MS Excel Grundlagen

Universitätsrechenzentrum

Johannes Gogolok Abt. Wiss. Anwendungen URZ B/003/9701

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FernUniversität Hagen Januar 1997

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,QKDOWVYHU]HLFKQLV 1 VORWORT ...................................................................................................................... 3 2 PROGRAMMAUFRUF UND BILDSCHIRMAUFBAU ....................................................... 4 3 ARBEITSMAPPE, TABELLE, ZELLE.............................................................................. 6 3.1 MAPPE ......................................................................................................................... 6 3.2 TABELLE , ZELLE ........................................................................................................... 6 4 DATENEINGABE............................................................................................................. 9 5 ARBEITEN MIT ZELLEN ZEILEN UND SPALTEN........................................................ 11 5.1 MARKIEREN VON ZELLEN, ZEILEN UND SPALTEN ............................................................. 11 5.2 EINFÜGEN VON ZEILEN / SPALTEN ................................................................................. 11 5.3 AUSBLENDEN VON ZEILEN / SPALTEN ............................................................................ 12 5.4 SPALTENBREITE, ZEILENHÖHE ...................................................................................... 12 6 FORMATIEREN VON ZELLEN, ZEILEN, SPALTEN UND BEREICHEN ....................... 14 7 AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN, EINFÜGEN................................................................... 18 8 FORMELN UND FUNKTIONEN..................................................................................... 20 8.1 FORMELN ................................................................................................................... 20 8.2 FUNKTIONEN............................................................................................................... 23 9 BEISPIELE FÜR FORMELN UND FUNKTIONEN ......................................................... 27 10 ARBEITEN MIT DIAGRAMMEN................................................................................... 28 10.1 DIAGRAMMERSTELLUNG ............................................................................................. 28 10.2 DIAGRAMMNACHBEARBEITUNG .................................................................................... 30 11 AUFGABEN ................................................................................................................. 32 11.1 AUFGABENBLOCK I .................................................................................................... 32 11.2 AUFGABENBLOCK II ................................................................................................... 33 11.3 AUFGABENBLOCK III .................................................................................................. 34 11.4 AUFGABENBLOCK IV .................................................................................................. 35 12 LÖSUNGEN DER AUFGABEN .................................................................................... 36 12.1 AUFGABENBLOCK I .................................................................................................... 36 12.2 AUFGABENBLOCK II ................................................................................................... 36 12.3 AUFGABENBLOCK III .................................................................................................. 37 12.4 AUFGABENBLOCK IV .................................................................................................. 38 13 GRAFISCHE ELEMENTE IN EXCEL-TABELLEN ....................................................... 39 14 AUFGABEN ................................................................................................................. 41 14.1 AUFGABENBLOCK V ................................................................................................... 41 15 DATENMASKEN.......................................................................................................... 42 16 SORTIEREN / FILTERN VON DATEN......................................................................... 44 16.1 SORTIEREN .............................................................................................................. 44 16.2 FILTERN ................................................................................................................... 45



17 AUFGABEN ................................................................................................................. 49 17.1 AUFGABENBLOCK VI .................................................................................................. 49 18 GLIEDERUNG VON TABELLEN ................................................................................. 50 19 IMPORT / EXPORT VON DATEN ................................................................................ 53 19.1 IMPORTIEREN VON DATEN .......................................................................................... 53 19.2 EXPORTIEREN VON DATEN ......................................................................................... 54 20 AUTOMATISCHES AUSFÜLLEN VON TABELLENZELLEN ...................................... 56 21 AUFGABEN ................................................................................................................. 59 21.1 AUFGABENBLOCK VII ................................................................................................. 59 22 DRUCKAUSGABE VON TABELLEN........................................................................... 60 22.1 SEITENGESTALTUNG .................................................................................................. 60 22.2 DRUCKERAUSWAHL UND DRUCK ................................................................................. 64 23 NACHWORT ................................................................................................................ 65



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Microsoft Excel ist ein sehr umfangreiches Tabellenkalkulationsprogramm, welches allerdings nicht nur als ein Werkzeug zur Berechnung, Manipulation und Analyse von Daten dient, sondern auch ein vielseitig einsetzbares Organisationsinstrument und ein optimales Werkzeug zur Präsentation von Informationen darstellt. Neben den Standardberechnungen und -darstellungen enthält es Anwendungen aus dem Bereich der schließenden Statistik und bietet die Möglichkeit, einen mächtigen Apparat von Funktionen für den Umgang mit Zahlen und Texten sowie Präsentationsgrafiken zu benutzen. Excel ist ein offenes Programmpaket, welches jederzeit durch neue Funktionen integrierte Makros oder benutzerdefinierte Funktionen - erweitert werden kann. Mit Hilfe der Programmiersprache Visual Basic für Anwendungen (VBA) kann der Nutzer eigene Zusatzfunktionen in den Funktionsumfang aufnehmen und, was ein sehr großer Vorteil ist, ohne größere Änderungen diese auch in anderen Microsoft Anwendungen benutzen (etwa ein Excel-Makro in WinWord). Die Zugehörigkeit von Excel zum Office - Programmpaket von Microsoft bietet den Vorteil einer auf die anderen Produkte dieses Pakets abgestimmten Oberfläche. Die Bedienungselemente, Dialogfelder und Optionen sind weitgehend identisch. Im Laufe seiner Entwicklung hat sich Excel zu einem Universalprogramm entwikkelt, welches sowohl im professionellen als aber auch im privaten Bereich auf vielfältige Weise eingesetzt werden kann. Nicht nur in Geschäftsbereichen sondern auch im technisch-wissenschaftlichen Bereich können dank der umfangreichen mathematisch-technischen Funktionen viele Aufgaben mit Excel problemlos gelöst werden. Die vorliegende Unterlage bietet einen Einstieg in die vielfältigen Möglichkeiten der Arbeit mit Excel. Es werden die Grundtechniken der Arbeit mit dem Produkt vorgestellt und anhand von Übungsaufgaben die Möglichkeit geboten, die erworbenen Grundkenntnisse an praktischen Beispielen anzuwenden. Am linken Rand des Textes der Unterlage befinden sich Symbole, die folgende Bedeutung haben: ☞ stichwortartige Zusammenfassung

 9 ✎

Übungsaufgaben Lösungen der Übungsaufgaben Raum für eigene Notizen Tip aus der Praxis



 3URJUDPPDXIUXIXQG%LOGVFKLUPDXIEDX

Nach Aufruf des Programms über das dazugehörige Programmsymbol wird eine aus einzelnen Blättern (Tabellen) bestehende Excel-Arbeitsmappe geöffnet, die im unteren Bereich ein beschriftetes Register enthält. Die Arbeitsoberfläche hat die folgende Form: Titelleiste

Menuleiste

Symbolleisten

Inputleiste

Hilfefunktionen

Tabellenbereich

Laufleisten

Navigationsleiste Abb. 1: Die Excel-Arbeitsoberfläche

In der Arbeitsoberfläche können sechs unterschiedliche Arten von Blättern benutzt werden: • Blätter für Tabellen • Blätter für Diagramme und Grafiken • Blätter für Visual Basic-Module • Blätter für den Entwurf von eigenen Dialogfeldern • Vorlagen für Excel-Makros • Standard-Excel-Makrovorlagen wobei einige davon miteinander kombinierbar sind (z.B. Tabelle und Diagramm in einem Blatt).



☞

Æ MS Office Æ MS EXCEL

Aufruf:

Windows

Hilfefunktion:

• Fragezeichen auf der Symbolleiste (kontextbezogene Hilfe) • Fragezeichen auf der Menuleiste (Online-Hilfe)

Bildschirmaufbau:

• • • • • • •

✎







Windows-Titelleiste Menuleiste (Pfeile öffnen ein weiteres Menu) Symbolleiste (individuell einblendbar) Input-Leiste mit Zell- / Bereichsadresse und Input-Kontrolle Tabellenbereich Navigations- / Infoleiste (unterer Bildschirmteil) Laufleisten (horizontal / vertikal)

Eigene Notizen



 $UEHLWVPDSSH7DEHOOH=HOOH  0DSSH

Eine Excel-Arbeitsmappe enthält standardmäßig 16 Blätter (Tabellen), deren Standardnamen im Register sichtbar sind (Tabelle1, Tabelle2, ...). Diese Namen können individuell ersetzt werden. Über die Funktionskombination Format - Blatt ist eine eigene Namensdefinition möglich. Für den Namen eines Blattes (Tabelle) sind maximal 31 Zeichen zulässig. Das Register kann für den Wechsel von Tabelle zu Tabelle benutzt werden. Für den Wechsel zu einer Tabelle muß deren Registereintrag angeklickt werden. Soll eine Arbeitsmappe mehr als 16 Tabellen enthalten, können über die Funktionskombination Einfügen - Tabelle zusätzliche Tabellen in die Arbeitsmappe aufgenommen werden. Umgekehrt kann über die Kombination Bearbeiten - Blatt löschen eine Tabelle aus der Arbeitsmappe entfernt (gelöscht) werden. Die Reihenfolge der Blätter (Tabellen) im Register kann verändert werden. Dazu wird ein Registereintrag angeklickt und bei gehaltener linker Maustaste an die gewünschte Position im Register gezogen. Dieses ist insbesondere dann interessant, wenn man Blätter umbenennt (s.o.) und sie hinterher in eine bestimmte Reihenfolge bringen möchte.  7DEHOOH=HOOH

Die einzelnen Tabellen sind in Zeilen und Spalten eingeteilt. Dabei werden die Zeilen mit 1 bis 16384 durchnumeriert, die Spalten mit Buchstaben(-kombinationen) von A bis IV gekennzeichnet. Im Schnittpunkt einer Zeile und Spalte liegt das eigentliche Arbeitselement einer Tabelle - die Zelle (s. Abb. 1). Insgesamt enthält eine Tabelle 4185088 Zellen. Jede Zelle kann maximal 256 Zeichen aufnehmen, bei Formeln sogar 1024 Zeichen. Jede Zelle ist durch ihre Adresse (Zelladresse) identifizierbar. Eine im Schnittpunkt von Zeile und Spalte liegende Zelle erhält als Adresse (Zellname) die Spaltenkennung und Zeilennummer (in der Reihenfolge Spalte - Zeile) z.B. A3, F7, AB245, ZZ13678. Es gibt unterschiedliche Formen der Zelladressierung, die insbesondere bei der Verwendung von Berechnungsformeln eine spezifische Rolle spielen: • relative Adressen (A3, B7, F13 usw.) - direkter einmaliger Zugriff auf den Zellinhalt • absolute Adressen ($A$3, $B$7, $F$13) - „festhalten“ der Zelle bei Berechnungen • externe Adressen (Tabelle1!A3, LOHN.XLS!Tab1!$B$7) - als Bezug zu Zellen in extern liegenden Tabellen. Die Adressenarten sind miteinander kombinierbar, z.B. $A3 bedeutet das „Festhalten“ der Spalte A aber Zeile 3 ist „frei begehbar“ oder A$7 - „festhalten“ der Zeile 7, Spalte A „frei begehbar“. Derartige Kombinationen werden i.d.R. in anspruchsvolleren Excel-Anwendungen verwendet und sind nicht Gegenstand dieses Kurses.



Zelle C4

Abb. 2: Beispiel einer Zelladresse

Bei Berechnungen, insbesondere bei der Benutzung von Funktionen, werden oft Bereichsadressen benutzt - Adressen von Zellblöcken. Eine solche Adresse hat eine besondere Form - sie besteht aus den Angaben der Zelladressen der oberen linken Zelle des Blocks und der unteren rechten, getrennt durch einen Doppelpunkt (hier B2:D7):

B2

B2:D7

D7 Abb. 3: Zellbereichsadresse

Werden bei Adressangaben mehrere Adressen hintereinander angegeben, so sind diese durch ein Semikolon voneinander zu trennen, z.B.: =MIN(B2;C7;D2:E5;F1:G3)



☞

Arbeitsmappe:

• • • • •

Inhalt: 16 Einzeltabellen (Blätter) Wechsel von Tabelle zu Tabelle Anklicken des „Tabellenreiters“ Tabellen (Blätter) hinzufügen Funktion Einfügen - Tabelle Benennen von Blättern Funktion Format - Blatt Ordnen von Blättern Reiter anklicken und an die gewünschte Position ziehen. • Löschen von Blättern Funktion Bearbeiten - Blatt löschen

Æ Æ Æ

Æ

Æ

Tabelle (Blatt):

bestehend aus Zellen in: • Zeilen (16384) • Spalten (256)

Tabellenzelle:

einzelnes Tabellenelement im Schnittpunkt Zeile - Spalte auch Zellname genannt Position einer Zelle in der Tabelle besteht aus der Angabe des Schnittpunktes Zeile - Spalte • relative Adresse (A1, B7, K4) • absolute Adresse ($A$1, $B$7, $K$4) • externe Adresse (TAB3.XLS!B7, TAB5.XLS!$B$5) • Zellbereich (A1:C7, B3:F5)

Zelladresse:

✎

Eigene Notizen



 'DWHQHLQJDEH

Bevor ein Wert (Zahl oder Buchstaben) in eine Zelle eingegeben werden kann, muß diese markiert werden. Nach dem Öffnen einer Arbeitsmappe ist standardmäßig die Zelle A1 markiert. Eine markierte Zelle erhält eine dicke Umrandung (s. Abb. 2). Nach der Eingabe eines Wertes ist dieser mit der ENTERTaste zu bestätigen oder eine andere Zelle zu markieren. Wird ein eingegebener Wert mit der ENTER-Taste bestätigt, erfolgt automatisch der Wechsel zu der darunter in der gleichen Spalte liegenden Zelle. Die Markierung einer Zelle kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen: • mit der Maus (anklicken mit der linken Maustaste) • mit den Tasten , , , (Cursortasten) Nach der Markierung einer Zelle kann die Werteeingabe auch über die Inputzeile erfolgen. Zu diesem Zweck muß der Cursor nach dem Markieren der Zelle in diese Zeile gebracht werden. Die Inputzeile enthält neben der Adresse der bearbeiteten Zelle und dem Eingabefeld:

ÍÎÏÐ

Adresse der markierten Zelle

Eingabefeld

Abb. 4: Zelleingabe, Inputzeile

drei Symbolfelder: - Stornofeld bei Eingabefehlern - Bestätigungsfeld für die Übernahme des eingegebenen Wertes - Funktionsfeld zum Einfügen einer Funktion (s. weiter im Text) Die Inputzeile wird außer für die Werteeingabe auch für Wertekorrekturen benutzt, insbesondere bei längeren alphanumerischen (Text-) Werten und Funktionen.



☞

Dateneingabe:

• Zelle markieren (Mausklick) • Daten eingeben • mit ENTER-Taste bestätigen oder Zelle wechseln Wechsel von Zelle zur Zelle: • Anklicken der gewünschten Zelle (beliebige Position) • ENTER-Taste : Wechsel eine Zelle tiefer • Cursor-Taste : Wechsel in beliebige Zelle

Eingabe- und Korrekturzeile Input-Zeile (Bearbeitungszeile): Information zur relativen Adresse der bearbeiteten Zelle / Zellbereichs Korrektur von Zellinhalten:

✎

• über die Input-Zeile (s.o.) möglich. • Schaltflächen für Stornieren, Bestätigen und den Funktionsassistenten beachten ! • direkte Korrektur in der Zelle

Eigene Notizen



 $UEHLWHQPLW=HOOHQ=HLOHQXQG6SDOWHQ  0DUNLHUHQYRQ=HOOHQ=HLOHQXQG6SDOWHQ

Sollen Inhalte von Zellen bearbeitet werden, müssen die zu bearbeitenden Zellen vorher markiert werden. Bei Werteeingaben wird i.d.R. nur eine Zelle markiert (s. Kapitel Werteeingabe). Bei Formatierungs-, Kopier-, Löschaktionen und Verschiebungen ist es oft nötig, mehrere Zellen (Zellbereiche) zu markieren. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten und Techniken: • ganze Zeile markieren - in den Nummernbereich der Zeile klicken • ganze Spalte markieren - in den Benennugsbereich der Spalte klicken • zusammenhängenden Zellenblock markieren - obere bzw. untere Blockecke anklicken und bei gehaltener linker Maustaste gewünschten Bereich markieren • nicht zusammenhängenden Zellenblock markieren - Strg-Taste festhalten und gewünschte Bereiche markieren.

zusammenhängender Block

nicht zusammenhängender Block

markierte Zeile markierte Spalte Abb. 5: Markierungsarten  (LQIJHQYRQ=HLOHQ6SDOWHQ

In bearbeiteten Zellenbereichen können bei Bedarf leere Zeilen bzw. Spalten eingefügt werden. Das Einfügen erweitert nicht die maximale Zeilen- oder Spaltenanzahl einer Tabelle. Nach dem Markieren von Zeile bzw. Spalte werden über die Funktion Einfügen und deren Unterfunktionen Zeilen / Spalten die gewünschten Elemente eingefügt. Dabei ist zu beachten: • Eine neue Zeile wird immer über der markierten Zeile eingefügt. • Eine neue Spalte wird immer links von der markierten Spalte eingefügt.



 $XVEOHQGHQYRQ=HLOHQ6SDOWHQ

In umfangreichen Tabellen können zu besseren Übersichtlichkeit Zeilen bzw. Spalten aus der Anzeige ausgeblendet werden. Ausgeblendete Zeilen / Spalten behalten ihre Funktionsfähigkeit, d.h. die in Ihren Zellen enthaltenen Werte stehen für Operationen innerhalb der Tabellen weiter zur Verfügung. Zum Ausblenden werden die gewünschten Zeilen / Spalten markiert und die Funktionskombination Format - Zeile / Spalte - Ausblenden aufgerufen. Ausgeblendete Zeilen / Spalten lassen sich wieder einblenden indem die Zeilen / Spalten um den ausgeblendeten Bereich herum markiert werden und die Funktionskombination Format - Zeile / Spalte - Einblenden aufgerufen wird.

Abb. 6: Tabellenausschnitt mit ausgeblendeten Zeilen und Spalten  6SDOWHQEUHLWH=HLOHQK|KH

Zeilen und Spalten einer Excel - Tabelle besitzen Standardwerte für Breite und Höhe. Die Zeilenhöhe verändert sich evtl. bei Formatierungen, sobald beispielsweise eine Schriftgröße gewählt wird, bei der der formatierte Zellinhalt in der Höhe nicht in die Zeile hineinpaßt. Die Spaltenbreite wird jedoch nicht angeglichen. So ist es oft nötig, die Standardmaße für Zeilenhöhe und / oder Spaltenbreite zu verändern. Beide Maße können auf zwei Wegen verändert werden:



• Über die Funktionskombination Format - Zeile / Spalte mit den Auswahlen ∗ Höhe / Breite ∗ optimale Höhe / Breite • Durch Anklicken der Trennstriche zwischen den Zeilennummern oder Spaltenbenennungen und ziehen auf gewünschte Höhe / Breite Spalten und Zeilen lassen sich auf die oben beschriebene Weise fast bzw. vollständig ausblenden, indem man ihre Höhe / Breite soweit verringert, daß benachbarte Trennstriche vollständig verschmelzen. In solchen Fällen ist es nicht mehr möglich, sie durch Ziehen des Trennstriches wieder einzublenden, weil dieser nicht mehr angeklickt werden kann - hier muß dann die im Kap. 5.3 beschriebene Technik angewandt werden.



☞

Markieren von Zellen:

• einzelne Zelle: anklicken mit der linken Maustaste •

•

Æ zusammenhängender Zellenblock: Æ obere / untere Blockecke anklicken Æ bei gehaltener linker Maustaste Block markieren nicht zusammenhängende Zellen / Zellblöcke: Æ Strg-Taste festhalten und wie oben markieren

in den Zeilen- bzw. Spalten-Nummernbereich klicken Markieren von Zeilen bzw. Spalten: bei mehreren Zeilen / Spalten mit gehaltener Maustaste markieren Einfügen von Zeilen • Zeilen: bzw. Spalten: Zeile, über der eingefügt werden soll, markieren Funktion Einfügen - Zeilen wählen • Spalten: Spalte markieren (s.o.) Funktion Einfügen - Spalten wählen eingefügt wird links von der markierten Spalte Aus- / Einblenden • Ausblenden: von Zeilen / Spalten: Zeile / Spalte markieren (s.o.) Funktion Format -Zeile/Spalte - Ausblenden wählen. • Einblenden: Zeilen / Spalten um die ausgeblendete herum markieren Funktion Format - Zeile/Spalte - Einblenden wählen

Æ Æ Æ Æ

✎

Eigene Notizen



 )RUPDWLHUHQYRQ=HOOHQ=HLOHQ6SDOWHQXQG %HUHLFKHQ

Den Zellen einer Tabelle wird nach dem Aufruf von Excel ein Standardformat zugewiesen. Damit sind Zahlenformate und Schriften mit Standardwerten belegt. Das zugewiesene Format kann individuell verändert werden. Vor dem Formatieren (Formatzuweisung) müssen die zu bearbeitenden Bereiche der Tabelle markiert werden (s. Kap. Arbeiten mit Zellen, Zeilen und Spalten). Für Standardformatierungen steht eine Symbolleiste zur Verfügung:

Schriftart und -größe

Schrifttyp

Ausrichtung

Zahlenformate

Rahmen

Farben und Muster

Abb. 7: Standard-Formatleiste





Nicht in der Symbolleiste enthaltene Formatierungsalternativen sind über die Funktion Format und die Auswahl Zelle / Spalte / Zeile erreichbar. Insbesondere ist diese Kombination zu wählen, wenn nicht zusammenhängende Zellen-, Spaltenoder Zeilenbereiche zu formatieren sind. Vorsicht: Bei Formatierungen von ganzen Spalten oder Zeilen (oder Bereichen von ganzen Zeilen bzw. Spalten) gilt die Formatierung bis zum rechten Tabellenende (Spalten) oder bis zur letzten Zeile der Tabelle (Zeilenformatierung). Dieses kann zu unerwünschten Effekten insbesondere bei der Druckausgabe von Tabellen führen - u.U. sogar soweit, daß eine Tabelle durch die Zuweisung eines Spalten- / Zeilenformats die Größe von 256 Spalten und / oder 16384 Zeilen zugewiesen bekommt, obwohl nur ein geringer Teil davon tatsächlich mit Werten belegt ist. Formatierungen von Tabellenelementen bestehen nicht nur aus Zuweisungen von Schriftarten und -größen, sondern können auch viele andere Elemente beinhalten. Ein Standardelement der Tabellenformatierung ist der Rahmen. Die in der Bildschirmanzeige sichtbaren Hilfslinien (Gitternetzlinien) dienen eigentlich nur der optischen Unterteilung der Tabelle während des Arbeitens. Soll eine Tabelle in der (Drucker-) Ausgabe mit Zellen- und Tabellenrahmen versehen werden, müssen diese implizit über eine Formatierung des entsprechenden Tabellenbereichs zugewiesen werden. Tip aus der Praxis: bei der Zuweisung von Rahmenelementen immer „von innen nach außen“ oder „von dick zu dünn“ arbeiten, d.h. zuerst die inneren (evtl. dünneren) Rahmenelemente zuweisen und dann systematisch nach außen gehen (evtl. dickerer äußerer Rahmen).

Bei Zuweisungen von Farben, Mustern und Schraffuren sollte beachtet werden, daß eine Überladung einer Tabelle mit diesen Elementen nicht immer die optimalen Effekte mit sich bringt.



Die folgenden Beispiele zeigen einige Möglichkeiten aus dem Bereich der Tabellenformatierung. Zu beachten ist, daß die formatierte Tabelle Farben und Muster enthält, die im schwarz-weiß - Druckverfahren keinen sichtbaren positiven Effekte hervorbringen. Die Mustertabelle hat nach der Eingabe der Werte die folgende Form:

Abb. 8: Unformatierte Mustertabelle nach der Werteeingabe

Nach einigen einfachen Formatierungen (Zuweisen von Schriftarten, Schriftgrößen, Mustern, Zahlenformaten und grafischen Elementen) nimmt die gleiche Tabelle die folgende Form an:

Abb. 9: Mustertabelle aus Abb.6 nach der Formatierung

Eine Reihe von Formatierungen kann direkt über die Format - Leiste erledigt werden. Hierzu stehen die entsprechenden Symbole zur Verfügung: • Schriftenformate (von links nach rechts): • • •

Fettschrift Kursiv Unterstrichen

Zellausrichtung (von links nach rechts): • • • •

linksbündig zentriert rechtsbündig zentriert über Spalte (gleichmäßiger Abstand von allen Zellseiten)



Zahlenformate (von links nach rechts): •

Währungsformat

•

Prozentformat

•

Tausendertrennzeichen hinzufügen

•

Dezimalstelle hinzufügen

• Dezimalstelle löschen Zuweisungen von Schriftarten, Schattierungen und Farben - siehe Abb. 7. Hinweis: Ein Klick auf die Schaltfläche

öffnet Auswahlmenus:

Abb. 10: Auswahl von Rahmen, Muster- und Textfarben



(hier an Beispielen von Rahmen, Musterfarben und Textfarben). Die Auswahl von Schriftarten und -größen geschieht analog. Die in der Symbolleiste nicht enthaltenen Alternativen für Formatierungen findet man unter der Funktion Format der Menuleiste (hier Beispiel für Alternativen zur Ausrichtung von Zellinhalten):

Abb. 11: Auswahlalternativen zum Formatieren von Zellen



☞

Zellen:

gewünschte Zelle immer zuerst markieren • Schriftarten: ➞ über Symbolleiste Auswahl Schriftarten / -größen ➞ Funktion Format - Zellen • Zellenformat: ➞ Funktion Format - Zellen ➞ Zuweisung von Ausrichtungen, Rahmen, Schraffur, Muster, Zeichenformaten und Zahlenformaten.

Zeilen:

gewünschte Zeile(n) markieren Formatierungen wie bei Zellen möglich (s.o.), jedoch über die Funktion Format - Zeile. Achtung: Formatierung gilt für alle Zeilen bis zum Tabellenende. Kann zu unerwünschten Nebeneffekten bei Ausdruck führen !

Spalten:

gewünschte Spalte(n) markieren (s.o.) Formatierungen wie bei Zellen möglich (s.o.), jedoch über die Funktion Format - Spalte. Achtung: Formatierung gilt für alle Spalten bis zum rechten Tabellenende. Kann zu unerwünschten Nebeneffekten bei Ausdruck führen !

Zellen- / Zeilen- / Spaltenbereiche:

gewünschte Bereiche über die entsprechende Markierungstechnik (s. weiter oben im Text) markieren. Formatierungen wie bei Zellen möglich (s.o.), jedoch über die entsprechende Funktion für Formatierungen von Zellen / Zeilen / Spalten (s.o.).

✎

Eigene Notizen



 $XVVFKQHLGHQ.RSLHUHQ(LQIJHQ

Beim Aufbau von Tabellen treten oft gleiche Elemente (Zahlenwerte, Text oder Formeln) in mehreren an unterschiedlichen Stellen der Tabelle liegenden Zellen auf. Anderseits können Situationen auftreten, in denen Zelleninhalte von einer Position in eine andere verschoben werden müssen. Mit der Technik des Ausschneidens, Kopierens und Einsetzens können Zellinhalte vervielfältigt oder übertragen werden. Die Funktionen Kopieren, Ausschneiden und Einfügen benutzen als Zwischenstufe die Windows - Zwischenablage. Es gibt zwei Standardtechniken für die Benutzung dieser Funktionen: • die Menufunktion Bearbeiten mit ihren Unterfunktionen Ausschneiden / Kopieren / Einfügen. • Symbole der Standard - Symbolleiste mit der gleichen Funktion. Generell gilt für beide Vorgehensweisen: die zu bearbeitenden Bereiche sind zuerst zu markieren ! In der Standard - Symbolleiste befinden sich Symbole mit der folgenden Bedeutung:

Ausschneiden - der markierte Tabellenbereich wird ausgeschnitten und in die Zwischenablage gebracht. 

Kopieren - eine Kopie des markierten Tabellenbereichs wird in die Zwischenablage übertragen. Einfügen - der Inhalt der Zwischenablage wird in den markierten Bereich der Tabelle übertragen. Nach dem Ausschneiden bzw. Kopieren muß für das Einfügen der Bereich der Tabelle markiert werden, in den eingefügt werden soll. Dabei ist es insbesondere beim Einfügen von Zellenblöcken nicht nötig, die genaue Blockgröße zu markieren, es reicht die Markierung der oberen linken Eckzelle des einzufügenden Bereichs. Beim Übertragen von Tabellenbereichen gehen i.d.R. die diesen Bereichen zugewiesenen Formatierungen verloren. Dieses ist insbesondere dann ärgerlich, wenn mehrere Formatierungsvorschriften einem Element zugewiesen wurden (z.B. Schrifttyp, -größe, -farbe, Schatierung, Muster usw.). Wurde ein Tabellenbereich über Ausschneiden übertragen, müssen die Formatierungen neu zugewiesen werden (das „Original“ ist nicht mehr in der Tabelle). Werden Tabellenbereiche kopiert, können die Originalformate wiederhergestellt werden. Gleiches gilt für Formatierungen, die an andere nichtformatierte Tabellenteile übertragen werden sollen. der Standard Für die Formatübertragung benutzt man die Schaltfläche Symbolleiste. Der Bereich (Zelle) mit dem zu übertragenden Format wird markiert (angeklickt), danach das Pinselsymbol angeklickt und anschließend wird mit dem Mauscursor (der das Pinselsymbol „angehängt“ bekommt) über den Bereich der Tabelle „gestrichen“, auf den das gewünschte Format übertragen werden soll.



Tip aus der Praxis: soll der Übertragungsvorgang für den gleichen Bereich auf mehrere Zielbereiche übertragen werden, muß nach jedem Übertragen das Pinselsymbol angeklickt werden. Ein Doppelklick auf das Symbol vor dem ersten Übertragen bewirkt, daß das Symbol auf Dauer aktiv bleibt (mehrere Übertragungen möglich) und erst nach einem erneuten einfachen Klick mit der Maus deaktiviert wird.



☞

Ausschneiden:

• gewünschte Zeile(n) markieren • Scherensymbol in der Symbolleiste anklicken Inhalt markierter Zelle(n) wird in der WINDOWS-Zwischenablage gespeichert oder: • Funktion Bearbeiten - Ausschneiden benutzen

Kopieren:

• gewünschte Zeile(n) markieren • Kopier-Symbol in der Symbolleiste anklicken Inhalt markierter Zelle(n) wird in der WINDOWS-Zwischenablage gespeichert oder: • Funktion Bearbeiten - Kopieren benutzen

Einfügen:

• gewünschte Zeile(n) markieren • Kopier-Symbol in der Symbolleiste anklicken Aus der WINDOWS-Zwischenablage wird der vorher an einer anderen Stelle kopierte / ausgeschnittene Inhalt (s.o.) an die markierte Stelle eingefügt. oder: • Funktion Bearbeiten - Einfügen benutzen

Übertragen von Formaten:

• Bereich(e) mit zu übertragender Formatierung markieren. • Pinsel-Symbol in der Symbolleiste anklicken • Mit der Maus über die zu formatierenden Bereiche ziehen.

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Eigene Notizen



 )RUPHOQXQG)XQNWLRQHQ  )RUPHOQ

Das „tägliche Brot“ bei der Arbeit mit Excel - Tabellen sind Formeln und Funktionen. Die meisten Tabellen werden für Berechnungen benutzt, die natürlich auch außerhalb der Tabelle durchgeführt werden können und nur die Ergebnisse in die Tabelle eingetragen werden. Für derartige „Operationen“ benötigt man jedoch kein Tabellenkalkulationsprogramm. Das Charakteristikum einer Kalkulationstabelle ist, daß sie Endergebnisse liefert, unabhängig davon wie oft und in welchem Größenbereich die Grundwerte geändert werden. Für die Berechnungen innerhalb der Tabellenzellen werden jedoch immer Formeln bzw. Funktionen benötigt. Das grundlegende Problem bei der Erstellung und Benutzung von Formeln und Funktionen ist die Übersetzung von „Tabellensprache“ in die „Formelsprache“. Dies sei an einem kleinen Beispiel erläutert: A

B

C

D

1 2

5

7

3 In der Zelle C2 soll die Summe der Inhalte der Zellen A2 und B2 errechnet werden. Hierzu wird eine Formel benötigt. Würde man als Formel schreiben: =5+7 erschiene zwar in der Zelle C2 das richtige Ergebnis (12) allerdings würde sich dieses nicht verändern, wenn die Zellen A2 bzw. B2 (oder beide) andere Werte erhielten. Wird an die Zelle C2 allerdings die Formel in der Form: = A2 + B2 übergeben, so erscheint dort zwar das gleiche Ergebnis (12), allerdings wird dadurch an Excel nicht die Anweisung die Zahlen 5 und 7 zu addieren übergeben, sondern Excel erhält die Anweisung, den Inhalt der Zelle mit der Adresse A2 und den Inhalt der Zelle mit der Adresse B2 zu addieren. Werden die Inhalte der Zellen A2 und /oder B2 verändert, enthält die Zelle C2 immer das richtige Ergebnis: A

B

C

D

1 2

5

7

=A2+B2

3

A

B

C

D

C

D

1 2

5

7

12

3

A

B

1 2

13

21

34

3



Für die Benutzung von Formeln und Funktionen in Tabellenzellen gelten einige Grundregeln: • Formeln und Funktionen beginnen grundsätzlich mit dem Gleichheitszeichen (=) • Bei der Generierung von Formeln ist die Reihenfolge der Operationen zu beachten (Punktrechnung vor Strichrechnung). Soll sie verändert werden, ist entsprechend zu klammern. • Klammern werden immer von innen nach außen aufgelöst.



• Werden in Formeln und Funktionen Zelladressen oder Adressen von Zellbereichen benutzt, sollten diese möglichst nicht von Hand eingetippt werden, sondern durch Anklicken der entsprechenden Zellen oder Bereiche in die Formeln übernommen werden. • Werden gleiche Formeln mehrfach benutzt, müssen sie nicht mehrfach getippt werden, sondern können durch Kopieren übernommen werden. Die Zelladressen (Zellbezüge) werden dabei vom System automatisch angeglichen (mit Ausnahme von absoluten Zelladressen - s. weiter im Text !): A 1

5

B 7

C

D

E

F

=A1+B1

2

=A2+B2

3

=A3+B3

4

=A4+B4

5

=A5+B5

6

=A6+B6

Kopieren

7 • Beim Kopieren von Formeln ist die Richtung für den Angleich der Zellbezüge unerheblich, die relativen Zellbezüge werden immer relativ zu ihrer Ursprungsposition angeglichen (das System beachtet die Richtung und Anzahl Schritte - Zeilen / Spalten von der „Quelle“ aus gesehen). Wird allerdings bei der Relativierung der Zelladressen der Tabellenbereich verlassen, erfolgt eine Fehlermeldung: A 1

5

B 7

C

D

=A1+B1

E

F =D1+E1

2 3 4 5 6

=D5+E5 FEHLER

=B6+C6

7 Oft werden bei Berechnungen in Tabellen Fixwerte benutzt, die als Wert in der Tabelle nur einmal auftreten, allerdings in Berechnungsformeln mehrmals an unterschiedlichen Stellen der Tabelle benutzt werden sollen. Wie schon oben beschreiben, werden bei der Übernahme (Kopieren) von Formeln die darin enthaltenen Zelladressen angeglichen. Im Falle eines in der Tabelle nur einmal auftretenden Wertes ist dieses jedoch unerwünscht. In solchen Fällen werden absolute Zelladressen benutzt. Diese Technik sei im folgenden kurz erläutert.



In der Beispieltabelle sollen Gesamtpreise (brutto) aus Einzelpreisen (netto) und Warenmengen bei einem festen MWSt-Satz errechnet werden. Um den Wert des MWSt-Satzes nicht mehrfach in die Tabelle schreiben zu müssen, wird er nur in einer einzigen Zelle erfasst und die Berechnungsformeln sollen immer mit dem Inhalt dieser Zelle rechnen, unabhängig davon, an welcher Stelle der Tabelle die Berechnungsformel auftritt. Die Formeln werden in die Tabellenzellen durch Kopieren übernommen:



A

B

C

D

1

Netto

Menge

Gesamt Brutto

MWST

2

125,50 DM

15

=A2*B2+(A2*B2)*$D$2

3

34,05 DM

71

=A3*B3+(A3*B3)*$D$2

4

5,75 DM

166

...

5

22,30 DM

83

...

6

51,35 DM

5

15% Formel kopieren

=A6*B6+(A6*B6)*$D$2

Beim Kopieren der Formel aus der Zelle C2 in die Zellen C3 bis C6 werden die relativen Zelladressen automatisch angeglichen (siehe Zellen A2 und B2), während die Adresse der Zelle D2 - hier als absolute Zelladresse angegeben - unverändert bleibt. Die Benutzung von Fixzellen (Fixwerten) in Tabellen spart nicht nur Schreibarbeit bei der Erstellung der Tabelle, sondern auch Speicherplatz, den die Tabellen belegen. Fixzellen müssen nicht immer im Tabellenbild (Bildschirm oder Ausdruck) erscheinen. Soll die Anzeige (Ausdruck) unterdrückt werden, können die entsprechenden Spalten / Zeilen ausgeblendet werden (siehe Ausblenden von Zeilen / Spalten), ohne daß die Funktionsfähigkeit der Tabelle beeinträchtigt wird. Zur Korrektur der Werte in den Fixzellen können die entsprechenden Spalten / Zeilen jederzeit wieder eingeblendet werden. Ein Problem für den Einsteiger ist oft die gleichzeitige Umsetzung von mathematischen Formeln und Zelladressen in die Formelsprache des Excel. Soll beispielsweise in einer Excel - Tabelle das Volumen eines Zylinders nach der Formel 2 V = Πr h berechnet werden und die Tabelle enthält die Werte:

Abb. 12: Grundwerte für Formelberechnungen

so muß bei der Generierung der Formeln für die Spalte C gedanklich mehrfach „umgesetzt“ werden: in die Zellen C3 und folgende darf nicht die Formel in der Form = Πr h eingesetzt werden, sondern (nach der Umsetzung in die Sprache der Zelladressen und unter Benutzung entsprechender Funktionen und Sonderzeichen): =Pi()*A3^2*B3 2



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Neben selbst definierten Formeln steht in Excel für Berechnungen eine umfangreiche Sammlung von über 300 integrierten Berechnungsformeln (Funktionen) aus unterschiedlichen Bereichen zur Verfügung. Bei der Benutzung von Funktionen verlangt Excel die exakte Beachtung der vorgeschriebenen Syntaxregeln. Ist die Syntax einer Funktion dem Anwender bekannt, kann die Funktion unmittelbar in die entsprechende Zelle eingegeben werden (wie eine selbst definierte Formel - s.o.). Die einfachste und sicherste Methode des Umgangs mit Funktionen ist jedoch die Benutzung des Funktionsassistenten. Eine in Excel - Tabellen sehr oft benutzte Funktion ist die Summenfunktion. Sie besitzt ein eigenes Symbol in der Symbolleiste: . Für die Benutzung dieser Funktion (aber auch aller anderen Funktionen) gilt eine feste Arbeitsreihenfolge: • Zelle, in der die Summierung stattfinden soll, markieren. • Funktionssymbol in der Symbolleiste anklicken. • Bereich(e), über den / die summiert werden soll, markieren.



• Auswahl mit der ENTER-Taste bestätigen. Nach dem Anklicken der Zelle, in der summiert werden soll, und des Summensymbols in der Symbolleiste erscheint in der Input-Zeile die Funktionsformel mit der Syntax der Summenfunktion: =SUMME() Während des Markierens der zu summierenden Bereiche der Tabelle, werden die Adressen der markierten Zellen / Zellbereiche in die runden Klammern übernommen, z.B.: =SUMME(A1:C7;D3;D5:E6) (beachte: A1:C7 bedeutet den Zellbereich von A1 bis C7, s.weiter oben im Text). Natürlich können die Adressbereiche auch direkt in die Input-Zeile eingegeben werden, allerdings ist es sicherer, sie durch Markieren mit der Maus übernehmen zu lassen. Die Syntax der übrigen eingebauten Funktionen kann u.U. relativ komplex sein, deshalb ist es empfehlenswert, sie mittels des Funktionsassistenten von System aufbauen zu lassen. Auch hier gilt (wie auch bei der Eingabe von Formeln) der Grundsatz: zuerst die Zielzelle markieren und anschließend den Assistenten aufrufen.



Der Funktionsassistent wird über das Symbol der Standard - Symbolleiste aufgerufen. Nach dem Aufruf wird ein Auswahlfenster für verfügbare integrierte Funktionen eingeblendet, in dem diese nach Kategorien geordnet erscheinen:

Kategorie

Funktion

Syntax Funktionsbeschreibung

Abb. 13: Funktionsassisten - Funktionsauswahl

Nach Auswahl der gewünschten Kategorie (hier Zuletzt verwendet) und der Auswahl der Funktion (hier ANZAHL) wird die Funktionssyntax und eine kurze Funktionserklärung ins Fenster eingeblendet. Über die Schaltfläche Weiter wird zur weiteren Definitionen der Funktion verzweigt (hier am Beispiel der schon beschriebenen Funktion Summe):

Abb. 14: Funktionsassistent - Parameterauswahl fur eine Funktion

Die Werteeingaben (Zelladressen oder direkte Zahlenwerte) können direkt oder über Markierungen der entsprechenden Zellen erfolgen.



Einige Funktionen bilden schon vom Namen her für Uneingeweihte ein „Buch mit sieben Siegeln“, wie beispielsweise die hier ausgewählte Gruppe der Funktionen aus der Finanzmathematik:

Abb. 15: Funktionsassistent - Auswahlfenster

allerdings kann in Zweifelsfällen über die Schaltfläche Hilfe jederzeit die Online Hilfe herangezogen werden, die neben genauen Beschreibungen der ausgewählten Funktion i.d.R. auch Beispiele zur Syntax und Anwendung enthält:

Abb. 16: Ausschnitt der Online-Hilfe zu Funktion aus Abb. 12



Soweit es sich vermeiden läßt, sollten Formeln, Funktionen, Parameter und Werte nicht direkt eingegeben werden, sondern, wann immer es möglich ist, durch Auswählen mittels Assistenten (bei Funktionen) oder Mausklick (bei Werten, Bereichen und Parametern) übernommen bzw. eingesetzt werden.



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Formeln:

• beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen (=) • beim Generieren von Formeln möglichst Adressen von Zellen oder Zellbereichen nicht von Hand eintippen, sondern durch Anklicken bzw. Markieren übernehmen. • Reihenfolge der Operationen beachten (Punkt- vor Strichrechnung), gegebenenfalls entsprechend klammern. • Falls gleiche Formeln in mehreren Zellen benutzt werden möglichst durch Kopieren übernehmen. Zellbezüge werden automatisch angeglichen.

Funktionen:

• am einfachsten über den Funktionsassistenten erreichbar - dort nach Anwendungsbereichen geordnet. • Syntax beachten ! • Gegebenfalls zum besseren Verständnis Beispiele in der OnlineHilfe heranziehen.

Zeilen- und Bereichsadressen:

• Bei Formeln und Funktionen - Bezug auf Zellen / Zellbereiche nur über Adressen möglich: • relative Adresse - wird bei Übernahme von Formeln vom System automatisch angeglichen: A1 - Zelle mit der Adresse A1 B13 - Zelle mit der Adresse B13 B3:B10 - Zellbereich der Spalte B, Zeile 3 bis 10. • absolute Adresse - wird bei Formelübernahme fixiert: $A$1 Zelle mit der Adresse A1, jedoch fixiert • externe Adresse - Zelle(n) / Zellbereich(e) in einer anderen Tabelle: ⇒ Tabelle7!A13 - Zelle A13 in der Tabelle 7 ⇒ Mappe3.XLS!Tabelle3!B23 - Zelle B23 in der Tabelle 3 der Arbeitsmappe mit dem Namen Mappe3.XLS • Zellbereich: A3:D7 - Zellblock von Zellen zwischen A3 und D7.

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Eigene Notizen



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einfache Summe: verkettete Formel:

= B1 + B4 + C3 + D7 Summe der Zellinhalte von B1, B4, C3, D7 = B2 + B3 + SUMME(B4:C6) Summe der Zellinhalte von B2 und B3 summiert mit der Summe der Zellinhalte des Bereichs B4 bis C6.

kombinierte Rechnung:

=B1 - (C2 + C5) * ((B3+F15)-D4*(H3+H4)) Das Produkt der Summe von C2 und C5 mit der Differenz von Summe B3 und F15 und Produkt von D4 und Summe H3 und H4 wird von B1 subtrahiert (bitte Klammerung beachten !).

einfache Funktion

=MIN(A2:F9) der minimale Wert aus dem Bereich A2 bis F9

Auswahlfunktion (einfach):

=WENN(A1>0;SUMME(B1+MIN(F1:H5); G7*0,15) wenn der Wert von A1 größer als 0 ist, wird Summe von B1 und dem Minimalwert des Bereiches F1 bis H5 eingesetzt; ist A1 nicht größer 0, wird der Wert des Produktes von G7 mit 0,15 eingesetzt.

Auswahlfunktion (als Verkettung von Funktionen):

=WENN(DATUM(JAHR(HEUTE()); MONAT(A1); TAG)A1))