SAP R 3 Gemeinkostencontrolling (Release 4.6)

SAP® R/3® – Gemeinkostencontrolling

Weitere Bücher in der Reihe SAP R/3 – Personalwirtschaft 1. Auflage, 2001, geb., CD ISBN 3 8273 1726 6 SAP R/3 – Materialwirtschaft 1. Auflage, 2001, geb., CD ISBN 3 8273 1701 0 SAP R/3 – Finanzwesen 1. Auflage, 2001, geb., CD ISBN 3 8273 1699 5 SAP R/3 – Basissystem 1. Auflage, 2001, geb., CD ISBN 3 8273 1727 4 SAP R/3 – Einführung 1. Auflage, 2001, geb., CD ISBN 3 8273 1700 2

Frank Liening Stephan Scherleithner

SAP R/3 – Gemeinkostencontrolling ®

®

Herausgegeben von der CDI

ADDISON-WESLEY An imprint of Pearson Education München • Boston • San Francisco • Harlow, England Don Mills, Ontario • Sydney • Mexico City • Madrid • Amsterdam

Die Deutsche Bibliothek – CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz für diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich »SAP« und »R/3« sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16, D-69190 Walldorf. Der Verlag bedankt sich für die freundliche Genehmigung der SAP AG, die Warenzeichen im Namen des vorliegenden Titels zu verwenden. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegenden Titels oder sonst dafür presserechtlich verantwortlich. Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Bildschirmabzüge unterliegen dem Urheberrecht © der SAP AG, Walldorf. SAP®, R/2®, R/3®, mySAP.com®, ABAP®, SAPoffice®, SAP Business Workflow®, SAP EarlyWatch®, SAP ArchiveLink®, ASAP® sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG. Andere Produktnamen werden nur zur Identifikation der Produkte verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 04 03 02 01 ISBN 3-8273-1702-9 © 2001 by Addison-Wesley Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Lektorat Christian Schneider, [email protected] Satz mediaService, Siegen Produktion Anja Zygalakis, [email protected] Druck und Bindung Bercker Graphischer Betrieb, Kevelaer Umschlaggestaltung Barbara Thoben, Köln Das verwendete Papier ist aus chlorfrei gebleichten Rohstoffen hergestellt und alterungsbeständig. Die Produktion erfolgt mit Hilfe umweltschonender Technologien und unter strengsten Auflagen in einem geschlossenen Wasserkreislauf unter Wiederverwertung unbedruckter, zurückgeführter Papiere. Text, Abbildungen und Programme wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet. Verlag, Übersetzer und Autoren können jedoch für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich ge-

schützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren reproduziert oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. Auch die Rechte der Wiedergabe durch Vortrag, Funk und Fernsehen sind vorbehalten. Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen.

Inhalt Vorwort Einleitung 1

Einführung

1.1 Das Unternehmen und seine Produkte 1.2 Leistungsmerkmale 1.3 R/3-Anwendungen 1.3.1 Rechnungswesen 1.3.2 Logistik 1.3.3 Personalwirtschaft 1.3.4 Basissystem 1.4 Grundlagen der Bedienoberfläche 1.4.1 R/3-Anmeldung 1.4.2 Aus R/3 abmelden 1.4.3 Kennwort ändern 1.4.4 Fensterarten und Fensterelemente 1.5 Easy Access 1.5.1 Aufruf von Anwendungen 1.5.2 Einfügen eines Eintrages aus dem SAP-Menü in die Favoritenliste 1.5.3 Standardmenüs 1.5.4 Programmbedienung mit Maus, Tastatur, Symbolen 1.5.5 Daten in Felder eingeben und korrigieren 1.6 Meldungen 1.7 Anwendung mehrerer R/3-Fenster (Modi) 1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen) 1.8.1 Bezeichnung von Anwendungen und Transaktionscodes 1.8.2 Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen 1.8.3 Anwendung über Easy Access starten 1.8.4 Anwendung mit Transaktionscode starten 1.8.5 Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen 1.8.6 Navigation in Formularen 1.8.7 Dateneingabe bzw. -änderung in Formularanwendungen 1.8.8 In Formularen mehrfach gleiche Daten eingeben 1.8.9 Vorschlags- und Festwerte zurücknehmen (Löschen Daten) 1.8.10 Benutzerparameter als Eingabehilfe definieren

11 13 17 19 22 25 27 29 31 32 33 33 36 37 39 41 41 43 43 44 47 49 51 55 55 56 57 58 61 62 65 67 68 69

5

1.9 Mit Matchcode/Werteliste Eingabedaten suchen 1.10 Wertelisten 1.11 Anwendung von Matchcodes 1.11.1 Mit Matchcodes und Maske suchen 1.11.2 Suchmaske wechseln 1.11.3 Suche mit Jokern und Selektionsoptionen 1.11.4 Mehrfachselektion 1.11.5 Listen (Berichte) erstellen 1.12 Reports aus dem Arbeitsgebietsmenü starten 1.13 Reports mit dem Informationssystem suchen und starten 1.14 Drucken 1.15 Aufgaben 1.16 Lösungen

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

95

2.1 Finanzwesen 2.1.1 Grundfunktionen 2.1.2 Integration 2.1.3 Organisationsstruktur 2.2 Controlling 2.2.1 Grundfunktionen 2.2.2 Integration 2.2.3 Organisationsstrukturen 2.3 Aufgaben 2.4 Lösungen

98 99 104 107 109 109 133 135 137 138

3

139

Stammdaten

3.1 Kostenarten anlegen 3.2 Leistungsarten anlegen 3.3 Kostenstellen anlegen 3.4 Statistische Kennzahlen anlegen 3.5 Zeitbezogenheit der Stammdaten 3.6 Sammelbearbeitung von Stammdaten 3.6.1 Listanzeige von Stammdaten 3.6.2 Stammdaten löschen 3.7 Stammdatengruppen 3.7.1 Stammdatengruppen anlegen 3.7.2 Stammdatengruppen pflegen 3.7.3 Stammdatengruppen kopieren

6

70 72 74 75 76 78 80 82 83 84 87 89 91

141 148 153 162 165 169 169 172 173 174 177 178

3.8 3.9 3.10

Praxisfall Aufgaben Lösungen

4

Planung in CO-CCA

4.1 Ablauf der Kostenstellenplanung 4.1.1 Planung statistischer Kennzahlen 4.1.2 Planung von Leistungsarten 4.1.3 Planung der Primärkosten 4.1.4 Planung der Sekundärkosten 4.1.5 Tarifermittlung 4.1.6 Planumwertung 4.1.7 Planungsintegration der Kostenstellenplanung 4.2 Vorbereitung der Kostenstellenplanung 4.2.1 Definition von Planversionen 4.2.2 Definition von Verteilungsschlüsseln 4.2.3 Definition von Planungslayouts 4.2.4 Definition von Planerprofilen 4.3 Kostenstellenplanung durchführen 4.3.1 Planerprofil auswählen 4.3.2 Statistische Kennzahlen planen 4.3.3 Leistungsarten planen 4.3.4 Primärkosten manuell planen 4.3.5 Sekundärkosten manuell planen 4.3.6 Planabstimmung durchführen 4.3.7 Plantarifermittlung durchführen 4.3.8 Fixkosten-Vorverteilung 4.3.9 Planungen umwerten 4.3.10 Planungen kopieren 4.3.11 Istdaten als Plandaten kopieren 4.4 Praxisfall 4.5 Aufgaben 4.6 Lösungen

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

5.1 Grundlagen 5.1.1 Istkostenerfassung 5.1.2 Istkostenverrechnung 5.1.3 Kontierung in R/3-CO

181 183 184

187 189 189 190 190 191 192 192 192 195 195 196 196 197 198 198 199 205 211 217 223 227 233 238 244 246 251 253 254

257 259 259 263 264

7

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen 5.2.1 Umbuchungen von Kosten und Erlösen 5.2.2 Umbuchungen von Einzelposten 5.2.3 Direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung (ILV) durchführen 5.2.4 Umbuchung von Leistungsverrechnungen 5.2.5 Senderleistungen erfassen 5.2.6 Statistische Kennzahlen erfassen 5.3 Periodische Verrechnungen durchführen 5.3.1 Wertmäßige Verrechnungen innerhalb des Controllings 5.3.2 Mengenmäßige Verrechnungen innerhalb des Controllings 5.3.3 Regeln für periodische Verrechnungen 5.3.4 Organisationseinheiten der periodischen Verrechnungen 5.3.5 Periodische Verrechnungen definieren 5.3.6 Abgrenzungen durchführen 5.4 Isttarif- und Abweichungsermittlung 5.4.1 Isttarifermittlung durchführen 5.4.2 Abweichungsermittlung durchführen 5.4.3 Abweichungskategorien bei der Abweichungsermittlung 5.4.4 Ablauf der Abweichungsermittlung 5.4.5 Ergebnisse der Abweichungsermittlung analysieren 5.5 Praxisfall 5.6 Aufgaben 5.7 Lösungen

6

Innenaufträge

6.1 Klassifizierung von Aufträgen 6.1.1 Einzelaufträge 6.1.2 Daueraufträge 6.1.3 Statistische Aufträge 6.2 Voreinstellungen 6.2.1 Auftragsarten 6.2.2 Nummernkreise 6.2.3 Statusverwaltung 6.2.4 Feldauswahl 6.2.5 Sonstige Parameter 6.3 Stammdaten 6.3.1 Elemente des Auftragsstamms 6.3.2 Auftrag anlegen 6.3.3 Auftragsgruppen

8

265 266 269 273 278 281 284 287 288 291 294 297 298 312 317 317 318 318 320 324 325 327 328

331 334 335 335 336 338 338 339 339 341 342 344 344 351 353

6.4 Planung 6.4.1 Gesamtplanung 6.4.2 Einzelkalkulation 6.4.3 Detailplanung 6.4.4 Statistische Kennzahlenplanung 6.4.5 Plankopie 6.5 Budgetierung 6.5.1 Budgetvergabe 6.5.2 Budgetänderung 6.5.3 Verfügbarkeitskontrolle 6.6 Istkostenerfassung 6.6.1 Vorgangsbezogene Istbuchungen 6.6.2 Periodische Istbuchungen 6.6.3 Obligoerfassung 6.7 Abrechnung 6.7.1 Abrechnungsparameter 6.7.2 Abrechnungsvorschrift anlegen 6.7.3 Abrechnung durchführen 6.8 Praxisfall 6.9 Aufgaben 6.10 Lösungen

358 360 362 363 371 375 377 378 379 380 381 382 385 386 388 388 391 392 393 395 397

7

Infosystem

399

7.1 7.2 7.3

402 403

7.4 7.5 7.6 7.7

Infosystem aufrufen Bericht auswählen und starten Berichtsausgabe (Report Writer-/Report Painter-Berichte) Stammdatenverzeichnisse anzeigen Standardberichte für Kostenarten, Kostenstellen und Aufträge Aufgaben Lösungen

A

Komponenten des Rechnungswesens

423

A.1 A.2 A.3 A.4 A.5

CO - Controlling EC - Unternehmenscontrolling (Enterprise Controlling) FI - Finanzwesen (Financial Accounting) IM - Investitionsmanagement (Investment Management) TR - Treasury

425 426 427 429 429

Stichwortverzeichnis

431

407 411 414 419 421

9

Vorwort Die Reihe »SAP®-Anwenderedition« gibt Antworten auf Fragen, die sich in der beruflichen Praxis von SAP-Endanwendern häufig stellen. Modular aufgebaut, vermittelt sie schrittweise grundlegendes Überblickswissen und Lösungsverfahren für Standardsituationen. Klar strukturierte Informationseinheiten und thematisch in sich geschlossene Kapitel gewährleisten dabei einen schnellen Zugriff auf die gesuchte Fragestellung und machen den Leser handlungsorientiert und Schritt für Schritt nachvollziehbar mit erprobten Lösungsstrategien vertraut. Fälle aus der Praxis, die in vielen Kapiteln enthalten sind, stellen realitätsnahe Problemszenarien vor und beschreiben exemplarische Lösungen. Dank vieler aussagekräftiger Abbildungen, die die vorgestellten Verfahren illustrieren, werden Sie auch ohne unmittelbaren Zugang zu einem R/3-System von der Lektüre profitieren. Das Buch wurde auf der Grundlage des R/3-Releases 4.6B geschrieben.

Der Herausgeber Der Herausgeber der Reihe, die CDI GmbH in München, hat als überregionaler Bildungsträger und Seminaranbieter eine mehr als 25jährige Erfahrung in der Entwicklung und Gestaltung berufsbezogener und qualitativ hochwertiger Aus- und Weiterbildungsprogramme in den Bereichen EDV, Wirtschaft, Technik und Schlüsselqualifikationen. Während dieser Zeit entwickelte CDI circa 500 Unterrichtshandbücher, die sich gemäß der Unternehmensphilosophie durch konsequenten Praxisbezug und Ausrichtung auf die aktuellen Erfordernisse des Arbeitsmarktes auszeichnen. Weit über 100.000 Teilnehmer haben sich mit deren Hilfe neue berufliche Perspektiven eröffnet. CDI gehörte bundesweit zu den ersten Unternehmen, die Weiterbildungsmaßnahmen für SAP-Endanwender anboten, und ist seit 1997 »Lizenzierter ATS-Schulungspartner der SAP AG im öffentlich-rechtlichen Bereich«. Des Weiteren führt CDI kundenindividuelle SAP-Seminarprojekte zur Endanwenderschulung durch. Diese Erfahrungen und Konzepte, die auch der SAP-Anwenderedition zu Grunde liegen, stellt CDI seit einigen Jahren in Buchform zur Verfügung.

11

Vorwort

Die Autoren Frank Liening und Stephan Scherleithner verfügen über mehrjährige R/3-Erfahrung im Bereich Controlling, die sie unter anderem als Projektverantwortliche bei der Einführung von R/3-Anwendungen bei namhaften Unternehmen erworben haben. Die Autoren sind Manager bei der KPMG Consulting AG – the implementor of business transformation –, einem SAP-Logopartner. Frank Liening verfasste die Kapitel »Stammdaten«, »Planung« sowie »Ist-Kostenerfassung und –verrechnung«, während Stephan Scherleithner das Thema »Innenaufträge« behandelte. Die Autoren bedanken sich bei Ricardo Wenzel (KPMG) für die inhaltliche Überarbeitung der Kapitel 3 bis 7 sowie die Anpassung an die aktuelle Version 4.6B, sowie bei der SAP für die freundliche Unterstützung, bei Sandra Arzberger (KPMG), Claudia Huber (KPMG), Rainer Voigt (CDI), Wolfgang Fitznar (CDI), Andreas Paduch (CDI) für die Unterstützung und Beschreibung der Bedienfunktionen und bei Angela Männl (CDI) für die Erstellung der Grafiken.

12

Einleitung Alle Kapitel dieses Buches sind inhaltlich weitgehend voneinander unabhängig und können daher in beliebiger Reihenfolge bearbeitet werden. Lediglich das erste Kapitel sollten Sie auf jeden Fall lesen, denn es vermittelt Ihnen wichtige Informationen, die in den nachfolgenden Kapiteln vorausgesetzt werden. Dieses Buch wendet sich keineswegs nur an den SAP-Spezialisten, es wurde vielmehr für den R/3-Einsteiger mit betriebswirtschaftlichen Vorkenntnissen konzipiert. Auch der R/2-Umsteiger, der sich noch nicht zu tief in sein bisheriges System eingearbeitet hat, wird von diesem Buch profitieren. Wir haben Wert darauf gelegt, die Information in diesem Buch so verständlich zu halten, dass interessierte Anwender und Mitarbeiter in Fachabteilungen eine verständliche und strukturierte Einführung in die umfassende Funktionalität des Gemeinkosten-Controllings in R/3 bekommen. Bedingt durch die neue Version 4.6 haben sich Modifikationen, insbesondere andere Screen-Layouts, Applikationszugänge und ein anderes BenutzerMenü (SAP Easy Access) ergeben. Diese, sowie auch ausgewählte Zusatzfunktionalitäten, werden in dieser Ausgabe mit berücksichtigt.

Grundlagen und Handhabung Das umfassende Thema R/3 wird von verschiedenen Seiten betrachtet. Das erste Kapitel 1 liefert – wie oben erwähnt – eine Einführung, die zum Verständnis aller weiteren Kapitel empfohlen wird. Darüber hinaus vermittelt Ihnen dieses Kapitel Verfahrenstechniken und Kenntnisse, die Sie beim täglichen Umgang mit den Funktionen des R/3-Controllings benötigen. Diese reichen von der Handhabung der Bedienoberfläche über das Drucken bis hin zur Online-Hilfe.

13

Einleitung

Gemeinkosten-Controlling Die Kapitel 2 bis 7 informieren Sie über folgende Themen: • welche Stammdaten es im R/3-Controlling gibt, und wie Sie diese pflegen • welche Möglichkeiten es bei der Planung und Verrechnung gibt • wie Sie Berichte abrufen können Diese Kapitel sollen Ihnen neben einem fundierten und verständlichen Überblick über wesentliche Funktionen des R/3-Gemeinkosten-Controllings die Funktionen und Abläufe sowie deren wechselseitige Integration aufzeigen. Dazu gehören detaillierte Verfahren zur Ausführung der betriebswirtschaftlichen Anwendungen.

Anhänge Der Anhang A enthält eine ausführliche Liste der R/3-Komponenten für die R/3-Module des Rechnungswesens in Stichwortform. Als R/3-Komponenten werden Teilbereiche von Modulen bezeichnet.

Reihenfolge der Kapitel Wie bereits im Vorwort geschildert, sind die Inhalte der Reihe »SAP Anwenderedition« modular aufgebaut. Für Sie bedeutet dies, dass Sie die Kapitel nicht unbedingt in der vorgegebenen Reihenfolge lesen müssen, sondern die darin behandelten Themen nach Ihrem Interesse und Ihrem Bedarf auswählen können. Auch für R/3-Einsteiger gilt: Die Reihenfolge der Kapitel ist – bis auf wenige Ausnahmen, die in Abbildung E.1 dargestellt sind – voneinander unabhängig. 1 E inführung in R /3

2 Anw endungen für das R echnungswesen

3 S tam m daten

4 P lanung in C O-C C A

5 Istkostenerfassung und -verrechnung in C O -C C A

Abbildung E.1 Der modulare Aufbau des Buches

14

6 Innenaufträge

7 Infosystem

Einleitung

Abweichungen von Bildern und Abläufen Falls Sie dieses Buch am Arbeitsplatz verwenden, beachten Sie bitte, dass R/3 grundsätzlich den Gegebenheiten und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepaßt ist. Es ist daher unvermeidbar, daß manche Menüs, Bildschirmbilder oder Felder in Ihrer R/3-Umgebung gar nicht angezeigt werden bzw. anders aussehen. Üblich und für die Ablaufsicherheit notwendig ist es, dass Berechtigungen nur zum Ausführen derjenigen Anwendungen erteilt werden, die Sie speziell für Ihre Arbeit benötigen. Deshalb kann es vorkommen, dass Sie einige Beispiele aus diesem Buch an Ihrem System nicht nachvollziehen können, weil Ihr Systemverwalter Ihnen die Berechtigung zur Durchführung eines bestimmten Ablaufs nicht eingerichtet hat. Ein weiterer Grund für Abweichungen bei Menüs, Bildschirmbildern oder Feldern kann eine andere R/3-Version an Ihrem Arbeitsplatz sein. Diesem Buch liegt die Version 4.6B zugrunde

15

1

Einführung

Kapitel 1 Einführung 1.1

Das Unternehmen und seine Produkte

19

1.2

Leistungsmerkmale

22

1.3

R/3-Anwendungen

1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4

Rechnungswesen Logistik Personalwirtschaft Basissystem

25 27 29 31 32

1.4

Grundlagen der Bedienoberfläche

1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4

R/3-Anmeldung Aus R/3 abmelden Kennwort ändern Fensterarten und Fensterelemente

1.5

Easy Access

1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5

Aufruf von Anwendungen Einfügen eines Eintrages aus dem SAP-Menü in die Favoritenliste Standardmenüs Programmbedienung mit Maus, Tastatur, Symbolen Daten in Felder eingeben und korrigieren

41 41 43 43 44 47

1.6

Meldungen

49

1.7

Anwendung mehrerer R/3-Fenster (Modi)

51

33 33 36 37 39

17

1

Einführung

18

1.8

Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 1.8.5 1.8.6 1.8.7 1.8.8 1.8.9 1.8.10

Bezeichnung von Anwendungen und Transaktionscodes Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen Anwendung über Easy Access starten Anwendung mit Transaktionscode starten Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen Navigation in Formularen Dateneingabe bzw. -änderung in Formularanwendungen In Formularen mehrfach gleiche Daten eingeben Vorschlags- und Festwerte zurücknehmen (Löschen Daten) Benutzerparameter als Eingabehilfe definieren

55 55 56 57 58 61 62 65 67 68 69

1.9

Mit Matchcode/Werteliste Eingabedaten suchen

70

1.10

Wertelisten

72

1.11

Anwendung von Matchcodes

1.11.1 1.11.2 1.11.3 1.11.4 1.11.5

Mit Matchcodes und Maske suchen Suchmaske wechseln Suche mit Jokern und Selektionsoptionen Mehrfachselektion Listen (Berichte) erstellen

74 75 76 78 80 82

1.12

Reports aus dem Arbeitsgebietsmenü starten

83

1.13

Reports mit dem Informationssystem suchen und starten

84

1.14

Drucken

87

1.15

Aufgaben

89

1.16

Lösungen

91

1

Einführung

Einführung 1.1

Das Unternehmen und seine Produkte

Die drei Buchstaben SAP® stehen für »Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung« und bezeichnen das Unternehmen. Die in diesem Kapitel genannten Unternehmenszahlen entsprechen – soweit nicht anders angegeben – dem Stand von September 2000 und sind bei einer weiterhin so dynamischen Entwicklung wie bisher schon veraltet, wenn das Buch gedruckt ist. Die SAP AG ist mit Umsätzen von 5,1 Milliarden EUR (1999) und einem Umsatz von 2,68 Mrd EUR von Januar bis Juni 2000 das mit Abstand größte deutsche und weltweit das drittgrößte Softwareunternehmen. Innerhalb von sieben Jahren stieg die Mitarbeiterzahl von ca. 3.500 (Ende 1993) auf 22.988 an. Über 6.000 Mitarbeiter widmen sich der Entwicklung von SAP-Produkten. Zum Zeitpunkt der Drucklegung war die SAP in 120 Ländern vertreten. Das Produkt der SAP steht auch in für Mitteleuropäer so exotischen Sprachen wie z. B. Japanisch, Chinesisch oder Thai zur Verfügung. Japan ist inzwischen nach den Vereinigten Staaten und Deutschland der drittgrößte Wachstumsmarkt der SAP. Das 1972 von fünf ehemaligen IBM-Mitarbeitern unter dem Namen SAP gegründete Softwarehaus hatte bereits nach acht Jahren 50 der 100 größten deutschen Industrieunternehmen als Kunden. Inzwischen sind es über 90.

System R/2 Die betriebliche Standardsoftware R/2 gibt es bereits seit 1979 und wird von Großfirmen und Konzernen eingesetzt. Mittelfristig werden die Unternehmen auf R/3 bzw. mySAP.com umsteigen, sofern dies noch nicht geschehen ist. Der Support für R/2 wird bis zum Jahr 2004 garantiert. 1995 wurde ein neues Release 6 vorgestellt und der Programmoberfläche von R/3 angeglichen. R/2 ist ein stabiles und bewährtes System.

1.1 Das Unternehmen und seine Produkte

19

1

Einführung

System R/3 Das »R« von R/3 steht für Realtime und bedeutet die sofortige Verbuchung und Aktualisierung von Daten, die aufgrund der bestehenden Querverbindungen zwischen den Komponenten allen betroffenen Abteilungen zur Verfügung stehen. R/3 ist nur mittelfristig als R/2-Nachfolger zu betrachten. Aus Umfragen bei SAP-Kunden geht hervor, dass fast alle R/2-Anwender eine Migration zu R/3 planen bzw. damit begonnen haben, zum Teil jedoch in Koexistenz mit R/2. So befanden sich im September 2000 ca. 250 Kunden in R/2-R/3 bzw. mySAP.com Migrationsprojekten. SAP rechnet damit, dass bis Ende 2002 ca. 75 % der R/2-Kunden umgestellt haben.

mySAP.com mySAP.com beinhaltet R/3 und darüber hinaus zusätzliche Softwarekomponenten, von denen viele auf die Geschäftsabwicklung über das Internet ausgelegt sind. mySAP.com besteht aus vier Hauptbestandteilen: • mySAP.com Workplace • mySAP.com Business Scenarios • mySAP.com Marketplace • Application Hosting

mySAP.com - Business Scenarios Die so genannten mySAP.com Business Scenarios bestehen in erster Linie aus eigenständigen Softwarekomponenten, die auch grundsätzlich als separate Produkte verkauft werden (Tabelle 1.1). Außerdem wird eine eigene Entwicklungsumgebung (Workbench) auf der Basis der SAP-Programmiersprache ABAP/4 bereitgestellt, mit der Sie benutzerdefinierte Berichte und Auswertungen oder zusätzliche Anwendungen erstellen können.

Abkürzung

Bezeichnung

AC

Rechnungswesen (R/3-FI) mit Buchhaltung, Kostenstellenrechnung, Kalkulation und Controlling

LO

Logistik (R/3-LO) mit Materialwirtschaft (Einkauf, Bestandsführung), Produktionsplanung und -steuerung, Instandhaltung, Produktdatenmanagement, Qualitätsmanagement, Vertrieb (Verkauf, Versand, Rechnungsschreibung)

Tabelle 1.1 Bestandteile von mySAP.com

20

1

Einführung

Abkürzung

Bezeichnung

HR

Human Resources (R/3-HR) mit Personalverwaltung, Lohnund Gehaltsabrechnung, Personalplanung, -entwicklung und Reisekostenabrechnung

B2B

Business-to-Business Procurement

B2C

Business-to-Consumer Selling

APO

Advanced Planner & Optimizer

CRM

Customer Relationship Management

BW

Business Information Warehouse

SEM

Strategic Enterprise Management

CFM

Corporate Finance Management

KM

Knowledge Management

Tabelle 1.1 Bestandteile von mySAP.com

mySAP.com Marketplace Der mySAP.com Marketplace ist ein Internet-gestützter Marktplatz, über den Firmen den Ein- und Verkauf durchführen können. Dazu können Firmen in ein so genanntes Business Directory (Unternehmensverzeichnis) Ihre Produkte und weitere Daten eingeben. Der Begriff Marketplace bezeichnet nicht nur die dafür notwendigen Web-Anwendungen, sondern auch die Web-Services und die Infrastrukturtechnologie.

mySAP.com Workplace Der Workplace wird von der SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet und stellt den Zugriff insbesondere auf die mySAP.com Business Scenarios zur Verfügung. Darüber hinaus können auch Zugriffsmöglichkeiten auf weitere Anwendungen im Workplace integriert werden. Der Zugriff erfolgt über einen Webbrowser. Für verschiedene betriebliche Stellen wie Einkäufer oder Controller hat die SAP so genannte Rollen vorbereitet, die rollenspezifische Funktionalitäten enthalten. Der Workplace kann auf dieser Basis so angepasst werden, dass er genau die Funktion enthält, die der jeweilige Benutzer bzw. Stelleninhaber für seinen täglichen Gebrauch benötigt.

Application Hosting Application Hosting ist eine Dienstleitung, die von der SAP sowie von einigen SAP-Partnern angeboten wird. Dies beinhaltet beispielsweise die Installation, Bereitstellung und Pflege der SAP-Software auf Rechnern, die bei der SAP oder bei speziellen Partnern der SAP stehen.

1.1 Das Unternehmen und seine Produkte

21

1

Einführung

Das Produkt steht in den Systemen R/2 und R/3 zur Verfügung, die beide die zuvor beschriebenen Anwendungsbereiche mit ihren gleichnamigen Applikationen abdecken und einen ähnlichen Funktionsumfang haben.

1.2

Leistungsmerkmale

Was hat die Fachhochschule Flensburg mit dem Bildungsunternehmen CDI in München gemeinsam? Der Dienstleister Landesgirokasse Stuttgart mit den Möbelwerken Rauch, der Brauerei Beck und dem deutschen Caritasverband oder Microsoft mit IBM? Der Großkonzern BMW mit der kleinen Firma Fischer Pauli? Was verbindet die amerikanische Autodesk mit der belgischen Fabricom, Varta in Ellwangen, Hylsa in Mexiko, Rhone Poulenc in Paris und Sapura Holdings in Kuala Lumpur (Malaysia) oder Mövenpick in Adliswil? Jede dieser Firmen hat R/3 installiert – ob groß oder klein, ob in den USA, in Malaysia oder im Osten der Schwäbischen Alb, ob Behörde, Brauerei, Bank oder Bildungsunternehmen. Aus der Aufzählung erkennen Sie bereits einige der elementaren Leistungsmerkmale der Software: • branchenneutral und an die verschiedensten Unternehmensstrukturen anpassbar • bei Großkonzernen genauso wie bei mittelständischen Firmen einsetzbar • international – nicht nur in der Sprache, sondern auch in der Funktionalität; denn eine Lohn- und Gehaltsabrechnung kann in Frankreich nicht nach dem gleichen Verfahren wie in den USA oder in Österreich erstellt werden. • erfolgreich – denn welche in ihrer Funktionalität annähernd vergleichbare Software konnte in so kurzer Zeit nach ihrer Einführung (1992) über 1.200 Installationen und zur Zeit (September 2000) 30.000 Installationen mit 10 Mio. Arbeitsplätzen vorweisen? Grund genug, sich den Erfolgsfaktoren und Leistungsmerkmalen des aktuellen Produkts der größten deutschen Softwarefirma zu widmen. Außer dem branchenneutralen R/3 gibt es inzwischen auch Lösungen, die auf die wichtigsten Branchen zugeschnitten sind, z. B. für die Automobilfertiger- und -zulieferindustrie, den Anlagenbau, den Handel, Banken, Krankenhäuser und den Publiksektor. SAP gibt die Zahl der zur Verfügung stehenden Branchenlösungen mit zur Zeit 22 an. Die Lösungen bauen auf dem branchenneutralen R/3 auf und verfügen über zusätzliche branchenspezifische Funktionen. Diese Verfahren werden bereits für die Branche vormodelliert ausgeliefert.

22

1

Einführung

Internationalität Mit der gleichen Software führen international agierende Unternehmen und multinationale Konzerne die betrieblichen Abläufe in ihren verschiedenen Landesgesellschaften durch und wickeln somit auch länderübergreifende Vorgänge mit einem einzigen Softwaresystem ab. Von dieser internationalen Ausrichtung profitiert die SAP und kann deshalb entsprechende Verkaufserfolge im Ausland aufweisen. Inzwischen übersteigt der Umsatz in den USA deutlich den bisher größten Markt Deutschland. Die folgende Auflistung zeigt einen Auszug aus den Anforderungen und Möglichkeiten des internationalen Einsatzes: • unterschiedliche Sprachen und landesspezifische Datumsformate • Unterstützung verschiedener Kontenpläne in einem Mandanten (Konzern) • länderspezifische Verfahren zur Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Personalwirtschaft • Berücksichtigung nationaler Steuerabwicklung und des gesetzlich geforderten Berichtswesens im Rechnungswesen • steuerliche Besonderheiten für die Rechnungsprüfung sowie nationale Rechtsvorschriften, beispielsweise für Gefahrgut in der Logistik • weltweite Planung und Abwicklung von Geschäften

Branchenneutralität Die Branchenneutralität zeigt sich in der Liste der Referenzkunden, in der Unternehmen aus den verschiedensten Branchen aufgeführt sind, z. B.: • Chemische Industrie • Kfz-Industrie • Elektroindustrie • Textilhersteller • Baugewerbe • Fernsehanstalten • Versicherungs- und Bankgewerbe • Krankenhäuser Angepasst an die branchenspezifischen Besonderheiten wird R/3 mit dem weiter unten erwähnten Customizing und den »Industry Solutions«, auch Branchenlösungen genannt.

1.2 Leistungsmerkmale

23

1

Einführung

Funktionalität Die umfassende Funktionalität, die für SAP-Systeme in über 25 Jahren entwickelt wurde, ist nahezu unerreicht und kann in diesem Buch nur angedeutet werden. Die großen betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereiche • Rechnungswesen • Logistik mit der Produktionsplanung, -steuerung, dem Vertrieb und der Materialwirtschaft • Personalwirtschaft werden weitgehend mit den gleichnamigen Applikationen abgedeckt. In Anhang B werden die einzelnen Funktionen der Applikationen nach Hauptkomponenten, Komponenten und eventuell Teilkomponenten geordnet aufgelistet.

Programmoberfläche Die Programmoberfläche ist insbesondere definiert durch • den Bildschirmaufbau mit seinen Fenstern, Menüs oder Farben • die Bedienregeln wie Tastenbelegung und Mausaktionen An fast jeder Stelle des Systems wird die Programmoberfläche nach den gleichen Regeln bedient, so dass beispielsweise ein Abteilungswechsel keinen erneuten Schulungsaufwand oder eine nochmalige Einarbeitung in eine andere Programmoberfläche bedeutet. Seit der Version 4.5 wurde durch die Initiative Enjoy SAP ein gewaltiger Schritt nach vorne getan. Die Benutzeroberfläche ist seitdem browserbasiert. Aufgaben werden geschäftsbezogen in einem Bildschirmbild zusammengefasst und nicht wie in vorherigen Versionen in mehreren Bildschirmen. Individuelle oder abteilungsspezifische Lösungen sind schnell erstellbar und lassen sich auch schnell erlernen

Integration Ein entscheidender Vorteil integrierter Software liegt in der Organisation der Informationsflüsse. Die konsequent realisierte einmalige Speicherung von Daten macht Schnittstellen überflüssig, die bei der Verknüpfung von Softwareprodukten unterschiedlicher Hersteller erstellt und gewartet werden müssten. Mehrere Systeme unterschiedlicher Hersteller verursachen Mehrfachspeicherungen; das hat unabgestimmte und nicht aktuelle Datenbestände im Unternehmen zur Folge.

24

1

Einführung

Um am Markt überleben zu können, muss ein Unternehmen schnell und kundenorientiert agieren können, und hierzu benötigt es aktuelle Daten. Genau dies ist gewährleistet, wenn die Daten nur einmal gespeichert werden und für jede Auswertung – egal in welchem Unternehmensbereich – bedarfsgerecht auf diese Daten zugegriffen werden kann.

Anpassungsfähigkeit durch Customizing Die Möglichkeit, mit informationstechnischen Mitteln schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können, erfordert Systeme, die man schnell an veränderte Abläufe oder Organisationsstrukturen anpassen kann. Bei den Unternehmen, bei denen betriebs- und branchenspezifischer Anpassungsbedarf entsteht, kommen die Customizing-Methoden zum Einsatz. Customizing bedeutet, dass man die branchen- und/oder betriebsspezifischen Standardvorgaben und Verarbeitungsregeln in der Standardsoftware einstellt. Werden beispielsweise für das Mahnverfahren firmenspezifische Verzugstage, Mahntexte oder Berechnungen von Fälligkeitszinsen definiert, so wird dieser Vorgang als Customizing bezeichnet.

1.3

R/3-Anwendungen

Unternehmen werden zu organisatorischen Einheiten: R/3-Anwendungen ermöglichen mit der ganzheitlichen Abwicklung von abteilungs- und bereichsübergreifenden Prozessen die organisatorische Zusammenfassung von Vertrieb, Produktion, Materialwirtschaft, Rechnungswesen und Personalwirtschaft.

Hauptkomponenten und Komponenten Das R/3-System wird in einzelne Hauptkomponenten und Komponenten unterteilt, die in der Tabelle dargestellt sind. Jede Hauptkomponente und Komponente hat ein Kurzzeichen, das auf der englischen Bezeichnung beruht.

Applikation

R/3Komponente

deutsche Bezeichnung

englische Bezeichnung

Basis

BC

Basissystem

Basic Components

übergreifend

CA

Anwendungsübergreifende Funktionen

Cross Applications

Rechnungswesen

FI

Finanzwesen

Financial Accounting

Rechnungswesen

FI-AA

Anlagenwirtschaft

Assets Management

Tabelle 1.2 Komponenten von R/3

1.3 R/3-Anwendungen

25

1

Einführung

R/3Komponente

deutsche Bezeichnung

englische Bezeichnung

Rechnungswesen

TR

Treasury

Treasury

Rechnungswesen

IM

Investitionsmanagement

Capital Investment Management

Rechnungswesen

CO

Controlling

Controlling

Rechnungswesen

EC

Unternehmenscontrolling

Enterprise Controlling

Personal

PA

Personaladministration und -abrechnung

Personnel Administration

Personal

HR

Personalplanung und -entwicklung

Personnel Planning and Development

Logistik

MM

Materialwirtschaft

Materials Management

Logistik

SD

Vertrieb

Sales and Distribution

Logistik

PP

Produktionsplanung und -steuerung

Production Planning and Control

Logistik

PM

Instandhaltung

Plant Maintenance

Logistik

SM

Service Management

Service Management

Logistik

QM

Qualitätsmanagement

Quality Management

Logistik

PS

Projektsystem

Project System

Applikation

Tabelle 1.2 Komponenten von R/3

Eine Hauptkomponente besteht wiederum aus Teilkomponenten. Natürlich erhöht sich der Nutzen durch die Mehrfachnutzung der Daten und die Verminderung der Schnittstellen, je mehr Hauptkomponenten und Komponenten benutzt werden. Im Anhang ist eine detaillierte Auflistung aller Komponenten enthalten. Einige Komponenten der Hauptkomponente Finanzwesen (FI) sind beispielhaft in der folgenden Tabelle aufgelistet:

26

1

Einführung

Komp.

Bezeichnung deutsch / Bezeichnung englisch

Teilkomponenten

FI-GL

Hauptbuchhaltung General Ledger

Hauptbuch mit Sachkonten, Geschäftsbereichs-, Währungsbuchhaltung, Konsolidierungsvorbereitung

FI-AR

Debitorenbuchhaltung Accounts Receivable

Buchhaltung für Debitoren (Kunden), Kundenkreditmanagement, Warenkreditversicherung, Reklamationsverarbeitung

FI-AP

Kreditorenbuchhaltung Accounts Payable

Buchhaltung für Kreditoren (Lieferanten)

FI-AA

Anlagenbuchhaltung Assets Accounting

Buchhaltung für Anlagen, Anlagenbewertung, Leasingabwicklung, Konsolidierungsvorbereitung

Tabelle 1.3 Einige Komponenten der Hauptkomponente Finanzwesen

1.3.1

Rechnungswesen

Die klassischen Aufgaben im Rechnungswesen – die Dokumentation und Verwaltung – werden in R/3 um Funktionen zum Planen, Steuern und Kontrollieren betriebswirtschaftlicher Abläufe ergänzt. Damit ist das R/3-Rechnungswesen das zentrale Element eines unternehmensweiten Controllings und kann als betriebswirtschaftliches Führungsinstrument eingesetzt werden. Das R/3-Rechnungswesen umfasst folgende Hauptkomponenten: • Finanzwesen • Treasury • Investitionsmanagement • Controlling mit Unternehmenscontrolling

Finanzwesen Die Standardkomponenten des Finanzwesens sind: • Hauptbuchhaltung • Debitorenbuchhaltung (Kundenbuchhaltung) • Kreditorenbuchhaltung (Lieferantenbuchhaltung) • Anlagenbuchhaltung • Bankbuchhaltung Im R/3-Finanzwesen bewirkt die integrierte Verarbeitung jedes einzelnen Geschäftsvorgangs die automatische Übermittlung aller notwendigen Daten an die Haupt- und Nebenbuchhaltungen.

1.3 R/3-Anwendungen

27

1

Einführung

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung unterstützen die Steuerung und Kontrolle von Kunden und Lieferanten im Rahmen einer in Vertrieb und Einkauf integrierten Erfassung der regelmäßigen debitorischen und kreditorischen Geschäftsvorfälle, so dass eine Mehrfacherfassung wegfällt. Die firmen- und grenzüberschreitend einsetzbare Hauptbuchhaltung ermöglicht den Aufbau konzernweit unterschiedlicher Kontenpläne, die für Konzerngesellschaften in verschiedenen Sprachen definiert werden können. Die Konsolidierungsfunktionen ermöglichen die Zusammenfassung der Ergebnisse einzelner Gesellschaften. Die Anlagenbuchhaltung hat die wertmäßige Verwaltung des Anlagevermögens zum Gegenstand. Die technische Anlagenverwaltung ist der LogistikHauptkomponente Instandhaltung zugeordnet. Die frühere Hauptkomponente Anlagenwirtschaft wurde aufgelöst. Aus den unterschiedlichen Bewertungsverfahren ergeben sich unterschiedliche Abschreibungen und Bewertungen in der Anlagenbuchhaltung, so z. B. • im Finanzwesen (Handelsbilanz, Steuerbilanz) • in der Kostenrechnung (kalkulatorische Abschreibung) • für Versicherungen Für Bewertungen sind deshalb genügend Bewertungsbereiche definierbar.

Treasury Die Treasuryfunktionen waren in den Vorgängerversionen Teil des Finanzwesens. Ab Version 3.0 wurde diese Komponente zu einer Hauptkomponente aufgewertet. • Die Komponente Cash Management ermöglicht Electronic Banking. • Das Finanzbudgetmanagement unterstützt die Aktivierung von Liquiditätsreserven und erleichtert die Planung und Steuerung des Finanzbudgets. • Im Treasurymanagement können Darlehen, Wertpapiere, Devisen, derivate Instrumente verwaltet und der Geldhandel durchgeführt werden.

Investitionsmanagement In dieser Hauptkomponente lassen sich Investitionsmaßnahmen und -programme planen und verwalten. Vor einer Genehmigung einer Investition können Sie mit Hilfe dieser Hauptkomponente eine Wirtschaftlichkeitsrechnung auf der Basis geplanter Einnahmen und Ausgaben durchführen, in der auch Rentabilitätskriterien, wie die Amortisationsdauer oder der interne Zinssatz, berechnet werden. Steuerliche Auswirkungen durch Abschreibungen können berücksichtigt werden. Bei der Durchführung der Investition ist eine Budgetverwaltung mit Verfügbarkeitskontrolle möglich.

28

1

Einführung

Controlling Das Controllingsystem unterstützt die kontinuierliche Kontrolle und Steuerung von Kosten, Erlösen, Ressourcen und Terminen. Die Anwendungen umfassen den Leistungsbereich der Kostenrechnung von • der Kostenstellenrechnung über • die Kalkulation bis zur • Ergebnisrechnung.

Unternehmenscontrolling Dieser Hauptkomponente ist die Profit-Center-Rechnung zugeordnet, die die Einrichtung von Unternehmensteilen mit eigener Ergebnisverantwortung ermöglicht. Mit dem EIS (Executive Information System) können Unternehmenskennzahlen definiert und berechnet werden. Die dafür notwendigen Daten können sowohl aus R/2 und R/3 als auch aus Anwendungen anderer Softwarehersteller beschafft werden.

1.3.2

Logistik

Mit der vollen Funktionalität der Produktionsplanung und Fertigungssteuerung decken die Logistik-Hauptkomponenten des R/3-Systems • Vertrieb • Produktion • Materialwirtschaft die gesamte logistische Kette vom Absatz- bis zum Beschaffungsmarkt ab. Diese Standard-Hauptkomponenten können um die folgenden Hauptkomponenten erweitert werden: • Instandhaltung • Servicemanagement • Qualitätsmanagement • Projektmanagement • zentrale Funktionen, wie z. B. das Klassensystem, das Dokumentenverwaltungssystem und das Supply Chain Planning Interface In dieses integrierte Gesamtsystem lassen sich technisch-wissenschaftliche Anwendungen wie CAD, CAM oder die Betriebsdatenerfassung einbinden. Über das eigene Unternehmen hinaus erfolgt die Integration von Kunden und Lieferanten in den Datenfluss der Logistikkette über die elektronische Kommunikation mit SAP EDI (Electronic Data Interchange).

1.3 R/3-Anwendungen

29

1

Einführung

Materialwirtschaft Die Materialwirtschaft stellt eine übergreifende Abwicklung des gesamten Beschaffungsprozesses sicher, • von der Bestellanforderung • über die Bestellung und den Wareneingang • bis zur Rechnungsprüfung Im Rahmen der Einheit zwischen Mengen- und Wertefluss werden bei jeder Materialbewegung die zugehörigen Konten im Finanzwesen automatisch bebucht.

Produktionsplanung und -steuerung Für die Produktion ist in R/3 die Hauptkomponente Produktionsplanung und -steuerung verfügbar, die grundsätzlich bei allen Fertigungstypen bis hin zur Prozessfertigung eingesetzt werden kann. Zur Kostentransparenz in der Produktion trägt R/3 durch die integrierte Kostenrechnung und Ergebniskalkulation bei. In der Hauptkomponente Produktionsplanung und -steuerung können die zur Fertigung benötigten Ressourcen wie Material, Fertigungshilfsmittel oder Dokumente abgebildet werden. Die CAD-Integration ermöglicht eine Darstellung der Produkte von der Konstruktion bis zur Fertigung einschließlich des Änderungsmanagements. Von der Hauptkomponente Produktionsplanung und -steuerung kann man auf Daten des Vertriebsinformationssystems zugreifen. Dadurch wird ein Planungszyklus umgesetzt, der auf dem Vertriebsinformationssystem aufbaut und über Absatz- und Produktionsgrobplanung, Materialbedarfsplanung und Fertigung bis zur Auslieferung an den Kunden reicht.

Qualitätssicherung Die Qualitätssicherung in der gesamten Logistik übernimmt R/3 mit der Hauptkomponente Qualitätsmanagement, die mit den folgenden Komponenten automatisch Qualitätssicherungsmaßnahmen anregt und durchführt: • Qualitätsplanung • Qualitätsprüfung • Qualitätslenkung Einsetzbar ist diese Hauptkomponente beim Warenein- und -ausgang sowie prozessbegleitend bei der Fertigung.

Instandhaltung Mit der branchenneutralen Hauptkomponente Instandhaltung wird die DVgestützte Verwaltung, Wartung, Inspektion und Instandsetzung technischer Anlagen ermöglicht.

30

1

Einführung

Vertrieb Mit dieser Hauptkomponente werden die Aktivitäten des Vertriebs von der Akquisition über den Verkauf und Versand bis zur Rechnungsstellung unterstützt. Mit der automatischen Übermittlung von Erlösen und Forderungen an das Rechnungswesen und Controlling werden die Abläufe beschleunigt und dem Vertrieb Analysedaten zur Verfügung gestellt.

1.3.3

Personalwirtschaft

In der R/3-Personalwirtschaft stehen alle Funktionen zur Planung, Verwaltung, Abrechnung und Abwicklung personalwirtschaftlicher Aufgaben zur Verfügung.

Personaladministration und -abrechnung Auf der Grundlage einer einheitlichen Datenbasis in der Personalverwaltung (Personaladministration) werden folgende Vorgänge unterstützt: • Personalbeschaffung mit Bewerberverwaltung • Zeitwirtschaft • Abrechnungsverfahren für Löhne und Gehälter • Reisekostenabrechnung

Personalplanung und -entwicklung Diese Hauptkomponente enthält folgende Komponenten: • Organisationsmanagement zur Abbildung der Aufbauorganisationen mit Stellen, Planstellen und Arbeitsplätzen sowie der Möglichkeit zur Kostenplanung • Personalentwicklung mit Karriereplanung und Laufbahnmodellen auf der Basis von Qualifikations- und Anforderungsprofilen sowie Aus- und Fortbildungsverwaltung • Einsatzplanung der Mitarbeiter, z. B. für die Produktionsplanung • Veranstaltungsmanagement zur Planung und Durchführung extern ausgerichteter Seminare, Kongresse und Messen

Organisation und Planung In der Komponente Organisation und Planung ermöglicht das System dem Unternehmen, eine umfangreiche personalwirtschaftliche Planung durchzuführen. Mit Hilfe dieser Komponente können detaillierte Modelle des Unternehmens erstellt und gepflegt werden. Zukünftige Entwicklungen, wie z. B. Unternehmenswachstum und Reorganisation, sind abbildbar und planbar. Alle Phasen des personalwirtschaftlichen Kreislaufs können mit den angrenzenden betriebswirtschaftlichen Funktionen verknüpft werden.

1.3 R/3-Anwendungen

31

1

Einführung

Aus der Personalwirtschaft werden anfallende Aufwendungen und Kosten automatisch in das Finanzwesen und das Controlling übertragen.

1.3.4

Basissystem

Das Basissystem enthält unter anderem: • ein Computer Center Management (CCM) zur technischen Systemadministration • das Berechtigungskonzept zur Implementierung des Datenschutzes • ein Workflow-Management zur Organisation effizienter Arbeitsabläufe • das Basis-Reporting zum Erstellen von Auswertungen und Berichten • die ABAP/4 Development Workbench, beispielsweise zur Entwicklung eigener Anwendungen

ABAP/4 Development Workbench Die ABAP/4® Development Workbench ist die grafische Entwicklungsumgebung, mit der die SAP-Programmierer die R/3-Anwendungen selbst entwickeln. Die SAP stellt ihre Entwicklungsumgebung auch ihren Kunden zur Verfügung, die damit benutzerdefinierte Anwendungen auf der Basis der SAPProgrammiersprache ABAP/4 erstellen können. Integriert ist OpenSQL als Abfragesprache für die Datenbanken. Einige wichtige Werkzeuge der Workbench sind: • ABAP/4 Dictionary: Das Dictionary dient dazu, Daten an zentraler Stelle zu definieren. Diese Definitionen stehen dann allen Anwendungen und Programmen systemweit zur Verfügung. • ABAP/4-Editor: Der Editor ist ein Tool, um ABAP/4-Programme zu erstellen und zu testen. • Funktionsbibliothek: Hier werden Funktionsbausteine erstellt, verwaltet und getestet. • Interface Builder: Mit dem Screen Painter werden die Bildschirmbilder für die grafische Benutzerschnittstelle erstellt. Die Pflege der Bildschirmelemente erfolgt mit einem grafischen Editor. Der Menu Painter dient zur Gestaltung der Menüs für den Benutzerdialog. • Testtools: Ein integrierter Debugger und verschiedene Trace- und Performancemessungen ermöglichen ein intensives Testen der ABAP/4Anwendungen. Seit Release 3.0 ist die ABAP/4 Development Workbench ressourcensparend auch ohne Daten und Programme der R/3-Anwendungen erhältlich.

32

1

Einführung

1.4

Grundlagen der Bedienoberfläche

Der Schwerpunkt dieses Kapitels liegt auf den grundlegenden Bedienungsregeln für das Programm. Die Beschreibung der Bedienoberfläche erfolgt auf der Basis von Windows NT 4.0. Die meisten R/3-Arbeitsplätze sind auf PCs unter der Bedienoberfläche Windows installiert, der derzeitigen Standardoberfläche für PCs.

1.4.1

R/3-Anmeldung

Nach dem Start von R/3 erscheint das so genannte Anmeldebild. Hier verlangt das Programm folgende Eingaben, die sich auf die gesamte Benutzersitzung auswirken:

Mandant (Client) Eine Unternehmung wird in R/3 als »Mandant« bezeichnet und hat jeweils eine eigene Mandantennummer. Mit einem R/3-System lassen sich bis zu 999 Unternehmungen weitgehend getrennt voneinander verwalten. Diese Option ist vor allem bei großen Konzernen mit Filialen, Tochtergesellschaften etc. oder in Rechenzentren unabdingbar. Die Mandantennummer steuert, dass ausschließlich auf die Daten des ausgewählten Mandanten zugegriffen wird. Da ein Benutzer üblicherweise nur mit Daten einer Unternehmung arbeitet, wird die Mandantennummer, mit der er arbeitet, meist vom Systemverwalter voreingetragen.

Benutzer (User) Auch der Benutzer (Benutzername) wird vom Systemverwalter festgelegt. Die Angabe dieses Benutzernamens (z. B. Pabst für die Mitarbeiterin Frau Pabst) lässt benutzerspezifische Voreinstellungen für eine R/3-Sitzung wirksam werden, beispielsweise Zugriffs- oder Änderungsberechtigungen für bestimmte Daten.

Kennwort (Password) Das Kennwort (Passwort) dient zum Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff. Wenn sich ein Benutzer zum ersten Mal in R/3 anmeldet, erhält er – vertraulich – das erste Kennwort vom Systemverwalter. Der Benutzer muss unmittelbar nach seiner ersten Anmeldung das ihm zugeteilte Kennwort ändern. Er selbst kann später jederzeit oder auf regelmäßige Anforderung des Systemverwalters das Kennwort ändern.

Sprache (Language) R/3 ist eine internationale Software. Die Standardtexte für Menüs oder Feldnamen in Bildschirmmasken stehen in mehreren Sprachen zur Verfügung.

1.4 Grundlagen der Bedienoberfläche

33

1

Einführung

Mit dem Sprachkennzeichen »DE« wird die deutsche Sprachversion ausgewählt. Mit »EN« werden zum Beispiel englischsprachige Ausgabetexte aktiviert.

Erstanmeldung Bei seiner ersten Anmeldung in R/3 erhält ein Benutzer vom Systemverwalter: • die Mandantennummer • den Benutzernamen • das erste Kennwort (Initialkennwort) Bei den Eingaben wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Abbildung 1.1

R/3 Anmeldebild (\© SAP\ AG)

Anmelden Eine erfolgreiche, vom System zugelassene Anmeldung ist Voraussetzung für das Arbeiten in R/3. Abbildung 1.1 zeigt Ihnen den Anmeldebildschirm.

34

1

Einführung

Ausgangspunkt R/3-Anmeldebild 1. Tippen Sie – wenn notwendig – in das Feld MANDANT (engl.: CLIENT) die entsprechende dreistellige Nummer ein, und drücken Sie (ÿ__). 2. Tippen Sie in das Feld BENUTZER Ihren Benutzernamen ein, und drücken Sie (ÿ__). 3. Tippen Sie in das Feld KENNWORT Ihr Kennwort ein, und drücken Sie (ÿ__). ➜ Die Eingabe erscheint aus Sicherheitsgründen nicht auf dem Bildschirm. In dem von Ihnen bearbeiteten Feld KENNWORT werden lediglich Sternchen sichtbar, anhand derer Sie die Cursorbewegung verfolgen können. 4. Tippen Sie – wenn Sie nicht in der deutschen Sprache arbeiten wollen – in das Feld SPRACHE das gewünschte Sprachkennzeichen ein. 5. Drücken Sie die Taste (¢). ➜ Ein neues Fenster erscheint. 6. Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzernamen zum ersten Mal in R/3 anmelden, geben Sie in ein dafür bestimmtes Fenster nun ein neues Kennwort ein. Drücken Sie die Taste (ÿ__), tippen Sie das neue Kennwort nochmals ein, und drücken Sie die Taste (¢). ➜ Der R/3-Menübaum SAP Easy Access erscheint.

Erfolglose Anmeldeversuche Wenn eine Anmeldung nicht erfolgreich war, erscheint nach Schritt 5 bzw. 6 kein Einstiegsmenü. Sie sehen vielmehr in der untersten Fensterzeile oder in einem eigenen Fenster eine Meldung, die Sie auf die mögliche Fehlerursache aufmerksam macht. Um zu verhindern, dass eine unbefugte Person mit Ihrem Benutzernamen durch Ausprobieren von Kennwörtern in das R/3-System eindringt, stehen folgende Sperrmechanismen zur Verfügung: • Drei erfolglose Anmeldeversuche mit einem Benutzernamen führen standardmäßig dazu, dass R/3 das Anmeldebild schließt. Das System bringt Sie an den Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs zurück, zum Beispiel zum Programm-Manager in Windows. Sie können R/3 in diesem Fall erneut starten. • Zwölf erfolglose Anmeldeversuche mit dem gleichen Benutzernamen führen standardmäßig dazu, dass der entsprechende Benutzername gänzlich gesperrt wird. Selbst eine spätere Anmeldung mit richtigem Kennwort ist nicht mehr möglich. In diesem Fall muss der Systemverwalter selbst die Sperrung im R/3-System wieder rückgängig machen und Ihnen ein neues Initialkennwort zuteilen. Der Systemverwalter kann die Zahl der möglichen Anmeldeversuche für beide genannten Fälle auf 1 bis 99 beschränken.

1.4 Grundlagen der Bedienoberfläche

35

1

Einführung

Mehrfache Anmeldung Bei der Anmeldung ist es grundsätzlich möglich sich mehrfach anzumelden. Bei der Mehrfachanmeldung öffnet sich für den Anwender folgendes Dialogfenster:

Abbildung 1.2

Informationsbild für Mehrfachanmeldungen (\© SAP\ AG)

SAP weist hierbei darauf hin, dass für Anmeldungen in R/3 eine Lizenz benötigt wird. Bei Unklarheiten über bestehende Lizenzvergabe ist es ratsam sich beim Systemverwalter zu erkundigen.

1.4.2

Aus R/3 abmelden

Abmeldung Mit der so genannten Abmeldung beenden Sie eine Sitzung am R/3-System. Sie sollten sich grundsätzlich aus R/3 abmelden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen – besonders dann, wenn Sie Zugriff auf Daten haben, die nicht für jedermann zugänglich sein sollen.

36

1

Einführung

Im Anmeldebild und im Einstiegsmenü abmelden Im Anmeldebild bewirkt ein Klick auf das Symbol die sofortige Abmeldung und eine Rückkehr zum Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs.

Über das Menü SYSTEM abmelden An jeder Stelle innerhalb von R/3 können Sie folgendes Abmeldeverfahren benutzen. Ausgangspunkt In einem beliebigem Bild 1. Sichern Sie noch nicht gespeicherte Daten. 2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | ABMELDEN. ➜ Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem die Abmeldung bestätigt werden soll (Abbildung 1.3). ➜ Klicken Sie auf die Drucktaste JA. ➜ Alle R/3-Fenster werden geschlossen. Sie kehren auf die Systemebene, zum Beispiel Windows, zurück. Ein Klick auf die Drucktaste NEIN brächte Sie in das vorherige R/3-Fenster zurück.

Abbildung 1.3

Dialogfenster »Abmelden« (\© SAP\ AG)

Hinweis Die nach dem zweiten Schritt angezeigte Meldung »Nicht gesicherte Daten werden verlorengehen. Möchten Sie sich abmelden?« erscheint immer, auch in den Fällen, in denen keine Daten zu sichern sind.

Weitere Möglichkeiten der Abmeldung Alle folgenden Aktionen führen grundsätzlich in das Dialogfenster »Abmelden«: • Doppelklicken Sie auf das Fenstermenü (Systemmenü) in der linken oberen Fensterecke. • Klicken Sie auf das Fenstermenü und auf den Befehl SCHLIESSEN. • Drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F4).

1.4.3

Kennwort ändern

Der Systemverwalter kann aus Sicherheitsgründen festlegen, dass der Anwender beispielsweise nach spätestens 14 Tagen sein Kennwort ändern muss. In einem solchen Fall verwehrt R/3 dem Benutzer am 15. Tag so lange die Anmeldung, bis er sein Kennwort geändert hat.

1.4 Grundlagen der Bedienoberfläche

37

1

Einführung

Unabhängig davon kann jeder Benutzer sein Kennwort auch in kürzeren Zeitabständen ändern. Jedoch erlaubt R/3 nur eine Kennwortänderung pro Tag.

Regeln für die Verwendung von Kennwörtern R/3 prüft Kennwörter auf folgende Gültigkeitsregeln: • Kennwortlänge zwischen drei und acht Zeichen; die Mindestlänge von drei Zeichen kann der Systemverwalter auf bis zu acht erhöhen. • Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. • Als erstes Zeichen darf kein Ausrufezeichen (!), Fragezeichen (?) oder Leerzeichen ( ) verwendet werden. • Drei aufeinander folgenden Zeichen, die im Benutzernamen in derselben Reihenfolge enthalten sind, sind als Kennwort ebenfalls nicht zulässig. So kann Frau Schwarm nicht »Arm« als Kennwort verwenden. • Drei aufeinander folgende identische Zeichen am Passwortbeginn sind verboten (beispielsweise »Rrrums«). • Die Zeichenfolge »pass« ist für einen anderen Zweck reserviert und kann somit als Kennwort nicht verwendet werden. • Keines der fünf zuletzt verwendeten Kennwörter ist zulässig.

Abbildung 1.4

38

Anmeldebild mit Drucktaste NEUES KENNWORT und das folgende Dialogfenster zur Kennworteingabe (\© SAP\ AG)

1

Einführung

Kennwort ändern Ausgangspunkt R/3-Anmeldebild 1. Geben Sie den Mandanten- und den Benutzernamen sowie das bisher gültige Kennwort ein. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste NEUES KENNWORT. ➜ Ein Dialogfenster erscheint, wie in Abbildung 1.4 dargestellt. 3. Tippen Sie in das Feld NEUES KENNWORT das neue Kennwort ein, und drücken Sie auf die Taste (ÿ__). ➜ Die eingegebenen Zeichen können Sie nicht auf dem Bildschirm sehen. Der Cursor springt in das Feld KENNWORT WIEDERHOLEN. 4. Tippen Sie das gleiche Kennwort nochmals in das Feld KENNWORT WIEDERHOLEN ein. 5. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Der Copyright-Hinweis erscheint.

Kennwort vergessen? Sie sollten sich Ihr Kennwort auf jeden Fall merken. Falls Sie Ihr Kennwort einmal vergessen haben, kann nur Ihr Systemverwalter Ihrem Benutzernamen ein neues Kennwort zuordnen, mit dem Sie sich wieder anmelden können. Auch der Systemverwalter kann Ihr altes Kennwort nicht mehr sichtbar machen.

1.4.4

Fensterarten und Fensterelemente Titelleiste Menüleiste Symbolleiste Drucktastenleiste Arbeitsbereich

Statusleiste

Abbildung 1.5

Fenster und dessen Bestandteile bei: »Material ändern« (©\ SAP\ AG)

Fenster Ein Fenster ist ein Bildschirmbereich, der von einem rechteckigen Rahmen begrenzt ist. Wie auf einer Schreibtischoberfläche lassen sich auch auf einem Bildschirm mehrere Dokumente (»Fenster«) parallel bearbeiten, ändern oder ablegen.

1.4 Grundlagen der Bedienoberfläche

39

1

Einführung

Das Fenster, in dem gearbeitet wird, wird als aktives Fenster bezeichnet.

Fensterbestandteile • Der Fensterrand (Fensterrahmen) ist die optische Begrenzung des Fensters. • Die Menüleiste enthält die Menünamen, die sich ändern, wenn Sie in einen anderen Menübereich von R/3 wechseln. Ein Menü besteht aus dem Menünamen, der in der Menüleiste angezeigt wird, und den Menüeinträgen. • In der Symbolleiste können Sie mit Hilfe von Symbolen häufig benötigte Funktionen, wie SICHERN oder ABBRECHEN, auslösen. R/3 zeigt die hier plazierten Symbole grundsätzlich in jeder Anwendung an. • Die Drucktastenleiste zeigt zusätzlich Symbole und/oder Drucktasten. Diese ändern sich je nach Anwendung. • Der Arbeitsbereich dient zur Dateneingabe, -änderung oder -anzeige. • Die Statusleiste am unteren Fensterrand zeigt Meldungen an, wie zum Beispiel Hinweise auf falsche Eingaben.

Blätterleiste (Bildlaufzeile) Eine Blätterleiste erscheint nur, wenn Informationen nicht vollständig in ein Fenster passen (vgl. Abbildung 1.6).

Abbildung 1.6

Blätterleisten für die Auswahl an Reports (©\ SAP\ AG)

• Blätterpfeile (Bildlaufpfeile) dienen zum zeilenweisen »Rollen« (»Scrollen«) des Fensterinhalts. • Die Blättermarke zeigt, an welcher Stelle Sie sich im Text befinden.

40

1

Einführung

Funktionstaste

Maus

Funktion (Ergebnis)

(Strg)+(Bild½)

Ziehen der Blättermarke an den Anfang der Blätterleiste

Erste Seite oben

(Bild½)

Klicken oberhalb der Blättermarke in die Blätterleiste

Vorherige Seite

(Bild¼)

Klicken unterhalb der Blättermarke in die Blätterleiste

Nächste Seite

(Strg)+(Bild¼)

Ziehen der Blättermarke an das Ende der Blätterleiste

Letzte Seite unten

-

Klicken auf den Blätterpfeil

Vorherige / nächste Zeile

Tabelle 1.4 Funktionstasten und Mausaktionen zum Blättern in einem Auswahlfenster

Dialogfenster Ein Dialogfenster ist ein spezielles Fenster, in dem R/3 eine zusätzliche Information von Ihnen anfordert. Sie können Ihre Arbeit nur fortsetzen, wenn Sie die benötigten Informationen eingeben. • Ein Dialogfenster kann in der Größe nicht verändert werden. Daher hat es auch keine Fenstersystem-Schaltfläche zur Vergrößerung oder Verkleinerung auf Windows-Symbolgröße. • Es enthält keine Menüleiste.

1.5

Easy Access

Nach der Anmeldung werden Sie mit Menüs, Untermenüs und den dazugehörigen Anwendungen arbeiten. Easy Access stellt einen Menübaum dar, über den die R/3-Anwendungen (Transaktionen) aufgerufen werden. Easy Access bietet einen benutzerspezifischen Einstieg in das SAP-System. Dieses Benutzermenü enthält alle für den Anwendungsbereich benötigten Einträge (Transaktionen, Berichte oder auch Web-Adressen), die für die täglichen Arbeiten benötigt werden. Das Benutzermenü wird im Regelfall von der Systemverwaltung eingerichtet.

1.5.1

Aufruf von Anwendungen

Solange R/3 Anwendungen nicht geöffnet sind, erscheinen im Easy Acsess vor den einzelnen Menüpunkten die Symbole . Ein Klick auf das Symbol öffnet den Menübaum und zeigt weitere Untermenüs an. Die übergeordnete Ebene hat einen andersfarbigen Untergrund und die Symbole . Die letzte Hierarchiebene ist erreicht, wenn Sie das Symbol sehen. Diese Anwendung (Transaktion) können Sie jetzt mit Doppelklick starten.

1.5 Easy Access

41

1

Einführung

42

Abbildung 1.7

Arbeitsgebiet »Debitoren« mit geöffnetem Menü BUCHUNG (©\ SAP\ AG)

Abbildung 1.8

Easy Access mit eigener Favoritenleiste (©\ SAP\ AG)

1

Einführung

1.5.2

Einfügen eines Eintrages aus dem SAP-Menü in die Favoritenliste

Mit Easy Access kann der Anwender häufig benutzte Transaktionen, Dateien oder auch Web-Seiten in einer Favoritenliste aufnehmen, um somit schnelleren Zugriff zu erlangen. Dabei stehen verschiedene Alternativen zur Verfügung: Ausgangspunkt Easy Access-Menü 1. Öffnen Sie im linken Teil im SAP-Menü die Positionen, bis der gewünschte ausführbare Eintrag erscheint. 2. Markieren Sie den gewünschten ausführbaren Eintrag im Menü mit der Maus und halten Sie die Maustaste gedrückt. 3. Ziehen Sie den gewünschten Eintrag an die gewünschte Stelle in der Favoritenliste, und lassen Sie die Maustaste los. ➜ Der Eintrag erscheint nun unterhalb der gewählten Stelle und kann von dort aus angewählt werden. Alternativ kann ein Eintrag der Favoritenliste über die Menüleiste hinzugefügt werden. Dabei markieren Sie den ausführbaren Eintrag im SAP-Menü. Danach wird mit Hilfe des Menübefehls F AVORITEN | HINZUFÜGEN der gewählte Eintrag ans Ende der Favoritenliste gestellt. Easy Access ermöglicht zusätzlich dazu die Verknüpfung zu einer WebAdresse oder einer Datei über die Menüleiste FAVORITEN | WEB-ADRESSE o. DATEI einfügen (Abb. 1.9).

Abbildung 1.9

1.5.3

Dialogfenster für Web-Adresse/Datei (\© SAP\ AG)

Standardmenüs

In jeder Transaktion stehen in der Menüleiste zwei Standardmenüs immer zur Verfügung: • Das Menü HILFE bietet Anwendungen zum Abruf von Hilfs-Informationen (vgl. Abb. 1.10). • Das Menü SYSTEM erlaubt beispielsweise den Einblick in systemspezifische Informationen, die Abmeldung vom R/3-System und die Einstellung von Systemparametern (vgl. Abb. 1.11). Nachdem Sie das Menü durch Anklicken des Menünamens geöffnet haben, erscheinen die Menüunterfunktionen.

1.5 Easy Access

43

1

Einführung

Abbildung 1.10 Menü HILFE (©\ SAP\ AG)

Abbildung 1.11

Menü SYSTEM || BENUTZERVORGABEN mit Untermenü EIGENE DATEN (\© SAP\ AG)

1.5.4 Programmbedienung mit Maus, Tastatur, Symbolen Symbole R/3 verwendet eine Vielzahl von Symbolen. Die Symbole in der Symbolleiste sind an fast jeder Stelle innerhalb von R/3 gleich. Doch nicht alle Symbole können an allen Stellen genutzt werden. Die nicht verfügbaren Symbole erscheinen dann abgeblendet. Die Bedeutung eines Symbols in R/3 wird in einem kleinen Informationskästchen sichtbar gemacht, das erscheint wenn Sie mit dem Mauszeiger für einen Moment auf dem Symbol stehen bleiben. Zusätzliche Symbole erscheinen an anderen Stellen von R/3. Sie werden später behandelt.

44

1

Einführung

Element/ Symbole

Funktionsname

Bedeutung

Enter

Durch Anklicken dieses Symbols bestätigen Sie Ihre Eingaben. Sie können die gleiche Funktion auch durch Drücken der (¢)Taste auf Ihrer Tastatur ausführen. Sie können mit dieser Funktion Ihre Arbeit nicht sichern.

Befehlsfeld

Feld zur Eingabe von Befehlen (Transaktionscodes), Kombinationen für die Direktwahl.

Sichern

Durch Anklicken dieses Symbols sichern Sie Ihre Arbeit. Das Sichern-Symbol führt die gleiche Aktion aus wie die Funktion Sichern im Titelmenü.

Zurück

Durch Anklicken dieses Symbols gehen Sie eine Stufe in der Anwendungshierarchie zurück. Falls Daten verloren gehen, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie Daten sichern können.

Beenden

Durch Anklicken dieses Symbols beenden Sie die aktuelle Anwendung, ohne Ihre Daten zu sichern. Das System kehrt zur vorigen Ebene oder zum Easy Access zurück.

Abbrechen

Durch Anklicken dieses Symbols brechen Sie die aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten zu sichern. Das Abbrechen-Symbol führt die gleiche Aktion aus wie die Funktion Abbrechen im Menü Bearbeiten.

Drucken

Durch Anklicken dieses Symbols können Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild angezeigte Daten ausdrucken.

Suchen

Durch Anklicken dieses Symbols können Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen.

Weiter suchen

Durch Anklicken dieses Symbols können Sie eine erweiterte Suche nach Daten starten, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen.

Erste Seite

Durch Anklicken dieses Symbols blättern Sie zur ersten Seite einer Information. Das Erste Seite-Symbol führt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination (STRG)+ (BILD½).

Tabelle 1.5 Standardbelegung der Symbolleiste mit Funktionstasten

1.5 Easy Access

45

1

Einführung

Element/ Symbole

Funktionsname

Bedeutung

Vorige Seite

Durch Anklicken dieses Symbols blättern Sie zur vorigen Seite in einer Information. Das Vorige Seite-Symbol führt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste (BILD½).

Nächste Seite

Durch Anklicken dieses Symbols blättern Sie zur nächsten Seite in einer Information. Das Nächste Seite-Symbol führt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste (BILD¼) .

Letzte Seite

Durch Anklicken dieses Symbols blättern Sie zur letzen Seite in einer Information. Das Letzte Seite-Symbol führt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination (STRG)+(BILD¼).

Modus erzeugen

Durch Anklicken dieses Symbols erzeugen Sie einen neuen SAP-Modus. Das Modus erzeugen-Symbol führt die gleiche Aktion aus wie Funktion Erzeugen Modus im Menü System.

Sapgui-Verknüpfung erstellen

Durch Anklicken dieses Symbols können Sie eine Sapgui-Verknüpfung zu einem SAPReport, einer SAP-Transaktion oder einer SAP-Anwendung erstellen. Für diese Funktion ist das 32-Bit-Betriebssystem Windows Voraussetzung.

F1-Hilfe

Durch Anklicken dieses Symbols zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem Sie den Cursor positioniert haben.

Layout-Menü

Durch Anklicken dieses Symbols können Sie u.a. die Anzeigeoptionen anpassen.

Tabelle 1.5 Standardbelegung der Symbolleiste mit Funktionstasten

Mauszeiger Es existieren zwei Arten von Zeigern, von denen jeweils einer immer sichtbar ist: • Der Mauszeiger in Form eines Pfeils ist außerhalb von Textbereichen zu sehen. • Der in den Eingabebereich gesetzte Mauszeiger heißt Cursor und wird jeweils auf die Stelle im Text platziert, an der gearbeitet wird.

Tastatur R/3 kann mit verschiedenen Tastaturen bedient werden. Unterschiedliche Tastenbezeichnungen für identische Tastenfunktionen können Sie Tabelle 1.6 entnehmen.

46

1

Einführung

In diesem Buch

Andere Bezeichnungen

Funktion/Ergebnis

(ÿ__)

TABULATOR-TASTE

Nächstes Feld

(Pos1)

Home

Anfang eines Eingabefeldes

(Bild½)

SEITE↑, PGUP, PREV

Vorhergehende Bildschirmseite

(Bild¼)

SEITE↓, PGDN, NEXT

Nachfolgende Bildschirmseite

(Ende)

End

Ende eines Eingabefeldes

(Einfg)

Ins

Wechsel zwischen Einfügen und Überschreiben von Zeichen

(¢)

Return

Bestätigung von Eingaben

(ª)/(Strg)

Umschalt / Ctrl

Jeweils nur mit anderen Tasten

(Alt)

–

Wechsel in die Menüleiste

(Esc)

–

Menü ausblenden

Tabelle 1.6 Die Tasten zur Cursorpositionierung, Dateneingabe und Fehlerkorrektur

Funktionstasten In R/3 sind eine Vielzahl von Funktionstasten belegt. Über die Quick Info ist es möglich sich eine Fuktionstastenbelegung anzusehen. (vgl. Abbildung 1.12):

Abbildung 1.12 Funktionstastenbelegung – Quick Info vom Symbol »Abmelden« (\© SAP\ AG)

1.5.5

Daten in Felder eingeben und korrigieren

Zur Eingabe und Pflege von Daten in Feldern stehen Ihnen die in Tabelle 1.6 aufgeführten Tastenfunktionen immer zur Verfügung.

1.5 Easy Access

47

1

Einführung

Feldarten • Mussfeld: Felder, die ein Symbol enthalten, sind Mussfelder. Diese Felder müssen Sie mit Eingaben versehen. Falls Sie versuchen, ein Fenster abzuspeichern, ohne das Mussfeld ausgefüllt zu haben, so reagiert R/3 mit einer Fehlermeldung und fordert Sie zur Eingabe auf. Das Feld BENUTZER im Anmeldebild ist zum Beispiel ein Mussfeld. • Kannfeld: Diese Felder müssen nicht mit einer Eingabe versehen werden. Das Feld SPRACHE im Anmeldebild ist ein Kannfeld. • Anzeigefeld: Manche Felder dienen nur zur Information. Bei einer Standardfarbeinstellung haben diese Felder dieselbe Farbe wie der Hintergrund.

Wertelisten Manche Felder enthalten Wertelisten als Eingabehilfen (vgl. Abbildung 1.13). Eine Werteliste enthält eine Auswahl möglicher Feldinhalte. Die Felder mit hinterlegter Werteliste haben das Symbol . Im Feld PARAMETER zum Beispiel sind alle in R/3 vordefinierten Parameter-IDs aufgeführt. Durch Doppelklick übernehmen Sie dann den gewünschten Schlüssel aus der Werteliste direkt in das Eingabefeld.

Abbildung 1.13 Werteliste für das Feld »Parameter« und die getroffene

Auswahl »BUK« (\© SAP\ AG)

48

1

Einführung

Ausgangspunkt Fenster mit einem Feld, das eine Werteliste enthält 1. Klicken Sie mit dem Cursor in ein Feld, das eine Werteliste enthält. ➜ Neben dem Feld erscheint das Symbol . 2. Drücken Sie die Taste (F4), oder klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem Eingabefeld. ➜ Es erscheint die Werteliste. 3. Doppelklicken Sie auf den gewünschten »Wert«. ➜ Die Werteliste wird ausgeblendet. Die Information wird in das Eingabefeld übernommen. Die in einer Werteliste zusätzlich verfügbaren Funktionen werden an späterer Stelle ausführlich erläutert.

Feldhilfe nutzen In jedem Feld können Sie eine so genannte Feldhilfe aktivieren, die Ihnen – falls vorhanden – weitere Informationen zum jeweiligen Feld anzeigt. Ausgangspunkt Fenster mit Eingabe- oder Anzeigefeld 1. Klicken Sie in das Feld, zu dem Sie nähere Informationen sehen wollen. . 2. Drücken Sie die Taste (F1), oder klicken Sie auf das Symbol ➜ Es erscheint ein Hilfefenster. 3. Klicken Sie auf . ➜ Es erscheint wieder der Startpunkt des Aufrufs.

1.6

Meldungen

R/3 weist den Benutzer mit diversen Meldungen auf Fehleingaben hin. Meldungen dieser Art erscheinen entweder in der Statusleiste (vgl. Abbildung 1.15) oder zusätzlich in einem speziellen Dialogfenster (vgl. Abbildung 1.14).

Abbildung 1.14 Meldung im Dialogfenster bei fehlerhafter

Materialnummerneingabe (© SAP\ AG)

1.6 Meldungen

49

1

Einführung

Abbildung 1.15 Meldung in der Statusleiste bei fehlerhafter Materialeingabe (©\ SAP\ AG)

R/3 unterscheidet verschiedene Meldungstypen, die in der Tabelle 1.7 stichwortartig erläutert werden.

Symbol

Beschreibung

- keins Anzeige nur in Statusleiste ohne Symbol

Meldungstyp »S« (Success) Mit diesem Meldungstyp teilt R/3 dem Benutzer jeweils in der Statusleiste mit, dass eine bestimmte Funktion erfolgreich durchgeführt wurde. Beispiel: erfolgreiche Buchung einer Rechnung. Meldungstyp »I« (Information) Im Gegensatz zum Meldungstyp »Success« erscheint hier für besonders wichtige Informationen ein Dialogfenster, das der Benutzer erst bestätigen muss, um die zuvor gewählte Funktion auszuführen. Meldungstyp »W« (Warning) Der Meldungstyp »W« warnt den Benutzer vor einer möglichen Fehleingabe. Jedoch kann der Benutzer die Eingabe, auf die sich die Meldung bezieht, speichern.

Tabelle 1.7 Meldungstypen in R/3

50

1

Einführung

Symbol

Beschreibung Meldungstyp »E« (Error) Im Gegensatz zum Meldungstyp »Warning« kann der Benutzer nach dieser Meldung gemachte Eingaben nicht speichern, da es sich um eine fehlerhafte/unzulässige Eingabe handelt (Beispiel: Falsches Kennwort im Anmeldebild). Meldungstyp »A« (Abortion) Meldungen mit dem Meldungstyp »A« bedeuten einen schweren Fehler und sind sehr selten. Wenn eine solche Meldung erscheint, so wird nach Bestätigung der Kenntnisnahme (OK) die laufende Anwendung durch R/3 geschlossen; es folgt ein übergeordnetes Menü. Beispiel: Fehlerhafte Eingaben bei der Anmeldung; die Anmeldung wird abgebrochen.

Tabelle 1.7 Meldungstypen in R/3

Anzeige von Meldungen Mit Hilfe des Symbols , das sich am rechten Ende der Symbolleiste befindet, können Sie Voreinstellungen mit Auswirkungen auf die Meldungsanzeige wählen: Für jeden Meldungtyp (außer »S«) können Sie unter OPTIONEN und der Registerkarte OPTIONEN die speziellen Dialogfenster realisieren.

1.7

Anwendung mehrerer R/3-Fenster (Modi)

Ein R/3-Fenster, in dem Sie arbeiten, wird als Modus bezeichnet. Nach der Anmeldung befinden Sie sich im so genannten Normalmodus: Zum Arbeiten steht Ihnen genau ein Fenster zur Verfügung. Zusätzliche Alternativmodi (weitere Fenster) lassen sich generell an jeder Stelle und von jedem Bildschirmbild aus öffnen. • Jeder Modus ist eine separate Windows-Anwendung und wird in einem speziellen Fenster durchgeführt. • Der Systemverwalter stellt die mögliche Anzahl der Modi ein.

Einsatzbereiche von Modi Mit Modi können in den jeweiligen Fenstern verschiedene Anwendungen parallel bearbeitet werden. Modi werden in folgenden Fällen eingesetzt: • Manche R/3-Anwendungen verlangen die Bearbeitung zahlreicher Bildschirmbilder. Wenn Nachfragen sofort beantwortet werden müssen, können Sie diese in einem zusätzlichen Modus bearbeiten, ohne dass Sie die Arbeit in der laufenden Anwendung abbrechen müssen. • Wartezeiten, beispielsweise bei einer Erstellung eines komplexen Reports, können durch eine zweite Anwendung überbrückt werden.

1.7 Anwendung mehrerer R/3-Fenster (Modi)

51

1

Einführung

• Sie können in einem Modus eine Anwendung ausführen, mit der Sie noch nicht vertraut sind, während Sie in einem anderen Modus die Hilfefunktion nutzen.

Beispiel für eine Modus-Anwendung

Abbildung 1.16 Modi als übereinandergelegte Fenster (© SAP\ AG)

Sie bekommen den Auftrag, telefonisch umgehend über einen bestimmten Lagerbestand Auskunft zu geben. Sie arbeiten gerade an der Anlage eines neuen Kreditors (Lieferanten). Wenn Sie nur mit einem einzigen Modus arbeiten könnten, müssten Sie – um die Auskunft über den Lagerbestand zu suchen und zu erteilen –, die Anlage des Kreditorenkontos abbrechen. Sie würden somit die bis dahin eingegebenen Daten verlieren. Durch die Öffnung eines zweiten Modus können Sie jedoch den Lagerbestand ermitteln, ohne die Kreditorenanlage abzubrechen. Nach der Lagerbestandsermittlung wechseln Sie wieder in den ursprünglichen Modus zurück, um die Kreditorenanlage zu beenden. Öffnen Sie nur so viele Modi, wie Sie unbedingt benötigen. Sie sollten jeden nicht mehr benötigten Modus sofort schließen, denn durch geöffnete Alternativmodi entstehen folgende Nachteile: • Zusätzliche Modi verlangsamen das System und somit die Antwortzeiten.

52

1

Einführung

• Aufgerufene Daten werden für andere Benutzer gesperrt. Für Kollegen, die dieselben Daten mit einer Änderungstransaktion bearbeiten wollen, entstehen Wartezeiten. • Es besteht die Gefahr, dass Sie den Überblick über die Arbeiten und Anwendungen verlieren, die Sie gleichzeitig durchführen. Deshalb wird in der Praxis sehr oft die Anzahl der erlaubten Modi pro Benutzer begrenzt.

Zusätzliche Modi öffnen • Klicken Sie auf das Symbol

oder

• Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | ERZEUGEN MODUS (vgl. Abb. 1.17) oder • Geben Sie in das Befehlsfeld in der Symbolleiste /O und den Transaktionscode der Anwendung ein, die Sie zusätzlich starten wollen. Drücken Sie die Taste (¢) Der neue Modus wird geöffnet. Ein zusätzliches Fenster mit der SAPEbene erscheint; es legt sich über bereits geöffnete Fenster und wird damit zum »aktiven Fenster«. Die Statuszeile zeigt in allen Fällen zur besseren Orientierung eine Modusnummer an.

Abbildung 1.17 Menü SYSTEM (©\ SAP\ AG)

Zwischen Modi wechseln Um den Modus und damit die Anwendung zu wechseln, klicken Sie auf eine beliebige Stelle eines anderen Fensters, sofern es sichtbar ist (vgl. Abb. 1.16). Eine weitere Möglichkeit bietet der Task-Manager von Windows:

1.7 Anwendung mehrerer R/3-Fenster (Modi)

53

1

Einführung

Ausgangspunkt Beliebige Stelle, wenn mindestens zwei Modi vorhanden sind 1. Drücken Sie die Tastenkombination (Strg) + (Esc). ➜ Der Task-Manager erscheint mit einer Task-Leiste. Hier werden die Modi jeweils mit dem Namen der aktuellen Anwendung angezeigt. 2. Klicken Sie auf den gewünschten Modus. ➜ Das Fenster des Modus wird angezeigt. Eine weitere Möglichkeit unter Windows ist die Tastenkombination (Alt) +(ÿ__). Dadurch erreichen Sie, dass die Windows-Tasks (also auch die Modi) der Reihe nach durchgeblättert werden.

Modus als Symbol Über die Drucktaste MINIMIEREN (oben im Fenster, zweite Drucktaste von rechts) kann eine Anwendung auf Windows-Symbolgröße verkleinert werden. Beispielsweise läuft ein Report (Bericht) auch dann weiter, wenn Sie sein Fenster auf Windows-Symbolgröße verkleinern.

Modus über Menü schließen Wie bereits erwähnt, sollten Sie nicht mehr benötigte Modi sofort schließen, um die Systembelastung so gering wie möglich zu halten und Ihren Kollegen den Datenzugriff nicht unnötig zu erschweren. Ausgangspunkt Beliebiges Bild 1. Wechseln Sie in den Modus, der geschlossen werden soll. 2. Falls Sie Daten verändert haben, so speichern Sie diese jetzt. Beim Schließen eines Modus werden Sie nämlich nicht eigens aufgefordert, Ihre Daten zu sichern. 3. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | LÖSCHEN MODUS. ➜ Das Fenster wird geschlossen. Nicht gespeicherte Daten gehen verloren. Im Falle einer Abmeldung vom System werden alle offenen Modi automatisch geschlossen.

Weitere Möglichkeiten zum Schließen eines Modus Andere Möglichkeiten einen Modus zu schließen sind: • Doppelklicken Sie auf das Fenstermenü (Systemmenü) in der linken oberen Fensterecke. • Klicken Sie auf das Zeichen des Systemmenüs und auf den Befehl SCHLIESSEN. • Benutzen Sie die Tastenkombination (Alt)+(F4). Wenn Sie in nur noch einem R/3-Modus arbeiten, bedeutet das Schließen des Modus gleichzeitig die Abmeldung aus dem R/3-System selbst. In diesem Fall werden Sie von R/3 aufgefordert, noch nicht gesicherte Daten zu speichern.

54

1

Einführung

1.8

Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

Egal ob Sie Daten in Formulare eingeben bzw. Daten ändern oder sich Listen anzeigen lassen: in R/3 führen Sie alle Arbeiten mit so genannten Anwendungen durch. Dieser Begriff ist gleichbedeutend mit Transaktionen. Als eine Transaktion bezeichnet man einen betriebswirtschaftlich abgeschlossenen Vorgang. Je nach Einsatzzweck können grundsätzlich drei Arten von Anwendungen unterschieden werden: 1. Formularanwendungen zur Datenpflege, wie: • Eingabeanwendungen zur Neueingabe von Daten • Änderungsanwendungen zur Aktualisierung bereits eingegebener Daten • Anzeigeanwendungen zur Information über Daten in Bildschirmformularen Diese Anwendungen werden in diesem Kapitel besprochen. 2. List-Anwendungen für die Information über Daten in Tabellenform und zum Ausdruck solcher Listen werden im folgenden Kapitel behandelt. 3. Systemanwendungen zum Einstellen und Anzeigen von Systemvorgaben, zum Beispiel Berechtigungen oder Datumsformaten (wie unter SYSTEM | BENUTZERVORGABEN), haben – im Gegensatz zu List- und Formularanwendungen – sehr unterschiedliche Abläufe und werden teilweise im übernächsten Kapitel besprochen.

1.8.1

Bezeichnung von Anwendungen und Transaktionscodes

Jeder Anwendung ist neben einer Bezeichnung ein so genannter Transaktionscode, ein meist vierstelliges Kürzel, zugeordnet, dessen erste zwei Zeichen in der Regel für das Arbeitsgebiet stehen, das sie bezeichnen. In der folgenden Tabelle sehen Sie dafür einige Beispiele.

Code

Bezeichnung der Anwendung/Zweck

Fd01

Debitoren anlegen: Einstieg Buchhaltung /Eingabe der Stammdaten eines neuen Debitors (Kunden) mit Adresse oder Bankverbindung

Fd02

Debitoren ändern: Einstieg Buchhaltung /Ändern der Kundenstammdaten

Fd03

Debitoren anzeigen: Einstieg Buchhaltung /Anzeige der Kundenstammdaten

Tabelle 1.8 Bezeichnungen für Transaktionscodes

1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

55

1

Einführung

Code

Bezeichnung der Anwendung/Zweck

Fk01

Kreditoren anlegen: Einstieg Buchhaltung /Eingabe der Stammdaten eines neuen Kreditoren (Lieferanten) mit Adresse oder Bankverbindung

Fk02

Kreditoren ändern: Einstieg Buchhaltung /Ändern der Lieferantenstammdaten

Fk03

Kreditoren anzeigen: Einstieg Buchhaltung /Anzeige der Lieferantenstammdaten

Su3

Benutzer pflegen: Adresse /Eingabe von Daten des Benutzers mit Adresse, Kostenstelle usw.

S000

Rückkehr zur SAP-Ebene (Hauptmenü, Einstiegsmenü wie nach Anmeldung)

Tabelle 1.8 Bezeichnungen für Transaktionscodes

1.8.2

Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen

Die Anwendungen sind jeweils so genannten Arbeitsbereichen oder -gebieten zugeordnet. Solche Arbeitsgebiete umfassen in der Regel diejenigen betrieblichen Abteilungen, in denen Anwendungen durchgeführt werden können. Hierzu einige Beispiele aus dem Finanzwesen: • Im Arbeitsgebiet »Debitoren« (Kundenbuchhaltung) können Sie Kundenrechnungen verbuchen, periodische Arbeiten erledigen, wie zum Beispiel Mahnungen schreiben, sowie Stammdaten von Kunden pflegen. • Im Arbeitsgebiet »Kreditoren« (Lieferantenbuchhaltung) können Sie Lieferantenrechnungen verbuchen, periodische Arbeiten vornehmen, wie zum Beispiel Zahlungsläufe starten oder Stammdaten von Lieferanten pflegen. • Im Arbeitsgebiet »Hauptbuch« (Hauptbuchhaltung) können Sie auf Sachkonten buchen, den Kontenplan pflegen und Abschlüsse, wie Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen, erstellen. • Im Arbeitsgebiet »Anlagen« (Anlagenbuchhaltung) können Sie Anlagewerte, wie Gebäude oder Kraftfahrzeuge, buchhalterisch verwalten und Abschreibungen vornehmen.

Aufruf von Anwendungen Für den Aufruf einer Anwendung gibt es zwei Möglichkeiten: • Üblicherweise werden Anwendungen im Easy Access aufgerufen. • Die Eingabe des Transaktionscodes führt direkt in das Einstiegsbild einer Anwendung.

56

1

Einführung

Einstiegsbild R/3-typische Anwendungen zur Datenpflege sind das Anlegen, Ändern und Anzeigen von Daten in Bildschirmformularen. Diese Formulare werden auch als Dynpros bezeichnet. All diese Formularanwendungen setzen sich in der Regel aus einer Folge von Bildschirmbildern zusammen. Das erste Fenster einer R/3-typischen Anwendung ist das so genannte Einstiegsbild (Selektionsbild). Hier bestimmen Sie, • welche Daten Sie zu einer jeweiligen Transaktion in einem Bildschirmformular anzeigen oder ändern wollen • welche Daten Sie als Liste ausdrucken oder auf dem Bildschirm anzeigen möchten

1.8.3

Anwendung über Easy Access starten

Abbildung 1.18 Menüaufruf der Anzeige von Bankstammdaten (\© SAP\ AG)

1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

57

1

Einführung

Der Aufruf einer Anwendung führt normalerweise direkt in das Einstiegsbild. Daraufhin erscheinen die eigentlichen Bildschirmformulare (Detailbilder) zur Bearbeitung oder Anzeige der Daten. Für Systemanwendungen, wie zum Beispiel SYSTEM | BENUTZERVORGABEN, gibt es – im Gegensatz zu List- und Formularanwendungen – meist kein spezielles Einstiegsbild. Klicken Sie sich bis zur gewünschen Aktion durch die Baumstruktur des Easy Access durch (vgl. Abb. 1.18). z.B. RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | DEBITOREN | STAMMDATEN | BANK | ANZEIGEN

1.8.4

Anwendung mit Transaktionscode starten

Für jede Anwendung gibt es einen speziellen Transaktionscode. Mit diesem Code gelangen Sie direkt und ohne Umwege über Baumhierarchien in die Anwendungen. Diese Methode wird besonders bei häufig gebrauchten Anwendungen benutzt. Ausgangspunkt Beliebige Stelle 1. Sichern Sie gegebenenfalls die Daten der aktiven Anwendung. Das Öffnen einer neuen Transaktion beendet nämlich die aktuelle Transaktion, ohne dass auf einen möglichen Datenverlust hingewiesen wird. 2. Klicken Sie in das Befehlsfeld in der Symbolleiste oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(ÿ__). ➜ Der Cursor steht nun im Befehlsfeld. 3. Geben Sie in das Befehlsfeld in der Symbolleiste »/n« ein. Hinweis Damit teilen Sie R/3 mit, dass die vier folgenden Zeichen ein Transaktionscode für eine neue Anwendung sind, durch die die jeweils aktive Anwendung ersetzt werden soll. 4. Tippen Sie hinter /n den vierstelligen Transaktionscode ein (vgl. Abb. 1.19). . 5. Drücken Sie die Taste (¢), oder klicken Sie auf das Symbol ➜ Das erste Fenster der neuen Anwendung (Einstiegsbild) erscheint; die bisherige Anwendung wurde geschlossen.

58

1

Einführung

Abbildung 1.19 Aufruf von Debitoren anzeigen mittels Transaktionscode (\© SAP\ AG)

Anwendung beenden Es stehen Ihnen die in Tabelle 1.9 gezeigten Möglichkeiten zur Beendigung einer Anwendung und zur Rückkehr in das Arbeitsgebiet zur Verfügung.

Symbol

Taste

Symbolbezeichnung

Funktion

(F3)

Zurück

Zurück zum vorhergehenden Fenster

(F12)

Abbrechen

Abbrechen, ohne zu speichern

(ª)+(F3)

Beenden

Beenden einer Anwendung

Tabelle 1.9 Möglichkeiten zur Beendigung einer Anwendung

Im äußersten linken Menü finden Sie in der Regel zusätzlich den Befehl BEENDEN, der Sie ebenfalls wieder in das Menü des Arbeitsgebiets zurückbringt. In der Wirkungsweise bestehen, ausgehend vom Einstiegsbild, keine Unterschiede.

1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

59

1

Einführung

Zuletzt benutzte Anwendung erneut starten In einer so genannten »Historienliste« merkt sich R/3 die Transaktionscodes der zuletzt durchgeführten Anwendungen. Wenn Sie eine dieser Anwendungen erneut starten wollen, können Sie die Historienliste aufrufen und dort auf den gewünschten Transaktionscode klicken. Ausgangspunkt Beliebige Stelle 1. Sichern Sie gegebenenfalls die Daten der aktiven Anwendung. 2. Klicken Sie auf das Symbol im Befehlsfeld. ➜ Eine Liste mit den Transaktionscodes der zuletzt benutzten Anwendungen erscheint. 3. Klicken Sie in der Liste auf den Code, dessen Anwendung Sie starten wollen (vgl. Abb. 1.20). ➜ Die Anwendung wird gestartet.

Abbildung 1.20 Anwendung aus der Historienliste starten (\© SAP\ AG)

Transaktionscode der aktuellen Anwendung Wenn Sie sich für den Code einer Transaktion interessieren, können Sie sich mit der Menüfunktion SYSTEM | STATUS... den Code anzeigen lassen (vgl. Abb. 1.21). Ausgangspunkt Beliebige Stelle 1. Wählen Sie die Menüfunktion für die Anwendung, deren Transaktionscode Sie ermitteln wollen. 2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | STATUS... ➜ Im Feld TRANSAKTION können Sie den betreffenden Transaktionscode ablesen. Sie ermitteln mit diesem Verfahren nur Transaktionscodes von aktiven Anwendungen.

60

1

Einführung

Abbildung 1.21 Anzeige des aktuellen Transaktionscodes im Systemstatus (\© SAP\ AG)

1.8.5

Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen

Die Abläufe von Formularanwendungen sind immer ähnlich. Beispiele für solche Anwendungen sind die Anzeige, Änderung oder Eingabe neuer Bankverbindungen, Kunden, Lieferanten, Aufträge, Mitarbeiter, Materialien usw. in Bildschirmformularen (Dynpros). Prägen Sie sich am Beispiel Debitoren den folgenden Musterablauf ein, damit Sie als R/3-Einsteiger die Übersicht über die vielen R/3-Fenster behalten. Der Musterablauf entspricht einer Formularanwendung zur Datenänderung. Er gilt sowohl bei einer Formularanwendung zur Anzeige als auch zur Eingabe von Daten. Ausgangspunkt Beliebige Stelle 1. Starten Sie die gewünschte Anwendung. ➜ Das erste Bild – normalerweise das so genannte »Einstiegsbild« – erscheint. 2. Geben Sie Ihre Vorgaben in die Felder des Einstiegsbilds ein. Hinweis Mit den Eingaben ins Einstiegsbild werden die Daten ausgewählt, die im Formular angezeigt oder geändert werden sollen, wie zum Beispiel eine Debitorennummer (Nummer eines Kunden).

1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

61

1

Einführung

3. Drücken Sie die Taste (¢) oder . ➜ Das nächste Bild der Anwendung – die erste Registerkarte – erscheint. Hinweis In der Registerkarte werden die Detailinformationen gemäß der Vorgabe angezeigt. Für den ausgewählten Debitoren wird zum Beispiel die Adresse angezeigt. Hinweis Wählen Sie andere Daten durch Klicken einer entsprechenden Drucktaste in der Drucktastenleiste. 4. Ändern Sie nach Bedarf die Inhalte in den jeweiligen Feldern der ersten Registerkarte (z. B. die Debitorenadresse). 5. Drücken Sie das Symbol oder direkt auf den Kateireiter um in eine anderen Registerkarte zu gelangen. 6. Wiederholen Sie die beiden vorhergehenden Schritte, bis Sie alle Registerkarten bearbeitet haben. 7. Drücken Sie das Symbol um die Daten zu sichern. Ein Dialogfenster erscheint, in dem Sie die endgültige Datensicherung vornehmen können. 8. Klicken Sie in diesem Dialogfenster die OK-Taste ➜ R/3 prüft die eingegebenen Daten und speichert sie im Datenbanksystem. Wieder erscheint das erste Bild der gleichen Anwendung (Einstiegsbild). 9. Klicken Sie auf das Symbol , wenn Sie die Anwendung verlassen und zum Einstieg zurück gelangen wollen.

1.8.6

Navigation in Formularen

Die Navigationsfunktionen dienen zum beliebigen Wechseln zwischen verschiedenen Bildern innerhalb einer Anwendung. Sie können mit den Navigationsfunktionen bei mehrseitigen Formularen wahlweise zu einer schon bearbeiteten Formularseite zurückspringen oder nicht benötigte Formularseiten überspringen.

Symbol

Taste(n)

Symbolbezeichnung

(¢)

Enter

Bestätigung eines Einstiegs zur ersten Registerkarte

(F3)

Zurück

in der Registerkarte: zurück zum Einstiegsbild

(F12)

Abbrechen

in der Registerkarte: zurück zum Einstiegsbild

Funktion

Tabelle 1.10 Navigationssymbole in Einstiegs- bzw.

Registerkarten bei Debitoren (Symbole, Tasten)

62

1

Einführung

Symbol

Taste(n)

Symbolbezeichnung

(F12)

Abbrechen

im Einstiegsbild: zurück zum Easy Access

(ª)+(F3)

Beenden

in der Registerkarte: zurück zum Easy Access

(F7)

VORIGES BILD

Nur in der Registerkarte eines mehrseitigen Formulars: vorhergehende Formularseite

(F8)

NÄCHSTES BILD

Nur in der Registerkarte eines mehrseitigen Formulars: nächste Formularseite

(F5)

ANZEIGEN ändern

in der Registerkarte: Wechsel in den Änderungsmodus, um Korrekturen an Feldern durchführen zu können

(ª)+ (F5)

Anderes Objekt Auswählen

in der Registerkarte: Wechsel in ein anderes Objekt (z.B anderer Debitor)

(F8)

Ändern

im Einstiegsbild: nachträglicher Wechsel in den Ändern-Modus

(F9)

Anzeigen

im Einstiegsbild: nachträglicher Wechsel in den Anzeige-Modus

(F7)

Anlegen

im Einstiegsbild: nachträglicher Wechsel zur Neuanlage

Funktion

Tabelle 1.10 Navigationssymbole in Einstiegs- bzw.

Registerkarten bei Debitoren (Symbole, Tasten)

Standardmenüs zum Navigieren in Formularen Nur in den Registerkarten mit Symbolen zum Navigieren stehen Ihnen standardmäßig folgende Menüs zur Verfügung: 1. Standardmenü SPRINGEN Mit dem Standardmenü SPRINGEN können Sie auf bestimmte Bilder einer mehrseitigen Anwendung springen, ohne die Bilder einzeln »durchzublättern«. Jedes Detailbild der Anwendung wird hier mit seiner Bezeichnung einzeln aufgeführt. 2. Standardmenü ZUSÄTZE Manche Informationen werden nur sehr selten eingegeben oder geändert. Im Menü ZUSÄTZE können Sie zu solchen aus der Formularfolge »ausgelagerten Zusatzinformationen« gelangen und diese, je nach Wunsch, anzeigen oder pflegen. Diese Informationen sind Bestandteil der jeweiligen Anwendung. Der Menübefehl VERWALTUNGSDATEN... zeigt Ihnen den ursprünglichen Erfasser sowie das erste Eingabedatum (vgl. Abb. 1.23).

1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

63

1

Einführung

Abbildung 1.22 Menü SPRINGEN mit Übersicht über verfügbare Bilder (©\SAP\ AG)

Abbildung 1.23 Menü ZUSÄTZE mit Aufrufmöglichkeit von Zusatzinformationen (\© SAP\ AG)

Standardmenü UMFELD Das Menü UMFELD enthält andere Anwendungen, die mit der konkret durchgeführten Anwendung inhaltlich zusammenhängen. Über U MFELD

64

1

Einführung

können Sie in diese »verwandten« Anwendungen wechseln, die auch aus anderen Arbeitsgebieten stammen können. Hier finden Sie auch standardmäßig Befehle mit Bezeichnungen wie FELDÄNDERUNGEN oder ÄNDERUNGSBELEGE, aus denen Sie – zum Beispiel – entnehmen, wer wann welche Änderungen im vorliegenden Formular vorgenommen hat (vgl. Abb. 1.24).

Abbildung 1.24 Menü UMFELD mit Aufrufmöglichkeit von weiteren Anwendungen (\© SAP\ AG)

1.8.7 Dateneingabe bzw. -änderung in Formularanwendungen Formulardaten sichern Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung, um während des Ablaufs einer Anwendung zur Datenänderung oder -eingabe die Daten zu sichern: • Funktionstaste (F11) • Symbol

in der Symbolleiste

• Menübefehl SICHERN im linken Menü, das für jedes Arbeitsgebiet einen anderen Begriff zeigt

Bearbeitung von Formulardaten mit Standardmenüs Die Menüs in den Arbeitsgebieten weisen identische Strukturen auf. Sie verringern Ihren Arbeits- und Zeitaufwand bei der Suche nach Funktionen, wenn Sie folgende Grundregeln zum Menüaufbau berücksichtigen:

1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

65

1

Einführung

Standardmenü links in der Menüleiste Je nach Arbeitsgebiet hat das Standardmenü unterschiedliche Namen. Der Menüname ganz links zeigt Funktionen, die sich auf das jeweilige Informationsobjekt beziehen, zum Beispiel auf einen Kreditor. Im D EBITOR-Menü des Arbeitsgebiets »Debitoren« können Sie: • mit dem Menübefehl ANDERER DEBITOR über das Einstiegsbild einen anderen Debitor aufrufen und damit den bislang bearbeiteten Debitor verlassen • mit dem Menübefehl ANZEIGEN ÄNDERN die Formularseiten zu Änderungen freigeben • mit dem Menübefehl SICHERN alle Formularseiten speichern • mit dem Menübefehl BEENDEN die Anwendung schließen

Abbildung 1.25 Anwendung KREDITOR ÄNDERN mit geöffnetem Menü KREDITOR (© SAP\ AG)

Standardmenü bearbeiten Mit dem zweiten Menü, BEARBEITEN, können Sie Teile des Informationsobjekts bearbeiten. In der Anwendung DEBITOR ÄNDERN gibt es für das Informationsobjekt »Debitor« leider nur Abbrechen. In anderen Aktionen (z.B. Kreditoren) steht mehr zur Auswahl.

66

1

Einführung

Abbildung 1.26 Anwendung ABBRECHEN im Menü BEARBEITEN (© SAP\ AG)

1.8.8

In Formularen mehrfach gleiche Daten eingeben

Wiederholte Dateneingabe Wenn Sie beispielsweise 15 Kunden aus dem gleichen Ort eingeben müssen, wiederholen sich bei jeder Eingabe der Ortsname, das Land und die Sprache. Damit Sie dieselbe Information nicht bei jeder Kundeneingabe wiederholen müssen, bietet R/3 im Menü SYSTEM | BENUTZERVORGABEN Möglichkeiten an, um Informationen als so genannnte Vorschlagswerte (wiederkehrende, typische, konstante Daten) vorzugeben: • HALTEN DATEN definiert Eingaben als Vorschlagswerte, die jederzeit überschrieben werden können. Der Cursor springt weiterhin bei der Dateneingabe in diese Felder. • SETZEN DATEN verwenden Sie, wenn Sie sich sicher sind, dass in den jeweiligen Feldern immer die gleichen Daten einzugeben sind. Diese Menüfunktion macht die Daten quasi zu Festwerten in dem Bild der Anwendung. Diese Festwerte lassen sich später nicht überschreiben. Der Cursor springt bei einer Eingabe nicht in diese Felder, da hier keine Änderungsmöglichkeit besteht. Das erlaubt eine schnellere Dateneingabe. • LöSCHEN DATEN hebt die Vorschlagswerte bzw. Vorgaben wieder auf, die durch die beiden vorgenannten Menüfunktionen bestimmt wurden.

1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

67

1

Einführung

Abbildung 1.27 Menübefehle zur wiederholten Dateneingabe (\© SAP\ AG)

Eingaben als Vorschlagswerte definieren (HALTEN DATEN) 1. Starten Sie die gewünschte Anwendung. ➜ Das erste Bild der Anwendung erscheint. 2. Tippen Sie die gewünschten Daten in die Felder, in denen Sie Vorschlagswerte spezifizieren wollen. 3. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN. ➜ Bei jeder Durchführung der Anwendung erscheinen ab jetzt die in Schritt 2 eingegebenen Daten als Vorschlagswerte.

Eingaben als Festwerte definieren (SETZEN DATEN) 1. Starten Sie die gewünschte Anwendung. 2. Tippen Sie in die Felder die Daten ein, die Sie als Festwerte verwenden wollen. 3. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | SETZEN DATEN.

1.8.9

Vorschlags- und Festwerte zurücknehmen (LÖSCHEN DATEN)

Die mit den beiden oben erläuterten Verfahren festgelegten Daten (Vorschlagswerte) werden aufgehoben bzw. gelöscht, sobald Sie R/3 verlassen. Trotz Eingabe eines Vorschlags- oder Festwertes steht es Ihnen jedoch frei,

68

1

Einführung

diese Information in den entsprechenden Feldern einzeln für jedes Bild der laufenden Anwendung zu löschen: 1. Starten Sie die gewünschte Anwendung, und wechseln Sie in das Bild, in dem die Vorschläge oder Festwerte bestimmt wurden. ➜ Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | LÖSCHEN DATEN.

1.8.10 Benutzerparameter als Eingabehilfe definieren Benutzerparameter (vgl. Abbildung 1.28) sind speziell auf einen Benutzer zugeschnittene Vorschlagswerte für bestimmte Felder. Die überlegte Nutzung dieser Funktion erspart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Zahl der Fehleingaben. Vorschlagswerte können für viele Arbeitsgebiete bestimmt werden. Die Palette reicht von Kundenauftragsnummern oder Kontenschlüsseln über Bankleitzahlen, Schecknummern, Versandstellen oder Versandeinheiten bis hin zu Lagerort- und Gebäudenummern. Ein Vorteil gegenüber der Festschreibung durch die zuvor beschriebene Menüfunktion SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN bzw. SETZEN DATEN besteht darin, dass diese festgeschriebenen Vorschlagswerte permanent sind und auch nach einer Abmeldung aus dem System nicht verlorengehen.

Benutzerparameter festlegen Ausgangspunkt Bei Anzeige einer beliebigen Menüleiste 1. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN. ➜ Das Fenster PFLEGE EIGENER BENUTZERVORGABEN wird angezeigt. 2. Wählen Sie das Register PARAMETER. ➜ Das Register zur Parameterpflege wird angezeigt. 3. Klicken Sie in das Feld PARAMETER, drücken Sie die Taste (F4), oder klicken Sie auf das Symbol . ➜ Es erscheint eine Liste mit Parameter-IDs. 4. Doppelklicken Sie in der Liste auf den gewünschten Eintrag. ➜ Der Parameter erscheint im Feld PARAMETER. 5. Tippen Sie in der Spalte PARAMETERWERT den jeweiligen Vorschlagswert ein. 6. Klicken Sie auf das Symbol , nachdem Sie alle Parameterwerte festgelegt haben. • Ihre Festwerte werden gespeichert.

1.8 Daten eingeben oder ändern (Formularanwendungen)

69

1

Einführung

Abbildung 1.28 »Pflege eigener Benutzervorgaben«, mit einer Objektliste

der Parameter als Wertehilfe (© SAP\ AG)

Benutzerparameter anwenden Benutzerparameter sind Vorschlagswerte, die nach der Eingabe beliebig oft überschrieben werden können. Ausgangspunkt Bei Anzeige einer beliebigen Menüleiste 1. Wählen Sie eine Anwendung, für die Sie einen Benutzerparameter festgelegt haben. ➜ Der Benutzerparameter ist als Vorschlagswert eingetragen. 2. Bestätigen Sie im jeweiligen Feld den Benutzerparameter, oder überschreiben Sie ihn.

1.9

Mit Matchcode/Werteliste Eingabedaten suchen

R/3 reagiert mit einer der folgenden drei Möglichkeiten, sobald Sie den Cursor in ein Eingabefeld setzen und die Taste (F4) drücken oder auf das Symbol klicken. • Mögliche Eingabewerte aus einer Werteliste (vgl. Abb. 1.29) erscheinen in einem dafür bestimmten Auswahlfenster und können daraus in das Eingabefeld übernommen werden.

70

1

Einführung

• Ein Suchfenster erscheint, in dem Sie einen so genannten »Matchcode« eingeben können (vgl. Abb. 1.30). Mögliche Eingabewerte erhalten Sie erst nach Abschluss des Suchvorgangs. Hierzu geben Sie Suchkriterien vor, zum Beispiel eine Postleitzahl für die Suche nach Kunden in einem gewissen geographischen Gebiet. • R/3 meldet, dass keine Eingabedaten zur Verfügung stehen.

Abbildung 1.29 Werteliste mit Mengeneinheiten (\© SAP\ AG)

Abbildung 1.30 Suchfenster eines Matchcodes für Materialnummern (\© SAP\ AG)

Nutzen von Wertelisten und Matchcodes Felder, die mit Wertelisten und Matchcodes hinterlegt sind, haben zwei wesentliche Vorteile:

1.9 Mit Matchcode/Werteliste Eingabedaten suchen

71

1

Einführung

• Ihre Eingaben in diese Felder werden von R/3 geprüft. Erlaubt sind hier generell nur Eingaben, die in der jeweiligen Werteliste oder dem Matchcode enthalten sind. Dadurch werden Tippfehler und Falscheingaben minimiert. • Der zweite Vorteil besteht darin, dass Sie Eingabewerte nicht auswendig wissen oder nachschlagen müssen. Sowohl Wertelisten als auch Matchcodes sind effiziente elektronische Suchhilfen für Eingabewerte.

Kennzeichnung von Feldern mit Wertelisten und Matchcodes Um zu erkennen, ob ein Feld eine Werteliste oder einen Matchcode aufweist, müssen Sie zuerst den Cursor in dieses Feld setzen. • Wenn rechts neben dem Feld das Symbol oder eine Werteliste vorhanden.

erscheint, ist ein Matchcode

• Eine spezielle Kennzeichnung dieser Hilfen für die Unterscheidung untereinander gibt es nicht mehr. In den Versionen vor 4.6 sind Matchcodes mit einem kleinen Dreieck in der rechten unteren Fensterecke gekennzeichnet.

1.10 Wertelisten

Abbildung 1.31 Fenster »Fertigerzeugnis anlegen« mit Werteliste »Mengeneinheit« (©\ SAP\ AG)

72

1

Einführung

Matchcodes helfen, in sehr umfangreichen Datenbeständen – wie Kunden, Lieferanten oder Materialien – einen ganz konkreten Eingabewert zu suchen. Datenbestände unterliegen durch Neueingaben, Änderungen oder Löschungen einem ständigen Wandel. Wertelisten zeigen im Gegensatz dazu Daten, die sehr selten verändert werden. Außerdem verwendet man Wertelisten meist in Zusammenhang mit kleineren Datenbeständen. Beispiele für Felder mit Wertelisten finden Sie in Tabelle 1.11.

Feldname

Menüfunktion

Ausgabegeräte

SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN | FESTWERTE

Sprache

SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN | FESTWERTE

Länderschlüssel

SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN | ADRESSE

Bankland

RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | DEBITOREN | STAMMDATEN | BANK | ANZEIGEN

Währung/Kurs

RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | DEBITOREN | BUCHUNG | RECHNUNG

Buchungskreis

RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | KREDITOREN | STAMMDATEN | ANZEIGEN | RECHNUNG

Tabelle 1.11 Felder mit Wertelisten

Ausgangspunkt Feld, das über eine Werteliste verfügt 1. Drücken Sie die Taste (F4), oder klicken Sie auf das Symbol . ➜ Es erscheint eine Werteliste in einem hierfür vorgesehenen Fenster (vgl. Abbildung 1.29). 2. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Werteliste. ➜ R/3 schließt die Werteliste nach Übernahme des Inhalts in das Eingabefeld.

Funktionen in der Werteliste Symbol

Taste(n)

Symbolbezeichnung

Funktion

(¢)

Übernehmen

Übernahme eines Wertes in das Eingabefeld

(F12)

Abbrechen

Ausblenden der Werteliste

(Strg)+(F)

Suchen

Suchfenster zum Suchen nach Werten

Tabelle 1.12 Symbole und Tastenfunktionen, die in Wertelisten zur Verfügung stehen

1.10 Wertelisten

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1

Einführung

(F6)

Persönliche Liste

Aufruf eines Fensters mit Möglichkeit zum dauerhaften Ausblenden von nicht benötigten Spalten und Werten

(ª)+ (F5)

Werte einschränken

Einblenden der gesamten Werteliste

(ª)+(F4)

Liste halten Sortieren

Sortieren einer Spalte

Tabelle 1.12 Symbole und Tastenfunktionen, die in Wertelisten zur Verfügung stehen

Werteliste sortieren Ausgangspunkt Werteliste Klicken Sie in die Spaltenüberschrift, um gemäß der auswählten Spalte die Einträge auf- oder absteigend zu sortieren. Zwischen der Spaltenüberschrift und den Einträgen können Sie anhand eines kleinen Dreiecks sehen, nach welcher Spalte und ob auf- oder absteigend sortiert wurde.

Werteliste durchsuchen Ausgangspunkt Werteliste 1. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Es erscheint das Dialogfenster SUCHEN, in dem die Vorgaben für den Ausdruck eingetragen werden. 2. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Feld SUCHEN NACH ein. 3. Klicken Sie wieder auf das Symbol . ➜ Es erscheint das Dialogfenster SUCHEN mit der Liste von »Treffern«, die Ihrem Suchbegriff entsprechen. 4. Doppelklicken Sie auf den gesuchten Eintrag (vgl. Abb. 1.31). ➜ Die Trefferliste wird ausgeblendet. Sie befinden sich wieder in der Werteliste, wobei der Cursor auf dem ausgewählten Eintrag steht.

1.11

Anwendung von Matchcodes

Der Matchcode ist ein spezielles Suchverfahren, das sehr häufig in Einstiegsbildern von R/3-Anwendungen angeboten wird. Es hilft Ihnen, in großen Datenbeständen nach Eingaben wie beispielsweise Kontonummern in der Buchhaltung, Kunden-, Material- oder Lieferantennummern zu suchen.

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1

Einführung

Beispiel Auftragseingabe Wenn Sie Aufträge eingeben, müssen Sie natürlich auch die erforderlichen Angaben über den Kunden machen, der zum Beispiel die Auftragsbestätigung oder Rechnung erhalten soll. Schwierig wird es in R/3, wenn sehr umfangreiche Kundendaten gespeichert sind, aber die Daten eines speziellen Kunden nicht genau bekannt sind. In diesen Fällen erleichtern Matchcodes die Suche nach diesem Kunden. Ein Matchcode ist also ein Hilfsmittel, um mögliche Feldeinträge aus bereits eingegebenen Datenbeständen herauszusuchen – in unserem Fall aus den Kundenstammdaten.

Matchcode: Weitere Beispiele • Im Unterpunkt »Hauptbuchhaltung« des Moduls »Finanzwesen« kann für die Saldenanzeige eines Kontos im Kontenplan nach einem speziellen Konto gesucht werden. • In der Materialwirtschaft im Unterpunkt »Einkauf« können Informationen über Lieferanten oder Materialien gesucht werden.

1.11.1

Mit Matchcodes und Maske suchen

Abbildung 1.32 Matchcodefenster und Trefferliste bei der Suche nach »Sachkontonummer«

(©\ SAP\ AG)

1.11 Anwendung von Matchcodes

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1

Einführung

Suche mit Matchcodes Es gibt zwei unterschiedliche Methoden, um mit Matchcodes Eingabewerte zu suchen: Die einfachere davon ist die Suche mit Hilfe einer Maske. Die zweite Methode (Direkteingabe) ist schwieriger, aber schneller. Dabei geben Sie eine verschlüsselte Zeichenkette in das Eingabefeld ein.

Matchcode über Maske suchen Dieses Verfahren empfiehlt sich, wenn Sie noch unsicher sind und zum ersten Mal mit Matchcodes arbeiten oder wenn Sie nicht wissen, welche verschlüsselten Matchcodes angeboten werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Eingabefeld, für das ein Matchcode existiert 1. Drücken Sie die (F4)-Taste, oder klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster AUSWAHL DER SUCHHILFE wird angezeigt. 2. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein, und drücken Sie die Taste (¢). ➜ Die den Suchbegriffen entsprechenden Werte erscheinen in einer Liste. 3. Doppelklicken Sie in der »Trefferliste« auf den gewünschten Wert. ➜ Sie gelangen wieder zum Startpunkt. Der Wert wird in das Eingabefeld übernommen, und das Fenster mit der Trefferliste wird ausgeblendet.

Probleme bei langen Trefferlisten Die in Schritt 3 des obigen Verfahrens erwähnte Trefferliste kann manchmal sehr lang werden, so dass eine Suche nicht schnell genug konkrete Ergebnisse bringt. Ursachen hierfür können sein: • Die Suchbegriffe waren zu ungenau. • Sie haben keine Suchmaske eingegeben; deshalb erscheinen alle Datensätze der hinterlegten Tabelle. Mit Hilfe der Karteireiter oder dem Symbol können Sie im Fenster WERTEBEREICH EINSCHRÄNKEN in ein anderes und genaueres Suchkriterium wechseln.

1.11.2

Suchmaske wechseln

Für die Suche nach Feldeinträgen gibt es oft mehrere Suchverfahren mit jeweils unterschiedlichen Suchmasken. Die Suchmasken unterscheiden sich aufgrund der verschiedenen angebotenen Suchfelder. Im Arbeitsgebiet DEBITOREN zum Beispiel stehen Ihnen zur Suche nach Kundennamen folgende Matchcodes zur Verfügung: • Debitoren allgemein • Debitoren je Buchungskreis • Debitoren je Land/Buchungskreis

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1

Einführung

• Debitoren je Land • Debitoren nach Kontengruppe • Debitoren je Verkäufergruppe • Debitoren mit Werksbezug • Debitoren zu Zentralen

Abbildung 1.33 Möglichkeiten im Matchcodefenster, die Suchmaske zu ändern (\© SAP\ AG)

Anderes Suchverfahren wählen Ausgangspunkt Matchcodefenster WERTEBEREICH EINSCHRÄNKEN (vgl. Abb. 1.33) 1. Klicken Sie auf die Karteireiter oder das Symbol . ➜ Wählen Sie ein vorhandenes Suchverfahren aus. Das Fenster »Wertebereich einschränken« passt nun die Felder zur ausgewählten Suchfunktion an.

1.11 Anwendung von Matchcodes

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1

Einführung

Funktionen im Matchcodefenster »Wertebereich einschränken« Symbol

Taste(n)

Symbolbezeichnung

Funktion

Mehrfachselektion

Anzeigen eines Fensters zur Vorgabe differenzierterer Suchbedingungen

(¢)

Auswählen

Übernahme eines Wertes in das Eingabefeld

(F2)

SELEKTIONSOPTIONEN

Mathematische Bedingungen festlegen

Andere Suchhilfe

Anzeigen eines Fensters zur Wahl eines anderen Suchverfahrens

Abbrechen

Schließen des Matchcodefensters

(F12)

Tabelle 1.13 Symbol- und Tastenfunktionen, die im

Matchcodefenster »Wertebereiche einschränken« zur Verfügung stehen

1.11.3

Suche mit Jokern und Selektionsoptionen

Abbildung 1.34 Matchcodemaske und Fenster »Selektionsoptionen« (\© SAP\ AG)

78

1

Einführung

Suchbegriffe mit Jokern (generische Suche) Wenn Sie – zum Beispiel – einmal nicht wissen, ob sich ein gesuchter Kunde »Maier, Mayer, Meier, Meyer« oder auch »Bayer« schreibt, können Sie zur Suche so genannte Joker (Platzhalter, Ersatzzeichen) verwenden. • Der Joker »+« ersetzt in einer Zeichenkette genau ein unbekanntes Zeichen. Der Suchbegriff »Ma+er« repräsentiert also die Namen Maier und Mayer. Mit »M+yer« erhalten Sie als Ergebnis Mayer und Meyer. • Der Joker »*« ersetzt in einer Zeichenkette beliebig viele weitere Zeichen. »Ma*« liefert Maier, Mayer, aber auch andere Namen, die mit »Ma« beginnen, wie zum Beispiel Matschkoder. Aber auch nach Zeichen innerhalb eines Wortes können Sie suchen: »*ay*« erbringt als Suchergebnis zum Beispiel Mayer, Bayer.

Selektionsoptionen Über die oben erläuterte generische Suche hinaus haben Sie weitere Möglichkeiten, um gezielt Suchbedingungen für einzelne Suchfelder vorzugeben: die so genannten Selektionsoptionen. Hierzu gibt es ein spezielles Fenster, in dem Sie aus folgenden Werten einen auswählen können: • Einzelwert • Größer oder gleich • Größer • Kleiner oder gleich • Kleiner • Ungleich

Selektionsoptionen vorgeben Ausgangspunkt Matchcodefenster »Wertebereich einschränken« 1. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster SELEKTIONSOPTIONEN PFLEGEN mit den vorhandenen Optionen wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf die von Ihnen gewünschte Option. ➜ Die gewählte Option erscheint farblich markiert. 3. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster WERTE EINSCHRÄNKEN mit den selektierten Optionen wird angezeigt.

1.11 Anwendung von Matchcodes

79

1

Einführung

1.11.4

Mehrfachselektion

Sie wollen sich Debitoren von verschiedenen Postleitzahlbereichen anzeigen lassen. Klicken Sie dazu im Fenster WERTEBEREICH EINSCHRÄNKEN auf das Symbol (mit rosa Strich) hinter dem Eingabefeld der Postleitzahl. Ein neues Fenster MEHRFACHSELEKTION erscheint und bietet Ihnen vier Möglichkeiten den Wertebereich individuell auszuwählen.

Grüne Ampel (die ersten zwei Karteireiter) Einzelwerte selektieren: • Tragen Sie hier einen oder mehrere konkrete Postleitzahlen ein über die selektiert werden soll.(vgl. Abb. 1.35). Je nach dem wie viele Einträge Sie vorgenommen haben, wird die Anzahl dieser oben in den Karteireiter geschrieben (z.B. 3 Einzelwerte) Intervalle selektieren: • Tragen Sie hier Ihre Von-Bis-Werte ein, über die selektiert werden soll. • Je nach dem wie viele Einträge Sie vorgenommen haben, wird die Anzahl dieser oben in den Karteireiter geschrieben

Rote Ampel (die letzten zwei Karteireiter) Einzelwerte ausschließen: • Tragen Sie hier einen oder mehrere konkrete Werte ein über die nicht selektiert werden soll. • Je nach dem wie viele Einträge Sie vorgenommen haben, wird die Anzahl dieser oben in den Karteireiter geschrieben. Intervalle ausschließen: • Tragen Sie hier Ihren Von-Bis-Postleitzahlenbereich ein, über den nicht selektiert werden soll. • Je nach dem wie viele Einträge Sie vorgenommen haben, wird die Anzahl dieser oben in den Karteireiter geschrieben (z.B. 1 Intervall in vgl. Abb. 1.36) In allen vier Punkten, haben Sie auch die Möglichkeit Selektionsoptionen zu pflegen (vgl. Abb. 1.34). Klicken Sie hierzu auf das Quadrat vor Ihrer Postleitzahl. Das Fenster SELEKTIONSOPTIONEN PFLEGEN erscheint . Klicken Sie doppelt auf eines der Mengensymbole (z.B Kleiner / Gleich). Das Fenster schließt sich wieder und vor Ihrer Postleitzahl steht ,mit Ausnahme von »=«, das gewünschte Zeichen. Klicken Sie auf das Symbol um eine weitere Postleitzahl einzufügen, auf das Symbol um eine Postleitzahl zu entfernen oder auf das Symbol um die Selektion ganz zu löschen. Mit dem Symbol werden die Werte übernommen und Sie verlassen das Fenster. Sie sind jetzt wieder beim Fenster WERTEBEREICH EINSCHRÄNKEN.

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1

Einführung

Hinweis Felder zu denen eine Mehrfachselektion angelegt wurden, erkennt man am Symbol (mit grünem Strich).

Abbildung 1.35 Mehrfachselektion: Einstellung - nach speziellen Einzelwerten selektieren

(© SAP AG)

Abbildung 1.36 Mehrhrfachselektion: Einstellung - Intervalle nicht mitselektieren

(© SAP AG)

1.11 Anwendung von Matchcodes

81

1

Einführung

1.11.5

Listen (Berichte) erstellen

Während im vorhergehenden Kapitel Formularanwendungen im Vordergrund standen, geht es nun um Listanwendungen. Der Unterschied zwischen diesen Anwendungsarten liegt besonders in der Darstellungsform der Daten: • In Formularen werden Daten detailliert dargestellt und auch geändert. • Mit Listanwendungen werden Daten meist in Form von Listen bzw. Tabellen angezeigt und lassen sich in dieser Darstellungsform normalerweise nicht ändern.

Report, Liste Ein Report ist ein R/3-Programm, das Ihnen als Ergebnis auf dem Bildschirm oder auf dem Drucker eine Liste liefert. Diese Liste enthält spezifische Teile des Datenbestandes Ihrer Datenbank. Im Auslieferungszustand von SAP R/3 sind bereits einige tausend vordefinierter und -strukturierter Reports verfügbar. Außerdem kann sich jeder R/3-Benutzer zum Beispiel mit der Programmiersprache ABAP/4 weitere eigene Reports erstellen. Die von R/3 mitgelieferten vorgegebenen Reports wurden ebenfalls mit ABAP/4 erstellt.

Selektionskriterien Normalerweise begrenzen Sie die Menge der auszudruckenden Informationen. Selektionskriterien dienen dazu, die unnötig umfangreiche Darstellung oder den unnötigen Ausdruck von Informationen einzuschränken oder zu verhindern. Sie bestimmen sogenannte Selektionskriterien, die Sie in ein Selektionsbild eingeben. • In der Buchhaltung wird für eine Kontenübersicht der Kontenplan zum Beispiel auf »GKR« eingegrenzt. • Oder es werden für eine Kundenübersicht im Vertrieb alle Kunden in einer bestimmten Region ausgewählt.

Möglichkeiten zur Reportausführung Für das Erstellen eines Reports bietet R/3 normalerweise drei Möglichkeiten: • Im jeweiligen Arbeitsgebiet stehen Ihnen in Menüs Funktionen zum Aufruf von vordefinierten und -strukturierten Reports zur Verfügung. • Über den Zweig INFOSYSTEME gelangen Sie in das »Informationssystem«. Hier können Sie, getrennt nach Modulen und Arbeitsgebieten und unterstützt durch eine systematische Menüführung, einen Report suchen, vervollständigen und ausführen. • Der klassische Reportaufruf mit der Menüfunktion SYSTEM | DIENSTE | REPORTING steht an jeder Stelle zur Verfügung. Viele vordefinierte Reports erreichen Sie nur über diesen Weg. Oft ist dieser Weg – ausgehend von

82

1

Einführung

der SAP-Ebene – auch der schnellere im Vergleich zum langen Weg über das Arbeitsgebietsmenü.

1.12 Reports aus dem Arbeitsgebietsmenü starten Reportaufruf im Arbeitsgebiet Reports rufen Sie normalerweise aus dem Menü eines Arbeitsgebiets, zum Beispiel RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | DEBITOREN, auf. Innerhalb von bestimmten Zweigen erreichen Sie die vordefinierten Reports über den Unterpunkt Infosysteme (vgl. Abbildung 1.37). Manche Reports können nur im Arbeitsgebiet ausgeführt werden.

Abbildung 1.37 Fenster »Anwendungsbaum Berichtsauswahl Debitorensalden« (\© SAP\ AG)

Report im Arbeitsgebiet starten Ausgangspunkt Fenster »Easy Access« (vgl. Abbildung 1.37) 1. Öffnen Sie den Easy Access Baum so weit, bis Sie den Report Ihrer Wahl erreicht haben und klicken Sie doppelt darauf. ➜ Es erscheint das Auswahlbild. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein, und klicken Sie auf das . Symbol ➜ Sie erhalten die Liste mit den selektierten Daten aus Ihrer Datenbank.

1.12 Reports aus dem Arbeitsgebietsmenü starten

83

1

Einführung

3. Mit dem Symbol kehren Sie zum Selektionsbild bzw.mit dem Symbol um zum Easy Access zurück. ➜ Die Ausführung des Reports ist nach Letzterem beendet.

1.13 Reports mit dem Informationssystem suchen und starten R/3 bietet eine Vielzahl von vordefinierten und -strukturierten Reports an. Ab Release 4.0 unterstützt Sie das Informationssystem (im Menü INFOSYSTEME) bei der Suche. Über dieses Menü erreichen Sie alle Informationsdaten des R/3-Systems zentral (anwendungsübergreifend). Die im Abschnitt »Reportaufruf im Arbeitsgebiet« beschriebene Vorgehensweise verzweigt ebenfalls auf das R/3-Informationssystem, allerdings hier gezielt zu den Informationsdaten des jeweiligen Arbeitsgebiets.

Infosystem aufrufen Ausgangspunkt SAP-Easy Access Wählen Sie im Zweig INFOSYSTEME das gewünschte Modul aus. Klicken Sie sich so lange durch die Baumstuktur, bis Sie zur Auswahl der Reports gelangen. Diese werden durch das Symbol gekenzeichnet.

Abbildung 1.38 Aufruf des Reports aus dem Infosystem (\© SAP\ AG)

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1

Einführung

Aufruf aus dem Arbeitsgebiet Jedes Modul beinhaltet auch hier ein eigenes Infosystem mit eigenen Zweigen. Wenn Sie diese Menüs aufklappen, erkennen Sie deren einheitlichen Aufbau: • Der erste Menüeintrag heißt BERICHTE ZU ... (Z.B. DEBITORENBUCHHALTUNG) und zeigt Ihnen die vordefinierten Reports des jeweiligen Arbeitsgebiets in Form einer hierarchischen Baumstruktur. • Es folgen weitere Unterpunkte, mit denen Sie die wichtigsten Reports des Arbeitsgebiets sofort starten können (zum Beispiel: offene Posten vgl. Abb. 1.39). Nach Auswahl dieser Punkte erscheint in der Regel das Selektionsbild des jeweiligen Reports.

Berichtsauswahl Die Berichtsauswahl zeigt Ihnen die verschiedensten Reports übersichtlich und nach Verwendungszweck untergliedert in Form einer hierarchischen Baumstruktur. Die Berichtsauswahlmöglichkeiten unterstützen Sie in folgenden Fällen: • wenn der Weg zu einem bestimmten Report nicht bekannt ist • wenn Sie sich einen Überblick über die Reports eines Arbeitsgebietes verschaffen wollen

Reports anzeigen (Berichtsauswahl)

Abbildung 1.39 Standardfenster »Berichtsauswahl Debitoren« (©\ SAP\ AG)

1.13 Reports mit dem Informationssystem suchen und starten

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1

Einführung

Ausgehend von der Easy Access-Ebene wählen Sie unter INFOSYSTEME | ALLGEMEINE BERICHTSAUSWAHL das jeweilige Modul. Danach erscheint eine Übersicht über alle Berichtsmöglichkeiten. Sobald Sie ein Arbeitsgebiet aufklappen, sehen Sie dort eine weitere detaillierte Berichtsauswahl.

Einträge in der Berichtsauswahl Nach Aufruf der Berichtsauswahl sehen Sie standardmäßig nur die oberste Hierarchieebene der Baumstruktur mit den Themengebieten . • Eine vorangestellte Aktenmappe ( ) bedeutet, dass zu dieser Position weitere Hierarchieebenen oder Reporteinträge existieren. • Reportbezeichnungen erscheinen oft erst, wenn Sie aus der zweiten oder dritten Hierarchieebene verzweigen. Einen Reporteintrag erkennen Sie daran, dass hier keine Aktenmappe, sondern das Symbol vorangestellt ist.

Report in der Berichtsauswahl starten Mit Doppelklick führen Sie den Report aus. Es erscheint das erste Bild des Reports, in der Regel das Selektionsbild zur Eingrenzung der auszugebenden Daten.

Abbildung 1.40 »Aufgerissener« Berichtsbaum in der Berichtsauswahl »Debitoren« mit

technischen Namen (\© SAP\ AG)

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1

Einführung

1.14 Drucken Sobald Sie einen Befehl zum Drucken geben, erscheint ein Fenster, in das Sie Voreinstellungen für einen Druckauftrag eingeben können (vgl. Abb. 1.41).

Wichtige allgemeine Einstellungen • Feld AUSGABEGERÄT: Hier wird der von Ihnen verwendete Drucker definiert. • Feld ANZAHL AUSDRUCKE: Hier geben Sie die Zahl der zu druckenden Exemplare vor. • Feld SOFORT AUSGEBEN: Hier bestimmen Sie den Zeitpunkt des Druckvorgangs. Durch Ankreuzen dieses Feldes erfolgt der Ausdruck automatisch zum frühest möglichen Zeitpunkt.

Abbildung 1.41 Fenster für Druckvorgaben (\© SAP\ AG)

Feldgruppe »Druckaufbereitung« Den Drucklisten sind in R/3 so genannte »Ausgabeformate« zugeordnet. Ausgabeformate enthalten Vorgaben wie die Papiergröße und die Festlegung auf Hoch- oder Querformat. • Felder ZEILEN und SPALTEN: In diesen Anzeigefeldern sehen Sie die Werte, die für die Druckliste erforderlich sind. Die Werte sollten mit denen des Feldes AUFBEREITUNG übereinstimmen.

1.14 Drucken

87

1

Einführung

• Feld AUFBEREITUNG: Hier wird das erforderliche Ausgabeformat für den jeweiligen Druckvorgang eingestellt. Das Ausgabeformat X_65_80 bewirkt beispielsweise eine Formatierung von »65 Zeilen und 80 Spalten je Seite«. Wenn die Werte im Feld AUSGABEFORMAT kleiner sind als die Angaben in den Feldern ZEILEN und SPALTEN, kann dies folgende Probleme verursachen: • Zeilen werden abgeschnitten und unvollständig gedruckt. • Seitenumbrüche werden an Stellen vorgenommen, an denen sie nicht erwünscht sind.

Feldgruppe »Deckblätter« Das Deckblatt ist die erste Seite Ihres Ausdrucks. Wenn mehrere Mitarbeiter denselben Drucker verwenden, können Sie diese Feldgruppe dazu nutzen, um die erste Seite Ihres Ausdrucks zum Beispiel mit Ihrem Namen zu kennzeichnen.

Späterer Ausdruck Wenn das Feld SOFORT AUSGEBEN nicht aktiviert ist, wird ein so genannter Spoolauftrag erzeugt, jedoch zunächst nicht ausgeführt. Der Ausdruck erfolgt erst später mit einer anderen Funktion. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich in folgenden Fällen: • Sehr umfangreiche Listen werden meist nach Geschäftsschluss – zum Beispiel abends – gedruckt, damit ein gemeinsam genutzter Drucker während der normalen Arbeitszeit nicht zu lange belegt ist. • Sammlung von Druckarbeiten auf besonderen Vordrucken: Statt mehrere Male am Tag das Papier für verschiedene Ausdrucke zu wechseln (z. B. Vordrucke, Formulare, bestimmte Formate), ist es rationeller, die entsprechenden Druckaufträge für einen späteren gemeinsamen Ausdruck zu sammeln und zu koordinieren.

Wichtige Felder für einen späteren Ausdruck • Feld NAME: Über diese Bezeichnung kann ein vorbereiterer Druckauftrag für eine spätere Ausgabe gesucht und freigeben werden. • Feld SOFORT AUSGEBEN: Dieses Feld darf natürlich bei einem vorgesehenen späteren Ausdruck nicht angekreuzt sein.

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1

Einführung

1.15 Aufgaben 1. Erläutern Sie den Unterschied zwischen »Komponente« und »Modul«. 2. R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die Module diesen drei Bereichen zu. 3. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen von Industrieunternehmen wie chemische Industrie oder KFZ-Industrie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften von SAP ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung? 4. Bei der Anmeldung in R/3 geben Sie eine Mandantennummer an. Was bedeutet der Begriff »Mandant«, und welche Auswirkung hat die Eingabe der Mandantennummer? 5. Nennen Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Abmeldung vom System R/3 sowie deren Unterschiede. 6. Sie vertreten einen Kollegen, der ebenfalls wie Sie mit SAP arbeitet und zwei Wochen im Urlaub ist. Während Sie für die Debitorenbuchhaltung (Kunden) zuständig sind, bearbeitet Ihr Kollege die Kreditorenbuchhaltung. Diese Arbeitsteilung gilt auch für die Berechtigungen: Sie haben lediglich die Berechtigung für Anwendungen im Arbeitsgebiet »Debitoren«. Der Kollege hat Ihnen jedoch für die Zeit seiner Abwesenheit sein Kennwort und seinen Benutzernamen mitgeteilt. Nun muss während der Abwesenheit Ihres Kollegen eine Lieferantenrechnung bezahlt werden, da bereits ein Mahnbescheid droht. Beschreiben Sie an diesem Beispiel die Funktion des Benutzernamens. 7. In welchem Fall ist ein Endanwender gezwungen, sein Kennwort zu ändern? 8. Welche Standardmenüs stehen in R/3 grundsätzlich immer zur Verfügung? 9. Welche Feldarten gibt es in R/3-Fenstern, und worin bestehen die Unterschiede? 10. Wo können Meldungen von R/3 erscheinen? 11. Grundsätzlich sind bis zu neun Modi möglich, die ein paralleles und effizientes Bearbeiten mehrerer Anwendungen erlauben. Ihr Systemverwalter hat jedoch Ihre maximale Anzahl an Modi auf zwei eingeschränkt. Warum? 12. Herr Willi Hörmann arbeitet in seiner Firma im OFK-Büro (Büro für obere Führungskräfte) mit den Gehaltsdaten der bevorzugten leitenden Angestellten und somit mit besonders sicherheitsempfindlichen Daten. Deshalb hat der Systembetreuer in R/3 festgelegt, dass er mindestens einmal pro Woche sein Kennwort ändern muss. Sein Benutzername entspricht seinem Nachnamen.

1.15 Aufgaben

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1

Einführung

Herr Hörmann legt sich eine Liste mit Kennwörtern auf Reserve an, die er in seinem Arbeitszimmer unter einem Blumentopf aufbewahrt. Herr Hörmann zeigt Ihnen – Sie sind der zuständige Benutzerbetreuer – folgende Kennwörter, die er sich auf »Vorrat« notiert hat: !Maus! Eismann Hörmi HM OFK RRREIN Sesam-öffne-Dich Willi Pass Welche Kennwörter erfüllen die Gültigkeitsregeln und können somit von einem Benutzer mit dem Benutzernamen »Hörmann« verwendet werden? Wenn ein Kennwort nicht gültig ist, so geben Sie bitte hierfür den Grund an. 13. Welche Arten von Anwendungen können unterschieden werden? 14. Nennen Sie den Unterschied zwischen Einstiegsbild und Detailbild. 15. Skizzieren Sie den groben Ablauf einer Formularanwendung zum Ändern von Daten. 16. Wenn Sie Eingabewerte für ein Feld suchen, so können Sie sich mit der Taste (F4) helfen lassen. Welche drei möglichen Programmreaktionen können Sie nach Betätigung der Taste (F4) bzw. des Symbols erwarten? 17. Welche Vorteile besitzen Matchcodes und Wertelisten? 18. Wodurch unterscheidet sich der Begriff »Liste« vom Begriff »Report“? 19. In welchen Fällen bestimmen Sie, dass ein Druckauftrag nicht sofort ausgegeben wird? 20. Bei Ihrem Papierausdruck stellen Sie fest, dass der Drucker Seitenwechsel viel zu früh durchführt und somit lauter halbleere Seiten produziert hat. Wie können Sie dies richtigstellen? 21. Sie lesen in einer bisher unbekannten Anwendung einen Feldnamen, dessen Bedeutung Sie nicht kennen. Wie rufen Sie eine Hilfe zur Interpretation des Feldnamens auf? 22. Mit Hilfe welcher Verfahren können Sie sich Begriffsdefinitionen anzeigen lassen?

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1

Einführung

1.16 Lösungen 1. Erläutern Sie den Unterschied zwischen »Komponente« und »Modul«. Ein Modul besteht grundsätzlich aus mehreren Komponenten. So enthält beispielsweise das Modul »Finanzwesen« Komponenten wie Hauptbuchhaltung, Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung. 2. R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die Module diesen drei Bereichen zu. Zum Bereich Rechnungswesen gehören die Module »Finanzwesen«, »Treasury«, »Investitionsmanagement«, »Controlling« und »Unternehmenscontrolling«. Der Bereich Logistik enthält die Module »Vertrieb«, »Produktionsplanung und -steuerung«, »Materialwirtschaft«, »Qualitätsmanagement« und »Instandhaltung«. Der Bereich Personalwirtschaft besteht aus den Modulen »Personaladministration und -abrechnung« sowie »Personalplanung und -entwicklung«. 3. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen von Industrieunternehmen wie chemische Industrie oder KFZ-Industrie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften von SAP ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung? Customizing-Methoden ermöglichen betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und Verarbeitungsregeln in Tabellen. Vom R/3-Standard abweichende Abläufe lassen sich mit der SAP-eigenen Programmiersprache ABAP/4 und der Entwicklungsumgebung realisieren. Die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen deckt die meisten Anforderungen ab. 4. Bei der Anmeldung an R/3 geben Sie eine Mandantennummer an. Was bedeutet der Begriff »Mandant«, und welche Auswirkung hat die Eingabe der Mandantennummer? Eine Unternehmung wird in SAP als Mandant bezeichnet und besitzt jeweils eine eigene Mandantennummer. Mit der Mandantennummer wird der ausschließliche Zugriff auf die Daten des ausgewählten Mandanten gesteuert. Ein Benutzer arbeitet üblicherweise mit Daten von lediglich einer Unternehmung. 5. Nennen Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Abmeldung vom System R/3 sowie deren Unterschiede. Der Weg über den Menübefehl SYSTEM | ABMELDEN funktioniert immer.

1.16 Lösungen

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1

Einführung

Folgende Möglichkeiten gelten nur, wenn lediglich ein R/3-Fenster geöffnet ist: • Doppelklick auf das Fenstermenü (Systemmenü) in der linken oberen Fensterecke • Klick auf das Fenstermenü und auf den Befehl SCHLIESSEN • Tastenkombination (Alt)+(F4) 6. Sie vertreten einen Kollegen, der ebenfalls wie Sie mit SAP arbeitet und zwei Wochen im Urlaub ist. Während Sie für die Debitorenbuchhaltung (Kunden) zuständig sind, bearbeitet Ihr Kollege die Kreditorenbuchhaltung. Diese Arbeitsteilung gilt auch für die Berechtigungen: Sie haben lediglich die Berechtigung für Anwendungen im Arbeitsgebiet »Debitoren«. Der Kollege hat Ihnen jedoch für die Zeit seiner Abwesenheit sein Kennwort und seinen Benutzernamen mitgeteilt. Nun muss während der Abwesenheit Ihres Kollegen eine Lieferantenrechnung bezahlt werden, da bereits ein Mahnbescheid droht. Beschreiben Sie an diesem Beispiel die Funktion des Benutzernamens. Mit Ihrem eigenen Benutzernamen können Sie die Lieferantenrechnung nicht bearbeiten, da Ihrem Benutzernamen hierzu keine Berechtigung zugeordnet ist. Sie müssen sich deshalb mit dem Benutzernamen Ihres Kollegen anmelden. 7. In welchem Fall ist ein Endanwender gezwungen, sein Kennwort zu ändern? • Bei der ersten Anmeldung • bei Ablauf der Gültigkeitsdauer, die vom Systembetreuer gesetzt werden kann 8. Welche Standardmenüs stehen in R/3 grundsätzlich immer zur Verfügung? • SYSTEM • HILFE • 9. Welche Feldarten gibt es in R/3-Fenstern, und worin bestehen die Unterschiede? • Muss-Felder (Eingabepflicht) • Kann-Felder (Eingabe möglich, jedoch keine Eingabepflicht) • Anzeigefelder (keine Eingabe möglich) 10. Wo können Meldungen von R/3 erscheinen? • in der Statusleiste (letzte Fensterzeile) • in einem eigenen Dialogfenster

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1

Einführung

11. Grundsätzlich sind bis zu neun Modi möglich, die ein paralleles und effizientes Bearbeiten mehrerer Anwendungen erlauben. Ihr Systemverwalter hat jedoch Ihre maximale Anzahl an Modi auf zwei eingeschränkt. Warum? • Verlangsamung des R/3-Systems und der Antwortzeiten • Gefahr der Sperrung von aufgerufenen Daten für andere Benutzer 12. Herr Hörmann legt sich eine Liste mit Kennwörtern auf Reserve an, die er in seinem Arbeitszimmer unter einem Blumentopf aufbewahrt. Herr Hörmann zeigt Ihnen – Sie sind der zuständige Benutzerbetreuer – folgende Kennwörter, die er sich auf »Vorrat« notiert hat. Welche Kennwörter erfüllen die Gültigkeitsregeln und können somit von einem Benutzer mit dem Benutzernamen »Hörmann« verwendet werden? Wenn ein Kennwort nicht gültig ist, so geben Sie bitte hierfür den Grund an.

Kennwort

Verwendbar?

Bemerkung

!Maus!

Nein

Ausrufezeichen

Eismann

Ja

Hörmi

Nein

Drei gleiche Anfangsbuchstaben wie Benutzername

HM

Nein

Zu kurz

OFK

Ja

Schlecht wegen direktem Bezug zur Person

RRREIN

Nein

Drei identische Anfangsbuchstaben

Sesam-öffneDich

Nein

Zu lang

Willi

Ja

Schlecht wegen direktem Bezug zur Person

Pass

Nein

Für SAP-interne Zwecke reserviert

13. Welche Arten von Anwendungen können unterschieden werden? • Formularanwendungen • Listanwendungen • Systemanwendungen 14. Nennen Sie den Unterschied zwischen Einstiegsbild und Detailbild. Das Einstiegsbild dient zur Auswahl der Daten, die im Formular (Detailbild) angezeigt werden sollen.

1.16 Lösungen

93

1

Einführung

15. Skizzieren Sie den groben Ablauf einer Formularanwendung zum Ändern von Daten. • Start der Anwendung • Datenauswahl im Einstiegsbild • Datenanzeige, -änderung in einem oder mehreren Detailbildern • Speicherung der Änderungen ausgehend von einem Detailbild und Rückkehr in das Einstiegsbild 16. Wenn Sie Eingabewerte für ein Feld suchen, so können Sie sich mit der Taste (F4) helfen lassen. Welche drei möglichen Programmreaktionen können Sie nach Betätigung der Taste (F4) bzw. des Symbols erwarten? • Meldung, dass keine Hilfe zur Eingabe verfügbar ist • Werteliste • Matchcodefenster 17. Welche Vorteile besitzen Matchcodes und Wertelisten? • Eingabeprüfung zur Vermeidung von Tippfehlern und Falscheingaben • Suchhilfe für Eingabewerte 18. Wodurch unterscheidet sich der Begriff »Liste« vom Begriff »Report“? Der »Report« ist das Programm, das als Programmergebnis eine »Liste« erstellt. 19. In welchen Fällen bestimmen Sie, dass ein Druckauftrag nicht sofort ausgegeben wird? • Bei langen Listen • Beim Ausdruck auf spezielle Vordrucke 20. Bei Ihrem Papierausdruck stellen Sie fest, dass der Drucker Seitenwechsel viel zu früh durchgeführt und somit lauter halbleere Seiten produziert hat. Wie können sie dies richtigstellen? Ausgabeformat zuordnen, das gleich viele bzw. mehr Zeilen besitzt, als der Report in dem Anzeigefeld »Zeilen« verlangt. 21. Sie lesen in einer bisher unbekannten Anwendung (Transaktion) einen Feldnamen, dessen Bedeutung Sie nicht kennen. Wie rufen Sie eine Hilfe zur Interpretation des Feldnamens auf? Mit der Taste (F1) oder dem Symbol

22. Mit Hilfe welcher Verfahren können Sie sich Begriffsdefinitionen anzeigen lassen? • In R/3: HILFE | GLOSSAR • In Windows: START | PROGRAMME | SAP ONLINE HILFE 4.0 ... | BIBLIOTHEK

94

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Kapitel 2 Anwendungen für das Rechnungswesen 2.1

Finanzwesen

2.1.1 2.1.2 2.1.3

Grundfunktionen Integration Organisationsstruktur

2.2

Controlling

2.2.1 2.2.2 2.2.3

Grundfunktionen Integration Organisationsstrukturen

109 109 133 135

2.3

Aufgaben

137

2.4

Lösungen

138

98 99 104 107

95

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

96

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Anwendungen für das Rechnungswesen Das Rechnungswesen ist die Applikation zum Erfassen, Steuern und Verteilen ergebnisrelevanter Daten in einem Unternehmen. Es wird in einen externen und internen Rechnungskreis untergliedert. • Zum externen Rechnungskreis gehören die Haupt- und Geschäftsbuchhaltung mit den gesetzlich zu führenden Nebenbüchern wie Kunden- und Lieferantenbuchhaltung. • Zum internen Rechnungskreis gehören die Kosten- und Leistungsrechnung. In R/3® wird das externe Rechnungswesen durch die Hauptkomponente (Modul) Finanzwesen (FI), das interne durch die Hauptkomponente Controlling (CO) abgebildet. Diese am häufigsten eingesetzten Hauptkomponenten des SAP®-Systems R/3 werden im Folgenden einzeln hinsichtlich ihrer Funktionen, ihrer Vernetzung mit anderen R/3-Hauptkomponenten sowie möglicher Organisationstrukturen behandelt. Die anderen Hauptkomponenten des Rechnungswesens sind noch nicht so weit verbreitet. In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Übersicht über die Funktionen der Hauptkomponenten der (Module) Applikation Rechnungswesen.

97

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

R/3-Hauptkomponente

Bezeichnung

Funktionen

FI

Finanzwesen

Finanzbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren, Hauptbuch, Anlagen) mit Konsolidierung, spezielle Ledger, Haushaltsmanagement, Reisemanagement

IS-RE

Immobilienmanagement/ Real Estate Management

Mietvertragsverwaltung, Mietbuchhaltung, Nebenkostenabrechnung

TR

Treasury

Treasury-Management, CashManagement, Finanzmittelüberwachung, Marktrisikomanagement

CO

Controlling

Kostenstellenrechnung, Innenaufträge, Produktkostenrechnung, Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, Prozesskostenrechnung

IM

Investitionsmanagement

Investitionsplanung, -budgetierung, -controlling, Abschreibungsvorschau, -simulation, -berechnung

EC

Unternehmenscontrolling

Profitcenter-Rechnung, Führungsinformationssystem, Geschäftsplanung und Budgetierung, Konsolidierung

PS

Projektmanagement

Projektplanung, -budgetierung, Projektabrechnung, Projektinformationssystem

Tabelle 2.1 Die Hauptkomponenten des Rechnungswesens

2.1

Finanzwesen

Zum Finanzwesen gehören folgende Komponenten: • • • • • • • • •

98

Hauptbuchhaltung (FI-GL) Debitorenbuchhaltung (FI-AR) Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) Anlagenbuchhaltung (FI-AA) Konsolidierung (FI-LC) Spezielle Ledger (FI-SL) Haushaltsmanagement (FI-FM) Reisemanagement (FI-TV) Bankbuchhaltung (FI-BL)

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Abbildung 2.1

Die Hauptkomponente Finanzwesen und ihre Komponenten (© SAP AG)

Die Komponente Haushaltsmanagement wurde ab dem Release 4.0 in die Hauptkomponente Finanzwesen (FI) aufgenommen. In der Vorgängerversion war das Haushaltsmanagement der Hauptkomponente Treasury (TRFM) zugeordnet. Die SAP sieht in ihrer Dokumentation und im Einführungsleitfaden die Bankbuchhaltung (FI-BL) ebenfalls als eine Komponente des Finanzwesens vor. Die Bankbuchhaltung wird jedoch nicht als eigener Menüeintrag im Menü FINANZWESEN aufgeführt.

2.1.1

Grundfunktionen

Als zentraler Informationspool erhält das Finanzwesen Daten aus verschiedenen Nebenbüchern. Diese Nebenbücher sind in verschiedene Hauptkomponenten integriert: • Nebenbücher, die in die Hauptkomponente Finanzwesen integriert sind: • die Debitorenbuchhaltung (Kundenbuchhaltung) • die Kreditorenbuchhaltung (Lieferantenbuchhaltung) • die Anlagenbuchhaltung • Nebenbücher, die in andere Hauptkomponenten integriert sind, wie beispielsweise die Nebenbücher • der Materialwirtschaft, wie der Einkauf, die Bestandsverwaltung und die Rechnungsprüfung,

2.1 Finanzwesen

99

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

• der Personalwirtschaft, wie die Lohn- und Gehaltsdaten, die periodisch in das Finanzwesen übertragen werden. Die Daten der Nebenbuchhaltung werden in der Hauptbuchhaltung des Finanzwesens fortgeschrieben, in der auch die Abschlüsse, wie die Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung, vorbereitet und erstellt werden. Die Konsolidierung wird bei der Erstellung von Konzernabschlüssen verwendet.

Stammdaten In der Hauptkomponente Finanzwesen wird primär mit folgenden Stammdaten gearbeitet: • Sachkontenstammdaten Die allgemeinen Daten (Kontonummer, Kontenbezeichnung, Kontenart) des Sachkontenstamms werden zentral auf der Kontenplanebene angelegt. Zusätzlich werden die Stammdaten der Sachkonten um ein buchungskreisspezifisches Segment ergänzt.

Abbildung 2.2

Auswahl der Debitorenstammdaten in der Applikation Rechnungswesen (© SAP AG)

• Debitoren-, Kreditorenstammdaten Die Stammdaten werden auf Mandantenebene (Konzernebene) mit allgemein gültigen Daten wie Anschrift, Telefonnummer, Bankverbindung angelegt. Darauf können innerhalb eines Mandanten alle Buchhaltungen der in R/3 definierten Buchungskreise (Firmen) zugreifen und jeweils ihren buchungskreisspezifischen Datenteil (Abstimmkonto, Zahlungsbedin-

100

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

gung, Ansprechpartner usw.) hinzufügen. Des Weiteren werden die Daten für die Vertriebs- und Einkaufsabteilungen dezentral jeweils auf den Debitoren- bzw. Kreditorenkonten gepflegt. • Bankenstammdaten Bankenstammdaten (Bankanschrift, Bankleitzahl usw.) werden zentral im Bankenverzeichnis abgelegt. In den Personenkonten (Debitoren, Kreditoren) wird auf diese Daten Bezug genommen. Angaben zu den Hausbanken der Buchungskreise (Firmen) werden separat definiert. Jeder Hausbank muss ein Sachkonto zugeordnet werden. • Summendaten Beim Buchen von Debitoren-, Kreditoren- oder Sachkonten können Summendaten erstellt werden. Sie verdichten Geschäftsvorfälle nach der Struktur Mandant, Kontonummer und Buchungskreis.

Hauptbuchhaltung Die Hauptbuchhaltung liefert den Kontenplan. Der Kontenplan ist ein gegliedertes Verzeichnis aller Sachkonten. In R/3 werden alle Wertströme über das Sachkonto abgebildet. Sachkonten sind Konten der Hauptbuchhaltung. Sie bilden die Grundlage für die Erstellung von Tages- und Monatsabschlüssen bis hin zur Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Mit der Komponente »Spezielle Ledger« kann man zusätzliche Bücher in frei detaillierter Struktur anlegen. Beim Bebuchen der Sachkonten werden die Summendaten fortgeschrieben. Die Summendaten der Sachkonten werden in Büchern geführt, die festlegen, unter welchen Gesichtspunkten die Beträge für die Auswertungen verdichtet werden.

Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung Die Debitoren- und die Kreditorenbuchhaltung sind als Nebenbuchhaltungen über Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonten mit dem Hauptbuch verbunden. Dazu wird in jedem Debitoren- bzw. Kreditorenstammsatz das zugeordnete Hauptbuchkonto (Abstimmkonto) eingetragen. Es wird dabei die Mitbuchkontentechnik eingesetzt. Die Hauptfunktionen der Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung sind die Belegbearbeitung, die Kontenführung (Offene-Posten-Buchhaltung) sowie die Mahn- und Zahlabwicklung. Darüber hinaus stehen in R/3 weitere wichtige Funktionen innerhalb dieser Komponenten zur Verfügung, so z.B.: • • • •

das Kundenkreditmanagement (Debitorenbuchhaltung) die Warenkreditversicherung (Debitorenbuchhaltung) die Reklamationsverarbeitung (Debitorenbuchhaltung) die Abwicklungen zwischen Zentrale und Filiale (Kreditorenbuchhaltung)

2.1 Finanzwesen

101

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Abbildung 2.3

Mitbuchkontentechnik im Hauptbuch

Um effizienter zu arbeiten, können Sie sowohl in der Debitoren- als auch in der Kreditorenbuchhaltung Feldeingaben abrufen, Matchcodes frei definieren, den Aufbau der Bildschirmformulare individuell einstellen und CPDKonten anlegen. Die CPD-Konten (Conto pro Diverse) werden für Einmalkunden und Einmallieferanten verwendet, also Kunden und Lieferanten, zu denen keine dauerhaften Geschäftsbeziehungen bestehen. Sie werden eingesetzt, um den Stammdatenumfang nicht unnötig aufzublähen.

102

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Anlagenbuchhaltung Die Anlagenbuchhaltung ist eine Komponente des Finanzwesens. Sie untergliedert sich in folgende Teilkomponenten: • • • • •

die klassische Anlagenbuchhaltung die Bewertung die Konsolidierungsvorbereitung die Leasingabwicklung das Informationssystem

In der Anlagenbuchhaltung wird der gesamte Lebenslauf der Anlagen von der Bestellung oder dem ersten Zugang bis zum Abgang abgebildet. Funktionen für die technische Verwaltung (technische Plätze, Equipments) enthält die Logistik-Hauptkomponente Instandhaltung. Die Abschreibung und Bewertung von Anlagen unterliegt gesetzlichen Vorschriften. Sie kann in dieser Komponente nach den Vorgaben der Handelsbilanz, Steuerbilanz oder der Berechnung der Vermögenssteuer vorgenommen werden. Internationale Konzerne benötigen zusätzlich Funktionen zur Erstellung der Konzernbilanz sowie zur internen Kostenrechnung. Darüber hinaus benötigen Versicherungsabteilungen Werte zur korrekten Versicherung des Anlagevermögens, beispielsweise von Gebäuden, Maschinen oder DV-Anlagen. Je Anlage können bis zu 99 Bewertungsbereiche nebeneinander geführt werden. Zentrale Elemente der Anlagenbuchhaltung sind: • die länderspezifischen Bewertungspläne, die auf das landesspezifische Steuerrecht abgestimmt sind • die Vernetzung mit dem Projektmanagement und der Auftragsabrechnung bei der Verwaltung des Kapitalvermögens • die Vernetzung mit der Instandhaltung bei der Verwaltung der Equipments • die Verwaltung geleaster und im Bau befindlicher Anlagen • die Massenverarbeitung mit Workflow-Integration • das interaktive Berichtswesen

Haushaltsmanagement Aufgabe des Haushaltsmanagements ist, die Einnahmen und die Ausgaben des Unternehmens zu steuern. Der zentrale Betrachtungsgegenstand dabei sind definierte Verantwortungsbereiche, denen Budgets zugewiesen werden. Die Obligo- und Istdaten werden dem Budget gegenübergestellt. Der Leistungsumfang des Haushaltsmanagements lässt sich wie folgt zusammenfassen: • Genaue Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben bzw. der finanzmittelrelevanten Geschäftsvorfälle des Unternehmens

2.1 Finanzwesen

103

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

• Budgetkontrolle im Sinne der Mittelverteilung, Mittelherkunft und Mittelverwendung • Aktive Verfügbarkeitskontrolle • Unterstützung der Top-down- und der Bottom-up-Budgetierung • Darstellung des finanzwirtschaftlichen Gleichgewichts durch die Gegenüberstellung von Budgetwerten mit den Obligo- bzw. Istwerten Die Komponente Haushaltsmanagement wird momentan überwiegend bei Non-Profit-Unternehmen und im öffentlichen Sektor eingesetzt.

Reisemanagement Das Reisemanagement bildet die gesamte betriebswirtschaftliche Abwicklung von Geschäftsreisen ab. Unterstützt werden dabei alle Funktionen, angefangen vom Antrag der Reise über die Genehmigung bis hin zur Buchung der Reisekosten in der Finanzbuchhaltung. Darüber hinaus werden unterschiedliche Auswertungen von Abrechnungsergebnissen sowie die Möglichkeit des Einlesens und der Weiterverarbeitung von Kreditkartenumsätzen angeboten.

2.1.2

Integration

Die Rolle des Finanzwesens als zentrale »Datensammelstelle« der Daten aus den verschiedenen Nebenbuchhaltungen wurde bereits im vorigen Abschnitt »Grundfunktionen« beschrieben. Im nächsten Abschnitt folgen weitere Aspekte der Vernetzung mit anderen Komponenten.

Gemeinsame Stammdaten mit der Materialwirtschaft Der Kreditorenstammsatz enthält alle lieferantenspezifischen Informationen, die von der Buchhaltung und Materialwirtschaft zur Abwicklung von Geschäftsvorfällen benötigt werden. Damit auf diese Stammsätze von den Abteilungen bzw. Komponenten Buchhaltung und Einkauf (Hauptkomponente Materialwirtschaft) aus zugegriffen werden kann, wurden die Daten wie folgt klassifiziert: • Daten auf Mandantenebene, auf die von beiden Komponenten aus zugegriffen werden soll, wie z.B. Adresse und Telefon, sowie zusätzlich nur von der Buchhaltung aus zugreifbare buchungskreisunabhängige Daten, wie z.B. die Bankverbindung, und nur vom Einkauf aus zugreifbare übergeordnete Daten, wie z.B. Anlieferorte und -stellen • Buchungskreisspezifische Daten, wie z.B. das Abstimmkonto als Verbindung zum Hauptbuch (Mitbuchkonto) oder Informationen zur Steuerung des Zahlwesens • Daten für die Einkaufsorganisationen, wie z.B. Konditionen (Bestellwährung, Zahlungsbedingung oder Mindestbestellwert)

104

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Abbildung 2.4 Anzeige Kreditorenstamm für alle Sichten (© SAP AG)

Gemeinsame Stammdaten mit dem Vertrieb Genauso enthält der Debitorenstammsatz alle kundenbezogenen Informationen für die Mitarbeiter der Buchhaltung und des Vertriebs. Die Debitorenstammsätze sind wie die Kreditorenstammsätze unterteilt in: • Daten auf Mandantenebene • Buchungskreisspezifische Daten • Vertriebsinformationen zu Verkaufsorganisationen, Vertriebswegen oder Sparten (Lieferkonditionen, Preislistentyp, Bemerkungen zum Kunden)

Vernetzung mit der Hauptkomponente Controlling Der Kontenplan umfasst das externe und interne Rechnungswesen. Aus Sicht der Kostenrechnung ist das R/3-System ein Einkreissystem, da • die Kostenrechnungskonten (Kostenarten) aus den Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung übernommen werden müssen, • die Geschäftsvorfälle, die das interne Rechnungswesen betreffen, nicht noch einmal erfasst werden müssen. Dieser enge Zusammenhang zwischen Finanzwesen und Kostenrechnung sichert die belegweise Verbindung und laufende Abstimmung beider Rechnungssysteme.

2.1 Finanzwesen

105

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Die Voraussetzungen für die Vernetzung von internem und externem Rechnungswesen sind: • die Nutzung eines gemeinsamen Kontenplans • die Mitführung von Zusatzkontierungen bei der Belegerfassung, z.B. für Kostenstelle oder Aufträge • die Einzelbelegbuchungen nach einem durchgängigen Belegkonzept Um Finanzbuchhaltung und Controlling abzustimmen, steht das Abstimmledger zur Verfügung. Aufgabe des Abstimmledgers ist, die Daten des externen und internen Rechnungswesens so zu sammeln und zu verdichten, dass sie überschaubar und gegenseitig abstimmbar werden.

Vernetzung mit der Komponente Anlagenbuchhaltung Die Anlagenbuchhaltung erhält die entsprechenden Buchungen von den Hauptkomponenten, wie beispielsweise Controlling, Finanzwesen, Materialwirtschaft oder Instandhaltung. Doppelerfassungen von Belegen und Schnittstellenprobleme gibt es bei einer Vernetzung nicht, wie die folgenden Beispiele zeigen: • Wird eine neue Anlage beschafft, so kann diese Anlage bereits im Einkauf zu der Hauptkomponente Materialwirtschaft kontiert werden. • Mit Hilfe der Rechnungsprüfung der Hauptkomponente Materialwirtschaft wird die Kontierung automatisch an die Finanz- und Anlagenbuchhaltung weitergeleitet und dort gebucht. • Abschreibungen können aus der Anlagenbuchhaltung direkt in die Finanzbuchhaltung und an die Kostenrechnung weitergegeben werden. Zusatzkontierungen, wie beispielsweise Kostenstelle, Auftrag oder Projekt, ermöglichen kostenrechnungsrelevante Buchungen.

Vernetzung mit der Komponente Haushaltsmanagement Das Haushaltsmanagement verwendet überwiegend Daten aus anderen Komponenten. Das sind im Einzelnen: • • • • • •

die Finanzbuchhaltung die Personalwirtschaft die Anlagenbuchhaltung die Materialbuchhaltung die Vertriebsabwicklung das Kosten- und Projektcontrolling

Die genannten Komponenten liefern Obligodaten bei Bestellungen bzw. Bestellanforderungen oder Mittelbindungen und Istdaten bei Rechnungseingangs- oder -ausgangsbuchungen sowie anderen Istbuchungen.

106

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Vernetzung mit der Komponente Reisemanagement Das Reisemanagement ist mit folgenden Komponenten vernetzt: • FI - Finanzbuchhaltung • CO - Kostenrechnung • HR - Lohn- und Gehaltsabrechnung In die Reisekostenabrechnung fließen z.B. Personalstammdaten, wie Pauschal- und Höchstsätze. Die Ergebnisse aus der Reiseabrechnung werden an die Finanzbuchhaltung über das betreffende Kontierungsobjekt an die Kostenrechnung oder an die Lohn- und Gehaltsabrechnung weitergeleitet. Eine Vernetzung mit den oben genannten Komponenten stellt eine ordnungsgemäße Buchung, Steuerabwicklung und Auszahlung der Reisekosten sicher.

2.1.3 Organisationsstruktur Mandant Der Mandant ist die oberste Hierarchieebene in R/3. Zwischen den Mandanten gibt es grundsätzlich keine Querverbindungen. In der Regel ist die Mandantenebene die Ebene des Konzerns. Da es aber aus technischen und verwaltungstechnischen Gründen unrealistisch ist anzunehmen, dass ein System mit einem Mandanten beispielsweise für einen Global Player ausreichend ist, werden die Konzerndaten später aus vielen Mandanten bzw. Systemen konsolidiert. Firmenübergreifende Daten wie Kontenpläne werden auf Mandantenebene angelegt. Auch hier sieht es in der Praxis jedoch so aus, dass nicht unbedingt ein einheitlicher, konzernweiter Kontenplan die Regel sein muss. Zentrales Rechnungswesen - Dezentrale Logistik

Zentrale

Werk 1 1 11

Konzern

Buchungskreise

Werk 2 Abbildung 2.5

Werk n

Zentrales Rechnungswesen – dezentrale Logistik

2.1 Finanzwesen

107

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Konzernunternehmen In R/3 werden die Konsolidierungsfunktionen der Finanzbuchhaltung über die Konzernunternehmen (Gesellschaften) vorgenommen. Der Organisationsbegriff »Konzernunternehmen« wird nur dann benötigt, wenn die Komponente Konsolidierung eingesetzt wird. Das ist heute in unserer global agierenden Wirtschaft bereits bei mittelständischen Unternehmen der Fall. Für die Konsolidierung eines Konzerns sind die Daten der Einzelabschlüsse aller Unternehmen im Konsolidierungskreis des Konzerns in das Konsolidierungssystem zu übernehmen und auszuwerten. Einem Konzernunternehmen werden ein bis mehrere Buchungskreise zugeordnet.

Buchungskreis Innerhalb eines Mandanten können theoretisch bis zu 9.999 Buchungskreise (Firmen) eingerichtet werden. Buchungskreise sind in R/3 selbstständig bilanzierende Einheiten der Finanzbuchhaltung. Der Buchungskreis liefert die Datenbasis für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Firmenspezifische Daten, wie Geschäftsjahresende oder Hauswährung, werden auf Buchungskreisebene angelegt.

Geschäftsbereich Der Geschäftsbereich ist eine interne Organisationseinheit, die insbesondere zu Auswertungszwecken angelegt wird. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, eine interne Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen, die jedoch nicht den Anforderungen einer externen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung entspricht. Der Geschäftsbereich wird völlig unabhängig von allen anderen Organisationseinheiten definiert und ist eine rein finanztechnische Organisationsebene. Er wird in der Belegposition als Zusatzkontierung definiert.

Werk Die Werke sind dispositive Einheiten der Logistik und können als Bewertungsebene eingesetzt werden. Jedes Werk muss eindeutig einem Buchungskreis zugeordnet sein.

Mahnbereich Der Mahnbereich dient zur Steuerung des Mahnverfahrens. Er wird nur dann eingesetzt, wenn innerhalb eines Buchungskreises mehrere Bereiche für die Abwicklung des Mahnwesens zuständig sind.

Kreditkontrollbereich Der Kreditkontrollbereich ist die Organisationseinheit zur Steuerung der Kreditlimits für Debitoren. Über den Kreditkontrollbereich werden Zuständigkeiten der Kreditüberwachung für einen oder mehrere Buchungskreise abgebildet.

108

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Organisationsstruktur aus Sicht der Anlagenbuchhaltung • Geschäftsbereich Firmeneigene Anlagen können einzelnen Geschäftsbereichen zugeordnet werden. Bei der Erstellung von Geschäftsbereichsbilanzen muss eine Anlage einem bestimmten Bereich zugeordnet sein. Alle Bewegungen und Abschreibungen auf einer Anlage werden auf den Geschäftsbereich mit gebucht. • Werk Über einen bestimmten Zeitraum kann einem Werk eine Anlage zugeordnet werden. Auf Werksebene sind die Anlagenzuordnungen nur für das Berichtswesen von Bedeutung. • Kostenstelle Jede Anlage in einem Unternehmen wird meistens genau einer Kostenstelle zugeteilt. Dies geschieht im Stammsatz der Anlage. Abschreibungen, Zinsen oder Gewinne und Verluste aus einem Anlagenabgang werden automatisch auf eine Kostenstelle gebucht. Die Ist- und Plankostenrechnung können berücksichtigt werden. Wenn die Anlagen mehreren Kostenstellen zugeordnet sind, können innerhalb der Kostenstellenrechnung die Kosten auf die verschiedenen Kostenstellen verteilt werden.

2.2

Controlling

Die Hauptkomponente Controlling (CO) besteht aus folgenden Komponenten: • • • •

Gemeinkostencontrolling (CO-OM) Prozesskostenrechnung (CO-OM-ABC) Produktkostencontrolling (CO-PC) Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA)

Darüber hinaus enthält die Hauptkomponente Unternehmenscontrolling (EC) folgende Komponenten: • Profitcenter-Rechnung (EC-PCA) • Konsolidierung (EC-CS) • Executive Information System (EC-EIS)

2.2.1

Grundfunktionen

Gemeinkostencontrolling Die Komponente Gemeinkostencontrolling wird zur Erfassung und Verrechnung der Kosten eingesetzt, die sich nicht unmittelbar den betrieblichen Leistungseinheiten (z.B. Produkten) zuordnen lassen. Das Gemeinkostencontrolling gliedert sich in folgende Teilkomponenten: • Kostenartenrechnung (CO-OM-CEL) • Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA)

2.2 Controlling

109

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

• Innenaufträge (CO-OM-OPA) • Prozesskostenrechnung (CO-OM-ABC)

Gemeinkostencontrolling: Kostenartenrechnung Da das Rechnungswesen in R/3 als Einkreissystem gestaltet ist, steht die Definition der Kostenarten im R/3-Controlling in engem Zusammenhang mit den Sachkonten der Finanzbuchhaltung. Bei einem Einkreissystem werden die primären Kosten- und Erlösarten aus den Aufwands- und Ertragskonten des Kontenplans der Finanzbuchhaltung übernommen. Für die Pflege der Kostenarten wird deshalb in der Kostenartenrechnung zwischen primären Kosten- und Erlösarten sowie sekundären Kostenarten unterschieden. Für die primären Kostenarten muss im Kontenplan der Finanzbuchhaltung immer ein entsprechendes Aufwandskonto vorhanden sein. Durch die Definition eines Aufwandskontos der Finanzbuchhaltung als Kostenart in der Kostenartenrechnung erfordern Buchungen auf dieses Konto immer eine kostenrechnungsrelevante Nebenkontierung (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag). So wird beispielsweise bei der Buchung einer Fremdrechnung in der Finanzbuchhaltung sichergestellt, dass diese zeit- und wertgleich unter dem gleichen Konto auf einem Kontierungsobjekt des R/3-Controllings fortgeschrieben wird. Sekundäre Kostenarten werden nur in der Kostenrechnung geführt. Sie dienen zur Fortschreibung von Verrechnungen innerhalb des Controllings. Für sekundäre Kostenarten darf es in der Finanzbuchhaltung von R/3 kein entsprechendes Sachkonto geben.

Gemeinkostencontrolling: Kostenstellenrechnung Der Kostenstellenrechnung liegt in R/3 eine funktionale, primär an der Aufbauorganisation eines Unternehmens orientierte Sicht auf die Gemeinkosten zu Grunde. Die Kostenstellen werden zur Erfassung und Weiterverrechnung der Gemeinkosten verwendet. Sie bilden die kleinsten Verantwortungsbereiche im Unternehmen und werden für die Zwecke eines Gemeinkostencontrollings zu Steuerungs- und Entscheidungsbereichen zusammengefasst. Jede Kostenstelle verfügt in der Komponente Gemeinkostencontrolling über einen eigenen Stammsatz. Außer den Kostenstellen werden in der Kostenstellenrechnung die folgenden Stammdaten geführt: • Leistungsarten • Statistische Kennzahlen In R/3 werden die aus dem betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauch bekannten Bezugsgrößen als Leistungsarten bezeichnet. Sie stellen Maßeinheiten der Kostenverursachung dar, mit deren Hilfe sich der Output einer Kostenstelle beschreiben lässt. Leistungsarten sind also die erbrachte Leistung einer Kostenstelle in Mengen- oder Zeiteinheiten gemessen, wie beispielsweise die Anzahl der Fertigungsstunden.

110

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

In der Kostenstellenrechnung werden die Leistungsarten zur Sollkostenermittlung und zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung benötigt. In Bezug auf die innerbetriebliche Leistungsverrechnung bilden die Leistungsarten die Grundlage für die Ermittlung der Verrechnungstarife (siehe auch Abschnitt »Gemeinkostencontrolling: Verrechnungstechniken«). Die Tarife einer Leistungsart können entweder politisch (manuell) gesetzt oder vom System auf Basis der Kosten und Leistungsmengen ermittelt werden. Bei der systemgestützten Tarifermittlung werden die Kosten der Kostenstelle durch die geplante Leistung der Leistungsarten dividiert, und ein Planpreis (Tarif) pro Leistungsart wird ermittelt, der bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung herangezogen wird. Die Tarifermittlung wird in der Kostenstellenrechnung sowohl zur Ermittlung von Plantarifen (geplante Kosten und Mengen) als auch von Isttarifen (Istkosten und Istmengen) unterstützt. Statistische Kennzahlen werden als Bezugsbasis für interne Verrechnungen eingesetzt, wie beispielsweise zur Verteilung oder Umlage. Sie können darüber hinaus zur Bildung von Kennzahlen auf Kostenstellen oder Aufträgen verwendet werden. So ist beispielsweise die Mitarbeiterzahl als statistische Kennzahl zur Arbeitskräfteplanung und -abrechnung sinnvoll, aber auch zur Verteilung oder Umlage von solchen Gemeinkosten, die sich proportional zur Mitarbeiterzahl (z.B. Kosten der Betriebskantine) verhalten. Statistische Kennzahlen werden als Stammdaten auch für Innenaufträge und in der Prozesskostenrechnung verwendet.

Gemeinkostencontrolling: Prozesskostenrechnung Im Gegensatz zur Kostenstellenrechnung liegt der Prozesskostenrechnung eine vorgangsorientierte, primär an der Ablauforganisation eines Unternehmens orientierte Sicht auf die Gemeinkosten zu Grunde. Stammdatum und Controllingobjekt der Prozesskostenrechnung sind der Geschäftsprozess. Er repräsentiert einen funktionsübergreifenden Ablauf (z.B. Auftragsbearbeitung), an dem in der Regel mehrere Kostenstellen beteiligt sind. Kostenstellen- und Prozesskostenrechnung stehen im Gemeinkostencontrolling nicht in einer substitutiven, sondern in einer komplementären Beziehung. In der Kostenstellenrechnung steht die verursachungsgerechte Verrechnung der Gemeinkosten der direkten Leistungsbereiche (Fertigung) mit Hilfe der Leistungsverrechnung (Mann- und Maschinenzeiten) – bewertet mit den nach den Verfahren der (Grenz-)Plankostenrechnung ermittelten Tarifen für die Leistungen – im Vordergrund. In der Fertigung ist der Produktionsprozess und damit die Leistungsinanspruchnahme eines Produkts durch den Arbeitsplan (siehe Abschnitt »Produktkostenplanung«) genau beschrieben und ermöglicht eine verursachungsgerechte Verrechnung der Gemeinkosten von den Kostenstellen auf die Produkte.

2.2 Controlling

111

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Eine andere Situation zeigt sich in den indirekten Leistungsbereichen (Beschaffung, Verwaltung, Vertrieb) des Unternehmens. Bei alleiniger Nutzung der Kostenstellenrechnung können die Gemeinkosten der indirekten Leistungsbereiche auf Kostenträger nur mit Hilfe der Gemeinkostenzuschlagsrechnung verrechnet werden. Dabei werden die Gemeinkosten (z.B. Vertriebsgemeinkosten) auf der Basis wertmäßiger Bezugsbasen (z.B. Herstellkosten) auf Kostenträger verrechnet. Die Höhe der auf einen Kostenträger/ein Produkt verrechneten Vertriebsgemeinkosten wird durch die Höhe der Herstellkosten bestimmt. Die tatsächliche Inanspruchnahme von Leistungen des Vertriebsbereichs (z.B. Anzahl der Angebote, Anzahl der bearbeiteten Kundenaufträge) wird dagegen bei der Kostenverrechnung nicht berücksichtigt. Die Prozesskostenrechnung trägt zu einer verursachungsgerechteren Verrechnung der Gemeinkosten der indirekten Leistungsbereiche bei, da die Verrechnung entsprechend der Inanspruchnahme von Leistungen dieser Unternehmensbereiche auf die Kostenträger erfolgt. Die Prozesskostenrechnung stellt dabei in R/3 ein Bindeglied zwischen der Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerrechnung der Komponente Produktkostencontrolling dar. Eine direkte Kontierung der Gemeinkosten aus der Finanzbuchhaltung auf Geschäftsprozesse ist für die Prozesskostenrechnung nicht vorgesehen. Sämtliche Gemeinkosten werden auch bei Nutzung der Prozesskostenrechnung zunächst auf den Kostenstellen gesammelt. Von den Kostenstellen können die Gemeinkosten entweder über die Leistungsverrechnung oder per Umlage/Verteilung (siehe dazu »Gemeinkostencontrolling: Verrechnungstechniken«) auf die Geschäftsprozesse verrechnet werden. Für die Leistungsverrechnung werden dazu auf den Kostenstellen der indirekten Leistungsbereiche (z.B. Einkauf, Vertrieb) analog zu den Kostenstellen im Fertigungsbereich im System der (Grenz-)Plankostenrechnung Leistungsarten geführt. Ein Beispiel für eine Leistungsart ist die Anzahl der Prüfstunden in einer Kostenstelle »Wareneingangsprüfung«. Die Verrechnung der Prüferstunden auf einen Geschäftsprozess »Warenannahme/-einlagerung« kann z.B. anhand der Warenlieferungen einer Periode mit Hilfe der (indirekten) Leistungsverrechnung erfolgen. Da an einem Geschäftsprozess in der Regel mehrere Kostenstellen beteiligt sind, wird durch die Prozesskostenrechnung die funktionale an der Kostenstellengliederung orientierte Gemeinkostensicht um eine ablauforientierte Sicht erweitert. Die Verrechnung der auf den Geschäftsprozessen gesammelten Gemeinkosten auf die Kostenträger kann mit Hilfe eines Prozessschemas erfolgen. Das Prozessschema beschreibt die mengenmäßige Inanspruchnahme von Geschäftsprozessen durch die Kalkulationsobjekte/Kostenträger. Die Prozessmengen werden mit dem Tarif des Geschäftsprozesses bewertet. Das Prozessschema kann dabei vereinfachend als Arbeitsplan für die indirekten Leistungsbereiche interpretiert werden: So wie der Arbeitsplan die mengen-

112

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

mäßige Inanspruchnahme von Fertigungsleistungen (Mann- und Maschinenzeiten) der direkten Leistungsbereiche beschreibt, beschreibt das Prozessschema die mengenmäßige Inanspruchnahme von Leistungen des indirekten Leistungsbereichs durch ein Kalkulationsobjekt/einen Kostenträger.

Abbildung 2.6

Verbindung zwischen Kostenstellen-, Prozesskostenrechnung und Produktkostencontrolling

Mit der Prozesskostenrechnung können somit z.B. die Materialgemeinkosten anhand der notwendigen Beschaffungsprozesse (z.B. Materialbestellung, Wareneinlagerung) für Einsatzmaterialien in der Kalkulation/Kostenträgerrechnung verrechnet werden. Damit wäre die Höhe der auf ein Kalkulationsobjekt/einen Kostenträger verrechneten Materialgemeinkosten davon abhängig, ob die Einsatzmaterialien, z.B. im Rahmen von Sammel- oder Einzelbestellungen, beschafft wurden. Die beschriebene Verrechnung der Materialgemeinkosten ist verursachungsgerechter als bei der Gemeinkostenzuschlagsrechnung, bei der die verrechneten Materialgemeinkosten allein vom Preis der Einsatzmaterialien (= Materialeinzelkosten) abhängen. Die beschriebenen Funktionalitäten der Prozesskostenrechnung beziehen sich auf die operative Prozesskostenrechnung, bei der die Prozessverrechnungen voll in den betrieblichen Abrechnungsfluß integriert sind. Daneben besteht in R/3 die Möglichkeit, die Prozesskostenrechnung als Parallelrechnung für Simulationszwecke einzuführen. Der betriebliche Wertfluss bleibt davon unberührt.

Gemeinkostencontrolling: Innenaufträge Mit Innenaufträgen sammeln und kontrollieren Sie Plan- und Istkosten, die für eine innerbetriebliche Maßnahme anfallen. Jeder Auftrag dient als Kontrollgröße für eine konkrete Aufgabenstellung, beispielsweise für Werbe- oder Messeaufträge. Gemeinkostenaufträge sind damit die detaillierteste operationale Ebene der Kosten- und Leistungsverrechnung.

2.2 Controlling

113

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Aus Controllingsicht können Innenaufträge wie folgt klassifiziert werden: • Einzelaufträge Sie zeichnen sich durch ihre Einmaligkeit und eine oft längere Laufzeit aus. Solche Einzelaufträge werden meist nach Fertigstellung abgerechnet. • Daueraufträge Sie werden zur Verrechnung immer wiederkehrender Lieferungen und Leistungen verwendet. Die hier gesammelten Istkosten werden monatlich abgerechnet. • Statistische Aufträge Sie werden als typisches Instrument zur Auswertung von Kosten eingesetzt, die über die Kostenstellenrechnung nicht in diesem Detaillierungsgrad ausgewiesen werden sollen, wie beispielsweise fahrzeugbezogene Kosten des Fuhrparks. Statistische Aufträge werden nicht in den betrieblichen Wertefluss eingebunden. Das heißt, bei jeder Kontierung auf einen statistischen Auftrag (z.B. Rechnung über Fahrzeuginspektion) muss zusätzlich ein »echtes« Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, der dieses Fahrzeug zugeordnet ist) mit kontiert werden. Eine Abrechnung statistischer Aufträge ist nicht möglich. Ein weiteres Beispiel für einen Verwendungszweck ist, alle für ein Gebäude anfallenden Maler- oder Elektroarbeiten als Plan- und Istkosten zu sammeln. So ist eine Kostenkontrolle in Form von fortlaufend aktualisierten Abweichungsrechnungen möglich. Sie legen für die Elektroarbeiten an Ihrem Verwaltungsgebäude einen Innenauftrag an und sammeln alle Kosten, die für diese Instandhaltungsmaßnahmen anfallen. Die Kosten rechnen Sie dann monatlich an eine Kostenstelle ab.

Gemeinkostencontrolling: Verrechnungstechniken Um die auf dem jeweiligen Kontierungsobjekt gesammelten Gemeinkosten zu verrechnen, stehen in den einzelnen Teilkomponenten des Gemeinkostencontrollings verschiedene Techniken zur Verfügung. Alle Verrechnungstechniken sind durch eindeutige Sender- und Empfängerbeziehungen gekennzeichnet. Bei jeder Verrechnung wird der Sender zeit- und wertgleich mit dem Betrag entlastet, mit dem der Empfänger belastet wird. Bei den Verrechnungen im Gemeinkostencontrolling wird zwischen vorgangsbezogenen und periodischen Verrechnungen unterschieden. Zu den vorgangsbezogenen Verrechnungen zählt neben der Umbuchung zur Korrektur von Fehlkontierungen die direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Bei der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die mengenmäßigen Leistungsbeziehungen abgebildet. Eine mengenmäßige Leistungsbeziehung liegt z.B. vor, wenn eine Fertigungskostenstelle zehn Stunden der Leistungsart »Instandhaltungsstunden« von einer Kostenstelle der Instandhaltung bezieht. Diese Leistungsverrechnung wird mit dem Tarif der entsprechenden Leistungsart bewertet. Der Sender (= Kostenstelle der

114

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Anwendungen für das Rechnungswesen

Instandhaltung) wird dabei unter der gleichen sekundären Kostenart entlastet, unter welcher der Empfänger (= Fertigungskostenstelle) belastet wird. Sender einer direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist in R/3 immer eine Kostenstelle. Im Rahmen der periodischen Verrechnungen werden Kosten bzw. Mengen, die während einer Periode auf einem Senderobjekt (z.B. Kostenstelle) kontiert wurden, nach zuvor definierten Regeln auf die Empfängerobjekte verrechnet. Die Verrechnung basiert dabei nicht wie bei der direkten Leistungsverrechnung auf der Abbildung des direkten Leistungsaustauschs zwischen CO-Kontierungsobjekten, sondern auf zuvor definierten Schlüsseln, wie beispielsweise Prozentsätze oder gebuchte Beträge (z.B. Istkosten). Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die periodischen Verrechnungstechniken, die als Sender ein Kontierungsobjekt des Gemeinkostencontrollings haben:

Verfahren

Sender

Kennzeichen

Empfänger

Periodische Umbuchung

Kostenstelle Innenauftrag

Verrechnung unter Beibehaltung der originären Kostenarten des Senders Fortschreibung der Informationen der Finanzbuchhaltung Buchungshilfe zur Reduzierung des Kontierungsaufwands in der Finanzbuchhaltung

Kostenstelle Innenauftrag Prozess Kostenträger*

Verteilung

Kostenstelle

Wertmäßige Verrechnung Verrechnung unter Beibehaltung der originären Kostenarten des Senders Fortschreibung der Senderinformationen

Kostenstelle Innenauftrag Prozess Kostenträger*

Umlage

Kostenstelle Prozess

Wertmäßige Verrechnung Originäre Kostenarten des Senders werden unter einer Sekundärkostenart verrechnet Fortschreibung der Senderinformation

Kostenstelle Innenauftrag Prozess Kostenträger*

Indirekte Leistungsverrechnung

Kostenstelle/ Leistungsart Prozess

Mengenmäßige Verrechnung Bewertung mit dem Leistungsarten-/ Prozesstarif Fortschreibung der Senderinformation unter Sekundärkostenart

Kostenstelle Innenauftrag Prozess Kostenträger*

Tabelle 2.2 Überblick über die periodischen Verrechnungstechniken, die als Sender ein Kontierungsobjekt des Gemeinkostencontrollings haben

2.2 Controlling

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Anwendungen für das Rechnungswesen

Verfahren

Sender

Kennzeichen

Empfänger

Abrechnung

Innenauftrag

Wertmäßige Verrechnung Verrechnung unter den originären Kostenarten des Senders oder unter Abrechnungskostenarten

Kostenstelle Innenauftrag Kostenträger*

Gemeinkostenzuschlagsrechnung

Kostenstelle Innnenauftrag

Wertmäßige Verrechnung Verrechnung prozentualer oder mengenbezogener Zuschläge unter Sekundärkostenarten

Innenauftrag Kostenträger*

* = siehe zum Kostenträgerbegriff den Abschnitt »Produktkostencontrolling: Kostenträgerrechnung« Tabelle 2.2 Überblick über die periodischen Verrechnungstechniken, die als Sender ein Kontierungsobjekt des Gemeinkostencontrollings haben

Produktkostencontrolling Das Produktkostencontrolling wird in R/3 in die Produktkostenplanung und in die Kostenträgerrechnung untergliedert. Im Mittelpunkt der Produktkostenplanung steht die Ermittlung der auftragsneutralen Herstellkosten eines eigengefertigten Produkts. Die Kostenträgerrechnung dagegen wird dazu verwendet, um die Kosten zu überwachen, die durch die Produktion eines Produkts oder die Erstellung einer Dienstleistung verursacht werden.

Produktkostencontrolling: Produktkostenplanung Mit Hilfe der Produktkostenplanung werden in R/3 die Kosten für die Herstellung einer Einheit eines eigengefertigten Produkts kalkuliert. Die Ausgestaltung der Produktkostenplanung wird durch den Grad der Vernetzung des Controllings mit den logistischen Hauptkomponenten von R/3 bestimmt. Sofern die Produktkostenplanung auf einem Mengengerüst in Form von Stücklisten und Arbeitsplänen aus der Logistikhauptkomponente Produktionsplanung und -steuerung basiert, spricht man von einer Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst. Wenn die Produktkostenplanung ohne die Verbindung zur R/3-Produktionsplanung und -steuerung eingesetzt wird, kann sie mit Hilfe der Erzeugniskalkulation ohne Mengengerüst durchgeführt werden. In diesem Fall kann ein einfaches Mengengerüst mit der Funktionalität der Einzelkalkulation manuell oder per Schnittstelle unter Anbindung SAPfremder, logistischer Vorsysteme aufgebaut werden. Mit Blick auf den Verbreitungsgrad und die Möglichkeiten zur Ausgestaltung einer aussagefähigen Produktkalkulation in Fertigungsunternehmen steht die Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst im Vordergrund der folgenden Ausführungen zur Produktkostenplanung.

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Anwendungen für das Rechnungswesen

Produktkostenplanung: Ablauf der Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst Wie bereits erwähnt, ist die Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst durch eine dichte Vernetzung mit den logistischen Hauptkomponenten von R/3 gekennzeichnet. Voraussetzung für die Ermittlung der Herstellkosten eines Produkts über die Erzeugniskalkulation ist, dass in der Hauptkomponente Materialwirtschaft ein gültiger Materialstammsatz vorhanden ist. Zu diesem Material müssen in der Hauptkomponente Produktionsplanung und -steuerung eine entsprechende Stückliste und ein Arbeitsplan vorhanden sein. Aus dem durch Arbeitsplan und Stückliste beschriebenen Mengengerüst werden während der Kalkulation folgende Informationen ermittelt: • Materialeinsatzmengen für Rohstoffe und fremdbezogene oder eigengefertigte Einsatzmaterialien aus der Stückliste des zu kalkulierenden Material. • Vorgabezeiten für die Fertigung des Materials und fremdbearbeitete Vorgänge aus dem Arbeitsplan des zu kalkulierenden Material. • Zur Bewertung des ermittelten Mengengerüsts werden Wertansätze aus den Hauptkomponenten Materialwirtschaft und Controlling herangezogen. • Für die Bewertung der Materialeinsatzmengen von Rohstoffen und fremdbezogenen Einsatzmaterialien wird der Preis aus dem Materialstammsatz aus der Hauptkomponente Materialwirtschaft ermittelt. • Die Bewertung der Materialeinsatzmengen von eigengefertigten Materialien kann auf der Basis einer bereits vorhandenen Kalkulation aus der Komponente Produktkostencontrolling oder ebenfalls mit dem Preis aus dem Materialstammsatz des Einsatzmaterials aus der Hauptkomponente Materialwirtschaft erfolgen. • Fremdbearbeitete Arbeitsvorgänge können mit einem Preis aus der Hauptkomponente Materialwirtschaft (Einkaufsinfosatz oder Bestellung) oder mit einem im Arbeitsplan des zu kalkulierenden Materials hinterlegten Preis bewertet werden. • Die Vorgabezeiten für Eigenleistungen werden mit Leistungsartentarifen aus der Kostenstellenrechnung bewertet. Der Leistungsartentarif wird auf der Basis der Informationen zum ausgeführten Arbeitsvorgang ermittelt. Jeder Arbeitsvorgang wird im Arbeitsplan einem Arbeitsplatz zugeordnet, an dem er ausgeführt wird. Der Arbeitsplatz als Organisationseinheit der Hauptkomponente Produktionsplanung und -steuerung wird wiederum einer Kostenstelle und einer Leistungsart zugeordnet. Der Tarif der Leistungsart beschreibt den Preis für die erbrachte Eigenleistung. Durch die Bewertung des Mengengerüsts in der beschriebenen Weise werden vom System die Material- und Fertigungseinzelkosten des zu kalkulierenden Materials ermittelt. Die Einzelkosten können im Rahmen der Produktkostenplanung mit Gemeinkosten bezuschlagt werden. Die Gemein-

2.2 Controlling

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Anwendungen für das Rechnungswesen

kostenzuschlagsrechnung wird in R/3 über ein Kalkulationsschema gesteuert. Das Kalkulationsschema enthält folgende Informationen: • welche Einzelkosten bezuschlagt werden (Berechnungsbasis) • unter welchen Bedingungen ein Zuschlag berechnet wird (Abhängigkeiten) • wie hoch der prozentuale Zuschlag ist bzw. welcher Betrag pro Mengeneinheit verrechnet wird (Zuschlag) Alternativ bzw. ergänzend können mit Hilfe des Prozessschemas Gemeinkosten in der Produktkostenplanung berücksichtigt werden. Das Prozessschema beschreibt die mengenmäßige Inanspruchnahme von Prozessen in den indirekten Leistungsbereichen durch das Produkt (siehe auch Abschnitt »Gemeinkostencontrolling: Prozesskostenrechnung«).

Produktkostenplanung: Kalkulationsvarianten In R/3 können zu einem Material unterschiedliche Kalkulationen gespeichert werden. Die verschiedenen Kalkulationen werden mit Hilfe der Kalkulationsvariante vorgenommen. Die Kalkulationsvariante in der Produktkostenplanung enthält für die Kalkulation folgende Steuerungsinformationen: • Wie das Mengengerüst aufgelöst werden soll, das heißt, welche Stücklisten und Arbeitspläne zur Ermittlung des kalkulationsrelevanten Mengengerüsts herangezogen werden sollen (Auflösungssteuerung). • Wie das Mengengerüst bewertet wird, das heißt, welche Preise z.B. für Einsatzmaterialien oder Eigenleistungen berücksichtigt werden sollen (Bewertungsvariante). • Ob für eigengefertigte Einsatzmaterialien bereits vorhandene Kalkulationen berücksichtigt werden sollen oder generell neu kalkuliert werden soll (Übernahmesteuerung). Im Einzelnen werden in R/3 die folgenden Kalkulationsvarianten bezüglich des Mengengerüsts und der Wertansätze unterschieden: • Die Plankalkulation, bei der das Planmengengerüst mit Planwertansätzen bewertet wird • Die Sollkalkulation, bei der das Istmengengerüst mit Plan-Wertansätzen bewertet wird • Die Aktuelle Kalkulation, bei der das Istmengengerüst mit Istwertansätzen bewertet wird • Die Inventurkalkulation, bei der das aktuelle Mengengerüst mit handelsund steuerrechtlich zulässigen Wertansätzen bewertet wird Die Ergebnisse der einzelnen Kalkulationsvarianten werden zu verschiedenen Kalkulationszwecken eingesetzt und können entsprechend ihrer Verwendung in den unterschiedlichen Preisfeldern des Materialstammsatzes des kalkulierten Materials fortgeschrieben werden.

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Anwendungen für das Rechnungswesen

Die Plankalkulation wird eingesetzt, um den Standardpreis von eigengefertigten Materialien zu ermitteln. Der auf der Basis der Plankalkulation ermittelte Standardpreis wird bei standardpreisgesteuerten Materialien in der Hauptkomponente Materialwirtschaft zur Bewertung von Warenbewegungen in der Logistik (z.B. Lagerentnahme des Materials für einen Fertigungsauftrag) verwendet. Die Ergebnisse der Plankalkulation werden nach Vormerkung und Freigabe der Kalkulationsergebnisse im Preisfeld »Standardpreis« des Materialstammsatzes des kalkulierten Materials fortgeschrieben. Ab diesem Zeitpunkt ist der Standardpreis für die Materialbewertung in den Hauptkomponenten Materialwirtschaft und Finanzwesen aktiv. Die Plankalkulation wird in der Regel einmalig zu Beginn eines Geschäftsjahres für sämtliche eigengefertigte Materialien durchgeführt. Der Standardpreis (z.B. bei gravierenden Änderungen des zu Grunde liegenden Mengengerüsts) kann nur zu Beginn einer Abrechnungsperiode (meist Monat) geändert werden. Bei der Sollkalkulation werden die gleichen Wertansätze verwendet wie bei der Plankalkulation. Es werden jedoch beim Mengengerüst (Stücklisten, Arbeitspläne) die aktuellen Basisdaten herangezogen. Im Vergleich zur Plankalkulation gibt die Sollkalkulation darüber Aufschluss, wie dispositive Änderungen im Bereich der Fertigung, die von Änderungen des Mengengerüsts herrühren, sich auf die Herstellkosten eines Materials auswirken. Die Ergebnisse der Sollkalkulation können in den Planpreisen des Materialstammsatzes des kalkulierten Materials in der Hauptkomponente Materialwirtschaft fortgeschrieben werden. Sie lassen sich dann als Basis für weitere Kalkulkationen verwenden. Für die Bewertung von Materialbewegungen im externen Rechnungswesen sind sie nicht relevant. Bei der aktuellen Kalkulation wird das gleiche Mengengerüst wie bei der Sollkalkulation verwendet. Hinsichtlich der Wertansätze werden jedoch keine geplanten, sondern aktuelle Werte (z.B. Isttarif der letzten Periode für Eigenleistungen, letzter Rechnungspreis für fremdbeschaffte Einsatzmaterialien) zu Grunde gelegt. Im Vergleich zur Sollkalkulation gibt die aktuelle Kalkulation Aufschluss darüber, wie Preisänderungen bei den eingesetzten Ressourcen sich auf die Herstellkosten eines Produkts auswirken. Die Kalkulationsergebnisse können ebenfalls in den Planpreisfeldern des Materialstammsatzes fortgeschrieben werden. Die Inventurkalkulation wird verwendet, um die handels- und steuerrechtlich zulässigen Wertansätze für die Bestandsbewertung eigengefertigter Materialien zu ermitteln. Hinsichtlich des Mengengerüsts kann sie sowohl auf den geplanten als auch auf den aktuellen Arbeitsplänen und Stücklisten basieren. Bei der Bewertung der Einsatzmaterialien werden die nach dem Niederstwertprinzip ermittelten Materialpreise aus der Hauptkomponente Materialwirtschaft zu Grunde gelegt. Eigenleistungen werden mit speziellen Leistungsartentarifen bewertet, die nur handels- bzw. steuerrechtlich zulässige Kostenkomponenten enthalten. Die Ergebnisse der Inventurkalkulation

2.2 Controlling

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Anwendungen für das Rechnungswesen

können in den Preisfeldern für handels-/steuerrechtliche Preise fortgeschrieben werden.

Produktkostenplanung: Struktur der Kalkulationsergebnisse Die Ergebnisse der Kalkulation können in R/3 nach verschiedenen Sichten gespeichert und analysiert werden. Die im Folgenden genannten Sichten unterscheiden sich in ihrem Detaillierungsgrad: • Einzelnachweis • Kostenartennachweis • Kostenelemente Im Einzelnachweis werden die Kalkulationsergebnisse in ihrer detailliertesten Form gespeichert. Der Einzelnachweis enthält z.B. sämtliche Informationen zu der Herkunft, den eingesetzten Mengen und den Preisansätzen der Einsatzmaterialien und Eigenleistungen, die zur Fertigung des kalkulierten Materials erforderlich waren. Im Kostenartennachweis werden die Kalkulationsergebnisse auf Kostenartenebene gespeichert. In R/3 werden sämtliche Ressourcenverbräuche unter Kostenarten fortgeschrieben. Wenn beispielsweise ein Material für einen Fertigungsauftrag aus dem Lager entnommen wird, werden die dafür entstandenen Kosten unter einer Kostenart auf dem Auftrag fortgeschrieben. Diese Logik wird auch in der Produktkostenplanung verwendet. Das heißt, ein Vorstufenmaterial, das in der Stückliste des kalkulierten Materials vorhanden ist, wird in der Erzeugniskalkulation unter der gleichen Kostenart berücksichtigt, unter der es bei einer Materialentnahme auf einem Fertigungsauftrag fortgeschrieben wird. In der Sicht Kostenelemente werden die Kalkulationsergebnisse nach Kostenkategorien/-komponenten gespeichert. Die Gliederung der Kostenelementesicht in Kostenkategorien ist frei definierbar und kann z.B. Materialeinzelkosten, Materialgemeinkosten, Fertigungslohn, Maschinenkosten und Fertigungsgemeinkosten umfassen. Die Kostenelementesicht wird durch die Zuordnung von Kostenarten zu den entsprechenden Kostenelementen im Kostenelementeschema gesteuert. Außer der Gliederung der Kalkulationsergebnisse nach Kostenelementen enthält das Kostenelementeschema weitere Steuerungsinformationen für die Erzeugniskalkulation. Im Kostenelementeschema wird für jedes Kostenelement festgelegt, ob • die Werte des Elements fixe, variable oder Gesamtkosten sind, • die Werte des Elements an der Kostenwälzung teilnehmen, das heißt, ob die Kosten eines Vorstufenmaterials im übergeordneten Material im gleichen Kostenelement ausgewiesen werden, • die Werte des Elements Bestandteil des Standardpreises des Materials sind,

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Anwendungen für das Rechnungswesen

• die Werte des Elements Bestandteil des handels-/steuerrechtlichen Materialpreises sind, • die Werte des Elements Bestandteil der Herstellungs- bzw. Selbstkosten des Materials sind. Bei mehrstufigen Kalkulationen kann bei einer in der Kostenelementesicht durchgeführten Kostenwälzung die Wertschöpfung je Produktionsstufe analysiert werden. Das heißt, die Kosten eines Vorstufenmaterials gehen nach Kostenelementen gegliedert in die Hauptstufe ein. Somit werden z.B. die Materialkosten und die Kosten für Eigenleistungen eines Vorstufenmaterials auch in denselben Kostenelementen der Hauptstufe ausgewiesen.

Abbildung 2.7

Kostenwälzung in der Produktkostenplanung

Produktkostencontrolling: Kostenträgerrechnung Die Kostenträgerrechnung wird eingesetzt, um die Kosten zu überwachen, die bei der Erstellung von betrieblichen Leistungseinheiten (z.B. Produkten, Aufträgen) anfallen. In R/3 wird zwischen folgenden Formen der Kostenträgerrechnung unterschieden: • periodisches Produktcontrolling • auftragsbezogenes Produktcontrolling • Kundenauftragscontrolling Die Ausgestaltung der Kostenträgerrechnung in R/3 wird stark vom Fertigungstyp und damit von der Komplexität des zu fertigenden Produkts oder der zu fertigenden Leistung beeinflusst. Die folgende Tabelle gibt die einzelnen Formen der Kostenträgerrechnung in R/3 in Abhängigkeit vom Fertigungstyp und der Produktkomplexität wieder:

Fertigungstyp

Produktkomplexität

Formen der Kostenträgerrechnung

Kostenträgerbegriff

Tabelle 2.3 Formen der Kostenträgerrechnung in R/3

2.2 Controlling

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Anwendungen für das Rechnungswesen

Anonyme Lagerfertigung

gering; standardisierte Produkte

Auftragsbezogenes Produktcontrolling Periodisches Produktcontrolling

Fertigungsauftrag, Prozessauftrag, Produktionskostensammler, Kostenträgerhierarchie

Kundenauftragsbezogene Massenfertigung

Hoch; konfigurierbare Produkte

Auftragsbezogenes Produktcontrolling Periodisches Produktcontrolling Kundenauftragscontrolling

Fertigungsauftrag, Prozessauftrag, Produktionskostensammler, Kostenträgerhierarchie, Kundenauftrag, Kundenauftragsposition

Komplexe Kundeneinzelfertigung

Hoch; kundenindividuelle Produkte/Leistungen

Kundenauftragscontrolling

Kundenauftrag, Kundenauftragsposition, Projekte

Tabelle 2.3 Formen der Kostenträgerrechnung in R/3

Wie die Mehrfachzuordnung der Formen der Kostenträgerrechnung zu den Fertigungstypen zeigt, sind Kombinationen der Ausgestaltungsformen der Kostenträgerrechnung innerhalb eines Unternehmens grundsätzlich möglich. Ein Beispiel dafür ist ein Unternehmen, das als Zulieferer Motoren für die Automobilindustrie fertigt. Während die Produktion der einzelnen Motorenkomponenten in Serienfertigung mit dem periodischen Produktcontrolling überwacht wird, wird die kundenbezogene Motorenmontage mit Hilfe des Kundenauftragscontrollings überwacht. Da sich die im Rahmen der Kostenträgerrechnung zur Verfügung stehenden Funktionalitäten stark in Abhängigkeit von der Form der Kostenträgerrechnung unterscheiden, würde eine detaillierte Behandlung den Rahmen dieses Einführungskapitels sprengen. Aus diesem Grund soll im Folgenden beispielhaft das auftragsbezogene Produktcontrolling eines anonymen Lagerfertigers im Zeitablauf betrachtet werden.

Kostenträgerrechnung: Auftragsbezogenes Produktcontrolling Bei der Kostenträgerrechnung im Rahmen des auftragsbezogenen Produktcontrolling eines Werkstattfertigers ist der Fertigungsauftrag der Hauptkomponente Produktionsplanung/-steuerung Objekt der Kostenträgerrechnung. Der Fertigungsauftrag enthält von der Produktionsplanung und -steuerung sämtliche Informationen, die zur Fertigung eines Loses eines Materials benötigt werden. Aus Sicht der Kostenträgerrechnung im auftragsbezogenen Produktcontrolling ist der Fertigungsauftrag Anknüpfungspunkt der Kostenplanung und -überwachung für das zu fertigende Los des Materials. Es werden folgende Phasen der Kostenträgerrechnung unterschieden: • Auftragsvorkalkulation

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Anwendungen für das Rechnungswesen

• Mitlaufende Kalkulation • Nachkalkulation/Periodenabschluss

Auftragsbezogenes Produktcontrolling: Auftragsvorkalkulation Bei der Auftragsvorkalkulation werden die Plankosten für das zu fertigende Los des Materials ermittelt. Bei der Auftragseröffnung kann der Fertigungsauftrag automatisch vorkalkuliert werden. Die für die Ausführung des Fertigungsauftrags in der Hauptkomponente Produktionsplanung und -steuerung selektierten Stücklisten und Arbeitspläne werden bei der Vorkalkulation wie bei der Produktkostenplanung bewertet. Die Ergebnisse der Auftragsvorkalkulation können mit den Ergebnissen der Plankalkulation des zu fertigenden Materials verglichen werden. Wenn bei der Vorkalkulation des Auftrags die gleichen Wertansätze wie bei der Plankalkulation zu Grunde liegen, kann schon vor der Auftragsdurchführung die zu erwartende dispositive Abweichung ermittelt werden. Sie ergibt sich aus den Änderungen am Mengengerüst (Stücklisten, Arbeitspläne) auf Grund fertigungstechnischer Erfordernisse (im Vergleich zu dem Mengengerüst, das der Plankalkulation zu Grunde liegt).

Auftragsbezogenes Produktcontrolling: Mitlaufende Kalkulation Die mitlaufende Kalkulation wird verwendet, um auftragsbezogen die angefallenen Istkosten zu überwachen. Belastungen mit Istkosten können auf dem Fertigungsauftrag z.B. durch folgende betriebswirtschaftliche Vorgänge entstehen: • Warenausgänge zum Auftrag in der Hauptkomponente Materialwirtschaft • Rückmeldungen zum Fertigungsauftrag in der Hauptkomponente Produktionsplanung und -steuerung Sobald Warenausgänge in der Bestandsführungskomponente der Hauptkomponente Materialwirtschaft als Lagerentnahme erfaßt werden, werden diese automatisch auf dem Fertigungsauftrag belastet. Das entnommene Material wird – je nach Preissteuerung – zum Standardpreis oder zum gleitenden Durchschnittspreis bewertet. Sobald Sie den Fertigungsauftrag belasten, wird der Materialverbrauch automatisch auf das entsprechende Sachkonto der Finanzbuchhaltung gebucht. Durch Rückmeldungen in der Produktionsplanung und -steuerung wird der Fertigungsauftrag mit Istkosten für Eigenleistungen belastet. Die Rückmeldung löst in der Kostenstellenrechnung eine entsprechende Leistungsverrechnung von der Kostenstelle an den Fertigungsauftrag aus. Der zugehörige Leistungsartentarif für die Bewertung der Eigenleistung wird durch die Zuordnung des rückgemeldeten Arbeitsvorgangs zu einem Arbeitsplatz und dessen Zuordnung zu einer Kostenstelle gefunden. Sobald der Fertigungsauftrag mit den Kosten für die Eigenleistung belastet wird, wird die Kostenstelle um den gleichen Betrag entlastet.

2.2 Controlling

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Anwendungen für das Rechnungswesen

Entlastungen auf dem Fertigungsauftrag entstehen durch die Ablieferung der gefertigten Materialien an das Lager. Durch die Erfassung des Wareneingangs in der Bestandsführung der Hauptkomponente Materialwirtschaft wird der Fertigungsauftrag um den Betrag entlastet, der sich aus der Bewertung der abgelieferten Gutmenge zum Preis des gefertigten Materials ergibt. Je nach Preissteuerung kann die abgelieferte Gutmenge zum Standard- oder zum gleitenden Durchschnittspreis bewertet werden. Sobald der Fertigungsauftrag entlastet wird, wird automatisch der Bestandszugang in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Auftragsbezogenes Produktcontrolling: Nachkalkulation/Periodenabschluss Zu den Aktivitäten der Nachkalkulation im auftragsbezogenen Produktcontrolling zählen die folgenden Tätigkeiten, die zumeist im Rahmen des Periodenabschlusses durchgeführt werden: • • • •

Prozessverrechnungen und Gemeinkostenzuschlagsrechnung WIP-Ermittlung Abweichungsermittlung Abrechnung

Bei der Prozessverrechnung und der Gemeinkostenzuschlagsrechnung werden im Rahmen des Periodenabschlusses Gemeinkosten aus den Controllingkomponenten Prozesskostenrechnung und Kostenstellenrechnung auf den Fertigungsauftrag verrechnet. Die Prozesskostenverrechnung wird über ein Prozessschema gesteuert, das die mengenmäßige Inanspruchnahme der Prozesse durch die Kostenträger beschreibt. Die Prozesskostenverrechnung mit Hilfe der Controlling-Komponente Prozesskostenrechnung ermöglicht eine differenziertere Gemeinkostenverrechnung auf Kostenträger als die prozentuale Gemeinkostenzuschlagsrechnung. Die Gemeinkostenzuschlagsrechnung wird auch in der Kostenträgerrechnung über das bereits bei der Produktkostenrechnung behandelte Kalkulationsschema gesteuert. Im Rahmen der WIP-Ermittlung wird für noch nicht endgelieferte Fertigungsaufträge die Ware in Arbeit ermittelt. Bei der WIP-Ermittlung nach Istkosten ermittelt sich die Ware in Arbeit aus dem Saldo von Belastungen (z.B. Materialentnahmen, Leistungsverrechnungen usw.) und Entlastungen durch Ablieferungen an das Lager. Die ermittelte Ware in Arbeit wird bei der Abrechnung des Fertigungsauftrags an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Mit der Endlieferung des Fertigungsauftrags wird die Ware in Arbeit aus den Vorperioden aufgelöst. Bei der Abweichungsermittlung werden die während des Produktionsprozesses entstandenen Abweichungen ermittelt. Die Abweichung kann im beschriebenen Szenario, das von einer Gesamtabrechnung des Auftrags ausgeht, erst nach Endlieferung des Fertigungsauftrags und der Auflösung des

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Anwendungen für das Rechnungswesen

WIP ermittelt werden. Basis für die Abweichungsermittlung bildet die Plankalkulation des gefertigten Materials. Die Sollkosten des Fertigungsauftrags werden durch die Anpassung der Kalkulationsgröße der Plankalkulation an die produzierte Menge ermittelt. Durch den Vergleich der Plankalkulation mit den angefallenen Istkosten wird sichergestellt, dass die Abweichungen auf der Basis der gleichen Wertansätze ermittelt werden, unter denen der Auftrag bei der Ablieferung an das Lager zum Standardpreis entlastet wurde. Der Standardpreis eines eigengefertigten Materials ist in R/3 das Ergebnis der Plankalkulation zu diesem Material (siehe Abschnitt »Produktkostenplanung: Kalkulationsvarianten«). Die Abweichungen werden je Kostenart nach Abweichungskategorien gegliedert ermittelt. Die einzelnen Abweichungskategorien sehen Sie in der folgenden Abbildung 2.8.

Abbildung 2.8

Abweichungskategorien

Die ermittelten Abweichungen werden bei der Abrechnung des Fertigungsauftrags an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Die Produktionsabweichungen werden in der Finanzbuchhaltung summarisch gebucht. Bei standardpreisgesteuerten Materialien werden die Produktionsabweichungen auf einem Preisdifferenzenkonto in der Finanzbuchhaltung gebucht. Bei GLDPreis gesteuerten Materialien erfolgt eine Bestandsumbewertung durch die Abrechnung der Produktionsabweichungen. Sofern Sie die Controllingkomponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung benutzen, können die Produktionsabweichungen nach den obigen Abweichungskategorien gegliedert

2.2 Controlling

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Anwendungen für das Rechnungswesen

als Periodenkosten in der Ergebnis und -Marktsegmentrechnung abgerechnet werden.

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Die Komponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung wird im Controlling von R/3 zum Vertriebscontrolling verwendet. Sie ist primär als Instrument der absatzmarktbezogenen Außensteuerung eines Unternehmens ausgestaltet. Typische Fragestellungen, die bei der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung im Vordergrund stehen, sind beispielsweise: • Welcher Deckungsbeitrag wurde mit dem Produkt X in der Vertriebsregion Y erzielt? • Wie verteilen sich die Umsatzerlöse der Produktgruppe Y auf die Großkunden des Unternehmens?

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung: Auswertungsstrukturen und Verfahren Die Auswertungsstrukturen der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung werden durch Merkmale (z.B. Kunde, Artikel, Vertriebsweg) beschrieben. Die Merkmale der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung können bei der Einrichtung des Systems entweder frei definiert oder aus Stammdatentabellen (z.B. aus dem Kundenstamm oder der Vertriebssicht des Materialstamms) der übrigen Anwendungen von R/3 übernommen werden. Hinsichtlich der Merkmale wird im Wesentlichen zwischen folgenden Kategorien unterschieden: • kundenorientierte Merkmale (z.B. Kunde, Kundengruppe) • produktorientierte Merkmale (z.B. Produkt, Produktgruppe) • organisationsorientierte Merkmale (z.B. Verkaufsorganisation, Vertriebsweg) Für die Merkmale werden im System gültige Merkmalswerte hinterlegt, die beschreiben, welche Ausprägungen ein Merkmal annehmen kann. So können z.B. für das Merkmal Vertriebsregion die Ausprägungen Nord, Süd, West als Merkmalswerte definiert werden. Sofern ein Merkmal frei definiert wurde, müssen in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung die gültigen Merkmalswerte für dieses Merkmal explizit erfasst werden. Wenn dagegen ein Merkmal aus einer Stammdatentabelle übernommen wurde, sind die Ausprägungen dieses Stammdatums gleichzeitig auch die Merkmalswerte dieses Merkmals. Kombinationen von Merkmalen mit gleichen Ausprägungen für ihre Merkmalswerte werden in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung als Ergebnisobjekte bezeichnet. Beispiel für ein Ergebnisobjekt ist der Kunde X, der das Produkt Y in der Vertriebsregion Süd bezogen hat. Durch die Ergebnisobjekte werden gleichzeitig die Marktsegmente festgelegt, die im Berichtswesen analysiert werden können. Im Berichtswesen der Ergebnis- und

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Anwendungen für das Rechnungswesen

Marktsegmentrechnung ist eine flexible mehrdimensionale Analyse der Marktsegmente möglich (vgl. Abbildung 2.9).

Abbildung 2.9

Beispiel einer Recherche

Wie die Auswertungsgrößen (Umsatz, Erlösschmälerungen, Herstellungskosten) in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung abgebildet werden, wird durch die Form der Ergebnisrechnung bestimmt. Hinsichtlich der Form

2.2 Controlling

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Anwendungen für das Rechnungswesen

der Ergebnisrechnung wird zwischen der buchhalterischen und der kalkulatorischen Ergebnisrechnung unterschieden. In der buchhalterischen Ergebnisrechnung werden die Auswertungsgrößen in Kontenform gespeichert. Im Vordergrund der buchhalterischen Ergebnisrechnung steht dabei die jederzeitige Abstimmbarkeit zwischen Finanzbuchhaltung und Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, da z.B. eine Abstimmung der Umsatzerlöse auf der Ebene des jeweiligen Erfolgskontos möglich ist. In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung werden die Auswertungsgrößen in Form von Mengen- (z.B. Absatzmenge) und Wertfeldern (z.B. Umsatz, Erlösschmälerungen) gespeichert. Die Mengen- und Wertfelder können bei der Einrichtung des Systems frei definiert werden. Sie bilden die Grundlage für die Definition des Deckungsbeitragsschemas und von Kennzahlen (z.B. Deckungsbeitrag I je Stück). Die Wertfelder stellen dabei grundsätzlich eine Aggregation der Sachkonten der Finanzbuchhaltung dar, so dass eine Abstimmung zwischen kalkulatorischer Ergebnisrechnung und Finanzbuchhaltung nur auf einer höheren Ebene (z.B. den Kontengruppen) möglich ist. Die beschriebenen Verfahren der buchhalterischen und der kalkulatorischen Ergebnisrechnung können alternativ oder auch parallel in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung abgebildet werden. Die Auswertungen in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung erfolgen auf der Basis des Umsatzkostenverfahrens. Beim Umsatzkostenverfahren werden den Umsatzerlösen der abgesetzten Leistungen nur die für die Erstellung dieser Leistungen angefallenen Kosten gegenübergestellt.

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung: Wertefluss Die Überleitung der Umsätze und Erlösschmälerungen in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung erfolgt zeitgleich mit der Fakturierung einer Kundenauftragsposition in der Hauptkomponente Vertrieb (SD). Durch den Fakturabeleg werden sowohl die Merkmale als auch die Auswertungsgrößen der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung versorgt. Im Falle der kalkulatorischen Ergebnisrechnung werden die Wertfelder (z.B. Bruttoumsatz) durch die Zuordnung der in der Preisfindung der Hauptkomponente Vertrieb (SD) genutzten Konditionen (z.B. Verkaufspreis) versorgt. Bei der buchhalterischen Ergebnisrechnung erfolgt die Versorgung der Sachkonten mit Hilfe der Kontenfindung der Hauptkomponente Vertrieb (SD), mit der auch die entsprechenden Sachkonten ermittelt werden, unter denen die Umsatzerlöse und Erlösschmälerungen in der Finanzbuchhaltung gebucht werden. Durch die Übernahme der Fakturen auf Positionsebene können die Merkmale der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung entweder direkt versorgt oder aus den in der Fakturaposition enthaltenen Merkmalen abgeleitet werden. Für die Merkmalsableitung können in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Regeln definiert werden, nach denen bei der Fakturaüber-

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Anwendungen für das Rechnungswesen

nahme, z.B. aus der im Fakturabeleg vorhandenen Sparte, ein Merkmalswert für das selbstdefinierte Merkmal »strategische Geschäftseinheit« ermittelt wird. In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung besteht außer der Merkmalsableitung noch die Möglichkeit, die aus der Hauptkomponente Vertrieb (SD) übernommenen Umsätze zu bewerten. Die Umsätze können dabei mit einer Erzeugniskalkulation oder mit Hilfe der Konditionstechnik bewertet werden. Die Bewertung mit einer Erzeugniskalkulation kann auf der Basis der Informationen aus der Faktura mit Hilfe einer Kalkulation aus der Komponente Produktcontrolling (CO-PC) erfolgen. Die Werte der Kalkulation werden als Herstellkosten des Umsatzes den Umsatzerlösen aus der Faktura gegenübergestellt. Die Werte aus der Erzeugniskalkulation werden wie die Kostenelemente der Komponente Produktkostencontrolling übergeleitet (siehe Abschnitt »Produktkostenplanung: Struktur der Kalkulationsergebnisse«). Die Kostenelemente können, nach fixen und variablen Bestandteilen gegliedert, den Wertfeldern der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung zugeordnet werden. Wenn die Herstellungskosten des Umsatzes, die durch die Bewertung mit der Erzeugniskalkulation ermittelt wurden, gebucht werden, werden automatisch die Umsatzerlöse im gleichen Beleg gebucht. Für ein zeitnahes Vertriebscontrolling kann die Bewertung mit der Plankalkulation des fakturierten Artikels erfolgen, um so einen jederzeitigen Ergebnisausweis zu Standardwerten zu ermöglichen.

Abbildung 2.10 SD-Fakturaübernahme mit Ableitung und Bewertung

Bei der Bewertung mit Hilfe der Konditionstechnik können kalkulatorische Wertansätze, die zum Zeitpunkt der Faktura noch nicht bekannt sind, in der

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Anwendungen für das Rechnungswesen

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung berücksichtigt werden. So können z.B. bei einer vorangegangenen Bewertung einer Faktura mit einer Erzeugniskalkulation auf Basis der ermittelten Herstellungskosten noch kalkulatorische Gewährleistungskosten als Prozentsatz mit Hilfe der Konditionstechnik zum Ansatz gebracht werden. Außer der beschriebenen Übernahme der Fakturadaten können auch Auftragseingänge aus der Hauptkomponente Vertrieb (SD) übernommen werden, wobei die gleichen Funktionalitäten wie bei der Fakturaübernahme möglich sind. Während die Überleitung der Fakturadaten vorgangsbezogen erfolgt, werden die übrigen Werte zumeist periodisch im Rahmen des Periodenabschlusses in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung übergeleitet. Durch die Überleitung der periodischen Werte aus den vorgelagerten R/3-Hauptkomponenten ist außer dem zeitnahen Vertriebscontrolling zu Standardwerten (offene Rechnung) eine geschlossene Ergebnisrechnung zu Istwerten möglich. Durch die Übernahme der periodischen Verrechnungen in die Ergebnisund Marktsegmentrechnung auf verschiedenen Merkmalsebenen (z.B. Umlage der Verwaltungsgemeinkosten auf der Ebene Verkaufsorganisation, Abrechnung eines Gemeinkostenauftrags für eine Messe auf Produktgruppenebene) sowie die mögliche Trennung fixer und variabler Kostenbestandteile sind in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung mehrstufige Deckungsbeitragsrechnungen möglich. Die Tabelle 2.4 gibt einen Überblick über den Datenfluss in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung.

Hauptkomponente/Komponente

Übernahmeart

Zeitpunkt

Finanzbuchhaltung (FI)

Direktkontierungen von Kosten und Erlösen

vorgangsbezogen

Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA)

Kostenstellenumlage Leistungsverrechnungen

periodisch vorgangsbezogen

Gemeinkostenaufträge (CO-OM-OPA)

Abrechnung

periodisch oder nach Auftragsabschluss

Prozesskostenrechnung (CO-OM-ABC)

Prozessumlage Prozessverrechnungen

periodisch vorgangsbezogen

Kostenträgerrechnung (CO-PC)

Abrechnung von Produktionsabweichungen bei anonymer Lagerfertigung

periodisch

Tabelle 2.4 Datenfluss in die Komponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

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Anwendungen für das Rechnungswesen

Hauptkomponente/Komponente

Übernahmeart

Zeitpunkt

Abrechnung von Erlösen und Kosten bei Kundeneinzelfertigung

periodisch

Tabelle 2.4 Datenfluss in die Komponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

Unternehmenscontrolling (EC) Außer der Hauptkomponente Controlling (CO), deren Funktionen primär für die operative Steuerung betrieblicher Teilbereiche ausgelegt sind, werden in R/3 mit der Hauptkomponente Unternehmenscontrolling (EC) weitere Controllingfunktionen zur Verfügung gestellt, die sich auf die gesamte Steuerung des Unternehmens beziehen. In der Hauptkomponente Unternehmenscontrolling (EC) stehen folgende Komponenten zur Verfügung: • Profitcenter-Rechnung (EC-PCA) • Konsolidierung (EC-CS) • Executive Information System (EC-EIS)

Profitcenter-Rechnung Mit der Komponente Profitcenter-Rechnung kann man ein internes Betriebsergebnis für das Profitcenter erheben, das somit einen ergebnisrelevanten Teilbereich eines Unternehmens darstellt. Ein Profitcenter ist eine selbstständig operierende Einheit am Markt. Dieser Markt kann auch ein »unternehmensinterner Markt« sein, auf dem das Profitcenter seine Leistungen an andere Abteilungen verkauft oder von diesen Leistungen bezieht. Jeder ergebnisrelevante Geschäftsvorfall wird auf den Profitcentern abgebildet. Das als Stammsatz in R/3 abgebildete Profitcenter ist jedoch kein eigenständiger Kontierungsbegriff. Die Datenversorgung der ProfitcenterRechnung erfolgt vielmehr durch die Zuordnung der »echten« SAPKontierungsobjekte (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag) zu einem Profitcenter in ihrem Stammsatz. Wenn nun ein Geschäftsvorfall auf ein Kontierungsobjekt kontiert wird, wird die Kontierung durch die Zuordnung des Kontierungsobjekts zu einem Profitcenter automatisch auf dem jeweils im Stammsatz hinterlegten Profitcenter fortgeschrieben. Das heißt, die Profitcenter-Rechnung wird automatisch ohne zusätzlichen Kontierungsaufwand fortgeschrieben. Folgende ergebnisrelevante Geschäftsvorfälle werden in der ProfitcenterRechnung automatisch fortgeschrieben: • Primärbuchungen von Kosten und Erlösen aus der Finanzbuchhaltung (FI) auf CO-Kontierungsobjekte

2.2 Controlling

131

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

• Erlöse und Erlösschmälerungen aus Fakturadatenübernahmen aus der Hauptkomponente Vertrieb (SD) in die Komponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung • Warenbewegungen in der Hauptkomponente Materialwirtschaft • Ergebnisrelevante Geschäftsvorfälle aus der Erstellung, Nutzung und dem Verkauf von Anlagegütern aus der Komponente Anlagenbuchhaltung (FIAA) und der Hauptkomponente Investitionsmanagement (IM) • Sämtliche Sekundärverrechnungen innerhalb der Teilkomponenten des R/3-Controllings. Liefer- und Leistungsbeziehungen zwischen Profitcentern werden entsprechend der Abbildung der Profitcenter als eigenständige am Markt operierende Einheiten auf dem sendenden Profitcenter als interner Erlös und auf dem empfangenden Profitcenter als Kosten des »internen« Umsatzes ausgewiesen. Bei Materiallieferungen zwischen Profitcentern kann darüber hinaus der Transferpreis bewertet werden. Dabei werden beispielsweise profitcenter-übergreifende Materialbewegungen nicht zum Standardpreis, sondern zum marktüblichen Preis bewertet. Neben erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen können aus der Finanzbuchhaltung auch Bilanzpositionen, wie z.B. Forderungen und Verbindlichkeiten, Anlagen- und Materialbestände, in die Profitcenter-Rechnung übernommen werden. In der Profitcenter-Rechnung kann das Ergebnis nach dem Gesamt- oder nach dem Umsatzkostenverfahren ermittelt werden. Voraussetzung für die Profitcenter-Rechnung nach dem Umsatzkostenverfahren ist die zusätzliche Kontierung oder Ableitung des Kontierungsbegriffs »Funktionsbereich«, der eine Zuordnung von Kosten zu den Funktionskostenblöcken Herstellkosten des Umsatzes, Vertriebskosten und allgemeinen Verwaltungskosten ermöglicht.

Konsolidierung Die Konsolidierung im Unternehmenscontrolling umfasst neben den Konsolidierungsfunktionen für die externe Rechnungslegung auch Konsolidierungsfunktionen für die interne Berichterstattung. Bis zum Release 4.0 war die Konsolidierung in R/3 in der Komponente Konsolidierung der Hauptkomponente Finanzwesen (FI-LC) des externen Rechnungswesens enthalten. Die Konsolidierung im Unternehmenscontrolling unterstützt außer der gesetzlichen Konzernkonsolidierung auf Gesellschaftsebene auch die Geschäftsbereichs- und die Profitcenter-Konsolidierung, um auch internen managementorientierten Berichtsanforderungen gerecht zu werden.

132

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Abbildung 2.11 Architektur des EIS

Executive Information System Das Executive Information System (EIS) wird dazu verwendet, um dem Management eines Unternehmens Daten für weitere Entscheidungen bereitzustellen. Im EIS werden Daten aus den operativen Anwendungen von R/3 und externen Datenquellen verdichtet aufbereitet und in einem flexiblen Berichtswesen dem Management zur Verfügung gestellt. Das EIS von R/3 verfügt über eine eigene Datenbank, in welche die Daten aus den operativen R/3-Hauptkomponenten mit Hilfe von Datenbeschaffungsberichten übernommen werden. Ein direktes Durchbuchen von Daten in die EIS-Datenbank ist jedoch nicht möglich. Die aus den operativen Anwendungen in das EIS übernommenen Daten werden zu Kennzahlen verdichtet und können im flexiblen und mehrdimensionalen Berichtswesen ausgewertet werden.

2.2.2

Integration

Zur Vernetzung des Controllings mit dem Finanzwesen sei auf den entsprechenden Abschnitt »Integration« im Unterkapitel »Finanzwesen« hingewiesen. An dieser Stelle wollen wir nochmals die Bedeutung des Kontenplans als integratives Element zur Abbildung des Wertflusses herausstellen:

2.2 Controlling

133

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

• Finanzwesen und Controlling greifen auf einen gemeinsamen Kontenplan zu. • Die primären Kostenarten entsprechen den Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung. • Die Erlösarten entsprechen den Erfolgskonten der Finanzbuchhaltung. • Abgrenzungskonten sind nur für periodengerechte Kostenzuordnungen und kalkulatorische Abgrenzungen, beispielsweise für die periodische Glättung von Personalnebenkosten (z.B. Weihnachts- und Urlaubsgeld), erforderlich. • Die zur Abbildung des innerbetrieblichen Werteflusses erforderlichen sekundären Kostenarten werden nur im Controlling verwendet und können nicht direkt aus der Finanzbuchhaltung kontiert werden. • Jeder Buchungskreis und jeder Kostenrechnungskreis ist genau einem Kontenplan zugeordnet. Dieser Kostenplan muss in den zusammengehörenden Buchungs- und Kostenrechnungskreisen gleich sein. • Wenn ein Kostenrechnungskreis mehrere Buchungskreise umfasst, müssen die betroffenen Buchungskreise dem gleichen Kontenplan zugeordnet sein. Die Kontierung von primären Kosten und Erlösen auf beispielsweise einer Kostenstelle oder einem Auftrag erfolgt mit Hilfe von Zusatzkontierungen bei der Belegerfassung in der Finanzbuchhaltung. Die Fortschreibung erfolgt zeit- und wertgleich unter dem gleichen Konto auf dem erfaßten Kontierungsobjekt.

Abbildung 2.12 Beispiel eines Werkstattfertigers mit Querverbindungen von CO-OM-ABC zu

den CO-Komponenten der Kostenstellenrechnung, Kalkulation und Ergebnisrechnung

134

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Außer der Vernetzung des internen Rechnungswesens (Controlling) mit dem externen Rechnungswesen besteht für das Controlling eine starke Vernetzung mit den Hauptkomponenten der Logistik. Die Vernetzung ist besonders intensiv im Bereich der Produktkostenplanung und Kostenträgerrechnung durch eine gemeinsame Nutzung der logistischen Stammdaten (Arbeitspläne, -plätze, Stücklisten und Materialstammdaten). Die jeweiligen Zusammenhänge wurden bereits bei den Grundfunktionen des Produktkostencontrollings behandelt (siehe Abschnitt »Produktkostencontrolling«).

2.2.3

Organisationsstrukturen

Außer dem Mandanten (Konzern), der für jede Hauptkomponente die übergeordnete Organisationseinheit darstellt, sind für das Controlling folgende Organisationseinheiten von Bedeutung:

Kostenrechnungskreis, Buchungskreis Neben den rein buchhalterischen Belangen ist es erforderlich, auch logistische Aspekte und betriebswirtschaftliche Belange des internen Leistungsund Lieferverkehrs kostenrechnerisch richtig zu erfassen, zu bewerten und zuzuordnen. Der Kostenrechnungskreis ist die Organisationseinheit der Kostenrechnung, in dem alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet werden. Um eine Datenübernahme aus der Buchhaltung (Durchbuchungen) zu ermöglichen, muss jeder Kostenrechnungskreis mindestens einem Buchungskreis zugeordnet werden. Buchungskreise sind in R/3 selbstständig bilanzierende Einheiten der Finanzbuchhaltung mit eigener Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Buchungskreise aus Sicht des Controllings durch die Zuordnung zu einem Kostenrechnungskreis zusammenzufassen. Dadurch wird eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung möglich. Voraussetzung für eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung ist, dass alle Buchungskreise auf einen gemeinsamen Kontenplan zugreifen.

Geschäftsbereich Der Geschäftsbereich wird grundsätzlich zur Auswertung verwendet. Innerhalb der Kostenrechnung können mit Hilfe des Geschäftsbereichs z.B. COKontierungsobjekte zusammengefasst und ausgewertet werden. Der Geschäftsbereich wird hierzu wie das Profitcenter im Stammsatz der Kontierungsobjekte hinterlegt. Der Geschäftsbereich wird völlig unabhängig von allen anderen Organisationseinheiten definiert. Die Erfassung des Geschäftsbereichs erfolgt entweder manuell oder per Ableitung als Zusatzkontierung in der Belegposition.

2.2 Controlling

135

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

Ergebnisbereich Durch die Definition von Ergebnisbereichen als organisatorische Einheiten des Controllings werden flexible, absatzmarktorientierte Auswertungen bis zu den einzelnen Produkten und Produktvarianten möglich. Die Auswertungen basieren auf dem Umsatzkostenverfahren. Der Ergebnisbereich ist die oberste Berichtsebene für die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung. Dem Ergebnisbereich können mehrere Kostenrechnungskreise zugeordnet werden. Grundsätzlich können mehrere Ergebnisbereichsstrukturen definiert werden. In der Praxis wird meistens jedoch nur eine Struktur definiert und verwendet, da für jede Struktur eine Vielzahl von Auswertungsmerkmalen und Möglichkeiten definiert werden kann.

Verknüpfung zu den Organisationseinheiten der Logistik Die Zuordnung der Organisationseinheiten der Logistik zu den Organisationseinheiten des Rechnungswesens erfolgt über den Buchungskreis, der wiederum einem Kostenrechnungskreis zugeordnet ist.

Bewertungskreis Der Bewertungskreis ist das Verbindungselement zwischen den Organisationseinheiten des Rechnungswesens und den Organisationseinheiten der Logistik. Der Bewertungskreis legt fest, auf welcher Ebene die Materialbestände wertmäßig geführt werden. Organisationsebene für die Materialbewertung kann der Buchungskreis oder das Werk sein.

Werk Der Organisationsbegriff Werk gliedert das Unternehmen aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition. Ein Werk wird einem Buchungskreis über den Bewertungskreis zugeordnet. Einem Buchungskreis können mehrere Werke zugeordnet werden. Materialstammdaten werden in R/3 werksbezogen geführt. Ebenso werden die Disposition, die Bestandsführung und die Kalkulation auf Werksebene durchgeführt. Bei Nutzung der Produktkostenplanung der CO-Komponente Produktkostencontrolling muss die Bewertung auf Werksebene durchgeführt werden, da alle kalkulationsrelevanten Daten mit Werksbezug gespeichert werden. Die Materialbewegungen werden auf der Basis der Ergebnisse der werksbezogenen Kalkulationen (Standardpreis) bewertet. Daraus ergibt sich, dass die Bewertungskreise bei Nutzung der Produktkostenplanung in einer 1:1-Beziehung zu dem Organisationsbegriff Werk stehen müssen. Die Anzahl der Bewertungskreise ist somit abhängig von der Anzahl der Werke. Hinsichtlich der Zuordnung Bewertungskreis zu Buchungskreis ist eine n:1-Zuordnung möglich.

136

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

2.3

Aufgaben

1. Nennen Sie die Module des R/3-Rechnungswesens. 2. Welche Nebenbuchhaltungen sind in das Modul Finanzwesen integriert? 3. Nennen Sie zwei Beispiele für Nebenbuchhaltungen außerhalb des Moduls Finanzwesen. 4. Welche Elemente der modulspezifischen Organisationsstrukturen besitzen sowohl für das Finanzwesen als auch für das Controlling eine große Bedeutung? 5. Interpretieren Sie den Begriff Einkreissystem. 6. Erläutern Sie den Unterschied zwischen primärer und sekundärer Kostenart. 7. Nennen Sie die Komponenten des Moduls Controlling.

2.3 Aufgaben

137

2

Anwendungen für das Rechnungswesen

2.4

Lösungen

1. Nennen Sie die Module des R/3-Rechnungswesens. Die Module sind Finanzwesen (FI), Treasury (TR), Controlling (CO), Investitionsmanagement (IM) und Unternehmenscontrolling (EC). 2. Welche Nebenbuchhaltungen sind in das Modul Finanzwesen integriert? Debitoren-, Kreditoren-, Anlagenbuchhaltung 3. Nennen Sie zwei Beispiele für Nebenbuchhaltungen außerhalb des Moduls Finanzwesen. Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, Materialbuchhaltung 4. Welche Elemente der modulspezifischen Organisationsstrukturen besitzen sowohl für das Finanzwesen als auch für das Controlling eine große Bedeutung? • Mandant • Buchungskreis 5. Interpretieren Sie den Begriff Einkreissystem. Der Kontenplan umschließt das externe und interne Rechnungswesen. Aus Sicht der Kostenrechnung ist das R/3-System ein Einkreissystem. Innerhalb eines gemeinsamen Kontenplanes für das Finanzwesen und das Controlling werden die Kostenrechnungskonten (Kostenarten) aus den Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung übernommen, damit die Geschäftsvorfälle für die Kostenrechnung nicht noch einmal erfasst werden müssen. 6. Erläutern Sie den Unterschied zwischen primärer und sekundärer Kostenart. Primäre Kostenarten besitzen ein entsprechendes Konto in der Finanzbuchhaltung und erhalten von dort die Daten für die Kostenrechnung. Sekundäre Kostenarten werden nur in der Kostenrechnung, beispielsweise für Umbuchungen oder Verrechnungen, genutzt und dürfen daher nicht in der Finanzbuchhaltung, sondern nur vom Controlling gepflegt werden. 7. Nennen Sie die Komponenten des Moduls Controlling. Gemeinkostencontrolling (CO-OM), Produktkostencontrolling (CO-PC), Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA).

138

3

Stammdaten

Kapitel 3 Stammdaten 3.1

Kostenarten anlegen

141

3.2

Leistungsarten anlegen

148

3.3

Kostenstellen anlegen

153

3.4

Statistische Kennzahlen anlegen

162

3.5

Zeitbezogenheit der Stammdaten

165

3.6

Sammelbearbeitung von Stammdaten

3.6.1 3.6.2

Listanzeige von Stammdaten Stammdaten löschen

169 169 172

3.7

Stammdatengruppen

3.7.1 3.7.2 3.7.3

Stammdatengruppen anlegen Stammdatengruppen pflegen Stammdatengruppen kopieren

173 174 177 178

3.8

Praxisfall

181

3.9

Aufgaben

183

3.10

Lösungen

184

139

3

Stammdaten

Stammdaten In der Kostenstellenrechnung des SAP® R/3®-Controllings wird zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten unterschieden. Bewegungsdaten sind Daten, die jederzeit je nach Geschäftsvorfall in das laufende System eingegeben und wieder geändert werden können. So handelt es sich zum Beispiel, wenn Sie eine Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung erfassen oder Plandaten ändern, um Bewegungsdaten. Stammdaten hingegen ändern sich im laufenden Systembetrieb innerhalb der einzelnen Abrechnungszeiträume kaum. Sie bestimmen die Struktur der Komponente CO-CCA. Stammdaten im System der Kostenstellenrechnung sind beispielsweise: • Kostenarten • Kostenstellen • Leistungsarten • Statistische Kennzahlen

3.1

Kostenarten anlegen

Das Rechnungswesen ist im SAP R/3-System als Einkreissystem organisiert. In einem Einkreissystem werden die primären Kosten- und Erlösarten aus den Aufwands- und Ertragskonten der Gewinn- und Verlustrechnung übernommen. Für die Kostenrechnung wird kein separater Abrechnungskreis angelegt. Die Definition von Kostenarten steht damit im SAP R/3-System in engem Zusammenhang mit den Sachkonten der Finanzbuchhaltung. Bei der Kostenartenpflege in CO-CCA wird zwischen den primären Kostenund Erlösarten sowie den sekundären Kostenarten unterschieden.

3.1 Kostenarten anlegen

141

3

Stammdaten

• Voraussetzung für das Anlegen von primären Kosten- oder Erlösarten der Kostenrechnung ist, dass bereits im Kontenplan des Buchungskreises ein entsprechendes Sachkonto vorhanden ist. Wenn Sie beispielsweise eine neue primäre Kostenart anlegen, überprüft das System automatisch, ob in der Finanzbuchhaltung ein solches Sachkonto bereits existiert. Ist dies nicht der Fall, gibt das Programm eine Fehlermeldung aus, und ein Anlegen der neuen Kostenart ist nicht möglich. • Da sekundäre Kostenarten nur in der Kostenrechnung verwendet werden, darf es solche Konten in der Finanzbuchhaltung nicht geben. Wenn Sie eine sekundäre Kostenart anlegen, überprüft das System ebenfalls automatisch, ob ein solches Konto in der Finanzbuchhaltung bereits existiert. Wenn dies der Fall ist, kann dieses Konto nicht angelegt werden.

Kostenartenstamm – Einstiegsbild Bevor Sie eine Funktion zum Anlegen einer Kostenart aufrufen, müssen Sie entscheiden, ob Sie eine primäre oder eine sekundäre Kostenart anlegen wollen. Je nachdem wird die Funktion über einen der beiden folgenden Menüpfade aufgerufen: • STAMMDATEN | KOSTENART | EINZELVERARBEITUNG | ANLEGEN PRIMÄR • STAMMDATEN | KOSTENART | EINZELVERARBEITUNG | ANLEGEN SEKUNDÄR Im Einstiegsbild legen Sie die Kostenart und ihren Gültigkeitszeitraum fest (vgl. Abb. 3.1): • KOSTENART Schlüssel, unter dem die Kostenart gespeichert wird (Kostenartennummer) • GÜLTIG AB ... BIS ... Gültigkeitszeitraum der Kostenart

Kostenartenstamm – Grundbild Mit einem Klick auf die Drucktaste GRUNDBILD verzweigen Sie aus dem Einstiegsbild in das Grundbild. Wichtige Felder des Grundbildes sind: • BEZEICHNUNG/BESCHREIBUNG Die Eingabefelder für die Beschreibung und Bezeichnung der Kostenart sind unterschiedlich lang. Sie werden bei den Auswertungen angezeigt. • KOSTENARTENEIGENSCHAFTEN Einer Kostenart können maximal acht Eigenschaften zugewiesen werden. Kostenarteneigenschaften sind beispielsweise »fix« oder »variabel«. Sie werden im Customizing frei definiert und können zu einem Eigenschaftenmix zusammengefasst werden. Für die Auswertungen im Berichtswesen ist die Zuordnung eines Eigenschaftenmix zu einer Kostenart zwar wichtig, sie hat jedoch keine weitere Steuerungsinformation.

142

3

Stammdaten

• KOSTENARTENTYP Der Typ einer Kostenart legt fest, ob diese direkt oder indirekt bebucht wird und für welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge (z.B. Leistungsverrechnungen, Umlagen) sie verwendet werden darf. Man unterscheidet zwischen primären und sekundären Kostenartentypen (vgl. Tabellen 3.1 und 3.2).

Kostenartentypen für Primärkostenarten Typ

Beschreibung

Erläuterung

01

Primärkostenart/ kostenmindernde Erlöse

Dieser Kostenartentyp kann z.B. bei allen Primärbuchungen in FI belastet werden. Auch Erlöse auf Kostenstellen können unter Verwendung dieses Kostenartentyps gebucht werden.

03

Abgrenzungskostenart/ Zuschlagsverfahren

Dieser Kostenartentyp darf nur im Rahmen der Abgrenzung bei Benutzung des Zuschlagsverfahrens angewendet werden.

04

Abgrenzungskostenart/ Soll = Ist

Dieser Kostenartentyp darf nur im Rahmen der Abgrenzung bei Benutzung des Soll = Ist-Verfahrens angewendet werden.

11

Erlösart

Dieser Kostenartentyp wird für Erlösbuchungen auf Kostenstellen verwendet, die jedoch nur statistischen Charakter haben.

12

Erlösschmälerung

Dieser Kostenartentyp wird angewendet, um Erlösschmälerungen zu buchen. Buchungen von Erlösschmälerungen unter diesem Kostenartentyp erfolgen jedoch nur statistisch auf Kostenstellen.

22

Abrechnung extern

Dieser Kostenartentyp wird bei der Abrechnung von Auftrags- oder Projektkosten an CO-externe Objekte angewendet (z.B. zur Abrechnung einer Investitionsmaßnahme an eine Anlage in der Anlagenbuchhaltung).

Tabelle 3.1 Kostenartentypen für Primärkostenarten

Kostenartentypen für Sekundärkostenarten Typ

Beschreibung

Erläuterung

21

Abrechnung intern

Dieser Kostenartentyp wird bei der Abrechnung von Auftrags- oder Projektkosten an CO-interne Objekte angewendet.

Tabelle 3.2 Kostenartentypen für Sekundärkostenarten

3.1 Kostenarten anlegen

143

3

Stammdaten

Kostenartentypen für Sekundärkostenarten Typ

Beschreibung

Erläuterung

31

Auftrags-/ Projektabgrenzung

Dieser Kostenartentyp wird bei der Durchführung von Auftrags- und Projektabgrenzungen angewendet.

41

Gemeinkostenzuschläge

Dieser Kostenartentyp wird bei der Weiterverrechnung von Gemeinkosten per Zuschlag von Kostenstellen an Aufträge angewendet.

42

Umlagekostenart

Dieser Kostenartentyp dient zur Verrechnung von Umlagekosten bei Nutzung des Umlageverfahrens.

43

innerbetriebliche Leistungsverrechnung

Dieser Kostenartentyp wird zur Kostenverrechnung bei innerbetrieblicher Leistungsverrechnung angewendet.

50

Umsatzerlöse aus Kundenaufträgen

Dieser Kostenartentyp wird für Umsatzerlöse aus Kundenaufträgen innerhalb der Auftragseingangsperiode verwendet.

51

Sonstige Erlöse aus Kundenaufträgen

Dieser Kostenartentyp wird für sonstige Erlöse aus Kundenaufträgen, wie z.B. Zinsen, verwendet.

52

Kosten aus Kundenaufträgen

Dieser Kostenartentyp wird für Kosten aus Kundenaufträgen innerhalb der Auftragseingangsperiode verwendet.

61

Fortschrittswert

Dieser Kostenartentyp wird für die Werte benötigt, die in der Fortschrittsanalyse im Projektsystem (SAP R/3 PS) verwendet werden.

Tabelle 3.2 Kostenartentypen für Sekundärkostenarten

Kostenartenstamm – Zusatzbilder Durch einen Klick auf die verschiedenen Register können Sie vom Grundbild aus in die Zusatzbilder verzweigen. Dort können Sie weitere Angaben zum Kostenartenstamm hinterlegen. Falls für eine Kostenart Verbrauchsmengen ermittelt werden sollen, können Sie dies im Zusatzbild KENNZEICHEN festlegen. Menge führen/Mengeneinheit • Kennzeichen zur Erfassung von Verbrauchsmengen sowie Mengeneinheiten (z.B. für Schrauben: »Stück«) bei der Verbuchung auf primäre Kostenarten. Verbrauchsmengen sind unter anderem bei der Ermittlung von Abweichungen erforderlich. Mit ihrer Hilfe lassen sich Mengen- und/oder Preisabweichungen bei Gemeinkostenmaterialien feststellen. Im Zusatzbild VORSCHLAGSKONTIERUNG können eine Kostenstelle und ein Auftrag bearbeitet werden. Wenn Sie beispielsweise bei einer Primärkostenart eine Vorschlagskontierung auf eine Kostenstelle angeben, wird diese Kostenstelle bei einer FI-Buchung auf diesem Sachkonto automatisch als Kontierungsobjekt vorgeschlagen.

144

3

Stammdaten

Vorschlagskontierungen eignen sich besonders für Kostenarten (z.B. für Telefonkosten), die zuerst auf einer Sammelkostenstelle erfasst oder auf einem Auftrag belastet, jedoch später verrechnet, umgelegt oder mit denen sporadisch andere Kostenstellen belastet werden.

Primäre Kostenart anlegen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | KOSTENART | EINZELVERARBEITUNG | ANLEGEN PRIMÄR auf. ➜ Das Fenster KOSTENART ANLEGEN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.1). 2. Geben Sie die Kostenartennummer und einen Gültigkeitszeitraum ein. Hinweis Der angegebene Gültigkeitszeitraum kann später nicht mehr geändert werden.

Abbildung 3.1

Kostenart anlegen primär: Einstiegsbild (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf den Button STAMMDATEN. ➜ Es wird überprüft, ob in der Finanzbuchhaltung ein entsprechendes Sachkonto für die primäre Kostenart existiert. ➜ Das Fenster KOSTENART ANLEGEN: GRUNDBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.2). 4. Geben Sie im Grundbild die erforderlichen Daten ein.

3.1 Kostenarten anlegen

145

3

Stammdaten

Hinweis Jeder Kostenart müssen Sie eine Kurzbezeichnung zuordnen, die maximal 20 Zeichen lang sein darf. Eine ausführliche Beschreibung der Kostenart, die bis zu 40 Zeichen lang sein darf, ist optional. Die Grunddaten zur Kostenart geben Sie im unteren Bildteil ein. Auch ein Kostenartentyp, der bei primären Kostenarten zulässig ist, muss angegeben werden. 5. Klicken Sie auf das Register KENNZEICHEN. ➜ Ein Fenster wird angezeigt, in dem Sie festlegen können, ob Verbrauchsmengen für die Kostenart geführt werden sollen.

Abbildung 3.2

Kostenart anlegen primär: Grundbild (© SAP AG)

6. Klicken Sie auf das Register VORSCHLAGSKONTIERUNG. ➜ Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie für die Belegbuchhaltung Vorschlagswerte für die Kostenstelle und die Auftragsnummer definieren können.

Sekundäre Kostenart anlegen Um eine sekundäre Kostenart anzulegen, rufen Sie zunächst den Menüpfad STAMMDATEN | KOSTENART | EINZELVERARBEITUNG | ANLEGEN SEKUNDÄR auf. Dann geben Sie die Kostenartennummer ein. Vergewissern Sie sich zuvor, dass diese Kostenartennummer noch nicht für ein Sachkonto im Hauptbuch der Finanzbuchhaltung vergeben wurde, da diese Kostenart sonst nicht angelegt werden kann.

146

3

Stammdaten

Kostenartenstammsätze pflegen Kostenartenstammsätze ändern Sie wie folgt: Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | KOSTENARTEN | EINZELVERARBEITUNG | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster KOSTENART ÄNDERN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt. 2. Geben Sie im Einstiegsbild den Schlüssel der Kostenart, die geändert werden soll, ein. 3. Klicken Sie auf den Button STAMMDATEN. ➜ Das Fenster KOSTENART ÄNDERN: GRUNDBILD wird angezeigt. Hinweis Wenn Sie Einträge in den Stammdatenfeldern ändern wollen, können Sie dies im Grundbild der Kostenartenpflege tun. Falls weitere Änderungen erforderlich sind, können Sie durch Anklicken der Register in die entsprechenden Zusatzbilder verzweigen.

Kostenarten maschinell erzeugen Der Bearbeitungsaufwand beim Anlegen von Kostenarten kann erheblich verringert werden, wenn Sie die Kostenarten maschinell anlegen. Mit einer Minimalbeschreibung für die Kostenarten werden durch einen Batch-InputReport Mappen zum Aufbau von Kostenartenstammsätzen angelegt. Auf diese Weise ist es beispielsweise beim Produktivstart möglich, sämtliche Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung als primäre Kostenarten im Controlling anzulegen. Nach dem Abspielen der erstellten Mappe stehen die Kostenartenstammdaten für Buchungen im Controllingsystem zur Verfügung. Die Funktion zur maschinellen Erstellung der Kostenarten finden Sie unter anderem im Einführungsleitfaden (IMG) des Arbeitsgebiets »Customizing«.

Voreinstellungen Über die Funktion VOREINSTELLUNG können Sie Kostenart, Kostenartentyp sowie eine Kurzbezeichnung definieren. Beim Anlegen wird zwischen primären und sekundären Kostenarten unterschieden. • Primäre Kostenarten Für primäre Kostenarten kann ein Kontenintervall definiert werden, für das Sie angeben sollten, welchem Kostenartentyp die bestehenden Sachkonten der Finanzbuchhaltung zugeordnet werden sollen. Die Eingabe einer Bezeichnung ist nicht erforderlich, da diese aus den Sachkontenstammdaten übernommen wird. • Sekundäre Kostenarten Bei den sekundären Kostenarten darf es keine Entsprechung im Kontenplan der Finanzbuchhaltung geben. Für jede sekundäre Kostenart ist daher eine eigene Eingabe in den Voreinstellungen erforderlich. Auch eine

3.1 Kostenarten anlegen

147

3

Stammdaten

Kurzbeschreibung wird benötigt, da diese Information im System noch nicht zur Verfügung steht.

Batch-Input-Mappe erstellen Alle Kostenarten werden einem Kostenrechnungskreis zugeordnet. Daher muss der für die anzulegende Kostenart zuständige Kostenrechnungskreis bestimmt werden. Ferner muss ein Gültigkeitszeitraum für die neue Kostenart festgelegt werden. Aus den Angaben in den Voreinstellungen ergibt sich, welche Kostenarten anzulegen sind. Der Kostenartentyp bestimmt, ob es sich um eine primäre oder sekundäre Kostenart handelt.

3.2

Leistungsarten anlegen

Der betriebswirtschaftliche Begriff »Bezugsgröße« wird in CO-CCA als Leistungsart bezeichnet. Leistungsarten sind Meßeinheiten für die Kostenverursachung, die den Output einer Kostenstelle kennzeichnen. Leistungsarten sind also mit anderen Worten die erbrachten Leistungen einer Kostenstelle. Sie werden in Mengen- oder Zeiteinheiten gemessen (z.B. die Anzahl der Fertigungsstunden). In der Kostenstellenrechnung werden Leistungsarten zur Sollkostenermittlung und zur Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen benötigt. Im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung stellen die Leistungsarten die Basis für die Ermittlung der Verrechnungstarife dar: Das Gesamtergebnis der Kostenstelle wird durch die geplante Leistung der Leistungsarten dividiert, woraus sich ein Planpreis (Tarif) pro Leistungsart ergibt, der bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung verwendet wird. Die im CO-System bestimmten Leistungsarten werden als Stammsätze geführt. Mit der Menüfolge STAMMDATEN | LEISTUNGSARTEN | EINZELBEARBEITUNG | ANLEGEN wird das Einstiegsbild zur Anlage von Leistungsarten aufgerufen. Hier legen Sie die Leistungsart und deren Gültigkeitszeitraum fest. • LEISTUNGSART Die Leistungsart bezeichnet einen Schlüssel, unter dem die Leistungsart gespeichert wird. • GÜLTIG AB ... BIS ... Gültigkeitszeitraum der Leistungsart

Leistungsartenstamm – Grundbild Mit einem Klick auf den Button STAMMDATEN gelangen Sie aus dem Einstiegsbild in das Grundbild. Im oberen Teil des Bildschirms müssen Sie folgende Angaben bezüglich der Leistungsart eintragen:

148

3

Stammdaten

• Bezeichnung/Beschreibung Für die Bezeichnung der Leistungsart, die jeweils erfasst wird, stehen Felder verschiedener Länge zur Verfügung. Sie werden bei den Auswertungen angezeigt. • Leistungseinheit Die Messeinheit der Leistungsart wird bestimmt. • Kostenstellenarten Es wird definiert, für welche Kostenstellenarten die Leistungsart zulässig ist. Die Eingabe des Zeichens »*« an dieser Stelle bedeutet, dass diese Leistungsart für alle Kostenstellenarten möglich ist. Darüber hinaus müssen Angaben zur Steuerung von Verrechnung und Tarifermittlung der jeweiligen Leistungsart gemacht werden: • Leistungsartentyp Der Leistungsartentyp bestimmt den Verrechnungsmodus einer Leistungsart. • Kostenart Dies ist ein Vorschlagswert für eine sekundäre Kostenart, unter der Buchungen bei der Verrechnung der Leistungsart durchgeführt werden. • Tarifkennzeichen Das Tarifkennzeichen steuert bei der Planung die Tarifermittlung. Nach Eingabe dieses Kennzeichens erfolgt die Tarifermittlung entweder automatisch und iterativ oder manuell. • Durchschnittstarif Der Durchschnittstarif steuert, ob die Verrechnungstarife der Leistungsart periodisch geglättet werden sollen. • Fixkosten verteilen Dieses Kennzeichen steuert, ob für die jeweilige Leistungsart eine Fixkostenvorverteilung durchgeführt werden soll. • Istmenge setzen Dieses Kennzeichen steuert die manuelle Rückmeldung der Istmenge, mit der das Sendeobjekt entlastet wird. • Planmenge setzen Ist dieses Kennzeichen gesetzt, so hat die Planabstimmung auf die Leistungsmenge keinen Einfluss. Im unteren Teil des Bildschirms (vgl. Abb. 3.4) können für den Leistungsartentyp und das Tarifkennzeichen abweichende Anweisungen für die Isttarifermittlung und Istverrechnung der Leistungsart eingegeben werden. Geben Sie an dieser Stelle nichts ein, werden die Isttarifermittlung und -verrechnung mit den vorhandenen Einstellungen für Tarifkennzeichen und Leistungsartentyp durchgeführt.

3.2 Leistungsarten anlegen

149

3

Stammdaten

Mögliche Varianten des Leistungsartentyps und die jeweiligen Steuerungsinformationen zur Erfassung und Verrechnung der Leistungsart zeigt die folgende Tabelle (zur Leistungsverrechnung siehe auch: Istkostenverrechnung).

Leistungsartentypen Leistungsartentyp

Bezeichnung

Beschreibung

1

Manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung

Bei diesem Leistungsartentyp kann eine Leistung im Plan und Ist gemessen werden. Die Verrechnung der Leistungsart erfolgt im Plan mit der Leistungsaufnahmenplanung und im Ist mit der direkten Leistungsverrechnung.

2

Indirekte Erfassung, indirekte Verrechnung

Bei diesem Leistungsartentyp ist im Ist und Plan keine Ermittlung von Senderleistungen möglich. Die Leistungsmenge wird durch indirekte Leistungsverrechnung ermittelt.

3

Manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung

Bei diesem Leistungsartentyp ist im Ist und Plan eine Ermittlung der Leistungsmengen des Senders möglich. Die Verrechnung erfolgt jedoch nicht vorgangsbezogen, sondern durch indirekte Leistungsverrechnung.

4

Manuelle Erfassung, keine Verrechnung

Bei diesem Leistungsartentyp können Leistungsmengen zwar manuell erfasst werden, eine Verrechnung der Leistungen erfolgt jedoch nicht. Diese Leistungsarten dienen nur der Sollkostenermittlung.

Tabelle 3.3 Leistungsartentypen

Die folgende Tabelle 3.4 zeigt die Varianten der Tarifkennzeichen sowie die zugehörigen Berechnungsgrundlagen für Ist und Plan.

Tarifkennzeichen Tarifkennzeichen 1

Bezeichnung

Beschreibung

automatisch auf Basis der Planleistung

Der Tarif der Leistungsart wird automatisch im Rahmen der Tarifermittlung durch Division der Summe aller Kosten der Kostenstelle durch die Planleistung ermittelt.

Tabelle 3.4 Tarifkennzeichen

150

3

Stammdaten

Tarifkennzeichen Tarifkennzeichen

Bezeichnung

Beschreibung

2

automatisch auf Basis der Kapazität

Der Tarif der Leistungsart wird automatisch im Rahmen der Tarifermittlung berechnet. Der variable Anteil des Tarifs wird auf der Basis der Planleistung, der fixe Tarifanteil auf Basis der Kapazität der Kostenstelle ermittelt.

3

manuell

Der Tarif der Leistungsart kann manuell geplant werden.

Tabelle 3.4 Tarifkennzeichen

Leistungsartenstamm – Zusatzbilder Durch Anklicken der eingeblendeten Register können Sie aus dem Grundbild in die Zusatzbilder verzweigen, wo Sie weitere Informationen zum Leistungsartenstamm eingeben können. Dazu gehören: • das Setzen eines Sperrkennzeichens Die Verrechnung und Beplanung eines Leistungsartenstammsatzes wird verhindert. • die Eingabe einer Ausbringungseinheit und eines Ausbringungsfaktors Eine Umrechnung der fixierten Leistungseinheit in eine alternative Messeinheit wird ermöglicht.

Leistungsart anlegen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | LEISTUNGSART | EINZELBEARBEITUNG | ANLEGEN auf. ➜ Das Fenster LEISTUNGSART ANLEGEN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.3). 2. Geben Sie der Leistungsart einen Namen, und definieren Sie einen Gültigkeitszeitraum. Wenn eine Leistungsart analog zu einer bereits vorhandenen Leistungsart angelegt werden soll, kann diese als Muster aufgerufen werden. 3. Klicken Sie auf den Button STAMMDATEN. ➜ Das Fenster LEISTUNGSART ANLEGEN: GRUNDBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.4). 4. Geben Sie im Grundbild die oben beschriebenen Daten zur Leistungsart ein. Hinweis Sie können aus dem Grundbild in zusätzliche Fenster verzweigen, in denen Sie weitere Fixwerte eingeben können.

3.2 Leistungsarten anlegen

151

3

Stammdaten

Hinweis Alle Felder, die mit einem »?« gekennzeichnet sind, müssen mit Eingaben gefüllt werden, bevor Sie in weitere Fenster verzweigen können.

Abbildung 3.3

Leistungsart anzeigen: Einstiegsbild (© SAP AG)

Abbildung 3.4 Leistungsart anzeigen: Grundbild (© SAP AG)

152

3

Stammdaten

Leistungsartenstammsätze pflegen Um Leistungsartenstammsätze zu pflegen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Rufen Sie die Menüfunktion S TAMMDATEN | LEISTUNGSARTEN | EINZELBEARBEITUNG | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster LEISTUNGSART ÄNDERN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt. 2. Geben Sie im Einstiegsbild den Schlüssel der Leistungsart ein, die geändert werden soll, und klicken Sie auf den Button STAMMDATEN. ➜ Das Fenster LEISTUNGSART ÄNDERN: GRUNDBILD wird angezeigt. Hinweis Die Eingaben in den Stammdatenfeldern können im Grundbild der Leistungsartenpflege (vgl. Abb. 3.4) geändert werden. Durch einen Klick auf die entsprechenden Register können Sie in die Zusatzbilder verzweigen und dort weitere Änderungen vornehmen.

3.3

Kostenstellen anlegen

Kostenstellen dienen generell dem Zweck, Gemeinkosten zu erfassen und umzulegen. Sie sind die kleinsten Verantwortungsressorts in einem Betrieb. Zum Zweck eines Gemeinkosten-Controllings werden sie zu Steuerungsund Entscheidungsbereichen zusammengefasst. Dies wurde auch in der Kostenstellenrechnung des SAP R/3-Controllings berücksichtigt.

Standardhierarchie Durch die Definition von Stammdatengruppen können in CO-CCA die Stammdaten hierarchisch gegliedert werden. Während die Definition von hierarchischen Strukturen bei der Pflege von Kosten- und Leistungsarten optional ist, muss bei der Anlage von KostenstellenStammdaten eine hierarchische Kostenstellenstruktur zwingend erstellt werden. In der Kostenstellenrechnung des R/3-Systems nennt man diese Struktur Standardhierarchie. Wenn eine Kostenstelle angelegt wird, muss sie einem Teilbereich dieser Standardhierarchie zugeordnet werden. Die Standardhierarchie ist dem Kostenrechnungskreis direkt zugeordnet. Daraus ergeben sich im Vergleich mit den alternativen Kostenstellenhierarchien folgende Unterschiede: • Die Standardhierarchie unterscheidet sich von anderen Hierarchien durch die Zusammenfassung sämtlicher dem Kostenrechnungskreis zugeordneten Kostenstellen. • Zusätzlich zur Standardhierarchie können beliebig viele Alternativhierarchien eingerichtet werden. Welche Kostenstellen den alternativen Hierarchien zugeordnet werden, ist frei wählbar. Die Bildschirmbilder zum Einrichten und Pflegen der Standardhierarchie werden über die Menüfolge STAMMDATEN | STANDARDHIERARCHIE | ÄNDERN/AN-

3.3 Kostenstellen anlegen

153

3

Stammdaten

ZEIGEN aufgerufen. Die Standardhierarchie wird wie die übrigen Stammdatengruppen von CO-CCA gepflegt.

Kostenstellenstamm – Einstiegsbild Die Kostenstellenpflege rufen Sie aus dem Menü der Kostenstellenrechnung mit der Menüfolge STAMMDATEN | KOSTENSTELLE | EINZELBEARBEITUNG | ANLEGEN auf. Im Einstiegsbild (vgl. Abb. 3.6) legen Sie Folgendes fest: • Kostenstelle Die Kostenstelle ist ein maximal zehnstelliger Schlüssel zum Speichern der Kostenstelle. • Gültig ab ... bis ... Der Gültigkeitszeitraum für die Kostenstelle. Um das Anlegen der Kostenstellen zu vereinfachen, kann eine bereits existierende Kostenstelle als Muster herangezogen werden.

Kostenstellenstamm – Grundbild Im Einstiegsbild kann durch einen Klick auf den Button STAMMDATEN in das Grundbild der Kostenstellenpflege verzweigt werden. Die Daten, die im Einstiegsbild eingegeben wurden, werden im oberen Teil des Grundbilds angezeigt. Im unteren Teil des Bildes werden die Grunddaten zur Kostenstelle eingegeben (vgl. Abb. 3.7): • Bezeichnung/Beschreibung Hier finden Sie Eingabefelder von unterschiedlicher Länge, mit denen Sie die Kostenstelle beschreiben können; diese Beschreibungen werden bei Auswertungen angezeigt. • Verantwortlicher Ein Kostenstellenverantwortlicher (z.B. der Kostenstellenleiter) wird benannt. • Abteilung Durch die Angabe einer Abteilung wird die Kostenstelle in eine übergeordnete Organisationsstruktur eingeordnet. • Kostenstellenart Hier geben Sie ein Kennzeichen für die Kostenstellenart (Kostenstellentyp) ein; die Kostenstellenart kann im Customizing der Kostenstellenrechnung bestimmt werden. Sie steuert, welche Leistungsarten auf einer Kostenstelle erfasst werden können und welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge auf einer Kostenstelle zulässig sind. • Hierarchiebereich Der Hierarchiebereich bezeichnet einen Teilbereich der Standardhierarchie, dem die Kostenstelle zugeordnet werden soll.

154

3

Stammdaten

• Buchungskreis, Geschäftsbereich Die Kostenstelle ist den Strukturen der Finanzbuchhaltung zugeordnet. Ein Buchungskreis kann nur bestimmt werden, wenn eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung existiert. Die interne Zuordnung einer Kostenstelle zu einem Buchungskreis findet statt, wenn dem Kostenrechnungskreis nur ein Buchungskreis zugeordnet ist. In der Finanzbuchhaltung werden Geschäftsbereiche generell als interne Abrechnungskreise geführt: Wenn für den Buchungskreis, für den die Kostenstelle eingerichtet wird, sowohl eine Bilanz als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung pro Geschäftsbereich erstellt werden sollen, muss auch die Kostenstelle einem Geschäftsbereich zugeordnet werden. • Funktionsbereich Dient der funktionellen Zuordnung der Kostenstelle im Unternehmen. • Währung Angabe der Währung, in der die Kostenstelle geführt wird (das ist die Objektwährung). Üblicherweise ist die Währung des Kostenrechnungskreises als Vorschlagswert eingestellt. Alternativ kann bei einer buchungskreisübergreifenden Kostenrechnung auch die Währung des Buchungskreises, dem die Kostenstelle zugeordnet wird, als Vorschlagswert eingestellt werden. Eine vom Buchungskreis abweichende Objektwährung darf nur dann bestimmt werden, wenn die Währungen des Kostenrechnungskreises und des Buchungskreises identisch sind.

Kostenstellenstamm – Zusatzbilder Mit Hilfe der verschiedenen Register können Sie aus dem Grundbild in die Zusatzbilder verzweigen, wo Sie zusätzliche Eingaben zum Kostenstellenstamm – primär leistungabhängige und unabhängige Template-Zuordnung für die Formelplanung sowie Anschrifts- und Kommunikationsdaten – vornehmen können. Auch das Setzen von Sperrkennzeichen ist möglich. Nach einem Klick auf das Register STEUERUNG wird das Zusatzbild für Sperrkennzeichen angezeigt (vgl. Abb. 3.5). Sperrkennzeichen steuern, welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge auf einer Kostenstelle zulässig sind. Im Customizing können beim Anlegen der Kostenstellenart Vorschlagswerte eingegeben werden, die Sie im Zusatzbild STEUERUNG ändern können. Folgende Kennzeichen können aktiviert werden: • Menge führen Wenn Sie dieses Kennzeichen aktivieren, werden außer den Kosten auch die Verbrauchsmengen auf der Kostenstelle festgehalten. So gibt das System zum Beispiel bei Primärbuchungen auf diese Kombination eine Warnung aus, wenn für eine Kostenart und -stelle das Kennzeichen zwar aktiviert, aber bei der Belegbuchung keine Verbrauchsmenge eingegeben wurde.

3.3 Kostenstellen anlegen

155

3

Stammdaten

• Primärkosten Ist/Plan Die Aktivierung dieses Kennzeichens bewirkt, dass weder im Ist noch im Plan Primärkosten für die Kostenstelle erfasst werden können. • Sekundärkosten Ist/Plan Die Aktivierung dieses Kennzeichens bewirkt, dass weder im Ist noch im Plan Sekundärkosten auf der Kostenstelle erfasst werden können. Das heißt, die Kostenstelle kann bei Sekundärverrechnungen (z.B. Umlage, Leistungsverrechnung) weder Sender noch Empfänger sein. • Erlöse Ist/Plan Die Aktivierung dieses Kennzeichens bewirkt, dass weder im Ist noch im Plan Erlöse für die Kostenstelle statistisch erfasst werden können. • Obligofortschreibung Die Aktivierung dieses Kennzeichens bewirkt, dass im Ist (z.B. für Bestellungen) kein Obligo für die Kostenstelle erfasst werden kann.

Abbildung 3.5

Kostenstelle anlegen: Grundbild – Sperrkennzeichen (© SAP AG)

Kostenstellenstammsatz erfassen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | KOSTENSTELLE | EINZELBEARBEITUNG | ANLEGEN auf. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLE ANLEGEN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.6).

156

3

Stammdaten

2. Geben Sie im Einstiegsbild die erforderlichen Daten ein. Hinweis Die Kostenstellennummer muss immer extern vergeben werden, und zwar nur ein Mal innerhalb des Kostenrechnungskreises. Den Versuch einer Doppelvergabe weist das System ab. 3. Klicken Sie auf den Button STAMMDATEN. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLE ANLEGEN: GRUNDBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.7). ➜ Die Daten aus dem Anforderungsbild werden im oberen Bildteil ausgegeben. 4. Geben Sie im Grundbild die erforderlichen Daten ein. 5. Geben Sie für die Kostenstelle eine Kurzbezeichnung von maximal 20 Zeichen Länge ein. Die Vergabe einer Langbezeichnung, die höchstens 40 Zeichen lang sein darf, ist Ihnen freigestellt. 6. Geben Sie im unteren Bildteil die Grunddaten zur Kostenstelle ein. Hinweis Wenn beim Anlegen des Buchungskreises die Erstellung von Geschäftsbereichsbilanzen vorgesehen wurde, muss zur Kostenstelle ein Geschäftsbereich benannt werden. 7. Klicken Sie auf das Register ANSCHRIFT. ➜ Ein Zusatzfenster wird angezeigt, in dem für die Kostenstelle eine vollständige Anschrift eingegeben werden kann. 8. Klicken Sie auf das Register KOMMUNIKATION. ➜ Ein Zusatzfenster wird angezeigt, in dem Sie Angaben zu Sprache, Telefon, Telefax usw. eintragen können. 9. Kehren Sie zum Grundbild zurück, und klicken Sie auf das Register STEUERUNG. ➜ Das Zusatzfenster STEUERUNG wird angezeigt, in dem Sie bestimmen, ob auf der Kostenstelle neben anderen Werten auch Mengen geführt werden sollen und welche Buchungen auf der Kostenstelle zulässig sind.

3.3 Kostenstellen anlegen

157

3

Stammdaten

158

Abbildung 3.6

Kostenstelle anlegen: Einstiegsbild (© SAP AG)

Abbildung 3.7

Kostenstelle anlegen: Grundbild (© SAP AG)

3

Stammdaten

Kostenstellenstammsätze pflegen Um Kostenstellenstammsätze zu ändern, sind folgende Schritte erforderlich: Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | KOSTENSTELLEN | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLE ÄNDERN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt. 2. Geben Sie im Anforderungsbild den Schlüssel der Kostenart ein, die geändert werden soll. 3. Klicken Sie auf den Button STAMMDATEN. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLE ANLEGEN: GRUNDBILD wird angezeigt. Hinweis Die Informationen in Stammdatenfeldern können im Grundbild der Kostenstellenpflege geändert werden. Wenn zusätzliche Änderungen erwünscht sind, kann über die Register in die entsprechenden Zusatzbilder verzweigt werden.

Sammelbearbeitung von Kostenstellenstammsätzen Mit der Funktion SAMMELBEARBEITUNG können sämtliche Stammdaten der Kostenstellenrechnung angezeigt und gelöscht werden. Darüber hinaus können KostenstellenStammdaten im Rahmen der Sammelbearbeitung auch geändert werden. Falls bestimmte Feldinhalte für mehrere Kostenstellen geändert werden sollen, kann eine vereinfachte Bearbeitung über das Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG mit der Menüfolge STAMMDATEN | KOSTENSTELLE | SAMMELBEARBEITUNG | ÄNDERN vorgenommen werden (vgl. Abb. 3.8). Im Sammelbearbeitungs-Einstiegsbild KOSTENSTELLEN ÄNDERN selektieren Sie die Kostenstellen, deren Stammdatenfelder bearbeitet werden sollen. Sie können folgende Auswahlkriterien wählen: • • • •

Kostenstellen Kostenstellengruppe Alle Kostenstellen des Kostenrechnungskreises Selektionsvariante

Auch einen Gültigkeitszeitraum für die Kostenstelle sowie eine Listvariante müssen Sie angeben. Der Bildschirmaufbau bei der Sammelbearbeitung der Stammdatenfelder der jeweiligen Kostenstellen wird durch die Listvariante gesteuert. Durch einen Klick auf das Symbol wechseln Sie in das Pflegebild der Sammelbearbeitung. Hier werden die Stammdatenfelder aller selektierten Kostenstellen angezeigt. In allen eingabebereiten Feldern können Sie Änderungen vornehmen. Dies erspart Ihnen den Aufruf jedes einzelnen Stammsatzes innerhalb der Änderungsfunktionen. Die Listvariante steuert dabei, welche Felder des Kostenstellenstammsatzes angezeigt werden. Zwischen den Listvarianten wechseln Sie beliebig mit den Symbolen und . Ohne das Bild

3.3 Kostenstellen anlegen

159

3

Stammdaten

zu schließen, können Sie mit Klick auf das Symbol gezielt eine neue Listvariante aussuchen. Wenn Sie aus der Sammelbearbeitung direkt in das Grundbild der Einzelbearbeitung verzweigen wollen, markieren Sie einen oder mehrere Einträge der Liste der Kostenstellen, und klicken Sie auf die Drucktaste STAMMDATEN. Änderungen an den Stammdaten können auch im Grundbild der Einzelbearbeitung vorgenommen werden.

Kostenstellen gesammelt bearbeiten Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | KOSTENSTELLEN | SAMMELBEARBEITUNG | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLEN ÄNDERN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.8). 2. Bestimmen Sie die Selektionskriterien für die Sammelbearbeitung. 3. Klicken Sie auf das Symbol . 4. Das Fenster KOSTENSTELLEN ÄNDERN: SAMMELBEARBEITUNG wird angezeigt (vgl. Abb. 3.9). 5. Nehmen Sie die Änderungen in den Stammdatenfeldern vor, und speichern Sie Ihre Eingaben.

Abbildung 3.8

160

Kostenstelle ändern: Einstiegsbild (© SAP AG)

3

Stammdaten

Abbildung 3.9

Kostenstelle ändern: Sammelbearbeitung (© SAP AG)

Kostenstellen zu Verprobungszwecken anlegen Über das Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG und die Funktion STAMMDATEN | KOSTENSTELLE | SAMMELBEARBEITUNG | ROHERFASSUNG können Kostenstellen ausschließlich zu Verprobungszwecken bei der Zusatzkontierung bei Primärkostenbuchungen erfasst werden. Diese Kostenstellen sind nur zur Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung geeignet. Weitergehende Funktionen der Kostenstellenrechnung (Planung, Sekundärverrechnungen) sind nicht möglich. Es können folgende Felder gepflegt werden: • Kostenstellennummer • Kostenrechnungskreis • Gültigkeitsintervall Mit dieser Funktion können keine anderen Daten bearbeitet werden. Die auf diese Weise herangezogenen Kostenstellen können weder bebucht noch beplant werden. Die Kostenstellenrechnung kann nur aktiviert werden, indem die bis zu diesem Zeitpunkt zur Verprobung herangezogenen Stammdaten mit der Änderungsfunktion überarbeitet werden.

3.3 Kostenstellen anlegen

161

3

Stammdaten

3.4

Statistische Kennzahlen anlegen

Statistische Kennzahlen werden zur internen Verrechnung verwendet, wie zum Beispiel zur Verteilung bzw. Umlage von innerbetrieblichen Leistungen. Auch zur Bestimmung von Kennzahlen auf Kostenstellen oder Aufträgen kann man sie einsetzen. Als statistische Kennzahl kann auf diese Weise beispielsweise die Mitarbeiterzahl eingegeben werden. Eine solche Information ist für die Arbeitskräfteplanung, die Lohnabrechnung und daher auch für die Kalkulation und Umlage der Gemeinkosten von Bedeutung, die sich proportional aus der Mitarbeiterzahl ergeben. Auch die Größe der in einem Produktionsvorgang genutzten Fläche kann als statistische Kennzahl zur Flächenplanung oder zur proportionalen Umlage dieser Art von Gemeinkosten vorgegeben werden.

Statistische KennzahlenStammdaten – Anforderungsbild Nach Aufruf der Menüfolge STAMMDATEN | STATIST.KENNZAHLEN | EINZELBEARBEITUNG | ANLEGEN wird das Anforderungsbild der Kennzahlenpflege angezeigt. Im Feld STATISTISCHE KENNZAHL muss ein Schlüssel angegeben werden, der die statistische Kennzahl bezeichnet. Mit seiner Hilfe können Sie die jeweilige Kennzahl eindeutig identifizieren.

Statistische KennzahlenStammdaten – Grundbild Durch einen Klick auf den Button STAMMDATEN verzweigen Sie aus dem Anforderungsbild in das Grundbild der statistischen Kennzahlenpflege. Hier sind folgende Eingaben erforderlich: • Bezeichnung Eine Bezeichnung der statistischen Kennzahl • Einheit StKennzahl Mengen- oder Zeiteinheiten, in denen die Quantitäten der statistischen Kennzahl erfasst werden • Kennzahlentyp Der Typ einer Kennzahl legt fest, ob deren Daten als Fest- oder Summenwerte gelten. Festwerte sind – beginnend mit dem Eingabemonat – für alle Folgemonate des Geschäftsjahrs gleich. Sie werden automatisch vom System voreingetragen. Die Periodenwerte werden nicht fortgeschrieben. Als Summenwerte gekennzeichnete Kennzahlenwerte werden für die Folgemonate nicht übernommen. Die Periodenwerte dieser Kennzahlen werden fortgeschrieben.

162

3

Stammdaten

Statistische Kennzahlen erfassen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | STATIST.KENNZAHLEN | EINZELBEARBEITUNG | ANLEGEN auf. ➜ Das Fenster STATISTISCHE KENNZAHL ANLEGEN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt. 2. Legen Sie den Namen der statistischen Kennzahl fest. Wenn eine statistische Kennzahl derselben Art bereits existiert, können Sie diese bei der Einrichtung als Muster heranziehen. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste STAMMDATEN. ➜ Das Fenster STATISTISCHE KENNZAHL ANLEGEN: STAMMDATEN wird angezeigt (vgl. Abb. 3.10). 4. Geben Sie der Kennzahl eine Bezeichnung, weisen Sie ihr eine Einheit zu, und bestimmen Sie den Kennzahlentyp.

Abbildung 3.10 Statistische Kennzahl anlegen: Stammdaten (© SAP AG)

Statistische Kennzahlen pflegen Folgende Schritte sind bei der Änderung von Stammsätzen statistischer Kennzahlen erforderlich:

3.4 Statistische Kennzahlen anlegen

163

3

Stammdaten

Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | STATIST.KENNZAHLEN | EINZELBEARBEITUNG | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster STATISTISCHE KENNZAHL ÄNDERN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt. 2. Geben Sie im Anforderungsbild den Schlüssel der statistischen Kennzahl ein, die Sie ändern wollen. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste STAMMDATEN. ➜ Das Fenster STATISTISCHE KENNZAHL ANLEGEN: STAMMDATEN wird angezeigt (vgl. Abb. 3.10). Hinweis Einträge in den Stammdatenfeldern können Sie im Grundbild der Kennzahlenpflege ändern.

Sammelbearbeitung statistischer Kennzahlen Die Pflege statistischer Kennzahlen kann zusätzlich zur oben beschriebenen Vorgehensweise auch im Format einer tabellarischen Sammelbearbeitung vorgenommen werden. In die Sammelbearbeitung verzweigen Sie aus dem Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG durch Aufruf der Menüfolge STAMMDATEN | STATIST.KENNZAHLEN | SAMMELBEARBEITUNG | ÄNDERN. Die Grunddaten der statistischen Kennzahlen sind hier tabellarisch aufgelistet. Neue Einträge können hinzugefügt, vorhandene Einträge geändert oder gelöscht werden.

Statistische Kennzahlen gesammelt bearbeiten Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | STATIST.KENNZAHLEN | SAMMELBEARBEITUNG | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster SICHT »STATISTISCHE KENNZAHLEN« ÄNDERN: ÜBERSICHT wird angezeigt (vgl. Abb. 3.11). Sämtliche im System vorhandenen statistischen Kennzahlen werden in der Liste mit den Varianten der oben erläuterten Stammdatenfelder angezeigt. 2. Ändern Sie in der Liste die Stammdatenfelder. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste NEUE EINTRÄGE, wenn eine statistische Kennzahl angelegt werden soll. ➜ Das Fenster NEUE EINTRÄGE: ÜBERSICHT HINZUGEFÜGTE wird angezeigt. 4. Tragen Sie Ihre Eingaben in die Stammdatenfelder für die statistische Kennzahl ein. In der ersten Spalte der Liste muss darüber hinaus der Kostenrechnungskreis bestimmt werden, für den die statistische Kennzahl gültig ist. 5. Speichern Sie Ihre Eingaben.

164

3

Stammdaten

Abbildung 3.11 Sicht: Statistische Kennzahlen ändern: Übersicht (© SAP AG)

3.5

Zeitbezogenheit der Stammdaten

Stammdatensätze (Kostenarten, Kostenstellen, Leistungsarten, statistische Kennzahlen) werden in der Kostenstellenrechnung des R/3-Systems zeitbezogen gespeichert. Man unterscheidet dabei: • den Gültigkeitszeitraum des gesamten Stammdatensatzes • die Betrachtungszeiträume, in denen die Ausprägungen einzelner Stammdatenfelder, wie beispielsweise der Kostenstellenverantwortliche im Kostenstellenstammsatz, geändert werden können

Gültigkeitszeitraum eines Stammdatensatzes Der Gültigkeitszeitraum eines Stammdatensatzes, der bereits bei seiner Einrichtung definiert wurde, kann nachträglich nicht mehr geändert werden. Wurde er einmal, zum Beispiel für eine Leistungsart, festgelegt, kann im Nachhinein keine Periode mehr definiert werden, die außerhalb der ursprünglich fixierten Zeitspanne liegt. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Gültigkeitszeitraum eines Stammdatensatzes in verschiedene Betrachtungszeiträume zu untergliedern. In diesen können dann die Angaben in den einzelnen Stammdatenfeldern verändert werden. Somit kann ein Datenfeld unterschiedliche Feldinformationen aufweisen. Jedem Feldinhalt wird ein Betrachtungszeitraum zugeordnet.

3.5 Zeitbezogenheit der Stammdaten

165

3

Stammdaten

Änderungen der Feldinhalte können schon vor ihrer Gültigkeit im Stammsatz eingegeben werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf den aktuellen Zeitpunkt. In den einzelnen Stammdatenfeldern von CO-CCA können unterschiedliche zeitbezogene Änderungen vorgenommen werden. In der folgenden Tabelle 3.5 finden Sie zeitabhängige Änderungsmöglichkeiten für die Stammdatensätze.

Zeitabhängigkeit der Datenfelder in Stammdatensätzen Kostenarten

Kostenstellen

Leistungsarten

Statistische Kennzahlen

zeitunabhängige Felder, gültig für den gesamten Existenzzeitraum, änderbar nur für den gesamten Existenzzeitraum

Bezeichnung, Beschreibung

Hierarchiebereich

—

—

jahresbezogene Datenfelder, für ein Geschäftsjahr gültig, innerhalb des Geschäftsjahrs nicht änderbar

-

Währung

Verrechnungskostenart, Ausbringungseinheit, Ausbringungsfaktor, Leistungsartentyp

Kennzahlentyp

periodenbezogene Datenfelder, gültig für eine Buchungsperiode, innerhalb einer Buchungsperiode nicht änderbar

Kostenartentyp

Buchungskreis, Geschäftsbereich, Verrechnungsmethode

—

—

taggenaue Datenfelder, tageweise gültig, Änderungen taggenau möglich

Vorschlagskontierung, Kostenarteneigenschaft, Mengenkennzeichen, Maßeinheit

Sperrkennzeichen, Bezeichnung, Verantwortlicher, Anschrift, Kommunikationsdaten, Kostenstellenart, Mengenkennzeichen, Maßeinheit, Abteilung

Bezeichnung, Beschreibung, Leistungseinheit, Kostenstellenart, Sperrkennzeichen

Bezeichnung

Tabelle 3.5 Zeitabhängigkeit der Datenfelder in Stammdatensätzen

166

3

Stammdaten

Zeitabhängige Daten bearbeiten Zum Bearbeiten zeitabhängiger Daten kann ein Betrachtungszeitraum ausgewählt und variiert werden: • Betrachtungszeitraum bestimmen Rufen Sie aus dem Grundbild der Stammdatenpflege über die Menüfolge BEARBEITEN | BETRACHTUNGSZEITRAUM eine Liste der Zeiträume auf, die für das Objekt bestimmt wurden. Aus dieser Liste können Sie dann einen Zeitraum oder eine Gruppe von Zeiträumen auswählen. • Betrachtungszeitraum variieren Innerhalb der Liste für Objektintervalle kann durch einen Klick auf die Drucktaste ANDERER BETRACHTUNGSZEITRAUM ein beliebiger Zeitraum bestimmt werden.

Felder mit unterschiedlichem Feldinhalt bearbeiten Innerhalb eines gewählten Betrachtungszeitraums kann ein Stammsatzdatenfeld unterschiedliche Informationen enthalten. Es werden zwei Fälle unterschieden: • Bei identischen Datenfeldinhalten im gewählten Betrachtungszeitraum wird der Feldinhalt im Datenfeld ausgegeben. • Bei unterschiedlichen Datenfeldinhalten im gewählten Betrachtungszeitraum wird im Datenfeld ein »+« ausgegeben.

Beispiel: Neuen Betrachtungszeitraum für den Kostenstellenstamm festlegen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | KOSTENSTELLEN | EINZELBEARBEITUNG | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLE ÄNDERN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf die gewünschte Kostenstelle. 3. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster KOSTENSTELLE ÄNDERN: GRUNDBILD wird angezeigt. 4. Rufen Sie die Menüfunktion BEARBEITEN | BETRACHTUNGSZEITRAUM auf. ➜ Das Fenster BETRACHTUNGSZEITRAUM AUSWÄHLEN mit den eingegebenen Betrachtungszeiträumen wird angezeigt. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste ANDERER B.ZEITRAUM. ➜ Das Zusatzfenster ANDERER BETRACHTUNGSZEITRAUM wird angezeigt (vgl. Abb. 3.12). 6. Bestimmen Sie den Betrachtungszeitraum. Hinweis Der Betrachtungszeitraum muss innerhalb des Gültigkeitszeitraums liegen, der ursprünglich bei der Anlage des Stammsatzes bestimmt wurde.

3.5 Zeitbezogenheit der Stammdaten

167

3

Stammdaten

7. Klicken Sie auf die Drucktaste WÄHLEN. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLE ÄNDERN: GRUNDBILD wird angezeigt. 8. Ändern Sie die Angaben in den Feldern, denen während des selektierten Betrachtungszeitraums ein anderer Inhalt zugewiesen werden soll.

Abbildung 3.12 Anderer Betrachtungszeitraum (© SAP AG)

Beispiel: Kostenstellenstamm mit Betrachtungszeiträumen aufrufen Ausgangspunkt Fenster KOSTENSTELLE ÄNDERN: EINSTIEGSBILD 1. Wählen Sie eine Kostenstelle, in der mindestens ein Feld unterschiedliche Feldinhalte aufweist. 2. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster BETRACHTUNGSZEITRAUM AUSWÄHLEN mit den vorhandenen Betrachtungszeiträumen wird angezeigt. 3. Selektieren Sie aus der Liste einen Betrachtungszeitraum, und klicken Sie auf die Drucktaste WÄHLEN. 4. Das Fenster KOSTENSTELLE ÄNDERN: GRUNDBILD wird angezeigt. ➜ Mit einem ´+´ sind die Felder gekennzeichnet, deren Inhalt während des selektierten Betrachtungszeitraums nicht übereinstimmt. 5. Klicken Sie zum Bearbeiten dieser Felder auf die Drucktaste .

168

3

Stammdaten

3.6

Sammelbearbeitung von Stammdaten

Wie Kostenstellen und statistische Kennzahlen können auch Stammdaten im Rahmen der Sammelbearbeitung angezeigt, geändert und gelöscht werden.

3.6.1

Listanzeige von Stammdaten

Für sämtliche Stammdaten der Kostenstellenrechnung wird die Listanzeige unterstützt. Sie wechseln in die Listanzeige, indem Sie im Anwendungsmenü der Kostenstellenrechnung die Menüfolge STAMMDATEN | STAMMDATUM (alternativ: KOSTENARTEN | KOSTENSTELLEN | LEISTUNGSARTEN | STAT. KENNZAHLEN) | SAMMELBEARBEITUNG | ANZEIGEN aufrufen. Im Einstiegsbild der Listanzeige wählen Sie die Stammdatenfelder aus, die Sie betrachten wollen. Sie können aus folgenden Stammdatenfeldern wählen: • Stammdatenzeitraum • Stammdatengruppe • Alle Stammdaten des Kostenrechnungskreises • Selektionsvariante Außerdem müssen Sie einen Gültigkeitszeitraum für die Stammdaten festlegen. Klicken Sie auf den Button STAMMDATEN, um in die Listanzeige der Sammelbearbeitung zu wechseln.

Beispiel: Listanzeige für Leistungsarten aufrufen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | LEISTUNGSARTEN | SAMMELBEARBEITUNG | ANZEIGEN auf. ➜ Das Fenster LEISTUNGSART ANZEIGEN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.13). 2. Bestimmen Sie die Selektionskriterien und einen Gültigkeitszeitraum. 3. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Die Stammdatenfelder aller selektierten Stammdaten werden in der Listanzeige ausgegeben (vgl. Abb. 3.14).

3.6 Sammelbearbeitung von Stammdaten

169

3

Stammdaten

Abbildung 3.13 Sammelbearbeitung: Leistungsarten anzeigen: Einstiegsbild (© SAP AG)

Abbildung 3.14 Sammelbearbeitung: Listanzeige Leistungsarten (© SAP AG)

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3

Stammdaten

Zur Bearbeitung der Stammdaten stehen Ihnen in der Listanzeige folgende Funktionen zur Auswahl: Ausgangspunkt Fenster LISTANZEIGE STAMMDATEN 1. Mit dem Einsatz der Scroll-Balken können Sie in den Spalten von rechts nach links wechseln. Von oben nach unten bzw. von der ersten zur letzten Spalte der Listanzeige wechseln .

Details anzeigen Mit der Funktion DETAILS ANZEIGEN können Sie sämtliche Stammdatenfelder eines Eintrags der Listanzeige am Bildschirm anzeigen. Ausgangspunkt Fenster LISTANZEIGE STAMMDATEN 1. Setzen Sie den Cursor auf eine Zeile der Listanzeige. 2. Klicken Sie auf das Symbol .

Stammdatenfelder sortieren Mit der Funktion STAMMDATENFELDER SORTIEREN können Sie die angezeigten Einträge der Liste sortieren. Ausgangspunkt Fenster LISTANZEIGE STAMMDATEN 1. Klicken Sie auf den betreffenden Spaltenkopf. 2. Klicken Sie auf das Symbol für eine aufsteigende oder auf das Symbol für eine absteigende Sortierung.

Stammdatenfelder filtern Mit der Funktion STAMMDATENFELDER FILTERN kann die Liste auf die Anzeige solcher Informationen beschränkt werden, die für ein Stammdatenfeld eine bestimmte Ausprägung haben (z.B. Kostenstellenart). Ausgangspunkt Fenster LISTANZEIGE STAMMDATEN 1. Klicken Sie auf den betreffenden Spaltenkopf. 2. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster FILTER SETZEN wird angezeigt. 3. Geben Sie einen Einzelwert oder einen Zeitraum für die Ausprägungen des Stammdatenfeldes ein. 4. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Die Liste enthält nur noch Informationen, die das Filterkriterium erfüllen.

Stammdatengruppen anlegen Mit der Funktion STAMMDATENGRUPPEN ANLEGEN können Sie aus den Einträgen der Stammdatenliste automatisch eine Stammdatengruppe erzeugen.

3.6 Sammelbearbeitung von Stammdaten

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3

Stammdaten

Ausgangspunkt Fenster LISTANZEIGE STAMMDATEN 1. Gehen Sie über den Menüpfad BEARBEITEN, und klicken Sie auf die den Stammdaten entsprechende Drucktaste GRUPPE ERZEUGEN. ➜ Das Fenster STAMMDATENGRUPPE ERZEUGEN wird angezeigt. 2. Geben Sie der Stammdatengruppe einen Namen, und beschreiben Sie sie. 3. Klicken Sie auf das Symbol .

3.6.2 Stammdaten löschen Die folgenden Stammdaten können durch Sammelbearbeitung gelöscht werden: • Kostenarten • Kostenstellen • Leistungsarten Über das Anwendungsmenü der Kostenstellenrechnung und die Menüfolge STAMMDATEN | STAMMDATUM (alternativ: KOSTENARTEN, KOSTENSTELLEN, LEISTUNGSARTEN) | SAMMELBEARBEITUNG | LÖSCHEN wechseln Sie zur Löschfunktion. Sie können Stammdaten aber auch einzeln löschen. Die Menüfolge ist dann: STAMMDATEN | STAMMDATUM (alternativ: KOSTENARTEN, KOSTENSTELLEN, LEISTUNGSARTEN) | EINZELBEARBEITUNG | LÖSCHEN. Im Einstiegsbild der Löschfunktion wählen Sie die Stammdaten aus, die Sie löschen wollen. Bei der Sammelbearbeitung haben Sie die Möglichkeit, die Stammdaten nach folgenden Kriterien zu selektieren: • • • •

Stammdatenzeitraum Stammdatengruppe Alle Stammdaten des Kostenrechnungskreises Selektionsvariante

Darüber hinaus muss eine Zeitspanne angegeben werden, für welche die betreffenden Stammdaten gelöscht werden sollen. Stammdaten können im R/3-System nur gelöscht werden, wenn das System keine ihnen zugeordneten Bewegungsdaten enthält. Eine entsprechende Kontrolle führt das System vor jedem Löschvorgang durch. Während der Ausführung des Löschauftrags wird außerdem ein Protokoll erstellt, dem Sie entnehmen können, welche Stammdaten gelöscht wurden bzw. aus welchem Grunde eine Löschung nicht erfolgte. Zur Ablaufsteuerung des Löschprogramms stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

172

3

Stammdaten

• Hintergrundverarbeitung Wenn Sie das Kennzeichen H INTERGRUNDVERARBEITUNG aktivieren, können Sie einen Termin eingeben, an dem die Stammdaten gelöscht werden sollen. Auf Grund der Tatsache, dass das System die zu löschenden Stammdaten gegen die vorhandenen Bewegungsdaten verprobt – was sehr rechenzeitintensiv ist –, sollten Sie das Löschprogramm im Hintergrund nur zu Zeiten geringer Systembelastung ausführen. • Testlauf Wenn Sie das Kennzeichen TESTLAUF aktivieren, wird das Löschprogramm für die Stammdaten ohne Datenbankänderung ausgeführt. Zum Löschen der Stammdaten klicken Sie auf das Symbol

.

Leistungsarten löschen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | LEISTUNGSARTEN | SAMMELBEARBEITUNG | LÖSCHEN auf. ➜ Das Fenster LEISTUNGSARTEN LÖSCHEN – EINSTIEGSBILD wird angezeigt. 2. Bestimmen Sie die Selektionskriterien für die Leistungsarten, die Sie löschen wollen. 3. Lassen Sie zunächst das Kennzeichen TESTLAUF aktiv, und planen Sie das Löschprogramm eventuell für die Hintergrundverarbeitung ein. Klicken Sie zur Durchführung des Löschprogramms auf das Symbol . ➜ Nach Abschluss des Testlaufs erstellt das System ein Protokoll. 4. Überprüfen Sie das Protokoll hinsichtlich potenzieller Fehlerquellen, bevor Sie den Echtlauf ausführen.

3.7

Stammdatengruppen

In der Kostenstellenrechnung des R/3-Systems können Stammdaten nach verschiedenen Gesichtspunkten zu unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Zwecken in Gruppen zusammengefasst werden (z.B. für die Planung, Analyse, Verrechnung). Stammdatengruppen werden beispielsweise im Berichtswesen oder bei automatisch ausgeführten Umlagen verwendet. Im Berichtswesen kann der Zeilenaufbau eines Kostenstellenberichts mittels der Definition einer Kostenartengruppe gesteuert werden, welche die Kostenarten beispielsweise in Personal- und Sachkosten aufteilt. Die einzelnen Stammdatengruppen lassen sich je nach gewünschter Information weiter untergliedern. Eine Stammdatengruppe kann daher mehrere Untergruppen oder mehrere Stammdatensätze (z.B. Kostenstellen) enthalten.

3.7 Stammdatengruppen

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3

Stammdaten

In CO-CCA können folgende Stammdaten zu Gruppen zusammengefasst und hierarchisch gegliedert werden: • Kostenarten • Kostenstellen • Leistungsarten • Statistische Kennzahlen Die Vorgehensweise bei der Anlage bzw. Pflege von Stammdatengruppen ist bei allen Stammdaten von CO-CCA gleich.

3.7.1

Stammdatengruppen anlegen

Über das Menü der Kostenstellenrechnung können Sie mit der Menüfolge STAMMDATEN | STAMMDATENGRUPPE (alternativ: KOSTENARTENGRUPPE | KOSTENSTELLENGRUPPE | LEISTUNGSARTENGRUPPE oder ST. KENNZAHLENGRUPPE) | ANLEGEN Stammdatengruppen anlegen. Im Einstiegsbild der Stammdatengruppen-Anlage geben Sie der neuen Stammdatengruppe einen Namen. Innerhalb eines Mandantenkonzerns müssen die Namen der verschiedenen Stammdatengruppen eindeutig sein. Durch Drücken von (¢) verzweigen Sie in das Strukturbild der Gruppenanlage. Hier wird die Struktur der Stammdatengruppe festgelegt. Das bedeutet, dass in dieser Phase unterschiedliche Gruppenstufen für die Stammdaten (z.B. Kostenarten, Kostenstellen) bestimmt werden. So entsteht eine Stammdatenhierarchie, die für unterschiedliche Planungs- und Auswertungsfunktionen genutzt werden kann. Das Bildschirmbild zeigt zunächst nur den Namen der Stammdatengruppe und ein Eingabefeld für die Gruppenbezeichnung. Wenn Sie auf die Drucktaste (EBENE DARUNTER) klicken, können Sie einen neuen Knoten einfügen. Bei der Neuanlage einer Stammdatengruppe ist es zunächst nur möglich, den nächsten Knoten unterzuordnen, da ein im Einstiegsbild vergebener Name einer Stammdatengruppe jeweils den höchsten Hierarchieknoten der Gruppe bildet. Das System registriert die neue Information für den hinzugefügten Knoten. Danach geben Sie der Gruppe einen Namen und beschreiben sie. Weitere Knoten können durch einen Klick auf einen bestehenden Knoten und einen anschließenden Klick auf die Drucktaste (EBENE DARUNTER) oder (GLEICHE EBENE) eingefügt werden. Jeder neue Knoten muss mit einem Namen und einer Beschreibung versehen werden. Auf diese Weise wird nach und nach eine hierarchische Struktur der Stammdaten erzeugt.

Stammdaten zuordnen Die Zuordnung von Stammdaten zu Stammdatengruppen erfolgt ebenfalls im Strukturbild (in der Gruppendarstellung) der Stammdatengruppen-An-

174

3

Stammdaten

lage. Stammdaten (Kostenarten, Kostenstellen, Leistungsarten, statistische Kennzahlen) können nur auf der untersten Hierarchieebene der Stammdatengruppe zugeordnet werden. Zu diesem Zweck setzen Sie den Cursor auf einen Knoten der untersten Hierarchieebene. Dann klicken Sie auf die Drucktaste (STAMMDATEN EINFÜGEN. Alternativ: KOSTENART | KOSTENSTELLE | LEISTUNGSART | STAT. KENNZAHL). Ein Fenster zur Eingabe verschiedener Arten von Stammdateninformationen, entweder von Einzelwerten (z.B. einer Kostenartnr. ’400000’) oder von Stammdatenspezifikationen (z.B. Kostenarten von Nr. ’400000’ bis ’499999’), wird geöffnet. Falls für Ihre Eingaben kein ausreichender Platz vorhanden ist, klicken Sie auf eine der folgenden Zeilen und anschließend auf die Drucktaste (STAMMDATEN EINFÜGEN. Alternativ: KOSTENART | KOSTENSTELLE | LEISTUNGSART | STAT. KENNZAHL). Damit stehen Ihnen zusätzliche Zeilen für weitere Eingaben zur Verfügung.

Kostenartengruppe anlegen Um eine Kostenartengruppe anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | KOSTENARTENGRUPPE | ANLEGEN auf. ➜ Das Fenster KOSTENARTENGRUPPE ANLEGEN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.15). 2. Geben Sie den Namen der neuen Kostenartengruppe ein. 3. Drücken Sie (¢). ➜ Das Fenster KOSTENARTENGRUPPE ANLEGEN: STRUKTUR wird angezeigt (vgl. Abb. 3.16). 4. Beschreiben Sie die Kostenartengruppe. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste (EBENE DARUNTER), um den ersten Knoten zu definieren. ➜ Für den Knoten wird eine neue Zeile angelegt. Sie können einen Namen und eine Beschreibung eingeben. 6. Durch Anklicken eines vorhandenen Knotens und einen weiteren Klick auf (GLEICHE EBENE) können Sie die Drucktaste (EBENE DARUNTER) oder zusätzliche Knoten anlegen. ➜ Es werden für die Knoten neue Zeilen angelegt, für die Sie wiederum Namen und Beschreibungen eingeben können. 7. Ordnen Sie dem untersten Hierarchieknoten die Kostenarten zu. Setzen Sie dazu den Cursor auf einen Knoten, und klicken Sie auf die Drucktaste (STAMMDATEN EINFÜGEN. Alternativ: KOSTENART | KOSTENSTELLE | LEISTUNGSART | STAT. KENNZAHL). ➜ Es werden Zeilen angezeigt, in die Sie die Ausprägungen für die Kostenarten eingeben können.

3.7 Stammdatengruppen

175

3

Stammdaten

8. Bestimmen Sie die Einzelwerte oder Kostenarten. 9. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Abbildung 3.15 Kostenartengruppe anlegen: Einstiegsbild (© SAP AG)

Abbildung 3.16 Kostenartengruppe anlegen: Struktur (© SAP AG)

176

3

Stammdaten

3.7.2

Stammdatengruppen pflegen

Über die Menüfolge STAMMDATEN | STAMMDATENGRUPPE (alternativ: KOSTENARTENGRUPPE | KOSTENSTELLENGRUPPE | LEISTUNGSARTENGRUPPE oder ST. KENNZAHLENGRUPPE) | ÄNDERN kann eine bestehende Stammdatengruppe gepflegt werden. Der Name der Stammdatengruppe, die geändert werden soll, wird im Einstiegsbild der Gruppenpflege eingegeben. Durch Drücken der (¢)-Taste verzweigen Sie in das Strukturbild der Gruppenpflege.

Stammdatengruppen aufreißen, verdichten Im Strukturbild der Gruppenpflege wird die Struktur der selektierten Stammdatengruppe in komprimierter Form gezeigt. Das heißt, es sind nur die Hierarchieknoten der ersten Hierarchieebene sichtbar. Ein Doppelklick auf das »+«-Symbol vor dem Hierarchieknoten bringt Sie in die darunter liegenden Hierarchieebenen. Auf diese Weise können Sie die Stammdatenhierarchie sukzessiv bis auf die Ebene der Einzelwerte aufreißen. Umgekehrt können Knoten niedrigerer Hierarchieebenen durch einen Klick auf das »-«-Symbol des darüber liegenden Knotens verdichtet werden. Stammdatengruppen können vollständig aufgerissen werden. Hierzu setzen Sie den Cursor auf den höchsten Hierarchieknoten und klicken danach auf das Symbol . Die Stammdatengruppe wird nun bis zu den untersten Hierarchieknoten, denen Stammdaten zugeordnet wurden, aufgerissen. Mit einem Klick auf das »+«-Symbol vor dem entsprechenden Hierarchieknoten können zugeordnete Stammdaten angezeigt werden. Durch Anklicken des höchsten Hierarchieknotens und anschließenden Klick auf das Symbol verdichten Sie eine Stammdatengruppe vollständig.

Knoten einfügen Einen neuen Hierarchieknoten (Gruppe) fügen Sie auf folgende Weise ein: Ausgangspunkt Strukturbild der Gruppenpflege 1. Klicken Sie auf den Bezugsknoten, an dem der neue Knoten eingefügt werden soll. 2. Klicken Sie entweder auf die Drucktaste (EBENE DARUNTER) oder (GLEICHE EBENE). 3. Für den neuen Knoten wird eine neue Zeile angelegt. 4. Geben Sie einen Namen und, wenn Sie wollen, eine Beschreibung ein. Sie können auch einen bereits vorhandenen Knoten einer anderen Stammdatengruppe als Knoten in die von Ihnen gerade bearbeitete Stammdatengruppe aufnehmen. Geben Sie hierzu den Namen des Knotens an, der in die Gruppe aufgenommen werden soll. Sowohl der Knoten selbst als auch alle ihm untergeordneten Knoten, inklusive der zugeordneten Stammdaten, werden in die Stammdatengruppe, die Sie gerade bearbeiten, eingefügt. Falls Sie anschließend Änderungen an den eingefügten Knoten vornehmen (z.B. eine Änderung der zugeordneten Stammdaten),

3.7 Stammdatengruppen

177

3

Stammdaten

werden diese auch für die Stammdatengruppe wirksam, in der dieser Knoten bereits verwendet wird.

Einzelwerte pflegen Um einzelne Stammdaten einem Hierarchieknoten zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Strukturbild der Gruppenpflege 1. Klicken Sie auf einen Hierarchieknoten der untersten Hierarchieebene, dem Stammdaten zugeordnet werden sollen. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste (STAMMDATEN EINFÜGEN. Alternativ: KOSTENART | KOSTENSTELLE | LEISTUNGSART | STAT. KENNZAHL). ➜ Ein Fenster wird angezeigt, in das Sie die Ausprägungen für die Kostenarten eingeben können. 3. Bestimmen Sie, ob es sich um Einzelwerte oder um Erfassungsvariablen handeln soll. 4. Wenn Sie für Ihre Eingaben mehr Platz benötigen, klicken Sie auf eine Zeile im Fenster und anschließend auf die Drucktaste (STAMMDATEN EINFÜGEN. Alternativ: KOSTENART | KOSTENSTELLE | LEISTUNGSART | STAT. KENNZAHL). ➜ Sie haben weitere Zeilen für Ihre Eingaben zur Verfügung. 5. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Hierarchieknoten umhängen Innerhalb der Stammdatenhierarchie können Hierarchieknoten neu angeordnet oder umgeordnet werden. Dazu sind folgende Schritte erforderlich: Ausgangspunkt Strukturbild der Gruppenpflege 1. Setzen Sie den Cursor auf den Hierarchieknoten, den Sie umhängen wollen. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste . 3. Setzen Sie den Cursor auf den Hierarchieknoten, dem Sie den umzuhängenden Knoten gleich oder unterordnen wollen, und klicken Sie anschließend auf die entsprechende Drucktaste.

3.7.3

Stammdatengruppen kopieren

Bestehende Stammdatengruppen können mit allen Hierarchieebenen und zugeordneten Stammdaten kopiert werden. Die Eindeutigkeit in Bezug auf den Namen der Stammdatengruppe wird sichergestellt, indem der Kopie ein vierstelliges Suffix (z.B. eine Jahreszahl) hinzugefügt wird. Um Stammdatengruppen zu kopieren, wechseln Sie mit der Menüfolge STAMMDATEN | STAMMDATENGRUPPE (alternativ: KOSTENARTENGRUPPE | KOSTENSTELLENGRUPPE | LEISTUNGSARTENGRUPPE ODER ST. KENNZAHLENGRUPPE) | ANLEGEN in das jeweilige Einstiegsbild.

178

3

Stammdaten

Im Einstiegsbild der Gruppenpflege wählen Sie die Menüfolge GRUPPE | KOPIEREN. Geben Sie anschließend den Namen der Stammdatengruppe ein, die als Kopiervorlage dienen soll. Zusätzlich müssen Sie ein maximal vierstelliges Suffix angeben, das beim Kopieren sowohl an den Gruppennamen als auch an den untergeordneten Hierarchieknoten angehängt wird. Wenn Sie beispielsweise eine Kostenstellengruppe mit der Bezeichnung X1000 kopieren, wählen Sie als Suffix, welches das Geschäftsjahr 1998 kennzeichnen soll, die vier Zahlen 1 – 9 – 9 – 8. Die Kopie der Gruppe trägt anschließend die Bezeichnung »X1000.1998«. Sie können dieses Suffix bei Änderungen von Stammdatengruppen verwenden, deren Informationen sich auf Entwicklungen in einem bestimmten Kalenderjahr beziehen. Wenn sich beispielsweise die durch eine Kostenstellengruppe dargestellte Organisationsstruktur Ihres Unternehmens ändert, können Sie die bisherige Gruppe, für die diese Organisationsstruktur galt, mit dem Geschäftsjahr als Suffix kopieren. Bei einer Änderung der Organisationsstruktur in der Originalgruppe bleibt die Kopie unverändert und kann weiterhin im Berichtswesen verwendet werden.

Kostenstellengruppen kopieren Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | KOSTENSTELLENGRUPPE | ANLEGEN auf. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLENGRUPPE ANLEGEN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt. 2. Rufen Sie die Menüfunktion GRUPPE | KOPIEREN auf. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLENGRUPPE KOPIEREN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 3.17). 3. Benennen Sie die Kostenstellengruppe, die Sie kopieren wollen. Hinweis Der Name muss durch ein Suffix ergänzt werden. 4. Klicken Sie auf das Symbol , oder drücken Sie die (¢)-Taste. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLENGRUPPE KOPIEREN: STRUKTUR wird angezeigt (vgl. Abb. 3.18). ➜ Im Strukturbild der Gruppenpflege sehen Sie die kopierte Kostenstellengruppe. Die Namen des obersten und aller nachgeordneten Hierarchieknoten wurden um das Suffix erweitert. 5. Ändern Sie die Beschreibungen der Hierarchieknoten, falls erforderlich. 6. Wenn Sie an der kopierten Gruppe zusätzliche Änderungen vornehmen wollen, gehen Sie wie unter dem Abschnitt »Stammdatengruppen pflegen« erläutert vor. 7. Speichern Sie Ihre Eingaben.

3.7 Stammdatengruppen

179

3

Stammdaten

Abbildung 3.17 Kostenstellengruppe kopieren: Einstiegsbild (© SAP AG)

Abbildung 3.18 Kostenstellengruppe kopieren: Struktur (© SAP AG)

180

3

Stammdaten

3.8

Praxisfall

Die Schmidt AG ist ein großer Serienhersteller in der Konsumgüterindustrie. Wegen zunehmender internationaler Engagements, insbesondere in den angelsächsischen Ländern, beschloss das Unternehmen, die externe (handelsrechtliche) Berichterstattung vom »Gesamtkostenverfahren« auf das in diesen Ländern übliche »Umsatzkostenverfahren« umzustellen. Gleichzeitig beschloss die Schmidt AG, die über die Jahre selbst entwickelte Großrechnersoftware für das Rechnungswesen wegen mangelnder Flexibilität und steigenden Wartungsaufwands durch die R/3-Module FI (Finanzwesen) und CO (Controlling) zu ersetzen. Im Rahmen dieses Einführungsprojekts wurden an die R/3-Kostenstellenrechnung folgende Mindestanforderungen gestellt: • Zum Zweck der externen (handelsrechtlichen) Berichterstattung gemäß dem Umsatzkostenverfahren mussten die Kosten in der Kostenstellenrechnung für die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung in die Funktionskostenblöcke »Herstellungskosten«, »Vertriebskosten« und »allgemeine Verwaltungskosten« gegliedert bzw. verdichtet werden. • Im Bereich des internen Berichtswesens mussten die Kosten unter Steuerungs- und Kontrollgesichtspunkten nach organisatorischen Verantwortungsbereichen gegliedert bzw. verdichtet werden. Diese Anforderungen konnten mit CO-CCA realisiert werden, da nicht nur eine Standardhierarchie, sondern auch beliebig viele Alternativhierarchien für Kostenstellen zur Auswahl stehen. Bei der Schmidt AG entschied man sich bei der Zuordnung der Kostenstellen zur Standard- sowie zur Alternativhierarchie für folgende Lösung: • Die Zuordnung der Kostenstellen zu den Funktionskostenblöcken nach externen Rechnungslegungsvorschriften erfolgte über die Standardhierarchie. • Die Zuordnung der Kostenstellen zu den organisatorischen Verantwortungsbereichen für interne Auswertungszwecke erfolgte über eine Alternativhierarchie. Für diese Entscheidung waren folgende Gründe ausschlaggebend: • Man sah voraus, dass die Zuordnung der Kostenstellen zu den Funktionsblöcken sich weniger häufig ändern würde als die zu den organisatorischen Verantwortungsbereichen. Die Zuordnung der Kostenstellen zur Standardhierarchie erfolgt über den Kostenstellenstammsatz, die Zuordnung zur Alternativhierarchie über die Kostenstellengruppenpflege. Auf diese Weise konnte der Änderungsaufwand minimiert werden. • Änderungen der Zuordnung von Kostenstellen zu den Funktionskostenblöcken können wegen der Bilanzkontinuität nach externen Buchungsvorschriften nachvollziehbar belegt werden. Auf Grund der Zuordnung einer Kostenstelle zur Standardhierarchie über den Kostenstellenstammsatz

3.8 Praxisfall

181

3

Stammdaten

können Änderungen der Zuordnung über die SAP-Änderungshistorie im Kostenstellenstammsatz dokumentiert werden.

182

3

Stammdaten

3.9

Aufgaben

1. Was ist der Unterschied zwischen Stamm- und Bewegungsdaten in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung? 2. Welche Stammdaten gibt es in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung? 3. Welche unterschiedlichen Voraussetzungen müssen für die Anlage von primären und sekundären Kostenarten erfüllt sein? 4. Wie werden im System CO-CCA die aus dem betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauch bekannten Bezugsgrößen bezeichnet, und wozu werden sie benötigt? 5. Was unterscheidet die Kostenstellen-Standardhierarchie von alternativen Kostenstellengruppen im System CO-CCA? 6. Welche Funktion erfüllen statistische Kennzahlen? 7. Welche Beziehung besteht zwischen Gültigkeits- und Betrachtungszeitraum eines Stammdatums in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung? 8. Was stellen Stammdatengruppen im System CO-CCA dar?

3.9 Aufgaben

183

3

Stammdaten

3.10 Lösungen 1. Was ist der Unterschied zwischen Stamm- und Bewegungsdaten in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung? Die Stammdaten legen im SAP-System die Struktur der Kostenstellenrechnung fest. Sie unterliegen im laufenden Systembetrieb nur geringfügigen Änderungen, während die Bewegungsdaten im laufenden System permanent verändert werden. 2. Welche Stammdaten gibt es in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung? Stammdaten in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung sind: • • • •

Kostenarten Kostenstellen Leistungsarten Statistische Kennzahlen

3. Welche unterschiedlichen Voraussetzungen müssen für die Anlage von primären und sekundären Kostenarten erfüllt sein? Die Anlage primärer Kostenarten setzt das Vorhandensein eines entsprechenden Sachkontos in der Finanzbuchhaltung voraus, während bei der Anlage einer sekundären Kostenart kein entsprechendes Sachkonto in der Finanzbuchhaltung vorhanden sein darf. 4. Wie werden im System CO-CCA die aus dem betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauch bekannten Bezugsgrößen bezeichnet, und wozu werden sie benötigt? Bezugsgrößen werden in CO-CCA als Leistungsarten bezeichnet. Benötigt werden sie für: • die Sollkostenermittlung auf einer Kostenstelle • die innerbetriebliche Leistungsverrechnung 5. Was unterscheidet die Kostenstellen-Standardhierarchie von alternativen Kostenstellengruppen im System CO-CCA? Die Standardhierarchie unterscheidet sich in folgenden Punkten von den Alternativhierarchien: • Der Standardhierarchie sind sämtliche Kostenstellen eines Kostenrechnungskreises zugeordnet, während die Zuordnung von Kostenstellen zu alternativen Hierarchien frei wählbar ist. • Die Standardhierarchie muss im System CO-CCA definiert werden, während die Definition von alternativen Kostenstellenhierarchien optional ist. 6. Welche Funktion erfüllen statistische Kennzahlen? Statistische Kennzahlen werden zur Durchführung interner Verrechnungen und zur Kennzahlenbildung auf Kostenstellen benötigt.

184

3

Stammdaten

7. Welche Beziehung besteht zwischen Gültigkeits- und Betrachtungszeitraum eines Stammdatums in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung? Der Gültigkeitszeitraum eines Stammdatums legt dessen gesamte Gültigkeitsdauer fest. Er kann in verschiedene Betrachtungszeiträume unterteilt werden, in denen die Inhalte einzelner Stammdatenfelder variieren können. 8. Was stellen Stammdatengruppen im System CO-CCA dar? • Stammdatengruppen stellen beliebige Zusammenfassungen von Stammdatensätzen dar. • Mit Hilfe von Stammdatengruppen können die Stammdaten nach hierarchischen Kriterien gegliedert werden.

3.10 Lösungen

185

4

Planung in CO-CCA

Kapitel 4 Planung in CO-CCA 4.1

Ablauf der Kostenstellenplanung

4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7

Planung statistischer Kennzahlen Planung von Leistungsarten Planung der Primärkosten Planung der Sekundärkosten Tarifermittlung Planumwertung Planungsintegration der Kostenstellenplanung

4.2

Vorbereitung der Kostenstellenplanung

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

Definition von Planversionen Definition von Verteilungsschlüsseln Definition von Planungslayouts Definition von Planerprofilen

4.3

Kostenstellenplanung durchführen

4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7 4.3.8 4.3.9

Planerprofil auswählen Statistische Kennzahlen planen Leistungsarten planen Primärkosten manuell planen Sekundärkosten manuell planen Planabstimmung durchführen Plantarifermittlung durchführen Fixkosten-Vorverteilung Planungen umwerten

189 189 190 190 191 192 192 192 195 195 196 196 197 198 198 199 205 211 217 223 227 233 238

187

4

Planung in CO-CCA

188

4.3.10 Planungen kopieren 4.3.11 Istdaten als Plandaten kopieren

244 246

4.4

Praxisfall

251

4.5

Aufgaben

253

4.6

Lösungen

254

4

Planung in CO-CCA

Planung in CO-CCA 4.1

Ablauf der Kostenstellenplanung

Der Ablauf einer Kostenstellenplanung muss den betrieblichen Gegebenheiten und Erfordernissen, den branchenspezifischen Besonderheiten sowie organisatorischen Strukturen und Verantwortungen angepasst werden. Dies erfordert eine individuelle Ausgestaltung des Planungsprozesses auf Unternehmensebene. Daher ist die Reihenfolge der einzelnen Planungsaktivitäten des im Folgenden dargestellten Planungsablaufs auch nicht fest vorgeschrieben. Sie ist vielmehr als Empfehlung zu verstehen, um den Planungsprozess in CO-CCA möglichst effizient zu gestalten. Unter dieser Voraussetzung bildet sich ein idealtypischer Planungsablauf wie folgt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Planung statistischer Kennzahlen Planung von Leistungsarten Planung der Primärkosten Planung der Sekundärkosten Planabgrenzung Planverteilung Planumlage Tarifermittlung

4.1.1

Planung statistischer Kennzahlen

Es ist ratsam, zuerst die statistischen Kennzahlen zu planen, da sie zur Ermittlung der Planleistung und Plankapazität einer Kostenstelle (z.B. Anzahl der Mitarbeiter) eingesetzt werden können. Darüber hinaus können Sie statistische Kennzahlen als Bezugsbasis für Planverteilungen und -umlagen verwenden.

4.1 Ablauf der Kostenstellenplanung

189

4

Planung in CO-CCA

4.1.2

Planung von Leistungsarten

Anschließend folgt die Planung der Leistungsarten. Mit ihrer Hilfe lässt sich der mengenmäßige Output einer Kostenstelle darstellen. So kann zum Beispiel die Leistung einer Fertigungskostenstelle durch die Leistungsart »Fertigungsstunden« definiert werden. Die Leistungsartenplanung ist Voraussetzung für die Primär- und Sekundärkostenplanung, da die Kosten einer Kostenstelle auf die Leistungsarten bezogen und daraus die Verrechnungstarife für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung ermittelt werden.

4.1.3

Planung der Primärkosten

Im Anschluss an die Leistungsartenplanung werden die Primärkosten geplant. In der Kostenstellenrechnung des R/3®-Systems werden folgende Primärkostenplanungen unterschieden: • manuelle Primärkostenplanung • maschinelle Primärkostenplanung

Manuelle Primärkostenplanung Bei der manuellen Primärkostenplanung werden die primären Kosten pro Kostenstelle/Kostenstellengruppe und Kostenart/Kostenartengruppe mit Hilfe vordefinierter Masken wie folgt geplant: • leistungsabhängig Die primären Kosten werden abhängig von einer Leistungsart/Leistungsartengruppe geplant; dabei können fixe und variable Kostenbestandteile unterschieden werden. • leistungsunabhängig Bei der leistungsunabhängigen Planung werden die Primärkosten nicht zu einer Leistungsart in Beziehung gesetzt. Die leistungsunabhängig geplanten Kosten sind fixe Kosten, da sie in keinem Zusammenhang mit dem Output einer Kostenstelle stehen. So sind zum Beispiel die Mietkosten einer Fertigungskostenstelle leistungsunabhängig, da sie unabhängig von den geleisteten Fertigungsstunden zu zahlen sind.

Maschinelle Primärkostenplanung Im Rahmen der maschinellen Primärkostenplanung ermittelt das R/3-System nach vorgegebenen Regeln die primären Kosten automatisch. Die maschinelle Primärkostenplanung setzt deshalb voraus, dass entsprechende Regeln und Parameter vorhanden sind. Die Verfahren der maschinellen Primärkostenplanung sind: • Planabgrenzung Bei der Planabgrenzung werden kalkulatorische Kosten auf der Basis prozentualer Zuschlagssätze automatisch geplant. Dabei handelt es sich um

190

4

Planung in CO-CCA

Kosten, die in der Finanzbuchhaltung keine (z.B. kalkulatorische Mieten) oder eine andere Entsprechung (z.B. kalkulatorisches Urlaubsgeld) haben. • Planverteilung Bei der Planverteilung werden primäre Kosten, die auf Sammelkostenstellen geplant sind, unter Beibehaltung der Originalkostenart auf andere Kostenstellen verteilt. Ein Beispiel für eine Planverteilung ist die Planung der Telefonkosten auf einer Sammelkostenstelle »Telefon« und deren anschließende Verteilung auf andere Kostenstellen, zum Beispiel nach der Anzahl der Telefonapparate. Bei der maschinellen Primärkostenplanung kann die Reihenfolge beliebig gestaltet werden. Zu beachten ist jedoch Folgendes: • Wenn im ersten Teilschritt die Abgrenzung durchgeführt wird, können im Anschluss daran die abgegrenzten Summen verteilt werden. • Wenn die Verteilung zuerst durchgeführt wird, können später die verteilten Beträge in der Abgrenzung berücksichtigt werden.

4.1.4

Planung der Sekundärkosten

Im Anschluss an die Primärkostenplanung können die Sekundärkosten geplant werden. Auch bei der Sekundärkostenplanung unterscheidet man: • manuelle Sekundärkostenplanung • maschinelle Sekundärkostenplanung

Manuelle Sekundärkostenplanung Bei der manuellen Sekundärkostenplanung werden die sekundären Kosten in Form von Leistungsaufnahmen in vordefinierten Planungsmasken erfasst und die Leistungsbeziehungen zwischen den einzelnen Kostenstellen mengenmäßig dargestellt. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel planen, dass einer Fertigungskostenstelle in der Planungsphase zehn Reparaturstunden von der Reparaturkostenstelle zugewiesen werden. Die mengenmäßigen Leistungsbeziehungen werden erst bei der späteren Tarifermittlung bewertet. Im Rahmen der manuellen Sekundärkostenplanung unterscheidet man: • Leistungsabhängige Leistungsaufnahmen Die von der Senderkostenstelle aufgenommene Leistungsartenmenge hängt von der Leistungsart der Empfängerkostenstelle ab. • Leistungsunabhängige Leistungsaufnahmen Die von der Senderkostenstelle aufgenommene Leistungsartenmenge ist von den Leistungsarten der Empfängerkostenstelle unabhängig.

Maschinelle Sekundärkostenplanung Im Rahmen der maschinellen Sekundärkostenplanung werden die sekundären Kosten automatisch nach vorgegebenen Regeln ermittelt. Die maschi-

4.1 Ablauf der Kostenstellenplanung

191

4

Planung in CO-CCA

nelle Primärkostenplanung setzt deshalb voraus, dass entsprechende Regeln vorhanden sind. Verfahren der maschinellen Primärkostenplanung sind: • Planumlage Bei der Planumlage werden die Sekundärkosten wertmäßig ermittelt. Das heißt, die Kosten der sendenden Kostenstellen werden nach Verrechnungsschlüsseln auf die Empfängerkostenstellen verteilt. • Indirekte Leistungsverrechnung Die indirekte Leistungsverrechnung ist ein Instrument zur maschinellen Verrechnung von Leistungen im Plan. Im Gegensatz zur manuellen Leistungsaufnahmeplanung werden die Leistungen maschinell nach festgesetzten Verrechnungsschlüsseln verteilt. Eine detaillierte Beschreibung der Verfahren der maschinellen Sekundärkostenplanung finden Sie im Kontext der Erläuterung der periodischen Verrechnungen im Rahmen der Istkostenerfassung und -verrechnung im folgenden Kapitel, da die Verfahren im Ist und im Plan identisch sind.

4.1.5

Tarifermittlung

Den Abschluss der Planungen bildet die Tarifermittlung. Bei der Tarifermittlung werden in mehreren Iterationsläufen pro Kostenstelle die Tarife für die Leistungsarten ermittelt. Diese Tarife (Verrechnungspreise) werden anschließend zur Bewertung der im Rahmen der Sekundärkostenplanung definierten Leistungsbeziehungen herangezogen.

4.1.6

Planumwertung

Sollen im Anschluss an die Planungen alternative Planungsszenarien (zum Beispiel zur Abbildung optimistischer oder pessimistischer Erwartungen) dargestellt werden, kann dies mit der Planumwertung erfolgen. Dabei können die Kosten von Kostenstellen oder Kostenstellengruppen durch Kalkulation mit bestimmten Prozentsätzen umgewertet werden.

4.1.7

Planungsintegration der Kostenstellenplanung

Neben den oben beschriebenen Funktionen der Kostenstellenplanung haben Sie im R/3-System darüber hinaus die Möglichkeit, bestimmte Plandaten aus anderen Komponenten zu übernehmen, die der Kostenstellenrechnung zu Grunde liegen. Eine Übernahme solcher Plandaten in die Kostenstellenrechnung ist aus folgenden Komponenten möglich: • Aus der Komponente Personalmanagement (SAP® HR-PA) die Personalkosten • Aus der Komponente Anlagenbuchhaltung des Finanzwesens (SAP FI-AA) die Abschreibungen und Zinsen

192

4

Planung in CO-CCA

• Aus der Komponente Produktionsplanung (SAP PP) die Leistungsdisposition als Leistungsartenplanung

Übernahme der Personalkosten Bei der Übernahme der Personalkosten können die Ergebnisse der Personalkostenplanung aus der R/3-Komponente Personalplanung und -entwicklung als Primärkosten übernommen werden. Im R/3-Modul HR-PA werden die Personalstammsätze der Mitarbeiter der Kostenstelle zugeordnet, zu der diese Mitarbeiter gehören. Mit der Zuordnung von Mitarbeitern zu einer bestimmten Kostenstelle können die Ergebnisse der Personalkostenplanung als Primärkosten auf die entsprechende Kostenstelle geleitet werden.

Übernahme von Abschreibungen und Zinsen In der Komponente Anlagenbuchhaltung (FI-AA) kann jede Anlage einer Kostenstelle in der Kostenstellenrechnung zugeordnet werden; dies erfolgt im Anlagenstammsatz. Darüber hinaus kann eine Anlage auch einer Kombination aus Kostenstelle und Leistungsart zugeordnet werden. Die Zuordnung einer Anlage zu der Kombination Kostenstelle/Leistungsart ist besonders sinnvoll, wenn Sie einer Kostenstelle mehrere Anlagen zugeordnet haben, die Sie über verschiedene Leistungsarten (beispielsweise für Maschinenleistungen) verrechnen (Maschinenstundensatzrechnung). Durch die Zuordnung einer Anlage zu der entsprechenden Leistungsart werden bei der Plantarifermittlung für den Maschinenstundensatz nur die zulässigen Abschreibungen und Zinsen der jeweiligen Anlage berücksichtigt. Die Zuordnung einer Anlage steuert auch die Fortschreibung der Ergebnisse der Abschreibungsplanung in der Anlagenbuchhaltung als Primärkosten der Kostenstellenrechnung: • Bei der Zuordnung einer Anlage zu einer Kostenstelle werden die Abschreibungen als leistungsunabhängige Primärkosten übernommen. • Bei der Zuordnung einer Anlage zu einer Kostenstelle/Leistungsart können die Abschreibungen als leistungsabhängige Primärkosten übernommen werden. Neben den Abschreibungen kann man aus der Anlagenbuchhaltung auch kalkulierte Zinsen auf das Anlagevermögen als Primärkosten in die Kostenstellenrechnung übernehmen.

Übernahme der Leistungsdisposition Aus der R/3-Komponente Produktionsplanung können Sie die Ergebnisse der Produktionsprogrammplanung in die Leistungsartenplanung der Kostenstellenrechnung übernehmen. Bezüglich des Planungshorizonts in der Produktionsplanung können folgende Planungsstände übernommen werden: • Produktionsgrobplan (SOP)

4.1 Ablauf der Kostenstellenplanung

193

4

Planung in CO-CCA

• Langfristplanung • Bedarfsplanung Der Leistungsbedarf auf den einzelnen Kostenstellen wird mit Hilfe der Arbeitspläne der Komponente PP ermittelt. Jeder Arbeitsvorgang im Arbeitsplan ist im R/3-System einem Arbeitsplatz zugeordnet. Ein Arbeitsplatz als Organisationseinheit der Logistik ist wiederum einer Kostenstelle als Organisationsbegriff des Controllings zugeordnet. Darüber hinaus ist für den Arbeitsplatz in Form von Leistungsarten und Formeln vorgegeben, welche Leistungen der Kostenstelle in Anspruch genommen werden (z.B. Arbeits/Maschinenleistungen). Auf Grund der unterschiedlichen Produktionspläne ermöglicht es diese Zuordnung, den Leistungsbedarf der Fertigungskostenstellen zu ermitteln und auf diesen für die Leistungsartenplanung fortzuschreiben. Absatzplanung/ Prognose

Vertriebsinformationssystem Absatzmengen

Ergebnisplanung

Kostenschichtung

Absatzmengen

Produktion SOP

Erzeugniskalkulation

$ Mat.stamm

Herstellkosten Leistungsbedarfe

Personalkostenplanung Anlagenkostenplanung

Abbildung 4.1

Kostenstellen

Leistungsarten Tarife

$ Planintegrierte Aufträge

Profit-CenterPlanung

Planungsintegration in der Kostenstellenrechnung (© SAP AG)

Die Übernahme sämtlicher Plandaten im Rahmen der Planungsintegration der Kostenstellenrechnung erfolgt mit separaten Transaktionen. Eine direkte Fortschreibung der Planungsergebnisse der vorgegebenen Module erfolgt nicht. Wenn Sie die Plandaten aus den vorgegebenen Modulen übernehmen, kann für diese Umfänge die manuelle Primärkosten- bzw. Leistungsartenplanung entfallen. Die Übernahmemöglichkeiten im Rahmen der Planungsintegration sind zusammenfassend in der Abbildung 4.1 wiedergegeben.

194

4

Planung in CO-CCA

4.2

Vorbereitung der Kostenstellenplanung

Bevor mit der eigentlichen Kostenstellenplanung begonnen werden kann, müssen einige vorbereitende Arbeiten durchgeführt werden. Dabei handelt es sich um die Definition oder Eignungsprüfung der vom System zur Verfügung gestellten Voreinstellungen bezüglich Planversionen, Verteilungsschlüssel und Planerprofile. Diese Arbeiten werden im Rahmen des Customizings bei der Einführung des R/3-Systems durchgeführt und deshalb im Folgenden nur in allgemeiner Form behandelt. Ihre Darstellung ist für das weitere Verständnis der Kostenstellenplanung erforderlich.

4.2.1

Definition von Planversionen

In der betrieblichen Praxis werden bei der Planerstellung zumeist unterschiedliche Erwartungen in Bezug auf die zukünftige Entwicklung der betrieblichen Kostensituation zu Grunde gelegt. Deshalb werden oft verschiedene Pläne gemacht, um optimistische, wahrscheinliche oder pessimistische Erwartungen hinsichtlich der Kostenentwicklung darzustellen. Dies wird von der Kostenstellenrechnung des R/3-Systems unterstützt, da die Möglichkeit besteht, unterschiedliche Planversionen zu implementieren. Diese Planversionen müssen definiert werden, bevor mit dem Planungsprozess begonnen werden kann. Die einzelnen Planversionen werden separat gespeichert und können für verschiedene Auswertungszwecke (z.B. Plan-Plan-Vergleiche) herangezogen werden.

Planversion 000 Bei einer Neuinstallation von CO-CCA wird vom R/3-System nur die Planversion 000 geführt. Sie ist mit dem Anlegen eines Kostenrechnungskreises automatisch vorgegeben. Das heißt, mit der Version 000 kann geplant werden, ohne dass sie zuvor eigens angelegt wurde. Die Planversion 000 nimmt gegenüber anderen Planversionen eine Sonderstellung ein: Istwerte der Primärkostenerfassung und innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden nur in dieser Planversion gebucht. In anderen Planversionen werden keine Istdaten vorgegeben. Die Planversion 000 ist deshalb zur Durchführung von Plan-Ist-Vergleichen unbedingt erforderlich. In der Kostenstellenplanung werden die in den einzelnen Planungsfunktionen eingegebenen Werte als Gesamtwert für den gewählten Planungszeitraum verstanden. So werden zum Beispiel bei einer Jahresplanung die bei der Primärkostenplanung festgelegten Werte als Jahresgesamtwerte interpretiert. Die Verteilung des Gesamtwerts auf die einzelnen Planungsperioden (z.B. Monate) erfolgt in CO-CCA mit Hilfe von Verteilungsschlüsseln. Im R/3-System sind standardmäßig einige Verteilungsschlüssel vorgegeben, die nicht verändert werden können (vgl. Abb. 4.2).

4.2 Vorbereitung der Kostenstellenplanung

195

4

Planung in CO-CCA

4.2.2 Definition von Verteilungsschlüsseln

Abbildung 4.2

Standardverteilungsschlüssel

Falls die Standardverteilungsschlüssel nicht Ihren betrieblichen Anforderungen genügen, können weitere spezifische Regeln festgelegt werden. Mit einem selbstdefinierten Verteilungsschlüssel lassen sich zum Beispiel durch Urlaubszeit bedingte Saisonschwankungen darstellen.

4.2.3 Definition von Planungslayouts Die Planungslayouts steuern den Aufbau der Bildschirmmasken bei der Erfassung der Plandaten. Das heißt, sie legen fest, welchen Zeilen- und Spaltenaufbau die Planungsbildschirme haben. Planungslayouts können für die Planungsgebiete Primärkostenplanung, Leistungsaufnahmenplanung, Leistungsartenplanung und statistische Kennzahlenplanung definiert werden.

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4

Planung in CO-CCA

Zusammen mit CO-CCA werden für die einzelnen Planungsgebiete Standardlayouts (-formate) ausgeliefert. Darüber hinaus ist es möglich, je nach Bedarf eigene Planungslayouts zu definieren, in denen die betriebsspezifischen Anforderungen der Kostenstellenrechnung eines Betriebs berücksichtigt werden.

4.2.4 Definition von Planerprofilen Mit Hilfe von Planerprofilen kann der Ablauf der Kostenstellenplanung gesteuert werden. Ein Planerprofil bestimmt, welches Planungslayout für welches Planungsgebiet verwendet werden soll. Zu diesem Zweck kann in einem Planerprofil jedem Planungsgebiet ein Planungslayout zugeordnet werden. Mögliche Zuordnungen sind in Tabelle 4.1 am Beispiel zweier SAPStandardplanerprofile wiedergegeben:

Planerprofil

Planungslayout

Planungsgebiet

SAP101

1-101

Primärkostenplanung

1-201

Sekundärkostenplanung

1-301

Planung statistischer Kennzahlen

1-102

Leistungsaufnahmeplanung

1-201

Leistungsartenplanung

1-301

Planung statistischer Kennzahlen

SAP102

Tabelle 4.1 Mögliche Zuordnungen von Planerlayout und Planungsgebiet in einem

Planerprofil

Neben den von SAP standardmäßig mitgelieferten Planerprofilen können individuelle, auf den jeweiligen Betrieb und Bedarf zugeschnittene Planerprofile angelegt werden. So können zum Beispiel für Kostenstellen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen, wie Verwaltung und Produktion, gesonderte Planerprofile mit den geeigneten Planungslayouts bestimmt werden, um den verschiedenen Planungsabläufen Rechnung zu tragen. Darüber hinaus ist es möglich, den Planerprofilen Berechtigungsgruppen zuzuordnen und bestimmte Voreinstellungen für die geplanten Objekte (z.B. für Kostenstellen, Kostenarten) zu definieren. Dadurch können bestimmten Anwendergruppen Planerprofile zugewiesen werden, die sicherstellen, dass diese Anwendergruppen nur solche Planungen durchführen, die in ihrem Zuständigkeitsbereich liegen.

4.2 Vorbereitung der Kostenstellenplanung

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4

Planung in CO-CCA

4.3

Kostenstellenplanung durchführen

4.3.1

Planerprofil auswählen

Abbildung 4.3 Auswahl des Planerprofils (© SAP AG)

Bevor Planungen innerhalb einzelner Planungsgebiete durchgeführt werden können, muss ein Planerprofil ausgewählt werden. Dies geschieht mit der Menüfolge PLANUNG | PLANERPROFIL SETZEN. Ein Fenster wird angezeigt, in das Sie das gewünschte Planerprofil eingeben können (vgl. Abb. 4.3). Wie bereits erwähnt, steuert das Planerprofil den Planungsablauf und den Aufbau der Planungsmasken für das jeweilige Planungsgebiet. Bezogen auf die SAP-Standardplanerprofile wählen Sie, je nachdem, ob Sie Primär- oder Sekundärkosten planen wollen, eines der beiden folgenden Standardplanerprofile: • SAP101 für eine leistungsabhängige oder leistungsunabhängige Primärkostenplanung • SAP102 für eine leistungsabhängige oder leistungsunabhängige Sekundärkostenplanung Im Hinblick auf die Planungsgebiete »Statistische Kennzahlenplanung« und »Leistungsartenplanung« sind die Standardprofile identisch.

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4

Planung in CO-CCA

Planerprofil setzen Um ein Planerprofil zu setzen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | PLANERPROFIL SETZEN auf. ➜ Das Fenster PLANERPROFIL SETZEN wird angezeigt. 2. Geben Sie für das gewünschte Planungsgebiet ein geeignetes Planerprofil ein (vgl. Abb. 4.3). 3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit (¢).

4.3.2 Statistische Kennzahlen planen Geplante statistische Kennzahlen werden zur Durchführung von Umlagen und Verteilungen sowie zur Kennzahlenermittlung im Berichtswesen benötigt. Mit der Planung statistischer Kennzahlen kann Folgendes erreicht werden: • Bestimmung von Kennzahlen zu Kostenstellen (z.B. Kosten pro Quadratmeter Raum oder pro Mitarbeiter) • Festlegen von Empfängerbasiswerten für Umlage und Verteilung (z.B. Verteilung der Telefonkosten nach Anzahl der Telefonanschlüsse) Die statistische Kennzahlenplanung rufen Sie über die Menüfolge P LANUNG | STATIST.KENNZAHLEN | ÄNDERN auf (vgl. Abb. 4.4).

Planung statistischer Kennzahlen ändern – Einstiegsbild

Abbildung 4.4 Einstieg in die Änderung der statistischen Kennzahl (© SAP AG)

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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4

Planung in CO-CCA

Im Einstiegsbild der statistischen Kennzahlenplanung (vgl. Abb. 4.4) legen Sie die Planversion, den Planungszeitraum und die Planungsobjekte (Kostenstellen/statistische Kennzahlen) fest. Folgendes müssen Sie angeben: • Version die Planversion, in der geplant werden soll • Von .../ bis ... (Periode) der Zeitraum, für den die Planung durchgeführt werden soll • Geschäftsjahr das Geschäftsjahr, in dem/für das geplant werden soll • Kostenstelle - bis - oder Gruppe die Benennung der Kostenstellen, auf denen statistische Kennzahlen geplant werden sollen. Man kann eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall oder eine Kostenstellengruppe angeben. • Statist. Kennzahl- bis- oder Gruppe eine Festlegung der statistischen Kennzahlen, für die Werte geplant werden sollen. Es kann eine statistische Kennzahl, ein Kennzahlenintervall oder eine statistische Kennzahlengruppe angegeben werden. Um Angaben zur Bestimmung von Kostenstellen und statistischen Kennzahlen machen zu können, müssen Sie auf der Tastatur (Bild¼) drücken. Darüber hinaus können Sie im unteren Bildschirmbereich durch einen Klick die Darstellungsoptionen FREI oder FORMULARBASIERT aktivieren. Diese Optionen ermöglichen Folgendes: • Frei Bei der Darstellung im Übersichtsbild können die bereits geplanten Sätze geändert werden. Darüber hinaus ist die Erfassung neuer Sätze möglich. • Formularbasiert Im Übersichtsbild werden alle im Einstiegsbild festgelegten Planungsobjekte dargestellt. Die Darstellung ist unabhängig davon, ob bereits Planwerte existieren.

Übersichtsbild und Periodenbild Aus dem Einstiegsbild können Sie mit dem Symbol in das Übersichtsbild oder mit dem Symbol in das Periodenbild der statistischen Kennzahlenplanung verzweigen. • Übersichtsbild Die im Übersichtsbild gezeigten Planwerte beziehen sich auf den gesamten Planungszeitraum. Das heißt, es werden Gesamtwerte geplant, die mit Verteilungsschlüsseln auf die einzelnen Phasen des Planungszeitraums

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4

Planung in CO-CCA

verteilt werden. Bei der Verteilung setzt das R/3-System den Verteilungsschlüssel standardmäßig auf 1, das heißt, die Planwertaufteilung erfolgt analog zur bisherigen Aufteilung. • Periodenbild Im Periodenbild besteht die Möglichkeit, Planwerte für die einzelnen zeitlichen Abschnitte des Planungszeitraums zu erfassen. Wird die Planung im Periodenbild vorgenommen, so wird der Verteilungsschlüssel der geplanten Kennzahl automatisch auf 0 (= manuelle Eingabe) gesetzt. Bei der Planung statistischer Kennzahlen sollte die Planung im Übersichtsbzw. Periodenbild je nach Kennzahlentyp erfolgen: • Kennzahlen vom Typ Festwert (= Typ 1) Die Planung von Kennzahlen dieses Typs (z.B. Anzahl der Mitarbeiter) im Übersichtsbild ist nur sinnvoll, wenn die Kennzahl in allen Planperioden denselben Wert hat, da der im Übersichtsbild eingetragene Planwert für sämtliche Planperioden gültig bleibt. Wenn Planwerte für die einzelnen Zeitabschnitte jedoch unterschiedliche Werte aufweisen, sollte im Periodenbild geplant werden. Aus den so geplanten Periodenwerten wird vom R/3-System ein Durchschnittswert ermittelt, der im Übersichtsbild ausgewiesen wird. • Kennzahlen vom Typ Summenwert (= Typ 2) Bei Kennzahlen dieses Typs kann die Planung sowohl im Übersichts- als auch im Periodenbild vorgenommen werden. Im Übersichtsbild geplante Werte werden auf die Planperioden verteilt. Bei einer Planung im Periodenbild werden die Werte für die Darstellung im Übersichtsbild summiert.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

201

4

Planung in CO-CCA

Planung statistischer Kennzahlen ändern – Übersichtsbild

Abbildung 4.5

Übersichtsbild Planung statistischer Kennzahlen ändern (© SAP AG)

Durch einen Klick auf das Symbol wechseln Sie in das Übersichtsbild der statistischen Kennzahlenplanung (vgl. Abb. 4.5). Dessen Aufbau richtet sich nach dem jeweils selektierten Planerprofil und dem ihm zugeordneten Planungslayout für die statistische Kennzahlenplanung. Die folgenden Ausführungen orientieren sich am SAP-Standardplanungslayout 1-301, das den Standardplanerprofilen SAP101 und SAP102 zugeordnet ist. Im Kopfteil des Übersichtsbilds werden Planversion, Planungszeitraum sowie die ausgewählte Kostenstelle angezeigt. Wenn Sie im Einstiegsbild ein Kostenstellenintervall oder eine Kostenstellengruppe angegeben haben, handelt es sich um die erste Kostenstelle des Intervalls bzw. der Gruppe. Die anderen Kostenstellen des Intervalls bzw. der Gruppe können Sie über die Symbole und aufrufen. In den Zeilen des Übersichtsbilds werden die ausgewählten statistischen Kennzahlen ausgewiesen. Die Spalten haben folgende Inhalte bzw. bieten die folgenden Eingabemöglichkeiten: • SKennz Die statistische Kennzahl und deren Beschreibung. Beide Felder werden Auf Grund der Selektionen im Einstiegsbild automatisch ausgefüllt. • T

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Planung in CO-CCA

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Kennzeichen des Kennzahlentyps (1 = Festwert, 2 = Summenwert). Der Kennzahlentyp wird vom R/3-System automatisch aus dem Kennzahlenstammsatz ermittelt. Eine Änderung im Rahmen der Planung ist nicht möglich. • Lfd. Planwert In dieses Feld kann der Planwert für die statistische Kennzahl für den gesamten Planungszeitraum eingegeben werden. • Max. Planwert In diesem Feld kann die maximale Ausprägung definiert werden, die der Planwert während des gesamten Planungszeitraums annehmen darf. • VS Kennzeichen des Verteilungsschlüssels. Ein Verteilungsschlüssel kann sowohl für den laufenden Planwert als auch für den maximalen Planwert vorgegeben werden. Standardmäßig ist der Verteilungsschlüssel 2 eingestellt, der jedoch überschrieben werden kann. • EH Einheit der statistischen Kennzahl. Die Einheit wird automatisch aus dem Kennzahlenstammsatz ermittelt. Eine Änderung im Rahmen der Planung ist nicht möglich.

Planung statistischer Kennzahlen ändern – Periodenbild Mit dem Symbol können Sie sowohl aus dem Einstiegsbild als auch aus dem Übersichtsbild in das Periodenbild der statistischen Kennzahlenplanung (vgl. Abb. 4.6) verzweigen. Im Kopfteil des Periodenbilds sehen Sie die Planversion, den Planungszeitraum, die ausgewählte Kostenstelle sowie die statistische Kennzahl. In den Zeilen der Erfassungsmaske sind die einzelnen Planungsperioden angegeben. In den Spalten können Sie für jeden Zeitraum Werte für den laufenden Planwert und den maximalen Planwert definieren.

Statistische Kennzahlen planen Beim Anlegen der Planung statistischer Kennzahlen gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | STAT. KENNZAHLEN | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster PLANUNG STATISTISCHE KENNZAHLEN ÄNDERN: EINSTIEG wird angezeigt (vgl. Abb. 4.4). 2. Definieren Sie die Planversion und den Planungszeitraum des Planungsvorgangs. 3. Wählen Sie die Planungsobjekte aus, für die geplant werden soll.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

Hinweis Sie können für die vorgesehene Planung entweder eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall oder eine Kostenstellengruppe auswählen. Eine Gruppe wird ausgewählt, indem ein Hierarchieknoten einer Kostenstellenhierarchie im Feld G RUPPE zur Kostenstelle eingetragen wird.

Abbildung 4.6 Periodenbild der statistischen Kennzahlenplanung (© SAP AG)

4. Geben Sie zusätzlich zur Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe eine statistische Kennzahl, ein Kennzahlenintervall oder eine Kennzahlengruppe ein, für die auf den Kostenstellen Planwerte ermittelt werden sollen. 5. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster PLANUNG STATISTISCHE KENNZAHLEN ÄNDERN: ÜBERSICHTSBILD wird angezeigt. 6. Geben Sie pro Kostenstelle Planwerte für die statistischen Kennzahlen ein (vgl. Abb. 4.5). ➜ Der eingetragene Wert wird nach dem ausgewiesenen Verteilungsschlüssel auf die Perioden des im Einstiegsbild angegebenen Geschäftsjahres verteilt. 7. Wechseln Sie für eine detaillierte Planung oder zur Kontrolle der Planungsergebnisse in das Periodenbild (vgl. Abb. 4.6), indem Sie im Einstiegsbild auf das Symbol klicken oder im Übersichtsbild eine Zeile markieren und das Symbol drücken oder die Menüfunktion SPRINGEN | PERIODENBILD aufrufen.

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Planung in CO-CCA ➜ Das Fenster PLANUNG STATISTISCHE KENNZAHLEN ÄNDERN: PERIODENBILD wird angezeigt. 8. Klicken Sie auf das Symbol , um die geplanten statistischen Kennzahlen auf dem Planungsobjekt zu speichern.

4.3.3 Leistungsarten planen Mit Hilfe der Leistungsarten lässt sich der mengenmäßige Output einer Kostenstelle darstellen. Die Planung von Leistungsarten wird benötigt für: • die Ermittlung von Sollkosten für den Soll-Ist-Vergleich auf Kostenstellen • die Durchführung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung bildet die Leistungsartenplanung die Basis für die Ermittlung der Verrechnungspreise (Tarife). In CO-CCA können die Tarife: • manuell gesetzt werden (z.B. als »politische« Verrechnungspreise) • iterativ unter Berücksichtigung sämtlicher Leistungsbeziehungen zwischen Kostenstellen vom R/3-System ermittelt werden Die Leistungsartenplanung rufen Sie über die Menüfolge P LANUNG | LEISTUNGSERBRINGUNG/TARIFE | ÄNDERN auf.

Planung Leistungen/Tarife ändern – Einstiegsbild

Abbildung 4.7 Einstiegsbild der Leistungsartenplanung (© SAP AG)

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

Im Einstiegsbild der Leistungsartenplanung (vgl. Abb. 4.7) legen Sie die Planversion, den Planungszeitraum sowie die Planungsobjekte (Kostenstellen/Leistungsarten) fest. Folgende Angaben sind erforderlich: • Version die Planversion, in der geplant werden soll • von .../bis ... (Periode) der Planungszeitraum, für den die Planung durchgeführt werden soll • Geschäftsjahr das Geschäftsjahr, in dem/für das geplant werden soll • Kostenstelle – bis – oder Gruppe eine Festlegung der Kostenstellen, auf denen Leistungsarten geplant werden sollen. Man kann eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall oder eine Kostenstellengruppe angeben. • Leistungsart – bis – oder Gruppe eine Festlegung der Leistungsarten, für die Werte geplant werden sollen. Es kann eine Leistungsart, ein Leistungsartenintervall oder eine Leistungsartengruppe eingegeben werden. Um die Kostenstellen und Leistungsarten festzulegen, müssen Sie auf der Tastatur (Bild¼) drücken. Darüber hinaus können Sie im unteren Bildschirmbereich durch Anklicken die Darstellungsoptionen »frei« oder »formularbasiert« aktivieren. Aus dem Einstiegsbild können Sie mit den entsprechenden Drucktasten in das Übersichtsbild oder in das Periodenbild der Leistungsartenplanung verzweigen.

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Planung in CO-CCA

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Planung Leistungen/Tarife ändern – Übersichtsbild

Abbildung 4.8 Übersichtsbild der Leistungsartenplanung (© SAP AG)

Durch einen Klick auf das Symbol wechseln Sie in das Übersichtsbild der Leistungsartenplanung (vgl. Abb. 4.8). Der Aufbau des Übersichtsbilds richtet sich nach dem gewählten Planerprofil und dem ihm zugeordneten Planungslayout für die Leistungsartenplanung. Die folgenden Ausführungen orientieren sich am SAP-Standardplanungslayout 1-201, das den Standardplanerprofilen SAP101 und SAP102 zugeordnet ist. Im Kopfteil des Übersichtsbilds sehen Sie die Planversion, den Planungszeitraum sowie die ausgewählte Kostenstelle. In den Zeilen des Übersichtsbilds werden die ausgewählten Leistungsarten angezeigt. Die Spalten haben folgende Inhalte bzw. bieten folgende Eingabemöglichkeiten: • LstArt Schlüssel für die Leistungsart zur Planung • Planleistung In dieses Feld kann die geplante Menge von Leistungseinheiten der jeweiligen Leistungsart für den gesamten Planungszeitraum eingegeben werden.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

• Kapazität In dieses Feld kann die Kapazität der Kostenstelle, für welche die Leistungsartenplanung durchgeführt wird, eingetragen werden. Sie beschreibt gleichzeitig die maximale Ausprägung, welche die Planleistung während des gesamten Planungszeitraums annehmen darf. • VS das Kennzeichen des Verteilungsschlüssels. Ein Verteilungsschlüssel kann für die Planleistung und auch für die Kapazität vorgegeben werden. Standardmäßig ist der Verteilungsschlüssel 2 eingestellt, der jedoch überschrieben werden kann. • EH die Einheit der Leistungsart. Die Einheit wird vom R/3-System automatisch aus dem Leistungsartenstammsatz ermittelt. Eine Änderung im Rahmen der Planung ist nicht möglich. • Tarif fix – Tarif var fixe und variable Werte des Plantarifs für eine Einheit der Leistungsart. Wenn für eine Leistungsart »politische« Verrechnungspreise angesetzt werden sollen, können diese Felder manuell für die Planung bearbeitet werden. Erfolgt die Tarifermittlung iterativ, so werden diese Felder bei der Durchführung der Plantarifermittlung vom R/3-System ausgefüllt. • Tar.EH die Menge (Faktor) von Leistungseinheiten, auf die sich der Tarif bezieht. Wird in diesem Feld zum Beispiel eine 10 eingetragen, so bezieht sich der fixe und variable Tarif auf 10 Einheiten der geplanten Leistungsart. • PTK Das Plantarifkennzeichen steuert die Tarifermittlung. Mit ihm wird die Berechnungsbasis für die iterative Tarifermittlung festgelegt. Der Wert für das Plantarifkennzeichen wird aus dem Stammsatz der Leistungsart übernommen. Dies ist ein Vorschlagswert, der im Rahmen der Planung überschrieben werden kann. Für Leistungsarten mit dem Plantarifkennzeichen 3 (= manuell festgelegt) werden die hier erfassten Tarife für die Bewertung sämtlicher Leistungsverrechnungen dieser Leistungsart verwendet. Der Tarif wird durch die Plantarifermittlung nicht verändert. Für Leistungsarten mit den Tarifkennzeichen 1 (= automatisch auf Basis der Planleistung ermittelt) und 2 (= automatisch auf Basis der Kapazität ermittelt) können Sie an dieser Stelle ebenfalls einen Tarif erfassen. Im R/3-System wird dieser manuell erfasste Tarif bis zum Zeitpunkt der Plantarifermittlung zur Bewertung der Leistungsverrechnung verwendet. Sobald die Plantarifermittlung ausgeführt wird, wird dieser Tarif vom System mit den Ergebnissen der Tarifermittlung überschrieben. Darüber hinaus werden die Leistungsverrechnungen, die zunächst mit dem manuellen Tarif bewertet wurden, mit dem neuen Tarif angesetzt.

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Planung in CO-CCA

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• D das Kennzeichen des Durchschnittstarifs. Wird dieses Kennzeichen durch Ankreuzen aktiviert, so wird bei der Tarifermittlung für das gesamte Geschäftsjahr ein Durchschnittstarif ermittelt. • VKostenart ein Vorschlagswert für eine sekundäre Kostenart, unter der die Be- und Entlastung bei der Verrechnung der Leistungsart erfolgt. Die Verrechnungskostenart wird vom R/3-System automatisch aus dem Leistungsartenstammsatz ermittelt und kann bei der Planung beliebig mit einer anderen sekundären Kostenart überschrieben werden. • T das Kennzeichen des Leistungsartentyps. Der Leistungsartentyp wird vom R/3-System automatisch aus dem Kennzahlenstammsatz ermittelt. Dieser Vorschlagswert kann bei der Planung geändert werden. • Ä-Ziffer Wenn auf einer Kostenstelle mehrere Leistungsarten geplant werden, steuert die Äquivalenzziffer die Verteilung der leistungsunabhängigen (= fixen) Plankosten der Tarifermittlung auf die Leistungsarten. • Disp.Lstg Die disponierte Leistung gibt an, wie viele Einheiten der Leistungsart im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung an andere Kostenstellen verrechnet werden. Sie wird vom R/3-System automatisch aus der Leistungsaufnahmeplanung ermittelt.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

Planung Leistungen/Tarife ändern – Periodenbild

Abbildung 4.9 Periodenbild der Leistungsartenplanung (© SAP AG)

In das Periodenbild der Leistungsartenplanung können Sie sowohl aus dem Einstiegsbild als auch aus dem Übersichtsbild durch einen Klick auf das Symbol verzweigen. Im Kopfteil des Periodenbilds sehen Sie die Planversion, den Planungszeitraum, die ausgewählte Kostenstelle sowie die Leistungsart. In den Zeilen der Erfassungsmaske werden die einzelnen Planungsperioden ausgegeben. In den Spalten können Sie für jede Periode Werte für die oben erwähnten Datenfelder eintragen.

Leistungen/Tarife planen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | LEISTUNGEN/TARIFE | ÄNDERN auf. ➜ Sie wechseln in das Einstiegsbild zur Leistungsartenplanung (vgl. Abb. 4.7). ➜ Das Fenster PLANUNG LEISTUNGEN/TARIFE ÄNDERN: EINSTIEG wird angezeigt. 2. Legen Sie die Planversion und den Planungszeitraum des Planungsvorgangs fest. 3. Wählen Sie die Planungsobjekte aus, für die geplant werden soll.

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Planung in CO-CCA

Hinweis Sie können für die Planung entweder eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall oder eine Kostenstellengruppe auswählen. Hinweis Eine Gruppe wird ausgewählt, indem ein Hierarchieknoten einer Kostenstellenhierarchie im Feld »GRUPPE« zur Kostenstelle eingetragen wird. 4. Geben Sie zusätzlich zur Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe eine Leistungsart, ein Leistungsartenintervall oder eine Leistungsartengruppe ein, für die auf den Kostenstellen Planwerte gebildet werden sollen. 5. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Sie wechseln in das Übersichtsbild, in dem – bezogen auf eine Leistungsart pro Kostenstelle – Werte eingetragen werden können (vgl. Abb. 4.8). Die eingetragenen Werte werden nach dem ausgewiesenen Verteilungsschlüssel auf die im Einstiegsbild angegebenen Perioden verteilt. ➜ Das Fenster PLANUNG LEISTUNGEN/TARIFE ÄNDERN: ÜBERSICHTSBILD wird angezeigt. 6. Wechseln Sie für eine detaillierte Planung oder zur Kontrolle der Planungsergebnisse in das Periodenbild (vgl. Abb. 4.9), indem Sie im Einstiegsbild auf das Symbol klicken oder im Übersichtsbild die gewünschte Kostenstelle markieren und auf das Symbol klicken oder die Menüfunktion SPRINGEN | PERIODENBILD aufrufen. ➜ Das Fenster PLANUNG LEISTUNGEN/TARIFE ÄNDERN: PERIODENBILD wird angezeigt. 7. Klicken Sie auf das Symbol , um die geplanten Leistungsarten auf dem Planungsobjekt zu speichern.

4.3.4 Primärkosten manuell planen Bei der manuellen Primärkostenplanung können die primären Kosten pro Kostenstelle/Kostenstellengruppe und Kostenart/Kostenartengruppe wie folgt geplant werden: • leistungsabhängig Die primären Kosten werden abhängig von einer Leistungsart/Leistungsartengruppe geplant. Dabei wird zwischen fixen und variablen Kostenbestandteilen differenziert. • leistungsunabhängig Die Primärkosten werden unabhängig von einer Leistungsart geplant. Bei der Planung können lediglich fixe Kosten geplant werden. Voraussetzung für die leistungsabhängige Primärkostenplanung ist, dass Sie zuvor auf den Kostenstellen eine Leistungsartenplanung durchgeführt haben.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

Die folgenden Ausführungen orientieren sich am SAP-Standardplanerprofil SAP101, dem das für die Primärkostenplanung ausgelegte Standardplanungslayout 1-101 zugeordnet ist. Die Primärkostenplanung rufen Sie über die Menüfolge PLANUNG | KOARTEN/LISTAUFNAHMEN | ÄNDERN auf.

Planung Primärkosten ändern – Einstiegsbild Im Einstiegsbild der Primärkostenplanung (vgl. Abb. 4.10) legen Sie die Planversion, den Planungszeitraum sowie die Planungsobjekte (Kostenstellen/Leistungsarten/Kostenarten) fest. Folgende Angaben sind erforderlich: • Version die Planversion, in der geplant werden soll • von .../ bis ... (Periode) der Planungszeitraum, für den die Planung durchgeführt werden soll • Geschäftsjahr das Geschäftsjahr, in dem/für das geplant werden soll • Kostenstelle – bis – oder Gruppe eine Festlegung der Kostenstellen, auf denen die Primärkosten geplant werden sollen. Es besteht die Möglichkeit, eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall oder eine Kostenstellengruppe anzugeben. • Leistungsart – bis – oder Gruppe eine Festlegung der Leistungsarten, in Abhängigkeit von denen die Kosten bei der leistungsabhängigen Primärkostenplanung geplant werden sollen. Es kann eine Leistungsart, ein Leistungsartenintervall oder eine Leistungsartengruppe eingegeben werden. Wenn Sie ausschließlich leistungsunabhängige Primärkosten planen wollen, müssen Sie keine Eingaben vornehmen.

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Planung in CO-CCA

Abbildung 4.10 Einstiegsbild der Primärkostenplanung (© SAP AG)

• Kostenart – bis – oder Gruppe eine Festlegung der Kostenarten, für die Planwerte erfasst werden sollen. Es kann eine Kostenart, ein Kostenartenintervall oder eine Kostenartengruppe eingegeben werden. Um die Kostenstellen, Leistungsarten und Kostenarten festzulegen, müssen Sie auf der Tastatur (Bild¼) drücken. Darüber hinaus können Sie im unteren Bildschirmbereich durch Anklicken die Darstellungsoptionen FREI oder FORMULARBASIERT aktivieren. Aus dem Einstiegsbild können Sie mit dem Symbol in das Übersichtsbild oder mit dem Symbol in das Periodenbild der Leistungsartenplanung verzweigen.

Planung Primärkosten ändern – Übersichtsbild Im Kopf des Übersichtsbilds (vgl. Abb. 4.11) sehen Sie die Planversion, den Planungszeitraum sowie die ausgewählte Kostenstelle. In den Zeilen des Übersichtsbilds werden die ausgewählten Kombinationen aus Leistungs- und Kostenarten angezeigt. Die Spalten haben folgende Inhalte bzw. bieten folgende Eingabemöglichkeiten: • LstArt ein Schlüssel für die Leistungsart, für die geplant werden soll. Bei der leistungsunabhängigen Primärkostenplanung bleibt dieses Feld leer.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

• Kostenart die Kostenartennummer der Kostenart, die beplant werden soll • Kosten fix ein Feld zur Eingabe der fixen Bestandteile der Kostenart für den gesamten Planungszeitraum • Kosten variabel ein Feld zur Eingabe der variablen Kostenbestandteile der Kostenart für den gesamten Planungszeitraum. Wird eine leistungsunabhängige Kostenplanung durchgeführt, ist dieses Feld nicht eingabebereit, da lediglich fixe Kosten als leistungsunabhängige Kosten geplant werden können. • Verbrauch fix eine Eingabemöglichkeit für den leistungsunabhängigen Teil der Verbrauchsmengen, falls Verbrauchsmengen auf der zur Planung ausgewählten Kombination Kostenstelle/Kostenart geführt werden sollen. • Verbrauch variabel ein Feld zur Eingabe des leistungsabhängigen Teils von Verbrauchsmengen • VS das Kennzeichen des Verteilungsschlüssels. Ein Verteilungsschlüssel kann sowohl für die Plankosten als auch für den Planverbrauch hinterlegt werden. Standardmäßig ist der Verteilungsschlüssel 2 eingestellt, der jedoch überschrieben werden kann. • M ein Kennzeichen, das steuert, ob Verbrauchsmengen geplant werden können. Das Kennzeichen wird vom R/3-System nur aktiviert, wenn im Stammsatz sowohl die Kostenstelle als auch die Kostenart zum Führen von Mengen freigegeben sind. Es kann während des Planungsvorgangs aktiviert werden. • EH die Einheit der Verbrauchsmenge

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Planung in CO-CCA

Abbildung 4.11 Übersichtsbild der Leistungsartenplanung (© SAP AG)

Planung Primärkosten ändern – Periodenbild In das Periodenbild der Primärkostenplanung (vgl. Abb. 4.12) können Sie sowohl aus dem Einstiegsbild als auch aus dem Übersichtsbild durch einen Klick auf das Symbol verzweigen. • Im Kopfteil des Periodenbilds sehen Sie die Planversion, den Planungszeitraum, die Kostenstelle, die Leistungsart und die Kostenart. • In den Zeilen der Erfassungsmaske sind die einzelnen Planungsperioden angegeben. • In den Spalten können Sie für jede Periode Werte für die oben erwähnten Datenfelder eingeben.

Primärkosten planen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | PLANERPROFIL SETZEN auf. 2. Geben Sie als Planerprofil »SAP101« ein. 3. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | KOSTENARTEN/LSTAUFNAHMEN | ÄNDERN auf. ➜ Sie wechseln in das Einstiegsbild zur Primärkostenplanung (vgl. Abb. 4.10).

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA ➜ Das Fenster PLANUNG KOSTENARTEN/LEISTUNGSAUFNAHMEN ÄNDERN: EINSTIEG wird angezeigt.

Abbildung 4.12 Periodenbild der Primärkostenplanung (© SAP AG)

4. Definieren Sie Planversion und Planungszeitraum des Planungsvorgangs. 5. Wählen Sie die Kostenstelle aus, die beplant werden soll. Hinweis Sie können für die Planung entweder eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall oder eine Kostenstellengruppe auswählen. Eine Gruppe wird ausgewählt, wenn ein Hierarchieknoten einer Kostenstellenhierarchie im Feld GRUPPE zur Kostenstelle eingegeben wird. 6. Bestimmen Sie zusätzlich zur Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe auch die Leistungs- und Kostenarten, für die auf den Kostenstellen Planwerte gebildet werden sollen. Es kann sich dabei wiederum um einzelne Werte, Intervalle oder Gruppen handeln. 7. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Sie wechseln in das Übersichtsbild (vgl. Abb. 4.11), in dem mit Bezug auf Kombinationen von Kosten- und Leistungsarten pro Kostenstelle Werte eingegeben werden können. Diese werden nach dem vordefinierten Verteilungsschlüssel auf die im Einstiegsbild angegebenen Perioden verteilt. ➜ Das Fenster PLANUNG KOSTENARTEN/LEISTUNGSAUFNAHMEN ÄNDERN: ÜBERSICHTSBILD« wird angezeigt.

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Planung in CO-CCA

8. Wechseln Sie für eine detaillierte Planung oder zur Kontrolle der Planungsergebnisse in das Periodenbild, indem Sie im Einstiegsbild auf das Symbol klicken oder im Übersichtsbild die gewünschte Kostenstelle markieren und auf das Symbol klicken oder die Menüfunktion SPRINGEN | PERIODENBILD aufrufen (vgl. Abb. 4.12). ➜ Das Fenster PLANUNG KOSTENARTEN/LEISTUNGSAUFNAHMEN ÄNDERN: PERIODENBILD wird angezeigt. 9. Klicken Sie auf das Symbol , um die geplanten Primärkosten auf dem Planungsobjekt zu speichern.

4.3.5 Sekundärkosten manuell planen Sekundäre Kosten sind das Ergebnis innerbetrieblicher Verrechnungen. Sie entstehen, wenn eine Kostenstelle für die Erbringung der eigenen Leistungen ihrerseits Leistungen von einer anderen Kostenstelle bezieht. Bei der manuellen Sekundärkostenplanung in CO-CCA müssen in einem ersten Schritt zunächst die innerbetrieblichen Leistungsbeziehungen mengenmäßig in Form von Leistungsaufnahmen abgebildet werden. Durch die Leistungsaufnahmeplanung wird die Struktur der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung durch die Definition von Sender- und Empfängerbeziehungen zwischen Kostenstellen aufgebaut. Die Bewertung der mengenmäßigen Leistungsbeziehungen erfolgt erst bei der späteren Tarifermittlung und führt damit zu den Sekundärkosten (Planleistungsaufnahme x Plantarif).

Leistungsunabhängige Sekundärkostenplanung Basis für die leistungsunabhängige Sekundärkostenplanung ist die Planung der leistungsunabhängigen Leistungsaufnahmen. Eine solche Sekundärkostenplanung liegt vor, wenn die von einer Senderkostenstelle aufgenommene Leistungsartenmenge nicht von den Leistungsarten der Empfängerkostenstelle abhängt. Die geplante Leistungsartenmenge, die von der Empfängerkostenstelle aufgenommen wird, wird mit dem Plantarif der Senderleistungsart multipliziert und unter der entsprechenden sekundären Kostenart gebucht. Die Abläufe sind dabei wie folgt: • Die Senderkostenstelle wird um den Betrag entlastet, der sich aus der Multiplikation von geplanter Leistungsmenge mit dem Tarif ergibt. • Die Empfängerkostenstelle wird mit dem mathematischen Produkt (geplante Leistungsmenge/Tarif) belastet. Der Belastungsbetrag wird auf der Empfängerkostenstelle als fixer Sekundärkostenbetrag gebucht, da die Leistungsaufnahme unabhängig von der Leistung (Beschäftigung) der Kostenstelle erfolgt.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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4

Planung in CO-CCA

Leistungsabhängige Sekundärkostenplanung Die leistungsabhängige Sekundärkostenplanung basiert auf der Planung leistungsabhängiger Leistungsaufnahmen. Diese entstehen, wenn die von der Senderkostenstelle aufgenommene Leistungsartenmenge von der Leistungsart der Empfängerkostenstelle abhängt (beispielsweise hängt die Aufnahme von Arbeitsstunden für die Instandhaltung durch eine Kostenstelle von den zu leistenden Maschinenstunden dieser Kostenstelle ab). Bei der leistungsabhängigen Sekundärkostenplanung unterscheidet man bei den Be- und Entlastungsbuchungen einen Gesamt- und einen fixen Betrag: • Die Senderkostenstelle wird um den Betrag entlastet, der sich aus der Multiplikation von geplanter Leistungsmenge und Plantarif ergibt. Der Entlastungsbetrag ist in fixe und variable Bestandteile aufgegliedert. • Die Empfängerkostenstelle wird mit dem Betrag belastet, der sich aus der Multiplikation von geplanter Leistungsmenge und Plantarif ergibt. Der Belastungsbetrag ist in fixe und variable Bestandteile aufgegliedert. Die folgenden Ausführungen orientieren sich am SAP-Standardplanerprofil SAP102, dem das für die Sekundärkostenplanung ausgelegte Standardplanungslayout 1-102 zugeordnet ist. Die Sekundärkostenplanung rufen Sie über die Menüfolge PLANUNG | KOARTEN/LSTAUFNAHMEN | ÄNDERN auf.

Planung Leistungsaufnahmen ändern – Einstiegsbild Im Einstiegsbild der Leistungsaufnahmeplanung (vgl. Abb. 4.13) legen Sie die Planversion, den Planungszeitraum sowie die Planungsobjekte fest. Für die Planungsobjekte sind folgende Angaben erforderlich: • Version die Planversion, in der geplant werden soll • von .../bis ... (Periode) der Zeitraum, für den die Planung durchgeführt werden soll • Geschäftsjahr das Geschäftsjahr, für das/in dem geplant werden soll • Kostenstelle – bis – oder Gruppe die Festlegung der Kostenstellen, für die Leistungsaufnahmen geplant werden sollen. Es handelt sich um Empfängerkostenstellen. Sie können eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall oder eine Gruppe angeben. • Leistungsart – bis – oder Gruppe die Festlegung der Leistungsarten der Empfängerkostenstellen, von denen die Aufnahme von Senderleistungsarten bei der leistungsabhängigen Leistungsaufnahmenplanung geplant werden soll. Es kann eine Leistungsart, ein Leistungsartenintervall oder eine Leistungsartengruppe eingege-

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ben werden. Wenn Sie ausschließlich leistungsunabhängige Leistungsaufnahmen planen, sind hier keine Eingaben erforderlich.

Abbildung 4.13 Einstiegsbild der Leistungsaufnahmenplanung (© SAP AG)

• Senderkostenstelle – bis – oder Gruppe die Angabe der Senderkostenstellen, von denen die Leistungen abgegeben werden. Auch hier können einzelne Werte, ein Intervall oder eine Gruppe angegeben werden. • Senderleistungsart – bis – oder Gruppe die Festlegung der Leistungsart, die von der Senderkostenstelle an die Empfängerkostenstelle abgegeben wird. Es kann eine Leistungsart, ein Leistungsartenintervall oder eine Leistungsartengruppe eingegeben werden. Um die Kostenstellen, Leistungsarten, Senderkostenstellen und Leistungsartengruppen festzulegen, müssen Sie auf der Tastatur (Bild¼) drücken. Darüber hinaus können Sie im unteren Bildschirmbereich durch Anklicken die Darstellungsoptionen FREI oder FORMULARBASIERT aktivieren. Aus dem Einstiegsbild können Sie durch einen Klick auf die Symbole oder in das Übersichtsbild oder in das Periodenbild der Leistungsartenplanung verzweigen.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung Leistungsaufnahmen ändern – Übersichtsbild Im Kopfteil des Übersichtsbilds (vgl. Abb. 4.14) sehen Sie die Planversion, den Planungszeitraum sowie die ausgewählte Kostenstelle. Die Spalten haben folgende Inhalte bzw. bieten folgende Eingabemöglichkeiten: • E-LArt der Schlüssel für die Leistungsart der Empfängerkostenstelle. Bei der leistungsunabhängigen Leistungsaufnahmenplanung ist dieses Feld leer. • Send.-KoSt der Schlüssel für die Senderkostenstelle • S-LArt ein Schlüssel für die Senderleistungsart

Abbildung 4.14 Planung Leistungsaufnahmen ändern – Übersichtsbild (© SAP AG)

• Verbrauch fix ein Feld zur Eingabe der Menge der Einheiten von Senderleistungsarten, die unabhängig von der Empfängerleistungsart aufgenommen werden • Verbrauch variabel ein Feld zur Eingabe der Menge der Einheiten von Senderleistungsarten, die abhängig von der Empfängerleistungsart aufgenommen werden. Bei

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der leistungsunabhängigen Leistungsaufnahmenplanung bleibt dieses Feld leer. • VS Das Kennzeichen des Verteilungsschlüssels. Ein Verteilungsschlüssel kann sowohl für den fixen als auch für den variablen Verbrauch vorgegeben werden. Standardmäßig ist der Verteilungsschlüssel 2 eingestellt, der jedoch überschrieben werden kann. • EH Die Einheit der Leistungsart. Die Einheit wird vom R/3-System automatisch aus dem Leistungsartenstammsatz ermittelt. Eine Änderung im Rahmen der Planung ist nicht möglich. • Belastung fix/variabel Die Summe der fixen bzw. variablen Sekundärkosten, mit denen die Empfängerkostenstelle belastet wird. Die Werte werden vom R/3-System automatisch auf der Basis der geplanten Leistungsaufnahmen und der manuell gesetzten oder iterativ errechneten Plantarife ermittelt. Hinweis Die Fortschreibung des fixen und variablen Belastungsbetrags auf dem Sender und Empfänger entspricht im R/3-System folgendem Schema: Belastungsbetrag fix = Verbrauch fix * Tarif gesamt + Verbrauch variabel * Tarif fix Belastungsbetrag variabel = Verbrauch variabel * Tarif variabel • VKostenart Die Kostenart, mit der die Belastung der empfangenden und die Entlastung der sendenden Kostenstelle erfolgt. Die Verrechnungskostenart wird aus dem Leistungsartenstammsatz der Senderleistungsart ermittelt und kann nicht überschrieben werden.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung Leistungsaufnahmen ändern – Periodenbild

Abbildung 4.15 Periodenbild der Leistungsaufnahmenplanung (© SAP AG)

In das Periodenbild der Leistungsaufnahmenplanung (vgl. Abb. 4.15) können Sie sowohl aus dem Einstiegsbild als auch aus dem Übersichtsbild durch einen Klick auf das Symbol verzweigen. Im Kopfteil des Periodenbilds sehen Sie die Planversion, den Planungszeitraum, die Sender-/Empfängerkostenstellen sowie die Sender-/Empfängerleistungsarten. In den Zeilen der Erfassungsmaske sind die einzelnen Planungsperioden angezeigt. In den Spalten können Sie für jede Periode Werte für die oben erwähnten Datenfelder eingeben.

Sekundärkosten planen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | PLANERPROFIL SETZEN auf. 2. Geben Sie als Planerprofil »SAP102« ein. 3. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | KOARTEN/LSTAUFNAHMEN | ÄNDERN auf. ➜ Sie wechseln in das Einstiegsbild zur Primär- und Sekundärkostenplanung, das Sie für die Leistungsaufnahmenplanung benötigen (vgl. Abb. 4.13). ➜ Das Fenster PLANUNG KOSTENARTEN/LEISTUNGSAUFNAHMEN ÄNDERN: EINSTIEG wird angezeigt.

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4. Definieren Sie die Planversion und den Planungszeitraum des Planungsvorgangs. 5. Wählen Sie die Kostenstelle aus, auf der Planungen durchgeführt werden sollen. Hinweis Sie können für die Planung eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall oder eine Kostenstellengruppe bestimmen. Eine Gruppe wird ausgewählt, wenn Sie einen Hierarchieknoten einer Kostenstellenhierarchie im Feld GRUPPE zur Kostenstelle eingeben. 6. Geben Sie zusätzlich zur Auswahl der Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe auch die Leistungsarten an, für die auf den Kostenstellen Planwerte gebildet werden sollen. Es kann sich dabei wiederum um einzelne Werte, Intervalle oder Gruppen handeln. 7. Wählen Sie die Senderkostenstelle aus, die Leistung abgeben (»senden«) soll. Hinweis Sie können für die Planung eine einzelne Senderkostenstelle, ein Senderkostenstellenintervall oder eine Senderkostenstellengruppe auswählen. 8. Geben Sie eine Senderleistungsart an. 9. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Sie wechseln in das Übersichtsbild (vgl. Abb. 4.14), in dem Sie mit Bezug auf Kombinationen von Kosten- und Leistungsarten pro Kostenstelle Werte eingeben können. Diese Werte werden nach dem definierten Verteilungsschlüssel auf die im Einstiegsbild festgelegten Perioden verteilt. ➜ Das Fenster PLANUNG KOSTENARTEN/LEISTUNGSAUFNAHMEN ÄNDERN: ÜBERSICHTSBILD wird angezeigt. 10. Wechseln Sie für eine detaillierte Planung oder zur Kontrolle der Planungsergebnisse in das Periodenbild, indem Sie im Einstiegsbild auf das Symbol klicken oder im Übersichtsbild die gewünschte Kostenstelle markieren und auf das Symbol klicken oder die Menüfunktion SPRINGEN | PERIODENBILD aufrufen (vgl. Abb. 4.15). ➜ Das Fenster PLANUNG KOSTENARTEN/LEISTUNGSAUFNAHMEN ÄNDERN: PERIODENBILD wird angezeigt. 11. Klicken Sie auf die Drucktaste , um die geplanten Sekundärkosten auf dem Planungsobjekt zu speichern.

4.3.6 Planabstimmung durchführen Mit einer Planabstimmung kann das während der Kostenstellenplanung aufgebaute betriebliche Leistungsnetz abgestimmt werden. Bei der Planabstimmung wird die Leistungsartenplanung der Senderkostenstellen mit den geplanten Leistungsaufnahmen der empfangenden Kostenstellen verglichen:

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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• Die Leistungsartenplanung legt fest, wie viele Einheiten einer Leistungsart die Senderkostenstellen im Planungszeitraum bereitstellen. Das Ergebnis der Leistungsartenplanung wird auf der Senderkostenstelle als Planleistung fortgeschrieben. • Die Leistungsartenplanung legt fest, wie viele Einheiten einer Leistungsart einer Senderkostenstelle die Empfängerkostenstellen im Planungszeitraum beziehen werden. Die Leistungsaufnahmen der Empfänger (Kostenstellen, in den Plan integrierte Aufträge) werden auf der sendenden Kostenstelle als disponierte Leistung fortgeschrieben. Auf Grund dieses Planungsschemas stimmen die Planungsergebnisse bezüglich der Planleistung eines Senders (z.B. 1.000 Instandhaltungsstunden) selten mit der disponierten Leistung überein (z.B. Leistungsaufnahme durch Empfängerkostenstellen: 800 Instandhaltungsstunden). Durch die Planabstimmung wird die Planleistung einer Kostenstelle mit ihrer disponierten Leistung verglichen und anschließend die Planleistung durch die disponierte Leistung ersetzt. In diesem Beispiel würde die Planleistung der Instandhaltungskostenstelle durch die Planabstimmung (das Ergebnis des Vergleichs) auf 800 Instandhaltungsstunden reduziert. Neben der Anpassung der Planleistung der Senderkostenstelle passt das R/3System zusätzlich die leistungsabhängig (= variabel) geplanten Kosten der Senderkostenstelle an: • Der Ausgangswert für die Planung der leistungsabhängigen Kosten der Senderkostenstelle ist die während der Leistungsartenplanung eingegebene Planleistung. Zum Beispiel werden bei einer Planleistung von 1.000 Instandhaltungsstunden leistungsabhängige Kosten in Höhe von DM 40.000 angenommen. • Durch die Planabstimmung werden die leistungsabhängig geplanten Kosten in Relation zur Veränderung der Planleistung angepasst. Im Beispiel führt die Reduzierung der Planleistung von 1.000 Instandhaltungsstunden auf 800 Instandhaltungsstunden entsprechend zu einer Reduzierung der leistungsabhängig geplanten Kosten von DM 40.000 auf DM 32.000. Die Planabstimmung rufen Sie aus dem Anwendungsmenü der Kostenstellenrechnung über den Menüpfad PLANUNG | PLANUNGSHILFEN | PLANABSTIMMUNG auf.

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Planabstimmung – Einstiegsbild

Abbildung 4.16 Planabstimmung Einstiegsbild (© SAP AG)

Die Planabstimmung in der Kostenstellenrechnung kann sowohl für Kostenstellen als auch für Geschäftsprozesse durchgeführt werden, sofern die COKomponente Prozesskostenrechnung aktiviert wurde. Im Bildschirmbereich KOSTENSTELLEN des Einstiegsbilds (vgl. Abb. 4.16) können Sie festlegen, ob Sie die Planabstimmung für alle Kostenstellen des Kostenrechnungskreises oder für eine Kostenstellengruppe ausführen möchten. Die Option KEINE KOSTENSTELLEN ist nur dann von Bedeutung, wenn die Planabstimmung für Geschäftsprozesse durchgeführt werden soll. Im Bildschirmbereich PARAMETER legen Sie fest, für welche Planversion die Planabstimmung erfolgen soll. Darüber hinaus müssen Sie die Zeiträume und das Geschäftsjahr für die Abstimmung festlegen. Im Bereich ABLAUFSTEUERUNG können Sie durch Aktivieren der entsprechenden Kennzeichen folgende Informationen für den Ablauf der Planabstimmung vorgeben: • Hintergrundverarbeitung Die Ausführung der Planabstimmung wird als Hintergrundjob eingeplant. • Testlauf Die bei der Abstimmung ermittelten Werte werden nicht verbucht. • Detailliste

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

Das System erzeugt eine Liste mit den Ergebnissen der Planabstimmung. Die Umwertung wird durch Anklicken des Symbols

gestartet.

Planabstimmung – Detailliste

Abbildung 4.17 Planabstimmung: Liste (© SAP AG)

Wenn Sie die Option DETAILLISTE bei der Ausführung der Planabstimmung aktiviert haben, erzeugt das System eine Liste, in der die Kombinationen aus Senderkostenstellen und Senderleistungsarten aufgeführt sind. Für jede Kombination werden in den Spalten die Ergebnisse der Planabstimmung angezeigt. In der Spalte PLANLEISTUNG GESAMT wird die Planleistung der Kostenstelle/Leistungsart vor der Planabstimmung (= Ergebnis der Leistungsartenplanung der Senderkostenstelle) ausgegeben. In der Spalte PLANLEISTUNG NEU wird die disponierte Leistung (= Ergebnis der Leistungsaufnahmen der Empfänger) angezeigt, die durch die Planabstimmung als neue Planleistung auf den Senderkostenstellen fortgeschrieben wird. Die Werte für die Planleistungen werden in der Detailliste kumuliert über die Perioden dargestellt, für welche die Planabstimmung jeweils durchgeführt wurde. Durch einen Klick auf das Symbol können Sie in die Periodendarstellung der Detailliste verzweigen. In den Spalten der Detailliste werden nun ent-

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sprechend die Periodenwerte für die PLANLEISTUNG GESAMT, PLANLEISTUNG NEU und die LEISTUNGSDIFFERENZ erfasst. Zwischen den einzelnen Perioden können Sie durch Anklicken der Symbole und wechseln. Ausgehend vom Periodenbild der Detailliste können Sie für eine Senderkostenstelle und -leistungsart anzeigen, welche Empfänger Leistungsaufnahmen von der Kostenstelle geplant haben, und somit die neue Planleistung bestimmen. Dazu setzen Sie den Cursor auf eine Zeile der Liste und klicken auf das Symbol .

Planabstimmung ausführen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | PLANUNGSHILFEN | PLANABSTIMMUNG auf. ➜ Das Fenster PLANABSTIMMUNG AUSFÜHREN: EINSTIEG wird angezeigt (vgl. Abb. 4.16). 2. Wählen Sie eine Kostenstellengruppe aus, für die Sie die Planabstimmung ausführen wollen. Alternativ können Sie die Planabstimmung für alle Kostenstellen des Kostenrechnungskreises ausführen. 3. Geben Sie die Planversion und den Planzeitraum an. 4. Aktivieren Sie das Kennzeichen TESTLAUF. 5. Führen Sie die Planabstimmung durch einen Klick auf das Symbol aus. ➜ Wenn Sie die Option DETAILLISTEN gewählt haben, wird das Fenster PLANABSTIMMUNG: LISTE angezeigt (vgl. Abb. 4.17). 6. Analysieren Sie die Ergebnisse der Planabstimmung. 7. Führen Sie die Planabstimmung im Echtlauf aus. Hinweis Alternativ können Sie die Ergebnisse direkt aus der Detailliste heraus durch einen Klick auf das Symbol buchen.

4.3.7 Plantarifermittlung durchführen Im Rahmen der Plantarifermittlung werden die Verrechnungspreise (Tarife) für die geplanten Leistungsarten festgestellt. Die Plantarife werden für jede Kostenstelle und Leistungsart ermittelt. So kann zum Beispiel ein Plantarif für die auf einer Kostenstelle »Reparatur« geplante Leistungsart »Reparaturstunden« errechnet werden. Bei der Plantarifermittlung werden alle im Rahmen der Leistungsaufnahmenplanung vorgesehenen Leistungsbeziehungen zwischen den Kostenstellen berücksichtigt. Der bei der Tarifermittlung für eine Leistungsart errechnete Gesamttarif setzt sich aus einem fixen und einem variablen Anteil zusammen. Der variable Anteil des Tarifs ergibt sich aus den leistungsabhängig (= variablen) geplanten Primär- und Sekundärkosten der Leistungsart. Der fixe

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Tarifanteil ergibt sich sowohl aus den fixen Anteilen der leistungsabhängig geplanten Primär- und Sekundärkosten als auch aus der Aufteilung der leistungsunabhängigen (= fixen) Plankosten bezüglich der Leistungsarten einer Kostenstelle bei einer Plankostensplittung.

Systemseitiger Ablauf bei der iterativen Tarifermittlung Die iterative Plantarifermittlung erfolgt schrittweise: 1. Die leistungsunabhängig geplanten Kosten einer Kostenstelle werden auf die Leistungsarten dieser Kostenstelle aufgeteilt. 2. Die primären Kosten der Kostenstelle werden durch ihre Planleistung bzw. Kapazität dividiert. Der errechnete Tarif dient zur Bewertung der geplanten Leistungsaufnahmen anderer Kostenstellen. 3. Die errechneten Tarife werden zur Bewertung weiterer Leistungsbeziehungen herangezogen. Dabei werden in den neuen Tarif auch die Sekundärkosten aus den Leistungsverrechnungen des vorgehenden Schritts einbezogen. Der genaue Tarif für eine Leistungsart auf einer bestimmten Kostenstelle wird durch mehrere Iterationsschritte bestimmt. 4. Nach der Ermittlung der Plantarife werden alle Leistungsbeziehungen nachbewertet. Dabei werden die geplanten Leistungsaufnahmen mit den ermittelten Plantarifen bewertet. Wenn Sie mit der Fixkosten-Vorverteilung arbeiten, werden die Leistungsaufnahmen nur mit variablen Tarifen bewertet.

Plankostensplittung Die Plankostensplittung dient zur Ermittlung des fixen Anteils einer Leistungsart am Gesamttarif. Im Rahmen der Plankostensplittung werden die als leistungsunabhängig geplanten Kosten einer Kostenstelle auf die Leistungsarten dieser Kostenstelle verteilt. Durch die Splittung der leistungsunabhängig geplanten Kosten auf die Leistungsarten wird von CO-CCA der fixe Anteil am Gesamttarif errechnet. Die Plankostensplittung wird nach den Splittungsregeln bzw. dem Splittungsverfahren durchgeführt, die im Customizing bzw. im Einstellungsmenü definiert wurden. Ein mögliches Splittungsverfahren ist zum Beispiel die Aufteilung der leistungsunabhängigen Kosten auf die verschiedenen Leistungsarten nach Äquivalenzziffern oder geplanten statistischen Kennzahlen. Das vom System angebotene systemseitige Verfahren bei der Plankostensplittung wird im Folgenden am Beispiel einer Plankostensplittung nach Äquivalenzziffern erläutert: • Die Äquivalenzziffern für die Leistungsarten einer Kostenstelle können bei der Leistungsartenplanung vorgegeben werden.

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Planung in CO-CCA

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• Bei der Tarifermittlung wird aus dem Verhältnis der Äquivalenzziffer einer Leistungsart zu der Summe aller Äquivalenzziffern der Leistungsarten der Kostenstelle ein Gewichtungsfaktor gebildet. • Mit diesem Gewichtungsfaktor werden für jede Leistungsart die geplanten leistungsunabhängigen Kosten multipliziert. Daraus ergeben sich die fixen Kosten pro Leistungsart. • Nach Division der fixen Kosten pro Leistungsart durch die geplante Leistungsartenmenge ergibt sich der fixe Tarifanteil am Gesamttarif der Leistungsart.

Verfahren der Tarifermittlung Für die Plantarifermittlung stehen drei verschiedene Verfahren zur Auswahl. Die Auswahl zwischen diesen Verfahren erfolgt im Rahmen des Customizings bei der Definition der CO-Version. Im Einzelnen handelt es sich hier um folgende Verfahren: • Periodischer Tarif Die Kosten jeder einzelnen Periode werden durch die Leistungen der jeweiligen Periode dividiert. Bei diesem Verfahren kann es zu periodischen Tarifschwankungen kommen, falls die Plankosten und/oder die Planleistung der Kostenstelle selbst periodischen Schwankungen unterliegen. Diese Schwankungen sind insbesondere dann hoch, wenn die fixen Tarifbestandteile nach der Planleistung ermittelt werden. • Durchschnittstarif Die Plankosten aller Perioden werden durch die Summe der Planleistungen aller Perioden dividiert. Dieses Verfahren gewährleistet, dass der Tarif in allen Perioden gleich bleibend ist. Das Verfahren der DurchschnittstarifErmittlung kann auch bei der Leistungsartenplanung gewählt werden, indem das Kennzeichen »DURCHSCHNITTSTARIF« aktiviert wird. • Kumulierter Tarif Beim Verfahren der kumulierten Tarifermittlung ergibt sich der Tarif einer Periode aus der Division der Summe der Plankosten durch die Summe der Planleistungen bis zum Betrachtungszeitpunkt. Dabei werden Kostenschwankungen in den einzelnen Perioden geglättet, indem die Leistungsaufnahmen, die mit den aus Vorperioden ermittelten Tarifen bewertet wurden, durch Ausgleichsbuchungen nachbewertet werden.

Voraussetzungen für die Plantarifermittlung Die Plantarifermittlung setzt eine abgeschlossene Kostenstellenplanung voraus. Das heißt, folgende Planungsaktivitäten müssen zum Zeitpunkt der Tarifermittlung abgeschlossen sein: • Leistungsartenplanung • leistungsabhängige und leistungsunabhängige Primärkostenplanung

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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• leistungsabhängige und leistungsunabhängige Leistungsaufnahmenplanung Wenn die Kosten aus maschineller Primär- (Abgrenzung, Verteilung) und Sekundärkostenplanung (Umlage, indirekte Leistungsverrechnung, Abrechnung in die Planung integrierter Aufträge) in den Plantarifen berücksichtigt werden sollen, müssen diese vor der Plantarifermittlung durchgeführt werden. Eine ausführliche Behandlung dieser Verrechnungstechniken finden Sie in Kapitel 5, »Istkostenerfassung und -verrechnung«. Darüber hinaus kann die Plantarifermittlung nur ausgeführt werden, wenn in der Leistungsartenplanung das Plantarifkennzeichen so gesetzt wurde, dass eine iterative Tarifermittlung für die Leistungsart zugelassen ist. Damit werden nur die Leistungsarten einbezogen, deren Plantarifkennzeichen die Ausprägung »1« oder »2« haben: • Plantarifkennzeichen »1« Der iterativen Tarifermittlung liegt die Planleistung zu Grunde. Das entsprechende Kennzeichen ist bei der Leistungsartenplanung voreingestellt. Die Ermittlung gilt sowohl für die fixen als auch für die variablen Tarifbestandteile. • Plantarifkennzeichen »2« Der iterativen Tarifermittlung liegt die Kapazität der Kostenstelle zu Grunde. Die Kapazität einer Kostenstelle kann jedoch nur für die Aufteilung der Fixkosten auf den fixen Anteil des Tarifs genutzt werden. Für die variablen Kosten wird immer die Planleistung als Grundlage zur Tarifermittlung herangezogen, auch wenn das Plantarifkennzeichen »2« ist.

Plantarifermittlung ausführen – Einstiegsbild In das Einstiegsbild der Plantarifermittlung wechseln Sie aus dem Menü der Kostenstellenrechnung über die Menüfolge PLANUNG | VERRECHNUNGEN | TARIFERMITTLUNG (vgl. Abb. 4.18). Die Planabstimmung in der Kostenstellenrechnung kann sowohl für Kostenstellen als auch für Geschäftsprozesse durchgeführt werden. Dazu muss die CO-Komponente Prozesskostenrechnung aktiviert sein. Im Bildschirmbereich KOSTENSTELLEN des Einstiegsbilds können Sie festlegen, ob Sie die Plantarifermittlung für alle Kostenstellen des Kostenrechnungskreises oder für eine Kostenstellengruppe ausführen wollen. Die Option KEINE KOSTENSTELLEN ist nur von Bedeutung, wenn die Planabstimmung für Geschäftsprozesse ausgeführt werden soll. Im Bildschirmbereich PARAMETER legen Sie fest, für welche Planversion die Plantarifermittlung durchgeführt werden soll. Außerdem müssen Sie für die Abstimmung die Perioden und das Geschäftsjahr definieren.

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Im Bereich ABLAUFSTEUERUNG können Sie durch Aktivieren der entsprechenden Kennzeichen den Ablauf der Planabstimmung steuern: • Hintergrundverarbeitung Die Hintergrundverarbeitung empfiehlt sich, wenn die Tarifermittlung auf der Basis komplexer Leistungsbeziehungen durchgeführt wird. Im Falle einer Hintergrundverarbeitung muss dieser ein Name zugeordnet werden. Die Hintergrundverarbeitung sollte sinnvollerweise in Zeiten geringer Systembelastung ausgeführt werden.

Abbildung 4.18 Einstiegsbild der Plantarifermittlung (© SAP AG)

• Testlauf Bei Aktivierung des Kennzeichens TESTLAUF werden SAP-Systemprotokolle der Tarifermittlung erstellt. Die ermittelten Tarife werden dabei noch nicht in der Datenbank verbucht. • Detaillisten Das Kennzeichen DETAILLISTEN steuert, ob detaillierte Ergebnislisten über die Tarifermittlung erstellt werden sollen. • Mit Fixkosten-Vorverteilung Dieses Kennzeichen steuert, ob während der Ausführung der Plantarifermittlung auch die Fixkosten-Vorverteilung durchgeführt werden soll (siehe Kapitel 4.3.8, »Fixkosten-Vorverteilung«).

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

Wenn Sie diese Angaben gemacht haben, können Sie die Tarifermittlung durch einen Klick auf das Symbol starten. Wenn Sie das Kennzeichen DETAILLISTEN aktiviert haben, wird nach der Tarifermittlung in die Grundliste verzweigt.

Plantarifermittlung – Grundliste In der Grundliste der Plantarifermittlung (vgl. Abb. 4.19) werden für jede Kombination von Kostenstelle/Leistungsart die geplante Leistungsartenmenge sowie die vom R/3-System ermittelten TARIFE GESAMT und TARIFE FIX angezeigt. Die Darstellung bezieht sich jeweils auf den ersten Zeitraum, für den die Tarifermittlung vorgenommen wurde. Andere Perioden können Sie über die Symbole und aufrufen.

Abbildung 4.19 Grundliste der Plantarifermittlung (© SAP AG)

Nach dem Testlauf der Tarifermittlung können Sie die Ergebnisse aus der Grundliste mit der Menüfolge TARIFERMITTLUNG | BUCHEN verbuchen. Aus der Grundliste können Sie auch in weitere Auswertungslisten verzweigen: • Periodenliste In der Periodenliste werden für sämtliche Perioden die Ergebnisse der Tarifermittlung für eine Kombination aus Kostenstelle/Leistungsart dargestellt. Zum Aufruf einer Periodenliste setzen Sie den Cursor auf eine Zeile der Grundliste und klicken auf die Drucktaste .

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• Senderanalyse Bei der Senderanalyse werden die Ergebnisse der Tarifermittlung auf der Basis der ihnen zu Grunde liegenden Leistungsbeziehungen ausgewertet. Zum Aufruf einer Senderanalyse setzen Sie den Cursor auf eine Zeile der Grundliste und klicken auf die Drucktaste (SENDERANALYSE) .

Plantarifermittlung durchführen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | VERRECHNUNGEN | TARIFERMITTLUNG auf. ➜ Das Fenster TARIFERMITTLUNG AUSFÜHREN: EINSTIEG wird angezeigt. 2. Wählen Sie eine Kostenstellengruppe aus, für die Sie die Planabstimmung durchführen wollen. Sie können alternativ die Planabstimmung für alle Kostenstellen des Kostenrechnungskreises vornehmen. 3. Geben Sie die Planversion und den Zeitraum ein. 4. Aktivieren Sie das Kennzeichen TESTLAUF. 5. Führen Sie die Planabstimmung durch einen Klick auf das Symbol aus. ➜ Wenn Sie die Option DETAILLISTEN gewählt haben, wird das Fenster PLANABSTIMMUNG: LISTE angezeigt. 6. Analysieren Sie die Ergebnisse der Planabstimmung. 7. Führen Sie die Planabstimmung im Echtlauf durch. 8. Alternativ können Sie direkt aus der Detailliste heraus die Ergebnisse durch einen Klick auf das Symbol buchen.

4.3.8 Fixkosten-Vorverteilung Im R/3-System wird die Fixkosten-Vorverteilung bei der Grenzplankostenrechnung angewendet, wenn neben einer Grenzkostenbetrachtung (= ausschließlich variable Kosten) zusätzlich auch die Information über Vollkosten in der Produktkalkulation bzw. Kostenträgerrechnung gewünscht wird. Bei der Grenzplankostenrechnung werden im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung nur variable Kosten zwischen Kostenstellen verrechnet. Das heißt, die mengenmäßige Leistungsaufnahme einer Empfängerkostenstelle wird nur mit dem variablen Tarifanteil der entsprechenden Leistungsart der Senderkostenstelle bewertet. Um in der Produktkalkulation/Kostenträgerrechnung dennoch eine parallele Vollkostenanalyse vornehmen zu können, müssen die fixen Kosten der (Hilfs-)Kostenstellen, die nur für andere Kostenstellen Leistungen erbringen (z.B. Instandhaltungskostenstellen), auch den (Haupt-)Kostenstellen belastet werden, die ihre Leistungen auf Kostenträger verrechnen. Die Verrechnung der fixen Kosten von Hilfskostenstellen auf solche Kostenstellen, die deren Leistungen empfangen, wird im R/3-System mit der Fixkosten-Vorverteilung vorgenommen.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

Die Aufteilung der fixen Kosten der sendenden Kostenstelle auf die empfangende Kostenstelle richtet sich nach der Leistungsaufnahmenmenge der Empfängerkostenstelle, die während der Leistungsaufnahmenplanung fixiert wurde. Der Belastungsbetrag für die Empfängerkostenstellen ergibt sich aus der Multiplikation des fixen Plantarifanteils der Senderleistungsart mit der fixen Leistungsaufnahmenmenge der Empfängerkostenstellen. Die Ergebnisse der Fixkosten-Vorverteilung (= fixe Plankosten) werden bei den Empfängern der Leistungsaufnahme als Istkosten gebucht. Für Leistungsarten, die an der Fixkosten-Vorverteilung teilnehmen, werden Leistungsverrechnungen im Ist gemäß Empfänger jeweils nur noch mit dem variablen Tarif der Leistungsart verrechnet, um eine doppelte Verrechnung der Fixkosten zu vermeiden.

Abbildung 4.20 Fixkosten-Vorverteilung (© SAP AG)

Fixkosten-Vorverteilung – Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Die Funktionalität der Fixkosten-Vorverteilung basiert auf folgendem betriebswirtschaftlichen Verständnis: Fixe Kosten können als Kosten der Kapazitätsbereitstellung interpretiert werden und hängen nicht unmittelbar von der tatsächlichen Beschäftigung der Kostenstellen ab. Die fixen Kosten der Hilfskostenstellen entstehen dadurch, dass den Kostenstellen bei einer abgestimmten Planung bestimmte Kapazitäten zuerkannt werden, um die Leistungsnachfrage anderer Kostenstellen befriedigen zu können. Die erforderliche Kapazität der Senderkostenstellen

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ergibt sich aus der Leistungsaufnahmenplanung für die empfangenden Kostenstellen. Dementsprechend werden die Empfänger durch die Fixkosten-Vorverteilung mit solchen fixen Kosten belastet, die durch deren Leistungsnachfrage verursacht werden. Eine Proportionalisierung, wie sie bei der Verrechnung der fixen Kosten über den fixen Tarifanteil einer Leistungsart eintreten würde, wird somit vermieden. Für eine verursachungsgerechte Verteilung der Fixkosten laut obigem Schema muss vor der Fixkosten-Vorverteilung, die im Rahmen der Plantarifermittlung ausgeführt werden kann, eine Planabstimmung vorgenommen werden.

Fixkosten-Vorverteilung – Voraussetzungen Um eine Fixkosten-Vorverteilung im Rahmen der Plantarifermittlung durchführen zu können, müssen im System folgende Voraussetzungen erfüllt sein: • Bei den Leistungsarten einer Kostenstelle muss die Fixkosten-Vorverteilung aktiviert sein. Ob eine Leistungsart an der Fixkosten-Vorverteilung teilnimmt, kann über das Kennzeichen F IXKOSTEN-VORVERTEILUNG im Stammdatensatz der Leistungsart gesteuert werden. Alternativ kann dieses Kennzeichen während der Leistungsartenplanung gesetzt werden. Dies muss jedoch im zugehörigen Planungslayout vorgesehen sein. • Die Kostenstellenplanung muss abgeschlossen sein (siehe Kap. 4.3.7, »Plantarifermittlung durchführen«). • Für die teilnehmenden Kostenstellen muss eine Planabstimmung durchgeführt werden, damit die Planleistung des Senders mit der Leistungsaufnahmenplanung (= Bezugsbasis für die Fixkosten-Vorverteilung) übereinstimmt (siehe Kap. 4.3.6, »Planabstimmung durchführen«).

Fixkosten-Vorverteilung – Auswirkungen bei der Istkostenverrechnung Empfänger der Fixkosten-Vorverteilung können Kostenstellen und, sofern die Komponente Prozesskostenrechnung aktiviert wurde, Geschäftsprozesse sein. In den Plan integrierte Innenaufträge können keine Empfänger der Fixkosten-Vorverteilung sein. Die Ergebnisse der Fixkosten-Vorverteilung werden bei den Empfängern als Istkosten fortgeschrieben. Bei teilnehmenden Leistungsarten richtet es sich nach dem Empfänger, ob die Leistungsverrechnungen im Ist mit dem vollen Leistungsartentarif oder nur mit dem variablen Tarif bewertet werden: • Sender und Empfänger nehmen an der Fixkosten-Vorverteilung teil. In diesem Fall werden Leistungsverrechnungen im Ist nur mit dem variablen Tarifanteil der entsprechenden Leistungsart bewertet. Der fixe Anteil wird nicht zur Bewertung herangezogen, weil der Empfänger bereits bei der Fixkosten-Vorverteilung mit den Fixkosten belastet wurde.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

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Planung in CO-CCA

• Der Sender nimmt an der Fixkosten-Vorverteilung teil, der Empfänger jedoch nicht. Die Leistungsverrechnungen werden sowohl mit dem fixen als auch mit dem variablen Tarifanteil bewertet, da der Empfänger (z.B. ein in den Plan integrierter Innnenauftrag) noch nicht mit den Fixkosten belastet wurde. • Der Sender nimmt nicht an der Fixkosten-Vorverteilung teil. Wenn für eine Leistungsart keine Fixkostenverteilung eingestellt wurde, werden die Leistungsverrechnungen im Ist immer mit dem vollen Tarif der Leistungsart vorgenommen. Durch dieses Schema wird sichergestellt, dass die Empfänger der FixkostenVorverteilung kein zweites Mal mit den Fixkosten belastet werden. Wenn Sie mit in den Plan integrierten Innenaufträgen arbeiten, die an teilnehmende Kostenstellen abgerechnet werden, stellt das R/3-System auf folgende Weise sicher, dass diese (Empfänger-)Kostenstellen nicht doppelt mit Fixkosten belastet werden: • Bei der Leistungsverrechnung der Senderkostenstelle an den in den Plan integrierten Innenauftrag wird dieser mit den fixen und den variablen Kosten belastet. • Bei der Abrechnung des Auftrags an die Empfängerkostenstelle wird der fixe Anteil der Verrechnung an die sendende Kostenstelle zurückverrechnet, so dass die empfangende Kostenstelle (der Auftragsabrechnung) nur mit dem variablen Anteil der Verrechnung belastet wird. • Entscheidend für diese Art der Verrechnung ist, dass die Leistungsart der sendenden Kostenstelle an der Fixkosten-Vorverteilung teilnimmt. Die Rückverrechnung findet unabhängig davon statt, ob der Empfänger der Auftragsabrechnung zuvor bei der Fixkosten-Vorverteilung mit Fixkosten belastet wurde.

Fixkosten-Vorverteilung ausführen Die Fixkosten-Vorverteilung kann im Rahmen der Plantarifermittlung vorgenommen werden. In diesem Fall müssen Sie im Einstiegsbild der Plantarifermittlung lediglich das Kennzeichen F IXKOSTEN-VORVERTEILUNG aktivieren. Alternativ kann die Fixkosten-Vorverteilung auch separat durchgeführt werden. Die Ergebnisse der Fixkosten-Vorverteilung führen auf den Sender- und Empfängerkostenstellen zu Be- und Entlastungsbuchungen im Ist. Wählen Sie zur Durchführung der Fixkosten-Vorverteilung die Menüfolge PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | FIXKOSTEN-VORVERTEILUNG.

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Planung in CO-CCA

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Abbildung 4.21 Fixkosten-Vorverteilung – Einstiegsbild (© SAP AG)

Im Einstiegsbild der Fixkosten-Vorverteilung (vgl. Abb. 4.21) müssen Sie zunächst eingrenzen, für welche Kostenstellen Sie die Fixkosten-Vorverteilung durchführen wollen. Sie haben dabei folgende Möglichkeiten zur Auswahl: • • • •

einzelne Kostenstelle bzw. ein Kostenstellenintervall eine Kostenstellengruppe alle Kostenstellen des Kostenrechnungskreises eine Selektionsvariante zur näheren Spezifizierung der einzubeziehenden Kostenstellen

Im Bildschirmbereich PARAMETER legen Sie fest, für welche Planversion die Plantarifermittlung durchgeführt werden soll. Außerdem müssen Sie die Perioden und das jeweilige Geschäftsjahr für die Abstimmung eingeben. Im Bereich ABLAUFSTEUERUNG können Sie durch Aktivieren der entsprechenden Kennzeichen den Ablauf der Planabstimmung steuern: • Hintergrundverarbeitung Die Hintergrundverarbeitung empfiehlt sich, wenn die Fixkosten-Vorverteilung Auf Grund komplexer Leistungsbeziehungen vorgenommen wird. Im Falle einer Hintergrundverarbeitung muss diesem Arbeitsvorgang ein Name gegeben werden. Die Ausführung erfolgt sinnvollerweise in Zeiten geringer Systembelastung.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

237

4

Planung in CO-CCA

• Testlauf Bei Aktivierung des Kennzeichens TESTLAUF werden die SAP-Systemprotokolle der Fixkosten-Vorverteilung erstellt. Die ermittelten Ergebnisse werden noch nicht in der Datenbank verbucht. • Detaillisten Über das Kennzeichen DETAILLISTEN können Sie bei der Fixkosten-Vorverteilung steuern, ob detaillierte Listen der Ergebnisse der Fixkosten-Vorverteilung erstellt werden sollen. Nachdem Sie diese Angaben gemacht haben, können Sie die Fixkosten-Vorverteilung mit Klick auf das Symbol starten.

Fixkosten-Vorverteilung ausführen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion ISTBUCHUNGEN | PERIODENABSCHLUSS | FIXKOSTEN-VORVERTEILUNG auf. ➜ Das Fenster FIXKOSTEN-VORVERTEILUNG: KOSTENSTELLEN wird angezeigt. 2. Wählen Sie eine Kostenstellengruppe aus, für die Sie die Fixkosten-Vorverteilung durchführen wollen. Sie können die Fixkosten-Vorverteilung alternativ für Kostenstellengruppen oder alle Kostenstellen vornehmen. 3. Geben Sie den Planzeitraum an. 4. Aktivieren Sie das Kennzeichen »TESTLAUF«. 5. Führen Sie die Planabstimmung durch einen Klick auf das Symbol aus. ➜ Wenn Sie die Option DETAILLISTEN gewählt haben, wird das Fenster FIXKOSTEN-VORVERTEILUNG: KOSTENSTELLEN mit einer Liste der Objekte, Kostenstellen und Partnerobjekte angezeigt. 6. Analysieren Sie die Ergebnisse der Fixkosten-Vorverteilung. 7. Führen Sie die Planabstimmung im Echtlauf durch. Hinweis Sie können die Ergebnisse auch direkt aus der Detailliste heraus durch einen Klick auf das Symbol verteilen.

4.3.9 Planungen umwerten Wenn im Anschluss an die Planungen alternative Planungsszenarien zum Beispiel zur Abbildung optimistischer oder pessimistischer Erwartungen dargestellt werden sollen, kann dies mit einer Planumwertung erfolgen. Bei einer Planumwertung können Kosten bestimmter Kostenstellen oder Kostenstellengruppen mit Prozentsätzen umgewertet werden. Sie können mit der Umwertung zum Beispiel die Auswirkungen einer dreiprozentigen Steigerung der Fertigungslöhne Auf Grund einer erwarteten Tariferhöhung darstellen. Die Umwertung von Kostenstellenplanungen kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen:

238

Planung in CO-CCA

• • • •

4

Umwertung auf Basis der Kosten Umwertung auf Basis des Verbrauchs Die Umwertung erfolgt in zwei Arbeitsgängen: Anlegen/Ändern einer Umwertung Im ersten Arbeitsgang werden Regeln definiert, nach denen Kostenarten auf bestimmten Kostenstellen umgewertet werden. Es können mehrere Umwertungen pro Kostenrechnungskreis definiert werden. Dadurch ist es möglich, für bestimmte Unternehmensbereiche und Kostenarten unterschiedliche Umwertungsprozentsätze zu verwenden.

• Ausführen der Umwertung Die zuvor definierte Umwertung kann durchgeführt, wiederholt oder storniert werden.

Planumwertung anlegen – Anforderungsbild

Abbildung 4.22 Planumwertung – Einstiegsbild (© SAP AG)

Um in das Anforderungsbild zur Anlage von Planumwertungen (vgl. Abb. 4.23) zu wechseln, wählen Sie die Menüfolge PLANUNG | PLANUNGSHILFEN | UMWERTUNG | KOSTEN. Das Einstiegsbild, aus dem Umwertungen ausgeführt werden können, wird angezeigt (vgl. Abb. 4.22). Wählen Sie ZUSÄTZE | UMWERTUNGEN | ANLEGEN, um die Definitionsbildschirme der Planumwertung anzuzeigen.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

239

4

Planung in CO-CCA

Abbildung 4.23 Planumwertung anlegen – Anforderungsbild (© SAP AG)

Im Anforderungsbild (vgl. Abb. 4.23) legen Sie Folgendes fest: • Bezeichnung der Umwertung • Geschäftsjahr • Planversion der Umwertung Sie können jedoch auch eine bereits vorhandene Umwertung als Vorlage benutzen. Sie bestätigen Ihre Eingaben mit (¢).

240

4

Planung in CO-CCA

Planumwertung anlegen – Auswahlbild

Abbildung 4.24 Planumwertung anlegen – Auswahlbild (© SAP AG)

Im Auswahlbild (vgl. Abb. 4.24) können Sie zur näheren Beschreibung der Umwertung Informationen eingeben: Im unteren Bildschirmbereich legen Sie die Selektionskriterien fest, nach denen die Planumwertung durchgeführt wird. Hier definieren Sie, welche Kostenarten auf welchen Kostenstellen umgewertet werden sollen. Ihre Angaben für die Kostenstellen und Kostenarten beziehen sich auf: • einzelne Werte • spezifische Perioden (von ... bis) • eine Gruppe Nach diesen Definitionen klicken Sie im oberen Bildschirmbereich auf die Drucktaste DEFINITION.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

241

4

Planung in CO-CCA

Planumwertung anlegen – Definitionsbild

Abbildung 4.25 Planumwertung anlegen – Definitionsbild (© SAP AG)

Im Definitionsbild (vgl. Abb. 4.25) können Sie im unteren Bildschirmbereich die Umwertungsprozentsätze und die Umwertungsbasis nach Perioden festlegen: • Periode von ... /bis ... Angabe der Zeiträume, für die die Umwertungsprozentsätze gelten sollen. Sie können für unterschiedliche Planungsperioden unterschiedliche Prozentsätze festsetzen. • Kosten/Verbr. Die Eingabe des Umwertungsprozentsatzes in den Spalten K OSTEN oder VERBR steuert, ob als Umwertungsbasis Kosten oder Verbrauchsmengen herangezogen werden. Auch negative Umwertungsprozentsätze können Sie definieren, wenn Sie dem vorgegebenen Prozentsatz ein »—« (Minuszeichen) nachstellen (z.B. 10,00-). Wenn Sie im Anforderungsbild für die umzuwertenden Kostenarten eine Kostenartengruppe festgelegt haben, können Sie mit Hilfe der Drucktasten KOSTENART+ und KOSTENART– zwischen den in der jeweiligen Kostenartengruppe hinterlegten Einzelwerten bzw. Kostenartenintervallen wechseln und separate Umwertungsprozentsätze definieren.

242

Planung in CO-CCA

4

Planumwertung ausführen – Einstiegsbild Um Planumwertungen auszuführen, wählen Sie aus dem Menü der Kostenstellenrechnung die Menüfolge PLANUNG | PLANUNGSHILFEN | UMWERTUNG | KOSTEN. Dazu müssen Sie im Einstiegsbild (vgl. Abb. 4.26) Folgendes eingeben: • Geschäftsjahr, Perioden und Planversion, für welche die Umwertung durchgeführt werden soll • Bezeichnung der Umwertung(en), die durchgeführt werden soll(en). Sie können auch mehrere Umwertungen gleichzeitig ausführen lassen.

Abbildung 4.26 Planumwertung ausführen – Einstiegsbild (© SAP AG)

Im Bereich ABLAUFSTEUERUNG können Sie durch Aktivieren der entsprechenden Kennzeichen den Ablauf der Umwertung steuern: • Hintergrundverarbeitung Die Ausführung der Verrechnung wird sinnvollerweise als Hintergrundjob geplant. • Testlauf Die bei den Verrechnungen ermittelten Werte werden nicht verbucht. • Detailliste Das System erzeugt eine Liste mit den Resultaten der Tarifermittlung. Die Umwertung wird durch einen Klick auf das Symbol

gestartet.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

243

4

Planung in CO-CCA

Bereits durchgeführte Umwertungen können im R/3-System jederzeit storniert werden. Dazu wählen Sie im Einstiegssbild der Planumwertung die Menüfolge UMWERTUNGEN | STORNIEREN.

4.3.10 Planungen kopieren CO-CCA enthält mit der Funktion PLANUNGEN KOPIEREN ein praktisches Werkzeug, um manuell durchgeführte Planungen maschinell zu kopieren. Die maschinelle Kopierfunktion kann unter anderem genutzt werden: • wenn Planungen aus dem Vorjahr im aktuellen Geschäftsjahr wieder verwendet werden sollen, • wenn innerhalb eines Geschäftsjahres Planwerte über Periodengrenzen hinweg übernommen werden sollen, • wenn alternative Planversionen erstellt werden sollen, Die Funktion zum Kopieren von Planwerten rufen Sie über die Menüfolge PLANUNG | PLANUNGSHILFEN | KOPIEREN | PLAN IN PLAN auf.

Planung kopieren – Einstiegsbild

Abbildung 4.27 Planung kopieren – Einstiegsbild (© SAP AG)

Mit Ihren Eingaben im Einstiegsbild (vgl. Abb. 4.27) regeln Sie den Ablauf beim maschinellen Kopieren von Planungen. Im oberen Bildschirmbereich legen Sie fest, welche Plandaten wohin als Vorlage kopiert werden sollen.

244

Planung in CO-CCA

4

Es können kopiert werden: • Plandaten innerhalb von Geschäftsjahren, Perioden, Planversionen und Kostenstellen • Plandaten zwischen verschiedenen Geschäftsjahren, Perioden und Planversionen Bei der Definition von Vorlage und Ziel können alle oben genannten Selektionskriterien unterschiedlich gesetzt werden. Die Definitionen von Vorlage und Ziel müssen sich jedoch in mindestens einem Selektionskriterium (z.B. der Planversion) unterscheiden, da Planwerte verständlicherweise nicht auf sich selbst kopiert werden können. Im unteren Bildschirmbereich können Sie die Plandaten, die kopiert werden sollen, näher bestimmen und den Kopierablauf steuern. Bezüglich der Plandaten kann Folgendes festgelegt werden: • ob die Daten aller oder nur bestimmter Planungsvorgänge kopiert werden sollen. Wenn nur bestimmte Planungsvorgänge kopiert werden sollen (z.B. geplante Leistungs- oder Kostenarten), können diese in einem separaten Bildschirmfenster (durch Klick auf die Drucktaste AUSWAHL) bestimmt werden. • ob die Planungsstrukturen mit oder ohne Plandaten kopiert werden sollen. Beim Kopieren ohne Plandaten werden die Planungssätze ohne Planwerte übernommen. Es wird zum Beispiel aus der Vorlage kopiert, dass die Leistungsart »Fertigungsstunden« auf einer Kostenstelle »Fertigung« geplant wird. Es werden jedoch nicht die geplanten Mengen der Leistungsart übernommen. Bei den sekundären Plankosten können nur die Ergebnisse der Planungen aus leistungsunabhängigen und leistungsabhängigen Leistungsaufnahmen kopiert werden. Die Ergebnisse der maschinellen Sekundärverrechnungen (Umlage, indirekte Leistungsverrechnung) können mit der Plankopie nicht kopiert werden. Wenn Sie die Ergebnisse der maschinellen Sekundärverrechnungen in der Zielversion berücksichtigen wollen, müssen Sie den entsprechenden Verrechnungsmodus (Zyklen, Segmente) der Umlage und der indirekten Leistungsverrechnung auch in der Zielversion anlegen und nach der Kopie der übrigen Plandaten durchführen. Für die Festlegung der Verrechnungsregeln in der Zielversion können die entsprechenden Zyklen der Ursprungsplanversion als Vorlage kopiert werden (siehe die entsprechenden Abschnitte unter Kapitel 5, »Istkostenerfassung und -verrechnung«.) Hinsichtlich der Zusätze kann Folgendes festgelegt werden: • ob bereits vorhandene Daten in der Zielversion beim Kopiervorgang überschrieben werden dürfen,

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

245

4

Planung in CO-CCA

• ob eine Detailliste der kopierten Daten erstellt werden soll (im positiven Fall wird eine Liste mit allen kopierten Datensätzen und den ausgewählten Planungsvorgängen erstellt) • ob das Kopieren im Hintergrund oder online ablaufen soll. Beim Kopieren umfangreicher Planungen ist es sinnvoll, das Kopieren in Zeiten geringer Systembelastung durchzuführen Der eigentliche Kopiervorgang kann aus dem Einstiegsbild heraus durch einen Klick auf das Symbol gestartet werden.

4.3.11 Istdaten als Plandaten kopieren Ab dem Release 4.0 können Sie im R/3-System auch vorhandene Istdaten als Plandaten kopieren. So zum Beispiel können Sie für die Planung des folgenden Geschäftjahres die Istdaten des laufenden Geschäftsjahres als Planwerte kopieren und anschließend mit Planumwertungen und manuellen Plankorrekturen anpassen. Auf diese Weise kann der Planungsprozess in Ihrem Unternehmen erheblich verkürzt werden. Die Kopie von Istdaten wird vom R/3-System für alle Planungen unterstützt, die auch im Rahmen der manuellen Kostenstellenplanung möglich sind. Wie auch bei der Plankopie können die Ergebnisse maschineller Primär- und Sekundärverrechnungen (z.B. Verteilung, Abgrenzung, Umlage, indirekte Leistungsverrechnung) nicht kopiert werden. Wenn die maschinellen Verrechnungen ebenfalls auf die kopierten Istdaten angewendet werden sollen, müssen sie für die Planversion angelegt und durchgeführt werden. Für den Verrechnungsmodus können die entsprechenden Istverrechnungsregeln (Zyklen, Segmente) als Vorlage verwendet werden (siehe Kapitel 5, »Istkostenverrechnung«). Folgende Istdaten können als Plandaten in eine Planversion kopiert werden: • Leistungsarten und Tarife Istleistungsmengen aus der Erfassung direkter Leistungsverrechnungen und nicht verrechenbarer Leistungen (= Leistungsarten mit Leistungsartentyp 4) werden durch Kopieren als Planleistung der entsprechenden Kostenstellen fortgeschrieben. Wenn Sie eine Ist-Tarifermittlung (siehe Kapitel 5, »Istkostenverrechnung«) durchführen, werden die Isttarife als Plantarife der entsprechenden Leistungsarten fortgeschrieben. • Primärkosten Als Planprimärkosten werden Primärbuchungen aus der Finanzbuchhaltung und Umbuchungen innerhalb der R/3-Komponente CO beim Kopieren der Istdaten fortgeschrieben. Wenn Sie für die Istkosten eine Istkostensplittung durchführen, werden die Primärkosten leistungsabhängig fortgeschrieben. Die Istkostensplittung verteilt die im Ist nur bezüglich Kostenstelle (= leistungsunabhängig) gebuchten Kosten auf die Lei-

246

Planung in CO-CCA

4

stungsarten der entsprechenden Kostenstelle (siehe Kapitel 5, »Istkostenverrechnung«). • Erlöse Wenn im Ist Erlöse statistisch auf Kostenstellen gebucht werden, werden sie als statistische Planerlöse auf den Kostenstellen angezeigt. • Sekundärkosten aus direkter Leistungsverrechnung Ergebnisse von direkten (= »manuellen«) Leistungsverrechnungen werden als Leistungsaufnahmen kopiert. Dabei werden die im Ist verrechneten Mengen analog zur manuellen Leistungsaufnahmenplanung fortgeschrieben. Die Planmengen werden mit dem Plantarif bewertet und unter einer Sekundärkostenart auf dem Sender (= Entlastung) und dem Empfänger (= Belastung) fortgeschrieben. Eine leistungsabhängige Verbuchung der Leistungsaufnahmen kann nur erfolgen, wenn zuvor die Istkostensplittung durchgeführt wurde. • Sekundärkosten aus Auftragsabrechnung Istbelastungen aus der Auftragsabrechnung werden ebenfalls als Plandaten kopiert. Eine Kopie ist jedoch nur für Aufträge möglich, die nicht in den Plan integriert sind. Bei planintegrierten Aufträgen muss die Auftragsabrechnung in der Ziel(plan)version durchgeführt werden, damit auf den Kostenstellen Sekundärkosten aus der Auftragsabrechnung ausgewiesen werden können. • Statistische Kennzahlen Im Ist erfasste statistische Kennzahlen werden analog als Planwerte kopiert. Die Funktion zum Kopieren von Istdaten rufen Sie über die Menüfolge PLANUNG | PLANUNGSHILFEN | KOPIEREN | IST IN PLAN auf.

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

247

4

Planung in CO-CCA

Ist in Plan kopieren – Einstiegsbild

Abbildung 4.28 Ist in Plan kopieren – Einstiegsbild (© SAP AG)

Im Einstiegsbild (vgl. Abb. 4.28) tragen Sie alle Angaben ein, die das maschinelle Kopieren von Planungen steuern. Im oberen Bildschirmbereich legen Sie fest, für welche Kostenstellen die Istdaten kopiert werden sollen. Dabei können als Optionen ausgewählt werden: • • • •

eine einzelne Kostenstelle bzw. ein Kostenstellenintervall eine Kostenstellengruppe alle Kostenstellen des Kostenrechnungskreises nur bestimmte Kostenstellen (mit Selektionsvariante)

Bei der Definition von Vorlage (= Ist-Daten) und Ziel (= Plandaten) müssen Sie bestimmen, für welche Perioden und welches Geschäftsjahr die Istdaten in welchen Planungszeitraum kopiert werden sollen. Zusätzlich müssen Sie für die Plandaten eine gültige Planversion eingeben. Im unteren Bildschirmbereich können Vorgaben zum Kopierablauf gemacht werden. Bezüglich der Istdaten kann festgelegt werden: • ob die Daten aller oder nur bestimmter Istvorgänge kopiert werden sollen. Wenn nur bestimmte Istvorgänge kopiert werden sollen (z.B. Leistungs-

248

Planung in CO-CCA

4

oder Kostenarten), können diese in einem separaten Bildschirmfenster (durch Klick auf die Drucktaste AUSWAHL) selektiert werden. Was die Zusätze betrifft, können Sie festlegen: • ob bereits vorhandene Daten in der Zielversion beim Kopiervorgang überschrieben werden dürfen • ob eine Detailliste der kopierten Daten erstellt werden soll. Im positiven Fall wird eine Liste mit allen kopierten Datensätzen und den ausgewählten Planungsvorgängen erstellt • ob das Kopieren im Hintergrund oder online ablaufen soll. Das Kopieren umfangreicher Planungen sollte sinnvollerweise als Hintergrundverarbeitung in Zeiten geringer Systembelastung vorgenommen werden • ob der Kopiervorgang zunächst als Testlauf ohne Verbuchung der Ergebnisse durchgeführt werden soll Der eigentliche Kopiervorgang kann im Einstiegsbild durch einen Klick auf das Symbol gestartet werden.

Die Formelplanung Die Formelplanung ergänzt die manuelle Planung. Es handelt sich um ein Planungsinstrument, das erlaubt, insbesondere Leistungsaufnahmen und Kostenarten auf Kostenstellen zu planen unter Berücksichtigung rechnerischer Zusammenhänge zwischen statistischen Kennzahlen, Kosten und Leistungsarten. Diese rechnerischen Abhängigkeiten werden durch Formeln in den so genannten Templates ausgedrückt und für leistungsunabhängige sowie leistungsabhängige Kosten und Leistungsaufnahmen im Kostenstellenstamm hinterlegt. Templates geben somit lediglich die Berechnungssystematik der entsprechenden Kosten und Leistungen auf der jeweiligen Kostenstelle wieder. Um Werte zu planen, müssen folglich Planwerte für die in der Formel enthaltenen statistischen Kennzahlen, Kosten und Leistungsarten vorgegeben werden. Diese Templates sind kostenstellenunabhängig und können verschiedenen Kostenstellen zugewiesen werden, wenn diese ähnliche Zusammensetzungen der empfangenen Leistungen bzw. Kosten aufweisen. Templates werden über das Customizing eingerichtet und gepflegt. Zur Veranschaulichung ein kleines Beispiel: Auf der Kostenstelle 1000 soll die Kostenart »4711 Gehälter« geplant werden. Folgende Stammdaten müssen eingerichtet werden: • Kostenstelle: 1000 • Kostenart: 4711 Gehälter • Statistische Kennzahlen: MT, GT • MT: Anzahl Mitarbeiter = 5

4.3 Kostenstellenplanung durchführen

249

4

Planung in CO-CCA

• GT: Gehalt Mitarbeiter = 1000 Anhand dieser Daten wird nun das Template errichtet. Als zu beplanendes Objekt wird die Kostenart 4711 und die Formel MT*GT zur Plankostenberechnung hinterlegt . Der Bezug zur Kostenstelle wird hergestellt, indem dieses Template im Stammsatz der Kostenstelle 1000 zugeordnet wird. Dieses Beispiel soll nur einer sehr vereinfachten Veranschaulichung dienen. In einem Template lassen sich erheblich umfangreichere Zusammenhänge und Verschachtelungen darstellen. Durchführung der Formelplanung: • Planung der statistischen Kennzahlen Siehe dazu Punkt 4.3.2. • Anstoßen der Formelplanung Nach dem die relevanten statistischen Kennzahlen beplant, die Templates eingerichtet und den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet worden sind, kann nun die Formelplanung durchgeführt werden. 1. Rufen Sie die Menüfunktion K OSTENSTELLENRECHNUNG | PLANUNG | PLANUNGSHILFEN| FORMELPLANUNG | KOSTEN UND STATISTISCHE KENNZAHLEN auf. Somit sind Sie in der Maske, durch die Sie die Durchführung der Formelplanung steuern (vgl. Abb. 4.29). 2. Sie können hier die Durchführung auf einzelne Kostenstellen, Kostenstellenintervalle und Kostenstellengruppen beschränken. 3. In den Parametern können Sie festlegen, mit welcher Version, in welchen Monaten und in welchemGeschäftsjahr die Planung erfolgen soll. 4. Die Ablaufsteuerung gibt an, • ob der Planungsablauf im Hintergrund stattfinden soll, um somit parallel andere Tätigkeiten am System durchzuführen, • ob es ein Testlauf sein soll oder • ob eine Detailauswertung der Planung gewünscht wird.

250

4

Planung in CO-CCA

Abbildung 4.29 Auswertung der Formelplanung

4.4 Praxisfall Die Meyer AG ist ein Großunternehmen in der Unterhaltungselektronik. Nach erfolgreicher Umstellung des externen Rechnungswesens auf SAP R/3 entschloss sich die Meyer AG, auch die bisherigen DV-Systeme des internen Rechnungswesens durch SAP R/3 zu ersetzen. Insbesondere im Bereich der Kostenstellenplanung sollte durch die Einführung von CO-CCA der Abstimmaufwand bei den Planungen reduziert werden. Im alten DV-System der Meyer AG, das auf einer Eigenentwicklung basierte, gestaltete sich die Planung wie folgt: • Zu Beginn der Planungen wurden die Planungsstrukturen (Stammdaten) zentral festgelegt und in einem Datenpool abgelegt. Außerdem wurden unterschiedliche Planungsprämissen zur Erzeugung verschiedener Planvarianten etabliert. • Aus diesem Datenpool kopierten dezentrale Planungsverantwortliche die für ihre Planungen benötigten Planungsstrukuren, was für jede Planvariante separat erfolgen musste. Jede Planvariante hatte somit ihre eigenen Stammdaten. • Nach Abschluss der Planungen wurden die erzeugten Plandaten (Bewegungsdaten) für die einzelnen Planvarianten mit ihren Stammdaten in den zentralen Datenpool zurückgeschrieben.

4.4 Praxisfall

251

4

Planung in CO-CCA

• Eine der so entstandenen Planvarianten wurde schließlich zum Plan für das folgende Geschäftsjahr bestimmt. Folgende Fakten stellten sich bei dieser Vorgehensweise als wesentliche Probleme heraus: • Die kopierten Planungsstrukturen waren während des Planungsvorgangs nicht gegen Änderungen geschützt, so dass die dezentralen Planungsverantwortlichen in den einzelnen Planungsvarianten nicht nur unterschiedliche Plandaten, sondern auch unterschiedliche Planungsstrukturen erstellen konnten. • Beim Zurückschreiben der Planungsergebnisse fand keine Plausibilitätsprüfung zwischen den ursprünglichen und den zurückgeschriebenen Planungsstrukturen statt. Dies hatte zur Folge, dass die so erhaltenen Planvarianten nicht verglichen werden konnten, denn sie basierten teilweise auf unterschiedlichen Planungsstrukturen. Bevor eine Planvariante verabschiedet werden konnte, war erheblicher Abstimmungsaufwand erforderlich, um die Planvarianten bezüglich ihrer zu Grunde liegenden Planungsstrukturen auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Mit der Einführung der SAP R/3-Kostenstellenrechnung entfiel dieser Abstimmungsaufwand, da die einzelnen Planversionen in CO-CCA auf dem gleichen Stammdatenbestand basieren. Bei der Meyer AG wurde folgende Lösung realisiert: • Die Anlage und Pflege der Stammdaten erfolgt zentral. Die Gültigkeit der Stammdaten für zukünftige Planungen wird mittels des in den Stammdatensätzen hinterlegten Gültigkeitszeitraums gesteuert. Die zentrale Stammdatenpflege gewährleistet, dass die unterschiedlichen Planvarianten auf identischen Stammdaten basieren. • Die Durchführung der Planungen in mehreren Planversionen unterliegt weiterhin den dezentralen Planungsverantwortlichen. Die Planungen finden nun in vorgegebenen Stammdatenstrukturen statt, so dass sich in den Planungsergebnissen lediglich die für die verschiedenen Planversionen gültigen Planungsprämissen niederschlagen.

252

4

Planung in CO-CCA

4.5

Aufgaben

1. Was ist der Unterschied zwischen manueller und maschineller Primärkostenplanung? 2. Welche vorbereitenden Definitionen sind für die Kostenstellenplanung notwendig? 3. Welche Funktionen erfüllen Planungslayouts und Planerprofile? 4. Welcher Unterschied besteht zwischen den Übersichts- und den Periodenbildern der Kostenstellenplanung? 5. Welche Möglichkeiten der manuellen Primärkostenplanung bestehen in CO-CCA, und wie unterscheiden sie sich? 6. Wie erfolgt die manuelle Sekundärkostenplanung in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung? 7. Wozu dient die Plankostensplittung im Rahmen der Plantarifermittlung? 8. Wozu dient die Funktionalität der Planumwertung in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung?

4.5 Aufgaben

253

4

Planung in CO-CCA

4.6 Lösungen 1. Was ist der Unterschied zwischen manueller und maschineller Primärkostenplanung? Bei der manuellen Primärkostenplanung erfolgt die Planung dialogorientiert mit Hilfe vordefinierter Planungsmasken, während bei der maschinellen Primärkostenplanung die Kosten auf der Basis vordefinierter Regeln von R/3 automatisch ermittelt werden. 2. Welche vorbereitenden Definitionen sind für die Kostenstellenplanung notwendig? Vorbereitende Definitionen für die Kostenstellenplanung sind: • Definition von Planversionen • Definition von Verteilungsschlüsseln • Definition von Planungslayouts und Planerprofilen 3. Welche Funktionen erfüllen Planungslayouts und Planerprofile? Die Planungslayouts steuern den Aufbau der Bildschirmmasken bei der Erfassung der Plandaten. Planungslayouts werden für die einzelnen Planungsgebiete der Kostenstellenplanung definiert. Mit Hilfe von Planerprofilen lässt sich der Ablauf der Kostenstellenplanung steuern. Im Planerprofil wird festgelegt, welches Planungslayout für welches Planungsgebiet verwendet werden soll. 4. Welcher Unterschied besteht zwischen den Übersichts- und den Periodenbildern der Kostenstellenplanung? Die in den Übersichtsbildern geplanten Werte beziehen sich auf den gesamten Planungszeitraum (über alle Planungsperioden), während in den Periodenbildern Planwerte für einzelne Planperioden erfasst werden können. 5. Welche Möglichkeiten der manuellen Primärkostenplanung bestehen in CO-CCA, und wie unterscheiden sie sich? Die manuelle Primärkostenplanung kann in CO-CCA leistungsabhängig und leistungsunabhängig erfolgen. Bei der leistungsabhängigen Primärkostenplanung werden die Kosten in Abhängigkeit von einer Leistungsart geplant, während dies bei der leistungsunabhängigen Primärkostenplanung nicht der Fall ist. 6. Wie erfolgt die manuelle Sekundärkostenplanung in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung? Die Sekundärkostenplanung erfolgt in CO-CCA zunächst mengenmäßig durch die Abbildung der innerbetrieblichen Leistungsbeziehungen in Form einer Leistungsaufnahmenplanung. Die Bewertung der mengenmäßigen Leistungsbeziehungen erfolgt erst bei der späteren Tarifermittlung und führt damit zu den Sekundärkosten.

254

4

Planung in CO-CCA

7. Wozu dient die Plankostensplittung im Rahmen der Plantarifermittlung? Mit Hilfe der Plankostensplittung werden die leistungsunabhängig geplanten Kosten einer Kostenstelle auf deren Leistungsarten verteilt. 8. Wozu dient die Funktionalität der Planumwertung in der SAP R/3-Kostenstellenrechnung? Durch Planumwertung können alternative Planungsszenarien simuliert werden. So können beispielsweise optimistische oder pessimistische Entwicklungen der Kosten abgebildet werden, indem die Kosten bestimmter Kostenstellen/-gruppen mit Hilfe bestimmter Prozentsätze umgewertet werden.

4.6 Lösungen

255

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Kapitel 5 Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA 5.1

Grundlagen

5.1.1 5.1.2 5.1.3

Istkostenerfassung Istkostenverrechnung Kontierung in R/3-CO

5.2

Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6

Umbuchungen von Kosten und Erlösen Umbuchungen von Einzelposten Direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung (ILV) durchführen Umbuchung von Leistungsverrechnungen Senderleistungen erfassen Statistische Kennzahlen erfassen

5.3

Periodische Verrechnungen durchführen

5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6

Wertmäßige Verrechnungen innerhalb des Controllings Mengenmäßige Verrechnungen innerhalb des Controllings Regeln für periodische Verrechnungen Organisationseinheiten der periodischen Verrechnungen Periodische Verrechnungen definieren Abgrenzungen durchführen

259 259 263 264 265 266 269 273 278 281 284 287 288 291 294 297 298 312

257

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

258

5.4

Isttarif- und Abweichungsermittlung

5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5

Isttarifermittlung durchführen Abweichungsermittlung durchführen Abweichungskategorien bei der Abweichungsermittlung Ablauf der Abweichungsermittlung Ergebnisse der Abweichungsermittlung analysieren

317 317 318 318 320 324

5.5

Praxisfall

325

5.6

Aufgaben

327

5.7

Lösungen

328

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA 5.1

Grundlagen

Die Istkostenerfassung und -verrechnung hat das Ziel, die in einem Unternehmen tatsächlich anfallenden Kosten zeitnah zu verfolgen, zu überwachen und zu berechnen. Die Erfassung der Istkosten und deren Vergleich mit den geplanten Kosten ermöglicht Abweichungsanalysen, deren Ergebnis die Grundlage für eventuelle gegensteuernde Maßnahmen bilden kann. Die zugehörigen Vorgänge gliedern sich im R/3®-System in folgende Bereiche: • • • •

Istkostenerfassung Istkostenverrechnung Abweichungsermittlung Isttarifermittlung

5.1.1

Istkostenerfassung

Bei der Istkostenerfassung werden die primären Kosten direkt aus den vorgelagerten Systemen des externen Rechnungswesens übernommen und auf dafür vorgesehene Kostenstellen gebucht. Istkosten können aus folgenden R/3-Modulen des externen Rechnungswesens übernommen werden: • R/3-FI – Finanzwesen, Finanzbuchhaltung • Lieferantenrechnungen • Gutschriften • Sachkontenbuchungen auf Kostenarten wie Löhne und Gehälter • R/3-FI – Finanzwesen, Anlagenbuchhaltung • Abschreibungen • R/3-MM – Materialwirtschaft • Warenentnahmen

5.1 Grundlagen

259

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Ablauf der Istkostenerfassung Für eine Primärkostenerfassung wird bei der Belegerstellung im externen Rechnungswesen das Kontierungsobjekt der Kostenrechnung mit erfasst. Zum Beispiel kann im R/3-Modul FI bei der Buchung einer Fremdrechnung für geleistete Reparaturen unmittelbar diejenige Kostenstelle belastet werden, zu der die Reparaturarbeiten gehören. Mit Belegbuchungen im externen Rechnungswesen werden die Kosten direkt auf der angegebenen Kostenstelle gebucht. Bei Primärbuchungen werden im R/3-System zwei Belege erzeugt: • ein Originalbuchungsbeleg in der Finanzbuchhaltung • ein Einzelposten als Controllingbeleg, in dem die Daten unter Gesichtspunkten aufbereitet werden, die für das Controlling relevant sind Die im System erzeugten Einzelposten werden auf der Basis der Kombination Kostenart/Kostenstelle verdichtet und als Summensätze gespeichert.

Beispiel: Erfassung einer Fremdrechnung in der Kreditorenbuchhaltung

Abbildung 5.1

260

Kreditorenbuchung – Kopfdaten (© SAP AG)

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Abbildung 5.2

Kreditorenbuchung – Kreditorenposition (© SAP AG)

Das folgende Beispiel beschreibt die Vorgehensweise bei der Buchung einer Fremdrechnung in der Kreditorenbuchhaltung im R/3-Modul FI mit einer für die Kostenstelle relevanten Zusatzkontierung. Die Beschreibung beschränkt sich dabei nur auf diejenigen Angaben, die aus Sicht des Controllings für die Buchung erforderlich sind. Ausgangspunkt SAP R/3-Einstiegsmenü 1. Rufen Sie die Menüfunktion RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | KREDITOREN auf. 2. Rufen Sie die Menüfunktion BUCHUNG | RECHNUNG auf. ➜ Ein Zwischenfenster wird aufgerufen, in Sie in dem Feld B UCHUNGSKREIS einen Buchungskreis eingeben, der demjenigen Kostenrechnungskreis zugeordnet ist, zu dem die in diesem Vorgang zu bebuchende Kostenstelle gehört. ➜ Das Fenster KREDITOREN RECHNUNG ERFASSEN wird angezeigt (vgl. Abb. 5.1). 3. Wählen Sie den Vorgang RECHNUNG, und geben Sie dann die Rechnungsdaten der Kreditorenbuchung in die Mussfelder, die blau beschrieben sind, ein. 4. Geben Sie in das Feld RECHNUNGSDATUM das Datum der Eingangsrechnung oder das Tagesdatum ein.

5.1 Grundlagen

261

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

5. Geben Sie in das Feld WÄHRUNG die Währung ein, in der die Fremdrechnung gebucht werden soll. 6. Geben Sie in das Feld KREDITOR ein Kreditorenkonto ein, oder wählen Sie mit Hilfe eines Matchcodes ein Kreditorenkonto aus. 7. Geben Sie in das Feld BETRAG BELEGWÄHRUNG den Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer ein, und aktivieren Sie das Kennzeichen STEUER RECHNEN. Achten Sie darauf, dass das Feld S/H auf SOLL steht. Hinweis Durch Aktivieren des Kennzeichens STEUER RECHNEN wird der Vorsteuerbetrag automatisch errechnet, falls dies im Customizing des Finanzwesens vorher entsprechend definiert wurde. Für die automatische Berechnung der Steuer muss außerdem ein Steuerkennzeichen im Feld STEUERKENNZ bestimmt werden. Hinweis Wenn Sie in das Feld STEUERKENNZEICHEN das R/3-Standardsteuerkennzeichen »V0« eingeben, wird kein Vorsteuerbetrag errechnet, da der Steuerprozentsatz bei diesem Steuerkennzeichen 0 % ist. 8. Geben Sie in das Feld SACHKONTO eine Sachkontennummer ein. Das Sachkonto muss im Controlling als eine Kostenart angelegt sein, unter der Sie Fremdrechnungen in der Kostenstellenrechnung ausweisen wollen. 9. Geben Sie in das Feld KOSTENSTELLE die Kostenstelle ein, auf der die Fremdrechnung belastet werden soll. Hinweis Die Kostenstelle selbst muss zum Buchungsdatum der Fremdrechnung gültig sein und darf nicht für die Buchung von Primärkosten gesperrt sein. 10. Zur Buchung der Fremdrechnung auf die Kostenstelle klicken Sie auf die Drucktaste . ➜ Die Kreditorentransaktion wird im Finanzwesen gebucht. Der Betrag wird zeit- und wertgleich auf der Kostenstelle fortgeschrieben, die Sie bei der Belegerfassung angegeben haben. ➜ In der Statuszeile wird die Belegnummer ausgegeben, unter welcher der Beleg im Finanzwesen gebucht wurde. Hinweis Der Kostenrechnungsbeleg wird unter einer anderen Belegnummer fortgeschrieben, gemäß dem im Customizing hinterlegten Nummernkreisintervall für die Kostenstellenrechnung. Diesen Kostenrechnungsbeleg können Sie wie folgt anzeigen:

262

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Rechnungswesenbelege anzeigen Ausgangspunkt SAP R/3-Einstiegsmenü 1. Rufen Sie die Menüfunktion RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | KREDITOREN auf. ➜ Das Fenster KREDITOREN wird im Anwendungsmenü der Kreditorenbuchhaltung angezeigt. 2. Rufen Sie die Menüfunktion BELEG | ANZEIGEN auf. 3. Geben Sie die Belegnummer des erfassten Belegs ein. Hinweis Wenn Sie mehrere Belege anzeigen wollen, klicken Sie auf die Drucktaste (LISTE). 4. Bestimmen Sie im folgenden Bild die Selektionskriterien der Finanzbuchhaltung. 5. Erfassen Sie zusätzlich den Buchungskreis und das Geschäftsjahr. 6. Drücken Sie (¢). ➜ Das Fenster BELEG ANZEIGEN: ÜBERSICHT wird angezeigt. 7. Rufen Sie die Menüfunktion UMFELD | RECHNUNGSWESENBELEGE auf. ➜ Sie sehen eine Liste der Belege im Rechnungswesen, die das System auf Grund von Buchungen in der Finanzbuchhaltung erzeugt hat. Hinweis Die Anzahl der angezeigten Belege hängt von den Komponenten des R/3-Systems ab, die sich – außer im Controlling – darin noch im Einsatz befinden. Es werden zum Beispiel durch die oben erwähnte Sachkontenbuchung auch Belege für die Profitcenter-Rechnung erstellt. 8. Doppelklicken Sie in der Liste der Rechnungswesenbelege auf den Kostenrechnungsbeleg (in der Liste wird zusätzlich die Belegnummer dieses Kostenrechnungsbelegs angegeben). ➜ Das Fenster BELEGE ISTKOSTEN ANZEIGEN wird angezeigt. Hinweis Die einzelnen Kontierungsobjekte (z.B. Kostenstelle, Aufträge) können Sie durch einen Klick auf das Symbol anzeigen.

5.1.2

Istkostenverrechnung

Die aus den Vorsystemen des externen Rechnungswesens übernommenen primären Kosten können in CO-CCA weiterverrechnet werden. Bei der Istkostenverrechnung werden unterschieden: • vorgangsbezogene Verrechnungen • periodische Verrechnungen

5.1 Grundlagen

263

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Vorgangsbezogene Verrechnungen Bei vorgangsbezogenen Verrechnungen werden die Istkosten für jeden Geschäftsvorgang verrechnet. Vorgangsbezogene Verrechnungen können direkt im System erfasst werden und führen unmittelbar zu einer Istkostenbuchung auf den »sendenden« und »empfangenden« Stellen. Auf Grund der direkten Beziehung zwischen Erfassung und Verrechnung können vorgangsbezogene Verrechnungen auch als direkte Verrechnungen bezeichnet werden. Methoden der vorgangsbezogenen Verrechnungen sind: • direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnungen • vorgangsbezogene Umbuchungen primärer Kosten und Erlöse

Periodische Verrechnungen Periodische Verrechnungen werden zum Zeitpunkt eines vordefinierten Periodenendes durchgeführt, das heißt, wenn alle primären Buchungen von Primärkosten der aktuellen Periode abgeschlossen sind. Sie werden darüber hinaus nach festgelegten Schlüsseln vorgenommen. Ein Beispiel hierfür ist die Verteilung der Telefonkosten nach der Anzahl der in einer Kostenstelle vorhandenen Telefone. Auf Grund der Schlüsselungssystematik können periodische Verrechnungen auch als indirekte Verrechnungsmethoden bezeichnet werden. Methoden der periodischen Verrechnung sind: • • • •

Abgrenzungen Verteilungen Umlagen Indirekte Leistungsverrechnungen

Die Funktionen der periodischen Verrechnungen stehen nicht nur bei den Istkostenverrechnungen zur Verfügung, sondern können auch im Rahmen einer Kostenstellenplanung genutzt werden. Darüber hinaus stellt CO-CCA neben der Möglichkeit, periodische Verrechnungen vorzunehmen, die Funktionen der periodischen Umbuchungen als Korrekturinstrument zur Verfügung.

5.1.3

Kontierung in R/3-CO

Die Kontierung bei der Istkostenerfassung und -verrechnung in R/3-CO erfolgt nach bestimmten Regeln. Diese unterscheiden zwischen »echten« und »nicht echten« CO-Objekten. Echte CO-Objekte (Kontierungsobjekte) sind solche, die bei allen Verrechnungen als Sender und Empfänger verwendet werden können. Beispiele für diese Objekte im R/3-System sind:

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• • • •

Kostenstellen (CO-OM-CCA – Kostenstellenrechnung) Aufträge (CO-OM-OPA – Aufträge) Projekte, Netzpläne (PS – Projektsystem) Ergebnisobjekte (CO-PA – Vertriebs- und Ergebniscontrolling)

Nicht echte CO-Objekte können nur parallel zu einem echten CO-Objekt kontiert werden. Nicht echte CO-Objekte sind die Profitcenter der Profitcenter-Rechnung im R/3-Controlling.

Kontierungslogik im R/3-CO Auf Grund der folgenden Kontierungslogik können die in der Finanzbuchhaltung gebuchten Werte mit den im CO fortgeschriebenen echten Buchungen abgestimmt werden: • Profitcenter können immer nur parallel zu einem echten CO-Objekt kontiert werden. • Für Buchungen und Verrechnungen muss immer ein echtes Kontierungsobjekt angegeben werden. • Zusätzlich können beliebig viele Objekte für »statistische« Zwecke kontiert werden. Bei statistischen Kontierungen gehen die gebuchten Werte nicht in die Verrechnungen ein. • Gleichzeitige echte und statistische Kontierungen auf demselben CO-Objekttyp (z.B. Auftrag und statistischer Auftrag) sind nicht möglich. • Bei Erlösarten muss jeweils eine echte Kontierung entweder auf einem Ergebnisobjekt, einem erlösorientierten Auftrag oder einem Kundenprojekt erfolgen. • Kostenstellen können mit Erlösarten nur statistisch bebucht werden. Auf Kostenstellen gebuchte Erlöse sind nicht Gegenstand von Verrechnungen.

5.2

Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

Die Funktionalität vorgangsbezogener Umbuchungen kann dazu genutzt werden, um Fehlbuchungen zu korrigieren. Für Umbuchungen von Primärbuchungen aus dem R/3-Finanzwesen zwischen den Kontierungsobjekten des R/3-Controllings werden zwei unterschiedliche Verfahren unterstützt: • Umbuchung von Kosten und Erlösen Eine Umbuchung zwischen Kontierungsobjekten (z.B. von Kostenstelle an Kostenstelle) findet innerhalb der Kostenstellenrechnung statt. Eine Übereinstimmung mit der ursprünglichen Buchung aus dem Finanzwesen ist nicht mehr gegeben.

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

265

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Umbuchung von Einzelposten Einzelposten werden mit Bezug auf den zugehörigen Buchhaltungsbeleg des Finanzwesens umgebucht. Durch diesen Hinweis bei der Umbuchung ist eine Abstimmbarkeit des Finanzwesens und des Controllings gewährleistet. Wegen der Abstimmbarkeit zwischen externem und internem Rechnungswesen sollten Umbuchungen von Einzelposten Vorrang haben, sofern die Korrekturbuchungen nur im Controlling durchgeführt werden. Alternativ können Fehlbuchungen auch durch ein Storno der ursprünglichen Buchung sowie eine Neuerfassung und Neubuchung des Belegs mit richtiger Kontierung korrigiert werden. Auf diese Weise ist die Abstimmung zwischen internem und externem Rechnungswesen am präzisesten möglich.

5.2.1

Umbuchungen von Kosten und Erlösen

Vorgangsbezogene Umbuchungen können sowohl für Kosten- als auch für Erlösarten vorgenommen werden. Bei Umbuchungen werden die Kosten und Erlöse – unter Beibehaltung ihrer Originalkosten- bzw. -erlösart – von einer Kostenstelle auf ein anderes Controllingobjekt (z.B. einen Innenauftrag oder eine andere Kostenstelle) gebucht. Die vorgangsbezogene Umbuchung wird über die Menüfolge (Ausgangspunkt: Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG) ISTBUCHUNGEN | MANUELLE UMBUCHUNG KOSTEN/UMBUCHUNG ERLÖSE | ERFASSEN aufgerufen. Im Einstiegsbild müssen Sie folgende Daten eingeben: • Belegdatum • Buchungsdatum Erfassungsvariante Die Erfassungsvariante legt fest, welche Felder zur Bestimmung des Senders und Empfängers bei der Durchführung der Umbuchung eingabebereit sind.

Erfassungsvarianten Die Erfassungsvariante steuert, zwischen welchen CO-Objekten Verrechnungen durchgeführt werden können. Als Standard stehen im R/3-System die in der Tabelle 5.1 aufgeführten Erfassungsvarianten zur Verfügung:

Auftrag

Auftrag an Auftrag

Ergebnisobjekt/Kostenstelle

Ergebnisobjekt an Kostenstelle

Kostenstelle

Kostenstelle an Kostenstelle

Kostenstelle/Auftrag/PersNr

Kostenstelle/Auftrag an Personalnummer

Tabelle 5.1 Erfassungsvarianten

266

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Kundenauftrag/Kostenträger

Kundenauftrag an Kostenträger

PSP-Element/Auftrag

PSP-Element an Auftrag

PSP-Element/Netzplan

PSP-Element an Netzplan

Tabelle 5.1 Erfassungsvarianten

Mit der entsprechenden Einstellung »Einzelerfassung« und »Listerfassung« können Sie aus dem Einstiegsbild der vorgangsbezogenen Umbuchung in das Detailbild oder das Listbild der Umbuchungserfassung verzweigen.

Umbuchung erfassen – Detailbild

Abbildung 5.3

Umbuchung erfassen: Detailbild (© SAP AG)

Im Detailbild (vgl. Abb. 5.3) können Sie eine Umbuchung für eine Kostenart mit einer Sender- und Empfängerbeziehung definieren, indem Sie unter KONTIERUNG ALT die Senderkostenstelle und unter KONTIERUNG NEU die Empfängerstelle eingeben. Im Kopf des Detailbilds werden die im Einstiegsbild der Umbuchung definierten Angaben angezeigt. Des Weiteren sind folgende Angaben erforderlich: • Text eine Erklärung zur Umbuchung • Kostenart die Primärkostenart, für die diese Umbuchung durchgeführt werden soll

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

267

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Betrag der Betrag, der umgebucht werden soll Hinweis Da die Umbuchung ohne Bezug zu der ursprünglichen Buchung aus der Finanzbuchhaltung erfolgt, müssen Sie selbst sicherstellen, dass der umgebuchte Betrag mit dem ursprünglichen Betrag übereinstimmt. • Menge/Einheit Verbrauchsmenge und Mengeneinheit, die umgebucht werden sollen. Dieses Feld ist nur eingabebereit, wenn die Kostenart, für welche die Umbuchung erfasst wird, in ihrem Stammsatz für Mengenangaben freigegeben wurde. Im unteren Bildschirmbereich können die CO-Objekte festgelegt werden, die als Sender und Empfänger der Umbuchung über die Erfassungsvariante vorgesehen sind. Nur diejenigen Sender und Empfänger, die bei der Bestimmung der Erfassungsvariante auch als Sender und Empfänger vordefiniert wurden, sind eingabebereit. Um die erfasste Umbuchung durchzuführen, wählen Sie die Menüfolge BUCHUNG | BUCHEN.

Umbuchung erfassen – Listbild Im Listbild (vgl. Abb. 5.4) können Sie Umbuchungen für mehrere Kostenarten und Sender-Empfänger-Beziehungen erfassen. Die Eingabefelder des Detailbilds sind im Listbild in Tabellenform dargestellt. Aus der Erfassungsvariante stammen die Sender- und Empfängerdefinitionen, die in die ersten beiden Spalten eingegeben werden müssen. Auch aus dem Listbild können Sie die erfassten Datensätze mit der Menüfolge BUCHUNG | BUCHEN speichern.

Abbildung 5.4

268

Umbuchung erfassen: Listbild (© SAP AG)

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Bei solchen Umbuchungen müssen Sie darauf achten, dass die Summe der unter einer Kostenart von einem Sender umgebuchten Beträge nicht größer ist als der auf dem Sender ursprünglich gebuchte Betrag.

Vorgangsbezogene Umbuchung erfassen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion ISTBUCHUNGEN | MANUELLE UMBUCHUNG KOSTEN | ERFASSEN auf. ➜ Das Fenster MANUELLE UMBUCHUNG VON PRIMÄRKOSTEN ERFASSEN wird angezeigt (vgl. Abb. 5.4). 2. Geben Sie das Buchungs- und Belegdatum ein, und wählen Sie eine Erfassungsvariante. 3. Wählen Sie die entsprechende Erfassung, entweder Listerfassung oder Einzelerfassung (vgl. Abb. 5.5 und 5.6). 4. Definieren Sie die Umbuchung mit Hilfe der oben beschriebenen Eingaben. 5. Führen Sie die Umbuchung durch, indem Sie die Menüfunktion BUCHUNG | BUCHEN aufrufen. Alternativ können Sie die Umbuchung durch einen Klick auf das Symbol ausführen.

5.2.2

Umbuchungen von Einzelposten

Einzelposten des R/3-Controllings werden zwischen Kontierungsobjekten mit Bezug auf Buchhaltungsbelege aus der Finanzbuchhaltung umgebucht. Mit Hilfe dieser Buchhaltungsbelege können bei der Einzelpostenumbuchung die Einzelposten der Rechnungswesenbelege ausgewählt werden, die durch den Buchhaltungsbeleg in der Kostenstellenrechnung erzeugt wurden. Die Umbuchung erfolgt in R/3 wie folgt: • Der ursprüngliche Betrag des Einzelpostens wird auf die neuen Kontierungsobjekte gebucht, die Sie bei der Vorbereitung der Umbuchung angegeben haben. Dabei kann der Betrag in einer Summe auf ein neues Kontierungsobjekt oder aufgeteilt auf mehrere Kontierungsobjekte umgebucht werden. • Auf dem ursprünglichen Kontierungsobjekt wird der Betrag des Buchhaltungsbelegs storniert. • Der durch die Umbuchung erzeugte Kostenrechnungsbeleg enthält eine Referenz zum ursprünglichen Kostenrechnungsbeleg (der aus dem Finanzbuchhaltungsbeleg stammt). Auf Grund der Referenz zwischen einzelnen Belegen ist bei Einzelpostenumbuchungen im Gegensatz zu normalen Umbuchungen eine Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling möglich.

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

269

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Die Umbuchung von Einzelposten rufen Sie aus dem Menü der Kostenstellenrechnung über die Menüfolge ISTBUCHUNGEN | UMBUCHUNG EINZELPOST | ERFASSEN auf.

Umbuchung Einzelposten – Einstiegsbild Im Einstiegsbild tragen Sie folgende Angaben ein (vgl. Abb. 5.5): • Belegnummer • Buchungskreis • Geschäftsjahr Eine Belegnummer muss nur dann vergeben werden, wenn das System keine automatische interne Nummernvergabe vornimmt. • Als weitere Kriterien können auch Kostenart und Kontierung eingegeben werden.

Abbildung 5.5

Umbuchung Einzelposten – Einstiegsbild (© SAP AG)

Anschließend klicken Sie auf das Symbol . Daraufhin erzeugt das System eine Liste der Einzelposten desjenigen Kostenrechnungsbelegs, der zum ursprünglichen Buchhaltungsbeleg gehört (vgl. Abb. 5.6). Wählen Sie aus der Liste über Doppelklick einen oder mehrere Einzelposten aus.

270

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Abbildung 5.6

Umbuchung Einzelposten – Auswahlliste Einzelposten (© SAP AG)

Abbildung 5.7

Umbuchung Einzelposten – Detailbild (© SAP AG)

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

271

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Das Detailbild hat den gleichen Aufbau wie das Detailbild zur Umbuchung von Kosten und Erlösen (vgl. Abb. 5.7). • Text In den Bereich TEXT geben Sie eine Erklärung der beabsichtigten Umbuchung ein. Wenn bei der entsprechenden Sachkontenposition des Buchhaltungsbelegs ein Belegtext erfasst wurde, wird er an dieser Stelle vorgegeben, er kann jedoch verändert werden. • Kostenart Bei der Kostenart handelt es sich um die Primärkostenart, die umgebucht werden soll. Die Primärkostenart wird dem ursprünglichen Einzelposten entnommen und kann nicht verändert werden. • Betrag Hier geben Sie den umzubuchenden Betrag an. Sie können den vollen Betrag als Gesamtsumme an einen neuen Empfänger oder Teilbeträge an mehrere Empfänger umbuchen. • Menge/Einheit MENGE/EINHEIT bezeichnet die Verbrauchsmenge und die entsprechende Mengeneinheit, die umgebucht werden sollen. Dieses Feld ist nur eingabebereit, wenn bei der Anlage des Stammsatzes der Kostenart, die umgebucht wird, Mengenangaben vorgesehen wurden. Eine Menge kann nur dann umgebucht werden, wenn bereits im ursprünglichen Beleg eine Menge angegeben war. Der Bildschirmbereich KONTIERUNG ALT im Detailbild ist nicht eingabebereit, da der Sender aus dem ursprünglichen Einzelposten ermittelt wurde. Im Bildschirmbereich KONTIERUNG NEU müssen Sie ein Kontierungsobjekt angeben, mit dem der Umbuchungsbetrag belastet werden soll. Hinweis Beachten Sie bitte: Beim Aufruf des Detailbilds wird zunächst der Sender der Umbuchung auch als Empfänger eingetragen. Wenn ein Restbetrag auf dem ursprünglichen Kontierungobjekt verbleiben soll, lassen Sie den als Empfänger übertragenen Sender unverändert. Daraufhin gibt das System in der Statuszeile eine entsprechende Warnung aus, die Sie jedoch durch Druck auf die (¢)-Taste ignorieren können. Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion ISTBUCHUNGEN | UMBUCHUNG EINZELPOST | ERFASSEN auf. ➜ Das Fenster UMBUCHUNG VON EINZELPOSTEN ERFASSEN: SELEKTION DER BELEGZEILEN wird angezeigt (vgl. Abb. 5.5). 2. Geben Sie die Belegnummer, Buchungskreis und Geschäftsjahr ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol .

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA ➜ Das Fenster UMBUCHUNG VON EINZELPOSTEN ERFASSEN: LISTE (vgl. Abb. 5.6) mit einer Übersicht über einen oder mehrere Einzelposten wird angezeigt. 4. Markieren Sie den gewünschten Einzelposten durch einen Doppelklick auf . ➜ Das Fenster UMBUCHUNG VON EINZELPOSTEN ERFASSEN: EINZELBEARBEITUNG (vgl. Abb. 5.7) wird angezeigt. 5. Geben Sie im Bildschirmbereich KONTIERUNG NEU das Kontierungsobjekt bzw. die betroffene Kostenstelle ein. 6. Führen Sie die Umbuchung durch einen Klick auf das Symbol aus.

5.2.3

Direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung (ILV) durchführen

Beim Erfassen einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden innerbetriebliche Leistungsbeziehungen zwischen CO-Objekten dargestellt. Die Erfassung einer Leistungsverrechnung erfolgt dabei mengenmäßig analog zur Leistungsaufnahmenplanung. Das heißt, die Verrechnungsbeziehungen werden auf der Basis der ausgetauschten Leistungsartenmengen bestimmt. Der Sender einer direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist immer eine Kombination von Kostenstelle und Leistungsart. Die Leistungsarten müssen Sie vorher im Stammsatz als Leistungsartentyp 1 (= manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung) hinterlegt haben. Die mengenmäßigen Leistungsbeziehungen werden in R/3 CO-CCA zunächst mit den Plantarifen bewertet, die während der Planung für Leistungsarten ermittelt wurden. Die Leistungsbeziehungen mit Isttarifen können zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen der Isttarifermittlung bewertet werden. Eine Bewertung der aufgenommenen Menge mit fixem und variablem Anteil der Leistungsart richtet sich danach, ob Sie die Funktion der Fixkostenvorverteilung anwenden (siehe Kapitel 4, »Planung in CO-CCA«). Bei Leistungsarten, die an der Fixkostenvorverteilung teilnehmen, hängt es vom Empfänger ab, ob die Leistungsverrechnungen im Ist mit dem vollen Leistungsartentarif oder nur mit dem variablen Tarif bewertet werden. Folgende Varianten sind möglich: • Sender und Empfänger nehmen an der Fixkostenvorverteilung teil. Leistungsverrechnungen im Ist werden nur mit dem variablen Tarifanteil der entsprechenden Leistungsart bewertet. Der fixe Anteil wird nicht zur Bewertung herangezogen, da der Empfänger bereits bei der Fixkostenvorverteilung mit den Fixkosten belastet wurde. • Der Sender nimmt an der Fixkostenvorverteilung teil, der Empfänger jedoch nicht.

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Die Leistungsverrechnungen werden sowohl mit dem fixen als auch mit dem variablen Tarifanteil bewertet, da der Empfänger (z.B. ein planintegrierter Innnenauftrag) vorher nicht mit Fixkosten belastet wurde. • Der Sender nimmt an der Fixkostenvorverteilung teil. Für Leistungsarten, die an der Fixkostenvorverteilung teilnehmen, hängt es vom Empfänger ab, ob die Leistungsverrechnungen im Ist mit vollem Leistungsartentarif oder nur mit variablem Tarif bewertet werden. • Der Sender nimmt nicht an der Fixkostenvorverteilung teil. Wurde für eine Leistungsart keine Fixkostenvorverteilung vereinbart, so werden Leistungsverrechnungen im Ist immer mit dem vollen Tarif der Leistungsart bewertet. Für die Erfassung von direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnungen bestehen folgende Voraussetzungen: • Eine Leistungsartenplanung bzw. Leistungsaufnahmenplanung muss existieren. • Für die Leistungsarten müssen die Plantarife manuell gesetzt oder iterativ ermittelt worden sein. Außer durch manuelle Verrechnung von Leistungen können Leistungsverrechnungen in der Kostenstellenrechnung auch durch folgende Vorgänge ausgelöst werden: • Rückmeldungen aus dem R/3-Modul Produktionsplanung (SAP PP) • Zeiterfassungen mit dem anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblatt • Anbindung eines R/3-fremden Vorsystems per Schnittstelle Die Erfassungsmasken der direkten ILV rufen Sie aus dem Menü der Kostenstellenrechnung mit der Menüfolge ISTBUCHUNGEN | LEISTUNGSVERRECHNUNG | ERFASSEN auf.

Verrechnung von Leistungen erfassen – Einstiegsbild Im Einstiegsbild sind folgende Angaben erforderlich: • Belegdatum • Buchungsdatum • Belegnummer Eine Belegnummer muss nur vergeben werden, wenn das System keine automatische interne Nummernvergabe vornimmt. • Erfassungsvariante Bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung steuert die Erfassungsvariante, an welche CO-Objekte Leistungen von Kostenstellen verrechnet werden können.

274

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Erfassungsvarianten Für innerbetriebliche Leistungsverrechnungen sind in R/3 standardmäßig folgende Erfassungsvarianten vordefiniert:

Auftrag

Auftrag an Auftrag

Ergebnisobjekt/Kostenstelle

Ergebnisobjekt an Kostenstelle

Kostenstelle

Kostenstelle an Kostenstelle

Kostenstelle/Auftrag/PersNr

Kostenstelle/Auftrag an Personalnummer

Kundenauftrag/Kostenträger

Kundenauftrag an Kostenträger

PSP-Element/Auftrag

PSP-Element an Auftrag

PSP-Element/Netzplan

PSP-Element an Netzplan

Tabelle 5.2 Vordefinierte Erfassungsvarianten

Legen Sie nun die Art der Datenerfassung fest. Sie können zwischen Einzelerfassung und Listerfassung wählen.

Verrechnung von Leistungen erfassen – Einzelerfassung

Abbildung 5.8

Verrechnung von Leistungen erfassen: Einzelerfassung (© SAP AG)

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Im Detailbild (vgl. Abb. 5.8) können Sie für eine sendende Kostenstelle die innerbetriebliche Leistungsverrechnung erfassen. • Text Im Feld TEXT können Sie eine Erklärung zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung hinterlegen. • Menge MENGE ist ein Eingabefeld für die Leistungsmenge der Verrechnungsleistungsart. • Einheit EINHEIT bezeichnet die Einheit der Verrechnungsleistungsart. • Tarif gesamt Dieses Feld bezeichnet den gesamten Tarif der aus der Leistungsverrechnung resultierenden Be- und Entlastung auf der Senderkostenstelle und dem Empfängerobjekt. Die Werte werden vom System automatisch durch Multiplikation der Leistungsmenge mit dem manuell gesetzten oder iterativ ermittelten Plantarif errechnet. Im unteren Bildschirmbereich definieren Sie die Senderkostenstelle und -leistungsart sowie das Empfängerobjekt der Verrechnung. Bei den Empfängerobjekten sind nur diejenigen eingabebereit, die mit der Erfassungsvariante ausgewählt wurden. Die vorbereiteten Verrechnungen können im Detailbild mit der Menüfolge BUCHUNG | BUCHEN ausgeführt werden.

Verrechnung von Leistungen erfassen – Listbild Im Listbild (vgl. Abb. 5.9) können mehrere innerbetriebliche Leistungsverrechnungen für mehrere Kombinationen aus Senderkostenstelle/-leistungsart und Empfängerobjekten nach der jeweiligen Erfassungsvariante definiert werden. In der tabellarischen Eingabemaske können Sie in den entsprechenden Spalten Eingaben zur Senderkostenstelle, Senderleistungsart, zum Leistungsverbrauch und zum Empfängerobjekt eintragen. Wie im Detailbild können Sie die erfassten Verrechnungssätze mit der Menüfolge BUCHUNG | BUCHEN verbuchen. Es besteht auch die Möglichkeit, die Leistungsverrechnung zu stornieren. Dazu wählen Sie die Menüfolge BUCHUNG | STORNIEREN.

276

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Abbildung 5.9

Verrechnung von Leistungen erfassen: Listbild (© SAP AG)

Innerbetriebliche Leistungsverrechnung erfassen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion ISTBUCHUNGEN | LEISTUNGSVERRECHNUNG | ERFASSEN auf. ➜ Das Fenster DIREKTE LEISTUNGSVERRECHNUNG ERFASSEN: EINSTIEG wird angezeigt. 2. Geben Sie Buchungs- und Belegdatum sowie gegebenenfalls die Belegnummer ein. 3. Wählen Sie eine Erfassungsvariante. 4. Wählen Sie LISTERFASSUNG oder EINZELERFASSUNG, um in die entsprechenden Erfassungsbilder zu wechseln (vgl. Abb. 5.8 und 5.9). 5. Legen Sie die Senderkostenstelle/n, die Leistungsart/en sowie die Empfängerkostenstelle/n fest. 6. Buchen Sie die erfasste Verrechnung, indem Sie die Menüfunktion BUCHUNG | BUCHEN aufrufen. Alternativ können Sie die Umbuchung mit einem Klick auf ausführen.

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

277

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

5.2.4 Umbuchung von Leistungsverrechnungen Mit der Funktion UMBUCHUNG VON LEISTUNGSVERRECHNUNGEN können Fehlkontierungen bei der direkten Leistungsverrechnung umgebucht werden. Alternativ kann die ursprüngliche Leistungsverrechnung storniert und anschließend mit dem richtigen Empfänger erneut gebucht werden. Wegen des geringeren Erfassungsaufwands ist jedoch die Umbuchung direkter Leistungsverrechnungen die Variante der Wahl. Um eine Umbuchung vorzunehmen, wählen Sie im Anwendungsmenü der Kostenstellenrechnung die Menüfolge ISTBUCHUNGEN | UMBUCHUNG LEISTVERR. | ERFASSEN.

Umbuchungen Leistungsverrechnung – Selektionsbild Im Selektionsbild (vgl. Abb. 5.10) können Sie die Umbuchungsbelege entweder mit Hilfe der Belegnummern auswählen oder in den Bildschirmbereichen SENDER — ALLG. KRITERIEN — EMPFÄNGER Werte eintragen, auf deren Grundlage das System eine Vorschlagsliste für die Umbuchungsbelege erstellt.

Abbildung 5.10 Umbuchung ILV erfassen: Selektion der Belegzeilen (© SAP AG)

Führen Sie die Selektion durch einen Klick auf das Symbol

278

aus.

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Umbuchung Leistungsverrechnung – Listauswahl

Abbildung 5.11 Umbuchung ILV erfassen: Liste (© SAP AG)

In der Listauswahl (vgl. Abb. 5.11) werden sämtliche vom System selektierten Belege einschließlich der Belegpositionen ausgewiesen. Zusätzlich werden Sender und Empfänger der Leistungsverrechnung und Verrechnungsmengen angezeigt. Durch Anklicken können Sie eine Belegposition aus der Liste auswählen. In die Einzelbearbeitung für die Umbuchung wechseln Sie durch einen Klick auf das Symbol .

Umbuchung Leistungsverrechnung – Einzelbearbeitung Im oberen Bildschirmbereich des Detailbilds (vgl. Abb. 5.12) werden die Senderkostenstelle und -leistungsart der ursprünglichen Leistungsverrechnung dargestellt. Der Empfänger der Leistungsverrechnung und die verrechnete Leistungsmenge der umzubuchenden Leistungsverrechnung werden im Bildschirmbereich EMPFÄNGER ALT angegeben. Im Bildschirmbereich EMPFÄNGER NEU erfassen Sie die Leistungsmenge und den neuen Belastungsempfänger dieser Umbuchung. Wenn Sie Teilmengen der ursprünglichen Leistungsverrechnung an mehrere Empfänger umbuchen wollen, geben Sie bei der ersten Umbuchungsposition die entsprechende Teilmenge an, bestätigen mit (¢) und klicken auf das eingeblendete Symbol . Die Restmenge überträgt das System in die nächste Umbuchungsposition. Sie können nun einen weiteren Empfänger bestimmen.

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Abbildung 5.12 Umbuchung ILV erfassen: Einzelbearbeitung (© SAP AG)

Leistungsverrechnungen umbuchen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion ISTBUCHUNGEN | UMBUCHUNG LEISTVERR. | ERFASSEN auf. ➜ Das Fenster UMBUCHUNG ILV ERFASSEN: SELEKTION DER BELEGZEILEN wird angezeigt (vgl. Abb. 5.10). 2. Geben Sie die Belegnummer und/oder die Senderkostenstelle sowie die allgemeinen Kriterien ein. Hinweis Sie können auch den Empfänger definieren. 3. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster UMBUCHUNG ILV ERFASSEN: LISTE wird angezeigt (vgl. Abb. 5.11). 4. Markieren Sie in der Liste eine Belegposition. 5. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster UMBUCHUNG ILV ERFASSEN: EINZELBEARBEITUNG wird angezeigt (vgl. Abb. 5.12).

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Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

6. Bestimmen Sie im Bildschirmbereich »EMPFÄNGER NEU« die umzubuchende Leistungsmenge und den neuen Empfänger der Leistungsverrechnung. Hinweis Wenn Sie eine Teilmenge umbuchen, drücken Sie (¢). ➜ Das Symbol wird angezeigt. 7. Klicken Sie auf dieses Symbol, und geben Sie für die Restmenge einen neuen Empfänger ein. 8. Sichern Sie die umgebuchten Leistungsverrechnungswerte durch einen Klick auf das Symbol .

5.2.5

Senderleistungen erfassen

Mit der Funktion der Leistungserfassung werden Leistungen auf Kostenstellen erfasst, die ihre Leistungen über innerbetriebliche Leistungsverrechnungen an andere Kostenstellen oder sonstige CO-Objekte weiterverrechnen. Bei der Erfassung von Senderleistungen werden zwei Situationen unterschieden: • Erfassung nicht verrechenbarer Leistungen Nicht verrechenbare Leistungen werden im Ist erfasst, um auf solchen Kostenstellen eine Grundlage für die Kostenkontrolle zu schaffen. Mit nicht verrechenbaren Leistungen und geplanten Leistungen können für die entsprechenden Kostenstellen der Beschäftigungsgrad und damit die Sollkosten ermittelt werden. Dies ist die Grundlage für die Ermittlung von Abweichungen. Nicht verrechenbare Leistungen können nur auf solchen Kostenstellen erfasst werden, deren Leistungsartentyp als nicht verrechenbar (= Leistungsartentyp 4) definiert wurde. • Erfassung von Leistungen für indirekte Leistungsverrechnung Die Erfassung von Leistungsmengen für Leistungsarten vom Typ 3 (= manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung) erfolgt mit Hilfe dieser Funktion. Die Leistungsarten werden mit der indirekten Leistungsverrechnung verrechnet. Bei diesen Leistungsarten erfolgt die Verrechnung nicht auf Grund einer direkten Leistungsbeziehung zwischen Sender und Empfänger, sondern auf Grund vordefinierter Verrechnungsregeln.

Senderleistung erfassen – Einstiegsbild In das Einstiegsbild zur Erfassung nicht verrechenbarer Leistungen (vgl. Abb. 5.13) wechseln Sie über die Menüfolge ISTBUCHUNGEN | SENDERLEISTUNG | ERFASSEN. Im Einstiegsbild können Sie das Beleg- und Buchungsdatum und gegebenenfalls die Belegnummer eingeben. Über die entsprechenden Drucktasten können Sie aus dem Einstiegsbild in das Detailbild oder in das Listbild zur Erfassung nicht verrechenbarer Leistungen verzweigen.

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

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Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Abbildung 5.13 Senderleistungen erfassen: Einstiegsbild (© SAP AG)

Senderleistung erfassen – Detailbild Im Detailbild (vgl. Abb. 5.14) können Sie die Senderleistungen für eine Kostenstelle erfassen. Im Bildschirmbereich BUCHUNGSDATEN stehen folgende Eingabefelder bereit: • Text In diesem Feld können Sie einen erklärenden Text zu der nicht verrechenbaren Leistung eintragen. • Leistungsmenge In das Feld LEISTUNGSMENGE tragen Sie die Leistungsmenge der Leistungsarten ein. • Leistungseinh. Das Feld LEISTUNGSEINH. bezeichnet die Einheit der nicht verrechenbaren Leistungsart. • Ausbring.menge/ AusbringEinh Das Feld AUSBRING.MENGE/AUSBRINGEINH nimmt die Ausbringungsmenge und -einheit der nicht verrechenbaren Leistungsart auf. Es wird vom R/3System automatisch ausgefüllt, wenn im Stammsatz der entsprechenden Leistungsart alternative Ausbringungsfaktoren und -einheiten definiert wurden.

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Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Abbildung 5.14 Senderleistung erfassen: Detailbild (© SAP AG)

Im unteren Bildschirmbereich legen Sie die Kostenstelle und Leistungsart fest, für welche die Senderleistungen erfasst werden. Die Leistungsarten müssen entweder vom Typ 3 (= manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung) oder 4 (= manuelle Erfassung, keine Verrechnung) sein. Wenn weitere Senderleistungen aus dem Detailbild heraus erfasst werden sollen, kann dies über die Menüfolge SPRINGEN | NÄCHSTE POSITION geschehen. Die Angaben können im Detailbild mit der Menüfolge LEISTUNGEN | BUCHEN gebucht werden.

Senderleistung erfassen – Listbild Im Listbild (vgl. Abb. 5.15) können Sie für mehrere Kombinationen von Kostenstellen und Leistungsarten Senderleistungen erfassen. Dabei können Sie in den Spalten der tabellarischen Darstellung die gleichen Angaben wie im Detailbild eintragen. Die erfassten Datensätze werden mit der Menüfolge LEISTUNGEN | BUCHEN gebucht. Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion ISTBUCHUNGEN | SENDERLEISTUNG | ERFASSEN auf. ➜ Das Fenster LEISTUNGEN ERFASSEN: EINSTIEG wird angezeigt.

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

283

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Abbildung 5.15 Senderleistung erfassen: Listbild (© SAP AG)

2. Geben Sie das Beleg- und das Buchungsdatum sowie gegebenenfalls die Belegnummer und die Version ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol , um für eine Kostenstelle die Senderleistungen zu erfassen, oder auf das Symbol , um für mehrere Kombinationen von Kostenstellen und Leistungsarten Senderleistungen zu bestimmen. Nach dem Drücken des Symbols wird das Fenster L EISTUNGEN ERFASSEN: DETAILBILD (vgl. Abb. 5.14) angezeigt, nach dem Drücken des Symbols das Fenster LEISTUNGEN ERFASSEN: LISTBILD (vgl. Abb. 5.15). 4. Geben Sie die Senderkostenstelle, die Leistungsmenge, die Leistungsart und die Leistungseinheit ein. 5. Sichern Sie die Senderleistungswerte durch einen Klick auf das Symbol .

5.2.6

Statistische Kennzahlen erfassen

Wie bei der Planung können auch im Ist statistische Kennzahlen erfasst werden. Die statistischen Kennzahlen werden für Kennzahlenbildungen im Berichtswesen und als Bezugsbasis für periodische Verrechnungen benötigt. Darüber hinaus können Plan-Ist-Vergleiche durchgeführt werden. Die Erfassung statistischer Kennzahlen aktivieren Sie aus dem Menü der Kostenstellenrechnung mit der Menüfolge ISTBUCHUNGEN | STATIST.KENNZAHLEN | ERFASSEN. Im Einstiegsbild sind folgende Angaben erforderlich: • Belegdatum

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Buchungsdatum • Belegnummer Eine Belegnummer muss nur vergeben werden, wenn das System keine automatische interne Nummernvergabe vornimmt. • Erfassungsvariante Bei der Erfassung statistischer Kennzahlen steuert die Erfassungsvariante, auf welchen CO-Objekten statistische Kennzahlen definiert werden können.

Erfassungsvarianten Für die Erfassung statistischer Kennzahlen sind in R/3 folgende Erfassungsvarianten als Standard vorgegeben:

Auftrag

Auftrag an Auftrag

Ergebnisobjekt/Kostenstelle

Ergebnisobjekt an Kostenstelle

Kostenstelle

Kostenstelle an Kostenstelle

Kostenstelle/Auftrag/PersNr

Kostenstelle/Auftrag an Personalnummer

Kundenauftrag/Kostenträger

Kundenauftrag an Kostenträger

PSP-Element/Auftrag

PSP-Element an Auftrag

PSP-Element/Netzplan

PSP-Element an Netzplan

Tabelle 5.3 Erfassungsvarianten für statistische Kennzahlen

Durch die entsprechende Auswahl können Sie aus dem Einstiegsbild in das Detailbild oder das Listbild zur Erfassung statistischer Kennzahlen verzweigen.

Statistische Kennzahlen erfassen – Detailbild Im Detailbild (vgl. Abb. 5.16) können Sie für ein CO-Objekt statistische Kennzahlen definieren. • Text Im Feld TEXT können Sie eine Erklärung zur Kennzahlenerfassung hinterlegen. • Stat.Kennzahl In das Feld STAT.KENNZAHL geben Sie den Schlüssel der statistischen Kennzahl ein, für die Mengen erfasst werden sollen.

5.2 Vorgangsbezogene Verrechnungen durchführen

285

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Kennzahlentyp/Einheit StatKZ Im Feld KENNZAHLENTYP/EINHEIT STATKZ beschreiben Sie den Kennzahlentyp und die Einheit der statistischen Kennzahl, für die Werte erfasst werden sollen. Die Ausprägungen ermittelt das System automatisch aus dem Stammsatz der statistischen Kennzahl. • Menge Das Feld MENGE ist ein Eingabefeld für die Istmenge der statistischen Kennzahl auf dem CO-Objekt.

Abbildung 5.16 Statistische Kennzahlen erfassen: Detailbild (© SAP AG)

Im unteren Bildschirmbereich legen Sie die CO-Objekte fest, für die die statistische Kennzahl erfasst wird. Die verfügbaren Eingabemöglichkeiten hängen dabei von der verwendeten Erfassungsvariante ab. Die erfassten Daten werden im Detailbild mit der Menüfolge BUCHUNG | BUCHEN gebucht.

Statistische Kennzahlen erfassen – Listbild Im Listbild (vgl. Abb. 5.17) können Sie die Mengen mehrerer statistischer Kennzahlen auf mehreren CO-Objekten erfassen. In der Eingabetabelle können die im Detailbild definierten Eingaben vorgenommen werden. Die erfassten Datensätze buchen Sie mit der Menüfolge BUCHUNG | BUCHEN.

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Statistische Kennzahlen erfassen Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion ISTBUCHUNGEN | STATIST.KENNZAHLEN | ERFASSEN auf. ➜ Das Fenster STATISTISCHE KENNZAHLEN ERFASSEN wird angezeigt (vgl. Abb. 5.17).

Abbildung 5.17 Statistische Kennzahlen erfassen: Listbild (© SAP AG)

2. Geben Sie das Buchungs- und das Belegdatum sowie die Erfassungsvariante ein. 3. Wählen Sie EINZELERFASSUNG, wenn Sie einzeln für CO-Objekte statistische Kennzahlen erfassen wollen (vgl. Abb. 5.16), oder LISTERFASSUNG, wenn Sie eine Mehrfacheingabe vorziehen (vgl. Abb. 5.17). 4. Definieren Sie die statistischen Kennzahlen, die Mengen und die Empfängerkostenstellen. 5. Buchen Sie die erfassten Kennzahlen, indem Sie die Menüfunktion BUCHUNG | BUCHEN aufrufen. Alternativ können Sie die statistischen Kennzahlen auch durch einen Klick auf das Symbol buchen.

5.3

Periodische Verrechnungen durchführen

Bei den periodischen Verrechnungen werden Kosten bzw. Mengen, die während eines bestimmten Zeitraums auf einer Kostenstelle gebucht wurden, nach vordefinierten Regeln (z.B. Schlüssel, Sender-Empfänger-Beziehungen)

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

287

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

verrechnet. Die Verrechnung basiert dabei nicht auf der Darstellung des direkten Leistungsaustausches zwischen den Kostenstellen, sondern auf zuvor definierten Schlüsseln, wie zum Beispiel Prozentsätzen oder gebuchten Beträgen. Deshalb werden diese Verrechnungen auch als indirekte Verrechnungen bezeichnet. Bezüglich der Verrechnungstechnik unterscheidet man wertmäßige Verrechnungen und mengenmäßige Verrechnungen: • Wertmäßige Verrechnungen Bei wertmäßigen Verrechnungen werden zwischen sendenden und empfangenden Kontierungsobjekten lediglich Beträge verrechnet. • Mengenmäßige Verrechnungen Bei mengenmäßigen Verrechnungen handelt es sich um verschiedene Formen indirekter Leistungsverrechnung. Dabei werden zwischen Sender und Empfänger zunächst Mengen der Senderleistungsart auf die Empfänger verrechnet. Die verrechneten Leistungsmengen werden mit dem Tarif der Leistungsart bewertet, Sender und Empfänger be- bzw. entlastet.

5.3.1

Wertmäßige Verrechnungen innerhalb des Controllings

Zu den wertmäßigen periodischen Verrechnungen innerhalb der R/3-Controllingmodule gehören: • • • •

periodische Umbuchungen Verteilungen Umlagen Indirekte Leistungsverrechnungen

Periodische Umbuchungen Eine periodische Umbuchung ist ein Instrument, mit dem Korrekturbuchungen im CO vorgenommen werden können. Streng genommen handelt es sich deshalb bei einer periodischen Umbuchung nicht um eine tatsächliche Verrechnung. Sie führt zu den gleichen Ergebnissen wie eine vorgangsbezogene Umbuchung. Eine periodische Umbuchung kann auch als Buchungshilfe genutzt werden, die den Kontierungsaufwand in der Finanzbuchhaltung verringern hilft: • Kostenrechnerisch relevante Buchungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst und auf eine Sammelkostenstelle gebucht. So können zum Beispiel Telefonkosten auf eine Sammelkostenstelle »Telefon« gebucht werden. • Am Ende eines bestimmten Zeitraums können die gesammelten Kosten mit einer periodischen Umbuchung nach Verrechnungsschlüsseln, wie zum Beispiel »Anzahl der Telefone«, auf Empfängerkostenstellen umgebucht werden.

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Die periodische Umbuchung ist durch folgenden Informationsfluss gekennzeichnet: • Informationen aus der Buchhaltung werden an eine Empfängerkostenstelle weitergegeben. • Bei einer Umbuchung auf eine Empfängerkostenstelle bleiben die primäre Kostenart und der buchhalterische Herkunftsnachweis erhalten. • Senderinformationen werden auf der Empfängerseite nicht fortgeschrieben, da primär die Informationen aus der Buchhaltung weitergeleitet werden sollen.

Verteilung

Abbildung 5.18 Schematische Darstellung einer periodischen Verteilung

Die Verteilung ist ein Instrument zur »primärkostengerechten« Verrechnung von Kostenstellen. Das heißt, bei der Verteilung werden nur die primären Kostenarten verrechnet. Ebenso wie eine periodische Umbuchung kann auch eine Verteilung als Buchungshilfe genutzt werden, um den manuellen Erfassungsaufwand in der Finanzbuchhaltung zu reduzieren (vgl. Abb. 5.18).

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

289

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Die Verteilung ist im Gegensatz zur periodischen Umbuchung durch folgenden Informationsfluss gekennzeichnet: • Bei der Verteilung auf die Empfängerkostenstelle bleibt die primäre Kostenart (Originalkostenart) erhalten. • In den Einzelposten auf der Empfängerseite wird die Senderkostenstelle fortgeschrieben. • Die buchhalterische Herkunft wird nicht fortgeschrieben, da bei der Verteilung primär die Information aus der Kostenrechnung weitergeleitet werden soll.

Umlage Die Umlage dient der Abrechnung zwischen den Kostenstellen. Bei der Umlage werden sowohl primäre als auch sekundäre Kosten von einer Senderauf eine Empfängerkostenstelle verrechnet (vgl. Abb. 5.19).

Abbildung 5.19 Schematische Darstellung einer Umlage auf Bereichskostenstellen

290

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Die Umlage eignet sich besonders für Kostenstellen, zwischen denen eine direkte Leistungsverrechnung nicht möglich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn keine geeigneten Leistungsarten definiert werden können oder eine Leistungserfassung zu aufwändig ist. Mit der Umlage können die Kosten solcher Stellen auf der Basis von Schlüsseln verrechnet werden. Mit einer Umlage können zum Beispiel die Kosten einer Kantine nach der Anzahl der Mitarbeiter auf andere Kostenstellen verrechnet werden. Die Umlage ist durch folgenden Informationsfluss gekennzeichnet: • Die Originalkostenarten gehen bei der Umlage verloren, da sie kumuliert bzw. gruppenweise in Umlagekostenarten (Sekundärkostenarten) umgeschlüsselt werden. • In den Einzelposten auf der Empfängerseite wird die Senderkostenstelle fortgeschrieben.

Gemeinsamkeiten von Umbuchung, Verrechnung und Umlage • Für jede Sender- und Empfängerkostenstelle werden Einzelposten geschrieben, deren Erstellung systemseitig nicht eingeschränkt werden kann. • Die Verrechnungen können beliebig oft wiederholt werden. Die Einzelposten einer vorangegangenen Verrechnung werden dabei storniert. • Istverrechnungen werden per letztem Tag einer festgelegten Periode ausgeführt. • Planverrechnungen werden zum ersten Tag einer Periode ausgeführt.

5.3.2

Mengenmäßige Verrechnungen innerhalb des Controllings

Während bei der Umlage und Verteilung angefallene Kosten verrechnet werden, werden bei einer indirekten Leistungsverrechnung angefallene Mengen verrechnet. Die indirekte Leistungsverrechnung ist ein Instrument zur Verrechnung von Leistungen im Ist und im Plan. Leistungen werden dabei nicht wie bei einer manuellen Leistungsaufnahmenplanung oder einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung direkt verrechnet, sondern mit Hilfe vordefinierter Schlüssel. Sender indirekter Leistungsverrechnungen sind immer Kombinationen von Kostenstelle und Leistungsart. Bei einer indirekten Leistungsverrechnung wird die auf den Empfänger zu verrechnende Leistungsartenmenge aus bestimmten Bezugsgrößen ermittelt. Zum Beispiel können bei einer Verrechnung von Instandhaltungsstunden geleistete Maschinenstunden einer Fertigungskostenstelle als Bezugsbasis für eine indirekte Leistungsverrechnung herangezogen werden. Der Verrechnungsbetrag zwischen Sender und Empfänger wird durch die Bewertung der Leistungsartenmenge mit dem Tarif der verrechneten Leistungsart ermittelt. Der Belastungsbetrag wird unter einer

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

291

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

sekundären Kostenart fortgeschrieben, die entweder im Stammsatz der Leistungsart hinterlegt oder bei der Leistungsartenplanung festgesetzt wurde. Folgende Arten von indirekten Leistungsverrechnungen lassen sich unterscheiden: • Indirekte Leistungsverrechnungen mit spezifiziertem Leistungsangebot des Senders • Indirekte Leistungsverrechnungen mit unspezifiziertem Leistungsangebot des Senders • Soll = Istleistungsverrechnungen Die Formen der indirekten Leistungsverrechnungen werden im Folgenden zunächst allgemein und anschließend am Beispiel einer Verrechnung von Wartungsstunden einer Instandhaltungskostenstelle an betreute Fertigungskostenstellen erläutert, um die bei der indirekten Leistungsverrechnung möglichen Gestaltungsoptionen aufzuzeigen.

Indirekte Leistungsverrechnung mit spezifiziertem Leistungsangebot des Senders Bei dieser Form indirekter Leistungsverrechnungen ist die gesamte Ist- bzw. Planleistung der verrechneten Leistungsart der Senderkostenstelle messbar. Die Leistungsmenge der Senderleistungsart wird bei der Leistungsartenplanung festgelegt. Eine Erfassung der Senderleistungsart im Ist ist möglich. In diesem Fall muss die Senderleistungsart vom Leistungsartentyp 3 (= manuelle Erfassung, indirekte Erfassung) sein. Die Senderleistungsmenge wird im Rahmen des Periodenabschlusses gemäß den in den Verrechnungsregeln festgelegten Bezugsgrößen der Empfänger verrechnet. Im Beispiel errechnen sich die erbrachten Wartungsstunden einer Instandhaltungskostenstelle nach der Maschinenlaufzeit der gewarteten Fertigungskostenstellen. In der Instandhaltungskostenstelle werden die aufgewendeten Wartungsstunden erfasst, und zwar ohne besonderen Bezug zu der Fertigungskostenstelle, für welche die Wartungsarbeiten tatsächlich ausgeführt wurden. Die geleisteten Wartungsstunden werden mit der Bezugsbasis der geleisteten Maschinenstunden der Fertigungskostenstellen auf diese verrechnet.

Indirekte Leistungsverrechnung mit unspezifiziertem Leistungsangebot des Senders Bei dieser Form der indirekten Leistungsverrechnung ist die Ist- bzw. Planleistung der verrechneten Leistungsart der Senderkostenstellen entweder nicht messbar, oder sie wird – beispielsweise aus Gründen der Wirtschaftlichkeit – nicht erfasst. In einem solchen Fall werden sowohl die Senderleistungsmenge als auch die auf den Empfänger verrechnete Leistungsmenge aus den Bezugsbasen der Empfänger retrograd ermittelt. Für den Sender können dabei Gewichtungsfaktoren vorgegeben werden, nach denen die Bezugsbasen der Empfänger in Senderleistungseinheiten umgerechnet werden. Die Leistungs-

292

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

arten müssen für diese Form der Verrechnung vom Leistungsartentyp 2 (= indirekte Erfassung, indirekte Verrechnung) sein. Im Beispiel ergeben sich die Wartungsstunden der Instandhaltungskostenstelle aus der Maschinenlaufzeit der betreuten Fertigungskostenstellen. Über die tatsächlich aufgewendete Zeit wird nicht Buch geführt, da die Instandhaltungskostenstelle auf Grund festgelegter Wartungsintervalle je eine Wartungsstunde pro 100 geleisteter Maschinenstunden auf den Fertigungskostenstellen leistet. Das Verhältnis zwischen geleisteten Wartungs- und Maschinenstunden wird als so genannter Gewichtungsfaktor in den Verrechnungsregeln vorgegeben. Mit diesen Vorgaben werden bei der indirekten Leistungsverrechnung sowohl die Anzahl der Wartungsstunden der Instandhaltungskostenstelle als auch die auf die einzelnen Fertigungskostenstellen verrechneten Wartungsstunden ermittelt.

Soll = Istleistungsverrechnung Die Soll = Istleistungsverrechnung ist eine Sonderform der indirekten Leistungsverrechnung, die nur als Istverrechnung angewendet werden kann. Im Rahmen der Soll = Istleistungsverrechnung werden die auf die Empfänger verrechneten Istleistungen aus der Leistungsaufnahmenplanung ermittelt, die der Istbeschäftigung der Empfänger angepaßt ist. Voraussetzung für eine Soll = Istleistungsverrechnung ist eine abgestimmte Leistungsaufnahmenplanung seitens der Empfänger der Senderleistungen. Die Leistungsaufnahmenplanung kann entweder manuell erfolgen oder auf Grund der indirekten Leistungsverrechnung im Plan ermittelt werden. Während bei der indirekten Leistungsverrechnung im Plan automatisch eine Abstimmung zwischen Sender und Empfänger gewährleistet ist, muss im Fall einer manuellen Leistungsaufnahmenplanung zunächst eine Planabstimmung durchgeführt werden (vgl. Kapitel 4.3.6, »Planabstimmung durchführen«). Bei der Soll = Istleistungsverrechnung ermittelt das R/3-System die Istleistungsaufnahme der Empfänger und die Istleistung des Senders anhand folgender Schritte: • Der Beschäftigungsgrad der Empfängerkostenstellen aus Plan- und Istleistung (BSG = Planbeschäftigung/Istbeschäftigung) wird zunächst ermittelt. • Aus dem Beschäftigungsgrad und der Leistungsaufnahmenplanung der Empfänger wird dann die Sollleistung der Leistungsart der Senderkostenstelle ermittelt (Sollleistungsaufnahme je Empfänger = Planleistungsaufnahme variabel * BSG + Planleistungsaufnahme fix; Sollleistung des Senders = Summe der Sollleistungsaufnahmen der Empfänger). • Die Verrechnung der ermittelten Sollleistung des Senders als Istleistung an die Empfänger erfolgt getrennt nach variablen und fixen Leistungsaufnahmen.

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

293

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Da die Soll = Istleistungsverrechnung nur für Istverrechnungen gültig ist, müssen die daran beteiligten Leistungsarten unterschiedliche Leistungsartentypen für Planung und Istverrechnung aufweisen. Für diese Leistungsarten muss der Leistungsartentyp für Istverrechnungen auf 5 (= Ermittlung und Verrechnung über Soll = Istleistungsverrechnung) gesetzt werden. Im Plan kann die Senderleistungsart dagegen vom Typ 1 (= manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung), 2 (= indirekte Erfassung, indirekte Verrechnung) oder 3 (= manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung) sein. Wir verwenden obiges Beispiel weiter, in dem die Wartungsstunden, die von der Instandhaltungskostenstelle erbracht wurden, von der Maschinenlaufzeit der betreuten Fertigungskostenstellen abhängen. Auf Grund festgelegter Wartungsintervalle von je einer Wartungsstunde pro 100 geleisteter Maschinenstunden auf den Fertigungskostenstellen wird die Planleistung der Instandhaltungskostenstelle mit der indirekten Leistungsverrechnung ermittelt. Das Verhältnis zwischen geleisteten Wartungsstunden und Maschinenstunden wird für die Planung als Gewichtungsfaktor in den Verrechnungsregeln vorgegeben. Die Istleistung der Instandhaltungskostenstelle wird mit der Soll = Istleistungsverrechnung ermittelt. Die Istleistung der Instandhaltungskostenstelle ergibt sich dabei aus der indirekten Leistungsverrechnung als die an die Istleistung der Fertigungskostenstellen angepasste Leistungsaufnahmenplanung.

5.3.3

Regeln für periodische Verrechnungen

Bevor die beschriebenen Verrechnungen durchgeführt werden können, müssen im System CO-CCA zu diesem Zweck folgende Verrechnungsregeln definiert werden: • Definition von Sender-/Empfängerbeziehungen • Definition von Senderwerten • Definition von Bezugsbasen

Definition von Sender-/Empfängerbeziehungen Bei der Definition von Sender-/Empfängerbeziehungen wird festgelegt, von welchen Kostenstellen (Sendern) an welche CO-Objekte (Empfänger) Kosten oder Leistungen verrechnet werden. Mögliche Empfänger periodischer Verrechnungen sind: • • • •

Kostenstellen Aufträge Projektstrukturplan-Elemente Kostenträger

Definition von Senderwerten Bei der Definition von Senderwerten wird festgelegt, welche Kosten oder Leistungen weiterverrechnet werden sollen. Bei Verteilung und periodischer

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Umbuchung können außer den Kosten auch Verbrauchsmengen verrechnet werden. Folgende Regeln zur Ermittlung der Senderwerte bei der periodischen Umbuchung, Verteilung und Umlage können definiert werden: • gebuchte Beträge • Istkosten • Plankosten • Istverbrauch • Planverbrauch • Statistische Kennzahlen Ist • Statistische Kennzahlen Plan • Istleistung • Planleistung • Feste Beträge • Feste Tarife Als Regeln zur Ermittlung der Senderwerte bei der indirekten Leistungsverrechnung können verwendet werden: • Gebuchte Mengen • Feste Mengen • Retrograd ermittelte Mengen

Definition von Bezugsbasen Bei der Definition von Bezugsbasen wird festgelegt, nach welchen Kriterien bzw. Schlüsseln Kosten oder Leistungen auf die Empfänger verrechnet werden. In CO-CCA werden die Schlüssel für die hier behandelten periodischen Verrechnungen als Bezugsbasen bezeichnet. Mögliche Empfänger-Bezugsbasen für periodische Umbuchungen, Verteilungen und Umlagen sind: • Variable Anteile = flexible Bezugsbasenermittlung • Istkosten • Plankosten • Istverbrauch • Planverbrauch • Statistische Kennzahlen Ist • Statistische Kennzahlen Plan • Istleistung • Planleistung • Istkosten statistisch • Plankosten statistisch • Feste Beträge • Feste Prozentsätze • Feste Anteile

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

295

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Empfängerbezugsbasen für die indirekte Leistungsverrechnung sind: • • • •

Feste Prozentsätze Feste Anteile Variable Anteile Feste Mengen

Definition der Verrechnungsregeln Die Definition der Verrechnungsregeln ergibt sich aus der Kombination der Senderregeln (die für die Ermittlung der Senderwerte definierten Regeln) mit den Empfängerregeln (die für die Ermittlung der Empfängerbezugsbasen definierten Regeln). Folgende Kombinationen sind in CO-CCA möglich bzw. zulässig:

Kombinationen für Sender-/Empfängerregeln für periodische Umbuchungen, Verteilungen und Umlagen Sender Empfänger

Gebuchte Beträge

Feste Beträge

Feste Tarife

Feste Beträge

Ja

Nein

Ja

Feste Prozentsätze

Ja

Ja

Ja

Feste Anteile

Ja

Ja

Ja

Variable Anteile

Ja

Ja

Ja

Tabelle 5.4 Mögliche Kombinationen von Sender- und Empfängerregeln (1)

Kombinationen für Sender-/Empfängerregeln für die indirekte Leistungsverrechnung Sender Gebuchte Mengen

Feste Mengen

Empfänger

Retrograd ermittelte Mengen

Feste Mengen

Ja

Nein

Ja

Feste Prozentsätze

Ja

Ja

Ja

Feste Anteile

Ja

Ja

Ja

Variable Anteile

Ja

Ja

Ja

Tabelle 5.5 Mögliche Kombinationen von Sender- und Empfängerregeln (2)

296

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

5.3.4 Organisationseinheiten der periodischen Verrechnungen

Abbildung 5.20 Darstellung von Segmenten und Zyklen

Bei der Definition der Verrechnungsregeln für Umlagen, Verteilungen, periodische Umbuchungen und indirekte Leistungsverrechnungen in CO-CCA werden diese Regeln zu hierarchischen Organisationseinheiten zusammengefasst. Organisationseinheiten der periodischen Verrechnungen sind: • Segmente • Zyklen

Segmente In einem Segment werden zusammengefasst: • die Senderkostenstellen, zu denen Senderwerte nach denselben Regeln ermittelt werden • die zugehörigen Empfängerobjekte, zu denen Bezugsbasen nach denselben Regeln ermittelt werden

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

297

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

In einem Segment können daher zum Beispiel zusammengefasst werden: • alle Senderkostenstellen, bei denen Senderwerte nach gebuchten Beträgen (z.B. Istkosten) ermittelt werden • alle Empfängerkostenstellen, bei denen die Bezugsbasis aus den statistischen Kennzahlen Ist ermittelt wird Daraus folgt: Für Sender mit anderen Wertermittlungen sowie für Empfänger mit unterschiedlicher Bezugsbasenermittlung müssen separate Segmente definiert werden.

Zyklen In einem Zyklus können mehrere Segmente zusammengefasst werden. Für den gesamten Kostenrechnungskreis kann auch ein Verrechnungszyklus definiert werden, der dann sämtliche für diesen definierte Segmente enthält. Im Hinblick auf die Funktionalität des Systems und eine einfachere Fehlerbehandlung sollten Sie jedoch mehrere Zyklen für einen Kostenrechnungskreis definieren. Dies empfiehlt sich insbesondere bei umfangreichen Kostenstellen- bzw. Verrechnungsstrukturen. Eine Unterteilung der Verrechnungen in mehrere Zyklen hat folgende Vorteile: • Die Zyklen können zeitlich getrennt ausgeführt werden. • Falls Fehler auftreten oder Änderungen erforderlich werden, muss nur der fehlerhafte bzw. geänderte Zyklus wiederholt werden.

5.3.5

Periodische Verrechnungen definieren

Die Vorgehensweisen bei der Definition von Verrechnungsregeln für Umlagen, Verteilungen, periodische Umbuchungen und indirekte Leistungsverrechnungen sind grundsätzlich identisch. Die Darstellung in Abbildung 5.20 hat jedoch nur Beispielcharakter, da sich die Definitionen, die in den einzelnen Erfassungsbildschirmen vorgenommen werden, auf Grund der gewählten Sender- und Empfängerregeln unterscheiden. Die Menüfolgen zum Aufruf der Definitionsbildschirme der periodischen Verrechnungen für Ist und Plan sind: • PLANUNG | VERRECHNUNGEN | VERTEILUNG/UMLAGE/INDIREKTE LEISTVERR • bzw. für periodische Umbuchungen: PLANUNG | LAUFENDE EINSTELLUNGEN | PERIODISCHE UMBUCHUNG DEFINIEREN (periodische Verrechnungen in der Planung) • PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | VERRECHNUNGEN | VERTEILUNG/ UMLAGE/ INDIREKTE LEISTVERR/ • bzw. für periodische Umbuchungen: PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | PERIOD.UMBUCHUNG (periodische Verrechnungen bei der Istkostenverrechnung) Nach Aufruf der entsprechenden Menüfolge wird das jeweilige Einstiegsbild zur Ausführung periodischer Verrechnungen angezeigt.

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Nach Wahl von ZUSÄTZE | ZYKLUS | ANLEGEN wechselt das System in das Anforderungsbild zur Definition von Zyklen für periodische Verrechnungen.

Verrechnungszyklen anlegen – Anforderungsbild

Abbildung 5.21 Verrechnungsszyklen anlegen: Anforderungsbild (© SAP AG)

In das Anforderungsbild (vgl. Abb. 5.21) müssen Sie die folgenden Angaben eintragen: • Zyklus eine Bezeichnung für den anzulegenden Zyklus • Anfangsdatum Mit dem Anfangsdatum legen Sie den Beginn der Gültigkeitsdauer des Verrechnungszyklus fest. Die Zyklen werden in CO-CCA zeitbezogen gespeichert. Für jeden Zyklus muss mithin ein Gültigkeitszeitraum festgelegt werden. Beim Anlegen eines Zyklus können Sie einen bereits definierten Zyklus als Vorlage verwenden. Um einen Vorlagezyklus zu definieren, müssen Sie im Bildschirmbereich VORLAGE die Angaben zu Bezeichnung, Anfangsdatum und Kostenrechnungskreis eintragen, die für diesen Vorlagezyklus gelten sollen. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben mit (¢).

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

299

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Verrechnungszyklen anlegen – Kopfdaten

Abbildung 5.22 Verrechnungszyklen anlegen: Kopfdaten (© SAP AG)

Im Bildschirmbild KOPFDATEN (vgl. Abb. 5.22) geben Sie die erforderlichen Steuerungsinformationen für den Verrechnungszyklus ein. Sie können dort auch einen erklärenden Text für diesen Verrechnungszyklus hinterlegen. Im oberen Bildschirmbereich wird neben dem Anfangsdatum, das im Anforderungsbild festgelegt wurde, das Enddatum des Zyklus angezeigt. Als Enddatum setzt das System automatisch das Ende des Geschäftsjahres. Falls Sie einen anderen Gültigkeitszeitraum definieren wollen, können Sie diesen vorgegebenen Eintrag überschreiben. Im Bildschirmbereich KENNZEICHEN können Sie veranlassen, dass eine iterative Verrechnung durchgeführt wird. Bei dieser Verrechnung berücksichtigt das System die wechselseitigen Beziehungen zwischen den Sendern und Empfängern, wobei ein Empfänger auch gleichzeitig Sender sein kann. Des Weiteren können Sie eine kumulierte Verrechnung wählen. Dadurch wird ermöglicht, Schwankungen der Bezugsbasen oder Senderbeträge auszugleichen, indem die Verrechnungsbeträge innerhalb der jeweiligen Perioden kumuliert werden. Im Bildschirmbereich FELDGRUPPEN können für Umlagen, Verteilungen und periodische Umbuchungen andere Währungen zugelassen werden, jedoch nur dann, wenn bereits bei der Einrichtung des Systems für den Kostenrechnungskreis die Möglichkeit der Datenverarbeitung in mehreren Währungen

300

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

eingestellt wurde. Darüber hinaus können Sie für periodische Umbuchungen und Verteilungen festlegen, ob bei Verrechnungen auch Verbrauchsmengen mitgeführt werden. Bei der indirekten Leistungsverrechnung können Sie für die Feldgruppen einstellen, ob die Leistungsartenmenge in eine alternative Ausbringungsmengeneinheit umgerechnet werden soll. Dies ist natürlich nur dann möglich, wenn diese Alternative bereits im Stammsatz der Leistungsart festgelegt wurde. Dieses Kennzeichen ist nur von Bedeutung, wenn die Senderleistungsmengen retrograd ermittelt werden. Bei der indirekten Leistungsverrechnung wird die Senderleistung aus den Empfängerbezugsbasen ermittelt (bei Senderleistungsartentyp 2 = indirekte Erfassung, indirekte Verrechnung). Bei der Definition von Planverrechnungszyklen muss unter SENDERWERTE auch eine Planversion angegeben werden, für die der Zyklus gilt. Nach den Festlegungen für den Verrechnungszyklus können Sie Segmente für den Zyklus definieren. Hierzu klicken Sie auf die Drucktaste ANHÄNGEN SEGMENT.

Verrechnungszyklus anlegen – Segmentdefinition

Abbildung 5.23 Verrechnungszyklus anlegen: Segmentdefinition (© SAP AG)

Im oberen Bildschirmbereich zur Segmentdefinition (vgl. Abb. 5.23) legen Sie die Bezeichnung des Segments fest. Sie können dort auch eine Erklärung eingeben. Bei der Definition einer Umlage müssen Sie zudem eine Umlagekostenart (Sekundärkostenart) angeben, unter der die Be- und Entlastung

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

301

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

auf den Sender- bzw. Empfängerkostenstellen erfolgt. Im Bildschirmbereich SENDERWERTE können Sie folgende Festlegungen treffen: • Regel Im Feld REGEL legen Sie die Regel fest, nach der Senderwerte ermittelt werden. • Anteil in Prozent Im Feld ANTEIL IN PROZENT können Sie den Prozentanteil des Senderwertes angeben, um den die sendende Kostenstelle entlastet wird. Bei Werten unter 100 % wird der Sender nicht vollständig entlastet. • Planwerte/Istwerte Mit dem Setzen des Kennzeichens PLANWERTE/ISTWERTE steuern Sie, ob im Verrechnungszyklus Istwerte oder Planwerte verrechnet werden. Durch das Aktivieren des entsprechenden Kennzeichens können auch Planwerte innerhalb eines Istverrechnungszyklus verrechnet werden. Im Bildschirmbereich BEZUGSBASIS legen Sie die Regel fest, nach der die Empfängerbezugsbasen ermittelt werden. Unter SENDER/EMPFÄNGER definieren Sie die Beziehung zwischen Sender und Empfänger. Das heißt, Sie wählen die Senderkostenstellen und die zugehörigen Empfängerobjekte aus. Sowohl für die Senderkostenstellen als auch für die Empfängerobjekte können dabei Einzelwerte, Intervalle oder Gruppen vorgegeben werden. Die Felder zur Definition der Sender- und Empfängerbeziehungen erreichen Sie durch Drücken von (Bild¼). Bei indirekten Leistungsverrechnungen zwischen Kostenstellen kann es bei der Definition von Sender- und Empfängerobjekten im Ist und im Plan unterschiedliche Kombinationen geben. Im Plan sind als Empfänger indirekter Leistungsverrechnungen Kombinationen aus Kostenstelle und Leistungsart zulässig. Wenn Sie eine Kombination aus Kostenstelle und Leistungsart vorgeben, erfolgt die Leistungsverrechnung wie bei einer leistungsabhängigen Leistungsaufnahmenplanung. Die auf den Empfänger verrechnete Senderleistungsmenge wird mit Bezug zur Leistungsart des Empfängers als leistungsabhängig (= variabel) fortgeschrieben. Wenn Sie nur eine Kostenstelle als Sender angeben, wird die verrechnete Sender-Leistungsmenge als leistungsunabhängig (= fix) auf dem Empfänger fortgeschrieben. Bei Istverrechnungen zwischen Kostenstellen ist als Empfänger der indirekten Leistungsverrechnung nur eine Kostenstelle möglich. Die verrechnete Istmenge wird erst im Rahmen der Istkostensplittung auf die Leistungsarten der Empfängerkostenstellen aufgeteilt.

Definition der Senderregeln – Umlage, Verteilung, Period. Umbuchung Die Vorgehensweise bei der Definition der Senderwerte richtet sich nach der gewählten Senderregel:

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Senderregel »Gebuchte Beträge« Bei dieser Senderregel werden die Kosten verrechnet, die unter den Kostenarten auf den Kostenstellen gebucht wurden, die Sie als Senderkostenarten angegeben haben. Wenn Sie in einem Istzyklus Planwerte verrechnen wollen, müssen Sie zusätzlich festlegen, aus welcher Planversion die Senderwerte ermittelt werden sollen. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste SENDERWERTE und geben im folgenden Bildschirmbild die entsprechende Planversion an. • Senderregel »Feste Beträge« Bei dieser Senderregel werden bestimmte Beträge vom Sender auf dem Empfänger verrechnet. Diese Beträge müssen Sie für jeden Sender vorgeben. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste SENDERWERTE und geben im darauf folgenden Bildschirmbild die Verrechnungsbeträge für die einzelnen Sender an. • Senderregel »Feste Tarife« Bei dieser Senderregel muss pro Sender ein so genannter Tarif vorgegeben werden. Mit seiner Hilfe werden bei einer Verrechnung die jeweiligen Werte für die Empfängerbezugsbasis ermittelt. Als Beispiel: Bei einer Umlage verrechnet der Sender den Empfängern pro Mitarbeiter einen Tarif von DM 50 auf die Empfänger. Die zu dieser Berechnung notwendige Anzahl der Mitarbeiter wird dabei aus den entsprechenden statistischen Kennzahlen der Empfänger ermittelt (= flexible Bezugsbasenermittlung mit der Empfängerregel 1 = variable Anteile). Die Tarife für jeden Sender geben Sie in das Bildschirmbild ein, das nach einem Klick auf die Drucktaste SENDERWERTE angezeigt wird.

Definition der Senderwerte – Indirekte Leistungsverrechnung • Senderregel »Gebuchte Mengen« Bei dieser Senderregel werden die auf den Sendern gebuchten Ist- bzw. Planleistungsmengen auf die Empfänger verrechnet. Die als Senderleistungsarten angegebenen Leistungsarten müssen vom Typ 3 (= manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung) sein. • Senderregel »Feste Mengen« Bei dieser Senderregel müssen Sie für jeden Sender separat die Leistungsmengen festlegen, die im Rahmen der indirekten Leistungsverrechnung verrechnet werden sollen. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste SENDERWERTE und geben in das darauf folgende Bildschirmbild die Verrechnungsmenge für die einzelnen Sender ein. • Senderregel »Retrograde Mengen« Bei dieser Senderregel wird die Leistungsmenge aus den Bezugsbasen der Empfänger ermittelt. Die Sender-Leistungsart muss somit vom Typ 2 (= indirekte Erfassung, indirekte Verrechnung) sein. Für jede Senderkostenstelle und -leistungsart können Gewichtungsfaktoren zur Ermittlung der

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

303

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

(Sender-)Leistungsartenmenge vorgegeben werden. Die bei der Verrechnung ermittelte Sendermenge wird mit dem entsprechenden Faktor multipliziert und als Senderleistung fortgeschrieben. Wenn zum Beispiel eine Instandhaltungskostenstelle pro 100 geleistete Maschinenstunden eine Instandhaltungsstunde (= Senderleistungsart) auf Fertigungskostenstellen (= Empfängerbezugsbasis) verrechnet, wird dies mit Hilfe eines Gewichtungsfaktors dargestellt. Als Gewichtungsfaktor für die Senderleistungsart »Instandhaltungsstunden« wird also ein Kalkulationsfaktor von 0,01 hinterlegt. Wenn Fertigungskostenstellen in einem bestimmten Zeitraum zum Beispiel 10.000 Maschinenstunden leisten, ergibt sich daraus eine Senderleistung von 100 Instandhaltungsstunden (10.000 x 0,01). Die Gewichtungsfaktoren für jede Senderkostenstelle/-leistungsart erfassen Sie in dem Bildschirmbild, das nach einem Klick auf die Drucktaste S ENDERWERTE angezeigt wird.

Definition der Empfängerbezugsbasen – Umlage, Verteilung, Period. Umbuchung

Abbildung 5.24 Verrechnungszyklen anlegen – Bezugsbasen (© SAP AG)

Die Festlegung der Empfängerbezugsbasen richtet sich nach der Empfängerregel, die bei der Segmentdefinition im Segmentkopf bestimmt wurde: • Empfängerregel »Variable Anteile« Der Senderwert wird auf die Verrechnungsempfänger nach Werten aufgeteilt, die entweder im Ist oder im Plan auf die Empfänger gebucht wurden. Dieses Verrechnungsverfahren wird auch flexible Bezugsbasenermittlung genannt. Neben der Regel müssen Sie hierbei im

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Bildschirmbereich Bezugsbasen angeben, nach denen die variablen Anteile ermittelt werden sollen. Darüber hinaus müssen Sie festlegen, ob eine Normierung negativer Bezugsbasen erfolgen soll. Zur Art der Ermittlung der variablen Anteile stehen Ihnen die in der folgenden Tabelle genannten Verfahren zur Verfügung. Zusätzlich müssen Sie die Bezugsbasis näher bestimmen. Dazu klicken Sie auf EMPFÄNGERBEZUGSBASIS. Die erforderlichen Angaben sind ebenfalls in der Tabelle angegeben.

Verfahren

Angaben

001

Istkosten

Kostenart, -intervall, -gruppe

002

Plankosten

Planversion, Kostenart, -intervall, -gruppe

003

Istverbrauch

Kostenart, -intervall, -gruppe

004

Planverbrauch

Planversion, Kostenart, -intervall, -gruppe

005

Statist. Kennzahlen Ist

Statist. Kennzahl, -enintervall, -engruppe

006

Statist. Kennzahlen Plan

Planversion, Statist. Kennzahl, -enintervall, engruppe

007

Istleistung

Leistungsart, -intervall, -gruppe

008

Planleistung

Planversion, Leistungsart, -intervall, -gruppe

009

Istkosten statistisch

Kostenart, -intervall, -gruppe

010

Plankosten statistisch

Planversion, Kostenart, -intervall, -gruppe

Tabelle 5.6 Ermittlung der variablen Anteile

Zur Arbeit mit negativen Bezugsbasen stehen ebenfalls verschiedene Verfahren zur Verfügung, die steuern, wie das System bei Verrechnungen einen negativen Wert auf einem Empfänger behandeln soll. Die Verfahren, die Sie bei der Erfassung der Bezugsbasen oder direkt in der Segmentdefinition anwenden können, sind in der folgenden Tabelle aufgelistet:

Verfahren

Behandlung negativer Bezugsbasen

001

Keine Normierung

Die Verrechnung erfolgt mit negativen Bezugsbasen. Ein Empfänger wird bei der Verrechnung entsprechend mit einer negativen Bezugsbasis entlastet.

002

Standardnormierung (Normierung wie in Rel. 3.0)

Die Normierung wird anhand der Summe der Bezugsbasen der Empfänger ermittelt: Ist die Summe der Bezugsbasen negativ, so wird die größte positive Bezugsbasis auf null gesetzt. Die übrigen Bezugsbasen werden reduziert, so dass alle Bezugsbasen negativ sind.

Tabelle 5.7 Verfahren zur Erfassung der Bezugsbasen

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

305

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Ist die Summe der Bezugsbasen positiv oder null, wird die größte negative Bezugsbasis auf null gesetzt. Die übrigen Bezugsbasen werden entsprechend erhöht, so dass alle Bezugsbasen positiv sind. 003

Absoluter Wert

Negative Bezugsbasen werden mit umgekehrten Vorzeichen berücksichtigt, so dass alle Bezugsbasen positiv werden.

004

Negative Bezugsbasen werden null

Alle negativen Bezugsbasen werden auf null gesetzt und entsprechend in den Verrechnungen nicht berücksichtigt.

005

Kleinste negative Bezugsbasis wird null

Die kleinste negative Bezugsbasis wird auf null gesetzt, und die übrigen Bezugsbasen werden erhöht.

006

Kleinste negative Bezugsbasis wird null, aber null bleibt null

Die kleinste negative Bezugsbasis wird auf null gesetzt, und die übrigen Bezugsbasen werden erhöht. Empfängerbezugsbasen, die vor der Normierung null waren, bleiben null.

Tabelle 5.7 Verfahren zur Erfassung der Bezugsbasen

• Empfängerregel »Feste Beträge« Bei dieser Empfängerregel muss für jeden Empfänger ein Betrag vorgegeben werden, mit dem der Empfänger durch die Verrechnung belastet wird. Die Empfängerbezugsbasen können Sie erfassen, indem Sie durch einen Klick auf die Drucktaste BEZUGSBASEN in das folgende Bildschirmbild wechseln und dort für jeden Empfänger den Verrechnungsbetrag eingeben. • Empfängerregel »Feste Prozentsätze« Bei dieser Empfängerregel muss für jeden Empfänger ein Prozentsatz vorgegeben werden. Der Verrechnungsbetrag des Senders wird den Prozentsätzen entsprechend auf die Empfänger aufgeteilt. Bei der Erfassung der Prozentsätze überprüft das System, ob diese in der Summe nicht 100 % übersteigen. Erfassen Sie Prozentsätze, die in der Summe weniger als 100 % ergeben, wird der Sender nicht vollständig entlastet, wenn er nach der Senderregel »Gebuchte Beträge« verrechnet wird. Die Empfängerbezugsbasen können Sie erfassen, indem Sie durch einen Klick auf die Drucktaste BEZUGSBASEN in das folgende Bildschirmbild wechseln und dort für jeden Empfänger einen Prozentsatz eingeben. • Empfängerregel »Feste Anteile« Bei dieser Empfängerregel muss für jeden Empfänger ein bestimmter Anteil vorgegeben werden. Die Summe der Anteile ermittelt das System aus den Anteilen der Empfänger. Der Verrechnungsbetrag des Senders wird durch die Summe der Gesamtanteile dividiert. Jedem Empfänger wird sein Anteil (= Verrechnungsbetrag/Summe der Anteile * Anteil des Empfän-

306

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

gers) belastet. Die Empfängerbezugsbasen können Sie erfassen, indem Sie durch einen Klick auf die Drucktaste B EZUGSBASEN in das folgende Bildschirmbild wechseln und dort für jeden Empfänger einen Anteil erfassen.

Definition der Empfängerbezugsbasen – Indirekte Leistungsverrechnung Die Festlegung der Empfängerbezugsbasen richtet sich nach der Empfängerregel, die bei der Segmentdefinition bestimmt wurde: • Empfängerregel »Variable Anteile« Der Senderwert wird auf die Verrechnungsempfänger nach Werten aufgeteilt, die auf den Empfängern entweder im Ist oder im Plan gebucht wurden. Dieses Verrechnungsverfahren wird auch flexible Bezugsbasenermittlung genannt. Außer der Regel müssen Sie im Bildschirmbereich auch Bezugsbasen angeben, nach denen die variablen Anteile ermittelt werden sollen; daneben müssen Sie festlegen, ob eine Normierung negativer Bezugsbasen erfolgen soll. Diese erfolgt dabei nach dem gleichen Muster wie bei den wertmäßigen Verrechnungen. Zur Art der Ermittlung der variablen Anteile stehen Ihnen die in der folgenden Tabelle genannten Verfahren zur Auswahl. Zusätzlich müssen Sie die Bezugsbasis näher bestimmen. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste BEZUGSBASEN. Die erforderlichen Angaben können Sie der Tabelle 5.8 entnehmen.

Verfahren

Angaben

001

Istkosten

Kostenart, -intervall, -gruppe

002

Plankosten

Planversion, Kostenart, -intervall, -gruppe

003

Istverbrauch

Kostenart, -intervall, -gruppe

004

Planverbrauch

Planversion, Kostenart, -intervall, -gruppe

005

Statist. Kennzahlen Ist

Statist. Kennzahl, -enintervall, -engruppe

006

Statist. Kennzahlen Plan

Planversion, Statist. Kennzahl, -enintervall, -engruppe

007

Istleistung

Leistungsart, -intervall, -gruppe

008

Planleistung

Planversion, Leistungsart, -intervall, -gruppe

009

Istkosten statistisch

Kostenart, -intervall, -gruppe

010

Plankosten statistisch

Planversion, Kostenart, -intervall, -gruppe

Tabelle 5.8 Verfahren und Bezugsbasen bei der Ermittlung der variablen Anteile

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

307

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Empfängerregel »Feste Mengen« Bei dieser Empfängerregel muss für jeden Empfänger eine Menge vorgegeben werden, die dem Empfänger durch Verrechnung belastet wird. Die Empfängerbezugsbasen können Sie erfassen, indem Sie durch einen Klick auf die Drucktaste BEZUGSBASEN in das folgende Bildschirmbild wechseln und dort für jeden Empfänger den Verrechnungsbetrag eingeben. • Empfängerregel »Feste Prozentsätze« Bei dieser Empfängerregel muss für jeden Empfänger ein Prozentsatz angegeben werden. Die Senderleistungsmenge wird nach diesen vorgegebenen Prozentsätzen auf die Empfänger aufgeteilt. Bei der Eingabe der Prozentsätze stellt das System sicher, dass diese insgesamt 100 % nicht übersteigen. Wenn nach der Senderregel »Gebuchte Beträge« verrechnet wird und die von Ihnen angegebenen Prozentsätze insgesamt nicht 100 % erreichen, wird der Sender nicht vollständig entlastet. Die Empfängerbezugsbasen können Sie erfassen, indem Sie durch einen Klick auf die Drucktaste BEZUGSBASEN in das folgende Bildschirmbild wechseln und dort für jeden Empfänger einen Prozentsatz eingeben. • Empfängerregel »Feste Anteile« Bei dieser Empfängerregel muss für jeden Empfänger ein Anteil vorgegeben werden. Die Summe der Anteile ermittelt das R/3-System aus den Anteilen der Empfänger. Die Senderleistungsmenge wird durch die Summe der Anteile dividiert. Jeder Empfänger wird dann mit seinem Anteil (= Senderleistungsmenge/Summe der Anteile * Anteil des Empfängers) belastet. Die Empfängerbezugsbasen können Sie erfassen, indem Sie durch einen Klick auf die Drucktaste B EZUGSBASEN in das folgende Bildschirmbild wechseln und dort je Empfänger einen Anteil eingeben. Wenn innerhalb des Verrechnungszyklus mehrere Segmente zusammengefaßt werden sollen, können Sie durch einen Klick auf die Drucktaste SEGMENT ANHÄNGEN weitere Segmente definieren.

Beispiel: Umlage definieren Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | VERRECHNUNGEN | UMLAGE auf. ➜ Das Fenster IST-UMLAGE AUSFÜHREN: EINSTIEG wird angezeigt. 2. Rufen Sie die Menüfunktion ZUSÄTZE | ZYKLUS | ANLEGEN auf. ➜ Das Fenster IST-UMLAGEZYKLUS ANLEGEN: EINSTIEG wird angezeigt (vgl. Abb. 5.21).

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

3. Legen Sie eine Bezeichnung sowie den Beginn der Gültigkeit des Zyklus fest. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit (¢). Alternativ klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster IST-UMLAGEZYKLUS ANLEGEN: KOPFDATEN wird angezeigt (vgl. Abb. 5.22). 5. Definieren Sie den Verrechnungszyklus, das Verrechnungskennzeichen sowie die Feldgruppen, und geben Sie wahlweise ein neues Endedatum ein. 6. Klicken Sie auf die Drucktaste SEGMENT ANHÄNGEN. ➜ Das Fenster IST-UMLAGEZYKLUS ANLEGEN: SEGMENT wird angezeigt (vgl. Abb. 5.23). 7. Geben Sie einen Segmentnamen und eine Umlagekostenart ein. 8. Definieren Sie im Bildschirmbereich S ENDERWERTE die Senderregel und den Prozentanteil, und bestimmen Sie, ob Istwerte oder Planwerte verrechnet werden sollen. 9. Definieren Sie im Bildschirmbereich B EZUGSBASIS die Regel, nach der die Empfängerbezugsbasen ermittelt werden sollen. 10. Legen Sie unter SENDER/EMPFÄNGER die Senderkostenstelle sowie die Kostenart fest. Alternativ können Sie auch ein Senderkostenstellenintervall, eine Senderkostenstellengruppe, ein Kostenartenintervall oder eine Kostenartengruppe definieren. 11. Bestimmen Sie die Empfängerobjekte. Alternativ können Sie auch ein Intervall von Empfängerobjekten oder eine Gruppe von Empfängerobjekten definieren. 12. Klicken Sie auf die Drucktaste SENDERWERTE. ➜ Das Fenster IST-UMLAGEZYKLUS ANLEGEN: SENDERWERTE wird angezeigt (vgl. Abb. 5.24). 13. Geben Sie in der gewählten Senderregel die Verrechnungswerte ein, und wechseln Sie in die Segmentübersicht zurück. 14. Klicken Sie auf EMPFÄNGERBEZUGSBASIS. ➜ Das Fenster IST-UMLAGEZYKLUS ANLEGEN: SEGMENT wird angezeigt (vgl. Abb. 5.25) 15. Geben Sie entsprechend der gewählten Empfängerregel die Verrechnungswerte ein, und wechseln Sie zurück in die Segmentübersicht. 16. Sichern Sie den definierten Zyklus und die festgelegten Verrechnungswerte durch einen Klick auf . 17. Zur Ausführung der Umlage wechseln Sie zurück in das Einstiegsbild.

Periodische Verrechnungen ausführen Wie im Falle der Definition periodischer Verrechnungen ist auch bei der Ausführung der Verrechnungen die Vorgehensweise identisch.

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

309

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Die Menüfolgen zum Aufruf des Einstiegsbilds sind (Ausgangspunkt: Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG): • PLANUNG | VERRECHNUNGEN | VERTEILUNG/UMLAGE/INDIREKTE LEISTVERR • bzw. für periodische Umbuchungen: PLANUNG | LAUFENDE EINSTELLUNGEN | PERIODISCHE UMBUCHUNG DEFINIEREN (PERIODISCHE VERRECHNUNGEN IN DER PLANUNG) • PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | VERRECHNUNGEN | VERTEILUNG/UMLAGE/ INDIREKTE LEISTVERR/ • bzw. für periodische Umbuchungen: PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | PERIOD.UMBUCHUNG (periodische Verrechnungen bei der Istkostenverrechnung) Es wird jeweils das Einstiegsbild zur Ausführung periodischer Verrechnungen angezeigt.

Periodische Verrechnungen ausführen – Einstiegsbild

Abbildung 5.25 Periodische Verrechnungen ausführen: Einstiegsbild (© SAP AG)

Im Einstiegsbild (vgl. Abb. 5.25) müssen zunächst die Perioden und das Geschäftsjahr angegeben werden, für welche die periodische Verrechnung ausgeführt werden soll. Im Bereich ABLAUFSTEUERUNG können Sie durch Aktivieren der entsprechenden Kennzeichen den Ablauf der Verrechnung steuern:

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Hintergrundverarbeitung Wenn Sie das Kennzeichen HINTERGRUNDVERARBEITUNG aktivieren, wird die Verrechnung als Hintergrundjob eingeplant. • Testlauf Nach Aktivierung dieses Kennzeichens werden die bei den Verrechnungen ermittelten Werte nicht verbucht. • Detailliste Aktivieren Sie das Kennzeichen DETAILLISTE, erzeugt R/3 eine Liste mit den Ergebnissen der Tarifermittlung. Im unteren Bildschirmbereich geben Sie die Bezeichnung dieses Zyklus sowie dessen Anfangsdatum ein. Danach können Sie die periodische Verrechnung durch einen Klick auf das Symbol starten.

Ergebnisse der Verrechnungen anzeigen – Detaillisten Wenn bei der Ausführung der Verrechnungen das Kennzeichen DETAILLISTEN aktiviert ist, wird eine Grundliste der Verrechnungsergebnisse angezeigt. In dieser sind für den ausgeführten Zyklus ausgewiesen: • Anzahl der Sender • Anzahl der Empfänger • Meldungen Ein Eintrag in der Spalte NACHRICHTEN erfolgt nur, wenn bei der Verarbeitung des Zyklus Fehler aufgetreten sind. Diese können Sie über die Menüfolge SPRINGEN | MELDUNGEN analysieren. Durch einen Klick auf die Symbole können Sie in detailliertere Listen verzweigen, um die Ergebnisse der Verrechnungen genau zu untersuchen.

Periodische Verrechnung ausführen (dargestellt am Beispiel der Umlage) Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion ISTBUCHUNGEN | PERIODENABSCHLUSS | UMLAGE auf. ➜ Das Fenster IST-UMLAGE AUSFÜHREN: EINSTIEG wird angezeigt (vgl. Abb. 5.25). 2. Geben Sie die Periode, das Geschäftsjahr sowie den gewünschten Zyklus und dessen Anfangsdatum ein. 3. Führen Sie die Umlage im Testlauf mit Detailliste durch; klicken Sie hierfür auf das Symbol . 4. Analysieren Sie die Ergebnisse. 5. Führen Sie die Umlage im Echtlauf aus, indem Sie TESTLAUF deaktivieren. 6. Speichern Sie Ihre Ergebnisse durch einen Klick auf das Symbol .

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

311

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

5.3.6

Abgrenzungen durchführen

Abgrenzungen Neben den aufwandsgleichen Kosten (Grundkosten), deren Buchung in der Geschäftsbuchführung und in der Kosten- und Leistungsrechnung gleich behandelt wird, gibt es: • Kosten, denen in der Buchhaltung ein Aufwand gegenübersteht, der für die Kostenrechnung jedoch ungeeignet ist und mit anderen Werten angesetzt werden muss (Anderskosten) • Kosten, denen in der Buchhaltung kein Aufwand zu Grunde liegt und die zu keiner Geldbewegung führen, jedoch einen Werteverzehr darstellen (Zusatzkosten) Abgrenzungen erhöhen die Aussagekraft der Kostenrechnung, indem sie die anfallenden Kosten entsprechend dem tatsächlichen Werteverzehr aufteilen. Mit Hilfe von kalkulatorischen Kosten, die nur in der Kostenrechnung genutzt werden, können Kosten anders als in der Buchhaltung dargestellt werden.

Abgrenzungsmöglichkeiten im R/3-System • In der Finanzbuchhaltung gebuchte kalkulatorische Kosten können über eine Abgrenzungskostenart automatisch in die Kostenrechnung durchgebucht werden. Die Abgrenzung wird in diesem Fall in der Finanzbuchhaltung vorgenommen. Die periodisch wiederkehrenden Buchungen können zum Beispiel durch Dauerbuchungen effektiv abgearbeitet werden. • Ermittlung der kalkulatorischen Kosten auf Basis der in der Kostenrechnung gebuchten Kosten über die Verfahren: • Abgrenzung mit Hilfe des Zuschlagsverfahrens (abzugrenzende Kosten werden durch einen prozentualen Zuschlag auf eine Basiskostenart in der Kostenrechnung ermittelt) • Abgrenzung mit Hilfe der Soll-/Istabgrenzung (Kosten werden nach Kostenarten auf Kostenstellen geplant und nach der Planung als Istwerte in die Kostenrechnung übernommen)

Abgrenzung mit Hilfe des Zuschlagsverfahrens Im Rahmen des Zuschlagsverfahrens werden die abzugrenzenden Kosten mit einem Zuschlag auf eine Basiskostenart ermittelt. Gegenüber einer Abgrenzung in der Finanzbuchhaltung hat dieses Verfahren den Vorteil, dass die kalkulatorischen Kosten in der Kostenrechnung auf der Basis tatsächlich gebuchter Kosten ermittelt werden. Mit dem Zuschlagsverfahren lassen sich besonders zeitliche Abgrenzungen, das heißt, die periodisch gleichmäßige Verteilung einer einmaligen Ausgabe, realisieren. Dieses Verfahren eignet sich gut zur Abgrenzung von Lohnnebenkosten (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld).

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Das Zuschlagsverfahren setzt voraus, dass in der Finanzbuchhaltung keine zeitliche Abgrenzung des Aufwands vorgenommen wird. Um die in der Kostenrechnung ermittelten kalkulatorischen Kosten in der Finanzbuchhaltung berücksichtigen zu können, werden Verrechnungskonten benötigt, die sowohl die Abgrenzungs- als auch die entsprechenden Gegenbuchungen aufnehmen.

Zuschlagsabgrenzungen definieren

Abbildung 5.26 Zuschlagsschema definieren: Detailbild (© SAP AG)

Die für die Zuschlagsabgrenzungen notwendigen Strukturen werden bei der Systemeinstellung im Customizing definiert. Für die Zuschlagsabgrenzung muss Folgendes definiert sein: • Berechnungsbasis für die Abgrenzungszuschläge Festlegung, auf welche Basiskostenarten die Zuschläge erhoben werden • Abgrenzungskostenarten Festlegung der Kostenarten, unter denen der Zuschlag gebucht werden soll • Zuschlagsprozentsatz Festlegung der Höhe des Zuschlagsprozentsatzes

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

313

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Entlastungsobjekte Festlegung der Objekte, auf welche die Abgrenzungskosten gebucht und die im Rahmen der Abgrenzung entlastet werden. Entlastungsobjekte können Kostenstellen oder Innenaufträge sein. Diese Informationen werden in CO-CCA durch die Definition von Zuschlagsschemata hinterlegt. Ein Zuschlagsschema (vgl. Abb. 5.26) verbindet alle für die Zuschlagsabgrenzung notwendigen Informationen. Es enthält Berechnungsbasis, Zuschlagsprozentsätze, Abgrenzungskostenarten und Entlastungsobjekte.

Abgrenzung nach Zuschlagsverfahren festlegen/ändern Um Abgrenzungen nach dem Zuschlagsverfahren festzulegen oder zu ändern, verfahren Sie wie folgt: Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODENABSCHLUSS | ABGRENZUNG auf. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLEN-ABGRENZUNG IST (vgl. Abb. 5.27) wird angezeigt. 2. Rufen Sie die Menüfunktion ZUSÄTZE | EINSTELLUNGEN | ZUSCHLAGSVERFAHREN auf. ➜ Das Fenster CO-OM ABGRENZUNG: ZUSCHLAGSSCHEMA-DETAILBILD wird angezeigt. 3. Rufen Sie die Menüfunktion UMFELD | EINSTELLUNGEN | ZUSCHLAGSVERFAHREN auf. ➜ Das Fenster CO-OM ABGRENZUNG PFLEGEN: ZUSCHLAGSSCHEMA – ÜBERSICHT wird angezeigt. Hinweis Aus dem Übersichtsbild heraus haben Sie die Möglichkeit, über UMFELD | BASEN/ ZUSCHLAGSSÄTZE/ENTLASTUNGEN die Zuschlagsbasen, Zuschlagssätze und/oder Entlastungen (z.B. Entlastungsaufträge) zu ändern. 4. Doppelklicken Sie auf das gewünschte Zuschlagsschema. ➜ Das gewünschte Zuschlagsschema ist ausgewählt. Hinweis Jedem Kostenrechnungskreis kann im Ist nur ein Zuschlagsschema zugeordnet werden. Im Plan können auf Grund unterschiedlicher Planversionen jedem Kostenrechnungskreis mehrere Zuschlagsschemata zugeordnet werden. ➜ Das Fenster CO-OM ABGRENZUNG PFLEGEN: ZUSCHLAGSSCHEMA – DETAILBILD (vgl. Abb. 5.26) wird angezeigt. 5. Definieren Sie die Zuschlagsbasen, Zuschlagssätze und Entlastungen, wenn das Zuschlagsschema geändert werden soll.

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

6. Klicken Sie auf das Symbol , um für Ist oder Plan das Zuschlagsschema für die Abgrenzung dem gewünschten Kostenrechnungskreis zuzuordnen. ➜ Das Fenster CO-OM ABGRENZUNG PFLEGEN: ZUORDNUNGEN IST/PLAN wird angezeigt. 7. Sichern Sie die Zuordnung durch einen Klick auf das Symbol , und wechseln Sie zurück in das Detailbild. 8. Speichern Sie im Detailbild das Zuschlagsschema durch einen Klick auf das Symbol , und wechseln Sie zurück in das Übersichtsbild. ➜ Das Zuschlagsschema ist definiert und dem Kostenrechnungskreis zugeordnet.

Abgrenzung mit Hilfe des Soll-/IstVerfahrens Im Rahmen des Soll-/Istverfahrens werden die leistungsabhängigen Kosten abgegrenzt. Dieses Verfahren kann angewendet werden, wenn die Abgrenzungskosten periodisch planbar und leistungsabhängig sind. Dazu werden leistungsabhängige Primärkosten für den Abgrenzungszeitraum unter einer Abgrenzungskostenart (= Kostenartentyp 4) auf den Kostenstellen geplant, auf denen die Abgrenzung durchgeführt werden soll. Bei der Ausführung der Abgrenzung im Ist errechnet das R/3-System die Sollkosten der betreffenden Kostenstelle bezüglich der Leistungsart (von der die Abgrenzungskostenart abhängt) und bucht die entsprechenden Werte als Istwerte. Für Abgrenzungskosten (z.B. Versicherungsprämien, Mieten), die leistungsunabhängig sind, kann eine Plan-/Istabgrenzung vorgenommen werden. Da die Ermittlung von Sollkosten für diese Kosten nicht möglich ist, verwendet das System die gesamten Plankosten bei der Verrechnung als Istwerte.

Abgrenzungen ausführen – Einstiegsbild Nachdem die Abgrenzungsregeln definiert wurden, kann die Abgrenzung im Plan und Ist ausgeführt werden. Zur Ausführung der Abgrenzungen wechseln Sie in das Einstiegsbild für Ist und Plan über folgende Menüfolgen: • PLANUNG | PLANUNGSHILFEN | ABGRENZUNG • PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTION | ABGRENZUNG Im Einstiegsbild (vgl. Abb. 5.27) legen Sie im oberen Bildschirmbereich fest, für welche Kostenstellen die Abgrenzung durchgeführt werden soll. Sie können die Abgrenzung für eine einzelne Kostenstelle, eine Kostenstellengruppe, sämtliche Kostenstellen des Kostenrechnungskreises oder eine Selektionsvariante durchführen.

5.3 Periodische Verrechnungen durchführen

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Abbildung 5.27 Abgrenzung ausführen: Einstiegsbild (Bsp: Ist) (© SAP AG)

Außerdem müssen Sie für die Abgrenzung die Perioden und das Geschäftsjahr festlegen. Bei einer Planabgrenzung ist zusätzlich die Planversion anzugeben. Im Bereich ABLAUFSTEUERUNG können Sie durch Aktivieren der entsprechenden Kennzeichen den Ablauf der Abgrenzung steuern: • Hintergrundverarbeitung Die Ausführung der Abgrenzung wird als Hintergrundjob eingeplant. • Testlauf Die bei der Abgrenzung ermittelten Werte werden nicht verbucht. • Detailliste Es wird eine Liste mit den Ergebnissen der Abgrenzung erzeugt. Wenn Sie alle Angaben zur Abgrenzung eingetragen haben, können Sie die Abgrenzung durch einen Klick auf das Symbol starten.

Abgrenzungen ausführen – Grundliste Wenn Sie das Kennzeichen »Detailliste« aktiviert haben, wird nach Ausführung der Abgrenzung eine Ergebnisliste ausgegeben. In dieser sind die ermittelten Abgrenzungsbeträge nach Kostenstelle, abzugrenzender Kostenart sowie Entlastungsobjekt (Partnerobjekt) differenziert dargestellt. Durch einen Klick auf die Drucktaste NACHRICHTEN können Sie sich, falls bei der Abgrenzung Fehler aufgetreten sind, eine Fehlerbeschreibung anzeigen lassen.

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Durch einen Klick auf die Drucktaste STATISTIK können Sie sich die bei der Abgrenzung erfolgten Buchungen detailliert anzeigen lassen.

Abgrenzungen ausführen Um eine Abgrenzung auszuführen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTION | ABGRENZUNG auf. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLEN-ABGRENZUNG IST wird angezeigt (vgl. Abb. 5.27). 2. Definieren Sie die Kostenstelle sowie die Perioden und das Geschäftsjahr, für die Sie die Abgrenzung vornehmen wollen. Alternativ können Sie auch eine Selektionsvariante, Kostenstellengruppe oder alle Kostenstellen angeben. 3. Aktivieren Sie die Kennzeichen TESTLAUF und DETAILLISTEN. 4. Nehmen Sie die Abgrenzung durch einen Klick auf das Symbol im Testlauf vor. ➜ Das Fenster KOSTENSTELLEN-ABGRENZUNG: GRUNDLISTE wird angezeigt. 5. Analysieren Sie die Ergebnisse. 6. Nehmen Sie die Abgrenzung im Echtlauf vor, indem Sie das Kennzeichen klicken. TESTLAUF deaktivieren und auf das Symbol

5.4

Isttarif- und Abweichungsermittlung

5.4.1

Isttarifermittlung durchführen

Bei der Isttarifermittlung werden die Istverrechnungspreise (Tarife) für die Leistungsarten bestimmt. Die Isttarife werden iterativ ermittelt auf Basis von: • Istkosten • Istleistungen Als Istleistungen werden die bei der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung festgelegten Werte für die Berechnung herangezogen. Zur Bewertung der bei der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung dargestellten mengenmäßigen Leistungsbeziehungen werden zunächst die Plantarife verwendet. Daraus folgt, dass die tatsächlichen Leistungsbeziehungen im Ist mit Wertansätzen verrechnet werden, die auf der Basis von Plankosten und Planleistungen im Rahmen der Plantarifermittlung festgestellt wurden. Dieses Vorgehen ist notwendig, da es sich bei der Isttarifermittlung um eine Periodenabschlussverarbeitung handelt. Das heißt, zum Zeitpunkt der Buchung der Istleistungen stehen die iterativ ermittelten Isttarife noch nicht zur Verfügung.

5.4 Isttarif- und Abweichungsermittlung

317

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Durch die Isttarifermittlung können diese Werte nachträglich ermittelt werden. Im Anschluss an die Isttarifermittlung besteht die Möglichkeit, die mit den Plantarifen bewerteten Leistungsbeziehungen mit den Isttarifen nachzubewerten. Diese Möglichkeit der Nachbewertung setzt jedoch voraus, dass im Rahmen der Systemeinstellungen während der Einrichtung des Moduls CO-CCA entsprechende Daten festgelegt wurden. Die Vorgehensweise bei der Isttarifermittlung ist die gleiche wie bei der Plantarifermittlung. Zusätzlich besteht ab Version 4.6 die Möglichkeit, Isttarife manuell schon zum Zeitpunkt der Leistungsverrechnung zu setzten. Es ist somit nicht unabdingbar, dass die Istkosten einer Periode bereits ermittelt wurden, auf denen der Isttarif ermittelt werden kann. Dies ermöglicht im Falle, dass kostendeckende Isttarife schon vor dem Periodenabschluss vorliegen, diese auch rechtzeitig einzusetzen, ohne die vorhandenen Planung zu verändern.

5.4.2 Abweichungsermittlung durchführen Mit der Abweichungsermittlung steht in CO-CCA eine Funktion bereit, mit der die Differenz (Saldo) für Kostenarten pro Kostenstelle/Leistungsart ermittelt werden kann, und zwar zwischen: • Sollkosten und verrechneten Istkosten • Sollkosten und auf Leistungsarten verteilte Istkosten Bei der Abweichungsermittlung ergeben sich: • die Sollkosten als die an die Istleistung angepaßten Plankosten • die verrechneten Istkosten aus der Bewertung der Istleistungsmenge einer Leistungsart mit ihrem Plantarif • die auf die Leistungsarten verteilten Istkosten durch eine Aufteilung der gebuchten Istkosten einer Kostenstelle auf die Leistungsarten dieser Stelle nach vorgegebenen Kriterien Dieser Vorgang wird im R/3-System als Istkostensplittung bezeichnet. Die bei der Abweichungsermittlung festgestellten Abweichungen werden in der Kostenstellenrechnung nach bestimmten Abweichungskategorien ausgewiesen. Die Ermittlung der einzelnen Abweichungskategorien erfolgt kumulativ. Daraus folgt, dass die Summe der einzelnen Kategorien den Gesamtsaldo der Kostenstelle ergibt.

5.4.3 Abweichungskategorien bei der Abweichungsermittlung Abweichungen werden im Rahmen der Abweichungsermittlung nach bestimmten Kategorien gegliedert. Das R/3-System unterscheidet folgende Kategorien:

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5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Abweichungskategorien der Einsatzseite einer Kostenstelle • Abweichungskategorien der Verrechnungsseite der Kostenstelle

Abweichungskategorien der Einsatzseite Die Einsatzseite einer Kostenstelle enthält sämtliche Be- und Entlastungen einer Kostenstelle (z.B. Primärkostenbuchungen im Ist und Plan) außer den Entlastungen, die aus Leistungsverrechnungen resultieren. Bei der Abweichungsermittlung auf der Einsatzseite werden die Istkosten mit den Sollbzw. Plankosten verglichen. Auf der Einsatzseite werden folgende Abweichungskategorien unterschieden: • Einsatzpreisabweichung Preisabweichungen resultieren aus Unterschieden zwischen geplanten Preisen und tatsächlichen (Ist-)Preisen der Einsatzfaktoren (z.B. Rohstoffe). • Einsatzmengenabweichungen Mengenabweichungen resultieren aus Differenzen zwischen Plan- und Istverbrauchsmengen von Einsatzfaktoren. Zur Ermittlung von Preis- und Mengenabweichungen müssen für die jeweilige Kostenart sowohl im Ist als auch im Plan neben Kostenwerten auch Mengen erfasst werden. • Strukturabweichungen Strukturabweichungen resultieren aus einer unterschiedlichen Verwendung von Einsatzfaktoren im Ist und im Plan. Eine Strukturabweichung entsteht zum Beispiel, wenn wegen mangelnder Verfügbarkeit eines Rohstoffs ein anderer Rohstoff eingesetzt wird. Die systemseitige Folge ist, dass unter der Kostenart des geplanten Rohstoffs zwar Plankosten vorhanden sind, die Istkosten jedoch unter der entsprechenden Kostenart fehlen. • Einsatzrestabweichungen Unter Einsatzrestabweichungen werden die Abweichungen ausgewiesen, die sich keiner der vorgenannten Abweichungskategorien der Einsatzseite zuordnen lassen.

Abweichungskategorien der Verrechnungsseite Die Verrechnungsseite einer Kostenstelle umfasst die Leistungsverrechnungen dieser Stelle. Bei der Abweichungsermittlung auf der Verrechnungsseite werden die verrechneten Istkosten mit den Soll- bzw. Plankosten verglichen. Auf der Verrechnungsseite werden folgende Abweichungskategorien unterschieden:

5.4 Isttarif- und Abweichungsermittlung

319

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

• Verrechnungspreisabweichungen Verrechnungspreisabweichungen ergeben sich aus den Unterschieden zwischen dem iterativ ermittelten Plantarif und dem für Verrechnungen verwendeten Verrechnungstarif, der möglicherweise »politisch« gesetzt sein kann. • Fixkostenabweichungen Fixkostenabweichungen resultierten aus Unterschieden zwischen der Plan- und Istbeschäftigung einer Kostenstelle. • Restabweichungen Restabweichungen können unterschiedliche Ursachen haben. Eine mögliche Ursache ist zum Beispiel der Ansatz »politischer« Verrechnungspreise (Tarife) für eine Leistungsart.

5.4.4 Ablauf der Abweichungsermittlung Beim Ablauf der Abweichungsermittlung unterscheiden wir zwischen den erforderlichen Einstellungen bei der Einrichtung von CO-CCA und den systeminternen Abläufen während der tatsächlichen Durchführung der Abweichungsermittlung. Zu den erforderlichen Systemeinstellungen gehören: • die Definition einer Sollversion • die Definition eines Splittungsschemas Zu den systeminternen Abläufen gehören: • die Ermittlung von Sollkosten • die Verteilung der Istkosten auf die Leistungsarten (Istkostensplittung)

Definition einer Sollversion Die Definition einer Sollversion ist Voraussetzung für die Abweichungsermittlung. In der Sollversion wird Folgendes festgelegt: • die Version, die zur Ermittlung der Plan- und Istdaten herangezogen wird • die Version, in der die Buchung der ermittelten Sollkosten erfolgt • die Version, in die auf die Leistungsarten verteilte (gesplittete) Istkosten gebucht werden • die Version, in der die Fortschreibung der ermittelten Abweichungen erfolgt Außerdem werden bei der Definition der Sollversion zur Abweichungsermittlung folgende Informationen hinterlegt: • eine Festlegung der Kostenartengruppe, die bei der Istkostensplittung für den ersten Splittungsschritt herangezogen wird • eine Festlegung der Abweichungsvariante, die steuert, welche Abweichungskategorien ermittelt werden

320

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Definition eines Splittungsschemas Bei der Definition eines Splittungsschemas wird festgelegt, wie die Istkosten einer Kostenstelle auf deren Leistungsarten verteilt werden. Das Splittungsschema unterliegt bestimmten Splittungsregeln. Ein Beispiel für eine Splittungsregel ist die Verteilung der Istkosten nach einer statistischen Kennzahl dieser Kostenstelle.

Ermittlung der Sollkosten Die Sollkosten werden bei der Ausführung der Abweichungsermittlung systemintern ermittelt. Durch die Sollkostenermittlung wird für eine bestimmte Periode eine Vergleichbarkeit zwischen Plan- und Istkosten erreicht. Die Sollkosten einer Kostenstelle ergeben sich durch die Anpassung der Plankosten dieser Stelle an die Istleistung (Istbeschäftigung). Diese Anpassung erfolgt durch Anwendung des sogenannten Beschäftigungsgrads (BG). Diesen errechnet man wie folgt: BG = (Istleistung/Planleistung) x 100

Verteilung der Istkosten auf die Leistungsarten Um die Istkosten einer Leistungsart mit ihren Sollkosten vergleichen zu können, müssen die Istkosten einer Kostenstelle vom System auf die Leistungsarten dieser Stelle verteilt werden. Diese Vorgehensweise wird in CO-CCA Istkostensplittung genannt. Für die Abweichungsermittlung muss die Istkostensplittung aus folgendem Grund durchgeführt werden: In der Kostenstellenrechnung des R/3-Systems können Istkosten nur auf Kostenstellen gebucht werden. Eine direkte Buchung der Istkosten auf die Leistungsarten einer Kostenstelle ist nicht möglich. Um aussagefähige Abweichungsergebnisse zu erhalten, müssen jedoch die Sollkosten einer Leistungsart mit deren Istkosten vergleichbar sein. Dies wird durch die Verteilung der Istkosten auf die Leistungsarten einer Kostenstelle mit der Istkostensplittung erreicht. Die Splittung der Istkosten erfolgt in CO-CCA in zwei Schritten:

Erster Splittungsschritt Der erste Splittungsschritt verteilt die Istkosten auf der Basis der Sollkosten bzw. Sollmengen einer Leistungsart. Diese Verteilung erfolgt pro Kostenart. Wenn für eine Kostenart keine Sollkosten bzw. Sollmengen vorhanden sind, werden die Sollkosten der entsprechenden Kostenartengruppe zur Istkostensplittung herangezogen.

5.4 Isttarif- und Abweichungsermittlung

321

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Zweiter Splittungsschritt In folgenden Fällen wird ein zweiter Splittungsschritt erforderlich: • wenn für die Kostenart und für die Kostenartengruppe keine Sollkosten bzw. Sollmengen vorhanden sind, so dass eine Bezugsbasis für die Istkostensplittung fehlt; • wenn leistungsunabhängige Sollkosten oder Sollmengen auf der Kostenstelle vorhanden sind. Dadurch verbleiben auf der Kostenstelle Istkosten in Höhe des leistungsunabhängigen Anteils der Sollkosten an den gesamten Sollkosten. In den oben genannten Fällen wird vom System ein zweiter Splittungsschritt durchgeführt. Dabei werden die Istkosten nach den für die jeweilige Kostenstelle im Splittungsschema hinterlegten Splittungsregeln auf die Leistungsarten verteilt. Falls für eine Kostenstelle keine Splittungsregeln vorhanden sind, erfolgt die Istkostensplittung nach den bei der Leistungsartenplanung hinterlegten Äquivalenzziffern.

Abweichungsermittlung ausführen – Einstiegsbild Die Abweichungsermittlung rufen Sie aus dem Anwendungsmenü der Kostenstellenrechnung über die Menüfolge PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | ABWEICHUNGEN auf. Im Einstiegsbild (vgl. Abb. 5.29) legen Sie im oberen Bildschirmbereich fest, für welche Kostenstellen die Abweichungsermittlung durchgeführt werden soll. Sie können die Abweichungsermittlung für eine einzelne Kostenstelle, eine Kostenstellengruppe oder sämtliche Kostenstellen des Kostenrechnungskreises durchführen. Alternativ können Sie auch eine Selektionsvariante vorgeben. Darüber hinaus müssen Sie die Periode und das Geschäftsjahr für die Abweichungsermittlung festlegen. Im Bereich ABLAUFSTEUERUNG können Sie durch Aktivieren der entsprechenden Kennzeichen den Ablauf der Abweichungsermittlung steuern: • Hintergrundverarbeitung Die Ausführung der Abweichungsermittlung wird als Hintergrundjob eingeplant. • Testlauf Die bei der Abgrenzung ermittelten Werte werden nicht verbucht. • Detailliste Es wird eine Liste mit den Ergebnissen der Abgrenzung erzeugt.

322

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Abbildung 5.28 Abweichungsermittlung ausführen: Einstiegsbild (© SAP AG)

Wenn Sie alle Angaben zur Abweichungsermittlung vorgenommen haben, kann sie durch einen Klick auf das Symbol gestartet werden.

Abweichung/en ermitteln Um Abweichungen zu ermitteln, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | ABWEICHUNGEN auf. ➜ Das Fenster ABWEICHUNGS-ERMITTLUNG: EINSTIEG wird angezeigt (vgl. Abb. 5.28). 2. Definieren Sie die Kostenstelle, die Periode und das Geschäftsjahr für die Abweichungsermittlung. Alternativ können Sie auch eine Kostenstellengruppe, alle Kostenstellen oder eine Selektionsvariante angeben. 3. Aktivieren Sie die Kennzeichen TESTLAUF und DETAILLISTEN. 4. Nehmen Sie die Abweichungsermittlung durch einen Klick auf das Symbol im Testlauf vor. 5. Wenn Sie das Kennzeichen DETAILLISTEN aktiviert haben, wird das Fenster ABWEICHUNGS-ERMITTLUNG KOSTENSTELLEN: LISTE angezeigt. 6. Analysieren Sie die Ergebnisse. 7. Führen Sie die Abweichungsermittlung im Echtlauf durch, indem Sie das klicken. Kennzeichen TESTLAUF deaktivieren und auf das Symbol

5.4 Isttarif- und Abweichungsermittlung

323

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

5.4.5

Ergebnisse der Abweichungsermittlung analysieren

Wenn Sie bei der Ausführung der Abweichungsermittlung das Kennzeichen DETAILLISTEN aktiviert haben, verzweigt das System nach der Abweichungsermittlung in die Grundliste der Abweichungsergebnisse. In CO-CCA steht Ihnen für die Ergebnisse der Abweichungsermittlung eine Vielzahl von Analysefunktionen zur Verfügung.

Anzeigevarianten wechseln Aus der Anzeigevariante GRUNDLISTE können Sie in weitere Anzeigevarianten verzweigen: Ausgangspunkt Grundliste 1. Klicken Sie auf die Drucktaste VARIANTE. 2. Das Zusatzfenster ANZEIGEVARIANTE wird angezeigt, in dem Sie weitere Anzeigevarianten auswählen können. 3. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Variante. ➜ Die Anzeigevariante ist ausgewählt.

Detailobjekt anzeigen Mit den Grundlisten können Sie sich die Ergebnisse der Abweichungsermittlung für einzelne Kostenstellen/Leistungsarten für jede Kostenart detailliert anzeigen lassen. ➜ Das Fenster ABWEICHUNGS-ERMITTLUNG KOSTENSTELLEN: LISTE wird angezeigt, in dem die Ergebnisse der Abweichungsermittlung für sämtliche Kostenarten der Kombination Kostenstelle/Leistungsart aufgelistet sind. Ausgangspunkt Grundliste 1. Setzen Sie den Cursor auf eine Zeile der Grundliste. 2. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Ein Detailbild wird angezeigt, in dem die gebuchten Beträge auf der jeweiligen Kostenstelle einzeln, in fix und variabel unterteilt, dargestellt werden.

Verarbeitungsschritte anzeigen Mit der Kostenartenanzeige können Sie sich die Ergebnisse der einzelnen Verarbeitungsschritte der Abweichungsermittlung auf dem Bildschirm präsentieren lassen. 1. Drücken Sie auf den im oberen Bildschirmbereich befindlichen Button KOSTENARTEN. 2. Aktivieren Sie einen der im oberen Bildschirmbereich aufgezählten Verarbeitungsschritte durch einen Klick auf den jeweiligen Verarbeitungsschritt.

324

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Verarbeitungsschritte erklären lassen Mit der Kostenartenanzeige können Sie sich die Ergebnisse der einzelnen Verarbeitungsschritte erklären lassen. Ausgangspunkt Kostenartenanzeige je nach gewähltem Verarbeitungsschritt 1. Setzen Sie den Cursor auf eine Zeile der Detailobjektanzeige. 2. Rufen Sie gemäß dem gewählten Verarbeitungsschritt die Menüfunktion ZUSÄTZE | ERKLÄRUNG SPLITTUNG/SOLLKOSTEN/ABWEICHUNG auf. ➜ Eine detaillierte Erklärung der Ergebnisse wird angezeigt.

5.5

Praxisfall

Die Huber AG ist ein großes Unternehmen der Konsumgüterindustrie. Die in diesem Unternehmen eingesetzten Datenverarbeitungssysteme im Bereich Finanz- und Rechnungswesen konnten nicht weiter ausgebaut werden, da sie den steigenden Anforderungen nicht mehr gewachsen waren. Daher entschied man sich bei der Huber AG, die alten Systeme zu ersetzen. Erneute eigene Weiterentwicklungen der Altsysteme wurden auf Grund der Erfahrungen in der Vergangenheit nicht in Erwägung gezogen. Man entschied sich bei der Huber AG für die Einführung der SAP R/3-Module FI und CO. Für die Huber AG war es im Bereich des Controllings besonders wichtig, dass sich mit der zukünftigen Software für das Rechnungswesen eine aussagefähige innerbetriebliche Leistungsverrechnung darstellen ließ. Mit dem Altsystem war dies nur äußerst unzureichend möglich: Im Altsystem wurden Kosten, die auf Hilfskostenstellen anfielen, mit prozentualen Verrechnungsschlüsseln auf sämtliche Hauptkostenstellen verteilt. Eine Darstellung direkter Leistungsbeziehungen zwischen Kostenstellen war mit dem alten System nicht möglich. Da also kein Zusammenhang zwischen verrechneten Kosten und tatsächlicher Leistungsinanspruchnahme darstellbar und deshalb eine verursachungsgerechte Kostenverrechnung nicht möglich war, sah man sich bei der Firma Huber AG mit folgenden Fakten konfrontiert: • Eine aussagefähige Kontrolle der Sekundärkosten war nicht möglich. • Die auf Hauptkostenstellen ermittelten Kalkulationssätze waren durch die teilweise willkürliche Kostenschlüsselung verzerrt. • Verrechnete Kosten hatten keine Steuerungsrelevanz, da sie von den Hauptkostenstellen-Verantwortlichen als »rechnerische Fiktionen« angesehen wurden. • Aus verrechneten Kosten ließen sich keine Informationen gewinnen, die als Grundlage weitergehender betriebswirtschaftlicher Entscheidungen genutzt werden konnten. So war es zum Beispiel nicht möglich, Entscheidungen bezüglich der Eigenerstellung oder des Fremdbezugs innerbetrieblicher Leistungen kostenwirtschaftlich einwandfrei zu begründen.

5.5 Praxisfall

325

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

Im Rahmen der R/3-CO-Einführung war es zunächst notwendig, das Geflecht der innerbetrieblichen Leistungsbeziehungen zwischen den Kostenstellen in brauchbare Strukturen zu verwandeln. Es wurde festgelegt, welche innerbetrieblichen Leistungsbeziehungen durch direkte Verrechnungen oder durch indirekte Verrechnungsmethoden des SAP R/3-Systems dargestellt werden sollten: • Eine Darstellung durch direkte Verrechnungen erfolgte für die innerbetrieblichen Leistungsbeziehungen, die auf Grund ihres Kostenanteils von hoher Steuerungs- und Kontrollrelevanz waren. In der R/3-Komponente CO-CCA »Kostenstellenrechnung« erfolgte die Darstellung dieser Leistungsbeziehungen im Plan über die Leistungsaufnahmenplanung und im Ist über die Funktionen der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. • Die übrigen innerbetrieblichen Leistungsbeziehungen wurden mit indirekten Verrechnungsmethoden der Verteilung und Umlage dargestellt. Durch die differenzierte Ausgestaltung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung im R/3-System konnten deren Transparenz und Verursachungsgerechtigkeit wesentlich erhöht werden: • Mit Bezug auf direkt verrechnete Kosten konnte die Verursachungsgerechtigkeit am nachhaltigsten verbessert werden, da bei der Kostenverrechnung nun die tatsächlichen Leistungsbeziehungen im Vordergrund standen, während dies im Altsystem keine Rolle spielte. Auch bei der Umlage und Verteilung verrechneter Kosten konnte die Verursachungsgerechtigkeit erhöht werden. Diese Verbesserung resultierte im Wesentlichen daraus, dass im R/3-System bei der Definition indirekter Verrechnungen eine Festlegung unterschiedlicher Sender- und Empfängerregeln möglich ist, was die tatsächlichen betrieblichen Gegebenheiten besser widerspiegelt als die ausschließliche Berücksichtigung prozentualer Zuschlagssätze.

326

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

5.6

Aufgaben

1. Aus welchen R/3-Modulen des externen Rechnungswesens können Istkosten in die Kostenstellenrechnung übernommen werden? 2. Welche echten Kontierungsobjekte gibt es in den R/3-Controllingkomponenten, und wodurch sind sie gekennzeichnet? 3. Was ist der Unterschied zwischen vorgangsbezogenen und periodischen Verrechnungen? 4. Welche Voraussetzungen müssen für die direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung erfüllt sein und warum? 5. Welche Methoden der periodischen Verrechnungen gibt es in CO-CCA? 6. Welche Abgrenzungsverfahren gibt es in CO-CCA? 7. Zwischen welchen Abweichungskategorien wird in der R/3-Kostenstellenrechnung unterschieden? 8. Welche systeminternen Abläufe finden bei der Abweichungsermittlung statt?

5.6 Aufgaben

327

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

5.7

Lösungen

1. Aus welchen R/3-Modulen des externen Rechnungswesens können Istkosten in die Kostenstellenrechnung übernommen werden? Istkosten können aus folgenden Modulen übernommen werden: • FI – Finanzwesen • MM – Materialwirtschaft 2. Welche echten Kontierungsobjekte gibt es in den R/3-Controllingkomponenten, und wodurch sind sie gekennzeichnet? Echte Kontierungsobjekte sind in den CO-Komponenten dadurch gekennzeichnet, dass sie als Sender und Empfänger in allen Verrechnungen verwendet werden dürfen. Echte Kontierungsobjekte sind: • Kostenstellen • Aufträge • Projekte und Netzpläne • Ergebnisobjekte 3. Was ist der Unterschied zwischen vorgangsbezogenen und periodischen Verrechnungen? Vorgangsbezogene Verrechnungen führen in der R/3-Kostenstellenrechnung unmittelbar zu Istkostenbelastungen auf den sendenden und empfangenden Objekten, während periodische Verrechnungen am Ende einer Abrechnungsperiode mit Hilfe von Schlüsseln durchgeführt werden. 4. Welche Voraussetzungen müssen für die direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung erfüllt sein und warum? Da bei der Erfassung der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung die Istleistungen mit Plantarifen bewertet werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: • Es muss eine Leistungsartenplanung bzw. Leistungsaufnahmenplanung existieren. • Für die Leistungsarten müssen Plantarife manuell gesetzt bzw. iterativ ermittelt worden sein. 5. Welche Methoden der periodischen Verrechnungen gibt es in CO-CCA? Methoden der periodischen Verrechnungen sind: • Abgrenzung • Umlage • Verteilung • Indirekte Leistungsverrechnung 6. Welche Abgrenzungsverfahren gibt es in CO-CCA? Abgrenzungsverfahren in CO-CCA sind: • Zuschlagsverfahren • Soll-Ist-Verfahren

328

5

Istkostenerfassung und -verrechnung in CO-CCA

7. Zwischen welchen Abweichungskategorien wird in der R/3-Kostenstellenrechnung unterschieden? Die Abweichungskategorien in der Kostenstellenrechnung werden wie folgt unterschieden: • Abweichungskategorien der Einsatzseite einer Kostenstelle • Abweichungskategorien der Verrechnungsseite einer Kostenstelle 8. Welche systeminternen Abläufe finden bei der Abweichungsermittlung statt? Systeminterne Abläufe bei der Abweichungsermittlung sind: • die Ermittlung der Sollkosten • die Verteilung der Istkosten auf die Leistungsarten (Istkostensplittung)

5.7 Lösungen

329

6

Innenaufträge

Kapitel 6 Innenaufträge 6.1

Klassifizierung von Aufträgen

6.1.1 6.1.2 6.1.3

Einzelaufträge Daueraufträge Statistische Aufträge

6.2

Voreinstellungen

6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5

Auftragsarten Nummernkreise Statusverwaltung Feldauswahl Sonstige Parameter

6.3

Stammdaten

6.3.1 6.3.2 6.3.3

Elemente des Auftragsstamms Auftrag anlegen Auftragsgruppen

6.4

Planung

6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5

Gesamtplanung Einzelkalkulation Detailplanung Statistische Kennzahlenplanung Plankopie

6.5

Budgetierung

6.5.1

Budgetvergabe

334 335 335 336 338 338 339 339 341 342 344 344 351 353 358 360 362 363 371 375 377 378

331

6

Innenaufträge

332

6.5.2 6.5.3

Budgetänderung Verfügbarkeitskontrolle

379 380

6.6

Istkostenerfassung

6.6.1 6.6.2 6.6.3

Vorgangsbezogene Istbuchungen Periodische Istbuchungen Obligoerfassung

381 382 385 386

6.7

Abrechnung

6.7.1 6.7.2 6.7.3

Abrechnungsparameter Abrechnungsvorschrift anlegen Abrechnung durchführen

388 388 391 392

6.8

Praxisfall

393

6.9

Aufgaben

395

6.10

Lösungen

397

6

Innenaufträge

Innenaufträge Innenaufträge (auch: Gemeinkostenaufträge) dienen zur Planung, Sammlung und Abrechnung von Kosten betrieblicher Maßnahmen. Im Folgenden werden die Begriffe Innenauftrag und Auftrag synonym verwendet. Das innerbetriebliche Auftragswesen stellt die feinste Operationsebene bei der Kosten- und Leistungsrechnung dar. Manche betrieblichen Abläufe sind im Rahmen der herkömmlichen Kostenstellenrechnung nur unzureichend oder nur mit großem Aufwand darstellbar. Die Verwendung von Aufträgen ist hier vielfach eine praktische und effiziente Alternative. Sie können Aufträge aber auch einsetzen, um Kosten unter anderen Gesichtspunkten als in der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung darzustellen. Aus dem folgenden Beispiel ersehen Sie, wie die Kostentransparenz durch den Einsatz von Aufträgen verbessert werden kann. Dabei wird davon ausgegangen, dass Sie die Kosten überwachen wollen, die Ihnen bei zwei Messeauftritten entstehen. Abbildung 6.1 zeigt die Vorgangsweise für die Situationen ohne und mit Aufträgen: • Im ersten Fall buchen Sie die Kosten, die im Rahmen beider Messen anfallen, direkt auf eine Kostenstelle. Bei Ihrem Versuch, die verschiedenen Einzelposten der Kosten zu analysieren, sehen Sie auf der Kostenstelle zwar die Summe der Personalkosten, aber Sie können nicht mehr nachvollziehen, welche Maßnahme welche Kosten verursachte. • Im zweiten Fall buchen Sie die Kosten zuerst auf die entsprechenden Aufträge und rechnen die Aufträge anschließend an die Kostenstelle ab. Zusätzlich zu den Gesamtkosten auf der Kostenstelle sehen Sie im Auftragsbericht, wofür die Kosten tatsächlich anfielen. Darüber hinaus stehen Ihnen bei der Verwendung von Aufträgen umfangreiche, im Vergleich zur Kostenstellenrechnung nochmals erweiterte Planungs- und Budgetierungsfunktionen zur Verfügung.

333

6

Innenaufträge

Vorteile der Innenaufträge 1

Ohne Aufträge Kostenstelle EXTERNE KOSTEN

M

M

Messe 1 Innerbetriebliche Leistungen Externe Kosten

Messe 2 Innerbetriebliche Leistungen

2

Mit Aufträgen M

M

Ext. Kosten

Auftrag 1

Leistungen

Ext: Inn. Leistg:

Ext. Kosten

Auftrag 2

Leistungen

Ext: Inn. Leistg:

Messe 1 Innerbetr.

Messe 2 Innerbetr.

Abbildung 6.1

z z z z z

_____________ _____________ _____________ Externe Kosten Innerbetr. Leistungen

Kostenstelle Abrechng.

Abrechng.

z z z z z

_____________ _____________ _____________ Externe Kosten Innerbetr. Leistungen

Vorteile der Innenaufträge (© SAP AG)

Im R/3®-System werden Innenaufträge in der Komponente CO-OM-OPA verwaltet. In das Menü INNENAUFTRÄGE wechseln Sie mit der Menüfolge RECHNUNGSWESEN | CONTROLLING | INNENAUFTRÄGE. Hier können Sie Aufträge • • • • •

je nach Verwendungszweck mit verschiedenen Merkmalen anlegen beplanen budgetieren mit Istkosten und Erlösen bebuchen an Kontierungsobjekte abrechnen (Kostenstellen, Sachkonten, Ergebnisobjekte, andere Aufträge usw.) • während ihrer gesamten Laufzeit mit Hilfe eines umfangreichen Informationssystems überwachen Systemtechnisch zählen sowohl der Auftrag als auch die Kostenstelle und der Kostenträger zu den Kontierungsobjekten des Controllings.

6.1

Klassifizierung von Aufträgen

Aufträge lassen sich mit Bezug auf die verfolgten Controllingziele in folgende Gruppen untergliedern: • Einzelaufträge • Daueraufträge • Statistische Aufträge

334

6

Innenaufträge

6.1.1

Einzelaufträge

Ein Einzelauftrag wird für die Steuerung und Kontrolle einer bestimmten abgegrenzten Maßnahme eingerichtet. Sie sammeln auf diesem Auftrag alle anfallenden Kosten und rechnen diese entweder monatlich oder nach Abschluss des Auftrags ab. Die Laufzeit eines Einzelauftrags kann sehr unterschiedlich sein, also von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten reichen. Beispiele für Einzelaufträge sind: • • • • •

Großreparaturen Messeaufträge Marketingaufträge Selbst erstellte Anlagen (Maschinen, Fertigungsstraßen usw.) Einführung eines neuen EDV-Systems

Abbildung 6.2 zeigt schematisch die Bebuchung und Abrechnung eines Messeauftrags: Auftrag 35 Messe Hannover KoArt 464 471 477 439 472

Bezeichnung Gebühren Miete Werbematerial Personalkosten Spesen Summe Kosten

Ist 250 2000 25000 15000 30000 72250

653

Auftragsabrechnung

- 72250

Entlastung: nach Fertigstellung Kostenstelle 3300

Abbildung 6.2

6.1.2

Vertrieb

KoArt

Bezeichnung

IST

653

Auftragsabrechnung

72250

Beispiel mit Einzelaufträgen (© SAP AG)

Daueraufträge

Im Gegensatz zu den Einzelaufträgen dienen Daueraufträge zur Überwachung von laufend anfallenden Kosten oder von wiederkehrenden Tätigkeiten. Sie können mehrere Aufträge periodisch auf einer Kostenstelle abrechnen, um ein kontinuierliches Controlling unterhalb der Ebene der Kostenstellen durchzuführen. Ein Beispiel dafür ist ein Auftrag, auf dem sämtliche Qualitätssicherungskosten erfasst werden, die zu einer Kostenstelle gehören. Daueraufträge werden monatlich abgerechnet.

6.1 Klassifizierung von Aufträgen

335

6

Innenaufträge

Typische Daueraufträge sind: • • • •

periodische Wartungsarbeiten Garantieaufträge Qualitätssicherungsmaßnahmen der Betrieb einer Telefonanlage

Abbildung 6.3 zeigt die Anwendung von Aufträgen zur Überwachung von Instandhaltungskosten. Hier wird für jedes Gebäude ein separater Auftrag eingerichtet, auf dem die Kosten für Kleinreparaturen gebucht werden: Kleinreparaturen Gebäude C 09/92 Kleinreparaturen Gebäude B Material Arbeitslohn 09/92 Fremdleistungen Kleinreparaturen Gebäude A 1400

5500 2200 3300

600 Summe Kosten 11000 09/92 750 Material 3500 Abrechnung Maler - 11000 Arbeitslohn Summe Kosten 1200 2750 Fremdleistungen 2400 - 2750 Summe Kosten 7100 Abrechnung Maler

- 7100

Kostenstelle Gebäude C IST

Kostenstelle Gebäude B

11000

IST

Entlastung: periodisch

Kostenstelle Gebäude A IST Abrechnung Maler

Abbildung 6.3

6.1.3

2750

7100

Beispiel mit Daueraufträgen (© SAP AG)

Statistische Aufträge

Im R/3-System wird zwischen »echten« und »statistischen« Aufträgen unterschieden. Während ein echter Auftrag wie eine Kostenstelle mit den tatsächlichen Istkosten bebucht wird, erfolgt auf einem statistischen Auftrag nur ein als »statistisch« gekennzeichneter Ausweis. Die Kosten werden direkt auf eine Kostenstelle gebucht und über eine Zusatzkontierung auf dem Auftrag parallel dazu statistisch erfasst. Abbildung 6.4 zeigt dieses Kontierungsschema bei echten und statistischen Aufträgen.

336

6

Innenaufträge

Echte statistische Aufträge "Echter" Auftrag Buchung

Auftrag

Abrechnung

Beleg Kostenstelle

Statistischer Auftrag

Buchung

Auftrag

Beleg Buchung

Kostenstelle

Abbildung 6.4 Echte statistische Aufträge (© SAP AG)

Abbildung 6.5 zeigt die Anwendung statistischer Aufträge bei der Darstellung eines Fuhrparks. Hier wurden eine Kostenstelle »Fuhrpark« und ein Auftrag pro Fahrzeug angelegt. Sämtliche anfallenden Kosten werden »echt« auf die Kostenstelle kontiert. Zusätzlich wird der Auftrag des jeweiligen Fahrzeugs »statistisch« mitgebucht. Auf diese Weise sind Sie jederzeit über die Gesamtkosten des Fuhrparks (auf der Kostenstelle) sowie über die Kosten der einzelnen Fahrzeuge (auf den Aufträgen) informiert. F - ZZ 110 KoArt Bezeichnung M - YY 220 KoArt Bezeichnung IST S - XX 330 165 Summe Kosten 75 KoArt Bezeichnung IST 421 451

Treibstoffe 480 Summe Kosten Reparatur 125

469

Versicherung

IST 750 750

240

800

Summe Kosten 1405

Kostenstelle

KoArt Bezeichnung 421 451 469

Abbildung 6.5

Fuhrpark Ist

Treibstoffe Reparatur Versicherung

1395 200 800

Summe Kosten

2395

Statistischer Auftrag (© SAP AG)

6.1 Klassifizierung von Aufträgen

337

6

Innenaufträge

6.2

Voreinstellungen ®

Die SAP liefert standardmäßig einige Auftragstypen aus, die den Benutzern nach der Installation des R/3-Systems sofort zur Verfügung stehen. Wenn Sie diese Aufträge zum ersten Mal einsetzen, sollten Sie prüfen, ob diese Voreinstellungen den Anforderungen Ihres betrieblichen Auftragswesens genügen. Wenn die Einstellungen nur unzureichend oder unpassend sind, können Sie die vordefinierten Auftragstypen Ihren Wünschen und Anforderungen anpassen oder neue Aufträge hinzufügen. Es ist aber auch möglich, zu Beginn der Arbeiten mit den vorgegebenen Aufträgen zunächst mit den vorhandenen Typen zu arbeiten und erst bei Bedarf neue einzurichten. In der Komponente CO-OM-OPA steht eine Reihe von Programmoptionen zur Auswahl, mit denen Sie Aufträge an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen (Neudeutsch »customizen«) können. Die wichtigsten dieser einstellbaren Parameter sind: • Auftragsart • Nummernkreis • Statusverwaltung

6.2.1

Auftragsarten

Die Auftragsart gibt den Verwendungszweck eines Auftrags an. Jeder Auftrag wird bei seiner Anlage einer bestimmten Auftragsart zugeordnet. Abbildung 6.6 zeigt schematisch die Funktionen der Auftragsart.

Abbildung 6.6

Funktionen der Auftragsart

Die Auftragsart definiert: • wie Aufträge numeriert und damit im System identifiziert werden • welche Phasen der Auftrag von der Anlage bis zum Abschluss durchlaufen kann • welche Felder in den Stammdaten eines Auftrags gepflegt werden können bzw. müssen Die Auftragsart steuert darüber hinaus:

338

6

Innenaufträge

• • • • •

ob die Planintegration aktiv ist ob Erlösbuchungen zulässig sind ob die Obligoverwaltung aktiv ist ob Aufträge klassifiziert (verdichtet) werden wie lange ein Auftrag nach Abschluss online verfügbar bleiben muss (Residenzzeit) • ob ein Musterauftrag verwendet werden soll

6.2.2

Nummernkreise

Während der Anlage wird einem Auftrag eine eindeutige Nummer zugewiesen, mit deren Hilfe das System diesen identifizieren kann. Welche Nummer bzw. Kennzeichnung für einen Auftrag verwendet werden darf, hängt von der Auftragsart ab. Im Customizing werden jeder Auftragsart ein oder mehrere Nummernkreisintervalle zugeordnet. Die Nummernvergabe erfolgt: • intern • extern Bei der internen Nummernvergabe wird automatisch die nächste freie Nummer aus einem vordefinierten Intervall vergeben. Bei einer externen Vergabe können Sie die Auftragsnummer selbst wählen. Diese »Nummer« kann auch eine Ziffernkennzeichnung mit Buchstaben und/oder Zahlen sein. Wenden Sie die externe Nummernvergabe vor allem dann an, wenn Sie eine überschaubare Anzahl von Daueraufträgen für einen bestimmten Zweck einsetzen wollen, zum Beispiel Aufträge zum Controlling von Qualitätssicherungsmaßnahmen in verschiedenen Abteilungen/Werken. Bei einer großen Anzahl von Aufträgen, die vielleicht auch von dezentralen Stellen angelegt werden, sollten Sie auf Grund des geringeren Abstimmaufwands die interne Vergabe wählen.

6.2.3 Statusverwaltung Im Gegensatz zu Kostenstellen sind Aufträge dynamische Instrumente, die über einen »Lebenszyklus« verfügen, der mit der Auftragsanlage beginnt und mit dem Abschluss des Auftrags endet. Dazwischen durchläuft der Auftrag verschiedene Phasen: Er wird zum Beispiel beplant, bebucht, abgerechnet und abgeschlossen (vgl. Abb. 6.7).

Standardmäßig definierte Phasen Im R/3-System sind standardmäßig vier Phasen vordefiniert: 1. eröffnet 2. freigegeben 3. technisch abgeschlossen 4. abgeschlossen

6.2 Voreinstellungen

339

6

Innenaufträge

40

Abschluß 30

Abrechnung 20

Produktiv: Plan und Ist 10

Eröffnet und Planung Abbildung 6.7

Zeitablauf (© SAP AG)

Jede Phase hat einen entsprechenden Systemstatus, der zwei Aufgaben erfüllt: • Er informiert, in welcher Phase sich ein bestimmter Auftrag befindet. • Er steuert, welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge zulässig sind.

Betriebswirtschaftliche Vorgänge Als betriebswirtschaftliche Vorgänge werden alle Maßnahmen bezeichnet, die einen Auftrag in irgendeiner Form verändern. Sie werden jeweils durch einen vierstelligen Code identifiziert. Eine vollständige Liste erhalten Sie nach dem Aufruf der Anwendung OKC1. Beispiele für betriebswirtschaftliche Vorgänge sind: • • • •

RKP1: Planung Kosten RKU1: Umbuchung Kosten RKL: Leistungsverrechnung KOAO: Abrechnung im Ist

Ein Status kann einen Vorgang: • zulassen • mit/trotz Warnung zulassen • verbieten Ist ein Vorgang mit Warnung zugelassen, bedeutet dies, dass das System bei der Auslösung des Vorgangs zunächst eine Warnmeldung ausgibt. Es steht Ihnen nun frei, den Vorgang abzubrechen oder trotzdem auszuführen. Als Beispiel: Im Standard ist vorgesehen, dass Sie einen Auftrag zuerst abschließen (Status: »abgeschlossen«) und ihn erst danach zum Löschen vormerken können. Wenn Sie versuchen, die Löschvormerkung zu setzen, wäh-

340

6

Innenaufträge

rend sich der Auftrag noch in der Phase »technisch abgeschlossen« befindet, erhalten Sie eine Warnmeldung, die Sie allerdings ignorieren können. Die wichtigsten Merkmale der vordefinierten Statusmöglichkeiten sind: • eröffnet Nur Planung/Budgetierung ist zulässig. • freigegeben Planung und Istbuchungen sind zulässig. • technisch abgeschlossen Planänderungen sind nicht zulässig, allerdings ist eine »Rückstufung« in den Status »freigegeben« möglich. • abgeschlossen Keine kostenrelevanten Vorgänge sind zulässig. Bei der Konzeption der Auftragsverwaltung sollten Sie zunächst überprüfen, ob die Standardeinstellungen Ihren Anforderungen genügen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie im Rahmen der allgemeinen R/3-Statusverwaltung eigene Phasen bzw. eigenen Status definieren. Wenn Sie die Standardstatusverwaltung benutzen, wird für einen neu angelegten Auftrag vorerst der Status »eröffnet« gesetzt. In diesem Status können Sie nur Plan-, aber keine Ist-Daten erfassen. Wenn Sie für bestimmte Aufträge ohnehin keine Planung durchführen wollen, markieren Sie in der Auftragsart das Feld »SOFORT FREIGEBEN«. Dies bewirkt, dass beim Anlegen des Auftrags automatisch der Status »freigegeben« gesetzt wird und somit sofort Istbuchungen möglich sind.

6.2.4 Feldauswahl Selten werden Sie alle Stammdatenfelder eines Auftrags pflegen müssen. Je nach Verwendungszweck sind nur bestimmte Felder relevant. Bei anderen sind Eingaben zwingend erforderlich. Sie haben im R/3-System die Möglichkeit, je nach Auftragsart die Struktur des Auftragsstamms individuell anzupassen. Dies ist für den Anwender sehr hilfreich, da jeweils nur die Felder angezeigt werden, in die er etwas eingeben muss. R/3 kennt folgende Feldtypen: • Mussfelder In diese Felder müssen Sie etwas eingeben, um weiterarbeiten zu können. Mussfelder sind oft durch ein Fragezeichen gekennzeichnet. • Kannfelder In diese Felder können Sie etwas eingeben, Sie müssen es aber nicht. Dabei hängt es vom jeweiligen Feld ab, ob es verprobt wird und das System eine unzulässige Eingabe ablehnt oder ob die Daten lediglich als Informationen für den Benutzer bestimmt sind.

6.2 Voreinstellungen

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6

Innenaufträge

• Optisch hervorgehobene Felder Diese Felder weisen einen helleren Farbton auf. • Angezeigte Felder Der Inhalt dieser Felder ist nur zur Information des Benutzers bestimmt. Der Inhalt kann nicht verändert werden (ein Beispiel ist das Feld AUFTRAGSART). • Ausgeblendete Felder Ein ausgeblendetes Feld wird bei der Stammdatenpflege nicht angezeigt. Somit ist hier auch keine Eingabe möglich.

6.2.5

Sonstige Parameter

Planintegration Mit der Planintegration können Sie die Planung von Aufträgen in die Kostenstellenplanung integrieren. Dabei werden alle auf dem Auftrag geplanten Verrechnungen (Leistungsaufnahmen, Umlagen usw.) auf den abgebenden bzw. empfangenden Kostenstellen fortgeschrieben. Damit Sie einen Auftrag integriert beplanen können, muss er zum Zeitpunkt der Kostenstellenplanung bereits im System vorhanden sein. Für einen Auftrag, der erst später angelegt wird, können Sie zwar ebenfalls Planwerte erfassen, sie sind jedoch völlig unabhängig von der Kostenstellenplanung. Das heißt, es können keine Leistungsbeziehungen zwischen dem Auftrag und einer Kostenstelle dargestellt werden. Wenn Sie Aufträge im Plan auf Kostenstellen abrechnen wollen, muss die Planintegration ebenfalls aktiviert sein.

Erlösbuchungen Im Gegensatz zu Kostenstellen, auf denen Erlöse ausschließlich statistisch gebucht werden, können Sie Erlöse auf Aufträgen, für die Erlösbuchungen zulässig sind, echt erfassen. Ein Auftrag mit Erlösen kann nur an ein Sachkonto oder ein Ergebnisobjekt abgerechnet werden. Wenn Sie das Vertriebsmodul SD nicht im Einsatz haben, können Sie erlösführende Innenaufträge an Stelle der SD-Kundenaufträge für die Einzelfertigung verwenden.

Obligoverwaltung Mit dem Instrument der Obligoverwaltung wird der voraussichtliche Istkostenanfall analysiert. Wenn Sie Materialien oder Dienstleistungen für einen Auftrag bestellt oder angefordert haben, also eine vertragliche oder dispositive Bindung eingegangen sind, entsteht bis zum Rechnungseingang und der damit verbundenen Buchung von Primärkosten ein Obligo. Es entspricht dem zu erwartenden Rechnungsbetrag. Dieses Obligo können Sie auf dem Auftrag erfassen. Die Summe aus Istkosten und Obligo kann bei Bedarf im Zuge einer Verfügbarkeitsprüfung einem vorgegebenen Budget gegenübergestellt werden.

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6

Innenaufträge

Klassifizierung Aufträge, die klassifiziert werden, werden zu einer Hierarchie zusammengefasst, damit die Auftragskosten verdichtet werden können. Im Customizing wird definiert, ob Stammdatenfelder oder zusätzliche, frei definierbare Felder als Grundlage der Verdichtung herangezogen werden. Mit der Klassifizierung können Sie zum Beispiel alle Aufträge zusammenfassen, deren geschätzte Gesamtkosten über einem bestimmten Betrag liegen (z.B. DM 10.000). Im Anschluss können Sie dann einen Bericht aufrufen, in dem ausschließlich die Kosten der Aufträge angezeigt werden, deren geschätzte Gesamtkosten DM 10.000 überschreiten.

Residenzzeit Die Residenzzeit bestimmt, wie lange Aufträge im System verbleiben. Grundsätzlich empfiehlt es sich, einen Auftrag nach seinem endgültigen Abschluss noch einige Zeit für nachträgliche Auswertungen und Prüfungen online verfügbar zu halten. Aus Speicherplatzgründen sollten Sie jedoch von Zeit zu Zeit nicht mehr benötigte Daten archivieren. Archivierung bedeutet die Auslagerung von Daten auf ein externes Speichermedium. Die archivierten Daten stehen Ihnen dann natürlich nicht mehr online zur Verfügung. Bei der Festlegung der Auftragsart werden Ihnen zwei Parameter angeboten, mit denen Sie die minimale Verweildauer (Residenzzeit) von Aufträgen im System festlegen: Die Residenzzeit 1 gibt an, wie viele Monate zwischen dem Setzen einer (revidierbaren) Löschvormerkung und dem Setzen des (nicht revidierbaren) Löschkennzeichens liegen müssen. Die Residenzzeit 2 bezieht sich auf die Zeitspanne zwischen dem Setzen des Löschkennzeichens und der Archivierung.

Musteraufträge Musteraufträge sind keine Aufträge im betriebswirtschaftlichen Sinn. Sie können weder beplant noch bebucht werden. Musteraufträge enthalten lediglich Vorschlagswerte und werden als Vorlage beim Anlegen von Innenaufträgen herangezogen. Die Vorschlagswerte sind nicht bindend und können jederzeit überschrieben werden. Wenn Sie bestimmte Aufträge immer wieder an eine bestimmte Kostenstelle abrechnen wollen, sollten Sie diese Kostenstelle in einem Musterauftrag festlegen und diesen in die entsprechende Auftragsart eintragen. Auf diese Weise beugen Sie Tippfehlern und Fehleingaben vor.

6.2 Voreinstellungen

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6

Innenaufträge

6.3

Stammdaten

In den Stammdaten eines Auftrags (= Auftragsstamm) sind die spezifischen Eigenschaften eines Auftrags hinterlegt. Diese ändern sich während der Laufzeit des Auftrags nicht oder nur fallweise und dienen einerseits zur Information (Auftragsbezeichnung, allgemeine Daten usw.), andererseits der internen Steuerung. Um einen Auftrag eröffnen zu können, müssen Sie einen Auftragsstamm anlegen. Im Folgenden wird ausgeführt: • aus welchen Elementen sich der Auftragsstamm zusammensetzt • wie Sie einen Auftrag anlegen • wie Sie Aufträge zu Gruppen zusammenfassen

6.3.1

Elemente des Auftragsstamms

Der Auftragsstamm besteht aus einer Reihe von Datenfeldern, die beim Anlegen des Auftrags oder zu einem späteren Zeitpunkt gepflegt werden. Die Auftragsart steuert, für welche dieser Felder Eingaben obligatorisch sind und bei welchen es dem Anwender freisteht, Daten in das Feld einzugeben. Um die Verwaltung der mehr als 60 Datenfelder zu vereinfachen, sind die Auftragsstammdaten zu Gruppen zusammengefasst, die wiederum in so genannten Registern dargestellt werden. Ein Register entspricht dabei jeweils einer Bildschirmseite. Abbildung 6.8 verdeutlicht den Zusammenhang zwischen Registern und Gruppen von Datenfeldern. Folgende Gruppen von Datenfeldern sind verfügbar: • • • • • • • •

Zuordnungen Status Steuerung Periodenabschluss Abrechnung an einen Empfänger Allgemeine Daten Investitionen Kundeneigene Felder

Dabei ist zu beachten, dass die Zuordnung der Felder zu Gruppen nicht verändert werden kann. Welche Gruppen auf welchen Registern enthalten sind, können Sie allerdings selbst bestimmen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit orientiert sich die nachfolgende Darstellung der Stammdaten an den im Standard definierten Zuordnungen.

344

6

Innenaufträge

Folgende Daten sind in diesem Zusammenhang auf jeder Bildschirmseite ersichtlich: • Auftragsnummer • Kurztext Das Feld »KURZTEXT« enthält eine sprachunabhängige Kurzbeschreibung beziehungsweise den Verwendungszweck des Auftrags. Längere sprachabhängige Texte können Sie durch einen Klick auf erfassen.

Abbildung 6.8 Register und Stammdatengruppen

Register 1: Zuordnungen (vgl. Abb. 6.9) Die Zuordnung zu den verschiedenen Organisationseinheiten kann wahlweise vom System oder manuell vorgenommen werden. Im Feld VERANTWORTLICHE KOSTENSTELLE haben Sie die Möglichkeit, Berechtigungen zu vergeben oder einzuschränken. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass ein Benutzer die Berechtigung erhält, nur diejenigen Aufträge zu bearbeiten, für die eine bestimmte Kostenstelle verantwortlich ist. Im Feld EXTERNE NUMMER können Sie einen beliebigen externen Schlüssel hinterlegen, um die Identifikation des Auftrags zu erleichtern. Diese Nummer dient nur zur Information und als Auswahlkriterium für Berichte, sie wird vom System jedoch nicht verprobt.

6.3 Stammdaten

345

6

Innenaufträge

Wenn Sie Aufträge aus einem Altsystem im R/3-System weiterverwenden, aber die Nummerierung ändern wollen, können Sie die alte Auftragsnummer in dieses Feld eintragen und somit Ihre (Alt-)Aufträge weiterhin eindeutig identifizieren.

Abbildung 6.9

Register Zuordnungen (© SAP AG)

Register 2: Steuerung (vgl. Abb. 6.10) Der Status eines Auftrags bestimmt, welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge auf diesem Auftrag durchgeführt werden können. Mit den Drucktasten können Sie den Status verändern. Wollen Sie einen statistischen Auftrag anlegen, müssen Sie das Kennzeichen STATISTISCH setzen. Im Feld ECHT BEBUCHTE KOSTL können Sie eine Kostenstelle angeben, die automatisch »echt« mitgebucht wird. Lassen Sie dieses Feld leer, muss zum Zeitpunkt der jeweiligen Istbuchung eine Kostenstelle angegeben werden.

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Innenaufträge

6

Abbildung 6.10 Register Steuerung (© SAP AG)

Register 3: Periodenabschluss (vgl. Abb. 6.11)

Abbildung 6.11 Register Periodenabschluss (© SAP AG)

6.3 Stammdaten

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6

Innenaufträge

Mit der Zuschlagskalkulation können Sie Gemeinkosten an bestimmte Aufträge weitergeben. Als Grundlage der Verrechnung werden die Kostenarten herangezogen, die als Gemeinkosten gebucht werden (vor allem Lohn/Gehalt bzw. Material). Die Zuschlagsberechnung erfolgt über ein Kalkulationsschema, das Sie hier im entsprechenden Feld bestimmen. Mit dem Zuschlagsschlüssel ist eine individuelle Zuschlagsermittlung möglich. Wenn ein Auftrag permanent an eine bestimmte Kostenstelle oder an ein Sachkonto abgerechnet werden soll, können Sie hier den Abrechnungsempfänger und die Kostenart festlegen, unter der die Kosten dem Empfänger belastet werden sollen. Man spricht in diesem Fall von einer vereinfachten Abrechnung. Für komplexere oder zeitabhängige Abrechnungszuordnungen müssen Sie eine Abrechnungsvorschrift pflegen.

Register 4: Allgemeine Daten (vgl. Abb. 6.12) Die allgemeinen Daten haben ausschließlich informativen (statistischen) Charakter und werden vom System nicht überprüft. Im Customizing können Sie die Feldnamen und damit die Verwendung der Felder Ihren Anforderungen anpassen. Wollen Sie bestimmte Daten (zum Beispiel die geschätzten Kosten) für Auswertungen nutzen, empfiehlt es sich, die entsprechenden Felder in der Feldauswahl als Mussfelder zu definieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass diese Informationen für jeden Auftrag gepflegt werden und somit im Berichtswesen zur Verfügung stehen.

Abbildung 6.12 Register Allgemeine Daten (© SAP AG)

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Innenaufträge

6

Register 5: Investitionen (vgl. Abb. 6.13) Um Investitionsmaßnahmen darzustellen, können Sie mit dem R/3-Modul IM (Investitionsmanagement) Aufträge anlegen, die zum Beispiel eine Anlage im Bau enthalten. Dazu müssen Sie in den Auftragsstammdaten ein Investitionsprofil eingeben. Investitionsaufträge dienen zur Überwachung von Maßnahmen, die an das Anlagevermögen abgerechnet werden. Die laufenden Kosten des Bauprojekts werden auf den Auftrag gebucht und monatlich auf die Anlage im Bau abgerechnet. Somit wird die Investitionsmaßnahme in der monatlichen Auswertung im Anlagebestand ausgewiesen. Bei der Aktivierung der Investition rechnen Sie den Auftrag an die Anlage ab, die aus dieser Maßnahme entstehen soll. Dabei wird die Anlage im Bau entlastet. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Investitionen, die den Umweltschutz betreffen, gesondert zu kennzeichnen sowie Angaben zum Investitionsgrund und zur ungefähren Größe des Investitionsvolumens zu machen. Diese Daten können Sie später als Selektionskriterien für das Berichtswesen heranziehen.

Abbildung 6.13 Register Investitionen (© SAP AG)

Kundenspezifische Felder Wenn Ihre Anforderungen an die Stammdatenverwaltung von den ausgelieferten Standards nicht ausreichend erfüllt werden, weil Sie Daten im Auftragsstamm zur Verfügung stellen wollen, für die keine entsprechenden Felder angeboten werden, besteht die Möglichkeit, zusätzliche kundenspezi-

6.3 Stammdaten

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6

Innenaufträge

fische Felder zu definieren. Diese können Sie in Gruppen zusammenfassen und ebenfalls Registern zuordnen.

Abrechnungsvorschrift Die Abrechnungsvorschrift zählt zwar auch zu den Stammdaten eines Auftrags, wird aber nicht auf einem Register, sondern in einer besonderen Maske gepflegt. Zum Anzeigen/Pflegen der Abrechnungsvorschrift (vgl. Abb. 6.14) klicken Sie auf die Drucktaste ABRECHNVORSCHR.

Abbildung 6.14 Abrechnungsvorschrift anzeigen: Übersicht (© SAP AG)

Die Abrechnungsvorschrift steuert, an welche Empfänger die Kosten eines Auftrags weitergegeben werden.

Termine Zusätzlich können für jeden Auftrag Plantermine geführt werden, für die ein bestimmter Status erreicht sein muss (vgl. Abb. 6.15). In die entsprechende Maske wechseln Sie mit der Menüfolge S PRINGEN | ABLAUF oder mit der Funktionstaste (F7).

350

6

Innenaufträge

Abbildung 6.15 Termine (© SAP AG)

6.3.2 Auftrag anlegen Um einen Auftrag anzulegen, müssen Sie die Stammdaten pflegen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Arbeitsgebiet Innenaufträge 1. Rufen Sie die Menüfunktion S TAMMDATEN | AUFTRAG | ANLEGEN auf. ➜ Das Fenster INNENAUFTRAG ANLEGEN: EINSTIEG wird angezeigt (vgl. Abb. 6.16). 2. Geben Sie die gewünschte Auftragsart ein. Wenn Sie einen Auftrag auf der Basis eines bereits bestehenden Auftrags anlegen wollen, tragen Sie dessen Nummer in das Feld VORLAGE: AUFTRAG ein. Hinweis Die Auftragsart des Vorlageauftrags muss mit der des neuen Auftrags übereinstimmen. 3. Drücken Sie (¢). ➜ Das Fenster INNENAUFTRAG ANLEGEN: STAMMDATEN wird angezeigt. Sie sehen das erste Register der Auftragsstammdaten ZUORDNUNGEN (vgl. Abb. 6.9).

6.3 Stammdaten

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6

Innenaufträge

Abbildung 6.16 Innenauftrag anlegen: Einstieg (© SAP AG)

4. Wenn Sie eine Auftragsart mit externer Nummernvergabe verwenden, geben Sie die gewünschte Auftragsnummer ein. 5. Es wird automatisch überprüft, ob die gewählte Nummer innerhalb eines gültigen Nummernintervalls liegt. 6. Geben Sie einen Kurztext ein, und vergeben Sie nach Bedarf eine externe Nummer. 7. Geben Sie die Organisationseinheiten ein, und drücken Sie (¢). ➜ Ihre Eingaben werden auf Konsistenz und Vollständigkeit überprüft. Hinweis Bei den Mussfeldern ist eine Eingabe zwingend erforderlich. Wenn Sie hier nichts eingegeben haben oder die Konsistenzprüfung einen Fehler ergibt, wechselt die Einfügemarke in das betreffende Feld: Sie werden aufgefordert, die Eingabe ein weiteres Mal vorzunehmen. Es steht Ihnen frei, die Kannfelder zunächst freizulassen und zu einem späteren Zeitpunkt zu pflegen. 8. Klicken Sie auf das Register STEUERUNG. ➜ Das zweite Register (STEUERUNG) wird angezeigt (vgl. Abb. 6.10). 9. Geben Sie die gewünschten Daten ein, und drücken Sie (¢). ➜ Ihre Eingaben werden auf Konsistenz und Vollständigkeit überprüft.

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Innenaufträge

Hinweis Beachten Sie, dass Sie einen echten Auftrag, auf dem Sie bereits Istkosten erfasst haben, nicht nachträglich in einen statistischen Auftrag umwandeln können. Der Status und die Währung werden vom System automatisch gesetzt. 10. Geben Sie die restlichen Stammdaten ein, und rufen Sie die Menüfunktion SPRINGEN | ABLAUF auf. ➜ Das Fenster ABLAUF wird angezeigt (vgl. Abb. 6.15). 11. Geben Sie die Plantermine ein, und drücken Sie (¢). ➜ Die Termine werden vorgemerkt. 12. Sichern Sie den Auftrag mit . ➜ Der Auftrag wird gesichert. In der Statuszeile wird die Meldung ausgegeben: »Auftrag wird unter der Nummer X angelegt«. Ist die interne Nummernvergabe aktiviert, wird dem Auftrag die nächste freie Nummer aus dem entsprechenden Intervall zugeordnet.

6.3.3 Auftragsgruppen Analog zur Vorgehensweise bei der Bildung von Stammdatengruppen in der Kostenstellenrechnung besteht auch im Auftragswesen die Möglichkeit, Aufträge zu Auftragsgruppen zusammenzufassen. Auftragsgruppen wiederum können zu übergeordneten Gruppen zusammengefasst werden. Auf diese Weise können Sie Auftragshierarchien erzeugen. Auftragsgruppen helfen Ihnen dabei, Daten effizient zu pflegen und Kosten auf Aufträgen auszuwerten. Abbildung 6.17 zeigt, wie Auftragsgruppen bei der Analyse von Instandhaltungskosten verwendet werden können. Für die Gebäude A, B und C wurden jeweils drei Aufträge eingerichtet (Maler, Schlosser, Elektriker), auf denen die laufenden Kosten erfasst werden. Wenn Sie nun die gesamten Instandhaltungskosten und die Kosten je Gebäude zusammenfassen wollen, bilden Sie pro Gebäude eine Auftragsgruppe sowie eine übergeordnete Auftragsgruppe, die alle drei Gruppen enthält. Sie können einen Auftrag auch verschiedenen Auftragsgruppen zuordnen und so Kosten unter verschiedenen Gesichtspunkten analysieren. Im Gegensatz zur Kostenstellenrechnung ist es allerdings nicht möglich, eine Standardhierarchie zu definieren. Auftragsgruppen können überall dort genutzt werden, wo mehrere Aufträge in einem Vorgang bearbeitet werden sollen. Verwenden Sie Auftragsgruppen, um folgende Aufgaben für ähnliche Aufträge gemeinsam durchzuführen: • • • •

Selektion für die Planung Verrechnung von Zuschlägen Abrechnung Auswertung

6.3 Stammdaten

353

6

Innenaufträge

Im Folgenden wird das Anlegen von Auftragsgruppen und von Auftragsgruppenhierarchien erläutert. INST01 Instandhaltung

Geb. A

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31

Geb. B

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Maler Schlosser Elektriker

33

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Geb. C

43

Maler Schlosser Elektriker

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45

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Maler Schlosser Elektriker

Abbildung 6.17 Auftragsgruppen (© SAP AG)

Auftragsgruppe anlegen Ausgangspunkt Menü INNENAUFTRÄGE 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | AUFTRAGSGRUPPE | ANLEGEN auf. ➜ Das Fenster AUFTRAGSGRUPPE ANLEGEN: EINSTIEGSBILD wird angezeigt (vgl. Abb. 6.18).

Abbildung 6.18 Auftragsgruppe anlegen: Einstiegsbild (© SAP AG)

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6

Innenaufträge

2. Geben Sie den Namen der Auftragsgruppe ein, und drücken Sie (¢) . ➜ Das Fenster AUFTRAGSGRUPPE ANLEGEN: STRUKTUR wird angezeigt (vgl. Abb. 6.19). Hinweis Ist bereits eine Gruppe mit diesem Namen vorhanden, fordert Sie das System auf, einen anderen Namen einzugeben. Wenn Sie eine Gruppe auf der Basis einer bereits bestehenden Gruppe anlegen wollen, geben Sie den Namen der Gruppe, die Sie kopieren wollen, in das Feld VORLAGE: AUFTRAGSGRUPPE ein.

Abbildung 6.19 Auftragsgruppe anlegen: Struktur (© SAP AG)

3. Geben Sie eine Beschreibung für die Gruppe ein (maximal 30 Zeichen), und klicken Sie auf die Drucktaste (GLEICHE EBENE). ➜ Es werden leere Eingabefelder angezeigt (vgl. Abb. 6.20). 4. Geben Sie entweder einzelne Auftragsnummern (jeweils in die linke Spalte) oder Nummernintervalle ein (von – bis). Hinweis Durch einen Klick auf die Drucktaste nen Sie neue Eingabefelder erzeugen.

(GLEICHE EBENE) kön-

5. Drücken Sie (¢). ➜ Das System löst die Auftragsintervalle auf und ergänzt die Auftragsbezeichnungen (vgl. Abb. 6.21).

6.3 Stammdaten

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6

Innenaufträge

Abbildung 6.20 Auftragsgruppe: Leere Eingabefelder (© SAP AG)

Abbildung 6.21 Aufträge mit Bezeichnungen (© SAP AG)

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6

Innenaufträge

6. Sichern Sie die Auftragsgruppe mit einem Klick auf ➜ Ihre Eingaben werden gespeichert.

.

Namen von Stammdatengruppen (Kostenarten, Kostenstellen, Aufträge, Kostenträger usw.) müssen mandantenweit eindeutig sein. Definieren Sie deshalb verbindliche Regeln für die Vergabe von Gruppennamen. So können zum Beispiel sämtliche Auftragsgruppen durch ein vorangestelltes A identifiziert werden.

Auftragsgruppenhierarchie anlegen Um eine Auftragsgruppenhierarchie (Gruppe von Auftragsgruppen) anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: Ausgangspunkt Menü INNENAUFTRÄGE 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | AUFTRAGSGRUPPE | ANLEGEN auf, geben Sie den Namen der Gruppe ein, und drücken Sie (¢). ➜ Das Fenster AUFTRAGSGRUPPE ÄNDERN: STRUKTUR wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste (EBENE DARUNTER). ➜ Ein leerer Hierarchieknoten wird angezeigt, der eine Gruppe repräsentiert (vgl. Abb. 6.22).

Abbildung 6.22 Leerer Knoten (© SAP AG)

6.3 Stammdaten

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6

Innenaufträge

3. Wählen Sie eine bereits vorhandene Gruppe aus, oder geben Sie den gewünschten Gruppennamen sowie eine Beschreibung ein, und drücken Sie (¢). ➜ Eine neue Auftragsgruppe wird angelegt. (GLEI4. Mit einem Klick auf die Drucktasten (E BENE DARUNTER) und CHE EBENE) können Sie weitere Gruppen unter- bzw. gleich ordnen. ➜ Die entsprechenden Gruppen werden angelegt. 5. Wenn Sie zu einem bestimmten Knoten (einer Gruppe) Aufträge zuordnen wollen, klicken Sie auf die Drucktaste . Dies entspricht dem Vorgehen, wie oben unter »Auftragsgruppe anlegen« beschrieben. ➜ Die Aufträge werden der Gruppe zugeordnet (vgl. Abb. 6.23). Hinweis Eine Auftragsgruppe kann entweder aus einzelnen Aufträgen oder aus anderen Auftragsgruppen bestehen. Eine Kombination (Gruppen und Aufträge) ist nicht möglich!

Abbildung 6.23 Auftragsgruppe anlegen: Knoten und Werte (© SAP AG)

6.4 Planung Zur Auftragsplanung steht Ihnen im R/3-System eine Reihe von Planungsformen und -funktionen zur Verfügung, mit denen Sie je nach Ihren Anforderungen eine gröbere oder detailliertere Planung durchführen können. Wenn Sie Aufträge als reine Kostensammler verwenden, ist es nicht erforder-

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Innenaufträge

lich, eine Planung vorzunehmen. R/3 schreibt es nicht zwingend vor, Aufträge zu beplanen. Die Auftragsplanung in SAP-OPA greift auf die (Plan-)Versionen zurück, die Sie in der Kostenstellenrechnung (Modul SAP-CCA) definiert haben. Es gibt keine eigenen Versionen für die Planung von Aufträgen. Abbildung 6.24 gibt Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten, Aufträge im R/3-System zu beplanen.

Abbildung 6.24 Planungsformen

• Gesamtplanung Die Gesamtplanung ermöglicht eine grobe Kostenschätzung und erfolgt unabhängig von den Kostenarten. • Detailplanung Die Detailplanung wird eingesetzt, wenn genauere Informationen über die zu erwartenden Kosten vorliegen. Die Detailplanung ermöglicht die Planung von Kosten, Erlösen und Leistungsaufnahmen auf Kostenartenebene. • Einzelkalkulation Die Einzelkalkulation kann zur weiteren Detailplanung eingesetzt werden, wenn Informationen über Materialien, Preise, Bezugsquellen und Mengen vorliegen. • Planung statistischer Kennzahlen Die Planung von statistischen Kennzahlen ermöglicht die Kennzahlenbildung auf Aufträgen und dient als Basis zum Beispiel für die automatische Verteilung und für Umlagen.

6.4 Planung

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6

Innenaufträge

Dabei ist zu beachten, dass Sie die einzelnen Planungsformen nicht nur alternativ, sondern auch ergänzend einsetzen können. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn nur über einen Teilbereich des Auftrags genauere Kosteninformationen vorliegen. In diesem Fall können Sie über diesen Teilbereich eine detaillierte Kosten- und Leistungsaufnahmenplanung durchführen und den restlichen Kostenanfall über eine Gesamtplanung grob schätzen. Beispiel: Sie planen das Projekt »Einführung einer betrieblichen Standardsoftware« und haben bereits konkrete Vorstellungen davon, welche Kosten für die Vorstudie und die Grobanalyse entstehen werden. In diesem Fall führen Sie für diese beiden Phasen eine Detailplanung durch. Da die Kosten weiterer Phasen (Feinkonzeption, Implementierung und Produktivanlauf) nicht zuletzt durch die Ergebnisse der ersten beiden Phasen bestimmt werden, schätzen Sie den Kostenanfall für diese zunächst mit einer groben Gesamtplanung. Im weiteren Verlauf des Projekts kann es sinnvoll werden, auch hier eine Detailplanung vorzunehmen.

6.4.1

Gesamtplanung

Die Gesamtplanung ist die einfachste Form der Planung. Sie ermöglicht eine erste grobe Kostenschätzung und erfolgt unabhängig von den Kostenarten. Sie können einzelne Aufträge und Auftragsgruppen sowohl mit Gesamt- als auch mit Jahreswerten beplanen. Die Gesamtplanung ist immer unabhängig von der Kostenstellenplanung. Sie wechseln in die Gesamtplanung mit der Menüfolge PLANUNG | GESAMT | ÄNDERN.

Gesamtplanung durchführen Eine Gesamtplanung führen Sie wie folgt durch: Ausgangspunkt Menü INNENAUFTRÄGE 1. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | GESAMT | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster GESAMTPLANUNG ÄNDERN: EINSTIEG wird angezeigt (vgl. Abb. 6.25). 2. Geben Sie den Auftrag oder die Auftragsgruppe ein, wählen Sie die Version, in der Sie planen wollen, und drücken Sie (¢). ➜ Das Fenster KOSTENPLANWERTE ÄNDERN: JAHRESÜBERSICHT wird angezeigt (vgl. Abb. 6.26). 3. Geben Sie in der linken Spalte die gewünschten Planwerte ein, und drükken Sie (¢). ➜ Die Summe wird automatisch ermittelt.

360

6

Innenaufträge

Abbildung 6.25 Gesamtplanung ändern: Einstieg (© SAP AG)

Abbildung 6.26 Jahresübersicht (© SAP AG)

6.4 Planung

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6

Innenaufträge

4. Über den Menüpunkt SICHTEN können Sie bestimmen, welche Daten in der rechten Spalte angezeigt werden. Zur Auswahl stehen: Einzelkalkulation, Kostenartenplanung und Plansumme (Summe aus Gesamtplanung, Einzelkalkulation und Kostenartenplanung). 5. Wenn Sie mehrere Aufträge gleichzeitig beplanen wollen, klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster KOSTENPLANWERTE ÄNDERN: AUFTRAGSÜBERSICHT wird angezeigt (vgl. Abb. 6.27). Hinweis Diese Übersicht ist nur dann sinnvoll, wenn Sie eine Planung für mehrere Aufträge durchführen.

Abbildung 6.27 Auftragsübersicht (© SAP AG)

6. Sichern Sie die Gesamtplanung mit . ➜ Die Planwerte werden gespeichert.

6.4.2 Einzelkalkulation Im Rahmen der Auftragsplanung haben Sie die Möglichkeit, auf die Bauteilkalkulation aus R/3-CO-PC zurückzugreifen. Um eine Einzelkalkulation durchführen zu können, müssen Sie über Informationen hinsichtlich Ressourcen wie Materialien, Bauteile usw. verfügen. Sie wechseln aus dem Menü der Gesamtplanung über das Symbol Einzelkalkulation.

362

in die

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Innenaufträge

Einzelkalkulation durchführen Um eine Einzelkalkulation durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü GESAMTPLANUNG 1. Klicken Sie auf . ➜ Das Fenster EINZELKALKULATION ANLEGEN wird angezeigt (vgl. Abb. 6.28). 2. Geben Sie die gewünschten Kalkulationspositionen ein (z.B. Materialien, Bauteile usw.), und sichern Sie Ihre Eingaben mit . ➜ Die Kalkulation wird gespeichert.

Abbildung 6.28 Einzelkalkulation (© SAP AG)

6.4.3 Detailplanung Wenn genauere Informationen über die Kostenstruktur eines Auftrags vorliegen, können Sie den Auftrag auf einer detaillierteren Ebene planen, als es mit der Gesamtplanung möglich ist. Die Detailplanung umfasst die kostenartengerechte Planung von: • Kosten/Erlösen • Leistungsaufnahmen Um eine Detailplanung auf Aufträgen durchführen zu können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

6.4 Planung

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6

Innenaufträge

• Die Planintegration mit der Kostenstellenrechnung muss im Kostenrechnungskreis generell aktiv sein. • Zusätzlich muss die Planintegration für die betreffende Auftragsart aktiviert sein. Die Planung von Kosten, Leistungsaufnahmen und Erlösen erfolgt über Erfassungsmasken, die Sie innerhalb der Systemeinstellungen zur Planung flexibel nach Ihren Anforderungen gestalten können. Im Folgenden werden die Erfassungsmasken für Plandaten als »Planungslayouts« bezeichnet. In den SAP-Standards sind bereits einige Planungslayouts für die Auftragsplanung vorhanden, die (analog zur Kostenstellenrechnung) den so genannten Planerprofilen zugeordnet sind. Die folgende Tabelle zeigt, welches Planerprofil für welches Planungsgebiet geeignet ist:

Planerprofil

Planungslayout

Planungsgebiet

SAP101

1-401

Kostenarten

SAP102

1-402

Leistungsaufnahmen

SAP103

1-403

Erlöse

SAP104

1-404

Sekundäre Kosten und Leistungen

SAPEASY

1-461

Vereinfachte Kosten-, Erlös-, Leistungsarten- und statistische Kennzahlenplanungen

SAPALL

Sämtliche Planungsgebiete aus SAP101 bis SAP104

Tabelle 6.1 Planerprofile und Planungsgebiete

Die Planung von statistischen Kennzahlen ist mit allen angeführten Profilen möglich. Je nach Unternehmensbereich, für den eine Planung durchzuführen ist, ist es sinnvoll, jeweils gesonderte Planerprofile mit den geeigneten Planungslayouts anzulegen. Um bestimmte Voreinstellungen für die Planung (Planversion, Geschäftsjahr usw.) vorzunehmen, können Sie zusätzlich die Planungslayouts vorparametrisieren. Diese Werte können bei Bedarf überschrieben werden. Ein Planerprofil können Sie mit der Menüfolge PLANUNG | PLANERPROFIL SETZEN auswählen.

Kostenarten-/Erlösplanung In der Kostenartenplanung erfassen Sie Planwerte auf Kostenartenebene. Im R/3-System werden Erlöse als Kostenarten geführt, die einen bestimmten Kostenartentyp (Typ 11: Erlöse) aufweisen. Systemtechnisch sind Erlöse so-

364

6

Innenaufträge

mit nichts anderes als Kostenarten »mit umgekehrtem Vorzeichen«. Im Folgenden wird der Einfachheit halber immer von Kostenartenplanung gesprochen. Die Kostenartenplanung rufen Sie mit der Menüfolge PLANUNG | KOARTEN/LSTAUFNAHMEN | ÄNDERN auf.

Abbildung 6.29 Einstiegsbild Kostenartenplanung (© SAP AG)

Im Einstiegsbild der Kostenartenplanung (vgl. Abb. 6.29) legen Sie die Planversion, den Planungszeitraum sowie die Planungsobjekte (Aufträge/Kostenarten) fest. Folgende Angaben sind erforderlich: • Version Die Version bezeichnet die Planversion, in der geplant werden soll. • Zeiträume Hier benennen Sie die Planungsperioden, für welche die Planung durchgeführt werden soll. • Geschäftsjahr In das Feld GESCHÄFTSJAHR tragen Sie das Geschäftsjahr ein, für das geplant werden soll. • Auftrag/-bis/-oder Gruppe Hier legen Sie die Aufträge fest, auf denen Kostenarten geplant werden sollen. Es besteht die Möglichkeit, einen einzelnen Auftrag, ein Auftragsintervall oder eine Auftragsgruppe anzugeben.

6.4 Planung

365

6

Innenaufträge

• Kostenart/-bis/-oder Gruppe Hier legen Sie die Kostenarten fest, für die Werte geplant werden sollen. Es kann eine Kostenart, ein Kostenartenintervall oder eine Kostenartengruppe eingegeben werden. Darüber hinaus können Sie im unteren Bildschirmbereich durch einen Klick die Darstellungsoptionen FREI oder FORMULARBASIERT aktivieren. Diese Optionen haben folgende Bedeutung: • frei Bei der Darstellung im Übersichtsbild werden die bereits geplanten Sätze zum Ändern angeboten. Außerdem ist die Erfassung neuer Sätze möglich. • formularbasiert Im Übersichtsbild werden alle im Einstiegsbild festgelegten Planungsobjekte dargestellt, unabhängig davon, ob bereits Planwerte existieren. Aus dem Einstiegsbild können Sie mit dem Symbol in das Übersichtsbild und mit dem Symbol in das Periodenbild der Kostenartenplanung verzweigen. • Übersichtsbild Die im Übersichtsbild geplanten Werte beziehen sich auf den gesamten Planungszeitraum. Das heißt, es werden Gesamtwerte geplant, die mit Hilfe von Verteilungsschlüsseln auf die einzelnen Perioden des Planungszeitraums verteilt werden. Bei der Verteilung wird standardmäßig der Verteilungsschlüssel 1 gesetzt. Das heißt, die Planwertaufteilung erfolgt analog zur bisherigen Aufteilung. • Periodenbild Im Periodenbild haben Sie die Möglichkeit, Planwerte für die einzelnen Perioden des Planungszeitraums zu erfassen. Wird die Planung im Periodenbild vorgenommen, wird der Verteilungsschlüssel der geplanten Kostenart automatisch auf 0 gesetzt (das heißt auf manuelle Eingabe). Die folgenden Ausführungen orientieren sich am SAP-Standardplanerprofil SAP101, dem das für die Kostenartenplanung ausgelegte Standardplanungslayout 1-401 zugeordnet ist. Im Kopf des Übersichtsbilds (vgl. Abb. 6.30) sehen Sie die Version, den Planungszeitraum sowie den ausgewählten Auftrag. In den Zeilen des Übersichtsbilds werden die Kostenarten angezeigt. Die Spalten haben folgende Inhalte bzw. bieten folgende Eingabemöglichkeiten: • Kostenart Die Kostenartennummer der Kostenart, die beplant werden soll. • Plankosten ges.

366

6

Innenaufträge

Die gesamten Plankosten der Periode(n), die Sie im Einstiegsbild definiert haben. • VS Ein Verteilungsschlüssel, der angibt, in welchem Verhältnis die Plankosten auf die einzelnen Perioden verteilt werden. Es stehen alle in der Kostenstellenrechnung definierten Verteilungsschlüssel zur Verfügung. • Planverbr. ges. In dieser Spalte können Sie den Planverbrauch für eine Kostenart zu statistischen Zwecken erfassen (z.B. »Anzahl Frachten« zur Kostenart »Frachtkosten«). • EH die Einheit, in welcher der Verbrauch gemessen wird • M ein Kennzeichen, das angibt, ob Verbrauchsangaben für eine bestimmte Kostenart erfasst werden sollen • L ein Kennzeichen, das auf einen Langtext hinweist

Abbildung 6.30 Kostenarten – Übersichtsbild (© SAP AG)

6.4 Planung

367

6

Innenaufträge

Kostenartenplanung durchführen Um eine Kostenartenplanung durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü INNENAUFTRÄGE 1. Wählen Sie das Planerprofil SAP101. 2. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | KOARTEN/ LSTAUFNAHMEN | ÄNDERN auf (vgl. Abb. 6.29). ➜ Das Fenster KOSTENARTENPLANUNG – EINSTIEGSBILD wird angezeigt. 3. Wählen Sie die Aufträge aus, die beplant werden sollen. Hinweis Sie können für die Planung entweder einen einzelnen Auftrag, ein Auftragsintervall oder eine Auftragsgruppe auswählen. 4. Geben Sie die Kostenarten an, für die auf den Kostenstellen Planwerte erfasst werden sollen. Hinweis Es kann sich dabei wiederum um einzelne Werte, Zeiträume oder Gruppen handeln. 5. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Das Fenster PLANUNG KOSTENARTEN/LST AUFNAHMEN ÄNDER: EINSTIEG wird angezeigt (vgl. Abb. 6.30). 6. Wenn Sie Periodenwerte planen wollen, klicken Sie auf die Drucktaste , oder rufen Sie die Menüfunktion SPRINGEN | PERIODENBILD auf. 7. Sichern Sie Ihre Planung durch einen Klick auf . ➜ Ihre Eingaben werden gespeichert.

Leistungsaufnahmenplanung Die Leistungsaufnahmenplanung rufen Sie mit der Menüfolge PLANUNG | KOARTEN/ LSTAUFNAHMEN | ÄNDERN auf. Im Einstiegsbild der Leistungsaufnahmenplanung (vgl. Abb. 6.31) legen Sie die Version, den Planungszeitraum sowie die Planungsobjekte fest. Zu den Planungsobjekten sind folgende Angaben erforderlich: • Auftrag - bis - oder Gruppe die Aufträge, für die Leistungsaufnahmen geplant werden sollen. Es besteht die Möglichkeit, einen einzelnen Auftrag, einen Auftragszeitraum oder eine Auftragsgruppe anzugeben. • Senderkostenstelle - bis - oder Gruppe Hier geben Sie die Senderkostenstellen an, die Leistungen abgeben. Auch hier können einzelne Werte, ein Zeitraum oder eine Gruppe eingegeben werden. • Senderleistungsart - bis - oder Gruppe die Leistungsart, die von der Senderkostenstelle an den Auftrag abgegeben wird. Es kann eine Leistungsart, ein Leistungsartenzeitraum oder eine Leistungsartengruppe eingegeben werden.

368

6

Innenaufträge

Abbildung 6.31 Einstiegsbild Leistungsaufnahmenplanung (© SAP AG)

Darüber hinaus können Sie im unteren Bildschirmbereich durch einen Klick die Darstellungsoptionen F REI oder FORMULARBASIERT aktivieren. Aus dem Einstiegsbild können Sie mit dem Symbol in das Übersichtsbild oder mit dem Symbol in das Periodenbild der Planung verzweigen.

Leistungsaufnahmen – Übersichtsbild

Abbildung 6.32 Leistungsaufnahmenplanung – Übersichtsbild (© SAP AG)

6.4 Planung

369

6

Innenaufträge

Im Kopf des Übersichtsbilds (vgl. Abb. 6.32) sehen Sie die Version, den Planungszeitraum sowie den ausgewählten Auftrag. Die Spalten haben folgende Inhalte bzw. bieten folgende Eingabemöglichkeiten: • Send.-KoSt Die Spalte »SEND.-KOST« nimmt die Kostenstelle auf, die eine Leistung abgibt (»sendet«). • S-LArt »S-LART« bezeichnet die Leistungsart. • Planverbr. ges der geplante Verbrauch der Leistungsart für den Auftrag • VS VS ist der Verteilungsschlüssel, der angibt, in welchem Verhältnis der Planverbrauch auf die einzelnen Perioden verteilt wird. Es stehen alle in der Kostenstellenrechnung definierten Verteilungsschlüssel zur Verfügung. • EH die Einheit, in welcher der Verbrauch der Leistungsart gemessen wird • Plankosten ges Wenn bereits ein Tarif für die betreffende Leistungsart vorhanden ist, wird hier der Planverbrauch mit dem Plantarif gewichtet (multipliziert). • VKostenart die Sekundärkostenart, unter der die Leistungsaufnahme auf dem Auftrag verrechnet wird Um eine Leistungsaufnahmenplanung durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü INNENAUFTRÄGE 1. Wählen Sie das Planerprofil SAP102. 2. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | KOARTEN/LSTAUFNAHMEN | ÄNDERN auf. ➜ Das Einstiegsbild zur Leistungsaufnahmenplanung wird angezeigt (vgl. Abb. 6.31). 3. Geben Sie die gewünschten Senderkostenstellen/Leistungsartenkombinationen und den Planverbrauch ein, und drücken Sie (¢). ➜ Ihre Eingaben werden vom System auf Konsistenz überprüft. Wenn bereits Tarife vorhanden sind, wird der bewertete Verbrauch als Plankosten dargestellt. 4. Sichern Sie Ihre Planung mit . ➜ Ihre Eingaben werden gespeichert.

370

6

Innenaufträge

6.4.4 Statistische Kennzahlenplanung Wie in der Kostenstellenplanung können auch auf Aufträgen statistische Kennzahlen geplant werden. Diese dienen zur Kennzahlenbildung und als Grundlage für Verteilungen und Umlagen. Mit der Planung statistischer Kennzahlen können Sie bestimmen: • die Empfängerbasiswerte für Umlage und Verteilung (z.B. Telefonkosten) • die Kennzahlen für Aufträge (z.B. Telefonkosten pro Mitarbeiter) Die statistische Kennzahlenplanung rufen Sie mit der Menüfolge P LANUNG | STATIST. KENNZAHLEN | ÄNDERN auf.

Abbildung 6.33 Statistische Kennzahlenplanung – Einstieg (© SAP AG)

Im Einstiegsbild der statistischen Kennzahlenplanung (vgl. Abb. 6.33) legen Sie die Planversion, den Planungszeitraum sowie die Planungsobjekte (Aufträge/statistische Kennzahlen) fest: • Version bezeichnet die Planversion, mit der geplant werden soll • Zeitraum bezeichnet die Perioden, für welche die Planung durchgeführt werden soll • Geschäftsjahr bezeichnet das Geschäftsjahr, für das geplant werden soll

6.4 Planung

371

6

Innenaufträge

• Auftrag/-bis/-oder Gruppe bezeichnet eine Festlegung der Aufträge, auf denen statistische Kennzahlen geplant werden sollen. Es besteht die Möglichkeit, einen einzelnen Auftrag, einen Auftragszeitraum oder eine Auftragsgruppe anzugeben. • Statist. Kennzahl/-bis/-oder Gruppe bezeichnet eine Festlegung der statistischen Kennzahlen, für die Werte geplant werden sollen. Es können statistische Kennzahlen, Kennzahlenzeiträume oder statistische Kennzahlengruppen eingegeben werden. Bei der Planung statistischer Kennzahlen sollte die Planung im Übersichtsbzw. Periodenbild abhängig vom Kennzahlentyp unterschieden werden: • Kennzahlen vom Typ »Festwert« (Typ 1) Die Planung von Kennzahlen dieses Typs im Übersichtsbild ist nur dann sinnvoll, wenn die Kennzahl in allen Planperioden denselben Wert erhält, da der im Übersichtsbild eingetragene Planwert in sämtlichen Planperioden eingestellt wird. Wenn die Planwerte in den einzelnen Perioden jedoch unterschiedliche Werte haben, sollte die Planung im Periodenbild erfolgen. Aus den so geplanten Periodenwerten wird ein Durchschnittswert ermittelt, der im Übersichtsbild dargestellt wird. Ein Beispiel für einen Festwert ist die Mitarbeiterzahl. • Kennzahlen vom Typ »Summenwert« (Typ 2) Bei Kennzahlen dieses Typs kann die Planung sowohl im Übersichts- als auch im Periodenbild erfolgen. Im Übersichtsbild geplante Werte werden auf die Planperioden verteilt. Erfolgt eine Planung im Periodenbild, dann werden die Werte für die Darstellung im Übersichtsbild summiert. Ein Beispiel für einen Summenwert sind Telefoneinheiten.

Übersichtsbild Durch einen Klick auf das Symbol wechseln Sie in das Übersichtsbild der statistischen Kennzahlenplanung (vgl. Abb. 6.34). Der Aufbau des Übersichtsbilds hängt vom gewählten Planerprofil und dem ihm zugeordneten Planungslayout für die statistische Kennzahlenplanung ab. Die folgenden Ausführungen orientieren sich am SAP-Standardplanungslayout 1-601, das den Standardplanerprofilen SAP101 und SAP102 zugeordnet ist. Im Kopf des Übersichtsbilds sind die Planversion, der Planungszeitraum sowie der ausgewählte Auftrag dargestellt. Wenn Sie im Einstiegsbild einen Auftragszeitraum oder eine Auftragsgruppe angegeben haben, so handelt es sich um den ersten Auftrag für den Zeitraum bzw. für die Gruppe. Die anderen Aufträge des Zeitraums/der Gruppe können Sie durch einen Klick auf die Symbole und aufrufen. In den Zeilen des Übersichtsbilds werden die ausgewählten statistischen Kennzahlen ausgewiesen. Die Spalten haben folgende Inhalte bzw. bieten folgende Eingabemöglichkeiten:

372

6

Innenaufträge

• SKennz die statistische Kennzahl, für die Planwerte erfasst werden sollen • T der Typ der Kennzahl (1: Festwert; 2: Summenwert) • Lfd. Planwert der Planwert der Kennzahl

Abbildung 6.34 Statistische Kennzahlenplanung – Übersichtsbild (© SAP AG)

• VS ein Verteilungsschlüssel, der angibt, in welchem Verhältnis die Werte auf die einzelnen Perioden verteilt werden. Es stehen alle in der Kostenstellenrechnung definierten Verteilungsschlüssel zur Verfügung. • Max. Planwert Hier kann zu Informationszwecken ein maximaler Planwert angegeben werden. • EH bezeichnet die Einheit, in der die Kennzahl gemessen wird • L bezeichnet ein Kennzeichen, das auf einen Langtext hinweist In das Periodenbild der statistischen Kennzahlenplanung (vgl. Abb. 6.35) können Sie durch Anklicken des Symbols sowohl aus dem Einstiegsbild als auch aus dem Übersichtsbild verzweigen.

6.4 Planung

373

6

Innenaufträge

Periodenbild

Abbildung 6.35 Statistische Kennzahlenplanung – Periodenbild (© SAP AG)

Im Kopf des Periodenbilds sind die Planversion, der Planungszeitraum, die ausgewählte Kostenstelle sowie die statistische Kennzahl angegeben. In den Zeilen der Erfassungsmaske sind die einzelnen Planungsperioden vermerkt. In den Spalten können Sie für jede Periode Werte für den laufenden und den maximalen Planwert eingeben.

Statistische Kennzahlen planen Bei der Planung statistischer Kennzahlen auf Aufträgen gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü INNENAUFTRÄGE 1. Rufen Sie die Menüfunktion PLANUNG | STAT. KENNZAHLEN | ÄNDERN auf. ➜ Das Einstiegsbild zur Kennzahlenplanung wird angezeigt (vgl. Abb. 6.33). 2. Definieren Sie die Planversion und den Planungszeitraum des Planungsvorgangs. 3. Wählen Sie die Planungsobjekte aus, die beplant werden sollen. Sie können für die Planung einen einzelnen Auftrag, einen Auftragszeitraum oder eine Auftragsgruppe auswählen.

374

6

Innenaufträge

4. Geben Sie eine statistische Kennzahl, einen Kennzahlenzeitraum oder eine Kennzahlengruppe ein, für die auf den Aufträgen Planwerte gebildet werden sollen. 5. Klicken Sie auf das Symbol . ➜ Ein Übersichtsbild wird angezeigt, in das – bezogen auf eine statistische Kennzahl pro Auftrag – Werte eingegeben werden können (vgl. Abb. 6.34). Der eingegebene Wert wird entsprechend dem ausgewiesenen Verteilungsschlüssel auf die Perioden des im Einstiegsbild angegebenen Geschäftsjahrs verteilt. 6. Wechseln Sie für eine detaillierte Planung oder zur Kontrolle der Planungsergebnisse in das Periodenbild (vgl. Abb. 6.35), indem Sie im Einstiegsbild auf das Symbol klicken oder die Menüfunktion SPRINGEN | PERIODENBILD aufrufen. 7. Sichern Sie Ihre Planung mit . ➜ Ihre Eingaben werden gespeichert.

6.4.5 Plankopie Die Komponente SAP-OPA stellt mit der Funktion PLANUNGEN KOPIEREN ein praktisches Werkzeug zur Verfügung, mit dem manuelle Planungen kopiert werden können. Diese Kopierfunktion kann zum Beispiel genutzt werden, • wenn Planungen aus dem jeweiligen Vorjahr im aktuellen Geschäftsjahr wieder genutzt werden sollen • wenn alternative Planversionen gebildet werden sollen Dies ist sowohl für das Kopieren von Plandaten sowie auch von Istdaten in eine Planversion möglich. Beide Vorgänge werden analog ausgeführt. Die Funktion zum Kopieren von Planwerten rufen Sie mit der Menüfolge PLANUNG | PLANUNGSHILFEN | PLAN IN PLAN KOPIEREN / IST IN PLAN KOPIEREN auf.

Planung kopieren – Einstiegsbild Im Einstiegsbild (vgl. Abb. 6.36) geben Sie alle Parameter ein, die das Kopieren von Planungen steuern. Die Plandaten können kopiert werden: • innerhalb von Geschäftsjahren und Versionen • zwischen verschiedenen Geschäftsjahren und Versionen Bei der Definition von Vorlage und Ziel können die oben genannten Selektionskriterien unterschiedlich gesetzt werden. Die Definitionen von Vorlageund Zielversion müssen sich jedoch in mindestens einem Selektionskriterium (z.B. in der Version) unterscheiden, da Planwerte nicht auf sich selbst kopiert werden können. Außerdem können Sie festlegen, ob nur die Detailplanung oder auch Gesamtwerte kopiert werden sollen.

6.4 Planung

375

6

Innenaufträge

Abbildung 6.36 Plankopie Aufträge (© SAP AG)

Hinsichtlich der Zusätze kann festgelegt werden: • ob bereits vorhandene Daten in der Zielversion beim Kopiervorgang überschrieben werden dürfen, • ob bereits vorhandene Daten in der Zielversion erhalten bleiben sollen, • ob das Kopieren vorab erst als Test, im Hintergrund oder online ablaufen soll. Zusätzlich kann angegeben werden, ob eine detaillierte Ausgabe der Daten erwünscht wird. Beim Kopieren von sehr umfangreichen Planungen ist es sinnvoll, die Kopierfunktion als Hintergrundauftrag in Zeiten geringer Systembelastung ausführen zu lassen. • Über die Selektionskriterien können Sie steuern, von welchen Aufträgen die Plandaten kopiert werden sollen. Die Selektionsvariante bestimmt, welche Selektionskriterien zur Verfügung stehen. Abbildung 6.37 zeigt die Standardselektionsvariante »SAP&02«. In diesem Beispiel sollen die Planungen aller Aufträge mit der Auftragsart »0400« kopiert werden. Sie wechseln in dieses Bild durch einen Klick auf die Drucktaste S ELEKTIONSKRITERIEN. Der eigentliche Kopiervorgang wird aus dem Einstiegsbild durch einen Klick auf das Symbol gestartet.

376

6

Innenaufträge

Abbildung 6.37 Selektionskriterien (© SAP AG)

Ab der Version 4.6 können Sie für Innenaufträge auch die Istwerte aus vergangenen Perioden für die Planung verwenden. Über den Pfad P LANUNG | PLANUNGSHILFEN | IST IN PLAN KOPIEREN gelangen Sie in die dafür benötigte Maske. Das weitere Vorgehen ist analog zum Kopiervorgang Plan in Plan.

6.5

Budgetierung

Als »Budget« bezeichnet man im R/3-System einen genehmigten Kostenrahmen für einen Auftrag oder ein Projekt. Es werden folgende Arten von Budgets unterschieden: • Originalbudget Das Budget, das ursprünglich für den Auftrag genehmigt wurde. • Budgetaktualisierungen Wenn sich das Budget eines Auftrags nachträglich ändert, spricht man von einer Budgetaktualisierung. Je nachdem, ob die Budgetmittel erhöht oder reduziert werden, liegt ein Nachtrag (Erhöhung) oder eine Rückgabe (Verminderung) vor. • Aktuelles Budget Das aktuelle Budget errechnet sich aus dem Originalbudget und den Aktualisierungen:

6.5 Budgetierung

377

6

Innenaufträge

Aktuelles Budget = Originalbudget + Nachträge – Rückgaben

6.5.1

Budgetvergabe

Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, um einem Auftrag ein (Original-)Budget zuzuweisen: • Sie können unabhängig von der Planung ein Budget manuell vergeben. • Sie können die Werte aus der Kostenplanung als Budget übernehmen. Die Budgetvergabe rufen Sie mit der Menüfolge BUDGETIERUNG | ORIGINALBUDGET | ÄNDERN auf (vgl. Abb. 6.38).

Abbildung 6.38 Originalbudget ändern: Auftragsübersicht (© SAP AG)

Mit einem Klick auf die Drucktaste (ORIGINALBUDGET) wechseln Sie in die Jahresübersicht (vgl. Abb. 6.39). Hier können Sie in der linken Spalte die Jahresbudgets eintragen.

378

6

Innenaufträge

Abbildung 6.39 Originalbudget ändern: Jahresübersicht (© SAP AG)

Über den Menüpunkt SICHTEN können Sie festlegen, welche Daten in der rechten Spalte angezeigt werden. Zur Auswahl stehen: Verfügt, aktuelles Budget und Plansumme. • Verfügt: Istkosten + Obligo • Aktuelles Budget: das aktuelle Budget inklusive Budgetänderungen • Plansumme: Summe aller Planwerte (Gesamt- und Detailplanung sowie Einzelkalkulation) Durch einen Klick auf das Symbol

6.5.2

können Sie Ihre Eingaben sichern.

Budgetänderung

Eine Budgetänderung bedeutet, dass entweder zusätzliche Mittel für einen bestimmten Auftrag zur Verfügung gestellt werden (Nachtrag) oder Mittel gekürzt werden (Rückgabe). Mit der Menüfolge BUDGETIERUNG | NACHTRAG bzw. RÜCKGABE | ÄNDERN wechseln Sie in die entsprechenden Erfassungsmasken. Abbildung 6.40 zeigt ein Beispiel für einen Budgetnachtrag.

6.5 Budgetierung

379

6

Innenaufträge

Abbildung 6.40 Budgetnachtrag (© SAP AG)

Zur Kontrolle können Sie über den Menüpunkt SICHTEN wie bei der Budgetvergabe das aktuelle Budget sowie die Plansumme und die bereits verfügten Mittel in der rechten Spalte einblenden.

6.5.3

Verfügbarkeitskontrolle

Die Verfügbarkeitskontrolle dient als Hilfsmittel, um Budgetüberschreitungen anzuzeigen. Ist die Verfügbarkeitskontrolle für einen Auftrag aktiviert, überprüft das System bei jeder Istbuchung bzw. Obligoerfassung, ob noch ausreichende Budgetmittel vorhanden sind. Im Falle einer Überschreitung bestimmter Toleranzgrenzen werden dann vordefinierte Aktionen durchgeführt. Sie können zum Beispiel vorsehen, dass bei einer Ausschöpfung des Budgets (100 %) eine Warnung ausgegeben und dem Budgetverantwortlichen eine Nachricht zugesandt wird. Die Buchung des Belegs, der die Überschreitung verursacht hat, ist jedoch möglich. Bei der Überschreitung einer weiteren Grenze (z.B. 115 %) wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Der Beleg kann nun nicht mehr gebucht werden.

Verfügbarkeitskontrolle manuell aktivieren Ist die Verfügbarkeitskontrolle im Customizing nicht standardmäßig eingeschaltet, kann sie für bestimmte Aufträge oder Auftragsarten manuell aktiviert werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

380

6

Innenaufträge

Ausgangspunkt Menü INNENAUFTRÄGE 1. Rufen Sie die Menüfunktion BUDGET | VERFÜGBKONTROLLE | AKTIVIEREN auf. ➜ Das Fenster HINTERGRUNDAKTIVIERUNG VERFÜGBARKEITSKONTROLLE FÜR AUFTRÄGE wird angezeigt (vgl. Abb. 6.41).

Abbildung 6.41 Verfügbarkeitskontrolle aktivieren (© SAP AG)

2. Geben Sie die gewünschten Aufträge/Auftragsarten ein, und wählen Sie AUSFÜHRLICHES PROTOKOLL, und klicken Sie auf das Symbol . ➜ Die Aktivierung wird gestartet. Ein Protokoll wird ausgegeben.

6.6

Istkostenerfassung

Bei der Erfassung von Istkosten kann man Buchungen nach dem Kriterium der Periodizität in zwei Gruppen untergliedern: • Vorgangsbezogene Buchungen werden laufend bzw. fallweise vorgenommen: Eine Rechnung wird gebucht, ein Material wird vom Lager genommen usw. • Periodische Buchungen werden zu wiederkehrenden Zeitpunkten vorgenommen, zum Beispiel am Monats- oder Jahresende. Darüber hinaus wird hier die Obligoerfassung behandelt. Beim Obligo handelt es sich um zukünftige Istkosten, die zwar noch nicht als solche gebucht werden dürfen, für die allerdings bereits Mittel reserviert werden müssen.

6.6 Istkostenerfassung

381

6

Innenaufträge

6.6.1

Vorgangsbezogene Istbuchungen

Im Rahmen der vorgangsbezogenen Istbuchungen werden die Istkosten pro Geschäftsvorgang verrechnet. Vorgangsbezogene Istbuchungen sind somit die täglich anfallenden Buchungen von Primär- und Sekundärkosten. Die zu Grunde liegende Buchung kann dabei aus den Modulen FI (Finanzbuchhaltung) oder MM (Materialwirtschaft) stammen. Es kann sich aber auch um eine Buchung innerhalb des Controllings handeln. Diesen Zusammenhang verdeutlicht Abbildung 6.42.

Abbildung 6.42 Istbuchungen auf Aufträgen

Die Buchung auf dem Auftrag erfolgt zeitgleich mit der Buchung in FI bzw. MM. Das bedeutet, dass die Daten in SAP-OPA fortgeschrieben werden und sofort zur Verfügung stehen. Diese automatische Übernahme bewirkt, dass die Daten in FI, MM und CO jederzeit konsistent sind. Ein Beispiel für eine Buchung aus der Finanzbuchhaltung ist die Buchung von Primärkosten für Materialien oder Fremdleistungen auf Grund einer Rechnung. Ein Beispiel für eine Buchung aus der Materialwirtschaft ist der Warenausgang. Die wichtigsten für das Auftragswesen relevanten vorgangsbezogenen Buchungen innerhalb des Controllings sind im Folgenden beschrieben. Dazu gehören: • Umbuchung von Kosten • Leistungsverrechnung • Buchung von statistischen Kennzahlen

Umbuchung von Kosten/Erlösen Mit Umbuchungen können Sie Fehlkontierungen, zum Beispiel in der Finanzbuchhaltung, korrigieren. Wurde bei der Belegerfassung der falsche Auftrag angegeben, können Sie die Kosten (oder den Erlös) nachträglich manuell dem richtigen Auftrag zuordnen. Die Umbuchung ermöglicht es Ihnen auch, Kosten von einem Kontierungsobjekt auf ein anderes umzulegen.

382

6

Innenaufträge

Die Umbuchung von Kosten/Erlösen rufen Sie mit der Menüfolge ISTBUCHUNGEN | MANUELLE UMBUCHUNGEN KOSTEN | ERFASSEN auf.

Abbildung 6.43 Umbuchung – Einstieg (© SAP AG)

Abbildung 6.44 Umbuchung – Listbild (© SAP AG)

6.6 Istkostenerfassung

383

6

Innenaufträge

Die Durchführung von Umbuchungen wurde bereits im Rahmen der Kostenstellenrechnung beschrieben; auf eine detaillierte Darstellung kann hier somit verzichtet werden. Wichtig ist die Wahl einer geeigneten Erfassungsvariante (vgl. Abb. 6.43). Im folgenden Beispiel wird eine Umbuchung von einem Auftrag zu einem anderen Auftrag dargestellt (Erfassungsvariante 2, vgl. Abb. 6.44):

Leistungsverrechnung Die Leistungsverrechnung belastet einen Auftrag mit den Kosten, welche die Inanspruchnahme einer innerbetrieblichen Leistung hervorgerufen hat. Dazu wird auf dem empfangenden Auftrag die Leistungsmenge gebucht (Stunden, Einheiten usw.). Diese Menge wird mit dem Planpreis der leistenden Kostenstelle bewertet. Der Auftrag wird unter einer Verrechnungskostenart belastet. Ein Auftrag kann immer nur ein Empfänger von Leistungen sein. Das leistende CO-Objekt (der so genannte »Sender«) muss dagegen immer eine Kostenstelle sein. Die Erfassung von Leistungsverrechnungen rufen Sie mit der Menüfolge I STBUCHUNGEN | LEISTUNGSVERRECHNUNG | ERFASSEN auf.

Abbildung 6.45 Leistungsverrechnung (© SAP AG)

384

6

Innenaufträge

Buchung von statistischen Kennzahlen Wie bei der Planung können auch im Ist statistische Kennzahlen erfasst werden. Die statistischen Kennzahlen werden für Kennzahlenbildungen im Berichtswesen benötigt. Darüber hinaus können Plan-Ist-Vergleiche durchgeführt werden. Die Erfassung von Leistungsverrechnungen rufen Sie mit der Menüfolge ISTBUCHUNGEN | STATIST. KENNZAHLEN | ERFASSEN auf.

Abbildung 6.46 Statistische Kennzahlen Ist (© SAP AG)

6.6.2 Periodische Istbuchungen Die periodischen Verrechnungen werden jeweils am Ende einer Periode nach Abschluss aller primären Buchungen durchgeführt. Zu den periodischen Verrechnungen im Auftragswesen gehören: • Zuschlagsberechnung • Auftragsabrechnung

Zuschlagsberechnung In SAP-OPA haben Sie die Möglichkeit, Zuschläge auf Aufträge zu verrechnen. Sie können einen einzelnen oder eine beliebige Auswahl von Aufträgen gleichzeitig bearbeiten (Einzel-/Sammelverarbeitung). Die Zuschlagsberechnung rufen Sie mit der Menüfolge P ERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | ZUSCHLÄGE | EINZELVERARB. IST (bzw. SAMMELVERARB. IST) auf.

6.6 Istkostenerfassung

385

6

Innenaufträge

Abbildung 6.47 Zuschlagsberechnung auf Aufträgen – Einzelverarbeitung (© SAP AG)

• Sie können einen Testlauf durchführen, in dem die Bezuschlagung nur simuliert, aber nicht gebucht wird. Wenn Sie einen einzelnen Auftrag bezuschlagen (vgl. Abb. 6.47), können Sie die Dialoganzeige aktivieren, die den Ablauf im Detail zeigt. • Bei der Sammelverarbeitung einer größeren Anzahl von Aufträgen sollten Sie die Dialoganzeige nicht verwenden und stattdessen die Hintergrundverarbeitung wählen, um den laufenden Betrieb nicht unnötig zu beeinträchtigen.

6.6.3 Obligoerfassung Das Obligo ist in R/3 ein Instrument, mit dem der voraussichtliche Istkostenanfall verwaltet werden kann. Wenn Sie zum Beispiel auf Grund einer Bestellung eine vertragliche Bindung eingegangen sind, die Rechnung allerdings noch nicht erhalten haben, dürfen Sie in der Finanzbuchhaltung noch keinen Aufwand buchen. Aus kostenrechnerischer Sicht stellt der Wert der Bestellung aber bereits eine Mittelbindung dar, die für den Controller von Interesse ist. Dieser »voraussichtliche Rechnungsbetrag« kann auf Aufträgen erfasst werden. Aus systemtechnischer Sicht kann ein Obligo aus folgenden Gründen gebucht werden: • automatisch auf Grund von Bestellanforderungen und Bestellungen im Einkauf (R/3-MM)

386

6

Innenaufträge

• manuell in R/3-OPA (die so genannte »manuelle Mittelreservierung«) Nachfolgend wird die manuelle Mittelreservierung näher beschrieben. Die manuelle Mittelreservierung rufen Sie mit der Menüfolge ISTBUCHUNGEN | MITTELBINDUNG | ANLEGEN auf.

Abbildung 6.48 Mittelbindung anlegen: Einstieg (© SAP AG)

Im Einstiegsbild besteht die Möglichkeit, Vorschlagsdaten zu hinterlegen, die sich an einem ausgewählten Vorlagebeleg orientieren (vgl. Abb. 6.48). Die Nummer des Vorlagebeleges können Sie hier eingeben. Durch einen Klick auf das Symbol wechseln Sie in das Listbild der Mittelreservierung (vgl. Abb. 6.49). Im Listbild können Sie folgende Eingaben eintragen: • Fällig am das Fälligkeitsdatum des Obligos • Kostenart die Kostenart, unter der das Obligo gebucht werden soll • Auftrag der Auftrag, auf dem das Obligo erfasst werden soll • Betrag der Betrag des Obligos

6.6 Istkostenerfassung

387

6

Innenaufträge

Die Bezeichnung »PSP-Element« bezieht sich auf das Projektsystem (SAPPS), das auf dieselbe Erfassungsmaske zurückgreift. Der Abbau der manuellen Mittelreservierung (Storno) erfolgt mit der Menüfolge ISTBUCHUNGEN | MITTELBINDUNG | ABBAUEN.

Abbildung 6.49 Mittelbindung anlegen: Listbild (© SAP AG)

6.7

Abrechnung

Im Zuge der Auftragsabrechnung werden die auf einem Auftrag gesammelten Kosten auf einen oder mehrere Empfänger umgelegt. Aufträge können grundsätzlich im Plan und im Ist abgerechnet werden. Allerdings ist eine Auftragsabrechnung im Plan ausschließlich an Kostenstellen möglich.

6.7.1

Abrechnungsparameter

Der Ablauf und das Ergebnis der Abrechnung werden von einer Reihe von Parametern gesteuert, die im Rahmen des Customizings definiert werden. Die Wichtigsten davon sind: • • • •

388

Abrechnungsprofil Abrechnungsschema Ergebnisschema Ursprungsschema

6

Innenaufträge

Abrechnungsprofil Das Abrechnungsprofil bestimmt die zulässigen Abrechnungsempfänger. Hier wird zum Beispiel festgelegt, dass ein Auftrag nur an eine Kostenstelle oder einen bestimmten anderen Auftrag abgerechnet werden darf (vgl. Abb. 6.50). Das Abrechnungsprofil enthält außerdem Vorschläge für andere Parameter (z.B. Abrechnungsschemata), die allerdings überschrieben werden können.

Abbildung 6.50 Abrechnungsprofil (© SAP AG)

Abrechnungsschema Mit dem Abrechnungsschema steuern Sie, unter welchen Kostenarten ein Auftrag abgerechnet wird. Sie können die Abrechnung grundsätzlich auf zwei Arten durchführen: • mit einer Abrechnungskostenart • kostenartengerecht Die Wahl der Abrechnungsart hängt davon ab, ob Sie auf der Kostenstelle den gleichen Detaillierungsgrad der Kosten wie auf dem Auftrag benötigen. Vielfach reicht es aus, die Gesamtkosten des (abgerechneten) Auftrags auf der Kostenstelle in einer Position darzustellen. In diesem Fall wird der Auftrag mit einer so genannten Abrechnungskostenart (einer besonderen Sekundärkostenart) entlastet und der Empfänger unter derselben Kostenart belastet. Wenn es für den Empfänger unerheblich ist, wie sich die verrechneten Kosten zusammensetzen, wählen Sie die Abrechnung über eine Abrechnungskostenart. Wenn Sie zum Beispiel Frachtkosten auf einem Auftrag sammeln,

6.7 Abrechnung

389

6

Innenaufträge

kann es ausreichen, die Kosten insgesamt als »verrechnete Frachtkosten« auf eine Kostenstelle abzurechnen. Bei der kostenartengerechten Abrechnung werden die Kosten unter den ursprünglichen Kostenarten auf den Empfängern fortgeschrieben. In diesem Fall ist keine Abrechnungskostenart erforderlich.

Ergebnisschema Das Ergebnisschema wird für die Abrechnung an die Ergebnisrechnung verwendet. Die unter einer Kostenart angefallenen fixen und variablen Kosten können damit unterschiedlichen Datenfeldern des Ergebnisbereichs zugeordnet werden.

Ursprungsschema Manchmal kann es erforderlich sein, bestimmte Gruppen von Kostenarten an unterschiedliche Empfänger abzurechnen. In R/3-OPA können Sie dies durch Verwendung eines Ursprungsschemas verwirklichen. Dabei werden bestimmte Kostenarten zu Gruppen zusammengefasst und mit jeweils einer Abrechnungskostenart weiterverrechnet. So können zum Beispiel die Kosten eines Auftrags an eine Kostenstelle und die Erlöse an die Ergebnisrechnung abgerechnet werden.

Abrechnungsvorschrift Die Abrechnungsvorschrift ist in den Stammdaten eines Auftrags festgelegt. Sie gibt an, an welche Empfänger die Kosten des Auftrags abgerechnet werden.

Abbildung 6.51 Abrechnungsvorschrift (© SAP AG)

390

6

Innenaufträge

In den Tabellenzeilen des Bildschirmbilds stehen die Abrechnungsempfänger. Mögliche Empfängertypen sind: • • • • • •

Anlagen Aufträge Kostenstellen PSP-Elemente Sachkonten Verkaufsbelegpositionen

In den Spalten kann Folgendes eingegeben werden: • Typ der Typ des Empfängers, an den der Auftrag abgerechnet wird • Empfänger die Nummer des Empfängers (Kostenstellennummer, Auftragsnummer, Sachkontonummer usw.) • Empfänger-Kurztext die Bezeichnung des Empfängers • Prozent Hier können Sie festlegen, wie viel Prozent des Kostenvolumens an den Empfänger abgerechnet werden soll. • Äquivalenzziffer Statt einer prozentualen Angabe können Sie hier festlegen, zu welchen Teilen die Kosten auf einen bestimmten Empfänger abgerechnet werden sollen. • Abrechnungsart Hier können Sie festlegen, ob der Auftrag periodisch oder gesamt (alle bis zum Abrechnungszeitpunkt angefallenen Kosten) abgerechnet werden soll. • Ab Periode/Geschäftsjahr der Zeitpunkt, von dem an die Abrechnungsregel gültig sein soll • Bis Periode/Geschäftsjahr der Zeitpunkt, bis zu dem die Abrechnungsregel gültig sein soll

6.7.2 Abrechnungsvorschrift anlegen Ausgangspunkt Fenster INNENAUFTRÄGE 1. Rufen Sie die Menüfunktion STAMMDATEN | AUFTRAG | ÄNDERN auf. ➜ Das Fenster INNENAUFTRAG ÄNDERN: EINSTIEG wird angezeigt.

6.7 Abrechnung

391

6

Innenaufträge

2. Geben Sie den gewünschten Auftrag ein, und klicken Sie auf die Drucktaste ABRVORSCHRIFT. ➜ Das Fenster ABRECHNUNGSVORSCHRIFT PFLEGEN: AUFTEILUNGSREGELN wird angezeigt. 3. Wenn Sie eine Abrechnungsvorschrift für eine Abrechnung im Plan erfassen wollen, klicken Sie auf die Drucktaste ABRECHNUNG PLAN. Hinweis Bitte beachten Sie, dass Sie einen Auftrag im Plan ausschließlich an Kostenstellen abrechnen können! Die maximale Anzahl der Aufteilungsregeln ist im Abrechnungsprofil definiert. 4. Geben Sie die gewünschten Daten ein, und sichern Sie die Abrechnungsvorschrift durch einen Klick auf . ➜ Ihre Eingaben werden gespeichert. Hinweis Wenn die Konsistenzprüfung Fehler ergibt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben, und die Einfügemarke wird in das betreffende Feld gesetzt. Sie haben nun die Gelegenheit, Ihre Eingabe zu wiederholen.

6.7.3 Abrechnung durchführen Um Aufträge abzurechnen, stehen Ihnen zwei Vorgehensweisen zur Verfügung: • die Einzelverarbeitung Es wird jeweils ein Auftrag abgerechnet. • die Sammelverarbeitung Es werden alle Aufträge abgerechnet, die bestimmte Selektionskriterien erfüllen. Die Sammelverarbeitung wird vor allem dann benötigt, wenn Sie im Rahmen des Monatsabschlusses alle Aufträge abrechnen wollen. Beide Methoden können sowohl im Ist als auch im Plan verwendet werden.

Abrechnung als Einzelverarbeitung durchführen Im Folgenden ist die Einzelverarbeitung im Ist dargestellt: Ausgangspunkt Menü INNENAUFTRÄGE 1. Rufen Sie die Menüfunktion PERIODENABSCHLUSS | EINZELFUNKTIONEN | ABRECHNUNG | EINZELVERARBEITUNG auf. ➜ Das Fenster IST-ABRECHNUNG: AUFTRAG wird angezeigt (vgl. Abb. 6.52).

392

6

Innenaufträge

Abbildung 6.52 Ist-Abrechnung – Auftrag (© SAP AG)

2. Geben Sie die gewünschten Daten ein, selektieren Sie TESTLAUF, und klicken Sie auf . ➜ Die Abrechnung wird durchgeführt, und Sie erhalten eine Detailliste. In diesem Beispiel wurden DM 5.000 an die Kostenstelle 1220 abgerechnet.

6.8

Praxisfall

Die Pecunia AG stellt Zubehör für Mobiltelefone her und hat vor kurzem die Finanzbuchhaltung und die Kostenstellenrechnung auf SAP R/3 umgestellt. Die Präsentation von neuen Produkten der Pecunia AG findet vor allem auf Fachmessen für Telekommunikation statt. Hier stellt sich das Problem, dass die Vorbereitung und die Abwicklung der Messepräsentationen beträchtliche Kosten verursachen, die in der Kostenstellenrechnung jedoch nur unzureichend analysiert werden können. So wurden die anfallenden Kosten bisher auf die Sammelkostenstelle »Fachmessen« gebucht. Ein detaillierter Kostenausweis pro Messeauftritt (Präsentation) wurde zusätzlich manuell in einer Tabellenkalkulation geführt. Im Rahmen einer weiteren Systemintegration und zur Steigerung der Vergleichbarkeit der Auswertungen wurden folgende Anforderungen gestellt: • Die Detailaufstellungen der Kosten sollen in SAP R/3 geführt werden. • Die Leistungen der Kostenstelle »Design« sollen auf die einzelnen Messeauftritte verrechnet werden können.

6.8 Praxisfall

393

6

Innenaufträge

Dies wurde durch die Einführung der Komponente CO-OM-OPA realisiert: Es wurden eine Auftragsart »Messepräsentationen« angelegt und ein Musterauftrag definiert, der unter anderem die Abrechnung der Aufträge an die Kostenstelle »Fachmessen« vorgibt. Für jede Präsentation kann nun ein eigener Auftrag angelegt und die anfallenden Kosten können direkt darauf kontiert werden. Auf der Kostenstelle »Design« wurde eine Leistungsart »Designstunden« definiert, über die mit Hilfe der direkten Leistungsverrechnung die geleisteten Stunden gebucht werden. Am Periodenende werden die Kosten aller Aufträge an die Kostenstelle »Fachmessen« abgerechnet. Diese Vorgehensweise hat folgende Vorteile: • Die Kosten der einzelnen Präsentationen sind jederzeit im Informationssystem der Innenaufträge ersichtlich. • Die Leistungen der Kostenstelle »Design« werden auf den Aufträgen ausgewiesen, zusätzlich wird auf der Kostenstelle eine Entlastung angezeigt. • Eine »Nebenrechnung« außerhalb von R/3 entfällt. • Durch eine Selektion über die Auftragsart »Messepräsentationen« ist jederzeit eine Kontrolle der Gesamtkosten möglich. • Am Periodenende werden alle Kosten in der Kostenstellenrechnung ausgewiesen.

394

6

Innenaufträge

6.9

Aufgaben

1. Richtig oder falsch: In SAP R/3 können Sie Aufträge a) beplanen b) budgetieren c) mit Istkosten und Erlösen bebuchen d) an Kontierungsobjekte (Kostenstellen, Sachkonten, Ergebnisobjekte usw.) abrechnen 2. Welcher Parameter untergliedert die Aufträge nach ihrem Verwendungszweck? a) die Statusverwaltung b) die Auftragsart c) der Nummernkreis d) die Feldauswahl 3. Was steuert die Auftragsart? a) wie Aufträge nummeriert und damit im System identifiziert werden b) ob Aufträge nur an bestimmte Abrechnungsempfänger abgerechnet werden dürfen c) ob Erlösbuchungen zulässig sind d) welche Felder in den Stammdaten eines Auftrags gepflegt werden können bzw. müssen 4. Wie viele Phasen weist der Lebenszyklus eines Auftrags standardmäßig auf? a) zwei b) drei c) vier d) fünf 5. Was bedeutet die Bezeichnung »Mussfeld”? a) Dieses Feld muss frei bleiben. b) In dieses Feld müssen Sie eine Eingabe machen. c) Dieses Feld wird vom System immer automatisch gefüllt. d) Dieses Feld muss ignoriert werden. 6. Richtig oder falsch: Auftragsgruppen werden verwendet, um gleichartige Aufträge a) anzulegen b) zu beplanen c) abzurechnen d) auszuwerten

6.9 Aufgaben

395

6

Innenaufträge

7. Welche Planungsform kann dazu verwendet werden, um Kosten, Erlöse und Leistungsaufnahmen auf Kostenartenebene zu planen? a) Gesamtplanung b) Detailplanung c) Einzelkalkulation d) Planung von statistischen Kennzahlen 8. Wann stehen Istkosten, die in der Finanzbuchhaltung kontiert werden, für das Auftragsberichtswesen zur Verfügung? a) Anschließend ist an die FI-Buchung eine zusätzliche CO-Buchung auf den Auftrag erforderlich. b) Die Buchung auf den Auftrag erfolgt zeitgleich mit der Buchung in FI. Das bedeutet, dass die Daten in SAP-OPA fortgeschrieben werden und sofort zur Verfügung stehen. c) Alle Kosten, die auf einem bestimmten Auftrag anfallen, werden jeweils am Periodenabschluss auf dem Auftrag gebucht. d) Die Istkosten sind erst am folgenden Tag auf dem Auftrag ersichtlich, da die Daten am Ende eines Arbeitstags übernommen werden. 9. Unter »Obligo« wird in SAP R/3 Folgendes verstanden: a) der voraussichtliche Istkostenanfall b) die Plankosten der nächsten Periode c) die Istkosten der vergangenen Periode d) die bereits abgerechneten Kosten des Auftrags 10. An welche Kontierungsobjekte können Aufträge grundsätzlich abgerechnet werden? a) Kostenstellen (SAP-CO-OM) b) Sachkonten (SAP-FI) c) Ergebnisobjekte (SAP-CO-PA) d) Anlagen (SAP-FI-AA)

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6

Innenaufträge

6.10 Lösungen 1. Richtig oder falsch: In SAP R/3 können Sie Aufträge a) Richtig beplanen b) Richtig budgetieren c) Richtig mit Istkosten und Erlösen bebuchen d) Richtig an Kontierungsobjekte (Kostenstellen, Sachkonten, Ergebnisobjekte usw.) abrechnen 2. Welcher Parameter untergliedert die Aufträge nach ihrem Verwendungszweck? a) Falsch die Statusverwaltung b) Richtig die Auftragsart c) Falsch der Nummernkreis d) Falsch die Feldauswahl 3. Was steuert die Auftragsart? a) Richtig wie Aufträge nummeriert und damit im System identifiziert werden b) Falsch ob Aufträge nur an bestimmte Abrechnungsempfänger abgerechnet werden dürfen c) Richtig ob Erlösbuchungen zulässig sind d) Richtig welche Felder in den Stammdaten eines Auftrags gepflegt werden können bzw. müssen 4. Wie viele Phasen weist der Lebenszyklus eines Auftrags standardmäßig auf? a) Falsch zwei b) Falsch drei c) Richtig vier d) Falsch fünf 5. Was bedeutet die Bezeichnung »Mussfeld”? a) Falsch Dieses Feld muss freibleiben. b) Richtig In dieses Feld müssen Sie eine Eingabe machen. c) Falsch Dieses Feld wird vom System immer automatisch gefüllt. d) Falsch Dieses Feld muss ignoriert werden. 6. Richtig oder falsch: Auftragsgruppen werden verwendet, um gleichartige Aufträge a) Falsch anzulegen b) Richtig zu beplanen c) Richtig abzurechnen d) Richtig auszuwerten

6.10 Lösungen

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6

Innenaufträge

7. Welche Planungsform kann dazu verwendet werden, um Kosten, Erlöse und Leistungsaufnahmen auf Kostenartenebene zu planen? a) Falsch Gesamtplanung b) Richtig Detailplanung c) Falsch Einzelkalkulation d) Falsch Planung von statistischen Kennzahlen 8. Wann stehen Istkosten, die in der Finanzbuchhaltung kontiert werden, für das Auftragsberichtswesen zur Verfügung? a) Falsch Anschließend an die FI-Buchung ist eine zusätzliche CO-Buchung auf den Auftrag erforderlich. b) Richtig Die Buchung auf den Auftrag erfolgt zeitgleich mit der Buchung in FI. Das bedeutet, dass die Daten in SAP-OPA fortgeschrieben werden und sofort zur Verfügung stehen. c) Falsch Alle Kosten, die auf einem bestimmten Auftrag anfallen, werden jeweils am Periodenabschluss auf dem Auftrag gebucht. d) Falsch Die Istkosten sind erst am folgenden Tag auf dem Auftrag ersichtlich, da die Daten am Ende eines Arbeitstages übernommen werden. 9. Unter »Obligo« wird in SAP R/3 Folgendes verstanden: a) Richtig der voraussichtliche Istkostenanfall b) Falsch die Plankosten der nächsten Periode c) Falsch die Istkosten der vergangenen Periode d) Falsch die bereits abgerechneten Kosten des Auftrags 10. An welche Kontierungsobjekte können Aufträge grundsätzlich abgerechnet werden? a) Richtig Kostenstellen (SAP-CO-OM) b) Richtig Sachkonten (SAP-FI) c) Richtig Ergebnisobjekte (SAP-CO-PA) d) Richtig Anlagen (SAP-FI-AA)

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7

Infosystem

Kapitel 7 Infosystem 7.1

Infosystem aufrufen

402

7.2

Bericht auswählen und starten

403

7.3

Berichtsausgabe (Report Writer-/Report Painter-Berichte) 407

7.4

Stammdatenverzeichnisse anzeigen

411

7.5

Standardberichte für Kostenarten, Kostenstellen und Aufträge

414

7.6

Aufgaben

419

7.7

Lösungen

421

399

7

Infosystem

400

7

Infosystem

Infosystem Das Infosystem von SAP® R/3® ist modulübergreifend und wird im Folgenden am Beispiel der Kostenstellenrechnung von R/3 erläutert. Es ermöglicht ein flexibles Kostenstellenberichtswesen. Mit seiner Hilfe können die von den meisten Unternehmen verfolgten Berichtsziele realisiert werden, wie beispielsweise: • Plan-Ist-Vergleiche bzw. Soll-Ist-Vergleiche zur Wirtschaftlichkeitskontrolle • Überwachung der Kostenentwicklung durch mehrperiodischen Kostenausweis • Ermittlung von Kostenschwerpunkten durch Vergleich von Kostenarten und deren Verteilung auf Kostenstellen Sie können die Berichte (Reports) des Infosystems am Bildschirm darstellen und sehr oft interaktiv aus einer Übersicht in Detailinformationen verzweigen. Ein Bericht auf der Ebene der Kostenstellengruppen kann so beispielsweise bis auf die Ebene der Einzelposten detailliert bzw. »aufgerissen« werden. Neben einer Vielzahl von Standardberichten, die mit dem SAP-System ausgeliefert werden, können anwenderindividuelle Berichte mit folgenden Werkzeugen erstellt werden: • Report Painter • Report Writer • ABAP/4®-Programmierung Mit Hilfe dieser Werkzeuge können spezielle Datenbankzugriffe für das Berichtswesen erzeugt und der Zeilen- und Spaltenaufbau für Berichte definiert werden, um unternehmensspezifische Berichte zu erstellen.

401

7

Infosystem

Im Gegensatz zum bedienungsfreundlicheren Report Painter werden Berichte mit dem Report Writer mit Hilfe von Sets entworfen, die aus gleichartigen Elementen, wie z. B. Kostenstellen, -arten oder Buchungsperioden, bestehen. Anders als bei der ABAP/4-Programmierung wird bei Report Writer- und Report Painter-Berichten das Layout schon während der Definition der Berichte angezeigt. Leider stehen die Werkzeuge Report Writer und Report Painter nicht für alle R/3-Module und Komponenten zur Verfügung. Prüfen Sie zuerst, ob die im Standardlieferumfang von R/3 enthaltenen Berichte nicht schon Ihren Anforderungen genügen, bevor Sie mit den soeben beschriebenen Tools benutzerdefinierte Berichte erstellen. Die folgenden Ausführungen orientieren sich an den Standardberichten, die mit Hilfe des Infosystems in der Berichtsauswahl ausgewählt und aufgerufen werden.

7.1

Infosystem aufrufen

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Berichtsauswahl des Infosystems der Kostenstellenrechnung aufzurufen: • im SAP R/3-Startmenü • aus dem Menü der Kostenstellenrechnung

Infosystem im SAP R/3-Startmenü aufrufen Um das Infosystem im SAP R/3-Startmenü aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP R/3-Startmenü 1. Rufen Sie die Menüfunktion INFOSYSTEME | RECHNUNGSWESEN | BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG auf. ➜ Die Informationssystem-Menüleiste des Arbeitsgebiets Gemeinkostencontrolling wird angezeigt. ➜ Die Baumstruktur der Berichtsauswahl wird angezeigt (vgl. Abb. 7.1).

Infosystem im Menü der Kostenstellenrechnung aufrufen Um das Infosystem im Menü der Kostenstellenrechnung aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Menü KOSTENSTELLENRECHNUNG 1. Rufen Sie die Menüfunktion INFOSYSTEM | BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG auf. ➜ Die Baumstruktur der Berichtsauswahl wird angezeigt (vgl. Abb. 7.1).

402

Infosystem

Abbildung 7.1

7.2

7

Baumstruktur der Berichtsauswahl der Kostenstellenrechnung (© SAP AG)

Bericht auswählen und starten

In der Berichtsauswahl werden die Berichte in einer übersichtlichen Baumstruktur und nach Gruppen geordnet angezeigt, wie beispielsweise Plan-IstVergleiche oder Ist-Ist-Vergleiche. Die R/3-Standardberichte sind ebenfalls in die Berichtsauswahl eingebunden. Darüber hinaus können Sie die Berichtsauswahl um selbst erstellte Berichte ergänzen. In der Berichtsauswahl können Sie also alle Berichtstypen aufrufen: • Report Painter-Berichte • Report Writer-Berichte • ABAP/4-Berichte Nach dem ersten Aufruf der Berichtsauswahl werden standardmäßig nur die Themengebiete der ersten Hierarchieebene in der Baumstruktur angezeigt. • Ein Symbol zeigt, dass es zu dieser Position eine weitere Hierarchieebene bzw. weitere Berichtseinträge gibt. Sie öffnen diese Äste mit einem Klick auf das entsprechende Ordnersymbol. • Berichtsbezeichnungen (Beschreibungen der Berichte) werden oft erst angezeigt, wenn Sie von der zweiten in die dritte Hierarchieebene verzweigen.

7.2 Bericht auswählen und starten

403

7

Infosystem

• Wenn Sie die Berichtsnamen (technische Namen der Berichte) anzeigen wollen, rufen Sie die Menüfunktion Zusätze | EINSTELLUNGEN | TECHN. NAMEN EIN/AUS auf.

Gesamtablauf bis zur Anzeige der Berichtsdaten Bevor wir uns nun den einzelnen Schritten bis zur Ausgabe der Berichtsdaten zuwenden, nachfolgend kurz der Gesamtablauf bis zur Berichtsausgabe: 1. Sie öffnen, wie oben beschrieben, die Berichtsauswahl und suchen dort den gewünschten Bericht. 2. Sie starten in der Berichtsauswahl den jeweiligen Bericht. Die Möglichkeiten hierfür werden im Anschluss beschrieben. 3. Danach nehmen Sie die Selektionen vor. Sie bestimmen genau die Daten, die Sie auflisten wollen; hierzu bestimmen Sie beispielsweise die Kostenarten oder Kostenstellen. 4. Nach der Vornahme der Selektionen geben Sie den Bericht zur Ausführung frei. Nach der Ausführung werden Ihnen die Berichtsdaten in der Berichtsausgabe am Bildschirm angezeigt.

Bericht in der Berichtsauswahl starten Um einen Bericht in der Berichtsauswahl zu starten, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Berichtsauswahl Nachdem Sie in die Zeile des gewünschten Berichts geklickt haben, können Sie den Bericht starten, indem Sie in der Baumstruktur auf den entsprechenden Berichtseintrag klicken.

Berichtsdaten im Selektionsbild selektieren Nach der Berichtsauswahl wird das Selektionsbild des gewählten Berichts angezeigt (vgl. Abb. 7.2). Im Selektionsbild legen Sie die Selektionskriterien für den Bericht fest. Die Selektionskriterien bestimmen, welche Daten in dem Bericht angezeigt werden. Der Aufbau des Selektionsbilds und die möglichen Selektionskriterien hängen jeweils von dem ausgewählten Bericht ab. Die folgenden Erläuterungen orientieren sich deshalb an Berichten aus folgenden Kategorien der Berichtsauswahl: • Plan-Ist-Vergleiche • Ist-Ist-Vergleiche • Soll-Ist-Vergleiche Im Selektionsbild können Sie durch Einträge in den entsprechenden Feldern wählen, ob der Bericht für eine einzelne Kostenstelle, ein Kostenstellenintervall oder eine Kostenstellengruppe ausgeführt werden soll. Auf die gleiche Weise können Sie auch die in den Bericht eingehenden Kostenarten festlegen.

404

7

Infosystem

Abbildung 7.2

Selektionsbild (© SAP AG)

Mehrfachselektionen Das standardmäßig angebotene Selektionsbild bietet nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten zur Selektion. Wollen Sie beispielsweise für ein Selektionskriterium eine Eingrenzung auf mehrere Intervalle oder mehrere Einzelwerte vornehmen, so ist dies in diesem Selektionsbild nicht möglich. Sie können dies jedoch mit einem der folgenden Verfahren realisieren: Ausgangspunkt Selektionsbild 1. Klicken Sie in der Zeile des Feldes, für das Sie Selektionsoptionen vorgeben wollen, auf die Pfeiltaste am rechten Zeilenrand. ➜ Es erscheint ein zusätzliches Dialogfenster (vgl. Abb. 7.3). 2. Während Sie im Selektionsbild nur für einen einzigen Wert oder Wertebereich Vorgaben treffen können, erlaubt die so geschaffene Möglichkeit zur Mehrfachselektion das Aufzählen verschiedener Werte (Einzelwertabgrenzungen) oder Wertebereiche (Intervalle). 3. Legen Sie die gewünschten Selektionsoptionen fest. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste ÜBERNEHMEN. ➜ Das vorherige Selektionsbild erscheint. Der Pfeil in der Zeile, in der Sie eine Mehrfachselektion vorgenommen haben, wird in einer anderen Farbe dargestellt.

7.2 Bericht auswählen und starten

405

7

Infosystem

Abbildung 7.3

Mehrfachselektion (© SAP AG)

Bericht ausführen Wenn Sie die Selektionskriterien für den Bericht definiert haben, klicken Sie auf das Symbol AUSFÜHREN . Der Bericht wird ausgeführt. Die Berichtsdaten werden in der Berichtsausgabe angezeigt (vgl. Abb. 7.4).

Abbildung 7.4 Berichtsausgabe (© SAP AG)

406

Infosystem

7

Berichtsdokumentation anzeigen Bei R/3-Standardberichten haben Sie die Möglichkeit, nach Aufruf des Berichts die zugehörige Berichtsdokumentation anzuzeigen. Die Berichtsdokumentation ist eine Beschreibung des Berichts. Sie enthält beispielsweise Informationen über die festgelegten Selektionskriterien sowie die Zeilen/Spaltenstruktur des Berichts. Ausgangspunkt Berichtsausgabe (vgl. Abb. 7.4). 1. Rufen Sie die Menüfunktion ZUSÄTZE | DOKUMENTATION auf. ➜ Die Berichtsdokumentation wird angezeigt (vgl. Abb. 7.5).

Abbildung 7.5

7.3

Berichtsdokumentation (© SAP AG)

Berichtsausgabe (Report Writer-/Report Painter-Berichte)

In den vorhergehenden Ausführungen wurde erläutert, welche Möglichkeiten es gibt, um die Berichtsauswahl des Infosystems aufzurufen. Ausgehend von einer Baumstruktur wurde gezeigt, wie ein Report in der Berichtsauswahl gestartet wird und nach welchen Selektionskriterien Berichte mit Inhalt gefüllt werden können. Nach der ebenfalls beschriebenen Ausführung des Berichts sind Sie am Ziel: Sie befinden sich in der so genannten »Berichtsausgabe«, in der die Berichtsdaten angezeigt werden.

7.3 Berichtsausgabe (Report Writer-/Report Painter-Berichte)

407

7

Infosystem

Die anschließenden Punkte beschäftigen sich mit den Grundfunktionen der Berichtsausgabe. Ausgangspunkt dabei ist ein Standardbericht (»Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung«).

Bericht drucken Um einen Bericht zu drucken, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Berichtsausgabe (vgl. Abb. 7.4) 1. Rufen Sie die Menüfunktion BERICHT | DRUCKEN auf, oder klicken Sie auf das Symbol DRUCKEN . ➜ Ein Fenster wird angezeigt, in dem Sie entscheiden können, ob Sie den aktuellen Bericht oder alle Berichte drucken wollen (vgl. Abb. 7.6).

Abbildung 7.6

Bericht drucken: Selektion (© SAP AG)

2. Legen Sie den Druckbereich fest, indem Sie Angaben zu den horizontalen und vertikalen Seiten machen, und wählen Sie eine der Optionen ALLE SEITEN DRUCKEN, AKTUELLE SEITE DRUCKEN oder AUSGEWÄHLTE SEITEN. 3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit (¢) oder mit einem Klick auf WEITER. ➜ Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem Sie die Druckparameter festlegen (vgl. Abb. 7.7).

408

Infosystem

Abbildung 7.7

7

Druckparameter (© SAP AG)

4. Legen Sie die Druckparameter wie das Ausgabegerät, die Anzahl der Kopien sowie die Angaben zu den Spoolsteuerdaten und zum Ausgabeformat fest. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste DRUCKEN. ➜ Der Ausdruck wird gestartet.

Block markieren In vielen Berichten können Sie in der Berichtsausgabe bestimmte Zeilenblöcke markieren. Die Markierfunktion wird verwendet, um weitere Berichte aufzurufen oder Zeilen auszublenden. Ausgangspunkt Berichtsausgabe 1. Klicken Sie auf die Zeile, die den Anfang des Zeilenblocks bilden soll. 2. Rufen Sie die Menüfunktion BEARBEITEN | BLOCK MARKIEREN auf. 3. Klicken Sie auf die Zeile, die das Ende des Zeilenblocks bilden soll. ➜ Der gewünschte Zeilenblock ist markiert.

Weitere Berichte aufrufen (»Drill-down«) Sie haben die Möglichkeit, in der Berichtsausgabe weitere Berichte aufzurufen. Dies ermöglicht es Ihnen, bis auf die Ursprungsbelege zu verzweigen (z. B. FI-, MM- oder CO-Beleg). Hierzu verwenden Sie folgendes Verfahren:

7.3 Berichtsausgabe (Report Writer-/Report Painter-Berichte)

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7

Infosystem

Ausgangspunkt Berichtsausgabe 1. Doppelklicken Sie auf eine Zeile, oder markieren Sie einen Zeilenblock (wie soeben beschrieben), und klicken Sie auf das Symbol . ➜ Bei R/3-Standardberichten wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie weitere Berichte aufrufen können. 2. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Bericht. ➜ Der Bericht wird gestartet.

Zeilen ein- und ausblenden Für die Ausgabe können Sie bestimmte Zeilen eines Berichts ausblenden. Hierzu verwenden Sie folgendes Verfahren:

Zeilen und Spalten in umfangreichen Berichten auffinden In der Berichtsausgabe haben Sie die Möglichkeit, durch Aufruf der Menüfunktion SPRINGEN | POSITIONIEREN | ZEILEN bestimmte Berichtszeilen schnell aufzufinden. Dies ist besonders sinnvoll, wenn Sie im Selektionsbild umfangreiche Stammdatengruppen ausgewählt haben und Ihre Liste entsprechend lang ist. Ausgangspunkt Berichtsausgabe 1. Rufen Sie die Menüfunktion SPRINGEN | POSITIONIEREN | ZEILEN auf. ➜ Die Hierarchiestruktur der im Selektionsbild ausgewählten Stammdatengruppe wird angezeigt. 2. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Zeile. ➜ Die Berichtsausgabe wird wieder angezeigt. Die ausgewählte Zeile ist markiert. Hinweis Analog können Sie auch nach Berichtsspalten suchen. In umfangreichen Spaltenstrukturen können Sie darüber hinaus mit Hilfe der Menüfunktionen SPRINGEN | ERSTE/VORIGE/NÄCHSTE/LETZTE SPALTE die gewünschten Spalten anzeigen.

Grafik anzeigen Im Infosystem können Sie Ihre Berichte grafisch auswerten. Hierzu verwenden Sie folgendes Verfahren: Ausgangspunkt Berichtsausgabe 1. Markieren Sie die Daten, die Sie grafisch darstellen wollen. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste . ➜ Eine grafische Aufbereitung des Berichts wird angezeigt. Alternativ können Sie auch einzelne Teile des Berichts als Grafik darstellen. Markieren Sie dazu in der zuvor beschriebenen Weise einen Zeilenblock, und klicken Sie auf die Drucktaste .

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7

Infosystem

Hinweis Der Aufbau der grafischen Ausgabe kann in der Berichtsausgabe über das Menü EINSTELLUNGEN festgelegt werden. Dieses Menü stellt eine Vielzahl an Funktionen zur Verfügung, die Sie bei der Gestaltung des Berichtsaufbaus (z. B. Zahlenformatdarstellungen usw.) unterstützen.

7.4 Stammdatenverzeichnisse anzeigen Im Berichtsbaum der Kostenstellenrechnung sind standardmäßig Berichte enthalten, die Stammdaten in Form einer Liste und als einzelne Stammdatensätze anzeigen. Stammdatenverzeichnisse stehen Ihnen für folgende Stammdaten zur Verfügung: • • • •

Kostenstellen Kostenarten Leistungsarten statistische Kennzahlen

Im Infosystem der Innenaufträge steht Ihnen zusätzlich ein Stammdatenbericht für Aufträge zur Verfügung. Die Stammdatenauswahl wird hier am Beispiel eines Kostenstellen-Stammverzeichnisses beschrieben.

Abbildung 7.8

Berichtsauswahl Kostenstellenrechnung (© SAP AG)

7.4 Stammdatenverzeichnisse anzeigen

411

7

Infosystem

Ausgangspunkt Menü BERICHTSAUSWAHL KOSTENSTELLENRECHNUNG (vgl. Abb. 7.8). 1. Reißen Sie den Knoten STAMMDATENVERZEICHNISSE wie in Abbildung 7.8 auf, und doppelklicken Sie auf den Bericht KOSTENSTELLEN: STAMMDATENBERICHT. ➜ Das Selektionsbild KOSTENSTELLEN ANZEIGEN: EINSTIEGSBILD WIRD angezeigt (vgl. Abb. 7.9).

Abbildung 7.9

Aufruf des Stammdatenberichts Kostenstellen (© SAP AG)

Im Bildschirmkopf legen Sie fest, welche Stammdaten angezeigt werden sollen. Sie können Einzelwerte, ein Intervall oder eine Stammdatengruppe selektieren. Im Bildschirmbereich PARAMETER können Sie Ihre Selektion weiter eingrenzen. Die mit Hilfe der Selektionskriterien ausgewählten Stammdatensätze werden im Stammdatenverzeichnis in Listenform angezeigt (vgl. Abb. 7.10).

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Infosystem

Abbildung 7.10 STAMMDATENBERICHT – KOSTENSTELLEN (© SAP AG)

Im Stammdatenverzeichnis stehen Ihnen die im Folgenden erläuterten Auswertungsfunktionen zur Verfügung:

Stammdatenliste sortieren Die ausgewählten Stammdaten können im Stammdatenverzeichnis nach den ausgewählten Feldern sortiert werden. Ausgangspunkt Stammdatenverzeichnis 1. Rufen Sie die Menüfunktion BEARBEITEN | SORTIEREN auf. ➜ Ein Dialogfenster wird angezeigt. 2. Legen Sie die Sortierreihenfolge fest, indem Sie den Feldern, nach denen sortiert werden soll, die entsprechende Positionsnummer zuweisen. Hinweis Durch die entsprechende Option können Sie festlegen, ob Sie aufsteigend oder absteigend nach einem Feld sortieren wollen. ➜ Die Stammdatenliste wird nach Ihren Vorgaben sortiert.

Stammdatensätze anzeigen Aus der Auflistung der Stammdaten können Sie in die Detailbildanzeige jedes beliebigen Stammdatensatzes wechseln. Ausgangspunkt Stammdatenverzeichnis 1. Doppelklicken Sie auf eine Zeile (Kostenstelle). ➜ Die Grunddaten der Kostenstelle werden angezeigt (vgl. Abb. 7.11).

7.4 Stammdatenverzeichnisse anzeigen

413

7

Infosystem

Abbildung 7.11 Anzeige Stammdatensatz (© SAP AG)

7.5

Standardberichte für Kostenarten, Kostenstellen und Aufträge

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht aus dem Infosystem über die standardmäßig ausgelieferten Berichte für die oben genannten Teilkomponenten des Gemeinkostencontrollings:

Kosten- und Erlösarten Übersicht nach Objektart nach Objektklasse Abstimmung Abstimmung CO/FI in Buchungskreiswährung Abstimmung CO/FI in Konzernwährung Kostenfluss buchungskreisübergreifend geschäftsbereichübergreifend Abgegrenzte Kosten Bestand in Arbeit

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7

Infosystem

Kostenstellen Plan-Ist-Vergleiche Kostenst.: Ist/Plan/Abweichung Kostenst.: lfd. Per./kumuliert Kostenst.: Aufriss nach Partner Kostenst.: Aufriss nach Vorgang Kostenst.: Ist/Plan/Obligo Kostenst.: Hochrechnung Bereich: Kostenstellen Bereich: Kostenarten Bereich: Leistungsarten Bereich: Stat. Kennzahlen Bereich: Ist/Plan/Obligo Ist-Ist-Vergleiche Kostenst.: Quartalsvergleich Kostenst.: Geschäftsjahresvgl. Soll-Ist-Vergleiche Kostenst.: Ist/Soll/Abweichung Kostenst.: Aufriss nach Partner Kostenst.: Aufriss nach Vorgang Kostenst.: Splittung Kostenst.: Abweichungen Bereich: Kostenarten Planungsberichte Planungsübersicht Leistungsarten: Abstimmung Leistungsarten: Empfänger Tarife Tarifbericht Einzelposten Ist

7.5 Standardberichte für Kostenarten, Kostenstellen und Aufträge

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7

Infosystem

Obligo Stammdatenverzeichnisse Kostenstellen Kostenarten Leistungsarten Statistische Kennzahlen Weitere Berichte Kostenst.: rollierendes Jahr Kostenst.: durchschn. Kosten Kostenst.: Währungsumrechnung Kostenst.: Ist/Plan 2. Währung Kostenst.: Objektvergleich Kostenst.: Binnenumsatz Kostenst.: lfd./kum./Gjahr Kostenst.: Periodenaufriss Plan Kostenst.: Periodenaufriss Soll Bereich: Aufträge Bereich: Etatbericht Bereich: Kostenschichtung Verdichtungsber.:Ist/Soll/Abw. St. Kennzahlen: Periodenaufriss Leistungsarten: Periodenaufriss Leistungsarten: Disp./Plan

Aufträge Plan-Ist-Vergleiche Auftrag: Ist/Plan/Abweichung Auftrag: Belastung/Entlastung Auftrag: lfd. Per./kumuliert Auftrag: Aufriss nach Partner Auftrag: Ist/Plan/Obligo Liste: Aufträge Liste: Kostenarten

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Infosystem

Liste: Ist/Plan/Obligo Ist-Ist-Vergleiche Auftrag: Jahresvergleich Ist Auftrag: Quartalsvergleich Ist Auftrag: Periodenvergleich Ist Planungsberichte Auftrag: Jahresvergleich Plan Auftrag: Quartalsvergleich Plan Auftrag: Periodenvergleich Plan Einzelposten Einzelposten Ist Einzelposten Abrechnung Ist Einzelposten Obligo Stammdatenverzeichnisse Aufträge Stammdatenverzeichnis Innenaufträge Stat. Kennzahlen: Stammdatenbericht Verdichtungsberichte Verd.obj.: Ist/Plan/Abweichung Verd.obj.: Ist/Plan/Obligo Verd.obj.: Lfd.Per./kum/Gjahr Weitere Berichte Auftrag: Aufriss nach Periode Auftrag: Ist/Plan/Preisabw. Auftrag: Ist/Plan/Ausschöpfung Auftrag: Ist/Plan fix/variabel Auftrag: Twähr/Owähr/Kwähr Liste: Ist kumuliert Liste: Ist Jahreswert

7.5 Standardberichte für Kostenarten, Kostenstellen und Aufträge

417

7

Infosystem

418

7

Infosystem

7.6

Aufgaben

1. Mit welchen Werkzeugen können anwenderindividuelle Berichte im SAPSystem erstellt werden? a) Report Painter b) ABAP/4-Programmierung c) ABAP/4-Query d) Report Writer 2. Welche Möglichkeiten gibt es, um die Berichtsauswahl des Infosystems der Kostenstellenrechnung aufzurufen? a) Aufruf des Infosystems von der SAP-Ebene aus b) Aufruf des Infosystems aus dem Arbeitsgebiet Finanzwesen c) Aufruf des Infosystems aus dem Arbeitsgebiet Kostenstellenrechnung d) Aufruf des Infosystems über die Menüfolge SYSTEM | DIENSTE | REPORTING

3. Welche Möglichkeiten haben Sie, einen Report zu starten? a) Doppelklick auf den entsprechenden Berichtseintrag in der Baumstruktur. b) Markieren Sie den entsprechenden Eintrag, und klicken Sie danach auf das Symbol »DETAIL«. c) Klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag, und wählen Sie den Menübefehl KNOTEN AUSFÜHREN. d) Setzen Sie den Cursor auf den Eintrag, und drücken Sie das Symbol »AUSFÜHREN«. 4. Welche Aussagen sind richtig? a) Nach der Berichtsauswahl befinden Sie sich im Selektionsbild dieses Berichts. b) Sie können Einzelselektionen und Selektionsintervalle im Selektionsbild vornehmen. c) Wenn Sie Berichte in einem Extrakt sichern, können Sie die in diesem Extrakt abgelegten Berichtsdaten jederzeit aufrufen. d) Die Reportdokumentation können Sie mit der (F1)-Taste aufrufen. 5. Folgende Möglichkeiten haben Sie, wenn Sie einen Bericht drucken möchten: a) Sie wählen die Menüfolge BERICHT | DRUCKEN. b) Sie wählen das Drucksymbol. c) Sie betätigen die Tastenkombination (ª)+(F1). d) Sie klicken mit der rechten Maustaste in den Bildschirm und wählen DRUCKEN.

7.6 Aufgaben

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7

Infosystem

6. Welche Aussagen sind richtig? a) Sie haben die Möglichkeit, in der Berichtsausgabe bestimmte Berichtsblöcke zu markieren, um sie als eine Grafik ausgeben zu können. b) Sie können das Layout des Berichtes verändern und an Ihre Vorstellungen anpassen. c) Sie haben noch die Möglichkeit, weitere Berichte im Bericht aufzurufen. d) Sie können den Bericht senden und exportieren. 7. Im Infosystem der Kostenstellenrechnung können Sie die Stammdaten in Listform als auch einzelne Stammdatensätze mit Hilfe des Stammdatenverzeichnisses anzeigen. Welche Stammdatenverzeichnisse stehen Ihnen zur Verfügung? a) Kostenstellen b) Leistungsarten c) Statistische Kennzahlen d) Sachkonten 8. Welche Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Stammdatensätze in Listform anzeigen lassen? a) Sie können die Sortierreihenfolge festlegen. b) Sie können die Anzeigevariante verändern. c) Sie können sich die Stammdatensätze im Detail anzeigen lassen. d) Sie können neue Kostenstellengruppen anlegen.

420

7

Infosystem

7.7

Lösungen

1. Mit welchen Werkzeugen können anwenderindividuelle Berichte im SAPSystem erstellt werden? a) Richtig Report Painter b) Richtig ABAP/4-Programmierung c) Richtig ABAP/4-Query d) Richtig Report Writer 2. Welche Möglichkeiten gibt, es um die Berichtsauswahl des Infosystems der Kostenstellenrechnung aufzurufen? a) Richtig Aufruf des Infosystems von der SAP-Ebene aus b) Falsch Aufruf des Infosystems aus dem Arbeitsgebiet Finanzwesen c) Richtig Aufruf des Infosystems aus dem Arbeitsgebiet Kostenstellenrechnung d) Richtig Aufruf des Infosystems über die Menüfolge SYSTEM | DIENSTE | REPORTING 3. Welche Möglichkeiten haben Sie, einen Report zu starten? a) Richtig Doppelklick auf den entsprechenden Berichtseintrag in der Baumstruktur. b) Falsch Markieren Sie den entsprechenden Eintrag, und klicken Sie danach auf das Symbol »DETAIL«. c) Richtig Klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag, und wählen Sie den Menübefehl KNOTEN AUSFÜHREN. d) Richtig Setzen Sie den Cursor auf den Eintrag, und drücken Sie das Symbol »AUSFÜHREN«. 4. Welche Aussagen sind richtig? a) Richtig Nach der Berichtsauswahl befinden Sie sich im Selektionsbild dieses Berichts. b) Richtig Sie können Einzelselektionen und Selektionsintervalle im Selektionsbild vornehmen. c) Richtig Wenn Sie Berichte in einem Extrakt sichern, können Sie die in diesem Extrakt abgelegten Berichtsdaten jederzeit aufrufen. d) Falsch Die Reportdokumentation können Sie mit der (F1)-Taste aufrufen. 5. Folgende Möglichkeiten haben Sie, wenn Sie einen Bericht drucken möchten: a) Richtig Sie wählen die Menüfolge BERICHT | DRUCKEN b) Richtig Sie wählen das Drucksymbol. c) Richtig Sie betätigen die Tastenkombination (ª)+(F1). d) Richtig Sie klicken mit der rechten Maustaste in den Bildschirm und wählen DRUCKEN.

7.7 Lösungen

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7

Infosystem

6. Welche Aussagen sind richtig? a) Richtig Sie haben die Möglichkeit, in der Berichtsausgabe bestimmte Berichtsblöcke zu markieren, um sie als eine Grafik ausgeben zu können. b) Richtig Sie können das Layout des Berichtes verändern und an Ihre Vorstellungen anpassen. c) Richtig Sie haben noch die Möglichkeiten, weitere Berichte im Bericht aufzurufen. d) Richtig Sie können den Bericht senden und exportieren. 7. Im Infosystem der Kostenstellenrechnung können Sie die Stammdaten in Listform als auch einzelne Stammdatensätze mit Hilfe des Stammdatenverzeichnisses anzeigen. Welche Stammdatenverzeichnisse stehen Ihnen zur Verfügung? a) Richtig Kostenstellen b) Richtig Leistungsarten c) Richtig Statistische Kennzahlen d) Falsch Sachkonten 8. Welche Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Stammdatensätze in Listform anzeigen lassen? a) Richtig Sie können die Sortierreihenfolge festlegen. b) Richtig Sie können die Anzeigevariante verändern. c) Richtig Sie können sich die Stammdatensätze im Detail anzeigen lassen. d) Richtig Sie können neue Kostenstellengruppen anlegen.

422

A

Komponenten des Rechnungswesens

Anhang A Komponenten des Rechnungswesens A.1

CO - Controlling

425

A.2

EC - Unternehmenscontrolling (Enterprise Controlling)

426

A.3

FI - Finanzwesen (Financial Accounting)

427

A.4

IM - Investitionsmanagement (Investment Management) 429

A.5

TR - Treasury

429

423

A

Komponenten des Rechnungswesens

Komponenten des Rechnungswesens Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick über die Komponenten des Rechnungswesens, die dem SAP®-System entnommen wurden. Die nachfolgende Auflistung enthält drei Hierarchieebenen mit ihren Abkürzungen, die in der Praxis zumindest für die ersten zwei Hierarchieebenen sehr häufig gebraucht werden. Darüber hinaus dokumentiert die Übersicht die umfassende Funktionalität der betriebswirtschaftlichen R/3®-Anwendungen im Rechnungswesen.

A.1 CO - Controlling CO

Controlling

Controlling

CO-OM

Gemeinkosten-Controlling

Overhead Cost Controlling

CO-OMABC

Prozeßkostenrechnung

Activity-Based Costing

CO-OMACT

Leistungsarten

Activity Types

CO-OMCCA

Kostenstellenrechnung

Cost Center Accounting

CO-OMCEL

Kostenartenrechnung

Cost Element Accounting

CO-OM-IS

Informationssystem

Information System

CO-OMOPA

Gemeinkostenaufträge

Overhead Orders

A.1 CO - Controlling

425

A

Komponenten des Rechnungswesens

CO

Controlling

Controlling

CO-OMPRO

Gemeinkostenprojekte

Overhead Projects

CO-OMSTA

Statistische Kennzahlen

Statistical Key Figures

CO-PA

Ergebnis- u. Marktsegmentrechnung

Profitability Analysis

CO-PA-ACT

Werteflüsse im Ist

Flows of Actual Values

CO-PA-IS

Informationssystem

Information System

CO-PA-MD

Stammdaten

Master Data

CO-PA-SPP

Absatz- und Ergebnisplanung

Sales and Profit Planning

CO-PA-ST

Strukturen

Structures

CO-PA-TO

Werkzeuge

Tools

CO-PC

Produktkosten-Controlling

Product Cost Controlling

CO-PC-ACT

Istkalkulation/Material-Ledger

Actual Costing/Material Ledger

CO-PC-IS

Informationssystem Produktkosten-Controlling

Product Cost Controlling Information System

CO-PC-OBJ

Kostenträgerrechnung

Cost Object Controlling

CO-PC-PCP

Produktkostenplanung

Product Cost Planning

A.2 EC - Unternehmenscontrolling (Enterprise Controlling)

426

EC

Unternehmenscontrolling

Enterprise Controlling

EC-BP

Unternehmensplanung

Business Planning

EC-BP-PC

Planungskoordination

Planning Coordination

EC-BP-SP

Strategische Planung

Strategic Planning

EC-CS

Konsolidierung

Consolidation

EC-CS-CSF

Konsolidierungsfunktionen

Consolidation Functions

EC-CS-ICS

Zusatzfunktionen für integrierte Konsolidierung

Additional Functions of Integrated Consolidation

EC-CS-INT

Datentransfer und Schnittstellen

Data Transfer and Interfaces

EC-CS-IS

Informationssystem

Information System

EC-EIS

Executive Information System

Executive Information System

Komponenten des Rechnungswesens

EC

Unternehmenscontrolling

Enterprise Controlling

EC-EIS-DB

Datenbasis

Databasis

EC-EISDCM

Datenbeschaffung

Data Collection

EC-EIS-DD

Interaktive Recherche

Interactive Drilldown Reporting

EC-EIS-EX

Extras

Extras

EC-EIS-PL

Planung

Planning

EC-EIS-RP

Berichtsheft

Report Portfolio

EC-PCA

Profit Center Rechnung

Profit Center Accounting

EC-PCAACT

Istdaten

Actual Data

EC-PCA-BS

Grundeinstellungen

Basic Settings

EC-PCA-CB

Kalkulatorische Profit-CenterRechnung

Costing-Based Profit Center Accounting

EC-PCA-IS

Informationssystem

Information System

EC-PCA-LB

Buchhalterische Profit Center Rechnung

Account-Based Profit Center Accounting

EC-PCAMD

Stammdaten

Master Data

EC-PCAPLN

Plandaten

Plan Data

EC-PCA-TL

Werkzeuge

Tools

EC-PCA-TP

Transferpreise

Transfer Prices

A

A.3 FI - Finanzwesen (Financial Accounting) FI

Finanzwesen

Financial Accounting

FI-AA

Anlagenbuchhaltung

Asset Accounting

FI-AA-AA

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-AA-CP

Konzernanforderungen

Group Requirements

FI-AA-IS

Informationssystem

Information System

FI-AA-LM

Leasingabwicklung

Leasing Processing

FI-AA-SVA

Spezielle Bewertungen

Special valuation

FI-AP

Kreditorenbuchhaltung

Accounts Payable

FI-AP-AP

Grundfunktionen

Basic Functions

A.3 FI - Finanzwesen (Financial Accounting)

427

A

Komponenten des Rechnungswesens

428

FI

Finanzwesen

Financial Accounting

FI-AP-IS

Informationssystem

Information System

FI-AR

Debitorenbuchhaltung

Accounts Receivable

FI-AR-AR

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-AR-CR

Kreditmanagement

Credit Management

FI-AR-IS

Informationssystem

Information System

FI-BL

Bankbuchhaltung

Bank Accounting

FI-BL-BF

Basisfunktionen

Basic Functions

FI-BL-BM

Bestandsdisposition

Cash Balance Management

FI-BL-IS

Informationssystem

Information System

FI-BL-MD

Stammdaten

Master Data

FI-BL-PT

Zahlungsverkehr

Payment Transactions

FI-FM

Haushaltsmanagement

Funds Management

FI-FM-AF

Weitere Funktionen

Additional Functions

FI-FM-BD

Basisdaten

Basic Data

FI-FM-BU

Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle

Budgeting

FI-FM-IN

Ist- und Obligofortschreibung

Actual Update and Commitment Update

FI-FM-IS

Informationssystem

Information System

FI-FM-PO

Buchung

Postings

FI-GL

Hauptbuchhaltung

General Ledger Accounting

FI-GL-B

Buchungskreiskonsolidierung

Company Code Consolidation

FI-GL-BA

Geschäftsbereichsbuchhaltung

Business Area Accounting

FI-GL-CP

Konsolidierungsvorbereitung

Preparation for Consolidation

FI-GL-CU

Währungsbuchhaltung

Foreign Currency Accounting

FI-GL-FL

Flexible Strukturen

Flexible Structures

FI-GL-GL

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-GL-IS

Informationssystem

Information System

FI-LC

Konsolidierung

Consolidation

FI-LC-DD

Dezentrale Erfassung

Remote Data Entry

FI-LC-IS

Informationssystem

Information System

FI-LC-IS-EV

Auswertungen

Evaluations

FI-LC-LC

Grundfunktionen

Basic Functions

Komponenten des Rechnungswesens

FI

Finanzwesen

Financial Accounting

FI-SL

Spezielle Ledger

Special Purpose Ledger

FI-SL-IS

Informationssystem

Information System

FI-SL-SL

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-SL-VSR

Validierung, Substitution und Regeln

Validation, Substitution and Rules

FI-TV

Reisemanagement

Travel Management

FI-TV-COS

Reisekosten

Travel Expenses

FI-TV-IPY

Integration Personalabrechnung

Integration With Payroll

FI-TV-PL

Reiseplanung

Travel Planning

A

A.4 IM - Investitionsmanagement (Investment Management) IM

Investitionsmanagement

Investment Management

IM-FA

Sachinvestitionen

Capital Investments

IM-FA-IA

Massnahmenanforderungen

Appropriation Requests

IM-FA-IE

Investitionsaufträge

Investment Orders

IM-FA-IP

Investitionsprogramme

Capital Investment Programs

IM-FA-IS

Informationssystem

Information System

IM-FA-PR

Projekte als Investitionsmaßnahmen

Projects as Investment Measures

A.5 TR - Treasury TR

Treasury

Treasury

TR-CB

Finanzmittelrechnung

Cash Budget Management

TR-CB-BD

Basisdaten

Basic Data

TR-CB-IN

Integration

Integration

TR-CB-IS

Informationssystem

Information System

TR-CB-PL

Planung

Planning

A.4 IM - Investitionsmanagement (Investment Management)

429

A

Komponenten des Rechnungswesens

430

TR

Treasury

Treasury

TR-CB-PO

Buchung

Posting

TR-CM

Cashmanagement

Cash Management

TR-CM-CM

Grundfunktionen

Basic Functions

TR-LO

Darlehensverwaltung

Loans

TR-LO-AC

Darlehensbuchhaltung

Loans Accounting

TR-LO-IS

Informationssysteme

Information System

TR-LO-PO

Bestandsverwaltung

Portfolio

TR-LO-TM

Rahmendaten

Basic Data

TR-LO-TR

Geschäftsverwaltung

Transaction Management

TR-MRM

Marktrisikomanagement

Risk Management

TR-MRM-IS

Informationssysteme

Information System

TR-MRMMD

Stammdaten

Master Data

TR-MRMMT

Marktdaten

Market Data

TR-MRMPA

Planung / Analyse

Planning/Analysis

TR-MRMTO

Tools

Tools

TR-TM

Treasurymanagement

Treasury Management

TR-TM-AC

Treasury Buchhaltung

Treasury Accounting

TR-TM-IS

Informationssystem

Information System

TR-TM-PO

Bestandsverwaltung

Position Management

TR-TM-TM

Rahmendaten

Basic Data

TR-TM-TR

Geschäftsverwaltung

Transaction Management

Stichwortverzeichnis

Stichwortverzeichnis ABAP/4 Development Workbench 32 Abgrenzungen 312 Ergebnisliste 316 Soll/Ist-Verfahren 315 Zuschlagsabgrenzungen definieren 313 Zuschlagsverfahren 312 Abgrenzungskonten 134 Ablauf der Abweichungsermittlung 320 Abstimmledger 106 Abweichungsermittlung ausführen, Einstiegsbild 322 Abweichungskategorien 318 Einsatzseite 319 Verrechnungsseite 319 Alternativmodi 51 Änderungsanwendung 55 ÄNDERUNGSBELEGE 65 Anforderungsprofil 31 Anlagenbuchhaltung 56, 103, 106 Anpassungsfähigkeit 25 Anwendung 55 im Einstiegsbild beenden 59 Anzeigeanwendung 55 Anzeigefeld 48 ANZEIGEN->ÄNDERN 66 Äquivalenzziffer 209 Arbeitsgebiete 56 Aufbauorganisation 31 Aufruf einer Anwendung 56 Ausgabegerät 87 Auswertungsmöglichkeiten Stammdatenliste sortieren 413 Stammdatensätze anzeigen 413 B Bankenstammdaten 101 Basissystem 32 Batch-Input-Mappe 148 Baumstruktur 403 BEARBEITEN 66 Bearbeitung von Formulardaten 65 Bedienoberfläche 24 Belastungsbetrag 217 Benutzerparameter 69 anwenden 70 festlegen 69 Berechtigungskonzept 32 Bericht Block markieren 409 Dokumentation anzeigen 407 drucken 408

Layout 402 Zeilen ein-, ausblenden 410 Zeilen/Spalten finden 410 Berichtsauswahl 85, 86 Berichtsdaten selektieren 404 Berichtsziele 401 Betrachtungszeitraum 167 aufrufen 168 festlegen 167 Bewertungsbereich 103 Bezugsbasis 295 Bezugsgröße 148 Bildschirmformular 57 Branchenneutralität 23 Buchungskreis 108, 135 C Cashmanagement 98 CCM 32 Computer Center Management 32 Controlling 27, 29 CPD-Konten 102 Cursor 46 Customizing 25 Kostenstellenplanung 195 D Daueraufträge 114 Debitoren 56 Debitoren-, Kreditorenstammdaten 100 Debitorenbuchhaltung 27 Debitorenstammsatz 105 Deckblatt 88 Definition von Planerprofilen 197 von Planungslayouts 196 von Planversionen 195 von Verteilungsschlüsseln 196 Detaillisten 311 Dictionary 32 Direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung 273 Detailbild 276 Einstiegsbild 274 IBL erfassen 277 disponierte Leistung 209 Drucken, Infosystem 408 Durchbuchungen 135 Durchführung Kostenstellenplanung 198 Leistungsartenplanung 210 Plantarifermittlung 227 Dynpro 57

431

Stichwortverzeichnis

Eingabeanwendung 55 Einkreissystem 110 Einstiegsbild 57 Leistungsartenplanung 205, 206 Plantarifermittlung 230 Planung kopieren 244 Planung statistischer Kennzahlen 199 Primärkostenplanung 212, 213 Einstiegsmenü 56 Einzelaufträge 114 Empfängerbasiswerte 199, 371 Empfängerkostenstelle 217, 218 Entwicklungsumgebung 32 Equipments 103 Ergebnisbereich 136 Ergebnisrechnung 126 Ergebnisse der Abweichungsermittlung analysieren 324 der Verrechnungen anzeigen 311 Periodische Verrechnungen 311 Erwartungen bezüglich Kostenentwicklung 195 Executive Information System 29 Externer Rechnungskreis 97 F FELDÄNDERUNGEN 65 Feldarten 48 Feldhilfe 49 Festwerte definieren 68 Finanzbudgetmanagement 98 Finanzwesen 27 Formularanwendung 55, 61 durchführen 61 Formulardaten sichern 65 Funktionalität 24 Funktionsbibliothek 32 Funktionstasten 47 G Gemeinkostenaufträge 113 Generische Suche 79 Gesamttarif 227 Geschäftsbereich 108, 109, 135 H Hauptbuch 56 Hauptbuchhaltung 27, 101 Hauptmenü 56 Hierarchieknoten umhängen 178 Historienliste 60 I Indirekte Leistungsverrechnung 192, 291

Industry Solutions 23

432

Infosystem aufrufen 84, 402 im SAP R/3-Startmenü 402 Grafik anzeigen 410 Menü 85 Instandhaltung 30, 103 Integration 24, 106 Interface Builder 32 Internationalität 23 Interner Rechnungskreis 97 Investitionsmanagement 27, 28, 98 Istkostenerfassung 259 Ablauf 260 Einzelposten 260 Primärkostenerfassung 260 Istkostenerfassung und -verrechnung 257

Grundlagen 259 Zielsetzung 259 Istkostensplittung 321 Istkostenverrechnung 263 direkte Verrechnungen 264 indirekte Verrechnungsmethoden 264 Methoden 264 periodische Verrechnungen 264 Schlüsselungssystematik 264 vorgangsbezogene Verrechnungen 264

Isttarif- und Abweichungsermittlung 317 Ablauf 320 Abweichungskategorien 318, 319 Anzeigevarianten wechseln 324 Detailobjekt anzeigen 324 Ergebnisse analysieren 324 Istkostensplittung 321 Sollkosten 321 Sollversion 320 Splittungsschema 321 Verarbeitungsschritte anzeigen 324 Verarbeitungsschritte erkennen 325 Verteilung der Istkosten 321 Iterative Verrechnung 300 J Joker 79 K Kalkulatorischer Wertefluss 134 Kannfeld 48 Kennzahl 199, 371 Kennzahlentyp 203 Typ Festwert (=Typ 1) 201, 372 Typ Summenwert (=Typ 2) 201, 372 Komponenten 26 Konsolidierung 100, 108 Kontenplan 101

Stichwortverzeichnis

Kontierung 264 echte CO-Objekte (Kontierungsobjekte) 264 Kontierungslogik 265 nicht echte CO-Objekte 265 Kontierungslogik 265 Konzernbilanz 103 Konzernunternehmen 108 Kopieren Planungen 244 Kosten fixe 190 Kostenart Anforderungsbild 142 anlegen 141 Eigenschaften 142, 149 Grundbild 142 maschinell erzeugen 147 pflegen 147 Typ 143, 149 Voreinstellungen 147 Zusatzbilder 144 Kostenartenrechnung 110 Kostenrechnungskreis 134, 135 Kostenstelle 109 alternative Hierarchien 153 anlegen 153 Empfänger 217, 218 erfassen 156 Grundbild 154 Nummer 157 pflegen 159 Sender 217, 218 Standardhierarchie 153 zur Verprobung 161 Zusatzbilder 155 Kostenstellenplanung Ablauf 189 Durchführung 198 Vorbereitung 195 Kostenstellenrechnung 110 Kreditkontrollbereich 108 Kreditoren 56 Kreditorenbuchhaltung 27 Kreditorenstammsatz 104 Kundenkreditmanagement 101 L Leasingabwicklung 103 Leistungsart 111 anlegen 151 Einheit 208 Grundbild 148 pflegen 153 Planleistung 207 Planung 190, 205 Schlüssel 207 Zusatzbilder 151

Leistungsartenplanung Durchführung 210 Einstiegsbild 205, 206 Geschäftsjahr 206 Kostenstellen 206 Leistungsarten 206 Periodenbild 210 Planperioden 206 Planversion 206 Übersichtsbild 207 Ziele 205 Leistungsartentyp 209 Leistungsaufnahmen 191 leistungsabhängig 191 leistungsunabhängig 191 Leistungsaufnahmenplanung Einstiegsbild 219, 368 Kostenstelle 218, 368 Leistungsart 218 Periodenbild 222 Planungsobjekte 219, 368 Senderkostenstellen 219, 368 Übersichtsbild 220 Verbrauch 220 Verrechnungskostenart 221 Verteilungsschlüssel 221 Leistungsaufnahmeplanung Einstiegsbild 218 Planungsobjekte 218 Leistungsbeziehungen zwischen Kostenstellen 191 Leistungsmerkmale 22 Leistungsverrechnung, innerbetriebliche 205 Listanwendung 55 Liste 82 Logistik 29 LÖSCHEN DATEN 67 M Mahnbereich 108 Mandant 107 Manuell Primärkostenplanung 190, 211 Sekundärkostenplanung 191, 217 Marktsegmentrechnung 126 Maschinell Primärkostenplanung 190 Sekundärkostenplanung 191 Matchcode 70, 71, 74 über Maske suchen 76 Materialwirtschaft 30 Mitbuchkonto 104 Modul 25 Modus 51 Mussfeld 48

433

Stichwortverzeichnis

Nebenbücher 99 Nicht verrechenbare Leistungen erfassen 281 Detailbild 282 Einstiegsbild 281 Normalmodus 51 O OpenSQL 32 Organisationseinheiten 297 Organisationsmanagement 31 Organisationstrukturen 97 Output mengenmäßig 205 P Periodenbild Leistungsartenplanung 210 Leistungsaufnahmenplanung 222 Primärkostenplanung 215, 216 statistische Kennzahlen 201, 203, 366, 374

Periodenwert 201, 372 Periodische Umbuchung 288 Periodische Verrechnung 287 Ablaufsteuerung 225, 231, 237, 243, 310

ausführen 309 Bezugsbasen 295 definieren 298 iterative Verrechnung 300 Organisationseinheiten 297 periodische Umbuchungen 288 Segmente 297 Sender-Empfänger-Beziehungen 294 Senderwerte 294 Umlage 290 Verrechnungsregeln 296 Verrechnungszyklen anlegen 299 Segment 301 Verteilung 289 Voraussetzungen 294 Zyklen 298 Personaladministration 31 Personalbeschaffung 31 Personalplanung 31 Personalwirtschaft 21, 31 Planabgrenzung 190 Planerprofil auswählen 198 Definition 197 SAP 101 198 SAP 102 198 selbstdefiniert 197 setzen 199 Standards 197 Plan-Ist-Vergleich 195

434

Plankostensplittung 228 nach Äquivalenzziffern 228 Splittungsregeln 228 Plantarif fix 208 Plantarifkennzeichen 208, 230 variabel 208 Plantarifermittlung Detaillisten 231, 238 Durchführung 227 Durchschnittstarif 229 Einstiegsbild 230 Grundliste 232 Hintergrundverarbeitung 231, 237 iterativ 228 kumulierter Tarif 229 Periodenliste 232 periodischer Tarif 229 Senderanalyse 233 Testlauf 231, 238 Verfahren 229 Voraussetzungen 229 Planumlage 192 Planumwertung 192, 238 anlegen 239, 240, 241, 242 Ausführung 243 Planung kopieren 244, 248, 375 Leistungsarten 190, 205 Primärkosten 190, 211 Sekundärkosten 191 statistische Kennzahlen 189, 199, 203, 374

Planungsgebiet 196, 197 Planungslayout Definition 196 selbstdefiniert 197 Standard 197 Planungsprozess 189 Planungszeitraum 195 Planversion 000 195 Definition 195 Planverteilung 191 Primäre Kosten- und Erlösarten 110 Primäre Kostenart 142 anlegen 146 Primärkosten Planung manuell 190, 211 Planung maschinell 190 Primärkostenplanung Durchführung 215 Einstiegsbild 212, 213 Geschäftsjahr 212 Kostenart 213, 214, 366

Stichwortverzeichnis

Kostenstellen 212 leistungsabhängig 190 Leistungsarten 212 Leistungsartenschlüssel 213 leistungsunabhängig 190 Periodenbild 215, 216 Planungsperioden 212 Planversion 212 Übersichtsbild 213, 366, 370 Verbrauchsmengen 214 Produktionsplanung und -steuerung 30 Profit Center Rechnung 131 R R/3 20 R/3-Anwendungen 25 realtime 20 Rechnungswesen 20, 27, 95 Reklamationsverarbeitung 101 Report 82 ausführen 82 in der Berichtsauswahl starten 86 Report Painter 401 Report Writer 401 Grundfunktionen der Berichtsausgabe 407

Reportaufruf im Arbeitsgebiet 83 Reportausführung 82 S Sachkontenstammdaten 100 Sachkonto 101 SAP AG 19 SAP-Ebene 56 Schnelländerungen in Kostenstellen 159 Segmentdefinition 301 Segmente 297 Seitenumbruch 88 Sekundäre Kostenart 142 Sekundärkosten 191 Planung manuell 191, 217 Planung maschinell 191 Sekundärkostenplanung Durchführung 222 Geschäftsjahr 218 leistungsabhängig 218 leistungsunabhängig 217 Planungsperioden 218 Planversion 218 Selektion 404 Bild 404 Kriterien 404, 407 Selektionskriterien 82 Selektionsoptionen 79 Sender-Empfänger-Beziehungen 294 Senderkostenstelle 217, 218 Senderwerte 294

SETZEN DATEN 67, 69 Soll-Ist-Verfahren 315 Soll-Ist-Vergleich 205 Sollkosten 205, 321 Sollkostenermittlung 111 Sollversion 320 Spezielle Ledger 101 Splittungsschema 321 SPRINGEN 63 Stammdaten, Finanzwesen 100 Stammdatengruppen 173 aufreißen/verdichten 177 einfügen 177 Einzelwerte pflegen 178 pflegen 177 Stammdatenverzeichnisse anzeigen 411 Mehrfachselektionen 405 Statistische Aufträge 114 Statistische Kennzahl 162 Anforderungsbild 162 Einheit 203 erfassen 163 Grundbild 162 Listpflege 164 pflegen 163 Planung 189, 199 Planung ändern, Einstiegsbild 199 Planung ändern, Periodenbild 203, 374 Planung ändern, Übersichtsbild 202, 372

Schlüssel 202 Statistische Kennzahlen erfassen 284 Detailbild 285 Einstiegsbild 284 Suchmaske 76 Suchverfahren 76 Summendaten 101 Symbole 44 System => Status 60 System R/2 19 System R/3 20 Systemanwendung 55 T Tarife iterativ 205 manuell 205 Tarifermittlung 192, 227 Tastatur 46 Tastenbezeichnungen 47 Teilkomponenten 27 Transaktionscode 55, 58 der aktuellen Anwendung ermitteln 60 Treasury 27, 28, 98 Treasurymanagement 98

435

Stichwortverzeichnis

Übersichtsbild Leistungsartenplanung 207 Planung statistischer Kennzahlen 202 Primärkostenplanung 213, 366, 370 statistische Kennzahlen 200, 366 UMFELD 64 Umlage 290 Umsatzkostenverfahren 128 Umwertung 192 Kriterien 238 von Kostenstellenplanungen 238 Vorgehensweise 239 Unternehmenscontrolling 29 V Verrechnungskostenart 209 Verrechnungsregeln 296 Verrechnungstarife 111 Verrechnungszyklus 300 anlegen 301 Verteilung 289 auf Planungsperioden 195 der Istkosten auf die Leistungsarten 321 Verteilungsschlüssel 203, 208, 214 Definition 196 selbstdefiniert 196 Standard 196 Vertrieb 31 VERWALTUNGSDATEN 63 Vorbereitung, Kostenstellenplanung 195 Vordrucken 88 Vorgangsbezogene Umbuchung 266 erfassen 269 Vorgangsbezogene Verrechnungen Detailbild 267 Einstiegsbild 266 vorgangsbezogene Umbuchungen 266, 269

Vorschlagswert 69 definieren 68 W

436

Warenkreditversicherung 101 Weitere Berichte aufrufen 409 Werk 108, 109, 135 Werteliste 48, 71, 72 durchsuchen 74 sortieren 74 Wiederholte Dateneingabe 67 Z Zeitbezogenheit der Stammdaten 165

bearbeiten 167 Gültigkeitszeitraum 165 Zuordnung Planerprofil Berechtigungsgruppen 197 Planungslayout Planungsgebiet 197 ZUSÄTZE 63 Zuschlagsverfahren 312 Zyklen 298

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