Schnelleinstieg in die Buchführung. 5. Auflage

Was Ihnen die CD ROM bietet Mit der Lernsoftware „eTraining Buchhaltung” von lexware können Sie parallel zum Buch u. a...

Author: Gerhard Fröhlich

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Was Ihnen die CD ROM bietet Mit der Lernsoftware „eTraining Buchhaltung” von lexware können Sie parallel zum Buch u. a. folgende Themengebiete trainieren: ● ● ● ● ● ●

Bilanz Sach- und Personenkonten Buchungssatz Buchen der Belege Monats- und Jahresabschluss usw.

Viele Übungen und Tests mit Lösungen geben Ihnen die nötige Sicherheit. Tempo und Lernphasen bestimmen Sie selbst.

Systemvoraussetzungen Sie brauchen auf Ihrem PC das Betriebssystem Windows 95, 98, 2000 an Service Pack 3, einen Pentium-Prozessor, eine VGA-Grafikkarte und einen Festplattenspeicher (mind. 64 MB).

Bibliographische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen National bibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. ISBN10: 3448079596 ISBN13: 9783448079593

BestellNr. 011420006

1. Auflage 2000 (ISBN 3448040789) 2., überarbeitete Auflage 2002 (ISBN 3448051349) 3., erweiterte Auflage 2003 (ISBN 3448056324) 4., überarbeitete und aktualisierte Auflage 2004 (ISBN 3448064351) 5., überarbeitete Auflage 2007 © 2007, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG, Zweigniederlassung Planegg bei München Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg Telefon (089) 8 95 17 0 Telefax (089) 8 95 17 250 www.haufe.de, [email protected] Lektorat: Dipl.Kffr. Kathrin MenzelSalpietro Redaktion: Helmut Haunreiter Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen vorbehalten. DesktopPublishing: Helmut Haunreiter, 84533 Marktl Umschlaggestaltung: 102prozent design, Simone Kienle, 70199 Stuttgart Druck: Bosch Druck GmbH, 84030 Ergolding Zur Herstellung der Bücher wird nur alterungsbeständiges Papier verwendet.

Schnelleinstieg in die Buchführung

von Dr. Gerhard Fröhlich 5. Auflage

Haufe Mediengruppe Freiburg · Berlin · München · Würzburg

Inhaltsverzeichnis

4

A

Elementarwissen

9

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Kaufmännische Aufzeichnungspflichten Beschaffenheit der Buchführung Die Bilanz im Mittelpunkt der Buchführung Die Inventur als Ausgangspunkt der Buchführung Von der Bilanz zum Konto Der Buchungssatz Das Journal Das Schlussbilanzkonto Die Gewinn und Verlustrechnung Die Umsatzsteuer beim Einkauf und beim Verkauf Ein Zwischenergebnis

9 15 21 27 37 47 52 56 61 74 85

B

Buchführung in der Geschäftspraxis

89

1 2 3 4

Die Nummerierung von Konten Buchungen im Ein und Verkaufsbereich Buchungen im Wechselverkehr Buchung von Personalaufwendungen

89 100 110 115

C

Jahresabschluss

124

1 2 3 4 5

Vorbereitende Abschlussbuchungen Abschreibung für Anlagegüter/Absetzung für Abnutzung Bestände und Verbrauch von Material Die Hauptabschlussübersicht Abschlussübungen

124 127 133 140 149

D

Abgrenzungsposten und Rückstellungen

155

1 2 3 4

Abgrenzungsposten Rechnungsabgrenzung Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten Rückstellungen

156 157 160 161

Inhaltsverzeichnis

E

Rücklagen

165

Sonderposten mit Rücklagenanteil

166

F

Die Organisation der Buchführung

169

1 2 3 4 5 6

Die EDV ist das Instrument der Gegenwart Warum der lexware buchhalter? Einführung Erste Schritte mit dem lexware buchhalter Die Kontokorrentbuchführung mit „offenen Posten“ Einsatz des lexware buchhalters zur Vermeidung von Doppelarbeiten im Unternehmen

170 174 176 176 180

Lösungen der Übungsaufgaben

191

Übungsaufgabe 1 Übungsaufgabe 2 Übungsaufgabe 3 Übungsaufgabe 4 Übungsaufgabe 5 Übungsaufgabe 6 Übungsaufgabe 7 Übungsaufgabe 8 Übungsaufgabe 9

191 191 192 193 194 194 195 195 196

G

184

Stichwortverzeichnis

198

Die 27 wichtigsten Leitsätze

201

Übersichten und Checklisten

208

5

Vorwort Es ist vielfach nötig, sich die Grundlagen der kaufmännischen Buchführung anzueignen. Sie müssen z. B. eine Reihe von Buchführungsaufgaben lösen, wenn Sie die Kaufmannsprüfung bei der Industrie- und Handelskammer ablegen. Oder Sie stehen als künftiger Handwerksmeister vor dem Problem, dass Sie Ihren Meisterbrief erst dann bekommen, wenn Sie Grundkenntnisse in der Buchführung nachgewiesen haben. Möglicherweise gehören Sie auch zu den vielen Unternehmern, die bisher nie Zeit, Lust oder einen Anlass hatten, Buchführung zu lernen, und nun haben Sie sich entschlossen, in kürzester Zeit im Detail verstehen zu wollen, was Ihnen Ihr Buchhalter oder Steuerberater zeigt. Das vorliegende Buch wird Ihnen in jedem Fall den richtigen Einstieg liefern. Es ist ebenso umfassend wie kompromisslos praxisorientiert. Es enthält das gesamte Grundlagen- und das unabdingbare Anwenderwissen zum Thema Buchhaltung. Als Maßstab diente dabei das Wissensniveau, das für das Bestehen der kaufmännischen Prüfungen bei der Industrie- und Handelskammer vorausgesetzt wird. Das Buch wendet sich an Auszubildende, Berufsschüler, Meisterschüler ebenso wie an Existenzgründer, Selbstständige und andere Einsteiger in das Thema Buchführung. Häufig zeigt die Praxis, dass beim Erlernen der Buchführung mehr Verwirrung als Klarheit entsteht und dadurch das gesamte Thema einen exponierten Platz in der Kategorie der unbeliebten Fächer bekommt. Das ist schade und völlig unnötig! Buchhaltung kann sehr interessant, ja sogar spannend sein und vor allem – sie ist absolut logisch. Der „Schnelleinstieg in die Buchführung“ ist umfassend und doch locker fassbar und auch dann noch eingängig, wenn ein harter Tag der Arbeit oder des Studiums hinter dem Leser liegt, der danach sucht, die vielen Details der Buchführung systematisch zu ordnen und damit besser zu verstehen.

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Vorwort

Ich habe selbst als Buchhalter gearbeitet und bin heute als Dozent tätig. Als Wirtschaftsberater und Inhaber einer Firma für Datenverarbeitung und Kontierung unterstütze ich meine Kunden bei der Buchung ihrer laufenden Geschäftsfälle. Als Lehrer habe ich viele Auszubildende zum Bestehen ihrer Prüfung geführt. Diese langjährigen beruflichen Erfahrungen habe ich jetzt für Sie nutzbar gemacht: Sie werden sehen, dass 17 wirklich verstandene Geschäftsfälle die Basis bilden. Die hier vermittelten „Tipps und Tricks” für Einsteiger zur Aneignung des Basiswissens der Buchhaltung sind auf jene Hürden gerichtet, die Neulinge erfahrungsgemäß im Alleingang schwer meistern. Und gerade die Gründlichkeit, mit der Sie sich das buchhalterische Basiswissen aneignen, ist der Schlüssel dazu, die Informationen des Rechnungswesens zu verstehen. Dadurch können Sie Entscheidungen schneller treffen, sparen unnötige Steuern – und haben nicht zuletzt auch die Voraussetzungen, um eine ggf. abzulegenden Prüfung zum Thema Buchführung zu bestehen. Ein Hinweis sei noch gestattet. Das Anliegen des Buches besteht in der Vermittlung von Grundlagen, die langjährigen Bestand haben. Dennoch wurden einige Beispiele nach Fassungen von Steuergesetzen aufgebaut, die zum angegebenen Zeitpunkt gültig waren, möglicherweise aber schon wieder verändert sind oder zur Diskussion stehen. Detailregelungen einiger Gesetze unterliegen in jüngerer Zeit einem geradezu atemberaubenden Wandel. Für die tägliche Praxis bleibt dem Leser daher nicht erspart, sich über den neuesten Gesetzesstand auf dem Laufenden zu halten. Ich möchte Sie, lieber Leser, darum bitten, Ihre Anregungen, Fragen und Kritik an die Redaktion zu richten. Ihre Vorschläge können dann in künftigen Auflagen berücksichtigt werden.

Gerhard Fröhlich

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Vorwort

Hinweis zur Benutzung Das Paragraphensymbol am Rand weist auf Zitate aus den für die Buchführung relevanten Gesetzestexten hin. Übungen sind durch das links abgebildete Symbol gekennzeichnet. Sollten Sie sich auf eine Prüfung vorbereiten, finden Sie in den Passagen, die mit dem Ausrufezeichen hervorgehobenen sind, wertvolle Hinweise.

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A Elementarwissen Die Prinzipien der doppelten Buchführung gibt es schon seit ca. 500 Jahren. Obwohl sich die äußere Form, in der diese Prinzipien zum Ausdruck kommen, immer wieder geändert und den Erfordernissen der Zeit angepasst hat, bis hin zur computergeführten Buchführung, ist die Substanz doch immer die gleiche geblieben. Das Elementarwissen umfasst das Wissen, das für die doppelte Buchführung allgemein gilt. Es sollen die Grundbestandteile – die Elemente – erklärt werden, die über die Jahrhunderte gleich geblieben sind. Sie gelten heute weltweit überall dort, wo doppelte Buchführung praktiziert wird, also zum Beispiel in den USA, in England, Polen oder Russland. Das gründliche Verstehen dieser Elemente ist die wichtigste Voraussetzung, um im nächsten Schritt die komplexen Vorgänge der täglichen Geschäftspraxis zu erfassen und damit schöpferisch und nicht nur formal umzugehen. Noch ein wichtiger Hinweis: Das vorliegende Buch wird Sie systematisch mit der Buchführung vertraut machen, ausgehend von einfachen hin zu immer komplexeren Vorgängen. Gründlichkeit beim Aneignen des buchhalterischen Elementarwissens ist der Schlüssel zum wirklichen Verstehen. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen spannende Unterhaltung.

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Kaufmännische Aufzeichnungspflichten

Warum ist die Buchführung in der kaufmännischen Praxis so wichtig? Ist die Aufzeichnungspflicht nur eine lästige Pflicht, der man auf Grund gesetzlicher Bestimmungen nachkommen muss? Kaufleute haben sich seit jeher zu ihrem eigenen Vorteil der allgemein akzeptierten Praxis der Buchführung angeschlossen. So muss z. B. jeder, der in der Wirtschaft tätig ist, nicht nur branchenspezifisches Wissen haben, sondern auch über unternehmerischen Sach-

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A

Elementarwissen

verstand verfügen. Dies trifft nicht nur für Unternehmer, sondern genauso auch für Angestellte zu. Ein Schlüssel zum kaufmännischen Denken und Handeln ist das Verständnis der Prinzipien der Buchführung. Die unternehmerische Tätigkeit ist ein dynamischer Prozess, über den der Unternehmer den Überblick behalten muss. Blindflug verbietet sich hier von selbst. Kaum ein Kaufmann kann jedoch all seine Transaktionen im Kopf behalten – er muss sie aufschreiben. Warum aber darf ich meine Aufzeichnungen nicht so anlegen, wie ich will, sondern bin engen Regeln unterworfen? Die Buchführung dient nicht nur der eigenen Information, sondern ist auch ein wichtiges Kommunikationsmittel, und zwar sowohl innerhalb eines Betriebes, als auch nach außen. Wenn aber z. B. Unternehmen, Banken oder Finanzbehörden verschiedene „Sprachen“ sprechen, ist die Kommunikation gestört. Es steht somit sowohl bei der Frage, warum Buchführung erforderlich ist, als auch bei der Frage nach dem „Wie“ das Eigeninteresse des Kaufmanns, also Ihr eigenes Anliegen, im Vordergrund. Was die unternehmerische Vernunft also ohnehin gebietet, hat der Gesetzgeber inzwischen zur Pflicht erhoben. Seit dem 19. Dezember 1985 gibt es ein ganzes Paket verbindlicher gesetzlicher Vorschriften, in die alle bewährten Prinzipien der Buchführung eingeschlossen sind. Auf diese Weise wurde ein einheitlicher Rahmen geschaffen. Die Vorschriften sind im Bilanzrichtliniengesetz – BiRiLiG (Gesetz zur Durchführung der Vierten, Siebenten und Achten Richtlinie des Rates der Europäischen Gemeinschaften zur Koordinierung des Gesellschaftsrechts, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt am 24. 12. 1985, Teil I Nr. 62) – enthalten. Mit diesem Gesetz wurde ein neues, ein „Drittes Buch” in das Handelsgesetzbuch (HGB) aufgenommen, das den Titel „Handelsbücher” trägt. Dem Kaufmann wird nunmehr durch Gesetz in klarer Sprache vorgeschrieben, was er sowieso tun müsste. Sehen Sie dazu den § 238 des HGB. Er schreibt u. a. vor:

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A

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Der Gesetzgeber stützt die kaufmännischen Aufzeichnungspflichten aber nicht nur auf das HGB. Jeder Kaufmann muss „doppelt” denken, nämlich außer an das Handelsrecht auch an das Steuerrecht. Dazu der § 140 der Abgabenordnung: Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen. Eindeutig ist, dass mit den „anderen Gesetzen” vor allem das HGB gemeint ist. In diesem Falle ist das Handelsrecht maßgeblich für das Steuerrecht. Daneben gibt es noch andere Gesetze, die von Angehörigen verschiedener Berufs- oder Gewerbegruppen Aufzeichnungspflichten fordern. Dazu gehören z. B. Bestimmungen aus der Apothekenbetriebsordnung, dem Fahrlehrergesetz, der Verordnung über das Schornsteinfegerwesen, um nur einige zu nennen. Diese außersteuerlichen Aufzeichnungspflichten, die der Gesetzgeber den „Selbstständigen“ abverlangt, gehen weit über die Pflichten der Buchführung hinaus. Nach § 140 AO sind sie ebenfalls für die Besteuerung zu erfüllen. Tipp Bei Eröffnung eines Betriebes sollten Sie sich stets erkundigen, ob für Ih ren Berufs oder Gewerbezweig bestimmte außersteuerrechtliche Auf zeichnungspflichten zu beachten und zu befolgen sind. Auch bei einem bestehenden Betrieb sollten Sie immer wieder kontrollieren, ob solchen Aufzeichnungspflichten richtig und vollständig nachgekommen wird.

Doch nicht jeder Selbstständige wird von der Buchführungspflicht nach Steuerrecht erfasst. Der § 141 AO nennt die folgenden Krite-

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A

Elementarwissen

rien, nach denen Unternehmer der Buchführungspflicht unterliegen (ab 2004): ● ● ● ●

Umsätze von mehr als 350.000 € im Kalenderjahr oder selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 € oder Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 € im Wirtschaftsjahr oder Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 30.000 € im Kalenderjahr.

Nach dem derzeitigen Stand der Gesetzgebung wird die oben genannte steuerliche Buchführungspflichtgrenze von bisher 350.000 EUR auf nunmehr 500.000 EUR angehoben werden. Dies sieht der Entwurf eines Mittelstandentlastungsgesetzes vor, der am 25.4.2006 vom Bundeskabinett beschlossen wurde. Damit können in Zukunft viele Unternehmen von der aufwändigen Erstellung eines Jahresabschlusses zur Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) wechseln. Die Einnahmen-Überschussrechnung ist ein beim Finanzamt mit der Steuererklärung abzugebendes Dokument. Diese Berechnung stellt im Grundsatz eine einfache Geldverkehrsrechnung dar. Hier ist vorrangig der Zu- und Abfluss von Einnahmen und Ausgaben festzuhalten. Das Entstehen einer Zahlungsverpflichtung ist dabei in der Regel ohne Bedeutung. Das betrifft Zahlungsziele, die zu Forderungen und Verbindlichkeiten führen. Auch bei der EÜR wird vom Unternehmer verlangt, dem Finanzamt auf Anforderung die erklärten Betriebseinnahmen zu erläutern und bei den Betriebsausgaben die Höhe und die betriebliche Veranlassung darzulegen und ggf. glaubhaft zu machen. Für diese Nachweisführung hat es sich als zweckmäßig erwiesen, Aufzeichnungen in Kontoform zu führen, also eine vereinfachte Buchführung anzulegen. Damit kann der Unternehmer den Überblick über die Geschäftstätigkeit behalten und zugleich den Erfordernissen des Finanzamtes Rechnung tragen. Gute, moderne Buchführungsprogramme ermöglichen diese vereinfachte Rechnung neben dem Betriebsvermögensvergleich (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung).

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A

Ergänzend zum Eintragen des Gewinns (Einnahmen-Überschuss) in die entsprechende Anlage zur Einkommensteuererklärung (mit der Bezeichnung GSE) genügte in der Vergangenheit eine formfreie Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben bzw. der entsprechende Ausdruck einer Einnahmen-Überschussrechnung mit Hilfe des jeweiligen Buchführungsprogramms. Für nach dem 31.12.2003 beginnende Wirtschaftsjahre muss bei der Einnahmen-Überschussrechnung neben der Steuererklärung eine EÜR nach amtlichem Vordruck beigefügt werden. Der Vordruck war umstritten, ist heute aber verpflichtend. Die Standardisierung durch den Vordruck soll einerseits die Erfüllung der Erklärungspflichten erleichtern, und andererseits der Finanzverwaltung eine vereinfachte Verprobung ermöglichen. Die Anforderungen an die Exaktheit der Aufzeichnungen sind bei der EÜR keinesfalls geringer als bei den nach Steuerrecht voll buchführungspflichtigen Unternehmen. Allerdings – und das spart Arbeit in den Unternehmen – müssen an das Finanzamt keine Übersichten zu Beständen an materiellen Gütern und Forderungen und Verbindlichkeiten übergeben werden. Auch kleinere Unternehmen müssen künftig den Finanzbehörden ihre Steuerdaten auf elektronischem Wege übermitteln. Damit können beim Finanzamt computergestützte Analysen durchgeführt werden – ähnlich wie bei Jahresabschlüssen der nach Steuerrecht buchführungspflichtigen Unternehmen. Diese größeren Unternehmen sind bereits seit 2002 dazu verpflichtet, die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ umzusetzen. So sehen diese GDPdU unter anderem vor, dass an Steuerprüfer des Finanzamtes auf Anforderung ein Datenträger mit den steuerrelevanten Daten übergeben werden muss. Das hat Konsequenzen. Die Steuerprüfer können die Daten mit ihrer Prüfsoftware IDEA auswerten. Fragen oder Mängel zur Plausibilität innerhalb der Daten fallen sofort auf. Bei den Unternehmern ist es noch wenig bekannt, in welch hohem Umfang die Finanzämter bereits Firmendaten zur Verfügung haben oder darauf zugreifen dürfen.

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Elementarwissen

Jeder kann sich allerdings darüber informieren. So sind solche Informationen zum Datenzugriff der Finanzbehörden im Internet zu finden unter www.gdpdu-portal.com. Dort sind auch weiterführende Links zur Software IDEA vorhanden. Diese Software ist für jedermann zugänglich. Sie ist also öffentlich und kein Monopol der Finanzbehörden. Jedem Unternehmer, dem eine Außenprüfung durch das Finanzamt ins Haus steht, ist zu empfehlen, sich kundig zu machen. Eine Konsequenz aus diesen hier skizzierten Vorschriften liegt auf der Hand. In jedem Unternehmen – selbst einer Ich-AG – sollte den Geschäftsaufzeichnungen eine hohe Priorität beigemessen werden. Sie müssen mindestens in Form einer einfachen Buchführung, beschränkt auf Geldbewegungen, gestaltet werden. Unabhängig davon jedoch, was beim Finanzamt abzugeben ist, zeigen alle Erfahrungen, dass der Unternehmer intern eine vollständige Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung anlegen sollte. Daraus können die Daten für die EÜR entnommen werden. Diese interne Buchführung auch in kleinen Unternehmen sichert einen ständigen Überblick über die Geschäftstätigkeit, und alle Auskunftsbegehren des Finanzamtes können problemlos erfüllt werden. Auf einen ebenso häufigen wie schädlichen Irrtum vieler Unternehmer soll an dieser Stelle noch hingewiesen werden. Nicht selten ist zu hören: „Ich muss von Buchführung nichts verstehen, ich habe sie von A bis Z dem Steuerberater übertragen. Der richtet alles.“ Die Härte des Geschäftslebens erfordert aber ständigen Überblick über die Liquidität und verlangt aktuelle Daten, damit gewinnorientierte Entscheidungen getroffen werden können. Der Erfolg eines Unternehmens wird im Rechnungswesen dokumentiert. Damit bietet es Informationen für eine erfolgsorientierte Geschäftsentwicklung. Externe Dienstleister übergeben die Buchhaltungsergebnisse jedoch häufig mit einem Zeitverzug von einem Monat und mehr. Ihre Unternehmensführung basiert dann auf veralteten Informationen. Das darf

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Beschaffenheit der Buchführung

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und muss nicht eintreten. Die modernen Informations- und Kommunikationstechnologien erleichtern es sehr, mindestens Teilarbeiten für die Buchführung im eigenen Betrieb durchzuführen.

Tipp Zurück mit kaufmännischen Aufzeichnungen in den Betrieb!

Damit haben Sie nicht nur einen besseren Überblick, sondern sparen dazu noch Geld. Allerdings gehören dazu die Grundkenntnisse, die Ihnen dieses Buch vermitteln wird.

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Es ist nicht nur eine uralte Praxis, dass kaufmännische Aufzeichnungen angefertigt werden; auch für das „Wie“ gibt es bewährte Vorgehensweisen. Vor fast 500 Jahren beschrieb Lucas Paciolo, ein italienischer Mönch, der in der Gegend von Mailand lebte, die Prinzipien der Bilanz mit der doppelten Buchführung. Er war mit Leonardo da Vinci befreundet und schrieb auf dessen Anregung hin eine Abhandlung über den Goldenen Schnitt, welche von Leonardo da Vinci illustriert wurde. (Anmerkung: Der Film „Da-Vinci-Code“ hat diese Zusammenhänge populär gemacht.) Paciolos Buch über die Prinzipien der Bilanz stammt aus dem Jahr 1504. Es wird als Grundlage aller seither zu diesem Gebiet geschriebenen Lehrbücher betrachtet. Die heutige Buchführung stützt sich auf Erfahrung und Tradition. Es ist erstaunlich, dass die alten Grundlagen immer wieder Neues in sich aufnehmen konnten, ohne die Substanz zu verändern, und sich bis in die heutige Zeit, in der die manuelle Buchführung fast vollständig durch den Computer ersetzt wurde, erhalten haben. Das letzte Kapitel dieses Buches bietet eine Einführung in die Arbeit mit einer Buchführungssoftware. Dabei wird beispielhaft der lexware buchhalter verwendet.

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Elementarwissen

Die seit vielen Jahren bestehende kaufmännische Praxis der Buchführung ist Gesetzesinhalt geworden. Das HGB (Handelsgesetzbuch) und die AO (Abgabenordnung) schreiben nicht nur vor, dass Kaufleute Bücher führen müssen, sondern sie setzen auch einen Rahmen dafür, wie das zu geschehen hat. Die entscheidende Vorschrift enthält § 238 HGB: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Mit diesen Sätzen sind Regelungen von erheblicher Tragweite getroffen. Wer ist ein „sachverständiger Dritter“? Es ist nicht nur der Finanzbeamte, der bei Ihnen im Rahmen einer Außenprüfung die Buchführung kontrolliert. Sachverständiger Dritter kann auch ein Familienangehöriger oder Geldgeber sein, der sich anhand Ihrer Geschäftsbücher davon überzeugen will, dass sein Geld gut angelegt ist. Einheitliche Richtlinien innerhalb der Buchführung gewährleisten eine schnelle und inhaltlich klare Verständigung zwischen den jeweiligen Partnern. Trotz genauer Regeln ist zugleich ein genügend weiter Rahmen für die Buchführung gegeben. So kann sie ganz oder auch teilweise „per Hand” vorgenommen werden. Mit wenigen Ausnahmen wird jedoch der Computer genutzt. Dafür sind viele Programme im Angebot. Das Buchhaltungsprogramm lexware buchhalter erscheint dem Autor als das zweckmäßigste Programm am Markt. Als besondere Qualität des Programms ist zu erwähnen, dass der innere DateiAufbau für den Anwender sehr gut nachvollziehbar ist. Dennoch, eine gute Software ersetzt keine buchhalterischen Kenntnisse! Beachten Sie: Nur derjenige, der per Hand die Grundlagen der Buchführung beherrscht, kann den Computer als „dienstbaren Geist“ mit Nutzen einsetzen.

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A

Aus den angeführten Überlegungen zum zitierten § 238 HGB ergibt sich für die betriebliche Praxis, dass nur die doppelte Buchführung den gesetzlichen Anforderungen genügt. Sie hat sich für die Buchführung mit der Hand durchgesetzt und liegt ebenfalls jedem FIBU (Finanzbuchführungs-)-Computerprogramm zu Grunde. Für den oben erwähnten lexware buchhalter liegt ein Testat vor, dass die „Grundsätze der ordnungsmäßigen Speicherbuchführung“ gewahrt sind. Die Programmphilosophie beinhaltet die traditionellen und gesetzlich vorgeschriebenen Herangehensweisen. Wie auch immer im Einzelnen betriebliche Aufzeichnungen gestaltet werden, sie müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) genügen. Die GoB lassen sich in den zwei Grundprinzipien Wahrheit und Klarheit zusammenfassen. Leitsatz: Wahrheit in der Buchführung bedeutet: Alles muss so gebucht wer den, wie es tatsächlich abgelaufen ist. Nichts darf gebucht werden, was nicht wirklich passiert ist. Scheinbuchungen sind verbotene Fäl schungen. Klarheit bedeutet: Alles muss übersichtlich, eindeutig, les bar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein.

Der erfahrene Kaufmann erkennt aus Ihrer Buchführung sofort, ob Sie oder Ihre Angestellten gute Arbeit mit Liebe zum Beruf geleistet haben. Oberflächliche Texte im Journal zum Beispiel, die nur mit Geistesakrobatik zu deuten sind, führen so gut wie jeden Außenprüfer des Finanzamts dazu, den Verdacht zu schöpfen, dass ohne Nachdenken gearbeitet wurde oder gar etwas vertuscht werden soll. Er wird sich die Belege zeigen lassen und genauer prüfen. Eine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Sie sollten sich folgende Grundregel als unabdingbar einprägen: Leitsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

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A

Elementarwissen

Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsfall direkt entsteht (z. B. Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Kopie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg usw.). Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt. Tipp Fast jeder Auszubildende in einem kaufmännischen Beruf wird in sei nen Prüfungen nach den GoB gefragt. Zumeist muss er auch einen Pra xisbericht anfertigen. Darin ist aufzuzeigen, wie die GoB im Ausbil dungsbetrieb verwirklicht werden. Die GoB sind ein Regelwerk aus bewährten praktischen Verfahren und gesetzlichen Anforderungen. Nir gendwo in Gesetzen oder in der Literatur sind sie einheitlich und all gemein anerkannt umfassend dargestellt. Für Prüfungen und Berichte kann folgende Gliederung empfohlen werden. Ausbilder können sie ih ren Auszubildenden vorgeben. Es kann dann dargestellt werden, dass die betriebliche Praxis tatsächlich an den Grundsätzen orientiert ist.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Organisationsgrundsätze der GoB: ● Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen. ● Die Belege sind zeitnah zu erfassen. ● Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren. Buchungsgrundsätze der GoB: Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen ● vollständig, ● richtig, ● zeitgerecht, ● geordnet und ● verständlich sein. Wenn Buchungen und Aufzeichnungen verändert worden sind, muss das erkennbar sein.

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A

International Financial Reporting Standards (IFRS)/International Accounting Standards (IAS) Die Begriffe IFRS und IAS tauchen in den letzten Jahren in der Fachliteratur zum Rechnungswesen immer häufiger auf. Sie sind verbunden mit dem Bedürfnis nach internationaler Vergleichbarkeit der Rechnungslegung. Bereits 1973 wurde das International Accounting Standards Committee (IASC), mit Sitz in London, als privatrechtlicher Verein nationaler Verbände von Rechnungslegern und Wirtschaftsprüfern gegründet. Über viele Jahre führte das IASC ein kaum beachtetes Schattendasein, bis die EU im Jahr 2000 beschloss, bei der Fortentwicklung von Rechnungslegungsvorschriften mit dem IASC zusammenzuarbeiten. Die neuen Rechnungslegungsstandards heißen nunmehr International Financial Reporting Standards (IFRS); früher wurden sie als IAS bezeichnet. Der erste neue Standard wurde im Juni 2003 veröffentlicht. Weitere Standards werden laufend verabschiedet. Damit diese gesetzliche Wirkung entfalten, verabschiedet die Europäische Union die Standards in einem so genannten Endorsement-Prozess. Eine Überführung in nationales Recht ist nicht erforderlich, da die EU-Direktiven unmittelbar für alle Beitrittsländer der Europäischen Union gelten. Leser dieses Buches interessieren sich dafür, ob die in Deutschland gebräuchlichen und vorstehend erläuterten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) durch die IFRS/IAS ersetzt werden. Die Antwort vorab: Das ist nicht der Fall. Das gilt in erster Linie dann, wenn die GoB so prinzipiell verstanden werden wie oben dargestellt (Forderung nach Klarheit und Wahrheit). Die IFRS/IAS sind keine Buchführungsgrundsätze, sondern Vorschriften für die Gestaltung der Abschlüsse (nicht formell, sondern bei der Bewertung). Dabei geht es um die Bestimmung des Unternehmensvermögens und des Gewinns. Dieses Bilanzrecht allerdings wird weiter internationalisiert. Die rund 7.000 börsennotierten Unternehmen in der EU müssen bereits für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1.1.2005 beginnen, ihre konsolidierten Abschlüsse nach Maßgabe der IFRS/IAS erstellen.

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Elementarwissen

Die wesentlichen Veränderungen, die bei einer Umstellung auf IFRS zu erwarten sind, lassen sich am besten verstehen, wenn man sich den grundlegenden Unterschied in der Zielsetzung zwischen deutschem Bilanzrecht und IFRS verdeutlicht. Das deutsche Bilanzrecht ist vom Vorsichtsprinzip geprägt. Im Mittelpunkt stehen die Kapitalerhaltung und der Schutz der Gläubiger. Bei den IFRS dominiert dagegen die Informationsfunktion für Investoren. Dabei steht als Bild des typischen Investors der anonyme Teilnehmer (z. B. als Aktionär oder Anleihegläubiger) der organisierten Kapitalmärkte im Vordergrund. Die wesentliche Anforderung an den Jahresabschluss ist daher die „fair presentation“, die nicht durch Aspekte der Vorsicht und der Risikovorsorge eingeschränkt werden soll. Weitere Informationen sind im Internet zu erlangen unter www.ifrsportal.com Für die große Mehrheit der deutschen Unternehmen (mittlere und kleinere) wird es aber vorrangig darauf ankommen, ihre Buchführung so zu gestalten, dass sie den Erfordernissen der Steuergesetzgebung (Steuerbilanz) entspricht. Wenn sich das Steuerrecht weiter internationalisiert, werden sich zwangsläufig dann auch die Vorschriften zur Ermittlung des Unternehmensvermögens und des Gewinns den internationalen Standards weiter annähern. Ihre länderübergreifende Vereinheitlichung ist Zukunftsperspektive, für die Termine nicht absehbar sind. Sehr skeptisch werden die IFRS von Vertretern des Mittelstandes beurteilt. Am 3. Juli 2006 vertrat der Geschäftsführer des Bundesverbands der Deutschen Industrie (BDI) die Auffassung: „Die internationalen Rechnungslegungsstandards IFRS eignen sich in der jetzigen Form nicht für KMU.“ Einem Mittelständler könne man das 2.400 Seiten starke Regelwerk nicht zumuten. Die großen börsennotierten Unternehmen werden in den nächsten Jahren fast immer zwei Abschlüsse erstellen müssen. Einen nach deutschem Steuerrecht und einen zweiten nach IFRS. Der Steuerbilanz-Abschluss wird voraussichtlich zumeist weniger günstig aussehen als der IFRS-Abschluss. In diesem Abschluss können die Vermögenswerte und der Unternehmenserfolg im Rahmen der

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Die Bilanz im Mittelpunkt der Buchführung

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Vorschriften der IFRS so dargestellt werden wie das für die umfassende Information der Investoren eingeschätzt wird. Wenn auch mittlere und kleinere Unternehmen sich für einen solchen Weg entscheiden, liegt meist die Hoffnung zu Grunde, von den Banken bei der Kreditwürdigkeit günstiger eingestuft zu werden. Allerdings sind die Mehrkosten für die Erstellung doppelter Abschlüsse nicht zu unterschätzen. Bezeichnenderweise wurden bei den kaufmännischen IHK-Prüfungen viele Fragen in Verbindung mit den GoB und zu Bewertungen nach deutschem Steuerrecht gestellt. Wir kommen auf die IFRS auf Seite 32 noch einmal zu sprechen.

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Die Bilanz im Mittelpunkt der Buchfüh rung

Mit den einführenden Betrachtungen in den beiden ersten Kapiteln haben wir die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass wir uns jetzt praktisch mit der Buchführung beschäftigen. Stellen Sie sich vor, Sie gründen ein Unternehmen. Die Größenordnung erfordert doppelte Buchführung (laut § 141 AO). Das Finanzamt verlangt eine Eröffnungsbilanz. Was schreiben Sie bloß hinein, wenn Sie noch keine materiellen Gegenstände wie Grundstücke, Gebäude, Maschinen usw. erworben haben? Gibt es eine Bilanz mit „Null“? Ganz abstrakt und hypothetisch könnte man von einer Bilanz mit Null dann sprechen, wenn jemand nur die Idee zu einem Unternehmensaufbau hat. Praktisch wird allerdings niemand eine solche Bilanz aufstellen. Ideen werden in der Umsetzung materialisiert und führen zu bewertbarem Vermögen, das entweder mit Eigen- oder mit Fremdkapital finanziert wird. Insofern gibt es in der Praxis keine Bilanz mit einer Summe Null. Sie werden mindestens ein Kontokorrentgeschäftskonto bei einer Bank eingerichtet haben. Die Höhe des Guthabens geht aus dem Kontoauszug hervor. Die andere Frage ist aber, wie Sie das Geld beschafft, Ihr Unternehmen also finanziert haben. Wenn es Ihnen

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A

Elementarwissen

gelungen ist, ohne Fremdkapital auszukommen, kann Ihre Eröffnungsbilanz folgendermaßen aussehen, wobei alle Angaben in der Währung € (Euro) erfolgten: Ingenieurbüro Felix Schlau Aktiva Bank

Bilanz zum 01.01.200X 50.000,00

Eigenkapital

Passiva 50.000,00

Felix Schlau

Glückstadt, den 01.01.200X X steht für das Jahr der Unternehmensgründung

Hätte Felix Schlau anstelle der vollen Eigenkapitalfinanzierung ein Darlehen aufgenommen, hätte die rechte Seite, die Passiv-Seite der Bilanz, einen anderen Inhalt: Ingenieurbüro Felix Schlau Aktiva Bank

Bilanz zum 01.01.200X 50.000,00

Eigenkapital Darlehen

50.000,00 Glückstadt, den 01.01.200X

Passiva 35.000,00 15.000,00 50.000,00

Felix Schlau

X steht für das Jahr der Unternehmensgründung

Aus diesen ganz einfachen Darstellungen erkennen Sie ein wesentliches Grundprinzip: Leitsatz: Jede Bilanz hat zwei Seiten. Die linke Seite enthält die Aktiva, die Positionen der rechten Seite werden als Passiva bezeichnet. Jede Bilanz ist ausgeglichen – Aktiva und Passiva sind wertmäßig immer gleich.

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Für diesen Grundsatz gibt es gute Gründe. Die oben dargestellten zwei Bilanzen zeigen, dass Sie nur einen Teil der Wahrheit ausweisen würden, wenn Sie es bei der Information belassen, dass Ihr Bankkonto ein Guthaben von 50.000 € ausweist. Ihre Geschäftslage wird erst dann deutlich, wenn der Leser Ihrer Bilanz sieht, ob die 50.000 € von Ihnen als Unternehmer selbst aufgebracht wurden, oder ob ein Teil davon geborgt ist, also fremdes Kapital darstellt. Einerseits hat ein Unternehmen bestimmte Vermögenswerte im Besitz, es kann also aktiv darüber verfügen. Das können Grundstücke sein, Maschinen, Rohstoffe, Außenstände (Forderungen), Bargeld, Guthaben auf Girokonten. Andererseits müssen alle diese Vermögenswerte finanziert sein – durch eigenes oder durch fremdes Kapital.

Leitsatz: Die Darstellung der Vermögenswerte – der Aktiva – einerseits und die Darstellung der Finanzierung – der Passiva – andererseits – das ist Ausgangspunkt der doppelten Buchführung.

Damit haben Sie den Schlüssel zum Verständnis für das Prinzip der doppelten Buchführung. Scherzbolde behaupten ja, sie sei doppelt, weil es eine Buchführung für das Finanzamt gibt und eine andere mit der Wahrheit – das ist natürlich nicht so. Sie werden erkannt haben, dass die Bilanz Gleichungen enthält: Aktiva = Eigenkapital + Fremdkapital Eigenkapital = Aktiva – Fremdkapital Fremdkapital = Aktiva – Eigenkapital Selbst dann, wenn die Schulden noch so hoch sein sollten, gilt: Die Bilanz ist immer ausgeglichen. Als Möchtegernkaufmann entlarvt sich jemand, der von einer nicht ausgeglichenen Bilanz spricht. So etwas gibt es nicht, das wissen Sie nun.

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Elementarwissen

Wie können Sie sich die Begriffe „Aktiva“ und „Passiva“ erklären? Aktiva sind solche Vermögensformen, die Sie als Unternehmer „aktiv“ einsetzen können, unabhängig davon, ob Sie diese selbst finanziert haben oder nicht. Die Passivseite zeigt die Finanzierung, also die Herkunft des Kapitals. Der Kapitalgeber kann die Richtung der Geschäftstätigkeit mitbestimmen, im Vergleich zum Geschäftsführer verkörpert er aber dennoch die passive Seite. Aussage der beiden Seiten der Bilanz Aktiva

Passiva

Formen des Vermögens.

Herkunft, Quellen der Finanzierung.

Wie wurde investiert?

Wie wurde finanziert?

Wie wurden die Mittel eingesetzt?

Woher stammen die Mittel?

Sie stoßen bei der Aufstellung Ihrer Bilanz vermutlich auf ein weiteres Problem, und das besonders dann, wenn Sie außer über Ihr Bankguthaben noch über weitere Vermögensteile verfügen. In welcher Detailliertheit müssen Sie diese aufführen – vielleicht gar einzeln nach Art, Menge und Wert? Glücklicherweise ist das nicht der Fall. Sie können Gruppierungen vornehmen und bestimmte Bilanzpositionen bilden. Früher war die Detailliertheit der Bilanz dem Kaufmann überlassen – später hatte sich eine Art allgemeiner, gesellschaftlicher Übereinkunft herausgebildet. Jetzt wird auch das durch ein Gesetz geregelt. Es handelt sich um den § 266, Ziffer 2 des Handelsgesetzbuches (HGB). Die dort enthaltene Bilanzgliederung sollten Sie sich jetzt anschauen. Sie ist zwar nur für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften vorgeschrieben. In der Praxis hat sich diese Gliederung aber auch für Personengesellschaften durchgesetzt, wobei häufig die Positionen noch weiter zusammengefasst werden. Sie sollten aber darauf achten, dass Ihre Bilanz durch eine zu starke Aggregation einzelner Positionen nicht ihren Aussagewert verliert.

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Gliederung der Bilanz Aktivseite A. Anlagevermögen I. Immaterielle Vermögensgegenstände:

Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten;

Geschäfts oder Firmenwert; geleistete Anzahlungen; II. Sachanlagen:

Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken;

technische Anlagen und Maschinen; andere Anlagen, Betriebs und Geschäftsausstattung; geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau; III. Finanzanlagen:

Anteile an verbundenen Unternehmen; Ausleihungen an verbundene Unternehmen; Beteiligungen; Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht; Wertpapiere des Anlagevermögens; sonstige Ausleihungen. B. Umlaufvermögen I. Vorräte:

Roh, Hilfs und Betriebsstoffe; unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen; fertige Erzeugnisse und Waren; geleistete Anzahlungen; II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen; Forderungen gegen verbundene Unternehmen; Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht; sonstige Vermögensgegenstände; III. Wertpapiere:

Anteile an verbundenen Unternehmen; eigene Anteile; sonstige Wertpapiere; IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank und Postgiroguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten. C. Rechnungsabgrenzungsposten

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Elementarwissen

Gliederung der Bilanz Passivseite A. Eigenkapital I. Gezeichnetes Kapital; II. Kapitalrücklage; III.Gewinnrücklagen:

gesetzliche Rücklagen; Rücklage für eigene Anteile; satzungsmäßige Rücklagen; andere Gewinnrücklagen; IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag; V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag. B. Rückstellungen

Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen; Steuerrückstellungen; sonstige Rückstellungen. C. Verbindlichkeiten

Anleihe davon konvertibel; Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten; erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen; Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen; Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel; Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen; Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht; sonstige Verbindlichkeiten, – davon aus Steuern, – davon im Rahmen der sozialen Sicherheit. D. Rechnungsabgrenzungsposten

Sie haben gesehen, dass selbst eine ganz einfache Bilanz wichtige Informationen über ein Unternehmen liefert. Gemäß § 242, Ziffer 1 HGB ist deshalb ein Unternehmer dazu verpflichtet, sie aufzustellen: Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermö-

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Die Inventur als Ausgangspunkt der Buchführung

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gens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Bei genauer Betrachtung wird sich jetzt die Frage stellen, ob es ausreicht, dass nur einmal im Jahr eine Bilanz aufgestellt wird. Nehmen wir an, Sie prüfen Ende Juni, ob Sie sich an der Firma eines Geschäftspartners beteiligen sollten, und Ihnen wird die Schlussbilanz des Vorjahres vorgelegt. Sie erkennen das Problem: Jede Bilanz ist eine Momentaufnahme, eine Fotografie. Die Braut (die Firma), die geheiratet werden will, ist aber vielleicht längst nicht mehr so hübsch wie auf der Fotografie am Ende des vergangenen Jahres. Damit wird klar, dass die Buchführung nicht nur daraus bestehen kann, zu bestimmten Zeitpunkten Bilanzen aufzustellen. Das Leben ist nicht statisch, sondern dynamisch, es besteht aus ständiger Bewegung. Wie kann diese Bewegung des Geschäftslebens dargestellt werden? Bevor wir uns im übernächsten Kapitel eingehend damit befassen, wie von der statischen Bilanz zu einer dynamischen Darstellung der Geschäftstätigkeit übergegangen werden kann, muss noch eine andere Frage beantwortet werden: Wo kommen die Angaben für die Bilanz her? Wie wird gesichert, dass diese Angaben stimmen, dass sie wahr sind? Sehen Sie dazu das nächste Kapitel.

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Die Inventur als Ausgangspunkt der Buch führung

Eine Bilanz wird dem Unternehmer, eventuellen Geldgebern und den Finanzbehörden die notwendigen Informationen nur dann liefern, wenn die darin enthaltenen Werte der Wahrheit entsprechen. Das wird mit dem Inventar gesichert. Auch beim Inventar fallen die Informationserfordernisse des Unternehmers mit denen äußerer Interessenten zusammen. Der Gläubigerschutz gebietet dem mit Fremdmitteln arbeitenden Kaufmann, dass er sein Vermögen und seine Schulden genau beziffert. Er darf in die Bilanzpositionen nicht einfach irgendwelche geschätzte Werte

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Elementarwissen

eintragen. Jeder Wert muss durch das Inventar belegbar sein. Daher wird ihm in § 240 HGB die Pflicht zur Aufstellung eines Inventars auferlegt: Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben. Die Prozedur der Aufstellung des Inventars muss der Kaufmann in jedem Jahr mindestens einmal durchführen. Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein solches Inventar aufzustellen. Die Dauer des Geschäftsjahres darf zwölf Monate nicht überschreiten. Die Aufstellung des Inventars ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken. Dem Inventar geht die Inventur voraus. Die Inventur ist die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensteile und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das Inventar ist das Bestandsverzeichnis, mit dem alle Vermögensteile und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Art, Menge und Wert ausgewiesen werden. Die Begriffe Vermögen und Schulden werden nicht nur im kaufmännischen Rechnungswesen, sondern auch, mit zum Teil abweichender Bedeutung, in der Umgangssprache verwendet. Deshalb sollen diese Begriffe hier erklärt werden. Was ist Vermögen? Vermögen schließt materielle Güter oder Rechtsansprüche (u. a. Forderungen) ein, mit denen der Unternehmer aktiv arbeitet. Erfasst und zusammengerechnet wird zunächst das Bruttovermögen – das heißt, es wird in dem ersten Schritt dieser Erfassung noch nicht betrachtet, ob Sie die Vermögenswerte mit Eigenmitteln finanziert, oder ob Sie Fremdkapital herangezogen haben. Sie inventarisieren alle in Ihrem Besitz befindlichen Vermögenswerte – materiell

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(Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Material, Bargeld) oder buchmäßig (Außenstände, Bankguthaben). Was sind Schulden? Schulden im kaufmännischen Sinn sind nicht nur solche Verpflichtungen zur Zahlungsleistung, deren Zahlungstermin überschritten ist. Schulden sind ein Sammelbegriff für alle Arten von Verbindlichkeiten (für so genanntes Fremdkapital). In diesem Sinn arbeitet so gut wie jedes Unternehmen mit Schulden. Ein guter Kaufmann entwickelt mehr gewinnträchtige Geschäftsideen als er mit seinem Eigenkapital finanzieren kann.

Leitsatz: Die Summe des im Inventar ausgewiesenen Vermögens muss mit der Summe der Aktiva in der Bilanz identisch sein. Wird davon der Wert der Schulden (einzeln im Inventar; zusammengefasst in der Bilanz) abgezogen, ergibt sich ein Wert, der im Inventar als Reinvermögen und in der Bilanz als Eigenkapital auszuweisen ist.

Inventar und Bilanz weisen Übereinstimmungen aber auch Unterschiede auf. In der folgenden Übersicht sind sie zusammengefasst: Übereinstimmungen und Unterschiede zwischen Inventar und Bilanz Inventar

Bilanz

Ausführliche Darstellung der Werte des Vermögens und der Schulden;

Kurzgefasste Darstellung des Vermögens sowie des Eigen und Fremdkapitals;

Aufführung von Mengen, Einzelwerten, Gruppenwerten und Gesamtwerten;

Aufführung des Gesamtwertes einzelner Bilanzposten;

Darstellung des Vermögens und der Schulden unter- und nacheinander;

Darstellung der Aktiva und der Passiva nebeneinander;

Staffelform.

Kontoform.

Das Inventar als Bestandsverzeichnis nach Art, Menge und Wert kann nur als Ergebnis einer gründlichen Inventur zusammengestellt

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Elementarwissen

werden. Die Inventur ist zunächst ein Vorgang des Zählens, Messens, Wiegens und des Aufschreibens. Im nächsten Schritt erfolgt dann die Bewertung, bei der die tatsächlichen Werte anzusetzen sind. Zu hohe Werte würden zu hohem Gewinnausweis und zu hohen Steuern führen – zu niedrige Werte beeinträchtigen Ihre Verhandlungspositionen bei Banken und anderen Kreditgebern. Auf Grund der Bedeutung der Bewertung enthält das Handelsgesetzbuch dazu eine Reihe von Paragraphen (§§ 252 bis 256). Der Wortlaut des Paragraphen 252 wird im Folgenden wiedergegeben; die §§ 253 bis 256 können Sie im Handelsgesetzbuch nachlesen: (1) Bei der Bewertung der im Jahresabschluss ausgewiesenen Vermögensgegenstände und Schulden gilt insbesondere Folgendes: 1. Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahres müssen mit denen der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahres übereinstimmen. 2. Bei der Bewertung ist von der Fortführung der Unternehmenstätigkeit auszugehen, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen. 3. Die Vermögensgegenstände und Schulden sind zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten. 4. Es ist vorsichtig zu bewerten, namentlich sind alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, zu berücksichtigen, selbst wenn diese erst zwischen dem Abschlussstichtag und dem Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt geworden sind; Gewinne sind nur zu berücksichtigen, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind. 5. Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres sind unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen. 6. Die auf den vorhergehenden Jahresabschluss angewandten Bewertungsmethoden sollen beibehalten werden. (2) Von den Grundsätzen des Absatzes 1 darf nur in begründeten Ausnahmefällen abgewichen werden.

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In der Wirtschaftspraxis und in kaufmännischen Prüfungen kommen immer wieder die Begriffe Anschaffungs- und Herstellungskosten vor. Ihr Inhalt sollte jedem Kaufmann bekannt sein. Anschaffungskosten (AK) eines Wirtschaftsguts sind alle Aufwendungen, die geleistet werden, um das Wirtschaftsgut zu erwerben und in einen dem angestrebten Zweck entsprechenden (betriebsbereiten) Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungskosten rechnen außer dem Anschaffungspreis z. B. weiterhin Transport-, Verpackungs- und Montagekosten. Personalkosten (z.B. für eine Montage) können berücksichtigt werden, wenn sie dem Anschaffungsvorgang unmittelbar zugeordnet werden können. Dies betrifft z. B. die Löhne für das unmittelbar mit der Montage beschäftigten Personal. Herstellungskosten (HK) sind die Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstands, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen. Dazu gehören die Materialkosten, die Fertigungskosten und die Sonderkosten der Fertigung. Bei der Berechnung der Herstellungskosten dürfen auch angemessene Teile der notwendigen Materialgemeinkosten, der notwendigen Fertigungsgemeinkosten und des Wertverzehrs des Anlagevermögens eingerechnet werden. Vertriebskosten gehören nicht zu den Herstellungskosten. Bei der Bewertung von Vermögensteilen in der Bilanz ist für Sie als Kaufmann der folgende Grundsatz von ganz besonderer Bedeutung:

Leitsatz: Es ist vorsichtig zu bewerten.

Absehbare oder eingetretene dauernde Wertminderungen durch Preisverfall zum Beispiel sollten Sie durch eine vorsichtige Bewertung im Inventar unbedingt berücksichtigen (eventuell außerplanmäßige Abschreibung!).

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Elementarwissen

An dieser Stelle müssen wir noch einmal auf die International Financial Reporting Standards (IFRS)/International Accounting Standards (IAS) zu sprechen kommen. Es ist tatsächlich so, dass die Rolle des Vorsichtsprinzips in diesen Standards verringert wird. Verschiedentlich geht man schon so weit zu sagen, das handelsrechtliche Vorsichtsprinzip sei nicht mehr zeitgemäß. Börsennotierte Unternehmen fühlen sich in jüngster Zeit vor allem dem kurzfristigen Aktionärsinteresse verpflichtet (shareholder value). Sie wollen ihren Anteilseignern gute Börsenkurse bieten, wobei Bilanzierungsregeln, die eine vorsichtige Bewertung gebieten und stille Reserven zulassen, eher hinderlich sind. Andere Experten argumentieren zurückhaltender: Die Beachtung des Vorsichtsprinzips, so sagen sie, mag einigen Bilanzkünstlern unbequem sein, ist jedoch langfristig die einzige Bilanzierungsphilosophie, welche die Insolvenzgefahr anzeigt und verringert. Die Bildung stiller Reserven kann die wahre Geschäftslage verschleiern. Die International Financial Reporting Standards (IFRS)/International Accounting Standards (IAS) sollen das verhindern. Der Kern des Vorsichtsprinzips selbst sollte sich auch in der Konkurrenz mit freizügigen Bilanzierungsphilosophien behaupten können. Der Einzelunternehmer denkt in der Regel langfristig und damit vorsichtig; er ist an dem Fortbestand seines Unternehmens interessiert. Die Aufstellung des Inventars ist kein mechanischer Vorgang, sondern ist eine kaufmännisch sehr bedeutungsvolle, gut zu organisierende Tätigkeit. An diesem Punkt der Überlegungen wird häufig eine Frage gestellt: Wenn es notwendig ist, aufzuschreiben, welche Bestände an Vermögen und Schulden am 31. Dezember eines Jahres existieren, so kann ich doch nicht meine Angestellten am Silvestertag in die Firma bestellen. Dafür sind vom Gesetzgeber Erleichterungen vorgesehen. Es sind „Inventurvereinfachungsverfahren“ zulässig, die es jedem Kaufmann ermöglichen, die notwendigen Anforderungen zu erfüllen. So muss zwar das Inventar per 31.12., 24.00 Uhr, aufgestellt werden, aber die Erfassung muss nicht genau zu diesem Zeitpunkt erfolgen.

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Sehen Sie bezüglich der Möglichkeiten, den Arbeitsaufwand rationell zu gestalten und dennoch zu den erforderlichen Ergebnissen zu gelangen, § 241 HGB: Inventurvereinfachungsverfahren (1) Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Der Aussagewert des auf diese Weise aufgestellten Inventars muss dem Aussagewert eines auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventars gleichkommen. (2) Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines Geschäftsjahres bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann. (3) In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahres brauchen Vermögensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn 1. der Kaufmann ihren Bestand auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme oder auf Grund eines nach Absatz 2 zulässigen anderen Verfahrens nach Art, Menge und Wert in einem besonderen Inventar verzeichnet hat, das für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres aufgestellt ist, und 2. auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass der am Schluss des Geschäftsjahres vorhandene Bestand der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet werden kann. Sie haben also die Möglichkeit, die Inventur nicht am 31. 12. durchzuführen, sondern an einem anderen Tag vorher oder nachher. Er

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Elementarwissen

sollte möglichst dicht am Jahresende liegen, denn Sie müssen durch Zu- und Abrechnungen belegen können, welche Bestände tatsächlich am 31.12. um 24 Uhr vorhanden waren. Wenn Sie die Inventur am 23.12. durchführen, fügen Sie rechnerisch die Wareneingänge zu, die aus Eingangsrechnungen hervorgehen. Außerdem müssen Sie alle Warenentnahmen abziehen, um zum Bestand per 31.12. zu gelangen. Die äußere Gestaltung des Inventars ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der allgemeinen Praxis finden sich jedoch überall ähnliche Darstellungsweisen, die sich bewährt haben. Es ist sinnvoll, sich daran zu halten, nicht zuletzt auch deshalb, weil man dadurch signalisiert, dass man sich dieser Praxis anschließt. Nachstehend finden Sie ein Beispiel für das Deckblatt eines Inventars. „Deckblatt“ bedeutet, dass der jeweilige Einzelnachweis (Art, Menge und Wert) für die einzelnen Positionen in den Anlagen zu finden ist. Inventar zum 31.12.200X A. Vermögenswerte I. Anlagevermögen

Grundstücke und Bauten Maschinen (Anlage 1) Betriebs und Geschäftsausstattg. (Anlage 2)

430.000 € 500.000 € 220.000 €

II. Umlaufvermögen

Rohstoffe (Anlage 3) Hilfsstoffe (Anlage 4) Betriebsstoffe (Anlage 5) Unfertige Erzeugnisse (Anlage 6) Fertige Erzeugnisse (Anlage 7) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Anlage 8) Sonstige Vermögensgegenstände (Anlage 9) Bankguthaben Volksbank Sparkasse

Kassenbestand

80.000 € 20.000 € 15.000 € 30.000 € 40.000 € 40.000 € 3.000 € 74.000 € 14.000 € 60.000 € 2.000 € 1.454.000 €

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Fortsetzung: Inventar zum 31.12.200X B. Schulden

Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Anlage 10) Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Anlage 11) Sonstige Verbindlichkeiten (Anlage 12)

520.000 € 43.000 € 17.000 € 580.000 €

C. Ermittlung des Reinvermögens Summe der Vermögenswerte ./. Summe der Schulden = Reinvermögen

1.454.000 € 580.000 € 874.000 €

Beachten Sie, dass das Inventar die Vermögensteile und Schulden in einer bestimmten Reihenfolge ausweist. Bei den Vermögensteilen richtet man sich nach dem unterschiedlichen Grad der Flüssigkeit (Geldnähe) und bei den Schulden nach den Terminen der Fälligkeit. Vereinfacht gesagt: Die Vermögensteile, die Geld sind (Bank, Kasse), werden zuletzt aufgeführt, weiter nach oben wird in derjenigen Reihenfolge verfahren, wie sich das Vermögen normalerweise bei Liquidierung des Geschäfts zu Geld machen lassen würde. Sehr weit oben stehen nach dieser Logik die Grundstücke. Bei den Schulden stehen die langfristig verfügbaren Mittel ganz oben, die kurzfristig fälligen Verbindlichkeiten an letzter Stelle. Die Aufstellung des Inventars nach den genannten Prinzipien wiederholt sich bei der Bilanz und erleichtert demzufolge die Herstellung des Zusammenhangs zwischen Inventar und Bilanz.

Tipp Die Aufstellung des Inventars kann mit Computerhilfe vereinfacht werden.

Da im Inventar jedes Vermögensteil und jede Schuld einzeln verzeichnet werden muss, lohnt sich der Computereinsatz in besonderem Maße. Multiplikationen und Additionen sind schneller als

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Elementarwissen

manuell möglich. Außerdem: Wenn ein Inventar in irgendeinem Jahr einmal als Datei geschrieben wurde, muss es im nächsten Jahr nur noch durch veränderte Werte überschrieben und meist durch nur wenige Positionen ergänzt werden. Von Jahr zu Jahr ändert sich in der Regel die Grundstruktur des Inventars nicht erheblich. Am Ende dieses Kapitels noch ein paar abschließende Hinweise: ●

●

●

Inventare gehören zu den Unterlagen, die zehn Jahre lang aufzubewahren sind, und zwar so, dass sie für jede Außenprüfung griffbereit verfügbar und lesbar sind. Inventare werden mit Ort und Datum versehen und unterschrieben. Der Unternehmer bestätigt damit die Richtigkeit und Vollständigkeit des Verzeichnisses. Es kann besondere Anlässe für Inventuren und die Aufstellung des Inventars geben. So kann das bei Auflösung des Geschäfts, seiner Veräußerung, der Aufnahme neuer Teilhaber, des Wechsels der Gesellschaftsform oder auch bei Krisensituationen, wie Diebstahlsverdacht oder bei Konkurs, notwendig werden.

Aufgabe 1 Ausgangsdaten: Ein Unternehmen ermittelt mit der Inventur am Jahresende folgende Werte Bankguthaben Darlehensverbindlichkeit Forderungen an Kunden Gebäude Maschinen Grundstücke Kassenbestand Geschäftsausstattung Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt Verbindlichkeiten gegenüber Lieferern Warenbestand

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41.000 500.000 2.700 1.500.000 210.000 300.000 7.460 70.000 10.000 570.000 928.900

Von der Bilanz zum Konto

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Ihre Aufgaben: a) Ordnen Sie die Vermögenswerte nach dem Grad der Flüssigkeit (Geldnähe). b) Ordnen Sie die Verbindlichkeiten nach den Terminen der Fälligkeit. c) Ermitteln Sie den Wert des Vermögens. d) Ermitteln Sie den Wert des Anlagevermögens. e) Ermitteln Sie den Wert des Umlaufvermögens. f) Ermitteln Sie den Wert der Schulden. g) Ermitteln Sie die Höhe des Eigenkapitals. h) Stellen Sie eine Bilanz auf und ermitteln Sie die Höhe der Aktiva. i) Ermitteln Sie aus der Bilanz die Höhe der Passiva. (Die Lösung finden Sie auf Seite 191.)

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Sie werden in diesem Kapitel damit vertraut gemacht, wie es mit der doppelten Buchführung gelingt, aus der Bilanz als Momentaufnahme eine dynamische Darstellung der Geschäftsfälle zu entwickeln. Das Unternehmen zeigt sich damit als lebendiger Organismus in ständiger Veränderung. Ausgangspunkt ist eine Tatsache, die für die gesamte Buchführung Gültigkeit besitzt, und die Sie sich deshalb fest einprägen sollten:

Leitsatz: Jeder Geschäftsvorgang verändert mindestens zwei Bilanzpositionen in Form einer Mehrung oder Minderung.

Um das zu verdeutlichen, schauen Sie sich bitte die Bilanz des Ingenieurbüros Schlau, die Sie bereits kennen, noch einmal an.

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Elementarwissen

Ingenieurbüro Felix Schlau Bilanz zum 01.01.200X

Aktiva Bank

50.000,00

Eigenkapital Darlehen

50.000,00

Passiva 35.000,00 15.000,00 50.000,00

Felix Schlau

Glückstadt, den 01.01.200X

Hier, wie in den nächsten Kapiteln, wird in den Beispielen aus Vereinfachungsgründen die Umsatzsteuer noch nicht berücksichtigt. Die Aufnahmefähigkeit des Lesers soll nicht überfordert werden. Wie führt Felix Schlau sein Unternehmen weiter? Er kauft am 2. Januar eine komplette Computerausrüstung im Wert von 17.500 €. Wie verändert sich mit dem Kauf der Computereinrichtung die Bilanz? Es muss eine neue Position innerhalb der Aktiva als Betriebsund Geschäftsausstattung (BGA) eingerichtet werden mit 17.500 €. Zugleich entsteht eine neue Position „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (LL)“. Also: Zwei Positionen der Bilanz haben sich verändert, während das Eigenkapital und die Position Darlehen unverändert geblieben sind. Ingenieurbüro Felix Schlau Bilanz zum 01.01.200X

Aktiva Betr. u. Gesch. Ausst.

17.500,00

Eigenkapital

35.000,00

Bank

50.000,00

Darlehen Verbindlk. LL

15.000,00 17.500,00

67.500,00 Glückstadt, den 01.01.200X

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Passiva

67.500,00

Felix Schlau


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Beachten Sie bitte, dass sich die Bilanzsumme von 50.000,00 € auf 67.500,00 € erhöht hat. Das Eigenkapital (Reinvermögen) blieb jedoch gleich. Felix Schlau kauft am nächsten Tag Ware mit einem Wert von 5.000,00 € zum Weiterverkauf (Handelsware) auf Ziel (Lieferantenkredit). Wie lautet die Lösung? Es entsteht eine Position „Handelsware“ als Aktivum und unter den Passiva eine Position „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (LL)“. An diesem Tag bezahlt er auch die Computereinrichtung. Das Bankkonto verringert sich um 17.500,00 €. Auf der anderen Seite verschwindet auch die Verbindlichkeit in gleicher Höhe. Felix Schlau verkauft am 3. Januar die Handelswaren an die Technik GmbH. Da er Beratung und anderen wertvollen Service bietet, erhält er einen Erlös von 15.000 €. Diesen Erlös fügen Sie bitte der Position Eigenkapital hinzu. Für den Erlös hat Felix Schlau auch Aufwendungen in Kauf nehmen müssen – nämlich den Wert der eingesetzten Handelswaren. Diese Aufwendungen ziehen Sie vom Eigenkapital ab. Zwei weitere Geschäftsfälle finden am 10. Januar statt: ● ●

Schlau bezahlt die Eingangsrechnung für die Handelsware: Die Technik GmbH bezahlt Schlaus Ausgangsrechnung:

5.000,00 € 15.000,00 €

Bitte versuchen Sie jetzt, auf einem Blatt Papier zu entwickeln, wie die Bilanz Schlau am Abend des 10. Januar aussieht. Sicher finden Sie die richtige Lösung. Sie wird Ihnen nachfolgend angeboten. Vielleicht decken Sie diese aber zunächst mit einem Stück Papier ab und versuchen selbst zu ermitteln, wie die neue Bilanz nach den dargestellten Geschäftsfällen aussieht.

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Elementarwissen

Ingenieurbüro Felix Schlau Bilanz zum 01.01.200X

Aktiva

Passiva

Betr. u. Gesch. Ausst.

17.500,00

Eigenkapital

45.000,00

Bank

42.500,00 60.000,00

Darlehen

15.000,00 60.000,00

Glückstadt, den 01.01.200X

Felix Schlau

Die Aufwendungen für die Handelswaren und die Erlöse wurden über das Eigenkapital verrechnet. Für die bisher vorliegende einfache Aufgabe ist dies möglich. Würden allerdings viele Transaktionen auf diese Weise erfasst werden, würde das die Position Eigenkapital unübersichtlich machen. Das ist nicht erwünscht. Sie werden noch sehen, dass dieser Nachteil durch das Vorschalten bestimmter Konten verhindert wird. Davon unberührt bleibt folgendes Prinzip: Leitsatz: Aufwendungen verringern das Eigenkapital – Erlöse erhöhen es.

Bevor wir diese Vorgänge noch einmal buchen, und zwar nicht mehr als Bilanzveränderung, sondern auf Konten, fassen wir noch einmal zusammen: Jeder Geschäftsfall verändert mindestens 2 Positionen der Bilanz. Der Buchführungstheoretiker spricht von vier möglichen Arten der Bilanzveränderung durch Geschäftsvorfälle: 1. Aktivtausch – zwischen zwei Aktivposten wurde ein Tausch vorgenommen. Das wäre der Fall, wenn eine Barabhebung von der Bank stattfinden würde. Der Kassenbestand erhöht sich, das Bankkonto verringert sich. 2. Passivtausch – zwischen zwei Passivposten wird getauscht. Das würde eintreten, wenn eine kurzfristige Verbindlichkeit in ein Darlehen umgewandelt wird.

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3. Aktiv-Passiv-Mehrung – das trat ein beim Kauf der Handelsware (Handelsware als Mehrung und ebenso auf der Passivseite ein Entstehen von Verbindlichkeiten). 4. Aktiv-Passiv-Minderung – das trat ein als Schlau seine Rechnung für die Handelsware bezahlte (Bank als Minderung und ebenso bei der Passivposition „Verbindlichkeiten“). Erinnern wir uns daran, dass jeder Geschäftsfall die Bilanz verändert. Damit würde es durchaus ein reales Bild ergeben, wenn der Kaufmann ständig neue Bilanzen aufstellen und sie miteinander vergleichen würde. Aus Fotografien würde auf diese Weise ein Film entstehen, der Film des Lebens des Unternehmens. Dieses Vorgehen wäre also denkbar – aber gleichzeitig auch sehr umständlich. Es gibt einen einfacheren Weg. Dieser einfachere Weg, der auch in der Buchführungspraxis gegangen wird, ergibt sich aus der bereits oben erwähnten Tatsache, dass jeder Geschäftsfall mindestens zwei Bilanzpositionen verändert – aber eben meist auch nicht mehr als zwei oder drei Positionen, während die vielen anderen Positionen der Bilanz unverändert bleiben. Es wäre also sinnvoll, nur die Positionen, die von den Geschäftsvorgängen betroffen sind, zu verändern, anstatt die gesamte Bilanz neu zu erstellen. Daraus ist der Gedanke entstanden, die Bilanz in Konten aufzulösen und nur die Veränderungen dort einzutragen. Wie geht das vor sich? Der Unternehmer Felix Schlau hatte in seiner Eröffnungsbilanz drei Positionen aufgeführt. Entsprechend richtet er drei Konten ein und trägt Anfangsbestände vor, die er mit den Buchstaben AB (Anfangsbestand) kennzeichnet. Früher, als die Konten noch in gebundenen Büchern geführt wurden, verwendete man zur Kontendarstellung das so genannte T-Konto. Die Darstellung ähnelt dem Buchstaben T. Heute hat das Konto ein anderes Aussehen. Wir werden hier dennoch, nach altbewährter Praxis, mit T-Konten arbeiten, da sie auch heute noch für das Erlernen der Buchführung geeigneter sind. Im Vergleich zu der Kontenführung, die heute genutzt wird, sind wesentlich weniger Eintragungen notwendig. Außerdem verwenden selbst versierte Buchhalter die übersichtlicheren

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Elementarwissen

T-Konten, um die Auswirkung komplizierter Buchungsvorgänge skizzenhaft überschaubar zu machen. Der Schritt zur zeitgemäßen Darstellungsform wird, nachdem Sie die Grundlagen verstanden haben, keine Schwierigkeiten bereiten. Felix Schlau, den Sie bereits kennen gelernt haben, trägt seine Eröffnungsbilanz auf folgende Weise in die Konten ein: Bank

Haben

Eigenkapital

Haben

Soll AB

Soll

Soll

50.000,00

AB

35.000,00

Darlehen

Haben

AB

15.000,00

Das Vortragen der Anfangsbestände erfolgte nach dem Prinzip: Wenn die Werte in der Bilanz auf der linken Seite (der Aktivseite) standen, kommen sie in die linke Seite des Kontos (bezeichnet als Soll). Folgerichtig ergibt sich daraus: Die Werte aus der Passivseite der Bilanz kommen in die rechte Seite des Kontos (Haben). Leitsatz: Linke Seite Bilanz – linke Seite Konto, rechte Seite Bilanz – rechte Seite Konto. Oder: Aktivseite Bilanz – Sollseite Konto, Passivseite Bilanz – Habenseite Konto.

Je nachdem, von welcher Seite die Anfangsbestände der Bilanz entnommen wurden, werden die Konten als Aktivkonten oder als Passivkonten bezeichnet.

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Damit wird sprachlich eine Unterscheidung von Bilanz und Konto vorgenommen. Wird von Aktiva und Passiva gesprochen, handelt es sich um die Bilanz. Kommen jedoch die Begriffe Soll und Haben vor, sind die beiden Seiten des Kontos gemeint. Konto bedeutet im Übrigen nichts anderes als „Rechnung“. Vor einer gefährlichen Falle soll noch gewarnt werden. Viele Einsteiger suchen hinter den Begriffen Soll und Haben einen tieferen Sinn und begehen häufig dabei einen schwer wiegenden Fehler, der das Verständnis für die Buchführung empfindlich stören kann. Sie verwechseln „haben“ mit besitzen. So ist das aber keinesfalls gemeint. Die tatsächliche Bedeutung von Soll und Haben ist eine ganz andere. Ausgangspunkt war die Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Forderungen wurden getrennt nach Kunden verzeichnet. In die linke Seite des Kontos wurde eingetragen, was der Kunde bezahlen „soll“ (auf Grund erhaltener Waren). Links war also die Sollseite des Kontos. Früher wurde anstelle von „Soll“ der Begriff „debet“ verwendet. Das heißt „er schuldet“. Noch heute kennen wir die Bezeichnung Debitor als Synonym für „Kunde“. Was bedeutet „Haben“? Verbindlichkeiten wurden nach einzelnen Lieferanten aufgegliedert. Mit der Eintragung auf die rechte Kontoseite wurde dokumentiert: Wir „haben“ zu bezahlen. Dieses Haben heißt „müssen“ und hat mit Besitzen nichts zu tun. Früher hieß diese rechte Kontoseite „credit“, das heißt „er glaubt“. Gemeint ist: Der Lieferant glaubt, dass wir das bezahlen, was wir zu bezahlen „haben“. Rechts ist immer die Habenseite des Kontos. Der Lieferant wird noch heute vom Buchhalter als Kreditor bezeichnet. Oft wird eingewendet: „Auf dem Bankkonto zeigt mir meine Bank als ,Haben’ das, was ich besitze.“ Wie ist es wirklich? In Wirklichkeit gibt Ihnen die Bank einen Kontoauszug aus Banksicht. Sie sagt, die Habensumme haben wir an Sie, den Bankkunden, zu bezahlen, wenn Sie das fordern. Das Bankkonto, das Sie innerhalb Ihrer eigenen Buchhaltung aus Ihrer Unternehmenssicht führen, zeigt das Bankguthaben im Soll. Das bedeutet: Ihre Bank soll bezahlen, wenn Sie das fordern.

43

A

Elementarwissen

Achten Sie darauf, wenn Sie jetzt die Geschäftsfälle der Firma Schlau in die Konten eintragen, dass Sie sich nach den folgenden Buchungsregeln richten. Zunächst: Wohin – Soll oder Haben? Bei Bestandskonten werden Mehrungen auf der Kontenseite eingetragen, die den Anfangsbestand zeigen, Minderungen auf der entgegengesetzten Seite. Mehrungen bei Aktivkonten werden also im Soll gebucht, Minderungen im Haben. Mehrungen bei Passivkonten werden im Haben gebucht, Minderungen im Soll. Leitsatz: Aktivkonten: Mehrungen Soll – Minderungen Haben Passivkonten: Mehrungen Haben – Minderungen Soll

Eine weitere Buchungsregel muss noch berücksichtigt werden. Sie ergibt sich aus der Tatsache, dass jede Buchung aus mindestens zwei Teilen besteht, aus einer Eintragung auf der Sollseite eines Kontos und einer Eintragung auf der Habenseite eines anderen Kontos. Man nennt das Konto und Gegenkonto. Leitsatz: Bei jeder Konteneintragung ist immer das Gegenkonto anzugeben und in der Geschäftspraxis das Datum.

In unseren Übungsbeispielen soll aus Gründen der Übersichtlichkeit anstelle des Datums die Nummer des Geschäftsfalls angegeben werden. Folgende Geschäftsfälle hatten Sie kennen gelernt: 1. Schlau kauft Computerausrüstungen im Wert von 17.500,00 € 2. Kauf von Handelsware mit einem Wert von 5.000 € auf Ziel (Lieferantenkredit) 3. Bezahlung der Computerausrüstung: 17.500,00 € 4. Ausgangsrechnung an die Technik GmbH: 15.000,00 € 5. Die Handelswaren werden als Aufwand erfasst: 5.000,00 €

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A

6. Schlau bezahlt die Eingangsrechnung für die Handelsware: 5.000,00 € 7. Die Technik GmbH bezahlt Schlaus Ausgangsrechnung: 15.000,00 € Nach den Eintragungen, bei denen Sie die Buchungsregeln beachtet haben, zeigen die Konten folgendes Aussehen: BGA

Haben

Handelswaren

Haben

Soll 1. Verb.

Soll 2. Verb.

Soll 4. EK

17.500,00

5.000,00

5. EK

5.000,00

Forderungen

Haben

15.000,00

7. Bank

Bank

Soll

15.000,00

Haben

AB

50.000,00

3. Verb.

17.500,00

7. Ford.

15.000,00

6. Verb.

5.000,00

Soll 5. Handelswaren

Soll

Soll

Eigenkapital 5.000,00

Haben

AB

35.000,00

4. Ford.

15.000,00

Darlehen

Haben

AB

15.000,00

Verbindlichkeiten

3. Bank

17.500,00

6. Bank

5.000,00

1. BGA 2. Handelswaren

Haben 17.500,00 5.00,00

45

A

Elementarwissen

Aus den Konten können Sie die Bestände (der einzelnen Bilanzpositionen) ablesen. Der Buchhalter nennt das Ermittlung von Salden. Leitsatz: Beide Seiten eines Kontos werden addiert. Von der wertmäßig größe ren Seite wird der Wert der kleineren Seite abgezogen. Macht die Sollseite den größeren Wert aus, so ist das ein Sollsaldo. Wenn die Habenseite überwiegt, so ist das ein Habensaldo.

Im Geschäftsleben wird während des Jahres mindestens monatlich einmal eine Saldenliste aufgestellt, da sie dem Unternehmer den Stand seiner Konten, praktisch also eine Zwischenbilanz zeigt. Außerdem zeigt die Gleichheit der Summe in Soll und Haben, dass beim Eintragen Soll und Haben nicht verwechselt wurden und keine Zahlendreher vorgekommen sind (zwei Fehler, die sich rechnerisch aufheben, sind äußerst selten). Saldenliste von Felix Schlau Konto

Sollsaldo

BGA

17.500,00

Bank

42.500,00

Eigenkapital

Habensaldo

45.000,00

Darlehen

15.000,00 60.000,00

60.000,00

Beim Vergleich der Saldenliste mit der Bilanz, die wir bereits ermittelt hatten, werden Sie die Übereinstimmung sehen. Sie haben den Stoff bis zu diesem Punkt durchgearbeitet und kennen somit jetzt die elementaren Buchungsgrundlagen für etwa 90 Prozent aller in der Praxis auftretenden Geschäftsfälle. Das sind Einkäufe, Verkäufe, Zahlungsausgänge und Zahlungseingänge. Die Geschäftsfälle sind mit folgenden Belegen dokumentiert: Eingangsrechnungen (ER), Ausgangsrechnungen (AR), mit Bankauszügen oder Kassenbelegen, also mit Zahlungsausgängen (ZA) oder Zahlungseingängen (ZE). Im nächsten Kapitel werden wir uns noch genauer damit befassen, wie die Buchungsgrundlagen in der Praxis angewendet werden.

46

Der Buchungssatz

6

A

Der Buchungssatz

In nahezu allen Berufen werden Fachbegriffe verwendet. Diese Fachterminologie gewährleistet eine exakte und effektive Kommunikation, da die jeweiligen Begriffe eine ganz spezifische Bedeutung haben und häufig ein einzelner Begriff Träger einer großen Informationsmenge ist. Das trifft auch für die Buchführung zu. Fachbegriffe – richtig eingesetzt – vereinfachen und beschleunigen auch hier das gegenseitige Verstehen. Ein Beispiel dafür ist der „Buchungssatz“. Erinnern wir uns, dass Felix Schlau Computerausrüstungen mit einem Wert von 17.500,00 € gekauft hatte. Würde man den Buchhalter fragen, wie er diesen Geschäftsfall gebucht hat, könnte er Folgendes antworten: Ich habe im Konto „BGA“ im Soll 17.500,00 € eingetragen, davor habe ich als Gegenkonto Verbindlichkeiten geschrieben und als Geschäftsfall die Nr.1. Im Konto Verbindlichkeiten habe ich 17.500,00 € in die Habenseite geschrieben, davor als Gegenkonto BGA und ebenfalls die laufende Nr. 1. Tatsächlich wird der Buchhalter anstelle dieser ausführlichen Schilderung antworten: „Ich habe gebucht: BGA an Verbindlichkeiten 17.500,00 €.“ Die Antwort wurde in Form eines Buchungssatzes gegeben. Der Aufbau des Buchungssatzes folgt genau festgelegten Regeln, die in dem folgenden Grundsatz zusammengefasst sind:

Leitsatz: Der Buchungssatz: Zuerst wird das Konto genannt, auf dem die Soll buchung vorgenommen wird. Dann folgt das Wörtchen “an” und da rauf das Konto, das die Habenbuchung aufnimmt. Vor dem “an” steht demzufolge grundsätzlich und immer das Sollkonto. Hinter dem ”an” folgt das Habenkonto.

Früher wurde vor das Sollkonto noch das Wort „per” (lateinisch: für) gesetzt. Der Buchungssatz hätte folgendermaßen gelautet: „per

47

A

Elementarwissen

BGA an Bank“. Heute wird aus Gründen der Rationalität das „per” meist weggelassen. Verwenden Sie es, weisen Sie eine gute Ausbildung nach und können bei versierten Fachkräften der älteren Garde Pluspunkte sammeln. Die Worte „per” und „an” im Buchungssatz sind altes Kaufmannsdeutsch. Wenn ein Handelshaus Waren an ein anderes lieferte, so wurde das Konto des Kunden belastet, für (lat. per) ihn wurde eine Forderung ausgewiesen. Bezahlte er, so erfolgte „an” ihn eine Gutschrift im wörtlichen Sinne – mit einem Brief an ihn wurde bestätigt, dass die Zahlung eingegangen ist, diese also gutgeschrieben wurde. Dieses Buchungsvorgehen wurde von den Personenkonten auch auf die heute üblichen verschiedenartigen Sachkonten übertragen. Beim Buchungssatz hat das Wort „an” nicht die gleiche Bedeutung wie sonst im Sprachgebrauch, erinnern wir uns an die Begriffe „Soll“ und „Haben“. Bei dem Buchungssatz ist „an” grammatikalisch ganz inhaltsleer. Es ist nur ein Vokal und ein Konsonant zum sprachlichen Trennen des Soll- und des Habenkontos. Es ist damit nicht gesagt, dass irgendwelche Geldtransaktionen von einem Konto an das andere gehen. Wenn z. B. Geld aus der Geschäftskasse zur Bank gebracht wird, so wird das gebucht: „Bank an Kasse” – das Sollkonto ist das Bankkonto. Es ist ein Aktivkonto – Mehrungen werden im Soll gebucht. Dem Kassenkonto wurde Geld entnommen – Minderungen müssen im Haben gebucht werden. „Bank an Kasse” ist also der richtige Buchungssatz, obwohl Geld aus der Kasse an die Bank geflossen ist. Demzufolge lautet der Buchungssatz, wenn von der Bank Bargeld abgehoben wird, „Kasse an Bank” (Sollbuchung Kasse, Habenbuchung Bank). Geld ist vom Bankguthaben an die Kasse geflossen. Diese beiden Buchungssätze sollten Sie sich genau einprägen. Nicht selten werden Sie so ganz nebenher im Einstellungsgespräch für einen Job, der kaufmännische Grundkenntnisse erfordert, nach diesen Buchungssätzen gefragt. Obwohl nach der Buchungslogik die Buchungssätze „Kasse an Bank“ (Barabhebung) oder „Bank an Kasse“ (Bareinzahlung) völlig

48

Der Buchungssatz

A

einwandfrei sind, wird dennoch in der Praxis in allen Unternehmen mit viel Bewegungen zwischen Kasse und Bank differenzierter gebucht. Es wird das Konto „Geldtransit“ dazwischen geschaltet. Bei der Barabhebung wird somit gebucht: „Kasse an Geldtransit“ und „Geldtransit an Bank“. Sinngemäß lauten die Buchungssätze bei Bareinzahlungen: „Bank an Geldtransit“ und „Geldtransit an Kasse“. Wahrscheinlich werden Sie sich jetzt die Frage stellen, warum denn bloß aus einem klaren Buchungssatz zwei Buchungen gemacht werden (warum einfach, wenn es auch umständlich geht?). Die Zwischenschaltung des Kontos „Geldtransit“ ist jedoch in Wirklichkeit nicht umständlich, sondern sehr praktisch. Das hilft, Fehler zu vermeiden, wie das folgende Beispiel zeigt: Ihnen liegt ein Kassenbeleg über einen Geldeingang durch eine Barabhebung bei der Bank über 1.000 € vor. Die Buchung würde lauten „Kasse an Bank“. Auf dem Kassenkonto erscheint also der Geldeingang von 1.000 € und beim Bankkonto die entsprechende Minderung. So weit, so gut! Einige Zeit später buchen Sie alle Bankkontoauszüge. Dort erscheint die Bankabhebung von 1.000 €. Auch hier würden Sie buchen „Kasse an Bank“. Die Kasseneinnahme (die Sollbuchung) hatten Sie aber bereits erfasst. Ebenso hatten Sie schon die Minderung des Bankkontos gebucht. Der Bankauszug hätte demzufolge zu keiner weiteren Buchung mehr führen dürfen. Das wird aber oft vergessen, der gleiche Vorgang wird zweimal gebucht, es setzt ein großes Wundern ein, warum Kassen-Konto und Kassenbuch und Bank-Konto und Bank-Auszug nicht übereinstimmen. Aufwändige Klärungsarbeiten werden erforderlich. Die Praxis hilft sich sehr elegant mit dem Konto „Geldtransit“. Beim Kassenbeleg wird gebucht „Kasse an Geldtransit“. Die Kasseneinnahme wird richtig erfasst. Die 1.000 € auf dem Geldtransitkonto bleiben nur vorübergehend dort, sie befinden sich in einer Art „Transitraum“ oder Zwischenspeicher. Sie werden ausgeglichen mit der Buchung „Geldtransit an Bank“. Diese Buchung entsteht, wenn der Bankauszug zu Buchungen umgewandelt wird. Doppelerfas-

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A

Elementarwissen

sungen sind auf diese Weise nicht mehr möglich. Das Konto „Geldtransit“ muss letztlich immer ausgeglichen sein – der Buchhalter bezeichnet es als Interimskonto. Der kurze Exkurs über das Konto „Geldtransit“ zeigt einen weiteren Aspekt der Buchführung auf: Sie ist flexibel und anpassungsfähig. Immer, wenn es für den Buchhalter schwierig wird, mit den bekannten Möglichkeiten Ereignisse zu erfassen, die in der Praxis vorkommen, weiß er sich zu helfen – er richtet ein neues Konto ein. Diese Vorgehensweise wird Ihnen in diesem Buch noch häufiger begegnen. Doch nun zurück zu den Vorgängen bei der Firma von Felix Schlau. Folgende Geschäftsfälle hatten Sie kennen gelernt: 1. Schlau kauft Computerausrüstungen im Wert von 17.500,00 € 2. Kauf von Handelsware mit einem Wert von 5.000 € auf Ziel (Lieferantenkredit) 3. Bezahlung der Computerausrüstung: 17.500,00 € 4. Ausgangsrechnung an die Technik GmbH: 15.000,00 € 5. Die Handelswaren werden als Aufwand erfasst: 5.000,00 € 6. Schlau bezahlt die Eingangsrechnung für die Handelsware: 5.000,00 € 7. Die Technik GmbH bezahlt Schlaus Ausgangsrechnung: 15.000,00 € Sie können nun die Geschäftsvorgänge der Firma Schlau in Buchungssätze kleiden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

BGA an Verbindlichkeiten; Handelswaren an Verbindlichkeiten; Verbindlichkeiten an Bank; Forderungen an Eigenkapital; Eigenkapital an Handelswaren; Verbindlichkeiten an Bank; Bank an Forderungen.

Noch einmal: Zuerst wurde das Sollkonto genannt, dann das Wörtchen „an“ und danach das für den jeweiligen Geschäftsfall erforderliche Habenkonto.

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Der Buchungssatz

A

Vergewissern Sie sich, bevor Sie weitergehen: Haben Sie die Buchungssätze wirklich verstanden? Können Sie die Buchungssätze selbst bilden? Wenn Ja – dann ist alles gut. Sie sind für die weiteren Überlegungen bestens gerüstet. Die rationelle Darstellung der Geschäftsfälle in Gestalt der Buchungssätze wird genutzt, um auf jedem der Belege, die im Geschäftsleben anfallen, zu vermerken, wie die Buchung erfolgte. Damit wird die Forderung des § 238 Ziffer 1, letzter Satz HGB erfüllt.

Leitsatz: Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwick lung verfolgen lassen.

Die Buchungssätze werden auf den Belegen vermerkt – meist wird die Eintragung in einen Stempelabdruck vorgenommen. Die so genannten Buchungsstempel sind im Fachhandel käuflich zu erwerben. Abgeleitet aus der Logik der Buchungssätze, lassen sich die Buchungen auch in Form der folgenden Tabelle darstellen: Tabelle der Buchungssätze Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

1

BGA

Verbindlichk.

17.500,00

2

Handelswaren

Verbindlichk.

5.000,00

5.000,00

3

Verbindlichk.

Bank

17.500,00

17.500,00

4

Forderungen

Eigenkapital

15.000,00

15.000,00

5

Eigenkapital

Handelswaren

5.000,00

5.000,00

6

Verbindlichk.

Bank

5.000,00

5.000,00

7

Bank

Forderungen

15.000,00

15.000,00

17.500,00

Wenn die Belege chronologisch sortiert sind (in unseren Beispielen nach Nummern, in der Geschäftspraxis dem Datum nach) und dann die auf den Belegen stehenden (vorkontierten) Buchungssätze so wie in der oben stehenden Tabelle zusammengefasst werden, entsteht ein

51

A

Elementarwissen

Journal, ein Tagebuch – der Kaufmann nennt das auch Grundbuch. Damit werden wir uns im nächsten Kapitel beschäftigen.

7

Das Journal

Sie wissen jetzt, alle Geschäftsfälle müssen sich sowohl chronologisch verfolgen lassen als auch den einzelnen Bilanzpositionen zugeordnet werden können. Wenn die Belege chronologisch (dem Datum nach) sortiert sind und dann die auf den Belegen stehenden (vorkontierten) Buchungssätze tabellarisch zusammengefasst werden, entsteht ein Journal, ein Tagebuch, eine chronologisch geordnete Aufzeichnung, wie Sie im vorigen Kapitel gesehen haben. Der Kaufmann nennt das auch Grundbuch. Das Ihnen schon bekannte Kontenwerk als sachliche Untersetzung der einzelnen Bilanzpositionen wird als Hauptbuch bezeichnet. Früher waren Grundbuch und Hauptbuch tatsächlich gebundene Bücher. Es wäre über Jahrhunderte hinweg eine Todsünde gewesen, sie in einzelne Blätter oder Listen zu zertrennen. Allerdings wurde in den zwanziger Jahren unseres Jahrhunderts diese heilige Kuh geschlachtet. Anders wäre eine Durchschreibebuchführung nicht machbar gewesen. Die alten Namen sind aber selbst im Computerzeitalter noch gebräuchlich.

Leitsatz: Das Journal (Grundbuch) erfasst die Geschäftsvorfälle in ihrer zeitli chen (chronologischen) Abfolge. Das Hauptbuch (das Kontenwerk) beruht auf der sachlichen Ordnung der Bilanz.

Die Bezeichnung Grundbuch bringt etwas sehr Wichtiges zum Ausdruck: Das Grundbuch enthält die Basisaufzeichnungen. Daraus werden die Buchungen im Hauptbuch abgeleitet.

52

Das Journal

A

Leitsatz: Zuerst werden immer die Geschäftsfälle im Grundbuch erfasst, dann im Hauptbuch. Der Buchstabe G (Grundbuch) kommt im Alphabet vor dem H (Hauptbuch); das J (Journal) steht vor dem K (den Konten).

Wie sieht ein Journal aus? Das zeigt folgendes Beispiel: Journal Kontierung Lfd. Nr.

Beträge

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag 17.500,00

1

BGA

Verbindlichk.

17.500,00

2

Handelswaren

Verbindlichk.

5.000,00

5.000,00

3

Verbindlichk.

Bank

17.500,00

17.500,00

4

Forderungen

Eigenkapital

15.000,00

15.000,00

5

Eigenkapital

Handelswaren

5.000,00

5.000,00

6

Verbindlichk.

Bank

5.000,00

5.000,00

7

Bank

Forderungen

15.000,00

15.000,00

Die Geschäftsvorfälle der Firma Schlau hatten Sie bereits in eine Tabelle eingetragen. Genau das ist das Journal. Die Checkliste für die Buchungen in Bestandskonten soll Ihnen dabei helfen, nichts zu übersehen. Das Journal enthält immer, neben anderen Informationen, welches Konto im Soll gebucht werden muss und welches im Haben. Checkliste für Buchungen in Bestandskonten Stellen Sie sich folgende Fragen:

Welche Konten sind berührt? Handelt es sich um Aktiv oder um Passivkonten? Handelt es sich um Zugänge oder um Abgänge? Auf welchem Konto erfolgt die Sollbuchung? Auf welchem Konto erfolgt die Habenbuchung? Sie wissen: Bei Aktivkonten – Zugänge im Soll; Minderungen im Haben! Bei Passivkonten – Zugänge im Haben, Minderungen im Soll!

53

A

Elementarwissen

Die große Bedeutung des Journals in der Buchhaltungspraxis wird noch deutlicher, wenn Sie sich die Arbeitsschritte des Buchhalters der Firma Schlau, ausgehend vom Beleg, vor Augen führen. Arbeitsschritte: 1. Vorkontierung des Belegs. Der Buchungssatz wird auf dem Beleg angebracht. 2. Übernahme der Buchungssätze – zeitlich geordnet in das Journal. 3. Übernahme der Buchungen aus dem Journal in die Konten. Bitte prägen Sie sich dazu folgenden Leitsatz ein:

Leitsatz: Das Journal ist die Buchungsanweisung für die Übertragung aus dem Grundbuch in das Hauptbuch.

Diese Anweisung ist unumstößlich und grundlegend. Ihre Bedeutung würde es erfordern, sie in Riesenlettern zu setzen. Viele Schwierigkeiten beim Verständnis der Buchführung haben ihren Ursprung darin, dass diese Regel nicht verinnerlicht wurde. Ein weiterer Leitsatz lautet:

Leitsatz: Die Journalzeile gebietet. Bei der Buchung erfolgt immer zuerst der Solleintrag, dann der Ein trag im Haben!

Nehmen Sie sich das angegebene Sollkonto vor und schreiben Sie in die Sollseite des Kontos die laufende Nummer ein, dann das Gegenkonto und den Betrag. Dann nehmen Sie sich das Habenkonto vor. Sie vermerken die laufende Nummer, das Gegenkonto und den Betrag. Jetzt wissen Sie, wie Sie die im Journal aufgeführten Geschäftsfälle in die Konten (Hauptbuch) eintragen. Zur Vertiefung sollten Sie sich

54

Das Journal

A

noch einmal die Konten der Firma Schlau vornehmen. Tragen Sie die Anfangsbestände ein und buchen Sie noch einmal in den Konten unter Anwendung und genauer Beachtung der aufgeführten Buchungsregel. Das Ergebnis Ihrer Buchungen kennen Sie bereits. Es soll nachstehend noch einmal aufgeführt werden, damit Sie vergleichen können. Eventuell arbeiten Sie zunächst selbstständig auf einem Bogen Papier und vergleichen danach. BGA

Haben

Handelswaren

Haben

Soll 1. Verb.

Soll 2. Verb.

Soll 4. EK

17.500,00

5.000,00

5. EK

5.000,00

Forderungen

Haben

15.000,00

7. Bank

Bank

Soll

15.000,00

Haben

AB

50.000,00

3. Verb.

17.500,00

7. Ford.

15.000,00

6. Verb.

5.000,00

Soll 5. Handelwaren

Soll


Haben

AB

35.000,00

4. Ford.

15.000,00

Darlehen

Haben

AB

15.000,00

55

A

Elementarwissen

Verbindlichkeiten

Soll 3. Bank

17.500,00

6. Bank

5.000,00


Haben 17.500,00 5.000,00

Sie haben nun den Weg von der Kontierung des Belegs über das Journal (Grundbuch) in die Konten (Hauptbuch) kennen gelernt. Der nächste Schritt ist nun, die Konten abzuschließen.

8

Das Schlussbilanzkonto

Sie wissen jetzt, ● ● ● ● ● ●

wie eine Bilanz aufgebaut ist und durch die Inventur vorbereitet wird, wie die Bilanz in Konten aufgelöst wird, wie Belege mit der Angabe von Soll und Haben vorkontiert werden, wie das Journal entsteht, wie mithilfe der Journal-Angaben in die Konten gebucht wird, wie Salden erfasst werden.

Unser ursprünglicher Ausgangspunkt war die Eröffnungsbilanz. Wie wir festgestellt hatten, kann die Bilanz als statische Momentaufnahme eines Unternehmens nicht den dynamischen Unternehmensprozess darstellen. Deshalb wurde die Eröffnungsbilanz in einzelne Konten aufgelöst. Diese Konten müssen jetzt wieder zusammengeführt werden. Das geschieht für die Bestandskonten, die Sie bisher kennen gelernt haben, im Schlussbilanzkonto (SBK). Vorher noch ein wichtiger technischer Hinweis: Beachten Sie: Auf den einzelnen Konten dürfen keine Notizen erfolgen. Auch die Salden werden dort nicht notiert. Auf den Konten stehen prinzipiell

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A

nur die aus dem Journal entnommenen Buchungsanweisungen. Die Konten erfassen nur das, was in Buchungssätzen ausgedrückt ist. Auch beim Buchen im Schlussbilanzkonto gilt das Prinzip: Erst Jour nal, dann Konto!

Unsere gegenwärtige Saldenliste sieht folgendermaßen aus: Saldenliste von Felix Schlau Konto

Sollsaldo

Habensaldo

BGA

17.500,00

Bank

42.500,00

Eigenkapital

45.000,00

Darlehen

15.000,00 60.000,00

60.000,00

Im nachfolgenden Journal sind die bisherigen Geschäftsvorfälle der Firma Schlau eingetragen. Journal Kontierung

Beträge

Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

1

BGA

Verbindlichk.

17.500,00

2

Handelswaren

Verbindlichk.

5.000,00

5.000,00

3

Verbindlichk.

Bank

17.500,00

17.500,00

4

Forderungen

Eigenkapital

15.000,00

15.000,00

5

Eigenkapital

Handelswaren

5.000,00

5.000,00

6

Verbindlichk.

Bank

5.000,00

5.000,00

7

Bank

Forderungen

15.000,00

15.000,00

17.500,00

Die Übernahme der Bestände aus den Aktiv- und Passivkonten in das Schlussbilanzkonto ist eine Bestandsminderung bei den Einzelkonten und eine entsprechende Mehrung im Schlussbilanzkonto. Es handelt sich um eine Umbuchung von Konto zu Konto. Die Einzelkonten werden durch Minderungen ausgeglichen, und die Bestände

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A

Elementarwissen

werden in das Schlussbilanzkonto übernommen. Weil Buchungen vorgenommen werden, ist es erforderlich, das Journal fortzuführen. Journal Kontierung Lfd. Nr.

Beträge

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

8

SBK

BGA

17.500,00

17.500,00

9

SBK

Bank

42.500,00

42.500,00

10

Eigenkapital

SBK

45.000,00

45.000,00

11

Darlehen

SBK

15.000,00

15.000,00

Nun können die Buchungen im Hauptbuch (auf den Konten) erfolgen. BGA

Soll 1. Verb.

Soll 2. Verb.

Soll 4. EK

17.500,00

8. SBK

17.500,00

Handelswaren

Haben

5.000,00

5. EK

5.000,00

Forderungen

Haben

15.000,00

AB

50.000,00

7. Ford.

15.000,00

5. Handelwaren 10. SBK

58

7. Bank

Bank

Soll

Soll

Haben

3. Verb.

5.000,00

Haben 17.500,00

6. Verb.

5.000,00

9. SBK

42.500,00

Eigenkapital

45.000,00

15.000,00

Haben

AB

35.000,00

4. Ford.

15.000,00


Soll 11. SBK

Soll

Darlehen 15.000,00

AB

Verbindlichkeiten

3. Bank

17.500,00

6. Bank

5.000,00


SBK

Soll

A

Haben 15.000,00

Haben 17.500,00 5.000,00

Haben

8. BGA

17.500,00

10. EK

45.000,00

9. Bank

42.500,00

11. Darlehen

15.000,00

Sie haben gesehen: Alle Bestände wurden aus den Konten herausgebucht (bei BGA und Bank mit Habenbuchungen, beim Eigenkapital und dem Darlehenskonto mit einer Sollbuchung). Die einzelnen Konten wurden ausgeglichen; das Schlussbilanzkonto hat die Bestände aufgenommen. Das Schlussbilanzkonto muss die gleichen Bestände aufweisen, zu denen wir auch gelangt sind, als nach jedem Geschäftsgang eine neue Bilanz aufgestellt wurde. Mithilfe des Schlussbilanzkontos kann nun eine formgerechte Schlussbilanz (gemäß HGB) ausgefertigt werden. Sie steht dann zur Abgabe beim Finanzamt, für Verhandlungen mit Banken, mit Teilhabern oder für weitere Erfordernisse bereit. Die Konten bleiben nach dem Erstellen des Schlussbilanzkontos nicht so bestehen, wie sie oben wiedergegeben sind. Es folgt jetzt der formelle Abschluss. Verhindert werden soll, dass nach dem Abschlusstermin weitere Eintragungen vorgenommen werden können. Das geschieht durch Unterstreichungen und durch Anbringen der so genannten Buchhalternase. Dabei ist eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten.

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A

Elementarwissen

Tipp Halten Sie sich beim Unterstreichen der Konten an diese Reihenfolge: Das erste Konto, das formell abgeschlossen wird, ist immer und grundsätzlich das Schlussbilanzkonto. Dann erst folgen alle anderen Konten.

Diese Reihenfolge hat vor allem eine praktische Ursache. Bei vielen Buchungen in Übungen und in der Praxis kann es passieren, dass Fehler begangen worden sind. Man merkt sie vielfach erst bei der Addition des SBK, nämlich dann, wenn Soll und Haben nicht die gleiche Summe ergeben. Der Fehler ist zu suchen und zu bereinigen. Wenn Konten schon unterstrichen sind, sehen die Korrekturen dann schlimm aus. Das wird verhindert, wenn die richtige Reihenfolge auch beim Unterstreichen der Konten eingehalten wird. Im nächsten Schritt werden jetzt unsere Konten formell abgeschlossen. BGA

Soll 1. Verb.

Soll 2. Verb.

Soll 4. EK

17.500,00

8. SBK

17.500,00

Handelswaren

Haben

5.000,00

5. EK

5.000,00

Forderungen

Haben

15.000,00

7. Bank

Bank

Soll

15.000,00

Haben

AB

50.000,00

3. Verb.

7. Ford.

15.000,00

6. Verb.

5.000,00

9. SBK

42.500,00

65.000,00

60

Haben

17.500,00

65.000,00

Die Gewinn und Verlustrechnung

Eigenkapital

Soll 5. Handelwaren 10. SBK

5.000,00 45.000,00

AB

35.000,00 15.000,00 50.000,00

Darlehen

Soll 11. SBK

15.000,00

AB

Verbindlichkeiten

Soll 3. Bank 6. Bank

17.500,00 5.000,00


22.500,00

Haben 15.000,00

Haben 17.500,00 5.000,00 22.500,00

SBK

Soll

Haben

4. Ford.

50.000,00

A

8. BGA

17.500,00

10. EK

9. Bank

42.500,00

11. Darlehen

60.000,00

Haben 45.000,00 15.000,00 60.000,00

Mit den bis hierher erarbeiteten Schritten beherrschen wir bereits sehr wichtige Grundlagen der Buchführung. Auf Basis der in unseren einfachen Beispielen erarbeiteten Systemlogik lassen sich auch komplizierte Geschäftsfälle bis hin zur ganzen Fülle des Geschäftslebens buchhalterisch erfassen. Dies setzt aber voraus, dass wir, trotz der Einfachheit der vorgestellten Geschäftsfälle, die einzelnen Buchungsschritte genau einhalten, da nur so die komplexeren Aufgaben bewältigt werden können.

9


Der Begriff „Erfolgskonten“ kam in den bisherigen Abschnitten, die Sie durchgearbeitet haben, noch nicht vor. Zwar wurde ein „Erlös“

61

A

Elementarwissen

erzielt, also ein „Erfolg“. Dieser wurde direkt auf das Eigenkapitalkonto gebucht. Bitte sehen Sie sich das noch einmal in den Tabellen des Kapitels über den Buchungssatz an. Dieses direkte Hinzufügen des Umsatzerlöses zum Eigenkapital entspricht der Buchungslogik und ist inhaltlich auch völlig korrekt. In diesem Falle war bei den wenigen Geschäftsfällen auch die Übersichtlichkeit gewahrt. In der Praxis gibt es jedoch selbst in kleinen Unternehmen unzählige Geschäftsfälle, die Erträge oder Aufwendungen darstellen und damit das Eigenkapital beeinflussen. Würde immer direkt auf das Eigenkapitalkonto gebucht werden, wäre das Ergebnis chaotisch und unübersichtlich. Wie kann das verhindert werden (Forderung nach Klarheit)? Die Lösung ist einfach. Erträge und Aufwendungen werden nicht direkt, sondern nur saldiert auf das Eigenkapitalkonto gebucht. Eine spezielle Gewinn- und Verlustrechnung mit Erfolgskonten (Aufwands- und Ertragskonten) wird eingerichtet und dem Eigenkapitalkonto vorgeschaltet. Leitsatz: Aufwands und Ertragskonten sind Erfolgskonten. Sie sind der Sache nach Unterkonten des Eigenkapitals. Bis zu ihrem Abschluss mit dem Eigenkapitalkonto bilden sie eine spezielle Gewinn und Verlust rechnung.

Jetzt müssen nur noch die bisherigen Buchungen angepasst werden. Korrigieren Sie den alten Buchungssatz für die Ausgangsrechnung des Ingenieurbüros Schlau, der lautete „Forderungen an Eigenkapital“ und ersetzen ihn mit „Forderungen an Umsatzerlöse“. Sie haben also nun mit einem Ertragskonto gearbeitet und dieses dem Eigenkapitalkonto vorgeschaltet. Es gibt neben der größeren Übersichtlichkeit noch einen weiteren Grund, warum der Kaufmann nicht alle Erträge und Aufwendungen direkt auf das Eigenkapitalkonto bucht. Gerade bei den Aufwendungen möchte er einzelne Aufwandsarten auf gesonderten Konten erfassen. Damit kann er die Aufwendungen besser kontrollieren.

62


A

Die Tatsache, dass die eingekauften Handelswaren eingesetzt wurden, um den Umsatzerlös zu erzielen, führt zu einem neuen Konto „Aufwand für Handelswaren“. Außerdem wird die gekaufte Computeranlage mit 30 % abgeschrieben und wie folgt gebucht: „Abschreibungen an BGA” mit 5.250 €. Dabei wird etwas vereinfacht. Der Abschreibungssatz hätte 331/3 % betragen können. Die Abschreibungsproblematik wird detaillierter in einem besonderen Abschnitt behandelt. Korrigieren und vervollständigen Sie jetzt das Journal: Journal Kontierung

Beträge

Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

1

BGA

Verbindlichk.

17.500,00

2

Handelswaren

Verbindlichk.

5.000,00

5.000,00

3

Verbindlichk.

Bank

17.500,00

17.500,00

4

Forderungen

Umsatzerlöse

15.000,00

15.000,00

5

Aufw. HW

Handelswaren

5.000,00

5.000,00

6

Verbindlichk.

Bank

5.000,00

5.000,00

7

Bank

Forderungen

15.000,00

15.000,00

8

Abschreib.

BGA

5.250,00

5.250,00

17.500,00

Nun können die Buchungen im Hauptbuch (auf den Konten) erfolgen. BGA

Soll 1. Verb.

Soll 2. Verb.

Soll 4. Umsatzerlöse

17.500,00

8. Abschreib.

Handelswaren 5.000,00

5. Aufw. HW

Forderungen 15.000,00

7. Bank

Haben 17.500,00

Haben 5.000,00

Haben 15.000,00

63

A

Elementarwissen

Bank

Soll

Haben

AB

50.000,00

3. Verb.

17.500,00

7. Ford.

15.000,00

6. Verb.

5.000,00

Soll

Soll

Soll

Eigenkapital AB

35.000,00

Darlehen

Haben

AB

15.000,00

Verbindlichkeiten

3. Bank

17.500,00

6. Bank

5.000,00


Soll 8. BGA

Soll

Haben


Aufwendungen Handelswaren

Haben 17.500,00 5.000,00

Haben

5.000,00

Abschreibungen

Haben

5.250,00

Umsatzerlöse 4. Ford.

Haben 15.000,00

Sie haben einen wichtigen Etappensieg errungen. Sie kennen jetzt alle Arten von Konten, die in der Praxis vorkommen.

64


A

Es sind vier Arten: ● ● ● ●

Aktivkonten, Passivkonten, Aufwands- und Ertragskonten.

Sie wissen auch, zu welcher Art von Konten diejenigen gehören, mit denen Sie bis jetzt in den Beispielen gearbeitet haben. Prägen Sie sich bitte die nachstehend aufgeführte Kontensystematik gut ein. Kontensystematik (mit Beispielkonten) Bestandskonten

Erfolgskonten

Aktivkonten

Passivkonten

Aufwandskonten

Ertragskonten

Bank BGA

Eigenkapital

Abschreibungen

Umsatzerlöse

Auch eine weitere Buchungsregel haben Sie in unserem Beispiel angewendet: Leitsatz: Aufwendungen werden im Soll der Aufwandskonten gebucht. Erlöse werden im Haben der Ertragskonten gebucht.

Diese Buchungsregel ergibt sich daraus, dass die Aufwands- und Ertragskonten ihrem Wesen nach Unterkonten des Eigenkapitalkontos sind. Sie sind ihm vorgeschaltet, um die Übersichtlichkeit zu bewahren. Wenn beispielsweise die Information benötigt wird, wie viel Gehalt im Monat März an die Mitarbeiter gezahlt wurde, kann im Gehaltskonto nachgesehen werden. Bei einer Buchung direkt im Eigenkapitalkonto würde bei vielen Aufwandsbuchungen und Aufwandsarten langes und umständliches Suchen notwendig sein. Das wird durch die Einrichtung unterschiedlicher Aufwandskonten vermieden.

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A

Elementarwissen

Aufgabe 2 Ausgangsdaten: 1. Zieleinkauf von Rohstoffen auf Lager. 2. Die Rechnung für den Zieleinkauf der Rohstoffe wird bezahlt. 3. Rohstoffe (aus dem Lager) werden in der Produktion verbraucht. 4. Kunde erhält Ausgangsrechnung für gelieferte Erzeugnisse. 5. Kunde bezahlt die Ausgangsrechnung lt. 4 ohne Skonto-Abzug. 6. Bareinkauf von Büromaterial. 7. Finanzamt überweist Vorsteuer zurück. 8. Miete wird an Vermieter durch Bank überwiesen. 9. Bank bucht Zinsen für Darlehen vom Konto ab. 10. Ihre Firma überweist Umsatzsteuer-Zahllast an das Finanzamt. 11. Für ein von Ihnen gewährtes Darlehen werden Zinsen überwiesen. 12. Ihre Firma überweist von Arbeitnehmern einbehaltene Lohnsteuer an das Finanzamt. 13. Kosten für ein Inserat werden bar bezahlt. 14. Rollgeld wird bar an den Spediteur bezahlt. 15. Ihre Firma gewährt einem Angestellten einen Vorschuss. 16. Sie verkaufen Waren: Sofort werden mit Überweisung bezahlt: 90.000 €; im nächsten Jahr werden bar bezahlt: 20.000 €; Aufwendungen: 80.000 €. Ihre Aufgaben: a) Stellen Sie fest, welche Vorfälle sich auf das Geschäftsergebnis (Gewinn/Verlust) auswirken. b) Um welche Art der Bilanzveränderung handelt es sich bei den übrigen Vorfällen: Aktivtausch, Passivtausch, Aktiv-PassivMehrung, Aktiv-Passiv-Minderung? c) Wie hoch ist der Gewinn aus dem Geschäftsvorfall 16? (Die Lösung finden Sie auf Seite 191.)

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A

Aufgabe 3 Ausgangsdaten: Die 16 Geschäftsfälle der Übungsaufgabe 2: 1. Zieleinkauf von Rohstoffen auf Lager. 2. Die Rechnung für den Zieleinkauf der Rohstoffe wird bezahlt. 3. Rohstoffe (aus dem Lager) werden in der Produktion verbraucht. 4. Kunde erhält Ausgangsrechnung für gelieferte Erzeugnisse. 5. Kunde bezahlt die Ausgangsrechnung lt. 4 ohne Skonto-Abzug. 6. Bareinkauf von Büromaterial. 7. Finanzamt überweist Vorsteuer zurück. 8. Miete wird an Vermieter durch Bank überwiesen. 9. Bank bucht Zinsen für Darlehen vom Konto ab. 10. Ihre Firma überweist Umsatzsteuer-Zahllast an das Finanzamt. 11. Für ein von Ihnen gewährtes Darlehen werden Zinsen überwiesen. 12. Ihre Firma überweist von Arbeitnehmern einbehaltene Lohnsteuer an das Finanzamt. 13. Kosten für ein Inserat wurden bar bezahlt. 14. Rollgeld wird bar an den Spediteur bezahlt. 15. Ihre Firma gewährt einem Angestellten einen Vorschuss. 16. Sie verkaufen Waren: Sofort werden bezahlt 90.000 € (mit Überweisung); im nächsten Jahr werden bar bezahlt 20.000 €; Aufwendungen 80.000 €. Ihre Aufgabe: Bilden Sie die Buchungssätze. (Die Lösung finden Sie auf Seite 192.)

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A

Elementarwissen

Es wäre nahe liegend, die Erfolgskonten (Aufwands- und Ertragskonten) mit dem Eigenkapitalkonto abzuschließen. Aber auch das bringt noch nicht die angestrebte und notwendige Übersichtlichkeit. Es wird noch ein weiteres sehr wichtiges Konto zwischengeschaltet, das Gewinn- und Verlustkonto (gebräuchliche Abkürzungen GuV oder G+V). Die neu entstandenen Schritte erscheinen zunächst kompliziert, hält man sich aber an eine bestimmte schematische Arbeitsweise, wird alles ganz einfach. Die nachstehend zusammengefasste Vorgehensweise beim Jahresabschluss gehört zum Grundwissen des Buchhalters. Die einzelnen Schritte sind in allen Fällen gleich, wie umfangreich und kompliziert die Geschäftsfälle eines Unternehmens auch sein mögen. Checkliste: Schritte beim Jahresabschluss Zunächst sind die Erfolgskonten über das Gewinn und Verlustkonto abzuschlie ßen. Für die Aufwandskonten lautet der Buchungssatz „Gewinn und Verlustkon to an Aufwandskonto”. Der Buchungssatz für den Abschluss von Erlöskonten lau tet „Erlöskonto an Gewinn und Verlustkonto”. Das Gewinn und Verlustkonto ist über das Eigenkapitalkonto abzuschließen. Wenn der Ertrag größer war als der Aufwand (Gewinn), lautet der Buchungssatz „Gewinn und Verlustkonto an Eigenkapital”. Danach sind alle Bestandskonten (Aktiv und Passivkonten) mit dem Schluss bilanzkonto abzuschließen.

Die sich aus den genannten Schritten ergebenden Buchungen sind „Abschlussbuchungen”. Die Vorgehensweise beim Jahresabschluss ergibt sich aus den folgenden Tatsachen: ●

●

68

Die Erfolgskonten sind deshalb zuerst abzuschließen, weil zu ermitteln ist, wie sich das Eigenkapital durch Gewinn oder möglicherweise Verlust verändert. Das Eigenkapitalkonto gehört zu den Bestandskonten. Der Saldo muss bekannt sein, bevor das Schlussbilanzkonto durch den Abschluss der Bestandskonten entstehen kann.


A

Indem Sie konsequent nach den dargestellten Schritten weiterbuchen, wird sich Ihr Verständnis für die spezifischen Funktionen des Gewinn- und Verlustkontos, des Eigenkapitalkontos und des Schlussbilanzkontos vertiefen. Das Journal wird vervollständigt: Journal Kontierung

Beträge

Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

1

BGA

Verbindlichk.

2

Handelswaren

Verbindlichk.

5.000,00

5.000,00

3

Verbindlichk.

Bank

17.500,00

17.500,00

4

Forderungen

Umsatzerlöse

15.000,00

15.000,00

5

Aufw. HW

Handelswaren

5.000,00

5.000,00

6

Verbindlichk.

Bank

5.000,00

5.000,00

7

Bank

Forderungen

15.000,00

15.000,00

8

Abschreib.

BGA

5.250,00

5.250,00

9

GuV

Abschreib.

5.250,00

5.250,00

10

GuV

Aufw.Handelsw.

11

Umsatzerlöse

GuV

17.500,00


5.000,00

5.000,00

15.000,00

15.000,00

Buchen Sie jetzt auf Grund des Journals in den Konten. Das Gewinn- und Verlustkonto entsteht. GuV Konto

Soll 9. Abschreib.

5.250,00

10. Aufw. Handw.

5.000,00

Haben

11. Umsatzerlöse

15.000,00

Das GuV-Konto wird nun mit dem Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Erst erfolgt die Eintragung im Journal. 12

GuV

Eigenkapital

4.750,00

4.750,00

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A

Elementarwissen

Das ist der von Felix Schlau erzielte Gewinn. Übernehmen Sie auch diese Journaleintragung in Ihre Konten. Schließen Sie jetzt Ihre Konten, in denen noch ein Soll- oder Habensaldo vorhanden ist, mit dem Schlussbilanzkonto ab. Auch in diesem Fall setzen Sie zuerst das Journal fort, bevor Sie in den Konten buchen. 13

SBK

BGA

12.250,00

12.250,00

14

SBK

Bank

42.500,00

42.500,00

15

EK

SBK

39.750,00

39.750,00

16

Darlehen

SBK

15 000,00

15 000,00

Nachdem Sie alles gebucht haben, ist jetzt das Schlussbilanzkonto des Unternehmens Schlau entstanden: SBK

Soll 13. BGA

12.250,00

15. EK

14. Bank

42.500,00

16. Darlehen

54.750,00

Haben 39.750,00 15.000,00 54.750,00

Der Inhalt dieses Schlussbilanzkontos ist durch die Abschreibungen auf die BGA gegenüber dem SBK, das Sie früher errechnet hatten, verändert. Ebenfalls das EK. Durch die Abschreibung hat es sich um 5.250,00 € verringert. Für die Arbeit mit den Konten erinnern Sie sich bitte noch einmal an einen bereits behandelten Leitsatz.

Beachten Sie: Das erste Konto, das formell abgeschlossen wird, ist immer und grundsätzlich das Schlussbilanzkonto. Dann erst folgen alle anderen Konten.

70


A

Vergessen Sie aber nicht, dass gerade bei den Buchungen, die zwischen den Geschäftsfällen (bei Firma Schlau bis Buchung 7), den vorbereitenden und den reinen Abschlussbuchungen (8 bis 16) liegen, gründliche Vorarbeiten erforderlich sind (z. B. Ermittlung der Abschreibungen). Es ging eine Inventur und die Inventaraufstellung per 31. 12. voraus. Der aus dem Bankkonto der eigenen Buchführung ersichtliche Bestand wurde mit dem Bankauszug verglichen. Bei der Computereinrichtung wurde vor dem Abschluss über das SBK noch einmal geprüft, ob sie tatsächlich einen Zeitwert von 12.250,00 € besitzt. Sie sollten jetzt im Handelsgesetzbuch § 242 nachlesen. Er bezieht sich auf den Jahresabschluss. (1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Auf die Eröffnungsbilanz sind die für den Jahresabschluss geltenden Vorschriften entsprechend anzuwenden, soweit sie sich auf die Bilanz beziehen. (2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres (Gewinnund Verlustrechnung) aufzustellen. (3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss. Wir wissen jetzt, wie die Forderungen des § 242 HGB praktisch zu erfüllen sind. Noch eine weitere gesetzliche Bestimmung ist jetzt einfach zu verstehen. Es ist der „Gewinnbegriff“ aus dem § 4 Einkommensteuergesetz. Dabei müssen Sie wissen, dass anstelle des handelsrechtlichen Begriffs des Eigenkapitals im Steuerrecht vom „Betriebsvermögen“ gesprochen wird.

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A

Elementarwissen

Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen. Wenn Sie den Wortlaut des angeführten Gewinnbegriffs mit der Bewegung des Eigenkapitalkontos der Firma Schlau vergleichen, werden Sie sehen, dass die Rechnung stimmt: 39.750,00 € Betriebsvermögen am Schluss minus 35.000,00 € am Anfang (Ende des vergangenen Jahres) ergibt einen Gewinn von 4.750,00 €. Das wurde auch mit dem Gewinn- und Verlustkonto ermittelt. Mit den steuerrechtlich so bedeutsamen Einlagen und Entnahmen werden wir uns später beschäftigen, wenn Sie die Funktion des Privatkontos kennen gelernt haben. Zusammenfassend gilt: ● ●

Der steuerrechtliche Gewinnbegriff ist abgeleitet aus dem Betriebsvermögensvergleich, der handelsrechtliche Gewinnbegriff ist abgeleitet aus der Rechnung: Ergebnis minus Aufwand.

Beide Wege führen zum gleichen Ergebnis. Das Gewinn- und Verlustkonto der Buchführung spiegelt den Rechenweg wider: Ergebnis minus Aufwand. Rechts, im Haben, stehen alle Ergebnisse und, links im Soll, alle Aufwendungen. Der Saldo ist der Gewinn. Aus dem Gewinn- und Verlustkonto müssen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung ableiten. Der lexware buchhalter kann Ihnen diese Arbeit abnehmen. Wenn Sie alle Buchungssätze richtig eingegeben haben, stellt Ihnen der Computer in Sekundenschnelle die handelsrechtlich einwandfreie Gewinn- und Verlustrechnung zur Verfügung. Sie ergibt sich aus § 275 HGB. Am gebräuchlichsten ist die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren. Danach sind auszuweisen:

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A

Gliederung der Gewinn und Verlustrechnung 1. Umsatzerlöse 2. Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen 3. andere aktivierte Eigenleistungen 4. sonstige betriebliche Erträge 5. Materialaufwand Aufwendungen für Roh, Hilfs und Betriebsstoffe und für bezogene Waren Aufwendungen für bezogene Leistungen 6. Personalaufwand Löhne und Gehälter soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung davon für Altersversorgung 7. Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögen und Sachanlagen sowie auf aktivierte Aufwendungen für die Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebs auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens, soweit diese die in der Kapital gesellschaft üblichen Abschreibungen überschreiten 8. sonstige betriebliche Aufwendungen 9. Erträge aus Beteiligungen davon aus verbundenen Unternehmen 10. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens davon aus verbundenen Unternehmen 11. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge davon aus verbundenen Unternehmen 12. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens 13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen davon an verbundene Unternehmen 14. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 15. außerordentliche Erträge 16. außerordentliche Aufwendungen 17. außerordentliches Ergebnis 18. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag 19. sonstige Steuern 20. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

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A

Elementarwissen

Sie haben nun ein hervorragendes Fundament für das Verständnis der Gesamtheit der Buchführung gelegt. Vermittelt wurden alle grundsätzlichen Buchführungsregeln. Alles, was jetzt in Theorie und Praxis zusätzlich auftritt, bedeutet nur eine Nutzanwendung auf weitere Geschäftsvorgänge. Entscheidend für alle weiteren Spezialfälle ist immer wieder die Funktion der Konten als Aktiv- und Passivkonten oder als Aufwands- und Ertragskonten.

10 Die Umsatzsteuer beim Einkauf und beim Verkauf Wenn Sie zu den bereits praxiserfahrenen Lesern gehören, werden Sie bei bestimmten Buchungen der Firma Schlau etwas vermisst haben: Die Umsatzsteuer wurde nicht berechnet. Das betrifft den Kauf der Computereinrichtung, der Handelswaren und die Ausgangsrechnung. Das hatte einen Grund. Es sollte die Systemlogik der Buchhaltung vermittelt werden, ohne Sie dabei mit Vorgängen zu belasten, die für das Grundverständnis nicht nötig sind. Inzwischen sind die Grundlagen klar, und wir werden, um das Elementarwissen abzuschließen, die Umsatzsteuer in unsere Betrachtungen einbeziehen. Es gehört zum Grundwissen der Buchführung, die mit der Umsatzsteuer verbundenen Geschäftsvorgänge zu beherrschen. Da das Gebiet der Umsatzsteuer äußerst komplex ist und die detaillierte Darstellung der gesamten Umsatzsteuerproblematik mit allen Besonderheiten des Außenhandels, des Kleinunternehmers, der vereinbarten und vereinnahmten Entgelte usw. den Rahmen des vorliegenden Buches sprengen würde, beschränken wir uns auf das, was für die kaufmännische Berufsabschlussprüfung nötig ist. Dabei geht es vor allem darum, die Grundprinzipien des Umsatzsteuersystems kennen zu lernen. Mit deren Kenntnis wird uns die Einbindung der Umsatzsteuer in die Buchführung wesentlich erleichtert.

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Die Umsatzsteuer beim Einkauf und beim Verkauf

A

Folgende Grundprinzipien des Umsatzsteuersystems sollten Sie kennen: ●

●

●

Die Berechnung und Buchung der Umsatzsteuer ist eine dem Unternehmer von außen her durch Gesetz auferlegte Pflicht. Der Unternehmer wurde zum Steuereintreiber für die staatlichen Finanzbehörden gemacht. Die Umsatzsteuer kann und darf die Gewinn- und Verlustrechnung der Unternehmen nicht berühren. Alle damit verbundenen Zahlungsein- und -ausgänge werden mit dem Finanzamt verrechnet. Das Umsatzsteuersystem geht von dem Grundsatz aus, dass letztlich nur der Endkonsument (der private Haushalt) die Umsatzsteuer zu tragen hat. Der Unternehmensbereich trägt keine Umsatzsteuer – er berechnet sie und führt sie an das Finanzamt ab.

Sie sollten nach dem Lesen und Durcharbeiten des Kapitels noch einmal zu diesen Grundprinzipien zurückkehren. Nachdem Sie mit ihnen praktisch gearbeitet haben, werden Sie diese Grundsätze aus einem erweiterten Blickwinkel verstehen. Die genannten Grundsätze haben zu einer Reihe von gesetzlichen Festlegungen geführt, von denen die wichtigsten nachfolgend aufgeführt werden: Der Umsatzsteuer unterliegen die Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt (§ 1 UStG). Akribisch genau ist im Umsatzsteuergesetz festgelegt, welche Angaben Ausgangsrechnungen mindestens enthalten müssen. Gerade Unternehmenseinsteiger machen hier häufig Fehler. Es werden z. B. Eingangsrechnungen gebucht, welche die vorgeschriebenen Angaben nicht enthalten. Bei Prüfungen durch das Finanzamt werden diese Rechnungen nicht anerkannt. Das führt zu Nachteilen für den Steuerpflichtigen. Wichtig: „Augen auf beim Rechnungslauf!“ Das soll bedeuten: Jede Rechnung muss die fachlich zuständigen Abteilungen (Einkauf, Technik, Finanzen) zur sachlichen und rechnerischen Prüfung

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A

Elementarwissen

durchlaufen. Besonders wichtig ist dabei, dass die Rechnung alle Erfordernisse erfüllt, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Führt ein Unternehmer steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen für einen anderen Unternehmer aus, so ist er verpflichtet, Rechnungen auszustellen, in denen die Steuer gesondert ausgewiesen ist (§ 14 UStG). Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, 3. das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), 5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist, 7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist und 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Eine Sonderregelung beinhaltet § 33 UStDVO. Es geht um „Rechnungen über Kleinbeträge“. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 100 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:

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A

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, 2. das Ausstellungsdatum, 3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und 4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Ein Prinzip der Steuergesetzgebung, dem wir sehr oft begegnen, soll anhand der Regelung zur Kleinbetragsrechnung verdeutlicht werden. Es besteht darin, dass zunächst eine grundsätzliche Regel aufgestellt wird (in diesem Fall: offener Ausweis der Umsatzsteuer in Rechnungen), dass zugleich aber für Bagatellfälle Sonderregelungen getroffen werden, um den Kaufmann von Arbeitsaufwand zu entlasten, der bei buchstabengetreuer Verwirklichung des Grundprinzips zu leisten wäre, jedoch wegen des geringen Nutzens nicht gerechtfertigt werden könnte. Die Vereinfachung ist in der Praxis handhabbar, denn wenn bei den Kleinbetragsrechnungen die Rechnungssumme einschließlich der Umsatzsteuer und gleichzeitig der Steuersatz bekannt sind, fällt es leicht, die drei Posten Warenwert, Steuerbetrag und Rechnungsbetrag auszurechnen. Beispiel: Der Rechnungsbetrag sei 119 €, der Steuersatz ist 19 %. 119 € = 119 %. Also 1 % = 1 € × 100 = 100 % = 100 €. Dann ist der Warenwert 100 €.

Zurück zu den eingangs formulierten Grundprinzipien. Lesen Sie zu dem ersten Grundsatz § 18 UStG: Der Unternehmer hat bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat.

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Elementarwissen

Beginnend mit dem Jahr 2005 musste sich der Unternehmer darauf einstellen, den amtlich vorgeschriebenem Vordruck zur Voranmeldung der Umsatzsteuerschuld auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung zu übermitteln. Das später noch vorzustellende Programm lexware buchhalter ist bereits darauf eingerichtet. Im Normalfall entsteht die Steuerschuld gegenüber dem Finanzamt, wenn der Unternehmer seinen Kunden Umsatzsteuer berechnet hat und der Voranmeldungszeitraum abgelaufen ist (§ 13 UStG). Der Zeitraum ist zur Zeit wie folgt bestimmt: „Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 6.136 €, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 512 €, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien.“ Möglicherweise werden die genannten Begrenzungen (6.136 Euro und 512 Euro) noch geändert, nachdem der Umsatzsteuersatz auf 19 Prozent angehoben wurde. Die gesetzlichen Regelungen verlangen, dass jeder Unternehmer seinen Kunden Umsatzsteuer zu berechnen und diese an das Finanzamt abzuführen hat. Hätte es der Gesetzgeber dabei belassen, würde die Umsatzsteuer bei jedem Kauf zur Kostenerhöhung führen. Genau das aber sollte nicht eintreten. Deshalb erhält der Unternehmer die von Vorlieferanten berechnete Umsatzsteuer zurück. Genannt wird das Vorsteuer. Diese Rückrechnung der Vorsteuer ist das eigentlich Entscheidende der geltenden Umsatzsteuerregelungen. Letztlich führt der Unternehmer nur die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab, die auf seinen betrieblichen Mehrwert (Verkäufe minus Einkäufe) entfällt. Steuerrechtlich bezeichnet man die Umsatzsteuer als eine Allphasen-Umsatzsteuer, weil sie auf allen Wirtschaftsstufen (Hersteller, Großhändler, Einzelhändler) erhoben wird. Genau genommen ist sie eine Allphasen-Netto-Umsatzsteuer, weil sie vom Nettoumsatz

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(ohne Umsatzsteuer) berechnet wird. Die Umsatzsteuer bleibt bei der Nettopreiskalkulation außer Ansatz. Die Umsatzsteuer ist für das Unternehmen aufwandsneutral. Das bedeutet, sie ist ein „durchlaufender Posten“. Weder Umsatzsteuer noch Vorsteuer dürfen in der Gewinn- und Verlustrechnung auftauchen. Das Recht zum Abzug der Vorsteuerbeträge von der Umsatzsteuerschuld gewährt § 15 UStG: Der Steuerschuldner kann von der Steuer, die er seinen Kunden berechnet hat und die er dem Finanzamt schuldet, Vorsteuerbeträge abziehen. In der Regel ist das die Umsatzsteuer, die er an seine Lieferanten gezahlt hat. Die Höhe der Vorsteuerbeträge muss der Unternehmer durch Rechnungen belegen, die ihm seine Lieferanten ausstellen. Zusammengefasst ergibt sich folgende Situation: ●

●

Mit jeder Ausgangsrechnung ist dem Abnehmer auch Umsatzsteuer zu berechnen, die dem Finanzamt gehört. Es entsteht eine Forderung gegenüber dem Kunden und eine Schuld gegenüber dem Finanzamt. In dem Gesamt(Brutto-)betrag einer Eingangsrechnung ist Umsatzsteuer enthalten. Sie ist dem Lieferanten zu bezahlen. Zugleich entsteht eine Forderung des Unternehmens gegenüber dem Finanzamt (genannt Vorsteuer).

Diese rechtlichen Beziehungen zwischen Unternehmen und Finanzamt würden bedeuten, dass in der Regel monatlich einmal eine Überweisung der Umsatzsteuerschuld an das Finanzamt erfolgen müsste und dass durch das Finanzamt der Vorsteuerbetrag zurücküberwiesen wird. Das wäre umständlich. Deshalb muss das Unternehmen beide Beträge miteinander verrechnen und überweist nur den Überschuss der Umsatzsteuer über die Vorsteuer an das Finanzamt. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, erfolgt eine Rückzahlung durch das Finanzamt. Im Umsatzsteuergesetz hat das gemäß § 16 (2) UStG zu folgender Festlegung geführt:

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Elementarwissen

Von der Umsatzsteuer, die ein Unternehmer seinen Kunden berechnet hat, können die in den Besteuerungszeitraum fallenden Vorsteuerbeträge abgezogen werden. Nur die Differenz muss an das Finanzamt gezahlt werden. Der Betrag, der sich aus der Berechnung „Umsatzsteuer minus Vorsteuer“ ergibt, hat in der Praxis die Bezeichnung „Zahllast“ erhalten. Da sich diese Schuld gegenüber dem Finanzamt aus Ausgangsrechnungen ergibt, die von den Kunden zu bezahlen sind, ist das Finanzamt sehr streng, wenn es um die pünktliche Überweisung geht. Jeder Verzug führt zu einem Säumniszuschlag von 1 % pro Monat (12 % Jahreszinssatz). Wie wirkt sich die Umsatzsteuer auf die Geschäftsfälle der Firma Schlau aus? Für den Kauf der Computeranlage muss eine Eingangsrechnung mit folgenden Beträgen vorliegen: Computeranlage Umsatzsteuer 19 %

17.500,00 3.325,00

Rechnungsbetrag

20.825,00

Die vom Lieferanten ausgestellte Eingangsrechnung über den Kauf der Handelswaren enthält folgende Beträge: Handelswaren Umsatzsteuer 19 %

5.000,00 950,00

Rechnungsbetrag

5.950,00

Firma Schlau muss eine Ausgangsrechnung mit folgenden Beträgen ausstellen: Gelieferte Waren, erbrachte Leistung Umsatzsteuer 19 %

15.000,00 2.850,00

Rechnungsbetrag

17.850,00

Die Umsatzsteuer war – aus Vereinfachungsgründen – in den bisher aufgestellten Buchungssätzen und im Journal nicht enthalten. Bitte ergänzen Sie deshalb jetzt das Journal. Auch in diesem Fall sollten Sie versuchen, selbst zur Lösung zu gelangen. Zum Vergleich wird Ihnen diese nachfolgend angeboten:

80


A

Journal Kontierung

Beträge

Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

1

BGA

Verbindlichk.

17.500,00

20.825,00

Vorsteuer 2

Handelswaren

3.325,00 Verbindlichk.

Vorsteuer

5.000,00

5.950,00

950,00

3

Verbindlichk.

Bank

20.825,00

20.825,00

4

Forderungen

Umsatzerlöse

17.850,00

15.000,00

Umsatzsteuer

2.850,00

5

Aufw. Handw.

Handelswaren

5.000,00

6

Verbindlichk.

Bank

5.950,00

5.950,00

7

Bank

Forderungen

17.850,00

17.850,00

5.000,00

Merken Sie sich die folgenden zwei Standardbuchungssätze, die sich auf etwa 40 Prozent aller Geschäftsfälle anwenden lassen: Leitsatz: 1. Für Eingangsrechnungen: Handelswaren (oder anderes Wareneinkaufskonto) und Vorsteuer an Verbindlichkeiten; 2. Für Ausgangsrechnungen: Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuern.

Noch einmal zur Verdeutlichung: Eingangsrechnung: Das Handelswarenkonto ist ein aktives Bestandskonto. Zugänge werden im Soll gebucht. Auch das Vorsteuerkonto ist ein aktives Bestandskonto. Es weist mit der Sollbuchung eine Forderung gegenüber dem Finanzamt aus. Als Verbindlichkeit (passives Bestandskonto) ist die Bruttosumme zu buchen, die dem Lieferanten laut Rechnung tatsächlich zu bezahlen ist. Ausgangsrechnung: Der Kunde muss den Bruttobetrag zahlen. Das Forderungskonto ist aktives Bestandskonto, das bedeutet Zugang im Soll. Das Konto Umsatzerlöse ist ein Ertragskonto. Das kann nur den

81

A

Elementarwissen

Warenwert (netto ohne USt) aufnehmen. Zugänge werden im Haben gebucht. Die vom Kunden zu zahlende Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt, ist also als Schuld (passives Bestandskonto) auszuweisen. Zu den bisherigen Konten sind Vorsteuer und Umsatzsteuer hinzugekommen. Die Beträge in Forderungen, Verbindlichkeiten und Bank haben sich geändert. Verändern Sie diese Konten bitte selbst. Auf dem Bankkonto muss jetzt ein Sollsaldo von nur noch 41.300 € verzeichnet sein. Die beiden neuen Konten haben folgendes Aussehen: Soll

Vorsteuer

1. Verb.

3.325,00

2. Verb.

950,00

Soll

Umsatzsteuer 4. Ford.

Haben

Haben 2.850,00

Die Konten weisen aus, dass die Firma Schlau 4.275 € vom Finanzamt zu erhalten hat und 2.850 € schuldet. Das ist oft bei Neugründungen so, weil die Einkäufe höher sind als die Verkäufe. Es ergibt sich keine Zahllast, sondern ein Vorsteuerüberhang in Höhe von 1.425 €, der vom Finanzamt zurückerstattet wird.

Aufgabe 4 Ausgangsdaten (Hinweis: Die Rechnungsbeträge enthalten 19 % Umsatzsteuer): Für den Kauf einer Maschine liegt eine Eingangsrechnung vor: Rechnungsbetrag 37.917,63 €. Eine vom Lieferanten ausgestellte Eingangsrechnung über den Kauf der Handelswaren: Rechnungsbetrag 13.841,04 €. Es wurden Waren verkauft: die Ausgangsrechnung lautet über: Rechnungsbetrag 75.643,76 €.

82


A

Ihre Aufgaben: a) Teilen Sie die Rechnungen auf in Nettobetrag, Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag. b) Bilden Sie die Buchungssätze in Form eines Journals. c) Buchen Sie in T-Konten. d) Ermitteln Sie die Umsatzsteuer. e) Ermitteln Sie die Vorsteuer. f) Ermitteln Sie die Zahllast (Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt). (Die Lösung finden Sie auf Seite 193.) Kehren wir nun zur Übungsfirma Schlau zurück. Sie gibt in der Umsatzsteuervoranmeldung (amtliches Formular) folgende Zahlen an: Bemessungsgrundlage zum Steuersatz 19 v. H.

15.000,00

Steuer

2.850,00

Vorsteuerbeträge aus Rechnungen von anderen Unternehmen Verbleibender Überschuss

4.275,00 ./. 1.425,00

Diese gegenseitige Verrechnung zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer wird gebucht: 8

Umsatzsteuer

Vorsteuer

2.850,00

2.850,00

Den folgenden Leitsatz sollten Sie sich einprägen: Leitsatz: Die Verrechnungsbuchung lautet immer „Umsatzsteuer an Vorsteu er”. Bei der Feststellung des Betrages sind die Salden der beiden Kon ten zu ermitteln. Der kleinere Betrag wird in den Buchungssatz einge setzt.

Nach der Verrechnungsbuchung ergibt sich automatisch entweder auf dem Umsatzsteuerkonto der an das Finanzamt zu überweisende Betrag oder auf dem Vorsteuerkonto der Betrag, der vom Finanz-

83

A

Elementarwissen

amt einzufordern ist. Im Fall der Firma Schlau ergibt sich auf dem Vorsteuerkonto der Saldo von 1.425 €. Nach der Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung wird das Finanzamt wenige Tage später den Betrag von 1.425 € auf das Bankkonto der Firma Schlau überweisen. Der nachfolgende Buchungssatz ergibt sich daraus: 9

Bank

Vorsteuer

1.425,00

1.425,00

Das Bankkonto ist jetzt wieder auf den Bestand von 42.500 € gelangt. An der Schlussbilanz und an der Gewinn- und Verlustrechnung, die Sie bereits erstellt haben, hat sich nichts geändert. Die Umsatzsteuer, die sich aus Ein- und Ausgangsrechnungen ergibt, ist tatsächlich erfolgsneutral und für das Unternehmen ein durchlaufender Posten. Eine Frage, die häufig bei Prüfungen gestellt wird, soll am Ende dieses Kapitels behandelt werden. Ein besonderes Problem taucht beim Jahresabschluss auf. Es entsteht deshalb, weil die Zahlung an das Finanzamt aus Umsatzsteuern am Zehnten des folgenden Monats (in Ausnahmefällen am Zehnten des folgenden Quartals) fällig ist. Per 31. 12. besteht in der Regel aus der Umsatzsteuerverrechnung entweder eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt oder eine Forderung (wenn die gezahlten Vorsteuern höher sind als die den Kunden berechnete Umsatzsteuer). Es gilt folgende Regel für die Bilanzierung der Beziehungen mit dem Finanzamt aus der Umsatzsteuer am Jahresende: Per 31. 12. entfällt die Buchung „Umsatzsteuer an Bank“. Dafür ist entweder der Saldo des Umsatzsteuer- oder des Vorsteuerkontos in das Schlussbilanzkonto zu übernehmen. In der Sprache der Buchführung wird das so ausgedrückt: ● ●

84

Die Umsatzsteuerschuld ist zu passivieren (sie erscheint in der Passivseite der Bilanz). Ein eventueller Vorsteuerüberhang ist zu aktivieren (er erscheint in der Aktivseite der Bilanz).

Ein Zwischenergebnis

A

11 Ein Zwischenergebnis Sie wissen nun, wie ein kurzer Geschäftsgang von den Anfangsbeständen bis zum Schlussbilanzkonto auf T-Konten gebucht wird. Eingeschlossen ist die Gewinn- und Verlustrechnung, die Buchung der anfallenden Umsatzsteuern und Vorsteuern sowie die Verrechnung mit dem Finanzamt. Damit verfügen Sie über das Elementarwissen der Buchführung. Bevor wir zum nächsten Teil des Buches weitergehen, soll Ihnen das folgende Beispiel noch einmal Gelegenheit geben, Ihren Wissensstand zu überprüfen. Vorgetragen werden folgende Anfangsbestände: 50.000 Soll 35.000 Haben 15.000 Haben

Bank Eigenkapital Darlehen

Journal Kontierung

Beträge

Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

1

Verbindlichk.

3

BGA Vorsteuer Handelswaren Vorsteuer Verbindlichk.

4

Forderungen

5

Aufw. HW

Umsatzerlöse Umsatzsteuer Handelswaren

6

Verbindlichk.

Bank

7

Bank

Forderungen

8

Umsatzsteuer

Vorsteuer

2.850,00

2.850,00

9

Bank

Vorsteuer

1.425,00

1.425,00

10

Abschreib.

BGA

5.250,00

5.250,00

11

GuV

Abschreib.

5.250,00

5.250,00

12

GuV

Aufw. HW

5.000,00

5.000,00

13

Umsatzerlöse

GuV

15.000,00

15.000,00

2

Verbindlichk. Bank

Sollbetrag

Habenbetrag

17.500,00 3.325,00 5.000,00 950,00 20.825,00

20.825,00

17.850,00

5.950,00 20.825,00

5.000,00

15.000,00 2.850,00 5.000,00

5.950,00

5.950,00

17.850,00

17.850,00

85

A

Elementarwissen

Journal 14

GuV

Eigenkapital

15

SBK

BGA

4.750,00

4.750,00

12.250,00

12.250,00

16

SBK

Bank

42.500,00

42.500,00

17

Eigenkapital

SBK

39.750,00

39.750,00

18

Darlehen

SBK

15.000,00

15.000,00

Versuchen Sie bitte, den Geschäftsgang auf dem Papier nachzuvollziehen und zu buchen. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Ausführungen. Sollten sich Unsicherheiten ergeben, lesen Sie bitte im entsprechenden Kapitel nochmals nach. ● ● ●

● ● ● ● ● ● ● ● ●

86

Prüfen Sie, ob Sie die Buchungssätze 1 bis 7 verstehen! Übernehmen Sie die Buchungen aus dem Journal in die Konten! Erinnern Sie sich an die „eiserne Buchungsregel“ und wenden Sie diese an: Die Journalzeile gebietet. Nehmen Sie sich das angegebene Sollkonto vor und schreiben Sie in die Sollseite des Kontos die laufende Nummer ein, dann das Gegenkonto und den Betrag. Dann nehmen Sie sich das Habenkonto vor. Sie vermerken die laufende Nummer, das Gegenkonto und den Betrag. Bei der Buchung erfolgt immer zuerst der Solleintrag, dann der Eintrag im Haben! Verstehen Sie Buchungssatz 8? Sind Ihnen die darin zum Ausdruck kommenden Beziehungen zum Finanzamt klar? Übernahme der Journalzeile 8 (ebenso 9 und 10) in die Konten! Können Sie die Buchungssätze 11 bis 13 aus dem Kontostand ableiten? Übernehmen Sie diese Buchungssätze in die Konten! Können Sie den Gewinn anhand des GuV-Kontos errechnen? Bilden Sie den notwendigen Buchungssatz (14)! Übernehmen Sie Buchungssatz 14 in die Konten! Leiten Sie die Buchungssätze 15 bis 18 des Journals aus den Konten ab! Übernehmen Sie diese Buchungssätze in die Konten! Nehmen Sie den formellen Kontenabschluss vor (mit Unterstreichungen und Nasen). Das erste Konto, das unterstrichen wird, ist das Schlussbilanzkonto.

Ein Zwischenergebnis

A

An dieser Stelle noch einmal ein wichtiger Hinweis: Beachten Sie: Befolgen Sie exakt und ganz schematisch die genannten Schritte. Alle Erfahrungen zeigen: Nur so ist weiterer Lernerfolg garantiert.

Wenn Sie die empfohlenen Schritte beachten, füllen sich Ihre Konten. Es entsteht beim Abschluss zunächst das Gewinn- und Verlustkonto und später das Schlussbilanzkonto. Alle Konten gleichen sich aus. BGA

Soll 1. Verb.

17.500,00

10. Abschreib. 15. SBK

Soll 2. Verb.

Soll 4. Umsatzerlöse/USt

Handelswaren 5.000,00

5. Aufw. HW

Forderungen 17.850,00

7. Bank

Bank

Soll

Haben 5.250,00 12.250,00

Haben 5.000,00

Haben 17.850,00

Haben

AB

50.000,00

3. Verb.

7. Ford.

17.850,00

6. Verb.

5.950,00

1.425,00

16. SBK

42.500,00

9. Vorsteuer

Soll

Vorsteuer

1. Verb.

3.325,00

2. Verb.

950,00

Soll 17. SBK

Haben

8. Umsatzsteuer

2.850,00

9. Bank

1.425,00


20.825,00

AB 14. GuV

Haben 35.000,00 4.750,00

87

A

Elementarwissen

Soll 18. SBK

Soll

Darlehen 15.000,00

Verbindlichkeiten

3. Bank

20.825,00

6. Bank

5.950,00


Soll 8. Vorsteuer

Soll 10. BGA

Soll

5.000,00

2.850,00

15.000,00

Haben 20.825,00 5.950,00

Haben 5.000,00

Haben

4. Ford.

2.850,00

Abschreibungen

Haben

5.250,00

11. GuV

GuV Konto 5.250,00 5.000,00

14. EK

4.750,00

13. Umsatzerlöse

Umsatzerlöse 15.000,00

14. Ford.

SBK

Soll

88

12. GuV

Umsatzsteuer

11. Abschreib.

13. GuV

1. BGA/VSt. 2. Handelswaren/VSt.

Aufwendungen Handelswaren

12. Aufw. HW

Soll

AB

Haben

5.250,00

Haben 15.000,00

Haben 15.000,00

Haben

15. BGA

12.250,00

17. EK

39.750,00

16. Bank

42.500,00

18. Darlehen

15.000,00

B

Buchführung in der Ge schäftspraxis

Aus den bisher erworbenen Grundlagen soll jetzt ein praktikables Fundament der Buchführung entstehen. Praktikabel in mehrfacher Hinsicht. Zum einen soll der Stoff so erweitert werden, dass Sie ohne weiteres die Buchführungsaufgaben in kaufmännischen Prüfungen bestehen können. Zum anderen sollen Sie in der Lage sein, mit den hier erworbenen Kenntnissen einen Betrieb sachkundig zu führen – wohl wissend, dass, ähnlich wie in der Fahrschule, bestimmte Fertigkeiten erst in der täglichen Praxis erworben werden können. Bevor man sich allerdings in der täglichen Praxis des Straßenverkehrs bewegen kann, muss man erst die Befähigung dazu erlangen, nämlich den Führerschein (um bei der Analogie zu bleiben). Die folgenden Kapitel sollen den Leser auf dem Gebiet der Buchführung genau darauf vorbereiten.

1

Die Nummerierung von Konten

Stellen Sie sich vor, der Ihnen schon bekannte Felix Schlau hat mit seinem Ingenieurbüro so gute Erfahrungen gemacht, dass er ein kleines, schon bestehendes Unternehmen kauft. Das geschieht am 1. Dezember. Er war von Anfang an fest entschlossen, die notwendigen Buchführungsarbeiten so weit irgend möglich im eigenen Haus zu erledigen. Er kaufte zur Probe ein Buchführungsprogramm. Im Monat Dezember hat er zunächst die mit Belegen dokumentierten laufenden Geschäftsfälle selbst gebucht. Seine kaufmännischen Kenntnisse und die mit dem Programm zur Verfügung gestellten Hilfen boten ihm die Basis. Im nächsten Jahr wird er eine Bürokraft einstellen, die u. a. grundlegende Geschäftsaufzeichnungen durchführt. Sie umfassen das Kassenbuch, das Bankbuch, die Erfassung

89

B


der Eingangsrechnungen und die Liste der Ausgangsrechnungen. Der Unternehmer Schlau ist fest entschlossen, Belege nicht außer Haus zu geben, sondern Buchführungsarbeiten weitgehend selbst zu erledigen, mindestens aber die laufenden Geschäftsfälle. Ob er sich auch in der Lage sieht, Abschlussarbeiten selbst zu bewältigen, will Schlau aus den zu sammelnden Praxiserfahrungen ableiten. Mithilfe des PC-Programms ließ er sich am Computer das Journal ausdrucken. Ihm war bekannt, dass er anstelle der vertrauten Kontobezeichnungen in der Spalte des Soll- und des Habenkontos nur noch Nummern vorfinden würde. Allerdings kann er sich jederzeit darüber informieren, welche Kontobezeichnung sich hinter einer bestimmten Kontonummer verbirgt. Ist nun die Verwendung von Kontonummern ein Vorteil oder ein Problem? Betrachten wir zunächst das ausgedruckte Journal. Journal

90

Datum

Beleg Nr.

Buchungstext

01.12.

1

AB Maschinen

Betrag

Soll Konto

Haben Konto

100.000,00

0700

8000

01.12.

2

AB Rohstoffe

1.000,00

2000

8000

01.12.

3

AB unfertige Erzeugnisse

7.000,00

2100

8000

01.12.

4

AB fertige Erzeugnisse

2.000,00

2200

8000

01.12.

5

AB Forderungen

7.000,00

2400

8000

01.12.

6

AB Bank

20.000,00

2800

8000

01.12.

7

AB Langfr. Bankverbindlichk.

50.000,00

8000

4250

01.12.

8

AB Verbindlichkeiten L. L.

4.000,00

8000

4400

01.12.

9

AB Eigenkapital

83.000,00

8000

3000

02.12.

10

ER 1 Rohstoffe

35.700,00

2000

4400

03.12.

11

AR 1 Fertigerzeugnisse

55.930,00

2400

5000

04.12.

12

Privatentnahme von fertigen Erzeugnissen, Nettowert 600 €

714,00

3001

5420

05.12.

13

Transportkosten für ER 1/02, Scheckzahlung

595,00

2001

2800

08.12.

14

ER 1, ZA, Abzug 2 % Skonto

34.986,00

4400

2800

08.12.

15

ER 1, 2 % Skontobetrag

714,00

4400

2002


B

Journal 10.12.

16

AR 01, ZE, Abzug 2 % Skonto

54.811,40

2800

2400

10.12.

17

AR 01, 2 % Skontobetrag

1.118,60

5001

2400

15.12.

18

Tilgung Darlehen, Abbuchung von Bankkonto

5.000,00

4250

2800

16.12.

19

Rücksendung Rohstoffe an Liefe rer

357,00

4400

2000

17.12.

20

Erhalt Rücksendung Fertigerzeug nisse vom Kunden

238,00

5000

2400

18.12.

21

Preisnachlass durch Lieferer für beschädigte Rohstoffe, Vorsteuer anteil

476,00

4400

2002

19.12.

22

Gutschrift an Kunden wegen anerkannter Mängelrüge

833,00

5001

2400

20.12.

23

Kunde schickt Wechsel zum teilweisen Forderungsausgleich

5.000,00

2450

2400

21.12.

24

Diskontrechnung an Kunden 90 Tage, l0 % p. a.

125,00

2400

5730

21.12.

25

Diskontierung des Wechsels bei der Bank

5.000,00

2800

2450

21.12.

26

Diskont wird von der Bank ver rechnet

112,50

7530

2800

31.12.

27

Gehalt brutto

24.000,00

6300

2910

31.12.

28

Vermögenswirks. Leistungen Arbeitgeber

200,00

6320

2910

31.12.

29

Lohnsteuer/Sol. Z./Ki.Steuer

4.294,90

2910

4830

31.12.

30

Sozialversicherungen Arbeitneh mer

4.973,10

2910

4840

31.12.

31

Vermögenswirks. Leistungen AN + AG

740,00

2910

4860

31.12.

32

Gehalt Nettoauszahlung

14.192,00

2910

2800

31.12.

33

Arbeitgeberanteil SV

4.973,10

6400

4840

31.12.

34

Geschäftsmiete, Dauerauftrag

2.000,00

6700

2800

31.12.

35

Kauf von Büromaterial, Scheck zahlung

580,00

6800

2800

91

B


Warum ist es heute Standard, dass in fast allen Unternehmen die Konten sowohl Bezeichnungen als auch Nummern tragen? Die Antwort liegt darin, dass die vielen in der Praxis verwendeten Konten nur dann zu finden sind, wenn sie sortiert, also in eine bestimmte sinnvolle Reihenfolge gebracht werden können. Für die Computerbuchführung ist ein solches Erfordernis ganz offenkundig. Nummerierungssysteme von Konten dienen also in erster Linie der Sortierung mit dem Ziel des schnellen Auffindens von Informationen. Es gibt eine Reihe von Nummerierungssystemen von Konten. In dem vorliegenden Band werden wir uns mit dem Nummerierungssystem vertraut machen, das auf dem Industriekontenrahmen (IKR) beruht, der vom Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) empfohlen wird. Daraus wurde u. a. ein unternehmensneutraler Kontenplan abgeleitet, der von den meisten Industrie- und Handelskammern bei ihren Prüfungen eingesetzt wird. Aus den Unterlagen der AKA (Aufgabenstelle für kaufmännische Abschluss- und Zwischenprüfungen) ist das ersichtlich. Diese AKA wurde 1974 von Industrie- und Handelskammern gegründet. Sie stellt Prüfungsaufgaben für kaufmännische und kaufmännischverwandte Ausbildungsberufe zur gemeinsamen Verwendung durch die angeschlossenen Kammern zur Verfügung und unterstützt die organisatorische Durchführung der Prüfungen Es ist für jeden Prüfling in einem Kaufmannsberuf nützlich, bei der AKA im Internet zu recherchieren (www..aka-nuernberg.de)

Leitsatz: Kontenrahmen sind Nummerierungssysteme von Konten. Dieser Rahmen kann von Unternehmen übernommen und konkretisiert wer den. Dann spricht man von einem Kontenplan. Kontenpläne können mit weniger Konten auskommen als Kontenrah men; andererseits können in Kontenpläne auch zusätzliche unter nehmensspezifische Konten aufgenommen werden.

92


B

Der Kontenplan für den Geschäftsgang der Firma Schlau geht aus der Saldenliste (Seite 97) hervor. Er beruht auf dem vom Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) empfohlenen Kontenrahmen. Dieser ist äußerst rationell und logisch aus dem Handelsgesetzbuch abgeleitet. Er entspricht sowohl in der Abfolge als auch in den Kontenbezeichnungen den im HGB enthaltenen Gliederungsvorschriften der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, also dem Jahresabschluss. Der Vollständigkeit halber soll noch darauf hingewiesen werden, dass in der Praxis außer dem Industriekontenrahmen auch Kontenrahmen von DATEV gebräuchlich sind. Sie sollten aber wissen, dass der noch häufig verwendete Spezialkontenrahmen 03 (SKR 03) den neuen Anforderungen immer weniger entspricht und sich als umständlich erwiesen hat. Er beruht noch nicht auf dem modernen (dem Jahresabschluss folgenden) Gliederungsprinzip wie zum Beispiel der IKR oder auch der SKR 04 von DATEV. Dieser SKR 04 ähnelt dem IKR und wird in den Unternehmen am häufigsten eingesetzt. Der Industriekontenrahmen (wie auch der SKR 04) beruht auf dem Abschlussgliederungsprinzip. Die Systematik des Jahresabschlusses wurde in die Kontensystematik übernommen. Es wurde festgelegt, dass die Nummern der Sachkonten vierstellig sein sollen.

Leitsatz: Sachkonten sind diejenigen Konten, die für den Jahresabschluss oder die Gewinn und Verlustrechnung erforderlich sind. In vielen Unternehmen werden darüber hinaus Personenkonten ver wendet. Das ist erforderlich, wenn mit vielen Kunden und Lieferanten gearbeitet wird und die Notwendigkeit besteht, die Forderungen und Verbindlichkeiten den einzelnen Geschäftspartnern genau zuzuord nen. Das Mahnwesen beruht auf diesen Personenkonten. Diese Perso nenkonten haben in den Computerprogrammen 5 Stellen.

Aus der ersten Nummer eines Sachkontos geht hervor, zu welcher Kontenklasse das entsprechende Konto gehört. Im IKR sind für die Finanzbuchführung neun Kontenklassen vorgesehen, von 0 bis 8.

93

B


Die Anfangsnummern korrespondieren beim IKR folgendermaßen mit den Kontenklassen: ● ● ● ● ●

Alle Aktivkonten beginnen in der Nummerierung mit 0, 1 oder 2. Passivkonten-Nummern beginnen mit 3 oder 4. Die Nummern der Ertragskonten beginnen mit 5. Aufwandskonten beginnen mit den Nummern 6 oder 7. Eröffnungs- und Abschlusskonten beginnen mit 8.

Sehen Sie dazu die folgende Übersicht zur Kontensystematik: Kontenklassen Bestandskonten

Klasse

Erfolgskonten

Aktivkonten

Passivkonten

Ertragskonten

Aufwandskonten

0, 1, 2

3, 4

5

6, 7

Die Kontenklasse 8 umfasst die Eröffnungs und Abschlusskonten

Betrachten Sie die Summen- und Saldenlisten der Firma Schlau. Die Kontonummer z. B. für Technische Anlagen und Maschinen ist 0700 (gelesen: null sieben null null). Das Rohstoffkonto trägt Nummer 2000 (gelesen: zwanzig null null). Die Nummer für Besitzwechsel lautet 2450 (gelesen: vierundzwanzig fünfzig oder noch besser: zwo, vier, fünf, null). Die folgende etwas konkretere Zuordnung der Nummern zu den Kontenklassen sollten Sie sich einprägen: ● ●

Unter den Aktivkonten beginnen die Konten des Anlagenvermögens mit 0 und die Konten des Umlaufvermögens mit 2. Unter den Passivkonten beginnen die Konten des Eigenkapitals mit 3 und des Fremdkapitals (Schulden, Verbindlichkeiten) mit 4.

Mithilfe des Systems der Kontonummerierung lässt sich folgende Hierarchie einrichten: ● ●

94

die erste Stelle der Kontonummer bezeichnet die Kontoklasse als grobe Unterteilung, die zweite Stelle der Kontonummer bezeichnet die Kontogruppe als bereits feinere Unterteilung,

Die Nummerierung von Konten ●

B

die dritte und vierte Stelle charakterisieren das Konto, wobei nur die Konten, die mit null enden, in der Bilanz oder in der Gewinnund Verlustrechnung auftauchen dürfen.

Beispiel: So ergibt sich aus der Kontonummer 2450 beispielsweise fol gende Aussage: Kontoklasse 2 = Umlaufvermögen Kontogruppe 24 = Forderungen Konto 2450 = Wechselforderungen (Besitzwechsel)

Alle Konten, die entweder im Schlussbilanzkonto oder im Gewinnund Verlustkonto erscheinen sollen, tragen als vierte Stelle eine 0. Wenn als vierte Stelle eine Zahl größer als null (1, 2 usw.) erscheint, handelt es sich um Unterkonten. Typische Unterkonten, die Sie auch beim Unternehmen Schlau kennen lernen, sind: ● ● ●

Konto 3001 Privat als Unterkonto von 3000 Eigenkapital. Konto 2001 Bezugskosten oder 2002 Nachlässe (oder Lieferantenskonti) als Unterkonto von 2000 Rohstoffe (Bestand). Konto 5001 Erlösberichtigungen (oder Kundenskonti) als Unterkonto von 5000 Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse.

Prägen Sie sich bitte folgende Buchungsregel ein: Leitsatz: Unterkonten sind im Rahmen der vorbereitenden Abschlussbuchun gen mit den übergeordneten Konten abzuschließen. Erst dann erfol gen die Abschlussbuchungen.

Aus dem oben formulierten Leitsatz ergibt sich, dass nach der Buchung 35 im Journal von Felix Schlau noch weitere Buchungen erfolgen müssen, die als vorbereitende Abschlussbuchungen und als Abschlussbuchungen bezeichnet werden. Sie werden das noch kennen lernen. Unterkonten müssen umgebucht, also ausgeglichen werden. Sie dürfen demzufolge im Jahresabschluss keinen Endsaldo aufweisen.

95

B


Ein Hinweis, der vor allem wichtig ist, wenn Sie eine Prüfung im Fach Buchführung ablegen müssen:

Beachten Sie: Achten Sie unbedingt bei der Prüfung auf den Abschluss der Unter konten! Sie werden vermutlich in Prüfungshinweisen nicht speziell darauf aufmerksam gemacht. Das wird von Ihnen vorausgesetzt.

Sie sind sicher bestrebt, Ihre Kenntnisse zu festigen und Ihren Lernerfolg zu prüfen. Dazu sollten Sie als Übung das Journal der Firma Schlau in die bekannten T-Konten übertragen und die Salden ziehen. Beachten Sie dabei alle Buchungsregeln und die Regeln zum Ziehen der Salden. Beginnen Sie beim Vortrag des Anfangsbestandes für das Konto Maschinen. Bei der Kontenbezeichnung und dem Eintrag der Buchungssätze arbeiten Sie nunmehr mit Kontonummern. Die Vorgehensweise wird nachfolgend am Beispiel der ersten Buchung gezeigt: Soll

0700 Maschinen

1) 8000

100.000,00

Soll

8000 Eröffnungsbilanzkonto 1) 0700

Haben

Haben 100.000,00

Wundern Sie sich bitte nicht, wenn Sie sehen, dass die Eintragungen im Eröffnungsbilanzkonto ein Spiegelbild der Eröffnungsbilanz ergeben (Aktivkonten im Haben, Passivkonten im Soll). Das entspricht der Buchungslogik – das Eröffnungsbilanzkonto ist ein Hilfskonto, das dazu dient, den Buchungssatz vollständig aufzunehmen. Zu Ihrer eigenen Kontrolle soll nachfolgend auch das Bankkonto aufgeführt werden. Sicher sind Sie mit Ihren selbstständig vorgenommen Eintragungen zum gleichen Ergebnis gelangt:

96


2800 Bank

Soll

B

Haben

6) 8000

20.000,00

13) 2001

595,00

16) 2400

54.811,40

14) 4400

34.986,00

25) 2450

5.000,00

18) 4250

5.000,00

26) 7530

112,50

32) 2910

14.192,00

34) 6700

2.000,00

35) 6800

595,00

In diesem Kapitel wird jede einzelne Buchung des Geschäftsgangs behandelt und erklärt, wie diese per Hand gebucht wird. Der Zusammenhang zu dem mit dem Computer erzeugten Journal wird hergestellt. Sie können also die Buchungen selbst in die T-Konten eintragen. Blättern Sie zwischendurch immer wieder zu den Buchungsregeln zurück! Nachdem Sie die Buchungen der laufenden Geschäftsfälle erledigt haben, sollten Sie eine Saldenliste aufstellen. Sie können prüfen, ob Sie zum gleichen Ergebnis gelangt sind wie die nachstehende Lösung zeigt. Diese Saldenliste entspricht dem Stand nach der Buchung der laufenden Geschäftsfälle. Sie ist zugleich Ihr Kontenplan für die Lösung aller Aufgaben in diesem Abschnitt. In dieser Liste sehen Sie sowohl die Nummern als auch die Bezeichnungen der einzelnen Konten. Saldenliste von Felix Schlau Nach den laufenden Geschäftsfällen Saldo per 31.12.2007 Konto

Name

700

Technische Anlagen und Maschinen

2000

Rohstoffe

Sollsaldo

Habensaldo

100.000,00

30.700,00

2001

Bezugskosten

2002

Nachlässe Rohstofe/Fertigungsmaterial

500,00

2100

unfertige Erzeugnisse

7.000,00

2200

fertige Erzeugnisse

2.000,00

1.000,00

97

B


2401

Forderungen LL

2450

Besitzwechsel

2601

Vorsteuer 19 %

2800

Bank

2910

Verrechnungskonto Lohn/Gehalt Summe Klasse 2

5.643,00 22.330,90

69.227,90

3000

Eigenkapital Einzelkaufleute

3001

Privatkonto

714,00

Summe Klasse 3

714,00

4250

Langfristige Bankverbindlichkeiten

1.000,00 83.000,00

83.000,00 45.000,00

4401

Verbindl.LL

3.167,00

4801

Umsatzsteuer 19 %

8.694,40

4830

Sonstige Verblk. geg. Finanzbehörden

4.294,90

4840

Verbindlk. gegen. Sozialversicherungstr.

9.946,20

4860

Verblk. aus vermögenswirksamen Leist.

740,00

Summe Klasse 4

71.842,50

5000

Umsatzerlöse f. eigene Erzeugnisse

46.800,00

5001

Erlösberichtigungen

5420

Eigenverbrauch

5730

1.640,00 600,00

Diskonterträge Summe Klasse 5

125,00 1.640,00

6300

Gehälter und Zulagen

6320

Sonst. tarifliche o. vertr. Aufwendungen

6400

AGAnteil Sozialvers. (Lohnbereich)

4.973,10

6700

Mieten, Pachten

2.000,00

6800

Büromaterial

7530

Diskontaufwendungen Summe Klasse 6 und 7

Gesamtsumme

98

1.054,00

47.525,00

24.000,00 200,00

500,00 112,50 31.785,60

203.367,50

203.367,50


B

Die großen Vorteile eines Kontenrahmens nach dem Abschlussprinzip erkennen Sie anhand der Saldenliste der Firma Schlau. Sie können sehr schnell während des Jahres einen Überblick über den Geschäftserfolg gewinnen und den Jahresabschluss leichter ableiten. Die nachfolgenden Zahlen stellen ein Zwischenergebnis dar. Sie werden sehen, dass dies durch Abschreibungen und die Inventur noch modifiziert wird. Der Gewinn wird sich daher noch verändern. Später wird das berechnet werden Zunächst: Wie hoch ist der vorläufige Gewinn? Gewinn ist Ergebnis minus Aufwand. Also rechnen Sie: Saldo Kontenklasse 5 minus Saldo Kontenklassen 6 + 7; 45.885,00 € – 31.785,60 € = 14.099,40 € Wie sieht die Bilanz der Firma Schlau (Zwischenergebnis) aus? Aktiva ist Anlagevermögen plus Umlaufvermögen. Also: Summe der Kontenklassen 0 + 2; 100.000,00 € + 68.227,90 € = 168.227,90 € Passiva: Saldo der Kontenklasse 3 plus Gewinn (muss als Abschlussbuchung noch dem Eigenkapital zugefügt werden) plus Kontenklasse 4 (Fremdkapital). In Zahlen: 82.286,00 € + 14.099,40 € + 71.842,50 € = 168.227,90 €. Sie sehen: Die Summen der Aktiva und der Passiva stimmen überein – so wie es sein muss.

Aufgabe 5 Ausgangsdaten: 16 Geschäftsfälle wie Übungsaufgabe 2: 1. Zieleinkauf von Rohstoffen auf Lager. 2. Die Rechnung für den Zieleinkauf der Rohstoffe wird bezahlt. 3. Rohstoffe (aus dem Lager) werden in der Produktion verbraucht. 4. Kunde erhält Ausgangsrechnung für gelieferte Erzeugnisse. 5. Kunde bezahlt die Ausgangsrechnung lt. 4 ohne Skonto-Abzug. 6. Bareinkauf von Büromaterial.

99

B


7. Finanzamt überweist Vorsteuer zurück. 8. Miete wird an Vermieter durch Bank überwiesen. 9. Bank bucht Zinsen für Darlehen vom Konto ab. 10. Ihre Firma überweist Umsatzsteuer-Zahllast an das Finanzamt. 11. Für ein von Ihnen gewährtes Darlehen werden Zinsen überwiesen. 12. Ihre Firma überweist von Arbeitnehmern einbehaltene Lohnsteuer an das Finanzamt. 13. Kosten für ein Inserat werden bar bezahlt. 14. Rollgeld wird bar an den Spediteur bezahlt. 15. Ihre Firma gewährt einem Angestellten einen Vorschuss. 16. Sie verkaufen Waren: Sofort werden bezahlt 90.000 €; im nächsten Jahr werden bezahlt 20.000 €; Aufwendungen 80.000 €. Ihre Aufgaben: Setzen Sie anstelle der Kontobezeichnungen die Kontonummern ein. (Die Lösung finden Sie auf Seite 194.)

2

Buchungen im Ein und Verkaufsbereich

Wir werden uns jetzt mit einigen Buchungen, die im Journal von Felix Schlau eingetragen sind, detaillierter befassen. Zunächst zur Buchung einer Eingangsrechnung (10) und einer Ausgangsrechnung (11). Die entsprechenden Standardbuchungssätze kennen Sie bereits. Eingangsrechnung: „Rohstoffe und Vorsteuer an Verbindlichkeiten“; Mit Kontonummer: 2000 und 2605 an 4400;

100


B

Journal Kontierung

Beträge

Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

10

2000 Rohstoffe

4400 Verb.

2605 Vorsteuer

Sollbetrag 30.000,00


5.700,00

Ausgangsrechnung: „Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer“; Mit Kontonummer: 2400 an 5000 und 4805; Journal Kontierung Lfd. Nr.

Sollkonto

11

2400 Forder.

Beträge Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

5000 Ums.erlös

55.930,00

47.000,00

4805 Umsatzst.

8.930,00

Hier bietet der lexware buchhalter eine wesentliche Vereinfachung. Die Konten 2000 und 5000 wurden als Automatikkonten eingerichtet. Bei Eintrag der Bruttosumme der Eingangsrechnung von 35.70000 € hat der Computer selbstständig gerechnet: 35.700,00 : 119 % = 30.000,00 als Buchung auf das Konto 2000. 30.000,00 € ⋅ 19 % = 5.700,00 als Buchung auf das Konto 2605 (Vorsteuer). Die volle Summe 35.700,00 € wurde im Haben des Kontos 4400 (Verbindlichkeiten) gebucht. Das letzte Kapitel befasst sich ausführlicher damit. Weil vor allem der prinzipielle Vorgang veranschaulicht werden sollte, haben wir zu Gunsten der leichteren Verständlichkeit eine Vereinfachung vorgenommen. In Wirklichkeit werden Sie nicht direkt auf das Konto „Forderungen“ und „Verbindlichkeiten“ buchen, sondern Sie werden für die wichtigsten Kunden und Lieferanten spezielle Personenkonten einrichten. Das ist das „Kontokorrent“. Diese Konten informieren Sie über die so genannten „offenen Posten“, also noch nicht bezahlte Ein- und Ausgangsrechnungen.

101

B


Die Bedeutung für das Mahnwesen ist offensichtlich. Auch dazu mehr im letzten Kapitel über den lexware buchhalter. Bitte vergegenwärtigen Sie sich jetzt, wie der Computer die Ausgangsrechnung (2400 an 5000 und 4805) mit dem Konto 5000 als Automatikkonto erfasst hat. Sie sehen das im Journal auf Seite 101. An dieser Stelle bietet sich ein Exkurs für diejenigen Leser an, die bereits jetzt damit beginnen möchten, alle Buchungen in den lexware buchhalter zu übertragen. Das ist möglich, weil im Journal die computergerechte Buchungsweise aufgeführt ist und zugleich nachfolgend auch immer die Art der Buchung auf T-Konten mit der Hand dargestellt ist. Diese Vorgehensweise ist vor allem bei Prüfungsvorbereitungen notwendig. Wenn Sie also das Computerprogramm verwenden wollen, besteht der erste Schritt darin zu prüfen, ob in dem mitgelieferten Programm alle Konten vorhanden sind und ob die Umsatzsteuerautomatik richtig eingestellt ist. In der Kontenverwaltung des lexware buchhalter können Sie die nicht vorhandenen Konten einrichten und außerdem eingeben, welche Umsatz- oder Vorsteuer zu berechnen ist. Diese Arbeit ist notwendig, damit Sie zu richtigen Ergebnissen gelangen. Die folgende Tabelle kann Ihnen helfen. Kontenplan für die Übung mit dem lexware buchhalter

102

Kto. Nr.

Bezeichnung

0700

Maschinen

VSt. 19 %

2000

Rohstoffe

VSt. 19 %

2001

Bezugskosten

VSt. 19 %

2002

Nachlässe

VSt. 19 %

2100

unfertige Erzeugnisse

2200

fertige Erzeugnisse

2400

Forderungen

2450

Besitzwechsel

2600

Vorsteuer

2800

Bank

Steuer Automatik


B

Kontenplan für die Übung mit dem lexware buchhalter Kto. Nr.

Bezeichnung

2910

Verrechnungskonto Lohn

3000

Eigenkapital

3001

Privat

4250

Darlehen

4400

Verbindlichkeiten

Steuer Automatik

4800

Umsatzsteuer

4830

Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden

4840

Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträger

4860

Verbindlichkeiten aus vermögenswirksamen Leistungen

5000

Umsatzerlöse

USt. 19 %

5001

Erlösberichtigungen

USt. 19 %

5200

Bestandsveränderungen

5420

Eigenverbrauch

5730

Diskonterträge

6000

Aufwendungen für Rohstoffe

6300

Gehälter

6320

AGVwL

6400

AGAnteil Sozialversicherung

6520

Abschreibungen

6700

Mieten, Pachten

6800

Büromaterial

7530

Diskontaufwendungen

USt. 19 %

VSt. 19 %

Im Journal auf Seite 90 folgt jetzt eine Buchung (Zeile 12), die Sie vor allem dann kennen sollten, wenn Sie bald eine Prüfung absolvieren müssen: Buchung von Eigenverbrauch/unentgeltlicher Wertabgabe. Sie kommt in fast jeder Prüfungsaufgabe vor. Es handelt sich um eine Privatentnahme eines vom Unternehmen selbst hergestellten Erzeugnisses. Es könnte sich auch um eine Leistung handeln. Der Vorgang ist am einfachsten zu verstehen, wenn Sie ihn sich wie den Verkauf eines Erzeugnisses durch das Unternehmen an den Unternehmer vorstellen. Das Finanzamt will vom Unternehmer auch dann die Umsatzsteuer, wenn er bestimmte Produkte nicht im

103

B


Einzelhandel kaufen muss, sondern seinem Betrieb entnehmen kann. Er muss nicht nur den Warenwert (in unserem Falle 600 €) privat tragen, sondern außerdem noch 19 % Umsatzsteuer (600 € + 114 € = 714,00 €). Die Finanzbehörden verlangen, dass Privatentnahmen gesondert gebucht werden. Das erfolgt im Soll als Minderung des Eigenkapitals. Am übersichtlichsten ist die Einrichtung eines Unterkontos (3001) für die Aufnahme der Sollbuchung. Ein weiteres Konto sollte in der Kontenklasse Erlöse (beim IKR beginnend mit 5) als Konto 5420 eingerichtet werden (Habenbuchung). Auszuweisen ist außerdem, dass tatsächlich die Umsatzsteuer abgeführt wurde. Das Finanzamt wird zumindest immer prüfen, ob private Telefongespräche vom Geschäftsanschluss und private Fahrten mit dem Geschäftsfahrzeug wirklich als Eigenverbrauch/unentgeltliche Wertabgabe mit entsprechender Buchung auf dem Umsatzsteuerkonto erfasst wurden. Vielleicht stellen Sie sich die Frage, warum geschrieben wurde „Eigenverbrauch/unentgeltliche Wertabgabe“. Das liegt an der Anpassung des deutschen Umsatzsteuergesetzes an die 6. EG-Richtlinie zum 1. April 1999. Anstelle des bisher verwendeten Begriffs „Eigenverbrauch“ wird jetzt im Gesetz von „unentgeltlicher Wertabgabe“ gesprochen. Inhaltlich sind beide Begriffe weitgehend deckungsgleich. Bei der nächsten Buchung 13 im Journal (Seite 84) handelt es sich um die Bezugskosten. Felix Schlau hat die bezogenen Rohstoffe ab Werk gekauft. Er musste selbst für den Transport bis zu seinem Unternehmen sorgen. Er beauftragte einen Spediteur, der ihm 595,00 € berechnete (netto 500,00 € + 19 % Umsatzsteuer). Gebucht werden die 500,00 € auf ein Unterkonto des Rohstoffkontos. Die Bezugskosten haben den Wert der eingekauften Rohstoffe erhöht. Im Journal folgen von Nummer 14 bis 18 Buchungen, die Sie im Prinzip bereits kennen, nämlich ein Zahlungsausgang (ZA) und ein Zahlungseingang (ZE). Als Standardbuchung hatten Sie schon erfasst:

104


B

Zahlungsausgang: Verbindlichkeiten an Bank (4400 an 2800); Zahlungseingang: Bank an Forderungen (2800 an 2400). Bei der einfachen Standardbuchung bleibt es aber in der Praxis häufig nicht. Viele Unternehmen gewähren ihren Geschäftsfreunden Skonto, um sie zur schnellen Zahlung zu veranlassen. Auch Felix Schlau nimmt selbstverständlich den Skonto, der ihm angeboten wird, in Anspruch. Er bezahlt die Eingangsrechnung in Höhe von 35.700,00 €, indem er 34.986,00 € überweist, also 98 %. Die Differenz von 714 € (= 2 %) ist Skonto. Davon wiederum wird bei ihm ein Betrag von 600 € als Nachlass wirksam (die Gestehungskosten der Rohstoffe haben sich von 30.000,00 € um 600,00 € auf 29.400,00 € vermindert). Wo aber verbleibt die weitere Differenz von 114 €? Diese gehören dem Finanzamt. Wäre ohne Skonto bezahlt worden, hätte Schlau mit dem Finanzamt 5.700,00 € Vorsteuer verrechnen können, da aber Skonto abgezogen wurde, sind es 2 % weniger (114 €). Bei Übersetzung des vom Computer ausgedruckten Buchungssatzes in die Journalschreibweise per Hand ergibt sich: Journal

Lfd.Nr Buchungstext 14 ER 1, ZA, Abzug 2 % Skonto

Kontierung

Beträge

Soll

Soll

4400

Haben 2800

35.700,00

Haben 34.986,00

2002

600,00

2605

114,00

Nehmen Sie unbedingt eine Kontrollrechnung vor, d. h. überprüfen Sie, dass die Zahlen in Soll und Haben gleiche Summen ergeben. In dem hier gezeigten Journalauszug sehen Sie, wie Sie den Zahlungseingang per Hand buchen. Noch ein Hinweis zum Verständnis von Buchungen des Zahlungsausgangs mit Skontoabzug:

105

B


Auf dem Konto Vorsteuer werden bei der Erfassung von Eingangsrechnungen nur Buchungen auf der Sollseite vorgenommen. Es sind Ansprüche (Forderungen) gegenüber dem Finanzamt. Skonti stellen von der Sache her Korrekturen der Eingangsrechnungen dar. Die Ansprüche gegenüber dem Finanzamt verringern sich. Deshalb müssen Buchungen auf der Habenseite des Kontos Vorsteuern vorgenommen werden. Das Finanzamt setzt Kontrollen an, um zu sichern, dass Minderungen des Wertes der eingekauften Waren auch zu Minderungen der Vorsteuern führen. Generell noch zum Skonto. Es gibt den Kaufmannsspruch: „Wer Skonto angeboten bekommt und ihn nicht ausnutzt, ist entweder ein Dummkopf, ein Schlendrian oder bei niemandem mehr kreditwürdig.“ Wie erklärt sich das? Wenn die 2 % Skonto auf einer Zahlungsbedingung „zehn Tage 2 %, 30 Tage netto“ basieren, muss Schlau 35.700 € für 20 Tage beschaffen, um 600 € Skonto zu gewinnen. Angenommen der Bankzinssatz beträgt 10 %, und er müsste sich das Geld bei der Bank borgen, würde er 198,33 € Zinsen bezahlen müssen. Das errechnet sich nach der Formel: Z = (K ⋅ p ⋅ t) ÷ (100 ⋅ 360) Z = Zinsen, K = Kapital, P = Zinssatz, t = Zeit (Tage)

Wenn Sie in Kürze eine Prüfung zu unserem Thema ablegen müssen, noch ein Hinweis: Die Haltung zum Skontoabzug ist oft Prüfungsthema, vor allem im mündlichen Teil. Sie sollten die kaufmännische Zinsformel kennen und in der Lage sein zu erläutern, dass der Skontoabzug günstig für den Käufer ist. Die Buchung der Zahlung einer Ausgangsrechnung mit Skontoabzug können Sie jetzt ebenfalls vornehmen. Zu Ihrer eigenen Kontrolle nachfolgend der Journalauszug für die Buchung per Hand:

106


B

Journal

Lfd.Nr Buchungstext 17 AR 1, ZE, Abzug 2 % Skonto

Kontierung

Beträge

Soll

Soll

2800

Haben 2400

Haben

54.811,40

5001

940,00

4805

178,60

55.930,00

Ursprünglich hatten Sie auf das Konto 5000 einen Betrag von 47.000,00 € als Erlös gebucht, und zwar auf der Habenseite. Ihr Kunde hat Skonto erhalten. Damit hat sich Ihr Erlös um 940,00 € verringert (Buchung auf dem Unterkonto 5001 im Soll). Zugleich können Sie die Umsatzsteuer, die Sie dem Finanzamt schuldeten (8.930 €), ebenfalls um 2 % verringern (= 178,60 €). Buchung auf dem Konto 4805 im Soll. Zum Verständnis von Skontobuchungen bei Zahlungseingängen: Auf dem Konto Umsatzsteuer werden bei der Erfassung von Ausgangsrechnungen zunächst nur Buchungen auf der Habenseite vorgenommen. Es sind Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt. Skonti stellen von der Sache her Korrekturen der Ausgangsrechnungen dar. Die Ansprüche des Finanzamts (die Verbindlichkeiten) verringern sich. Deshalb müssen Buchungen auf der Sollseite des Kontos Umsatzsteuer vorgenommen werden. An den Umsatzsteuer-Korrekturen ist vor allem der Verkäufer interessiert. Er musste Umsatzsteuern an das Finanzamt bereits zu dem Zeitpunkt abführen, als die Forderung gegenüber dem Kunden entstand. Wenn sich durch Skonti die Erlöse verringern, werden auch die Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt niedriger. Als Nächstes folgen mit den Journalzeilen 19 bis 21 Rücksendungen, Nachlässe und Gutschriften. Das sind ebenfalls sehr häufig vorkommende Geschäftsfälle. Ihre Buchung gehört zum Grundhandwerk eines Kaufmanns. Die Buchung der genannten Geschäftsfälle geht von folgender Tatsache aus: Bei Rücksendungen, Nachlässen und Gutschriften han-

107

B


delt es sich immer um die Korrektur einer ursprünglich vorgenommenen Buchung für eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung. Aus der Journalzeile 19 entnehmen Sie, dass Sie eine Rücksendung von Waren an einen Lieferer per Hand folgendermaßen buchen müssen: Journal Kontierung Lfd.Nr Buchungstext

Soll

19 Rücksendung von Rohstoffen an Lieferanten

4400

Beträge

Haben Soll 2000

Haben 357,00

2605

300,00 57,00

Wenn Sie von dem Prinzip ausgehen, Rücksendung hat Rückbuchung zur Folge, bedeutet das: Sie drehen den Standardbuchungssatz für die Eingangsrechnung einfach um. Die Journalzeile 20 erfasst den Geschäftsvorgang, dass ein Kunde Ware zurückgeschickt hat. Auch hier gilt das Prinzip „Rücksendung ist Rückbuchung“. Das bedeutet, dass der Standardbuchungssatz für eine Ausgangsrechnung umgedreht wird. So muss das handgeschriebene Journal aussehen: Journal Kontierung Lfd.Nr Buchungstext 20 Erhalt Rücksendg. v. Fertigerzeug.

Soll 5000 4805

Beträge

Haben Soll 2400

Haben 200,00

238,00

38,00

Je schwieriger die Geschäftslage, umso genauer wird geprüft, ob die gelieferten Waren den vertraglich vereinbarten Merkmalen entsprechen. Bei geringsten Mängeln wird reklamiert. Allerdings gibt es auch Fälle, in denen der Kunde wertgeminderte Ware behält, wenn ihn der Lieferant durch einen Preisnachlass für die entstandenen Probleme entschädigt. Der Kaufmann muss solche Geschäftsvorgänge buchen können, da sie sehr häufig vorkommen.

108


B

Dem Buchungsprinzip für die Erfassung von Preisnachlässen und Gutschriften liegen zwei Tatsachen zu Grunde: ●

●

Von Lieferanten gewährter Nachlass mindert den Einkaufswert der Ware; Gutschriften gegenüber Kunden mindern den Umsatzerlös. Viele Unternehmen möchten den Umfang von Nachlässen und Gutschriften genau unter Kontrolle halten. Daher erfassen sie diese zunächst auf Unterkonten. Bei Kaufmannsprüfungen wird verlangt, dass Sie diesen Weg einschlagen.

Für die Buchung von Nachlässen und Gutschriften ergibt sich also: Leitsatz: Sie drehen den Standardbuchungssatz für Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen einfach um, verwenden aber anstelle des Kon tos Rohstoffe oder Umsatzerlöse jeweils ein entsprechendes Unter konto.

Der Nachlass durch Lieferanten wird im Journal so erfasst: Journal Lfd.Nr Buchungstext 21 Preisnachlass durch Lieferanten

Kontierung

Beträge

Soll

Soll

4400

Haben 2002

Haben 476,00

2605

400,00 76,00

Wenn Sie einem Kunden eine Gutschrift erteilen mussten, buchen Sie wie folgt: Journal

Lfd.Nr

Buchungstext

22 Gutschrift an Kunden

Kontierung

Beträge

Soll

Soll

5001 4805

Haben

2400

700,00

Haben

833,00

133,00

109

B


Am Ende dieses Kapitels noch ein Hinweis: Sie sollten bei der Buchung von Skonti, Nachlässen und Gutschriften immer daran denken, dass diese Geschäftsvorgänge nicht nur den Wert der bezogenen oder gelieferten Waren beeinflussen, sondern immer auch die Beziehungen mit Ihrem Finanzamt bei der Berechnung und Verrechnung von Vorsteuer und Umsatzsteuer. Wenn Sie die angebotenen Buchungsregeln beachten, müssen Sie Außenprüfungen nicht fürchten.

3

Buchungen im Wechselverkehr

Aus dem Journal von Felix Schlau sehen Sie, dass Wechselgeschäfte getätigt wurden. Der Wechsel ist vor allem aus zwei Gründen ein durchaus gebräuchliches Instrument im Zahlungsverkehr, obwohl das in der Öffentlichkeit kaum bekannt ist. Zu Recht kommen in IHK-Prüfungen Fragen zum Wechsel vor. Einmal bietet der Wechsel ein höheres Maß an Sicherheit im Vergleich mit einfachen Krediten, weil das Wechselrecht so streng ist, dass schnell vollstreckbare Urteile gefällt werden können. Zum anderen kann ein Wechsel verkauft werden, üblicherweise an die Hausbank. Wenn zwei Kaufleute, von denen einer Kredit benötigt, zum ersten Mal miteinander ins Geschäft kommen wollen, bietet es sich durchaus an, dass der Kunde seinem Lieferanten einen Wechsel übergibt. Voraussetzung ist natürlich, dass derjenige, der einen Wechsel mit seinem Akzept (Annahmevermerk) versieht, völlig sicher ist, dass er am Verfallstag tatsächlich zahlen kann. An dieser Stelle soll behandelt werden, welche typischen Buchungen im Zusammenhang mit Wechseln zum kaufmännischen Grundwissen gehören. Bei dem ersten Geschäftsvorfall handelt es sich um die Entgegennahme eines Wechsels von einem Kunden zur Bezahlung einer Ausgangsrechnung. Sie ersehen aus dem Journal von Felix Schlau, dass bei einer Zahlung durch Wechsel folgendermaßen gebucht wurde:

110


B

Journal Kontierung Lfd.Nr

Buchungstext

23 Kunde schickt Wechsel

Soll 2450

Beträge

Haben Soll 2400

5.000,00

Haben 5.000,00

Das Konto 2450 trägt die Bezeichnung Besitzwechsel. Mit der Buchung wurde dokumentiert, dass aus einer normalen Forderung eine Wechselforderung entstanden ist. Felix Schlau hat den Wechsel zur Bezahlung einer Forderung, die er beim Kauf der Firma mit übernommen hatte, entgegengenommen. Der Kunde hat mitgeteilt, dass er gegenwärtig nicht über ausreichende Barmittel verfügt; er hat eine Zahlung mit Wechsel vorgeschlagen und Felix Schlau hat dem zugestimmt. Darin sieht er kein unangemessenes Risiko, da die Strenge des Wechselgesetzes dazu führt, dass nur sehr selten Wechsel nicht eingelöst werden. Außerdem ist er in der Lage, den Wechsel sofort an seine Hausbank weiterzuverkaufen. Zum besseren Verständnis sollen einige Fachbegriffe aus dem Wechselgeschäft erklärt werden: ● ● ● ● ●

Bezogener: derjenige, der den Wechsel einlösen, also bezahlen muss. Tratte: vom Bezogenen noch nicht unterschriebener Wechsel. Akzept: ein vom Bezogenen gegengezeichneter (unterschriebener) Wechsel. Diskontierung eines Wechsels: Ankauf eines Wechsels mit Ausgleich von Zinsen. Wechselprotest: Vor einem Notar abgegebene Erklärung, dass ein Wechsel durch den Bezogenen bei Vorlage nicht eingelöst wurde (Voraussetzung für eine Wechselklage).

Aus den im Journal enthaltenen Buchungen 25 und 26 sehen Sie, dass Felix Schlau den Wechsel an die Bank weiterverkauft hat. Da sie erst nach 90 Tagen vom Bezogenen die 5.000,00 € erhält, berechnet sie an Schlau Kreditzinsen (Diskont) in Höhe von 112,50 €. Schlau will bei dem Wechselgeschäft keinen Nachteil erleiden und hat bei

111

B


der Inzahlungnahme des Wechsels mit dem Kunden vereinbart, dass diesem ebenfalls Diskontzinsen berechnet werden. Schlau gewinnt dabei sogar noch 12,50 €. Er kann von dem Kunden marktüblichen Zins verlangen, die Hausbank ist Schlau etwas entgegengekommen. Das Konto 5730 trägt die Bezeichnung Diskonterlös. Der Buchungssatz, den Sie im Journal vorfinden, ist: Journal Kontierung Lfd.Nr

Buchungstext

Soll

24 Diskontrechnung an Kunden

2400

Beträge

Haben Soll 5730

Haben 125,00

125,00

Der Diskontbetrag wird als normale Forderung behandelt, da er in den meisten Fällen sofort beglichen wird, um denjenigen Aufwand zu ersetzen, der beim Weiterverkauf des Wechsels an die Hausbank entsteht. Den Verkauf des Wechsels an die Bank können Sie per Hand wie folgt buchen: Journal Kontierung Lfd.Nr

Buchungstext

25 Diskontierung des Wechsels bei der Bank

Soll 2800 7530

Beträge

Haben Soll 2450

Haben

4.887,50

5.000,00

112,50

Das Konto 7530 trägt die Bezeichnung Diskontaufwendungen. Häufig berechnet die Bank außerdem Spesen, die Sie auf das Konto 6750 Kosten des Geldverkehrs buchen. Mit der Habenbuchung auf dem Konto 2450 (Besitzwechsel) wird nachvollzogen, dass der Wechsel in den Besitz der Hausbank übergegangen ist. Die Kreditkosten hat letztlich der Kunde getragen, der den Kredit erhalten hat. Der Lieferant ist sofort an sein Geld ge-

112


B

kommen. In Prüfungen werden Sie meist Aufgaben finden, bei denen die Laufzeit 90 Tage beträgt. Felix Schlau hätte außer der Weitergabe des Wechsels an seine Hausbank noch weitere Möglichkeiten gehabt, den Wechsel zu verwenden. Er hätte ihn an einen Lieferanten zur Bezahlung einer Eingangsrechnung einsetzen können – das Einverständnis des Lieferanten vorausgesetzt. Im Geschäftsgang der Firma Schlau kommt diese Art der Wechselverwendung nicht vor. Trotzdem sollen Sie die dafür notwendigen Buchungen kennen lernen. Die Zahlung einer Eingangsrechnung durch Weitergabe eines Wechsels wird wie folgt gebucht: Journal Kontierung Lfd.Nr Buchungstext

Soll

Ausgleich ER d. Besitzwechsel

4400

Beträge

Haben Soll 2450

5.000,00

Haben 5.000,00

Ihr Lieferant wird Sie vermutlich mit Diskont belasten und verlangen, dass ihm der entsprechende Betrag sofort bezahlt wird. Die Buchung, die sich daraus ergibt, können Sie aus der folgenden Journalzeile ersehen: Journal Kontierung Lfd.Nr Buchungstext ER Wechseldiskontzinsen

Beträge

Soll

Haben Soll

Haben

7530

4400

.......

.......

Eine weitere Frage ist, wie gebucht werden muss, wenn Sie selbst einen Wechsel akzeptieren (als Bezogener gegenzeichnen), um eine Eingangsrechnung zu bezahlen. Die Zahlung einer Eingangsrechnung durch Akzeptierung eines Wechsels wird folgendermaßen gebucht:

113

B


Journal Kontierung Lfd.Nr

Beträge

Buchungstext

Soll

Haben Soll

Haben

Akzept an Lieferant wegen ER

4400

4500

11.500,00

11.500,00

Das bedeutet, dass aus einer normalen Verbindlichkeit eine Wechselverbindlichkeit geworden ist. Das heißt aus Ihrer Sicht: Sie haben einen Schuldwechsel in Umlauf gesetzt. Ihr Lieferant wird Sie vermutlich mit Diskont belasten und verlangen, dass ihm der entsprechende Betrag sofort bezahlt wird. Auch hier soll der einfachen Rechnung wegen ein Diskontsatz von 10 % p. a. angenommen werden. Das sind für 90 Tage = 287,50 €. Die sich daraus ergebende Buchung ist: Journal Kontierung Lfd.Nr Buchungstext Wechseldiskontaufw.

Soll 7530

Beträge

Haben Soll 4400

Haben 287,50

287,50

Wenn Sie nach 90 Tagen zur Einlösung des Wechsels aufgefordert werden und Sie die Zahlung geleistet haben, wird folgendermaßen gebucht: Journal Kontierung Lfd.Nr Buchungstext Einlösung Schuldwechsel

Soll 4500

Beträge

Haben Soll 2800

Haben

11.500,00 11.500,00

Die Buchungen bei notleidenden Wechseln zu behandeln (es handelt sich dabei um Wechsel, die nicht bei Fälligkeit bezahlt werden), verlangte eine Vertiefung des Wechselrechts in einem solchen Um-

114

Buchung von Personalaufwendungen

B

fang, dass es unseren Rahmen bei weitem sprengen würde. In dem vorliegenden Buch geht es um die Buchführung. Die grundsätzliche Vorgehensweise bei Wechselbuchungen wurde dargestellt.

4


Sie möchten nun wissen, woraus sich im Journal von Felix Schlau die Buchungszeilen 27 bis 33 ergeben. Die Buchungen hängen mit der Zahlung der Gehälter zusammen. In der Finanzbuchhaltung wird in jedem Monat zusammengefasst gebucht, welche Auswirkungen sich auf die Bilanz und auf die Aufwendungen aus Lohnund Gehaltszahlungen ergeben. Um unnötig komplizierte Rechnungen zu vermeiden, wurde angenommen, dass Schlau zehn Mitarbeiter beschäftigt. Jeder Einzelne erhält eine Vergütung von 2.400,00 € monatlich in Form von Gehalt. Außerdem leistet Schlau eine Zuzahlung von monatlich 20,00 € für die vermögenswirksamen Leistungen jedes Mitarbeiters. Wenn sich ein Arbeitnehmer für vermögenswirksame Leistungen nur wegen der Arbeitnehmer-Sparzulage (18 Prozent oder 9 Prozent – unterschiedlich nach Sparformen und Höchstbeträgen) entscheidet, ist zu beachten, dass sie einkommensabhängig ist. Seit 2002 ist die staatliche Förderung nur möglich, wenn das zu versteuernde Einkommen 17.900 € bzw. bei der Zusammenveranlagung von Ehegatten 35.800 € nicht übersteigt. Aus den Lohnsteuerkarten der bei der Firma Schlau Beschäftigten ist ersichtlich, dass in jedem Fall die Steuerklasse 1 und eine Religionszugehörigkeit eingetragen sind, aber keine Freibeträge und auch keine Kinder. Gewählt wurde als Krankenversicherung die Allgemeine Ortskrankenkasse (AOK). Um die monatlich zusammengefassten Zahlen der Finanzbuchhaltung zu verstehen, muss auf die Gehaltsabrechnungen zurückgegriffen werden. Es gehört zum Handwerk eines Kaufmanns, eine solche Abrechnung erstellen zu können, wenn die notwendigen Tabellen oder Prozentsätze bekannt gegeben werden.

115

B


Nachfolgend wird die Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters von Schlau dargestellt: Gehaltsabrechnung Bruttogehalt

2.400,00

Vermögenswirksame Leistungen – Anteil AG

20,00

= Gesamtbrutto (Lohnsteuer u. Sozialversichpfl.) Abzüge: Lohnsteuer Solidaritätszuschlag Kirchensteuer Krankenversicherung

2.420,00 378,41 20,81 30,27 181,50

Pflegeversicherung

20,57

Rentenversicherung

240,79

Arbeitslosenversicherung Gesamtabzüge

54,45 926,80

= Nettoverdienst ./. vermögenswirksame Leistungen insgesamt = Überweisungsbetrag

1.493,20 74,00 1.419,20

Die Gehaltsabrechnung nach diesem Muster beruht auf dem Standard, den die DATEV (Datenverarbeitungsdienstleister der Steuerberater) gesetzt hat. Er wurde auch von weiteren Lohnabrechnungsprogrammen übernommen. In kaufmännischen Prüfungen wird die Erstellung einer Lohnabrechnung ohne Computerhilfe verlangt. Das oben verwendete Schema müssen Sie dabei im Gedächtnis haben. Sie sollten Einblick in eine Lohnsteuertabelle nehmen und sich mit dem Ablesen der Abzüge vertraut machen. Beginnen Sie damit, dass Sie bei 2.420,00 € ablesen und dann mit den oben angegebenen Werten vergleichen. Bei Prüfungen werden die Prozentsätze derjenigen Sozialversicherungen genannt, die je zur Hälfte vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber zu tragen sind. Für 2007 wird für wahrscheinlich gehalten, dass folgende Sätze festgelegt werden:

116


B

Sozialversicherungswerte 2007 Krankenversicherung AOK

15,0 %

Pflegeversicherung

1,7 %

Rentenversicherung

19,9 %

Arbeitslosenversicherung

4,5 %

Für die Lohnabrechnung ist nur mit der Hälfte dieser genannten Prozentsätze zu rechnen, da die andere Hälfte ja der Arbeitgeber zu tragen hat. Beachten Sie, dass die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag, die Kirchensteuer und auch die gesetzlichen Sozialversicherungen nicht nur von 2.400,00 € (dem Bruttogehalt) berechnet wurden, sondern von 2.420,00 €. Auch der vom Arbeitgeber gezahlte Anteil der vermögenswirksamen Leistung ist steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Für jede Leistung gegenüber Mitarbeitern ist in den Gesetzestexten sorgsam nachzulesen, wie sie steuerlich und in der Sozialversicherung behandelt werden. Das betrifft die Privatnutzung von Firmenfahrzeugen, Urlaubsgeld, Gratifikationen, Betriebsveranstaltungen, Kantinenzuschüsse und vieles andere mehr. Kaufmannsprüfungen belassen es bei ihren Aufgaben aber meist bei den vermögenswirksamen Leistungen als zusätzlich zum Lohn zu versteuerndes Entgelt. Mit der Lohnabrechnung ist dokumentiert, dass der Arbeitgeber seiner gesetzlichen Pflicht nachgekommen ist, von seinen Arbeitnehmern bestimmte Beträge einzubehalten. Auch in diesem Fall ist, ähnlich wie bei der Umsatzsteuer, der Unternehmer zum Erfüllungsgehilfen des Staates gemacht worden. Es handelt sich dabei um ein Relikt aus früherer Zeit. In den siebziger Jahren des 19. Jahrhunderts hat der Staat in Gestalt der preußischen Monarchie die Arbeiter als „unmündige Kinder“ eingeschätzt. Ihnen wurde nicht zugetraut, selbst die Steuern zu bezahlen und Altersvorsorge zu betreiben und sich gegen das Risiko von Krankheiten und der Arbeitslosigkeit zu versichern.

117

B


Die Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen gehören dem Arbeitgeber nicht – er muss sie an dafür festgelegte Stellen abführen. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer gehen an das Finanzamt. Die Abzüge wegen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden an die für den Mitarbeiter zuständige Krankenkasse überwiesen. Das Weiterleiten der Abzüge ist für die Unternehmen mit viel Aufwand (An- und Abmeldungen, Formularausfüllung, Überweisungen) verbunden. Per Hand ist das selbst für einen Kleinbetrieb kaum zu bewältigen. Hier hilft der Computer. Er hilft auch bei der elektronischen Übermittlung der SV-Meldung. Die bisher üblichen Formulare auf Papier dürfen nicht mehr verwendet werden. Häufig sind die Kleinunternehmer überfordert, weil die Programme jede kleine Ungenauigkeit zurückweisen. Selbstständige externe Dienstleister können hier eine große Hilfe bieten. Beim Buchen mit der Hand können Sie einen zusammengesetzten Buchungssatz in folgender Weise bilden: Journal Kontierung Lfd.Nr

Buchungstext

1

Gehalt Monat XYZ

Soll

Haben

6300

2800

6320

4830

Beträge Soll

24.000,00 14.192,00 200,00

4840

Arbeitgeberanteil SV Monat XYZ

6400

4840

4.294,90 4.973,10

4860 2

Haben

740,00 4.973,10

4.973,10

Sie werden nun auch die im Journal auf den Seiten 89 f. vorgenommenen Eintragungen verstehen. Zu den Buchungen ist Folgendes zu erläutern: ●

118

Das Grundgehalt wird im Konto 6300 erfasst, die vermögenswirksamen Leistungen unter 6320 (sonstige tarifliche oder vertragliche Aufwendungen). Beides sind Aufwandskonten.

Buchung von Personalaufwendungen ●

Mit den Habenbuchungen in der Kontenklasse 4 (Konten 4830, 4840, 4860) werden Verbindlichkeiten erfasst, die dadurch entstehen, dass Abzüge vorgenommen wurden, die nicht dem Arbeitgeber, sondern dem Finanzamt und der Krankenkasse gehören oder zu Gunsten des Arbeitnehmers an die Institution zu überweisen sind, bei der die vermögenswirksame Leistung angelegt wird. Wenn dann später z. B. die Lohn- und Kirchensteuer an das Finanzamt überwiesen wird, erfolgt der Ausgleich der Verbindlichkeit durch die Buchung 4830 an 2800.

●

Die zweite Buchung nimmt den Arbeitgeberanteil für die gesetzlichen Sozialversicherungen auf. Zunächst wird eine Verbindlichkeit gegenüber Sozialversicherungsträgern gebucht. Im Normalfall ist der AN-Anteil zu den Sozialversicherungen identisch mit dem Arbeitgeberanteil. Beide tragen den Gesamtbetrag jeweils zur Hälfte.

B

Aus den beiden Buchungssätzen erkennen Sie die Höhe der Personalaufwendungen. Sie setzt sich aus den Summen zusammen, die in Konten der Klasse 6 (betriebliche Aufwendungen) gebucht wurden. Im Beispiel sind es: 24.000,00 € + 200,00 € + 4.973,10 € = 29.173,10 €. Oft wird dieser Betrag auch als Arbeitgeberbelastung bezeichnet. Sie ist tatsächlich weit höher als die vereinbarte Lohn- und Gehaltssumme. Wenn Sie bereits jetzt den lexware buchhalter mit der Lohnbuchung ausprobieren wollen, seien Sie auf das Konto 2910 Interimskonto Lohn hingewiesen. Sie finden es auf dem Standard-Kontenrahmen nicht vor und müssen es deshalb neu einrichten. Es ist notwendig, um beim Import dem Programm eine solche Datei-Form ohne freie Kontonummern in den Zeilen anzubieten, die zuverlässig verarbeitet wird. Ergänzend ist noch darauf hinzuweisen, dass es eine fünfte Pflichtversicherung gibt. Es handelt sich um die Unfallversicherung. Diese ist vom Arbeitgeber allein zu tragen. Er schließt diese Versicherung

119

B


mit der für ihn zuständigen Unfallversicherung ab. Versicherungsträger sind die Berufsgenossenschaften, die nach Branchen gegliedert sind. Wenn in kaufmännischen Prüfungen die Frage gestellt wird, an wie vielen gesetzlichen sozialen Versicherungen sich der Arbeitgeber beteiligen muss, so lautet die Antwort: fünf – nämlich Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung. Diese zuletzt genannte Versicherung wird in der Prüfungsaufregung oft vergessen, da sie ja der Arbeitnehmer auf seinem Lohnzettel nicht sieht.

Tipp Bei den Lohnbuchungen, die oft sehr viele Konten berühren, ist bei der Kontierung immer nachzurechnen, dass die Summe der Sollbu chungen mit der Summe der Habenbuchungen identisch ist.

Vielfach gibt es in den Betrieben eine spezielle Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, die dem Finanzbuchhalter die notwendigen Daten bereitstellt. Grundkenntnisse auf diesem Gebiet werden jedoch bei jedem Kaufmann vorausgesetzt. Bis hierhin wurde der Wissensstand dargestellt, der bei kaufmännischen Prüfungen vorausgesetzt wird. Darüber hinausgehend sollen aber Leser und Nutzer dieses Buches mit einem weiteren Gebiet der Lohn- und Gehaltsabrechnung vertraut gemacht werden, das bei Kleinbetrieben regelmäßig eine bedeutsame Rolle spielt. Es handelt sich um das so genannte Umlageverfahren. Ausgangspunkt ist das Lohnfortzahlungsgesetz. Es regelt, dass im Falle der Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers der Lohn vom Arbeitgeber für einen Zeitraum von sechs Wochen weiterzuzahlen ist. Das Umlageverfahren ist im Prinzip eine Lohnfortzahlungsversicherung für Klein- und Mittelbetriebe.

120


B

Es gibt zwei Arten von Ausgleichsverfahren: ●

●

Das Ausgleichsverfahren U1 finanziert die Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit an Arbeiter und an Auszubildende (nicht Angestellte). Das Ausgleichsverfahren U2 erstattet dem Arbeitgeber Aufwendungen, die ihm auf Grund des Mutterschutzgesetzes entstehen. An diesem Ausgleichsverfahren nehmen Arbeiter, Auszubildende und Angestellte teil.

Grundsätzlich nehmen solche Arbeitgeber am Ausgleichsverfahren teil, die regelmäßig nicht mehr als 20 Arbeitnehmer beschäftigen. Die Satzung der Krankenkassen kann die Grenze von 20 auf 30 Mitarbeiter anheben. Getragen wird das Umlageverfahren von den gesetzlichen Orts- und Innungskrankenkassen. Die Höhe der Umlagesätze wird von den Krankenkassen festgelegt und richtet sich nach dem Versicherungsumfang. So konnte im Jahr 2006 bei der AOK Berlin und Brandenburg bei der Umlage 1 ein Versicherungsschutz von 50 %, 60 % oder 80 % des Lohnfortzahlungsbetrags gewählt werden. Entsprechend betragen die Umlagesätze 1,2 %, 1,8 % oder 3,6 % vom SVpflichtigen Arbeitsentgelt. Bei der Umlage 2 beträgt der Umlagesatz 0,28 %. Von der Pflichtkasse werden Aufwendungen zu 100 Prozent erstattet, und zwar: ● ●

Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld während der Schutzfrist, Mutterschutzlohn auf Grund des Beschäftigungsverbots einschließlich des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung.

Die Abführung der Umlagen erfolgt monatlich. Einzutragen sind die Beträge in die von der Krankenkasse bereitgestellten Formulare, die auch als Beitragsnachweis für die SV-Pflichtversicherungen dienen. Der Versand auf elektronischem Wege ist möglich, allerdings ist hohe Genauigkeit und Sachkunde erforderlich.

121

B


Aufgabe 6 Ausgangsdaten: ● ● ● ● ● ● ●

Ein Arbeitnehmer erhält 2004 ein Bruttogehalt von 3.433,71 €. Steuerklasse I, keine Kinder, Kirchensteuerpflichtig. Die Lohnsteuer beträgt 702,16 €. Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 % der Lohnsteuer. Die Kirchensteuer beträgt 8 % der Lohnsteuer. Der Beitragssatz für die gewählte Krankenkasse ist 15 %.

Als bundesweit einheitliche Sätze werden angenommen: Pflegeversicherung = 1,7 %; Rentenversicherung = 19,9 %; Arbeitslosenversicherung = 4,5 %. Ihre Aufgabe: Erstellen Sie die Gehaltsabrechnung nach folgendem Schema ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Bruttogehalt Lohnsteuer Solidaritätszuschlag Kirchensteuer Krankenversicherung Pflegeversicherung Rentenversicherung Arbeitslosenversicherung Abzüge Netto

(Die Lösung finden Sie auf Seite 194.)

Aufgabe 7 Ausgangsdaten: Die selben Ausgangsdaten wie Übungsaufgabe 6: ●

122

Ein Arbeitnehmer erhält für April 2004 ein Bruttogehalt von 3.433,71 €.

Buchung von Personalaufwendungen ● ● ● ● ●

B

Steuerklasse I, keine Kinder, kirchensteuerpflichtig. Die Lohnsteuer beträgt 702,16 €. Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 % der Lohnsteuer. Die Kirchensteuer beträgt 8 % der Lohnsteuer. Der Beitragssatz für die gewählte Krankenkasse ist 15 %.

Als bundesweit einheitliche Sätze werden angenommen: Pflegeversicherung = 1,7 %; Rentenversicherung = 19,0 %; Arbeitslosenversicherung = 4,5 %. Vermögenswirksame Leistungen werden nicht gezahlt. Das Nettogehalt wird überwiesen. Ihre Aufgabe: Bilden Sie die Buchungssätze in Form eines Journals. Die Umlagen 1 und 2 werden von Ihnen nicht berechnet. (Die Lösung finden Sie auf Seite 195.)

123

C

Jahresabschluss

Ziel jeder Buchführung ist es, einen Jahresabschluss aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Dieser Jahresabschluss bedarf sorgfältiger Vorbereitung.

1

Vorbereitende Abschlussbuchungen

Zwischen die Buchung laufender Geschäftsfälle und den Jahresabschluss treten eine Reihe von vorbereitenden Abschlussbuchungen. Dies ist ein wichtiger Schritt auf dem Wege von der Eröffnungs- zur Schlussbilanz. Das bisher erarbeitete Journal des Unternehmens Schlau enthält: ● ●

Die Eröffnung der Konten (mithilfe des Saldenvortragskontos), Buchungen der laufenden Geschäftsfälle auf Grund vorliegender Belege (Eingangsrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Quittungen usw.).

Nun sind die vorbereitenden Abschlussbuchungen zu erledigen. Allen vorbereitenden Abschlussbuchungen ist gemeinsam, dass sie nicht auf Geschäftsfällen beruhen. Die Belege entstehen nicht aus dem normalen Geschäftsleben. Es müssen Eigenbelege angefertigt werden. Die Anzahl der vorbereitenden Abschlussbuchungen ist im Verhältnis zum gesamten Buchwerk sehr gering. Bei einer Reihe von ihnen handelt es sich lediglich um reine Umbuchungen. Das ist bei allen Unterkonten (die in der vierten Stelle keine Null aufweisen) der Fall. Diese Unterkonten dürfen in der Bilanz nicht vorkommen und werden daher über die jeweils übergeordneten Konten abgeschlossen. Unkompliziert ist auch die Verrechnung zwischen Umsatzsteu-

124

Vorbereitende Abschlussbuchungen

C

er und Vorsteuer (Buchung: Umsatzsteuer an Vorsteuer mit jeweils dem kleineren Saldo aus beiden Konten). Für andere vorbereitende Abschlussbuchungen sind gründliche Vorüberlegungen notwendig. Das gilt besonders im Zusammenhang mit der Bewertung des Anlagevermögens, von Materialbeständen, von fertigen und unfertigen Erzeugnissen und weiteren Vermögenswerten. Von den dazu getroffenen Festlegungen hängt in hohem Maß ab, welcher Gewinn ausgewiesen wird und welche steuerlichen Konsequenzen damit verbunden sind. Das aus dem Computerjournal abgeleitete Journal für die vorbereitenden Abschlussbuchungen sieht so aus: Journal Kontierung

Beträge

Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

37

4805

2605

38

2000

2001

500,00

500,00

39

2002

2000

1.000,00

1.000,00

40

3000

3001

696,00

714,00

41

5000

5001

1.640,00

1.640,00

4.752,00


Das Journal ist so aufgebaut, wie es für den Eintrag in T-Konten per Hand benötigt wird. Zuerst werden die Konten abgeschlossen (ausgeglichen) deren Nummern nicht mit einer Null enden. Es ist für Sie nicht schwierig, diese genannten Buchungen aus der vorliegenden Salden-Liste (Seite 97 f.) abzuleiten. Sie dürfen sie allerdings nicht vergessen! Man erwartet gerade bei Prüfungen von Ihnen, dass Sie beim Abarbeiten eines Buchungsgangs diese Buchungen ohne besonderen Hinweis vornehmen. Etwas komplizierter sind die übrigen vorbereitenden Abschlussbuchungen. Die Journaleintragungen sehen sehr einfach aus, sie sind es jedoch nicht.

125

C

Jahresabschluss

Journal Kontierung

Beträge

Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

36

6520

0700

3.000,00

42

5200

2100

6.000,00

6.000,00

43

2200

5200

28.000,00

28.000,00

44

6000

2000

5.200,00

5.200,00

3.000,00

Bei jeder Buchung wird jeweils ein Bestandskonto und ein Erfolgskonto berührt. Inhaltlich handelt es sich um Korrekturbuchungen basierend auf der Inventur mit den sorgsam zu überlegenden Bewertungen der einzelnen Vermögensteile. Durch vorbereitende Abschlussbuchungen ist zu sichern, dass die Bestände der einzelnen Konten mit den Inventurbeständen, also mit dem Inventar, in Übereinstimmung gebracht werden. Es hat sich bewährt, eine Tabelle anzulegen, in welche die Buchbestände vor den vorbereitenden Abschlussbuchungen und die Inventurbestände eingetragen werden. Dann sind diese Bestände miteinander zu vergleichen. Für die Buchhaltung der Firma Schlau hat diese Tabelle folgendes Aussehen: Position

Buchbestand

Inventurbest.

Differenz

+ oder ./.

0700 TA + Masch.

30.000,00

27.000,00

3.000,00 ./.

2100 unf. Erzeug.

7.000,00

1.000,00

6.000,00 ./.

2.000,00

30.000,00

28.000,00 +

30.200,00

25.000,00

5.200,00 ./.

2200 fert. Erzeug. 2000 Rohstoffe

Die Plus- und Minuszeichen sollen anzeigen, ob die Differenzbeträge den Buchbeständen hinzuzufügen sind oder von ihnen abgezogen werden müssen. Muss etwas in diese Konten hineingebucht oder von ihnen entnommen werden? Zugänge kommen ins Soll, Minderungen ins Haben. Vergleichen Sie bitte die Tabelle mit dem Journal.

126

Abschreibung für Anlagegüter/Absetzung für Abnutzung

C

Sie sehen: Der Wert der technischen Anlagen und Maschinen muss verringert werden. In die Schlussbilanz gehören die 27.000,00 €. Analog verhält es sich mit den unfertigen Erzeugnissen und den Rohstoffen. Im Unterschied dazu war der Wert der auf Lager befindlichen Fertigerzeugnisse am Jahresende größer als am Anfang. Das Unternehmen hat eine über den Umsatzerlös hinausgehende Leistung, eine Bestandsmehrung, erbracht. Das muss im Konto Fertigerzeugnisse seinen Ausdruck finden und darin, dass in der Kontenklasse 5 außer den Umsatzerlösen ein weiteres Ertragskonto (Bestandsveränderungen) diese betriebliche Leistung anzeigt. Da die vorbereitenden Abschlussbuchungen ganz erhebliche Auswirkungen auf den zu versteuernden Gewinn besitzen, wurden die entsprechenden Vorgehensweisen durch zahlreiche Gesetze geregelt. Ein weiteres wichtiges Thema ist, den Wert der betrieblichen Bestände in der Buchhaltung ständig richtig auszudrücken. Deshalb wird nachfolgend vertieft behandelt, wie ● ●

die Ermittlung der Abschreibungen erfolgt und wie die Buchungen im Materialbereich gestaltet werden können.

Kenntnisse zu diesen Gebieten sind zum Bestehen kaufmännischer Prüfungen bei der Industrie- und Handelskammer nachzuweisen.

2


Abschreibungen sorgen für eine perioden- und leistungsgerechte Verteilung der Ausgaben für Wirtschaftsgüter. Die Nutzung vieler erworbener Wirtschaftsgüter erstreckt sich über mehrere Geschäftsjahre. Es wäre also nicht richtig, die dafür angefallenen Anschaffungskosten oder Herstellungskosten sofort beim Kauf als Aufwand zu erfassen. Diese Güter sind nicht voll verbraucht. Sie haben am Jahresende noch immer einen bestimmten Wert. Mit den Abschreibungen werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten über alle Jahre, in denen das Gut dem Betrieb zur Ver-

127

C

Jahresabschluss

fügung steht, verteilt und in jährlichen Teilbeträgen als Aufwand gebucht. Gleichzeitig verringert sich der Wert des Wirtschaftsguts in der Bilanz um den Abschreibungsbetrag. Das Handelsgesetzbuch legt mit dem § 253 (2) fest: Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten um planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Der Plan muss die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die Geschäftsjahre verteilen, in denen der Vermögensgegenstand voraussichtlich genutzt werden kann. Der Kaufmann selbst muss die voraussichtliche Nutzungsdauer eines Anlageguts bei der Anschaffung einschätzen. Er kann sich an Tabellen orientieren, die von der Finanzverwaltung veröffentlicht werden. Es handelt sich dabei um durchschnittliche, betriebsgewöhnliche Zeiträume. Bei Betriebsprüfungen erfolgen meist keine vertiefenden Rückfragen, wenn die Werte der Abschreibungstabellen den betrieblichen Abschreibungen zu Grunde gelegt wurden. Weicht der Kaufmann davon ab, muss er das begründen. Fälschlicherweise wird oft die Annahme vertreten, die so genannten AfATabellen seien verbindliche Festlegungen der Finanzverwaltung. Im Handelsgesetzbuch ist nicht festgelegt, wie die Anschaffungskosten auf die Nutzungsjahre verteilt werden. Geschieht das in gleichen Jahresbeträgen oder entsprechend der Nutzung? Antwort darauf gibt das Steuerrecht. Dort wird die Abschreibung als Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet. Nach § 7 EStG kann sich der Kaufmann zwischen mehreren Abschreibungsmethoden entscheiden. Eine Methode wird als lineare Abschreibung bezeichnet. (Dieser Ausdruck ist Sprachgebrauch und ist so in keinem Gesetz benannt.) Das EStG legt dazu fest: Bei Wirtschaftsgütern, deren Verwendung oder Nutzung durch den Steuerpflichtigen zur Erzielung von Einkünften sich erfahrungsgemäß auf einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erstreckt, ist jeweils für ein Jahr der Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzuset-

128


C

zen, der bei gleichmäßiger Verteilung dieser Kosten auf die Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung auf ein Jahr entfällt (Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen). Die Absetzung bemisst sich hierbei nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts. Bei der linearen Absetzung für Abnutzung wird die jährliche Abschreibung immer mit dem gleichen Prozentsatz und in gleichen Jahresbeträgen von den ursprünglichen Investitionskosten berechnet. Die Abschreibungssumme wird berechnet: Anschaffungskosten ÷ Jahre der Nutzungsdauer Der Prozentsatz der Abschreibung wird berechnet: 100 ÷ Jahre der Nutzungsdauer Eine weitere Abschreibungsmethode wird als degressive Abschreibung bezeichnet. Im § 7 Abs. 2 EStG ist dazu festgelegt: Bei beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens kann der Steuerpflichtige statt der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen die Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen bemessen. Die Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen kann nach einem unveränderlichen Hundertsatz vom jeweiligen Buchwert (Restwert) vorgenommen werden. Die degressive AfA für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens wird ab 1.1.2006 bis zum 31.12.2007 von 20 % auf 30 % angehoben und beträgt maximal das 3-fache der linearen AfA. Die degressive Abschreibung darf für bewegliche Güter des Anlagevermögens angewendet werden. Diese werden dann in fallenden Jahresbeträgen abgeschrieben. Die Abschreibungssumme ist im ersten Jahr am höchsten, im letzten Jahr der Abschreibung am ge-

129

C

Jahresabschluss

ringsten. Die Abschreibung darf zur Zeit höchstens 20 % des jeweiligen Buchwerts betragen. Der Übergang zur linearen Abschreibung ist zulässig. Er bietet sich an, wenn der lineare AfA-Betrag höher ist als der degressive. Am Beispiel der von Felix Schlau gekauften Maschine können Sie sehen, welche Möglichkeiten dem Unternehmer für die Erarbeitung des Abschreibungsplans offen standen. Noch ein Hinweis: Wenn nach der planmäßig festgelegten Nutzungsdauer eine Maschine noch nicht verschrottet ist, bleibt sie mit einem Euro Erinnerungswert in den Büchern. Abschreibungstabelle

130

Anlagegut:

Maschine

AfASatz

Tag der Anschaffung:

01.01.07

linear

degressiv

Nutzungsdauer:

10 Jahre

10 %

30 %

Anschaffungswert:

30.000,00

Jahres ende

Restwert linear

Restwert degressiv

AfA linear

AfA degressiv

Übergang degressiv zu linear AfA

2007

27.000,00

21.000,00

3.000,00

9.000,00

2008

24.000,00

14.700,00

3.000,00

6.300,00

2009

21.000,00

10.290,00

3.000,00

4.410,00

2010

18.000,00

7.203,00

3.000,00

3.087,00

2011

15.000,00

5.042,10

3.000,00

2.160,90

1.200,50

6.002,50

2012

12.000,00

3.259,47

3.000,00

1.782,63

1.200,50

4.802,00

2013

9.000,00

2.470,63

3.000,00

788,84

1.200,50

3.601,50

2014

6.000,00

1,729,44

3.000,00

741,19

1.200,50

2.401,00

2015

3.000,00

1.210,61

3.000,00

518,83

1.200,50

1.200,50

2016

1,00

847,53

2.999,00

363,08

1.199,50

1,00

Restwert


C

Warum hat Felix Schlau nicht die degressive Abschreibung gewählt? Er ist davon ausgegangen, dass die Restbuchwerte möglichst dem tatsächlichen Wert der Maschine entsprechen sollen. Wenn er die degressive Methode gewählt hätte, wären in den ersten Jahren höhere Beträge in die Aufwendungen gelangt. Der zu versteuernde Gewinn hätte sich verringert. Das wäre zunächst einmal günstig gewesen. Felix Schlau hat aber weiter in die Zukunft gedacht. Er hätte in den folgenden Jahren geringere Abschreibungsmöglichkeiten gehabt. Der Gewinn steigt dann möglicherweise in Bereiche mit hohen prozentualen Steuersätzen – bis fast 50 Prozent. Allerdings: Wenn tatsächlich in den ersten Jahren der Nutzung eine Maschine hoch beansprucht wird, sollte degressiv abgeschrieben werden. Genau um den unterschiedlichen Einsatz von Maschinen richtig in den Abschreibungen auszudrücken, wurde von der Finanzverwaltung die degressive Abschreibung zugelassen. Falls es wirtschaftlich begründbar ist, können die Anschaffungs- und Herstellungskosten entsprechend der Beanspruchung nichtlinear verteilt werden. Man spricht dann von leistungsgemäßer Abschreibung. Die Leistung ist im einzelnen Geschäftsjahr nachzuweisen. Bei Lkw oder Bussen ist diese Art der Abschreibung gebräuchlich. Für Anlagegüter ist es typisch, dass sie dem Betrieb „dauernd“ dienen. Sie haben eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr. Würde man das wörtlich nehmen, müsste jeder Bürolocher oder jede Büroschere über die Jahre der Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Das wäre übertriebene Genauigkeit und würde einen nicht zu rechtfertigenden Arbeitsaufwand erfordern. Daher ist im § 6 Abs. 2 EStG die Möglichkeit geschaffen, dass bewegliche Anlagegüter mit einem Wert bis zu 410 € sogleich im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Diese Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) muss auf besonderen Konten festgehalten werden. Zusätzlich muss es sich bei dem Wirtschaftsgut um einen beweglichen, abnutzbaren Anlagegegenstand mit der Fähigkeit zur selbstständigen Nutzung handeln. Diese liegt nicht vor, wenn das Wirtschaftsgut Teil eines Ganzen ist oder wenn es nur in Verbindung

131

C

Jahresabschluss

mit anderen Gütern genutzt werden kann (z. B. Ersatzteile für Maschinen oder Leuchtstoffröhren). Auch Softwareprogramme unter 410 € können wie geringwertige Wirtschaftsgüter im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter müssen in einem besonderen Verzeichnis oder Buchführungskonto aufgeführt werden. In bestimmten Fällen darf bzw. muss eine außerplanmäßige Abschreibung vorgenommen werden. Sie muss erfolgen, wenn das betreffende Wirtschaftsgut eine dauerhafte Wertminderung erlitten hat (Abschreibungsgebot in der Handels- und Steuerbilanz). Sie kann erfolgen, wenn diese Wertminderung nur vorübergehend ist (Abschreibungswahlrecht in der Handels- und Steuerbilanz). Außerplanmäßige Abschreibungen können bei allen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens vorgenommen werden. Als Gründe kommen infrage: ● ● ●

außergewöhnliche technische Wertminderung, z. B. durch Brand oder Hochwasser; außergewöhnliche wirtschaftliche Wertminderung, z. B. durch rasanten technischen Fortschritt; Sinken des Wiederbeschaffungspreises (Teilwertabschreibung). Tipp Die bisherige Vereinfachungsregelung für bewegliche Wirtschafts güter des Anlagevermögens, voller AfABetrag bei Anschaffung in der ersten Jahreshälfte und hälftiger AfABetrag bei Anschaffung in der zweiten Jahreshälfte, fällt für die Anschaffung oder Errichtung von Wirtschaftsgütern seit Ablauf des 31.12.2003 weg. Für diese Wirt schaftsgüter sind die AfABeträge jetzt monatsgenau zu ermitteln. Dabei soll der Monat der Anschaffung oder Herstellung voll bei der AfABerechnung berücksichtigt werden.

Beispiel: Eine Maschine wird am 15.3. angeschafft. Die Nutzungsdauer dieser Maschine beträgt 5 Jahre.

132

Bestände und Verbrauch von Material

C

Für die AfABerechnung im Anschaffungsjahr sind die Monate März bis Dezember anzusetzen, also volle 10 Monate. Bezogen auf die Nutzungsdauer von 60 Monaten beträgt somit die AfA im Anschaffungsjahr 210/60 = 1/6 der Anschaffungskosten. Bisher war auf Grund der Vereinfachungsregelung die volle Jah resAfA = 1/5 anzusetzen.

Eine Schlussfolgerung: Der Unternehmer selbst sollte aktiv seine Abschreibungspolitik gestalten. Häufig werden die steuerlich zulässigen Höchstsätze ausgeschöpft, nur um den ausgewiesenen Gewinn zu mindern. Das aber macht nur Sinn bei einem hohen Gewinn, der versteuert werden müsste. Bei schwachem Gewinn in Anlaufjahren eines Unternehmens oder gar Verlusten ist es ratsam, die Abschreibungen so gering wie möglich anzusetzen. Das belässt Möglichkeiten, in Jahren mit hohem Gewinn noch Abschreibungen in die Aufwendungen buchen zu können. Unternehmen mit hohen Gewinnen weisen oft wegen der steuerlichen Vorteile ihre Abschreibungen höher aus als der tatsächliche Verschleiß ist; umgekehrt neigen wirtschaftlich schwächere Unternehmen häufig dazu, die Abschreibungsfristen auszudehnen. Beides wirkt sich auf den Ausweis des Anlagevermögens in den Aktiva aus. Bilanzfachleute haben die Regel aufgestellt: „Gute Unternehmen sind besser als ihre Bilanz, schlechte Unternehmen noch schlechter.“

3


Unter den vorbereitenden Abschlussbuchungen (Seite 126), die Sie im Journal des Unternehmens Felix Schlau vorgefunden haben, ist eine Buchung noch nicht genauer untersucht worden. Es ist folgende: Journal Kontierung Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

44

6000

2000

Beträge Sollbetrag 5.200,00


133

C

Jahresabschluss

Gebucht wurde „Aufwendungen für Rohstoffe an Bestand an Rohstoffen“. Wie erklären sich die 5.200,00 €? Nachdem die Unterkonten auf das Konto 2000 (Rohstoffe) übernommen wurden, errechnete sich ein Buchbestand von 30.200,00 €. Die durchgeführte Inventur ergab einen Bestand von 25.000,00 €. Also musste noch ein Verbrauch von 5.200,00 € gebucht werden, um beim Buchbestand und dem Inventurbestand den gleichen Betrag zu erhalten.

Leitsatz: In jedem Falle ist durch vorbereitende Abschlussbuchungen zu si chern, dass die in der Bilanz erscheinenden Buchbestände mit den In venturbeständen übereinstimmen. Wenn Sie Prüfungsaufgaben lösen müssen, kontrollieren Sie unbe dingt abschließend, ob in Ihrer Lösung diejenigen Endbestände er scheinen, die in der Aufgabenstellung aufgeführt sind.

Die Vorgehensweise bei der Verbrauchsbuchung für Rohstoffe im Buchwerk von Felix Schlau trifft für alle Materialarten zu. Material wird zumeist unterteilt in Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Fremdbauteile und Handelswaren: ● ● ● ●

●

Rohstoffe sind nach der Be- oder Verarbeitung als Hauptbestandteile des Fertigerzeugnisses zu erkennen. Hilfsstoffe sind Nebenbestandteile eines Erzeugnisses, wie Farben, Nägel, Nähfäden. Betriebsstoffe dienen der Fertigung mittelbar, wie Schmieröl, Brenn- und Treibstoffe. Fremdbauteile sind von Fremdfirmen bezogene Erzeugnisse, die als Vorprodukte zur Herstellung eines Endprodukts notwendig sind, wie Elektromotoren, Schlösser, Steuerungen. Handelsware wird im Einzelhandel verkauft oder von Handwerksbetrieben als Zubehör, wie Sitzbezüge durch eine KfzReparaturwerkstatt oder Waschmaschinen durch einen Installateurbetrieb.

In jedem Fall ist bei der Buchung von Beständen und Verbrauch von Material von folgendem Zusammenhang auszugehen:

134


C

Anfangsbestand + Zugang – Verbrauch = Endbestand Die genannte Gleichung läßt sich auch umformen: Anfangsbestand + Zugang – Endbestand = Verbrauch Der Anfangsbestand sowie der Endbestand werden durch die Inventur erfasst und im Inventar dokumentiert. Das erfolgt mengen- und wertmäßig. Die Bestände laut Inventar müssen in der Eröffnungsund in der Schlussbilanz enthalten sein und demzufolge auch in den entsprechenden Konten. Die Zugänge an Material müssen anhand von Eingangsrechnungen nachweisbar sein. Der Verbrauch an Material (Materialaufwand) muss der Größe entsprechen, die aus den oben aufgeführten Gleichungen hervorgeht. Der Zusammenhang zwischen Anfangsbestand, Zugang, Verbrauch und Endbestand wird nachfolgend an Beispielen veranschaulicht. Es handelt sich um einen Exkurs, der in den Buchungsgang Schlau nicht eingearbeitet wurde. Verwendet werden runde Zahlen, um die Rechenwege gut überblicken zu können. Folgende zwei Beispiele sollen das veranschaulichen, wobei der Materialverbrauch die gesuchte Größe darstellt: Anfangsbe stand lt. Inventur

Zugänge lt. Eingangs rechnung

Endbestand lt. Inventur

Bestandsver Material änderung verbrauch

1. Beispiel

100.000,00

700.000,00

120.000,00

+20.000,00 680.000,00

2. Beispiel

100.000,00

700.000,00

60.000,00

40.000,00 740.000,00

Die beiden Beispiele wurden so gewählt, dass im ersten Fall der Endbestand größer ist als der Anfangsbestand. Das wird als Bestandsmehrung bezeichnet. Beim zweiten Beispiel ist eine Bestandsminderung gezeigt (Endbestand kleiner als Anfangsbestand).

135

C

Jahresabschluss

Aus der Tabelle sind weitere zwei Rechenwege ersichtlich: Zugänge lt. Eingangsrechnungen ./. Bestandsmehrung

(–

(700.000) 20.000)

= Materialverbrauch

(= 680.000)

Zugänge lt. Eingangsrechnungen + Bestandsminderung

(+

= Materialverbrauch

(= 740.000)

(700.000) 40.000)

Diese zwei Rechenwege sind wichtig. Sie werden für die Ableitung von Buchungen für den Materialverbrauch noch benötigt. Folgende Varianten für die Erfassung der Zugänge an Material und für den Verbrauch sind in der Praxis gebräuchlich: 1. Variante: Buchung der Eingangsrechnungen auf Bestandskonten. Die Materialausgabe erfolgt nur auf der Grundlage von Materialentnahmescheinen. Die Buchung des damit belegten Verbrauchs erfolgt in den Aufwandskonten. Folgende Buchungen würden beim Beispiel 1 (siehe oben) vorgenommen werden: Journal Kontierung Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

1

Rohstoffe

Eröffnungsbilkt.

2

Rohstoffe

3

Aufw. f. Rohst.

4

Schlussbilanzkt.

Beträge Sollbetrag

Habenbetrag

100.000,00

100.000,00

Verbindlichk.

700.000,00

700.000,00

Rohstoffe

680.000,00

680.000,00

Rohstoffe

120.000,00

120.000,00

Vorausgesetzt wird hier, dass in der Materialbuchführung die aufgrund von Belegen (Anfangsbestand, Eingangsrechnungen, Materialentnahmescheine) ermittelten Sollbestände mit den Istbeständen

136


C

der Schlussinventur übereinstimmen. Sollten sich nicht erklärbare Minusdifferenzen ergeben, muss ein Eigenbeleg angefertigt und die Differenz als Verbrauch nachgebucht werden. Es kann sich nur um einen vergessenen Materialentnahmeschein oder Diebstahl handeln. Beides ist Materialaufwand. 2. Variante: Buchung der Eingangsrechnungen auf Bestandskonten, Inventur des Endbestands und Errechnung des Verbrauchs nach dem Muster: Anfangsbestand + Zugang – Endbestand = Verbrauch Diese Variante ist dann üblich, wenn zwar ein verschlossenes Lager existiert, jedoch keine Materialentnahmescheine ausgeschrieben oder diese nicht gesondert in einer Materialbuchführung gebucht werden. Der Bestand wird also nur rechnerisch ermittelt und gebucht. Beim zweiten Beispiel sieht die Buchung folgendermaßen aus: Journal Kontierung Lfd. Nr.

Sollkonto

Habenkonto

Beträge Sollbetrag

Habenbetrag

1

Rohstoffe

Eröffnungsbilkt.

100.000,00

100.000,00

2

Rohstoffe

Verbindlichk.

700.000,00

700.000,00

3

Aufw. f. Rohst.

Rohstoffe

740.000,00

740.000,00

4

Schlussbilanzkt.

Rohstoffe

60.000,00

60.000,00

3. Variante: Buchung der Eingangsrechnungen auf die jeweiligen Aufwandskonten (Aufwand für Rohstoffe, für Hilfsstoffe oder für Betriebsstoffe) und Korrekturbuchung nach dem Vergleich des wertmäßigen Anfangsbestands mit dem Endbestand. Eine solche Variante wird dann gewählt, wenn die Beziehungen zu den Lieferern nach dem Prinzip „just in time” gestaltet sind. Das bedeutet: Die Zulieferungen erfolgen fertigungssynchron. Eingehendes Material geht sofort in die Produktion. Es existiert kein

137

C

Jahresabschluss

Materiallager. Materialbestände befinden sich in geringem Umfang nur in den Fertigungsabteilungen. Diese Bestände sind allerdings mit der Inventur zu erfassen. Buchung beim Beispiel 1: Beachten Sie, dass in diesem Fall die Bestandsmehrung als eine Art Korrektur gebucht werden muss. Die 700.000 € Rohstoffe, die eingekauft wurden, waren zunächst im Konto „Aufwendungen für Rohstoffe” verbucht. Sie wurden aber nicht tatsächlich verbraucht, da der Endbestand höher war als der Anfangsbestand. Mit einem Teil der eingekauften Rohstoffe wurden die Bestände aufgestockt. Journal Kontierung Lfd. Nr.

Beträge

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

1

Rohstoffe

Eröffnungsbilkt.

100.000,00

100.000,00

2

Aufw. f. Rohst.

Verbindlichk.

700.000,00

700.000,00

3

Rohstoffe

Aufw. f. Rohst.

20.000,00

20.000,00

4

Schlussbilanzkt.

Rohstoffe

120.000,00

120.000,00

Bei Bestandsmehrungen von Material sollten Sie den folgenden Hinweis beachten: Tipp Bei Bestandsmehrung von Material ist im Bestandskonto der entspre chende Betrag dem Anfangsbestand hinzuzubuchen. Das Gegenkonto ist „Aufwendungen für Rohstoffe“ (bzw. ein anderes Materialkonto).

Buchung beim Beispiel 2: Auch hier wurde wieder in Höhe der Bestandsveränderung eine Korrekturbuchung durchgeführt. Durch die Buchung wurde das Rohstoffbestandskonto vermindert. Der Rohstoffverbrauch war höher als der Rohstoffeinkauf, da die Bestände vermindert wurden.

138


C

Journal Kontierung Lfd. Nr.

Beträge

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

1

Rohstoffe

Eröffnungsbilkt.

100.000,00

100.000,00

2

Aufw. f. Rohst.

Verbindlichk.

700.000,00

700.000,00

3

Aufw. f. Rohst.

Rohstoffe

40.000,00

40.000,00

4

Schlussbilanzkt.

Rohstoffe

60.000,00

60.000,00

Bei Bestandsminderungen ist der entsprechende Betrag aus dem Materialbestandskonto herauszubuchen (durch eine Habenbuchung) und dem Aufwandskonto hinzuzufügen.

Aufgabe 8 Ausgangsdaten: Ihnen liegen folgende Daten aus der laufenden Buchführung vor: Rohstoffe

Hilfsstoffe

Anfangsbestand

113.566,12

10.632,11

Eingangsrechnungen einschl. USt

599.684,56

50.166,48

Verbrauch Endbestand

35.841,52 40.388,41

Ihre Aufgaben: ● ● ● ●

Ermitteln Sie den Verbrauch an Rohstoffen Ermitteln Sie den Endbestand von Hilfsstoffen Stellen Sie Mehr- oder Minderbestand bei Rohstoffen fest Stellen Sie Mehr- oder Minderbestand bei Hilfsstoffen fest

(Die Lösung finden Sie auf Seite 195.)

139

C

Jahresabschluss

4

Die Hauptabschlussübersicht

Ein in der Praxis sehr bedeutungsvolles Arbeitsinstrument, das auch häufig in kaufmännischen Prüfungen gefordert wird, ist die „Hauptabschlussübersicht“. Anstelle des Begriffs Hauptabschlussübersicht sind auch die Bezeichnungen ● Abschlusstabelle, ● Abschlusstableau, ● Bilanzübersicht, ● Abschlussblatt oder ● Abschlussbogen gebräuchlich. Was ist die Hauptabschlussübersicht? Sie ist eine Tabelle, die meist mit einem selbstrechnenden Tabellenkalkulationsprogramm aufgestellt wird. Ausgehend von den Summen und Salden der einzelnen Konten werden in einer besonderen Spalte die vorbereitenden Abschlussbuchungen als tabellarische Umbuchungen und anschließend die Konten, getrennt in Spalten als Bestandskonten und Erfolgskonten, aufgeführt. Das Schlussbilanzkonto und das Gewinnund Verlustkonto werden auf diese Weise in Tabellenform sichtbar. Die Hauptabschlussübersicht bietet durch den tabellarischen Aufbau einen hervorragenden, einfachen Überblick über das Zustandekommen des Gewinns in Zusammenhang mit den vorbereitenden Abschlussbuchungen. Sie ist so aussagefähig, dass das zuständige Finanzamt berechtigt ist, dieses Tableau als Bestandteil des Jahresabschlusses zu verlangen. Weil mit den vorbereitenden Abschlussbuchungen der Gewinn in hohem Maße beeinflusst werden kann, empfiehlt es sich in der Praxis, dass der Unternehmer die Auswirkungen dieser Buchungen auf den Gewinn (und damit auf die Steuer) zunächst tabellarisch ausprobiert, ehe die endgültige Buchung in den Konten erfolgt. Die entscheidende Bedeutung der Hauptabschlussübersicht liegt in folgender Möglichkeit: Mit dem selbstrechnenden Tableau kann eine Reihe von „Waswäre-wenn-Rechnungen“ durchgeführt werden, bis der Abschluss

140


C

so gestaltet ist, dass alle gesetzlichen Möglichkeiten der Gewinnund Steuergestaltung ausgeschöpft sind. Das ist „Bilanzpflege“. Experten lassen sich dafür sehr teuer bezahlen.

Tipp Schöpfen Sie mithilfe der Hauptabschlussübersicht alle gesetzlichen Möglichkeiten der Gewinn und Steuergestaltung aus.

Meist wird dieses Hauptanliegen nur am Rande behandelt und in den Vordergrund wird die Möglichkeit einer Prüfung der rechnerischen Richtigkeit der Buchführung gestellt. Das ist auch ein Effekt, aber ein – willkommener – Nebeneffekt. Die Hauptabschlussübersicht dient also ●

●

der anschaulichen Darstellung der Entwicklung des Vermögens, der Schulden, der Aufwendungen und Erträge im laufenden Geschäftsjahr, von der Eröffnungs- bis zur Schlussbilanz, die in den statischen Werten der Bilanz nicht mehr ersichtlich ist, und als Entscheidungsgrundlage für bilanztaktische Umbuchungen unter Ausnutzung der von Handels- und Steuerrecht eingeräumten Bilanzierungs- und Bewertungswahlrechte vor dem endgültigen Abschluss der Konten.

Die Prüfungsfragen zu Hauptabschlussübersichten sind von den Industrie- und Handelskammern meist sehr praxisgerecht gestaltet. Wie im Geschäftsalltag auch liegt zunächst die Summen- und Saldenliste vor, die nach der Buchung der Geschäftsfälle entstanden ist. Sie sollten dies anhand der Hauptabschlussübersicht der Firma Schlau verfolgen. Vergessen Sie nicht, dass Sie die Unterkonten abzuschließen haben. Bedenken Sie auch, wie Sie die Verrechnung zwischen Umsatz- und Vorsteuer nach dem im Buch geschilderten Verfahren vornehmen müssen. Anstelle der Buchungen in Konten wird der vorläufige Abschluss in der Hauptabschlussübersicht in Tabellenform vorgenommen.

141

C

Jahresabschluss Summenbilanz Soll 700 Maschinen 2000 Rohstoffe 2001 Bezugskosten

Haben

100.000,00 31.000,00

Umbuchungen

Soll

Soll

Haben

100.000,00 300,00

500,00

2002 Nachlässe

Saldenbilanz 1

0,00

2100 unfertige Erzeugnisse

7.000,00

7.000,00

2200 Fertige Erzeugnisse

2.000,00

2.000,00

2400 Forderungen

63.055,00

62.001,00

2450 Besitzwechsel

5.000,00

5.000,00

0,00

2600 Vorsteuer

5.890,00

247,00

5.643,00

79.811,40

57.480,50

22.330,90

2800 Bank 3000 Eigenkapital 3001 Privat 4250 Darlehen

3.000,00

30.700,00

500,00

500,00 1.000,00

500,00 1.000,00

6.000,00

5.643,00

83.000,00

714,00 45.000,00

36.533,00

39.700,00

3.167,00

349,60

9.044,00

8.694,40

4830 Verb.Fin.Behörde

4.294,90

4.294,90

4840 Verb.SVTräger

9.946,20

9.946,20

4860 Verb.VwL 5000 Umsatzerlöse 5001 Erlösbericht.

200,00

740,00

740,00

47.000,00

46.800,00

1.640,00

1.640,00

600,00

0,00

600,00

5730 Diskonterträge

125,00

0,00

125,00

6000 Aufwand Rohstoffe

6400 AGAnt.SV

24.000,00

200,00

200,00

4.973,10

4.973,10

2.000,00

2.000,00

3.000,00

6800 Büromaterial

500,00

500,00

7530 DiskontAufwand

112,50

112,50

370.478,60 370.478,60 203.367,50 203.367,50 50.788,00

142

28.000,00

5.200,00 24.000,00

6520 Abschr. 6700 Mieten/Pachten

1.640,00 6.000,00

5420 Eigenverbrauch

6320 AGVwL

5.643,00

1.640,00

5200 Bestandsveränderungen

6300 Gehälter

714,00

714,00 50.000,00

4800 Umsatzsteuer

1.000,00

28.000,00

5.000,00

4400 Verbindlichkeiten

6.200,00

1.054,00

83.000,00 714,00

Haben

50.788,00

C


700 Maschinen 2000 Rohstoffe

Saldenbilanz 2

Inventurbilanz

Erfolgsbilanz

Soll

Aktiva

Aufw.

Haben

97.000,00

97.000,00

25.000,00

25.000,00

Passiva

Erträge

2001 Bezugskosten 2002 Nachlässe 2100 unfertige Erzeugnisse 2200 Fertige Erzeugnisse 2400 Forderungen

1.000,00

1.000,00

30.000,00

30.000,00

1.054,00

1.054,00

2450 Besitzwechsel 2600 Vorsteuer 2800 Bank

22.330,90

3000 Eigenkapital

22.330,90 82.286,00

82.286,00

45.000,00

45.000,00

3001 Privat 4250 Darlehen 4400 Verbindlichkeiten

3.167,00

3.167,00

4800 Umsatzsteuer

3.051,40

3.051,40


4.294,90

4.294,90

4840 Verb.SVTräger

9.946,20

9.946,20

740,00

740,00

4860 Verb.VwL 5000 Umsatzerlöse

45.160,00

45.160,00

22.000,00

22.000,00

5001 Erlösbericht. 5200 Bestandsveränderungen 5420 Eigenverbrauch

600,00

600,00


125,00

125,00

6000 Aufwand Rohstoffe 6300 Gehälter 6320 AGVwL 6400 AGAnt.SV

5.200,00

5.200,00

24.000,00

24.000,00

200,00

200,00

4.973,10

4.973,10

6520 Abschr.

3.000,00

3.000,00

6700 Mieten/Pachten

2.000,00

2.000,00

6800 Büromaterial

500,00

500,00

7530 DiskontAufwand

112,50

112,50

216.370,50 216.370,50 176.384,90 148.485,50 39.985,60 67.885,00 27.899,40 27.899,40 176.384,90 176.384,90 67.885,00 67.885,00

143

C

Jahresabschluss

Bei dem Unternehmen Schlau entstehen die vorbereitenden Abschlussbuchungen, die Sie bereits kennen. Sie sollten diese als Journal aufschreiben. Aus den Abschreibungen und den Endbeständen (Inventurbestände) entstehen die weiteren vorbereitenden Abschlussbuchungen, die Ihnen bereits erläutert wurden. Die Umbuchungen sehen, als Journal zusammengefasst, wie folgt aus: Journal Kontierung Lfd. Nr.

Beträge

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

4805

2605

2000

2001

500,00

500,00

2002

2000

1.000,00

1.000,00

3000

3001

714,00

714,00

5000

5001

1.640,00

1.640,00

6520

0700

3.000,00

3.000,00

5200

2100

6.000,00

6.000,00

2200

5200

28.000,00

28.000,00

6000

2000

5.200,00

5.200,00

5.643,00


Sie verwenden dieses Journal bei diesem Arbeitsstand noch nicht dazu, die Buchungssätze in die Konten des Hauptbuchs zu übertragen (das geschieht später), sondern Sie tragen zuerst einfach die Soll- und Habenbeträge in die Tabelle ein (Spalte Umbuchungen). Selbstverständlich erfolgt auch die tabellarische Erfassung nach dem Prinzip der Doppelbuchung: Demzufolge muss die Summe der Spalte „Umbuchungen“ in Soll und Haben identisch sein. Erst dann können Sie mit der Arbeit an Ihrer Tabelle fortfahren. Die übrigen Spalten ergeben sich rechnerisch wie von allein. Rechnen Sie bitte selbst nach, wie die Saldenbilanz II aus der Saldenbilanz I und den Umbuchungen errechnet wurde. Prüfen Sie jetzt, ob die als Endbestände der Inventur angegebenen Zahlen tatsächlich in der Saldenbilanz II erscheinen.

144


C

Das Auseinanderrechnen der Abschlusskonten (Bestands- und Erfolgskonten) ist dann tatsächlich ein Kinderspiel. Allerdings ist das Ergebnis frappierend. Ihre Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sind als Tabelle fertig gestellt. Sie sollten sich noch einmal die Spalte Umbuchungen ansehen. Es können viel mehr Informationen aus dieser Spalte hervorgehen als bei unserem einfachen Beispiel: ●

●

● ●

● ●

●

Abgrenzung zwischen Betriebs- und Privatsphäre, z. B. Umbuchung von Spenden, des Eigenverbrauchs, der Kosten für die private Nutzung eines betrieblichen Pkw oder eines betrieblichen Telefons auf das Privatkonto, Buchung einer Privatentnahme für Miete, sofern der Unternehmer ein betriebliches Gebäude oder eine betriebliche Wohnung bewohnt; Angleichung der Sollbestände an die Istbestände laut Inventur; einschließlich Abwertung der Güter des Anlage- und Umlaufvermögens auf den Markt-, Börsen- oder Zeitwert am Bilanzstichtag, Buchung der Mehrbestände, z. B. „unfertige Erzeugnisse an Bestandsveränderungen“ oder Minderbestände, z. B. „Bestandsveränderungen an fertige Erzeugnisse“; Buchung der Abschreibungen auf Sachanlagen, immaterielle Vermögensgegenstände und Forderungen; periodengerechte Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge durch die Buchung von Rückstellungen, sonstigen Forderungen, sonstigen Verbindlichkeiten und Rechnungsabgrenzungsposten; Ermittlung der Zahllast oder des Vorsteuerüberhangs gegenüber dem Finanzamt; Abschluss der Salden auf den Konten für Bezugskosten und für Skontoerträge sowie für andere Nachlasskonten zu den Konten „Wareneinkauf“ bzw. „Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe“; Umbuchung der Erlösberichtigungen auf das Konto „Umsatzerlöse“.

Alle oben genannten Punkte sind in der Hauptabschlussübersicht übersichtlich zusammengestellt und durch Eigenbelege nachzuweisen. Der Kaufmann kann daraus wertvolle Informationen entnehmen. Dem Finanzamt sollten Sie natürlich immer nur diejenige

145

C

Jahresabschluss

Hauptabschlussübersicht zur Verfügung stellen, zu der Sie sich letztlich durchgerungen haben – nicht etwa auch die mehr oder minder vielen Probetableaus. Diese Vorarbeiten in Tabellenform sind sehr wichtige, vertrauliche interne Unterlagen Ihres Unternehmens. Nachdem Sie sich bei den vorbereitenden Abschlussbuchungen mithilfe der Hauptabschlussübersicht zu einer Variante durchgerungen haben, die Sie tatsächlich Ihrem Jahresabschluss zu Grunde legen wollen, vollziehen Sie die Abschlussbuchungen – aber wirklich erst dann. Zuerst werden die Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen. Dieses Konto sieht dann folgendermaßen aus: Soll 6000 Aufw. Rohstoffe

8020 Gewinn und Verlustkonto 5.200,00

Haben

5000 Umsatzerlöse

45.160,00

5200 Bestandsveränd.

22.000,00

6300 Gehälter

24.000,00

6320 AGVwL

200,00

5420 Eigenverbrauch

600,00

6400 AGAnt.SV

4.973,10


125,00

6520 Abschr.

3.000,00

6700 Mieten/Pachten

2.000,00

6800 Büromaterial 7530 DiskontAufw. 3000

500,00 112,50 27.899,40 67.855,00

67.885,00

Das Gewinn- und Verlustkonto wird über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Soll

3000 Eigenkapital

3001

714,00

8000

8010

110.185,40

8021

110.899,40

Haben 83.000,00 27.899,40 110.899,40

Nun erfolgt der Abschluss der Bestandskonten. Sie gelangen zum Schlussbilanzkonto.

146


8010 Schlussbilanzkonto

Soll 700 Maschinen 2000 Rohstoffe

97.000,00

3000 Eigenkapital

25.000,00

4250 Darlehen

2100 unfert. Erzeug.

1.000,00

2200 fertige Erzeug.

30.000,00

2400 Forderungen

1.054,00

2800 Bank

22.330,90

Haben 110.185,40 45.000,00

4400 Verbindlichkeiten

3.167,00

4800 Umsatzsteuer

3.051,40


4.294,90

4840 Verb.SVTräger

9.946,20

4860 Verb.VwL 176.384,90

C

740,00 176.384,90

Aufgabe 9 Ausgangsdaten: Folgende Angaben aus der Summen- und Saldenliste liegen vor Summenbilanz Kto.

Bezeichnung

Soll

Haben

510

Beb. Grundstücke

50.000

530

Betriebsgebäude

250.000

700

Te. Anl. u. Ma.

120.000

800

BGA

60.000

2000

Rohstoffe

23.500

2020

Hilfsstoffe

8.500

2100

Unf. Erzeugnisse

11.500

2200

Fert. Erzeugn.

20.000

2400

Ford. a. LL

220.000

198.500

2600

Vorsteuer

23.400

22.700

2800

Bankguthaben

330.000

305.600

2880

Kasse

154.200

148.500

3000

Eigenkapital

452.800

147

C

Jahresabschluss Summenbilanz 3001

Privat

4400

Verb. aus LL

4800

Umsatzsteuer

5000

Umsatzerlöse

5001

Erl.Berichtig.

5200

Best.Veränder.

5410

Provisionsertr.

18.500 105.000

121.400

58.600

63.500 693.000

21.500

9.400

6000

A. Rohstoffe

6001

Bezugskosten

118.500 3.000

6020

A. Hilfsstoffe

56.500

6200

Löhne

146.000

6300

Gehälter

190.000

6770

Rechtskosten

20.700

6900

Versicherung

5.000

6940

Sonst. Aufw.

500

6960

Verlust aus Abgang von Vermögensgegenst.

500

2.015.400

Die Inventur ergibt: ● ● ● ●

Mehrbestand an unfertigen Erzeugnissen 35.000 Minderbestand an fertigen Erzeugnissen 8.000 Mehrbestand an Rohstoffen 25.000 Minderbestand an Hilfsstoffen 5.000

Sie entscheiden sich für folgende Abschreibungen: Betriebsgebäude 5.000 ● TA und Maschinen 24.000 ● Andere Anlagen, BGA 6.000 ●

148

2.015.400

Abschlussübungen

C

Ihre Aufgaben: ● ● ●

Stellen Sie die Hauptabschlussübersicht auf. Machen Sie sich danach noch einmal die Auswirkungen der Umbuchungen auf die Bilanz und die G+V-Rechnung klar. Sehen Sie sich die Konten-Nummerierung an mit der Aufnahme in die Inventur- und Erfolgsbilanz.

(Die Lösung finden Sie auf Seite 196 und 197.)

5

Abschlussübungen

Eine Analyse vieler Prüfungen für Kaufleute vor Industrie- und Handelskammern hat gezeigt, dass die Prüfung aus Standardvorgängen zusammengestellt wird. Es sind genau die Vorgänge, die Ihnen in diesem Buch am Beispiel des Unternehmens Schlau nahe gebracht wurden. Mit dem bis hierher erarbeiteten Wissen haben Sie, das belegen alle Erfahrungen, die besten Voraussetzungen für das Bestehen der Prüfung. Gleichzeitig haben Sie alle Grundlagen, die Sie im geschäftlichen Alltag brauchen, erworben. Zusammenfassend können Sie das Gelernte anhand der folgenden Übungsvorschläge noch einmal wiederholen und festigen: ●

Nehmen Sie das nachstehend abgedruckte Journal der Firma Schlau sowie den Kontenplan zur Hand. Das Journal ist in diesem Fall so geschrieben, wie es Ihnen bei Prüfungen begegnen wird.

●

Decken Sie die Soll- und Habenkonto-Spalten mit einem Stück Papier ab und versuchen Sie, die Kontierung eigenständig mithilfe des Kontenplans vorzunehmen.

Kontrollieren Sie dann die Lösung:

149

C

Jahresabschluss

Journal Datum

Bl. Buchungstext Nr.

Soll konto 700

Haben Betrag konto Soll 8000

01.12.

1 AB Maschinen 100.000,00

01.12.

2 AB Rohstoffe 1.000,00

2000

8000

1.000,00

1.000,00

01.12.

3 AB unfertige Erzeugnisse 7.000,00

2100

8000

7.000,00

7.000,00

01.12.

4 AB fertige Erzeugnisse 2.000,00

2200

8000

2.000,00

2.000,00

01.12.

5 AB Forderungen 7.000,00

2400

8000

7.000,00

7.000,00

01.12.

6 AB Bank 20.000,00

2800

8000

20.000,00

20.000,00

01.12.

7 AB Langfr. Bankverb. 50.000,00

8000

4250

50.000,00

50.000,00

01.12.

8 AB Verbindlichkeiten L.L. 4.000,00

8000

4400

4.000,00

4.000,00

01.12.

9 AB Eigenkapital 83.000,00

8000

3000

83.000,00

83.000,00

02.12.

10 ER 1 Rohstoffe 35.700,00 einschl. USt.

2000

4400

30.000,00

35.700,00

03.12.

11 AR 01 Fertigerzeugn. 55.930,00 Rechngs.Betr.

5000

55.930,00

2605 2400

100.000,00

04.12.

12 Privatentn. v. fertigen Erzeugn. Nettow. 600 €

3001

5420

13 Transportkosten für ER 1, Scheckzahlung 580,00 € einschl. USt.

2001

2800

2605 08.12.

14 ER 1, ZA, Abz. 2 % Sko. (ER siehe Beleg 10) 15 ER 1 Skto. Betr.

4400

47.000,00

8.930,00 714,00

4805 05.12.

100.000,00

5.700,00

4805

150

Betrag Haben

600,00

114,00 500,00

595,00

95,00 2800

35.700,00

34.986,00

2002

600,00

2605

114,00

Abschlussübungen

C

Journal 10.12.

16 AR 1, ZE, Abz. 2 % Sko. (AR siehe Beleg 11)

2800

2400

54.811,40

10.12.

17 AR 1, 2 % Skontobetrag

5001

940,00

4805

178,60

55.930,00

15.12.

18 Tilgung Darl., Abbuchung von Bankkonto 5.000,00

4250

2800

5.000,00

5.000,00

16.12.

19 Rücksendung Rohstoffe an Lieferer 348,00 brutto

4400

2000

357,00

300,00

17.12.

20 Erhalt Rücksendung Ferti gerzeug. vom Kunden 200 € ohne Ust.

5000

2400

200,00

238,00

18.12.

21 Preisnachl. durch Lieferer für beschädigte Rohstoffe 464 € einschl. USt.

4400

2002

476,00

400,00

19.12.

22 Gutschr. an Kunden wg. anerkannter Mängelrüge 812 € einschl. USt.

5001

2400

700,00

833,00

20.12.

23 Kunde schickt Wechsel zum teilw. Ford. – ausgleich 5.000,00

2450

2400

5.000,00

5.000,00

21.12.

24 Diskontrechnung an Kunden 90 Tage, l0 % p. a. (Wechselsumme 5.000)

2400

5730

125,00

125,00

21.12.

25 Diskontierung des Wech sels bei der Bank

2800

2450

4.887,50

5.000,00

21.12.

26 Diskont wird von der Bank verrechnet

7530

2800

112,50

112,50

31.12.

27 Gehalt brutto (24.000,00)

6300

2910

24.000,00

24.000,00

2605

4805

57,00

38,00

2605

4805

76,00

133,00

151

C

Jahresabschluss

Journal 31.12.

28 vermögenswirks. Leistungen Arb.geber 200,00 €

6320

2910

200,00

200,00

31.12.

29 Lohnsteuer/Sol. Z./ Ki.Steuer (4.443,50)

2910

4830

4.294,90

4.294,90

31.12.

30 Sozialversicherungen Arbeitnehmer (5.227,20)

2910

4840

4.973,10

4.973,10

31.12.

31 vermögenswirks. Leist. AN + AG (740,00)

2910

4860

740,00

740,00

31.12.

32 Gehalt Nettoauszahlung (zu errechnen)

2910

2800

14.192,00

14.192,00

31.12.

33 Arbeitgeberanteil SV (zu errechnen)

6400

4840

4.973,10

4.973,10

31.12.

34 Geschäftsmiete, Dauerauf trag (2.000,00)

6700

2800

2.000,00

2.000,00

31.12.

35 Kauf v. Büromat. mit Scheck (580 € brutto)

6800

2800

500,00

595,00

2605

152

95,00

31.12.

36 Abschr. auf Masch. 30 % (zu errechnen, ebenso bis 44 nach den Buchungen)

6520

700

3.000,00

3.000,00

31.12.

37 Verrechnung zw. Vorsteuer und Umsatzsteuer

4805

2605

5.643,00

5.643,00

31.12.

38 Abschluss Bezugskosten

2000

2001

500,00

500,00

31.12.

39 Abschluss Nachlässe

2002

2000

1.000,00

1.000,00

31.12.

40 Abschluss Privatkonto

3000

3001

714,00

714,00

31.12.

41 Abschluss des Unterkont. Erlösberichtigungen

5000

5001

1.640,00

1.640,00

31.12.

42 Bestandsminderungen unfertige Erzeugnisse

5200

2100

6.000,00

6.000,00

31.12.

43 Bestandsmehrungen fertige Erzeugnisse

2200

5200

28.000,00

28.000,00

31.12.

44 Verbrauch von Rohstoffen

6000

2000

5.200,00

5.200,00

Abschlussübungen

C

Sollten Ihnen Fehler unterlaufen sein, können Sie noch einmal in den Kapiteln nachlesen, in denen die einzelnen Geschäftsvorfälle mit ihren Buchungen ausführlich erläutert wurden. Es kann sein, dass Ihnen zur Prüfung die Aufgabe gestellt wird: „Buchen Sie nur im Grundbuch!“. Dann müssen Sie aus den Texten die Kontierung entwickeln können, und zwar mit Kontonummern. Es sind tatsächlich nur 17 Buchungssätze, auf die in Prüfungen immer wieder zurückgegriffen wird (von Nr. 10 bis 27, wenn die Gehaltsbuchung als ein Buchungssatz verstanden wird). Eine weitere Übung ist sehr effektiv und deshalb zu empfehlen. Decken Sie die Spalte mit dem Buchungstext ab und versuchen Sie anhand der Kontierung herauszufinden, um welchen Geschäftsvorgang es sich handelt. Jetzt sollten Sie den ganzen Geschäftsgang auf T-Konten buchen. Die Prüfungsanweisung würde lauten: „Buchen Sie im Hauptbuch!“ Nach der Buchung der Geschäftsfälle sind die vorbereitenden Abschlussbuchungen zu erledigen. Dann kommt der Abschluss der Erfolgskonten über das Gewinnund Verlustkonto an die Reihe. Darauf wird der Gewinn auf das Eigenkapitalkonto übertragen. Letztlich werden die Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto abgeschlossen. Sie werden sehen, dass die Inhalte der Abschlusskonten (GuV, SBK) und der Inhalt der Hauptabschlussübersicht deckungsgleich sind. Abschließend sollten Sie sich noch einmal die Reihenfolge der Buchungsarbeiten vor Augen führen. Ein korrektes Schlussbilanzkonto kann nur erreicht werden, wenn die Buchungsvorgänge in einer logisch richtigen Reihenfolge vollzogen werden. Das gilt in erster Linie für die vorbereitenden Abschlussbuchungen und die Abschlussbuchungen.

153

C

Jahresabschluss

Reihenfolge der Buchungsarbeiten Die Abfolge der Buchungen sollte genau nach den folgenden Schritten gestaltet werden: 1. Eröffnung der Konten. Die Anfangsbestände sind vorzutragen. Wenn die Aufgabe das vorschreibt, ist das Eröffnungsbilanzkonto (bei manchen Kontenrahmen wird das sehr zutreffend als Saldenvortragskonto bezeichnet) zu verwenden. 2. Kontierung und Buchung der Geschäftsfälle. Zuerst werden alle Buchungssätze in das Journal (Grundbuch) eingetragen. Dann erfolgt die Übernahme in das Haupt buch (in die Konten). Dabei ist zu beachten: Zuerst die Sollbuchung (Konto ist aus zuwählen, dann eintragen: Nummer des Geschäftsfalls, das Gegenkonto und der Betrag) – dann die Habenbuchung (Konto auswählen, Nummer des Geschäftsfalls eintragen, dann Gegenkonto und Betrag). 3. Erledigung der vorbereitenden Abschlussbuchungen: Dabei ist als Reihenfolge zu empfehlen:

Abschreibungen, Verrechnung der Umsatzsteuer und der Vorsteuer (daraus ergibt sich die Aktivie rung eines eventuellen Vorsteuerüberhangs oder die Passivierung einer Umsatz steuerzahllast), Erledigung des Abschlusses der Unterkonten (beim modernen Industriekontenrah men weisen die Nummern von Unterkonten in der vierten Stelle eine Zahl abwei chend von Null aus, wie z. B. beim Privatkonto 3001), Verbrauchsbuchungen aufgrund der Inventur (Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen, Nachbuchungen von Aufwendungen an Material). Auch bei den vorbereitenden Abschlussbuchungen ist die Reihenfolge zu beach ten: erst Journal – dann Konten! 4. Aufstellung der Saldenliste. Eventuell ist als Nebenrechnung das Ergebnis (Gewinn oder Verlust) zu ermitteln. Zu beachten ist, dass in dieser Phase prinzipiell auf den Konten keine Notizen (Summierungen oder Salden angebracht werden dürfen). 5. Abschluss aller Erfolgskonten über das Gewinn und Verlustkonto (erst Journal, dann Konten). 6. Abschluss des Gewinn und Verlustkontos über das Eigenkapitalkonto (erst Journal, dann Konten). 7. Abschluss aller Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto (erst Journal, dann Konten). 8. Formeller Abschluss des Schlussbilanzkontos und aller übrigen Konten (Unterstrei chungen, Nasen). Dann sind alle anderen Konten formell abzuschließen – niemals darf anders verfahren werden.

154

D Abgrenzungsposten und Rück stellungen Unternehmer sind verpflichtet, den wirtschaftlichen Erfolg (im Steuerrecht und umgangssprachlich als „Gewinn“ bezeichnet) bezogen auf die Periode eines Jahres darzulegen. Für die Finanzbehörde wird dabei fast immer die Jahresperiode mit dem Kalenderjahr gleichgesetzt. Deshalb wird vom Wirtschaftsjahr gesprochen. Ein Problem besteht darin, dass Zahlungseingänge und -ausgänge in vielen Fällen nicht zeitgleich mit Erlös oder Aufwand erfolgen. So zum Beispiel ist der Zeitpunkt der Zahlung einer Rechnung für einen Rohstoff oder eine Maschine nicht identisch mit dem Aufwand. Wie solche „Normalfälle“ behandelt werden, haben Sie bereits bei den Buchungen im Ein- und Verkaufsbereich und bei den Abschreibungen kennen gelernt. In der kaufmännischen Praxis treten Geschäftsfälle auf, die über die bisher dargestellten Normalfälle noch hinausgehen. So geht es u. a. um Vorgänge, wie a) Die Dezembermiete für einen Geschäftsraum wird von uns vertragsgerecht erst im Januar des nächsten Jahres überwiesen. b) Für ein vergebenes Darlehen zahlt der Kunde die Jahreszinsen im Januar des folgenden Jahres. c) Für einen Lagerraum zahlt unser Unternehmen im Dezember die Miete für das erste Vierteljahr des Folgejahres. d) Unser Mieter zahlt – wie im Vertrag vorgesehen – im Dezember für das erste Halbjahr des Folgejahres die Miete im Voraus. e) Mehrere Kunden haben gelieferte Waren reklamiert. Die Höhe des Schadens wurde noch nicht genau geklärt. Verhandlungen laufen. Es ist sicher, dass Schadenersatz geleistet werden muss.

155

D


Sie sehen sicher, dass Sie sich nicht um sachgerechte Lösungen herumdrücken können. Im Fall a) möchten wir gern den Mietaufwand für das Geschäftsjahr verrechnen, in dem der Raum tatsächlich genutzt wurde. Sonst würde ein zu hoher Gewinn mit zu hohen Steuern entstehen. Bei b) sind die Zinsen dem Inhalt nach Erträge des Geschäftsjahres obwohl die Zahlung erst später erfolgt. Bei c) wird das Finanzamt sicher nicht damit einverstanden sein, wenn die Miete den zu versteuernden Gewinn des Wirtschaftsjahres mindern würde. Im Fall d) haben wir Geld erhalten, obwohl wir die Leistung noch nicht erbracht haben. Also möchten wir den Betrag auch nicht als zu versteuernden Gewinn ausweisen. Ähnlich ist es im Fall e). Es ist eindeutig klar, dass wir für Schaden aufkommen müssen, der im abzurechnenden Geschäftsjahr entstanden ist, obwohl die Klärung erst im nächsten Jahr möglich ist. Natürlich wurden in der Buchhaltungspraxis und in der Gesetzgebung geeignete Wege gefunden, um die skizzierten Komplikationen buchhaltungstechnisch einwandfrei zu lösen.

1

Abgrenzungsposten

Eine erste grobe Systematisierung der möglichen Fälle weist den Weg zur Lösung. Es ist zu unterscheiden, ob

156

●

erfolgte Einnahmen oder Ausgaben in das künftige Geschäftsjahr hinübergehen sollen (auf transitorische Weise) oder

●

ob noch nicht getätigte Ausgaben oder Einnahmen noch für das laufende Geschäftsjahr wirksam gemacht also vorweggenommen (antizipiert) werden sollen.

Rechnungsabgrenzung

D

Erfolgten also Zahlungen oder noch nicht? Folgendes Schema zur Unterscheidung transitorischer und antizipativer Posten kann hilfreich sein: Transitorische Posten

Antizipative Posten

Hinübergehen von Einnahmen oder Ausgaben

Vorwegnahme von Ausgaben oder Ein nahmen

des abgelaufenen Geschäftsjahres

des künftigen Geschäftsjahres

Aufwand oder Ertrag des künftigen Geschäftsjahres

Aufwand oder Ertrag des laufenden Ge schäftsjahres

Der Begriff „transitorisch“ hilft dem Verständnis mit der bildlichen Vorstellung, dass bestimmte Beträge im alten Jahr in eine Art Transitraum verwiesen werden, aus dem sie im neuen Jahr wieder hervorgeholt werden („transire“ heißt hindurchgehen).

2

Rechnungsabgrenzung

2.1

Rechnungsabgrenzung der transitorischen Posten

In der Gesetzgebung ist die Rechnungsabgrenzung der transitorischen Posten im Handelsgesetzbuch (§ 250 HGB) wie auch im Einkommensteuergesetz (§ 5 Abs. 5 EStG) geregelt. Der § 250 HGB lautet: (1) Als Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen. .... (2) Auf der Passivseite sind als Rechnungsabgrenzungsposten Einnahmen vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.“

157

D


Tipp Eine Rechnungsabgrenzung muss immer dann erfolgen, wenn Zah lungen (Einnahmen oder Ausgaben) geleistet worden sind, die den Geschäftserfolg des abgelaufenen Jahres nicht beeinflussen.

Wie erfolgen die Rechnungsabgrenzungen? Es gibt 2 Arten solcher Abgrenzungen: die aktive Rechnungsabgrenzung und die passive Rechnungsabgrenzung Zu den aktiven Rechnungsabgrenzungen (ARA): Sie werden immer dann gebildet, wenn Ausgaben vor dem Bilanzstichtag geleistet werden, die Aufwendungen erst für das folgende Geschäftsjahr darstellen. Ein Beispiel dafür ist der Fall c) bei den einleitend genannten Vorgängen. Für einen Lagerraum zahlt (Ausgabe) unser Unternehmen im Dezember die Miete für das erste Vierteljahr des Folgejahres (Aufwendung). Wie erfolgt die Buchung? 2900 Aktive Rechnungsabgrenzung an 2800 Bank Die Kontennummerierung zeigt, dass der entsprechende Betrag als Umlaufvermögen in den Jahresabschluss eingeht und nicht schon als Aufwendung. Es wird zum Ausdruck gebracht, dass lediglich eine Ausgabe als Vorauszahlung für eine noch zu erhaltende Leistung erfolgte. Es wäre falsch, die Mietzahlung schon im alten Jahr als Mietaufwand zu buchen. Zu den passiven Rechnungsabgrenzungen (PRA): Sie werden immer dann gebildet, wenn Einnahmen vor dem Bilanzstichtag erfolgen und einen Ertrag erst nach dem Bilanzstichtag bringen. Beispiel dafür ist Fall d). Der Mieter zahlt – wie im Vertrag vorgesehen – im Dezember für das erste Halbjahr des Folgejahres die Miete im voraus. Wie erfolgt die Buchung? 2800 Bank an 4900 Passive Rechnungsabgrenzung

158

Rechnungsabgrenzung

D

Die Kontennummerierung zeigt, dass der entsprechende Betrag als eine besondere Art von Verbindlichkeit in den Jahresabschluss eingeht. Es wird zum Ausdruck gebracht, dass eine Geldeinnahme als Vorauszahlung für eine noch zu erbringende Leistung zu verzeichnen ist. Es wäre falsch, den Eingang des Geldes schon als Erlös aus Vermietung im alten Jahr zu erfassen.

2.2

Rechnungsabgrenzung der antizipativen Posten als sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten

Sonstige Forderungen oder Verbindlichkeiten werden für Erträge und Aufwendungen gebildet, die wirtschaftlich in das abzuschließende Geschäftsjahr gehören, aber erst im Folgejahr als Einnahmen oder Ausgaben anfallen. Bei der aktiven oder passiven Rechnungsabgrenzung sind im alten Jahr Zahlungen erfolgt, bei den sonstigen Forderungen und Verbindlichkeiten nicht. Der Fachbegriff „antizipative Vorgänge“ bezeichnet: Erlöse und Aufwendungen werden antizipiert (vorweggenommen), ohne dass schon Zahlungen erfolgt sind. Sie dürfen weder in der Handelsnoch in der Steuerbilanz als Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen werden. Diese Fälle sind meist davon gekennzeichnet, dass keine speziellen Rechnungsdokumente vorliegen, sondern rechtsverbindliche Verträge mit Zahlungsklauseln vorliegen. Zu den sonstigen Forderungen: Sie werden immer dann gebildet, wenn Leistungen im alten Jahr erbracht wurden, die Zahlung aber erst im neuen Jahr erfolgt. Beispiel dafür ist der Fall b). Für ein vergebenes Darlehen zahlt der Kunde die Jahreszinsen erst im Januar des folgenden Jahres. Wie erfolgt die Buchung (im alten Geschäftsjahr)? 2690 Übrige sonstige Forderungen an 5710 Zinsertrag

159

D


Die Kontennummerierung zeigt, dass inhaltlich richtig ein Ertrag vorweggenommen wird, der sich Gewinn erhöhend auswirkt. Es wäre falsch, die Zinseinnahme erst im Folgejahr als Ertrag zu erfassen. Zu den sonstigen Verbindlichkeiten: Sie werden immer dann gebildet, wenn Leistungen im alten Jahr in Anspruch genommen wurden, die Zahlung aber erst im neuen Jahr erfolgt. Beispiel dafür ist der Fall a) Die Dezembermiete für einen Geschäftsraum wird von uns vertragsgerecht im Januar des nächsten Jahres überwiesen. Wie erfolgt die Buchung? 6700 Mietaufwendungen an 4890 übrige sonstige Verbindlichkeiten Die Kontennummerierung zeigt, dass inhaltlich richtig ein Aufwand vorweggenommen wird, der sich Gewinn mindernd auswirkt. Es wäre falsch, die Mietzahlung erst im Folgejahr als Aufwand zu erfassen.

3

Auflösung der Rechnungsabgrenzungspos ten

Wie werden die Rechnungsabgrenzungsposten sowie die sonstigen Forderungen und Verbindlichkeiten aufgelöst? Es bietet sich an, die „sonstigen Verbindlichkeiten“ als Beispiel zu verwenden. Zunächst einmal – das wissen Sie – muss das Konto 4890 in der Schlussbilanz des alten Jahres gleich lautend mit den gleichen Beträgen in der Eröffnungsbilanz des neuen Jahres auftauchen. Wenn die Zahlung dann im neuen Jahr erfolgt, wird die sonstige Verbindlichkeit aufgelöst. Wie erfolgt die Buchung? 4890 übrige sonstige Verbindlichkeiten an 2800 Bank

160

Rückstellungen

D

Das Konto 4890 wird im neuen Jahr durch die Zahlung ausgeglichen. Die entsprechende Verbindlichkeit ist getilgt. Es wird Ihnen als aufmerksamer Leser dieses Buches gewiss nicht schwer fallen, in Analogie zu diesem Beispiel selbst zu erkennen, wie aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten oder sonstige Forderungen, die im alten Geschäftsjahr gebildet wurden, im neuen Jahr wieder aufgelöst werden. Tipp Rechnungsabgrenzungsposten, sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten sind unter aufmerksame Kontrolle zu nehmen. Spä testens bei Aussagen über den Geschäftserfolg im kommenden Wirt schaftsjahr ist zu prüfen, ob die alten Positionen aufgelöst werden müssen, weil inzwischen die Zahlungen oder Leistungen getätigt wurden.

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Rückstellungen

Das Handelsgesetzbuch schreibt im § 249 vor: (1) Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. Ferner sind Rückstellungen zu bilden für 1. im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden, 2. Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden. Rückstellungen dürfen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung auch gebildet werden, wenn die Instandhaltung nach Ablauf der Frist nach Satz 2 Nr. 1 innerhalb des Geschäftsjahrs nachgeholt wird. (2) Rückstellungen dürfen außerdem für ihrer Eigenart nach genau umschriebene, dem Geschäftsjahr oder einem früheren Geschäftsjahr

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zuzuordnende Aufwendungen gebildet werden, die am Abschlussstichtag wahrscheinlich oder sicher, aber hinsichtlich ihrer Höhe oder des Zeitpunkts ihres Eintritts unbestimmt sind. (3) Für andere als die in den Absätzen 1 und 2 bezeichneten Zwecke dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden. Rückstellungen dürfen nur aufgelöst werden, soweit der Grund hierfür entfallen ist.“

Merke: • • • •

Rückstellungen haben zur Voraussetzung im abgelaufenen Ge schäftsjahr verursachte wirtschaftliche Vorgänge, die mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Aufwendungen führen. Ausgaben fallen erst in künftigen Geschäftsjahren an. Die Höhe der Ausgaben ist unbestimmt, kann aber geschätzt werden Der Termin der Ausgaben ist unbestimmt.

Der einleitend zu diesem Kapitel unter d) genannte Fall ist ein Beispiel dafür, wann Rückstellungen zwingend zu bilden sind: Mehrere Kunden haben gelieferte Waren reklamiert. Die Höhe des Schadens wurde noch nicht genau geklärt. Verhandlungen laufen. Es ist sicher, dass Schadenersatz geleistet werden muss. Auszugehen ist von einem drohenden Verlust. Er ist am Abschlussstichtag wahrscheinlich oder sicher, aber hinsichtlich der Höhe oder des Zeitpunkts des Eintretens noch unbestimmt. Wie ist zu buchen? 6981 Aufwand für Gewährleistungen an 3910 Rückstellungen für Gewährleistungen Rückstellungsgründe sind in der Praxis außerordentlich vielfältig. In einem ABC der Rückstellungen sind 103 mögliche Gründe aufgeführt. Einige Beispiele daraus sind: Abbruchverpflichtungen, Aufwendungen für Abfall- oder Abraumbeseitigung, Bürgschaftsverpflichtungen, Garantieleistungen, Instandhaltungsaufwendungen, Aufwendungen für die Anfertigung des Jahresabschlusses, Produkt-

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Rückstellungen

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haftung, Prozessrisiken, Aufwendungen für die Anfertigung von Steuererklärungen, zu erwartende Steuernachzahlungen. Aus den vielen Rückstellungsarten sei die Gewerbesteuerrückstellung hervorgehoben. Überlegungen dazu sind in allen Unternehmen mit einem positiven Geschäftserfolg (Gewinn) erforderlich. Der bilanzierende Gewerbetreibende hat die Pflicht, für die Gewerbesteuer nicht nur die rückständigen Vorauszahlungen als Schuld in der Bilanz auszuweisen, sondern es ist auch für eine sich ergebende Abschlusszahlung eine Rückstellung zu bilanzieren. Etwas kompliziert ist es, die Höhe der Gewerbesteuer zu ermitteln. Das liegt an folgendem Grund: Die Gewerbesteuer entsteht einerseits aus der Ertragskraft des Gewerbebetriebs, andererseits belastet diese Realsteuer auch direkt den Betrieb. Die Gewerbesteuer ist damit eine abzugsfähige, Gewinn mindernde Betriebsausgabe. Es besteht daher zwischen der Gewerbesteuerschuld und dem Gewerbeertrag eine wechselseitige Wirkung. Die aus dem Gewerbeertrag berechnete Gewerbesteuer ist aus einem Gewerbeertrag entstanden, bei dem die Gewerbesteuer noch nicht als Betriebsausgabe berücksichtigt wurde. Die Gewerbesteuer ist dementsprechend zu hoch und muss auf ihren tatsächlichen Betrag zurückgeführt werden. Die Gewerbesteuerrückstellung kann zu ihrer Errechnung schätzungsweise mit 5/6 des Betrages der Gewerbesteuer in der Bilanz angesetzt werden, die sich ohne Berücksichtigung der Gewerbesteuer als Betriebsausgabe ergeben würde. Dies gilt auch entsprechend für den Ansatz etwaiger Erstattungansprüche aus überzahlter Gewerbesteuer. Die 5/6-Methode führt immer dann zu richtigen Ergebnissen, wenn der Hebesatz der Gemeinde 400 % beträgt und die volle Steuermesszahl von 5 % erreicht wird. Bei einem niedrigeren Hebesatz ergibt sich eine zu niedrige, bei einem höheren Hebesatz als 400 % eine zu hohe Gewerbesteuer als Rückstellung. Praxiserfahrungen zeigen, das für eine genauere Ermittlung der Gewerbesteuerrückstellung die steuerliche Beratung durch dazu bevollmächtigte Personen unabdingbar ist.

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Merke: Rückstellungen sind Passivposten. Die Bildung oder Erhöhung einer Rückstellung führt zu einer Gewinnminderung, die Auflösung zu einer Gewinnerhöhung. Betriebswirtschaftlich nehmen Rückstellungen künf tigen Aufwand vorweg.

Die Rückstellungen sind von anderen Passivposten zu unterscheiden: ●

von den Verbindlichkeiten dadurch, dass sie für ungewisse Verbindlichkeiten gebildet werden,

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von den passiven Rechnungsabgrenzungsposten dadurch, dass ihre Bildung nicht von dem Erfordernis der Bestimmung eines konkreten Termins des Aufwandes abhängig ist und nicht der Abgrenzung des Aufwands auf mehrere Wirtschaftsjahre dient.

Tipp Rückstellungen sind geeignet, steuerbilanzpolitisch eingesetzt zu werden. In Zeiten guter Ertragslage kann mit ihnen der Steuerbilanz gewinn gedrückt werden. In Zeiten schlechter Ertragslage kann der Zwang, Rückstellungen zu bilden, unerwünscht sein.

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Rücklagen

Rücklagen sind Bestandteile des Eigenkapitals eines Unternehmens. Sie entstehen in der Regel durch die Einbehaltung von Gewinnen und dienen als Reserve bzw. als Risikoausgleich eines Unternehmens. Rücklagen sind zum Teil in den Unternehmensbilanzen offen ausgewiesen, zum Teil sind es stille Reserven. Soweit Rücklagen offen ausgewiesen werden, sind sie als Eigenkapital erfasst. Bei Einzelkaufleuten und Personengesellschaften sind solche Rücklagen direkt im Konto „Eigenkapital“ enthalten. Bei Kapitalgesellschaften sind offene Rücklagen speziell mit besonderen Positionen ausgewiesen. Gut ist das im Industriekontenrahmen (s. Anhang) zu erkennen, so z. B. in der Kontengruppe 32. Diese Art des Ausweises liegt daran, weil Kapitalgesellschaften ein bestimmtes Stammkapital besitzen. Alles, was an Nettovermögen darüber hinaus vorhanden ist, wird als Rücklage speziell ausgewiesen. Stille Rücklagen (stille Reserven) hingegen sind aus der Bilanz nicht ersichtlich. Sie sind auf unterlassene Aktivierungen, Unterbewertungen von Vermögensteilen oder Überbewertung von Passiva zurückzuführen. Es handelt sich um verborgenes Eigenkapital. Die Motive zur Bildung stiller Reserven sind nachvollziehbar. Ein Unternehmer wird zum Beispiel häufig seinen Maschinenpark so hoch wie möglich abschreiben, um Aufwendungen abrechnen zu können, die den zu versteuernden Gewinn mindern. Gesetzlich ist das möglich. Nicht immer aber wird die Maschine so stark verschlissen sein wie sie noch zu Buche steht. Ein Problem entsteht allerdings dann, wenn stille Rücklagen anlässlich eines Veräußerungs- oder sonstigen Realisierungsvorgangs aufgedeckt werden. Dann entsteht ein steuerlich relevanter Ertrag. Dazu ein Beispiel:

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Rücklagen

Eine Maschine wird zum Preis von 7.500 € + 19 % Umsatzsteuer verkauft und per Banküberweisung sofort bezahlt. Der Anschaffungspreis der Maschine betrug 20.000 €. Sie war bis zum Verkaufstag mit 15.000 € abgeschrieben. Somit betrug der Buchwert noch 5.000 €. Wie ist zu buchen? 2800 Bank

8.925 €

an 0700 Maschinen

5.000 €

an 4800 Umsatzsteuer

1.425 €

an 5800 außerordentliche Erträge 2.500 € Die Tatsache, dass profitabel arbeitende Unternehmer fast in allen Fällen stille Reserven bilden, hat zu folgendem Spruch geführt, der eine Lebensweisheit ausdrückt: Profitable Betriebe stehen in Wirklichkeit noch besser da als in der Bilanz ausgewiesen. Betrieben mit wirtschaftlichen Problemen geht es schlimmer als die Bilanz vermuten lässt. Sie verfügen nicht über stille Reserven, sondern haben ihr Vermögen oft überbewertet.

Sonderposten mit Rücklagenanteil Spezielle Rücklagen können darüber hinaus Steuern sparen und werden bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen Gewinn mindernd gebildet und Gewinn erhöhend aufgelöst. Besonders interessant ist die Ansparabschreibung. Bis zu 40 % der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten künftiger Investitionen in neue bewegliche Wirtschaftsgüter (fabrikneu) des Anlagevermögens können in eine steuerfreie Rücklage eingestellt werden (vgl. § 7g EStG). Zu dem begünstigten Personenkreis gehören alle bilanzierenden Steuerpflichtigen. Allerdings darf das Betriebsvermögen bei Gewerbetreibenden oder Selbstständigen zum Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres 204.517 € nicht übersteigen.

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Rückstellungen

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Die mit der Rücklage vorgesehene Investition muss bis zum Ende des zweiten, auf die Rücklagenbildung folgenden Wirtschaftsjahrs bewirkt sein. Dies bedeutet, dass der Unternehmer zum Zeitpunkt der Rücklagenbildung noch nicht in allen Einzelheiten nachweisen muss, was genau investiert werden soll. Das Angebot eines Lieferanten ist nicht erforderlich. Die Bildung und die Auflösung der Rücklage müssen sich in der Buchführung verfolgen lassen. Die Höhe der Rücklage nach § 7 g Abs. 3 EStG ist pro Betrieb des Steuerpflichtigen auf 154.000 € begrenzt. Die Rücklage ist, sobald für das begünstigte Wirtschaftsgut Abschreibungen vorgenommen werden können, Gewinn erhöhend aufzulösen. Folgendes Beispiel zeigt, wie Sie buchen müssen: Sie planen, im nächsten Jahr eine neue Maschine für 60.000 € (geschätzt) zu kaufen. Buchung im Jahr der Anschaffungsplanung 6560 Ansparabschreibung

24.000 €

an 3550 Rücklage für Ansparabschreibung

24.000 €

Buchungen im Jahr der Anschaffung der Maschine 1.) 0700 Technische Anlagen und Maschinen 60.000 € und 2600 Vorsteuer 9.600 € an 2800 Bank

69.600 €

2) 3550 Rücklage für Ansparabschreibung 24.000 € an 5199 Ertrag aus der Auflösung der Rücklage für Ansparabschreibung

24.000 €

3.) 6560 Sonder-AfA § 7g EStG (20 %) 12.000 € und 6560 AfA (degr. AfA 20 %) 12.000 € an 0700 technische Anlagen und Maschinen

24.000 €

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Rücklagen

Was haben Sie erreicht? Schon im Jahr der Anschaffungsplanung haben Sie den zu versteuernden Gewinn um 24.000 € gemindert. Das haben Sie bewirkt, um Steuern zu sparen. Diese 24.000 € haben Sie im Folgejahr nach der Anschaffung tatsächlich an Aufwand gebucht. Dagegen erhöht sich Ihr zu versteuernder Gewinn durch die Auflösung der Ansparabschreibung. Eine weitere interessante Möglichkeit kann die Ansparabschreibung für Existenzgründer sein. Diese kann unter erheblich erleichterten Bedingungen und mit einem erweiterten Begünstigungsrahmen geltendgemacht werden (§ 7g Abs. 7 EStG). Sinn der Vorschrift ist es, Existenzgründungen anzuregen und damit neue Arbeitsplätze zu schaffen. Die Ansparabschreibung ist dann ein geeignetes Mittel, wenn sich ein neu gegründeter Betrieb in einer guten Gewinnsituation befindet. Die Begünstigungen für Existenzgründer bestehen darin, dass ●

das begünstigte Wirtschaftsgut nicht schon zum Ende des zweiten, sondern erst zum Ende des fünften auf die Bildung der Rücklage folgenden Wirtschaftsjahres angeschafft oder hergestellt sein muss (§ 7g Abs. 7 Satz 1 Nr. 1 EStG),

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sich der betriebsbezogene Höchstbetrag von 154.000 € (bis VZ 2001: 300.000 DM) auf 307.000 € (bis VZ 2001: 600.000 DM) erhöht (§ 7g Abs. 7 Satz 1 Nr. 2 EStG),

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die Rücklage nicht schon am Ende des zweiten, sondern erst am Endes des fünften auf die Bildung folgenden Wirtschaftsjahres aufgelöst werden muss,

●

ein Gewinnzuschlag nach § 7g Abs. 5 EStG (Verzinsung) unterbleibt.

Auf diese Weise haben viele Existenzgründer die Möglichkeit, in den Aufbaujahren zwar Gewinn zu erwirtschaften aber keine oder geringe Steuern bezahlen zu müssen.

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Die Organisation der Buchfüh rung

Eine gut organisierte Buchführung bringt dem Unternehmer hohen Nutzen, verursacht aber zugleich auch Aufwand, der vor allem von Firmen-Neugründern zunächst häufig unterschätzt wird. Der Nutzen besteht in erster Linie darin, dass den gesetzlichen Anforderungen – insbesondere für die Besteuerung – Rechnung getragen wird, und dass die für geschäftliche Entscheidungen notwendigen Grundlagen bereitgestellt werden. Die vorausgegangen Kapitel haben das demonstriert. Nun aber zum Aufwand für die Buchführung – vor allem zur Frage: „Wie kann der Aufwand so gering wie möglich gehalten werden?“ Die Antwort erfordert intensives Überlegen und kann sehr unterschiedlich ausfallen, je nachdem wie groß das Unternehmen ist, und welche Ausbildung die beschäftigten Bürokräfte besitzen. Den meisten Einsteigern in die Buchführung erscheinen zunächst einmal die Anforderungen und Aufwendungen immens. Ihnen als Leser dieses Buches wird es möglicherweise ebenso ergangen sein. Sie haben sicher selbstständig die Übungsaufgabe 4 gelöst und im Abschnitt 11 des Kapitels „Elementarwissen“ überprüft, ob Sie das notwendige Basiswissen beherrschen. Sie haben damit kennen gelernt, auf welche Art und Weise seit langer Zeit Aufzeichnungen in der Buchführung vollzogen wurden. Das Journal (Tagebuch) wurde erfasst und auf die Konten übertragen. Diese wurden abgeschlossen und zu einer Schlussbilanz zusammen geführt. Die später praktizierten Durchschreibeverfahren und die Anwendungen von elektromechanischen Schreib- und Druckmaschinen haben am hohen Zeitaufwand nur wenig geändert. Sie haben die Aufgaben per Hand und auf Papier gelöst. Nur drei Geschäftsfälle waren in der Aufgabe 4 auf T-Konten zu buchen.

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Vermutlich haben Sie etwa eine halbe Stunde Zeit für diese Aufgabe benötigt. Sie können sich vorstellen, wie viel Arbeitsaufwand beim Buchen „per Hand“ wohl notwendig ist, wenn bei einer Firma mit vielleicht 3 Mitarbeitern etwa 300 Geschäftsfälle je Monat entstehen – und bei größeren Unternehmen noch sehr viel mehr. Diese „Schritt-für-Schritt-Abfolge“ per Hand ist heute nicht mehr notwendig und damit auch nicht mehr der hohe Zeitaufwand.

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Die EDV ist das Instrument der Gegenwart

Jeder Praktiker weiß es, dass heute durch Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) viel rationeller als früher gearbeitet wird. Die elektronische Buchführung ist das Arbeits-Instrument der Gegenwart und wird immer mehr perfektioniert. In vier Richtungen können Potenziale der EDV für die Buchführung genutzt werden: 1. Schnelles Erfassen von Daten, 2. sicheres Speichern der Daten mit ständigem Zugriff, 3. Verarbeiten der Daten mit Automatisierung von RoutineArbeiten, 4. Verwenden von Daten, die bereits in elektronischer Form existieren. Die ersten drei Richtungen werden in großem Umfang bereits genutzt. Sie sind, wie oft gesagt wird, weitgehend „ausgereizt“. In der vierten Richtung dagegen bestehen noch riesige Reserven. Das soll später gezeigt werden. Zunächst: Worin zeigt sich der Nutzen der genannten Richtungen „eins bis drei“? In die verfügbaren Buchführungs-Programme können die Geschäftsfälle in Gestalt von Buchungssätzen mit so genannter Maskenerfassung (dies wird später im Detail gezeigt) eingegeben werden. Das ist das heute am meisten gebräuchliche Verfahren.

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Automatisch erfolgt dann ● ● ● ● ● ● ●

der Aufbau des Journals, die Übertragung der Daten auf die einzelnen Konten, die Erfassung der Umsatzsteuer, das Errechnen der Salden, der Aufbau einer Summen- und Saldenliste, die Fertigstellung einer vorläufigen Gewinn- und Verlustrechnung, das Erstellen eine Bilanzübersicht (vorläufig).

Die genannten automatisierten Funktionen erledigen mit großem Zeitgewinn solche Routine-Arbeiten, die früher – ohne EDV – sehr zeitaufwändig waren. Die praktischen Erfahrungen zeigen, dass eine sehr versierte Buchhaltungskraft es mithilfe eines modernen Buchführungsprogramms bei hoher Arbeitskonzentration schaffen kann, einen Geschäftsfall mit einem Zeitaufwand von etwa einer Minute aus einem Beleg heraus in das Programm einzugeben. Bei einer Kleinfirma mit etwa 300 Geschäftsfällen je Monat ergibt sich also ein Arbeitsaufwand von mindestens fünf Stunden. Im letzten Abschnitt dieses Kapitels wird gezeigt, die dieser Aufwand noch wesentlich weiter reduziert werden kann.

Tipp Auf eine wichtige praktische Erfahrung ist immer wieder zu verweisen: Die Voraussetzung dafür, dass verwertbare Ergebnisse erzielt werden, ist und bleibt das richtige Bilden und Eingeben der Buchungssätze in das Programm. Die Konsequenz daraus ist: Die heute angebotenen modernen Buchführungsprogramme können nur dann in der Praxis sinnvoll eingesetzt werden, wenn der Anwen der die Grundlagen der traditionellen Buchführung beherrscht.

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Jetzt nun die Frage: Wieso liegen riesige Reserven darin, dass es möglich ist, Daten, die bereits in elektronischer Form existieren, in die Buchführungsprogramme einzuspielen ohne sie noch einmal zu erfassen? Der Schlüssel zur Beantwortung liegt darin, dass nicht nur in der Buchführung die elektronische Datenverarbeitung eingesetzt wird, sondern für fast alle Büro- und Verwaltungsarbeiten. So werden Rechnungen mit Warenwirtschaftsprogrammen automatisch erstellt; aus den online-Banking-Programmen heraus können elektronische Tabellen über eingehende und ausgehende Zahlungen generiert werden; immer mehr verbreitet sich das Führen von elektronischen Kassenbüchern. Gegenwärtig werden fast alle diese Daten in den Unternehmen oder von auswärtigen Dienstleistern (Steuerberatern oder selbstständigen Buchhaltern) an Hand der Original-Belege (meist in Papierform) noch einmal erfasst. Das aber ist unnötig. Es ist eine aufwändige und teure Doppelarbeit. Noch wenig ist bekannt, wie das vermieden werden kann. Deshalb soll sich der letzte Abschnitt dieses Kapitels auf praktisch erprobte, bewährte Verfahren zur Aufbereitung von elektronischen Daten, die im Unternehmen bereits zur Verfügung stehen, für die Buchführung konzentrieren. Die Grundrichtung ist: Vermeiden von überflüssigen Doppelarbeiten. Das Einsparpotenzial wird an folgendem Praxisbeispiel deutlich: Eine kleine Firma erstellt mit einem EDV-Programm pro Monat 30 Ausgangsrechnungen. Das Erfassen der Original-Belege (in PapierForm) mit dem Computer wird in 30 Minuten erledigt. Wird aber nun aus dem EDV-Programm, das die Rechnungen schreibt, die verfügbare elektronische Daten-Tabelle übernommen und in Buchungssätze umgeformt, sind höchstens noch fünf Minuten notwendig. Mindestens 80 Prozent des Arbeitsaufwands wird eingespart. Genauso ist es bei den Zahlungsvorgängen mit Bank und Kasse und bei den eingehenden Rechnungen. Das Vorgehen wird später genau beschrieben werden, und Sie können entscheiden, was Sie anwen-

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den wollen und vor allem, mit welchen externen Dienstleister künftig zusammen gearbeitet wird. Zunächst soll aber ein Buchführungsprogramm vorgestellt und gezeigt werden, wie damit üblicherweise in der Praxis gearbeitet wird. Sie als Unternehmer können daraus bereits eine wichtige Überlegung ableiten, nämlich, ob Sie die Buchführung ganz oder teilweise im eigenen Haus erledigen wollen und können, oder ob Sie mit einem externen Dienstleister (Steuerberater oder selbständigem Buchhalter) in geeigneter Weise kooperieren. Für größere Unternehmen ist es selbstverständlich, dass die Buchführung im eigenen Hause erfolgt. Dank der EDV-Programme ist das heute auch bei mittleren und kleinen Unternehmen möglich. Voraussetzung ist, dass die notwendige Sachkunde vorhanden ist. Oft wird das bei einer am Computer ausgebildeten Büro-AllroundKraft der Fall sein. Die Erledigung der Buchführung im eigenen Hause ist von großem Vorteil. Gesichert wird der ständige Überblick über die Liquidität, die Verfügbarkeit aller Daten für gewinnorientierte Entscheidungen, die ständige Zugriffsmöglichkeit auf die Belege (Eingangsrechnungen usw.). Nicht zuletzt ist dies meist auch kostengünstig. In vielen Fällen werden alle Belege an einen Steuerberater gegeben, der sie bucht und die notwendigen Auswertungen zurückgibt. Das ist ein sehr teures Verfahren. Darüber hinaus entsteht dabei das Problem, dass Sie Belege aus dem Haus geben und oft ziemlich lange auf Auswertungen (u. a. betriebswirtschaftliche Auswertungen) warten müssen. Das beeinträchtigt die operative Geschäftstätigkeit. Letztlich ist das sehr uneffektiv. Um eine Vorstellung über die entstehenden Kosten zu vermitteln, sei aus einer Internet-Anzeige eines Buchführungsbüros zitiert: „Von uns wird das Verbuchen Ihrer laufenden Geschäftsvorfälle kompetent und zeitnah erledigt. Buchung Ihrer lfd. Geschäftsvorfälle (chronologisch sortiert): 0,93 € pro Buchung

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Buchung Ihrer lfd. Geschäftsvorfälle (unsortiert): 1,28 € pro Buchung“ In der Praxis hat es sich für kleinere Firmen bewährt, bei der Buchführung eine rationelle Arbeitsteilung zwischen dem eigenen Unternehmen und einem externen Dienstleister (Steuerberater oder selbstständiger Buchhalter) zu organisieren. Prinzip sollte sein, alles das im eigenen Haus zu erledigen, wofür die Sachkunde ausreicht und eine Bürokraft verfügbar ist. Nunmehr wenden wir uns einem sehr guten EDV-Buchführungsprogramm zu.

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Warum der lexware buchhalter?

Als Unternehmensberater habe ich viele Buchführungsprogramme geprüft, um meinen Mandanten ein wirksames Instrument zu empfehlen. Aus vielen Gründen halte ich den lexware buchhalter (Lexware GmbH, Freiburg) am geeignetsten für Freiberufler, Handwerker, Kleinbetriebe und auch mittlere Betriebe. Warum empfehle ich dieses Programm? Es gibt dafür viele gute Gründe: ●

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Der lexware buchhalter ist für jeden, der mit der traditionellen Buchführung einigermaßen vertraut ist, praktisch ohne Handbuch einzusetzen, das Programm ist in hohem Maße „selbst erklärend“. Der Computer fordert das ab, was auch auf Papier eingetragen werden müsste. Routinearbeiten werden vom Programm „im Hintergrund“ erledigt. Die vom lexware buchhalter angebotenen Auswertungen (das, was am Ende herauskommt) sind noch viel aussagefähiger als Journale oder Konten, die per Hand erzeugt werden können. Die Auswertungen entsprechen weitgehend den Ansprüchen von Mandanten, die bisher DATEV-Auswertungen vom Steuerberater erhielten. Die Anbieter des lexware buchhalters stapeln sogar mit der Angabe der Leistungsfähigkeit etwas tief. Ich betreue Mandanten, deren

Warum der lexware buchhalter?

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Journal im Jahr etwa 7000 Zeilen (Buchungssätze) aufweist. Das sind schon mittlere Betriebe mit Umsätzen von 1 Million € und mehr. Sehr nützlich ist die Möglichkeit der Datenausgabe wahlweise auf Papier, auf dem Bildschirm und als Datei. Journale und Konten können zum Beispiel im Excel-Textformat ausgegeben werden, was dem Anwender ein weites Feld von wichtigen Auswertungsmöglichkeiten eröffnet sowie den Einsatz von Sortier- und Suchfunktionen. Nicht zuletzt ist die Datensicherung mit dem ZIP-Format elegant gelöst und funktioniert stabil. Der Anbieter, die Firma Lexware, pflegt das Programm hervorragend. Updates nach neuestem Stand sind rechtzeitig erhältlich. Es wird hervorragender Support bei der Lösung von Problemen geboten. Die vielen Anwendervorteile sind verbunden mit einem Preis des Programms, der zunächst verblüfft. Ich habe Reaktionen erlebt: „Wenn es so billig ist, kann es nicht gut sein.“ Tatsächlich ist aber das Preis-Leistungs-Verhältnis optimal.

Zu den genannten Vorteilen, die der lexware buchhalter bietet, kam für mich persönlich noch etwas dazu. Endlich erfüllte sich mein lange gehegter Wunsch, ein am Markt angebotenes Buchführungsprogramm so einzusetzen, dass betriebliche Doppelarbeiten beim Erfassen von Daten vermieden werden können. Wie funktioniert das? Mithilfe automatisierter, selbstrechnender Tabellen (Tools) auf der Basis des verbreiteten Programms Excel. Es handelt sich um ● ● ● ●

das Kassenbuch mit automatischer Berechnung des Kassenbestands, das Bankbuch auf Basis der Bankauszüge (gedruckt oder electronic banking), die Liste der Ausgangsrechnungen (gekoppelt mit einem FakturaProgramm), die Liste der Eingangsrechnungen (gekoppelt mit dem Posteingangsbuch).

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Mit den Excel-Tabellen entstehen solche Dateien, die leicht in Buchungssätze umgeformt und dann unmittelbar in den lexware buchhalter eingegeben werden können. Eine nochmalige Erfassung von Daten in den Buchungsmasken ist mithilfe des Import-Moduls des lexware buchhalters nicht mehr erforderlich. Im letzten Kapitel dieses Buches wird Ihnen der Einsatz des lexware buchhalters zur Vermeidung von Doppelarbeiten genau erklärt.

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Einführung

Der lexware buchhalter ist, sofern Grundkenntnisse in der Buchführung vorhanden sind, wegen seiner Bedienerfreundlichkeit intuitiv einzusetzen. Wenn wirklich Fragen auftauchen, gibt es wie bei fast allen Programmen, die auf Windows basieren, eine sehr gute Hilfefunktion. Wer die Hilfe nicht über den Bildschirm sucht, sondern lieber mit Büchern arbeitet, kann das von Lexware als Bestandteil des Pakets gelieferte Anwenderhandbuch und ein kleines Lehrbuch für Buchführung nutzen. „Entscheidend ist, was am Ende hinten herauskommt!“ lautet ein bekannter Ausspruch. Bezogen auf Buchhaltungsprogramme bedeutet das: Wenn der Input noch so effektiv gestaltet ist, der Output aber nicht das liefert, was der Unternehmer benötigt, ist das Programm untauglich. Beim lexware buchhalter ist dieses Zusammenspiel hervorragend gelöst. Genau diese Zusammenhänge möchte ich Ihnen in klaren Arbeitsschritten und Funktionen nahe bringen, und Sie können mithilfe dieses Kapitels viele eigene Versuche und Irrtümer vermeiden.

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Erste Schritte mit dem lexware buchhalter

Der einfachste und effektivste Weg, den lexware buchhalter kennen zu lernen, ist die Eingabe eines einfachen Geschäftsvorgangs und das anschließende Betrachten der Auswertung auf dem Bildschirm. Wie könnte ein solcher Geschäftsgang aussehen?

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Erste Schritte mit dem lexware buchhalter ● ● ●

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Das Unternehmen beginnt mit einem Bankguthaben von 47.600 €; das ist zugleich der Anfangsbestand des Eigenkapitals. Für diese 47.600 € wird Handelsware (netto 40.000 € + 7.600 € Umsatzsteuer) gekauft und sofort per Bank bezahlt. Die Handelsware wird für 119.000 € gegen Ziel verkauft (Warenwert 100.000 € + 19.000 € Umsatzsteuer).

Es ist auf den ersten Blick klar, dass ein Gewinn von 60.000 € erzielt wurde, der in den Auswertungen erscheinen muss. Aufgrund der Kenntnisse aus den vorangegangenen Kapiteln können Sie die Schlussbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung vor Ihrem geistigen Auge entstehen lassen. Bestätigt der lexware buchhalter Ihre Auffassung? Selbstverständlich, ja!

Tipp: Diese kleine Aufgabe hat sich generell zum Testen von Buchführungs Software bewährt. Es wird deutlich wie die Programme bei der Verar beitung der Daten bis hin zu den Auswertungen reagieren.

Doch der Reihe nach. Zunächst installieren Sie das Programm. Sie erhalten mit dem Programmpaket ein Anwenderhandbuch. Darin ist die Installation erläutert. Auch dann, wenn Sie einfach nur die CD aktivieren, macht es Ihnen die Bedienerführung leicht, den lexware buchhalter auf Ihre Festplatte zu bekommen. Als erste eigenständige Arbeit müssen Sie den „Firmenassistenten“ einsetzen. Auf der Seite eins von fünf bezeichnen wir unseren Mandanten mit „Probe“. Dann ist die Gewinnermittlungsart einzutragen. Wir entscheiden uns für den Betriebsvermögensvergleich um zu sehen, welche Art von Bilanz das Programm liefert. Auf Seite 2 des Firmenassistenten tragen wir das laufende Buchungsjahr ein. Seite 3 fragt nach dem Kontenrahmen, den wir nutzen wollen. Sie wählen bitte den Kontenrahmen für die Industrie, der Ihnen ja schon bekannt ist. Er wurde in diesem Buch verwendet, weil er neben seiner Zweckmäßigkeit den meisten kauf-

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männischen Prüfungen bei Industrie- und Handelskammern zu Grunde liegt. Die Seiten 4 und 5 werden in unserem Beispiel so gelassen wie vom Programm empfohlen. Dann kann gespeichert werden. Jetzt gehen Sie in das Menü „Buchen“ und verwenden „Stapelbuchen“. Das hat, im Unterschied zum Dialogbuchen, den Vorteil, dass Sie vor dem Buchen auf Konten noch Fehler korrigieren können. Buchen Sie nun: 2800 (Bank) an 9000 (Saldovorträge) 47.600 €. Am besten ist es, Sie bringen im Menü „Ansichten“ den Kontenplan auf den Bildschirm und klicken zur Angabe des Soll- bzw. des Habenkontos nur die Konten an. Dann wird gebucht: 9000 (Saldovorträge) an 3000 (Eigenkapital) 47.600 €. Bei diesem Buchungsschritt sehen Sie auf der Erfassungsmaske, dass auf dem Konto 9000 schon eine Habenbuchung (erkennbar durch das Minuszeichen) vorhanden ist. Diese Aussage auf dem Bildschirm ist für Bestandkonten sehr nützlich. Nächster Buchungsschritt: Handelsware an Bank 47.600 €. Hier stehen Sie möglicherweise vor einer Schwierigkeit. Im mitgelieferten Kontenrahmen werden Sie unter den Bestandskonten vergeblich das Konto 2080 (Bestand an Handelswaren) suchen. Dieses Konto müssten Sie dann einrichten, wenn Sie „über Lager“ buchen. Wir verschieben das Einrichten von Konten auf später und buchen direkt in den Verbrauch auf das Konto 6080. Sie sehen übrigens neben dem Betrag die beiden Buchstaben „B“ und „N“. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, den Betrag brutto (mit Umsatzsteuer) oder netto einzutragen. Sie sehen, dass das Programm selbst die Trennung in den Warenwert und die Umsatzsteuer vornimmt. Nun buchen Sie den Warenverkauf: Forderungen an Umsatzerlöse für Waren mit 119.000 €.

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Erste Schritte mit dem lexware buchhalter

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Die Eingabe in die Buchungsmaske bereitet Ihnen schon keine Schwierigkeit mehr. Jetzt verlassen Sie mit einem Klick in das untere Kreuz rechts oben das Buchungsmenü, öffnen dieses Menü neu und rufen „Stapel ausbuchen“ auf. Bei der Buchung per Hand entspricht das dem Vorgang „Übernahme der Buchungssätze aus dem Journal in die Konten“. Die Arbeitsersparnis beim Computerbuchen wird hier besonders deutlich. Der Computer kann diese reine Routinearbeit automatisiert erledigen. Sie haben nun die vier Buchungen auf den Konten erfasst. Alle Auswertungen (siehe Menü) sind möglich. Am spannendsten wird es sein, unter „Auswertungen“ „Bilanz“ nachzusehen. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Art Kartei. Öffnen Sie die mittlere und haken Sie alles an, was möglich ist. Sie werden sehen, welch hervorragende Auswertung am Bildschirm erscheint. Sie könnte so beim Finanzamt abgegeben werden. Natürlich erscheinen die 60.000 € Gewinn. Sie sollten sich nun die Summen- und Saldenliste ansehen, dann die einzelnen Konten und schließlich auch die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Sie werden sehen, es bleibt kein Wunsch offen. Noch einmal sei daran erinnert: Sie können alle Auswertungen am Bildschirm ansehen, eine Druckerausgabe vornehmen und Dateien im Textformat erzeugen. Dieser einfache Buchungsvorgang mit Auswertungen demonstriert bereits die Bedienerfreundlichkeit. Sie sehen außerdem, dass Auswertungen automatisch erzeugt werden, die genau dem entsprechen, was Sie für Ihre Geschäftsführung benötigen. Im nächsten Schritt sollen Konten eingerichtet werden. Sie erinnern sich, dass im mitgelieferten Kontenplan das Konto 2080 (Bestand an Handelswaren) fehlte, das Sie benötigt hätten, wenn Sie „über Lager“ gebucht hätten. Der Aufwand musste dann über Materialentnahmescheine erfasst werden.

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Mit dem Menüpunkt „Verwaltung“ und „Kontenplan“ kommen Sie in den Kontenassistenten. Noch schneller geht es, wenn Sie den Kontenplan geöffnet haben und oben in das Icon mit dem Pluszeichen klicken. In fünf Schritten werden Sie zur Einrichtung des Kontos geführt. Dazu einige Praxistipps für das Einrichten von Konten:

Tipp Achten Sie auf die Umsatzsteuerautomatik! Füllen Sie weiter die Zu ordnung im Jahresabschluss sorgsam aus. Nur so kommen Sie zu ein wandfreien Ergebnissen. Weil mancher Anwender recht oberflächlich arbeitet, behauptet er später: „Der Computer spinnt.“ Das entspricht aber nicht der Wahrheit. Sie sollten sich jetzt oder später auf alle Fälle unter „Auswertungen“ den Auswertungsaufbau ansehen und den mitgelieferten Vorschlag ihren Bedürfnissen anpassen. Wenn Sie das neu eingerichtete Konto 2080 als das Konto einsetzen wollen, über das Sie die Eingangsrechnungen für Handelswaren bu chen, dann dürfen Sie nicht vergessen, das Korrespondenzkonto 6080 (Aufwendungen an Handelswaren) so einzurichten, dass bei der Bu chung von Materialentnahmescheinen nicht versehentlich Vorsteuer gebucht wird. In der Praxis werden Sie für manche Aufwandsarten zwei Automatik konten benötigen. Das ist u. a. bei Repräsentationsaufwendungen der Fall. Gemahlenen Kaffee kaufen Sie z. B. mit 7 % Vorsteuer ein, Ge bäck aber mit 19 %.

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Die Kontokorrentbuchführung mit „offenen Posten“

Als Sie die Standardbuchungen für Ein- und Ausgangsrechnungen kennen gelernt haben, wurden Sie auf eine Vereinfachung hingewiesen, die dem Erlernen der Grundlagen diente, die aber nunmehr aufgehoben werden soll. Diese Vereinfachung bestand darin, dass Ein- und Ausgangsrechnungen direkt auf das Konto „Forderungen“

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Die Kontokorrentbuchführung mit „offenen Posten“

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und „Verbindlichkeiten“ gebucht wurden. In der Praxis werden diese beiden Konten als Sammelkonten (vom Computer automatisch ohne Ihr Zutun) geführt, und für die wichtigsten Kunden und Lieferanten werden spezielle Personenkonten eingerichtet. Die Gesamtheit der Personenkonten bildet das „Kontokorrent“. Im Rahmen des Kontokorrents ist es erforderlich, sehr detailliert zu arbeiten, bis hin zur Aussage über die noch nicht bezahlten Ein- und Ausgangsrechnungen. Diese Rechnungen werden als „offene Posten“ bezeichnet. Der Ausweis dieser offenen Posten ist u. a. die Grundlage für das Mahnwesen und ermöglicht Ihnen die Reaktion auf Mahnungen von Lieferanten. Um zu verstehen, wie im lexware buchhalter die Kontokorrentbuchführung organisiert ist, schlage ich Ihnen vor, auf der Basis des ersten Buchungsgangs einen zweiten einzurichten. Er soll vom ersten Beispiel ausgehen, aber für die Ein- und Ausgangsrechnung um eine Rücksendung von 10 % der gelieferten Waren und um eine Bezahlung mit 2 % Skonto ergänzt werden. Es soll also folgendermaßen gebucht werden: Das Unternehmen beginnt mit einem Bankguthaben von 47.600 €; das ist zugleich der Anfangsbestand des Eigenkapitals. 1. Für diese 47.600€ wird Handelsware (netto 40.000 € + 7.600 € Umsatzsteuer) gekauft. Die Eingangsrechnung wird auf ein Personenkonto gebucht. 2. Rücksendung von 10 % der Waren. 3. Bezahlung der Eingangsrechnung mit 2 % Skonto. 4. Die Handelsware wird für 119.000 € gegen Ziel verkauft (Warenwert 100.000 € + 19.000 € Umsatzsteuer). 5. Der Kunde schickt 10 % der Waren zurück. 6. Der Kunde zahlt unter Abzug von 2 % Skonto. Es ist kaum noch möglich, auf den ersten Blick die Höhe des Gewinns zu erkennen oder sofort herauszulesen, wie hoch die Umsatzsteuerverbindlichkeit oder die Vorsteuerforderung gegenüber dem Finanzamt ist. Sehen Sie das Journal:

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Journal Datum

Bel. Nr.

Buchungstext

Betrag

Soll

Haben

22.06.2007

1 Bank, Anfangsbestand

47.600,00

2800

22.06.2007

2 Eigenkapital, Anfangsbestand

47.600,00

9000

3000

47.600,00

6080

70000 70000

22.06.2007 500 Lieferant, Eingangsrechnung 500 22.06.2007 500 Lieferant, Rücksendung

4.760,00

6080

22.06.2007 500 Lieferant, ZA, ER500

47.600,00

70000

Zahlungsbetrag 22.06.2007

Lieferant, ZA, ER500, Skonto

22.06.2007 100 Kunde, Ausgangsrechnung

41.983,20

2800

856,8

6080

119.000,00

2401

22.06.2007 100 Kunde, Rücksendung

11.900,00

2401

22.06.2007 100 Kunde, ZE, AR100

107.100,00

Zahlungsbetrag 22.06.2007

Kunde, ZE, AR100, Skonto

9000

5100 5100 10000

104.958,00

2800

2.142,00

5100

2401

Zu dem vorliegenden Journal noch einige Erklärungen: ●

● ● ●

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Es wurde ein Konto 70000 eingerichtet mit der Bezeichnung „Lieferant“. In Ihrer Geschäftspraxis werden Sie die genaue Firmenbezeichnung eingeben mit allen Angaben, die der Kontenassistent ermöglicht. Sie gelangen so zu einer elektronischen Lieferantenkartei. Sinngemäß wurde ein Konto „Kunde“ mit der Nummer 10000 eingerichtet. Sie müssen jetzt „Dialogbuchen“ verwenden. Mit der Buchung der Eingangsrechnung entsteht der offene Posten. Die Rücksendung wurde mit einer Rückbuchung erfasst. Glücklicherweise lässt das Programm Buchungen mit Minusvorzeichen zu. Sie könnten auch eine Umkehrbuchung verwenden. Nun lösen Sie die Erfassung nicht mit „Buchen“ aus, sondern mit OP. Das Programm erkennt, dass der offene Posten noch 41.760 € beträgt und fragt, ob Sie diese Summe als offenen Posten weiterführen wollen, ob Sie den Buchungsbetrag an die Summe der gewählten offenen Posten angleichen wollen oder ihn als Minderung ausbuchen möchten. In unserem Fall soll der offene Posten weitergeführt werden.

Die Kontokorrentbuchführung mit „offenen Posten“ ●

●

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Bei der Zahlung der Eingangsrechnung wird in die Buchungsmaske der Zahlbetrag eingegeben. Wir verlassen uns darauf, dass die Vorsteuerberichtigung bei der Skontozahlung erfolgt. Unser Aufwand für die Handelswaren hat sich durch den Skonto vermindert – also muss gegenüber dem Finanzamt auch Vorsteuer zurückgerechnet werden. Ein Problem besteht noch darin, wohin der Skonto gebucht werden soll – manchmal wird ein Konto „Liefererskonto“ verwendet. Das ist aber ungünstig, weil damit die Anschaffungskosten auf den Sachkonten verfälscht werden. Der Skonto soll als Habenbuchung auf dem Konto 6080 „Aufwendungen für Handelsware“ erscheinen. Zu den Buchungsvorgängen im Zusammenhang mit der Ausgangsrechnung sind keine weiteren Erläuterungen notwendig. Sie erkennen selbst die Analogie zur Eingangsrechnung.

Sie sollten sich jetzt die Summen- und Saldenliste auf den Bildschirm holen. Sie hat folgenden Inhalt: Summen und Saldenliste Konto Name

Summe per 31.12.07 Saldo per 31.12.07 EB Soll

EB Hab.

2400 Forderungen LL

3000 Ek. Einzelkaufl. 4400 Verbind. LL 4805 Umsatzst. 16 % 5100 Umsatzerl. für Wa. 6080 Aufw. für Waren

Haben

Soll

Haben

107.100,00 107.100,00

2605 Vorsteuer 19 % 2800 Bank

Soll

6.840,00 47.600,00

136,80

6.703,20

104.958,00 41.983,20 110.574,80 47.600,00

47.600,00 42.840,00 42.840,00 342,00 17.100,00

16.758,00

1.800,00 90.000,00

88.200,00

36.000,00

720,00

35.280,00

9000 Saldovorträge 10000 Kunde 70000 Lieferant

107.100,00 107.100,00 42.840,00 42.840,00

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Sie erkennen, dass der Umsatzerlös 88.200 € beträgt und die Aufwendungen 35.280 €. Es ergibt sich ein Gewinn von 52.920 €. Wenn Sie später die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung betrachten, finden Sie diesen Betrag ebenfalls. In der Summen- und Saldenliste finden Sie auch korrekte Zahlen für die Umsatz- und Vorsteuer. Die Forderungen und Verbindlichkeiten, die Debitoren und Kreditoren und auch die offenen Posten sind ausgeglichen. Den Einsteigern in die Buchführung, die den lexware buchhalter tatsächlich „in den Griff“ bekommen möchten, sei empfohlen, jetzt die in Kapitel C 5 dargestellte Abschlussübung mit dem Computer zu machen. Dazu müssen Sie wieder einen neuen Mandanten, vielleicht als „Abschlussübung“, einrichten. Sie können die Ergebnisse mit der richtigen Lösung vergleichen. Verwenden Sie zum Vergleich am besten die Summen- und Saldenliste.

6

Einsatz des lexware buchhalters zur Ver meidung von Doppelarbeiten im Unter nehmen

Im letzten Kapitel nun die schon angekündigte Einführung in das Verfahren zur Vermeidung von Doppelerfassungen. Wenn das Kassenbuch elektronisch geführt wird, warum müssen dann eigentlich die Beträge und die Texte noch einmal eingetippt werden? Das Gleiche gilt für Bankbuchungen. Gängig ist heute das Electronic Banking. Auch in diesem Falle sind in Dateien Zahlen über Geldeingänge und Ausgänge sowie Angaben zum Verwendungszweck vorhanden. Ausgangsrechnungslisten liegen als elektronische Dateien vor. Das nochmalige Eintippen in den Computer ist unnötige Arbeit, Zeit- und Geldverschwendung. Prüfen Sie selbst, wie es in Ihrem Unternehmen bestellt ist. Wenn Sie folgende Fragen mit „Ja“ beantworten müssen, können Sie den-

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lexware Buchhalter zur Vermeidung von Doppelarbeiten

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noch positiv in die Zukunft schauen, denn Sie verfügen über erhebliche Reserven. ● ● ●

● ●

● ●

Wird das Kassenbuch mit der Hand geführt und mit dem Taschenrechner aufgerechnet? Geben Sie all Ihre Belege an einen Dienstleister, der sie einzeln erfasst und zur Buchführung verarbeitet? Sind Sie schon einmal in Schwierigkeiten gekommen, weil Belege beim Steuerberater waren, Sie aber die Unterlagen für Geschäftsgespräche benötigt hätten? Werden die Angaben des Kassenbuchs in die Buchführung über Buchungsmasken eingetippt? Werden Ausgangsrechnungen, die mit einem ComputerProgramm erstellt wurden, noch einmal einzeln in der Buchführung erfasst? Werden Eingangsrechnungen im Posteingangsbuch und doppelt mit dem Buchführungsprogramm erfasst? Werden die Angaben aus Bankauszügen per Hand einzeln in die Buchführung eingegeben?

Ich möchte eine Schlussfolgerung vorwegnehmen: das ungünstigste Verfahren besteht darin, alle Belege komplett außer Haus zu geben und die Buchführung vollständig extern durchführen zu lassen. Dieses Verfahren ist geprägt von einer aufwändigen und damit teuren Datenerfassung und Datenübermittlung. Schlimmer noch: der Unternehmer wiegt sich in der trügerischen Hoffnung, er müsse sich um steuerliche Belange nicht kümmern. Bald aber merkt er, dass unerwartete, von ihm nicht nachvollziehbare Steuerforderungen und Rechnungen für Beraterhonorare ins Haus flattern. Außerdem kann ein auswärtiger Steuerberater oft nicht alle steuersparenden Möglichkeiten erkennen, da das Wissen über künftige Geschäftsstrategien voraussetzt. Er fragt in der Regel nur dann danach, wenn er mit einem teuren Vollmandat ausgestattet ist. Große Unzufriedenheit mit der skizzierten Praxis ist bei vielen Unternehmern anzutreffen. Oft wird kein Ausweg gesehen. Genau die traditionelle und noch immer überwiegend praktizierte Arbeitsteilung zwischen kleineren Unternehmern und Steuerberater

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beinhaltet eine unrationelle Doppelarbeit bei der Erfassung von Daten und ist teurer als notwendig. Es ist möglich, sowieso im Unternehmen vorhandene elektronische Dateien so umzuformen, dass sie in die Finanzbuchführung eingelesen werden können. Der lexware buchhalter verfügt über ein ausgefeiltes Modul „Importieren“ – erreichbar über das Menü „Dateien“. Mit diesem auf Zukunftserfordernisse orientierten Importmodul können Buchungsdaten sowie Angaben zu Kreditoren und Debitoren von außen eingelesen werden. Voraussetzung ist eine kompatible Dateistruktur. Dazu wird im Programm ein Importprofil angelegt. Wenn eine Datei im Excel-Format „Textdatei (Tabs getrennt)“ vorhanden ist, kann ein sinnvolles Importprofil erzeugt werden. Bei Buchungsdaten sollte das Importprofil folgendermaßen aufgebaut sein. A

B

C

D

E

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Belegdat.

Bel.Nr.

Buchungstext

Betrag

Soll

Haben

Die Großbuchstaben stehen für die Spaltenbezeichnung bei Excel. Bei der Herstellung des Importprofils im lexware buchhalter muss der Betrag (Spalte D) dem „Buchungsbetrag €“ zugeordnet werden. In fast allen kleinen und mittleren Unternehmen gibt es vier Listen, mit denen fast vollständig alle Geschäftsfälle als Primärdaten erfasst werden: ● ● ● ●

das Kassenbuch, das Bankbuch (Kontoauszüge, Daten aus Electronic Banking), die Liste der Ausgangsrechnungen, die Liste der Eingangsrechnungen.

Wenn diese Listen mit Excel elektronisch im Unternehmen erfasst werden, wird sie jeder in Excel ausgebildete Datenverarbeiter im Format „Textdatei (Tabs getrennt)“ abspeichern und zu einer Buchungsliste vereinigen können. Wenn die Fachkräfte des Unternehmens die Soll- und Habenkonten nicht selbst eintragen können, ist sicher ein Dienstleister als Kontierer zu finden.

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Nachdem die Buchungsliste aufgebaut ist, kann es dem Computer überlassen werden, die Datenerfassung vorzunehmen. Ein Neueintippen wird überflüssig. Die Belege können im Unternehmen verbleiben, was sich als nützlich für die Geschäftstätigkeit erweist. Probieren Sie es selbst! Die Buchungsliste für den Import müsste für den zuletzt gebuchten Geschäftsgang folgendes Aussehen haben: Buchungsliste für den Import A

B

C

D

E

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Datum

Bel. Nr.

Buchungstext

Betrag

Soll

Haben

22.06.

1 Bank, Anfangsbestand

47.600,00

2800

9000

22.06.

2 Eigenkapital, Anfangsbestand

47.600,00

9000

3000

22.06.

500 Lieferant, Eingangsrechnung 500

47.600,00

6080

4401

22.06.

500 Lieferant, Rücksendung

4.760,00

6080

4401

22.06.

500 Zahlungsbetrag

41.983,20

4401

2800

856,80

4401

6080

100 Kunde, Ausgangsrechnung

119.000,00

2401

5100

22.06.

100 Kunde, Rücksendung

11.900,00

2401

5100

22.06.

100 Zahlungsbetrag

104.958,00

2800

2401

22.06.

100 Kunde, ZE, AR 100, Skonto

2.142,00

5100

2401

500 Lieferant, ZA, ER 500, Skonto

Sie sollten diese Liste in Excel „Textdatei (Tabs getrennt)“ vorbereiten, abspeichern, schließen und diese dann in den lexware buchhalter so importieren, wie das im Importmodul Schritt für Schritt von Ihnen verlangt wird. Der Import gelingt und die Auswertungen mit Konten, Summen- und Saldenliste, Bilanz usw. stehen Ihnen zur Verfügung.

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Die Erfassung in Excel und der Import verlaufen, wenn das Importprofil erst einmal erstellt ist, viel schneller als die Erfassung über die Buchungsmaske. Bewährtes wird durch noch Besseres ersetzt und auf ein neues Niveau gehoben, so wie heute die einmal sehr fortschrittliche Durchschreibebuchführung per Hand kaum noch praktiziert wird. Das Einsparpotenzial bei Anwendung der vorgestellten Tabellen mittels des Importmoduls liegt bei etwa 80 Prozent. Das bedeutet: Im Vergleich zur weiter oben ebenfalls beschriebenen „Maskenerfassung“ wird nur noch ein Arbeitsaufwand von etwa 20 Prozent benötigt. Der Hauptgrund der Zeitersparnis liegt in der Vermeidung von Doppelarbeit bei der Datenerfassung. Es werden bereits vorhandene Daten verwendet und in das Buchführungsprogramm importiert. Es entsteht gewiss die Frage, warum die Einsparpotenziale noch nicht allgemein genutzt werden. Praktische Erfahrungen und wissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass der Hauptgrund darin besteht, dass noch verbreitet Kenntnisse fehlen, um bei Tabellenkalkulationsprogrammen fortgeschrittene Funktionen anwenden zu können. Es handelt sich um Formeln, Makro-Befehle, die Funktionen „Suchen“, „Ersetzen“ usw. Da diese Funktionen oft nicht beherrscht werden, beruhigen die Steuerberater und viele selbstständige Buchhalter ihre Mandanten damit, es würde ja die EDV eingesetzt, alles funktioniere stabil, und Veränderungen würden Risiken beinhalten. Klar ist jedoch, dass sich die progressiven Dienstleister am Markt durchsetzen werden, wenn es sich weiter herum spricht, dass Kleinfirmen (Ich-AG usw.) nicht mehr 300 Euro je Monat für die extern geführte Buchführung bezahlen müssen, sondern höchstens noch 150 Euro je Monat. Nicht wenige Steuerberater arbeiten bereits in Kooperation mit selbstständigen Buchhaltern, die zugleich EDVExperten sind. Eine Veränderung der Arbeitsweise ist bei der Verwaltung der so genannten „offenen Posten“ notwendig. Es handelt sich um die noch nicht bezahlten Ausgangs- und Eingangsrechnungen, also um

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Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Debitoren und Kreditoren. Ein Problem entsteht allerdings: Die Erfassung und Löschung von offenen Posten sind nicht mehr in der Weise möglich, wie es den Programmierern des lexware buchhalters und vieler anderer Buchführungsprogramme aus der bisherigen Praxis heraus vorgeschwebt hat. Die Lösung besteht darin, die Konten Forderungen und Verbindlichkeiten oder Debitoren und Kreditoren als Excel-Datei zu exportieren und dann die Buchungen nach den einzelnen Kunden oder Lieferern so zu sortieren, dass sichtbar wird, wie sich Rechnungen und Zahlungen ausgleichen oder auch nicht. Die Offene-PostenÜbersicht (nicht ausgeglichene Rechnungen) wird gesichert, nur auf andere Weise als bisher – nach meinen Erfahrungen jedoch sicherer, übersichtlicher und schneller. Die Wechselwirkung zwischen der Buchführung und der Verwendung dezentral im Unternehmen erfasster Daten ohne ein Übermaß an Doppelarbeiten ist heute – wie nachgewiesen – bei sachkundigem Einsatz moderner EDV möglich und mit hohem Nutzen verbunden. Im modernen Rechnungswesen eines Unternehmens erfolgt so gut wie keine Buchung mehr unmittelbar in der Finanzbuchführung. Die Datenerfassung für die Buchführung erfolgt vielmehr nur noch in der Lohn- und Gehaltsabteilung, in der Materialwirtschaft, in der Fakturierung, in der Anlagenbuchführung etc. Mit neuen Verfahren ist zu organisieren, dass die Erfassungen aus den dezentralen Abteilungen ohne Neu- und Doppelarbeit in die Buchführungsdateien gelangen. Das wird zu einer substanziellen Veränderung der Buchführungspraxis führen. Es gibt leider Buchhalter, die meinen, die Doppelarbeit (Neueingabe) von Buchungen im Bereich der Finanzbuchhaltung sei unvermeidbar. Tatsächlich aber eröffnet der lexware buchhalter mit der Möglichkeit des Imports sowieso in dezentralen Abteilungen vorhandener Daten einen neuen, effektiven zukunftsträchtigen Weg.

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Tipp Wenn Sie als Unternehmer die Buchhaltung in Ihrem eigenen Betrieb selbst durchführen, sollten Sie das so organisieren, dass Sie mithilfe des Moduls „Import“ im lexware buchhalter künftig Doppelerfassun gen vermeiden und Zeit und Kosten sparen. Wenn Sie die Buchführung durch einen auswärtigen Dienstleister (Steuerberater, Buchführungshelfer) durchführen lassen, sollten Sie vereinbaren, dass Sie einfache Erfassungsarbeiten für Kassen und Bankbewegungen sowie für Ein und Ausgangsrechnungen mithilfe von EXCELDateien selbst durchführen. Der auswärtige Dienstleister kann diese Dateien zu Buchungssätzen aufbereiten und in sein Buch führungsprogramm importieren. Zumeist müssen Sie dann auch keine Belege mehr außer Haus geben. Der Arbeitsaufwand wird viel gerin ger. Ihre Rechnung fällt niedriger aus.

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G Lösungen der Übungsaufgaben

Übungsaufgabe 1 Sie finden die Aufgabe 1 auf Seite 36. a) Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Geschäftsausstattung, Warenbestand, Forderungen an Kunden, Bankguthaben, Kassenbestand. b) Darlehensverbindlichkeit, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferern, Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt c) Der Wert des Vermögens beträgt 3.060.060 d) Der Wert des Anlagevermögens beträgt 2.080.000 e) Der Wert des Umlaufvermögens beträgt 980.060 f) Der Wert der Schulden beträgt 1.080.000 g) Die Höhe des Eigenkapitals beträgt 1.980.060 h) In der Bilanz beläuft sich die Höhe der Aktiva auf 3.060.060 i) In der Bilanz beläuft sich die Höhe der Passiva auf 3.060.060

Übungsaufgabe 2 Die Übungsaufgabe finden Sie auf Seite 66. a) Auf das Geschäftsergebnis wirken sich aus: 3, 4, 6, 8, 9, 11, 13, 14, 16 b) 1 = A-P-Mehrung 2 = A-P-Minderung 5 = Aktiv-Tausch 7 = Aktiv-Tausch 10 = A-P-Minderung 12 = A-P-Minderung 15 = A-Tausch c) Der Gewinn aus Geschäftsvorfall 16 beträgt 30.000 €.

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Übungsaufgabe 3 Die entsprechende Übungsaufgabe finden Sie auf Seite 67. Lfd. Nr. Soll 1

Rohstoffbestand

an

Verbindlichkeiten

2

Verbindlichkeiten

an

Bank

3

Rohstoffverbrauch

an

Rohstofflager

4

Forderungen

an

Umsatzerlöse

5

Bank

an

Forderungen

6

Büromaterial

an

Kasse

7

Bank

an

Vorsteuer

8

Mietaufwand

an

Bank

9

Zinsaufwand

an

Bank

10

Umsatzsteuer

an

Bank

11

Bank

an

Zinsertrag

12

Verb.FA

an

Bank

13

Werbekosten

an

Kasse

14

Eing.fracht

an

Kasse

15

Ford.Arb.N.

an

Kasse

16

Forderungen

an

Umsatzerlöse

110.000

Bank

an

Forderungen

90.000

Kasse

an

Forderungen

20.000

an

Bestand Handelswaren

80.000

Handelswaren Aufwand

192

Haben


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Übungsaufgabe 4 Die Aufgabe 4 finden Sie auf Seite 82. a) Nettobetrag 1

31.863,55

2 3

Umsatzsteuer

Rechnungsbetrag

6.054,08

37.917,63

11.631,13

2.209,71

13.841,04

63.566,18

12.077,58

75.643,76

b) Die Buchungssätze lauten

1

Sollkonto

Habenkonto

Sollbetrag

Habenbetrag

Maschinen

Verbindlichk.

31.863,55

37.917,63

Vorsteuer 2

Handelswaren

6.054,08 Verbindlichk.

Vorsteuer 3

Forderungen

11.631,13

13.841,04

2.209,91 Umsatzerlöse

75.643,76

Umsatzsteuer

63.566,18 12.077,58

d) Die Umsatzsteuer beträgt: 12.077,58 e) Die Vorsteuer beträgt 8.263,99 f) Die Zahllast beträgt 3.813,59

193

G


Übungsaufgabe 5 Die Übungsaufgabe 5 finden Sie auf Seite 99. Lfd. Nr.

Soll

Haben

1

2000

an

4400

2

4400

an

2800

3

6000

an

2000

4

2400

an

5000

5

2800

an

2400

6

6800

an

2880

7

2800

an

2600

8

6700

an

2800

9

7510

an

2800

10

4800

an

2800

11

2800

an

5710

12

4830

an

2800

13

6870

an

2880

14

6001

an

2880

15

2650

an

2880

16

2400

an

5000

2800

an

2400

2880

an

2400

Übungsaufgabe 6 Auf Seite 122 finden Sie die Aufgabe 6. Bruttogehalt Lohnsteuer Solidaritätszuschlag Kirchensteuer Krankenversicherung

702,16 38,62 56,17 257,53

Pflegeversicherung

29,19

Rentenversicherung

341,65

Arbeitslosenversicherung

194

3.433,71

77,26

Abzüge

1.502,58

Netto

1.931,13


G

Übungsaufgabe 7 Die Übungsaufgabe 7 finden Sie auf Seite 122. Kontierung Lfd.Nr Buchungstext

Soll

1

6300

Gehalt Monat XYZ

Haben

2800

Beträge Soll

3.433,71

4830 Arbeitgeberanteil SV Monat XYZ

6400

4840

1.931,13 796,95

4840 2

Haben

705,63 705,63

705,63

Übungsaufgabe 8 Auf Seite 139 finden Sie die entsprechende Aufgabe. Rohstoffe Verbrauch an Rohstoffen

Hilfsstoffe

590.147,16

Endbestand an Hilfsstoffen

18.037,56

Minderbestand an Rohstoffen

73.177,71

Mehrbestand an Hilfsstoffen

7.405,45

Lösungsweg Anfangsbestand

113.566,12

10.632,11

Eingangsrechnungen einschl.USt

599.684,56

50.166,48

ohne Ust

516.969,45

43.246,97

Verbrauch

590.147,16

35.841,52

Endbestand

40.388,41

18.037,56

195

G


Übungsaufgabe 9 Die Übungsaufgabe 9 finden Sie auf Seite 147. Summenbilanz Soll

Haben

Bezeichnung

510

Beb. Grundstck.

530

Betriebsgeb.

250.000

250.000

5.000

700

Te. Anl. u. Ma.

120.000

120.000

24.000

50.000

Soll

Haben

Umbuchungen

Kto.

BGA

60.000

60.000

2000

Rohstoffe

23.500

23.500

2020

Hilfsstoffe

2100

Unf. Erzeugnisse

2200

Fert. Erzeugn.

2400

Ford. a. LL

8.500

8.500

11.500

11.500

20.000 220.000

Vorsteuer

23.400

22.700

700

Bankguthaben

330.000

305.600

24.400

2880

Kasse

154.200

148.500

5.700

3000

Eigenkapital

3001

Privat

4400

Verb. aus LL

4800

Umsatzsteuer

5000

Umsatzerlöse

5001

Erl.Berichtig.

5200

Best.Veränder.

5410

Provisionsertr.

6.000 25.000 5.000 35.000

452.800 18.500

8.000

21.500

2800

58.600

Haben

20.000 198.500

2600

105.000

Soll

50.000

800

700

452.800

18.500

18.500 121.400

18.500 16.400

63.500

4.900

700

693.000

693.000

21.500

21.500

21.500 9.400

21.500 8.000

35.000

3.000

25.000

9.400

6000

A. Rohstoffe

118.500

118.500

6001

Bezugskosten

3.000

3.000

6020

A. Hilfsstoffe

56.500

56.500

6200

Löhne

146.000

146.000

6300

Gehälter

190.000

190.000

6520

Abs. a. S.Anl.

6770

Rechtskosten

20.700

20.700

6900

Versicherung

5.000

5.000

6940

Sonst. Aufw.

500

500

6960

Verl.Abg. Verm.

500

500

3.000 5.000

35.000

2.015.400

196

Saldenbilanz I

2.015.400

1.176.500

1.176.500 151.700 151.700


Saldenbilanz II Haben

Inventurbilanz

Bezeichnung

Soll

510

Beb. Grundstck.

50.000

50.000

530

Betriebsgebäude

245.000

245.000

700

Te. Anl. u. Ma.

96.000

96.000

800

BGA

54.000

54.000

2000

Rohstoffe

48.500

48.500

2020

Hilfsstoffe

3.500

3.500

2100

Unf. Erzeugnisse

46.500

46.500

2200

Fert. Erzeugn.

12.000

12.000

2400

Ford. a. LL

21.500

21.500

2600

Vorsteuer

2800

Bankguthaben

24.400

24.400

2880

Kasse

3000

Eigenkapital

3001

Privat

4400

Verb. aus LL

4800

Umsatzsteuer

5000

Umsatzerlöse

671.500

671.500

5001

Erl.Berichtig.

5200

Best.Veränder

27.000

27.000

5410

Provisionsertr.

9.400

6000

A. Rohstoffe

Aufwand Ertrag

6001

Bezugskosten

6020

A. Hilfsstoffe

61.500

61.500

6200

Löhne

146.000

146.000

6300

Gehälter

190.000

190.000

6520

Abs. a. S.Anl.

35.000

35.000

6770

Rechtskosten

20.700

20.700

6900

Versicherung

5.000

5.000

6940

Sonst. Aufw.

500

500

6960

Verl.Abg. Verm.

500

5.700 434.300

434.300

16.400

16.400

4.200

4.200

9.400

96.500

1.162.800

Passiva

Erfolgsbilanz

Kto.

5.700

Aktiva

G

96.500

500 1.162.800

607.100

454.900 555.700 707.900

607.100

607.100 707.900 707.900

152.200 152.200

197

Stichwortverzeichnis

Abgrenzungsposten und Rückstellungen 155, 156 Abschlussbuchungen 68, 95 Abschlussgliederungsprinzip 93 Abschreibung 127, 128 degressive 129 geringwertiger Wirtschaftsgüter 131 leistungsgemäße 131 lineare 128 Abschreibungsgebot 132 Abschreibungstabelle 130 Abschreibungswahlrecht 132 Absetzung für Abnutzung 128, 129 AfA 128 Aktiva 22 Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) 158 Aktivkonten 42, 65 AktivPassivMehrung 41 AktivPassivMinderung 41 Aktivtausch 40 Akzept 111 AllphasenNettoUmsatzsteuer 78 AllphasenUmsatzsteuer 78 Anfangsbestand 41 Angaben in Rechnungen 76 Anschaffungskosten 31 Ansparabschreibung 166, 168 Antizipativ 159 ARA 158 ArbeitnehmerSparzulage 115 Aufgabe 147 Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten 160 Aufwandskonten 61 Aufwendungen 39 Aufzeichnungspflichten kaufmännische 11 Ausgangsrechnung 81, 101 Ausgleichsverfahren 121 Außerplanmäßige Abschreibung 132

198

Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten 11 Automatikkonten 101 Berufsgenossenschaft 120 Beschaffenheit der Buchführung 15 Besitzwechsel 111, 112 Bestände von Material 133 Bestandskonten 44 Betriebsstoffe 134 Betriebsvermögen 72 Bewertung 30 Bewertung von Vermögensteilen 31 Bezogener 111 Bezugskosten 104 Bilanz 21, 22 Bilanzgliederung 25, 26 Buchführungspflicht Kriterien 11 Buchhalternase 59 Buchung Eigenverbrauch 103 Einkaufsbereich 100 Personalaufwand 115, 116 Verkaufsbereich 100 Wechselverkehr 110, 111 Buchungsgrundsätze der GoB 18 Buchungssatz 47 Buchungssätze Tabelle 51 Checkliste für Buchungen in Bestandskonten 53, 214 Schritte beim Jahresabschluss 213 credit 43 DATEV 116 debet 43 Debitor 43 Degressive Abschreibung 131 Diskontaufwendungen 112

Stichwortverzeichnis Diskontierung (Wechsel) 111 Durchlaufender Posten 79 Eigenkapital 29 Eigenverbrauch Buchung 103 Eingangsrechnung 81, 100 Erfolgskonten 61 Erlöse 39 Ermittlung von Salden 46 Eröffnungsbilanz 21 Ertragskonten 62, 65 Finanzierung 23 Fremdbauteile 134 Gehaltsabrechnung 116 Geldtransit 49 Geringwertige Wirtschaftsgüter Abschreibung 131 Geschäftsjahr 26, 28, 30, 33, 71, 127, 141, 156, 161 Gewerbesteuerrückstellung 163 Gewinn und Verlustkonto 68, 69 Gewinn und Verlustrechnung 61, 63 Gliederung 73 Gewinnbegriff 71 Gewinngestaltung 141 Gliederung der Bilanz 25 GoB 17 Grundbuch 52 Grundprinzipien des Umsatzsteuersystem 75 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 17 Gutschrift 109 GuV 61 Gliederung 73 Haben 43 Habensaldo 46 Habenseite 43 Handelsrecht 11 Handelswaren 134 Hauptabschlussübersicht 140, 141 Hauptbuch 52 Herstellungskosten 31 Hilfsstoffe 134 Industriekontenrahmen (IKR) 92 Interimskonto 50

Inventar 27 Inventur 28 Inventurvereinfachungsverfahren 32 Jahresabschluss 68, 124, 125 Journal 52, 53 Kaufmännische Aufzeichnungspflichten 9, 10 Kirchensteuer 117 Klarheit in der Buchführung 17 Konten abschließen 60 Kontenklasse 93 Kontenplan 92 Kontenrahmen 92 Kontensystematik 65 Konto Geldtransit 49 Konto und Gegenkonto 44 Kontokorrentbuchführung 180 Kontonummern 92 Kreditor 43 Kriterien der Buchführungspflicht 12 Leistungsgemäße Abschreibung 131 Leitsätze 202, 203, 204 lexware 174, 175 lexware buchhalter 169 Lineare Abschreibung 128 Lohnbuchung 119 Lohnsteuer 117 Lösungen der Übungsaufgaben 191 Lucas Pacciolo 15 Material 134 Bestände 134 Verbrauch 134 Zugänge 135 Materialbereich 127 MaterialBestände 133 Mehrung 37 Minderung 37 Nummerierung von Konten 89, 90, 92 Nummerierungssysteme 92 Offene Posten 181 Organisationsgrundsätze der GoB 18 Passiva 22 Passive Rechnungsabgrenzung (PRA) 158

199

Stichwortverzeichnis Passivkonten 42, 65 Passivtausch 40 Personenkonten 93 Pflichtversicherung 119 PRA 158 Preisnachlass 109 Prüfungen Auszubildende 18, 31, 74, 84, 89, 92, 96, 103, 106, 109, 110, 113, 116, 117, 120, 125, 127, 134, 141, 149, 153, 178, 209 Rechnung Angaben 76 Rechnungen über Kleinbeträge 76 Rechnungsabgrenzung der transitorischen Posten 157 Rechnungsabgrenzungsposten 159 Rechnungsangaben 76 Regelung zur Kleinbetragsrechnung 77 Reinvermögen 29 Rohstoffe 134 Rücklagen 165, 166 Rückstellungen 155, 156 Sachkonten 93 Sachverständiger Dritter 16 Saldenliste 97, 141 Saldo Ermittlung 46 Säumniszuschlag 80 Schlussbilanzkonto 56 Schulden 29 Selbstständige 11 Skonto 105 Skontoabzug 105 Solidaritätszuschlag 117 Soll 43 Sollsaldo 46 Sollseite 43 Sonderposten mit Rücklagenanteil 166 Sozialversicherungswerte 117 Standardbuchungssätze 81 SteuerdatenÜbermittlungsverordnung 78

200

Steuergestaltung 141 Steuerrecht 11, 71, 78 Stille Reserven 165 Stille Rücklagen 165 Tabelle der Buchungssätze 51 TKonto 41 Transitorisch Begriff 157 Tratte 111 Übereinstimmung Inventar Bilanz 29 Übungen 8, 60 Übungsaufgaben 36, 66, 67, 82, 99, 122, 139, 147 Lösungen 191 ff. Umlageverfahren 120 Umsatzsteuer 74, 75 Umsatzsteuersystem, Grundprinzipien 75 Umsatzsteuervoranmeldung 83 Unfallversicherung 119 Unterkonten 95 Unterkonten des Eigenkapitals 62 Unterschiede Inventar Bilanz 29 Unterstreichungen 59 Verbrauch von Material 134 Vereinfachungsregel 132 Vermögen 28 Vermögenswerte 23 Vermögenswirksame Leistungen 115 Voranmeldung der Umsatzsteuer 78 Vorbereitende Abschlussbuchungen 124, 125, 126, 127 Wahrheit in der Buchführung 17 Wechsel 110 Wechselforderung 111 Wechselgesetz 111 Wechselprotest 111 Wechselverkehr 110, 111 Wertminderungen durch Preisverfall 31 Zahllast 80

Die 27 wichtigsten Leitsätze Auf den folgenden Seiten sind alle Leitsätze des Buches für Sie zusammengefasst. Wenn Sie einzelne Themen noch einmal vertiefen möchten, sollen Ihnen die Angaben der Seitenzahlen helfen, die jeweiligen Stellen im Buch schnell zu finden.

1

Wahrheit in der Buchführung bedeutet: Alles muss so gebucht werden, wie es tatsächlich abgelaufen ist. Nichts darf gebucht werden, was nicht wirklich passiert ist. Scheinbuchungen sind verbotene Fälschungen. Klarheit bedeutet: Alles muss übersichtlich, eindeutig, lesbar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein. (S. 17)

2

Keine Buchung ohne Beleg! (S. 17)

3

Jede Bilanz hat zwei Seiten. Die linke Seite enthält die Aktiva, die Positionen der rechten Seite werden als Passiva bezeichnet. Jede Bilanz ist ausgeglichen – Aktiva und Passiva sind wertmäßig immer gleich. (S. 22)

201


202

4

Die Darstellung der Vermögenswerte – der Aktiva – einerseits und die Darstellung der Finanzierung – der Passiva – andererseits, das ist Ausgangspunkt der doppelten Buchführung. (S. 23)

5

Die Summe des im Inventar ausgewiesenen Vermögens muss mit der Summe der Aktiva in der Bilanz identisch sein. Wird davon der Wert der Schulden (einzeln im Inventar; zusammengefasst in der Bilanz) abgezogen, ergibt sich ein Wert, der im Inventar als Reinvermögen und in der Bilanz als Eigenkapital auszuweisen ist. (S. 29)

6

Es ist vorsichtig zu bewerten. (S. 31)

7

Jeder Geschäftsvorgang verändert mindestens zwei Bilanzpositionen in Form einer Mehrung oder Minderung. (S. 37)

8

Aufwendungen verringern das Eigenkapital – Erlöse erhöhen es. (S. 40)


9

Linke Seite Bilanz – linke Seite Konto, rechte Seite Bilanz – rechte Seite Konto. Oder: Aktivseite Bilanz – Sollseite Konto, Passivseite Bilanz – Habenseite Konto. (S. 42)

10

Aktivkonten: Mehrungen Soll – Minderungen Haben Passivkonten: Mehrungen Haben – Minderungen Soll (S. 44)

11

Bei jeder Konteneintragung ist immer das Gegenkonto anzugeben und in der Geschäftspraxis das Datum. (S. 44)

12

Beide Seiten eines Kontos werden addiert. Von der wertmäßig größeren Seite wird der Wert der kleineren Seite abgezogen. Macht die Sollseite den größeren Wert aus, so ist das ein Sollsaldo. Wenn die Habenseite überwiegt, so ist das ein Habensaldo. (S. 46)

203


204

13

Der Buchungssatz: Zuerst wird das Konto genannt, auf dem die Sollbuchung vorgenommen wird. Dann folgt das Wörtchen „an“ und darauf das Konto, das die Habenbuchung aufnimmt. Vor dem „an“ steht demzufolge grundsätzlich und immer das Sollkonto. Hinter dem „an“ folgt das Habenkonto. (S. 47)

14

Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. (S. 51)

15

Das Journal (Grundbuch) erfasst die Geschäftsvorfälle in ihrer zeitlichen (chronologischen) Abfolge. Das Hauptbuch (das Kontenwerk) beruht auf der sachlichen Ordnung der Bilanz. (S. 52)

16

Zuerst werden immer die Geschäftsfälle im Grundbuch erfasst, dann im Hauptbuch. Der Buchstabe G (Grundbuch) kommt im Alphabet vor dem H (Hauptbuch); das J (Journal) steht vor dem K (den Konten). (S. 53)

17

Das Journal ist die Buchungsanweisung für die Übertragung aus dem Grundbuch in das Hauptbuch. (S. 54)


18

Die Journalzeile gebietet. Bei der Buchung erfolgt immer zuerst der Solleintrag, dann der Eintrag im Haben! (S. 54)

19

Aufwands- und Ertragskonten sind Erfolgskonten. Sie sind der Sache nach Unterkonten des Eigenkapitals. Bis zu ihrem Abschluss mit dem Eigenkapitalkonto bilden sie eine spezielle Gewinn- und Verlustrechnung. (S. 62)

20

Aufwendungen werden im Soll der Aufwandskonten gebucht. Erlöse werden im Haben der Ertragskonten gebucht. (S. 65)

21

Wichtige Buchungssätze 1. Für Eingangsrechnungen: Handelswaren (oder anderes Wareneinkaufskonto) und Vorsteuer an Verbindlichkeiten; 2. Für Ausgangsrechnungen: Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuern. (S. 81)

205


22

Die Verrechnungsbuchung lautet immer „Umsatzsteuer an Vorsteuer”. Bei der Feststellung des Betrages sind die Salden der beiden Konten zu ermitteln. Der kleinere Betrag wird in den Buchungssatz eingesetzt. (S. 83)

23

Kontenrahmen sind Nummerierungssysteme von Konten. Dieser Rahmen kann von Unternehmen übernommen und konkretisiert werden. Dann spricht man von einem Kontenplan. Kontenpläne können mit weniger Konten auskommen als Kontenrahmen; andererseits können in Kontenpläne auch zusätzliche unternehmensspezifische Konten aufgenommen werden. (S. 92)

24

Sachkonten sind diejenigen Konten, die für den Jahresabschluss oder die Gewinn- und Verlustrechnung erforderlich sind. In vielen Unternehmen werden darüber hinaus Personenkonten verwendet. Das ist erforderlich, wenn mit vielen Kunden und Lieferanten gearbeitet wird und die Notwendigkeit besteht, die Forderungen und Verbindlichkeiten den einzelnen Geschäftspartnern genau zuzuordnen. Das Mahnwesen beruht auf diesen Personenkonten. Diese Personenkonten haben in den Computerprogrammen 5 Stellen. (S. 93)

206


25

Unterkonten sind im Rahmen der vorbereitenden Abschlussbuchungen mit den übergeordneten Konten abzuschließen. Erst dann erfolgen die Abschlussbuchungen. (S. 95)

26

Buchung bei Nachlässen oder Skonto: Sie drehen den Standardbuchungssatz für Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen einfach um, verwenden aber anstelle des Kontos Rohstoffe oder Umsatzerlöse jeweils ein entsprechendes Unterkonto. (S. 109)

27

In jedem Falle ist durch vorbereitende Abschlussbuchungen zu sichern, dass die in der Bilanz erscheinenden Buchbestände mit den Inventurbeständen übereinstimmen. Wenn Sie Prüfungsaufgaben lösen müssen, kontrollieren Sie unbedingt abschließend, ob in Ihrer Lösung diejenigen Endbestände erscheinen, die in der Aufgabenstellung aufgeführt sind. (S. 134)

207


Wie ist die Gewinn und Verlustrechnung gegliedert? 1. 2. 3. 4. 5.

Umsatzerlöse Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen andere aktivierte Eigenleistungen sonstige betriebliche Erträge Materialaufwand Aufwendungen für Roh, Hilfs und Betriebsstoffe und für bezogene Waren Aufwendungen für bezogene Leistungen 6. Personalaufwand Löhne und Gehälter soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung davon für Altersversorgung 7. Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen sowie auf aktivierte Aufwendungen für die Ingangsetzung und Erweiterung des Ge schäftsbetriebs auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens, soweit diese die in der Kapital gesellschaft üblichen Abschreibungen überschreiten 8. sonstige betriebliche Aufwendungen 9. Erträge aus Beteiligungen davon aus verbundenen Unternehmen 10. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens davon aus verbundenen Unternehmen 11. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge davon aus verbundenen Unternehmen 12. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens 13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen davon an verbundene Unternehmen 14. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 15. außerordentliche Erträge 16. außerordentliche Aufwendungen 17. außerordentliches Ergebnis 18. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag 19. sonstige Steuern 20. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

208


Wie ist die Bilanz gegliedert? Aktivseite A. Anlagevermögen I. Immaterielle Vermögensgegenstände: Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten; Geschäfts oder Firmenwert; geleistete Anzahlungen; II. Sachanlagen: Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken; technische Anlagen und Maschinen; andere Anlagen, Betriebs und Geschäftsausstattung; geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau; III. Finanzanlagen: Anteile an verbundenen Unternehmen; Ausleihungen an verbundene Unternehmen; Beteiligungen; Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht; Wertpapiere des Anlagevermögens; sonstige Ausleihungen; B. Umlaufvermögen I. Vorräte: Roh, Hilfs und Betriebsstoffe; unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen; fertige Erzeugnisse und Waren; geleistete Anzahlungen; II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen; Forderungen gegen verbundene Unternehmen; Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht; sonstige Vermögensgegenstände; III. Wertpapiere: Anteile an verbundenen Unternehmen; eigene Anteile; sonstige Wertpapiere; IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank und Postgiroguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten; C. Rechnungsabgrenzungsposten

209


Wie ist die Bilanz gegliedert? Passivseite A. Eigenkapital I. Gezeichnetes Kapital; II. Kapitalrücklage; III. Gewinnrücklagen: gesetzliche Rücklagen; Rücklagen für eigene Anteile; satzungsmäßige Rücklagen; andere Gewinnrücklagen; IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag; V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag; B. Rückstellungen Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen; Steuerrückstellungen; sonstige Rückstellungen; C. Verbindlichkeiten Anleihe davon konvertibel; Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten; erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen; Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen; Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel; Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen; Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht; sonstige Verbindlichkeiten; – davon aus Steuern – davon im Rahmen der sozialen Sicherheit D. Rechnungsabgrenzungsposten

210


Worin stimmen Inventar und Bilanz überein, worin unterscheiden sie sich? Inventar

Bilanz

Ausführliche Darstellung der Werte des Vermögens und der Schulden;

Kurz gefasste Darstellung des Vermögens sowie des Eigen und Fremdkapitals;

Aufführung von Mengen, Einzelwerten, Gruppenwerten und Gesamtwerten;

Aufführung des Gesamtwertes einzelner Bilanzposten;

Darstellung des Vermögens und der Schulden unter und nacheinander; Staffelform.

Darstellung der Aktiva und der Passiva nebeneinander; Kontoform.

Checkliste: Schritte beim Jahresabschluss Zunächst sind die Erfolgskonten über das Gewinn und Verlustkonto abzuschlie ßen. Für die Aufwandskonten lautet der Buchungssatz „Gewinn und Verlustkon to an Aufwandskonto”. Der Buchungssatz für den Abschluss von Erlöskonten lau tet „Erlöskonto an Gewinn und Verlustkonto”. Das Gewinn und Verlustkonto ist über das Eigenkapitalkonto abzuschließen. Wenn der Ertrag größer war als der Aufwand (Gewinn), lautet der Buchungssatz „Gewinn und Verlustkonto an Eigenkapital”. Danach sind alle Bestandskonten (Aktiv und Passivkonten) mit dem Schlussbi lanzkonto abzuschließen.

211


Checkliste für Buchungen in Bestandskonten Stellen Sie sich folgende Fragen:

Welche Konten sind berührt? Handelt es sich um Aktiv oder um Passivkonten? Handelt es sich um Zugänge oder um Abgänge? Auf welchem Konto erfolgt die Sollbuchung? Auf welchem Konto erfolgt die Habenbuchung?

Sie wissen: Bei Aktivkonten – Zugänge im Soll; Minderungen im Haben! Bei Passivkonten – Zugänge im Haben, Minderungen im Soll!

Grundprinzipien des Umsatzsteuersystems Die Berechnung und Buchung der Umsatzsteuer ist eine dem Unternehmer von außen her durch Gesetz auferlegte Pflicht. Der Unternehmer wurde zum Steuer eintreiber für die staatlichen Finanzbehörden gemacht. Die Umsatzsteuer kann und darf die Gewinn und Verlustrechnung der Unterneh men nicht berühren. Alle damit verbundenen Zahlungsein und ausgänge werden mit dem Finanzamt verrechnet. Das Umsatzsteuersystem geht von dem Grundsatz aus, dass letztlich nur der End konsument (der private Haushalt) die Umsatzsteuer zu tragen hat. Der Unterneh mensbereich trägt keine Umsatzsteuer – er berechnet sie und führt sie an das Fi nanzamt ab.

212


Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten? Führt ein Unternehmer steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen für einen ande ren Unternehmer aus, so ist er verpflichtet, Rechnungen auszustellen, in denen die Steuer gesondert ausgewiesen ist (§ 14 UstG). Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte UmsatzsteuerIdentifikations nummer, 3. das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), 5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegens tände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnah mung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern dieser Zeitpunkt fest steht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist, 7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus ver einbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berück sichtigt ist und 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Eine Sonderregelung beinhaltet § 33 UStDVO: „Rechnungen über Kleinbeträge“. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 100 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten: 1.

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unterneh mers,

2.

das Ausstellungsdatum,

3.

die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und

4.

das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

213


Reihenfolge der Buchungsarbeiten Eröffnung der Konten. Die Anfangsbestände sind vorzutragen. Wenn die Aufgabe das vorschreibt, ist das Eröffnungsbilanzkonto (bei manchen Kontenrahmen wird das sehr zutreffend als Saldenvortragskonto bezeichnet) zu verwenden. Kontierung und Buchung der Geschäftsfälle. Zuerst werden alle Buchungssätze in das Journal (Grundbuch) eingetragen. Dann erfolgt die Übernahme in das Hauptbuch (in die Konten). Dabei ist zu beachten: Zuerst die Sollbuchung (Konto ist auszuwäh len, dann eintragen: Nummer des Geschäftsfalls, das Gegenkonto und den Betrag) – dann die Habenbuchung (Konto auswählen, Nummer des Geschäftsfalls eintragen, dann Gegenkonto und Betrag). Erledigung der vorbereitenden Abschlussbuchungen: Dabei ist als Reihenfolge zu empfehlen:

Abschreibungen, Verrechnung der Umsatzsteuer und der Vorsteuer (daraus ergibt sich die Aktivie rung eines eventuellen Vorsteuerüberhangs oder die Passivierung einer Umsatz steuerzahllast), Erledigung des Abschlusses der Unterkonten (beim modernen Industriekonten rahmen weisen die Nummern von Unterkonten in der vierten Stelle eine Zahl abweichend von Null aus, wie z. B. beim Privatkonto 3001), Verbrauchsbuchungen aufgrund der Inventur (Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen, Nachbuchungen von Aufwendungen an Material). Auch bei den vorbereitenden Abschlussbuchungen ist die Reihenfolge zu beachten: erst Journal – dann Konten!

Aufstellung der Saldenliste. Eventuell ist als Nebenrechnung das Ergebnis (Ge

214

winn oder Verlust) zu ermitteln. Zu beachten ist, dass in dieser Phase prinzipiell auf den Konten keine Notizen (Summierungen oder Salden) angebracht werden dürfen. Abschluss aller Erfolgskonten über das Gewinn und Verlustkonto (erst Journal, dann Konten). Abschluss des Gewinn und Verlustkontos über das Eigenkapitalkonto (erst Journal, dann Konten). Abschluss aller Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto (erst Journal, dann Konten). Formeller Abschluss des Schlussbilanzkontos und aller übrigen Konten (Un terstreichungen, Nasen). Dann sind alle anderen Konten formell abzuschließen – niemals darf anders verfahren werden.

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