MS Excel XP Schulungsbuch mit Übungen

KAMI PRINT VERLAG Peter Schießl Microsoft E xc e l X P Schulungsbuch mit Übungen und Grundlagen Kami Print Verlag P...

Author: Schießl Peter

101 downloads 949 Views 2MB Size Report

This content was uploaded by our users and we assume good faith they have the permission to share this book. If you own the copyright to this book and it is wrongfully on our website, we offer a simple DMCA procedure to remove your content from our site. Start by pressing the button below!
Report copyright / DMCA form

DOWNLOAD PDF

KAMI PRINT VERLAG Peter Schießl

Microsoft

E xc e l X P

Schulungsbuch mit Übungen und Grundlagen

Kami Print Verlag PETER SCHIEßL

Microsoft

E xc e l X P Schulungsbuch mit Übungen

Kami Print Verlag ISBN 3-931857-73-5  Dipl.-Ing. (FH) Peter Schießl Ravensburger Ring 21 • 81243 München Alle Rechte vorbehalten. Sowohl die Vervielfältigung einzelner Seiten, die Speicherung auf Datenträgern, als auch jede andere Nutzung z.B. die Verwendung des Buches oder der Übungen bei einem Computerkurs, sofern nicht jeder Teilnehmer das Buch erworben hat, bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch den Autor. Gerichtsstand ist München. Dieses Buch wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch kann weder Verlag noch Autor aufgrund der Vielfalt der Soft- und Hardware irgendeine Haftung für Schäden durch Fehler des Buches oder der beschriebenen Programme übernehmen. Alle erwähnten Namen von Programmen sind überwiegend eingetragene Markenzeichen der jeweiligen Hersteller. Dieses Buch wurde anhand einer vollständigen Installation der ersten Ausgabe von MS Excel XP erstellt. Abweichungen von den Beschreibungen und Abbildungen sind durch eine benutzerdefinierte Installation oder Veränderungen durch andere installierte Software oder seitens Microsoft bei Updates oder neueren Ausgaben möglich.

Inhaltsverzeichnis GRRU UN ND DLLA AG GEEN N ......................... 11 1. PROGRAMME UND FENSTER ............. 13 1.1 Excel starten................................................................. 13 1.1.1 Die Schnellstartleiste ......................................... 14 1.2 Eingabe in Excel........................................................... 14 1.3 Die erste Tabelle........................................................... 14 1.3.1 Fehler korrigieren ............................................. 15 1.3.2 Eintrag ersetzen ................................................ 15 1.4 Über die Befehle .......................................................... 16 1.4.1 Befehle verschwinden ........................................ 16 1.4.2 Alle anzeigen und Symbolleisten......................... 17 1.4.3 Befehl, Symbol oder Shortcut ............................. 17

2. SPEICHERN UND ORDNER ................. 19 2.1 2.2 2.3 2.4

Äußerst wichtiges Grundwissen ...................................... 19 Neuer Ordner.............................................................. 20 Datei schließen ............................................................ 21 Abschlußübung ............................................................ 22

3. ARBEITSMAPPE UND TABELLEN......... 23 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Was ist Excel? .............................................................. 23 Unterschied Datenbank–Kalkulation............................... 23 Die Arbeitsmappe......................................................... 24 Blätter ergänzen und löschen......................................... 25 Zeilen und Spalten ....................................................... 26 Die Spaltenbezeichnung................................................ 26 Kopieren und Verschieben............................................. 27 3.7.1 Übung Kopieren ............................................... 28 3.7.2 Umstellen......................................................... 28

4. DER EXCEL-BILDSCHIRM .................... 29 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Der Aufgabenbereich.................................................... 29 Einige wichtige Symbole................................................ 30 Die Spalten sortieren .................................................... 31 Tabelle formatieren....................................................... 32 Die Seitenansicht.......................................................... 33

4.6 Seite einrichten............................................................. 33 4.6.1 Das Papierformat .............................................. 34 4.6.2 Die Seitenränder ............................................... 34 4.6.3 Die Kopfzeile und Fußzeile ................................. 35 4.6.4 Kopf- und Fußzeile einrichten ............................. 35 4.7 Die Bildlaufleiste........................................................... 37 4.8 Zusammenfassung........................................................ 38

BEERREECCH HN NU UN NG GEEN N IIM M EX XC CEELL......... 39 5. EINE SUMME BERECHNEN ................. 41 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Übung vorbereiten........................................................ 41 Die Eingabemöglichkeiten ............................................. 42 Die automatische Summe.............................................. 42 Tabelle fertigstellen ....................................................... 43 Neuer Monat, neues Blatt, Umbenennen ........................ 44

6. FORMEL UND KOORDINATEN ........... 45 6.1 Formel kopieren ........................................................... 47 6.1.1 Formel absolut kopieren .................................... 47 6.2 Absolute und relative Koordinaten.................................. 47 6.2.1 Relative Bezüge................................................. 47 6.2.2 Absolute Bezüge ............................................... 48 6.2.3 Stellvertreter ..................................................... 48 6.3 Mit Summe das Ergebnis einfügen.................................. 49 6.4 Die Überschrift gestalten ............................................... 49 6.5 Format übertragen........................................................ 50 6.6 Schnelleingabe durch Zeigen......................................... 51

7. RECHNUNG, KOMMENTAR, DATUM .. 53 7.1 Die Zahlenformate........................................................ 53 7.2 Die Mehrwertsteuer....................................................... 54 7.3 Ein Kommentar............................................................. 55 7.3.1 Kommentare ändern ......................................... 56 7.4 Das aktuelle Datum einfügen......................................... 56 7.4.1 Berechnungen mit Datum .................................. 57 7.5 Rechnung fertigstellen ................................................... 57 7.6 Rechnung rationalisieren ............................................... 58 7.7 Rechnung in Word übernehmen ..................................... 59 7.8 Euro-Währungsrechner ................................................. 60

8. EINE HAUSHALTSPLANUNG .............. 61 8.1 8.2 8.3 8.4

Automatisch Ausfüllen mit Reihe..................................... 62 Die Daten und Formeln nach rechts kopieren.................. 63 Mit Kommentaren dokumentieren .................................. 64 Die Ausgaben .............................................................. 65

MIITT ZIIN NSSEEN NR REEC CH HN NEEN N............... 67 9. KREDIT BERECHNEN .......................... 69 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

Das Prinzip der Rechnung.............................................. 69 Die Berechnung ........................................................... 70 Die zweite Zeile............................................................ 70 Ausfüllen ..................................................................... 71 Zeilen zählen ............................................................... 72 Problem Zahlenformat .................................................. 73

10. DIE FINANZFORMEL RMZ ................. 75 10.1 Ein Sparbrief ............................................................... 78

ERRW WEEIITTEER RTTEE FO OR RM MA ATTIIEER RU UN NG GEEN N... 79 11. AUSBLENDEN, ZEICHNEN ................. 81 11.1 Ausblenden................................................................. 81 11.2 Zeichnen im Excel........................................................ 82 11.3 AutoFormat................................................................. 84

12. DIE EXCEL-VORLAGEN ...................... 85 12.1 Der Aufgabenbereich................................................... 85 12.1.1 Die Zwischenablage ...................................... 86 12.1.2 ClipArts ........................................................ 86 12.2 Vorlage auswählen ...................................................... 87 12.3 Umgang mit einer Vorlage ........................................... 88 12.4 Die Daten................................................................... 89 12.4.1 Daten speichern ............................................ 89 12.5 Blatt schützen .............................................................. 90 12.6 Daten schützen............................................................ 90 12.7 Als Vorlage speichern................................................... 91

13. FORMATVORLAGEN IN EXCEL ........... 93 13.1 Eine neue Formatvorlage.............................................. 93 13.1.1 Formatvorlage einstellen................................. 94 13.1.2 Formatvorlage ändern .................................... 95 13.1.3 Zellen verbinden ............................................ 95 13.2 Formatvorlage zuweisen ............................................... 95 13.2.1 Schaltfläche ergänzen .................................... 96 13.2.2 Formatvorlage wechseln ................................. 96 13.3 Die Zahlen formatieren ................................................ 97 13.4 Vorteile der Formatvorlagen.......................................... 98

ERRW WEEIITTEER RTTEE AN NW WEEN ND DU UN NG GEEN N ..... 99 14. EINE VERSUCHSREIHE ..................... 101 14.1 Auswertung mit Excel ................................................. 101 14.2 Runden ..................................................................... 103 14.3 Formeln kopieren ...................................................... 103

15. EIN DIAGRAMM ERSTELLEN ............ 105 15.1 Als neues Blatt........................................................... 108 15.2 Diagramm korrigieren................................................ 109 15.3 Werte ergänzen oder löschen...................................... 110 15.4 Achsenbeschriftungen................................................. 111 15.5 Abschlußübung ......................................................... 111

16. WEITERE ÜBUNGEN ........................ 113 16.1 Eine Reisekostenabrechnung ....................................... 113 16.2 Währungstabelle ....................................................... 114 16.3 Notenauswertung mit SVerweis.................................... 115 16.4 Monatsgehälter mit Prämien ....................................... 117 16.5 Logik ........................................................................ 119 16.6 Trendberechnung....................................................... 121

ANHANG ........................... 123 17. ANSICHT UND SYMBOLLEISTEN...... 125 17.1 Die Ansicht einstellen ................................................. 125 17.1.1 Die Ansicht vergrößern oder verkleinern......... 126 17.1.2 Der Ansichten-Manager ............................... 126 17.2 Die Symbolleisten ...................................................... 127 17.2.1 Symbolleisten verschieben ............................ 127 17.2.2 Symbolleisten ein- oder ausschalten .............. 128 17.2.3 Symbolleisten anpassen................................ 129 17.3 Formelüberwachung .................................................. 130 17.3.1 Gültigkeitsregeln ......................................... 131 17.3.2 Zellüberwachung ......................................... 132 17.4 Externe Daten ........................................................... 133 17.5 Aus- und Einblenden.................................................. 134

18. SCHÜTZEN, SUCHEN, GEHE ZU....... 135 18.1 Daten schützen.......................................................... 135 18.2 Suchen und Ersetzen .................................................. 137 18.3 Gehe zu und Namen ................................................. 138 18.4 Die Rechtschreibprüfung ............................................ 140 18.5 Fehlerprüfung ........................................................... 140

19. DIE HILFE ........................................ 141 19.1 Der Hilfe-Assistent ..................................................... 141 19.2 Das Hilfe-Menü......................................................... 142 19.3 Die Direkthilfe ........................................................... 143

20. INDEX ............................................. 145

21. ÜBERSICHT ...................................... 149

1 1.. TTe eiill

Grundlagen

Kapitel

1 1. Programme und Fenster 1.1 Excel starten geht im Windows über die Startleiste,

Direkt unter „Alle Programme“ sind die Microsoft-Programme zu finden.

Auf jedem Rechner sind andere Programme installiert, darum gibt es andere Starteinträge.

KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

13

MS EXCEL XP

1. KAP.: PROGRAMME UND FENSTER

♦ Beachten Sie: ª Maustaste loslassen, das Startmenü bleibt geöffnet und Sie können sich mit der Maus durch die Menüs bewegen (ohne zu drücken!). ♦ Erst wieder drücken, wenn das gewünschte Programm gefunden ist.

1.1.1 Die Schnellstartleiste Wir empfehlen, wenn Sie sehr oft mit MS Excel arbeiten, ein Symbol in der Schnellstartleiste einzurichten. ♦ Die Schnellstartleiste können Sie im Windows XP aktivieren, indem Sie auf Start die rechte Maustaste drücken und Eigenschaften wählen. ª In diesem Menü können Sie auf der ersten Karteikarte „Taskleiste“ die Schnellstartleiste aktivieren. ♦ Dann können Sie den Excel-Starteintrag mit gedrückter linker Maustaste nach unten in die Schnellstartleiste direkt neben Start ziehen. ª Wenn Sie dabei die [Strg]-Taste gedrückt halten, wird der Startaufruf nicht verschoben, sondern kopiert, was an dem kleinem + an der Maus erkennbar ist.

1.2 Eingabe in Excel ♦ In ein anderes Tabellenfeld kommen Sie ª mit den Richtungstasten, ª mit Return oder mit der [Tab]-Taste. ♦ Die einfachste Methode ist, mit der Maus das neue Feld anzuklicken.

1.3 Die erste Tabelle ¾ Starten Sie MS Excel (XP). ¾ Schreiben Sie folgendes Telefon-Durchwahlverzeichnis als Ihre erste Tabelle: Walter

Schalter

Technik

222

Heinz

Chef

Leitung

111

Dietmar

Fleißig

Vertrieb

232

Eleonore

Neu

Leitung

123

Sepp

Kraxel

Applikation

321

Gabi

Gaban

Kundendienst

254

Enter

Taste

ETV

214

Tatiana

Schmidt

Vertrieb

253

Anton

Kanton

Vertrieb

254

14


MS EXCEL XP


1.3.1 Fehler korrigieren Sie können eine Zelle anklicken und mit der [Entf]-Taste den Inhalt komplett löschen. Um den Inhalt zu korrigieren, gibt es zwei Varianten:

Entweder hier in der Bearbeitungsleiste korrigieren oder die Zelle zum Bearbeiten durch doppelklicken öffnen.

Wenn der Cursor an der richtigen Stelle blinkt, können Sie wie gewohnt mit der [Rück]-Taste oder der [Entf]-Taste löschen. Korrigieren Sie: ¾ Walter Schalter zu Walter Malter und ¾ ETV zu EDV.

1.3.2 Eintrag ersetzen Hierfür reicht es aus, das betreffende Feld einmal anzuklicken. Der alte Text wird durch den neuen ersetzt: ¾ Ersetzen Sie: Enter Taste zu Ben Taste. Zusammenfassung: ♦ zum Ändern eines Eintrages mit der Maus doppelklicken, ♦ zum Ersetzen Feld einmal anklicken, neuen Eintrag schreiben, ♦ zum Löschen einmal anklicken und die [Entf]-Taste drücken.

¾ Löschen Sie Anton Überflüssig. Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

15

MS EXCEL XP


1.4 Über die Befehle 1.4.1 Befehle verschwinden Eine der wenigen Neuerungen seit Office 2000 ist, daß nicht benutzte Symbole und Befehle automatisch ausgeblendet werden. Der an sich gute Gedanke dabei ist, die Bedienung einfacher zu gestalten, da nur noch die häufig verwendeten Befehle angezeigt werden. Der Nachteil liegt darin, daß nach selten verwendeten Befehlen umständlicher gesucht werden muß. Das ist nicht nur für Anfänger problematisch, denen diese Funktion helfen sollte, da sie nicht genau wissen, wo sich der gesuchte Befehl befindet, sondern auch für Profis, da sich die Reihenfolge der Befehle ständig ändert. Das wird am Beispiel des Befehlsmenüs „Bearbeiten“ demonstriert, in dem die wichtigen Befehle zum Kopieren (Ausschneiden, Kopieren, Einfügen) und zum Suchen, bzw. Ersetzen zusammengefaßt sind. ¾ Oben auf Bearbeiten drücken, damit das Befehlsmenü aufklappt: Das verkürzte Menü:

Das komplette Menü:

Links werden vorhandene Symbole gemeldet. Diese Befehle können Sie damit über die Symbolleiste schneller ausführen.

Befehle mit dunklerem Randbereich werden nur im kompletten Menü angezeigt.

Mit diesen Pfeilen kann das Menü erweitert werden. Das geschieht nach kurzer Wartezeit automatisch. Hell angezeigte Befehle sind derzeit nicht aktiv. Finden Sie im folgenden beschriebene Befehle nicht, im kompletten Menü suchen.

16


MS EXCEL XP


1.4.2 Alle anzeigen und Symbolleisten Wenn Sie diese Funktion deaktivieren wollen, geht das bei dem Befehl ExtrasAnpassen. Die Änderungen gelten allerdings für alle MS Office-Programme!

♦ „Standard- und Formatsymbolleiste in zwei Zeilen anzeigen“: wenn dies ausgeschaltet ist, sind die beiden Symbolleisten in einer Zeile. ª Die Folge ist, da der Bildschirmplatz selbst auf einem 21-ZollMonitor nicht ausreicht, daß einige Symbole nicht angezeigt werden. Darum besser ausschalten. ♦ „Menüs immer vollständig anzeigen“: hiermit können Sie die auf der vorigen Seite beschriebene Funktion abschalten. Dann werden immer die kompletten Befehlsmenüs angezeigt. ª Zwar werden anfangs viele Befehle angezeigt, aber Sie haben die Möglichkeit, sich daran zu gewöhnen und kennen die wichtigen nach einiger Zeit.

1.4.3 Befehl, Symbol oder Shortcut Sie finden oben alle Befehle unter Sammelbegriffen einsortiert, z.B. bei Datei alle Befehle, die die ganze Datei betreffen wie Speichern usw. Darunter die Symbolleiste mit den wichtigsten Aktionen, dann die Bearbeitungsleiste.

Links werden ggf. vorhandene Symbole zu diesem Befehl angezeigt, rechts eingerichtete Shortcuts. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

17

Kapitel

2 2. Speichern und Ordner Viel Arbeit steckt in jeder Tabelle. Also wird es Zeit, diese zu speichern. ♦ Die Daten existieren bisher nur im Arbeitsspeicher. ª Dieser funktioniert elektrisch, daher ist alles verschwunden, sobald der Rechner ausgeschaltet wird, wenn wir nicht dauerhaft ª auf einem Datenträger speichern, auf Festplatte oder Diskette. Die Bezeichnungen C oder A stammen aus der DOS-Zeit. Weil damals alles über die Tastatur eingegeben werden mußte, wurden die Bezeichnungen so kurz wie möglich gehalten.

2.1 Äußerst wichtiges Grundwissen ♦ Jede gespeicherte Tabelle wird eine Datei. ª Zur Unterscheidung erhält jede Datei einen Dateinamen. ª Dateinamen können bis zu 255 Buchstaben lang sein. ª Wählen Sie einen Dateinamen, an dem Sie später die Datei möglichst gut identifizieren können. ♦ Dem Dateinamen wird automatisch eine Dateiendung angehängt. ª Anhand dieser Dateiendung sehen wir, ob es sich um einen Text (z.B. doc), eine Grafik (z.B. cdr) oder eine Excel-Tabelle (Endung xls) handelt. ª Dateiendungen sind im Windows nach einer Standardinstallation nicht sichtbar. Wie Sie diese aktivieren können, steht in unserem Windows-Buch. In Kürze: im Windows Explorer ExtrasOrdneroptionen wählen, dort auf der Karteikarte Ansicht den Punkt „Erweiterungen … ausblenden“ abschalten. ♦ Auf einer einzigen Festplatte kann eine ganze Bibliothek abgespeichert werden. Damit wir den Überblick behalten, ª werden Dateien in passende Ordner einsortiert, so wie z.B. herkömmliche Papierunterlagen in einen Ordner mit entsprechender Aufschrift abgeheftet werden. ª Genauso im Computer, weshalb wir vor dem Speichern einen neuen Ordner für unsere Übungsdateien erstellen werden.


19

MS EXCEL XP

2. KAP.: SPEICHERN UND ORDNER

Bitte nicht gedankenlos irgendwo auf die Festplatte speichern! Nach einiger Zeit haben Sie ein Chaos aus Hunderten Dateien! Dateien, die versehentlich in einem falschen Ordner gespeichert wurden, finden Sie fast nie wieder!

2.2 Neuer Ordner Speichern wir unsere Telefonliste. Aber wohin speichern? ♦ Beim ersten Speichern werden Sie nach dem Dateinamen und nach dem Speicherort (auf welchen Datenträger, in welchen Ordner?) gefragt. ª Wir wollen alle Excel-Übungen, die wir im folgenden erstellen wollen, in einen neuen Ordner zusammen speichern. ª Darum werden wir einen neuen Ordner erstellen. Das geht seit Windows 95 sehr einfach, nämlich direkt in dem DateiSpeichern- sowie auch in dem Datei-Öffnen-Fenster. ¾ Drücken Sie auf das Symbol für Speichern (oder [Strg]-s):

Hiermit einen neuen Ordner erstellen. Hier wird angezeigt, in welchen Ordner wir speichern würden: ª die Voreinstellung ist der Ordner „Eigene Dateien“. ª In diesem Ordner werden wir einen Unterordner erstellen, um dort alle unsere Excel-Übungen zusammen abzulegen.

¾ Drücken Sie das Symbol für „Neuen Ordner erstellen:“

Hier den Ordnernamen angeben, z.B. Übungen Excel oder die Nummer des Computerkurses.

20


MS EXCEL XP


¾ Der neue Ordner „Excel Übungen“ ist anschließend bereits geöffnet und wird oben angezeigt, so daß der Dateiname eingegeben werden kann:

1

Wichtig! Immer zuerst kontrollieren, ob Sie wirklich in dem richtigen Ordner sind!

2

Dann erst den Dateinamen eintragen.

3

Mit Speichern oder Return abschließen.

Die Dateiendung xls wird von Excel automatisch ergänzt.

2.3 Datei schließen Was wollen Sie beenden? Das ganze Excel oder die aktuelle Telefontabelle? ♦ Zum Beenden ist das :-Symbol rechts oben zuständig: ♦ Die Anordnung ist wie abgebildet, ª sofern die Tabelle (Arbeitsmappe) auf Vollbild eingestellt ist. ª Ist die Tabelle in einem Fenster angeordnet, finden Sie die drei Symbole rechts im Balken des Fensters. ¾ Verlassen Sie Excel. Die oberen drei Symbole gelten für das ganze Excel. Die unteren drei für die aktuelle Tabelle. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

21

MS EXCEL XP


2.4 Abschlußübung Zur Routine eine kleine Übung für diesen grundlegenden Stoff. Was nicht besprochen wurde, kann in dem Windows 95/98-Schulungsbuch nachgelesen werden. Datei erstellen: ¾ Erstellen Sie eine kleine Telefonliste. ¾ Speichern Sie die Liste als „Telefonliste privat“ in einem neuen Unterordner „Telefonlisten“ (immer in unserem Übungsordner!). ¾ Erstellen Sie mit Speichern unter eine Sicherungskopie auf einer Diskette mit dem Namen: ¾ Telefonliste privat, Stand (aktuelles Datum). ¾ Schalten Sie Excel auf Vollbildgröße. Fenstertechnik im Windows: ¾ Öffnen Sie Paint (Windows-Taste). ¾ Wechseln Sie zu Excel ([Alt]-[Tab]). ¾ Ordnen Sie Excel und Paint so an, daß Paint die linke Bildschirmhälfte und Excel die rechte einnimmt. ¾ Rechte Maustaste im freien Bereich auf der Startleiste drücken und Fenster-Überlappend wählen. Fenstertechnik im Excel: ¾ Schließen Sie Paint, stellen Sie Excel auf Vollbild und öffnen Sie zusätzlich die erste Telefonliste. ¾ Ordnen Sie beide Telefonlisten so an: die eine oben, die andere unten (Fenster erst verkleinern). ¾ Beide Listen auf Vollbild schalten und bei Fenster zu der anderen Telefonliste wechseln. ¾ Wählen Sie im Excel Fenster-Anordnen. Dieses Menü erscheint:

Mit Horizontal anfangen, dann Überlappend ausprobieren.

¾ Beenden Sie Excel.

22


Kapitel

3 3. Arbeitsmappe und Tabellen Vieles erklärte sich bei der Telefonliste im vorigen Kapitel von selbst. Jetzt folgt ein Überblick über Excel, mit der ersten Formel anhand einer Übung.

3.1 Was ist Excel? Excel ist ein sogenanntes Tabellen-Kalkulations-Programm. Das heißt, wir können Daten eingeben und automatisch Berechnungen durchführen lassen, z.B. für eine Rechnung: Artikel

E-Preis

Stück

Preis

Bleistifte

0,99

3

2,97 €

Radierer

2,50

2

5,00 €

Gesamt:

7,97 €

Damit Excel weiß, welche Daten zusammengehören, werden diese in Tabellen eingetragen (siehe Beispiel), daher der Name Tabellenkalkulation. Kleiner Überblick: ♦ Betriebssystem: Windows 95/98, Windows NT, OS/2, Unix … ♦ Textverarbeitung: Word, Ami Pro, WordPerfect … ♦ Tabellenkalkulation: Excel, Lotus 1-2-3, StarCalc … ♦ Datenbank: Access, dBase, FoxPro …

3.2 Unterschied Datenbank–Kalkulation Folgende Einteilung soll den Unterschied zwischen einem Datenbank- und Kalkulationsprogramm verdeutlichen: ♦ In einem Datenbankprogramm (z.B. MS Access) werden überwiegend Daten (Adressen, Telefonnummern …) gesammelt, um diese z.B. für Serienbriefe zu verwenden. ♦ In einem Kalkulationsprogramm (z.B. Excel) sollen hauptsächlich Berechnungen durchgeführt werden, z.B. Verkaufsübersichten, Rechnungen, Vergleich Leasing oder Kauf usw. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

23

MS EXCEL XP

3. KAP.: ARBEITSMAPPE UND TABELLEN

3.3 Die Arbeitsmappe Damit Excel weiß, welche Werte z.B. addiert werden sollen, werden die Daten in Tabellen eingetragen. Blätter

Und weil sehr oft mehrere Berechnungen zu einem Projekt gehören, sind bereits 3 Tabellen in einer Arbeitsmappe zusammengefaßt. Die einzelnen Tabellen werden Blätter genannt. ¾ Öffnen Sie den Übungstext Telefonliste. ¾ Verkleinern Sie die Anzeige der Telefonliste, bis Sie das Fenster wie abgebildet sehen: Die oberen drei Symbole gelten für das ganze Excel, die unteren für die geöffnete Datenbank: Fenster ausblenden, verkleinern, schließen. Bitte beachten, daß im Balken der Name angezeigt wird. Hilft, den Überblick zu bewahren. Hier können Sie die gesamte Tabelle markieren.

Ist das Datenbankfenster verkleinert, befinden sich die Symbole im Balken des Fensters.

In jeder Arbeitsmappe sind bereits drei Tabellenblätter vorhanden. Durch Anklikken gelangen Sie auf ein anderes Blatt, um dort z.B. weitere Telefonlisten zu erstellen. Zum nächsten Blatt. Zum letzten Blatt.

24


MS EXCEL XP


3.4 Blätter ergänzen und löschen Da solche leeren Tabellenblätter keinen Speicherplatz beanspruchen, stören diese leeren Blätter nicht, können jedoch benutzt werden, um das aktuelle Projekt zu erweitern, z.B. für eine andere Telefonliste. So können Sie ein Blatt löschen: ¾ Blättern Sie zu dem letzten Tabellenblatt Nr. 3. ¾ Drücken Sie: Bearbeiten-Blatt löschen. So wird ein Blatt ergänzt:

Oder hierauf rechte Maustaste, dann löschen oder ein neues Blatt einfügen.

¾ Wählen Sie: Einfügen-Tabellenblatt. Damit wird ein neues Tabellenblatt ergänzt, möglicherweise aber nicht an der richtigen Position. Blätter verschieben: ¾ Fassen Sie das Tabellenblatt Nr. 3 an (Maus gedrückt halten) und ziehen Sie es hinter Blatt 2, dort Maus loslassen (Pfeil beachten). Sie können auch mehrere Blätter gleichzeitig verschieben, wenn Sie diese markiert haben. Mehrere Blätter ergänzen: ¾ Markieren Sie Tabelle 2 und 3. Wenn Sie die [Strg]-Taste gedrückt halten, können Sie mehrere Tabellenblätter anklicken und markieren. ¾ Dann rechte Maustaste unten auf dem Tabellenreiter und Einfügen, anschließend Tabellenblatt wählen. ¾ Die zwei neuen Blätter markieren und ans Ende schieben. So könnten Sie mehrere überflüssige Blätter löschen: ¾ Markieren Sie Blatt 3 bis 5 mit der Maus ([Strg]-Taste drücken). ¾ Jetzt wieder rechte Maustaste-löschen wählen. Blätter umbenennen: ♦ Entweder auf einem Tabellenreiter die rechte Maustaste drücken und in dem erscheinenden Menü umbenennen wählen oder ♦ auf den Tabellenreiter Doppelklikken, dann überschreiben, ª oder noch einmal klicken, um den Namen gezielt zu korrigieren. ¾ Benennen Sie das erste Tabellenblatt in „Haus 1“ um:


25

MS EXCEL XP


3.5 Zeilen und Spalten Nun werden wir uns die Tabelle etwas genauer ansehen. Hier kann die ganze Tabelle markiert werden. Spalte markieren.

Die Spaltenbreite können Sie genau zwischen zwei Spalten ändern: Maus langsam über die Linie bewegen und gedrückt halten, sobald der Mauspfeil zu einem Doppelpfeil wechselt.

Doppelklicken am rechten Rand eines Tabellenreiters paßt die Breite an den Inhalt der Spalte an.

Hier klicken, um eine ganze Zeile zu markieren.

Ein Feld wird als Zelle bezeichnet und ist durch die Koordinaten, z.B. C8 für Spalte C und Zeile 8 genau definiert.

Übung: ¾ Verkleinern Sie die Spalte D mit den Telefon-Durchwahlnummern. ¾ Verbreitern Sie die Spalte C mit der Abteilung.

3.6 Die Spaltenbezeichnung Wenn Sie das vorige Fenster betrachten, ist z.B. Herr Fleißig eindeutig definiert: in der Spalte B und Zeile 3, in der Excel-Sprache B3. Diese Koordinaten sind später bei der Formeleingabe wichtig. Einige Excel-Puristen stellen die Bezeichnung der Spalten um, so daß auch diese mit Zahlen numeriert sind. Herr Fleißig wäre dann in Zeile 3 und Spalte 2, kurz: Z3S2. Je schwieriger die Berechnungen werden, umso wichtiger ist es, den Überblick zu behalten. Weil auf manchen Rechnern die numerische Spaltenbezeichnung eingestellt wurde (der Standard nach der Installation ist A, B, C usw.), folgt jetzt der Hinweis, wie Sie dies zurückstellen könnten. ¾ Das geht bei Extras-Optionen. ¾ Jetzt zur Karteikarte Allgemein wechseln und dort – falls aktiviert –die Bezugsart Z1S1 (Abkürzung für Zeile 1, Spalte 1) ausschalten.

26


MS EXCEL XP


Wollen Sie von Anfang an mehr Blätter?

Dieser Ordner wird beim Speichern vorgeschlagen. Wenn Sie einen anderen Ordner verwenden, sparen Sie sich das Ordnerwechseln, indem Sie diesen hier als neuen Standard eintragen.

3.7 Kopieren und Verschieben ♦ Diese Aktionen können auf drei Wegen gestartet werden: ª Bearbeiten-Ausschneiden, -Kopieren oder -Einfügen wählen, ª schneller mit der rechten Maustaste oder indem Sie ª die Symbole benutzen: Ausschneiden Kopieren

Einfügen

Die Funktionsweise: ♦ Ausschneiden kopiert das Markierte in den Arbeitsspeicher und löscht das Original, während beim ♦ Kopieren das Original erhalten bleibt. ♦ Bei beiden Befehlen kann das in den Arbeitsspeicher Kopierte anschließend beliebig oft eingefügt werden. ª Eingefügt wird immer an der aktuellen Cursorposition. ª Ist etwas markiert, so wird das Markierte beim Einfügen ersetzt! ♦ Nur bei Bearbeiten finden Sie Inhalte einfügen: in einem erscheinenden Menü kann gewählt werden, ob z.B. alles, nur der Wert, die Formel oder die Formatierung eingefügt werden soll. Was kopiert werden soll, muß zuerst markiert werden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

27

MS EXCEL XP


3.7.1 Übung Kopieren Zeile kopieren: ¾ Markieren Sie die Zeile Nr. 8, indem Sie links davon auf dem Zeilenrand klicken. ¾ Kopieren drücken. ¾ Nun die nächste leere Zeile markieren und Einfügen betätigen. ¾ Ändern Sie bei der Kopie nur den Vornamen und die Durchwahltelefonnummer.

3.7.2 Umstellen Jetzt geht es ans Umstellen. Dabei ist folgendes zu beachten: ♦ Zuerst Zeilen oder Spalten markieren, rechte Maustaste auf der Markierung, dann Ausschneiden drücken. ª Diese Daten merkt sich Excel. Um Datenverlust vorzubeugen, werden diese jedoch erst ausgeschnitten, sobald Sie die Daten an einer anderen Stelle einfügen. ♦ Der nächste Schritt birgt eine Gefahr, denn wenn Sie Zeilen oder Spalten mit vorhandenen Daten markieren, ª dann Einfügen drücken, so werden die vorhandenen Daten überschrieben, also gelöscht! ª Falls dies ungewollt passiert, ist Rückgängig die Rettung! Vorhandene, markierte Daten werden mit Einfügen gelöscht!

Nur mit dieser Vorgehensweise werden vorhandene Daten nicht überschrieben: ♦ Die Zeile oder Spalte, vor der die Daten eingefügt werden sollen, markieren, ♦ dann auf der Markierung die rechte Maustaste drücken und „Ausgeschnittene Zellen einfügen“ wählen. Probieren Sie dies auch noch aus: ¾ Verschieben Sie die Spalte mit den Nachnamen an die erste Stelle, also vor die Spalte mit den Vornamen. Auch hierfür ist die oben beschriebene Vorgehensweise erforderlich.

28


Kapitel

4 4. Der Excel-Bildschirm In diesem Kapitel werden wird die Oberfläche von Excel vorgestellt und dabei auf wichtige Bereiche aufmerksam gemacht.

4.1 Der Aufgabenbereich ♦ Neu bei allen Office XP-Programmen ist der Aufgabenbereich, der am rechten Rand eingeblendet wird und in dem ähnlich der rechten Maustaste ausgewählte Aktionen abrufbar sind. ª Der Aufgabenbereich ist bei jedem Start von Excel eingeblendet und verschwindet selbständig, sobald Sie eine Arbeitsmappe geöffnet haben. Sie können beim Aufgabenbereich auf diverse andere Menüs umschalten, z.B. zur Zwischenablage. Nach dem Starten von Excel können Sie hier die zuletzt bearbeiteten Dateien öffnen. ♦ Telefonliste und Leergut: meine zuletzt geöffneten ExcelMappen. ♦ Leere Arbeitsmappe: eine neue Mappe ist bereits geöffnet. ♦ Weitere Arbeitsmappen und genauso Arbeitsmappe wählen: wie mit DateiÖffnen andere Mappen öffnen, wobei der Ordner „Eigene Dateien“ zunächst angezeigt wird. ♦ Mit Vorlage beginnen: vorgefertigte Mappen für eigene Arbeiten nutzen. ª Auf eigenen Websites…: auf beliebigen, anzugebenden InternetSeiten nach Vorlagen suchen oder ª Vorlagen auf Microsoft.com: auf der Microsoft Homepage nach weiteren Excel-Vorlagen suchen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

29

MS EXCEL XP

4. KAP.: DER EXCEL-BILDSCHIRM

4.2 Einige wichtige Symbole Hier wird die Cursorposition angegeben: Spalte B, zweite Zeile. Zusätzlich wird bei Excel XP die aktuelle Zeile und Spalte rechts und oben schön farbig hervorgehoben. Das ist später bei der Formeleingabe nützlich. Den Pfeil drücken, um die Ansicht zu vergrößern oder zu verkleinern. Letzte Aktionen rückgängig machen, daneben die andere Richtung: wiederherstellen.

Die Daten können entweder mit Doppelklicken direkt in den Zellen eingetragen werden oder an dieser Stelle in der Bearbeitungsleiste: Zelle auswählen, dann in Bearbeitungsleiste ändern, mit Return abschließen.

Schnelle Hilfe zu den Elementen:

Den Hilfe-Assistent starten. Dort können Sie Fragen stellen.

Wenn Sie auf das? klicken, dann Direkthilfe wählen, haben Sie ein Fragezeichen an der Maus und können das Element anklicken, zu dem Sie Hilfe wünschen. Ein kurzer, präziser Hilfetext erscheint. Eine ausführliche Beschreibung der Hilfefunktion finden Sie am Ende des Buches ab Seite 141.

30


MS EXCEL XP


4.3 Die Spalten sortieren Nach der vorigen Übung ist die Spalte mit den Nachnamen an erster Position. Mit diesen Symbolen können Sie sortieren, wobei gilt: ♦ Wenn eine Spalte markiert wurde, wird nur diese Spalte sortiert, so daß die Daten nicht mehr zusammenpassen. ª Darum entweder die Spalte, nach der sortiert werden soll, nur anklicken, keinesfalls markieren, oder die gesamte Tabelle markieren! Aufsteigend sortieren von A bis Z.

Absteigend sortieren von Z bis A.

Dieses Problem wurde bei Excel XP endlich von Microsoft erkannt, so daß, wenn nur eine Spalte markiert war, diese Meldung erscheint:

Mit Markierung erweitern wird die gesamte Tabelle sortiert.

Am schnellsten geht es, wenn Sie nichts markieren, sondern nur eine Zelle in der Spalte, nach der Sie sortieren wollen, anklicken. Sie können hierbei das Rückgängig- und Wiederherstellen-Symbol benutzen, um die korrekte Sortierung zu überprüfen. ¾ Sortieren Sie nach dem Nachnahmen, dann nach der Telefonnummer, dann die Sortierung rückgängig machen. Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

31

MS EXCEL XP


4.4 Tabelle formatieren Die Telefonliste ist nun fast fertig und sollte vor dem Ausdruck noch verschönert werden. Selbstverständlich können wir auch im Excel alles einstellen: Schriftart, -größe, -farbe … Die Symbolleiste für die Texteinstellungen: Schriftart

Textfarbe

Fett, kursiv, unterstrichen.

Schriftgröße

Die Textausrichtung: linksbündig, zentriert, rechtsbündig.

Diverse Zahlenformate.

Füllfarbe

Rahmenlinien auswählen.

♦ Eine Auswahlliste wird aufgeklappt, ª wenn Sie den Pfeil

z.B. bei Schriftart drücken.

ª Was geändert werden soll, muß zuerst markiert werden! Formatieren Sie die Tabelle: ¾ Formatieren Sie die erste Spalte mit den Nachnamen: fett, Textfarbe dunkelblau, Hintergrundfarbe hellrot. ¾ Die übliche Tabellenschrift ist Arial. Wählen Sie für die zwei folgenden Spalten Arial Narrow, da diese sehr wenig Platz beansprucht. ¾ Die Spalte mit den Durchwahlnummern ebenfalls fett und dunkelblau einstellen, Hintergrundfarbe gelb. ¾ Die erste Spalte linksbündig, die anderen drei Spalten zentriert. ¾ Dann alle Zeilen markieren und eine andere Rahmenlinie wählen. So sollte es werden: Chef Fleißig Gaban Kraxel Malter Neu Schmidt Schmidt Taste

Heinz Dietmar Gabi Sepp Walter Eleonore Tatiana Georg Ben

Leitung Vertrieb Kundendienst Applikation Technik Leitung Vertrieb Vertrieb EDV

111 232 254 321 222 123 253 253 214

Mit Excel sollen häufig Tabellen oder Diagramme für Präsentationen erstellt werden. Darum wi€en wir uns den grafischen Einstellmöglichkeiten sehr ausführlich.

32


MS EXCEL XP


4.5 Die Seitenansicht Vor jedem Ausdruck sollte die aktuelle Tabelle noch einmal in der Seitenansicht kontrolliert werden. Nicht nur zum Überprüfen, sondern auch, weil in der Seitenansicht das Dokument hervorragend formatiert werden kann. Drücken Sie dieses Symbol für die Seitenansicht. Der Bildschirm wechselt, diese Menüleiste erscheint: Ränder zeigt mit gestrichelten Linien die Seitenränder und Bereiche an. Mit der Maus kann alles eingestellt werden.

Bei Drucken erscheint zuerst das Einstellmenü für den Drucker.

Zoom vergrößert, noch einmal klicken verkleinert wieder.

Bei Layout kann das ganze Dokument eingestellt werden: Papierformat, Seitenränder usw. Dieses wichtige Menü wird im folgenden genauer erläutert.

♦ Bei Seitenumbruchvorschau können Sie festlegen, an welcher Position eine neue Seite beginnen soll, falls die Tabelle nicht auf ein Blatt paßt. ª Vorhandene Seitenwechsel (gestrichelte, dicke Linien) können mit der linken Maustaste verschoben werden, ª mit der rechten Maustaste kann ein Seitenwechsel an der aktuellen Cursorposition gesetzt werden, ª mit Ansicht-Normal kommen Sie zurück. Hier im Menü Ansicht können Sie die Seitenumbruchvorschau auch direkt starten. ♦ Mit Schließen können Sie das obige Menü verlassen und bei Hilfe wird die Seitenansicht erklärt. ¾ Probieren Sie aus: Zoom, Drucken, Ränder, Hilfe, Schließen.

4.6 Seite einrichten ♦ Das Menü, um die Seite einzurichten (Papierformat, Seitenränder …), können Sie auf zwei Wegen starten: ª aus der Seitenansicht mit Layout (siehe vorherigen Abschnitt) ª oder direkt bei Datei-Seite einrichten. ¾ Wählen Sie in der Seitenansicht die Schaltfläche Layout: KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

33

MS EXCEL XP


4.6.1 Das Papierformat Ein Menü mit vier Karteikarten erscheint. Beginnen wir mit der ersten:

Bei Optionen gelangen Sie zu dem Einstellmenü Ihres Druckers. Viele Tabellen sind zu groß für eine Seite. Mit Anpassen können Sie bestimmen, daß eine zu breite Tabelle verkleinert wird, damit diese auf eine oder zwei Seiten paßt.

¾ Querformat einstellen und das Ergebnis begutachten. ¾ Seitenansicht erneut starten und die Tabelle auf 150 % vergrößern. Nach OK das Ergebnis begutachten.

4.6.2 Die Seitenränder

Bei Optionen finden Sie merkwürdigerweise das Einstellmenü Ihres Druckers.

Hier können Sie die Tabelle horizontal oder vertikal zentrieren. ¾ Zentrieren Sie in diesem Menü die Tabelle horizontal und vertikal. Durch die Zentrierung erübrigt es sich, die Seitenränder zu verändern.

34


MS EXCEL XP


4.6.3 Die Kopfzeile und Fußzeile Bei Datenbankprogrammen ist eine Seite in drei Bereiche aufgeteilt: ♦ Weil Tabellen sich über mehrere Seiten erstrecken können, gibt es einen Kopfteil, die Kopfzeile, die auf allen Seiten wiederholt wird. ª Hier wird der Name der Tabelle vermerkt, evtl. weitere Zusatzinformationen, z.B. das Datum. ♦ Die Daten sind in dem Mittelteil untergebracht. ª Für diesen Bereich gelten die auf der vorigen Seite erwähnten Einstellungen der Seitenränder. ♦ Genauso die Fußzeile, in der bei Excel standardmäßig die Seitenzahlen stehen. Weitere Informationen können ergänzt werden. ♦ Die Größe der Kopf- oder Fußzeile kann bei den Seitenrändern eingetragenen werden: ª „Oberer Seitenrand minus Abstand der Kopfzeile vom Seitenrand“ ergibt den zur Verfügung stehenden Platz, entsprechend bei der Fußzeile.

Kopfzeile Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten, Daten.

Fußzeile 4.6.4 Kopf- und Fußzeile einrichten Stellen wir die Kopfzeile gemäß unseren Wünschen ein. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: ♦ Die einfachere mit der Schaltfläche Kopfzeile. ª Hier können Sie einen Eintrag, z.B. „Seite 1 von ?“ oder den Tabellennamen auswählen, der dann zentriert angeordnet wird.

Benutzerdefinierte Einstellungen folgen auf der nächsten Seite.

(keine)

Hier eine Anordnung auswählen. Die Vorschau zeigt anschließend das Ergebnis an. Genauso unten für die Fußzeile. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

35

Kopfzeile

MS EXCEL XP


Sollen mehrere Einträge in einer Kopf- oder Fußzeile plaziert werden, können Sie die Schaltfläche „benutzerdefinierte Kopfzeile“ oder „benutzerdefinierte Fußzeile“ wählen. ♦ Damit können verschiedene Einträge entweder links, zentriert oder im rechten Bereich der Kopf- oder Fußzeile angeordnet werden. Hier ist schon mit &Register angegeben, daß der Name des Blattes, hier Tabelle 1, in der Kopfzeile steht. Die weiteren Formeln bedeuten:

Fügt die Uhrzeit ein. Markieren Sie einen Eintrag (z.B. Register) und Sie können mit dem A die Schrift einstellen.

Fügt den Dateinamen und Pfad ein.

Fügt das Datum ein.

Fügt nur den Dateinamen ein.

Seitenzahlen einfügen. Anzahl der Seiten einfügen.

Fügt den Namen des Blattes (der Tabelle) ein: &[Register].

Bild einfügen. Danach kann der Eintrag für das Bild „&[Datei]&[Grafik]“ markiert und mit dem Symbol daneben formatiert werden. Vorhandene Einträge können wie Text markiert und gelöscht werden, z.B. um einen anderen Eintrag vorzunehmen.

Setzen Sie ein: ¾ Tragen Sie links den Dateinamen ein und ¾ in der rechten Kopfzeile das Datum mit Ortsangabe. Hierfür schreiben Sie rechts z.B. München, den, dann dahinter Datum und Uhrzeit einfügen. ¾ Formatieren Sie alle Elemente mit 9 Punkten Schriftgröße. Wechseln Sie zu benutzerdefinierte Fußzeile und tragen Sie dort die Seitenzahlen wie folgt ein. Der Eintrag könnte so aussehen: ¾ Seite &[Seite] von &[Seiten] Seiten. ª Seite schreiben, dann dahinter das Symbol für Seiten drücken, ª dann von schreiben und das Symbol für Anzahl der Seiten einfügen, ergibt im Ausdruck z.B.: Seite 2 von 7 Seiten.

36


MS EXCEL XP


4.7 Die Bildlaufleiste ist ein ganz wichtiges Hilfsmittel, um in einer Tabelle zu dem Teil zu gelangen, der nicht am Bildschirm angezeigt wird. Stellen Sie sich einfach vor, Sie hätten eine echte Telefonliste einer mittleren Firma mit über hundert Namen vor sich. Die Bildlaufleiste wird übrigens nur eingeblendet, sofern diese bei ExtrasOptionen-Karteikarte Ansicht aktiviert ist. Mit diesen Pfeilen am Ende der Bildlaufleiste kommen Sie um eine Zelle oder einen Buchstaben weiter (gleiche Wirkung wie mit den Richtungstasten).

Der Klotz gibt die aktuelle Position an. Hier sind wir folglich am Anfang. Den Klotz können Sie direkt anfassen und an eine andere Stelle im Balken schieben, z.B. in die Mitte, um in die Mitte der Tabelle zu gelangen.

Wenn Sie im Balken unterhalb des Klotzes drücken, so blättern Sie eine Seite nach unten. Entspricht den Bild nach oben/unten-Tasten.

Bitte alles ausprobieren. ♦ Zur Information noch ein paar nützliche Shortcuts: ª [Strg]-a markiert die gesamte Tabelle, ª [Strg]-[Ende] und Sie sind am Ende der Tabelle, ª [Strg]-[Pos 1] befördert Sie zum Anfang, ª [Strg]-[Umschalt]-[Ende] markiert von der aktuellen Cursorposition bis zum Ende des Blattes, -[Pos 1] bis zum Anfang.


37

MS EXCEL XP


4.8 Zusammenfassung Das war ein kleiner Exkurs zur Formatierung, von dem Sie folgendes mitgenommen haben sollten: Allgemein: ♦ Bevor Sie die Schriftart ändern können, müssen Sie den Text zuerst __________________________________________________________ ♦ Bei einer Datenbank liegt das Schwergewicht auf dem Sammeln von __________________________________________________________ ♦ bei einer Tabellenkalkulation auf der Durchführung von____________ Einstellen und Formatieren: ♦ Wie kommen Sie zu dem Menü, um die Seitenränder einzustellen? Hierfür gibt es zwei Wege: ⇒ __________________________________________________ ⇒ __________________________________________________ ♦ Was ist das Merkmal einer Kopf- oder Fußzeile? ⇒ __________________________________________________ Sortieren und Kopieren: ♦ Malen Sie die Symbole zum Sortieren:_________________________ ♦ Was ist beim Sortieren zu beachten? ____________________________ ♦ Welche drei Shortcuts für Ausschneiden, Kopieren, Einfügen gibt es, die in jedem Programm gelten? _______________________________ ♦ Malen Sie außerdem die Symbole für diese Befehle: ______________ Die Bildlaufleiste: ♦ Wie kommen Sie mit der Bildlaufleiste am schnellsten in die Mitte einer langen Tabelle? Bitte links im Seitenrand die Bildlaufleiste mit Beschreibung zeichnen. ⇒ __________________________________________________ ♦ Woran sehen Sie in der Bildlaufleiste Ihre aktuelle Position in einem Tabellenblatt? ⇒ __________________________________________________ ♦ Mit welcher Taste kommen Sie an den Anfang einer Tabelle? ⇒ __________________________________________________

38


2 2.. TTe eiill

Berechnungen im Excel

Kapitel

5 5. Eine Summe berechnen Jetzt kommen wir Schritt für Schritt zu den hauptsächlichen Anwendungen von Excel, verschiedenste Berechnungen durchzuführen. ♦ Das hilft z.B. bei: ª Rechnungen, ª Architekten können Wohnungsgrößen ermitteln, ª allen Kalkulationen: Bausparvertrag, Leasing oder Kauf, Immobilienfinanzierung, ª Einnahmen und Ausgaben berechnen usw. ♦ Der große Vorteil liegt darin, daß die Berechnungen, sofern einmal eingerichtet, ª automatisch durchgeführt und aktualisiert werden. ª Dadurch kann mit unterschiedlichen Werten experimentiert werden, z.B. Anzahlung von 5.000, 8.000 oder 10.000 beim Autoleasing.

5.1 Übung vorbereiten Damit Excel rechnet, wird eine Formel eingefügt. ¾ Beginnen Sie eine neue Arbeitsmappe und speichern Sie diese (in unserem Ordner!) unter dem Namen Gesamtverkäufe pro Region. ¾ Erstellen Sie folgende Tabelle: GESAMTVERKÄUFE pro Region Region 1

34.555

Region 2

4.536

Region 3

34.345

Region 4

75.567

Region 5

104.223

Summe: Alle Werte in Euro

In diese Zelle wird die Formel eingefügt, um die Summe automatisch zu berechnen. Sie könnten die Zelle mit Doppelklikken öffnen, = schreiben und die Formel b2+b3+b4+b5+b6 eintragen. „b2“ für die zweite Zeile in der Spalte b. Auf der nächsten Seite werden komfortablere Eingabemöglichkeiten vorgestellt.


41

Formel = Funktion

MS EXCEL XP

5. KAP.: EINE SUMME BERECHNEN

5.2 Die Eingabemöglichkeiten Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Formeln einzutragen. 1

Weil eine Summe häufig benötigt wird, gibt es hierfür ein eigenes Symbol, die automatische Summe Σ.

3 Durch Doppelklicken auf fx kann der FunktionsAssistent für komplexere Formeln geöffnet werden.

2

In dieser Zeile oder direkt in der Tabelle können Formeln von Hand eingetragen werden. Dafür ganz einfach den Cursor in die Zelle setzen, dann das =–Zeichen drücken und die Formel schreiben, z.B. =b2+b3+….

5.3 Die automatische Summe Probieren Sie für die Summe folgende Varianten: ¾ Zuerst die Zelle anklicken, in der die Summe eingefügt werden soll. ¾ Drücken Sie das Symbol für die automatische Summe. Excel sucht einen Bereich mit Zahlen in der Annahme, daß diese addiert werden sollen. Sollte diese Vorauswahl nicht stimmen, können mit gedrückter Maustaste andere Werte gewählt werden. (B2:B6) Hier wird die Formel angezeigt. Mit Return bestätigen. ♦ Der Eintrag =Summe(B2:B6) ist einfach zu verstehen, wenn Sie daran denken, daß jede Zelle durch die Koordinaten bestimmt ist: ª Daten in der zweiten Spalte B und in den Zeilen 2 bis 6 addieren. ª Der Eintrag: =Summe(B2:B6) entspricht damit diesem längeren Eintrag: =B2+B3+B4+B5+B6. Durch die +-Zeichen ist keine Summe erforderlich. Übung fertigstellen: ¾ Zum Abschluß die Formel mit Return bestätigen. ¾ Ändern Sie den Wert in Region 2 von 4.536 in 44.536 und beobachten Sie, wie die Summe nach Return automatisch aktualisiert wird.

42


MS EXCEL XP


5.4 Tabelle fertigstellen Formatieren geht mit diesen Symbolen am schnellsten: Textfarbe

Rahmenlinien

Hintergrund Vorgehen: ♦ Zeile markieren, dann bei ª einer Option, z.B. Hintergrund den Pfeil drücken (

) und

ª in dem Auswahlmenü eine andere Farbe wählen. Mit Format-Zellen oder mit der rechten Maustaste-Zellen formatieren können Sie ein Menü mit allen Einstellmöglichkeiten aufrufen:

Wechseln Sie zu der gewünschten Karteikarte.

Bei Gesamtverkäufe… beide Zellen markieren, dann hier Zellen verbinden, damit der Text über beiden Spalten zentriert wird. Das geht auch mit dem abgebildeten Symbol. Als Vorschlag:

Übungen zu den Berechnungen Tabelle 1 Stand: 1.12.96

Mit [Alt]-[Return] kann in Excel eine neue Zeile erzwungen werden.

Seite 1/1 In der Fußzeile. ¾ Formatieren Sie die Tabelle: Schriftart, Position, Schraffierung usw. wie abgebildet und Drucken Sie die Tabelle mittels der Seitenansicht. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

43

MS EXCEL XP


5.5 Neuer Monat, neues Blatt, Umbenennen Weil wir genügend Blätter haben, brauchen wir für den nächsten Monat weder diese Tabelle zu überschreiben noch eine neue Arbeitsmappe zu beginnen. ¾ Markieren Sie mit gedrückter Maus alle Werte der Tabelle. ¾ Kopieren (Symbol!) drücken, ¾ zum nächsten Blatt gehen und dort einfügen. ¾ Setzen Sie in die neue Tabelle andere Werte ein und ¾ Benennen Sie die Tabellenblätter nach dem Monatsdatum. Damit es ganz perfekt wird, benennen wir die Blätter um: Tabelle 1 wird zu Jan02, Tabelle 2 wird zu Febr02, usw.

Umbenennen

♦ Zum Umbenennen gibt es drei Möglichkeiten: ª den Befehl Format-Blatt-Umbenennen oder ª rechte Maustaste auf dem Tabellenreiter, dann umbenennen oder ª den Tabellenreiter mit Doppelklicken öffnen, dann den Text überschreiben oder noch einmal klicken und korrigieren.

¾ Benennen Sie die Blätter wie dargestellt um.

44


Kapitel

6 6. Formel und Koordinaten Die Quadratmeterzahl einer Wohnung soll ermittelt werden. ¾ Aller Anfang: neue Mappe, speichern als Wohnungsberechnung. ¾ Erstellen Sie auf Blatt 1 folgende Tabelle: Sie müssen nicht links oben anfangen. Oft ist es sinnvoller, ein paar Zeilen frei zu lassen, damit später Überschriften ergänzt werden können. Beginnen Sie mit der Quadratmeterberechnung in Zelle B3.

Hier in Zelle E5 fehlen die Formeln.

Wieder gibt es mehrere Möglichkeiten, die Formel einzutragen. Wir wählen diesmal den Funktionsassistenten, der bei der Formeleingabe hilft. ¾ Klicken Sie auf E5, damit diese Zelle markiert ist, ¾ dann auf das Symbol für Formeln (fx) drücken.


45

MS EXCEL XP

6. KAP.: FORMEL UND KOORDINATEN

In der Kategorie Math & Trigonom. finden Sie das Produkt.

Nach OK folgt dieses Fenster:

C5:D5

Die korrekte Eintragungsweise (C5:D5) bedeutet: multipliziere die Werte aus den Zellen C5 bis D5. Auch möglich bei Zahl 1 einzutragen: C5*D5. Sie können den gerade vorgestellten Formelassistenten verwenden: ♦ Excel trägt die nebenstehenden Werte automatisch als Vorschlag ein (hier C5:D5). ª Sollen andere Werte multipliziert werden, können die Zellen mit der Maus markiert werden. Wenn Sie die Formel kennen, können Sie diese direkt eintragen: ♦ Zelle mit Doppelklicken öffnen und z.B. schreiben: =Produkt(C5*D5). Da wir +, -, *, / oder % per Tastatur eintragen können, ist der Funktionsassistent in der Praxis nur bei schwierigen Formeln sinnvoll.

46


MS EXCEL XP


6.1 Formel kopieren Diese Formel brauchen wir nicht in jeder Zelle neu einzugeben. ¾ Zelle mit der Formel anklicken, ¾ dann Formel kopieren: am schnellsten mit [Strg]-C (C für Copy),

[Strg]-C

¾ anschließend alle folgenden Zellen mit gedrückter linker Maustaste markieren und ¾ die Formel einfügen: mit dem Symbol oder dem Shortcut [Strg]-V.

[Strg]-V

Beachten Sie, daß in der neuen, kopierten Formel die Bezüge automatisch geändert wurden: statt C5xD5 wird C6xD6 usw. berechnet. Klicken Sie die Zellen an und überzeugen Sie sich davon. Gerade haben wir die Formel relativ kopiert, weil Excel die zu multiplizierenden Werte relativ zur Position der Formel angepaßt hat.

6.1.1 Formel absolut kopieren Wenn Sie Formeln ohne diese automatische Aktualisierung kopieren wollen, gehen Sie so vor: ♦ Entweder Werten, die nicht geändert werden sollen (=die absolut sein sollen), ein $ voranstellen oder ♦ Zelle anklicken, Formel in der Bearbeitungszeile markieren und dort kopieren, ª dann jedoch mit [Esc] abbrechen, damit diese Zeile unverändert bleibt. ª Jetzt haben Sie die Formel mit absolutem Bezug im Arbeitsspeicher und können diese in beliebig viele andere Zellen einfügen.

6.2 Absolute und relative Koordinaten Das ist hier die richtige Stelle für einige theoretische Anmerkungen bezüglich der Excel-Sprache.

6.2.1 Relative Bezüge Normalerweise, wie gerade durchgeführt, arbeiten wir mit relativen Koordinaten. Ein Beispiel: KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

47

Bezüge

MS EXCEL XP


A

B

1

55

556

2

234

334

3

=A1+A2

=B1+B2

C Kopieren Sie diese Formel =A1+A2 in die nächste Spalte, so trägt Excel automatisch ein: =B1+B2. Damit stimmt der Wert, wir können Formeln ohne Aufwand in andere Zellen kopieren.

Relative Bezüge bedeutet folglich: die Koordinaten werden relativ zur Position beim Verschieben oder Kopieren angepaßt.

6.2.2 Absolute Bezüge In Ausnahmefällen soll die Formel absolut unverändert kopiert werden, z.B. wenn wir ein Ergebnis an einer anderen Stelle weiter verwenden wollen. Excel nimmt keine automatische Anpassung der Bezüge vor, wenn jeder Koordinatenangabe ein $-Zeichen vorangestellt wird. Im obigen Beispiel würde die Formel lauten: =$A$1+$A$2 ♦ Beachten Sie, daß je ein $-Zeichen für Spalte und Zeile erforderlich ist. ª Dadurch ist es möglich, z.B. nur die Spalte absolut zu setzen, die Zeile jedoch weiterhin veränderbar (relativ) zu lassen oder umgekehrt. Diese Formel können Sie in jede beliebige Zelle kopieren. Es wird immer der bei A1 und A2 eingetragene Wert addiert, selbst wenn Sie die Werte in diesen Zellen ändern. Somit können Sie dieses Ergebnis an anderen Stellen, sogar auf anderen Blättern, verwenden.

6.2.3 Stellvertreter Außerdem müssen Sie, etwa wenn eine lange Liste addiert werden soll, nicht alle Zellen angeben. Sie können (siehe voriges Beispiel) die zu addierenden Zellen mit der Maus markieren oder die Koordinaten direkt eintragen. Der Doppelpunkt gibt Bereiche an. Eine kleine Auswahl: A5:C20 5:20 B:B

48

Der Bereich zwischen Spalte A, Zeile 5 und Spalte C, Zeile 20. Alle Zellen zwischen Zeile 5 und Zeile 20. Alle Zellen in Spalte B.


MS EXCEL XP


6.3 Mit Summe das Ergebnis einfügen Wir brauchen eine Summe der Felder e5 bis e11. ¾ Das können Sie bereits mit dem Summensymbol: Die Summe, wenn Sie den Pfeil drücken, Das Formel-Menü, kommen Sie zu weiteren um eine Formel Funktionen oder dem auszuwählen. Formel-Menü.

¾ Klicken Sie die errechnete Summe an und betrachten Sie oben in der Formelzeile die Formel, welche Excel automatisch eingesetzt hat. ♦ Der Ausdruck [E5:E11] steht folglich für die Felder von E5 bis E11. Daraus wird je nach Formel z.B. ª Summe[E5:E11] = E5+E6+…+E10+E11 oder ª Produkt[E5:E11] = E5*E6*…*E10*E11.

6.4 Die Überschrift gestalten Zuerst zu der Überschrift. Diese soll zur Abwechslung invertiert werden (weiße Buchstaben auf dunklem Hintergrund):

Quadratmeterberechnung ¾ Wählen Sie mit den Symbolen Füllfarbe dunkelblau und Textfarbe weiß. ª Bei Textfarbe automatisch wird der Text auf schwarzem Hintergrund weiß, bei anderem Hintergrund wie üblich schwarz gedruckt. ¾ Stellen Sie zusätzlich eine größere Schrift ein, ca. 18 Punkte, alle vier Spalten verbinden. ¾ Wählen Sie: Format-Zeile-Höhe und tragen Sie eine besonders große Zeilenhöhe ein, ca. 30 Punkte.

♦ Bei Format-Zeile-Optimale Höhe wird die Zeilenhöhe an die Schriftgröße angepaßt. ª Bei größerer Schrift wird automatisch eine größere Zeilenhöhe eingestellt. ª Sollte die Schrift einmal abgeschnitten sein, diese Funktion wählen oder die Zeilenhöhe vergrößern. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

49

MS EXCEL XP


6.5 Format übertragen Diesmal werden wir die restliche Tabelle auf eine andere, schnellere Art formatieren. Wir werden nicht jede Zeile neu einstellen, sondern nur eine und deren Einstellungen mit einem dafür vorgesehene Befehl auf die anderen Zeilen übertragen. Damit können wir viel schneller Tabellen einstellen, in denen die Zeilen zur besseren Übersicht zweifarbig ausgeführt sind. So sollte es werden:

Quadratmeterberechnung Länge

Breite

Produkt

Wohnzimmer

5

4

20

Küche

3

4,5

13,5

3,5

3

10,5

Flur

3

1,5

4,5

Kinderzimmer 1

3

4

12

2,5

3

7,5

0

0

0

Schlafzimmer

Bad/WC Hobbyraum

Gesamt:

68

¾ Markieren Sie bei Wohnzimmer die Zahlen 5, 4 und 20. ¾ Stellen Sie mit dem Füllsymbol die Hintergrundfarbe hellblau ein. ¾ Doppelklicken Sie auf das Symbol für Format übertragen: Format übertragen. ¾ Jetzt jede zweite Zeile mit diesen Einstellungen formatieren. ¾ Zum Abschluß noch einmal auf Format übertragen klicken, damit diese Funktion ausgeschaltet wird. Klicken oder Doppelklicken bei Format übertragen? ♦ Mit Doppelklicken ist Format übertragen eingeschaltet und solange aktiv, bis durch erneutes Drücken diese Funktion ausgeschaltet wird. ♦ Klicken Sie nur einmal auf Format übertragen, können Sie ein einziges Mal die Formatierungen kopieren. Übung fertigstellen: ¾ Mit den gelben Zeilen genauso verfahren. ¾ Gesamt rot hinterlegen und fett einstellen, die Zeilen- und Spaltentitel mit blauer Schrift versehen, fertig ist die Tabelle. ¾ In der Seitenansicht zentriert einstellen, Kopf- und Fußzeile anpassen und die ganze Berechnung drucken. Es ist auch möglich, zwei verschiedenfarbige Zeilen auf einmal den nächsten beiden Zeilen zu übertragen.

50


MS EXCEL XP


6.6 Schnelleingabe durch Zeigen Um die Formeleingabe noch etwas zu üben, werden wir ein paar Summen berechnen. ♦ Excel trägt bei Formeln die oberhalb stehenden Zahlen als Vorschlag ein. ♦ Sollen andere Werte in die Rechnung einbezogen werden, ist dies durch Anklicken mit der Maus (Zeigen) sehr einfach möglich. Erstellen Sie folgende Übung:

Quadratmeter

Summe: Gesamt:

Haus 1 55 55 90 67 267

Haus 2 90 67 40

Haus 3 33 100 33

197

166

Die Summen mit dem Symbol ∑ einfügen.

630 (Haus 1 + Haus 2 + Haus 3) Hier die Werte durch Zeigen mit der Maus angeben.

Formel mit Zeigen eintragen: ¾ Die Zelle neben Gesamt anklicken, ¾ dann = schreiben und mit der Maus 267 anklicken, ¾ + schreiben,

Zeigen

¾ den nächsten zu addierenden Wert 197 anklicken, ¾ wieder + und 166 anklicken, ¾ die Formel ist fertig und kann mit Return abgeschlossen werden.

Über das „Zeigen“: ♦ Sie können durch Zeigen ª sowohl einzelne Zellen nacheinander anklicken, um entfernt stehende Werte aufzunehmen, ª als auch mehrere zusammenstehende Zellen durch einen Rahmen markieren. Wenn der Excel-Vorschlag bei einer Formel nicht paßt, können auf diese Art die richtigen Zellen angegeben werden. Oder Sie sparen sich den Weg über den Funktionsassistenten und geben die Formel direkt ein.


51

Kapitel

7

7. Rechnung, Kommentar, Datum Nun folgen einige weitere Beispiele aus der Praxis, um die Möglichkeiten der Berechnungen aufzuzeigen. Zunächst eine Rechnung, in der die Mehrwertsteuer ausgewiesen werden soll. ¾ Beginnen Sie eine neue Mappe und speichern Sie diese gleich am Anfang als Rechnung in unseren Übungsordner.

7.1 Die Zahlenformate ¾ Füllen Sie die Rechnung folgendermaßen aus. Beginnen Sie mit Rechnung im Feld b3:

RECHNUNG Nr. 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Bezeichnung Einzelpreis Bleistifte 0,66 Radierer 1,89 Set Filzstifte 9,99 Kugelschreiber 0,99 Stempelkissen 4,5 Füllhalter 14.80 Patronen für 2,99 Füllhalter

Für den Preis brauchen wir folgenden Eintrag: 0,66 €. Das Währungsformat können wir im Excel einstellen.

¾ Markieren Sie alle Zellen, in die €-Werte eingetragen werden. ¾ Drücken Sie das Symbol für Währungsangaben (=€): Bei Excel XP können Sie zwischen € oder Euro wählen: Prozentformat

Dezimalstelle ergänzen.

Währungsformat €

Dezimalstelle löschen.

1.000-Trennzeichen. Euro Jetzt wird automatisch € oder Euro angehängt. Hinweis: hier wird nur das Währungssymbol ergänzt. Wie zwischen Währungen umgerechnet werden kann, finden Sie auf Seite 114 beschrieben. Ist ein Währungsformat zugewiesen, können Sie andere Währungssymbole ganz einfach in dem Menü bei Format-Zellen auf der ersten Karteikarte Zahlen einstellen (anderes Symbol wählen). KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

53

MS EXCEL XP

7. KAP.: RECHNUNG, KOMMENTAR, DATUM

¾ Füllen Sie weiter aus und formatieren Sie:

RECHNUNG Best.-Nr. Bezeichnung 2001 Bleistifte 2002 Radierer 2003 Set Filzstifte 2004 Kugelschreiber 2005 Stempelkissen 2006 Füllhalter 2007 Patronen für Füllhalter

Einzelpreis 0,66 € 1,89 € 9,99 € 0,99 € 4,50 € 14,80 € 2,99 €

Stückzahl 100 10 8 400 5 5 200 Summe:

Mengenpreis 66,00 € 18,90 € 79,92 € 396,00 € 22,50 € 74,00 € 598,00 € 1.255,32 €

¾ Bei Mengenpreis die Formel Produkt(D5*E5) einfügen, kopieren, ¾ alle weiteren Zellen bei Mengenpreis markieren und auf einmal einfügen, ¾ abschließend die ganze Spalte Mengenpreis markieren und Zahlenformat Währung bestimmen. Summe ergänzen: ¾ Die Zelle neben Summe öffnen und Summensymbol anklicken,

7.2 Die Mehrwertsteuer Ergänzen wir den abschließenden Block mit der Mehrwertsteuer und dem Versandanteil. Die Summe haben wir gerade berechnet:

RECHNUNG Best.-Nr. Bezeichnung 2001 Bleistifte 2002 Radierer 2003 Set Filzstifte 2004 Kugelschreiber 2005 Stempelkissen 2006 Füllhalter 2007 Patronen für Füllhalter Sehr praktisch mit „zeigen“: = schreiben, dann Summe, MwSt und Versandanteil anklicken, dazwischen + drücken.

Einzelpreis 0,66 € 1,89 € 9,99 € 0,99 € 4,50 € 14,80 € 2,99 €

Stückzahl Mengenpreis 100 66,00 € 10 18,90 € 8 79,92 € 400 396,00 € 5 22,50 € 5 74,00 € 200 598,00 € Summe: 1.255,32 € zzgl. MwSt.: 200,85 € Versandanteil: 10,00 € Endbetrag: 1.466,17 €

♦ Prozente können wir auf diese zwei Arten berechnen: ª Entweder mit dem %-Zeichen. Dann so eintragen: =f12*16% ª oder die komplette Berechnung: =f12/100*16. Beachten Sie, daß wir ein Gleichheitszeichen an den Anfang stellen, damit Excel die Zahlen als Formel erkennt. Ohne „=“ zeigt Excel die Formel an, rechnet aber nicht.

54


MS EXCEL XP


¾ Tragen Sie beide Formeln für die Mehrwertsteuer ein. ¾ Versandanteil eintragen, dann den Endbetrag als Summe berechnen lassen: Zellen von Summe bis Endbetrag markieren und Summensymbol drücken. ¾ Zeilen wie abgebildet formatieren.

7.3 Ein Kommentar Berechnungen können mit Kommentaren (bis Excel 7: Notizen) versehen werden. Das hilft Ihnen, zu einem späteren Zeitpunkt die Formeln zu verstehen, und anderen, sich schneller in die Berechnung einzuarbeiten. Außerdem können Sie damit Informationen festhalten, die Sie öfter benötigen, etwa die Höhe des Versandanteils. ¾ Das Feld mit 10,00 € Versandanteil anklicken und ¾ Einfügen-Kommentar wählen. Natürlich läßt sich diese Funktion auch mit der rechten Maustaste-Kommentar einfügen starten: Summe zzgl. MwSt. Versandanteil Endbetrag

1.255,32 200,85 10,00 1.466,17

€ € € €

Der Versandanteil beträgt: Versand per Nachnahme: 10 € (bei Neukunden). Versand auf Rechnung bei Bestellung: unter 100,- €: 6,- €, über 100,- €: 10,- €, sperrige Waren (Drucker usw.) 20,- €.

Kommentar eintragen: ♦ Tragen Sie in dem erscheinenden Textfenster den obigen Text ein. ª Sie können den Rahmen an den Anfasserpunkten mit gedrückter Maus vergrößern oder verkleinern. ¾ Zum Abschluß eine andere Zelle anklicken. Der Kommentar wird mit der Excel-Tabelle gespeichert. Kommentare werden durch kleine Dreiecke angedeutet: ♦ Wenn Sie nun die Maus langsam über das Feld mit dem Kommentar bewegen, wird der Kommentar eingeblendet. Sie können übrigens auch Texte aus anderen Programmen in ein Excel-Kommentarfeld einfügen. Einfach den Text markieren, kopieren, zu Excel wechseln und den Cursor in den Kommentar setzen, dann Einfügen wählen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

55

MS EXCEL XP


7.3.1 Kommentare ändern ♦ Kommentare können Sie so ändern: ª entweder die Zelle mit dem Kommentar anklicken und EinfügenKommentar bearbeiten wählen, da ein Kommentar bereits vorhanden ist, ª oder rechte Maustaste über der Zelle mit dem Kommentar, dann Kommentar bearbeiten:

Das Textfenster wird wieder geöffnet und Sie können: ♦ den Text korrigieren oder mit der ♦ [Entf]-Taste den Kommentar vollständig löschen, sofern der Textrahmen markiert ist oder ♦ den ganzen Text markieren, Ausschneiden ([Strg]-X) und bei einer anderen Zelle mit Einfügen-Kommentar oder [Strg]-V einfügen. Mit letzterem haben Sie den Kommentar an eine andere Stelle verschoben.

7.4 Das aktuelle Datum einfügen Ergänzen wir das Rechnungsdatum. Das ist auf mehreren Wegen möglich. Unveränderbares Datum einfügen: ♦ das Datum hinschreiben: z.B. 30.11.96. Vorteil: dieser Wert bleibt unverändert erhalten. ª Das geht schneller mit der Tastaturabkürzung [Strg]-[.]. [Strg]-[.]

ª Mit [Strg]-[Umschalt]-[.] wird die aktuelle Uhrzeit eingefügt. Datum, das automatisch aktualisiert wird, einfügen: ♦ Formel (fx)-Datum&Zeit-Heute. ¾ Ergänzen Sie unterhalb des Betrages: Rechnungsdatum:

2.2.02

Mit [Strg]-[.]

Wenn Sie die Funktion »Heute« verwenden, wird das Datum automatisch aktualisiert. Bei Rechnungen Ausdruck aufheben, um das Rechnungsdatum festzuhalten, oder [Strg]-[.] verwenden.

56


MS EXCEL XP


7.4.1 Berechnungen mit Datum Wir geben dem Kunden 2% Skonto, sofern innerhalb von 14 Tagen bezahlt wird. Und damit der Kunde den letzten Zahltermin nicht ausrechnen muß, werden wir dies Excel erledigen lassen. Für das Datum und die Uhrzeit gibt es zahlreiche Formeln. Die einfachste Methode ist folgende: ¾ Tragen Sie die Formeln wie abgebildet ein. =f15-(f15*2%) Hinweis: f15 ist die Zelle mit dem Ergebnis.

=Heute()+14 oder =“21.11.97“+14. mit 2% Skonto zu zahlen bis: oder innerhalb von 30 Tagen bis:

14.12.97 30.12.97

1.436,85 € 1.466,17 €

Als € formatieren. =f15

=Heute()+30. Ergänzen Sie abschließend den Text, rechtsbündig formatieren. ♦ Berechnungen mit Datum gehen nur, wenn ª Datumswerte in Anführungszeichen stehen und wenn bei den ª Zellen Datumsformat eingestellt ist: ª rechte Maustaste über der Zelle-Zellen formatieren-bei Kategorie ein Datumsformat wählen.

7.5 Rechnung fertigstellen So sollte die Rechnung inzwischen aussehen:

RECHNUNG Best.-Nr. Bezeichnung 2001 Bleistifte 2002 Radierer 2003 Set Filzstifte 2004 Kugelschreiber 2005 Stempelkissen 2006 Füllhalter 2007 Patronen für Füllhalter

Einzelpreis Stückzahl Mengenpreis 0,66 € 100 66,00 € 1,89 € 10 18,90 € 9,99 € 8 79,92 € 0,99 € 400 396,00 € 4,50 € 5 22,50 € 14,80 € 5 74,00 € 2,99 € 200 598,00 € Summe: 1.255,32 € zzgl. 16% MwSt.: 200,85 € Versandanteil: 10,00 € Endbetrag: 1.466,17 €

Rechnungsdatum: mit 2% Skonto zu zahlen bis: oder innerhalb von 30 Tagen bis: KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

30.11.97 14.12.97 30.12.97

1.436,85 € 1.466,17 €

57

MS EXCEL XP


7.6 Rechnung rationalisieren Natürlich haben Sie öfter solche Rechnungen zu schreiben und wollen nicht jedesmal die Bezeichnungen, Artikelnummern und Preise eintragen. Das ist ein Anwendungsfall für MS Access oder ein anderes Datenbankprogramm. Ein einfacher Notbehelf für Excel: ¾ Kopieren Sie alle Artikel mit Nummern, Preisen und Formeln (also die ganze Zeile) auf das zweite Tabellenblatt. ¾ Wird später ein Artikel ergänzt, diesen ebenfalls auf das zweite Tabellenblatt kopieren. ¾ Benennen Sie dieses Blatt um zu Artikel. Damit ist das zweite Blatt unsere Datensammlung. Bei einer neuen Rechnung so vorgehen: ¾ Die erste Rechnung komplett auf ein anderes Blatt kopieren, damit alle formatierten Texte übernommen sind. ¾ Nicht bestellte Artikel löschen, fehlende aus dem Datenblatt her kopieren. ¾ Stückzahlen anpassen, fertig ist die neue Rechnung. Probieren Sie es anhand folgender Übung (Abb. siehe nächste Seite): ¾ Zuerst Rechnung auf ein neues Blatt kopieren. ¾ Dann Zeilen löschen: links im Seitenrand markieren und rechte Maustaste-Zeilen löschen. Wenn die ganze Zeile auf diese Art markiert ist, rücken die folgenden Zeilen nach, so daß keine Lücke entsteht. ¾ Stückzahlen ändern und ¾ Artikel Pausenbrot ergänzen, ¾ dann diesen Artikel auf das Blatt Artikel kopieren. Eine Abbildung des Ergebnisses finden Sie auf der nächsten Seite.

Wie im Access professionelle Rechnungen mit beliebig vielen Artikeln und Kundenadressen erstellt werden können, ist in unseren Bänden zu Microsoft Access dargestellt. In Excel ist auch eine Datenübernahme möglich, um Artikel in einer externen Datenbank zu speichern oder aus einer Datenbank einzufügen. Dafür sind jedoch umfangreiche Kenntnisse der Programmiersprache MS Visual Basic erforderlich.

58


MS EXCEL XP


RECHNUNG Best.-Nr. Bezeichnung 2001 Bleistifte 2002 Radierer 2006 Füllhalter 2007 20 Patronen für Füllhalter 2008 Pausenbrot

Einzelpreis 0,66 € 1,89 € 14,80 € 2,99 € 3,25 €

Stückzahl 33 2 5 5 3 Summe: zzgl. 16% MwSt.: Versandanteil: Endbetrag:

Rechnungsdatum: mit 2% Skonto zu zahlen bis: oder innerhalb von 30 Tagen bis:

30.11.96 14.12.96 30.12.96

Mengenpreis 21,78 € 3,78 € 74,00 € 14,95 € 9,75 € 124,26 € 19,88 € 10,00 € 154,14 €

151,06 € 154,14 €

7.7 Rechnung in Word übernehmen Möglicherweise haben Sie in MS Word oder in einem anderen Textverarbeitungsprogramm bereits Ihren Briefkopf eingerichtet und möchten damit die Rechnung drucken. Kein Problem: ¾ Markieren Sie, was Sie von der Rechnung in Word übernehmen wollen. ¾ Kopieren drücken oder [Strg]-C, ¾ Word starten, die Briefvorlage aufrufen, Cursor an die gewünschte Einfügeposition setzen und die Rechnung einfügen ([Strg]-V). ♦ Auf diesem Wege über die Windows-Zwischenablage können die Daten in jedes andere Programm übernommen werden. Über MS Word: ♦ Wie Sie eine Briefvorlage in MS Word erstellen können, lernen Sie im ersten Band zu MS Word. ♦ Wie Sie einfache Berechnungen in Word durchführen können, ist im dritten Buch zu MS Word nachzulesen. Import- und Exportfilter: ♦ Mit Datei-Speichern unter können Excel-Dateien in andere Dateiformate exportiert werden, indem Sie bei Dateityp eine anderes Format wählen. ª Nicht alle Import- und Exportfilter werden bei der Standardinstallation geladen. ª Gegebenenfalls Setup neu starten und benötigte Konvertierungsfilter nachladen.


59

MS EXCEL XP


7.8 Euro-Währungsrechner Bei Excel XP finden Sie die Symbolleiste EuroValue am Bildschirm. Mit dieser Symbolleiste können Sie diverse Währungen in Euro umrechnen, wobei die amtlichen Umrechnungskurse verwendet werden. Falls Sie diese Symbolleiste bereits ausgeblendet haben sollten, ist damit klar, daß Sie diese wie jede Symbolleiste bei Ansicht-Symbolleisten einblenden können. Zur Funktionsweise: ¾ Zuerst ist die Zelle mit dem gewünschten Wert anzuklicken, ¾ dann kann rechts in der Symbolleiste die gewünschte Umrechnungsart ausgewählt werden. ¾ Der umgerechnete Wert wird in der Symbolleiste angezeigt.

Hier aus der Liste die Umrechnungsart wählen. Sie können die rechte Maustaste auf dem Ergebnis drücken und dann den errechnete Wert kopieren.

Nach der Euro-Umstellung ist diese Symbolleiste natürlich nicht mehr unbedingt erforderlich und kann ausgeblendet werden. Wie Sie richtige Umrechnungstabellen, die auch ausgedruckt werden könnten, für beliebige Währungen erstellen, ist in dem Kapitel 16.2 auf Seite 114 beschrieben. Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................

60


Kapitel

8 8. Eine Haushaltsplanung Sie wollen Ihre Einnahmen und Ausgaben übersichtlich festhalten? Versuchen wir dies mit Excel. ¾ Neue Mappe, als Haushaltsplanung speichern. ¾ Beginnen wir mit den Einnahmen, Ihrem Gehalt, von dem natürlich einige Abzüge zu berechnen sind. ¾ Tragen Sie ein und formatieren Sie:

G e h a l t s b e r e ch n u n g Zeile: 3 4 5 6

Die Formeln:

Brutto

Brutto Gehalt

Januar 4.200,00 €

Steuern

Lohnsteuer 22% Solidaritätszuschlag

924,00 € 69,30 €

7,5 % von Lohnsteuer Zeilenwechsel erzwingen geht Kirchensteuer im7Excel mit [Alt]-[Return]. 8 % von Lohnsteuer Leider anders als im Word. 8 Summe Steuern: 9 Krankenversicherung 13,5 % 10 Versicherungen Rentenversicherung 19,2 % 11 Pflegeversicherung 1,7 % 12 Arbeitslosenversicherung 6,5 % 13 Summe Versicherungen: 14 15 Ihr Anteil: (1/2 Arbeitgeberanteil) 16 Sonstige Einnahmen 17 Sonstiges Abzüge hiervon 18 19 20 Netto Summe:

73,92 €

=Zelle C3 =C3*22% =C5*7,5% =C5*8%

1.067,22 €

=C5+C6+C7

567,00 € 806,40 € 71,40 € 273,00 € 1.717,80 € 858,90 €

=C3*13,5% =C3*19,2% =C3*1,7% =C3*6,5% =C10+C11+C12+C13 =C14/2

2.273,88 €

=C3-C8-C15+C17-C18

¾ Wählen Sie gelegentlich Format-Spalte-optimale Breite, wenn die Eintragungen nicht angezeigt werden, weil diese zu lang sind. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

61

MS EXCEL XP

8. KAP.: EINE HAUSHALTSPLANUNG

8.1 Automatisch Ausfüllen mit Reihe Die nächsten Monate brauchen wir nicht einzeln in die folgenden Spalten einzutragen. Das übernimmt Excel für uns mit der Funktion Ausfüllen. Reihe mit der Maus: Bei angeklickten Zellen erscheint rechts unten eine kleine Markierung. Die können Sie mit der Maus anfassen und nach unten oder rechts ziehen, wobei Excel Zahlen oder Wörter kopiert und bei formatierten Zellen, z.B. mit Datumsoder Währungsformat, automatisch weiterzählt. ¾ Klicken Sie die Zelle Januar an und ziehen Sie das Kästchen nach rechts bis „Dezember“. Reihe mit dem Menü: Das war sehr einfach. Diese Funktion mit der Maus geht für Standardfälle wie das Datum oder eine fortlaufende Zeilennummer. Gezielt einstellen läßt sich die Funktion Ausfüllen in dem Menü, welches wir uns deshalb auch anschauen. Wenn Sie das Menü verwenden wollen, sind vorher die Zellen, die ausgefüllt werden sollen, inklusive der Zelle mit dem ersten Wert, zu markieren. ¾ Wählen Sie: Bearbeiten-Ausfüllen-Reihe: Je nachdem, ob Zeilen oder Spalten markiert wurden, ist bereits die richtige Option ausgewählt: Zeilen oder Spalten.

Linear wiederholt den ersten Wert, ohne weiterzuzählen. Das würde direkt bei Extras-Ausfüllenrechts… gehen. Es geht nur mit AutoAusfüllen! Da in der ersten Spalte bereits Januar eingetragen ist, erkennt Excel mit AutoAusfüllen automatisch, daß die Monate eingetragen werden sollen. ♦ Zu dem Feld Inkrement: ª 1 (genauer +1) heißt: weiter zählen: Januar, Februar … oder 1996, 1997… oder 22 €, 23 €… ª -1 zählt in die andere Richtung: Januar, Dezember, November… oder 1996, 1995, 1994… ª 2 zählt in 2‘er-Schritten: Januar, März, Mai… oder 1996, 1998…; dementsprechend können Sie mit 10 in Zehner-Abständen weiter zählen oder andere beliebige Werte eintragen, z.B. 0,1.

62


MS EXCEL XP


8.2 Die Daten und Formeln nach rechts kopieren Wir machen weiter. Das Gehalt ist in jedem Monat gleich, ebenso sollen die Formeln in alle weiteren Monatsspalten kopiert werden. Auch hierbei lassen wir uns von der Ausfüllen-Funktion die Arbeit abnehmen. ¾ In der ersten Spalte alles bis auf den Monat markieren. ¾ Da diesmal die gleichen Werte eingesetzt werden sollen, reicht es, vom Kästchen aus nach rechts zu ziehen (oder markieren und [Strg]-r). Die Funktion Bearbeiten-Ausfüllen, diesmal mit der Option rechts, bringt das gleiche Ergebnis, wenn vorher alle Zellen markiert wurden, die ausgefüllt werden sollen. ♦ Weil alle rechts stehenden Zellen mit dem gleichen Wert (oder der gleichen Formel) ausgefüllt werden sollen,

[Strg]-r [Strg]-u

ª brauchen wir keine Reihe (=fortlaufende Werte). ª Bei den Formeln werden die Bezüge automatisch aktualisiert, statt Spalte C wird Spalte D usw. eingetragen. So sollte es werden:

Gehaltsberechnung 1996 Brutto

Brutto Gehalt

Januar 4.200,00 €

Februar 4.326,00 €

März 4.105,00 €

Steuern

Lohnsteuer 22% Solidaritätszuschlag

924,00 € 69,30 €

951,72 € 71,38 €

903,10 € 67,73 €

73,92 €

76,14 €

72,25 €

Summe Steuern:

1.067,22 €

1.099,24 €

1.043,08 €

Versicherungen

Krankenversicherung 13,5 % Rentenversicherung 19,2 % Pflegeversicherung 1,7 % Arbeitslosenversicherung 6,5 % Summe Versicherungen: Ihr Anteil: (1/2 Arbeitgeberanteil)

567,00 € 806,40 € 71,40 € 273,00 € 1.717,80 € 858,90 €

584,01 € 830,59 € 73,54 € 281,19 € 1.769,33 € 884,67 €

554,18 € 788,16 € 69,79 € 266,83 € 1.678,96 € 839,48 €

Sonstiges

Sonstige Einnahmen Abzüge hiervon

Netto

Summe:

2.273,88 €

2.342,09 €

2.222,44 €

7,5 % von Lohnsteuer

Kirchensteuer 8 % von Lohnsteuer


63

MS EXCEL XP


8.3 Mit Kommentaren dokumentieren Wir ergänzen einige sonstige Einnahmen, gedacht für alle außerplanmäßigen Geldquellen: ¾ Tragen Sie bei sonstigen Einnahmen im Februar 90 und im März 100 ein, dann als Währung € formatieren. Januar Sonstiges

Sonstige Einnahmen

Februar

März

90,- €

100,- €

Abzüge hiervon ¾ Registrieren Sie, wie sich die berechneten Einnahmen automatisch ändern. Für solche seltenen Ereignisse kann nicht jedesmal eine neue Zeile eingefügt werden. Damit wir trotzdem erkennen können, worum es sich jeweils handelt, dokumentieren wir dies mit einem Kommentar: ¾ Zelle 90,- € anklicken, dann mit Einfügen-Kommentar (Kap. 7.3) folgenden Text hinzufügen: Flohmarkt am 26.2.02. ♦ Beachten Sie: ª ob ein Kommentar vorhanden ist, wird durch ein kleines Zelle oben rechts angezeigt.

in der

ª Der Kommentar selbst wird eingeblendet, sobald Sie die Maus über diese Zelle bewegen. So könnte das Konzept aussehen: Januar Sonstiges

Sonstige Einnahmen

Februar

März

90,- €

100,- €

Abzüge hiervon Kommentar: Flohmarkt am 26.2.02. Kommentar: von Oma zum Geburtstag. ♦ Mit Kommentaren können Sie sofort erkennen, worum es sich handelt. ♦ Für öfter vorkommende Posten können neue Zeilen ergänzt werden.

64


MS EXCEL XP


8.4 Die Ausgaben Bei den Ausgaben empfiehlt es sich wieder, mehrere kleinere, dafür überschaubare Bereiche einzurichten, z.B. für Wohnungsfinanzierung oder für regelmäßige Ausgaben zum Lebensunterhalt, die durch Zwischensummen abgeschlossen werden. Dadurch sind Fehler leichter erkennbar. ¾ Erstellen und formatieren Sie folgende Tabelle auf Blatt 2:

Ausgaben 1996 Januar Wohnen

Miete Nebenkosten Strom Summe Wohnen:

Haushalt

Essen Getränke Kleidung Putzmittel Haushaltsgeräte Summe Haushalt:

Versicherungen

Privathaftpflicht Lebensversicherung Hausratversicherung

Auto

Versicherung Kfz-Steuer Wartung Benzin Summe Auto:

Anschaffungen

HiFi Video Werkzeug Sonstiges Summe Anschaffungen:

Februar

Zwischensummen helfen, überlange Formeln zu vermeiden und liefern überschaubare, leicht zu kontrollierende Zwischenergebnisse.

1.299,00 € Notiz: HiFi-Mini-Anlage, gekauft bei Elektro-Meier.

E n d b e t r a g: ¾ Tragen Sie Werte und bei den Zwischensummen die passenden Formeln ein, so daß bei Endbetrag nur noch die Zwischensummen addiert werden müssen (durch Zeigen angeben). ¾ Benennen Sie die Blätter passend um: rechte Maustaste unten auf Tabelle 1, dann Umbenennen zu Einnahmen (Tabelle 1) und Ausgaben (Tabelle 2).


65

3 3.. TTe eiill

Mit Zinsen rechnen

Kapitel

9 9. Kredit berechnen Zunächst werden wir die Rückzahlung für den Kredit selbst ausrechnen, um das Prinzip der Rechnung darzustellen. Am Ende werden wir die Funktion RMS verwenden, die Excel für regelmäßige Zahlungen bereithält. ¾ Beginnen Sie eine neue Mappe und ¾ tragen Sie folgende Werte ein:

Kreditberechnung Betrag:

10.000,00 €

Zinsen in Prozent: Monatlich Rate: Laufzeit in Monaten: Letzte Rate:

12% 400,00 € X Monate X€

Währungsformat Prozentformat

9.1 Das Prinzip der Rechnung Aber woher haben wir die Werte? Wir werden – eine gute Übung für das automatische Ausfüllen – zunächst selbst die zu zahlenden Raten berechnen. ♦ Fest steht: ª der Betrag von 10.000,- €, ª der Zinssatz von 12% und ª die gewünschte Rückzahlungsrate von 400,- € monatlich. ♦ Aus diesen Werten soll die Laufzeit ermittelt werden, ª wobei jeden Monat die Schuld etwas geringer wird, ª die zu zahlenden Zinsen damit auch, ª so daß der Rückzahlungsanteil ständig zunimmt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

69

MS EXCEL XP

9. KAP.: KREDIT BERECHNEN

9.2 Die Berechnung Wechseln Sie zu dem zweiten Blatt und tragen Sie die Überschriften ein: Der Zinsbetrag reduziert sich jeden Monat, da die Schuld abnimmt. Also Formel Restschuld*12%/12 eintragen. Weil wir mit Monaten rechnen, sind die 12 Prozent jährlichen Zinsen durch zwölf Monate zu teilen.

Der Schuldbetrag, welcher durch die Rückzahlung Monat für Monat reduziert wird. Monat: Febr. 02

Restschuld: 10.000,00 €

Rate: davon Zins: 400,00 € 100,00 €

Der jeweilige Anfangsmonat.

Rückzahlung: 300,00 €

Die Rate ist als fest vorgegebener Wert jeden Monat gleich.

Kleiner werdende Restschuld, somit weniger Zinsen, daher wächst der Anteil der Rückzahlung ständig. Folgende Formel eintragen: Rate-Zins. Alle Formeln am einfachsten nach „=“ durch Zeigen angeben.

9.3 Die zweite Zeile ist äußerst wichtig: Monat: Febr. 02

Restschuld: 10.000,00 € 9.700,00 €

Rate: davon Zins: 400,00 € 100,00 €

Rückzahlung: 300,00 €

Hier brauchen wir die Formel: Restschuld vom Vormonat minus die Rückzahlung.

Auch hier bewährt sich die Eingabe durch Zeigen: ♦ Zelle bei 9.700 durch Doppelklicken öffnen, = schreiben, dann Restschuld 10.000 € anklicken, minus schreiben und die Rückzahlung anklicken. ª Dadurch werden anstelle der Werte die Koordinaten eingetragen, so daß wir die Formeln relativ kopieren können. Beim Kopieren soll der Monat weitergezählt, die Rate allerdings jeden Monat gleich bleiben und die Restschuld gemäß der Formel relativ berechnet werden. Darum werden wir die Zellen einzeln nach unten erweitern, damit die jeweils passende Option gewählt werden kann. Notizen:

.................................................................................................. .................................................................................................

70


MS EXCEL XP


9.4 Ausfüllen Wir wollen die restlichen Zeilen möglichst automatisch ergänzen. Jetzt ist zu bedenken, daß alle Spalten relativ weitergeführt werden sollen, nur der Wert bei Rate bleibt unverändert. ¾ Die Rate anklicken und mit der Maus nach unten ziehen. ª Wenn nur die Spalte Rate nach unten erweitert wird, bleibt der Wert unverändert. Die restlichen Spalten: Bei Restschuld sind wir durch die Formel eine Zeile tiefer. ¾ Monate und Restschuld einzeln nach unten ziehen, ¾ dann Zins und Rückzahlung zusammen. ª Natürlich würde es auch mit der Option AutoAusfüllen bei Bearbeiten-Ausfüllen-Reihe gehen. Jetzt werden die Zeilen wie gewünscht ausgefüllt:

Formel Restschuld minus Rückzahlung.

Formel Restschuld * Zinssatz / 12 Monate. Formel Rate minus Zins.

Die Rate ist fest.

Monat:

Restschuld:

Rate: davon Zins:

Feb 02

10.000,00 €

400,00 €

100,00 €

300,00 €

Mrz 02

9.700,00 €

400,00 €

97,00 €

303,00 €

Apr 02

9.397,00 €

400,00 €

93,97 €

306,03 €

Mai 02

9.090,97 €

400,00 €

90,91 €

309,09 €

Jun 02

8.781,88 €

400,00 €

87,82 €

312,18 €

Jul 02

8.469,70 €

400,00 €

84,70 €

315,30 €

Aug 02

8.154,40 €

400,00 €

81,54 €

318,46 €

Sep 02

7.835,94 €

400,00 €

78,36 €

321,64 €

Okt 02

7.514,30 €

400,00 €

75,14 €

324,86 €

Nov 02

7.189,44 €

400,00 €

71,89 €

328,11 €

Dez 02

6.861,34 €

400,00 €

68,61 €

331,39 €

Jan 03

6.529,95 €

400,00 €

65,30 €

334,70 €

Feb 03

6.195,25 €

400,00 €

61,95 €

338,05 €

Mrz 03

5.857,20 €

400,00 €

58,57 €

341,43 €

Apr 03

5.515,77 €

400,00 €

55,16 €

344,84 €

Mai 03

5.170,93 €

400,00 €

51,71 €

348,29 €

Feb 02

4.822,64 €

400,00 €

48,23 €

351,77 €


Rückzahlung:

71

MS EXCEL XP


Ergänzen Sie weitere Zeilen, bis ein negativer Restschuldbetrag erscheint: ¾ Das Datum weiter ausfüllen mit Reihe. ¾ Die anderen Spalten auf einmal markieren und nach unten ausfüllen. Der Schuldbetrag wird immer geringer, der Anteil der Rückzahlung darum von Monat zu Monat größer, das Ende ist bei Umkehrung zu negativen Schuldwerten erreicht. Im letzten Monat ist nicht mehr die volle Rate zu entrichten. Mrz 04 Apr 04 Mai 04 Jun 04 Jul 04 Aug 04

1.527,04 € 1.142,31 € 753,73 € 361,27 € -35,12 € -435,47 €

400,00 € 400,00 € 400,00 € 400,00 € 400,00 € 400,00 €

15,27 € 11,42 € 7,54 € 3,61 € -0,35 € -4,35 €

384,73 € 388,58 € 392,46 € 396,39 € 400,35 € 404,35 €

In diesem Monat wandelt sich die Schuld zu einem Guthaben. Das soll nicht sein, so daß sich als letzte Rate ergibt: 361,27 € (Restschuld) + 3,61 € (Zinsen) = 364,88 €.

9.5 Zeilen zählen Letzte Frage: wie viele Monate wurde nun zurückgezahlt? ¾ Zuerst die Monate mit negativer Rückzahlung löschen. In diesem einfachen Fall könnten Sie die letzte Zeile anklicken, links die Zeilennummer ablesen und davon die eine Titelzeile abziehen, ergibt 29 Zeilen, also 29 Monate Rückzahlung. Natürlich gibt es hierfür eine Formel, die manchmal recht praktisch ist. Lassen wir Excel zählen: ¾ Nächste Zeile nach Jun 04 anklicken und Einfügen-Funktion oder auf das Symbol fx doppelklicken. ª Wählen Sie die Formel Anzahl aus. Diese finden Sie evtl. bei „zuletzt verwendet,“ sonst bei Alle oder in der Gruppe Statistik. ¾ Markieren Sie alle Zeilen, die gezählt werden sollen, sobald Sie bei dem folgenden Fenster sind.

72


MS EXCEL XP


9.6 Problem Zahlenformat Zum Markieren: ♦ Markieren geht entweder mit gedrückter Maustaste oder ♦ bei gedrückter [Umschalt]-Taste mit den Richtungstasten.

¾ Mit OK oder Return wird die Anzahl eingefügt, aber mit einem kleinen Problem Jan 99 753,73 € Feb 99 361,27 € 29 Monate

400,00 € 400,00 €

7,54 € 3,61 €

392,46 € 396,39 €

Sollte noch Datumsformat (Anzeige: Jan 00) eingestellt sein, anschließend rechte Maustaste, Zellen formatieren und als Zahlenformat Standard wählen. ¾ Abschließend den Text „Monate“ ergänzen und noch etwas schöner formatieren. ª Auch Formeln können ausgeschnitten und an anderer Stelle eingefügt werden, am schnellsten mit [Strg]-X für das Ausschneiden und [Strg]-v zum Einfügen. Jan 99 Feb 99

753,73 € 361,27 €

Anzahl der Monate: Letzte Rate Febr 99:

400,00 € 400,00 €

7,54 € 3,61 €

392,46 € 396,39 €

29 364,88 €

¾ Selbstverständlich eine Formel: Letzte Rate + Zinsen. ª Die letzte Rate ist die letzte positive Rate (361,27 €) ª zuzüglich der hierfür zu entrichtenden 3,61 € Zinsen. Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

73

Kapitel

10 10. Die Finanzformel RMZ Diese Berechnung von Hand ist doch etwas aufwendig, besonders, was eine Änderung der Laufzeit betrifft. Gut zur Übung, um das Prinzip zu verstehen. Versuchen wir dasselbe mit der dafür vorgesehenen Excel-Funktion RMZ für regelmäßige Zahlung. Mit der Funktion RMZ kann die monatliche Zahlung errechnet werden - sowohl für einen Kredit als auch beim Sparen. Der Unterschied liegt nur im Vorzeichen. Berücksichtigt wird Zins und Rückzahlung, bzw. Sparleistung. ¾ Damit die Übung in einer Arbeitsmappe bleibt, wechseln wir auf das dritte Blatt. ¾ Kopieren Sie die Übersicht von Blatt 1 auf Blatt 3, damit wir nicht alles neu schreiben müssen. ¾ Benennen Sie die Blätter passend um, z.B. in Ergebnis 1, Rechnung 1 und RMZ. So sollte Tabelle 3 vorläufig aussehen:


10.000,00 €

Zinsen in Prozent:

12%

Monatlich Rate:

400,00 €

Laufzeit in Monaten: Letzte Rate:

Wenn Sie mit 10.000,00 € in der Zelle C5 beginnen, stimmen die Zellenbezeichnungen mit der folgenden Formel im Buch überein.

29 364,88 € Zur Kontrolle werden wir in dieser Zelle zuerst mit den gleichen Werten die monatliche Rückzahlung berechnen.

¾ Zelle anklicken, Formelsymbol drücken und aus ¾ den Kategorien „Alle“ oder „Finanzmathematik“ die Formel RMZ auswählen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

75

MS EXCEL XP

10. KAP.: DIE FINANZFORMEL RMZ

Nach OK können Sie die Werte für die Formel eintragen: Das Formelmenü können Sie oben im Balken mit gedrückter Maustaste verschieben, um die Werte zu sehen.

Rechts werden die Ergebnisse angezeigt.

Zelle Zins anklicken, /12 schreiben. Achtung:

Zins und Zzr (Zahlungszeitraum) in der gleichen Einheit angeben: bei Monaten Zins durch 12 teilen.

Zu jeder Angabe wird, wenn angeklickt, hier eine Beschreibung angezeigt.

¾ Verschieben Sie das Menü und tragen Sie die Formeln durch Zeigen mit der Maus ein. Erläuterungen zu den Eingaben: ♦ Zins ist der Zinssatz, bitte durch 12 teilen, weil wir den Zins pro Monat benötigen, da meist der ♦ Zahlungszeitraum Zzr in Monaten eingetragen wird. Sie können natürlich auch den Zins pro Jahr eintragen und die Laufzeit ebenfalls in Jahren, aber Vorsicht: hier liegt die größte Fehlerquelle, wenn die Angaben nicht zueinander passen! ♦ Bei Bw (für Barwert) wird der Anfangswert eingetragen: ª Bei einem Kredit die Kreditsumme oder ª der Anfangsbetrag beim Sparen.

76


MS EXCEL XP


♦ Zw (Zukünftiger Wert) ist der angestrebte Endwert, ª bei einem Kredit meistens 0, ª bei einem Sparvertrag die gewünschte Sparsumme. ª Ist kein Zw eingetragen, gilt das als 0. ♦ F ist die Fälligkeit, siehe folgende Tabelle. ª Wenn Sie den Zahlungszeitraum und den Zins in einer anderen Einheit angeben, z.B. in Jahren, ª gilt die Fälligkeit F automatisch für diese Perioden, also z.B. mit 0 zum Jahresende. F

Zahlung fällig:

0

Am Monatsende

1

Am Monatsanfang

kein Eintrag

wie 0

Wenn Sie mit OK bestätigen, wird folgende Funktion eingetragen: =RMZ(C6/12;C9;C5;0;0) Der Ratenbetrag von -398,95 € wird errechnet. ♦ Eine kleine Differenz zu unserem Ergebnis, die daraus resultiert, da ª Excel nicht einen letzten Ausgleichsmonat einfügt, ª sondern einen vom ersten zum letzten Monat gleichbleibenden Wert errechnet. Falls Sie die Funktion direkt ändern wollen: RMZ(Zins; Zzr; Bw; Zw; F) heißt: Zins; Zahlungszeitraum; Barwert; zukünftiger Wert; Fälligkeit. ♦ Hinweis ª Beachten Sie wieder, gleiche Zeiteinheiten für Zins und Zzr zu verwenden, also meist die Zinsen für Monate durch zwölf teilen. Tip: ♦ RMZ liefert den monatlich zu zahlenden Betrag. ♦ Zzr gibt an, wie oft Sie diesen Betrag bezahlen oder ansparen müssen. ♦ Multiplizieren Sie beide Werte in einer weiteren Zelle und Sie erhalten den von Ihnen zu leistenden Gesamtbetrag.


77

MS EXCEL XP


Stellen Sie die Kreditberechnung mit der Formel RMZ fertig:

Kreditberechnung Betrag: Zinsen in Prozent:

10.000,00 € 12%

Laufzeit in Monaten: Rate (am Monatsende): Insgesamt zu zahlen:

29 398,95 € -11.569,56 €

Jetzt können Sie beliebige Werte einsetzten: ¾ Ermitteln Sie die Werte für 20.000 und 300.000 € sowie für einen Zinssatz von nur 6 Prozent oder eine doppelt so lange Laufzeit.

10.1 Ein Sparbrief Ebenfalls mit RMZ gehen wir nun den umgekehrten Weg. Wir zahlen keine Schuld ab, sondern sparen. ¾ Das nächste Blatt für diese Übung verwenden. ¾ Tragen Sie ein, diesmal mit Jahren als Zeiteinheit: drei Jahre Laufzeit und 7% Zinsen:

Sparen mit RMZ Betrag: Zinsen in Prozent: Laufzeit in Jahren Rate (am Monatsanfang):

50.000,00 € 7% 3 -1.211,26 €

Errechnen Sie die Rate mit RMZ, diesmal ergibt dies einen negativen Wert.

¾ Was noch einzutragen ist: Anfangskapital Bw ist diesmal 0 und die Zahlung soll am Monatsanfang erfolgen. ¾ Versuchen Sie selbst, mit RMZ die monatliche Rate herauszubekommen. Kleine Varianten: ¾ Führen Sie obige Berechnung durch, aber in einer weiteren Zeile mit dem Anfangskapital von 10.000,- €. Also noch einmal RMZ. ¾ Wieviel haben Sie mit monatlich 90,-€ nach drei Jahren und 4% gespart?

78


4 4.. TTe eiill

Erweiterte Formatierungen

Kapitel

11 11. Ausblenden, Zeichnen 11.1 Ausblenden Zum Abschluß wie immer: wir formatieren die Kreditberechnung ansprechend, jetzt aber mit einer kleinen Erweiterung. Die vielen Linien aller nicht benutzten Zellen stören das Gesamtbild. Versuchen Sie es folgendermaßen: ¾ Markieren Sie die auf dem Bildschirm nicht benötigten Zeilen, ¾ dann als Hintergrundfarbe mit dem Farbeimer weiß auswählen. ¾ Auch die nicht benutzten Spalten markieren und weiß formatieren. Jetzt die Überschrift: ¾ Format-Zeile-Höhe: 28 pt Zeilenhöhe für die Überschrift. ¾ Markieren, rechte Maustaste und Zellen formatieren wählen. ¾ Stellen Sie ein: Schriftgröße auf 20 pt erhöhen, vertikale Ausrichtung über beide Spalten, Textfarbe dunkelblau. ¾ Bezeichnungen nun blau, Zahlen Magenta formatieren. ¾ Hintergrund für die Felder mit Werten hellgrün einstellen. ¾ Ergänzen Sie die Leerzeilen, um die Berechnung in übersichtliche Blöcke zu gliedern. So sollte es werden:


10.000,00 €

Zinsen in Prozent: Laufzeit in Monaten:

12% 29

Rate (Monatsende):

398,95 €


81

MS EXCEL XP

11. KAP.: AUSBLENDEN, ZEICHNEN

11.2 Zeichnen im Excel Für das Rechteck nehmen wir die Zeichenfunktionen von Excel zu Hilfe. ¾ Blenden Sie die Zeichenwerkzeuge mit dem Symbol ein:

Diagramm einfügen, Zeichenfunktionen.

Es erscheint die Symbolleiste Zeichnen:

Zeichnungselement markieren.

Organigramm, Clipart oder Bild einfügen.

WordArt Textfeld, daneben mit vertikalem Text.

Bei Zeichnen: nach vorn oder hinten setzen, drehen, AutoForm bearbeiten usw.

Linie, Pfeil, Rechteck, Ellipse (mit [Umschalt]Taste Kreis). Bei AutoFormen: spezielle Linien, Pfeile, Beschriftungsfelder usw.

Liniendicke und -typ.

Objekte räumlich erweitern. Hintergrund-, daneben Linien- und Textfarbe.

Tip: Maus auf einer Schaltfläche kurz nicht bewegen, dann wird die Bedeutung angezeigt. ¾ Zeichnen Sie ein Rechteck über die ganze Tabelle, ¾ dann Füllfarbe ausschalten. ª Dafür Rechteck anklicken und ª in der Zeichensymbolleiste beim Farbeimer ª kein Füllbereich wählen.

Die Zeichenleiste ausschalten: ♦ entweder das X an der Leiste oder ♦ auf das Symbol Zeichenwerkzeuge drücken. ª Mit diesem Symbol kann folglich die Zeichenleiste ein- und ausgeschaltet werden.

82


MS EXCEL XP


Weitere Formatierungen: Bei den Autoformen finden Sie zahlreiche vorgefertigte grafische Formen, z.B. ein Rechteck mit abgerundeten Ecken, ein Achteck, diverse Pfeile, Symbole für Flußdiagramme, Sterne und Banner. Rechteck mit abgerundeten Ecken.

Alle Autoformen können Sie nachträglich ändern: ♦ Abgerundete Ecken gehen nachträglich so: ª Rechteck anklicken, ª „Zeichnen-AutoForm ändern“ und bei ª Standardformen das abgerundete Rechteck wählen. Bei allen Autoformen können Sie Text ergänzen: ♦ Rechte Maustaste auf der Autoform und „Text hinzufügen“ wählen. ♦ Bei allen Autoformen finden Sie mittels der rechten Maustaste, dann „Autoform formatieren“ zahlreiche Einstellmöglichkeiten, z.B. diverse Füllmuster oder Farbverläufe.

Übung abschließen: ¾ Benennen Sie die Blätter passend um: Kredit, Berechnung, Kredit mit RMZ, Sparen mit RMZ. ¾ Drucken Sie die Tabelle aus. Anhand von dem Ausdruck die Tabelle fertig einstellen, da je nach Drucker das Ergebnis anders ausfällt.

Bei den perfekt eingestellten Excel-Vorlagen und professionellen ExcelArbeiten zur Präsentation oder Verwendung bei Kundengesprächen sind die nicht benötigten Zellen ausgeblendet und die eigentliche Tabelle farblich ansprechend gestaltet. Notizen:

.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

83

MS EXCEL XP


11.3 AutoFormat Neben den Vorlagen für neue Tabellen können Sie existierenden Tabellen voreingestellte Formatierungen zuweisen. Bisher haben wir Tabellen von Hand formatiert, um alle Einstellmöglichkeiten kennenzulernen. Excel kann Standardtabellen selbständig formatieren. Sollten die Tabellen Besonderheiten aufweisen, etwa mehrere Überschriften, können Sie weiterhin von Hand formatieren oder die automatische Formatierung nachbearbeiten. ¾ Öffnen Sie die Übung Telefonliste und wählen Sie: Format-AutoFormat. Dieses Fenster erscheint: Mit der Bildlaufleiste durchblättern und ein Muster durch Doppelklicken wählen, welches Ihnen gefällt.

Damit das Menü um die Optionen erweitern.

Beachten Sie diese Optionen: haben Sie z.B. die Breite und Ausrichtung bereits von Hand eingestellt, können Sie dies aus der Autoformatierung herausnehmen. ¾ Formatieren Sie die Telefonliste mit der AutoFormat-Funktion neu. Probieren Sie mehrere unterschiedliche Muster aus. Mit Rückgängig können Sie Formatierungen komplett entfernen.

84


Kapitel

12 12. Die Excel-Vorlagen Von Excel gibt es für Standard-Anwendungsfälle wie diese Rechnung vorbereitete Tabellenvorlagen. Diese brauchen Sie nur mit Ihren Daten auszufüllen und, falls erforderlich, geringfügig anzupassen.

12.1 Der Aufgabenbereich Bei allen Office XP-Versionen gibt es rechts den Aufgabenbereich. Dieses Andockfenster ist nach dem Start von Excel eingeblendet und verschindet, sobald Sie eine Arbeitsmappe geöffnet haben. ♦ Den Aufgabenbereich können Sie jederzeit mit Ansicht-Aufgabenbereich ein- oder ausblenden. Im Aufgabenbereich sind ausgewählte Aktionen vorhanden, z.B. können Sie hier nicht nur Ihre zuletzt bearbeitete Datei öffnen, sondern auch mit einer Vorlage eine neue Mappe beginnen. ♦ Beim Aufgabenbereich kann auch auf diverse andere Ansichten, z.B. zur Zwischenablage, umgeschaltet werden.

Ihre letzten Arbeiten erneut öffnen. Andere Mappen öffnen, der Ordner „Eigene Dateien“ ist voreingestellt. Als neue Datei öffnen. Genauso könnten Sie die Datei normal öffnen und mit Datei-Speichern unter unter einem anderen Dateinamen speichern. Hiermit eine Vorlage öffnen. Allgemeine Excel-Vorlagen oder eine beliebige Website oder auf der Microsoft-Homepage nach Vorlagen suchen.


85

MS EXCEL XP

12. KAP.: DIE EXCEL-VORLAGEN

12.1.1 Die Zwischenablage Am oberen Rand des Aufgabenbereichs können Sie den anzuzeigenden Inhalt wechseln. Mittels diesem kleinen Pfeil klappt das Auswahlmenü auf, in dem Sie zur Zwischenablage oder dem Suchen-Fenster oder dem Menü, um Cliparts einzufügen, wechseln können.

♦ Zwischenablage: hier können die zuletzt kopierten Elemente (bis zu 24) erneut durch Doppelklicken eingefügt werden. ª Die Zwischenablage können Sie schnell starten, indem Sie zweimal [Strg]-c drücken. ♦ Suchen: das normale Suchen Menü wie im Windows bei Start-SuchenDateien und Ordner. ª Wenn Sie *.xls eintragen, werden nur Excel-Dateien gesucht. ª Der * steht für einen beliebigen Dateinamen, gefolgt von der Dateiendung für Excel-Dateien xls nach einem Punkt zur Trennung.

12.1.2 ClipArts ♦ ClipArts einfügen: die beigefügten oder andere ClipArts werden zunächst gesucht, weshalb einmalig „Suchen“ zu drücken ist, können dann mittels kleiner Vorschaubildchen komfortabel eingefügt werden. Sie können Bilder auf viele Arten einfügen: einfach auf das Bild klikken, rechte Maustaste darauf, dann Einfügen oder in das Tabellenblatt hinüberziehen. Eingefügte ClipArts können Sie mit gedrückter linker Maustaste verschieben oder, wenn angeklickt und dadurch markiert, an den Anfasserpunkten am Rand in der Größe ändern.

86


MS EXCEL XP


12.2 Vorlage auswählen Dieses Fenster ermöglicht die Auswahl einer Vorlage: Auf der ersten Karteikarte Allgemein finden Sie nur die Vorlage für unsere leere Arbeitsmappe. Darum weiter zu der Karteikarte Tabellenvorlagen.

Rechnung Wählen Sie die Rechnungsvorlage durch Doppelklicken aus.

Nach OK dürfen Sie wieder einmal die Office XP-CD einlegen, damit die Vorlage von der CD installiert werden kann. Die Vorlage enthält Makros. Makros könnten Viren enthalten. Darum erscheint möglicherweise eine Warnmeldung. Da in diesem Fall wir eine Original-MS-Datei öffnen, können Sie mit einiger Sicherheit die Makros aktivieren, damit alles bei der Vorlage funktioniert. Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

87

MS EXCEL XP


12.3 Umgang mit einer Vorlage Ein paar kleine Tips, wie die Vorlagen aufgebaut sind. Denn die Grundelemente kennen Sie bereits. ¾ Öffnen Sie die Rechnungsvorlage. Ihre Firmendaten eingeben. Mit Doppelklikken läßt sich das Feld zur Korrektur öffnen.

Darum schaut es so gut aus: Nicht benutzte Zellen sind mit der Hintergrundfarbe weiß formatiert. Gezeichnete Linien zur Gestaltung.

Anklicken und Daten eingeben. ♦ Dieses zweite Blatt Rechnung ist geschützt, so daß hier nur die Daten (Kundenadresse und Bestellung) eingegeben werden können. Wenn Sie das Formular ändern wollen, ist bei dem Befehl ExtrasSchutz der Blattschutz aufzuheben. Das ist auch schon notwendig, wenn Sie z.B. die Schriftgröße des Firmenlogos ändern wollen. ª Nach den individuellen Anpassungen könnten Sie mit Extras-SchutzBlatt schützen das Formular wieder fixieren. ♦ Schattierte Felder (hier bei GESAMT) enthalten Formeln, folglich hier nichts von Hand eingeben! ª Die Formel enthält eine Wenn-Bedingung, damit nur gerechnet wird, wenn ein Artikel eingetragen ist. Klicken Sie einfach eine Zelle bei GESAMT an, damit Sie die Formel sehen. ª Die Funktionsweise der Wenn-Bedingung wird auf Seite 117 erläutert.

88


MS EXCEL XP


12.4 Die Daten Füllen Sie die Rechnung mit Daten aus. Das aktuelle Datum kann mit [Strg]-. (Punkt) gesetzt werden.

Manchen Feldern ist ein Kommentar mit Informationen hinterlegt.

Hier haben wir noch DM. ¾ Ändern Sie die Währung in Euro, indem Sie die gesamte Spalte „Einzelpreis“ und „Gesamt“ markieren und dann das EuroWährungssymbol anklicken, danach ebenso für die abschließende Summenberechnung. ¾ Tragen Sie unten bei „Weitere Anmerkungen“ die Zahlungsfristen ein, z.B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“ und bei „Schlußgruß“ eine Bankverbindung.

12.4.1 Daten speichern Eine einfache praktikable Methode, wenn Sie die Daten speichern wollen, ist es, daß Sie in einer Rechnung alle Artikel eingeben und diese Rechnung als neue Vorlage speichern. ♦ Die nicht benötigten Artikel können gelöscht und die Stückzahl angepaßt werden, um neue Rechnungen zu erstellen. Diese Methode ist einfach, aber natürlich nur für wenige Artikel geeignet. Für umfangreiche Artikelstämme ist ein Datenbankprogramm besser geeignet, so daß wir hierfür auf unsere Bücher zu MS Access verweisen können. Damit Sie sehen, wie Sie eigene Vorlagen erstellen können, werden wir dies im folgenden vorstellen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

89

MS EXCEL XP


12.5 Blatt schützen Wenn alle Daten eingegeben sind und das Tabellenblatt gemäß Ihren Vorstellungen eingerichtet ist,, könnten Sie das Blatt erneut schützen, damit spätere Anwender nur noch Daten eingeben oder löschen können. ¾ Das geht bei mit Extras-Schutz-Blatt schützen. Sie können wählen, welche Aktionen späteren Anwendern erlaubt sein sollen.

Wenn Sie ein Kennwort eingeben, läßt sich der Blattschutz nur mittels diesem Kennwort aufheben.

Wenn Sie hier z.B. noch „Zeilen löschen“ ankreuzen, dürfen Anwender Zeilen löschen. Nicht angekreuzte Aktionen lassen sich nur ausführen, wenn der Blattschutz aufgehoben wurde.

12.6 Daten schützen Der Blattschutz ist jedoch kein Universalmittel gegen unberechtigten Datenzugriff. Von anderen Programmen lassen sich die Daten öffnen, im Excel z.B. in andere Mappen kopieren. Wenn Sie vertrauliche Daten vor unberechtigtem Zugriff schützen wollen, gibt es diese Methoden: ♦ Bildschirmschoner mit Kennwort verhindern, daß unbefugte bei Abwesenheit Ihrem Computer benutzen können. Einzustellen im Windows bei Start-Systemsteuerung-Anzeige auf der Karteikarte Bildschirmschoner. ♦ Im Netzwerk nur Ordner freigeben, auf die andere zugreifen dürfen, sensible Daten in anderen Ordnern speichern. ♦ Echte Sicherheit bieten nur Verschlüsselungsprogramme, die die Daten codieren und verhindern, daß diese von anderen gelesen werden können.

90


MS EXCEL XP


12.7 Als Vorlage speichern Wenn alles fertig eingerichtet und die Daten eingeben sind, können Sie mit dem Befehl Datei-Speichern unter die Rechnung als neue Vorlage speichern.

2

Wenn Sie unten den Dateityp „Mustervorlage“ gewählt haben, wechselt Excel automatisch zu dem Ordner Templates, in dem auch die anderen Vorlagen gespeichert sind, damit die neue Vorlage bei dem Aufgabenbereich-Vorlagen erscheint und ausgewählt werden kann.

1 Schalten Sie bei Dateityp auf Mustervorlage um.

Vergessen Sie selbsterstellte Vorlagen nicht bei Ihrer Datensicherung! Anschließend können Sie die Vorlage im Aufgabenbereich (ggf. mit AnsichtAufgabenbereich einschalten) bei den „Allgemeinen Vorlagen“ auswählen.

Sollte die Vorschau nicht erscheinen, bei Datei-Eigenschaften auf der Karteikarte Zusammenfassung „Vorschaugrafik“ ankreuzen.


91

Kapitel

13

13. Formatvorlagen in Excel

♦ Formatvorlagen sind eine sehr große Arbeitserleichterung: ª Statt jede Überschrift einzeln zu markieren und dann einzustellen (Schriftart und -größe, Text- und Hintergrundfarbe usw.) wird alles ª nur einmal in der Formatvorlage namens Überschrift eingestellt. ª Bei einer neuen Tabellenüberschrift schalten Sie auf diese Formatvorlage um und alle Formatierungen sind da! Wir werden die Formatvorlagen praxisnah anhand einer Immobilienfinanzierung erkunden: ¾ Erstellen Sie die folgende Tabelle, ¾ beginnen Sie dabei in der dritten Zeile und zweiten Spalte: Mit [Alt]-[Return] eine neue Zeile beginnen. Aufwendungen 3-Zimmer-Wohnung Nr. 604 ca. 81,65 m² inkl. TG-Stellplatz Nebenkosten ca. Bauzeitzinsen (ca.) Gesamtaufwand Eigenkapital Bruttofinanzbedarf

Ganze Spalte markieren und Währungsformat bestimmen. 384.000,00 €

=C4

14.079,00 € 7.000,00 €

=C5 =C6

405.079,00 € 30.000,00 € 375.079,00 €

=Summe(C4, C5, C6) =C9 =Summe(C8-C9)

¾ Markieren Sie die nicht benötigten Zeilen und Spalten und blenden Sie diese mit Hintergrundfarbe weiß aus.

13.1 Eine neue Formatvorlage Aufwendungen soll nun die erste Hauptüberschrift werden: ¾ Aufwendungen anklicken, dann ¾ Format-Formatvorlage wählen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

93

MS EXCEL XP

13. KAP.: FORMATVORLAGEN IN EXCEL

Tragen Sie hier anstelle Standard den Namen der neuen Formatvorlage ein: Überschrift 1, dann Hinzufügen drücken.

An dieser Stelle werden die aktuellen Einstellungen der Formatvorlage übersichtlich angezeigt.

13.1.1 Formatvorlage einstellen Jetzt gibt es die neue Formatvorlage, die noch genauso wie Standard formatiert ist. ¾ Im obigen Menü nun auf Ändern drücken. Es erscheint das Menü, welches Sie bisher bei Format-Zeichen aufgerufen haben. Nur daß die jetzt vorgenommenen Änderungen für die Formatvorlage gelten:

Beachten Sie die verschiedenen Karteikarten.

Stellen Sie folgendes ein: ¾ Schrift fett und zwei Punkte größer als der restliche Text und ¾ Hintergrundfarbe (bei Muster) hellblau, zwei Linien oben und unten dunkelblau (Karteikarte Rahmen). ¾ Dann mit OK Menü verlassen.

94


MS EXCEL XP


13.1.2 Formatvorlage ändern Sie können das Formatvorlagen-Menü jederzeit erneut öffnen und die Formatvorlage anders einstellen. Alle Texte, denen diese Formatvorlage zugewiesen ist, werden anschließend automatisch aktualisiert. ♦ Ganz komfortabel kommen Sie in das Menü mit der Tastaturabkürzung [Alt]-t-v. ª Das müssen Sie sich nicht sofort merken, da bei dem Befehl Format das t unterstrichen ist, bei Formatvorlage das v. ª Mit [Alt] können Sie somit mittels der unterstrichenen Buchstaben auch Menübefehle ausführen.

13.1.3 Zellen verbinden ¾ Die Überschrift und die nächste Zelle markieren, dann das Symbol für Zellen verbinden wählen.

13.2 Formatvorlage zuweisen Nach drei Leerzeilen geht es mit der Tabelle weiter: ¾ Ergänzen Sie:

Erwar tete Mieteinnahmen Wohnung + TG-Stellplatz

14.442,00 €

Ausgaben aktueller Zinssatz Zinsen Verwaltungsgebühren und nicht umlagefähige Nebenkosten Summe Ausgaben

7,2% 27.005,69 € =Bruttofinanzbedarf x Zinssatz 1.038,00 € 28.043,69 € =Zinsen + Verwaltungsgebühren

Erwartete Mieteinnahmen und Ausgaben sollen nun ebenfalls als Überschriften formatiert werden. Jetzt sehen Sie den Vorteil der Formatvorlagen, denn jedes umständliche Einstellen entfällt. ¾ Klicken Sie Ausgaben an und erstellen Sie eine neue Formatvorlage mit dem Namen Überschrift 2. ¾ Stellen Sie eine etwas kleiner Schrift ein als bei der Überschrift 1.


95

MS EXCEL XP


13.2.1 Schaltfläche ergänzen Allerdings ist die Schaltfläche für die Formatvorlagen bei Excel normalerweise noch nicht eingeblendet. Die Schaltfläche für Formatvorlagen schalten Sie so ein: ¾ Extras-Anpassen drücken und auf der Karteikarte Befehle ¾ aus der Kategorie Format die Schaltfläche für ¾ Formatvorlagen in die obige Symbolleiste vor die Schriftart ziehen.

Diese Schaltfläche nach oben in die Symbolleiste ziehen. Am besten vor die Schriftart und Schriftgröße.

So sollte es werden, kompatibel zu MS Word:

¾ Klicken Sie jetzt auf die Überschrift, dann auf anderen Text oder die Formeln und ¾ beobachten Sie, wie dabei in der neuen Schaltfläche die jeweilige Formatvorlage angezeigt wird.

13.2.2 Formatvorlage wechseln ¾ Klicken Sie „Summe Ausgaben“ an, dann mittels der neu eingeblendeten Schaltfläche für Formatvorlagen auf die Formatvorlage Überschrift 2 umschalten.

96


MS EXCEL XP


Mit Formatvorlagen sind selbst sehr lange Tabellen schnell und einfach formatiert:

Aufwendungen 3-Zimmer-Wohnung Nr. 604 ca. 81,65 m² inkl. TG-Stellplatz Nebenkosten ca. Bauzeitzinsen (ca.)

384.000,00 €

Gesamtaufwand Eigenkapital Bruttofinanzbedarf

405.079,00 € 30.000,00 € 375.079,00 €

14.079,00 € 7.000,00 €

Erwartete Mieteinnahmen Wohnung + TG-Stellplatz

14.442,00 €

Ausgaben aktueller Zinssatz Zinsen Verwaltungsgebühren und nicht umlagefähige Nebenkosten Summe Ausgaben

7,2% 27.005,69 € 1.038,00 € 28.043,69 €

Wenn Sie die Formatvorlage nachträglich ändern, werden alle Zellen in dieser Arbeitsmappe, denen diese Formatvorlage zugewiesen wurde, automatisch aktualisiert. Das ist die Voraussetzung, um längere Tabellen rationell einzustellen. Auch wenn Tabellen auf mehrere Tabellenblätter verteilt sind, ist es mit den Formatvorlagen kein Problem mehr, alle einheitlich einzustellen. Eine Alternative zu den Formatvorlagen bietet der Befehl „Format übertragen“ (siehe Seite 50) oder die Möglichkeit, Tabellen von Excel mit Tabelle-AutoFormat automatisch formatieren zu lassen (vgl. S. 84)

13.3 Die Zahlen formatieren Ist es Ihnen schon aufgefallen, daß bei den Zahlen die Formatvorlage Euro verwendet ist? Auch hier benutzt Excel die Formatvorlagen. Wir hatten die Formatvorlage Euro nebenbei zugewiesen, als wir die Zellen mit dem Währungssymbol für den Euro eingestellt haben. Daraus resultiert, daß wir alle €-Zahlen über die Formatvorlage automatisch einstellen können, und diese Chance nutzen wir sogleich. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

97

MS EXCEL XP


¾ Stellen Sie für die Formatvorlage Euro Schriftfarbe dunkelblau ein. Dafür ist auch bei Schriftart ein Häkchen zu setzen, damit diese Einstellungen in der Formatvorlage gespeichert werden.

Jede Formatvorlage basiert auf der Formatvorlage Standard, so daß nur gemeldet wird, was gegenüber Standard geändert wurde.

¾ Beachten Sie, wie alle Euro-Währungszellen einheitlich geändert werden. Allerdings bleibt der Zinssatz schwarz, da diesem Wert das Prozent-Format zugewiesen wurde. Damit gilt die Formatvorlage Prozent, die Sie ebenfalls ändern können: entweder auch blau oder in einer Kontrastfarbe, damit dieser Wert auffällt. Die Formatvorlage Euro ist neu und eigens für den Euro eingerichtet. Für anderen Währungen gibt es noch die Formatvorlage Währung, weitere Formatvorlagen für andere Währungen oder Texteinstellungen können Sie wie beschrieben ergänzen.

13.4 Vorteile der Formatvorlagen ♦ Auch längere Tabellen können ohne riesengroßen Aufwand jederzeit anders formatiert werden (ohne Formatvorlagen müßten Sie wieder jede Überschrift anklicken und einzeln ändern!). ♦ Ein einheitliches Erscheinungsbild. Beim Formatieren von Hand wird gelegentlich ein verkehrter Wert eingestellt oder eine Zelle übersehen.

98


5 5.. TTe eiill

Erweiterte Anwendungen

Kapitel

14 14. Eine Versuchsreihe Für wissenschaftliche Auswertungen stellt Excel ebenfalls einige Funktionen bereit: Runden, höchster oder kleinster Wert, Standardabweichung usw. Beispiel: Ein Reifenhersteller möchte ein neues Profil testen. Damit die Daten vergleichbar sind, wurden jeweils sechs Werte auf trockener, gerader Teststrecke ermittelt.

Versuchsauswertung Reifen Profil A Geschwindigkeit Test 1 Test 2 Test 3 Test 4 Test 5 Test 6

30 4,23 4,37 4,96 5,96 4,45 4,34

50 12,25 13,88 13,28 12,95 13,74 12,84

60 22,85 20,32 21,45 20,02 22,55 21,94

70 43,87 41,52 39,65 46,17 40,47 41,27

100 84,98 74,55 77,94 85,83 77,94 72,94

14.1 Auswertung mit Excel Bei jeder Versuchsauswertung stellt sich sofort die Frage nach dem jeweiligen Mittelwert, und, besonders weil Excel das automatisch herausfindet, nach dem größten und kleinsten Meßwert. Denn wenn ein Wert sehr stark von dem Mittelwert abweicht, ist das oft ein Hinweis auf einen Meßfehler, z.B., daß ein Wert falsch abgelesen wurde. Vorgehen: ♦ Wir werden einmal bei Tempo 30 die Formeln eingeben, diese anschließend in die weiteren Spalten mit der Maus kopieren. ♦ Zellen anklicken, Formelmenü starten, gewünschte Formel wählen und dann die Werte mit der Maus angeben. Alle Formeln finden Sie im Funktionsassistenten bei der Kategorie Statistik: ¾ -Anzahl, ¾ -Min oder Max (kleinster oder größter Wert), ¾ -Mittelwert und die Standardabweichung Stabwn. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

101

MS EXCEL XP

14. KAP.: EINE VERSUCHSREIHE

So sollte es werden: Geschw. Test 1 Test 2 Test 3 Test 4 Test 5 Test 6

30 4,23 4,37 4,96 5,96 4,45 4,34

50 12,25 13,88 13,28 12,95 13,74 12,84

60 22,85 20,32 21,45 20,02 22,55 21,94

70 43,87 41,52 39,65 46,17 40,47 41,27

100 84,98 74,55 77,94 85,83 77,94 72,94

Anzahl Min Max

6 4,23 5,96

6 12,25 13,88

6 20,02 22,85

6 39,65 46,17

6 72,94 85,83

Mittelwert 4,7183333 13,156666 21,521666 42,158333

79,03

Standardabw 0,6020912 0,5543364 1,0568099 2,2121664 4,8507250 Bei Anzahl wird auch die Geschwindigkeit mitgezählt, ab Min werden die obenstehenden Werte nicht mehr automatisch erkannt, da eine Formel und Leerzeile voransteht. Darum ist der Bereich mit gedrückter Maustaste anzugeben. Anzahl:

Entweder gleich in der Formelmaske die richten Werte mit gedrückter Maustaste angeben oder

nachträglich die Formelzeile mit Doppelklicken öffnen und den Markierungsrahmen für die Werte an den Anfasserpunkten verschieben, damit die Geschwindigkeit nicht mit gezählt wird.

Beachten Sie, daß Excel praktisch alle Berechnungsmöglichkeiten bietet, z.B. Median oder geometrisches Mittel, Varianz usw.

102


MS EXCEL XP

14. KAP.: EINE VERSUCHSREIHE

14.2 Runden Folgendes Problem stellt sich ein: der Mittelwert und die Standardabweichung werden mit zu vielen Nachkommastellen angezeigt. Hier müssen wir runden. ¾ Markieren Sie den ersten Mittelwert 4,71833333 und drücken Sie ¾ dieses Symbol mehrmals, um die Stellen nach dem Komma zu reduzieren.

¾ Jetzt haben Sie nur noch 4,72. Wählen Sie das andere Symbol, um Dezimalstellen wieder hinzuzufügen. Die ursprünglich genaue Zahl ist folglich noch vorhanden. ¾ Jetzt die ganze Zeile markieren und alle Werte bis auf zwei Stellen nach dem Komma reduzieren. Beobachten Sie, wie Excel richtig auf- oder abrundet. ¾ Noch einmal den gleichen Vorgang für die Standardabweichung.

14.3 Formeln kopieren Anschließend können Sie die fertig eingestellten Formeln nach rechts kopieren. Sie könnten markieren, kopieren und in die folgenden Zellen einfügen, aber es geht mit der Maus noch rationeller.

Sie können alle Felder mit Formeln markieren und dann an dem unteren Anfasser nach rechts ziehen.

Dabei wird die Funktion Bearbeiten-Ausfüllen-rechts ausgeführt. Klicken Sie einige Zellen an, um sich davon zu überzeugen, daß immer die Werte aus der aktuellen Spalte zur Berechnung herangezogen werden.


103

Kapitel

15 15. Ein Diagramm erstellen Im letzten Kapitel noch ein schönes und buntes Thema. Im Excel können wir aus Daten Diagramme erstellen lassen. Damit läßt sich eine Meßreihe anschaulich darstellen und es können Daten, z.B. bei einer Besprechung oder Präsentation vorgeführt werden (das Paradebeispiel: Umsatzsteigerung der Firma oder die Verkaufszahlen der Niederlassungen). Wir bleiben bei unserer Versuchsreihe: ¾ Wählen Sie Einfügen-Diagramm oder das abg. Symbol. ¾ In dem erscheinenden Menü einen Diagrammtyp auswählen. Für diese Versuchsauswertung bietet sich folgendes Linienschema an:

Linie

In dem nächsten Fenster nach Weiter sollen Sie die Daten für das Diagramm markieren. Das können Sie mit der Maus, indem Sie einen Rahmen um die Daten ziehen. Es ist dabei hilfreich, daß Menü zu verschieben, damit die Daten zugänglich sind, und es könnte sogar auf ein anderes Tabellenblatt gewechselt werden, um von dort Daten aufzunehmen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

105

MS EXCEL XP

15. KAP.: EIN DIAGRAMM ERSTELLEN

¾ Markieren Sie die Zellen mit den Daten (siehe nächste Abb.). ª Auch die Geschwindigkeitszeile und die Spalte Test 1 bis Test 6 ist mit zu markieren, wenn die Überschriften im Diagramm erscheinen sollen. ª Sie können mehrmals korrigieren, indem Sie den Rahmen neu ziehen. Geschwindigkeit Test 1 Test 2 Test 3 Test 4 Test 5 Test 6

30 4,23 4,37 4,96 5,96 4,45 4,34

50 12,25 13,88 13,28 12,95 13,74 12,84

60 22,85 20,32 21,45 20,02 22,55 21,94

70 43,87 41,52 39,65 46,17 40,47 41,27

100 84,98 74,55 77,94 85,83 77,94 72,94

Nach „Weiter“ erscheint eine Vorschau: An der Vorschau ist zu erkennen, daß das Diagramm noch nicht richtig eingestellt ist.

Unsere Versuchsreihen sind in den Zeilen angeordnet, also umschalten.

An der Vorschau sind zwei Fehler ersichtlich: ¾ Unsere Versuchsreihen sind in Zeilen angeordnet, also umschalten, ¾ außerdem ist die Zeile mit den Geschwindigkeits-Überschriften noch als Datenreihe angegeben.

106


MS EXCEL XP


Letzteres können Sie auf der Karteikarte Reihe korrigieren:

Die Geschwindigkeitsreihe anklicken und die Schaltfläche „Entfernen“ drücken, damit diese Zeile nicht mehr als Datenreihe gilt. Geschwindigkeit

Hier klicken, dann Geschwindigkeiten von 30 bis 100 markieren, damit diese bei der X-Achse als Beschriftung erscheinen.

Es folgt nach „Weiter“ das Einstellmenü, in dem die restlichen Optionen, z.B. die Beschriftungen der Achsen, angegeben werden können. ¾ Geben Sie die Achsenbeschriftungen wie abgebildet an. Evtl. bei Gitternetzlinien die senkrechten Hilfslinien einschalten:

Auf der Karteikarte Gitternetzlinien können Sie auch vertikale Hilfslinien setzen.


107

MS EXCEL XP


♦ Beachten Sie, daß Sie ª jederzeit mit zurück zum vorigen Menü zurückblättern können, um dort Änderungen vorzunehmen. ª Drücken Sie auf Fertigstellen, so werden alle weiteren Menüs übersprungen. Es gelten folglich die Standardeinstellungen. ª Mit Abbrechen oder [Esc] war alles umsonst. Das Menü wird ohne jede Auswirkung abgebrochen.

15.1 Als neues Blatt ¾ Mit Weiter werden Sie abschließend gefragt, ob das Diagramm auf das aktuelle oder auf ein neues Tabellenblatt eingefügt werden soll:

Das Diagramm auf ein neues Blatt einfügen. Das neue Tabellenblatt erhält den hier angegebenen Namen.

Das Diagramm auf ein bereits existierendes Blatt einfügen. ♦ Mit der ersten Option wird ein neues Tabellenblatt eingefügt, das den Namen Diagramm1 erhalten würde. ♦ Mit der zweiten Option würde das Diagramm als verschiebbares Objekt auf dem ausgewähltem Tabellenblatt eingefügt. Wir wollen das Diagramm gleich auf dem ersten Tabellenblatt erstellen, die Daten sollen auf das zweite Blatt. ¾ Wählen Sie deshalb die erste Option „Als neues Blatt“ und tragen sie als Name „Diagramm“ ein. ¾ Weiter nicht mehr möglich, damit wird mit Fertigstellen die Grafik auf dem neuen Blatt eingefügt. ¾ Benennen Sie das Blatt „Tabelle 1“ in „Daten“ um und ziehen Sie das neue Blatt „Diagramm“ an die erste Stelle, damit das Diagramm sofort nach dem Öffnen der Mappe sichtbar ist.

Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................

108


MS EXCEL XP


So wird es mit Excel:

Die Maus kurze Zeit auf einem Datenpunkt ruhen lassen, dann werden dessen Werte angezeigt.

Wenn Sie das Diagramm anklicken, können Sie an den Anfasserpunkten die Größe ändern, z.B. an dem mittleren Anfasser das Diagramm verbreitern.

15.2 Diagramm korrigieren Sie können ein Diagramm auf zwei Wegen nachträglich ändern. Entweder mit der Diagramm-Symbolleiste, die erscheint, sobald Sie das Diagramm anklicken: Legende. Eine andere Diagrammform.

Hier auswählen, was eingestellt werden soll, z.B. Diagrammfläche oder -titel,

Werte zusätzlich einblenden.

Textrichtung geht nur, wenn eine Beschriftung angeklickt ist.

dann dazu hiermit das Eigenschaftsfenster einblenden.

Nachträglich umschalten: Daten in Zeilen oder Spalten.


109

MS EXCEL XP


oder mit den Befehlen: ♦ Rechte Maustaste auf Diagramm und einige Befehle erscheinen, um das Diagramm zu formatieren, z.B. können Sie ª bei Diagrammtyp eine andere Diagrammform wählen oder ª bei Diagramm-Optionen Beschriftungstexte ergänzen. ♦ Beschriftungen können angeklickt und korrigiert oder mit [Entf] gelöscht werden. ♦ Doppelklicken auf die Beschriftungen öffnet ein Menü, in dem die Zahlen formatiert werden können.

15.3 Werte ergänzen oder löschen ¾ Ergänzen Sie folgende Daten für Tempo 130 und 200: 130 150,57 145,99 177,45 154,79 170,84 180,38

200 342 355 323 366 347 381

Jetzt müssen wir diese Werte in das Diagramm aufnehmen. Das geht bei Excel mit der hierfür vorgesehenen Funktion „Diagramm-Daten hinzufügen.“ Noch einfacher geht es, wenn sich das Diagramm auf dem gleichen Tabellenblatt wie die Daten befindet. ¾ Sobald Sie das Diagramm anklicken, erscheint ein blauer Markierungsrahmen, der anzeigt, welche Daten für das Diagramm verwendet werden:

An diesen Punkten können Sie den Rahmen mit der Maus eine Spalte weiter zu 130 ziehen. Die neuen Daten werden automatisch in das Diagramm aufgenommen. So können Sie ebenfalls Daten entfernen, indem Sie den Rahmen verkleinern.

Der Markierungsrahmen erscheint nur, wenn sich das Diagramm auf dem gleichen Tabellenblatt wie die Daten befindet! Hinweis: Die Werte entsprechen tatsächlichen Meßwerten, was durch folgenden physikalischen Hintergrund erklärt wird: doppelte Geschwindigkeit bedeutet vierfache Energie, damit viermal so langen Bremsweg.

110


MS EXCEL XP


15.4 Achsenbeschriftungen Wenn Sie neue Werte aufnehmen, kann es passieren, daß die Geschwindigkeitseinheit durch 1, 2, 3 ..6 für Test 1, Test 2 usw. ersetzt wird. Wie Sie die Werte für die X-Achse vorgeben, ist schwierig zu finden, darum hier ein Hinweis. ♦ Wenn Sie das Diagramm anklicken und dann DiagrammDatenquelle wählen, können Sie wieder zur zweiten Karteikarte Reihe wechseln und dort bei „Beschriftung der Rubrikenachse“ die Geschwindigkeitswerte mit gedrückter Maustaste aus der Datentabelle markieren.

15.5 Abschlußübung Die Umsätze einiger Filialen sollen grafisch dargestellt werden: 2000 2001 2002

München 1.245.000,00 € 2.564.546,00 € 3.165.547,00 €

Berlin 2.657.885,00 € 2.146.455,00 € 2.254.454,00 €

Frankfurt 2.146.443,00 € 1.944.355,00 € 1.745.464,00 €

Führen Sie folgendes durch: ¾ Lassen Sie den höchsten Wert von allen drei Filialen ermitteln, ebenso den niedrigsten Betrag. ¾ Formatieren Sie die Tabelle ansprechend. ¾ Stellen Sie die Werte grafisch in einem Diagramm dar (siehe Beispiel). Schalten Sie um zu einigen anderen Darstellungsformen, um diese auszuprobieren. Rechte Maustaste, Achse formatieren und auf der Karteikarte Skalierung „Tausende“ wählen.

Rechte Maustaste, Achse formatieren und auf der Karteikarte Skalierung die umgekehrte Reihenfolge, damit die kleinsten Werte vorne sind.


111

Kapitel

16 16. Weitere Übungen Zum Abschluß noch einige Übungen, um den Stoff zu vertiefen und um einige neue Formeln vorzustellen.

16.1 Eine Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung Meier, Anton Abrechnung vom 01.06.97 16% MwSt. Datum 01.06.97 Taxi 02.06.97 TÜV 03.06.97 Ikea 04.06.97 DB

Name

bis 17.06.97

Netto 13,04 € 130,43 € 100,00 € 141,74 €

MwSt 16% 2,09 € 20,87 € 16,00 € 22,68 €

Brutto 15,13 € 151,30 € 116,00 € 164,42 €

17,22 € 20,87 € 233,04 € 58,26 € 318,62 €

2,76 € 3,34 € 37,29 € 9,32 € 50,98 €

19,98 € 24,21 € 270,33 € 67,58 € 369,60 €

12.06.97 Taxi 13.06.97 Pizza 14.06.97 Mitropa 15.06.97 Stellplatz 16.06.97 Benzin 17.06.97 Telekom Summe:

8,61 € 33,04 € 13,83 € 4,35 € 47,83 € 346,96 € 1.487,84 €

1,38 € 5,29 € 2,21 € 0,70 € 7,65 € 55,51 € 238,05 €

9,99 € 38,33 € 16,04 € 5,05 € 55,48 € 402,47 € 1.725,89 €

7% MwSt. Datum Name 05.06.97 Fachbücher 11.06.97 Bertelsmann Summe:

Netto 35,51 € 378,50 € 414,01 €

MwSt 7% 2,49 € 26,50 € 28,99 €

Brutto 38,00 € 405,00 € 443,00 €

Summe insg.: Vorsteuer 7%: Vorsteuer 16%:

1.901,85 € 28,98 € 238,05 €

06.06.97 Taverne 07.06.97 Taxi 08.06.97 DB 09.06.97 Benzin 10.06.97 Telekom


113

MS EXCEL XP

16. KAP.: WEITERE ÜBUNGEN

Erstellen Sie diese Reisekostenabrechnung. Einige Hinweise: ♦ Für jeden Monat kann ein neues Blatt verwendet werden, der Jahresabschluß folgt auf einem weiteren Blatt, dann wird mit Datei-Speichern unter eine neue Mappe für das nächste Jahr angefangen. ♦ Meistens haben Sie Bruttobeträge auf den Quittungen, so daß sich folgende Formeln ergeben: ª für MwSt 16%: Betrag/116*16, ª netto ist dann der Betrag minus MwSt. ♦ Ist ein Nettobetrag einzutragen: Nettobetrag*16% für die MwSt. ♦ Getrennte Tabellen für 16- und 7%-MwSt und eine abschließende Summendarstellung.

16.2 Währungstabelle Auch mit dem Euro gibt es noch genügend andere Währungen. Kein Problem mit Excel. Zuerst eine Angabe mit den aktuellen Kursen.1

Währungen aktuelle Werte: 1 US Dollar = 1 Japanischer Yen = 1 chinesischerYuan =

1,14601€ 0,008512€ 0,13863€

1€= 1€= 1€=

€/Währung 0,87259 $ 117,4812 ¥ 7,21345 Y

Der Kehrwert: 1 / 1,14 usw. € 1,00 € 2,00 € 3,00 € 4,00 € 5,00 € 6,00 € 7,00 € 8,00 € 9,00 € 10,00 € 250,00 €

Dollar 0,8726 1,7452 2,6178 3,4904 4,3630 5,2356 6,1081 6,9807 7,8533 8,7259 218,1482

Yen 117,4812 234,9624 352,4436 469,9248 587,4060 704,8872 822,3684 939,8496 1057,3308 1174,8120 29370,3008

Yuan 7,2134 14,4269 21,6403 28,8538 36,0672 43,2807 50,4941 57,7076 64,9210 72,1345 1803,3615

Umrechnungsfaktor * €. Den Umrechnungsfaktor vor dem Kopieren mit vorangestellten Dollarzeichen $E$3*A5 absolut setzen, damit dieser beim Kopieren nicht verändert wird.

♦ Da Formeln eingetragen sind, brauchen Sie die Liste nicht endlos zu verlängern, sondern nur in der linken Spalte den gewünschten €Betrag eintragen, und Sie erfahren den errechneten Wert in den anderen Währungen.

1

www.oanda.com/convert/classic

114


MS EXCEL XP


16.3 Notenauswertung mit SVerweis Ein Beispiel aus der Schule. Da wir drei Tabellen benötigen, werden die Zellenbezeichnungen in Klammern (X?) angegeben. Zunächst wird der Notenschlüssel festgelegt (Tabelle von B4 bis D11):

Die Namensliste mit der erreichten Punktezahl.

Hier tragen wir als Formel einen SVERWEIS ein. Die Funktion SVERWEIS finden Sie im Funktionsassistenten bei „Matrix“ und natürlich bei „Alle“. Die Formel-Maske:

Die Werte C7 bis D11 gleich mit $-Zeichen maskieren, damit die Formel ohne Änderung nach unten kopiert werden kann.


115

MS EXCEL XP


Beschreibung: ♦ Nach G5 (=34 Punkte bei Schmidt) wird gesucht. Dieser Wert wird beim Kopieren relativ verändert: G6, G7 usw. ♦ In der Notenmatrix von C7 bis D11 soll die Note für 34 Punkte (=G5, Schmidt) gefunden werden. ª Damit beim Kopieren der Formel immer die gleiche Matrix verwendet wird, mit Dollar-Zeichen in der Formel maskieren: $C$7:$D$11 (=absolute Bezüge). ♦ Bei Spaltenindex wird der Wert der zweiten (rechten) Spalte mit den Noten als Ergebnis ausgegeben, also einfach 2 eintragen. ª Falls der gesuchte Wert in der ersten markierten Spalte wäre, würden wir 1 eintragen. Notenverteilung: Die Notenverteilung soll nun ermittelt und grafisch dargestellt werden. Ergänzen Sie auf dem gleichen Tabellenblatt eine weitere Tabelle. Hier werden wir mit der Funktion ZählenWenn wird nur gezählt, wenn ein bestimmter Wert, z.B. die Note eins, vorhanden ist.

♦ Die Häufigkeit eines Wertes berechnen wir mit ZählenWenn (bei Statistik). ª Bei Bereich die vorige Notenauflistung in der Namensliste (H5 bis H12) markieren und mit $-Zeichen absolut setzten, ♦ bei Suchkriterium die erste Note 1 in der links abgebildeten Notenverteilungstabelle. ª Dieser Wert wird beim Kopieren der Formel relativ verändert, so daß im nächsten Feld die Häufigkeit der Note 2 in der angegebenen Matrix angezeigt wird.

116


MS EXCEL XP


Grafische Auswertung: Das ist kein Problem mehr für Sie. Erstellen Sie einen Notenspiegel mit Balkendiagrammen. Kleiner Hinweis: ¾ Diagramm-Symbol, dann Balkendiagramm wählen, dabei nur die Häufigkeit der Noten markieren, nicht die Notenspalte selbst. ¾ Die X-Achse paßt diesmal automatisch. ¾ Y-Achse anklicken, rechte Maustaste und bei Achsen formatieren als Intervall 1 angeben, da wir nur ganzzahlige Häufigkeiten haben. ¾ Text Anzahl anklicken, rechte Maustaste-Achsentitel formatieren und bei Ausrichtung um 90° drehen. ¾ Mit anderen Darstellungsformen experimentieren.

Notenverteilung

Anzahl

3 2 1 0

1

2

3

4

5

Note

16.4 Monatsgehälter mit Prämien Das ist ein Fall für Wenn-Bedingungen: wenn Gehalt über Grenzwert, dann Prämie. So soll es werden:

Monatsgehälter Vertreter Mayer Licht Untermayer Schuster

Umsatz Grundgehalt 28000 4000 19000 4000 35000 7000 22000 3600

Prämie 1 1120 0 0 880

LOB Auszahlung 0 5120 0 4000 500 7500 0 4480

♦ Bei Prämie 1 wird folgende Wenn-Bedingung (bei Logik) eingefügt: ª Wenn B3 (Umsatz) größer als (>) fünf Mal C3 (Grundgehalt), ª dann 4 Prozent vom Umsatz, sonst 0 €.


117

MS EXCEL XP


Zunächst im Formelassistenten die Kategorie Logik wählen, dann dort die Wenn-Bedingung starten und in der Eingabemaske die Werte (B3 usw.) durch Zeigen angeben und die Formel (>5…) schreiben.

Die Formel bei Lob: ♦ Wenn B3 (Umsatz) ist gleich (=) der maximale Wert in der Matrix mit den Umsätzen ($B$3:$B$6), ª dann 500 addieren, sonst 0 €.

Erst OK, wenn alle Zeilen ausgefüllt sind. Hiermit in der Formel eine weitere Formel MAX eintragen. Matrix vor dem Kopieren mit $-Zeichen absolut setzen: ($B$3:$B$6).

♦ Bei Auszahlung eine simple Summe: Grundgehalt + Prämie + Lob.

118


MS EXCEL XP


16.5 Logik In Excel können wir WAHR oder FALSCH ausgeben und mit der vorhin durchgenommenen WENN-Bedingung verknüpfen, z.B. wenn rot und blau, dann bunt. Weitere nützliche Formeln sind UND oder ODER. Das wird am Beispiel erläutert. Aus einer endlos langen Computerliste mit Daten sollen für eine Werbeaktion folgende herausgefiltert werden: ♦ Alter über 18 und ♦ Einkommen über 3000,- € oder ♦ Miete über 1.000,- €. Die Daten sind bereits in drei nebeneinander liegenden Spalten vorbereitet. Damit wir nicht eine Riesenformel (auch möglich) erhalten, ermitteln wir in jeweils einer neuen Spalte zunächst diese drei Teilergebnisse. ♦ Wenn(Alter>18;WAHR;FALSCH) ª d. h.: wenn Alter über 18, dann WAHR, sonst FALSCH eintragen. ♦ Wenn(Einkommen>3000;WAHR;FALSCH) ♦ Wenn(Miete>1000;WAHR;FALSCH) Jetzt haben wir bereits WAHR oder FALSCH in den neuen Spalten, die wir für das Endergebnis nur noch verknüpfen müssen: ♦ UND(Alter;ODER(Einkommen;Miete)) ª d.h.: Alter und (Einkommen oder Miete). Die Ausgabe erfolgt als WAHR oder FALSCH: Alter Einkommen Miete W-Alter 33 5500 1400 WAHR 19 2800 655 WAHR 77 3000 700 WAHR 24 3500 1100 WAHR 16 550 0 FALSCH 45 7000 1800 WAHR 56 6000 1350 WAHR Die Formel: = Wenn(Alter>18;WAHR;FALSCH)

W-Eink WAHR FALSCH FALSCH WAHR FALSCH WAHR WAHR

W-Miete WAHR FALSCH FALSCH WAHR FALSCH WAHR WAHR

UND WAHR FALSCH FALSCH WAHR FALSCH WAHR WAHR

Die Formel: =UND(D5+ODER(E5;F5))

♦ UND finden Sie bei Logik, ª dann den ersten Wert bei W-Alter anklicken, nach einem + ª ODER und dahinter eine Klammer schreiben, W-Eink sowie WMiete durch Anklicken zwischen die Klammern setzen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

119

MS EXCEL XP


Sie können die Formel entweder mit dem Formelassistenten eingeben oder später, mit etwas Übung, einfach schreiben. Letzteres ist optimal, wenn eine ähnliche Formel kopiert und modifiziert werden kann. Das Eingabemenü für die Formel bei W-Alter:

Das ergibt folgende Formel: =WENN(A5>18;WAHR;FALSCH) Diese Formel könnten Sie von Hand schreiben oder ändern. Die Bedingungen müssen in den Klammern stehen und durch Strichpunkt voneinander getrennt sein. Danach für W-Eink und W-Miete noch die Wenn-Bedingungen eintragen und abschließend diese mit der UND-Formel auswerten.

120


MS EXCEL XP


16.6 Trendberechnung Wenn sich kontinuierlich entwickelnde Daten vorhanden sind, z.B. die Ergebnisse einer Versuchsreihe, Immobilienpreise oder der Firmengewinn, kann Excel mit der Funktion Trend die Entwicklung weiter darstellen - als Fortsetzung der Anfangswerte.

Gewinnentwicklung 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

A Monat Aug 95 Sep 95 Okt 95 Nov 95 Dez 95 Jan 96 Feb 96 Mrz 96 Apr 96 Mai 96 Jun 96 Jul 96 Aug 96 Sep 96 Okt 96 Nov 96 Dez 96 Jan 97 Feb 97

Für die weiteren, geschätzten Werte brauchen Sie diese Formel (Trend bei Statistik):

B Gewinn 356,00 € 389,00 € =TREND($B$4:$B$14;$A$4:$A$14;A15) 477,00 € ª Die Endwerte der Matrix (B14) sind zu 796,00 € maskieren (=absolut), 1.557,00 € ª damit die errechneten neuen Werte 3.678,00 € ab B15 nicht mit in die weitere Trend2.433,00 € berechnung einbezogen werden. 8.456,00 € 12.644,00 € 15.567,00 € 22.567,00 €

Anschließend das erste Trend-Ergebnis nach unten in die anderen Zellen ziehen.

An der Übersicht sind die Trend-Werte ersichtlich:

Gewinn 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000


Feb 97

Dez 96

Okt 96

Aug 96

Jun 96

Apr 96

Feb 96

Dez 95

Okt 95

Aug 95

0

121

6 6.. TTe eiill

ANHANG Hier folgen einige allgemeine Funktionen, die Sie auch in anderen Programmen finden, z.B. Symbolleisten anpassen, AutoFormat oder die Rechtschreibprüfung. Da sich nicht jeder Excel-Anwender bereits in anderen Programmen gut auskennt, werden diese Funktionen abschließend kurz vorgestellt. Die Wichtigkeit kann folgendermaßen demonstriert werden: auch wenn Sie nicht vorhaben, die Symbolleisten absichtlich zu verschieben, passiert dies gelegentlich versehentlich. Damit daraus keine Katastrophe wird, folgt eine kurze Beschreibung.

Kapitel

17 17. Ansicht und Symbolleisten Im Excel gibt es zahlreiche Einstellmöglichkeiten und Sonderfunktionen, von denen Sie einige kennen sollten. Darum wird in diesem Kapitel das Wichtigste vorgestellt.

17.1 Die Ansicht einstellen ♦ Bei Ansicht können Sie: ª die Bearbeitungsleiste und ª die Statusleiste unten am Bildschirmrand ausoder einschalten ª sowie weitere Symbolleisten einschalten (siehe Kapitel 17.2). Außerdem können Sie hier zwischen der üblichen Normalansicht und der Seitenumbruchvorschau (s. S. 33) umschalten oder zur möglichst großen Ansicht „Ganzer Bildschirm“ (zurück mit [Esc] wechseln oder Kommentare einfügen oder die Kopf- und Fußzeile zum Bearbeiten öffnen. ¾ Öffnen Sie die erste Übung Telefonliste. Die Bearbeitungsleiste.

Die Statusleiste. ¾ Schalten Sie die Status- und Bearbeitungsleiste ein und aus. Das ist sehr wichtig, da in der Regel irgendwann eine dieser Leisten versehentlich ausgeblendet wird. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

125

MS EXCEL XP

17. KAP.: ANSICHT UND SYMBOLLEISTEN

17.1.1 Die Ansicht vergrößern oder verkleinern ¾ Bei Ansicht-Zoom können Sie dieses Menü aufrufen, um die Größe der Anzeige einzustellen:

Schneller über die Zoom-Schaltfläche.

¾ Wählen Sie eine andere Zoom-Stufe, dann OK und anschließend ¾ drei Zeilen und Spalten markieren, dann Zoom-Markierung. Ganzer Bildschirm

Praktisch: ♦ Mit Ansicht-Ganzer Bildschirm wird der Arbeitsbereich maximal vergrößert. Erneut Ansicht und Sie können „Ganzer Bildschirm“ abschalten.

17.1.2 Der Ansichten-Manager Solche besonderen Zoom-Einstellungen können gespeichert werden. ¾ Mit Ansicht-Benutzerdefinierte Ansichten dieses Menü öffnen:

Speichern Sie mit Hinzufügen die aktuelle Ansicht. Als Name z.B. drei Zeilen oder wie abgebildet vergeben.

¾ Markieren Sie alle Zellen, die Daten enthalten, dann Ansicht-ZoomAn Markierung anpassen und auch diese Einstellung als Telefonliste gesamt im Ansichten-Manager speichern. Leider muß der Ansichten-Manager immer wieder neu aufgerufen werden und ist daher wenig hilfreich.

126


MS EXCEL XP


17.2 Die Symbolleisten Mit diesen Leisten kann alles mögliche angestellt werden: Symbolleisten verschieben, ausschalten, umstellen, neue Symbole ergänzen oder alte entfernen usw. Einiges wird Ihnen unbeabsichtigt passieren. Damit daraus keine Katastrophe wird, lernen Sie nun, wie Sie mit den Symbolleisten umgehen können.

17.2.1 Symbolleisten verschieben

An dem linken Querbalken können Sie eine Symbolleiste anfassen und verschieben. Die erste Schaltfläche für die Formatvorlagen haben wir in der Übung auf Seite 96 ergänzt. Ausprobieren: ¾ Ziehen Sie die Text-Symbolleiste in die Bildschirmmitte. ¾ Ändern Sie die Größe wie abgebildet: Im Balken wird der Name gemeldet.

Mit dem X kann die Symbolleiste abgeschaltet werden. Im Balken anfassen und die Symbolleiste kann wie jedes andere Fenster verschoben werden. Wie im Textprogramm: Schriftart, -größe, fett, kursiv und unterstrichen. Einzug vergrößern oder verkleinern.

Rahmenlinien, Füllfarbe und Textfarbe.

An den Rändern in der Größe verändert werden.

Zahlenformat vorgeben: Währung, Prozent, 1.000, dann Nachkommastellen ausoder einblenden. ¾ Ziehen Sie die Symbolleiste an die alte Position zurück. Kleine Hilfe beim Verschieben: Maus nicht zu früh loslassen. Ein Rahmen zeigt Ihnen die voraussichtliche Position an!


127

MS EXCEL XP


17.2.2 Symbolleisten ein- oder ausschalten ¾ Ziehen Sie die andere Symbolleiste in die Mitte.

¾ Sie können nun erkennen, daß dies die Symbolleiste Standard ist. ¾ Schalten Sie diese Leiste mit dem X ab. Verschwunden! Und bevor Ihnen das versehentlich passiert, erfahren Sie, wie Symbolleisten wieder eingeschaltet werden können: ¾ Auf Ansicht klicken, dann Maus zu dem Punkt Symbolleisten bewegen. Aktivierte Symbolleisten sind durch das √ gekennzeichnet.

Dieses Untermenü erscheint, in dem Sie Symbolleisten aktivieren oder abschalten können.

Normalerweise sind die Symbolleisten Standard und Format aktiviert. Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................

128


MS EXCEL XP


17.2.3 Symbolleisten anpassen Symbole können in einer Symbolleiste ergänzt oder entfernt werden. ♦ Das geht, indem Sie im vorigen Symbolleisten-Menü ganz unten Anpassen… wählen oder mit dem Pfeil am rechten Rand jeder Symbolleiste. ¾ Wählen Sie Ansicht-Symbolleisten und Anpassen. ♦ Solange dieses Menü geöffnet ist, können Sie ª Symbole aus dem Menü in eine Symbolleiste ziehen, ª Symbole aus einer Symbolleiste wegziehen und damit entfernen, ª die Symbole innerhalb der Symbolleisten verschieben. Zum Ausprobieren: ¾ Auf der Karteikarte Befehle können Sie die Kategorie Format wählen.

Die Symbole sind wie die Befehle in Kategorien (Datei, Bearbeiten usw.) einsortiert. Immer zuerst die passende Kategorie suchen.

Ziehen Sie diese Symbole für die Textausrichtung in die Symbolleiste Format.

¾ Schieben Sie die anderen Symbole etwas weg, so daß die drei neuen als Block separat angeordnet sind. So sollte nun die Format-Symbolleiste aussehen:


129

MS EXCEL XP


17.3 Formelüberwachung Bei Ansicht-Symbolleisten können Sie weitere Symbolleisten einschalten. Interessant ist die Symbolleiste Formelüberwachung, da Sie hier anzeigen lassen können, welche Werte zur Berechnung herangezogen werden. ¾ Öffnen Sie die Übung „Notenverteilung“ und klicken Sie eine Zelle an, die eine Formel enthält. ¾ Blenden Sie die Symbolleiste Formelüberwachung ein und drücken Sie das zweite Symbol „Spur zum Vorgänger“.

Ein Pfeil weist auf die Datenquellen hin.

Die Symbolleiste Formelüberwachung: Spur zum Vorgänger einblenden.

Kommentar einfügen. Spur zum Vorgänger ausblenden.

Ungültige Daten anzeigen (s. nächste Seite).

Fehlerpr üfung. Spur zu nachfolgenden Berechnungen einblenden. Spur zu nachfolgenden Berechnungen ausblenden. Alle Spuren ausblenden. Spur zum Fehler geht nur, wenn die aktive Zelle eine Fehlermeldung liefert.

130

Zellen überwachen (Erläuterung folgt). Ergebnisse anzeigen (Formelauswertung) ist meist unnötig, da Ergebnisse sowieso angezeigt und Spuren verfolgt werden können.


MS EXCEL XP


17.3.1 Gültigkeitsregeln Wenn Sie ungültige Daten anzeigen lassen wollen, sind zunächst Gültigkeitsregeln festzulegen. Der Nutzen ist, daß Fehleingaben erkannt werden können. ¾ Bei unserem Notenbeispiel könnten Sie z.B. die Spalte mit den erreichten Punkten markieren und dann mit dem Befehl Daten-Gültigkeit bestimmen, daß nur „Ganze Zahlen“ zwischen 0 und 50 Punkten zulässig sind. Fehleingaben, etwa eine zuviel gedrückte Zahl, würden anschließend gemeldet.

Hier das Zahlenformat vorgeben, dann darunter den Bereich eingrenzen.

♦ Auf der Karteikarte Eingabemeldung können Sie einen Hinweistext eintragen, der bei unzulässigen Werten erscheint, ♦ auf der Karteikarte Fehlermeldung eine Meldung, die ständig angezeigt wird, bis der Wert korrigiert wurde. ª Mit „Stopp“ können Sie weitere Eingaben unterbinden, bis der Fehler ausgebessert ist oder nur eine Warnung oder einen Informationstext ausgeben lassen.

Diese Eingabe bewirkt die obige Fehlermeldung.


131

MS EXCEL XP


17.3.2 Zellüberwachung Eine Gültigkeitsregel bewirkt eine Fehlermeldung bei unzulässigen Eingaben, mit der Zellüberwachung können berechnete Ergebnisse überwacht (angezeigt) werden, auch wenn das aktuelle Datenblatt nicht sichtbar ist, da ein Zellüberwachungsfenster die Formel und den aktuellen Wert anzeigt. ♦ Zur Veranschaulichung könnten Sie mit der Zellüberwachung festlegen, daß eine Meldung erfolgt, wenn mehr als drei fünfer vorhanden sind. Vorgehen: ¾ Hierzu die Zelle mit der Häufigkeit für die Note 5 anklicken, dann das Symbol für die Zellüberwachung anklicken. In dem Zellüberwachungsfenster wird die Formel und der aktuelle Wert gemeldet:

♦ Dieses Fenster können Sie wie jedes Windows-Fenster an den Rändern verkleinern oder im Excel am Rand als Andockfenster anbauen. ¾ Eine andere zu überwachende Zelle oder Matrix können Sie mit „Überwachung hinzufügen“ definieren. ¾ Sie können die zu überwachende Zelle vorher oder nachher durch zeigen markieren, darum mit Hinzufügen bestätigen. Da der Wert auch angezeigt werden soll, wenn diese Tabelle nicht geöffnet ist, wird die Datenquelle (Datei Noten) vorangestellt.

Mögliche Anwendungen: Sie haben ein umfangreiches Projekt, die Werte und Berechnungen sind auf mehrere Tabellenblätter verteilt und Sie wollen das Endergebnis im Auge behalten, während Sie auf Tabellenblättern die Daten ändern. Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................

132


MS EXCEL XP


17.4 Externe Daten Sie können in einer Arbeitsmappe auf Daten anderer Arbeitsmappen zugreifen. Allerdings darf die Quelldatei später weder umbenannt noch verschoben werden, da sonst die Datenquelle nicht gefunden wird. Darum sollte diese Möglichkeit nicht zu oft benutzt werden. Erstellen wir eine kleine Übung: ¾ Beginnen Sie eine neue Mappe, tragen Sie einige Werte ein und speichern Sie dieses Tabelle als „Datenquelle“, dann schließen. ¾ Beginnen Sie eine weitere Mappe, in der wir diese Daten einbinden wollen. Einige Hinweise zur Angabe externer Daten: ♦ Der Dateiname ist in eckige Klammern [] zu setzen. ♦ Die Tabelle ist ebenfalls anzugeben, zur Trennung gefolgt von einem Ausrufezeichen, nach dem die Zelle mit den Daten anzugeben ist. Externe Datenquelle angeben: ¾ Eine Zelle mit Doppelklicken öffnen, dann den Dateinamen, gefolgt von Tabelle1 und einem Ausrufezeichen, dann die Zelle angeben, die die Daten enthält, z.B.: „[Datenquelle]Tabelle1!B3“. Daten aktualisieren: ♦ Wenn die Angabe stimmt, können Sie beim Öffnen der Datei oder mittels der Symbolleiste „Externe Daten“ die Verknüpfung aktualisieren.

Falls eine Fehlermeldung erscheint: Wenn z.B. das Original geändert wurde (anderer Dateiname oder Speicherort usw.), weißt beim Öffnen der Datei der Assistent darauf hin.

Sie kommen in dieses Fenster, in dem Sie mit „Quelle ändern“ eine andere Datei als Datenquelle angeben oder die Verknüpfung löschen können. Dieses Menü können Sie manuell über BearbeitenVerknüpfungen öffnen.


133

MS EXCEL XP


17.5 Aus- und Einblenden Es ist oft ein Problem bei Tabellen, daß diese zu unübersichtlich werden, sobald es zu viele Spalten und Zeilen gibt. Deshalb können im Excel Spalten oder Zeilen ausgeblendet werden. ¾ Markieren Sie die Spalte mit den Vornamen. ¾ Drücken Sie: Format-Spalte-ausblenden. Diese Spalte wird nun weder angezeigt noch ausgedruckt. Sie kann jederzeit wieder mit ¾ Format-Spalte-einblenden aktiviert werden, allerdings nur, wenn ª zuvor die beiden Spalten links und rechts von der ausgeblendeten Spalte markiert wurden, ª d.h. Spalte A und C markieren, wenn Spalte B ausgeblendet wurde. Notizen:

................................................................................................. .................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................

134


Kapitel

18 18. Schützen, Suchen, Gehe zu 18.1 Daten schützen Daten im Excel können äußerst wichtig sein. Damit nicht einer Ihrer Kollegen oder Sie selbst versehentlich löschen oder ändern, können Sie eine ganze Arbeitsmappe oder nur ein Blatt schützen. Geschützte Blätter können nur noch verändert werden, wenn der Schutz aufgehoben wird. Vergeben Sie ein Paßwort, so kann der Schutz nur mit diesem Paßwort aufgehoben werden. Also Paßwort keinesfalls vergessen! ¾ Öffnen Sie die Arbeitsmappe Rechnung. ¾ Wechseln Sie zu dem Blatt Artikel (siehe S. 58). ¾ Extras anklicken, dann Maus zu Schutz weiter bewegen.

Es gibt drei Möglichkeiten des Schutzes: ♦ Blatt schützen: hiermit wird das aktuelle Blatt geschützt. ª Löschen oder Ändern der Daten ist mit Blattschutz nicht möglich! ª Bei Extras-Schutz finden Sie jetzt Blattschutz aufheben, um den Schutz zu entfernen. ♦ Arbeitsmappe: nur der Aufbau der Arbeitsmappe wird geschützt. ª Bei einer Arbeitsmappe kann nur deren Aufbau (Struktur) oder die Fensteranordnung (z.B. Vollbild) geschützt werden. ª Löschen oder Verändern von Daten ist bei geschützter Mappe möglich und kann nur mit dem Blattschutz verhindert werden! ♦ Arbeitsmappe schützen und freigeben: die Arbeitsmappe wird geschützt, aber für andere Benutzer im Netzwerk freigegeben.

¾ Wählen Sie: Extras-Schutz-Blatt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

135

MS EXCEL XP

18. KAP.: SCHÜTZEN, SUCHEN, GEHE ZU

Bei Excel XP können Sie wählen, welche Funktionen eingeschränkt werden sollen:

Wenn Sie die Daten vor anderen halbwegs schützen wollen, müssen Sie wenigstens ein Kennwort vergeben. Sonst könnte jeder den Schutz sehr einfach im Excel aufheben.

♦ Alle nicht angekreuzten Aktionen sind für Anwender gesperrt: ª In der Regel sollten Anwender Zellen auswählen und damit Werte kopieren, aber nichts verändern oder umformatieren und auf gar keinem Fall löschen können. ª Sie könnten Zeilen, bzw. Spalten formatieren ankreuzen, damit die Anwender die Tabelle anders formatieren dürfen. ª Szenarios sind Berechnungen für miteinander verknüpfte Tabellen. In einem Szenario läßt sich aufzeigen, was passiert, wenn ein Wert verändert wird. Probieren Sie es aus: ¾ Tragen Sie ein Paßwort ein. Dieses müssen Sie in einem weiteren Fenster noch einmal schreiben. Achten Sie auch auf die Großschreibung! ¾ Versuchen Sie anschließend, eine Zelle zu löschen oder den Text zu ändern. Es erscheint diese Meldung:

136


MS EXCEL XP


Warnung! Versierten Anwendern ist es trotz Schutz möglich, an die Daten heranzukommen, z.B., indem die Datei aus einem anderen Programm geöffnet wird! Eine in Excel geschützte Datei können Sie z.B. in MS Word einfach öffnen. Damit ist der Schutz generell fragwürdig!

Heben Sie den Blattschutz wieder auf: ¾ Da das Blatt geschützt ist, finden Sie nun bei Extras-Schutz den Punkt: Blattschutz aufheben. ª Sie werden nach dem Kennwort gefragt, ohne das sich der Schutz nicht aufheben läßt. ¾ Versuchen Sie wieder, einen Eintrag zu löschen. Diesmal geht es, also gleich Rückgängig.

18.2 Suchen und Ersetzen Die Suchen-Funktion ist bei langen Datenbanken eine große Hilfe. Wenn unsere Telefonliste – wir sparen uns die Schreibarbeit – mehrere Seiten lang wäre und Sie erfahren, daß sich die Telefonnummer von Ben Taste geändert hat, könnten Sie folgendermaßen vorgehen: ¾ Öffnen Sie die Telefonliste. ¾ Wählen Sie: Bearbeiten-Suchen. Suchen Sie nach Taste. Tragen Sie hier den Suchtext ein: Taste. „Ben Taste“ wird nicht gefunden, weil Vor- und Nachname in verschiedenen Spalten stehen.

Was suchen? Formeln

Sie können wählen, ob Sie auf dem aktuellen Blatt oder in der ganzen Mappe suchen wollen.

Wenn Sie dies aktivieren, muß der Suchtext mit dem gefundenen Text in der Groß- und Kleinschreibung übereinstimmen.


137

MS EXCEL XP


Ben Taste hat geheiratet und heißt nun Taste-Schalter. Ändern wir dies mit Suchen und Ersetzen: ¾ Suchen Sie nach Taste. ¾ Schalten Sie zur Karteikarte Ersetzen um.

Suchen in Zeilen oder in Spalten ändert nur die Suchrichtung und ist darum ganz zu vergessen. Wenn Sie wissen würden, ob von oben nach unten oder von links nach rechts am schnellsten den Wert findet, brauchen Sie das Suchen-Fenster überhaupt nicht. ♦ Vorgehen: ª Erst Weitersuchen drücken, bis das richtige Wort gefunden ist, ª dann mit Ersetzen die Wörter austauschen. ª Mit alle Ersetzen werden alle Wörter Taste in der ganzen Arbeitsmappe ersetzt. Zuerst mit Ersetzen überprüfen, ob wirklich die richtigen Wörter gefunden werden. Natürlich ist das nur bei einer langen Tabelle sinnvoll, etwa einem standardisiertem Immobilien-Wertgutachten über mehrere Tabellenblätter.

18.3 Gehe zu und Namen Einen Punkt gibt es noch, den Sie möglicherweise auch vom Word her kennen: Gehe zu. Allerdings ist die Funktionsweise etwas abweichend. Mit Gehe zu können wir zu Zellen oder Formeln springen, womit dies auch in Excel eine interessante Funktion ist. Es ist auch möglich, einer Zelle oder Formel einen Namen zuzuweisen, zu dem wir mit Gehe zu gelangen können. Mit solchen Namen kann eine Berechnung übersichtlicher gestaltet werden. Probieren wir es aus: ¾ Wechseln Sie zu der Mappe Rechnung.

138


MS EXCEL XP


¾ Klicken Sie auf den Wert Mehrwertsteuer. ¾ Jetzt Einfügen-Namen-definieren drücken:

Der Namensvorschlag kann überschrieben werden, dann auf Hinzufügen drücken.

Anschließend heißt diese Zelle mitsamt der enthaltenen Formel „Mehrwertsteuer,“ so daß wir bei „Gehe zu“ uns direkt dorthin begeben können. ¾ Noch einmal Bearbeiten-Gehe zu, und Sie können zu dem Namen springen:

Mehrwertsteuer

Sie können auch die Bezeichnung einer Zelle eintragen, z.B. F44, um nach OK zu dieser Zelle zu springen.

♦ Benennen Sie bei längeren Tabellen die wichtigsten Ergebnisse, damit Sie diese schnell und eindeutig finden. ª Evtl. wichtige Namen und Ergebnisse am Anfang oder Ende zusammenfassen. Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

139

[Strg]-g

MS EXCEL XP


Praktisch ist manchmal folgendes: ¾ Gehe zu, dann Inhalte (Abbildung vorige Seite), ¾ im Menü Formeln ankreuzen, und alle Formeln werden markiert.

18.4 Die Rechtschreibprüfung Sie finden im Excel genau die gleiche Rechtschreibprüfung wie in MS Word vor. Klar, warum sollte Microsoft gleiches doppelt programmieren. Damit ist diese Funktion einerseits ebenso umfangreich und andererseits genauso zu bedienen – eine Erleichterung für alle Anwender. ¾ Die Rechtschreibprüfung können Sie bei Extras-Rechtschreibprüfung oder mit der Tastaturabkürzung [F7] starten. Die automatische Rechtschreibprüfung wie ab MS Word 97 fehlt in Excel. Im Rechtschreibmenü können Sie weiter zur AutoKorrektur gehen, um Wörter automatisch bei der Eingabe ersetzen zu lassen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in unserem Schulungsbuch zu Microsoft Word, Erster Band.

18.5 Fehlerprüfung Bei Extras finden Sie ebenfalls die Fehlerprüfung, die jedoch nicht prüfen kann, ob eine Formel an sich richtig ist, sondern nur auf fehlerhafte Bezüge oder wenn durch Null geteilt wird. Eine Anleitung zur Interpretation der Fehlermeldungen finden Sie, wenn Sie bei Hilfe nach „Fehler“ suchen und dann den Hilfetext „Suchen und Korrigieren von Fehlern in Formeln“ wählen.

140


Kapitel

19 19. Die Hilfe In diesem Kapitel wird die Hilfe von Excel vorgestellt.

19.1 Der Hilfe-Assistent Wenn der Office-Assistent aktiv ist, geht die Hilfe leider nur über den Assistenten. Das obere Fragezeichen, dann Microsoft Excel-Hilfe ª oder das untere Fragezeichen anklicken ª oder Doppelklicken auf den Assistenten führt zu dem gleichen Ergebnis, einer Frage des Assistenten.

Das Fragemenü klappt beim Assistenten auf.

Tragen Sie hier Ihre Frage ein, z.B. wie abgebildet oder „Absolute Koordinaten,“ , Fehler, „€“ oder „Mehrwertsteuer.“ Mit Return oder Suchen werden einige Themen vorgeschlagen, falls vorhanden.

Der Assistent.

Allzu oft wird kein passender Hilfetext gefunden. Dann können Sie entweder nach anderen Begriffen suchen oder irgendeinen Hilfetext durch Doppelklicken öffnen, damit es weiter geht. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

141

MS EXCEL XP

19. KAP.: DIE HILFE

Neu bei allen XP-Programmen ist diese Schaltfläche: Auch hier können Sie nach Hilfe zu einem Suchbegriff suchen.

Den Office-Assistenten könnten Sie so abschalten: ♦ Rechte Maustaste auf dem Assistenten, dann „ausblenden“ oder bei dem Hilfe-Fragezeichen den Befehl „Office Assistenten ausblenden“. ª Dann kommen Sie direkt zur Hilfe mit dem oberen Fragezeichen, dann Microsoft Excel Hilfe.

19.2 Das Hilfe-Menü Rechts wird ein zusätzliches Fenster mit dem Hilfetext eingeblendet: Diese Symbole werden auf der nächsten Seite vorgestellt.

Drei Karteikarten für Inhalt (elektronisches Handbuch), AntwortAssistent (wie Assistent) und der besten Option, dem Index für alphabetisch sortierte Stichwörter.

Die können Hilfe-Bücher durch Klicken auf das vorangestellte + aufgeklappt werden.

142


MS EXCEL XP

19. KAP.: DIE HILFE

Die kleinen Symbole sind für das Weiterkommen nützlich: Automatisch am rechten Rand andocken. An den Rändern des Menüs kann dieses wieder verkleinert werden. Diverse Optionen, z.B. Symbole ausblenden oder zur Anfangsseite zurück. Den Hilfetext ausdrucken. Vor- oder zurückblättern. Das geht nur, wenn Sie bereits einige Texte geöffnet haben. Das Inhaltsverzeichnis (=Registerkarten) zu den Hilfetexten ein- oder ausblenden. Damit können Sie andere Hilfetexte aufrufen oder bei dem Index nach Stichwörtern suchen. Das Symbol wechseln zu Ausblenden.

19.3 Die Direkthilfe Wenn Sie das obere Fragezeichen drücken, erscheint ein Menü, in dem Sie die Direkthilfe wählen können:

♦ Anschließend haben Sie das Fragezeichen an der Maus. ♦ Klicken Sie nun direkt am Bildschirm auf das Symbol, zu dem Sie Informationen wünschen. Vorteil des Fragezeichens: ganz gezielt zu dem Angeklickten wird ein ganz kurzer, präziser Text angezeigt. Suchen unnötig! Notizen:

.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

143

Kapitel

20

20. Index &

C

&Register .................................... 36

A

ClipArts ........................................86

D

Absolute Bezüge......... Siehe Bezüge Ansicht ......................... 30, 125, 126 Anzahl ......................................... 72 -der Seiten ............................... 36 -der Tabellenblätter ................... 24 Arbeitsmappe .........................24, 25 Arbeitsspeicher............................ 19 Artikel.......................................... 58 Aufgabenbereich.......................... 85 Ausblenden ..........................81, 134 Ausfüllen .......................... 62, 63, 71 Ausschneiden .............................. 27 AutoFormat ................................. 84

Datei ............................................19 -schließen .................................21 Daten kopieren .............................44 Daten schützen ............................90 Daten, externe............................133 Datenbankprogramm ....................23 Datum ..........................................36 -Berechnungen ..........................57 -einfügen...................................56 Diagramm ............................ 105–10 Direkthilfe...................................143 Drucken .......................................33

E

B Bearbeitungszeile ...................... 125 Befehle verschwinden .................. 16 Berechnen ................... Siehe Formel Bezüge....................47, 48, 116, 121 Bildlaufleiste ................................ 37 Blatt schützen.............................. 90 Blätter .............................. 24, 25, 44

Einblenden .................................134 Einfügen.......................................27 Ersetzen.....................................138 Euro .............................................89 Excel -Endung xls ...............................21 -starten .....................................14 -Vorlage ....................................85 Exportieren...................................59 Externe Daten ............................133


145

MS EXCEL XP

20. KAP.: INDEX

F

Gehe zu .....................................138 Gültigkeitsregeln.........................131

FALSCH .....................................119 Fehlerprüfung ............................ 140 Fenster anordnen......................... 22 Format übertragen ....................... 50 Formatieren ................................. 32 -mit Ausblenden ........................ 81 Formatvorlage ........................93–98 Formel -Anzahl..............................72, 101 -Eintrag abkürzen ..................... 49 -eintragen ........................... 42, 54 -Formel kopieren....................... 47 -Funktions-Assistent ................. 42 -Häufigkeit ...............................117 -in der Formel ..........................117 -kleinster/größter Wert ............ 101 -Koordinaten eingeben .............. 42 -Kredit ...................................... 70 -Matrix ...................................... 49 -Max ....................................... 101 -Median .................................. 102 -Mehrwertsteuer................. 54, 113 -Min........................................ 101 -mit Datum................................ 57 -Mittelwert .......................101, 102 -ODER.....................................119 -Produkt ........................45, 50, 54 -Prozent ............................. 54, 69 -RMZ ........................................ 75 -Runden ................................. 103 -Standardabweichung ............. 101 -suchen .................................. 140 -Summe............. 41, 42, 49, 51, 54 -SVerweis ................................115 -UND .......................................119 -Varianz .................................. 102 -Wenn ............................. 117, 119 -Werte zeigen ........................... 51 -Zählenwenn............................117 Formelüberwachung................... 130 Funktion ......................Siehe Formel Funktions-Assistent...................... 42 Fußzeile ................................ 35, 36

H Häufigkeit ...................................116 Haushaltsplanung ........................ 61 Hilfe ............................... 30, 141–43

I Inhalte einfügen........................... 27 Inkrement .................................... 62

K Kalkulationsprogramm ................. 23 Kennwort ..................................... 90 Kommentar.............................55, 64 Kopfzeile ..................................... 35 Kopieren.................................27, 44 -auf anderes Blatt ..................... 58 -Daten und Formeln .................. 63 -Formatierungen ....................... 50 -Formel ....................... 47, 48, 116 -in anderes Programm .............. 59 -Inhalte..................................... 27 -rel. oder abs. ........................... 48 -Symbol.................................... 27 -Zeile........................................ 28 -Zelle........................................ 48 Korrigieren .................................. 15 Kredit .......................................... 69 -Barwert, Endwert..................... 77 -Laufzeit berechnen .................. 70 -RMZ........................................ 75 -Zahlungszeitraum .................... 76

L G Gehaltsberechnung...................... 61

146

Landkarte ...................................149 Layout ......................................... 33 Logik ..........................................119


MS EXCEL XP

20. KAP.: INDEX

M Markieren -Blätter ..................................... 25 -Zeile oder Spalte ..................... 26 Matrix ............................. 47, 115–21 Mehrwertsteuer............. 54, 114, 139

N Nachkommastellen .................... 103 Namen festlegen........................ 138 Notiz .................... Siehe Kommentar

O Objekte formatieren ..................... 83 ODER.........................................119 Ordner....................................19, 20 -Vorgabe .................................. 27

-Seitenzahlen ............................36 Shortcut .......................................16 Sortieren ......................................31 Spalte -ausblenden ............................134 -Breite ändern ...........................26 -markieren.................................26 -optimale Breite .........................61 -sortieren ..................................31 -umstellen .................................28 Sparen .........................................78 Speichern.....................................19 Standardarbeitsordner ..................27 Statuszeile .................................125 Stellvertreter ................................48 Suchen.......................................137 -Formeln .................................140 SVERWEIS ................................ 115 Symbol -Symbol ergänzen .....................96 -Symbolleiste aus/ein ..............128 -Symbolleiste Text .....................32 -Symbolleiste verschieben .......127

T

P Papierformat................................ 33 Programm starten ........................ 13

R Relative Bezüge ......... Siehe Bezüge RMZ ............................................ 75 Rückgängig ................................. 30 Runden ..................................... 102

Tabelle .........................................24 -an Anfang/Ende........................37 -AutoFormat ..............................84 -formatieren...............................43 -wechseln..................................24 -zentrieren.................................34 Tabellenkalkulation .......................23 Tastatur -[Strg]-X, -C, -V .........................47 Textmarke ..................................138 TREND ......................................121

U

S Schnellstartleiste ......................... 14 Schützen ..............................90, 135 -Schutz aufheben.................... 137 Seite -einrichten ................................ 33

Überschrift gestalten.....................49 Übung -Arbeitsmappe ...........................25 -Datei speichern ........................22 -Format übertragen....................50 -Formatvorlagen ........................93


147

MS EXCEL XP

20. KAP.: INDEX

-Formeleingabe......................... 51 -Gehaltsberechnung.................. 61 -Kopf- und Fußzeile .................. 36 -Kopieren und Verschieben ....... 28 -Kredit ...................................... 69 -Logik ......................................119 -Noten auswerten ....................115 -Prämien..................................117 -Produkt ................................... 45 -Rechnung ................................ 54 -Reisekosten ...........................114 -Summe.................................... 41 -Tabelle formatieren .................. 32 -Telefonliste .............................. 14 -Trend .................................... 121 -Umsätze .................................111 -Versuchsreihe........................ 101 -Währungsrechnung.................114 -Zahlenformat ........................... 53 Uhrzeit......................................... 36 UND ...........................................119

V Vorlage ........................................ 85 -speichern ................................ 91

W

WENN-Bedingung.......................117 Word ........................................... 59

X xls ............................................... 21

Z Zählen......................................... 72 Zahlenformat ............................... 73 Zahlenformate ............................. 53 ZÄHLENWENN...........................116 Zeichnen ..................................... 82 Zeigen......................................... 51 Zeile -markieren ................................ 26 -optimale Höhe ......................... 49 -Zeilen zählen........................... 72 -Zeilenwechsel ......................... 61 Zelle............................................ 26 -formatieren.............................. 43 -Zellen verbinden...................... 43 Zellüberwachung ........................132 Zoom........................................... 30 Zwischenablage........................... 86

WAHR ........................................119 Währungsrechnung .....................114

148


Rationelles Arbeiten:

21. Übersicht Grundlagen: Â In Ordner + Unterordner aufgeräumt speichern und auf geeignetes Sicherungsmedium (z.B. Bandlaufwerk) regelmäßig sichern! Â Hardware: die mechanischen Computerteile. Â Software: die Programme, ª das Betriebssystem Windows 95/98, ª die Anwenderprogramme (Text, Excel…). Â Ordner – Datei – Dateiendung. Â Festplatte ~10 GB = 10.000 MB = 10.000.000 kB, Diskette 1,44 MB, ein Brief ca. 100 kB. Â Multimedia: viele Medien, Ton + Video + … Windows: Â Programm starten über Start, Â Alles in Fenstern! Â Datei-neu: neue Arbeitsmappe beginnen, ª öffnen: bestehende Mappe öffnen, ª speichern. Â Wechseln: ª Fenster: [Alt]-[Tab], ª zur Start-Leiste: Windows-Taste oder [Strg][Esc]. Eingabe: Â Zelle anklicken, Daten eintragen, mit Return zur nächsten Zelle. Â Cursor mit Maus versetzen oder mit den Richtungstasten bewegen. Arbeitsmappe: Â unten Tabellenblatt wählen, Â rechte Maustaste z.B. auf Tabelle1-Umbenennen, löschen oder umstellen, Â Zeile markieren: links auf Zeilennummer klikken, ebenso Spalte oben im Spaltenkopf, Â Seite einrichten in der Seitenansicht, Â Seitenzahlen + Datum + Name in der Kopfoder Fußzeile.

Extras: Â Extras-Rechtschreibprüfung, Â Extras-Fehlerüberprüfung, Â Extras-Schutz-Blatt… Grafik: Â Diagramm, Zeichnen, Zoom. Â Eine Landkarte kann im Setup nachinstalliert werden, um Daten geographisch darzustellen. Weitere Formeln: Â Excel bietet praktisch jede Formel, so daß in diesem Buch nur eine kleine Auswahl vorgestellt werden konnte: ª Summe, Produkt, Prozent, MwSt., ª Mittelwert, Standardabweichung, RMZ, ª Trend, Logik, SVerweis, ª Max, Min, Wenn, Und, Oder usw. Abkürzungen: Dateien: [Strg]-s

Speichern

[Strg]-p

Drucken

[Strg]-[.]

Datum einfügen.

[Strg]-[Umschalt]-[.]

Uhrzeit einfügen.

Rückgängig, Kopieren: [Strg]-z

Rückgängig

[Strg]-x, c, v

Ausschneiden, Kopieren, Einfügen.

Wichtige Tasten:

Formel: Â Â Â Â

Â Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Format übertragen. Â Währung, Prozent, 1.000, Nachkomma. Â Einfügen-Kommentar. Â Ansicht-Zoom. Â Formatª Spalten-optimale Breite, ª Aus- oder Einblenden, ª Formatvorlage. Â Bearbeiten-Suchen. Â Bearbeiten-Ausfüllen-Reihe oder mit der Maus durch Ziehen an dem Anfasser einer Zelle.

Symbol: Summe, Formel oder nach = eintragen. Werte zeigen: mit Maus Zellen anklicken. Summe, Produkt, Prozent mit %, RMZ (Kredit, Sparen), Mittelwert, Anzahl usw.

[F1]

Hilfe

[Esc]

Abbrechen, ohne Änderung verlassen.

[Alt]-[Return]

Neue Zeile in Zelle erzwingen.


149

MS Excel XP Schulungsbuch mit Übungen

Microsoft Word XP - Erster Band: Schulungsbuch mit Übungen

MS Win95+98-Schulungsbuch mit PC-Grundlagen und Übungen

MS Excel Grundlagen

Microsoft Word XP - Zweiter Band: Schulungsbuch

PC-Grundwissen mit Internet-Kurzeinführung für MS Windows XP GERMAN

Нейронные сети в MS Excel

Klonen von MS Windows XP u. MS Windows

Projektmanagement mit Excel GERMAN

Projektmanagement mit Excel

Projektmanagement mit Excel

Projektmanagement mit Excel

Wirtschaftsmathematik - Problemlosungen mit EXCEL

MS Excel в расчетных задачах: Учебное пособие

MS Excel (расширенные возможности использования): Учебное пособие

Практический курс по электронным таблицам MS Excel

Практическое использование возможностей MS WORD и EXCEL

Информационные технологии. MS Excel: Методические указания

Statistik-Praktikum mit Excel GERMAN

Ms

Техническая поддержка и устранение неполадок в MS Windows XP.(англ.)

Projekte planen und steuern mit Excel

Методы автоматизации при работе в MS Excel: Методические указания

Моделирование в MS Excel течения жидкости с помощью клеточного автомата

MS Excel 2003: Тест по информатике, 10 класс

XP

Formeln & Funktionen erstellen mit Excel

Ms. Match

Ms. Longshot

Ms Longshot

PC-Grundwissen mit Internet-Kurzeinführung für MS Win95+98

MS Excel XP Schulungsbuch mit Übungen

Microsoft Word XP - Erster Band: Schulungsbuch mit Übungen

MS Win95+98-Schulungsbuch mit PC-Grundlagen und Übungen

MS Excel Grundlagen

Microsoft Word XP - Zweiter Band: Schulungsbuch

PC-Grundwissen mit Internet-Kurzeinführung für MS Windows XP GERMAN

Нейронные сети в MS Excel

Klonen von MS Windows XP u. MS Windows

Projektmanagement mit Excel GERMAN

Projektmanagement mit Excel

Projektmanagement mit Excel

Projektmanagement mit Excel

Wirtschaftsmathematik - Problemlosungen mit EXCEL

MS Excel в расчетных задачах: Учебное пособие

MS Excel (расширенные возможности использования): Учебное пособие

Практический курс по электронным таблицам MS Excel

Практическое использование возможностей MS WORD и EXCEL

Информационные технологии. MS Excel: Методические указания

Statistik-Praktikum mit Excel GERMAN

Ms

Техническая поддержка и устранение неполадок в MS Windows XP.(англ.)

Projekte planen und steuern mit Excel

Методы автоматизации при работе в MS Excel: Методические указания

Моделирование в MS Excel течения жидкости с помощью клеточного автомата

MS Excel 2003: Тест по информатике, 10 класс

XP

Formeln & Funktionen erstellen mit Excel

Ms. Match

Ms. Longshot

Ms Longshot

PC-Grundwissen mit Internet-Kurzeinführung für MS Win95+98

Recommend Documents