Bibliographische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen National bibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.
ISBN10: 344807960X ISBN13: 9783448079609
BestellNr. 031360003
1. Auflage 2005 (ISBN 3448065676) 2. überarbeitete Auflage 2006 (ISBN 3448072346) 3. überarbeitete Auflage 2007 © 2007, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Niederlassung Planegg/München Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg Telefon: (089) 895 170 Telefax: (089) 895 17290 www.haufe.de
[email protected] Lektorat: Dipl.Kffr. Kathrin MenzelSalpietro
Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Redaktion und DTP: Peter Böke, 10961 Berlin Umschlaggestaltung: HERMANNKIENLE, 70199 Stuttgart Druck: BoschDruck GmbH, 84030 Ergolding Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.
Schnelleinstieg Einnahme Überschussrechnung Von Ihren Belegen zur rechtssicheren Gewinnermittlung
Iris Thomsen
3. Auflage
Haufe Mediengruppe Freiburg · Berlin · München
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
4
7
1 Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung 1.1 Vorteile der EinnahmeÜberschussrechnung gegenüber der Bilanz 1.2 Wer darf die EinnahmeÜberschussrechnung anwenden? 1.3 Was gilt für die freiberufliche Tätigkeit? 1.4 Welche Gründe sprechen für den Wechsel der Gewinnermittlungsart? 1.5 So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus
10
2 Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung 2.1 Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein 2.2 Fast keine Abgrenzungen am Jahresende, keine Forderungen und Verbindlichkeiten 2.3 Behandlung von Anlagevermögen 2.4 Einkauf von Waren und Vorräten gilt sofort als Betriebsausgabe 2.5 Behandlung von Anzahlungen 2.6 Umsatzsteuer und Vorsteuerzahlungen beeinflussen den Gewinn 2.7 Warenentnahmen, Kfz und TelefonNutzung Unternehmer 2.8 Sachbezüge Arbeitnehmer 2.9 Gewinnsteuerungsmöglichkeiten 2.10 Aufzeichnungs und Aufbewahrungspflichten
26 26
3 EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer Umsatzsteuerpflicht: Ja oder Nein? 3.1 3.2 Freiberufler und Gewerbebetriebe stellen Umsatzsteuer in Rechnung 3.3 Besteuerung von Kleinunternehmern 3.4 Geschäfte mit dem Ausland
45 45
12 14 15 16 19
30 31 35 36 37 39 39 41 42
50 51 52
Inhaltsverzeichnis
3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10
Bauleistungen und Umsatzsteuer Einwandfreie Rechnungen Rechnungskorrekturen Abrechnung mit dem Finanzamt Soll oder Istbesteuerung? Pauschale Vorsteuer für bestimmte Berufsgruppen
4 Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm? 4.1 Belege erfassen ohne Buchführungsprogramm 4.2 Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme 4.3 Die Technik der Buchführung
58 61 69 74 79 83 85 85 88 96
5 Betriebseinnahmen richtig erfassen 5.1 Einnahmen von AZ 5.2 Erlöse Gutschriften 5.3 Verkauf Anlagevermögen 5.4 Privatnutzung Kfz 5.5 Private Warenentnahme 5.6 Privatnutzung Telefon 5.7 Vereinnahmte Umsatzsteuer 5.8 Steuererstattungen 5.9 Sonstige Betriebseinnahmen 5.10 Betriebseinnahmen abgrenzen
98 99 100 106 109 128 134 136 139 143 146
6 Betriebsausgaben richtig erfassen 6.1 Ausgaben von AZ 6.2 Betriebsausgabenpauschalen 6.3 Waren/Materialeinkauf – Gutschriften 6.4 Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung 6.5 Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen 6.6 Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen 6.7 Begrenzte Betriebsausgaben 6.8 Gezahlte Vorsteuer 6.9 Sonstige Betriebsausgaben 6.10 Betriebsausgaben abgrenzen
148 149 150 151 156 165 172 176 188 193 197
5
Inhaltsverzeichnis
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7 Arbeiten mit Lexware büro easy 7.1 Einstieg Lexware büro easy 7.2 Betriebseinnahmen in Lexware büro easy erfassen 7.3 Betriebsausgaben in Lexware büro easy erfassen
199 199 212 217
8 Arbeiten mit Lexware buchhalter 8.1 Einstieg Lexware buchhalter 8.2 Betriebseinnahmen in Lexware buchhalter erfassen 8.3 Betriebsausgaben im Lexware buchhalter erfassen
222 222 236 241
9 Arbeiten mit DATEV Rechnungswesen compact 9.1 Einstieg – DATEV Rechnungswesen compact 9.2 Betriebseinnahmen in DATEV erfassen 9.3 Betriebsausgaben in DATEV erfassen
246 246 257 263
Stichwortverzeichnis
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Einleitung Wenn Sie Ihren Wohnsitz in Deutschland haben bzw. sich über ein halbes Jahr hier aufgehalten haben, um Geld zu verdienen, dann müssen Sie eine Einkommensteuererklärung abgeben. Darin geben Sie alles an, was Sie in der Zeit von Januar bis Dezember verdient haben. Das Einkommensteuergesetz hat alles, was man verdienen kann, in sieben Gruppen unterteilt. Man spricht hier von den sieben Einkunftsarten: 1. Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft (Selbstständige) 2. Gewinn aus Gewerbebetrieb (Selbstständige) 3. Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit (Selbstständige) Tipp: Gewinn ist gleich Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben. Um diese Gewinne geht es in diesem Buch.
1. 2. 3. 4.
Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit (Arbeitnehmer) Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (Vermieter) Einkünfte aus Kapitalvermögen (Ihr Geld verdient Geld) Sonstige Einkünfte (Renten, Handel mit privaten Aktien und Immobilien)
Tipp: Einkunft ist ein anderes Wort für Gewinn. Dieser ist gleich Einnahmen abzüglich Werbungskosten (eine kleine Auswahl von abzugsfähigen Ausgaben).
Ist das Jahr zu Ende, müssen Sie prüfen, wie viele Verdienstquellen Sie hatten. Waren Sie zum Beispiel in Teilzeit angestellt, haben eine Wohnung vermietet, etwas Geld angelegt und üben eine freiberufliche Tätigkeit aus, müssen Sie nach bestimmten Regeln für jede Einkunftsart den Gewinn oder Verlust ermitteln.
7
Einleitung
Summe der Gewinne aus allen Verdienstquellen
ein Teil der privaten Versicherungen (Sonderausgaben)
ggf. außergewöhnliche Belastungen (Krankheit, Behinderung)
=
zu versteuerndes Einkommen Einkommensteuer laut einheitlicher Tabelle
+39.000,00 3.500,00 0,00 35.500,00 8.400,00
Vorauszahlungen
?
=
Nachzahlung
?
Laut der Steuertabelle für Ledige (Verdienst von einer Person) müssen Sie ca. 8.400 € Einkommensteuer bezahlen. Eheleute erfahren aus der Splittingtabelle (Verdienst von zwei Personen), wie viel Steuern sie für ihr gemeinsames zu versteuerndes Einkommen zahlen müssen. Haben sie genug vorausgezahlt? Dies ist vergleichbar mit einer Abrechnung der Stadtwerke: Am Jahresende wird der Verbrauch festgestellt und je nachdem, wie viel Sie vorausgezahlt haben, müssen Sie nachzahlen oder erhalten Geld zurück. Die Einkommensteuer-Vorauszahlungen bestehen aus mehreren Steuerarten: Einkommensteuer laut einheitlicher Tabelle
8.400,00
EinkommensteuerVorauszahlungen zahlen Selbstständige
6.000,00
Lohnsteuer für Lohn und Gehalt Körperschaftssteuer, Kapitalertragssteuer, Zinsabschlagsteuer für Zinsen aus Geldanlagen
1.000,00
=
600,00 800,00
Viele Worte für ein und dasselbe, nämlich die Vorauszahlung der Einkommensteuer. Wenn Sie zum Beispiel die falsche Steuerklasse gewählt oder vergessen haben, die Freistellungsbescheinigung abzugeben, dann haben Sie einfach nur zu viel oder zu wenig vorausgezahlt. Am Jahresende erfolgt die Abrechnung und alles wird ausgeglichen. In diesem Buch dreht sich alles um die Ermittlung Ihres Gewinns oder Verlusts aus den ersten drei Verdienstquellen, die der Selbstständigen. Dieses Ergebnis benötigen Sie für Ihre Einkommensteuererklärung. Gleich am Anfang erfahren Sie, welche Gewinnermittlungsarten es gibt und welche Vorteile die Einnahme-Überschussrechnung gegenüber den anderen hat. Dann lernen Sie Grundregeln kennen,
8
Einleitung
wie zum Beispiel: Was sind Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben? Zu welchem Zeitpunkt müssen Sie diese erfassen? Wenn Ihr Unternehmen außerdem mit Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer zu tun hat, erfahren Sie, was diesbezüglich zu beachten ist. In der Praxis begegnen Ihnen viele Belege. Wie Sie diese Belege behandeln und wie Sie damit zu einer rechtssicheren EinnahmeÜberschussrechnung und, falls notwendig, auch zu einer Umsatzsteuer-Erklärung gelangen, wird anhand vieler Beispiele erläutert. Bei der Erfassung Ihrer Belege haben Sie die Wahl zwischen der „per-Hand-Methode“ und drei verschiedenen Buchführungsprogrammen. Das Buch zeigt viele Formen von Betriebseinnahmen und -ausgaben. Wenn Sie die Grundregeln der ersten drei Kapitel kennen, brauchen Sie danach nur die Kapitel auszuwählen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Aktualisierung Aktualisierungsservice – www.iristhomsen.de im Internet Ich habe für meine Leserinnen und Leser eine Internetseite eingerichtet. Änderungen bzw. Neuerungen zu Themen, die in diesem Buch beschrie ben sind, finden Sie unter www.iristhomsen.de. Gerne können Sie auch per eMail Fragen stellen oder Feedback geben. Hinweis zu den Fibukonten für 2007: Durch die Mehrwertsteuererhöhung von 16 % auf 19 %, werden die Standardkonten für Wareneinkauf und Erlöse, die bis 31.12.2006 für 16 % USt gelten, ab dem 1.01.2007 für 19 % USt verwendet. Zusätzlich wird es neue Konten geben, um auch im Jahr 2007 Kosten und Umsätze mit 16 % USt zu erfassen.
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1
Einstieg in die Einnahme Überschussrechnung
Frage:
Üben Sie eine freiberufliche Tätigkeit aus? oder
Führen Sie einen Gewerbebetrieb, der nicht im Handelsregister eingetragen ist (ggf. Ich-AG) oder einen Verein, dessen Umsatz unter 500.000 € (350.000€ bis 2006) oder dessen Gewinn unter 30.000 € liegt? oder
Führen Sie einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb und liegt der Wirtschaftswert von selbst bewirtschafteten Flächen unter 25.000 € oder liegt Ihr Gewinn unter 30.000 €? Antwort:
Dann halten Sie das richtige Buch in der Hand! Sie dürfen die Einnahme-Überschussrechnung anwenden, d. h. Sie können auf die doppelte Buchführung verzichten. Die EinnahmeÜberschussrechnung ist eine von zwei Gewinnermittlungsarten für Unternehmen, die das Einkommensteuergesetz vorschreibt. Sie ist die unternehmerfreundlichste Gewinnermittlungsart.
Sie haben weniger Arbeit.
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Sie versteuern nur realisierte Gewinne.
Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung
1
Die zweite Gewinnermittlungsart, die „Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung“ für alle Kapitalgesellschaften, größere Gewerbebetriebe, größere Vereine und größere land- und forstwirtschaftliche Betriebe, erfordert wesentlich mehr Arbeitsaufwand. Hier müssen Sie die doppelte Buchführung anwenden. Für kleine und kleinste land- und forstwirtschaftliche Betriebe bietet das Einkommensteuergesetz eine dritte Variante an, die „Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen“. Hier wird Ihr Gewinn anhand Ihrer Bodenwerte, Pachtzinsen und Vieheinheiten ermittelt. Für die Einnahme-Überschussrechnung und die Bilanz mit Gewinnund Verlustrechnung gilt gleichermaßen: Einnahmen – Ausgaben = Gewinn oder Verlust Allerdings werden hier ausschließlich Ihr land- und forstwirtschaftlicher Betrieb oder Ihr Verein oder Ihr Unternehmen betrachtet.
+
-
=
Es zählen nur Einnahmen, die Ihr Unternehmen erwirtschaftet (Betriebseinnahmen) …
… und nur Ausgaben, die anfallen, um Einnahmen zu erzielen (Betriebs ausgaben). Betriebsausgaben müssen angemessen sein, dann werden Sie vom Finanzamt akzeptiert.
Ihr Unternehmerlohn gehört nicht zu den Betriebsausgaben. Ihr Arbeitslohn ist der Gewinn Ihres Unternehmens.
Für den Gewinn müssen Sie, abhängig von seiner Höhe, Einkommensteuer oder Körperschaftssteuer (Einkommensteuer für juristische Personen) und ggf. Gewerbesteuer zahlen. Dieses Kapitel zeigt Ihnen die Vorteile, die Ihnen die EinnahmeÜberschussrechnung gegenüber der Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung bietet. Sie lernen die Darstellungsform kennen und erfahren, in welchem Fall Sie zu einer anderen Gewinnermittlungsart wechseln können oder müssen.
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1
Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung
1.1 Gewinn wird erst versteuert, wenn er tatsächlich geflossen ist
•
• • •
•
• •
Vorteile der EinnahmeÜberschuss rechnung gegenüber der Bilanz
Der Gewinn ergibt sich aus tatsächlich geflossenen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben, egal in welches Jahr sie wirtschaftlich gehören. Dadurch zahlen Sie nur Steuern, wenn Sie Ihre Gewinne realisiert haben. Das sorgt für höhere Liquidität. Einfache Gewinnsteuerung durch Verlagerung von Einnahmen und Ausgaben ins Abschlussjahr oder ins Folgejahr. Der Arbeitsaufwand für eine Einnahme-Überschussrechnung ist wesentlich geringer. Das spart Zeit und Geld, das gilt auch für die Steuerberaterrechnung. Im Gegensatz zur Bilanz müssen Sie hier keine Aufzeichnungen führen über Vermögen, Schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens. Die Inventur, die Bewertung von Vermögen und Schulden am Jahresende, entfällt. Sie müssen lediglich über Ihr Anlagevermögen eine Abschreibungsliste führen.
Dagegen müssen Sie im Rahmen der Bilanzierung jede Veränderung in den Werten des Unternehmens aufzeichnen. In der Gewinn- und Verlustrechnung erfassen Sie eingenommene und zu erwartende Umsätze, bezahlte und zu erwartende Ausgaben, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. In der Bilanz erfassen Sie Geldeingänge und -ausgänge, Zu- und Abgang von Anlagevermögen, Vorräten, Forderungen, Verbindlichkeiten u. v. m. Das folgende Beispiel zeigt Ihnen den Unterschied: Beispiel: Rechnung KfzVersicherung noch offen Kauf Büromaterial bar Umsatz bar Umsatz in Rechnung gestellt
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1.000,00 € 600,00 € 4.000,00 € 2.000,00 €
Vorteile der EinnahmeÜberschussrechnung gegenüber der Bilanz
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Diese vier Geschäftsvorfälle werden nun im Rahmen der Einnahme Überschussrechnung und im Vergleich dazu im Rahmen der Bilanz mit Gewinn und Verlustrechnung erfasst, allerdings ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer. EinnahmeÜberschussrechnung Betriebseinnahmen Erlöse (tatsächlich eingenommen)
4.000,00 €
Betriebsausgaben Büromaterial (tatsächlich gezahlt)
600,00 €
Gewinn:
3.400,00 € Bilanz
Vermögen (Aktiva) Kasse
Kapital (Passiva) Gewinn
Abgang
600,00 €
+Zugang
+4000,00 €
Forderungen
+Zugang
+4.400,00 €
Verbindlichkeiten
+Zugang
+2000,00 €
+Zugang
+1.000,00 €
Summe
5.400,00 €
Summe
5.400,00 €
Gewinn und Verlustrechnung Aufwendungen Erlöse KfzVersicherung Bürobedarf Gewinn
1.000,00 €
Erlöse
6.000.00 €
600,00 € 4.400.00 €
Sie sehen: Die Einnahme-Überschussrechnung erfordert weniger Arbeitsaufwand. Gewinn wird erst versteuert, wenn er tatsächlich geflossen ist. Das heißt aber nicht, dass Sie im Rahmen der Bilanzierung mehr Gewinn versteuern. Gleichgültig welche Gewinnermittlungsart Sie anwenden, Sie werden über alle Jahre des Firmenbestehens den gleichen Gewinn versteuern. Die Gewinnermittlungsarten unterscheiden sich nur im Zeitpunkt der Versteuerung.
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1
Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung
Während bilanzierende Unternehmen den Umsatz bereits versteuern, wenn der Auftrag abgeschlossen wurde, müssen EinnahmeÜberschussrechner den Umsatz erst versteuern, wenn sie das Geld erhalten haben. Zahlt ein Kunde nachweislich nicht, wird bei bilanzierenden Unternehmen im Jahr des Forderungsausfalls der Gewinn um diese Rechnung reduziert, sodass über mehrere Jahre gesehen beide das Gleiche versteuern.
1.2 Keine Buchfüh rungspflicht
Wer darf die Einnahme Überschussrechnung anwenden?
Die Einnahme-Überschussrechnung darf von allen Unternehmen und Vereinen angewendet werden, die nach § 141 AO nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind: • Alle Freiberufler, unabhängig von Umsatz und Gewinn • Gewerbliche Unternehmen und Ich-AGs, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren jährlicher Umsatz oder Gewinn unter den folgenden Grenzen liegt: − Umsatz unter 500.000 € (350.000 € bis 2006) − Gewinn unter 30.000 € • Vereine, deren jährlicher Umsatz oder Gewinn unter den o. g. Grenzen liegt • Land- und forstwirtschaftliche Betriebe, deren Wirtschaftswert von selbst bewirtschafteten Flächen unter 25.000 € liegt oder deren jährlicher Gewinn unter 30.000 € liegt Achtung: Land und forstwirtschaftliche Betriebe können nur auf Antrag die EinnahmeÜberschussrechnung anwenden, ansonsten erwartet das Finanzamt die Gewinnermittlung nach „Durchschnittssätzen EStG § 13a“. Die Antragstellung muss zwölf Monate nach Ablauf des entspre chenden Abschlussjahres schriftlich erfolgen. Möchten Sie Ihren Gewinn für das Jahr 2007 im Rahmen der Einnahme Überschussrechnung ermitteln, müssen Sie den Antrag bis zum 31.12.2008 gestellt haben.
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Was gilt für die freiberufliche Tätigkeit?
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Kapitalgesellschaften, wie GmbH, AG, sind immer im Handelsregister eingetragen und buchführungspflichtig. Daher dürfen diese die Einnahme-Überschussrechnung nie anwenden. Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben und damit rechnen, relativ bald die Umsatz- oder Gewinngrenze zu überschreiten, können Sie trotzdem mit der Einnahme-Überschussrechnung beginnen und warten, bis das Finanzamt Sie auffordert, zu Beginn des nächsten Jahres zur Bilanz zu wechseln. Achtung: Fallen in Ihrem Unternehmen viele Rechnungen und Belege an, kann der Wechsel von der EinnahmeÜberschussrechnung zur Bilanz sehr ar beitsaufwändig werden. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob es vielleicht doch günstiger ist, sofort mit der Bilanz zu beginnen.
1.3
Was gilt für die freiberufliche Tätigkeit?
Freiberufler können ihren Gewinn immer durch EinnahmeÜberschussrechnung ermitteln, unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder ihres Gewinns. Sie sind grundsätzlich nicht zur Buchführung verpflichtet. Im Gegensatz zu Gewerbebetrieben zahlen Freiberufler für Ihren Gewinn nur Einkommensteuer. Sie sind von der Gewerbesteuer befreit. Zur freiberuflichen Tätigkeit zählen alle selbstständig ausgeübten Tätigkeiten im wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden und erzieherischen Bereich. Dazu gehören z. B. Ärzte, Hebammen, Krankengymnasten, Architekten, Ingenieure, beratende Betriebs- oder Volkswirte, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Dolmetscher, Journalisten, Fotografen, Musiker, Künstler, Designer für Einzelstücke, Sprachheilpädagogen, Softwareentwickler und einige mehr. Im Einkommensteuergesetz § 18 sind alle anerkannten freiberuflichen Tätigkeiten aufgelistet. Außerdem liegen inzwischen viele Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) vor. Wenn Sie Ihre Tätigkeit oder eine ähnliche nicht in dieser Liste finden, haben Sie die
Wer arbeitet freiberuflich?
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Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung
Möglichkeit, ein Sachverständigengutachten einzuholen. Erkundigen Sie sich bei Ihrer zuständigen Kammer oder Berufsorganisation. Achtung: Bei Freiberuflern steht die unmittelbare, persönliche und individuelle Arbeitskraft im Vordergrund. In der Regel ist hierfür eine besondere Ausbildung oder Begabung erforderlich. Freiberufler dürfen fachlich vorgebildete Mitarbeiter einstellen, müssen aber jeden einzelnen Auf trag leitend und eigenverantwortlich durchführen. Ist das nicht der Fall, kann das Finanzamt einen Gewerbebetrieb vermuten.
Gewerbebetriebe müssen Gewerbesteuer zahlen und, wenn sie größer werden, zur doppelten Buchführung übergehen. Gewerbliche Tätigkeit
Beispiele für gewerbliche Tätigkeit: Apotheken, Optiker, Zahntechniker, Kosmetiker, Friseure, Versicherungs) vermittler, Makler, Marketingfirmen, Gebrauchsgrafiker und )designer, Fotografen, Softwarevertrieb und einige mehr.
1.4
Welche Gründe sprechen für den Wechsel der Gewinnermittlungsart?
Wann können Sie zur Bilanzierung übergehen? Jederzeit! Sie sind nicht dazu verpflichtet, Ihren Gewinn im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung zu ermitteln. Jeder Selbstständige kann von Anfang an freiwillig Bücher führen oder zu Beginn eines jeden Jahres zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung wechseln. Wenn Sie freiwillig die doppelte Buchführung anwenden, verlieren Sie dadurch nicht Ihren freiberuflichen Status. Sie ermitteln Ihren Gewinn lediglich auf eine andere Weise.
Möglich Vorteile der Bilanz mit Gewinn und Verlustrechnung In der Bilanz wird das gesamte Vermögen eines Unternehmens dargestellt und sie gibt Auskunft darüber, wodurch das Vermögen finanziert wurde: aus eigenen oder fremden Mitteln. In der Gewinn-
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Welche Gründe sprechen für den Wechsel der Gewinnermittlungsart?
1
und Verlustrechnung werden die Ausgaben den Einnahmen gegenübergestellt, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Die doppelte Buchführung ist zwar mit mehr Arbeitsaufwand verbunden, dafür ist sie wesentlich übersichtlicher und aussagekräftiger. Beispiel: Angenommen Sie haben im ersten Halbjahr 50 Computer gekauft und nur 30 weiterverkauft. Im Rahmen der doppelten Buchführung wird der Verkaufserlös von 30 Computern dem Einkaufspreis von 30 Computern gegenübergestellt sowie allen Verwaltungskosten, die im ersten Halb jahr angefallen sind, ob bezahlt oder nicht. Sie sehen hier den Gewinn bezogen auf den Verkauf von 30 Computern. Die anderen 20 Computer stehen in Ihrer Bilanz unter Vorratsvermögen. In der Einnahme Überschussrechnung würde in diesem Fall der Verkaufserlös der 30 Computer dem Einkaufspreis von 50 Computern gegenüberstellt sowie allen Verwaltungskosten, die Sie im ersten Halbjahr gezahlt haben. Die ses Ergebnis ist für die Beurteilung Ihres Unternehmens nicht ausrei chend.
Es gibt Unternehmen und Vereine, die ihren Gewinn nicht nur für das Finanzamt ermitteln. Sie müssen ihre Zahlen auch Banken oder Investoren vorlegen. Vereine, die im Rahmen von Förderprogrammen Zuschüsse erhalten, müssen ebenfalls ihre Zahlen regelmäßig mitteilen. Oft wird zusätzlich zur Einnahme-Überschussrechnung eine Vermögensaufstellung gefordert sowie eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, die außerdem in den gefragten Zeitraum gehören und noch nicht geflossen sind. Dies entspricht eigentlich dem, was die Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung bietet. Je nachdem, wie oft Sie diese Zahlen parat haben müssen, könnte es sinnvoller sein zur doppelten Buchführung zu wechseln, so können Sie in einem Arbeitsgang mehreren Anforderungen gerecht werden. Ein weiterer Grund für den Wechsel zur Bilanzierung liegt in den umfangreichen Gewinnsteuerungsmöglichkeiten. Hatten Sie in einem Jahr einen extrem hohen Gewinn, könnten Sie diesen Gewinn unter Umständen durch gewisse Bewertungsmethoden auf mehrere Jahre verteilen.
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Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung
Tipp: Die Bilanz erfordert mehr Arbeitsaufwand und das wirkt sich auch in Ihrer Steuerberaterrechnung aus. Dasselbe gilt für die Übergangs rechnungen im Jahr des Wechsels. Denken Sie daran, bevor Sie zur Bilanz wechseln.
Wann müssen Sie zur Bilanzierung übergehen? Wechsel der Gewinn ermittlungsart
Sie müssen grundsätzlich erst zur doppelten Buchführung wechseln, wenn das Finanzamt Sie dazu auffordert. In der Regel wird das Finanzamt Sie im laufenden Jahr auffordern, zu Beginn des folgenden Wirtschaftsjahres eine Bilanz aufzustellen. Sie sind nicht verpflichtet, von sich aus die Gewinnermittlungsart zu wechseln. Beispiel: Sie überschreiten die Umsatz oder Gewinngrenzen im Jahr 2006. Fest stellung durch das Finanzamt im Jahr 2007. Doppelte Buchführung ab 01.01.2008.
Grenzen über schritten
Umwandlung Gewerbebetrieb
Betriebsaufgabe
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Ob Ihr Unternehmen die Umsatz- oder Gewinngrenze überschritten hat, kann das Finanzamt in der Regel erst im Rahmen Ihrer Steuererklärung feststellen. Wenn Sie Ihre Steuererklärung nun sehr spät einreichen, können Sie Ihren Gewinn länger durch die EinnahmeÜberschussrechnung ermitteln, als Sie „eigentlich“ dürften. Sie müssen ebenfalls zu Beginn des folgenden Wirtschaftsjahres eine Bilanz aufstellen, wenn Ihre freiberufliche Tätigkeit nach einer Betriebsprüfung oder einem Gerichtsverfahren in eine gewerbliche Tätigkeit umgewandelt wird und Ihr Unternehmen gleichzeitig die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreitet. Im Fall einer Betriebsaufgabe oder der Veräußerung werden Sie zwangsläufig buchführungspflichtig, d. h. Sie erstellen bis zur Betriebsaufgabe die Einnahme-Überschussrechnung und ermitteln anschließend den Aufgabegewinn. Dieser umfasst alle offenen Rechnungen sowie die zu erwartenden Kosten. Hier wird auf einen Stichtag der Gewinn vorsichtig bewertet.
So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus
1
Achtung: Wenn Sie dem Finanzamt im ersten Jahr eine Eröffnungsbilanz einrei chen bzw. eine doppelte Buchführung einrichten, müssen Sie – zumin dest im ersten Jahr – bilanzieren.
Beim Wechsel der Gewinnermittlungsart ist im Jahr des Wechsels eine Ermittlung des Übergangsgewinns bzw. -verlusts erforderlich (R4.6 Einkommensteuerrichtlinien).
1.5
Übergangs gewinn
So sieht die Einnahme Überschussrechnung aus
EinnahmeÜberschussrechnung ohne Formular Bis 2004 genügte für alle, die ihren Gewinn im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung ermitteln, eine relativ formfreie Aufstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Ab 2005 gilt diese Variante nur noch für Kleinstbetriebe und kleine Vereine. Folgende Positionen sollten Sie in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung gesondert erfassen, soweit diese in Ihrem Fall vorkommen. Alle anderen lassen Sie einfach weg. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen Einnahmen umsatzsteuerfrei
+
Einnahmen umsatzsteuerpflichtig netto
+
Erlöse aus Verkauf Anlagevermögen
+
Privatnutzung Kfz netto
+
Privatentnahme Waren netto
+
Privatnutzung Telefon netto
+
vereinnahmte Umsatzsteuer
+
UmsatzsteuerErstattung
+
Steuererstattungen
+
Auflösung Ansparrücklage, Gewinnzuschlag
+
Summe
=
+
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1
Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung
Betriebsausgaben Ausgaben netto
"
Abschreibung Anlagevermögen
"
Anlagenabgang (Restbuchwert)
"
Abschreibung GWG, Sonderabschreibung
"
Kfz"Kosten netto
"
Geschenke netto
"
Bewirtungskosten netto
"
Reisekosten
"
Telefon netto
"
Zinsen
"
Ansparrücklage bilden
"
gezahlte Vorsteuer
"
Umsatzsteuer"Zahlung
"
Steuerzahlung
"
Summe
=
Gewinn oder Verlust
"
+/"
EinnahmeÜberschussrechnung auf dem Formular „Anlage EÜR“ Gewinn" ermittlung nach amtlichem Formular
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Seit 2005 müssen Einnahme-Überschussrechner den Gewinn auf einem speziellen Formular ermitteln, in dem die Betriebseinnahmen und -ausgaben in entsprechende Felder eingetragen werden. Ähnlich wie bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (Anlage V) oder Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit (Anlage N), müssen Sie diese „Gewinnermittlung nach folgendem amtlich vorgeschriebenen Vordruck" (Anlage EÜR) Ihrer Steuererklärung beifügen. Von der Abgabe dieses Formulars befreit sind Kleinstunternehmen, deren Einnahmen unter 17.500 € liegen, sowie steuerbegünstigte Vereine, deren Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb 30.678 € inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigen.
So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus
1 Anlage EÜR
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Erstellt von Haufe Mediengruppe, Hindenburgstraße 64, 79102 Freiburg
1
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Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung
So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus
1
Erstellt von Haufe Mediengruppe, Hindenburgstraße 64, 79102 Freiburg
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1
Einstieg in die EinnahmeÜberschussrechnung
Das Formular „Anlage EÜR“ finden Sie auch auf der CD-ROM. Da sich die Zeilen im Formular in jedem Jahr ändern, werden in diesem Buch die Feldnummern genannt, in die Sie die Zahlen eintragen können. Leider gibt es drei Feldnummern, die doppelt vergeben wurden. Zu diesen Feldern erhalten Sie zusätzlich den Hinweis, ob zum Beispiel das Feld 140 in den Betriebseinnahmen oder das Feld 140 in den Betriebausgaben gemeint ist. Achtung: Wer eine ordentliche formlose EinnahmeÜberschussrechnung beim Finanzamt einreicht und auf die Abgabe des Formulars verzichtet, kann Glück haben. Laut einer Verfügung des OFD Münster vom 7.04.2006 wird das Finanzamt das Formular zwar immer anfordern, aber nicht immer durchsetzen. In jedem Fall dann, wenn die Gewinnermittlung nicht ordnungsgemäß ist, wird das Finanzamt auf die Abgabe bestehen und ggf. Zwangsgeld festsetzen.
Besonderheit: EinnahmeÜberschussrechnung bei gemeinnützigen Vereinen Gemeinnützige Vereine genießen Steuervorteile. Sie werden erst körperschaftssteuer- und gewerbesteuerpflichtig, wenn Sie Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erzielen und diese über 30.678 € inkl. Umsatzsteuer liegen. Was heißt das genau? Ein steuerbegünstigter Verein besteht aus folgenden Bereichen, und für jeden Bereich muss der Gewinn getrennt dargestellt werden. D. h. Sie stellen die Einnahmen den entsprechenden Ausgaben gegenüber und erhalten so mehrere Ergebnisse. • Ideeller Bereich: Mitgliedsbeiträge, Spenden, staatliche Zuschüsse. • Bereich Vermögensverwaltung: Zinserträge, Miet- und Pachteinnahmen. • Bereich Zweckbetrieb: kulturelle Veranstaltungen, genehmigte Lotterien, Vermietung von Sportstätten an Mitglieder, Behindertenwerkstätten, Volkshochschulen, sportliche Veranstaltungen, soweit die Einnahmen inkl. Umsatzsteuer unter 30.678 € liegen.
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So sieht die EinnahmeÜberschussrechnung aus
•
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Der Verkauf von Speisen und Getränken sowie Werbeeinnahmen stellen immer einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb dar. Bereich wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Verkauf von Speisen und Getränken, Werbeeinnahmen, gesellige Veranstaltungen, sportliche Veranstaltung mit Einnahmen inkl. Umsatzsteuer über 30.678 €.
Gewinne des ideellen Bereichs, der Vermögensverwaltung und des Zweckbetriebs sind bei einem gemeinnützigen Verein ertragssteuerfrei. Für diese Bereiche können Sie die Ergebnisse formfrei, also ohne Formular, ermitteln. Das Gleiche gilt für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, soweit die Einnahmen unter der o. g. Freigrenze liegen. Liegen Sie Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes über der Freigrenze, muss der Verein den Gewinn auf dem neuen Formular ermitteln. Tipp: Buchführungsprogramme unterstützen das Formular „Anlage EÜR“. Sind Ihre Belege erfasst, bieten Ihnen die Programme beide Varianten der Einnahme&Überschussrechnung. D. h. Sie können zum Beispiel für die Bank die klassische Variante und für das Finanzamt das Formular drucken.
Über die einzelnen Positionen der formfreien Einnahme-Überchussrechnung und die Zeilen bzw. Felder des Formulars erfahren Sie in den folgenden Kapiteln mehr. Kapitel 5: „Betriebseinnahmen richtig erfassen“ Kapitel 6: „Betriebsausgaben richtig erfassen“
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2
Grundregeln der Einnahme Überschussrechnung
In diesem Kapitel geht es um den Gewinn Ihres Unternehmens, für den Sie ggf. folgende Steuern zahlen: Freiberufler Land und forstwirtschaftliche Betriebe Gewerbebetriebe Vereine
Einkommensteuer Einkommensteuer Einkommensteuer und Gewerbesteuer Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer
Das Einkommensteuergesetz § 4 Abs. 3 schreibt die Gewinnermittlung vor (auch 4-3-Rechnung genannt). Ob Sie sich darüber hinaus auch mit der Umsatzsteuer befassen müssen, erfahren Sie im nächsten Kapitel.
2.1
Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein
Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfassen Sie in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erst, wenn die Zahlungen tatsächlich geflossen sind. Beispiel: Sie bezahlen eine Reparaturrechnung vom 20.11.2006 erst im Februar 2007. Ermitteln Sie nun Ihren Gewinn für das Jahr 2006, wird diese Be* triebsausgabe nicht erfasst. Diese Rechnung mindert Ihren Gewinn erst im Jahr 2007.
Was bedeutet das für Sie in der Praxis? Um die Einnahme-Überschussrechnung zu erstellen, brauchen Sie alle Belege, die Sie im Abschlussjahr bezahlt bzw. die Sie erhalten haben.
26
Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein
Trennen Sie Barbelege von Bankbelegen, d. h. von Rechnungen, die Ihre Kunden überwiesen oder Rechnungen, die Sie überwiesen oder per Scheck gezahlt haben. Bei Ihren Barbelegen ist der Zahlungszeitpunkt eindeutig: Sie müssen alle Belege mit dem Datum des Abschlussjahres erfassen. Ihre Bankbelege erfassen Sie nur, soweit Sie auch im Abschlussjahr geflossen sind, unabhängig vom Rechnungsdatum. Sie müssen jede Rechnung prüfen, ob die Zahlung erfolgte oder nicht. Dazu benötigen Sie Ihre Kontoauszüge, Überweisungsträger sowie Ihr Scheckausgangsbuch.
2 Trennung von Bar* und Bank* belegen
Zahlungszeitpunkt ist abhängig von der Zahlungsart Finden Sie die Zahlungsausgänge sowie die Zahlungseingänge auf Ihren Kontoauszügen des Abschlussjahres, ist die Sache eindeutig. Aber wie sieht der Zu- und Abfluss am Jahresende aus? Was ist mit der Überweisung, die Sie im Abschlussjahr angewiesen haben und nicht auf Ihrem Kontoauszug erscheint? Was ist mit dem Scheck, den Sie am 30.12. von Ihrem Kunden erhalten haben? Wann gilt das Geld als zu- oder abgeflossen? Zahlungsart
Zahlungszeitpunkt
Arzthonorar
Kassenärztliche Vereinigung: Zufluss bei Gutschrift auf dem Bankkonto des Arztes Achtung: Die Praxisgebühr ist eine Barein* nahme.
Zu* und Abfluss
Privatärztliche Vereinigung: Zufluss bei Gutschrift auf dem Bankkonto der Verrechnungsstelle Kreditkarte, ECKarte
Abfluss bei Unterschrift des Zahlungsbelegs Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Bankkonto
Lastschrift
Abfluss bei Abbuchung von Ihrem Bankkonto Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Bankkonto
Provisionen von Versicherungs unternehmen und Bausparkassen
Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Kautions* oder Rücklagenkonto
Scheck
Abfluss grundsätzlich mit Ausgabe des Schecks; bei Übergabe an die Post gilt das Datum laut Postausgangsbuch
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2
Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung
Zahlungsart
Zahlungszeitpunkt
Scheck
Zufluss grundsätzlich bei Entgegennahme des Schecks (wenn die bezogene Bank den Scheck sofort auszahlen oder gutschreiben würde)
Überweisung
Abfluss bei Hingabe des Überweisungsbelegs an die Bank Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Bankkonto
Umbuchungen des Finanzamts (Verrechnung von Nachzahlung und Erstattung)
Datum laut Umbuchungsmitteilung
Zinsen
Zufluss/Abfluss grundsätzlich in dem Jahr, in das sie wirtschaftlich gehören
Tipp: Schreiben Sie bereits bei der Zahlung auf die Rechnung, wann Sie die Überweisung ausgeführt oder den Scheck ausgestellt haben. Umgekehrt schreiben Sie auf die Kundenrechnungen, wann Sie den Scheck erhalten haben oder das Geld auf Ihrem Konto gutgeschrieben wurde. Das er spart Ihnen am Jahresende die aufwändige Prüfung. Wenn Sie mit einem Buchführungsprogramm arbeiten bzw. Ihre Belege für den Steuerberater vorbereiten, wäre es optimal, jeweils die entspre chenden Rechnungen und Belege hinter den entsprechenden Kontoaus zug zu heften. Offene Rechnungen am Jahresende
Alle Rechnungen, die im Abschlussjahr noch offen sind, unabhängig vom Rechnungsdatum, heften Sie einfach in den Ordner für das nächste Jahr. Wie Sie Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben in der EinnahmeÜberschussrechnung bzw. im Formular erfassen, wird in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben. Achten Sie immer auf den Zahlungszeitpunkt. Kapitel 5 „Betriebseinnahmen richtig erfassen“ Kapitel 6 „Betriebsausgaben richtig erfassen“
Ausnahme: regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die 10 Tage vor und 10 Tage nach dem 31.12. geflossen sind, müssen Sie in dem Jahr erfassen, in das sie wirtschaftlich gehören.
28
Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein
2
Dazu gehören: • Einnahmen wie Miete, Pacht und Arzthonorar von kassenärztlichen Vereinigungen • Ausgaben wie Miete, Nebenkosten, Renten, Löhne und Gehälter Dazu gehören nicht: • Umsätze aus Warenverkäufen und Dienstleistungen • Wareneinkäufe • Umsatzsteuer-Vorauszahlungen Um dies zu überprüfen, benötigen Sie nicht nur die Kontoauszüge für das Abschlussjahr, sondern auch die vom 22.12. bis 31.12. des Vorjahres sowie die vom 01.01. bis 11.01. des Folgejahres. Sehen Sie sich die einzelnen Positionen dieser Kontoauszüge an. Entdecken Sie hier Zinsen oder Mieten, die eigentlich in das Abschlussjahr gehören, müssen Sie diese auch im Abschlussjahr erfassen, obwohl sie früher oder später gezahlt wurden. Umgekehrt müssen Sie Zahlungen, die nicht in das Abschlussjahr gehören, rausnehmen. Beispiel: ZehnTageFrist Die Miete für Januar 2007 wird am 30.12.2006 abgebucht. Hier handelt es sich um eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe und die Zahlung lag in der Zeit vom 22.12.06 und 11.01.07. In diesem Fall gehört die Miete in das Jahr 2007. Sie erhalten die Pacht für Dezember erst am 05.01.2007. Der Zahlungs eingang erfolgte innerhalb der ZehnTageFrist, also gehört die Pacht einnahme in das Jahr 2006. Wird die Miete für Januar 2007 bereits am 28.12.2006 abgebucht, gehört diese Betriebsausgabe erst in das Jahr 2007. Sie überweisen den Lohn für Dezember erst am 15.01.2007. Die Zah lung lag außerhalb der ZehnTageFrist, daher gehört diese Ausgabe in das Jahr 2007.
Achten Sie darauf, dass Sie diese regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben nicht doppelt erfassen! Notieren Sie sich alle Positionen, die Sie abgegrenzt haben, d. h. Mieten, die auf dem Kontoauszug des Abschlussjahres stehen, aber ins Vorjahr gehören, oder Pacht, die erst im Folgejahr auf dem Kontoauszug steht, die Sie aber bereits im Abschlussjahr erfasst haben.
29
2
Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung
Tipp: Am Jahresende können Sie Ihren Gewinn beeinflussen, indem Sie offene Rechnungen noch im alten Jahr bezahlen oder erst im neuen Jahr. Gleichzeitig können Sie mit Ihren Kunden vereinbaren, dass sie Ihre Rechnungen noch im alten Jahr bzw. erst im neuen Jahr bezahlen. Natürlich nur, wenn es auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll ist und Ihre Liquidität dies zulässt.
Ausnahme der Ausnahme: Zinsen Regelmäßig wiederkehrende Zinsen werden immer in dem Jahr erfasst, in das sie wirtschaftlich gehören, unabhängig von der ZehnTage-Frist. Wie Sie diese regelmäßig wiederkehrenden Betriebseinnahmen und -ausgaben in der Einnahme-Überschussrechnung und im Formular erfassen, wird in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben: Kapitel 5.10 „Betriebseinnahmen abgrenzen“ Kapitel 6.10 „Betriebsausgaben abgrenzen“
2.2
Fast keine Abgrenzungen am Jahresende, keine Forderungen und Verbindlichkeiten
Einnahme-Überschussrechner müssen ausschließlich regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben nur in der kurzen Zeitspanne von 10 Tagen vor und nach dem 31.12. abgrenzen. D. h. sie müssen diese Zahlungen in dem Jahr erfassen, in das sie wirtschaftlich gehören. Dies gilt ebenfalls für Zinsen, egal wann sie gezahlt wurden. Die folgende Auflistung gibt Ihnen einen Überblick, was Bilanzierende grundsätzlich mit allen Einnahmen und Ausgaben tun müssen, unabhängig davon, wann diese gezahlt werden: • Alle Rechnungen, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören, müssen erfasst werden, auch alle offenen. Dasselbe gilt für Löhne, Lohnnebenkosten, Mieten, Forderungen, Verbindlichkeiten etc. • Alle Zahlungen, die geflossen sind und nicht in das Abschlussjahr gehören, müssen herausgenommen werden (aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten).
30
Behandlung von Anlagevermögen •
2
Gewisse Kosten, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören und wahrscheinlich anfallen, müssen vorsichtig geschätzt und im Abschlussjahr erfasst werden (Rückstellungen für Steuerberaterrechnung).
Wenn Sie die doppelte Buchführung kennen, sind Ihnen diese Abgrenzungen sicher schon etwas vertraut. Bei der Nutzung eines Buchführungsprogramms begegnen Ihnen die Abgrenzungskonten im Kontenplan. Diese aufwändige Mehrarbeit ist bei der Einnahme-Überschussrechnung nicht erforderlich.
2.3
Behandlung von Anlagevermögen
Bei der Anschaffung von Anlagegütern müssen Sie klären, zu welchem Anteil Sie es betrieblich bzw. privat nutzen. So wird entschieden, ob es sich ausschließlich um Privat- oder Betriebsvermögen handelt. Die Ausnahme bilden Grundstücke und Gebäude. Betriebliche Nutzung von beweglichem Anlagevermögen
unter 10 % ausschließlich Privatvermögen
10 – 50 % Wahlrecht: Privat oder Betriebsvermögen
über 50 % ausschließlich Betriebsvermögen
Vorteile und Nachteile von Betriebsvermögen Vorteil
Nachteil
Die Anschaffungskosten erhöhen Ihr Be triebsvermögen. Die jährliche Abschrei bung sowie alle laufenden Kosten für das Anlagegut sind Betriebsausgaben.
Im Falle eines Verkaufs ist der Verkaufs erlös in voller Höhe Betriebseinnahme.
Vorteile und Nachteile von Privatvermögen Vorteil
Nachteil
Im Falle eines Verkaufs ist der Verkaufserlös eine private Einnahme.
Sie können lediglich die anteiligen Kosten der betrieblichen Nutzung als Betriebsausgaben geltend machen.
31
2
Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung
Wahlrecht bei 10 % bis 50 % betrieblicher Nutzung Gewillkürtes Betriebs vermögen
Hier handelt es sich um gewillkürtes Betriebsvermögen. Sie haben das Wahlrecht, das Wirtschaftsgut ausschließlich dem Privat- oder dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Haben Sie die Wahl getroffen, sind Sie daran gebunden. Diese Wahlmöglichkeit gibt es bei der Einnahme-Überschussrechnung erst seit dem Jahr 2003, bis dahin gab es nur die Zuordnung zum Betriebsvermögen bei betrieblicher Nutzung über 50 %. Seit diesem Zeitpunkt wird Anlagevermögen in beiden Gewinnermittlungsarten gleich behandelt. Achtung: Die Ermittlung des Anteils der betrieblichen Nutzung, z. B. Gegenüber stellung von Gesamtkilometerleistung und Kilometern für betriebliche Zwecke, müssen Sie aufzeichnen. Ihre Entscheidung über die Zuordnung zum Betriebsvermögen müssen Sie jederzeit nachweisen können. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob Sie dem Finanzamt diese Zuordnung bereits im laufenden Jahr mitteilen sollten.
Ausnahme: Grundstücke und Gebäude Es zählt nur der betriebliche Nutzungsanteil
Nutzen Sie eigene Grundstücke und Gebäude betrieblich, wird nur der betriebliche Anteil Ihrem Betriebsvermögen zugeordnet. Die anteilige Abschreibung sowie die anteiligen Kosten sind Betriebsausgaben. Im Falle eines Verkaufs ist der anteilige Verkaufserlös eine Betriebseinnahme. Betriebliche Nutzung von unbeweglichem Anlagevermögen
60 % Privatvermögen
40 % Betriebsvermögen
Tipp: Gehört ein Anlagegut zu Ihrem Betriebsvermögen, können Sie die Ab schreibung sowie laufende Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Im Fall eines Verkaufs ist der Erlös eine Betriebseinnahme.
32
Behandlung von Anlagevermögen
2
Sind die Kosten sehr gering und erwarten Sie einen gewinnbringenden Verkauf, kann es sogar günstiger sein, das Anlagegut im Privatvermögen zu lassen. Diese Entscheidung sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater treffen, vor allem im Bereich „Immobilien“.
Abschreibung von Anlagevermögen Hier geht es ausschließlich um Anlagegüter, die zu Ihrem Betriebsvermögen gehören und Ihrem Betrieb tatsächlich zur Verfügung stehen. Anzahlungen reichen hier nicht aus. Beim Anlagevermögen unterscheidet man nicht abnutzbares und abnutzbares Anlagevermögen. Nicht abnutzbares Anlagevermögen Finanzanlagen, Grundstücke, Beteiligungen
Abnutzbares Anlagevermögen Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Möbel, Software
außerplanmäßige Abschreibung nur in besonderen Fällen
planmäßige Abschreibung vorgeschrieben laut Einkommensteuergesetz
Außerplanmäßige Abschreibung Nicht abnutzbares Anlagevermögen (z. B. Grundstück) bleibt grundsätzlich bis zum Verkauf mit den Anschaffungskosten inkl. Anschaffungsnebenkosten im Betriebsvermögen stehen. Die Anschaffungskosten können Sie nicht Gewinn mindernd geltend machen, lediglich die laufenden Kosten. Erst beim Verkauf wird der Verkaufspreis den Anschaffungskosten gegenübergestellt. Diesen Gewinn oder Verlust erfassen Sie zum Zeitpunkt des Verkaufs in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung. Beispiel: Kaufen Sie ein Grundstück für 100.000 €, das Sie betrieblich nutzen, erhöht das zwar Ihr Betriebsvermögen. Dieser Vorgang mindert Ihren Gewinn nicht. Angenommen Sie verkaufen das Grundstück nach vielen Jahren für 150.000 €, dann mindern die Anschaffungskosten den Ver kaufserlös.
33
2
Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung
EinnahmeÜberschussrechnung Betriebseinnahmen Verkauf Anlagevermögen Betriebsausgaben Anlagenabgang Gewinn
150.000 € 100.000 € 50.000 €
Das Einkommensteuergesetz lässt nur in Ausnahmefällen eine außerplanmäßige Abschreibung zu. Tipp: Gehören zu Ihrem Betriebsvermögen auch Beteiligungen, Finanzanlagen und Grundstücke, sollten Sie Ihren Steuerberater fragen, in welchen Ausnahmefällen eine außerplanmäßige Abschreibung zulässig ist.
Planmäßige Abschreibung Wertverlust durch Abnutzung
AfATabellen
Abnutzbares Anlagevermögen (z. B. Gebäude, Maschinen, Computer, Software, Internet-Seite etc.) verliert durch die tägliche Nutzung und den technischen Fortschritt im Laufe der Zeit an Wert. Die Anschaffungskosten inkl. Anschaffungsnebenkosten von abnutzbarem Anlagevermögen wirken sich nicht sofort in voller Höhe Gewinn mindernd aus, sondern verteilt über mehrere Jahre im Rahmen der Abschreibung. Das Einkommensteuergesetz schreibt verschiedene Abschreibungsarten vor. Dabei kommt es auf die Art des Wirtschaftsguts an (immateriell, beweglich oder unbeweglich). Außerdem verfügt das Finanzamt über so genannte AfA-Tabellen. Darin ist die gewöhnliche Nutzungsdauer nahezu aller Anlagegüter erfasst. Diese Nutzungsdauer sagt Ihnen, auf wie viel Jahre Sie das Anlagegut abschreiben müssen, z. B. Computer auf 3 Jahre, PKW auf 6 Jahre. Achtung: Haben Sie abnutzbare Anlagegüter angeschafft und erfassen Sie die Abschreibung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung, müssen Sie eine Abschreibungsliste führen. So kann das Finanzamt die Abschreibung nachvollziehen.
34
Einkauf von Waren und Vorräten gilt sofort als Betriebsausgabe
2
Ausnahme: Geringwertige Wirtschaftsgüter Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Trivialsoftware bis zu einem Wert von netto 410 € dürfen im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden. Die Anschaffungskosten wirken sich also schon im Jahr der Anschaffung in voller Höhe Gewinn mindernd aus. Trotzdem müssen Sie die geringwertigen Wirtschaftsgüter in der Abschreibungsliste erfassen. Die Anschaffung von Anlagevermögen sowie der Verkauf, die Abschreibung von „geringwertigen Wirtschaftsgütern“ sowie die planmäßige Abschreibung von „abnutzbaren Wirtschaftsgütern“ werden in den Kapiteln 5 und 6 behandelt. Dort werden die Ermittlung der Abschreibung sowie deren Erfassung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung und im Formular gezeigt. Kapitel 5.3 „Verkauf Anlagevermögen“ Kapitel 6.4 „Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung“ Kapitel 6.5 „Sonderabschreibungen und Ansparrücklage“
2.4
Einkauf von Waren und Vorräten gilt sofort als Betriebsausgabe
Das Finanzamt fordert von Ihnen keine Aufzeichnung über Ihre Lagerbestände. Es ist keine Inventur erforderlich, also müssen Sie auch keine Angaben zu möglichen Bestandsveränderungen machen. Die Anschaffungskosten von „Waren“ und „Sonstigem Vorratsvermögen" sind im Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgaben zu erfassen. Beispiel: In Ihrem ersten Geschäftsjahr füllen Sie Ihr Lager und haben dadurch einen hohen Wareneinkauf. Dieser Wareneinkauf ist zum Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgabe zu erfassen. Achtung: Seit 1.1.2006 gilt das nicht mehr für Wertpapiere, Beteiligungen und Grundstücke. EinnahmeÜberschussrechner, die damit handeln, können diese Ausgaben, wie Bilanzierende, erst zum Zeitpunkt der Veräußerung ansetzen.
35
2 Keine Bestands Veränderungen
Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung
Wer die doppelte Buchführung gelernt hat, kennt auch die Übungen zum Thema Bestandsveränderungen von Waren sowie fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Wer bilanziert, muss folgenden Grundsatz beachten: Kaufen Sie Waren ein, gehören diese solange zu Ihrem Vorratsvermögen, bis sie verkauft sind. Erst zum Zeitpunkt des Verkaufs wird der Einkaufspreis der Waren als Ausgabe und der Verkaufspreis als Einnahme in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Gleichzeitig sinkt Ihr Vorratsvermögen. Am Jahresende wird überprüft, ob Ihre Buchführung mit dem tatsächlichen Lagerbestand laut Inventur übereinstimmt. Ist das nicht der Fall, müssen Sie Ihre Buchführung mithilfe des Kontos „Bestandsveränderungen“ korrigieren. Bestandsveränderungen werden im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung nicht berücksichtigt. Das Finanzamt interessiert sich nicht für Ihren Lagerbestand. Jeder bezahlte Einkauf ist Betriebsausgabe. Tipp: Überlegen Sie, wann Sie Ihre Lager füllen: noch im alten oder erst im neuen Jahr. Der Zahlungszeitpunkt wirkt sich entscheidend auf Ihren Gewinn aus. Wie sieht Ihr Gewinn aus? Ist es sinnvoll, den Gewinn noch etwas zu „drücken", oder ist es besser, die Ausgaben ins nächste Jahr zu verlagern?
Wie Sie den Wareneinkauf in der Einnahme-Überschussrechnung erfassen, wird in Kapitel 6 „Betriebsausgaben“ beschrieben.
2.5
Behandlung von Anzahlungen
Erhaltene Anzahlungen von Ihren Kunden gelten im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung immer zum Zeitpunkt der Zahlung als Betriebseinnahme. Das Gleiche gilt für geleistete Anzahlungen an Lieferanten und Handwerker. Eine Ausnahme bildet die Anzahlung von Anlagevermögen. Hier können Sie nur die Abschreibung als Betriebsausgabe geltend machen. Dabei ist es aber eine Grundvoraussetzung für die Abschreibung, dass das Anlagegut dem Betrieb zur Verfügung stehen muss. Haben Sie es nur angezahlt, können Sie keine Abschreibung geltend machen.
36
Umsatzsteuer und Vorsteuerzahlungen beeinflussen den Gewinn
2
Achtung: Achten Sie darauf, dass in dem Buchführungsprogramm für Ihr Unter nehmen die Option "EinnahmeÜberschussrechnung" eingestellt ist. In diesem Fall werden die Zuweisungen bei den Material und Warenkonten, den Umsatzsteuerkonten sowie den Anzahlungskonten automatisch als Betriebseinnahme bzw. Betriebsausgabe geschlüsselt.
Wie Sie erhaltene und geleistete Anzahlungen in der EinnahmeÜberschussrechnung bzw. im Formular erfassen, wird in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben: Kapitel 5.2 „Erlöse – Gutschriften“ Kapitel 6.3 „Waren-/Materialeinkauf – Gutschriften“
2.6
Umsatzsteuer und Vorsteuerzahlungen beeinflussen den Gewinn
Diese Grundregel betrifft nur Unternehmen, die Ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen bzw. zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Mehr zum Thema Umsatzsteuer erfahren Sie im nächsten Kapitel. In der Einnahme-Überschussrechnung müssen Sie grundsätzlich die Nettowerte sowie die enthaltene Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Außerdem müssen Sie die Umsatzsteuer und die Vorsteuer als Betriebseinnahme bzw. als Betriebsausgabe erfassen, soweit sie im Abschlussjahr tatsächlich geflossen sind. • Vereinnahmte Umsatzsteuer und Umsatzsteuererstattungen des Finanzamts sind Betriebseinnahmen • Gezahlte Vorsteuer und Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt sind Betriebsausgaben Beispiel: Einnahme Überschussrechnung 2007 Betriebseinnahmen Erlöse 19 % USt netto vereinnahmte Umsatzsteuer
Nettowerte und USt gesondert ausweisen
3.000,00 € 570,00 €
37
2
Umsatzsteuer als durchlaufender Posten
Grundregeln der Einnahme Überschussrechnung
Betriebsausgaben Wareneinkauf netto gezahlte Vorsteuer
1.000,00 € 190,00 €
Gewinn
2.380,00 €
Am Jahresende rechnen Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer im Rahmen der Umsatzsteuererklärung mit dem Finanzamt ab. Die Nachzahlung oder Erstattung erfassen Sie zum Zeitpunkt der Zahlung ebenfalls in der Einnahme-Überschussrechnung. Betrachtet über einen Zeitraum von mehreren Jahren, ist die Umsatzsteuer für Ihr Unternehmen eigentlich ein durchlaufender Posten. Der Einkommensteuersatz erhöht sich dagegen mit der Höhe Ihres Gewinns. Haben Sie in einem Jahr einen besonders hohen Gewinn, zahlen Sie verhältnismäßig mehr Steuern als in einem Jahr mit weniger Gewinn. Achtung: Die vereinnahmte Umsatzsteuer erhöht Ihren Gewinn. Achten Sie darauf am Jahresende. Vielleicht ist es sinnvoll, die Abrechnung mit dem Finanzamt früher vorzunehmen. Die Zahlung an das Finanzamt mindert Ihren Gewinn.
Im Rahmen der Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung werden die Nettowerte der Einnahmen und Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung sowie sämtliche Umsatzsteuerbeträge in der Bilanz als Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt erfasst. Die Umsatzsteuer ist bei Bilanzierenden tatsächlich ein durchlaufender Posten. Die Behandlung der Umsatzsteuer und die Abrechnung mit dem Finanzamt sind in Kapitel 3 beschrieben. Wie Sie die Umsatzsteuer in der Einnahme-Überschussrechnung und im Formular erfassen, wird in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben: Kapitel 5.7 „Vereinnahmte Umsatzsteuer“ Kapitel 5.8 „Steuererstattungen“ Kapitel 6.8 „Gezahlte Vorsteuer“
38
Warenentnahmen, Kfz und TelefonNutzung Unternehmer
2.7
2
Warenentnahmen, Kfz und Telefon Nutzung Unternehmer
Der Wareneinkauf, die Kfz-Kosten und die Telefonkosten werden in voller Höhe als Betriebsausgaben erfasst. Entnehmen Sie Waren für private Zwecke, behandelt Sie das Finanzamt wie ein Kunde Ihres Unternehmens. Hier handelt es sich um Betriebseinnahmen für Ihr Unternehmen. Besitzt Ihr Unternehmen eines oder mehrere Fahrzeuge, geht das Finanzamt immer davon aus, dass Sie mindestens ein Fahrzeug auch privat nutzen, das Gleiche gilt für das Telefon. Achtung: Nur ein Fahrtenbuch oder ein Einzelgesprächsnachweis kann das Gegenteil beweisen. Liegen Ihnen diese Nachweise nicht vor, ist die anteilige Privatnutzung ebenfalls eine Betriebseinnahme.
Sie müssen alle Entnahmen von Waren aufzeichnen, die anteilige Privatnutzung von Kfz und Telefon ermitteln und als Betriebseinnahme erfassen. Wenn Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, dann ist auch die Privatnutzung umsatzsteuerpflichtig. Im Kapitel 5 „Betriebseinnahmen“ wird die Ermittlung und die Erfassung der Privatnutzung in der Einnahme-Überschussrechnung bzw. im Formular beschrieben: Kapitel 5.4 „Privatnutzung Kfz – Unternehmer“ Kapitel 5.5 „Private Warenentnahme – Unternehmer“ Kapitel 5.6 „Privatnutzung Telefon – Unternehmer“
2.8
Sachbezüge Arbeitnehmer
Hier handelt es sich nicht um eine Betriebseinnahme für Ihr Unternehmen. Im Gegenteil: Sie haben dadurch mehr Betriebsausgaben. Sie zahlen Ihrem Arbeitnehmer Gehalt und zum Beispiel das Essen. Für Ihren Arbeitnehmer dagegen stellen Sachbezüge Einnahmen dar, für die ggf. Lohnsteuer und Sozialversicherung zu zahlen sind. Sachbezüge lohnsteuer und sozialversicherungsfrei •
Aufmerksamkeiten für besondere Anlässe (Geburtstag) unter 40 € pro Person
39
2
Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung • •
• •
• •
monatliche Zuwendung (Bewirtung, Geschenke) bis 44 € pro Person Gesamtaufwand für eine Betriebsveranstaltung inkl. Geschenke darf pro Person 110 € nicht übersteigen (max. 2 Veranstaltungen im Jahr) Warengutscheine, einzulösen in Ihrem Unternehmen bis 1.080 € im Jahr Warengutscheine einzulösen bei anderen Unternehmen (Benzingutschein) bis 44 € pro Monat. Wichtig: Der Gutschein darf keine Betragsangabe enthalten und der Gegenstand sowie die Menge müssen festgelegt sein (z. B. 20 l Diesel) Gewährte Rabatte für Waren bis 1.080 € im Jahr Telefonnutzung
Sachbezüge lohnsteuer und sozialversicherungspflichtig • • • •
freie Unterkunft, eine Pauschale gemäß Tabelle der Sachbezugswerte für freie Unterkunft freie Verpflegung, eine Pauschale gemäß Tabelle der Sachbezugswerte für freie Verpflegung Gewährte Rabatte für Waren über 1.080 € im Jahr Privatnutzung Geschäftswagen
Ist der Sachbezug lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, müssen Sie diese monatlich im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuern. Wichtig: Tatsächliche Zuzahlungen von Arbeitnehmern mindern die Sachbezüge! Sachbezüge umsatzsteuerfrei • •
alle Sachbezüge, die lohn- und sozialversicherungsfrei sind freie Unterkunft in der Wohnung
Sachbezüge umsatzsteuerpflichtig • •
alle Sachbezüge, die lohn- und sozialversicherungspflichtig sind freie Unterkunft im Hotel
Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt und der Sachbezug umsatzsteuerpflichtig, versteuert Ihr Arbeitnehmer den Sachbezug inkl. USt und Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. In Kapitel 5 „Betriebseinnahmen“ wird die
40
Gewinnsteuerungsmöglichkeiten
2
Ermittlung der Sachbezüge sowie deren Erfassung in der EinnahmeÜberschussrechnung und im Formular beschrieben: Kapitel 5.4 „Privatnutzung Kfz – Arbeitnehmer“ Kapitel 5.5 „Private Warenentnahme – Arbeitnehmer“
2.9
Gewinnsteuerungsmöglichkeiten
Sind Ihnen die Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung vertraut und wissen Sie, auf welche Weise Sie Ihren Gewinn steuern können? In diesem Abschnitt sind die Gewinnsteuerungsmöglichkeiten noch einmal zusammengefasst. Es ist sinnvoll, wenn Sie während des laufenden Jahres Ihr Betriebsergebnis beobachten. Bei der Einnahme-Überschussrechnung kommt es hauptsächlich auf den Geldfluss an, und solange der 31.12. noch nicht erreicht ist, können Sie durch die richtigen Maßnahmen noch Ihr Ergebnis beeinflussen. Tipp: Bei allen Gestaltungsmöglichkeiten der Gewinnsteuerung dürfen Sie nie Ihre Liquidität aus den Augen verlieren. Außerdem sollten Sie auch auf Preisveränderungen bei früherer oder späterer Anschaffung achten.
Gewinnsteuerung während des Jahres Solange das aktuelle Buchungsjahr noch nicht abgelaufen ist, haben Sie sehr viele Möglichkeiten, Ihren Gewinn zu steuern: • Sie können Betriebsausgaben einfach früher oder später zahlen. • Auch die Verschiebung von Einnahmen ins Folgejahr ist möglich: Schicken Sie die Rechnung spät genug ab oder sprechen Sie mit Ihren Kunden. • Durch Vorauszahlungen und Anzahlungen an Handwerker und Lieferanten lässt sich der Gewinn mindern. • Vorziehen betrieblicher Investitionen (allerdings nur bei der Investition in „abnutzbare Anlagegüter", denn nur diese können abgeschrieben werden).
Verschiebung von Einnahmen und Zahlungen
41
2
Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung
Gewinnsteuerung im Rahmen der Abschlussarbeiten Wenn das Jahr bereits abgelaufen ist, haben Sie nur noch zwei Möglichkeiten der Gewinnsteuerung, soweit Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt: • Zusätzliche Sonderabschreibung vornehmen für neu angeschaffte Wirtschaftsgüter. • Eine Ansparrücklage bilden für Investitionen, die Sie demnächst vorhaben. • Rücklagen für Ersatzbeschaffung unter ganz bestimmten Voraussetzungen. Die Sonderabschreibung, die Ansparrücklage und sonstige Rücklagen können nicht alle Unternehmen in Anspruch nehmen. Die Voraussetzungen sowie die Behandlung dieser Gewinnsteuerungsmöglichkeiten lernen Sie kennen im Kapitel 6.5 „Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen“.
2.10 Aufzeichnungs und Aufbewahrungs pflichten Aufzeichnungspflicht Übersichtliche Darstellung der Unterlagen
42
Ihre Belege und Ihre Kontoauszüge müssen so sortiert sein und Ihre Einnahme-Überschussrechnung so übersichtlich dargestellt sein, dass sich ein sachverständiger Dritter (z. B. ein Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle und die Lage Ihres Unternehmens verschaffen kann. Die Abgabenordnung schreibt für Ihre Belege und Aufzeichnungen folgende Pflichten vor: • Buchungen und sonstige Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. • Die Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen. • Bei Änderungen muss der ursprüngliche Inhalt noch nachvollziehbar bleiben. Außerdem muss der Zeitpunkt der Korrektur in den Unterlagen dokumentiert werden.
Aufzeichnungs und Aufbewahrungspflichten •
2
Wenn Sie Ihre Buchhaltung mithilfe einer Software erstellen, müssen die elektronischen Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Je nachdem, welche Art von Unternehmen Sie führen, müssen Sie zusätzlich folgende Daten aufzeichnen: • Handeln Sie mit Waren, müssen Sie ein Wareneingangs- und ggf. ein Warenausgangsbuch (Großhändler) führen. Bei buchführenden Gewerbetreibenden reicht es, wenn sich die Angaben aus der Buchhaltung ergeben. • Wenn Sie Ihre Bareinnahmen durch Kassenanfangsbestand und Kassenendbestand bzw. durch eine Registrierkasse (Kiosk, Gastronomie) ermitteln, müssen Sie ein Kassenbuch führen. • Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden.
Aufbewahrungspflichten Sie sind verpflichtet, alle Buchführungsunterlagen, die Buchfunktion haben, zehn Jahre aufzubewahren. Für sonstige Schriftstücke (z. B. Geschäftsbriefe und E-Mails), die für die Besteuerung von Bedeutung sind, besteht eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Haben Sie Ihre Einnahme-Überschussrechnung mit einem Buchführungsprogramm erstellt, müssen Sie das Programm sowie die Datensicherung ebenfalls 10 Jahre aufbewahren. Außerdem müssen Sie immer in der Lage sein, die Daten am Computer zu zeigen. In einigen Bundesländern wird bereits die digitale Betriebsprüfung durchgeführt. Dazu erfassen die Prüfer alle Buchungsdaten in einer speziellen Software und können so wesentlich schneller und umfangreicher prüfen. Mit den meisten Buchführungsprogrammen können Sie für jedes Jahr eine Datensicherung für den Betriebsprüfer erstellen. Diese Dateien kann der Prüfer ganz leicht in sein Programm einspielen.
Zehn Jahre archivieren
43
2
Grundregeln der EinnahmeÜberschussrechnung
Zusätzliche Aufzeichnung für die Gewinnermittlung Anlagen zur Gewinn ermittlung
44
In der Einnahme-Überschussrechnung sind die Zahlen sehr zusammengefasst. Im Falle einer Betriebsprüfung muss aus Ihren Unterlagen hervorgehen, wie sich die Zahlen zusammensetzen. Manche Aufzeichnungen sollten Sie zusammen mit der Einnahme-Überschussrechnung einreichen. • Die Ermittlung, zu welchem Anteil ein Anlagegut betrieblich genutzt wird (z. B. beim Kfz die Gesamtkilometerleistung gegenüber den Kilometern für Ihr Unternehmen). • Über Anlagegüter Ihres Betriebsvermögens müssen Sie eine Abschreibungsliste führen. • Geringwertige Wirtschaftsgüter müssen in einem gesonderten Verzeichnis geführt werden. Hier genügt es, wenn Sie diese Wirtschaftsgüter auf einem eigenen Buchhaltungskonto erfassen. • Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben müssen Sie gesondert aufzeichnen (z. B. Geschenke, Bewirtungsaufwendungen, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, Kosten für das häusliche Arbeitszimmer oder sonstige Kosten aus dem Privatbereich). • Als Arbeitgeber müssen Sie die Aufzeichnungspflicht beim Lohnsteuerabzug gem. § 41 Abs. 1 EStG beachten. • Aufzeichnung Ihrer Privatentnahmen und Privateinlagen, wenn Sie über 2.050 € sonstige Schuldzinsen abziehen möchten, d. h. Schuldzinsen, die nicht mit einer betrieblichen Investition zusammenhängen. • Bilden Sie eine Ansparrücklage, müssen Sie Ihre geplante Investition benennen und die Ermittlung der Ansparrücklage aufzeichnen. Wichtig: Jede geplante Investition muss gesondert aufgezeichnet und erfasst werden. • Die Ermittlung der Höhe der unentgeltlichen Wertabgaben (Privatnutzung Kfz, Telefon, private Warenentnahmen) müssen Sie aufzeichnen. • Für den Vorsteuerabzug und die Umsatzbesteuerung müssen aus Ihren Unterlagen die Entgelte der ausgeführten Leistungen sowie evtl. Teilzahlungen (Vorauszahlungen) ersichtlich sein.
3
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Jedes Unternehmen muss seinen Gewinn oder Verlust ermitteln. Dies geschieht entweder nach den Regeln der Einnahme-Überschussrechnung oder den Regeln der Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung. Dagegen muss sich nicht jedes Unternehmen mit der Umsatzsteuer befassen. Hier kommt es auf folgende Punkte an: • Ist die Lieferung oder Leistung, die Ihr Unternehmen erbringt umsatzsteuerpflichtig oder nicht? • Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt? • Kaufen Sie für Ihr Unternehmen im Ausland ein, selbst wenn Ihre Erlöse von der Umsatzsteuer befreit sind?
3.1
Umsatzsteuerpflicht: Ja oder Nein?
Umsatzsteuerpflicht • •
Ihr Unternehmen verkauft Waren oder bietet Dienstleistungen gegen Entgelt an. Sie als Unternehmer/in entnehmen Waren oder nehmen sonstige Leistungen (private Autonutzung/Telefonnutzung) in Anspruch. Achtung: Keine Umsatzsteuerpflicht besteht, wenn Sie Waren verkaufen oder Dienstleistungen anbieten, die von der Umsatzsteuer befreit sind.
Sind Ihre Umsätze umsatzsteuerpflichtig, müssen Sie Ihren Kunden zusätzlich zum Waren- oder Leistungswert 7 % oder 19 % (bis 2006 16 %) Umsatzsteuer in Rechnung stellen und diese in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug erhalten Sie die gezahlte Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen vom Finanzamt zurück.
45
3
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Stellen Sie also keine Umsatzsteuer in Rechnung, erhalten Sie auch keine Vorsteuer zurück. Ausnahme: Export In bestimmten Fällen ist die Warenlieferung ins Ausland oder die Dienstleistung im oder für das Ausland steuerfrei. Sie stellen Ihren ausländischen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und erhalten trotzdem die gezahlte Vorsteuer zurück (z. B. beim Kauf von Material im Inland). Dieser ausländische Kunde zahlt bei der Einfuhr in sein Land, die Umsatzsteuer seines Landes.
Umsatzsteuerfreiheit Berechtigung zum Vorsteuer abzug
Der folgende Auszug aus dem Umsatzsteuergesetz § 4 zeigt, wann Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind und wann nicht: Die Erlöse sind umsatzsteuerfrei, trotzdem sind Sie zum Vorsteuer abzug berechtigt: • •
Ausfuhrlieferungen, Export (sonstiges Ausland) Innergemeinschaftliche Lieferung (EU-Ausland) Die Erlöse sind umsatzsteuerfrei und Sie sind nicht zum Vorsteuer abzug berechtigt:
• • • • • •
Gewährung von Krediten/Wertpapiergeschäfte Zahlungs- und Überweisungsverkehr, Versicherungen Vermietung von Grundstücken/Gebäuden Krankenhäuser, Ärzte, Zahnärzte (ohne Zahntechnik und Tierärzte), Heilpraktiker und ähnliche Berufe Deutsche Post AG Staatlich anerkannte Schulen und Bildungsträger Achtung: Weitere steuerfreie Lieferungen und Leistungen sind: Ideeller Bereich von Vereinen (Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse), Warenlieferung vom Hauptgeschäft zur Filiale, kostenlose Reparatur, echten Schadensersatz leisten, kleine Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter (bis 40 € pro besonderem Anlass). Hier findet kein Leistungsaustausch zwischen zwei verschiedenen Parteien statt. In der Fachsprache sind das „nicht steuerbare“ Umsätze.
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Umsatzsteuerpflicht: Ja oder Nein?
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Sind Ihre Umsätze umsatzsteuerfrei und sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, haben Sie weniger Arbeit. In Ihren Erlösen ist keine Umsatzsteuer enthalten, also muss diese nicht herausgerechnet werden. Auch die in den Kosten enthaltene Vorsteuer wird nicht herausgerechnet, sondern der gesamte Rechnungsbetrag wird in den Betriebsausgaben erfasst.
Umsatzsteuersätze Normaler Steuersatz: 19 % (bis 2006 16 %) z. B. Warenverkauf, Dienstleistung, Taxi oder Bahnfahrt über 50 km, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb von Vereinen. Ermäßigter Steuersatz: 7 % z. B. für Lebensmittel (außer Getränke), Pflanzen, Blumen, Bücher, Zeitschriften, soweit sie der Bildung dienen, Waren des Kunstgewer bes, Taxi oder Bahnfahrt unter 50 km (Anlage zum Umsatzsteuerge setz § 12), Zweckbetrieb von Vereinen. Durchschnittssteuersatz: 5,5 % (bis 2006 5 %), 10,7 % (bis 2006 9 %)
z. B. land- und forstwirtschaftliche Erzeugnisse (außer Getränke) Ab Januar 2007 beträgt der normale Steuersatz 19 % (bis 2006 16 %), der ermäßigte Steuersatz beträgt weiterhin 7 %. Worauf sollten Sie beim Jahreswechsel achten? Sie müssen den gültigen Steuersatz zum Zeitpunkt des Warenverkaufs berechnen oder zum Zeitpunkt der Fertigstellung bzw. Abschluss der Dienstleistung, unabhängig vom Rechnungsdatum oder vom Zahlungstermin.
Neuer Umsatz steuersatz ab 01.01.2007
Zeitpunkt Warenverkauf am 31.12.2006 Steuersatz 16 % am 01.01.2007 Steuersatz 19 % Bei der Lieferung muss die Ware übergeben und angenommen werden, d. h. der Käufer erhält die Verfügungsmacht bzw. der Übergang von Nutzen und Lasten findet statt.
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EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Ist der Auftrag abgeschlossen am 31.12.2006 Steuersatz 16 % am 01.01.2007 Steuersatz 19 % Die Leistung ist abgeschlossen, wenn sie bis zur Vollendung ausgeführt bzw. fertiggestellt und nutzbar ist. Ein übertragendes Recht muss ausgeübt werden können. Wird der Auftrag im November 2006 begonnen und im Januar 2007 fertiggestellt, gilt für den gesamten Auftrag der neue Steuersatz von 19 %. Haben Sie bereits Teilrechnungen mit dem Steuersatz von 16 % geschrieben, müssen Sie diese zunächst nicht korrigieren. Erst in der Schlussrechnung berechnen Sie den gesamten Auftrag zuzüglich 19 % Umsatzsteuer und fordern dadurch die fehlende Umsatzsteuer nach. Beispiel: Der Auftrag wurde im Jahr 2006 begonnen und im Jahr 2007 abge schlossen. Sie berechnen 20.000 € zuzüglich 19 % USt, 3.800 €. Im Jahr 2006 haben Sie bereits 11.600 € inkl. 16 % USt angefordert. Gesamtpreis abzüglich 1. Teilrechnung Nr. … verbleibender Betrag
Nettobetrag 20.000,00 € 10.000,00 € 10.000,00 €
Rechnungsbetrag netto Umsatzsteuer 19 % Nachsteuer 3 % Rechnungsbetrag
10.000,00 € 1.900,00 € 300,00 € 12.200,00 €
Umsatzsteuer 3.800,00 € 1.600,00 € 2.200,00 €
Ist Ihr Kunde nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, wäre es sinnvoll bis zum 31.12.2006 abgrenzbare Teilleistungen zu berechnen. So bleibt es beim vereinbarten Preis. Ist eine Teilleistung wirtschaftlich abgrenzbar, muss diese tatsächlich bis zum 31.12.2006 fertiggestellt und nutzbar sein, d. h. übergeben und angenommen. Außerdem muss diese Abgrenzung vor dem 1.01.2007 vertraglich vereinbart und später gesondert abgerechnet werden. Welche Teilleistungen wirtschaftlich abgrenzbar sind, ist für
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Umsatzsteuerpflicht: Ja oder Nein?
die meisten Branchen gesetzlich geregelt. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Möglichkeiten in Ihrem Fall bestehen. Dauerleistungen Bei Dauerleistungen, wie Mieten, Leasingraten, Wartungskosten, die monatlich gezahlt werden, müssen Sie lediglich die Verträge zum 1.01.2007 auf den Steuersatz von 19 % anpassen. Miete Dezember 06 = 16 % USt Miete Januar 07 = 19 % USt Aber Verträge, die Zahlungen von längeren Zeiträumen vorsehen, sollten geändert werden, wenn diese Zeiträume über den Jahreswechsel gehen. Miete Dezember 06 und Januar 07 = 19 % USt In diesem Fall endet die Leistung im Jahr 2007 und es gilt für die gesamte Leistung der neue Steuersatz. Hier sollten Sie auf monatliche Zahlung umstellen, so fällt für die Dezembermiete noch 16 % USt an. Kauf auf Probe Hier findet die Lieferung vorher statt, aber erst mit Ablauf der Probezeit oder vorher mit der Zahlung kommt ein Kaufvertrag zustande. Gutscheine und Pfand Für nicht eingelöste Gutscheine aus dem Jahr 2006 und ausstehendes Pfand, gibt es Schonfristen, für Gutscheine bis zum 28.02.07 und für Pfand bis zum 31.03.07.
Gemischte Umsätze – Vorsteuerabzug Wenn Ihre Umsätze teilweise umsatzsteuerpflichtig und teilweise von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie die Vorsteuer nur anteilig abziehen (Ausnahme: Export). Bei Umsätzen aus gemischt genutzten Grundstücken und Gebäuden erfolgt diese Aufteilung grundsätzlich nach qm. Bei anderen Umsätzen haben Sie zwei Möglichkeiten: • Sie ziehen die Vorsteuer nur aus den Ausgaben, die für die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze anfallen. • Sie setzen den Gesamtumsatz (100.000 €) ins Verhältnis zu den umsatzsteuerfreien Umsätzen (25.000 €) und kürzen die Vorsteuer pauschal um 25 %.
Anteiliger Abzug der Vorsteuer
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EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer •
Bei teilweise gewerblich und privat vermieteten Grundstücken und Gebäuden erfolgt die Aufteilung immer nach qm
Wie Sie die Vorsteuer aufteilen und die nicht abzugsfähige Vorsteuer behandeln, sehen Sie im Kapitel 6.8 „Gezahlte Vorsteuer“.
3.2
Freiberufler und Gewerbebetriebe stellen Umsatzsteuer in Rechnung
Wichtig: Berechnen Sie Ihrem Kunden eine Warenlieferung oder eine Dienstleistung zuzüglich Umsatzsteuer, zum Beispiel 19 %, gilt dieser Steuersatz auch für alle Nebenleistungen, wie Fracht, Mautgebühr, Fahrtkosten, Reisekosten, Porto. Das ist unabhängig davon, ob oder wie viel Vorsteuer Sie gezahlt haben. Beispiel: Sie berechnen Ihrem Kunden die Mautgebühr zuzüglich 19 % Umsatz steuer, obwohl in der Mautgebühr keine Vorsteuer enthalten ist.
Freiberufler und die Umsatzsteuer Wer stellt welchen Steuersatz in Rechnung?
Ist die Art Ihrer freiberuflichen Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit oder nicht? Welchen Steuersatz müssen Sie in Rechnung stellen? Freiberufler, die keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele
Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Hebammen, Besteuerung von Kleinunternehmen, Geschäfte mit dem Ausland
Freiberufler, die 19 % (16 %) Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele
Grafiker, Designer für Einzelstücke, Steuerberater, Rechtsanwälte, Notare, Dolmetscher, Architekten, Bauingenieure, Statiker, beratende Volkswirte, Betriebswirte und Ingenieure, Marketingberater, Softwareentwickler, Tierärzte
Freiberufler, die 7 % Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele
Journalisten, Bildberichterstatter, Künstler, Autoren, Musiker, Schauspieler
Gewerbebetriebe, Vereine und die Umsatzsteuer Sind die Waren, die Sie verkaufen, oder die Dienstleistungen, die Sie anbieten, von der Umsatzsteuer befreit oder nicht? Welchen Steuersatz müssen Sie in Rechnung stellen?
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Besteuerung von Kleinunternehmern
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Gewerbebetriebe, die keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele
Finanz und Kreditberater, Versicherungsvertreter, Besteuerung von Kleinunternehmen, ggf. Geschäfte mit dem Ausland Vereine: (ideeller Bereich) Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Leistungen für Mitglieder (Sportunterricht, Vorträge)
Gewerbebetriebe, die 19 % (16 %) Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele
Apotheken, Optiker, Kosmetiker, Friseure, Handwerksbetriebe, Bauunternehmen, Hersteller, Druckerei, Dienstleistungsgewerbe, Marketingfirmen, Handelsvertreter, Gebrauchsgrafiker und designer, Fotografen, EDVBerater Vereine: (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) Verkauf von Speisen und Getränken, Sportveranstaltungen Einnahmen über 30.678,00 € inkl. USt, Verkauf von Sportgeräten, Werbeeinnahmen, Vereinsfeste
Gewerbebetriebe, die 7 % Umsatzsteuer in Rechnung stellen Beispiele
3.3
Einzelhandel, Großhandel bei Verkauf von Lebensmitteln außer Getränke, Zahntechniker, Gastronomie bei Verkauf von Lebensmitteln ohne Service, ggf. Partyservice, wenn Speisen im Service überwiegen. Vereine: (Zweckbetrieb §§ 65ff. AO), sportliche Veranstaltungen Einnah men bis 30.678,00 € inkl. USt, kulturelle Veranstaltungen und Einrichtun gen ohne Verkauf von Speisen und Getränken, Altenheime, Kinderheime, Volkshochschulen, Mahlzeitendienste, Behindertenwerkstätten etc.
Besteuerung von Kleinunternehmern
Sie haben die Möglichkeit, sich beim Finanzamt von der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Dies gilt für Freiberufler, Gewerbebetriebe und Vereine gleichermaßen. Voraussetzung: Ihr Umsatz (Einnahmen nicht Gewinn) liegt • im Vorjahr oder im Gründungsjahr nicht über 17.500 € • und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 €.
Umsatzsteuer befreiung
Überschreiten Sie diese Grenzen, müssen Sie zu Beginn des folgenden Jahres Ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen und erhalten die gezahlte Vorsteuer zurück. Achtung: Auf dem Betriebsanmeldebogen des Finanzamtes werden Sie gefragt, ob Sie die „Besteuerung von Kleinunternehmern“ beantragen möchten. Ha ben Sie diese Frage mit Ja oder Nein beantwortet? Im Zweifel genügt ein Anruf beim Finanzamt oder Ihrem Steuerberater. Haben Sie die Frage zunächst mit Nein beantwortet, müssen Sie den Antrag schriftlich stellen.
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3 Verzicht auf Umsatzsteuer befreiung
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Verzichten Sie freiwillig auf die „Besteuerung für Kleinunternehmer“, da Sie in den ersten Jahren hohe Investitionen tätigen und die Vorsteuer abziehen möchten, sind Sie an diese Entscheidung fünf Jahre gebunden. In der Fachsprache heißt das „optieren“. Tipp: Auch wenn Sie sich nicht mit der Umsatzsteuer befassen müssen, soll ten Sie trotzdem darauf achten, Ihre Rechnungen richtig auszustellen, mit dem Hinweis „steuerfrei wegen Kleinunternehmer“.
In Kapitel 5.2 „Erlöse – Gutschriften“ sehen Sie wie Ihre umsatzsteuerfreien und umsatzsteuerpflichtigen Erlöse in der EinnahmeÜberschussrechnung und im Formular „Anlage EÜR“ erfasst werden.
3.4 Verkauf
Einkauf
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Geschäfte mit dem Ausland
Beim Verkauf ins Ausland sind Ihre Umsätze, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, in Deutschland umsatzsteuerfrei, d. h. Sie stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Der ausländische Kunde zahlt bei der Einfuhr die Umsatzsteuer seines Landes. Trotzdem sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, soweit Vorsteuer für diesen Auftrag angefallen ist. Sie erhalten die gesamte Vorsteuer zurück, nicht nur anteilig. Erhalten Sie beim Einkauf im Ausland eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, zahlen Sie bei der Einfuhr die deutsche Umsatzsteuer oder die Einfuhrumsatzsteuer. Welches Ziel verfolgt in diesem Fall das Gesetz? Gleichgültig, in welchem Land Sie einkaufen, zahlen Sie an Ihre ausländischen Lieferanten den Warenwert netto und zahlen in unserem Fall die deutschen Umsatzsteuersätze von 7 % und 19 % (bis 2006 16 %). Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, erhalten diese vom Finanzamt zurück und alle anderen nicht. Umgekehrt zahlt Ihr ausländischer Kunde nur den Nettowert an Sie und zahlt in seinem Land die Umsatzsteuer. So erhält jedes Land seine geplanten Steuereinnahmen, denn jedes Land verwendet diese für unterschiedliche Ausgaben. Die Umsatzsteuersätze sind überall unterschiedlich hoch. Daher sind zum Bei-
Geschäfte mit dem Ausland
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spiel Fahrzeuge und Alkohol in einigen Ländern wesentlich teurer und umgekehrt Lebensmittel günstiger als bei uns. Die Geschäfte mit dem Ausland werden unterteilt in zwei Kategorien:
Sonstiges Ausland (Drittland)
EUAusland (Europäischer Binnenmarkt)
Warenverkehr mit sonstigem Ausland Hier nennt man den Warenverkehr Import (Einkauf) und Export (Verkauf). Erst wenn der Nachweis vorliegt, dass es sich um einen ausländischen Kunden handelt und die Ware das Land verlassen hat oder sicher verlassen wird, kann die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Erfassung beim Verkauf (Rechnungsaussteller) Beim Export stellen Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: • Sie wissen, dass es sich um einen ausländischen Kunden handelt und Ihnen liegt ein amtlicher Ausfuhrnachweis vor, d. h. die Ware hat das Land verlassen. • Kauft ein ausländischer Tourist bei Ihnen persönlich ein, muss er Ihnen ein Formular vom Zollamt vorlegen. Ansonsten müssen Sie die Umsatzsteuer berechnen, und Ihr Kunde kann beim Zoll die gezahlte deutsche Steuer zurückfordern.
Verkauf sonsti ges Ausland
In jedem Fall zahlt Ihr Kunde bei der Einfuhr in sein Land ggf. Zoll und die Einfuhrumsatzsteuer seines Landes. Den umsatzsteuerfreien Erlös erfassen Sie in der UmsatzsteuerVoranmeldung im Feld 43.
Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)
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EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ finden Sie auf der CD-ROM. Achtung: Eine amtliche Ausfuhrbestätigung dient als Nachweis, an wen Sie was geliefert haben und dass die Ware tatsächlich im Ausland angekommen ist. Ebenso das Formular vom Zollamt. Legen Sie diese Unterlagen zu den Rechnungen.
Erfassung beim Einkauf (Rechnungsempfänger) Einkauf sonsti ges Ausland
Beim Import erhalten Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer und müssen bei der Einfuhr ggf. Zoll sowie die deutsche Einfuhrumsatzsteuer zahlen. Kaufen Sie persönlich im Ausland ein, können Sie mit einem Formular vom Zollamt direkt ohne Umsatzsteuer einkaufen. Ohne das Formular zahlen Sie die ausländische Umsatzsteuer und können diese beim Zoll zurückfordern. In beiden Fällen zahlen Sie beim Zoll die deutsche Einfuhrumsatzsteuer. Die Einfuhrumsatzsteuer ist wie die Vorsteuer abziehbar und wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Feld 62 eingetragen.
Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)
Warenverkehr im EUAusland Hier nennt man den Warenverkehr:
innergemeinschaftlicher Erwerb (Import)
innergemeinschaftliche Lieferung (Export)
Nur wenn eine geprüfte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorliegt, darf eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Der ausländische Kunde zahlt dann in seinem Land die Umsatzsteuer.
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Geschäfte mit dem Ausland
Wer im innergemeinschaftlichen Handel mitwirkt, erhält zusätzlich zu seiner Steuernummer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das Bundesamt für Finanzen in Saarlouis vergibt diese Nummern zentral für Deutschland. Hat man eine Steuernummer, kann man die ID-Nr. direkt dort anfordern, Telefon 06831/4560. Diese ID-Nr. ersetzt das Zollamt. So lassen sich Fragen der Ein- und Ausfuhr allein durch Formulare klären.
3 Umsatzsteuer Identifikations nummer
Erfassung beim Verkauf (Rechnungsaussteller) Erhalten Sie die ID-Nr. Ihres Kunden, sind Sie dazu verpflichtet diese zu überprüfen. Erst dann dürfen Sie die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Hier handelt es sich um eine Innergemeinschaftliche Lieferung.
Verkauf EUAusland
Tipp: Im Internet unter www.bffonline.de müssen Sie die ausländische ID Nr. Ihres Kunden überprüfen. Fordern Sie hier eine schriftliche Bestäti gung an, gilt diese als Nachweis, an wen Sie geliefert haben.
Diese Erlöse erfassen Sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter „Innergemeinschaftliche Lieferung“ im Feld 41. Zusätzlich müssen Sie diesen Verkauf zusammen mit der ID-Nr. Ihres Kunden dem Finanzamt mitteilen (Zusammenfassende Meldung).
Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)
Besitzt Ihr Kunde keine ID-Nr. müssen Sie die Rechnung zuzüglich der deutschen Umsatzsteuer ausstellen. In diesem Fall behandeln Sie diesen Kunden wie einen inländischen Kunden. Beispiel: Privatpersonen bzw. Abholer (Touristen) können im EUAusland soviel kaufen, wie sie möchten (außer Neuwagen).
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EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Ausnahme: Handelt es sich allerdings um Verkauf neuer Fahrzeuge oder größere Versendungsaufträge an Privatpersonen, dürfen Sie die deutsche Umsatzsteuer nicht berechnen. Diesen Umsatz müssen Sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert erfassen.
Zusammenfassende Meldung Meldefrist: Zehn Tage nach Quartalsende
Die Ausfuhr von Waren und Dienstleistungen ins EU-Ausland wird in dem Formular „Zusammenfassende Meldung“ erfasst. Es muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer jedes Kunden sowie dessen Gesamtumsatz enthalten. Dieses Formular müssen Sie in der Regel zehn Tage nach Quartalsende an das Bundesamt für Finanzen schicken. Ab 2007 soll die „Zusammenfassende Meldung“ monatlich online übermittelt werden (sehen Sie unter www.iris-thomsen.de was daraus wird). Buchführungsprogramme füllen das Formular für Sie aus, wenn Sie die ID-Nr. Ihrer Kunden hinterlegen. Das Formular „Zusammenfassende Meldung“ finden Sie auf der CD-ROM. Erfassung beim Einkauf (Rechnungsempfänger)
Einkauf EUAusland
Haben Sie Ihre ID-Nr. vorgelegt, erhalten Sie eine Rechnung ohne die ausländische Steuer. Hier handelt es sich um einen „innergemeinschaftlichen Erwerb“. Diesen Erwerb müssen Sie Ihrem Finanzamt mitteilen und die 7 % bzw. 19 % Umsatzsteuer aufschlagen. Den innergemeinschaftlichen Erwerb (2.000 €) erfassen Sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Feld 89 ebenso wie die deutsche Umsatzsteuer (380 €).
Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)
Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ziehen sie diese auch gleich wieder ab; sind Sie es nicht, zahlen Sie auf diese Weise die deutsche Umsatzsteuer. Die abziehbare Vorsteuer (380 €) erfassen Sie im Feld 61.
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Geschäfte mit dem Ausland
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Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)
Auf diese Weise teilen Sie dem Finanzamt den innergemeinschaftlichen Erwerb mit. Arbeiten Sie mit einem Buchführungsprogramm, sollten Sie die speziellen Konten bzw. MwSt.-Schlüssel für den innergemeinschaftlichen Erwerb sowie die innergemeinschaftliche Lieferung verwenden. Dann wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch richtig ausgefüllt. Diese Konten werden in den folgenden Kapiteln gezeigt: Kapitel 5.2 „Erlöse – Gutschriften“ Kapitel 6.3 „Waren/Materialeinkauf – Gutschriften“ Tipp: Ausländische Umsatzsteuer kann im Inland nicht als Vorsteuer abgezo gen werden, aber die inländische Umsatzsteuer bzw. Einfuhrumsatz steuer. Daher sollten Sie, wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, die ausländische Umsatzsteuer zurückfordern und stattdessen die in ländische Einfuhrumsatzsteuer zahlen.
Erstattung ausländischer Umsatzsteuer Liegen Ihnen Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer vor und sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie auch später noch die ausländische Umsatzsteuer zurückfordern und stattdessen die deutsche Einfuhrumsatzsteuer zahlen. Wie gesagt, diese können Sie als Vorsteuer abziehen, die ausländische Umsatzsteuer nicht.
Vorsteuerabzug möglich
Beispiel: Ausgaben auf Messen und Veranstaltungen, Reisekosten (außer Kraft stoff) sowie vor Ort gekaufte Kleinteile.
Die Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer erfolgt bei allen EUMitgliedstaaten und einigen Drittländern auf Antrag. Dazu benöti-
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EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
gen Sie das Formular USt 1 T/EG, dieses können Sie beim Bundesamt für Finanzen in Bonn (Tel. 0228/406-0) anfordern. Dieser Antrag, zusammen mit den Originalrechnungen, muss bis zum 30.06. des Folgejahres bei der Erstattungsbehörde eingegangen sein. Tipp: Gegen eine Gebühr erledigen die deutschen Auslandshandelskammern in den EUMitgliedstaaten diesen Service. Allerdings müssen Sie hier den Antrag bis zum 30.04. des Folgejahres einreichen.
In dem Fall wird die Behörde, bei der die Steuer umgetauscht wurde, den Verkäufer auffordern, seine Rechnung zu korrigieren, nämlich nur mit dem Nettobetrag auszustellen, Lieferung als steuerfreie Lieferung zu behandeln und die erhaltene Umsatzsteuer zu zurückzuzahlen.
3.5 Steuerschuld umkehr
Bauleistungen und Umsatzsteuer
Geben sich zwei Unternehmen, die beide überwiegend Bauleistungen ausführen, untereinander Aufträge (Unternehmer, Subunternehmer), müssen Sie seit dem 1. April 2004 bezüglich der Umsatzsteuer die Steuerschuldumkehr nach § 13 UStG beachten. Bauleistungen dienen Bauwerken durch: • Herstellung • Beseitigung • Änderung • Instandsetzung Beispiele: • Einbau von Fenstern, Türen, Bodenbelägen, Rolltreppen, Aufzügen, Heizungsanlagen, Einbauküchen (festverbunden), Schaufensteranla gen oder Ladeneinbauten. • Installation einer Lichtwerbeanlage auf dem Gebäude. • Dachbegrünung eines Bauwerks z. B. Garage, Carport. • Anlieferung von Beton bei anschließender Verarbeitung durch den Anlieferer.
Dazu gehören nicht: • Planungs- und Überwachungsarbeiten • Materiallieferungen (Beton ohne Verarbeitung)
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Bauleistungen und Umsatzsteuer • • •
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Miete für Arbeitsgeräte, Toilettenhäuschen, Gerüst Entsorgung von Baumaterial Gartenanlage und Pflege Beide Unternehmen führen Bauleistungen aus: Auftraggeber
Auftragnehmer
(Rechnungsempfänger)
(Rechnungsaussteller)
• erhält Rechnung ohne Umsatzsteuer • muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen • haftet für die Umsatzsteuer
• schreibt Rechnung ohne Umsatz steuer • muss keine Umsatzsteuer abführen • haftet nicht für die Umsatzsteuer
Erfassung beim Auftragnehmer (Rechnungsaussteller) Normalerweise haften Sie für die Umsatzsteuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Sie fordern das Geld ein und leiten es an das Finanzamt weiter. Durch diese neue Regel „Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG“ überträgt das Finanzamt die Haftung für die Umsatzsteuer Ihres Subunternehmers auf Sie, den Rechnungsempfänger. Der Subunternehmer (Rechnungsaussteller) muss eine Rechnung ohne Umsatzsteuer stellen, mit dem Hinweis auf § 13b UStG.
Bauleistungen ausführen
Beispiel: Sie schreiben eine Rechnung über 1.000 € mit folgendem Hinweis: „Die Umsatzsteuer für diese Leistung schuldet der Auftraggeber gemäß § 13b Abs. 1 Nr. 4 UStG in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG.“
Der Erlös aus erbrachten Bauleistungen an Unternehmer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Feld 60 erfasst. Das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldungen“ finden Sie auf der CD-ROM.
Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)
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3 Bauleistungen empfangen
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Erfassung beim Auftraggeber (Rechnungsempfänger) Hier sind mehrere Arbeitsgänge erforderlich: • Netto-Zahlung an den Subunternehmer. • Zahlung der Umsatzsteuer an das Finanzamt (damit ist er aus der Haftung). • Wenn der Auftraggeber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann er diese Umsatzsteuer, die eigentlich eine Vorsteuer darstellt, auf der gleichen Umsatzsteuer-Voranmeldung abziehen. • Obwohl die Zahllast 0 Euro beträgt, müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben, da dieser Vorgang hier gesondert aufgeführt ist. Beispiel: Sie erhalten eine Rechnung über eine Bauleistung mit dem Hinweis auf § 13b UStG netto über 10.000,00 €. Zahlung an den Rechnungsaussteller Abführung der Umsatzsteuer Vorsteuerabzug Zahllast an das Finanzamt
10.000,00 € 1.900,00 € 1.900,00 € 0,00 €
Die empfangene Bauleistung wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Feld 84 eingetragen, die abzuführende Umsatzsteuer im Feld 85 und die abziehbare Vorsteuer im Feld 67.
Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)
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Einwandfreie Rechnungen
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Sonderregelung: Das Abführen der Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug sollen immer im gleichen Monat erfolgen, auch wenn keine einwandfreie Rechnung vorliegt. § 13b und § 15 (4) UStG. Bisher wurde gezeigt, wie dieser Vorgang richtig zu behandeln ist. Das hat aber nichts mit der Haftung zu tun. Schreibt Ihr Subunternehmer seine Rechnung nach der herkömmlichen Methode „Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer“ haften Sie trotzdem für diese Umsatzsteuer. Zahlen Sie ihm den Bruttobetrag und er führt die enthaltene Umsatzsteuer nicht ab, dann werden Sie zur Verantwortung gezogen. Tipp: Wenn Sie Subunternehmer engagiert haben und sich nicht sicher sind, ob Ihre Leistung in den Bereich der Bauleistung fällt, sollten Sie Ihren Steuerberater fragen. Vielleicht haften Sie bereits für die Umsatzsteuer Ihres Subunternehmens.
Arbeiten Sie mit einem Buchführungsprogramm, sollten Sie die speziellen Konten bzw. MwSt.-Schlüssel für Bauleistungen verwenden. So wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung korrekt ausgefüllt. Diese Konten werden in den folgenden Kapiteln gezeigt: Kapitel 5.2 „Erlöse – Gutschriften“ Kapitel 6.3 „Waren/Materialeinkauf – Gutschriften“
3.6
Einwandfreie Rechnungen
In der Praxis werden die Worte Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer bunt gemischt. Im Umsatzsteuergesetz, auf den Formularen und in Buchführungsprogrammen finden Sie nur noch die Worte Umsatzsteuer und Vorsteuer. Das folgende Beispiel macht den Unterschied deutlich: Beispiel: Wenn Sie beim Großhändler einkaufen, ist die gesetzliche Mehr wertsteuer für den Großhändler Umsatzsteuer. (Er muss diese an das Finanzamt abführen.) Für Sie stellt dieser Steuerbetrag Vorsteuer dar. (Diese holen Sie sich vom Finanzamt wieder.)
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3 Vorsteuerabzug
Umsatzsteuer abführen
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Das Umsatzsteuergesetz ist besonders streng, wenn es um den Vorsteuerabzug geht, § 15 UStG. Grundsätzlich muss Ihnen eine Rechnung vorliegen. Und diese muss richtig und vollständig ausgestellt sein, sonst erhalten Sie die Vorsteuer nicht zurück. Die Umsatzsteuer dagegen müssen Sie immer abführen, unabhängig davon, ob Sie das Geld ohne Beleg erhalten haben (Gastronomie, Anzahlungen) oder die Rechnung unvollständig ist. Achtung: Verkaufen Sie an ein Unternehmen, das die Vorsteuer abziehen möchte, müssen Sie eine ordentliche Rechnung ausstellen.
Ist die Rechnung korrekt, hat das Vorteile für den:
Rechnungsaussteller Es wird nicht zuviel Umsatzsteuer abgeführt.
Rechnung an Unternehmen
Rechnungsempfänger Der Vorsteuerabzug ist möglich und der Umkehr der Steuerschuld wird vorgebeugt.
Für Geschäfte zwischen Unternehmern gilt: Ist ein Auftrag abgeschlossen, muss innerhalb von sechs Monaten die Rechnung ausgestellt werden. Ansonsten muss der Rechnungsaussteller mit einem Bußgeld bis zu 5.000 € rechnen. Ab 2004 ist die Angabe des Rechnungs- sowie des Lieferdatums bzw. des Leistungszeitraums erforderlich. Dadurch ist diese „SechsMonats-Frist“ eindeutig feststellbar.
Rechnung über 150 € inkl. Umsatzsteuer (100 € bis 2006) Rechnungen ab 2004
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Zum 01.01.2004 wurden neue Vorschriften zur Erstellung einer richtigen und vollständigen Rechnung eingeführt, alle Rechnungen müssen nach § 14 UStG folgende Angaben enthalten:
3
Einwandfreie Rechnungen
Checkliste: Angaben einer vollständigen Rechnung
Checkliste
• Vollständiger Name und vollständige Adresse des Rechnungsausstellers • Vollständiger Name sowie vollständige Adresse des Rech nungsempfängers • Steuernummer oder UmsatzsteuerIdentifikationsnummer des Rechnungsausstellers (gilt auch für Kleinunternehmer) • fortlaufende Rechnungsnummer • Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum) • Lieferdatum oder Bezug auf Lieferschein, Leistungszeit raum (Kalendermonat) • Menge und Artikelbezeichnung bzw. Art der Leistung • Preis der Waren bzw. Dienstleistungen abzüglich Rabatt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (Waren 7 % bzw. 19 %) • Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz, ebenfalls auf geschlüsselt nach Steuersätzen • oder Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. Krankentransport, steuerfreie Vermietung, Kleinunternehmer) • oder Hinweis auf Steuerschuldumkehr § 13b UStG bei Ex port und Bauleistungen an Unternehmer • Bei erbrachten Bauleistungen bei Privatpersonen: Hinweis auf Aufbewahrungspflicht 2 Jahre • Hinweis auf mögliche nachträgliche Rabatte (Skonto, Bo nus) ggf. Hinweis auf allgemeine Geschäftsbedingungen, Bo nus oder Rabattvereinbarungen
Eine Rechnung kann auch aus mehreren Bestandteilen bestehen: einem Lieferschein, den allgemeinen Geschäftsbedingungen, einem Vertrag, einer nachträglichen Vereinbarung oder Korrekturschreiben. Allerdings müssen alle Bestandteile dem Rechnungsaussteller, wie auch dem Rechnungsempfänger vorliegen.
Rechnungs bestandteile
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3 Rechnungs muster
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Rechnungsaussteller vollständiger Name und vollständige Adresse
Rechnungsempfänger vollständiger Name und vollständige Adresse
Rechnungsdatum: 15.02. … UStIDNummer: … oder Rechnung Nr. …
Menge Artikel
Steuernummer: …
Steuersatz
Warenwert
Lieferung Lebensmittel abzüglich Rabatt lt. Lieferschein Nr.123
7%
2.000,00 €
50 Kisten Getränk A Lieferung am 20.01… Gesamtbetrag Umsatzsteuer 7 % (2.000 €) Umsatzsteuer 19 % (500 €) Rechnungsbetrag
19 %
500,00 € 2.500,00 € 140,00 € 95,00 € 2.735,00 €
3 % Skonto bei Zahlung bis zum 01.03. …
In den meisten Fällen müssen Sie eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung korrigieren. Entweder korrigieren Sie die Rechnung und schreiben eine nachträgliche Vereinbarung oder Sie schreiben bezogen auf diese Rechnung eine Gutschrift. Bei vereinbarten Nachlässen (Erwähnung auf der Rechnung), die sich erst nachträglich ergeben, ist eine Rechnungskorrektur nicht erforderlich. Rechnung an Privatkunden
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Achtung: Rechnung an Privatkunden – bei Leistung an Haus und Hof. Privatkunden müssen Rechnungen über Leistungen am eigenen Grund stück bzw. Haus, gleich welcher Art, zwei Jahre aufbewahren.
Einwandfreie Rechnungen
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Das „Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung von Schwarzarbeit“ verpflichtet Unternehmen, auch an Privatpersonen Rechnungen auszu stellen, und verpflichtet Privatpersonen, diese Rechnungen zwei Jahre aufzubewahren. Mögliche Strafen: Sie stellen die Rechnung nicht aus – Bußgeld bis 5.000 € Privatkunde bewahrt Rechnung nicht auf – Bußgeld bis 500 € Schreiben Sie auf die Rechnung für Privatpersonen zusätzlich Folgen des: „Laut Gesetz sind Sie dazu verpflichtet diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“
Fehlerhafte Rechnungen in 2007, 16 % oder 19 % USt Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, die richtige (gesetzlich gültige) Umsatzsteuer abzuführen und die richtige Vorsteuer abzuziehen. Allerdings muss für den Vorsteuerabzug eine einwandfreie Rechnung vorliegen. Ist die Rechnung fehlerhaft, hat der Rechnungsempfänger ein Recht auf eine korrekte Rechnung nach § 14 (2) UStG. D. h., egal wie die Rechnung zunächst aussieht, wird er, wenn er die korrekte Rechnung vorlegt, die richtige Vorsteuer abziehen können. Liegt zwischen Verkäufer und Einkäufer keine Nettopreisregelung vor (Umsatz zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer), sondern eine Festpreisvereinbarung, kann es bei fehlerhaften Rechnungen zu folgende Problemen kommen: Die Rechnung wird zu niedrig ausgestellt: Hier muss der Rechnungsaussteller in jedem Fall 19 % statt 16 % Umsatzsteuer abführen und der Rechnungsempfänger kann nach Anforderung einer korrekten Rechnung 19 % Vorsteuer abziehen. Zahlt der Rechnungsempfänger den fehlenden Vorsteuerbetrag nicht nach, verringert sich dadurch bei beiden der Nettopreis. Das ist ein Nachteil für den Verkäufer. Die Rechnung wird zu hoch ausgestellt: Hier muss der Rechnungsaussteller nur 16 % statt 19 % Umsatzsteuer abführen und der Rechnungsempfänger darf nur 16 % Vorsteuer abziehen. Zahlt der Rechnungsaussteller den übersteigenden Betrag nicht zurück, erhöht sich dadurch bei beiden der Nettopreis. Das ist ein Nachteil für den Einkäufer.
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EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob in Ihrem Fall die richtigen Vereinbarungen getroffen wurden.
Rechnung bis zu 150 € inkl. Umsatzsteuer (100 € bis 2006) Kleinbetrags rechnungen ab 2004
Auch hier hat sich zum 01.01.2004 einiges verändert. Gemäß § 33 UStDV müssen alle Kleinbetragsrechnungen folgende Angaben haben:
Checkliste
Checkliste: Kleinbetragsrechnungen • Vollständiger Name und vollständige Adresse des Rechnungsausstellers • Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum) • Menge und Artikelbezeichnung bzw. Art der Leistung • Preis der Waren bzw. Dienstleistungen inkl. Umsatzsteuer nach Steuersätzen aufgeschlüsselt • Umsatzsteuersatz 7 % bzw. 19 % oder Hinweis auf Steuer befreiung (Krankentransport, Kleinunternehmer)
Rechnungsaussteller vollständiger Name vollständige Adresse
Rechnungsdatum: 03.02. … Menge Artikel 1
Lebensmittel A
1
Getränke B
Rechnungsbetrag
Warenwert 53,50 23,20 76,70
In dem Betrag 53,50 sind 7 % USt enthalten In dem Betrag 23,20 sind 19 % USt enthalten
Taxiquittung 50kmGrenze
66
Stehen der vollständige Name und die vollständige Adresse des Taxiunternehmens auf dem Beleg? Achten Sie darauf, dass die richtige Umsatzsteuer ausgewiesen wurde:
Einwandfreie Rechnungen • • •
3
Fahrten bis 50 km = 7 % USt Fahrten über 50 km = 19 % USt (16 % bis 2006) Krankentransport = 0 % USt
Fahrkarten Rechnungen vom Reisebüro über Fahrkarten enthalten nicht immer einen Umsatzsteuerausweis. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich die Fahrkarte. Hier gilt auch die Grenze vom 50 km für 7 % bzw. 19 % USt. Auf Fahrkarten der Eisenbahn genügt die Angabe der Entfernung.
Behandlung von Anzahlungen Über Anzahlungen sind ebenfalls Rechnungen zu schreiben. Auch hier muss die Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stimmt der Zeitpunkt der Vereinnahmung nicht mit dem Rechnungsdatum überein – ist also die Anzahlung nicht sofort fällig – müssen Sie mindestens den Kalendermonat erfassen, in dem das Geld fließen soll. Beispiel: „Die Anzahlung ist fällig zum … (Datum)“ bzw. „Die Anzahlung ist fällig im … (Kalendermonat)“
Erhaltene Anzahlung Umsatzsteuer abführen Erst wenn eine Anzahlung von einem Kunden auf Ihrem Bankkonto eingeht, müssen Sie die Umsatzsteuer abführen, ganz gleich, ob Sie vorher eine Rechnung geschrieben haben oder nicht. Geleistete Anzahlung Vorsteuerabzug Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: • Die Rechnung über die Anzahlung mit Umsatzsteuerausweis muss Ihnen vorliegen und • die Zahlung muss tatsächlich geflossen sein.
Voraussetzungen
67
3 Gutschrift an Lieferanten
Einnahme Überschussrechnung und die Umsatzsteuer
Liegt Ihnen keine Rechnung vor und haben Sie bereits die Anzahlung überwiesen, besteht die Möglichkeit, dem Zahlungsempfänger eine Gutschrift zu schreiben. Liegt diese Gutschrift Ihrem Lieferanten vor, hat diese die gleiche Wirkung wie eine Rechnung, soweit Ihr Lieferant nicht ausdrücklich widerspricht. Beispiel: „Hiermit bestätigen wir Ihnen, dass wir die Anzahlung in Höhe von 10.000 € zuzüglich 1.900 € Umsatzsteuer am … auf Ihr Konto bei der … überwiesen haben.“ Diese Bestätigung sollte mit allen Angaben erfol+ gen, wie Steuernummer, Gutschriftsnummer, vollständige Namen und vollständige Adressen von Ihnen und Ihrem Lieferanten usw.
Kein doppelter Steuerausweis bei der Schlussrechnung Wenn Sie bereits auf der Rechnung der Anzahlung die Umsatzsteuer ausgewiesen haben, dürfen Sie diese auf der Schlussrechnung nicht noch einmal ausweisen. Sonst müssen Sie diese Umsatzsteuer auch doppelt abführen. Beispiel: So sieht Ihre richtige Schlussrechnung aus: Gesamtpreis abzüglich 1. Teilrechnung Nr. … abzüglich 2. Teilrechnung Nr. … verbleibender Netto+Betrag Umsatzsteuer 19 % Rechnungsbetrag
Nettobetrag 100.000,00 € 10.000,00 € 40.000,00 €
Umsatzsteuer 19.000,00 € + 1.900,00 € + 7.600 € 50.000,00 € 9.500,00 € 59.500,00 €
Sieht Ihre Schlussrechnung dagegen wie folgt aus, müssen Sie Umsatzsteuer für die Anzahlungen doppelt abführen: Gesamtpreis netto Umsatzsteuer 19 % Rechnungsbetrag abzüglich 1. Teilrechnung Nr. … abzüglich 2. Teilrechnung Nr. … verbleibender Rechnungsbetrag
68
brutto brutto
100.000,00 € 19.000,00 € 119.000,00 € 11.900,00 € 47.600,00 € 59.500,00 €
3
Rechnungskorrekturen
Übermittlungsform von Rechnungen Für den Fall einer Prüfung müssen Sie die Rechnungen ausdrucken oder so speichern, dass Sie diese auch in zehn Jahren noch sichtbar machen können. Für die korrekte Übermittlung sind drei Formen unter folgenden Voraussetzungen zulässig. per Post
per Fax
per Internet/EMail
keine Voraussetzungen
Ein Fax ist erlaubt, von Faxgerät zu Faxgerät (kein PC). Bewahren Sie auch das Faxprotokoll auf, und schicken Sie die Rechnung mit dem Ver merk „Kopie“ per Post nach.
Die Rechnung muss mit qualifizierter elektroni scher Signatur ausges tattet sein. Gleichzeitig benötigen Sie die Doku mentation dieser elekt ronischen Signatur in Ihren Unterlagen. An sonsten brauchen Sie zusätzlich die Rechnung per Post.
Der Vorsteuerabzug ist möglich, wenn die Rechnung vorliegt und entweder die Leistung erbracht oder die Zahlung erfolgt ist. Im Online-Verfahren müssen Sie Kleinbetragsrechnungen aus dem Internet ausdrucken und den Zahlungsvorgang auf der Rechnung notieren. Erst dann zählt diese als Rechnung, da ein Computerausdruck jederzeit selbst erstellt werden könnte.
3.7
Online Verfahren
Rechnungskorrekturen
Grundsätzlich verlangt das Finanzamt, dass Rechnungen sowie alle Bestandteile jeweils „spiegelbildlich“ beim Rechnungsaussteller sowie beim Rechnungsempfänger vorliegen müssen. Wenn die Rechnung bereits übermittelt wurde und sich herausstellt, dass diese nicht einwandfrei ausgestellt ist, muss diese Rechnung in den meisten Fällen korrigiert werden. Rechnungen dürfen jederzeit korrigiert werden, auch nach einer Betriebsprüfung. Dazu ist es nicht mehr erforderlich, die falsche Originalrechnung zurückzufordern und sie durch eine neue zu ersetzen.
69
3
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung zu korrigieren:
Korrekturrechnung (Rechnungsberichtigung)
nachträgliche Vereinbarung
Achtung: Sie können zwar jederzeit Rechnungen berichtigen lassen, aber erst wenn Ihnen die einwandfreie Rechnung zugeht, ist der Vorsteuerabzug möglich bzw. berechtigt. Für den Zeitraum zwischen dem „unberechtigten Vorsteuerabzug“ bis zum „Erhalt der neuen Rechnung“, verlangt das Finanzamt 0,5 % Zinsen pro Monat. Je eher Sie die Fehler erkennen, umso günstiger wird es für Sie.
Wann ist eine Korrekturrechnung erforderlich? Checkliste
Checkliste: Ist eine Korrekturrechnung erforderlich? • Rechnungsaussteller unklar
• Fehlende Rechnungsadresse, soweit diese nicht aus anderen Unterlagen hervorgeht • Falscher Rechnungsempfänger • Ungenaue oder falsche Bezeichnung der Ware oder Dienst leistung • Fehlender oder falscher Nettobetrag, Steuersatz oder Steuer betrag • Fehlende oder falsche Aufteilung nach Steuersätzen • Nur der Bruttobetrag angegeben (außer Kleinbetragsrechnung)
Die Rechnungsberichtigung muss immer durch den Rechnungsaussteller durchgeführt werden. Die Korrekturrechnung wird geschrie-
70
3
Rechnungskorrekturen
ben wie eine neue Rechnung: Sie erhält eine eigene Rechnungsnummer, das tatsächliche Ausstellungsdatum und natürlich alle weiteren Angaben, bis die Rechnung richtig und vollständig ist. Der bedeutende Unterschied zu einer normalen Rechnung ist der eindeutige Hinweis auf eine „Rechnungsberichtigung“. Tipp: Schreiben Sie in die Betreffzeile Folgendes: „Rechnungsberichtigung gemäß § 14c UStG. Die Rechnung Nr. … vom … wird wie folgt berichtigt:“
Liegen die Daten der Rechnungsberichtigung und der ursprünglichen Rechnung weit auseinander, sieht der Betriebsprüfer genau, wie viel Zinsen er verlangen kann. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob in diesem Fall auch eine nachträgliche Vereinbarung möglich ist. Diese können Sie auf das ursprüngliche Rechnungsdatum datieren.
In welchem Fall genügt eine nachträgliche Vereinbarung? Checkliste: Genügt eine nachträgliche Vereinbarung? • Eine Vereinbarung über Skonto und Bonus lag nicht vor
Checkliste
• Minderung des Rechnungsbetrages durch Mängelrüge • Kürzungen des Rechnungsbetrages in der Baubranche durch Architekten und Bauleiter
Eine nachträgliche Vereinbarung kann sowohl vom Rechnungsaussteller als auch vom Rechnungsempfänger ausgehen. Beispiel: Der Rechnungsaussteller reicht die allgemeinen Geschäftsbedingungen nach, in denen Bonusvereinbarungen geregelt sind. Der Rechnungsempfänger kürzt die Rechnung aufgrund einer Mängel2 rüge. In der Baubranche kürzt der Architekt die Rechnung. Diese Kür2 zungen erfolgen in der Regel handschriftlich auf der Rechnung. In diesen Fällen genügt es dem Rechnungsaussteller eine Kopie dieser korrigierten Rechnung zu schicken.
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3
Einnahme"Überschussrechnung und die Umsatzsteuer
Wichtig: Nachträgliche Vereinbarungen müssen dem Rechnungsaussteller sowie dem Rechnungsempfänger vorliegen.
Unberechtigter Umsatzsteuerausweis Bisher haben Sie die Korrekturmöglichkeiten in Fällen von „unrichtigem Umsatzsteuerausweis“ kennen gelernt. Im Alltag eines Unternehmens kommen solche Fälle häufig vor. Es gibt aber auch Sonderfälle, z. B. wenn eine Privatperson oder ein Kleinunternehmer unberechtigt Umsatzsteuer ausweist. Oder ein Unternehmer (der in der Regel Umsatzsteuer ausweist) für eine unberechtigte Lieferung oder Leistung Umsatzsteuer ausweist, z. B. über eine Lieferung aus dem Privatbereich. Gelingt es Ihnen, die Originalrechnung rechtzeitig, also noch bevor Ihr Kunde die Rechnung im Rahmen seiner Buchführung erfasst hat, aus der Welt zu schaffen, genügt es, diese zu zerreißen. Schaffen Sie das nicht, müssen Sie in jedem Fall die Rechnung schriftlich für ungültig erklären und gleichzeitig beim Finanzamt eine Berichtigung schriftlich beantragen. Antrag auf Rechnungs2 berichtigung
Achtung: Haben Sie die Umsatzsteuer unberechtigt ausgewiesen, müssen Sie diese an das Finanzamt abführen. Ist die Rechnung für ungültig erklärt und die Rechnungsberichtigung beantragt, wird Ihnen das Finanzamt mitteilen, ob und wann Sie die Umsatzsteuer zurückerhalten.
Was heißt das für Sie in der Praxis? Jede Menge Mehrarbeit, zumindest solange bis Ihre Geschäftspartner die neuen Vorschriften für Rechnungen kennen. 1. Schritt: Zahlen Sie nur noch Rechnungen, die „einwandfrei“ sind. Sie werden sehen, wie schnell Ihre Geschäftspartner die neuen Vorschriften beherrschen. Fangen Sie sofort damit an!
72
3
Rechnungskorrekturen
Achtung: Eine unrichtige Rechnung schließt den Vorsteuerabzug aus. Diese beein flusst aber nicht die Zahlungsfälligkeit. Um mögliche Rabatte zu si chern, sollten Sie den Nettobetrag überweisen.
2. Schritt: Sie wissen jetzt, wie die Rechnungen vor und nach dem 01.07.2004 hätten aussehen müssen. Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie viele Rechnungen unvollständig oder sogar falsch ausgestellt wurden. • Handelt es sich um hohe Rechnungsbeträge? • Sind es viele Kleinbetragsrechnungen? • Hatten Sie Glück, weil es nur wenige Rechnung mit niedrigen Beträgen waren? 3. Schritt: Rechnen Sie zusammen, wie viel Vorsteuer Sie unberechtigt abgezogen haben. Sie haben jetzt die Möglichkeit, alle Rechnungen korrigieren zu lassen, oder Sie gehen das Risiko ein, dass im Fall einer Betriebsprüfung der Prüfer diese Belege findet. Wobei Sie davon ausgehen müssen, dass er genau hinsehen wird. Tipp: Rechnen Sie aus, wie hoch in Ihrem Fall die Zinsen ausfallen würden, und entscheiden Sie dann, ob sich der Aufwand lohnt. Beispiel: Nach Ihrer Berechnung haben Sie insgesamt 1.000,00 € Vorsteuer ab gezogen, obwohl die Rechnung nicht einwandfrei war. Die Zinsen be tragen 0,5 % pro Monat, d. h. 5,00 € pro Monat.
Wie bereits erwähnt, ist das Finanzamt bezüglich der Rechnungen sowie dem Vorsteuerabzug sehr streng geworden. Gleichzeitig wurde die Prüfungspraxis verschärft. Viele Steuerberater nehmen den Vorsteuerabzug bei fehlerhaften Rechnungen nicht mehr vor und fordern die Mandanten auf, neue Rechnungen ausstellen zu lassen. Das liegt daran, dass Steuerberater neuerdings für Fehlbuchungen haften.
Prüfungen durch das Finanzamt
73
3
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
3.8
Abrechnung mit dem Finanzamt
In regelmäßigen Abständen müssen Sie die Umsatzsteuer sowie die Vorsteuer mit dem Finanzamt abrechnen. Diese Abrechnung erfolgt auf folgenden Formularen vom Finanzamt: • Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich, vierteljährlich) • Umsatzsteuererklärung (Abrechnung am Jahresende) Beispiel: Erlöse Materialeinkauf
75.000,00 € + 14.250,00 € Umsatzsteuer 19 % 50.000,00 € + 9.500,00 € Umsatzsteuer 19 %
Erhaltene Umsatzsteuer bezahlte Vorsteuer Umsatzsteuerschuld
14.250,00 € 9.500,00 € 4.750,00 €
Sie haben mehr Umsatzsteuer eingenommen als Vorsteuer gezahlt. Die sen Überschuss von 4.750,00 € müssen Sie demnächst an das Finanzamt überweisen. Was heißt in „regelmäßigen Abständen“ oder „demnächst" genau?
UmsatzsteuerVoranmeldung Wie hoch ist Ihr jährlicher Umsatzsteuerbetrag? Umsatzsteuer – Vorsteuer = Umsatzsteuerbetrag
(Zahlung an das Finanzamt)
Abgabe monatlich
Umsatzsteuerbetrag über 6.136 € im Jahr
Abgabe vierteljährlich
Umsatzsteuerbetrag 512 € bis 6.136 € im Jahr
Abgabe jährlich
Umsatzsteuerbetrag unter 512 € im Jahr Für die jährliche Abrechnung nutzen Sie die Umsatzsteuererklärung, nicht die UmsatzsteuerVoranmeldung
74
Abrechnung mit dem Finanzamt
3
Das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ finden Sie auf der CD-ROM. Ausnahme für Achtung: Alle neu gegründeten Unternehmen müssen im ersten und zweiten Jahr Existenzgründer die UmsatzsteuerVoranmeldung monatlich abgeben, egal wie hoch der Umsatzsteuerbetrag ist. Das Finanzamt möchte Existenzgründer im Auge behalten. Das gilt nicht für Unternehmen, die die Kleinunterneh merregelung beantragt haben.
Bei der Umsatzsteuer agieren sie lediglich als Vermittler für das Finanzamt: Sie fordern das Geld ein und dürfen unter strengen Voraussetzungen Vorsteuer abziehen. Ist der Zeitpunkt der Abrechnung gekommen, macht das Finanzamt keine Kompromisse. Abgabe monatlich: Die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist zehn Tage nach Ablauf des Kalendermonats fällig. Gleichzeitig wird die Zahllast oder Erstattung fällig. Beispiel: Für den Monat Januar müssen Sie am 10. Februar eine Umsatzsteuer Voranmeldung abgeben. Diese weist eine Nachzahlung in Höhe von 680,00 € aus. Diese Zahlung ist ebenfalls am 10. Februar fällig.
Abgabe vierteljährlich: In diesem Fall müssen Sie das Formular zehn Tage nach Ablauf des Quartals einreichen und gleichzeitig zahlen. Also am 10. April, am 10. Juli, am 10. Oktober und am 10. Januar. Abgabe jährlich: Liegt Ihr jährlicher Umsatzsteuerbetrag unter 512 €, machen Sie nur eine Jahresabrechnung im Formular „Umsatzsteuererklärung“. Diese müssen Sie in der Regel bis zum 31. Mai des Folgejahres abgeben. Vier Wochen nachdem Sie das Formular eingereicht haben, wird die Zahlung unaufgefordert fällig.
75
3
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Wann ist was fällig?
Abgabe der Umsatzsteuer Voranmeldung und Zahlung sind gleichzeitig fällig.
Verspätungs zuschlag und Bußgeld
www.elster.de
Erst vier Wochen nach Abgabe der Umsatzsteuererklärung ist die Zahlung fällig.
Denken Sie an die Abgabe- und Zahlungstermine, sonst fallen Kosten an! Verspätete Abgabe des Formulars kostet Verspätungszuschlag oder Bußgeld. Wenn Sie die Zahlung vergessen, kostet es Verzugszinsen. Achtung: Ab 2005 müssen Sie die UmsatzsteuerVoranmeldung online an das Finanzamt übermitteln. Das Finanzamt schickt Ihnen die Teilnahme erklärung zu. Diese müssen Sie ausfüllen und zurückschicken. Danach geht alles online. Im Internet unter www.elster.de erhalten Sie die kostenlose Software. In den Buchführungsprogrammen ist dieses Modul bereits enthalten. Ihre OriginalUnterschrift ist nur bei der Umsatzsteu ererklärung erforderlich.
Antrag auf Dauerfristverlängerung Sie haben die Möglichkeit die Abgabe- und die Zahlungsfrist für die Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen Monat zu verlängern. So haben Sie nicht nur zehn Tage, sondern fast sechs Wochen Zeit bis zur Abgabe. Dazu müssen Sie beim Finanzamt einen „Antrag auf Dauerfristverlängerung“ stellen, so heißt das Formular vom Finanzamt. Diese Formular finden Sie auf der CD-ROM. Verlängerung bei monatlicher Abgabe: Formular + Sondervoraus zahlung
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Sie reichen am 10. Februar nicht die Voranmeldung für Januar ein, sondern den „Antrag auf Dauerfristverlängerung“. Gleichzeitig zahlen Sie eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 des Umsatzsteuerbetrags vom Vorjahr. Dadurch müssen Sie erst am 10. März die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Januar abgeben und bezahlen. In
3
Abrechnung mit dem Finanzamt
der Voranmeldung für Dezember, fällig am 10. Februar, ziehen Sie die Sondervorauszahlung wieder ab. Beispiel: Ihr Umsatzsteuerbetrag des Jahres 2006 beträgt 8.000,00 €. Dauerfristverlängerung 2007 1 Sondervorauszahlung ( /11 von 8.000 €): 727,00 € Jetzt ist die UmsatzsteuerVoranmeldung für Januar 2007 erst am 10. März fällig. UmsatzsteuerVoranmeldung für Dezember 2007, fällig am 10. Februar Umsatzsteuer 3.000,00 € Vorsteuer 1.200,00 € Umsatzsteuer Zahllast 1.800,00 € abzüglich Sondervorauszahlung 2007 727,00 € Umsatzsteuer Zahllast 1.073,00 € Gleichzeitig reichen Sie die Dauerfristverlängerung 2008 am 10. Februar 2008 ein.
Verlängerung bei vierteljährlicher Abgabe: Hier genügt Ihre Unterschrift auf dem Formular „Antrag auf Dauerfristverlängerung“, eine Sondervorauszahlung ist nicht erforderlich. Dann sind Ihre Abgabe- und Zahlungstermine am 10. Mai, 10. August, 10. November und am 10. Februar.
Formular genügt
Umsatzsteuererklärung Jahresabrechnung In der Umsatzsteuererklärung werden folgende Zahlen zusammengefasst: Umsatz Summe Nettoumsatz
Steuer
50.000,00
+
Summe Umsatzsteuer
+ 9.500,00
–
Summe Vorsteuer
3.500,00
–
Summe Vorauszahlungen
5.500,00
=
Nachzahlung
500,00
77
3
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Das Formular „Umsatzsteuererklärung“ finden Sie auf der CD-ROM. UmsatzsteuerVorauszahlungen In Ihrer Umsatzsteuererklärung müssen Sie die Summe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen bzw. Zahlungsbeträge von Januar bis Dezember des Abschlussjahres eintragen, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. In der Einnahme-Überschussrechnung dagegen steht die Summe der tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer-Vorauszahlungen. Beispiel: Da Sie die UmsatzsteuerVoranmeldungen mindestens zehn Tage nach Monatsende abgeben und bezahlen, stehen in der Einnahme Überschussrechnung unter „UmsatzsteuerVorauszahlungen“ in der Regel die Monate November und Dezember des Vorjahres und für das Abschlussjahr nur die Monate Januar bis Oktober. UStVoraus zahlungen per Hand ermitteln
Also müssen Sie die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen per Hand ermitteln und gegebenenfalls mit dem Finanzamt abstimmen. Nehmen Sie dazu Ihre vier oder zwölf Umsatzsteuer-Voranmeldungen und addieren Sie die Zahlungs- oder Erstattungsbeträge. Achtung: Zur Kontrolle sollten Sie bei der Finanzkasse anrufen und Ihre Zahlen vergleichen. Dazu brauchen Sie Ihre Steuernummer und die errechnete Summe der UmsatzsteuerVorauszahlungen.
Korrektur der UmsatzsteuerVoranmeldung Wenn Sie regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und es im Rahmen des Jahresabschlusses zu weiteren Umsatzsteuernachzahlungen kommt, sollten Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung vom Dezember bzw. dem letzten Quartal korrigieren. Füllen Sie das Formular noch einmal vollständig aus, nicht nur die Differenz, und schreiben Sie in das Feld 10 eine „1“ für berichtigte Meldung. Hohe USt Nachzahlungen
78
Tipp: In diesem Fall sieht es das Finanzamt nicht gerne, wenn es bei der Um satzsteuererklärung zu einer hohen Nachzahlung kommt. Eine korrigierte UmsatzsteuerVoranmeldung für Dezember im Mai des Folgejahres ist besser als eine Umsatzsteuererklärung mit Nachzahlung zur gleichen Zeit.
Soll oder Istbesteuerung?
3.9
3
Soll oder Istbesteuerung?
Völlig unabhängig von Ihrer Gewinnermittlungsart („EinnahmeÜberschussrechnung“ oder „Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung“) müssen Sie die Umsatzsteuer mit dem Finanzamt abrechnen. Dies erledigen Sie auf den Formularen „UmsatzsteuerVoranmeldung“ oder „Umsatzsteuererklärung“, die Sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich ausfüllen und abgeben müssen. Im Folgenden wird die Frage geklärt, zu welchem Zeitpunkt Sie die Zahlen in diese Formulare eintragen. Wenn der Auftrag abgeschlossen ist oder bei Geldeingang? Bei der Umsatzsteuer müssen Sie zwei Abrechnungsformen unterscheiden: Wann müssen Sie die Umsatzsteuer abführen? Bei Abschluss des Auftrags
Bei Geldeingang
Sollbesteuerung Besteuerung nach vereinbarten Entgelten
Istbesteuerung Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten
Die Ist- bzw. Sollbesteuerung betrifft lediglich die Umsatzsteuer. Zu welchem Zeitpunkt müssen Sie die Umsatzsteuer abführen?
Zeitpunkt der UStAbführung
Achtung: Besteuerungs Wieder zurück zu Ihrem Betriebsanmeldebogen vom Finanzamt. Hier form wurden Sie gefragt, ob Sie die Umsatzsteuer nach „vereinnahmten (Sollbesteuerung)“ oder „vereinbarten (Istbesteuerung)“ Entgelten besteuern. Wissen Sie noch, was Sie angekreuzt haben? Ihre Besteue rungsform steht also schon fest. Wenn Sie nicht mehr wissen, was Sie geantwortet haben, sollten Sie das Finanzamt oder Ihren Steuerberater anrufen.
79
3
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Vergleich Soll und Istbesteuerung Sollbesteuerung
Istbesteuerung
Sie müssen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, wenn der Auftrag abgeschlossen ist.
Sie müssen die Umsatzsteuer erst an das Finanzamt abführen, wenn Sie das Geld von Ihrem Kunden erhalten haben.
Nachteil: Obwohl Sie die Umsatzsteuer noch nicht erhalten haben, müssen Sie diese an das Finanzamt zahlen. Das kann zu Liquiditätsengpässen führen.
Vorteil: Mehr Liquidität und geringerer Verwaltungsaufwand
Das betrifft nicht die Vorsteuer. Diese erhalten Sie zurück, sobald die Rechnung vorliegt und die Leistung ausgeführt wurde oder die Zahlung erfolgte.
Wer darf die Istbesteuerung in Anspruch nehmen? • •
Alle Freiberufler und alle Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr nicht höher als 250.000 € (vorher 125.000 €) war. (Sonderregelung für Unternehmen in den neuen Bundesländern: Umsatz unter 500.000 €.) Achtung: Die Umsatzgrenze von 125.000 € wurde ab 01.07.2006 auf 250.000 € erhöht und die Regelung für die neuen Bundesländer wird bis zum 31.12.2009 verlängert. Was heißt das in der Praxis? Lag Ihr Umsatz im Jahr 2005 über 125.000 €, aber unter 250.000 €, können Sie frühestens zum 1.7.2006 die Istbesteuerung beantragen. Sie könnten also im ersten Halbjahr 2006 die Sollbesteuerung anwenden und im zweiten Halbjahr (wenn genehmigt) die Istbesteuerung. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob es in Ihrem Fall sinnvoll ist, noch rückwirkend für das zweite Halbjahr 2006 die Istbesteuerung zu beantragen oder erst zu Beginn des nächsten Jahres.
80
Soll oder Istbesteuerung?
3
Istbesteuerung der Erlöse bei der Einnahme Überschussrechnung Auf welche Unternehmen trifft dies zu? • Ihr Umsatz lag im Vorjahr unter 250.000 € und der Gewinn unter 30.000 € . • Sie sind Freiberufler. • Ausnahme bis Ende 2009: Ihr Unternehmen befindet sich in den neuen Bundesländern, Ihr Umsatz lag im Vorjahr unter 500.000 € und Ihr Gewinn unter 30.000 €. Trifft eine der drei Varianten auf Ihr Unternehmen zu, haben Sie Glück. In diesem Fall erwartet das Einkommensteuergesetz und das Umsatzsteuergesetz bezüglich Ihrer Einnahmen das Gleiche von Ihnen: Betriebseinnahme
bei Geldeingang
Umsatzsteuer abführen
bei Geldeingang
In diesem Fall können Sie die Erlöse netto sowie die Umsatzsteuer aus der Einnahme-Überschussrechnung in die Umsatzsteuererklärung übernehmen. Tipp: Lexware büro easy, Lexware buchhalter und DATEV Rechnungswesen unterstützen die EinnahmeÜberschussrechnung in Verbindung mit der Istbesteuerung im Bereich der Einnahmen. Wenn Sie also alle geschriebenen Rechnungen buchen, erscheinen der Umsatz sowie die enthaltene Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung sowie in der Umsatzsteuer Voranmeldung.
Sollbesteuerung der Erlöse bei der Einnahme Überschussrechnung Auf welche Unternehmen trifft das zu? • Ihr Umsatz lag im Vorjahr über 250.000 €, aber unter 500.000 € (350.000,00 € bis 2006) und • Ihr Gewinn lag unter 30.000,00 € im Jahr. • Sie sind kein Freiberufler.
81
3
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Sofern Sie die Sollbesteuerung anwenden, fordert das Einkommensteuergesetz etwas anderes von Ihnen als das Umsatzsteuergesetz. Betriebseinnahme
bei Geldeingang
Umsatzsteuer abführen
bei Abschluss des Auftrags
Es ist ein zusätzlicher Arbeitsgang für die Umsatzsteuererklärung erforderlich. Unterliegen Sie der Sollbesteuerung und haben Sie bisher nur die tatsächlichen Zahlungseingänge erfasst, müssen Sie spätestens am Jahresende für die Erstellung der Umsatzsteuererklärung zusätzlich alle offenen Kundenrechnungen erfassen über Aufträge, die im Abschlussjahr beendet wurden. Tipp: Die Programme Lexware büro easy und DATEV Rechnungswesen unter stützen die EinnahmeÜberschussrechnung in Verbindung mit der Soll besteuerung im Bereich der Einnahmen. Weitere Einzelheiten erfahren Sie in den Kapiteln 5.7 „vereinnahmte Umsatzsteuer“ und 6.8 „gezahlte Vorsteuer“.
Vorsteuerabzug unabhängig von Ist und Sollbesteuerung Die Vorsteuer müssen Sie in dem Jahr zurückfordern, in dem alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen (einwandfreie Rechnung liegt vor, Lieferung/Leistung ist erbracht oder Zahlung erfolgt). Sie entnehmen Ihrer Einnahme-Überschussrechnung die gezahlte Vorsteuer und rechnen jeden Monat bzw. jedes Quartal per Hand die Vorsteuerbeträge der noch offenen Rechnungen dazu. Achtung: Denken Sie immer daran, die bereits angeforderte Vorsteuer im Monat der Zahlung nicht noch einmal zu erfassen. Verwenden Sie dazu das Konto „nicht abzugsfähige Vorsteuer“, dann erscheint die gezahlte Vor steuer in der EinnahmeÜberschussrechnung, aber nicht noch mal in den Umsatzsteuerformularen.
82
Pauschale Vorsteuer für bestimmte Berufsgruppen
3
Es spricht nichts dagegen, diesen Vorgang per Hand nur einmal am Jahresende durchzuführen. So sparen Sie Zeit. Genauere Informationen erhalten Sie im Kapitel 6.8 „Gezahlte Vorsteuer“.
3.10 Pauschale Vorsteuer für bestimmte Berufsgruppen In diesem Fall können Sie statt der tatsächlich angefallenen Vorsteuer die pauschal ermittelte Vorsteuer (in % vom Bruttoumsatz) ansetzen. Diese Anwendung von Durchschnittssätzen nach §§ 23 und 23a UStG. setzt Folgendes voraus: • das Unternehmen ist nicht buchführungspflichtig, also Einnahme-Überschussrechner • der Umsatz darf 61.356 € im Kalenderjahr nicht übersteigen Berufs bzw. Gewerbezweig
% des Umsatzes
Bäckerei bei CaféUmsätze unter 10 %
5,4 %
Bau und Möbeltischlerei
9%
Druckerei
6,4 %
Elektroinstallation
9,1 %
Friseure
4,5 %
Berufs bzw. Gewerbezweig
% des Umsatzes
Gewerbliche Gärtnerei
5,8 %
Selbstständige Mitarbeiter bei Bühne, Film, Funk, TV etc.
3,6 %
Journalisten
4,8 %
Schriftsteller
2,6 %
und viele mehr finden Sie unter „Vorsteuerpauschalierung“ auf der CDROM.
Diese Werte gelten in jedem Fall bis 2006, wahrscheinlich werden diese Werte durch die Umsatzsteuererhöhung zum 1.01.2007 erhöht. Sobald diese Werte veröffentlicht werden, finden Sie diese unter www.iris-thomsen.de. Beispiel Ein Journalist mit einem Umsatz von 30.000 € zahlte im Kalenderjahr 500 € Vorsteuer. Ist für ihn der Ansatz der pauschal ermittelten Vor steuer günstiger?
83
3
EinnahmeÜberschussrechnung und die Umsatzsteuer
Ja, 4,8 % von 30.000 € sind 1.440 €, in diesem Fall sollte er die Pauschalierung der Vorsteuer wählen. In diesem Fall bleibt in der Einnahme-Überschussrechnung die tatsächlich gezahlte Vorsteuer stehen, es ist keine Umbuchung erforderlich. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss jedoch geändert werden. Die tatsächliche Vorsteuer im Feld 66 wird gestrichen und stattdessen wird im Feld 63 „Vorsteuerbeträge, die nach allgemeinen Durchschnittssätzen berechnet sind (§ 23 und 23a UStG)“ eingetragen. Das ist gleichzeitig der Antrag auf die Pauschalierung.
Abb.: UmsatzsteuerVoranmeldung (Ausschnitt)
Wechseln Sie in den Folgejahren wieder zum Ansatz der tatsächlichen Vorsteuer, sind Sie an diese Entscheidung 5 Jahre gebunden. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber.
84
4
Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?
Nun kennen Sie die Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung. Es zählen nur Rechnungen und Belege, die tatsächlich geflossen sind. Weiterhin kennen Sie die Behandlung der Umsatzsteuer. Für den Vorsteuerabzug müssen Ihre Rechnungen richtig und vollständig ausgestellt sein. Jetzt müssen Sie wissen, auf welche Weise Sie Ihre Gewinnermittlung erstellen bzw. Ihre Belege erfassen können. Um den Jahresabschluss reibungslos durchführen zu können, benötigen Sie alle Rechnungen und Quittungen, das Kassenbuch (soweit vorhanden), die Konto- und Darlehensauszüge des Abschlussjahres und Ihre letzten Steuerbescheide. Sie können Ihre Einnahme-Überschussrechnung per Hand oder mithilfe eines Buchführungsprogramms erstellen. Vorab sollten Sie folgende Fragen beantworten: • Wie viele Belege hatten Sie? • Müssen Sie sich mit der Umsatzsteuer befassen?
4.1
Belege erfassen ohne Buchführungsprogramm
Dieser Weg ist sinnvoll, wenn sich nur wenig Belege angesammelt haben. Zunächst trennen Sie alle Belege nach Einnahmen und Ausgaben. Dann unterteilen Sie die Einnahmebelege sowie Ausgabenbelege in verschiedene Kategorien: Einnahmen
Ausgaben
• Erlöse USt 19 % • Erlöse USt 7 %
• • • • • • • •
Kategorisierung der Belege
Materialeinkauf USt 7 % Wareneinkauf USt 19 % Anschaffung Anlagevermögen KfzKosten Telefon Miete Geschenke Bewirtungskosten etc.
85
4
Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?
Die verschiedenen Belegstapel können Sie anschließend in einem Tabellenkalkulationsprogramm erfassen, das Ihnen automatisch für die verschiedenen Kategorien die Summen ermittelt. Beispiel: Sortieren Sie Ihre Belege nach den verschiedenen Kategorien und bilden Sie die Summen. Denken Sie daran, nur die Belege zu erfassen, die im Abschlussjahr geflossen sind. Datum
Erlöse steuerfrei
Datum
Wareneinkauf
Datum
Bürobedarf
02.01.
1.300,00
08.02.
680,00
15.03.
03.03.
2.600,00
15.03.
1.450,00
01.04.
80,00
15.04.
4.500,00
20.04.
350,00
30.06.
230,00
16.08.
2.100,00
18.05.
2.750,00
30.11.
80,00
20.09.
6.300,00
20.07.
3.700,00
31.10.
5.600,00
18.11.
560,00
11.11.
4.500,00
22.12.
120,00
3.700,00 30.600,00
9.490,00
510,00
Anschließend stellen Sie die Zahlen in Form einer EinnahmeÜberschussrechnung zusammen bzw. tragen die Zahlen in das Formular „Anlage EÜR“ ein. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen Einnahmen umsatzsteuerfrei (Feld 103) Summe
+30.600,00 =
+30.600,00
Betriebsausgaben Wareneinkauf (Feld 100) Bürobedarf (Feld 192) Summe
Gewinn
86
9.490,00 510,00 =
10.000,00 +20.600,00
Belege erfassen ohne Buchführungsprogramm
4
Mehrarbeit bei Umsatzsteuerpflicht! Sofern Ihre Umsätze umsatzsteuerpflichtig sind bzw. Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, müssen Sie aus Ihren Einnahmen die Umsatzsteuer und aus Ihren Ausgaben die Vorsteuer herausrechnen und in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung jeweils gesondert ausweisen. Außerdem müssen Sie zusätzlich am Jahresende eine Umsatzsteuererklärung und evtl. monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einreichen.
Lohnt sich ein Buchführungs programm?
Beispiel: Nachdem Sie die Belege sortiert und in einem Tabellenkalkulations programm erfasst haben, sehen Sie folgende Zahlen: Erlöse inkl. 19 % USt 95.200,00 € Wareneinkauf inkl. 19 % USt 71.400,00 €
Diese Zahlen müssen Sie wie folgt in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung bzw. im Formular „Anlage EÜR“ erfassen. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen Erlöse USt 19 % (Feld 112) vereinnahmte Umsatzsteuer (Feld 140 BE) Summe
+80.000,00 15.200,00 =
+95.200,00
Betriebsausgaben Wareneinkauf (Feld 100)
60.000,00
gezahlte Vorsteuer (Feld 185)
11.400,00
Summe
Gewinn
=
71.400,00 +23.800,00
Weiterhin müssen Sie für die Abrechnung der Umsatzsteuer die Nettoumsätze, die vereinnahmte Umsatzsteuer und die Vorsteuer manuell in das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung" bzw. „Umsatzsteuererklärung" eintragen. Wenn Ihnen diese Rechnerei zuviel ist, empfiehlt es sich, ein Buchführungsprogramm anzuwenden, das die Einnahme-Überschussrechnung unterstützt.
87
4
Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?
4.2
Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme
Obwohl Sie nicht zur Buchführung verpflichtet sind, machen Sie Ihre Buchführung mit einem Buchführungsprogramm. Wechseln Sie dadurch freiwillig zur doppelten Buchführung? Nein, denn mit einem Buchführungsprogramm können Sie auch Ihre EinnahmeÜberschussrechnung erstellen. In den folgenden Kapiteln werden drei Buchführungsprogramme vorgestellt: Kapitel 7 „Lexware büro easy“ Kapitel 8 „Lexware buchhalter“ Kapitel 9 „DATEV Rechnungswesen compact“ Mit diesen Programmen können Sie Ihre Einnahme-Überschussrechnung mit und ohne Formular sowie Ihre UmsatzsteuerVoranmeldung erstellen. Diese Programme haben vieles gemeinsam, sind aber in der Anwendung sehr unterschiedlich. In diesem Kapitel geht es um die Gemeinsamkeiten, die Anwendung lernen Sie in den o. g. Kapitel für jedes Programm separat kennen. Alle Buchführungsprogramme verfügen über einen Kontenrahmen und sind so programmiert, dass Ihre Belege automatisch sortiert und für die einzelnen Kategorien Summen gebildet werden sowie aus den Bruttobeträgen die enthaltene Umsatzsteuer herausgerechnet wird. Das erspart Ihnen viel Rechen- und Schreibarbeit. DATEV Schnittstelle
Tipp: Möchten Sie Ihre Belege des laufenden Jahres erfassen und den Rest vom Steuerberater erledigen lassen, können Sie die erfassten Daten über die so genannte „DATEVSchnittstelle“ direkt übertragen. Die hier vorgestellten Programme sind mit dieser Schnittstelle ausge rüstet. Sie geben die BeraterNr. sowie die MandantenNr. ein, die Sie beim Steuerberater erfragt haben, und schon können Sie auf Knopf druck die Daten versenden.
88
Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme
4
Wie müssen Sie vorgehen? Sie müssen die richtige Kontonummer wählen, den richtigen Betrag sowie den Steuersatz erfassen und dem Programm mitteilen, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt. Kontoauszug
Barbeleg
03.04. Kunde zahlt RG
15.04. Bürobedarf 119,00 € 19 % MwSt. enthalten
Erlöse USt.19 % +2.380,00 € 04.04. KfzVers. Auto 1
500,00 €
04.04. KfzVers. Auto 2 05.04. private Miete
200,00 € 800,00 €
EinnahmeÜberschussrechnung Betriebseinnahmen Erlöse USt.19 % netto Umsatzsteuer
2.000,00 € 380,00 €
Betriebsausgaben KfzVersicherung
700,00 €
Bürobedarf netto
100,00 €
Vorsteuer Gewinn
keine Betriebseinnahme keine Betriebsausgabe
19,00 € 1.561,00 €
0,00 € 800,00 €
Das Schaubild zeigt, was das Programm für Sie im Hintergrund erledigt. Es addiert Belege der gleichen Kategorie und trägt diese in eine Summe ein. Es trennt Umsatz von Umsatzsteuer und weist diese gesondert aus, ebenso die Kosten sowie die enthaltene Vorsteuer. Ganz gleich, in welcher Buchungsmaske Sie einen Barbeleg oder die Positionen Ihres Kontoauszugs erfassen: Ihre Zahlen erscheinen in
Was das Programm im Hintergrund erledigt
89
4
Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?
der Einnahme-Überschussrechnung bzw. Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung. Es sei denn, es handelt sich um private Geldflüsse – diese bleiben draußen. Mit einer Eingabe erledigen Sie mehrere Arbeitsgänge.
Wie wählen Sie die richtige Kontonummer? Die besondere Schwierigkeit bei der Anwendung eines Buchführungsprogramms liegt in der großen Auswahl der Konten. Diese Schwierigkeit will Ihnen dieses Buch abnehmen, denn in der Praxis benötigen Sie nur wenige Konten. In den folgenden Kapiteln dreht sich alles um Ihre Einnahmen und Ausgaben. Sie erfahren, ob es sich um eine private oder betriebliche Einnahme bzw. Ausgabe handelt und welche Kontonummer Sie verwenden sollten. Wenn Sie sich erst einmal an die wichtigsten Konten gewöhnt und das System verstanden haben, werden Sie sich sicher bald mit den umfangreichen Kontenplänen anfreunden. Tipp: Hat Ihr Steuerberater bisher Ihre Buchführung erledigt, sollten Sie sich von ihm die letzte Summen und Saldenliste oder eine BWA mit Kontennachweis geben lassen. Darin sehen Sie alle Konten, die er für Ihre Einnahmen und Ausgaben verwendet hat. Damit ist die Auswahl wesentlich geringer.
Die Aufgabe von Kontenrahmen Ohne Kontenrahmen wäre es kein Buchführungsprogramm. Hier ist geschlüsselt, auf welchen Konten die herausgerechnete Umsatzsteuer erfasst wird oder aus welchen Konten die Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch übernommen werden. Die Kontenzuweisung zeigt Ihnen, ob der Betrag, den Sie auf ein bestimmtes Konto buchen, als Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erscheint oder nicht. Außerdem ist bei jedem Konto die Zeile bzw. das Feld des Formulars „Anlage EÜR“ hinterlegt. In einem Kontenrahmen erhalten alle Einnahmen und Ausgaben eine Nummer. Es gibt viele verschiedene Kontenrahmen. Diese unterscheiden sich lediglich in der Nummernvergabe, d. h. sie ver-
90
Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme
4
wenden für die gleiche Kontenbezeichnung unterschiedliche Nummern. In der folgenden Übersicht sehen Sie die unterschiedliche Nummernvergabe der bekanntesten Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04: SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
0320
0520
Vermögen
Kfz
3300
5300
Ausgaben
Wareneinkauf USt 7 %
4520
6520
Ausgaben
KfzVersicherung
8400
4400
Einnahmen
Erlöse USt 16/19 %
8340
4340
Einnahmen
Erlöse USt 16 %
Fibukonten
Grundsätzlich können Sie den Kontenrahmen frei wählen. Haben Sie Ihre Firma im Programm eingerichtet und den Kontenplan gewählt, ist ein Wechsel nicht mehr möglich. In diesem Fall müssten Sie die Firma erneut einrichten. Achtung: Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, d. h. möchten Sie ihm am Jahresende Ihre Daten überspielen, sollten Sie unbedingt den glei chen Kontenrahmen verwenden. Dann sprechen Sie von den gleichen Kontonummern. Ein Anruf beim Steuerberater genügt.
In den folgenden Kapiteln werden gleichzeitig die Standardkonten des SKR 03 und SKR 04 wie folgt dargestellt: Für das Fibukonto Bank im SKR 03 1200 und im SKR 04 1800 (1200/1800). Diese sind automatisch in den drei Programmen vorhanden. Lexware büro easy verwendet die Kontonummern nur im Hintergrund. Hier arbeiten Sie überwiegend mit Kontenbezeichnungen. Daher werden diese sowie der Kontentyp in den Beispielen angegeben. Tipp: Grundsätzlich sind die Daten der Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 ausreichend und richtig geschlüsselt. Sie wählen die richtige Nummer und das Programm macht das Richtige. Solange Sie keine neuen Konten anlegen oder bestehende Konten verändern, müssen Sie nicht in die Tiefen eines Kontenplans einsteigen.
91
4
Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?
Hinweis: Vereinskontenrahmen Ein Verein besteht aus mehreren Bereichen, dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Für jeden Bereich muss der Gewinn getrennt dargestellt werden. D. h. Sie stellen die Einnahmen den entsprechenden Ausgaben gegenüber und erhalten so mehrere Ergebnisse. Für Vereine gibt es spezielle Kontenrahmen, die Sie unbedingt verwenden sollten.
Der richtige Steuersatz? Auf Ihrem Beleg finden Sie neben dem Betrag auch den richtigen Steuersatz.
Einnahme oder Ausgabe mitteilen? Das ist eine weitere Schwierigkeit. Eigentlich müssten Sie dazu die Technik der Buchführung beherrschen. Doch heute bieten Ihnen die Programme einfache Eingabemasken, in denen Sie mit den Worten Einnahme oder Ausgabe oder den Vorzeichen + oder – Ihre Belege erfassen können. Im Hintergrund wenden diese Programme – für Sie ganz unbemerkt – die Technik der Buchführung an. Wie diese Eingabemasken aussehen und welche Regeln Sie beachten müssen, wird in diesem Buch parallel für alle drei Buchführungsprogramme gezeigt. Für alle Programme gilt gleichermaßen: Es gibt zwei Arten von Buchungen:
Buchung Kasse und Bank Erfassung von Barbelegen sowie von Rechnungen, die über das Geschäftskonto geflossen sind, wie Miete, Erlöse, Wareneinkauf etc.
Umbuchungen Erfassung von Einnahmen oder Ausgaben, zu denen kein Geld fluss erfolgt, wie Privatnutzung Kfz, Abschreibung etc.
Buchungen von Kasse und Bank werden in anderen Eingabedialogen erfasst – als Umbuchungen.
92
Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme
4
Belege vorbereiten Trennen Sie Ihre Barbelege von Rechnungen, die über Ihr Bankkonto geflossen sind. Anschließend heften Sie die Bankbelege hinter die entsprechenden Kontoauszüge. Bei Kontoauszügen erfassen Sie das Datum des Geldeingangs bzw. der Zahlung.
Trennung von Bar und Bankbelegen
Kontoauszüge 01.01…
Anfangsbestand Auszug
+1.230,00
03.01…
RG Kunde inkl.19 % USt
+4.760,00
03.01…
Mietzahlung ohne USt
10.01…
RG Lieferant inkl.19 % USt
1.190,00
31.01…
Kontostand
+4.000,00
800,00
Ihre Barbelege sortieren Sie nach Datum. Barbelege 01.01…
Anfangsbestand Barbelege
12.01…
Kopierpapier inkl. 19 % USt
14.01…
Porto ohne USt
20.01…
RG Kunde inkl. 19 % USt
29.01…
Benzin inkl. 19 % USt
31.01…
Summe Barbelege
0,00 119,00 60,00 +2.380,00 59,50 +2.141,50
So sind Ihre Belege optimal für die Erfassung in einem Buchführungsprogramm vorbereitet.
Anfangsbestände erfassen Eigentlich genügt es im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung, die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zu erfassen. Die Angabe der Anfangsbestände Ihrer Bankkonten und ggf. Ihrer Kasse ist nicht erforderlich. Arbeiten Sie allerdings mit einem Buchführungsprogramm, ist es vorteilhaft, die Anfangsbestände einzugeben. Damit nutzen Sie eine sehr hilfreiche Kontrollfunktion. Beispiel: Erfassen Sie alle Positionen Ihres Kontoauszugs, rechnet das Programm parallel Ihren Kontostand mit. Diesen können Sie dann mit Ihrem Kon toauszug vergleichen. So erkennen Sie auf einen Blick, ob Sie sich ver tippt haben oder nicht. Das Gleiche gilt für Ihr Kassenbuch.
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4
Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?
Das Führen eines Kassenbuchs ist nur erforderlich, wenn Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit ein Kassenbuch führen müssen. (So ermittelt z. B. ein Kiosk oder Bistro die Bareinnahmen durch ein Kassenbuch.) Wenn in Ihrem Unternehmen kein Kassenbuch erforderlich ist, geben Sie keinen Anfangsbestand ein und erfassen Ihre Barbelege ohne Beachtung des Kassenstandes. Allerdings sollten Sie in diesem Fall das Fibukonto „Kasse“ umbenennen in „Barbelege“ oder ein Verrechnungskonto speziell für die Einnahme-Überschussrechnung verwenden. Wie Sie das machen, wird in den folgenden Kapiteln für jedes Programm separat gezeigt. Warum sollte man nicht den Kontonamen „Kasse“ verwenden? Negativer Kassenbestand?
Wenn Sie das Konto „Kasse“ benutzen, obwohl Sie nur selten Bareinnahmen erhalten, wird der Kassenstand negativ sein. Das wird das Finanzamt auf den ersten Blick sehr verwundern. Beispiel: Ein Bankkonto kann einen positiven oder negativen Saldo haben, eine Kasse niemals. Stellen Sie sich Ihre Kasse vor. Was können Sie heraus nehmen, wenn nichts mehr drin ist?
Durch die Umbenennung ist klar, dass Sie kein Kassenbuch führen, sondern Ihre Barbelege erfassen. Kontrolle nach der Eingabe
Tipp: Professionelle Buchhalter/innen führen immer eine Kontrolle durch. Sie addieren vor der Eingabe die Barbelege und kontrollieren nach der Ein gabe, ob die Summen übereinstimmen. So werden Tippfehler ausge schlossen. Eine Methode, die zur Nachahmung empfohlen wird.
Übersicht für die Arbeit mit Buchführungsprogramm Belegvorbereitung
• BarBelege nach Datum sortieren, nummerieren und gesondert aufbewahren • Kontoauszüge sortieren (für jedes Bankkonto ein Fach im Ordner) und die Rechnungen hinter den jeweiligen Geldzugang oder Geldabgang heften. • Private Nutzungsanteile und Abschreibung ermitteln (siehe Kapitel 5 und 6)
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Gemeinsamkeiten der Buchführungsprogramme
4
• BarBelege über Verrechnungskonto buchen (SKR 03/04: 1371/1486) oder im Kassenbuch erfassen
Buchen
• Bankauszüge erfassen (pro Bankkonto ein Konto anlegen) • Umbuchungen wie Abschreibung, Privatnutzung (siehe Kapitel 5 und 6) • Kassenendbestand kontrollieren, falls ein Kassen buch geführt wird
Kontrollieren
• Banksaldo abstimmen (KontoauszugProgramm) • Schlüsselung der neu angelegten Konten überprüfen
Alle Programme bieten Ihnen eine Vielzahl von Auswertungen und grafischen Darstellungen. So erfüllen Sie nicht nur Ihre Pflichten gegenüber dem Finanzamt, sondern erhalten darüber hinaus interessante Informationen über die Zahlen Ihres Unternehmens.
Übersicht über die Zahlen Ihres Unternehmens
Die Programme und ihre …
Gemeinsamkeiten • Standardkontenrahmen • DATEVSchnittstelle • elektronische Übermittlung der Umsatzsteuer Voranmeldung • Formular „Anlage EÜR“ • Fibu für mehrere Firmen möglich
Unterschiede • Firma einrichten • Eingabemasken für Kasse, Bank und Umbuchungen • Kontenrahmen bearbeiten • Buchungsvorlagen • offene Posten, Verwaltung führen
Alle drei Programme füllen auch das neue Formular „Anlage EÜR“ automatisch aus. In den Konteneinstellungen ist zu jeder Kontonummer die entsprechende Zeile bzw. Feld-Nr. hinterlegt. Zur Sicherheit, sollten Sie beide, die formfreie EinnahmeÜberschussrechnung sowie das neue Formular, ausdrucken und deren Ergebnisse miteinander vergleichen. Stimmen diese überein, sind alle Konten, die Sie verwendet haben, richtig geschlüsselt.
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4
Belege erfassen: Per Hand oder mit Buchführungsprogramm?
Tipp: Weicht das Ergebnis des Formulars von dem der herkömmlichen Ein nahmeÜberschussrechnung ab, müssen Sie überprüfen, ob Zahlen auf dem Formular fehlen. In diesem Fall handelt es sich um individuell an gelegte Konten. Diesen müssen Sie selbst die Zeilen bzw. Felder des Formulars zuordnen.
Wichtig: Stimmen alle Zahlen überein, wird die Differenz bei den „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“ liegen. Im Formular erhöhen diese den Gewinn direkt und in der herkömmlichen EinnahmeÜberschussrechnung nicht, denn hier werden diese auf einer zusätzlichen Anlage dem Gewinn zugerechnet. Mehr dazu in Kapitel 5.4 „Privatnutzung Kfz“ und in Kapitel 6.7 „Begrenzte Betriebsausgaben“. In den Kapiteln 5 und 6 geht es um Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Es wird gezeigt, in welchem Feld diese im Formular eingetragen werden. Und Sie sehen die Auswirkungen in der Einnahme-Überschussrechnung sowie die Behandlung von Umsatzsteuer und Vorsteuer. Außerdem sehen Sie die entsprechenden Fibukonten und einen allgemeingültigen Buchungssatz. In den Kapiteln 7, 8 und 9 erhalten Sie für das jeweilige Buchführungsprogramm eine kurze Einweisung sowie genaue Buchungsvorlagen für Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben. Die Ausführungen zu den einzelnen Programmen sollen Ihnen den Einstieg erleichtern und Ihnen die Möglichkeiten aufzeigen, die sich durch die Anwendung dieser Programme eröffnen.
4.3
Die Technik der Buchführung
Für jeden Geschäftsvorfall müssen Sie irgendein Konto im Soll und irgendein Konto im Haben buchen. Für welchen Fall Sie ein Konto im Soll oder im Haben buchen, erfahren Sie hier. Für Buchungen im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung genügen folgende Grundsätze:
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Die Technik der Buchführung
Kontostand Kassenstand Anlagevermögen Schulden Betriebsausgaben Betriebseinnahmen Offene Kundenrechnung Offene Lieferantenrechnung Privatzwecke
Aussage
Fibukonto im Soll erfassen
steigt sinkt steigt sinkt Zugang Abgang steigen sinken steigen sinken steigen sinken steigen sinken
Bank
steigen sinken Geld raus Geld rein
4
Fibukonto im Haben erfassen Bank
Kasse Kasse Maschine Maschine Darlehen Darlehen KfzKosten KfzKosten Erlöse Erlöse Debitor (Kunde) Debitor (Kunde) Kreditor (Lieferant) Kreditor (Lieferant) Privatentnahme Privateinlage
Sie werden sehen, dass für jeden Geschäftsvorfall immer zwei Aussagen zutreffen: Die eine beschreibt die Buchung des Kontos im Soll, die andere im Haben. Beispiel: Was passiert, wenn Sie Porto bar bezahlen? Der Kassenstand sinkt – die Betriebsausgaben steigen. Was bedeutet dies für die Buchung? Das Fibukonto der Betriebsausgabe „Porto“ erfassen Sie im Soll und das Fibukonto „Kasse“ im Haben. Was passiert, wenn Ihr Kunde eine Rechnung über die Bank bezahlt? Der Kontostand steigt und die Betriebseinnahmen steigen. Buchung: Das Fibukonto „Bank“ im Soll und das Fibukonto der Be triebseinnahmen „Erlöse“ im Haben.
Wie gesagt: Sie müssen sich in diesem Buch nicht mit der Technik der Buchführung befassen, denn sobald Buchungen erforderlich sind, werden eine Eingabevorlage sowie die entsprechenden Fibukonten gezeigt werden. Machen Sie gelegentlich eine Gegenprobe, zum Üben.
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5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
In diesem Kapitel dreht sich alles um Einnahmen, die Ihnen im laufenden Jahr zufließen. Jeder Beitrag dieses Kapitels ist einer Betriebseinnahmenart gewidmet, die nach den vier folgenden Aspekten behandelt wird. 1. EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2
Hier wird die Frage beantwortet, ob es sich um Betriebseinnahmen handelt oder nicht. Nutzen Sie Gegenstände Ihres Unternehmens für private Zwecke (Waren, Kfz, Telefon), sehen Sie hier, wie die privaten Nutzungsanteile ermittelt werden. Außerdem wird gezeigt, wie sich die Betriebseinnahmen in der Einnahme-Überschussrechnung auswirken und in welche Felder des Formulars sie eingetragen werden. 2. Aufzeichnungen
Aufzeichnung
In manchen Fällen sind die Belege nicht ausreichend, um bestimmte Zahlen Ihrer Einnahme-Überschussrechnung nachvollziehen zu können. Dann sind zusätzliche Aufzeichnungen erforderlich. In solchen Fällen wird zwischen zwei Möglichkeiten unterschieden: • Sie bewahren die Aufzeichnungen für den Fall einer Betriebsprüfung in Ihren Unterlagen auf. • Sie reichen die entsprechenden Aufzeichnungen zusammen mit Ihrer Einnahme-Überschussrechnung beim Finanzamt ein. 3. Hinweis zur Umsatzsteuer
Umsatzsteuer Kapitel 3
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Für Unternehmen, die mit der Umsatzsteuer zu tun haben, stellt sich die Frage, ob und wann sie die Umsatzsteuer abführen.
5
Einnahmen von A Z
4. Buchen im Programm Hier sehen Sie die entsprechenden Fibukonten und einen allgemeingültigen Buchungssatz. In den folgenden Kapiteln werden alle Buchungen dieses Kapitels in einer individuellen Erfassungsvorlage gezeigt. Kapitel 7 „Lexware büro easy“ Kapitel 8 „Lexware buchhalter“ Kapitel 9 „DATEV Rechnungswesen compact“
5.1
Buchen
Einnahmen von A Z
Einnahmen
Kapitel
Feld Formular
Anzahlungen (erhalten) auf Erlöse umsatzsteuerfrei Anzahlungen (erhalten) auf Erlöse umsatzsteuer pflichtig Auflösung Ansparabschreibung (Gewinnzuschlag) Bauleistungen (erbracht an Unternehmer) Bauleistungen (erbracht an Privatpersonen) Darlehensaufnahme EinkommensteuerErstattung Erlöse umsatzsteuerfrei Kleinunternehmer Erlöse umsatzsteuerfrei Erlöse umsatzsteuerpflichtig GewerbesteuerErstattung KörperschaftssteuerErstattung Mieteinnahmen umsatzsteuerfrei Mieteinnahmen umsatzsteuerpflichtig Private Warenentnahmen Privateinlagen Privatnutzung Kfz Privatnutzung Telefon regelmäßig wiederkehrende Einnahmen Sachbezüge Arbeitnehmer Kfz Sachbezüge Arbeitnehmer Waren Sonstige Steuererstattungen Umsatzsteuer von Kunden (vereinnahmt) UmsatzsteuerErstattung (Finanzamt)
5.2 5.2
103 112
5.9+6.5 5.2 5.2 5.9 5.8 5.2 5.2 5.2 5.8 5.8 5.9 5.9 5.4 5.9 5.5 5.6 5.10 5.5 5.4 5.8 5.7 5.8
120124 103 112 kein Eintrag kein Eintrag 111 103 112 103 103 103 112 108 kein Eintrag 106 108 103 106 108 103 140 BE 141
99
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Einnahmen
Kapitel
Feld Formular
Verkauf Anlagevermögen Versicherungsentschädigung Zinsen (erhalten)
5.3 5.9 5.9
102 103 103
Die Reihenfolge der folgenden Beiträge ist nicht alphabetisch sortiert, sondern sie orientiert sich daran, wie Sie die Zahlen in die Einnahme-Überschussrechnung bzw. in das Formular eintragen sollten, soweit sie in Ihrem Unternehmen vorkommen. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen Einnahmen umsatzsteuerfrei
+
Einnahmen umsatzsteuerpflichtig netto
+
Erlöse aus Verkauf Anlagevermögen
+
Privatnutzung Kfz netto
+
Privatentnahme Waren netto
+
Privatnutzung Telefon netto
+
vereinnahmte Umsatzsteuer
+
UmsatzsteuerErstattung
+
Steuererstattungen
+
Summe
=
+
Betriebsausgaben … Gewinn oder Verlust
=
+/
5.2
Erlöse Gutschriften
Grundsätzlich dürfen Sie Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nicht miteinander verrechnen. Dies bezieht sich auf den Fall, dass Ihr Kunde auch gleichzeitig Ihr Lieferant ist. Was darf miteinander verrechnet werden?
100
Beispiel: Sie haben für eine Schreinerei das Briefpapier erstellt und der Schreiner verlegt einen Holzboden in Ihrem Büro. Diese beiden Geschäfte dürfen nicht miteinander verrechnet werden. Sie müssen das Briefpapier und der Schreiner muss den Holzboden in Rechnung stellen.
5
Erlöse Gutschriften
Rechnungen und Gutschriften an Ihren Kunden dürfen miteinander verrechnet werden. Beispiel: Nachdem Ihr Kunde die Waren erhalten hat, stellt er fest, dass die Lieferung unvollständig war. Sie haben die Rechnung bereits abge schickt und erstellen nachträglich eine Gutschrift. Die Rechnung sowie die Gutschrift werden in der Einnahme Überschussrechnung unter der gleichen Position „Erlöse“ erfasst.
Ermitteln Sie die Summe Ihrer Erlöse abzüglich aller Nachlässe und Gutschriften.
Ihre Erlöse Erst wenn Sie das Geld tatsächlich erhalten haben, zählt es zu Ihren Betriebseinnahmen, dazu gehören: • Erlöse Inland • Erlöse Ausland • Erhaltene Anzahlungen, für nicht erbrachte Leistungen • Erbrachte Bauleistungen EinnahmeÜberschussrechnung Sind Ihre Erlöse von der Umsatzsteuer befreit, genügt es alle Erlöse in einer Summe in der Einnahme-Überschussrechnung zu erfassen. Sind Ihre Erlöse teilweise oder ganz umsatzsteuerpflichtig, müssen Sie Ihre Erlöse netto und die enthaltene Umsatzsteuer gesondert erfassen. Soll gleichzeitig die Umsatzsteuer-Voranmeldung korrekt ausgefüllt werden, müssen Sie Ihre Umsätze nach den verschiedenen Umsatzsteuersätzen unterteilen. Beispiel: Ihre Erlöse im Monat Mai: Erlöse steuerfrei Erlöse inkl. USt 7 % Erlöse inkl. USt 19 %
Gewinn ermittlung Kapitel 2
10.000,00 € 5.350,00 € 29.750,00 €
101
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Erlöse umsatzsteuerfrei (Feld 103) Erlöse USt 7 % netto (Feld 112) Erlöse USt 19 % netto (Feld 112 ) vereinnahmte Umsatzsteuer (350 + 4.750) (Feld 140 BE)
+10.000,00 +5.000,00 +25.000,00 +5.100,00 =
+ 45.100,00
Summe
Betriebsausgaben …
+45.100,00
Gewinnerhöhung
EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung
•
Bei Rechnungskorrekturen müssen Sie alle Unterlagen, die an Ihren Kunden geschickt wurden, aufbewahren. Sie müssen nachweisen, warum z. B. Ihr Kunde nicht den vollen Rechnungsbetrag gezahlt hat.
Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer Kapitel 3.8
102
Das vorherige Beispiel zeigte Ihre Umsätze im Mai. Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgeben müssen, ist die Zahlung in Höhe von 4.350,00 € am 10. Juni fällig. Haben Sie eine Fristverlängerung beantragt, durch Formular und Sondervorauszahlung, ist die Abgabe und Zahlung erst am 10. Juli fällig.
Erlöse Gutschriften
5
Hinweis zur Umsatzsteuer Geschäfte mit dem Ausland Hatten Sie Geschäfte mit dem EU-Ausland und hat der Kunde Ihnen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitgeteilt, schreiben Sie Ihre Rechnung ohne Umsatzsteuer. Dieser Vorgang muss in der Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert erfasst werden, unter „innergemeinschaftliche Lieferung“.
Umsatzsteuer Kapitel 3.4
Achtung: Sie müssen vierteljährlich eine zusammenfassende Meldung an das Bundesamt für Finanzen schicken.
Umsätze mit dem sonstigen Ausland werden in der UmsatzsteuerVoranmeldung unter „Umsatzerlöse steuerfrei“ erfasst. Hinweis zur Umsatzsteuer erbrachte Bauleistungen •
•
Erbrachte Bauleistungen an Unternehmer, an einem Gebäude oder einem Grundstück, werden in der UmsatzsteuerVoranmeldung gesondert unter „Bauleistungen“ erfasst. Erbrachte Bauleistungen an Privatpersonen, werden wie alle anderen Erlöse unter „Umsatzerlöse 19 % USt“ erfasst. Allerdings müssen Sie in der Rechnung auf die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren hinweisen.
Umsatzsteuer Kapitel 3.5
Buchen im Programm SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
1200 8337
1800 4337
Finanzkonto Einnahmen
8950
4690
Einnahmen
8100 8120
4100 4120
Einnahmen Einnahmen
8125
4125
Einnahmen
8195 8300 8400 8340
4185 4300 4400 4340
Einnahmen Einnahmen Einnahmen Einnahmen
Bank Erlöse aus Bauleistungen, Leistungsemp fänger schuldet Steuer nach § 13b UStG. Nicht steuerbare Umsätze (wie steuerfrei) Umsatzerlöse umsatzsteuerfrei Umsatzerlöse (Export an sonstiges Ausland) ohne USt mit Vorsteuerabzug Innergemeinschaftliche Lieferung (Export an EU Ausland) ohne USt mit Vorsteuerabzug Erlöse als Kleinunternehmer Umsatzerlöse 7 % Umsatzerlöse 16/19 % Umsatzerlöse 16 %
Fibukonten
103
5 Buchen
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Umsatzsteuersätze und nutzen Sie im Falle einer „innergemeinschaftlichen Lieferung“ oder einer „erbrachten Bauleistung an Unternehmer“ unbedingt die dafür vorgesehenen Konten und Steuerschlüssel. StandardBuchung
Steuer
„Bank“ an „Umsatzerlöse umsatzsteuerfrei“ 10.000,00 €
keine
„Bank“ an „Umsatzerlöse 7 %“ 5.350,00 €
UST 7 %
„Bank“ an „Umsatzerlöse 19 %“ 29.750,00 €
UST 19 %
Die Programme rechnen die enthaltene Umsatzsteuer automatisch heraus und erfassen den Umsatz netto sowie die Umsatzsteuer gesondert in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung sowie im Formular „Anlage EÜR“. Gleichzeitig ist Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung abrufbereit. Achtung: Aufträge, die im Jahr 2006 abgeschlossen wurden, haben Sie zuzüglich 16 % Umsatzsteuer berechnet. Zahlen Ihre Kunden diese Rechnungen erst im Jahr 2007, müssen Sie darauf achten, das Fibukonto "Umsatzer4 löse 16 % USt" zu wählen, so wird die enthaltene Umsatzsteuer von 16 % automatisch herausgerechnet und in die entsprechenden Felder der Formulare eingetragen.
Erteilte Gutschriften EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn4 ermittlung Kapitel 2
Hier haben Sie es wesentlich leichter als bilanzierende Unternehmen: Gutschriften werden nur erfasst, wenn Sie tatsächlich Geld zurückzahlen. Variante 1: Ihr Kunde erhält die Gutschrift noch vor Zahlung Ihrer Rechnung. Gutschrift und Rechnung sind gleich hoch. In diesem Fall wird kein Geld fließen; heften Sie die Gutschrift zur Rechnung und notieren Sie, wie es zu der Gutschrift kam.
104
5
Erlöse Gutschriften
Variante 2: Der Gutschriftbetrag ist niedriger als die Rechnung und Ihr Kunde überweist nur den Differenzbetrag (Rechnung – Gutschrift). Hier erfassen Sie nur den verminderten Geldeingang in Ihren Betriebseinnahmen. Variante 3: Hat Ihr Kunde bereits gezahlt und Sie schreiben eine Gutschrift, müssen Sie das Geld auch an Ihren Kunden zurück überweisen. Sobald die Rückzahlung geflossen ist, ziehen Sie diesen Betrag von Ihren Betriebseinnahmen (und ggf. der Umsatzsteuer) ab und notieren das Datum der Rücküberweisung auf der Gutschrift oder heften sie den Beleg hinter den Kontoauszug. Aufzeichnung für Ihre Unterlagen Bewahren Sie alle Rechnungen und Gutschriften auf, egal ob Geld geflossen ist oder nicht. Sie müssen nachweisen, warum Ihr Kunde gar nicht oder weniger gezahlt hat. Hinweis zur Umsatzsteuer Denken Sie daran, nicht nur den Erlös zu kürzen, sondern auch die Umsatzsteuer. Und bewahren Sie die Unterlagen unbedingt auf, als Nachweis für die korrigierte Umsatzsteuer. Bei Sollbesteuerung (Umsatzsteuer bei Rechnungsstellung abführen) müssen Sie die Gutschriften in jedem Fall berücksichtigen. Haben Sie bereits die Umsatzsteuer abgeführt, müssen Sie in der nächsten Voranmeldung die Gutschrift erfassen. Buchen im Programm Im Programm buchen Sie nur Gutschriften, wenn Sie das Geld zurückzahlen müssen, also buchen Sie über „Kasse“ oder „Bank“. In diesem Fall wählen Sie das gleiche Erlöskonto, aus dem auch die Rechnung gebucht wurde, allerdings mit umgekehrtem Vorzeichen.
Aufzeichnung
Umsatzsteuer Kapitel 3 Sollbesteuerung Kapitel 3.9
Buchen
Tipp: Die Programme reduzieren Ihren Umsatz sowie die Umsatzsteuer auto matisch.
105
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
5.3 Gewinn/ ermittlung Kapitel 2.3
Verkauf Anlagevermögen
EinnahmeÜberschussrechnung Verkaufen Sie einen Gegenstand Ihres Anlagevermögens, müssen Sie zuerst den Kaufpreis erfassen. Wenn Ihre Umsätze grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig sind, ist es der Verkauf von Anlagevermögen auch. In diesem Fall müssen Sie den Verkauf von Anlagevermögen sowie die enthaltene Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Beispiel: Sie verkaufen im August eine Druckmaschine für 35.700,00 € inkl. 19 % USt. Betriebseinnahmen Erlöse aus Verkauf Anlagevermögen USt 19 % Umsatzsteuer
30.000,00 € 5.700,00 €
Sobald das Geld auf Ihrem Konto ist – auch wenn die Maschine Ihr Haus noch nicht verlassen hat – müssen Sie diese Einnahme erfassen. Aufzeichnung für Ihre Unterlagen Aufzeichnung
Keine Buchung ohne Beleg! Das gilt auch für die Einnahme-Überschussrechnung. Achten Sie darauf, dass die Rechnung einwandfrei ausgestellt ist. Diese Rechnung gilt auch als Nachweis für den Anlagenabgang. Hinweis zur Umsatzsteuer
Umsatzsteuer Kapitel 3
Die Umsatzsteuer, die im Verkaufspreis enthalten ist, müssen Sie in voller Höhe an das Finanzamt abführen. Müssen Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich abgeben, ist die Zahlung der Umsatzsteuer am 10. Oktober oder mit Fristverlängerung am 10. November fällig. Buchen im Programm
Fibukonten
106
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
8800
6889
Einnahmen
8820
4845
Einnahmen
Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermögen ohne USt Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermögen 16/19 % USt
8826
4846
Einnahmen
Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermögen 16 % USt
5
Verkauf Anlagevermögen
Den Verkauf erfassen Sie in der Regel über die Kasse oder die Bank. StandardBuchung
Steuer
„Bank“ an „Erlöse aus Verkauf Sachanlagevermögen 19 % USt“ 35.700,00 €
UST 19 %
Buchen
Restabschreibung und Restbuchwert EinnahmeÜberschussrechnung Wenn Sie ein Anlagegut kaufen, müssen Sie es in der Abschreibungsliste erfassen und ggf. abschreiben. Nur eine anteilige Abschreibung ist eine Betriebsausgabe und der Restbuchwert gehört zu Ihrem Vermögen. Durch den Verkauf lösen Sie weitere Arbeitsgänge aus. Diese werden in der Regel am Jahresende durchgeführt. • Ermittlung der Abschreibung bis zum Verkaufsmonat sowie des Restbuchwertes • Erfassung der Abschreibung und des Restbuchwertes in der Einnahme-Überschussrechnung • Erfassung der Abschreibung und Anlagenabgang in der Abschreibungsliste
Gewinn/ ermittlung Kapitel 2.3
An dieser Stelle wird gezeigt, wie Sie die Restabschreibung sowie den Anlagenabgang buchen. Wie Sie allerdings auf die Zahlen kommen, wird im Kapitel 6.4 „Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung“ ausführlich behandelt.
Rest/ abschreibung Kapitel 6.4
Beispiel: Die verkaufte Druckmaschine stand am 01.01.2007 noch mit 24.000,00 € in Ihrer Abschreibungsliste. Die Abschreibung müssen Sie bis zum Tag des Verkaufs ermitteln. Die jährliche Abschreibung beträgt 12.000,00 €. Die zeitanteilige Abschrei/ bung für den Zeitraum 01.01. bis 31.08.2007 beträgt somit 8.000,00 €. Buchwert am 01.01. Abzüglich Restabschreibung = Restbuchwert
24.000,00 € / 8.000,00 € 16.000,00 €
107
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Erlöse Verkauf Anlagevermögen (Feld 102)
+30.000,00
vereinnahmte Umsatzsteuer (Feld 140 BE)
+5.700,00
Summe
=
+35.700,00
Betriebsausgaben Abschreibung Maschine (Feld 130) Anlagenabgang (Feld 135) Summe
8.000,00 16.000,00 =
24.000,00 +11.700,00
Gewinnerhöhung
EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Wenn Sie ein älteres Anlagegut, das nur noch mit 1,00 € bzw. 0,56 € in der Abschreibungsliste steht, verkaufen, erübrigt sich natürlich die Buchung der Abschreibung. Sie müssen dann nur den Restbuchwert i. H. v. 1,00 € als Abgang buchen. Tipp: Steht das Anlagegut nur noch mit einem Euro in der Abschreibungsliste, stehen dem Verkaufserlös keine Kosten gegenüber das kann Ihren Ge winn erheblich beeinflussen. Im Gegensatz zu den Anschaffungskosten, wird der Verkaufserlös in voller Höhe im Jahr des Verkaufs als Be triebseinnahme erfasst. Überprüfung der Abschrei bungsliste
108
Denken Sie daran, die Abschreibungsliste regelmäßig zu überprüfen. Vielleicht müssen noch weitere Anlagenabgänge erfasst werden. Sind noch alle erfassten Anlagegüter vorhanden? Funktionieren Sie noch?
5
Privatnutzung Kfz
Aufzeichnung für Ihre Unterlagen • •
Nachweis über defekte oder verschwundene Anlagegüter Ermittlung der Abschreibung sowie des Restbuchwertes
Aufzeichnung
Anlage für das Finanzamt •
Aktuelle und vollständige Abschreibungsliste
Hinweis zur Umsatzsteuer Bei diesem Vorgang bleibt die Umsatzsteuer unberührt. Die Vorsteuer haben Sie bereits bei der Anschaffung in voller Höhe abgezogen. Das Wirtschaftsgut steht mit dem Nettowert in der Abschreibungsliste.
Umsatzsteuer Kapitel 3
Buchen im Programm SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Fibukonten
Kontenbezeichnung
4830
6220
Ausgaben
Abschreibung Sachanlagen
2315
4855
Ausgaben
Anlagenabgang
0210
0440
Vermögen
Maschinen
In diesem Fall sind zwei Umbuchungen erforderlich.
Buchen
StandardBuchung
Steuer
„Abschreibung Maschinen“ an „Maschinen“ 8.000,00 €
keine
„Anlagenabgang“ an „Maschinen“ 16.000,00 €
keine
5.4
Privatnutzung Kfz
Wenn das Fahrzeug zu Ihrem Betriebsvermögen gehört, Sie es also über 10 % betrieblich nutzen, können Sie die Abschreibung sowie alle laufenden Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. Dagegen stellt der Kostenanteil für die Privatfahrten eine Einnahme für Ihr Unternehmen dar. Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die Privatnutzung bei Unternehmern teilweise und bei Arbeitnehmern in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig: Ist Ihr Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (Ärzte, Versicherungsvermittler), ist die Privatnutzung umsatzsteuerfrei.
Gehört der Pkw zu Ihrem Betriebs vermögen?
109
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Vergleich Unternehmer und Arbeitnehmer Privatfahrten Unternehmer
Berechnungs methoden
Privatfahrten Arbeitnehmer
Unentgeltliche Wertabgabe teilweise umsatzsteuerpflichtig
Sachbezüge umsatzsteuerpflichtig 100 %
Gewinnerhöhung beim Unternehmen, Kapitel 2.7
wie Gehalt für den Arbeitnehmer, lohnsteuer und sozial versicherungspflichtig, Kap.2.8
Es gibt grundsätzlich zwei Berechnungsmethoden für die private Kfz-Nutzung. • Pauschale Ermittlung nach der 1 %-Regelung • Ermittlung tatsächliche Privatnutzung laut Fahrtenbuch oder anderen Aufzeichnungen In diesen Methoden werden Unternehmer und Arbeitnehmer jeweils unterschiedlich behandelt. Wählen Sie nur den Kapitelabschnitt aus, der auf Ihr Unternehmen zutrifft. Unternehmer • 1 %-Regelung , wenn die betriebliche Nutzung über 50% liegt • Neu ab 2006 Ermittlung tatsächliche Privatnutzung, laut sonstigen Aufzeichnungen, wenn die betriebliche Nutzung unter 50% liegt und kein Fahrtenbuch geführt wurde • Ermittlung tatsächliche Privatnutzung, laut Fahrtenbuch , wenn mehr als 51% betriebliche Nutzung bewiesen werden soll Arbeitnehmer • 1 %-Regelung • Ermittlung tatsächliche Privatnutzung, laut Fahrtenbuch Tipp: Grundsätzlich sollten Sie Ihre Belege so erfassen, dass Sie am Jahresen de die tatsächlichen Kosten pro Fahrzeug (mit Privatnutzung) parat haben. Diese Werte benötigen Sie für alle Berechnungsmethoden. Mög liche Versicherungsentschädigungen, zum Beispiel bei Unfall, mindern die KfzKosten. Allerdings mindern Fahrtkosten, die Sie Ihren Kunden berechnet haben, die KfzKosten nicht.
110
Privatnutzung Kfz
5
Privatnutzung Kfz Unternehmer Privatnutzung Kfz ist eine Betriebseinnahme, die Ihren Gewinn erhöht. Diese ist teilweise umsatzsteuerpflichtig. Privatfahrten sind: • Fahrten mit einem Geschäftswagen nach der Arbeit, am Wochenende und in den Urlaub sind Privatfahrten. • Für Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden ab dem 21. Kilometer 0,30 € pro Entfernungskilometer (einfache Strecke) als Betriebsausgaben anerkannt bis maximal 4.500 € im Jahr, der übersteigende Betrag nicht. Bis 31.12.2006 werden auch die ersten 20 km anerkannt. • Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung, wenn Sie mehr als einmal in der Woche nach Hause fahren, werden mit 0,30 € pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgaben anerkannt, der übersteigende Betrag nicht.
Ermittlung nach der 1 %Regelung Unternehmer Bis 2005 konnte die 1 %Regelung für alle Fahrzeuge angewendet wer den, die zum Betriebsvermögen gehören. Ab dem 01.01.2006 kann diese Methode nur noch für Fahrzeuge angewendet werden, die über 50 % betrieblich genutzt werden. Bei Unternehmen, die aufgrund ihrer Tätigkeit das Fahrzeug häufig nut zen (Außendienst, Baubranche, Fuhrunternehmen etc.), geht das Finanz amt von einer betrieblichen Nutzung von über 50% aus. (BMF Schreiben vom 7.07.2006) Das Gleiche gilt für Fahrzeuge, die Arbeitnehmern über lassen werden.
BruttoListen Neupreis + Sonder ausstattung
Bei Fahrzeugen, die unter 50 %, jedoch über 10 % betrieblich genutzt werden, wird der tatsächliche private Nutzungsanteil angesetzt. Beispiel: Sie können dem Finanzamt lediglich eine betriebliche Nutzung von 40 % nachweisen. In diesem Fall werden die gesamten KfzKosten als Betriebsausgabe erfasst. Der private Nutzungsanteil, der als Be triebseinnahme erfasst wird, beträgt 60 % der KfzKosten. Mehr dazu im nächsten Kapitel.
111
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Können Sie dem Finanzamt jedoch laut Terminkalender, Reisekostenbe richten oder Ähnlichem eine betriebliche Nutzung von über 50% nach weisen, dürfen Sie die 1% Regelung anwenden.
Bei der 1% Regelung benötigen Sie den Brutto-Listen-Neupreis. Dieser setzt sich zusammen aus dem Listenpreis vom Neuwagen sowie der Sonderausstattung (Navigationssystem, Klimaanlage etc.) zuzüglich Umsatzsteuer. Achtung: Der BruttoListenNeupreis ist für die Berechnung selbst dann anzuset zen, wenn das Fahrzeug gebraucht gekauft wurde. Ihre tatsächlichen Anschaffungskosten fließen in diese Berechnung nicht ein.
In der Regel ermitteln Sie erst am Jahresende den Wert der privaten Kfz-Nutzung. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die Privatnutzung teilweise umsatzsteuerpflichtig. Was heißt das bei der 1 %-Methode?
pauschal 80 % umsatzsteuerpflichtig
pauschal 20 % umsatzsteuerfrei
Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten Aufzeichnung
Beispiel Ihre Zahlen BruttoListenNeupreis Privatnutzung, Anzahl der Monate Entfernungskilometer, einfache Strecke Wohnung Arbeitsstätte
112
30.000,00 € 12 Monate 22 km
Arbeitstage im Jahr
210 Tage
KfzKosten gesamt
8.500 €
• Abschreibung, Reparaturen, Benzin
6.500 €
• Versicherung, Steuer
2.000 €
Privatnutzung Kfz
Berechnung reine Privatfahrten (Wochenende, Urlaub) BruttoListenNeupreis x 1 % x Anzahl der Monate =
unentgeltliche Wertabgabe netto (Privatnutzung Kfz) Maximal in Höhe der tatsächlichen KfzKosten, hier 8.500 €
30.000 x 1 % x12 3.600 €
x
20 % des Nettobetrags
720,00
=
Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer
720,00
x
80 % des Nettobetrags
+
19 % Umsatzsteuer
=
Privatnutzung Kfz 19 % USt
5 Berechnung nach der 1 % Regelung
2.880,00 547,20 3.427,20
Wichtig: Übersteigt die Pauschale Ihre tatsächlichen Kfz-Kosten, setzen Sie maximal eine Pauschale in Höhe Ihrer Kosten an. Denken Sie an diesen Vergleich. Dadurch würden sich Ihre Fahrzeugkosten in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung nicht auswirken. Wechseln Sie in diesem Fall unbedingt zur Fahrtenbuchmethode! Berechnung nach der 1 % Regelung
Berechnung Fahrten Wohnung Arbeitsstätte BruttoListenNeupreis x Entfernungskilometer x 0,03 % x Anzahl der Monate 30.000 x 15 km x 0,03 % x 12 Monate
0,30 € x 2 km (22km – 20 km) x 210 Tage =
1.620,00 €
0,30 € x Entfernungskilometer x Arbeitstage (maximal 4.500 €) nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
126 € 1.494,00 €
Achtung: Bis 2006 wurden die ersten 20 km zwischen Wohnung und Arbeitsstätte noch anerkannt. Für das o.g. Beispiel bedeutet das, dass 1.386,00 € statt 126,00 € abgezogen werden und die „nicht abzugsfähigen Betriebsaus gaben“ nur 234 € statt 1.494 € betragen.
Die Berechnung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen Sie nur durchführen, soweit es auf Sie zutrifft. Befindet sich Ihr Unternehmen z. B. im gleichen Haus, entfällt diese Berechnung
113
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
natürlich. Die Berechnung für Familienheimfahrten ist nur erforderlich, wenn Sie mehr als einmal in der Woche nach Hause fahren. Berechnung nach der 1 %
Regelung
Berechnung Familienheimfahrten – doppelte Haushaltsführung +
Brutto Listen Neupreis x gefahrene Kilometer x 0,002 % x zusätzliche Fahrten
0,30 € x gefahrene Kilometer x Anzahl der zusätzlichen Fahrten
=
nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Achtung: Bei einem niedrigen Brutto Listen Neupreis kann die Berechnung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu einem negativen Betrag, den „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“ führen. Diesen negativen Betrag können Sie zusätzlich als Betriebsausgabe erfassen.
Einnahme Überschussrechnung Gewinn
ermittlung Kapitel 2.7
Hier erfassen Sie die Privatnutzung Kfz netto und die Umsatzsteuer gesondert in den Betriebseinnahmen. Darstellung in Ihrer Einnahme Überschussrechnung:
Aufzeichnung
Betriebseinnahmen Privatnutzung Kfz umsatzsteuerfrei (Feld 106) Privatnutzung Kfz USt 19 % netto (Feld 106) Umsatzsteuer (Feld 140 BE) Summe
+720,00 +2.880,00 +547,20 =
+4.147,20
Betriebsausgaben laufende Kfz Kosten (Felder 130+140 BA) nicht abzugsfähige Ausgaben (Felder 142+176) Summe
Gewinnerhöhung
+1.494,00
1.494,00 =
0,00 +4.147,20
Sie sehen, dass sich Ihr Gewinn durch die „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“ nicht verändert hat. Deswegen müssen Sie zusätzlich zu Ihrer Einnahme-Überschussrechnung folgende Anlage schreiben: Aufzeichnung
114
Beispiel: Gewinn laut Einnahme Überschussrechnung +nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu versteuernder Gewinn
4.147,20 € +1.494,00 € 5.641,20 €
Privatnutzung Kfz
5
So kann das Finanzamt Ihre Erfassung der Privatnutzung Kfz gut nachvollziehen. Diese Anlage entfällt, wenn Sie das Formular ausfüllen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Im Formular werden die „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“ direkt erfasst.
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Insgesamt lagen Ihre Kfz-Kosten bei 8.500 €. Nach der Berechnung der Privatnutzung betragen die abzugsfähigen Kfz-Kosten indirekt nur noch 2.858,80 € (8.500,00 – 4.147,20 – 1.494,00). Außerdem müssen Sie 547,20 € Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen. Vielleicht lohnt es sich ein Fahrtenbuch zu führen. Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • •
Nachweis über den Brutto-Listen-Neupreis Detaillierte Berechnung nach der 1 %-Regelung
Aufzeichnung
115
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Anlage für das Finanzamt • •
Zusammenfassung der Berechnung Privatnutzung Kfz Anlage über die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben, wenn Sie das Formular nicht verwenden.
Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer Kapitel 3
Die Umsatzsteuer müssen Sie erst am Jahresende abführen. Ist der Betrag relativ hoch, sollten Sie ihn auf das laufende Jahr verteilen. Buchen im Programm
Fibukonten
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
8939 8920 4530 4655 1880
4639 4645 6530 6645 2130
Einnahmen Einnahmen Ausgaben Ausgaben Kapital
Privatnutzung Kfz umsatzsteuerfrei Privatnutzung Kfz USt 16/19 % laufende KfzKosten nicht abzugsfähige Betriebsausgaben Unentgeltliche Wertabgabe
Buchen
StandardBuchung
Steuer
„Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Privatnutzung Kfz ohne USt“ 720,00 € keine „Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Privatnutzung Kfz 19 % USt“ UST 19 % 3.427,20 € „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“ an „KfzKosten“ 1.494,00,00 € keine
Übergangsregelung: Hatten Sie nur 50 % Vorsteuer abzug aus den Anschaffungskosten Kfz? Behandlung der Umsatzsteuer bei der 1 %Regelung Wann haben Sie Ihr Fahrzeug angeschafft? Wie hoch war Ihr Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten?
50 % Vorsteuerabzug aus Anschaffungskosten?
100 % Vorsteuerabzug aus Anschaffungskosten?
Am 01.04.1999 wurde ein Gesetz eingeführt, das zum 01.01.2004 wieder aufgehoben wurde. Haben Sie Ihr Fahrzeug in dieser Zeit angeschafft, konnten Sie in der Regel nur 50 % der Vorsteuer aus
116
5
Privatnutzung Kfz
den Anschaffungskosten abziehen. Allerdings war die Privatnutzung Kfz umsatzsteuerfrei. Seit 2004 gilt wieder das ursprüngliche Gesetz: 100 % Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten sowie den laufenden Kosten. Und die Privatnutzung ist teilweise umsatzsteuerpflichtig, wie im vorangegangenen Beispiel beschrieben. Folgende Übergangsregelung wurde getroffen: 1. Möglichkeit Sie können für diese Fahrzeuge eine Vorsteuerkorrektur der Anschaffungskosten nach § 15a UStG vornehmen, d. h. verteilt auf 5 Jahre holen Sie sich die anderen 50 % der Vorsteuer zurück. Dadurch gilt für Sie wieder das ursprüngliche Gesetz, wie vorher beschrieben. 2. Möglichkeit Sie lassen die alten Jahre ruhen und verzichten auf die Vorsteuerkorrektur. Seit 2004 gilt für diese Fahrzeuge 100 % Vorsteuerabzug aus den laufenden Kfz-Kosten und die Privatnutzung Kfz ermitteln Sie bei der 1 % Methode wie folgt. Erfassung in der EinnahmeÜberschussrechnung: • Ermittelter Privatanteil nach der 1 %-Regelung netto 3.600,00 € • gesondert ermittelter Umsatzsteuerwert 120,00 € (siehe unten) Erfassung in der UmsatzsteuerErklärung: Haben Sie keine Aufzeichnungen gemacht, geht das Finanzamt von mindestens 50 % Privatnutzung aus. Ihre laufenden Kfz-Kosten mit Vorsteuerabzug (Reparaturen, Benzin) betragen netto 1.500,00 €. Die Grundlage für die abzuführende Umsatzsteuer ist 50 % dieser Kosten, d. h. 750,00 €. Für diesen Betrag müssen Sie 19 % Umsatzsteuer abführen, also 142,50 €
Berichtigung der Vorsteuer
Keine Berichtigung der Vorsteuer
Gewinn ermittlung
Umsatzsteuer
Ermittlung tatsächliche Privatnutzung Unternehmer laut sonstigen Aufzeichnungen Wird das Fahrzeug weniger als 50% betrieblich genutzt und haben Sie kein Fahrtenbuch geführt, müssen Sie ab 2006 anhand von Terminkalendern, Reisekostenabrechnungen oder Ähnlichem den Anteil der betrieblichen Nutzung nachweisen. Das betrifft vor allem
117
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Unternehmer/innen, die überwiegend im Büro bzw. in der Praxis tätig sind (Steuerberater, Ärzte, etc.). Der Nachweis der betrieblichen Nutzung wurde im BMF Schreiben vom 7.07.2006 klargestellt. Wichtig, die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen zu den betrieblichen Fahrten. Außerdem ist die Gesamtkilometerleistung des Jahres die Grundlage für diese Aufzeichnungen, daher müssen Sie unbedingt den Kilometerstand vom 1.01. und vom 31.12. notieren. Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Aufzeichnungen in Ihrem Fall erforderlich sind. Haben Sie den privaten Nutzungsanteil ermittelt, zum Beispiel 60%, erfolgt die Berechnung wie bei der Fahrtenbuchmethode, die im nächsten Kapitel beschrieben wird. Haben Sie es jedoch geschafft, dem Finanzamt über 50% betriebliche Nutzung nachzuweisen, können Sie wiederum die 1% Regelung anwenden.
Ermittlung tatsächliche Privatnutzung Unternehmer, laut Fahrtenbuch Führen Sie ein Fahrtenbuch, können Sie die Gesamtkilometerleistung im Verhältnis zu den Privatfahrten nachweisen. Ein Fahrtenbuch ist erforderlich, wenn Sie dem Finanzamt eine niedrigere Privatnutzung als 50%, zum Beispiel 25% nachweisen möchten. Die Privatnutzung Kfz ist ein Anteil der tatsächlichen Kfz-Kosten. Checkliste
Checkliste: Inhalte eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches • Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder Fahrt • Datum • Reiseroute, Reiseziel • Reisezweck bzw. Name besuchte Person, Firma • bei Privatfahrten genügt die Bezeichnung „privat“ • Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte bzw. Familienheimfahrten (mehr als 1 x pro Woche) müssen gekennzeichnet werden
Das Fahrtenbuch muss zeitnah, fortlaufend und in geschlossener Form geführt werden. Wichtig: Eine Loseblattsammlung wird in der Regel nicht anerkannt und elektronisch geführte Fahrtenbücher
118
Privatnutzung Kfz
5
werden nur akzeptiert, wenn das Programm Änderungen nicht zulässt bzw. alle nachträglichen Änderungen zeigt. Tipp: Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem, wenn das Fahrzeug abgeschrieben ist oder wenn es sich um einen Gebrauchtwagen handelt, Sie insgesamt wenig Kilometer im Jahr fahren oder sehr wenig privat fahren.
Für diese Berechnung nach der Fahrtenbuchmethode sind neben dem Fahrtenbuch folgende Aufzeichnungen erforderlich: Zusammenfassung der gesamten Kosten inkl. Abschreibung für den Pkw. Das Fahrtenbuch muss ausgewertet werden. Sie müssen Ihre Fahrten unterteilen in: • betriebliche Fahrten • Privatfahrten • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte • Familienheimfahrten, wenn Sie mehr als einmal in der Woche fahren.
Aufzeichnung
In der Regel ermitteln Sie erst am Jahresende den Wert der privaten Kfz-Nutzung. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die Privatnutzung teilweise umsatzsteuerpflichtig. Was heißt das bei der Fahrtenbuchmethode?
Anteil aus Kosten ohne Vorsteuer abzug ist umsatzsteuerfrei (Versicherung, KfzSteuer)
Anteil aus Kosten mit Vorsteuer abzug ist umsatzsteuerpflichtig (Anschaffung, Reparatur, Benzin)
Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten: Aufzeichnung
Beispiel Ihre Zahlen Gesamtkilometer laut Fahrtenbuch = 100 %
40.000 km = 100 %
Anteil für reine Privatfahrten laut Fahrtenbuch = x %
10.000 km = 25 %
Anteil für Fahrten Wohnung Arbeitsstätte Entfernungskilometer einfache Strecke Wohnung Arbeitsstätte Arbeitstage im Jahr
5.000 km 22 km 210 Tage
119
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen KfzKosten gesamt • Abschreibung, Reparaturen, Benzin (mit Vorsteuerabzug) • Versicherung, Steuer (ohne Vorsteuerabzug)
Berechnung nach der Fahrtenbuch Methode
Berechnung reine Privatfahrten (Wochenende, Urlaub) tatsächliche KfzKosten ohne Vorsteuerabzug x
Anteil Privatfahrten
=
Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer tatsächliche KfzKosten mit Vorsteuerabzug
x
Anteil Privatfahrten
= unentgeltliche Wertabgabe (Privatnutzung Kfz) netto
Berechnung nach der Fahrtenbuch Methode
8.500 € 6.500 € 2.000 €
+
19 % Umsatzsteuer
=
Privatnutzung Kfz mit Umsatzsteuer 19 %
2.000 € 25 % 500 € 6.500 € 25 % 1.625 € 308,75 € 1.933,75€
Berechnung Fahrten Wohnung Arbeitsstätte KfzKosten gesamt
8.500,00 €
:
Kilometer gesamt laut Fahrtenbuch
40.000 km
=
tatsächliche KfzKosten pro km
0,21 €
Kilometer Wohnung – Arbeitsstätte x Kosten pro km 5.000 km x 0,21 €
=
1.050,00 €
0,30 € x Entfernungskilometer x Arbeitstage (maximal 4.500 €) 0,30 € x 2 km (22 km – 20 km) x 210 Tage
126,00 €
nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
924,00 €
Achtung: Bis 2006 wurden die ersten 20 km zwischen Wohnung und Arbeitsstätte noch anerkannt Für das o. g. Beispiel bedeutet das, dass 1.386 € statt 126,00 € abgezogen werden und die „nicht abzugsfähigen Betriebsaus gaben“ einen Negativbetrag von 381 € betragen statt 924 €.
Führt die Berechnung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu einem negativen Betrag, bei „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“, können Sie diesen zusätzlich als Betriebsausgabe erfassen.
120
Privatnutzung Kfz
EinnahmeÜberschussrechnung Hier erfassen Sie die Privatnutzung Kfz netto und die Umsatzsteuer in den Betriebseinnahmen. Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung:
5 Gewinn ermittlung Kapitel 2.7
Betriebseinnahmen Privatnutzung Kfz umsatzsteuerfrei (Feld 106) Privatnutzung Kfz USt 19 % netto (Feld 106) Umsatzsteuer (Feld 140 BE)
+500,00 +1.625,00 +308,75
Summe
=
+2.433,75
Betriebsausgaben laufende KfzKosten (Felder 130+140 BA
+924,00
nicht abzugsfähige Ausgaben (Felder 142+176)
924,00
Summe
Gewinnerhöhung
=
0,00 +2.433,75
Insgesamt lagen Ihre Kfz-Kosten bei. 8.500 €. Nach der Berechnung der Privatnutzung betragen die abzugsfähigen Kfz-Kosten indirekt nur noch 5.142,25 € (8.500,00 – 2.433,75 – 924,00). Außerdem müssen Sie 308,75 € Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Die Eintragung sehen Sie im vorangegangenen Abschnitt „1 % Methode Unternehmer“
Formular Anlage EÜR
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • • •
Fahrtenbuch Aufteilung der Gesamtkilometer in betriebliche Fahrten und in die verschiedenen Privatfahrten Detaillierte Aufzeichnung über die Ermittlung des Privatanteils
Aufzeichnung
Anlage für das Finanzamt • •
Kurze Zusammenfassung über die Ermittlung der Privatnutzung Kfz zusätzliche Anlage über die „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“, wenn Sie das Formular nicht verwenden.
121
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer
Haben Sie einen gebrauchten Pkw von privat angeschafft und hatten Sie keinen Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten, zählt die Abschreibung zu der Kfz-Kosten ohne Vorsteuerabzug. Buchen im Programm
Buchen
Die entsprechenden Buchungen finden Sie im vorangegangenen Abschnitt „1 %-Regelung Unternehmer“.
Übergangsregelung: Hatten Sie nur 50 % Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten Kfz? Behandlung der Umsatzsteuer bei der Fahrtenbuchmethode keine Berichtigung der Vorsteuer
Gewinn ermittlung
Umsatzsteuer
Sie verzichten auf die Vorsteuerkorrektur, wie im vorangegangenen Abschnitt „Übergangsregelung bei der 1 % Methode“ beschrieben, und belassen es bei dem Vorsteuerabzug von 50 %. Seit 2004 gilt für diese Fahrzeuge 100 % Vorsteuerabzug aus den laufenden Kfz-Kosten. Die Privatnutzung Kfz ermitteln Sie bei der Fahrtenbuchmethode wie folgt. Erfassung in der Einnahme-Überschussrechnung: • Ermittelter Privatanteil nach der Fahrtenbuchmethode netto 2.125,00 € • Gesondert ermittelter Umsatzsteuerwert 59,85 € (siehe unten) Erfassung in der Umsatzsteuer-Erklärung: Laut Fahrtenbuch liegt Ihr privater Nutzungsanteil bei 21 %. Ihre laufenden Kfz-Kosten mit Vorsteuerabzug (Reparaturen, Benzin) betragen netto 1.500,00 €. Die Grundlage für die abzuführende Umsatzsteuer beträgt 21 % dieser Kosten, d. h. 315,00 €. Für diesen Betrag müssen Sie 19 % Umsatzsteuer abführen, also 59,85 €.
KfzPrivatnutzung durch Arbeitnehmer Ihr Mitarbeiter nutzt den Pkw privat
122
Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur Verfügung, dass er auch für private Zwecke nutzt, spricht man von Sachbezug Kfz. Sie zahlen Ihrem Arbeitnehmer Gehalt und ein Fahrzeug. Der Wert der privaten Nutzung des Fahrzeugs ist wie sein Gehalt lohnsteuer- und
Privatnutzung Kfz
5
sozialversicherungspflichtig. Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, sind Sachbezüge in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig. Ihr Arbeitnehmer versteuert die Einnahme inkl. USt und Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer abführen. Privatfahrten sind … • • •
Fahrten mit einem Geschäftswagen nach der Arbeit, am Wochenende und in den Urlaub, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung, wenn Ihr Arbeitnehmer mehr als einmal in der Woche nach Hause fährt. Tipp: Tatsächlich geleistete Zuzahlungen Ihrer Arbeitnehmer mindern lohn steuer und sozialversicherungspflichtige Sachbezüge. Ermitteln Sie hier zum Beispiel einen monatlichen Sachbezug Kfz von 400 € und Ihr Arbeitnehmer zahlt monatlich 50 € an Sie, beträgt der Sachbezug nur 350 €.
Pauschale 1 %Regelung für Arbeitnehmer Diese pauschale Berechnung basiert auf dem Brutto-Listen-Neupreis. Dieser ist für die Berechnung selbst dann anzusetzen, wenn das Fahrzeug gebraucht gekauft wurde oder die tatsächlichen Anschaffungskosten niedriger waren. Besonderheit bei der 1 %Regelung für Arbeitnehmer: Dieser ermittelte Wert ist ein Bruttowert. Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer abführen. Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten: Aufzeichnung
Beispiel Ihre Zahlen BruttoListenNeupreis Privatnutzung, Anzahl der Monate Entfernungskilometer, einfache Strecke Wohnung Arbeitsstätte
30.000,00 € 12 Monate 22 km
Arbeitstage im Jahr
210 Tage
KfzKosten gesamt • Abschreibung, Reparaturen, Benzin • Versicherung, Steuer
8.500 € 6.500 € 2.000 €
123
5 Berechnung nach der 1 % Regelung
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Berechnung reine Privatfahrten (Wochenende, Urlaub) BruttoListenNeupreis x 1 % x Anzahl der Monate 30.000 € x 1 % x 12 Monate =
Sachbezug Kfz inkl. 19 % Umsatzsteuer
3.600,00 €
Berechnung Fahrten Wohnung Arbeitsstätte BruttoListenNeupreis x Entfernungskilometer x 0,03 % x Anzahl der Monate 30.000 € x 22 km x 0,03 % x 12 Monate =
Sachbezug Kfz inkl. 19 % Umsatzsteuer
=
Sachbezug Kfz inkl. 19 % Umsatzsteuer gesamt
2.376,00 € 5.976,00 €
Maximal in Höhe der tatsächlichen KfzKosten, hier 8.500 € In diesem Betrag sind 954,15 € Umsatzsteuer enthalten, diese müssen Sie abfüh ren.
Ihr Arbeitnehmer versteuert monatlich 1/12 von 5.9760 €, also 498,00 € inkl. 19 % USt und Sie müssen monatlich 1/12 von 954,15 € Umsatzsteuer abführen. Die Pauschale ist begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kfz-Kosten. Denken Sie an diesen Vergleich. In diesem Fall sollten Sie Ihren Arbeitnehmer anweisen, ein Fahrtenbuch zu führen Die Berechnung für Familienheimfahrten ist nur erforderlich, wenn Ihr Arbeitnehmer mehr als einmal in der Woche nach Hause fährt. Berechnung nach der 1 % Regelung
Berechnung Familienheimfahrten – doppelte Haushaltsführung +
BruttoListenNeupreis x gefahrene Kilometer x 0,002 % x zusätzliche Fahrten
=
Sachbezüge Kfz inkl. Umsatzsteuer
EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.8
124
Den Wert des Sachbezugs müssen Sie bereits zu Beginn des Jahres ermitteln, da Ihr Arbeitnehmer den Wert monatlich im Rahmen der Gehaltsabrechnung versteuern muss. Allerdings genügt es, die Sachbezüge am Jahresende in der Einnahme-Überschussrechnung zu erfassen.
Privatnutzung Kfz
5
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Sachbezüge Kfz USt 19 % netto (Feld 106) Umsatzsteuer (Feld 140 BE) Summe
+5.021,85 +954,15 =
+5.976,00 €
Betriebsausgaben Gehälter (Feld 120) Summe
5.976,00 =
Gewinnerhöhung
5.976,00 € +0,00 €
Der Sachbezug Kfz muss gesondert ausgewiesen werden. So kann das Finanzamt Ihre Zahlen nachvollziehen. Die spätere Zahlung der Umsatzsteuer ist eine Betriebsausgabe. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
125
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung
•
Die Ermittlung der Sachbezüge muss auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorliegen.
Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer sollten Sie im Rahmen Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abführen. Schließlich steht der Betrag bereits zu Beginn des Jahres fest. Buchen im Programm
Fibukonten
Buchen
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
8611
4947
Einnahmen
Sachbezug Kfz USt 16/19 %
4120
6020
Ausgaben
Gehälter
Möchten Sie die Buchung monatlich erfassen, bieten die Programme Erinnerungsfunktionen und Automatikbuchungen. Bei Sachbezug handelt es sich um eine interne Umbuchung. Das Geld ist nicht geflossen, daher können Sie diese Buchung nicht über die Bank oder die Kasse buchen. StandardBuchung
Steuer
„Gehälter“ an „Sachbezug Kfz 19 % USt“ 5.976,00 €
UST 19 %
FahrtenbuchMethode Arbeitnehmer Voraussetzung ist, dass Ihr Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch geführt hat. Die Gesamtkilometerleistung wird ins Verhältnis gesetzt zu den Privatfahrten. Der Sachbezug ist ein Anteil der tatsächlichen Kosten. Besonderheit Fahrtenbuchmethode bei Arbeitnehmern: Hier ist der gesamte Nutzungsanteil umsatzsteuerpflichtig. Die Aufteilung von Kosten mit und ohne Vorsteuerabzug ist nicht erforderlich. Aufzeichnung
Beispiel Ihre Zahlen Gesamtkilometer laut Fahrtenbuch = 100 % Anteil für reine Privatfahrten laut Fahrtenbuch = x % Anteil für Fahrten Wohnung Arbeitsstätte Summe Privatfahrten und Fahrten Wohnung Arbeitsstätte
126
40.000 km = 100 % 10.000 km 5.000 km 15.000 km = 38 %
Privatnutzung Kfz
KfzKosten gesamt
8.500 €
Abschreibung, Reparaturen, Benzin (mit Vorsteuerabzug) netto
6.500 €
Versicherung, Steuer (ohne Vorsteuerabzug) netto
2.000 €
Berechnung alle Privatfahrten tatsächliche KfzKosten netto x
Anteil Privatfahrten
=
Sachbezug Kfz netto
+
19 % Umsatzsteuer
=
Privatnutzung Kfz mit Umsatzsteuer 19 %
8.500 € 38 %
5
Berechnung nach der Fahrtenbuch Methode
3.230,00 € 613,70 € 3.843,70 €
EinnahmeÜberschussrechnung Diesen Wert können Sie erst nachträglich ermitteln. Für die Gehaltsabrechnung müssen Sie ihn zunächst schätzen. In Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erfassen Sie die Privatnutzung Kfz netto getrennt von der Umsatzsteuer in den Betriebseinnahmen. Ihr Arbeitnehmer versteuert monatlich 1/12 von 3.843,70 €, also 320,31 € inkl. USt 19 % und Sie müssen monatlich 1/12 von 613,70 € Umsatzsteuer abführen.
Gewinn ermittlung Kapitel 2.8
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Sachbezüge Kfz USt 19 % netto (Feld 106) Umsatzsteuer (Feld 140 BE) Summe
+3.230,00 +613,70 =
+3.843,70 €
Betriebsausgaben Gehälter (Feld 120) Summe
3.843,70 =
Gewinnerhöhung
3.843,70 € 0,00 €
Der Sachbezug Kfz muss gesondert ausgewiesen werden. So kann das Finanzamt Ihre Zahlen nachvollziehen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Die Eintragungen sehen Sie im vorangegangenen Abschnitt „1 %Regelung für Arbeitnehmer“.
Formular Anlage EÜR
127
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung
• •
Fahrtenbuch Die Ermittlung der Sachbezüge muss auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorliegen.
Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer sollten Sie im Rahmen Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abführen. So kommt es am Jahresende nicht zu einer hohen Nachzahlung. Es sei denn, Sie müssen nur am Jahresende abrechnen. In diesem Fall gilt das auch für die Sachbezüge. Buchen im Programm
Buchen
Die Buchungen finden Sie im vorangegangenen Abschnitt „1 %Regelung für Arbeitnehmer“.
5.5
Private Warenentnahme
Da der Wareneinkauf in voller Höhe als Betriebsausgaben erfasst ist, behandelt das Finanzamt Sie wie ein Kunde Ihres Unternehmens, wenn Sie einige dieser Waren für private Zwecke entnehmen. Sie müssen alle Entnahmen aufzeichnen und als Betriebseinnahme erfassen. Wenn Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, dann ist auch die private Warenentnahme umsatzsteuerpflichtig.
Vergleich Unternehmer und Arbeitnehmer Die so genannten Betriebseinnahmen, die durch diese Entnahmen entstehen, werden bei Unternehmern und Arbeitnehmern unterschiedlich behandelt.
Unternehmer unentgeltliche Wertabgabe (Eigenverbrauch)
128
Arbeitnehmer Sachbezüge
Private Warenentnahme
5
Unentgeltliche Wertabgabe bei Unternehmern In diesem Fall handelt es sich um eine Betriebseinnahme, die Ihren Gewinn erhöht. Weiterhin führen Sie ggf. die Umsatzsteuer ab.
Unternehmer Kapitel 2.7
Sachbezug bei Arbeitnehmern Sachbezug ist für Ihren Arbeitnehmer eine Einnahme und dieser ist i. d. R. lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie müssen Sachbezüge monatlich im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuern. Hier handelt es sich nicht um eine Betriebseinnahme für Ihr Unternehmen. Im Gegenteil: Sie haben dadurch mehr Betriebsausgaben. Sie zahlen Ihrem Arbeitnehmer Gehalt und zum Beispiel das Essen. Ihr Arbeitnehmer versteuert die Einnahme inkl. USt und Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer abführen.
Arbeitnehmer Kapitel 2.8
Ermittlung der privaten Warenentnahme Es gibt zwei Berechnungsmethoden, die für Unternehmer und Arbeitnehmer gleichermaßen angewendet werden können: • Abrechnung der tatsächlichen Privatentnahmen • Ansatz der Pauschalen laut Richtsatzsammlung
Berechnungs methoden
Abrechnung der tatsächlichen Privatentnahmen Haben Sie sonstige Waren entnommen, müssen Sie jede Privatentnahme, die Sie nicht sofort zahlen, aufschreiben und am Jahresende in einer Summe erfassen, ggf. zuzüglich Umsatzsteuer.
Ansatz der Pauschalen laut Richtsatzsammlung Für bestimmte Branchen gibt es Richtsätze für die private Warenentnahme. Diese Sätze beruhen auf Erfahrungswerten und bieten diesen Branchen die Möglichkeit, die Warenentnahmen monatlich oder jährlich pauschal zu erfassen. Das erspart die Aufzeichnung von vielen Einzelentnahmen. Die Richtsätze für das Jahr 2007 werden im Frühjahr 2007 veröffentlicht. Sobald die Zahlen vorliegen, können Sie diese unter www.bundesfinanzministerium.de abrufen oder unter www.iris-thomsen.de.
129
5 Pauschalen
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Pauschbeträge pro Person und Jahr für das Kalenderjahr 2005 und 2006 (Kinder im Alter von 2 bis 12 Jahren – halber Pauschbetrag)
Gewerbeklasse
USt 7 %
USt 16 %
gesamt
Bäckerei, Konditorei
732 €
168 €
900 €
Fleischerei
708 €
528 €
1.236 €
Gast und Speisewirtschaften −
Abgabe von kalten Speisen
840 €
888 €
1.728 €
−
Abgabe kalter und warmer Speisen
1.068 €
1.524 €
2.592 €
Getränkeeinzelhandel
0€
288 €
288 €
Café
852 €
396 €
1.248 €
Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier (Einzelhandel)
432 €
60 €
492 €
Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln (Einzelhandel)
240 €
120 €
360 €
Gehört Ihr Unternehmen zu dieser Branche? Wenn ja, erfassen Sie diese Pauschbeträge in den Betriebseinnahmen. Sind Sie der Meinung, dass die Pauschbeträge höher sind als Ihre tatsächlichen Entnahmen, müssen Sie das dem Finanzamt durch entsprechende Aufzeichnungen nachweisen.
Private Warenentnahmen durch Unternehmer EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.7
Spätestens am Jahresende erfassen Sie diese unentgeltliche Wertabgabe (Privatentnahme Waren) in den Betriebseinnahmen in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung. Die unentgeltliche Wertabgabe muss gesondert ausgewiesen werden. Sie erhöht Ihren Gewinn. Die enthaltene Umsatzsteuer müssen Sie an das Finanzamt abführen. Beispiel: Sie führen ein Café in der Innenstadt. Es handelt sich nicht um einen Familienbetrieb. Sie arbeiten ausschließlich mit Angestellten. Über selbst verzehrte Speisen und Getränke führen Sie keine Aufzeichnung und setzen stattdessen die Pauschalen an.
130
Private Warenentnahme
5
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Warenentn. privat USt 7 % netto (Feld 108)
+852,00
Warenentn. privat USt 19 % netto (Feld 108)
+396,00
Umsatzsteuer (59,64+75,24) Feld 140 BE
+134,88
Summe
=
+1.382,88 €
Betriebsausgaben …
0,00 €
Gewinnerhöhung
+1.382,88 €
Für die Einnahme-Überschussrechnung genügt es, die private Warenentnahme erst am Jahresende zu erfassen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Aufzeichnung für Ihre Unterlagen •
Detaillierte Ermittlung Ihrer privaten Warenentnahmen in Geldeswert
Anlage für das Finanzamt • Zusammenfassung der Privatentnahmen von Waren
Aufzeichnung
Hinweis zur Umsatzsteuer Sind Ihre Umsätze umsatzsteuerpflichtig bzw. sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die private Warenentnahme umsatzsteuerpflichtig.
Umsatzsteuer
131
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Tipp: Die Pauschbeträge müssen Sie für jede Person (pro Jahr), die in Ihrem Unternehmen arbeitet, als Betriebseinnahme erfassen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie viel Personen in Ihrem Fall ange setzt werden müssen und ob es genügt, die anfallende Umsatzsteuer erst am Jahresende abzuführen.
Buchen im Programm Fibukonten
Buchen
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
8919
4619
Einnahmen
Warenentnahme Untern. ohne USt
8915
4610
Einnahmen
Warenentnahme Untern. USt 7 %
8910
4620
Einnahmen
Warenentnahme Untern. USt 16/19 %
1880
2130
Kapital
Unentgeltliche Wertabgabe
Zwei Umbuchungen sind erforderlich. Sie erfassen die Beträge brutto. StandardBuchung
Steuer
„Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Warenentnahme Untern. USt 7 %“ 911, 64 €
UST 7 %
„Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Warenentnahme Untern. USt 19 %“ 471,24 €
UST 19 %
Private Warenentnahmen durch Arbeitnehmer: Sachbezüge Sachbezüge für Arbeitnehmer müssen Sie monatlich über die Lohnund Gehaltsabrechnung erfassen. Die enthaltene Umsatzsteuer müssen Sie an das Finanzamt abführen. • Gewährte Rabatte für Waren über 1.080,00 € im Jahr • Freie Verpflegung (Sachbezugswerte für freie Verpflegung) • Freie Unterkunft (Sachbezugswerte für freie Unterkunft) • Geschenke, Bewirtung über der monatlichen Freigrenze von 44 € EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.8
132
Sachbezüge Ihrer Arbeitnehmer wirken sich nur bezüglich der Umsatzsteuerzahlung auf Ihren Gewinn aus. In Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung müssen Sie diese gesondert erfassen. So sieht das Finanzamt, dass Sie daran gedacht haben.
Private Warenentnahme
5
Beispiel: Ihr Arbeitnehmer erhielt im Abschlussjahr für bezogene Waren Rabatte. Diese betragen nach Abzug des Rabattfreibetrags 1.190 € inkl. 19 % USt.
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Sachbezug Waren USt 19 % netto (Feld 108)
+1.000,00
Umsatzsteuer (Feld 140 BE)
+190,00
Summe
=
+1.190,00 €
Betriebsausgaben Gehälter (Feld 120)
1.190,00
Summe
=
1.190,00 €
Gewinnerhöhung
0,00 €
Ihr Arbeitnehmer versteuert 1.190,00 € im Rahmen der Gehaltsabrechnung und Sie müssen 190,00 € Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Die spätere Zahlung der Umsatzsteuer ist Betriebsausgabe. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Die Eintragung sehen Sie im vorangegangenen Abschnitt „Private Warenentnahme Unternehmer“. Aufzeichnung für Ihre Unterlagen Die Ermittlung der Sachbezüge muss auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorliegen. Hinweis zur Umsatzsteuer Sachbezüge sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig, d. h. Ihr Arbeitnehmer versteuert den Bruttobetrag. Und Sie müssen die enthaltene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen.
Formular Anlage EÜR
Aufzeichnung
Umsatzsteuer
Buchen im Programm SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
8591
4941
Einnahmen
Sachbezüge Waren USt 7 %
8595
4945
Einnahmen
Sachbezüge Waren USt 16/19 %
4110
6010
Ausgaben
Löhne
4120
6020
Ausgaben
Gehälter
Fibukonten
133
5 Buchen
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Es sind Umbuchungen erforderlich. Sie erfassen die Beträge brutto und die Umsatzsteuer wird automatisch herausgerechnet. StandardBuchung
Steuer
„Gehälter“ an „Sachbezüge Waren USt 19 %“ 1.190,00 €
UST 19 %
5.6
Berechnungs methoden
Privatnutzung Telefon
Nutzen Sie Ihren betrieblichen Anschluss für private Gespräche, müssen Sie das auch entsprechend in Ihrer Buchhaltung erfassen. Die Privatnutzung Telefon ist umsatzsteuerpflichtig. Es gibt unterschiedliche Methoden, diese unentgeltliche Wertabgabe (Privatnutzung Telefon) zu berechnen: • Pauschal mit 30 % der tatsächlichen Telefonkosten • Pauschal 360 € pro Jahr • Nachweis der tatsächlichen Privatgespräche
Pauschal 30 % Wenn Sie nichts unternehmen, schätzt das Finanzamt Ihre private Telefonnutzung i. d. R. auf 30 % der tatsächlichen Telefonkosten pro Jahr.
Pauschal 360 € In der Praxis geht das Finanzamt von einem monatlichen Privatanteil zwischen 20 € und 30 € aus. Wenn Sie neben dem betrieblichen Anschluss auch noch einen privaten Telefonanschluss haben, kann der private Telefonanteil gering gehalten werden. Tipp: Je nachdem, was günstiger für Sie ist, wählen Sie die Pauschale oder Sie setzen 30 % der tatsächlichen Telefonkosten als private Telefon nutzung an.
Nachweis der tatsächlichen Privatgespräche Wer einen Einzelgesprächsnachweis zu seiner Telefonrechnung erhält, hat die Möglichkeit, die Privatgespräche einzeln nachzuwei-
134
Privatnutzung Telefon
5
sen. Dieser Aufwand lohnt sich allerdings nur, wenn Sie damit deutlich unter den o. g. Pauschalen liegen. EinnahmeÜberschussrechnung Die private Telefonnutzung können Sie bereits während des Jahres erfassen oder einmalig am Jahresende ermitteln. In Ihrer Summenund Saldenliste sehen Sie die Höhe Ihrer tatsächlichen Telefonkosten. Die Höhe der tatsächlichen Telefonkosten ist wichtig für den Vergleich, welche Methode für Sie am günstigsten ist.
Gewinn ermittlung Kapitel 2.7
Beispiel: Ihre tatsächlichen Telefonkosten betragen 800 €. Einen Einzel gesprächsnachweis haben Sie nicht. • Pauschal 30 % = 240,00 € • oder Pauschale 360,00 € Diese Privatnutzung ist umsatzsteuerpflichtig, soweit Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Privatnutzung Telefon USt 19 % netto (Feld 108) Umsatzsteuer (Feld 140 BE)
+240,00 +45,60
Summe
=
Betriebsausgaben …
=
+285,60 €
+285,60 €
Gewinnerhöhung
EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
135
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung
•
Ermittlung der Privatnutzung Telefon
Hinweis zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer Kapitel 2.7
Eigentlich handelt es sich bei Privatnutzung Telefon um „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“, d. h. Sie müssten lediglich die Telefonkosten sowie die Vorsteuer kürzen. In der Praxis behandelt man diese wie die Privatnutzung Kfz. So sieht das Finanzamt auf einen Blick, dass Sie die Privatnutzung berücksichtigt haben. Buchen im Programm
Fibukonten
Buchen
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
8922
4646
Einnahmen
Privatnutzung Telefon USt 16/19 %
1880
2130
Kapital
Unentgeltliche Wertabgabe
Für die Privatnutzung Telefon ist eine Umbuchung erforderlich. StandardBuchung
Steuer
„Unentgeltliche Wertabgabe“ an „Privatnutzung Telefon USt 19 %“ 285,60 €
UST 19 %
5.7
Vereinnahmte Umsatzsteuer
EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.6
Hier handelt es sich um die Umsatzsteuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung gestellt und auch tatsächlich erhalten haben. In der Einnahme-Überschussrechnung müssen Sie Ihre verschiedenen Umsätze jeweils netto sowie die Umsatzsteuer gesondert erfassen. Die heraus gerechnete Umsatzsteuer aus allen Umsätzen, unabhängig vom Steuersatz, können Sie in einer Summe erfassen. EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Die vereinnahmte Umsatzsteuer tragen Sie in das Feld 140 bei den Betriebseinnahmen ein.
136
Vereinnahmte Umsatzsteuer
5
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Tipp: Das Herausrechnen der Umsatzsteuer ist besonders aufwändig, wenn Sie kein Buchführungsprogramm benutzen. Hält Sie die Rechnerei oft und lange auf, sollten Sie sich unbedingt mit einem Buchführungspro gramm anfreunden. Das ist der besondere Vorteil dieser Programme: Sie geben den Brutto betrag ein und das Programm rechnet die enthaltenen Steuern automa tisch heraus und erfasst diese an den richtigen Stellen Ihrer Einnahme Überschussrechnung sowie Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung.
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Arbeiten Sie ohne Buchführungsprogramm, müssen Sie eine Übersicht aufbewahren, wie Sie auf die Zahlen gekommen sind. Hinweis zur Umsatzsteuer Wenn Sie die Umsatzsteuer erst beim Geldeingang (Istbesteuerung) abführen, können Sie die Summe der erhaltenen Umsatzsteuer aus Ihrer Einnahme-Überschussrechnung in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übertragen. Im Fall der Sollbesteuerung müssen Sie allerdings die Umsatzsteuer abführen, wenn der Auftrag abgeschlossen ist. Dann müssen Sie parallel zwei Berechnungen durchführen: • Die tatsächlich erhaltenen Umsätze sowie die Umsatzsteuer erfassen Sie in der Einnahme-Überschussrechnung sowie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. • Die noch nicht erhaltenen Umsätze des Abschlussjahres sowie die Umsatzsteuer erfassen Sie nur in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Aufzeichnung
Umsatzsteuer Kapitel 3.9
Ist bzw. Soll besteuerung Kapitel 3.9
Erfassen Sie alle Kundenrechnungen bei Ausgang gegen Debitoren (Forderungen), stimmt Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung. Jedoch müssen Sie für eine korrekte Einnahme-Überschussrechnung am 31.12. alle offenen Rechnungen stornieren.
137
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Buchung im Programm Fibukonten
Buchen
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
1770
3800
MwSt. Verrechnungs konto
Umsatzsteuer
1771
3801
MwSt. Verrechnungs konto
Umsatzsteuer 7 %
1775
3805
MwSt. Verrechnungs konto
Umsatzsteuer 16 %
1776
3806
MwSt. Verrechnungs konto
Umsatzsteuer 19 %
1773
3803
MwSt. Verrechnungs konto
Umsatzsteuer aus innerge meinschaftlichem Erwerb 16 %
1774
3804
MwSt. Verrechnungs konto
Umsatzsteuer aus innerge meinschaftlichem Erwerb 19 %
1786
3836
MwSt. Verrechnungs konto
Umsatzsteuer nach § 13b UStG. Bauleistungen 16 %
1787
3837
MwSt. Verrechnungs konto
Umsatzsteuer nach § 13b UStG. Bauleistungen 19 %
Wenn Sie im Buchführungsprogramm die Bruttobeträge mit dem entsprechenden Steuersatz eingeben, wird die enthaltene Umsatzsteuer automatisch herausgerechnet und auf die folgenden Konten erfasst. Machen Sie spätestens am Jahresende unbedingt eine Gegenprobe. Beispiel: In Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung stehen folgende Zahlen: Umsätze USt 7 % netto 12.000,00 € Umsätze USt 19 % netto 30.000,00 € Ermitteln Sie die Umsatzsteuer der einzelnen Umsätze: Umsatzsteuer 7 % (12.000 € x 7 %) = 840,00 € Umsatzsteuer 19 % (30.000 € x 19 %) = 5.700,00 € Stimmen diese Zahlen mit den Summen Ihrer Umsatzsteuerkonten überein? Fibukonto USt 7 % 1771/3801 = 840,00 € Fibukonto USt 19 % 1776/3806 = 5.700,00 €
138
Steuererstattungen
5
Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen, kann das folgende Gründe haben: • Sie haben den falschen oder keinen Steuerschlüssel gewählt. • Eine Umsatzsteuer-Erstattung oder Zahlung wurde auf eines der Umsatzsteuerkonten gebucht (dieser Fehler ist bei büro easy nicht möglich). Diese Konten müssen als „Umsatzsteuer“ und „Betriebseinnahme“ geschlüsselt sein. Buchen Sie auf diese Konten, erscheinen die Zahlen automatisch in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung sowie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
5.8
Steuererstattungen
Umsatzsteuer: Erstattung oder Zahlung? EinnahmeÜberschussrechnung Sie reichen die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich oder monatlich beim Finanzamt ein und gleichzeitig wird die Zahlung oder Erstattung fällig. Ist das Jahr zu Ende, reichen Sie die Umsatzsteuererklärung ein, und vier Wochen nach der Abgabe wird die Zahlung oder Erstattung fällig. Tragen Sie die Summe dieser Zahlungen bzw. Erstattungen in Ihre Einnahme-Überschussrechnung ein. Achten Sie darauf, dass das Geld auch geflossen ist.
Gewinn ermittlung Kapitel 2.6.
EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR Zahlungen von Umsatzsteuer an das Finanzamt tragen Sie in das Feld 185 ein.
Formular Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Erstattungen erfassen Sie im Feld 141.
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
139
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen: Aufzeichnung
•
Aufstellung über die Zahlen, die Sie in die Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Umsatzsteuererklärung eingetragen haben, soweit Sie nicht mit einem Buchführungsprogramm arbeiten.
Buchen im Programm Buchführungsprogramme bieten verschiedene Umsatzsteuerkonten an. Sie dürfen für Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt bzw. für Erstattungen nur folgende Konten wählen. Fibukonten
SKR 03 SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
1780
3820
MwSt. Verrechnungskonto
UmsatzsteuerVoraus zahlung lfd. Jahr
1781
3830
MwSt. Verrechnungskonto
UmsatzsteuerSonder vorauszahlung
1790
3841
MwSt. Verrechnungskonto
Umsatzsteuer Vorjahr
1791
3845
MwSt. Verrechnungskonto
Umsatzsteuer frühere Jahre
Verwenden Sie bei Erstattungen umgekehrte Vorzeichen. Buchen
Wenn Sie auf diese Konten buchen, erscheinen die Zahlen nur in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung sowie im Formular. Diese Zahlen dürfen nie in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung erscheinen, weil sie bereits abgerechnete Zeiträume betreffen. Beispiel: Auf Ihrem Kontoauszug geht am 12. Mai die Erstattung laut Umsatz steuerVoranmeldung März über 560,00 € ein. StandardBuchung
Steuer
„Bank“ an „Umsatzsteuer Vorauszahlungen“ 560,00 €
keine
Sonstige Steuern Betriebliche oder private Steuern?
Betriebseinnahmen sind Einnahmen, die Ihr Unternehmen erwirtschaftet. Es kommt also darauf an, um welche Steuern es sich handelt.
Betriebliche Steuern
140
Private Steuern
Steuererstattungen
5
Sie erfassen in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung nur betriebliche Steuern, die Ihr Unternehmen betreffen.
Betriebliche Steuern • • • • • •
Gewerbesteuer (Feld 103 oder 183) Lohnsteuer für Arbeitnehmer (Feld 120 BA) Grundsteuer, wenn ein Grundstück oder Gebäude zu Ihrem Betriebsvermögen gehört (Feld 151) Kfz-Steuern, sofern das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört (Feld 140 BA) Körperschaftssteuer und Solidaritätszuschlag bei Vereinen oder für Finanzanlagen Ihres Unternehmens (Feld 103 oder 183) Kapitalertragssteuern, Zinsabschlagsteuern, soweit die Finanzanlage betrieblich ist (Feld 103 oder 183) SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
41 ff
60 ff
Ausgaben
Lohn und Nebenkosten
4320
7610
Ausgaben
Gewerbesteuer
2375
7680
Ausgaben
Grundsteuer
2212
7632
Ausgaben
Kapitalertragssteuer
4510
7685
Ausgaben
KfzSteuern
2200
7600
Ausgaben
Körperschaftssteuer
2208
7608
Ausgaben
Solidaritätszuschlag
2215
7635
Ausgaben
Zinsabschlagsteuer
Fibukonten
Verwenden Sie bei Erstattungen umgekehrte Vorzeichen
Private Steuern • • •
Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag Grundsteuer von Grundstücken und Gebäuden des Privatvermögens Körperschaftssteuer, Solidaritätszuschlag, Kapitalertragssteuer, Zinsabschlagsteuer von privaten Finanzanlagen
Private Steuern werden nicht im Formular „Anlage EÜR“ erfasst.
141
5 Fibukonten
Betriebseinnahmen richtig erfassen
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
1890 1810 1860 1870
2180 2150 2300 2350
Kapital Kapital Kapital Kapital
Privateinlagen Privatsteuern (Einkommensteuer etc.) Grundstücksaufwand privat Grundstücksertrag privat
Private Steuern können Sie alle auf das Konto „Privateinlage“ buchen oder auf verschiedene Privatkonten verteilen. Am Jahresende ermitteln Sie pro betrieblicher Steuerart die Summe. Dann erst wissen Sie, an welcher Stelle Sie die Steuern in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung erfassen. Achtung: Steuererstattungen werden in den Betriebseinnahmen erfasst, Steuer, zahlungen in den Betriebsausgaben.
EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn, ermittlung
Beispiel: Im Abschlussjahr sind folgende Steuern eingegangen und gezahlt worden: 15.08. … Gewerbesteuer,Vorauszahlung 2.000,00 € 01.10. … Gewerbesteuer,Erstattung 2.500,00 € 01.12. … Zahlung Kfz,Steuer 300,00 € 10.12. … Einkommensteuer,Erstattung 3.000,00 €
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Gewerbesteuer Erstattung (Feld 103) Summe
+500,00 =
+500,00 €
Betriebsausgaben Kfz,Steuer (Feld 140 BA) Summe
Gewinnerhöhung
,300,00 =
300,00 € +200,00 €
Sie weisen also nicht die Gewerbesteuerzahlung sowie die Gewerbesteuererstattung gesondert aus, sondern fassen diese zusammen.
142
5
Sonstige Betriebseinnahmen
Hinweis zur Umsatzsteuer In Steuern ist grundsätzlich keine Umsatzsteuer enthalten.
Umsatzsteuer
Buchen im Programm Buchführungsprogramme bieten für jede betriebliche Steuerart ein eigenes Konto an. In der Regel sind diese Konten als Betriebsausgabe geschlüsselt. Je nachdem, ob der Saldo positiv oder negativ ist, ändert sich das Vorzeichen. D. h. in der Einnahme-Überschussrechnung der Programme stehen Steuererstattungen in den Ausgaben mit dem Vorzeichen „+“.
5.9
Buchen
Sonstige Betriebseinnahmen
Im Laufe eines Jahres können noch weitere Einnahmen auf Ihrem Geschäftskonto eingehen. Hier müssen Sie klären, ob es sich um Betriebseinnahmen handelt oder nicht.
Betriebseinnahmen
Keine Betriebseinnahmen
EinnahmeÜberschussrechnung Sie erfassen in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung nur Betriebseinnahmen und dies grundsätzlich erst dann, wenn Sie tatsächlich geflossen sind.
Gewinn ermittlung Kapitel 2
Betriebseinnahmen • • • •
Auflösung Ansparrücklage, ggf. Gewinnzuschlag (Felder 120-124 Ergänzende Angaben und Zeile 12) Erstattung der Krankenversicherung für Krankheit oder Schwangerschaft von Mitarbeitern (Feld 103) Mieteinnahmen für Gegenstände des Betriebsvermögens, umsatzsteuerpflichtig (Feld 112), umsatzsteuerfrei (Feld 103) Versicherungsentschädigung für einen Schaden, den Ihr Unternehmen hatte (Feld 103)
143
5
Betriebseinnahmen richtig erfassen •
•
Fibukonten
Wichtig: Eine Versicherungsentschädigung bzgl. Kfz müssen Sie für die Ermittlung der Privatnutzung von den Kfz-Kosten abziehen (Feld 140 BA) Zinserträge, soweit Ihr Unternehmen ein Darlehen gewährt (Feld 103) SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
2750
4860
Einnahmen
Mieteinnahmen
8650
7110
Einnahmen
Sonstiger Zinsertrag
2742
4970
Einnahmen
Versicherungsentschädigung
4150
6070
Einnahmen
Zuschuss Krankengeld
Keine Betriebseinnahmen • • • •
•
Erstattung der privaten Krankenversicherung Geldeingang aufgrund einer Darlehensaufnahme Geldeingang durch Überweisung vom Privatkonto auf das Geschäftskonto Mieteinnahmen aus Grundstücken und Gebäuden Ihres Privatvermögens (wird in Ihrer Einkommensteuererklärung unter „Einkünften aus Vermietung und Verpachtung“ erfasst) Zinserträge von privaten Finanzanlagen (wird in Ihrer Einkommensteuererklärung unter „Einkünften aus Kapitalvermögen“ erfasst)
Im Formular „Anlage EÜR“ werden nur Betriebseinnahmen Ihres Unternehmens erfasst. Fibukonten
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
1850
2280
Kapital
Außergewöhnliche Belastungen (Arztrechnung)
1590
1370
Kapital
Durchlaufende Posten
1860
2300
Kapital
Grundstücksaufwand privat
1870
2350
Kapital
Grundstücksertrag privat
1890
2180
Kapital
Privateinlagen
1820
2200
Kapital
Sonderausgaben, private Versicherungen
Private Einnahmen können Sie alle auf das Konto „Privateinlage“ buchen oder auf verschiedene Privatkonten verteilen.
144
Sonstige Betriebseinnahmen
5
Beispiel: Im Abschlussjahr sind folgende sonstigen Einnahmen auf Ihrem Geschäftskonto eingegangen. 20.08. … Geldeingang vom Privatkonto 3.000,00 € 20.09. … Versicherungsentschädigung 1.500,00 €
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen Versicherungsentschädigung (Feld 103)
+1500,00
Summe
=
Betriebsausgaben …
=
+1.500,00 €
+1.500,00 €
Gewinnerhöhung
Der Geldeingang wird nicht erfasst. Das ist eine Privatsache. EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Hinweis zur Umsatzsteuer Wenn Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, erstattet die Versicherung im Schadensfall nur den Nettobetrag. Zinsen und Mieten sind in der Regel von der Umsatzsteuer befreit.
Umsatzsteuer
Tipp: Vermieten Sie zum Beispiel Büroräume an einen Unternehmer, der selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, besteht die Möglichkeit, auf diese UmsatzsteuerBefreiung zu verzichten. Dadurch sind Sie zum Vor steuerabzug berechtigt (aus Herstellungskosten und laufenden Kosten) und Sie vermieten zuzüglich Umsatzsteuer. Dies nennt man „optieren“. An diese Entscheidung sind Sie fünf Jahre gebunden. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Vielleicht können Sie dadurch Geld sparen.
145
5 Buchen
Betriebseinnahmen richtig erfassen
Buchen im Programm Alle sonstigen Betriebs- und Privateinnahmen erfassen Sie in der Regel über die Bank oder die Kasse. Allerdings sind für die Abgrenzung von regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen Umbuchungen erforderlich. StandardBuchung
Steuer
„Bank“ an „Privateinlagen“ 3.000,00 €
keine
„Bank“ an „Versicherungsentschädigungen“ 1.500,00 €
keine
5.10 Betriebseinnahmen abgrenzen Denken Sie an die Ausnahme bei regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen und die Ausnahme der Ausnahmen bei Zinsen. Mieten gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen. Diese müssen Sie auch in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung 2007 erfassen, wenn sie in der Zeit vom 22.12. bis 31.12.2006 oder vom 01.01. bis 11.01.2008 zufließen. Umgekehrt dürfen Sie Mieteinnahmen für das Jahr 2006 oder 2008 nicht im Abschlussjahr 2007 erfassen, wenn sie in der Zeit vom 01.01. bis 11.01.200 oder in der Zeit vom 22.12. bis 31.12.2007 zufließen. Gewinnermitt lung Kapitel 2.1
Achtung: Markieren Sie diese Beträge, und achten Sie immer darauf, sie nicht doppelt zu erfassen.
Besonderheit bei Zinsen: Diese erfassen Sie immer in dem Jahr, in das sie wirtschaftlich gehören, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Zinserträge des Jahres 2007 erfassen Sie auch in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung, wenn sie erst Februar 2008 eingegangen sind. Achtung: Einnahmen, die in einem anderen Jahr geflossen sind, aber in das Ab schlussjahr gehören, werden am 31.12. auf Erlöse und im Jahr des Geld eingangs auf ein gewinnneutrales Verrechnungskonto gebucht Erlöse am 31.12.
146
Das folgende Beispiel zeigt, was im Abschlussjahr erfasst werden muss, obwohl das Geld erst im Folgejahr fließt:
5
Betriebseinnahmen abgrenzen
Beispiel: Die Zinsen für das Jahr 2007 in Höhe von 1.800,00 € sind erst am 05.01.2008 auf Ihrem Konto eingegangen.
Buchen im Programm StandardBuchung
Steuer
„Verrechnungskonto“ an „Sonstige Zinserträge“ 1.800,00 €
keine
Den Zahlungseingang am 05.01.2008 buchen Sie nicht auf das Konto Zinserträge, sondern auf das Verrechnungskonto. So sieht der Betriebsprüfer auf einen Blick, dass Sie abgrenzt haben.
Buchen
Geldeingang auf Verrech nungskonto
Achtung: Einnahmen, die im Abschlussjahr geflossen sind, aber in das Folgejahr gehören, werden am Tag des Geldeingangs auf ein gewinnneutrales Verrechnungskonto und am 01.01. des Folgejahres auf Erlöse gebucht.
Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Geldeingang für das Folgejahr im Abschlussjahr erfasst wird:
Geldeingang auf Verrech nungskonto
Beispiel: Die Miete für das Jahr 2007 in Höhe von 800,00 € ging bereits am 27.12.2006 auf Ihrem Konto ein.
Buchen im Programm StandardBuchung
Steuer
„Bank“ an „Verrechnungskonto“ 1.800,00 €
keine
Am 01.01.2007 müssen Sie den Erlös erfassen. Dazu ist eine Umbuchung erforderlich, schließlich wird dieser Erlös nicht mehr auf Ihren Kontoauszügen erscheinen. Gehen Sie hier nach dem gleichen Schema vor wie im vorherigen Beispiel: „die Zinsen am 31.12. erfassen“, allerdings mit dem Buchungsdatum 01.01. …
Buchen
Erlöse am 01.01. …
147
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Hier geht es um Ausgaben, die im laufenden Jahr anfallen. Jeder Beitrag dieses Kapitels ist einer Betriebsausgabenart gewidmet, die nach den vier folgenden Aspekten behandelt wird. Gewinn
ermittlung Kapitel 2
Aufzeichnung
Vorsteuer Kapitel 3
Buchen
148
1. EinnahmeÜberschussrechnung Hier wird die Frage beantwortet, ob es sich um eine Betriebsausgabe handelt oder nicht und unter welchen Voraussetzungen diese in voller Höhe oder nur begrenzt anerkannt werden. Sind Kosten im Privatbereich für Ihr Unternehmen entstanden, werden diese hier ermittelt. Außerdem werden die Anschaffung von Anlagevermögen und die Ermittlung der möglichen Abschreibung gezeigt. Sie sehen die Auswirkungen der Betriebsausgaben in der Einnahme-Überschussrechnung und in welche Felder des Formulars sie eingetragen werden. 2. Aufzeichnungen Wenn Ihre Belege nicht ausreichen, Ihre Zahlen in der EinnahmeÜberschussrechnung nachzuvollziehen, müssen zusätzliche Nebenrechnungen und Aufzeichnungen erstellt werden. Diese werden unterteilt in • Aufzeichnungen, die Sie für den Fall einer Betriebsprüfung in Ihren Unterlagen aufbewahren müssen, und • Anlagen zur Einnahme-Überschussrechnung, die zusätzlich beim Finanzamt eingereicht werden. 3. Hinweis zum Vorsteuerabzug Diese Kategorie betrifft nur Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Liegt Ihnen eine einwandfreie Rechnung vor? Ist Vorsteuerabzug möglich? Denken Sie daran, nur einwandfreie Rechnungen zu zahlen. 4. Buchen im Programm Hier sehen Sie die entsprechenden Fibukonten und einen allgemeingültigen Buchungssatz.
Ausgaben von AZ
6
In den folgenden Kapiteln werden alle Buchungen dieses Kapitels in einer individuellen Erfassungsvorlage gezeigt. Kapitel 7: „Lexware büro easy“ Kapitel 8: „Lexware buchhalter“ Kapitel 9: „DATEV Rechnungswesen compact“
6.1
Ausgaben von AZ
Ausgaben
Kapitel
Abschreibung GWG Abschreibung immaterielle Wirtschaftsgüter Abschreibung unbewegliche Wirtschaftsgüter Abschreibung bewegliche Wirtschaftgüter Anlagenabgänge Anschaffung Anlagevermögen Ansparrücklage bilden Anzahlung (geleistet) für Waren und Material Anzahlung (geleistet) für Anlagevermögen Bauleistungen (empfangen) Bewirtungskosten Damnum Disagio Diebstahl Fremdleistungen Geschenke Häusliches Arbeitszimmer KfzKosten (außer Abschreibung und Zinsen) Leasingsonderzahlung Löhne/Gehälter Mieten und Nebenkosten Materialeinkauf Pauschale Betriebsausgaben Privatentnahmen Raumkosten regelmäßig wiederkehrende Ausgaben Reisekosten Sonderabschreibung Steuern betrieblich Steuern privat Telefonkosten Wareneinkauf Versicherungen Zinsen
6.4 6.4 6.4 6.4 5.3+6.4 6.4 6.5 6.3+6.4 6.4 6.9 6.7 6.7 6.9 6.9 6.7 6.6 6.9 6.9 6.9 6.6.+ 6.9. 6.3 6.2 6.9 6.6+6.9 6.10 6.7 6.5 5.8 5.8 6.6+6.9 6.3 6.9 6.7
Feld Formular 132 131 136 130 135 kein Eintrag 188190 100 kein Eintrag 110 165+175 167,178,179 183 110 164+174 172 140 BA 140 BA 120 BA 150+151 100 190 kein Eintrag 136, 150, 151, 178 173 134 183 kein Eintrag 192 100 183 167, 178, 179
149
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Die Reihenfolge der folgenden Beiträge ist nicht alphabetisch sortiert, sondern orientiert sich an der Reihenfolge, wie Sie die Zahlen in Ihre Einnahme-Überschussrechnung eintragen sollten, soweit sie in Ihren Unterlagen vorkommen. EinnahmeÜberschussrechnung für die Zeit vom 01.01.31.12. … Betriebseinnahmen …
=
+
=
Betriebsausgaben Ausgaben netto Abschreibung Anlagevermögen Anlagenabgang (Restbuchwert) Abschreibung GWG, Sonderabschreibung KfzKosten netto Geschenke netto Bewirtungskosten netto Reisekosten Telefon netto Zinsen Ansparrücklage bilden gezahlte Vorsteuer UmsatzsteuerZahlung Steuerzahlung Summe
Gewinn oder Verlust
6.2
+/
Betriebsausgabenpauschalen
Bevor Sie sich mit den einzelnen Betriebsausgaben befassen, sollten Sie klären, ob es für Ihre Tätigkeit eine Betriebsausgabenpauschale gibt. Hier wird unterschieden nach hauptberuflicher oder nebenberuflicher selbstständiger Tätigkeit.
Hauptberuflich selbstständig
150
Tätigkeit
Pauschale
Hebammen
25 % der Betriebseinnahmen, maximal 1.535 € pro Jahr
Journalisten, Künstler Schriftsteller
30 % der Betriebseinnahmen, maximal 2.455 € pro Jahr
Tagesmütter
246 € pro Monat pro Kind
Waren/Materialeinkauf – Gutschriften
6
Nebenberuflich selbstständig Nebentätigkeit
Pauschale
Künstler, Nachhilfe, Schriftsteller, Unterricht, Vorträge, Wissenschaftliche Tätigkeit
25 % der Betriebseinnahmen, maximal 614 € pro Jahr
Ausbilder, Betreuer,
2.400 € pro Jahr steuerfrei
Erzieher, Pflegedienst, Übungsleiter
EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR
Formular Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt) Anlage EÜR
Achtung: Für Vereine gibt es keine Betriebsausgabenpauschalen. Aber im Rahmen der Körperschaftssteuererklärung kann für bestimmte Vereine ein ge schätzter Gewinn angegeben werden. Fragen Sie Ihren Steuerberater oder das Finanzamt.
6.3
Waren/Materialeinkauf – Gutschriften
Erst wenn Sie das Geld tatsächlich gezahlt haben, zählt es zu Ihren Betriebsausgaben, dazu gehören: • Einkäufe von Waren und Material im Inland • Einkäufe von Waren und Material vom Ausland • Geleistete Anzahlung für Material und Waren Hier werden Ihre Wareneinkäufe abzüglich aller Nachlässe und Gutschriften für Wareneinkäufe erfasst. Im Rahmen der EinnahmeÜberschussrechnung genügt es, den Wareneinkauf in einer Summe
151
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
auszuweisen. Die gesonderte Erfassung von erhaltenen Skonti, Boni und sonstigen Nachlässen ist nicht erforderlich.
WarenMaterialeinkauf EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.4
Die Anschaffungskosten von Waren und sonstigem Vorratsvermögen sind zum Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe Betriebsausgaben. Auch wenn Sie für Ihren internen Betriebsablauf ein Warenbestandsverzeichnis führen, ist das für Ihre Einnahme-Überschussrechnung nicht erforderlich. Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sollten Sie den Waren- und Materialeinkauf nach den verschiedenen Umsatzsteuersätzen unterteilen. Außerdem müssen Sie den Wareneinkauf netto und die enthaltene Vorsteuer gesondert erfassen. Beispiel: Im Oktober haben Sie Folgendes bezahlt: Material inkl. 19 % USt
595,00 €
Waren inkl. 7 % USt
1.070,00 €
Waren inkl. 19 % USt
9.520,00 €
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben … Materialeinkauf USt 19 % netto (Feld 100)
1.000,00
Wareneinkauf USt 19 % netto (Feld 100)
8.000,00
Vorsteuer (95+70+1.520) Feld 185
1.685,00
Summe
Gewinnminderung
152
500,00
Wareneinkauf USt 7 % netto (Feld 100)
=
11.185,00 11.185,00
Waren/Materialeinkauf – Gutschriften
6
EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR Formular Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Aufzeichnungen •
Ihre Belege reichen aus.
Aufzeichnung
Hinweis zum Vorsteuerabzug Prüfen Sie die Rechnungen ganz genau. Sind alle Angaben richtig und vollständig? Ist der Vorsteuerabzug berechtigt?
Vorsteuer Kapitel 3.6
Achtung: Anzahlungen an Ihre Lieferanten gehören zu Ihren Betriebsausgaben, wenn die Zahlung erfolgt ist. Der Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn Ihnen eine einwandfreie Rechnung vorliegt. Fehlt diese, können Sie Ihrem Lieferanten eine Gut schrift schreiben. D. h. eine Mitteilung der geleisteten Anzahlung mit korrektem Vorsteuerausweis.
Hinweis zu Geschäfte mit dem Ausland Wenn Sie Waren im EU-Ausland kaufen und Ihrem Lieferanten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitteilen, erhalten Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer. Dieser Vorgang muss in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter „innergemeinschaftlicher Erwerb“ gesondert erfasst werden. Gezahlte Einfuhrumsatzsteuer, die Sie bei der Einfuhr aus dem sonstigen Ausland zahlen, wird ebenfalls gesondert in der UmsatzsteuerVoranmeldung erfasst.
Vorsteuer Kapitel 3.4
153
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Buchen im Programm Fibukonten
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
3000
5100
Ausgaben
Einkauf Roh, Hilfs und Betriebsstoffe
3300
5300
Ausgaben
Wareneinkauf USt 7 %
3400
5400
Ausgaben
Wareneinkauf USt 16/19 %
3340
5340
Ausgaben
Wareneinkauf USt 16 %
3540
5540
Ausgaben
Wareneinkauf USt 9 /10,7 %
3420
5420
Ausgaben
Innergemeinschaftlicher Erwerb USt 7 % und Vorsteuer7 % (Einkauf im EU Ausland)
3425
5425
Ausgaben
Innergemeinschaftlicher Erwerb USt 16/19 % und VSt 16/19 % (Einkauf im EU Ausland)
3433
5433
Ausgaben
Innergemeinschaftlicher Erwerb USt 16 % und VSt 16 % (Einkauf im EU Ausland)
3120
5920
Ausgaben
Erhaltene Bauleistungen nach § 13b UStG. USt 16/19 % und VSt 16/19 %
3122
5922
Ausgaben
Erhaltene Bauleistungen nach § 13b UStG. USt 16 % und VSt 16 %
Gutschriften in diesem Bereich erfassen Sie mit umgekehrten Vorzeichen Buchen
Beachten Sie bei der Kontenauswahl die Vorsteuersätze und nutzen Sie im Falle eines „innergemeinschaftlichen Erwerbs“ die dafür vorgesehenen Konten und MwSt.-Schlüssel. StandardBuchung
Steuer
„Einkauf Material USt 19 %“ an „Bank“ 595,00 €
VST 19 %
„Wareneinkauf USt 7 % an „Bank“ 1.070,00 €
VST 7 %
„Wareneinkauf USt 19 % an „Bank“ 9.520,00 €
VST 19 %
Buchführungsprogramme rechnen die enthaltene Vorsteuer automatisch heraus und erfassen den Wareneinkauf netto sowie die Vorsteuer gesondert in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung und im Formular „Anlage EÜR“. Gleichzeitig wird die gezahlte Vorsteuer in Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung eingetragen.
154
6
Waren/Materialeinkauf – Gutschriften
Achtung: Für Warenlieferungen aus 2006 und Aufträge, die im Jahr 2006 abge schlossen wurden, erhalten Sie Rechnungen, die 16 % Umsatzsteuer enthalten. Zahlen Sie diese Rechnungen erst im Jahr 2007, müssen Sie beim Buchen darauf achten, das Fibukonto Wareneinkauf USt 16 %", bzw. die Steuerschlüssel für 16 % zu verwenden. So wird die enthaltene Vorsteuer von 16 % automatisch herausgerechnet und in die entspre chenden Felder der Formulare eingetragen.
Erhaltene Gutschriften EinnahmeÜberschussrechnung Gutschriften werden nur erfasst, wenn Sie tatsächlich Geld zurückerhalten haben. Und dann werden Sie mit dem Einkauf verrechnet.
Gewinn ermittlung
Variante 1: Sie erhalten die Gutschrift noch vor Zahlung der Rechnung und die Gutschrift ist ebenso hoch wie die Rechnung. In diesem Fall wird kein Geld fließen. Ihre Betriebsausgaben bleiben unberührt. Variante 2: Der Gutschriftbetrag ist niedriger als die Rechnung und Sie überweisen nur den Differenzbetrag (Rechnung – Gutschrift). Hier erfassen Sie nur den verminderten Zahlbetrag in Ihren Betriebsausgaben. Variante 3: Sie haben die Rechnung bereits gezahlt und erhalten eine Gutschrift. Kommt das Geld nun von Ihrem Lieferanten zurück, ziehen Sie diesen Betrag von Ihren Betriebsausgaben und ggf. der Vorsteuer ab. Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen •
Bewahren Sie auch Rechnungen und Gutschriften auf, zu denen kein Geld geflossen ist.
Aufzeichnung
Hinweis zum Vorsteuerabzug Denken Sie daran, den Wareneinkauf und auch die Vorsteuer zu kürzen. Haben Sie die Vorsteuer bereits bei Rechnungseingang ab-
Vorsteuer
155
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
gezogen, müssen Sie in der nächsten Voranmeldung die Gutschrift erfassen. Buchen im Programm Buchen
Im Programm buchen Sie Gutschriften nur, wenn Sie das Geld zurückerhalten. In diesem Fall verwenden Sie das Wareneinkaufskonto, auf dem Sie auch die Zahlung erfasst haben. Allerdings mit umgekehrtem Vorzeichen.
6.4 Die betriebliche Nutzung muss über 10 % liegen (Kapitel 2.3)
Geringwertige Wirtschafts güter (GWG)
156
Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung
Wenn Sie ein Wirtschaftsgut angeschafft haben, das Sie über 10 % betrieblich nutzen, können Sie in jedem Fall die laufenden Kosten für dieses Wirtschaftsgut als Betriebsausgaben erfassen. In der Regel dürfen Sie nur abnutzbare Anlagegüter abschreiben (Gebäude, Software, Internet-Seite, Maschinen, Fahrzeuge, Büroeinrichtung). Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter (Grundstücke, Finanzanlagen, Beteiligungen) können Sie nur in Ausnahmefällen abschreiben. Über diese Möglichkeit sollten Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen. In diesem Kapitel geht es um abnutzbare Wirtschaftsgüter. Für diese schreibt das Einkommensteuergesetz verschiedene Abschreibungsarten vor. Die Anschaffungskosten inkl. der Anschaffungsnebenkosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Anschaffungsnebenkosten sind Grunderwerbsteuer, Notargebühren, Transportkosten, Installation, Zulassungsgebühren etc. Voraussetzung für die Abschreibung: Sie kann vorgenommen werden, wenn Ihnen die Rechnung vorliegt und das Anlagegut dem Unternehmen zur Verfügung steht und einsatzbereit ist, unabhängig von der Zahlung. Ausnahme: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Trivialsoftware unter 410 € netto. Diese dürfen Sie im Jahr der Zahlung in voller Höhe abschreiben.
6
Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung
Nicht abnutzbares Anlagevermögen
Abnutzbares Anlagevermögen
§ 7 Abs. 1 Satz 6
unbewegliches Anlagevermögen
bewegliches Anlagevermögen
immaterielles Anlagevermögen
(Gebäude, sonstige Bauten)
(Maschinen, Fahr zeuge, Computer)
(Software) § 7 Abs. 1
§ 7 Abs. 4
§ 7 Abs. 13
In der Fachsprache wird die Abschreibung auch „AfA“ genannt, das ist die Abkürzung von „Absetzung für Abnutzung".
„AfA“
Abschreibungsarten unbewegliche Anlagegüter Für Gebäude schreibt das Gesetz die Nutzungsdauer sowie die Abschreibungssätze genau vor. Diese sind abhängig vom Zeitpunkt der Anschaffung oder der Bauantragstellung bei Herstellung des Gebäudes. Weiterhin kommt es darauf an, • ob es sich um einen Altbau, Neubau oder Denkmal handelt, • ob es zu Ihrem Privatvermögen oder zu Ihrem Betriebsvermögen zählt und • ob Sie es zu Wohnzwecken nutzen oder nicht. Tipp: Wenn es um Immobilien in Verbindung mit Ihrem Unternehmen geht, sollten Sie sich grundsätzlich bzgl. der Vor und Nachteile beraten lassen.
Andere unbewegliche Anlagegüter, wie selbstständige Einbauten in ein Gebäude und Bauten auf ein Grundstück, werden linear abgeschrieben.
Abschreibungsarten bewegliche Anlagegüter Für Maschinen, Fahrzeuge, Büroeinrichtung etc. entnehmen Sie die gewöhnliche Nutzungsdauer aus den amtlichen AfA-Tabellen (z. B. Computer 3 und Pkw 6 Jahre). Diese AfA-Tabelle finden Sie auf der
AfATabellen
157
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
CD-ROM. Außerdem verfügen das Finanzamt sowie der Steuerberater über diese Tabellen. Weiterhin können Sie eine von drei Abschreibungsarten wählen: • lineare Abschreibung • degressive Abschreibung • Abschreibung nach Leistungseinheiten Haben Sie eine Abschreibungsart gewählt, sind Sie daran gebunden. Ausnahme: Der Wechsel von der degressiven zur linearen Abschreibung ist erlaubt. Lineare Abschreibung Lineare Abschreibung
Die Anschaffungskosten werden in gleichen Jahresbeträgen abgeschrieben. Anschaffungskosten
= jährliche Abschreibung
Nutzungsdauer Beispiel: Sie haben einen neuen Pkw angeschafft im Wert von 30.000,00 € netto. Die Nutzungsdauer laut AfATabelle beträgt 6 Jahre. Die jährliche Abschreibung beträgt (30.000 : 6) 5.000,00 €. Degressive Abschreibung
Degressive Abschreibung Im Anschaffungsjahr werden 20 % bzw. 30% der Anschaffungskosten abgeschrieben und in den Folgejahren 20 % bzw. 30 % des jeweiligen Restbuchwerts. Hier ist die Abschreibung im ersten Jahr hoch und wird von Jahr zu Jahr niedriger. Für Wirtschaftsgüter, die vor dem 01.01.2006 und nach dem 31.12.2007 angeschafft oder hergestellt werden, gilt der Abschreibungssatz von 20 %. Und für Wirtschaftsgüter, die in der Zeit vom 01.01.2006 bis zum 31.12.2007 angeschafft oder hergestellt werden, gilt der Abschreibungssatz von 30%. Beispiel: Der Pkw des vorherigen Beispiels wird nun degressiv abgeschrieben.
158
Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung
Anschaffungskosten Abschreibung 1. Jahr 20 % von Restbuchwert 1. Jahr Abschreibung 2. Jahr 20 % von Restbuchwert im 2. Jahr Abschreibung 3. Jahr 20 % von Restbuchwert im 3. Jahr
30.000,00 € -6.000,00 € 24.000,00 € -4.800,00 € 19.200,00 € -3.840,00 € 15.360,00 €
In diesem Fall ist es bereits im dritten Jahr günstiger, von der degressiven zur linearen Abschreibung zu wechseln. Restbuchwert
6
Wechsel der Abschreibungs art?
= jährliche Abschreibung
Restjahre 19.200,00 € 4 Jahre
= 4.800,00 €
Restbuchwert im 2. Jahr Abschreibung 3. Jahr linear Restbuchwert 3. Jahr Abschreibung 4. Jahr linear Restbuchwert 4. Jahr
19.200,00 € -6.400,00 € 12.800,00 € -6.400,00 € 6.400,00 €
Der Wechsel zur linearen Abschreibung ist in dem Jahr günstig, in dem der lineare AfA-Satz höher ist als 20 %. Tipp: Bei einer Nutzungsdauer von 3 Jahren beträgt der lineare AfASatz 33,33 %, bei 4 Jahren 25 % und bei 5 Jahren 20 %. D. h. bei einer Nutzungsdauer über 5 Jahre ist die degressive Abschreibung von 20 % günstiger als die lineare.
Bei einem Abschreibungssatz von 30 % ist die degressive Abschreibung bereits bei einer Nutzungsdauer von 4 Jahren günstiger als die lineare Abschreibung. Abschreibung nach Leistungseinheiten Die Gesamtleistung wird ins Verhältnis gesetzt zur Jahresleistung. Bei einer Maschine sind es Laufstunden, bei einem LKW sind es Kilometer.
159
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Beispiel: Die voraussichtlichen Laufstunden einer Maschine betragen 90.000 Stunden und die Anschaffungskosten betragen 75.000,00 €. Die MaschinenLaufstunde kostet also 0,83 €. Ist diese Maschine im ersten Jahr 18.000 Stunden gelaufen, beträgt die Abschreibung 14.940,00 €.
Abschreibungsarten immaterielle Anlagegüter Immaterielle Anlagegüter, wie Software, Internet-Seiten, Firmenwert, werden immer linear abgeschrieben, wie im Abschnitt „Abschreibungsarten bewegliche Anlagegüter“ beschrieben.
Abschreibung im Jahr der Anschaffung Im Jahr der Anschaffung darf die Abschreibung nur für die Monate geltend gemacht werden, in denen der Anlagegegenstand dem Betrieb zur Verfügung stand. Der jährliche Abschreibungsbetrag muss also zeitanteilig erfasst werden. Beispiel: Sie haben am 10.05. … einen Computer im Wert von 3.600,00 € netto angeschafft. Die Nutzungsdauer beträgt 3 Jahre und Sie wählen die lineare Abschreibung. Die jährliche Abschreibung beträgt 1.200,00 €. Der Computer stand Ihrem Unternehmen 8 Monate zur Verfügung; also beträgt die Ab schreibung im Jahr der Anschaffung 800,00 € (8/12 vom 1.200,00 €). Vereinfachung abgeschafft
Achtung: Die Vereinfachungsregelung: „Anschaffung im ersten Halbjahr – volle AfA und Anschaffung im zweiten Halbjahr – halbe AfA“ wurde zum 01.01.2004 abgeschafft.
Erstellen der Abschreibungsliste Wenn die Abschreibungsart gewählt und die Abschreibung ermittelt ist, müssen Sie das Anlagegut in einer Abschreibungsliste erfassen. Jedes Anlagegut, das in Ihrem Betrieb vorhanden ist, muss in der
160
Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung
6
Abschreibungsliste aufgeführt sein. Geringwertige Wirtschaftsgüter können Sie im Anschaffungsjahr in einer Summe erfassen. Beispiel: In Ihrem Anlagevermögen befindet sich seit 2006 eine Maschine und einen Computer. Im April 2007 haben Sie einen neuen Pkw im Wert von 36.000,00 € netto gekauft. Weiterhin wurden geringwertige Wirt schaftsgüter im Wert von 400,00 € angeschafft. Bezeichnung Datum der Anschaf Anschaf fungs fung kosten €
Stand 01.01.07 €
Zugang + Abgang €
AfA im Jahr €
Stand 31.12.07 €
Kfz Kfz neu ND 6 Jahre
15.04.2007 36.000,00
0,00 +36.000,00
4.500,00 31.500,00
Maschinen Druckomat ND 5 Jahre
15.02.2006 18.000,00 14.700,00
0,00
3.600,00 11.100,00
20.11.2006
3.600,00
0,00
1.200,00
2.200,00
31.12.2007
400,00
400,00
0,00
Büroeinrich tung Laptop ND 3 Jahre
3.400,00
GWG Jahr 2007 ND = Nut zungsdauer
0.00
+400,00
18.100,00
36.400,00
9.700,00 44.800,00
Aufzeichnung Achtung: Diese Abschreibungsliste müssen Sie zusammen mit Ihrer Einnahme Überschussrechnung beim Finanzamt einreichen.
Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre Abschreibungsliste immer auf dem aktu ellsten Stand ist. Prüfen Sie, ob alle Anlagegüter in der Liste tatsächlich noch vorhanden sind. Wenn nicht, müssen Sie diese ausbuchen und den Abgang in der Liste erfassen.
161
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Abschreibung im Jahr des Anlagenabgangs Rest abschreibung
Rest buchwert
Verkaufen Sie ein Anlagegut oder buchen Sie es aus, da es defekt oder verschwunden ist, sind die Restabschreibung sowie der Restbuchwert in voller Höhe Betriebsausgabe. Sie müssen die Restabschreibung zeitanteilig bis zum Verkauf ermitteln, wobei der Verkaufsmonat zur Abschreibungszeit zählt. Anschließend berechnen Sie den Restbuchwert, indem Sie die Restabschreibung vom Buchwert am 01.01. abziehen. Beispiel: Sie verkaufen eine Maschine am 15.10. … Diese stand am 01.01. … noch mit 18.000,00 € in Ihrer Abschreibungsliste. Die jährliche Abschreibung beträgt 12.000,00 €. Die zeitanteilige Abschreibung für den Zeitraum 01.01. bis 15.10…. beträgt somit 10.000,00 € (10/12 von 12.000,00 €). Buchwert am 01.01. … Abzüglich Restabschreibung = Restbuchwert
AfARechner
18.000,00 € 10.000,00 € 8.000,00 €
Im Buchführungsprogramm Lexware büro easy ist ein AfA-Rechner integriert. Hier wird Ihre Abschreibung ermittelt und eine Abschreibungsliste geführt. Es übernimmt sogar die Buchung, wenn Sie die Fibukonten eingeben.
Anschaffung Anlagevermögen Gewinn ermittlung Kapitel 2.3
162
EinnahmeÜberschussrechnung Wenn Sie ein Wirtschaftsgut kaufen, müssen Sie zuerst den Kaufpreis erfassen. Dieser gehört nicht in die Einnahme-Überschussrechnung. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, erfassen Sie den Kaufpreis netto in der Abschreibungsliste und die gezahlte Vorsteuer in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung. Die Abschreibung erfolgt auf der Basis des Netto-Kaufpreises. Können Sie keine Vorsteuer abziehen, erfolgt die Abschreibung vom Brutto-Kaufpreis
6
Anlagevermögen – Anschaffung und Abschreibung
Beispiel: Sie kaufen im Juni einen Computer für 4.760 € inkl. 19 % USt. Ihr Unternehmen ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. • Zugang in der Abschreibungsliste 4.000,00 € • Betriebsausgaben gezahlte Vorsteuer 760,00 €
Ist der Computer bezahlt, ist die enthaltene Vorsteuer eine Betriebsausgabe. Die Abschreibung können Sie allerdings erst vornehmen, sobald der Computer Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht. Eine Anzahlung reicht hierfür nicht aus. Aufzeichnungen • Ihre Belege reichen aus.
Aufzeichnung
Hinweis zum Vorsteuerabzug Die Vorsteuer erhalten Sie bereits im Jahr der Anschaffung in voller Höhe zurück.
Vorsteuer
Buchen im Programm SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
0065
0215
Vermögen
unbebaute Grundstücke
0027
0135
Vermögen
EDV1Software, Internet1Seite
0210
0440
Vermögen
Maschinen
0320
0520
Vermögen
Kfz
0420
0650
Vermögen
Büroeinrichtung
0490
0690
Vermögen
Sonstige Betriebs1 und Geschäfts1 ausstattung
0480
0670
Vermögen
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Die Anschaffung von Anlagevermögen wird in der Regel über die Bank oder die Kasse erfasst. Standard'Buchung
Steuer
„Sonstige Betriebs1 und Geschäftsausstattung“ an „Bank“ 4.760,00 €
VST 19 %
Fibukonten
Buchen
163
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Abschreibung Anlagevermögen Einnahme'Überschussrechnung Gewinn1 ermittlung Kapitel 2.3
Eine besonders aufwändige Arbeit ist die Ermittlung der Abschreibung sowie das Fortschreiben der Abschreibungsliste. In Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erfassen Sie lediglich die Summe der jährlichen Abschreibung. Die Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) sollten Sie allerdings gesondert erfassen. Beispiel: Sie haben Ihre Abschreibung ermittelt und Ihre Abschreibungsliste aktualisiert. Im Abschlussjahr können Sie folgende Abschreibungen als Betriebsausgaben abziehen: AfA Kfz 4.500,00 € AfA Maschine 5.000,00 € Sofortabschreibung GWG 400,00 €
Darstellung in Ihrer Einnahme'Überschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Abschreibung Sachanlagen (Feld 130)
15.000,00
Abschreibung Sachanlagen Kfz (Feld 130)
14.500,00
Sofortabschreibung GWG (Feld 132)
1400,00
Summe
=
Gewinnminderung
19.900,00 19.900,00
Einnahme'Überschussrechnung auf der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
164
6
Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • •
Aktuelle Abschreibungsliste Liste über Anlagenabgänge mit Begründung
Aufzeichnung
Anlagen für das Finanzamt •
Abschreibungsliste
Hinweis zum Vorsteuerabzug Die Vorsteuer wurde bereits im Jahr der Abschreibung abgezogen.
Vorsteuer
Buchen im Programm SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
4822
6200
Ausgaben
Abschreibung immaterielle Wirt schaftsgüter Software
4830
6220
Ausgaben
Abschreibung Sachanlagen
4832
6222
Ausgaben
Abschreibung Kfz
4831
6221
Ausgaben
Abschreibung Gebäude
4855
6260
Ausgaben
Sofortabschreibung GWG
Bei der Abschreibung erfolgt kein Geldfluss. In diesem Fall sind Umbuchungen erforderlich. StandardBuchung
Buchen
Steuer
„Abschreibungen“ an „Maschinen“ 5.000,00 €
keine
„Abschreibungen“ an „Kfz“ 4.500,00 €
keine
„Sofortabschreibung GWG“ an „GWG“ 400,00 €
keine
6.5
Fibukonten
Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen
Sonderabschreibung für neue bewegliche Wirtschaftsgüter Zusätzlich zur planmäßigen linearen oder degressiven Abschreibung können Sie für bestimmte Wirtschaftsgüter im Jahr der Anschaffung und in den folgenden 4 Jahren Sonderabschreibungen in Höhe von
165
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
bis zu 20 % der Anschaffungskosten geltend machen. Innerhalb dieser 5 Jahre können Sie die Sonderabschreibungen beliebig verteilen. Wann dürfen Sie die Sonderabschreibung nach § 7g Abs. 1 und 2 EStG anwenden? •
•
•
• •
Ihr Betriebsvermögen muss am 31.12. des Vorjahres unter 204.517 € liegen. Diese Voraussetzung gilt bei Betrieben, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung ermitteln, ohne weitere Prüfung als erfüllt. Alle Betriebe der Land- und Forstwirtschaft, deren Einheitswert im Zeitpunkt der Anschaffung des Wirtschaftsguts nicht mehr als 122.710 € betrug. Sie müssen ein neues, abnutzbares (kein Grundstück) und bewegliches (kein Gebäude) Anlagegut anschaffen oder herstellen (Maschine, Kfz). Ein Fahrzeug mit Tageszulassung ist neu. Das Anlagegut muss mindestens 1 Jahr nach Anschaffung oder Herstellung in Ihrem Betriebsvermögen bleiben. Das Anlagegut muss fast ausschließlich, d. h. mindestens 90 % betrieblich genutzt werden. In den Jahren, in denen das Wirtschaftsgut zu mehr als 10 % privat genutzt wird, dürfen Sie keine Sonderabschreibung geltend machen. Tipp: Die Sonderabschreibung ist ein ideales Instrument zur Steuergestaltung und zur Liquiditätsverbesserung. Haben Sie eine neue Maschine ange schafft und war Ihr Gewinn besonders hoch, können Sie am Jahresende die volle Sonderabschreibung i. H. v. 20 % ansetzen, um Ihren Gewinn zu mindern.
Ausnahme für Existenzgründer
166
Achtung: Wurde das Anlagegut nach dem 31.12.2000 angeschafft, können Sie die Sonderabschreibung nur dann geltend machen, wenn Sie für dieses Wirtschaftsgut zuvor eine Ansparrücklage gebildet haben. Das gilt nicht für Existenzgründer.
Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen
6
Ansparrücklage allgemein Wie hoch ist Ihr Gewinn? Möchten Sie – obwohl das Jahr bereits zu Ende ist – noch etwas an Ihrem Ergebnis verändern? Es gibt die Möglichkeit, für zukünftige Investitionen eine Rücklage zu bilden, d. h. zukünftige Abschreibungen vorzuziehen.
Gewinnsteue rung beim Jahresabschluss
Wer kann die Ansparrücklage nach § 7g Abs. 37 EStG in Anspruch nehmen? Hier gelten die gleichen Voraussetzungen wie für die Sonderabschreibung. In welcher Höhe dürfen Sie eine Ansparrücklage bilden? Planen Sie in den folgenden zwei Jahren eine Investition, können Sie eine Ansparrücklage bilden: Sie darf allerdings die Höhe von maximal 40 % der geplanten Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht übersteigen. Der Höchstbetrag je Betrieb beträgt 154.000 €. EinnahmeÜberschussrechnung Die Ansparrücklage buchen Sie im Abschlussjahr in die Betriebsausgaben. So mindern Sie Ihren Gewinn und sparen die Steuern bereits ein bis zwei Jahre vor der Investition. Im Jahr der Investition wird diese Buchung rückgängig gemacht, d. h. die Ansparrücklage wird Gewinn erhöhend aufgelöst. Im Gegenzug wird die tatsächliche Abschreibung erfasst. Durch diesen Vorgang wirkt sich im Jahr der Investition die Anschaffung gewinnneutral aus. Das bedeutet, dass Sie im Abschlussjahr eine Gewinnminderung erreichen, dadurch Steuern sparen und diese Ersparnisse in barer Münze bei der Investition einsetzen können.
Gewinn ermittlung Kapitel 2.9
Beispiel: Sie haben im Jahr 2007 ein Fahrzeug für 30.000,00 € netto ange schafft. Die EinnahmeÜberschussrechnung des Jahres 2006 ist noch nicht fertig und der Gewinn ist relativ hoch, daher bilden Sie eine Ansparrücklage i. H. v. 6.000,00 € im Jahr 2006. In Jahr der Anschaffung schreiben Sie linear ab (3.000 €), nehmen die Sonderabschreibung von 20 % vor (6.000 €) und lösen die Ansparrück lage wieder auf.
167
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung im Jahr der Rücklagenbildung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Ansparrücklage (Felder 188190) Summe
6.000,00 =
Gewinnminderung
6.000,00 6.000,00
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung im Jahr der Investition: Betriebseinnahmen … Auflösung Ansparrücklage (Felder 121124) Summe
+6.000,00 =
+6.000,00
Betriebsausgaben Abschreibung Kfz (Feld 130) Sonderabschreibung (Feld 134) Vorsteuer (Feld 185) Summe
Gewinnminderung
3.000,00 6.000,00 4.800,00 =
13.800,00 7.800,00
Sie sehen, dass sich die Sonderabschreibung nicht im Anschaffungsjahr auswirkt, sondern ein Jahr zuvor. EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR Im Jahr der Rücklagenbildung erfassen Sie die Rücklage im Bereich „Ergänzende Angaben“ in den Feldern 188-190. Die Summe aller gebildeten Rücklagen wird dann in die Zeile 45 zu den Betriebsausgaben übertragen.
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
168
6
Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen
Die Auflösung der Rücklagen erfassen Sie im Bereich „Ergänzende Angaben" in den Feldern 121-124. Die Summe aller aufgelösten Rücklagen wird dann in die Zeile 12 zu den Betriebseinnahmen übertragen. Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen und für das Finanzamt • •
Dokumentation, für welches Anlagegut Sie in welcher Höhe eine Ansparrücklage gebildet und wieder aufgelöst haben Abschreibungsliste, die ggf. auch die Sonderabschreibung enthält
Aufzeichnung
Hinweis zum Vorsteuerabzug Die Vorsteuer aus den Anschaffungskosten ist in voller Höhe abzugsfähig.
Vorsteuer
Buchen im Programm SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
2341
6926
Ausgaben
Ansparrücklage
0947
2997
Kapital
Gegenkonto für Ansparrücklage
2739
4936
Einnahmen
Erträge aus der Auflösung der Ansparrücklage
4830
6220
Ausgaben
Abschreibung Sachanlagen
4850
6240
Ausgaben
Sonderabschreibung
4851
6241
Ausgaben
Sonderabschreibung 7g (ohne Kfz)
4852
6242
Ausgaben
Sonderabschreibung 7g (Kfz)
0320
0520
Vermögen
Kfz
Fibukonten
Die Bildung sowie die Auflösung einer Ansparrücklage erfordern einige Umbuchungen. Standard,Buchungen
Steuer
Im Jahr der Rücklagenbildung
keine
Buchen
„Ansparrücklage“ an „Kapital/Ansparrücklage“ 6.000,00 € Im Jahr der Auflösung „Kapital/Ansparrücklage“ an „Erträge aus Auflösung der Rücklage“ 6.000,00 €
keine keine keine
„Sonderabschreibungen Kfz“ an „Kfz“ 6.000,00 € „Abschreibung Kfz“ an „Kfz“ 3.000,00 €
169
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Gewinnzuschlag/Strafzins Auflösung der Ansparrücklage
Investieren Sie nicht oder wird ein anderes Wirtschaftsgut angeschafft als geplant, müssen Sie die Ansparrücklage spätestens nach zwei Jahren wieder Gewinn erhöhend auflösen. Zusätzlich fällt für jedes Jahr, in dem die Ansparrücklage zu Unrecht bestanden hat, ein Gewinnzuschlag i. H. v. 6 % des aufzulösenden Rücklagenbetrags an. Dieser Gewinnzuschlag wird nicht in Ihrer Buchhaltung erfasst, sondern ist dem Gewinn außerhalb der Einnahme-Überschussrechnung hinzuzurechnen. Ausnahme nur für EinnahmeÜberschussrechner: Wenn die Ansparrücklage weniger als ein Jahr bestand, da Sie noch im Laufe des Folgejahres aufgelöst wurde, fällt kein Gewinnzuschlag an. Angenommen Sie investieren doch nicht, die Ansparrücklage in Höhe von 6.000,00 € bestand zwei Jahre und Sie müssen die Ansparrücklage auflösen. Wie wirkt sich der Gewinnzuschlag in Höhe von 6 % in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung aus? EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR
Formular Anlage EÜR
Den Gewinnzuschlag erfassen Sie im Bereich „Ergänzende Angaben" im Feld 123. Dieser wird zusammen mit der Summe aller aufgelösten Rücklagen in die Zeile 12 zu den Betriebseinnahmen übertragen. (Siehe Abbildung im vorangegangenen Abschnitt.)
Ansparrücklage für Existenzgründer Größerer Spielraum für Existenzgründer
Die Gestaltungsräume für Existenzgründer sind noch umfangreicher. Für die Inanspruchnahme der Ansparrücklage bei Existenzgründern gelten grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen für das Anlagegut und die Betriebsgröße. Existenzgründer können aber eine höhere Ansparrücklage bilden, haben länger Zeit zu investieren und zahlen keinen Gewinnzuschlag, wenn sie nicht investieren. In welcher Höhe dürfen Sie eine Ansparrücklage bilden?
Existenzgründer haben eine 5JahresFrist
170
Bilden Sie als Existenzgründer in den ersten sechs Jahren der Betriebseröffnung eine Ansparrücklage, haben Sie fünf Jahre Zeit, die geplante Investition zu realisieren. Investieren Sie innerhalb dieser fünf Jahre nicht oder erwerben Sie ein anderes als das geplante Wirt-
Sonderabschreibung, Ansparrücklage und sonstige Rücklagen
6
schaftsgut, dann müssen Sie die gebildete Ansparrücklage erst spätestens nach fünf Jahren wieder Gewinn erhöhend auflösen. Im Gegensatz zu anderen Unternehmen fällt in diesen Fällen bei Existenzgründern kein Gewinnzuschlag an. Der zulässige RücklagenHöchstbetrag erhöht sich für Existenzgründer auf insgesamt 307.000,00 €. Achtung: Nur, wenn alle Beteiligten des Unternehmens Existenzgründer sind, also in den letzten fünf Jahren vor der Betriebseröffnung nicht selbstständig tätig waren, können diese Vorteile in Anspruch genommen werden.
Sonstige Rücklagen in besonderen Fällen Rücklage für Ersatzbeschaffung von Grundstück und Gebäuden § 6c i. V. m. § 6b EStG Voraussetzung: Das veräußerte Grundstück oder Gebäude gehört mindestens sechs Jahre zu Ihrem Betriebsvermögen und Sie werden in naher Zukunft (4 ggf. 6 Jahre) ein anderes Grundstück oder Gebäude kaufen. In diesem Fall, können Sie in Höhe des Veräußerungsgewinns eine Rücklage bilden und müssen dadurch diesen Gewinn zunächst nicht versteuern. Im Jahr der Ersatzbeschaffung lösen Sie die Rücklage auf. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Sie mindern dadurch die Anschaffungskosten, d. h. die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung wird gesenkt. Oder Sie versteuern den Veräußerungsgewinn und die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung liegt bei den vollen Anschaffungskosten. Ab 2006 gilt diese Regelung auch für Binnenschiffe. Rücklage für Ersatzbeschaffung in Folge höherer Gewalt R 35 EStR. (ab 2006 R 6.6.) Voraussetzung: Wirtschaftsgüter sind durch höhere Gewalt oder behördliche Eingriffe aus Ihrem Betriebsvermögen ausgeschieden und eine Ersatzbeschaffung ist ernstlich geplant. Erhalten Sie dafür eine Entschädigung durch die Versicherung oder die Behörde, müssen Sie diese Betriebseinnahme nicht zum Zeit-
171
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
punkt der Zahlung versteuern. In diesem Fall können Sie im Jahr der Entschädigungsauszahlung eine Rücklage bilden und im Jahr der Ersatzbeschaffung wieder auflösen. Sie können die Rücklage bzw. die Entschädigung von den Anschaffungskosten des neuen Wirtschaftsguts abziehen oder in voller Höhe als Betriebseinnahme erfassen. Wenn Sie eine Rücklage für Ersatzbeschaffung bilden, müssen Sie jede getrennt erfassen sowie aussagekräftige Aufzeichnungen führen. Das Gleiche gilt für die Auflösung dieser Rücklage. EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR Formular Anlage EÜR
Beide Vorgänge werden im Formular im Bereich „Ergänzende Angaben" in den Feldern 120 und 187 erfasst. Die Summe aller gebildeten Rücklagen wird zu den Betriebsausgaben in die Zeile 45 übertragen und die Summe der aufgelösten Rücklagen zu den Betriebseinnahmen in die Zeile 12.
6.6
Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen
Fahrtkosten mit dem privaten Fahrzeug Kommt es vor, dass Sie mit Ihrem Privatwagen für Ihr Unternehmen fahren, da Sie kein Fahrzeug im Betriebsvermögen haben oder Ihr Geschäftswagen in der Werkstatt ist, haben Sie zwei Möglichkeiten diese als Betriebsausgaben geltend zu machen: Tatsächliche KfzKosten anteilig Sie müssen den Anteil nachweisen, zu dem Sie das Fahrzeug betrieblich nutzen. Weiterhin müssen Sie die Belege aller Kfz-Kosten Ihres Privatwagens sammeln. Als Betriebsausgaben werden die anteiligen Kfz-Kosten anerkannt, soweit diese nachgewiesen werden. Beispiel: Laut Ihren Aufzeichnungen nutzen Sie Ihren Privatwagen zu 7 % für betriebliche Zwecke. Ihre tatsächlichen laufenden KfzKosten lagen bei 5.000,00 €. (7 % von 5.000 € = 350,00 € sind Betriebsausgaben.)
172
Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen
6
Soweit in Ihren tatsächlichen Belegen Vorsteuer enthalten ist, können Sie diese anteilig abziehen. Der anteilige Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten ist nicht möglich. Tipp: Aufwendungen für einen Unfall während einer betrieblichen Fahrt sind in voller Höhe Betriebsausgaben. Gleichzeitig ist der Vorsteuerabzug zu 100 % möglich.
Pauschale Fahrtkosten Ohne Nachweis der tatsächlichen Kfz-Kosten können Sie pro gefahrenem Kilometer für betriebliche Zwecke 0,30 € als Betriebsausgabe geltend machen. Sie müssen lediglich Ihre betrieblich gefahrenen Kilometer aufzeichnen. Beispiel: Laut Ihren Aufzeichnungen sind Sie im Abschlussjahr mit Ihrem privaten Pkw insgesamt 2.500 km für betriebliche Zwecke gefahren. Pro gefahrenem Kilometer dürfen Sie 0,30 € als Betriebsausgabe geltend machen. Sie können 750,00 € als Betriebsausgabe erfassen.
In diesem Fall ist die Pauschale günstiger. Machen Sie ggf. den Vergleich. In der Kilometerpauschale ist keine Vorsteuer enthalten!
Telefonkosten vom Privatanschluss Wenn Sie auch von Ihrem Privatanschluss für Ihr Unternehmen telefonieren, können Sie entweder die Kosten laut Einzelgesprächsnachweis ermitteln oder anteilig von Ihren privaten Telefonkosten. Sie können 20 % bis 30 % Ihrer privaten Telefonkosten als Betriebsausgaben geltend machen. Beispiel: Im Abschlussjahr haben Sie öfter zu Hause geschäftliche Gespräche ge führt. Ihre gesamten Telefonkosten des Privatanschlusses betragen 600,00 €. Laut Ihren Aufzeichnungen entfallen davon 20 % auf be triebliche Gespräche. Als Betriebsausgabe können Sie 120,00 € geltend machen.
173
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Die Vorsteuer aus Ihren privaten Telefonrechnungen können Sie nicht abziehen.
Häusliches Arbeitszimmer Bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit, werden die Kosten in voller Höhe anerkannt. Wie viel Ihrer gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit findet im häuslichen Arbeitszimmer statt? Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit
Vollabzug der Aufwendungen
Betriebliche/berufliche Nutzung mehr als 50 % oder es ist kein anderer Arbeitsplatz vorhanden
Beschränkter Abzug bis max. 1.250,00 € (bis 2006)
0 . 49 % betriebliche Nutzung
kein Betriebsausgabenabzug möglich
Achtung: Ab 2007 gibt es keinen begrenzten Abzug für das Arbeitszimmer mehr. Nur, wenn das Arbeitszimmer dem Mittelpunkt Ihrer betrieblichen Tä. tigkeit darstellt wird es anerkannt, ansonsten gar nicht mehr. Für den Jahresabschluss 2006 gilt das folgende Beispiel noch. Beispiel: Ihre Bürotätigkeiten erledigen Sie ausschließlich im häuslichen Arbeits. zimmer. Die Kosten für das Privathaus betrugen im Abschlussjahr 12.000,00 €. Ihre gesamte Wohnfläche beträgt 150 qm und das Arbeitszimmer hat eine Fläche von 15qm.
Wohnfläche 150 qm Arbeitszimmer 15 qm
= 100 % = 10 %
Sie können 1.200,00 € für das Arbeitszimmer als Betriebsausgaben erfassen. Handelt es sich bei Ihrer Privatwohnung bzw. Ihrem Privathaus um ein Mietobjekt, können Sie die anteiligen Kosten für Ihr Arbeitszimmer ohne Folgen als Betriebsausgaben geltend machen.
174
Kosten aus dem Privatbereich für Ihr Unternehmen
6
Achtung: Befindet sich Ihr Arbeitszimmer in Ihrem Eigentum, wird dieser Raum notwendiges Betriebsvermögen. Sie können ebenfalls die anteiligen Kosten als Betriebsausgabe geltend machen, jedoch ist im Verkaufsfall der anteilige Verkaufserlös eine Betriebseinnahme.
EinnahmeÜberschussrechnung Schreiben Sie für jede dieser Kosten aus Ihrem Privatbereich eine Anlage und erfassen Sie die einzelnen Werte. Diese Anlage legen Sie zu Ihren Barbelegen.
Gewinn ermittlung Kapitel 2.10
Beispiel: In den vorherigen Beispielen haben Sie folgende Kosten aus Ihrem Privatbereich ermittelt: Fahrtkosten mit Privatwagen lt. Entfernungspauschale (2.500 km x 0,30 €) Telefonkosten Privatanschluss (20 % von 600 €) Kosten für das häusliche Arbeitszimmer
750,00 € 120,00 € 1.200,00 €
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Telefonkosten brutto (Feld 192) Reisekosten Unternehmer brutto (Feld 173)) Sonstige Raumkosten brutto (Feld 172)
120,00 750,00 1.200,00
Summe
=
2.070,00 2.070,00
Gewinnminderung
EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR
Formular Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
175
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen Aufzeichnung
Vorsteuer
•
Ermittlung der jeweiligen Kosten aus dem Privatbereich
Hinweis zum Vorsteuerabzug Der Vorsteuerabzug ist nur im Bereich der tatsächlichen, laufenden Kosten Ihres Privatwagens möglich, soweit Ihnen die Rechnungen vorliegen. Für die pauschalen Fahrtkosten, die anteiligen Telefonkosten Ihrer Privatrechnungen sowie die Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer ist der Vorsteuerabzug nicht möglich. Buchen im Programm
Fibukonten
Buchen
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
4560
6560
Ausgaben
Fremdfahrzeuge
4920
6805
Ausgaben
Telefon
4280
6345
Ausgaben
Sonstige Raumkosten
4288
6348
Ausgaben
Kosten für häusliches Arbeitszimmer
1371
1486
Kasse/Bank
Verrechnungskonto EÜ
Diese Kosten können Sie im Rahmen Ihrer Barbelege erfassen. Wenn Sie ein Kassenbuch führen, geht dies allerdings nicht, denn das würde Ihren Kassenbestand verändern. In diesem Fall buchen Sie über das Verrechnungskonto für Barbelege. StandardBuchung
Steuer
„Fremdfahrzeuge“ an „VerrechnungskontoBarbelege“ 750,00 €
keine
„Telefon“ an „VerrechnungskontoBarbelege“ 120,00 €
keine
„Sonstige Raumkosten“ an „VerrechnungskontoBarbelege“ 1.200,00 €
keine
6.7
Begrenzte Betriebsausgaben
Hier geht es um Kosten, die zwar ausschließlich für Ihr Unternehmen entstanden sind, aber in der Höhe begrenzt sind. Außerdem müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Es handelt sich dabei um folgende Ausgaben: • Bewirtungskosten • Geschenke • Reisekosten • Zinsen
176
Begrenzte Betriebsausgaben
6
Bewirtungskosten Grundsätzlich werden Bewirtungskosten nur anerkannt, wenn ein betrieblicher Anlass vorliegt und sie angemessen sind. Außerdem muss ein Bewirtungsbeleg folgende Voraussetzungen erfüllen: • der Beleg muss maschinell ausgedruckt und registriert sein • die Regeln der „einwandfreien Rechnung“ sind zu beachten (für den Vorsteuerabzug) • die Speisen und Getränke müssen im Einzelnen aufgeführt werden (ein Gesamtbetrag reicht nicht aus) Sie erfassen zusätzlich folgende Angaben: • Datum und Ort der Bewirtung • Anlass der Bewirtung • Namen von allen Teilnehmern und Ihnen
Betrieblicher Anlass
Erst wenn der Beleg richtig und vollständig ausgefüllt ist, sind folgende Fragen zu klären. Um welche Bewirtung handelt es sich? Wie viel wird anerkannt? Bewirtung von Geschäftspartnern 70 % Hier geht es um den gemeinsamen Restaurantbesuch. Sie oder Ihr Arbeitnehmer laden Ihren Kunden, Lieferanten oder Berater zum Essen ein. Das Gleiche gilt, wenn Sie sich ein Menü liefern lassen und in Ihren Büroräumen bewirten. Diese Bewirtungskosten sind grundsätzlich nur noch zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten müssen Sie gesondert erfassen. • Bewirtungskosten 70 % • nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 30 % Der Vorsteuerabzug aus Bewirtungskosten beträgt wieder 100 %. Beispiel: Zwecks Besprechung neuer Lieferverträge hatten Sie einen Kunden zum Mittagessen eingeladen. Die Rechnung i. H. v. 119,00 € inkl. 19 % USt zahlten Sie bar. Den Bewirtungsbeleg haben Sie ordnungsgemäß aus gefüllt.
Sie ersparen sich am Jahresende eine Umbuchung, wenn Sie diesen Beleg bereits bei der Erfassung aufteilen.
177
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Gewinn ermittlung Kapitel 2
Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Bewirtungskosten 70 % netto (Feld 175) nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 30 % netto (Feld 165) Vorsteuer aus 100 % (Feld 185)
70,00 30,00 19,00 =
119,00
Summe
Gewinnminderung
119,00
Bewirtung bei Konferenzen, Seminaren 100 % In diesem Fall steht die Arbeit im Vordergrund, die Bewirtung gehört einfach dazu. Diese Bewirtungskosten können Sie in voller Höhe abziehen. Das Gleiche gilt für kleine Aufmerksamkeiten (Kaffe, Tee oder Gebäck) bei Arbeitsbesprechungen in Ihrem Büro. Sie müssen diese Bewirtungskosten in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung gesondert erfassen, soweit Sie in Ihrem Unternehmen vorkommen. Bewirtung von Arbeitnehmern Sie dürfen einen oder mehrere Mitarbeiter zum Essen einladen, ebenso stellen Betriebsausflüge, Weihnachtsessen und sonstige Betriebsfeste zu 100 % Betriebsausgaben für Ihr Unternehmen dar. Allerdings sollten Sie darauf achten, bestimmte Grenzen nicht zu überschreiten, sonst wird diese Betriebsausgabe für Ihren Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig (siehe Kapitel 2.8). Betrieblich veranlasste Bewirtungen (Arbeitsessen) oder Veranstaltungen (Seminare, Richtfest) sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Die Belege erfassen Sie in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung unter „freiwillige soziale Aufwendungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei“, soweit Sie in Ihrem Unternehmen vorkommen.
178
Begrenzte Betriebsausgaben
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
4650
6640
Ausgaben
Bewirtungskosten 70 %
4654
6644
Ausgaben
nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 30 %
4653
6643
Ausgaben
Aufmerksamkeiten
4140
6130
Ausgaben
6 Fibukonten
freiwillige soziale Aufwendungen an Arbeitnehmer
Geschenke Die Grenze für Geschenke liegt bei 35 € pro Person im Jahr. Außerdem müssen Sie den Namen der beschenkten Person auf den Beleg schreiben.
35€Grenze
Achtung: Überschreiten Sie diesen Betrag nur um 0,50 € werden nicht nur 35,00, sondern 0,00 € anerkannt. Der Vorsteuerabzug ist dann auch ausge schlossen. Achten Sie bereits beim Einkauf darauf.
Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, liegt die Grenze bei 35 € netto. Diese Betriebsausgaben müssen in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung gesondert erfasst werden. • Geschenke bis 35 € • Geschenke über 35 €, Sie können diese Belege im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung auch einfach weglassen. Ist es im Rahmen Ihrer Tätigkeit üblich, häufig Geschenke zu machen, sollten Sie eine Liste über die beschenkten Personen mit Betrag führen.
Aufzeichnung: Geschenkliste
Achtung: Der Pflegedienst macht seinen Patienten regelmäßig ein Geburtstags und ein Weihnachtsgeschenk. Denken Sie daran: Die Grenze gilt für eine Person im Jahr. Für Geschenke an Ihre Arbeitnehmer gelten die gleichen Grenzen wie bei den Bewirtungskosten. Diese Grenzen beziehen sich auf die Summe von Bewirtung und Geschenken.
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6 Fibukonten
Betriebsausgaben richtig erfassen
SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
4630
6610
Ausgaben
Geschenke bis 35 €
4635
6620
Ausgaben
Geschenke über 35 €
4140
6130
Ausgaben
freiwillige soziale Aufwendungen an Arbeitnehmer
Reisekosten Kundenbesuche, Lieferantenbesuche, Messen, Seminare, Kongresse, Konferenzen sind Anlässe, zu denen Sie auf Reisen gehen. Folgende Kosten können anfallen: • Fahrtkosten • Verpflegungskosten • Übernachtungskosten • Sonstige Kosten wie Parkgebühr, Telefonkosten etc. Reisekosten, die Ihre Arbeitnehmer verursachen, sind für Ihr Unternehmen in voller Höhe abzugsfähig. Reisekosten, die Unternehmer verursachen, sind bis zu folgenden Höchstgrenzen abzugsfähig. Diese Grenzen gelten auch für Arbeitnehmer. Was heißt das genau? Erstatten Sie Ihrem Arbeitnehmer höhere Reisekosten als das Finanzamt zulässt, werden diese übersteigenden Beträge wie Arbeitslohn lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Achtung: Sie sollten an Arbeitnehmer kein Bargeld auszahlen. In diesem Fall geht das Finanzamt meistens von einer Lohnzahlung aus, obwohl es sich vielleicht um eine Reisekostenerstattung handelte. Bei Kostenübernah men von zum Beispiel Hotelrechnungen und Kraftstoff, ersparen Sie sich viele Diskussionen. Sprechen Sie darüber auch mit Ihrem Steuerberater. Reisekosten abrechnung
Unternehmer und Arbeitnehmer müssen jede Geschäftsreise gesondert aufzeichnen. Der Grund der Reise, der Ort sowie der Zeitraum ist anzugeben. Nur so werden Pauschalen für Fahrtkosten und Verpflegung anerkannt. Achtung: Reisekostenabrechnungen sind Belege, um Reisekosten zu erfassen. In Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung können Sie die Reisekosten in einer Summe ausweisen.
180
Begrenzte Betriebsausgaben
6
Fahrtkosten Wenn Sie mit Ihrem Geschäftswagen unterwegs sind, gelten alle Kosten dafür in voller Höhe als Betriebsausgaben. Fahren Sie mit Ihrem Privatwagen, können Sie pauschal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe geltend machen. Allerdings ist der Vorsteuerabzug aus Pauschalen nicht möglich. Alternativ können Sie die anteiligen tatsächlichen Kosten Ihres Privatwagens ermitteln und als Betriebsausgabe abziehen. Dazu müssen Sie eine genaue Aufzeichnung führen und die Belege aufbewahren. Aus diesem Anteil (außer den Anschaffungskosten) ist Vorsteuerabzug möglich, soweit Ihnen die Rechnungen vorliegen. Fahrten mit anderen Verkehrsmitteln, wie Bahn, Taxi, Flugzeug und Mietwagen, werden in voller Höhe anerkannt. Überprüfen Sie die Rechnungen. Sind diese einwandfrei ausgestellt? Ist der Vorsteuerabzug möglich? Verpflegungskosten Für die Gewinnermittlung können Sie höchstens die folgenden Pauschalen pro Tag absetzen, unabhängig davon, wie hoch Ihre tatsächlichen Kosten waren. Wie lange waren Sie unterwegs? Der Tag beginnt um 0.00 Uhr und endet um 24.00 Uhr. • 8 – unter 14 Stunden = 6 € • 14 – unter 24 Stunden = 12 € • 24 Stunden = 24 € Beispiel: VerpflegungsSie waren von Mittwoch 8.00 Uhr bis Freitag 13.00 Uhr auf einem pauschalen Kongress. Folgende Verpflegungspauschalen können Sie ansetzen: Mittwoch
8.00 – 24.00
= 16 Stunden
=
12,00 €
Donnerstag
0.00 – 24.00
= 24 Stunden
=
24,00 €
Freitag
0.00 – 13.00
= 13 Stunden
=
6,00 €
Summe
42,00 €
Ihre Belege über die tatsächlichen Verpflegungskosten sollten Sie trotzdem aufbewahren, denn für diese ist Vorsteuerabzug möglich. Buchen Sie die Belege auf das Konto „nichtabzugsfähige Betriebsausgaben“ und nehmen Sie den Vorsteuerabzug vor. So wird
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6
Betriebsausgaben richtig erfassen
die gezahlte Vorsteuer in der Einnahme-Überschussrechnung und in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfasst. Bei Auslandsreisen verwenden Sie die Pauschalen des jeweiligen Landes. Diese finden Sie unter „Auslandsreisekosten“ auf der CD-ROM. Hinweis Arbeitnehmer: War Ihr Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag unterwegs, haben Sie die Kosten getragen und lagen diese über den zulässigen Pauschalen, muss Ihr Arbeitnehmer Sachbezüge für freie Verpflegung im Rahmen der Gehaltsabrechnung versteuern. Beispiel: Angenommen, die tatsächlichen Kosten lagen bei 80 € für 2 x Früh stück, 1 x Mittagessen und 2 x Abendessen. In diesem Fall muss Ihr Arbeitnehmer für folgende Sachbezüge Lohnsteuer und Sozialversicherung zahlen: (Werte 2007) Frühstück (1,48 € 2006) 1,50 € x 2 = 3,00 € Mittagessen (2,64 € 2006) 2,67 € x 1 = 2,67 € Abendessen (2,64 € 2006) 2,67 € x 2 = 5,34 € Summe Sachbezüge
= 11,01 €
Die Tabellen der Sachbezugswerte finden Sie auf der CD-ROM. Zusätzlich können Sie freiwillig Ihrem Arbeitnehmer die pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 42 € steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Alle Zahlungen zählen zu Ihren Betriebsausgaben. Übernachtungskosten Wenn Ihre Belege vollständig ausgefüllt sind und es sich um eine Übernachtung ohne Frühstück handelt, sind die Kosten in voller Höhe Betriebsausgabe. Der Vorsteuerabzug ist ebenfalls möglich. Bei Rechnungen für Übernachtung inkl. Frühstück müssen Sie den Beleg um 4,50 € kürzen. Bei Reisen ins Ausland, können Sie für sich und für Ihre Arbeitnehmer die tatsächlichen Übernachtungskosten oder die entsprechenden Auslandspauschalen ansetzen. Diese finden Sie unter „Auslandsreisekosten“ auf der CD-ROM.
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Begrenzte Betriebsausgaben
6
Hinweis Arbeitnehmer: Musste Ihr Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag im Rahmen einer Geschäftsreise übernachten, fallen für Übernachtung keine Sachbezüge an. Allerdings für das Frühstück, wenn es im Übernachtungspreis enthalten war (1,48 € pro Frühstück). Hat Ihr Arbeitnehmer übernachtet und liegt Ihnen keine Rechnung vor, können Sie Ihrem Arbeitnehmer eine lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht erstatten. Reisenebenkosten Diese sind – soweit sie angemessen sind – ebenfalls in voller Höhe Betriebsausgaben, ebenso der Vorsteuerabzug. Zu den Nebenkosten gehören zum Beispiel Parkgebühren, Telefonkosten, Reiseversicherung, Flughafengebühr und Reservierungsgebühr. SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
466068
665068
Ausgaben
Reisekosten Arbeitnehmer
467079
667089
Ausgaben
Reisekosten Unternehmer
Fibukonten
Hinweis Reisekosten im Ausland Liegen Ihnen Rechnungen mit ausländischer Steuer für Übernachtung oder Reisenebenkosten vor (außer Benzinquittungen), können Sie den Umtausch in deutsche Vorsteuer beantragen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Vorsteuer abziehen dürfen. Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer erfassen Sie in der EinnahmeÜberschussrechnung mit dem Bruttobetrag und erhalten die Vorsteuer nicht zurück. Im Kapitel 3.4 „Geschäfte mit dem Ausland“ ist die Vorgehensweise beschrieben.
Nur deutsche Vorsteuer ist abzugsfähig Kapitel 3.4
Zinsen Tilgungszahlungen eines Darlehens stellen keine Betriebsausgabe dar. Bei den Tilgungsleistungen handelt es sich – ebenso wie bei der Darlehensaufnahme – um Vermögensumschichtungen, die in der Einnahme-Überschussrechnung nicht erfasst werden. Zinsaufwendungen werden unbegrenzt anerkannt, wenn Sie mit einer
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6
Betriebsausgaben richtig erfassen
betrieblichen Investition zusammenhängen. Sie müssen die Zinsen in dem Jahr erfassen, in das sie wirtschaftlich gehören, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. D. h. Sie nehmen den Darlehensauszug vom 31.12. und erfassen die Gesamtsumme der Zinsen und Gebühren im entsprechenden Abschlussjahr. Dazugehörige Finanzierungskosten sind ebenfalls in voller Höhe Betriebsausgabe, allerdings erst zum Zeitpunkt der Zahlung. Damnum, das Sie bei der Darlehensaufnahme entrichten, um für die Laufzeit des Darlehens einen niedrigeren Zinssatz zu erhalten, können Sie unter folgenden Voraussetzungen in voller Höhe ansetzen. • bis 31.12.2005 keine • ab 01.01.2006 Die Laufzeit des Darlehens liegt unter 5 Jahren und das Damnum beträgt maximal 5 % der Darlehenssumme. Begrenzter Schuldzinsenabzug
Aufzeichnung: Privatentnah men, Privatein lagen
Sonstige Zinsen und Kontoführungsgebühren werden ohne jede weitere Prüfung bis zu 2.050,00 € anerkannt. Wenn Sie höhere Schuldzinsen angesetzt hatten, die das Finanzamt nicht anerkennt, müssen Sie nachweisen, dass diese Zinsen nicht durch private Überentnahmen entstanden sind. Für die Berechnung einer möglichen Überentnahme benötigen Sie eine Aufzeichnung über Ihre Privatentnahmen sowie Ihrer Privateinlagen. In diese Berechnung fließen auch Ihre Gewinne und Ihre Verluste der vergangenen Jahre ein. EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
In der Anlage 2 zum Formular „Anlage EÜR“ werden die nicht abzugsfähigen Zinsen ermittelt.
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Begrenzte Betriebsausgaben
6
Ermittlung der Überentnahmen
•
+
Privatentnahmen
Privateinlagen
+25.000,00
Gewinn
11.000,00
+
Verlust
+0,00
=
Private Überentnahme
9.000,00
+5.000,00
Liegen Ihre sonstigen Zinsen über 2.050 € und möchten Sie wissen, ob noch mehr Zinsen als Betriebsausgabe anerkannt werden, müssen Sie folgende Berechnung durchführen. Beispiel: Die Ermittlung der Überentnahmen hat 5.000,00 € ergeben. Ihre Zinsen, die nicht mit einer betrieblichen Investition zusammenhängen, betra gen 3.000,00 €. 6 % von 5.000 € = 300,00 € „nicht abzugsfähige Zinsen“ Die Berechnung hat sich gelohnt, Sie können 2.700 € der Zinsen (3.000300) absetzen. Wie würde diese Berechnung aussehen, bei Überentnahmen in Höhe von 20.000 €? 6 % von 20.000 € = 1.200,00 € „nicht abzugsfähige Zinsen“ In diesem Fall verzichten Sie auf die Berechnung und setzen die erlaub ten 2.050,00 € als Zinsaufwendungen an.
Nicht abzugsfähige Zinsen müssen Sie gesondert erfassen. So sieht das Finanzamt, dass Sie daran gedacht haben. Tipp: Bevor Sie diese Umbuchung durchführen, sollten Sie Ihren Steuerberater fragen, ob in Ihrem Fall diese Begrenzung tatsächlich notwendig ist. SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
2110
7310
Ausgaben
Zinsen kurzfristige Verb.
2120
7320
Ausgaben
Zinsen langfristige Verb.
2140
7330
Ausgaben
Finanzierungskosten
2114
7314
Ausgaben
nicht abzugsfähige Zinsen
Fibukonten
185
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung
Jede dieser begrenzt abzugsfähigen Betriebsausgaben müssen Sie in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung gesondert erfassen, soweit diese in Ihrem Fall vorkommen. Spätestens am Jahresende müssen Sie aufräumen und ggf. Korrekturen vornehmen: • Sind alle Belege vorhanden und richtig ausgestellt? • Steckt in Ihren Belegen ein Geschenkbeleg über 35 €? • Ist die Grenze eingehalten: 35 € pro Person und Jahr? • Haben Sie im laufenden Jahr alle Bewirtungsbelege in voller Höhe erfasst? • Hatten Sie hohe Zinsaufwendungen, die nicht mit einer betrieblichen Investition zusammenhängen? Beispiel: Ihre Bewirtungsaufwendungen betragen im Abschlussjahr 1.190,00 € inkl. 19 % USt, Ihre Geschenke betragen 238,00 € inkl. 19 % USt, einen Geschenkbeleg über 59,50 € brutto haben Sie gefunden und Ihre sonstigen Zinsen betragen 2.300,00 €. Sie haben die Überentnahmen ermittelt in Höhe von 5.000,00 €. Ermitteln Sie die Betriebsausgaben, die nicht abzugsfähigen Be triebsausgaben und die Vorsteuer.
Darstellung in Ihrer EinnahmeÜberschussrechnung: Betriebseinnahmen … Betriebsausgaben Bewirtungskosten 70 % netto (Feld 175)
700,00
nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 30 % netto (Feld 165)
300,00
Geschenke bis 35 € (Feld 174)
200,00
Geschenke über 35 € (Feld 164) Sonstige Zinsen (Feld 179)
59,50 2.050,00
nichtabzugsfähige Zinsen (Feld 167)
250,00
Vorsteuer (190 + 38) Feld 185
228,00
Summe
Gewinnminderung
=
3.787,50 3.787,50
Nun sind die einzelnen Positionen gesondert dargestellt, trotzdem hat sich Ihr Gewinn nicht verändert. Daher müssen Sie zusätzlich
186
Begrenzte Betriebsausgaben
6
eine Anlage zur Einnahme-Überschussrechnung schreiben. Diese Anlage entfällt, wenn Sie das Formular ausfüllen. Darstellung der „nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten und Schuldzinsen" für das Finanzamt. Aufzeichnung
Beispiel: Verlust laut EinnahmeÜberschussrechnung + nicht abzugsfähige Bewirtungskosten + Geschenke über 35 € + nicht abzugsfähige Zinsen verbleibender Verlust
3.787,50 € + 300,00 € + 59,50 € + 250,00 € 3.178,00 €
EinnahmeÜberschussrechnung auf der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Die Vorsteuer in Höhe von 228 € wird im Feld 185 erfasst. Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • • •
Bewirtungs- und Geschenkbelege vollständig ausfüllen ggf. Geschenkliste Ermittlung der Überentnahmen
Aufzeichnung
Aufzeichnungen für das Finanzamt •
Anlage über nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
187
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Hinweis zum Vorsteuerabzug Vorsteuer
Der Vorsteuerabzug ist nur aus Geschenkbelegen bis 35 € möglich, darüber hinaus gar nicht. Der Vorsteuerabzug aus betrieblich veranlassten, aber angemessenen Bewirtungskosten ist wieder zu 100 % zulässig . Und der Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Fahrtkosten und Verpflegungskosten auf Reisen ist möglich, wenn Ihnen die Rechnungen vorliegen. Buchen im Programm
Buchen
Für diese Korrekturen am Jahresende sind Umbuchungen erforderlich. StandardBuchung
Steuer
„Geschenke über 35 €“ an „Geschenke bis 35 €“ 59,50 €
keine
„nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ an „Bewirtungskosten“ 300,00 €
keine
„nicht abzugsfähige Zinsen“ an „Zinsen“ 250,00 €
keine
6.8
Gezahlte Vorsteuer
EinnahmeÜberschussrechnung Gewinn ermittlung Kapitel 2.6
Hier handelt es sich um die Vorsteuer, die Sie an Ihre Lieferanten gezahlt haben und später vom Finanzamt zurückerhalten. In der Einnahme-Überschussrechnung müssen Sie Ihre verschiedenen Betriebsausgaben jeweils netto sowie die Vorsteuer gesondert erfassen. Die heraus gerechnete Vorsteuer aus allen Kosten, unabhängig vom Steuersatz, können Sie in einer Summe erfassen. Tipp: Das Herausrechnen der Umsatzsteuer per Hand ist besonders aufwän dig. Hält Sie die Rechnerei oft und lange auf, sollten Sie sich unbedingt mit einem Buchführungsprogramm anfreunden. Das ist der besondere Vorteil dieser Programme: Sie geben den Brutto betrag ein, es rechnet die enthaltenen Steuern automatisch heraus und erfasst diese an den richtigen Stellen Ihrer EinnahmeÜberschuss rechnung sowie Ihrer UmsatzsteuerVoranmeldung.
188
Gezahlte Vorsteuer
6
EinnahmeÜberschussrechnung in der Anlage EÜR
Abb.: Anlage EÜR (Ausschnitt)
Aufzeichnungen für Ihre Unterlagen • •
Arbeiten Sie ohne Buchführungsprogramm, müssen Sie eine Übersicht aufbewahren, wie Sie auf die Zahlen gekommen sind Aufteilung der Vorsteuer in abzugsfähig und nicht abzugsfähig
Aufzeichnung
Hinweis zum Vorsteuerabzug Im laufenden Jahr haben Sie das Wahlrecht, die Vorsteuer abzuziehen, sobald Ihnen die Rechnung vorliegt und die Leistung erbracht ist oder erst später bei der Zahlung.
Vorsteuer Kapitel 3.9
Beispiel: Folgende Rechnungen vom Juni liegen Ihnen insgesamt vor: Material netto 200,00 € Vorsteuer 38,00 € Waren netto 8.000,00 € Vorsteuer 1.520,00 € Im Juni haben Sie Rechnungen aus Vormonaten gezahlt und zwei Rechnungen aus Juni. Folgende Beträge gingen im Monat Juni insge samt vom Konto ab: Material netto 1.000,00 € Vorsteuer 190,00 € Waren netto 7.500,00 € Vorsteuer 1.425,00 €
Ziehen Sie die Vorsteuer erst bei der Zahlung ab, können Sie die Zahlen Ihrer Einnahme-Überschussrechnung in die UmsatzsteuerVoranmeldung übernehmen, d. h. die gezahlte Vorsteuer von Juni. Tipp: Erfassen Sie Ihre Betriebsausgaben erst bei der Zahlung und ziehen Sie ebenfalls zu diesem Zeitpunkt die Vorsteuer ab, machen die Buchfüh rungsprogramme alles automatisch.
Vorsteuer ist in dem Jahr abzugsfähig, in dem die Rechnung vorliegt. Deshalb müssen Sie am Jahresende alle offenen Lieferanten-
189
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
rechnungen heraussuchen, für die der Vorsteuerabzug im Abschlussjahr möglich ist. Die enthaltene Vorsteuer dieser Rechnungen müssen Sie zusätzlich zur gezahlten Vorsteuer in die Umsatzsteuererklärung des Abschlussjahres eintragen. Im Folgejahr stellt sich folgendes Problem: Sie zahlen die Rechnungen und erfassen diese zum Zeitpunkt der Zahlung auch in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung. Doch die enthaltene Vorsteuer darf nicht noch einmal in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erscheinen. Aus diesem Grund müssen Sie die Rechnungsbeträge ohne Vorsteuer auf den Kostenkonten erfassen und die enthaltene Vorsteuer auf dem Konto „nicht abzugsfähige Vorsteuer“. So wird diese Vorsteuer zum Zeitpunkt der Zahlung als Betriebsausgabe erfasst, aber nicht noch einmal in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. In der Praxis wird häufig auf diesen Vorgang verzichtet, weil es die Arbeit erleichtert und Sie sich keine Vorteile verschaffen, wenn Sie die Vorsteuer erst im Folgejahr, bei der Zahlung, abziehen. Leider gab es aber schon Betriebsprüfungen, in denen der Vorsteuerabzug aus Vorjahresrechnungen verweigert wurde. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie streng Ihr Finanzamt in diesem Bereich ist. Buchen
Fibukonten
190
Buchen im Programm Während Sie die Bruttobeträge mit dem entsprechenden Steuerschlüssel eingegeben, rechnet das Programm die enthaltene Umsatzsteuer automatisch heraus und sammelt sie auf die folgenden Konten. SKR 03
SKR 04
Kontentyp
Kontenbezeichnung
1571
1401
MwSt. Verrechnungskonto
Abziehbare Vorsteuer 7 %
1575
1405
MwSt. Verrechnungskonto
Abziehb. Vorsteuer 16 %
1576
1406
MwSt. Verrechnungskonto
Abziehb. Vorsteuer 19 %
1573
1403
MwSt. Verrechnungskonto
Vorsteuer innergemeinsch. Er werb 16 %
1574
1404
MwSt. Verrechnungskonto
Vorsteuer innergemeinsch. Er werb 19 %
Gezahlte Vorsteuer 1579
1409
MwSt. Verrechnungskonto
Vorsteuer nach § 13b UStG. 16 %
1577
1407
MwSt. Verrechnungskonto
Vorsteuer nach § 13b UStG. 19 %
4306
6871
Ausgaben
NIcht abziehb. Vorsteuer 19 %
4305
6870
Ausgaben
Nicht abziehb. Vorsteuer 16 %
6
Wenn Sie auf diese Konten buchen, erscheinen die Zahlen automatisch in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung und im Formular. Nur das Konto „nicht abzugsfähige Vorsteuer" erscheint nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Umsatzsteuerfreiheit – Vorsteuerabzug Es gibt umsatzsteuerfreie Erlöse, die weiterhin den Vorsteuerabzug zulassen (Export) und andere, die den Vorsteuerabzug ausschließen (Versicherungsprovision, Bankgeschäft). Beispiel: Erlöse umsatzsteuerfrei Erlöse USt 7 %netto Erlöse USt 19 %netto Summe
10.000,00 € 18.000,00 € 12.000,00 € 40.000,00 €
Sie haben bisher die Vorsteuer in voller Höhe abgezogen.
Sind die 10.000,00 € von der Umsatzsteuer befreit, z. B. aufgrund von Ausfuhrlieferungen (Export), dürfen Sie die Vorsteuer in voller Höhe abziehen. Handelt es sich bei den 10.000,00 € um steuerfreie Erlöse, die den Vorsteuerabzug ausschließen (Versicherungsprovision), müssen Sie dagegen die Vorsteuer kürzen. Beispiel: Erlöse steuerfrei Erlöse Umsatzsteuer 7 % + 19 % Summe Betriebsausgaben netto Vorsteuer
Aufzeichnung
10.000,00 € = 30.000,00 € = 40.000,00 € =
25 % 75 % 100 % 15.000,00 € 2.800,00 €
191
6
Betriebsausgaben richtig erfassen
Möglichkeit 1: Sie ziehen die anteilige Vorsteuer ab: 25 % der gesamten Umsätze sind umsatzsteuerfrei Kürzung der Vorsteuer um 25 % (2.800 x 25 %) = 700,00 € Betriebsausgaben netto 15.000,00 € Vorsteuer 2.100,00 € nicht abzugsfähige Vorsteuer 700,00 € Möglichkeit 2: Sie ordnen ganz genau die Ausgaben den Umsätzen zu: Ausgaben für steuerfreie Umsätze netto 5.000,00 € nicht abzugsfähige Vorsteuer 950,00 € Ausgaben für steuerpflichtige Umsätze netto 10.000,00 € Vorsteuer 1.900,00 € Allgemeine Kosten, die für alle Umsätze anfallen (Büromiete, Steuerbe< rater), teilen Sie direkt bei der Erfassung Ihrer Belege auf, z. B. 75 % des Rechnungsbetrags mit Vorsteuerabzug und 25 % des Rechnungsbe< trags ohne Vorsteuerabzug.
Vermieten Sie ein Gebäude teilweise umsatzsteuerfrei und umsatzsteuerpflichtig, erfolgt die Aufteilung grundsätzlich nach qm. In jedem Fall ist am Jahresende folgende Umbuchung erforderlich: Standard"Buchung
Steuer
„Nicht abziehbare Vorsteuer“ an „Abziehbare Vorsteuer“ 700,00 €
keine
Die Buchung mindert nicht Ihren Gewinn. Nicht abziehbare Vorsteuer ist auch eine Betriebsausgabe. Die wird im Formular in das Feld 183 eingetragen. Sie verändert aber Ihre Umsatzsteuererklärung. Tipp: Wenn Sie regelmäßig Umsatzsteuer