Schnelleinstieg Controlling mit SAP ERP®

Jurasek/Klein · Schnelleinstieg Controlling mit SAP ERP® Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek...

Author: Gerhard Jurasek | Andreas Klein

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Jurasek/Klein · Schnelleinstieg Controlling mit SAP ERP®

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

ISBN: 978-3-448-09609-5

Bestell-Nr. 01449-0001

1. Auflage 2010 © 2010, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Niederlassung München Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg/München Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München Telefon: (089) 895 17-0, Telefax: (089) 895 17-290 www.haufe.de [email protected] Lektorat: Dipl.-Kff. Kathrin Menzel-Salpietro Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Redaktion: Hans-Jörg Knabel, rausatz – books & games, Willstätt Desktop-Publishing: Agentur: Satz & Zeichen, Karin Lochmann, Höslwang Umschlag: Kienle Visuelle Kommunikation, Stuttgart Druck: Bosch-Druck GmbH, 84030 Ergolding Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.

Schnelleinstieg Controlling mit SAP ERP® Gerhard Jurasek und Professor Dr. Andreas Klein

Haufe Mediengruppe Freiburg · Berlin · München

Inhaltsverzeichnis Vorwort 1

Die Grundlagen des Controllings in SAP ERP

®

®

9

1.1 1.2 1.3 1.4

Modulaufbau von SAP ERP Unternehmensmodell Struktur des Buches Navigation in SAP ERP®

2

Wie das Berichtswesen in SAP ERP aufgebaut ist

24

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10

Menüstruktur des Berichtswesens Berichtswerkzeuge Datentabellen für Berichte Kostenstellenberichte Auftragsberichte Projektberichte Kostenträgerberichte Profitcenterberichte Ergebnisberichte Weitere Berichtsfunktionen

25 25 27 28 52 59 63 74 81 93

3

So funktioniert die Kostenstellenrechnung

98

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Organisationsstrukturen Stammdaten Kostenstellenplanung Laufende Istbuchungen auf Kostenstellen Periodenabschluss in der Kostenstellenrechnung Jahresabschluss in der Kostenstellenrechnung

98 100 118 148 160 183

4

Was Sie über den Umgang mit Innenaufträgen wissen sollten

184

Stammdaten Planung auf Innenaufträgen Istbuchungen auf Innenaufträgen Periodenabschluss auf Innenaufträge

184 192 203 203

4.1 4.2 4.3 4.4

4

7

9 13 18 19 ®

Inhaltsverzeichnis

5

Das Wichtigste zur Kalkulation und zur Kostenträgerrechnung

209

5.1 5.2

Produktkostenplanung Kostenträgerrechnung

209 223

6

Wie Sie Projekte bzw. PSPElemente verwalten

259

6.1 6.2 6.3 6.4

Stammdaten Planung auf Projekten Istbuchungen auf Projekten Periodenabschluss auf Projekten

259 264 267 267

7

Die Ergebnisrechnung in SAP ERP

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Arten der Ergebnisrechnung Der Ergebnisbereich Wertefluss Planung Istdaten

274 275 279 281 296

8

So ist die Profitcenterrechnung aufgebaut

308

8.1 8.2 8.3

Stammdaten Planung Istdaten

309 317 320

9

Das neue Hauptbuch und seine Auswirkungen auf CO

326

9.1 9.2 9.3 9.4

Innovationen des neuen Hauptbuchs Kostenstellenrechnung in FI Abstimmung COFI Profitcenterrechnung in FI

326 329 330 331

Die wichtigsten Transaktionen im Überblick

338

Stichwortverzeichnis

346

®

273

5

In dieser Publikation wird auf Produkte der SAP AG Bezug genommen. SAP, R/3, xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sind Marken oder eingetragene Marken der Business Objects S. A. in den USA und anderen Ländern weltweit. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP. Die SAP AG ist weder Autor noch Herausgeber dieser Publikation und ist für deren Inhalt nicht verantwortlich. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. © Copyright 2010 für alle Screenshots. SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

6

Vorwort Dieses Buch will die Funktionalitäten der Standardsoftware SAP ERP® für das Controlling anschaulich konzeptionell darstellen, ohne selten eingesetzte Funktionalitäten zu beschreiben, die für einen ersten Einstieg nicht bedeutend sind. Auch ist dieses Buch keine Bedienungsanleitung zur Nutzung der Software. Wir beginnen dort, wo Sie sehr wahrscheinlich den ersten Berührungspunkt zu SAP haben: beim Berichtswesen. Erst in einem nächsten Schritt blicken wir dahinter und sehen uns Stammdaten, Planung, Istbuchungen und Abschlussarbeiten an. Jedes Kapitel ist zweigeteilt. Es beginnt mit einer betriebswirtschaftlich orientierten Darstellung einer Funktionalität, gefolgt von der Angabe des Menüpfads zur jeweiligen Transaktion und der Beschreibung der SAP-technischen Umsetzung. Gibt es inhaltlich zusammengehörige Transaktionen wie Anlegen, Ändern und Anzeigen, ist bei der Angabe des Menüpfads zuerst die beschriebene Transaktion angegeben; die weiteren Transaktionen stehen dahinter in Klammern. Namen von Feldern, Registern und Transaktionscodes in SAP ERP® sind zum besseren Verständnis kursiv dargestellt. Wir verzichten ganz bewusst auf eine Darstellung von Systemeinstellungen (Customizing), weil diese für Anwender und vor allem für Einsteiger normalerweise nicht interessant sind. Deshalb gehen wir auch davon aus, dass Ihnen entweder ein vollständig implementiertes SAP-ERP®-System bereits zur Verfügung steht oder dass Sie später an einem vollständig implementierten System arbeiten wollen. Auch wenn Sie kein System zur Verfügung haben, ist das Buch zur Vorbereitung auf die künftige Arbeit am System sehr nützlich. Anschaulicher ist es natürlich, wenn Sie die vorgestellten Inhalte direkt in den entsprechenden Bildschirmmasken nachvollziehen können. Ein solches Buch kann nicht ohne die Hilfe vieler fleißiger Hände entstehen: Vor allem anderen danken wir Doris Wagner und Corinna Lorenz von der SAPPHIR Academy, die sehr engagiert Diagramme und Abbildungen erstellt haben, sowie Kathrin Salpietro vom Rudolf Haufe Verlag, die uns mit viel Geduld unterstützt hat.

7

Vorwort

Wir danken unserem ehemaligen Plaut-Kollegen Kurt Hildmann, der uns schon vor fünfzehn Jahren zu einem betriebswirtschaftlich orientierten Buch über Controlling mit SAP ERP® ermutigt hat. Und nicht zuletzt gilt unser Dank der Möbelfabrik WASA Wohnen GmbH & Co. KG (www.wasawohnen.de) für die Bereitschaft, eines ihrer Produkte für unser Modell des Produktkostencontrollings zur Verfügung zu stellen. Es handelt sich dabei um ein kleines Fußbänkchen, auf dem einer der Autoren bei der Arbeit nur allzu gerne seine Füße ruhen lässt. Die dargestellten Zahlen haben wir jedoch frei erfunden; sie lassen keinen Rückschluss auf die tatsächliche Kostensituation von WASA zu. Gerhard Jurasek, Professor Dr. Andreas Klein

8

1

Die Grundlagen des Controllings in SAP ERP®

1.1 Modulaufbau von SAP ERP

®

In allen Unternehmen der Welt entsteht, als Folge der Planung und Dokumentation betrieblicher Abläufe, eine ungeheure Datenflut. SAP ERP® ist eine Standardsoftware, deren Entwickler sich von Anfang an das Ziel gesetzt haben, alle wesentlichen betrieblichen Prozesse und Abläufe softwaretechnisch zu erfassen, um sie einer direkten und unmittelbaren Steuerung besser zugänglich zu machen. Dabei haben von Anfang an zwei Zielsetzungen im Vordergrund gestanden: Integration und Echtzeitverarbeitung (Realtime). Während die Echtzeitverarbeitung aufgrund der gewaltigen Fortschritte in der Computerentwicklung schon bald keine wirkliche Herausforderung mehr war (und inzwischen fast selbstverständlich geworden ist), ist die Integration von Daten aus ganz unterschiedlichen Konzernbereichen noch immer eine der größten Herausforderungen der Softwareentwicklung. Als wäre das nicht schon genug, tritt SAP ERP® mit einem weiteren Anspruch an: SAP ERP® ist eine branchenübergreifende Lösung, die aufgrund ihrer vielfältigen Einstellungs- und Anpassungsmöglichkeiten die besonderen Anforderungen verschiedener Unternehmen (von der produzierenden Industrie über Banken und Dienstleistungen bis in den Non-Profit-Bereich hinein) abdeckt. Die Software – der Name steht übrigens für „Enterprise Resource Planning“ und meint die Planung und Steuerung von Unternehmensabläufen und Ressourcen – ist eine Weiterentwicklung des Programms SAP R/3®, das 1992 erschienen ist. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen noch nicht SAP ERP®, sondern „nur“ R/3 Enterprise oder gar ein früheres Release nutzen, müssen Sie dieses Buch keineswegs enttäuscht zur Seite legen. Aufgrund des schon damals sehr weit fortgeschrittenen Entwicklungsstandes der SAP-Software unterscheiden sich SAP R/3® und SAP ERP® in den im Rahmen dieser Einführung beschriebenen Funktionalitäten nur geringfügig. Unter-

Anspruch von ERP Systemen

®

SAP ERP versus ® SAP R/3

9

1

Struktur von ® SAP ERP


schiede bestehen im Rahmen des sogenannten „Look-and-Feel“, weil SAP sich gerade in den letzten Jahren – zumindest in den Kernbereichen der Software – vor allem um Verbesserungen hinsichtlich der Benutzerführung und der Ergonomie bemüht hat. Eine Ausnahme hiervon stellt das neue Hauptbuch dar, dem wir ein eigenes Kapitel gewidmet haben. Doch zurück zum Thema „Integration“. Einen ersten Eindruck davon, wie umfassend es SAP gelungen ist, dem sich gesetzten Anspruch gerecht zu werden, vermittelt Abb. 1-1.

Abb. 1-1: Struktur des SAP-ERP®-Systems anhand des Moduls CO1 SAP ERP® besitzt eine klare hierarchische Struktur, die von den klassischen betriebswirtschaftlichen Funktionen eines Unternehmens abgeleitet wurde. Auf der obersten Ebene finden sich die funktionalen Sichten Finanzen, Personalwirtschaft, Beschaffung und Logistik, Produktion und Vertrieb, die in Komponenten und einzelne Unter1

10

Wir haben in Abb. 1-1 das Investitionsmanagement und das Projektsystem in die Übersicht mit aufgenommen, weil sie einen starken Controllingbezug haben, obwohl das nach der reinen Komponentenbetrachtung nicht korrekt ist.

Modulaufbau von SAP ERP®

1

komponenten aufgeteilt sind. Darunter findet sich dann die Ebene der einzelnen Transaktionen, in denen die vielfältigen betrieblichen Abläufe softwaretechnisch abgebildet wurden. Sichten

Rechnungswesen

Komponentenebene

Controlling (CO)

Unterkomponentenebene

Kostenstellenrechnung (COOM)

Transaktionsebene

Kostenstelle anlegen

Alle Komponenten sind miteinander in Echtzeit integriert und alle Transaktionen greifen bei ihrer Ausführung auf dieselbe Datenbank zurück. Dabei wird – stets ausgehend vom durch vergangene Transaktionen geschaffenen Datenbestand – die betriebswirtschaftlich korrekte Struktur des jeweiligen betrieblichen Prozesses eingehalten. Beginnt beispielsweise ein Produktionsmitarbeiter im Unternehmen seine Schicht mit dem Ausfassen von Material für einen bestimmten Fertigungsauftrag, so führt das u. a. dazu, dass die durch ihn an der Lagerausgabe veranlasste Warenausgangsbuchung in der Komponente Materialwirtschaft zeitgleich eine Materialverbrauchsbuchung in der Finanzbuchhaltung (Komponente FI) und eine Materialkostenbelastung auf dem von ihm angegebenen Fertigungsauftrag im Controlling (Komponente CO) nach sich zieht. In den jeweils vorgelagerten Softwarekomponenten werden durch die verschiedensten Vorgänge Kostenbuchungen in CO ausgelöst. Die folgenden kurzen Beispiele sollen Ihnen veranschaulichen, wie sich die Integration im SAP-ERP®-System auswirkt: •

•

•

Zusammenspiel der Komponen ten

Die monatliche Personalabrechnung in der Personalwirtschaft (Human Capital Management; HCM) erzeugt automatische Buchungen im Finanzwesen und im Controlling. In der Materialwirtschaft (Material Management; MM) bewirken Wareneingangsbuchungen, Warenausgangsbuchungen und Buchungen von Rechnungseingängen in der Rechnungsprüfung ebenfalls automatische Buchungen im Finanzwesen und im Controlling. Im Vertrieb (Sales & Distribution; SD) erfasste Fakturen erzeugen automatisch Buchungen im Finanzwesen und im Controlling.

11

1


•

Komponenten des CO

12

Im Finanzwesen (Finance; FI) erfasste Sachkontenbuchungen, Kreditorenrechnungen und Abschreibungsbuchungen auf Anlagen ziehen ebenfalls Buchungen in CO nach sich.

All diese Buchungen werden in CO zuerst in der Kostenartenrechnung zu Periodensummen je Kostenart verdichtet und dann auf den bei der Buchung mit kontierten Kostenstellen, Aufträgen oder PSPElementen von Projekten belastet. Im Gemeinkostencontrolling finden CO-interne Kosten- und Leistungsverrechnungen auf Kostenstellen, Innenaufträge und Prozesse statt, um den Wertefluss abzubilden. Die Prozesskostenrechnung sei an dieser Stelle kurz erwähnt; wir behandeln sie aber wegen ihrer geringen Verbreitung nicht. Im Produktkostencontrolling erstellen Sie für Ihre Produkte Kalkulationen und verwenden Kostenträger, um die Herstellkosten zu sammeln. In der Ergebnisrechnung sammeln Sie alle Erlöse und Erlösschmälerungen aus den Fakturen der Komponente Vertrieb und die zugehörigen Kosten des Umsatzes aus den verkauften Artikeln und Dienstleistungen, um den Erfolg der vom Anwender definierten Marktsegmente zu ermitteln. In der Profitcenterrechnung werden die Buchungen aus allen Komponenten des CO im Sinne einer statistischen Rechnung mit dem Ziel fortgeschrieben, Auswertungen nach größeren Verantwortungsbereichen (wie z. B. Business Units) durchzuführen. Aus all diesen Einzeltransaktionen ergibt sich ein in sich geschlossener Mengen- und Wertefluss. Durch die konsequente Integration aller Komponenten entfallen die sonst notwendigen Doppelerfassungen an den Schnittstellen und alle damit verbundenen Fehlerquellen. Insbesondere das Controlling und die Unternehmenssteuerung werden hierdurch nachhaltig verbessert, weil die zur Steuerung relevanten Informationen einmalig an der Stelle, an der sie entstehen, erfasst und automatisch zur weiteren Aufbereitung in der Komponente CO bereitgestellt werden (Abb. 1-2).

Unternehmensmodell

1

Abb. 1-2: Wertefluss im CO Eine Besonderheit des SAP-Konzeptes besteht darin, dass die Integration nicht nur auf der Basis der Istdaten erfolgt. Bei näherer Betrachtung ist vielmehr zu erkennen, dass die Grundlage der Integration durch eine umfassende, in sich geschlossene und konsistente Planung gelegt wird bzw. gelegt werden muss.

Planung als Integrations grundlage

1.2 Unternehmensmodell Handbücher und Bedienungsanleitungen zählen bekanntermaßen nicht gerade zum Spannendsten, was der Buchmarkt hervorbringt. Vor allem die trockene Beschreibung der Funktionalitäten ist nicht besonders anschaulich. Um hier ein wenig Abhilfe zu schaffen und die verfügbaren Funktionalitäten in einen betriebswirtschaftlichen Kontext einzuordnen, wird im Folgenden ein kleineres mittelständi-

13

1

Absatz/ Umsatzplanung


ges Unternehmen aus der Möbelbranche als Anwendungsbeispiel verwendet. Die Naturholzmöbel GmbH ist ein Anbieter offenporiger Massivholzmöbel mit modernem Design und pfiffigen Ideen, geradeso wie die Firma WASA Wohnen, die uns lose als Vorbild gedient hat.2 Den Firmensitz haben wir aus der Pfalz an den Neckar verlegt und auch sonst haben wir nur wenig Rücksicht auf die reale Situation in der Möbelbranche genommen. So wurde insbesondere der Umfang der vorgestellten Controllingprozesse nachhaltig verändert, um die umfassenden Möglichkeiten der SAP-Software besser demonstrieren zu können. Die in den folgenden Kapiteln anhand des SAP-ERP®-Systems vorgestellten Funktionalitäten folgen den in der betriebswirtschaftlichen Theorie und Praxis anerkannten Strukturen der flexiblen Plankostenrechnung nach Kilger/Plaut.3 Gemäß diesem Konzept wurde durch das Controlling der Naturholzmöbel GmbH eine in sich geschlossene integrierte flexible Mengen- und Werteplanung durchgeführt (Abb. 1-3). Die Verfahrensweise kann hier aufgrund ihrer Komplexität nicht im Detail erläutert werden. Schon gar nicht ist es möglich, die betriebswirtschaftlichen Hintergründe darzulegen. Deshalb wollen wir uns hier auf einen Überblick beschränken, soweit er für das Verständnis der folgenden Kapitel notwendig ist. Die Naturholzmöbel GmbH hat ein kalendersynchrones Geschäftsjahr, sodass der Controller üblicherweise im Oktober mit der Planung beginnt. Der erste Schritt ist die Absatz-/Umsatzplanung für das kommende Geschäftsjahr (Abb. 1-3 im Segment C/Plan), aus der unter Berücksichtigung der Lagerplanung ein Produktionsplan abgeleitet wird.

2 3

14

Siehe auch http://www.wasawohnen.de/. Statt vieler: Kilger, Wolfgang/Pampel, Jochen R./Vikas, Kurt 2007: Flexible Plankostenrechnung und Deckungsbeitragsrechnung, 12. Auflage, Wiesbaden.

1

Unternehmensmodell

PLAN

A

B Planerlös

C

Planbezugsgröße

Istbezugsgröße

Kostenplanung KST

Sollkosten KST

Arbeitspläne

Stücklisten

Plankostensätze

Produktionsplan

Lagerplan

Plankalkulation

Absatzplan

Plan HK Summensätze

Kalk. Quoten Erl.schm. UmsatzErlös Plan

SOLL

IstKosten WAA SIV KST

IstProduktmengen

MaterialFestpreise

Sollkosten KTR Kalk. Quoten SEKOV

IST

Plan V+VGK

IstAbsatzmengen

Bestand SIV KTR

IstUmsatz

UmsatzKosten Plan

Planergebnis

Soll DBArtikel

DB- SIV

Abb. 1-3: Struktur der Plankostenrechnung4 Durch die systemgestützte Auflösung der Stücklisten kann aus dem Primärbedarf an Fertigerzeugnissen der sogenannte Sekundärbedarf (Fertigerzeugnisse und Halbfabrikate) abgeleitet werden. Das ist notwendig, um dem Einkauf entsprechende Vorgaben zur Verfügung stellen zu können. Außerdem müssen die Fertigerzeugnisse und Halbfabrikate im Planungszeitraum produziert werden und 4

Leistungs planung

Entnommen aus Vikas, Kurt 1996: Neue Konzepte für das Kostenmanagement. Vergleich der aktuellen Verfahren für Industrie- und Dienstleistungsunternehmen, 3., überarbeitete und wesentlich erweiterte Auflage, Wiesbaden, S. 34.

15

1

Kostenplanung

16


sind damit in diesem Zeitraum voll kapazitäts- und kostenwirksam. Für dieses Sekundärprogramm lassen sich über die Auflösung der Arbeitspläne die geplanten Leistungsmengen bzw. Fertigungszeiten in den Fertigungskostenstellen ermitteln. Sollen beispielsweise im nächsten Jahr 1.000 Tische verkauft werden, sind neben den Tischen (Fertigerzeugnisse) auch 1.000 Tischplatten (Halbfabrikate) erforderlich. Unterstellen wir, die Tischplatte werde u. a. in Kostenstelle 211 bearbeitet. Für jede Tischplatte sei dort laut Arbeitsplan ein Zeitaufwand von ca. 25 Minuten zu veranschlagen. Unter der Annahme, dass in Kostenstelle 211 keine anderen Fabrikationen erfolgen, ist für diese Kostenstelle von einer Leistungsvorgabe von 25.000 Minuten und damit von rund 420 Stunden auszugehen. Kommen noch andere Produkte hinzu, sind sie entsprechend hinzuzurechnen. Kennt ein Kostenstellenverantwortlicher die von ihm erwarteten Leistungsmengen, kann er seine Kosten für Personal, Abschreibungen, Energie und Sonstiges planen. Durch Division der so ermittelten Gesamtkosten durch die Planleistungsmenge ergibt sich der Stundensatz, über den die Kostenstelle ihre Kosten leistungskonform auf die Leistungsempfänger (in der Regel die Produkte) weiterverrechnet. Analog zu den Fertigungskostenstellen ist mit den indirekten Leistungsbereichen (Hilfskostenstellen) zu verfahren. Für Hilfsbetriebe besteht allerdings die Besonderheit, dass sie ihre Leistungen nicht nur für Dritte erbringen, sondern dass hier auch untereinander Leistungen ausgetauscht werden, die es ebenfalls zu verrechnen gilt. In diesem Fall kann aber der Verrechnungspreis für die Leistungen einer Kostenstelle nur ermittelt werden, wenn man die Verrechnungspreise der anderen Kostenstellen kennt. Softwaretechnisch kann dieser Zirkelschluss durch die sogenannte Planpreisiteration gelöst werden (siehe Kapitel 3.3.9). Um die sich ergebende Komplexität nicht noch zusätzlich zu erhöhen, hat unsere Naturholzmöbel GmbH eine geradezu triviale Struktur. Wie Abb. 1.4 zeigt, besteht sie aus insgesamt 12 Kostenstellen, die den Funktionsbereichen Logistik, Produktion und Verwaltung/Vertrieb zugeordnet wurden.

1

Unternehmensmodell

Kostenstellen

Logistik 111 112 113 114 115 121

211 Energie 212 Handwerker 221 Kantine Raumkosten Telefonverrechnung Lager

Produktion Fertigung Montage Kundenservice

Verwaltung/ Vertrieb 311 Geschäftsführung 321 Vertrieb/Marketing 331 Verwaltung

Abb. 1-4: Aufbaustruktur der Naturholzmöbel GmbH Sind die Preise für die Rohstoffe und Vorprodukte (ihre Ermittlung ist Sache des Einkaufs) und die Kostensätze für die betrieblichen Leistungen bekannt, kann die Bewertung der Fertigerzeugnisse und Halbfabrikate im Rahmen der Plankalkulation erfolgen. Mit diesen Kalkulationsergebnissen können dann wiederum das Absatzprogramm bewertet (Kosten des Umsatzes), die Deckungsbeiträge bestimmt und in Verbindung mit den übrigen Gemeinkosten ein Planergebnis ermittelt werden. Mit der auf die Planung folgenden realen Geschäftstätigkeit werden entsprechend der oben beschriebenen Abläufe quasi automatisch Istdaten auf allen drei Ebenen – Gemeinkosten, Produktkosten, Erlöse und Kosten des Umsatzes – ins CO gebucht. Durch die Gegenüberstellung der ursprünglichen mit der an die tatsächliche Beschäftigung angepassten Planung können im Berichtswesen gezielt Plan- bzw. Soll-Ist-Kostenvergleiche angestellt werden. Deren differenzierte Analyse macht es schließlich möglich, Kostensenkungspotenziale zu erschließen.

Plankalkulation

Ergebnis planung

Istkosten und SolIst Vergleich

17

1


1.3 Struktur des Buches Da es der Anwendung in der Praxis am besten entspricht, folgt der Aufbau des Buchs den Unterkomponenten der Controllingkomponente von SAP ERP®, die sich – für den Betriebswirt nicht weiter überraschend – an der betriebswirtschaftlichen Grundstruktur des operativen Controllings bzw. an der Kostenrechnung orientieren. So sind vor allem die folgenden Komponenten zu beachten, die in den jeweils in Klammern angegebenen Kapiteln behandelt werden: •

Gemeinkostencontrolling Kostenarten- und Kostenstellenrechnung: Cost Center Accounting CO-OM-CCA (Kapitel 3)

•

Innenauftragswesen: Overhead Orders CO-OM-OPA (Kapitel 4) Produktkostencontrolling Kostenträger(-stück)rechnung: Product Cost Controlling CO-PC (Kapitel 5)

•

Projektabwicklung: Project System PS (Kapitel 6) Erfolgscontrolling Kurzfristige Ergebnisrechnung: Profitabilitiy Accounting CO-PA (Kapitel 7) Profitcenterrechnung: Profit Center Accounting EC-PCA (Kapitel 8)

Umrahmt wird der funktionale Kern zum Anwender hin durch das Berichtswesen bzw. das Infosystem als die zentrale Anlaufstelle für Informationsbedürfnisse (Kapitel 2) und das neue Hauptbuch in FI (Kapitel 9). Für die Abbildung unseres Modells verwenden wir ein SAP-ERP®System ECC 6.0, das wir für unsere Zwecke eigens konfiguriert haben, und für die Ausführungen zum neuen Hauptbuch ein IDESSystem ECC 6.0.

18

Navigation in SAP ERP®

1.4 Navigation in SAP ERP

1

®

1.4.1 Menüführung Bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen, machen Sie sich mit den Grundlagen des Systems vertraut. Für die Arbeit benötigen Sie ein auf dem Arbeitsplatz-PC lokal installiertes SAP-Frontend (Client-Applikation), den sogenannten SAP GUI (Graphical User Interface). Das eigentliche SAP-System ist auf einem leistungsfähigen Server installiert (Client-ServerArchitektur). Das Arbeiten mit dem SAP-System ist nur über einen personenbezogenen Benutzernamen möglich, sodass alle Veränderungen am System sauber nachvollziehbar sind. Außerdem werden über den Benutzernamen individuelle Berechtigungen gesteuert, über die klar geregelt ist, was jeder einzelne Anwender ansehen, einrichten oder verändern darf. Nach dem Aufruf des SAP GUI und nach der Anmeldung am SAPERP®-System wird das SAP-Easy-Access-Menü angezeigt. Es enthält alle Funktionen des SAP-ERP®-Systems. Die einzelnen Funktionen der Software bezeichnet SAP als Transaktionen. Jede Transaktion hat einen Transaktionsnamen und einen Transaktionscode als technischen Namen. Sie können Transaktionen auf die folgenden Arten ausführen (siehe Abb. 1-5): • • • •

ClientServer Architektur

Anmeldung

Doppelklick im SAP-Easy-Access-Menü, Doppelklick im Benutzermenü, Eingabe des Transaktionscodes im Kommandofeld, Doppelklick im Favoritenbereich.

19

1


Abb. 1-5: Menüführung im SAP-ERP®-System SAPEasy AccessMenü

Das SAP-Easy-Access-Menü beinhaltet als Standardmenü alle Transaktionen des SAP-ERP®-Systems gegliedert nach einer Ordnerstruktur mit mehreren Menüebenen. Auf der untersten Ebene befinden sich die Transaktionen. Tipp Im Menü bleiben die Ordnerstrukturen der zuletzt verwendeten Trans aktionen offen. Das ist zwar nützlich, weil Sie schneller zu den Transak tionen finden, wird aber nach längerem Arbeiten unübersichtlich, und zwar immer dann, wenn Sie viele verschiedene Transaktionen verwendet haben. Durch einen Klick auf können Sie das Menü auffrischen.

Benutzermenü

20

Die Menüs werden – je nach Aufgabenbereich – rollenspezifisch festgelegt und sind eine kompakte Zusammenstellung von Transaktionen mit wenigen Menüebenen. Ein Benutzermenü kann mehreren Anwendern zugeordnet werden. So lassen sich Transaktionen

1


für bestimmte Aufgabengebiete mit den dazugehörigen Berechtigungen in übersichtlicher Form bereitstellen. Transaktionscodes sind der schnellste Weg für Spezialisten, regelmäßig verwendete Transaktionen aufzurufen, bei denen Sie den Transaktionscode bereits auswendig wissen. Sie können jede Transaktion direkt im Kommandofeld aufrufen, indem Sie /n und den Transaktionscode (den technischen Namen einer Transaktion) in das Kommandofeld eingeben (siehe Abb. 1-5). Damit Sie sich im SAP-ERP®-System einfach zurechtfinden, geben wir für alle Transaktionen, die in diesem Buch behandelt werden, den Menüpfad im Standardmenü und den Transaktionscode (TCode) an.

Transaktions codes

Tipp Über Zusätze ► Einstellungen blenden Sie die technischen Namen (Transaktionscodes) im Menü ein. Um innerhalb einer Transaktion zu sehen, wie die Transaktion heißt, können Sie in der Statuszeile rechts unten den Transaktionscode einblenden, indem Sie nach dem Klicken auf die Zeile Transaktion markieren.

Darüber hinaus hat jeder Anwender in SAP ERP® die Möglichkeit, die am häufigsten verwendeten Transaktionen einem persönlichen Favoritenbereich zuzuordnen und diese Favoriten innerhalb einer individuellen Ordnerstruktur zu gliedern. Die Transaktionen können vom SAP-Easy-Access-Menü über Drag-and-Drop dem Favoritenbereich hinzugefügt werden. Über das Kontextmenü lässt sich der Favoritenbereich nach Ihren persönlichen Vorlieben gestalten.

Favoriten

1.4.2 Nützliches zu Transaktionen Wir zeigen Ihnen in diesem Kapitel Nützliches für die alltägliche Arbeit. Beispielsweise können Sie, wenn Sie in einem SAP-System angemeldet sind, mehrere Transaktionen gleichzeitig ausführen. Dazu öffnen Sie mit einem Klick auf einen zweiten Modus und führen darin eine Transaktion aus, die von der im ersten Modus unabhängig ist. Es lassen sich maximal sechs Modi gleichzeitig öffnen. Zwischen den einzelnen Modi wechseln Sie mit der Tasten-

Arbeiten in mehreren Modi

21

1


kombination [ALT] + [TAB] oder durch Anklicken des jeweiligen Buttons am unteren Bildschirmrand. Wenn Sie einen Modus nicht mehr benötigen, schließen Sie ihn entweder über den Menüpunkt System ► Löschen Modus

Glossar und Übersetzung

oder durch einen Klick auf das Icon Schließen am rechten oberen Bildschirmrand. Außerdem wollen wir Sie noch auf zwei Transaktionen aufmerksam machen, die Definitionen und Übersetzungen von SAP-Begriffen in vielen Sprachen liefern und bei internationalen Implementierungen sehr nützlich sind. Beide Transaktionen müssen Sie über den Transaktionscode aufrufen, weil sie nicht im SAP-Menü enthalten sind. Die Transaktion SAPTERM ist ein Online-Wörterbuch. Es liefert eine Übersetzung von SAP-Begriffen und ein Glossar mit einer Erklärung der Begriffe.

Abb. 1-6:SAPTERM

22


1

Die Transaktion STERM bietet eine Übersetzung von SAP-Begriffen von einer Quellsprache in viele Zielsprachen und zeigt die Komponenten an, in denen dieser Begriff verwendet wird.

Abb. 1-7: STERM Eine weitere, sehr nützliche Funktion ist die Suchfunktion, die Sie über das Icon aufrufen. Mit der Suchfunktion suchen Sie nach Transaktionscodes (im technischen Namen) oder nach Transaktionsnamen (in den Texten). In unserem Beispiel geben wir den Transaktionscode für die Anzeige einer Kostenstelle ein. Nach einiger Zeit wird bei erfolgreicher Suche der Menübaum geöffnet, in dem sich die Transaktion befindet, und die entsprechende Zeile gelb markiert.

Suchfunktion

Abb. 1-8: Suchfunktion

23

2

Wie das Berichtswesen in SAP ERP® aufgebaut ist

Wir beginnen mit dem Berichtswesen, weil die meisten Anwender über Auswertungen mit dem Controlling in SAP ERP® in Berührung kommen. Wir zeigen Ihnen Berichte für das operative Controlling auf den verschiedenen CO-Objekten • • • • • •

Kostenstellen, Innenaufträge, Projekte, Kostenträger, Profitcenter sowie Ergebnisobjekte

und stellen Ihnen Funktionalitäten zur Analyse und Aufbereitung der Informationen vor. Sie erfahren in diesem Kapitel auch, wie Sie in einem Bericht von der Periodensicht auf die Belegebene gelangen, auf der Sie die Ursprungsbelege analysieren können. SAP ERP® liefert viele Standardberichte, die wir in den folgenden Abschnitten verwenden, damit Sie unsere Beispiele einfach selbst nachvollziehen können. Neben den Standardberichten lassen sich eigene Berichte erstellen, die unternehmensspezifische Anforderungen abdecken.

24

Menüstruktur des Berichtswesens

2

2.1 Menüstruktur des Berichtswesens In der Menüstruktur finden Sie in jedem Teilbereich des Controllings einen Ordner namens Infosystem, der die Standardberichte von SAP ERP® enthält.

Abb. 2-1: Infosystem

2.2 Berichtswerkzeuge Bevor wir uns konkreten Berichtsanwendungen zuwenden, wollen wir Ihnen die verschiedenen Berichtswerkzeuge vorstellen (Abb. 2-2). Für Kostenstellen und Innenaufträge werden Report-Painter-Berichte

ReportPainter Berichte

25

2 ListViewer Berichte


zur Auswertung von Periodensummen verwendet. Die Berichte werden durch das Festlegen von Zeilen- und Spalteninhalten definiert. Demgegenüber werden zur Anzeige von Einzelposten und Stammdaten in allen Bereichen des CO List-Viewer-Berichte verwendet. Sie erzeugen, wie ihr Name schon sagt, Berichte in Listenform. Die Anzeige können Sie mithilfe der Layoutänderung einfach anpassen. Für häufig verwendete Auswertungen wie Isteinzelposten, Planeinzelposten oder Kostenstellenstammdatenlisten bieten einige Transaktionen einen direkten Berichtsaufruf.

Abb. 2-2: Berichtswerkzeuge Recherche berichte

26

Rechercheberichte wurden ursprünglich für die Ergebnisrechnung entwickelt. Sie werden heute auch in der Profitcenterrechnung und im neuen Hauptbuch des FI verwendet. Rechercheberichte nutzen vordefinierte Formulare, in denen den einzelnen Zeilen und Spalten des Formulars Merkmale und Kennzahlen zugeordnet werden. In der Berichtsdefinition werden dann nur noch Navigationsmerkmale hinzugefügt und die Ausgabesteuerung festgelegt. Charakteristisch für Rechercheberichte ist die flexible Navigation während des Berichtsaufrufs. Mit all diesen Berichtswerkzeugen ist es – neben der Anzeige der vordefinierten Berichte – auch möglich, eigene Berichte zu erstellen bzw. vorhandene Berichte abzuändern.

Datentabellen für Berichte

2

Tipp Nur ein eingeschränkter Personenkreis sollte die Berechtigung haben, Berichte zu entwickeln, um einen Wildwuchs von Berichten zu vermei den.

2.3 Datentabellen für Berichte Zum besseren Verständnis zeigen wir Ihnen an dieser Stelle die verwendeten Datentabellen, aus denen die Berichtsdaten gelesen werden. In SAP ERP® gilt das Belegprinzip. Jede Buchung wird mit einem Beleg (Einzelposten) dokumentiert. Für das Zusammenspiel zwischen FI und CO bedeutet das, dass beim Buchen eines FI-Belegs ein CO-Einzelposten und ein Einzelposten in der Profitcenterrechnung geschrieben werden. Aus den Einzelposten werden automatisch die Summensätze gebildet und mit jeder weiteren Buchung aktualisiert. Das periodische Reporting beruht immer auf den COSummensätzen. In Berichten sind Drill-Downs auf die Ebene der Einzelposten und auf den Ursprungsbeleg möglich. Ursprungsbelege sind je nach Anwendung FI-Belege, Warenausgangsbuchungen, Kundenaufträge, Personalabrechnungen etc. In der folgenden Übersicht werden nur die wichtigsten Tabellen dargestellt. Es gibt darüber hinaus noch weitere, die wir aber in diesem Schnelleinstieg bewusst nicht anführen. Denn für ein grundlegendes Verständnis des Zusammenspiels von Einzelposten und Summensätzen reichen die hier aufgeführten Tabellen vollkommen aus.

Belegprinzip

Datenhaltung

27

2


Abb. 2-3: Datentabellen für Berichte

2.4 Kostenstellenberichte 2.4.1 Benutzereinstellungen Vor dem eigentlichen Berichtsaufruf ist es sinnvoll, erst einmal individuelle Vorschlagswerte für Kostenstellenberichte in den Benutzereinstellungen zu hinterlegen. Das ist nicht zwingend erforderlich, macht das Aufrufen der Berichte aber schneller und komfortabler. Im Einstiegsbild eines Berichts werden die Felder, die Sie beliebig abändern können, mit Vorschlagswerten belegt.

28

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Infosystem ► Benutzereinstellungen

TCode

RPC0

Kostenstellenberichte

Auf der Registerkarte Grunddaten geben Sie Vorschlagswerte für den Kostenrechnungskreis, die Kostenstellen- und die Kostenartengruppe an.

2 Grunddaten

Tipp Wir erläutern die verwendeten SAPBegriffe erst in Kapitel 3. Wenn Sie nicht so lange warten wollen, drücken Sie auf dem jeweiligen Eingabe feld [F1], um die OnlineHilfe aufzurufen. Drücken Sie [F4], um die zu lässigen Eingabewerte anzuzeigen.

Abb. 2-4: Grunddaten

29

2 Berichts zeitraum


Auf der Registerkarte Berichtszeitraum hinterlegen Sie Ihre Vorschlagswerte für das Geschäftsjahr und die Perioden.

Abb. 2-5: Berichtszeitraum

30

2


Auf der Registerkarte Berichtswährung wählen Sie als Berichtswährung die gemeinsame Kostenrechnungskreiswährung, wenn Sie keine Kostenstellen in unterschiedlichen Ländern mit unterschiedlicher Landeswährung haben, für die Sie Berichte in der lokalen Objektwährung bevorzugen.

Berichts währung

Abb. 2-6: Berichtswährung Auf der hier nicht mehr dargestellten Registerkarte Weitere Angaben geben Sie einen Vorschlagswert für die Version an, aus der die Plandaten zu lesen sind. Das ist sinnvoll, wenn Sie in SAP ERP® mehrere Planversionen parallel einsetzen, um verschiedene Planungsstände zu verwalten.

Weitere Angaben

Tipp Falls das System alle für den Berichtsaufruf erforderlichen Daten aus den Benutzereinstellungen ermitteln kann, wird der Bericht ohne das Selekti onsbild sofort angezeigt und Sie können keine anderen Berichtsparameter mehr eingeben. Lassen Sie deshalb einen Parameter (wie zum Beispiel die Kostenstellengruppe) in den Benutzereinstellungen undefiniert.

31

2


2.4.2 PlanIstVergleich

Abschnitte

Der Plan-Ist-Vergleich ist der Klassiker der Kostenstellenauswertungen. Er ist – wie alle Kostenstellenberichte, die Periodensummen anzeigen – ein Report-Painter-Bericht. Der Plan-Ist-Vergleich besteht im Wesentlichen aus drei Abschnitten. Im ersten Abschnitt stellt er die Plan- und die Istkosten einander gegenüber und zeigt die absoluten und relativen Abweichungen. Im zweiten Abschnitt sehen Sie Plan- und Istwerte für die Leistungsarten. Im dritten Abschnitt sind Plan- und Istwerte für statistische Kennzahlen dargestellt. Bei der Analyse des Kostenstellenberichts sollten Sie insbesondere die folgenden Werte im Blick haben (Abb. 2-8): •

Abweichung Ist minus Plan

•

Sie sehen die gesamte Abweichung in der Summenzeile Belastung und einzelne Abweichungen je Kostenart in der jeweiligen Berichtszeile. Die Abweichungen sind auf Verbrauchsdifferenzen oder auf veränderte Ressourcenpreise zurückzuführen. Voraussetzung für diesen Vergleich ist eine Kostenstellenplanung. Meistens steht Ihnen nicht für jede einzelne Kostenart ein Planwert zur Verfügung. Dann brauchen Sie zumindest einen Planwert pro Summenzeile im Bericht. Über-/Unterdeckung Ist Die Über-/Unterdeckung der Istkosten ist die Differenz aus allen Belastungen und Entlastungen der Kostenstelle. Hat die Kostenstelle alle belasteten Kosten weiterverrechnet oder sind wegen Unterbeschäftigung Kosten stehen geblieben?

32

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Infosystem ► Berichte zur Kostenstellenrechnung ► PlanIstVergleiche ► Kosten stellen: Ist/Plan/Abweichung

TCode

S_ALR_87013611

2


Im Einstiegsbild geben Sie den Kostenrechnungskreis, das Geschäftsjahr, die Perioden und die Version der Plandaten an. Für die Angabe der Kostenstellen haben Sie die folgenden Möglichkeiten: • • • •

Startein stellungen

eine vordefinierte Kostenstellengruppe, eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall (Wert … bis …), Mehrfachselektion über das Icon zur Angabe weiterer einzelner Kostenstellen und/oder Intervalle.

Wenn Sie das Feld Kostenartengruppe leer lassen, werden die Kostenarten nach Nummern aufsteigend angezeigt. Klicken Sie auf das Icon , um den Bericht anzuzeigen.

Abb. 2-7: Kostenstellenbericht – Einstieg Der Kostenstellenbericht wird für die gewählte Kostenstelle oder Kostenstellengruppe ausgeführt. Bei einer Kostenstellengruppe werden die Werte aus den Kosten der in der Kostenstellengruppe zusammengefassten Kostenstellen aufsummiert. Gleiches geschieht, wenn Sie im Einstiegsbild mehre Kostenstellen manuell angegeben haben.

33

2 Spalteninhalte


Die Spalten zeigen die folgenden Inhalte an: • • • •

Berichtsanzeige

Istkosten: Periodensummen pro Kostenart aus Istbuchungen in FI und CO, Plankosten: Periodensummen pro Kostenart aus den in der gewählten Version geplanten Kosten, absolute Abweichungen: Istkosten – Plankosten, relative Abweichungen: (Istkosten – Plankosten) : Plankosten.

In den Zeilen werden die Werte je Kostenart getrennt nach den Blöcken Belastung aus Buchungen auf die Kostenstelle und Entlastung durch Verrechnungen von der Kostenstelle an andere Objekte angezeigt.

Abb. 2-8: Kostenstellenbericht Ist/Plan/Abweichung Soweit in Ihrem System eine vollständige und abgestimmte Kostenstellenplanung durchgeführt wurde, hat die Kostenstelle im Plan abgesehen von kleinen Rundungsdifferenzen einen Saldo von null.

34

2


Wenn Sie beim Berichtseinstieg (wie in Abb. 2-9) eine Kostenartengruppe angeben, erhält Ihr Bericht eine fixe Zeilenstruktur mit Zwischensummen nach Kostenartengruppen. Eine Kostenartengruppe ist eine vordefinierte Berichtszeilenstruktur, mit der Sie einzelne Kostenarten in selbst definierte Kategorien wie Material, Personal und sonstige Kosten zusammenfassen können. Wir empfehlen Ihnen das vor allem für vergleichende Auswertungen, damit Sie eine einheitliche Zeilenstruktur erhalten.

Zeilenstruktur

Tipp Für offizielle Berichte empfehlen wir Ihnen, eine unternehmensweit verbindliche Kostenartengruppe zu verwenden, die zentral gepflegt wird, damit keine Kostenart vergessen wird.

Wenn Sie den Bericht für eine Kostenstellengruppe aufrufen, sehen Sie links den Bildschirmbereich Variation Kostenstelle. Innerhalb des Berichts wählen Sie mit einem Klick auf eine Kostenstellengruppe oder eine Kostenstelle die Berichtsdaten für das gewählte Objekt, das an der gelb hinterlegten Zeile erkennbar ist. Auf diese Weise lassen sich einzelne Kostenstellen einer Kostenstellengruppe problemlos auswerten, ohne den Kostenstellenbericht jeweils neu aufzurufen. Wählen Sie im Menü den Menüpunkt

Variation

Summierungs stufen

Einstellungen ► Summierungsstufen

aus und verwenden Sie eine Anzeige von Stufe 1, wodurch nur die Summenzeilen, aber keine Kostenarten angezeigt werden. Auf diese Weise wird der Kostenstellenbericht übersichtlicher. Bei Bedarf lassen sich einzelne Summenzeilen mit expandieren. Die Funktionen bei der Berichtsausführung beschreiben wir ausführlich in Kapitel 2.4.4.

35

2


Abb. 2-9: Kostenstellenbericht mit Kostenartengruppe

2.4.3 Kostenstelle: IstSollAbweichung

Sollkosten und Beschäftigungs grad

36

Die Ist-Soll-Abweichung ist für alle Kostenstellen sinnvoll, bei denen Leistungsarten geplant wurden (so wie bei der Kostenstelle Montage unserer Naturholzmöbel GmbH). Gegenüber dem Plan-IstVergleich hat dieser Bericht den Vorteil, dass die Plankosten an den tatsächlichen Beschäftigungsgrad der Kostenstelle angepasst werden. Der Beschäftigungsgrad ist hierbei als der Quotient von Istbeschäftigung und Planbeschäftigung definiert. Wir vergleichen die Istkosten also nicht mit den ursprünglichen Plankosten, sondern mit den über den Beschäftigungsgrad umgerechneten Sollkosten. Abb. 2-10 illustriert diese Zusammenhänge; ausgehend von den ursprünglichen Plankosten (d. h. den auf der Basis der angenommenen Beschäftigung geplanten Gesamtkosten) wurden die Funktion der verrechneten Plankosten und die Sollkostenfunktion in das Schaubild eingezeichnet. Die verrechneten Plankosten entsprechen den auf unterschiedliche Beschäftigungsgrade umgerechneten Plankosten, wobei von der Fiktion ausgegangen wird, dass sich alle Kosten proportional zur Beschäftigung verhalten. Das ist auch der Grund dafür, dass die resultierende Kurve durch den Nullpunkt geht.


2

Demgegenüber wurde bei der Sollkostenfunktion die wesentlich realitätsnähere Annahme unterstellt, dass nur ein Teil der Gesamtkosten proportional zur Beschäftigung schwankt, während der andere Teil kapazitätsbedingt und deshalb unabhängig von der Beschäftigung ist. Aus diesem Grund schneidet die Sollkostenfunktion die Abszisse in Höhe der Fixkosten, die auch bei einer angenommenen Beschäftigung von null anfallen.

Abb. 2-10: Sollkosten Aufgrund der vielen Missverständnisse, die sich hierbei in der Praxis ergeben, sei nochmals darauf hingewiesen, dass die folgenden Voraussetzungen für die Ermittlung des Beschäftigungsgrads und der Sollkosten bestehen: • •

eine leistungsabhängige Kostenplanung auf der Basis von Bezugsgrößen oder im SAP-Jargon „Leistungsarten“ sowie eine realitätsnahe Kostenspaltung in fixe (kapazitätsbedingte) und variable (proportionale und beschäftigungsbedingte) Kostenteile.

37

2


Beispiel Die Fertigungskostenstelle plant 100 Stunden der Leistungsart Perso nenstunden. Tatsächlich werden im Ist nur 90 Stunden geleistet. Beschäftigungsgrad = 90 h : 100 h = 0,9 oder 90 % Plankosten fix = 10.000 Plankosten var = 20.000 Sollkosten = 10.000 + 0,9 x 20.000 = 28.000

Abweichungen

SAP ERP® berechnet die Sollkosten bei der Berichtsausführung für jede einzelne Kostenart. Der Bericht stellt die Sollkosten den Istkosten gegenüber und berechnet die absoluten und relativen Abweichungen. Abb. 2-10 zeigt, dass die Kostenstelle eine Unterdeckung aufweist. Die auf die Leistungsempfänger (andere Kostenstellen, Fertigungsaufträge etc.) verrechneten Kosten sind kleiner als die Istkosten. Das Gegenteil wäre eine Überdeckung, bei der die verrechneten Kosten höher sind als die Istkosten. Das ist auf zwei Ursachen zurückzuführen: •

•

38

Die Abweichung Istkosten minus Sollkosten für die Summe Belastung der Kostenstelle ist auf Mehrverbrauch oder gestiegene Ressourcenpreise zurückzuführen. Die Über-/Unterdeckung Sollkosten kommt durch die Proportionalisierung der Fixkosten zustande. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Beschäftigungsabweichungen, die für Vollkostenrechnungen typisch sind. Bei der Kostensatz- bzw. Tarifermittlung werden die Gesamtkosten auf die Planleistung bezogen, um den Vollkostentarif zu berechnen, mit dem die Kostenstelle für erbrachte Leistungen entlastet wird. Wenn nun im Ist weniger geleistet wird, als ursprünglich geplant war, führt das zu einer Unterdeckung, weil jetzt weniger Fixkosten weiterverrechnet werden – bei einem Beschäftigungsgrad von 0,9 nur 90 % – als tatsächlich angefallen sind. Denn wie der Name schon sagt, sind Fixkosten unabhängig von Beschäftigungsänderungen. Steigt der Beschäftigungsgrad über 1, tritt der Effekt mit genau umgekehrter Wirkung auf.


2

Würden Sie einen Plan-Ist-Vergleich verwenden, könnten Sie falsche Schlüsse ziehen. Das passiert im folgenden Fall, der in Abb. 211 dargestellt ist. Sie freuen sich, dass Sie geringere Ist- als Plankosten und damit eine negative Abweichung haben. Das ist aber darauf zurückzuführen, dass Sie in der betrachteten Periode eine geringere Beschäftigung als in der ursprünglichen Planung haben. Wenn Sie die Abweichungen jetzt auf die Sollkosten beziehen, ändert sich das Vorzeichen, und Sie bekommen eine positive Abweichung. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Infosystem ► Berichte zur Kostenstellenrechnung ► SollIstVergleiche ► Kosten stellen: Ist/Soll/Abweichung

TCode

S_ALR_87013625

Wir wählen für unser Beispiel erneut die Kostenstelle Montage, damit Sie den Unterschied zum Plan-Ist-Vergleich erkennen.

Berichtsanzeige

Abb. 2-11: Kostenstellenbericht Ist/Soll/Abweichung

39

2


Wie zuvor beschrieben, hat diese Kostenstelle eine Unterdeckung, weil die Istkosten höher sind als die verrechneten Plankosten. Die gesamte Unterdeckung besteht aus der Abweichung der Belastungen durch höhere Kosten und den gegenüber der Planung geringeren Entlastungen. Das ist in dem dargestellten Berichtsausschnitt zwar nicht zu sehen, aber die Kostenstelle hat statt 2.500 nur 2.420 Stunden geleistet und deshalb eine geringere Entlastung als im Plan.

2.4.4 Funktionen in ReportPainterBerichten Expertenmodus aktivieren

Damit Ihnen wirklich alle Funktionalitäten innerhalb eines Berichts angeboten werden, sollten Sie überprüfen, ob Sie den Expertenmodus aktiviert haben. Klicken Sie hierzu in der Menüleiste auf und markieren Sie im folgenden Pop-up-Fenster das Kennzeichen Expertenmodus.

Abb. 2-12: Menüleiste Kostenstellenbericht Ist der Expertenmodus nicht aktiviert, stehen Ihnen nur wenige Funktionen zur Verfügung. Das ist für gelegentliche Anwender gedacht. Die wichtigsten Funktionen für die Nutzung von ReportPainter-Berichten haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt: Funktionen

Über Optionen/Office Integration stellen Sie die Berichtsoberfläche auf ExcelDarstellung um. Sie haben dann zusätzlich Grafik und Makrofunktionalitäten zur Verfügung. Mit diesem Icon exportieren Sie einen Bericht in Excel, Word oder HTMLFormat. Mit diesem Icon rufen Sie die SAPGrafik auf. Wir empfehlen Ihnen allerdings, den Bericht erst nach Excel zu exportieren und Grafiken in Excel zu erstellen. So versenden Sie den Bericht an anderen SAPBenutzer oder an Mail

40


2

Empfänger. Dieses Icon aktiviert die Berichts/BerichtsSchnittstelle, die ein kon textbezogenes Verzweigen auf Empfängerberichte erlaubt. Damit lassen sich Einzelposten für Plan und Ist oder ein Periodenaufriss zu einer Kostenart anzeigen. Sie Setzen den Cursor auf die Zelle, auf der Sie einen Empfängerbericht ausführen wollen und klicken auf dieses Icon oder machen einen Doppelklick auf die Zelle. Sie starten den gewünschten Bericht, indem Sie im PopupFenster auf die Zeile mit dem gewünschten Empfängerbericht doppelklicken. Damit expandieren Sie den gesamten Bericht. Umgekehrt komprimieren Sie den ganzen Bericht auf die oberste Sum mierstufe. Damit expandieren Sie diesen Abschnitt eines Berichts. Mit diesem Icon komprimieren Sie diesen Abschnitt des Berichts. Sie setzen den Cursor auf eine Spaltenüberschrift, um sie mit diesem Icon aufsteigend zu sortieren. Sie setzen den Cursor auf eine Spaltenüberschrift, um sie mit diesem Icon absteigend zu sortieren. Darstellung des Berichts in einer frei wählbaren Währung mit Stich tagsumrechnung. Mit diesem Icon definieren Sie Schwellenwerte für bestimmte Spalten. Dazu geben Sie die Bedingung (< oder >), den Schwellenwert als Be trag und die Bezugsspalte (Istkosten oder Plankosten) an, auf die sich die Bedingung bezieht. Wahlweise werden nur die Zeilen, die die Be dingung erfüllen, oder alle Zeilen angezeigt, wobei alle Zeilen, die die Bedingung erfüllen, farblich hervorgehoben werden. Sprung zum nächsten Berichtsabschnitt. Sprung zurück zum vorigen Berichtsabschnitt. Mit diesem Icon positionieren Sie die Berichtsdarstellung auf die aus gewählte Spalte als erste Spalte in der Anzeige. Mit dieser Funktion blättern Sie eine Spaltengruppe weiter nach rechts. Im KostenstellenPlanIstVergleich wechseln Sie damit von der Anzeige der Kosten auf die Mengen. Mit dieser Funktion blättern Sie eine Spaltengruppe weiter nach links. Mit diesem Icon drucken Sie den Bericht aus.

41

2


2.4.5 Drilldown zum Ursprungsbeleg Ursprungs belege recherchieren

Eine wichtige Funktion zur Analyse in Berichten stellt der Drilldown von den Summensätzen auf die Einzelposten und weiter auf die Ursprungsbelege dar. Ausgangspunkt sind die Kostenartensummen für einzelne oder mehrere Perioden in einem Kostenstellenbericht. Von den Summenwerten (Summensatzebene) gelangen Sie im ersten Schritt auf die Liste jener Einzelposten, aus denen die Summe besteht, und von dort weiter auf den Ursprungsbeleg. SAP ERP® verwendet Summensätze, damit Berichtsaufrufe schneller durchgeführt und nicht aus allen Einzelbelegen jeweils neu erstellt werden müssen.

Abb. 2-13: Drill-down Einzelposten bericht

42

Sie erhalten ein Pop-up-Fenster zur Auswahl eines Einzelpostenberichts, indem Sie den Cursor auf eine Zeile setzen und das Icon anklicken oder indem Sie in der betreffenden Zeile einen Doppelklick ausführen. Beachten Sie, dass es für Ist- und Planeinzelposten unterschiedliche Einzelpostenberichte gibt. Sie starten den gewünschten Bericht mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile im Pop-up-Fenster. Führen Sie einen Doppelklick auf Kostenstellen Einzelposten Ist aus, um die Einzelpostenliste einzusehen.

2


Abb. 2-14: Einzelpostenliste Wenn Sie beim Drill-down auf der untersten Ebene angelangt sind, sehen Sie – je nach Art der Buchung – verschiedene Ursprungsbelege. Wir stellen Ihnen die gängigen Arten von Ursprungsbelegen vor, damit Sie sie interpretieren können. Ein FI-Beleg wird bei Sachkonten-, Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchungen erstellt. Jeder Beleg besteht aus einem Kopf und mindestens je einer Belegzeile für Soll und Haben. Über das Icon können Sie sich die Kopfdaten anzeigen lassen, die u. a. den Erfasser des Belegs enthalten. Die einzelnen Zeilen enthalten die Belegpositionen, in denen die bebuchten Konten und Beträge zu sehen sind.

FIBeleg

Abb. 2-15: Ursprungsbeleg aus FI

43

2 Materialbeleg


Ein Materialbeleg wird bei Warenausgangsbuchungen erzeugt, wenn Material aus dem Lager für eine Kostenstelle oder für ein anderes CO-Objekt entnommen wird (Abb. 2-16). Ein weiterer Anwendungsfall ist eine Wareneingangsbuchung zu einer Bestellung für eine bestimmte Kostenstelle. Mit einem Klick auf das Icon können Sie sich die Rechnungswesenbelege zum Materialbeleg anzeigen lassen.

Abb. 2-16: Ursprungsbeleg aus Wareneingangsbuchung Eingangs rechnung aus der Logistik Rechnungs prüfung

44

Alle Rechnungen mit Bestellbezug werden in der LogistikRechnungsprüfung und nicht in FI erfasst. Zeitgleich wird ein offener Posten in der Kreditorenbuchhaltung und bei kontierten Bestellungen für ein CO-Objekt ohne Wareneingang eine Kostenbelastung in CO erstellt. Sie sehen eine Eingangsrechnung aus der Rechnungsprüfung als Ursprungsbeleg bei der Beschaffung von Fremdleistungen oder Nichtlagermaterial. Diese Belege sehen dann so aus:


2

Abb. 2-17: Ursprungsbeleg aus der Rechnungsprüfung Dieser CO-interne Beleg entsteht durch Verrechnung von Leistungen, die eine Kostenstelle für andere CO-Objekte erbringt. In Abb. 2-18 sehen Sie die Senderkostenstelle/Senderleistungsart und die für den Empfänger erbrachte Leistungsmenge.

Direkte Leistungs verrechnung

Abb. 2-18: Leistungsverrechnung

45

2 Arbeitszeit blattdaten


Eine Variante zur direkten Leistungsverrechnung ist die Zeiterfassung im Arbeitszeitblatt CATS. Hier entstehen bei der Überleitung der Zeitdaten aus CATS CO-interne Belege für die Leistungsverrechnung.

Abb. 2-19: Ursprungsbeleg aus dem Arbeitszeitblatt COBeleg aus Kostenver rechnung in CO

Bei Verrechnungen, die innerhalb des CO stattfinden, wird nur ein CO-Beleg geschrieben. Das sind beispielsweise Belege aus Verteilungen, Umlagen, Umbuchungen und Abgrenzungen. Wir zeigen Ihnen in Abb. 2-20 den Beleg zu einer Umlage. Von einem CO-Beleg wird zuerst nur der Belegkopf angezeigt. Die Belegpositionen dazu sehen Sie nach einem Klick auf das Icon . Diese CO-Belege enthalten (wie FI-Belege) mindestens eine Soll- und eine Habenposition.

Abb. 2-20: Ursprungsbeleg aus CO

46

2


2.4.6 Einzelpostenanzeige für Kostenstellen Als Alternative zum Drill-down in Berichten können Sie Ist- und Planeinzelposten in CO direkt aufrufen. Diese Transaktionen sind nicht für das reguläre Reporting, sondern für die Analyse bestimmter Sachverhalte gedacht. So z. B., wenn Sie nach hohen Buchungsbeträgen, großen Abweichungen oder Fehlkontierungen suchen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Infosystem ► Berichte zur Kostenstellenrechnung ► Einzelposten ► Kostenstellen: Einzelposten Ist (Plan)

TCode

KSB1 (KSBP)

Im Einstiegsbild schränken Sie nach Kostenstelle(n), Kostenart und Buchungszeitraum ein.

Startein stellungen

Abb. 2-21: Kostenstellen Einzelposten – Einstieg

47

2 Berichtsanzeige


Klicken Sie auf , um die Auswertung zu starten, die schon einmal etwas länger auf sich warten lassen kann, wenn Sie im Einstiegsbild nicht eng genug eingegrenzt haben.

Abb. 2-22: Kostenstellen Einzelposten – Anzeige

Layout auswählen

48

Sie sehen in den einzelnen Zeilen die auf die ausgewählten Kostenarten gebuchten Beträge. Die Summe der Einzelposten einer Periode ergibt den Periodenwert im Summensatz, der beim Aufruf eines Kostenstellenberichtes angezeigt wird. Um ein passendes Layout für die Anzeige auszuwählen, klicken Sie auf . Im Pop-up-Fenster Layout auswählen werden Ihnen die verfügbaren Layouts angezeigt. Die Standardlayouts von SAP ERP® beginnen mit einer Zahl an der ersten Stelle, die unternehmensspezifischen, allgemein verfügbaren Layouts beginnen mit „/“ und die benutzerspezifischen Layouts mit „Z“.


2

Abb. 2-23: Layouts für Einzelpostenanzeige Mit einem Doppelklick wählen Sie ein Layout aus. Dieses Layout wird für die Einzelpostenanzeige verwendet. Die Einzelposten werden dann wie in Abb. 2-22 aufgelistet. Wenn Sie den Ursprungsbeleg einer Zeile sehen wollen, machen Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile.

49

2 Layout ändern


Über das Icon

können Sie das bestehende Layout verändern.

Abb. 2-24: Layout ändern Spalten auswählen

Die Spalten, die in der Listanzeige eingeblendet sind, werden unter Angezeigte Spalten aufgelistet, die ausgeblendeten Spalten befinden sich im Bereich Spaltenvorrat. Wählen Sie die Spalten, die Sie anzeigen wollen, durch Markieren im Spaltenvorrat aus und übernehmen Sie sie über das Icon in den Bereich Angezeigte Spalten. Umgein den kehrt blenden Sie Spalten aus, indem Sie sie über das Icon Spaltenvorrat zurückstellen. Übernehmen Sie Ihre Auswahl mithilfe des Icons , wenn Sie die Anzeige nur einmalig benötigen, oder klicken Sie auf das Icon , um das Layout zu speichern. Sie können Ihr Layout auch nachträglich durch einen Klick auf das Icon sichern, entweder allgemein verfügbar oder benutzerspezifisch: • •

50

Ein mandantenweit verfügbares Layout beginnt mit dem Zeichen „/“. Ein benutzerspezifisches Layout, das nur Sie selbst verwenden können, ist daran erkennbar, dass es mit einem „Z“ beginnt.


2

Abb. 2-25: Eigenes Layout sichern

2.4.7 Funktionen in ListViewerBerichten Wir haben für Sie die wichtigsten Funktionen für List-ViewerBerichte zusammengestellt. Mit diesem Icon rufen Sie den Ursprungsbeleg auf.

Funktionen

Mit der Filterfunktion grenzen Sie die Anzeige mit frei definierbaren Schwellenwerten für bestimmte Spalten ein. Markieren Sie eine Spalte mit dem Cursor, klicken Sie auf das FilterIcon und geben Sie im PopupFenster das Kostenintervall an, für das Sie Einzelposten sehen wollen. Setzen Sie den Cursor auf eine Spaltenüberschrift, um sie mit diesem Icon aufsteigend zu sortieren. Setzen Sie den Cursor auf eine Spaltenüberschrift, um sie mit diesem Icon absteigend zu sortieren. Das Layout lässt sich ändern, indem Sie zusätzliche Spalten einblen den oder nicht benötigte Spalten ausblenden (siehe Kapitel 2.4.6).

51

2


Markieren Sie eine Spalte und klicken Sie auf das Icon Summe, um die Spaltensumme der Einzelposten anzuzeigen (nur für Kennzahlen). Sie löschen die Summenanzeige, indem Sie den Vorgang wiederho len. Sie können die Gesamtsumme nach einem Merkmal der Einzelpos tenanzeige untergliedern und dafür Zwischensummen anzeigen. Dazu markieren Sie eine Merkmalsspalte und klicken auf das Icon Zwischensumme. Voraussetzung ist, dass die Summenanzeige bereits aktiv ist. Um die Zwischensumme wieder zu entfernen, klicken Sie auf Layout ändern und löschen die Markierung für die Bildung von Zwischen summen auf der Registerkarte Sortierung. So versenden Sie den Bericht an andere SAPBenutzer oder an Mail Empfänger. Damit exportieren Sie einen Bericht in Excel, Word oder HTML Format. Erstellen Sie eine ABCAnalyse mit frei definierbaren Grenzen für die A, B und CSegmente. Damit drucken Sie den angezeigten Bericht aus.

2.5 Auftragsberichte 2.5.1 Benutzereinstellungen für Auftragsberichte Über die Benutzereinstellungen können Sie für den Aufruf von Auftragsberichten Ihre individuellen Vorschlagswerte hinterlegen, die im Selektionsbild zu einem Bericht als Vorschlagswerte eingetragen werden. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Infosystem ► Benut zereinstellungen

TCode

RPO0

Sie gehen wie bei den Benutzereinstellungen für die Kostenstellenberichte vor.

52

Auftragsberichte

2

Abb. 2-26: Benutzereinstellungen Auf der Registerkarte Grunddaten geben Sie Vorschlagswerte für den Kostenrechnungskreis, die Auftragsgruppe und die Kostenartengruppe an. Die Eingaben auf allen übrigen Registerkarten entsprechen denen bei den Benutzereinstellungen für die Kostenstellenberichte (siehe Kapitel 2.4.1). Auch für die Auftragsberichte gilt: Falls Sie alle Parameter in den Benutzereinstellungen vorgegeben haben, erscheint nach dem Berichtsaufruf kein Selektionsbild und der Bericht wird sofort mit den voreingestellten Werten ausgeführt.

Grunddaten

2.5.2 Auftrag: PlanIstVergleich Innenaufträge sind ein nützliches Instrument, um Maßnahmen im Gemeinkostenbereich kostenmäßig zu verfolgen. Ein häufig eingesetzter Bericht ist der Standardbericht Ist/Plan/Abweichung für einzelne Aufträge oder Auftragsgruppen. In der Praxis werden Innen-

53

2


aufträge nicht so detailliert geplant wie Kostenstellen, weshalb oft nur die Istkosten und die Gesamtabweichung betrachtet werden.

Startein stellungen

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Infosystem ► Be richte zu Innenaufträgen ► PlanIstVergleiche ► Auftrag: Ist/Plan/Abweichung

TCode

S_ALR_87012993

Im Einstiegsbild geben Sie den Kostenrechnungskreis, das Geschäftsjahr, die Perioden und die Version der Plandaten an, die Sie auswerten wollen. Für die Auswahl der Innenaufträge haben Sie die folgenden Möglichkeiten: • • • •

eine Auftragsgruppe, einen einzelnen Auftrag, ein Auftragsnummernintervall (Wert … bis …), Mehrfachselektion mit dem Icon ner Aufträge und/oder Intervalle.

zur Angabe weiterer einzel-

Wenn Sie bei der Kostenartengruppe keine Angabe machen, werden die gebuchten Kostenarten nach Nummern aufsteigend angezeigt. Klicken Sie auf das Icon , um den Bericht anzuzeigen.

Abb. 2-27: Auftragsbericht – Einstieg

54

2

Auftragsberichte

Nun sehen Sie die Kosten der gewählten Auftragsgruppe. Die Summe der Auftragsgruppe wird beim Berichtsaufruf aus den Summen der untergeordneten Aufträge errechnet. Genauso verhält es sich, wenn Sie im Einstiegsbild mehrere Aufträge manuell selektiert haben. Analog zu den Kostenstellenberichten gibt es eine Summe Kosten, die den Belastungen im Kostenstellenbericht entspricht, und eine Summe Abgerechnete Kosten, die den Entlastungen im Kostenstellenbericht entspricht, und deren Saldo. In den Zeilen werden die Werte je Kostenart dargestellt.

Berichtsanzeige

Abb. 2-28: Auftragsbericht für Auftragsgruppe Die Spalteninhalte entsprechen denen des Kostenstellenberichts. Wenn Sie den Bericht für eine Auftragsgruppe aufrufen, wird links der Bereich Variation angezeigt, aus dem Sie einen einzelnen Innenauftrag mit Doppelklick auswählen können. So können Sie problemlos zwischen einzelnen Innenaufträgen wechseln, ohne den Auftragsbericht neu aufrufen zu müssen. Geben Sie in der Einstiegsmaske nur eine einzige Auftragsnummer an, fehlt der Bereich Variation in der Berichtsanzeige.

Variation

55

2


Abb. 2-29: Auftragsbericht für einen einzelnen Auftrag Die Funktionen bei der Berichtsausführung entsprechen denen bei den Kostenstellenberichten (siehe Kapitel 2.4.4). Auch hier steht Ihnen ein Drill-down auf die Ursprungsbelege zur Verfügung, mit dem Sie Kostenüberschreitungen auf den Grund gehen können (siehe Kapitel 2.4.5).

2.5.3 Auftrag: Plan/Ist/Obligo

Obligo

Wir zeigen Ihnen an dieser Stelle noch einen weiteren Auftragsbericht, der für ein zeitnahes Controlling nützlich ist, weil er alle Verfügungen über Mittel durch Bestellanforderungen und vertragliche Verpflichtungen wie Bestellungen und Mittelbindungen berücksichtigt, die später einmal zu Istkosten führen. Diese zukünftigen Kosten bezeichnet man als Obligo. Obligo wird beim Anlegen einer Bestellanforderung oder einer Bestellung mit Kontierung an einen Innenauftrag gebildet und mit dem Verbuchen des Wareneingangs oder der Rechnung bei Dienstleistung wieder aufgelöst. Das Obligo ist ein Teil der verfügten Mittel: Verfügtwert = Istkosten + Obligo

56

Auftragsberichte

2

Eine weitere wichtige Information in diesem Bericht ist der verfügbare Betrag, den Sie noch ausgeben können. Verfügbar = Plankosten – Verfügtwert Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Infosystem ► Be richte zu Innenaufträgen ► PlanIstVergleiche ► Zusätzliche Kennzahlen ► Auftrag: Ist/Plan/Obligo

TCode

S_ALR_87012999

Die Angaben beim Berichtseinstieg sind die gleichen wie beim PlanIst-Vergleich, weshalb wir Ihnen nur den resultierenden Bericht zeigen. Der Wert in der Spalte Obligo stammt aus einer Bestellung für den bereits gezeigten Messeauftrag. Der hier gezeigte Bericht wurde früher als der oben dargestellte Bericht Plan/Ist/Abweichung aufgerufen, als noch keine Rechnung zur Bestellung gebucht war.

Berichtsanzeige

Abb. 2-30: Auftragsbericht Ist/Plan/Obligo

2.5.4 Einzelpostenanzeige für Aufträge Um herauszufinden, aus welchen einzelnen Buchungen die Periodensumme einer Kostenart besteht, verwenden Sie die Anzeige von Ist- und Planeinzelposten nach Kostenarten. Bei jeder Buchung auf Aufträge wird ein Einzelposten in CO geschrieben. Diese Transaktion

57

2


ist nicht für das reguläre Reporting gedacht, sondern für die Analyse von großen Einzelbeträgen und hohen Abweichungen oder zur Fehlersuche.

Startein stellungen

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Infosystem ► Be richte zu Innenaufträgen ► Einzelposten ► Innenaufträge: Einzelposten Ist (Plan)

TCode

KOB1 (KOBP)

Im Einstiegsbild schränken Sie nach Aufträgen, Kostenart und Buchungszeitraum ein. Je nach Analysezweck können Sie entweder nach allen Einzelposten eines Auftrags suchen oder ermitteln, auf welchen Aufträgen eine bestimmte Kostenart gebucht wurde.

Abb. 2-31: Aufträge Einzelposten Ist – Einstieg Mit dem Icon starten Sie die Auswertung, die schon einmal länger dauern kann, wenn Sie im Einstiegsbild nicht eng genug eingegrenzt haben.

58

Projektberichte

2

Abb. 2-32: Aufträge Einzelposten Ist – Anzeige Alles Weitere entspricht der Einzelpostenanzeige für Kostenstellen. Deshalb begnügen wir uns bezüglich der Layoutgestaltung mit einem Hinweis auf Kapitel 2.4.6 und bezüglich der Funktionen in der Einzelpostenanzeige auf Kapitel 2.4.7.

2.6 Projektberichte 2.6.1 Projekt: Ist/Plan/Abweichung Projekte setzen Sie für das Abwickeln komplexer Vorhaben ein, die nach zeitlichen Phasen oder inhaltlichen Teilbereichen strukturiert werden. Sie stellen Kostenbetrachtungen für die einzelnen Teile des Projekts, den PSP-Elementen und das Gesamtprojekt an. Nebenbei erwähnt, steht PSP für Projekt-Struktur-Plan. Während Sie mit einer Kostenstelle oder einem Innenauftrag ein einzelnes Kontierungsund Controllingobjekt vor sich haben, hat ein Projekt eine hierarchische Struktur mit vielen PSP-Elementen. Jedes einzelne PSPElement stellt ein Controllingobjekt dar. Pfad

Rechnungswesen ► Projektsystem ► Infosystem ► Controlling ► Kosten ► Planbezogen ► Nach Kostenarten ► Ist/Plan/Abweichung absolut/Abw %

TCode

S_ALR_87013543

59

2 DBProfil


Beim ersten Aufruf eines Projektberichts ist das DB-Profil für die logische Datenbank des Projektsystems einzugeben, über das gesteuert wird, ob die Kosten, die auf einem dem Projekt zugeordneten Objekt (Innenauftrag, Fertigungsauftrag, Instandhaltungsauftrag) gebucht und geplant sind, mit angezeigt werden sollen. Das DB-Profil können Sie über temporär ändern, um bestimmte Objekte mit auszuwerten oder auszuschließen. Ein Auftrag ist dann zugeordnet, wenn in seinem Stammsatz ein PSPElement eines Projektes eingetragen ist.

Abb. 2-33: DB-Profil ändern

60

2

Projektberichte

Im Einstiegsbild geben Sie das Projekt, den Kostenrechnungskreis, die Geschäftsjahre und Perioden sowie die Version der Plandaten an, die Sie auswerten wollen. Mit der Mehrfachauswahl können Sie den Bericht gleich für mehrere Projekte auf einmal aufrufen. Ohne Angabe der Kostenartengruppe werden die gebuchten Kostenarten nach Nummern aufsteigend angezeigt. Nach allen Eingaben starten Sie den Bericht mit .

Startein stellungen

Abb. 2-34: Projektbericht – Einstieg Sie sehen zunächst immer die Kosten des gesamten Projekts. Durch Anklicken eines PSP-Elements im Bereich Variation können Sie einzelne PSP-Elemente analysieren.

Berichtsanzeige

61

2


Abb. 2-35: Projektbericht Ist/Plan/Abweichung In den Projektberichten werden Hierarchien von Objekten dargestellt. Durch Anklicken einer Zeile der Hierarchie im links angezeigten Bereich Variation Objekt schränken Sie die Kostenanzeige auf dieses Objekt (PSP-Elementengruppe, einzelnes PSP-Element oder zugeordnete Aufträge) ein. Die verfügbaren Funktionalitäten entsprechen denen der Kostenstellenberichte (siehe Kapitel 2.4.4).

2.6.2 Projektbericht: Kosten/Erlöse/Ausgaben/ Einnahmen Wir zeigen Ihnen noch einen zweiten Bericht, der gut dazu geeignet ist, Ihnen einen Überblick über mehrere Jahre für externe Projekte zu bieten. Es werden nicht nur Kosten, sondern auch Erlöse sowie Ein- und Auszahlungen dargestellt.

Startein stellungen

62

Pfad

Rechnungswesen ► Projektsystem ► Infosystem ► Controlling ► Kos ten/Erlöse/Ausgaben/Einnahmen

TCode

S_ALR_87013531

Im hier nicht wiedergegebenen Einstiegsbild geben Sie das Projekt und die Version an. Es werden immer die Gesamtkosten und -erlöse des Projektes angezeigt. Mithilfe der Mehrfachauswahl können Sie den Bericht gleich für mehrere Projekte auf einmal starten. Klicken Sie auf , um den Bericht anzuzeigen. Bei diesem Bericht handelt

Kostenträgerberichte

2

es sich um einen Recherchebericht. Die Navigation in Rechercheberichten beschreiben wir in Kapitel 2.9.2.

Abb. 2-36: Projektbericht Kosten/Erlöse/Ausgaben/Einnahmen

2.7 Kostenträgerberichte In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen Berichte zu den gebräuchlichsten Kostenträgern Fertigungsauftrag, Produktkostensammler und Kundenauftrag. Die dargestellten Beispiele zeigen das Ergebnis aller Buchungen, die in den Folgekapiteln durchgeführt wurden.

2.7.1 Fertigungsauftragsbericht Fertigungsaufträge werden in der anonymen Lagerfertigung für Teile, Baugruppen und Standardprodukte eingesetzt, um definierte Losgrößen herzustellen. Ein Fertigungsauftragsbericht zeigt die Belastungen für Material, Fertigungsstunden und Gemeinkosten und die Entlastungen durch die Lieferung der gefertigten Produkte an das Lager. Zunächst ist es zweckmäßig, sich einen Überblick über alle Fertigungsaufträge zu verschaffen. Dazu verwenden Sie am besten eine Liste mit allen Fertigungsaufträgen zu einer bestimmten Selektion. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Infosystem ► Berichte zum Auftragsbezogenen Produktcontrolling ► Objektliste ► Auftragsselektion

TCode

S_ALR_87013127

63

2 Startein stellungen


Im Einstiegsbild grenzen Sie nach Werk, Materialnummern und Berichtszeitraum ab. Klicken Sie auf das Icon , um die Liste aller Fertigungsaufträge anzuzeigen.

Abb. 2-37: Auftragsselektion – Einstieg Nun sehen Sie eine Liste aller Fertigungsaufträge mit ihren Planund Istkosten und Mengen (Layout 1SAP01). Von hier können Sie für die weitere Analyse einfach mit einem Doppelklick auf den einzelnen Auftragsbericht springen und jederzeit wieder in die Liste zurückkehren. Durch Wechseln des Layouts über das Icon lassen sich weitere Auswertungen erzeugen.

Abb. 2-38: Auftragsselektion – Ergebnisliste

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2


Natürlich können Sie Berichte zu einzelnen Fertigungsaufträgen auch direkt aufrufen. Dazu verwenden Sie den folgenden Bericht: Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Infosystem ► Berichte zum Auftragsbezogenen Produktcontrolling ► Detailberichte ► zu Aufträgen

TCode

KKBC_ORD

Im Einstiegsbild geben Sie die Auftragsnummer und den Berichtszeitraum (kumuliert für die gesamte Laufzeit des Auftrags oder ein Periodenintervall) an. Klicken Sie auf das Icon , um den Bericht anzuzeigen.

Startein stellungen

Abb. 2-39: Fertigungsauftragsbericht – Einstieg In der Berichtsdarstellung sind verschiedene Layouts wählbar. Wir erläutern hier die drei gängigsten.

Berichtsanzeige

SollIstVergleich Der Soll-Ist-Vergleich (Layout 1SAP01) stellt die auf die bisher gelieferte Menge umgerechneten Plankosten den Istkosten gegenüber. In

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2


den Berichtszeilen sehen Sie die diversen Belastungen durch eingesetzte Ressourcen und die Entlastungen durch die Lieferung gefertigten Materials an das Lager. Der Bericht ist vor allem bei Teillieferungen sinnvoll, wenn zum Beispiel 40 Stück von 50 Stück der Losgröße geliefert wurden, weil dann nur die Plankosten für 40 Stück als Sollkosten angezeigt werden.

Abb. 2-40: Fertigungsauftrag – Soll-Ist-Vergleich Durch Ändern des Layouts über das Icon Auswertungen erzeugen.

lassen sich weitere

Kostenentwicklung Der Plan-Ist-Vergleich (Layout 1SAP02), von SAP als Kostenentwicklung bezeichnet, stellt die Plankosten den Istkosten gegenüber. In den Berichtszeilen sehen Sie die diversen Belastungen und die Entlastungen durch Lieferungen an das Lager. Der Bericht ist vor allem bei endgelieferten Fertigungsaufträgen sinnvoll. In unserem Fall sorgt die Abrechnung der Abweichungen des Auftrags für einen Saldo null.

66


2

Abb. 2-41: Fertigungsauftrag – Plan-Ist-Vergleich WIPBericht Der WIP-Bericht (Layout 1SAP03) zeigt Istkosten für begonnene Fertigungsaufträge, denen noch keine Ablieferungen gegenüberstehen. WIP steht für „work in process“ bzw. für „Ware in Arbeit“. Sind umgekehrt die Ablieferungen höher als die eingesetzten Ressourcen, werden Rückstellungen für fehlende Kosten ausgewiesen, ein Hinweis, dass noch nicht alle Rückmeldungen und Materialentnahmen verbucht wurden. Der folgende Bericht wurde zeitlich vor dem Plan-Ist-Vergleich aufgerufen, bevor die Lieferung an das Lager und die Abrechnung der Abweichungen durchgeführt wurde. Danach wäre der Bericht leer.

Abb. 2-42: Fertigungsauftrag - WIP-Bericht

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2


Die Funktionen bei der Berichtsausführung entsprechen denen der Einzelpostenanzeige (siehe Kapitel 2.4.6). Ebenso steht Ihnen der Drill-down auf die Ursprungsbelege zur Verfügung, wenn Sie Kostenüberschreitungen auf den Grund gehen wollen (siehe Kapitel 2.4.5).

2.7.2 Bericht zu Produktkostensammlern Produktkostensammler werden in der Serienfertigung zum Zweck eines periodischen Produktcontrollings eingesetzt. So wie der Fertigungsauftragsbericht, den wir im vorigen Kapitel dargestellt haben, zeigt der Produktkostensammlerbericht die Belastungen für Material, Fertigungsstunden und Gemeinkosten und die Entlastung durch die Lieferung der gefertigten Produkte an das Lager. Der Bericht zum Produktkostensammler ist immer materialbezogen.

Startein stellungen

68

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Periodisches Produktcontrolling ► Infosystem ► Be richte zum Periodischen Produktcontrolling ► Detailberichte ► zu Pro duktkostensammlern

TCode

KKBC_PKO

Im Einstiegsbild geben Sie das Material, das Werk und den Berichtszeitraum (kumuliert über die gesamte Laufzeit oder ein individuelles Periodenintervall) an. Klicken Sie dann auf das Icon , um den Bericht anzuzeigen.


2

Abb. 2-43: Produktkostensammlerbericht – Einstieg Der angezeigte Soll-Ist-Vergleich (Layout 1SAP01) stellt die auf die bisher gefertigten Mengen umgerechneten Plankosten den Istkosten gegenüber. In den Berichtszeilen sehen Sie die diversen Belastungen durch eingesetzte Ressourcen und die Entlastungen durch Lieferungen gefertigter Artikel an das Lager.

Berichtsanzeige

Abb. 2-44: Soll-Ist-Vergleich für Produktkostensammler Die Funktionen bei der Berichtsausführung entsprechen denen der Einzelpostenanzeige (siehe Kapitel 2.4.6). Ebenso steht Ihnen der Drill-down auf die Ursprungsbelege zur Verfügung (siehe Kapitel

69

2


2.4.5), wenn Sie Kostenüberschreitungen auf den Grund gehen wollen.

2.7.3 Kundenauftragsbericht Kundenaufträge werden für die Kundeneinzelfertigung und für die Dienstleistungsabwicklung eingesetzt. Auf einen Kundenauftrag werden Kosten und Erlöse gebucht, im Unterschied zum Fertigungsauftrag, auf den nur Kosten gebucht werden. Der Kundenauftragsbericht zeigt alle Belastungen für interne und externe Leistungen (Material und Gemeinkosten) sowie die Entlastungen aus Erlösen und der Auftragsabrechnung an die Ergebnisrechnung. Wie bereits für die Fertigungsaufträge beschrieben, ist es zweckmäßig, sich zuerst einen Überblick über alle Kundenaufträge zu verschaffen. Dazu verwenden Sie am besten eine Liste mit allen Kundenaufträgen zu einer bestimmten Selektion.

Startein stellungen

70

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Kundenauftragscontrolling ► Infosystem ► Berichte zum Kundenauftragscontrolling ► Objektliste ► Kundenauftragsselektion

TCode

S_ALR_87013104

Im Einstiegsbild grenzen Sie nach Kostenrechnungskreis, verschiedenen vertriebsbezogenen Merkmalen (Auftraggeber, Verkaufsorganisation), Werk, Materialnummer und Berichtszeitraum ein. Klicken Sie auf das Icon , um die Liste aller Kundenaufträge anzuzeigen.


2

Abb. 2-45: Kundenauftragsselektion – Einstieg Wir zeigen Ihnen die Liste der Aufträge im Überblick (Layout 1SAP04). Von hier können Sie einfach mit einem Doppelklick auf die Auftragsnummer in den einzelnen Auftragsbericht springen und jederzeit wieder zur Liste zurückkehren. Durch Wechsel des Layouts mithilfe des Icons lassen sich weitere Darstellungen erzeugen, von denen wir nur den Plan-Ist-Vergleich erwähnen (Layout 1SAP02).

Berichtsanzeige

Abb. 2-46: Liste der Kundenaufträge

71

2


Alternativ zum Einstieg über eine Liste können Sie auch direkt einzelne Kundenauftragsberichte aufrufen. Dazu verwenden Sie den folgenden Bericht:

Startein stellungen

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Kundenauftragscontrolling ► Infosystem ► Berichte zum Kundenauftragscontrolling ► Detailberichte ► zum Kundenauftrag

TCode

KKBC_KUN

Im Einstiegsbild geben Sie die Kundenauftragsnummer und den Berichtszeitraum (kumuliert für die gesamte Laufzeit oder für einen beliebigen Zeitraum) an. Klicken Sie auf das Icon , um den Bericht anzuzeigen.

Abb. 2-47: Einstiegsbild für Kundenauftragsbericht Berichtsanzeige

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In der Berichtsdarstellung können Sie zwischen verschiedenen Layouts wählen. Der Plan-Ist-Vergleich (Layout 1SAP01) stellt die Plandaten den Istdaten gegenüber. In den Berichtszeilen sehen Sie die diversen Belastungen durch eingesetzte Ressourcen und die Entlastungen durch Erlöse und Auftragsabrechnungen. Der Saldo aus Kosten und Erlösen stellt den Auftragserfolg dar. Unser Beispiel zeigt einen Kundenauftrag, der über mehrere Perioden läuft, nach Durchführung der Ergebnisermittlung. Die Ergebnisermittlung grenzt die Kosten des Umsatzes ab. Der Wert in der Zeile Belastung zeigt das Istergebnis ohne Abgrenzung. Die Werte im Abschnitt Abrechnung zeigen die für die Periode abgegrenzten und abgerech-


2

neten Erlöse und Kosten des Umsatzes aufgrund der Ergebnisermittlung. Im Beispiel wurde die Abgrenzung mit Planwerten durchgeführt, weshalb die Istkosten in der Zeile Auftragsabrechnung Sonstige Kosten mit den Plankosten für Verbrauch Rohstoffe und direkte Leistungsverrechnung identisch sind.

Abb. 2-48: Plan-Ist-Vergleich für Kundenauftrag mit Abgrenzung Nach Auflösung der Abgrenzung aus der Ergebnisermittlung bleiben nur die Isterlöse und die Istkosten, die an die Ergebnisrechnung abgerechnet werden. Dann hat der Kundenauftrag den Saldo Null. Dasselbe Bild ergäbe sich, wenn Sie gar keine Ergebnisermittlung ausgeführt hätten.

Abb. 2-49: Plan-Ist-Vergleich für Kundenauftrag – nach Auflösung der Abgrenzung

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2


Durch Ändern des Layouts über das Icon lassen sich weitere Auswertungen erzeugen. Die Funktionen bei der Berichtsausführung sind die gleichen wie bei der Einzelpostenanzeige (siehe Kapitel 2.4.6). Außerdem steht Ihnen der Drill-down auf die Ursprungsbelege zur Verfügung, wenn Sie Kostenüberschreitungen auf den Grund gehen wollen.

2.8 Profitcenterberichte Die Profitcenterrechnung bietet ein Ergebnisreporting aus einer internen Sicht nach Verantwortungsbereichen des Unternehmens. Sie integriert Plan- und Istdaten aller CO-Objekte und ermöglicht damit zusammenfassende, gemeinsame Berichte zu Kostenstellen, Aufträgen und Projekten über das gemeinsame Profitcenter. SAP ERP® bietet die klassische Profitcenterrechnung in CO (siehe Kapitel 8) und Auswertungen nach Profitcentern im neuen Hauptbuch (siehe Kapitel 9). Zu beiden Alternativen zeigen wir Ihnen grundlegende Standardberichte.

2.8.1 Profitcenter: Plan/Ist/Abweichung Das Infosystem der klassischen Profitcenterrechnung bietet listorientierte Berichte auf der Basis des Report-Painter und interaktives Reporting in Form von benutzerfreundlichen Rechercheberichten. Zuerst zeigen wir Ihnen einen Plan-Ist-Vergleich. Er stellt die Plankosten und die Istkosten einander gegenüber und zeigt die absoluten und relativen Abweichungen an. Sie führen den Bericht für ein einzelnes Profitcenter oder eine Profitcentergruppe aus.

74

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Infosystem ► Berichte zur Profitcenterrechnung ► Listorientierte Berichte ► PrCtr Gruppe: Plan/Ist/Abweichung

TCode

S_ALR_87013340

2

Profitcenterberichte

Im Einstiegsbild geben Sie den Kostenrechnungskreis, das Geschäftsjahr, die Perioden und die Version der Plandaten an, die Sie auswerten wollen. Für die Angabe der Profitcenter haben Sie die folgenden Möglichkeiten: • • • • •

Startein stellungen

eine Profitcentergruppe, ein Teil der Profitcenterhierarchie, ein einzelnes Profitcenter, ein Profitcenterintervall (Wert … bis …), Mehrfachselektion mit dem Icon zur Angabe weiterer einzelner Profitcenter und/oder Profitcenterintervalle.

Unter Ergebniskontengruppe geben Sie eine Kontengruppe an, die alle Kostenarten enthält, unter Bilanzkontengruppe eine Kontengruppe für die Bilanzkonten. Die Angabe der Kontengruppen ist wichtig, weil sonst in beiden Berichtsabschnitten dieselben Inhalte angezeigt werden. Klicken Sie auf das Icon , um den Bericht anzuzeigen.

Abb. 2-50: Profitcenterbericht - Einstieg

75

2 Berichtsanzeige


Der Bericht zeigt für die gewählten Profitcenter die Kosten, die Erlöse und die Bilanzkonten, soweit deren Übernahme aktiviert wurde. In den Spalten sehen Sie die Istkosten, die Plankosten, die absoluten und die relativen Abweichungen, in den Zeilen die Kostenarten und deren Summen nach Kostenartengruppen. Der Bericht enthält die Buchungen auf allen CO-Objekten, denen das gewählte Profitcenter zugeordnet ist. Er fasst also Buchungen auf Kostenstellen, Aufträge und Projekte zusammen.

Abb. 2-51: Profitcenterbericht Plan/Ist/Abweichung Variation

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Wenn Sie den Bericht für mehrere Profitcenter aufgerufen haben, sehen Sie am linken Bildrand den Bereich Variation Profitcenter. Mit einem Doppelklick auf ein Profitcenter oder eine Profitcentergruppe können Sie innerhalb des Berichtes zwischen den einzelnen Profitcentern navigieren, ohne den Bericht neu aufrufen zu müssen. Das Beispiel aus unserem Modell verwendet nur drei Profitcenter. Profitcenter 10 haben alle Kostenstellen und CO-Objekte des Werks Heidelberg, die beiden anderen Profitcenter (20 und 30) stehen für die beiden Produktbereiche Möbel und Service. Rufen Sie den Bericht für alle Profitcenter auf, erhalten Sie das Unternehmensergebnis, ansonsten die Teilergebnisse der einzelnen Bereiche. Das Profitcenter 10 soll ausgeglichen sein, weil es alle Leistungen an die beiden Produktbereiche verrechnet.

2


Die Funktionen bei der Berichtsausführung entsprechen denen der Kostenstellenberichte (siehe Kapitel 2.4.4). Der hier verwendete Bericht beruht auf der alten Report-PainterTechnik. Wir zeigen Ihnen deshalb als Alternative noch einen Profitcenterbericht in der Form eines Rechercheberichts, der zudem den Vorteil hat, dass er bedienungssicherer ist, weil bei ihm nur eine Kontengruppe angegeben werden muss. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Infosystem ► Berichte zur Profitcenterrechnung ► Interaktives Reporting ► PrCtr Gruppe: Plan/Ist/Abweichung

TCode

S_ALR_870133260

Wir haben den Bericht diesmal für das Profitcenterintervall 10 bis 30 statt der Profitcentergruppe aufgerufen. Typisch für den Recherchebericht ist der Navigationsbereich am linken Bildschirmrand. Je nachdem, welches Merkmal Sie dort anklicken, wird der Bericht anders dargestellt. Wir beginnen mit einem Aufriss nach Profitcentern und sehen das Profitcenterergebnis.

Navigation

Abb. 2-52: Profitcenter-Recherchebericht Der Recherchebericht bietet komfortable Navigationsmöglichkeiten per Drag-and-Drop. Ziehen Sie das Profitcenter 10 auf das Merkmal Kontonummer im Navigationsbereich, erhalten Sie einen Kostenartenbericht für das Profitcenter 10.

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2


Abb. 2-53: Profitcenter-Recherchebericht – nach Konten Periodenaufriss

Von hier können Sie über das Merkmal Periode noch einen Periodenaufriss ausführen, was bei einem Berichtsaufruf für das ganze Geschäftsjahr sinnvoll sein kann.

Abb. 2-54: Profitcenter-Recherchebericht – Periodenaufriss Die Navigationsschritte machen Sie rückgängig, indem Sie den Cursor im Bereich Navigation auf die Einschränkung des Merkmals

78

2


setzen und mit der rechten Maustaste Selektion zurücknehmen auswählen.

2.8.2 Profitcenterbericht im neuen Hauptbuch Zum Vergleich zeigen wir Ihnen einen Profitcenterbericht aus dem neuen Hauptbuch. Die Profitcenterberichte im neuen Hauptbuch wurden alle als Rechercheberichte realisiert. So wie im Bericht für die klassische Profitcenterrechnung werden Plan, Ist und Abweichungen für ein einzelnes Profitcenter oder eine Profitcentergruppe miteinander verglichen. Pfad

Rechnungswesen ► Finanzwesen ► Hauptbuch ► Infosystem ► Berichte zum Hauptbuch (neu) ► Berichte zur Profitcenterrechnung ► PCGruppe Plan/Ist/Abw.

TCode

S_E38_98000088

Das Einstiegsbild ist so umfangreich, dass man nach unten blättern muss, um alle Felder zu sehen, weil im neuen Hauptbuch so viele Felder verfügbar sind. Für die tägliche Arbeit ist das nicht gerade benutzerfreundlich. Deshalb raten wir Ihnen, unbedingt mit voreingestellten Selektionsvarianten zu arbeiten (siehe Kapitel 2.8.1). In Abb. 2-55 haben wir nur die untere Hälfte des Einstiegsbilds dargestellt.

Startein stellungen

79

2


Abb. 2-55: Profitcenterbericht im neuen Hauptbuch – Selektion Wählen Sie über den Menüpunkt Springen ► Varianten ► Holen

Berichts darstellung

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Ihre Selektionsvariante aus. Die Berichtsdarstellung ist ähnlich wie die der klassischen Profitcenterrechnung. Auf zwei wichtige Unterschiede wollen wir Sie aufmerksam machen. Im Bericht können Sie zwischen der Anzeige von Konten oder Kostenarten wählen. Wenn Sie Konten wählen, fehlen Ihnen die Sekundärkostenarten, weshalb diese Darstellung für Controllingzwecke nur wenig geeignet ist. Wenn Sie Kostenarten wählen, sehen Sie die Kostenarten numerisch aufsteigend ohne Strukturierung nach einer Kostenartengruppe. Planwerte für Sekundärkostenarten werden überhaupt nur unter bestimmten Voraussetzungen

Ergebnisberichte

2

(Aktivierung von Enhancement Package 3 und diverse CustomizingEinstellungen) angezeigt. Schließlich werten Sie hier Daten der Finanzbuchhaltung aus und da gehören Sekundärkostenarten nun einmal nicht hin.

Abb. 2-56: Profitcenterbericht im neuen Hauptbuch

2.9 Ergebnisberichte Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) bietet ein Ergebnisreporting nach Marktsegmenten aus einer auf den Markt gerichteten Sicht im Rahmen des Vertriebscontrollings. Marktsegmente werden durch produktbezogene, kundenbezogene und vertriebsbezogene Merkmale gebildet. Durch Kombination verschiedener Merkmale sind beliebige Auswertungen zur Darstellung des Deckungsbeitrags und des Artikelergebnisses möglich. Sie haben zwei Möglichkeiten für Ergebnisauswertungen: • •

Auswertungen

Deckungsbeitragsrechnung zu Standardkosten, Ergebnisrechnung zu Istkosten.

In der Kalkulatorischen Ergebnisrechnung werden beim Buchen von Fakturen kalkulatorische Bewertungen für Frachtkosten, Verpackungen, Versicherungen und Herstellkosten des Umsatzes durch-

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2


geführt. Damit werden alle ergebnisrelevanten Kosten zeitnah berücksichtigt, um eine Deckungsbeitragsrechnung zu Standardkosten zu ermöglichen. Am Monatsende werden die Abweichungen von Fertigungsaufträgen in die Ergebnisrechnung abgerechnet, um von den Standardkosten auf die Istkosten der verkauften Artikel zu kommen und auf das Ergebnis zu Istkosten überzuleiten. Die Salden von Kostenstellen werden mit Kostenstellenumlagen und Innenaufträgen über die Auftragsabrechnung an die Ergebnisrechnung übergeleitet. Damit sind alle Istkosten in der Ergebnisrechnung vorhanden. Die echten Istkosten ersetzen die kalkulatorischen Kosten und ermöglichen eine Ergebnisrechnung zu Istkosten.

2.9.1 Ergebnis: PlanIstAbweichung Es gibt keine Standardberichte in der Ergebnisrechnung, weil alle Merkmale und Kennzahlen unternehmensspezifisch festzulegen sind. Wir zeigen Ihnen analog zu unseren anderen Berichtsbeispielen einen Plan-Ist-Vergleich, der zunächst die Daten für das Gesamtunternehmen zeigt, von dem im Sinne einer Recherche auf einzelne Marktsegmente verzweigt wird. Der Berichtstyp ist der Recherchebericht, der sich durch vielfältige Navigationsmöglichkeiten bei der Berichtsausführung auszeichnet. Auf der untersten Auswertungsebene werden die Deckungsbeiträge einzelner Artikel ermittelt.

Ergebnisbereich setzen

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Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Umfeld ► Ergebnisbereich setzen

TCode

KEBC

Beim Ausführen der ersten Transaktion in der Ergebnisrechnung seit der Anmeldung müssen Sie den Ergebnisbereich setzen. Da die meisten Unternehmen einen einzigen Ergebnisbereich für das gesamte Unternehmen haben, empfehlen wir Ihnen, diesen in Ihren Benutzereinstellungen zu hinterlegen.

2

Ergebnisberichte

Abb. 2-57: Ergebnisbereich setzen

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Infosystem ► Bericht ausführen

TCode

KE30

Nach dem Aufruf dieser einen Berichtstransaktion sehen Sie eine Liste mit allen verfügbaren Rechercheberichten, von denen Sie den gewünschten per Doppelklick starten. Das Einstiegsbild ist – je nach gewählten Merkmalen – unterschiedlich. Es enthält immer die Periode, das Geschäftsjahr und verschiedene Merkmale wie das Werk, die Sparte, die Verkaufsorganisation. Bei der Berichtsausgabe können Sie – abhängig von der Berichtsdefinition – zwischen einer neuen, grafischen Berichtsausgabe, einem klassischen Recherchebericht und einer Objektliste wählen. •

Grafische Berichtsausgabe

•

Darstellung in HTML mit verschiedenen Frames. Die Navigation erfolgt über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und Drag-andDrop. Die Größe der einzelnen Frames und die Spaltenbreiten können Sie einfach ändern. Klassischer Recherchebericht

Startein stellungen

Berichts ausgabearten

Er verwendet die Hotspot-Navigation, bei der ein rautenförmiges Symbol am Zeilenbeginn für weitere Navigationsschritte anzuklicken ist.

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2


•

Objektliste (ALV List Viewer) Sie ist eine flache Liste, bei der die Merkmale, die bei den anderen Ausgabearten zur Navigation zur Verfügung stehen, in den Schlüsselspalten angezeigt werden. Diese Ausgabeform eignet sich für Downloads und die weitere lokale Nutzung über PivotTabellen.

Ausgabeart wählen

Wir empfehlen Ihnen, die grafische Berichtsausgabe zu verwenden, die sehr benutzerfreundlich ist. Markieren Sie dazu die Ausgabeart grafische Berichtsausgabe, sofern sie bei der Berichtsausführung auswählbar und nicht schon in der Berichtsdefinition fest zugeordnet ist.

Abb. 2-58: Recherchebericht – Selektion Klicken Sie auf das Icon

84

, um den Bericht anzuzeigen.

Ergebnisberichte

2

Abb. 2-59: Grafischer Recherchebericht Sie sehen den Recherchebericht mit den typischen Bildschirmbereichen Navigation, Aufrissliste und Detailbericht. Die Aufrissliste zeigt ausgewählte Kennzahlen wie die Absatzmengen oder die Umsatzerlöse für die gewählten Marktsegmente. Der Detailbericht zeigt die Deckungsbeitragsrechnung für ein ausgewähltes Marktsegment. Klicken Sie links im Navigationsbereich auf eines der Merkmale, so ändern Sie den Aufriss in verschiedene Dimensionen. Das Gesamtergebnis ändert sich dabei nicht, es sind nur unterschiedliche Blickwinkel. Zum Vergleich zeigen wir Ihnen noch den klassischen Recherchebericht. Die verfügbaren Funktionen sind gleich wie beim grafischen Recherchebericht. Es wird allerdings nur die Aufrissliste oder die Detailliste dargestellt, aber nicht beides gleichzeitig.

85

2


Abb. 2-60: Klassischer Recherchebericht Ein Beispiel für die Objektliste zeigen wir Ihnen im folgenden Kapitel anhand der ABC-Analyse.

2.9.2 Funktionen in Rechercheberichten Die Rechercheberichte bieten zahlreiche Funktionen beim Berichtsaufruf. Wie bei den Report-Painter-Berichten in Kapitel 2.4.4 stellen wir auch hier die wichtigsten Funktionen für eine effektive Nutzung von Rechercheberichten zusammen.

86

Ergebnisberichte

Exportieren

2 Funktionen

übergeben Sie den Bericht an die XXLSchnittstelle als Tabelle oder Mit PivotTabelle oder konvertieren ihn vorher in eine Objektliste (ALV List Viewer), um ihn anschließend nach Excel zu exportieren. Hierarchie Mit dem Icon Hierarchie wählen Sie eine Merkmalshierarchie aus, um im Bericht eine Gruppenbildung für dieses Merkmal vorzunehmen. ABCAnalyse Rufen Sie den Bericht in der Ausgabeart Objektliste auf. Markieren Sie eine Kennzahlenspalte mit dem Cursor und klicken anschließend auf . Sie können beliebige Prozentgrenzen für die Kategorien A, B und C angeben. Führen Sie diese Funktion nicht im grafischen oder klassischen Recherche bericht aus, weil dort die ABCAnalyse mit der alten SAPGrafik realisiert ist. Ein Beispiel finden Sie nach dieser Übersicht. Exceptions (Schwellenwerte) können Sie Schwellenwerte für bestimmte Spalten definieren. Dazu Mit positionieren Sie den Cursor vorher auf eine Spalte und geben im folgenden PopupFenster für eine untere und obere Schwelle die Bedingung (< oder >) und den Schwellenwert als Betrag an, auf die sich die Bedingung be zieht. Werte unter und über der Schwelle werden rot oder grün hervorge hoben. Ein Beispiel finden Sie nach dieser Übersicht. Bericht drucken. Sie entscheiden, ob Sie die Aufrissliste oder den Detailbe richt für das aktuell angezeigte Merkmal oder alle Merkmale drucken wol len. Aufriss ändern Führen Sie einen Doppelklick auf eines der im Bereich Navigation angezeig ten Merkmale aus. Einzelposten Menü: Springen ► Einzelposten Damit lassen sich Einzelposten für Plan und Ist anzeigen.

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2


Layout sichern Menü: Bericht ► Sichern Layout Nachdem Sie die Spaltenbreiten und die Größe der Frames durch Ziehen mit dem Cursor an den Grenzlinien nach Ihren Wünschen angepasst haben, sollten Sie diese Layouteinstellungen sichern, damit der Bericht beim nächsten Aufruf genauso aussieht. Prozentanzeige Menü: Einstellungen ► Prozentual/absolut Positionieren Sie den Cursor über einer Kennzahlenspalte. Mit der Funktion

Prozentual/absolut wechseln Sie von der Anzeige von Absolutbeträgen auf Prozentanteile. Die Spaltensumme ist 100 %. Sie wechseln auf die ursprüngliche Anzeige, indem Sie diese Funktion ein weiteres Mal ausführen. Rangliste Menü: Bearbeiten ► Rangliste ► Top N (Top %, Last N, Last %) Positionieren Sie den Cursor über einer Kennzahlenspalte. Mit der Funktion Top N lassen Sie nach Eingabe des Wertes für N die N besten Marktseg mente anzeigen. Die restlichen Marktsegmente werden in einer Zeile sum marisch zusammengefasst. Die Anzeige der Rangliste heben Sie wieder auf mit: Bearbeiten ► Rangliste ► Löschen Ein Beispiel finden Sie nach dieser Übersicht. Sortieren Positionieren Sie den Cursor über einer Spalte. Mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) wählen Sie Sortieren aufsteigend oder Sortieren abstei gend. Summenkurve Menü: Bearbeiten ► Analyse ► Summenkurve Positionieren Sie den Cursor über einer Kennzahlenspalte. Mit der Funktion

Summenkurve sehen Sie die Summenkurve (Lorenzkurve), die zeigt, wie sich z. B. Umsätze auf ein paar Großkunden oder TopArtikel konzentrieren. Die Anzeige beenden Sie mit

.

Ein Beispiel finden Sie nach dieser Übersicht.

Die nützlichsten Analysen stellen wir Ihnen mit Beispielen vor.

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Ergebnisberichte

Führen Sie einen Ergebnisbericht in der Ausgabeart Objektliste aus.

2 ABCAnalyse

Abb. 2-61: Recherchebericht als Objektliste Markieren Sie eine Kennzahlenspalte mit dem Cursor und klicken Sie anschließend auf das Icon . Sie können beliebige Prozentgrenzen für die Kategorien A, B und C angeben, als Default werden 70 % für A, 20 % für B und die restlichen 10 % für C vorgeschlagen.

Abb. 2-62: ABC-Analyse

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2 Exception reporting


Sie markieren in einem grafischen Ergebnisbericht eine Kennzahlenspalte mit dem Cursor, klicken auf , wählen im folgenden Popup-Fenster Spalte und legen im nächsten Pop-up-Fenster die Bedingungen und Schwellenwerte fest.

Abb. 2-63: Exception definieren Im Ergebnisbericht sind die Werte unter und über den Schwellenwerten rot und grün hinterlegt, um Ihnen einen besseren Überblick zu geben.

Abb. 2-64: Exceptionreporting Um die Exception wieder zu entfernen, klicken Sie nochmals auf . und anschließend auf

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Ergebnisberichte

Diese Auswertung zeigt Ihnen die N umsatzstärksten Kunden oder andere ausgewählte Merkmale. Markieren Sie in einem grafischen Ergebnisbericht eine Kennzahlenspalte mit dem Cursor. Im Menü wählen Sie den Menüpunkt

2 Top N – Rang liste

Bearbeiten ► Ranglisten ► Top N.

Sie geben den Wert 5 im Feld Nur die ersten ein, um die 5 besten Kunden anzuzeigen. So wissen Sie, welche Kunden Sie besonders pflegen sollten. Die übrigen Kunden werden als Summe angezeigt, damit das Gesamtergebnis vollständig ist.

Abb. 2-65: Top N – Rangliste Die Ranglistenanzeige heben Sie über das Kontextmenü wieder auf, indem Sie den Cursor auf die Spaltenüberschrift setzen und mit der rechten Maustaste Bedingung löschen auswählen.

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2 Summenkurve


Mit der Funktion Summenkurve erhalten Sie die Lorenzkurve, die die Marktsegmente sortiert nach ihrer Größe beginnend mit dem größten Wert (Erlös oder welche Kennzahlenspalte Sie wählen) kumulativ darstellt. Diese Grafik zeigt Ihnen, ob sich die Erlöse gleichmäßig auf die einzelnen Marktsegmente verteilen oder ob einzelne Marktsegmente besonders stark ausgeprägt sind. Markieren Sie in einem grafischen Ergebnisbericht eine Kennzahlenspalte mit dem Cursor. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten ► Analyse ► Summenkurve.

Abb. 2-66: Summenkurve

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Weitere Berichtsfunktionen

2

2.10 Weitere Berichtsfunktionen 2.10.1 Berichte drucken In der Berichtsanzeige klicken Sie auf , um einen Bericht zu drucken. Sie sehen dann das folgende Pop-up-Fenster:

Druckausgabe

Abb. 2-67: Druckausgabe Hier geben Sie den Drucker an, auf dem der Bericht ausgegeben werden soll. Meistens ist der Drucker in den Benutzervorgaben zu Ihren eigenen Daten hinterlegt und wird von dort als Vorschlagswert gezogen. Zu Ihren Benutzervorgaben gelangen Sie über den Menüpunkt System ► Benutzervorgaben ► Eigene Daten.

Sie entscheiden dann nur noch, ob der Bericht sofort gedruckt oder erst in einer Spool-Datei gespeichert werden soll. Für jeden Druckauftrag wird ein Spool-Eintrag erstellt, den Sie sich vor dem Druck noch einmal ansehen und bei Bedarf löschen können. Wenn es schnell gehen soll, verzichten Sie auf den Zwischenschritt mit der Spool-Datei. Pfad

System ► Eigene Spoolaufträge

TCode

SP02

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2 SpoolAufträge verwalten


In der Anzeige der Spool-Liste markieren Sie einen Druckauftrag und klicken auf , um den Auftrag zu drucken, auf , um den Bericht noch einmal auf dem Bildschirm zu sehen oder auf , um den Spool-Auftrag zu löschen.

Abb. 2-68: Spool-Aufträge

2.10.2 Selektionsvarianten

Variante sichern

Selektionsvarianten verwenden Sie bei Berichten, um Einstiegsbilder mit vielen Eingabefeldern nicht jedes Mal neu ausfüllen zu müssen. Eine Selektionsvariante ist eine Kombination bestimmter Werte für die Selektionsmerkmale. Sie können für einen Bericht mehrere Selektionsvarianten anlegen. Sie tragen Ihre Werte im Einstiegsbild wie gewohnt ein und legen die Selektionsvariante vor der Berichtsausführung einmalig an. Dazu wählen Sie den Menüpunkt Springen ► Varianten ► Als Variante sichern.

Sie geben dieser Variante noch einen Namen und eine Beschreibung und sichern sie mit . Damit wird das Einstiegsbild mit allen Feldinhalten für zukünftige Berichtsaufrufe gespeichert.

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2


Abb. 2-69: Variante – Anlegen Wenn Sie denselben Bericht mit diesen Werten ausführen, brauchen Sie nur im Menü den Menüpunkt

Variante aufrufen

Springen ► Varianten ► Holen

auswählen, um Ihre Variante aufzurufen. Die Eingabefelder werden ganz automatisch mit den gespeicherten Werten belegt. Das spart Zeit und reduziert fehlerhafte Eingaben. Verwenden Sie eine unternehmensweit verbindliche Namenskonvention zur Benennung von Varianten. Beispiel abbnn a Stelle 1 als Buchstabe für BusinessUnit. bb Stellen 2–3 zur weiteren Unterteilung nach Bereichen nn Stellen 4–5 für fortlaufende Variantennummern

2.10.3 Arbeiten mit Extrakten Extrakte sind eine berichtsspezifische Momentaufnahme der gebuchten Kosten auf einem CO-Objekt in Report-Painter-Berichten. Sie werden als gesonderter Datenbestand abgespeichert, den Sie wiederverwenden können. Wenn Sie den Bericht mit denselben Selektionen nicht mit Neu selektieren, sondern mit Extrakt lesen aufrufen, werden die Extraktdaten verwendet. Buchungen, die nach dem Erstellen des Extrakts vorgenommen werden, sind darin nicht

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2 Extrakt erzeugen


enthalten. Deshalb sind Extrakte für abgeschlossene Perioden, bei denen keine neuen Buchungen hinzukommen, und für umfangreiche Selektionen zu empfehlen. Im Einstiegsbild eines Report-Painter-Berichts machen Sie Ihre Selektionen wie gewohnt und klicken dann auf . Wählen Sie Extrakt erzeugen und vergeben Sie eine Beschreibung für Ihren Extrakt. Beim Ausführen des Berichts wird der Extrakt automatisch erzeugt.

Abb. 2-70: Extrakt erzeugen

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Wenn Sie den Bericht mit denselben Selektionen ausführen, klicken und wählen Sie Extrakt anzeigen. Sie auf

2 Datenquelle auswählen

Abb. 2-71: Datenquelle auswählen Im nächsten Pop-up-Fenster Auswahl Extrakte, das wir hier nicht abbilden, wählen Sie den Extrakt mit einem Doppelklick aus, am besten verwenden Sie die Alternative Neuesten Extrakt anzeigen. Mit führen Sie den Bericht wie bisher aus. Sie werden sehen, dass der Prozess mit Extraktdaten viel schneller geht.

2.10.4 Bericht als Job ausführen Berichte mit großen Datenmengen lassen sich alternativ zur Ausführung im Dialog auch im Hintergrund oder als Job ausführen. Als Ergebnis erhalten Sie allerdings nur eine Druckliste ohne Navigationsmöglichkeiten. Deshalb empfehlen wir Ihnen, lieber einen Extrakt zu erstellen und ihn im Dialog aufzurufen. Hier haben Sie alle Funktionen zur Verfügung, genau so, als würden Sie den Bericht mit neuen Daten im Dialog ausführen. Die Ausführung als Job empfehlen wir Ihnen nur für standardisierte Berichte mit festen Formatierungen. Im Einstiegsbild zu einem Bericht wählen Sie den Menüpunkt Programm ► Im Hintergrund ausführen.

Bericht im Hintergrund ausführen

Die weiteren Schritte entsprechen denen, die wir für das Ausdrucken in Kapitel 2.10.1 beschrieben haben.

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3


Die Kostenstellenrechnung ist das Fundament des Controllings in SAP. Sie dient der Planung, Erfassung und Steuerung von Gemeinkosten nach Verantwortungsbereichen. Gemeinkosten sind alle Kosten, die sich nicht als Einzelkosten einem Produkt direkt zuordnen lassen.

3.1 Organisationsstrukturen

Organisations strukturen

98

Zu Beginn dieses Kapitels betrachten wir die Organisationsstrukturen in SAP, mit denen Sie Ihre Unternehmensstruktur abbilden. Das sind zwar Customizing-Einstellungen und als solche stehen sie nicht im Fokus unseres Buches, aber ein konzeptionelles Verständnis ist sehr wichtig. Jede Komponente des SAP-ERP®-Systems hat ihre eigenen Organisationstrukturen. Wir zeigen Ihnen, welche Organisationsstrukturen das Controlling und das Finanzwesen verwenden und wie sie zusammenhängen. Die oberste Organisationseinheit ist der Mandant. Bei der Systemanmeldung steigen Sie in genau einen Mandanten ein. Buchungen oder Auswertungen über mehrere Mandanten hinweg sind unmöglich. Im Finanzwesen muss für jede selbstständig bilanzierende Einheit zwingend ein Buchungskreis angelegt werden. Der Buchungskreis ist eine Organisations- und eine Kontierungseinheit: Alle Buchungen im Finanzwesen können immer nur mit Bezug zu einem oder ggf. mehreren Buchungskreisen ausgeführt werden. Mithilfe des Geschäftsbereichs als einer weiteren Organisationseinheit (in Abb. 3-1 mit GB abgekürzt) können Buchungskreise matrixartig unterteilt werden. Geschäftsbereiche können buchungskreisübergreifend angelegt werden und entsprechen, was ihren betriebswirtschaftlichen Sinn anbelangt, einer Sparte oder dem Business Unit eines Buchungskreises oder, wenn sie buchungskreisübergreifend angelegt wurden, eines Konzerns.

Organisationsstrukturen

3

Die zentrale Organisations- und Kontierungseinheit im Controlling ist der Kostenrechnungskreis, der die Grenze zieht, innerhalb der Verrechnungen und gemeinsame Auswertungen möglich sind. Bei kleineren Unternehmen empfehlen wir, das gesamte Controlling in einem einzigen Kostenrechnungskreis abzubilden. Alternativ definieren Sie einen Kostenrechnungskreis je Buchungskreis. Das hat aber den Nachteil, dass die einzelnen Kostenrechnungskreise getrennt ausgewertet werden müssen und gemeinsame Auswertungen mit dem Standardreporting nicht möglich sind. Wenn Sie die Ergebnisrechnung nutzen, müssen Sie einen Ergebnisbereich anlegen. Aus demselben Grund wie bei den Kostenrechnungskreisen empfehlen wir Ihnen, einen einzigen Ergebnisbereich für das gesamte Unternehmen zu verwenden.

Abb. 3-1: Organisationsstrukturen Überlegen Sie sich die Konfiguration der Buchungskreise und Kostenrechnungskreise bei einer Neueinführung gut. Nachträgliche Änderungen sind nur im Rahmen eines eigenen Projektes möglich

Konzeption

99

3


und mit großem Aufwand verbunden, weil sämtliche Bewegungsdaten umgesetzt werden müssen.

3.2 Stammdaten 3.2.1 Kostenstellen Standardhierarchie der Kostenstellen Die Aufbauorganisation eines Unternehmens wird über die Kostenstellenstruktur abgebildet. Dabei gelten die folgenden Grundsätze: • •

Kostenstellen gruppen anlegen

100

Jede Kostenstelle muss der Standardhierarchie der Kostenstellen eindeutig zugeordnet werden. Die Standardhierarchie der Kostenstellen kann mehrere Ebenen umfassen, die Sie nach ihren Auswertungsbedürfnissen festlegen, um Berichte für Knotenkostenstellen zu erstellen. In SAP ERP® heißen diese Knoten Kostenstellengruppen.

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Standardhierarchie ► Ändern (Anzeigen)

TCode

OKEON (OKENN)

Mit dieser Transaktion lassen sich über das Icon neue Kostenstellengruppen und Kostenstellen anlegen. Dazu positionieren Sie den Cursor über jener Kostenstellengruppe, unter der die neue Kostenstellengruppe oder Kostenstelle angelegt werden soll. Im Suchbereich am linken Bildschirmrand können Sie nach Kostenstellen und Kostenstellengruppen selektieren. Durch einen Doppelklick auf eine Zeile in der Trefferliste wird der jeweilige Ausschnitt der Standardhierarchie angezeigt. Die Kostenstellen werden für einen definierten Gültigkeitszeitraum angelegt, die Kostenstellengruppen nicht. Deshalb sehen Sie je nach Bezugsdatum, das Sie über das Icon auswählen, nur die in diesem Zeitraum gültigen Kostenstellen.

Stammdaten

3

Tipp Verwenden Sie unterschiedliche Nummerierungen für Kostenstellen gruppen und Kostenstellen, damit Sie auf den ersten Blick erkennen, ob es sich um eine Kostenstellengruppe oder um eine Kostenstelle handelt. Setzen Sie beispielsweise bei einer Kostenstellengruppe den Buchstaben K für Knoten oder H für Hierarchie an die erste Stelle.

Die Änderungen nehmen Sie nach einem Doppelklick auf die jeweilige Zeile der Standardhierarchie in dem darunter eingeblendeten Bildschirmbereich Details vor. Die Standardhierarchie expandieren Sie über das Icon ab jener Kostenstellengruppe, auf der Sie zu diesem Zeitpunkt den Cursor positioniert haben.

Abb. 3-2: Standardhierarchie der Kostenstellen

Tipp Wenn Sie im Übersichtsbereich große Kostenstellenbereiche darstellen, ausblenden. können Sie die Details mit einem Klick auf das Icon

101

3


Anlegen, Ändern und Anzeigen von Kostenstellen Bildung von Kostenstellen

Kostenstellen sind der Ort, an dem Gemeinkosten anfallen. Sie werden nach Verantwortungsbereichen gebildet. Beachten Sie dabei die folgenden Punkte: • • • • •

Kostenstellen anzeigen

Funktion (Fertigung, Verwaltung), räumliche Zusammenfassung (Werk Heidelberg, Werk München), gleiche technische Ausstattung und Kostenstruktur (Handarbeitsplätze, maschinelle Anlagen), klare Kostenverantwortung (Kostenstellenverantwortlicher Müller), eindeutige Zuordnung der Istkosten (einfache Kontierbarkeit von Belegen).

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenstelle ► Einzelbearbeitung ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

KS01 (KS02, KS03)

Kostenstellen lassen sich am einfachsten einzeln bearbeiten. SAP ERP® verfolgt bei den meisten Stammdaten das Konzept separater Transaktionen für das Anlegen, Ändern und Anzeigen von Kostenstellen. Wir beschreiben stellvertretend für die drei Transaktionen das Anzeigen einer Kostenstelle. Im Einstiegsbild geben Sie die Kostenstellennummer an (beim Anlegen zusätzlich den Gültigkeitszeitraum).

Abb. 3-3: Kostenstellenanzeige – Einstieg

102

Stammdaten

Klicken Sie auf das Icon , um das Grundbild des Kostenstellenstammsatzes zu sehen. Kostenstellen werden immer für einen Gültigkeitszeitraum definiert. Außerhalb dieses Zeitraums können sie weder bebucht noch beplant werden.

3 Gültigkeits zeitraum

Tipp Legen Sie Kostenstellen zeitlich unbegrenzt (bis 31.12.9999) an, damit Sie nicht daran denken müssen, deren Gültigkeit zu verlängern. Wenn eine Kostenstelle durch organisatorische Änderungen wegfällt, können Sie die Kostenstelle immer noch sperren oder für zukünftige Jahre lö schen.

Wenn die Kostenstelle im Gültigkeitszeitraum unterschiedliche Ausprägungen hat (etwa weil sich der Kostenstellenverantwortliche ändert), sehen Sie zunächst ein Pop-up-Fenster zur Auswahl des gewünschten Betrachtungszeitraums. Innerhalb des Gültigkeitszeitraums der Kostenstelle lässt sich ein beliebiger Betrachtungszeitraum wählen, für den Sie einzelne Stammdatenfelder verschieden ausprägen.

Betrachtungs zeitraum

103

3


Abb. 3-4: Kostenstellenanzeige – Auswahl des Betrachtungszeitraums Mit einem Doppelklick auf die Zeile für den gewünschten Betrachtungszeitraum gelangen Sie in das Grundbild. Wenn die Kostenstelle über den gesamten Gültigkeitszeitraum mit einheitlichen Feldinhalten definiert wurde, gelangen Sie ohne das Pop-up-Fenster für den Betrachtungszeitraum direkt in das Grundbild:

104

Stammdaten

3

Abb. 3-5: Kostenstellenanzeige – Grundbild Die Stammdaten einer Kostenstelle sind auf Registern zusammengefasst: •

• • •

Die Registerkarte Grunddaten enthält die Zuordnung zum Buchungskreis, zum Hierarchiebereich der Standardhierarchie, zu einem Profitcenter und die Angabe des Kostenstellenverantwortlichen. Auf der Registerkarte Steuerung können Sie eine Kostenstelle gegen Istbuchungen und Planungen sperren. Auf der Registerkarte Templates ordnen Sie optional Templates (Formeln) für die Planung zu. Auf den Registerkarten Anschrift und Kommunikation lassen sich Kontaktdaten hinterlegen. Das ist bei großen Unternehmen sinnvoll.

105

3


•

Über die Registerkarte Historie gelangen Sie zu den Änderungsbelegen, die alle Feldänderungen dokumentieren. In SAP ERP® werden alle Stammdatenänderungen durch Änderungsbelege dokumentiert.

Kostenstellengruppen Wenn Sie eine andere Zusammenfassung Ihrer Kostenstellen für Berichtsauswertungen benötigen, als sie durch die Standardhierarchie definiert ist, können Sie beliebige Kostenstellengruppen anlegen. Ein konkretes Beispiel wäre, die Kostenstellenstruktur zu einem bestimmten Stichtag vor einer organisatorischen Änderung (alternative Hierarchie) als Kostenstellengruppe anzulegen. Tipp Denken Sie daran, neue Kostenstellen in Ihre Kostenstellengruppen für das offizielle Berichtswesen aufzunehmen.

Startein stellungen

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenstellengruppe ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

KSH1, (KSH2, KSH3)

Wir beschreiben das Ändern einer Kostenstellengruppe. Im Einstiegsbild geben Sie die Kostenstellengruppe an, die Sie bearbeiten wollen.

Abb. 3-6: Kostenstellengruppe ändern – Einstieg Kostenstellen gruppe ändern

106

Klicken Sie auf das Icon , um die hierarchische Struktur der Kostenstellengruppe zu sehen. Wir haben unser Beispiel so gewählt, dass Sie die verschiedenen Möglichkeiten sehen. Mit den Icons

Stammdaten

3

und lassen sich beliebige Ebenen von Kostenstellengruppen erzeugen, wobei Sie auch Kostenstellengruppen aus der Standardhierarchie (Knoten K300 in unserem Beispiel in Abb. 3-7) einfügen können. Darunter ordnen Sie einzelne Kostenstellen (Knoten Z20101) oder Kostenstellenintervalle (Knoten Z20102) zu. Über das Icon gelangen Sie direkt zur Anzeige des Kostenstellenstammsatzes.

Abb. 3-7: Kostenstellengruppe ändern – Struktur Kostenstellenliste Erzeugen Sie eine Liste aller Kostenstellen, für die Sie sich ausgewählte Daten anzeigen lassen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenstelle ► Sammelbearbeitung ► Anzeigen

TCode

KS13

107



Im Einstiegsbild wählen Sie ein Kostenstellenintervall, eine Kostenstellengruppe oder alle Kostenstellen.

Abb. 3-8: Kostenstellenliste – Einstieg Kostenstellen liste

Nach Anklicken des Icons

sehen Sie die Kostenstellenliste.

Abb. 3-9: Kostenstellenliste – Grundbild Über das Icon können Sie das Layout der Liste ändern und anschließend als neues Layout abspeichern. Über das Icon wählen Sie ein bestehendes Layout aus. Alles Weitere zum Ändern von Layouts und den Funktionalitäten im List Viewer finden Sie in den Abschnitten 2.4.6 und 2.4.7.

108

Stammdaten

3

3.2.2 Kostenarten Alle Buchungen werden unter Kostenarten auf den verschiedenen Controllingobjekten erfasst. Wir unterscheiden primäre und sekundäre Kostenarten. Primäre Kostenarten werden zur Buchung von Kosten verwendet, die ihren Ursprung außerhalb des Unternehmens haben. Sie werden auf der Basis der G&V-Konten der Fibu angelegt. Sie haben dieselbe Nummer wie das G&V-Konto. Sie werden für die Buchung aller externen Kosten und Erlöse verwendet. Sie müssen zuerst das FibuKonto anlegen, bevor Sie die Kostenart anlegen. Sekundäre Kostenarten werden für Kosten verwendet, die durch den betrieblichen Leistungsprozess verursacht werden. Sie werden für alle CO-internen Verrechnungen wie innerbetriebliche Leistungsverrechnung, Umlage und Auftragsabrechnung zwischen verschiedenen Controllingobjekten genutzt.

Primäre Kostenarten

Sekundäre Kostenarten

Abb. 3-10: Primär- und Sekundärkostenarten Anlage, Pflege und Anzeige von Kostenarten Sie verwenden dieselben Transaktionen zum Ändern und Anzeigen von Primär- und Sekundärkostenarten, aber unterschiedliche Transaktionen zum Anlegen (KA01 für Primärkostenarten und KA06 für Sekundärkostenarten).

109

3

Startein stellungen


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenarten ► Einzelbearbeitung ► Anlegen (Ändern, Anzeigen, Anle gen sekundär)

TCode

KA01 (KA02, KA03, KA06)

Wir zeigen Ihnen exemplarisch die Transaktion Kostenart ändern. Im Einstiegsbild geben Sie die Nummer der Kostenart an (beim Anlegen zusätzlich den Gültigkeitszeitraum):

Abb. 3-11: Kostenart ändern – Einstieg Klicken Sie auf das Icon art zu bearbeiten.

, um die Grunddaten der Kosten-

Abb. 3-12: Kostenart ändern – Grundbild

110

3

Stammdaten

Auf der Registerkarte Grunddaten definieren Sie den Kostenartentyp, der die Verwendung der Kostenart bestimmt: 1

Primärkosten/kostenmindernde Erlöse auf Kostenstellen

11

Erlöse aus SD in die Ergebnisrechnung

21

Auftragsabrechnung intern

41

Gemeinkostenzuschlag

42

Umlage

43

Leistungsverrechnung

Der Kostenartentyp will beim Anlegen der Kostenart gut überlegt sein, weil er später nicht mehr geändert werden kann. Bei Primärkosten ist es einfach, weil der Kostenartentyp immer 1 ist. Ihre Bezeichnung wird aus den Sachkonten übernommen. Kostenartengruppen Sie verwenden Kostenartengruppen im Berichtswesen, um die Zeilenstruktur Ihrer Berichte und ein Planungsformular in der Kostenartenplanung festzulegen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenartengruppe ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

KAH1 (KAH2, KAH3)

Sie geben im Einstiegsbild die Kostenartengruppe an. Klicken Sie auf das Icon , um die Struktur der Kostenartengruppe zu bearbeiten.

Startein stellungen

Abb. 3-13: Kostenartengruppe ändern – Einstieg

111

3 Kostenarten gruppe ändern


Sie können die Struktur mehrstufig gestalten und der Kostenartengruppe auf der untersten Ebene einzelne Kostenarten oder Kostenartenintervalle zuordnen. Jede Ebene in der Kostenartengruppe entspricht einer Zwischensummenzeile in einem Bericht.

Abb. 3-14: Kostenartengruppe – Struktur Über das Icon tenartenstammsatzes.

112

gelangen Sie direkt zur Anzeige des Kos-

3

Stammdaten

Tipp Definieren Sie zumindest eine Kostenartengruppe, die für alle offiziellen Berichte verwendet und zentral gepflegt wird, wenn neue Kostenarten hinzukommen oder bestehende anders zugeordnet werden.

3.2.3 Leistungsarten Leistungsarten sind Bezugsgrößen, die den Output einer Kostenstelle beschreiben. Sie benötigen Leistungsarten, um innerbetriebliche Leistungen zu verrechnen. Der Begriff „Leistungsart“ entspricht übrigens dem betriebswirtschaftlichen Begriff „Bezugsgröße“. Wenn Sie neue Leistungsarten definieren, stellen Sie sich die folgenden Fragen: • •

Grundlegende Fragen

In welcher Einheit wird die Leistung gemessen (in Stunden, kWh oder m³)? Ist die Leistung in der Praxis hinreichend genau und mit vertretbarem Aufwand messbar (Zähler, Zeiterfassung, Betriebsdatenerfassung)?

Anlage, Pflege und Anzeige von Leistungsarten Zunächst legen Sie die Stammsätze an, um dafür später Tarife zu planen und Leistungen zu verrechnen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Leistungsarten ► Einzelbearbeitung ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

KL01 (KL02, KL03)

Wir beschreiben von den drei Transaktionen exemplarisch das Ändern von Leistungsarten. Im Einstiegsbild geben Sie die Leistungsart an (beim Anlegen zusätzlich den Gültigkeitszeitraum).

Startein stellungen

113

3


Abb. 3-15: Leistungsart ändern – Einstieg Klicken Sie auf das Icon tungsart zu gelangen.

, um auf das Grundbild der Leis-

Abb. 3-16: Leistungsart ändern – Grundbild

114

Stammdaten

Auf der Registerkarte Grunddaten definieren Sie die Bezeichnung und die Leistungseinheit. Darüber hinaus können Sie die Verwendung der Leistungsart für die Leistungsartenplanung über das Feld Kostenstellenarten auf bestimmte Kostenstellenarten einschränken (beispielsweise nur für Fertigungskostenstellen) oder mit „*“ generell erlauben. Der Leistungsartentyp legt die Art der Planung und Verrechnung von Leistungsarten fest. Am gebräuchlichsten ist Typ 1 für manuelle Erfassung und manuelle Verrechnung. Die Verrechnung erfolgt mengenbezogen. SAP ERP® multipliziert die Mengen mit einem Tarif und bucht sie unter einer Verrechnungskostenart (Sekundärkosten vom Typ 43). Das Tarifkennzeichen entscheidet, welcher Tarif dazu verwendet wird. Zur Auswahl stehen:

3 Grunddaten

1 automatisch über die Planleistung der Leistungsartenplanung berechneter Tarif 3 manuell festgelegter Tarif Markieren Sie das Kennzeichen Durchschnittstarif, um in allen Perioden denselben Tarif zu verwenden. Ansonsten wird mit monatlich unterschiedlichen Periodentarifen gearbeitet. Leistungsartengruppen Leistungsartengruppen werden im Berichtswesen und in der Kostenstellenplanung verwendet. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Leistungsartengruppe ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

KLH1 (KLH2, KLH3)

115



Sie kennen Gruppen bereits von den Kostenstellengruppen. Deshalb fassen wir uns kurz. Im Einstiegsbild geben Sie die Leistungsartengruppe an, die Sie bearbeiten wollen.

Abb. 3-17: Leistungsartengruppe ändern – Einstieg

Leistungsarten gruppe ändern

Klicken Sie auf das Icon , um die Struktur der Leistungsartengruppe zu bearbeiten. Meistens sind Leistungsartengruppen einstufig. Sie ordnen auf der untersten Ebene einzelne Leistungsarten oder Leistungsartenintervalle zu.

Abb. 3-18: Leistungsartengruppe ändern – Struktur Klicken Sie auf das Icon tungsart anzuzeigen.

, um den Stammsatz einer Leis-

3.2.4 Statistische Kennzahlen Statistische Kennzahlen werden eingesetzt, um Zahlenwerte auf Kostenstellen, Innenaufträgen oder PSP-Elementen zu erfassen. Meistens sind es Mengeninformationen, die Sie zu den folgenden Zwecken verwenden:

116

3

Stammdaten

• • •

die Bezugsbasis für periodische Verrechnungen mittels Verteilung und Umlage, Zusatzinformationen in Berichten und zur Berechnung von Kennzahlen in Berichten und Elemente in einer Template-Definition.

Es gibt zwei Arten von statistischen Kennzahlen: •

Festwerte

•

Festwerte werden in der Jahressicht als Durchschnitt der einzelnen Perioden ausgewiesen. Beispiel: Anzahl Mitarbeiter, Quadratmeter Nutzfläche, Fertigstellungsgrad. Summenwerte

Festwerte und Summenwerte

Summenwerte werden in der Jahressicht als Summe der einzelnen Perioden ausgewiesen. Beispiel: kWh Energieverbrauch, Telefoneinheiten. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Statistische Kennzahlen ► Einzelbearbeitung ► Anlegen (Ändern, An zeigen)

TCode

KK01 (KK02, KK03)

Wir beschreiben von den drei Transaktionen die Änderungstransaktion KK02. Im Einstiegsbild geben Sie die statistische Kennzahl an.

Startein stellungen

Abb. 3-19: Statistische Kennzahl ändern – Einstieg Klicken Sie auf das Icon , um zur Bearbeitung der statistischen Kennzahl zu gelangen. Das Bild ist sehr einfach und enthält nur die Mengeneinheit und den Kennzahlentyp.

Stammsatz ändern

117

3


Abb. 3-20: Statistische Kennzahl ändern – Grundbild

3.3 Kostenstellenplanung

Planungs gebiete

Die Planung der Kostenstellen ist die Grundlage für die Steuerung im Gemeinkostenbereich. Sie ermöglicht Plan-Ist-Vergleiche, die dem Kostenstellenverantwortlichen als Informationsquelle dienen, um auf Kurs zu bleiben. Die Planung umfasst die folgenden Gebiete: • • • • •

Leistungsarten, Primärkosten, Sekundärkosten, statistische Kennzahlen und Kostenverrechnungen (Planumlage, Planverteilung).

Sie haben in der Planung dieselben Methoden zur Verrechnung von Mengen und Kosten zur Verfügung, um den betrieblichen Wertefluss abzubilden, wie später im Ist.

118

3

Kostenstellenplanung

Abb. 3-21: Kostenstellenplanung – Übersicht

3.3.1 Versionen in der Planung Sie bilden alle Plandaten eines Kostenrechnungskreises, die die Planung für Kostenstellen, Innenaufträge, PSP-Elemente von Projekten und die Ergebnisrechnung umfasst, in einer gemeinsamen Version des CO ab. Eine Version ist also anwendungsübergreifend. Es gibt in jedem Kostenrechnungskreis eine Version 0, die sich dadurch auszeichnet, dass sie Ist- und Plandaten enthält. Sie wird automatisch beim Einrichten eines Kostenrechnungskreises angelegt. Plandaten werden immer mit Bezug zu einer Version und einem Geschäftsjahr erfasst. Sie können mehrere Versionen für die Planung verwenden, um unterschiedliche Planungsszenarien oder eine Überarbeitung der Planung (Planungsreview) im laufenden Geschäftsjahr abzubilden. Die einzelnen Planungsszenarien lassen sich in PlanPlan-Vergleichen gegenüberstellen. Plandaten lassen sich beliebig von einer Version in eine andere und von einem Geschäftsjahr in ein anderes kopieren, um den manuellen Planungsaufwand für alternative Planungen zu reduzieren.

Version 0

Plan kopieren

119

3


3.3.2 Planerprofil setzen Zu Beginn einer Planungssitzung müssen Sie ein Planerprofil setzen. Das Planerprofil ist eine Zusammenstellung von Layouts für die Bildschirmgestaltung bei allen Planungstransaktionen auf Kostenstellen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Planerprofil setzen

TCode

KP04

Abb. 3-22: Planerprofil setzen Speichern Sie Ihr bevorzugtes Planerprofil über das Icon als Vorschlagswert in Ihrem Benutzerstamm ab. Welche Layouts Ihnen mit dem gewählten Planerprofil zur Verfügung stehen, sehen Sie, wenn Sie auf klicken.

3.3.3 Leistungsartenplanung Output von Kostenstellen planen

120

Als Erstes planen Sie den Output Ihrer Kostenstellen. Das machen Sie nur für Kostenstellen, die ihre Leistungen mit anderen Kostenstellen oder mit Kostenträgern verrechnen. Diesen Output quantifizieren Sie in SAP ERP® mittels Leistungsarten. Eine Leistungsartenplanung ist für alle Fertigungskostenstellen zwingend erforderlich, weil sie für das Anlegen von Arbeitsplätzen und Arbeitsplänen in der Produktionsplanung benötigt wird. An dieser Stelle ist eine enge Abstimmung zwischen dem Controlling und der Produktionsplanung erforderlich. Für OverheadKostenstellen benötigen Sie keine Leistungsartenplanung, soweit

3


diese – wie meistens üblich – nicht an der Leistungsverrechnung teilnehmen sollen. Der Tarif (Kostensatz) für die Leistungsverrechnung wird entweder manuell vorgegeben oder vom System automatisch ermittelt. Die automatische Ermittlung erfordert eine vollständige Kostenplanung in SAP. Die Tarife sind entweder Periodentarife, die jeden Monat unterschiedlich sein können, oder Durchschnittstarife, die über das ganze Jahr hinweg gültig sind. Wir empfehlen Ihnen aus Gründen der betriebswirtschaftlichen Logik mit Durchschnittstarifen zu arbeiten. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Leistungserbringung/Tarife ► Ändern (Anzeigen)

TCode

KP26 (KP27)

Im Einstieg zur Planung geben Sie die Version, den zu planenden Zeitraum (üblicherweise das nächste Geschäftsjahr), die Kostenstelle und die Leistungsart an. Sie können bei den Kostenstellen und Leistungsarten Einzelwerte, Intervalle oder Gruppen angeben. In unserem Beispiel haben wir eine Leistungsartengruppe Z001 mit allen Leistungsarten der Produktion verwendet, um drei Leistungsarten auf der Fertigungskostenstelle zu planen. Wählen Sie immer die formularbasierte Planung, damit Sie auf dem Folgebild alle Leistungsarten des gewählten Leistungsartenintervalls oder der Leistungsartengruppe wie in einem Formular angezeigt bekommen.

Kostenstellen tarif

Startein stellungen

121

3


Abb. 3-23: Leistungsartenplanung – Einstieg Planungsmaske

122

In der Übersicht erfassen Sie die jährliche Planleistung. Wenn Sie den Tarif für die Kostenstelle manuell planen (Plantarifkennzeichen 3), tragen Sie den Tarif aufgeteilt nach fixen und variablen Kosten ein. Wenn Sie die maschinelle Tarifermittlung (Plantarifkennzeichen 1) einsetzen, brauchen Sie keinen Tarif einzutragen, weil der Tarif vom System ermittelt wird. Wir zeigen Ihnen in Abb. 3-24 den Bildschirm für die Leistungsartenplanung bereits mit den Ergebnissen nach der Durchführung der Tarifermittlung. Die Tarife werden – in Folge der Iteration mit recht „krummen“ Werten bezogen auf eine Tarifeinheit von 100 Stunden – in den Spalten Tarif fix und Tarif variabel angezeigt.


3

Abb. 3-24: Leistungsartenplanung – Übersicht Die jährliche Planleistung wird mit einem Verteilungsschlüssel (Spalte VS) auf die einzelnen Perioden heruntergebrochen. Dabei werden die folgenden Standardverteilungsschlüssel verwendet: •

0 Manuelle Verteilung

•

Der Verteilungsschlüssel 0 wird automatisch gesetzt, wenn Sie im Periodenbild Periodenwerte planen. 1 Gleichmäßige Verteilung

•

Sie geben einen Jahreswert ein, der gleichmäßig auf alle Perioden verteilt wird (ein Zwölftel). 2 Analoge Verteilung

Verteilungs schlüssel

Sie geben einen Jahreswert ein, der analog zur bisherigen Verteilung auf alle Perioden verteilt wird. Bei der erstmaligen Eingabe eines Planwertes wird dieser wie bei Verteilungsschlüssel 1 gleichmäßig auf die Perioden verteilt. Gibt es bereits periodisierte Werte, bewirkt die Eingabe eines geänderten Planwertes mit Verteilungsschlüssel 2, dass der neue Planwert im Verhältnis der bisherigen Periodenplanwerte auf die einzelnen Perioden aufgeteilt wird. Als Vorschlagswert wird der Verteilungsschlüssel 2 gesetzt. Eine Änderung des Verteilungsschlüssels bewirkt automatisch eine Änderung der Aufteilung der Werte, wovon Sie sich jederzeit überzeugen können, indem Sie auf das Icon klicken. Wenn Sie einen Jahresplanwert saisonalisiert auf die Einzelperioden verteilen wollen, definieren Sie dafür einen unternehmensspezifischen Verteilungsschlüssel im Customizing.

123

3


3.3.4 Primärkostenplanung Input planen

Leistungs abhängige und leistungs unabhängige Planung Fixe und variable Kosten

Nachdem Sie den Output der Kostenstellen festgelegt haben, lautet die nächste Frage, welcher Input an Ressourcen erforderlich ist, um diesen Output zu erbringen. Wie viele Löhne, Gehälter, Abschreibungen und Sachkosten sind notwendig? Primärkosten planen Sie leistungsabhängig oder leistungsunabhängig, je nachdem, ob Sie zuvor eine Leistungsartenplanung erstellt haben. Bei allen Kostenstellen mit Leistungsartenplanung führen Sie eine leistungsabhängige Primärkostenplanung durch. Die Primärkosten planen Sie dann nach ihren fixen und variablen Kostenanteilen. Fixe Kosten sind Kosten der Leistungsbereitschaft. Sie fallen in jedem Fall an, selbst dann, wenn keine einzige Stunde gearbeitet wird (Kosten für Gebäude, Grundwartung von Maschinen, Gehalt des Meisters oder Kostenstellenleiters). Variable Kosten fallen proportional mit jeder Stunde an, in der eine Kostenstelle Output erbringt (Stromkosten, Wasserverbrauch, externe Leistungen, Abschreibungen für Maschinennutzung). Kostenstellen ohne direkte Leistungsverrechnung und damit ohne Leistungsartenplanung werden leistungsunabhängig geplant (Verwaltung, Vertrieb, Geschäftsführung, F&E).

Abb. 3-25: Leistungsabhängige und -unabhängige Primärkostenplanung

124

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Kosten/Leistungsaufnahmen ► Ändern (Anzeigen)

TCode

KP06 (KP07)

3


Wählen Sie ein für die Primärkostenplanung geeignetes Planungslayout wie z. B. Layout 1-101. Wir verwenden ein selbst erstelltes Layout, bei dem wir Layout 1-101 um die Anzeige der Kostenartentexte erweitert haben.

Abb. 3-26: Primärkostenplanung – Einstieg Hier geben Sie die Version und den Planungszeitraum an. Wichtig ist, dass Sie die Leistungsart angeben, wenn Ihre Primärkostenplanung leistungsabhängig sein soll. Beachten Sie die Reihenfolge: Zuerst erfassen Sie die Leistungsartenplanung und erst dann die leistungsabhängige Primärkostenplanung. Wenn Sie leistungsunabhängig planen wollen, lassen Sie das Feld Leistungsart leer. Über das Icon gelangen Sie vom Einstiegsbild in das Übersichtsbild zur Erfassung der Planwerte.

Startein stellungen

125

3


Tipp Sie erleichtern den Planern die Arbeit und sorgen für eine konsistente Planung, wenn Sie eine Kostenartengruppe mit jenen Kostenarten vor geben, die beplant werden sollen. Treffen Sie eine kompakte Auswahl an Kostenarten und machen Sie die Planung nicht zu detailliert, damit der manuelle Planungsaufwand möglichst gering ausfällt. Nutzen Sie Vor schlagswerte für bestimmte Parameter wie z. B. das Planjahr oder die Version durch Vorparametrisierung im Planerprofil.

Abb. 3-27: Primärkostenplanung – Übersicht Plandaten eingeben

126

Im Übersichtsbild erfassen Sie die Planwerte für den gewählten Zeitraum – üblicherweise das nächste Geschäftsjahr. Zur Verteilung von Planwerten auf die einzelnen Perioden werden in Spalte VS Verteilungsschlüssel zugeordnet. Wie das genau funktioniert haben wir in Kapitel 3.3.3 bereits beschrieben. Üblicherweise verwenden Sie 1 für eine gleichmäßige und 2 für eine analoge Verteilung. Sie können im Customizing eigene Verteilungsschlüssel definieren, die unternehmensspezifische Sachverhalte (wie z. B. den Betriebsurlaub oder die Anzahl der Arbeitstage pro Monat) berücksichtigen. Alternativ ändern Sie die Aufteilung der eingegebenen Jahresplan-


werte einer Kostenart im Periodenbild, indem Sie die Zeile der Kosklicken. tenart markieren und auf das Icon Sie können das Periodenbild aber auch einfach nur zur Anzeige der Werte verwenden, die auf die einzelnen Perioden entfallen. Wir raten Ihnen von der manuellen Planung über das Periodenbild ab, weil sie sehr arbeitsintensiv ist. Arbeiten Sie stattdessen lieber mit eigenen Verteilungsschlüsseln.

3 Periodenbild

Abb. 3-28: Primärkostenplanung – Periodenbild

127

3


3.3.5 Sekundärkostenplanung Leistungs abhängige und leistungs unabhängige Planung

128

Die Hauptkostenstellen benötigen interne Leistungen von Hilfskostenstellen, um ihren Output erbringen zu können. In unserem Beispiel bezieht die Fertigungskostenstelle Strom von der Energiekostenstelle. Sie planen diese Leistungen im Rahmen der Sekundärkostenplanung mengenbezogen, indem Sie angeben, welche Leistungsmenge der Empfänger vom Sender in Anspruch nehmen wird. Wie bei der Primärkostenplanung gibt es auch hier eine leistungsabhängige und eine leistungsunabhängige Planung. Sie erstellen eine leistungsabhängige Sekundärkostenplanung, wenn Sie die empfangene Planleistung mit Bezug zu einer auf der Empfängerkostenstelle geplanten Leistungsart planen. Die Alternative ist eine leistungsunabhängige Sekundärkostenplanung, bei der Sie die Leistungsaufnahme direkt auf der Empfängerkostenstelle ohne Bezug zu einer auf der Empfängerkostenstelle geplanten Leistungsart planen. Diese Situation haben Sie auch auf allen Kostenstellen ohne Leistungsartenplanung (Vertrieb, Verwaltung). Worin besteht der Unterschied? Leistungsabhängige Leistungsaufnahmen planen Sie nach fixem und variablem Verbrauch getrennt. Als anschauliches Beispiel stellen Sie sich eine Instandhaltungskostenstelle vor, von der die Fertigung jeden Monat eine fixe Stundenzahl für die Grundwartung einer Maschine aufnimmt. Weitere Instandhaltungsstunden werden variabel, abhängig von den Betriebsstunden der Maschine geplant. Leistungsunabhängige Leistungsaufnahmen planen Sie grundsätzlich immer fix. Bei der Tarifermittlung, die Sie am Ende des Planungsprozesses ausführen, werden die leistungsunabhängig geplanten Kosten den Leistungsarten nach Äquivalenzziffern (Verhältniszahlen) für die Tarifermittlung zugerechnet.


3

Abb. 3-29: Sekundärkostenplanung – Prinzip Charakteristisch für die Sekundärkostenplanung ist: • • •

Zusammen fassung

Die Sekundärkostenplanung ist immer eine Mengenplanung (Anzahl in Anspruch genommener Stunden). Sie wird immer auf der Empfängerseite (Kostenstelle, Innenauftrag) erfasst. Die Kosten werden aufgrund des Tarifs automatisch berechnet und unter einer Sekundärkostenart (Typ 43) dargestellt.

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Kosten/Leistungsaufnahmen ► Ändern (Anzeigen)

TCode

KP06 (KP07)

129



Wählen Sie ein für die Sekundärkostenplanung geeignetes Planungslayout wie z. B. das Layout 1-102.

Abb. 3-30: Sekundärkostenplanung – Einstieg Im Einstiegsbild geben Sie die Version, den Planungszeitraum, die Senderkostenstelle – immer zusammen mit der Senderleistungsart – und die Empfängerkostenstelle – alleine (leistungsunabhängige Sekundärkostenplanung) oder mit ihrer Leistungsart (leistungsabhängige Sekundärkostenplanung) – an. Über das Icon gelangen Sie in das Übersichtsbild zur Eingabe der Leistungsaufnahme.

130

3


Abb. 3-31: Übersicht Sekundärkostenplanung Im Übersichtsbild geben Sie die Leistungsaufnahme bei einer leistungsunabhängigen Planung ausschließlich als fixen Planverbrauch und bei einer leistungsabhängigen Sekundärkostenplanung als fixen und variablen Planverbrauch ein. Zur Verteilung der Planwerte auf die einzelnen Perioden verwenden Sie wiederum Verteilungsschlüssel in Spalte VS (siehe Kapitel 3.3.3). Über das Icon lassen sich die Periodenwerte anzeigen oder ändern.

Plandaten eingeben

3.3.6 Statistische Kennzahlen planen Statistische Kennzahlen dienen in erster Linie als Basis für Planverrechnungen über Umlage oder Verteilung. Eine zweite Verwendungsmöglichkeit ist, statistische Kennzahlen als ergänzende Mengeninformation in einem Kostenstellenbericht zu nutzen (Beispiel: Anzahl Mitarbeiter). Je nachdem, ob es statistische Kennzahlen vom Typ Festwert (Anzahl Mitarbeiter) oder vom Typ Summenwert (Verbrauch Telefongebühreneinheiten) sind, ist der Jahreswert der Durchschnitt der Periodenwerte oder die Summe aller Periodenwerte.

Festwert und Summenwert

131

3


Abb. 3-32: Statistische Kennzahlen

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Statistische Kennzahlen ► Ändern (Anzeigen)

TCode

KP46 (KP47)

Im Einstiegsbild geben Sie die Version, den Planungszeitraum, die Kostenstelle(ngruppe) und die statistische Kennzahl an und gelangen über das Icon zum Übersichtsbild. Hier empfehlen wir Ihnen das Layout 1-303C, mit dem Sie alle Kostenstellen in einer Liste beplanen, wie in unserem Beispiel die Gebäudeflächen der einzelnen Kostenstellen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Kontrollsumme für die Gesamtfläche angezeigt bekommen. Dasselbe Vorgehen empfehlen wir Ihnen für die Mitarbeiterzahl.

132


3

Abb. 3-33: Statistische Kennzahlenplanung – Übersicht

3.3.7 Kostenverrechnungen im Plan Nicht alle Leistungen von Hilfskostenstellen lassen sich mit einer direkten Leistungsverrechnung verrechnen, weil sich Leistungsmengen nicht messen lassen oder der Erfassungsaufwand für eine Leistungserfassung als zu hoch angesehen wird. In diesen Fällen können Sie zur Verrechnung der Kosten mit einer Verteilung oder einer Umlage arbeiten. Im Gegensatz zur bereits vorgestellten Leistungsverrechnung handelt es sich hierbei jedoch um reine Werteverrechnungen, die – je nach Ausgestaltung der Verrechnungsregeln – keine bis geringe betriebswirtschaftliche Analysequalität besitzen. Die wahren Kostenverursacher werden meistens verschleiert und einer Kontrolle systematisch entzogen, weshalb Sie sich den Einsatz von Verteilungen und Umlagen gut überlegen sollten. Greifen Sie – soweit das möglich ist – lieber auf eine Leistungsverrechnung oder auf eine Soll-Ist-Leistungsverrechnung zu-

Verteilung und Umlage

133

3


rück. Das sind die zwar aufwendigeren, aber betriebswirtschaftlich aussagekräftigeren Verfahren. Da das Prinzip im Plan und im Ist dasselbe ist, finden Sie die detaillierte Beschreibung nur einmal, und zwar im Kapitel über die Istverrechnungen. Planverteilung Prinzip der Verteilung

Zyklus

Startein stellungen

134

Die Verteilung definiert eine typischerweise periodisch durchgeführte Verrechnung zwischen einem Sender (Kostenstelle) und mehreren Empfängern (Kostenstelle, Auftrag, PSP-Element), an die die Primärkosten des Senders – unter Beibehaltung ihrer Kostenart – nach Prozenten oder variabel nach statistischen Kennzahlen weiterverrechnet werden. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Verrechnungen ► Verteilung

TCode

KSVB

Die für diese Art der Verrechnung notwendigen Informationen werden in Form eines Zyklus erfasst und gespeichert. Das Anlegen eines Zyklus beschreiben wir ausführlich in Kapitel 3.5.4. Hier setzen wir voraus, dass ein Planverteilungszyklus bereits angelegt wurde. Im Einstiegsbild geben Sie den auszuführenden Zyklus und den Zeitraum an. Im Gegensatz zur Istverteilung führen Sie die Planverteilung für das ganze Jahr auf einmal aus, indem Sie auf das Icon klicken.


3

Abb. 3-34: Planverteilung – Einstieg Als Ergebnis sehen Sie im Grundbild zunächst nur die Anzahl der Sender und der Empfänger. Die Verteilungsbeträge sehen Sie, wenn Sie auf das Icon oder klicken.

Ergebnis der Planverteilung

Abb. 3-35: Planverteilung – Grundliste

135

3


Wir zeigen Ihnen hier einen Ausschnitt aus der Empfängerliste.

Abb. 3-36: Planverteilung – Empfängerliste Planumlage Prinzip der Umlage

Die Umlage ist eine typischerweise periodisch durchgeführte Verrechnung zwischen einem Sender (Kostenstelle) und mehreren Empfängern (Kostenstelle, Auftrag, PSP-Element), an die Primärund Sekundärkosten nach Prozenten oder variabel nach statistischen Kennzahlen weiterverrechnet werden. Die Umlage funktioniert analog zur Verteilung. Die wichtigsten Unterschiede sind:

Unterschied zwischen Verteilung und Umlage

• •

Es werden Primärkosten und Sekundärkosten verrechnet. Die gebuchten Originalkostenarten auf dem Sender bleiben nicht erhalten und werden stattdessen unter einer oder mehreren Umlagekostenarten zusammengefasst gebucht.

In unserem Modell verwenden wir eine Umlage zur Verrechnung der Gebäudekosten nach Quadratmetern der in Anspruch genommenen Flächen.

136

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Verrechnungen ► Umlage

TCode

KSUB

3


Das Anlegen eines Zyklus beschreiben wir ausführlich in Kapitel 3.5.4. Hier setzen wir voraus, dass ein Planumlagezyklus bereits angelegt wurde. Im Einstiegsbild, das identisch mit dem zur im vorigen Abschnitt beschriebenen Planverteilung ist, geben Sie den auszuführenden Zyklus und den Zeitraum an. Im Gegensatz zur Istumlage führen Sie die Planumlage für das ganze Jahr auf einmal aus, indem Sie auf das Icon klicken. Als Ergebnis sehen Sie zunächst nur das Grundbild mit der Anzahl der Sender und der Empfänger, das wir hier ebenfalls nicht darstellen, weil es dem bei der Planverteilung entspricht. Die Umlagebeträge sehen Sie, wenn Sie auf das Icon oder auf das Icon klicken. In unserem Beispiel sehen Sie die auf die Empfängerkostenstellen entfallenden Umlagekosten und die als Bezugsbasis verwendeten Quadratmeter der statistischen Kennzahl Gebäudefläche.

Startein stellungen

Ergebnis

Abb. 3-37: Planumlage – Ergebnisliste

137

3


3.3.8 Planungshilfen Weitere Planungsfunktionalitäten bietet das SAP-Menü unter dem Menüpunkt Planungshilfen, wenngleich die Unterscheidung zwischen den Ordnern Verrechnungen und Planungshilfen etwas willkürlich erscheint. Wir stellen Ihnen beispielhaft die Übernahme von AfA-Werten, die Abgrenzung und die Formelplanung vor. Übernahme AfAWerte aus der Anlagenbuchhaltung Nutzen Sie die Integration zur Anlagenbuchhaltung, um AfA-Daten in die Kostenstellenplanung zu übernehmen. So ersparen Sie sich viel manuellen Planungsaufwand und erreichen eine Abstimmung mit der Anlagenbuchhaltung. Sie können dabei entscheiden, welche AfA-Daten Sie übernehmen wollen; zur Auswahl stehen beispielsweise Abschreibungen nach HGB, IFRS oder kalkulatorische Abschreibungen.

Startein stellungen

138

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Planungshilfen ► Übernahmen ► AfA/Zinsen AM

TCode

S_ALR_87099918

Im Einstiegsbild geben Sie den Buchungskreis, die Version und den Bewertungsbereich der Anlagenbuchhaltung an, aus dem Sie die Planwerte übernehmen wollen. In der Anlagenbuchhaltung wird zur Abbildung unterschiedlicher Bewertungsgrundsätze (HGB, IFRS, kalkulatorisch) je ein Bewertungsbereich je Bewertungsgrundsatz verwendet. Für die Kostenrechnung wird häufig ein eigener kalkulatorischer Bewertungsbereich verwendet.


3

Abb. 3-38: Übernahme AfA-Werte – Einstieg Wir zeigen Ihnen exemplarisch einen Ausschnitt aus der Ergebnisliste mit den AfA-Planwerten zu einer Kostenstelle.

Abb. 3-39: Übernahme AfA-Werte – Ergebnis

139

3


Abgrenzung von Kostenstellen

Zuschlags verfahren

Startein stellungen

140

SAP ERP® bietet als Planungshilfe für die Kostenstellenplanung die Transaktion Abgrenzung. Sie beruht auf dem Zuschlagsverfahren, bei dem die Plankosten einer Kostenart, die zu einer anderen, geplanten Kostenart dieser Kostenstelle proportional sind, automatisch errechnet werden. Das reduziert den manuellen Aufwand in der Kostenstellenplanung erheblich. Der betriebswirtschaftliche Sinn dahinter ist, unregelmäßig anfallende Kosten anteilig in den Periodenkosten zu berücksichtigen. In der Praxis verwenden Sie die Abgrenzung zur Planung von Sonderzahlungen (13. Monatsgehalt) und Lohnnebenkosten, wenn Sie die Überleitung der Personalplankosten aus der Komponente HCM nicht verwenden. Die Basis sind die Plankosten für Löhne und Gehälter, die auf den einzelnen Kostenstellen geplant werden. Die Abgrenzung erfolgt mit einem bestimmten Prozentsatz, den Sie als Erfahrungswert als prozentualen Zuschlag auf die Basiskostenarten vorgeben. Prozentsatz, Basiskostenarten und Abgrenzungsobjekt werden im Customizing in einem Zuschlagsschema hinterlegt. Beim Ausführen der Abgrenzung werden auf allen Kostenstellen, auf denen Löhne und Gehälter geplant sind, Plankosten für die kalkulatorisch errechneten Kostenarten gebildet. Gleichzeitig wird eine Entlastung (in Höhe aller Belastungen) auf einem Abgrenzungsauftrag durchgeführt. Die Planabgrenzung führen Sie für das ganze Geschäftsjahr auf einmal aus. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Planungshilfen ► Abgrenzung

TCode

KSA8

Im Einstiegsbild wählen Sie alle Kostenstellen oder eine Kostenstellengruppe, die Version und den Zeitraum.


3

Abb. 3-40: Planabgrenzung – Einstieg Die folgende Ergebnisliste zeigt für die Kostenstellen und die darauf geplanten Leistungsarten die kalkulierten Plankosten und die verwendeten Abgrenzungsaufträge.

Ergebnis der Abgrenzung

Abb. 3-41: Abgrenzung – Ergebnis Formelplanung und TemplateVerrechnung Diese beiden Planungstechniken beruhen auf Templates. Angewandt auf die Primärkostenplanung nennt sie SAP Formelplanung, bei der Sekundärkostenplanung Template-Verrechnung.

141

3 Formelplanung

Template Verrechnung


Die Formelplanung dient der automatischen Berechnung von Planwerten für Primärkosten und für statistische Kennzahlen. Eine wenig spektakuläre Anwendung wäre die Planung von Büromaterial abhängig von der Mitarbeiterzahl. Kurzum, immer wenn eine Primärkostenart von anderen Faktoren abhängig ist und sich das in einer Formel abbilden lässt, lässt sich diese Planungsmethode anwenden. Demgegenüber erlaubt die Template-Verrechnung eine gleichermaßen flexible Sekundärkostenplanung für Kostenstellenleistungen und Prozesskosten. Für die Prozesskostenrechnung ist diese Funktionalität aufgrund der komplizierten Verrechnungsbeziehungen überhaupt erst die Voraussetzung für eine sinnvolle Umsetzung, aber auch wenn Sie die Prozesskostenrechnung nicht einsetzen, können Sie mit der Template-Verrechnung kniffelige Verrechnungsbeziehungen abbilden. Da diese Planungsfunktionalität nicht sehr häufig verwendet wird, begnügen wir uns mit der Erläuterung des Prinzips.

Abb. 3-42: Ablauf der Template-Planung

142


3

Im ersten Schritt definieren Sie ein Template für die Formelplanung. Ein Template enthält eine oder mehrere Formeln zur Berechnung von Plankosten. Der Einstieg erfolgt über die Kostenstellenänderung oder über spezielle Transaktionen zur Pflege von Templates. Auf die Definition von Templates gehen wir Ihnen in Kapitel 3.5.5 ein, weil die Template-Verrechnung vor allem im Ist eingesetzt wird. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Einzelbearbeitung ► Ändern

TCode

KS02 oder direkter Aufruf mit CPT1 (CPT2, CPT3)

Im zweiten Schritt tragen Sie dieses Template in allen Kostenstellen ein, in denen diese automatische Ermittlung von Planwerten verwendet werden soll. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Einzelbearbeitung ► Anlegen, Ändern, Anzeigen

TCode

KS01, KS02, KS03

Im dritten Schritt führen Sie die Berechnung der Planwerte für alle Kostenstellen durch. Für die Primärkostenplanung machen Sie das mit der Formelplanung Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Planungshilfen ► Formelplanung ► Kosten und statistische Kennzahlen

TCode

KPT6

und für die Sekundärkostenplanung mit der Template-Verrechnung. Die Template-Verrechnung steht auch im Ist zur Verfügung, um Leistungsverrechnungen durchzuführen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Verrechnungen ► TemplateVerrechnungen

TCode

KPPS

143

3


Planabstimmung Prinzip

Nach Abschluss der Sekundärkostenplanung wollen Sie eine abgestimmte Planung, bei der das Leistungsangebot gleich der Nachfrage (disponierte Leistung) ist. Die Planabstimmung ist ein nützliches Instrument, um dieses Ziel systemunterstützt zu erreichen. Sie passt die Planleistung einer Kostenstelle an die disponierte (von den Empfängerkostenstellen aufgenommene) Leistung an. Werden von allen Empfängerkostenstellen weniger Leistungen in Anspruch genommen, wird die Planleistung auf die Höhe der geringeren disponierten Leistung reduziert und umgekehrt. Sie ersparen sich dadurch eine manuelle Anpassung der Kostenstellenplanung anhand des Berichts Planleistung zu disponierter Leistung. Darüber hinaus passt die Transaktion die variablen Plankosten der Senderkostenstelle automatisch an die veränderte Planleistung an.

Abb. 3-43: Planabstimmung Nur Kostenstellen mit einer disponierten Leistung von null bleiben unverändert. Das ist bei Fertigungskostenstellen sinnvoll, die keine disponierte Leistung haben, weil zukünftige Fertigungsaufträge noch nicht feststehen.

144


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Planungshilfen ► Planabstimmung

TCode

KPSI

3

Im Einstiegsbild wählen Sie eine Kostenstellengruppe oder alle Kostenstellen, die Version und den Zeitraum.

Abb. 3-44: Planabstimmung – Einstieg Die folgende Liste zeigt die ursprüngliche Planleistung und die angepasste Planleistung je Kostenstelle.

Abb. 3-45: Planabstimmung – Liste

145

3


3.3.9 Tarifermittlung Prinzip

Startein stellungen

Nachdem Sie alle Plankosten in SAP ERP® erfasst haben, führen Sie eine automatische Berechnung der Tarife (Kostensätze) für alle auf den Kostenstellen geplanten Leistungsarten durch. Wohlgemerkt, die Kostenplanung muss vollständig sein. Würde die Kostenplanung nicht alle Kosten enthalten, wären die Tarife unvollständig. Ein Mix aus automatisch ermittelten Tarifen und manuellen Tarifen ist möglich; abhängig vom Tarifkennzeichen (1 für automatische Tarifermittlung, 3 für manuellen Tarif) in der Leistungsartenplanung. Die manuellen Tarife der Leistungsarten mit Plantarifkennzeichen 3 werden bei der Tarifermittlung nicht verändert. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Verrechnungen ► Tarifermittlung

TCode

KSPI

Im Einstiegsbild geben Sie den obersten Kostenstellenknoten an und führen die Tarifermittlung für das ganze Geschäftsjahr aus. Wir raten Ihnen, bei großen Mandanten mit vielen Kostenstellen die Option der Hintergrundverarbeitung zu nutzen, damit Ihr System nicht über längere Zeit hinweg blockiert ist.

Abb. 3-46: Tarifermittlung – Einstieg

146


3

Nach der Tarifermittlung sehen Sie die Ergebnisse in einer Liste. Meistens wird der Tarif für 1.000 Mengeneinheiten angezeigt, um eine höhere Genauigkeit zu erreichen. Prüfen Sie die Ergebnisse und sperren Sie die Version sofort nach der Tarifermittlung, damit niemand mehr die Planung verändern kann. Die Tarifermittlung ist beliebig wiederholbar, falls Sie an der Planung Änderungen vornehmen.

Abb. 3-47: Tarifermittlung – Ergebnisse

3.3.10 Organisatorisches zur Planung Keiner der beschriebenen Vorgänge ist bei näherer Betrachtung besonders schwierig. Unterschätzen Sie aber nicht die Komplexität, die sich aus der Kombination verschiedener Verfahrensweisen und der sich hieraus ergebenden Abhängigkeiten insbesondere bei großen Mandanten ergibt. Deshalb sollten Sie auf jeden Fall eine feste Reihenfolge für Ihre Planungsarbeiten definieren. Wir erwähnen ein paar Beispiele für Abhängigkeiten, auf die Sie dabei achten sollten: •

Die leistungsabhängige Planung von Primär- und Sekundärkosten setzt voraus, dass Sie die Leistungsartenplanung durchgeführt haben.

147

3


• •

•

• •

Die Planabgrenzung setzt voraus, dass die Basiskostenarten geplant wurden. Die Planverteilung ist vor einer Planumlage auszuführen, wenn die verteilten Kosten bei der Umlage mit verrechnet werden sollen. Die Planumlage nach variablen Anteilen mit statistischen Kennzahlen setzt voraus, dass die statistischen Kennzahlen geplant wurden. Die Planabstimmung ist erst sinnvoll, wenn Sie die Sekundärplanung vollständig erfasst haben. Die Tarifermittlung ist der Abschluss der Planungsarbeiten und setzt voraus, dass alle Plandaten im System erfasst sind.

Die Reihenfolge lässt sich nicht allgemeingültig formulieren, sie hängt von den genutzten Funktionalitäten ab. Tipp Nachdem Sie die Planung erfasst und verabschiedet haben, sollten Sie die Version für dieses Geschäftsjahr im Customizing auf alle Fälle sper ren, damit niemand die Plandaten für dieses Geschäftsjahr verändern kann.

3.4 Laufende Istbuchungen auf Kostenstellen In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Buchungen für Primärkosten aus anderen Modulen in das Controlling gelangen und welche Transaktionen Sie innerhalb des CO zur Verrechnung von Kosten und Leistungen einsetzen können.

3.4.1 Buchungen aus anderen Anwendungen Die meisten Istbuchungen in der Kostenstellenrechnung stammen aus anderen Modulen. Beispiele hierfür sehen Sie in der folgenden Übersicht.

148

Laufende Istbuchungen auf Kostenstellen

3

Abb. 3-48: Buchungen aus anderen Modulen Das Controlling ist in diesem Fall nur Datenempfänger. Die Kostenstellenverantwortlichen müssen die anfallenden Kosten laufend überwachen, um Planüberschreitungen rechtzeitig entgegenzusteuern. Vermutlich werden Sie kaum in die Lage kommen, selbst Buchungen durchführen zu müssen. Deshalb verzichten wir auf eine ausführliche Beschreibung der Buchungstransaktionen. Wichtig ist allerdings, dass Sie wissen, welcher Logik die Buchungen folgen. Wird eine Buchung, bei der ein G&V-Konto angesprochen wird, in FI erstellt, ist die Eingabe eines CO-Kontierungsobjekts (Kostenstelle, Auftrag, PSP-Element) zwingend erforderlich, wenn zu dem G&V-Konto eine Kostenart existiert. Existiert keine Kostenart, wird kein CO-Kontierungsobjekt angegeben und es wird auch kein CO-Beleg erzeugt.

Buchungslogik

Abb. 3-49: Buchungslogik

149

3


Tipp Sichern Sie die Qualität von FibuBuchungen durch eine Validierung, die die Verwendung von Kostenarten auf bestimmten Kostenstellen (oder anderen COObjekten) bei jeder einzelnen Buchung prüft und im Be darfsfall verhindert. Eine Validierung wird im Customizing eingerichtet.

3.4.2 Verrechnungen innerhalb des CO Um den innerbetrieblichen Wertefluss abzubilden, stehen Ihnen in CO die folgenden Transaktionen zur Verfügung: Transaktion

Verrechnen von

Anwendung

Direkte Leistungsverrechnung

Mengen

Verrechnung von Stunden

Arbeitszeitblatt CATS

Mengen

Zeiterfassung

Umbuchung Leistungsverrechnun Mengen gen

Korrektur, Umbuchung

Umbuchung von Kosten

Kosten


Umbuchung Einzelposten

Kosten


Abb. 3-50: Istbuchungen im CO In den folgenden Kapiteln erfahren Sie mehr über die einzelnen Transaktionen. Direkte Leistungsverrechnung Die direkte Leistungsverrechnung setzen Sie ein, um Leistungen von Kostenstellen an andere CO-Objekte zu verrechnen. Voraussetzungen hierfür sind manuelle Stundenaufschreibungen der Mitarbeiter oder eine Zeiterfassung mit Angabe des Empfängerobjekts. Sender können immer nur Kostenstellen sein, auf denen eine Leistungsart geplant ist. Empfänger können indes alle CO-Objekte sein (Kostenstellen, Innenaufträge, PSP-Elemente von Projekten, Kundenaufträge, Ergebnisobjekte). Es werden immer Mengen verrechnet, die mit dem Plantarif aus der Kostenstellenplanung bewertet werden: Verrechnete Kosten = Istmenge x Plantarif

150


3

Der Sender erhält eine Gutschrift, die als ein Erlös dieser Kostenstelle interpretiert werden kann. Der Empfänger erhält eine Belastung in derselben Höhe. Die Verrechnung findet nur in CO und innerhalb eines Kostenrechnungskreises statt. Dabei wird kein FI-Beleg erzeugt. Wie wir in Kapitel 9.3 zeigen werden, fallen beim Einsatz des neuen Hauptbuchs eventuell Abstimmbuchungen in FI an.

Abb. 3-51: Prinzip der direkten Leistungsverrechnung

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Leistungsverrechnung ► Erfassen (Anzeigen, Stornieren)

TCode

KB21N (KB23N, KB24N)

Wählen Sie zu Beginn der Eingabe eine geeignete Erfassungsvariante für das Empfängerobjekt, an das Sie verrechnen wollen, und den Eingabetyp Listerfassung, um die Istmengen in einer Liste zu erfassen. Die Erfassungsvariante legt fest, welche CO-Objekte Sie als Empfänger der Leistungsverrechnung eingeben können. Im Zweifelsfall wählen Sie die Erfassungsvariante 10SAP Alle.

151

3


Abb. 3-52: Direkte Leistungsverrechnung Sie können einmal erfasste Leistungsverrechnungen anzeigen, aber nicht ändern, sondern nur stornieren. Häufig wird diese Transaktion zur Verbuchung von Leistungsdaten aus Betriebsdatenerfassungssystemen über eine Schnittstelle verwendet. Arbeitszeitblatt Das Arbeitszeitblatt ist eine Oberfläche zur benutzerfreundlichen Erfassung von Zeiten. Der Unterschied zur direkten Leistungsverrechnung besteht darin, dass die Mitarbeiter das Arbeitszeitblatt zur anwendungsübergreifenden Erfassung ihrer eigenen Zeitdaten unter ihrer Personalnummer verwenden. Eingesetzt wird das Arbeitszeitblatt immer dann, wenn Mitarbeiter Leistungen für andere Kostenstellen (Innenaufträge, Projekte oder Kundenaufträge) erbringen. Das Arbeitszeitblatt bietet Ihnen im Vergleich zur direkten Leistungsverrechnung noch zusätzliche Funktionen: • • • • •

152

eine Kalenderanzeige, einen Vergleich der erfassten Zeiten mit der Regelarbeitszeit, eine Freigabe der erfassten Zeiten durch den Mitarbeiter, eine Genehmigung der Zeiten durch den Vorgesetzten, verschiedene Berichtsauswertungen.


Die Daten des Arbeitszeitblatts sind zunächst nur im Arbeitszeitblatt gespeichert und nicht in CO sichtbar. Dafür ist ein weiterer Schritt erforderlich: die Überleitung der Daten nach CO, PS und HCM. Die Überleitung machen Sie – je nach Datenvolumen – wöchentlich oder monatlich. Anwendungsbeispiele sind: • • •

3 Überleitung

Ein Konstrukteur erfasst Stunden für einen Entwicklungsauftrag. Ein Servicetechniker erfasst Stunden für einen Kundenauftrag. Ein Berater erfasst Beratungszeiten für ein Beratungsprojekt. 1. Zeiten erfassen

CAT2

2. Zeiten freigeben 3. Zeiten genehmigen (optional) 4. Zeiten überleiten

CAT7

CAT6

CO

HCM

CATA CO

HCM

PS

Abb. 3-53: Arbeitszeitblatt Wir empfehlen Ihnen, dass Sie das Erfassen der Arbeitszeiten von den Mitarbeitern möglichst zeitnah vornehmen lassen. Das Arbeitszeitblatt ist selbst dann anwendbar, wenn Sie die Komponente HCM für die Personalabrechnung nicht nutzen. Das Anlegen eines Personalministammsatzes reicht vollkommen aus.

Zeiten erfassen

153

3


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Arbeitszeitblatt ► CATS classic ► Arbeitszeiten erfassen (Arbeitszeiten anzeigen)

TCode

CAT2 (CAT3)

Im Einstiegsbild geben Sie das gewünschte Erfassungsprofil und die Personalnummer an und klicken auf das Icon .

Abb. 3-54: Arbeitszeitblatt – Einstieg In der Erfassungssicht geben Sie die an den einzelnen Tagen geleisteten Stunden je Leistungsempfänger ein. Die Senderkostenstelle und die Leistungsart werden automatisch aus dem Personalstammsatz übernommen. In der Liste lassen sich Leistungen für verschiedene CO-Objekte eintragen. Durch einen Doppelklick auf einen einzelnen Zeiteintrag öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in das Sie einen Kurztext zur Beschreibung der Leistung eintragen können. Das ist immer dann empfehlenswert, wenn es sich um Leistungen für Kunden handelt, die fakturiert werden. Sind alle Zeiten erfasst, klicken Sie auf das Icon . Markieren Sie dann alle freizugebenden Zeilen, klicken Sie auf das Icon und auf sichern. Die freigegebenen Zeiten werden im darauf folgenden, optionalen Schritt vom Linienvorgesetzten oder vom Projektleiter genehmigt. Im letzten Schritt werden die Zeiten nach CO übergeleitet.

154


3

Abb. 3-55: Arbeitszeitblatt – Erfassungssicht Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Arbeitszeitblatt ► Überleitung ► Rechnungswesen (Komponentenüber greifend)

TCode

CAT7 (CATA)

Die Überleitung nach CO wird meistens zentral für alle Mitarbeiter durchgeführt. Über die Angabe der Personalnummern und des Zeitraums definieren Sie den Umfang der Überleitung. Wir empfehlen Ihnen, die Übernahme wöchentlich und nicht nur monatlich durchzuführen. Zum Schutz personenbezogener Daten haben Sie die Option, auf die Übernahme der Personalnummern in den COBeleg zu verzichten, indem Sie den Parameter Personalnummer im CO-Beleg nicht aktivieren.

155

3


Abb. 3-56: Überleitung Arbeitszeitblatt – Einstieg Die in CO übernommenen Belege werden in einer Liste angezeigt. Dabei wird jeweils ein Beleg je Leistungsempfänger und Tag erstellt. Nur in dieser Liste haben Sie die Möglichkeit, durch das Markieren einzelner Belege am Zeilenanfang in den einzelnen CATS-Beleg zu springen. Die Überleitung kann nur einmalig ausgeführt werden.

Abb. 3-57: Überleitung Arbeitszeitblatt – Ergebnis

156


3

Umbuchen von Leistungsverrechnungen Die Transaktion Umbuchungen von Leistungsverrechnungen bucht Mengen von einem CO-Objekt auf ein anderes CO-Objekt um. Sie wird in den folgenden Fällen angewandt: •

•

Korrekturen von falschen CO-Kontierungen in der Leistungsverrechnung. Verwenden Sie die Transaktion allenfalls bei Belegen mit vielen Positionen, ansonsten raten wir Ihnen, die ursprüngliche Leistungsverrechnung zu stornieren und mit der richtigen CO-Kontierung neu zu erfassen. Umbuchen von Leistungsverrechnungen von einem CO-Objekt auf ein anderes, z. B. dann, wenn eine Kostenstelle mit einer anderen zusammengelegt wird. In diesem Fall kann man die Leistungsverrechnungen – allerdings nur einzeln – mithilfe dieser Transaktion umbuchen.

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Umbuchung Leistungsverrechnung ► Erfassen (Anzeigen, Stornieren)

TCode

KB65 (KB66, KB67)

Im hier nicht dargestellten Einstiegsbild geben Sie die Belegnummer des CO-Belegs an. In der anschließend gezeigten Liste gehen Sie am besten mit einem Doppelklick auf die Einzelbearbeitung, um den neuen Empfänger anzugeben. Sie können die gesamte Leistung oder nur einen Teil der Leistung an einen oder mehrere neue Empfänger umbuchen. In unserem Beispiel buchen wir einen Teil der Leistung an einen anderen Innenauftrag um. Bei Teilmengen blättern Sie über das Icon zur Angabe des nächsten Leistungsempfängers um.

157

3


Abb. 3-58: Umbuchen von Leistungsverrechnungen Umbuchen von Kosten Nachdem wir die Verrechnung von Mengen kennengelernt haben, zeigen wir Ihnen nun die Transaktion, die Ihnen SAP ERP® zur Verfügung stellt, um Kosten innerhalb des CO umzubuchen. Diese Transaktion wird verwendet, um Primärkosten von einem COObjekt auf ein anderes CO-Objekt zu transferieren. Dabei wird kein FI-Beleg erzeugt. Außerdem gibt es keinen Bezug zu Leistungen oder bestehenden Istbuchungen. Die Transaktion wird für die folgenden Zwecke genutzt: •

•

158

Summarisches Umbuchen von Kosten von einem CO-Objekt auf ein anderes, z. B. dann, wenn eine Kostenstelle mit einer anderen zusammengelegt wird. In diesem Fall können Sie so die Periodensalden je Kostenart umbuchen. Weiterbelasten von Kosten einer Kostenstelle an andere Empfänger.


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Manuelle Umbuchung Kosten ► Erfassen (Anzeigen, Stornieren)

TCode


3

Um ein bestimmtes CO-Objekt umbuchen zu können, müssen Sie – wie bei der Leistungsverrechnung – eine geeignete Erfassungsvariante auswählen.

Abb. 3-59: Umbuchung von Kosten Umbuchen von Einzelposten Diese Transaktion wird – ähnlich wie die eben beschriebene Transaktion – zum Umbuchen von Kosten verwendet, und zwar, um Primärkosten aus einer einzelnen FI-Buchung von einem COObjekt auf ein anderes CO-Objekt umzubuchen. Bei dieser Transaktion geschieht das allerdings mit einem Bezug zum ursprünglichen Fibu-Beleg. Sie können maximal den Betrag des Fibu-Belegs umbuchen. Diese Transaktion wird für die folgenden Zwecke genutzt: •

•

Korrektur von falschen CO-Kontierungen im Fibu-Beleg. Wir empfehlen Ihnen allerdings, statt dieser Transaktion den FibuBeleg zu stornieren und mit der richtigen CO-Kontierung neu zu erfassen. Umbuchen eines Belegs von einer Verrechnungskostenstelle auf die richtige Kostenstelle. Hierbei ist eine betragsmäßige Aufteilung auf mehrere Empfänger möglich.

159

3


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Umbuchung Einzelposten ► Erfassen (Anzeigen, Stornieren)

TCode

KB61 (KB63, KB64)

Im Einstiegsbild geben Sie die Nummer des FI-Belegs ein und wechseln mit einem Doppelklick auf die angezeigte Belegnummer in die hier dargestellte Einzelerfassung, in der Sie eine neue Empfängerkontierung angeben.

Abb. 3-60: Umbuchung von Einzelposten

3.5 Periodenabschluss in der Kostenstellenrechnung Am Monatsende sind im Controlling diverse Abschlussarbeiten erforderlich, bei denen kalkulatorische Kosten verrechnet und Kosten entsprechend dem Wertefluss weiterverrechnet werden. SAP ERP® stellt Ihnen dafür verschiedene Funktionen zur Verfügung, die von der Controllingabteilung zentral ausgeführt werden. Wir haben die gebräuchlichsten Funktionalitäten an dieser Stelle für Sie zusammengestellt:

160

Periodenabschluss in der Kostenstellenrechnung

Transaktion

Verrechnen von

Anwendung

Statistische Kennzahlen erfassen

Basis für Verteilung und Umla ge

Abgrenzung

Kosten

Kalkulatorische Abgrenzung

Istverteilung

Kosten

Primärkosten verrechnen

Kosten

Primär und Sekundärkosten verrechnen

Istumlage TemplateVerrechnung

Mengen

Mengenverrechnung

Indirekte Leitungsverrechnung

Mengen

Verrechnung Kantine

Soll=IstLeistungsverrechnung

Mengen

Verrechnung von kWh

Abweichungen

Abweichungsermittlung

3

Abb. 3-61: Transaktionen für den Periodenabschluss

3.5.1 Statistische Kennzahlen erfassen Sie erfassen statistische Kennzahlen als eine variable Basis für Verrechnungen mit Umlage oder Verteilung. Oder Sie verwenden die Istwerte statistischer Kennzahlen als Zusatzinformationen in Kostenstellenberichten. Meistens erfassen Sie die Istwerte nicht manuell, sondern verwenden diese Transaktion in Schnittstellen, um beispielsweise Gebühreneinheiten je Kostenstelle von einer Telefonanlage zu übernehmen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Statistische Kennzahlen ► Erfassen (Anzeigen, Stornieren)

TCode


In unserem Beispiel erfassen wir die Flächen der einzelnen Kostenstellen in der ersten Periode, damit sie als Festwerte automatisch auf die Folgeperioden vorgetragen werden.

161

3


Abb. 3-62: Statistische Kennzahlen erfassen

3.5.2 Abgrenzung Für eine Abgrenzung steht das Zuschlagsverfahren und das Soll=IstVerfahren zur Verfügung. Die Abgrenzung nach dem Zuschlagsverfahren wird zur kalkulatorischen Abgrenzung aperiodisch anfallender Kosten im Controlling eingesetzt, die proportional zu einer anderen Kostenart sind (z. B. Sonderzahlungen zu laufendem Gehalt). Löhne und Gehälter werden monatlich auf den einzelnen Kostenstellen gebucht. Die Abgrenzung erfolgt mit einem bestimmten Prozentsatz auf der Grundlage von Basiskostenarten (Löhne und Gehälter). Der Prozentsatz, die Basiskostenarten und das Abgrenzungsobjekt werden im Customizing in einem Zuschlagsschema hinterlegt. Die Abgrenzung belastet automatisch alle Kostenstellen, auf denen Löhne und Gehälter gebucht sind, mit kalkulatorischen Abgrenzungswerten. Die Entlastung (in Höhe aller Belastungen)

162


3

wird auf einem Abgrenzungsauftrag oder auf einer Abgrenzungskostenstelle durchgeführt. Das zweite Abgrenzungsverfahren, das Soll=Ist-Verfahren, verwenden Sie zur Abgrenzung von Primärkosten (wie Versicherungsprämien, Leasinggebühren und Abonnementkosten), zu denen Sie nur jährlich oder quartalsweise eine Rechnung erhalten. Sie planen fixe und variable Kosten auf Kostenstellen unter einer speziellen Kostenart vom Kostenartentyp 4. Im Customizing wird die abzugrenzende Kostenart zusammen mit einem Abgrenzungsauftrag aufgenommen. Mehr brauchen Sie dafür nicht zu tun. Bei der Abgrenzung werden die Sollkosten je nach Beschäftigungsgrad der Kostenstelle ermittelt und im Ist auf der Kostenstelle gebucht. Auf einer Kostenstelle ohne Leistungsartenplanung oder vollständig fixe Planung wird die Soll=Ist-Abgrenzung zu einer Plan=IstAbgrenzung, bei der die Planwerte im Ist gebucht werden. Diese Transaktion unterstützt nur Primärkosten. Für Sekundärkosten bietet SAP ERP® mit der Soll=Ist-Leistungsverrechnung eine vergleichbare Transaktion. Die Abgrenzung führen Sie monatlich für Zuschlagsverfahren und Soll=Ist-Verfahren gleichzeitig aus. Der Vorgang ist CO-intern, es erfolgt also keine Abgrenzung in FI. Ist eine Abgrenzung in FI erwünscht, muss sie manuell in Höhe der in CO ermittelten Werte gebucht werden. Die tatsächlich anfallenden Zahlungen werden auf das Abgrenzungsobjekt gebucht. Im Idealfall gleichen Sie die abgegrenzten Beträge aus. Kleine Salden werden allerdings immer anfallen. Sie werden am Jahresende vom Abgrenzungsauftrag an die Ergebnisrechnung abgerechnet. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Abgrenzung

TCode

KSA3

Im Einstiegsbild geben Sie den obersten Knoten der Standardhierarchie und die abzugrenzende Periode an.

163

3


Abb. 3-63: Abgrenzung – Einstieg Die Ergebnisliste zeigt Ihnen die Kostenstellen mit ihren Abgrenzungsbeträgen und den Abgrenzungsaufträgen.

Abb. 3-64: Abgrenzung Ist – Ergebnis

3.5.3 Istverteilung Eine Verteilung verrechnet die primären Istkosten von einer Verrechnungskostenstelle an andere Kostenstellen (Innenaufträge, PSPElemente) nach einem bestimmten Schlüssel. Im Gegensatz zur

164


3

Leistungsverrechnung ist die Verteilung (wie die noch darzustellende Umlage) eine reine Werteverrechnung mit den im Planungsteil bereits angesprochenen Einschränkungen. In unserem Beispiel setzen wir eine Verteilung ein, um die auf der Telefonverrechnungskostenstelle gebuchten Telefonkosten an andere Kostenstellen zu verrechnen. Sie definieren einmalig einen Zyklus mit mindestens einem Segment, das eine Verrechnungsregel (nach Prozenten, Istkosten oder nach einer statistischen Kennzahl) enthält. Gibt es bereits einen Zyklus für die Planverteilung, müssen Sie den Planzyklus einfach in einen Istzyklus kopieren und die erforderlichen Anpassungen vornehmen. Detaillierte Ausführungen zur Zyklus-Segment-Technik finden Sie in Kapitel 3.5.4. Sie können mehrere Verteilungszyklen definieren, die im Zuge des Periodenabschlusses – je nach Abhängigkeit – parallel oder hintereinander ausgeführt werden. Die bei der ursprünglichen Buchung verwendete Originalkostenart bleibt bei der Verrechnung erhalten. Mit der Verteilung können Sie nur Primärkosten verrechnen. Sind auf der Kostenstelle auch Sekundärkosten vorhanden, werden sie nicht weiterverrechnet. Die Verrechnung findet ausschließlich in CO statt. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Verrechnungen ► Verteilung

TCode

KSV5

Im Einstiegsbild geben Sie den Zeitraum und den Zyklus ein und starten die Verarbeitung über das Icon . In unserem Beispiel sehen Sie das Ergebnis der Verteilung von Telefonkosten nach einem Prozentverteiler.

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3


Abb. 3-65: Verteilung

3.5.4 Istumlage Eine Umlage hat den Zweck, die Istkosten einer Kostenstelle an andere Kostenstellen, Innenaufträge oder PSP-Elemente weiterzuverrechnen. Dabei werden sowohl die Primär- als auch die Sekundärkosten des Senders verrechnet. Somit lässt sich ein Sender durch eine Umlage vollständig entlasten, was mit einer Verteilung nicht möglich ist, wenn auf dem Sender Sekundärkosten gebucht sind. Die Kostenarten der ursprünglichen Buchungen bleiben bei der Umlage nicht erhalten. Sie werden über eine Umlagekostenart (Kostenartentyp 42) verrechnet.

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3


Abb. 3-66: Prinzip der Umlage Die Verrechnung findet ausschließlich in CO statt. Sie starten Umlagezyklen im Rahmen des Periodenabschlusses zentral im Controlling, und das entweder online oder (bei umfangreichen Verrechnungen) im Hintergrund. Ein Zyklus kann beliebig oft ausgeführt werden, falls noch nachträgliche Buchungen für die Periode stattgefunden haben. In der Praxis sollte das allerdings durch das Schließen der Buchungsperioden verhindert werden. Für eine Istumlage definieren Sie einmalig einen Zyklus mit einem oder mehreren Segmenten, die die Verrechnungsbeziehung zwischen dem Sender (Kostenstelle) und den Empfängern der Umlage (Kostenstelle, Auftrag, PSP-Element) mittels einer Empfängerregel festlegen. Die Empfängerregel definiert, ob die Umlage nach • •

festen Prozentsätzen oder variabel auf der Basis statistischer Kennzahlen, der Planleistung oder den Plankosten der Empfängerkostenstellen durchgeführt werden soll.

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Verrechnungen ► Umlage

TCode

KSU5

An dieser Stelle erläutern wir stellvertretend für alle Transaktionen, die mit Zyklen arbeiten, die Zyklus-Segment-Technik. Sie wird bei Verteilungen, Umlagen und indirekten Leistungsverrechnungen in

Pflege von Zyklen

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3


Ist und Plan eingesetzt. Ein Zyklus enthält ein oder mehrere Segmente, die alle notwendigen Informationen zur Verrechnung einer Kostenstelle (Verrechnungsregel, Sender, Empfänger, Empfängerbezugsbasis) enthalten. Durch die Verwendung mehrerer Segmente kann auch eine mehrstufige Verrechnung realisiert werden. Sie können sogar zyklische Verrechnungsbeziehungen innerhalb eines Zyklus abbilden, bei denen gegenseitige Verrechnungen von Kostenstellen stattfinden. Ein Empfänger von Kosten verrechnet in einem weiteren Segment Kosten an den ursprünglichen Sender. Um eine vollständige Entlastung der Kostenstellen zu gewährleisten, verarbeitet SAP ERP® alle Sender- und Empfängerbeziehungen nach einem numerischen Verfahren iterativ, bis jeder Sender vollständig entlastet ist. Dazu müssen Sie in der Definition des Zyklus das Kennzeichen iterative Verrechnung setzen und alle Verrechnungsbeziehungen in Segmenten eines einzigen Zyklus abbilden. Iterative Beziehungen über mehrere Zyklen sind dabei nicht möglich. Für die Plan- und Istverteilung müssen Sie unterschiedliche Zyklen definieren, die Sie durch das Anlegen von Vorlagen mit nur geringem Aufwand erstellen können. Zum Anlegen eines neuen Zyklus wählen Sie im Menü den Menüpunkt Zusätze ► Zyklus ► Anlegen (Ändern, Anzeigen).

Im Einstiegsbild geben Sie einen Namen und das Anfangsdatum (üblicherweise den Beginn des Geschäftsjahres) an. Für die Benennung von Zyklen empfiehlt sich die Bildung einer Namenskonvention; sie sollte mindestens die Unterscheidbarkeit von Plan und Ist sowie von Verteilung und Umlage ermöglichen. In den Kopfdaten setzen Sie für zyklische Verrechnungen das Kennzeichen iterativ und klicken auf das Icon , um es anzulegen.

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3

Abb. 3-67: Zyklus definieren – Kopfdaten Auf der Registerkarte Segmentkopf geben Sie eine Umlagekostenart oder, wenn Sie die verrechneten Kosten auf den Empfängern detaillierter darstellen wollen, ein Verrechnungsschema mit mehreren Umlagekostenarten an. Über Letzeres wäre es beispielsweise möglich, die verrechneten Kosten nach Personal- und Sachkosten zu differenzieren. Als Senderregel werden üblicherweise 100 % der gebuchten Plan- oder Istwerte angegeben, um so die Verrechnung aller auf dem Senderobjekt erfassten Kosten sicherzustellen. Darüber hinaus ist zu hinterlegen, nach welcher Regel die Kosten auf die verschiedenen Empfänger verrechnet werden sollen. So kann die Verrechnung nach • • • •

festen Prozentsätzen, festen Anteilen (Mengen), festen Beträgen oder in Form variabler Anteile auf der Basis der Ist- oder Planwerte von statistischen Kennzahlen, Kosten oder Leistungen der Empfängerkostenstellen erfolgen.

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3


Abb. 3-68: Zyklus definieren – Segmentkopf Auf der nächsten Registerkarte legen Sie den Sender und den Empfänger jeweils als Einzelwert, Intervall oder Gruppe fest.

Abb. 3-69: Zyklus definieren – Sender/Empfänger Auf der Registerkarte Senderwerte werden Angaben aus dem Segmentkopf (ob Sie Plan- oder Istwerte verrechnen wollen) wieder-

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3

holt. Außerdem können Sie hier die Version angeben. Bei Istverrechnungen bleibt das Feld leer.

Abb. 3-70: Zyklus definieren – Senderwerte Die vorletzte Registerkarte (Empfängerbezugsbasis) ist – je nach Empfängerregel – unterschiedlich aufgebaut. Bei einer Verrechnung nach Prozentsätzen erfassen Sie hier die Prozentsätze für die einzelnen Empfänger, bei einer variablen Verrechnung nach statistischen Kennzahlen diejenige Kennzahl, die als Basis verwendet werden soll.

Abb. 3-71: Zyklus definieren – Empfängerbezugsbasis

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3


Auf der letzten, hier nicht mehr abgebildeten Registerkarte (Empfängergewichtungsfaktoren) lassen sich über die Empfängergewichtungsfaktoren, die normalerweise 100 % betragen, prozentuale Veränderungen in der Belastung des Empfängers vornehmen (für Prozenteingaben ist der Faktor 100 einzugeben). Zyklen sind einer Zyklusablaufgruppe zuzuordnen. In der Standardeinstellung werden die Zyklen automatisch der Ablaufgruppe 0000 zugeordnet. Wollen Sie Zyklen für unterschiedliche Bereiche des Unternehmens, zwischen denen es keinerlei Verrechnungsbeziehungen gibt, gleichzeitig ausführen, müssen Sie separate Zyklusablaufgruppen anlegen, denen Sie die Zyklen zuordnen. Um einen Zyklus auszuführen, geben Sie im Einstiegsbild den Zyklus und die Periode an, in der Sie den Zyklus ausführen wollen und starten Sie den Zyklus über das Icon . Bei umfangreichen Verrechnungsbeziehungen führen Sie die Umlage am besten im Hintergrund aus.

Abb. 3-72: Umlage ausführen – Einstieg Zyklen können wiederholt ausgeführt werden, wobei die Daten der letzten Ausführung automatisch storniert werden. Um einen Zyklus ohne erneute Ausführung zu stornieren, wählen Sie im Menü den Menüpunkt Umlage ► Stornieren.

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3

Das Ergebnis lässt sich für Sender, Empfänger und Segmente durch einen Klick auf das jeweilige Icon anzeigen.

Abb. 3-73: Umlage ausführen – Ergebnis

3.5.5 TemplateVerrechnung Nach den reinen Kostenverrechnungen stellen wir Ihnen hier die Template-Verrechnung als erste mengenbezogene, periodische Verrechnung vor. Sie ist das Gegenstück zur Template-Verrechnung in der Planung und dient der Verrechnung von Leistungen und Prozesskosten auf Kostenstellen. Letzteres allerdings nur dann, wenn Sie die Prozesskostenrechnung einsetzen. Voraussetzungen für die Template-Verrechnung sind eine Leistungsartenplanung auf einer Senderkostenstelle und ein Template der Umgebung SCD bei einer leistungsartenabhängigen Verrechnung bzw. ein Template der Umgebung SCI bei einer leistungsartenunabhängigen Verrechnung. Templates werden in vielen Anwendungsgebieten eingesetzt. Zur besseren Strukturierung wird in SAP ERP® für jedes Anwendungsgebiet (Kostenstellenplanung, Produktkostenplanung etc.) eine eigene Umgebung definiert. Damit ist ein Template nur für dieses Anwendungsgebiet nutzbar. Das Template legt fest, welche Leistungsmengen einer oder mehrerer Kostenstellen monatlich auf eine Empfängerkostenstelle verrechnet werden. Dabei

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3


können Sie die Mengen für Ist und Plan unterschiedlich berechnen. Für die Berechnung steht Ihnen in SAP ERP® ein Editor mit diversen mathematischen Funktionen zur Verfügung.

Abb. 3-74: Template-Definition Die Zuordnung wird im Kostenstellenstammsatz auf der Registerkarte Templates vorgenommen. Die Verrechnung findet ausschließlich in CO statt. Das in unserer Möbelfabrik verwendete betriebswirtschaftliche Modell ist sehr einfach. Monatlich werden konstant zehn Handwerkerstunden auf jede Kostenstelle, der das Template zugeordnet ist, verrechnet. Natürlich wäre eine komplexere Logik denkbar, bei der eine Formel die verrechnete Menge abhängig von anderen Faktoren berechnet. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Verrechnungen ► TemplateVerrechnung

TCode

KPAS

Im Einstiegsbild geben Sie den Kostenstellenbereich und den Zeitraum an und starten die Verarbeitung über das Icon .

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3


Abb. 3-75: Template-Verrechnung – Einstieg Als Ergebnis erhalten Sie eine Belastung der Kostenstelle Fertigung mit zehn Handwerkerstunden.

Abb. 3-76: Template-Verrechnung – Ergebnis

3.5.6 Indirekte Leistungsverrechnung Die indirekte Leistungsverrechnung ist eine periodische, automatische Leistungsverrechnung, die Sie nutzen, wenn Sie den Aufwand einer vorgangsbezogenen Verrechnung vermeiden und stattdessen nur am Monatsende Leistungen an andere Kostenstellen, Innenaufträge oder PSP-Elemente nach einem bestimmten Schlüssel verrechnen wollen. Sie setzt eine Leistungsartenplanung mit einer Leistungsart vom Typ 2 (retrograd ermittelte Senderleistung) oder 3 (manuelle Erfassung der Senderleistung) voraus. Wir beschreiben

Prinzip

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3

Realisierung


hier nur die in der Praxis häufiger anzutreffende indirekte Leistungsverrechnung mit einer definierten Sendermenge. In unserem Beispiel setzen wir eine indirekte Leistungsverrechnung mit Leistungsartentyp 3 ein, um die Kantinenkosten über die Anzahl der Mahlzeiten nach der Anzahl der Mitarbeiter der Empfängerkostenstellen zu verrechnen. Sie definieren einmalig einen Zyklus mit mindestens einem Segment, das eine Verrechnungsregel nach Prozenten, Istkosten oder nach einer statistischen Kennzahl enthält (siehe Kapitel 3.4.5). Wie bei der vorgangsbezogenen Leistungsverrechnung werden auch hier Leistungsverrechnungen erzeugt, allerdings nur eine einzige pro Empfänger und Periode. Zuvor müssen Sie nur bei Leistungsartentyp 3 die erbrachte Istperiodenleistung auf der Senderkostenstelle erfassen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Senderleistungen ► Erfassen

TCode

KB51N

Abb. 3-77: Senderleistung erfassen Genau diese Istleistung wird dann mit der folgenden Buchungstransaktion weiterverrechnet. Dabei bestehen die folgenden Unterschiede zur Umlage: •

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Die indirekte Leistungsverrechnung ist eine Verrechnung von Mengen und keine reine Verrechnung von Kosten.


• • •

•

3

Sie setzt eine Leistungsartenplanung voraus. Sie führt zu keiner vollständigen Entlastung der Kostenstelle. Die Verrechnung findet unter einer Kostenart vom Typ 43 Leistungsverrechnung und nicht unter einer Kostenart vom Typ 42 Umlage statt. Die Verrechnung erfolgt ausschließlich in CO.

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Verrechnungen ► Indirekte Leistungsver rechnung

TCode

KSC5

Im Einstiegsbild geben Sie den Zeitraum und den Zyklus ein und starten die Verarbeitung über das Icon . Wir zeigen Ihnen das Ergebnis dieser periodischen Mengenverrechnung. Jede Empfängerkostenstelle wird im Verhältnis der Mitarbeiterzahl mit den Kantinenkosten belastet.

Abb. 3-78: Indirekte Leistungsverrechnung

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3


3.5.7 Soll=IstLeistungsverrechnung Prinzip

Die Soll=Ist-Leistungsverrechnung ist eine Form der Leistungsverrechnung, die es nur im Ist gibt. Die von einer Senderkostenstelle erbrachte Leistung wird im Rahmen der Sekundärkostenplanung geplant. Im Ist wird dann allerdings keine vorgangsbezogene Leistungsverrechnung, sondern am Monatsende eine Soll=IstLeistungsverrechnung durchgeführt. Dazu wird zuerst der Beschäftigungsgrad (BG) der Empfängerkostenstellen automatisch ermittelt (1a und 1b in Abb. 3-79). Anschließend wird die Sollleistung der empfangenen Leistung berechnet und als Istleistung auf den Empfängern gebucht (2a und 2b in Abb. 3-79). Sollleistung = Planmengefix + BG x Planmengevariabel Die Summe aller in Anspruch genommenen Istleistungen, die sich auf diese Weise ergibt, wird dann retrograd als Istleistung auf der Senderkostenstelle gebucht (3 in Abb. 3-79).

Abb. 3-79: Prinzip der Soll=Ist-Leistungsverrechnung Vom Sender wird so viel Istleistung abgerufen, wie es dem Beschäftigungsgrad der Empfängerkostenstelle entspricht. Dadurch passt sich die Leistung der Senderkostenstelle flexibel an die Beschäftigung der Empfänger an. Wurde die gesamte Leistung als fixe Leistungsaufnahme geplant, wird im Ist die Planleistung, ansonsten die Soll-

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3

leistung verrechnet. Eine Voraussetzung ist, dass Sie in der Definition der Leistungsart einen Leistungsartentyp 5 für eine abweichende Verrechnung im Ist eingetragen haben. Diese Form der Leistungsverrechnung wenden Sie an, wenn Sie die aufgenommenen Leistungen nicht messen können (z. B. weil – wie im Falle unserer Naturholzmöbel GmbH – nicht an jeder Maschine Stromzähler montiert sind). Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Verrechnungen ► Soll=Ist Leistungsver rechnung

TCode

KNMA

Die Verrechnung findet ausschließlich in CO statt. Im Einstiegsbild geben Sie den Zeitraum und die Kostenstellengruppe an und starten die Verarbeitung über das Icon .

Abb. 3-80: Soll=Ist-Leistungsverrechnung – Einstieg Klicken Sie in der hier nicht dargestellten Liste mit dem Ergebnis auf das Icon für die Leistungsanalyse, erhalten Sie eine anschauliche Darstellung, wie die Soll=Ist-Leistungsverrechnung im konkreten Fall ihre Werte ermittelt. Den Ausgangspunkt bilden die Beschäftigungsgrade der Empfängerkostenstellen. Auf den Kostenstellen Vertrieb und Verwaltung sind keine Leistungsarten geplant, deshalb herrscht dort der Beschäftigungsgrad Null und es wird der Planwert als Istwert gebucht. Die Gesamtleistung der Kostenstelle Energie

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3


ergibt sich aus der Summe der bezogenen Istleistungen ihrer Empfängerkostenstellen.

Abb. 3-81: Soll=Ist-Leistungsverrechnung – Leistungsanalyse

3.5.8 Abweichungsermittlung Zu den letzten monatlichen Abschlussarbeiten gehört die Durchführung der Abweichungsermittlung für die Kostenstellen. Eine Voraussetzung ist auch hier die leistungsabhängige Kostenstellenplanung, damit der Beschäftigungsgrad (im Folgenden kurz BG genannt) und die Sollkosten errechnet werden können. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Abweichungen

TCode

KSS1

Im Einstiegsbild geben Sie die Kostenstellengruppe und die Periode an, markieren die Ausgabe der Detailliste und starten die Verarbeitung über das Icon . Die Liste zeigt einen Eintrag pro Kostenstelle/Leistungsart. Es werden jeweils die Sollkosten, die Kontrollkosten (Istkosten) und deren Differenz (Abweichung) dargestellt.

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3

Wenn Sie sich die Aufteilung der Abweichungen auf die verschiedenen Abweichungskategorien ansehen wollen, wählen Sie im Menü den Menüpunkt Springen ► Detail.

In Abb. 3-80 haben wir die Details für die Kostenstelle Montage mit angezeigt. Für das Verständnis vergleichen Sie die Werte mit dem Soll-Ist-Vergleich. Wir erläutern hier exemplarisch nur zwei Abweichungen. Die gesamte Abweichung der Einsatzseite entspricht der Differenz aus Istkosten minus Sollkosten im Bericht Ist/Soll/Abweichung.

Abb. 3-82: Abweichungen – Liste Die Abweichung der Verrechnungsseite entspricht der Über-/Unterdeckung der Istkosten und ist auf die Beschäftigungsabweichung zurückzuführen.

3.5.9 Periode sperren Nach dem Fertigstellen des Periodenabschlusses schließen Sie die Periode, um nachträgliche Änderungen am veröffentlichten Ergeb-

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3


nis zu verhindern. Das klingt trivial, ist aber in der betrieblichen Praxis sehr wichtig, weil es immer wieder vorkommt, dass jemand versucht, vergessene oder liegen gelassene Belege in Vorperioden zu erfassen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Umfeld ► Periodensperre

TCode

OKP1

Im hier nicht dargestellten Einstiegsbild wählen Sie den Kostenrechnungskreis und das Geschäftsjahr und klicken auf das Icon . In der darauf folgenden Maske markieren Sie die Spalte der zu sperrenden Periode und klicken Sie auf Periode sperren.

Abb. 3-83: Periodensperre

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Jahresabschluss in der Kostenstellenrechnung

3

3.6 Jahresabschluss in der Kostenstellenrechnung Dieses Kapitel soll Sie daran erinnern, dass am Jahresende zusätzlich zu den Arbeiten am Periodenabschluss weitere Aktivitäten anfallen. Die folgenden Aktivitäten sollten Sie auf keinen Fall vergessen: •

• • •

Anpassen der Kostenstellenstruktur (Entfallen Kostenstellen? Werden Kostenstellen zusammengelegt? Sind neue Kostenstellen anzulegen oder ihre Gültigkeitsdauer zu verlängern?), Überprüfen der Prozentverteiler in Umlage- und Verteilungszyklen, Anpassen von jahresabhängigen Zuschlägen im Customizing, Durchführen des Obligovortrags (stellt die Obligowerte offener Bestellungen in die erste Periode des nächsten Geschäftsjahres).

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Jahresab schluss ► Obligovortrag

TCode

KSCF

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4


Innenaufträge sind ein ideales Instrument, um einzelne Maßnahmen in unterschiedlichen Anwendungsgebieten zu kontrollieren. Wenn wir von Innenaufträgen sprechen, meinen wir die Aufträge des Moduls CO. Daneben gibt es in der Logistik weitere Auftragsarten (Fertigungs-, Prozess-, Instandhaltungs-, Kundenaufträge), auf die wir hier nicht eingehen. Sie haben in erster Linie Logistikfunktionen (Terminplanung, Kapazitätsplanung, Materialverfügbarkeitsprüfung), aber auch Controllingfunktionen (Planung, Sammlung und Überwachung von Istkosten). Dazu später mehr. Innenaufträge sind CO-Objekte im Gemeinkostenbereich, die beplant und bebucht werden können. Sie sammeln Kosten und verrechnen die Kosten an andere CO-Objekte weiter, um den betrieblichen Wertefluss abzubilden. Innenaufträge ergänzen die Kostenstellenrechnung, die an der Aufbauorganisation orientiert ist, um eine weitere, feinere Controllingebene, die flexibel nutzbar ist.

4.1 Stammdaten 4.1.1 Innenaufträge Innenaufträge bieten sich für die unterschiedlichsten Maßnahmen an; unter anderem auch zur Strukturierung von Kostenstellen. Damit der Überblick nicht verloren geht, werden die Innenaufträge für die verschiedenen Anwendungsbereiche nach Auftragsarten strukturiert, die im Customizing definiert werden. Anwendungsgebiete für Innenaufträge sind: Anwendungs gebiete

•

Gemeinkostenaufträge Gemeinkostenaufträge eignen sich dafür, die Kosten einzelner Maßnahmen (betriebliche Weiterbildung, Messeaktivitäten, Reparaturen, Werbekampagnen) zu sammeln oder Kostenstellen

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Stammdaten

•

feiner zu untergliedern (Fahrzeugaufträge einer Kostenstelle Fuhrpark, Entwicklungsaufträge). Investitionsaufträge

•

Investitionsaufträge sammeln Kosten für selbst erstellte Anlagegüter (Gebäude, Maschinen), die durch eine Abrechnung an die Anlagenbuchhaltung aktiviert werden. Abgrenzungsaufträge

•

4

Abgrenzungsaufträge werden für kalkulatorische Abgrenzungen eingesetzt, um Kosten, die nur ein- oder zweimal im Jahr anfallen, auf Kostenstellen in gleichmäßigen Raten je Periode abzugrenzen. Erlösführende AufträgeInnenaufträge werden als erlösführende Aufträge eingesetzt, wenn Sie z. B. für die Vertriebsabwicklung ein Fremdsystem statt des Moduls SD einsetzen und in SAP ERP® einen Kostenträger benötigen. Diese Anwendung gehört zur Kostenträgerrechnung und wird hier nicht näher beschrieben.

Die Lebensdauer von Aufträgen reicht von ein paar Wochen – z. B. zur Kostensammlung für eine Werbeaktion (Einzelaufträge) – bis hin zu mehreren Jahren – z. B. bei der regelmäßigen Überwachung von Reparaturkosten (Daueraufträge). Eine weitere wichtige Unterscheidung ist die zwischen echten, abrechnungsrelevanten Aufträgen und statistischen Innenaufträgen, die zur detaillierteren Darstellung von Kostenstellenkosten verwendet werden.

Echte und statistische Aufträge

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4


Abb. 4-1: Wertefluss echte und statistische Innenaufträge Auftragsarten

Order Manager

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Beim Anlegen eines neuen Innenauftrags geben Sie die Auftragsart an. Auftragsarten steuern – neben der Zuordnung zu den bereits genannten Anwendungsgebieten – unter anderem die Nummernvergabe, die entweder systemintern in einem definierten Nummernintervall aufsteigend vergeben oder extern von Ihnen beim Anlegen selbst vorgegeben wird. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Stammdaten ► Order Manager

TCode

KO04

Der Order Manager dient als zentrale Pflegetransaktion zum Anlegen, Ändern und Anzeigen von Innenaufträgen. Im Einstiegsbild sehen Sie links die Suchfunktion und den Arbeitsvorrat der zuletzt verwendeten Innenaufträge. Falls Sie einen anderen Innenauftrag bearbeiten wollen, der nicht im Arbeitsvorrat enthalten ist, können Sie die Suchfunktion verwenden, mit der Sie einen Innenauftrag nach verschiedenen Kriterien suchen können. Aus der Ergebnisliste fügen Sie die gefundenen Innenaufträge zu Ihrem Arbeitsvorrat hinzu.

4

Stammdaten

Durch Anklicken einer Auftragsnummer im Arbeitsvorrat lässt sich der Stammsatz des Innenauftrags anzeigen oder ändern. Klicken Sie hierzu auf das Icon . Die einzelnen Felder des Auftragsstammsatzes sind auf Registerkarten angeordnet. Auf der Registerkarte Zuordnungen legen Sie die organisatorische Zuordnung zu einem Buchungskreis, einem Geschäftsbereich, einem Profitcenter, einer Kostenstelle oder einem PSP-Element fest. Häufig wird darüber hinaus auch die verantwortliche Kostenstelle angegeben.

Auftrags stammsatz

Abb. 4-2: Innenauftrag – Zuordnungen Während Sie Kostenstellen über einen festen Gültigkeitszeitraum hinweg anlegen, steuern Sie den Lebenszyklus eines Innenauftrags über den Status des Innenauftrags, den Sie auf der Registerkarte Steuerung definieren. Oft werden Innenaufträge bereits mit dem Status freigegeben angelegt.

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4


Abb. 4-3: Statussteuerung eines Innenauftrags

Tipp Ist ein Innenauftrag fertiggestellt und sollen keine weiteren Kosten dar auf gebucht werden, empfehlen wir Ihnen, den Status des Innenauftrags auf abgeschlossen zu setzen, um weitere Belastungen zu verhindern.

Planintegration

Eine weitere wichtige Festlegung ist die Kennzeichnung eines Innenauftrags als statistisch und – in diesem Fall – die Angabe der tatsächlich zu bebuchenden Kostenstelle. Damit wird die Kostenstelle bei einer Buchung automatisch aus dem Innenauftrag ermittelt und muss nicht von Hand eingegeben werden. Das Kennzeichen Planintegration bewirkt: • •

• •

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Schreiben von Planeinzelposten. Partnerfortschreibung in der Kostenstellenplanung. Damit wird der Empfängerauftrag in der Sekundärkostenplanung auf der Senderkostenstellen mit angegeben. Ansonsten sieht man bei Kostenstellenauswertungen nach Empfängern nur den Empfängertyp Auftrag, aber keine Auftragsnummer. Weitergabe der Planwerte in die Profitcenterrechnung. Auftragsabrechnung von Planwerten.

Stammdaten

4

Abb. 4-4: Innenauftrag – Steuerung Abschließend zeigen wir Ihnen noch die Registerkarte Periodenabschluss, auf der das Kalkulationsschema und der Zuschlagsschlüssel für die Zuschlagsberechnung eingetragen werden. Für eine einfache Auftragsabrechnung (100 % an eine Kostenstelle) lässt sich die Empfängerkostenstelle eintragen.

Abb. 4-5: Innenauftrag – Periodenabschluss Wollen Sie mehrere Aufträge in einer Liste anzeigen, empfehlen wir Ihnen die Sammelanzeige von Aufträgen.

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4 Sammel bearbeitung


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Stammdaten ► Spe zielle Funktionen ► Sammelbearbeitung ► Sammelanzeige ► Stammda ten

TCode

KOK3

Im Einstiegsbild wählen Sie eine Selektionsvariante aus einer Liste eine neue Selektionsvariante an oder aus, legen über das Icon eine bestehende Selektionsvariante. In ändern über das Icon unserem Beispiel passen wir die Selektionsvariante SAP&01 an, um alle Innenaufträge anzuzeigen, die zur Auftragsart 0800 Reparaturaufträge gehören und den Status freigegeben haben, und speichern die Selektionsvariante unter einem neuen Namen ab.

Abb. 4-6: Selektionsvariante ändern Über das Icon speichern Sie die Selektionsvariante unter einem neuen Variantennamen, der nach der üblichen Namenskonvention mit Z beginnen sollte. Kehren Sie dann über das Icon zum Einstiegsbild zurück und starten Sie die Sammelanzeige über das Icon .

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Stammdaten

4

Abb. 4-7: Sammelanzeige Aus der Liste gelangen Sie über das Icon Anzeige eines einzelnen Innenauftrags.

direkt zur

4.1.2 Auftragsgruppe Anders als Kostenstellen haben Innenaufträge keine Standardhierarchie. Für Zusammenfassungen im Berichtswesen bilden Sie – analog zu den Kostenstellengruppen – Auftragsgruppen. Definieren Sie einfache Auftragsgruppen, die nur ein Intervall von Innenaufträgen enthalten, oder hierarchische Strukturen mit mehreren Ebenen. Tipp Denken Sie daran, neue Innenaufträge in Ihre Auftragsgruppen aufzu nehmen, damit sie in Berichten berücksichtigt werden.

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Stammdaten ► Auf tragsgruppe ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

KOH1, (KOH2, KOH3)

Beim Anzeigen und Ändern von Innenaufträgen geben Sie im Einstiegsbild die Auftragsgruppe an, die Sie anzeigen möchten. Klicken Sie auf das Icon , um die Auftragsgruppe zu sehen.

Abb. 4-8: Auftragsgruppe ändern Über das Icon

verzweigen Sie zum Auftragsstammsatz.

191

4


4.2 Planung auf Innenaufträgen

Planungs funktionalitäten

Bei Innenaufträgen spielt die Planung eine geringere Rolle als bei Kostenstellen. Der Grund dafür ist, dass Innenaufträge oft kurzfristig für Maßnahmen angelegt werden und zum Zeitpunkt der Planung des nächsten Geschäftsjahres noch gar nicht feststehen. Die Kosten werden dann auf den verantwortlichen Kostenstellen mitgeplant. Häufig kommt es auch vor, dass Innenaufträge gar nicht beplant und nur als Kostensammler für die Istkosten verwendet werden. Dennoch gibt es eine breite Palette an Planungsfunktionalitäten mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden: • • • • • •

Gesamtplanung, Kostenartenplanung, Planung statistischer Kennzahlen, Easy-Cost-Planning, Zuschlagsberechnung im Plan, Planabrechnung.

Gesamtplanung Die Gesamtplanung ist die einfachste, aber auch die gröbste Planungsoption, bei der Sie einen Gesamtwert für eine Maßnahme und die einzelnen Jahreswerte planen. Das jedoch machen Sie ohne Bezug zu Kostenarten und Perioden. Deshalb sind die Plandaten in den üblicherweise verwendeten Plan-Ist-Vergleichen nicht sichtbar und können nur mit speziellen Berichten für die Gesamtplanung ausgewertet werden. Wegen des fehlenden Kostenarten- und Periodenbezugs empfehlen wir Ihnen, diese Planungsfunktion nicht zu verwenden. Kostenartenplanung Die Kostenartenplanung in Form der Primärkostenplanung und der Sekundärkostenplanung ist der weitverbreitete Standard. Die Kostenplanung lässt sich optional um eine Planung von Mengeninformationen mit statistischen Kennzahlen ergänzen, die Sie als eine Basis für Umlagen nutzen können.

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Planung auf Innenaufträgen

4

EasyCostPlanning Das Easy-Cost-Planning ist eine Planungsmethode mit einem Template, das die Planungslogik auf der Basis von Merkmalen durchrechnet und das Ergebnis als kostenartenbezogene Planung speichert. Merkmale können Mengen, Preise oder Kosten für verschiedene Parameter sein. Sie lassen sich – ebenso wie die Planungslogik – frei definieren. Diese Planungstechnik eignet sich nur für gut standardisierbare Sachverhalte wie z. B. die Planung von Werbekosten, für die Sie die Kostenbestandteile (Entwurf, Druck und Postversand) in Abhängigkeit von den Merkmalen (Seitenzahl, Format und Auflagezahl) für den Postversand von Prospekten kalkulieren. Wegen der Problematik der Standardisierung der Planungslogik ist diese Planungstechnik nur wenig verbreitet. Zuschlagsverrechnung im Plan Die Zuschlagsverrechnung im Plan verwenden Sie (analog zum Ist) für die Verrechnung von Material- oder Verwaltungsgemeinkosten auf der Basis der geplanten Einzelkosten des Innenauftrags. Planabrechnung Die Planabrechnung dient der Abrechnung der Plankosten an Empfänger; meistens an die verantwortliche Kostenstelle. Voraussetzung für eine Planabrechnung ist, dass Sie im Stammsatz des Innenauftrags das Kennzeichen Planintegration setzen. Um den Wertefluss abzubilden, stehen Ihnen im Plan grundsätzlich dieselben Verrechnungstechniken zur Verfügung wie im Ist. Neben der Planung gibt es noch die Budgetierung, die wir ebenfalls ansprechen. Im folgenden Kapitel zeigen wir Ihnen die gebräuchlichsten Planungstechniken.

4.2.1 Primärkostenplanung Sie planen Primärkosten für alle externen Kosten wie Material und Fremdleistungen auf den Innenaufträgen. Es werden Gesamtkosten geplant. Eine Unterscheidung nach fixen und variablen Kosten wie auf den Kostenstellen gibt es nicht.

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4 Planungslayout


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Planung ► Kos ten/Leistungsaufnahmen ► Ändern (Anzeigen)

TCode

KPF6 (KPF7)

Wählen Sie ein für die Primärkostenplanung geeignetes Planungslayout wie z. B. das Layout 1-401. Im Einstiegsbild legen Sie fest, in welcher Version Sie planen, geben den Zeitraum, den Innenauftrag und die zu planenden Primärkostenarten an. Über das Icon gelangen Sie zur Erfassung von Planwerten.

Abb. 4-9: Kostenartenplanung – Einstieg

Tipp Planen Sie Ihre Innenaufträge nicht zu detailliert. Verwenden Sie eine Kostenartengruppe für die Planung, die alle zu planenden Kostenarten enthält, oder verwenden Sie in einer Minimalvariante je eine Planungs kostenart für Primärkosten (externe Kosten) und Sekundärkosten (inter ne Leistungen).

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4

Abb. 4-10: Kostenartenplanung – Übersicht Im Übersichtsbild erfassen Sie die Planwerte für den gewählten Zeitraum; üblicherweise das nächste Geschäftsjahr. Zur Verteilung von Planwerten auf die einzelnen Perioden werden – wie in der Kostenstellenplanung – Verteilungsschlüssel in der Spalte VS eingetragen. Da wir die Plankosten in den Perioden planen wollen, in denen die Kosten anfallen, haben wir in unserem Modell den Verteilungsschlüssel 0 für manuelle Verteilung gesetzt und die Plankosten in einer einzigen Periode im Periodenbild geplant, weil die Kosten für die Messebeteiligung nur in einer einzigen Periode anfallen. Standardmäßig wird der Verteilungsschlüssel 2 eingesetzt und die Plankosten gleichmäßig auf die Perioden verteilt. Sie können die Aufteilung der Planwerte einer Kostenart im Periodenbild manuell ändern, indem Sie die Zeile der Kostenart markieren und das Icon anklicken.

4.2.2 Sekundärkostenplanung Leistungen, die von einer Kostenstelle in Anspruch genommen werden, lassen sich mithilfe der Sekundärkostenplanung planen. Es gilt: Die Sekundärkostenplanung ist immer eine Mengenplanung (Anzahl in Anspruch genommener Stunden). Sie wird immer auf dem empfangenden Innenauftrag geplant.

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Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Planung ► Kos ten/Leistungsaufnahmen ► Ändern (Anzeigen)

TCode

KPF6 (KPF7)

Wählen Sie ein Planungslayout für die Sekundärkostenplanung wie z. B. das Layout 1-402. Im Einstiegsbild legen Sie fest, in welcher Version Sie planen, Sie bestimmen den Zeitraum, den Innenauftrag und welche Kostenstelle/Leistungsart die Leistung erbringen soll. Über das Icon gelangen Sie zur Erfassung der Planwerte.

Abb. 4-11: Sekundärkostenplanung – Einstieg

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4

Abb. 4-12: Sekundärkostenplanung – Übersicht Im Übersichtsbild erfassen Sie die Planmenge für den gewählten Zeitraum; üblicherweise das nächste Geschäftsjahr. Zur Verteilung von Planwerten auf die einzelnen Perioden wird in der Spalte VS ein Verteilungsschlüssel zugeordnet. Alternativ können Sie die Planmenge einzelner Perioden über das Icon direkt erfassen, was Sie wegen des hohen Planungsaufwands nur in Ausnahmefällen machen sollten.

4.2.3 Statistische Kennzahlen planen Sie planen statistische Kennzahlen als Basis für Planverrechnungen über Umlage oder Verteilung. Ein zweiter Grund ist, Mengeninformationen in einem Auftragsbericht darzustellen. Bei Innenaufträgen wird diese Funktion seltener genutzt als bei Kostenstellen. Beispiel: Fertigstellungsgrad eines Entwicklungs- oder Investitionsauftrags. Das setzt voraus, dass Sie eine statistische Kennzahl Fertigstellungsgrad vom Typ Festwert angelegt haben. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Planung ► Statisti sche Kennzahlen ► Ändern (Anzeigen)

TCode

KPD6 (KPD7)

Im Einstiegsbild geben Sie die Version, den Planungszeitraum, die Nummer des Innenauftrags und die statistische Kennzahl an. Über gelangen Sie zur Erfassung von Planwerten. Wegen der das Icon geringen Verbreitung dieser Transaktion verzichten wir in unserem Modell auf ein Beispiel.

197

4


4.2.4 Planzuschlagsberechnung Auf die Plankosten des Innenauftrags können Sie Gemeinkosten (Materialgemeinkosten, Verwaltungsgemeinkosten) verrechnen. Das geschieht mit Zuschlägen auf der Basis der Einzelkosten. Da die Zuschlagsberechnung meistens für Fertigungsaufträge und weniger für Innenaufträge verwendet wird, beschreiben wir das Prinzip der Zuschlagsberechnung nur in Kapitel 6.2.3. Bei statistischen Innenaufträgen ist keine Zuschlagsberechnung möglich.

Voraus setzungen

198

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Planung ► Verrech nungen ► Zuschläge ► Einzelverarbeitung (Sammelverarbeitung)

TCode

KGP2 (KGP4)

Die Zuschlagsberechnung setzt voraus, dass Sie im Stammsatz des Innenauftrags auf der Registerkarte Periodenabschluss ein Kalkulationsschema und einen Zuschlagsschlüssel eingetragen haben. Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie einen einzelnen Innenauftrag an, im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung eine Selektionsvariante mit den entsprechenden Auswahlkriterien, um alle Innenaufträge auf einmal zu verarbeiten. In der Planung führen Sie die Zuschlagsberechnung für alle Perioden auf einmal aus, indem Sie auf klicken. In der Praxis empfehlen wir die Sammelverarbeitung, die zentral als eine Hintergrundverarbeitung eingeplant wird.


4

Abb. 4-13: Planzuschlagsberechnung – Einstieg Sie sehen erst die Grundliste mit der Selektion, die wir hier nicht darstellen, und blättern mit dem Icon zum Ergebnis, das die Belastung des Innenauftrags zeigt.

Abb. 4-14: Planzuschlagsberechnung – Ergebnis

4.2.5 Planauftragsabrechnung Die Planabrechnung von Innenaufträgen entlastet die Innenaufträge und gibt die Plankosten – wie bei der Abrechnung im Ist – an den Abrechnungsempfänger weiter. Die Planabrechnung wird nicht oft eingesetzt und ist nur für Innenaufträge möglich, bei denen im Stammsatz das Kennzeichen Planintegration gesetzt ist.

199

4


Den Abrechnungsempfänger legen Sie fest, indem Sie mit dem Order Manager eine Abrechnungsvorschrift für den Innenauftrag erfassen. Je nach Auftragsart ist eine Abrechnung an verschiedene Empfängertypen (Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element, Anlagenbuchhaltung) möglich.

Einzel verarbeitung

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Planung ► Verrech nungen ► Abrechnung ► Einzelverarbeitung (Sammelverarbeitung)

TCode

KO9E (KO9G)

Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie einen einzelnen Innenauftrag an, im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung eine Selektionsvariante mit den entsprechenden Auswahlkriterien, um alle Innenaufträge auf einmal zu verarbeiten. Sie führen die Planabrechnung für alle Perioden des Geschäftsjahrs auf einmal aus, indem Sie auf das Icon klicken. In der Praxis empfehlen wir die Sammelverarbeitung, die zentral als Hintergrundverarbeitung eingeplant wird.

Abb. 4-15: Planabrechnung – Einstieg Sie sehen erst die Grundliste mit der Selektion, die wir hier nicht darstellen, und blättern mit dem Icon zur Detailliste, die den abgerechneten Betrag und den Empfänger zeigt.

200


4

Abb. 4-16: Planabrechnung – Ergebnis

4.2.6 Budgetierung Die Budgetierung – in der hier gewählten engen Begriffsabgrenzung – ist eine eigenständige Funktionalität auf Innenaufträgen, die zusätzlich zur Planung, aber unabhängig von ihr genutzt werden kann. In der Planung überlegen wir uns, welche Kosten für ein Vorhaben anfallen werden, in der Budgetierung ordnen wir die benötigten Geldmittel zu, die für die Realisierung ausgegeben werden dürfen. In der Praxis wird häufig zuerst eine Planung erstellt. Dann durchlaufen die beplanten Innenaufträge eine Genehmigung, bei der die Planansätze unverändert genehmigt oder gekürzt werden oder ein Vorhaben überhaupt abgelehnt wird. Obwohl es begrifflich nicht ganz korrekt ist, behandeln wir die Budgetierung in unserem Schnelleinstieg im Kapitel zur Planung. Budgets können Sie somit dazu verwenden, die Bereitstellung und Ausgabe von Mitteln zu steuern. Diese Funktionalität wird vor allem in der öffentlichen Verwaltung, begleitet von formellen Genehmigungsprozessen, eingesetzt. Budgets werden als Gesamtbudget und Jahresbudget erfasst. Sie haben anders als die Planung keinen Periodenbezug. Der Grund, weshalb wir die Budgetierung an dieser Stelle behandeln, ist, dass sie mit der aktiven Verfügbarkeitskontrolle eine sehr attraktive Möglichkeit bietet, die Einhaltung eines vorgegebenen Kostenrahmens zu überwachen (Entwicklungsvorhaben, Baumaßnahmen).

201

4


Sie legen im ersten Schritt ein Budget (Gesamtbudget und Jahresbudgets) für den Innenauftrag fest. Im Customizing wird die aktive Verfügbarkeitskontrolle mit Angabe einer Prozentgrenze für jenen Ausschöpfungsgrad eingeschaltet, ab der eine Istbuchung eine Warnmeldung auslöst oder überhaupt verhindert wird. In unserem Beispiel wird im zweiten Schritt bei den Istbuchungen bei Buchungen ab 90 % Budgetausschöpfung eine Warnung erzeugt. Buchungen, die über 100 % des Budgets hinausgehen würden, führen zu einem Fehler und lassen sich nicht mehr speichern. Die Verfügbarkeitskontrolle überwacht alle Buchungen automatisch, sodass Sie sich darauf verlassen können, dass keine Kostenüberschreitungen durch neue Bestellungen, Warenausgänge, Leistungsverrechnungen oder Fibu-Buchungen entstehen. Ohne diese Funktionalität von SAP ERP® müssten Sie selbst durch regelmäßige Berichtsaufrufe dafür sorgen, dass die Budgetgrenze nicht überschritten wird.

Abb. 4-17: Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Budgetierung ► Originalbudget ► Ändern (Anzeigen)

TCode

KO22, (KO23)

Im Einstiegsbild geben Sie die Auftragsnummer ein und drücken das , um zur Jahresübersicht des Budgets zu gelangen. Icon Sie geben ein Gesamtbudget und die auf die einzelnen Jahre entfal-

202

Istbuchungen auf Innenaufträgen

4

lenden Jahresbudgets ein. Da unser Innenauftrag innerhalb eines einzigen Geschäftsjahres abgewickelt wird, sind die beiden Werte identisch.

Abb. 4-18: Budget ändern – Jahresübersicht

4.3 Istbuchungen auf Innenaufträgen Die verschiedenen Datenquellen, aus denen Sie Innenaufträge bebuchen, sind gleich wie bei den Kostenstellen. Deshalb verweisen wir an dieser Stelle auf unsere Ausführungen in Kapitel 3.3. Sie geben als Kontierung die Nummer des Innenauftrags anstelle einer Kostenstelle an.

4.4 Periodenabschluss auf Innenaufträge Wir zeigen Ihnen die zwei wichtigsten Abschlussarbeiten für Innenaufträge, die Zuschlagsberechnung und die Auftragsabrechnung.

4.4.1 Zuschlagsberechnung Auf die Istkosten des Innenauftrags können Sie monatlich Gemeinkosten (Materialgemeinkosten, Verwaltungsgemeinkosten) verrechnen. Das geschieht über einen Zuschlag auf der Basis der Einzelkosten. Da die Zuschlagsberechnung in erster Linie für Fertigungsaufträge und seltener bei Innenaufträgen verwendet wird, beschreiben wir das Prinzip der Zuschlagsberechnung ausführlich in Kapitel

203

4


6.2.3. Bei statistischen Innenaufträgen ist keine Zuschlagsberechnung möglich.

Voraus setzungen

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Zuschläge ► Einzelverarbeitung Ist (Sammelverarbei tung Ist)

TCode

KGI2, (KGI4)

Voraussetzung für eine Zuschlagsberechnung ist, dass Sie im Stammsatz des Innenauftrags auf der Registerkarte Periodenabschluss ein Kalkulationsschema und einen Zuschlagsschlüssel eingetragen haben. Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie einen einzelnen Innenauftrag an, im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung eine Selektionsvariante mit den entsprechenden Auswahlkriterien, um alle Innenaufträge auf einmal zu verarbeiten. Sie geben die Periode für die Zuschlagsberechnung an und klicken auf das Icon . In der Praxis empfehlen wir die Sammelverarbeitung, die zentral als eine Hintergrundverarbeitung eingeplant wird.

Abb. 4-19: Zuschlagsberechnung – Einstieg Mit der Option Detailanzeige sehen Sie, wie die Berechnung ausgeführt wird. Sie sehen erst die Grundliste mit der Selektion, die wir hier nicht darstellen, und blättern mit dem Icon zum Ergebnis, das die Belastung des Innenauftrags zeigt.

204

Periodenabschluss auf Innenaufträge

4

Es ist wichtig, die Zuschlagsberechnung in jeder Periode auszuführen, weil immer nur Kosten der angegebenen Periode bezuschlagt und Vorperioden nicht berücksichtigt werden.

Abb. 4-20: Zuschlagsberechnung – Belastungen

4.4.2 Auftragsabrechnung Die Abrechnung der Innenaufträge muss monatlich durchgeführt werden, um die Kosten im Sinne des Werteflusses weiter zu verrechnen. Dazu ist es notwendig, mit dem Order Manager eine Abrechnungsvorschrift im Stammsatz des Innenauftrags zu erfassen, indem Sie auf das Icon klicken. Je nach Auftragsart ist eine Abrechnung an verschiedene Empfängertypen (Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element, Anlagenbuchhaltung) möglich. Für eine einfache Auftragsabrechnung (100 % an eine Kostenstelle) lässt sich die Empfängerkostenstelle auf der Registerkarte Periodenabschluss eintragen. Wir empfehlen Ihnen aus Gründen der Einheitlichkeit immer die Pflege der Abrechnungsvorschrift zu nutzen. Über Prozentsätze, Äquivalenzziffern oder Absolutbeträge teilen Sie die Abrechnung auf mehrere Empfänger auf. Wichtig ist dabei die Abrechnungsart: • •

Abrechnungs vorschrift

Abrechnungsart

Mit GES werden alle Kosten (auch solche aus Vorperioden) abgerechnet, mit PER werden nur die Kosten der Periode abgerechnet, für die Sie die Abrechnung ausführen.

Die Abrechnungsart GES ist somit im Falle von nachträglichen Buchungen auf einem bereits abgerechneten Auftrag sicherer.

205

4


Bei statistischen Innenaufträgen ist keine Auftragsabrechnung erforderlich, weil die Kosten zum Zeitpunkt der Buchung bereits auf die Empfängerkostenstelle belastet werden.

Abb. 4-21: Order Manager – Abrechnungsvorschrift Abrechnungs kostenarten

206

Die Auftragsabrechnung können Sie je nach verwendetem Abrechnungsprofil entweder unter eigenen Abrechnungskostenarten (Kostenartentyp 21) oder unter den ursprünglich bei den Buchungen verwendeten Kostenarten kostenartengerecht durchführen. Die Verwendung von Abrechnungskostenarten hat zwei Vorteile. Erstens können Sie auf den Empfängern erkennen, dass diese Kostenarten von einer Auftragsabrechnung stammen. Zweitens ist die Abrechnung schneller, weil sie weniger Datensätze erzeugt. Ein Beispiel für eine Auftragsabrechnung mit Abrechnungskostenarten bietet der Auftragsbericht in Kapitel 2.5.2. Bei der kostenartengerechten Abrechnung werden die Belastungen auf den Empfängern unter denselben Kostenarten ausgewiesen wie die Buchungen, die direkt auf diesen Objekten durchgeführt werden. Diesen Vorgang steuert das Verrechnungsschema, das im Customizing über das Abrechnungsprofil der Auftragsart zugeordnet wird. In unserem Beispiel rechnen wir die Messekosten an die Vertriebskostenstelle ab, um alle Kosten dieses Bereichs zu sehen. Betriebswirtschaftlich sinnvoll wäre auch eine Abrechnung an die Ergebnisrechnung. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Abrechnung ► Einzelverarbeitung Ist (Sammelverar beitung Ist)

TCode

KO88, (KO8G)

Periodenabschluss auf Innenaufträge

4

Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie einen einzelnen Innenauftrag an, im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung eine Selektionsvariante mit den entsprechenden Auswahlkriterien, um alle Innenaufträge auf einmal zu verarbeiten. Sie geben die Periode für die Abrechnung und die Verarbeitungsart automatisch an und klicken auf das Icon . In der Praxis empfehlen wir die Sammelverarbeitung, die zentral als eine Hintergrundverarbeitung eingeplant wird.

Abb. 4-22: Auftragsabrechnung – Einstieg Sie sehen erst die Grundliste mit der Selektion, die wir hier nicht darstellen, und blättern mit dem Icon zur Detailliste, die den abgerechneten Betrag und den Empfänger zeigt. Es ist wichtig, die Abrechnung in jeder Periode auszuführen, weil bei einer Abrechnungsregel der Verarbeitungsart PER immer nur Kosten der angegebenen Periode abgerechnet werden. Bei der Abrechnungsregel GES werden auch nicht abgerechnete Kosten aus Vorperioden mit abgerechnet.

207

4


Abb. 4-23: Abrechnung – Ergebnis

Tipp Wir empfehlen Ihnen im Rahmen des Periodenabschlusses anschließend eine Saldenkontrolle für alle Innenaufträge mit einem Auftragsbericht durchzuführen, um zu überprüfen, ob alle Aufträge ein Saldo von null haben.

208

5


Der zweite große Block des Controllings ist das Produktkostencontrolling. Er beinhaltet die Kalkulation (in SAP ERP® Produktkostenplanung genannt) und die Kostenträgerrechnung zur Steuerung der Istkosten im Fertigungs- oder Leistungserstellungsprozess.

5.1 Produktkostenplanung Der Zweck der Kalkulation ist die Ermittlung der Herstellkosten eines Produktes. Die am häufigsten eingesetzte Kalkulation ist die Plankalkulation zur Ermittlung des Standardpreises. Wofür verwenden Sie den durch die Kalkulation ermittelten Preis? Für • • • • • • •

die Ermittlung des Verkaufspreises, die Bewertung des Lagerbestands, die Bewertung von Materialbewegungen, die Vorkalkulation von Fertigungsaufträgen, Make-or-buy-Entscheidungen, den Kostenvergleich zwischen einzelnen Fertigungsstandorten und die Berechnung der Kosten des Umsatzes in der Ergebnisrechnung.

Wir betrachten in unserem Beispiel die Kalkulation eines Möbelstücks, für das es Stücklisten und Arbeitspläne gibt. In SAP ERP® wird das als Kalkulation mit Mengengerüst bezeichnet. Die Kalkulation von Dienstleistungen erfolgt üblicherweise ohne ein logistisches Mengengerüst. Wir verwenden dafür die Einzelkalkulation, in SAP ERP® Kalkulation ohne Mengengerüst genannt. Bevor wir ins Detail gehen, zeigen wir Ihnen den grundsätzlichen Aufbau einer Materialkalkulation:

Kalkulation mit/ohne Mengengerüst

209

5


Materialeinzelkosten +

Materialgemeinkosten

+

Fertigungseinzelkosten

+

Fertigungsgemeinkosten

=

Herstellkosten

+

Verwaltungsgemeinkosten

+

Vertriebsgemeinkosten

=

Selbstkosten

5.1.1 Voraussetzungen Materialstammsatz Für eine Kalkulation muss ein Materialstammsatz bereits angelegt sein. Er ist nach Sichten mit sachlich zusammengehörenden Daten auf jeweils einer Registerkarte gegliedert. Für die Produktkostenplanung brauchen Sie die Sichten Buchhaltung und Kalkulation. Sie enthalten die folgenden Preisfelder: • •

Buchhaltungs sicht

210

Standardpreis (wird durch eine Plankalkulation ermittelt), GLD-Preis (gleitender Durchschnittspreis) für Kaufteile.

Pfad

Logistik ► Materialwirtschaft ► Materialstamm ► Material ► Anzeigen ► Anzeigen akt. Stand (Ändern)

TCode

MM03 (MM02)

Im Einstiegsbild geben Sie die Materialnummer an und wählen die gewünschte Sicht. Für die Sicht Buchhaltung 1 müssen Sie wahrscheinlich nach unten scrollen. Im nächsten Pop-up-Fenster geben Sie die Organisationsebene an (in unserem Fall das Werk), damit Ihnen der Materialstammsatz des Werkes angezeigt wird. Sie sehen nun bei den Buchhaltungsdaten das Kennzeichen für die Preissteuerung. S für die Bewertung des Materials mit dem Standardpreis, V für den gleitenden Durchschnittspreis, die jeweiligen Preise und den gesamten Werksbestand als Menge und Wert. Zwar wird auch für Materialien mit S-Preissteuerung ein gleitender Durchschnittspreis gebildet, er ist aber nicht bewertungsrelevant.

Produktkostenplanung

5

Abb. 5-1: Materialstammsatz – Sicht Buchhaltung 1 Stückliste Was brauchen Sie, um ein Produkt zu fertigen? Zuerst brauchen Sie die Rohstoffe und Komponenten, die Sie einkaufen, und bei einem mehrstufigen Produktionsprozess die Halbfabrikate, die Sie benötigen, um das Fertigprodukt herzustellen. Stücklisten definieren die Mengen der Materialien, die für die Herstellung eines Halbfabrikats oder Fertigprodukts erforderlich sind. Pfad

Logistik ► Produktion ► Stammdaten ► Stücklisten ► Stückliste ► Materialstückliste ► Anzeigen (Ändern)

TCode

CS03 (CS02)

Im Einstiegsbild geben Sie das Material, das Werk und die Stücklistenverwendung (üblicherweise 1 für Fertigung) an.

211

5


Abb. 5-2: Stückliste ändern – Einstieg Stücklisten positionen

Die Stückliste zeigt Ihnen in den einzelnen Zeilen die Stücklistenpositionen, wobei jeweils die eingesetzte Komponente oder das Halbfabrikat mit den Mengen anzugeben sind.

Abb. 5-3: Stückliste ändern – Übersicht Arbeitsplan und Arbeitsplatz Ein Arbeitsplan beschreibt anhand von Arbeitsvorgängen, was mit den Materialien aus der Stückliste in welcher Reihenfolge zu geschehen hat, damit am Ende ein fertiges Produkt herauskommt. Achten Sie auf die Qualität der Stücklisten und Arbeitspläne, vor allem bei neuen Produkten oder bei der erstmaligen Durchführung einer Plankalkulation. Vergleichen Sie die Kalkulationsergebnisse mit ähnlichen Erzeugnissen. Lassen Sie die technischen Daten von

212


5

der Produktionsplanung überprüfen. Prüfen Sie die Zuordnung von Kostenstellen und deren Leistungsarten in den verwendeten Arbeitsplätzen. Pfad

Logistik ► Produktion ► Stammdaten ► Arbeitspläne ► Arbeitspläne ► Normalarbeitspläne ► Anzeigen (Ändern)

TCode

CA03 (CA02)

Im Einstiegsbild geben Sie das Material und das Werk an und wechseln mit Enter auf die Vorgangsübersicht.

Abb. 5-4: Arbeitsplan ändern – Einstieg Der Arbeitsplan hat mehrere Zeilen, in denen die Arbeitsvorgänge (AVO) mit ihren Vorgabezeiten festgelegt werden. Ein Arbeitsvorgang wird von einem Arbeitsplatz in der Logistik ausgeführt. Den Arbeitsplatz wollen wir nicht unerwähnt lassen, weil er die Brücke zur Kostenstelle des CO und Ihrer Leistungsartenplanung bildet. Der Arbeitsplatz ist in der Komponente PP das, was für das CO eine Kostenstelle ist. Ein Arbeitsplatz ist eindeutig einer Kostenstelle zugeordnet. Die Kostenstelle wird im Stammsatz des Arbeitsplatzes zusammen mit den verwendeten Leistungsarten hinterlegt. Markieren Sie mit dem Cursor eine Zeile des Arbeitsplans und kli-

Arbeitsvorgänge

Arbeitsplatz

213

5


cken Sie auf springen.

, um in den Stammsatz des Arbeitsplatzes zu

Abb. 5-5: Arbeitsplan ändern – Übersicht Wertgerüst Um eine Kalkulation zu erstellen, brauchen wir noch Wertansätze, mit denen das Mengengerüst (Stückliste und Arbeitsplan) beim Kalkulieren bewertet wird. In der Übersicht sehen Sie einige Mengen und die mit ihnen korrespondierenden Wertansätze. Menge

Wert

Innerbetriebliche Leistungen

Tarif aus Kostenstellenplanung

Einsatzmenge Material

Materialpreis

Zuschlagsbasis: Menge oder Einzelkosten

Materialgemeinkostenzuschlag

5.1.2 Materialkalkulation mit Mengengerüst Wir stellen Ihnen die Materialkalkulation (manchmal auch Kalkulation oder Erzeugniskalkulation genannt) am Beispiel einer Plankalkulation vor, die für alle Materialien zu Beginn eines Geschäftsjahres erstellt wird. Durch sie wird ein Standard für die Bewertung des Materials geschaffen. Deshalb wird das Ergebnis der Plankalkulation auch Planpreis oder Standardpreis genannt. Kalkulation anlegen Die Plankalkulation wird mithilfe eines Kalkulationslaufs für alle eigengefertigten Materialien erstellt. Wir zeigen Ihnen hier die Kalkulation eines einzelnen Materials.

214


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Produkt kostenplanung ► Materialkalkulation ► Kalkulation mit Mengengerüst ► Anlegen (Anzeigen)

TCode

CK11N (CK13N)

Geben Sie die Materialnummer und das Werk an. Für eine Plankalkulation geben Sie die Kalkulationsvariante PPC1 und die Kalkulationsversion 1 ein. Die Kalkulationsversion wird bis maximal 99 hochgezählt, wenn Sie Materialien nach dem Überarbeiten von Stücklisten und Arbeitsplänen erneut kalkulieren, um die Kalkulationsergebnisse miteinander zu vergleichen. Auf dem Folgebild geben Sie den Zeitraum für die Gültigkeit der Kalkulation an, üblicherweise den ersten Tag des Folgemonats bis zum Jahresende (oder ohne zeitliche Begrenzung). Mit Enter starten Sie den Kalkulationsvorgang.

5 Kalkulations variante/ Kalkuations version

Abb. 5-6: Materialkalkulation anlegen – Einstieg Der Kalkulationsvorgang beginnt immer bei den untersten Baugruppen und wird Stufe für Stufe bis zum angegebenen Fertigfabrikat fortgesetzt. Das jeweils kalkulierte Material wird in der Statuszeile angezeigt. Die Kalkulationsergebnisse der unteren Stufen werden für die Kalkulation der übergeordneten Stufen verwendet. In SAP ERP® wird das Kostenwälzung genannt. So ist die Konsistenz der Kalkulationsergebnisse immer gewährleistet.

Kostenwälzung

215

5


Abb. 5-7: Materialkalkulation anlegen – Ergebnis

Kalkulations ergebnisse

216

Sie können sich die Kalkulationsergebnisse in verschiedenen Detaillierungsgraden darstellen lassen. Am linken Bildschirmrand sehen Sie die bewertete Strukturstückliste, eine übersichtliche Darstellung für Materialien aus einer mehrstufigen Fertigung, bei der die Baugruppenstruktur und die Herstellkosten der einzelnen Baugruppen klar ersichtlich sind. Aus dieser Darstellung können Sie ablesen, welche Baugruppen besonders teuer sind. Im rechten Bildschirmbereich werden die Herstellkosten, die Vertriebs- und Verwaltungskosten und die Selbstkosten bezogen auf die Losgröße angezeigt. Wahlweise können Sie über das Feld Kosten bezogen auf die Anzeige der Herstellkosten bezogen auf ein Stück (Preiseinheit) umstellen. Klicken Sie auf das Icon rechts in der Mitte, um die Kostenelementeschichtung einzusehen. Die Kostenelementeschichtung ist eine einheitliche, sinnvollerweise unternehmensweit gültige Struktur mit festen Herstellkostenelementen für Rohstoffe, variable Fertigungskosten etc. Sie ermöglicht einen standardisierten Vergleich einzelner Kalkulationen für diverse Materialien und Fertigungsstandorte.


5

Abb. 5-8: Materialkalkulation – Kostenelementeschichtung Über das Icon wechseln Sie zum Einzelnachweis. Die Summe der Herstellkosten ist in allen Sichten gleich. Der Einzelnachweis ist die detaillierteste Darstellungsform und zeigt in jeder Zeile die benötigten Ressourcen wie z. B. Materialien oder Eigenleistungen mit ihrer Menge und ihrem Wert. Diese Darstellung ist für genaue Analysen des Kalkulationsergebnisses geeignet: Sind Mengen- und Wertegerüst korrekt? Welche Ressourcen haben einen besonders hohen Anteil an den Produktkosten?

Einzelnachweis

Abb. 5-9: Materialkalkulation – Einzelnachweis

217

5


Im Einzelnachweis klicken Sie auf das Icon , um das Layout 1SAP09 für die Kostenartendarstellung zu wählen. Nun sehen Sie die Kalkulation nach Kostenarten gegliedert. Da hier alle Ressourcen unter einigen wenigen Kostenarten aufgelistet werden, ist diese Darstellung weniger detailliert als die Kostenelementeschichtung und hat gegenüber dieser den Nachteil der schlechteren Vergleichbarkeit. Fortschreibung im Materialstamm

Vormerkung

Freigabe

Damit eine neue Kalkulation für die Materialbewertung und die Vorkalkulation von Fertigungsaufträgen zur Verfügung steht, muss der Wert für die Planherstellkosten (Standardpreis) im Materialstammsatz eingetragen (fortgeschrieben) werden. Das geschieht in einem zweistufigen Prozess am Periodenende. Zuerst wird der neue Standardpreis als zukünftiger Planpreis vorgemerkt. Die Vormerkung kann wiederholt werden, falls eine Kalkulation nicht richtig war und das Material neu kalkuliert werden muss. Im zweiten Schritt führen Sie die Freigabe für den neuen Planpreis aus. Er wird damit in den aktuellen Plan- und Standardpreis übernommen. Gleichzeitig mit der Freigabe erfolgt eine Umbewertung des Lagerbestands mit dem neuen Standardpreis, sofern es ein SPreis geführtes Material ist: Umbewertungsbetrag = (neuer Standardpreis – alter Standardpreis) x Lagerbestand.

Vormerk erlaubnis

218

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Produktkostenplanung ► Materialkalkulation ► Preisfortschreibung

TCode

CK24

Im Einstiegsbild geben Sie das Werk oder den Buchungskreis und die Materialnummern an, für die eine Freigabe erfolgen soll. Zuvor muss aus organisatorischen Gründen je Buchungskreis und Periode eine Vormerkerlaubnis erteilt werden.


5

Abb. 5-10: Vormerkung Standardpreis – Einstieg Dazu klicken Sie auf und geben den Buchungskreis und die Kalkulationsvariante an, für die eine Vormerkung möglich sein soll. Die Vormerkung ist nur für die aktuelle oder für eine zukünftige Periode möglich. Die Vormerkung wird über das Icon ausgeführt. Das Ergebnis sehen Sie in Abb. 5-11. Für alle aufgelisteten Materialien mit grüner Ampel am Zeilenanfang wurde ein neuer Planpreis im Materialstamm vorgemerkt.

219

5


Abb. 5-11: Vormerkung Standardpreis – Ergebnis In der Anzeige des Materialstamms ist der zukünftige Planpreis in der Sicht Kalkulation 2 zu sehen.

Abb. 5-12: Materialstamm – nach Vormerkung Freigabe

220

Nun führen Sie dieselbe Transaktion erneut aus, diesmal für die Freigabe. Nach dem Starten der Transaktion drücken Sie zuerst auf . Nehmen Sie dann dieselbe Selektion für den das Icon Buchungskreis, das Werk und die Materialnummer vor und klicken Sie wieder auf . Im Materialstamm sehen Sie den neuen Planpreis als laufenden Planpreis und als Standardpreis in der Sicht Kalkulation 2. Gleichzeitig findet eine Umbewertung für die Bestandsmenge statt. Deshalb darf die Freigabe nur zu Beginn einer neuen Periode und nur ein einziges Mal ausgeführt werden, bevor Materialbewegungen in dieser Periode gebucht werden.


5

Abb. 5-13: Materialstamm – nach Freigabe

5.1.3 Einzelkalkulation Eine andere Funktionalität zur Planung von Produktkosten ist die Einzelkalkulation. Sie wird für ein Material in der Prototypenphase, für die Kundeneinzelfertigung und für Dienstleistungen verwendet. Die Einzelkalkulation wird eingesetzt, wenn keine Stücklisten und Arbeitspläne vorhanden sind, und immer mit Bezug zu einem Material angelegt. In einem Listbild erfassen Sie die Mengen der benötigten Ressourcen. Die Bewertung der erfassten Mengen geschieht automatisch. Im Gegensatz zur Materialkalkulation können Sie die Einzelkalkulation beliebig oft ändern, indem Sie Ressourcen hinzufügen, entfernen oder die Mengen anpassen. Bei einer Weiterentwicklung oder Änderung des Produkts legen Sie neue Kalkulationen unter einer neuen Versionsnummer an. Das Ergebnis einer Einzelkalkulation kann ebenfalls über die Transaktion CK24 im Materialstamm fortgeschrieben werden. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Produkt kostenplanung ► Kalkulation ohne Mengengerüst ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

KKPAN (KKPBN, KKPCN)

Einsatzgebiet

Im Einstiegsbild geben Sie das Material, das Werk und eine Kalkulationsvariante an. Auf dem Folgebild legen Sie den Gültigkeitszeit-

221

5


raum der Kalkulation fest. Wir zeigen Ihnen in Abb. 5-14 ein Beispiel für eine Dienstleistung.

Abb. 5-14: Kalkulation ohne Mengengerüst – Einstieg Im Listbild erfassen Sie die geplanten Ressourcen, die über Positionstypen unterschieden werden. Die wichtigsten Positionstypen sind: • • • • •

Muster kalkulation

222

B E F M V

Musterkalkulation (bestehende Einzelkalkulation), Eigenleistungen von Kostenstellen, Fremdleistungen, Material (Komponenten, Rohstoffe), variable Position (Planung von Kosten).

Gehen Sie am besten nach der Eingabe des Positionstyps im Listbild mit einem Doppelklick auf dieses Feld in das Detailbild, um die Position zu erfassen. Im Vergleich zur Materialkalkulation mit Mengengerüst ist der Arbeitsaufwand zur Erstellung einer Einzelkalkulation viel höher, weil jede Position von Hand erfasst werden muss. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren, empfehlen wir Ihnen, Musterkalkulationen zu verwenden. Das sind Bündel von Ressourcen, die Sie einfach in eine Einzelkalkulation einfügen und in Ihre einzelnen Bestandteile auflösen.

Kostenträgerrechnung

5

Abb. 5-15: Kalkulation ohne Mengengerüst – Listbild Wenn Sie auf klicken, wird die Kalkulation zwischengespeichert und Sie sehen ein ähnliches Bild wie bei der Materialkalkulation. Dabei wird automatisch ein Positionstyp G für die Gemeinkostenzuschläge hinzugefügt. Um die Kalkulation zu speichern, müssen Sie nochmals auf klicken. Der Einzelkalkulation werden wir bei der Kalkulation von Kundenaufträgen noch einmal begegnen.

Abb. 5-16: Kalkulation ohne Mengengerüst – Ergebnis

5.2 Kostenträgerrechnung Die Fertigungsszenarien sind je nach Branche unterschiedlich und umfassen das folgende Spektrum, für das SAP ERP® geeignete Kostenträger anbietet:

223

5


Fertigungsszenario

Kostenträger in SAP

Losbezogene Fertigung

Fertigungsauftrag

Prozessfertigung

Prozessauftrag

Serienfertigung

Produktkostensammler

kundenindividuelle Einzelfertigung

Kundenauftrag, Projekt

Dienstleistungsabwicklung

Kundenauftrag, Projekt

Wir stellen Ihnen in den nächsten Kapiteln die wichtigsten Kostenträger vor. Prozessaufträge für die chemische Industrie behandeln wir wegen ihrer geringen Verbreitung an dieser Stelle nicht. Bei allen Kostenträgern wird beim Anlegen eine Vorkalkulation erstellt. Das sind die Plankosten des Kostenträgers. Bei der Herstellung werden die Istkosten im Rahmen der mitlaufenden Kalkulation auf dem Kostenträger gesammelt.

Abb. 5-17: Vorkalkulation und mitlaufende Kalkulation

5.2.1 Fertigungsauftrag Der Fertigungsauftrag ist ein bewährtes Instrument für die losbezogene Werkstattfertigung. Für jedes Fertigungslos wird ein neuer Fertigungsauftrag angelegt. Ein Fertigungsauftrag hat logistische Funktionen (Terminierung, Kapazitätsplanung) und kostenrechne-

224


5

rische Funktionen (Ermittlung von Ist-Herstellkosten, Abweichungen und Ausschuss). Ist der Fertigungsauftrag abgearbeitet, führen Sie eine Gesamtabrechnung durch. Die Lebensdauer eines Fertigungsauftrags ist auf die Losgröße begrenzt. Das Controllingobjekt ist der einzelne Fertigungsauftrag. In SAP ERP® wird das auftragsbezogenes Produktcontrolling genannt. Mögliche Anwendungsgebiete sind der Maschinenbau und die Gerätefertigung in der Elektronik. Die aus Controllingsicht wichtigen Phasen der Vorkalkulation, der mitlaufenden Kalkulation und der Nachkalkulation stellen wir Ihnen im Folgenden vor. Vorkalkulation Sie legen einen Fertigungsauftrag für die zu fertigende Losgröße eines Materials an. Beim Sichern des Fertigungsauftrags wird eine Vorkalkulation auf der Basis der Produktkostenplanung durchgeführt, um für den Fertigungsauftrag Plankosten zu erhalten. Die Plankalkulation wird von der Kalkulationslosgröße auf die Losgröße des Fertigungsauftrags umgerechnet. Pfad

Logistik ► Produktion ► Fertigungssteuerung ► Auftrag ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

CO01 (CO02, CO03)

Im Einstiegsbild geben Sie das Material, das Produktionswerk und die Auftragsart PP01 für einen Fertigungsauftrag an. Im Folgebild tragen Sie die zu fertigende Menge und den Endtermin für die Fertigung ein. Um später Istkosten auf den Auftrag belasten zu können, geben Sie den Auftrag mit einem Klick auf das Icon frei. Wenn Sie auf das Ergebnis der Vorkalkulation neugierig sind, klicken Sie auf . Dieser Schritt ist optional, weil ein Fertigungsauftrag beim Sichern ohnehin automatisch kalkuliert wird.

225

5


Abb. 5-18: Fertigungsauftrag – Kopf Im Menü springen Sie über den Menüpunkt Springen ► Kosten ► Analyse

zum Auftragsbericht und lassen sich mit dem Layout 1SAP02 (Kostenentwicklung) den Plan-Ist-Vergleich anzeigen.

Abb. 5-19: Fertigungsauftrag – Vorkalkulation

226


5

Mitlaufende Kalkulation Die mitlaufende Kalkulation begleitet die Phase der Fertigung. Die folgenden Istbuchungen werden auf dem Fertigungsauftrag gesammelt: • •

Warenausgangsbuchungen für Rohmaterial, Rückmeldungen von Fertigungsstunden.

Die bei der Herstellung anfallenden Kosten (Material, Eigenleistungen von Kostenstellen und externe Fremdleistungen) werden auf dem Fertigungsauftrag gesammelt und den Plankosten der Vorkalkulation gegenübergestellt. Diese Buchungen bilden die Belastungen des Fertigungsauftrags. Wir stellen Ihnen diese Transaktionen kurz vor. Warenausgang Zuerst muss das Material für die Fertigung bereitgestellt werden, indem die erforderlichen Mengen Rohmaterial gemäß Stückliste aus dem Lager entnommen werden. Stellen Sie sich vor, Sie gehen in das Lager und holen die benötigten Komponenten. Beim Anlegen und Freigeben des Fertigungsauftrags werden Materialreservierungen erzeugt, damit diese Rohmaterialien für diesen Auftrag geblockt sind und für keinen anderen Auftrag verwendet werden. Pfad

Logistik ► Produktion ► Fertigungssteuerung ► Warenbewegungen ► Warenausgang

TCode

MB1A

Die Warenausgänge werden unter der Bewegungsart 261 mit Bezug zu den Reservierungen gebucht. Dazu klicken Sie auf dem Einstiegs, wo Sie im Folgebild die Fertigungsbild auf das Icon auftragsnummer angeben.

227

5


Abb. 5-20: Warenausgang – Einstieg Im Folgebild (Abb. 5-21) markieren Sie alle Zeilen und klicken Sie , um für diese Materialien die Warenausauf das Icon gangsbuchung zu erzeugen.

Abb. 5-21: Warenausgang – Reservierung Die vorgeschlagenen Mengen wurden retrograd aus der Stückliste und der Fertigungsauftragsmenge errechnet, lassen sich aber ändern. Nehmen wir an, wir hätten mehr Holzdübel gebraucht, weil einige Dübel schadhaft waren. Mit der Buchung werden ein Materialbeleg (Menge Bestandsabbau), ein Buchhaltungsbeleg (Wert Bestandsabbau) und ein CO-Beleg (Materialkosten) erzeugt. Die Materialkosten in CO werden so errechnet:

228


5

Materialkosten = Istmenge x Standardpreis (oder GLD-Preis). Welcher Preis verwendet wird, hängt von der Preissteuerung im Materialstamm ab.

Abb. 5-22: Warenausgang – Auswahlbild Materialbeleg anzeigen Pfad

Logistik ► Materialwirtschaft ► Bestandsführung ► Materialbeleg ► Anzeigen

TCode

MB03

Der Beleg lässt sich über einen Doppelklick auf die Zeile Materialkosten im Fertigungsauftragsbericht oder der Materialbeleganzeige aufrufen. Über das Icon können Sie sich die Rechnungswesenbelege anzeigen lassen.

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5


Abb. 5-23: Materialbeleg anzeigen Rückmeldungen Nach dem Bereitstellen des Materials beginnen Sie zu produzieren. Die Eigenleistungen der Fertigungskostenstellen buchen Sie per Rückmeldung. Die Rückmeldung erzeugt Leistungsverrechnungen von Fertigungskostenstellen an den Fertigungsauftrag mit dem folgenden Betrag: Iststunden x Tarif der Kostenstelle : Leistungsart Pfad

Logistik ► Produktion ► Fertigungssteuerung ► Rückmeldung ► Erfas sen ► Zum Vorgang ► LohnRückmeldeschein

TCode

CO11N

Sie melden entweder einzelne Arbeitsvorgänge oder einfach den letzten Arbeitsvorgang gemäß dem zugrunde liegenden Arbeitsplan zurück, um damit alle Fertigungsleistungen auf einmal zu buchen. Als Vorschlagswert sehen Sie die Stundenzahl aus dem Arbeitsplan mal der rückgemeldeten Menge. Diese retrograden Werte ersetzen Sie, wenn sie bekannt sind, durch die tatsächlichen Istwerte. Wir

230


5

machen der Einfachheit halber keine Teilrückmeldungen, sondern nur eine Endrückmeldung. Über das Icon lässt sich – je nach Steuerschlüssel – im Arbeitsplan gleichzeitig die Materialbuchung für den Wareneingang des fertigen Materials an das Lager durchführen. In unserem Modell erstellen wir dafür eine separate Wareneingangsbuchung.

Abb. 5-24: Rückmeldung Die anschließende Wareneingangsbuchung führt zu einer Entlastung des Fertigungsauftrags für das Fertigfabrikat mit dem Betrag: gelieferte Menge x Standardpreis. Pfad

Logistik ► Produktion ► Fertigungssteuerung ► Warenbewegungen ► Wareneingang

TCode

MB31

231

5


Abb. 5-25: Wareneingang – Einstieg Im Auswahlbild ändern Sie die an das Lager gelieferte Menge. Unsere Fertigung hat gut gearbeitet, keinen Ausschuss produziert und liefert die volle Losgröße an das Lager.

Abb. 5-26: Wareneingang – Auswahlbild Periodenabschluss und Nachkalkulation So wie es im Gemeinkostencontrolling bestimmte Abschlussarbeiten gibt, sind bei den Fertigungsaufträgen im Produktkostencontrolling diverse Abschlussarbeiten durchzuführen.

232


•

• • •

5

Gemeinkostenzuschläge (periodische Verrechnung von Material- und Fertigungsgemeinkosten durch Zuschlagsberechnung auf Fertigungs- und Kundenaufträge), Ware in Arbeit (WIP; Ermittlung des Kostenbestands auf nicht endgelieferten Fertigungsaufträgen), Abweichungsermittlung (Ermittlung von Ausschuss und Abweichungen auf endgelieferten Fertigungsaufträgen), Abrechnung (Abrechnung von WIP und Abweichungen auf Fertigungsaufträgen an die Finanzbuchhaltung und an die Ergebnisrechnung).

Die Nachkalkulation umfasst je nach Status die Berechnung der Ware in Arbeit oder der Abweichungen (siehe Abb. 5-27). Der Saldo der Istkosten auf einem Fertigungsauftrag, der noch nicht endgeliefert ist, bildet den Bestand an Ware in Arbeit. Er wird mit einer eigenen Transaktion ermittelt und auf dem Fertigungsauftrag abgespeichert. Der Fertigungsauftrag gilt als endgeliefert, wenn alle Eigenleistungen auf den Fertigungsauftrag rückgemeldet sind und die gesamte Losgröße an das Lager geliefert ist. Nun wird die Ware in Arbeit aufgelöst und stattdessen die Abweichung ermittelt, um zu analysieren, ob wirtschaftlich produziert wurde. Die anschließende Auftragsabrechnung mit der Abrechnungsart Gesamtabrechnung überträgt die Abweichungen an die Fibu und an die Ergebnisrechnung. Status:

FREI freigegeben

Istkosten = WIP zu Istkosten

TGLI teilgeliefert

GLFT endgeliefert TABG technisch abgeschlossen Istkosten

Istkosten - Wareneingang

-

= WIP zu Istkosten

= Abweichungen

Wareneingang

Abb. 5-27: Nachkalkulation bei auftragsbezogenem Produktcontrolling Bei Fertigungsaufträgen führen Sie zuerst die Berechnung der Gemeinkostenzuschläge, dann die WIP- und Abweichungsermittlung und zuletzt die Abrechnung aus.

233

5


Je nach verwendeten Geschäftsprozessen sind noch weitere Transaktionen (wie z. B. die Nachverrechnung von Isttarifen oder die Verrechnung von Prozesskosten) möglich, die wir aber aufgrund ihrer Seltenheit hier nicht behandeln. Gemeinkostenzuschläge Prinzip

Zuerst belasten Sie monatlich die Gemeinkosten an die Fertigungsaufträge. Dazu werden Zuschläge auf der Basis der Einzelkosten berechnet, um die Materialgemeinkosten und die Fertigungsgemeinkosten auf den Fertigungsauftrag zu belasten. Kostenstelle 121 Lager Energiekosten Fertigungsauftrag 651

Ist

Raumkosten

endgeliefert Material-EK

5.100

Material-GK

255

Fertigungs-EK

1.100

Fertigungs-GK

55

Wareneingang

-3.150

Saldo

5 % Materialgemeinkostenzuschlag 5 % Fertigungsgemeinkostenzuschlag

3.360

Ist 500 9.500

Summe Belastung

10.000

Fertigungsauftrag 650

-3.345


-255


-4.562


-1.801

Zuschlagsverrechnung - Summe Entlastung Über-/Unterdeckung

-9.963 -9.963 37

Abb. 5-28: Zuschlagsberechnung – Prinzip Gleichzeitig wird jene Kostenstelle entlastet, die die Leistung erbringt. Im Falle der Materialgemeinkosten ist das die Lagerkostenstelle, die für ihre Leistungen eine Gutschrift in Höhe der gesamten Zuschläge erhält. Die Zuschlagsberechnung ist ein Weg zur Weiterverrechnung von Kostenstellenkosten, wenn eine direkte Leistungsverrechnung nicht möglich ist oder zu aufwendig wäre. Eine Voraussetzung dafür ist, dass Sie im Stammsatz des Fertigungsauftrags auf der Registerkarte Steuerung ein Kalkulationsschema und einen Zuschlagsschlüssel definiert haben. Das geschieht automatisch aufgrund von Customizing-Einstellungen (Bewertungsvariante). Der Zuschlagsschlüssel erlaubt eine Differenzierung der Zuschlagsprozentsätze für unterschiedliche Materialien.

234

5


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträgerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Zuschläge ► Einzelverarbeitung (Sammelverarbeitung)

TCode

KGI2 (CO43)

Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie einen einzelnen Fertigungsauftrag an, im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung ein Werk, um alle Fertigungsaufträge dieses Werks auf einmal in der angegebenen Periode zu bezuschlagen. Klicken Sie dann für die Ausführung auf das Icon . Für die Praxis empfehlen wir Ihnen die Sammelverarbeitung.

Startein stellungen

Abb. 5-29: Zuschlagsberechnung – Einstieg In der Dialoganzeige sehen Sie erst einmal die Konditionen, und wie gelangen Sie zur Grundliste sie berechnet werden. Über das Icon mit den Selektionen zurück, die wir hier nicht darstellen.

235

5


Abb. 5-30: Zuschlagsberechnung – Konditionen

Abb. 5-31: Zuschlagsberechnung – Belastung Über das Icon gelangen Sie zum Ergebnis, dem Sie die Belastung des Fertigungsauftrags entnehmen können. Es ist wichtig, dass die Zuschlagsberechnung in jeder Periode ausgeführt wird, weil sie Einzelkosten aus Vorperioden nicht berücksichtigt. Ware in Arbeit (WIP) Umfang des WIP

236

Der Saldo auf den Fertigungsaufträgen, die noch nicht endrückgemeldet sind, bildet den Bestand der Ware in Arbeit. Er wird zum Monatsende ermittelt und auf dem Fertigungsauftrag abgespeichert. Die Ware in Arbeit umfasst alle unfertigen Erzeugnisse und Fertigungsleistungen, die noch zu keiner Lieferung von fertigem Material an das Lager geführt haben. Ihre Bewertung erfolgt zu den angefallenen Istkosten. Nach der Ermittlung des Werts für die Ware in Arbeit ist der Fertigungsauftrag abzurechnen, um den WIP-Wert nach FI und in die Profitcenterrechnung zu übertragen. Der WIP wird im Umlaufver-

5


mögen der Bilanz ausgewiesen. Die WIP-Ermittlung wird bei jedem Periodenabschluss ausgeführt, solange der Fertigungsauftrag noch nicht endgeliefert ist, wobei im Folgemonat nur die Differenz zum Vormonat dargestellt wird. Ist der WIP-Bestand negativ, wird anstelle der Bildung von WIP eine Rückstellung für fehlende Kosten gebildet, weil die Entlastung des Fertigungsauftrags nicht höher sein kann als die Belastungen für die eingesetzten Ressourcen. 2. Abrechnung

Ist

Fertigungsauftrag 651 endgeliefert Material-EK

5.100

Material-GK

255

Fertigungs-EK

1.100

Fertigungs-GK

55

Wareneingang

-3.150

Saldo

3.360

Buchung in FI und Profitcenterrechnung WIP-Bestand 3.360 an Bestandsveränderung WIP 3.360 bei negativem Saldo: Aufwand für fehlende Kosten an Rückstellung für fehlende Kosten

1. WIP-Ermittlung WIP zu Istkosten = Saldo Fertigungsauftrag

Abb. 5-32: WIP-Ermittlung – Prinzip Bereits beim Anlegen des Fertigungsauftrags wird auf der Registerkarte Steuerung aufgrund von Customizing-Einstellungen automatisch ein Abgrenzungsschlüssel eingetragen. Er steuert die Bewertung bei der WIP-Ermittlung. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Ware in Arbeit ► Einzelverarbeitung ► Ermitteln (Sammelverarbeitung ► Ermitteln)

TCode

KKAX (KKAO)

Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie einen einzelnen Fertigungsauftrag an, im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung ein Werk, um die WIP-Ermittlung für alle Fertigungsaufträge dieses Werks in der angegebenen Periode auf einmal auszuführen. In der Praxis empfehlen wir die Sammelverarbeitung, die zentral als Hintergrundverarbeitung eingeplant wird.

Startein stellungen

237

5


Abb. 5-33: WIP-Ermittlung – Einstieg Resultat

Wenn Sie auf das Icon klicken, sehen Sie den berechneten WIPBetrag in der Objektliste. In unserem Fall haben wir die WIPErmittlung noch vor der Lieferung an das Lager durchgeführt, weil dann der Status endgeliefert und der Wert für den WIP null ist. So hat der WIP die Höhe der Istkosten. Einen WIP-Bericht zu diesem Beispiel finden Sie in Abb. 2-42.

Abb. 5-34: WIP-Ermittlung – Objektliste

238

5


Abweichungsermittlung Mit der Endrückmeldung des Fertigungsauftrags buchen Sie alle geleisteten Iststunden an den Fertigungsauftrag. Anschließend erfassen Sie eine Wareneingangsbuchung für die Endlieferung der noch offenen Menge des gefertigten Materials an das Lager. Mit dem Status endgeliefert gilt der Fertigungsauftrag als fertiggestellt. Der WIPBestand muss jetzt aufgelöst und die Abweichungen müssen ermittelt werden. Bei einem Fertigungsauftrag gibt es entweder Ware in Arbeit (solange nur Teillieferungen gemacht wurden) oder Abweichungen (sobald der Fertigungsauftrag endgeliefert wurde), aber nicht beides gleichzeitig. Da die Istkosten nie gleich hoch sind wie die Entlastung zu Standardkosten, bleibt eine Differenz zwischen den angefallenen Istkosten und der Gutschrift für die Lieferung an das Lager. Bei der Nachkalkulation der Fertigungsaufträge werden • • •

Prinzip

der WIP aufgelöst, die Abweichungen auf dem Fertigungsauftrag ermittelt und die Abweichungen an Fibu, Profitcenter- und Ergebnisrechnung abgerechnet.

Führen Sie vor der Abweichungsermittlung nochmals die WIPErmittlung durch, um den WIP aufzulösen. Für endgelieferte Fertigungsaufträge ist der WIP null. Die Abweichungen werden nach einsatz- und verrechnungsseitigen Abweichungsarten aufgeschlüsselt.

239

5


Abb. 5-35:Abweichungsermittlung – Prinzip Die Abweichungen werden bei einer Bestandsführung zu Standardpreisen als Preisdifferenz an die Fibu und bei Einsatz von CO-PA zusätzlich an die Ergebnisrechnung abgerechnet. Beim Anlegen eines Fertigungsauftrags wird auf der Registerkarte Steuerung automatisch ein Abweichungsschlüssel eingetragen, der dann bei der Abweichungsermittlung berücksichtigt wird. Der Abweichungsschlüssel wird aus dem Materialstammsatz gezogen, wo er auf der Sicht Kalkulation 1 hinterlegt ist.

Startein stellungen

240

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Abweichungen ► Einzelverarbeitung (Sammelverarbeitung)

TCode

KKS2 (KKS1)

Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie einen einzelnen Fertigungsauftrag an, im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung ein Werk, um die Abweichungsermittlung für alle Fertigungsaufträge dieses Werks in der angegebenen Periode auf einmal auszuführen. In der Praxis empfehlen wir die Sammelverarbeitung. Wir haben unseren Fertigungsauftrag jetzt endgeliefert.


5

Abb. 5-36: Abweichungsermittlung – Einstieg Wenn Sie auf das Icon chungen auf.

klicken, listet Ihnen SAP ERP® die Abwei-

Abb. 5-37:Abweichungsermittlung – Liste Über den Menüpunkt Springen ► Detail

rufen Sie die Detaildarstellung auf, die die Aufteilung der Gesamtabweichung auf die einzelnen Abweichungskategorien anzeigt. Die Gesamtabweichung wird nach den Abweichungen auf der Inputseite (Einsatzabweichungen) und auf der Outputseite (Verrechnungsabweichungen) unterschieden. Die wichtigsten Abweichungskategorien erklären wir kurz. •

Einsatzpreisabweichung: (Istpreis – Planpreis) x Isteinsatzmenge

241

5


•

Einsatzmengenabweichung:

•

(Isteinsatzmenge – Solleinsatzmenge) x Planpreis Strukturabweichung:

•

Verwendung anderer Ressourcen als geplant. Losgrößenabweichung:

•

Die Losgrößenabweichung ist durch losfixe Kosten bedingt und tritt auf, wenn die Planmenge des Auftrags von der produzierten Istmenge differiert. Restabweichung: Zur Restabweichung gehören alle übrigen Abweichungen, die sich keiner anderen Abweichungskategorie zuordnen lassen.

Abb. 5-38:Abweichungsermittlung – Detail Abrechnung Die periodische Abrechnung der Fertigungsaufträge ist erforderlich, um die Werte für die WIP und die Abweichungen, die nur in CO ermittelt wurden, in die Finanzbuchhaltung und in die Ergebnisrechnung zu buchen. Die Fertigungsaufträge werden bereits beim Anlegen automatisch mit einer Abrechnungsvorschrift versehen.

242


5

Wir betrachten die beiden Fälle Abrechnung von WIP und Abrechnung von Abweichungen. Die Ware in Arbeit wird durch die Abrechnung im Umlaufvermögen aktiviert und die angefallenen Kosten werden zurückgebucht: Bestand WIP

an Material (und andere Kosten)

Der Wert der Ware in Arbeit kann auch negativ sein, wenn noch nicht alle Leistungen oder Warenausgänge gebucht wurden. In diesem Fall wird eine Rückstellung für fehlende Kosten gebucht. Materialaufwand

an Rückstellungen für fehlende Kosten

Die Abweichungen von endgelieferten Fertigungsaufträgen werden bei einer Bestandsführung zu Standardpreisen in der Fibu auf ein Preisdifferenzenkonto und beim Einsatz von CO-PA zusätzlich nach verschiedenen Abweichungskategorien an die Ergebnisrechnung abgerechnet. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Abrechnung ► Einzelverarbeitung (Sammel verarbeitung)

TCode

KO88 (CO88)

Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie einen einzelnen Fertigungsauftrag an, im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung ein Werk mit markiertem Kennzeichen Fertigungsauftrag. Sie geben die Periode für die Abrechnung und die Verarbeitungsart Automatisch an und klicken auf das Icon . In der Praxis empfehlen wir Ihnen die Sammelverarbeitung.

243

5


Abb. 5-39: Abrechnung Fertigungsauftrag – Einstieg Sie sehen zuerst die Grundliste mit der Selektion, die wir hier nicht zur Detailliste, die den darstellen, und blättern mit dem Icon abgerechneten Betrag und die Empfänger anzeigt. Die erste Zeile mit dem Empfänger ERG zeigt die Abrechnung der Abweichungen an die Ergebnisrechnung, die zweite Zeile mit dem Empfänger MAT die Abrechnung der Preisdifferenz an die Fibu.

Abb. 5-40: Abrechnung Fertigungsauftrag – Ergebnis Wir empfehlen Ihnen anschließend eine Kontrolle auf Saldo null mit einem Auftragsbericht.

5.2.2 Produktkostensammler Das typische Einsatzgebiet für Produktkostensammler ist die Serienfertigung. Standardisierte Erzeugnisse werden hier in einem konti-

244


5

nuierlichen Fertigungsprozess in großen Stückzahlen auf einer Fertigungslinie hergestellt. Ein am Erzeugnis oder am Produktionslos orientiertes Controlling erübrigt sich hier bzw. ist aufgrund der Produktionsmenge nicht sinnvoll darstellbar. In diesen Fällen empfiehlt es sich Produktkostensammler anzulegen, wobei Sie grundsätzlich zwischen drei Detaillierungsebenen wählen können: •

•

•

Kombination aus Stückliste und Arbeitsplan: Pro Kombination aus Stückliste und Arbeitsplan legen Sie einen Produktkostensammler an und erzeugen so die feinste Controllingebene. Fertigungsversion: Sie definieren zu einem Material mehrere Fertigungsversionen, denen Sie eine Stückliste und einen Arbeitsplan zuordnen, und legen pro Fertigungsversion einen Produktkostensammler an. Produktionswerk: Sie verwenden diese gröbste Controllingebene, wenn Sie pro Material und Werk nur einen einzigen Produktkostensammler einsetzen wollen. In diesem Fall ist keine Vorkalkulation möglich.

Ein Produktkostensammler wird über den gesamten Produktlebenszyklus des Materials verwendet. Im Unterschied zum Fertigungsauftrag hat der Produktkostensammler keine logistische Funktionalität. Er ähnelt einem Innenauftrag. Um die logistischen Funktionen zu nutzen, wird der Produktkostensammler in der Praxis im Rahmen eines Entkopplungsszenarios zusammen mit Fertigungsaufträgen eingesetzt. Entkopplungsszenario bedeutet, dass alle Mengenbuchungen für Warenausgänge, Rückmeldungen und Wareneingangsbuchungen auf dem Fertigungsauftrag erfasst werden, aber die Kosten auf dem Produktkostensammler gebucht werden, der alle Controllingfunktionen übernimmt.

Entkopplungs szenario

245

5


Abb. 5-41: Prinzip des Produktkostensammlers In unserer Möbelfabrik brauchen wir normalerweise zwar keine Produktkostensammler. Zur Demonstration haben wir aber trotzdem exemplarisch einen angelegt, dem drei Fertigungsaufträge zugeordnet sind. Als Nächstes zeigen wir Ihnen dafür die Vorkalkulation, die mitlaufende Kalkulation und die Nachkalkulation. Vorkalkulation Beim Sichern des Produktkostensammlers wird eine Vorkalkulation auf der Basis der Produktkostenplanung durchgeführt. Damit werden dem Produktkostensammler Plankosten vorgegeben. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Periodisches Produktcontrolling ► Stammdaten ► Produktkostensammler ► Bearbeiten

TCode

KKF6N

Sie legen einen Produktkostensammler unter der Auftragsart RM01 in dem Werk an, in dem das Material gefertigt wird.

246


5

Abb. 5-42: Produktkostensammler Um zu produzieren, legen Sie beim Entkopplungsszenario Fertigungsaufträge mit einem Bezug zum Produktkostensammler an. Die Zuordnung der Fertigungsaufträge zum Produktkostensammler erfolgt aufgrund der speziellen Auftragsart PP08 des Fertigungsauftrags automatisch. Die zugeordneten Fertigungsaufträge sehen Sie in der Transaktion zum Bearbeiten des Produktkostensammlers auf der Registerkarte Kopf nach Anklicken des Icons . Die Ergebnisse der Vorkalkulation sehen Sie nach einem Klick auf das Icon . Mitlaufende Kalkulation Bei der mitlaufenden Kalkulation finden dieselben Vorgänge wie beim Fertigungsauftrag statt, weshalb wir auf eine detaillierte Darstellung verzichten. Wichtig ist, dass die Mengenbuchungen für Rückmeldungen und Warenausgänge auf den Fertigungsaufträgen stattfinden, die zu Kostenbelastungen auf dem Produktkostensammler führen. Auf den einzelnen Fertigungsaufträgen sind keine Kosten zu sehen. Reine Kostenbuchungen wie Fibu-Buchungen, Leistungsverrechnungen und Zuschlagsberechnungen sind nur auf

247

5


dem Produktkostensammler und nicht auf den zugehörigen Fertigungsaufträgen möglich. Periodenabschluss und Nachkalkulation Eine ausführliche betriebswirtschaftliche Darstellung finden Sie bei den Fertigungsaufträgen in Kapitel 5.2.1. Hier beschreiben wir nur, was beim Produktkostensammler anders ist. Im Zuge des Periodenabschlusses belasten Sie den Produktkostensammler mit Gemeinkostenzuschlägen.

WIP und Abweichungen

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Periodisches Produktcontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen: Produktkostensammler ► Zuschläge ► Einzelverar beitung (Sammelverarbeitung)

TCode

CO42 (CO43)

Die anschließende Nachkalkulation umfasst immer die Berechnung der Ware in Arbeit und der Abweichungen. Anders als beim Fertigungsauftrag, bei dem es entweder WIP oder Abweichungen gibt, haben wir beim Produktkostensammler immer beides gleichzeitig, weil ein Produktkostensammler nicht einmalig für eine bestimmte Losgröße verwendet wird, sondern so lange läuft, wie das Material produziert wird. Stellen Sie sich ein Fließband vor, auf dem sich das in Produktion befindliche Material (Ware in Arbeit) befindet und bei dem fertiges Material vom Band läuft. Es wird für eine Periode das in Produktion befindliche Material an bestimmten Zählpunkten am Fließband und das fertige Material am Bandende gezählt. Die Ware in Arbeit wird im Unterschied zum Fertigungsauftrag zu Sollkosten (gezählte Istmengen an den Zählpunkten x Zeiten aus dem Arbeitsplan) bewertet. Die Abweichungen werden auf das fertige Material bezogen. Periode:

01 Istkosten - Wareneingang



- WIP zu Sollkosten

- WIP zu Sollkosten

- WIP zu Sollkosten

= Abweichungen

= Abweichungen

= Abweichungen

Abb. 5-43: Nachkalkulation bei periodischem Produktcontrolling

248


5

Zur WIP-Ermittlung auf einem Produktkostensammler verwenden Sie die folgende Transaktion: Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Periodisches Produktcontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen: Produktkostensammler ► Ware in Arbeit ► Einzel verarbeitung ► Ermitteln

TCode

KKAS

Die Abweichungen berechnen Sie mit der folgenden Transaktion: Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Periodisches Produktcontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen: Produktkostensammler ► Abweichungen ► Einzel verarbeitung (Sammelverarbeitung)

TCode

KKS6 (KKS5)

Zuletzt führen Sie die Auftragsabrechnung mit der Abrechnungsart Periodische Abrechnung aus. Damit werden WIP und Abweichungen in der Fibu gebucht und die Abweichungen an die Ergebnisrechnung abgerechnet. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Periodisches Produktcontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen: Produktkostensammler ► Abrechnung ► Einzelver arbeitung (Sammelverarbeitung)

TCode

KK87 (CO88)

5.2.3 Kundenauftrag Der Kundenauftrag wird für die kundenindividuelle Einzelfertigung und für die Dienstleistungsabwicklung eingesetzt. Wir zeigen Ihnen als Beispiel für die Dienstleistungsabwicklung einen Kundenauftrag zur Durchführung von Montagearbeiten von Möbeln bei einem Kunden. Für Kundenaufträge gibt es ebenfalls eine Vorkalkulation, eine mitlaufende Kalkulation und eine Nachkalkulation, aber mit den nachstehend beschriebenen Unterschieden zum Fertigungsauftrag.

249

5


Vorkalkulation Die Vorkalkulation erfolgt beim Anlegen des Kundenauftrags. Die Planerlöse werden aus den SD-Konditionen ermittelt, die Plankosten mit einer Materialkalkulation oder einer Einzelkalkulation (Dienstleistung) berechnet. Pfad

Logistik ► Vertrieb ► Verkauf ► Auftrag ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

VA01 (VA02, VA03)

Erteilt Ihnen ein Kunde einen Auftrag, legen Sie einen Kundenauftrag für diesen Kunden und die Auftragsmenge des bestellten Materials an. Im hier nicht dargestellten Einstiegsbild geben Sie die Auftragsart TA, die Verkaufsorganisation, den Vertriebsweg und die Sparte an, in der Übersicht den Kunden, das Material und die Auftragsmenge.

Abb. 5-44: Kundenauftrag – Übersicht Im Menü springen sie über den Menüpunkt Zusätze ► Kalkulation

in die Erstellung einer Kalkulation mit Kalkulationsvariante PC04. Im Einstiegsbild wählen Sie eine bereits bestehende Kalkulation (Musterkalkulation, anderer Kundenauftrag) als Vorlage, damit Sie die Einzelkalkulation nicht ganz neu erfassen müssen. Alternativ lässt sich in der Einzelkalkulation über den Menüpunkt Funktionen ► Materialkalkulation auflösen

250


5

eine bestehende Materialkalkulation oder Einzelkalkulation einsetzen.

Abb. 5-45: Kundenauftrag – Einzelkalkulation Zusätzliche Positionen fügen Sie bei Bedarf von Hand ein und erzeugen durch Anklicken von eine Zwischensicherung und kehren anschließend in die Auftragsänderung zurück. Sie sehen die Summe dieser Kosten unter der gemeinsamen Konditionsart EK02 und die Preise und Rabatte, die über die SD-Preisfindung ermittelt wurden, sehen Sie, indem Sie auf das Icon klicken. Der Kundenauftrag hat nun Planwerte für Erlöse und Kosten.

Abb. 5-46: Kundenauftrag – Konditionen Mitlaufende Kalkulation Bei einer Buchung geben Sie immer die Kundenauftragsnummer und die Kundenauftragsposition an, die das CO-Kontierungsobjekt darstellt.

251

5


Sie belasten dem Kundenauftrag Kosten für Eigenleistungen mit Leistungsverrechnung oder Zeiterfassung im Arbeitszeitblatt CATS (siehe Kapitel 3.4.2). Für Kundenaufträge gibt es keine Rückmeldung wie beim Fertigungsauftrag. Weitere Kostenbelastungen sind Fibu-Buchungen für Kreditorenrechnungen, Warenausgangsbuchungen und Abrechnungen von anderen Aufträgen. Nachkalkulation

Zuschlags berechnung

Ergebnis ermittlung

252

Die ausführliche betriebswirtschaftliche Darstellung finden Sie bei den Fertigungsaufträgen in Kapitel 5.2.1. Hier gehen wir nur auf die Unterschiede beim Kundenauftrag ein. Bei Kundenaufträgen ist zuerst die Berechnung der Gemeinkostenzuschläge, dann die Ergebnisermittlung und zuletzt die Abrechnung durchzuführen. Beim Periodenabschluss belasten Sie den Kundenauftrag mit Gemeinkostenzuschlägen. Mit der Transaktion lassen sich einzelne Kundenaufträge oder Intervalle von Kundenaufträgen bezuschlagen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Kundenauftragscontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Zuschläge

TCode

VA44

Für die Nachkalkulation gibt es bei Kundenaufträgen die Ergebnisermittlung statt der WIP- und Abweichungsermittlung bei den Fertigungsaufträgen. Der Grund hierfür ist, dass Kundenaufträge Erlöse und Kosten haben. Mit der Ergebnisermittlung werden (je nach Fertigstellungsgrad) die anteiligen abzugrenzenden Kosten und Erlöse ermittelt. Die Ergebnisermittlung ist bei Kundenaufträgen wichtig, die eine lange Laufzeit über mehrere Monate oder Jahre haben (Anlagenbau, Kundeneinzelfertigung), um das Ergebnis während der Ausführung des Auftrags zu überwachen. Die Grundlage sind dabei jeweils die Plankosten und Erlöse für den jeweiligen Fertigstellungsgrad, dem die Istkosten und Isterlöse gegenübergestellt werden. Der Fertigstellungsgrad wird erlösproportional als das Verhältnis zwischen den Ist- und den Planerlösen oder kostenproportional als


5

das Verhältnis zwischen den Ist- und den Plankosten berechnet oder als eigene Größe (Percentage-of-Completion) geschätzt. Die Ergebnisermittlung ist ein sehr schwieriges Thema, weil Sie aus den 17 verschiedenen Methoden, die SAP ERP® anbietet, unter Beachtung der Rechnungslegungsvorschriften eine geeignete auswählen müssen. Deshalb stellen wir Ihnen die wichtigsten Formeln zur Berechnung der Abgrenzungsdaten vor (siehe Abb. 5-47): Abgegrenzte Kosten = Fertigstellungsgrad x Plankosten Abgegrenzte Erlöse = Fertigstellungsgrad x Planerlöse Istkosten > abgegrenzte Kosten: WIP Istkosten < abgegrenzte Kosten: Rückstellung für fehlende Kosten Isterlöse < abgegrenzte Erlöse: erlösfähiger Bestand Isterlöse > abgegrenzte Erlöse: Erlösüberschuss

Abb. 5-47: Ergebnisermittlung – Prinzip Bei den Kosten erfolgt die Bildung von WIP bzw. von Rückstellungen für fehlende Kosten analog zu den Fertigungsaufträgen. Entsprechend werden die Erlöse behandelt. Dürfte man laut Fertigstellungsgrad mehr fakturieren als an Isterlösen gebucht wurde, wird ein erlösfähiger Bestand (vergleichbar mit dem WIP) gebildet. Wurde

253

5


indes zu viel fakturiert, muss eine Rückstellung in Form des Erlösüberschusses gebucht werden. Sind 100 % Fertigstellungsgrad erreicht und wurden alle Kosten und Erlöse auf dem Kundenauftrag gebucht (technisch abgeschlossen), werden alle Abgrenzungen aufgelöst (Ware in Arbeit bzw. Rückstellungen gleich null). Nach der Durchführung der Ergebnisermittlung wird das Resultat in einem zweiten Schritt abgerechnet. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Kundenauftragscontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Ergebnisermittlung ► Durchführen ► Einzelverarbei tung (Sammelverarbeitung)

TCode

KKA3 (KKAK)

Im Stammsatz der Kundenauftragsposition muss auf der Registerkarte Kontierung ein Abgrenzungsschlüssel eingetragen sein, damit eine Ergebnisermittlung durchgeführt werden kann. Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie einen einzelnen Kundenauftrag an, im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung grenzen Sie Kundenaufträge mit der Mehrfachselektion ein, um eine Ergebnisermittlung in der angegebenen Periode auszuführen. Für die Praxis empfehlen wir Ihnen die Sammelverarbeitung.

Abb. 5-48: Ergebnisermittlung – Einstieg

254


5

Wenn Sie auf das Icon klicken, sehen Sie das Resultat, das Sie bei sichern müssen. dieser Transaktion mit In der Ergebnisübersicht sehen Sie die Plandaten, die Istdaten und die abgegrenzten Werte für Kosten oder Erlöse für den entsprechenden Fortschrittsgrad. In unserem Modell haben wir noch keine Erlöse fakturiert, aber rund 50 % der Kosten gebucht. Bei einer erlösproportionalen Methode sind bei 0 % Erlösen auch 0 % Kosten abzugrenzen. Deshalb werden alle Istkosten als WIP betrachtet.

Abb. 5-49: Ergebnisermittlung bei 0 % Fertigstellungsgrad – Resultat Dann fakturieren wir 100 % der Erlöse, was einem Fertigstellungsgrad von 100 % entspricht, buchen aber noch nicht alle Kosten. Nun sehen Sie, dass der Fortschrittsgrad 100 % beträgt, dass der WIP aufgelöst wurde und stattdessen Rückstellungen für fehlende Kosten in Höhe der gesamten Plankosten abzüglich der Istkosten gebildet wurden.

255

5


Abb. 5-50: Ergebnisermittlung bei 100 % Fertigstellungsgrad – Resultat Die Abgrenzungsdaten sind danach an die Ergebnisrechnung anzurechnen. Für diesen Zeitpunkt finden Sie den Kundenauftragsbericht zu unserem Beispiel in Abb. 2-49. Ist der Kundenauftrag fertig ausgeführt, muss der Status des Kundenauftrags auf der Registerkarte Status auf technisch abgeschlossen und endfakturiert gesetzt werden, damit die bisherigen Buchungen der Ergebnisermittlung bei der abschließenden Ergebnisermittlung zurückgenommen werden und stattdessen Isterlöse und Istkosten stehen bleiben, die an die Ergebnisrechnung abzurechnen sind. In der letzten Phase unseres Beispiels haben wir die letzten Kosten gebucht, den Status auf endfakturiert und auf technisch abgeschlossen gesetzt und die Ergebnisermittlung letztmalig ausgeführt, um die Abgrenzungen aufzulösen. Für diesen Zeitpunkt finden Sie den dazu passenden Kundenauftragsbericht in Abb. 2-50.

256


5

Abb. 5-51: Ergebnisermittlung nach Abschluss Die Abrechnung ist für Kundenaufträge periodisch durchzuführen, um die bei der Ergebnisermittlung nur in CO auf den Kundenaufträgen ermittelten Werte für Erlöse und Kosten in die Ergebnisrechnung abzurechnen. Die Abrechnungsvorschrift wird beim Erstellen des Kundenauftrags automatisch angelegt und kann über die Registerkarte Kontierung der Kundenauftragsposition eingesehen werden. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Kundenauftragscontrolling ► Periodenabschluss ► Einzel funktionen ► Abrechnung

TCode

VA88

Abrechnung

Zur Abrechnung einzelner Kundenaufträge oder aller Kundenaufträge einer Verkaufsorganisation verwenden Sie dieselbe Transaktion.

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5


Abb. 5-52: Abrechnung Kundenauftrag – Einstieg Sie sehen erst die Grundliste mit der Selektion, die wir hier nicht zur Detailliste, die den darstellen, und springen mit dem Icon abgerechneten Betrag und als Empfänger das Ergebnisobjekt zeigt.

Abb. 5-53: Abrechnung Kundenauftrag – Ergebnis Durch einen Klick auf das Icon können Sie sich den Buchhaltungsbeleg anzeigen lassen, mit dem die Rückstellungsbildung für fehlende Kosten in FI gebucht wird.

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6

Wie Sie Projekte bzw. PSP Elemente verwalten

Das Projektsystem der Komponente PS setzen Sie zusätzlich zum CO ein, wenn komplexe interne oder externe Vorhaben in SAP abzubilden sind und wenn Sie mit den Strukturen der Innenaufträge nicht auskommen. Neben der Controllingfunktionalität bietet das Projektsystem die folgenden Funktionalitäten, die es für Innenaufträge nicht gibt: • • • • •

Terminplanung, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Netzpläne, Projekt-Cashmanagement, Dokumentenverwaltung.

Wir behandeln diese Funktionalitäten nicht näher. Wir wollen Ihnen nur einen Eindruck vermitteln, wann der Einsatz von PS sinnvoll sein kann. Projekte werden in vielfältigen Konstellationen eingesetzt, so z. B. als Kostenträger für interne Projekte wie IT-Projekte, Investitionsprojekte (Errichtung von Gebäuden) oder Entwicklungsprojekte. Auf diesen Projekten werden nur Kosten geplant und gebucht. Externe Projekte sind Kundenprojekte in den Bereichen Anlagenbau, Bauwesen, Engineering und Dienstleistung, bei denen Erlöse und Kosten anfallen. Wir zeigen Ihnen exemplarisch ein internes Kostenprojekt zur Einführung einer neuen Produktreihe.

6.1 Stammdaten Jedes Projekt wird immer mit einer Projektdefinition angelegt, darunter ein Top-PSP-Element mit derselben Nummer wie die Projektdefinition und darunter eine mehrstufige Struktur von PSPElementen. So lassen sich mit dem Projektsystem umfangreiche Strukturen abbilden.

259

6


Jedes einzelne PSP-Element bietet die Controllingfunktionalität eines Innenauftrags. Einzelnen PSP-Elementen lassen sich Innenaufträge, Fertigungsaufträge und Kundenaufträge zuordnen.

Abb. 6-1: Projektstruktur Wir stellen Ihnen den Project Builder als die zentrale Pflegetransaktion vor, mit der Sie sowohl Projektdefinitionen als auch PSPElemente anlegen, ändern und anzeigen können. Diese Transaktion ist universeller als die speziellen Pflegetransaktionen, mit denen entweder Projektdefinitionen oder PSP-Elemente bearbeitet werden.

6.1.1 Projektdefinition Jedes Projekt hat genau eine Projektdefinition, die Sie auf der Kostenrechnungskreisebene anlegen. Pfad

Rechnungswesen ► Projektsystem ► Projekt ► Project Builder

TCode

CJ20N

Im Project Builder sehen Sie im linken Bildschirmbereich die noch leere Projektstruktur und darunter den Arbeitsvorrat der zuletzt bearbeiteten Projekte. Über das Icon blenden Sie ein Pop-upFenster ein, in dem Sie die Nummer des gewünschten Projekts angeben.

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Stammdaten

6

Nun wird Ihnen die Projektstruktur mit der Projektdefinition angezeigt. Die Projektdefinition steht in der Projektstruktur an oberster Stelle und ist mit dem Icon am Zeilenbeginn gekennzeichnet. Abb. 6-2 zeigt Ihnen die Projektdefinition in der rechten Bildschirmhälfte. Die Stammdaten sind nach Registerkarten gegliedert. Wir zeigen Ihnen die Registerkarte Grunddaten. Hier erfassen Sie die organisatorische Zuordnung zum Buchungskreis, zum Geschäftsbereich und zum Profitcenter sowie den Status des Projekts. Die Daten werden auf die untergeordneten PSP-Elemente weitervererbt. Es wird dasselbe Konzept der Statusverwaltung wie bei den Innenaufträgen eingesetzt.

Abb. 6-2: Project Builder – Projektdefinition

6.1.2 PSPElemente Wir bleiben im Project Builder, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die PSP-Elemente pflegen. Pfad

Rechnungswesen ► Projektsystem ► Projekt ► Project Builder

TCode

CJ20N

261

6


Klicken Sie bei einem geöffneten Projekt in der links angezeigten Projektstruktur auf eine der Zeilen, bei denen am Zeilenbeginn das Icon für PSP-Element zu sehen ist, um dieses PSP-Element in der Detailanzeige zu bearbeiten. Im rechten Bildschirmbereich sehen Sie die nach Registerkarten gegliederten Stammdaten eines PSP-Elementes.

Abb. 6-3: PSP-Element – Grunddaten Auf der Registerkarte Grunddaten definieren Sie den Status des PSPElements. Sie müssen nicht das ganze Projekt auf einmal freigeben, sondern können einzelne PSP-Elemente einzeln freigeben. Der Status des Gesamtprojekts ist dann teilfreigegeben. Auf dieser Registerkarte setzen Sie außerdem die operativen Kennzeichen • • •

Planungselement (das PSP-Element kann beplant werden), Kontierungselement (ein Kontierungselement lässt sich im Ist bebuchen) und Fakturierungselement (auf ein Fakturierungselement können Sie Erlöse buchen).

Setzen Sie keines der Kennzeichen, ist das PSP-Element nur eine Zusammenfassung darunterliegender PSP-Elemente (Knoten) für Berichtszwecke. Die verantwortliche Kostenstelle geben Sie ebenfalls auf dieser Registerkarte an.

262

Stammdaten

6

Abb. 6-4: PSP-Element – Zuordnungen Auf der Registerkarte Zuordnungen ordnen Sie dem PSP-Element einen Buchungskreis, einen Geschäftsbereich und ein Profitcenter zu. Der Kostenrechnungskreis lässt sich nicht ändern; er wird aus der Projektdefinition übernommen.

Abb. 6-5: PSP-Element – Steuerung Auf der Registerkarte Steuerung setzen Sie das Kennzeichen statistisch. Damit wird bei einer Buchung eine Kostenstelle echt und das PSP-Element nur statistisch bebucht. Das Kennzeichen Planintegra-

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6


tion erlaubt, Einzelposten mit Partnerfortschreibung in der Kostenstellenplanung und eine Projektabrechnung der Planwerte. Ebenfalls auf dieser Registerkarte tragen Sie das Kalkulationsschema und den Zuschlagsschlüssel für die Zuschlagsberechnung und den Abgrenzungsschlüssel für die Ergebnisermittlung ein.

6.2 Planung auf Projekten SAP ERP® bietet Ihnen für die Planung auf Projekten dieselben Möglichkeiten wie bei Innenaufträgen. Es gibt eine breite Palette an Planungsfunktionalitäten mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden: • • • • • •

Gesamtplanung, Kostenartenplanung, Planung statistischer Kennzahlen, Easy-Cost-Planning, Zuschlagsberechnung im Plan, Planabrechnung.

Von diesen Möglichkeiten zeigen wir Ihnen hier nur die Kostenartenplanung.

6.2.1 Primärkostenplanung Sie planen Primärkosten für alle externen Kosten (Material und Fremdleistungen) auf den PSP-Elementen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie das Kennzeichen Planungselement im Stammsatz des PSPElements setzen. Pfad

Rechnungswesen ► Projektsystem ► Controlling ► Planung ► Kosten im PSP ► Kosten/Leistungsaufnahmen ► Ändern (Anzeigen)

TCode

CJR2 (CJR3)

Wählen Sie ein für die Primärkostenplanung geeignetes Planungslayout (wie z. B. das Layout 1-701). Im hier nicht dargestellten Einstiegsbild legen Sie fest, in welcher Version Sie planen, und definieren den Zeitraum, das PSP-Element

264

Planung auf Projekten

und die zu planenden Primärkostenarten. Über das Icon gen Sie zur Erfassung der Planwerte.

6

gelan-

Abb. 6-6: Kostenartenplanung – Übersicht Im Übersichtsbild erfassen Sie die Planwerte für den gewählten Zeitraum. Die Verteilung von Planwerten auf die einzelnen Perioden erfolgt über den Verteilungsschlüssel in der Spalte VS oder über das Icon im Periodenbild (weitere Details siehe Kapitel 4.2.1).

6.2.2 Sekundärkostenplanung Leistungen, die von einer Kostenstelle in Anspruch genommen werden, werden mit der Sekundärkostenplanung geplant. Die Sekundärkostenplanung ist immer eine Mengenplanung (Anzahl in Anspruch genommener Stunden) und wird immer auf dem empfangenden PSP-Element geplant. Pfad

Rechnungswesen ► Projektsystem ► Controlling ► Planung ► Kosten im PSP ► Kosten/Leistungsaufnahmen ► Ändern (Anzeigen)

TCode

CJR2 (CJR3)

Wählen Sie ein Planungslayout für die Sekundärkostenplanung (z. B. Layout 1-702). Im hier nicht wiedergegebenen Einstiegsbild legen Sie fest, in welcher Version Sie planen, und definieren den Zeitraum, das PSP-

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6


Element und welche Senderkostenstelle/Leistungsart die Leistung erbringt. Über das Icon gelangen Sie zur Erfassung der Planwerte.

Abb. 6-7: Sekundärkostenplanung – Übersicht Im Übersichtsbild erfassen Sie die Planmenge für den gewählten Zeitraum. Die Verteilung von Planwerten auf die einzelnen Perioden erfolgt über den Verteilungsschlüssel in der Spalte VS oder über das Icon im Periodenbild (weitere Details siehe Kapitel 4.2.2).

6.2.3 Statistische Kennzahlen planen Sie planen statistische Kennzahlen als Basis für Planverrechnungen über Umlage oder Verteilung oder als Zusatzinformation in Berichten. Bei PSP-Elementen können Sie damit den Fertigstellungsgrad eines Entwicklungs- oder Investitionsprojekts erfassen. Das setzt voraus, dass Sie eine statistische Kennzahl Fertigstellungsgrad vom Typ Festwert angelegt haben. Pfad

Rechnungswesen ► Projektsystem ► Controlling ► Planung ► Statisti sche Kennzahlen ► Ändern (Anzeigen)

TCode

CJS2 (CJS3)

Im Einstiegsbild geben Sie die Version, den Planungszeitraum, die Nummer des PSP-Elements und die statistische Kennzahl an. Über das Icon gelangen Sie zur Erfassung der Planwerte. Wegen der geringen Verbreitung verzichten wir auf ein Beispiel in unserem Modell.

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Istbuchungen auf Projekten

6

6.3 Istbuchungen auf Projekten Die verschiedenen Datenquellen, aus denen Sie PSP-Elemente bebuchen, sind gleich wie bei den Kostenstellen, weshalb wir auf unsere Ausführungen in Kapitel 3.3 verweisen. Sie geben als Kontierung die Nummer des PSP-Elements anstelle einer Kostenstelle an. Das PSPElement muss als Kontierungselement gekennzeichnet sein und den Status freigegeben haben, damit es bebucht werden kann.

6.4 Periodenabschluss auf Projekten Wir zeigen Ihnen zwei wichtige Abschlussarbeiten für Projekte: die Zuschlagsberechnung und die Abrechnung.

6.4.1 Zuschlagsberechnung Auf die Istkosten eines PSP-Elements können Sie monatlich Gemeinkosten (Materialgemeinkosten, Verwaltungsgemeinkosten) verrechnen. Das geschieht mit einem Zuschlag auf der Basis der Einzelkosten. Da die Zuschlagsberechnung in erster Linie für Fertigungsaufträge und seltener für PSP-Elementen verwendet wird, finden Sie das Prinzip der Zuschlagsberechnung in Kapitel 6.2.3 ausführlich beschrieben. Bei statistischen PSP-Elementen ist keine Zuschlagsberechnung möglich. Pfad

Rechnungswesen ► Projektsystem ► Controlling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Zuschläge ► Einzelverarbeitung Ist (Sammelverarbei tung Ist)

TCode

CJ44, (CJ45)

Voraussetzung für die Zuschlagsberechnung ist, dass Sie im Stammsatz des PSP-Elements auf der Registerkarte Steuerung ein Kalkulationsschema und einen Zuschlagsschlüssel eingetragen haben. Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie ein einzelnes Projekt an. Meistens wird das ganze Projekt bezuschlagt. Optional lässt sich ein Teil der hierarchischen Projektstruktur mit dem Kennzeichen inkl. Hierarchie oder ein einzelnes PSP-Element bezuschlagen.

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6


Sind den PSP-Elementen Aufträge zugeordnet, können die Aufträge gleich mit bezuschlagt werden, wenn das Kennzeichen inkl. Aufträge gesetzt ist. Im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung geben Sie eine Selektionsvariante mit den entsprechenden Auswahlkriterien an, um mehrere Projekte auf einmal zu verarbeiten. Sie geben die Periode für die Zuschlagsberechnung an und klicken auf das Icon . Für die Praxis empfehlen wir Ihnen die Sammelverarbeitung.

Abb. 6-8: Zuschlagsberechnung – Einstieg Von der hier nicht abgebildeten Grundliste gelangen Sie über das Icon zum Ergebnis, das die Belastung des PSP-Elements anzeigt. Es ist wichtig, die Zuschlagsberechnung in jeder Periode auszuführen, weil immer nur Kosten der angegebenen Periode bezuschlagt werden können. Vorperioden werden nicht berücksichtigt.

268

Periodenabschluss auf Projekten

6

Abb. 6-9: Zuschlagsberechnung – Belastungen

6.4.2 Projektabrechnung Bei den Projekten ist es nicht so klar wie bei den Innenaufträgen, ob sie überhaupt abgerechnet werden sollen. Wenn Sie nur die Struktur der Projekte nutzen und dieser Struktur Aufträge zugeordnet sind, sind nur diese Aufträge abzurechnen, weil auf dem Projekt selbst keine Kosten stehen. Wenn Sie externe Projekte mit Erlösen haben und die Projekte für die Ergebnisdarstellung einsetzen, ohne die in Kapitel 7 beschriebene Ergebnisrechnung zu verwenden, brauchen sie ebenfalls keine Abrechnung. Empfehlenswert ist bei sehr großen Projektstrukturen die Abrechnung der zugeordneten Aufträge an die PSP-Elemente des Projekts, weil dann das Dazulesen der Auftragskosten beim Aufruf eines Projektberichtes entfallen kann. Rechnen Sie die Projekte monatlich ab, um die Kosten im Sinne des Werteflusses weiterzuverrechnen. Dazu ist es notwendig, mit dem Project Builder eine Abrechnungsvorschrift im Stammsatz des gerade selektierten PSP-Elements zu erfassen. Verwenden Sie dazu den Menüpunkt Bearbeiten ► Kosten ► Abrechnungsvorschrift.

Je nach Abrechnungsprofil ist eine Abrechnung an verschiedene Empfängertypen (Kostenstelle, übergeordnetes PSP-Element desselben Projekts, Anlage) möglich. Unsere Ausführungen zur Auftragsabrechnung in Kapitel 4.4.2 gelten sinngemäß.

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6


Abb. 6-10: Project Builder – Abrechnungsvorschrift Bei statistischen PSP-Elementen ist keine Abrechnung möglich, weil die Kosten zum Zeitpunkt der Buchung bereits auf die Empfängerkostenstelle belastet werden. In unserem Beispiel rechnen wir die Projektkosten für die neue Designlinie an die Vertriebskostenstelle ab. Pfad

Rechnungswesen ► Projektsystem ► Controlling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Abrechnung ► Einzelverarbeitung (Sammelverarbei tung)

TCode

CJ88, (CJ8G)

Im Einstiegsbild zur Einzelverarbeitung geben Sie ein einzelnes Projekt an. Meistens wird das ganze Projekt abgerechnet. Optional lässt sich ein Teil der hierarchischen Projektstruktur mit dem Kennzeichen inkl. Hierarchie oder ein einzelnes PSP-Element abrechnen. Sind den PSP-Elementen Aufträge zugeordnet, können die Aufträge gleich mit abgerechnet werden, wenn das Kennzeichen inkl. Aufträge gesetzt ist.

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Periodenabschluss auf Projekten

6

Abb. 6-11: Abrechnung – Einstieg Im Einstiegsbild zur Sammelverarbeitung geben Sie eine Selektionsvariante mit den entsprechenden Auswahlkriterien an, um mehrere Projekte auf einmal zu verarbeiten. Geben Sie die Periode für die Abrechnung an und klicken auf das Icon . Sie sehen erst die hier nicht abgebildete Grundliste mit der Selektion und gelangen über das Icon zur Detailliste, die den abgerechneten Betrag und den Empfänger anzeigt. Es ist wichtig, die Abrechnung jede Periode auszuführen, weil bei einer Abrechnungsregel der Verarbeitungsart PER immer nur Kosten der angegebenen Periode abgerechnet werden.

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6


Abb. 6-12: Abrechnung – Ergebnis Wir empfehlen Ihnen, am Ende des Periodenabschlusses eine Saldenkontrolle für alle Projekte mit einem Projektbericht durchzuführen, um sicherzustellen, dass Sie einen Saldo von null haben. Den zum eben beschriebenen Beispiel passenden Projektbericht finden Sie in Kapitel 2.5.2.

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7

Die Ergebnisrechnung in SAP ERP®

Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung CO-PA ist das Instrument für das Vertriebscontrolling. Sie bietet Ihnen eine nach außen auf den Markt gerichtete Sicht, aus der Sie Umsätze und Ergebnisse einzelner Marktsegmente analysieren können. Marktsegmente werden durch artikelbezogene, kundenbezogene und vertriebsbezogene Merkmale gebildet. Auswertungen wie der Deckungsbeitrag und das Artikelergebnis lassen sich durch Kombination verschiedener Merkmale für einzelne Marktsegmente oder aggregiert für das ganze Unternehmen erzeugen. Bevor wir die Ergebnisrechnung, die in der Softwarekomponente CO-PA von SAP ERP® abgebildet wird, beschreiben, stellen wir die zwei betriebswirtschaftlichen Verfahren zur Ermittlung des Periodenergebnisses dar. Umsatzkostenverfahren Den Ausgangspunkt für das Umsatzkostenverfahren bilden die fakturierten Lieferungen und Leistungen. Für die Ergebnisermittlung werden von den Erlösen die zugehörigen Erlösschmälerungen, die Herstellkosten des Umsatzes und die Gemeinkosten der verschiedenen Funktionsbereiche Verwaltung, Vertrieb und F&E zur Ermittlung eines Betriebsergebnisses abgezogen. Das Umsatzkostenverfahren kommt ursprünglich aus dem angloamerikanischen Raum. Gesamtkostenverfahren Den Bezugspunkt für das Gesamtkostenverfahren bildet die gesamte Betriebsleistung einer Periode. Von den Erlösen der verkauften Artikel werden die zugehörigen Erlösschmälerungen und alle Periodenkosten abgezogen. Die Betriebsleistung umfasst neben den fakturierten Lieferungen und Leistungen die Bestandsveränderungen (Lageraufbau oder Lagerabbau) an Fertigfabrikaten, Ware in Arbeit und aktivierten Eigenleistungen, weshalb positive Bestandsveränderungen wie Erlöse behandelt werden.

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7


Dieses Verfahren wurde traditionell im deutschsprachigen Raum eingesetzt. In den letzten Jahren hat sich das Umsatzkostenverfahren sehr verbreitet, weil es bei der Anwendung der US-GAAP verpflichtend ist. Beide Verfahren liefern dasselbe Betriebsergebnis. Die Ergebnisrechnung in SAP ERP® arbeitet nach dem Umsatzkostenverfahren.

Abb. 7-1: Verfahren der Ergebnisrechnung

7.1 Arten der Ergebnisrechnung SAP ERP® bietet Ihnen die kalkulatorische und die buchhalterische Ergebnisrechnung. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengestellt, in denen sich die beiden Ergebnisrechnungen unterscheiden:

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Der Ergebnisbereich

7

Abb. 7-2: Arten der Ergebnisrechnung In der Praxis wird fast nur die kalkulatorische Ergebnisrechnung eingesetzt, weil sie detaillierte Auswertungen nach Deckungsbeiträgen für Kunden und Artikel bietet. Die Grundlage dafür ist die attraktive Möglichkeit der Bewertung, bei der Kosten automatisch mit kalkulatorischen Ansätzen errechnet werden. Deshalb behandeln wir hier nur die kalkulatorische Ergebnisrechnung.

7.2 Der Ergebnisbereich Die Ergebnisrechnung hat keine Stammdaten im üblichen Sinne. Im Customizing wird ein unternehmensspezifischer Ergebnisbereich definiert, der alle Merkmale und Wertfelder enthält. Tipp Verwenden Sie einen einzigen Ergebnisbereich für das ganze Unterneh men, um das Gesamtergebnis darzustellen.

Die Merkmale sind die Auswertungskriterien für das Berichtswesen und beschreiben jeden Datensatz in der Ergebnisrechnung. Die

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7


Merkmale legen Sie so fest, dass Ihre Auswertungsanforderungen nach Marktsegmenten abgedeckt werden. Kunden und Artikel gehören als feste Merkmale immer dazu. Die Wertfelder enthalten alle Zahlenwerte (Mengen- und Betragsinformationen). Wie viele Wertfelder benötigen Sie? Das hängt vom benötigten Detaillierungsgrad Ihrer Ergebnisberichte ab. Die Frage ist am einfachsten damit zu beantworten, dass Sie für jede Zeile eines Deckungsbeitragsberichts (Rechenzeilen ausgenommen) mindestens ein Wertfeld brauchen.

Abb. 7-3: Elemente des Ergebnisbereichs Manche dieser Merkmale und Wertfelder werden aus den Datenquellen (SD für Fakturen) gefüllt. Das sind die unabhängigen Merkmale und Wertfelder. Die Werte anderer Merkmale und Wertfelder werden beim Verbuchen von Daten automatisch ermittelt. Bei den Merkmalen nennt man diesen Vorgang Ableitung, bei den Wertfeldern Bewertung. Ein Ergebnisobjekt ist eine Kombination von Merkmalswerten, die ein einzelnes Marktsegment eindeutig definieren.

276

Der Ergebnisbereich

7

7.2.1 Ableitung Die Ableitung enthält viele einzelne Ableitungsschritte, die in einer bestimmten Reihenfolge durchlaufen werden, um – ausgehend von den unabhängigen Merkmalen Kunde und Artikel – alle abhängigen Merkmale zu ermitteln. Sie wird im Customizing eingerichtet. Die Ableitung wird bei jeder Art von Buchung in CO-PA immer durchgeführt, um möglichst alle Merkmale mit Werten zu füllen. Wird aus der Datenquelle ein unabhängiges Merkmal nicht gefüllt, können daraus keine abhängigen Merkmale abgeleitet werden. Sie bleiben folglich leer. Es gibt sogar Fälle, bei denen alle Merkmale leer sind, z. B. dann, wenn Overheadkosten auf Unternehmensebene gebucht werden. Es werden verschiedene Ableitungstechniken eingesetzt, von denen wir die zwei wichtigsten behandeln: • •

Ableitung aus Stammdatentabellen und Ableitungsregeln.

Stammdatentabellen zu Kunden und Artikeln enthalten weitere kunden- und artikelbezogene Informationen. Verwenden Sie als Merkmal ein Feld, das im Kundenstamm oder im Artikelstamm vorkommt, wird es bei der Ableitung einfach dazugelesen (in unserem Beispiel das Land zum Kunden). Diese Ableitungstechnik ist für das Controlling sehr praktisch, weil die Stammdatenpflege in der Logistik oder Debitorenbuchhaltung stattfindet und keinen laufenden Pflegeaufwand verursacht. Ableitungsregeln verwenden Sie für alle frei definierten Merkmale. Im Customizing definieren Sie die Abhängigkeit zwischen einem unabhängigen und einem abhängigen Merkmal und pflegen dafür Regeleinträge. Diese Pflege ist vom Controlling zu machen, weshalb wir diese Ableitungsmethode nur für Merkmale mit insgesamt wenigen Merkmalswerten (Sparte, Division, Marktregion) und einer geringen Dynamik (wenige Änderungen und neu hinzukommende Merkmalswerte) empfehlen. In unserem Beispiel ist das die Ableitung der Sparte aus der Artikelgruppe.

Ableitung über Stammdaten tabellen

Ableitungs regeln

277

7


7.2.2 Bewertung Die Bewertung wird im Customizing eingerichtet und nutzt zwei wesentliche Methoden: • • Bewertung mit Material kalkulation

die Materialkalkulation und das Kalkulationsschema aus CO-PA und SD mit Konditionen.

Die Bewertung mit der Materialkalkulation ist wichtig, weil sie die Kosten des Umsatzes in der Detaillierung der Herstellkostenelemente der Materialkalkulation berechnet. Die Kosten werden nach fixen und variablen Anteilen getrennt ausgewiesen. Das schafft überhaupt erst die Voraussetzung für eine Deckungsbeitragsrechnung. Konzeptionell sind die folgenden Festlegungen erforderlich: •

•

Sollen die Wertfelder für die Herstellkosten genau so detailliert sein wie die Herstellkostenkomponenten? In der Regel wird man die Herstellkosten in CO-PA weniger detailliert darstellen als im Produktkostencontrolling. Wenn Sie etwa mehrere Herstellkostenelemente für Material verwenden (Rohstoffe, Halbfabrikate, Kaufteile), genügt Ihnen in CO-PA dafür ein Wertfeld Material. Welche Materialkalkulation soll verwendet werden? In der Praxis wird meistens die laufende Plankalkulation für die Bewertung der Fakturadaten verwendet. Für die Plandaten bietet sich die Verwendung der zukünftigen Plankalkulation an.

Bewertung mit Kalkulations schema

278

Die Bewertung mit einem Kalkulationsschema setzen Sie ein, um Kosten kalkulatorisch auf der Basis der Absatzmenge oder der Erlöse berechnen zu lassen, weil die Istkosten zum Zeitpunkt der Fakturaübernahme nicht bekannt sind. So lassen sich kalkulatorische Verpackungskosten oder Frachtkosten auf der Basis der Absatzmenge oder des Gewichtes mit einer als Kondition hinterlegten Rate Betrag/Stück ermitteln. Die Konditionen definieren Sie abhängig von den Transportmitteln und dem Empfängerland. Vertriebsprovisionen und Transportversicherungen lassen sich auf der Basis der Erlöse mit einer als Prozentsatz definierten Kondition berechnen. Die Konditionen werden vom Controlling zentral gepflegt.

Wertefluss

7

Es gilt der Grundsatz: Die Vollständigkeit der Kosten hat Vorrang vor der Genauigkeit. Es ist für das Vertriebscontrolling besser, alle Kosten zu berücksichtigen, selbst wenn die kalkulatorischen Ansätze robuste Schätzwerte sind, als bestimmte Kosten auf der feinsten Ebene der Fakturaposition gar nicht zu berücksichtigen. Das Kalkulationsschema des SD verwenden Sie in der Absatzplanung, um Erlöse und Rabatte automatisch zu ermitteln. Die Bewertung erfolgt vorgangsbezogen beim Buchen einer Faktura oder periodisch als Nachbewertung, um Istkosten aus dem Materialledger zu übernehmen.

7.3 Wertefluss Zur Veranschaulichung haben wir die gebräuchlichsten Wertfelder in Abb. 7-4 nach der Art eines Deckungsbeitragsschemas angeordnet und eingezeichnet, wie die Werte für Ist und Plan zustande kommen. Wie sieht der Wertefluss für das Ist aus? Die wichtigste Datenquelle des CO-PA ist die Komponente SD, in der wir den Vertriebsprozess abbilden, der mit einem Kundenauftrag beginnt und mit einer Faktura für die Artikel oder Dienstleistungen endet. Gleichzeitig mit der Faktura in SD wird eine Debitorenrechnung in FI und ein Isteinzelposten in CO-PA gebucht. Die Faktura liefert die Menge, den Umsatz und die Erlösschmälerungen je Kunde und Artikel. Bei der Überleitung der Faktura nach CO-PA findet eine automatische Bewertung der Absatzmenge mit den Herstellkosten aus der Materialkalkulation statt, aus der sich die Kosten des Umsatzes ergeben. Das zeigt sehr schön, dass die Ergebnisrechnung das Umsatzkostenverfahren nutzt.

279

7


Abb. 7-4: Wertefluss in der Ergebnisrechnung

Kalkulatorische Bewertung

Auftragskosten

280

Beim Periodenabschluss werden die Abweichungen von Fertigungsaufträgen an die Ergebnisrechnung abgerechnet, um von den Standardkosten auf die Istkosten der verkauften Artikel überzuleiten. In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung werden bei der Verbuchung von Einzelposten weitere kalkulatorische Bewertungen für Fracht, Verpackung, Versicherung, Provisionen und Boni mit dem Kalkulationsschema der Ergebnisrechnung ausgeführt. Damit werden alle ergebnisrelevanten Kostenfaktoren zeitnah und vor allem auf der detaillierten Ebene der Fakturaposition berücksichtigt. Die tatsächlichen Istkosten zu diesen kalkulatorischen Kosten werden dann in FI an Ergebnisobjekte kontiert oder besser auf Innenaufträge gebucht, von denen sie an die Ergebnisrechnung abgerechnet werden. Kosten von Innenaufträgen für vertriebsbezogene Aktivitäten (Messebetreuung, Kundenbetreuung, Produktentwicklung) werden periodisch an die Ergebnisrechnung abgerechnet. Leistungsverrechnungen aus CO an Ergebnisobjekte sind zum Verrechnen von Arbeitsstunden mit Vertriebsbezug möglich (Reklamationsbearbeitung, kostenlose Nacharbeit, Kundenbesuche).

Planung

7

Tipp Verwenden Sie anstelle der Leistungsverrechnung an die Ergebnisrech nung die einfacher zu handhabenden Innenaufträge, bei denen das Er gebnisobjekt nur ein einziges Mal in der Abrechnungsvorschrift an zugeben ist und eine periodische Auftragsabrechnung an die Ergebnis rechnung erfolgt. Die Kontierung an ein Ergebnisobjekt ist kritisch, weil ein leer gelassenes Merkmal zulässig ist, aber zu einem anderen Ergeb nisobjekt führt.

Aus CO werden zum Periodenabschluss die Salden von Kostenstellen und die Gesamtkosten von Kostenstellen mit Umlagezyklen übernommen, um ein Gesamtergebnis für das ganze Unternehmen zu erhalten. Falls das Projektsystem verwendet wird, werden noch die Salden der Projekte abgerechnet. Der Wertefluss im Plan funktioniert sehr ähnlich. Statt der Fakturen aus dem SD setzen Sie hier die Absatzplanung ein, Preise und Erlösschmälerungen werden über das SD-Kalkulationsschema automatisch errechnet.

Kostenstellen salden

7.4 Planung Schwerpunkte in diesem Kapitel sind: • •

die Planung von Mengen und Umsätzen und die Übernahme von Gemeinkosten durch Umlagen und Abrechnungen.

Wir bilden die Planung für die Ergebnisrechnung in einer Version ab. Wir verwenden dieselbe Version wie in der Kostenstellenplanung, was technisch aber nicht zwingend erforderlich ist.

7.4.1 Manuelle Ergebnisplanung Ziel der Ergebnisplanung ist die Erfassung von Absatzmengen und Umsätzen und deren Bewertung mit Kosten für alle Marktsegmente als Ausgangspunkt für andere Bereiche der Unternehmensplanung und als Grundlage für das Vertriebscontrolling mit Plan-IstVergleichen.

281

7 Grundlegende Überlegungen


Wir stellen eingangs die folgenden konzeptionellen Fragen zur Absatz- und Umsatzplanung in CO-PA: •

•

•

•

Planungsebene und Planungs paket

282

Liegt der Fokus der Planung auf dem Kunden oder auf dem Artikel? Oder soll eine Kombination von Kunde und Artikel geplant werden? Wie viel Planungsaufwand soll betrieben werden? Soll die Planungsebene der einzelne Artikel (Kunde) sein oder reicht die Artikelgruppe (Kundengruppe) aus? Wollen Sie die Planung Top-down durch Vorgabe von zentralen Eckwerten oder Bottom-up durch das Aggregieren einzelner Plansätze anlegen? Soll die Planung umsatz- oder mengenbezogen ausgeprägt werden? Im ersten Fall planen Sie Erlöse und überlegen in einem zweiten Schritt, mit welchen Mengen welcher Artikel Sie diese Mengen erzielen. Im zweiten Fall planen Sie Absatzmengen von Artikeln und bewerten die Absatzmengen über die SDPreislisten, um Planerlöse zu ermitteln?

Wie Sie sehen, kann schon der Zugang zur Planung je nach Unternehmen höchst unterschiedlich sein. Die Entscheidung, ob die Gruppenebene oder ob einzelne Kunden (Artikel) geplant werden, ist eine Frage des Mengengerüsts bzw. der Unternehmensgröße und des zu investierenden Planungsaufwands. Ein denkbarer Kompromiss wäre es, nach einer 80/20-Regel die A-Kunden und B-Kunden direkt und die C-Kunden auf Kundengruppenebene zu planen. Die Planung auf Gruppenebene lässt sich dann mit der Top-downPlanung komfortabel nach wählbaren Referenzdaten (Istdaten Vorjahr) auf einzelne Kunden (Artikel) herunterbrechen, sodass Sie am Ende Plandaten für einzelne Kunden und Artikel zur Verfügung haben. Wir zeigen Ihnen zuerst die Logik von Planungsebene, Planungspaket und Parametergruppe, die hier angewandt wird. Die Planungsebene steckt das ganze Feld der Planung mit einzelnen Merkmalen ab. Merkmale, die in jeder Planungsebene verwendet werden, sind Versionen, Perioden/Jahre, Organisationseinheiten und die typischen Merkmale der Ergebnisrechnung (Kunde, Artikel)

7

Planung

oder die übergeordneten Merkmale (Kundengruppe oder Artikelgruppe). Einige Merkmale müssen frei bleiben und werden erst im Planungspaket festgelegt. Das Planungspaket ist eine Unterteilung der Planungsebene. Wir verwenden jeweils ein Planungspaket je Sparte und Version, damit die einzelnen Abteilungen ungestört voneinander planen können. In einem Planungspaket lassen sich keine neuen Merkmale hinzufügen, nur vorhandene mit Werten einschränken. Im Planungspaket müssen ebenfalls Merkmale (Land, Kunde, Artikel) frei bleiben, für die dann erst bei der Planung Merkmalswerte eingegeben werden.

Abb. 7-5: Planungsebene und Planungspaket In unserem Modell planen wir die Umsätze für die wichtigsten Kunden, weil wir davon ausgehen, dass sich das Geschäftsvolumen mit den einzelnen Möbelhändlern kontinuierlich entwickelt. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Planung ► Plandaten bearbeiten

TCode

KEPM

Die Planungstransaktion verlangt viele Einstellungen, bevor Sie Plandaten erfassen können. Im Einstieg zur Absatzplanung sehen Sie links oben die Auswahl der Planungsebene und der Planungspakete.

Startein stellungen

283

7


Die möglichen Aktivitäten (wie z. B. Plandaten erfassen und anzeigen) sehen Sie links unten als Parametergruppe unter den Planungsmethoden. Im rechten Bildschirmbereich sehen Sie – je nachdem, ob Sie den Cursor über der Planungsebene, dem Planungspaket oder der Parametergruppe zur Planungsmethode positioniert haben – die Einstellungen im Detail.

Abb. 7-6: Planungspaket anlegen

Planungsebene

284

In der Planungstransaktion wird mit dem Kontextmenü gearbeitet. Mit der rechten Maustaste bekommen Sie für die jeweilige Zeile die verfügbaren Funktionen angeboten. Zuerst definieren Sie eine Planungsebene. Sie setzen den Cursor links oben über den Eintrag Planungsebenen und gehen mit der rechten Maustaste auf Planungsebene anlegen oder ändern. Im rechten Bildschirmbereich nehmen Sie die gezeigten Einstellungen vor. Die Merkmale für die Planungsebene wählen Sie aus dem Merkmalsvorrat auf der Registerkarte Merkmale aus. Auf der Registerkarte Selektion schränken Sie auf einzelne Merkmalswerte ein, die für die gesamte Planungsebene gelten (Verkaufsorganisation, Kostenrechnungskreis). Nehmen Sie immer das Merkmal Werk mit auf, damit der Zugriff auf die Kalkulation bei der Bewertung funktioniert. Für

Planung

7

das Merkmal Periode/Jahr verwenden wir eine Variable. Wählen Sie im Menü den Menüpunkt Bearbeiten ► Variable ► Variable definieren,

um eine Variable anzulegen und ihr den zu planenden Zeitraum zuzuordnen. Tipp Arbeiten Sie mit Variablen für das Geschäftsjahr und andere veränderli che Merkmale, damit Sie nicht neue Planungsebenen und Planungspa kete anlegen müssen.

Im nächsten Schritt legen Sie ein Planungspaket fest, indem Sie den Cursor auf die eben angelegte Planungsebene setzen und mit der rechten Maustaste Planungspaket anlegen oder ändern auswählen. Unser Beispiel in Abb. 7-6 zeigt Ihnen das Ändern eines Planungspakets für Sparte 01. Sie ordnen den Merkmalen, die in der Planungsebene frei gelassen wurden, Werte zu. Die grau hinterlegten Merkmale sind nicht eingabebereit, weil sie schon auf der Planungsebene festgelegt wurden. Als Letztes definieren Sie eine Parametergruppe für die Erfassung von Plandaten, indem Sie den Cursor im Bereich Planungsmethoden auf Plandaten erfassen stellen und über die rechte Maustaste eine Parametergruppe anlegen oder ändern. Hier ordnen Sie ein Planungslayout für die Planung und den Verteilungsschlüssel zur Aufteilung der Jahreswerte auf die Perioden und das Kennzeichen ExcelIntegration Aktiv für die Option Planen mit der Excel-Oberfläche zu.

Planungspaket

Parameter gruppe

285

7


Abb. 7-7: Plandaten erfassen - Parametergruppe Planungsmaske

Jetzt sind alle Einstellungen gemacht, und wir beginnen mit der Planung. Nach dem Start der Planungstransaktion klicken Sie auf das zu bearbeitende Planungspaket, expandieren den Ordner Plandaten erfassen im Bereich Planungsmethoden und gelangen mit einem Doppelklick auf die Parametergruppe.

Abb. 7-8: Absatzplanung ändern Plandaten erfassen

286

In der Planungsmaske sehen Sie in der Schlüsselspalte jene Merkmale, für die Sie jetzt in der Spalte Absatzmenge Ihre Planwerte eingeben. In unserem Modell planen wir die Absatzmenge je Kunde und

Planung

Artikel. Zur Berücksichtigung von Einmal- und Neukunden planen wir einen Rest ohne Kundenbezug; erkennbar am Symbol #. Die eingegebenen Jahreswerte werden üblicherweise mit dem Verteilungsschlüssel auf die Perioden gleichverteilt. Nach Markieren einer Zeile gelangen Sie über das Icon in den Periodenaufriss, in dem Sie saisonale Anpassungen vornehmen können. Am Ende der Planungssitzung markieren wir alle Eingabezeilen mit dem Icon in der linken oberen Ecke der Planungsmaske und die Funktion Bewerten aus, um Erlöführen über das Icon se und Kosten zu berechnen. Im Unterschied zur Fakturenübernahme, bei der die Bewertung automatisch ausgeführt wird, müssen Sie die Bewertung bei der Planung gesondert anstoßen. Am besten führen Sie die Bewertung mit der Planungsmethode Bewerten nach Abschluss aller Planungseingaben zentral im Hintergrund aus. Für alle Plandaten werden beim Sichern Planeinzelposten geschrieben. Die Planung lässt sich beliebig oft ändern. Jede Änderung wird mit Planeinzelposten dokumentiert. Für große Datenmengen ist die Verwendung dieser Transaktion unübersichtlich, weshalb in der Praxis gerne der Excel-Upload eingesetzt wird.

7

ExcelUpload

Abb. 7-9: Absatzplanung ändern – nach Bewertung

287

7


7.4.2 TopdownPlanung Die Top-down-Planung steht Ihnen als Planungshilfsmittel zur Verfügung, um auf der Ebene der Kunden- oder Artikelgruppe geplante Daten auf einzelne Kunden und Artikel herunterzubrechen. In unserem Modell verwenden wir keine Top-down-Planung, weil wir bereits auf der feinsten Ebene Kunde und Artikel geplant haben.

Abb. 7-10:Top-down-Planung – Prinzip Verfahren der Topdown Planung

288

Die Top-down-Planung lässt sich in den beiden Verfahren •

Gesamtwert verteilen und • nicht zugeordnete Werte verteilen nutzen. Beim Verfahren Gesamtwert verteilen wird der gesamte Planwert auf der Gruppenebene auf der Basis der Referenzdaten neu verteilt, allfällige Plandaten für einzelne Kunden oder Artikel werden überschrieben. Beim Verfahren nicht zugeordnete Werte verteilen bleiben vorhandene Plansätze auf der detaillierten Ebene erhalten. Das zweite Verfahren eignet sich gut, wenn neue Artikel bereits manuell geplant wurden und die Plansätze für die anderen Artikel durch eine Top-down-Planung erzeugt werden sollen. Wir empfehlen Ihnen, die Wertfelder wertfeldanalog zu verteilen, sodass für

Planung

7

jedes Wertfeld ein eigener Verteiler errechnet wird. Mengen sollen nach Mengen und Erlöse nach Erlösen verteilt werden (wie in unserem schematischen Beispiel). Zur Ausführung der Top-down-Planung legen Sie eine eigene Parametergruppe in der Planungstransaktion KEPM an. Die folgenden Aspekte sollten Sie bei der Top-down-Planung beachten: •

•

Wenn Sie als Referenzdaten Istdaten nutzen, fehlen alle Produktneueinführungen und Neukunden. Sie sind gesondert zu planen. Umgekehrt sind Plansätze für auslaufende Artikel, die bei der Top-down-Planung anfallen, zu löschen. Die Planung für das nächste Geschäftsjahr wird zu einem Zeitpunkt gemacht, zu dem das alte Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen ist und die Referenzdaten deshalb nicht das gesamte Geschäftsjahr umfassen, was in Branchen mit stark saisonalem Geschäft problematisch ist.

7.4.3 ExcelUpload Vielen Anwendern ist die Planungstransaktion KEPM zu kompliziert. Da ist die dezentrale Planung in Excel eine häufig genutzte Alternative, weil Sie Makros für Nebenrechnungen und Diagramme verwenden können. Zuerst müssen Sie ein Excel-Planungslayout erzeugen. Dazu gehen Sie in die Transaktion KEPM und positionieren den Cursor über der Parametergruppe für Plandaten erfassen. Mit der rechten Maustaste wählen Sie Parametergruppe ändern, markieren das Kennzeichen Excel-Integration Aktiv und sichern diese Einstellung (siehe Abb. 77). Nun gehen Sie nochmals in die Erfassung der Plandaten, die jetzt mit der Excel-Oberfläche stattfindet. Lassen Sie das Ausführen von Makros zu.

Planungslayout erzeugen

289

7


1. Einstellungen -> Formatierung: Sichern Dateibeschreibung 2. Datei -> Kopie speichern unter

Abb. 7-11: Excel-Upload vorbereiten Im Menü wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen ► Formatierung.

Dabei wird eine Dateibeschreibung gespeichert, die später die korrekte Verarbeitung der Daten beim Hochladen sicherstellt. Im ExcelMenü wählen Sie den Menüpunkt Datei ► Kopie speichern unter

und speichern die Excel-Tabelle lokal auf Ihrem PC. Die Tabelle stellen Sie den diversen Planern im Unternehmen zur Verfügung, die Ihre Plandaten offline erfassen. Die zurückgelieferten Tabellen mit den neuen Plandaten bereiten Sie für das Hochladen wie folgt vor:

290

7

Planung

•

•

Löschen Sie die Summenzeile, da SAP versucht, diese ebenfalls als Plansatz einzulesen. Um einen Plansatz zu löschen, geben Sie in den Wertspalten den Wert null ein und löschen Sie den Plansatz keinesfalls aus der Exceltabelle. Sichern Sie die Dateien vor dem Upload unter dem Format „Text (Tabstopp-getrennt)“. Ignorieren Sie die allfällige Warnung, dass im Textformat bestimmte Formatierungen verloren gehen.

Upload vorbereiten

Jetzt geht es ans Hochladen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Planung ► Planungsintegration ► ExcelUpload ► Ausführen

TCode

KE13N

Im Einstiegsbild geben Sie den Namen des Layouts und den Dateinamen der hochzuladenden Datei an (alternativ das Verzeichnis, in dem alle hochzuladenden Dateien enthalten sind) und starten Sie den Upload über das Icon . Die hochgeladenen Daten lassen sich auch mit der Planungstransaktion KEPM bearbeiten und anzeigen.

Upload ausführen

Abb. 7-12: Excel-Upload

291

7


7.4.4 Ergebnisplanung kopieren Das Kopieren ermöglicht es Ihnen, die gesamte Planung in eine andere Version oder in ein anderes Geschäftsjahr zu kopieren. Diese Funktionalität starten Sie ebenfalls mit der Planungstransaktion KEPM, indem Sie eine Parametergruppe für die Planungsmethode Kopieren anlegen und sie dann am besten im Hintergrund ausführen. Sie kopieren Plan- und Istdaten in jene Version, die Sie in der Planungsebene oder im Planungspaket definiert haben. Frei definierbar ist nur die Quellversion. Sie wählen dann noch die zu übernehmenden Wertfelder auf der Registerkarte Wertfelder aus (meistens Menge und Erlös). Die anderen Wertfelder ermitteln Sie später durch Bewertung.

Abb. 7-13: Planung kopieren

292

Planung

7

7.4.5 Ergebnisplanung bewerten Dieser Schritt schließt die manuelle Planung ab. Die Bewertung errechnet die Kosten des Umsatzes auf der Basis der Materialkalkulation und alle kalkulatorischen Kosten für Fracht, Verpackung, Provisionen und Boni auf der Basis der Konditionen. Damit werden die Plansätze, die zuvor nur Absatzmengen und Erlöse enthalten haben, um die artikelbezogenen Kosten ergänzt. Diese Funktionalität starten Sie ebenfalls mit der Planungstransaktion KEPM, indem Sie eine Parametergruppe für die Planungsmethode Bewerten anlegen und sie dann am besten im Hintergrund ausführen. Sie wählen dann noch die zu bewertenden Wertfelder auf der Registerkarte Wertfelder aus, nicht jedoch die Menge und den Erlös, die die Ausgangspunkte für die Planung waren.

Abb. 7-14: Planung bewerten

7.4.6 Planumlage Als Nächstes fügen Sie der Planung die Overheadkosten der Kostenstellen hinzu. Dazu verwenden Sie eine Planumlage. Da die Kostenstellen mit Leistungsartenplanung bei einer vollständigen Kostenplanung einen Saldo von null haben, sind nur die Endkostenstellen

293

7

Fixkosten deckungs rechnung


wie die Verwaltung oder der Vertrieb in einen Umlagezyklus aufzunehmen. Bevor wir Ihnen die Transaktion zeigen, wollen wir Ihnen das Konzept der stufenweisen Fixkostendeckungsrechnung vorstellen. Der Grundgedanke ist, dass man die Kosten auf der Ebene zuordnet, der sie sich inhaltlich zuordnen lassen, und keine Verteilung nach dem Gießkannenprinzip vornimmt. Auf Artikelebene ziehen Sie die artikelbezogenen Fixkosten ab. Dann kommen die bereichsfixen Kosten, die Kostenstellenkosten für Vertrieb und F&E der Sparten, die auf Spartenebene abgezogen werden. Sie müssen durch die Deckungsbeiträge aller Artikel der Sparte abgedeckt werden. Der verbleibende Deckungsbeitrag muss die unternehmensfixen Kosten, die Overheadkosten der zentralen Kostenstellen tragen. Nach Abzug dieser restlichen Fixkosten ergibt sich das Planergebnis. Bevor Sie einen Zyklus anlegen, überlegen Sie sich, welche Kostenstellen Sie auf der Ebene von Bereichen oder Gesamtunternehmen zuordnen.

Abb. 7-15: Stufenweise Fixkostendeckungsrechnung

294

Planung

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Planung ► Planungsintegration ► Kostenstellen/Prozessplanung übernehmen ► Umlage

TCode

KEUB

7

Im Menü wählen Sie den Menüpunkt Zusätze ► Zyklus ► Anlegen

aus. Die hier verwendete Zyklus-Segment-Technik ist aus der Kostenstellenrechnung bekannt. Die Einzelheiten zur Pflege von Zyklen für die Ergebnisrechnung beschreiben wir in Kapitel 7.5.2. Wir weisen nur auf die Besonderheit eines Zyklus für die Ergebnisrechnung hin, wo Sie im Zykluskopf unter Senderversion die Version angeben, aus der Sie die Plandaten übernehmen und unter Empfängerversion die Planversion für die Ergebnisrechnung. Damit sind Sie flexibel, Kostenstellenplandaten in mehreren Versionen der Ergebnisrechnung zu nutzen.

Abb. 7-16: Planumlagezyklus – Kopf Nach dem Anlegen des Zyklus für die Planumlage führen Sie ihn für das ganze Geschäftsjahr auf einmal aus.

295

7


7.5 Istdaten

Arbeiten zum Perioden abschluss

Der Wertefluss im Ist wird von den Fakturen der Softwarekomponente SD als wichtigste Datenquelle dominiert. SD versorgt die Ergebnisrechnung laufend mit Erlös- und Mengendaten, die kalkulatorisch bewertet werden. Zum Periodenabschluss sind dann Umlagen zur Übernahme von Kostenstellenkosten und eine Abrechnung von Innenaufträgen und Projekten auszuführen. Außerdem sind die Abweichungen von Fertigungsaufträgen an die Ergebnisrechnung abzurechnen. In seltenen Fällen finden direkte Fibu-Buchungen und Leistungsverrechnungen an ein Ergebnisobjekt statt.

7.5.1 Fakturen Die Fakturierung von Kundenaufträgen steht am Ende des Vertriebsprozesses, den wir in Abb. 7-16 überblicksmäßig für eine Warenlieferung ab Lager wiedergeben. Der Prozess beginnt in SD mit dem Anlegen eines Kundenauftrags, wenn unser Kunde einen Auftrag für eine bestimmte Bestellmenge eines Artikels erteilt.

Abb. 7-17: Vertriebsprozess Sobald wir die Ware ab Lager liefern können, legen wir eine Lieferung an und buchen den Warenausgang. Im Anschluss daran faktu-

296

7

Istdaten

rieren wir. Dabei entsteht eine SD-Faktura, eine Forderung in der Debitorenbuchhaltung des FI und ein Isteinzelposten je Fakturaposition in der Ergebnisrechnung unter der Vorgangsart F. Die Merkmale Kunde und Artikel aus dem Kundenauftrag werden an den Isteinzelposten weitergegeben, sodass Einzelposten aus Fakturadaten die detaillierteste Merkmalszuordnung haben. Es wird immer eine Ableitung durchgeführt, um die übrigen abhängigen Merkmale zu füllen. So sind unterschiedliche, mehrdimensionale Recherchen garantiert. Jede Fakturaposition liefert die Zahlen für die Wertfelder Absatzmenge, Erlöse und Erlösschmälerungen. In der Ergebnisrechnung findet bei der Verbuchung der Fakturadaten stets eine automatische Bewertung statt, durch die Sie die Herstellkosten des Umsatzes auf der Basis der Plankalkulation und der kalkulatorischen Kosten für Fracht, Verpackung und Provisionen für jeden Einzelposten erhalten. Wir zeigen Ihnen einen Isteinzelposten für eine Fakturaposition. Die Registerkarte Merkmale enthält die Basismerkmale Kunde und Artikel und die vielen abhängigen Merkmale, die von den Basismerkmalen abgeleitet werden.

Merkmale

297

7


Abb. 7-18: Isteinzelposten aus Faktura – Merkmale Wertfelder

298

Die Registerkarte Wertfelder zeigt die Wertfelder Menge und Erlös, die von der SD-Faktura stammen, und die sehr detailliert zugeordneten Herstellkostenbestandteile aus der Plankalkulation. Wichtig ist hier die Aufteilung nach fixen und variablen Kosten, die die Grundlage für die Deckungsbeitragsrechnung bildet. Weitere Kostenbestandteile (wie z. B. Frachten) werden als kalkulatorische Kosten über die Konditionen berechnet. Der Einzelposten enthält alle Daten, die es ermöglichen, eine Deckungsbeitragsrechnung für diesen Geschäftsfall zu erstellen.

Istdaten

7

Abb. 7-19: Isteinzelposten aus Faktura – Wertfelder

7.5.2 Isteinzelposten erfassen In der Ergebnisrechnung steht eine manuelle Erfassungstransaktion zur Verfügung, die für Schnittstellen aus externen Fakturierungstransaktionen und für manuelle Korrekturbuchungen verwendet wird. Auch die zuvor beschriebene Fakturenübernahme aus SD erzeugt Datensätze, wie sie mit dieser Transaktion gebucht werden. In dieser Transaktion werden die Ableitung von Merkmalen und die Bewertung von Wertfeldern schön sichtbar. Zum besseren Verständnis der Ergebnisrechnung zeigen wir Ihnen die Transaktion. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Istbuchungen ► Einzelposten erfassen

TCode

KE21N

299



Im Einstiegsbild geben Sie das Buchungsdatum und die Vorgangsart F für Fakturadaten an. Über die [Enter]-Taste gelangen Sie in die Erfassung. Merkmale und Wertfelder werden auf zwei getrennten Registerkarten eingegeben. Sie geben die Merkmale an, die die Fakturierung liefert; das sind immer der Kunde und der Artikel und die Organisationseinheiten Buchungskreis, Verkaufsorganisation und Werk. Wenn Sie auf das Icon klicken, wird eine Ableitung ausgeführt, die alle Merkmalsfelder füllt. Das Ergebnis der Ableitung sehen Sie in Abb. 7-20. In der Praxis ist das nicht notwendig, weil SAP ERP® beim Speichern immer die Ableitung und die Bewertung ausführt.

Abb. 7-20: Einzelposten erfassen – Merkmale

300

Istdaten

7

Auf der nächsten Registerkarte (Wertfelder) erfassen Sie die Menge klicken, und Erlöse (Abb. 7-21). Wenn Sie auf das Icon wird eine Bewertung ausgeführt, die die Wertfelder ausfüllt.

Abb. 7-21: Einzelposten erfassen – Wertfelder

7.5.3 Istumlage Als Nächstes übertragen wir die Overheadkosten und die Kostenstellensalden an die Ergebnisrechnung. Die Ebene der Zuordnung orientiert sich wiederum an der stufenweisen Fixkostendeckungsrechnung, die wir Ihnen in Kapitel 7.4 vorstellen. Dafür legen Sie einen eigenen Istzyklus an. Gegenüber dem Planzyklus nehmen Sie jetzt alle übrigen Kostenstellen mit auf, um deren Salden an die Ergebnisrechnung zu übertragen.

301

7 Zyklus anlegen


Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Istbuchungen ► Periodenabschluss ► Kostenstellen/Prozesskosten übernehmen ► Umlage

TCode

KEU5

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt Zusätze ► Zyklus ► Anlegen.

Die Umlage an die Ergebnisrechnung beruht auf der Ihnen mittlerweile vertrauten Zyklus-Segment-Technik. Deshalb zeigen wir Ihnen nur die ergebnisrechnungsspezifischen Einstellungen für die Segmente. Tipp Beim Anlegen des Istzyklus sparen Sie Zeit, wenn Sie den entsprechen den Planzyklus als Vorlage verwenden.

Auf der Registerkarte Segmentkopf legen Sie eine Umlagekostenart zur Entlastung der Kostenstelle und ein Wertfeld für die Belastung der Kosten auf ein Ergebnisobjekt fest. Bei Bedarf verwenden Sie jeweils ein Wertfeld für fixe und variable Kosten. Da unsere Gemeinkosten alle fix sind, ordnen wir alle Kosten einem einzigen Wertfeld zu. Die Verrechnung der Kosten kann nach festen Prozentsätzen oder variabel auf der Basis eines Wertfeldes (Erlöse, Umsatzkosten, Menge) erfolgen. Die Registerkarten werden von links nach rechts abgearbeitet. Auf diese Weise werden die Senderkostenstelle, die empfangenden Ergebnisobjekte und die Empfängerbezugsbasis der Verrechnung definiert.

302

Istdaten

7

Abb. 7-22: Segment eines Istumlagezyklus Die Istumlage wird am Ende des Periodenabschlusses für eine Periode ausgeführt. Die Umlage entlastet die Kostenstelle unter einer Umlagekostenart. In der Ergebnisrechnung wird ein Einzelposten unter der Vorgangsart D geschrieben, mit dem das Ergebnisobjekt belastet wird. Nun zeigen wir Ihnen noch das Ergebnis der Umlage auf der Basis der Erlöse an die Sparten und Profitcenter. Die Kostenstellen Geschäftsführung, Vertrieb und Verwaltung werden dadurch vollständig entlastet und an die Ergebnisrechnung verrechnet.

303

7


Abb. 7-23: Umlage an Ergebnisrechnung – Empfänger Für die Umlage wird ein Isteinzelposten mit mehreren Positionen erzeugt. Die Gesamtkosten werden in einem einzigen Wertfeld abgebildet, weil bei Overheadkosten keine Trennung nach fixen und variablen Kosten erfolgt.

304

Istdaten

7

Abb. 7-24: Einzelposten aus Umlage

7.5.4 IstAuftragsabrechnung Die nächste Datenquelle sind die Aufträge, mit denen Sie das Ergebnis vervollständigen. Da gibt es Innenaufträge mit Marktbezug (Werbeaufträge, Messeaufträge), Fertigungsaufträge mit ihren Abweichungen und Kundenaufträge für Dienstleistungen. Die Ebene der Zuordnung ist unterschiedlich. Bei Werbeaufträgen kann das ein einzelner Artikel, eine Artikelgruppe oder eine Sparte sein, bei den Fertigungsaufträgen ist es immer der Artikel (gefertigtes Material). Pfad


TCode

KO04

305

7 Abrechnungs vorschrift


Wir zeigen Ihnen das Pflegen einer Abrechnungsvorschrift für einen Innenauftrag mit dem Empfänger Ergebnisrechnung. Geben Sie die Innenauftragsnummer an und klicken Sie auf das Icon . Als Typ wählen Sie ERG für die Abrechnung an die Ergebnisrechnung. Mit einem Doppelklick gelangen Sie in das Detailbild für die Pflege des Ergebnisobjekts, in dem Sie die Merkmale für die Zuordnung der Kosten in der Ergebnisrechnung angeben. Eine prozentuale Aufteilung an mehrere Ergebnisobjekte ist möglich. Auch hier findet die Ableitung der Merkmale statt.

Abb. 7-25:Abrechnungsvorschrift an Ergebnisobjekt Bei Fertigungsaufträgen und Kundenaufträgen entfällt die manuelle Pflege der Abrechnungsvorschrift, weil die Abrechnungsvorschrift automatisch angelegt wird.

306

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Abrechnung ► Einzelverarbeitung

TCode

KO88

Istdaten

7

Für die Abrechnung verwenden Sie die Transaktion aus Kapitel 4.4.2. Die Auftragsabrechnung entlastet den Innenauftrag je nach Abrechnungsschema kostenartengerecht oder unter einer Abrechnungskostenart. In der Ergebnisrechnung wird ein Einzelposten unter der Vorgangsart C geschrieben, mit dem das Ergebnisobjekt belastet wird. Nun zeigen wir Ihnen noch den Einzelposten für diese Auftragsabrechnung. Die abgerechneten Kosten werden in einem einzigen Wertfeld Marketingprojekte ausgewiesen.

Abb. 7-26: Einzelposten aus Auftragsabrechnung

307

8 Ziel

Buchungen auf Bilanzkonten

308


Das zweite Instrument für Ergebnisauswertungen ist die Profitcenterrechnung. Sie ist – anders als die nach außen auf den Markt orientierte Ergebnisrechnung – nach innen gerichtet. Ziel der Profitcenterrechnung ist die Ergebnisdarstellung für interne Bereiche mit eigener Ergebnisverantwortung (Verantwortung für Erlöse und Kosten). Das sind in der Praxis Werke, Standorte oder Business Units. Oft haben diese Bereiche noch eine feinere, produktbezogene oder funktionale Untergliederung. SAP ERP® bietet die klassische Profitcenterrechnung mit eigener Datenhaltung in der Komponente EC-PCA, die wir in diesem Kapitel beschreiben, und die Abbildung einer Profitcenterrechnung im neuen Hauptbuch, die wir in Kapitel 9 beschreiben. Die Profitcenterrechnung ist eine statistische Rechnung. Für alle Buchungen in CO wird gleichzeitig ein Einzelposten in der Profitcenterrechnung geschrieben. Die Voraussetzung dafür ist, dass allen CO-Kontierungsobjekten (wie Kostenstellen und Innenaufträgen) im Stammsatz ein Profitcenter zugeordnet wird. Damit bilden Profitcenter technisch gesehen eine gemeinsame Klammer um alle COKontierungsobjekte (Kostenstellen, Aufträge und Projekte) und ermöglichen auf diese Weise objektübergreifende Auswertungen, die man anders nicht bekommen würde. Im Unterschied zur Ergebnisrechnung unterstützt die Profitcenterrechnung das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren (siehe Abb. 7-1). Sie können die Profitcenterrechnung so konfigurieren, dass FIBuchungen auf Bilanzkonten und auf G&V-Konten, die nicht als Erlösarten definiert sind, ebenfalls in die Profitcenterrechnung übernommen werden. Sie stellen einzelne Bilanzkonten als Zusatzinformationen in Berichten dar und verwenden Sie gegebenenfalls für die Berechnung von Kennzahlen (z. B. dem ROI). Im Extremfall übernehmen Sie alle Bilanzkonten in die Profitcenterrechnung, um Segmentbilanzen darzustellen. Die Stammdatenpflege bleibt für beide Konzepte in der Komponente EC-PCA erhalten, die

8

Stammdaten

Unterschiede ergeben sich dann bei der Planung und bei den Istdaten. Deshalb behandeln wir diese Themen nach klassischer Profitcenterrechnung und neuem Hauptbuch getrennt.

8.1 Stammdaten Wie die Kostenstellenrechnung verwendet auch die Profitcenterrechnung eine Standardhierarchie, die als Baumstruktur mit mehreren Ebenen alle Profitcenter umfasst.

8.1.1 Standardhierarchie der Profitcenter Die Organisation eines Unternehmens wird über die Profitcenterstruktur abgebildet. Die Profitcenter werden nach funktionalen, produktbezogenen oder standortbezogenen Kriterien gebildet. Dabei gelten die folgenden Grundsätze: • •

Bildung von Profitcentern

Jedes Profitcenter ist der Standardhierarchie eindeutig zugeordnet. Die Standardhierarchie hat – je nach Auswertungsanforderungen (Zwischensummen für Profitcenterbereiche) – mehrere Ebenen. Technisch gesehen sind diese Knoten Profitcentergruppen.

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Stammdaten ► Standardhierarchie ► Ändern (Anzeigen)

TCode

KCH5N (KCH6N)

Mit dieser Transaktion lassen sich Profitcenter und Profitcentergruppen anlegen und ändern. In unserem Modell ist die Profitcenterstruktur sehr klein. Wir haben ein einziges Profitcenter für das produzierende Werk und zwei Profitcenter für die Produktbereiche Möbel und Service. Im Suchbereich am linken Bildschirmrand können Sie Profitcenter und Profitcentergruppen selektieren. Mit einem Doppelklick auf eine Ergebniszeile der Trefferliste wird der relevante Ausschnitt der Standardhierarchie angezeigt. Im rechten Teil des Bildschirms sehen Sie die Standardhierarchie. Profitcentergruppen erkennen Sie an dem Icon am Zeilenanfang.

Standard hierarchie pflegen

309

8


Die Dateneingabe erfolgt im Detailbereich in der unteren Bildschirmhälfte für das Objekt, über dem der Cursor in der Standardhierarchie positioniert ist. Es gibt einen wichtigen Unterschied gegenüber den Kostenstellen. Sie müssen neu angelegte und geänderte Profitcenter über das Icon aktivieren, bevor Sie es verwenden können.

Abb. 8-1: Standardhierarchie der Profitcenter

8.1.2 Profitcenter Verwenden Sie die Einzelbearbeitung, wenn Sie einzelne Profitcenter direkt bearbeiten wollen. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Stammdaten ► Profitcenter ► Einzelbearbeitung ► Anlegen (Ändern, Anzeigen)

TCode

KE51 (KE52, KE53)

Wir beschreiben hier das Ändern eines Profitcenters. Im Einstiegsbild geben Sie das Profitcenter an und klicken auf das Icon . Auf diese Weise gelangen Sie zum Grundbild der Stammdatenänderung.

310

Stammdaten

8

Profitcenter werden immer für einen bestimmten Gültigkeitszeitraum angelegt. Der Gültigkeitszeitraum muss mindestens so lang sein wie der der Kostenstelle, der Sie das Profitcenter zuordnen. Tipp Legen Sie die Profitcenterstruktur vor den COObjekten an, damit Sie die Profitcenterzuordnung gleich beim Anlegen vornehmen können.

Abb. 8-2: Profitcenter ändern – Grunddaten Die Daten eines Profitcenters sind durch Registerkarten gegliedert. Auf der Registerkarte Grunddaten finden Sie die Bezeichnung und den Langtext, die Zuordnung zu einem Hierarchiebereich der Standardhierarchie und den Verantwortlichen für das Profitcenter. Auf der hier nicht abgebildeten Registerkarte Kennzeichen ist nur das Sperrkennzeichen wichtig. Das Sperren eines Profitcenters verhindert Buchungen auf alle CO-Objekte, die mit diesem Profitcenter verbunden sind. Auf der Registerkarte Buchungskreise legen Sie fest, in welchen Buchungskreisen des Kostenrechnungskreises das Profitcenter verwendet wird. Voreingestellt ist die Verwendung in allen Buchungskreisen des Kostenrechnungskreises.

311

8


Auf den Registerkarten Adresse und Kommunikation lassen sich Kontaktdaten zu Informationszwecken hinterlegen. Über die Registerkarte Historie gelangen Sie zu den Änderungsbelegen, auf denen alle Feldänderungen dokumentiert werden.

8.1.3 Profitcenterzuordnung Objekte mit Profitcenter zuordnung

Kommen wir nun zur wichtigsten laufenden Aufgabe in der Profitcenterrechnung, der Zuordnung aller Kontierungsobjekte zu Profitcentern. Mit den jeweiligen Transaktionen zur Stammdatenpflege ordnen Sie den folgenden Objekten ein Profitcenter zu: • • • • •

Dummy Profitcenter

312

Kostenstellen, Innenaufträgen, Prozessen, Projekten und PSP-Elementen, Materialien.

Bei Fertigungsaufträgen, Produktkostensammlern, Prozessaufträgen und Kundenaufträgen wird automatisch das Profitcenter des Materialstammsatzes eingetragen. Das Profitcenter muss bei diesen Objekten nicht von Hand gepflegt werden. Für die Qualität der Profitcenterrechnung ist es entscheidend, dass wirklich alle Objekte einen Profitcentereintrag erhalten. Unterbleibt diese Zuordnung, geht die Buchung auf ein Dummy-Profitcenter, das dafür sorgt, dass die Gesamtsumme aller CO-Buchungen gleich der Summe aller Buchungen in der Profitcenterrechnung ist.

Stammdaten

8

Abb. 8-3: Profitcenterzuordnung – Prinzip

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Stammdaten ► Profitcenter ► Stammdaten ► Zuordnungsübersicht

TCode

1KE4

Das Einstiegsbild ist leer. Zur Anzeige der Kostenstellen ohne Profitcenterzuordnung wählen Sie den Menüpunkt Zuordnungsübersicht ► Kostenstellen ► nicht zugeordnete.

Lassen Sie sich im Einstiegsbild auch die zugeordneten Kostenstellen anzeigen.

313

8


Abb. 8-4: Zuordnungsübersicht – Kostenstellen Profitcenterzu ordnung prüfen

Sie können sehen, dass bei uns alle Kostenstellen eine grüne Ampel haben und somit keine weitere Datenpflege erforderlich ist. Wiederholen Sie diese Aktivität für die anderen Kontierungsobjekte. Wir zeigen Ihnen noch die Überprüfung der Innenaufträge. Zur Anzeige der Innenaufträge ohne Profitcenterzuordnung wählen Sie den Menüpunkt Zuordnungsübersicht ► Innenaufträge ► nicht zugeordnete.

Geben Sie im Einstiegsbild den Auftragstyp 01 an und grenzen Sie bei Bedarf auf einzelne Auftragsarten ein. Diesmal haben wir einen Auftrag hineingeschwindelt, bei dem kein Profitcenter eingetragen war.

314

8

Stammdaten

Abb. 8-5: Zuordnungsübersicht – Innenaufträge Im Folgebild gelangen Sie über einem Doppelklick auf die jeweilige Zeile mit einer roten Ampel direkt in die Änderungstransaktion, mit der Sie das Profitcenter nachtragen können. Kontrollieren Sie mit einem Plan-Ist-Vergleich regelmäßig, dass keine Buchungen auf das Dummy-Profitcenter 9999 laufen. Falls das doch passiert ist, müssen die Buchungen storniert, ein Profitcenter im betreffenden CO-Stammsatz eingetragen und die Buchungen erneut ausgeführt werden. Ist das aufgrund der Datenmenge nicht machbar, besteht die zweitbeste Lösung darin, eine manuelle Buchung in der Profitcenterrechnung vorzunehmen, um das DummyProfitcenter wieder auf null zu stellen. Erfahrungsgemäß ist die Profitcenterzuordnung bei Objekten mit eher statischem Charakter (wie z. B. Kostenstellen) kein Problem. Besonders wichtig ist die regelmäßige Kontrolle bei den Materialstammdaten, weil sie von Logistikern angelegt werden, denen die Profitcenterrechnung kein unmittelbares Anliegen ist. Außerdem pflanzt sich das Problem eines fehlenden Profitcenters mit jedem

Laufende Kontrollen

315

8


neu angelegten Fertigungsauftrag oder Kundenauftrag mit großer Dynamik fort.

8.1.4 Kontengruppe In der Profitcenterrechnung werden Buchungen auf Kostenarten, G&V-Konten, die keine Kostenarten sind, und Bilanzkonten fortgeschrieben. Im Berichtswesen werden aber nur Kontengruppen verwendet. Die Profitcenterrechnung kennt die Kostenartengruppen aus dem CO nicht. Deshalb müssen alle Kostenartengruppen in Kontengruppen kopiert werden (siehe Abb. 8-5). Werden die Kostenartengruppen geändert, muss das Kopieren wiederholt werden, um Differenzen im CO- und Profitcenterberichtswesen zu vermeiden.

Startein stellungen

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Stammdaten ► Kontengruppe ► Kopieren ► Kostenartengruppe

TCode

KE61

Geben sie im Einstiegsbild die bestehende Kostenartengruppe an und starten Sie den Kopiervorgang über das Icon . Der Kopiervorgang kann beliebig oft wiederholt werden, damit neue Kontengruppen nach zwischenzeitlichen Änderungen an der Kostenartengruppe erzeugt werden können. Tipp Aktualisieren Sie die Kontengruppen für das offizielle Berichtswesen in der Profitcenterrechnung immer gleich bei Änderung der zugrunde lie genden Kostenartengruppen.

316

8

Planung

Abb. 8-6: Kostenartengruppe kopieren

8.2 Planung Die Planung wird auf den verschiedenen CO-Objekten (Kostenstellen, Innenaufträge, Projekte) erstellt. Geplant werden Primärkosten, Sekundärkosten, Erlöse und statistische Kennzahlen, die dank Planintegration vorgangsbezogen auf den Profitcentern fortgeschrieben werden, die den CO-Objekten zugeordnet sind. Im Normalfall sind deshalb in der Profitcenterrechnung keine eigenen Planungsaktivitäten erforderlich, weil zu den CO-Plansätzen gleichzeitig Plansätze auf den Profitcentern erzeugt werden. Auf einem Profitcenter werden die Plandaten aller CO-Objekte mit derselben Profitcenterzuordnung summiert. Ein anderer Ansatz besteht darin, die Planung in der Profitcenterrechnung als manuelle Planung oder per Excel-Upload zu erfassen und keine Planung auf den CO-Objekten zu machen. Diese Vorgehensweise empfehlen wir Ihnen ausdrücklich nicht, weil dann keine Plan-Ist-Vergleiche auf

Planintegration

Manuelle Planung

317

8


den CO-Objekten möglich sind und die Planung auf CO-Objekten und Profitcentern nicht abgestimmt ist. Deshalb zeigen wir Ihnen die manuelle Planung in der Profitcenterrechnung eher unter dem Blickwinkel der Planung von Erlösen und Bilanzkonten. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Planung ► Kosten/Erlöse ► Ändern (Anzeigen)

TCode

7KE1 (7KE2)

Abb. 8-7: Profitcenterplanung – Einstieg

Startein stellungen

318

Zu Beginn einer Planungssitzung ist mit der Transaktion 7KEP ein Planerprofil zu setzen. Wenn Sie das nicht machen, fragt ein Popup-Fenster danach. Wir haben das Planerprofil SAP801 gesetzt. Im Einstieg geben Sie das zu beplanende Profitcenter und die Konten an. Richtig, Sie geben Konten des FI und keine Kostenarten des CO an. In unserem Beispiel Erlöskonten. Wie in der Kostenstellenplanung erfassen Sie in der Planungsmaske die Planwerte. Wir haben die Erlösplanung gewählt, um Ihnen zu

Planung

8

zeigen, dass Sie Erlöse mit negativem Vorzeichen planen müssen. Es lassen sich damit Konten des FI beplanen, die nicht als Kostenart in CO angelegt sind.

Abb. 8-8: Profitcenterplanung – Erlöse Die zweite Planungstransaktion dient der Planung auf Bilanzkonten. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Planung ► Bestände ► Ändern (Anzeigen)

TCode

7KE3 (7KE4)

Das hier nicht dargestellte Einstiegsbild entspricht dem bei der Planung von Kosten und Erlösen. Wir zeigen Ihnen die Planung der Zahlungsmittelkonten, wobei Sie sinnvollerweise die Endstände eines Monats im Periodenbild planen, das Sie über das Icon aufrufen. In der Jahresübersicht ergibt sich dann der Durchschnittsbestand über das Jahr.

319

8


Abb. 8-9: Profitcenterplanung – Bestände Die manuelle Planung können Sie mit Profitcenterumlagen und mit Profitcenterverteilungen ergänzen. Wir raten Ihnen davon aber ab, weil die Abstimmung mit CO verloren geht. Machen Sie stattdessen Umlagen und Verteilungen in CO und nutzen Sie die Abstimmbarkeit von CO und Profitcenterrechnung.

8.3 Istdaten Da alle Buchungen in CO zwischen zwei CO-Objekten mit unterschiedlichen Profitcentern automatisch eine statistische Buchung in der Profitcenterrechnung erzeugen, fallen in der Profitcenterrechnung normalerweise keine Aktivitäten an.

8.3.1 Profitcenterbuchung erfassen Anwendungs fälle

320

In Ausnahmefällen erfassen Sie Istbuchungen für Profitcenter manuell. Ein Anwendungsfall ist die Verwendung als Schnittstellentransaktion, wenn Sie Buchungen aus dem Fremdsystem einer Tochtergesellschaft mit dem Ziel einer unternehmensweiten Profitcenterauswertung in die Profitcenterrechnung des zentralen SAPERP®-Systems übernehmen wollen. Ein anderer Anwendungsfall sind Korrekturbuchungen von Buchungen auf das DummyProfitcenter infolge einer fehlenden Profitcenterzuordnung im Stammsatz eines CO-Objekts.

Istdaten

8

Diese Belege in der klassischen Profitcenterrechnung haben keinerlei Integration, sie erzeugen keinen weiteren Beleg in CO oder FI. Tipp Wir empfehlen Ihnen, Berichte für das DummyProfitcenter routinemä ßig zu erstellen. Im Normalfall dürfen keine Bewegungsdaten auf dem DummyProfitcenter vorhanden sein. Passiert das doch einmal, sollten Sie die COStammdaten sofort auf den Profitcentereintrag hin überprü fen und korrigieren.

Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Istbuchungen ► ProfitcenterBeleg ► Erfassen (Anzeigen)

TCode

9KE0 (9KE9)

SAP ERP® bietet einige Standardlayouts für das Erfassen von Profitcenterbelegen. Wir empfehlen diese Transaktion nur in den eben genannten Ausnahmefällen, weil sie sogar Buchungen ohne Saldo null und Buchungen auf Sekundärkostenarten zulässt. Bei Verrechnungen ist der Betrag auf der Habenseite mit einem negativen Vorzeichen zu erfassen. Als Beispiel zeigen wir Ihnen eine Umbuchung von Kosten zwischen zwei Profitcentern. Im Einstiegsbild wählen Sie ein Layout mit Eingabe des Partnerprofitcenters, um die Umbuchung zu erfassen. Über das Icon gelangen Sie auf ein Zwischenbild zur Eingabe des Buchungskreises und über das Icon weiter in die Erfassung:

321

8


Abb. 8-10: Profitcenterbeleg erfassen – Einstieg

Abb. 8-11: Profitcenterbeleg erfassen – Eingabe

8.3.2 Übernahme von Bilanzkonten

Buchungen auf Bilanzkonto

322

Die Bilanzkonten, die Sie in die Profitcenterrechnung übernehmen wollen, werden mit der Customizing-Transaktion 3KEH festgelegt und einem Default-Profitcenter zugeordnet. Buchungen auf Bilanzkonten, die nicht in dieser Tabelle enthalten sind, werden nicht in die Profitcenterrechnung übernommen. Bei Fibu-Buchungen auf diese Bilanzkonten kann anstelle des Default-Profitcenters ein Profitcenter von Hand mit kontiert werden. Beim Speichern des Fibu-Belegs wird gleichzeitig ein Profitcenterbeleg geschrieben, der eine zusätzliche Belegzeile für das Bilanzkonto

Istdaten

8

enthält. Wurde bei der Buchung kein Profitcenter mit angegeben, erfolgt die Buchung auf das Default-Profitcenter.

8.3.3 Übernahme von Forderungen und Verbindlichkeiten Forderungen und Verbindlichkeiten lassen sich nicht in Echtzeit, sondern nur periodisch übernehmen. Der Grund dafür ist, dass die Eingangs- und Ausgangsrechnungen zuerst aufbereitet werden müssen, bevor die Forderungen auf der Basis der Aufwands- und Erlöszeilen nach den zugrunde liegenden Profitcentern gesplittet werden können. Erst danach wird die Übernahme ausgeführt. Beide Schritte führen Sie beim Periodenabschluss aus. Pfad

Rechnungswesen ► Finanzwesen ► Hauptbuch ► Periodische Arbeiten ► Abschluss ► Umgliedern ► Nachbelastung Bilanz ► Berechnen

TCode

F.5D

Im hier nicht dargestellten Einstiegsbild geben Sie den Buchungskreis an und starten die Ausführung über das Icon . Die Transaktion wird für jeden Buchungskreis ausgeführt. Die Forderungen und Verbindlichkeiten werden im Verhältnis der Aufwands- und Erlöspositionen auf die zugrunde liegenden Profitcenter aufgeteilt. Erst mit der folgenden Transaktion werden die Daten in die Profitcenterrechnung gebucht. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Istbuchungen ► Periodenabschluss ► Übernahme Forderungen/Verbindlichkeiten

TCode

1KEK

Sie starten die Übernahme pro Periode für die ausgewählten Buchungskreise über das Icon . Die Übernahme ist wiederholbar.

323

8


Abb. 8-12: Übernahme Forderungen und Verbindlichkeiten

8.3.4 Profitcenterumlage Die Profitcenterrechnung bietet eine eigene Istumlage, die zusätzlich zur Istumlage in der Kostenstellenrechnung eingesetzt werden kann. Ein Anwendungsbeispiel wäre, dass zuerst die Kostenstellenumlage die Kosten nach funktionalen Kriterien auf andere Kostenstellen verrechnet, wie z. B. unsere Raumkostenstelle ihre Kosten an diverse Empfängerkostenstellen wie die Kostenstelle Vertrieb in CO weiterverrechnet (Abb. 8-13). Die Umlage in CO erzeugt auch Belege in der Profitcenterrechnung. In einem zweiten Schritt wird in der Profitcenterrechnung die Profitcenterumlage ausgeführt, um die Kosten nach einem produktbezogenen Kriterium (Sparte, Business Unit) matrixartig auf die einzelnen Spartenprofitcenter zu verrechnen. Danach sind die Overheadkosten nicht dem Standortprofitcenter

324

Istdaten

8

Werk Heidelberg alleine, sondern den Business Units Möbel und Service an diesem Standort zugeordnet.

Abb. 8-13: Prinzip der Profitcenterumlage Wir empfehlen die Umlage in der Profitcenterrechnung nicht, weil Sie damit die Abstimmung zwischen CO und der Profitcenterrechnung verlieren. Pfad

Rechnungswesen ► Controlling ► Profitcenterrechnung ► Istbuchungen ► Periodenabschluss ► Umlage

TCode

3KE5

Wir beschränken uns deshalb auf die Erwähnung der Transaktion. Das Pflegen und Ausführung des Umlagezyklus funktioniert wie bei der Kostenstellenrechnung (siehe Kapitel 3.5.4).

325

9


Seit Release ECC 5.0 gibt es in FI neben dem klassischen auch das neue Hauptbuch. Warum erwähnen wir das in einem Buch über Controlling? Der Grund ist, dass die Entscheidung für das neue Hauptbuch ein engeres Zusammenrücken von FI und CO und geänderte Prozesse im Rechnungswesen bedeutet.

9.1 Innovationen des neuen Hauptbuchs Erweiterte Datenstruktur

Die vier Innovationen des neuen Hauptbuchs stellen wir mit Blick auf ihre Auswirkungen auf das Controlling vor. Erstens verwendet das neue Hauptbuch zum Speichern von Buchungen eine neue Summentabelle mit erweiterter Datenstruktur, die neben den in der Fibu üblichen Informationen (Buchungskreis, Geschäftsbereich und Sachkonto) die controllingbezogenen Felder • • • • • • •

Szenariotechnik im neuen Hauptbuch

Belegaufteilung

326

Kostenstelle, Kostenart, Profitcenter, Segment, Funktionsbereich, Konsolidierungsvorbereitung und weitere kundenspezifische Felder

enthält. SAP ERP® bietet für die eben aufgezählten Felder fest vorgegebene Szenarien, die in beliebiger Kombination aktiviert werden können. Nur dann werden diese Felder bei Buchungen fortgeschrieben. Andernfalls bleiben sie leer. Dadurch sind Auswertungen für diese Merkmale aus den FI-Daten möglich. Die zweite Innovation ist die Belegaufteilung (Online Belegsplit) für Buchungen auf Bilanzkonten. Wir zeigen Ihnen in Abb. 9-1 ein einfaches Beispiel, bei dem ein Aufwand auf zwei verschiedene Kostenstellen mit unterschiedlichem Profitcenter gegen Kreditor gebucht wird. Zuerst wird in den Aufwandszeilen das Profitcenter

Innovationen des neuen Hauptbuchs

(und falls im Einsatz auch Geschäftsbereich und Funktionsbereich) aus der CO-Kontierung abgeleitet. Im nächsten Schritt wird das Segment aus dem Profitcenter abgeleitet. Damit haben die Aufwandszeilen die vollständige Information, die für den Belegsplit notwendig ist. Nun kann im letzten Schritt die Belegaufteilung stattfinden. Das Kreditorenkonto ist im Hauptbuch mit dem Abstimmkonto Verbindlichkeiten verbunden. Dank der Belegaufteilung wird auf dem Abstimmkonto Verbindlichkeiten bereits bei der Buchung jeweils eine Belegzeile pro Profitcenter geschrieben. Die Aufteilung wird im Verhältnis der Aufwände je Profitcenter errechnet. Falls Mehrwertsteuer im Beleg enthalten ist, wird sie ebenfalls nach derselben Logik auf die beiden Profitcenter aufgeteilt. Dieser Vorgang wird in SAP ERP® aktiver Belegsplit genannt. Nach diesem aktiven Belegsplit haben alle Belegzeilen (auch jene mit den Bilanzkonten) einen Eintrag im Feld Profitcenter. Der Beleg wird im neuen Hauptbuch doppelt abgespeichert; einmal unter einer Erfassungssicht (wie bisher im klassischen Hauptbuch in der Tabelle BSEG) und einmal unter einer Hauptbuchsicht in der gesplitteten Form in der Tabelle FAGLFLEXA. Damit wird jeder FI-Beleg doppelt gespeichert. In unserem System ist das Szenario Kostenstellen in FI nicht aktiviert, weshalb das Feld Kostenstelle in der Hauptbuchsicht leer bleibt. Das Feld Kostenart wird gefüllt, wenn für das Aufwandskonto (Ertragskonto) eine Kostenart (Erlösart) existiert. Bei Belegzeilen mit Bilanzkonten oder Sachkonten, für die keine Kostenart angelegt ist, bleibt dieses Feld leer.

9

Erfassungssicht und Haupt buchsicht

Abb. 9-1: Belegaufteilung

327

9

Segment

Echtzeit integration CO/FI

Parallele Rechnungs legung

328


Die Belege werden genauso wie im klassischen Hauptbuch erfasst, am Buchungsvorgang selbst ändert sich nichts. Der passive Belegsplit sorgt dafür, dass bei Folgeprozessen (Zahlungen) die Profitcenteraufteilung aus der Kreditoren- oder Debitorenrechnung für die Konten Bank und Skonto übernommen wird. Dank der Zuordnung aller Bilanzwerte zu Profitcentern sind Sie jederzeit dazu in der Lage, Segmentbilanzen zu erstellen. Die Belegaufteilung ist aus Controllingsicht nur relevant, wenn Sie Bilanzkonten in der Profitcenterrechnung darstellen wollen. Mit dem neuen Hauptbuch wird in SAP ERP® das neue Merkmal Segment eingeführt. Dieses Merkmal ist inhaltlich als Geschäftsfeld oder Sparte zu interpretieren und wird technisch aus dem Profitcenter abgeleitet. In der klassischen Profitcenterrechnung wurde dieser Sachverhalt durch Profitcenterknoten abgebildet, weshalb Sie sich konzeptionell fragen sollten, ob Sie dieses neue Feld einsetzen wollen. Ein Grund könnte sein, dass Sie Umlagen auf der Ebene eines Segments buchen wollen. Profitcenterknoten können nicht bebucht werden. Andererseits gibt es für Segmente keine Hierarchie wie bei den Profitcentern. Die dritte Innovation des neuen Hauptbuchs ist die Echtzeitintegration von CO und FI, mit der Verrechnungen in CO, die zwischen verschiedenen Segmenten, Profitcentern oder Geschäftsbereichen stattfinden, Abstimmbuchungen in FI auslösen. Das vierte Merkmal ist die Option, im neuen Hauptbuch mehrere Bücher (bei SAP ERP® oft englisch als Ledger bezeichnet) zur Abbildung mehrerer Rechnungslegungsvorschriften zu führen. In SAP ERP® ist ein Ledger eine Tabelle zur verdichteten Darstellung von Werten, die sich aus den Verkehrszahlen der Komponenten FI und CO ergeben. Wenn keine zusätzlichen Ledger angelegt werden, gibt es im neuen Hauptbuch genau ein Ledger, das führende Ledger. Die Buchungslogik sieht so aus, dass alle Buchungen mit gleichen Wertansätzen in alle Ledger gebucht werden. Buchungen mit spezifischen Wertansätzen (Abschreibungen nach IFRS, Abschreibungen nach HGB) werden nur im jeweiligen Ledger gebucht. Aus CO-Sicht ist zu beachten, dass nur das führende Ledger mit CO integriert ist, die nicht führenden Ledger haben keine Verbindung zu CO.

Kostenstellenrechnung in FI

9

Zusätzliche, nicht führende Ledger innerhalb des neuen Hauptbuchs verwenden Sie in den folgenden Fällen: •

•

•

Abbildung unterschiedlicher Rechnungslegungsvorschriften, die unterschiedliche Bewertungen (Abschreibungen, Fremdwährungsbewertungen, Forderungen) nach sich ziehen. Darstellung unterschiedlicher Geschäftsjahre (Muttergesellschaft verwendet das Kalenderjahr, eine Tochtergesellschaft ein davon abweichendes Wirtschaftsjahr). Aktivierung unterschiedlicher Szenarien im führenden Ledger und in den nicht führenden Ledgern. Im führenden Ledger werden Profitcenter und Segmente für Zwecke des externen und internen Berichtswesens fortgeschrieben, in einem nicht führenden Ledger nur die Segmente zur Abbildung der Segmentberichterstattung nach einer anderen Rechnungslegungsvorschrift.

Die Entscheidung über den Einsatz des neuen Hauptbuchs ist vor allem von Ihren Anforderungen nach Segmentbilanzen und paralleler Rechnungslegung abhängig. Bekommt das CO durch die neuen Funktionalitäten in FI Konkurrenz? Lassen Sie uns das im Detail analysieren.

9.2 Kostenstellenrechnung in FI Die Fortschreibung der Kostenstelle im neuen Hauptbuch kann nur bescheidenste Anforderungen an ein Controlling erfüllen. Man sieht nur die in der Fibu an Kostenstelle erfassten externen Kosten in einem einfachen Kostenstellenbericht, wenn man überhaupt von einem solchen sprechen kann. Da es in FI keine Sekundärverrechnungen wie Leistungsverrechnungen gibt, ist der Einsatz der Komponente CO aus unserer Sicht weiterhin unverzichtbar, sobald Sie die Leistungsverrechnung, die Umlage oder die Zuschlagsberechnung nutzen wollen. Innenaufträge und Projekte sind in dieser einfachen Ausprägung ebenfalls nicht verfügbar. Unsere klare Empfehlung ist die Verwendung von CO und der Verzicht auf das Szenario Kostenstelle im neuen Hauptbuch zur Vermeidung riesiger Summensatztabellen in FI, weil alle Kombinationen von Sachkonten und Kostenstellen zu separaten Summensätzen führen.

329

9


9.3 Abstimmung COFI

Abstimm buchung für Primärkosten

Im klassischen Hauptbuch werden Abstimmbuchungen summarisch am Monatsende gebucht. Mit der Aktivierung des neuen Hauptbuchs ist das CO-Abstimmledger für periodische Abstimmbuchungen gesperrt, weil alle Abstimmbuchungen laufend in Echtzeit stattfinden. Zu jedem CO-Beleg wird ein einzelner FI-Abstimmbeleg erstellt, wenn Verrechnungen zwischen verschiedenen Segmenten, Profitcentern oder Geschäftsbereichen stattfinden. Für welche Merkmale Abstimmbuchungen durchgeführt werden, legen Sie im Customizing fest. Wir empfehlen nur solche Merkmale auszuwählen, für die Sie eine Segmentberichtserstattung wünschen und deshalb eine Abstimmung des internen Werteflusses benötigen. Das verbessert die Transparenz, erhöht aber auch das Datenvolumen. Bei entsprechender Differenziertheit der Profitcenterstruktur kann sich fast die Hälfte der FI-Buchungen aus der CO-FIIntegration ergeben. Abb. 9-2 zeigt zuerst den Fall, bei dem Primärkosten in CO zwischen zwei CO-Objekten mit unterschiedlichen Profitcentern umgebucht werden. Damit der Wertefluss in FI und CO abgestimmt ist, wird eine Abstimmbuchung unter der Originalkostenart in FI erzeugt.

Abb. 9-2: Abstimmung CO-FI für Primärkosten Abstimm buchung für Sekundärkosten

330

Abb. 9-3 zeigt, wie eine Sekundärverrechnung in CO behandelt wird. Da es in FI keine Sekundärkostenarten gibt wird eine Kontenfindung benötigt, die je CO-Vorgang ein Sachkonto (Erfolgskonto

Profitcenterrechnung in FI

9

Abstimmung CO-FI) zuordnet. Dieses Sachkonto wird dann für die Abstimmbuchung in FI verwendet. Das Abstimmkonto wird im Feld Sachkonto fortgeschrieben. Daneben hat der FI-Einzelposten im neuen Hauptbuch noch ein Feld Kostenart, in dem die in CO verwendete Sekundärkostenart steht.

Abb. 9-3: Abstimmung CO-FI für Sekundärkosten Beachten Sie, dass bei der Verwendung des neuen Hauptbuchs die Periodensperre in FI und CO wegen der Echtzeitintegration von CO und FI nur abgestimmt durchgeführt werden kann. Im klassischen Hauptbuch ist es üblich, bei Buchungsschluss FI die FI-Perioden zu sperren, dann die CO-Abschlussarbeiten auszuführen und am Ende die CO-Periodensperre zu setzen (siehe Kapitel 3.5.9). Dieses Vorgehen lässt sich nicht mehr aufrechterhalten, weil die CO-FI-Integration beim CO-Periodenabschluss Abstimmbuchungen in FI erzeugt. Mit Enhancementpackage 4 wurde für die Periodensperre in FI ein drittes Periodenintervall eingeführt, mit dem die Abstimmbuchungen aus CO von der Periodensperre in FI ausgenommen werden können.

Periodensperre

9.4 Profitcenterrechnung in FI Die Profitcenterrechnung lässt sich mit der Komponente EC-PCA als klassische Profitcenterrechnung (siehe Kapitel 8) oder mit dem neuen Hauptbuch der Finanzbuchhaltung abbilden.

331

9


Abb. 9-4: Vergleich klassische Profitcenterrechnung und neues Hauptbuch

Voraus setzungen

Wir beschreiben in diesem Kapitel, was beim Einsatz des neuen Hauptbuches anders ist. Die Abbildung der Profitcenterrechnung im neuen Hauptbuch ist sinnvoll, wenn die Übernahme von Bilanzkonten und das Erstellen von Profitcenterbilanzen für eine Segmentberichterstattung nach IFRS wichtig sind. Bilden Sie die Profitcenterrechnung im neuen Hauptbuch ab, schalten Sie die klassische Profitcenterrechnung am besten ab, um Datenredundanz zu vermeiden. Sollen nur Kosten und Erlöse dargestellt werden, ist die Verwendung der klassischen Profitcenterrechnung aus verschiedenen Gründen einfacher (Unabhängigkeit von FI, Abbildung von Sekundärkostenarten, Profitcenterberichte). Soll die Profitcenterrechnung im neuen Hauptbuch abgebildet werden, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein: • •

332

Das neue Hauptbuch in FI ist aktiviert, das Szenario Profitcenter (und Segment) ist aktiviert,


• •

9

die Belegaufteilung ist aktiviert (für Bilanzkonten), die CO-FI-Integration ist aktiviert, damit CO-Verrechnungen zwischen CO-Objekten mit unterschiedlichen Profitcentern nach FI gebucht werden können.

Vereinfacht ausgedrückt bietet das neue Hauptbuch dieselbe Funktionalität, die die klassische Profitcenterrechnung bietet. Für den Periodenabschluss stehen Verteilung und Umlage zwischen Profitcentern zur Verfügung. Andere Abschlussarbeiten wie z. B. die periodische Übernahme von Bilanzkonten und die Übernahme von Forderungen und Verbindlichkeiten entfallen, weil diese Daten durch die Belegaufteilung mit jeder Buchung aktualisiert werden. SAP empfiehlt, die klassische Profitcenterrechnung abzuschalten, wenn sie das neue Hauptbuch mit Belegaufteilung einsetzen. Der Grund hierfür ist, dass die Ergebnisse bei den Bilanzkonten unterschiedlich sind, weil das neue Hauptbuch mit einem Belegsplit arbeitet, während die klassische Profitcenterrechnung nicht splitten kann.

9.4.1 Planung Plandaten aus dem CO werden über die Planintegration unter den folgenden Voraussetzungen in das neue Hauptbuch übernommen: • • •

Planintegration

gleiche Nummer von FI-Planversion und CO-Version, FI-Planintegration aktiviert, CO-Planversion aktiviert.

Die Primärkostenplanung in CO führt zur Bildung von Planeinzelposten in FI unter dem Aufwandskonto, das der Kostenart zugrunde liegt, mit Kontierung an jenes Profitcenter, das im CO-Objekt hinterlegt ist. Etwas diffiziler ist die Sache bei der Sekundärkostenplanung. Da Sekundärkosten nicht in die Fibu passen, werden sie standardmäßig gar nicht übernommen. Sollen sie dennoch übernommen werden, muss die Übernahme der Sekundärkostenplanung gesondert akti-

333

9


viert werden. Dann werden die Plansätze analog zu den Istbuchungen mittels Kontenfindung in Sachkonten umgesetzt. Das gilt auch für periodische Verrechnungen wie die Planumlage und die Planverteilung. Wir empfehlen, die Planung unter Nutzung der Planintegration zwischen CO und FI in CO durchzuführen und keine manuelle Planung auf Profitcentern in FI vorzunehmen, weil sie nicht mit CO abgestimmt ist.

9.4.2 Istdaten

Abstimmbarkeit

Behandlung von Sekundärkosten

334

Bei allen FI-Buchungen wird das Feld Profitcenter gefüllt, wenn das Szenario Profitcenter aktiviert ist. Das Profitcenter wird – wie in der klassischen Profitcenterrechnung – für jede Belegzeile aus dem Stammsatz des CO-Objektes abgeleitet. Die Profitcenterauswertungen werden aus den FI-Bewegungsdatentabellen erstellt. Der Vorteil ist, dass Abstimmprobleme wie sie zwischen FI und der klassischen Profitcenterrechnung möglich sind, schon systembedingt nicht auftreten, weil dieselbe Datentabelle verwendet wird. Bei Sekundärverrechnungen in CO werden die Buchungen in FI durch die CO-FI-Abstimmung erzeugt, wenn zwischen COObjekten mit unterschiedlichen Profitcentern verrechnet wird. Bei jeder Buchung wird das Feld Sachkonto und das Feld Kostenart gefüllt. In Berichten kann man bei der Anzeige wählen, ob man die CO-Verrechnungen unter der ursprünglichen Sekundärkostenart oder unter dem Sachkonto CO-FI-Abstimmung darstellen will. Wie in der klassischen Profitcenterrechnung gibt es im neuen Hauptbuch eine Istverteilung und eine Istumlage. Da das kostenrechnerische Funktionalitäten sind, sei dahingestellt, ob das gut in FI hineinpasst. Für die Istumlage ist dann ein Umlage-Sachkonto statt einer Sekundärkostenart erforderlich.


9

9.4.3 Klassische Profitcenterrechnung oder neues Hauptbuch? Nachdem wir Ihnen die Funktionalität des neuen Hauptbuchs dargelegt haben, wollen wir eine Antwort auf die spannende Frage, ob die Profitcenterrechnung in der klassischen Profitcenterrechnung oder im neuen Hauptbuch abgebildet werden sollte, versuchen. Die Frage ist allerdings nur relevant, wenn Sie überhaupt erwägen, das neue Hauptbuch einzusetzen. Kriterium

Profitcenterrechnung neues Hauptbuch

Datenquelle

GLPCA Einzelposten, GLPCT FAGLFLEXA Einzelposten, Summensätze FAGLFLEXT Summensätze

Buchung auf Bilanzkonten

Eine Auswahl bis hin zu allen Bilanzkonten wird mit einer festen PC Kontierung übernommen

Alle Bilanzkonten erhalten durch den Belegsplit bei der Buchung ein Profit center

Zeitpunkt der Übernahme für Bilanzkonten

Periodisch bei Forder ungen und Verbindlich keiten, ansonsten bei jeder Buchung

Bei jeder Buchung

Belegaufteilung bei Bilanz Nicht möglich konten

Möglich und empfohlen

Sekundärkosten

Abbildung in FI über Verrechnungskonto

Wie in CO

Abb. 9-5: Kriterien für Vergleich Wir wollen Ihnen die Entscheidung nicht abnehmen, wohl aber Kriterien nennen, in welcher Hinsicht sich die beiden Anwendungen unterscheiden. Der Hauptunterschied ist die verwendete Datenquelle. Die klassische Profitcenterrechnung verwendet eigene Datentabellen für Einzelposten GLPCA und Summensätze GLPCT. Beim neuen Hauptbuch ist die Profitcenterrechnung nur ein Feld in der Einzelpostentabelle FAGLFLEXA und in der Summensatztabelle FAGLFLEXT des neuen Hauptbuchs (General Ledger) des FI, in der bei allen FI-Buchungen das Merkmal Profitcenter fortgeschrieben wird, wenn es aktiviert ist. Abstimmprobleme entfallen, weil alle Auswertungen aus derselben Datenbasis stammen (One Source of Truth). Löst man die klassische

Datenquelle

335

9

Übernahme von Bilanzkonten

Belegaufteilung

Sekundärkosten

336


Profitcenterrechnung mit Einführung des neuen Hauptbuch ab, ist das eine Ressourceneinsparung, weil die Buchungen in den Tabellen GLPCA und GLPCT entfallen. Ob es netto auch noch eine Ressourceneinsparung ist, ist allerdings fraglich, weil das neue Hauptbuch wesentlich ressourcenintensiver ist als das klassische und weil jeder FI-Beleg mit seiner Erfassungssicht und Hauptbuchsicht gespeichert wird. Grundsätzlich werden in CO nur erfolgswirksame Vorgänge dargestellt. In der klassischen Profitcenterrechnung können Sie einzelne Bilanzkonten im Customizing zur Fortschreibung in der Profitcenterrechnung benennen, um damit Kennzahlen zu berechnen. In manchen Implementierungen wird das so weit getrieben, dass alle Bilanzkonten übernommen werden, um Teilbilanzen nach Profitcentern in der Profitcenterrechnung zu erstellen. Die klassische Profitcenterrechnung wurde dafür nicht entwickelt, weshalb unternehmensspezifische Zusatzentwicklungen erforderlich sind, um dieses Ziel zu erreichen. Mit dem neuen Hauptbuch geht das SAPtechnisch ganz einfach, weil jeder Buchungssatz mit der Profitcenterinformation versehen ist und Segmentbilanzen jederzeit erstellt werden können. Wenn Ihr Ziel die Erstellung von Profitcenterbilanzen für Zwecke der Segmentberichterstattung ist, empfehlen wir das neue Hauptbuch mit Nutzung der Belegaufteilung. Mit ihr werden alle Buchungen auf Bilanzkonten sofort den richtigen Profitcentern zugeordnet. Somit sind Sie jederzeit dazu in der Lage, Teilbilanzen zu erstellen. Eine Belegaufteilung gibt es im klassischen Hauptbuch und in der klassischen Profitcenterrechnung nicht. Deshalb empfiehlt SAP, die klassische Profitcenterrechnung bei aktiver Belegaufteilung und Darstellung von Bilanzkonten in der Profitcenterrechnung zu deaktivieren und stattdessen alle Profitcenterauswertungen aus dem neuen Hauptbuch zu erstellen. In der klassischen Profitcenterrechnung werden alle CO-internen Verrechnungen unter denselben Sekundärkostenarten wie in der Profitcenterrechnung abgebildet. Im neuen Hauptbuch müssen Sie die Echtzeitintegration zwischen CO und FI aktivieren, damit alle profitcenterübergreifenden Verrechnungen in CO als Abstimmbuchungen nach FI gebucht werden.

9


Sie werden in FI unter einem gemeinsamen Sachkonto Verrechnung Profitcenter und nicht unter der ursprünglichen Sekundärkostenart dargestellt. Es wird im Customizing ein Konto Verrechnung Profitcenter je CO-Vorgang (innerbetriebliche Leistungsverrechnung, Umlage) zugeordnet. Bei diesem Konto handelt es sich nur um ein G&V-Sachkonto in FI, es darf dazu keine Kostenart angelegt werden. Wir raten dazu, nur ein Konto Verrechnung Profitcenter für alle CO-Vorgänge zu verwenden, weil diese Information in FI nicht relevant ist. Im Bedarfsfall steht sie über das Feld Kostenart, das in jeder Belegzeile mitgeführt wird, zur Verfügung. Die Finanzbuchhaltung hat mit diesen Buchungen aus dem CO naturgemäß keine Freude, weil sie sich jetzt ihren Datenbestand mit dem Controlling teilen muss. Wenn Sie keine Bilanzkonten in der Profitcenterrechnung benötigen, ist es einfacher, weiterhin die klassische Profitcenterrechnung zu nutzen. Wie Sie aus den Ausführungen erkennen, bedeutet das neue Hauptbuch nicht nur eine technische Umstellung mit den damit verbundenen, nicht unerheblichen Projektkosten, sondern vielmehr eine Änderung von Prozessen im internen und externen Rechnungswesen. Die Entscheidung über einen Wechsel auf das neue Hauptbuch können wir Ihnen nicht abnehmen, wir hoffen jedoch, dass Sie die Kriterien, die wir aufgezeigt haben, für das Thema sensibilisieren und Ihnen bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein mögen.

Resümee

337

Die wichtigsten Transaktionen im Überblick Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Transaktionen. In der ersten Spalte werden die einzelnen Transaktionen in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Die zweite Spalte enthält den Transaktionscode. Daneben sehen Sie den entsprechenden Pfad innerhalb des Menübaums. Falls Sie zu den einzelnen Transaktionen noch einmal die detaillierten Erläuterungen im Buch nachlesen möchten, folgen Sie einfach den Seitenangaben in der letzten Spalte, die auf die entsprechenden Passagen verweisen.

338

Transaktion

TCode

Pfad

Abrechnung Aufträge Ist (Einzelverarbeitung)

KO88

206 Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Periodenabschluss ► Einzelfunktion ► Abrechnung ► Einzel verarbeitung Ist

Seite

Abrechnung Aufträge Ist (Sam melverarbeitung)

KO8G

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Periodenabschluss ► Einzelfunktion ► Abrechnung ► Sammelverarbeitung Ist

206

Abrechnung Aufträge Plan (Einzelverarbeitung)

KO9E

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Planung ► Verrechnungen ► Abrechnung ► Ein zelverarbeitung

200

Abrechnung Aufträge Plan (Sammelverarbei tung)

KO9G

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Planung ► Verrechnungen ► Abrechnung ► Sam melverarbeitung

200

Abrechnung Produktkosten sammler (Einzelverarbeitung)

KK87

249 Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kosten trägerrechnung ► Periodisches Produkt controlling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen: Produktkostensammler ► Abrechnung ► Einzelverarbeitung


Transaktion

TCode

Pfad

Seite

Abrechnung Produktkosten sammler (Einzelver arbeitung)

CO88

249 Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Periodisches Produkt controlling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen: Produktkostensammler ► Abrechnung ► Sammelverarbeitung

Abweichungen Fertigungsaufträge (Einzelverarbeitung)

KKS2

240 Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Abweichungen ► Einzelverarbeitung

Abweichungen Fertigungsaufträge (Sammelverarbei tung)

KKS1

240 Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Abweichungen ► Sammelverarbeitung

Arbeitszeiten erfassen

CAT2

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Arbeitszeitblatt ► CATS classic ► Arbeitszeiten erfassen

154

Arbeitszeiten überleiten

CAT7

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Arbeitszeitblatt ► Überleitung ► Rechnungswesen (Komponentenüber greifend)

155

Auftragsbericht PlanIstVergleich

S_ALR_ 87012993

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Infosystem ► Berichte zu Innenaufträgen ► PlanIstVergleiche ► Auftrag: Ist/Plan/Abweichung

54

Benutzer einstellungen Auftragsberichte

RPO0

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Infosystem ► Benut zereinstellungen

52

Benutzer einstellungen Kostenstellen berichte

RPC0

28 Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Infosystem ► Benutzereinstellungen

339


340

Transaktion

TCode

Pfad

Seite

Bericht Fertigungsaufträge

KKBC_ORD Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Infosystem ► Berichte zum Auftragsbezogenen Pro duktcontrolling ► Detailberichte ► zu Aufträgen

65

Bericht Kundenaufträge

KKBC_KUN Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Kundenauftragscontrol ling ► Infosystem ► Berichte zum Kundenauftragscontrolling ► Detailbe richte ► zum Kundenauftrag

72

Bericht Produktkosten sammler

KKBC_PKO

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Periodisches Produkt controlling ► Infosystem ► Berichte zum Periodischen Produktcontrolling ► Detailberichte ► zu Produktkosten sammlern

68

Ergebnisbereich setzen

KEBC

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Umfeld ► Ergebnisbereich setzen

82

Ergebnisbericht ausführen

KE30

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Infosystem ► Bericht ausführen

83

Einzelposten zu Kostenstellen anzeigen Ist

KSB1

47 Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Infosystem ► Berichte zur Kostenstellenrechnung ► Einzelposten ► Kostenstellen: Einzel posten Ist

Einzelposten zu Kostenstellen anzeigen Plan

KSBP

47 Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Infosystem ► Berichte zur Kostenstellenrechnung ► Einzelposten ► Kostenstellen: Einzel posten Plan

Einzelposten zu Aufträgen anzeigen Ist

KOB1

58 Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Infosystem ► Berichte zu Innenaufträgen ► Einzelposten ► Innenaufträge: Einzelposten Ist


Transaktion

TCode

Pfad

Seite

Einzelposten zu Aufträgen anzeigen Plan

KOBP

58 Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Infosystem ► Berichte zu Innenaufträgen ► Einzelposten ► Innenaufträge: Einzelposten Plan

Innenauftrag bearbeiten

KO04


Kalkulation mit Mengengerüst anlegen

CK11N

215 Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Produktkos tenplanung ► Materialkalkulation ► Kalkulation mit Mengengerüst ► Anle gen

Kalkulation mit Mengengerüst anzeigen

CK13N

215 Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Produktkos tenplanung ► Materialkalkulation ► Kalkulation mit Mengengerüst ► Anzei gen

Kostenart ändern

KA02

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenart ► Einzelbearbeitung ► Ändern

110

Kostenart anlegen (primär)

KA01

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenart ► Einzelbearbeitung ► Anlegen

110

Kostenart anlegen (sekundär)

KA06

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenart ► Einzelbearbeitung ► Anlegen Sekundär

110

Kostenart anzeigen

KA03

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenart ► Einzelbearbeitung ► Anzeigen

110

Kostenplanung Innenaufträge ändern

KPF6

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Planung ► Kos ten/Leistungsaufnahmen ► Ändern

194

Kostenplanung Innenaufträge anzeigen

KPF7

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Planung ► Kos ten/Leistungsaufnahmen ► Anzeigen

194

Kostenartengruppe ändern

KAH2

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenartengruppe ► Ändern

111

186

341


342

Transaktion

TCode

Pfad

Seite

Kostenartengruppe anlegen

KAH1

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenartengruppe ► Anlegen

111

Kostenartengruppe anzeigen

KAH3

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenartengruppe ► Anzeigen

111

Kostenstelle ändern

KS02

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenstelle ► Einzelbearbeitung ► Ändern

102

Kostenstelle anlegen KS01

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenstelle ► Einzelbearbeitung ► Anlegen

102

Kostenstelle anzeigen

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenstelle ► Einzelbearbeitung ► Anzeigen

102

Kostenstellengruppe KSH2 ändern

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenstellengruppe ► Ändern

106

Kostenstellengruppe KSH1 anlegen

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenstellengruppe ► Anlegen

106

Kostenstellengruppe KSH3 anzeigen

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Kostenstellengruppe ► Anzeigen

106

Kostenstellen planung ändern

KP06

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Kosten/Leistungsaufnahmen ► Ändern

124

Kostenstellen planung anzeigen

KP07

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Kosten/Leistungsaufnahmen ► Anzei gen

124

Leistungsart ändern

KL02

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Leistungsarten ► Einzelbearbeitung ► Ändern

113

KS03


Transaktion

TCode

Pfad

Seite

Leistungsart anlegen KL01

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Leistungsarten ► Einzelbearbeitung ► Anlegen

113

Leistungsart anzeigen

KL03

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Leistungsarten ► Einzelbearbeitung ► Anzeigen

113

Leistungs erbringung/ Tarife ändern

KP26

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Leistungserbringung/Tarife ► Ändern

121

Leistungs erbringung/ Tarife anzeigen

KP27

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Leistungserbringung/Tarife ► Anzeigen

121

Leistungs verrechnung erfas sen

KB21N

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Leistungsverrechnung ► Erfassen

151

Periodensperre setzen

OKP1

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Umfeld ► Periodensperre

182

Planabstimmung

KPSI

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Planungshilfen ► Planabstimmung

145

Plandaten bearbeiten

KEPM

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Planung ► Plandaten bearbeiten

283

Planerprofil setzen

KP04

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Planerprofil setzen

120

Preisfortschreibung Materialstamm

CK24

218 Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Produktkos tenplanung ► Materialkalkulation ► Preisfortschreibung

Produktkosten sammler bearbeiten

KKF6N

Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Periodisches Produkt controlling ► Stammdaten ► Produkt kostensammler ► Bearbeiten

246

Spoolaufträge verwalten

SP02

System ► Eigene Spoolaufträge

93

343


344

Transaktion

TCode

Pfad

Seite

Standardhierarchie ändern

OKEON

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Standardhierarchie ► Ändern

100

Standardhierarchie ändern

OKENN

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Stammdaten ► Standardhierarchie ► Anzeigen

100

Statistische Kenn zahlen erfassen

KB31N

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Istbuchungen ► Statistische Kennzahlen ► Erfassen

161

Statistische Kenn zahlenplanung ändern

KP46

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Statistische Kennzahlen ► Ändern

132

Statistische Kenn zahlenplanung anzeigen

KP47

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Statistische Kennzahlen ► Anzeigen

132

Tarifermittlung Kostenstellen

KSPI

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Verrechnungen ► Tarifermittlung

146

Umlage Ist (Ergebnis und Marktsegment rechnung)

KEU5

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Istbuchungen ► Periodenabschluss ► Kostenstellen/Prozesskosten über nehmen ► Umlage

302

Umlage Ist (Kosten stellenrechnung)

KSU5

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Periodenab schluss ► Einzelfunktion ► Verrech nungen ► Umlage

167

Umlage Plan (Ergebnis und Marktsegment rechnung)

KEUB

Rechnungswesen ► Controlling ► Ergebnis und Marktsegmentrechnung ► Planung ► Planungsintegration ► Kostenstellen/Prozessplanung über nehmen ► Umlage

295

Umlage Plan (Kostenstellen rechnung)

KSUB

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Verrechnungen ► Umlage

136

Verteilung Ist (Kostenstellen rechnung)

KSV5

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Periodenab schluss ► Einzelfunktionen ► Verrech nungen ► Verteilung

165


Transaktion

TCode

Pfad

Seite

Verteilung Plan (Kostenstellen rechnung)

KSVB

Rechnungswesen ► Controlling ► Kostenstellenrechnung ► Planung ► Verrechnungen ► Verteilung

134

WIP für Fertigungs aufträge ermitteln (Sammelverarbei tung)

KKAO

237 Rechnungswesen ► Controlling ► Produktkostencontrolling ► Kostenträ gerrechnung ► Auftragsbezogenes Produktcontrolling ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Ware in Arbeit ► Sammelverarbeitung ► Ermitteln

Zuschläge Aufträge Ist (Einzel verarbeitung)

KGI2

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Zuschläge ► Ein zelverarbeitung

204

Zuschläge Aufträge Ist (Sam melverarbeitung)

KGI4

Rechnungswesen ► Controlling ► Innenaufträge ► Periodenabschluss ► Einzelfunktionen ► Zuschläge ► Sam melverarbeitung

204

345

Stichwortverzeichnis ABCAnalyse 89 Abgrenzung 162 von Kostenstellen 140 Ableitung 277 Abrechnung, periodische 242 Abstimmung COFI 330 Abweichungsermittlung 180, 239 AfADaten 138 Arbeitsplan 212 Arbeitsplatz 213 Arbeitszeitblatt 152 Auftragsabrechnung 205 Auftragsgruppen 191 Belegprinzip 27 Benutzereinstellungen für Auftragsberichte 52 für Kostenstellenberichte 28 Benutzermenü 20 Berichte, drucken 93 Bewertung 278 Bilanzkonten 322 Budgetierung 201 ClientServerArchitektur 19 Datenhaltung 27 DBProfil 60 Drilldown 42 EasyCostPlanning 193 Eingangsrechnung 44 Einzelkalkulation 221 Einzelpostenanzeige für Aufträge 58 für Kostenstellen 47 Einzelpostenbericht 42 Ergebnisbereich 275 Ergebnisberichte 81

346

Ergebnisplanung 17 manuelle 281 Ergebnisrechnung 12 buchhalterische 274 kalkulatorische 274 ExcelUpload 289 Exceptionreporting 90 Extrakte 95 Fakturen 296 Favoriten 21 Fertigungsaufträge 224 Fertigungsauftragsbericht 63 FIBeleg 43 Finanzwesen 12 Forderungen 323 Formelplanung 141 Funktionen in ListViewerBerichten 51 in Rechercheberichten 86 in ReportPainterBerichten 40 Gemeinkostencontrolling 12 Gemeinkostenzuschläge 234 Gesamtkostenverfahren 273 Gesamtplanung 192 Hauptbuch, neues 326, 335 Innenaufträge 184 Ist/Plan/Abweichung 53, 59 IstAuftragsabrechnung 305 Istbuchungen 148 Istkosten 17 IstSollAbweichung 36 Istumlage 166, 301 Istverteilung 164 Jahresabschluss, in der Kostenstellenrechnung 183


Kalkulation, mitlaufende 227, 247, 251 Kennzahlen, statistische 116, 131, 161, 197, 266 Komponente CO 12 Kontengruppen 316 Kosten/Erlöse/Ausgaben/ Einnahmen 62 Kostenarten 109 Kostenartengruppen 111 Kostenartenplanung 192 Kostenentwicklung 66 Kostenstellen 102 Kostenstellengruppen 106 Kostenstellenliste 107 Kostenstellenplanung 118 Kostenstellenrechnung 98 in FI 329 Kostenträgerberichte 63 Kostenträgerrechnung 223 Kostenverrechnungen, im Plan 133 Kundenaufträge 249 Kundenauftragsbericht 70 Layout ändern 50 auswählen 48 Leistungsarten 113 Leistungsartengruppen 115 Leistungsartenplanung 120 Leistungsverrechnung direkte 150 indirekte 175 ListViewerBerichte 26 Materialbeleg 44 Materialkalkulation, mit Mengengerüst 214 Materialstammsatz 210 Materialwirtschaft 11 Menüstruktur 25 Modi 21

Nachkalkulation 233, 248, 252 Organisationsstrukturen 98 Periode, sperren 181 Periodenabschluss 248, 252 in der Kostenstellenrechnung 160 Personalwirtschaft 11 Plan/Ist/Abweichung 74, 82 Plan/Ist/Obligo 56 Planabrechnung 193 Planabstimmung 144 Planauftragsabrechnung 199 Planerprofil 120 PlanIstVergleich 32 Plankalkulation 17 Planumlage 136, 293 Planung auf Innenaufträgen 192 auf Projekten 264 Planungshilfen 138 Planverteilung 134 Planzuschlagsberechnung 198 Primärkostenplanung 124, 193, 264 Produktkostenplanung 209 Produktkostensammler 68, 244 Profitcenter 310 Profitcenterberichte 74 im neuen Hauptbuch 79 Profitcenterbuchungen 320 Profitcenterrechnung 12 in FI 331 Profitcenterumlage 324 Profitcenterzuordnung 312 Project Builder 260 Projektabrechnung 269 Projektberichte 59 Projektdefinition 260 Projekte externe 259 interne 259 PSPElemente 261

347


Rechercheberichte 26 ReportPainterBerichte 25 Rückmeldungen 230

Top N. 91 TopdownPlanung 288 Transaktionscodes 21

SAPEasyAccessMenü 20 SAPterm 22 Sekundärkostenplanung 128, 195, 265 Selektionsvarianten 94 Soll=IstLeistungsverrechnung 178 SollIstVergleich 17, 65 Spalten, auswählen 50 Stammdaten, von Kostenstellen 105 Standardberichte 25 Standardhierarchie der Kostenstellen 100 der Profitcenter 309 Struktur, von SAP ERP® 10 Stücklisten 211 Suchfunktion 23 Summenkurve 92

Umbuchungen von Einzelkosten 159 von Kosten 158 von Leistungsverrechnungen 157 Umsatzkostenverfahren 273

Tarifermittlung 146 TemplateVerrechnung 141, 173

348

Verbindlichkeiten 323 Versionen 119 Vertrieb 11 Vorkalkulation 225, 246, 250 Ware in Arbeit 236 Warenausgänge 227 Wertgerüst 214 WIPBericht 67 Zuschlagsberechnung 203, 267 Zuschlagsverrechnung im Plan 193 ZyklusSegmentTechnik 167

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