МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ Південнослов’янський інститут Київського славістичного університету
І. Ю. БИКОВ, М. В. ЖИРНОВ, І. М. ХУДЯКОВА
Microsoft Office в задачах економіки та управління Навчальний посібник Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих навчальних закладів
Київ-2006
ББК 32.973-018Я73+66Я73 УДК 004.42:33 (076.1) Б 60 Рецензенти: Дихта Л. М., доктор технічних наук, професор кафедри прикладної та вищої математики Миколаївського державного гуманітарного університету імені П. Могили Муленко І. О., доктор фізико-математичних наук, професор кафедри вищої математики Національного університету кораблебудування
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів (лист Міністерства освіти і науки України № 14/18.2-2804 від 27.12.04) Рекомендовано до видання Вченою радою Південнослов’янського інституту Київського славістичного університету від 06.12.04 р. Протокол № 5/04-05
Б 60
Биков І. Ю., Жирнов М. В., Худякова І. М. Microsoft Office в задачах економіки та управління / І. Ю. Биков, М. В. Жирнов, І. М. Худякова. — К.: ВД «Професіонал», 2006. — 264 с.
ISBN 966-370-017-3 У навчальному посібнику розглянуто використання інтегрованого пакету Microsoft Office в розв’язанні різноманітних задач економічного і управлінського характеру. Посібник складається з шести частин. Кожна з них відповідає певному додатку інтегрованого пакета Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint та інші). Навчальний посібник призначено для студентів економічних спеціальностей, аспірантів, викладачів вищих навчальних закладів.
ББК 32.973-018Я73+66Я73
ISBN 966-370-017-3
© Биков І. Ю., Жирнов М. В., Худякова І. М. © ВД «Професіонал», 2006
ЗМІСТ
ВСТУП ....................................................................................................................5 Частина I. ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD .............................7 1.1. Загальні відомості ............................................................................7 1.2. Введення та редагування текстів .....................................................9 1.3. Форматування тексту ......................................................................14 1.4. Підготування до друку і друкування документа ..........................17 1.5. Управління файлами .......................................................................20 1.6. Особливі текстові об’єкти Microsoft Word ....................................21 1.7. Додавання графічних об’єктів до документа................................26 1.8. Додаткові можливості Microsoft Word...........................................28 Завдання для самостійної роботи .........................................................29 Частина ІІ. ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD ..........................30 2.1. Загальні відомості ...........................................................................30 2.2. Введення і редагування даних........................................................33 2.3. Форматування даних .......................................................................37 2.4. Дії зі стовпцями та рядками ...........................................................39 2.5. Підготування електронних таблиць до друкування .....................40 2.6. Дії з робочими аркушами ...............................................................41 2.7. Дії з робочими книгами ..................................................................42 2.8. Формули ...........................................................................................43 2.9. Функції .............................................................................................50 2.10. Діаграми .........................................................................................64 2.11. Засоби обробки даних ...................................................................70 Завдання для самостійної роботи .........................................................86 3
Частина ІІІ. СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS ........................................................................... 96 3.1. Поняття про бази даних і системи управління базами даних ..... 96 3.2. Таблиці .......................................................................................... 101 3.3. Зв’язування таблиць ...................................................................... 112 3.4. Запити ............................................................................................. 115 3.5. Форми ............................................................................................. 124 3.6. Звіти ................................................................................................ 133 3.7. Макроси.......................................................................................... 138 Завдання для самостійної роботи ....................................................... 140 Частина IV. ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS ............................................... 151 4.1. Основи об’єктно-орієнтованого програмування ........................151 4.2. Засоби створення додатків користувача ......................................154 4.3. Елементи структурного програмування в об’єктно-орієнтованій мові VBA ........................................................................................ 155 4.4. Об’єкти і елементи управління Microsoft Office ........................172 4.5. Використання методів ................................................................... 175 4.6. Властивості об’єктів ..................................................................... 176 4.7. Приклад розробки програми ........................................................ 178 Завдання для самостійної роботи ....................................................... 185 Частина V. ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT .............................................................. 192 5.1. Створення презентацій .................................................................193 5.2. Режими Microsoft PowerPoint ....................................................... 198 5.3. Додавання текстових об’єктів до слайдів ...................................200 5.4. Форматування слайдів .................................................................. 203 5.5. Засоби супроводження презентацій ............................................ 210 Завдання для самостійної роботи ....................................................... 222 Частина VI. ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK ........................................ 224 6.1. Загальні принципи роботи ............................................................224 6.2. Календар ......................................................................................... 232 6.3. Зустрічі ........................................................................................... 237 6.4. Задачі ..............................................................................................243 6.5. Контакти ......................................................................................... 250 6.6. Замітки............................................................................................ 257 6.7. Щоденник ....................................................................................... 259 Завдання для самостійної роботи ....................................................... 260 Cписок літератури ..................................................................................................261 4
ВСТУП
ВСТУП
На сьогоднішній день в Україні стрімко розвиваються процеси реформації економіки, пов’язані з посиленням підприємницької діяльності. Зростає рівень знань, що необхідний для цієї галузі, і вимоги до кваліфікації фахівців, які володіють сучасним механізмом дослідження економічних і управлінських систем. Внаслідок цього зростає роль комп’ютерних технологій, які застосовуються у вказаних завданнях економіки і менеджменту. Однією з найбільш популярних і, водночас, корисних інформаційних технологій, які з успіхом використовуються, є інтегрований пакет Microsoft Office. У запропонованому посібнику розглянуто його використання в розв’язанні різноманітних задач економічного і управлінського характеру. Посібник складається з шести частин. Кожна з них відповідає певному додатку інтегрованого пакета Microsoft Office. В першій частині розглядаються засоби створення, редагування і форматування текстових документів за допомогою програми Microsoft Word. В другій частині проілюстровані можливості програми для створення електронних таблиць Microsoft Excel, яка, до речі, протягом кількох років визнавалася найбільш популярним комерційним продуктом серед комп’ютерних програм. На багатьох прикладах описано засоби обчислення, використання функцій, обробки даних, створення діаграм. В третій частині дано поняття про бази даних і системи управління ними, описано принципи розробки баз даних і можливості використання основних об’єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, макросів. 5
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В АДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Четверта частина містить деякі відомості щодо застосування об’єктно-орієнтованої мови програмування Visual Basic for Applications, вбудованої до всіх додатків пакета Microsoft Office. Сформульовано принципи створення додатків користувача, наведено синтаксис основних операторів мови, дано стислий опис найважливіших об’єктів додатків Microsoft Office, їх властивостей і методів використання. В п’ятій частині викладено рекомендації щодо створення презентацій засобами додатку Microsoft PowerPoint. В шостій частині розглядаються можливості додатка Microsoft Office. Далі в тексті прийнято деякі скорочення та умовні позначки: • КН «Назва кнопки» — означає, що користувачеві слід натиснути кнопку з відповідною назвою на панелі інструментів активного вікна; • М «Назва пункту меню» — означає, що користувачеві слід вибрати пункт меню активного вікна з відповідною назвою; • → — означає перехід до наступної дії користувача; • КМ — виклик контекстного меню (на виділеному об’єкті натискається права кнопка миші); • + — означає одночасне натискання двох або більше клавіш; • ДВ — діалогове вікно; • ОС — операційна система; • ЕТ — електронна таблиця; • РА — робочий аркуш; • РК — робоча книга; • БД — база даних; • СУБД — система управління базами даних. Розділи 1 і 4 написано І. Ю. Биковим, розділи 2 і 3 — М. В. Жирновим, розділи 5 і 6 — І. М. Худяковою. Сподіваємось, що посібник стане корисним для студентів економічних спеціальностей, аспірантів, викладачів вищих навчальних закладів.
6
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
1.1.
Загальні відомості
Програма Microsoft Word належить до категорії редакторів текстових документів. До складу документів можуть входити текстові дані, таблиці, графічні об’єкти тощо. Використовуючи Microsoft Word, можна створювати різноманітну ділову документацію: звіти, службові записки, книжкову продукцію, поштові конверти та ін. При цьому основна увага приділяється не стільки створенню текстового документа, тобто його набору, скільки належному оформленню. Запуск програми здійснюється через кнопку системного меню операційної системи Windows: КН «Пуск» (Start) → команда «Программы» (Programs або All Programs) → команда «Microsoft Word». Інтерфейс програми має вигляд звичайного вікна ОС Windows (рис. 1.1), який складається з: • рядка заголовків, який містить кнопку системного меню зі стилізованим ярликом, назву програми («Microsoft Word») і назву файла (попервах — «Документ1», адже файли Microsoft Word називаються документами), кнопки згортання, розгортання на весь екран / відновлення розмірів екрана і закриття вікна; • пунктів меню, кожен з яких містить перелік команд; кожна команда, в свою чергу, пов’язана з функціонуванням деяких засобів обробки текстових та інших даних; • кнопки панелей інструментів для виконання основних задач редактора текстових документів (створити новий документ, зберегти 7
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
• • •
•
його, виконати дії з його оформлення, скасувати останню невірну дію тощо); часто кнопки панелей інструментів дублюють роботу відповідних команд меню; координатної лінійки з діленнями по 0,25 см або по дюймах; робочої області документа, де, власне, й створюється документ; рядка стану програми — нижнього рядка вікна програми, в якому відтворюється інформація про номери активної сторінки документа і активного розділу, загальну кількість сторінок в документі, номер активного рядка і шпальти тексту, мову, на якій вводиться текст, та інша службова інформація; лінійок прокручування — горизонтальної і вертикальної.
Рядок заголовків Меню Панелі інструментів Команди меню
Координатна лінійка
Курсор клавіатури Рядок стану Робоча область Лінійки прокручування Рис. 1.1 8
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
1.2.
Введення та редагування текстів
Етапи роботи з документами. Загалом робота з документами виконується в такій послідовності: • введення тексту; • редагування тексту; • форматування тексту; • підготування його до друкування. Рекомендується також зберігати документ у вигляді файла через певний часовий інтервал (кожні 10–15 хвилин) роботи з документом. Введення даних. На екрані в робочій області можна бачити два курсори — курсор миші і курсор клавіатури. Обидва курсори можуть змінюватись, але найчастіше курсор клавіатури має вигляд вертикальної риски, що мерехтить, а вигляд курсору миші залежить від того, на який об’єкт його наведено. Текст вводиться в місці розташування курсору клавіатури. Якщо курсор клавіатури розташований не в належному місці, досить клацнути лівою кнопкою миші в тому місці документа, де слід вводити текст, і тим самим сумістити обидва курсори. Введення тексту може здійснюватись в двох режимах — в режимі вставки й в режимі заміни. В режимі вставки всі символи, які натискуються на клавіатурі, вставляються до існуючого тексту в місці розташування курсору клавіатури. В режимі заміни текст замінюється за принципом «символ на символ». Перемикання між режимами здійснюється шляхом натискання клавіші Insert. При цьому в рядку стану виділяється жирним або блідим шрифтом індикатор ЗАМ («Замена»). Введення тексту передбачає виконання певних правил, а саме: 1. Клавішу Enter натискають в кінці абзацу; в кінці рядка цього робити не слід, адже програмою передбачено автоматичне пересування курсору на новий рядок. 2. Між словами ставлять тільки один пропуск. 3. Один пропуск також обов’язково ставлять після знаків пунктуації. Перед знаками пунктуації пропуск не ставлять; виняток становить тире, яке відокремлюється пропуском з обох боків. 4. Щоб почати вводити текст з абзацу, натисніть один раз клавішу Tab. 9
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
5.
Щоб розділити абзац на два, натисніть Enter, установивши курсор клавіатури там, де має бути кінець абзацу. Щоб об’єднати абзаци між собою, установіть курсор в кінці першого з абзаців і натисніть Delete. 6. Клавіші Delete та Backspace знищують символи, які знаходяться відповідно поза та перед курсором. 7. Скасування останньої невірної дії: КН «Отменить» або М «Правка» → «Отменить» або Ctrl+Z. Зміна мови. Для того, щоб змінити мову, на якій буде вводитись текст, можна використати індикатор перемикання мови (Uk — українська; Ru — російська; En — англійська тощо). Також можна вибирати мову, натиснувши на клавіатурі одну з комбінацій клавіш — Ctrl + Shift або Alt + Shift, або лівий Shift + правий Shift, або Ctrl. На кожному комп’ютері спрацьовує лише одна з цих комбінацій і, щоб дізнатись яка саме, досить звернутись до настройок ОС Windows (КН «Пуск» → «Настройка» → «Панель управления» → «Клавиатура» → закладка «Язык»). Не завжди на клавіатурі позначено літери українського алфавіту та розділові знаки. Так, українській літері «і» на клавіатурі відповідає російська літера «ы», українській літері «ї» — російська літера «ъ», українській літері «є» — російська літера «э». Для введення апострофа досить двічі натиснути Ctrl + Э. Комбінаціями клавіш вводяться також багато розділових знаків: Ctrl + 1 — знак оклику; Ctrl + 2 — лапки; Ctrl + 3 — номер; Ctrl + 4 — крапка з комою; Ctrl + 5 — знак відсотків; Ctrl + 6 — двокрапка; Ctrl + 7 — знак питання; Ctrl + сірий мінус або Ctrl + Alt + сірий мінус — тире. Крапка в російському та українському розкладі клавіатури знаходиться на клавіші, розташованій ліворуч від правої клавіші Shift. Там же, у сполученні з клавішею Shift, розташована кома. Переміщення за документом. Переміщати курсор можна за допомогою миші, вертикальної та горизонтальної лінійок прокручування, клавіш управління курсором ←, ↑, →, ↓. Клавіші PageUp і PageDown зсувають текст на одну екранну сторінку догори або донизу. Клавіші Home і End переміщують курсор до початку або до кінця активного рядка тексту. Можна також застосовувати комбінації клавіш для пересування текстом: Ctrl + ↑, Ctrl + ↓ — до початку попереднього або наступного абзацу; Ctrl + ←, Ctrl + → — до першої літери попереднього або наступного 10
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
слова; Ctrl + PageUp, Ctrl + PageDown — до першої або останньої позиції на екрані; Ctrl + Home, Ctrl + End — до початку або до кінця документа; Ctrl + Alt + PageUp, Ctrl + Alt + PageDown — до початку поточної або наступної сторінки. Виділення тексту. Для виділення деякого фрагмента тексту слід натиснути ліву кнопку миші на початку фрагмента і, утримуючи її натиснутою, протягнути курсор миші до кінця фрагмента. Щоб виділити слово, досить двічі клацнути на слові лівою кнопкою миші. Щоб виділити абзац, досить тричі клацнути лівою кнопкою миші в довільному місці абзацу. Щоб виділити речення, треба натиснути ліву клавішу Ctrl і клацнути лівою кнопкою миші в довільному місці речення. Для виділяння рядка тексту слід клацнути лівою кнопкою миші на лівому полі документа напроти рядка. Щоб виділити весь документ, можна натиснути комбінацію клавіш Ctrl + A або М «Правка» → «Выделить все». Щоб скасувати виділення, слід клацнути мишею в будь-якій частині тексту або натиснути одну з клавіш управління курсором. Редагування тексту. Для того, щоб почати редагування тексту, слід насамперед перевести курсор клавіатури до позиції, де відбудеться редагування або виділити деякий фрагмент тексту. Клавіші Delete і Backspace відповідно вилучають символи праворуч і ліворуч від курсору, до того ж вони цілком вилучають виділений текст. Якщо ж почати вводити новий текст, то він замінює виділений фрагмент. В програмах, які працюють в ОС Windows, часто застосовуються операції копіювання та переміщення об’єктів. При цьому використовується буфер обміну даними — частина оперативної пам’яті, в якій одна програма може розміщувати дані, а друга або та ж сама програма — витягувати ці дані. Об’єктами можуть слугувати: літера, слово, речення, група абзаців, таблиця, малюнок, файл або група файлів тощо. При копіюванні об’єктів виконуються чотири дії: 1) виділення об’єкта; 2) копіювання його до буфера обміну; 3) перехід до місця вставки цього об’єкта; 4) вставка вмісту буфера обміну (рис. 1.2). 11
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Буфер обміну 2
4
1 Об’єкт, який копіюється
3
Місце вставки об’єкта
Рис. 1.2
Способи виділення тексту розглядались вище. Для копіювання об’єкта до буфера обміну можна застосувати один з таких способів: • КН «Копировать» на панелі інструментів; • М «Правка» → «Копировать»; • команда «Копировать» в контекстному меню; • комбінація клавіш Ctrl + C. Для вставки об’єкта з буфера обміну можна застосувати один з таких способів: • КН «Вставить» на панелі інструментів; • М «Правка» → «Вставить»; • команда «Вставить» в контекстному меню; • комбінація клавіш Ctrl + V. Операція переміщення відрізняється від операції копіювання лише тим, що під час другої дії замість команди «Копировать» виконується команда «Вырезать» (комбінація клавіш Ctrl + X). До засобів редагування слід віднести і можливість перетворення регістра для тексту, введеного заздалегідь: виділити фрагмент тексту → М «Формат» → «Регистр» → вибрати одну з опцій (рис. 1.3): • «Как в предложениях» — всі виділені речення будуть починатись з великої літери; • «Все строчные» — всі літери виділеного тексту будуть маленькими; • «Все прописные» — всі літери виділеного тексту будуть великими; • «Начинать с прописных» — кожне слово виділеного тексту буде починатись з великої літери; • «Изменить регистр» — великі літери замінюються на маленькі і навпаки. 12
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Рис. 1.3
Переноси слів. Програмою передбачено автоматичне розставлення переносів слів у кінці рядків: М «Сервис» → «Язык» → «Расстановка переносов» → активізувати прапорець «Автоматическая расстановка переносов». Перевірка орфографії. Програма автоматично перевіряє орфографію введеного тексту. Слова, які не входять до словника активізованої мови, підкреслюються хвилястою лінією червоного кольору, а помилки, пов’язані з невірною пунктуацією, — лінією зеленого кольору. При цьому в контекстному меню можна знайти і вибрати слова, схожі за написанням і вірні з точки зору граматики мови, або пояснення щодо причини невірної пунктуації. Крім того, є можливість зробити примусову перевірку орфографії тексту, починаючи з самого його початку: М «Сервис» → «Правописание» або клавіша F7 (рис. 1.4). При виявленні кожної помилки у вікні «Нет в словаре» неправильно написане слово виділяється; у
Рис. 1.4 13
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
вікні «Варианты» можна знайти правильний варіант написання цього слова і замінити його за допомогою кнопок «Заменить» або «Заменить все» (якщо це слово вживається в тексті кілька разів). Якщо слово написано правильно, але виділено програмою (це стосується, наприклад, прізвищ), можна залишити його в тексті, натиснувши кнопку «Пропустить».
1.3. Форматування тексту Під форматуванням розуміють зміну зовнішнього вигляду введеного тексту. При цьому розглядають форматування символів і абзаців тексту. Форматування символів. Форматування символів полягає в зміні шрифту, розміру шрифту, стилю шрифту, додаванні спеціальних символів. Насамперед треба виділити фрагмент тексту, що підлягає форматуванню. Для зміни шрифту використовується кнопка «Шрифт», яка активізує список всіх шрифтів, установлених на даному комп’ютері. Крім звичайних шрифтів, які складаються з літер, цифр, розділових знаків (наприклад, Times New Roman, Arial, Verdana), існують шрифти, складені зі спеціальних символів (Symbol, Wingdings тощо). Додавання спеціального символу до тексту: М «Вставка» → «Символ» → вибрати потрібний шрифт, а в ньому потрібний символ → двічі клацнути на зображенні символу. Розміри виділених символів тексту можна замінити за допомогою кнопки «Размер шрифта». Розмір шрифту зазначається в пунктах; один пункт приблизно дорівнює 1/28 см. Зміна стилю виділених символів відбувається після натискання однієї або кількох з кнопок «Полужирный», «Курсив», «Подчеркнутый», «Цвет шрифта». Всі ці, а також деякі додаткові засоби форматування символів (створення нижнього і верхнього індексів тощо), об’єднано в команді «Шрифт» пункту меню «Формат» (рис. 1.5). В тому ж діалоговому вікні «Шрифт» на закладці «Интервал» в однойменному списку знаходяться команди, які призначені для розрідження та ущільнення тексту. 14
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Рис. 1.5
Форматування абзаців. До засобів форматування речень, абзаців або інших великих блоків тексту належать: розміщення тексту відносно лівого і правого полів документа, зміна інтервалів між рядками тексту та абзацами. Для форматування одного абзацу не обов’язково виділяти його повністю, досить установити курсор клавіатури в довільному місці цього абзацу. Вирівнювання тексту здійснюється при натисканні однієї з кнопок «По левому краю», «По центру», «По правому краю», «По ширине» (або М «Формат» → «Абзац» → вибрати закладку «Отступы и интервалы» → вибрати потрібний стиль форматування в списку «Выравнивание»). Можна змінювати відступи тексту за допомогою табуляторів, розташованих на горизонтальній лінійці. Пересування табулятора уздовж лінійки змінює відступи та величину абзацу: верхній табулятор (∇) впливає на розмір відступу абзацу, нижні табулятори (Δ) визначають положення лівого та правого краю тексту, табулятор зсуває лівий край тексту разом з відступом абзацу. 15
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 1.6
Міжрядковий інтервал, тобто відстань між рядками тексту, як і розмір шрифту, вимірюється в пунктах. Одинарний інтервал приблизно дорівнює висоті шрифту, полуторний і подвійний відповідно в 1,5 і 2 рази більші за одинарний. На вкладці «Отступы и интервалы» діалогового вікна «Абзац» (М «Формат» → «Абзац» або КМ → «Абзац») через список «Межстрочный» можна вибрати один з вищезгаданих інтервалів або встановити довільне значення інтервалу, обравши елемент «Множитель» або «Точно» в списку «Межстрочный» і призначивши конкретну величину інтервалу лічильником «Значение» (рис. 1.6). До того ж за допомогою лічильників «Перед», «После» можна призначити відстань між виділеним абзацем і відповідно попереднім та наступним абзацами. Копіювання формату. Якщо якийсь фрагмент тексту форматований належним чином, такий формат можна розповсюдити на інші текстові блоки. Для цього слід виділити текст, формат якого має бути скопійовано → КН «Формат по образцу» → виділити текст, який треба відформатувати так само, як і попередньо виділений текст. Щоб скопіювати формат в кілька фрагментів тексту, слід двічі натиснути кнопку «Формат по образцу», а після закінчення форматування натиснути клавішу Esc. 16
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
1.4.
Підготування до друку і друкування документа
Перед друкуванням документ слід переглянути щодо форматування сторінок і документа як суцільного об’єкта: розірвати текст на сторінки в потрібних місцях, розташувати номери сторінок, змінити розмір полів, створити колонтитули тощо. Для цього можна вжити такі заходи. Поділ тексту на сторінки. Примусовий поділ тексту на сторінки в місці, де знаходиться курсор: М «Вставка» → «Разрыв» → вибрати перемикач «Новую страницу» в групі «Начать» (рис. 1.7). Інший спосіб: натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Enter. Нумерація сторінок: М «Вставка» → «Номера страниц» → в діалоговому вікні «Номера страниц» (рис. 1.8) вибрати за допомогою списку «Положение» положення номера на сторінці (вгорі чи знизу), за допомогою списку «Выравнивание» — спосіб вирівнювання номера (зліва, справа, в центрі), указати, чи треба нумерувати першу сторінку, адже титульний аркуш документа не нумерують. Якщо документ розбитий на окремі файли і нумерацію треба почати не з першого номера, то після натискання кнопки «Формат» можна зазначити число, з якого почнеться нумерація сторінок, а також вибрати інший формат номера, якщо номери утворюються не за допомогою арабських цифр. Сторінки також можна нумерувати, використовуючи колонтитули.
Рис. 1.7
Рис. 1.8 17
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Створення колонтитулів. Колонтитул — це текст, який друкується на кожній сторінці документа (вгорі чи знизу). Його активізація: М «Вид» → «Колонтитулы». Утворюється рамка, в яку вводиться текст колонтитула — верхнього або нижнього. До тексту колонтитула можна застосовувати всі засоби форматування, як і для звичайного тексту. Одночасно можна працювати або з колонтитулами, або з текстом документа. При роботі з першими на екрані виникає додаткова панель інструментів «Колонтитулы», яка дозволяє додавати до колонтитулів номери сторінок (КН «Номер страницы»), загальну кількість сторінок в документі (КН «Добавить номер страницы»), сьогоднішню дату (КН «Дата»), поточний час (КН «Время»), активізувати інший колонтитул (КН «Верхний/нижний колонтитул»). Установлення параметрів сторінки. Більшість значень параметрів сторінок документа встановлюються за допомогою однієї команди: М «Файл» → «Параметры страницы». На вкладці «Поля» (рис. 1.9) можна: за допомогою чотирьох лічильників з групи «Поля» установити розміри полів сторінок, а також додаткові поля для зшивання; вибрати книжкову або альбомну орієнтацію, які розгортають текст відповідно поперек та уздовж
Рис. 1.9. 18
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
аркуша паперу; зі списку «Страницы» вибрати тип розміщення полів для можливого подальшого брошурування документа. На інших вкладках діалогового вікна «Параметры страницы» можна установити розмір аркуша паперу (в тому числі й нестандартний, наприклад, для друкування конвертів), визначити, звідки буде братися папір для друкування (з лотка чи з ручної подачі), зазначити відступи колонтитулів від країв аркуша. Попередній перегляд тексту перед друкуванням. Перед друкуванням бажано пересвідчитись в тому, що документ підготовлено до друкування належним чином. Для цього слід перевести документ до режиму попереднього перегляду: М «Файл» → «Предварительный просмотр». Для того, щоб збільшити зображення, слід навести курсор, який має вигляд лупи зі знаком «+», на потрібне місце і клацнути лівою кнопкою миші. Повторний щиглик повертає укрупнений вигляд документа. Вихід з режиму перегляду — КН «Закрыть» або клавіша Esc. Друкування документа: М «Файл» → «Печать» (або КН «Печать» або Ctrl + P). В діалоговому вікні «Печать» (рис. 1.10) можна вибрати кількість копій документа, що друкуються (лічильник «число копий»), перелічити сторінки для друку (перемикач «Страницы»), вибрати принтер за умови підключення декількох принтерів до комп’ютерної мережі (список «имя» групи «Принтер») або визначити деякі інші параметри друку.
Рис. 1.10 19
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
1.5.
Управління файлами
Будь-який документ можна зберегти як файл, тобто набір інформації, збережений на деякому зовнішньому пристрої (гнучкий, жорсткий, CDдиск тощо) під певним ім’ям. Після зберігання документ ототожнюється з файлом. З файлами і документами можна виконувати наступні операції. Створення нового документа: КН «Создать» або М «Файл» → «Создать» → «Новый документ». Відкриття існуючого файла: КН «Открыть» або М «Файл» → «Открыть». В діалоговому вікні «Открыть» (рис. 1.11) за загальними правилами роботи з деревами каталогів в середовищі Windows треба звернутися через список «Папка» до необхідного пристрою (А:, С: тощо), папки, файла і натиснути кнопку «Открыть» або зробити подвійний щиглик на ярлику файла. Зберігання документа: КН «Сохранить» або М «Файл» → «Сохранить» (або «Сохранить как»). При цьому: • для вже існуючого файла буде збережена його нова версія під старим ім’ям, стару ж версію буде знищено; • для нового документа в діалоговому вікні «Сохранить» треба через список «Папка» назначити необхідний пристрій та каталог в ньому, а також указати ім’я файла в текстовому полі «Имя файла»;
Рис. 1.11 20
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
•
якщо треба змінити ім’я файла, що зберігається, слід вжити такий спосіб: М «Файл» → «Сохранить как» → указати нове ім’я файла. Закриття документа без зберігання: КН «Закрыть» або М «Файл» → «Закрыть» або КН «Закрыть окно» в правому верхньому куті екрана. Перехід до іншого відкритого документа: М «Окно» → вибрати ім’я потрібного документа в списку під горизонтальною рискою. Якщо треба мати на екрані одразу кілька документів, наприклад, для порівняння текстів або для копіювання тексту з одного документа на інший, можна вибрати команду «Упорядочить все» з меню «Окно». Розділення на екрані одного документа: М «Окно» → «Разделить». Щоб повернути первісний вигляд вікна документа, слід клацнути на кнопці «Развернуть» в рядку заголовків.
1.6. Особливі текстові об’єкти Microsoft Word Списки. В Microsoft Word існують три види списків: нумеровані, маркіровані, багаторівневі (ієрархічні). Наприклад, нумерований список: 1. Інформатика та комп’ютерна техніка. 2. Вища математика. 3. Іноземна мова. Приклад маркірованого списку: • Іванов • Петров • Сидоров Приклад багаторівневого списку: 1. Економічні дисципліни: 1.1. Мікроекономіка; 1.2. Макроекономіка; 1.3. Економічна теорія; 1.4. Бухгалтерський облік. 2. Дисципліни з менеджменту: 2.1. Основи менеджменту; 2.2. Маркетинг; 2.3. Логістика. 21
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 1.12
Створення списків: М «Формат» → «Список» → вибрати вкладку, яка відповідає типові списку → клацнути на зразку потрібного списку (рис. 1.12). Списки перших двох типів також можна створювати натисканням КН «Нумерация», «Маркеры». Черговий елемент списку утворюється автоматично після натискання клавіші Enter. Завершити створення списку можна повторним натисканням відповідної кнопки на панелі інструментів або двічі натиснувши клавішу Enter. Зміна рівня елемента ієрархічного списку: КМ → «Уменшить отступ» («Увеличить отступ»). Після натискання кнопки «Изменить» в діалоговому вікні «Список» можна змінити параметри нумерації, формат номера, відстані символу маркера (номера) і тексту відносно лівого краю документа. До речі, останній з параметрів зручніше змінювати, застосовуючи табулятори на горизонтальній лінійці. Для багаторівневого списку зазначені параметри визначаються окремо для кожного рівня. Таблиці. Таблиці складаються з рядків і стовпців. На перетині рядка і стовпця утворюється комірка. Деякі засоби роботи з таблицями Microsoft Word наведені в таблиці 1.1. 22
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Таблиця 1.1 Функція Утворення таблиці
Дії користувача М «Таблица» → «Вставить» → «Таблица» → призначити кількість рядків і стовпців. Або: КН «Добавить таблицу» → натиснути ліву кнопку миші на решітці, яка з’явилась на екрані → відпустити кнопку миші, коли буде вибрана потрібна кількість рядків і стовпців Виділення Установити курсор в довільній комірці відповідного рядка рядка → М «Таблица» → «Выделить» → «Строка» або клацнути на полі документа трохи лівіше від потрібного рядка Виділення Установити курсор в довільній комірці відповідного стовпця стовпця → М «Таблица» → «Выделить» → «Столбец» або клацнути над таблицею трохи вище від потрібного стовпця Виділення Установити курсор в довільній комірці таблиці → М таблиці «Таблица» → «Выделить» → «Таблица» або клацнути на квадратній позначці, яка знаходиться біля лівого верхнього кута таблиці Вилучення Установити курсор в довільній комірці таблиці → М таблиці «Таблица» → «Удалить» → «Таблица» або викликати контекстне меню для квадратної позначки, яка знаходиться біля лівого верхнього кута таблиці → «Вырезать» Перехід до Робиться клавішами управління курсором або клавішею іншої комірки Tab (щодо клавіші Enter, вона додає новий абзац в тій самій комірці) Додавання Установити курсор в довільній комірці відповідного рядка рядка → М «Таблица» → «Вставить» → «Строки выше» (або «Строки ниже»). Інший спосіб: виділити рядок таблиці → викликати для нього контекстне меню → «Добавить строки». В останньому випадку рядок додається вище виділеного рядка Додавання Установити курсор в довільній комірці відповідного стовпця стовпця → М «Таблица» → «Вставить» → «Столбцы слева» (або «Столбцы справа»). Інший спосіб: виділити стовпець таблиці → викликати для нього контекстне меню → «Добавить столбцы». В останньому випадку виділений стовпець переміститься праворуч 23
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Продовження табл. 1.1 Функція Вилучення рядка
Вилучення стовпця
Зміна ширини стовпців та висоти рядків
Виділення вмісту комірок
Обрамування таблиці
Фон комірок
Підсумовування чисельних даних
24
Дії користувача Установити курсор в довільній комірці відповідного рядка → М «Таблица» → «Удалить» → «Строки». Інший спосіб: виділити рядок таблиці → викликати для нього контекстне меню → «Удалить строки» Установити курсор в довільній комірці відповідного стовпця → М «Таблица» → «Удалить» → «Столбцы». Інший спосіб: виділити стовпець таблиці → викликати для нього контекстне меню → «Удалить столбцы» Найлегший спосіб — пересування табулятора по горизонтальній лінійці нагорі (курсор, наведений на табулятор, перетворюється на двобічну стрілку ↔) та на вертикальній лінійці, яка розташована ліворуч від таблиці. Табулятори знаходяться точно навпроти ліній, які утворюють сітку таблиці Установити курсор в лівому нижньому куті комірки → натиснути ліву кнопку миші. Щоб виділити групу комірок треба, натиснувши ліву кнопку миші, провести мишею до протилежного за діагоналлю кута групи. Це може стати в нагоді при копіюванні або при переміщенні даних в межах таблиці Виділити групу комірок → М «Формат» → «Границы и заливка» → закладка «Граница» → вибрати тип обрамування, а також тип, колір і ширину лінії. Всі операції щодо зміни способу обрамування виконуються на зразку в правій частині діалогового вікна «Границы и заливка» Виділити групу комірок → М «Формат» → «Обрамление и заполнение» → закладка «Заливка» → вибрати кольори фону та узору Виділити комірку, до якої має бути записано підсумок → М «Таблица» → «Формула» → в текстовому полі «Формула» записати =SUM(ABOVE) для підсумовування стовпця чисел, які знаходяться вище активної комірки, або =SUM(LEFT) для підсумовування рядка чисел, які знаходяться ліворуч від активної комірки
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Закінчення табл. 1.1 Функція Автоформат таблиці Вирівнювання тексту в комірці Вирівнювання таблиці за центром сторінки Об’єднання комірок Розділення комірки
Дії користувача М «Таблица» → «Автоформат таблицы» → вибрати один зі стандартних стилів форматування Виділити комірку або групу комірок → викликати контекстне меню → «Выравнивание в ячейке» → вибрати тип вирівнювання за горизонталлю і вертикаллю Установити курсор в довільній комірці таблиці → М «Таблица» → «Свойства таблицы» → на закладці «Таблица» вибрати спосіб вирівнювання «по центру» Виділити комірки, які слід об’єднати в одну комірку → М «Таблица» → «Объединить ячейки» Виділити комірку, яку слід розділити на кілька комірок → М «Таблица» → «Разбить ячейки» → вказати, на скільки рядків і стовпців слід розбити комірку
Шпальти. Документ, весь або частково, можна розбити на шпальти, як це робиться, наприклад, в газетах. Створення шпальт: установити курсор в тому місці, де має початись перша шпальта → М «Формат» → «Колонки» → в діалоговому вікні «Колонки» (рис. 1.13) задати кількість шпальт, при необхідності призначити ширину шпальт і проміжків між ними, вказати, чи будуть шпальта застосовані до всього тексту або від місця розташування курсору до кінця документа. Перехід до наступної шпальти для подальшого введення тексту: М «Вставка» → «Разрыв» → перемикач «Начать» установити в положення «новую колонку». Виноски. Створення виноски: М «Вставка» → «Ссылка» → «Сноска» → в діалоговому вікні «Сноски» указати, де буде знаходитись виноска — знизу сторінки чи в кінці тексту, а також зазначити Рис. 1.13 формат номера виноски. 25
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
1.7. Додавання графічних об’єктів до документа Додання малюнків. До тексту документа можна додати малюнок, який знаходиться в деякій колекції готових малюнків або в файлі, місцезнаходження якого відоме користувачу. Додання малюнка з колекції: М «Вставка» → «Рисунок» → вибрати одну з колекцій малюнків (наприклад, колекцію Microsoft Office) → вибрати потрібний малюнок → натиснути кнопку списку, яка знаходиться праворуч від малюнка → «Копировать» → повернутись до документа → установити курсор приблизно там, де має бути розташований малюнок → КН «Вставить» → закрити колекцію малюнків. Додання малюнка з файла: М «Вставка» → «Рисунок» → «Из файла» → в діалоговому вікні «Добавление рисунка» через список «Папка» знайти папку, в якій знаходиться потрібний малюнок і виділити ім’я цього малюнка → КН «Вставить». Будь-який графічний об’єкт — малюнок, елемент схеми, діаграму, математичну формулу — можна виділити, зробивши на ньому щиглик мишею. При цьому об’єкт обрамлюється прямокутником, на якому розташовуються вісім позначок у вигляді квадратів. Перетягнувши мишею одну з таких позначок, можна змінити один або відразу обидва розміри об’єкта. Перетягнувши мишею середню частину об’єкта, можна змінити його положення в тексті документа. Текст може розташовуватись тільки зверху та знизу малюнка, збоку від малюнка, за малюнком, перед малюнком. Вибір положення тексту відносно малюнка: виділити малюнок → в контекстному меню вибрати команду «Формат рисунка» → на закладці «Положение» вибрати один з типів обтікання малюнка текстом. В цьому ж діалоговому вікні можна змінити й інші параметри малюнка. WordArt. Додаток WordArt використовується для введення непрямолінійного тексту, наприклад, в заголовках оголошень. Створення об’єкта WordArt: КН «Рисование» (після її натискання має з’явитись додаткова панель інструментів) → КН «Добавить объект WordArt» → вибрати потрібний стиль тексту з колекції WordArt → замінити текст надпису на потрібний текст → КН «ОК». 26
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Створення схем. Багато з кнопок, які знаходяться на панелі інструментів «Рисование», призначені для зображення елементів схем — плоских (прямокутники, овали, надписи, автофігури) та одновимірних (лінії, стрілки). Для того, щоб розпочати створення схеми, треба натиснути одну з кнопок, яка відповідає першому елементові схеми, і зазначити його місцезнаходження в прямокутній області з надписом «Создайте рисунок». Натиснута ліва кнопка миші визначає кінцеві точки одновимірних елементів і граничні (розташовані за діагоналлю один від одного) точки плоских елементів. Додавання тексту до плоского елемента: виділити елемент → в контекстному меню вибрати команду «Добавить текст» → написати і відформатувати текст. Після створення схеми доцільно мінімізувати розміри суцільного малюнка, який містить схему. Редактор формул. Для створення математичних формул існує спеціальний додаток: М «Вставка» → «Объект» → в діалоговому вікні «Вставка объекта» за тип об’єкта вибрати Microsoft Equation 3.0. Відкриється вікно редактора формул і додаткова панель інструментів «Формула». В верхньому рядку панелі «Формула» розташовані кнопки для додавання до формули спеціальних математичних символів та літер грецького алфавіту. В нижньому рядку панелі «Формула» розташовані кнопки для додавання шаблонів і структур — дробів, верхніх та нижніх індексів, радикалів, сум, добутків, інтегралів, матриць, дужок та їх сполучень. Шаблони містять спеціальні поля, призначені для введення тексту або символів. Якщо поле пусте, то спочатку слід створити шаблон, а потім заповнити його текстом. Якщо ж поле заштриховане, слід спочатку ввести текст, потім виділити його і застосувати шаблон. Вибір символу або шаблону здійснюється на панелі «Формула» з палітри, яка відкривається при натисканні відповідної кнопки на панелі «Формула». Введення виконується в місці розташування курсору. Переміщати курсор зручніше за допомогою клавіш управління курсором або клавіші Tab. При створенні формул розмір шрифтів, інтервали і формати автоматично регулюються відповідно до правил написання математичних виразів. Щоб повернутись до роботи з документом після створення формули, слід клацнути мишею за межами вікна формули. Для редагування формули слід двічі клацнути в її вікні. 27
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
1.8.
Додаткові можливості Microsoft Word
Програма має деякі додаткові можливості, які можуть бути корисними при створенні документів. Настроювання панелі інструментів. Користувач може додати до панелі інструментів одну чи декілька кнопок або панель цілком. Додавання цілої панелі: М «Сервис» → «Настройка» → вибрати закладку «Панели инструментов» → встановити прапорець для панелі, яка має з’явитися на екрані. Додавання однієї кнопки: М «Сервис» → «Настройка» → вибрати закладку «Команды» → вибрати категорію кнопок → перетягнути мишею потрібну кнопку на панель інструментів. Вставка символів, що відсутні на клавіатурі: М «Вставка» → «Символ» → вибрати потрібний шрифт → виділити потрібний символ → КН «Вставить». Щоб не виконувати цю досить громіздку операцію раз за разом, можна назначити символу сполучення клавіш (КН «Сочетание клавиш» → ввести нове сполучення в поле «Новое сочетание клавиш» → КН «Назначить»). За допомогою текстового поля «Текущие сочетания» слід переконатись, що при цьому не замінюється існуюче сполучення клавіш Microsoft Word. Автокорекція, тобто автоматична заміна одного фрагмента тексту на інший в процесі введення тексту. В діалоговому вікні «Автозамена» (М «Вставка» → «Автотекст» → «Автотекст» → закладка «Автозамена») треба вказати два фрагменти тексту: в полі «заменить» — текст, який треба замінити; в полі «на» — текст, який замінить попередній. При введенні з клавіатури першого фрагмента його автоматично буде замінено на другий. Наприклад, користувач може вводити свої ініціали, а програма автоматично замінятиме їх на повне прізвище, ім’я та по батькові. Створення і використання автотексту. Автотекст вживається, коли є необхідність багаторазово користуватися одним і тим самим фрагментом тексту, наприклад, шапкою стандартних документів. Створення автотексту: виділити фрагмент тексту → М «Вставка» → «Автотекст» → «Автотекст» → закладка «Автотекст» → призначити ім’я фрагмента майбутнього автотексту → КН «Добавить». Активізація автотексту: М «Вставка» → «Автотекст» → « »Автотекст» → закладка «Автотекст» → 28
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
вибрати зі списку елемент з потрібним ім’ям → КН «Вставить». Автотекст буде додано до документа в місці, де розташовується курсор.
Завдання для самостійної роботи
В усіх завданнях самостійної роботи слід створити, відредагувати, відформатувати й підготувати до друкування відповідний текстовий документ: а) заяву (перемістити праворуч дані про особу, до якої звертається заявник; вирівняти за центром заголовок заяви; додати дату написання заяви; текст надрукувати з подвійним інтервалом між рядками); б) список матеріальних цінностей підприємства (створити ієрархічний список з двох рівнів: перший рівень містить категорію матеріальних цінностей, другий — назви, марки, артикули виробів тощо); в) договір між підприємствами (пункти договору оформити у вигляді нумерованого списку; виділити курсивом назви пунктів договору; юридичні адреси сторін оформити у вигляді двох шпальт тексту; застосувати нумерацію сторінок); г) таблицю успішності Вашої навчальної групи (створити заголовок таблиці, рядок заголовків стовпців; помістити до таблиці прізвища й оцінки студентів з трьох екзаменаційних дисциплін; додати сумарний бал кожного студента з усіх дисциплін і сумарний бал усіх студентів з кожної дисципліни; перевірити ці дані за допомогою програми «Калькулятор»); д) оголошення-привітання зі святом (програмою WordArt створити заголовок непрямого тексту; додати два малюнки: один — з колекції Microsoft Office, другий — заздалегідь створений за допомогою програми Paint; один з малюнків розмістити за текстом, другий розмістити в тексті).
29
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
2.1. Загальні відомості Електронні таблиці (ЕТ) призначені для зберігання та обробки інформації, поданої у вигляді двовимірних масивів. Задачі, в яких звертаються до ЕТ, дуже часто трапляються в практиці будь-якого підприємства. Так, ЕТ можуть бути застосовані для обліку біографічних даних працівників у відділі кадрів, виробничих показників працівників у цехах або підрозділах підприємства, виготовлення та реалізації продукції і товарів, обчислення заробітної плати працівників, фінансового контролю і планування, інвестиційних рішень, маркетингових досліджень та в багатьох інших задачах. Навіть дані бухгалтерського обліку довільного підприємства можна розглядати як сукупність ЕТ, в якій кожна таблиця відповідає одному з рахунків бухгалтерського обліку. Звертання до ЕТ Excel здійснюється так само, як і до документів Word, а саме через команду меню «Программы» (Programs) головного меню «Пуск» (Start). Інтерфейс програми Excel має вигляд звичайного вікна ОС Windows (рис. 2.1), який складається з: • рядка заголовків, який містить кнопку системного меню зі стилізованим ярликом, назву програми («Microsoft Excel») і назву файла (попервах — «Книга 1», адже файли ЕТ Excel називаються робочими книгами), кнопки згортання, розгортання на весь екран / відновлення розмірів екрана і закриття вікна; 30
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Рядок заголовків Меню
Рядок формул
Рядок стану Ярлики робочих аркушів
Робоча область
Панелі інструментів
Активна комірка
Лінійки прокручування
Рис. 2.1
• •
пунктів меню, причому деякі з них («Файл», «Правка», «Вставка», «Вид», «Формат», «Справка») містять команди, аналогічні до тих, що розглядались в текстовому редакторі Word; кнопок панелей інструментів, багато з яких також виконують ті ж самі функції, що й в текстовому редакторі Word — кнопки роботи з файлами («Создать», «Открыть», «Сохранить», «Печать», «Предварительный просмотр»), кнопки роботи з буфером обміну («Вырезать», «Копировать», «Вставить»), кнопка відміни останньої дії («Отменить») і відновлення останньої дії («Вернуть»), кнопки зміни та форматування шрифту («Шрифт», «Размер», «Полужирный», «Курсив», «Подчеркнутый», «Цвет шрифта», «Цвет заливки»), кнопки форматування тексту («По левому краю», «По центру», «По правому краю», «Формат по образцу»); 31
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
• • •
рядка формул, який містить адреси і зміст комірок ЕТ; робочої області ЕТ; рядка ярликів робочих аркушів (адже робоча книга, як і будь-яка інша книга складається насамперед з робочих аркушів); • рядка стану програми; • лінійок прокручування — горизонтальної і вертикальної. Основну частину екрана займає робоча область ЕТ, яка складається з рядків і стовпців. Рядки позначаються числами 1, 2, 3,..., розташованими ліворуч від ЕТ. Стовпці також позначаються числами або літерами латинського алфавіту А, В, С,... (або сполученнями таких літер), які розташовуються над робочою областю. ЕТ містить 256 стовпців та понад 64 000 рядків. Перетин рядка і стовпця утворює комірку. Кожна комірка має свою унікальну адресу, яка складається з номерів або імен рядка і стовпця. Комірка, виділена жирною рамкою, називається активною. Будь-яку комірку можна зробити активною, клацнувши на ній мишею або підвівши до неї курсор миші за допомогою клавіш переміщення курсору. Адреса активної комірки відбивається в лівій частині рядка формул. Рядок формул — найважливіша частина ЕТ, адже в ньому міститься не тільки адреса активної комірки, а й її фактичне значення, яке може не співпадати з тим значенням, що ми бачимо в цій же комірці, але в робочій області. Серед ярликів робочих аркушів один — назва якого подана на світлому фоні — активний. Тобто в кожний момент часу користувач працює з одним робочим аркушем. В робочій книзі можна створити досить велику кількість робочих аркушів. Тому зручно кожну таблицю створювати на окремому робочому аркуші. Щоб активізувати інший робочий аркуш, слід виділити його ярлик, тобто клацнути лівою кнопкою миші на ярлику відповідного робочого аркушу. Якщо робочих аркушів багато, і не всі ярлики їх назв уміщуються в рядку, можна «перегортати» аркуші за допомогою кнопок (перехід до попереднього аркуша), (перехід до наступного аркуша), (перехід до першого аркуша), (перехід до останнього аркуша). При цьому активним залишається той аркуш, який був активним до перегортання. 32
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
В лівій частині рядка стану спочатку міститься надпис «Готово». Справа у тому, що ЕТ може містити значну кількість формул, пов’язаних між собою. Одна з найпотужніших властивостей програми, яка взагалі зробила її однією з найбільш приваблюючих програм — автоматичний перерахунок всіх формул при зміні бодай одного зі значень, які беруть участь в обчисленнях за цими формулами. Інколи для перерахунку потрібно чимало часу, і тоді в рядку стану відбивається інформація про те, яку частку часу, що призначений для розрахунків, вичерпано. Лише коли в рядку стану з’явиться надпис «Готово», користувач знов має доступ до всіх можливостей програми. 1.
2. 3.
Оскільки в ЕТ зазвичай набагато менше стовпців, ніж рядків, однотипні дані зручніше розташовувати в стовпцях ЕТ. До того ж, Excel вимагає розташовувати однотипні дані в стовпцях, якщо надалі потребується обробка даних. Про справжнє значення комірки ЕТ слід судити з рядка формул, а не з робочої області. На кожному робочому аркуші бажано створювати не більше однієї ЕТ.
2.2. Введення і редагування даних Дані вводяться в довільні комірки ЕТ, починаючи з комірки з адресою А1. Не слід без крайньої потреби розділяти дані порожніми рядками або стовпцями: в цьому випадку вважається, що дані розташовані в різних таблицях. Для введення даних слід активізувати комірку, в якій буде розміщено дані, клацнувши мишею або перемістивши курсор до потрібної комірки. Дані вводяться з клавіатури. Вміст комірки відбивається в рядку формул. Якщо дані «не вміщуються» до комірки, це можна пізніше виправити засобами форматування ЕТ. 33
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
В Excel використовуються такі типи даних: текст; числа; дати; формули. Текст — це довільна послідовність символів. Після натискання першої ж клавіші з будь-яким символом в рядку формул з’являються кнопки «Отмена» (червоний «хрестик»), «Ввод» (зелена «галочка») і «Вставка функции» (з латинською буквою f). Це означає, що починаючи з даного моменту, програма знаходиться в режимі введення даних до комірки. Якщо введення даних до комірки не завершено, більшість засобів роботи з програмою стає недоступною. Щоб завершити введення даних до комірки, можна: • натиснути клавішу Enter; • зробити щиглик на кнопці «Ввод» в рядку формул; • натиснути будь-яку клавішу управління курсором; • зробити щиглик на будь-якій комірці ЕТ (останній спосіб неприйнятний, якщо вводиться формула). Редагування вмісту активної комірки зручніше робити в рядку формул. При цьому застосовуються ті самі засоби, що й в текстовому редакторі Microsoft Word, а саме: виділення частини тексту, вставка символів, вилучення символів. Кнопка «Отмена», яка з’являється в рядку формул в режимі введення даних, відміняє введення нових даних до комірки і відновлює вміст комірки. Так, якщо до редагування в комірці були якісь дані, кнопка «Отмена» відновлює їх, а якщо до редагування комірка була порожньою, вона й залишається порожньою. Для очистки комірки слід активізувати її і натиснути клавішу Delete. Якщо ж треба повністю замінити вміст комірки, не обов’язково її заздалегідь очищати — досить активізувати цю комірку і ввести нові дані. В пункті 2.1 було зроблено висновок про те, що справжнє значення комірки ЕТ правильно відбивається в рядку формул, а не в робочій області. Перевіримо це. Виберіть дві сусідні комірки, наприклад, А1 і В1. У комірку А1 введіть довгий текст, наприклад, «дуже довгий • • • •
34
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
текст», а у комірку В1 — довільний. Якщо знов виділити комірку А1, побачимо, що в робочій області відображується лише частина тексту, в той час як у рядку формул міститься весь текст. Для того, щоб довгий текст було видно повністю й в комірках робочої області, вживають один з двох заходів. Перший захід — це зміна ширини стовпця (див. пункт 2.4.). Другий — створення кількох рядків тексту в одній комірці. Для переходу до нового рядка в межах однієї комірки слід натиснути комбінацію клавіш Alt + Enter. Останній засіб слушно вживати, наприклад, при введенні даних до комірок, які містять заголовки стовпців ЕТ. При введенні чисел використовуються лише символи цифр, знаків + та –, а також символ роздільника цілої та дробової частин. Цим символом може бути крапка, кома або інший символ — це залежить від настройки панелі управління операційної системи Windows. Для того, щоб не помилитись при виборі цього символу, введіть його за допомогою клавіші «крапка / Del», яка міститься знизу в правій, цифровій частині клавіатури. Якщо ж припуститися помилки при введенні, числа будуть розглядатися програмою як звичайний текст і з ними не можна буде виконувати арифметичні дії. Один із способів переконатися в правильності введення полягає в тому, що програма автоматично зсовує тексти до лівих меж неформатованих комірок, а числа — до правих. При введенні дат за роздільник числа, місяця й року можна вжити крапку, дефіс або «слеш» (/), наприклад, 31/12/05. Створення формул буде розглянуто в пункті 2.8. Для копіювання вмісту комірок з даними будь-якого типу можна застосувати один з двох прийомів: 1. Використати буфер обміну: активізувати комірку; скопіювати її до буфера обміну; виділити комірку, до якої слід скопіювати дані; вставити вміст буфера обміну. Такий спосіб є універсальним, адже він дозволяє копіювати дані й до інших робочих аркушів і навіть до інших робочих книг. 2. Для копіювання даних до сусідніх комірок використовується метод автозаповнення. В правому нижньому куті рамка активної комірки розривається. Розташований там квадрат називається маркером 35
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
заповнення. При наведенні на нього курсор миші перетворюється на тонкий хрест. Тоді можна копіювати дані до сусідніх комірок, перетягнувши маркер заповнення за допомогою миші. Виняток становлять дати. При автозаповненні таких комірок значення дат будуть збільшуватись на одиницю. Щоб перемістити комірку, слід її активізувати, навести курсор миші на її рамку і перетягнути до іншої комірки — пустої або заповненої. В останньому випадку з’явиться діалогове вікно, в якому треба підтвердити заміну вмісту комірки. Можна копіювати і переміщувати не тільки окремі комірки, а й діапазони комірок. Діапазоном називається довільна прямокутна область ЕТ. Щоб виділити діапазон досить, натиснувши ліву кнопку миші, провести мишею за будь-якою діагоналлю такого прямокутника. Копіювання або переміщення діапазону виконується так само, як і для окремої комірки. При копіюванні діапазону з числами виникає одна особливість. Введіть в дві комірки, розташовані одна під одною, числа 1 і 2. Виділіть діапазон з цих двох комірок і скопіюйте його до нижніх комірок методом автозаповнення. В нижніх комірках мають з’явитись наступні натуральні числа. В такий спосіб зручно створювати стовпці таблиць з порядковим номером записів. Метод автозаповнення, застосований щодо діапазону з двома числовими значеннями, формує арифметичну прогресію. Так, наприклад, якщо ввести в комірки числа 1 і 3 і використати метод автозаповнення, буде сформовано ряд непарних чисел. Існують деякі особливості введення текстових даних. Введіть в комірки, розташовані одна під одною, прізвища «Іванов», «Петров», «Сидоров» і натисніть клавішу Enter після введення останнього прізвища. Якщо потім спробувати ввести одне з цих прізвищ, наприклад, «Іванов», то після введення першої ж літери «І» програма «запропонує» все прізвище повністю. Якщо потрібно ввести це прізвище, натисніть Enter, якщо ж ні, продовжуйте набирати текст далі. Ще одна особливість пов’язана з використанням списків. Введіть до комірки назву якогось місяця або дня тижня, наприклад, «Май». Скопіюйте цю комірку методом автозаповнення. В сусідніх комірках мають 36
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
з’явитись назви подальших місяців або днів. Перелік усіх списків, що входять до стандартного набору програми: М «Сервис» → «Параметры» → закладка «Списки». Створення власного списку: в переліку списків виділити рядок «Новый список» → в сусідньому полі ввести елементи списку, натискаючи клавішу Enter після кожного елемента → КН «Добавить».
2.3.
Форматування даних
Зміна зовнішнього вигляду ЕТ здійснюється засобами форматування. Форматування дає змогу вибрати тип даних, вирівняти дані між межами комірки, змінити шрифт, його розміри або насиченість, створити рамки комірок. Насамперед треба активізувати комірку, яку треба форматувати або виділити діапазон комірок, формат яких треба зробити однаковим. Форматування комірок: М «Формат» → «Ячейки» або КМ → «Формат ячеек». Слід зазначити, що майже для кожного засобу форматування можна також знайти відповідну кнопку на панелі інструментів «Форматирование». В діалоговому вікні «Формат ячеек» (рис. 2.2) вкладка «Число» визначає вигляд даних на екрані. Для текстових даних слід вибрати формат «Текстовый». Для подання дат на екрані існує кілька типів формату «Дата». Серед форматів подання чисел найчастіше вживаються «Числовой», «Денежный», «Финансовый» та «Процентный» формати. Лічильник «Число десятичных знаков» установлює кількість цифр, які визначають дробову частину числа. Прапорець «Разделитель групп разрядов» дозволяє для більшої наочності розділяти групи з трьох цифр (тисячі, мільйони тощо). При використанні формату «Денежный» не слід вручну вводити позначку грошової одиниці, вона буде автоматично додаватись до числа при виборі формату «Денежный». Формат «Финансовый» відрізняється від формату «Денежный» тим, що дані вирівнюються за роздільником цілої та дробової частин. Також автоматично додається до числа знак «%» при виборі формату «Процентный», до того ж число множиться на 100. Тобто, для того, щоб одержати, наприклад, значення 50 %, слід увести до комірки 0,5. Також для подання чисел існують формати «Дробный» (подає 37
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 2.2
числа у вигляді простих дробів) і «Экспоненциальный». Так, наприклад, число 250 у форматі «Экспоненциальный» матиме вигляд 2,50Е+02, адже його можна подати у вигляді 2,50 · 102. Інколи після обчислень програма повертає числа у форматі «Экспоненциальный». Важливим є те, що форматування чисел не змінює їх значення, і це може стати причиною певних непорозумінь. Наприклад, внаслідок деяких обчислень сформовано ціну на товар, яка дорівнює 1,3333333333 грн. Вибравши відповідний формат, користувач може скоротити кількість цифр у дробовій частині числа до двох і одержить на екрані: 1,33 грн. Але, якщо припустимо, що це число множиться на 100 за допомогою формули, він одержить 133,33 грн, а не 133,00 грн. Вкладка «Выравнивание» визначає спосіб вирівнювання даних в кожній комірці виділеного діапазону. Дані в Excel легко центрувати в комірках по горизонталі (по лівому краю, по правому краю, по центру або в інший спосіб) і по вертикалі (по верхньому краю, по нижньому краю, по центру або в інший спосіб). Перемикач «объединение ячеек» (кнопка «Объединить и поместить в центре») часто використовується при створенні заголовків ЕТ. Перед цим текст заголовка розміщується в крайній лівій комірці рядка і в тому ж рядку виділяється діапазон комірок, які мають бути порожніми і уздовж яких центрується заголовок. 38
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Щоб відмінити центрування, слід повторно виділити діапазон, за яким здійснювалося центрування і знову натиснути КН «Объединить и поместить в центре» (зняти прапорець «объединение ячеек»). За допомогою поля «Ориентация» можна розгорнути спрямованість тексту на довільний кут в межах ±90°. Вкладка «Шрифт» визначає тип, розмір шрифту, насиченість шрифту (напівжирні символи, курсив), підкреслення символів, верхні та нижні індекси тощо. Це єдиний засіб форматування, який можна застосовувати не лише до цілих комірок, а й до окремих символів тексту. Вкладка «Граница» визначає тип ліній, які утворюють межі всіх комірок виділеного діапазону (кнопка «внутренние»), зовнішню рамку усього діапазону (кнопка «внешние»), а також окремі частини рамки. Вибравши тип лінії, можна за допомогою миші розставити кожну межу безпосередньо на зразку, який міститься в центрі діалогового вікна. Товщі лінії перекривають тонші. Вкладка «Вид» дозволяє змінити колір фону виділених комірок. Якщо форматування деякої частини ЕТ завершено, можна розповсюдити її формат на інші комірки. Для цього треба виділити комірки (рядки, стовпці), формат яких треба скопіювати; натиснути кнопку «Формат по образцу»; виділити комірки (рядки, стовпці), на які слід розповсюдити вибраний формат. При цьому неважливо, де знаходяться виділені комірки — на поточному або на іншому робочому аркуші, чи взагалі в іншій робочій книзі. При подвійному натисканні кнопки можна копіювати формат багаторазово, аж до натискання клавіші Esc.
2.4.
Дії зі стовпцями та рядками
Виділення рядка (стовпця). Для того, щоб показати, що дія буде виконуватися з рядком (стовпцем), треба його виділити — клацнути мишею в стовпці заголовків рядків (рядку заголовків стовпців), який знаходиться ліворуч необхідного рядка (над необхідним стовпцем). Можна виділити групу суміжних рядків (стовпців), протягнувши курсор миші заголовками рядків (стовпців). 39
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Додавання рядка (стовпця): виділити рядок (стовпець) → КМ → «Добавить»; виділити рядок (стовпець) → М «Вставка» → «Строка» («Столбец»); виділити рядок (стовпець) → КН «Вставить строку» («Вставить столбец»). Новий рядок додається над виділеним рядком, новий стовпець — ліворуч виділеного стовпця. Вилучення рядка (стовпця): • виділити рядок (стовпець) → КМ → «Удалить»; • виділити рядок (стовпець) → М «Правка» → «Удалить»; • виділити рядок (стовпець) → КН «Удалить строку» («Удалить столбец»). Приховання рядків (стовпців): • виділити рядки (стовпці) → КМ → «Скрыть»; • виділити рядки (стовпці) → М «Формат» → «Строка» («Столбец») → «Скрыть». Всі посилання на адреси комірок з прихованих рядків або стовпців залишаються дійсними. Відображення прихованих рядків (стовпців): • виділити два рядки (стовпці), між якими є приховані → КМ → «Показать»; • виділити рядки (стовпці), між якими є приховані → М «Формат» → «Строка» («Столбец») → «Отобразить». Зміна ширини стовпця (рядка): перетягнути праву (нижню) межу стовпця (рядка) в рядку заголовків стовпців (рядків) на нове місце або двічі клацнути на правій (нижній) межі. • • •
2.5. Підготування електронних таблиць до друкування Підготування електронних таблиць до друкування: М «Файл» → «Параметры страницы». На вкладці «Страница» встановлюється орієнтація рядків на аркуші («книжная» — поперек аркуша або «альбомная» — уздовж аркуша), 40
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
масштаб надрукованої таблиці відносно ЕТ. Якщо ЕТ при друкуванні необхідно трохи стиснути по ширині або висоті, використовується перемикач та лічильники «Разместить не более чем на... страницах». Вкладка «Поля» призначена для встановлення відстані тексту та колонтитулів від країв аркуша, а також для центрування всієї ЕТ по ширині (за допомогою прапорця «Центрировать по горизонтали») й висоті (за допомогою прапорця «Центрировать по вертикали») аркуша. Вкладка «Колонтитул» дозволяє створити колонтитул за допомогою кнопок «Создать верхний колонтитул», «Создать нижний колонтитул» або відмовитися від створення колонтитула, вибравши рядок «(нет)» в списку, що випадає. Елементи колонтитула можна створювати в лівій, правій частинах РА або в центрі РА. Текст колонтитула можна форматувати всіма засобами, доступними в Microsoft Excel. До колонтитула можна додавати номер сторінки, кількість сторінок у файлі, дату, час та інші об’єкти. На вкладці «Лист» можна вибрати послідовність друкування сторінок. Інколи, зокрема при друкуванні рядка заголовків стовпців на кожній сторінці, використовується текстове поле «Сквозные строки»: установіть курсор в текстовому полі і клацніть мишею на номері рядка, який має друкуватися на кожній сторінці. Попередній перегляд ЕТ перед друкуванням: М «Файл» → «Предварительный просмотр» або КН «Предварительный просмотр». Повернення до ЕТ: КН «Закрыть» або клавіша Esc. Після перегляду аркуші ЕТ будуть розділені пунктирними лініями.
2.6.
Дії з робочими аркушами
Дії з робочими аркушами (РА) основані на маніпулюванні з ярликами РА, які розташовані в рядку ярликів під ЕТ. Перехід до іншого РА: виділити ярлик РА, тобто клацнути лівою кнопкою миші на ярлику відповідного РА. Якщо потрібного ярлика не видно, використовуйте кнопки прокручування, які знаходяться ліворуч в рядку ярликів, з зображенням стрілок. 41
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Додавання нового РА: М «Вставка» → «Лист» → вибрати ярлик «Лист» → ОК або КМ → «Добавить» → вибрати ярлик «Лист» → ОК. Вилучення РА: виділити ярлик РА (або групу РА, клацнувши на ярлику кожного РА при натиснутій клавіші Ctrl) → КМ → «Удалить» або М «Правка» → «Удалить лист». Переміщення РА в межах РК: виділити ярлик РА і перетягнути його на інше місце в рядку ярликів. Трикутник нагорі рядка показує на нове місце розташування РА. Копіювання РА в межах РК: виділити ярлик РА і перетягнути його на інше місце в рядку ярликів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Трикутник нагорі рядка показує на місце розташування копії РА. Перейменовування РА: двічі клацнути на ярлику РА і ввести нове ім’я РА або КМ → «Переименовать» → ввести нове ім’я РА. Переміщення та копіювання РА до іншої РК: відкрити обидві РК → М «Окно» → «Расположить» → вибрати тип розташування вікон → перетягнути ярлик РА до рядка ярликів іншої РК (при копіюванні додатково утримувати натиснутою клавішу Ctrl). Приховування РА: М «Формат» → «Лист» → «Скрыть». Відображення РА: М «Формат» → «Лист» → «Отобразить» → вибрати назву прихованого аркуша зі списку → ОК. Одночасний перегляд двох частин РА: підвести курсор до риски, розташованої над вертикальною лінійкою прокручування чи праворуч від горизонтальної лінійки прокручування, і, коли курсор набере вигляду двоспрямованої стрілки, перетягнути його донизу чи ліворуч. Щоб зняти розділення екрана, слід двічі клацнути на лінії поділу. Розділення екрана корисне при роботі з великими ЕТ, наприклад, коли треба завжди мати перед очима рядок з заголовками стовпців ЕТ.
2.7.
Дії з робочими книгами
Оскільки робоча книга (РК) за суттю є самостійним файлом, використовуються такі засоби роботи з РК. Створення нової РК: КН «Создать» або М «Файл» → «Создать». 42
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Відкриття існуючої РК: КН «Открыть» або М «Файл» → «Открыть». В ДВ «Открыть» за загальними правилами роботи з деревами каталогів в середовищі Windows звернутися до необхідного пристрою (А:, С: тощо), каталога, файла і натиснути кнопку ДВ «Открыть». Закриття РК без зберігання: М «Файл» → «Закрыть». Зберігання РК: КН «Сохранить» або М «Файл» → «Сохранить» (або «Сохранить как»). Для вже існуючого файла буде збережена його нова версія під старим ім’ям. Для нової РК в ДВ «Сохранить» треба визначити необхідний пристрій та каталог в ньому, а також указати ім’я файла в текстовому полі «Имя файла». Якщо треба змінити ім’я файла, що зберігається, слід вжити такий спосіб: М «Файл» → «Сохранить как» → указати нове ім’я файла. Перехід до іншої відкритої РК: М «Окно» → вибрати ім’я потрібної РК в списку під горизонтальною рискою.
2.8.
Формули
Можливість створення формул — найпотужніша властивість Excel, яка дає змогу робити розрахунки автоматизовано, без втручання користувача в обчислювальний процес. Для введення формули слід активізувати комірку, де має міститися результат. В активізованій комірці буде видно результат обчислень, а не саму формулу. Власне формула відбивається в рядку формул і являє собою фактичне значення комірки. До того ж, Excel має дуже зручну особливість — перераховувати всі без винятку формули при зміні вмісту будь-яких комірок ЕТ. Будь-яка формула починається зі знаку «=». До формул можуть входити константи (числові, текстові, дати), знаки арифметичних операцій, круглі дужки, адреси та імена комірок, імена та аргументи функцій. Арифметичні дії виконуються в порядку, вказаному в формулі, зліва направо, з урахуванням пріоритету дій, визначеному в математиці: 1) піднесення до степеня (^); 2) множення (*) та ділення (/); 3) додавання (+) та віднімання (–). 43
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Порядок виконання дій може бути змінено за допомогою дужок, які можуть укладатися одна в одну. Функції обчислюються в першу чергу. Якщо формула містить адресу або ім’я комірки, в обчисленнях бере участь значення, яке витягується з такої комірки і підставляється в формулу. Щоб виключити можливість помилки при введенні до формули адреси комірки, клацніть на цій комірці мишею. Текстові константи, які входять до формул, беруться в лапки, наприклад, «Прибуток». Дати, які входять до формул, беруться в знак #, наприклад, #31/12/04#. Числові константи вводяться до формул безпосередньо. Формули можна копіювати так само, як це робиться і для інших типів даних. Але, оскільки у більшості випадків розрахунки для різних рядків таблиці ведуться ідентично, для копіювання формул зручно застосовувати метод автозаповнення. При цьому, якщо формули копіюються за стовпцем, в формулах автоматично змінюються номери рядків, а якщо формули копіюються за рядком, в формулах автоматично змінюються імена стовпців. Приклад
Торговельне підприємство придбало деякі товари за оптовими цінами, установило торговельну надбавку щодо закупівельних цін і реалізує товари з урахуванням надбавки. Визначити дохід чи збитки від реалізації товару кожного виду. Маємо таку електронну таблицю (табл. 2.1). Розглянемо, які формули застосовувались в цій таблиці. Насамперед зазначимо, що алгоритми розрахунків ідентичні для рядків 3–10. Тому запишемо лише формули, які ввійшли до рядка 3. Всі інші формули легко отримати після копіювання комірок з формулами. Отже, в комірці Е3 маємо формулу: = C3 * D3 в комірці G3: = C3 * (1 + F3 / 100) в комірці I3: = G3 * H3 44
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Назва товару
3 4 5 6 7 8 9 10
1 2 3 4 5 6 7 8
Товар № 1 Товар № 2 Товар № 3 Товар № 4 Товар № 5 Товар № 6 Товар № 7 Товар № 8
2,45 3,40 4,20 2,85 4,00 5,90 6,15 7,60
200 150 180 170 250 220 120 160
490,00 510,00 756,00 484,50 1000,00 1298,00 738,00 1216,00
30 25 25 25 30 40 40 30
3,19 4,25 5,25 3,56 5,20 8,26 8,61 9,88
155 125 145 120 215 200 115 120
I
J
Дохід, грн.
№ з/п
H
Вартість реаліз. товару, грн.
2
Ціна закуп., грн. Кількість закупл. товару
1
D E F G ДОХІД ВІД РЕАЛІЗАЦІЇ
Торг. надбавка, % Ціна реалізації, грн. Кількість реаліз. товару
C
Вартість закупл. товару, грн.
Таблиця 2.1 A B
493,68 531,25 761,25 427,50 1118,00 1652,00 990,15 1185,60
3,68 21,25 5,25 –57,00 118,00 354,00 252,15 -30,40
в комірці J3: = I3 – E3 Стовпці Е та І взагалі можна було не включати до ЕТ, адже цього не вимагалось в завданні. Але в цьому випадку формула для розрахунку доходу дещо б ускладнилась. Тому доцільно робити допоміжні стовпці для спрощення формул, а перед друкуванням таблиці приховувати зайві стовпці. Функція СУММ. Серед функцій Excel найбільш поширеною є функція СУММ. Вона використовується для підсумовування значень, які містяться в одному чи кількох діапазонах суміжних комірок, а найчастіше — для підсумовування значень, які містяться в стовпці або в рядку ЕТ. Задля цього на панелі інструментів існує кнопка «Автосумма». Існують два способи її використання: 1. Виділити мишею діапазон, дані в якому треба підсумувати і натиснути кнопку «Автосумма». Якщо було виділено дані, розміщені в стовпці, результат з’явиться в першій вільній комірці під стовпцем. 45
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Якщо було виділено дані, розміщені в рядку, результат з’явиться праворуч від діапазону даних, які підсумовуються. 2. Спочатку активізувати комірку, де має міститись результат і натиснути кнопку «Автосумма». Після її натискання програма автоматично пропонує деякий діапазон комірок для підсумовування; треба перевірити, чи відповідає він бажаному діапазону, і, якщо не відповідає, виділити бажаний діапазон так, щоб його адреса стала аргументом функції СУММ (аргументи будь-якої функції записуються в дужках після імені функції). Для функції СУММ аргументом мають стати адреси двох крайніх комірок діапазону, розділені двокрапкою. При застосуванні другого способу слід ретельно перевіряти, чи правильно виділено діапазон, в разі, коли в цьому діапазоні є пусті комірки. Програма не включає такі комірки для підсумовування, але якщо їх примусово помістити до належного діапазону, вважатиметься, що ці комірки містять нульові значення. Якщо ж треба підсумувати кілька діапазонів, виділіть всі з них, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Приклад
Розглянемо щойно створену таблицю «Дохід від реалізації». Якщо поставити завдання підрахувати загальну вартість всіх куплених та загальну вартість всіх реалізованих товарів, а також сумарний дохід підприємства, то для комірок E11, I11 та J11 відповідно отримаємо формули: = СУММ(E3:E10) = СУММ(I3:I10) = СУММ(J3:J10) Після цього таблиця матиме вигляд: табл. 2.2. Слід зазначити, що оскільки при обчисленні дані не округлювались, утворилась кінцева похибка заокруглення в 0,01 грн. Абсолютний і відносний способи адресації. Існує два стилі адресації комірок: • стиль А1, коли стовпці іменуються (наприклад, А5, D15, AB8); • стиль R1C1, коли після літер R, C відповідно з’являються номери рядка і стовпця (наприклад, R5C1, R15C4, R8C28). Тобто стиль 46
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Назва товару
1 2 3 4 5 6 7 8
Товар № 1 Товар № 2 Товар № 3 Товар № 4 Товар № 5 Товар № 6 Товар № 7 Товар № 8 РАЗОМ:
2,45 3,40 4,20 2,85 4,00 5,90 6,15 7,60
200 150 180 170 250 220 120 160
490,00 510,00 756,00 484,50 1000,00 1298,00 738,00 1216,00 6492,50
30 25 25 25 30 40 40 30
3,19 4,25 5,25 3,56 5,20 8,26 8,61 9,88
155 125 145 120 215 200 115 120
I
J
Дохід, грн.
3 4 5 6 7 8 9 10 11
№ з/п
H
Вартість реаліз. товару, грн.
2
Ціна закуп., грн. Кількість закупл. товару
1
D E F G ДОХІД ВІД РЕАЛІЗАЦІЇ
Торг. надбавка, % Ціна реалізації, грн. Кількість реаліз. товару
C
Вартість закупл. товару, грн.
Таблиця 2.2 A B
493,68 531,25 761,25 427,50 1118,00 1652,00 990,15 1185,60 7159,43
3,68 21,25 5,25 –57,00 118,00 354,00 252,15 -30,40 666,92
R1C1 відрізняється від стиля А1 тим, що стовпці ЕТ також нумеруються, як і рядки. Перемикання між стилями: М «Сервис» → «Параметры» → вкладка «Общие» → установити або зняти прапорець «Стиль ссылок R1C1». Так, формули, які створювались в таблиці «Дохід від реалізації», мають такий вигляд: = RC[–2] * RC[–1] • для комірок зі стовпців Е та І; =RC[–1] – RC[–5] • для комірок зі стовпця J. Перевага стиля R1C1 полягає в тому, що в межах одного стовпця ми отримуємо однакові формули, і це зручно для перевірки формул. Крім того, існують два способи адресації комірок — відносний і абсолютний. Відносний спосіб адресації полягає в тому, що адреса 47
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
комірки, на яку дається посилання в формулі, визначається відносно активної комірки. Під абсолютним способом адресації розуміють те, що посилання в формулі дається на конкретну комірку ЕТ, незалежно від того, яка комірка є активною. При адресації комірок за допомогою стилю R1C1 можуть бути три випадки: 1. Якщо після літери R немає ніякого числа, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в тому ж рядку, що й активна. Якщо після літери С немає ніякого числа, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в тому ж стовпці, що й активна. 2. Якщо після літери R записано число в квадратних дужках, це означає, що використовується відносний спосіб адресації. Тобто дається посилання на комірку, яка знаходиться в рядку з номером, який дорівнює сумі номера рядка, в якому знаходиться активна комірка, і числа в квадратних дужках. Якщо після літери С записано число в квадратних дужках, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в стовпці з номером, який дорівнює сумі номера стовпця, в якому знаходиться активна комірка, і числа в квадратних дужках. 3. Якщо після літери R записано число без дужок, це означає, що використовується абсолютний спосіб адресації. Тобто дається посилання на комірку, яка знаходиться в рядку з номером, який дорівнює даному числу. Якщо після літери С записано число без дужок, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в стовпці з номером, який дорівнює даному числу. Так, наприклад, формула = RC[–2] * RC[–1], записана в комірці Е3, означає, що перший чинник посилається на комірку з того ж рядка, що й активна (тобто, з третього рядка), і зі стовпця, що знаходиться двома стовпцями лівіше від активної комірки (тобто, стовпця С). Аналогічно, другий чинник посилається на комірку з того ж рядка, що й активна (тобто, з третього рядка), і зі стовпця, що знаходиться одним стовпцем лівіше від активної комірки (тобто, стовпця D). При стилі адресації А1 адреси вважаються відносними. Щоб зробити адресу абсолютною, до запису додається знак долара ($) перед 48
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
позначкою стовпця або перед номером рядка. Наприклад, $F$5 — фіксується і стовпець, і рядок; $F5 — фіксується лише стовпець; F$5 — фіксується лише рядок. Розглянемо приклад застосування абсолютного способу адресації. Приклад
Створено таблицю, яка відбиває суми, відраховані до обласного бюджету районами області (табл. 2.3). Визначити долю кожного району в загальному обласному бюджеті. Для того, щоб визначити долю кожного району, слід розділити суму внеску цього району, який розташовується в сусідній комірці, на сумарний здобуток всіх районів, який знаходиться в комірці В11. Формули для стовпця С матимуть такий вигляд: • для стилю R1C1: = RC[–1] / R11C2*100 • для стилю А1 (комірка С3): = В3 / $В$11*100 Таблиця 2.3 A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
B
C
ВНЕСКИ ДО БЮДЖЕТУ Район Район 1 Район 2 Район 3 Район 4 Район 5 Район 6 Район 7 Район 8 РАЗОМ:
Сума, млн грн. 2,85 3,14 1,06 1,88 2,33 3,05 2,34 3,84 20,49
Частка, % 13,91 15,32 5,17 9,18 11,37 14,89 11,42 18,74
49
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
При копіюванні комірок з формулами, зберігається відносний та абсолютний способи адресації. Слід пам’ятати про те, що адреси визначаються відносно активної комірки. Тому, наприклад, якщо скопіювати формули до іншого робочого аркуша, дані для розрахунків за формулою будуть братись з комірок цього іншого РА
Іменування комірок. Цю ж задачу можна розв’язати іншим способом. Замість абсолютної адреси можна використати в формулі ім’я комірки. Іменувати комірку доцільно, якщо вона містить дані, які впливають на значну кількість комірок ЕТ і до того ж ці дані часто змінюються (наприклад, курс грошової одиниці). Щоб задати ім’я комірки, слід її активізувати, клацнути в вікні адреси (воно знаходиться ліворуч в рядку формул), замінити адресу на текст, який стане ім’ям комірки, натиснути Enter. Ім’я комірки можна вживати в формулах замість її адреси. Так, якщо в останньому прикладі, надати комірці В11 ім’я «Разом», то формула для комірки С3 матиме вигляд: = В3 / Разом * 100. Іменовані комірки легко відшукати в робочій книзі, незважаючи на те, який робочий аркуш є активним. Досить клацнути кнопку списку, яка знаходиться праворуч біля вікна адрес в рядку формул і вибрати потрібне ім’я комірки. Іменована комірка стане активною.
2.9.
Функції
До формули під час її введення можна додавати функції, активізувавши кнопку «Вставка функции» в рядку формул або на панелі інструментів. На першому кроці треба вибрати категорію функцій у відповідному вікні ДВ «Мастер функций», потрібну функцію у вікні «Выберите функцию», натиснути кнопку «ОК». На другому кроці конкретизуються аргументи функцій. Аргументом функції може бути будь-який вираз, значення якого відповідає типу даних, якого вимагає синтаксис аргументу 50
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
функції. Якщо вираз, який утворює аргумент функції, містить адресу комірки, доцільно вводити адресу клацанням мишею, коли її курсор наведено на комірку, аніж набирати вручну з клавіатури. Аргументи функції в свою чергу також можуть мати в своєму складі ту чи іншу функцію, вибрати яку можна також за допомогою «Мастера функций». Якщо функція має кілька аргументів, вони відокремлюються крапкою з комою. Функції, які використовуються найчастіше, знаходяться в категорії «10 недавно использовавшихся». Математичні функції. До математичних функцій належать: • ABS — повертає модуль (абсолютну величину числа); • SIN, COS, TAN — повертає значення тригонометричних функцій — синус, косинус, тангенс; аргумент задається в радіанах; • ГРАДУСЫ, РАДИАНЫ — відповідно перетворюють радіани на градуси та градуси на радіани; • ПИ — повертає число π (функція без аргументів); • ASIN, ACOS, ATAN — повертає значення обернених тригонометричних функцій — арксинус, арккосинус, арктангенс; • EXP — повертає експоненту заданого числа; • LN, LOG — відповідно повертає натуральний логарифм числа та логарифм числа за довільною основою; • КОРЕНЬ — повертає квадратний корінь числа; • СТЕПЕНЬ — повертає результат піднесення числа до степеня; • ФАКТР — повертає факторіал числа; • ЧИСЛКОМБ — повертає кількість сполучень; функція має два аргументи — загальну кількість об’єктів і кількість вибраних об’єктів. Приклади:
1.
Обчислити довжину вектора, значення координат початку якого знаходяться в комірках А1 і А2, а значення координат кінця знаходяться в комірках В1 і В2. Довжина вектора обчислюється за формулою: d = √(x1 – x2)2 – (y1 – y2)2,
де (x1, y1), (x2, y2) — відповідно координати початку і кінця вектора. 51
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Така задача в Excel розв’язується за допомогою формули: = КОРЕНЬ((А1 – В1) ^ 2 + (А2 – В2) ^ 2) 2.
Контролер перевіряє партію з 50 виробів шляхом відбору навмання 10 виробів і визначення їх якості. Якщо серед вибраних контролером виробів немає жодного бракованого, то вся партія виробів приймається. Яка ймовірність того, що партія виробів, яка містить 5 бракованих виробів, буде прийнята контролером? Така задача розв’язується за формулою: 10
p=
C 45
10
C 50
,
m
де Cn — кількість можливих варіантів вибору m елементів з n елементів, які є в наявності. Така задача в Excel розв’язується за допомогою формули: = ЧИСЛКОМБ(45;10) / ЧИСЛКОМБ(50;10) Функції, які мають аргументом діапазон даних. Ці функції також переважно належать до категорії математичних функцій. Найбільш поширена з них — функція СУММ — розглядалась вище. Крім неї до таких функцій належать: • СРЗНАЧ — повертає середнє арифметичне значення чисел, що складають діапазон даних; належить до категорії статистичних функцій; • СУММКВ — повертає суму квадратів аргументів; • СУММПРОИЗВ — має два або більше аргументів, які є діапазонами даних; повертає суму добутків відповідних елементів діапазонів, що складають аргументи функції; • СЧЕТ — повертає кількість чисел в діапазоні даних та інші. Для таких функцій аргументом мають стати адреси двох крайніх комірок діапазону, розділені двокрапкою. Діапазон даних, який має стати аргументом функції, зазначається у вікні «Число 1» «Мастера функций». Якщо діапазон даних не утворює нерозривний прямокутник в ЕТ, то на кожну з частин діапазону дається посилання у вікнах «Число 1», «Число 2» тощо «Мастера функций». 52
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Для того, щоб вибрати діапазон даних як аргумент функції, досить виділити його мишею під час роботи з «Мастером функций». Приклад
В комірках А1:А5 містяться дані про врожайність району за 5 останніх років. Визначити середню врожайність району за даний період. Задача розв’язується за формулою: = СРЗНАЧ (А1:А5). Укладені функції. Функції можуть бути складними. Результат обчислення однієї функції (внутрішньої) може бути аргументом іншої (зовнішньої). В цьому випадку насамперед створюється зовнішня функція, курсор миші встановлюється у вікні аргумента цієї функції. При цьому у лівій частині рядка формул вікно адрес комірок змінюється на список функцій, з якого можна вибрати внутрішню функцію. Приклад
Значення змінної х міститься в комірці А1. Визначити Задача розв’язується за формулою: sin√e2x+1 = SIN(КОРЕНЬ(ЕХР(2*А1 + 1))) Функція округлення. Звернемось до таблиці «Дохід від реалізації». Неважко впевнитись, що в першому ж рядку обчислення некоректні: якщо вартість реалізації одиниці товару складає 3,19 грн., а продано 155 одиниць цього товару, то загальна вартість має складати 494,45 грн., а не 493,68 грн., як це зазначено в таблиці. Це сталося внаслідок того, що вартість реалізації було утворено шляхом обчислень — закупівельна вартість збільшувалась на величину торговельної націнки. Тому фактично вартість реалізації становить 3,185 грн., а загальна вартість — 493,675 грн. Ці вартості не округлювались, до них лише було застосовано чисельний формат даних з двома цифрами після десяткового роздільника. Але, як було відзначено раніше, форматування даних не змінює самих даних. Для того, щоб обчислення за формулами проводились коректно, слід використати функцію округлення — ОКРУГЛ. Функцію ОКРУГЛ слід обов’язково використовувати у всіх фінансових розрахунках, 53
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
коли грошова величина отримується внаслідок ділення іншої грошової величини на будь-яке число або множення іншої грошової величини на неціле число. Функція ОКРУГЛ має два аргументи. Перший аргумент — «Число» — це число або числовий вираз, який слід округлити. Другий аргумент — «Число_разрядов» — кількість знаків, які слід залишити в числі, яке округлюється. Якщо число розрядів — додатне число, то значення округляється зі зберіганням відповідної кількості цифр у дробовій частині числа. Якщо число розрядів — число від’ємне, буде округлятись ціла частина числа. Якщо число розрядів дорівнює нулю, проводиться округлення до найближчого цілого числа. Наприклад, ОКРУГЛ (А1; 2) збереже дві цифри в дробовій частині значення числа, яке знаходиться в комірці А1; ОКРУГЛ (А1*5/6; –3) округлить вираз, що є першим аргументом функції, до тисяч.
54
1 2 3 4 5 6 7 8
Товар № 1 Товар № 2 Товар № 3 Товар № 4 Товар № 5 Товар № 6 Товар № 7 Товар № 8 РАЗОМ:
2,45 3,40 4,20 2,85 4,00 5,90 6,15 7,60
200 150 180 170 250 220 120 160
490,00 510,00 756,00 484,50 1000,00 1298,00 738,00 1216,00 6492,50
30 25 25 25 30 40 40 30
3,19 4,25 5,25 3,56 5,20 8,26 8,61 9,88
155 125 145 120 215 200 115 120
I
J
Дохід, грн.
Назва товару
H
Вартість реаліз. товару, грн.
3 4 5 6 7 8 9 10 11
№ з/п
Ціна закуп., грн. Кількість закупл. товару
2
D E F G ДОХІД ВІД РЕАЛІЗАЦІЇ
Торг. надбавка, % Ціна реалізації, грн. Кількість реаліз. товару
C
1
Вартість закупл. товару, грн.
Таблиця 2.4 A B
494,45 531,25 761,25 427,20 1118,00 1652,00 990,15 1185,60 7159,90
4,45 21,25 5,25 –57,30 118,00 354,00 252,15 -30,40 667,40
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Щодо таблиці «Дохід від реалізації» її слід корегувати, замінивши формули для рядка G (наприклад, для комірки G3): = ОКРУГЛ(C3 * (1 + F3 / 100); 2) Таблиця «Дохід від реалізації» набуває вигляду (табл. 2.4) Функції роботи з масивами даних. Дані можуть об’єднуватись в масиви. За суттю масив даних являє собою діапазон комірок ЕТ, але у функції до нього звертаються як до самостійного об’єкта. Такими функціями, наприклад, є: • МОБР — повертає обернену матрицю; • МОПРЕД — обчислює визначник матриці; • МУМНОЖ — перемножує матриці; • ТРАНСП — повертає транспоновану матрицю. Є дві особливості при використанні таких функцій. По-перше, перед використанням функції треба виділити в ЕТ діапазон саме такого розміру, який відповідає результату обчислень. По-друге, після того, як будуть визначені всі аргументи функції, вихід з «Мастера функций» здійснюється шляхом натискання комбінації клавіш Ctrl + Shift + Enter, а не кнопки «ОК». Приклад
В таблиці наведено дані про виконання міжгалузевого балансу за звітний період: Таблиця 2.5 Споживання Галузь Енергетика Машинобудування
Кінцевий Валовий продукт випуск
Енергетика
7
21
72
100
Машинобудування
12
15
123
150
Виробництво
Визначити необхідний обсяг валового випуску кожної галузі за умови, що кінцеве споживання енергетичної галузі збільшиться удвічі, а машинобудування залишиться на тому ж рівні. 55
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Згідно з моделлю Леонтьєва багатогалузевої економіки, розв’язок можна одержати за формулою: X = (E – A)–1Y, де Х — вектор валового випуску; Е — одинична матриця; А — матриця прямих витрат; Y — вектор кінцевого продукту. Вважаємо, що діапазон А1:В2 містить матрицю споживання; діапазон D1:D2 — вектор кінцевого продукту з урахуванням того, що, відповідно до умов, кінцеве споживання енергетичної галузі збільшиться вдвічі; діапазон Н1:І1 — вектор валового випуску. Розв’язання задачі можна подати у вигляді ЕТ (табл. 2.6). Коефіцієнти матриці прямих витрат А (діапазон D4:E5) визначаються як відношення xij / хj , де xij — обсяг продукції і-ої галузі, який споживає j-а галузь в процесі виробництва; хj — валовий обсяг продукції і-ої галузі (i, j = 1, 2). Матриця А формується в комірках D4:E5. Для комірки D4 формулу для обчислень доцільно подати у вигляді: = А1 / H$1 Тоді всі інші елементи матриці А можна отримати шляхом копіювання цієї формули методом автозаповнення. Таблиця 2.6 A B 1
7
21
2
12
15
3 4
C
A
5
6 7 8 9 10 11 56
D
E
F
G
H
I
100
150
E
1 0
0 1
Х
179,01 160,53
144 123
E–A
(E – A)–1
0,07
0,14
0,12
0,10
0,93
–0,14
–0,12
0,90
1,097
0,171
0,146
1,134
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Одинична матриця Е зберігається в діапазоні Н4:Е5. Матриця Е — А зберігається в діапазоні D7:E8. Для комірки D7 формула для обчислень має вигляд: = H4 – D4 Всі інші елементи матриці Е — А можна отримати шляхом копіювання цієї формули методом автозаповнення. Для визначення матриці повних витрат (E — A)-1 використовується функція МОБР обчислення оберненої матриці. Результат розміщено в діапазоні D10:E11: = МОБР (D7:E8) Для визначення вектора валового випуску Х використовується функція МУМНОЖ, аргументами якої є масив D10:E11 (матриця повних витрат) і масив D2:D3 (вектор кінцевого продукту): = МУМНОЖ (D10:E11; D2:D3) Результати — нові обсяги валового випуску, що містяться в діапазоні Н10:Н11. Логічні функції. Якщо спосіб обчислення деякої величини залежить від виконання або невиконання певної умови, доцільно застосувати в формулі функцію ЕСЛИ, яка входить до категорії логічних функцій. Функція ЕСЛИ має три аргументи: логічний вираз, який може набувати двох значень — «Істинність» та «Хибність», а також два вирази, за якими проводяться обчислення у випадку, коли логічний вираз є відповідно істинним і хибним. Не слід звертати увагу на істинність умови під час створення функції ЕСЛИ, тому що за інших значень комірок ЕТ істинна умова може стати хибною (або навпаки) і буде вибрано інший варіант обчислень. Логічний вираз найчастіше складається з двох арифметичних виразів, поєднаних однією з операцій порівняння: = (дорівнює), > (більше за), < (менше за), >= (більше або дорівнює), > (кнопки < і =0,03, 116
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
3.
4.
5.
6.
записана для поля «Знижка», відбирає всі дані про продаж товарів зі знижкою не меншою ніж 3 %. Якщо дані, що відбираються, належать до інтервалу значень, можна використати функцію BETWEEN AND . Наприклад, умова BETWEEN #1.01.05# AND #31.01.05# в полі «Дата_продажу» відбере всі дані за січень 2005 р. Якщо текстові дані відбираються шляхом порівняння зі значеннями, які належать деякому спискові, можна використати функцію IN (). Наприклад, умова IN(«Іванов», «Петров», «Сидоров») в полі «Покупець» дозволить вибрати дані про всі покупки зазначених в списку клієнтів. Якщо утворюється більш складна умова, яка складається з кількох простих умов, поєднаних логічним сполучником «И» (тобто ці прості умови мають бути правильними одночасно), вони записуються до однієї графи бланка. Наприклад, якщо треба вибрати дані про дефіцитні штучні товари, тобто про всі штучні товари, які є в наявності на складі в кількості, меншій ніж 100 одиниць, треба записати умову «шт.» для поля «Од_виміру» і умову > додає до форми всі без винятку поля таблиці; КН < і > додають до звіту відповідно одне виділене поле або всі без винятку поля таблиці; КН < і ˝ _ В літерних константах і коментарях дозволяється використання будь-яких символів. Типи даних. Для зберігання інформації в VBA вживаються константи, змінні, масиви, об’єкти з даними (комірки Excel, записи Access тощо). Константа — явно задане значення, що використовується в програмі. Константи розрізняються за типом: 1. Числові: а) цілі (від –32768 до 32767); наприклад, 3001, 0, –255; б) довгі цілі (від –231 до 231–1); наприклад, 123456, –99988800; в) дійсні одинарної точності (запис містить до семи цифр і десяткову крапку), наприклад: 12.345, –0.001; г) дійсні подвійної точності (запис містить до 17 цифр і десяткову крапку), наприклад: –98765.4321; 2. Літерні — довільна сукупність символів, взятих в лапки, наприклад: «Привіт!», «1.9.04». 156
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
3. Дати — беруться з обох боків в знаки #, наприклад, #01/09/2005#. 4. Логічні — True і False — що відповідно означає «Правильно» і «Неправильно». Дійсні константи можуть бути записані в експоненціальній формі. Значення числа є добуток мантиси на степінь (порядок) числа 10. Запис константи містить мантису і порядок, які відокремлені літерою Е (для констант одинарної точності) або D (для констант подвійної точності); знак числа визначається знаком мантиси. Наприклад: 0.0025Е3, –123.45D-3; число 2.5 може бути подано в вигляді: 2.5Е0, 0.25Е1,.25D1, 25E–1, 25D–1,.025E2,... Змінна — іменована величина, яка може змінювати своє значення в процесі виконання програми. Змінні розрізняються за типом і одержують значення внаслідок присвоєння їм значень інших змінних, констант, результатів обчислень. Початкове значення числової змінної — 0, літерної — порожній рядок «». Ім’я змінної (ідентифікатор) — послідовність літер і цифр, яка розпочинається з літери. Якщо тип змінної не зазначено, то за замовчуванням вона відповідає дійсній одинарної точності. Масив — упорядкована послідовність даних, які займають неперервну область в пам’яті. Масив складається з ряду елементів, кожний з яких однозначно характеризується ім’ям (ідентифікатором), загальним для всіх елементів та індексом (порядковим номером елемента в послідовності даних). Змінні з індексами можна використовувати в програмі так само, як і прості змінні. Перед використанням масив треба декларувати, тобто описати тип даних, а також вказати ім’я масиву, кількість і границі зміни значень індексів. Змінні описуються оператором Dim: Dim As У VBA існують такі типи даних: Integer — цілі числа звичайної точності; Long — цілі числа подвійної точності; Single — дійсні числа звичайної точності; Double — дійсні числа подвійної точності; 157
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
String — рядки; Date — дати; Boolean — змінні логічного типу; Currency — дані грошового формату; Variant — дані можуть змінювати свій тип при виконанні програми. Наприклад: Dim Vozrast AS Integer, DataRozd AS Date, FIO As String Для опису масиву також можна використати оператор Dim в одному з видів: 1)
DIM () AS [, () AS ...] < виміри > — список виразів, розділених комами. Наприклад, DIM A(20, 10) AS String, Zarplata(N + 5) AS Single Вирази в дужках вказують на верхню границю зміни індексу. Нижня границя (0 або 1) визначається оператором OPTION BASE 0|1 до того ж значення 0 установлюється за замовчуванням.
2)
DIM (<min> TO <max> [,<min> TO <max>...]) AS
< min >, < max > — константи або змінні, що визначають діапазон зміни індексу; < тип > визначає тип елементів масиву. Масив, всі межі зміни індексів якого задаються константами, називається статичним, в іншому разі це — динамічний масив. Масив можна зробити динамічним, якщо при його першому описі не зазначати його меж, а потім повторно декларувати динамічний масив в процесі виконання програми оператором REDIM, який має той самий формат, що й оператор DIM. 158
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
• • •
За областю дії змінні розподіляються на: внутрішні — діють лише в межах процедури, в якій їх було створено; локальні — існують під час роботи програмного модуля, в якому вони визначені; глобальні — зберігають свої значення у всіх програмних файлах та процедурах, які в них викликаються. Локальні змінні оголошуються оператором Private As Глобальні змінні оголошуються оператором Public As
Ці оператори мають бути розміщені в заголовку модуля. У VBA існує багато функцій перетворення типу даних. Наприклад, функція CStr() перетворює числовий вираз на рядок, функція Val() перетворює рядок на число тощо. Оператор присвоєння. Значення змінної або елемента масиву можна змінити за допомогою оператора присвоєння, який записується в такому форматі: = Числовий вираз — комбінація операндів, тобто числових констант, змінних, елементів масивів і звернень до функцій, з’єднаних знаками операцій: + (складання), – (віднімання, зміна знака), * (множення), / (ділення), ^ (піднесення до степеня), \ (цілочисельне ділення), MOD (ділення за модулем). При цілочисельному діленні чисельник і знаменник округлюються до цілих значень, виконується звичайне ділення і дробова частина частки відкидається. Результат ділення за модулем — остача, що одержується при цілочисельному діленні. В операторі присвоєння обчислюється числовий вираз, записаний праворуч від знака «=», і одержане значення присвоюється змінній, ім’я якої знаходиться в лівій частині оператора. При цьому: • не дозволяється присвоєння числового значення літерній змінній і навпаки; 159
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
•
у ході обчислення виразу значення операндів з меншою точністю перетворюються на значення з більшою точністю; • значення, яке присвоюється змінній, перетворюється на тип останньої; значення з більшою точністю перетворюються на значення з меншою точністю шляхом округлення; • арифметичні операції виконуються по черзі в залежності від їх запису в виразі зліва направо зі зберіганням пріоритету операції; для зміни черги виконання операцій вживають круглі дужки. Як операнд в чисельному виразі можна використовувати функції, визначені користувачем або стандартні функції VBA. Аргументи функцій, які в свою чергу являють собою числові вирази, беруться в круглі дужки. Пріоритет обчислення функцій вищий за пріоритет виконання арифметичних операцій. Далі наведено стандартні функції мови VBA: • функції обробки числових даних: ABS(x) — модуль числа х; SIN(x) — синус числа х; кут задається в радіанах; COS(x) — косинус числа х; кут задається в радіанах; TAN(x) — тангенс числа х; кут задається в радіанах; SQR(x) — квадратний корінь з числа х; EXP(x) — показова функція ех; LOG(x) — натуральний логарифм числа х; ATN(x) — арктангенс числа х; кут приймає значення від –π/2 до π/2; INT(x) — найбільше ціле число, яке не перевищує значення х; • функції обробки літерних даних: LEFT(x, n) — повертає рядок з n початкових символів рядка х; RIGHT(x, n) — повертає рядок з n кінцевих символів рядка х; MID(x, n, m) — повертає рядок з m символів рядка х, починаючи з позиції n; LEN(x) — повертає ціле число, яке дорівнює кількості символів в рядку х; TRIM(x) — повертає рядок х, вилучивши з нього всі початкові та кінцеві пропуски; 160
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
•
•
INSTR(n, x1, x2) — повертає номер позиції символу х2, з якого цей символ вперше входить до рядка х1; функції перевірки типу даних: IsNumeric() — чи може вираз бути перетворений на число; IsDate() — чи може вираз бути перетворений на дату; IsEmpty() — чи було змінну ініціалізовано; функції роботи з датами: Day() — виділяє з дати номер дня; Month() — виділяє з дати номер місяця; Year() — виділяє з дати номер року; Date() — повертає сьогоднішню дату. Приклади операторів присвоєння:
A B I C Y
= = = = =
B (A ^ 3 – 12.345) * (1 – (1.000025E –1 – 1/B2) * A) I + 1 “Літерна константа” SQR(SIN(X) ^ 2 + COS(X) ^ 2)
Оператори розгалуження. Порядок виконання операторів в програмі можна змінити за допомогою операторів умовної передачі керування. Умова утворюється внаслідок порівняння двох виразів одного типу (чисельних, літерних) за допомогою однієї з операцій порівняння: = (дорівнює), < (менше), > (більше), = (більше або дорівнює), (нерівно). Наприклад: A + B >= 0; SIN(X) < X + 1; S = “Прізвище”. Результат порівняння — логічне значення «Правильно» або «Неправильно». Більш складні умови утворюються об’єднанням кількох простих умов за допомогою логічних операцій NOT (ні), AND (і), OR (або). Результати виконання логічних операцій наведені в таблиці. Розміщення операцій в таблиці відповідає їх пріоритетові; змінити пріоритет можна, взявши частину логічного виразу в дужки. Значення 1 відповідає логічному значенню «Правильно», 0 — «Неправильно». 161
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таблиця 4.1 Значення операндів А і В A = 0, B=0
A = 0, B=1
A = 1, B=0
A = 1, B=1
NOT A A AND B
0
0
0
1
A OR B
0
1
1
1
A=0
A=1
1
0
Приклади
FIO AND X * NOT 1.
= “Іваненко” OR FIO$ = “Петренко”) Salary > 200 X + Y * Y 0 AND Y < 0 (Y < 2 * X AND X >= -2)
Умовний оператор IF має наступний формат: IF THEN [ELSEIF THEN ‘Можливо багаторазове повторення ]‘ цього фрагмента оператора [ELSE ] ENDIF
Перевіряється умова в першому рядку оператора. Якщо вона істинна, виконується блок операторів, який розташований до першого з рядків ELSEIF. Якщо умова неправильна, провадиться аналогічний процес послідовної перевірки умов у фрагментах ELSEIF. Блоки операторів, що супроводжують фрагмент THEN виконуються, якщо відповідна умова є істинною; блоки операторів, що супроводжують фрагмент ELSE,– якщо відповідна умова є неправильною. У всіх випадках виконання будь-якого блока операторів завершується передачею керування операторові, який стоїть після ENDIF. 162
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Приклад
Визначити, якому квадранту належить точка з координатами (x, y), x≠0, y≠0. Записати значення номера квадранта до змінної NUM. IF X > 0 AND Y > 0 THEN NUM = 1: A = “Блок може складатися з кількох операторів” ELSEIF X > 0 AND Y < 0 THEN NUM = 4 A = “Оператори блока можна розташувати в кількох рядках” ELSEIF X < 0 AND Y > 0 THEN NUM = 2 ELSE NUM = 3 ENDIF Допускається спрощений формат умовного оператора: IF THEN [:...][ELSE [:< оператор>...]] Приклад
Оператор IF X > 0 THEN Y = EXP(X): S = “Праворуч” ELSE Y = ABS(X + 1): S = “Ліворуч” обчислює значення функції x ⎧ y ( x ) = ⎨ e , x > 0, . | + 1 |, x 0 x ⎩
2.
Умовний оператор SELECT CASE має такий формат: SELECT CASE CASE [CASE 163
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
] . . . [CASE ELSE ] END SELECT — довільний арифметичний або літерний вираз, значення якого порівнюється зі . До списку перевірок можуть належати відокремлені комами перевірки: • умов рівності іншому виразу (в даному випадку записується тільки цей вираз); • умов порівняння (складаються з ключового слова IS, знака операції порівняння і виразу, порівняння з яким здійснюється); • умов, за якими значення < виразу > потрапляють до діапазону значень (межі діапазону розділяються словом ТО). Якщо принаймні одна з перевірок, перелічених в одному з рядків CASE, дає позитивний результат, то виконується блок операторів, розташований після рядка з перевірками до наступного рядка CASE або END SELECT. Якщо всі умови в списках перевірок неправильні, виконується блок операторів, розташований за рядком CASE ELSE. Після виконання будь-якого блоку операторів керування передається оператору, який стоїть після END SELECT. Приклад
Обчислити значення функції y(x) в заданій точці х: ⎧ x + 3, x < −1, ⎪ − 2 x( x + 2), −1 x < 0; x > 5 y (x) = ⎨ ln(x + 1), 0 < x 5, ⎪ x=0 . 0, ⎩
SELECT CASE X CASE 0 Y = 0 CASE -1 TO 0, IS >5 Y = -2 * X * (X + 2) 164
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
CASE IS — змінна цілого типу або дійсного типу одинарної точності; < вираз 1 > визначає початкове значення змінної циклу; < вираз 2 > — кінцеве значення змінної циклу; < вираз 3 > — приріст змінної циклу (крок); < тіло циклу > містить оператори, що виконуються в циклі. Оператор циклу виконується в наступному порядку: 1. Змінній циклу присвоюється початкове значення. 2. Виконуються оператори тіла циклу. 3. До поточного значення змінної циклу додається величина кроку. 4. Одержане значення змінної циклу порівнюється з кінцевим значенням. Якщо значення змінної циклу більше ніж кінцеве значення, то керування передається оператору, який стоїть після NEXT, інакше наведена послідовність дій повторно виконується, починаючи з п.2. 165
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Вживаючи оператор FOR, треба додержуватися наступних правил і рекомендацій: • поточне, початкове і кінцеве значення змінної циклу не можна повторно визначати всередині циклу оператором присвоєння або якимось іншим чином; • цикл взагалі не виконується, якщо початкове значення більше (або при від’ємному значенні кроку — менше) ніж кінцеве; • можливий вихід з циклу будь-яким оператором переходу з будь-якого місця в межах тіла циклу; тоді змінна циклу визначається своїм поточним значенням; • заборонено передавати управління оператору з тіла циклу, обминаючи оператор FOR; • якщо фрагмент STEP випущено, то за замовчуванням значення кроку вважається рівним одиниці; • в тілі одного циклу може знаходитися вкладений цикл з іншою змінною циклу; оператор NEXT для внутрішнього циклу має передувати оператору NEXT для зовнішнього циклу; можна використовувати для кількох циклів один оператор NEXT, перелічивши в ньому через кому всі змінні циклів; • дійсні параметри циклу можуть бути подані в пам’яті з деякою погрішністю, тому можуть виявитися невідповідності при їх порівнянні з параметрами циклу, які являють собою дані іншого типу (цілого, дійсного подвоєної точності). Приклад 1
n
Обчислити значення n! = ∏ i . i =1
p = 1 FOR i = 1 TO n p = p * i NEXT і Приклад 2
Підприємство випускає 50 видів продукції. Відомі масиви Xj — обсяг виробництва j-го виду продукції і Pj — ринкова ціна одиниці j-го виду 166
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
продукції (j = 1, 2,..., 50). Обчислити сумарну вартість випущеної продукцію на ринку. S = 0 FOR j = 1 TO 50 S = S + X(j) * P(j) NEXT j 2)
Цикли з виходом за умовою. Якщо невідома кількість повторень циклу, але відома умова його закінчення або продовження, використовується оператор DO / LOOP в одному з двох форматів: а)
DO LOOP WHILE | UNTIL
б)
DO WHILE | UNTIL LOOP
В конструкції WHILE записується умова, неправильність якої визначає вихід з циклу. Неправильність логічної умови в конструкції UNTIL означає повторення циклу. При вживанні формату (а) оператори тіла циклу завжди виконуються принаймні один раз; при вживанні формату (б) спочатку перевіряються умови повторення циклу і, якщо вони неправильні, оператори тіла циклу не виконуються жодного разу. Приклад
Для заданого значення змінної х обчислити з погрішністю ε = 10−5 значення функції ∞ x2 x4 x6 x 2n + − + … = ∑ ( − 1) n cos x = 1 − 2! 4! 6! ( 2 n )! . n =0 Eps = 1E-5: Y = 1 DY = 1: N = 1 DO 167
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
DY = — DY * X * X / (2 * N * (2 * N — 1)) Y = Y + DY: N = N + 1 LOOP UNTIL ABS(DY) < Eps 3)
Цикли для обробки всіх об’єктів з групи. До таких операторів належить оператор циклу FOR EACH: FOR EACH IN NEXT
Наприклад, цей оператор можна застосувати для того, щоб закрити всі відкриті робочі книги Excel: FOR EACH Book IN Workbooks() Book. Close NEXT Book Оператор With … End With спрощує записи, які стосуються роботи з об’єктами. Наприклад, фрагмент програми, ActiveCell. Font. Name = “Arial” ActiveCell. Font. Size = 11 ActiveCell. Font. Bold = True який змінює деякі параметри шрифту в активній комірці робочого аркуша Excel, може бути замінений на наступний фрагмент: With ActiveCell. Font . Name = “Arial” . Size = 11 . Bold = True End With Оператори EXIT FOR, EXIT DO, EXIT SUB, EXIT FUNCTION дозволяють екстрений вихід з відповідних операторів циклу або процедур. 168
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Оператор SET надає змінній посилання на об’єкт. Наприклад, оператор SET a = pplication. ActiveWorkbook. Worksheets(“Лист1”) ототожнює змінну а з робочим аркушем «Лист1» активної робочої книги і надалі можна вживати в коді програми ідентифікатор а для звернення до аркуша «Лист1». Процедури та функції. Мова VBA підтримує модульний принцип створення програм. Будь-який модуль оформлюється у вигляді процедури або процедури-функції. Процедури-функції VBA оформлюються таким чином: FUNCTION () AS END FUNCTION — ідентифікатор, який утворюється за тими самими правилами, що й імена змінних; < параметри > — записані через кому формальні параметри, які одержують свої значення в момент звернення до функції. Ці значення задають фактичні параметри, які зазначаються в операторі, що містить звернення до даної функції. Щоб звернутися до функції, достатньо включити в який-небудь вираз будьякого оператора модуля виклику запис типу [()] або викликати функцію через список функцій, визначених користувачем, доступ до яких здійснюється аналогічно як і до стандартних функцій Microsoft Excel та Microsoft Access. < Блок операторів > має містити принаймні один з операторів формату = що повертають значення функції модулю виклику. 169
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Кожний з параметрів, розділених комами, описується фрагментом типу AS Процедури VBA оформлюються таким чином: SUB () END SUB Список параметрів може бути відсутнім. На відміну від процедури-функції, яка повертає одне значення, процедура може повертати значення кількох змінних або масивів. Виклик процедури SUB здійснюється оператором CALL [()]
• •
• •
або звернутись до неї як до макросу. Фактичні параметри передаються таким чином: якщо фактичним параметром виступає вираз, то в процедурі використовується його заздалегідь обчислене значення, при цьому значення змінних, які входять до виразу, не змінюються; якщо фактичним параметром виступає змінна або масив (він задається ім’ям, супроводженим круглими дужками), то в процедурі можна змінювати їх значення. Повернення значень до модуля виклику здійснюється одним зі способів: за допомогою змінних, оголошених як глобальні або локальні; за допомогою параметрів процедури, яким відповідають фактичні параметри, що задаються іменами змінних або масивів. Приклад
Обчислити кількість сполучень n! C mn = m! ( n − m )!. FUNCTION FACT(K AS INTEGER) IF K vmax(j) Then vmax(j) = V. Cells(j, i) Next i Next j W = V. Cells(1, 1). Value: nw = 1 For j = 1 To n aw = alpha * vmax(j) + (1 — alpha) * vmin(j) If W < aw Then W = aw 179
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
nw = j End If Next j Optim = P. Cells(nw, 1). Value End Function Аргументами функції є два діапазони комірок таблиці Excel — P — кількість спроектованих місць, V — варіанти прибутків, а також змінна alpha — значення коефіцієнта довіри. Функція повертає результат як ціле число. Модуль активізується використанням функції Optim в формулах Excel. Значення фактичних параметрів процедури-функції користувач задає в діалоговому вікні (рис.4.3.). Динамічні масиви vmax і vmin визначають найбільше та найменше значення прибутків в кожному рядку таблиці, змінні n та m — відповідно кількість рядків і стовпців таблиці. Значення змінних n та m визначається за кількістю рядків і стовпців в діапазоні V, після чого можна перевизначити динамічні масиви, адже відтепер межі значень їх індексів відомі. Визначаються найбільше та найменше значення прибутків в кожному рядку таблиці шляхом циклічного порівняння їх значень зі значеннями комірок діапазону V. Далі для кожного рядка таблиці обчислюється значення виразу, який в формулі Гурвіца записано в квадратних дужках і це значення запам’ятовується в змінній aw. Змінна W
Рис. 4.3 180
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
визначає максимальне з таких значень, а змінна nw призначена для запам’ятовування номера рядка з максимальним значенням. Нарешті, в діапазоні P в рядку з номером nw відшукується кількість спроектованих місць, яка й відповідає оптимальному розв’язку за критерієм Гурвіца. Так, для наведених у вихідній таблиці даних при α = 0,5 краще за все проектувати санаторій на 40 місць. Приклад 2
Створити форму «Передплатні видання». В формі вивести: назву видання (список), термін передплати (перемикачі), прізвище передплатника (текстове поле), дату передплати (текстове поле). Обчислити вартість передплати на зазначений термін (вартість передплати на місяць, помножена на термін передплати). Список видань та вартості передплати на місяць зберігаються в аркуші «Видання». Зробити перевірку, чи є дата передплати, зазначена користувачем, датою за типом даних і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Передплата». Робочий аркуш «Передплата» до використання модуля мав вигляд— табл. 4.3. Робочий аркуш «Видання» — табл. 4.4. В редакторі Visual Basic створюється форма з назвою UserForm1, яка має підпис «Передплатні видання» (рис. 4.4.). В формі створено список ListBox1 (підпис — «Назва видання»), групу перемикачів Frame1 «Термін передплати», яка складається з трьох перемикачів — OptionButton1, OptionButton2, OptionButton3 — відповідно з підписами «1 місяць», «3 місяці», «6 місяців», текстові поля «Дата передплати» і «Передплатник», кнопки CommandButton1 (підпис –«ОК») і CommandButton2 (підпис — «Відміна»). Таблиця 4.3 Назва видання Веселка Економіка України Урядовий кур’єр
Термін, міс. Передплатник 3 6 1
Іванов І.І. Іванов І.І. Петров П.П.
Дата
Вартість
16.01.05 16.01.05 20.01.05
11,10 72,00 10,00 181
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таблиця 4.4 Назва видання Burda Moden Computer World Аргументы и факты Барвінок Бизнес Веселка Вісник Академії наук Економіка України Компьютерное обозрение Компьютеры+Программы Мир ПК Наталі Урядовий кур’єр
Вартість на місяць, грн.. 25,40 8,20 7,80 5,00 45,60 3,70 8,50 12,00 6,40 8,30 12,20 15,00 10,00
Рис. 4.4
На панелі інструментів створюється кнопка, яка активізує появу форми UserForm1 на екрані за допомогою модуля FormShow: Sub FormShow() With UserForm1 . TextBox1. Text = CStr(Date) . ListBox1. RowSource = “Видання!A2:A14” . OptionButton1. Value = True 182
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
. TextBox2. SetFocus . Show End With End Sub В цьому модулі поточна дата заноситься до текстового поля TextBox1, значення комірок з діапазону А2:А14 заносяться до списку ListBox1, активізується перший з перемикачів групи Frame1, курсор установлюється до текстового поля TextBox2, форма відображається на екрані. Якщо користувач натисне кнопку CommandButton2 («Відміна»), активізується модуль СommandButton2_Click, який приховує форму: Private Sub CommandButton2_Click() UserForm1. Hide End Sub Якщо користувач натисне кнопку CommandButton1 («ОК»), активізується модуль СommandButton1_Click, код якого має такий вигляд: Private Sub CommandButton1_Click() Dim n As Integer, mopt As Integer Worksheets(“Передплата”). Select Range(“A1”). Select n = Selection. CurrentRegion. Rows. Count Set z = Range(“A”&CStr(n+1)&“:E”&CStr(n+1)) With UserForm1 z. Cells(1, 1) = _ Range(“Видання!A1:A14”). Cells(. ListBox1. ListIndex + 2, 1) If OptionButton1. Value = True Then mopt = 1 ElseIf OptionButton2. Value = True Then mopt = 3 Else mopt = 6 End If z. Cells(1, 2) = mopt z. Cells(1, 3) = Trim(TextBox2. Text) 183
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
If IsDate(. TextBox1. Value) Then z. Cells(1, 4) = CDate(. TextBox1. Value) Else res = MsgBox(Title:=”Помилка в даті”, _ prompt:=”Дату не буде внесено до таблиці”, Buttons:=0 + 48) z. Cells(1, 4) = “” End If z. Cells(1, 5) = _ Range(“Видання!A1:B14”). Cells(. ListBox1. ListIndex + 2, 2) * mopt . Hide End With End Sub • • • • • •
• • • • 184
Цей модуль виконує такі дії: активізує робочий аркуш «Передплата»; виділяє комірку А1; визначає таблицю, до якої належить ця комірка; визначає кількість рядків в таблиці (змінна n); визначає діапазон комірок в першому вільному рядку, в якому слід розташувати результати; заносить вибране користувачем зі списку видання до першого стовпця таблиці «Передплата» (тут до індексу списку додається 2, адже індексування елементів списку починається з 0, а в таблиці «Передплата» є додатковий рядок заголовків стовпців таблиці); визначає, який з перемикачів групи «Термін передплати» було активізовано і в залежності від цього змінна mopt отримує значення, яке дорівнює терміну передплати; термін передплати заноситься до другого стовпця таблиці «Передплата»; до третього стовпця таблиці «Передплата» заноситься прізвище передплатника; перевіряється, чи дійсно користувачем внесено дату до першого текстового поля, і, якщо це не так, видається повідомлення користувачеві;
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Таблиця 4.5 Назва видання Веселка Економіка України Урядовий кур’єр Компьютерное обозрение
•
Термін, міс. Передплатник
Дата
Вартість
3 6 1
Іванов І.І. Іванов І.І. Петров П.П.
16.01.05 16.01.05 20.01.05
11,10 72,00 10,00
3
Сидоров С.С.
21.01.05
19,20
до четвертого стовпця таблиці «Передплата» заноситься дата, коли було виконано передплату; до п’ятого стовпця таблиці «Передплата» заноситься вартість передплати, яка обчислюється як додаток вартості передплати на 1 місяць (її значення береться з другого стовпця аркуша «Видання») та терміну передплати; форма закривається. Внаслідок роботи модуля отримаємо таблицю «Передплата» (табл. 4.5).
•
•
Завдання для самостійної роботи Завдання 1
Розробити функцію для розрахунку заданої величини за наведеними у табл. 4.6 формулами. Таблиця 4.6. № 1
Вихідні дані
Формула для обчислень
Ц (p) i
– ринкова ціна акції і-го найме- Біржовий індекс середньої ціни нування; акції m n – кількість найменувань акцій, які Ц i( р) ∑ ввійшли до групи для розрахунку Ц р = i =1 біржового індексу; n m – кількість найменувань акцій 185
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Продовження табл. 4.6 № 2
Вихідні дані
Формула для обчислень
Ц (p) i
– ринкова ціна акції і-го найме- Груповий індекс середньої ціни нування; акції m Ц (н) – номінальна ціна акції і -го найi ∑ (Ц i( р) − Ц i(н) ) К і менування; Кі – кількість проданих акцій і-го Ц р = i =1 m найменування; ∑ Кі m – кількість найменувань акцій i =1
3 Кі — обсяг і-го кредиту; ri — ступінь ризику при і-му кредиті; m — кількість виданих кредитів
Середній рівень кредитного ризику m
r=
∑ К і ri i =1 m
∑ Кі i =1
4 Е1і — рівень ефективності і-ї галузі в Індекс ефективності змінного складу виробництва продукції базисному періоді; m Е0і — рівень ефективності і-ї галузі в ∑ Е1і d1i звітному періоді; з d1i — доля сукупних затрат і-ї галузі Іе = im=1 у загальному обсязі в базисному пе∑ Е0 і d 0 i ріоді; i =1 d0i — доля сукупних затрат і-ї галузі у загальному обсязі в звітному періоді; m — кількість галузей 5 Е1і — рівень ефективності і-ї галузі в Індекс ефективності фіксованого складу виробництва продукції базисному періоді; m Е0і — рівень ефективності і-ї галузі в звітному періоді; ∑ Е1і d1i ф d1i — доля сукупних затрат і-ї галузі І е = im=1 у загальному обсязі в базисному пе∑ Е0 і d 1 i ріоді; i =1 m — кількість галузей 186
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Продовження табл. 4.6 №
Вихідні дані
Формула для обчислень
6 w1і — рівень продуктивності праці Індекс змінного складу середньої на і-му підприємстві у звітному пепродуктивності праці ріоді; m m w0і — рівень продуктивності праw T w0 і T0 i ∑ ∑ 1і 1i з ці на і-му підприємстві у базисному i =1 i =1 = : І m m періоді; w ∑ T1i ∑ T0 i Т1і — загальні витрати часу у звітi =1 i =1 ному періоді; Т0і — загальні витрати часу у базисному періоді; m — кількість підприємств 7 w0і — рівень продуктивності пра- Індекс фіксованого складу сеці на і-му підприємстві у базисному редньої продуктивності праці m m періоді; Т1і — загальні витрати часу у звітw T w0 і T0 i ∑ ∑ 0 і 1i з ному періоді; : i =1m Іw = i =1m Т0і — загальні витрати часу у базис∑ T1i ∑ T0 i ному періоді; i =1 i =1 m — кількість підприємств 8 іwi — індивідуальний індекс продуктивності праці на і-му підприємстві; Т1і — загальні витрати часу у звітному періоді; m — кількість підприємств
Індекс академіка Струміліна m
ф
Іw =
∑ іwі Т1i i =1 m
∑ Т1i i =1
9 y1i — урожайність і-ї культури у звіт- Індекс валового збору врожаю ному періоді; m y0i — урожайність і-ї культури у ба∑ y1і П1i зисному періоді; І вз = im=1 П1i — посівна площа і-ї культури у ∑ y0і П0i звітному періоді; i =1 П0i — посівна площа і-ї культури у базисному періоді; m — кількість вирощуваних культур 187
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Закінчення табл. 4.6 №
Вихідні дані
10 y0i — урожайність і-ї культури у базисному періоді; П1i — посівна площа і-ї культури у звітному періоді; П0i — посівна площа і-ї культури у базисному періоді; m — кількість вирощуваних культур
Формула для обчислень Індекс структурних зрушень m
І сз =
∑ y0і П1i i =1 m
m
:
∑ П1i i =1 m
∑ y0і П0i ∑ П0i i =1
i =1
Завдання 2
Створити форму з заданими елементами управління. Створити модуль для активізації форми. Створити модуль, який після роботи користувача з формою заносить дані, вказані користувачем, до робочого аркуша з заданим ім’ям, де слід заздалегідь підготувати відповідну таблицю. 1. Створити форму «Податки». В формі вивести: назву організації, що сплачує податок (текстове поле), вид податку (список), дату сплачування податку (текстове поле), суму, що сплачується (текстове поле). Обчислити суму, яку слід залишити в розпорядженні місцевої влади (процент від загальної суми). Список видів податків та відсотки з податків, які слід залишити в розпорядженні місцевої влади (для кожного виду податків), зберігаються на аркуші «Види». Зробити перевірку, чи є сума, зазначена користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Податки». 2. Створити форму «Рейси автобусів». У формі вивести: прізвище водія (список), клас водіння (перемикачі), номер автобуса (текстове поле), дату рейса (текстове поле), відстань між початковим та кінцевим пунктами (текстове поле). Обчислити суму, яку слід сплатити водію за рейс (15 копійок за 1 км відстані). Список водіїв зберігається на аркуші «Водії». Зробити перевірку, чи є дата рейса, зазначена користувачем датою і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Рейси». 188
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
3. Створити форму «Продаж товарів». В формі вивести: назву товару (список), закупівельну вартість (текстове поле), назву країни-виробника (текстове поле), марку товару (текстове поле). Обчислити роздрібну вартість товару (закупівельна вартість, яка помножена на коефіцієнт торговельної націнки). Список товарів та коефіцієнти торговельної націнки для кожного з товарів зберігаються на аркуші «Товари». Зробити перевірку, чи є закупівельна вартість, зазначена користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Продаж». 4. Створити форму «Продаж комп’ютерів». В формі вивести: назву процесора (список), обсяг оперативної пам’яті (список), тип монітора (список), прізвище покупця (текстове поле), дата придбання комп’ютера (текстове поле), оплата готівкою чи за безготівковий розрахунок (прапорець). Обчислити загальну вартість комп’ютера (сума вартостей процесора, оперативної пам’яті та монітора). Список процесорів, видів оперативної пам’яті, моніторів та їх вартості зберігаються відповідно на аркушах «Процесори», «ОП», «Монітори». Зробити перевірку, чи є дата придбання комп’ютера, зазначена користувачем датою і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Продаж». 5. Створити форму «Склад». У формі вивести: назву матеріалу (список), номер цеха (текстове поле), прізвище матеріально-відповідальної особи (текстове поле), кількість одержаного матеріалу (текстове поле), дату видачі (текстове поле). Обчислити залишок матеріалу на складі (різниця між попереднім залишком та виданою кількістю матеріалу). Список матеріалів та їх попередні залишки зберігаються на аркуші «Матеріали». Зробити перевірку, чи є кількість одержаного матеріалу, зазначена користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Видача». 6. Створити форму «Будівельні роботи». В формі вивести: вид роботи (список), номер бригади, яка виконує роботу (текстове поле), обсяг виконаної роботи (текстове поле), дату виконання роботи (текстове поле). Обчислити вартість виконаної роботи (обсяг виконаної роботи, 189
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
помножений на норму виробітки). Список видів роботи та норми виробітки за кожним видом роботи зберігаються на аркуші «Норми». Зробити перевірку, чи є обсяг виконаної роботи, зазначений користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Виконано». 7. Створити форму «Хлібозавод». В формі вивести: номер магазину, до якого вивезено продукцію (текстове поле), вид продукції (список), кількість вивезеної продукції (текстове поле), дату вивезення (текстове поле), оплата готівкою чи за безготівковий розрахунок (прапорець). Обчислити сумарну вартість цього виду продукції (вартість одиниці продукції, помножена на кількість вивезеної продукції). Список видів продукції та вартість одиниці кожного виду продукції зберігаються на аркуші «Вартість». Зробити перевірку, чи є кількість вивезеної продукції, зазначена користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Вивезення». 8. Створити форму «Земельні ділянки». В формі вивести: прізвище особи, якій передається ділянка (текстове поле), номер паспорта (текстове поле), номер ділянки (список), дату передачі ділянки (текстове поле), коефіцієнт знижки (текстове поле). Обчислити вартість ділянки (вартість 1 га, задана конкретним числом, помножена на коефіцієнт знижки та на площу ділянки). Список ділянок та їх площі зберігаються на аркуші «Ділянки». Зробити перевірку, чи є коефіцієнт знижки, зазначений користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Передача». 9. Створити форму «Авіаційні квитки». В формі вивести: номер рейсу (список), прізвище пасажира (текстове поле), вартість квитка (текстове поле), дату придбання квитка (текстове поле), валюту, в якій було сплачено за квиток (перемикачі). Обчислити страхову суму (5 % від вартості квитка). Список номерів рейсів та пункти призначення зберігаються на аркуші «Рейси». Зробити перевірку, чи є дата рейсу, зазначена користувачем датою і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Квитки». 190
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
10. Створити форму «Бібліотека». В формі вивести: автора та назву книги (список), інвентарний номер книги (текстове поле), номер читацького квитка одержувача книги (текстове поле), чи видається книга в читальному залі або на абонемент (перемикачі). Обчислити термін повернення книги (за 30 днів, якщо книгу взято на абонемент та наступного дня, якщо книгу взято в читальному залі). Список книг зберігається на аркуші «Книги». Зробити перевірку, чи є номер читацького квитка, зазначений користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Видано».
191
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Зовсім недавно для проведення конференцій, подання проектів, підтримки будь-яких виступів використовувались прозорі плівки зі слайдами і спеціальні проектори. З розвитком комп’ютерних технологій процес подання будь-якої інформації став значно багатофункціональним і зручним щодо підготовки. До складу комплексу програм Microsoft Office входить додаток PowerPoint, який дозволяє створювати ефективні презентації з графікою, анімацією та іншими мультимедійними елементами, а також надає більш зручні засоби для їх показу. Під презентацією в PowerPoint розуміється набір слайдів і спеціальних ефектів, якими супроводжується демонстрація на екрані. Крім того до презентації можуть входити: конспект, план доповіді, роздатковий матеріал. Слайд — це окремий кадр презентації, який містить різні елементи і способи форматування. Кожний слайд може бути відображений на екрані, роздрукований на папері або прозорій плівці. Сучасна версія цієї програми включає: 1. Зручні засоби показу презентацій. Поліпшений режим показу слайдів спрощує проведення презентацій завдяки наявності вдосконаленого екранного інтерфейсу і засобів рукописного введення для додавання поміток, включаючи маркер, стрілки і ручки двох видів. 2. Використання графіки. Працюючи в PowerPoint, можна здійснювати доступ до розділу картинок і мультимедіа веб-вузла Microsoft Office Online. Тут пропонуються тисячі елементів мультимедіа для 192
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
додавання до презентації, у тому числі картинки, фотографії, файли анімації і звукові файли. Для доступу до веб-вузла Office Online потрібне підключення до Інтернету. 3. Настройка анімації. Високоякісна настройка анімації в PowerPoint дозволяє створювати динамічні презентації. Можна застосовувати різні ефекти анімації, наприклад, одночасне переміщення декількох об’єктів або переміщення об’єктів за певною траєкторією, а також легко задавати послідовність всіх ефектів анімації, включаючи вихід. 4. Робота з мультимедіа. Підтримка додаткових типів файлів розширює можливості перегляду відеозаписів в повноекранному режимі і використання відтворення для зупинки, запуску і перемотування презентації, а також для пошуку потрібних даних. 5. Помітки на слайдах. Під час проведення презентації можна додавати помітки та ілюстрації. При використанні планшетного комп’ютера можна вибирати кольори і типи пера для додавання більш яскравих приміток. Програма PowerPoint має багато можливостей, через що є вельми зручною і легкою для вивчення.
5.1.
Створення презентацій
Робоче вікно програми настроюється так само, як вікна всіх додатків Microsoft Office. Процес створення презентації в Microsoft PowerPoint складається з наступних дій: • додавання нових слайдів та їх вмісту; • загальне оформлення; • вибір розмітки або макета кожного слайда; • вживання різних шаблонів оформлення: розміри й місцезнаходження рамок, параметри оформлення фону, колірні схеми, зразок слайдів і додатковий зразок заголовків; • створення таких ефектів анімації при демонстрації слайдів. 193
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Наведені нижче відомості стосуються засобів, доступних на початковому етапі цього процесу. Існують такі варіанти для створення нової презентації в Microsoft PowerPoint. Створення презентації за допомогою порожніх слайдів. Слайди мають мінімум елементів оформлення і кольори до них не застосовані: М «Файл» → «Создать» або КН «Создать». 1. Якщо вимагається зберегти стандартний макет (оформлення елементів, таких як заголовки, підзаголовки, списки, малюнки, таблиці, діаграми, автофігури і відеофрагменти на слайді) для першого слайду, перейдіть до кроку 2. Якщо макет першого слайду повинен бути іншим, в області задач «Разметка слайда» виберіть потрібний макет. 2. На слайді (рис. 5.1.) або в області структури введіть потрібний текст. 3. Для вставки нового слайда на панелі інструментів виберіть КН «Создать слайд» і виберіть потрібний макет. 4. Для кожного нового слайда повторіть кроки 2 і 3, а також додайте до слайдів всі потрібні елементи і ефекти. 5. Закінчення роботи: М «Файл» → «Сохранить» → введіть ім’я створеної презентації → КН «Сохранить». Створення нової презентації на основі існуючої. Для створення в цьому режимі використовується наявна презентація, що дозволяє внести зміни в оформлення і зміст копії презентації без зміни оригіналу: М «Файл» → «Создать» → «Из имеющейся презентации» → в розділі «Создание из имеющейся презентации» виберіть КН «Выбор презентации» → в списку файлів виберіть потрібну презентацію → КН «Создать» → внесіть в презентацію потрібні зміни → М «Файл» → «Сохранить как» → в полі «Имя файла» введіть ім’я нової презентації → КН «Сохранить»1. Створення презентації з використанням шаблону оформлення. Презентація створюється на основі наявного шаблону Microsoft PowerPoint, який містить основні елементи оформлення, шрифти і колірну схему (рис. 5.2). Окрім стандартних шаблонів в Microsoft PowerPoint можна використовувати шаблони створені самостійно: М «Файл» → «Создать» → «Шаблоны оформления». 1 До нової презентації можна додати слайди з інших презентацій. Для цього у відкритій презентації виберіть слайд, після якого необхідно додати інші слайди. В меню «Вставка» виберіть команду «Слайды из файлов», зазначте потрібну презентацію і виберіть слайди, які додаються з неї.
194
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Рис. 5.1
Рис. 5.2 195
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
1.
В області задач «Конструктор слайдов» виберіть шаблон оформлення, який треба застосувати. 2. Якщо вимагається зберегти стандартний макет для першого слайда, перейдіть до кроку 4. Якщо макет першого слайда повинен бути іншим: М «Формат» → «Разметка слайда» → вибрати потрібний макет. 3. На слайді або в області «Структура» введіть текст для першого слайда. 4. Вставка нового слайда: КН «Новый слайд» → виберіть макет для слайда. 5. Для додавання кожного нового слайда повторіть кроки 4 і 5, а також додайте до слайдів всі потрібні елементи та ефекти. 6. Збереження презентації: М «Файл» → «Сохранить» → в полі «Имя файла» введіть ім’я презентації →КН «Сохранить». Створення презентації на основі запропонованого змісту. Для застосування шаблону оформлення, який включає пропонований текст для слайдів, використовується майстер автовмісту. Потім, в запропонованому тексті, роблять необхідні зміни.
Рис. 5.3 196
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
М «Файл» → «Создать» > «Из мастера автосодержания». Замініть в презентації запропонований текст на новий, а потім внесіть до презентації будь-які зміни, такі як додавання або вилучення слайдів, додавання елементів художнього оформлення або ефектів анімації, а також вставка колонтитулів. 3. По закінченні: М «Файл» → «Сохранить» → введіть ім’я створеної презентації в полі «Имя файла» → КН «Сохранить». Шаблон на веб-сервері. Створення презентації за допомогою шаблону, що знаходиться на веб-вузлі. Шаблони на Microsoft. com. Створення презентації на основі додаткових шаблонів Microsoft PowerPoint з бібліотеки шаблонів Microsoft Office. Ці шаблони впорядковані за типами презентацій. Формати файлів, що використовуються для збереження презентацій наведено в таблиці 5.1.
1. 2.
Таблиця 5.1 Тип файлу
Розширення
Використовується для зберігання
Презентація
. ppt
Звичайної презентації Microsoft PowerPoint
Метафайл Windows
. wmf
Слайду у вигляді графіки
Малюнок у форматі GIF
. gif
Слайду у вигляді графіки для використання на веб-сторінках
Малюнок у форматі JPEG
. jpg
Слайду у вигляді графіки для використання на веб-сторінках
Малюнок у форматі Portable Network Graphics
. png
Слайду у вигляді графіки для використання на веб-сторінках
Структура, RTF
. rtf
Вмісту презентації у вигляді документа структури
Шаблон презентації
. pot
Презентації у вигляді шаблону
Демонстрація PowerPoint
. pps
Презентації, яка завжди відкриватиметься в режимі показу слайдів 197
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Закінчення табл. 5.1 Тип файлу Веб-сторінка
Веб-архів
5.2.
Розширення
Використовується для зберігання
. htm; html
веб-сторінки у вигляді папки з htm-файлами і всіма допоміжними файлами . mht; веб-сторінки у вигляді окремого mhtml файлу, що включає всі допоміжні файли
Режими Microsoft PowerPoint
В Microsoft PowerPoint є три основні режими: звичайний режим, режим сортувальника слайдів і режим перегляду слайдів. Один з цих режимів використовується за замовчуванням. Звичайний режим. Звичайний режим є основним режимом редагування для створення і оформлення презентації. В даному режимі є три робочі області: область ліворуч для редагування структури тексту слайда (область «Структура») і самих слайдів, які відображаються у вигляді ескізів (область «Слайды»), область слайда праворуч, в якій відображається поточний слайд у великому масштабі і область нотаток знизу. Область «Структура». При відображенні тексту слайда у вигляді структури можна приступити до введення вмісту: сформулювати свої ідеї, спланувати, як їх краще подати і спробувати різні варіанти розташування слайдів і тексту. Область «Слайды». Перейдіть в цю область, щоб проглянути слайди презентації у вигляді ескізів при внесенні виправлень. Ескізи дозволяють легше пересуватись в межах презентації і переглядати, як виглядають змінені елементи оформлення. Можна також переставляти, додавати або видаляти ті або інші слайди. Область слайду. При відображенні поточного слайда в даному великомасштабному вигляді можна додавати до нього текст, вставляти малюнки, таблиці, організаційні діаграми, графічні об’єкти, написи, фільми, звукові ефекти, гіперпосилання і анімацію. 198
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Область нотаток. Додайте нотатки про зміст кожного слайда, роздрукуйте їх і використайте при демонстрації презентації. Можна також створити нотатки, призначені для їх перегляду аудиторією — в надрукованому вигляді або на веб-сторінці. При звуженні областей «Структура» і «Слайды» назви змінюються на відповідні значки. Якщо треба переглянути поточний слайд у вікні під час редагування, можна закрити ці області за допомогою значка закриття області в правому верхньому куті. Режим сортувальника слайдів. Режим сортувальника слайдів — єдиний режим, який дозволяє переглядати слайди у вигляді ескізів (рис. 5.4). Після закінчення створення і редагування презентації сортувальник слайдів дає закінчену картину всієї презентації, спрощуючи її реорганізацію, додавання або вилучення слайдів і попередній перегляд ефектів анімації і зміни слайдів. Режим перегляду слайдів. Режим перегляду слайдів здійснюється в повноекранному режимі, як і реальний показ слайдів. Презентація де-
Рис. 5.4 199
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
монструється в тому вигляді, як вона з’явиться перед аудиторією. Можна переглянути, як під час реальної демонстрації виглядатимуть графічні об’єкти, фільми, анімовані елементи, ефекти зміни слайдів, а також проконтролювати час демонстрації. Вибір режиму за замовчуванням. При виборі режиму за замовчуванням програма Microsoft PowerPoint завжди запускатиметься в даному режимі. Можливі наступні режими: режим слайдів, режим структури і різні варіації звичайного режиму. 1. М «Сервис» → «Параметры» → відкрийте вкладку «Вид». 2. В області діалогового вікна «Представление по умолчанию» виберіть потрібний режим.
5.3. Додавання текстових об’єктів до слайдів Макети слайдів. Термін «макет» застосовується щодо розташування об’єктів на слайді. В макетах містяться рамки, які в свою чергу включають текст, такий як заголовки слайдів або марковані списки і основний вміст слайду: таблиці, діаграми, малюнки, фігури і картинки. Кожного разу при додаванні нового слайда можна вибрати для нього макет в області задач «Разметка слайда». Дана область містить широкий ряд макетів. Також можна вибрати порожній макет. Можна змінювати розташування рамок всередині макета та їх розміри, додавати заливку і межі. Такі зміни застосовуються в слайдах і на сторінках заміток. Після зміни рамок на сторінках заміток або на слайді може виникнути потреба повернутися до початкового макета. Для цього слід повторно застосувати початковий макет. При вилученні рамок із зразка можна відновити початковий зразок: М «Формат» → «Разметка образца». На слайд можна додавати текст чотирьох типів: текст в рамці, текст в автофігурах, текст в написах і текст WordArt. Рамки. Макет слайда містить рамки для тексту і об’єктів в різних комбінаціях. У відповідні рамки вводиться текст заголовків, підзаголовків і основний текст слайдів (рис. 5.5). Можна змінювати розмір рамок і переміщати їх, а також змінювати їх формат за допомогою меж і кольорів. 200
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Рис. 5.5
Рис. 5.6 201
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
За замовчуванням в Microsoft PowerPoint при введенні тексту виконується автопідбір його параметрів таким чином, щоб цей текст уміщався в рамку. Наприклад, при введенні маркованого списку і додаванні до нього тексту, який виходить за наявну рамку, розмір шрифту і міжрядкова відстань будуть зменшені до значень, які дозволять умістити весь текст в рамці (мінімальний розмір шрифту обмежений значенням 8 пунктів). В заголовку під час переходу декількох слів на наступний рядок розмір шрифту зменшується так, щоб всі слова вміщалися на одному рядку. Автофігури. Автофігури, такі як написи і фігурні стрілки, прив’язуються до текстових повідомлень (рис. 5.6). При введенні тексту в автофігурі цей текст стає вкладеним у фігуру і переміщається, а також повертається разом з нею. Написи. Написи використовуються для розміщення тексту в будьякому місці слайда, у тому числі за межами текстових рамок. Наприклад, можна додати заголовок до малюнка, створивши напис і розмістивши його біля малюнка. Написами також можна скористатися для додавання
Рис. 5.7 202
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
тексту до автофігур, коли не вимагається пов’язувати текст з автофігурою. Напис може мати межі, заливку, тінь і тривимірні (об’ємні) ефекти. Також можна змінити його форму. Текст WordArt. Текст WordArt дозволяє створити яскраві ефекти. Текст WordArt можна розтягувати, скошувати, розміщувати по зігнутій лінії і обертати, а також робити його об’ємним і вертикальним (рис. 5.7).
5.4.
Форматування слайдів
Зміна розмірів ескізів слайдів. Виконайте одну з наступних дій: виберіть ескіз, на панелі інструментів «Стандартная» виберіть КН «Масштаб» і вкажіть потрібний масштаб у відсотках; • в області слайдів «Слайды» в звичайному режимі для збільшення або зменшення масштабу відображення ескізів перетягніть вертикальну розділову лінію на правій межі області. Дублювання слайдів в межах презентації. Дубльовані слайди вставляються відразу за вибраними слайдами: • в області «Структура» або в області «Слайды» в звичайному режимі виберіть слайди, які необхідно дублювати. (Якщо необхідно вибрати декілька сусідніх слайдів, клацніть перший і останній з ряду, утримуючи клавішу Shift. Для виділення слайдів не по порядку клацніть кожний з них, утримуючи клавішу Ctrl.) • М «Вставка» → Дублировать слайд. Зміна порядку слайдів. Виконайте одну з наступних дій: • в області «Структура» в звичайному режимі виділіть один або декілька значків слайдів і перетягніть виділені значки на нове місце; • в області «Слайды» в звичайному режимі виділіть один або декілька ескізів слайдів і перетягніть виділені ескізи на нове місце; • в режимі сортувальника слайдів виділіть один або декілька ескізів слайдів і перетягніть виділені ескізи на нове місце. Щоб виділити декілька слайдів з одного ряду, клацніть їх значки або ескізи, утримуючи клавішу Shift. •
203
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Вилучення слайду: в області «Структура» або «Слайды» в звичайному режимі виділіть слайди, які необхідно вилучити → М «Правка» → «Удалить слайд». Приховання слайду: в області «Слайды» в звичайному режимі виберіть слайди, які необхідно приховати → М «Показ слайдов» → «Скрыть слайд». Поряд з прихованим слайдом відображається значок, який містить номер цього слайда. Прихований слайд залишається у файлі, навіть якщо він залишався прихованим під час показу презентації. Відображення прихованих слайдів. Виконайте одну з наступних дій: • відображення прихованого слайда в показі слайдів: в області «Слайды» в звичайному режимі виберіть потрібний прихований слайд, який треба знову зробити видимим; в області «Слайды» відобразиться значок прихованого слайда з його номером → М «Показ слайдов» → «Скрыть слайд». • перегляд прихованого слайда під час показу: під час показу клацніть правою кнопкою миші будь-який слайд → «Переход» → «Навигатор слайдов»; номери слайдів, що приховані, показані в дужках → двічі клацніть слайд, який треба переглянути. Автоматичне форматування тексту. Програма Microsoft PowerPoint за замовчуванням автоматично форматує ряд фрагментів тексту при введенні. Наприклад, при введенні двох дефісів без пропуску вони форматуються як довге тире. При введенні мережної адреси або шляху в Інтернеті вони форматуються у вигляді гіперпосилання. Прості дроби, наприклад 1/4 і 1/2, при введенні замінюються на символи дробу. Різні стрілки і всміхнені обличчя з друкарських знаків перетворяться на символи. До автоматичного форматування абзацу входить автоматичне маркування і нумерація списків, а також зміна розміру тексту, якщо він не вміщається в текстові рамки через розміри шрифту. Всі параметри автоматичного форматування можна включити або відключити. Якщо параметри форматування включені, то весь текст послідовно обробляється в залежності від введення. Можна відмінити більшість параметрів автоматичного форматування, використовуючи КН «Параметры автозамены». Ще одним засобом 204
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
автоформату є автопідбір тексту, який дозволяє при необхідності змінювати розміри тексту, підганяючи його під текстову рамку. КН «Параметры автоподбора ширины», яка з’являється при першій зміні розмірів тексту, дає можливість при необхідності контролювати процес. При натисненні кнопки з’явиться меню, яке містить параметри для зміни тексту, що виходить за рамку. Можна зупинити виконання зміни розмірів тексту для даної рамки, не міняючи настройки автопідбору в цілому. Можна також відобразити діалогове вікно автозаміни і відключити всі настройки автопідбору, тоді жоден текст автоматично не змінюватиметься в розмірах. 1. М «Сервис» → «Параметры автозамены» → відкрийте вкладку «Автоформат» при введенні. 2. Встановіть або зніміть прапорець будь-якого з параметрів автоматичного форматування, який потрібно ввімкнути або вимкнути. Вибір шрифтів для презентації. При виборі шрифтів слід керуватися наступними відомостями: • Вибраний шрифт визначає вплив повідомлення на слухачів. Для консервативної аудиторії і серйозних повідомлень вибирайте більш класичний шрифт (наприклад, Times New Roman); для радісних повідомлень вибирайте «веселий шрифт» (наприклад, Comic Sans MS). • Шрифти із зарубками, такі як Times New Roman і Bookman, легко читаються, тому вони використовуються при друкуванні великих обсягів тексту. Шрифти без зарубок, такі як Arial і Verdana, простіші; вони краще виглядають в заголовках і колонтитулах. • При створенні презентацій для перегляду в електронному вигляді або показі слайдів використовуйте шрифти, які добре виглядають на екрані. Шрифти Verdana, Tahoma і Bookman розроблені спеціально для використання на веб-сторінках, також можна використовувати для цього шрифти Arial і Times New Roman. • Для поліпшення читання колір тексту повинен бути достатньо контрастним щодо кольору фону. Напівжирний шрифт і курсив використовуйте тільки для виділення — часте використання послаблює їх ефективність. • Кожний шрифт несе в собі певну індивідуальність, тому дуже важливо підтримувати узгодженість. При частій зміні шрифту 205
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
повідомлення, яке подається аудиторії, може виявитися неузгодженим. В презентації рекомендується використовувати не більше 3–4 різних шрифтів. Шаблони оформлення. Microsoft PowerPoint дає можливість створювати шаблони оформлення (рис. 5.8), які можуть застосовуватися в презентації, щоб додати їй закінчений, професійний вигляд. Додавання тексту на слайд. Виконайте одну з наступних дій: • клацніть в текстовій рамці і введіть текст або вставте його з буфера обміну; • для додавання тексту у фігуру, щоб він переміщався разом з нею, виберіть автофігуру і введіть потрібний текст; • для введення незалежного від переміщення автофігури тексту додайте напис: КН «Рисование» → Надпись. • Панель інструментів «Рисование» → КН «Добавить объект WordArt».
Рис. 5.8 206
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Таблиці. Існує декілька способів створення таблиці в презентації Microsoft PowerPoint. Можна створити таблицю в Microsoft PowerPoint або додати її з іншої програми у вигляді зв’язаного об’єкту або впровадженого об’єкту. В Microsoft PowerPoint можна створити як просту таблицю з нескладним форматуванням, так і складнішу — з використанням більшої кількості параметрів. Можна включати в таблицю кольори заливки і межі з колірної схеми презентації. Якщо потрібно створити таблицю великих розмірів або з більш широкими можливостями форматування, ніж ті, які доступні в Microsoft PowerPoint, можна створити її в Microsoft Word і потім упровадити. Наприклад, в Microsoft Word міститься більша кількість параметрів для форматування списків, відступів і табуляції, а також окремих комірок. Можна також упровадити електронну таблицю з Microsoft Excel або таблицю з Microsoft Access. При роботі з упровадженою таблицею відображаються меню і кнопки вихідної програми, додані в меню Microsoft PowerPoint. Відомості про можливість зміни таблиць доступні в меню «Справки» вихідної програми в рядку меню. Колонтитули. Колонтитули містять текст, номер слайда або сторінки і дату, які повинні відображатися у верхній або нижній частині слайдів, заміток або роздавальних матеріалів. Колонтитули можна розташувати як на окремих слайдах, так і одночасно на всіх слайдах. Для заміток і роздавальних матеріалів при розміщенні колонтитулів вони відображаються одночасно на всіх сторінках і заміток, і роздавальних матеріалів. Колонтитули, створені для роздавальних матеріалів, також відображаються при друкуванні структури. Наявність колонтитулів не є обов’язковою вимогою. За замовчуванням замітки і роздавальні матеріали мають номери сторінок, проте їх можна відключити. Можна не включати колонтитули до слайдів, включивши їх натомість в замітки і роздавальні матеріали презентації. При необхідності зміни параметрів шрифту колонтитулів, а також положення, розміру або форматування рамок, які містять колонтитули, це можна зробити на зразку слайдів, зразку заміток або зразку роздавальних матеріалів залежно від конкретних вимог. При перегляді слайдів, заміток або роздавальних матеріалів в режимі попереднього перегляду також можна додавати, змінювати або видаляти колонтитули. 207
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Конструктор слайдів дозволяє проводити попередній перегляд і застосовувати шаблони при оформленні презентації. Вибраний шаблон може застосовуватися до всіх або тільки до певних слайдів. Крім того, при оформленні однієї і тієї ж презентації можуть використовуватися декілька типів шаблонів. При використанні шаблону оформлення зразка слайдів для даного шаблону автоматично додається до презентації. При використанні іншого шаблону у всіх слайдах старий зразок слайдів переноситься «Зразком» в новий шаблон. Можна зберегти будь-яку знову створену презентацію у вигляді нового шаблону, доступного в області задач «Конструктор слайдов». Застосування шаблону оформлення: 1. На панелі інструментів «Форматирование» виберіть команду «Дизайн слайда». (Якщо область «Дизайн слайда» вже відображається на екрані з колірними схемами або схемами анімації, виберіть верхню команду «Шаблоны оформления»). 2. Виконайте одну з наступних дій: • для застосування шаблону оформлення до всіх слайдів (і зразку слайдів) виберіть потрібний шаблон; • для застосування шаблону до окремого слайда виберіть ескіз цього слайду в області «Слайды». В області задач виберіть шаблон і клацніть значок із стрілкою, а потім виберіть команду «Применить к выделенным слайдам»; • для застосування шаблону одночасно до декількох вибраних слайдів виберіть їх ескізи в області «Слайды» і в області задач виберіть потрібний шаблон; • для застосування нового шаблону до групи слайдів, які використовують інший шаблон, виберіть потрібні слайди в області «Слайды», в області задач виберіть потрібний шаблон, клацніть значок із стрілкою і виберіть команду «Применить к образцу». Колірні схеми. Колірна схема складається з восьми кольорів, які використовуються при оформленні слайда для кольорового виділення фону, тексту або окремих рядків, тіней, тексту заголовка, заливок, акцентів і гіперпосилань. Колірна схема презентації задається в застосованому шаблоні оформлення (рис. 5.9). 208
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Рис. 5.9
Для перегляду колірної схеми слайда виділіть його, а потім відобразіть на екрані область задач «Дизайн слайда» — «Цветовые схемы». Схема кольорів поточного слайда буде відображена в області задач як виділена. Шаблон оформлення включає колірну схему, задану за замовчуванням, а також додаткові колірні схеми на вибір, підібрані спеціально для даного шаблону. Встановлений за замовчуванням «порожній шаблон» також містить колірні схеми. Колірну схему можна застосувати до одного слайда, кількох вибраних слайдів або до всіх слайдів, а також до заміток. Колірну схему можна змінити. Наприклад, якщо часто використовується один і той же шаблон оформлення і треба дещо змінити оформлення, змініть колір акценту або фону. Можна також замінити кольори презентації на кольори, які відповідають описуваній події. Можна змінити колір будь-якого елемента даного слайда або всіх елементів. При зміні колірної схеми створюється нова схема. Вона стає частиною файлу презентації, що полегшує її подальше застосування. При зміні кольору можна вибирати будь-який колір з повного набору колірних настройок. Зміна фону. Можна змінити колір і оформлення фону на слайдах. Зміна фону рекомендується в тих випадках, коли вимагається додати фону слайда певний відтінок або нову текстуру, не змінюючи решту елементів 209
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
шаблону оформлення. Можна також змінити фон для виділення окремих розділів презентації (рис. 5.10). Крім зміни кольору, можна додати на слайд заливку, узор, текстуру або малюнок. При зміні фону слайда новий формат можна застосувати на поточному слайді або на всіх слайдах. Працюючи із замітками, також можна змінити фон як для поточної сторінки заміток, так і для всіх сторінок. Зміна фону видач відобразиться на всіх сторінРис. 5.10 ках, у тому числі і в друкованих структурах. Для застосування даної зміни тільки до певних слайдів виберіть потрібні слайди, знаходячись в звичайному режимі. Інакше зміну буде застосовано для всіх слайдів, які знаходяться за першим з вибраних в шаблоні оформлення. Зміна фону: М «Формат» → «Фон» → в групі «Заливка фона» натисніть кнопку із стрілкою під зображенням і виконайте одну з наступних дій: • виберіть один з восьми кольорів, що відображаються; • виберіть команду «Другие цвета»; • виберіть потрібний колір на вкладці «Обычные» або спеціальний колір на вкладці «Спектр», а потім натисніть кнопку ОК; • виберіть команду «Способы заливки».
5.5.
Засоби супроводження презентацій
Музика і звукові ефекти. Музика і звукові ефекти можуть бути додані з файлів, які знаходяться на комп’ютері, в локальній мережі, в Інтернеті або які входять до складу Колекції картинок (Microsoft). Також для додавання до презентації можна створити власні звукові ефекти або скористатися музичним компакт-диском. При додаванні музики або звукових ефектів на слайді з’являється позначка звукового файла. Відтворення музики або звуку можна налаштувати на автоматичний запуск 210
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
при відображенні даного слайда, на запуск клацанням миші, на автоматичний запуск із затримкою або як супровід анімації. Якщо відображення позначки небажано, її можна перетягнути за межі слайда і задати автоматичний запуск відтворення звуку. Якщо який-небудь тип файлів або засобів не підтримуються програмою Microsoft PowerPoint і не можуть бути відтворені нею, їх можна відтворити за допомогою універсального програвача Windows, що входить в систему Microsoft Windows і відтворюючого файла мультимедіа при їх вставці в програму Microsoft PowerPoint як об’єктів. Для відтворення музики і звуку на комп’ютері повинна бути встановлена звукова карта з підключеними до неї колонками. Для отримання відомостей про встановлені в комп’ютері пристрої та їх настройки зверніться до вікна настройки звуку і мультимедіа на панелі управління Windows. Якщо розмір файлу перевищує 100 Кбайт, за замовчуванням звуки автоматично зв’язуються з відповідним файлом, а не впроваджуються в нього. Встановлене за замовчуванням значення 100 Кбайт можна змінити. Якщо презентацію, яка має зв’язані файли, планується перемістити на інший комп’ютер, разом з нею повинні бути скопійовані і зв’язані файли. 1. Відкрийте слайд, до якого вимагається додати музику або звукові ефекти. 2. М «Вставка» → «Фильмы и звук», а потім виконаєте одну з наступних дій: • виберіть команду «Звук из файла», знайдіть папку, в якій міститься цей файл і двічі клацніть на потрібний файл; • виберіть команду «Звук из коллекции», за допомогою лінійки прокручування знайдіть потрібний кліп і клацніть на нього для додавання на слайд. 3. При відображенні повідомлення виконайте одну з наступних дій: • для автоматичного відтворення музики або звуку при показі слайда натискайте КН «Автоматически»; • для відтворення музики або звуку тільки клацанням значка звуку натискуйте КН «По щелчку». 4. Для уточнення параметрів припинення відтворення звукового файлу клацніть на слайді значок звуку, натисніть праву кнопку миші і в контекстному меню виберіть команду «Настройка анимации». 211
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
5.
В області задач «Настройка анимации» клацніть значок із стрілкою на елементі в списку настройки анімації, а потім виберіть команду «Параметры эффектов». 6. На вкладці «Эффект» в групі «Закончить» виконайте одну з наступних дій. • для зупинки відтворення звуку за клацанням миші встановіть перемикач в позицію «По щелчку» (він знаходиться в цій позиції за замовчуванням); • для зупинки відтворення звуку після закінчення показу слайда встановіть перемикач в позицію «После текущего слайда»; • щоб звук продовжував відтворюватися при показі декількох слайдів, встановіть перемикач в позицію «После», а потім задайте потрібну кількість слайдів, під час показу яких повинен відтворюватися даний звук. Додавання звукових ефектів. Для можливості додавання додаткових ефектів текст або об’єкт повинні вже містити анімацію. Виберіть на слайді текст або об’єкт, в який буде доданий додатковий ефект. М «Показ слайдов» → «Настройка анимации». В області задач «Настройка анимации» клацніть значок із стрілкою елемента в списку настройки анімації, а потім виберіть команду «Параметры эффектов». На вкладці «Эффект» в області «Дополнительные параметры» клацніть стрілку в списку «Звук» і виконайте одну з наступних дій: • при додаванні звукових ефектів із списку виберіть один з параметрів; • при додаванні звукових ефектів з файлу виберіть параметр «Другой звук» і вкажіть потрібний файл. Відтворення компакт-дисків під час демонстрації презентації 1. Вставте компакт-диск в пристрій читання компакт-дисків. 2. В області «Слайды» в звичайному режимі клацніть слайд, для якого треба відтворити музичний супровід. 3. М «Вставка» → «Фильмы и звук» → «Запись с компакт-диска». 4. В групі «Выбор клипа» в полях «Начать с дорожки» і «Закончить на дорожке» встановите номер першого і останнього записів. (Для 212
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
відтворення тільки одного запису або частини запису введіть один і той же номер в обидва поля.) 5. В полях «Время» встановіть час початку для першого запису і час завершення для останнього запису. За замовчуванням встановлюється нульовий час для початкового запису, а для завершального запису — загальна кількість хвилин відтворення. 6. Якщо потрібно, щоб музика повторювалася безперервно, встановіть прапорець «Непрерывное воспроизведение». 7. Натисніть кнопку OK і у відповідь на запит виконайте одну з наступних дій: • для автоматичного відтворення музичного супроводу при показі слайда натисніть кнопку «Автоматически»; • для відтворення музики при клацанні значка компакт-диска натисніть кнопку «По щелчку». 8. Для уточнення параметрів припинення відтворення музики: виділіть на слайді значок компакт-диска, клацніть його правою кнопкою миші і в контекстному меню виберіть команду «Настройка анимации». 9. В області задач «Настройка анимации» клацніть правою кнопкою миші значок із стрілкою на елементі в списку «Настройка анимации», а потім виберіть команду «Параметры эффектов». 10. На вкладці «Эффект» в групі «Закончить» виконайте одну з наступних дій: • для завершення відтворення музичного супроводу клацанням миші встановіть перемикач в позицію «По щелчку» (він знаходиться в цій позиції за замовчуванням). • для зупинки відтворення музичного супроводу після закінчення показу слайда встановіть перемикач в позицію «После текущего слайда». • щоб музичний супровід продовжувався при показі декількох слайдів, встановіть перемикач в позицію «После», а потім задайте потрібну кількість слайдів. Фільми і анімовані малюнки GIF. «Фільмами» називаються фонові відео файли у форматі AVI, QuickTime і MPEG, що мають розширення AVI, 213
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
MOV, QT, MPG і MPEG. Зазвичай фільм включає промову доповідача (наприклад, реферат), який не може бути особисто присутній на презентації. Фільм можна використовувати також для демонстрації способу навчання. Анімований файл формату GIF, який має розширення GIF, також дозволяє відобразити зображення, що рухається. Анімовані малюнки GIF не є справжніми фільмами, проте вони містять декілька зображень, які змінюють одне на інше, створюючи ефект анімації. Файли цього формату часто використовуються для залучення уваги до оформлення або до веб-вузла. Фільми і анімовані малюнки GIF можна додавати на слайди з файлів, які є на комп’ютері, з Колекції картинок (Microsoft), з локальної мережі, інтрамережі або з Інтернету. Для додавання фільму або анімаційного малюнка GIF його слід вставити на окремий слайд за допомогою команд меню «Вставка». Існує декілька способів запуску вставленого відеофайлу: він може відтворюватися автоматично при показі слайда, клацанням миші або через певний інтервал часу. Він також може бути частиною анімаційного епізоду. Не зважаючи на наявність доступу в меню «Вставка», файли, що містять фільми, автоматично стають пов’язаними з презентацією, а не впровадженими в неї, на зразок малюнків або графічних об’єктів. Якщо презентацію, що має зв’язані файли, планується демонструвати на іншому комп’ютері, разом з нею повинні бути скопійовані і зв’язані файли. Циклічний повтор звуку або фільму. При циклічному повторі звуку або фільму файл відтворюється безперервно, поки не почнеться показ наступного слайда. 1. Клацніть правою кнопкою миші на слайді значка звуку або фільму. 2. В контекстному меню виберіть команду «Изменить звуковой объект» або «Изменить объект-фильм». 3. Встановіть прапорець «Непрерывное воспроизведение». Відтворення фільму або звуку автоматично або по клацанню миші. Описані нижче дії застосовуються до файлів фільмів або звукових файлів, що не входять в анімаційні епізоди або схеми анімації. 1. Клацніть правою кнопкою миші на слайді значка звуку або фільму. 2. Виберіть з контекстного меню команду «Настройка анимации». 214
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
3.
В групі «Изменение: Воспроизведение» в полі «Начать» виберіть один з наступних варіантів: • для автоматичного відтворення звуку або фільму виберіть варіант «Вместе с предыдущим»; • для відтворення звуку або фільму по клацанню виберіть команду «По щелчку». Запис мовного супроводу презентації. Презентацію може супроводити мовний супровід, що може бути корисним: • для презентацій в Інтернеті; • для занесення запису наради до архіву з метою подальшого перегляду учасниками наради, а також для прослуховування зауважень в ході презентації; • для автоматичних показів слайдів. Для запису і відтворення мовного супроводу комп’ютер повинен бути оснащений звуковою картою, мікрофоном і колонками. Мовний супровід можна записати як до демонстрації презентації, так і під час її демонстрації, що дозволить включити в запис коментарі аудиторії. Якщо мовний супровід треба створювати не для всієї презентації, його можна додати тільки до певних слайдів. Після закінчення запису мовного супроводу на кожному слайді, до якого був доданий супровід, відобразиться значок звуку. Відтворення звуку запускається або клацанням цього значка, або автоматично. Оскільки пріоритет мовного супроводу вище, ніж у всієї решти звуків, при вставці в презентацію інших звукових ефектів з автоматичним запуском вони будуть заглушені мовним супроводом. Значення часу для автоматичного переходу між слайдами. Під час запису в Microsoft PowerPoint фіксується тривалість демонстрації кожного слайда. Після закінчення запису ці значення можна зберегти або задати їх окремо. Значення тривалості демонстрації кожного слайда мають особливе значення при демонстрації презентації в автоматичному режимі. Ці значення можуть бути відключені, якщо використовувати їх в презентації не потрібно. Упровадження мовного супроводу або створення посилання на нього. Для вставки мовного супроводу можна використовувати як його впровадження, так і посилання на нього. 215
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
При впровадженні мовного супроводу звуковий файл стає частиною презентації і переміщається разом з її файлом. Проте впровадження мовного супроводу призводить до зростання розміру файлу презентації. Для зменшення розміру файлу презентації можна створити посилання на мовний супровід. При цьому звуковий файл розміщується у вказаній області жорсткого диска і відтворюється разом з презентацією. Якщо презентація демонструється на іншому комп’ютері, звуковий файл також слід скопіювати на цей комп’ютер. Продуктивність відтворення зв’язаного файлу є вищою. Додавання до мовного супроводу заміток. Через різноманітність потреб аудиторії і апаратних конфігурацій комп’ютерів можна додати замітки до мовного супроводу. Це дозволить продемонструвати презентацію слухачам з порушеннями слуху або зробити це в аудиторіях, комп’ютери в яких не оснащені звуковими картами. При збереженні презентації у форматі веб-сторінки (у форматі файлу. htm) під кожним слайдом відображатимуться замітки до нього. Якщо презентація зберігається у форматі файлу презентації (. ppt), ці замітки можна буде роздрукувати і роздати слухачам. Запис мовного супроводу. Для запису мовного супроводу запускається демонстрація презентації і записується мовний супровід для кожного слайда. Запис можна припинити і продовжити у будь-який момент. Для запису мовного супроводу потрібна наявність звукової карти, мікрофона і акустичних колонок. 1. В звичайному режимі в області «Структура» або «Слайды» виберіть значок або ескіз слайда, з якого вимагається почати запис мовного супроводу. 2. М «Показ слайдов» → Звукозапись. 3. Натисніть КН «Громкость микрофона» і дотримуйтесь інструкцій з установки рівня чутливості мікрофона. Після закінчення натисніть ОК. • Встановіть прапорець «Связать комментарий с» і натисніть кнопку «Обзор». • Виберіть потрібну папку і натисніть кнопку «Выбрать». • Натисніть кнопку OK. 216
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
4.
Якщо на кроці 1 для початку запису мовного супроводу вибрано перший слайд, перейдіть до кроку 7. Якщо вибрано інший слайд, з’явиться діалогове вікно «Запись речевого сопровождения». Виконайте одну з наступних дій: • для запуску запису з першого слайда натисніть кнопку «Первый слайд»; • для запуску запису з поточного слайда натисніть кнопку «Текущий слайд». 5. В режимі показу слайдів надиктуйте текст мовного супроводу в мікрофон. Для продовження клацніть слайд. Надиктуйте текст для цього слайду, перейдіть до наступного тощо. Запис мовного супроводу можна припинити і продовжити. Для припинення і продовження запису клацніть слайд правою кнопкою миші і в меню, що відкривається, виберіть команду «Остановить звук» або «Запустить звук». 6. Повторіть крок 5 для всіх слайдів і при переході до чорного останнього слайду клацніть по ньому. 7. Мовний супровід буде автоматично записаний і на екрані відобразиться запит про збереження значень часу показу слайдів. Виконайте будь-яку з наступних дій: • для збереження значень часу показу слайдів натисніть КН «Да». Слайди відобразяться в режимі сортувальника слайдів і під кожним слайдом буде відображено час його показу; • для відміни значення часу показу слайдів натисніть КН «Нет». Ввести дані для часу показу слайдів можна окремо. Анімації тексту і об’єктів. Анімація тексту, графіки, діаграм та інших об’єктів на слайдах підкреслює різні аспекти змісту, управляє ходом викладу матеріалів і робить презентацію більш цікавою. Для спрощення розробки анімації скористайтеся готовими схемами анімації для елементів на всіх або тільки вибраних слайдах, а також для певних елементів на зразку слайдів. За допомогою області задач «Настройка анимации» можна вибрати, де і в який момент елемент повинен з’являтися на слайді під час презентації — наприклад, вилітати з-за лівого кордону за клацанням миші. 217
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Ефекти анімації можуть застосовуватися до елементів на слайді, які знаходяться в рамках або до абзаців, що містять одиничні маркери або пункти списків. Наприклад, можна застосувати певний ефект анімації до всіх елементів на слайді або тільки до окремого абзацу з маркірованим списком. Окрім стандартних і спеціально заданих шляхів переміщення можна додати ефекти входження, виділення або виходу. Також для одного елемента можна застосувати одночасно декілька ефектів анімації — наприклад, спочатку до маркера списку застосовується ефект входження, а потім — виходу. Більшість параметрів анімації включає ряд відповідних ефектів. Це стосується засобів звукового супроводу анімацією. Ефекти анімації тексту, як правило, можна застосувати до букв, слів і абзаців. Наприклад, заголовок може з’являтися окремими словами, а не весь відразу. Ефекти анімації для тексту або об’єктів можна проглянути як для окремого слайда, так і для всієї презентації. Відкрийте презентацію, в яку слід додати ефекти анімації, а потім виконайте одну або обидві наступні дії. Застосування готової схеми анімації: 1. Якщо схему анімації необхідно додати тільки на певні слайди, виберіть потрібні слайди в області «Слайды». 2. М «Показ слайдов» → «Схемы анимации». 3. В області задач «Дизайн слайда» виберіть із списку «Применить к выделенным слайдам» схему анімації. 4. Якщо схему анімації необхідно застосувати до всіх слайдів, натисніть КН «Применить ко всем слайдам». Застосування спеціальної анімації: 1. В звичайному режимі відкрийте слайд, до тексту або об’єктів якого треба застосувати анімацію. 2. Виберіть об’єкт для анімації. 3. М «Показ слайдов» → «Настройка анимации». 4. В області задач «Настройка анимации» виконайте одну або декілька наступних дій: • якщо під час показу слайдів вимагається ввести текст або об’єкт у супроводі певного візуального ефекту, виберіть команду «Вход», а потім — потрібний ефект; 218
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
•
якщо необхідно додати певний візуальний ефект до тексту або об’єкта, який знаходиться на самому слайді, виберіть команду «Выделение», а потім — потрібний ефект; • якщо необхідно додати певний візуальний ефект до тексту або об’єкта, який викликає вилучення тексту або об’єкту зі слайду в заданий момент, виберіть команду «Выход», а потім — потрібний ефект; • якщо вимагається додати ефект, який примушує об’єкт переміщатися в межах слайда певним маршрутом, виберіть команду «Пути перемещения», а потім — потрібний ефект. Значок позначає час події анімації стосовно інших подій на слайді. Нижче наведені можливі варіанти. • Запуск по клацанню: анімація запускається клацанням слайда. • Запускати разом з попереднім: послідовність анімації запускається одночасно з попереднім елементом списку (тобто за одним клацанням виконуються два ефекти анімації). • Запускати після попереднього: послідовність анімації запускається відразу після закінчення відтворення попереднього елемента списку (тобто для запуску наступної послідовності не вимагається додаткового клацання). Настройка часу анімації. При додаванні анімації до слайдів доступні найрізноманітніші тимчасові настройки, застосування яких дозволяє вирівняти всі фрагменти анімації так, щоб вона виглядала професійно. Встановлюючи власні настройки або використовуючи наявні схеми анімації, необхідно застосовувати параметри початку анімації (включаючи затримки), трігери, швидкісні параметри або тривалість, циклічність (повторення), а також автоматичне перемотування. Можна змінити порядок появи анімації або ряду анімованих фрагментів, вибравши параметр у списку настройок анімації і перетягнувши його на інше місце списку. Стрілки розгортання і згортання дозволяють проглядати анімовані фрагменти в кожному об’єкті і переміщати їх всередині або за межами об’єкта. Стрілка, поміщена на вибраний із списку об’єкт, викликає появу на екрані меню, яке містить такі параметри, як «Время» і «Эффекты». При перегляді анімованих фрагментів на слайді 219
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
в нижній частині області задач «Настройка анимации» з’являється мініатюрна тимчасова шкала, яка відображає час демонстрації кожного анімованого об’єкта в секундах. Додаткова тимчасова шкала виглядає практично так само, як і шкала, що відображається при перегляді анімованих об’єктів. Вона дозволяє регулювати відносні тимчасові рамки анімованих об’єктів шляхом вибору елемента зі списку настройок анімації і подальшого перетягування маркера тимчасової шкали. Додавання переходів між слайдами. Виконайте одну з наступних дій: Додавання одного і того ж переходу на всі слайди в демонстрації слайдів: М → «Показ слайдов» → «Смена слайдов» → в списку виберіть потрібний ефект зміни слайдів → КН «Применить ко всем слайдам». Додавання різних переходів між слайдами: в звичайному режимі в області «Слайды» виберіть слайди, до яких необхідно додати переходи → М «Показ слайдов» → «Смена слайдов» → в списку виберіть потрібний ефект зміни слайдів. Повторіть ці дії для всіх слайдів, до яких необхідно додати переходи. Установка інтервалів часу показу слайдів. В області «Слайды» в звичайному режимі виберіть слайди, для яких необхідно встановити інтервал часу показу → М «Показ слайдов» → «Смена слайдов» → в групі «Смена слайдов» встановіть прапорець «автоматически после» → вкажіть інтервал показу слайда на екрані в секундах. Повторіть наступну процедуру для кожного слайда, для якого вимагається встановити час показу. Замітки. Для введення приміток до слайдів можна скористатися областю заміток в звичайному режимі. Введення і форматування тексту заміток виконується в звичайному режимі. Для попереднього перегляду зовнішнього вигляду роздрукованих заміток і застосованого форматування (наприклад, кольорових шрифтів) перейдіть в режим попереднього перегляду. Також в режимі попереднього перегляду можна перевірити і змінити колонтитули. Примітки до слайдів презентації можна роздрукувати у вигляді заміток і використати їх як для довідки при проведенні презентації, так і для роздачі їх слухачам, якщо замітки призначені для них, як доповнення до демонстрованих слайдів. 220
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Для збільшення розмірів, зміни положення або форматування області розміщення слайда або області заміток перейдіть в режим сторінок заміток і внесіть потрібні зміни. Додаткові параметри розмітки. Для використання ряду додаткових параметрів розмітки презентацію з Microsoft PowerPoint можна відправити до Microsoft Word. Наприклад, якщо вимагається розташувати на одній сторінці два слайди і замітку до них, це можна зробити в додатку Microsoft Word. Запуск показу слайдів презентації. Виконайте одну з наступних дій: Запуск показу слайдів з Microsoft PowerPoint: відкрийте презентацію, яку необхідно запустити в режимі показу слайдів → КН «Показ слайдов» в лівому нижньому куті вікна Microsoft PowerPoint або М «Показ слайдов» → «Начать показ» або натискуйте клавішу F5. Запуск показу слайдів з робочого столу: у вікні «Мой компьютер» або в провіднику виберіть файл презентації, який потрібно відкрити для показу слайдів → клацніть ім’я файлу правою кнопкою миші → «Демонстрация». Настройка показу презентації в безперервному циклі: М «Показ слайдов» → «Настройка презентации» → встановіть прапорець «непрерывный цикл до нажатия кнопки «Esc»». Друкування. Всю презентацію — слайди, структуру, сторінки заміток і роздавальні матеріали — можна надрукувати в кольорі, відтінках сірого або в чорно-білому режимі без сірого. Також можна надрукувати вказані слайди, сторінки заміток, видачі і сторінки структури. Більшість презентацій призначена для показу в кольорі, але слайди і видачі, звичайно, друкуються в чорно-білому режимі. При запуску друку в Microsoft PowerPoint кольори в презентації змінюються відповідно до можливостей вибраного принтера. Наприклад, якщо вибраний принтер є чорно-білим, презентація буде автоматично роздрукована у відтінках сірого. Режим попереднього перегляду дозволяє оцінити, як виглядатимуть слайди, замітки і роздавальні матеріали в чорно-білому варіанті або при друкуванні з відтінками сірого і внести потрібні зміни перед запуском друку. 221
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Також в режимі перегляду можна внести певні зміни. Можна вибрати наступні параметри: • друковані матеріали: презентація, видачі, сторінки заміток або структура; • макет для друку видач; • рамка навкруги кожного слайда (тільки при друкуванні); • орієнтація (книжкова або альбомна) для видач, заміток або структури; • колонтитули. Можна роздрукувати тільки слайди і використати їх як роздавальні матеріали. Слайди друкуються поодинці на аркуші і їх масштаб може бути вибраний відповідно до його різних розмірів. Також можна вибрати масштаб слайдів для друку на позорих аркушах (для проекційних апаратів), у вигляді слайдів на 35-міліметровій плівці або встановити спеціальні розміри і орієнтацію. Установка розмірів слайда для друку: М «Файл» → «Параметры страницы» → в списку «Размер слайдов» виберіть відповідний розмір → якщо вибрано спеціальний розмір, введіть його значення в поля «Ширина» і «Высота».
Завдання для самостійної роботи Створити презентацію з п’яти слайдів, яка включає наступні компоненти: • автоматичне переключення слайдів через заданий час; • анімацію за клацанням миші; • анімацію в автоматичному режимі; • використання шаблону оформлення; • самостійне створення фону слайду; • слайд із застосуванням розмітки слайда; • слайд, створений на порожній розмітці. Варіанти презентацій: 1. Презентація свого навчального закладу. 2. Презентація своєї спеціальності. 222
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Презентація своєї групи. Презентація себе. Презентація своїх друзів. Презентація свого міста. Презентація своєї країни. Презентація до семінару з будь-якої вибраної дисципліни. Презентація з теми «Можливості програми MS Word». Презентація з теми «Можливості програми MS Power Point Presentation».
223
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Частина VI ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
6.1. Загальні принципи роботи Вперше Outlook як самостійний додаток з’явився в пакеті Microsoft Office 97, прийшовши на зміну двом програмам попередніх версій Office: планувальнику справ Schedule+ і клієнту електронної пошти Microsoft Mail (або Microsoft Exchange). Звідси і відбувається подібна структуризація Outlook на форми-додатки і елементи-документи. Outlook пропонує інтегроване рішення з організації повідомлень електронної пошти, розкладів, задач, заміток, контактів та інших даних щодо управління ними. Новини, реалізовані в Outlook 2003, дозволяють управляти взаємодіями, організовувати свою діяльність, підвищувати ефективність спільної роботи — і все це в одному додатку. Запуск Outlook. Запуск Outlook можна здійснювати як з головного меню Windows, так і за допомогою ярлика Outlook на робочому столі: «Пуск» → «Программы» → «Microsoft Outlook». При першому запуску Outlook автоматично запускається Майстер початкової настройки. З його допомогою можна вибрати конфігурацію Outlook і налаштувати роботу з поштою. На рис. 6.1 показано головне вікно додатка з розкритим поданням Outlook сьогодні (Outlook Today). Вихід з додатка здійснюється стандартними способами Windows. Настройка меню і панелей інструментів. Розглянемо, як оптимальним чином можна налаштувати роботу меню і панелей інструментів. 224
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.1 Вікно додатка Outlook 2002
Після виконання операцій, показаних на попередньому прикладі, Outlook постійно відображатиме повний список команд меню. Також Outlook завжди показуватиме спливаючі підказки і приклади шрифтів у списку з шрифтами: {На панелі інструментів} → «Настройка...» → «Параметри» (рис. 6.2): • «Всегда показывать полные меню» • «Отображать подсказки для кнопок» • «Отображать названия шрифтов тем же шрифтом» • «Эффект при выводе меню > Соскальзывание» • «Закрыть» КН «Сброс» відновлює початкові установки для меню і панелей інструментів. Також можна набудувати відображення необхідних панелей інструментів при запуску додатку, встановивши прапорець поряд з необхідною панеллю на вкладці «Панели инструментов». 225
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.2 Параметри
Форми і елементи. Microsoft Outlook — це ряд додатків, з’єднаних в одну інтегровану інформаційну систему. Кожний з цих додатків працює з певним типом документів, в яких, власне, і зберігається відповідна інформація. В термінології Outlook документи називаються елементами, а додатки, що працюють з елементами — формами. Елементи можуть мати довільну форму (замітка, повідомлення, контакт). Більш того, їх набір може розширюватись за рахунок створення нових типів елементів. Для зберігання елементів використовується єдиний формат, але елементи кожного типу володіють певним набором полів (властивостей), в яких і зберігається інформація про елемент. Наприклад, для повідомлення в набір полів входять текст повідомлення, тема повідомлення, адресати, ознака важливості тощо. Одним із полів, обов’язковим для елементів всіх типів, є поле типу елемента, значення якого визначає, який елемент слід обробляти. Папки Outlook. Outlook зберігає елементи в папках, причому, в одній папці можуть зберігатися елементи тільки одного типу. Так, наприклад, всі 226
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
поштові повідомлення, що прийшли, зберігаються в папці «Входящие». Користувач може створити власну, з яким завгодно ступенем вкладеності, структуру папок, наприклад, папку для поштових повідомлень від певного контакту, вкладену в папку для поштових повідомлень від всіх контактів. Таблиця 6.1 Основні папки Outlook Найменування папки
Опис елементів
Outlook сегодня (Outlook Today ) Входящие (Inbox)
Містить загальну інформацію про стан всіх елементів Outlook Повідомлення електронної пошти і факси, що поступають Календарь (Kalendar) Зустрічі, події і збори. Планування особистого розкладу, календар Контакты (Contants) Інформація про особисті і ділові контакти. Адресна книга Задачи (Tasks) Планування, ведення і облік задач Заметки (Notes) Створення різних приміток Удаленные Всі видалені елементи (Delete Items) Черновики Чернетки повідомлень. Не готові до відправки по(Draff) відомлення Исходящие Повідомлення і факси, готові до відправки, але ще (Outlook) не відправлені Отправленные Копії відправлених повідомлень електронної пошти (Sent Items) Дневник (Journal) Записи особистої діяльності. Автоматичне відстежування роботи користувача з елементами Outlook і документами Office Мои документы Забезпечує швидкий доступ до вмісту папки «Мои (My Documents) документы» Избранное Забезпечує швидкий доступ до папки «Избран(Favorites) ное», в якій зберігаються вибрані папки і сторінки Інтернету Мой компьютер Відображає файлову структуру комп’ютера. Про(My Computer) відник 227
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таким чином, загальний принцип роботи з Outlook наступний: Ви відкриваєте папку, вибираєте необхідний елемент, автоматично запускається його обслуговуюча форма і елемент готовий до редагування. Вікна Outlook. Інтерфейс Outlook простий, зручний і інтуїтивно зрозумілий. Вікно Outlook складається з рядка заголовка, в якому відображається назва відкритої папки, а також стандартні кнопки згортання, розгортання і закриття вікна. Нижче під рядком заголовка розташований рядок меню, а ще нижче — панелі інструментів. Ліворуч розташована панель Outlook, на якій відображаються ярлики папок, а праворуч — панель перегляду інформації, в якій відображаються елементи вибраної папки. Зазвичай загальні настройки відображення інформації можна змінити за допомогою команди «Вид» (View). Наприклад, щоб приховати або відобразити рядок стану (внизу): «Вид» → «Рядок стану». Меню Outlook. Меню Outlook складається з семи елементів. У табл. 6.2 наводяться назви елементів меню Outlook і їх призначення. Панелі інструментів. Формально Outlook має три панелі інструментів: «Стандартная» (Standard), Web і «Дополнительно» (Advanced). Для відображення або приховання панелі інструментів є декілька способів: «Вид» → «Панель инструментов» → «Стандартная» або {На панелі інструментів або меню} → «Стандартная». Кнопки панелі інструментів «Стандартная» і «Дополнительно», як і команди меню «Действия» (Action), частково змінюються залежно від вибраної папки. Панель Outlook. Панель Outlook, розташована ліворуч у вікні Outlook, містить ярлики папок, за допомогою яких користувач може здійснювати перехід від однієї папки до іншої. Наприклад, для роботи з контактами слід натиснути ярлик «Контакты», інакше довелося б виконати наступну операцію: «Вид» → «Перейти» → «Контакты». Для активізації панелі Outlook, виберіть команду: «Вид» → «Панель Outlook». Панель «Список папок». Панель «Список папок» (Folder List) розташовується праворуч від панелі Outlook. Відобразити цю панель можна декількома способами: «Вид» → «Список папок». 228
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Таблиця 6.2. Елементи меню Outlook Назва
Призначення
Файл (File)
Команди для створення, відкриття і збереження елементів Outlook і настройки папок, команди імпорту і експорту даних, а також команди попереднього перегляду і друкування Правка (Edit) Команди для роботи з буфером обміну, команди видалення і переміщення елементів, а також команда визначення категорії елемента Вид (View) Команди для зміни інтерфейсу і представлення елементів Избранное Команди для роботи з елементами папки «Избранное», в (Favorites) якій зберігаються посилання на Web-сторінки, які цікавлять Вас Сервис (Tools) Команди пошуку елементів, настройки панелей Outlook і параметрів додатку в цілому, команди запису макросів і створення форм, а також організатор і адресна книга Действия Набір цих команд, на відміну від попередніх, змінюється (Action) від вибору папки. Тут знаходяться команди для безпосередньої роботи з елементом. Так, наприклад, для заміток це всього дві команди «Создать заметку» і «Переслать» Справка (Help) Команди довідкової системи Outlook
Панель «Список папок» служить для відображення всієї структури папок Outlook, на відміну від панелі Outlook, яка містить лише ярлики деяких папок. Панель перегляду інформації. Панель перегляду інформації є основною частиною головного вікна Outlook і розташовується праворуч від панелей «Список папок» і Outlook. На цій панелі відображаються елементи поточної папки з її основними інформаційними полями. Для перегляду ж всіх інформаційних полів необхідно виділити необхідний елемент і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відкрити елемент для повного перегляду можна також за допомогою команди «Відкрити» меню «Файл» (рис. 6.3). 229
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.3 Панель перегляду інформації і елемент «Встреча»
Можна змінити поточне представлення інформації вибравши варіант з пропонованого списку або набудувавши подання самостійно: «Вид» → «Текущее представление» → «Представление». Панель «Заголовок». Панель «Заголовок» розташовується відразу під панелями інструментів і містить назву поточної папки. Крім цього, на панелі присутні кнопки «Назад» і «Вперед» (ліворуч). Outlook відстежує дії користувача і якщо Ви хочете повернутися на кілька дій назад, достатньо натиснути кнопку «Назад». Клацання миші на позначку назви папки в даній панелі розкриває список папок. Основні операції над елементами. Створення елемента. Операцію щодо створення елемента можна виконати декількома способами: М «Файл» → «Создать» → «Встреча» або М «Действия» → «Новая встреча» (+) або КН «Создать» {на панелі інструментів «Календарь»} або КН «Новая встреча» (на панелі перегляду інформації}. Після виконання будь-якої з перелічених вище команд з’явиться форма для елемента «Встреча» (рис. 6.4). 230
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.4 Створення нового елемента «Встреча»
Введення інформації. Після створення елемента слід ввести необхідну інформацію в поля форми. При заповненні деяких полів можна скористатися кнопками, що викликають діалогові вікна, за допомогою яких можна заповнити необхідне поле. Характерним прикладом є КН «Контакт» (Contact), за допомогою якої можна викликати діалогове вікно, в якому вибирається контакт для даної зустрічі. Збереження, відкриття і видалення. Після заповнення полів форми потрібно зберегти елемент: «Сохранить» і «Закрыть» (На панелі інструментів форми) або +<S>. Іноді необхідно змінити деяку інформацію елемента, для чого цей елемент необхідно знову відкрити. Відкриття елемента: виділіть елемент → М «Файл» → «Открыть» > «Выделенные документы» (+) або {Элемент}. Після відкриття форми елемента можна приступати до його редагування. Після того, як всі зміни внесені, необхідно знову виконати команду «Сохранить» і «Закрыть» (Save and Close). 231
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
При довгій роботі з Outlook може нагромадитися досить багато непотрібної інформації, яку рекомендується видаляти. Видалення елементів аналогічна видаленню файлів в Провіднику Windows: виділіть елемент → «Правка» → «Удалить» (+) або КН «Удалить».
6.2.
Календар
Багато людей для планування своєї діяльності використовують всілякі календарі, щоденники або, кінець кінцем, просто лист паперу, який, як правило, втрачається, забуваючи нагадати господарю про важливу зустріч, захід або подію. Календар Outlook — це сучасний засіб планування особистої діяльності, який дозволяє відмовитися як від паперових аналогів, так і від деякого ряду електронних. Для відкриття календаря клацніть по ярлику «Календарь» (Calendar) на панелі Outlook або М «Вид» → «Перейти» → «Календарь». На панелі перегляду інформації відобразиться вміст папки «Календарь» (рис. 6.5). За замовчуванням панель перегляду інформації Календаря розділена на такі частини: • панель «Календарь» (зліва вгорі). Відображає дні поточного і подальшого місяця. Поточний день виділений і обведений в рамку. • панель «Список встреч» (праворуч). Відображає поточний день за годинником, з призначеними на нього зустрічами, зборами і подіями. Для відображення більшої кількості місяців можна збільшити розмір «Календаря» за допомогою перетягування меж між панелями «Список встреч» (CalendarPad) і «Задачи» (TaskPad). За замовчуванням Календар Outlook відкривається, відображаючи панель «Календарь» з активним поточним днем і панель «Список встреч» з почасовим розкладом зустрічей на цей день. Поточний день — це день, встановлений на внутрішніх годинниках комп’ютера. Змінити поточну дату можна в діалоговому вікні «Дата/ время» (Adjust Date/Time) на панелі управління Windows. Один із способів змінити активний день — клацнути мишею по ньому в «Календар». При цьому активний день буде відзначений інверсійним виділенням, 232
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.5 Календар Outlook
а поточний залишиться обведеним в рамку. Більш того, панель заголовка «Календаря» відобразить назву активної дати, а панель «Список встреч» — зустрічі активного дня. Переміщаючись за допомогою стрілок у верхній частині «Календаря», можна перейти до дати, яка не відображається в ньому за замовчуванням. Стрілка, направлена праворуч, відповідає переходу до майбутніх місяців, ліворуч — до минулих. Ще більш простий спосіб переходу до необхідної дати — клацнути по назві місяця в «Календарі», після чого з’явиться список, який містить сім місяців: три попередніх, поточний і три майбутніх. Можна скористатися універсальним діалоговим вікном «Переход к дате» (Go to Date): «Вид» → «Перейти» → «Перейти к дате...» або +. Після закінчення роботи з активним днем можна швидко перейти до дня поточного: «Вид» → «Перейти» → «Сегодня» або КН «Сегодня». Подання. Подання — це формат відображення інформації на панелі «Список встреч». Є чотири основні подання: «День» (Day), «Рабочая 233
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.6 Подання «Рабочая неделя»
неделя» (Work Week), «Неделя» (Week) і «Месяц» (Month). Для переходу від одного подання до іншого існує декілька способів: М «Вид» → «День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц або КН День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц» або (День в Календарику} або + або +. Подання «День». При відкритті папки «Календарь» (Calendar) за замовчуванням з’явиться подання «День» (Day). В цьому поданні список зустрічей складається з часової шкали і власне поля із списком зустрічей (розкладом). Часова шкала за замовчуванням розбита на 30-хвилинні проміжки, при необхідності можна зменшити або збільшити хвилинний метраж проміжку. Підведіть покажчик до часової шкали, клацніть правою кнопкою миші і виберіть необхідну величину зі списку. Розклад служить для відображення намічених зустрічей. При стандартній часовій шкалі в розкладі поміщаються тільки 8 робочих годин, вони виділені жовтим кольором, а решта годинника — темно-жовтим. Подання «День» (Day) є зручним при плануванні або перегляді зустрічей і подій, намічених на конкретний день, оскільки розклад в даному 234
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.7 Подання «Неделя»
поданні відображає достатню інформацію, яка не вимагає відкриття форми для перегляду основних властивостей елемента. Подання «Рабочая неделя». Подання «Рабочая неделя» (Work Week) за замовчуванням відображає п’ять розкладів від понеділка до п’ятниці, включаючи активний день (рис. 6.6). Дане подання зручне для порівняння почасової завантаженості в різні дні робочого тижня. Зважте на те, що в даному поданні «Календарь» виділив всі дні робочого тижня. Взагалі можна виділити групу, яка складається з будь-якого числа днів. Для цього виділите необхідний день в «Календарі» і, не відпускаючи ліву кнопку миші, розтягніть виділення на декілька днів. Для виділення непослідовних днів виділіть один з них і, утримуючи клавішу натиснутою, виділіть решту днів. Подання «Неделя». Подання «Неделя» (Week) дуже відрізняється від двох попередніх. Панель «Список встреч» відображає розклад семи днів. Але даний розклад не є таким детальним, як в поданні «День» (рис. 6.7). 235
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.8 Подання «Месяц»
В цьому випадку «Календарь» виділив весь тиждень. Так само, як і у випадку з поданням «День», можна виділити декілька тижнів в «Календарь», але, на відміну від днів, обмежень на виділення тижнів немає. Оскільки в цьому поданні можна переміщатися від одного тижня до іншого, використовуючи лінійку прокрутки, справа на панелі представлений «Список встреч». Рух повзунка вгору відповідає переміщенню в минуле, вниз — в майбутнє. Подання «Месяц». І, нарешті, останнє подання — «Месяц» (рис.6.8). Подання «Месяц» (Month) зовні дуже схоже на подання «Неделя» (Week), якщо не вважати, що в цьому поданні відображається цілий місяць. Якщо в даному поданні не видні «Календарь» і панель «Задачи», пересуньте праву межу панелі «Список встреч» ліворуч. «Календарь» виділив цілий місяць. До речі, на панелі «Список встреч» непарні місяці затінюються, що дозволяє виразно бачити межі місяців при переході за допомогою смуги прокрутки справа. 236
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
6.3.
Зустрічі
Раніше часто згадувалися такі слова, як «зустріч», «подія» і «збір». Дані слова мають в Outlook особливе значення, дещо відмінне від звичайного тлумачення. Зустріч (Appointment) — це захід, для якого резервується час в календарі, на який ніхто не запрошується і для якого не притягуються спеціальні ресурси. Виходячи з цього, зустріч з Іваном Івановичем або перегляд телепередачі увечері — зустріч. Збір (Meeting) — це зустріч із запрошенням осіб або залученням ресурсів. Головна відмінність зустрічі від збору полягає в тому, що його необхідно погоджувати з іншими учасниками збору. При плануванні збору учасникам розсилається спеціальна форма, в якій збираються дані про їх зайнятість в призначений період. Outlook підсумовує отримані дані і пропонує варіанти часу проведення збору. Також можна погоджувати і ресурси, наприклад, приміщення для збору, проектор, бланки договорів тощо. Ресурс (Resource) — це будь-які засоби, необхідні для збору. Ресурси мають власний розклад, за яким можна погоджувати їх використання. Подія (All day Event) — це захід тривалістю більше 24 годин. Прикладами подій можуть бути: виставка-ярмарок, Олімпійські ігри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними (наприклад, день народження), тобто відбуватися раз на рік в певний день і звичайними, тобто відбуватися одного разу і протікати протягом одного або декількох днів. Створення нової зустрічі. Для створення зустрічі існує декілька способів: М «Файл» → «Создать» → «Встреча» або + або М «Действия» → «Новая встреча» або КН «Создать». Форма «Встреча» (Appointment) має власний рядок меню і панель інструментів, а також дві вкладки: «Встреча» (Appointment) і «Доступность участников» (Scheduling). Прапорець «Собрание по сети» (This is online meeting using) відкриває спеціальну панель для повідомлення передбачуваних учасників. Для зазначення часу початку і закінчення зустрічі можна вводити дані вручну або вибираючи їх зі списків, що розкриваються. Зустріч не повинна 237
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
проходити більше 24 годин, оскільки в іншому випадку вона стає подією. А також зустріч на подію перетворюється встановленням прапорця «Целый день» (All Day Event). У випадку помилкової або конфліктуючої інформації Outlook ввічливо попереджає або діалоговим вікном, або повідомленням у вигляді жовтої смуги вверху форми. Установка повідомлення. Запланована зустріч дуже легко може не відбутися, якщо про неї вчасно не пригадати. Outlook дає можливість користувачу не турбуватися за своєчасне і планомірне повідомлення про майбутні зустрічі. Причому повідомлення може бути не тільки візуальним, але, за наявності відповідного устаткування, і звуковим. Існує чотири допустимі реакції на повідомлення: • «Прекратить» (Dismiss) — вимкнути повідомлення і видалити його з екрана; • «Прекратить все» (Dismiss All) — вимкнути всі повідомлення; • «Отложить» (Snooze) — тимчасово відключити повідомлення і отримати його знову через будь-який інший час, встановлений внизу діалогового вікна; • «Открыть» (Open Item) — відкрити зустріч для перегляду або редагування інформації. Повідомлення з’являються тільки тоді, коли Outlook активізований. Якщо повідомлення повинне було з’явитися, а Outlook не був завантажений і час зустрічі пройшов, то наступного разу, при запуску додатку воно з’явиться з поміткою «Просрочено» (Overdue). Кожному моменту часу в «Календарь» відповідає певний стан зайнятості користувача (Show time as). Цей параметр дуже важливий при плануванні зборів, при автономній роботі його призначення практично втрачає значення. Існує всього чотири стани: • «Занят» (Busy) — синій квадратик; • «Свободен» (Free) — білий квадратик; • «Нет на работе» (Office) — бордовий квадратик; • «Под вопросом» (Tentative) — смугасто-голубий квадратик. Кольори в дужках служать для відображення стану зайнятості на панелі «Список встреч». За замовчуванням час без зустрічей Outlook 238
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
визначає, як вільний. І навпаки, час, відведений для зустрічей, — як зайнятий. Хоча можна змінити цей стан на будь-який інший. Наступний параметр «Метка» (Label) визначає характер зустрічі. За замовчуванням Outlook має одинадцять позначок від «Нет» (None) до «Телефонный звонок» (Phone Call). Зустріч, відзначена спеціальною позначкою, відображатиметься в поданнях «Календарь» з відповідним кольоровим фоном, що дозволяє фокусувати увагу на характері майбутніх зустрічей. Можна змінити стандартні назви позначок на потрібні, тобто привласнити певній кольорової характеристиці власну назву: М «Правка» → «Метка» → «Изменить подписи...». Користувач може також встановити ступінь важливості майбутньої зустрічі. Наприклад, «Высокая» (High), щоб відрізняти найважливіші зустрічі від звичайних. Опис зустрічі. Часто при плануванні зустрічі інформації тільки про тему, місце і час її проведення буває не достатньо. Де розмістити будьякі позначки, зауваження або пропозиції для запланованої зустрічі? Для введення такої додаткової інформації і служить поле «Описание встречи» в нижній частині форми «Встреча» (Appointment). Причому записом цього поля може бути не тільки текст, але і малюнок, звукозапис, елемент Outlook тощо. Більш того, записом даного поля може бути будьякий файл користувача. Контакти зустрічі. Наступне поле, яке знаходиться в нижньому лівому куті форми «Встреча» (Appointment), служить для вказівки контактів, пов’язаних з даною зустріччю. З’єднання контакту із зустріччю можна розглядати, як додаткову інформацію про зустріч (конкретно про її учасника), але вона знаходиться не в полі «Описание встречи», а в полі «Контакты» (Contacts). Подібний розподіл дуже зручний, оскільки при додаванні імені зразу ж додається і вся інформація про нього. З’єднання контакту із зустріччю не робить зустріч зборами. Оскільки, по-перше, планування зібрання — це комунікаційний процес, а, по-друге, зв’язаний контакт може і не погоджувати свої плани засобами Outlook. Робота з категоріями. Категорії (Categories) — це загальний засіб Outlook для впорядковування елементів. Хоча тут буде детально описано 239
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
завдання категорій для зустрічей, все викладене нижче можна аналогічно застосувати і до будь-якого іншого елемента Outlook. При достатньо тривалій роботі з Outlook у Вас нагромадиться море корисної і даремної інформації. При бажанні отримати необхідні відомості можна витратити багато годин і все одно не домогтись необхідного результату. Робота з хаотичною, неврегульованою і незгрупованою безліччю елементів не зручна і не ефективна. Універсальним засобом впорядкування інформації є призначення категорій, загальний принцип роботи з якими полягає в наступному. Для кожного елемента визначається належність до тієї або іншої категорії. Після призначення категорій всім елементам їх можна групувати, створювати умови пошуку за категоріями і т. д. Більш того, безперервний процес призначення категорій новим елементам дозволяє у декілька разів спростити вищезазначені процедури. Але від загальних принципів перейдемо до конкретних прикладів. Діалогове вікно «Категории» (Categories) відображає список існуючих категорій з прапорцем біля кожної. Таким чином, можна вибрати декілька категорій для одного елемента. При виборі категорій не слід виділяти всі прапорці, але і не варто відзначати тільки один, оскільки це зменшує вірогідність знаходження елемента. Золотою серединою в даному випадку є призначення двох-трьох категорій. Головний список категорій. Категорії Outlook є дуже зручним засобом для групування інформації, але, маючи в наявності тільки двадцять стандартних категорій, не можна побудувати дійсно повноцінну структуру груп. Безумовно, Outlook має можливість додавання і видалення категорій із загального списку. Крім розібраних операцій додавання і видалення категорій існує ще одна — «Сброс» (Reset). Натиснення цієї кнопки відновлює первинний набір категорій. Категорії є загальним засобом для всіх елементів Outlook. Тому слід розглядати роботу з категоріями не тільки відносно зустрічей, але й відносно задач, контактів, повідомлень тощо. Призначайте категорії регулярно і для всіх елементів. Це дозволить створити структуровану систему інформації. 240
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Зустріч, що повторюється. Крім одиничних зустрічей в нашому житті відбуваються зустрічі періодичні. Для планування подібних зустрічей можна було б створювати ряд одиничних, але Outlook дає можливість користувачу спростити подібну процедуру: М «Действия» → «Создать» повторяющуюся встречу. Ще одним способом створення зустрічі, що повторюється, є її перетворення з одиничної. В розкритому вікні «Встреча» (Appointment) натисніть кнопку «Повторение» (Recurrence), після чого з’явиться діалогове вікно «Повторение встречи». Події і свята. Головна відмінність події від зустрічі полягає в тому, що Outlook резервує для нього не часовий проміжок часу, а виділяє цілий день і більше. Робота з подією практично аналогічна роботі із зустріччю, тому тут буде розглянуто лише характерні для роботи з подіями прийоми: М «Действия» → «Создать событие на целый день» або {Форма зустрічі} → «Целый день».
Рис. 6.9 Діалогове вікно «Добавление праздников в календарь» 241
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Процедура створення подій, що повторюються, аналогічна процедурі створення зустрічей, що повторюються. Особливим випадком у зв’язку з цим служить призначення свят і особливих днів. Існує два види свят: особисті і загальні. Для створення особистого свята, наприклад, дня народження брата, слід скористатися вищевикладеними методами і створити подію, що повторюється, за шаблоном «Ежегодно». Для внесення ж загальних свят слід підключити бібліотеку свят до календаря, позбавивши себе від болісного введення «червоних дат»: М «Сервис» → «Параметры» → «Настройки Параметры календаря» → «Добавить праздники» → «Украина» (рис. 6.9). Ви можете вибрати свята будь-якої іншої країни. Причому у разі збігу свят, наприклад Новий рік, Outlook відображатиме їх як дві різні події. Стандартні подання «Календаря». Перехід від одного стандартного подання до іншого: М «Вид» → «Текущее представление» → «Представление». В табл. 6.3 наведені описи семи стандартних подань Календаря. Таблиця 6.3 Подання
Елементи, що відображаються
День/Неделя/Месяц (Day/Week/Month) День/Неделя/Месяц (с автопросмотром) (Day/Week/Month with Auto Preview) Активные встречи (Active Appointments) События (Events) Ежегодные события (Annual Events) Повторяющиеся встречи (Recurring Appointments) По категориям (By Categories)
Список всіх зустрічей, подій і зборів для дня, тижня або місяця відповідно Те ж, що і подання День/Неделя/Месяц, плюс відображення перших рядків тексту в елементах. «Равносильно» додаванню «Области просмотра» Список всіх зустрічей і зборів зі всіма їх подробицями, починаючи з поточного дня Список всіх подій і їх подробиці Список всіх подій, що відбуваються раз на рік, і їх подробиці Список зустрічей, що повторюються, і їх подробиці Список всіх елементів «Календаря», згрупованих за категоріями, і їх подробиці
242
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
По суті, всі подання мають деяку табличну структуру, наприклад, в поданні «По категориям» (Categories) інформація розподілена по стовпцях. Кожний стовпець відповідає певному полю: піктограма, вкладення, тема, місце розташування, початок, кінець, шаблон повторення і категорії. У свою чергу, елементи згруповані за типом, в даному випадку — за категоріями. На початку кожної групи відображається її заголовок і загальна кількість елементів, що входять до неї. Зліва від заголовка розташована кнопка, за допомогою якої можна розвернути і скрутити групу. В згорнутому стані ця кнопка має значок (+), а в розгорненому — (–). Для розкриття або згортання всіх груп подання зручно скористатися наступною командою: М «Вид» → «Развернуть/свернуть группы» → «Развернуть все». Сортування. Подання «По категориям» (Categories) відображає групи елементів з однаковими категоріями. Якщо для елемента призначено більше однієї категорії, то він відображається кілька разів в різних групах. Розбиття інформації за категоріями є лише першим ступенем її структуризації. Іноді цього цілком достатньо, але у тому випадку, коли категорія містить велику кількість елементів, необхідний додатковий етап впорядковування. За замовчуванням в більшості уявлень елементи відсортовані за часом їх початку. Outlook дозволяє сортувати за будь-яким полем елемента. Для цього необхідно просто клацнути по однойменній назві стовпця. Якщо трикутник поряд з назвою направлений вгору, то елементи впорядковані за збільшенням, якщо вниз — за зменшенням.
6.4.
Задачі
В термінології Outlook задачею (Task) називається доручення особистого або службового характеру, за виконанням якого можна прослідкувати. Задача буває разовою або такою, що повторюється. Повторення задачі відбувається з рівними інтервалами або залежно від дати її виконання. Наприклад, задачею може бути відправка керівнику звіту в останню п’ятницю кожного місяця або візит у перукарню через місяць після попередньої стрижки. 243
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.10 Форма «Задача»
Далі будуть розглянуті наступні можливості Outlook: створення одиничних задач і тих, що повторюються, ведення задач, подання задач, призначення задач тощо. Створення одиничної задачі. Створення одиничної задачі аналогічне створенню зустрічі. Найпростішим способом є подвійне клацання лівою кнопкою миші в рядку з написом «Щелчок добавит элемент Задача» (Click here to add а new Task). З’явиться форма «Задача» (Task), показана на рис. 6.10. Після відкриття форми «Задача» за замовчуванням відкривається вкладка «Задача» (Task) і курсор знаходиться в полі «Тема» (Subject). Визначення стану, готовності і важливості задачі. Будь-яка задача характеризується спеціальними параметрами: станом (Status) і готовністю (Complete). Як видно з назви, ці два параметри визначають стан задачі на даний момент, але в першому випадку якісно, а в другому — у відсотковому співвідношенні. 244
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Таблиця 6.4. Співвідношення значень полів «Состояние» і «Готово» Значення стану
Значення готовності
Не началась
0%
Выполняется
0–99 %
Завершена
100 %
В ожидании
0–99 %
Отложена
0–99 %
За замовчуванням Outlook визначає для нової задачі в полі «Состояние» (Status) значення «Не началась» (Not Started). Крім цього стану існують ще чотири: «Выполняется» (In Progress), «Завершена» (Completed), «В ожидании» (Waiting for something else), «Отложена» (Deferred), значення яких зрозуміле з назви. За замовчуванням значення поля «Готово» (Complete) дорівнює 0 %. Природно, що значення полів «Состояние» і «Готово» тісно пов’язані. Нижче наведена таблиця співвідношення значень цих полів (табл. 6.4). У процесі виконання задачі необхідно змінювати значення цих полів — таким чином можна відстежувати роботу над задачею. Нарешті, останнє поле, що входить до цієї групи, — «Важность» (Importance). Дане поле має три значення: «Высокая» (High), «Обычная» (Normal) і «Низкая» (Low). За замовчуванням всім новим задачам Outlook привласнює звичайну важливість. Повідомлення, описування задачі та її виконавець. Установка повідомлення для задачі схожа на установку повідомлення для зустрічі, тільки на відміну від останньої, нагадування про задачу встановлюється на певну дату і час. За замовчуванням Outlook встановлює повідомлення на 9:30 ранку в день завершення задачі. Проте користувач може змінити дату і час. Так само, як і у випадку із зустріччю, користувач може змінити формат звукового повідомлення, натиснувши на кнопку з піктограмою гучномовця і вказавши необхідний файл для програвання. 245
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.11 Вкладка «Подробно» форми «Задача»
Зміна часу повідомлення, встановлюваного за замовчуванням: М «Сервис» → «Параметры» → в діалоговому вікні «Параметры» (Options), на вкладці «Настройка» (Preferences), змініть значення поля «Оповещение» (Reminder time) для задачі. Поле «Описание задачи» служить для введення будь-якої додаткової інформації. Це поле може містити текст з описом задачі, а також приєднані файли та інші упроваджені об’єкти. При створенні задачі передбачається, що вона виконуватиметься користувачем, тому він автоматично призначається відповідальним за задачу або, в термінології Outlook, стає її власником (Owner). Значення для цього поля береться з поля «Имя пользователя» (User Name), яке Ви заповнювали при установці і настройці Outlook. При автономній роботі над задачею значення цього поля втрачає сенс, але при перекладанні виконання задачі на іншу особу використання цього параметра стає вельми актуальним. Після початку роботи над задачею слід обновляти інформацію про стан, змінюючи значення «Не началась» (Not Started) на «Выполняется» 246
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.12
Діалогове вікно «Повторение задачи» (In Progress), і про готовність, збільшуючи значення з 0 до 100 %. Крім цих значень можна змінювати будь-які інші параметри задачі, продовжувати термін задачі або переносити дату початку, знижувати або підвищувати важливість тощо. Більш того, якщо необхідно ввести більш докладну інформацію, скористайтеся вкладкою «Подробно» (Details), зовнішній вигляд якої показаний на рис. 6.11. На цій вкладці можна вносити інформацію про витрати, додаткові контакти, витрачений час тощо. Задача, що повторюється. Задачі можуть бути тими, що повторюються і їх створення аналогічне створенню зустрічей, але, на відміну від подій і зустрічей, для задач можуть бути встановлені два принципово різних режими повторення. В першому режимі повторення відбувається в наперед зафіксовані дні, а в другому — прив’язується до дати завершення попередньої задачі. Наприклад, здача матеріалу у видавництво, намічена на 25-е число кожного з чотирьох місяців (05, 06, 07, 08), — це 247
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
перший режим, а відвідини перукарні через місяць після попередньої стрижки — другий (рис. 6.12). В поданнях папки «Задачи» (Tasks) відображається тільки найближча за датою завершення копія задачі, що повторюється. Якщо така задача прострочена, то відображатися буде лише прострочена задача. Тільки при відмітці цієї задачі як виконаної з’явиться наступна. Табличні подання задач. Існує десять стандартних подань задач. В табл. 6.5 наведений повний список цих уявлень з їх описом. Таблиця 6.5 Стандартні подання задач Подання Простой список (Simple List) Подробный список (Detail List)
Елементи і поля, що відображаються
Містить всі задачі з короткою інформацією про кожну (значок, завершена тема, термін) Містить всі задачі, але, крім простої інформації додатково відображає наступні поля: важливість, вкладення, стан, готовність, категорії Активные задачи Містить тільки незавершені задачі, включаючи про(Active Task) строчені Следующие семь дней Містить задачі з терміном виконання в найближчий (Next Seven Day) тиждень Просроченные задачи Містить незавершені задачі з минулим терміном за(Overdue Task) вершення По категориям Відображає всі задачі, згруповані за категоріями (By Categories) і відсортовані за датами завершення в кожній категорії Назначение Містить задачі, призначені іншим користувачам, (Assignment) відсортовані за іменами користувачів По ответственным Містить задачі, згруповані за іменами користува(By Personal чів, відповідальних за них, і відсортовані за датами Responsible) завершення для кожного відповідального Завершенные задачи Містить завершені задачі (Complete Tasks) Временная шкала для Відображає задачі в хронологічному порядку в задач (Task Timeline) графічному уявленні 248
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Подання «Временная шкала для задач». Окрім табличних подань, описаних в цьому і попередньому пункті, Outlook має подання «Временная шкала для задач» (Task Timeline). Виберіть це подання з списку «Текущее представление» (Current View). В даному поданні задачі відображаються у вигляді сірої смуги, проведеної уздовж всього часового інтервалу, відведеного на її розв’язання. Задачі без дати завершення не відображаються в цьому поданні. Задачі без дати початку відображаються у вигляді одиничного значка задачі на рівні дати завершення. При підведенні курсору миші до смуги задачі з’являється підказка з її назвою. Подвійне клацання по цій смузі викликає появу форми «Задача» (Task). Часова шкала має чотири режими відображення: «Сегодня» (Today), «День» (Day), «Неделя» (Week) і «Месяц» (Month). Зміна режиму відбувається при клацанні по відповідній кнопці на панелі інструментів «Стандартная» (Standard). Переміщення за часовою шкалою здійснюється за допомогою лінійки прокрутки в нижній частині вікна або за допомогою діалогового вікна «Переход к дате» (Go to Date). В цьому поданні можна групувати елементи, додавати деякі поля, проводити відбір задач, що відображаються, а також змінювати деякі додаткові настройки. Не дуже зручно підводити курсор до смуги задачі для відображення її назви, буде більш наочним, якщо назва відображатиметься разом із смугою задачі. Тут же можна змінити і шрифт для назви задач на більш жирний. Відображення задач в календарі. За замовчуванням всі подання мають три стовпці: піктограма, стан і тема, але користувач може змінити подання «Панелі задач» в «Календарі». Для цього підведіть курсор до заголовка панелі, клацніть правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду «Изменить текущее представление» (Customize current view). Якщо піктограма відображена із стрілками, що обертаються, то задача є тією, що повторюється. Якщо прапорець стану зображений з галкою, то задача є завершеною. Більш того, користувач може клацанням миші по цьому прапорцю переводити задачу із стану «Выполняется» (In Progress) в стан «Завершена» (Complete) і навпаки. 249
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
6.5.
Контакти
Особиста і ділова діяльність людини практично не можлива без спілкування з людьми. Для зберігання інформації про цих людей використовуються всілякі записники, як електронні, так і паперові. Використовування засобів Outlook значно спрощує всі процедури, пов’язані з комунікаційною діяльністю, такою як відправка листів, телефонні дзвінки, призначення задач, організація зборів тощо. Аналогом записника в Outlook є папка «Контакты» (Contacts), що служить сховищем ділових відомостей і даних про людей, з якими треба підтримувати зв’язок. В папці «Контакты» можуть зберігатися адреса електронної пошти, поштові адреси, декілька номерів телефонів та інші відомості, що стосуються контактної особи, наприклад, відомості про день народження або дати якої-небудь події. Взагалі елемент «Контакт» може містити більше ста стандартних полів з відомостями про кореспондента.
Рис. 6.13
Подання «Адресные карточки» папки «Контакты» 250
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.14 Форма «Контакт»
Створення контакту. При відкритті папки «Контакты» у вікні Outlook з’являється подання «Адресные карточки» (Address Cards), зображене на рис. 6.13. У разі першого відкриття Outlook папка «Контакты» може не містити елементів, тому область відображення буде порожньою. Рядок стану в нижній частині вікна показує загальне число елементів у вибраній папці. Для створення контакту натисніть кнопку «Создать» (New) на панелі інструментів або двічі клацніть по порожньому місцю у вікні перегляду інформації. З’явиться форма «Контакт» (Contact), зображена на рис. 6.14. Введення загальної інформації про контакт. За замовчуванням форма «Контакт» відображається з відкритою вкладкою «Общие» (General), яка містить п’ять областей з полями загальної інформації про контакт: • ім’я контакту; • телефони; • адреса; • електронна пошта і WWW-адреса; 251
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
• опис; • введення імені контакту. Якщо існує декілька контактів з однією і тією ж організацією, то після заповнення форми для одного контакту подальші можна створювати за шаблоном першого. Таким чином, досягається однозначність у назві організації для різних контактів. Виділіть контакт, що належить даній організації → М «Действия» → створити контакт в тій же організації → М «Сервис» → «Параметры настройки» → «Параметры контактов» → «По полному имени Имя (Отчество) Фамилия». Введення телефонного номера і адреси контакту. Наступна область загальної інформації про контакт — телефони. За замовчуванням форма «Контакт» відображає чотири основні види телефонних номерів: «Домашний» (Home), «Рабочий» (Business), «Факс рабочий» (Business Fax) і «Сотовый» (Mobile). Введення адреси електронної пошти, Web-сторінки і IМ-адреси. За замовчуванням для кожного контакту зберігається інформація про три адреси електронної пошти (e-mail address): «Ел. Почта» (E-mail), «Ел. почта 2» (E-mail 2), «Ел. почта 3» (E-mail 3), одну WWW-сторінку в Інтернеті і одну адресу Internet Mail. Після введення адреси електронної пошти в полі «Краткое имя» (Display as) з’явиться рядок, який відображатиметься в полі «Кому» (То) при складанні електронних листів даному контакту. Опис. Останні чотири поля вкладки «Общин» (General) форми Outlook: «Описание» (Notes), «Контакты» (Contacts), «Категории» (Category), «Частное» (Private). Іноді корисно вкладати в полі «Описание» файл зі сканованою фотографією контакту. Введення додаткової інформації. Окрім вкладки Загальні, у форму «Контакт» входять ще чотири вкладки: «Подробности» (Details), «Действия» (Activities), «Сертификаты» (Certificates), «Все поля» (All Fields). На вкладці «Подробности» існує чотири області з полями, які доповнюють загальну інформацію про контакт: • «Деловые подробности». Тут можна ввести додаткову інформацію про відділ і кімнату, в якій працює контактна особа, про її керівника і помічника; 252
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
•
«Личные подробности». Вноситься інформація про день народження, його сімейний стан і псевдонім (або прізвисько); • «Оперативные настройки NetMeeting». Сюди вводяться ім’я ILSсерверу і поштове ім’я даного контакту, якщо він зареєстрований службою NetMeeting; • «Сведения о занятости в Интернете». Дається адреса Web-сторінки, на якій розміщені відомості про зайнятість контактної особи. На вкладці «Действия» відображаються всі дії, пов’язані з контактом або призначені йому (зустрічі, задачі, контакти, повідомлення тощо). За замовчуванням Outlook показує всі дії, пов’язані з контактом, але можна вибрати визначені дії, які цікавлять Вас на даний момент, за допомогою списку, що розкривається, «Показать» (Show). Подвійне клацання мишею по будь-якому елементу в інформаційному вікні вкладки «Действия» відкриє форму цього елемента для редагування. Вкладка «Сертификаты» служить для призначення певного цифрового сертифіката безпеки при відправці повідомлень даному контакту. І нарешті, остання вкладка «Все поля» дає можливість користувачу вводити і проглядати інформацію, яка не відображається як окремі поля на вкладках форми «Контакт». Якщо ви хочете внести інформацію про контакт, для якого не існує стандартного поля, можна створити його спеціально. Наприклад, Outlook не має полів для метричних характеристик контакту (вага, зріст і т. д.). Список розсилки. Дуже часто в діловій практиці вимагається виконати одну і ту ж процедуру для кількох контактів. Наприклад, відправити факс з цінами всьому списку клієнтів, відправити повідомлення або запрошення на збір всім учасникам проекту. Звичайно ж, можна витратити час на виконання цих операцій для кожного контакту окремо, але Outlook дає можливість об’єднання подібних контактів у спеціальні списки розсилки, за допомогою яких численні однотипні операції перетворюються на одну: М «Действия» → «Создать список рассылки». Подання папки «Контакты». Папка «Контакты» має сім стандартних подань. В табл. 6.6 наведено їх короткий опис. 253
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таблиця 6.6 Стандартні подання папки «Контакты» Подання
Елементи і поля, що відображаються
Адресные карточки у вигляді візитної картки. Справа у вікні подання (Address Cards) знаходиться панель алфавітного пошуку, за допомогою якої можна швидко переміщатися по елементах папки Подробные адресные Дане подання аналогічне попередньому, за виняткарточки (Details ком того, що елементи відображаються з більш поAddress Cards) вною інформацією Список телефонов Табличне подання всіх контактів. Відображає всі (Phone List) елементи і наступні поля: «Вложение», «Отметка», «Имя», «Организация», «Хранить как» і «Телефоны» По категориям Стандартне подання елементів, згрупованих за ка(By Categories) тегоріями По организациям Стандартне подання елементів, згрупованих за (By Company) організаціями По местоположению Стандартне подання елементів, згрупованих за (By Location) місце розташуванням По отметке Стандартне подання елементів, згрупованих за «К исполнению» відміткою виконання (By Follow-Up Flag)
Адресні книги. Крім папки «Контакты» Outlook надає ще три додаткові сервіси для роботи з контактною інформацією: «Глобальная адресная книга» (Global Address List), «Личная адресная книга» (Personal Address Book) і «Служба каталогов Интернета» (LDAP). Outlook може використовувати декілька джерел інформації про адреси для створення повідомлень електронної пошти та інших можливих дій. Зазвичай подібна інформація зосереджена в папках типу «Контакты», на базі яких створюються адресні книги Outlook (Outlook Address Book). Як правило, у всіх ситуаціях, що вимагають вибору кореспондента, з’являється модифікація діалогового вікна «Адресная книга». Наприклад, при завданні адресата повідомлення з’являється діалогове вікно «Выбор имен» (Select Names): М «Сервис» → «Адресная книга». 254
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
В Microsoft Outlook можуть використовуватися адресні книги різних типів, у тому числі «Глобальный список адресов», «Личная адресная книга» або «Адресная книга Outlook». В діалоговому вікні «Адресная книга» можна зазначити, які адреси необхідно відображати в даний момент. Для цього необхідно вибрати відповідну адресну книгу в списку, що розкривається, «Источник адресов» (Show Name From). Кожна з перелічених вище книг містить інформацію, яка може бути використана при відправці повідомлень, створенні листів, дзвінків тощо. Зазвичай ці адресні книги використовуються для таких цілей (щодо розділення фізичного простору збереження інформації): • «Глобальный список адресов». Дана адресна книга доступна тільки у випадку, якщо Outlook є клієнтом Microsoft Exchange Server. Ця книга містить всі адреси, списки розсилки в рамках робочої групи. Книгу створює і веде адміністратор Exchange Server, для користувача доступна лише її інформація. • «Личная адресная книга». Власна адресна книга користувача, в якій рекомендується берегти особисті списки розсилки з адресами, що часто використовуються. Відмінності даної адресної книги від папки «Контакты» незначні, єдине, що слід відзначити — це спосіб зберігання інформації. Якщо в особистій адресній книзі вся інформація зберігається в одному файлі з розширенням pab (тільки контакти), то в папці «Контакты» все зберігається в єдиному файлі з розширенням pst (і контакти, і задачі, і повідомлення). • «Адресная книга Outlook», що формується на основі папок типу «Контакты». Адресна книга автоматично обновляється при оновленні контактів. В списку «Источник адресов» (Show Names From) кожна адресна книга, сформована на основі папки типу «Контакты», показана окремим рядком під елементом «Адресная книга Outlook». Вище ми вже розглядали роботу з папкою «Контакты», але якщо Outlook володіє можливістю роботи з особистими адресними книгами, варто розглянути їх створення і роботу з їх елементами. Можна сказати, що робота з особистою адресною книгою аналогічна роботі з адресними книгами інших типів. 255
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Створення особистої адресної книги. Перш ніж почати роботу з особистою адресною книгою, її необхідно додати в існуючу конфігурацію Outlook. Адресна книга — це суть інформаційна служба, додавання ж будь-яких елементів інформаційних служб є створенням облікового запису даного типу: М «Сервис» → «Учетные записи электронной почты» → додати новий каталог або адресну книгу. На вкладці «Личная адресная книга» (Personal Address Book) користувач може змінити місце розташування файлу, в якому зберігатиметься інформація про контакти, а на вкладці «Заметки» (Notes) — ввести примітки до книги. Після того, як додана нова книга, необхідно повторно запустити Outlook для того, щоб новий обліковий запис разпочать функціонувати в рамках додатку. Користувач не може створити більше одного облікового запису типу «Личная адресная книга» або «Адресная книга Outlook». Створення контакту адресної книги: М «Сервис» → «Адресная книга» → «Источник адресов» → «Личная адресная книга» → М «Файл» → «Создать адрес». Параметри адресної книги. Настройка параметрів за замовчуванням для відображення і зберігання нової інформації в адресних книгах проводиться в діалоговому вікні «Обработка адреса» (Addressing). В першому списку, що розкривається, встановлюється та папка, дані якої відображатимуться першими при появі цього діалогового вікна при виборі адресатів пошти. Другий список задає папку за замовчуванням, в якій будуть розташовуватись нові контакти і яка по суті буде основною базою користувача. Досі ще не розглядались засоби роботи з електронною поштою, але одним із важливих аспектів при створенні електронного повідомлення є правильне заповнення полів «Кому» (То), «Копия» (Сс) і «Слепая копия» (Всс). Якщо дані потрапили до цих полів не з адресної книги, а вводилися з клавіатури, то перед відправкою повідомлення Outlook слід перевірити їх наявність в адресній книзі. Якщо контакт із вказаною адресою не буде знайдений, Outlook запропонує створити для нього новий запис. Порядок перевірки визначається в третьому розділі діалогового вікна «Обработка адреса» (Addressing). 256
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
6.6.
Замітки
Замітки — це електронний еквівалент паперового блокнота з відривними листками. Замітки використовуються для запису питань, цінних думок, нагадувань і багато чого іншого, що звичайно вноситься в паперовий блокнот. Крім того, в замітках зручно зберігати відомості, можливо, необхідні в майбутньому, наприклад, вказівки або текст, який можна вставити в інші елементи або документи. За допомогою заміток Outlook дана процедура триває секунди. Це не говорячи вже про засоби пошуку Outlook, які допоможуть знайти необхідну замітку за ті ж секунди, тоді як пошук серед хаотичних записів в паперових блокнотах може тривати нескінченно довго. Створення замітки і її подання. Для створення замітки перейдіть в папку «Заметки» (Notes) і натисніть кнопку «Создать» (New) або зробіть подвійне клацання мишею у вільному місці вікна перегляду інформації. З’явиться порожня замітка з поточною датою і часом, куди можна буде ввести текст. Обсяг тексту, що вводиться, необмежений, причому, якщо він перевищує стандартний розмір замітки, Ви маєте нагоду його вільно прокручувати. Перше речення є назвою замітки. Можна збільшити розмір вікна замітки до розмірів екрану подвійним клацанням миші по смужці вверху замітки. Після введення тексту закрийте замітку, внесені зміни автоматично збережуться. Хоча замітки є найпростішим елементом Outlook, але навіть вони мають можливість робити угрупування за категоріями. Більш того, можна пов’язувати із замітками контакти і змінювати колір заміток. Остання властивість є дуже зручною для сортування заміток за важливістю, наприклад, ліловий колір — дуже важлива замітка: у формі «Заметки» у верхньому лівому куту → «Цвет» → «Лиловый». Для оперативного доступу до замітки протягом робочого дня клацніть по її назві на Панелі задач Windows внизу екрана. Після отримання інформації клацання зовні вікна замітки згорне її на Панелі задач. Із замітками можна працювати і закривши основний додаток Outlook. Існує п’ять стандартних подань, їх опис наведений в табл. 6.7. 257
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таблиця 6.7. Стандартні подання папки «Заметки» Подання Елементи і поля, що відображаються Значки (Icons) Це — оригінальне подання Outlook. Замітки зображаються у вигляді листочків паперу, які мають певний колір і текст замітки під значком (не більше 255 знаків). Значки впорядковані за датою створення. Можна змінити розмір і відображення значків в цьому уявленні за допомогою відповідних кнопок на панелі «Стандартная» По категориям Стандартне табличне подання. Список груп за катего(By Categories) ріями, які відображають перший рядок замітки За последние Відфільтроване подання «Список заметок» семь дней (Last seven Day) По цвету Аналогічне попередньому подання, за винятком того, (By Color) що угрупування здійснюється за кольором замітки Список заметок Табличне подання всіх заміток, в якому відображають(Notes List) ся поля: «Тема», «Создано» і «Категории». Крім цих полів, під назвою замітки приводиться її текст. Обмеження на текст, який відображається в поданні — 255 знаків. Якщо обсяг тексту більше, то ставляться три крапки, якщо менше — додається спеціальний символ кінця
Відображення або приховування тексту залежить від кнопки «Автопросмотр». За замовчуванням в поданні «Список заметок» вона є натиснутою. Параметри замітки. Параметри замітки за замовчуванням можна змінити, скориставшись діалоговим вікном «Параметры заметок» (Notes Options): М «Сервис» → «Параметры» → «Настройки» → «Параметры заметки». В діалоговому вікні «Параметры заметок» можна змінити наступні параметри: • «Цвет» (Color). Виберіть один з кольорів — синій, зелений, ліловий, жовтий або білий. • «Размер» (Size). Цей параметр відповідає за розмір вікна замітки за замовчуванням. Існує три стандартних розміри: «Мелкий», «Средний» і «Крупный». 258
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
•
«Шрифт» (Font). Натисніть кнопку «Шрифт» і в діалоговому вікні, що з’явилося, встановіть параметри: шрифт, зображення, розмір, атрибути і колір. Якщо ви хочете приховати відображення дати і часу в замітках, то зніміть прапорець «Показывать время и дату в заметках» (When viewing notes, show date and time) в діалоговому вікні «Дополнительные параметры» (Advanced Options). Інформація, що зберігається в замітках, є лише первинним матеріалом, що вимагає подальшої обробки.
6.7.
Щоденник
Протягом деякого часового інтервалу (день, місяць, рік) людина виконує безліч завдань, пов’язаних як з діловою, так і з особистою діяльністю. Досить важко пригадати в кінці місяця, що було зроблено, а що ні, скільки часу пішло на виконання того або іншого завдання тощо. Вірним засобом від подібного роду амнезії є ведення щоденника з докладними помітками про події і виконану роботу, що відбулися. Щоденник Outlook — це універсальний засіб протоколювання Вашої діяльності. В папці «Дневник» (Journal) в хронологічному порядку подається інформація про призначені зустрічі, задачі, про файли додатків Microsoft Office, з якими Ви працювали, а також інформація про відправлені і отримані Вами повідомлення і навіть телефонні дзвінки. В термінології Outlook будь-яка інформація щоденника називається записом. Новий запис: у вікні Outlook розкрийте папку «Дневник» → КН «Создать» (New), після чого з’явиться форма «Запись» в щоденнику (Journal Entry). Іншим способом створення запису є подвійне клацання в області перегляду інформації. Далі необхідно заповнити поля цієї форми. Автоматичне ведення щоденника. Вище ми розглянули ручне ведення щоденника, але у ряді випадків можна позбавити себе від постійного ручного протоколювання. Щоденник Outlook сам створюватиме у фоновому режимі записи для подій Вашої діяльності. 259
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Види протокольованої діяльності, які заноситься до щоденника, можна встановити в діалоговому вікні «Параметры дневника» (Journal Options): М «Сервис» → «Параметры» → «Настройки». Кількість елементів, для яких щоденник Outlook може автоматично створювати записи, дещо менше ніж кількість елементів введення з клавіатури, але і їх цілком достатньо. Виберіть в полі «Автозапись элементов» (Automatically record these items) ті, які не вимагають Вашого втручання. В розділі «Для следующих контактов» (For these contacts) виберіть ті, від яких протоколюватимуться вибрані вище повідомлення. Щоденник Outlook надає зручний спосіб створення запису, який містить відомості про контакт: виділіть контакт → М «Действия» → зробіть новий запис в щоденнику → в області «Записывать также файлы из» (Also record files from) вкажіть тип файлів, інформація про які записуватиметься в щоденник. Можна вибрати тільки типи файлів, сумісні з додатком Microsoft Office.
Завдання для самостійної роботи 1.
Створити в календарі подію, яка повторюється щорічно в один і той же день. 2. Створити в календарі подію, про яку треба нагадати за добу. 3. Створити в календарі подію і вказати, що вона є службовою. 4. Створити в контактах записи про чотирьох осіб з повною інформацією про них. 5. Створити контакт і вказати, що він належить до категорії поважних осіб. 6. Створити три замітки. 7. Створити задачу з вказівкою її високої важливості. 8. Створити задачу з вказівкою дат початку і закінчення її виконання. 9. Створити задачу і вказати ресурси, необхідні для її виконання. 10. Переглянути створені задачі у вигляді докладного списку, простого списку, прострочених задач. 260
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
CПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. Абуталипов Р. Н. Полезные программы для офисных работников: Microsoft Office 2003: Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft Outlook. — «Альфа-Пресс», 2005. 2. Бекаревич Ю. Б. Самоучитель Access 2000. — К.: BHV, 1999. — 480 с. 3. Борланд Р. Эффективная работа с Word для Windows 95. — СПб: Питер, 1996. 4. Брукшир Дж. Информатика и вычислительная техника. 7-е издание. — СПб: «Питер», 2004. 5. Бунин Э. Excel Visual Basic для приложений (серия «Без проблем!»): Пер. с англ. — Б. М., 1996. — 352 с. 6. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2. — СПб: Питер, 1996. — 864 с. 7. Волков В. Работа на персональном компьютере. Практический курс. — К.: Юниор, 1999. 8. Гарнаев А. Ю., Матросов А. В., Новиков Ф. А. и др. Microsoft Office 2000. Разработка приложений. — СПб.: БХВ — Санкт-Петербург, 2000. — 656 с. 9. Гетц К., Джилберт М. Программирование в Microsoft Office 97: Полное руководство VBA. — К.: Изд-во «Группа BHV», 1999. — 768 с. 10. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. 6-е изд. — Киев: Диалектика, 1998. 11. Джонс Э., Саттон Д. Библия пользователя Office 97. — К.: Диалектика, 1997. 261
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
12. Диго С. Проектирование баз данных. — М.: Наука, 1980. 13. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel. — 2000. — СПб: Питер, 2000. 14. Информатика: Учебник для экон. спец. ВУЗов / Под ред. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 1997. 15. Информатика для юристов и экономистов / С. В. Симонович и др. — СПб.: Питер, 2001. — 688 с. 16. Каймен В. А. Информатика: Учебник. — М.: ИНФРА. — М. — 2000. — 232 с. (Серия «Высшее образование»). 17. Каратыгин С. А. Access 2000. Руководство пользователя с примерами. — М.: БИНОМ, 2000. — 376 с. 18. Колесников А. Excel 2000 (русифицированная версия). — К.: Изд. группа BHV, 1999. — 496 с. 19. Коттингхэм М. Excel 2000: руководство разработчика. — К.: Ирина; BHV, 2000. — 707 с. 20. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Изд. 5-е. — М.: Нолидж, 1998. 21. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Изд. 6-е. — М.: Изд. «Нолидж», 2000. — 656 с. 22. Минько Р. В. Microsoft Office Power Point 2003. Просто как дважды два. — «Эксмо», 2005. 23. Microsoft Word 2000. Справочник. 2-е издание. СПб: Питер, 2000 — 383 с. 24. Пасько В. Access 2000 для пользователя. Русиф. версия. — К.: BHV-КИЕВ, 1999. — 384 с. 25. Пасько В. Microsoft Office 2000 (русифицированная версия) — К.: Ирина; BHV, 2000. — 784 с. 26. Пол Сана. Visual Basic для приложений (версия 5) в подлиннике: Пер. с англ. — СПб.: BHV — Санкт-Петербург, 1997. — 704 с. 27. Потапкин А. В. Основы Visual Basic для пакета Microsoft Office: Практ. пособие. — М.: ЭКОМ, 1995. — 256 с. 28. Праг К., Ирвин М. Access 2000. Библия пользователя. — К.: Диалектика, 2000. — 1040 с. 29. Робинсон С. Microsoft Access 2000: учебный курс. — СПб: Питер, 1999. — 512 с. 30. Сазонова. Power Point 2003 Шаг за шагом Русская версия. «Эком», 2004. 262
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
31. Стил Х. Освой самостоятельно Microsoft Word 2000 за 24 часа. — М.: Изд. дом «Вильямс», 2000. 32. Уокенбах Дж. Библия пользователя Excel для Windows 95. — К.: Диалектика, 1997.
33. Харт-Дэвис Гай. Word 2000. Базовый курс (русифицированная версия). — К., М., СПб.: Век, Энтроп, Корона — Принт, 2000. — 394 с. 34. Штайнер Г. Access 2000. — М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. — 474 с. 35. Экономическая информатика / Под ред. В. В. Евдокимова. — СПб: Питер, 1997. — 592 с. 36. Экономическая информатика / Под ред. П. В. Конюховского и Д. Н. Колесова. — СПб.: Питер, 2000. — 560 с.
263
Навчальний посібник Биков Ігор Юхимович, Жирнов Михайло Валентинович, Худякова Ірина Марківна
MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Керівник видавничих проектів О. С. Прокопчук Дизайн обкладинки С. О. Кіцно Верстка О. Д. Ломарьов Коректор О. С. Крутенко Технічне редагування В. Л. Тарнавський
Формат 60х84/16. Підписано до друку 28.02.06 Друк офсетний. Папір офсетний. Гарнітура Таймс. Наклад 600 прим.
ТОВ «Видавничий дім «Професіонал» Тел./факс (8-044) 451-45-66 (багатоканальний) e-mail:
[email protected],
[email protected] www.profi-book.kiev.ua Свідоцтво про внесення суб’єкта видавничої справи до Державного реєстру видавців, виготівників і розповсюджувачів видавничої продукції серія ДК № 1533 264
ЗАПРОШУЄМО: авторів та книготорговельні організації до співпраці ЗДІЙСНЮЄМО: інформаційну підтримку бібліотек вузів ПРОПОНУЄМО: широкий вибір навчальної та довідкової літератури з економіки та природничих наук Ми маємо гнучку систему знижок, а також здійснюємо безкоштовну доставку книг замовникові.
Якщо вас зацікавило співробітництво з нами, звертайтеся за телефоном: тел./факс (8044) 4514566 (багатоканальний) або відправляйте листа електронною поштою: vdbook@profibook.kiev.ua, ruslan@profibook.kiev.ua Завітайте на наш сайт: www.profibook.kiev.ua
ЗАПИТУЙТЕ ПОВНИЙ АСОРТИМЕНТ КНИГ НАШОГО ВИДАВНИЦТВА в м. Вінниця: СПД Хардін В. В. тел. (0432) 21-67-44, ТОВ «Дружба» тел. (0432) 32-76-93; в м. Дніпропетровськ: «Дніпропетровський бібліотечний колектор» тел. (056) 371-02-78; в м. Донецьк: ТзОВ «Бібліосфера» тел. (062) 311-01-72, ТОВ «Епіграф» тел. (062) 311-02-16; в м. Житомир: ТОВ «Житомир-Книга» тел. (0412) 37-27-74, «Обласний державний бібліотечний колектор»тел. (0412) 22-89-68; в м. Запоріжжя: ТОВ «Фірма «Константа-І, Лтд» тел. (0612) 20-95-71; в м. ІваноФранківськ: КП «Букініст» тел. (0342) 22-38-28, ТзОВ «Арка» тел. (0342) 50-14-02; в м. Кіровоград: ТОВ «Школяр» тел. (0522) 22-67-62; в м. Кривий Ріг: КП «Букініст» тел. (0564) 92-37-32; в м. Луганськ: Книгарня «Глобус-книга» тел. (0642) 53-62-30; в м. Луцьк: ТВ ТзОВ «Знання» тел. (03322) 4-23-98, ТВП «Планета» тел. (03322) 2-39-58; в м. Львів: Книгарня «Глобус-книга» тел. (0322) 74-01-77, ПП Василькевич К. І. тел. (0322) 75-79-86, ТОВ «Книжкові джерела» тел. (0322) 45-00-64; в м. Миколаїв: АВРП «Миколаївкнига» тел. (0512) 55-20-93; в м. Полтава: Книжковий магазин «Планета» тел. (0532) 27-20-19, Книжковий магазин «Зоря» тел. (0532) 27-21-61, ПП Солдаткіна В. Г. тел. (0532) 66-87-84; в м. Рівне: ТОВ «Іскра» тел. (0362) 23-63-16, ОККП «Рівнекнига» тел. (0362) 22-41-05; в м. Суми: ПП Ніканоров В. І. тел. (0542) 22-22-58; в м. Тернопіль: ТОВ «Кобзар» тел. (0352) 52-23-05, КП «Кооп-книга» тел. (0352) 52-25-40; в м. Ужгород: ТОВ «Кобзар» тел. (03122) 3-35-16; в м. Харків: ДП «Авіоніка-Харків» тел. (057) 214-04-71, ТОВ «Вища Школа» тел. (057) 700-10-50, Книгарня «Знак» тел. (057) 719-26-24, книгорозповсюджувач Тимченко Андрій Миколайович тел. (050) 651-83-88; в м. Херсон: ПП Палей М. С. тел. (0552) 24-64-23, ПП Лісова Г. В. тел. (0552) 26-21-71; в м. Хмельницький: ТОВ «Книжковий світ» тел. (03822) 6-60-73; в м. Черкаси: ТОВ «Фірма «Світоч» тел. (0472) 32-92-78; в м. Чернівці: ПП Дроняк В. В. тел. (0372) 58-33-77
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Вачевський М. В. Кремінь В. Г. та ін. ІНТЕЛЕКТУАЛЬНА ВЛАСНІСТЬ. ТЕОРІЯ І ПРАКТИКА ІННОВАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ Підручник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 448 с.
У підручнику викладено теоретичні і практичні основи інтелектуальної власності в обсязі, передбаченому навчальною програмою відповідного курсу аудиторних занять для студентів, які опановують професію менеджера, маркетолога, економіста, підприємця, з метою формування відповідних фахових компетенцій. Розглядаються основи розвитку раціоналізаторства і винахідництва, технічної творчості, охорони об’єктів інтелектуальної власності в Україні, порядок проведення патентних досліджень та оформлення заявок на винаходи, промислові зразки, товарні знаки і заяв на раціоналізаторські пропозиції. Висвітлюються питання правових відносин авторів, патентування винаходів за кордоном, патентна документація та міжнародна класифікація винаходів. Наводяться зразки оформлення правових документів на об’єкти інтелектуальної власності.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Длігач А. О.
МАРКЕТИНГОВА ЦІНОВА ПОЛІТИКА
Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 304 с. У навчальному посібнику висвітлено сучасні проблеми, що існують в практиці прийняття цінових рішень, визначено місце ціноутворення в концепції маркетингу та процедури прийняття рішень щодо встановлення ціни. Послідовно розглянуто етапи розробки стратегії ціноутворення, методи встановлення базової ціни та коригування ціни, актуальні питання ціноутворення в міжнародному маркетингу, а також методи проведення маркетингових досліджень для задач ціноутворення. Навчальний посібник відрізняється збалансованістю та зрозумілістю викладу матеріалу; коментарі, що містяться у вставках, надають змогу зрозуміти зв‘язок теоретичних концепцій з практичними підходами щодо прийняття цінових рішень в сучасних умовах української економіки.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Журавель Г. П, Хомин П. Я. САМОВЧИТЕЛЬ З БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ ЗА СТАНДАРТАМИ Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 304 с. Самовчитель призначений для студентів заочної форми навчання, а також підприємців, які мають обмаль часу для засвоєння його сутності за існуючими підручниками й посібниками. Водночас він буде корисним кожному галузевому спеціалісту: будівельнику, інженеру, технологу, продавцю, які значну частину робочого часу витрачають саме на облік. Навіть такі працівники, як референт, секретар-друкарка, оператор комп’ютера значно краще виконують свої обов’язки, коли вони мають певні знання з бухгалтерського обліку.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Піхоцький В. Ф. РЕСУРСНІ ПЛАТЕЖІ ТА МІСЦЕВІ ПОДАТКИ І ЗБОРИ Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 304 с. У навчальному посібнику розглянуто рeсурсні платежі та місцеві податки і збори, які встановлені чинним законодавством України та іншими нормативними документами і є вагомим джерелом доходів Державного бюджету та місцевих бюджетів. На освнові законодавчих актів та інших матеріалів розкривається значення платежів для бюджету, зосереджено увагу на порядку визначення платників, бази оподаткування, нарахування, справляння та перерахування в бюджет, розглядається практичне застосування діючого законодавства та нормативного матеріалу і наведенням конкретних прикладів розрахунку платежів і зборів. Застосовано поаткове законодавство та інші нормативні документи станом на 1 липня 2005 року.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Балабанова Л. В. Сардак О. В. УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 512 с. У навчальному посібнику розкрито сутність та зміст управління персоналом в системі менеджменту підприємств, особливості управління персоналом як соціальної системи; висвітлено питання формування колективу підприємства і соціального розвитку колективу; наведено характеристику діяльності служб персоналу в сучасних умовах; розглянуто сутність, види та основні напрямки кадрової політики підприємства. Особливу увагу приділено таким найбільш важливим аспектам управління персоналом підприємства, як: кадрове планування, організація набору і відбору кадрів, оцінка і атестація персоналу, управління процесом розвитку і рухом персоналу, управління процесом вивільнення персоналу, соціальне партнерство у підприємстві, оцінка ефективності управління персоналом.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Лож кін Г. В. Спасєнніков В. В. ЕКОНОМІЧНА ПСИХОЛОГІЯ 2-е вид-ня, перероб. та доповн. Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. — 400 с. У навчальному посібнику зосереджено увагу на основних проблемах економічної психології, розкрита структура економічної свідомості, визначені особливості поведінки індивіда у сфері господарської діяльності. Розглянуто ставлення людини до грошей, багатства і бідності, підприємницької діяльності. Широко використано досвід іноземних фахівців та результати досліджень, проведених російськими вченими. Посібник розрахований на економістів, психологів, викладачів, аспірантів, студентів економічних і психологічних спеціальностей і всіх, хто цікавиться проблемами, дослідження яких знаходиться на стику економіки і психології.