Microsoft Word XP - Erster Band: Schulungsbuch mit Übungen

Band KAMI PRINT VERLAG 1 Peter Schießl Microsoft Word 2002 XP ERSTER BAND Schulungsbuch mit Übungen KAMI PRINT V...

Author: Peter Schiessl

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Band

KAMI PRINT VERLAG

1

Peter Schießl

Microsoft

Word 2002 XP ERSTER BAND

Schulungsbuch mit Übungen

KAMI PRINT VERLAG PETER SCHIEßL

MICROSOFT

Word 2002 XP ERSTER BAND

SCHULUNGSBUCH MIT ÜBUNGEN

V01-10-3 Kami Print Verlag ISBN 3-931857-69-7  Dipl.-Ing. (FH) Peter Schießl Ravensburger Ring 21 • 81243 München Alle Rechte vorbehalten. Sowohl die Vervielfältigung einzelner Seiten, die Speicherung auf Datenträgern, als auch jede andere Nutzung, z.B. die Verwendung des Buches oder der Übungen bei einem Computerkurs, sofern nicht jeder Teilnehmer das Buch erworben hat, bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch den Autor. Gerichtsstand ist München. Dieses Buch wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch kann weder Verlag noch Autor aufgrund der Vielfalt an Soft- und Hardware irgendeine Haftung für Schäden durch Fehler des Buches oder der beschriebenen Programme übernehmen. Produkt- und Preisänderungen vorbehalten. Produktnamen sind eingetragene Markenzeichen der jeweiligen Hersteller, die nur zum Zwecke der Identifikation genannt werden.

Dieses Buch wurde anhand einer vollständigen Installation der ersten Ausgabe von MS Word XP erstellt. Abweichungen von den Beschreibungen und Abbildungen sind durch eine benutzerdefinierte Installation oder Veränderungen durch andere installierte Software oder seitens Microsoft bei Updates oder neueren Ausgaben möglich.

Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort

11

1.1 1.2 1.3

Über die Installation ............................................................... 11 Lernen am PC........................................................................ 11 Die drei Stufen zur Wordheit ................................................... 12 1.3.1 Erster Band .............................................................. 12 1.3.2 Zweiter Band............................................................ 12 1.3.3 Dritter Band ............................................................. 12 1.3.4 Sonderausgaben ...................................................... 13 1.4 Prüfen Sie Ihr Wissen .............................................................. 13 1.5 Neues in Word 2002 XP ......................................................... 13 1.6 Word 2002 im Überblick ........................................................ 14

EINGABE ....................................... 15 Grundlegende Bedienung, Aufbau von Word, erste Texte schreiben und als Datei speichern ........................................................................................ 15

2. Tastatur und Korrektur 2.1 2.2 2.3

17

Absatz oder neue Zeile ........................................................... 19 Ein Übungstext für die Tastaturbedienung ................................. 19 Text korrigieren ...................................................................... 20

3. Speichern

21

3.1 Die Symbole für Dateien ......................................................... 21 3.2 Das erste Speichern ............................................................... 22 3.2.1 Ordner wählen......................................................... 22 3.3 Ordner, Dateiname und Dateiendung ...................................... 24 3.4 Text oder Word beenden......................................................... 25 3.5 Übung Tastatur und Speichern ................................................ 25 3.6 Ein zweiter Text ...................................................................... 26

4. Dateien erneut öffnen 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Textfenster wechseln ............................................................... 28 Erneut speichern .................................................................... 30 Datei-Speichern unter............................................................. 30 Dateifenster einstellen ............................................................ 30 Fragezeichen-Hilfe ................................................................. 31 Zusammenfassung ................................................................. 31 Übung Kinderwagen .............................................................. 32

5. Der Word-Aufbau 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

27

33

Word starten und schließen ..................................................... 33 Das Programmfenster ............................................................. 34 Text in der Ansicht Seitenlayout ................................................ 34 Text einstellen ........................................................................ 35 Auswahlschaltflächen ............................................................. 35

5.6 5.7 5.8 5.9

Mausklicken .......................................................................... 36 Abschließender Überblick ....................................................... 36 Die Statuszeile ....................................................................... 37 Der Aufgabenbereich ............................................................. 38

6. Word voreinstellen

39

6.1 Symbolleisten ........................................................................ 39 6.2 Befehle verschwinden ............................................................. 40 6.3 Fenster einstellen ................................................................... 41

7. Befehle anwenden 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

43

Anordnung der Befehle .......................................................... 43 Beispiel für die Anwendung .................................................... 44 Symbole ............................................................................... 44 Mit der Tastatur ..................................................................... 45 Neue Datei und Vorlage ........................................................ 46 7.5.1 Übung Einleger........................................................ 47 7.5.2 Übung Vorlage ........................................................ 47

8. Die Fenstertechnik

49

8.1 Fenstergröße oder Programm beenden .................................... 49 8.2 Fenstergröße einstellen........................................................... 50 8.3 Die Darstellungsgröße (Zoom) ................................................ 51

9. Die Ansicht einstellen 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5

53

Ansicht wie gedruckt .............................................................. 53 Ein Seitenrahmen .................................................................. 54 Übung Fenstergröße .............................................................. 55 Die Bildlaufleiste .................................................................... 56 Übung Bildlaufleiste ............................................................... 57

FORMATIEREN ............................ 59 Schriftart und Absätze einstellen................................................................ 59

10. Format-Zeichen

61

10.1 Das Markieren .................................................................... 61 10.1.1 Markieren geht so ................................................... 61 10.1.2 Übung Markieren.................................................... 62 10.2 Schrift ändern ..................................................................... 62 10.3 Farbig hervorheben ............................................................. 63 10.4 Schriftgröße ändern ............................................................. 64 10.5 Schriftart einstellen .............................................................. 65 10.6 Die Textfarbe ...................................................................... 66

11. Format-Absatz

67

11.1 Grundsätzliches .................................................................. 67

11.2 11.3 11.4 11.5

Absatzmarken anzeigen ....................................................... 68 Extras- Optionen .................................................................. 69 Ausrichtung......................................................................... 70 Die Absatzeinstellungen ....................................................... 71 11.5.1 Übung zu den Absatzeinstellungen ............................ 72 11.6 Kopieren und Einfügen......................................................... 72 11.7 Die Zwischenablage ............................................................ 73 11.8 Rückgängig......................................................................... 74 11.9 Abschlußübung ................................................................... 75 11.10 Übung Schrifteffekte............................................................ 76

GESTALTEN .................................. 77 Schriftauswahl, spezielle Absätze, Rahmen und Schattierungen ................... 77

12. Mit Schriften gestalten

79

12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7

Eine Überschrift ................................................................... 79 Schriftauswahl ..................................................................... 80 Schrift sperren ..................................................................... 81 Animation ........................................................................... 82 Handschriften...................................................................... 83 Der Schriftmanager ............................................................. 83 Format übertragen............................................................... 84 12.7.1 Mittels der Absatzmarken ......................................... 85 12.8 Übung Absatzeinstellungen .................................................. 86 12.9 Absätze einrücken ............................................................... 86

13. Spezielle Absätze

87

13.1 Hängender Absatz ............................................................... 87 13.2 Das Menü Format-Absatz ..................................................... 88 13.3 Hängend mit Lineal ............................................................. 89 13.3.1 Lineal einschalten .................................................... 89 13.3.2 Lineal-Schieber........................................................ 89 13.4 Aufzählungen ...................................................................... 90 13.4.1 Aufzählungszeichen (Bullet)....................................... 91 13.4.2 Einzug vergrößern.................................................... 91 13.5 Zeilen numerieren ............................................................... 92 13.6 Kleine Zusammenfassung ..................................................... 93

14. Rahmen und Schattierung 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6

95

Erste Übung ........................................................................ 95 Schattierung ........................................................................ 96 Ein Rahmen ........................................................................ 97 Linien ................................................................................. 98 Ein Seitenrahmen ................................................................ 98 Weitere Einstellmöglichkeiten ................................................ 98 14.6.1 Die Symbolschaltfläche für Rahmenlinien ................... 99 14.6.2 Die Symbolleiste „Tabelle und Rahmen“ .................... 99

DRUCKEN UND SPEICHERN...101 Grundlegende Einstellungen zum Drucken, weiteres zum Speichern, Dokumentwiederherstellung ................................................................... 101

15. Drucken

103

15.1 Einstellungen .................................................................... 104 15.1.1 Druckqualität und Papier ....................................... 104 15.1.2 Was soll gedruckt werden ...................................... 104

16. Weiteres zum Speichern

105

16.1 Datei kopieren mit „Speichern unter“ .................................. 105 16.1.1 Die Systematik beim Speichern ............................... 106 16.1.2 Datei auf Diskette kopieren .................................... 106 16.2 Wohin mit den Texten? ...................................................... 107 16.2.1 Neuen Ordner erstellen ......................................... 108 16.2.2 Unterordner erstellen ............................................. 109 16.2.3 Ordner löschen..................................................... 109 16.3 Welche Ordner ................................................................. 109 16.4 Vorteile der Ordner ........................................................... 109 16.5 Übung Speichern und Ordner ............................................ 110 16.6 Wiederherstellung ............................................................. 111 16.7 Übung Ordner .................................................................. 113

SPRACHE ......................................115 Seite einrichten, Silbentrennung, Rechtschreibprüfung, Email und Faxen, AutoText, Symbole ................................................................................. 115

17.Seite einrichten, Silbentrennung

117

17.1 Seite einrichten ................................................................. 117 17.2 Die Silbentrennung............................................................ 119 17.2.1 Die Optionen ....................................................... 120 17.2.2 Die Manuelle Silbentrennung ................................. 120 17.2.3 Trennungen von Hand........................................... 121 17.2.4 Übung zur manuellen Silbentrennung...................... 121 17.3 Übung Seite einrichten ...................................................... 122

18. Rechtschreibprüfung 18.1 18.2 18.3

123

Das Prinzip ....................................................................... 123 Die automatische Erkennung.............................................. 123 Der Überschreibmodus ...................................................... 125

19. Faxen und Email

127

19.1 Faxen ............................................................................... 127 19.1.1 Eine Faxvorlage .................................................... 128 19.1.2 Zu MS Outlook..................................................... 129 19.2 Email ............................................................................... 129

20. AutoText 20.1 20.2 20.3 20.4 20.5 20.6

131

AutoText definieren ............................................................ 131 AutoText einfügen .............................................................. 132 Das Menü......................................................................... 132 Noch ein AutoText ............................................................. 133 Alternativen zum AutoText ................................................... 134 Abschlußübung ................................................................. 134

21. Die Symbole

135

21.1 Accent Aigu und Accent grave ............................................ 135 21.2 Mit der [Alt Gr]-Taste .......................................................... 135 21.3 Symbole einfügen .............................................................. 136 21.4 Die Spezialschriften............................................................ 137 21.5 Shortcuts .......................................................................... 138 21.6 Ausländische Zeichen ........................................................ 139 21.7 Zeichen aus dem Internet ................................................... 141 21.8 Die Sonderzeichen............................................................. 141 21.9 Autokorrektur .................................................................... 142 21.10 Übung Sprache und Absatz ............................................... 143 21.11 Die verschiedenen Bindestriche .......................................... 143

TABELLEN ...................................145 Tabulatoren und Tabellen zum Ausrichten von Text .................................... 145

22. Tabulatoren

147

22.1 Tabulatoren anstatt Leertasten ............................................. 147 22.2 Tabulatoren setzen ............................................................. 148 22.3 Verschiedene Tabulatoren................................................... 149 22.3.1 Tabulator wählen................................................... 150 22.4 Probleme bei Tabulatoren................................................... 150 22.5 Zwei Übungen .................................................................. 151 22.6 Hochstellen ....................................................................... 151

23. Tabellen

153

23.1 Tabelle erstellen................................................................. 153 23.2 Spalten oder Zeilen ergänzen ............................................. 154 23.2.1 Spalten hinzufügen ................................................ 154 23.2.2 Zeilen ergänzen..................................................... 154 23.2.3 Zeilen oder Spalten markieren ................................ 155 23.2.4 Mit der rechten Maustaste ergänzen ........................ 155 23.2.5 Zeilen und Spalten verschieben............................... 155 23.3 Tabelle verschönern ........................................................... 156 23.3.1 Spaltenbreite anpassen .......................................... 157 23.3.2 Zellen verbinden.................................................... 158 23.3.3 Tabelle farbig formatieren ...................................... 159 23.4 Weitere Einstellungen ......................................................... 159 23.4.1 Tabelle definieren .................................................. 159 23.4.2 Textlage................................................................ 161

23.4.3 Weitere Eingabemöglichkeiten ............................... 161 23.4.4 Die Tabellen-Symbolleiste ...................................... 162 23.5 Probleme bei Tabellen ....................................................... 163 23.6 Übung Tabulatoren und Tabellen ........................................ 164 23.6.1 Mit Tabulatoren und Linie ...................................... 164 23.6.2 Als Tabelle............................................................ 164 23.6.3 Ergänzen Sie einen Text unten in der Fußzeile .......... 164

ZUM SCHLUß .............................. 165 WordArt, ein Brief, die Hilfe .................................................................... 165

24. WordArt Spezialeffekte 24.1 24.2 24.3 24.4 24.5

WordArt starten ................................................................. 167 WordArt einstellen ............................................................. 168 Farben und Schattierungen ................................................ 169 Übung WordArt ................................................................ 170 Weitere Perspektiven .......................................................... 171

25. Ein Brief 25.1 25.2 25.3 25.4 25.5 25.6 25.7

173

Absatzmarken auf Vorrat .................................................... 174 Der Briefkopf in der Kopfzeile ............................................. 174 Die Adresse ...................................................................... 175 Datum einfügen ................................................................ 175 Der Brieftext...................................................................... 176 Die Fußzeile...................................................................... 177 Neue Briefe ...................................................................... 177

26. Die Hilfe 26.1 26.2 26.3 26.4 26.5

167

179

Direkthilfe ......................................................................... 179 Eine Frage ........................................................................ 179 Das Hilfe-Menü ................................................................ 180 Die Symbole ..................................................................... 181 Die Karteikarten ................................................................ 181 26.5.1 Inhalt ................................................................... 181 26.5.2 Antwort-Assistent ................................................... 182 26.5.3 Index.................................................................... 182

27. Vorschau

183

28. Index

185

29. Übersicht

189

Kapitel

1 1. Vorwort Der Aufbau dieser dreigeteilten Buchreihe soll es Ihnen ermöglichen, MS Word nicht nur sehr gut, sondern vor allem ohne die sonst üblichen Frustrationserlebnisse Schritt für Schritt zu erlernen. Gerade weil MS Word so viele Möglichkeiten bietet, muß bei der Schulung besonders systematisch vorgegangen werden. Hier im ersten Band werden die Grundlagen der Textverarbeitung vorgestellt, bis hin zu farbigen Texten, Rahmen, Tabellen und WordArt.

1.1 Über die Installation Achtung! Wir behandeln Word 2002 anhand der vollständigen Installation. Sollten bei Ihnen folglich Funktionen nicht vorhanden sein, legen Sie die CD des Programms erneut ein und Installieren die fehlenden Funktionen nach. Eine genauere Beschreibung der Installation finden Sie im zweiten Band.

1.2 Lernen am PC Programme bieten überaus zahlreiche Funktionen. Das Arbeiten gleicht daher mehr einer Forschungsreise, während man mit auswendig gelerntem nicht weiter kommt.

♦ Versuchen Sie deshalb, sich alle Menüs gründlich, aber in aller Ruhe und unvoreingenommen, anzuschauen. Wie ist der Aufbau? Gibt es Karteikarten? Versteckte Schaltflächen (Optionen, Einstellungen…). Wo sind die wichtigen Schaltflächen, welche Bereiche sind noch nicht interessant? Auch wenn Menüs vertraut zu sein scheinen, sollten Sie sich gelegentlich die Zeit nehmen, noch einmal nach weiteren praktischen Möglichkeiten zu suchen.

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11

MS WORD 2002 XP – BAND 1

1 . K A P. : V O R W O R T

1.3 Die drei Stufen zur Wordheit In der folgenden Übersicht sehen Sie die Aufteilung der drei Bände.

1.3.1 Erster Band ♦ Einführung in Word, Bedienung und Programmaufbau, ♦ grundlegende Textverarbeitung (Schrift- und Absatzeinstellung), ♦ Text gestalten mit Rahmen, Farbe, Numerierungen und Aufzählungen, ♦ Tabulatoren und Tabellen, Rechtschreibprüfung, Silbentrennung, ♦ WordArt … Kursziel: kurze Texte ansprechend gestalten, z.B. einen Geschäftsbrief oder eine Geburtstagseinladung.

1.3.2 Zweiter Band Textverarbeitung für Fortgeschrittene mit ♦ Formatvorlagen, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, ♦ Fußnoten und Endnoten z.B. für ein Quellenverzeichnis, ♦ Inhaltsverzeichnis, Zeichnen, Grafiken einfügen, ♦ mehr über Tabellen, Suchen und Ersetzen, Visitenkarten, ♦ Serienbriefe und Etiketten erstellen. Kursziel: längere Texte effektiv bearbeiten und gestalten, z.B. einen Geschäftsbericht oder ein dreispaltiges Rundschreiben.

1.3.3 Dritter Band Word für Spezialisten: ♦ Unterschiedliche Kopf- oder Fußzeilen in einem Text, ♦ Inhaltsverzeichnis anpassen, Index, ♦ automatische Numerierung, eigene Wörterbücher, ♦ rationelles Arbeiten mit Shortcuts, Makros ♦ Satzgrundlagen und drucktechnisches Standardwissen, ♦ Lebende Kopfzeilen, umfangreiche Dokumente aufteilen … Kursziel: Broschüren, Präsentationen oder eine Doktorarbeit mit Index und unterschiedlichen Kopfzeilen perfekt gestalten.

12



1 . K A P. : V O R W O R T

1.3.4 Sonderausgaben Serienbriefe werden erst im zweiten Band behandelt, weil diese Funktion für Anfänger zu schwierig ist! Das Ergebnis durch Serienbriefe im Schnellverfahren ist jahrelanger Frust mit Serienbriefen! ♦ Beachten Sie unsere Sonderausgaben zu Serienbriefen und Etiketten, in denen der jeweilige Stoff zusammengestellt und durch zusätzliche Übungen erweitert wurde. Wie Webseiten mit Word 2002 XP erstellt werden können, ist in unserem Buch Eine Homepage mit Word 2002 beschrieben.

1.4 Prüfen Sie Ihr Wissen Beantworten Sie folgende Fragen, und Sie wissen, welcher Kurs, bzw. welches Buch für Sie optimal ist: ♦ Können Sie einen Geschäftsbrief schreiben und einen Absatzabstand einstellen? Haben Sie schon einmal einen Absatz in einen Rahmen gesetzt oder die Textfarbe geändert? Tabellen und Tabulatoren sind für Sie kein Problem? Dann könnten Sie Buch 1 überspringen. ♦ Sie können bereits über Formatvorlagen einen mehrseitigen Text neu formatieren? Sie haben schon ein Inhaltsverzeichnis erstellt sowie eine Kopfzeile erfolgreich eingerichtet? Dann wird Buch 3 für Sie sehr interessant sein.

1.5 Neues in Word 2002 XP Was ist neu gegenüber Word 2000? ♦ Im Word 2002 haben Sie auf der rechten Seite den Aufgabenbereich. Das ist ein Andockfenster, in dem ausgewählte Befehle zusammengefaßt sind. Bei einigen Befehlen, z.B. Format-Formatvorlagen, wird nicht mehr ein Menü aufgeklappt, sondern die Optionen sind in dem Andockfenster auf der rechten Seite verfügbar. ♦ Sogenannte Smarttags, erkennbar als kleine Kästchen, werden bei einigen Aktionen für kurze Zeit eingeblendet. Klicken Sie auf das Smarttag, so sind dort weitere Optionen verfügbar, wenn nicht, verschwindet das Smarttag selbständig. Einige Funktionen sind um weitere Möglichkeiten ergänzt oder verbessert, meistens wurde jedoch nur umgestellt, was leider nicht immer vorteilhaft gelungen ist.


13


1 . K A P. : V O R W O R T

1.6 Word 2002 im Überblick MS Word 2002 ist ein Multitalent. Ein kleiner Überblick, was möglich ist: ♦ Textverarbeitung natürlich: normale Texte, z.B. einen Geschäftsbrief, schreiben, gestaltete Texte mit Rahmen und Farben, Bilder in Texte einfügen oder im Word zeichnen, z.B. um eine Anzeige zu entwerfen, Texte in Rahmen beliebig anordnen und mit Bildern kombinieren. ♦ Serienbriefe und Etiketten: Serienbriefe, Etiketten, Briefumschläge oder Visitenkarten können farbig mit Grafiken, Linien oder Rahmen erstellt werden, eine Datenbank kann angelegt oder eine Standarddatenbank (Excel, Access …) als Datenquelle verwendet werden und Abfrage-Optionen ermöglichen die individuelle Anpassung: Frau Müller, Herr Müller, An Herrn Müller. ♦ Lange Texte können problemlos bearbeitet werden: es kann ein Inhaltsverzeichnis oder Index automatisch erstellt, ebenso können Fußnoten und Anmerkungen eingefügt oder unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen gesetzt werden, sogar das Papierformat kann innerhalb eines Textes gewechselt werden. Hinweis: die Aufteilung in kleine Teiltexte, z.B. eine Datei je Kapitel, ist daher zwar möglich, aber nicht mehr erforderlich. ♦ Internet: Selbstverständlich können Sie im Word ein Email schreiben und verschicken oder einen Text als Fax versenden. Internet-Verweise (Hyperlinks) können in Texte eingebaut werden. Verschicken Sie den Text als eMail, so kann der Leser diesen Hyperlink anklicken und befindet sich z.B. auf Ihren Webseiten. Mit Word 2002 können Webseiten von jedermann sehr einfach ohne HTML-Kenntnisse erstellt werden (siehe Sonderband).

Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................

14


Erster Teil

Eingabe Grundlegende Bedienung, Aufbau von Word, erste Texte schreiben und als Datei speichern

Kapitel

2 2. Tastatur und Korrektur ♦ Die [Esc]-Taste (Escape = fliehen) zum Abbrechen als Taste für den Notfall, wenn Sie den Überblick verloren haben sollten, registrieren!

F1 aktiviert die HilfeFunktion. Oder auf das ? mit der Maus drücken. Esc für Escape (fliehen) als Notfalltaste zum Abbrechen merken. Die Tabulator-Taste wird oft mit [Tab] oder [Tabstop] angegeben und dient zum Einrücken von Text.

Die [Umschalt]- oder [Hoch]Taste für Großbuchstaben. Diese Taste, die es seit Windows 95 gibt, öffnet das Start-Menü, um weitere Programme zu starten.

♦ Die [Umschalt]-Taste (oft auch als [Hoch]-Taste bezeichnet) aktiviert die Großbuchstaben. ♦ Damit wir Tastaturabkürzungen (Shortcuts) verwenden können, gibt es zwei Sondertasten, z.B. [Strg]-s für Speichern oder [Strg]-c für Copy, also Kopieren. die [Alt]-Taste erfüllt den gleichen Zweck, ist jedoch meistens noch nicht belegt, so daß hiermit eigene Kürzel eingerichtet werden können (wird im zweiten Band beschrieben). KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

17


2 . K A P. : TA S TAT U R U N D K O R R E K T U R

Die rechte Seite der Tastatur: Mit der [Entf]-Taste nach rechts löschen. Die Bild-Tasten, um eine halbe Seite nach oben oder unten zu blättern.

Mit der [Rück]-Taste nach links löschen.

Manche Tasten haben drei Bedeutungen: 1. Das aufgedruckte Zeichen. 2. Großbuchstaben mit der [Umschalt]-Taste. 3. Mit [Alt Gr] (Alternate Grafics) zu der manchmal vorhandenen dritten Belegung, die rechts auf den Tasten aufgedruckt ist: ² ³ { [ ] } \ @ | µ.

Die UntaWe gibt es seit Windows 95: diese Taste wirkt wie die rechte Maustaste. Damit wird passend zu dem ausgewählten Objekt eine Sammlung der wichtigsten Befehle eingeblendet. UntaWe für unnötigste Taste der Welt.

Mit Return (auch Enter genannt) kommen Sie in einem Text in die nächste Zeile oder Sie können Eingaben abschließen. Mit den Richtungstasten einen Buchstaben oder eine Zeile weiterspringen.

Weitere wichtige Tasten ♦ Die [Num]-Taste (für numerisch, rechts bei den Zahlen) schaltet das rechts stehende separate Zahlenfeld ein. Beachten Sie die Kontrolleuchte bei Num. Leuchtet diese, können Sie Zahlen schreiben, wenn nicht, gelten die Pfeile. ♦ Mit der [Alt Gr]-Taste (rechts von der Leertaste) können die auf der Tastatur klein aufgedruckten Sonderzeichen ² ³ | { [ ] } @ geschrieben werden. ♦ Die Funktionstasten F1 bis F12 sind in manchen Programmen oder Computerspielen mit Funktionen belegt. Eine Auswahl: F1 Hilfe oder Office-Assistenten starten F3 Einfügen von einem AutoText F4 Wiederholen des vorhergehenden Vorgangs F7 Wählen des Befehls Rechtschreibung (Menü Extras) F8 Erweitern der Markierung F12 Wählen des Befehls Speichern unter (Menü Datei)

18




2.1 Absatz oder neue Zeile Folgende Tasten sind besonders wichtig (siehe Abbildung): ♦ [Return] bewirkt im Word einen neuen Absatz (Zeichen: ¶). Absätze sind Textblöcke wie dieser hier, den Sie gerade lesen. ¶

Dies ist ein Absatz mit zwei Zeilen.

Zusätzlich kann man mit der [Return]-Taste Befehle und Eingaben bestätigen. ¶ ♦ Mit der Tastenkombination [Umschalt]-[Return] kommen Sie in die nächste Zeile (=neue Zeile, Zeichen ↵), bleiben jedoch im gleichen Absatz, so daß z.B. kein Absatzabstand eingefügt oder die Absatzausrichtung nicht geändert werden kann. ¶

♦ Den Zeilenumbruch macht der Computer für uns!!! ¶ Einfach weiterschreiben, auf keinem Fall von Hand am Zeilenende jedesmal [Return] oder [Umschalt]-[Return] drücken, ¶ weil Sie sonst bei jeder Änderung, z.B. der Schriftgröße, diese Umbrüche neu setzen müßten! ¶ Die Zeilenschaltung ist nur für Sonderfälle da, um z.B. eine Adresse einzugeben, und mit Return wird ein neuer Absatz eingeleitet, wenn nach der Adresse der normale Text beginnt! ¶

2.2 Ein Übungstext für die Tastaturbedienung Sie können auf der Tastatur wie auf einer Schreibmaschine schreiben. Schreiben Sie den eingerahmten Text mit allen Fehlern, damit diese anschließend korrigiert werden können.

Im Gegensatz zur Schreibmaschine sooollte bei dem Computääär kein Zeilenumbruch von Hand gesetzt werden, weil das der Computer übernimmt. ¶ Denn am PC können Sie nachträglich noch die Schrift und die Gestaltung des Äxtes nach Ihren Wünschen einstellen. Eine größere Schrift benötigt jedoch mehr Platz und alle von Hand geätzten Zeilenumbrüche wären überfällllllig! ¶ Das ist der eine große Vorteil des Compters. Der andere besteht darin, daß jeder Fehler jederzeit koligiert werden kann. Statt ‘Tip Ex’ ein kleiner Tasten-Tip, und der Fler ist beseitigt. ¶


19



Der Computer muß wissen, welche Stelle Sie bearbeiten wollen: ♦ Dafür ist der Cursor da, der blinkende Strich im Text. An dieser Stelle können Sie Buchstaben schreiben oder löschen.

Cursor

♦ Um einen Fehler zu korrigieren ist deshalb als erstes der Cursor auf den Fehler zu versetzen. Den Cursor können Sie mit den Richtungstasten je einen Buchstaben, bzw. eine Zeile bewegen oder mit der Maus an eine andere Stelle setzen: dort klicken. Bewegen Sie die Maus anschließend weg, damit Sie den Mauspfeil nicht mit dem Cursor verwechseln.

2.3 Text korrigieren ♦ [Rück]-Taste: nach links löschen. ♦ [Entf]-Taste (Entfernen): nach rechts löschen.

Bitte nach dem Eingeben des Textes alle Varianten ausprobieren und so die Fehler ausbessern. Die [Rück]-Taste löscht das links stehende Zeichen (in Pfeilrichtung!).

Die [Entf]Taste löscht nach rechts.

Notizen:

.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................

20


Kapitel

3 3. Speichern Sie haben schon Ihren zweiten Text geschrieben und bereits schön eingestellt. Jetzt wird es höchste Zeit, diesen Text zu speichern.

3.1 Die Symbole für Dateien Alle häufig benötigten Befehle sind im Word als Symbole auf dem Bildschirm abgebildet. Diese Symbole, auch Icons genannt, können direkt angeklickt werden, ohne ein Menü (z.B. Datei) öffnen zu müssen. Datei-Neu (das soll ein leeres, weißes Blatt Papier sein). Datei-Öffnen (das soll ein aufgeklappter Akten-Sammelordner sein).

Symbole sind Abkürzungen

Datei-Speichern (das soll eine Diskette symbolisieren).

Verwenden Sie in Zukunft nur noch diese Symbole. Diese Icons ersparen die umständliche Tasten-Drückerei. Wenn Sie von Anfang an diese Symbole benutzen, kennen Sie nach kurzer Zeit die wichtigsten. ♦ Infotext zu den Symbolen: Setzen Sie die Maus auf ein Symbol. Lassen Sie die Maus los. Nach kurzer Zeit wird angezeigt, was das Symbol bedeutet. Bewegen Sie die Maus zu den anderen Symbolen, so wird auch deren Bedeutung gemeldet. ♦ Als Alternative gibt es folgende Tastaturabkürzungen: [Strg]-n für Datei-Neu, [Strg]-o für Datei-Öffnen und [Strg]-s für Datei-Speichern. ♦ Merken unnötig: Drücken Sie oben auf Datei, und die Shortcuts werden rechts neben den Befehlen angezeigt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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3 . K A P. : S P E I C H E R N

3.2 Das erste Speichern Sie haben noch den Fehlertext und die Einladung geöffnet. Diese Texte sollten wir auf einen Datenträger, der Festplatte oder Diskette, speichern. Wählen Sie: Datei speichern oder das Symbol „Diskette“.

3.2.1 Ordner wählen Der Rechner weiß noch nicht, wohin der neue Text abgelegt und wie der Text heißen soll. Also fragt der Computer Sie mit dem folgenden Fenster:

1

Wo wird der Text gespeichert?

Dieser Ordner „Eigene Dateien“ ist voreingestellt. Dort wird Ihr Text üblicherweise abgelegt.

Unterordner im Ordner „Eigene Dateien“.

Mit diesem Symbol können Sie einen neuen Ordner erstellen.

Damit Sie Ihre Übungstexte leicht von anderen Dateien unterscheiden können, sollten Sie diese in einen Unterordner „Übungen Word 2002 – Erster Band“ speichern. Drücken Sie das Symbol „Neuer Ordner“, dann den Ordnernamen passend in „Übungen Word 2002 – Erstes Buch“ ändern.

Der Ordner wird bei Word 2002 automatisch geöffnet, so daß Sie nun nur noch unten im Menü den gewünschten Namen für diese Datei eintragen müssen. Diesen Text natürlich als „Fehlertext“ speichern.

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Das ganze Menü zum Speichern:

1

Wo wird der Text gespeichert?

Hier ist der richtige Ordner gewählt.

Speichern Sie die Datei unter dem Namen Geburtstagseinladung. Dafür den vorgeschlagenen Dateinamen hier überschreiben. Alles OK? Dann auf Speichern drücken.

2

Welchen Namen (Dateinamen) erhält der Text?

Zur Information: ♦ Texte heißen im Word Dokumente. ♦ Ein gespeicherter Text wird als Datei auf einem Datenträger (Festplatte, Diskette usw.) abgelegt. Sollten Sie später eine Kalkulation oder ein Computerbild erstellen, so werden dies ebenfalls Dateien auf Ihrer Festplatte. ♦ Jede Datei erhält einen Dateinamen und es wird eine Dateiendung angehängt, für Word-Dokumente ein doc. Internet-Seiten erhalten z.B. zur Unterscheidung die Dateiendung htm für HTML.

Die Dateiendung wird bei normaler Windows-Einrichtung nicht angezeigt. Weil die Dateiendung praktisch und deshalb auf den meisten Profi- und Schulungsrechnern sichtbar ist, weisen wir hier darauf hin. Sie dürfen sich momentan nur nicht davon stören lassen, wenn die Dateiendung bei Ihnen nicht sichtbar sein sollte.

Weitere Infos zu den Dateinamen und -endungen finden Sie auf der nächsten Seite. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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3.3 Ordner, Dateiname und Dateiendung Zum Dateinamen: ♦ Word schlägt den Anfang des Textes als Dateiname vor. Diesen Namen können Sie beliebig ändern. Datei Dateiname Dateiendung

Der Dateiname darf ab Windows 95 bis zu 255 Zeichen lang sein. Leertasten sind auch erlaubt, nicht jedoch folgende Sonderzeichen: / \ < > * ? „“ | : ; Sie sollten keinen Punkt verwenden, da nach einem Punkt die Dateiendung beginnt!

Zur Dateiendung: doc

♦ Die Dateiendung besteht aus drei Buchstaben, von dem Dateinamen durch einen Punkt getrennt, bei Word ist dies ein doc für [engl.] document. Anhand dieser Dateiendung kann erkannt werden, daß dieser Text im Word geschrieben wurde, denn andere Programme verwenden andere Dateiendungen. Das ist der ganze Zweck der Dateiendung.

Wie die Dateiendung sichtbar gemacht werden kann, ist WindowsEinstellungssache und daher in unserem Windows-Buch beschrieben.

Zu den Ordnern: ♦ Weil es sehr viele Dateien gibt, werden diese in Ordner einsortiert. Die einzige Funktion der Ordner ist es, für Ordnung zu sorgen. Denken Sie einfach an herkömmliche Aktenordner. Dort werden auch passende Dokumente zusammengesucht und abgeheftet. Sind alle Briefe z.B. in einem Ordner C:\Texte\Briefe einsortiert, finden Sie diese jederzeit und Sie brauchen „Brief“ nicht in jedem Dateinamen anzugeben (statt „Brief an Walter Beispiel“ nur „Walter Beispiel“ im Ordner Briefe).

Kontrollieren Sie bei jedem ersten Speichern: Wo wird die Datei abgelegt (=in welchem Ordner)? Welcher Dateiname?

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3.4 Text oder Word beenden Das

-Kästchen (X für Exit) schließt Dokumente und Programme:

♦ Die oberen drei Symbole gelten für das Programm (vgl. S. 49). Mit diesem

verlassen Sie Word.

♦ Das untere Symbol gilt für den Text. Hiermit können Sie das aktuelle Dokument schließen. Sollte ein Text noch nicht gespeichert sein, werden Sie in beiden Fällen durch ein Menü dazu aufgefordert. Schließen Sie den Text mit dem Befehl Datei-Schließen oder dem Symbol oben rechts .

3.5 Übung Tastatur und Speichern Es folgt eine einfache Übung, um etwas mit Word vertraut zu werden, das Speichern auszuprobieren und um schon ein wenig Texte einzustellen. Schreiben Sie einen einfachen Einkaufszettel (neue Datei): Mit gedrückter Maustaste markieren, dann eine andere Schriftart und -größe wählen.

Einkaufszettel -Brot -Milch -Butter -Joghurt -Käse -Salat

Diesen Rahmen nicht einstellen. Solche Rahmen kennzeichnen, was Sie schreiben sollen.

In der Symbolleiste können Sie die Schriftart und -größe wählen:

Schriftart

Schriftgröße Fett, kursiv, unterstrichen.


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3.6 Ein zweiter Text Sie haben gerade den ersten Text gespeichert, geschlossen und erneut geöffnet. Jetzt werden wir unseren zweiten Text, den Einkaufszettel, speichern. Weil der Rechner gelegentlich streikt und nicht mehr reagiert (in der Computersprache: abstürzt), sollten Sie regelmäßig speichern. Am besten, wenn eine Aktion gelungen ist. Regelmäßig Speichern !!!

Schließen Sie alle Texte. Hinweis: wenn ein Text oder die letzten Änderungen noch nicht gespeichert waren, erscheint eine Frage.

Darum ist es ratsam, alle Texte, die Sie nicht mehr bearbeiten, sofort zu schließen, damit Sie bei dieser Frage wissen, ob Sie einen Text speichern wollen oder nicht. Oder die Texte mit dem unteren X einzeln schließen. Speichern Sie als „Einkaufszettel“. Mehr wird in Laufe der Übungen der Reihe nach vorgestellt.

Notizen:

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Kapitel

4 4. Dateien erneut öffnen Um einen Text zu bearbeiten, muß er im Word wieder geöffnet werden. Sie haben mehrere Möglichkeiten, um den Text zu öffnen. Aus Windows (das zugehörige Programm wird automatisch geladen): ♦ Mit Start-Office Dokument öffnen können Sie den Text oder andere Dateien direkt aus Windows öffnen. ♦ Die zehn zuletzt gespeicherten Dokumente werden bei Start-Dokumente aufgelistet und können hier durch Anklicken gestartet werden. Aus Word: ♦ Im Word können Sie Datei anklicken. In dem erscheinenden Abrollmenü werden unten die zuletzt bearbeiteten Texte angezeigt. Das ist die praktischste Möglichkeit für kürzlich bearbeitete Texte. Wieviele Texte aufgeführt werden, kann bei Extras-Optionen eingestellt werden. ♦ Mit dem Befehl Datei-Öffnen oder dem Symbol können Sie Texte öffnen. Der richtige Ordner ist zu wählen. Probieren Sie es aus (ggf. Word erneut starten): Zuerst mit dem Symbol Datei öffnen:

Fehlertext.doc

Übung Datei öffnen:

Da ist der Text. Entweder die Datei anklicken und Öffnen wählen oder schneller mit Doppelklicken auf die Datei.

Schließen Sie den Text erneut und probieren Sie es, den Text aus dem Abrollmenü bei Datei zu öffnen oder gleich aus dem Windows mit „Start-Office Dokument öffnen“. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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4 . K A P. : D AT E I E N E R N E U T Ö F F N E N

4.1 Textfenster wechseln ♦ Weil wir mehrere Programme gleichzeitig ausführen können, ist jedes Programm in einem eigenen Fenster plaziert. ♦ Im Word können mehrere Texte gleichzeitig bearbeitet werden. Jeder Text wird in einem eigenen Word 2002-Fenster angeordnet, so daß wie im Windows mit der Tastenkombination [Alt]–[Tab] zwischen den Texten gewechselt werden kann.

[Alt]– [Tab]

Dabei die [Alt]-Taste gedrückt halten. Wenn mehrere Programme geöffnet sind, können Sie mit jedem [Tab] gemütlich das gewünschte Programm oder den gewünschten Text auswählen.

[Alt] gedrückt halten, bis mit [Tab] das gewünschte Programm gewählt ist. Aus diesem Grund ist es für Sie sehr nützlich, wenn Sie sich mit der Fenstertechnik gut auskennen. Zur Übung: Wenn Sie Word aufrufen, haben Sie einen Text namens Dokument 1. Öffnen Sie einen weiteren Text mit Datei-Neu. Dieser Text erhält von Word den vorläufigen Namen Dokument 2. Daran können Sie erkennen, ob ein Text bereits gespeichert wurde! Öffnen Sie außerdem im Abrollmenü bei Datei unsere beiden vorigen Übungstexte „Fehlertext“ und „Einkaufszettel“ und zusätzlich den Taschenrechner mit Start-Programme-Zubehör-Rechner. Jetzt haben wir genügend Programme geöffnet, um das Wechseln zu üben.

Probieren Sie beide Methoden, um zwischen Texten oder Programmen zu wechseln: Wechseln Sie zu dem anderen Text, indem Sie diesen im Abrollmenü bei Fenster anklicken sowie mit der Tastenkombination [Alt]–[Tab]: [Alt] gedrückt halten, dann [Tab], die Tabulatortaste kurz klicken.

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Das Abrollmenü zum Wechseln eines Textfensters:

Standard Einkaufszettel.doc Fehlertext.doc Hier sehen Sie alle geöffneten Dokumente und können zu einem anderen wechseln.

Interessantes: ♦ Mit „Neues Fenster“ können Sie den aktuellen Text in einem neuen, zusätzlichen Fenster öffnen, z.B. um diesen in verschiedenen Darstellungsgrößen zu bearbeiten. Mit dem X-Symbol können solche Fenster geschlossen werden, beim Schließen des letzten Textfensters werden Sie aufgefordert, den Text zu speichern. ♦ Mit „Alle anordnen“ werden alle geöffneten Texte untereinander am Bildschirm dargestellt. Hinweis: mit der rechten Maustaste im leeren Bereich der Startleiste haben Sie mehr Alternativen. Die Startleiste können Sie jederzeit mit der Windows-Taste hervorholen, falls diese nicht sichtbar sein sollte. Über die Windows-Startleiste:

Hier im leeren Bereich die rechte Maustaste drücken.

Wenn Sie auf einem Symbol die rechte Maustaste drücken würden, könnten Sie dieses z.B. umbenennen oder löschen.


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4.2 Erneut speichern Ändern Sie einen Text, z.B. indem Sie eine andere Schriftgröße einstellen und wählen Sie erneut das Symbol „Speichern“. Wählen Sie noch einmal das Symbol für speichern. ♦ Hoppla! Keine Frage mehr? Word kennt nun schon den Dateinamen, weil dieser beim ersten Speichern vergeben wurde. Bei jedem weiteren Speichern wird unter diesem Dateinamen gespeichert. Der alte Zustand der Datei ist damit allerdings überschrieben! Wählen Sie anschließend: Alle anordnen. Jetzt werden beide Texte gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigt.

4.3 Datei-Speichern unter Wenn Sie eine Kopie erstellen wollen, ist der Befehl Datei-Speichern unter eine einfache Methode. Dann können Sie einen anderen Ordner, ein anderes Laufwerk (z.B. das Diskettenlaufwerk) oder einen anderen Dateinamen (z.B. Kopie von .... am) wählen.

4.4 Dateifenster einstellen Wählen Sie erneut Datei Speichern unter:

Der erste Text. Mit dieser Schaltfläche können Sie die Anzeige umstellen, daß z.B. wie abgebildet bei der Ansicht „Details“ die Dateigröße und das Speicherdatum mit angezeigt wird.

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4.5 Fragezeichen-Hilfe ♦ Wenn Sie nicht mehr weiter wissen, fragen Sie mit dem Fragezeichen den Computer um Rat: Auf ? klicken, und Sie haben das ? an der Maus. Jetzt auf das Element klicken, über das Sie mehr erfahren wollen, z.B. auf Dateityp, und ein präziser Informationstext wird eingeblendet.

Mehr zur Hilfe finden Sie ab Seite 179.

4.6 Zusammenfassung Sie kennen nun folgende äußerst wichtige Grundfunktionen: ♦ Neu: Ein neues Dokument erzeugen. ♦ Öffnen: Einen bereits existierenden Text zum Bearbeiten aufrufen. ♦ Speichern: Den aktuellen Stand des Textes sichern. Wurde der Text noch nie gespeichert, gelangen Sie automatisch zu Speichern unter. ♦ Speichern unter: Hier können Sie beim Speichern den Namen der Datei und den Speicherort (Laufwerk, Ordner) bestimmen. Nützliches: ♦ Sie sollten wissen, wie Sie zwischen geöffneten Texten wechseln oder prüfen können, welche Programme oder Texte geöffnet sind. ♦ Es gibt noch vieles zu entdecken. Eine Hilfe bietet die Hilfe-Funktion. Mit dem Fragezeichen erhalten Sie meist präzise Auskunft zu einem Befehl oder Symbol. Außerdem sollten Sie zwischen Textfenstern wechseln können und auch den Überblick haben, welche Programme und Fenster Sie geöffnet haben.


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? = Hilfe



Sinnvolles: Kontrollieren Sie regelmäßig, welche Texte und Programme aktuell geöffnet sind. Schließen Sie die Texte und Programme, die Sie nicht mehr benötigen, dabei ggf. speichern. Wenn Sie Texte einzeln schließen, sehen Sie den Text und können sich leichter entscheiden, ob dieser gespeichert werden soll oder nicht.

4.7 Übung Kinderwagen Eine kleine Übung zur Schrifteinstellung. Neue Datei beginnen, Text schreiben und einstellen, abschließend als „Anzeige Kinderwagen“ speichern.

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Kapitel

5. Der Word-Aufbau

5

5.1 Word starten und schließen geht im Windows über die Startleiste:

Starten Sie zur Übung wie im folgenden beschrieben das Malprogramm Paint.

Drücken Sie einmal auf Start (ganz links unten). Lassen Sie die Maustaste wieder los. Bewegen Sie die Maus nun durch die Programmenüs. Weil es sehr viele Programme gibt, sind diese in Gruppen einsortiert. Zum Windows gehörende Programme finden Sie z.B. unter Zubehör. Starten Sie Paint, danach durch Klicken auf das ⌧ oben rechts Paint wieder schließen. Bewegen Sie sich durch die Startleiste. Starten Sie Word 2002 mit Start-Programme-Microsoft Word. Je nach Einrichtung könnte der Startaufruf auch an anderer Stelle einsortiert sein, z.B. bei Start-Programme-Microsoft Office. Es ist möglich, daß eine spezielle Shortcut-Leiste für die Microsoft Office-Programme installiert wurde, aus der Word mit dem Symbol W im Schnellverfahren gestartet werden kann. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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5 . K A P. : D E R W O R D - A U F B A U

5.2 Das Programmfenster Im folgenden Abschnitt werden Sie nicht nur die wesentlichen Elemente kennenlernen, sondern wir werden die absolut unpraktischen Neuerungen, die seit MS Word 2000 vorhanden sind, wieder abschalten, um rationell arbeiten zu können. Die Menüleiste. Hier sind die Befehle einsortiert. Einmal z.B. auf Datei drücken, Maus loslassen und durch alle anderen Menüs fahren. Der Programmbalken mit einem neuen Dokument (=Text).

Schriftart

Schriftgröße Die vertikale Bildlaufleiste.

Symbole für häufig verwendete Befehle.

Die horizontale Bildlaufleiste.

Die Statusleiste.

Seite 1 / Abschnitt 1 / Seite 1 von insg. 1 Seite(n).

Für Hilfe hier eine Frage eingeben.

Mit dem X beenden oder mit dem „_“ Fenster verkleinern.

Die aktuelle Position des Cursors in cm / Zeile 1 / Spalte 1.

Am Anfang ist die Vielzahl der Möglichkeiten ganz schön verwirrend. Darum werden wir den Aufbau jetzt noch Schritt für Schritt erläutern, um das Chaos etwas zu entwirren, und anschließend die Word-Oberfläche übersichtlicher einstellen.

5.3 Text in der Ansicht Seitenlayout Schreiben Sie einen Text, z.B. einen Einkaufszettel. Beachten Sie dabei den Cursor (|), der die aktuelle Eingabeposition anzeigt. Oben bei dem Befehl Ansicht oder unten bei diesen Symbolen können Sie die Darstellung ändern. Hier können Sie umschalten: Normal, Web, Layout, Gliederung.

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5.4 Text einstellen Optimal ist die Ansicht „Seitenlayout“, da Sie dann Ihr Dokument am Bildschirm so sehen, wie dieses ausgedruckt werden würde. Auch der Papierrand wird angezeigt, so daß ein Text perfekt gestaltet werden kann. Die Layoutdarstellung mit dem Papierrand:

Dann können Sie hier eine andere Schriftart auswählen.

Schriftgröße.

Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste „Mein Einkaufszettel“.

Damit MS Word weiß, welches Wort Sie ändern wollen, ist dieses zuerst zu markieren, dann kann eingestellt werden.

5.5 Auswahlschaltflächen Wenn Sie den Pfeil neben einer Schaltfläche drücken, klappt eine Auswahlliste (Dropdown) auf. Hier klicken.

Fett.

Mit der Bildlaufleiste durchblättern. Klicken Sie unterhalb des Klotzes, um genau eine Seite weiter nach unten zu blättern.

Stellen Sie die Überschrift mit einer passenden Schrift größer ein und wählen Sie das Symbol F für Fettdruck.


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5.6 Mausklicken Der Cursor ist der blinkende Strich am Bildschirm, der die aktuelle Position im Text angibt. Den Cursor können Sie auch mit der Maus versetzen. Verwechseln Sie den Cursor nicht mit dem Mauspfeil. Grundsätzliches zur Mausbedienung: ♦ Fast immer wird die linke Maustaste einmal geklickt. Auswählen, Cursor versetzen, Symbol anklicken. Klappt ein Menü auf, können Sie die Maus loslassen und durch das Menü fahren. Probieren Sie es aus: Klicken Sie auf Datei und wandern Sie weiter zu Bearbeiten, Ansicht usw., wie bei der Startleiste. ♦ Doppelklicken mit der linken Maustaste öffnet oder startet. ♦ Linke Maustaste gedrückt halten, um Elemente zu verschieben. ♦ Mit der rechten Maustaste erscheinen ausgewählte Befehle zu dem Element, auf dem Sie die Taste drücken (kontextsensitives Menü). Die rechte Maustaste ist eine Abkürzung zu Standardbefehlen. ♦ Manche Mäuse haben noch ein Rad. Durch Drehen kann mit einstellbarer Geschwindigkeit in langen Texten, die nicht auf einmal am Bildschirm angezeigt werden, geblättert werden. Mehr im Laufe der Übungen.

5.7 Abschließender Überblick Wichtige Elemente von Word 2002: ♦ Ganz oben ist der Programmbalken. Hier ist neben Microsoft Word auch der Name des aktuellen Textes eingeblendet. Steht dort Microsoft Word – Dokument 1 (2, 3 …), so wurde der Text noch nicht gespeichert! ♦ Dann folgt die Menüzeile. Drücken Sie z.B. auf Ansicht. Dort sind alle Befehle zusammengefaßt, um die Bildschirmanzeige einzustellen. Gehen Sie die anderen Befehle durch: Datei - Bearbeiten … ♦ Die Symbolleiste: häufig verwendete Befehle sind hier abgebildet. Einfaches Klicken reicht – der kürzeste und schnellste Weg. In der Symbolleiste sind zwei Schaltflächen eingebaut, um die Schriftart und -größe im Schnellverfahren einzustellen. ♦ Dann endlich das Textfenster. Unser Blatt Papier zum Beschreiben. Stellen Sie immer Ansicht-Seitenlayout ein, und Sie sehen die Seite, wie diese gedruckt werden würde.

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♦ Rechts und unten am Textfenster befinden sich die Bildlaufleisten. Weil der ganze Text meistens nicht auf den Bildschirm paßt, kann mit den Bildlaufleisten durchgeblättert werden. Das geht auch mit den Richtungstasten auf der Tastatur. ♦ Ganz unten findet sich die Statuszeile. Hier wird die Seitenzahl und die Zeilennummer (ZE) angegeben, in der wir gerade arbeiten (in welcher der Cursor steht).

5.8 Die Statuszeile Unten im Word ist die Statuszeile, die einige zuweilen nützliche Informationen anzeigt. Links finden Sie Anzeigen für die aktuelle Seite, den Abschnitt, rechts für die ausgewählte Sprache, und in der Mitte können Sie Makro, Änderungen markieren, Markierung erweitern und den gefährlichen Überschreibmodus mit Doppelklicken einoder ausschalten. Ansicht einstellen. Seite 1 von insgesamt 1 Seite(n).

Seite 1 / Abschnitt 1 Die aktuelle Position des Cursors in cm / Zeile 1 / Spalte 1.

Vergessen Sie vorerst Makro und Änderungen markieren. Diese Funktionen folgen im zweiten und dritten Band.

Der Überschreibmodus ist tückisch und bewirkt, daß beim Schreiben die vorhandenen Buchstaben gelöscht werden.

Die Sprache für die Rechtschreibprüfung wird nur angezeigt und kann bei ExtrasSprache geändert werden. ERW für Markierung erweitern: mit jedem Mausklick wird die Markierung nicht gelöscht, sondern verlängert.

Merken Sie sich unbedingt den Überschreibmodus, damit Sie diesen abschalten können, falls Sie diesen versehentlich aktiviert haben sollten.


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5.9 Der Aufgabenbereich Mit Ansicht-Aufgabenbereich können Sie am rechten Rand ein Fenster öffnen, in dem besonders häufig verwendete Aktionen abrufbar sind. Was soll im Aufgabenbereich angezeigt werden? Hier die gewünschte Funktion wählen.

Mit diesem X den Aufgabenbereich schließen.

Wenn Sie den Aufgabenbereich nicht bei jedem Start von Word sehen wollen, hier abschalten. ♦ Hier können Sie ein zuletzt bearbeitetes Dokument öffnen oder „Weitere Dokumente“ (der Ordner Eigene Dateien wird angezeigt) ♦ oder ein neues, leeres Dokument oder ein neues Dokument, basierend auf einem existierendem beginnen (Neu aus vorhandenem Dokument) ♦ oder eine dem Word beigegebene Vorlage verwenden.

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Kapitel

6 6. Word voreinstellen Besonders häufig benötigte Befehle sind noch einmal als Symbole abgebildet, so z.B. das F für fetten Text oder das Diskettenbildchen für den Befehl DateiSpeichern.

6.1 Symbolleisten Seit MS Word 2000 ist die Voreinstellung, daß die beiden Symbolleisten „Standard“ und „Format“ nebeneinander gesetzt werden. Das macht zwar weitere 5 Millimeter für den Textbereich frei, doch leider reicht der Bildschirm in der Breite nicht aus, um alle Symbole darzustellen. Darum werden einige Symbole einfach nicht angezeigt, was sehr unpraktisch ist. Sie können entweder mit diesem Symbol die fehlenden Bildchen anzeigen lassen oder diese Voreinstellung ändern. Bei diesen Pfeilen klicken, um zu den restlichen Symbolen zu gelangen.

Ein Menü mit den fehlenden Symbolen klappt auf. Hier drücken, damit die Symbolleisten wie früher untereinander angezeigt werden. Diese Änderung könnten Sie auch bei dem Befehlsmenü Extras-Anpassen vornehmen. Damit sind nicht nur alle Symbole sichtbar, sondern deren Reihenfolge ändert sich auch nicht mehr. Die Größe der Symbole können Sie ebenfalls bei Extras-Anpassen mit der Option „Große Symbole“ anpassen. Wie Sie Ihren Bildschirm und Windows optimal einstellen können, finden Sie in unserem Windows-Buch beschrieben.


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6 . K A P. : W O R D V O R E I N S T E L L E N

6.2 Befehle verschwinden Eine der wenigen Neuerungen seit Word 2000 ist, daß nicht benutzte Symbole und Befehle automatisch ausgeblendet werden. Der an sich gute Gedanke dabei war, die Bedienung einfacher zu gestalten, da nur noch die häufig verwendeten Befehle angezeigt werden. Der Nachteil liegt darin, daß nach selten verwendeten umständlicher gesucht werden muß. Das ist besonders für Anfänger, denen diese Funktion helfen sollte, problematisch, da diese meist nicht genau wissen, wo sich der gesuchte Befehl befindet. Das wird am Beispiel des Befehlsmenüs Bearbeiten demonstriert, in dem die wichtigen Befehle zum Kopieren (Ausschneiden, Kopieren, Einfügen) und zum Suchen, bzw. Ersetzen zusammengefaßt sind: Oben auf Bearbeiten drücken, damit das Befehlsmenü aufklappt:

Nur hell angezeigte Befehle sind derzeit nicht aktiv, in diesem Falle weil kein Text markiert ist, der ausgeschnitten oder kopiert werden könnte.

Mit diesen Pfeilen kann das Menü erweitert werden. Das geschieht nach kurzer Wartezeit automatisch. Wenn Sie den Befehl Extras-Ansicht wählen, können Sie diese Neuerung ganz einfach abschalten und MS Word damit anwenderfreundlicher einstellen.

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Das komplette Menü „Bearbeiten“:

Heller hinterlegte Befehle werden nur in dem kompletten Menü angezeigt. Finden Sie einen der im folgenden beschriebene Befehle nicht, im kompletten Menü suchen.

Im Befehlsmenü werden rechts Tastaturabkürzungen (Shortcuts) gemeldet, falls vorhanden, hier z.B. [Strg]-F (f für engl.: find = finden).

Links werden vorhandene Symbole gemeldet. Diese Befehle können Sie damit über die Symbolleiste mit einem Mausklick ausführen.

6.3 Fenster einstellen Mit der Ansicht Seitenlayout sehen Sie einen Text genauso, wie dieser anschließend ausgedruckt werden würde. Hierfür ist übrigens gelegentlich der Ausdruck WYSIWYG zu hören für „What You See Is What You Get“. Es gibt jedoch noch einige Einstellungen, die das Arbeiten mit Word komfortabler machen. Die meisten Einstellungen finden Sie bei ExtrasOptionen. ♦ Sie könnten die Textbegrenzungen einschalten. Damit werden die Seitenränder durch gestrichelte Linien angedeutet, was es später z.B. erleichtert, eine Grafik auf Textbreite einzurichten. ♦ Das vertikale (senkrechte) Lineal habe ich noch nie benötigt. Wenn Sie auch der Meinung sind, dieses nicht zu verwenden, könnten Sie das vertikale Lineal bei Extras-Optionen ausschalten und somit etwas mehr Platz für Ihren Text freimachen. ♦ Auch die horizontale Bildlaufleiste ist auf einem guten Bildschirm meistens nicht mehr erforderlich. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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♦ Den Aufgabenbereich können Sie mit Ansicht-Aufgabenbereich jederzeit einschalten, mit dem X einfach abschalten oder bei Extras-Optionen einstellen, daß dieser gar nicht automatisch gestartet wird. Der Aufgabenbereich.

Wie jedes Fenster können Sie den Aufgabenbereich mit diesem X schließen.

Ein Smarttag.

Textbegrenzungen deuten den Seitenrand an. Das vertikale Lineal ist unnötig. Auch die horizontale Bildlaufleiste ist meist nicht mehr erforderlich.

Smarttags erscheinen bei bestimmten Aktionen. Klicken Sie darauf, klappt eine Liste mit Befehlen auf. Nach dem Einfügen z.B. können Sie wählen, ob Sie die ursprüngliche Formatierung beibehalten wollen:

Der Aufgabenbereich beansprucht viel Platz. Darum sollten Sie den Aufgabenbereich und andere dieser Andockfenster schließen, sobald Sie das Fenster nicht mehr benötigen. Nach dem Öffnen eines Textes verschwindet der Aufgabenbereich zwar von selbst, nicht jedoch, wenn Sie diesen selbst geöffnet hatten.

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Kapitel

7 7. Befehle anwenden 7.1 Anordnung der Befehle Oben sind alle Befehle in die Gruppen Datei, Bearbeiten, Ansicht usw. einsortiert. ♦ Vergegenwärtigen Sie sich, daß Sie bei Datei alle Befehle finden, die den ganzen Text betreffen, z.B. Speichern oder das Seite einrichten. Sobald ein Text gespeichert wird, handelt es sich um eine Datei. ♦ Bei Bearbeiten sind alle Befehle, um den Text zu bearbeiten, z.B. Text kopieren oder einfügen, Text suchen oder alles markieren. ♦ Bei Ansicht finden Sie alle Befehle, um die Ansicht einzustellen, etwa die Ansicht wechseln oder zusätzliche Symbolleisten einblenden oder das Lineal ein oder ausschalten. ♦ Kopierten Text können Sie ebenfalls bei Bearbeiten einfügen. Bei dem Menüpunkt Einfügen können Sie dagegen spezielle Funktionen einfügen, etwa ein Datum, AutoText, eine Grafik oder eine Fußnote. ♦ Bei Format sind sinngemäß alle Befehle zu finden, um den Text einzustellen, etwa eine andere Schriftart, eine andere Anordnung des Absatzes oder einen Rahmen um einen Absatz oder um die ganze Seite erstellen. Beachten Sie, daß Sie hier im Menü alle verfügbaren Befehle finden, während Sie als Symbole oder Schaltflächen nur die am häufigsten verwendeten finden. ♦ Bei Extras finden Sie spezielle Funktionen, z.B. die Rechtschreibprüfung durchführen oder die Sprache für die Rechtschreibprüfung ändern oder die Wörter im Dokument zählen lassen oder Word voreinstellen. ♦ Bei Tabelle sind alle Funktionen zur Tabellenbearbeitung zusammengefaßt. Das wird in einem eigenen Kapitel erläutert. ♦ Bei Fenster können Sie zwischen geöffneten Texten wechseln oder alle Fenster überlappend anordnen oder den Bildschirm teilen.


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7 . K A P. : B E F E H L E A N W E N D E N

7.2 Beispiel für die Anwendung Wir wollen an einer kleinen Übung einen Befehl ausprobieren. Wählen Sie Ansicht-Lineal. Beachten Sie das Häkchen. Ist dieses vorhanden, so ist das Lineal bereits sichtbar und kann durch Klicken auf den Befehl ausgeschaltet werden. Schalten Sie das Lineal mehrmals aus- und ein und beobachten Sie die Wirkung.

Das Lineal wird später für Tabulatoren oder um einen Absatz einzurükken wichtig.

Probieren Sie auch die Ansicht „Ganzer Bildschirm“ aus. Mit [Esc] kommen Sie zur normalen Ansicht mit den Befehlen zurück.

7.3 Symbole ♦ Wenn es für einen Befehl bereits ein Symbol in der Symbolleiste gibt, wird dieses Symbol bei den Befehlen links angezeigt. Beachten Sie bei der obigen Abbildung die Symbole im Menü Ansicht und suchen Sie diese in der Symbolleiste. Versuchen Sie nun „Ganzer Bildschirm“ mit dem Symbol auszuführen.

Brauchen Sie einen Befehl öfter, sollten Sie sich das Symbol merken.

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7.4 Mit der Tastatur Es gibt zahlreiche Wege, um bestimmte Funktionen (Befehle) auszuführen. Darum sollen jetzt die Möglichkeiten übersichtlich zusammengestellt werden: ♦ Alle Befehle sind in dem Befehlsmenü unter passende Schlagwörter einsortiert: Datei – Bearbeiten – Ansicht usw. Hier können Sie einen Menüpunkt mit der Maus anklicken, z.B. Datei, und dann einen Befehl aus der abrollenden Liste wählen oder ohne Maus: [Alt]-Taste gedrückt halten und die unterstrichenen Buchstaben wählen, z.B. [Alt]-D-S für Datei-Speichern.

Hier wurde auf Datei geklickt, das Befehlsmenü klappt auf. Vorhandene Symbole. Tastaturabkürzungen

Die zuletzt gespeicherten Texte finden Sie ebenfalls bei Datei. Das ist ein einfacher Weg, um einen Text erneut zu öffnen.

Bei Extras-Optionen auf der Karteikarte allgemein können Sie statt vier z.B. wie abgebildet die acht zuletzt bearbeiteten Texte auflisten lassen.

Den Befehl Speichern könnten Sie somit über Datei-Speichern, das Symbol, mit der Tastaturkombination [Alt]-d-s oder der Tastaturabkürzung [Strg]-s ausführen. Diese Shortcuts sind glücklicherweise in den meisten Programmen gleich.

♦ Besonders häufig benötigte Befehle sind als kleine Bilder (Icons, Symbole) präsent, die nur mit der Maus angeklickt werden brauchen. Das geht viel einfacher und ist daher von Anfang an für Datei-Neu, öffnen und speichern zu empfehlen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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♦ Ebenso gibt es, um Befehle schneller auszuführen, Tastaturabkürzungen, sogenannte Shortcuts. Das ist die schnellste Methode, jedoch nur für besonders häufig benutzte Befehle zu empfehlen, weil Sie sich sonst zu viele Shortcuts merken müßten. Weil alle Buchstaben die Funktion haben, Buchstaben zu schreiben, gibt es die Sondertasten [Strg] und [Alt]. Zusammen mit manchen Tasten können spezielle Funktionen ausgeführt werden. Eingerichtete Symbole und Shortcuts werden im Befehlsmenü angezeigt. Brauchen Sie solche Befehle öfter, sollten Sie das Symbol probieren oder sich den Shortcut merken. Weitere Shortcuts und Symbole können ergänzt werden, was im zweiten Band erläutert wird. Das war etwas Theorie. Doch es ist sinnvoll, daß Sie von Anfang an alle Möglichkeiten kennen und auch anwenden, da es später umso schwieriger ist, einen einmal eingeübten umständlichen Weg umzulernen. Jetzt geht es praktisch los.

7.5 Neue Datei und Vorlage Oft gibt es noch kleine Unterschiede in der Befehlsanwendung. ♦ Wenn Sie z.B. das Symbol für eine „neue Datei“ drücken, haben sie ein neues, leeres Dokument. ♦ Wenn Sie dagegen den Befehlspunkt „Datei“ anklicken und dann aus der Abrolliste „Neu“ wählen (Abb. s. vorige Seite), erscheint rechts das Auswahlfenster, indem Sie einen neuen, leeren Text beginnen oder eine Dokumentvorlage auswählen können. Diese Vorlagen im Word sind nicht unbedingt optimal gelungen. Wie Sie sich eine neue Dokumentenart erstmalig schon einrichten und ganz unproblematisch mit „Datei-Speichern unter“ mehrmals verwenden können, finden Sie im entsprechenden Kapitel auf Seite 30. Das Andockfenster mit den Vorlagen.

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7.5.1 Übung Einleger Beginnen Sie ein neues Dokument mit dem Symbol für neue Datei und schreiben Sie einen CD-Einleger:

Antonias Media Music Box 1. Karlas Song 2. An meinen Freund 3. Video am Geburtstag

Manches geht ganz einfach. Titel schreiben, alle markieren und das Symbol für eine Aufzählung drücken:

4. Neulich abends 5. Bei dir, bei mir 6. In der Nacht 7. Nur die Liebe geht nicht 8. Sterne Schön formatieren und in Ihren Übungsordner speichern. Übrigens: viele CD-Brennprogramme beinhalten eine Funktion, um CDAufkleber oder Einleger auszudrucken. Probieren Sie, das Blatt mit Datei-Drucken oder dem Symbol auszudrucken. Achtung! Mit dem Symnbol legt Word sofort los, ohne irgendeine Einstellmöglichkeit. Drucken wird später erläutert. Doch die meisten Funktionen sind gar nicht so schwer und wenn Sie etwas selbst probieren, prägt sich manches leichter ein.

7.5.2 Übung Vorlage Beginnen Sie mit Datei-Neu ein Fax mittels der Faxvorlage: (Allgemeine Vorlagen, dann „Briefe & Faxe“ wählen und den Vorgabetext überschreiben. Wenn fertig, in einen neuen Ordner „Faxe“ als „Fax an XX am Datum XY“ speichern. Für das nächste Fax würden Sie dieses öffnen, den Text anpassen und mit Datei-Speichern unter unter dem neuen Namen abspeichern.


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Das Vorlagen-Auswahlmenü (beachten Sie die Karteikarten):

Die Vorlagentexte einfach überschreiben.

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Kapitel

8 8. Die Fenstertechnik ♦ Sie können im Windows mehrere Programme gleichzeitig ausführen. Das ist sehr nützlich, um beispielsweise ein ankommendes Computerfax anzuschauen, ohne Word verlassen zu müssen.

Damit müssen mehrere Programme auf den Bildschirm passen, weshalb jedes Programm in ein eigenes Fenster gesetzt wird.

Das sind die Windows-Fenster, die einen riesengroßen Vorteil haben: egal, in welchem Programm Sie arbeiten, der grundlegende Aufbau des Fensters ist immer identisch.

8.1 Fenstergröße oder Programm beenden Programm beenden oder Fenster verlassen. Fenster zu Symbol verkleinern (in den Hintergrund schicken).

Anzeige umschalten zwischen Vollbild und kleineres Bild.

♦ Bei Vollbildgröße können Sie ein Fenster nicht mit der Maus verändern. Vollbild heißt schließlich: den ganzen Bildschirm ausfüllen. Sollte trotzdem ein großer Rand vorhanden sein, so ist der Bildschirm anders einzustellen. Umschalten zu einem anderen Fenster geht mit [Alt]-[Tab]. ♦ Welche Ansicht eingestellt ist, erkennen Sie folgendermaßen: Bei Vollbild: zwei Fenster deuten die Umschaltung zu mehreren, kleinen Fenstern an, bei kleinem Fenster: ein Fenster deutet die Umschaltung zu Vollbild an. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Multitasking


8 . K A P. : D I E F E N S T E R T E C H N I K

♦ Hintergrund oder Beenden? In den Hintergrund schicken heißt, daß das Programm weiter aktiv und im Arbeitsspeicher bleibt, es wird nur nicht mehr am Bildschirm angezeigt. Beenden Sie deshalb Programme, die Sie längere Zeit nicht mehr benutzen, um den Arbeitsspeicher zu entlasten!!! Probieren Sie alle drei Knöpfe ausgiebig aus: Schicken Sie Word in den Hintergrund. Starten Sie den Taschenrechner mit Start-Programme-Zubehör-Rechner. Rechnen Sie etwas, mit [Strg]-C Ergebnis kopieren, mit [Alt]-[Tab] zu Word wechseln und dort mit [Strg]-V einfügen. Vergrößern Sie Word auf Vollbildgröße. Beenden Sie Word und starten Sie es neu.

8.2 Fenstergröße einstellen Jetzt können Sie ein Programm beenden oder in den Hintergrund schicken. Wenn Sie die Fenstergröße verkleinern, so daß das Fenster nicht mehr den ganzen Bildschirm einnimmt, können Sie die Größe genau einstellen und das Fenster verschieben.

Klicken Sie irgendwo in dem farbig hervorgehobenen Balken, Maus gedrückt halten und Sie können das Programmfenster an eine andere Stelle ziehen (Verschieben).

Bewegen Sie die Maus langsam über den Fensterrand. Der Mauspfeil wechselt zu einem Doppelpfeil. Jetzt linke Maustaste gedrückt halten und Fenster auseinanderziehen.

♦ Es gilt: Am linken und rechten Rand können Sie die Fensterbreite ändern, am oberen und unteren Fensterrand die Höhe und an den Fensterecken in beide Dimensionen zugleich. Probieren Sie diese Möglichkeiten langsam und gründlich aus.

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8.3 Die Darstellungsgröße (Zoom) Wenn wir schon das Blatt Papier im Hintergrund sehen, wollen wir uns gelegentlich die ganze Seite zur Überprüfung des Layouts anschauen, zum Bearbeiten jedoch den Text möglichst groß sehen. Beginnen Sie einen neuen Text (Datei-Neu oder Symbol). Schreiben Sie:

Geburtstags-Einladung! Zu meinem Geburtstag am 33.3. dieses Jahres lade ich Dich hiermit ganz offiziell und herzlich ein. Wie ausgemacht, bitte keine Geschenke mitbringen, sondern nur gute Laune. Bei Datei-Seite einrichten als Papierformat DIN A5 quer einstellen. Achten Sie bei jedem Menü auf die Spaltenreiter am oberen Rand:

Rechts das Pfeilsymbol anklicken, damit das Auswahlmenü aufklappt.

Diese Menüs sind am Anfang durch die vielen Einstellmöglichkeiten verwirrend. Wir werden die Schaltflächen, die Sie wirklich brauchen, der Reihe nach vorstellen. Nehmen Sie sich trotzdem Zeit, die Menüs gelegentlich anzuschauen und nach interessanten Einstellungen zu durchsuchen. Wählen Sie für die Überschrift eine große, fette Schrift und für den Text eine schöne Schreibschrift. Stellen Sie die Schriftgröße so ein, daß das Blatt schön ausgefüllt wird.


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Damit wir den Text besser einstellen können, werden wir die Ansicht anpassen, um einmal den Text möglichst stark vergrößert, einmal die Einladung als Ganzes zu sehen. Mit der Zoom-Schaltfläche:

Den Pfeil bei der %-Schaltfläche drücken und eine andere Ansichtsgröße wählen.

Ganze Seite

Diese Optionen sind äußerst praktisch: Seitenbreite (mit Seitenrand), Textbreite (Text ohne Seitenrand), Ganze Seite oder gleich zwei Seiten.

Symbole und solche Schaltflächen gibt es nur für sehr häufige Aktionen. Alle Möglichkeiten finden Sie oben in den Befehlsmenüs, so auch hier bei Ansicht-Zoom.

Hier können Sie jeden beliebigen Prozentwert eintragen.

Bei dieser Schaltfläche lassen sich zwei oder mehr Seiten am Bildschirm darstellen. Das ist auf großen Monitoren praktisch, um die Anordnung auf den Seiten vor dem Druck zu prüfen.

♦ Bei 19-Zoll Bildschirmen sind die zwei Ansichtsgrößen optimal: Seitenbreite zum Bearbeiten des Textes und Zwei Seiten zur Überprüfung eines langen Textes vor dem Druck. Auch bei einem Brief ist dies zuweilen sinnvoll, da so z.B. eine einzelne Zeile auf der nächsten Seite erkannt werden kann.

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Kapitel

9 9. Die Ansicht einstellen 9.1 Ansicht wie gedruckt Praktisch ist es, bei Ansicht von Normal auf Seitenlayout umzuschalten, da dann das Blatt Papier wie gedruckt angezeigt wird. So kann die Anordnung des Textes auf dem Blatt Papier optimal am Bildschirm eingestellt werden.

Ansicht-Normal: Text wird zwar formatiert, aber ohne das Blatt Papier mit den Seitenrändern angezeigt. Weblayout ist für das Erstellen oder Anschauen von Internet-Seiten. Ansicht-Seitenlayout: der Text wird so angezeigt, wie er auf das Papier gedruckt werden würde.

Die Ansicht können Sie auch unten links in der Statuszeile wählen.

Weitere Ansichten: ♦ Bei der Ansicht „Gliederung“ wird zu der Ansicht Normal noch eine Symbolleiste eingeblendet, mit der Überschriften herauf oder heruntergesetzt werden können. Das ist durch die Möglichkeiten mit den Formatvorlagen, die Sie im zweiten Band kennenlernen werden, vollkommen überflüssig geworden. Bei dieser Ansicht könnte ein langer Text auch in mehrere kleine aufgeteilt werden, was bei den heutigen leistungsfähigen Rechnern ebenfalls absolut unnötig ist. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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9 . K A P. : D I E A N S I C H T E I N S T E L L E N

♦ Dokumentenstruktur: links werden die Überschriften wie bei einem Inhaltsverzeichnis eingeblendet. ♦ Der Aufgabenbereich aktiviert auf der rechten Seite ein Andockfenster mit einigen passenden Aktionen. Hier können Sie z.B. einen der letzten Texte erneut öffnen oder ein neues Dokument beginnen. ♦ Ganzer Bildschirm: die Befehle und Symbolleisten werden ausgeblendet, so daß der Text möglichst groß sichtbar ist. Mit der [Esc]-Taste kommen Sie wieder zur normalen Ansicht. Wir empfehlen, mit Ansicht-Seitenlayout zu arbeiten.

9.2 Ein Seitenrahmen Damit Ihnen der Unterschied zwischen Normal und Seitenlayout bewußt wird und Sie die Vorteile der Ansicht Seitenlayout erkennen können, werden wir diese Übung schon etwas fortschrittlich erweitern, mit einem Rahmen um die ganze Seite. Wählen Sie den Befehl Format-Rahmen und Schattierung. Wechseln Sie dort zur Karteikarte „Seitenrand“.

Hier können Sie jetzt ganz einfach einen Rahmen um die ganze Seite wählen, der aus Bildern besteht.

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Wechseln Sie anschließend zwischen den Ansichten. Hier sehen Sie die Ansicht Seitenlayout. Sie sehen das Blatt so wie gedruckt:

9.3 Übung Fenstergröße Zur Übung (nie speichern!): Schließen Sie Word und alle Texte. Starten Sie Word erneut und öffnen Sie einen Text aus der Liste bei dem Befehl „Datei“ und den anderen mit dem Befehl Öffnen. Schalten Sie beide Texte auf „kleines Fenster“. Vergrößern Sie durch Ziehen mit der Maus am Fensterrand das Fenster von Dokument 2. Verringern Sie nur die Breite dieses Fensters. Dazu links oder rechts anfassen und in die Mitte ziehen. Verändern Sie das andere Fenster zu einem Quadrat, etwa je 10*10 Zentimeter groß. Schließen Sie Dokument 2 ohne zu speichern (benutzen Sie das -Kästchen zum Schließen). Vergrößern Sie den letzten übrigen Text auf Vollbildgröße. Verlassen Sie Word.

Denken Sie auch in Zukunft daran, nur zu speichern, wenn Sie sinnvolle und gewollte Änderungen an einem Text vorgenommen haben.


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9.4 Die Bildlaufleiste In einem Buch können Sie umblättern. In einem Computerprogramm blättern Sie mit den [Bild]-Tasten oder mit den Bildlaufleisten. Vergrößern Sie den Text mittels der Zoom-Schaltfläche stark. Wählen Sie Ansicht-Seitenlayout, damit Sie das Blatt Papier sehen und gehen Sie die Optionen der Bildlaufleiste durch. Die Funktion der Bildlaufleiste: An den Enden der Bildlaufleiste ist jeweils ein Pfeil. Drücken Sie darauf, bewegen Sie den Text um genau eine Zeile oder einen Buchstaben weiter. Die Wirkung entspricht also den Richtungstasten:

Der ganze Balken (zwischen den Pfeilen) symbolisiert den ganzen Text. Irgendwo im Balken gibt es diesen Schieber. Der zeigt die aktuelle Position an, hier sind wir ganz oben. Diesen Schieber können Sie direkt mit der Maus an eine andere Stelle des Balkens ziehen, z.B. in die Mitte des Balkens, um in die Mitte des Textes zu gelangen. Drücken Sie oberhalb/unterhalb von dem Schieber, so blättern Sie genau eine Seite nach oben/unten. Ungefähr wie mit den Bild-Tasten, mit denen es jeweils eine halbe Seite weiter geht.

Mit diesen beiden Pfeilen können Sie zur nächsten/vorigen Seite blättern. Das Icon dazwischen startet bestimmte Suchfunktionen.

Damit Sie diese Übung durchführen können, die Ansicht stark vergrößern: Bewegen Sie sich ganz nach unten, indem Sie den Schieber ganz nach unten ziehen. Beachten Sie immer den Schieber. Gehen Sie wieder nach oben, indem Sie in der Bildlaufleiste oberhalb von dem Schieber drücken. Bewegen Sie sich jetzt nach links und rechts mittels der horizontalen Bildlaufleiste. Die horizontale Bildlaufleiste ist auf großen Monitoren nicht mehr unbedingt erforderlich. Falls Sie diese wie auf Seite 41 beschrieben ausgeschaltet haben, diesen Teil der Übung einfach auslassen.

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9.5 Übung Bildlaufleiste Schreiben wir ein kleines Buch. Als Überschrift „Mein erstes Buch“ schreiben, dann nach Return einen Absatz z.B. mit diesem philosophischem Text schreiben:

Mein erstes Buch Dies ist ein Übungstext. Ein Übungstext für den Umgang mit der Textverarbeitung. Ein purer Übungstext. Nichts weiter als ein Übungstext. Ein langweiliger Übungstext, der nicht von dem eigentlichen Ziel, Textverarbeitung zu lernen, ablenken soll. Dies ist mein Übungstext. Ein Text ohne Fehler. Klicken Sie dreimal schnell hintereinander in dem ersten Absatz, bis dieser markiert ist. Wenn der Absatz markiert ist, drücken Sie Bearbeiten-Kopieren oder [Strg]-c. Dann können Sie mit Bearbeiten-Einfügen den Absatz vervielfältigen, schneller mit [Strg]-v, bis Sie mehrere Seiten haben. Beachten Sie die Seitenangabe unten links in der Statuszeile. Da der zuvor kopierte Absatz noch markiert ist, wird dieser beim ersten Einfügen überschrieben. Das ist jetzt kein Problem, später unbedingt die Markierung abschalten, indem Sie den Cursor versetzen. Wenn Sie mehrere Seiten haben, fassen Sie den Klotz in der Bildlaufleiste mit der Maus an und bewegen diesen in die Mitte. Beachten Sie, daß beim Verschieben des Klotzes angezeigt wird, auf welcher Seite Sie wären, wenn Sie den Klotz loslassen. Typischer Anfangsfehler: Sie müssen beim Ziehen des Klotzes genau in der Spur der Bildlaufleiste bleiben. Gehen Sie mit dem Schieber an das Ende des Textes. Jetzt drücken Sie oberhalb des Schiebers in der Bildlaufleiste. Sie blättern genau eine Bildschirmseite nach oben. Blättern Sie auch mit den Bildtasten und ggf. mit dem Rad an Ihrer Maus, sofern vorhanden. Gehen Sie mit [Strg]-Ende, bzw. -Pos1 ans Ende, bzw. den Anfang des Textes. Datei als „Mein erstes Buch“ speichern. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Zweiter Teil

Formatieren Schriftart und Absätze einstellen

Kapitel

10 10. Format-Zeichen Mit den Windows- und den Fenstergrundlagen sind Sie nun vertraut. Zeit, mit dem Eigentlichen anzufangen, der Textverarbeitung. Klar, daß wir auch hier wieder ganz von vorne beginnen. Wer sich damit schon auskennt, blättert einfach weiter.

10.1 Das Markieren Bei dieser Übung lernen wir, das Aussehen des Textes zu verändern. ♦ Das Aussehen eines Textes einzustellen, wird mit Formatieren bezeichnet. Sie können z.B. folgendes einstellen: Schriftart, -größe, fett, kursiv, unterstrichen, Farbe usw. Vorgehensweise: ♦ Jetzt wird nicht nur ein Buchstabe, sondern ein ganzes Wort oder ein Absatz bearbeitet. Folglich muß der Computer wissen, welches Wort oder welchen Satz Sie ändern wollen. Darum muß die zu ändernde Textstelle zuerst markiert werden. Erst dann kann die Schrifteinstellung variiert werden.

10.1.1 Markieren geht so ♦ Ein Wort durch Doppelklicken mit der Maus. ♦ Ein ganzer Absatz durch dreimal schnell klicken. Hier klicken.

♦ Eine ganze Zeile, indem Sie die linke Maustaste im linken Seitenrand drücken. ♦ Längere Abschnitte mit gedrückter [Umschalt]-Taste, dann [Richtungs]- oder [Bild]-Taste betätigen. [Umschalt]-Taste erst loslassen, sobald die Markierung paßt! Sie können die [Richtungs]- oder [Bild]-Taste in die andere Richtung wählen, um die Markierung zu reduzieren. ♦ Längere Abschnitte mit der Maus: linke Maustaste gedrückt halten, dann über die zu markierende Stelle ziehen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Schrift: Markieren


1 0 . K A P. : F O R M AT- Z E I C H E N

10.1.2 Übung Markieren Schreiben Sie folgenden Text:

Ohne Geld ging ich zum Einkaufen in den Supermarkt.

Mit Doppelklicken kann ein Wort markiert werden. Ganz hervorragend ist folgende Ergänzung. ♦ Ein markiertes Wort können Sie mit der Maus an eine andere Position ziehen: Maus gedrückt halten, weg bewegen und den Pseudo-Cursor beachten, der die neue Stelle andeutet. Maus erst loslassen, wenn die richtige Position erreicht ist. Stellen Sie den obigen Satz folgendermaßen um:

Ich ging in den Supermarkt zum Einkaufen – ohne Geld!

Weiteres zum Ausprobieren: mit dreimal klicken den ganzen Satz markieren (=Absatz markieren), noch einmal klicken, damit die Markierung wieder weg ist, dann den Satz markieren, indem Sie links davon im Seitenrand klicken. Beachten Sie, daß Word die Leertaste automatisch richtig setzt!

10.2 Schrift ändern Schreiben Sie den nächsten Text, dann wie angegeben formatieren. normal, fett, kursiv, unterstrichen, blau hervorgehoben

Es gibt drei Möglichkeiten: ♦ wählen Sie entweder Format-Zeichen (der umständlichste Weg!) ♦ oder ein Symbol: z. B.

für Fett

♦ oder die rechte Maustaste auf der Markierung drücken, im Abrollmenü anschließend Zeichen anklicken. Benutzen Sie die links abgebildeten Symbole zum Formatieren. Die Hervorhebung wird auf der nächsten Seite erläutert. Ab Word 97 reicht es, ein Wort anzuklicken, mehrere Wörter müssen jedoch mit gedrückter Maustaste markiert werden.

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Dieser Rahmen kennzeichnet Texte, die Sie schreiben sollen.



10.3 Farbig hervorheben In Word gibt es ein Symbol mit der Wirkung eines breiten Filzmarkierers. Sie können Textstellen damit farbig anstreichen, was auf einem Farbdrucker ebenso ausgegeben wird: Drücken Sie den kleinen Pfeil, damit das Farbauswahlrollup erscheint.

Vorgehen: ♦ Entweder zuerst markieren, dann Symbol Filzmarker oder den Pfeil zur Farbauswahl drücken. Das Markierte wird in der gewählten Farbe angestrichen. Mit dem Pfeil können Sie eine andere Farbe wählen. ♦ Oder auf das Symbol Filzmarker, bzw. auf eine Farbe aus dem Farbauswahlrollup, klicken. Jetzt ist der Filzmarker sichtbar eingeschaltet und Sie können beliebige Textstellen anstreichen: Gezielt mit gedrückter Maus anstreichen, z.B. nur den Anfangsbuchstaben oder mehrere Wörter oder ein Wort mit Doppelklicken hervorheben oder einen Absatz mit dreimal klicken usw. Noch einmal auf das Symbol Filzmarker drücken, um die Funktion zu beenden. ♦ Hervorhebung entfernen: Markieren, dann Farbauswahlpfeil „Kein(e)“ wählen oder

und

anstatt

einer

Farbe

zuerst Farbe „Kein(e)“, dann hervorgehobene Stellen anstreichen. Noch einmal üben: Markieren Sie die ganze Zeile, indem Sie links davon einmal klicken und drücken Sie [Strg]-[Leertaste]. [Strg][Leertaste] setzt Schrifteinstellungen zurück.

Jetzt sind alle Einstellungen wieder zurückgesetzt, außer der Hervorhebung. Diese wie oben beschrieben entfernen. Stellen Sie alles noch einmal über das Menü Format-Zeichen ein. Ist doch viel zu umständlich. In dem Menü Format-Zeichen finden Sie alle Einstellmöglichkeiten zusammengefaßt. Dort suchen Sie folglich nach seltener gebrauchten Formatierungen, z.B. doppelt unterstrichen, sonst die praktischen Symbole benutzen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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10.4 Schriftgröße ändern Nicht nur für fett und kursiv gibt es Symbole. Die Schriftart und -größe kann ebenso im Schnellverfahren über folgende Schaltflächen eingestellt werden.

Hier können Sie eine andere Schriftart wählen. Das wird in der nächsten Übung durchgeführt.

Die Schriftgröße des markierten Textes beträgt hier 11 Punkte. Drücken Sie den Pfeil und wählen Sie in dem erscheinenden Rollup-Menü eine andere Schriftgröße.

Diese erste Schaltfläche ist für Formatvorlagen, die im zweiten Band behandelt werden. Sie sehen oben die Symbolleiste „Standard“ mit den Symbolen (Datei neu, öffnen, speichern usw.) und darunter die Symbolleiste „Format“ mit den Schrifteinstellungen. Beginnen Sie eine neue Übung:

Markieren Sie

jedes Wort

dieser

Zeile und weisen

Sie eine immer

größere

Schrift Die Liste geht nur bis 72 pt. Jede andere Größe (hier 150 pt) kann anstelle der vorgegebenen Werte eingetragen werden, mit Return abschließen. ¶

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10.5 Schriftart einstellen Generell gibt es zwei Wege, um die Schriftart zu ändern: ♦ entweder über die Schaltfläche in der Symbolleiste

♦ oder in dem Menü Format-Zeichen. Zu dem Menü kommen Sie auch so: Text markieren, rechte Maustaste auf der Markierung, dann Zeichen wählen.

Immer den Pfeil anklicken, damit ein Abrollmenü erscheint.

Kapitälchen:

GROßBUCH-

STABEN ETWAS GRÖßER, ANDERE ETWAS KLEINER.

Diese Großbuchstaben können Sie WIEDER AUSSCHALTEN, was nicht möglich ist, wenn von vornherein groß geschrieben wurde! Eine Schrift anklicken, dann mit den Richtungstasten durchblättern und Vorschau beachten.

Schreiben Sie folgenden Übungstext und ändern Sie die Schriftart ungefähr wie abgebildet, abschließend als „Übung Schrift“ speichern:

Jedes Wort, jeder Buchstabe eine andere Schrift.¶ Andere Schrift mit 20 pt.


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Probieren Sie nun diese Übung: Text zuerst schreiben, speichern, dann die ersten beiden Zeilen mit gedrückter Maus im linken Seitenrand markieren.

Diese Zeile bitte fett und auf 14 Punkte Schriftgröße einstellen.¶ Und in dieser Zeile sollten Sie das Wort „Unterstrichen“ unterstreichen. Im Menü Format-Zeichen kann doppelt, punktiert, gewellt oder doppelt gewellt unterstrichen werden. ¶ Statt unterstrichen oder fett ist es manchmal schöner, ein Wort durch kursiv hervorzuheben. ¶ Wenn fertig, als „Übung Unterstreichung“ speichern.

10.6 Die Textfarbe Es ist auch möglich, einzelne Buchstaben zu markieren, um z.B. nur die beiden O’s zu vergrößern:

o o A DEF GHJ Käse, Apfel, BIRNE, K

mp

BC

tt.¶

¶

Farbe ändern? Dafür gibt es dieses Symbol sowie bei Format-Zeichen eine Schaltfläche. Hilfe zum Markieren: ♦ Einzelne Buchstaben sind mit der Maus oft schwer zu markieren. Praktischer für gezieltes Markieren ist folgendes: Cursor mit den Richtungstasten vor oder hinter den Buchstaben setzen, dann die [Umschalt]-Taste gedrückt halten. Solange Sie die [Umschalt]-Taste drücken, können Sie mit den Richtungstasten markieren oder mit der Richtungstaste in die andere Richtung die Markierung reduzieren.

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Kapitel

11. Format-Absatz

11

11.1 Grundsätzliches ♦ Wenn Sie die Zeichenformatierung (Schriftart, -größe usw.) ändern, muß zuerst markiert werden, was geändert werden soll. ¶ ♦ Anders bei den Absatzeinstellungen: Zeilenabstand, Abstand vor oder nach, Absatzausrichtung (links, rechts, zentriert, Blocksatz) usw. ¶ Diese Einstellungen gelten automatisch für den ganzen Absatz. Einen neuen Absatz beginnen Sie mit jedem Return. ¶

Absatz:

♦ Absätze müssen deshalb nicht markiert werden. ¶ Sie setzen lediglich den Cursor in den betreffenden Absatz, indem Sie an einer beliebigen Stelle im Absatz mit der Maus klicken. ¶ Maus weg bewegen, damit Sie nicht den Mauspfeil mit dem Cursor verwechseln. ¶ ♦ Darum gibt es neben der Absatzmarke (Return) eine zweite Möglichkeit: mit [Umschalt]-Return (neue Zeile ↵) erzwingen Sie eine neue Zeile, bleiben aber in demselben Absatz mit den gleichen Einstellungen. ¶ Absätze bestehen aus mehreren Zeilen. Jeder Text sollte in klar erkennbare Absätze strukturiert sein. Das erleichtert es dem Leser, die Zusammenhänge zu erfassen, indem nach dem Lesen eines Absatzes eine Gedankenpause eingelegt werden kann. ♦ Viele erzeugen Absätze, indem einmal zuviel Return gedrückt wird. Das ist keine optimale Methode, da die entstehenden Leerzeilen nicht unabhängig vom restlichen Text geändert werden können. Beginnen Sie lieber gleich richtig mit den Absatzabständen und Sie müssen später beim zweiten Band für längere Texte nicht umständlich umlernen. Das sind zwei Absätze. Der Absatzabstand.

Zur Veranschaulichung: Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext.¶ Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. Dies ist ein Beispieltext. ¶


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Markieren unnötig


11 . K A P. : F O R M AT- A B S AT Z

11.2 Absatzmarken anzeigen Jeder Absatz wird durch eine Absatzmarke beendet. Später im Fortschrittsband ist der Unterschied zwischen einem neuen Absatz und einer neuen Zeile äußerst wichtig, doch auch jetzt schon wird die Arbeit mit einem Text erleichtert, wenn wir die Absatzmarken sehen. ¶ Absatzmarken oder Zeilenschaltungen sind sogenannte Formatierungszeichen, also Zeichen, die zwar am Bildschirm angezeigt und in der Datei gespeichert, jedoch nicht mit ausgedruckt werden. Absatzmarke

Um Ihnen die Orientierung zu erleichtern, sind auf diesen und den folgenden Seiten die Absatzmarken (¶) und Zeilenschaltungen (↵) mitgedruckt.

Die Anzeige können Sie auf zwei Wegen veranlassen:¶ ♦ Das Icon in der Symbolleiste schaltet alle Formatierungszeichen ein oder aus.

Mit diesem Symbol können Sie jedoch nur alle Formatierungszeichen einoder ausblenden. Wenn Sie gezielt wählen wollen, was Sie am Bildschirm sehen wollen, geht dies im Menü bei Extras-Optionen. Merken Sie sich schon einmal: ♦ Alle Word-Einstellungen sind bei Extras-Optionen zusammengefaßt. Das ist übrigens in fast jedem Programm so eingerichtet. ♦ Bei Extras-Anpassen sind eher Einstellungen zu finden, die das Erscheinungsbild betreffen, z.B. Symbolleisten nebeneinander oder untereinander. Falls auf Ihrem Rechner die Symbolleisten nebeneinander gesetzt werden, reicht der Platz meist nicht zur Anzeige aller Symbole. Zu den weiteren Symbolen kommen Sie mit der links abgebildeten Schaltfläche (») oder Sie stellen die Anzeige um, wie dies auf Seite 40 beschrieben wurde. ¶ ♦ Bei dem Menü Ansicht können Sie wichtige Elemente wie das Linieal oder Symbolleisten direkt einoder ausschalten.

Notizen:

.................................................................................................. ..................................................................................................

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11.3 Extras-Optionen ♦ Bei Extras-Optionen kann gezielt eingestellt werden, welche Formatierungszeichen Sie am Bildschirm sehen wollen. ¶ Weil bei Extras-Optionen noch zahlreiche andere, praktische Einstellmöglichkeiten zu finden sind und Sie dieses Menü später öfter brauchen, sollten wir schon einmal einen Blick dorthin werfen.¶ Wählen Sie: Extras-Optionen. ¶ ♦ Am oberen Rand können Sie zwischen Karteikarten umschalten. ¶ Auf jeder dieser Karteikarten sind spezielle Einstellmöglichkeiten zusammengefaßt, ¶ z.B. unter Ansicht alles, was die Anzeige betrifft.¶

Wenn Sie die horizontale Bildlaufleiste ausschalten, haben Sie 0,5 cm mehr Platz für den Text. Entweder hier die Absatzmarken einschalten oder „Alle“.

Das vertikale Lineal wird selten benötigt und kann ebenfalls abgeschaltet werden.

Möchten Sie feststellen, was die anderen Punkte bedeuten, können Sie dies systematisch testen: eine Option einoder ausschalten, Menü schließen und schauen, welches Element verschwunden ist. Ändern Sie immer nur eine Einstellung, dann Ergebnis begutachten und ggf. wieder rückstellen. Vorsicht! Nichts unkontrolliert verstellen!


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Absatzmarken eingeschaltet? Dann probieren Sie die folgende Übung: Schalten Sie die Anzeige der Absatzmarken ein, dann folgenden Text mit neuen Absätzen und neuen Zeilen schreiben. Steuerzeichen beachten.

In ↵ einem Absatz kann beliebig oft ↵ die Zeilenschaltung↵ gedrückt werden. ¶

Neue Zeile = [Umschalt]-Return. Nächsten Absatz mit Return einleiten.

Am Absatzende [Return] (= Absatzmarke) drücken.¶ Erläuterung: Ein Absatz ist ein zusammenhängender Textblock. Damit Sie vor und nach diesem Absatz einen Abstand oder diesen Absatz komplett links- oder rechtsbündig einstellen können, sollten Sie Return nur am Absatzende, sonst bei Bedarf innerhalb des Absatzes [Umschalt]-Return für eine neue Zeile drücken.

11.4 Ausrichtung Das waren die unerläßlichen Grundlagen. Jetzt werden Absätze bearbeitet. Und das Wichtigste ist die Ausrichtung des Absatzes, wobei Sie wieder die Symbole (anstelle dem Menü Format-Absatz) benutzen sollten, weil dies der schnellere Weg ist: zentriert linksbündig

rechtsbündig Blocksatz Zeilenabstand

Übung:

Ich bin linksbündig ausgerichtet. ¶ Zentriert heißt in der Mitte ↵ und die Mitte ist in China. ¶ Blocksatz heißt, den Text wie in einem Buch anzuordnen. Sie brauchen unbedingt einen Absatz, der mindestens aus zwei Zeilen besteht, um diesen Effekt zu bemerken. ¶ Hochachtungsvoll, ↵ Ihr Heinz-Schalter Computer. ¶

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11.5 Die Absatzeinstellungen Für den Zeilenabstand gibt es kein Icon (Symbol). Darum müssen Sie das Absatzmenü verwenden, welches Sie auf zwei Arten aufrufen können, nachdem Sie den Cursor in den betreffenden Absatz gesetzt haben: ♦ Wählen Sie Format-Absatz oder drücken Sie die rechte Maustaste auf dem Absatz. Ein Abrollmenü mit dem Befehl Absatz erscheint. Statt endlos Leerzeilen zu setzen, kann hier der Abstand zwischen den Absätzen gewählt werden.

Da wäre die Ausrichtung ebenfalls einstellbar: links, zentriert, rechts, Blocksatz.

Der Absatz kann links und rechts eingerückt werden.

Hier können Sie den Zeilenabstand einstellen. Üblich sind 1,5 Zeilen. Frei wählbar ist der Abstand mit Genau. Dann tragen Sie den Wert bei Maß ein, z.B. 15 bei einer Schriftgröße von 12 Punkten.

Zur Veranschaulichung: Zeilenabstand

Abstand nach Abstand vor

Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz (Neue Zeile)↵ Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz.¶

Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz.¶

Linker Einzug

Rechter Einzug


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11.5.1 Übung zu den Absatzeinstellungen Zunächst bitte schreiben und genauso wie im Text angegeben einrücken:

Ich bin Blocksatz und links und rechts um 4 Zentimeter eingerückt. ¶

Jetzt formatieren Sie den obigen Absatz auf 1,5 Zeilen Abstand:

Ich bin Blocksatz und links um 8 Zentimeter eingerückt. ¶

Und nun wählen Sie Genau mit 15 Punkten Zeilenabstand:

Ich bin Rechtsbündig und zusätzlich links um 6, rechts um 1 Zentimeter eingerückt. ¶

11.6 Kopieren und Einfügen Sie können nun markieren, Schrift einstellen und Absatzformatierungen ändern. Eine weitere wesentliche Funktion ist das Kopieren. Was kopiert werden soll, muß zuerst markiert werden. Dann können Sie mit den Symbolen kopieren:

Ausschneiden

Rückgängig

Kopieren Einfügen

Format übertragen

Eine Beschreibung finden Sie auf der nächsten Seite.

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♦ Ausschneiden und Kopieren das Markierte wird in die Zwischenablage von Windows übernommen, bei Ausschneiden wird das Original gelöscht. ♦ Mit Einfügen können Sie den Inhalt der Zwischenablage an die aktuelle Cursorposition einfügen. ♦ Schneller als mit den Symbolen kann mit den Tastaturabkürzungen [Strg]-X (Ausschneiden), [Strg]-C (Kopieren) und [Strg]-V (Einfügen) gearbeitet werden.

Strg-X Strg-C Strg-V

Diese Shortcuts gelten in jedem Programm! ♦ Am langsamsten und umständlichsten ist die Variante über das Menü Bearbeiten-Ausschneiden/Kopieren/Einfügen.

11.7 Die Zwischenablage Word 2002 kann sich bis zu 24 der zuletzt kopierten Elemente merken. Diese erweiterte Kopierfunktion können Sie folgendermaßen aktivieren: Um die Zwischenablage zu starten, drücken Sie zweimal [Strg]-C. ♦ Es wird rechts der Aufgabenbereich mit der Funktion „Zwischenablage“ angezeigt. Natürlich hätten Sie auch umständlicher den Aufgabenbereich starten und oben auf „Zwischenablage“ umschalten können. Vorher kopiertes kann durch Anklicken eingefügt werden.

Bei Optionen können Sie mit dem ersten Punkt die Zwischenablage bei jedem Kopieren automatisch starten lassen.


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Weiteres zur Zwischenablage: ♦ „Sammeln ohne Anzeige der Office-Zwischenablage“: das Andock-Fenster wird nicht eingeblendet, trotzdem werden bis zu 24 Elemente gespeichert. Bei Bedarf das Andockfenster öffnen, z.B. mit dem Befehl Bearbeiten-Office Zwischenablage. ♦ „Office Zwischenablagensymbol auf der Taskleiste anzeigen“: rechts unten in der Startleiste erscheint ein neues Symbol für die Zwischenablage. Die Zwischenablage können Sie durch Doppelklicken auf dieses Symbol öffnen. Dadurch können Sie die Zwischenablage leichter in anderen MS Programmen verwenden.

♦ „Beim Kopieren Status…“: es wird gemeldet, wieviele Elemente bereits kopiert wurden. Wenn Sie das 25 Element kopieren, wird das zuerst kopierte aus der Ablage gelöscht.

11.8 Rückgängig ♦ Mit folgendem Ratschlag kann Ihnen nichts mehr passieren: Bei jeder Aktion das Ergebnis am Bildschirm beachten. Ist nicht das Erwartete eingetreten, sofort Rückgängig wählen. Ursache herausfinden (falscher Befehl, nicht markiert usw.) und richtigen Befehl suchen.

Rückgängig

Wiederherstellen (=Rückgängig rückgängig machen).

Wenn Sie die Maus kurze Zeit auf dem Symbol nicht bewegen, wird angezeigt, welche Aktion rückgängig gemacht werden würde. So können Sie sich mit Rückgängig und Wiederherstellen vergegenwärtigen, was Sie zuletzt gemacht haben und damit auf Fehlersuche gehen.

Drücken Sie auf einen dieser Pfeile, werden die letzten Aktionen aufgelistet. Sie können auswählen, wie weit zurückgenommen werden soll.

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11.9 Abschlußübung Dies ist ein Übungstext. Bitte alles genauso einstellen wie abgebildet, aber die Wörter jeweils nur einmal schreiben, dann mehrfach kopieren. ¶

Überschrift¶ Unser Produkt … Unser Produkt … Unser Produkt … Unser Produkt … Unser Produkt … Unser Produkt … Unser Produkt … Unser Produkt …¶

Linksbündig und rechts eingerückt. Abstand vor/nach von 12 pt. Zentriert und links eingerückt.

Aufmerksamkeit für Aufmerksamkeit für Aufmerksamkeit für Aufmerksamkeit für Aufmerksamkeit für Aufmerksamkeit für Aufmerksamkeit für¶ Unser Produkt … Unser Produkt … Unser Produkt … Unser Produkt … Unser Produkt … ↵ Unser Produkt … Unser Produkt … Unser ↵ Produkt …¶

Rechtsbündig und links eingerückt.

Rechtsbündig und rechts eingerückt. Zeilenschaltungen

Werbung Werbung Werbung Werbung Werbung.

¶

Hier bitte Absatzabstand vor 22 pt und links und rechts 1 cm einrücken. Hier bitte Absatzabstand vor 22 pt und links und rechts 1 cm einrücken.¶

Hier bitte Absatzabstand vor 36 pt und links und rechts 2 cm einrücken. Hier bitte Absatzabstand vor 36 pt und links und rechts 2 cm einrücken.¶ KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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11.10 Übung Schrifteffekte

Seminar Besondere Schrift suchen, 48 pt, Farbe violett, gesperrt um 3 pt und Effekt Relief.

Design in drei Jahrzehnten V G AG RA RTTR VO OR

Alle Absätze zentriert, Abstände mit leeren Absätzen [Return] oder Abstand vor/nach erzeugen.

A G NG UN USSSSTTEELLLLU AU D N ON USSSSIIO DIISSKKU

Rot, Kapitälchen, Effekt Gravur.

Ein Tabulator dient zum Einrücken innerhalb eines Absatzes und kann mit der Tabulatortaste gesetzt werden. Mehr ab Seite 145. Absatz links über das Lineal eingerückt.

vom: bis: im:

1.1.99 2.1.99 Kulturzentrum Marienplatz 1 00000 Beispielstadt

Kleine Anleitung: Schreiben Sie den Text. Alle Absätze markieren und zentriert einstellen. Die Abstände können Sie noch durch leere Absätze mit [Return] erzeugen oder indem Sie bei Format-Absatz einen Absatzabstand einstellen. Jetzt Absatz für Absatz markieren und der Abbildung ähnlich einstellen. Alle erforderlichen Einstellungen finden Sie bei Format-Zeichen oder FormatAbsatz.

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Dritter Teil

Gestalten Schriftauswahl, spezielle Absätze, Rahmen und Schattierungen

Kapitel

12 12. Mit Schriften gestalten Word bietet zahlreiche Funktionen, mit denen aus einem normalen Text eine ansprechende Präsentation gemacht werden kann. Einige der Effekte werden Sie sicherlich nicht bei einem Textverarbeitungsprogramm erwartet haben.

12.1 Eine Überschrift Schrift ist nicht gleich Schrift. ♦ Nicht Word, sondern Windows verwaltet die Schriften. Installieren Sie einen Drucker oder ein neues Programm, sind zahlreiche Schriften dabei. Diese Schriften können von jedem anderen Programm genutzt werden. Es gibt normale Schreibschriften, fette Schriften für Überschriften, Handschriften und viele Spezialschriften, etwa mit Löchern im Text oder Symbolen anstelle von Buchstaben. Also sollten Sie sich als erstes einen Überblick über die auf Ihrem Rechner installierten Schriften verschaffen. Fangen Sie einen neuen Text an, einige leere Absatzmarken erzeugen und ganz oben schreiben:

Titel Markieren Sie Titel durch Doppelklicken. Drücken Sie über der Markierung die rechte Maustaste und wählen Sie diesmal das Schriftmenü, da wir noch einige weitere Einstellungen vornehmen möchten, die nur im Menü vorhanden sind.


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SchriftChaos


1 2 . K A P. : M I T S C H R I F T E N G E S TA LT E N

12.2 Schriftauswahl Bei der Schriftauswahl finden Sie eine Abrolliste mit einer Vorschau der Schriften:

Hier diesen Pfeil drücken. Ganz oben in der Liste werden die in diesem Dokument bereits verwendeten Schriften angezeigt. Dann folgt eine lange, alphabetisch sortierte Liste. Mit der Bildlaufleiste durchblättern. In dem Menü bei Format-Zeichen haben Sie alle Einstellmöglichkeiten: Wenn eine Schrift markiert ist, können Sie mit den Richtungstasten die Schriften durchblättern und im Vorschau-Fenster ansehen.

Die Farbe für die Unterstreichung kann nur gewählt werden, wenn Text unterstrichen ist.

Zahlreiche Effekte, z.B. Text mit Schatten, sind natürlich für Überschriften schön. Vergrößern Sie den Schriftgrad, wenn das Schriftbeispiel zu klein sein sollte.

Eine gefährliche Schaltfläche: hiermit werden die aktuellen Einstellungen als Vorgabe für alle neuen Texte gespeichert!

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Zur Übung: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die auf Ihrem Rechner installierten Schriften. Dann wählen Sie eine dicke Schrift für den Titeltext:

Titel 12.3 Schrift sperren Jetzt werden wir die Buchstaben noch mehr auseinanderziehen. Markieren Sie den Titel z.B. mit Doppelklicken, dann darauf die rechte Maustaste und Menü Zeichen wählen. Schalten Sie am oberen Menürand auf die Karteikarte Abstand um: Bei Skalieren können Sie die Buchstaben horizontal ausdehnen: 100% Größe: Original, 66% verkleinert: Original, 200% vergrößert: Original. Erhöhen Sie hier die Laufweite (den Abstand zwischen den Buchstaben). Mit den Pfeilen Text strecken oder stauchen. Links wird automatisch die Laufweite von normal zu erweitert oder schmal umgeschaltet. Bei Position kann der markierte Text höheroder tiefergestellt werden, wobei der gewünschte Wert eingestellt werden kann.

Text kann g e s p e r r t

oder gestaucht werden.


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Jetzt wird der Titel schon schöner:

Titel 12.4 Animation Zwischen den beiden Karteikarten Schrift und Abstand verbirgt sich die Karteikarte Animation. Dort kann Text z.B. blinkend formatiert werden oder mit außen herum laufenden Ameisen. Natürlich kann derartiges nicht ausgedruckt werden und eignet sich damit z.B. für firmenintern weiterzugebende Textdateien. Am besten probieren Sie die Möglichkeiten an einem Absatz aus.

Diese Effekte können Sie nur bei Word-Dokumenten verwenden. Ein Anwendungsfall wäre z.B. eine schön gestaltete Geburtstagskarte, die firmenintern als Word-Datei weitergegeben wird.

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12.5 Handschriften Handschriften sind besonders schön. Ändern und formatieren Sie den Titeltext zu:

Kleine Weihnachtsgeschichte Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Schriften zu erforschen.

12.6 Der Schriftmanager ♦ Schriften werden im Windows von dem Schriftmanager verwaltet. Neue Schriften, z.B. von einem Drucker oder Programm, sind deshalb in jedem anderen Programm unter Windows verfügbar. ♦ Den Schriftmanager können Sie im Windows 95/98/ME/2000 über Start-Einstellungen-Systemsteuerung-Schriftarten aufrufen. In dem Schriftmanager können Schriften hinzugefügt und gelöscht werden mit „Datei-Neue Schriftart installieren“, dann den Ordner oder das Laufwerk mit der Schrift wählen (näheres im Windows-Buch). Bei Windows XP müssen Sie in der Systemsteuerung zu der „klassischen Ansicht“ wechseln, dann können Sie wie oben beschrieben eine Schrift ergänzen. Der Schriftenmanager von Windows:

Doppelklicken öffnet ein Vorschaufenster, was natürlich im Word praktischer ist, da dort zu jeder Schrift automatisch eine Vorschau angezeigt wird.


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12.7 Format übertragen Nachdem Sie nun schon sehr viele Möglichkeiten kennen, einen Text zu formatieren, sollten Sie auch erfahren, wie sich die Einstellungen von einem Absatz auf einen anderen übertragen lassen. Die Methode mit dem Befehl „Format übertragen“ ist auch für einzelne Wörter geeignet:

Das Symbol „Format übertragen“. Vorgehen: richtig eingestellten Text anklicken oder markieren, dann Symbol „Format übertragen“ wählen und jetzt den neuen Text, der die Formatierungen erhalten soll, anstreichen. Dabei gibt es zwei Alternativen: ♦ Einmal „Format übertragen“ anklicken für einmalige Anwendung ♦ oder Doppelklicken, um diese Funktion mehrmals anzuwenden. Zum Abschalten noch einmal auf „Format übertragen“ klicken. Übung Format übertragen: Schreiben Sie den Satz, dann dreimal kopieren, anschließend den Absatz ebenfalls dreimal kopieren:

Dies ist ein Übungstext, um das Format zu übertragen. Dies ist ein Übungstext, um das Format zu übertragen. Dies ist ein Übungstext, um das Format zu übertragen. Dies ist ein Übungstext, um das Format zu übertragen. Dies ist ein Übungstext, um das Format zu übertragen. Dies ist ein Übungstext, um das Format zu übertragen. Dies ist ein Übungstext, um das Format zu übertragen. Dies ist ein Übungstext, um das Format zu übertragen. Dies ist ein Übungstext, um das Format zu übertragen. Ändern Sie den Ausdruck „Format zu übertragen“ folgendermaßen: Farbe rot, kursiv, fett, andere Schrift. Markieren Sie Format übertragen, dann einmal auf das Symbol Format übertragen klicken. Jetzt haben Sie einen Pinsel an der Maus, mit dem Sie den nächsten Ausdruck „Format zu übertragen“ anstreichen können. Noch einmal, aber auf das Symbol „Format übertragen“ Doppelklikken, dann mehrere neue Wörter genauso formatieren, bis Sie erneut auf das Symbol „Format übertragen“ klicken, um dies abzuschalten.

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12.7.1 Mittels der Absatzmarken Die Formatierungen eines Absatzes sind im MS Word in der Absatzmarke gespeichert. Damit können Sie, wenn Sie eine Absatzmarke kopieren, durch Einfügen neue Absätze mit den gleichen Einstellungen erzeugen. Die Anwendung geht natürlich nur, wenn die Absatzmarken sichtbar sind: ♦ Die einfachste Methode, um von einem ganzen Absatz die Einstellungen zu übernehmen: Die Formatierungen sind in der Absatzmarke gespeichert, wenn die Absatzmarke beim Formatieren mit markiert war. Solch eine Absatzmarke können Sie wie einen normalen Buchstaben markieren und kopieren. Fügen Sie die Absatzmarke am Ende eines anderen Absatzes ein, so haben Sie alle Formatierungen mitgenommen. Die vorhandene Absatzmarke dabei überschreiben, wenn Sie diese vor dem Einfügen markiert hatten. Übung mit den Absatzmarken Formatierungen kopieren: Schreiben Sie einen neuen Absatz und ändern Sie diesen auf zentriert, links und rechts um 2 cm eingerückt und stellen Sie einen Rahmen mit Schattierung ein. Mein Absatz. Mein Absatz. Mein Absatz. Mein Absatz. Mein Absatz. Mein Absatz. Mein Absatz. Mein Absatz. Mein Absatz. Mein Absatz. Mein Absatz. Kopieren Sie die Absatzmarke und überschreiben Sie damit einige andere Absatzmarken. Wenn Sie beim Einfügen die Absatzmarke markiert haben, wird diese durch die neue ausgetauscht, wenn diese nicht markiert war, wird ein neuer Absatz eingefügt.

Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz. Neuer Absatz.

Notizen:

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12.8 Übung Absatzeinstellungen Schreiben Sie ein kurzes Gedicht Ihrer Wahl und formatieren Sie dieses, z.B.:

Mein Gedicht Am Zeilenende mit [Umschalt]-Return eine neue Zeile-

Die erste Strophe, die erste Strophe, die erste Strophe. Die zweite Strophe, die zweite, zweite Strophe, nur die zweite.

Am Absatzende mit [Return] einen neuen Absatz erzeugen.

Die dritte, dritte, dritte Strophe, die dritte, und noch eine Zeile der dritten. Karla Beispiel 2002

Rücken Sie die Absätze ein und stellen Sie einen Absatzabstand zwischen den Absätzen ein, evtl. Zeilenabstand anpassen.

Kurze Anleitung: Zuerst schreiben, dabei nur am Absatzende [Return] (= neuer Absatz) drücken, am Zeilenende [Umschalt]-[Return] für eine neue Zeile. Alle Textabsätze markieren und Schrift einstellen sowie einen Absatzund Zeilenabstand.

12.9 Absätze einrücken Absätze können auf viele Arten einoder ausgerückt werden. Darum eine kleine Zusammenfassung. ♦ Entweder die Symbole benutzen (am einfachsten) ♦ oder mit der Tabulator-Taste einrücken, mit der [Rück]-Taste ausrücken, was nur geht, wenn der Cursor am Zeilenanfang, bzw. -ende steht, ♦ oder mit den Schiebern im Lineal, wie auf Seite 89 beschrieben, ♦ oder im Menü Format-Absatz (s. Seite 71). Probieren Sie, daß Gedicht mit dem Befehl Datei-Drucken auszudrucken.

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Kapitel

13 13. Spezielle Absätze Nachdem wir uns die Schrifteinstellungen genauer angesehen haben, werden wir uns nun mit den Möglichkeiten beschäftigen, die Absätze schöner und zweckmäßiger zu formatieren.

13.1 Hängender Absatz Ein hängender Absatz hängt an der ersten Zeile. Das ist sehr nützlich für Aufzählungen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Der ideale Anwendungsfall sind Listen, z.B. eine Literaturangabe oder eine Adressenliste von einem Verein. So soll es werden: Übung:

Müller, Karla: Schloßgeschichten. Eine Studie zum Werk Theodor Fontanes. München 1986 (S. 96-103). ¶ Müller-Seidel, Walter: Theodor Fontane. Soziale Romankunst in Deutschland. Stuttgart 1975 (S. 181-196). ¶ Nürnberger, Helmuth: Theodor Fontane, »Cécile«. Unbekannte Skizze zu einem Roman. In: Süddeutsche Zeitung, 11./12. November 1978.1 ¶

Schreiben Sie die drei Absätze. Wichtig! Return nur am Absatzende! Markieren Sie alle drei Absätze auf einmal durch Ziehen am linken Seitenrand. Rechte Maustaste über der Markierung und Absatz wählen.

1

Zitiert aus: Theodor Fontane: Cécile, dtv-Verlag, August 1995, ISBN 3-423-02361-9, S. 276-277


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1 3 . K A P. : S P E Z I E L L E A B S Ä T Z E

13.2 Das Menü Format-Absatz Das Menü bietet alle Einstellungen übersichtlich zusammengefaßt. Hier können Sie auch gelegentlich nach neuen Möglichkeiten suchen. Linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder Blocksatz.

Absatz von links oder rechts einrücken.

Hier auf Hängend umschalten, dann mit den Pfeilen den Wert auf 0,5 cm einstellen. Wählen Sie auch einen Abstand vor/nach den Absätzen.

♦ Der Absatzabstand kann beliebig eingestellt werden. Mit den Pfeilen rechts neben der Schaltfläche geht es zwar in 6 pt Schritten weiter, jedoch können Sie den Wert markieren und jeden gewünschten Wert eintragen. Damit ist der Absatzabstand vorteilhafter, als wenn Sie einen Abstand durch leere Absätze erzeugen, da letzteres nicht einstellbar ist. Merken Sie sich: Format-Zeichen für alle Schrifteinstellungen (Schriftart, -größe, -farbe usw.), Format-Absatz für alle Absatzeinstellungen (einrücken, hängend, Blodksatz usw.).

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13.3 Hängend mit Lineal Die Absatzeinrückung kann schneller über das Lineal eingestellt werden:

13.3.1 Lineal einschalten ♦ Sollte bei Ihnen kein Lineal angezeigt werden, können Sie dieses über Ansicht-Lineal einschalten. Dort können Sie das Lineal wieder ausblenden, um mehr Platz für den Text zu erhalten.

Lineal

13.3.2 Lineal-Schieber Mit den drei Schiebern kann nun die Absatzeinrückung folgendermaßen verändert werden: Erste Zeile einrücken. Absatz von rechts einrücken.

Am Dreieck: alle übrigen Zeilen (ohne die erste Zeile) einrücken. Am Rechteck: Absatz komplett einrücken, die erste Zeile wird mit verschoben. ♦ Jede Änderung gilt nur für den aktuellen Absatz. Wollen Sie mehrere Absätze ändern, müssen Sie alle vorher markieren. Stellen Sie mit den Schiebern die vorige Übung wie abgebildet ein. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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13.4 Aufzählungen Der hängende Absatz eignet sich ebenso für numerierte Absätze. Denn die Zahlen stehen links außen, der Text ist genau untereinander. Unser nächstes Thema, eine Frageliste.

Merkzettel zum Computerkauf 1. Prozessor, Arbeitsspeicher, Festplatte? Zusatzausstattung (CDLaufwerk, Modem, Soundkarte)? Komplett und betriebsfertig, oder fehlt etwa Tastatur oder Maus? 2. Am Arbeitsspeicher nicht sparen! Mindestens 32, besser 64 MB! 3. Schafft die Kombination Bildschirm/Grafikkarte bei der Auflösung von 1600*1200 Punkten eine flimmerfreie Darstellung, mindestens 72 Hertz Bildwiederholrate? Klares Bild oder Wackelpudding? Mindestens 17, besser 19 Zoll wählen. 4. Welche Programme werden benötigt? 5. Wie lange ist die Garantiezeit? Wie lange dauert eine Reparatur? Gibt es telefonische Unterstützung? Muß der Rechner ins Geschäft gebracht werden? Wird ein defekter Bildschirm sofort ausgetauscht? Das Beste an den Aufzählungen ist, daß Word diese automatisch vornimmt. Gehen Sie folgendermaßen vor: Neue Datei, Seitenformat DIN A5 einstellen. Schreiben Sie den Text, natürlich ohne die Zahlen am Anfang, dabei Return nur am Ende der Absätze drücken. Formatieren Sie die Überschrift: fett + größere Schrift + kursiv. Markfieren Sie alle Absätze und stellen Sie einen Absatzabstand je 6 Pt vor und nach jedem Absatz ein. Markieren Sie alle weiteren vier Absätze und aktivieren Sie die Numerierung. Für die Numerierung gibt es dieses Symbol: Absatzeinzug vergrößern oder verkleinern. Numerieren

Aufzählungszeichen (Bullet).

Einmal klicken schalten die Numerierung ein, noch einmal auf das Symbol klicken wieder aus. Darauf achten, daß immer alle gewünschten Absätze markiert sind.

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Ein- und abschalten: ♦ Sie brauchen nur auf das Symbol für Numerieren zu klicken. Schon sind alle markierten Absätze mit Zahlen versehen. Ergänzen oder löschen Sie Absätze, so wird die Numerierung automatisch aktualisiert. Word nimmt dabei ebenfalls die Einstellungen für den hängenden Absatz vor. Das können Sie an den Schiebern des Lineals erkennen.

13.4.1 Aufzählungszeichen (Bullet) Statt einer Zahl kann ein Aufzählungszeichen (Bullet) vorangestellt werden. In der vorigen Abbildung sehen Sie ebenfalls das Symbol für ein Aufzählungszeichen. Markieren Sie die vier numerierten Absätze. Dann das andere Symbol für Aufzählungszeichen anklicken. Wie ein beliebiges Aufzählungszeichen eingestellt werden kann, erfahren Sie in dem zweiten Band zu MS Word.

13.4.2 Einzug vergrößern Mit den Symbolen für Einzug vergrößern oder verkleinern kann ein Absatz eingerückt werden – wie mit den Schiebern im Lineal. Markieren Sie die vier numerierten Absätze und drücken Sie das Symbol für Einrücken. Nochmals drücken, um mehr einzurücken. Anschließend das andere Symbol für Ausrücken. Damit können Sie Absätze nach rechts oder links schieben. MS Word ist leider so eingestellt, daß auch mit der [Tabulator]-Taste ein Absatz nach rechts eingerückt wird, mit der [Rücktaste], die eigentlich zum löschen ist, wird ein Absatz nach links verschoben, wenn der Cursor am Absatzanfang, bzw. Absatzende steht.

Notizen:

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13.5 Zeilen numerieren Für juristische oder wissenschaftliche Texte manchmal erforderlich, im Word sehr einfach einzustellen. Wählen Sie Datei-Seite einrichten und wechseln Sie dort zu der Karteikarte Seitenlayout.

Mit dieser Schaltfläche können Sie die Zeilennummern einstellen, die links im Seitenrand eingeblendet werden.

♦ Wenn Sie vorher Absätze markieren, können Sie hier die Zeilennumerierung nur für die markierten Absätze aktivieren. ♦ Wurde kein Text markiert, können Sie die Zeilennummern für den Gesamten Text oder ab der aktuellen Cursorposition (Dokument ab hier) einschalten.

Oben generell aktivieren, dann ist im Menü alles einstellbar. Bitte an der Übung ausprobieren.

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Wenn Sie für alle Zeilen die Numerierung eingeschaltet haben, könnten Sie diese für einzelne Absätze wieder ausschalten. ♦ Im Absatzmenü (Format-Absatz) auf der Karteikarte „Zeilen- und Seitenumbruch“ können Sie für markierte Absätze die Zeilennumerierung ausblenden.

13.6 Kleine Zusammenfassung ♦ Das waren einige Absatzeinstellungen (Abstand vor, nach, Zeilenabstand, Einrückung, hängender Absatz, Aufzählung, Numerierung und Zeilennummern). Der hängende Absatz, ein numerierter oder mit Aufzählungszeichen eingestellter Absatz ist später bei längeren Texten äußerst wichtig, für Aufzählungen, Literaturangaben, Stickpunkte oder andere Listen. ♦ Ist Ihnen jetzt der Unterschied zwischen Seiten-, Absatz- und Zeichenformatierungen bewußt sowie ♦ die Eingabe über ein Symbol, die rechte Maustaste oder ein Menü, z.B. Format-Zeichen oder Format-Absatz?


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Kapitel

14 14. Rahmen und Schattierung 14.1 Erste Übung Hätten Sie das gedacht? Im Word können Sie nicht nur die Textfarbe ändern, z.B. mit blau schreiben, sondern einem Absatz einen Rahmen zuweisen. Die Farbe des Rahmens sowie der Hintergrund sind einstellbar, um z.B. den Text blau zu umranden oder gelb zu hinterlegen.

Kleine Anzeige (bitte wieder zuerst schreiben):

Rahmenfarbe Blau, Doppellinie. Füllfarbe 30% Zyan. Textfarbe Rot.

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Kurze Anleitung: Neue Übung, Papierformat 120 mm breit und 80 mm hoch. Schreiben Sie den Text. Fügen Sie den Punkt als Symbol ein. Markieren Sie alle Zeilen und wählen Sie zentriert. Markieren Sie die erste Zeile: Schriftgröße 48 Pt, Gesperrt um 15 Pt, fett, rot. Cursor in den Text setzen, dann Format-Rahmen und Schattierung wählen. Eine Abbildung folgt auf der nächsten Seite.


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1 4 . K A P. : R A H M E N U N D S C H AT T I E R U N G

14.2 Schattierung Zuerst wollen wir uns mit der Schattierung beschäftigen, da dies die einfachere Option ist. Schalten Sie im Menü „Rahmen und Schattierung“ zur Karteikarte Schattierung. Dort kann die Füllfarbe gewählt werden: „Kein Inhalt“ zum Ausschalten der Füllung, darunter schwarz, weiß, dann die Graustufen und Farben. Für Tintenstrahldrucker hier bei „Kein Inhalt“ bleiben und unten eine Schattierung wählen.

Hier kann eine einfarbige Füllfarbe gewählt werden (=100%). Das ist zu kräftig. Besser unten bei Muster wie beschrieben einstellen. 20 %

Ganz unten in der Liste „Farbe“ gibt es noch spezielle Schraffuren, z.B. horizontale oder schräge Linienmuster. Über die Schattierung: ♦ Auf fast allen Tintenstrahldruckern ist eine einfarbige Hintergrundfarbe wie oben bei Ausfüllen (=100% Farbdeckung) zu kräftig. Die Farben verlaufen ineinander. ♦ Bessere Ergebnisse sind mit schattierten Farben zu erzielen, z.B. 20% Schattierung. Das kann unten bei Muster (Linienart und Farbe) eingestellt werden. ♦ Welcher Wert optimal ist, ist je nach Druckertyp unterschiedlich. Weil jeder Drucker die Farben etwas anders druckt und auch dies kann je nach Papiersorte schwanken, hilft nur, den optimalen Wert mit Probeausdrucken auszuprobieren und dann merken.

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14.3 Ein Rahmen Wechseln Sie jetzt zur ersten Karteikarte Rahmen. In diesem Menü können Sie folgendermaßen einstellen: ♦ Entweder links eine vorgefertigte Einstellung wählen, z.B. den schattierten Rahmen oder ♦ In der Mitte eigene Rahmenlinien mit gewünschter Linienart, -farbe und -dicke auswählen. ♦ Bei beiden Varianten können Sie rechts im Vorschaufenster mit der Maus Linien setzten oder wegklicken und so z.B. nur eine Linie oben und unten statt einem geschlossenen Kasten einstellen.

Weiter unten in der Linie gibt es die Doppellinie.

In diesem Feld können Sie z.B. nur eine Linie oben und unten einstellen. Einfach anklicken, noch einmal klicken schaltet die Linie aus. Links wird dann automatisch zu Anpassen umgeschaltet.

Einen Kasten wählen, eventuell mit Schatten oder dreidimensionalen Aussehen (3D).

Der Abstand zwischen dem Rahmen und dem Text kann bei Optionen eingestellt werden.

Wurde vorher Text markiert, kann hier gewählt werden, daß der Rahmen nur für den markierten Text gilt und nicht für den ganzen Absatz. Rahmen für Absätze können mit dem Absatz links und rechts eingerückt werden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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14.4 Linien Tip: Mit einem Rahmen kann eine Linie oder ein Balken über die ganze Textbreite erstellt werden. Setzen Sie einen leeren Absatz durch Return, dann stellen Sie für diesen eine Linie wie abgebildet ein. Absatz mit Linie:

Mit Füllung (Muster auf der Karteikarte Schattierung) statt Linie:

♦ Bei der Schaltfläche „Horizontale Linie“ ganz unten im Menü können grafische Linien aus einer Liste gewählt werden. Wenn Sie Word, bzw. Office nicht vollständig installiert haben, ist die Word, bzw. Office-CD ist meist einzulegen, da die Linienbilder nicht auf der Festplatte installiert werden.

14.5 Ein Seitenrahmen Nach dem gleichen Prinzip können Sie auf der mittleren Karteikarte „Seitenrand“ einen Rahmen (keine Schattierung) um die ganze Seite legen. ♦ Beachten Sie die Möglichkeit, den Abstand bei der Schaltfläche Optionen einzustellen ♦ sowie die interessanten Effekt-Rahmen, mit denen Sie die Seite mit Äpfeln oder Herzchen umranden können.

Diese schöne und einfache Alternative wurde bereits auf Seite 54 vorgestellt.

14.6 Weitere Einstellmöglichkeiten Für Rahmenlinien und Schattierungen gibt es noch ein Symbol in der normalen Symbolleiste und es könnte eine eigene Symbolleiste eingeschaltet werden. Das schauen wir uns nur kurz an, da diese Symbolleiste eher unpraktisch ist.

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14.6.1 Die Symbolschaltfläche für Rahmenlinien Für die schnelle Auswahl einer Rahmenlinie können Sie dieses Symbol benutzen. Leider kann hier keine Farbe oder Schattierung gewählt werden, weshalb meist das Menü „Format-Rahmen und Schattierung“ besser ist. Mit diesem Symbol können Sie eine Auswahlliste für Linien aufklappen.

Kasten, daneben Kasten mit Innenlinien. Gitternetzlinien werden nur am Bildschirm angezeigt, aber nicht gedruckt. Auch eine schräge Linie ist vorhanden. Einmal klicken = Linie einschalten, noch einmal klicken = ausschalten.

14.6.2 Die Symbolleiste „Tabelle und Rahmen“ ♦ In dem Menü „Format-Rahmen und Schattierung“ finden Sie links unten eine Schaltfläche „Symbolleiste anzeigen“. ♦ Diese Symbolleiste könnten Sie auch über Ansicht-SymbolleistenTabellen und Rahmen aktivieren. Jetzt können Sie mit dem X Symbolleisten gefahrlos abschalten, da Sie wissen, daß Sie alle Symbolleisten bei Ansicht-Symbolleisten wieder einschalten könnten.

Füllfarbe für die Schattierung Hier finden Sie die bekannten Symbole: Rahmenlinien wählen. Die anderen Symbole gelten nur für Tabellen und werden daher im entsprechenden Kapitel ab Seite 162 vorgestellt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Vierter Teil

Drucken und Speichern Grundlegende Einstellungen zum Drucken, weiteres zum Speichern, Dokumentwiederherstellung

Kapitel

15 15. Drucken Jetzt sollte endlich das Drucken erwähnt werden. Datei-Drucken oder den Shortcut [Strg]-p wählen. Das Symbol zum Drucken sollten Sie vorerst nicht verwenden, da dann ohne Einstellmöglichkeit sofort gedruckt wird.

Wenn Sie mehrere Drucker haben, können Sie hier den Drucker wechseln.

Praktisch: Wählen Sie gezielt, was gedruckt werden soll. Mit Markierung ist es möglich, nur den zuvor markierten Text zu drucken, z.B. einen einzelnen Satz.

Bei Eigenschaften können Sie Ihren Drucker einstellen (z.B. Schnelldruck oder Schöndruck).

Sollen gleich mehrere Exemplare gedruckt werden?


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1 5 . K A P. : D R U C K E N

15.1 Einstellungen 15.1.1 Druckqualität und Papier ♦ Bei Eigenschaften können Sie Ihren Drucker einstellen. Weil es unterschiedliche Drucker gibt, sind jeweils andere Einstellmöglichkeiten vorhanden. Meist kann zwischen Schnelldruck mit schlechterer Qualität und langsameren Schöndruck gewechselt werden. Diese Einstellung für die Druckqualität und die Papiersorte ist bei Tintenstrahldruckern besonders wichtig! Nur mit der richtig eingestellten Papiersorte erzielen Sie gute Tintenstrahlausdrucke. Bei Tintenstrahldruckern können Sie meist normales Papier wählen, wobei normale Druckqualität aufreichend ist. Nur auf beschichtetem GlossyPapier sind photorealistische Ausdrucke möglich. Dann muß als Papier Glossy bei der höchsten Druckqualität eingestellt werden. Sogenannte Tintenstrahlpapiere, die nicht beschichtet sind, sind meist nicht viel besser als übliches normales Papier.

15.1.2 Was soll gedruckt werden Sie können alles drucken oder nur bestimmte Seiten. ♦ Aktuelle Seite druckt nur die Seite, auf der sich der Cursor befindet. ♦ Mit Markierung kann zuvor markierter Text gedruckt werden, z.B. nur ein Absatz von einer Seite. Dieser Absatz wird dann allerdings am oberen Blattrand gedruckt, nicht auf der ursprünglichen Seitenposition. ♦ Bei Seiten können Sie gezielt zu druckende Seiten angeben. Sie können entweder die Seitenzahlen durch Strichpunkt getrennt eintragen oder einen Bereich mit Bindestrich angeben. Beispiele: 3;6;8;9-15;22;29-33 ♦ Seiten pro Blatt: das ist neu bei Word 2002. Hiermit können Sie mehrere Seiten auf das eingestellte Papierformat drucken, z.B. zwei Seiten auf ein DIN A4-Blatt. Die Seiten werden entsprechend verkleinert. Die andere Richtung ist mit Papierformat skalieren einstellbar, um kleinere Formate vergrößert auszudrucken. Hiermit können Sie automatisch auf das eingestellte Papierformat vergrößern lassen. Im zweiten Band folgt noch mehr über das Drucken, insbesondere was zum Drucken von mehrseitigen Dokumenten wichtig ist.

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Kapitel

16 16. Weiteres zum Speichern Als Fortsetzung zum Kapitel 3 werden wir uns jetzt noch etwas gründlicher mit dem Speichern befassen. Wichtig ist es, eine Kopie erstellen zu können, z.B. als Datensicherung oder um einen Text auf Diskette zu transportieren.

16.1 Datei kopieren mit „Speichern unter“ Eine Kopie können wir mit dem Befehl Speichern unter erstellen. Damit eignet sich dieser Befehl für einen weiteren Anwendungsfall. Wenn Sie einen ähnlichen Text erstellen wollen, können Sie das Original öffnen und mit „Speichern unter“ eine Kopie erstellen. Speichern unter steht für Speichern unter einem anderen Namen oder in einem anderen Ordner, bzw. Laufwerk. Mit Speichern unter können Sie deshalb auch eine Kopie auf Diskette erstellen. Öffnen Sie einen unserer ersten Übungstexte, z.B. den „Fehlertext“. Wählen Sie Datei-Speichern unter.

Achten Sie immer darauf, ob Sie in dem richtigen Ordner sind. Zum Kontrollieren können Sie jederzeit rechts den Pfeil drücken und so nachschauen, wo Sie sich befinden. Der alte Dateiname ist markiert, darum können Sie einfach losschreiben und den neuen Namen schreiben. Markierter Text kann direkt überschrieben werden!


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1 6 . K A P. : W E I T E R E S Z U M S P E I C H E R N

16.1.1 Die Systematik beim Speichern ♦ Erstes Speichern: Automatisch sind Sie bei Speichern unter, weil der Ordner und Dateiname angegeben werden soll. ♦ Nächstes Speichern: es wird ohne Frage in diese Datei gespeichert. Der vorherige Stand ist damit überschrieben! ♦ Speichern unter: eine bereits gespeicherte Datei kann zusätzlich unter einem anderen Namen, in einem anderen Ordner oder auf einem anderen Laufwerk gespeichert werden. Letzteres ist eine wichtige und praktische Möglichkeit: ♦ Sie können damit eine Sicherungskopie erstellen, indem Sie z.B. das Diskettenlaufwerk als Ziel wählen oder ♦ den Text als Vorlage für einen neuen Brief verwenden, indem Sie diesen unter einem anderem Namen abspeichern und dann den Text passend ändern. Weil das äußerst nützlich ist, werden wir dies üben.

16.1.2 Datei auf Diskette kopieren Mit Speichern unter können Sie nicht nur den Namen, sondern auch den Speicherort (Ordner) der Datei neu bestimmen. Auf diese Art und Weise kann eine Kopie angefertigt werden. Legen Sie eine Diskette in das Diskettenlaufwerk und wählen Sie: Datei-Speichern unter.

Wenn Sie diesen Pfeil drücken, können Sie aus dem Abrollmenü das Diskettenlaufwerk wählen.

Mit diesem Symbol geht es bei jedem Klick einen Ordner zurück. Damit kommen Sie auch zum Diskettenlaufwerk. Haben Sie zu weit geblättert, können Sie den Arbeitsplatz (=Ihren Rechner) durch Doppelklicken öffnen.

Diskettenlaufwerk wählen, immer den Dateinamen prüfen, dann mit Speichern den Text auf der Diskette ablegen.

WARNUNG:

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♦ Wichtig! Wenn Sie jetzt weiterarbeiten, würden Sie die Änderungen auf der Diskette speichern! Es sollte sich jedoch immer der aktuelle Stand auf der Festplatte befinden, auf Disketten nur Kopien. Sonst kommen Sie durcheinander und wissen nicht mehr, wo das Original ist oder Sie haben mehrere unterschiedlich geänderte Versionen! Darum müssen Sie den Text, der jetzt auf Diskette bearbeitet würde, schließen und von der Festplatte zum Weiterarbeiten erneut öffnen.

16.2 Wohin mit den Texten? Mit der Zeit sammeln sich immer mehr Texte an. Damit Sie den Überblick behalten, sollten die Texte in Ordner aufgeräumt gespeichert werden. Wir werden eine einfache Methode vorstellen, um Ordner zu erstellen. Weiteres finden Sie in unserem Windows-Buch oder in einem Windows-Kurs. ♦ Word 2002 ist so voreingestellt, daß Ihre Texte in den Ordner „Eigene Dateien“ gespeichert werden. Diesen Ordner legte Windows bei der Installation automatisch an. Damit wissen Sie schon einmal, wo Ihre Texte zu finden sind. In diesem Ordner sollten Sie zumindest passende Unterordner erstellen. ♦ Noch besser ist es, sich einen separaten Ordner für die Texte anzulegen. In diesem Ordner Texte werden weitere Unterordner, z.B. Briefe, Berichte, Protokolle, Rundschreiben usw. angelegt. Werden solche Unterordner frühzeitig erstellt, ersparen Sie sich eine spätere, sehr arbeitsaufwendige Aufräumaktion und viel Frustrationen, weil Sie in dem zwangsläufig entstehenden Dateichaos nichts mehr finden. In Firmen mit vernetzten Computern ist es am besten, alle Arbeiten in einen Ordner mit dem eigenen Namen als Ordnernamen zu speichern, natürlich in geeignete Unterordner aufgeräumt. So weiß jeder leichter, wem diese Dateien gehören oder wo Ihre Dateien zu finden sind, wenn von anderen Rechnern darauf zugegriffen wird. Beispiel Ordnerstruktur: Jeder produziert andere Dateien und benötigt somit auch andere Ordner.

Festplatte C oder Laufwerk XY: Ordner Annette Beispiel o Unterordner Briefe o Unterordner Berichte o Unterordner Präsentationen o Unterordner Kalkulationen


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16.2.1 Neuen Ordner erstellen In den Menüs Datei-Speichern und -Öffnen kann ein neuer Ordner erstellt werden. Wählen Sie wie vorhin „Speichern unter“. Zuerst müssen wir zu der Festplatte C gelangen, denn dort soll der Ordner erstellt werden: Hier muß Festplatte C erscheinen.

Dafür das Symbol Ordner zurück drücken (hinaus).

Wenn Sie zu weit zurückgegangen sind, können Sie die Festplatte C durch Doppelklicken wieder öffnen (hinein).

Drücken Sie das Symbol für Ordner erstellen.

Unser zweiter Text.doc

Der Ordner soll Texte heißen. In einem Kurs vergeben Sie statt dessen die Kursnummer, z.B. PG934, als Ordnername. Mit OK wird dieser Ordner Texte auf der Festplatte C angelegt. Sie können den Ordner beim nächsten Speichern auswählen. Als Voreinstellung können Sie beliebige Ordner bei Extras-Optionen auf der Karteikarte Dateiablage angeben.

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16.2.2 Unterordner erstellen Öffnen Sie den neuen Ordner durch Doppelklicken, um weitere Unterordner in dem Ordner Texte zu erstellen. Erneut das Symbol für neuen Ordner, dieser soll Word-Kurs1 genannt werden, damit dort alle Übungen aus diesem ersten Band gespeichert werden können. Im Moment wollten wir nur den Ordner erstellen, darum das „Speichern unter-Fenster“ mit dem schließen. Kontrollieren Sie im Datei-Öffnen-Menü, ob der neue Ordner vorhanden ist. Erstellen Sie weitere Unterordner in dem Ordner Texte: Briefe, Berichte, Philosophie, Privat, Kochrezepte usw.

16.2.3 Ordner löschen Sie können Ordner sehr einfach wieder löschen, indem Sie im Datei-Öffnen oder -Speichern-Fenster einen Ordner markieren und die [Entf]-Taste drücken. Kontrollieren Sie jedoch vorher, ob der Ordner leer ist, bzw. ob die enthaltenen Dateien ebenfalls gelöscht werden sollen. Beim Löschen eines Ordners werden alle enthaltenen Dateien, Unterordner und deren Dateien mit gelöscht!

16.3 Welche Ordner ♦ Je nach Arbeitsgebiet sind andere Ordner/Unterordner sinnvoll. Überlegen Sie sich, welche Texte Sie schreiben werden, und erstellen Sie geeignete Ordner. Malen Sie sich Ihre Ordnerstruktur auf einem Blatt auf. In Arbeitsgruppen mit vernetzten Computern empfiehlt es sich, den eigenen Namen für den Ordner zu verwenden, damit jeder sofort weiß, wem diese Texte gehören. Speichern Sie alle zukünftigen Texte von Anfang an aufgeräumt in diese Ordner!

16.4 Vorteile der Ordner ♦ Sie finden die Texte schnell, können deshalb ähnliche Texte als Vorlage verwenden. ♦ Sie können alle Texte sichern, indem Sie diesen Ordner kopieren. ♦ Sie können nicht mehr benötigte Texte löschen, weil Sie den Überblick haben und ersparen sich so spätere riesengroße Aufräumaktionen oder ständige Frustrationen, weil Sie Texte nicht finden oder zu lange suchen müssen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Noch einmal die prinzipielle Vorgehensweise: ♦ Wenn Sie z.B. Ihren ersten Brief schreiben, erstellen Sie auf genau dieselbe Art und Weise im Ordner Texte einen Unterordner Briefe. Alle weiteren Briefe werden in diesem Ordner abgelegt. ♦ Bei dem ersten Protokoll erstellen Sie einen Unterordner Protokoll. In diesen Ordner werden alle weiteren Protokolle gespeichert. Wenn Sie sehr viele Protokolle schreiben und der Ordner damit auch nach einiger Zeit zu unübersichtlich wird, könnten Sie diese in weitere Unterordner, z.B. nach den Jahreszahlen, einsortieren.

Ordner sind wie richtige Aktenordner zum Sammeln und Aufräumen von Texten nach irgendeinem Kriterium, z.B. dem Typ (Brief, Protokoll, Studienarbeit usw.). Mit dieser Vorgehensweise werden Sie später Ihre Texte ohne Mühe wiederfinden.

Wie Sie Dateien nachträglich verschieben und damit umorganisieren können, finden Sie in unserem Buch zu Windows beschrieben.

16.5 Übung Speichern und Ordner Schreiben Sie ein Kochrezept als neuen Text, dabei möglichst schön formatieren. Wählen Sie bei „Datei-Seite einrichten“ DIN A5 als Papierformat (Erläuterung folgt im nächsten Kapitel). Speichern Sie dieses Kochrezept in einem neuen Unterordner „Kochrezepte“ in den Ordner für Ihre Texte, dabei einen passenden Dateinamen vergeben. Schreiben Sie noch mindestens zwei andere Kochrezepte, jeweils als eigenen Text. Dabei das erste Kochrezept mit den Einstellungen mittels Datei-Speichern unter kopieren und den Text passend einrichten. Öffnen Sie alle drei Rezepte und wechseln Sie mit [Alt]-[Tab] zwischen den Texten. Drucken Sie ein Rezept mit Datei-Drucken. Versuchen Sie wieder, das Menü selbst zu erkunden. Ist der richtige Drucker gewählt? Gibt es Schaltflächen zum Einstellen (Einstellungen, Optionen…). Eine ausführliche Beschreibung des Druckmenüs finden Sie auf Seite 103. Kopieren Sie alle drei Rezepte auf eine Diskette. Schließen Sie alle Dokumente. Schauen Sie sich mit Datei-Öffnen die Texte auf der Festplatte und auf der Diskette an.

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16.6 Wiederherstellung Leider stürzt so gut wie jeder Rechner gelegentlich ab. Das kann sehr ärgerlich sein, wenn Sie gerade einen schönen Absatz fertig oder eine Tabelle schön formatiert hatten und noch nicht ans Speichern gedacht haben. Um den Schaden zu begrenzen, verfügt MS Word 2002 über eine automatische Speicherfunktion. Zwar kann Word nicht ständig speichern, da dann der Rechner zu stark beschäftigt wäre, aber nach der Voreinstellung wird alle 10 Minuten der aktuelle Stand zwischengesichert. Die Voreinstellung könnten Sie bei Extras-Optionen auf der Karteikarte Speichern ändern. ♦ Wenn Sie nur kurze Texte schreiben, könnten Sie den Wert z.B. auf 5 Minuten verkürzen, ♦ bei langen und großen Dokumenten wäre dies allerdings störend, da dann für kurze Zeit die Festplatte rappelt und einen Moment nicht geschrieben werden kann.

Die Karteikarte Speichern:


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Wenn der Rechner abgestürzt ist, erscheint beim Starten von MS Word das Fenster zu Dokumentenwiederherstellung.

Den Text, den Sie weiter bearbeiten möchten, können Sie hier anklicken und ganz normal weiterarbeiten. Speichern nicht vergessen!

Wenn Sie oben alle gewünschten Texte geöffnet haben, können Sie dieses Fenster schließen.

Da MS Word nur alle 10 Minuten zwischenspeichert, sind natürlich die letzten Änderungen verloren. Darum sollten Sie das Dokument gut prüfen und ggf. ergänzen.

Zusätzlich ist es sehr sinnvoll, trotzdem immer, wenn eine Aktion gelungen oder abgeschlossen ist, z.B. eine Tabelle fertig oder ein Absatz geschrieben ist, manuell zu speichern. Dann können Sie diesen Textteil abhacken und wissen bei einem Absturz, wo Sie ansetzen müssen.

Diese AutoWiederherstellung ersetzt jedoch keinesfalls eine Datensicherung. Bei einem Defekt Ihrer Festplatte oder wenn Sie versehentlich Ihr Dokument löschen, ist schließlich alles inklusive der AutoWiederherstellen-Info vernichtet. Erstellen Sie darum regelmäßig Sicherungskopien auf austauschbare Datenträger wie Disketten oder beschreibbare CDs.

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16.7 Übung Ordner Erstellen Sie folgende Ordner und Unterordner: Schreiben Sie zwei kurze Briefe und Speichern Sie diese in dem Ordner Briefe\Privat. Keine doppelte Arbeit: den ersten Brief schreiben, fertig einstellen, dann speichern, anschließend für den zweiten Brief nur den Text ändern und mit „Datei-Speichern unter“ unter neuem Namen speichern.

Diskette A:\> Briefe Privat Behörden Wohnung Studium NDL Philosophie Psychologie

So kann eine einmal erstellte Briefvorlage ständig weiter benutzt werden. Genauso natürlich mit Studienarbeiten: die erste Studienarbeit mit „DateiSpeichern unter“ unter neuem Namen kopieren und den Text überschreiben. Alle Einstellungen (Titel, Inhaltsverzeichnis, Textformatierungen, Formatvorlagen) werden auf diese Art übernommen. Ordner umbenennen, verschieben oder löschen: Erstellen Sie im Ordner Behörden einen neuen Unterordner Finanzamt und einen weiteren Unterordner „Steuer“. Verschieben Sie den Ordner Behörden von Briefe direkt zu A:\ Löschen Sie den Ordner „Steuer“. Benennen Sie den Ordner NDL zu „Neuere deutsche Literatur“ um. Beenden Sie alle geöffneten Programme. Kopieren, Umbenennen, Löschen: ♦ Mit welchem Befehl können Sie eine Datei sehr sicher kopieren? Datei-S _______________________________________________ ♦ Wie müssen Sie klicken, um eine Datei umzubenennen? ______________–______________–_____________________ ♦ Wie gehen Sie vor, um eine Datei zu löschen (drei Schritte)? Menü Datei-_________ oder Datei-____________wählen, Datei _______________, dann die [_______]-Taste drücken. Löschen geht nicht, wenn die Datei noch in einem Programm _________ ist! Warum ist es äußerst gefährlich, wenn ein ganzer Ordner gelöscht wird?_________________________________________


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Fünfter Teil

Sprache Seite einrichten, Silbentrennung, Rechtschreibprüfung, Email und Faxen, AutoText, Symbole

Kapitel

17 17. Seite einrichten, Silbentrennung Die ersten Schritte in der Textverarbeitung haben wir hinter uns. Jetzt folgen einige praktische Funktionen, z.B. das Seitenformat und die Silbentrennung. Die Sonderzeichen und die Rechtschreibprüfung werden in den nächsten Kapiteln vorgestellt.

17.1 Seite einrichten Jetzt haben Sie einen neuen Text, ein leeres Blatt. Im folgenden wollen wir einige kleine Übungstexte erstellen, jeweils mit anderen Seiteneinstellungen. Schließen Sie alle geöffneten Texte, dann Symbol Datei-Neu und wählen Sie Datei-Seite einrichten. Auf der zweiten Karteikarte „Format“ können Sie ein anderes Papierformat wählen. Auf der ersten Karteikarte können Sie die Seitenränder definieren.

Wichtig! Achten Sie schon jetzt darauf, daß die Einstellungen für den ganzen Text gelten.


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1 7 . K A P. : D I E S I L B E N T R E N N U N G

Die zweite Karteikarte für das Papierformat:

Etwas ungünstig, Format hier, Ausrichtung hoch oder quer auf der ersten Karteikarte.

Jedes beliebige Format kann von Hand eingegeben werden. Am besten von hinten nach vorne markieren und überschreiben.

Stellen Sie ein: Papierformat DIN A5 quer, Seitenränder jeweils 3 cm.

Beachten Sie immer die Vorschau.

Papiersorte voreinstellen: ♦ Zufuhr: Sie können im Word 2002 die Papierart auswählen, z.B. Altpapier oder besseres Glossy-Papier, damit der Drucker optimale Ausdrucke liefert. Das können Sie auch im Druckermenü. Hier im Word könnten Sie jedoch für die erste Seite ein anderes Papier auswählen, was Vorteile bringen soll, wenn Sie z.B. ein Heft mit dickerem Umschlagpapier drucken. Doch in der Praxis müssen sie sowieso das Papier gesondert einlegen. Was hier erläutert wird, ist erst später bei längeren Texten von Wichtigkeit. Doch falls Sie neugierig sind, können Sie schon einmal einiges erfahren. ♦ Bei Druckoptionen sind alle weiteren Einstellmöglichkeiten für den Drucker zusammengefaßt, z.B. „Umgekehrte Druckreihenfolge“. Damit wird die letzte Seite als erste gedruckt. Das ist bei Druckern sinnvoll, die das Papier mit der bedruckten Seite nach oben auswerfen, da dann bei mehreren Seiten die Reihenfolge stimmt. ♦ Auf der ersten Karteikarte könnten Sie bei „Mehrere Seiten“ einstellen, das diese gegenüberliegen. Damit wandelt sich die Einstellung des linken und rechten Randes zu einem Innen- und Außenrand, was vorteilhaft ist, wenn Sie Vorder- und Rückseite bedrucken wollen.

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17.2 Die Silbentrennung Bei langen Wörtern und Blocksatz ist die Silbentrennung besonders wichtig, damit die Zeilen nicht übermäßig auseinandergezogen werden. Die Silbentrennung nimmt Word automatisch vor, jedoch muß die Silbentrennung bei jedem neuen Text einmalig aktiviert werden. Word 2002 verlangt beim ersten Mal möglicherweise nach der CD, um die Silbentrennung zu installieren. Schreiben Sie folgenden Übungstext:

Großer Radwanderführer Deutschland Zwischen Bodensee und Ostsee kann nun geradelt werden. 252 Radfahrtouren für Einzelräder, Gruppen oder Familienausflüge werden präzise beschrieben und die Streckenverläufe werden in übersichtlichen, farbigen Kartenausschnitten dargestellt. Experimentieren Sie mit der Schriftgröße, bis mehrere Zeilen und getrennte Wörter vorhanden sind. Bei Extras-Sprache können Sie nicht nur die Sprache auswählen:

Damit die automatische Rechtschreibprüfung auch bei Texten in einer Fremdsprache funktioniert, kann hier die Sprache gewählt werden (s. Kapitel über die Rechtschreibprüfung). Leider ist seit Word 2000 hier auch die Funktion zur Silbentrennung hineingerutscht und damit in diesem Menü gut versteckt. Wählen Sie Extras-Sprache-Silbentrennung:

Schalten Sie hier die Automatische Silbentrennung ein.


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17.2.1 Die Optionen ♦ Wörter in Großbuchstaben: groß geschriebene Wörter werden auch getrennt. ♦ Die Silbentrennzone regelt die Anzahl der Trennungen. Die Voreinstellung stimmt und sollte nur bei ganz kleiner oder großer Schriftgröße geändert werden. Eine große Silbentrennzone bedeutet weniger Trennungen, aber weiter auseinandergezogener Text. Nur bei ganz kleiner Schriftgröße (z.B. 8 Punkte) sollte die Silbentrennzone auf 0,5 Zentimeter reduziert werden. ♦ Aufeinanderfolgende Trennstriche: Es sollten maximal zwei Trennstriche aufeinander folgen, was hier vorgegeben werden kann. Ausnahme: sehr schmale Textspalten, z.B. bei einer Zeitung. Die dritte Zeile wird einfach nicht mehr getrennt und kann daher weit auseinandergezogen sein, weshalb der Text nachbearbeitet werden muß. ♦ Die Schaltfläche Manuell: Word geht mit Ihnen die Trennungen einzeln durch. Sie können dabei die vorgeschlagenen Trennungen akzeptieren, ablehnen oder verändern. Weil die automatische Silbentrennung bis auf Ausnahmen sehr gut funktioniert, ist dies unnötige Arbeit.

17.2.2 Die Manuelle Silbentrennung Wenn Sie die Schaltfläche „Manuell…“ drücken, wird dieses Fenster mit Trennvorschlägen eingeblendet. Mit „Ja“ würden Sie die vorgeschlagene Trennung (beachten Sie die Markierung) bestätigen.

Dieses Menü könnten Sie einsetzen, wenn die automatische Funktion Wörter falsch oder gar nicht trennt. Hierfür gibt es jedoch eine praktischere Methode, die auf der nächsten Seite vorgestellt wird. Es ist notwendig, anhand eines Korrekturausdrucks die Silbentrennungen zu überprüfen, da manche Fachausdrücke oder Ausdrücke in Klammern gar nicht, andere Wörter falsch getrennt werden. Solche Trennfehler sind zwar selten, kommen aber leider vor.

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17.2.3 Trennungen von Hand ♦ Für manuelle Silbentrennungen gibt es den bedingten Trennstrich. Dieser wird mit [Strg]-Bindestrich eingefügt. ♦ Vorteil: Sie fügen nachträglich ein Wort ein oder ändern die Schriftgröße. Die von Hand gesetzten Trennstriche befinden sich folglich nicht mehr am Zeilenende. Kein Problem, denn der bedingte Trennstrich wird nur am Zeilenende gedruckt.

Trennen Sie darum nie mit dem normalen Trennstrich, denn solche Trennungen müssen Sie bei Änderungen wieder entfernen und es besteht die Gefahr, daß Trennstriche mitten im Text übrig bleiben, was leider sogar in einigen gedruckten Büchern zu Beobachten ist!

17.2.4 Übung zur manuellen Silbentrennung Wählen Sie Datei-Neu und schreiben Sie folgende Übung zur Silbentrennung mit möglichst langen Wörtern (nicht wörtlich abschreiben). Stellen Sie Blocksatz ein und trennen Sie diese unmöglichen Wörter von Hand:

Asdffaersdfgsdfgwersdf sdgfwesdfgdfgeartgergdfg dsrfgsergdfgdgdgdsfgser ergdsfgsdfgsdfg ergdfgsdfgstrhgsdfg sedfgdsfgsdfg sethdfgh dsfhgdfrthjdrtfgdafg rdtjhfdghser gfghj fdfhserthrthdfghdfgzhsrtghsre

Diese unsinnigen Wörter kennt Word natürlich nicht, so daß nicht automatisch getrennt wird, damit Sie die manuelle Silbentrennung üben können. In der Praxis setzen Sie die manuelle Silbentrennung immer ein, wenn ein Wort nicht automatisch oder an einer falschen Stelle getrennt wird. Bei Extras-Optionen kann eingestellt werden, ob bedingte Trennstriche angezeigt werden sollen. Bedingte Trennstriche werden nur bei korrekter Trennung, nicht mitten in der Zeile, ausgedruckt, so daß es eigentlich nicht nötig ist, diese zu löschen, falls ein Wort in die Zeilenmitte verschoben wurde.


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17.3 Übung Seite einrichten Erstellen Sie folgenden Aufkleber für ein Marmeladenglas.

Pflaumenmus selbstgemacht

aus frischen, besonders süßen Pflaumen. Eingemacht nach uraltem Hausrezept. Herkunftsland: Omas Garten Mind. haltbar bis: 2005 Zutaten: Pflaumen, Zucker, Zitronensaft, Rum.

Unbeaufsichtigtes Naschen streng verboten! Tabulatoren, um Text untereinander auszurichten, folgen demnächst in einem eigenen Kapitel. Vorerst mit Leertasten ausrichten, dann werden Sie später die Tabulatoren zu schätzen wissen.

Die Besonderheiten dieser Übung: Papierformat ca. 9 cm breit und 6 cm hoch. Ein Rahmen um die ganze Seite mit schönen Bildchen wäre natürlich sehr passend. Schöne Schrift und Schriftfarbe wählen. Gedruckt wird auf Selbstklebeetiketten oder normales Papier, das dann ausgeschnitten und aufgeklebt wird. Zum Papierformat: ♦ Hinweis: Sie könnten ganz einfach das fertige Etikett einmal kopieren, so daß Sie zwei pro DIN A4-Blatt ausdrucken. Dann ist natürlich als Papierformat DIN A4 quer einzustellen. ♦ Oder ein DIN A4-Blatt vorher durchschneiden und auf DIN A5 drukken. Die Möglichkeit, auf Etiketten zu drucken, wird im zweiten Band in dem Kapitel über Seriendruck ausführlich dargestellt.

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Kapitel

18 18. Rechtschreibprüfung Wahrscheinlich sind Ihnen schon einige rot unterstrichene Wörter aufgefallen. Das ist die automatische Rechtschreibprüfung.

18.1 Das Prinzip ♦ Word verfügt über ein Wörterbuch. Ihr Text wird mit diesen Wörtern verglichen. Verwenden Sie ein Wort, das nicht im Wörterbuch enthalten ist, wird es markiert. Darum sind die rot unterstrichenen Wörter nicht unbedingt falsch! ♦ Damit sehen Sie die Grenzen der Rechtschreibprüfung: Besonders bei Fachtexten kennt Word sehr viele Wörter nicht. Die unbekannten Wörter können Sie in ein sogenanntes Benutzerwörterbuch aufnehmen. Sinnvoll für immer wiederkehrende Fachwörter, natürlich auch für Ihren Namen, Straße usw.

18.2 Die automatische Erkennung ♦ Bereits während dem Schreiben werden unbekannte Wörter rot unterstrichen. Anstatt die Rechtschreibprüfung in einer Marathon-Aktion über einen langen Text laufen zu lassen, kann sofort ausgebessert werden. Übung automatische Rechtschreibprüfung: Schreiben Sie den Text mit den Fehlern.

Übung Rechtschreibkorrektur Ties ist ein Feler, auch nach der näuen Rechtstreitreform. Sie wohnen in der Birnenallee? Dann sollten Sie Ihre Straße in das Benutzerwörterbuch aufnehmen, ebenso wie: Marathon, Beispieltext, Penntium usw.


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1 8 . K A P. : R E C H T S C H R E I B P R Ü F U N G

Korrektur starten: Natürlich können Wörter auch herkömmlich geändert werden, indem Sie den Fehler löschen und richtig schreiben. Dann würden Sie die automatische Rechtschreibprüfung nur zur Fehlererkennung benutzen. Es geht jedoch noch einfacher mit den Korrekturvorschlägen. ♦ Auf einem rot unterstrichenen Wort die rechte Maustaste drücken. ♦ In der Abrolliste werden oben Korrekturvorschläge angezeigt. Manchmal mehrere, unter Umständen keiner. Korrekturvorschlag für „Feler“.

Die Optionen: ♦ Ist das richtige Wort dabei, wählen Sie den Korrekturvorschlag aus. ♦ Ist Ihr Wort richtig geschrieben und trotzdem rot unterstrichen, so kennt Word dieses Wort nicht. Drücken Sie auf Hinzufügen, um das Wort in das Benutzerwörterbuch aufzunehmen oder auf Alle Ignorieren, damit das Wort nur in diesem Text nicht mehr beanstandet wird. ♦ Klicken Sie auf Rechtschreibung…, wenn Sie den ganzen Text korrigieren wollen (siehe nächste Seite). MS Word 2000 hatte große Probleme mit der Rechtschreibprüfung, indem viele falsche Korrekturvorschläge geliefert wurden, was bei den Vorgängerversionen nicht der Fall war. Bei Word 2002 stimmen die meisten Korrekturvorschläge. Das Menü Rechtschreibprüfung, welches durch die praktische automatische Prüfung eigentlich nicht mehr erforderlich ist, sowie die Grammatikprüfung und AutoKorrektur werden im zweiten Band vorgestellt. Wie Sie sich diverse Benutzerwörterbücher, z.B. für Fachtexte, erstellen können, folgt im dritten Band.

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1 8 . K A P. : R E C H T S C H R E I B P R Ü F U N G

18.3 Der Überschreibmodus Mit dem Überschreibmodus werden die existierenden Buchstaben automatisch mit dem neuen Text überschrieben. Also Vorsicht! ♦ Der Überschreibmodus ist in Ausnahmefällen, wenn viele Fehler zu korrigieren sind, verwendbar. Als einfachere Alternative können Buchstaben, Wörter oder Absätze vorher markiert und damit überschrieben werden. Den Überschreibmodus können Sie unten in der Statusleiste ein- und ausschalten. Hier in der Statusleiste müssen Sie immer doppelklicken.

Hier bei ÜB Doppelklicken, um den Überschreibmodus einzuschalten (ÜB wird fett). Erneutes Doppelklicken schalten ihn wieder ab. Der Cursor steht gerade im Abschnitt 21 auf Seite 90 von insgesamt 177 Seiten.

Makro aufzeichnen: siehe zweiter Band. Änderungen markieren ist für professionelle Korrekturarbeiten. Korrekturen werden farblich markiert und können nachvollzogen werden (siehe dritter Band).

Sprache wechseln. Rechtschreibprüfung starten.

Markierung erweitern bewirkt, daß jede Bewegung der Richtungstasten nicht den Cursor versetzt, sondern markiert.

Versehentliches Klicken auf ÜB führt dazu, daß unbeabsichtigt überschrieben wird. Weil das gelegentlich passiert, sollten Sie sich diese Funktion merken!

Schreiben und korrigieren Sie mit dem Überschreibmodus:

Fähjlertext. Dies issst eeen Fählertext.


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Vorsicht!

Kapitel

19 19. Faxen und Email 19.1 Faxen Wenn Sie faxen wollen, drucken Sie den Text wie gewohnt. Dann ist nur ein spezieller Faxdrucker auszuwählen und die Faxnummer anzugeben. Die meisten Faxprogramme bieten zudem die Möglichkeit, Adressen zu speichern, damit Sie nicht jedesmal die Faxnummer eingeben müssen. Etwas Hintergrundwissen hierzu hilft, die Zusammenhänge zu verstehen: ♦ Damit ein Computer Faxe verschicken kann, muß der PC mit dem Telefonnetz verbunden werden.Diese Verbindungsmöglichkeit stellt ein Modem oder eine ISDN-Karte bereit. Bei jedem Modem, bzw. bei jeder ISDN-Karte wird beim Installieren der beigegebenen Software ein spezieller Faxdrucker geladen, oft mit dem Namen PicPrinter, FaxPrinter oder CaptureFAX. ♦ Wenn Sie beim Drucken solch einen Pseudo-Fax-Drucker auswählen, wird der Druck zur Telefonleitung umgeleitet. Das empfangende Faxgerät druckt das Fax anschließend aus und sendet eine Empfangsbestätigung zurück. Bei vielen kostenlos beigegebenen Faxprogrammen fehlt die Möglichkeit einer Empfangsbestätigung oder manche können nur zu anderen Computerfaxen senden, nicht zu mechanischen Faxgeräten.


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1 9 . K A P. : FA X E N U N D E M A I L

19.1.1 Eine Faxvorlage Für Faxe sind übrigens einige Vorlagen vorhanden, die Sie mit dem Befehl Datei (Datei anklicken), dann Öffnen, auswählen können. Mit dem Symbol für Datei-Neu erscheint das Auswahlfenster für Vorlagen nicht, sondern nur mit dem Befehl Datei-Neu.

Bei „allgemeine Vorlagen finden Sie auch Faxblätter“ Die Anwendung ist ganz einfach. Wenn Ihnen eine Vorlage gefällt, diese öffnen, den Text durch Ihren überschreiben und dann in Ihrem Ordner abspeichern. Bei dem nächstem Fax öffnen Sie Ihr erstes, müssen dann nur noch den Text und Empfänger anpassen und können dieses mit Datei-Speichern unter neu abspeichern. So müssen Sie die Vorlage nur einmal individuell anpassen.

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19.1.2 Zu MS Outlook Windows wird mit dem Fax- und Email-Programm MS Outlook Express ausgeliefert, bei MS Office ist MS Outlook enthalten. Beide Programme werden ursprünglich nur mit der Email-Funktion installiert. Wenn Sie Outlook auch zum Faxen verwenden wollen, ist das Setup erneut zu starten und der Faxdrucker nachzuinstallieren, was in unserem Internet-Buch beschrieben wird.

19.2 Email Wenn Sie im Word ein Email verschicken wollen, ist das so einfach wie ein normaler Ausdruck. Auch hier können Sie Ihren Text zunächst ganz normal schreiben. Allerdings gilt bei Emails, das diese besonders kurz und ohne besondere förmliche Regeln geschrieben werden. Außer bei Bewerbungen oder wichtigen geschäftlichen Emails wird in der Regel auf Anreden wie „Sehr geehrte …“ verzichtet. Probieren Sie es einfach aus. Schreiben Sie ein kurzes Email. Berichten Sie z.B. einer oder einem Bekannten von Ihren Computerfortschritten. Wenn der Text geschrieben ist, wählen Sie Datei-Senden an-Email empfänger oder noch schneller das Symbol für Emails. Das Email-Symbol.

Am oberen Rand werden drei Zeilen eingeblendet, um die Empfängeradresse und optional weitere Empfänger bei Cc und einen kurzen Betrefftext anzugeben. Sie können auch eine Adresse aus dem Adreßbuch auswählen.

Hier die Email-Adresse eintragen.

Mit „Kopie senden“ wird das Email an den Postausgang von MS Outlook übergeben und je nach den Einstellungen von MS Outlook versendet.


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MS Word und alle anderen Office-Programme verwenden MS Outlook für Emails. Darum können Sie auch auf das Adreßbuch aus jedem MS Programm zugreifen. Im Adreßbuch können Sie relativ einfach Adressen als „Kontakte“ abspeichern, so daß Sie die Email- oder Faxnummer nicht jedesmal eintragen müssen. Mehr über das Adreßbuch finden Sie in unserem Buch zu MS Outlook. Nur soviel müssen Sie unbedingt wissen. Wenn Sie MS Outlook starten, möchte dieses erstmalig das Email-Konto einrichten. Da hierzu einiges an Hintergrundwissen erforderlich ist, müssen wir an dieser Stelle auf unser Buch zu MS Outlook verweisen. ♦ Wenn Outlook bereits eingerichtet ist und startet, finden Sie Ihr Email bei „Eigene Verknüpfungen“ im „Postausgang“. Wenn dies stimmt, drücken Sie die Schaltfläche „Senden und Empfangen“. Zuerst wird die Verbindung aufgebaut, dann wird das Email verschickt und Emails werden empfangen. ♦ Wenn das Senden klappte, wurde Ihr Email von dem Ordner „Postausgang“ in den Ordner „Gesendete Objekte“ verschoben, ebenfalls bei „Eigene Verknüpfungen“. Wenn nicht, liegt ein Einrichtungsproblem vor, für das Sie einen versierten PC-Anwender oder das Buch zu MS Outlook zu Rate ziehen sollten. Übrigens finden Sie eingegangene Emails bei Outlook-Verknüpfungen im Posteingang.

Dann können Sie hier den Postausgang oder Gesendete Objekte anklicken und nachsehen, wo Ihr Email gelandet ist.

Unten „Eigene Verknüpfungen“ anklicken, um auf die Seite mit dem Postausgang zu gelangen.

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Kapitel

20 20. AutoText ♦ Längere, immer wiederkehrende Texte können als Bausteine gespeichert und in jeden Text eingefügt werden. Bis Word-Version 5.5 waren das die Textbausteine. ♦ Zahlreiche Standardausdrücke sind bereits abrufbar eingegeben. Hier ist der Vorteil für Anwender mit Schreibmaschinenkenntnissen jedoch minimal, im Gegenteil, sehr viele kurze Ausdrücke wie „Anhang, Anhänge oder Lieber, Liebe…“ erschweren nur den Suchaufwand.

20.1 AutoText definieren Nehmen wir an, Sie arbeiten bei folgendem Verein: Verein zur Erhaltung und Pflege der Vereine zur Erhaltung und Pflege der Vereine zur Vereinserhaltung e.V. Sektion Deutschland Kamkirchner Str. 47 - 33444 Neukirch Tel.: (1231) 23 12 13 - 0 Fax: (1231) 23 12 13 – 223

Klar, daß Sie diesen Namen nicht allzu oft schreiben wollen. Also definieren wir ihn als AutoText: Schreiben Sie den Vereinsnamen einmal. Richtig formatieren (zentriert, Schriftgröße und Schriftart auswählen, evtl. Kapitälchen und Farbe) und dann komplett markieren. Wählen Sie den Shortcut [Alt]-[F3].

[Alt]-[F3]

Diese Option ist nur wählbar, wenn der Text bereits markiert ist, der als AutoText definiert werden soll. Einen möglichst kurzen Namen eingeben, an den Sie sich gut erinnern können. Nach OK ist der Text als AutoText-Eintrag gespeichert und kann nun beliebig oft eingefügt werden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 0 . K A P. : A U T O T E X T

20.2 AutoText einfügen Die schnellste Methode:

[F3]

Schreiben Sie den AutoText-Namen „vze“ und drücken Sie [F3] für die AutoText-Funktion. Sofort nach [F3] wird die Abkürzung durch den vollen AutoTextEintrag ersetzt. Eigentlich leicht zu merken: [Alt]-[F3], um einen markierten Text als AutoText zu definieren und [F3] zum Einfügen eines AutoTextes, nachdem die Abkürzung (der AutoText-Name) geschrieben wurde.

20.3 Das Menü Dieses Menü bei Einfügen-AutoText-AutoText brauchen Sie also eigentlich gar nicht. Hier sehen Sie alle Einträge und Sie könnten AutoText-Einträge löschen:

vze

Wichtig ist dieses Menü vor allem, weil Sie hier AutoText-Einträge löschen können.

Zahlreiche Standardausdrücke sind bereits eingegeben, gut versteckt zwischen den vielen kurzen Wörtern.

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2 0 . K A P. : A U T O T E X T

20.4 Noch ein AutoText Wir üben mit noch einem Text aus der Praxis des Berufslebens. Definieren Sie folgenden Text als AutoText. Verwenden Sie den Namen LZ als AutoText-Name:

Auszug aus den Liefer- und Zahlungsbedingungen: Alle Preise verstehen sich frei Haus zuzügl. MwSt. (Inland) und sind freibleibend. Alle Angebote sind ausschließlich für Industrie, Handel, Gewerbe und ähnliche Institutionen. Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung aller bisherigen und zukünftigen Rechnungen Eigentum von Versand & Versand Büroartikel GmbH & Co Kg. Ab einem Nettowarenumsatz von 100,- DM Lieferung frei Haus, bei geringerem Auftragswert erheben wir einen Mindermengenzuschlag von 10,- DM. Die Lieferung erfolgt auf offene Rechnung und ist innerhalb von 10 Tagen mit 2 % Skonto oder in 30 Tagen netto Kasse zahlbar. Erfüllungsort ist der Sitz unserer Firma. Zwischenverkauf, Modell-, Farb-, Preisänderungen sowie Druckfehler vorbehalten.

Schreiben Sie einen Brief mit einigen Angeboten und fügen Sie den AutoText in dieses Dokument ein. Natürlich müssen Sie, was hier am Ende ganz klein erwähnt werden sollte, in einem Kurs nicht unbedingt den ganzen Text schreiben. Ein Auszug dieses Auszugs tut es auch zur Übung. AutoText Nr 3: Schreiben Sie manchmal Angebote? Die Produkte Ihrer Firma können Sie ebenso als AutoTexte speichern. Speichern Sie folgenden Text als AutoText „Word2“ ab: Word 2002-Schulungsbuch, Zweiter Band Industriebindung, ca. 190 Seiten, inkl. Übungstext-Diskette.

AutoTexte werden in der Vorlagendatei normal.dot gespeichert, die Sie in dem Ordner C:\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen finden. Wenn Sie AutoTexte erstellen, sollten Sie diese Datei bei Ihrer Datensicherung berücksichtigen! Da diese Vorlagendatei bei jeder Word-Version in einem anderen Ordner gespeichert wird, probieren Sie am besten gleich, die Datei im Windows mit Start-Suchen-Dateien… und dem Eintrag *.dot für beliebiger Dateiname, aber Dateiendung dot, zu finden.


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2 0 . K A P. : A U T O T E X T

20.5 Alternativen zum AutoText ♦ Ihren Standardbrief können Sie einmal als Muster speichern. Für jeden weiteren Brief diesen aufrufen und mit „Speichern unter“ neu abspeichern. Damit sind alle Einstellungen, auch der immer gleiche Text von dem „Sehr geehrte …“ bis zu „Mit freundlichen Grüßen“ einschließlich der Kopf- und Fußzeile mit dem Briefkopf und der Bankverbindung vorhanden, nur der Brieftext muß angepaßt werden. ♦ Für Adressen sollte die Serienbrieffunktion von Word genutzt werden. Dann werden die Adressen in einer Tabelle gespeichert (siehe zweiten Band). Umfangreiche Adressenverwaltung fällt in den Bereich der Datenbankprogramme, z.B. MS Access, FoxPro, Lotus 123 usw.

20.6 Abschlußübung COMPUTER-OLDTIMER GESUCHT Verschiedene Rahmenlinien.

Kostenlose Entsorgung von Computer-Oldtimern und Bauteilen jeglicher Art. COMOldies GmbH Neue Straße 51 • 80000 Neukirchen 999 / 12 23 34

Anschrift als AutoText speichern.

Notizen:

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Kapitel

21 21. Die Symbole Symbole sind besondere Zeichen, die entweder nicht im deutschen Alphabet vorhanden sind oder mit denen Sie Texte ansprechender gestalten können.

21.1 Accent Aigu und Accent grave Diese Zeichen können mit der normalen Tastatur erzeugt werden. Drücken Sie zuerst die Akzentstriche (bei der Rücktaste), dann schreiben Sie den Buchstaben. Mit der [Umschalt]-Taste können Sie wählen: é oder è.

É à

Theodor Fontane: Cécile, à la Carte, à la jardinière Chicorée

21.2 Mit der [Alt Gr]-Taste Das haben wir schon bei der Tastaturbeschreibung auf Seite 17 erwähnt. Der Vollständigkeit halber hier noch einmal: Wichtige Sonderzeichen sind auf der Tastatur klein abgebildet (die dritte Bedeutung). Mit der [Alt Gr]-Taste (für Alternate Graphics) können Sie diese Zeichen schreiben. Neue Datei mit dem Papierformat 10x8cm und 2,5 cm Ränder.

die Klammern: Hoch zwei und drei: den Backslash: und das Pipeline-Zeichen: den Klammeraffen: sowie das Ungefähr-Zeichen:

[d. Hrsg.], {Menge A}, 4², 7³, 55²³, \ |, @ ~


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2 1 . K A P. : D I E S Y M B O L E

21.3 Symbole einfügen Um die Schriften zu vervollständigen, gibt es auf jedem Windows-Rechner Spezialschriften, die nur aus Bildern und Sonderzeichen bestehen. Aber auch jede normale Schrift verfügt über wesentlich mehr Zeichen, als auf der Tastatur abgebildet sind. Um diese Sonderzeichen zu verwenden, wählen Sie bei Schriftart aus dem Abrollmenü ganz oben die Option „(normaler Text).“ Dann haben Sie weitere Spezialzeichen passend zu Ihrer aktuellen Schriftart. Diese Sonderzeichen können Sie über Einfügen-Symbol aktivieren. Mit der Schriftart „normaler Text“ können Sie das Euro-Zeichen oder für osteuropäische Namen Buchstaben wie das š einfügen.

€

Für den Euro gibt es schon einem Shortcut: Alt+Strg+E. Sie können ein Symbol entweder durch Doppelklicken einfügen, oder mit der Schaltfläche „Einfügen“. Das Symbol wird dabei immer an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Anleitung zum Anschauen der Symbolschriften: ♦ Drücken Sie den Pfeil bei Schriftart. ♦ Klicken Sie mit der Maus auf eine der nun angezeigten Schriftarten. ♦ Mit den Richtungstasten können Sie nun nach oben oder unten durchblättern und bekommen so die zur Verfügung stehenden Symbole auf einfachste Art und Weise angezeigt.

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2 1 . K A P. : D I E S Y M B O L E

21.4 Die Spezialschriften ♦ Im Windows sind mehrere Spezialschriften enthalten, z.B. Wingdings (für Windows-Dinge) oder Webdings. ♦ Schauen Sie sich die schönen Bildchen unbedingt an. Eine kleine Auswahl der Zeichen bei Wingdings: ⌦ ♦ Bei dem Programmpaket Corel Draw sind zahlreiche Symbolschriften enthalten, z.B. Animals mit Tierbildern. Also blättern Sie einmal in Ruhe Ihre Sonderschriften durch! Je nach installierten Programmen finden sich auf jedem Rechner andere Schriften und Spezialschriften. Hier eine Spezialschrift, z.B. Wingdings (Windows-Dinge) oder Webdings wählen.

Übung Spezialschriften: Schreiben Sie folgendes, Papierformat A5 quer, 4 cm Seitenränder:

Hallo Janina, ¶ haben wir heute schon iert? Wir morgen in den Urlaub und werden gewiß einen . Also schau in den und sitz nicht immer vor dem . ¶ Tschüß ☺ ¶


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21.5 Shortcuts Ein Symbol zu finden, kann mühselig sein. Brauchen Sie ein Sonderzeichen öfter, sollten Sie zuerst prüfen, ob es bereits einen Shortcut gibt. Einfach im Menü Einfügen-Symbol nachschauen. Wenn nicht, könnten Sie eine Tastenkombination (Abkürzung) einrichten. Shortcuts sind Kombinationen aus einer Sondertaste ([Strg] oder [Alt]) und einem normalen Buchstaben. Das geht mit der Schaltfläche „Tastenkombination“:

Hier den gewünschten Shortcut eintragen. Warnung! Prüfen Sie immer, ob dieser Shortcut bereits vergeben ist. Sie müssen „Zuordnen“ drücken, bloßes Schließen richtet den Shortcut nicht ein! Wenn ein Shortcut bereits vergeben wurde, sollten Sie eine andere Kombination probieren, z.B. mit ALT und STRG. Wenn Sie einen Shortcut nie verwenden würden, können Sie die Kombination natürlich für Ihr Symbol verwenden, womit jedoch die ursprüngliche Zuordnung aufgehoben wird. Übung Symbole: Schreiben Sie diese Übung, dabei ein spezielles Seitenformat von 8x6 cm und 2 cm Seitenränder einstellen:

Œuvre • © Peter Patent ‰ (Promille) Eine Mære ist ein altes Märchen • Frau von Staël • Alexandreïs • 5 £ ±5% © Copyright 4³ ¼ Pfund Mehl ¾ Liter¶

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21.6 Ausländische Zeichen Ausländische Namen sind in Geschäftsbriefen keine Seltenheit. Es hinterläßt einen besseren Eindruck, wenn Sie die Namen Ihrer Geschäftspartner oder Kunden richtig schreiben.

Das ist möglich, weil bei Windows 95/98/ME und 2000 die Standardschriften Arial und Times New Roman in Ausführungen für Bulgarisch, Griechisch, Polnisch, Russisch, Slowenisch, Tschechisch und Ungarisch beigegeben sind. Außerdem ist bei Windows ME und 2000 die Schrift Arial Unicode vorhanden. Unicode ist ein Schriftsatz, der alle international gebräuchlichen Buchstaben enthält. ♦ Sollten die Spezialschriften nicht installiert sein, können Sie dies folgendermaßen nachholen: Wählen Sie Start-Einstellungen-Systemsteuerung-Software, dann zur Karteikarte Windows-Setup umschalten.

Sprachenunterstützung

Wenn Sie Sprachenunterstützung markieren, können Sie mit der Schaltfläche Details gezielt wählen, welche Sprachenunterstützung geladen werden soll (Abb. siehe nächste Seite). KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 1 . K A P. : D I E S Y M B O L E

Hier können Sie die gewünschte Sprachenunterstützung wählen:

Baltisch

Die Anwendung in der Praxis: ♦ Schreiben Sie Ihren Text mit Arial. ♦ Sie können mit diesen ausländischen Schriften nur schreiben, wenn Sie entweder eine passende Tastatur haben oder auswendig wissen, welche Buchstaben auf welcher Taste zu finden sind. ♦ So geht es für gelegentlich fehlende Zeichen: Sie schreiben solche Briefe ganz normal mit Times oder Arial. Suchen Sie mit Einfügen-Symbole die fehlenden ausländischen Buchstaben in diesen Zusatzschriften und fügen Sie diese wie gewohnt ein. Wenn Sie Symbole öfter benötigen, einen Shortcut einrichten und ggf. auf einem Zettel notieren. Eine Übung. Schreiben Sie (Schrift Arial):

Anton Dvořák Bedřich Smetana Czyżewski, Żelazowa Kożeluch! Milanovič

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2 1 . K A P. : D I E S Y M B O L E

21.7 Zeichen aus dem Internet Internet ist international. Doch entgegen der anfänglichen Beschränkung auf englisch lesen die meisten lieber Webseiten in ihrer Landessprache. Darum können Sie z.B. von der Microsoft Homepage www.microsoft.de verschiedenste Sprachenerweiterungen für den MS Internet Explorer herunterladen. Diese Schriften werden dann auf Ihrem Rechner installiert und können auch aus MS Word genutzt werden. Schauen Sie doch einmal die Liste durch, welche anderen Schriftsätze bereits auf Ihrem Computer geladen sind. Weitere Schriftsätze können im Internet gesucht und meist kostenlos oder als Shareware heruntergeladen werden.

21.8 Die Sonderzeichen Jetzt kommen wir zu der zweiten Karteikarte bei Einfügen-Symbol. Hier finden Sie neben dem Gedankenstrich das Copyright-Zeichen und Zeichen für diverse Abstände.

♦ Der kurze Trennstrich ist nur für Silbentrennungen (hier finden Sie auch den geschützten Trennstrich), der Gedankenstrich sollte zwischen zwei Wörtern stehen. ♦ Die geschützten Zeichen, z.B. das geschützte Leerzeichen, werden beim Blocksatz nicht auseinandergezogen und sollten daher z.B. bei Angaben wie 20° C verwendet werden. ♦ Em-, En- und Geviertabstände sind im Buchdruck bekannte Maße. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 1 . K A P. : D I E S Y M B O L E

21.9 Autokorrektur Wenn Sie ein Symbol ausgewählt haben und dann die Schaltfläche „Autokorrektur“ drücken, wird das entsprechende Menü geöffnet. AutoText-Einträge dienen dazu, z.B. eine Abkürzung durch den vollen Namen automatisch ersetzen zu lassen. Hier können Sie veranlassen, daß beim Eingeben einer Zeichenfolge das gewählte Symbol eingefügt wird. Vorgehen: ♦ Einfügen-Symbol, dann Symbol wählen, ♦ Schaltfläche Autokorrektur drücken und den Begriff eintragen, der durch das Symbol ersetzt werden soll.

Wenn Sie diese Eingabe mit „Hinzufügen“ bestätigen, würde in Zukunft „Häkchen“ durch das Symbol ersetzt werden.

Probieren Sie das Beispiel ruhig aus. Ggf. danach das AutoKorrektur Menü mit Extras-AutoKorrektur-Optionen erneut öffnen, den Eintrag in der Liste suchen und wieder löschen. Notizen:

.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................

142



2 1 . K A P. : D I E S Y M B O L E

21.10 Übung Sprache und Absatz Erstellen und formatieren Sie folgenden Übungstext, Seitenformat 6 x 9 cm, Seitenränder je 0,8 cm, Unterschneidung aktivieren ab 8 pt Schriftgröße, ebenso die Silbentrennung, Text schreiben, dabei auf Absatzmarken und neue Zeilen achten! Langen Bindestrich verwenden ([Strg]+[Minus]). Text formatieren (Schriftart, -größe), dann Text „Verben“ markieren, bei Format zweispaltig mit Abstand 0,6 cm einstellen. Als Sprache jeweils Deutsch oder Englisch zuweisen und hängenden Absatz einstellen. Die Stammformen der unregelmäßigen Verben2 Irregular Verbs Mit Stern (*) gekennzeichnete unregelmäßige Verben können auch durch die regelmäßig gebildete Form ersetzt werden. abide (bleiben) – abode* – beget (zeugen) – begot – abode*

awake (erwachen) – awoke – awoke*

be (sein) – was – been bear (tragen, gebären) – bore – getragen: borne – geboren: born beat (schlagen) – beat – beaten

begotten

begin (anfangen) – began – begun bend (beugen) – bent – bent bereave (berauben) – bereft* – bereft* bet (wetten) – bet* – bet*

21.11 Die verschiedenen Bindestriche Die meisten Trennstriche können auch über Einfügen-Symbol…-Karteikarte Auswahl 2 eingefügt werden. Normal: - [Bindestrich] Silbentrennung Mittel: – [Strg]–[Minus ganz rechts] Zusammengesetzte Wörter Lang: — [Strg]–[Alt]–[Minus ganz rechts] Gedankenstrich Spezial: bedingter Trennstrich mit [Strg]-[Bindestrich] Achtung! Es ist das Minus rechts aus dem Zahlenblock zu verwenden, der Bindestrich bei Ö, Ä.

2 Auszug

aus Langenscheidts Universal–Wörterbuch Englisch, 35. Auflage, ISBN 3-468-18121-3


143

Sechster Teil

Tabellen Tabulatoren und Tabellen zum Ausrichten von Text

Kapitel

22 22. Tabulatoren Zum Abschluß noch ein ganz wichtiger Punkt. Denn Tabellen und Tabulatoren benötigen Sie in fast jedem Text. ♦ Mit Tabulatoren kann ein Text eingerückt werden. Der Text steht dann wie in Spalten schön und genau untereinander. Gut für kurze Abschnitte oder mitten in anderem Text. ♦ Eine Tabelle (siehe nächstes Kapitel) erfüllt den gleichen Zweck, ist wegen der einfacheren Bedienung für längere Textblöcke besser. Tabellen können mit Tabellenlinien verschönert werden.

22.1 Tabulatoren anstatt Leertasten Viele rücken den Text umständlich und unprofessionell mit vielen Leerzeichen ein. Wird jedoch der Text oder die Schriftgröße verändert, so muß alles neu eingestellt werden. Lassen Sie sich von den Tabulatoren überzeugen, um Text übersichtlicher zu gestalten. Zum Beispiel:

Einkaufszettel:¶ Äpfel: Birnen: Bananen:

3↵ 2↵ 8¶

Erst den Text schreiben, wie die Tabulatoren eingestellt werden, folgt auf der nächsten Seite.

Für diese einfache Auflistung brauchen wir noch keine Tabelle. Tabulatoren setzen Sie mit der [Tab]-Taste. Text schreiben, dabei hinter dem Doppelpunkt jeweils einen Tabulator mit der Tabulatortaste setzen. Am Zeilenende drücken Sie [Umschalt]-[Return], um eine neue Zeile zu bewirken, keinen neuen Absatz. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

147


2 2 . K A P. : TA B U L AT O R E N

Tabulatoren werden nur immer für markierte Absätze eingestellt. Haben Sie Return gedrückt, damit mehrere Absätze, müssen alle Absätze jedesmal markiert werden, um Tabulatoren zu setzen oder zu ändern. Vergessen Sie das Markieren, so entsteht ein Chaos durch unterschiedlich eingestellte Tabulatoren je Absatz.

Darum einen neuen Absatz erst hinter 8 Bananen.

22.2 Tabulatoren setzen Tabulatoren können auf dem Lineal gesetzt werden:

Tabulatoren setzen: klicken Sie einmal in der unteren Hälfte des Lineals, so wird an dieser Stelle ein Tabulator gesetzt. Tabulatoren verschieben: existierende Tabulatoren können Sie mit der Maus im Lineal anfassen und an eine andere Position ziehen. Dabei müssen Sie genau im Lineal bleiben, sonst löschen Sie den Tabulator. Darauf achten, daß der Tabulator im Lineal sichtbar bleibt. Tabulatoren löschen: ziehen Sie einen Tabulator aus dem Lineal in den Textbereich, so wird der Tabulator gelöscht. ♦ Falls die Tabulatoren im Text nicht sichtbar sein sollten, über Extras-Optionen bei den Steuerzeichen wie auf Seite 69 beschrieben einschalten. ♦ Falls das Lineal nicht sichtbar ist, mit Ansicht-Lineal aktivieren. Achten Sie dabei auf das Häkchen, welches anzeigt, ob das Lineal aktiv ist oder nicht.

Über das Lineal gesetzte Tabulatoren gelten nur für die ausgewählten Absätze! Bei mehreren Absätzen alle markieren, für die gleiche Tabulatoren eingestellt werden sollen.

148




Übung fertigstellen: Wir haben nur einen Absatz. Darum reicht es, den Cursor in den Absatz zu setzen, um den Absatz auszuwählen. Drücken Sie irgendwo in dem Lineal, eher zu weit rechts, um den ersten Tabulator zu setzen. Verschieben Sie den Tabulator in Etappen nach links, bis die Position stimmt. Beobachten Sie die Wirkung im Text. Das Ergebnis muß wie die auf der nächsten Seite abgebildete Übung aussehen. Doch zunächst eine Erläuterung zu den verschiedenen Typen von Tabulatoren.

22.3 Verschiedene Tabulatoren Gerade haben wir den voreingestellten linksbündigen Tabulator verwendet. Genauso wie ein Absatz linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausgerichtet werden kann, ist dies auch bei Tabulatoren möglich.

Mit jedem Klick wird zu dem nächsten Tabulator gewechselt: ♦ linksbündig: der Text ist links untereinander angeordnet, ♦ zentriert: der Text ist auf die Textmitte ausgerichtet, ♦ rechtsbündig: der Text ist rechts ausgerichtet, ♦ dezimal: für Zahlen, Preisangaben usw., weil das Komma immer untereinander steht.

Weitere Symbole bei den Tapstops (neu seit Word 2000): ♦ Leiste-Tapstop:, hiermit kann ohne Auswirkung auf die Text- und Tabulatoranordnung eine senkrechte Linie eingefügt werden. ♦ Nach dem Leiste-Tapstop folgt noch ein Symbol für den Erstzeileneinzug und ♦ für den hängenden Einzug – vollkommen überflüssig, wie Sie bei einem Vergleich mit Seite 89 feststellen können. Diese beiden letzten Tabulatoren rücken nur den Absatz ein, so wie dies mit den Schiebern im Lineal sowieso schon erledigt werden kann.


149



22.3.1 Tabulator wählen Zwei Teile gehören zu den Tabulatoren. Einmal ist ein Tabulatorzeichen mit der [Tab]-Taste im Text zu setzen, zum anderen ist die Tabulatorposition im Lineal einzustellen. Schreiben Sie den folgenden Text. An den richtigen Stellen gleich beim Schreiben wie abgebildet vor und nach Art.-Nr., nach Bezeichnung, Lagerzeit usw. Tabulatoren mit der [Tab]-Taste setzen:

rechtsbündig

Art.-Nr. 1001 1002 100356 100444

linksbündig

Bezeichnung Äpfel Bananen Kürbisse Paprika

zentriert

Lagerzeit 6 Wochen 2 Wochen 1 Jahr 4 Tage

dezimal

DM¶ 7,89↵ 14,90↵ 9,90↵ 23,67 / Kilo¶

Wenn fertig, hinter DM ein [Return], um für diese Zeile den Tab. gesondert zu verschieben. Bei Problemen die Hinweise auf der nächsten Seite gründlich lesen! Stellen Sie den ersten Tabulator rechtsbündig ein und setzen Sie diesen im Lineal. Umschalten auf linksbündig, ebenfalls setzen usw.

Hier drücken, um die Art des Tabulators auszuwählen. Erst danach den Tabulator setzen. Falsch gesetzte Tabulatoren müssen gelöscht und neu gesetzt werden.

22.4 Probleme bei Tabulatoren ♦ Tabulatoren können zu einem Problem werden, wenn nicht genügend Abstand zwischen den Tabulatoren vorhanden ist. Der Text hat nicht genügend Platz und springt in das nächste Tabulatorfeld, ein Chaos entsteht. Darum immer links anfangen, diesen Tabulator hinschieben, bis die erste Spalte klar erkennbar ist. Erst dann mit dem nächsten Tabulator weitermachen. Bei Chaos lieber alle Tabulatoren löschen und mit dem ersten wieder langsam anfangen.

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22.5 Zwei Übungen Noch einen leeren Tabulator hinter Tel. setzen, damit die Unterstreichung weitergeht.

T e l e f o n l i s t e Name Tember, Sep Ust, Aug Mber, Deze Vember, No

Abteilung Chef Vertrieb Einkauf Test

Tel. 233344-4 2344-122 345566-233 7682344-455

Unsere Öffnungszeiten: (rechtsbündiger Tabulator) jeden Wochentag: 900 - 1200 Uhr zusätzlich Di, Do: 1500 - 1800 Uhr Samstag von: 800 - 1200 Uhr

22.6 Hochstellen Die hochgestellten Zahlen 00: ♦ 00 markieren, rechte Maustaste, Zeichen wählen und hochstellen. ♦ Dann mit [Strg]-C kopieren und bei den nächsten Zahlen mit [Strg]-V einfügen. Mit dieser Methode müssen Sie nur einmal umständlich hochstellen. ♦ Eine andere rationelle Alternative bietet die Tastaturabkürzung für hochstellen [Strg]+, wobei das Plus neben der Return-Taste zu verwenden ist. Das Plus auf dem Zahlenblock ganz rechts von der Tastatur geht nicht. Noch einmal [Strg]+ schalten wieder zur normalen Textposition.


151

Kapitel

23 23. Tabellen Tabulatoren sind für kurze Listen in einem Text unerläßlich. Wenn es, wie im vorigen Beispiel, mehrere Spalten und Zeilen gibt, ist eine Tabelle besser geeignet. Denn bei einer Tabelle haben Sie übersichtliche Spalten und Word kann Tabellen automatisch mit Linien und Füllmustern verschönern.

23.1 Tabelle erstellen Drücken Sie auf das Symbol für Tabelle einfügen. Jetzt erscheint dieses Feld, das die Zeilen und Spalten der Tabelle darstellt. In dem erscheinenden Abrollmenü mit gedrückter Maustaste angeben, wieviele Zeilen und Spalten die Tabelle vorerst enthalten soll. Hier wird die Tabelle aus zwei Zeilen und vier Spalten bestehen. Sie können über den Rand hinaus noch weitere Felder auswählen. Spalte

Jetzt haben Sie eine leere Tabelle: Zeile

Zelle Füllen Sie die Felder (Zellen) der Tabelle mit folgendem Text: Montag

Dienstag

Mittwoch

Donnerstag


153


2 3 . K A P. : TA B E L L E N

In das nächste Feld einer Tabelle gelangen Sie mit den Richtungstasten, der Tabulator-Taste oder einfach mit der Maus dort klicken. Das soll übrigens ein Stundenplan werden.

23.2 Spalten oder Zeilen ergänzen geht auf jedem Fall über das Menü Tabelle-Einfügen, wenn sich der Cursor an der richtigen Position in der Tabelle befindet. Aber es gibt noch angenehmere Möglichkeiten mit der Maus.

23.2.1 Spalten hinzufügen Jetzt fehlt noch eine Spalte für den Freitag. Ergänzen wir eine Spalte am Ende der Tabelle: Maus gedrückt halten und ganz rechts die „Kreise“ (Zeilenenden) über alle Zeilen nach unten markieren. Montag

Dienstag

Mittwoch

Donnerstag

Englisch

Sport

Geschichte

Physik

Physik

Musik

Religion

Sozialkunde

Deutsch

Mathe

Deutsch

Englisch

Dann drücken Sie genau auf der Markierung die rechte Maustaste und wählen Spalte einfügen. Füllen Sie die Tabelle weiter wie oben abgebildet aus.

23.2.2 Zeilen ergänzen Auch hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten, von denen die zwei praktischsten vorgestellt sein sollen. Montag

Dienstag

Mittwoch

Donnerstag

Freitag

Englisch

Sport

Geschichte

Physik

Deutsch

Physik

Musik

Religion

Sozialkunde

Französisch

Deutsch

Mathe

Deutsch

Englisch

Erdkunde

Sie können in der letzten Zelle die [Tabulator]-Taste drücken oder den Cursor vor den letzten Kreis am Zeilenende setzen und dann [Return] drücken.

154



2 3 . K A P. : TA B E L L E N

23.2.3 Zeilen oder Spalten markieren Dazu gibt es folgende Möglichkeiten, die Sie alle ausprobieren sollten: ♦ Mit der Maus durch Ziehen über die ganze Zeile oder Spalte. ♦ Links im Seitenrand auf der Höhe der Zeile einmal klicken. Auf dem linken Seitenrand können Sie ebenfalls mehrere Zeilen markieren, wenn Sie die Maustaste gedrückt halten. ♦ Am obersten Rand der Tabelle klicken, um eine Spalte zu markieren. Die richtige Position erkennen Sie daran: Der Mauspfeil wechselt zu einem kleinen Pfeil , der auf die Spalte weist. Wenn Sie die Maustaste gedrückt halten, können Sie mehrere Spalten oder sogar die ganze Tabelle markieren. ♦ Ist Ihnen die Mausbedienung zu unsicher, geht es gemütlicher über das Menü Tabelle. Dort können Sie bei dem Punkt Markieren wählen, ob Sie eine Zeile, Spalte oder die ganze Tabelle markieren wollen.

23.2.4 Mit der rechten Maustaste ergänzen ♦ Ist eine Zeile markiert, erscheinen die Befehle, um Zeilen hinzuzufügen oder um die markierten Zeilen zu kopieren oder zu löschen. ♦ Ist eine Spalte markiert, erscheinen die Befehle, um Spalten hinzuzufügen oder um die markierten Spalten zu kopieren oder zu löschen. Die rechte Maustaste ist dabei immer auf der Markierung zu drücken.

23.2.5 Zeilen und Spalten verschieben Ist eine Zeile oder Spalte markiert, kann diese mit der Maus an eine andere Position gezogen werden. Markieren Sie die Spalte Donnerstag. Vertauschen Sie die Spalten Donnerstag und Dienstag. Korrigieren Sie dies wieder durch den Befehl Rückgängig. Ziehen Sie die Zeile Englisch hinter die Zeile Deutsch, anschließend diese Änderung wieder rückgängig machen. Ergänzen Sie eine Spalte für die Uhrzeit und noch zwei Zeilen für die Fächer. Eine Abbildung finden Sie auf der nächsten Seite. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 3 . K A P. : TA B E L L E N

Zeit

Montag

Dienstag

Mittwoch

Donnerstag

Freitag

800-845

Englisch

Sport

Geschichte

Physik

Deutsch

845-930

Physik

Musik

Religion

Sozialkunde

Franz.

930-1015

Deutsch

Mathe

Deutsch

Englisch

Erdkunde

1045-1130

Mathe

Physik

Biologie

Deutsch

Physik

1130-1215

Biologie

Englisch

Mathe

Mathe

Englisch

1215-1300

Franz.

Deutsch

Englisch

Franz.

Pause

23.3 Tabelle verschönern Die Tabelle ist im Rohbau fertig. Word verfügt über einige sehr schöne Tabellenvorlagen, die Sie zuweisen können. Cursor in die Tabelle setzen und Tabelle-AutoFormat wählen.

Tabelle Spezial 1

Am einfachsten eine Schrift anklicken, dann mit den Richtungstasten durchblättern.

Bei Ändern läßt sich die Voreinstellung einstellen.

Hier sehen Sie die Wirkung.

Hier können Sie die Tabelle individuell anpassen, z.B. ob die letzte Zeile oder Spalte fett formatiert werden soll?

Gehen Sie die Formate komplett durch, dann ein passendes TabellenDesign zuweisen.

156



2 3 . K A P. : TA B E L L E N

23.3.1 Spaltenbreite anpassen Bei den vorigen Word-Versionen wurde bei Tabelle-Autoformat die Spaltenbreite an den vorhandenen Text angepaßt. Das war zuweilen gut, verursachte aber Probleme, wenn z.B. eine Zeile zu einer einzigen Zelle zusammengefaßt war, wie wir es im folgenden mit der Pausen-Zeile machen werden. Im Word 2002 sind diese Funktionen getrennt. Im Menü Tabelle finden Sie gleich unter AutoFormat die Option AutoAnpassen. ♦ Mit der ersten Option können Sie die Spaltenbreite automatisch an den vorhandenen Text anpassen lassen. Diese Funktion sollten Sie nicht mehr ausführen, wenn mehrere Zellen verbunden wurden. Andernfalls ist die Breite der verbundenen Zellen von Hand zu korrigieren, da deren Breite auch an den enthaltenen Text angepaßt wurde.

♦ Mit „Größe an Fenster anpassen“ wird die Tabelle auf Textbreite eingestellt. Eine etwas irreführende Bezeichnung, da der Text nicht an das Textfenster, sondern nur genauso breit wie der Textbereich angepaßt wird. ♦ Feste Spaltenbreite sollte eigentlich bewirken, daß sich die Spaltenbreite nicht mehr ändern läßt, bis die Funktion wieder abgeschaltet wird, doch bei meiner ersten Ausgabe von MS Word 2002 ist keine Wirkung feststellbar. ♦ Spalten gleichmäßig verteilen verteilt die Spalten so, daß jede Spalte genau die gleiche Breite besitzt. Die gesamte Breite der Tabelle wird dabei nicht verändert. ♦ Ähnlich wie voriges wirkt Zeilen gleichmäßig verteilen, nur in vertikaler Richtung. Wenn z.B. eine Zeile mehrspaltig ist, erhalten die anderen Zeilen die gleiche Höhe, auch wenn diese nur eine Zeile enthalten. Dabei wird die gesamte Höhe der Tabelle verändert, wenn mehrspaltige Zeilen vorhanden sind.

Bevor wir auf der nächsten Seite daran gehen, eine Zeile zu einer großen Zelle zu verbinden, sollten Sie die Spaltenbreite anpassen, denn wenn mehrere Zellen verbunden wurden, würde auch deren Spaltenbreite auf den enthaltenen Text reduziert.


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2 3 . K A P. : TA B E L L E N

23.3.2 Zellen verbinden Die Pausenzeile soll ein riesengroßes Feld werden: Markieren Sie die ganze Pausenzeile. Wählen Sie: Tabelle-Zellen verbinden. Stellen Sie für die Pausenzeile die Absatzausrichtung zentriert ein. Markieren Sie Pause und sperren Sie das Wort mit 9 pt (bei FormatZeichen), zusätzlich fett einstellen. 930-1015

Deutsch

Mathe –

1045-1130

Mathe

Deutsch

P a u s e Physik

Biologie

Englisch

Erdkunde

Deutsch

Physik

–

Weitere Möglichkeiten: ♦ Im Word 2002 können auch untereinander stehende Zellen (Spalten) verbunden werden, wenn die Zellen oder die ganze Spalte vorher markiert wurde! Das geht genauso mit dem Befehl „Zellen verbinden“.

Zwei untereinander stehende Zellen wurden verbunden.

Eine Zelle wurde in zwei aufgeteilt.

Der umgekehrte Weg ist mit Tabelle-Zellen teilen möglich. Dabei wird sogar gefragt, ob Sie die Zelle in mehrere Spalten oder horizontale Zeilen aufteilen wollen.

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2 3 . K A P. : TA B E L L E N

23.3.3 Tabelle farbig formatieren Das Ergebnis könnte auch bei Ihnen so aussehen: MONTAG

DIENSTAG

MITTWOCH

DONNERSTAG

FREITAG

8 00 -8 45

Englisch

Sport

Geschichte

Physik

Deutsch

8 45 -9 30

Physik

Musik

Religion

Sozialkunde

Franz.

9 30 -10 15

Deutsch

Mathe

Deutsch

Englisch

Erdkunde

Pause

10 15 -10 45 10 45 -11 30

Mathe

Physik

Biologie

Deutsch

Physik

11 30 -12 15

Biologie

Englisch

Mathe

Mathe

Englisch

12 15 -13 00

Franz.

Deutsch

Englisch

Franz.

—

Vorgehen:

Mit gedrückter Maustaste können Sie die Spaltenbreite individuell einstellen.

Zuerst die Tabelle mit AutoFormat ansprechend gestalten. Die Spaltenbreite läßt sich mit der Maus am besten einstellen, da wir je nach Wochentag breitere oder dünnere Spalten brauchen. Jede Zeile oder Spalte kann anschließend von Hand geändert werden, indem Sie diese markieren und bei Format-Rahmen und Schattierung die Schattierung oder die Rahmenlinien ändern.

23.4 Weitere Einstellungen 23.4.1 Tabelle definieren Bei Tabelle-Tabelleneigenschaften können Sie alle Werte der Tabelle einstellen, z.B. die Zeilenhöhe oder Spaltenbreite. Wollen Sie gezielte Bereiche, z.B. nur eine Spalte einstellen, ist diese vorher zu markieren. Sie können in diesem Menü auf vier Karteikarten folgendes einstellen: ♦ Karteikarte Tabelle: die Ausrichtung der gesamten Tabelle. Die Tabelle kann auch ganz links oben an dem Kästchen mit der Maus angefaßt und verschoben werden. Bei Word XP kann jetzt der Textfluß für eine Tabelle aktiviert werden, so daß der Text rechts oder links neben der Tabelle weiterläuft. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

Tabelle

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2 3 . K A P. : TA B E L L E N

Die Tabelleneigenschaften:

Textfluß heißt, der Text läuft wie durch das Vorschaubild symbolisiert neben der Tabelle weiter.

♦ Bei den Karteikarten Zeile und Spalte kann die Zeilenhöhe oder Spaltenbreite genau vorgegeben werden. Das ist manchmal nützlich, wenn Sie genau wissen, wie breit eine Spalte sein soll.

Hier aufpassen, welche Spalte gewählt ist.

Mit diesen Schaltern die Spalte wählen, dann oben die gewünschte Breite eingeben.

Notizen:

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2 3 . K A P. : TA B E L L E N

23.4.2 Textlage ♦ Auf der letzten Karteikarte Zelle kann die vertikale Textausrichtung bestimmt werden.

Bei Tabellen ist es oft schöner, den Text vertikal zu zentrieren.

Bei Optionen verbirgt sich eine unter Umständen sehr nützliche Einstellung.

Mit Optionen kommen Sie zu diesem kleinen Menü, in dem Sie mit „Text anpassen“ die Schriftgröße so verändern können, daß die Tabelle auf die Seitenbreite paßt.

23.4.3 Weitere Eingabemöglichkeiten Fast alle wichtigen Einstellungen sind auch erreichbar, wenn Sie die rechte Maustaste auf der Tabelle drücken. Wenn Sie die Funktionen kennen, ist die Anwendung über die rechte Maustaste am vorteilhaftesten. Die rechte Maustaste auf einer Tabelle drücken, dann erscheint dieses Menü. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 3 . K A P. : TA B E L L E N

23.4.4 Die Tabellen-Symbolleiste Erstellen Sie eine neue Übungstabelle mit folgendem Text.

1.1.99

Termin

Montag

Terminplan Besuch bei Kunde Donald Duck wegen Antengeschäften Besuch bei Kunde Micky Mouse wegen Druckterminen Besuch bei Kunde Daniel Düsentrieb wegen Patentübernahme

Zur Formatierung ist die Tabellen-Symbolleiste manchmal hilfreich, die Sie mit diesem Symbol aufklappen können: Eigentlich ist dieses Symbol zum Zeichnen von Tabellen gedacht. Wie mit einem Stift können dann die Tabellenlinien gezogen werden.

Mit den Pfeilen

können die Auswahlmenüs aufgeklappt werden: Linienart

Tabelle zeichnen ist eher unpraktisch!

Liniendicke

Tabellenlinien wegradieren.

Linienfarbe

Rahmenlinien vorgeben. Füllfarbe

Sortieren

Summe berechnen.

Textrichtung ändern.

Tabelle, Zeilen oder Spalten einfügen.

AutoFormat Zellen, daneben Spalten gleichmäßig verteilen.

Zellen verbinden. Zellen teilen.

Textausrichtung in der Zeile: oben, mitte oder unten.

Formatieren Sie die Tabelle wie abgebildet mit den Symbolen, mit Format-Absatz/Zeichen und mit Format-Rahmen und Schattierung. Der Teil dieser Symbolleiste, um Rahmenlinien zu formatieren, wurde bereits auf Seite 99 vorgestellt.

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2 3 . K A P. : TA B E L L E N

23.5 Probleme bei Tabellen Eine häufige Fehlerursache bei Tabellen ist folgende: ♦ Bei der Absatzeinstellung ist ein Abstand vor oder nach dem Absatz eingestellt. Dieser Abstand wird auch in Tabellen eingehalten, so daß der Text möglicherweise nicht mittig, sondern nach oben versetzt oder sogar abgeschnitten wird. ♦ Da die üblichen Texteinstellungen auch in einer Tabelle gelten, kann ein mit genau vorgegebener Zeilenabstand die Ursache sein, wenn Text nach dem Vergrößern der Schriftart abgeschnitten wird. Die gleiche Wirkung kann eine bei Tabelle-Eigenschaften fest vorgegebene Zeilenhöhe verursachen. ♦ Abhilfe: Text markieren, rechte Maustaste, Absatz wählen und den Abstand vor/nach auf 0 pt oder auf einen geringen Wert sowie den Zeilenabstand auf einfach oder eineinhalbfach zurücksetzen. Nützt dies nichts, bei Tabelle-Eigenschaften die Einstellungen kontrollieren. Ein Absatzabstand ist jedoch eine sehr gute Methode, um die Höhe einer Zeile ganz fein einzustellen. Einfach ganze Tabelle markieren, dann Format-Absatz. Sie müssen es nur wissen, falls Sie den Abstand wieder verringern wollen.

Nützlicher Hinweis: ♦ Im Menü bei Format-Absatz können Sie nicht nur in 6 Pt-Schritten einstellen, sondern jeden gewünschten Wert eintragen. Den aktuellen Wert markieren und überschreiben.


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2 3 . K A P. : TA B E L L E N

23.6 Übung Tabulatoren und Tabellen Hinweis: zuerst Kopfzeile mit Ansicht-Kopf- und Fußzeile öffnen, dort die erste Übung fertigstellen. Die zweite Übung in einer neuen Datei durchführen. Ist die Kopfzeile einmal geöffnet, kann mit Doppelklicken zwischen Kopfzeile und Text gewechselt werden.

23.6.1 Mit Tabulatoren und Linie Erstellen Sie folgenden Briefkopf, zuerst mit Tabulatoren: Tabulator links

zentriert

GES. ZUR ERFORSCHUNG DER SPRACHE IN DER LEHRE

VORSTAND: DR. CHARLOTTE BEISPIEL PROF. DR. EGON WORT

rechts

AM RING 33 33333 MÜNCHEN TEL.: 089 / 33 33 33 FAX: 089 / 33 33 34

Hinweis: die Zeichnen-Symbolleiste mit dem links abg. Symbol einoder ausschalten, senkrechte oder waagerechte Linien lassen sich mit gedrückter [Umschalt]–Taste zeichnen.

23.6.2 Als Tabelle GES. ZUR ERFORSCHUNG DER SPRACHE IN DER LEHRE

VORSTAND: DR. CHARLOTTE BEISPIEL PROF. DR. EGON WORT

AM RING 33 33333 MÜNCHEN TEL.: 089 / 33 33 33 FAX: 089 / 33 33 34

Dreispaltige Tabelle erstellen, Text schreiben (entweder mit neuen Zeile oder in neuen Tabellenzeilen), linksbündig, zentriert, rechtsbündig einstellen, Tabelle markieren, bei Format-Rahmen und Schattierung die Linie unten einstellen, andere Linien unsichtbar (Gitternetzlinien).

23.6.3 Ergänzen Sie einen Text unten in der Fußzeile BANKVERBINDUNG BANK 11223 BLZ 345345345 KT.: 123444

EINGETRAGENER VEREIN SPENDEN STEUERLICH ABSETZBAR

AMTSGERICHT MÜNCHEN PR NR. 4566 666 GERICHTSSTAND IST MÜNCHEN

Stellen Sie die Briefvorlage mit Kopf- und Fußzeile sowie dem immer benötigten Text „Sehr geehrte Damen und Herren“ fertig, dann in einen Ordner „Briefe geschäftlich“ speichern und anschließend drucken.

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Siebter Teil

Zum Schluß WordArt, ein Brief, die Hilfe

Kapitel

24

24. WordArt Spezialeffekte

♦ Spezialeffekte wie in einem Grafikprogramm sind im Word schon lange mit der WordArt-Funktion möglich: Text mit Schatten, Schraffuren oder mit räumlicher Perspektive, natürlich in Farbe! Und das Beste: die Bedienung ist kinderleicht. Darum mehr zur Entspannung und zum Abschluß dieses Buches ein erholsames Kapitel.

24.1 WordArt starten Öffnen Sie eine neue Datei und erzeugen Sie dort einige leere Absatzmarken. Bei Word 2002 können Sie WordArt mit diesem Symbol starten:

Der Bildschirm ändert sich und folgendes Auswahlfenster erscheint:

Eine Form durch Doppelklicken auswählen.

Wählen Sie eine Form aus, die Ihnen gefällt und tragen Sie in dem nächsten Fenster den gewünschten Text ein. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 4 . K A P. : W O R D A R T S P E Z I A L E F F E K T E

Fertig! Das Ergebnis erscheint am Bildschirm:

Weil WordArt viel vom Rechner verlangt, sollten Sie es nur für wenige Wörter, niemals für längere Texte, verwenden.

24.2 WordArt einstellen Mit Sicherheit wollen Sie das Objekt verändern, ohne jedesmal von vorne anzufangen. ♦ Sie können dieses Objekt wie jede Grafik mit der Maus verschieben oder an den Anfasserpunkten in der Größe ändern. ♦ Sobald Sie das Objekt anklicken, erscheint die WordArt-Symbolleiste: Text oder Schriftart ändern.

Andere Form zuweisen.

Textfluß: vor, hinter oder zwischen Text?

Neues WordArtObjekt einfügen. Buchstaben gleiche Höhe. Senkrecht schreiben.

Form ändern: gebogen, kreisförmig usw. Laufweite einstellen (sperren, stauchen). Linksbündig, zentriert …

Formatieren-Menü: hier sind fast alle Einstellungen zusammengefaßt auf Karteikarten verteilt (Farbe, Textfluß usw.).

Ändern Sie folgendermaßen (andere Form zuweisen):

168




24.3 Farben und Schattierungen Drücken Sie das Symbol für Formatieren:

Die Transparenz läßt sich jetzt fein einstellen.

Wenn bei der gewählten Form eine Linie vorhanden ist, können Sie diese hier einstellen.

Wählen Sie hier eine Farbe oder Fülleffekte.

Wählen Sie in der Abrolliste bei Farbe ganz unten Fülleffekte: Mit Zweifarbig sind sogar Farbverläufe möglich.

Schauen Sie sich die schönen Muster an.

Zweifarbig ankreuzen, dann hier die zwei Farben wählen.

Welche Richtung soll der Farbübergang erhalten?


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Mit zweifarbiger Füllung, diagonal nach oben:

Auf der Karteikarte Struktur finden Sie schöne Hintergründe, bei Muster zweifarbige Linienmuster und bei Grafik kann ein beliebiges Bild verwendet werden (mit „Grafik auswählen“ das Bild auf der Festplatte suchen). Die Karteikarte „Muster“:

24.4 Übung WordArt Erstellen Sie mit Ihren Kenntnissen eine Anzeige:

gegen Geld Schreibarbeiten jeder Art übernimmt: Text um 5 pt sperren.

170

Schreibbüro Adler 43 333 Obertypesettelbach Tel.: (234) 45 3445




24.5 Weitere Perspektiven Grafik – nur etwas für Profis? Warum nicht, wenn es so einfach ist. Versetzen Sie Ihren Chef in Staunen, Ihre Werbeabteilung wird tagelang grübeln, wie Sie das geschafft haben. Schreiben Sie folgenden Text mit WordArt:

Mit diesem Symbol für WordArt-Form können Sie weitere Formen auswählen: Vor dem Experimentieren das WordArt-Objekt kopieren, da die Änderungen nach einigen Versuchen nur schwer rückgängig zu machen sind. Versuchen Sie einige Perspektiven, die anderen gelegentlich selbst erkunden. Sogar in Kreisform können Sie Text mit WordArt anordnen!

Bei der kreisförmigen Anordnung mit einem waagerechten Text in der Mitte sind drei Textzeilen erforderlich, die mit Return getrennt sind.

Ein WordArt-Objekt konnte früher in der WordArt-Symbolleiste gedreht werden, jetzt geht dies über die normale Zeichenfunktion. Symbolleiste Zeichnen einschalten, dann Zeichnen-Drehen oder Kippen-Freies Drehen. Zu den Zeichenfunktionen folgt im zweiten Band eine ausführliche Beschreibung. So sollte das Logo werden, verwendbar z.B. in einem Briefkopf:

Adalbertstr. 123

34444 München


171

Kapitel

25

25. Ein Brief

Die ersten Schritte in der Textverarbeitung haben wir hinter uns. Und damit es praxisnah weitergeht, folgt ein richtiger Geschäftsbrief, den wir natürlich mit einem WordArt-Logo verschönern können. Neue Datei, DIN A4 mit je 2,5 cm Seitenrand. Der fertige Brief wird wie abgebildet aussehen: Walter Muster ☺ Dornenallee 33 ☺ 98543 Apfelstadt Tel.: 123 / 4 67 67 00 ☺ Fax: 123 / 4 67 67 11¶ ¶ ¶ ¶ ¶

Walter Muster ☺ Dornenallee 33 ☺ 98543 Apfelstadt¶

Albert Keiner↵ Luftstr. 30↵ ↵ 81999 Nirgendwo¶

München, den 14. März 2002¶

Sehr geehrter Herr Keiner, ↵ vielen Dank für Ihr Interesse an unserer vollelektronischen Gefrierkühltruhe mit automatischer Spracherkennung und Tiefschlafsparmodus einschließlich Nachtstummschaltung und Internet-Anschluß inkl. Auffüllautomatik. ¶ Kinderschutztieffach mit Ausgabesicherung, Entnahmezählvorrichtung und Türschließautomatik gehören zu den Standards. ¶ Gemäß Ihrer telefonischen Anfrage teile ich Ihnen unsere aktuellen Mengenrabatte für den Großhandel mit. ¶

Friero Quassel FQ 3998 Menge Preis Rabatt 1 bis 3 1.389,0% 4 bis 10 1.156,20 % 11 bis 100 956,40 % zzgl. 16 % MwSt. und Versandpauschale¶

¶ Mit freundlichen Grüßen¶ KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

173


2 5 . K A P. : E I N B R I E F

25.1 Absatzmarken auf Vorrat Bei jedem neuen Text zweckmäßig: ♦ Sie haben eine leere Absatzmarke. Schnell sind deren Einstellungen verändert. Erzeugen Sie darum mit [Return] einige leere Absatzmarken, damit die Originaleinstellungen vorrätig bleiben. ♦ Kontrollieren Sie, ob Ansicht-Seitenlayout eingeschaltet ist und ♦ wählen Sie eine günstige Zoom-Stufe, am besten Seitenbreite.

25.2 Der Briefkopf in der Kopfzeile Die Kopfzeile ist ein Bereich am oberen Rand der Seite, der einmal nicht beim normalen Bearbeiten verändert werden kann und der zum anderen auf jeder weiteren Seite automatisch mitgedruckt wird. Darum eignet sich die Kopfzeile sehr gut für einen Briefkopf, der ja auch auf einer evtl. vorhandenen zweiten Briefseite erscheinen soll. Außerdem soll dieser Bereich in der Regel nicht verändert werden. Gleiches gilt für die Fußzeile, in die bei einem Brief z.B. oft die Bankverbindung gesetzt wird, bei einem Buch sind dort meist die Seitenzahlen zu finden. Wählen Sie Ansicht-Kopf- und Fußzeile, um die Kopfzeile erstmalig zu öffnen. Schreiben Sie Ihre Adresse oder die Beispieladresse mit den Symbolen als Briefkopf in die Kopfzeile:

Walter Muster ☺ Dornenallee 33 ☺ 98543 Apfelstadt↵ Tel.: 123 / 4 67 67 00 ☺ Fax: 123 / 4 67 67 11 ¶ Formatieren Sie den Text folgendermaßen: rechtsbündig, kleine Schrift mit 11 Punkten, andere Farbe. Fügen Sie das WordArt-Logo ein und schieben Sie es unter die Adresse. Wenn die Kopfzeile einmal geöffnet wurde, können Sie mit Doppelklicken auf dem Textbereich zu diesem wechseln und mit Doppelklikken auf der Kopfzeile diese erneut öffnen. Mehr über die Kopf- und Fußzeile folgt im zweiten Band zu MS Word, etwa wie Seitenzahlen eingefügt werden oder wie verschiedene Kopfzeilen eingerichtet werden können.

174



2 5 . K A P. : E I N B R I E F

25.3 Die Adresse Den Abstand zwischen Briefkopf und Anschrift erzeugen wir ganz einfach mit einigen leeren Absatzmarken. Kopieren Sie den Absender und formatieren Sie um: 8pt, linksbündig, kursiv, unterstrichen. Walter Muster ☺ Dornenallee 33 ☺ 98543 Apfelstadt¶

Darunter folgt nun die Anschrift:

Albert Keiner ↵ Luftstr. 30 ↵ ↵ 81999 Nirgendwo¶

[Zeilenschaltung Umschalt-Return] [Zeilenschaltung Umschalt-Return] [Zeilenschaltung Umschalt-Return] [Absatzmarke mit Return]

Durch die Zeilenschaltungen ist es von „Albert Keiner“ bis „Nirgendwo“ ein Absatz. Bitte folgendermaßen einstellen: linksbündig, Zeilenabstand eineinhalbzeilig, Schriftgröße 12 pt.

25.4 Datum einfügen Als nächstes folgt das Datum. Schreiben Sie schon einmal und formatieren Sie diesen Absatz rechtsbündig. Bitte Icon benutzen!

München, den ¶

♦ Beim nächsten Brief werden Sie diesen als Vorlage benutzen und mit Speichern unter nur unter einem neuen Namen abspeichern. Adresse geändert, Text leicht angepaßt, schon fertig, gedruckt und – Datum falsch. Damit Ihnen das nicht passiert, kann Word veranlaßt werden, das eingefügte Datum bei jedem Ausdruck zu aktualisieren. Diese Funktion sollten Sie nicht verwenden, wenn Sie das Druckdatum später kontrollieren möchten, z.B. bei Rechnungen.


175


2 5 . K A P. : E I N B R I E F

Geht ganz einfach mit: Einfügen-Datum und Uhrzeit:

Wählen Sie ein Format, das Ihnen gefällt und kreuzen Sie Automatisch aktualisieren an, damit Word das jeweils aktuelle Druckdatum einfügt.

Jetzt ist die Datumszeile komplett:

München, den 14. März 2002¶

25.5 Der Brieftext Den Text können Sie nun schreiben. Überlassen Sie dem Computer den Zeilenumbruch, lediglich am Absatzende Return drücken!

Sehr geehrter Herr Keiner, ¶ vielen Dank für Ihr Interesse an unserer vollelektronischen Gefrierkühltruhe mit automatischer Spracherkennung und Tiefschlafsparmodus einschließlich Nachtstummschaltung und Internet-Anschluß/Auffüllautomatik. ¶ Kinderschutztieffach mit Ausgabesicherung, Entnahmezählvorrichtung und Türschließautomatik gehören zum Standard. ¶ Gemäß Ihrer telefonischen Anfrage teile ich Ihnen unsere aktuellen Mengenrabatte mit. ¶

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2 5 . K A P. : E I N B R I E F

Hinweise zu den Einstellungen: Bitte Tabelle schreiben und einstellen. Formatieren Sie den Text folgendermaßen: Schrift: 12 Punkte, Absatz: Zeilenabstand 1,5-zeilig, Abstand vor und nach dem Absatz: 6 pt. Unbedingt die automatische Silbentrennung einschalten!

Der Schluß fehlt noch: zuzügl. 16 % MwSt. und Versandpauschale¶

Mit freundlichen Grüßen¶ Beide Zeilen rechtsbündig einstellen, die erste Zeile ganz klein mit 7 Punkten Schriftgröße formatieren. 7 Punkte? Diese Schriftgröße können Sie zwar nicht aus der Liste auswählen, aber in das Schriftgrößen-Auswahlfenster eintragen: die ganze Zeile markieren, dann im Schriftgrößen-Auswahlfenster 7 schreiben und mit Return abschließen.

25.6 Die Fußzeile Öffnen Sie durch doppelklicken die Kopfzeile, dann ganz einfach unten die Fußzeile anklicken und dort den üblichen Text, eine Bankverbindung, eintragen, z.B. mit einem rechtsbündigen Tabulator: Hausbank München BLZ 11 22 33 22 11 Kt.-Nr.: 66 55 66 77

Musterland GmbH Gerichtsstand ist München

25.7 Neue Briefe Bei jedem neuen Brief diesen öffnen, mit Speichern unter neu sichern und nur den Text und die Adresse anpassen. Das ist die einfachste und beste Methode, die Ihnen alle Probleme der Dokumentvorlagen erspart.


177

Kapitel

26. Die Hilfe

26

In diesem Kapitel wird die Hilfe von Word vorgestellt. Der Office-Assistent, bei MS Office 2000 als große Verbesserung angepriesen, wurde wieder abgeschafft, so daß die Hilfe zwar unauffälliger, dafür aber wieder praxistauglicher geworden ist. Es gibt mehrere Methoden, um Hilfe zu finden. Beachten Sie auch, daß der Name eines Symbols angezeigt wird, wenn Sie die Maus kurze Zeit auf einem Symbol ruhen lassen.

26.1 Direkthilfe Mit dem Befehl Hilfe-Direkthilfe bleibt ein Fragezeichen an dem Mauspfeil kleben. Klicken Sie mit diesem Fragezeichen auf den Befehl oder das Symbol, zu dem Sie Hilfe wünschen. Das wurde bereits auf Seite 31 beschrieben. Meist erscheint ein kurzer, sehr präziser Hilfetext.

26.2 Eine Frage Rechts oben können Sie bei dieser Schaltfläche eine Frage eingeben. Statt einem Satz ist jedoch ein Stichwort günstiger. Wenn Sie den Begriff nicht genau kennen, kann es schwierig sein. Hier haben wir nach „Zeilenumbruch“ gesucht. Einen passenden Hilfetext anklicken und dadurch öffnen. Hinweis: vorige Suchbegriffe können Sie aus der Liste erneut wählen.


179


2 6 . K A P. : D I E H I L F E

26.3 Das Hilfe-Menü

F1

Wenn Sie bei einer Frage (siehe vorige Seite) einen Hilfetext ausgewählt haben, erscheint das Hilfe-Menü, welches Sie auch über das FragezeichenSymbol, dann MS Word Hilfe oder [F1] direkt öffnen könnten.

Rechts wird ein zusätzliches Fenster mit dem Hilfetext eingeblendet. Ein Überblick über das Hilfe-Menü. Eine detaillierte Erläuterung folgt. Die Symbole werden auf der nächsten Seite erläutert. Drei Karteikarten mit diversen Hilfefunktionen.

Hier können Sie wieder eine Frage eingeben.

Rechts werden die eigentlichen Hilfetexte angezeigt. Zu den blauen Wörtern wird beim Anklicken eine weitere Erklärung eingeblendet.

Dann werden hier Hilfetexte zur Auswahl angeboten. Viele Texte behandeln jedoch andere Themen.

Mit „Im Web suchen“ kommen Sie auf die Microsoft-Homepage, wenn Sie „Senden und ins Web gehen“ drücken. Ihre Frage wird an Microsoft übermittelt und evtl. wird dann bei einer nächsten Version ein besserer Hilfetext ausgeliefert. Diese Option sollten Sie folglich nur drücken, wenn Sie wirklich keine normale Hilfe finden.

180



2 6 . K A P. : D I E H I L F E

26.4 Die Symbole Die kleinen Symbole sind für das Weiterkommen wichtig:

Das Inhaltsverzeichnis (=Registerkarten) zu den Hilfetexten einoder ausblenden. Damit können Sie andere Hilfetexte aufrufen oder bei dem Index nach Stichwörtern suchen. Das Symbol wechseln zu Ausblenden. Optionen einstellen.

Das Hilfefenster rechts neben dem Textbereich oder als eigenes Fenster?. Vor-, daneben zurückblättern. Das geht nur, wenn Sie bereits einige Texte geöffnet haben.

Hilfetext drucken.

Wie jedes Windows-Fenster können Sie das Hilfe-Fenster mit dem X ganz schließen oder hiermit die Hilfe auf Vollbild vergrößern, um genau zu lesen oder

hiermit in den Hintergrund schicken, um eine Option auszuprobieren, dann aus der Start-Leiste oder mit [Alt]-[Tab] die Hilfe wieder aufklappen.

26.5 Die Karteikarten Auf die drei Karteikarten sind drei verschiedene Möglichkeiten, Hilfe zu finden, aufgeteilt.

26.5.1 Inhalt Auf der ersten Karteikarte „Inhalt“ finden Sie sozusagen das Handbuch zu MS Word in elektronischer Form. Sie können links ein Thema auswählen, mit dem + Unterpunkte aufklappen und einen Hilfetext lesen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 6 . K A P. : D I E H I L F E

26.5.2 Antwort-Assistent Der Antwort-Assistent beantwortet Ihre Fragen, indem vermutlich passende Hilfetexte zusammengestellt werden. Durch Anklicken können Sie einen Text lesen. Genauso wie bei einer Frage. Nicht alle Hilfetexte passen jedoch. Die Auswahl der Texte erfolgt danach, ob Ihr Suchbegriff in dem Text vorkommt. Darum ggf. mit anderen Wörtern neu suchen.

26.5.3 Index Im Index haben Sie ein alphabetisches Stichwortverzeichnis. Der Index ist damit meist die beste Option, um Hilfe zu finden. Außerdem können Sie, wenn Sie nicht den korrekten Ausdruck für Ihr Problem kennen, hier die Liste durchgehen. Der Anfangsbuchstabe reicht meist, dann einen Suchbegriff aus der alphabetischen Liste auswählen:

182


Kapitel

27 27. Vorschau Es folgt eine kurze Übersicht, was Sie in den weiteren Büchern zu MS Word lernen können. Im zweiten Buch geht es an längere Texte: ♦ Deshalb werden die Formatvorlagen unerläßlich, mit denen lange Texte rationell formatiert werden können. ♦ Und bei längeren Dokumenten sollte eine Kopfzeile, die Seitennumerierung und ein Inhaltsverzeichnis nicht fehlen. ♦ Außerdem werden viele praktische Funktionen behandelt, z.B.: Suchen und Ersetzen, Spalten, erweiterte Tabellenfunktionen, wie neue Symbole oder Tastaturabkürzungen eingerichtet werden können, Bilder einfügen sowie die Funktion im Word zum Zeichnen usw. ♦ Dann ist es an der Zeit, Serienbriefe, Etiketten und Briefumschläge zu drucken. Da Serienbriefe und Etiketten auch den Umgang mit einer Datenbank erfordern, ist diese Funktion im zweiten Band richtig aufgehoben und kann dort mit vielen Übungen gründlich besprochen werden. Das dritte Buch ist für Profis, beziehungsweise für solche, die es werden wollen, gedacht. Denn Word kann inzwischen fast alles, was früher Computersatz-Programmen vorbehalten war. ♦ Wie Sie Broschüren, Vereinszeitungen, Werbedokumentationen oder richtige Bücher mit Word erstellen, lernen Sie hier. ♦ Dabei ist es kein Problem, beliebig viele Bilder, Tabellen, Grafiken oder Spalten einzufügen. ♦ Auch drucktechnische Standards wie die Unterschneidung oder lebende Kopfzeilen sind mit Word kein Problem. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 7 . K A P. : V O R S C H A U

♦ Außerdem werden wir im dritten Band ein Stichwortverzeichnis ergänzen und ♦ für ein perfektes, druckreifes Aussehen der Dokumente erläutern, wie unterschiedliche Kopf- oder Fußzeilen in einem Buch oder Heft eingerichtet werden können.

Es gibt folgende Sonderausgaben zu MS Word: ♦ Serienbriefe, Etiketten und Briefumschläge mit MS Word. Diese Themen werden im zweiten und dritten Band ausführlich behandelt. In der Sonderausgabe ist der Stoff zusammengestellt und mit weiteren Übungen ergänzt. ♦ In unserem Homepage-Buch wird vorgestellt, wie mit Word 2002 ansprechende Internet-Seiten ohne HTML-Kenntnisse erstellt werden können. Wenn Sie einen Internet-Anschluß haben (Modem und Anmeldung bei einem Provider, z.B. bei AOL oder T-Online), können Sie diese Seiten ins Internet stellen und Sie sind mit einer eigenen Homepage im Internet präsent. Mit relativ wenig Aufwand und ohne die Anschaffung eines Spezialprogrammes können Sie sich somit im MS Word eine eigene Webseite erstellen. Das reicht zwar nicht für einen Online-Shop oder für die Präsentation einer großen Firma, doch normale private Webseiten oder Vorstellungsseiten von Kleinbetrieben sind im MS Word mit dem gleichen Komfort erstellt wie ein normaler Text.

Notizen:

................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................

184


Kapitel

28 28. Index A

C

Absatz -Absatzmarke .................67, 69 -Aufzählungszeichen............. 90 -ausrichtung ........................ 70 -einrücken................71, 88, 89 -Einzug ............................... 90 -hängender ......................... 87 -numerieren ...................89, 90 -Zeilenabstand .................... 71 Accent Aigu, -grave .............. 135 Adresse ............................... 134 Alle anordnen ........................ 55 Animationen .......................... 82 Ansicht .................................. 53 Aufgabenbereich ...............13, 38 Aufzählung .......................89, 90 Ausländische Schriften........... 139 Ausrücken.............................. 91 Ausschneiden ....................72, 73 AutoText..........................131–34

Cursor ............................. 20, 36

D Datei ............................... 21–30 -Speichern unter............. 105–7 Datum einfügen .................... 175 DIN A4, DIN A5 ................... 118 Direkthilfe...............................31 Diskette................................ 106 doc........................................24 Dokument ........................ 23, 36 Dokumentvorlage............ 46, 133 Doppelklicken.........................36 Drucken ........................... 103–4

E B Beenden ................................ 50 Befehl.................................... 45 Bildlaufleiste......................34, 56 Bindestrich ........................... 143 Blocksatz ............................... 70 Brief ...............................173–77 Bullet..................................... 91

Effekte.......... 65, 76, 80, 98, 167 Eigene Dateien ............... 23, 107 Einfügen........................... 72, 73 -Datum und Uhrzeit ............ 175 Einrücken ......................... 86, 91 Extras-Optionen......................69

F Farbe .....................................95


185


Fehlende Befehle .................... 40 Fenster....................... 28, 49, 50 Festplatte ............................. 108 Fett........................................ 62 Filzmarker .............................. 63 Format -Absatz.......................... 70, 71 -einstellen = formatieren ...... 61 -Formatierungszeichen.... 68, 69 -Formatvorlagen ................ 183 -übertragen ......................... 84 -Zeichen........................ 63, 65 -zurücksetzen ....................... 63 Formatvorlage ........ Siehe 2. Band Fragezeichen .......................... 31 Fülleffekte ............................ 169 Füllung .................................. 95

G Ganze Seite ........................... 52 Gedankenstrich .................... 143 Großbuchstaben..................... 65

H Hervorheben .......................... 63 Hilfe ...............................179–82 -Direkthilfe .......................... 31 Hintergund............................. 50 Hochstellen .......................... 151 Homepage............... 13, 14, 184 Hyperlink ............................... 14

K Kapitälchen.............................65 Kopfzeile ..............................183 Kopieren...........................72, 73 Korrigieren..............................20 Kursiv .....................................62

L Laufweite ................................81 Leerzeile .................................70 Lineal .....................................89 -anzeigen.......................68, 89 -Schieber .............................89 -Tabulator ..........................148 Linie.......................................98 Linksbündig ............................70 Löschen..................................20

M Markieren...............................61 Maus .....................................36 -rechte Taste.........................65 Menüzeile...............................34 Multitasking ............................49

N Neue Zeile..............................18 Neues Dokument ....................27 normal.dot............................133 Numerieren ............................90

I Icons ............................... 21, 25 Inhaltsverzeichnis .................. 183 Installieren -ausländische Zeichensätze . 139 Internet .......................... 14, 184

186

2 8 . K A P. : I N D E X

O Office-Dokument öffnen ..........27 Öffnen ...................................27 Ordner -eigene Dateien....................23 -erstellen....................108, 109



-Übersicht ....................24, 109 -wechseln.......................... 106

P Papierformat ........................ 118 Programm starten ................... 33

R Rahmen......................95, 97, 98 -Linie einstellen.................... 99 Rechtsbündig ......................... 70 Rechtschreibprüfung ........123–24 Relief..................................... 76 Rückgängig............................ 74

S Schattierung........................... 96 Schließen............................... 25 Schrift -ausländische Zeichen........ 139 -Effekte ............................... 76 -einstellen ......................61–66 -gestalten.......................79–85 -größe ................................ 64 -hochstellen....................... 151 -installieren ......................... 83 -Schriftgröße, spezielle ....... 177 Seite -einrichten......................... 118 -Seitenbreite ........................ 52 -Seitenlayout ..................34, 54 -Seitenzahl .......................... 34 -umrahmen ......................... 98 Serienbriefe.............12, 134, 184 Seriendruck............................ 13 Shortcut ..............17, 41, 46, 183 Silbentrennung ..............119, 120 Smarttag...........................13, 42 Sonderzeichen....... Siehe Symbole Spalte.................................. 153 Speichern .........................21–30 -Speichern unter .............105–7

2 8 . K A P. : I N D E X

Sperren ..................................81 Sprachenunterstützung........... 140 Start-Dokumente .....................27 Start-Leiste..............................33 Statuszeile ........................ 34, 37 -anzeigen ............................68 Stauchen ................................81 Struktur ................................ 170 Suchen................................. 183 Symbole ............. 21, 25, 46, 135 -ausländische..................... 139 -einfügen........................... 138 -kopieren.............................72 -Symbolleiste........................37 -Symbolschriften ................. 136

T Tabelle ........................... 153–63 Tabulator........................ 147–51 Tastatur ................ 17, 18, 20, 45 -[Alt Gr]............................. 135 -Löschen..............................20 Tastaturabkürzung .. Siehe Shortcut Text -blättern ..............................56 -einrücken ...........................91 -Fenster ...............................36 -formatieren........... Siehe Schrift -gestalten ............................79 -markieren...........................61 -öffnen .......................... 27, 50 -speichern ...........................23 -verschieben ........................62 -wechseln ............................28 -Wo speichern? .................. 107 Textbaustein........... Siehe AutoText Trennstrich, bedingter ............ 121

U Überschreibmodus ................ 125 Übersicht.............................. 189 -Absatzeinstellungen .............71 -Befehl, Symbol, Shortcut ......45 -die Word-Bände.......... 12, 183 -Kopieren ............................72 -Löschen..............................20


187


-Ordner ...................... 24, 109 -Speichern......................... 106 -Tastatur ........................ 17, 19 -Word 2002-Funktionen ....... 14 -Zeicheneinstellungen........... 65 Übung -Absatzeinstellungen ....... 70–76 -Anzeige............................ 134 -Aufzählung ......................... 90 -AutoText ........................... 131 -Bildlaufleiste ....................... 57 -Brief ................................ 173 -Design ............................... 76 -Einkaufszettel...................... 25 -Email ............................... 129 -Fehlertext ........................... 19 -Fenstertechnik..................... 55 -Geburtstags-Einladung.. 51, 55 -Gedicht 1 .......................... 86 -Gedicht 2 .......................... 86 -hängender Absatz ............... 87 -Kinderwagen ...................... 32 -Kopf- und Fußzeile ............ 164 -Ordner ............................ 113 -Rahmen ............................. 95 -Rechtschreibprüfung .......... 123 -Schrifteinstellungen ....... 61–66 -Seite einrichten ................. 122 -Silbentrennung ................. 119 -Speichern......................... 110 -Sprache und Spalten ......... 143 -Supermarkt ........................ 62 -Symbole........................... 137 -Tabelle ............................. 153 -Tabulator 1....................... 147 -Tabulator 2....................... 150 -Telefonliste........................ 151 -Terminplan ....................... 162 -Überschrift ......................... 82 -Werbung ............................ 75 -WordArt ........................... 168 Unterstrichen .......................... 62

Notizen:

2 8 . K A P. : I N D E X

-doppelt, gewellt, usw. ..........66

V Vollbildgröße ..........................50 Vorlage ..................................46

W Webdings .............................137 Weblayout ..............................53 Wiederherstellen......................74 Wingdings ............................137 Word -Ansichtsgröße......................49 -Aufbau ...............................36 -beenden .................25, 33, 49 -Befehle verschwinden...........40 -starten ..........................33, 49 -zwei Texte .....................30, 50 WordArt.......................... 167–71 Wörterbuch...........................123

Z Zeilen -abstand ..............................71 -neue ......................18, 19, 67 -numerieren .........................92 Zeilennummer.........................37 Zelle ....................................153 Zentriert..................................70 Zoom .....................................52

.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................

188


Kapitel

29 29. Übersicht Starten, Fenster, Cursor: Start-Programme-…, Hintergrund/Vollbild/Beenden, Formatieren = Text einstellen,

Format-Absatz: Zeilenabstand, Abstand vor oder nach, links oder rechts einrücken, Ausrichtung ändern usw. Datei-Seite einrichten: Papierformat, Ränder …

zuerst Cursor versetzen oder markieren, löschen mit [Rück]- oder [Entf]-Taste,

Silbentrennung, Rechtschreibprüfung:

Wörter umstellen: markieren mit Doppelklicken, wegziehen.

die Silbentrennung finden Sie bei ExtrasSprache-Silbentrennung, [Strg]-[Bindestrich] für den manuellen Trennstrich,

Datei: Neu, Öffnen, Speichern, in Ordner + Unterordner aufgeräumt speichern, auf geeignetes Sicherungsmedium, z.B. CDBrenner, regelmäßig sichern, Dateiendungen von Word: doc = document = Word-Text, dot = document layout = Dokumentvorlage,

rot unterstrichene Wörter = automatische Rechtschreibprüfung: rechte Maustaste darauf, korrigieren oder hinzufügen. Drucken: Drucken mit [Strg]-P für print: Eigenschaften: Drucker einstellen, Optionen: Word einstellen.

markieren und [Entf] zum Löschen,

Nützliche Effekte:

Doppelklicken startet, zweimal mit Pause klikken ermöglicht umbenennen von Dateien oder Ordnern.

Einfügen-Symbole oder mit [Alt Gr]: 5², @, [], {} oder mit Akzent: é è, spezielle Schriften: dicke Schrift, Handschriften,

Formatieren: entweder Symbole oder mehr bei Format-Zeichen: Schriftart oder -größe, GROßBUCHSTABEN oder KAPITÄLCHEN, doppelt unterstrichen, Farbe …

Sperren/Stauchen bei Format-Zeichen auf der Karteikarte Abstand, Numerierter Absatz, Aufzählung, Einzug,


189


Rahmen und Schattierung: Auf der Karteikarte Rahmen die Linien wählen. Es ist auch möglich, im Vorschaubereich zu klicken, um z.B. nur eine Linien auf der linken Seite statt einem kompletten Rahmen zu setzen. Bei der Karteikarte Schattierung kann Text farbig hinterlegt werden. Bei Tintenstrahldruckern keine Farbe auswählen, sondern einen prozentualen Farbwert mit ca. 20%, da sonst die Farbe und der Text zerläuft. Word einstellen: Extras-Optionen, um Word einzustellen, bei Dateiablage die Suchpfade voreinstellen. Extras-Anpassen, um Symbolleisten zu ändern, Symbole umstellen, löschen, neue ergänzen, die Icons sind in Gruppen einsortiert, die den Menübefehlen Datei, Bearbeiten… entsprechen, Shortcuts vergeben bei Karteikarte Befehle. Ansicht-Symbolleisten zum einschalten, alle Symbolleisten können mit der Maus an dem linken, senkrechten Strich verschoben werden, Symbolleisten Standard und Format. Rahmen, WordArt, übertragen, Tabellen: Format-Rahmen und Schattierung oder Rahmen-Symbolleiste aktivieren, auch für Linien unter, über, links, rechts von einem Absatz. Format übertragen: einmal übertragen mit einmal Symbol anklicken oder mit Doppelklicken auf Symbol mehrfach.

2 9 . K A P. : Ü B E R S I C H T

Tabulatoren: immer links anfangen, im Lineal setzen, verschieben, löschen, linksbündig, zentriert, rechtsbündig, dezimal oder senkrechte Linie wählen. Tabellen: mit Symbol einfügen, Zeile oder Spalte markieren, rechte Maustaste darüber und hinzufügen, verschieben oder löschen, Tabelle-Autoformat, optimale Spaltenbreite oder Zeilenhöhe. WordArt: mit Symbol erstellen, später Objekt anklicken und über die WordArt-Symbolleiste ändern. Brief: Einfügen-Datum und Uhrzeit, Brief einmal als Vorlage schön einstellen, dann immer mit Speichern unter kopieren und nur den abweichenden Text ändern. Datei-Kopieren, -Löschen, -Umbenennen: mit [Strg]-X, C, V Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, markieren und [Entf] zum Löschen, Doppelklicken startet, zweimal mit Pause klikken zum Umbenennen von Dateien oder Ordnern, Anzeige mit den Symbolen einstellen, sortieren nach Name, Datum usw. bei Anzeige Details durch Klicken auf Spaltenüberschrift möglich.

AutoText: schreiben, markieren, Einfügen-AutoText-Neu oder [Alt]-[F3], damit der Eintrag gespeichert ist, Anfang schreiben, mit [Return] bestätigen.

190



2 9 . K A P. : Ü B E R S I C H T

Standard-Shortcuts: [Strg]-n [Strg]-o [Strg]-s [Strg]-p [Strg]-z

Neuen Text Text öffnen Speichern Drucken Rückgängig

[Strg]-x [Strg]-c [Strg]-v

Ausschneiden Kopieren Einfügen

F1 oder ?

Hilfe

Einige weitere Tasten und Shortcuts:

Tasten: [Esc]

Escape: fliehen, ohne Änderung abbrechen, ideale Notfalltaste.

[Rück]

Nach links löschen.

[Entf]

Nach rechts löschen.

[Alt], [Strg]

Sondertasten für Kürzel, z.B. [Strg]-s für Speichern.

[Alt Gr]

² ³ { } [ ] \ | @

[Tab]

Tabulatoren zum Einrücken von Text.

[Strg]+

Text hochstellen.

Absatz und Zeile: [Umschalt]

Großbuchstaben schreiben.

[Return]

Neuer Absatz.

[Umschalt]-[Return]

Neue Zeile im gleichen Absatz.

[Strg]-[Return]

Seitenwechsel einfügen.

[Strg]-[Leertaste]

Setzt Schrifteinstellungen auf die Standardwerte zurück.

Im Text bewegen: [Strg]-[Pos 1]

Zum Anfang.

[Strg]-[Ende]

Zum Ende des Textes.

[Strg]-g

Gehe zu.

[Strg]-f

Suchen (f für engl.: find).

Markieren mit gedrückter Maus oder mit den Tasten: [Umschalt] -Richtungstasten -Bildtasten

Markieren (von der aktuellen Cursorposition aus). Die Markierung kann bei gedrückter [Umschalt]-Taste auch reduziert werden.

[Strg]-[Umschalt][Pos 1] / [Ende]

Von der aktuellen Cursorposition bis zum Textanfang oder -ende markieren.

[Strg]-A

Alles markieren.

Silbentrennung: [Strg]-Bindestrich

Manuelle Silbentrennung.


Team Elements

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Microsoft Word XP - Erster Band: Schulungsbuch mit Übungen

Microsoft Word XP - Zweiter Band: Schulungsbuch

MS Excel XP Schulungsbuch mit Übungen

MS Word 2000 Erster Band

Erster Band

Word XP

Word XP

Zwei Frauen – Erster Band

Ille mihi Erster Band

Zwei Frauen – Erster Band

Nietzsche Erster Band

Zwei Frauen Erster Band

Word XP Sonderheft Serienbriefe

Использование Microsoft Office XP

Microsoft Office XP GERMAN

Glauben und Verstehen. Erster Band

Самоучитель Microsoft Windows XP

Microsoft Windows XP Power Optimization

Microsoft Office Word

Beginning Microsoft Word 2010

Beginning Microsoft Word 2010

Microsoft Word 2007 Bible

Beginning Microsoft Word 2010

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Microsoft Windows XP Power Toolkit

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