mySAP R 3 - Einführung

mySAP® R/3® – Einführung

Peter Türk – Gisela Gratzl – Karsten Petri – Michael Vetter

mySAP® R/3® – Einführung Herausgegeben von der CDI

Mit Vorbereitung auf die SAP-Anwenderzertifizierung

An imprint of Pearson Education München • Boston • San Francisco • Harlow, England Don Mills, Ontario • Sydney • Mexico City • Madrid • Amsterdam

Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. »SAP« und »R/3« sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16, D-69190 Walldorf. Der Verlag bedankt sich für die freundliche Genehmigung der SAP AG, die Warenzeichen im Namen des vorliegenden Titels zu verwenden. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegenden Titels oder sonst dafür presserechtlich verantwortlich. Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Bildschirmabzüge unterliegen dem Urheberrecht der SAP AG, Walldorf. SAP©, R/2©, R/3©, mySAP.com©, ABAP©, SAPoffice©, SAP Business Workflow©, SAP EarlyWatch©, SAP ArchivLink©, ASAP© sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG. Andere Produktnamen werden nur zur Identifikation der Produkte verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Produkt wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 07 06 05 04 03 ISBN 3-8273-2075-5 © 2003 by Addison-Wesley Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Lektorat: Rolf Pakendorf, [email protected] Produktion: Elisabeth Egger, [email protected] Satz: mediaService, Siegen (www.media-service.tv) Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Umschlaggestaltung: Barbara Thoben, Köln Printed in Germany

Inhalt Einleitung

13 19 21 23 23 23 26 32 36 39

1.6.1 1.6.2 1.7 1.8 1.9

Einführung Die SAP AG Die wichtigsten Produkte der SAP AG SAP R/2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise mySAP Business Suite Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen Systemlandschaften und Mandantensysteme Organisationsstrukturen Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung Fragen Lösungen

41 41 43 46 49 49

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.6 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.8 2.9 2.10 2.11

Grundlagen der Programmoberfläche SAP R/3-Anmeldung Aus dem System abmelden Kennwort ändern Fenster Einige Windows-Begriffe Das SAP-Fenster Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes Navigation mit Hilfe der Menüleiste Arbeit mit der Systemfunktionsleiste Funktionstastenbelegung und Quick Info Meldungen Programmbedienung mit grafischen Elementen Arbeit mit Feldern Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern Weitere grafische Elemente Pflege benutzereigener Daten Barrierefreie Arbeitsweise Fragen Lösungen

51 53 63 64 65 65 67 70 70 74 77 79 81 81 87 90 91 94 94 95

1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.4 1.5 1.6

5

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.6 3.7

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung Anwendungen, Transaktionen und Reports SAP Easy Access SAP-Menü und Benutzermenü Suchen im SAP Easy Access Befehlsfeld, Transaktionen und Modi Befehlsfeld Transaktionen Modi Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen Stammdaten und Bewegungsdaten Tabellen Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter Eingabehilfen Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Sachkontos Mit Benutzerparametern arbeiten Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der Personalstammdaten Fragen Lösungen

97 99 100 100 103 105 106 106 109 114 114 116 122 122 124 130 142 145 147 149 149

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.3

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Navigation in Dialogtransaktionen Daten halten, Daten setzen Fragen Lösungen

151 153 153 156 158 159 160 161

5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2

Reporting Übersicht ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports Reportnamen Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im ABAP/4-Programmkatalog Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports RFSKPL00 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und Interaktives Reporting SAP List Viewer (ALV) Grid Control Beschreibung Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen Informationssysteme

163 165 166 166

5.2.3 5.2.4 5.3 5.3.1 5.3.2 5.4

6

167 169 171 175 175 176 186

5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.5 5.6

Arten des Reporting Aufruf von Reports Reportwerkzeuge Fragen Lösungen

186 187 190 192 192

6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.3 6.4

Hilfen Die SAP-Bibliothek Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü Hilfe zur Anwendung Glossar Release-Infos Zusätzliche Hilfen Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs Hilfen bei einem Kurzdump SAP Help Portal Informationsquellen Fragen Lösungen

195 197 198 206 206 207 207 207 207 208 209 210 211

7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.3 7.4

Drucken im R/3-System Spool-Service und Ablauf beim Drucken Spool-Service Ablauf beim Drucken Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog Pflege der Vorschlagswerte zur Druckersteuerung Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text Beispiel: Spoolauftrag für eine Liste Beispiel: Ausdruck der Liste Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes Fragen Lösungen

213 215 215 216 218 218 219 226 228 231 231 233

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung, Kurznachrichten und Workflow Batchverarbeitung Jobs definieren mit dem Job Wizard Jobs verwalten Batch-Input-Verarbeitung Technische Grundlagen Batch-Input-Mappe Kurznachrichten Versenden einer Kurznachricht Empfangen einer Kurznachricht SAP Business Workflow

235 237 238 246 248 249 250 255 256 256 258

8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 8.2.1 8.2.2 8.3 8.3.1 8.3.2 8.4

7

8.4.1 8.4.2 8.5 8.6

Voraussetzungen für den Einsatz des SAP Business Workflow Vorteile durch den Einsatz des SAP Business Workflow Fragen Lösungen

258 259 260 261

9 9.1 9.1.1 9.2 9.3 9.3.1 9.3.2 9.4 9.4.1 9.4.2 9.4.3 9.5 9.6

Berechtigungen und Rollen Berechtigungskonzept Grundbegriffe Rollenkonzept Zuweisen von Berechtigungen Benutzerstammsatz Benutzereigene Daten Profilgenerator Überblick Profilgenerator Terminologie des Profilgenerators Berechtigungstrace mit SU53 Fragen Lösungen

263 265 265 267 268 268 271 271 271 272 273 274 274

10

Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence mySAP Supplier Relationship Management (SRM) Beschaffung und Lieferanten-Management über das Internet mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) Überblick mySAP SCM Stammdaten des mySAP SCM Schlüsselbereiche des mySAP SCM Integrierte, unternehmensübergreifende Ausführung Product Lifecycle Management (PLM) Funktionsbereiche Organisationsstrukturen mySAP Customer Relationship Management (CRM) Funktionalitäten von SAP R/3 Sales and Distribution (SD) Traditionelle Marketingaktivitäten – Neue Verkaufsstrategien Definition des Customer Relationship Management Maßgebliche Ziele von Customer Relationship Management mySAP CRM-Architektur mySAP Enterprise Portals (EP) Die Plattform für Information und Kooperation Nutzungspotentiale von mySAP Enterprise Portals Kernfunktionalitäten des mySAP Enterprise Portals mySAP Business Intelligence Fragen Lösungen

277 279 279 293 294 296 298 303 310 311 318 318 318 320 322 322 323 333 334 334 335 337 340 341

10.1 10.1.1 10.2 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4 10.3 10.3.1 10.3.2 10.4 10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.4.4 10.4.5 10.5 10.5.1 10.5.2 10.5.3 10.6 10.7 10.8

8

11 11.1 11.1.1 11.1.2 11.1.3 11.1.4 11.1.5 11.1.6 11.1.7 11.1.8 11.2 11.2.1 11.2.2 11.2.3 11.2.4 11.2.5 11.3 11.4

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise Grundlagen des Finanzwesens Die Integration des Finanzwesens in das SAP-Gesamtsystem Organisationsstrukturen im R/3-System Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung Menüs des Finanzwesens Grundeinstellungen zum Buchungskreis Steuern Automatische Buchungen Praxisfall Grundlagen des Controlling Organisationsstrukturen im Controlling Prinzipien und Methoden im Controlling Gemeinkostencontrolling Integration Praxisfall Fragen Lösungen

343 345 345 346 351 359 359 362 363 365 370 370 373 375 403 404 410 411

12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.5.1 12.5.2 12.5.3 12.5.4 12.6 12.7 12.8 12.9

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise Organisationseinheiten: Unternehmens- und Personalstruktur Personaladministration Personalzeitwirtschaft Personalabrechnung Personalmanagement Objektorientierung Planungshilfen Organisationsmanagement Personalentwicklung Veranstaltungsmanagement Integration in das SAP R/3-System Fragen Lösungen

415 418 420 421 424 425 426 428 428 436 439 441 442 443

13 13.1 13.2 13.3 13.3.1 13.3.2 13.3.3 13.3.4 13.3.5 13.4

SAP R/3-Einführungsprojekte ValueSAP und ASAP Merkmale der AcceleratedSAP-Lösung Bestandteile von ASAP Aufgabenstellungen in Einführungsprojekten Methoden Tools Content Zugriff auf AcceleratedSAP SAP R/3-Projektverlauf

447 449 449 450 450 451 451 451 451 452

9

10

13.5 13.5.1 13.5.2 13.5.3 13.5.4 13.5.5 13.6 13.6.1 13.6.2 13.6.3 13.6.4 13.6.5 13.6.6 13.6.7 13.6.8 13.7 13.7.1 13.7.2 13.7.3 13.7.4 13.7.5 13.7.6 13.7.7 13.7.8 13.8 13.8.1 13.8.2 13.8.3 13.8.4 13.8.5 13.8.6 13.9 13.9.1 13.9.2 13.9.3 13.10 13.11 13.12

Phase Projektvorbereitung Projektstart und Zieldefinition Projektorganisation und Verfahren festlegen Projektmanagement installieren Schulungsmaßnahmen planen Qualitätsmanagement sicherstellen Phase Konzeption Projektmanagement in der Konzeptionsphase Trainings- und Dokumentationsplan aufstellen Geschäftsprozesse definieren Entwicklungsarbeiten beschreiben Systemarchitektur festlegen Risikoanalyse Rollen- und Berechtigungskonzept festlegen Qualitätssicherung Konzeptionsphase Phase Realisierung Projektmanagement der Realisierungsphase Trainingskonzept umsetzen Berechtigungskonzept einrichten Eigenentwicklungen und Schnittstellen realisieren System konfigurieren Funktions- und Integrationstests durchführen Technischer Funktionscheck Abschluss und Qualitätssicherung Phase Produktionsvorbereitung Einführungsstrategie Projektmanagement der Produktionsvorbereitung Technische Infrastruktur vorbereiten SAP GoingLive Check durchführen Produktivbetrieb aufnehmen Qualitätssicherung Phase Produktivbetrieb Projektabschluss SAP EarlyWatch Check durchführen Kontinuierliche Verbesserung einleiten Praxisfall Fragen Lösungen

454 454 455 457 460 460 461 461 462 463 464 466 466 467 468 468 468 469 469 469 472 473 474 474 475 475 476 476 477 477 478 478 478 479 479 480 483 484

14 14.1 14.2 14.2.1 14.2.2

Service und Support SAP Service Marketplace Bereitstellung von Informationen SAP-Bibliothek Quick Links

487 489 490 491 491

14.2.3 14.2.4 14.3 14.4 14.5 14.5.1 14.5.2 14.6 14.7 14.8 14.9

Release-Informationen SAP-Hinweise Beratung bei Problemen Unterstützung bei der Systemeinführung Unterstützung im Systembetrieb SAP EarlyWatch Alert mySAP Services Consulting Schulung Fragen Lösungen

491 491 493 494 495 495 496 497 497 499 500

A A.1 A.2 A.3 A.4 A.5

Anwendungskomponenten BC - Basissystem CA – Anwendungsübergreifende Komponenten AC – Accounting HR – Human Resources LO – Logistics

503 505 509 510 515 516

Stichwortverzeichnis

523

11

Einleitung

13

Einleitung Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Aufbau des Buchs und die behandelten Themen.

Einführung Gegenstand von Kapitel 1 ist das grundlegende Wissen zu R/3® und zur SAP® AG. Vorgestellt werden das Unternehmen SAP und seine erfolgreichen Softwareprodukte, die mySAP Business Suite mit ihren Lösungen, die Einordnung von SAP R/3 in die mySAP Business Suite, die besonderen Leistungsmerkmale von R/3, die für R/3 erforderliche Systemumgebung und Infrastruktur (Hardware, Betriebssysteme, Präsentationssoftware und Datenbanken) sowie die praktischen Anwendungsmöglichkeiten der R/3-Applikationen. Darüber hinaus wird ein Überblick über die SAP-Komponenten und grundlegende SAP-Strukturen gegeben. Schließlich lernen Sie die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung kennen, die vollständig in diesem Buch behandelt werden.

Arbeiten mit R/3 In den Kapiteln 2 bis 9 werden Ihnen die Kenntnisse vermittelt, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit R/3 benötigen. Sie lernen die grundlegenden Verfahren und Abläufe kennen, die in allen Anwendungsbereichen gleich sind. Auch wenn Sie keinen Zugang zu einem R/3-System haben, können Sie von diesen Kapiteln profitieren. Anhand von konkreten Bildschirmfolgen wird Ihnen die Handhabung von R/3 Version 4.7 nahegebracht. • In Kapitel 2 werden Ihnen die Elemente der Programmoberfläche, der R/3-spezifische Umgang mit der Tastatur und Maus sowie der Aufbau der SAP-Fenster vorgestellt. • In Kapitel 3 lernen Sie zunächst verschiedene Möglichkeiten zum Aufruf von Anwendungen sowie die Bedeutung von Tabellen für die Arbeit mit Stamm- und Bewegungsdaten kennen. Anhand von Beispielen aus den Anwendungsbereichen Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft wird gezeigt, wie man im Einstiegsbild einer Anwendung mit Eingabehilfen und Benutzerparametern arbeitet. • In Kapitel 4 wird beschrieben, wie man mit bestimmten Anwendungen (Fachbegriff: Dialogtransaktionen) arbeitet, die zur Pflege von Stammund Bewegungsdaten dienen. • In Kapitel 5 wird Ihnen gezeigt, wie Sie aus den in R/3 gespeicherten Daten die Informationen, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz benötigen, selektieren und in übersichtlichen Listen am Bildschirm darstellen können. Hierzu verwenden Sie die sogenannten »Reports«.

15

Einleitung

• Besonders während der Einarbeitungsphase sind die ausführlichen Hilfeinformationen nützlich, die Sie innerhalb und außerhalb von R/3 am Bildschirm abrufen können. Wie das geht, wird in Kapitel 6 beschrieben. • In Kapitel 7 werden Sie ausführlich über die verschiedenen Varianten, Verfahren und Voreinstellungen informiert, die Ihnen von R/3 zum Ausdrucken angeboten werden. • Die Hintergrundverarbeitung (Batchverarbeitung), die Batch-Input-Verarbeitung zum Einspielen externer Daten, das Versenden von Kurznachrichten und der SAP Business Workflow sind die Themen des Kapitels 8. • Kapitel 9 macht Sie mit dem Berechtigungskonzept (zum Schutz vor unerlaubten Eingriffen) und dem Rollenkonzept von SAP R/3 (zum Zuweisen von Berechtigungen an Benutzer entsprechend ihrer Tätigkeiten und Aufgaben) bekannt.

Ausgewählte Lösungen und Anwendungen SAP R/3 ordnet sich in die mySAP Business Suite ein. Innerhalb von R/3 werden die drei großen Anwendungsbereiche Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft unterschieden. Jeder dieser drei Bereiche wird in einem eigenen Kapitel (Kapitel 10, 11 und 12) angesprochen, wobei auch praktische Einsatzmöglichkeiten aufgezeigt werden. Kapitel 10 befasst sich mit ausgewählten Lösungen der mySAP Business Suite. Sie lernen zunächst die Logistik-Lösungen • mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM), • mySAP Supply Change Management (mySAP SCM), • mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM) und • mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) näher kennen. In Zusammenhang mit den Lösungen mySAP SRM bzw. mySAP CRM werden die SAP-Logistikkomponenten Materialwirtschaft und Vertrieb näher beschrieben. In diesem Kapitel erhalten Sie außerdem einen Überblick über die Lösungen mySAP Enterprise Portals (mySAP EP) und mySAP Business Intelligence (mySAP BI). Kapitel 11 hat die Anwendungskomponente Rechnungswesen und deren Teilkomponenten Finanzwesen und Controlling zum Gegenstand. Kapitel 12 hat die Anwendungskomponente Personalwirtschaft mit den Teilkomponenten Personaladministration, -abrechnung, -zeitwirtschaft und -management zum Thema.

R/3-Einführungsprojekte Kapitel 13 wendet sich an alle, die mit einer SAP R/3-Einführung befasst sind, insbesondere auch an die Endanwender in der entsprechenden Fach-

16

abteilung. Von der Anforderungsanalyse bis zum Produktionsbeginn – dem Zeitpunkt, an dem Sie zum ersten Mal Buchungen in ein R/3-System eingeben – werden alle wesentlichen Themen dieser wichtigen Phase angesprochen.

R/3-Support Für ein System, das alle betriebswirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen unterstützt, ist es wichtig, dem Kunden einheitliche und internationale Support- und Serviceleistungen anzubieten. Bei eventuell auftretenden Problemen kann so auf einen schnellen und kompetenten Support zurückgegriffen werden. Was die SAP in diesem Zusammenhang anbietet, wird in Kapitel 14 beschrieben. Anhang Im Anhang werden für alle R/3-Applikationen ausführlich die Anwendungskomponenten aufgelistet.

Abweichende Bilder und Abläufe Wenn Sie mit diesem Buch an Ihrem Arbeitsplatz arbeiten, vergessen Sie bitte nicht, dass R/3 immer firmenspezifisch angepasst wird. Das heißt, daß manche Menüs, Bildschirme oder Felder auf Ihrem Bildschirm in einer anderen Form oder möglicherweise überhaupt nicht angezeigt werden. Damit das System ordnungsgemäß und effizient arbeitet, ist es üblich und erforderlich, die Zugangsberechtigungen der einzelnen Mitarbeiter auf die Anwendungen zu beschränken, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es kann daher durchaus vorkommen, dass einige Beispiele im Buch von Ihnen nicht nachvollzogen werden können. Der Grund dafür ist, dass Ihr Systemverwalter Ihnen für diesen Vorgang keine Berechtigung eingeräumt hat. In der Regel wird aber im Unternehmen ein Test- und Schulungssystem zur Verfügung gestellt, an dem Sie alle Funktionen ausprobieren können. Ein weiterer Grund für mögliche Abweichungen kann eine andere R/3-Version sein. Diesem Buch liegt die Version 4.7 zugrunde.

17

Kapitel 1 Einführung 1.1

Die SAP AG

21

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3

Die wichtigsten Produkte der SAP AG SAP R/2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise mySAP Business Suite

23 23 23 26

1.3

Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

32

1.4

Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise

36

1.5

Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3

39

1.6 1.6.1 1.6.2

Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen Systemlandschaften und Mandantensysteme Organisationsstrukturen

41 41 43

1.7

Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung

46

1.8

Fragen

49

1.9

Lösungen

49

19

1

Einführung In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über • das Unternehmen SAP®, • seine wichtigsten Produkte, • die Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise®, • die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise, • die Client/Server-Komponenten von SAP R/3®, • Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen, • die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung. Mit der inhaltlichen Gestaltung dieses Buches tragen wir dem Wunsch vieler Leser Rechnung, SAP nicht nur zu verstehen und in der täglichen Praxis anzuwenden, sondern das erlernte Wissen auch bei der Durchführung von Tests auf den Prüfstand stellen zu können. Deshalb haben wir besonderen Wert auf die Darstellung derjenigen Themen gelegt, die bei der SAP-Anwenderzertifizierung geprüft werden. Mit diesem »SAP-Führerschein« hat SAP einen Qualitätsstandard geschaffen, auf dessen Basis ein Anwender, der die Zertifizierung erfolgreich abgelegt hat, das System nicht nur »irgendwie« kennt, sondern auch nachweislich in der täglichen Arbeit effektiv nutzen kann. Mit dem Bestehen der SAP-Anwenderzertifizierung weisen Sie nach, dass Sie • die SAP-Programmoberfläche perfekt bedienen können, • ausgewählte SAP-Konzepte verstehen, • eine effektive Kommunikation mit SAP-Experten über Ihre Anliegen führen können. Am Ende jedes Buchkapitels werden Fragen gestellt, deren Beantwortung wir Ihnen empfehlen. Mit Hilfe der anschließenden Lösungen können Sie dann Ihren Wissensstand überprüfen. Möge dieses Buch Ihnen sowohl bei der Aneignung neuen SAP-Wissens als auch bei der Anwendung bereits erworbenen Wissens in der täglichen Arbeit helfen.

1.1

Die SAP AG

SAP, dessen Buchstaben für »Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung« stehen, bezeichnet umgangssprachlich (je nach Kontext) sowohl die SAP AG als auch die Produkte SAP R/2® und SAP R/3 (einschließlich der Version SAP R/3 Enterprise).

1.1 Die SAP AG

21

1

Einführung

Die SAP AG ist mit deutlichem Abstand Deutschlands größtes und weltweit das drittgrößte unabhängige Softwareunternehmen. In der Wirtschaftsgeschichte der letzten Jahrzehnte gibt es nur wenige Firmen, die mit vergleichbarem Tempo zum Global Player wurden. Im Zuge dieser Entwicklung hat sich die SAP AG sowohl auf dem deutschen als auch auf dem internationalen Markt der Softwarehersteller für betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware zum Marktführer entwickelt. Die Erfolgsstory der SAP AG und ihrer Softwareprodukte soll nun anhand ausgewählter Daten und Ereignisse verdeutlicht werden.

Die SAP AG: Unternehmensdaten und -ereignisse Der Versuch, aktuelle Zahlen der SAP AG in einem Buch zu präsentieren, ist problematisch, gerade weil dieses Unternehmen ein so rasantes Entwicklungstempo vorlegt. Die Dynamik der genannten Marktprozesse, die auch und zu einem wesentlichen Teil von den SAP-Lösungen angetrieben werden, lassen einige Zahlen zur SAP AG und zu ihren Produkten schnell veralten. Doch betrachten wir zunächst die Firmengeschichte: • 1972: Gründung der Firma durch fünf ehemalige IBM-Mitarbeiter. • 1980: 50 der 100 größten deutschen Industrieunternehmen sind Kunde der SAP AG. • 1988: Die SAP AG wird börsennotierte Aktiengesellschaft. • 1992: Auslieferung des ersten SAP R/3-Releases. • 1993: Die Beschäftigtenzahl beträgt ca. 3.500 Mitarbeiter. • 1994: Über 2000 produktive R/3-Installationen und rund 1700 SAP R/2Kunden (Höchststand an R/2-Installationen). • 1995: Aufnahme in den Deutschen Aktienindex (DAX). • 1996: Entwicklung erster Branchenlösungen und Vorstellung von ASAP® (AcceleratedSAP) als Einführungsumgebung für R/3-Projekte. Das SAPRelease 3.1 wird internetfähig. • 1998: Ca. 19.000 Mitarbeiter sind für die SAP AG tätig. Neugestaltung der Oberfläche und des Handlings mit EnjoySAP®. • 1999: Vorstellung der E-Business-Plattform mySAP.com® (deren Weiterentwicklung heute mySAP Business Suite® heißt) als Gesamtpaket aus Lösungen und Service unter Einbindung des Internets. Weltweit über 24.000 Installationen und 5,11 Milliarden Euro Jahresumsatz. • 2000: Steigerung des Umsatzes auf 6,265 Mrd. Euro. • 2001: Ca. 23.000 Mitarbeiter sind im Unternehmen beschäftigt. • 2002: Auslieferung der aktuellen SAP R/3-Version SAP R/3 Enterprise an Pilotkunden. Der Umsatz beträgt 7,4 Milliarden Euro. • 2003: Die SAP AG hat mehr als 50.000 SAP-Installationen bei mehr als 18.000 Kunden in über 100 Ländern. SAP R/3 Enterprise ist für alle Kunden verfügbar.

22

1 Die Mitarbeiterzahl stieg in diesem Zeitraum auf über 28.000 an. SAP R/3 wird in mehr als 30 Sprachen gepflegt, darunter auch in Japanisch und Chinesisch. Neben dem sprachlichen Aspekt ist SAP auf die wichtigsten Währungen der Welt ausgerichtet. Die jüngsten Umsatzzahlen zeigen deutlich, dass der ostasiatische Raum nach den Vereinigten Staaten und Deutschland ein bedeutender Wirtschaftsraum für die Firma ist. Die aktuellen Umsatzzahlen der SAP AG belegen, dass der Abstand zu den Mitbewerbern größer wird. Diese Erfolgszahlen beruhen unter anderem darauf, dass SAP R/3 bei über 90 der 100 größten deutschen Industrieunternehmungen und bei mehr als der Hälfte der Fortune 500-Unternehmen (in den unterschiedlichsten Konfigurationen) angewendet wird.

1.2

Die wichtigsten Produkte der SAP AG

1.2.1 SAP R/2 Bereits seit 1979 gibt es das SAP R/2-System, dessen Anwendungsprogramme für Großrechnersysteme entwickelt wurden. 1994 gab es etwa 1700 R/2Installationen. Anfang des Jahres 2003 wurden jedoch nur noch 296 Installationen produktiv genutzt, d.h. ca. 1400 R/2- wurden durch R/3-Installationen ersetzt. Da SAP R/2 mittelfristig (durch die Bereitschaft der Unternehmen, auf R/3 umzusteigen) weiter an Bedeutung verlieren wird, gehen wir in den folgenden Ausführungen auf SAP R/2 nicht mehr ein.

1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise Der Name SAP R/3 steht weltweit für das führende ERP-Produkt, das als integrierte, branchenneutrale Standardsoftware auf die Gestaltung aller unternehmensinternen betriebswirtschaftlichen Prozesse ausgerichtet ist. Das »R« in den Bezeichnungen SAP R/2 und SAP R/3 ist eine Abkürzung für Realtime (Echtzeit). Echtzeitverarbeitung bedeutet die sofortige Verbuchung und Aktualisierung der im Geschäftsprozess anfallenden Daten. Diese Daten stehen nach dem Speichern sofort allen betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereichen zur Verfügung (in SAP R/3 Enterprise – falls erforderlich – global) und können von weiteren Bearbeitern verwendet werden. Auf die Batchverarbeitung (Hintergrundverarbeitung, Stapelverarbeitung) als Gegenstück zur Echtzeitverarbeitung gehen wir in einem anderen Kapitel ein. Der aktuelle Release-Stand von SAP R/3 (nach SAP R/3 4.6C) ist SAP R/3 Enterprise.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

23

1

Einführung

SAP R/3 Enterprise enthält eine Reihe von Anwendungskomponenten (von komplexen Softwareobjekten), mit denen die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse eines Unternehmens ausführbar sind. Diese Prozesse werden in den Anwendungsbereichen Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft (Personalwesen) realisiert, welche die betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen enthalten (vgl. Abb. 1.1).

Abbildung 1.1

Anwendungsbereiche von SAP R/3 mit betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen

SAP R/3 Enterprise ist integraler Bestandteil der mySAP Business Suite (vgl. Abb. 1.2). Es zeichnet sich durch seine Internetfähigkeit und durch die konsequente Verknüpfung (Integration) mit allen anderen SAP-Produkten (Lösungen der mySAP Business Suite) sowie mit einer Vielzahl von NichtSAP-Produkten aus. Die meisten Lösungen der mySAP Business Suite, z.B. mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) und mySAP Human Resources (mySAP HR) oder einzelne Komponenten dieser Lösungen (mySAP Komponenten), benötigen aufgrund der Integration Anwendungskomponenten des SAP R/3 Enterprise-Systems. Ausnahmen sind z.B. mySAP CRM (mySAP Customer Relationship Management) und mySAP SRM (mySAP Supplier Relationship Management), die auch ohne SAP R/3 Enterprise lauffähig sind.

24

1

Abbildung 1.2

Lösungen und mySAP-Komponenten der mySAP Business Suite (© SAP AG)

Die Businessplattform mySAP Business Suite einschließlich des Systems SAP R/3 Enterprise wird in der Vollversion auf über 50 CDs ausgeliefert. Darin einbezogen sind 21 Branchenlösungen (z.B. mySAP Automotive, mySAP Engineering, Construction & Operations, mySAP Chemicals usw.), die durch branchenübergreifende Lösungen wie z.B. mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) oder mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) komplettiert werden. Als Gesamtpaket installiert würden damit über 30 GB Festplattenkapazität belegt. Nach der Installation eines SAP R/3-Systems ist im Normalfall noch umfangreiche Einrichtungsarbeit erforderlich, z.B. für • die Organisationsstruktur des Unternehmens, • die unternehmensspezifische Anpassung der Geschäftsprozesse, • die entsprechenden Stammdaten (z.B. Kundendaten, Materialstammdaten, Konditionen). Die Anpassung an die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Kunden wird hauptsächlich mit Hilfe des Customizing vorgenommen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Transaktionen und Reports im R/3-System zu verändern oder neu zu entwickeln. Hierfür steht eine komfortable Entwicklungsumgebung zur Verfügung. Stellvertretend für eine ganze Reihe weiterer Aktivitäten, die für die Fertigstellung (vor der Produktivsetzung) des Systems noch durchzuführen sind, seien genannt

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

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1

Einführung

• die Übernahme der Altdaten eines Vorgängersystems, • die Gewährleistung der Sicherheit des Systems über ein Berechtigungskonzept. Wie Sie sehen, muss eine Vielzahl systemtechnischer und anwendungsbezogener Aspekte gepflegt werden, damit das SAP R/3-System den Unternehmensanforderungen entspricht und produktiv genutzt werden kann.

1.2.3 mySAP Business Suite Manchen ist der ältere Name mySAP.com eher bekannt als der neue Name mySAP Business Suite. Beide Namen stehen für eine umfassende Businessplattform, die eine Reihe von beispielhaften Lösungen enthält. Diese Lösungen versetzen Unternehmen aller Branchen in der Lage, die Geschäftsprozesse mit Hilfe des Internets abzuwickeln und sämtliche Geschäftsbeziehungen effizienter zu gestalten. Damit ist es einem Unternehmen möglich, die eigenen Abläufe – insbesondere die logistischen Prozesse unter Einbindung der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten – wesentlich zu beschleunigen und zu optimieren. Hauptgrund für die Namensänderung in mySAP Business Suite ist der Entschluss der SAP AG, unter die vor einigen Jahren ausgelöste »dot-com-Euphorie« einen Schlussstrich zu ziehen. Im Ernüchterungsprozess nach dem Börsenfieber der »dot-com-Ära« besannen sich die Unternehmen wieder auf die traditionellen betriebswirtschaftlichen Werte wie Produktivität, Kundenzufriedenheit, Effizienz und Rentabilität. Gleichzeitig wurden weitere Begriffe geändert. Der bekannte Unternehmensslogan »The best-run e-businesses run SAP« (ein Inbegriff für effizientes E-Business) wurde auf seine Kernbedeutung »The best-run businesses run SAP« zurückgeführt, weil Business ohne E-Business den Ansprüchen moderner Geschäftstätigkeit nicht mehr gerecht wird. Das schmälert aber keineswegs die (nach wie vor) wichtige Rolle des E-Business zur Wertschöpfung durch Umsatzsteigerung und Kostensenkung. Steigerung des Kundenservice, schnelle Umsetzung von Marketingstrategien und Online-Verkauf sind weiterhin treibende Elemente der Wertschöpfungskette. Die mySAP Business Suite zeichnet sich durch eine offene, flexible Architektur aus, die auch Systeme anderer Anbieter unterstützt. Die komplette Plattform mySAP Business Suite gliedert sich in einzelne unabhängige Lösungen, die nahtlos miteinander verknüpfbar sind und eine Fülle von Leistungsmerkmalen abdecken. Branchenübergreifenden Lösungen sind: • mySAP Customer Relationship Management® • mySAP Supply Chain Management®

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1 • mySAP Enterprise Portal® • mySAP Marketplace® • mySAP Business Intelligence® • mySAP Product Lifecycle Management® • mySAP Human Resources® • mySAP Financials® • mySAP Mobile Business® • mySAP Supplier Relationship Management® Außerdem zählen die technologische Integrations- und Applikationsplattform SAP NetWeaver® und die Lösungen für den Mittelstand zu den branchenübergreifenden Lösungen der mySAP Business Suite. Wir gehen hier auf beide Lösungen nicht näher ein.

mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM®) Ziel von mySAP CRM ist die Gestaltung von wertschöpfenden Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäfts- und Endkunden. Mit dieser Lösung werden alle kundenbezogenen Prozesse innerhalb des gesamten Kundenbeziehungszyklus (von der Kundenakquisition mit der Erfüllung individueller Kundenwünsche über die Auftragsabwicklung bis hin zum Kundenservice) unterstützt. mySAP CRM hatte in 2002 einen Anteil von 21% am gesamten Softwareumsatz der SAP AG.

mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM®) mySAP Supply Chain Management zielt auf die komplette Vernetzung und Verwaltung aller Logistikketten des Unternehmens ab. Die unternehmensübergreifende Logistikabwicklung – von der Konzeption bis zur Bezugsquellenfindung, von der Bedarfsplanung bis zum Vertrieb – wird über die unternehmensübergreifende, schnelle Zusammenarbeit aller Beteiligten während des gesamten Produkt- und/oder Servicelebenszyklus realisiert. Durch die konsequente Einbindung aller Prozessbeteiligten (Kunden, Zulieferer und Partner) werden die Verkaufzahlen gesteigert, der Kundenservice optimiert und Kosteneinsparungen über alle Unternehmensabläufe hinweg erzielt. mySAP SCM hatte in 2002 einen Anteil von 20% am gesamten Softwareumsatz der SAP AG. Diese Lösung wird weltweit bei 5200 Kunden eingesetzt.

mySAP Enterprise Portal (mySAP EP®; ehemals mySAP Workplace®) Diese Portallösung wird von SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet. Ihre Aufgabe es ist, sämtliche Informationen – wie SAP-Anwendungsprogramme, Datenbanken, Nicht-SAP-Lösungen, Internetinformationen und gespeicherte Dokumente – dem Benutzer in übersichtlicher Form zur Verfü-

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

27

1

Einführung

gung zu stellen. Durch Zugriff über einen Web-Browser oder über mobile Geräte kann der Anwender auf wichtige rollenspezifische (d.h. seiner Rolle im Unternehmen entsprechende) Informationen innerhalb der Logistikkette zugreifen und darauf reagieren. Der Bearbeiter ist so in der Lage, unabhängig von Zeit, Ort und jeweiligem Rechner alle für seinen Bearbeitungsprozess erforderlichen Informationen (die aus verschieden Datenquellen stammen können) aufzurufen, auszuwerten und die so bearbeiteten Informationen für weitere Aufgaben bereitzustellen. Die SAP AG hat für die Anwender ihrer Produkte entsprechende Rollen vorbereitet. Diese Rollen steuern, auf welche Informationen der Benutzer zugreifen darf. Auf diese Weise werden die Funktionen aufgabenspezifisch zur Verfügung gestellt.

mySAP Marketplace Die Lösung mySAP Marketplace dient der effizienten Abwicklung von Geschäften mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Mit ihr werden virtuelle Marktplätze (Marktplätze im Internet) verfügbar, über welche die beteiligten Unternehmen ihren Einkauf, Verkauf und unternehmensübergreifende Geschäfte abwickeln. Sie können so ihre Wettbewerbsfähigkeit positiv beeinflussen. SAPMarkets®, eine Tochtergesellschaft der SAP AG mit Sitz in Silicon Valley stellt die Marktplatzlösungen der SAP bereit. Diese Marktplatzlösungen werden weltweit bei mehr als 1200 Unternehmen eingesetzt.

mySAP Business Intelligence (mySAP BI®) Das Lösungspaket mySAP Business Intelligence (mySAP BI) besteht aus den branchenübergreifenden Lösungen mySAP Business Information Warehouse (SAP BW) und mySAP Knowledge Warehouse (SAP KW). Diese Lösungen können unabhängig voneinander eingesetzt werden. Von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens ist nicht nur die schnelle und effiziente Beschaffung von Informationen, sondern auch deren Analyse, Bewertung und anschließende Umsetzung in wertschöpfende Entscheidungen und Aktivitäten. Die Lösung mySAP Business Information Warehouse stellt die komplette Funktionalität eines Data Warehouse bereit. Sie wird zur Messung, Analyse und Optimierung von Unternehmensprozessen, aber auch (in der Kombination mit Early Warning-Systemen) für Problemlösungsstrategien genutzt. Die Lösung mySAP Knowledge Warehouse ist ebenfalls eine Data Warehouse-Lösung. Sie stellt eine integrierte Umgebung für das Erstellen, Übersetzen, Präsentieren, Verteilen und Verwalten von Multimedia-Inhalten bereit (»Autorenwerkzeug«). Darüber hinaus ermöglicht sie es, die Online-Dokumentation der SAP-Bibliothek zu nutzen und zu ändern und so maßgeschneiderte Online-Hilfe für betriebliche SAP R/3-Systeme bereitzustellen.

28

1 mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM®) Mit mySAP Product Lifecycle Management wird dem Benutzer eine Lösung offeriert, die ihm einen Gesamtüberblick über alle produktbezogenen Geschäftsprozesse vermittelt. Sie unterstützt Unternehmen beim Prozess der Umsetzung einer Produktidee zur angestrebten schnellen Marktreife des Produktes. Das betrifft die nicht nur die Unterstützung in den Bereichen Entwurf, Konstruktion, Produktion und Änderungswesen, sondern auch die Wartungs- und Instandhaltungsprozesse. Gleichzeitig wird die Verwaltung technischer Anlagen ermöglicht und der gesamte Produkt- und Anlagenlebenszyklus reflektiert.

mySAP Human Resources (mySAP HR®) mySAP HR stellt Sachbearbeitern und Führungskräften der Personaladministration wesentliche Funktionen für die Personalverwaltung zur Verfügung. Über rollenspezifische Portale stellt mySAP HR wichtige Informationen für analytische Auswertungen und strategische Entscheidungen bereit und unterstützt die Kernfunktionen des HR (Personaladministration, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft und gesetzliches Reporting).

mySAP Financials mySAP Financials ist ausgerichtet auf die effiziente Verarbeitung und Analyse der Finanz- und Unternehmensdaten und hilft Unternehmen bei der Abwicklung von Finanztransaktionen. Das betrifft die Budgetierung, Konsolidierung, das Forderungsmanagement und die Finanzierungen sowie die Zahlungsprozesse. Darüber hinaus hat SAP moderne Zahlungs-, Abrechnungs- und Finanzierungsmodelle integriert. Durch leistungsstarke Finanzund Geschäftsanalysen wird die Unternehmensleitung bei der strategischen Entscheidungsfindung unterstützt.

mySAP Mobile Business Mit mySAP Mobile Business sind Unternehmen in der Lage, bisherige Mobilitätsschranken der Informationstechnologie (starre Netzwerke, Anwendungsprogramme nur über PC/Desktop) zu überwinden. Durch mobile Geschäftsanwendungen bzw. mobile Portale sind Geschäftsabwicklungen mit mobilem Charakter möglich geworden, die eine neue und höhere Servicequalität zur Folge haben.

mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM®) Diese Lösung ist auf alle Geschäftsprozesse ausgerichtet, die zur Evaluierung sowie An- und Einbindung von Lieferanten benötigt werden. Schlüsselaufgaben dieser Lösung sind die intensive Überwachung und Gegenüberstellung von Lieferantenbeziehungen, die Ermittlung und Bewertung neuer Lieferanten, elektronische Such- und Ausschreibungsfunktionen, Unterstützung bei Verhandlungen mit Lieferanten u.a.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

29

1

Einführung

Infrastruktur und Services Die mySAP Business Suite wird durch mySAP Technology®, eine offene und sichere Integrationsarchitektur unterstützt, mit der unternehmensweite flexible Business-Lösungen geschaffen und betrieben werden können. Diese neue internet- und serviceorientierte Plattform ist sowohl für gegenwärtige als auch für zukünftige R/3-Lösungen konzipiert. Sie ermöglicht aufgrund ihrer offenen Architektur die Einbindung einer Vielzahl heterogener Komponenten und Technologien und öffnet den Zugang zu einem breiten Spektrum von Services unterschiedlicher Anbieter. Diese Services können unkompliziert entwickelt bzw. kombiniert und dem Anwender zugänglich gemacht werden. Mit Hilfe dieser hochmodernen Plattform ist es möglich, sowohl auf der administrativen Seite der IT-Systeme mit offenen Protokollen (WBEM, CIM) als auch bei der Anwendungsintegration mit verschiedenen Standards (Verzeichnis, XML, Webservice) unter Einbeziehung der offenen Java-Plattform einzelne Services umzugestalten, weiterzuentwickeln bzw. anzupassen. Dabei müssen andere Services nicht verändert werden. Das auch aufgrund dieser technischen Aspekte notwendige und in den letzten Jahren überdurchschnittlich gewachsene hohe Sicherheitsbedürfnis der Unternehmen resultiert vorwiegend aus den Erfordernissen einer unternehmensübergreifenden Gestaltung von Geschäftsszenarien in einem sich stetig entwickelnden globalen Wirtschaftsumfeld. Neben der systemtechnischen Absicherung ist die Sicherheit über das Berechtigungskonzept sowie die Benutzer- und Rollenverwaltung des SAP Web Application Servers bei allen betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogrammen gewährleistet. Durch die Schaffung von Schnittstellen zu Microsoft.NET® und die Einbindung der Java-Plattform hat SAP seine Infrastruktur erweitert und für künftige betriebswirtschaftliche Lösungen über das bisherige SAP-Umfeld hinaus geöffnet.

Branchenlösungen Branchenlösungen gewährleisten die Anpassung an besonderen Anforderungen einzelner Wirtschaftszweige (vgl. Abb. 1.3). Gegenwärtig werden folgende Branchenlösungen angeboten: • mySAP Aerospace & Defense® • mySAP Automotive® • mySAP Banking® • mySAP Chemicals® • mySAP Consumer Products® • mySAP Financial Service Provider®

30

1 • mySAP Engineering, Construction & Operations® • mySAP Healthcare® • mySAP Higher Education & Research® • mySAP High Tech® • mySAP Industrial Machinery & Components® • mySAP Insurance® • mySAP Media® • mySAP Mill Products® • mySAP Mining® • mySAP Oil & Gas® • mySAP Pharmaceuticals® • mySAP Public Sector® • mySAP Retail® • mySAP Service Providers® • mySAP Telecommunications® • mySAP Utilities®

Abbildung 1.3

Branchenlösungen und branchenübergreifende Lösungen (© SAP AG)

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

31

1

Einführung

Lösungsportfolio Mit diesem Lösungsportfolio werden über die Integration von Anwendern, Prozessen und Daten die Voraussetzungen für eine komplexe Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Kunden, Zulieferern und Partnern geschaffen. Dies geschieht sowohl innerhalb der Unternehmen als auch unternehmensübergreifend. Unter Verwendung privater und öffentlicher Handelsplattformen werden genau die Informationen und Anwendungsprogramme zur Verfügung gestellt, die für die anstehenden Prozesse notwendig sind. Dabei spielen Sicherheitsfragen nach wie vor eine zentrale Rolle. Die Vorteile der mySAP Business Suite liegen klar auf der Hand: Schnelle Reaktion auf sich anbahnende bzw. durchzuführende Geschäfte, Beschleunigung des gesamten Geschäftsablaufes, Kostenreduzierung, Steigerung der Kundenzufriedenheit und verbesserte Möglichkeiten der langfristigen Kundenbindung sind Aspekte, die für den Einsatz dieser Businessplattform sprechen.

1.3

Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

Langfristige Ausrichtung Die SAP AG, Europas größter Softwareproduzent, der in der Welt nach Microsoft und Oracle Platz drei der Softwareanbieter einnimmt, ist mit ihren beeindruckenden Ressourcen für Forschung und Entwicklung (gegenwärtig mehr als 7.500 Mitarbeiter in diesem Bereich) die treibende Kraft bei der Entwicklung von ERP-Lösungen. Die seit Bestehen des Unternehmens ausgeprägt nahe Markt- und Kundenorientierung, aus der eine Vielzahl richtungsweisender Gesamtlösungen resultiert, hat die SAP AG zum Marktführer für betriebswirtschaftliche Produkte werden lassen. Selbst in Zeiten kränkelnder Unternehmensbilanzen und schlechter Wirtschaftsprognosen zeigt sich die SAP AG als finanziell starkes und gesundes Unternehmen.

Internationalität Mit Hilfe von SAP R/3 Enterprise können weltweit agierende und multinationale Konzerne ihre komplexen betrieblichen Strukturen (z.B. verschiedene Landesgesellschaften) und betriebswirtschaftlichen Abläufe abbilden. Damit ist es möglich, in einem einzigen Softwaresystem komplette länderübergreifende Geschäftsvorgänge darzustellen. Gerade diese Internationalität der R/3-Software bestimmte entscheidend die Verkaufserfolge der letzten Jahre im Ausland. Trotz starker Konkurrenz von Oracle im amerikanischen Wirtschaftsraum liegen die Umsatzzahlen der SAP in den USA weit über denen in Deutschland. Aus der Sicht des Lizenzumsatzes ist SAP zum größten Anbieter von Business-Software in der USA geworden. Selbst die Zuwachsraten in Japan (ca. 22% im Jahr 2002) übertreffen mittlerweile die des deutschen Marktes.

32

1 Anforderungen, die an solche Systeme gestellt werden, sind u.a. die sprachliche Vielfalt und die Möglichkeit, mit verschiedenen Währungen arbeiten zu können sowie über den neuesten Stand gesetzlicher Änderungen (z.B. im steuerlichen und personalrechtlichen Bereich) zu verfügen. Diese Anforderungen werden von SAP R/3 Enterprise nicht nur erfüllt, sondern auch richtungsweisend beeinflusst. Darüber hinaus stellt der internationale Einsatz weitere Anforderungen: • Komplette Abbildung von Konzernstrukturen einschließlich unternehmensübergreifender Geschäftsabläufe im Rahmen der Planung und Abwicklung von internationalen Geschäften • Unterstützung verschiedener Sprachen und landesspezifischer Datumsformate • Einbindung verschiedener Kontenpläne • Berücksichtigung des nationalen Steuerrechts, steuerlicher Besonderheiten für die Rechnungsprüfung, des landesspezifischen Berichtswesens im Rechnungswesen und der unterschiedlichen länderbezogenen Verfahren der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Personalwirtschaft • Verschiedene nationale Rechtsvorschriften in der Logistik, z.B. Lagerhaltung, Gefahrgutabwicklung etc. • Einbindung kollaborativer Technologien

Branchenneutralität von SAP R/3 und Branchenlösungen SAP R/3 bezeichnet eine branchenneutrale (branchenunabhängige) Standardsoftware, die in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt wird. Darüber hinaus gibt es seit Mitte der 90er Jahre eine Reihe von Branchenlösungen, die ausgehend vom SAP R/3-Standardsystem entwickelt wurden. In diesen Branchenlösungen wurde die Funktionalität der Standardsysteme ergänzt und auf die Erfordernisse verschiedener Wirtschaftzweige (Branchen) zugeschnitten. Die zusätzlichen branchenspezifischen Funktionen dieser Lösungen werden in bereits vorkonfigurierten Varianten ausgeliefert sowie implementiert und verkürzen so die Einführungszeit der SAP-Software. Durch die flexiblen Möglichkeiten der Anpassung der SAP R/3-Standardsoftware über das Customizing oder – als weitere Möglichkeit – durch den Einsatz einer speziellen Branchenlösung (»Industry Solution«), die ebenfalls mit dem Customizing weiter angepasst werden kann, wird so eine auf den Kunden und auf die jeweilige Branche genau angepasste Unternehmenslösung erstellt. Der weltweit vorhandene Erfahrungsschatz bei der Implementierung von SAP-Standardsoftware und Branchenlösungen sowie das damit verbundene Know-how im Business Consulting einschließlich des umfassenden Service kommen dabei den Kunden zugute.

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

33

1

Einführung

Funktionalität Mit der konkurrenzlos umfassenden Funktionalität von SAP R/3 Enterprise sind Unternehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse einschließlich der Beziehungen zu anderen Partnern abzubilden. Aufgrund ihrer Größe bzw. Komplexität kann die Funktionalität in diesem Buch nur angedeutet werden. Die Vielfalt des SAP-Systems kommt in seinen Anwendungskomponenten innerhalb der Anwendungsbereiche zum Ausdruck. Beeinflusst durch das Internetzeitalter und die erweiterten Ansprüche der New Economy ist diese Vielfalt beträchtlich erweitert worden. Dafür steht die Plattform mySAP Business Suite als Gesamtpaket aus Lösungen und Services unter Einbindung des Internets.

Integration Unter den Bedingungen der heutigen Ökonomie erweist sich das altbewährte Prinzip der Integration als der entscheidende Garant für wirtschaftliche Erfolge. SAP R/3 Enterprise als voll integrierte Software realisiert über die einfache Datenhaltung (in einem einzigen DV-System) die Organisation der Informationsflüsse. Das heißt, dass Daten und Informationen unterschiedlich strukturierter Geschäftsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens und zwischen verschiedenen Unternehmen nahtlos und benutzerfreundlich integriert werden. Gleichzeitig ist auch die Integration verschiedener elektronischer Marktplätze möglich. Durch dieses Vorgehen ist gewährleistet, dass alle am jeweiligen Geschäftsprozess Beteiligten (Partner, Kunden, Mitarbeiter), in Abhängigkeit von ihrer Berechtigung auf die benötigten Daten und Informationen zugreifen können. Unabhängig von der Größe der Unternehmen sind durch den hohen Integrationsgrad der Anwendungskomponenten (mit ihrer unübertroffenen Funktionsvielfalt) eine hohe Effizienz und eine beispiellose Skalierbarkeit erreichbar. Letztere zeigt sich in der Möglichkeit, dass mit Hilfe mehrerer plattformunabhängiger Server Tausende von Systembenutzern von jedem beliebigen Gerät aus gleichzeitig auf das Portal und damit auf wichtige rollenspezifische Informationen zugreifen können.

Moderne Programmoberfläche Die SAP R/3-Programmoberfläche mit ihren Elementen Bildaufbau, Bedienregeln, Tastenbelegung, Mausaktionen etc. entspricht weitgehend der von Microsoft Windows. An fast jeder Stelle des Systems gelten die gleichen Regeln zur Bedienung der Oberfläche, ob im Rechnungswesen, in der Logistik oder im Personalwesen. In der betrieblichen Praxis bringt das den Vorteil, dass bei Umstrukturierungen bzw. Tätigkeitswechseln die davon betroffenen Mitarbeiter in ihrem neuen Umfeld nur auf die fachlich neuen Aspekte eingewiesen bzw. geschult werden müssen, da die Programmoberfläche gleich bleibt.

34

1

Abbildung 1.4

Nahtlos integrierte Infrastruktur (© SAP AG)

Die Programmoberfläche wird kontinuierlich seit dem R/3-Release 4.0 durch weitere Elemente verbessert. Zu nennen wären hier viele neue standardisierte Drucktasten (Symbole, Icons), zusätzliche Tabellenfunktionen (TableControls), Einbindung der Ampeltechnik und seit dem Release 4.6 die Einbindung des SAP Easy Access sowie die durchgängige Anwendung der Registerkartentechnik zur besseren Übersichtlichkeit der (Dialog-)Transaktionen.

Anpassungsfähigkeit durch Customizing Mit dem Customizing wird die ausgelieferte SAP-Software den spezifischen betriebswirtschaftlichen und technischen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Damit kann aber auch eine Erweiterung der SAP-Funktionalität verbunden sein. Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abweichende Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwicklungsumgebung realisieren. Die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen deckt jedoch die meisten Anforderungen ab. Im Vertriebsprozess werden so z.B. verschiedene Belegarten für Verkauf, Versand und Fakturierung gepflegt und spezielle Versandtexte im System hinterlegt. Über die Konditionstechnik stellt man unterschiedliche Findungsprozesse ein, wie z.B. Materialfindung, Preisfindung, Textfindung, Nachrichtenfindung etc.

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

35

1

Einführung

Gleichzeitig besteht durch das Customizing die Möglichkeit, strukturelle Wandlungen des Unternehmens bzw. der technischen Umgebung des SAPSystems schnell, kostengünstig und sicher abzubilden.

1.4

Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise

Module, Softwarekomponenten und Anwendungskomponenten Die große »Öffnung« der SAP-Produkte zum Internet und zu den Produkten anderer Hersteller ist mit den Begriffen »mySAP.com« und »mySAP Business Suite« verbunden. Damit einher ging nicht nur ein gewaltiges Wachstum der SAP-Softwareproduktion, sondern es wurden auch grundlegende Konzepte und Begriffe neu konzipiert. In SAP R/3 Enterprise tritt der flexible und weitreichende Begriff »Anwendungskomponente« an die Stelle des (für andere R/3-Releases immer noch gültigen) Begriffs »Modul«. (Zeitweise wurde der Begriff »Hauptkomponente« verwendet. Er ist jedoch nicht im Glossar der SAP-Bibliothek von SAP R/3 Enterprise enthalten.) Eine Softwarekomponente von SAP R/3 Enterprise beschreibt eine Menge von Softwareobjekten, die nur gemeinsam (von der SAP AG an ihre Kunden) ausgeliefert werden. Anwendungskomponenten sind Softwareobjekte einer Softwarekomponente. Sie sind wiederverwendbare Bausteine aus der Sicht der Softwareproduktion und enthalten die betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogramme. Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise sind hierarchisch gegliedert (Komponentenhierarchie). Anhand der Komponentenhierarchie wählt der Kunde diejenigen Komponenten aus, die er installieren möchte. Davon ausgehend generiert das Projektteam zur Einführung von SAP R/3 Enterprise einen unternehmensspezifischen Einführungsleitfaden und einen projektspezifischen Leitfaden mit allen Installationsaktivitäten für die ausgewählten Anwendungskomponenten. An der Struktur der Komponentenhierarchie orientieren sich weitere Strukturen innerhalb von SAP R/3 Enterprise: • das Anwendungsmenü (SAP-Menü) • der Einführungsleitfaden (Implementation Guide, IMG) • die Systeme zur Verwaltung von Meldungen und Hinweisen • die Kurzzeichen der Anwendungskomponenten Jede Anwendungskomponente ist eindeutig über ihr Kurzzeichen, das auf ihrer englischen Bezeichnung beruht, identifizierbar.

36

1 Anwendungskomponenten der Anwendungsbereiche Wie bereits erläutert, gliedert sich SAP R/3 in die Anwendungsbereiche Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft (Personalwesen), welche in ihrer Gesamtheit die wesentlichen betriebswirtschaftlichen Abläufe und Vorgänge widerspiegeln. Tabelle 1.1 enthält einige Anwendungskomponenten dieser Anwendungsbereiche nebst Kurzzeichen.

Anwendungsbereich

Anwendungskomponente (deutsche Bezeichnung)

Anwendungskomponente (englische Bezeichnung)

Kurzzeichen

Rechnungswesen

Finanzwesen

Financial Accounting

FI

Rechnungswesen

Treasury

Treasury

TR

Rechnungswesen

Investitionsmanagement

Capital Investment Management

IM

Rechnungswesen

Controlling

Controlling

CO

Rechnungswesen

Unternehmenscontrolling

Enterprise Controlling

EC

Logistik

Vertrieb

Sales and Distribution

SD

Logistik

Materialwirtschaft

Materials Management

MM

Logistik

Logistics Execution

Logistics Execution

LE

Logistik

Qualitätsmanagement

Quality Management

QM

Logistik

Instandhaltung

Plant Maintenance

PM

Logistik

Kundenservice

Customer Service

CS

Logistik

Produktionsplanung und -steuerung

Production Planning and Control

PP

Logistik

Projekt-System

Project System

PS

Logistik

Umweltmanagement

Environment Management

EHS

Personalwesen

Personalmanagement

Personnel Management

PA

Personalwesen

Personalzeitwirtschaft

Personnel Time Management

PT

Personalwesen

Personalabrechnung

Payroll

PY

Personalwesen

Veranstaltungsmanagement

Training and Event Management

PE

Tabelle 1.1 Anwendungskomponenten der Anwendungsbereiche von SAP R/3 Enterprise

(Auswahl)

1.4 Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise

37

1

Einführung

Anwendungskomponenten des Finanzwesens Innerhalb der Komponentenhierarchie gliedert sich z.B. das Finanzwesen in eine Reihe von Anwendungskomponenten, die selbst wieder in weitere Anwendungskomponenten untergliedert sind usw. (vgl. Tabelle 1.2).

Kurzzeichen der Anwendungskomponente des Finanzwesens

Bezeichnung deutsch / Bezeichnung englisch

Weitere Untergliederung dieser Anwendungskomponente

FI-GL

Hauptbuchhaltung/ General Ledger

Hauptbuch mit Sachkonten, Geschäftsbereichs-, Währungsbuchhaltung, Konsolidierungsvorbereitung

FI-AR

Debitorenbuchhaltung/ Accounts Receivable

Buchhaltung für Debitoren (Kunden), Kundenkreditmanagement, Warenkreditversicherung, Reklamationsverarbeitung

FI-AP

Kreditorenbuchhaltung/ Accounts Payable

Buchhaltung für Kreditoren (Lieferanten)

FI-AA

Anlagenbuchhaltung/ Asset Accounting

Buchhaltung für Anlagen, Anlagenbewertung, Leasingabwicklung, Konsolidierungsvorbereitung

Tabelle 1.2 Anwendungskomponenten des Finanzwesens (Auswahl)

Begriffsvielfalt und Begriffsverwendung Wer sich als Anwender zum erstenmal mit SAP R/3 befasst, gewinnt nach kurzer Zeit den Eindruck, dass er nicht nur ein neues DV-System, sondern auch eine neue Sprache kennen lernt. Diese Sprache ist komplex, da SAP R/3 komplex ist. Der SAP-Sprachgebrauch lebt und entwickelt sich weiter, da SAP R/3 angewendet und weiterentwickelt wird. Vor allem in den letzten Jahren hat sich die Anzahl neuer Begriffe innerhalb von SAP R/3 und im SAPUmfeld beträchtlich erhöht. Es ist nicht immer leicht, sich mit R/3-Begriffen zu verständigen. Manchmal sind Begriffe unmittelbar an bestimmte Releasestände von SAP R/3 gebunden und diese Begriffe sind im nächsten Release nicht mehr relevant. Einige Begriffe werden aus der Sicht bestimmter Anwendungskomponenten verwendet, und es ist möglich, dass für den gleichen Sachverhalt in einer anderen Anwendungskomponente ein anderer Begriff verwendet wird.

38

1 Eine weitere Schwierigkeit kann für einen SAP-Erstanwender darin bestehen, dass ein Sachverhalt in der SAP-Terminologie anders als in seiner betrieblichen Praxis bezeichnet wird. Ein typisches Beispiel hierfür ist der im SAP-Sprachgebrauch eingebürgerte Begriff »Bankschlüssel«, wofür jeder Buchhalter bisher den Begriff »Bankleitzahl« verwendet hat. Allerdings sollte man zugestehen, dass einige betriebswirtschaftliche und DV-Begriffe auch von Professor zu Professor und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich geprägt bzw. verwendet werden. Es gibt also auch in den SAP-Dokumentationen Mehrfachbenennungen für ein und denselben Sachverhalt. Ein Grund hierfür ist, dass keine starren Begriffskonventionen vorliegen, obwohl die SAP AG mit ihrem »One-VoiceHandbuch« den Versuch unternahm, die Terminologie zu vereinheitlichen. In allen diesen Fallen wird hier (in diesem Buch) der Versuch unternommen, zu jedem Sachverhalt einen geeigneten und häufig verwendeten Begriff auszuwählen (mit Fokus auf den Sprachgebrauch der Herstellerunterlagen), passend zu erläutern (für SAP-Endanwender und Quereinsteiger mit PCKenntnissen/Desktop-Kenntnissen) und durchgehend zu benutzen. Synonym verwendete Begriffe werden in Klammern angegeben.

1.5

Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3

Client/Server-Architektur Ein Client/Server-System (ein System mit Client/Server-Architektur) ist ein Informationssystem, das in bestimmter Weise in Komponenten aufgeteilt ist. Eine Server-Komponente stellt dabei den anderen Komponenten des Systems Dienste zur Verfügung. Komponenten, die diese Dienste in Anspruch nehmen, werden als Clients bezeichnet. Server-Komponenten können ihrerseits auch Dienste von anderen Komponenten in Anspruch nehmen. Allgemeiner gesagt, kann jede Komponente sowohl als Server wie auch als Client anderer Komponenten auftreten. Client/Server-Architekturen sind somit keine starren Gebilde. SAP R/3 ist ein mehrstufiges Client/Server-System. Abbildung 1.5 stellt dar, wie gleichartige Client/Server-Komponenten zu Schichten (Stufen) zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassung zu Schichten hat zunächst nichts mit der Aufteilung der Software auf die Hardware zu tun. So sind die Extremfälle möglich, dass alle Schichten auf einem einzigen Rechner installiert sind (Zentralsystem/ zentrales System, z.B. als Demo-System) oder jede Schicht mindestens einen eigenen Rechner hat.

1.5 Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3

39

1

Einführung

Abbildung 1.5

Schichten von SAP R/3 (© SAP AG)

Präsentationsschicht Die Präsentationsschicht ist die Kommunikationsschnittstelle zwischen SAP R/3 und den Anwendern. Ihre Client/Server-Komponenten heißen SAP GUI (SAP Graphical User Interface). Ein SAP GUI erzeugt die grafische Oberfläche (z.B. auf Ihrem PC/Desktop), mit deren Hilfe sich SAP R/3 bedienen lässt. Es bereitet die Daten auf und stellt sie dem Benutzer auf dem Bildschirm zur Verfügung. In umgekehrter Richtung leitet es Benutzeraktionen (wie Eingaben, Mausbewegungen und Mausklicks) an die Anwendungsprogramme weiter.

Applikationsschicht Die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) der Client/Server-Architektur ist aus DV-technischer Sicht der zentrale Teil eines SAP R/3-Systems. SAP bezeichnet sie deshalb auch als Systemkern bzw. als Basissystem. Die Applikationsschicht besteht aus einem oder mehreren Applikationsservern und einem Messageserver. Normalerweise enthält ein R/3-System mehrere Applikationsserver. Jeder Applikationsserver erzeugt bei seinem Start eine Reihe von Workprozessen (= Betriebssystemprozessen), die in ihrer Gesamtheit die »R/3-Applikation« bilden. Der Messageserver dient zur Kommunikation zwischen den Applikationsservern. Die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) stellt mittels der Workprozesse die eigentliche Funktionalität einer (z.B. betriebswirtschaftlichen) Anwendung zur Verfügung und reicht ihre Dienste an die Präsentationsschicht weiter:

40

1 • R/3-Anwendungsprogramme werden in der SAP-eigenen Programmiersprache ABAP (Advanced Business Application Programming) erstellt und laufen in der Applikationsschicht • ABAP-Programme kommunizieren mit dem Datenbank-ManagementSystem (RDBMS) der zentralen (relationalen) Datenbank sowie mit den grafischen Benutzerschnittstellen (SAP GUI) der Präsentationsschicht

Datenbankschicht Die Datenbankschicht besteht aus einem einzigen zentralen Datenbanksystem, in dem alle Daten des SAP R/3-Systems verwaltet werden. Seine Komponenten sind das Datenbank-Management-System und die eigentliche Datenbank mit dem Datenbestand. SAP R/3 kann mit Datenbanksystemen verschiedener Hersteller betrieben werden. Für die Datenhaltung ist der Datenbankserver verantwortlich. Er speichert alle Datenbanktabellen im Datenbanksystem und stellt sie der Applikationsschicht zur Verfügung.

1.6

Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

1.6.1 Systemlandschaften und Mandantensysteme SAP-Systeme sind Mandantensysteme. Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen). Jedes R/3-System kann mehrere (genauer: bis zu 1000) Mandanten enthalten. Das Mandantenkonzept ermöglicht es, mehrere juristisch (handelsrechtlich) und organisatorisch eigenständige Unternehmen in einem einzigen SAP R/3System zu betreiben, z.B. • die Mandanten der Unternehmen eines Konzerns innerhalb eines R/3Systems dieses Konzerns oder • eine Vielzahl von Mandanten für die Kunden eines Application Service Providers (ASP) innerhalb eines R/3-Systems dieses Providers. Ausnahmen bilden die Komponenten SAP Business Information Warehouse (SAP BW) und SAP Knowledge Warehouse (SAP KW) der Lösung mySAP Business Intelligence (mySAP BI). In ihnen wird jeweils nur ein Mandant genutzt. Wenn sich ein Benutzer an ein R/3-System anmeldet, so meldet er sich immer in einem bestimmten Mandanten dieses Systems an. Normalerweise kann er mit dieser Anmeldung (aufgrund der damit verbundenen Rechte im R/3-System) nur mit Anwendungsdaten des betreffenden Mandanten arbeiten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

41

1

Einführung

Es gibt jedoch Arbeitsaufgaben in R/3-Systemen, die mandantenübergreifend sind. Dazu zählen vor allem Customizingaufgaben (mit mandantenübergreifenden Einstellungen, z.B. die Modellierung der Struktur eines Unternehmens mit Hilfe von Organisationselementen) und Entwicklungsaufgaben (z.B. die Entwicklung von Programmobjekten – etwa Reports – in der ABAP Workbench) sowie der Test dieser Einstellungen und Objekte. Allgemeiner ausgedrückt handelt es sich hierbei um Einführungsaufgaben (bei der Einführung eines SAP-Systems) und Wartungsaufgaben. Wenn man Customizing-, Entwicklungs- und Testaufgaben im gleichen SAP R/3-System wie den Produktivbetrieb durchführt, so kann es hierdurch zu (teilweise erheblichen) Störungen des Produktivbetriebs kommen. Um dieser Gefahr zu begegnen, empfiehlt es sich, diese Aufgaben (und evtl. weitere Aufgaben, wie z.B. Trainingsaufgaben) mit einer gewissen »Entfernung« vom Produktivmandanten durchzuführen. Zunächst sollten andere Mandanten für diese Aufgaben gewählt werden. Allerdings ist hierbei zu beachten, dass jeder weitere Mandant zusätzliche Systemressourcen (des Hauptspeichers und der Datenbank) benötigt und der administrative Aufwand größer wird. • Customizing-Mandant Customizing- und Entwicklungsarbeiten (in der ABAP Workbench) sollten in einem Customizing- und Entwicklungsmandanten (kurz: CustomizingMandant) durchgeführt werden. Für ihn ist die Abkürzung CUST üblich. • Qualitätssicherungsmandant Tests (z.B. Integrationstests mehrerer verschiedener Anwendungskomponenten) sollten in einem Qualitätssicherungsmandanten durchgeführt werden. Für diesen Mandanten ist die Abkürzung QTST üblich. • Produktivmandant Der separate Mandant für die produktive Nutzung des SAP-Systems heißt Produktivmandant. Für ihn ist die Abkürzung PROD üblich. Bei größeren Einführungs- oder Wartungsaufgaben empfiehlt die SAP AG, diese Aufgaben in einem oder mehreren anderen SAP-Systemen durchzuführen und die Ergebnisse der Arbeit (z.B. Einstellungen und/oder Objekte) zwischen den SAP-Systemen zu transportieren. Als Werkzeuge stehen hier vor allem der Client-Copy (Mandantenkopie) und das Change and Transportsystem (CTS) zur Verfügung. So kommt es – je nach Vielfalt der Arbeitsaufgaben und nach Größe des Konzerns/Unternehmens sowie ggf. seiner Partnerunternehmen – zu mehr oder weniger komplexen Systemlandschaften. Eine Systemlandschaft besteht aus SAP-Systemen, die durch Transportwege (für den Einführungs- und Wartungsprozess) miteinander verbunden sind.

42

1 3-Systemlandschaft Sie besteht aus drei SAP-Systemen, wobei jeder der genannten Mandanten (CUST, QTST und PROD) in einem eigenen SAP-System enthalten ist. Änderungen an Customizingeinstellungen und Objekten der ABAP Workbench werden ausschließlich im Customizing-Mandanten CUST durchgeführt und nach Freigabe der zugehörigen Änderungsaufträge in den Qualitätssicherungsmandanten QTST transportiert. Nach erfolgreichem Test werden die Änderungsaufträge von dort in den Produktivmandanten PROD transportiert.

2-Systemlandschaft Sie besteht aus zwei SAP-Systemen, wobei die Mandanten CUST und QTST in dem einen SAP-System enthalten sind und der Mandant PROD in dem anderen SAP-System enthalten ist. Der Ablauf der Änderungen, Freigaben und Transporte erfolgt grundsätzlich genauso wie in der 3-Systemlandschaft. Die Nachteile einer 2-Systemlandschaft bestehen darin, dass mandantenunabhängige Daten in CUST und QTST gemeinsam genutzt werden; Änderungen mandantenübergreifender Einstellungen im CUST können die Tests im QTST beeinflussen. Außerdem kann die Vollständigkeit der Transporte von CUST nach QTST nicht in jedem Fall sichergestellt werden. Für kleinere SAPImplementierungen und insbesondere nur geringfügige Workbench-Entwicklungen kann die 2-Systemlandschaft jedoch eine sinnvolle Alternative zur 3-Systemlandschaft sein.

1-Systemlandschaft Sie besteht aus einem einzigen SAP-System, in dem alle drei Mandanten (CUST, QTST und PROD) enthalten sind. Die 1-Systemlandschaft wird von der SAP AG nicht empfohlen. Insbesondere nach dem Produktivstart können keine weiteren Entwicklungen und Tests im System vorgenommen werden, es sei denn, der Produktivbetrieb wird während dieser Zeit eingestellt (z.B. während der Betriebsferien).

1.6.2 Organisationsstrukturen Bei der Einführung eines SAP R/3-Systems für einen Konzern oder ein Unternehmen muss der rechtliche und organisatorische Aufbau des Konzerns bzw. des Unternehmens mit Hilfe von Organisationsstrukturen im SAP-System abgebildet werden. Die Organisationsstrukturen bilden ein »Gerüst«, mit dessen Hilfe alle Geschäftsvorfälle im R/3-System abgewickelt werden. Sie dienen der Steuerung betriebswirtschaftlicher Transaktionen im R/3-System und werden für das Berichtswesen verwendet. Insbesondere werden anhand der Organisationsstrukturen und mittels der Transaktionen (z.B. beim Anlegen eines Stammsatzes oder beim Buchen eines Belegs) die Anwendungsdaten des SAP R/3-Systems strukturiert gespeichert. Organisationsstrukturen sind mandantenspezifisch, d.h. sie werden immer in einem bestimmten Mandanten angelegt und gelten nur für diesen Mandanten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

43

1

Einführung

Die Organisationsstrukturen eines SAP R/3-Systems bestehen aus Organisationseinheiten sowie aus Zuordnungen zwischen diesen Organisationseinheiten. Da Organisationsstrukturen immer in einem bestimmten Mandanten angelegt werden, ist der Mandant eine (die »oberste«) Organisationseinheit jeder Organisationsstruktur. Die Bildung von Organisationseinheiten im SAP R/3 anhand der Unternehmensstruktur wird in Abbildung 1.6 dargestellt.

Abbildung 1.6

Bildung von Organisationseinheiten im SAP R/3 (© SAP AG)

Organisationseinheiten werden zunächst aus der Sicht einer Anwendungskomponente des SAP-Systems im Customizing angelegt (definiert). Beispielweise werden in der Anwendungskomponente Finanzwesen (FI) die Organisationseinheiten zunächst aus buchhalterischer Sicht definiert, in der Komponente Controlling (CO) zunächst unter Controlling-Aspekten. Dabei sind einige Organisationseinheiten obligatorisch, d.h. einige Anwendungskomponenten kann man ohne die Definition und Pflege bestimmter Organisationseinheiten nicht in einem SAP R/3-System betreiben. Im Finanzwesen ist das Anlegen der Organisationseinheit »Buchungskreis« obligatorisch. Nach dem Anlegen einer Organisationseinheit ist sie automatisch dem Mandanten zugeordnet, in dem sie definiert wurde. Aus Gründen der Integration des R/3-Systems werden jedoch in den meisten Fällen weitere Zuordnungen zu bereits vorhandenen Organisationseinheiten des Mandanten vorgenommen. Beispielsweise müssen die Organisationseinheiten des Controllings den Organisationseinheiten des Finanzwesens zugeordnet werden, damit die

44

1 kostenrechnerisch relevanten Buchungen des Finanzwesens in das Controlling übernommen werden können. Eine einzelne Organisationseinheit kann also für mehrere Anwendungskomponenten relevant sein. Die Zuordnung von Organisationseinheiten im SAP R/3 wird in Abbildung 1.7 dargestellt.

Abbildung 1.7

Zuordnung und Verwendung von Organisationseinheiten im SAP R/3 (© SAP AG)

Die Pfeile in Abbildung 1.7 können als »wird zugeordnet zu« gelesen werden. Die Gesamtheit aller in einem Mandanten definierten Organisationseinheiten sowie deren Zuordnungen bilden die Unternehmensstruktur (im betreffenden Mandanten). Bei der Arbeit mit einer bestimmten Anwendungskomponente wird jedoch nur ein Teil der Organisationseinheiten und Zuordnungen benötigt. Man spricht dann von der Organisationsstruktur dieser Anwendungskomponente, z.B. von der Organisationsstruktur • des Finanzwesens • der Materialwirtschaft • des Vertriebs • des Personalwesens In den Kapiteln zu den Logistik-Lösungen, zum Rechnungswesen und zur Personalwirtschaft finden Sie weitere Erläuterungen zu den Organisationsstrukturen von Anwendungskomponenten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

45

1

Einführung

1.7

Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung

Folgende Zielsetzungen und Prüfungsthemen gibt die SAP AG für die Tests zur SAP-Anwenderzertifizierung vor (© SAP AG):

Thema: Anmeldung, Grafische Benutzeroberfläche (GUI), Navigation (sehr wichtig; mehr als 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie können sich an einem SAP-System anmelden, Ihr Passwort ändern und die Hauptelemente der GUI-Navigation verwenden. Sie können Probleme analysieren, die bei der Anmeldung am System möglicherweise auftreten (z. B. abgelaufenes Passwort).

Prüfungsthemen • Anmeldung • Abmeldung • SAP Logon verwenden • SAP Logon-Version erkennen • Schnellanmeldung durch Shortcuts • Neuen Modus öffnen • AutoTab-Funktion verwenden • Befehlsfeld verwenden • Navigation mit Funktionstasten • Navigation zwischen Eingabefeldern • Suchen innerhalb einer Liste

Thema: Grundlegende Systemkenntnisse (sehr wichtig; mehr als 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie stellen Ihre Kenntnisse des SAP-Systems unter Beweis, indem Sie Konzepte wie Stammdaten, Realtime, zentrale Datenbank, Berechtigung und Dreisystemlandschaft erläutern. Sie können darüber hinaus deren Vor- und Nachteile beschreiben. Dank dieser Kenntnisse können Sie besser mit den Systemadministratoren kommunizieren und Ihre Tätigkeit im gesamten Systemkontext einordnen.

Prüfungsthemen • Sprachen festlegen, z. B. Anmeldesprache • Bedeutung von Realtime erklären • Konzept eines Stammdatensatzes erklären • Bedeutung von SAP R/3 erklären • Verwendung von Tabellen und Feldern bei der SAP-Software erklären

46

1 • Die wichtigsten Anwendungen der SAP-Software benennen • Vorteile des Business Workflow benennen • Systemreaktionszeit verringern • Organisationseinheiten innerhalb der SAP-Software erklären (z. B. Mandant) • Vorteile der Hintergrundverarbeitung erklären • Customizing-Konzept erklären

Thema: Personalisierung (wichtig; 10 bis 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie können alle Personalisierungsoptionen Ihres SAP-Systems richtig nutzen, beispielsweise eine Favoritenliste anlegen, die Schriftgröße ändern oder Ihre Parameterwerte speichern.

Prüfungsthemen • Die Funktionen »Setzen Daten«/»Halten Daten« verwenden • Parameter-ID und Vorschlagswerte verwenden • SAP Easy Access verwenden • Eine Transaktion/URL zu den Favoriten hinzufügen • Schriftgröße ändern • Format für die Anzeige von Systemmeldungen ändern • Rollenkonzept von SAP verstehen

Thema: Systemfunktionalität (wichtig; 10 bis 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie können die Hauptfunktionen im GUI-Systemmenü (Systemstatusabfrage, Datenhaltung, Jobs, Batch-Inputs) verwenden.

Prüfungsthemen • Jobs planen • Status von Hintergrundjobs anzeigen • Hintergrundjobs ausführen und Status planen • Eigene Spool-Aufträge anzeigen • Batch-Input abspielen • Verarbeitungsmodi von Batch-Inputs erläutern • Modi schließen • Kurznachrichten senden

Thema: Hilfe Zielsetzung: Sie können die verschiedenen Hilfeoptionen und Informationsquellen von SAP bei Ihrer täglichen Arbeit einsetzen.

1.7 Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung

47

1

Einführung

Prüfungsthemen • • • • • • • • •

SAP-Bibliothek nutzen Hilfe zur Anwendung nutzen Feldhilfe (F1)/Suchhilfe (F4-Funktionstaste) verwenden Technische Info nutzen Stammdatensatz suchen Suchhilfe IDES Informationen im SAP Help Portal finden erläutern, was ein Kurzdump ist

Thema: Reporting Zielsetzung: Sie können die Reporting-Funktionen der SAP-Software nutzen. Sie können Selektionsbilder verwenden, Listen lokal speichern, Varianten anlegen, Berichte suchen und Berichte im Hintergrund planen.

Prüfungsthemen • • • • • • • •

Listen-Layout ändern (ALV) Funktionen des SAP-Listviewers (ALV) nutzen eine Liste herunterladen einen Bericht suchen erläutern, was ein Bericht ist ein Selektionsbild verwenden eine Berichtsvariante anlegen Infosystem verwenden

Thema: Ausgabesteuerung und Druckereinstellungen Zielsetzung: Sie beherrschen die Ausgabesteuerung (Spool, Druck, Bildschirm). Sie erkennen den Status von Spool-Aufträgen. Sie können einzelne Seiten einer Liste ausdrucken.

Prüfungsthemen • Spool-Aufträge: Status erkennen • Druckbild-Funktion verwenden • einen Spool-Auftrag anzeigen • einzelne Seiten einer Liste ausdrucken • einen Druckauftrag zurückstellen

Thema: Berechtigung Zielsetzung: Sie können das Berechtigungs- und Rollenkonzept von SAP erläutern. Sie kennen die Kriterien für die Erteilung von Berechtigungen. Sie wissen, wie man Passwörter pflegt.

48

1 Prüfungsthemen • Berechtigungskonzept von SAP erklären • Rollenkonzept von SAP erklären • Sich an verschiedenen Systemen anmelden

1.8

Fragen

1. SAP R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Anwendungskomponenten diesen drei Bereichen zu. 2. Erklären Sie, warum viele multinationale Konzerne SAP R/3-Systeme einsetzen. 3. Die Integration der Daten bedeutet, dass diese nur einmal gespeichert werden und nicht wie beim Einsatz von Programmen verschiedener Hersteller doppelt und dreifach. Die Datenintegration ist bei der SAP-Software verwirklicht. Nennen Sie die Vorteile der Datenintegration. 4. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen von Industrieunternehmen der chemischen Industrie oder der Kfz-Industrie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften von SAP R/3 ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung? 5. Nenne Sie den entscheidenden Vorteil, den SAP-Kunden, deren Mitarbeiter und Geschäftspartner durch die Nutzung der mySAP Business Suite haben. 6. Welche Vorteile bietet das mySAP Enterprise Portal dem Benutzer?

1.9

Lösungen

1. SAP R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Anwendungskomponenten diesen drei Bereichen zu. Zum Anwendungsbereich Rechnungswesen gehören die Anwendungskomponenten Controlling, Finanzwesen, Investitionsmanagement, Treasury und Unternehmenscontrolling. Der Anwendungsbereich Logistik enthält die Anwendungskomponenten Vertrieb, Materialwirtschaft, Logistics Execution, Qualitätsmanagement, Instandhaltung, Kundenservice, Produktionsplanung und -steuerung, Projektsystem und Umweltmanagement. Der Anwendungsbereich Personalwesen enthält die Anwendungskomponenten Personalmanagement, Personalzeitwirtschaft, Personalabrechnung, und Veranstaltungsmanagement.

1.8 Fragen

49

1

Einführung

2. Erklären Sie, warum viele multinationale Konzerne SAP R/3-Systeme einsetzen. Mit der gleichen Software können multinationale Konzerne in einem einzigen System betriebliche Abläufe unterschiedlicher Landesgesellschaften und länderübergreifende Vorgänge abwickeln. Die Daten unterschiedlicher Landesgesellschaften lassen sich konsolidieren. Außerdem verfügen Konzerne zumeist über Gesellschaften, die in verschiedenen Branchen tätig sind – ein weiterer Pluspunkt für das branchenunabhängige SAP R/3. 3. Die Integration der Daten bedeutet, dass diese nur einmal gespeichert werden und nicht wie beim Einsatz von Programmen verschiedener Hersteller doppelt und dreifach. Die Datenintegration ist bei der SAP-Software verwirklicht. Nennen Sie die Vorteile der Datenintegration. Die einmalige Speicherung von Daten macht Schnittstellen überflüssig, die bei der Verknüpfung unterschiedlicher Softwareprodukte zur Datenübernahme erstellt und gewartet werden müssten. In Auswertungen werden aktuelle Daten verwendet. 4. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen von Industrieunternehmen der chemischen Industrie oder der Kfz-Industrie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften von SAP R/3 ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung? Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abweichende Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwicklungsumgebung realisieren. Jedoch deckt die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen die meisten Anforderungen ab. 5. Nennen Sie den entscheidenden Vorteil, den SAP-Kunden, deren Mitarbeiter und Geschäftspartner durch die Nutzung der mySAP Business Suite haben. Durch die mySAP Business Suite sind alle beteiligten Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Partner entlang der erweiterten Wertschöpfungskette verbunden. Dadurch können Geschäftsprozesse über die traditionellen Unternehmensgrenzen hinweg effektiver durchgeführt werden. 6. Welche Vorteile bietet das mySAP Enterprise Portal dem Benutzer? mySAP Enterprise Portal wird von der SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet und stellt den Zugriff auf Lösungen der SAP, Mailsysteme, Marktplätze, Web-Inhalte und Nicht-SAP-Lösungen zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt dabei über einen Web-Browser oder mobile Geräte. Der Benutzer kann so immer und von überall auf alle für seinen Bearbeitungsprozess wichtigen Informationen zugreifen. Durch das Einbinden von Kunden, Lieferanten und Partnern ermöglicht diese Technologie auch eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit.

50

Kapitel 2 Grundlagen der Programmoberfläche 2.1

SAP R/3-Anmeldung

53

2.2

Aus dem System abmelden

63

2.3

Kennwort ändern

64

2.4 2.4.1 2.4.2

Fenster Einige Windows-Begriffe Das SAP-Fenster

65 65 67

2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3

Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes Navigation mit Hilfe der Menüleiste Arbeit mit der Systemfunktionsleiste Funktionstastenbelegung und Quick Info

70 70 74 77

2.6

Meldungen

79

2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3

Programmbedienung mit grafischen Elementen Arbeit mit Feldern Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern Weitere grafische Elemente

81 81 87 90

2.8

Pflege benutzereigener Daten

91

2.9

Barrierefreie Arbeitsweise

94

2.10

Fragen

94

2.11

Lösungen

95

51

2

Grundlagen der Programmoberfläche Der Schwerpunkt des Kapitels liegt auf der Darstellung der Regeln zur Bedienung der Programmoberfläche sowie auf der Orientierung des Anwenders im SAP R/3®-System. Darüber hinaus können Sie verschiedene Bedienungsmöglichkeiten personalisieren und so an Ihre individuelle Bedürfnisse anpassen. Die flexible Gestaltung der Infrastruktur der R/3-Technologie gewährleistet, dass die R/3-Funktionen mit verschiedenen Programmoberflächen darstellbar sind. Ob mit einem Web-Browser, wie dem Microsoft Internet Explorer®, oder einem Desktop-GUI (Graphical User Interface), R/3 ist mit diesen und weiteren Oberflächen nutzbar. R/3 läuft unter folgenden Oberflächen: • Windows und COM/DCOM-Modell • Web-Browser verschiedener Hersteller • Java-basierte SAP GUI-Benutzerschnittstelle (Internetfähigkeit) • Motif für Unix-Arbeitsplätze Da der Großteil aller R/3-Arbeitsplätze mit PCs ausgestattet ist, die eine Windowsoberfläche haben, erfolgt die Darstellung der SAP-Programmoberfläche in diesem Buch auf der Basis des Betriebssystems Microsoft Windows XP®. Sollten Sie mit einem anderen Betriebssystem arbeiten, kann es zu Abweichungen zwischen Ihrer Bildschirmdarstellung und den Abbildungen dieses Buches kommen.

2.1

SAP R/3-Anmeldung

Anstelle des Begriffs »Anmeldung« sind auch die Begriffe »Login« bzw. »Logon« gebräuchlich.

Aufruf des SAP Logon Mit dem SAP Logon (einem Windows-Programm) melden Sie sich von einem Windows-PC an SAP R/3 an. Das SAP Logon ist der Vermittler zwischen dem SAP-System und dem SAP GUI-Programm (SAP GUI = SAP Graphical User Interface®) auf Ihrem PC, welches Ihre SAP-Programmoberfläche erzeugt. Durch Doppelklick auf das SAP Logon-Symbol auf Ihrem Bildschirm rufen Sie dieses Programm auf (vgl. Abb. 2.1). Im Rahmen »Bezeichnung« wird dann eine Liste aller von SAP Logon aus verfügbaren SAP-Systeme angezeigt. Wenn Sie nun die F1-Taste drücken, erhalten Sie Hilfe zum SAP Logon (SAP GUI Help).

2.1 SAP R/3-Anmeldung

53

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.1

SAP Logon (© SAP AG)

Modifikation der SAP Logon-Einträge Das Einfügen, Ändern und Löschen von SAP Logon-Einträgen sollte nur nach Rücksprache mit Ihrer SAP-Systemadministration und mit deren Zustimmung vorgenommen werden. Nach Zustimmung durch die SAP-Systemadministration kann im SAP Logon mit Hilfe der Taste Neu... der Zugang zu weiteren SAP-Systemen eingerichtet werden (vgl. Abb. 2.2). Über die Drucktaste Eigenschaften ist es möglich, bestehende Einträge (durch editieren) zu ändern. Falls erforderlich, kann man bestehende Einträge mittels der Drucktaste Löschen entfernen. Diese Option führt ohne Nachfrage des Systems zum Löschen des ausgewählten Eintrags! Die Drucktasten Gruppen... und Server... sollten der Systemadministration vorbehalten bleiben, da für ihre Verwendung bestimmte Voraussetzungen im System geschaffen werden müssen.

Abbildung 2.2

54

Fenster zum Anlegen eines neuen SAP Logon-Eintrags (© SAP AG)

2 Wenn Ihre SAP-Systemadministration für Sie ein SAP Logon-Pad eingerichtet hat, können Sie darin keine Einträge einfügen, ändern oder löschen. Das Symbol des SAP Logon-Pad unterscheidet sich äußerlich nicht vom Symbol des SAP Logon; Änderungen der Symbolbezeichnung sind möglich.

Ermitteln der SAP Logon-Version Da zu einem SAP R/3-System nur bestimmte SAP Logon-Versionen passen, sollten Sie in der Lage sein, diese Version zu ermitteln. Dazu klicken Sie doppelt auf das SAP Logon-Symbol (falls Sie das SAP Logon-Programm noch nicht aufgerufen haben). Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü in der linken oberen Fensterecke und wählen Sie den Menüpunkt ÜBER SAP LOGON. Es erscheint das in Abb. 2.3 gezeigte Fenster, dem Sie die Version (den Releasestand) Ihres SAP Logon entnehmen können. Zum Schließen dieses Fensters klicken Sie auf die Drucktaste OK.

Abbildung 2.3

Fenster zum Ermitteln der SAP Logon-Version (© SAP AG)

Verbindung zum R/3-System Wählen Sie im SAP Logon-Rahmen »Bezeichnung« den gewünschten Eintrag (Einfachklick auf diesen Eintrag). Durch Klick auf die Drucktaste Logon stellen Sie nun die Verbindung zum gewählten (und von Ihrer Systemadministration schon gestarteten) SAP-System her. In einem neuen Fenster erscheint das Anmeldebild (Abb. 2.4). Hier werden Eingaben verlangt, welche die Reaktionen des R/3-Systems während Ihrer gesamten Benutzersitzung (von der Anmeldung im R/3-System bis zur Abmeldung) beeinflussen. Bevor wir auf das Handling (Ihre Arbeitsschritte am PC) eingehen, erläutern wir die damit verbundenen Begriffe:

2.1 SAP R/3-Anmeldung

55

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.4 Anmeldebild (© SAP AG)

Mandant Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen). Jeder Mandant wird mit einer eigenen dreistelligen Mandantennummer im System geführt. Mit einem einzigen R/3-System lassen sich also bis zu 1000 Mandanten (mit den Nummern 000 bis 999) verwalten, die durch eigenständige Stammsätze und Tabellen weitgehend voneinander getrennt sind. Durch Eingabe einer Mandantennummer bei der Anmeldung wird gewährleistet, dass mit dieser Anmeldung nur auf die Daten des ausgewählten Mandanten zugegriffen wird. Über dieses Eingabefeld ist auch die Verbindung zu Konzernen mit Filialen, Tochtergesellschaften etc. wählbar. Darüber hinaus wird dieses Feld für spezifische Aufgaben bei der Implementierung eines R/3-Systems genutzt (Customizing-Mandant, Qualitätssicherungsmandant, Produktivmandant).

Benutzer (User) Jeder Anwender hat eine eigene Benutzer-ID (andere Bezeichnungen: UserID oder Benutzername), die in das entsprechende Feld des Anmeldebildes einzugeben ist. Für die Kollegin Müller aus der Buchhaltung z.B. könnte dies ihr Nachname »Müller« oder das betrieblich definierte Namenskürzel »Mü_FI_05« sein. Mit dem Benutzernamen werden benutzerspezifische Voreinstellungen für die Benutzersitzung wirksam, beispielsweise Zugriffsoder Änderungsberechtigungen für Daten in einem bestimmten Buchungskreis.

56

2 Kennwort (Password) Das Kennwort (Passwort) ist benutzerspezifisch angelegt und dient dem Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff. Vor der Erstanmeldung erhält der Benutzer das erste Kennwort (Initialkennwort) vom Systemverwalter. Der Benutzer wird bei seiner ersten Anmeldung vom System aufgefordert, das ihm zugeteilte Kennwort zu ändern (in ein persönliches Kennwort). Er kann es später von sich aus oder auf regelmäßige Anforderung der Systemverwaltung ändern. Der Systemverwalter hat keine Möglichkeit, die persönlichen Kennworte der Benutzer anzuzeigen.

Sprache (Language) Wie in Kapitel 1 erläutert wurde, ist R/3 ist eine internationale Standardsoftware, die in über 30 Sprachen gepflegt wird. Nicht nur die Menübezeichnungen sondern die gesamte Systemführung einschließlich der Feldnamen in Bildschirmmasken steht in diesen Sprachen zur Verfügung. Darüber hinaus können Texte zu Stammdaten (z.B. zu Materialien) in verschiedenen Sprachen angelegt werden. Wenn Sie bei der R/3-Anmeldung nichts in das Sprachfeld eingeben, so wird eine voreingestellte Sprache »gezogen«, üblicherweise deutsch oder englisch. Wollen Sie, dass die SAP-Oberfläche in einer anderen Sprache angezeigt wird, so müssen sie das Sprachkennzeichen der jeweiligen Sprachversion eingeben, z.B. »DE« für deutsch oder »EN« für englisch.

Erstanmeldung Vor der ersten Anmeldung an ein SAP R/3-System benötigen Sie von der zuständigen SAP-Systemverwaltung • die Mandantennummer, • Ihren Benutzernamen, • das Kennwort (Initialkennwort). Bei den Eingaben wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Handling zur Anmeldung Eine erfolgreiche, vom System zugelassene Anmeldung ist Voraussetzung für das Arbeiten in SAP R/3. Abbildung 2.4 zeigt Ihnen das R/3-Anmeldebild. Ausgangspunkt Anmeldebild 1. Geben Sie in das Feld »Mandant« Ihre (dreistellige) Mandantennummer ein (*) und drücken Sie (ÿ) (falls Ihr Cursor nicht automatisch in das nächste Feld springt; auch dies ist im SAP-System einstellbar).

2.1 SAP R/3-Anmeldung

57

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Hinweis (*) Klicken Sie mit der Maus in den rechteckigen Rahmen rechts von der Feldbezeichnung »Mandant« bzw. »Client«. Wenn in diesem Feld eine andere Mandantennummer steht, löschen Sie diese mit Hilfe der Tasten (