Horst-Dieter Radke
Microsoft Office:mac 2008
Microsoft Office:mac 2008 Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. Copyright © 2008 Smart Books Publishing AG ISBN: 978-3-908497-60-8 1. Auflage 2008 Lektorat: Korrektorat: Layout: Covergestaltung: Druck und Bindung: Coverfoto: Illustrationen:
Jeremias Radke, Berlin Stefanie Barthold, Würzburg Peter Murr, Unterhaching Johanna Voss, Florstadt Himmer AG, Augsburg Bildunion / 10284 Bildunion / 10284
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Übersicht Vorwort
17
Kapitel 1
Office-Grundlagen
19
Kapitel 2
Entourage
47
Kapitel 3
Word:mac 2008
111
Kapitel 4
Excel
243
Kapitel 5
PowerPoint:mac 2008
433
Kapitel 6
Effektive Zusammenarbeit
489
Kapitel 7
Microsoft Expression Media
539
Index
553
Inhaltsverzeichnis Vorwort
17
Kapitel 1 Office-Grundlagen
19
Office:mac 2008 – Bürointegration auf höchstem Niveau................................... 20 Office:mac 2008 im Angebot........................................................................... 20 Neues in der Version 2008...............................................................................21 Neues Dokumentformat........................................................................... 22 Anwendungen automatisieren.................................................................. 23 Voraussetzungen....................................................................................... 25 Grundlagen.......................................................................................................... 25 Installation..................................................................................................... 25 Office installieren und einstellen.............................................................. 26 Nach der Installation................................................................................ 28 Office 2008 deinstallieren......................................................................... 29 Der Projektkatalog.......................................................................................... 30 Den Projektkatalog anpassen....................................................................31 Mit dem Projektkatalog arbeiten.............................................................. 33 Dokumente speichern..................................................................................... 35 Der Kompatibilitätsbericht.............................................................................37 Symbolleisten und Tastenkürzel..................................................................... 38 Symbolleisten............................................................................................ 39 Tastenkombinationen................................................................................41 Informationen finden..................................................................................... 43 Hilfe suchen.............................................................................................. 44 Weitere Hilfen finden................................................................................ 45 Wie geht’s weiter?............................................................................................ 46
Kapitel 2 Entourage
47
Was ist neu in Entourage:mac 2008?.................................................................... 48 Das Kommunikationsgenie mit Organisationstalent........................................... 48 Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Entourage............................................. 49 Entourage personalisieren.....................................................................................51 Den Setup-Assistenten nutzen.........................................................................51 Mit dem Apple-Adressbuch synchronisieren.................................................. 53 Andere Formate importieren.......................................................................... 56 Feiertage in den Kalender eintragen..........................................................57 Eine Textdatei importieren....................................................................... 58
Export aus Entourage............................................................................... 60 Entourage anpassen.........................................................................................61 Allgemeine Einstellungen.......................................................................... 62 Adressbuch................................................................................................ 63 Aufgabenliste............................................................................................ 64 Kalender................................................................................................... 64 Schriftarten............................................................................................... 65 Rechtschreibung........................................................................................ 66 Benachrichtigung......................................................................................67 Sicherheit.................................................................................................. 68 Synch.Dienste........................................................................................... 69 Spotlight................................................................................................... 69 Feedback................................................................................................... 70 Einstellungen für E-Mails und News........................................................ 70 Lesen................................................................................................... 70 Verfassen............................................................................................. 70 Antworten/Weiterl...............................................................................71 Anzeigen.............................................................................................. 72 Symbolleisten anpassen............................................................................ 73 Einstellungen sichern und reparieren....................................................... 74 Einstellungen übertragen.................................................................... 74 Datenbankpflege................................................................................. 75 E-Mailen mit Entourage...................................................................................... 78 Ein E-Mail-Konto einrichten......................................................................... 79 E-Mail-Konto neu anlegen....................................................................... 79 Vorhandene E-Mail-Konten bearbeiten....................................................81 E-Mails schreiben und versenden................................................................... 83 E-Mail erfassen......................................................................................... 83 E-Mail versenden..................................................................................... 85 E-Mail-Ergänzungen................................................................................ 86 Eingehende E-Mails bearbeiten...................................................................... 89 Mit Kategorien arbeiten................................................................................. 92 Adressbuch...................................................................................................... 93 Kalender......................................................................................................... 96 Ansichtssache............................................................................................ 96 Termin definieren......................................................................................97 Aufgabe definieren.......................................................................................... 99 Notizen..........................................................................................................101 Projektcenter................................................................................................. 102 Projekt anlegen....................................................................................... 102 Mit einem Projekt arbeiten..................................................................... 105 My Day..........................................................................................................107
Fazit.................................................................................................................... 109
Kapitel 3 Word:mac 2008
111
Was ist neu in Word 2008?................................................................................. 112 Grundlagen der Textverarbeitung...................................................................... 113 Textverarbeitung – was ist das?.................................................................... 113 Die Arbeitsoberfläche................................................................................... 115 Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Word....................................... 115 Die Formatierungspalette....................................................................... 116 Texteingabe................................................................................................... 118 Texte erfassen.......................................................................................... 119 Individuelle Einstellungen.......................................................................121 Rechtschreibung...................................................................................... 125 Absätze formatieren................................................................................ 126 Dokumente sichern................................................................................. 129 Bearbeitung von Dokumenten..................................................................... 130 Formate übertragen.................................................................................131 Text ergänzen.......................................................................................... 132 Text hinzufügen................................................................................ 133 Text löschen...................................................................................... 134 Text verschieben oder kopieren......................................................... 136 Andere Objekte in den Text einfügen................................................ 136 Schriftart anpassen........................................................................... 140 Ansichtssache – die verschiedenen Sichtweisen von Word.......................141 Dokumentansichten......................................................................... 142 Der Notizblock.................................................................................. 145 Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen........................................147 Formatierung anzeigen..................................................................... 149 Textverarbeitung für Fortgeschrittene................................................................ 150 Markieren..................................................................................................... 150 Markieren mit Tastenkombinationen..................................................... 150 Markieren mit der F8-Taste................................................................... 152 Arbeiten mit der Gliederungsansicht und der Dokumentstruktur............... 154 Ein gegliedertes Dokument erstellen....................................................... 155 Ein vorhandenes Dokument gliederungstauglich machen..................... 158 Layouten mit der Textverarbeitung.............................................................. 160 Masterseite als Grundlage einrichten..................................................... 160 Führungslinien einsetzen.................................................................. 160 Logos positionieren............................................................................161 Testfeld festlegen............................................................................... 163 Bildablagebereiche definieren................................................................. 164
Das Layout als Vorlage speichern........................................................... 166 Layout fertig stellen.................................................................................167 Verknüpfte Textfelder erstellen...........................................................167 Seitenzahlen..................................................................................... 168 Weitere Seiten................................................................................... 168 Schwarz auf weiß: Drucken mit Word:mac.................................................. 169 Schnelldruck........................................................................................... 170 Druck einstellen...................................................................................... 170 Druck starten.......................................................................................... 173 Serienbriefe............................................................................................. 174 Formatvorlagen effektiv einsetzen................................................................ 180 Was sind eigentlich »Formatvorlagen«?.................................................. 180 Vorhandene Formatvorlagen nutzen...................................................... 180 Formatvorlage aus formatiertem Absatz erstellen...................................181 Vorhandene Formatvorlagen bearbeiten................................................ 183 Formatvorlage von Grund auf neu erstellen........................................... 184 Word von A – Z.................................................................................................. 188 Absatz........................................................................................................... 188 Abschnitt........................................................................................................191 AutoFormat.................................................................................................. 192 AutoFormat während der Eingabe......................................................... 192 Autoformatierung eines kompletten Dokuments.................................... 193 AutoKorrektur............................................................................................... 195 AutoText....................................................................................................... 198 Datum und Uhrzeit einfügen....................................................................... 200 Dokument schützen...................................................................................... 200 Dokumente suchen....................................................................................... 202 Dokumentvorlagen....................................................................................... 204 Globale und eigene Dokumentvorlagen................................................. 204 Dokumentvorlagen anhängen................................................................ 205 Formel-Editor................................................................................................207 Fußnoten...................................................................................................... 210 Fußzeilen und Endnoten einfügen.......................................................... 210 Fußnoten anpassen..................................................................................211 Fußnoten löschen.................................................................................... 212 Index und Inhaltsverzeichnis........................................................................ 213 Inhaltsverzeichnis erstellen..................................................................... 213 Index (Stichwortverzeichnis) erstellen.................................................... 216 Stichworte indizieren.........................................................................217 Stichwortverzeichnis (Index) fertigstellen........................................ 218 Kommentare................................................................................................. 220 Kopf- und Fußzeilen..................................................................................... 222
Ligaturen...................................................................................................... 223 Sonderzeichen einfügen................................................................................ 224 Spaltensatz................................................................................................... 226 Tabellen........................................................................................................ 228 Tabellen anlegen..................................................................................... 228 Tabellen formatieren............................................................................... 229 Tabellen automatisch formatieren.................................................................231 Tabellen bearbeiten................................................................................. 232 Tabellen konvertieren............................................................................. 233 Tabelleneingeschaften anpassen............................................................. 233 In Tabellen rechnen................................................................................ 234 Tabulatoren.................................................................................................. 236 Tastenkombinationen....................................................................................237 Wörter zählen............................................................................................... 240 Zeilennummern........................................................................................... 240
Kapitel 4 Excel
243
Etwas Geschichte................................................................................................ 244 Wie alles begann........................................................................................... 244 Die Geschichte von Excel.............................................................................. 246 Was ist neu in Excel 2008?.................................................................................. 246 Excel-Grundlagen............................................................................................... 248 Einmal ist immer das erste Mal................................................................... 248 Excel starten................................................................................................. 249 Die Arbeitsoberfläche................................................................................... 250 Erste Anpassungen........................................................................................ 252 Excel anpassen und einstellen...................................................................... 253 Eine Tabelle füllen – oder: Wie Zellen Informationen aufnehmen.................... 259 Intelligente Zellen......................................................................................... 259 Daten eingeben....................................................................................... 259 Daten in Bereiche eingeben.................................................................... 260 Bereiche ausfüllen................................................................................... 262 Reihen bilden.......................................................................................... 264 Arbeitsmappen effektiv nutzen............................................................................267 Excels Arbeitsmappenkonzept.......................................................................267 Blattschiebereien......................................................................................267 Voreinstellungen anpassen...................................................................... 268 Bearbeitung »en bloc«.................................................................................. 269 Tabellen gruppieren................................................................................ 269 Eine Gruppierung bearbeiten................................................................. 269 Tabelle formatieren..................................................................................271
Tabellen verknüpfen..................................................................................... 273 Arbeitsmappen verknüpfen........................................................................... 274 Arbeitsmappenübergreifende Bezüge erstellen........................................ 275 Arbeitsmappe schützen..................................................................................277 Blatt schützen......................................................................................... 278 Rechnen mit Excel.............................................................................................. 280 Formeln erstellen.......................................................................................... 280 Excel erkennt Formeln............................................................................ 280 Mit Bereichsnamen arbeiten...................................................................281 Funktionen in Formeln........................................................................... 282 Operatoren in Formeln........................................................................... 284 Mit Funktionen arbeiten.............................................................................. 285 Die Funktionsgruppen............................................................................ 285 Funktionen manuell eingeben................................................................ 285 Mit dem Formel-Generator arbeiten...................................................... 286 Anwendungen entwickeln mit Excel................................................................... 289 Haushaltsbuchführung mit Excel................................................................. 289 Die Monatstabellen vorbereiten............................................................. 289 Arbeiten mit der Datenmaske................................................................. 293 Eine Jahresübersicht erstellen................................................................. 295 Kalkulieren mit Excel................................................................................... 298 Einkaufskalkulationen erstellen............................................................. 298 Arbeitsmappe und Tabellenblatt vorbereiten.................................... 298 Formeln einfügen...............................................................................301 Handelskalkulationen erstellen.............................................................. 302 Industriekalkulationen erstellen............................................................. 306 Funktionen für Fortgeschrittene................................................................... 310 Finanzfunktionen kennenlernen............................................................ 310 Die Funktion BW....................................................................................311 Die Funktion NBW................................................................................ 313 Die Funktion ZW................................................................................... 315 Die Funktion ZINS................................................................................. 316 Weitere Funktionen zur Finanzanalyse.................................................. 319 Kredite vergleichen....................................................................................... 323 Tabellenstruktur entwickeln................................................................... 323 Tabelle formatieren................................................................................. 324 Formel für den Ratenbetrag................................................................... 326 Ein Rechnungsformular erstellen und nutzen.............................................. 329 Ein Formular für die Rechnung anlegen................................................ 329 Fußzeile im Formular hinzufügen...........................................................331 Kopie des Formulars erstellen................................................................. 333 Grafikobjekt ins Formular einbinden..................................................... 333
Ein Rechnungsausgangsbuch aufbauen.................................................. 335 Das Rechnungsausgangsbuch anlegen.............................................. 336 Formate für das Rechnungsausgangsbuch festlegen......................... 336 Das Rechnungsausgangsbuch auswerten.................................................337 Zusätzliche Daten erfassen................................................................337 In der Liste suchen............................................................................ 338 Filtern............................................................................................... 338 Zahlen präsentieren......................................................................................341 Eine Umsatztabelle..................................................................................341 Umsatztabelle aufbauen................................................................... 342 Umsatztabelle gestalten und mit Zahlen füllen................................ 343 Ein Diagramm erstellen......................................................................... 344 Umsatzdiagramm über die Galerie erstellen.................................... 344 Diagramm an die Tabelle anpassen.................................................. 345 Das Diagramm bearbeiten............................................................... 346 Ein Diagramm weiter bearbeiten..................................................... 348 Zusammenfassung mit der Pivot-Tabelle............................................... 349 Vorbereitungen für die Pivot-Tabelle.................................................351 Eine Pivot-Tabelle erstellen................................................................351 Eine Pivot-Tabelle anpassen............................................................. 354 Excel von A–Z.....................................................................................................357 Absoluter Bezug.............................................................................................357 Add-In.......................................................................................................... 358 Ein vorhandenes Add-In aktivieren....................................................... 359 Weitere Add-Ins hinzuladen................................................................... 359 Aktualisieren................................................................................................. 360 Ansichten.......................................................................................................361 Ansichten definieren............................................................................... 362 Ansichten nutzen.................................................................................... 362 Arbeitsbereich............................................................................................... 363 Arbeitsblatt................................................................................................... 364 Arbeitsmappe................................................................................................ 365 Arbeitstage ermitteln.................................................................................... 366 Ausrichtung...................................................................................................367 AutoAusfüllen............................................................................................... 368 Einfache Zahlenreihen........................................................................... 368 Erweiterte Zahlenreihen......................................................................... 369 Textorientierte und kombinierte Reihen.................................................371 Benutzerdefinierte Reihen zum AutoAusfüllen...................................... 372 AutoFilter...................................................................................................... 373 AutoFormat.................................................................................................. 374 AutoFormat anwenden........................................................................... 374
AutoFormate anpassen........................................................................... 375 Bedingte Formatierung................................................................................ 375 Bedingtes Format anlegen...................................................................... 375 Mehrere Bedingungen festlegen.............................................................. 376 Bedingte Formatierung entfernen...........................................................377 Bereich.......................................................................................................... 379 Bereichsname............................................................................................... 379 Ein- und zweidimensionale Bereichsnamen.......................................... 379 Dreidimensionale Bereichsnamen...........................................................381 Bereichsnamen und Konstanten..............................................................381 Datenbank.................................................................................................... 382 Datenbank(liste) erstellen...................................................................... 382 Arbeiten mit der Datenbank(liste)......................................................... 383 Datenbankfunktionen.................................................................................. 385 Datum und Uhrzeit..................................................................................... 388 Datums- und Uhrzeitformate................................................................ 389 Datum- und Zeitfunktionen.................................................................. 392 DATUM und DATWERT................................................................. 392 ZEIT und ZEITWERT..................................................................... 392 HEUTE und JETZT......................................................................... 392 JAHR, MONAT, TAG, WOCHENTAG............................................ 393 STUNDE, MINUTE, SEKUNDE.................................................... 393 Weitere Datum- und Zeitfunktionen............................................... 394 Dezimalstellen.............................................................................................. 395 Externer Bezug............................................................................................. 396 Fehlermeldungen.......................................................................................... 396 FileMaker Pro............................................................................................... 398 Gitternetzlinien.............................................................................................401 Gleitender Durchschnitt............................................................................... 403 Informationsfunktionen............................................................................... 405 Kalenderwoche berechnen.............................................................................407 Kopieren....................................................................................................... 408 Kopieren über die Zwischenablage......................................................... 408 Kopieren mit der Maus........................................................................... 408 Kreissegmente verschieben............................................................................ 409 Leere Zellen zählen....................................................................................... 409 Logische Funktionen..................................................................................... 410 Mathematische Funktionen..........................................................................411 SUMME..................................................................................................411 ABS und VORZEICHEN..............................................................................411 ZÄHLENWENN und SUMMEWENN................................................. 413 Logarithmus-Funktionen....................................................................... 414
Mittelwerte................................................................................................... 416 Neuberechnung............................................................................................ 418 Nullwerte...................................................................................................... 418 Rangfolge...................................................................................................... 419 Relativer Bezug............................................................................................. 420 Runden..........................................................................................................421 Runden nach dem Komma......................................................................421 Runden vor dem Komma....................................................................... 422 Spezialfilter................................................................................................... 422 Statistische Funktionen................................................................................ 423 Szenario-Manager........................................................................................ 424 Tastenkombinationen................................................................................... 426 Textfunktionen............................................................................................. 429 Zielwertsuche.................................................................................................431
Kapitel 5 PowerPoint:mac 2008
433
PowerPoint kennenlernen.................................................................................. 434 Was kann man sonst noch mit PowerPoint machen?................................... 434 Wozu ein Präsentationsprogramm nutzen?.................................................. 435 Die Arbeitsoberfläche................................................................................... 436 Die Elemente der Arbeitsoberfläche von PowerPoint..............................437 Die Formatierungspalette....................................................................... 438 Einstellungen.......................................................................................... 438 Zum Schluss: Was ist neu?............................................................................ 440 Einführung in die Präsentationsgestaltung........................................................ 444 PowerPoint starten....................................................................................... 444 Eine schnelle Präsentation erstellen.............................................................. 446 Präsentation anlegen und Design bestimmen.........................................447 Titelfolie erstellen.....................................................................................447 Weitere Folien anlegen............................................................................ 449 Folien bearbeiten.................................................................................... 449 Die Präsentation ansehen und drucken................................................. 450 PowerPoint-Präsentationen im Detail............................................................... 453 Eine Präsentation vorbereiten...................................................................... 453 Ein Foliendesign wählen......................................................................... 453 Die Titelfolie bearbeiten......................................................................... 454 Eine zweite Folie erstellen....................................................................... 456 Die Präsentation in der Gliederungsansicht fertigstellen........................457 Notizzettel einsetzen............................................................................... 460 Eigene Präsentationsvorlagen erstellen..........................................................461 Eigene Vorlagen erstellen........................................................................ 462
Vorlagen speichern und wiederverwenden............................................. 465 Variationen............................................................................................. 465 Präsentationen zeigen.................................................................................. 466 Präsentation starten und durchführen....................................................467 PowerPoint von A bis Z...................................................................................... 468 Animationen hinzufügen.............................................................................. 468 Ansicht für den Handzettelmaster................................................................ 469 Bearbeiten des Folienmasters....................................................................... 470 Datum einfügen............................................................................................471 Filme (Videoclips) zeigen..............................................................................471 Flussdiagramme erstellen............................................................................. 474 Folienlayout verändern................................................................................ 476 Hintergrund bearbeiten................................................................................477 Hyperlink zu einer Webseite......................................................................... 479 Interaktive Schaltflächen.............................................................................. 480 Präsentationen verpacken............................................................................ 482 Sound hinzufügen........................................................................................ 483 Übergänge erzeugen...................................................................................... 484 Webfunktionen............................................................................................. 485 Zielgruppenorientierte Präsentationen.........................................................487
Kapitel 6 Effektive Zusammenarbeit
489
Daten austauschen............................................................................................. 490 Kopieren und Verschieben............................................................................ 490 Kopieren von Texten und Objekten.........................................................491 Verschiebebahnhof für Texte und Objekte.............................................. 493 Mit dem Scrapbook arbeiten.................................................................. 493 Inhalte einfügen...................................................................................... 495 Drag & Drop – oder: Die Arbeit mit Objekten.............................................497 Textstellen kopieren.................................................................................497 Bilder in Office-2008-Anwendungen..................................................... 498 Excel-Tabellen........................................................................................ 500 Objekte über das Menü einfügen.............................................................501 Dokumente austauschen.............................................................................. 503 Dokumente importieren und exportieren.................................................... 505 Import und Export in Excel.................................................................... 505 ODBC-Import.................................................................................. 506 FileMaker-Import............................................................................. 506 Import aus Textdateien..................................................................... 506 Export in andere Formate.................................................................507 Import und Export in Word................................................................... 508
Import und Export in PowerPoint.......................................................... 509 Abläufe automatisieren.......................................................................................511 Aktionismus per Betriebssystem: Automator-Grundlagen........................... 512 Automator starten und verstehen........................................................... 512 Automator-Workflow speichern und nutzen.......................................... 513 Office-2008-Automator-Aktionen................................................................ 514 Aktionen aus dem Menü starten............................................................ 515 Beispielworkflows untersuchen............................................................... 515 Einen eigenen Arbeitsablauf erstellen..................................................... 518 Übersicht der Office-Aktionen.......................................................................521 Entourage-Aktionen................................................................................521 Word-Aktionen....................................................................................... 525 Excel-Aktionen....................................................................................... 529 PowerPoint-Aktionen............................................................................. 532 Automator für Studenten............................................................................. 535 Updates, Service-Packs und blanke Panik.......................................................... 535 Softwareprobleme......................................................................................... 536 Updaten – aber wie?............................................................................... 536 Datenbankpflege......................................................................................537 Datensicherung ist Pflicht............................................................................ 538
Kapitel 7 Microsoft Expression Media
539
Medienorganisation und -verarbeitung............................................................. 540 Expression Media installieren...................................................................... 540 Medienverwaltung........................................................................................ 543 Medien importieren................................................................................ 544 Medienansichten.................................................................................... 545 Symbolleiste und Menüleiste...................................................................547 Medien zeigen......................................................................................... 548 Medienverarbeitung..................................................................................... 549 Bildbearbeitung...................................................................................... 549 Stapelverarbeitung.................................................................................. 550 Abschluss..............................................................................................................551
Index
553
Vorwort
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, vielleicht sind Sie ein alter Hase in der Arbeit mit Microsoft Office auf dem Mac, vielleicht ein Einsteiger. In beiden Fällen steht vor dem Beginn die Frage nach dem, was Sie erwartet. Die einen wird die Frage bewegen, was neu und anders ist als in den bisherigen Versionen, die anderen, ob sie mit dem, was sie vorfinden, überhaupt zurechtkommen. Seit dem Erscheinen der letzten Version sind mehr als dreieinhalb Jahre vergangen. Viele haben sich an die Arbeit mit Microsoft Office:mac 2004 gewöhnt. Das Programm läuft stabil, mit offenen Wünschen hat man sich vorläufig arrangiert. Ich habe in diesem Buch die Neuerungen und Veränderungen gleich an den Anfang der Kapitel gesetzt, sodass Sie nicht lange suchen müssen, um darüber aufgeklärt zu werden. Aus dem Fundus von vier umfangreichen Anwendungen das ganze Spektrum zu beschreiben, ist in einem Buch fast unmöglich. Ich habe mich bemüht, einen guten Querschnitt zu bieten: Grundlegendes für Einsteiger, Wichtiges für eingearbeitete Anwender und Spezielles für bestimmte Situationen. Das Buch ist also nicht etwas für die einmalige Verwendung, sondern auch dafür gedacht, Sie so lange bei Ihrer Arbeit mit Office 2008 zu begleiten, bis die nächste Version erscheint (2010? 2011?). Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht, meinen Büchern eine E-Mail-Adresse mitzugeben, da Kritik und Feedback für mich wichtig sind. Erfreulicherweise haben das einige Leser meines Vorgängerbuches zu Office 2004 genutzt. Die Anregungen und kritischen Hinweise, die mir bemerkenswert erschienen, habe ich bei der Überarbeitung zur neuen Version in das Buch einfließen lassen. Wenn Sie etwas nicht verstanden haben, Ihnen etwas fehlt oder Sie glauben, kritisch auf etwas reagieren zu müssen, so schreiben Sie an
[email protected]. Ich werde es gewiss lesen und prüfen und bei der Überarbeitung zur nächsten Version, wenn es mir sinnvoll erscheint, auch berücksichtigen. Auch versuche ich, auf jede Mail zu antworten. Das ist mir in der Vergangenheit weitgehend gelungen. Sollte das in der Zukunft nicht immer möglich sein, so liegt das nicht daran, dass ich solche Zuschriften nicht ernst nehme, sondern dass äußere Umstände dies verhindern. Wenn es für Sie wichtig ist, fragen Sie dann einfach noch einmal nach. Ich wünsche Ihnen ein möglichst problemfreies Hineinfinden in die Arbeit mit Office:mac 2008.
Horst-Dieter Radke – Lauda, im Mai 2008
18
Office-Grundlagen
1
In diesem Buch stelle ich Ihnen Microsoft Office:mac 2008 komplett vor. Bei der Leistungsfähigkeit des gesamten Pakets müssen Details außen vor bleiben, um keinen übermäßig dicken, kaum lesbaren Wälzer zu produzieren. Sie erhalten aber für jede Einzelanwendung so viele Informationen, dass Sie eine ganze Weile damit zu tun haben werden und auch bei vorhandenen Vorkenntnissen noch genügend neuen Stoff finden können. Das erste Kapitel beginnt aber nicht mit einer Office-Anwendung, sondern mit Informationen zum Gesamtpaket. Manche Details würden sich in den Einzelapplikationen nur wiederholen, deshalb nehme ich sie hier vorweg.
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Office:mac 2008 – Bürointegration auf höchstem Niveau Sie haben sich Microsoft Office:mac 2008 gekauft, ein Paket verschiedener Anwendungen für den professionellen Einsatz in unterschiedlichen Bereichen. Es ist für den betrieblichen Einsatz, für Schule, Studium und Forschung, aber ebenso für den privaten Gebrauch konzipiert. Das Programm hebt sich vom Konkurrenzprodukt Apple iWork ’08 durch eine enorme Funktionalität ab – sowohl bei den Einzelkomponenten, als auch im Zusammenspiel der Programme. Manch einer mag dieses Softwarepaket nur einer Applikation wegen gekauft haben (zum Beispiel Word). Statt sich darüber zu ärgern, dass so viele unnütze Programme mitgekauft werden müssen, sollte man sich diese einmal ansehen. Ich bin überzeugt, der Ärger wird ganz schnell verfliegen. Mit dem Softwarepaket Microsoft Office:mac 2008 kaufen Sie sich nicht eine Softwareanwendung und auch nicht nur eine Sammlung von Einzelanwendungen. Die Philosophie, die hinter diesem Softwarepaket steht ist die Unterordnung dieser Einzelanwendungen zur Lösung von Aufgaben und Projekten. Daten lassen sich zwischen den Anwendungen tauschen (zum Beispiel eine Excel-Tabelle in Word integrieren) oder mit einer anderen Anwendung weiterverarbeiten (zum Beispiel eine Word-Gliederung direkt von PowerPoint übernehmen). Aber auch vor fremden Anwendungen macht Microsoft Office:mac 2008 nicht halt. Es gibt ausreichend viele Import- und Exportfilter, sodass die Datenübernahme oder -weitergabe nur noch selten wirklich problematisch ist. Insbesondere das letzte Kapitel dieses Buches (»Effektiv zusammenarbeiten«) wird dieses Thema vertiefen.
Office:mac 2008 im Angebot Microsoft Office:mac 2008 ist nicht ein Softwarepaket, sondern drei. Oder genauer gesagt, es gibt dieses Paket in drei Ausführungen. Die Home and Student Edition enthält vier Hauptanwendungen: < Word < Excel < PowerPoint < Entourage Diese Version ist relativ preiswert zu haben (unter 150 Euro) und darf auf bis zu drei Computern innerhalb einer Familie installiert, allerdings nicht kommerziell genutzt werden.
20
Office-Grundlagen
Kapitel 1
Das eigentliche Paket Microsoft Office:mac 2008 enthält zusätzlich noch Automator-Aktionen, mit denen Abläufe der einzelnen Anwendungen automatisiert werden können. Automator ist eine Anwendung innerhalb von Mac OS X, die es erlaubt, über vorgefertigte Aktionen Abläufe zu steuern. Mehrere Aktionen können hintereinander geschaltet werden. Die Special Media Edition enthält außerdem noch eine Version von Expression Media, eine Software zum Organisieren, Bearbeiten und Exportieren digitaler Bilder, Filme und Audiodateien. Außer bei der Home and Student Edition ist auch noch eine Unterstützung von Microsoft Server Exchange enthalten, sodass auch der Einsatz in Netzwerken optimal angepasst und eingerichtet werden kann. Microsoft Office für den Mac ist also eine Anwendung, die vom privaten Einsatz auf einem einzelnen Apple-Computer bis zum Einsatz in teamorientierten Umgebungen passend eingesetzt werden kann.
Neues in der Version 2008 Nachdem Microsoft die Oberfläche der Version Office 2007 für Windows regelrecht runderneuert hatte, wurde erwartet, dass dies auch für die Mac-Version geschieht. Das ist nicht passiert, obwohl einige der Veränderungen der Windows-Version auch mit integriert wurden, etwa < Funktionsgalerie, < SmartArt-Grafiken, < verbessertes WordArt, < verbesserte Diagrammdarstellung, < Designs und designabhängige Farbauswahl.
Neu in Office 2008 ist die Funktionsgalerie. Zahlreiche weitere Neuerungen sind in den einzelnen Applikationen enthalten und werden dort auch näher vorgestellt.
21
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Neues Dokumentformat Ein ganz wesentliches Merkmal der neuen Version ist das neue Dokumentformat, das global als Office Open XML bezeichnet werden kann und auf XML, einem Standard für Auszeichnungssprachen beruht. Microsoft hat dieses Dateiformat bereits im Dezember 2007 von der ECMA (einer privaten Normungsorganisation) und im März 2008 von der ISO (einer internationalen Normungsorganisation) zertifiziert bekommen (ISO/IEC 29500). Ziel dieses »offenen Dateiformats für Büroanwendungspakete« ist, den Datenaustausch zwischen den einzelnen Anwendungen zu optimieren und zu vereinfachen. Microsoft Office 2007 für Windows und Microsoft Office 2008 für Mac OS X unterstützen dieses Format in den jeweiligen Anwendungen sehr weitgehend – bisher aber noch nicht vollständig. Für ältere Office-Versionen (Windows ab 2000, Mac ab 2001) bietet Microsoft ein Compatibility Pack, das es diesen Versionen ermöglicht, das Format zu lesen und zu schreiben. ÜHilfe Wenn Sie sich näher mit diesem Dokumentformat beschäftigen möchten, finden Sie dazu Informationen (und den Link zum Compatibility Pack) unter http://msdn2.microsoft.com/de-de/office/bb906068.aspx. Sie erkennen dieses Dokumentformat am angehängten »x«; aus .doc (für Word-Dokumente) ist jetzt .docx, aus .xls (für Excel-Dokumente) ist jetzt .xlsx und aus .ppt (für PowerPoint-Dokumente) ist jetzt .pptx geworden. Manche Neuerungen in Office 2008 (und 2007) lassen sich nur mit diesem neuen Format speichern. Wählen Sie das ältere Format (.doc, .xls oder .ppt), so gehen diese Inhalte in Ihren Dokumenten verloren. Sind Sie auf den Datenaustausch mit anderen angewiesen und können nicht immer damit rechnen, dass dieses neue Format gelesen werden kann, dann sollten Sie unbedingt die älteren Dateiformate wählen. ÜTipp Um nicht auf die Neuheiten generell verzichten zu müssen, speichern Sie die Dokumente »zusätzlich« im alten Format und geben Sie beide Varianten mit dem Hinweis weiter, dass mit dem Compatibility Pack die vollständigere Originalfassung geöffnet und gelesen werden kann. Erwähnenswert ist, dass auch andere Anwendungen wie etwa NeoOffice (eine OpenOffice-Variante für den Mac) oder Apples iWork ab Version ’08 mit dem neuen Format zurechtkommen und dieses Format auch in den E-Mail-Anhängen des iPhones unterstützt wird.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Das neue Dokumentformat wird immer als Standard angeboten. Im Dialog Speichern bietet Microsoft Office nähere Informationen zum jeweiligen Dateiformat an. Außerdem kann mit dem Kompatibilitätsbericht geprüft werden, ob das zu speichernde Dokument auch für ältere Versionen geeignet ist. Ein Bericht zeigt eventuelle Schwachstellen auf und gibt Anpassungshilfen. Dies finden Sie in allen Anwendungen zu Microsoft Office.
Anwendungen automatisieren Eine der großen Stärken von Office war bisher, dass mit der integrierten Skriptsprache VBA (Visual Basic for Application) recht komplexe Anwendungen entwickelt werden konnten – sogar applikationsübergreifend. Insbesondere in Excel haben viele Anwender die Funktionalität erweitert, indem sie eigene Funktionen entwickelt haben. Dies ist mit einem Schlag vorbei: Microsoft hat VBA aus Office:mac 2008 entfernt. Auch Makros können nicht mehr aufgezeichnet werden. Man findet zwar noch einen Dialog Makros (über Extras | Makros), allein anzufangen ist damit nicht mehr viel. Einen Makrobefehl auszuwählen und auszuführen ist kaum sinnvoll, und das Editieren mehrerer aufeinanderfolgender Befehle ist nicht mehr möglich. Vermutlich haben hier die Entwickler nur vergessen, etwas zu entfernen.
Der Makro-Dialog weist den Anwender nur noch traurig darauf hin, dass hier eine Funktionalität vorhanden war, die nun nicht mehr eingesetzt werden kann.
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Als Alternative weist Microsoft nun darauf hin, dass dafür eine Schnittstelle zu AppleScript vorhanden ist und Automator-Aktionen für verschiedene Abläufe hinzugefügt wurden – die aber leider in der Home and Student Version nicht integriert sind. Für altgediente Apple-Anwender, die sowieso gut mit AppleScript umgehen können, mag dies eine interessante Alternative sein. Wer aber in den vergangenen Jahren zahlreiche VBA-Ergänzungen entwickelt und genutzt hat, steht auf verlorenem Posten. Alles noch einmal entwickeln? Das wird manchen hart treffen. Und wer mit beiden Systemen (Windows und Mac) arbeitet und auf beiden entwickelt, der wird plötzlich das Problem haben, eine Lösung zweimal erstellen zu müssen: einmal mit VBA und einmal mit AppleScript. Ob sich das durchsetzen wird, ist eine berechtigte Frage. Microsoft ist gut beraten, darüber noch einmal gründlich nachzudenken.
Statt Makros gibt es jetzt Automator-Aktionen. Wie im Vorgängerbuch zur Version 2004 gehe ich in diesem Buch hauptsächlich auf die praktische Anwendung der einzelnen Applikationen und deren Zusammenarbeit ein. Statt der Makros (wie im vorigen Buch) stelle ich die Automator-Aktionen im letzten Kapitel vor. Als reiner Nutzer der jeweiligen Funktionalität (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen etc.) sind Sie von der eben beschriebenen Problematik nicht tangiert.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Voraussetzungen Microsoft Office:mac 2008 kann nicht auf jedem Apple-Computer eingesetzt werden. Als Mindestvoraussetzung nennt Microsoft: < PowerPC G4-Prozessor oder höher/Intel Prozessor (500 MHz oder schneller) < Mac OS X ab Version 10.4.9 oder höher < 512 MB Arbeitsspeicher oder mehr < 1,5 GByte freier Festplattenspeicher < HFS+-Festplattenformat < DVD-Laufwerk (direkt eingebaut oder über das Netzwerk verfügbar) < Monitor mit 1024 x 768 Auflösung oder höher Die Mindestvoraussetzungen machen aber mit Office:mac 2008 nicht wirklich Freude. Erst ab einem G5-Prozessor läuft das Programmpaket einigermaßen flott. Eine Speichererweiterung auf mindestens 1 GB gibt dem Ganzen noch einmal zusätzlich Schub. Ü Tipp Wenn Sie noch mit der Vorgängerversion Office:mac 2004 arbeiten und überlegen, ob Sie in Hardwareaufrüstung oder Office-Update investieren, dann rate ich Ihnen dringend zur Hardwareaufrüstung. Zum einen werden Sie dann auch bei der älteren OfficeVersion eine bessere Performance erreichen (und damit ein höhere Zufriedenheit) und andererseits sind Sie dann besser gerüstet, wenn sich Ihr finanzieller Spielraum wieder erweitert hat und Sie endlich zu einem Office:mac-Update ausholen können.
Grundlagen Bevor Sie in die Arbeit mit einer Einzelapplikation einsteigen, sollten Sie sich einen kurzen Überblick über die Arbeit mit Microsoft Office:mac 2008 verschaffen.
Installation Ach ja, installiert sollte das Programmpaket auch sein. Eine Einarbeitung ohne Programm ist wenig effektiv. Haben Sie die Installation bereits ohne Anleitung durchgeführt (keine Sorge, dabei kann man kaum etwas falsch machen), dann überspringen Sie einfach den nächsten Abschnitt – oder lesen ihn zur Bestätigung, dass Sie alles richtig gemacht haben.
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Office installieren und einstellen Die Installation des Programmpakets ist keine große Sache. Sie haben die Wahl zwischen zwei Installationsmethoden: < Sie wählen die Standardinstallation – dann wird Office 2008 komplett mit allen Bestandteilen auf Ihrem Computer installiert. < Sie wählen die Angepasste Installation. Dann können Sie entscheiden, was installiert wird und was nicht. Den Ablauf des Installationsassistenten zu beschreiben, ist wenig hilfreich, da kaum zusätzliche Informationen gegeben werden können. Bei der Standardinstallation haben sie ja ohnehin keine Wahl. Deshalb gehe ich hier nicht weiter darauf ein. Eine erste Eingriffsmöglichkeit haben Sie im vierten Schritt: Zielvolume auswählen. Hier können Sie einen anderen als den vorgegebenen Ordner einstellen. In der Regel ist dies aber nicht sinnvoll, denn der Ordner Programme, der hier angegeben wird, sollte auch der Ordner sein, in dem Microsoft Office 2008 landet. Im sechsten Schritt Installationstyp können Sie über die Schaltfläche Anpassen zur Angepassten Installation verzweigen. Hier können Sie festlegen, was installiert werden soll und was nicht.
Das Schwierigste an der Angepassten Installation ist die Auswahl. Je nach Office-Paket (Home, Standard, Expression Media) haben Sie leicht unterschiedliche Installationspakete im Angebot.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Die Gruppe Microsoft Office 2008 ist bei allen gleich. Öffnen Sie diese durch Anklicken, so werden die einzelnen Module angeboten: Word, Excel, PowerPoint, Entourage, Messenger, Korrekturhilfen. Sie können hier deaktivieren, was Sie nicht installieren möchten. Benötigen Sie Microsoft Messenger nicht, so entfernen Sie das Häkchen dort. ÜAufgepasst Deaktivieren Sie aber nicht komplett alle Korrekturhilfen. Sie können die Gruppe öffnen und die Sprachen deaktivieren, die Sie wirklich nicht benötigen. Auf die Office Schriftarten können Sie theoretisch verzichten, da auf dem Mac bereits genügend Schriften vorhanden sind. Allerdings funktionieren dann einige der Vorlagen, die mit Office geliefert werden, nicht mehr, da Sie einige dieser Office-Schriftarten zwingend benötigen. Auf die Automator-Aktionen sollten Sie ebenfalls nicht verzichten – wenn Sie Ihnen hier angeboten werden. Die Dock-Symbole können Sie zwar ohne Schaden deaktivieren, aber es ist viel bequemer, sie gleich bei der Installation ins Dock befördern zu lassen, als dies später manuell nachzuholen. ÜGrundlagen Alles, was Sie bei der ersten Installation ausgeschlossen haben, können Sie später ohne Nachteil hinzu installieren. Haben Sie eine frühere Office-Version auf Ihrem Mac, so findet die Installationsroutine diese und bietet sowohl an, deren Hauptidentität (aus Entourage, mit allen E-Mails und Einstellungen) zu übertragen, als auch die vorhandene Version zu löschen. Beides sollten Sie annehmen, es sei denn, Sie möchten reinen Tisch machen und (mit Entourage) ganz von vorne beginnen und zur Sicherheit die alte Office-Version noch eine Weile behalten.
Der Setup-Assistent übernimmt die Einstellungen einer älteren Office-Version gern.
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Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf den Schalter Installieren und lassen Ihren Mac arbeiten.
Nach der Installation Ist die Installation beendet, stellt Ihnen der Setup-Assistent in einem Dialog Erste Schritte einige Optionen zur Verfügung, die Sie allerdings alle mit einem Klick auf Schließen übergehen können. Ihre Installation ist danach beendet und Sie können mit Office:mac 2008 – beziehungsweise den einzelnen Applikationen – arbeiten. Trotzdem lohnt es sich, einen Blick auf die Optionen des Assistenten zu werfen. < Der Schalter Weitere Informationen bringt Ihnen Hinweise auf das installierte Programmpaket. Wenn Sie Zeit und Muße haben, schauen Sie sich das ruhig einmal an. Für die weitere Arbeit – insbesondere auch mit diesem Buch – ist es aber nicht nötig. < Registrieren bietet Ihnen an, sofort online bei Microsoft eine Registration vorzunehmen. Nach dem Motto »Erledigt ist erledigt« ist das durchaus zu empfehlen. Da die Registration allerdings freiwillig ist, können Sie auch die Entscheidung treffen, sich nicht zu registrieren. < Auf Updates überprüfen sollten Sie auf jeden Fall wählen. Wahrscheinlich ist die Version auf der DVD, die Sie installiert haben, längst nicht mehr auf dem aktuellsten Stand. Von der Produktion bis zu Ihnen hat sie einen weiten Weg zurückgelegt, der auch Zeit gekostet haben mag. Schauen Sie also nach, was es an Updates gibt, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, und installieren Sie diese Updates möglichst sofort, falls welche gefunden werden. Sie finden später die Update-Funktion im Menü Hilfe. Hier können Sie einstellen, ob Automatisch auf Updates geprüft werden soll, und auch die Intervalle für die Prüfung festlegen (zum Beispiel Wöchentlich). Wenn Sie das lieber selbst bestimmen wollen, stellen Sie Manuell ein.
Auf Updates sollten Sie ein Auge haben.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Haben Sie die Installation auf die eine oder andere Weise abgeschlossen, finden Sie die Icons der Applikationen (unterschiedlich, je nach der von Ihnen gewünschten Installation) im Dock wieder. Es ist müßig, einem Apple-Anwender (oder neudeutsch: Mac-User) zu sagen, dass er sie von hier aus mit einem Klick starten kann. Ü Power User Eine längst nicht jedem bekannte Startvariante für Anwendungen ist die über Spotlight. Drücken Sie die c- und die Leertaste, geben Sie den Anfangsbuchstaben des gewünschten Programms ein (zum Beispiel »W« für Word) und drücken Sie die r-Taste. Um Excel zu starten, müssen Sie auch noch einen zweiten Buchstaben bemühen, denn bei »E« zeigt Spotlight zunächst Entourage an.
Office 2008 deinstallieren Es sollte zwar nicht so häufig vorkommen, aber es ist denkbar, dass Sie Office 2008 von Ihrem Mac entfernen wollen. Das ist einfacher, als es sich zunächst anhört. Sie finden im Ordner Programme nach der Installation einen Ordner Microsoft Office 2008. Darin ist ein Ordner Zusätzliche Tools enthalten, der wiederum den Ordner Office entfernen enthält. Dieser Ordner beinhaltet das Programm Office entfernen.
Entfernen lässt sich Office über ein eigens dafür mitgeliefertes Programm. Die Installation läuft wieder über einen Assistenten und bietet kaum Möglichkeiten, etwas falsch zu machen. Sie müssen lediglich darauf achten, dass bei Vorliegen mehrerer Office-Versionen die richtige deinstalliert wird. ÜTipp Haben Sie zunächst die alte Office-Version behalten – sicherheitshalber –, dann bietet sich das Tool Office entfernen auch an, um diese ältere Version zu entfernen. Das geht sauberer, als wenn Sie mit der Hand alles Nötige zusammensuchen und in den Papierkorb schieben.
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Die aktuelle (und/oder ältere) Office-Version kann sauber mit dem Assistenten entfernt werden. Nach der »Deinstallation« müssen Sie noch den Papierkorb leeren, um Office endgültig von Ihrem Mac zu entfernen. Bevor Sie sich nun mit den einzelnen Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Entourage) beschäftigen, sollten Sie sich ein wenig mit den gemeinsamen Komponenten von Microsoft Office:mac 2008 vertraut machen. Das ist zwar nicht unbedingt nötig, erleichtert aber das Arbeiten mit dem Gesamtpaket ungemein.
Der Projektkatalog Ganz gleich, welche Anwendung Sie starten, Sie werden immer vom Projektkatalog begrüßt (mit Ausnahme von Entourage, wo Sie den Projektkatalog separat öffnen müssen). Sie können in dieser Benutzeroberfläche die Dokumente und Dateien aller Office-Applikationen verwalten, insbesondere die Vorlagen, die eine einfachere Dokumenterstellung ermöglichen sollen. Ü Grundlagen Klicken Sie auf Abbrechen, so verschwindet der Projektkatalog, und die Office-Anwendung startet mit einem neuen, leeren Dokument.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Der Projektkatalog als Schaltzentrale für das gesamte Office. Sie können in jeder Anwendung über das Menü Datei | Projektkatalog oder über die Tastenkombination s – c – P den Projektkatalog öffnen.
Den Projektkatalog anpassen Sie können Einfluss auf die Art und Weise nehmen, wie der Projektkatalog geöffnet werden soll. Sogar unterbinden können Sie das, wenn Sie lieber direkt in der Anwendung landen und nicht erst von diesem Katalog begrüßt werden möchten. Um die Darstellung und das Erscheinen des Projektkatalogs einzustellen, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen (das letzte Register). In der Optionsgruppe Allgemein können Sie das Anzeigen des Projektkatalogs unterbinden, wenn Sie das Häkchen bei Projektkatalog beim Start anzeigen entfernen. Unter Öffnen auf: legen Sie fest, wie die Anwendung gestartet wird. Wählen Sie beispielsweise Neu, so wird immer mit einem neuen (noch leeren) Dokument gestartet.
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Soll er – oder soll er nicht angezeigt werden? Bei Anzeigen legen Sie fest, wie viele der zuletzt bearbeiteten Dokumente auf der Registerkarte Zuletzt verwendet angezeigt werden sollen. Voreingestellt sind 50 Dateien. Sie können die Zahl erhöhen oder verringern. Bedenken Sie, dass die Übersicht bei sehr vielen Dokumenten nicht unbedingt erleichtert wird.
Vorhandene Dokumente werden in der voreingestellten Anzahl im Projektkatalog angezeigt.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Wenn Sie die Option Vor dem Öffnen anderer Programme bestätigen (sie ist standardmäßig deaktiviert) wählen, dann passiert zunächst beim nächsten Start nichts. Eine entsprechende Warnung erhalten Sie nur, wenn Sie ein Microsoft-Office-Programm aus einem anderen Office-Programm starten wollen. Lassen Sie hier besser die Standardeinstellung (deaktiviert). Unter Dokumente und Assistenten können Sie festlegen, welche Art von Dokumenten angezeigt werden soll. Unabhängig davon, dass Sie im Projektkatalog die Anzeige sowieso laufend Ihren Erfordernissen in der aktuellen Situation anpassen können, lassen sich hier dauerhafte Einstellungen vornehmen. Wenn Kalenderereignisse für Sie uninteressant sind, deaktivieren Sie diese Option. Wenn Sie mit Entourage nicht arbeiten, weil Ihnen das Mail-Programm von Apple nach wie vor ausreicht, deaktivieren Sie E-Mail-Nachrichten usw. Unter Dateispeicherorte sehen Sie, wo die Vorlagen (lokal und für Arbeitsgruppen) gespeichert werden.
Mit dem Projektkatalog arbeiten Auf der Registerkarte Neu sehen Sie eine Liste Kategorien, die die Vorlagen in bestimmte Kategorien anzeigt. Es sind zahlreiche Vorlagen vorhanden (zum Beispiel für Geschäftsformulare oder Präsentationen). Standardmäßig wird immer die Gruppe Leere Dokumente angezeigt. Es genügt beispielsweise, im linken Teil des Fensters die Excel-Arbeitsmappe anzuklicken, um ein leeres Excel-Dokument zu öffnen. Haben Sie (wie im vorigen Abschnitt beschrieben) die Warnung aktiviert, sagt Ihnen Word, dass Excel gestartet werden muss. Eine ziemlich uneffektive Behinderung, sodass ich hier meine Empfehlung, diese Meldung zu deaktivieren, noch einmal wiederhole.
Eine Meldung, die nichts bringt. Wollen Sie vermeiden, versehentlich eine Vorlage einer anderen Anwendung als der gewählten auszuwählen, so stellen Sie bei Anzeigen: die Dokumente der Anwendung ein, mit der Sie arbeiten wollen (zum Beispiel Word-Dokumente).
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Schränken Sie die Auswahl der Office-Dokumente ein. Die Anzeige der Vorlageobjekte können Sie übrigens über die kleinen Schaltflächen oberhalb der Kategorienliste beeinflussen. Haben Sie lieber alle im Blick, wählen Sie die mittlere (mit kleiner Vorschau des markierten Dokuments) oder die rechte Schaltfläche.
Verändern Sie die Anzeige für eine bessere Übersicht. Werden nicht alle Dokumente angezeigt (auf der Registerkarte Zuletzt verwendet), dann klicken Sie auf die Schaltfläche Andere öffnen... (die übrigens auf allen Registerkarten angezeigt wird und so einen Zugriff auf gespeicherte Office-Dokumente ohne Umweg ermöglicht). Sie sehen nun den Dialog Datei öffnen, den Sie in allen Applikationen im Menü Datei finden. Hier wählen Sie im Dateibrowser Ihr gewünschtes Dokument aus und verzweigen nach dem Klick auf Öffnen direkt in die Anwendung.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Datei öffnen über den Projektkatalog. Auf der Registerkarte Projektcenter finden Sie alle Dateien wieder, die einem Projekt zugeordnet wurden. Das Projekt muss allerdings in Entourage definiert worden sein. Im Kapitel zu Entourage erfahren Sie alles Nötige dazu. Über das Eingabefeld Suchen können Sie direkt im Projektkatalog nach Dateien fahnden.
Dokumente speichern Der Vorgang des Speicherns der Office-Dokumente ist in allen Applikationen gleich. Deswegen nehmen wir ihn hier vorweg. Gestandene Apple-Anwender und auch Quereinsteiger aus der Windows-Welt sollten hierbei allerdings keine Probleme haben. Sie wählen das Menü Datei und dann den Befehl Speichern beziehungsweise Speichern unter. Ein Dokument, das erstmalig abgespeichert wird, landet immer im Dialog Sichern unter. Mac-OS-X-Anwender sind vielleicht etwas irritiert über die Bezeichnung Speichern, vor allem da sie dann doch im Dialog Sichern landen. Das ist ein Relikt aus der Windows-Welt, in der nicht vom Sichern, sondern vom Speichern in den Anwendungsdialogen gesprochen wird. Microsoft würde gut daran tun, diese Unebenheiten in der Oberfläche in Zukunft anzupassen.
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Andererseits ist es aber auch nicht so dramatisch, dass Hemmnisse bei der Arbeit mit dem Programm dadurch entstehen. ÜTipp Ganz schnell rufen Sie übrigens den Speichern-/Sichern-Befehl mit der Tastenkombination c – S auf. Wurde ein Dokument bereist einmal gesichert, dann erscheint kein Dialog. Die OfficeAnwendung sichert in Zusammenarbeit mit dem Betriebssystem das aktuelle Dokument auf dem Datenträger. Andernfalls geben Sie im Dialog die nötigen Daten ein: < Bei Sichern unter: bestimmen Sie einen (neuen) Dateinamen. < Im Browserfenster darunter wählen Sie den richtigen Ordner für das Dokument. Über die Schaltfläche Neuer Ordner oder die Tastenkombination s – c – N legen Sie ohne den Umweg über den Finder einen neuen Ordner an. < Bei Format wählen Sie das geeignete Dokumentformat. < Ist das Häkchen im Kontrollkästchen vor Dateinamenerweiterung anfügen gesetzt, so hängt Office die Erweiterung automatisch an den Dateinamen an. < Über die Schaltfläche Optionen wird ein Dialog Speicheroptionen aufgerufen. Sie können Änderungen der Einstellung vornehmen. < Die Schaltfläche Sichern schließt den Dialog und sorgt für das Speichern des Dokuments auf dem Datenträger. < Mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog, ohne zu sichern.
Das Sichern beziehungsweise Speichern ist in allen OfficeAnwendungen gleich.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Der Kompatibilitätsbericht Inzwischen gibt es eine ganze Reihe unterschiedlicher Microsoft-Office-Versionen im Praxiseinsatz, sowohl unter Apple-Betriebssystemen als auch unter Windows. Nicht in allen ist das Dateiformat identisch. Im Laufe der Zeit sind Veränderungen vorgenommen worden, die nicht von allen älteren Office-Anwendungen erkannt und gelesen werden können. Um die Anwender nicht ins offene Messer laufen zu lassen, hat Microsoft den Kompatibilitätsbericht erfunden. Sie finden den Aufruf dazu ebenfalls im Dialogfenster Speichern/Sichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kompatibilitätsbericht…, um diesen Vorgang zu starten. Office führt die Prüfung durch und meldet, ob alles glatt gegangen ist oder ob Probleme vorliegen.
Die Kompatibilitätsprüfung hat ein Problem entdeckt. Sie müssen übrigens die Meldung nach der Kompatibilitätsprüfung nicht akzeptieren. Im Bericht selbst sehen Sie ja ebenfalls, ob es Probleme gegeben hat oder nicht. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Diese Meldung nicht mehr anzeigen, und Sie bleiben in Zukunft verschont. Der Kompatibilitätsbericht zeigt Ihnen in der Übersicht Ergebnisse, welche Probleme aufgetreten sind. Markieren Sie eines der angezeigten Probleme, so finden Sie unter Erklärung eine Beschreibung des Kompatibilitätsproblems. Meist handelt es sich um Hinweise, dass ältere Versionen mit Ihrem Dokument nicht mehr einwandfrei klarkommen. Sind diese älteren Versionen (zum Beispiel von Word) angegeben, können Sie einschätzen, ob das wirklich ein Problem ist oder nicht. Wenn es sich allerdings lediglich um ein Umbruchproblem handelt und Ihr Dokument nicht so gestaltet ist, dass Umbrüche schädlich sind, können Sie ruhig auf Ignorieren klicken. Sie können aus der Liste (auf den Pfeil neben Ignorieren klicken) aber auch Nicht erneut anzeigen auswählen, um in Zukunft solche Hinweise nicht mehr zu bekommen.
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Der Kompatibilitätsbericht weist ein Problem auf. Ist die Schaltfläche Korrigieren aktiv (das heißt nicht grau hinterlegt), können Sie Word auch veranlassen, das Problem automatisch zu beheben. In manchen Fällen wird aber auch nur ein Dialog geöffnet, der Ihnen die Anpassung ermöglicht. Näheres erfahren Sie in der Regel in einer Erklärung in diesem Dialog. ÜBeispiel Sollte das Problem darin liegen, dass Funktionen (zum Beispiel in Excel) benutzt wurden, die neu sind und in älteren Versionen nicht funktionieren, dann haben Sie ein echtes Problem, wenn Sie das Dokument (Tabelle, Präsentation) für eine ältere Version liefern müssen. In diesem Fall ist es ratsam, die Datei unter einem zweiten Namen abzuspeichern und die Kopie so zu bearbeiten, dass sie auch mit älteren Versionen funktioniert. Es bleibt Ihnen unbenommen, sich beim Empfänger zu beklagen, dass er noch mit solch veralteter Software arbeitet. Hoffentlich ist es nicht Ihr Chef.
Symbolleisten und Tastenkürzel Alle Office-Anwendungen stellen Symbolleisten mit Schaltflächen, die wichtige Vorgänge schnell erreichbar machen, zur Verfügung. Ebenso gibt es Tastenkombinationen, um Funktionen fix aufrufen zu können. Sie finden Hinweise dazu in jedem zugehörigen Kapitel. Ein paar grundsätzliche Anmerkungen und Informationen aber schon einmal vorweg.
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Office-Grundlagen
Kapitel 1
Symbolleisten Die Symbolleisten erreichen Sie über das Menü Ansicht | Symbolleisten. Sie können eine bestimmte Symbolleiste auswählen oder über Symbolleisten und Menüs anpassen... einen Dialog zur Anpassung vorhandener Symbolleisten aufrufen. Sie können auch mit der rechten Maustaste (oder ctrl-Klick) in einen freien Bereich einer beliebigen Symbolleiste klicken, um das Menü zu erreichen. Symbolleisten, die schon auf dem Bildschirm angezeigt werden, haben vor dem Namen einen Haken.
Symbolleisten lassen sich beliebig auswählen und anpassen. Sie können jede Symbolleiste auf dem Bildschirm an eine passende Stelle verschieben – mit Ausnahme der Symbolleiste Standard. Die lässt sich nur ein- und ausblenden. Um dies einmal auszuprobieren, müssen Sie also eine zusätzliche Symbolleiste öffnen (über Ansicht | Symbolleisten), falls dies noch nicht geschehen ist. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Symbolleiste (nicht Standard!). 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Symbolleiste im Fenster andocken. Schon schwebt die Symbolleiste frei über dem Fenster und kann mit der Maus an eine beliebige Stelle verschoben werden. Möchten Sie die Symbolleiste wieder fest unter der Symbolleiste Standard fixieren, so wählen Sie den Befehl Symbolleiste im Fenster andocken erneut an.
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Symbolleisten lassen sich frei schwebend über den Bildschirm verteilen – und bei Bedarf auch wieder »andocken«. Ist Ihnen das Leisten-Wirrwarr auf der Oberfläche zu unübersichtlich, dann können Sie sich auch eine eigene Symbolleiste mit den für Sie wichtigsten Schaltfläche zusammenstellen, nach dem Motto: Ein selbst zusammengestellter Werkzeugkasten ist immer besser sortiert als ein gekaufter: 1. Wählen Sie Ansicht | Symbolleisten | Symbolleisten und Menüs anpassen... . 2. Klicken Sie auf Neu… und geben Sie einen Symbolleistenname (zum Beispiel »Eigene Leiste«) ein. 3. Bestätigen Sie mit OK.
Eine eigene Symbolleiste wird angelegt. Die Symbolleiste wird in die Liste eingefügt und erhält gleichzeitig ein Häkchen. Sie finden auf Ihrem Desktop sofort eine neue, noch leere Symbolleiste. Falls Sie diese nicht sehen, verschieben Sie den Dialog Symbolleisten und Menüs anpassen etwas und ziehen die neue Symbolleiste in eine gut sichtbare Position. 4. Wechseln Sie auf das Register Befehle. 5. Markieren Sie eine Kategorie und ziehen Sie aus der Liste bei Befehle die passenden Schaltflächen in Ihre neue Symbolleiste. 6. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie den Dialog über einen Klick auf OK. Diese neue Symbolleiste können Sie beliebig platzieren. Wollen Sie eine Schaltfläche wieder entfernen, so fassen Sie diese mit dem Mauszeiger und ziehen Sie diese aus der Symbolleiste heraus (das funktioniert übrigens auch bei den anderen Leisten).
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Kapitel 1
Eine neue Symbolleiste wurde angelegt. Ü Grundlagen Sind Sie mit einer Symbolleiste, die Sie durch Herausziehen und Hineinschieben anderer Symbole verändert haben, nicht mehr zufrieden, dann markieren Sie diese im Dialog Symbolleisten und Menüs anpassen und klicken auf den Schalter Zurücksetzen. Der Ursprungszustand wird dann wieder hergestellt. Das funktioniert allerdings nicht mit selbst erstellten Symbolleisten, sondern nur mit denjenigen, die Office mitbekommen hat. Sie finden übrigens die selbst erstellte Symbolleiste auch in der Liste über Ansicht | Symbolleisten wieder und können sie dort ein- und ausschalten.
Tastenkombinationen Tastenkombinationen rufen eine Funktion auf, ohne dabei die Maus zu nutzen. Das geht unter Umständen flotter, als immer wieder von der Tastatur zur Maus und zurück zu wechseln. Etwas schwieriger ist es schon, sich alle Tastenkombinationen zu merken. Ich habe in diesem Buch zu jeder Anwendung eine Anzahl Tastenkombinationen nach meiner subjektiven Einschätzung ausgewählt. Leider sind die Tastenkombinationen in der Hilfe nicht mehr so leicht zu finden wie noch in der Version Office 2004. Dort gab man nur im Suchfeld den Begriff »Tastenkombinationen« ein – und schon hatte man Zugriff auf Übersichten, die sich auch ausdrucken ließen. Über die Hilfe von Office 2008 funktioniert das überhaupt nicht. Das Stichwort bringt eine Reihe von Einträgen, die nicht wirklich weiterhelfen. Erst der Begriff »Kurzbefehle« hilft weiter, allerdings muss man dann noch »Tastenkurzbefehle und andere Kurzbefehle» oder andere Einträge anklicken und sich bei den Links etwas umsehen, bis man auf »Listen der Tastaturkurzbefehle« stößt. Die direkte Eingabe dieses Begriffs oder auch nur »Tastaturkurzbefehle« helfen nicht weiter. Tastaturkurzbefehle sind in der Hilfe vollständig aufgelistet, leider aber nicht gut zu finden.
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Schauen Sie in die Menüs, so finden Sie bei einigen Befehlen Tastaturkommandos (immer rechts vom jeweiligen Menü). Für Befehle, die Sie öfter nutzen, können Sie sich so nach und nach die Tastenkombinationen aneignen. Manche sind auch so gestaltet, das Sie damit eine Eselsbrücke haben. s – c – P bringt beispielsweise den Projektkatalog hervor (P = Projektkatalog). Über c – S können Sie sichern (S = Sichern/Speichern) – viele dieser Kurzbefehle finden Sie in gleicher Form auch in anderen Programmen wieder. Mit einer kleinen Einstellungsänderung werden Ihnen die Tastaturkommandos auch in den Quick-Menüs angezeigt: 1. Wählen Sie Ansicht | Symbolleisten und Menüs anpassen... 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Tastenkombinationen in QuickInfo anzeigen. 3. Bestätigen Sie mit OK.
Gibt es Tastaturkurzkommandos, so können die in QuickInfos eingeblendet werden. Wenn Sie nun mit dem Mauszeiger auf eine Schaltfläche zeigen, erscheint nach ein paar Sekunden zusammen mit einer kurzen Erklärung die Tastenkombination – falls es eine gibt. Wählen Sie Ansicht | Menüs und Symbolleisten anpassen... und klicken Sie auf die Schaltfläche Tastatur…, so können Sie Befehlen auch eigene Tastaturkommandos zuweisen. Achten Sie aber darauf, dass dadurch keine Konflikte zu bestehenden Tastenkombinationen entstehen.
Definieren Sie Ihre eigenen Tastaturkommandos.
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Kapitel 1
Informationen finden Wenn Sie Fragen haben zu Microsoft Office:mac 2008, werden diese hoffentlich in diesem Buch beantwortet. Wie ich eingangs aber schon schrieb, ist der Leistungsumfang dieses Anwendungspakets so groß, dass er nicht komplett in diesem Buch erfasst werden kann. Leider legt Microsoft seit Jahren keine gedruckten Handbücher mehr bei (es gibt auch Anwender, die »Gott sei Dank!« sagen). Wo also bekommen Sie Antwort auf die Frage? Vielleicht von einem guten Freund? Ich musste es lange läuten lassen, ehe Karl-Theo zum Telefon griff. »Ja?« »Hör mal, Karl-Theo. Ich habe da ein paar Probleme mit Word und …« »Hilfe!« »Ja, deswegen rufe ich an. Ich brauche deine Hilfe. Für meine neue Arbeit muss ich ein Dokument teilweise zweispaltig, teilweise einspaltig formatieren. Wie mache ich das?« »Hilfe!« »Ach – du weißt das auch nicht?« »Nein, da hast du mich falsch verstanden. Ich weiß sehr wohl, wie das geht. Es ist auch gar nicht so schwer. Aber ich finde es nicht gut, dass du mich wegen solcher Belanglosigkeiten andauernd anrufst, anstatt zur Selbsthilfe zu greifen.« »Du bist mir ein schöner Freund. Ich benötige deinen Rat, und du weißt mich zurück.« »Hab ich nicht! Ich habe dir konkret weitergeholfen.« »Du hast ›Hilfe‹ gesagt!« »Eben! Wenn du in deinen Office-Anwendungen unter Hilfe nachschaust, bekommst du solche einfachen Sachen ausreichend und gut erklärt. Sogar manche komplizierten Sachen findest du da drin brauchbar erläutert.« »Du meinst, ich soll in Word unter dem Menü Hilfe nachsehen?« »Genau! Und wenn du dann nicht weiterkommst, rufst du deinen Freund an, und der bemüht sich dann redlich, dir weiterzuhelfen.« Ich legte auf, schämte mich ein wenig und schaute dann nach, was unter dem HilfeMenü zu finden war. Tatsächlich: Da stand einiges drin, und mein Problem war fast auf Anhieb gelöst. Die Telefonrechnung würde demnächst etwas geringer ausfallen. Für die umfassende Einarbeitung in eine Anwendung von Office ist die Hilfe etwas umständlich. Vor allem bietet sie keinen didaktisch vorgeplanten Weg für das Erlernen des Umgangs mit der Applikation. Um aber Einzelprobleme zu lösen, ist sie ausreichend gut ausgestattet und führt gerade über die Links (im Hilfetext und insbesondere am unteren Rand jedes Hilfe-Fensters) differenziert weiter.
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Die Hilfe in den Office-Anwendungen ist das Handbuch, das Sie vielleicht vermisst haben. Öffnen Sie das Hilfe-Menü, so steht an erster Stelle ein Suchen-Eingabefeld. Danach folgt ein Eintrag passend zur Anwendung, zum Beispiel Word-Hilfe.
Hilfe suchen Geben Sie einen Begriff in das Suchfeld ein, wird Office schon während der Eingabe aktiv. Meist werden Ihnen zwei Gruppen von Hilfen angeboten: < Menüobjekte < Hilfethemen Ganz besonders interessant sind die Menüobjekte. Markieren Sie eines davon (einfach nur mit dem Mauscursor drauf zeigen), so wird das Menü geöffnet, und ein schwach tanzender Pfeil zeigt Ihnen, wo der gewünschte Befehl (oder die gewünschte Funktion) steckt.
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Kapitel 1
Befehle und Funktionen sind über die Menüobjekte schnell gefunden. Für diese Hilfe muss man Microsoft ein großes Lob aussprechen. Man muss sich nicht mehr endlos durch Hilfetexte arbeiten, sondern bekommt sofort gezeigt, wo eine Funktionalität in den Menüs versteckt ist. Wählt man ein Hilfethema aus, bekommt man in einem Fenster wie üblich einen Text, der oft mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung versehen ist. Also alles wie gehabt und durchaus nicht unverzichtbar. Möchten Sie ein Hilfethema ausdrucken, weil das bei der Arbeit bequemer ist, als die Sicht auf dem Monitor durch das geöffnete Hilfefenster einzuschränken, dann öffnen Sie über den Schalter das Menü für Aktionen und wählen Drucken.
Weitere Hilfen finden Wählen Sie die »Hilfe in der Hilfe« – also zum Beispiel die Word-Hilfe –, dann bekommen Sie einige Beliebte Themen angeboten und zwei Links unter dem Titel Fragen Sie jemanden. Sie können eines der beliebten Themen auswählen, wenn es Sie gerade interessiert. Für eine systematische Suche nach speziellen Hilfeanforderungen ist das aber kaum ein effektiver Weg.
Die »Hilfe in der Hilfe«.
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Entscheiden Sie sich für die Links unter Fragen Sie jemanden, dann führt der Link über Benutzercommunity auf eine Homepage von Microsoft, die auf zahlreiche Foren zu Office 2008 verweist. Allerdings ausschließlich englischsprachige. Über die Verbindung zu Microsoft erreichen Sie die deutschsprachige Homepage zu Microsoft Office für den Mac. Auch hier finden Sie Antworten, vielleicht auch zu Fragen, die Sie gerade bewegen.
Microsoft stellt eine eigene Homepage für Office:mac 2008 zur Verfügung.
Wie geht’s weiter? Sie haben nun genügend Informationen zum Umgang mit Microsoft Office:mac 2008 bekommen. Es ist nicht hilfreich, Sie jetzt noch mit weiteren Details aufzuhalten. Stürzen Sie sich lieber in die Arbeit mit der Anwendung, die Ihnen am wichtigsten erscheint. Die Reihenfolge der Anwendungen in diesem Kapitel ist zwar nicht unüberlegt und alles andere als willkürlich entstanden – wenn Ihnen aber beispielsweise eine Präsentation auf den Nägeln brennt, dann springen Sie jetzt gleich zum Kapitel »PowerPoint«. Informationen aus den davor liegenden Kapiteln (»Entourage«, »Word«, »Excel«) sind dazu nicht zwingend notwendig. Wenn Sie Zeit haben, ist es allerdings sinnvoll, mit dem Kapitel »Entourage« anzufangen. Immerhin ist das Projektcenter in diese Anwendung integriert. Ist Ihnen die Tabellenkalkulation Excel eine erste Einarbeitung wert, so ziehen Sie das Kapitel vor. Sie erfahren dabei auch, dass Excel seinen Ursprung auf einem Mac hatte.
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Entourage
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Dass Entourage an den Anfang der Beschreibung der Office-Anwendungen gesetzt wurde, hat seinen Grund im integrierten Projektcenter. Möglicherweise haben auch in der vorangegangenen Version viele Apple-Anwender diese Applikation einfach übergangen, weil sie mit Adressbuch, Mail und iCal zufrieden sind. Trotzdem: Es lohnt sich, einen Blick auf Entourage zu werfen, denn es gibt gute Gründe, dieses Office-Programm einzusetzen. Falls Sie lieber zunächst mit einer anderen Anwendung beginnen wollen, so spricht nichts dagegen; die folgenden Kapitel bauen nicht aufeinander auf. Lediglich das letzte Kapitel setzt Kenntnisse mindestens zweier Anwendungsprogramme aus dem Office-Paket voraus.
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Microsoft Office:mac 2008
Was ist neu in Entourage:mac 2008? Entourage ist das Gegenstück zu Outlook aus der Windows-Office-Version. Es beinhaltet alles, was Sie für eine umfassende Kommunikation benötigen: E-Mail-Client, Terminplanung, Adressbuch, Notizzettel, Aufgabenverwaltung und die Koordination aller Komponenten in einem Projektcenter. Bevor Sie also abwinken und sagen, Sie hätten schon einen E-Mail-Client und einen Kalender – schauen Sie sich Entourage erst einmal an. Für alle Umsteiger von einer älteren Version hier zunächst in einer Kurzfassung die Neuheiten der 2008er Version: < My Day ist eine Art Widget (das aber Dashboard nicht benötigt), das auch bei geschlossenem Entourage das Verwalten von Zeitplänen, Aufgaben und Aktivitäten ermöglicht. < Spotlight-Suche in Entourage ist nun möglich. < Der Junk-E-Mail-Filter und Phishing-Schutz wurden verbessert. < Aufgabenlisten < Abwesenheitsassistent (steht allerdings nur zur Verfügung, wenn ein Konto auf einem Server mit Microsoft Exchange Server verfügbar ist). < Symbolleisten können nun angepasst, hinzugefügt oder entfernt werden. < Und das wichtigste zum Schluss: Synchronisation mit Adressbuch, iCal und einem .Mac-Account ist jetzt möglich!
Das Kommunikationsgenie mit Organisationstalent Die einzelnen Aufgaben, die Entourage anbietet, haben Sie sicher längst mit den AppleBordmitteln im Griff: Mail, Adressbuch und iCal werden gepflegt und genutzt. Wie aber steht es mit einer Aufgabenplanung? Sicher, iCal lässt die Definition von Aufgaben zu. Aber wie sieht es mit Terminierungen aus? Lassen sich mit iCal Berichte der Aufgaben anzeigen (zum Beispiel sortiert nach Endterminen) und drucken? Lassen sich Zeitpläne definieren und ausführen – etwa Mails zu bestimmten Terminen senden? Und können Sie auf einen Blick alle projektrelevanten Objekte erfassen? Selbst wenn Sie dafür einen Ordner festlegen, so ist damit noch längst nicht eine gute Übersicht über die Projekte gegeben.
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Entourage
Kapitel 2
Keine Sorge: Ihre lieb gewonnenen Apple-Anwendungen werde ich Ihnen nicht madig machen. Für manch einen sind sie leistungsfähig genug und erfüllen ihren Zweck. Aber sicher sind einige Anwender auch schon an Grenzen gestoßen und haben sich nach etwas anderem umgeschaut. Falls Sie Microsoft Office:mac 2008 besitzen, brauchen Sie nicht weiter zu suchen – schauen Sie sich Entourage an. Sie finden sicher vieles von dem, was Sie schon lange gesucht haben. Aber selbst wenn Sie zu denen gehören, die bei den bisher genutzten Anwendungen bleiben wollen: Prüfen Sie doch das Projektcenter. Zwar kann es Ihnen nicht ohne die Nutzung des Kalenders die volle Leistung bieten – aber immerhin ist es noch interessant genug, die anderen Office-Applikationen etwas enger zusammenzufassen.
Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Entourage Die Menüleiste ist Ihnen aus allen anderen Anwendungen bekannt; sie muss nicht näher erläutert werden. Die wichtigsten Menübefehle werden im Verlaufe dieses Kapitels ausführlich vorgestellt.
Die Arbeitsoberfläche von Entourage – Vertrautes mit Neuem.
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Darunter sieht es etwas anders aus als in den restlichen Office-Anwendungen. Im linken Teil sehen Sie zunächst die Funktionsbereiche von Entourage: E-Mail, Adressbuch, Kalender, Notizen, Aufgaben und Projektcenter. Daneben befindet sich die übliche Symbolleiste (im neuen Layout, wie in den anderen Office-Applikationen). Darunter ist eine Favoritenleiste zu sehen, mit der zu bestimmten Funktionen (beziehungsweise Ansichten) umgeschaltet werden kann. Der Hauptteil des Entourage-Postfachs ist dreigeteilt: Ordnerleiste (in der alle Standardordner und die selbst erstellten Ordner angezeigt werden), Liste der Mails nach Kategorie und Vorschaufenster für E-Mails. Wenn Sie in andere Bereiche umschalten, zum Beispiel zum Kalender, ist der Aufbau ein anderer. Da alle Module von Entourage noch besprochen werden, gehe ich auf die unterschiedlichen Ansichten an der passenden Stelle im Text noch ein. Ganz unten sehen Sie die Statuszeile. Hier finden Sie Informationen über jene Aufgabe, in der Sie sich befinden, oder über das, was Sie gerade tun. Über das Menü Datei erreichen Sie den Projektkatalog. Vorbereitete Beispiele finden Sie leider für Entourage keine, allerdings zwei leere Dokumente: eine E-Mail-Nachricht und das Kalenderereignis.
Mit Vorlagen für Entourage ist Office:mac 2008 karg ausgestattet.
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Kapitel 2
Entourage personalisieren Beim ersten Aufruf von Entourage wird von Ihnen noch die Einrichtung dieser Applikation verlangt. Das ist aber kein großer Aufwand und schnell erledigt, denn ein Assistent führt Sie durch alle nötigen Schritte – zumindest wenn Sie sich nicht zu weit von den Vorgaben entfernen.
Den Setup-Assistenten nutzen Der Entourage-Setup-Assistent fragt als Erstes, ob Sie Daten importieren wollen. Sie können aus einer früheren Version von Entourage, aus einer anderen Anwendung importieren oder starten, ohne zu importieren.
Wie wollen Sie mit Entourage beginnen: ganz von vorn oder mit vorhandenen Daten? Im nächsten Schritt bietet der Assistent Ihnen wieder genau drei Varianten an: Apple Mail, Eudora und Meine Anwendung wird nicht aufgeführt. Haben Sie bisher mit Apple Mail gearbeitet, dann ist die erste Option für Sie genau die richtige. Entourage importiert nicht nur die E-Mail-Nachrichten, sondern auch die Konten, die Regeln und Signaturen (falls Sie welche eingerichtet haben). Sie können also ohne großen Aufwand nahtlos mit Entourage weiterarbeiten, wenn Sie die Mail-Daten übernommen haben.
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Der Datenimport aus Apple Mail kann vollständig vorgenommen werden. Sie können auch später die Daten (ganz oder teilweise) importieren, wenn Sie zunächst Entourage ohne alten Ballast ausprobieren möchten. Auch der Import aus Eudora funktioniert reibungslos und kann für die einzelnen Datengruppen selektiv oder vollständig durchgeführt werden.
Entourage versteht sich ebenfalls gut mit den Daten aus Eudora. Die dritte Option läuft allerdings ins Leere. Ein Informationsfenster verweist lediglich darauf, dass andere Kontakte importiert werden können, wenn sie in einem passenden Format vorliegen: < CSV-Datei < durch Tabstopps getrennte Textdatei < Textdateien im MBOX-Format
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Kapitel 2
Bei anderen Formaten muss der Entourage-Assistent passen. Haben Sie sich entschieden (zum Beispiel für Apple Mail) und den Setup-Assistenten veranlasst, den Import durchzuführen, so wird abschließend noch eine wichtige Frage gestellt. Sie müssen sich entscheiden, was Sie mit Entourage machen wollen; soll es in Zukunft das standardmäßige E-Mail-Programm sein oder wollen Sie es erst einmal testen? Entsprechend beantworten Sie im ersten Dialog die Frage mit Als Standard oder mit Nein.
Was wollen Sie mit Entourage machen?
Mit dem Apple-Adressbuch synchronisieren Der Setup-Assistent kann viel importieren, aber nicht das Adressbuch von Apple. Trotzdem ist das kein Problem. Mit wenig Zusatzaufwand bekommen Sie die im Apple-Adressbuch gesammelten Daten in das Adressbuch von Entourage. Folgen Sie einfach der Anleitung: 1. Öffnen Sie über Entourage | Einstellungen den gleichnamigen Dialog. 2. Aktivieren Sie in der Kategorie Allgemeine Einstellungen das Register Synch.dienste. 3. Markieren Sie Kontakte mit Adressbuch und .Mac synchronisieren. 4. Wählen Sie im nächsten Schritt Informationen kombinieren. 5. Bestätigen Sie mit OK.
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Eine Synchronisation mit dem Adressbuch ist kein Problem mehr. Wenn Sie jetzt Entourage schließen (Entourage | Entourage beenden oder c – Q) und neu starten, werden die Daten aus dem Apple-Adressbuch importiert. Ebenfalls ist das der Fall, wenn Sie mit einem .Mac-Account synchronisieren. Sie können auch etwas warten, bis Entourage das von alleine anstößt. Ü Power User Wie Ihnen sicher bei den Einstellungen aufgefallen ist, können Sie auch iCal und Entourage-Notizen über .Mac synchronisieren. Das Spannende ist, dass jetzt die Zusammenarbeit von Entourage mit den AppleAnwendungen Adressbuch und iCal klappt. Ergänzen Sie das Apple-Adressbuch um einen neuen Datensatz, so erscheint dieser wenig später auch im Entourage-Adressbuch. Umgekehrt wird ein in Entourage angelegter Datensatz kurz darauf auch vom Adressbuch registriert.
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Die soeben in Entourage erfasste Adresse ist kurze Zeit später automatisch im AppleAdressbuch verfügbar. Stellt Entourage beim Start fest, dass es Probleme beim Synchronisieren gibt, so weist es darauf hin. Es ist immer angeraten, diese Konflikte zu überprüfen. Sie können dann die Konflikte einzeln korrigieren oder über Ähnliche Konflikte mithilfe von Adress Book beheben dafür sorgen, dass beim Abgleich die Adressbuch-Daten Priorität haben. Eventuell werden dann Einträge in Entourage überschrieben.
Probleme zwischen zwei Adressbeständen werden erkannt und zur Korrektur angeboten.
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Wollen Sie immer den Synchronisierungsstatus in der Menüleiste sehen, dann öffnen Sie Systemeinstellungen | .Mac und aktivieren das Kontrollkästchen vor Status in der Menüleiste anzeigen. Außerdem können Sie hier einstellen, dass die Entourage-Notizen mit .Mac synchronisiert werden (vorausgesetzt, Sie haben einen .Mac-Account).
Auch Entourage-Notizen werden künftig mit .Mac synchronisiert. Diese Erweiterung auf die Apple-Datenbanken Adressbuch und iCal macht Entourage 2008 zu einer wichtigen Anwendung. Vorhandene Daten müssen nicht mehr übertragen werden und bleiben anschließend isoliert, sondern können unabhängig voneinander weiter genutzt werden. Gerade beim Adressbuch gibt es dazu ja vielfältige Möglichkeiten.
Andere Formate importieren Um Daten aus fremden Dateiformaten zu importieren, wählt man Datei | Importieren. Ein Dialog stellt vier verschieden Optionen zur Verfügung: < Entourage-Informationen aus einem Archiv oder einer früheren Version < Informationen aus einer anderen Anwendung < Kontakte oder Nachrichten aus einer Textdatei < Feiertage 56
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Kapitel 2
Die erste Option ist sicher nicht weiter zu erläutern. Entourage 2008 kommt mit den Versionen 2004, X und 2001 sowie von Entourage angelegten Archiv-Dateien (.rge) zurecht. Die zweite Option wiederholt den Dialog aus dem Setup-Assistenten, ist also auch im Bedarfsfall nicht weiter hilfreich. Die dritte Option bietet an, Kontakte aus einer durch Tabstopps oder Kommas getrennten Textdatei oder Nachrichten aus einer Textdatei im MBOX-Format zu importieren. MBOX sind Dateiformate (.mbx) für EMails. Mozilla Thunderbird verwendet zum Beispiel solch ein Format, aber auch viele Unix-Mailserver. Liegen Daten in diesen Formaten vor, dann öffnet sich im nächsten Schritt der Dateibrowser, und Sie können eine solche Datei auswählen.
Feiertage in den Kalender eintragen Die Option Feiertage verzweigt in einen Dialog, der Ihnen länderspezifische Feiertage anbietet. Wählen Sie Österreich, Christliche Religiöse Feiertage und Schweiz, um die Feiertage dieser drei Länder in Ihren Kalender einzutragen.
Feiertage der ganzen Welt sind schnell in den Kalender integriert. Ü Power User Haben Sie die Synchronisation mit iCal (wie beim Adressbuch beschrieben) eingestellt, dann werden diese Feiertage auch nach iCal übertragen.
iCal lernt, was Entourage gelernt hat.
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Wenn die Synchronisation so gut klappt wie bei den Adressen und bei iCal, dann kommt man schnell auf die Idee, diese Fähigkeit auch für andere Zwecke zu nutzen. Wählen Sie etwa in Mail Ablage | Postfächer importieren…, so bietet Ihnen ein Dialog weitergehende Importmöglichkeiten an, als Entourage das kann. So lassen sich zum Beispiel auch Netscape/Mozilla-Postfächer importieren. Über die Synchronisierung oder den Setup-Assistenten gelangen die neuen Daten ruck, zuck nach Entourage.
Apple Mail dient als Importfilter für Entourage.
Eine Textdatei importieren Um eine Textdatei importieren zu können (dritte Option), muss diese erst einmal in einem passenden Format vorliegen. Die einzelnen Informationen müssen durch Kommata oder Tabulatorzeichen getrennt sein. So etwas per Hand einzurichten, ist in der Regel nicht sinnvoll. Die Programme, die passende Daten enthalten, bieten aber oft entsprechende Speicher- oder Exportfunktionen an. So kann mit FileMaker Pro beispielsweise eine Textdatei sowohl Tabulator als auch kommagetrennt abgespeichert werden. Letztere wird dann als csv-Datei gespeichert, also in einem Format, das von vielen anderen Anwendungen gelesen werden kann. Haben Sie eine solche Datei erzeugt, gehen Sie in Entourage so vor: 1. Wählen Sie Datei | Importieren. 2. Aktivieren Sie die dritte Option Kontakte oder Nachrichten aus einer Textdatei. 3. Bestätigen Sie mit dem Pfeil rechts unten, um zum zweiten Dialogschritt zu kommen.
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4. Wenn Kontakte aus einer durch Tabstopps oder Kommas getrennten Textdatei importieren eingestellt ist, klicken Sie wieder auf den Pfeil nach rechts, um einen Schritt weiterzukommen. Andernfalls nehmen Sie die Einstellung zunächst vor. 5. Im Dateibrowser suchen Sie die Datei aus, markieren diese und bestätigen mit der Schaltfläche Importieren. 6. Im nächsten Dialog deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Erster Eintrag enthält Feldnamen, es sei denn, dies ist wirklich der Fall. 7. Dann prüfen Sie, ob alle Felder richtig zugeordnet sind. Sie können die Zuordnung verändern, indem Sie das entsprechende Feld mit dem Mauscursor fassen und verschieben. 8. Nicht zugeordnete Felder finden Sie rechts in einer Liste. Auch diese können Sie fassen und nach links in die Liste Zugeordnete Felder ziehen.
Was nicht passt, wird durch einfaches Ziehen und Loslassen passend gemacht. 9. Um den Import zu starten, klicken Sie auf Importieren (beantworten Sie die nächste Frage nach dem Abspeichern der Zuordnungsdaten mit Nein). 10. Schließen Sie mit Fertig stellen den Import ab. Es gibt wenige Daten, die Sie nicht auf dem einen oder anderen Weg in Entourage integriert bekommen.
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Export aus Entourage Wie Sie Daten in Entourage hineinbekommen, ist zuvor ausführlich dargestellt worden. Wie man Daten aus Entourage wieder herausbekommt, soll aber auch nicht unerwähnt bleiben: Sie wählen Datei | Exportieren und sehen einen Dialog, in dem Sie alle Einstellungen vornehmen können. Zunächst müssen Sie entscheiden, ob eine tabstoppgetrennte Textdatei erzeugt werden soll (die zum Beispiel mit FileMaker Pro eingelesen werden soll) oder ob die noch auszuwählenden Elemente in ein Entourage-Archiv exportiert werden sollen.
Welche Entourage-Daten sollen wohin? Die Erstellung von Entourage-Archiven ist sehr flexibel möglich. Sie können zum Beispiel Elemente aus Projekt wählen, ein vorhandenes Projekt aus der Liste aussuchen und anschließend die verschiedenen Elementtypen bestimmen. Beachten Sie, dass der Elementtyp Projektdateien nur dann zur Verfügung steht, wenn Sie diese Archivierungsmethode gewählt haben. Dies ist eine ideale Archivierungsmethode, wenn man projektorientiert arbeitet und nach Abschluss des Projekts eine Datensicherung vornehmen möchte. Entscheiden Sie sich für Elemente aus Kategorie, stehen in der Liste daneben alle angelegten Kategorien zur Verfügung. Archiviert werden dann alle Elemente, die zu dieser Kategorie gehören.
Auch das Archivieren nach Kategorien ist mit Entourage möglich. 60
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Wählen Sie alle Elemente, so wird alles archiviert, was in Entourage enthalten und bei den Elementypen ausgewählt ist. Im nächsten Dialogschritt müssen Sie sich noch entscheiden, ob die archivierten Daten anschließend in Entourage bleiben oder gelöscht werden sollen. Ü Aufgepasst Wenn Sie Elemente aus Entourage löschen möchten, achten Sie darauf, dass das Häkchen vor Keine Elemente löschen, die zu anderen Projekten oder Kategorien gehören gesetzt ist, wenn Sie nur Kategorien oder Projekte archivieren wollen.
Vorsicht beim Löschen von Elementen! Im letzten Schritt geben Sie dem Archiv einen Namen, bestimmen den Ort, an dem gespeichert werden soll, und klicken auf Sichern. Wie Sie beim Import schon mitbekommen haben, lassen sich solche .reg-Dateien auch leicht wieder in Entourage importieren.
Entourage anpassen Um Entourage an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen, wählen Sie Entourage | Einstellungen. Bei der Synchronisation haben Sie ja schon erfahren, wie hilfreich solche Einstellungen sein können. In den folgenden Abschnitten gebe ich Ihnen einige Hinweise, die Ihnen bei der Personalisierung des Programms helfen sollen. ÜGrundlagen Über die Tastenkombination c – , [Komma] erreichen Sie den Einstellungsdialog am schnellsten. Es wird immer das Register als erstes dargestellt, das zuletzt aufgerufen wurde.
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Allgemeine Einstellungen Die Einstellungen unter Allgemein beeinflussen das generelle Verhalten von Entourage. Sie können sich entscheiden, ob sich durch Doppelklick gleich ein ganzer Ordner öffnet, die Tastenkombinationen zur Bearbeitung von Text (die Ihnen aus Word möglicherweise schon bekannt sind) auch in Entourage gelten, beim Ausschneiden und Einfügen ein Leerzeichenausgleich stattfinden soll oder ob Sie relative Datumsangaben (gestern, heute) den absoluten vorziehen. Mein Rat ist: Weniger ist mehr. Verzichten Sie darauf, durch Doppelklicks neue Fenster zu erzeugen. Übersichtlicher wird es durch mehr Fenster eher nicht. Auch ein Wort automatisch komplett zu markieren, kann sehr lästig sein, weil das zeichenweise Markieren fast nicht mehr möglich ist. WYSIWYG-Schriftartmenü (WYSIWYG = What you see is what you get, das heißt, die Schrift ist in der Form zu sehen, wie sie auch gedruckt wird) ist nur dann wirklich hilfreich, wenn man HTML-E-Mails gestalten möchte. Fehlerprotokolle sind hilfreich beim ersten Einrichten von Entourage oder bei der Anlage neuer Konten. Klappt nicht gleich alles, können Ihnen diese Protokolle helfen, den Fehler oder die noch nötige Einstellung schnell zu finden.
Allgemeine Einstellungen beeinflussen das generelle Verhalten von Entourage. Die Maßeinheiten für Drucken lassen Sie besser auf Millimeter stehen und stellen hier nur etwas um, falls es unbedingt sein muss, zum Beispiel dann, wenn Sie in einem anderen Land mit anderen Vorgaben konfrontiert werden.
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Mit der Schaltfläche Entourage als Standard-E-Mail-Client festlegen können Sie dafür sorgen, dass Entourage in Mail-Angelegenheiten das Sagen hat (in Mail können Sie ebenfalls über Mail | Eigenschaften | Allgemein bei Bedarf diese Einstellung wieder rückgängig machen).
Adressbuch Das Adressbuch wird nach einem festgelegten Standard formatiert. Wie Adressen aufgebaut werden, ist nach nationalen Kriterien festgelegt. In vielen Fällen gleichen sich die Formate, in einigen Ländern gibt es aber auch deutliche Unterschiede, zum Beispiel in Großbritannien, wo der Ort über der Postleitzahl angeordnet wird. Um ein passendes Format auszuwählen, öffnen Sie die Liste bei Standardadressformat und wählen das gewünschte Land aus.
Adressbuchformate sind Ländersache. Wollen Sie ein eigenes Landesformat einrichten, das noch nicht in der Liste enthalten ist (die Welt ist groß und längst nicht vollständig in der vorgegebenen Liste enthalten), klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen… und anschließend auf Hinzufügen. Im folgenden Dialog können Sie die passenden Einstellungen vornehmen. Dazu wählen Sie aus den verschiedenen Listen aus, was unter- und was nebeneinander stehen soll. Vergessen Sie nicht, die Einstellungen mit einem Namen zu versehen, bevor sie auf OK klicken.
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Wählen Sie anschließend das neue Format in der Liste aus, klicken Sie auf Fertig und übernehmen Sie es im Hauptdialog aus der Liste.
Auch eigene Ländereinstellungen können definiert werden. Die Verknüpfungsoptionen unterhalb der Adresseinstellungen nehmen Sie nach Bedarf vor. Mein Rat ist auch hier: Verknüpfen Sie nicht zu viel. Die Standardeinstellung Nachrichtenkategorien automatisch mit Absenderkategorien abstimmen reicht erst einmal aus.
Aufgabenliste Hier legen Sie fest, welche Standardvorgaben bei Anlage einer neuen Aufgabe vorgegeben werden sollen. In den meisten Fällen sollte Heute eine sinnvolle Vorgabe sein. Passt das bei Ihnen nicht, ändern Sie es hier. Ob eine Erinnerung Vorgabe sein soll, können Sie ebenfalls festlegen. Dann wird auch die Standardzeit für erneute Erinnerung wirksam.
Vorgaben für neue Aufgaben werden hier festgelegt.
Kalender Wann beginnt bei Ihnen die Woche? Und haben Sie überhaupt freie Tage? Das sind Fragen, die Sie beantworten müssen, wenn Sie den Kalender individuell einstellen möchten. Außerdem können Sie für die Tagesansicht festlegen, welches zeitliche Raster angegeben sein soll. Wenn Ihre Geschäftszeit nicht von 9:00 bis 17:00 Uhr geht, dann passen Sie sie einfach an.
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Es ist verlockend, »nicht wiederkehrende Ereignisse« zu löschen, die älter sind als ein paar Tage. Das hat aber auch den Nachteil, dass man im Kalender nicht zurückblättern kann, etwa nach dem Motto: »Was habe ich denn letzte Woche am Mittwochnachmittag angest… … unternommen?« Andererseits wird natürlich auf Dauer die Kalenderdatei sehr groß und unübersichtlich. Besser ist es da schon, einen anderen Zeitraum zu wählen – zum Beispiel 15 Monate, um immer ein Jahr und etwas darüber hinaus zurückschauen zu können (ich weiß, was ich letzten Sommer getan habe!).
Wann genau soll die Woche für Sie beginnen? Die Standarderinnerung wird ausgelöst zum angegebenen Zeitpunkt vor dem eigentlichen Termin. Wird diese weggeklickt, dann wird eine erneute Erinnerung zu einem definierten Zeitpunkt vor dem Termin ausgelöst. Auch diese beiden Vorgaben können Sie hier auf dem Register Kalender einstellen.
Schriftarten Gefallen Ihnen die voreingestellten Schriftarten in Entourage nicht, so passen Sie diese in der Kategorie Schriftarten an. Sie können beliebig aus den installierten Schriftarten auswählen und auch die Schriftgröße variieren.
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ÜAufgepasst Sie können sich natürlich nach Herzenslust aus dem Schriftenschatz von Apple und Microsoft bedienen. Achten Sie aber darauf, dass Mails und andere Informationen lesbar bleiben. Schmuckschriften sind ebenso wenig geeignet wie Schriften mit zu großer Unterschneidung. (Unterschneidung, auch Kerning, ist die Verringerung des Abstands zwischen den einzelnen Buchstaben).
Wie geschrieben wird, bestimmen Sie!
Rechtschreibung Man hat die Schule hinter sich und ist froh, dass kein Lehrer mehr beim Schreiben über die Schulter schaut und keine hässlichen roten Korrekturen in den Diktatheften vornimmt. Schön wär’s. Was früher der Lehrer gemacht hat, machen heute die Anwendungsprogramme, mit denen man arbeitet. Entourage macht da keine Ausnahme. Allerdings ist das ja auch nicht so schlimm, weil die Rechtschreibkorrektur keine schlechten Noten verteilt. Im Gegenteil, sie bietet sogar eine Verbesserung an – ganz ohne Hintergedanken. Aber ganz so einfach ist das nicht. Nach welcher Rechtschreibung soll korrigiert werden – alt oder neu? Warum werden Internetadressen immer rot unterstrichen? Kann man das nicht abstellen? All das stellen Sie hier auf der Registerkarte ein. Wenn Sie nicht beim Schreiben durch die vielen roten Striche gestört werden wollen, so stellen Sie diese Vorgabe einfach ab. Um trotzdem eine Rechtschreibkorrektur vorzunehmen, rufen Sie über Extras | Rechtschreibung oder die Tastenkombination o – c – L die Prüfung auf, wenn Sie mit dem Schreiben fertig sind. Falls Sie die Option Neue deutsche Rechtschreibung verwenden deaktiviert haben, so wird immer nach der alten Rechtschreibung geprüft – auch wenn Sie die Rechtschreibprüfung aus dem Menü starten.
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Wenn Sie durch Aufnahme neuer Begriffe ein eigenes Wörterbuch angelegt haben (oder sogar mehrere), dann sollten Sie das Kästchen vor Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch deaktiviert lassen.
Rechtschreibung wird auch im Entourage-Dokument kontrolliert.
Benachrichtigung Wie wollen Sie von einer Nachricht erfahren? Soll die Nachricht auf dem Schreibtisch angezeigt werden? Und wenn – nur der Betreff oder die komplette Vorschau der Grafik? Oder soll Entourage bei eingehenden Nachrichten in den Vordergrund geholt werden? Möchten Sie animiert benachrichtigt werden und sollen akustische Hinweise beim Nachrichteneingang erfolgen? Sie finden die Einstellungen dazu auf dem Register Benachrichtigungen.
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Soll bei Nachrichteneingang geklingelt werden – oder nicht?
Sicherheit Eine Warnung, die dann auftritt, sobald eine Anwendung versucht, E-Mails zu senden, ist ebenfalls nicht leichtfertig zu unterdrücken. Wenn Sie bereits einen Trojaner oder ein Virus im System haben, die sich selbst an alle Einträge in Ihrem Adressbuch verschicken, dann sollten Sie dies unterbinden. Ein besserer Schutz als solch eine Warnung (die aber immerhin darauf aufmerksam machen kann, wenn ungeplante MailAktionen stattfinden sollen) ist ein Firewall-Programm. Die Warnung, die eingeblendet wird, wenn eine externe Anwendung auf das Adressbuch zugreifen will, sollten Sie auch bei einer Firewall nicht unterdrücken. Wenn es ein solches Schädlingsprogramm an Virenscanner und Firewall vorbeigeschafft hat, dann sind nur noch Sie in der Lage, seine Aktivitäten zu stoppen. ÜAufgepasst Gehen Sie nicht von dem weit verbreiteten Irrtum aus, dass ein Apple-Computer absolut sicher ist. Dass es auch auf diesen Systemen Schwachstellen gibt, ist inzwischen hinlänglich bekannt. Absolute Sicherheit verschaffen auch nicht die Einstellungen in Entourage. Eine Firewall ist unverzichtbar, ein Virenscanprogramm kann auch auf einem Mac nicht schaden.
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Sicher ist sicher: Entfernen Sie die Häkchen nur, falls Sie über Alternativen verfügen. Ü Tipp Wenn Sie Ihren E-Mail-Verkehr auf reine Textnachrichten beschränken wollen, dann sollten Sie die HTML-Option Komplexe HTML-Anzeige in Nachrichten deaktivieren.
Synch.Dienste Diese Einstellungen wurden bereits im Abschnitt »Das Adressbuch synchronisieren« besprochen. Eine erneute Beschreibung an dieser Stelle erübrigt sich deshalb.
Spotlight Ein Manko der Version Office:mac 2004 war, dass Spotlight nicht auf die EntourageDokumente zugreifen konnte. Das ist nun Geschichte und kann über dieses Einstellungsregister geregelt werden. Sie können Entourage-Elemente in Spotlight-Suchergebnisse einschließen und außerdem auch die Mail-Anhänge durchforsten lassen. Letzteres erfordert aber erheblich mehr Speicherplatz, und es ist fraglich, ob das wirklich hilfreich ist. Bekommen Sie häufig Dokumente, so werden Sie die für Sie wichtigen sicherlich separat abspeichern. Dann ist diese Einstellung unnötig. Sollte das bei Ihnen anders sein, dann wissen Sie ja jetzt, wo Sie das anpassen können.
Entourage-Mails werden nun auch von Spotlight gefunden.
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Über den Schalter Neuerstellung können Sie dafür sorgen, dass der Entourage-Index, den Spotlight nutzt, neu angelegt wird. Das kann manchmal ganz hilfreich sein, wenn Spotlight zu lange suchen muss.
Feedback Über das Register Feedback können Sie sich entscheiden, an Microsofts Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit teilzunehmen – oder auch nicht.
Einstellungen für E-Mails und News Vier Registerkarten/Kategorien stehen noch zur Verfügung, um E-Mails und News besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Lesen Wie mit Nachrichten (E-Mails) in Entourage umgegangen werden soll, stellen Sie auf der Karte Lesen ein. Hier können sie auch die Sprachen und IMAP (Abkürzung für »Internet Mail Access Protocol«) festlegen. Ü Grundlagen IMAP ist ein Protokoll für den elektronischen Nachrichtenaustausch, das – anders als beispielsweise POP (»Post Office Protocol«) – nicht das Herunterladen der Nachrichten vom Server zur Bearbeitung erforderlich macht.
Wie wollen Sie Nachrichten lesen und wann gelten sie als »gelesen«?
Verfassen Auf dem Register Verfassen haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen mit nicht unerheblichen Auswirkungen festzulegen: < Deaktivieren Sie die Option Kopien gesendeter Nachrichten im Ordner „Gesendete Elemente“ speichern, dann behalten Sie keine Kopien Ihrer E-Mails zurück. Das sollten Sie besser nicht machen.
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< Außerdem legen Sie fest, ob Mails und News als reiner Text oder im HTML-Format angezeigt werden. Haben Sie sich für Text entschieden, können Sie auch die Option Im Fenster zum Verfassen von Nachrichten HTML-Formatierungsleiste anzeigen deaktivieren. < Verschicken Sie Anlagen, so müssen diese codiert werden. Wählen Sie die Voreinstellung Beliebiger Computer (AppleDouble), dann sollte die Anlage eigentlich auf jedem Computer lesbar sein. Klappt das einmal nicht, können Sie auch Windows (MIME/Base64) wählen, sofern ein Windows-User die Mail samt Anhang bekommen soll, beziehungsweise Macintosh (BinHex) für Apple-Anwender oder UNIX (UUEncode) für Unix/Linux-Anwender. Vergessen Sie nicht, dies nach dem Versand wieder zurückzustellen. < Sie können verhindern, dass Kopie-Empfänger (Cc und Bcc) die Anlagen bekommen, indem Sie die entsprechende Option deaktivieren. < Falls es für Sie eine Belästigung darstellt, bei der E-Mail-Adressierung immer wieder Adressen angeboten zu bekommen, so schalten Sie dies über die Option bei Zuletzt verwendete Adressen aus.
Wie soll die Nachricht verfasst werden? Legen Sie das in diesem Einstellungsdialog fest.
Antworten/Weiterl. Wie soll mit Antworten verfahren werden? Möchten Sie die ursprüngliche Mail als Zitat in der Antwort haben – und wenn ja, mit Zitatzeichen abgegrenzt? Soll der Anfang der ursprünglichen Mail mit einem Hinweis versehen sein (wer schreibt was an wen?).
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Soll die Antwort vor oder nach dem erhaltenen E-Mail-Text stehen? Dies und einiges mehr stellen Sie unter Antworten und Weiterleiten ein.
Optionen für die Antworten auf Nachrichten. Arbeiten Sie mit mehreren E-Mail-Konten, dann können Sie dafür sorgen, dass für die Antwort grundsätzlich das Standardkonto verwendet wird. Im Einzelfall muss dann möglicherweise einmal umgestellt werden, aber das ist weniger aufwendig, als jedes Mal zu prüfen, ob das richtige Konto ausgewählt wurde.
Anzeigen Unter Anzeigen bestimmen Sie, wie die Nachrichten Ihnen präsentiert werden sollen. Dass ungelesene Nachrichten fett hervorgehoben werden, erscheint sinnvoll. Ob Sie diese aber farbig angezeigt bekommen oder sogar Film-Einblendungen (falls im Anhang enthalten) bevorzugen, bleibt Ihrem persönlichen Geschmack (und auch der Leistungsfähigkeit Ihres Systems) überlassen.
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Wie wollen Sie Ihre Nachrichten angezeigt bekommen? Mit OK übernehmen Sie alle Einstellungen. Wenn Sie sich die Mühe gemacht haben, alles nach Ihren persönlichen Vorlieben einzustellen, sollten Sie im Umgang mit Entourage noch mehr Freude haben.
Symbolleisten anpassen Neu in Entourage 2008 ist, dass Symbolleisten jetzt frei angepasst werden können: 1. Wählen Sie Ansicht | Symbolleiste anpassen. 2. Sie können jetzt aus dem Vorrat an Symbolschaltflächen beliebige heraussuchen und in die Symbolleiste ziehen. 3. Abschließend klicken Sie auf Fertig. Ü Grundlagen Es wird als Vorgabe die Symbolleiste angeboten, die gerade voreingestellt im Entourage-Fenster ist. Sie sollten also vorher dorthin wechseln, wo Sie die Symbolleiste verändern möchten, zum Beispiel zum Entourage-Adressbuch.
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Symbolleisten in Entourage richten Sie nun nach eigenem Gusto ein. Wollen Sie zur Ausgangssituation zurück, so ziehen Sie einfach den Standardsatz wieder in die Symbolleiste. Unten links bei Anzeigen können Sie übrigens einstellen, ob Sie Nur Symbol, Nur Text oder wie vorgegeben Symbol & Text in der Symbolleiste sehen möchten.
Einstellungen sichern und reparieren
Einstellungen übertragen Möglicherweise arbeiten Sie mit einem Desktop-PC und mit einem Notebook und möchten dafür sorgen, dass auf beiden Geräten die Einstellungen von Entourage gleich sind und auch sonst möglichst alles identisch ist. Über einen .Mac-Account können Sie zumindest die Mail-, Kalender- und Notizdaten abgleichen. Was aber tun, wenn Sie keinen (teuren) .Mac-Account besitzen und auch die Einstellungen nicht immer doppelt anpassen möchten? Ganz einfach: Übertragen Sie die Entourage-Datenbank. Sie finden diese im Benutzerordner im Ordner Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2008-Identitäten/ Hauptidentität. Die Entourage-Datenbank heißt einfach Datenbank.
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Die Entourage-Einstellungen befinden sich in dieser Datenbank. Kopieren Sie diese Datenbank einfach an den gleichen Ort auf dem zweiten Computer, und alle Entourage-Daten, auch die Einstellungen, sind auf dem gleichen Stand. Allerdings müssen Sie diese Übertragung dann regelmäßig vornehmen, da eine Synchronisation im Netzwerk so ohne Weiteres noch nicht zu realisieren ist.
Datenbankpflege Datenbanken gehören gepflegt. Das ist in diesem Fall besonders einfach. Folgen Sie dazu der Anleitung: 1. Schließen Sie zunächst Entourage. 2. Halten Sie beim erneuten Start des Programms die o-Taste gedrückt. Es wird das Microsoft-Datenbankdienstprogramm gestartet.
Die Optionen des Microsoft-Datenbankdienstprogramms.
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Ihnen stehen vier Optionen zur Verfügung: < Datenbankintegrität prüfen: Damit wird überprüft, ob die Datenbank in Ordnung ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass immer alles in Ordnung ist. Datenbanken können schon beschädigt sein, bevor Sie etwas merken. Wenn es dann auffällt, ist meist der Schaden schon zu groß, um alles zu retten. Besser ist es, vorsorglich hin und wieder einmal zu prüfen. < Datenbank komprimieren: Datenbankdateien sammeln mit der Zeit viel »Leerraum« an. Durch Löschen und Ändern wird Platz frei, der nicht so ohne Weiteres neu vergeben wird. Das ist nicht nur ein Platz-, sondern auch ein Sicherheitsproblem. Scheinbar gelöschte Mails können doch wieder reaktiviert werden. Durch diese Option beugen Sie dem vor – und was fast noch wichtiger ist: Sie legen eine Sicherheitskopie an, die eine Rekonstruktion der Daten im Problemfall erleichtert. < Datenbank neu erstellen: Wurde mit der ersten Option eine defekte Datenbank angelegt, so wird diese repariert (eventuell wird dabei auf eine frühere Sicherungskopie zurückgegriffen) und komprimiert und eine zusätzliche Sicherungskopie angelegt. Wählen Sie diese Option an, wenn bei der Prüfung der Datenbankintegrität ein Problem aufgetreten ist. Beim Testen des Programms für dieses Buch habe ich die Datenbank einmal durch allzu wagemutiges Experimentieren mit der Synchronisierung zerstört. Nach dem Durchlauf dieser Option war alles wieder beim Alten und Datenverlust nicht eingetreten. < Datenbankeinstellungen festlegen: Man kann nicht immer alles im Kopf haben. Daran zu denken, dass man gelegentlich die Datenbankintegrität überprüfen sollte, ist ein fast aussichtsloses Unterfangen. Besser ist es, hier festzulegen, dass diese Prüfung automatisch im Hintergrund stattfinden soll. Das ist sogar voreingestellt und sollte von Ihnen ohne besonderen Grund auch nicht deaktiviert werden.
Warum an etwas denken müssen, was sich fast von allein erledigt? 3. Haben Sie die Option Datenbankintegrität überprüfen ausgewählt, klicken Sie auf Weiter. 4. Ist die Überprüfung abgeschlossen, bestätigen Sie mit Fertig. 76
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Kapitel 2
Abhängig vom Ergebnis der Überprüfung wählen Sie nun die Option 2 (Datenbank komprimieren) oder Option 3 (Datenbank neu erstellen).
Alles gut gegangen! Die Entourage Datenbank ist in Ordnung. Nach dem Komprimieren (und der Anlage einer Sicherungskopie) finden Sie übrigens eine zweite Hauptidentität (ergänzt um das Datum) vor. Haben Sie sehr umfangreiche Datenbanken (verwalten Sie also Tausende von E-Mails und mehrere Kalender und Aufgaben), so kann die Komprimierung schon eine Weile dauern. Haben Sie dann etwas Geduld und schalten Sie den Computer auf keinen Fall aus. ÜPower User Das Verwalten mehrerer Identitäten ist für die Zusammenarbeit mit einem Microsoft Exchange Server gedacht. Denkbar ist es auch, über Entourage | Identität wechseln... mehrere Identitäten zu verwalten. Sinnvoll ist das allerdings nicht, da dies dem Benutzerkonzept von Mac OS X entgegensteht.
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E-Mailen mit Entourage Um E-Mails mit Entourage abholen und versenden zu können, müssen Sie über einen Zugang zum Internet verfügen. Wie solch eine Verbindung eingerichtet und hergestellt wird, erläutert das Handbuch zu Ihrem Computer; noch besser: Lassen Sie sich von einem kompetenten Freund helfen. ÜTipp Wenn Sie es sich selbst zutrauen, aber nur nicht genau wissen wie, dann öffnen Sie die Systemeinstellungen (über das Apfel-Menü links oben) und doppelklicken unter Internet & Netzwerk auf Netzwerk. Klicken Sie am unteren Rand auf die Schaltfläche Assistent…, versucht ein Netzwerk-Assistent bei der Einrichtung einer Internetverbindung zu helfen.
Für viele Fälle gibt es immer noch einen Assistenten. Wenn Sie schon mit einem anderen E-Mail-Programm gearbeitet haben, wird der Umgang mit Entourage für Sie nicht schwer sein. Falls Sie unter Windows schon mit Outlook gearbeitet haben, kommt Ihnen vieles sowieso bekannt vor. Sie finden alle bekannten Funktionen wieder – und einige neue Details.
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Kapitel 2
Ein E-Mail-Konto einrichten Nicht nur bei der Bank und in der Buchhaltung, auch bei der Arbeit mit E-Mails haben Sie es mit Konten zu tun. Mindestens ein solches E-Mail-Konto muss vorhanden sein, bevor Sie die elektronische Post mit Entourage (oder anderen E-Mail-Clients) nutzen können. Wenn das für Sie kein neues Thema ist, dann machen Sie einfach weiter mit der Beschreibung in den nächsten Abschnitten. Anderenfalls sollten Sie sich zuvor nach einem Provider umsehen, der Ihnen den Internetzugang gewährt und E-Mail-Konten bereitstellt.
E-Mail-Konto neu anlegen Bevor Sie E-Mails versenden und empfangen können, müssen Sie ein E-Mail-Konto einrichten. Sie finden die Funktion dafür, wenn Sie < über das Menü Entourage | Kontoeinstellungen oder … < über Extras | Konten wählen. In beiden Fällen wählen Sie über Neu
den Menü-Eintrag E-Mail aus.
Um ein Konto zu eröffnen, brauchen Sie eine E-Mail-Adresse. Diese bekommen Sie von Ihrem Provider. Der Assistent fragt diese Adresse in einem ersten Schritt ab.
Eine E-Mail-Adresse ist die Grundlage für die Anlage eines neuen Kontos in Entourage. In vielen Fällen überrascht der Assistent mit der Mitteilung, dass die nötigen Kontoinformationen nicht zu ermitteln seien, da nur die gängigsten Internetdienstanbieter automatisch erkannt würden. Was gängig ist, wird nicht näher erläutert.
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ÜGrundlagen Wenn Sie die Option und den Hinweise auf den Exchange Server vermissen, die Sie in der Abbildung sehen, dann setzen Sie wahrscheinlich die Home-and-StudentVersion ein, die als einzige der angebotenen Office-2008-Versionen diese Option nicht bietet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konto manuell konfigurieren, so verlassen Sie den Assistenten und gelangen in einen Einstellungsdialog. Das dürfte der richtige Weg für einen fortgeschrittenen Anwender sein. Aber auch diese können den Assistenten nutzen, um das neue Konto einzurichten. Ein Klick auf den Pfeil nach rechts (unten rechts im Dialog), und sie gelangen in den nächsten Dialog des Assistenten. Eingaben müssen Sie hier nicht machen. Wenn Sie alles gelesen haben, klicken Sie bitte erneut auf den Pfeil nach rechts. Der Assistent hat so viele Informationen wie nötig zusammengesucht. Eventuell müssen Sie noch einige Eingaben machen. So kann Entourage für Sie kein sicheres Kennwort bestimmen. Prüfen Sie auch, ob die Angaben bei Posteingangsserver, Posteingangsservertyp und Postausgangsserver korrekt sind. Schauen Sie in den Unterlagen Ihres Providers nach oder rufen Sie dort an und gleichen Sie die Einstellungen ab. Ein Klick auf die Pfeil-nach-rechts-Schaltfläche bringt Sie dann in den nächsten Dialog.
Entourage sucht so viele Informationen wie möglich zusammen. Ergänzen Sie den Rest! Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen überprüfen. Der Assistent wird sich nun bemühen, die vorgegebenen Einstellungen auf Korrektheit zu überprüfen. Dazu versucht er auch, eine Internetverbindung herzustellen. Sollte das nicht möglich sein, so stellen Sie die Verbindung manuell her, bevor Sie auf die Schaltfläche klicken.
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Kapitel 2
Ein neues E-Mail-Konto kann (und sollte) sofort überprüft werden. Sollte die Überprüfung fehlerhaft enden, so gehen Sie mit der Pfeil-nach-links-Schaltfläche zurück in die Kontoeinstellungen und überprüfen alles noch einmal. Ist die EMail-Adresse vollständig? Sind die Posteingangs- und Postausgangsdaten vollständig und richtig? Und sicherheitshalber geben Sie auch das Kennwort noch einmal ein; man vertippt sich leicht, und in Klarschrift ist das ja nicht zu überprüfen. Versuchen Sie den Dialog ungeprüft zu verlassen, so werden Sie von einer Sicherheitsabfrage belästigt. Sie können die Überprüfung nun doch noch veranlassen oder einfach abbrechen. In einem letzten Dialog geben Sie dem Konto einen Namen. Außerdem können Sie das Konto in den Zeitplan Alles Senden und Empfangen aufnehmen, das heißt bei dieser Aktion wird auch das gerade eingerichtete Konto berücksichtigt. Wenn Sie das nicht wollen, entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen. Abschließend klicken Sie auf Fertig stellen.
Vorhandene E-Mail-Konten bearbeiten Um das Konto später anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Extras | Konten. 2. Im Register E-Mail doppelklicken Sie auf das gewünschte Konto in der Liste. 3. Im Dialog Konto bearbeiten können Sie nun auf den drei Registerkarten Kontoeinstellungen, Optionen und Sicherheit die Einstellungen anpassen oder ergänzen. 4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen fertigzustellen und zu übernehmen.
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Ein vorhandenes Konto kann bearbeitet und ergänzt werden. Interessant ist vor allem die Registerkarte Optionen. Die Einstellungen unter Serveroptionen sollten Sie sich ansehen und die für Sie passenden Einstellungen vornehmen. < Teilweiser Empfang von Nachrichten über ... legt fest, dass Nachrichten ab einer bestimmten Größe nicht mehr vollständig in Entourage geladen werden. Wenn Sie vermeiden möchten, dass E-Mails mit großen Anhängen Ihnen das Postfach blockieren, dann nehmen Sie hier eine Einstellung vor. Mehr als 100 KB dürfte eine normale Mail kaum haben. Entourage lädt solche Mails nicht herunter, zeigt diese aber in der Übersicht mit einem unvollständigen Briefsymbol an. Bei Bedarf können Sie diese Mails nachträglich laden. < Kopien der Nachrichten auf dem Server belassen bietet zwei wichtige Optionen. Die erste: Nachrichten vom Server Löschen nach ... sorgt dafür, dass die Mails auch nach dem Herunterladen noch eine Weile auf dem Server zur Verfügung stehen. Gibt es einmal Datenverlust auf Ihrem Rechner, können Sie zumindest auf die Mails für den voreingestellten Zeitraum zurückgreifen. Ob Sie ein oder zwei Wochen oder einen ganzen Monat einstellen, müssen Sie nach Ihrer Situation entscheiden. Da die Kapazitäten Ihres Postfachs begrenzt sind, sollten Sie die Aufbewahrungszeit aber nicht zu hoch ansetzen. Die maximale Verweildauer ist mit 365 Tagen begrenzt. 82
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< Nachrichten vom Server löschen, nachdem sie vom Computer gelöscht sind bewirkt, dass gelöschte Mails im Entourage-Postfach beim nächsten Kontakt mit dem Server auch dort gelöscht werden. < Onlinezugriff ermöglichen (Konto in Ordnerliste anzeigen) sorgt dafür, dass die Mails nicht heruntergeladen werden, sondern direkt auf dem Server eingesehen werden können. Entourage zeigt in der Ordnerliste solche Ordner mit einem speziellen Symbol an. Klicken Sie in der rechten Spalte eine solche Nachricht an, wird sie direkt auf dem Server geöffnet.
Insbesondere die Serveroptionen sollten gut angepasst werden.
E-Mails schreiben und versenden Eine E-Mail zu schreiben, ist keine große Sache, wenn Sie wissen, an wen diese gehen und was sie enthalten soll. Die folgende Anleitung zeigt exemplarisch, wie es geht.
E-Mail erfassen 1. Wählen Sie in der Symbolleiste Neu | E-Mail-Nachricht oder drücken Sie die Tastenkombination c – N. 2. Tragen Sie die E-Mail-Adresse bei An: ein oder übernehmen Sie diese aus dem Adressbuch, das Ihnen gleich aufgeschlagen in Listenform angeboten wird.
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3. Drücken Sie die t-Taste, können Sie eine zweite Adresse eingeben. Erneutes Drücken der t-Taste springt zum Feld Cc: 4. Bei Cc: können Sie weitere E-Mail-Adressen eintragen. Die Empfänger bekommen dann eine Kopie (Cc ist die Abkürzung für »Carbon Copy« und entstammt aus der Zeit des Kohlepapier-Durchschlags). 5. Schließen Sie den Eingabedialog für Adressen, indem Sie auf das kleine Kästchen links oben oder einfach irgendwo neben den Dialog klicken. Auch die Esc-Taste hilft hier weiter. ÜGrundlagen Tragen Sie eine E-Mail-Adresse bei Bcc (Bcc = »Blind Carbon Copy«) ein, so erfährt der Hauptempfänger nicht, dass an diese Adresse eine Kopie gegangen ist. Diese Funktion lässt sich auch gut für Rundschreiben nutzen: Tragen Sie als Empfänger bei An: eine eigene E-Mail-Adresse ein und bei Bcc: alle anderen. Dann kann jeder Empfänger nur seine und Ihre Adresse einsehen, nicht aber diejenigen der anderen, an die dieses Rundschreiben gegangen ist. Auf diese Weise helfen Sie, Spam (unerwünschte Werbemails) zu vermeiden. 6. Tragen Sie einen Betreff ein. Das ist zwar nicht zwingend nötig, aber höflicher und auch sinnvoll, weil der Empfänger dann schon auf den ersten Blick sieht, um was es bei dieser Mail geht. 7. Schreiben Sie nun den Text für die Mail.
Eine E-Mail ist schnell erfasst.
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Haben Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, dann können Sie bei Von: aus einer Liste die passende auswählen, wenn diese nicht voreingestellt ist.
E-Mail versenden Um die E-Mail sofort zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Wenn die Adresse(n) korrekt ist/sind, wird kurze Zeit später durch ein Signal mitgeteilt, dass die elektronische Nachricht hinausgeschickt wurde. Werden Sie bei der Arbeit an dieser Mail unterbrochen, so klicken Sie auf den roten Schaltknopf links oben in der Fensterleiste und bestätigen den folgenden Dialog mit Als Entwurf speichern.
Unfertige Mails werden in einen speziellen Ordner gelegt … Entourage hat einen speziellen Ordner Entwürfe, aus dem Sie die angefangenen Mails später wieder durch einen Doppelklick herausholen und zu Ende schreiben können.
… aus dem sie sich später wieder hervorholen lassen. Im Ordner Postausgang finden Sie all jene E-Mails wieder, die noch nicht verschickt wurden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden/Empfangen oder wählen Sie aus der Liste, die durch den kleinen Pfeil neben dem Schaltflächensymbol aufgeklappt werden kann, Alles senden aus (alternativ mit der Tastenkombination s – c – K), versucht Entourage, den Postausgangsordner zu leeren. Das klappt in der Regel auch, wenn eine Verbindung zum Internet besteht oder aufgebaut werden kann.
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ÜTipp Sie sollten regelmäßig in diesen Postausgangskorb schauen. Sollte trotz mehrerer Versandversuche eine E-Mail hier hängen bleiben, stimmt meistens irgendetwas nicht. Vielleicht ist die E-Mail-Adresse ungültig. Entourage meldet sich zwar in der Regel, aber wie schnell hat man einen wichtigen Dialog mal weggeklickt. Schauen Sie in den Ordner Gesendete Objekte, so finden Sie Kopien all jener E-Mails, die Sie verschickt haben; es sei denn, Sie haben das in den Einstellungen unterbunden (siehe oben), was allerdings kaum anzuraten ist. Sollten Sei nicht gerade beim Geheimdienst arbeiten, ist es vielmehr sinnvoll, einzelne (unwichtige) E-Mail-Kopien aus der Liste zu löschen (rechte Maustaste oder ctrl-Klick und Nachricht löschen aus dem Kontextmenü wählen).
Einzelne Nachrichten lassen sich per Mausklick schnell aus der Sammlung gesendeter Objekte entfernen.
E-Mail-Ergänzungen Sicher sind Ihnen die anderen Schaltflächen in der Symbolleiste des E-Mail-Fenster bereits aufgefallen. Eingesetzt haben wir bisher nur die erste (Senden). Schauen wir uns die anderen auch noch kurz an:
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Das E-Mail-Fenster enthält einige Tools. Die Büroklammer-Schaltfläche Anfügen hilft Ihnen, der E-Mail Dokumente und Dateien mitzugeben. Es öffnet sich der bekannte Dateibrowser, der Ihnen die Auswahl einer beliebigen Datei ermöglicht. Beachten Sie, dass das Versenden von E-Mails mit umfangreichen Anhängen beim Empfänger zu Problemen führen kann. Vielleicht hat er keinen Breitbandanschluss, und das Laden der Mail dauert endlos lange und verursacht ihm hohe Kosten. Oder der Platz in seinem Postfach ist durch den Provider begrenzt und Ihre Mail füllt dieses Postfach schon aus. Alle anderen Mails werden dann vom Provider zurückgewiesen. Klären Sie also immer zuvor ab, ob es möglich ist, umfangreiche Anhänge per Mail zu verschicken. Die Schaltfläche Einfügen ermöglicht es Ihnen, der Mail ein Bild, einen Film, einen Sound hinzuzufügen oder ein Bild als Hintergrundbild für die Textfläche zu bestimmen. Das funktioniert allerdings nur in HTML-Mails und nicht in reinen Textmails. Auch so etwas vergrößert die Mails nicht unerheblich. Auch wenn sie schick aussehen – ich rate davon ab, zumal HTML-Mails bei vielen mobilen E-Mail-Diensten nicht empfangen werden können.
Bei HTML-Mails mit Hintergrundbild sollte darauf geachtet werden, dass der eigentliche Mailtext lesbar bleibt.
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Über Priorität kann der Mail eine Wertung zugeordnet werden. Voreingestellt ist Standard (also Normal). Höherwertige Prioritäten sind Hoch und Höchste und niederwertige Prioritäten sind Niedrig und Niedrigste. Nicht jeder Mail-Client versteht sich auf diese Prioritäten. Über Signatur kann der Mail am Ende ein festgelegter Text zugeordnet werden. Allerdings muss dieser natürlich zuvor erfasst worden sein. Dies geschieht über Extras | Signaturen. Sie können Ihren Absender hier eintragen, aber auch einen beliebigen anderen Text, zum Beispiel ein Zitat. Nach dem Speichern finden Sie die Signatur(en) in der Liste wieder, die Sie über die Schaltfläche öffnen.
Signaturen erstellen Sie komfortabel in einem Editor. Über die Schaltfläche Aufgabe können Sie zu einer Mail eine Aufgabe definieren. Angenommen, Sie möchten morgen daran erinnert werden, beim Empfänger nachzufragen, wenn er sich nicht von allein gemeldet hat, dann gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie die Liste Aufgabe. 2. Wählen Sie den Eintrag Morgen. In Ihrer Mail finden Sie oberhalb des Adresskopfes einen entsprechenden Hinweis mit Datum. Öffnen Sie über c – 5 das Aufgabenfenster und schauen unter Aufgabenliste nach, dann finden Sie dort einen Eintrag, der aus dem Betreff der E-Mail besteht. Auch über das neue Tool My Day ist die Aufgabe jetzt einzusehen – doch dazu an anderer Stelle mehr. Über Kategorie ordnen Sie Ihre Mail einer bestimmten Kategorie zu, die außerdem eine farbliche Markierung trägt. Auf diese Weise fällt es Ihnen leicht, Ihre Eingangsund Ausgangsmail im Blick zu behalten.
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Kategorien helfen, die E-Mail-Flut übersichtlich zu gestalten. Sie müssen sich nicht mit den Vorgaben zufrieden geben. Über Bearbeiten | Kategorien | Kategorien bearbeiten können Sie sowohl neue Kategorien anlegen, vorhandene Kategorien löschen als auch die Farbgebung nach eigenem Gutdünken anpassen und gestalten. Über Projekte ordnen Sie eine Mail einem Projekt zu oder legen ein neues an. Dazu erhalten Sie in einem eigenen Abschnitt ausführlichere Informationen. Über Links können Sie einem Objekt (hier einer E-Mail) Verknüpfungen hinzufügen, und zwar zu anderen E-Mail-Nachrichten, zu Newsbeiträgen, zu Kalenderereignissen, Aufgaben, Notizen, Kontakten und Gruppen.
Eingehende E-Mails bearbeiten Was kann man mit einer eingegangenen (empfangenen) E-Mail alles machen? Man kann sie lesen – natürlich! Im rechten Teil des Fensters bekommen Sie eine Vorschau angezeigt. Passt sie nicht ganz in das Fenster, erlaubt die Scrollleiste am rechten Rand das Bewegen des Textes.
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E-Mails lassen sich im Entourage-Fenster gut anzeigen und lesen. Über die Symbolleiste oder das Menü können Sie alle wesentlichen Funktionen schnell erreichen. Soll eine E-Mail gelöscht werden, so reicht ein Klick auf das Papierkorbsymbol . Wollen Sie eine E-Mail ausdrucken, so wählen Sie Datei | Drucken oder die Tastenkombination c – P. Soll eine E-Mail als Aufgabe gekennzeichnet werden (zur weiteren Bearbeitung oder zur Nachverfolgung), dann klicken Sie auf die Flagge und stellen die nötige Zuordnung ein. Besonders interessant sind die drei Schaltflächen mit den Briefumschlägen. Klicken Sie auf den ersten mit der Bedeutung Antworten , so wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die empfangene Mail mit einer Antwort versehen können. Der ursprüngliche Mailtext wurde farblich markiert und am Beginn einer jeden Zeile mit einem >-Zeichen versehen, wenn Sie dies bei den Einstellungen nicht ausgeschaltet haben. Entourage hat gleich schon die E-Mail-Adresse des Empfängers richtig eingetragen. Das Programm geht nämlich berechtigterweise davon aus, dass eine Antwort immer an den Absender des ursprünglichen Mails geht. Sie können also sofort anfangen zu schreiben, ohne sich um weitere Details zu kümmern.
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Ein Antwort-E-Mail bereiten Sie durch einen Mausklick vor. Auch der Betreff wurde übernommen und durch ein vorangestelltes Re: (Replay) ergänzt. Soll die Antwort nicht nur an den Absender, sondern auch an alle Kopieempfänger gehen, so wählen Sie den Schalter Allen Antworten . Ist einmal eine E-Mail an den falschen Adressaten gelangt oder soll sie zur Kenntnisnahme einfach an andere Empfänger weitergeleitet werden, so klicken Sie auf Weiterleiten . Entourage trägt nun keinen Empfänger ein, sondern erwartet, dass Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers selbst bestimmen. Wollen Sie eine E-Mail speichern, um sie mit einem anderen Programm weiterzubearbeiten, so wählen Sie Datei | Speichern unter. Geben Sie einen passenden Ordner an (Ort:) und legen Sie das Dateiformat fest (Format:). Für die Weiterverarbeitung in einem Textprogramm oder einer Datenbank ist das Textdokument (Simple Textformat) die richtige Wahl. Soll die Mail in einer anderen Version von Entourage (auf einem anderen Computer) genutzt werden, stellen Sie Entourage-E-Mail-Nachricht ein.
Eine einzelne E-Mail kann auch gespeichert werden.
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Mit Kategorien arbeiten Mit der Zeit wird die Liste der E-Mails sicher sehr lang und unübersichtlich, wenn Sie nicht konsequent die elektronische Post löschen oder manuell auf bereitgestellte Ordner verteilen. Entourage liefert aber eine Ordnungsmethode gleich mit: die Kategorien – wir haben schon kurz bei der E-Mail-Erstellung darauf geschaut. Hier nun noch etwas weitergehende Informationen dazu. Öffnen Sie die Liste der Icon-Schaltfläche Kategorien über Kategorien bearbeiten, so sehen Sie eine Reihe vorbereiteter und farblich voneinander abgegrenzter Kategoriethemen. Wenn Sie Ihre Mails einer Kategorie zuordnen (über den Kontextmenüeintrag Kategorien | Kategorien zuweisen…), dann behalten Sie einen guten Überblick über alle ausgehenden Mails.
Die Kategorienliste im Überblick. Über Kategorien bearbeiten können Sie übrigens auch eigene Kategorien definieren. Im Dialogfenster Kategorien klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben einen Titel für die Kategorie ein. Sie können die vorgeschlagene Farbe akzeptieren oder aber rechts eine eigene Farbe aus der Farbpalette wählen.
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Eine neue Kategorie ist schnell angelegt und eingefärbt. Um die E-Mails nach Kategorien sortiert anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie über der Liste der E-Mails (im mittleren Teil des Entourage-Fensters) auf Anordnen nach: 2. Wählen Sie aus der Liste den Eintrag Kategorien aus. Prüfen Sie, ob auch In Gruppen anzeigen aktiviert ist. 3. Um Kategorien zu öffnen (oder zu schließen), klicken Sie auf den Pfeil links neben der Kategorie-Überschrift. Sicher ist Ihnen aufgefallen, dass nicht nur nach Kategorien sortiert werden kann. Wenn einmal eine E-Mail nicht auf Anhieb zu finden ist und Sie auch nicht wissen, welches Stichwort Sie bei Suchen eingeben sollen, so probieren Sie einfach unterschiedliche Sortierungen aus. Die wesentlichen Elemente des E-Mail-Moduls von Entourage kennen Sie nun. Sie werden erkannt haben, dass Entourage einiges zu bieten hat. Aber E-Mail ist nicht alles, was Entourage kann.
Adressbuch Das Adressbuch hat eine anwendungsübergreifende Funktion. Sie können es nicht nur in Entourage nutzen, sondern auch in den anderen Anwendungen – etwa Word und Excel. Es ist allerdings so in Entourage eingegliedert, dass Sie nicht groß umdenken
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müssen, wenn Sie in das Adressbuch umschalten. Ein Klick auf das große Symbol Adressbuch reicht, um die Ansicht auf das Adressbuch umzustellen. Unterhalb der Funktions-Icons finden Sie die Adressbuch-Ansichten aufgelistet. Im rechten Teil sind in einem oberen Fenster in einer Liste alle Adressbucheinträge zu sehen. Darunter wird die jeweils markierte Adresse mit all Ihren Einträgen angezeigt.
Die Adressbuch-Ansicht. Um einen neuen Kontakt beziehungsweise eine neue Adresse einzugeben, klicken Sie auf den Schalter Neu . Wollen Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren – zum Beispiel eine Gruppe für private Adressen, eine für geschäftliche –, dann öffnen Sie die Liste über das kleine Dreieck neben Neu und wählen aus dem Menü Gruppe. Im Dialog Unbenannte Gruppe können Sie dann über Hinzufügen eine neue Gruppe anlegen. Ganz besonders einfach ist es, einem ausgewählten Kontakt eine E-Mail zu senden. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche E-Mail .
Ein neuer Kontakt soll erstellt werden.
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Auch Kontakten können Sie Kategorien zuordnen. Benutzen Sie dabei möglichst die gleichen, die Sie auch in Ihrer E-Mail-Ansicht verwendet haben. Sie können dann trotzdem beispielsweise bei einem geschäftlichen Kontakt eine E-Mail einer anderen Kategorie zuordnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen, so öffnet sich das Mailfenster mit einem Einladungsdialog. Sie müssen noch einen Betreff und den Ort (für die Einladung) angeben und die Zeiten bei Start und Ende anpassen. Dann geht die Einladung nach einem Klick auf Jetzt senden an alle Adressaten raus. Ü Aufgepasst Enthalten markierte Adressen keine E-Mail-Adresse, dann werden diese Empfänger über solch eine Einladung auch nicht erreicht. Die Adressen tauchen im Feld An: gar nicht erst auf.
Einladungen können exakt terminiert herausgeschickt werden. Haben Sie ein Chatprogramm eingerichtet (Microsoft Messenger oder Apples iChat), können Sie über die Schaltfläche Chat einen markierten Kontakt zum Chat einladen, allerdings nur, wenn der Chatname auch im Adressbuch hinterlegt ist. Wollen Sie die markierte Adresse drucken, dann öffnen Sie über einen Klick mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen den Eintrag Drucken. Haben Sie mehrere Adressen markiert, werden darüber alle markierten Adressen gedruckt.
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Kalender Der Kalender erlaubt Ihnen nicht nur eine exakte Zeitplanung (wenn Sie die benötigen), sondern auch eine Aufgaben- und Projektsteuerung, zumindest in einem gewissen Rahmen. Damit geht dieses Entourage-Modul ebenfalls deutlich über die Funktionalität der Apple-Anwendung iCal hinaus. Nicht nötig für die meisten Privatanwender – vielleicht. Wem aber iCal schon immer etwas zu begrenzt war, der sollte sich dieses Modul genauer ansehen, bevor er zu teuren Spezialprogrammen greift. Sie erreichen den Kalender über die Kalender-Schaltfläche in der Symbolleiste, über das Menü Ansicht | Gehe zu | Kalender oder über die Tastenkombination c – 3.
Ansichtssache Der Entourage-Kalender lebt von seinen Ansichten. Da gibt es mehrere Varianten. Einmal sind da die Ansichten, die einen Kalender in unterschiedlicher Struktur zeigen: < Die Ansicht Tag gibt den aktuellen (oder speziell ausgewählten) Tag mit einer Stundeneinteilung wieder. < Die Arbeitswoche zeigt die Arbeitstage (meist Montag bis Freitag) in einer Übersicht, die ebenfalls ein Stundenraster enthält. < Die Ansicht Woche
zeigt auch das Wochenende mit an.
< Die Ansicht Monat gibt eine Übersicht über den aktuellen oder ausgewählten Monat. Eine Jahresansicht ist nicht vorgesehen.
Verschiedene Kalenderansichten erlauben für unterschiedliche Situationen einen Überblick.
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Sie können sich aber auch Ansichten anzeigen lassen, die ereignisorientiert oder nach Terminen und Aufgaben sowie nach Kategorien sortiert sind. Sie finden die Einstellungen dazu im linken Teil unter Kalenderansichten. Sie öffnen die Ansichten und Kategorien über den kleinen Pfeil neben dem Titel Kalenderansichten. Markieren Sie darunter eine bestimmte Ansicht oder Kategorie, und Sie sehen im Vorschaufenster die Auswirkungen dieser Wahl. Um wieder die Kalenderansicht einzustellen, markieren Sie den Eintrag Kalender.
Sie können bei Entourage ohne Probleme eine andere Ansicht haben.
Termin definieren Um einen neuen Termin einzutragen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Datei | Neu | Kalenderereignis, Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder drücken Sie die Tastenkombination c – N. Noch schneller geht es, wenn Sie im Kalender auf eine bestimmte Uhrzeit innerhalb eines Tages doppelklicken. 2. Tragen Sie bei Betreff den Grund des Termins ein. 3. Legen Sie – wenn nötig – den Ort fest (Sie machen es sich einfach, wenn Sie den Ort nur dann weglassen, wenn es sich um Ihren regelmäßigen Arbeitsplatz handelt). 4. Bei Start geben Sie den Beginn, bei Ende das Ende des Termins ein. Passen Sie auch die Uhrzeiten entsprechend an. 97
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5. Unter Häufigkeit legen Sie fest, ob es sich um einen einmaligen oder mehrfach auftretenden Termin handelt. Im letzten Fall wird der Termin in den jeweils festgelegten Intervallen fortlaufend im Kalender eingetragen. 6. Aktivieren Sie Erinnerung, wenn Sie akustisch und durch Meldung vom Programm an den Termin erinnert werden wollen. Das funktioniert natürlich nur, wenn der Computer eingeschaltet ist. 7. Ist es ein externer Termin, können Sie auch An- und Abreisezeiten eintragen. 8. Im unteren Teil des Dialogs haben Sie viel Platz für Notizen. 9. Schließen Sie den Dialog und bestätigen Sie gegebenenfalls den Hinweis zum Speichern.
Ein neuer Termin wird erfasst. Sie finden den Termin anschließend im Kalender wieder. Der Betreff wird angezeigt, und falls ein Ort angegeben ist, wird dieser ebenfalls eingetragen. An der kleinen Glocke erkennen Sie, dass es ein Termin mit Erinnerung ist. Doppelklicken Sie auf den Termin, erhalten Sie den Dialog mit allen Einstellungen und können ihn weiter bearbeiten.
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Aufgabe definieren Aufgaben sind etwas anderes als Termine. Zwar können sie auch an Terminen festgemacht werden (zum Beispiel an einen Fälligkeitstermin), aber sie sind eher zeitraumbezogen. Aufgaben werden auch separat verwaltet und erscheinen nicht direkt im Terminkalender. Sie rufen die Aufgabenansicht über die Schaltfläche Aufgaben oder über die Tastenkombination c – 5 auf. Wie Sie eine neue Aufgabe eintragen, zeigt die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung: 1. Wählen Sie Datei | Neu | Aufgabe oder klicken Sie mit der rechten Maustaste (beziehungsweise ctrl-Klick) in den Bereich Aufgaben und wählen Sie aus dem Kontextmenü Neue Aufgabe. Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Neu oder die Tastenkombination c – N wählen. 2. Tragen Sie unter Aufgabe eine Beschreibung der Aufgabe ein. 3. Geben Sie den Fälligkeitstermin bei Fällig am an. 4. Tragen Sie bei Erinnerung ein, wann Sie an die Fertigstellung der Aufgabe erinnert werden wollen. 5. Legen Sie die Priorität fest und geben Sie die Häufigkeit der Aufgabe (nur einmal, täglich oder auch benutzerdefiniert) an. 6. Unter Notizen können Sie die Aufgabe ausführlich beschreiben. 7. Schließen Sie den Dialog, bestätigen Sie die Abfrage zum Speichern. Die Aufgabe wird eingetragen.
Beschreiben Sie die neue Aufgabe möglichst präzise.
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ÜTipp Legen Sie die Aufgaben bereits an, bevor die Terminierung vorgenommen wird. So haben Sie alle anstehenden Aufgaben ebenfalls immer im Blick. Wird dann eine Terminierung vorgenommen, holen Sie dies nach – und können dabei alle anstehenden und geplanten Aufgaben gleichermaßen berücksichtigen. Wurde eine Aufgabe abgeschlossen, so aktivieren Sie diese Option in diesem Dialog. Sie finden die Aufgaben anschließend in der Liste rechts im Kalender und auch in der Aufgabenübersicht oder den Aufgabenansichten wieder.
Die Aufgabenübersicht. Die Aufgabenliste können Sie sich gefiltert ansehen. Das ist dann interessant, wenn die Liste lang geworden ist. Klicken Sie auf Status , so können Sie zwischen Unerledigte Elemente und Erledigte Elemente wählen. Klicken Sie auf Fällig am , so dürfen Sie zwischen Heute fällig und Diese Woche fällig entscheiden. Wählen Sie über Ansicht | Schnellfilter einblenden (oder Tastenkombination s – c + L) oberhalb der Liste das Eingabefeld für den Filter aus, so können Sie gezielt nach Aufgaben fahnden. Soll nach all der Selektiererei die komplette Aufgabenliste wieder eingeblendet werden, so wählen Sie Ansicht | Alle Aufgaben.
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Notizen Bereits in einigen Dialogen haben wir Notizen eingegeben. Diese kommen dann zum Vorschein, wenn auf das jeweilige Objekt (zum Beispiel ein Kalendereintrag) doppelgeklickt wird. Sie können aber von solchen Ereignissen unabhängig Notizen erstellen. Wechseln Sie dazu in die Kategorie Notizen über die Schaltfläche , über das Menü Ansicht | Gehe zu | Notizen oder die Tastenkombination c – 4. Um eine neue Notiz zu erstellen, wählen Sie Datei | Neu | Notiz, drücken die Tastenkombination c – N oder klicken auf die Schaltfläche Neu . Das Ausfüllen einer solchen Notiz sollte Ihnen nicht schwerfallen. Letztendlich handelt es sich um eine einfache Textverarbeitung. Sogar Multimediaobjekte (Bild, Sound, Film etc.) können eingefügt werden (über Einfügen oder Hineinziehen in die Notiz).
Eine neue Notiz wurde soeben erstellt und gespeichert. Leider lassen sich die Notizen nicht beliebig anordnen, zum Beispiel auf dem Desktop. Auch separates Speichern ist nicht möglich. Sie können sie allerdings über die Schaltfläche Links an einige Elemente (zum Beispiel Nachricht, Kalenderereignis etc.)
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hängen, auch wenn sie zunächst separat erstellt wurden. Außerdem lassen sich die einzelnen Notizen drucken und so Ihren Unterlagen hinzufügen. ÜTipp Da aus jedem Druckdialog auch ein PDF-Dokument erstellt werden kann, können einzelne Notizen auf diesem Weg auch separat gespeichert werden.
Auch die Notizen gibt’s in einer Liste als Übersicht.
Projektcenter Zum Schluss ein erstes Sahnebonbon von Entourage: das Projektcenter. Hier können Sie Projekte definieren und Dokumente und Dateien der unterschiedlichen Anwendungen zu diesem Projekt zusammenzufassen. Um in das Projektcenter zu wechseln, wählen Sie die Schaltfläche , das Menü Ansicht | Gehe zu | Projektcenter oder die Tastenkombination c – 6.
Projekt anlegen Um ein neues Projekt anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Projektcenter und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu , oder wählen Sie aus dem Menü Datei | Neues Projekt. Auch hier gilt außerdem die Tastenkombination c – N. 2. Geben Sie dem neuen Projekt einen Namen und definieren Sie einen Fälligkeitstermin, falls es solch einen gibt. Ansonsten deaktivieren Sie die Option Fällig am. Ü Tipp Um einen Fälligkeitstermin festzulegen, müssen Sie diesen nicht direkt eingeben. Klicken Sie auf das Kalendericon rechts neben dem Eingabefeld und wählen Sie den Termin aus dem Kalender aus.
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3. Falls vorhanden, ziehen Sie ein Bild in den dafür vorgesehenen Bereich. 4. Klicken sie auf Farbe, um das Projekt farbig zu kennzeichnen. Das ist nicht zwingend notwendig, genauso wenig wie Sie eine Grafik für das Projekt bestimmen müssen. 5. Wichtiger ist es da schon, eigene Notizen zu hinterlegen. 6. Klicken Sie abschließend auf den Pfeil nach rechts, um fortzufahren.
Der erste Schritt zur Definition eines neuen Projekts. 7. Im nächsten Schritt wählen Sie aus, ob ein Projektüberwachungsordner automatisch erstellt werden soll, oder manuell von Ihnen festgelegt wird. Wenn Sie nicht wollen, dass Entourage das Projekt auf Ordnerebene verwaltet, wählen Sie manuell und stellen einen Ordner über Finder: ein. 8. Über Elemente importieren können Sie vorhandene Elemente aus einer Kategorie und/oder aus einem bereits bestehenden Projekt importieren. 9. Haben Sie die nötigen Einstellungen vorgenommen, klicken Sie wieder auf den Pfeil nach rechts, um zum nächsten Dialogfenster zu gelangen.
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Jedes Projekt wird in einem Ordner verwaltet – von Entourage oder vom Benutzer. 10. Legen Sie fest, welche E-Mails diesem Projekt zugeordnet werden sollen. Falls keine direkten Projektkontakte definiert sind oder werden (zum Beispiel mit der Projektfirma), können Sie auch über einen Betreff die Zuordnung steuern. Wichtig ist allerdings dann, dass alle sich an diesen Betreff halten. Wenn Sie die Option Regeln auf vorhandene Nachrichten anwenden aktivieren, können Sie die vorhandenen und gespeicherten E-Mails prüfen lassen und gegebenenfalls dem Projekt hinzufügen. 11. Wollen Sie den Projektüberwachungsordner auf dem Schreibtisch haben, dann belassen Sie die Einstellung unter Finder-Tools. Andernfalls deaktivieren Sie diese. 12. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
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Im Projektcenter können Dokumente automatisch zusammengesammelt werden. 13. Der letzte Schritt zeigt Ihnen eine Zusammenfassung an und gibt eine kurze Erklärung für die Arbeit mit dem Projektordner. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um das Projekt anzulegen. Ü Power User Wenn Sie ein Projekt in einem Netzwerk bearbeiten und andere Projektmitarbeiter Zugang zu diesem neuen Projektordner erhalten sollen, müssen Sie über die Schaltfläche Freigeben dafür sorgen, dass dieses Projekt freigegeben wird.
Mit einem Projekt arbeiten In der Übersicht finden Sie nun einen Kalender, eine Aufgabenliste sowie Übersichten der zugeordneten Mails und der zugeordneten Dateien (aus Word, Excel, PowerPoint oder Grafiken). Haben Sie Aufgaben mit Fälligkeitsterminen definiert, so werden diese außerdem in den Kalender eingetragen. Um ein neues Ereignis (Termin, Notiz etc.) dem Projektordner hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und wählen ein Objekt (zum Beispiel Kalenderereignis oder Aufgabe). Wollen Sie ein bereits vorhandenes Element dem Projektordner hinzufügen, klicken Sie unten auf die Schaltflächen Hinzufügen und wählen es
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aus der Liste aus. Über den roten Schalter mit dem Minus Objekte aus dem Projektcenter löschen.
können Sie vorhandene
Über die Register (Übersicht, Zeitplan, E-Mail, Dateien, Kontakte, Clips, Notizen) können Sie direkt zu den einzelnen Projektobjekten wechseln. Ü Aufgepasst Schauen Sie nach rechts, sehen Sie Ihre Notiz, die Sie bei der Projektanlage eingegeben haben. Außerdem bekommen Sie angezeigt, wie viele Tage Ihnen noch bis zum Abschluss des Projekts bleiben – falls Sie einen Projekttermin definiert haben. Ganz links haben Sie übrigens immer alle definierten Projekte im Blick (falls Sie diese Leiste nicht ausgeblendet haben).
Das Projekt behalten Sie so immer im Überblick. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Sicherungskopie , so öffnet sich der Dialog zum Exportieren. Es ist bereits alles eingestellt, um eine Sicherungskopie aller Projektdaten zu erstellen. Nutzen Sie diese Möglichkeit regelmäßig, um die Projektdaten zu sichern. Eine interessante und sehr flexible Lösung wäre, mit drei USB-Sticks zu arbeiten. Sind alle drei mit einer Sicherung beschrieben, kommt beim vierten Mal wieder der erste dran. Arbeiten Sie allerdings mit mehreren Projekten, ist das Sichern auf einer externen Festplatte die bessere Wahl, als mit einer Vielzahl Sticks zu arbeiten.
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Entourage
Kapitel 2
Projektdaten lassen sich bequem aus dem Projektcenter sichern. Der Eigenschaften-Dialog holt den Dialog wieder hervor, mit dem Sie das Projekt angelegt haben. Hier können Sie kleinere Änderungen vornehmen, wenn das nötig werden sollte. Das Projektcenter ist kein Projektmanagementsystem im herkömmlichen Sinne. Außerdem ist es ein wenig gewöhnungsbedürftig. Man muss sich an Regeln halten, damit auch alles schön zusammenbleibt. Es deshalb gleich wieder abzuhaken, ist aber auch nicht korrekt. Wenn man ein wenig damit geübt hat, wird man schnell feststellen, wie einfach es ist, ein Projekt auf diese Weise zusammenzufassen und im Auge zu behalten. Vorausgesetzt natürlich, man arbeitet rundum mit Microsoft Office:mac 2008. Nutzen Sie zum Beispiel Entourage nicht als Ihr E-Mail Programm oder Ihren Terminkalender, gehen die Vorteile dieses Projektcenters verloren. Nur Dateien darin zu verwalten, ist nicht einfacher, als einen eigenen Ordner im Finder anzulegen.
My Day Ein zweites Sahnebonbon in Entourage heißt My Day. Sie erreichen diese Applikation über die Schaltfläche , über das Menü Fenster | My Day oder die Tastenkombination c – 9. Diese Applikation steht Ihnen in Form eines Widgets (ohne dass Dashboard gestartet sein muss) zur Verfügung. Wenn es nicht im Dock auf Wartestellung ist, liegt es über den geöffneten Anwendungen – es sei denn, Sie haben das in den Einstellungen geändert.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
My Day agiert unabhängig von Entourage, aber mit dessen Daten. Wie schon gesagt – einmal gestartet muss Entourage nicht geöffnet sein; My Day hat trotzdem Zugriff auf alle Daten. Angezeigt wird immer der aktuelle Tag. Sie können aber mit den Pfeilschaltflächen oben rechts durch den Kalender blättern und bei einem vollen Tagesplan auch durch die Uhrzeitleiste. Sie können in My Day auch Aufgaben erstellen. Klicken Sie unten links auf das Icon mit dem Haken und dem Plus , so fährt unten ein Eingabefeld aus, in dem Sie die Aufgabe eingeben können. Diese wird dann dem angezeigten Tag zugeordnet und erscheint im Fenster von My Day. Doppelklicken Sie auf diesen Eintrag, so öffnet sich Entourage und zeigt den Eingabedialog für Aufgaben an. Sie können darin alle ergänzenden Einträge zu der Aufgabe vornehmen.
Aufgaben können direkt in My Day erstellt und in Entourage weiter definiert werden.
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Entourage
Kapitel 2
Klicken Sie auf das kleine Druckersymbol , so öffnet sich der Drucken-Dialog und bietet Ihnen den Druck einer Liste an, die alle Einträge und Aufgaben des Tages enthält. Ein gute Sache, wenn man nicht überall seinen Computer mit sich herumtragen kann, stets aber die aktuellen Termine und Aufgaben dabeihaben möchte. Über den dritten Schalter erreichen Sie die Einstellungen von My Day. Hier können Sie festlegen, dass My Day nicht im Dock (das bei vielen schon überladen ist), sondern in der Menüleiste angezeigt wird (oder umgekehrt). Außerdem können Sie festlegen (oder ausstellen), dass My Day sich nach der Computeranmeldung automatisch öffnet. Sie können My Day auch untersagen, immer über allen Anwendungen zu liegen. Das macht es anschließend nur noch, wenn Sie es ihm ausdrücklich gestatten, indem Sie es auswählen. Und zuletzt können Sie auch noch die Tastenkombination für My Day neu festlegen oder einfach ausschalten (wenn Sie zum Beispiel immer wieder versehentlich My Day aufrufen, ohne es zu wollen).
My Day lässt sich einstellen. My Day ist eine hervorragende Ergänzung zu Entourage, und obwohl der Leistungsumfang zunächst überschaubar ist, werden Sie ihn bald schätzen lernen.
Fazit Ganz gleich, ob Sie sich für oder gegen die Zusammenarbeit mit Entourage entschieden haben, die Hauptanwendungen der Microsoft-Office:mac-2008-Suite sollten Sie nicht außer Acht lassen. Jede einzelne der folgenden Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) ist schon das Geld wert, dass Sie für dieses Programmpaket bezahlt haben – vorausgesetzt Sie wissen, was Sie da gekauft haben. Ich habe schon einen Anwender kennengelernt, der dieses Programmpaket erworben hat, weil er dahinter eine Buchführung und Fakturierung vermutet hat. Die Bezeichnung Office (Büro) hat ihm dies suggeriert. Er hätte besser die Beschreibung der Verpackung gelesen, um rechtzeitig über die wahre Funktionalität aufgeklärt zu werden.
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Word:mac 2008
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Haben Sie bereits ausreichend Erfahrung in der Textverarbeitung mit einem Computer? Kennen Sie vielleicht sogar die Vorgängerversionen von Word auf dem Mac oder unter Windows? Dann wird Ihnen der erste Kapitelabschnitt nicht viel Neues bringen. Vielleicht blättern Sie ihn einfach durch oder überschlagen ihn ganz. Ich habe ihn verfasst mit der Absicht, auch Neueinsteigern in diese Thematik oder zumindest die noch nicht so geübten Anwender systematisch und gründlich einzuführen. Im Kapitelabschnitt »Textverarbeitung für Fortgeschrittene« werden dann Techniken besprochen, die auch bei geübten Wordanwendern nicht immer vorausgesetzt werden können. Im Abschnitt »Word von A bis Z« führe ich dann auch weiterführende Techniken auf.
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Microsoft hat mit Word die Textverarbeitung nicht erfunden. Lange zuvor gab es andere Textverarbeitungsprogramme. Wer in der Zeit vor dem IBM-PC an Computern der 8-Bit-Welt mit dem Betriebssystem CP/M arbeitete, wird sich sicherlich noch an das Programm WordStar erinnern, das sehr leistungsfähig war, sich ohne Maus bedienen ließ und dass man so herrlich »patchen« (das heißt Ergänzungen und Erweiterungen in das Programm hineinschreiben) konnte. Wenige werden noch wissen, dass die erste Ausgabe von Word 1983 eine kostenlose Beigabe auf einer Diskette zur Zeitschrift PC World war. Davon war dann kurze Zeit später nicht mehr die Rede, und schon vor Windows dominierte dieses Programm auf den IBM- und MS-DOS-PCs, sowie ab 1985 auch auf den Macintosh-Rechnern. Seit Windows ist Word Marktführer. Konkurrenz gibt es in durchaus vergleichbarer Qualität – doch eine Gefährdung Microsofts Marktdominanz konnte bislang nicht erreicht werden. Auch Word auf dem Mac hat Tradition, wenn auch (anders als bei Excel) nicht so lang wie in der DOSund Windows-Welt. Wenn Anwender immer noch dem alten Word 5.1 nachtrauern, so ist das ein Zeichen dafür, dass auch die Apple-Textverarbeitungswelt im Laufe der Jahre von Word geprägt wurde. Das neue Word:mac unterscheidet sich von der alten Version wie der alte VW-Käfer vom New Beetle. Wenn man dann alles an Nostalgie beiseite schiebt, bleibt unterm Strich übrig, dass diese Anwendung im Laufe der Jahre an Leistungsumfang und Zuverlässigkeit gewonnen hat.
Was ist neu in Word 2008? Für die ganz ungeduldigen Leser hier eine knappe Zusammenfassung der wichtigsten Neuerungen in Word 2008: < Die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen ist nicht nur eine neue Ansicht (dort wird sie aufgelistet und zur Auswahl angeboten), sondern eine komplette Arbeitsumgebung, die an Layoutprogramme erinnert und auch in etwa so funktioniert. Sollen Dokumente für den Druck erstellt werden, ermöglicht diese Ansicht ein effektives Erzeugen des Dokuments. In diesem Kapitel wird beschrieben und an einem Beispiel gezeigt, wie mit dieser Ansicht gearbeitet wird. < Über die Funktionsgalerie werden Dokumentelemente angeboten, etwa Inhaltsverzeichnisse, Titelseiten, Bibliografien etc. Das meiste ging auch schon in früheren Versionen. Hier kann es jetzt ohne große Umwege durch Menüs erreicht werden. < Auch Ligaturen (Verbindung aus mindestens zwei Zeichen zum Verbessern des Textformats und der Lesbarkeit) sind jetzt möglich, und zwar in Apple Advanced Typography (AAT, nur in Tiger) und OpenType-Schriftarten (in Tiger und Leopard).
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Im Großen und Ganzen ist Word 2008 mit Blick auf den Vorgänger Word 2004 nicht so stark verändert worden wie etwa Word 2007 zu Word 2003 unter Windows. Wer schon mit einer früheren Version von Word gearbeitet hat, wird sich schnell zurechtfinden. Kleinere Veränderungen werden an den entsprechenden Stellen im weiteren Text angesprochen.
Grundlagen der Textverarbeitung Sie lernen zunächst die Arbeitsoberfläche von Word kennen und dann die grundlegenden Techniken der Textverarbeitung mit einem modernen, EDV-gestützten Textverarbeitungsprogramm.
Textverarbeitung – was ist das? Wir wollen nicht bis Gutenberg oder in die Schreibstuben der Mönche zurückgehen. Der Rückblick auf die jüngere Geschichte reicht, um in dieses Thema einzuführen. Schließlich handelt es sich hier ja um ein praktisches Buch. Ein paar theoretische Anmerkungen zum besseren Verständnis der anschließend erläuterten praktischen Verfahren können jedoch nicht schaden. Vielleicht haben Sie viel Erfahrung mit einer Schreibmaschine (bei der jüngeren Generation wohl eher kaum). Das Prinzip war einfach: Blatt einspannen, auf den Tasten die richtigen Buchstaben finden, am Ende der Zeile den Wagen nach rechts drücken und so weitermachen, bis das Blatt voll ist. Je nach Geschmack konnte mit der Wagenbewegung ein verschieden großer Zeilenabstand eingestellt werden. Außerdem ließ sich der Wagen an jede mögliche Anschlagstelle positionieren, sodass ein gewisses Maß an Textgestaltung möglich war. Wichtig war die Vorstellung vom fertigen Ergebnis. Manches ließ sich allerdings nur schwer umsetzen: Blocksatz etwa. Man musste ja vorausberechnen, wie viele Zeichen in die Zeile sollten. Zusätzliche Leerräume waren nur sehr schwer zu positionieren und fielen meistens auf. Das Einfügen von Bildern funktionierte nur mit Schere und Kleber in zuvor freigelassene Stellen auf dem Papier oder indem um das bereits eingeklebte Bild herumgeschrieben wurde. So gesehen erscheint die Schreibmaschine heute als ein antiquiertes und verstaubtes Gerät der Vergangenheit. Es darf allerdings nicht vergessen werden, dass diese Maschine ebenfalls einmal eine revolutionäre Neuheit war. In die Schreibstuben der Unternehmen, in denen eine gewisse Stille herrschte und teilweise auch gefordert wurde,
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
kehrte damit Lärm und Geklapper ein. Der Ausstoß an beschriebenem Papier wurde größer, denn nun ließen sich relativ schnell lesbare Schrifterzeugnisse produzieren. Ja sogar ein gewisses Maß an Reproduktion war möglich, indem mehrere Blätter gleichzeitig beschrieben wurden (mittels Kohlepapier zwischen den Blättern). Das (wohlgemerkt: idealisierte) Bild des Schriftstellers mit der Schreibfeder in der Hand änderte sich in das Bild des Schriftstellers mit der Schreibmaschine (und Pfeife!), wurde später dann ergänzt durch das Bild des einsamen Reisenden, der in tristen Hotelzimmern seine Reiseschreibmaschine auspackte. Heute sitzt der Dichter vor dem PC und textet vor sich hin oder flucht, weil sein Notebook im Hotel keinen Anschluss an einen Hotspot bekommt. Was bei der Schreibmaschine gut und richtig war, muss aber bei der Textverarbeitung nicht die gleiche Funktion erfüllen. Manches hat sich herübergerettet, was besser vergessen werden sollte. Die Techniken des Zehn-Finger-Schreibens allerdings nehme ich davon aus. Wer zügig und gut schreiben will, kommt um diese (leicht erlernbare) Fähigkeit nicht umhin. Natürlich gibt es immer wieder Vorzeige-Adepten, die mit zwei, drei oder vier Fingern erstaunlich schnelle und gute Ergebnisse erzielen. Tatsächlich sind das aber Ausnahmen. Der Gitarrist Django Reinhard konnte auch mit einer verkrüppelten Hand noch als Ausnahmegitarrist gelten. Es gibt viele Gitarristen, die seine Fähigkeit mit vollständigen Händen nicht erreichen. Von einer freiwilligen Verstümmelung ist deshalb dringend abzuraten. Word ist ein Programm, das nicht nur einfach Text irgendwie auf dem Papier anordnet. Es bietet auch umfangreiche Funktionen zur Textgestaltung, die teilweise bis an die Fähigkeiten eines Layoutprogramms heranreichen. Das ist hilfreich, wenn man gelegentlich in diese Bereiche vorstoßen möchte. Professionelle Setzer finden hier allerdings auch eine Grenze. Spezielle Satzprogramme (DTP = Desktop Publishing) können diesen Bereich deutlich besser abdecken als ein Textverarbeitungsprogramm. Allerdings sind diese sogenannten DTP-Programme meist in der Texterfassung nicht so flexibel wie beispielsweise Word. Ein paar andere Fähigkeiten von Word (ohne Vollständigkeit anzustreben): Word kann < rechnen (über sogenannte Feldfunktionen) < Datenbanken auslesen (was man sich zum Beispiel für Serienbriefe zunutze machen kann) < zeichnen (eine entsprechende Symbolleiste stelle ich Ihnen in diesem Buch noch vor) < Webseiten erstellen (das heißt Dateien im Browserformat HTML formatieren und ablegen) 114
Word:mac 2008
Kapitel 3
Die Funktionen von Word sind so vielfältig, dass sie in einem Buch zu Office nicht komplett ausgeleuchtet und beschrieben werden können. Ich werde Ihnen aber einen Leistungsumfang vorstellen, der weit über die einfache Textverarbeitung hinausgeht.
Die Arbeitsoberfläche Schauen Sie sich zunächst in Word ein wenig um, bevor Sie an die Textarbeit gehen.
Word auf den ersten Blick.
Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Word Die Menüleiste am oberen Bildschirmrand ist Ihnen aus allen anderen Anwendungen bekannt; sie muss nicht näher erläutert werden. Die wichtigsten Menübefehle werden im Verlaufe dieses Kapitels ausführlich erklärt, vermutlich erschließen sie sich Ihnen aber schon aus dem Umgang mit anderen Anwendungen. Am oberen Rand des eigentlichen Word-Fensters sehen Sie die Symbolleiste Standard. Über die verschiedenen Schaltflächen können wichtige Funktionen erreicht werden, die häufig bei der Arbeit mit Texten benötigt werden, etwa das Speichern (Diskettensymbol, drittes von rechts), das Drucken, das Erzeugen von Tabellen und Spalten, die Toolbox etc. Neu ist, dass die Fensterleiste mit den drei bunten Buttons (links oben) mit der Symbolleiste darunter als eine Einheit erscheint. Dass es sich
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
um zwei Elemente handelt, erkennen Sie erst, wenn Sie über Ansicht | Symbolleisten | Standard die Symbolleiste ausschalten. Die Fensterleiste bleibt trotzdem sichtbar. Rechts finden Sie frei schwebend über dem Word-Fenster und der Symbolleiste die Toolbox Formatierungspalette. Dort sind verschiedene Funktionen zur Textbearbeitung zusammengefasst. Auf kleinen Bildschirmen kann dieses wichtige und hilfreiche Instrument trotzdem stören, und so lässt es sich auch ausblenden und die Funktionen über Symbolleisten anders auf dem Bildschirm unterbringen. Den Hauptteil des Fensters nimmt das Dokumentfenster ein. Hier gestalten Sie den Text für Ihr Dokument. Am linken und oberen Rand des Dokumentbereichs finden Sie Lineale, die Ihnen bei der Textgestaltung helfen können. Am oberen Lineal stellen Sie außerdem noch die Tabulatoren und Ränder ein. Neu ist die Funktionsgalerie am oberen Rand, von der aber zunächst nur die Register zu sehen sind. Erst wenn Sie ein Register anklicken oder Ansicht | Funktionsgalerie wählen, öffnet sich diese Galerie.
Die Funktionsgalerie ist ein neues Element in Word 2008. Links unten sehen Sie die Statuszeile. Ganz links sind vier Symbole angeordnet, mit denen zwischen den verschiedenen Ansichten umgeschaltet werden kann (Entwurfsansicht, Gliederungsansicht, Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen, Seitenlayoutansicht, Notizblock-Layoutansicht). Weiterhin finden Sie in der Statusleiste Informationen über die Seiten des Dokuments und auf welcher Seite Sie sich befinden. Auch die Zeilen- und Spaltenposition des Cursors lässt sich ablesen. Sie können auch die Rechtschreibprüfung und den Änderungsmodus ein- und ausschalten sowie anpassen. Apple-typische Details wie die Bildlaufleisten oder die drei farbigen Knöpfe am oberen linken Rand des Fensters müssen hier sicher nicht erläutert werden.
Die Formatierungspalette In der Formatierungspalette finden Sie zahlreiche Funktionen in Gruppen zusammengefasst, die Ihnen bei der Arbeit mit Word schnell zur Verfügung stehen. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Allerdings kann die Formatierungspalette auch
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Word:mac 2008
Kapitel 3
stören, da sie den Platz auf dem Monitor doch beschränkt. Am besten ist es, wenn man die einzelnen Funktionsleisten in der Palette eingeklappt hat und immer nur die Funktion(en) öffnet, die man gerade benötigt. Das geht in der Regel schnell, und der Platzverlust reduziert sich dadurch erheblich. Stört die Palette trotzdem, dann gibt es zwei Möglichkeiten: < Sie können die Formatierungspalette mit der Maus an einen anderen Ort verschieben: an der Kopfleiste fassen und bei gedrückter (linker) Maustaste wegziehen. < Lassen Sie die Formatierungspalette ganz verschwinden, indem Sie auf den roten Schalter mit dem »x« links oben klicken. Sie holen sie über die Schaltfläche Toolbox in der Symbolleiste Standard wieder hervor. Alternativ können Sie über einen Klick auf diese Schaltfläche die Toolbox wieder ausblenden. Standardmäßig enthält die Formatierungspalette folgende Leisten: < Unter Schriftart finden Sie Einstellungsmöglichkeiten nicht nur für den Schrifttyp, sondern auch für Größe, Farbe und Formatierungsattribute wie kursiv, fett etc. < Wichtig ist die Palette Formatvorlagen. Hier finden Sie vorhandene Formatvorlagen zur Auswahl und einen Schalter zum Start des Dialogs für neue Formatvorlagen. < Über die Palette Ausrichtung und Abstand nehmen Sie Einfluss auf die Anordnung des Textes im Dokument. Sie können unterschiedliche Ausrichtungen (links-, rechtsbündig, zentriert, Blocksatz), aber auch den Zeilenabstand und den Einzug (vom linken oder rechten Rand) wählen. < Die Palette Nummerierung und Aufzählungszeichen bietet Ihnen Instrumente zur Textstrukturierung an. < Über Rahmen und Schattierung können Sie Text mit einfachen (rechteckigen) grafischen Elementen versehen. Die Palette Dokument lässt Einstellungen für die Seite (Ränder, Kopf- und Fußzeile) zu. < Über Seitenränder des Dokuments können Sie alle Ränder (auch die zu Kopfund Fußzeilen) punkt- oder zentimetergenau einrichten.
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Microsoft Office:mac 2008
Am oberen Rand der Toolbox finden Sie sieben Schaltflächen, mit denen von der Formatierungspalette zu weiteren Paletten umgeschaltet werden kann:
Die Formatierungspalette lässt das Umschalten zu anderen Paletten zu. Die Objektpalette enthält wiederum unterschiedliche Paletten mit zahlreichen Objekten, die in das Dokument eingefügt werden können. Wir werden im Laufe dieses Kapitels häufig darauf zurückgreifen. Die Paletten Zitate, Scrapbook, Referenztools, Kompatibilitätsbericht und Projektpalette sind eher nachgelagert wichtig. Auf sie kommen wir ebenfalls an anderen Stellen zurück.
Texteingabe Um Text zu verarbeiten, muss er zunächst einmal eingegeben werden. Voraussetzung dafür ist ein geöffnetes Dokument. Wie dies über den Projektkatalog geöffnet oder erstellt werden kann, habe ich im ersten Teil dieses Buches ausführlich beschrieben. Ist ein Dokument geöffnet, können Sie Ihre Finger über die Tastatur tanzen lassen und den Text erfassen. Inzwischen gibt es auch ganz brauchbare Programme, die das Diktieren des Textes ermöglichen. Spracherkennung ist inzwischen so weit fortgeschritten, dass sie auch im privaten Bereich mit verhältnismäßig wenig Training und guter Erkennung genutzt werden kann. Auch mit Word arbeiten solche Anwendungen (zum Beispiel iListen oder Dictate von MacSpeech) tadellos zusammen. Das Erfassen von bereits vorhandenem Text über einen Scanner ist ebenfalls möglich; dazu setzt man sogenannte OCRProgramme ein, die oft in einfacher Ausführung den Scannern beigegeben werden.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Auf all diese Alternativen zur Erfassung des Textes über die Tastatur gehe ich aber in diesem Buch nicht ein und nutze stattdessen den Platz besser zur Beschreibung wichtiger Funktionen für den Umgang mit Word.
Texte erfassen Geben Sie also etwas Text ein. Stören Sie sich zunächst nicht an Fehlern. Wie mit diesen umzugehen ist, werden Sie im Verlaufe dieses Kapitels auch noch lernen. Wenn Ihnen gerade nichts einfällt, können Sie auch den kurzen Text aus der folgenden Abbildung übernehmen. Wichtig ist, dass der erfasste Text einige Abschnitte enthält.
Ein kurzer Text ist auch ohne Übung schnell erfasst. Das Erste, was Ihnen auffällt, wenn Sie den Text im (noch digitalen) Dokument betrachten, sind die merkwürdigen Zeichen am Absatzende, die wie ein umgedrehtes »P« aussehen. Hierbei handelt es sich um Absatzendezeichen. Sehen Sie solch ein Zeichen nicht, dann korrigieren Sie folgendermaßen die Einstellungen: 1. Wählen Sie Word | Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Ansicht. 119
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Microsoft Office:mac 2008
3. Aktivieren Sie in der Gruppe Nicht druckbare Zeichen die Option Alles durch einen Klick in das Kontrollkästchen. Dort sollte jetzt ein Häkchen zu sehen sein. 4. Bestätigen Sie mit OK.
Nicht druckbare Zeichen sehen zu können, ist eine hilfreiche Option für die »Textarbeit«. Noch schneller geht es übrigens, wenn Sie in der Symbolleiste Standard auf die Schaltfläche Anzeigen klicken. Damit können Sie die Anzeige der »nicht druckbaren Zeichen« ein- und ausschalten. ÜAufgepasst Haben Sie Absatzendezeichen an jedem Zeilenende, dann haben Sie schon etwas falsch gemacht. Nehmen Sie es sich nicht zu Herzen – das passiert vor allem denjenigen, die von der Schreibmaschine auf eine Textverarbeitung umsteigen. Bei der Schreibmaschine wird am Zeilenende immer der Hebel für den Wagen betätigt. Schließlich wollen Sie in der nächsten Zeile ja wieder ganz links anfangen. Die rTaste (auch: Enter- oder Return-Taste) ist aber nur sehr bedingt mit dem Wagenrücklaufschalter der Schreibmaschine zu vergleichen. Um den Zeilenumbruch kümmert sich die Textverarbeitung selbst. Er wird ohne sichtbares Zeichen angelegt. Das ist auch ganz sinnvoll, wenn man den Text später in unterschiedlichen Formaten ausdrucken will, denn dann muss nicht jedes Mal für eine Anpassung »jeder« Zeile gesorgt werden. Betätigen Sie die r-Taste, wird in Word das Zeichen für ein Absatzende eingefügt. Damit verbunden sind zahlreiche Formatierungen, die für einen Absatz wirksam werden. Deshalb sollten Sie auch nie den Abstand von einem Absatz zum nächsten durch
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Word:mac 2008
Kapitel 3
ein erneutes Absatzende (r- beziehungsweise Enter-Taste) vergrößern. Wie solch ein größerer Abstand für alle Absätze festgelegt wird, erfahren Sie an anderer Stelle. Wollen Sie einmal einen Zeilenumbruch erzwingen, ohne einen neuen Absatz zu erzeugen, so drücken Sie die s-Taste, bevor Sie mit der r-Taste den Zeilenumbruch erzeugen. Das erzwungene Zeilenende erkennen Sie an einem nach links abgeknickten Pfeil an der Stelle, an der Sie den Umbruch erzeugt haben. Beachten Sie, dass bei einer Formatierung im Blocksatz die Zeile bis zum Ende verlängert wird, was unter Umständen zu unschönen Löchern in der Zeile (und damit auch im Absatz) führt. Aufgefallen sind Ihnen möglicherweise auch die roten Unterstreichungen unter bestimmten Wörtern. Damit gibt Word zu erkennen, dass es in den unterstrichenen Wörtern Fehler vermutet. Sind diese Unterstreichungen bei Ihnen nicht zu sehen, so können Sie diese über Word | Einstellungen | Rechtschreibung und Grammatik aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen vor Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen setzen. Durch Deaktivierung erreichen Sie selbstverständlich auch, dass diese Fehlerhinweise nicht mehr erfolgen.
Bei kurzen Texten sind Fehlerhinweise während der Eingabe auf jeden Fall ein Gewinn.
Individuelle Einstellungen An dieser Stelle unterbrechen wir die Textarbeit für einen Augenblick, um uns mit ein paar individuellen Einstellungen von Word zu beschäftigen. Vielleicht haben Sie das Einstellungsfenster noch geöffnet, ansonsten holen Sie es, wie im vorangegangenen Abschnitt beschrieben, noch einmal vor.
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Microsoft Office:mac 2008
ÜAufgepasst Anders als in der Vorversion werden die einzelnen Einstellungsbereiche nicht mehr über Register erreicht, sondern über Symbole, ähnlich wie bei den Systemeinstellungen (von Mac OS X). Leider muss man zum Umschalten in ein anderes Register wieder zurück in die Übersicht. Das ist nicht so effektiv wie die alte Lösung, was man gut auch in Office 2008 feststellen kann, da nicht alle Anwendungen so ausgestattet sind. PowerPoint hat zum Beispiel noch das alte Konzept.
Über die Word-Einstellungen lässt sich das Programm den persönlichen Anforderungen anpassen. Im Modul Ansicht ist die Aktivierung der Textbegrenzungen (in der Optionsgruppe Anzeigen) zumindest am Anfang eine hilfreiche Sache. In der Layoutansicht sind dann die Ränder deutlicher zu erkennen als nur über das Lineal. In der Optionsgruppe Nicht druckbare Zeichen sollte die Option Alles aktiviert sein (das hatten wir ja in den Abschnitten zuvor bereits vorweggenommen). Nur so können Sie Absatzendezeichen, Tabstoppzeichen und andere Hilfezeichen sehen. Diese Zeichen werden übrigens in allen Ansichten angezeigt. Ist es Ihnen schon passiert, dass beim Schreiben plötzlich ein ganzer Teil des bereits vorhandenen Textes verschwunden war? Ursache ist die Funktion, einen markierten Text durch eine neue Eingabe zu ersetzen. Über Tastenkombinationen sind solche Markierungen schnell ungewollt vorgenommen. Der nächste Tastendruck macht dann einen Teil dessen zunichte (manchmal alles!), was Sie schon geschrieben haben.
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Word:mac 2008
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Wenn Sie es schnell genug merken, können Sie es mit der Tastenkombination c – Z oder über die Funktion Bearbeiten | Rückgängig ungeschehen machen. Befinden Sie sich in einem Dialog, so reicht das Drücken der Esc-Taste, um diesen zu schließen, ohne dass er Auswirkungen hat. Am Anfang verwirrt es aber doch eher, als dass es nützt. Entfernen Sie also auf der Registerkarte Bearbeiten unter Bearbeitungsoptionen das Häkchen vor Eingabe ersetzt Markierung. Neuer Text wird jetzt immer vor dem markierten Text eingefügt. Das ist immer noch unangenehm, wenn der Cursor sich durch die Markierung verschoben hat, aber es ist kein Text mehr verloren. Wenn Sie etwas sicherer im Umgang mit Word und seinen Funktionen sind, können Sie diese Option wieder aktivieren.
Markiertes ist schnell im digitalen Nirgendwo verschwunden – die Deaktivierung der Option Eingabe ersetzt Markierung kann hier Abhilfe schaffen. Im Modul Drucken aktivieren Sie unter Druckoptionen die Option Verknüpfungen aktualisieren. Dann können Sie sicher sein, dass beim Ausdruck auch alle verknüpften Objekte berücksichtigt werden (zum Beispiel Bilder). Prüfen Sie, ob im Modul Speichern bei
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
AutoWiederherstellen-Info … das Häkchen gesetzt ist und ein Zeitintervall in Minuten eingestellt wurde (zehn Minuten sind voreingestellt und in den meisten Fällen ausreichend). Gehören sie zu denen, bei denen die Ideen nur so sprudeln, und erfassen Sie in kürzester Zeit viel Text, so können Sie diesen Wert auch herabsetzen. Sie haben sicherlich schon mal einen Film gesehen, in dem die Polizei sich durch einen Trick Haar- oder Hautproben für eine Genanalyse und/oder Fingerabdrücke eines Verdächtigen unbemerkt besorgt hat. Wenn Sie Ihre Dokumente weitergeben, reichen Sie persönliche Informationen über sich selbst unbemerkt weiter. Im Dokument werden – scheinbar unsichtbar – zahlreiche Informationen über Ihr System und Sie selbst gespeichert. Wollen Sie das verhindern, so aktivieren Sie im Modul Sicherheit unter Datenschutzoptionen das Häkchen vor Beim Speichern persönliche Daten aus dieser Datei entfernen.
Setzen Sie das richtige Häkchen für Ihre eigene Sicherheit! Bestätigen Sie alle Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Sie haben sicher noch eine Reihe anderer interessanter Einstellungsmöglichkeiten gesehen und bei manchen unschwer erfasst, worum es sich handelt. Für die nächsten Schritte mit Word sind diese Einstellungen aber nicht von Bedeutung. Entweder sind sie sowieso schon voreingestellt oder es handelt sich um Funktionen, die wir erst später besprechen werden.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Rechtschreibung Bevor wir uns mit der weiteren Gestaltung des erfassten Textes beschäftigen, beseitigen wir erst einmal die Fehler. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sie haben durch die roten Unterstreichungen einen konkreten Hinweis auf die fehlerhaften Wörter. Sie können diese nun anklicken und korrigieren: < Klicken Sie auf ein Wort mit der rechten Maustaste, so öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Ihnen Vorschläge für eine Korrektur gemacht werden. Finden Sie einen korrekten Vorschlag, so wird das falsch geschriebene Wort durch das ausgewählte Wort aus dem Kontextmenü ausgetauscht.
Word hat meist Vorschläge für falsch geschriebene Wörter. < Hat Word ein Wort als fehlerhaft markiert, weil es dieses nicht kennt (nicht in seinem Wörterbuch hat), so können Sie über den Befehl Hinzufügen aus dem Kontextmenü dieses Wort für die Zukunft im Benutzerwörterbuch einfügen. < Wählen Sie Extras | Rechtschreibung und Grammatik oder die Tastenkombination o – c – L. Es startet ein Dialog, der den gesamten Text durchsucht und Vorschläge für Änderungen macht. Sie können im Fenster Vorschläge einen Vorschlag auswählen und über Ändern in den Text einsetzen. Über Hinzufügen nehmen Sie ein unbekanntes Wort in das Benutzerwörterbuch auf, und mit Ignorieren übergehen Sie einfach ein als fehlerhaft bezeichnetes Wort. Bei längeren Texten ist die letzte Variante meist die bessere Wahl. Sie können so leicht nichts übersehen und müssen nicht dauernd das Kontextmenü aktivieren.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Die Rechtschreibprüfung durchläuft auf Wunsch das ganze Dokument. Wenn Sie keine Hinweise zur Grammatik haben wollen, dann deaktivieren Sie das Häkchen vor Grammatik prüfen. Korrigieren Sie nun den Text, bis alle Fehler beseitigt sind.
Absätze formatieren Nun soll der Text weiter bearbeitet werden. Markieren Sie zunächst den gesamten Text. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten: < Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Cursor vom ersten bis zum letzten Zeichen des Textes. < Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Cursor (er sollte sich in einen Pfeil verwandelt haben) links neben dem Text nach unten. < Setzen Sie den Cursor irgendwo in den Text und drücken Sie fünfmal die F8-Taste. (Achtung! Um die Markierung wieder aufzuheben, drücken Sie die Esc-Taste und klicken dann mit dem Cursor irgendwo hin). < Wählen Sie Bearbeiten | Alles markieren oder … n … drücken Sie die Tastenkombination c – A. Dies ist ein kleiner Vorgriff auf das Thema »Markieren«, das an anderer Stelle in diesem Buch noch ausführlicher behandelt wird.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Der vollständig markierte Text … Gehen Sie nun folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Format | Absatz. 2. Unter Ausrichtung stellen Sie Blocksatz ein. 3. Unter Einzug wählen Sie bei Extra: aus der Liste Erste Zeile und korrigieren bei um: die Vorgabe 1,25 cm auf 0,75 cm. 4. Bei Abstand wählen Sie für Nach die Einstellung 6pt. 5. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.
… kann formatiert werden.
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Microsoft Office:mac 2008
Unbefriedigend ist noch die Überschrift. Um diese anzupassen, führen Sie die folgenden Schritte durch: 6. Klicken Sie irgendwohin, um die Markierung aufzulösen. 7. Fahren Sie mit dem Mauszeiger links neben die erste Zeile (außerhalb der Textbegrenzungen) und klicken Sie erneut, um die erste Zeile (die Überschrift) zu markieren. 8. Wählen Sie wiederum Format | Absatz und wählen Sie auf der Registerkarte Einzüge und Abstände bei Ausrichtung aus der Liste Zentriert aus. 9. Entfernen Sie bei Einzug den Eintrag Erste Zeile und stellen Sie dafür (ohne) ein. 10. Wählen Sie bei Abstand für Nach die Einstellung 12 pt. 11. Bestätigen Sie mit OK. Öffnen Sie in der Formatierungspalette die Palette Schriftart und klicken Sie auf den Schalter für fette Auszeichnung , um die Überschrift fett zu formatieren.
Der erste Text wurde passend und ansprechend formatiert. Damit haben wir unseren ersten Text gleich ansprechend formatiert. Mag sein, dass es Ihnen so nicht gefällt und Sie andere Ideen haben. Prima! Versuchen Sie doch, das mit den gezeigten Mitteln einmal umzusetzen. Experimentieren Sie ruhig mit verschiedenen Einstellungen. Die Auswirkungen können Sie ja beliebig zurück korrigieren. Nach ein paar Versuchen sind Sie bereits viel sicherer im Formatieren von Texten und bestimmt in der Lage, eigene Vorstellungen zu realisieren.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Dokumente sichern Was Sie längst schon hätten tun sollen, ist, das Dokument zu sichern. Als geübter Anwender eines Apple Mac – egal in welcher Ausführung – sollte Ihnen dies keine Probleme bereiten. Trotzdem erläutere ich hier noch einmal die Vorgehensweise, um auch die Neulinge nicht auszugrenzen, die gleichzeitig mit Office:mac 2008 auch die Einarbeitung unter Mac OS X beginnen. 1. Wählen Sie Datei | Speichern unter. 2. Geben Sie bei Sichern unter einen Dateinamen ein. Word schlägt hier schon einen Namen vor, den es aus dem Beginn des Dokuments extrahiert hat. Im Beispiel ist das der Name »Anekdote«. Wir übernehmen den Namen, hängen aber noch ein »n« daran, da wir vorhaben, dieses Dokument noch zu erweitern. Drücken Sie einmal die I-Taste und dann die Taste N. 3. Bestätigen Sie mit Sichern. Word hat automatisch das Suffix .docx an den Namen gehängt. Dieses bezeichnet das neue Word-Dokumentformat. Es hat im Laufe der Zeit und der Versionen Veränderungen erfahren. Über die Kompatibilität der verschiedenen Word-Dokumentformate (und der Formate anderer Textverarbeitungsprogramme) sprechen wir noch an anderer Stelle. Das neue .docx-Format kann von älteren Programmen (bis Word 2000) nur mit Hilfe eines Konverters gelesen werden (gibt’s auf der Homepage von Microsoft), von den ganz alten Word-Varianten aber nicht mehr. Deshalb ist es für Dokumente, die weitergeben werden sollen, bestimmt sicherer, das Word-97-2004-Dokument (.doc) zu wählen. Arbeiten Sie nur für sich, sollten Sie dagegen das neue Format nutzen.
Dateiformate spielen beim Dokumentaustausch keine unerhebliche Rolle.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Noch einmal kurz zurück zum Dialog Datei Sichern (siehe Abbildung). Im unteren Bereich können Sie unter Format das Dokumentenformat ändern. Klicken Sie auf den Schalter Optionen…, landen Sie im Eigenschaften-Dialog auf der Registerkarte Sichern. Über den Schalter Neuer Ordner legen Sie einen Ordner an, wenn kein passender für das aktuelle Dokument da ist. Kompatibilitätsbericht ist hilfreich, wenn man das Dokument weitergeben möchte. Word listet auf, welche Probleme dabei auftreten könnten. Damit haben Sie den ersten Grundkurs zum Umgang mit Word bereits abgeschlossen. Sie können nicht nur Text eingeben, wie die Überschrift des Kapitelabschnitts versprochen hat, sondern auch Text formatieren und das Dokument sichern. Im nächsten Teil beschäftigen wir uns mit dem Thema »Textbearbeitung«.
Bearbeitung von Dokumenten Für die Textbearbeitung mit der Schreibmaschine gab es eigentlich nur zwei Möglichkeiten: < Tipp-Ex oder < neu schreiben. Mit einer Textverarbeitung wie Word haben Sie da ganz andere Möglichkeiten. Wie Fehler bereinigt werden können, haben Sie bereits erfahren. Sie können Ihren Text aber nach Belieben ergänzen, verändern, korrigieren, ganze Textteile an eine andere Stelle schieben, die Formatierung ändern usw. Mit den Grundlagen dieser Techniken beschäftigen wir uns im Folgenden. Nehmen Sie sich Ihr erstelltes Dokument wieder vor und schreiben Sie Text dazu. Wenn Sie wollen, nehmen Sie dazu wieder die Beispiele, die ich Ihnen in diesem Buch liefere. Es funktioniert aber alles auch mit Ihren eigenen Texten. Lassen Sie aber eine Textpassage mitten im Text weg. Mindestens einen Satz, vielleicht aber auch einen ganzen Absatz.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Einen vorhandenen Text zu ergänzen, ist kein Problem.
Formate übertragen Wenn Sie den Text ergänzt haben, indem Sie einfach in der nächsten Zeile weitergeschrieben haben, dann besteht jetzt wieder das Problem, dass die Formatierung neu übernommen werden muss. Sie brauchen aber die Schritte, die wir im vorangegangenen Kapitelabschnitt beschrieben haben, so nicht noch einmal gehen. Sie können das Format von einem Absatz auf einen nächsten übertragen: 1. Klicken Sie auf die Überschriftzeile mit dem Cursor, der links neben der Textbegrenzung steht (Cursor sieht aus wie ein Pfeil, der nach rechts oben zeigt, wohingegen der normale Pfeil nach links oben zeigt). Die Zeile ist anschließend markiert. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen
.
3. Zeigen Sie mit dem Cursor links neben der Textbegrenzung auf die Zeile, die das Format erhalten soll (Cursor muss wieder wie ein Pfeil aussehen), und klicken Sie erneut. Das ging fix! Wir könnten nun bei den folgenden Absätzen ebenso verfahren – aber es geht noch einfacher: 1. Markieren Sie den Absatz, der das benötigte Format enthält. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen. 3. Markieren Sie im neuen Text alle Absätze, die dieses Format erhalten sollen.
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Auch das ist einfach. Aber was tun, wenn die zu formatierenden Absätze nicht nacheinander folgen? 1. Markieren Sie den Absatz mit dem benötigten Absatzformat. 2. Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen. 3. Klicken Sie nacheinander in die Absätze, die das Format erhalten sollen. 4. Wenn alle Absätze das Format erhalten haben, klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche Format übertragen, um diesen Vorgang auszuschalten.
Nun hat auch der neue Text die richtigen Formate bekommen. Ü Tipp Ein kleiner Trick hilft Ihnen, die Formatierung von Absatz zu Absatz noch schneller weiterzugeben. Setzen Sie den Cursor an das Ende eines formatierten Absatzes. Drücken Sie nun die r-Taste. Der nächste – neu erzeugte – Absatz hat die Formatierungen des vorangegangenen Absatzes mit übernommen.
Text ergänzen Bei der Schreibmaschine war der getippte Text gleichzeitig auch der endgültige Text. Man konnte ihn nur am Ende ergänzen, es sei denn, man hatte zwischendrin etwas freigelassen. Das war aber dann nicht unproblematisch, denn es war eine Fummelei, das Blatt so zu positionieren, dass nachträglich eingefügter Text nicht zu erkennen war. Mit der Textverarbeitung haben Sie da keine Probleme. Wie Sie die Texte ergänzen können, erfahren Sie auf den nächsten Seiten.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Text hinzufügen Ich bat ja am Anfang dieser neuen Word-Lektion darum, den Text so zu erweitern, dass mittendrin ein Satz oder Absatz fehlt. Diesen wollen wir nun einfügen. < Haben Sie einen Satz vergessen, so klicken Sie mit dem Cursor an die Stelle, an der der Satz eingefügt werden soll. Geben Sie den Satz ein. < Haben Sie einen Absatz vergessen, so klicken Sie an das Ende des Absatzes, auf den der neue Absatz folgen soll. Drücken Sie die Eingabetaste einmal und schreiben Sie den Absatz. So einfach war das mit der Schreibmaschine nicht. Einmal getippter Text war nicht mehr auseinanderzuschieben. Diese Art der Textergänzung muss nicht näher erklärt werden. Sie können den Schreibcursor an eine beliebige Stelle setzen und drauflos schreiben. Mit den Pfeiltasten können Sie sich ebenfalls im Text bewegen und den Cursor positionieren. Was aber, wenn eine ganze Seite eingefügt werden soll? Grundsätzlich ist es ja egal, ob Sie ein Wort, einen Satz, einen Absatz oder mehrere Seiten irgendwo in den Text einfügen. Word schiebt alles hinter dem neuen Text einfach weiter – es sei denn, Sie haben den Überschreibmodus eingeschaltet. ÜGrundlagen Sie schalten den Überschreibmodus ein oder aus, indem Sie über Einstellungen | Bearbeiten die Option Überschreibmodus aktivieren oder deaktivieren. Word passt auch den Seitenumbruch jeweils individuell an. Wenn Sie allerdings die Umbruchstellen nicht dem Zufall überlassen wollen, dann können Sie auch eingreifen. Weitere Tipps zum richtigen Umbrechen (Zeilen, Spalten, Seiten) zeige ich später in diesem Kapitel. Eine manuelle Art des Eingreifens folgt aber hier. Wir wollen unserem Dokument eine Titelseite voranstellen, da wir vorhaben, noch einigen Text hinzuzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Textes. 2. Wählen Sie das Menü Einfügen | Umbruch | Seitenumbruch. 3. Drücken Sie einmal die 5-Taste. 4. Drücken Sie die r-Taste. 5. Geben Sie die Titelzeile(n) nach Bedarf ein (oder orientieren Sie sich an der folgenden Abbildung).
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Schaffen Sie dabei möglichst Freiraum zwischen den Titelzeilen, nicht durch Leerzeilen, sondern durch Absatzabstände. Das ist zwar für die Titelseite etwas umständlicher, hat aber den Vorteil, dass durch manuelle Ungeschicklichkeit nichts aus dem Lot geraten kann.
Seiten mit Word einzufügen ist kein Problem.
Text löschen Genauso einfach ist es, etwas zu löschen. : < Drücken Sie die H-Taste, um das Zeichen links neben dem Cursor zu löschen. < Drücken Sie die H-Taste, nachdem Sie einen Textabschnitt markiert haben, wird der gesamte markierte Text gelöscht. < Drücken Sie gleichzeitig die c- und die H-Taste, wird das Wort links neben dem Cursor gelöscht. < Drücken Sie fn – Backspace oder die Entf-Taste, um das Zeichen rechts neben dem Cursor zu löschen. < Drücken Sie die c- und die Entf-Taste, falls Sie eine externe Tastatur haben oder die Fn- und die Backspace-Taste, falls Sie mit einem Apple-Notebook arbeiten, um das Wort neben dem Cursor zu löschen. Soll Text einfach verschwinden, so können Sie den Überschreibmodus einschalten. Dazu müssen Sie leider den Einstellungen-Dialog aufrufen (Word | Einstellungen | Bearbeiten). Ärgerlicherweise hat Microsoft die Möglichkeit, den Überschreibmodus in der Statuszeile ein- und ausschalten zu können, sang- und klanglos verschwinden
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Word:mac 2008
Kapitel 3
lassen. Früher genügte hier ein Klick, um zwischen Überschreib- und Einfügemodus zu wechseln. Was noch wichtiger war: Man konnte auf einen Blick erkennen, ob der Überschreibmodus aktiv war. Das ist jetzt nicht mehr möglich. Da Microsoft aber in den Hilfen (zum Beispiel im Einstellungen-Dialog) noch auf diese »nicht vorhandene Option« hinweist, ist davon auszugehen, dass es sich um eine Schlampigkeit der Entwickler handelt, die hoffentlich mit einem der nächsten Updates ausgebessert ist.
Den Überschreibmodus hat Microsoft aus der Statuszeile verbannt. Ü Tipp Es gibt allerdings noch die Tastenkombination: c – s – E, mit der Sie den Überschreibmodus ein- und ausschalten können. Leider wird damit auch gleichzeitig die Funktion Änderungen verfolgen mit ein- und ausgeschaltet. Ist der Überschreibmodus eingeschaltet, wird der Text rechts neben dem Cursor nicht mehr verschoben, sondern durch den neuen Text überschrieben.
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Text verschieben oder kopieren Nicht selten kommt es vor, dass man geschriebenen Text an eine andere Stelle setzen möchte. Dafür gibt es verschiedene Vorgehensweisen: ÜGrundlagen Soll der Text innerhalb der Bildschirmansicht versetzt werden, so markieren Sie diesen und ziehen ihn bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird der Text eingefügt. An der ursprünglichen Stelle wurde er entfernt. Wenn der Text an eine weiter entfernt liegende Stelle im Dokument versetzt werden soll (oder in ein anderes Dokument in einem anderen Fenster!), dann gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie die zu versetzende Textstelle. 2. Wählen Sie Bearbeiten | Ausschneiden oder drücken Sie c – X. 3. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der Sie den Text einfügen wollen. 4. Wählen Sie Bearbeiten | Einfügen oder drücken Sie c – V. Soll der Text an der ursprünglichen Stelle erhalten bleiben, so wählen Sie statt Ausschneiden den Befehl Kopieren (c – C). Den Text fügen Sie genau so ein wie im vorangegangenen Schritt.
Andere Objekte in den Text einfügen Ein Dokument in Word muss nicht nur Text enthalten. Sie können auch andere Objekte (Zeichnungen, Bilder, Tabellen etc.) einfügen. Je nach Einstellung passt sich der Text den eingefügten Objekten an. Das üben wir mit der ClipArt Sammlung, die mit Microsoft Office:mac 2008 mitgeliefert wird. Zugegeben – die Auswahl ist nicht sehr groß. Fürs Erste und zum Ausprobieren reicht es aber allemal. ÜHilfe Falls Sie Ihre Dokumente des Öfteren mit Bildern illustrieren wollen, so schauen Sie sich im Handel nach entsprechenden Sammlungen um. Meist sind diese sehr umfangreich ausgestattet und für wenig Geld zu bekommen. Sie sollten darauf achten, dass die Abbildungen nicht mit Rechten belegt sind und frei genutzt werden können. Ein Handbuch, in dem die Abbildungen abgedruckt sind, bietet eine Übersicht. 1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Abbildung eingefügt werden soll (im Beispiel auf der Titelseite unter dem Text). 2. Wählen Sie Einfügen | Bild | ClipArt…
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Word:mac 2008
Kapitel 3
3. In der Clip Gallery wählen Sie eine Kategorie und suchen ein passendes Bild durch Anklicken aus. 4. Bestätigen Sie mit Einfügen.
Bilder sind in der Clip Gallery schnell aufzufinden. Wenn Sie das Bild im Dokument anklicken, ist es von einem Rahmen mit verschiedenen Anfasspunkten umgeben. Sie können an diesen Punkten ziehen und das Bild vergrößern oder verkleinern. Über den oben herausragenden Punkt können Sie das Bild auch drehen. Es ist ratsam, nur die Anfasspunkte an den Ecken zu benutzen, da sonst das Bild verzerrt wird. In der Formatierungspalette werden bei einem markierten Bild Werkzeuge zur Bildbearbeitung eingeblendet. Damit wird es Ihnen gelingen, Bild und Text so im Dokument anzupassen, dass ein gutes Miteinander beider Elemente gegeben ist. Einige dieser Funktionen werden wir später noch kennenlernen.
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Die Bildbearbeitung in Word ist gut ausgestattet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Bild formatieren. Im Dialog sind dann noch weitergehende Anpassungen und Bearbeitungsmöglichkeiten für Bilder möglich. Diesen Dialog erreichen Sie auch, wenn Sie in der Formatierungspalette unter Schnellformatvorlagen und Effekte auf Weitere Optionen… klicken. Wichtig ist das Register Layout. Sie finden hier einige Varianten, um das Bild auf unterschiedliche Weise in das Dokument zu integrieren.
Legen Sie genau fest, wie das Bild im Dokument eingefügt wird.
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Anwender beklagen oft, dass Bilder sich in Word-Dokumenten nicht so verhalten, wie sie es wünschen. Wird der Dialog richtig genutzt, lassen sich derartige Probleme vermeiden. Wenn es trotzdem noch Probleme gibt, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert… Sie finden dann auf dem Register Umbruch ein paar Umbruchvarianten mehr. Auf dem Register Bildposition stehen Ihnen einige weitere Möglichkeiten zur Verfügung, um das Bild an bestimmte Positionen fix zu binden. Wählt man allerdings die Option Mit Text in Zeile, sind unter Bildposition alle Optionen ausgegraut und nicht anwählbar. Gerade bei immer wieder verrutschenden Abbildungen (ein Problem, das manche Word-Anwender an die Grenze zum Wahnsinn treibt) sind diese Einstellungen hilfreich. Die Option Verankern verhindert, dass das Bild verrutscht. Wenn das nicht hilft, entfernen Sie das Häkchen bei Objekt mit Text verschieben und legen eine Absolute Position fest. Diese Position kann an den Linealen im Textfenster genau bestimmt werden. Wenn Sie das Bild entsprechend ausrichten, wird die Position auf der Registerkarte automatisch übernommen. Wenn es bei der Positionierung Schwierigkeiten gibt, geben Sie die Position direkt auf der Registerkarte ein und kontrollieren sie gegebenenfalls über das Lineal.
Notfalls »nageln« Sie das Bild an eine bestimmte Position fest.
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Schriftart anpassen Bislang haben wir die Schriftart benutzt, die standardmäßig vorgegeben ist. Wollen Sie die Schriftart anpassen, so wählen Sie eine neue Schriftart aus der Formatierungspalette Schriftart oder aus dem Menü Schriftart aus.
In Word können Sie aus zahlreichen Schriftarten wählen. ÜAufgepasst Sie werden schnell feststellen, dass anders als in den letzten Versionen bei einigen Schriften kleine Pfeile am rechten Rand der Schriftartenliste zu sehen sind. Zeigen Sie auf eine solche Schriftart, klappt ein weiteres Menü auf. Sie erkennen daran, dass für diese Schriftart verschiedene Schriftschnitte mitgeliefert werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel für »kursiv« die vorhandene Schriftart nicht durch Umrechnung schräg gestellt wird, sondern eine kursive Schrift zusätzlich mitgeliefert wird. Da die einzelnen Zeichen dann besser zueinander stehen, ist dies ist der direkten Auszeichnung (kursiv, fett etc.) immer vorzuziehen. Größe und Farbe der Schriftart passen Sie am besten in der Palette Schriftart an. Wichtig ist in allen Fällen, dass der Text, dem eine Schriftart zugewiesen wird, markiert ist. Ist das nicht geschehen, so wird nur die Schriftart für das Wort geändert, in dem der Textcursor gerade steht. Haben Sie ein leeres Dokument, schreiben Sie in der neu gewählten Schriftart weiter – allerdings nur, wenn Sie den Absatz nicht verlassen, in dem der Cursor stand, während Sie die Schriftart gewechselt haben.
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Schriftartwechsel findet nur auf markierten Text Anwendung. Wollen Sie grundsätzlich einen andere Standardschriftart einstellen, als die voreingestellte Schriftart Times New Roman, so gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Format | Schriftart… oder drücken Sie die Tastenkombination c – D. 2. Stellen Sie die gewünschte Schriftart und die Schriftgröße ein. Belassen Sie bei einer Standardschriftart immer den Schriftschnitt Normal! 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Standard… 4. Bestätigen Sie die nächste Abfrage mit Ja. Die Standardschriftart wird in der Dokumentvorlage Normal eingestellt. Deshalb finden Sie diese Einstellung auch nicht unter Word | Einstellungen.
In der Dokumentvorlage Normal wird die Standardschriftart ausgetauscht.
Ansichtssache – die verschiedenen Sichtweisen von Word Manche Sachen, aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet, zeigen verschiedene, manchmal abweichende Gesichter. Und es ist gut, sich alle Dinge von verschiedenen Seiten anzusehen. Nur so kann man einen Eindruck vom Gesamtobjekt bekommen.
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Auch bei Word müssen Sie die Darstellung nicht so nehmen, wie sie Ihnen angeboten wird. Sie können die Dokumentansicht ändern, die auf dem Bildschirm angeordneten Elemente (Symbolleisten, Paletten, Lineale etc.) anpassen, entfernen oder einblenden und wenn Sie wollen, ein längeres Dokument von vorne und von hinten gleichzeitig auf dem Bildschirm zeigen. Wie das geht und was der Vorteil der verschiedenen Ansichten ist, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.
Dokumentansichten Sie können zur Auswahl einer bestimmten Ansicht über das Menü Ansicht gehen. Dort finden Sie folgende Einstellungen: < Entwurf < Weblayout < Gliederung < Seitenlayout < Notizblock < Veröffentlichungslayout Die voreingestellte Standardansicht ist eine Art vereinfachter Seitenansicht: das Seitenlayout. Zur Textarbeit eignet sich aber besser die Ansicht Entwurf. Einige Elemente (zum Beispiel Kopf- und Fußzeilen, Seitenränder) werden dabei nicht angezeigt. Dafür ist eine schnellere Texteingabe möglich, denn Word muss nicht bei jeder Änderung den Grafikaufbau neu berechnen. Alle Formatierungen wie Schriftgröße, Fett, Kursiv etc. sind aber zu sehen. Sie haben schon zu Beginn dieses Kapitels Hinweise bekommen, wie Sie die Ansichten beeinflussen können (Word | Einstellungen oder schneller: c – ,). Wenn Sie dort unter Ansicht in der Optionsgruppe Fenster bei Breite der Formatvorlagenanzeige: einen Wert eintragen (zum Beispiel »2 cm«), dann wird am linken Rand bei der Ansicht Entwurf angezeigt, welche Formatvorlage für den jeweiligen Absatz benutzt wurde. Solange Sie mit der Formatvorlage Entwurf arbeiten, ist das nicht nötig. Sollten Sie aber beginnen, Formatvorlagen zu benutzen, dann ist diese Anzeige hilfreich, weil man immer gleich sieht, wie der einzelne Absatz formatiert wurde.
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Die Formatvorlagenanzeige am linken Rand ist nur in der Standardansicht zu sehen. Ü Grundlagen Sie können die Breite dieser Anzeige übrigens auch anpassen, indem Sie mit dem Mauscursor auf den schwarzen Strich fahren, der diese Anzeige vom Dokumenttext abgrenzt. Bei gedrückter (linker) Maustaste können Sie die Formatvorlagenanzeige nach links oder rechts verkleinern beziehungsweise vergrößern. Ziehen Sie die Linie ganz bis zum linken Rand, verschwindet die Formatvorlagenanzeige wieder und kann nur über den Dialog Einstellungen wieder hervorgeholt werden. Die Ansicht Weblayout zeigt das Dokument so an, wie es in einem Webbrowser zu sehen sein würde. Das ist meistens wenig sinnvoll, aber immer dann interessant, wenn die Dokumente für die Webdarstellung geprüft und Word als Editor für Webseiten benutzt wird. Mit der Ansicht Gliederung bekommen Sie die Dokumentstruktur – die Gliederung des Dokuments – zu sehen. Allerdings müssen Sie dazu mit Überschriftenformaten arbeiten, denn sonst gibt diese Ansicht nicht viel her. Der Vorteil liegt darin, dass das Dokument auf die Überschriften reduziert werden kann und so die Gesamtstruktur zu sehen ist. Einzelne Texte lassen sich auf- und wieder einklappen. Insbesondere die Arbeit mit umfangreichen Texten wird dadurch sehr erleichtert. Ein paar Abschnitte weiter beschäftigen wir uns ausführlich mit dieser Ansicht.
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Auch Dokumente mit starken Strukturvorgaben (zum Beispiel Drehbücher, Hörspiele) lassen sich so gut erstellen. Wird die Dokumentstruktur am linken Rand eingeblendet, kann man sich gut im Manuskript bewegen und gezielt Stellen anwählen, um diese zu bearbeiten, ohne lange suchen zu müssen.
Die Gliederungsansicht eignet sich auch für dramaturgische Texte. Die Ansicht Seitenlayout bringt das Dokument so auf den Bildschirm, wie es voraussichtlich nach dem Ausdruck auf dem Papier aussehen wird. Alle Elemente des Dokuments (auch Spalten, Kopf-/Fußzeilen etc.) werden angezeigt. Diese Ansicht eignet sich bei längeren Dokumenten nicht zum Erfassen der Texte, vor allem dann nicht, wenn verschiedene Objekte im Dokument vorhanden sind. Ständiges Anpassen der Darstellung verzögert manche Vorgänge, was wiederum zu Fehlern führen kann. Vor dem Ausdruck können Sie das Dokument in dieser Ansicht gut kontrollieren. Außerdem ist diese Ansicht sinnvoll, wenn der Text ergänzt und kontrolliert werden soll, ob alles korrekt formatiert wurde (Seite, Spalte, Absatz etc.). Ebenso ist dies die bevorzugte Ansicht, um längere Texte zu lesen.
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Das Seitenlayout zeigt auf dem Bildschirm, wie gedruckt wird. Statt über das Menü können Sie auch über einige Schalter in der Statusleiste zwischen den Ansichten wechseln (die Ansicht Weblayout ist nur über das Menü Ansicht zu erreichen). Mit dem ersten Schalter erreichen Sie die Entwurfansicht, mit dem zweiten die Gliederungsansicht, mit dem dritten die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen, mit dem vierten die Seitenlayoutansicht und mit dem fünften die Notizblock-Layoutansicht. Die dritte und fünfte Ansicht sind eigentlich keine echten Ansichten. Deshalb beschäftigen wir uns damit in jeweils einem eigenen Abschnitt.
Der Notizblock Der Notizblock wurde mit der Version Word:mac 2004 eingeführt und hat kein Gegenstück in einer Word-Version für Windows. Dafür ist für Windows das Programm OneNote erhältlich. Wollen Sie in diese Ansicht wechseln, bekommen Sie zunächst einen Hinweis; bei der Konvertierung können nämlich Formatierungen verloren gehen. Klicken Sie deshalb besser auf den Schalter Neu erstellen, um einen neuen Notizblock zu öffnen, oder schalten Sie eine Stufe zurück, indem Sie auf Abbrechen klicken. Wollen Sie wirklich den vorliegenden Text in das Notizbuch bringen, erledigt das Word für Sie, wenn sie den Schalter Konvertieren wählen.
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Soll in der Notizblock-Ansicht etwas formatiert werden, ist Vorsicht geboten. Betrachten Sie also besser das Notizblocklayout nicht als spezielle Ansicht, sondern als ein eigenes Format. Es ist dem normalen Notizblock so weit angenähert, dass selbst die blauen Schreiblinien zu sehen sind, obwohl die doch bei einer Textverarbeitung wenig zweckmäßig sind (oder haben Sie Probleme, mit Ihrem Computer horizontal gerade zu schreiben?). Interessant wäre das bei einem Tablet-PC mit Handschrifterkennung. Aber bis es soweit ist, dass solche Geräte wirklich effektiv eingesetzt werden können, geht noch etwas Zeit ins Land. So gesehen sind diese Schreiblinien nicht mehr als ein grafischer Effekt, den Sie über die Formatierungspalette in der Palette Hilfslinien auch ausschalten können.
Die Hilfslinien lassen sich ein- und ausschalten.
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Sie können allerdings aus der Notizblock-Layoutansicht in alle anderen Ansichten wechseln. Die Weiterverarbeitung eines Notizblockdokuments mit anderen Mitteln in Word ist somit jederzeit möglich. Notizblockdokumente werden von vornherein in einer Gliederungsstruktur erstellt. Eine neu eingegebene Notiz befindet sich dabei gleich auf höchster Ebene. Sie können deshalb später auch die Gliederungspunkte so reduzieren, dass der Text darunter nicht zu sehen ist. Um Gliederungsebenen zu erstellen, benutzen Sie die Palette Notizenebenen. Über einfaches Anklicken der Schalter (Höher stufen, Tiefer stufen) erzeugen Sie neue Gliederungen in der gewünschten Struktur. Sie können auch einzelne Gliederungselemente verschieben (Nach oben, Nach unten).
Gliederungsebenen in der Notizblockansicht sind nur einen Mausklick entfernt. Der Normalfall ist, dass Sie die Notizblockansicht verwenden, um Dokumente vorzustrukturieren oder vorzubereiten (oder natürlich einfach nur, um Notizen festzuhalten, die eine begrenzte Lebensdauer haben). Zur weiteren Nutzung kann dann in eine andere Ansicht umgeschaltet werden. Der umgekehrte Weg ist selten sinnvoll, weil dabei zu viele Formatierungen verloren gehen. Soll aber aus einem Dokument ein Notizauszug erstellt werden, so empfehle ich, zunächst eine Kopie zu verwenden und daraus den Auszug zu erstellen oder über Copy & Paste die vorhandenen Texte in das Notizblockdokument zu übertragen.
Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen Word war schon immer ein Textprogramm mit Layoutambitionen. Mit dieser neuen Ansicht (die es in dieser Form ebenfalls nicht in der Windows Version Word 2007 gibt) kommt Word ein gutes Stück an Layoutprogramme heran. Da die Layoutansicht ebenfalls keine Ansicht ist, in die man einfach so umschaltet, warnt Word wie beim Notizblock vorher.
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Vorsicht auch beim Umschalten in die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen. Klicken Sie mutig auf Weiter, passiert zunächst nicht viel mit dem Dokument selbst, abgesehen davon, dass plötzlich ein anderer Hintergrund da ist. Bei genauem Hinschauen entdecken Sie dann aber schnell eine veränderte Symbolleiste und unten rechts in der Statuszeile zwei Register . Wer Erfahrung mit Layoutprogrammen hat, wird wissen, was von Masterseiten und Führungslinien zu halten ist. Sie werden das an anderer Stelle in diesem Buch durch ein praktisches Beispiel ebenfalls erfahren. Hier genügt es zu wissen, dass die Masterseite Elemente (Text, Bilder, grafische Elemente) aufnimmt, die bei einem mehrseitigen Dokument für alle Seiten gelten sollen.
Die Layoutansicht überrascht zunächst weniger durch ein anderes Aussehen als durch andere Bearbeitungswerkzeuge.
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Formatierung anzeigen Keine direkte Ansicht, aber ein interessantes Merkmal ist die Anzeige von Formatierungen. Nicht immer sind alle Formatierungseinstellungen direkt aus dem Dokument zu ersehen. Wollen Sie sehen, wie ein bestimmtes Objekt oder Textelement formatiert wurde, dann wählen Sie Ansicht | Formatierung anzeigen. Klicken Sie anschließend auf Objekte oder Text im Dokument, wird in speziellen Infoboxen Auskunft über die Formatierung der ausgewählten Elemente gegeben, und zwar sowohl über die Absatz- als auch die Schriftartformatierung. Dass die Formatierungsanzeige eingeschaltet ist, sehen Sie daran, dass der Cursor als Symbol diese Infokästen zeigt. Sie schalten zurück in den normalen Modus, indem Sie die Esc-Taste drücken.
Wie wurde das noch einmal formatiert? Sie kennen sich nun so gut in Word aus, dass Ihnen ansprechende Dokumente für viele Zwecke ohne weitere Hilfe gelingen. Ausreizen können Sie Word mit den bis hierher gelernten Fähigkeiten allerdings nicht. Deshalb ist das Kapitel auch hier noch nicht zu Ende, sondern es geht weiter mit den fortgeschrittenen Funktionen.
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Textverarbeitung für Fortgeschrittene In diesem neuen Kapitelabschnitt greife ich ein paar Themen auf, die für fortgeschrittene Word-Anwender interessant sind. Dabei werde ich versuchen, einige schon bekannte Textverarbeitungskenntnisse zu erweitern und auszubauen. Sollten Sie hier einsteigen, aber noch sehr unsicher im Umgang mit Word sein, so empfehle ich Ihnen, in den vorangegangenen Abschnitten zu blättern und den einen oder anderen für Sie interessanten Absatz auch zu lesen und nachzuvollziehen.
Markieren Je mehr Sie mit Word Texte erstellen und bearbeiten, umso mehr kommen Sie in die Verlegenheit, Textstellen markieren zu müssen. Das können einzelne Zeichen, Wörter, Sätze, Absätze oder sogar mehrseitige Abschnitte sein. Um schnell die richtige Markierung anzubringen, können Sie in Word verschiedene Techniken benutzen. ÜGrundlagen Muss der gesamte Text markiert werden (zum Beispiel weil eine andere Schriftart gewählt werden soll), so wählen Sie Bearbeiten | Alles markieren oder drücken einfach c – A.
Markieren mit Tastenkombinationen Sie können die Markierungen mit der Maus vornehmen. Meistens ist das die schnellste und effektivste Methode – nicht immer aber die genaueste. Besonders wenn Sie mit einem Trackpad arbeiten (zum Beispiel auf einem MacBook oder MacBook Pro), kann es mit der Zeit nerven, wenn man zeichengenau markieren muss. Deshalb hier ein paar Tipps zu den unterschiedlichen Markierungstechniken. < Setzen Sie den Schreibcursor mitten im Text vor ein Wort. Drücken Sie jetzt die s-Taste und gleichzeitig die D-Taste. Das erste Zeichen rechts vom Cursor wurde markiert. < Drücken Sie die s-Taste, die o-Taste und die D-Taste einmal. Das Wort rechts vom Cursor wird komplett markiert. < Mit s – o – I markieren Sie das Wort links vom Cursor. < Setzen Sie den Cursor an den Anfang eines Absatzes. Drücken Sie die s-Taste, die o-Taste und die 6-Taste. Ruck, zuck ist der Absatz markiert. < Es funktioniert auch, wenn Sie den Schreibcursor an das Ende des Absatzes stellen, die s-Taste, die o-Taste und die 5-Taste drücken.
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< c – s – Cursor-Taste markiert vom Cursor aus den Rest der Zeile oder bis zum nächsten Absatz (je nach Cursor-Taste). Befindet sich der Cursor mitten in einer Zeile, soll diese aber komplett markiert werden, springt man mit c – CursorTaste an den Anfang oder das Ende der Zeile beziehungsweise mit den Cursorn für hoch und runter an den Anfang oder das Ende des Absatzes. ÜGrundlagen Eine Markierung heben Sie auf, indem Sie die Hochstelltaste loslassen und eine Pfeiltaste drücken oder die Maustaste loslassen und erneut kurz drücken.
Es genügt eine Tastenkombination, um einen Absatz zu markieren. Wenn Sie eine andere Taste drücken, solange die Markierung aktiv ist, wird die Aktion dieser Taste auf die Markierung übertragen. Der markierte Text wird gelöscht – es sei denn, Sie haben die Hinweise zu den Einstellungen am Anfang dieses Kapitels berücksichtigt (Eingabe ersetzt Markierung deaktiviert) und noch nicht zurückkorrigiert. Andernfalls brechen Sie aber nicht gleich in Panik aus. Wählen Sie Bearbeiten | Rückgängig oder die Tastenkombination c – Z, und alles ist wie zuvor, einschließlich der Markierung.
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In der folgenden Tabelle eine Übersicht über die wichtigsten Tastenkombinationen zum Markieren in Word-Dokumenten: Tastenkombina- Bedeutung tion s – C
Ein Zeichen nach rechts markieren.
s – H
Ein Zeichen nach links markieren.
s – c – C
Von der Cursorposition bis zum Zeilenende markieren.
s – c – H
Von der Cursorpostion bis zum Zeilenanfang markieren.
s – o – C
Von der Cursorposition bis zum nächsten Wortanfang markieren.
s – o – H
Von der Cursorposition bis zum Wortanfang markieren.
s – o – 6
Von der Cursorposition bis zum Absatzanfang markieren.
s – o – 5
Von der Cursorposition bis zum Absatzende markieren.
s – home
Von der Cursorposition bis zum Zeilenanfang markieren.
s – end
Von der Cursorposition bis zum Zeilenende markieren.
s – home
Von der Cursorposition bis zum Dokumentanfang markieren.
s – end
Von der Cursorposition bis zum Dokumentende markieren.
s – pg up
Von der Cursorposition bis zum oberen Fensterrand markieren.
s – pg dn
Von der Cursorposition bis zum unteren Fensterrand markieren.
ÜAufgepasst Achten Sie darauf, dass auf den Apple-Notebooks eventuell noch zusätzlich die fnTaste gedrückt werden muss, nämlich dann, wenn bestimmte Tasten wie zum Beispiel pg up und pg dn nicht direkt zu erreichen sind. Drücken Sie auch immer die Tasten in der angegebenen Reihenfolge.
Markieren mit der F8-Taste Eine besonders interessante Markierungsvariante bietet die F8-Taste. Wer unter MSDOS schon mit Word gearbeitet hat (bevor er zu Apple oder Windows gewechselt ist), wird diese Taste kennen. Sie leitet den Markierungsmodus ein. Um ihn kennenzulernen, machen Sie die folgenden Übungen einmal mit.
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Ü Aufgepasst Eventuell müssen Sie die fn-Taste drücken, um die Taste F8 tatsächlich zu erreichen. Auf einigen Tastaturen sind diese Tasten doppelt belegt, und einfaches Drücken aktiviert eine andere Funktion.
1. Setzen Sie den Cursor irgendwo in den Text in Sichtweite eines Kommas. 2. Drücken Sie die F8-Taste genau einmal. Sie dürften jetzt noch keine Veränderung auf dem Bildschirm sehen. 3. Drücken Sie die Komma-Taste. Von der Cursorposition bis zum nächsten Komma steht jetzt eine Markierung. 4. Drücken Sie die Punkt-Taste. Die Markierung wird bis zum nächsten Punkt erweitert. 5. Drücken Sie einen beliebigen Buchstaben. Die Markierung wird bis zum ersten Auftreten dieses Buchstabens vorschnellen. 6. Nun drücken Sie die s- und die F8-Taste. Die Markierung wird auf einen Satz reduziert. 7. Drücken Sie erneut die s- und die F8-Taste. Die Markierung wird auf ein Wort zurückgenommen (in der Regel das Wort, in dem der Cursor stand, als der Markierungsmodus mit F8 eingeschaltet wurde). 8. Drücken Sie noch einmal die s- und die F8-Taste. Die Markierung verschwindet vollständig. Sie sollten jetzt die Ausgangssituation (Schritt 1) wieder erreicht haben. Der Markierungsmodus ist aber noch nicht ausgeschaltet. Drücken Sie zum Beispiel eine Pfeiltaste, beginnt die Markierung erneut. Ü Grundlagen Um den Markierungsmodus aufzuheben, müssen Sie die Esc-Taste drücken. Eine vorhandene Markierung verschwindet aber erst, wenn Sie erneut eine Pfeiltaste betätigen oder mit der Maus irgendwo in den Text klicken. Mit dem Markierungsmodus lassen sich auch interessante Effekte erzielen. Probieren Sie einmal Folgendes aus: 1. Setzen Sie den Cursor in einem größeren Absatz in das erste Viertel mindestens einer zweiten Zeile. 2. Drücken Sie s – c – F8. 3. Lassen Sie die Tasten los.
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4. Markieren Sie die Zeile (mit der C-Taste) bis etwa zum Beginn des letzten Viertels der Zeile. 5. Drücken Sie nun die 6-Taste, bis Sie die vorletzte Zeile des Absatzes erreicht haben.
Beim Markieren sind in Word kaum Grenzen gesetzt. Mit der Maus funktioniert es übrigens auch. Nach Schritt 2 markieren Sie einfach den gewünschten Bereich. Sicherlich fragen Sie sich, was man mit solch einer Blockmarkierung anfangen kann. Bei normaler Textverarbeitung kaum etwas. Aber wenn Sie Texteffekte benötigen, ist das eine ganz hilfreiche Sache. Stellen Sie doch einmal den Hintergrund eines solcherart markierten Blocks mitten in einem Absatz auf Schwarz und die Textfarbe auf Weiß.
Arbeiten mit der Gliederungsansicht und der Dokumentstruktur Für diesen Abschnitt sollten Sie sich schon grob mit den unterschiedlichen WordAnsichten auskennen. Wenn das nicht der Fall ist, so lesen Sie bitte den zugehörigen Abschnitt (»Ansichtssache«) im ersten Teil dieses Kapitels nach.
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Die Gliederungsansicht gibt auf den ersten Blick nicht viel her. Ein fertiges Dokument kann sogar sehr komisch aussehen. Aber für bestimmte Zwecke ist die Gliederungsansicht eine praktische Sache, etwa für wissenschaftliche Arbeiten; für längere Berichte, die stark strukturiert sein müssen; Manuskripte für Drehbücher oder für Hörspiele. Auf den nächsten Seiten zeige ich Ihnen nun, wie Sie solch ein »gegliedertes Manuskript« erstellen. An einem umfangreicheren Beispiel sehen Sie dann, wie mit dieser Ansicht gearbeitet werden kann.
Ein gegliedertes Dokument erstellen Gerade für wissenschaftliche Arbeiten (oder um nicht gleich zu hochzustecken, für Referate) ist diese Ansicht geeignet. Man erstellt die erste grobe Gliederung, verfeinert diese und füllt sie anschließend mit Inhalt. Wenn Sie gerade keinen Text haben, um das folgende Beispiel nachzuvollziehen, dann nehmen Sie einfach ein oder zwei Seiten aus einem Buch, das stark gegliedert ist. Sie können auch den Text aus den folgenden Abbildungen abtippen. Gerade bei der Arbeit mit der Gliederungsstruktur ist es wichtig, das Vorgehen an einem konkreten Beispiel einmal auszuprobieren: 1. Öffnen Sie ein neues Dokument und schalten Sie in die Gliederungsansicht um (über das Menü Ansicht | Gliederung oder über das zweite Icon in der Statusleiste). 2. Geben Sie die Grobgliederung entsprechend der folgenden Abbildung ein.
Die Grobgliederung ist schnell eingegeben. 3. Setzen Sie den Schreibcursor hinter die zweite Überschrift (oder die Überschrift, die Sie weiter differenzieren möchten) und drücken Sie die r-Taste. Stören Sie sich nicht an der veränderten Nummerierung der Gliederung. 4. Geben Sie entsprechend der folgenden Abbildung den ersten der weiteren Untergliederungspunkte ein. 5. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Tiefer stufen
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Die Gliederung kann problemlos verfeinert werden. ÜHilfe Die Symbolleiste Gliederung wurde geöffnet und unter die Symbolleiste Standard gehängt, als Sie in die Gliederungsansicht gewechselt sind. Ist diese Symbolleiste nicht zu sehen, so sind Sie entweder nicht in der Gliederungsansicht (bitte prüfen Sie das noch einmal nach) oder Sie haben diese Symbolleiste absichtlich oder versehentlich geschlossen. Über Ansicht | Symbolleisten | Gliederung holen Sie diese wieder hervor. Falls Sie mit einer englischen Version von Office:mac 2008 arbeiten, in der noch nicht alle Menüs eingedeutscht sind, dann heißt diese Symbolleiste bei Ihnen Outlining. 6. Ergänzen Sie die Untergliederung nach der folgenden Abbildung (oder Ihren eigenen Unterlagen). Beenden Sie dabei jede Zeile mit der r-Taste.
Sie sehen vor den einzelnen Gliederungspunkten Minussymbole und im Beispiel beim zweiten Gliederungspunkt ein Plussymbol.
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Kapitel 3
7. Setzen Sie den Schreibcursor in die Zeile, die das Pluszeichen enthält. 8. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Reduzieren Die Gliederungsebene 2 verschwindet. 9. Nun wählen Sie in der Symbolleiste Gliederung die Schaltfläche Erweitern Die untergeordnete Gliederungsebene ist wieder da.
. aus.
Diese Art des Vorgehens bietet sich dann an, wenn Sie einzelne Elemente der Gliederung ein- oder ausblenden wollen. Sollen die Auswirkungen für das ganze Dokument gültig sein, so benutzen Sie bitte die Schaltflächen neben Erweitern und Reduzieren. Sie sind durch die Zahlen 1 bis 7 gekennzeichnet. Klicken Sie auf »1«, wird nur die erste Gliederungsebene angezeigt. Klicken Sie auf »2«, wird alles bis zur zweiten Gliederungsebene angezeigt usw. 10. Setzen Sie den Schreibcursor hinter den ersten Gliederungspunkt der zweiten Gliederungsebene (im Beispiel 2.1) und drücken Sie die r-Taste. 11. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Tiefer stufen
.
12. Geben Sie jetzt den Text ein, entweder wie er in der Abbildung zu sehen ist oder nach eigenen Unterlagen.
Für Word ist jeder Absatz ein Gliederungspunkt. Word betrachtet in dieser Ansicht jeden Absatz als einen Gliederungspunkt, der zu einer bestimmten Ebene gehört. Über die Schaltflächen Höher stufen und Tiefer stufen können die Absätze beliebig zwischen den Ebenen verschoben werden. Über die Schaltflächen Nach oben und nach unten lassen sich Absätze innerhalb einer Ebene verschieben. Auf diese Weise können Sie flexibel mit dem Text arbeiten. Um Absätze zu versetzen, müssen Sie noch nicht einmal das übliche Spiel Ausschneiden
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(c – X) und an anderer Stelle Einfügen (c – V) spielen. Um während der Arbeit einen Überblick über das gesamte Projekt zu bekommen, können Sie stufenweise (oder auf einen Schlag) alle Ebenen ausblenden oder wieder einblenden. ÜGrundlagen Wollen Sie einen ganzen Gliederungsabschnitt markieren, so klicken Sie auf das Plus- oder Minuszeichen im Dokumentfenster. Um die Markierung wieder zu lösen, klicken Sie irgendwo anders hin. Meistens ist es sinnvoller, nur die tiefer liegende Ebene eines Gliederungspunktes geöffnet zu haben, und zwar die, an der man gerade arbeitet. Sie erkennen übrigens nicht nur am Pluszeichen, das ein Gliederungspunkt mindestens eine weitere Gliederungsebene enthält, sondern auch daran, dass der Text teilweise unterstrichen ist.
Plus und unterstrichen – da ist sicher noch etwas drunter! Haben Sie auf diese Weise ein Dokument fertiggestellt, können Sie in eine andere Ansicht wechseln (zum Beispiel Standard oder Seitenlayout). Vermutlich wird die Formatierung für den Ausdruck noch nicht in der gewünschten Form sein. Das können Sie aber mit Ihren inzwischen erworbenen Kenntnissen schnell nachholen.
Ein vorhandenes Dokument gliederungstauglich machen Sie können jedes Dokument in der Gliederungsansicht betrachten. Allerdings sind die bereits geschilderten Effekte – Ein- und Ausblenden der Gliederungsebenen – nicht immer wirksam. Nämlich dann nicht, wenn diese Ebenen für Word nicht existieren.
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Kapitel 3
Am einfachsten haben Sie es, wenn Sie Überschriftformate benutzt haben. Ansonsten müssen Sie jeden Absatz über die beiden Schaltflächen Höher stufen und Tiefer stufen der gewünschten Ebene zuordnen. Die Gliederungsstruktur eignet sich unter anderem auch für die Erstellung von Drehbüchern, Theaterstücken und Hörspielen, die sehr stark durchstrukturiert sein müssen und übersichtlich die Dialoge wiedergeben sollen. Für die Autoren ist es wichtig, im gesamten Manuskript schnell jede gewünschte Stelle zu erreichen. Die Gliederungsansicht kann dafür noch erweitert werden: 1. Klicken Sie in der Symbolleiste Standard auf die Schaltfläche Navigation
.
2. Im linken Teil des Fensters öffnet sich eine neue Informationsleiste. Stellen Sie – falls nicht schon vorgegeben – oberhalb in der Liste von Miniaturansicht auf Dokumentstruktur um.
Über die linke Navigationsleiste kann im gesamten Dokument jede Gliederungsstelle angesprungen werden. In der neu geöffneten Navigationsleiste am linken Rand haben Sie jetzt das gesamte Dokument im Blick und im Griff. Sie können einzelne Gliederungspunkte direkt anspringen, Gliederungsebenen auf- und zuklappen und haben dann den eigentlich zu bearbeitenden Text immer nur einen Mausklick weit rechts daneben stehen. Nicht für alles ist die Gliederungsansicht zu gebrauchen. Aber wenn Sie sich einmal damit vertraut gemacht haben, werden Sie schnell Einsatzmöglichkeiten dafür finden.
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ÜTipp Wenn Sie vorhaben, zu einem Vortrag eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen, dann legen Sie das Vortragsdokument in der Gliederungsstruktur an. Sie können dann eine Kopie davon auf Folientauglichkeit reduzieren und in PowerPoint importieren. Damit haben Sie dann ruck, zuck eine Präsentation fertig, die auf Folien gedruckt oder über einen Beamer ausgegeben werden kann.
Layouten mit der Textverarbeitung Sollen Publikationen erstellt werden, die Texte, Bilder und andere Objekte (zum Beispiel WordArt) kombinieren, und diese auch noch regelmäßig in gleicher oder ähnlicher Form verwendet werden, dann bietet sich die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen an. Was sich hinter diesem umständlichen Begriff verbirgt, ist eine andere Art der Textverarbeitung, als die, die Sie von Word gewohnt sind. Tatsächlich verbirgt sich nicht so viel Neues dahinter. Textfelder und Masterseiten gab es schon in früheren Versionen, aber die Zusammenführung in einer speziellen, auf Publikationen optimierten Ansicht ist neu und fördert die Nutzung dieser Elemente. Am Beispiel eines Rundbriefs probieren Sie diese Ansicht am Besten einmal aus. Wie immer können Sie statt der vorgegebenen Beispiele eigene Ideen einfließen lassen. Zum Üben sollten Sie sich aber nicht allzu sehr von der vorgegebenen Struktur entfernen. Sie wissen nach Durcharbeiten des Beispiels gut, wie Sie mit diesen Elementen eigene Vorstellungen verwirklichen können.
Masterseite als Grundlage einrichten Grundlage für die weitere Arbeit ist die Masterseite. Hier werden Texte und Bilder eingerichtet, die auf allen Seiten angezeigt werden sollen. Auch Layoutführungslinien werden hier eingerichtet, damit die Texte und Bilder im gesamten Rundbrief einheitlich sind. Vorgabe ist ein dreispaltiges Layout.
Führungslinien einsetzen 1. Öffnen Sie über Datei ein Neues leeres Dokument oder drücken Sie die Tastenkombination c – N. 2. Wählen Sie Ansicht | Veröffentlichungslayout und bestätigen Sie den Info-Dialog mit OK. 3. Schalten sie unten rechts im Dokumentfenster über die Register auf Masterseiten um. 4. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das vertikale (linke) Lineal. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Symbol mit zwei nach links und rechts zeigenden Pfeilen.
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5. Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste eine Führungslinie in das Dokument und lassen Sie bei 2 cm (im oberen, horizontalen Lineal) die Maustaste los. 6. Fügen Sie weitere Führungslinien bei 7, 8, 13, 14 und 19 cm ein. Ü Hilfe Sind die Lineale bei Ihnen nicht zu sehen, so schalten Sie diese über Ansicht | Lineale hinzu. 7. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das horizontale (obere) Lineal. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Symbol mit zwei nach oben und unten zeigende Pfeilen. 8. Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste eine Führungslinie in das Dokument und lassen Sie bei 4 cm (im linken, vertikalen Lineal) die Maustaste los. 9. Fügen Sie eine weitere Führungslinie bei 16 cm hinzu.
Das Masterdokument wurde mit Führungslinien strukturiert.
Logos positionieren Sollen Bilder oder Objekte (zum Beispiel ein Logo) auf allen Seiten des Rundbriefs erscheinen, so werden diese ebenfalls auf der Masterseite festgelegt. Für dieses Beispiel wähle ich eine ClipArt aus der Galerie. Da keine passende im Bestand ist, muss eine aus dem Online-Angebot von Microsoft gewählt werden.
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1. Wählen Sie Einfügen | Bild | ClipArt… 2. Klicken Sie auf den Schalter Online und beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. 3. Oben links bei ClipArt geben Sie ein Stichwort ein (für das Beispiel wird eine ClipArt gesucht, die etwas mit dem Schreiben zu tun hat) und klicken auf Suchen. 4. Die ClipArts, die Sie herunterladen möchten, markieren Sie durch einen Klick in das Kontrollkästchen darunter.
Das karge Angebot an ClipArts, das mit Office 2008 ausgeliefert wurde, kann durch das Online-Angebot gezielt ergänzt werden. 5. Klicken Sie oberhalb der ClipArts auf xx Element(e) herunterladen, wenn Sie mit der Auswahl fertig sind. 6. Prüfen Sie die Nutzungsbedingungen und bestätigen Sie mit Akzeptieren. ÜAufgepasst Wählen Sie Ablehnen, weil Ihnen die Nutzungsbedingungen nicht gefallen, so entfallen auch die nächsten Schritte. Suchen Sie dann ein beliebiges anderes ClipArt aus dem Offline-Bestand aus und machen Sie ab dem nächsten Unterkapitel mit dieser Beschreibung weiter.
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Kapitel 3
7. Um die ClipArts tatsächlich herunterzuladen, müssen Sie noch einmal im nächsten Dialog, der auch die Vorgehensweise beschreibt, auf Jetzt herunterladen klicken. 8. Um die neuen ClipArts in die Galerie zu integrieren, klicken Sie die heruntergeladene Datei doppelt an.
Die heruntergeladenen ClipArts müssen noch in die Galerie integriert werden. Ein Doppelklick auf das Icon genügt. 9. Wählen Sie eine passende ClipArt aus und bestätigen Sie mit Einfügen. 10. Ziehen Sie die ClipArt an die vorgesehene Stelle und passen Sie gegebenenfalls noch die Größe an.
Testfeld festlegen Sollen bestimmte Bereiche immer mit Text versehen werden – also nicht variabel dem Layout zur Verfügung stehen –, so legen Sie bereits auf der Masterseite dafür ein Textfeld an. Im Beispiel legen wir dies für das Impressum fest: 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Textfeldwerkzeug
.
2. Ziehen Sie im Layout innerhalb der vorgesehenen Führungslinien ein Rechteck auf. Es muss nicht gleich passen. Es kann abschließend auf die richtige Größe gebracht werden. 3. Geben Sie den Text dafür ein. 4. Wenn Sie mögen, können sie auch ein weiteres Textfeld für den Titel festlegen. 5. Um die Arbeit an der Masterseite abzuschließen, klicken Sie auf das Register (rechts unten) Alle Inhalte.
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Feststehende Textfelder werden besser auch in die Masterseite eingearbeitet.
Bildablagebereiche definieren Sollen immer wieder Bilder in den Rundbriefen eingesetzt werden, so kann diese Arbeit vereinfacht werden, indem man Bildablagebereiche definiert. Formatierungen und Effekte müssen so nicht immer wieder neu eingegeben werden, sondern lassen sich »vererben«. Ü Aufgepasst Achtung! Die folgenden Schritte dürfen nicht auf der Masterseite durchgeführt werden, sonst lassen sich keine neuen Bilder hinzufügen. 1. Fügen Sie zunächst ein Bild ein, entweder über Einfügen | Bild | Aus Datei oder indem Sie es einfach in das Dokument ziehen. 2. Passen Sie die Größe an, indem Sie es an den Eckmarkierungen fassen und nach innen (verkleinern) oder nach außen (vergrößern) ziehen. 3. Stellen Sie das Bild ein wenig schräg, um es etwas hervorzuheben, entweder indem Sie den grünen Punkt, der oben aus dem Bild ragt, mit dem Mauscursor fassen oder indem Sie auf das Bild doppelklicken und bei Größe | Drehung einen Winkel eingeben. 4. Im Dialog Bild formatieren (oder in der Formatierungspalette in der Gruppe Schatten) legen Sie auch noch einen Schatten fest. 5. Bestätigen Sie mit OK. 164
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Das Bild darf ruhig einen Schatten werfen und muss nicht immer gerade stehen. 6. Doppelklicken Sie auf das Bild. 7. Wählen Sie Links Layout und klicken Sie rechts auf den Schalter Erweitert. 8. Auf der Registerkarte Bildposition aktivieren Sie in der Gruppe Optionen das Kontrollkästchen vor Bildplatzhalter. 9. Bestätigen Sie zweimal mit OK.
Bildplatzhalter sind nicht einfach nur Bilder, sondern Container, die mit unterschiedlichen Bildern bestückt werden können.
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Nun können Sie bei Einsatz dieser Vorlage beliebige Bilder auf das vorhandene ziehen. Es wird dann sofort durch das neue ersetzt, das die Eigenschaften des Vorgängers annimmt.
Das Layout als Vorlage speichern Damit dieses Layout immer wieder als Vorlage für einen Rundbrief genutzt werden kann, müssen Sie es als Vorlage abspeichern: 1. Wählen Sie Datei | Speichern unter. 2. Geben Sie der Vorlage bei Sichern unter einen aussagekräftigen Namen (im Beispiel: Rundbrief) an. 3. Stellen Sie bei Format: die Word-Vorlage (.dotx) ein. 4. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf den Schalter Sichern.
Das Rundbrief-Layout steht als Vorlage im Projektcenter für kommende Rundbriefe zur Verfügung. Sie finden künftig die Layoutvorlage im Projektcenter und können für weitere Rundbriefe die ganzen Schritte, die bisher nötig waren, ignorieren. Laden Sie die Vorlage und geben Sie direkt die aktuellen Informationen ein.
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Kapitel 3
Ü Hilfe Wenn Word sich mal weigert, nach dem Laden der Layoutvorlage diese in der korrekten Ansicht Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen anzuzeigen, dann führt der Umweg über die Entwurfsansicht immer zum gewünschten Ziel.
Layout fertig stellen Die Fertigstellung eines Rundbriefs mit diesem Layout ist nun kein Thema mehr. Was Sie benötigen, sind die Inhalte. Um Texte einzufügen, ziehen Sie einen Textrahmen auf, schreiben die Texte direkt dort hinein oder fügen sie aus anderen Quellen über Copy & Paste hinzu. Bilder ziehen Sie auf die Platzhalter – falls weitere nötig sind, fügen Sie diese wie oben beschrieben (Einfügen | Bild) ein. Es gibt aber noch ein paar Tricks, die Ihnen die Arbeit mit Layouts leichter machen können.
Verknüpfte Textfelder erstellen Nicht immer passt der Text in eine Spalte. Teilt man ihn auf mehrere Spalten auf, so wird es eine unsägliche Fummelei, wenn Veränderungen vorgenommen werden. Man muss aus der zweiten Spalte Text herausnehmen und der ersten hinzufügen oder umgekehrt. Das ist alles nicht nötig, wenn Sie verknüpfte Textfelder einsetzen. 1. Ziehen Sie einen Textrahmen auf. 2. Zeigen Sie unten rechts auf das leere Kästchen am Rahmen. Es sollte sich ein Pluszeichen darin zeigen. 3. Klicken Sie darauf und ziehen Sie einen weiteren Textrahmen auf. 4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 so lange, bis alle benötigten Textrahmen erstellt sind.
Verknüpfte Textrahmen sind leicht zu erkennen.
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Ob Textrahmen verknüpft sind, erkennen Sie leicht an einem kleinen Kreis mit einer Zahl in der linken oberen Ecke des Rahmens. Das ist nicht ständig zu sehen, sondern nur, wenn Sie mit dem Mauscursor diesen Rahmen auswählen, und dann auch nur für kurze Zeit. Über zwei Schalter kann man übrigens schnell durch die verknüpften Textrahmen vor und zurück blättern. Und an einem »A…« am unteren Rand eines Textrahmens erkennen Sie schnell, ob noch Text vorhanden ist, der noch nicht dargestellt werden konnte.
Seitenzahlen Soll der Rundbrief mehrseitig werden, so ist es hilfreich, Seitenzahlen hinzuzufügen. Das ist keine große Sache, denn über Einfügen | Seitenzahlen erreichen Sie einen Dialog, in dem Sie alles Nötige (Position und Ausrichtung) einstellen können. Anschließend stehen die Seitenzahlen im Dokument an der richtigen Stelle.
Seitenzahlen lassen sich bequem im Layout platzieren.
Weitere Seiten Das oben gezeigte Beispiel generiert ein einseitiges Layout. Sollen mehrere Seiten erstellt werden, wobei sich rechte und linke Seite unterscheiden, so müssen zuvor auch mehrere Masterseiten erstellt werden: < eine linke Seite < eine rechte Seite < eine Titelseite Die Titelseite kann eine Variation einer rechten Seite sein. Über das Menü Einfügen stehen Ihnen dann während der Arbeit die nötigen Befehle (Neue Seite/Neue Masterseite/Doppelte Seite) zur Verfügung.
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Kapitel 3
Mit Word kommt man schnell zu einem ansprechenden Drucklayout. Man kann Word immer noch nicht mit den professionellen Layoutprogrammen (zum Beispiel Quark XPress, Adobe InDesign) vergleichen. Dahin zielt auch nicht der Anspruch dieses Textverarbeitungsprogramms. Aber für viele Zwecke ist es einfach zu aufwendig, solch ein spezialisiertes Programm »anzuwerfen« und dessen Bedienung zu lernen. Die erweiterten Fähigkeiten von Word in diesem Bereich kommen sicher einer breiten Anwendergruppe entgegen.
Schwarz auf weiß: Drucken mit Word:mac Texte im Computer werden zunehmend als fertiges Dokument akzeptiert. Inzwischen gibt es ja sogar mit dem E-Book die elektronische Variante zum gedruckten Buch. Allerdings ist es nach wie vor so, dass in vielen Fällen auf den Ausdruck nicht verzichtet werden kann. Briefe werden immer noch im ausgedruckten Format mit der Post verschickt – selbst im Zeitalter der elektronischen Post. Verträge werden in elektronischer Form ebenfalls noch nicht akzeptiert. Zahlreiche andere Drucksachen werden an den Drucker weitergegeben, sodass ich hier keine langen Aufzählungen liefern will, sondern lieber einige Hinweise zum Ausdruck der Word-Dokumente gebe.
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Schnelldruck Die einfachste und schnellste Art, ein Dokument auszudrucken, ist ein Klick auf das Symbol mit dem Drucker in der Symbolleiste Standard. Der Nachteil ist, dass dann keine Einstellungen mehr möglich sind. Das Dokument wird an den Drucker geschickt und ohne weitere Nachfragen ausgedruckt. Diese Art zu drucken bietet sich an, wenn das Dokument zur Kontrolle gedruckt werden soll oder bereits fertig und geprüft ist und keine weiteren Einstellungen mehr benötigt.
Druck einstellen Wählen Sie das Menü Datei | Drucken oder drücken Sie c – P, so gelangen Sie in den Drucken-Dialog, in dem umfangreiche Einstellungen vorgenommen werden können.
Hier können die Einstellungen für den Ausdruck eines Dokuments vorgenommen werden. Die erste Einstellung dient der Auswahl des Druckers. Haben Sie nur einen Drucker angeschlossen, wird dort der richtige Drucker bereits angezeigt. Besitzen Sie mehrere Drucker oder sind Sie einem Netzwerk angeschlossen, so können Sie aus der Liste auch einen anderen als den angezeigten Drucker auswählen. Außerdem gelangen Sie über den Listeneintrag Drucker hinzufügen ... in den Mac-OS-X-Dialog für die Drucker und können dort auch neue Drucker in das System einbinden. Mit der kleinen
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Schaltfläche rechts neben der Einstellungsliste können Sie den Dialog reduzieren und wieder erweitern. Unter Voreinstellungen: können Sie alle Drucken-Einstellungen auch speichern. Das ist hilfreich, wenn man zum Beispiel mit einem Notebook an unterschiedlichen Arbeitsplätzen tätig ist (zum Beispiel zu Hause, im Büro, bei Freunden). In einem eigenen Dialog Einstellung sichern kann man der aktiven Konfiguration einen Namen geben und diese abspeichern. Anschließend lässt sich diese Einstellungsvariante ebenfalls aus der Liste auswählen.
Drucken-Einstellungen können gespeichert werden. Im Hauptteil dieses Dialogs finden Sie zahlreiche Einstellungsvarianten, die Sie über eine Liste ansteuern können. Einige dieser Einstellungsoptionen sind druckerabhängig, sodass sie von Modell zu Modell, von Hersteller zu Hersteller verschieden aussehen. Wundern Sie sich also nicht, wenn die hier beschriebene Variante nicht identisch ist bei Ihnen und Ihrem Drucker. Über Kopien & Seiten legen Sie fest, wie viele Exemplare dieses Dokuments gedruckt werden sollen. Drucken Sie das Dokument mehrfach und besteht es aus mehreren Seiten, so können sie über Sortiert drucken dafür sorgen, dass Sie nicht nach dem Druck noch die vielen Blätter umsortieren müssen. Sie können Alle Seiten drucken oder eine Auswahl von Seiten. Bei Von: und Bis: geben Sie einen zusammenhängenden Bereich an. Bei Seitenbereich lassen sich auch nicht zusammenhängende Bereiche des Dokuments zum Ausdruck freigeben. Links sehen Sie eine Vorschau des Dokuments. Da es eine Weile dauern kann, bis es angezeigt wird, können Sie dies über Kurzübersicht anzeigen auch deaktivieren. Über die Schaltfläche Seite einrichten… wechseln Sie in den Dialog zur Anpassung der Dokumentseiteneinstellungen. Schalten sie bei Einstellungen auf Microsoft Word um, gelangen Sie in einen Dialog, aus dem heraus über weitere Schaltflächen die Seitenränder angepasst werden können. Nach Abschluss dieser Arbeiten wechseln Sie über die Schaltfläche OK zurück in den Drucken-Dialog.
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Wählen Sie aus der Liste Layout, können Sie festlegen, wie das Dokument gedruckt werden soll. Stellen Sie bei Seiten pro Blatt: zum Beispiel »2« ein, so werden zwei Seiten des Dokuments quer auf eine DIN-A4-Seite gedruckt. Wie die Seitenfolge beim Ausdruck angewählt wird, sehen Sie darunter. Sie können die Reihenfolge ändern, indem Sie einfach ein anders Muster anklicken. Über Rahmen lässt sich ein Rahmen für das gesamte Dokument festlegen – von der Haarlinie bis zur Doppellinie ist alles möglich. Die Option Beidseitig drucken ist nur aktiv, wenn Sie eine entsprechende Einstellung bei der Seiteneinstellung vorgenommen haben.
Wie soll das Dokument gedruckt werden? Sehr komfortabel sind die Einstellungsmöglichkeiten im Bereich Zeitplan. Voreingestellt ist immer Jetzt, das heißt der Druck startet nach dem Auftrag. Sie können aber auch eine Uhrzeit angeben (zum Beispiel die Mittagspause). Legen Sie hier auch eine Priorität für das Dokument fest, wenn Sie nicht der einzige sind, der auf dem Drucker ausgibt, oder Sie noch andere Dokumente zum Ausdruck freigeben wollen. Bei Papierhandhabung sollten Sie Einstellungen in Erwägung ziehen, wenn Sie umfangreiche Dokumente drucken wollen. Umkehren bei Seitenfolge bietet sich dann an, wenn ein Dokument mit vielen Seiten gedruckt wird. Es muss anschließend nicht umsortiert werden, sondern liegt dann bereits mit der ersten Seite oben im Papierauswurf. Soll das Papier beidseitig bedruckt werden, so können Sie zunächst die ungeraden Seiten (Nur ungerade) und anschließend, nachdem Sie das Papier wieder eingelegt haben, die geraden Seiten (Nur gerade) drucken. Einstellungen wie ColorSync oder ähnlich sind hersteller- und modellabhängig und sollen hier nicht weiter besprochen werden. Auf Laserdruckern die nur schwarz-weiß drucken können, erscheint dieser Dialog auch gar nicht. Ebenso Qualität & Medium. Hier legen Sie fest, welches Papier benutzt werden soll (Normales Papier ist meist voreingestellt). Auch der Druckmodus kann festgelegt werden. Die beste Qualität bietet natürlich
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immer das optimalste Ergebnis, bringt aber auch den größten Tinten- oder Tonerverbrauch mit sich. Auch Farboptionen und Spezialeffekte sind druckerabhängig. Interessant sind die Einstellungen unter Microsoft Word. Hier finden Sie sowohl die Einstellungen für die zu druckenden Seiten wieder als auch eine neue Liste. Voreingestellt ist immer Dokument, da dies auch die am häufigsten gewünschte Ausgabevariante ist. Sie können aber auch die Dokumenteigenschaften, Formatvorlagen oder AutoText-Einträge ausdrucken lasen.
Nicht nur das Dokument kann gedruckt werden. Unter Zusammenfassung finden Sie dann alle Einstellungen übersichtlich in Form einer Liste.
Druck starten Im unteren Teil des Druckmenüs finden Sie alle Schalter zum Starten des Ausdrucks: < Mit Vorschau sehen Sie sich das Dokument auf dem Bildschirm so an, wie es (wahrscheinlich) auf dem Papier aussehen wird. < Als PDF sichern… schreibt Ihr Dokument in eine Datei, die mit dem Acrobat Reader (und ähnlichen Anwendungen) angeschaut werden kann. Es findet sozusagen ein digitaler Ausdruck statt. Das PDF-Format ist auch als plattformübergreifendes Format interessant. < Fax… verschickt Ihr Dokument als Fax, vorausgesetzt Ihr Computer ist dafür eingerichtet und eine Internetverbindung besteht oder kann aufgebaut werden. Andernfalls erscheint die Schaltfläche hier gar nicht. < Drucken schickt das Dokument an den zuvor eingestellten Drucker. < Mit der Schaltfläche Abbrechen können sie den Druckvorgang auch an dieser Stelle noch verhindern.
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Was abschließend noch zu fragen ist: Haben Sie genug Papier in Ihrem Drucker liegen? Ist er eingeschaltet und die Druckpatrone noch ausreichend gefüllt?
Serienbriefe Eine besondere Form des Drucks ist der Seriendruck. Ein Dokument wird mehrere Male ausgedruckt – allerdings mit veränderbaren Details. Die Standardanwendung für den Seriendruck ist der Serienbrief. Ein Brief wird an viele Empfänger verschickt. Die Adresse (manchmal auch die Anrede) ist das veränderbare Detail. Auch Briefumschläge und Etiketten lassen sich in Word als Seriendruck gestalten. ÜGrundlagen Sie finden alles Nötige für den Seriendruck im Menü Extras. Mit dem SeriendruckManager können Sie einen kompletten Seriendruck von Anfang bis Ende durchführen. Ein Beispiel zeigt Ihnen die Vorgehensweise. Ein Rundbrief soll an die Vereinsmitglieder geschickt werden. Der Brief ist bereits fertiggestellt und muss nur noch als Seriendruck eingerichtet werden. Sie können für dieses Beispiel einen beliebigen Brief nehmen oder es auch mit einem leeren, neuen Dokument nachvollziehen. 1. Öffnen Sie das Dokument oder legen Sie ein neues, leeres Dokument an. 2. Wählen Sie Extras | Seriendruck-Manager. 3. Bei Dokumenttyp auswählen | Neu erstellen wählen Sie Serienbriefe aus der Liste.
Der Seriendruckmanager leitet durch den kompletten Vorgang bis zum Seriendruck. Wichtig für den Seriendruck ist die Datenquelle. Irgendwo müssen die Daten ja herkommen, die in das Dokument, das für den Seriendruck genutzt wird, eingefügt werden sollen. Word kann verschiedene Datenquellen auslesen: eine FileMakerPro-Datenbank (ab Version 7) inzwischen auch, aus dem Office-Adressbuch, einer Excel-Tabelle, aus Textdateien (wenn sie passend aufbereitet sind) und auch aus Word-
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Tabellen (Datenquelle öffnen...). Sie können auch eine Neue Datenquelle… erstellen – und davon gehen wir in diesem Beispiel einmal aus. 4. Bei Empfängerliste auswählen öffnen Sie Liste abrufen und wählen Neue Datenquelle.
Gibt es noch keine Adresssammlung für den Serienbrief, so erstellt man schnell in Word eine neue Liste. 5. Im Dialog Datenquelle erstellen entfernen Sie die Feldnamen: Position, Adresse2, Bundesland/Kanton, Tel_privat, Tel_geschäftlich. Dazu markieren Sie den Feldnamen in der Liste und klicken links daneben auf die Schaltfläche Feldnamen entfernen. 6. Bestätigen Sie mit OK. 7. Geben Sie unter Sichern unter: einen Dateinamen für die Datenquelle an (im Beispiel verein.docx) und klicken Sie auf Sichern. 8. Anschließend öffnet sich ein Datenformular, in dem Sie die gewünschten Datensätze für den Serienbrief eingeben können.
Daten können auch während der Serienbrieferstellung erfasst werden.
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Zugegeben: Es ist meistens nicht sehr effektiv, die Daten für jeden Serienbrief zu erfassen. Da ich aber nicht davon ausgehen kann, dass bei der Nachvollziehung dieses Beispiels jeder gleich eine Datenbasis hat, beschreibe ich diese interessante Option gleich mit. Manchmal ist es auch ganz hilfreich, zum Beispiel dann, wenn ein Serienbrief an eine überschaubare Zahl von Personen geschickt werden soll, die tatsächlich noch nicht erfasst sind. Die über diese Funktion erfassten und in einem Word-Dokument gespeicherten Daten können übrigens von den meisten Datenbank-Management-Systemen (zum Beispiel FileMaker Pro) importiert werden. Eventuell ist aber die Umwandlung in eine reine Textdatei noch nötig (Datei | Speichern unter… | Textdatei). Auf diese Weise ist die erstmalige Eingabe nicht verloren und muss nicht wiederholt werden, wenn sie einem anderen Datenbestand zugeführt werden sollen. 9. Geben Sie einen Datensatz ein und klicken Sie auf OK. Das Datenformular verschwindet und Sie finden sich in Ihrem Hauptdokument mit dem darüber gelagerten Seriendruck-Manager wieder. 10. Unter Empfängerliste auswählen finden Sie jetzt auch mindestens zwei Symbole aktiviert: Datensatz suchen und Datenquelle bearbeiten. Klicken Sie auf das zweite Symbol. 11. Jetzt sind Sie wieder im Datenformular. Klicken Sie auf Neuer Datensatz und geben Sie noch ein paar Datensätze ein, damit der Seriendruck ausprobiert werden kann. 12. Ist ein Datensatz in die Felder eingetragen, speichern Sie diesen über Neuer Datensatz ab. Gleich nach dem Eintragen der Daten wird das Formular wieder leer zur Verfügung gestellt. 13. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenquelle, wenn Sie keinen Datensatz mehr eintragen wollen. Sie finden sich anschließend in einem Word-Dokument wieder, das eine Tabelle enthält, in der die soeben erfassten Daten eingetragen sind.
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Word trägt die Daten in eine Tabelle ein. Sie haben sowohl den Seriendruck-Manager als auch eine neue Symbolleiste Datenbank über der Tabelle liegen. Sie können die Tabelle nun bearbeiten, indem Sie direkt in die Felder gehen und dort Ergänzungen oder Korrekturen vornehmen. Stellen Sie den Cursor in eine Spalte, können Sie die Tabelle auch nach dieser Spalte sortieren. Zwei Icons in der Symbolleiste Datenbank fordern Ihnen dazu nicht mehr als einen Mausklick ab. Mit dem letzten Icon kehren Sie zum Hauptdokument zurück. 14. Setzen Sie den Schreibcursor in die erste Zeile des Anschriftenfeldes. 15. Öffnen Sie im Seriendruck-Manager die Palette Platzhalter einfügen. 16. Fassen Sie das Element Anrede und ziehen Sie es an die Stelle, an der die Anschrift beginnen soll. 17. Ziehen Sie das Element Vorname darunter. Drücken Sie dann einmal die Leertaste (e). 18. Das Element Name ziehen Sie neben Vorname. 19. Fügen Sie so auch noch die Felder Adresse1, LandRegion, Postleitzahl und Ort ein.
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Die Seriendruckfelder sind eingefügt. Bevor man etwas richtig durchführt (»in echt« haben meine Kinder früher gesagt), sollte man es testen. Der Seriendruck-Manager bietet diesen Test mit der Palette Vorschau an. 20. Öffnen sie die Palette Vorschau im Seriendruck-Manager. 21. Klicken Sie auf die erste Schaltfläche Seriendruck-Vorschau . Sofort verschwinden die Platzhalter im Hauptdokument, und der erste Datensatz wird angezeigt. 22. Blättern Sie mit den Schaltern durch die Datensätze, um zu prüfen, ob auch alles richtig angezeigt wird. Manchmal steckt der Teufel im Detail, und Informationen sind in den Spalten vertauscht. In der Tabelle fällt das nicht auf, aber im Serienbrief sofort. 23. Schalten Sie die Seriendruck-Vorschau wieder aus. 24. Öffnen Sie nun die Palette Seriendruck starten. 25. Klicken Sie auf das erste Icon Seriendruck starten , bestätigen Sie den DruckenDialog mit Drucken, und der Seriendruck beginnt. Wenn Sie unter Seriendruck starten die beiden anderen Icons näher anschauen, stellen Sie schnell fest, dass sich darunter noch interessante Ausgabefunktionen verbergen. Ausgabe in ein neues Dokument ermöglicht Ihnen den Seriendruck in eine Word-Datei. So können Sie vor dem Ausdruck prüfen, ob alles geklappt hat. Diese Datei kann gegebenenfalls nachkorrigiert (zum Beispiel sehr schnell über Suchen
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und Ersetzen oder die Tastenkombination c – F) und anschließend über das normale Drucken-Menü an den Drucker geschickt werden.
Auch Serien-E-Mails sind mit Word möglich. Seriendruck in E-Mail ermöglicht Ihnen die Ausgabe einer Serien-E-Mail. Allerdings ist dazu eine E-Mail-Adresse nötig. Diese muss in der Datenquelle vorhanden sein und wird bei An: ausgewählt. Außerdem sollte ein Betreff angegeben werden. Das ist zwar nicht zwingend nötig, aber besser und vor allem höflicher. Ein Klick auf Seriendruck in Postausgang legt die Mail im Postausgang von Microsoft Entourage ab (mit Apple Mail funktioniert das leider nicht). ÜAufgepasst Voraussetzung für den Versand ist natürlich, dass dieses Mailprogramm für die Benutzung installiert und konfiguriert ist. Wenn Sie im Postausgang nachsehen, finden Sie dort Ihre Serienmails wieder.
Die Serienmails sind im Postausgang gelandet.
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Es ist empfehlenswert, mit der Seriendruckfunktion zunächst etwas zu spielen. Sie werden schnell sehen, wie einfach der Umgang damit ist. Wenn Sie ein paar Testbriefe und Etiketten auf Makulaturpapier damit gedruckt haben, wissen Sie, wie es geht, und sind auch für den Ernstfall gerüstet.
Formatvorlagen effektiv einsetzen Bereits am Anfang dieses Kapitels wurde demonstriert, wie Sie Absätze formatieren und diese Formatierungen an andere Absätze vererben und übertragen können. Aber diese Art der Formatübertragung ist nur bei überschaubaren Dokumenten einigermaßen akzeptabel. Wenn Sie mit umfangreichen Dokumenten arbeiten und immer wieder gleiche Formatierungen benötigen, dann sollten Sie mit den sogenannten Formatvorlagen arbeiten. Mit diesen formatieren Sie in Sekundenschnelle Absätze. Eine weitere Steigerung sind dann die Dokumentvorlagen. Davon mehr jedoch im Kapitel »Word von A–Z«.
Was sind eigentlich »Formatvorlagen«? Wie eine Formatvorlage wirkt, haben Sie kennengelernt, als Sie über die Funktion Format übertragen einen Absatz mit den Formaten eines anderen Absatzes beglückt haben. Das war einfach und schnell durchzuführen. Mühsam ist es nur, immer wieder einen passenden Absatz dafür zu finden. Wenn viele Absätze zu formatieren sind, wird das zur Sisyphusarbeit. Noch komplizierter wird es, wenn unterschiedliche Formatierungen nötig sind, etwa für Überschriften, für Absätze mit und ohne Einrückungen, für Gliederungen und Aufzählungen, für die Titelseite und das Literaturverzeichnis etc. Mit fertigen Formatvorlagen geht das alles viel schneller. Erst beim Einsatz von Formatvorlagen bei der Textarbeit kommen die Vorteile der elektronischen Datenverarbeitung (bezogen auf die Textarbeit) so richtig zur Geltung!
Vorhandene Formatvorlagen nutzen Einige Formatvorlagen liefert Word gleich mit. Öffnen Sie die Palette Formatvorlagen in der Formatierungspalette. Sie sehen unter Zu übernehmende Formatvorlage auswählen eine Liste vorhandener Vorlagen, die in der Dokumentvorlage Normal.dot gespeichert sind.
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Die Palette Formatvorlagen enthält alles zur Arbeit mit diesen Vorlagen. Mit den Vorlagen Standard, Überschrift 1 bis 3 etc. kommen Sie nicht weit. Das ist aber längst nicht alles, was Word mitbringt. Wählen Sie unterhalb der Formate aus der Liste Alle Formatvorlagen aus, und schon vergrößert sich die Anzahl der fertigen (und direkt einsetzbaren) Formatvorlagen erheblich. Da die Vielzahl an Formatvorlagen zu Unübersichtlichkeit führt und nicht alles immer dem persönlichen Bedarf entspricht, ist es durchaus sinnvoll, sich ein paar Formatvorlagen »selbst zu stricken«.
Formatvorlage aus formatiertem Absatz erstellen Am einfachsten ist es, eine Formatvorlage aus einem bereits formatierten Absatz zu erstellen. Öffnen Sie das Dokument, das Sie zu Beginn dieses Kapitels erstellt haben (entweder die Datei Anekdoten.doc oder das von Ihnen selbst angelegte Beispiel). Wir werden aus den Absätzen die Formate in Vorlagen extrahieren. 1. Markieren Sie einen Absatz komplett. 2. Klicken Sie in der Palette Formatvorlagen auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage… 3. Im Dialog Neue Formatvorlage geben Sie als Erstes dem Absatzformat einen Namen (zum Beispiel Absatz_mit_Einzug). 4. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen vor Zur Dokumentvorlage hinzufügen. 5. Wenn Sie wollen, dass immer alle anderen Absätze mit diesem Format automatisch angepasst werden, dann aktivieren Sie auch Automatisch aktualisieren. 6. Bestätigen Sie mit OK. 181
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Wenn Sie jetzt in die Liste schauen, finden Sie Ihre Formatvorlage schön alphabetisch einsortiert. Wenn Sie nun einen Absatz markieren und auf die neue Formatvorlage klicken, wird er automatisch mit allen Formaten belegt, die in der Vorlage enthalten sind. Formatieren Sie übungshalber damit einmal das komplette Manuskript.
Eine neue Formatvorlage ist schnell angelegt. ÜGrundlagen Bei Formatvorlage für nächsten Absatz wird eingestellt, wie der folgende Absatz formatiert wird. Standardmäßig wird hier immer das gleiche Absatzformat eingetragen, auch wenn Sie den Eintrag freilassen.
Jede neu erstellte Formatvorlage wird sofort in die Liste einsortiert und ist für die weitere Arbeit auch in anderen Dokumenten verfügbar.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Vorhandene Formatvorlagen bearbeiten Um eine vorhandene Formatvorlage zu bearbeiten, gehen Sie über das Menü Format | Formatvorlage… Alternativ können sie auch in der Formatierungspalette ein Format mit der Maus anfahren und durch Klick am rechten Rand ein Menü öffnen. Wählen Sie dann Formatvorlage ändern. 1. Öffnen Sie den Dialog Formatvorlage (über das Menü Format). 2. Markieren Sie die gewünschte Formatvorlage (in unserem Fall die soeben erstellte Vorlage Absatz_mit_Einzug) in der Liste und klicken Sie auf Ändern. 3. Stellen Sie die Schriftart um (zum Beispiel von Times New Roman auf Tahoma) und prüfen Sie, ob die Kontrollkästchen vor Zur Dokumentvorlage hinzufügen und Automatisch aktualisieren aktiviert sind. 4. Klicken Sie auf OK. 5. Schließen Sie die Bearbeitung mit Übernehmen ab. Sie sollten sofort im kompletten Dokument die Änderungen bei allen Absätzen sehen, die mit dieser Formatvorlage belegt sind.
Eine bestehende Formatvorlage kann geändert werden.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Wird Ihnen die Liste der Formatvorlagen mit der Zeit zu lang und möchten Sie bevorzugt mit den selbst erstellten Formaten arbeiten, dann stellen Sie das einfach ein: Wählen Sie Benutzerdef. Formatvorlagen (im Dialog Format | Formatvorlage) aus, und Sie bekommen nur die angezeigt, die Sie selbst angelegt haben.
Formatvorlage von Grund auf neu erstellen Wollen sie selbst eine Formatvorlage von Grund auf erstellen, ohne sich auf eine bestehende Absatzformatierung zu beziehen, so ist dazu zwar etwas mehr Aufwand einzuplanen, es ist aber nicht komplizierter, als bisher beschrieben. Um zum Beispiel eine eigene Vorlage für eine Überschrift zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie den Dialog über Format | Formatvorlagen… 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu… Alternativ hätten Sie auch in der Formatierungspalette auf Neue Formatvorlage klicken können. Schritt 1 könnte dann entfallen. 3. Tragen Sie bei Name eine Bezeichnung für die Vorlage ein (zum Beispiel Eigene_ Ueberschrift_1). 4. Da auf eine Überschrift selten eine zweite folgt, wählen Sie bei Formatvorlage für nächsten Absatz das von Ihnen standardmäßig genutzte Absatzformat aus. Ü Power User Wenn Sie mit mehrstufigen Überschriftenhierarchien arbeiten, kann allerdings das folgende Absatzformat auch eine Überschrift sein. Auf Überschrifttyp 1 folgt Überschrifttyp 2 usw. Dann müssen Sie manuell auf das jeweils benutzte Absatzformat umstellen, wenn diese Hierarchie im Manuskript unterbrochen wird. 5. Bei Formatierung stellen Sie Schriftart, Schriftgröße, Schriftattribute (fett, kursiv), Schriftfarbe und Ausrichtung des Absatzes ein. Wenn Ihr Schreibcursor im zu formatierenden Absatz steht, können Sie die Auswirkungen in der Vorschau kontrollieren. Unterhalb der Vorschau können Sie Ihre Einstellungen auch noch nachlesen. Ü Grundlagen Bei Formatvorlage basiert auf können Sie eine bestehende Vorlage als Basis für Ihr eigenes Format wählen. Vorgegeben ist hier immer Standard, da dies die unformatierte Grundlage für jeden Text ist. Sie können aber zum Beispiel auch eine Überschriften-Formatvorlage wählen und müssen diese dann nur noch variieren. 6. Aktivieren Sie die Optionen Zur Dokumentvorlage hinzufügen und Automatisch aktualisieren.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Eine Formatvorlage von Grund auf zu erstellen, ist keine Hexerei. Eigentlich ist die Formatvorlage jetzt schon fertig und brauchbar. Sie können aber noch eine Feinformatierung vornehmen. Dazu nutzen Sie die unscheinbar am unteren Ende stehende Liste Format. Klappen Sie diese aus, haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten. < Schriftart: Sie nehmen eine Zeichenformatierung im gleichen Dialog Schrift vor, den Sie auch über das Menü Format | Schriftart erreichen können. Hier finden Sie unter anderem auch eine ganze Reihe weiterer (Schrift-)Effekte. < Absatz: Alle üblichen Absatzeinstellungen aus dem Dialog Format | Absatz finden Sie hier wieder. < Tabstopps: Legen Sie in Ihrer Vorlage die Tabstopps für die Absatzformatvorlage fest. Auf diese Weise können Sie – je nach Absatz und dessen Formatierung – unterschiedliche Tabstopp-Einstellungen für ein Dokument definieren. < Rahmen: Auch Umrandungen sind in einer Formatvorlage festzulegen. < Sprache: In Dokumenten, die auch fremdsprachliche Abschnitte enthalten, können Sie die Sprache je Absatz definieren. Das erleichtert die Rechtschreibprüfung sehr.
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Microsoft Office:mac 2008
Word versucht zwar immer, die jeweils gültige Sprache automatisch festzustellen, läuft dabei aber manchmal in die Irre. Legen Sie für eine Absatzformatierung Kopien für unterschiedliche Sprachen an (zum Beispiel Absatz_Deutsch, Absatz_Englisch, Absatz_Französisch), so wechselt Word bei der Rechtschreibprüfung immer zu den richtigen Wörterbüchern. < Positionsrahmen: Damit legen Sie fest, wo Objekte im Dokument platziert werden und wie Text sich bei diesen Objekten verhalten soll (zum Beispiel ob Text die Objekte umfließen soll). < Nummerierung: Formatierungseinstellungen, die weniger für Absätze als für Listen geeignet sind. < Tastenkombination: Sie können einer Formatvorlage auch eine Tastenkombination zuweisen. Damit lässt sich eine Formatvorlage auch ganz schnell über einen Tastendruck aufrufen. Bei vielen Formatvorlagen lohnt das nicht, abgesehen davon, dass Sie sich auch nur eine begrenzte Zahl von Tastenkombinationen merken können (und Word hat ja auch sonst noch einige zu bieten!). Aber für häufig benutzte Formatvorlagen kann das schon ganz hilfreich sein. Ü Tipp Da die ctrl-Taste am Mac kaum belegt ist, nutzen Sie diese bevorzugt bei der Festlegung eigener Tastenkombinationen. Damit Sie zumindest sehen, wie so etwas gemacht wird, werden wir abschließend der neuen Formatvorlage eine Tastenkombination zuweisen: 7. Wählen Sie aus der Liste Format den Eintrag Tastenkombination. 8. Im Dialog Tastatur anpassen tragen Sie nun eine Tastenkombination ein. Dazu drücken Sie die ctrl-, die o- oder die c-Taste und zusätzlich eine andere Taste. 9. Prüfen Sie, ob unter Derzeit zugeordnet zu: für die gewählte Kombination bereits eine Zuweisung besteht. Falls ja, wiederholen Sie den Vorgang mit einer anderen Kombination. 10. Standardmäßig wird alles in der Vorlage Normal.dot abgespeichert. Damit steht die Tastenkombination in allen Dokumenten zur Verfügung. Wollen Sie die Zuordnung nur für das aktuelle Dokument, so wählen Sie bei Speichern in: dieses Dokument aus. 11. Sind Sie mit der gewählten Kombination zufrieden, klicken Sie auf Zuweisen. 12. Bestätigen Sie die Einstellung mit OK.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Haben Sie OK angeklickt, ohne zuvor Zuweisen gewählt zu haben, geht die Tastenkombination verloren. Vermutlich ist deshalb auch die Schaltfläche Abbrechen nicht in diesen Dialog integriert worden.
Einer Formatvorlage kann auch ein Tastaturkommando zugewiesen werden. 13. Um die Formatvorlage abzuspeichern, müssen Sie im Dialog Neue Formatvorlage nun nur noch auf die Schaltfläche OK klicken. 14. Soll die Vorlage gleich auf den Absatz angewandt werden, in dem der Schreibcursor steht, klicken Sie auf Übernehmen. Ansonsten bestätigen Sie mit Schließen. ÜGrundlagen Sie können Formatvorlagen nicht nur für Absätze, sondern auch für Zeichen, Tabellen und Listen erstellen. Dies stellen Sie im Dialog Neue Formatvorlage bei Formatvorlagentyp ein. Zeichenformatvorlagen können auch kombiniert mit Absatzvorlagen genutzt werden, das heißt in einem bereits mit einer Absatzformatvorlage versehenen Absatz können Sie auch für Wörter und Zeichen eine Zeichenformatvorlage zuweisen (oder umgekehrt). Die Absatzformatierung geht dabei nicht verloren. Vorsicht ist jedoch geboten, wenn Sie einem bereits formatierten Absatz eine andere Absatzformatvorlage zuweisen. Die ursprüngliche Formatierung geht dabei verloren.
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Microsoft Office:mac 2008
Word von A – Z Die folgenden Anleitungen richten sich vorwiegend an fortgeschrittene Anwender, wobei »fortgeschritten« nicht heißt, dass man schon fast alle Funktionen von Word kennt. Gemeint ist, dass die Textverarbeitung mit dem Programm in den Grundzügen bekannt und geübt ist. Tatsächlich entwickeln sich viele Anwender in unterschiedliche Richtungen weiter. Die eine erledigt vorwiegend ihre Korrespondenz mit dem Programm und sucht ständig nach Automatisierungen und Verbesserungen. Der andere nutzt das Programm für umfangreichere Dokumente und sieht die Professionalisierung im effektiveren Umgang mit den umfangreichen Dateien. Wieder andere nutzen Word vorwiegend für die Gestaltung von Textdokumenten (zum Beispiel für eine Firmenzeitschrift oder für Flugblätter) und haben ganz andere Fragen. Deshalb finden Sie in diesem letzten Teil zu Word nicht einfach nur eine alphabetische Auflistung von Funktionen, sondern vor allem eine Sammlung von Anleitungen. Sie finden Vorgehensweisen und kleine Anwendungen beschrieben, die Ihnen in Ihrem speziellen Word-Alltag weiterhelfen können. So müssen Sie diese Seiten nicht linear durcharbeiten, sondern können bei Bedarf nachschlagen und das passende heraussuchen. Manche grundlegende Technik, die in den vorangegangenen Abschnitten bereits erläutert wurde, habe ich erneut aufgeführt, um die jeweiligen Anleitungen nicht unvollständig darzustellen. Auch Zurückblättern kann lästig sein. Es spricht deshalb auch nichts dagegen, diese Seiten einmal durchzublättern, um zu sehen, was alles darin enthalten ist. Vielleicht stoßen Sie ja gerade auf die Lösung, die Sie momentan suchen. Leider können auch mit diesem Teil die Fähigkeiten von Word nicht voll ausgeleuchtet werden. Dazu wäre ein eigenes Buch mindestens mit einem Umfang dieses Buches über Office:mac 2008 nötig. Soll das komplette Office-Paket in einem Buch dargestellt werden, so ist für jedes Programm etwas Beschränkung unumgänglich.
Absatz Ein Absatz wird in einem Dokument immer durch die Eingabetaste (r) erzeugt. Der neue Absatz erhält dabei auch die Einstellungen des vorangegangenen Absatzes. Ein Fehler, den viele Anwender machen, ist, mit der r-Taste durch mehrfaches Drücken Leerraum zu erzeugen. Drücken Sie die Eingabetaste zweimal, so erzeugen Sie keine »leere Zeile«, sondern einen »leeren Absatz«. Ü Grundlagen Die Einstellungen für einen Absatz legen Sie über Format | Absatz oder die Tastenkombination o – c – M fest.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Dialogfenster für Einzüge und Abstände des Absatzes. Auf der Registerkarte Einzüge und Abstände legen Sie fest, wie der Text erscheinen soll: < Unter Ausrichtung stellen Sie ein, wie der Text im Absatz ausgerichtet sein soll (linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz). < Bei Gliederungsebene können Sie festlegen, ob der Absatz zu einer Gliederungsebene oder zu einem Textkörper gehören soll (lesen Sie dazu auch die Ausführung zur Gliederungsansicht). < Bei Einzug stellen Sie den linken und rechten Rand des Textes ein. Gemeint ist damit immer der Abstand vom inneren Rand, der bei den Seiteneinstellungen (über Seite einrichten erreichbar) schon vorgegeben ist. Bei Extra: können Sie Effekte wie einen hängenden Einzug oder einen Einzug nur für die erste Zeile eines Absatzes festlegen. Hinter um: geben Sie diese Einzugseffekte zentimetergenau an. < Bei Abstand legen Sie fest, wie viel Abstand vor oder nach dem Absatz vorgegeben werden soll. Die Einstellungen sind in Punkt (pt) anzugeben. < Der Zeilenabstand: kann wie bei einer Schreibmaschine festgelegt werden, entweder in Zeilen (Einfach, 1,5 Zeilen oder Doppelt) oder in Punkt (Mindestens, Genau, Mehrfach). Die Punktangabe ist bei Maß: anzugeben.
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Microsoft Office:mac 2008
< Die Vorschau stellt grafisch dar, was Sie eingestellt haben. Auf der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbrüche legen Sie fest, wie die Absätze sich beim Seitenwechsel verhalten sollen. < Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Absatzkontrolle, so sorgt Word dafür, dass keine Hurenkinder (letzte Zeile eines Absatzes am Anfang einer neuen Seite) oder Schusterjungen (erste Zeile eines Absatzes am Ende einer Seite) entstehen. Diese Einstellung ist auf jeden Fall zu empfehlen.
Typografische Fehler vermeiden Sie mit einem einfachen, kleinen Haken. < Soll ein Absatz immer zusammengehalten werden, aktivieren Sie die Option Zeilen nicht trennen. < Sollen zwei Absätze immer zusammenstehen und nicht getrennt werden, markieren Sie diese beiden und wählen in diesem Dialog die Option Absätze nicht trennen. < Soll vor dem Absatz zwingend ein Seitenwechsel erfolgen, so aktivieren Sie Seitenwechsel oberhalb. Das wirkt natürlich nur, wenn der entsprechende Absatz markiert wurde. < Wird im Dokument eine Zeilennummerierung durchgeführt, dann kann diese Nummerierung in einem Absatz unterbrochen werden, wenn Sie die Option Zeilennummern unterdrücken aktivieren. (Zeilennummern sind nur in der Seitenlayoutansicht zu sehen).
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Word:mac 2008
Kapitel 3
< Word führt eine automatische Silbentrennung durch. Diese kann für einzelne Absätze deaktiviert werden (Keine Silbentrennung). Es ist hilfreich, einen Absatz so gezielt beeinflussen zu können. Sollen aber mehrere Absätze mit den gleichen Einstellungen belegt werden und sind diese auch in unterschiedlichen Dokumenten gewünscht, dann ist eine Formatvorlage die bessere Wahl.
Abschnitt Ein Abschnitt ist ein Bereich innerhalb eines Dokuments, der sich von anderen Bereichen (Abschnitten) durch seine Formatierung unterscheiden kann. Tatsächlich können zwei Abschnitte die gleiche Formatierung haben. Sie können sich dann durch die Abgrenzung voneinander durch einen Abschnittswechsel auch unterschiedlich formatieren lassen. Was sich hier sehr banal und technisch anhört, kann ein Dokument aber sehr vielseitig machen. So können Sie beispielsweise auf einer Seite einen Teil (oben) einspaltig, einen zweiten Teil (in der Mitte) zweispaltig und einen dritten Teil (im unteren Drittel) wieder einspaltig setzen. Durch die Abschnittswechsel ist diese unterschiedliche Formatierung möglich.
Mit Abschnittswechseln lassen sich Dokumente vielfältig gestalten.
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Einen Spaltenwechsel fügen Sie folgendermaßen ein: < Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der Sie den Abschnitt beenden wollen. < Wählen Sie Einfügen | Umbruch. < Entscheiden Sie sich für einen der vier vorgegebenen Abschnittswechsel (im Beispiel für den Spaltenumbruch). Mit den Abschnittswechseln nächste Seite, ungerade Seite und gerade Seite ist gleichzeitig auch immer ein Seitenwechsel verbunden. Ü Grundlagen Jeder Abschnitt kann über Seite einrichten individuell formatiert werden.
AutoFormat Die Funktion AutoFormat hilft Ihnen, das Dokument ansprechend zu formatieren. Das ist auf zwei Arten möglich: < direkt während der Eingabe < für das gesamte Dokument auf einmal Die erste Art des automatischen Formatierens haben Sie sicher schon kennengelernt. Die zweite Form der automatischen Formatierung ist allerdings bei ungewöhnlich vielen Word-Anwendern unbekannt.
AutoFormat während der Eingabe Während Sie Ihren Text eingeben, prüft Word ständig, ob bestimmte Formatierungen automatisch vorgenommen oder geändert werden sollen. Voreingestellt ist allerdings wenig, etwa dass Listeneinträge vererbt werden. Haben Sie also einen Listeneintrag vorgenommen, dann übernimmt Word beim nächsten – ähnlich wie bei Absätzen – die Formatierung wie beim vorherigen. Um weitere AutoFormatierungen vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Format | AutoFormat… 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen… 3. Stellen Sie alles Nötige ein und bestätigen Sie mit OK.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Hier legen Sie fest, was Word bei der Eingabe automatisch formatiert. Sie können alles anklicken und damit für eine weitreichende Formatierung bei der Eingabe sorgen. Manchmal kann das auch lästig werden, etwa wenn Word bestimmte Zeichenkombinationen als Netzwerkpfad erkennt und als Hyperlink formatiert, oder wenn es bei Zahlen eine automatische Aufzählung vermutet und eine gerade nicht passende Formatierung einstellt. Aber für solche Fälle wissen Sie ja, wo Sie das (für den Einzelfall oder ständig) deaktivieren können. Eine optimale Grundkonfiguration der AutoFormat-Funktion (bei der Eingabe) zeigt die Abbildung.
Autoformatierung eines kompletten Dokuments Sie können Word auch beauftragen, ein komplettes (bereits vorhandenes) Dokument mit der AutoFormat-Funktion zu bearbeiten. Zuvor sollten Sie allerdings prüfen, was eingestellt ist und dies gegebenenfalls anpassen. Dazu rufen Sie, wie zuvor beschrieben, AutoFormat auf und passen anschließend die Optionen… an. Mein Vorschlag: < Überschriften und … < Listen übernehmen. < »Gerade Anführungszeichen« durch »typografische« sowie … < Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks ersetzen. < Formatvorlagen beibehalten.
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Microsoft Office:mac 2008
Word erledigt die AutoFormatierung auch »am Stück«. Für ein komplettes AutoFormat gehen Sie dann folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Dokument in Word. 2. Wählen Sie Format | AutoFormat… 3. Aktivieren Sie AutoFormat mit Anzeige der Änderungen. 4. Stellen Sie den Dokumenttyp ein (Allgemeines Dokument, Briefe oder E-Mail). 5. Bestätigen Sie mit OK. Wenn Word fertig ist, können Sie die Änderungen im Dokument ansehen. Alles, was geändert wurde, ist markiert und mit einem Kommentar versehen (zum Beispiel Gelöscht). Klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen überprüfen..., so steuert Word jede Änderung an. Sie bekommen einen etwas ausführlicheren Kommentar und können über Ablehnen die Änderung verwerfen. Klicken Sie auf eine der beiden Suchen-Schaltflächen, so wird vorwärts oder rückwärts weiter Änderung für Änderung angesteuert. Über Abbrechen kehren Sie zum vorherigen Dialog zurück. Mit der Schaltfläche Alle annehmen übernehmen Sie die AutoFormatierungen für das gesamte Dokument. Mit Alle ablehnen verwerfen Sie den kompletten Formatierungsvorgang.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Die Formatierungsarbeit von Word können Sie annehmen oder ablehnen.
AutoKorrektur Die AutoKorrektur ist eine Liste von Wörtern, die häufig falsch geschrieben werden, und den richtigen Schreibweisen dazu. Sie erreichen diese Funktion über das Menü Extras | AutoKorektur… Zunächst finden Sie vier generelle AutoKorrekturvorgaben: < Zwei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren. Dies ist vor allem für Schnellschreiber wichtig. Manchmal hat man schon den zweiten Buchstaben getippt, bevor die s-Taste richtig losgelassen wurde (zumindest mir geht das sehr häufig so). Damit Sie nicht ständig nachkorrigieren müssen (das kann ganz schön nervig sein!), erledigt das Word automatisch mit dieser Funktion für Sie. Ist es nicht relevant oder haben Sie sogar häufig bewusst Wörter mit zwei Großbuchstaben am Anfang, dann deaktivieren Sie diese Funktion besser. < Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen. Dies scheint zwar eine vernünftige Regelung zu sein, kann aber trotzdem manchmal stören, zum Beispiel wenn viele Aufzählungen gemacht werden. Auch Lyriker stören sich manchmal daran. Sie können es also deaktivieren, wenn Sie zu häufig nachkorrigieren müssen.
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Microsoft Office:mac 2008
< Wochentage immer groß schreiben. Diese Regel benötigt wohl keinen Kommentar. < Jede Tabellenzelle mit einem Großbuchstaben beginnen. Dies kann eine wichtige Vorgabe für die Arbeit mit umfangreichen Texttabellen sein. Ich empfehle aber, die Option auszuschalten und bei Bedarf hinzuzuschalten, da es lästig ist, wenn man in kleinere Tabellen immer nachkorrigieren muss, weil die Großschreibung gerade nicht passt. Wenn Sie zwar grundsätzlich diese AutoKorrekturen wünschen, aber ein paar Ausnahmen wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen… und geben diese ein.
Ausnahmen können Sie selbst festlegen. Im unteren Teil des AutoKorrektur-Fensters finden Sie eine lange Liste von Ersetzungen. Allerdings werden diese nicht wirksam, wenn das Kontrollkästchen vor Während der Eingabe ersetzen nicht aktiviert ist. Bevor Sie das machen, sehen Sie sich die Liste einmal an. Sie werden dann schnell sehen, dass zum Beispiel auch Emoticons durch Smilies ersetzt werden. Sie können allerdings aus dieser Liste auch Einträge entfernen (markieren und auf Löschen klicken) und eigene Einträge hinzufügen. Diese Möglichkeit können Sie auch missbrauchen, um Textbausteine auf Tastaturkürzel zu legen.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Hierzu ein Beispiel: Sie möchten eine eigene Grußformel für den Briefschluss erstellen? Ich schreibe zum Beispiel manchmal gerne »Freundliche Grüße aus dem Taubertal« – setzen Sie aber ruhig Ihre eigene Kreation ein. Probieren Sie das einmal anhand der folgenden Anleitung aus: 1. Öffnen Sie über Extras | AutoKorrektur das Dialogfenster. 2. Tragen Sie bei Ersetzen: ein Tastaturkürzel ein, zum Beispiel »fgt«. 3. Bei Durch: geben Sie nun den gewünschten Textbaustein ein (zum Beispiel »freundliche Grüße aus dem Taubertal«). 4. Klicken Sie auf Hinzufügen und bestätigen Sie mit OK.
So erzeugen Sie eigene Textbausteine, die über Tastaturkürzel aufgerufen werden. Wenn Sie nun im Dokument das Kürzel eingeben, wird nach der Eingabetaste oder einem Leerzeichen das Kürzel sofort gegen den Text getauscht.
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Microsoft Office:mac 2008
AutoText Bei häufiger Textarbeit sind Textbausteine sinnvoller als der Missbrauch der AutoKorrektur. Sie finden diese Funktion über Einfügen | AutoText. Im aufgeklappten Untermenü finden Sie Gruppen von Textbausteinen (Anrede, Betreffzeile, Grußformel, Kopf- und Fußzeile, Tabellen, Versandanweisungen), die Sie sofort nutzen können. Interessant sind beispielsweise die Tabellen, die Ihnen viel Formatierungsarbeit abnehmen und sofort weiterbearbeitet werden können.
Textbausteine sind bereits vorhanden. Sie können auch selbst individuelle Textbausteine erstellen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Schreiben Sie den Text, der ein Textbaustein werden soll, in ein beliebiges WordDokument und markieren Sie diesen. 2. Wählen Sie Einfügen | AutoText | Neu… 3. Geben Sie einen Namen für den AutoText ein. 4. Klicken Sie auf OK, um den Baustein zu übernehmen.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Dem Textbaustein wird ein Kurzname zugeordnet. Sie können den Textbaustein auch über das Menü Einfügen | AutoText | AutoText… direkt eingeben, ohne ihn in das Dokument zu schreiben und zu markieren. In beiden Fällen können Sie aus der Liste Standard auswählen.
Direkteingabe eines Textbausteins. ÜTipp Wollen Sie die Textbausteine über ein Kürzel aufrufen, dann benutzen Sie die AutoKorrektur (siehe Stichwort zuvor).
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Microsoft Office:mac 2008
Datum und Uhrzeit einfügen Das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit lassen sich schnell und einfach in ein Dokument einfügen: 1. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der das Datum (oder die Uhrzeit) eingefügt werden soll. 2. Wählen Sie Einfügen | Datum und Uhrzeit. 3. Suchen Sie eines der verfügbaren Formate aus und markieren Sie es durch Anklicken. 4. Bestätigen Sie mit OK. ÜTipp Wenn Sie das Häkchen in das Kontrollkästchen vor Automatisch aktualisieren setzen, wird jedes Mal, wenn das Dokument geöffnet wird, das Datum (oder die Uhrzeit) aktualisiert.
Datum und Uhrzeit wählen Sie aus einem Dialogfenster.
Dokument schützen Nicht immer ist ein Dokument geeignet, von »jedermann und jederfrau« geöffnet und gelesen zu werden. Sie können das verhindern, indem Sie es durch ein Passwort schützen. 1. Wählen Sie Word | Einstellungen. 2. Klicken Sie das Modul Sicherheit an. 3. Geben Sie ein Kennwort zum Öffnen (und bei Bedarf auch zum Ändern) ein.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Schreibschutz empfehlen, so wird Ihnen beim Versuch, diese Datei zu öffnen, das schreibgeschützte Öffnen angeboten. 5. Aktivieren Sie auch mindestens unter den Datenschutzoptionen das Kontrollkästchen vor Beim Speichern persönliche Daten aus dieser Datei entfernen. 6. Bestätigen Sie diese Einstellungen mit OK. 7. Zur Kontrolle müssen Sie das Kennwort noch einmal eingeben und mit OK bestätigen.
Auch Textdokumente können gesichert werden. Haben Sie nur ein Kennwort zum Ändern vergeben, so kann zwar jede(r) das Dokument öffnen, aber nur diejenigen, die das Kennwort kennen, können Änderungen vornehmen. Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, bietet es sich an, Dokumente in freigegebenen Ordnern mit diesem Schutz zu versehen. Über die Schaltfläche Dokument schützen... (oder alternativ über Extras | Dokument schützen...) bekommen Sie einen Dialog, in dem der Schutz eingeschränkt werden kann. So können Sie zum Beispiel erlauben, dass Überarbeitungen oder Kommentare zugelassen sind. Bei Formularen hilft ein genereller Schutz davor, dass (oft mühevoll erstellte) Formulare durch Unachtsamkeit verändert werden. Über diesen Dialog können Sie dann aber die Formulareingabe erlauben. Geben Sie kein Kennwort an, so kann jeder das Formular ausfüllen, ohne es zu zerstören. Mit Kennwort kann nur eine ausgewählte Zielgruppe (die das Kennwort kennt) die Eingaben vornehmen.
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Microsoft Office:mac 2008
Der Dokumentschutz kann auch begrenzt werden. Ü Aufgepasst Das Kennwort funktioniert nicht? Sie kommen in Ihr eigenes Dokument nicht rein? Bitte berücksichtigen Sie, dass Word bei den Kennwörtern zwischen Großund Kleinschreibung unterscheidet. Möglicherweise ist die Feststelltaste gedrückt. Wenn Sie das Passwort vergessen haben, ist das fatal. Sie können es nur löschen, wenn das Dokument geöffnet ist (wieder über Word | Einstellungen | Sicherheit).
Nach Eingabe des Kennworts können Sie noch entscheiden, ob schreibgeschützt geöffnet werden soll.
Dokumente suchen Natürlich können Sie Spotlight bemühen und damit das gewünschte Dokument suchen. Anschließend ziehen Sie es auf das Word-Icon im Dock, und schon wird es geöffnet. Aber auch Word enthält einige Suchoptionen, mit denen Sie sich zumindest oberflächlich vertraut machen sollten. Die jeweils zuletzt bearbeiteten Dokumente werden im Menü Datei | Zuletzt verwendete öffnen angezeigt. Wollen Sie dort mehr oder weniger Dateien sehen, dann gehen Sie im Dialog Einstellungen (Word | Einstellungen) auf die Registerkarte Allgemein und stellen Sie bei Zuletzt geöffnete Dokumente nachverfolgen einen anderen Wert ein. Allerdings: Die obere Grenze ist 99. Mehr ist auch nicht sinnvoll. Bereits bei weniger als der Hälfte wird diese Liste sehr unübersichtlich. Und außerdem sind es ja oftmals nicht die zuletzt geöffneten Dateien, die man sucht, sondern Dokumente, die schon vor längerer Zeit abgespeichert wurden.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
99 Einträge sind die oberste Grenze. Mehr geht nicht! Suchen Sie eine Datei, die Sie in einen der Ordner gelegt haben, in denen Sie Ihre Textdokumente aufbewahren, dann wählen Sie Datei | Öffnen. Sie erreichen den Öffnen-Dialog auch aus dem Projektkatalog, (Datei | Projektkatalog) wenn Sie auf den Schalter Andere öffnen... (links unten) klicken. Hier können Sie nun, wie auch in anderen Mac-OS-X-Anwendungen, in den vorhandenen Ordnern nach dem gewünschten Dokument fahnden. In der Regel reicht es, das Dokument auszuwählen und auf Öffnen zu klicken. Wollen Sie aber am Originaldokument nichts ändern, sondern in einer Kopie arbeiten, so stellen Sie bei Öffnen: von Original auf Kopie um. Soll das Dokument nur gelesen und ein Verändern verhindert werden, können Sie Schreibgeschützt einstellen. Von diesen beiden Möglichkeiten wird leider viel zu selten Gebrauch gemacht. Dabei erspart dies beim späteren Schließen manch nervige Nachfrage.
Anstatt eine Kopie abzuspeichern, kann gleich eine Kopie vom Original geöffnet werden.
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Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Dokumentvorlagen Haben Sie sich im zweiten Teil des Abschnittes dieses Buches mit dem Thema Formatvorlagen auseinandergesetzt (oder kannten Sie sich ohnehin damit schon aus)? Dann sollten Sie sich jetzt mit dem Thema Dokumentvorlagen vertraut machen. Jedem Dokument liegt eine Dokumentvorlage zugrunde. Wenn Sie nichts Weiteres eingestellt haben, dann ist es die Dokumentvorlage Normal.dot. In dieser Dokumentvorlage sind alle Dokumenteinstellungen (AutoText, Schriftarten, Tastenbelegungen, Makros, Layouteinstellungen, Formatvorlagen etc.) gespeichert.
Globale und eigene Dokumentvorlagen Die Dokumentvorlage Normal.dot ist eine globale Vorlage. Diese Einstellungen gelten für alle Dokumente. Wenn Sie Ihre Formatvorlagen in dieser Dokumentvorlage speichern, können Sie diese in jedem Dokument nutzen. Das klingt vorteilhaft, kann sich aber auch als nachteilig erweisen, wenn die Dokumentvorlage dadurch nämlich immer unübersichtlicher wird. Deshalb bietet es sich an, eigene Vorlagen zu erstellen. Die einfachste Art, eine Dokumentvorlage zu erzeugen, ist die, auf vorhandene Arbeit zurückzugreifen. Haben Sie ein Dokument umfangreich formatiert und dabei Formatvorlagen angelegt, dann konstruieren Sie daraus eine Dokumentvorlage folgendermaßen: 1. Öffnen Sie ein fertiges Dokument. 2. Löschen Sie den kompletten Text (c – A, um alles zu markieren, und dann Bearbeiten | Löschen | Inhalt). 3. Wählen Sie Datei | Speichern unter. 4. Stellen Sie bei Format aus der Liste Word-Vorlage (.dotx) ein. 5. Klicken Sie auf Sichern.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Eine eigene Dokumentvorlage entsteht beim Speichern. Sie finden diese Dokumentvorlage anschließend im Projektkatalog wieder. Ü Tipp Wenn Sie eine eigene Dokumentvorlage anlegen, dann säubern Sie vorher besser den Formatvorlagenkatalog. Schmeißen Sie die Formatvorlagen raus, die Sie nicht benötigen. Allerdings lassen sich die Standardformatvorlagen, die auch in der Dokumentvorlage Normal.dot enthalten sind, nicht löschen.
Dokumentvorlagen anhängen Wenn Sie während der Arbeit an einem Manuskript eine bestehende Dokumentvorlage anhängen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Extras | Vorlagen und Add-Ins… 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anfügen... 3. Wählen Sie bei Aktivieren: die Word-Vorlagen aus (falls nicht voreingestellt). 4. Falls noch nicht eingestellt, wählen Sie Benutzervorlagen (selbst erstellte Vorlagen finden Sie im Ordner Eigene Vorlagen). 5. Markieren Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf Öffnen. 6. Aktivieren Sie im Dialog Dokumentvorlagen und Add-Ins das Kontrollkästchen vor Formatvorlagen automatisch aktualisieren. 7. Bestätigen Sie mit OK. 205
Smart Books
Microsoft Office:mac 2008
Vorhandene Dokumentvorlagen lassen sich an geöffnete Dokumente anhängen. Diese Vorgehensweise gilt weitgehend auch für die anderen Office-Anwendungen. Dokumentvorlagen für Excel haben die Extension .xltx, Dokumentvorlagen für PowerPoint haben die Extension .pptx. Sie finden die gesammelten Vorlagen im Projektkatalog in der Gruppe Eigene Vorlagen wieder.
Dokumentvorlagen finden sich gesammelt im Projektkatalog.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Ü Power User Wenn Kompatibilität für Sie ein wichtiges Thema ist, dann speichern Sie noch im alten Vorlagenformat (.dot) ab. Allerdings kann es dann passieren, dass Neuheiten von Office 2008 nicht mit übertragen werden. Meine Empfehlung: Speichern Sie bei solchen Dokumentvorlagen, die weitergegeben werden, eine zusätzliche Variante als .dot-Datei ab und nehmen Sie Ergänzungen/Verbesserungen immer an der Originalfassung (.dotx) vor, von der dann wiederum eine Kopie (.dot) erzeugt wird. Umständlich – aber sicherer.
Formel-Editor Was hat eine Textverarbeitung mit Mathematik zu tun? Zunächst einmal wenig. Aber selbst Mathematiker schreiben manchmal außer Zahlen und Formeln auch Texte. Und selbst Nicht-Mathematiker müssen ab und an mal eine Formel in ihre Dokumente einfügen. Word hat dafür ein interessantes Werkzeug parat: den Formel-Editor. Sie finden dieses gute Stück über Einfügen | Objekt… | Microsoft Formel-Editor.
Hier verbirgt sich der Formel-Editor. Microsoft ist beim Lokalisieren seiner Anwendungen nicht für Konsequenz, und so finden Sie deshalb in der Menüleiste nicht den Begriff Formel-Editor, sondern Equation Editor vor. Um den Umgang mit diesem Werkzeug zu erläutern, werden wir in diesem Beispiel die Formel für den Zentralwert oder Median, eine statistische Kennzahl, entwickeln.
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Microsoft Office:mac 2008
ÜTipp Ein kleiner Tipp vorweg: Wenn Sie mit dem Cursor einige Sekunde auf eine der Symbolgruppen zeigen, wird angezeigt, um welche Gruppe es sich handelt. Gleichermaßen funktioniert das innerhalb der Gruppen mit den einzelnen Zeichen. 1. Starten Sie den Editor über Einfügen | Objekt… | Microsoft Formel-Editor. 2. Geben Sie ein kleines »x« ein und markieren Sie dieses. 3. Wählen Sie die dritte Gruppe der Symbole (Schrägstriche, Punkte, Dächer und andere Akzente) durch Anklicken aus und klicken Sie auf die Tilde. 4. Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein und dahinter wieder ein kleines »x«. 5. Suchen Sie jetzt die Gruppe Vorlagen für Hoch- und Tiefstellungen und klicken Sie auf das zweite Symbol Tiefgestellt. 6. Klicken Sie auf die Gruppe Vorlagen für Klammern und wählen Sie gleich die erste Klammergruppe – Runde Klammern – aus. 7. Öffnen Sie die Gruppe Vorlagen für Brüche und Wurzeln und klicken Sie auf Vertikal angeordneter Bruch - normale Größe. 8. Oberhalb des Bruchstrichs geben Sie ein: »n+1«. 9. Unterhalb des Bruchstrichs geben Sie ein: »2«. 10. Beenden Sie die Arbeit mit dem Editor mit c – Q.
Die fertige Formel im Editor …
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Falls die Formel im Dokument zu klein erscheint, klicken Sie einmal auf die Formel. Fassen Sie anschließend einen der Eckpunkte und ziehen Sie das Formelobjekt größer. Sie können das Objekt beliebig auf der Seite platzieren – aber Vorsicht! Ich habe damit keine gute Erfahrung gemacht. Insbesondere dann, wenn am Dokument noch gearbeitet wird, sich Absätze verändern und Seitenumbrüche Textteile verschieben, entwickeln solche Objekte gern ein Eigenleben. Die beste Garantie, dass nichts durcheinander kommt, ist, die Objekte gleich an der richtigen Stelle einzufügen und nur mit den üblichen Ausrichtungsattributen (links- und rechtsbündig, zentriert) anzupassen. Sie können allerdings auch, wie bei den ClipArts schon beschrieben, über Objekt formatieren aus dem Kontextmenü auf der Registerkarte Layouts Optionen einstellen, die das Formelobjekt an der gewünschten Stelle verankern.
… und im Dokument. Wenn Sie eine Formel, die bereits in das Dokument integriert ist, nachbearbeiten wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf (oder Ctrl-Klick) und wählen aus dem Kontextmenü Formel-Objekt | Öffnen. Sie können auch einfach doppelt auf das Objekt klicken.
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Fußnoten Auch wenn sich die Belletristik ihrer hin und wieder bedient, sind die Domäne der Fußnoten die Fachliteratur und vor allem die wissenschaftliche Literatur. Ein Verweis im Text (meist eine Zahl) zeigt auf eine Stelle der Seite (oder das Ende des Dokuments – dann spricht man allerdings von Endnoten). Dort findet man dann ergänzende Hinweise zum Text, die ausgegliedert wurden, um den Lesefluss nicht zu stören. Das kann ein Verweis auf eine Quelle sein, auf die sich der Text bezieht, aber auch auf ergänzende Informationen, die nicht im Haupttext untergebracht werden sollen. Dass eine Fußnote an sich schon den Lesefluss stören kann (zum Beispiel bei mir, weil ich dann immer unbedingt wissen will, was sich hinter dieser Fuß- oder Endnote verbirgt), ist eine andere Geschichte und soll an dieser Stelle nicht diskutiert werden.
Fußzeilen und Endnoten einfügen Word kann gut mit Fuß- und Endnoten umgehen. Die werden auch durch nachträgliches Einfügen oder Löschen automatisch angepasst, selbst wenn sich dadurch Seitenumbrüche verändern. Um eine Fußnote anzubringen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle im Text, von der Sie zu einer Fußnote verweisen wollen. 2. Wählen Sie Einfügen | Fußnote... 3. Entscheiden Sie sich für Fußnoten oder Endnoten. 4. Legen Sie auch fest, ob die Nummerierung automatisch (AutoWert) mit Zahlen erfolgen soll oder Benutzerdefiniert mit Sonderzeichen.
Fuß- oder Endnote. Sie haben die Wahl. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, wenn Sie weitere Anpassungen vornehmen möchten. So ist es zum Beispiel auch möglich, Fußnoten statt am Seiten- oder Dokumentende am Textende zu positionieren. Textende ist in diesem Sinne das Ende eines Abschnitts, der allerdings durch einen Abschnittswechsel definiert werden muss (wurde unter »Abschnitt« in diesem Kapitel beschrieben).
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5. Klicken Sie auf OK. 6. Tragen Sie die Fußnote (oder Endnote) ein. Word hat an die Stelle gewechselt, an der diese platziert wird. 7. Um im Text weiterzuarbeiten, klicken Sie mit der Maus in den Text (am besten an die Stelle, an der weitergearbeitet werden soll). Sie müssen übrigens nicht immer an das Seitenende (oder Dokumentende) scrollen, um die Fußnote lesen zu können. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf einen Fußnotenverweis im Text, wird die Fußnote in einem Infofenster angezeigt.
Mit dem Mauszeiger können Sie die Fußnoten einblenden lassen.
Fußnoten anpassen Word formatiert die Fußnoten automatisch, zum Beispiel in einer kleineren Schriftart. Auch die Verweiszeichen werden ohne Ihr Zutun hochgestellt. Sie können in diese Formatierung eingreifen, indem Sie die Textstellen markieren und anders formatieren. Wenn Sie genau hinschauen (oder das Dokument mit Fußnoten schon ausgedruckt haben), werden Sie feststellen, dass zwischen Fußnote und Text eine Trennlinie eingefügt wurde. Dies ist Standard, muss aber nicht von Ihnen akzeptiert werden.
Fußnoten werden von Word automatisch formatiert.
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Um diese Trennlinie zu bearbeiten (oder zu entfernen), müssen Sie in der Entwurfsansicht arbeiten. Haben Sie also das Seitenlayout (oder das Weblayout) eingestellt, wechseln Sie jetzt in die Ansicht Entwurf. 1. Wählen Sie Ansicht | Fußnoten (in der Entwurfsansicht). 2. Wählen Sie im Fußnotenbereich bei Fußnoten aus der Liste die Fußnotentrennlinie aus. 3. Markieren Sie die Fußnotentrennlinie. Jetzt können Sie diese löschen und/oder durch eine andere Linie ersetzen (mit frei wählbaren Zeichen). 4. Möchten Sie zurück zur Standardlinie, so klicken Sie einfach auf den Schalter Zurücksetzen.
Die Fußnotentrennlinie kann nur in der Entwurfsansicht bearbeitet werden. Wollen Sie Fußnoten in Endnoten konvertieren (oder umgekehrt), so wählen Sie (in der Ansicht Seitenlayout) Einfügen | Fußnoten. Klicken auf den Schalter Optionen und anschließend auf den Schalter Konvertieren… Haben Sie beides in Ihrem Text integriert, können Sie auf diesem Weg auch tauschen: Aus Fußnoten werden Endnoten, aus Endnoten Fußnoten. Ü Tipp Noch einfacher geht es, wenn Sie im Fußnotenbereich auf eine Fußnote klicken und aus dem Kontextmenü In Endnoten konvertieren wählen.
Fußnoten löschen Es ist kinderleicht – aber alles andere als offensichtlich: Um Fußnoten zu löschen, setzen Sie den Schreibcursor hinter die zu löschende Fußnote im Text und drücken Sie zweimal die Rüschritt- beziehungsweise Backspace-Taste. Das war’s auch schon. Mit der Fußnote wird der zugehörige Text im Fußnotenbereich entfernt und die verbleibenden Fußnoten werden neu durchnummeriert.
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Index und Inhaltsverzeichnis Ein richtiges Fachbuch hat ein Inhaltsverzeichnis (meistens vorne) und einen Index (meistens hinten). Das Inhaltsverzeichnis listet Kapitel- und Unterkapitelüberschriften mit Seitenverweis auf. Der Index (oder das Stichwortverzeichnis) enthält Verweise auf wichtige im Text vorkommende Stichwörter – ebenfalls mit Seitenverweis. Beides kann Word erstellen.
Inhaltsverzeichnis erstellen Voraussetzung für ein Inhaltsverzeichnis ist die Formatierung der Kapitelüberschriften mit einer einheitlichen Formatvorlage. 1. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Um es an den Anfang zu setzen (oder besser noch vor das Titelblatt), ist es sinnvoll, hier einen Seitenwechsel einzufügen und so eine leere Seite zu haben. 2. Wählen Sie Einfügen | Index und Verzeichnisse… 3. Klicken Sie auf das Register Inhaltsverzeichnisse. 4. Entscheiden Sie sich für eines der Formate (zum Beispiel Klassisch). 5. Klicken Sie auf OK.
Ein Inhaltsverzeichnis ist schnell erstellt, wenn die Überschriften richtig formatiert sind. Das war’s auch schon – zumindest wenn Sie die Standardformate für die Überschriften genommen haben. Word erstellt dann ein Inhaltsverzeichnis für drei Über-
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schrifthierarchien. Haben Sie aber eigene Formate benutzt, dann überrascht Sie im Dokument an der Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis stehen sollte, nur der lapidare Satz: Fehler! Es wurden keine Einträge für das Inhaltsverzeichnis gefunden.
Ein Inhaltsverzeichnis kann unter günstigen Umständen sehr schnell erstellt werden. Sie müssen also noch einmal ran und das Ganze individueller einstellen. Wir beginnen nach dem dritten Schritt der vorangegangenen Schritt-für-Schritt-Anleitung. 1. Stellen Sie die Ebenen ein (bei Ebenen anzeigen), die für das Inhaltsverzeichnis berücksichtigt werden sollen, und passen Sie gegebenenfalls das Füllzeichen an. 2. Klicken Sie auf Optionen… 3. Tragen Sie die gewünschten Ebenen bei den Formatvorlagen ein, die Sie benutzt haben. Sicherheitshalber entfernen Sie auch die nicht benötigten Einträge. 4. Bestätigen Sie zweimal mit OK.
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Legen Sie die Formatvorlagen fest, die Grundlage für das Inhaltsverzeichnis darstellen. Word durchsucht nun das ganze Dokument und erstellt daraus das Inhaltsverzeichnis. Vielleicht stellen Sie dann fest, dass einiges noch nicht Ihren Vorstellungen entspricht. Möglicherweise sind Überschriften noch nicht effektiv genug gegliedert. Wenn Sie überall die gleiche Formatvorlage benutzt haben, obwohl bei einigen Überschriften deutlich eine niedrigere Hierarchieebene vorliegt, wird Ihr Verzeichnis viel zu lang. Tatsächlich kommt dies gar nicht so selten vor. In wissenschaftlichen Texten findet die Hierarchieebene der Überschrift eher durch eine Zahl Ausdruck (zum Beispiel 4.3.1 für die dritte Überschriftenebene). In diesem Fall müssen Sie trotz gleich großer Schrift und Zeichenformatierung unterschiedliche Formatvorlagen anlegen, um ein entsprechend gegliedertes Inhaltsverzeichnis zu erhalten. Oder es werden Überschriften formatiert, die gar nicht ins Inhaltsverzeichnis gehören. Sehen Sie sich dazu zum Beispiel die nächste Abbildung an. Hier wurde die Überschrift »Inhaltsverzeichnis« zuvor mit der gleichen Formatvorlage formatiert, die auch die anderen Überschriften haben. Es ist aber nicht nötig, im Inhaltsverzeichnis auf die Seite zu verweisen, die sowieso gerade aufgeschlagen ist. Formatieren Sie in solch einem Fall die Überschrift nicht mit der Überschriften-Formatvorlage, sondern über andere Formatvorlagen, die für die Gliederung nicht genutzt werden, in speziellen Fällen auch einmal durch Einzelformatierungen. Dies ist ein Beispiel dafür, weshalb man auf Formatvorlagen nicht verzichten sollte. Man ist bei der Textgestaltung flexibler. Außerdem hat man letztendlich weniger Aufwand, denn ein Format ist schneller zugeordnet, weil die direkte Formatierung mehrere Schritte erfordert. Hinzu kommt, dass Formatvorlagen auch für andere Zwecke noch nützlich sind, wie man beim Inhaltsverzeichnis sieht.
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Sie können übrigens das Inhaltsverzeichnis nutzen, um im Dokument eine bestimmte Stelle anzuspringen. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die Seitenzahl, verändert sich der Cursor in eine Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger. Ein Klick, und Sie befinden sich auf der entsprechenden Seite. Passen Sie das Dokument noch an, indem Text hinzugefügt oder gelöscht wird, so wird das Inhaltsverzeichnis nicht automatisch aktualisiert. Haben Sie Kapitelabschnitte einschließlich der Überschriften entfernt oder neue hinzugefügt, ist das im bestehenden Inhaltsverzeichnis nicht zu sehen. Auch Änderungen der Seitenzuordnung werden nicht erfasst. Sie müssen das Verzeichnis aber nicht neu aufbauen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie das Inhaltsverzeichnis mit der rechten Maustaste (oder ctrl-Klick) an. 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Felder aktualisieren. 3. Legen Sie fest, ob das ganze Verzeichnis oder nur die Seitenzahlen aktualisiert werden sollen. 4. Bestätigen Sie mit OK.
Das Inhaltsverzeichnis muss nach jeder größeren Änderung aktualisiert werden.
Index (Stichwortverzeichnis) erstellen Ein Stichwortverzeichnis (Index) aufzubauen, macht erheblich mehr Mühe. Sie müssen den gesamten Text durchsuchen und alle Stichworte markieren, die in das Verzeichnis gehören. Manche meinen, dass jedes Auftreten eines Wortes in einem solchen Verzeichnis registriert werden muss. Oft führt das den Leser aber in die Irre, wenn er viele Seiten aufschlägt, in denen das Wort vorkommt, es dort aber eigentlich keine oder kaum Bedeutung hat. Besser ist es, das Wort dann zu indizieren, wenn es im Kontext einen wesentlichen Bezug hat.
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Stichworte indizieren Ein Wort zu indizieren, ist keine große Sache. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie es geht: 1. Markieren Sie das zu indizierende Wort (zum Beispiel durch Doppelklick oder zweimal F8). 2. Wählen Sie Einfügen | Index und Verzeichnisse. 3. Aktivieren Sie das Register Index. 4. Klicken Sie auf den Schalter Eintrag festlegen… 5. Nehmen Sie die noch nötigen Einstellungen vor (zum Beispiel ob das Seitenzahlenformat Fett oder Kursiv eingestellt werden soll). Fett könnten zum Beispiel die Seitenzahlen hervorgehoben werden, auf denen eine wesentliche Erläuterung des indizierten Begriffes erfolgt). Sie können auch den Begriff ergänzen, zum Beispiel einem Nachnamen ein Komma und den Vornamen hinzufügen. Bei mehrfach auftretenden Begriffen kann auch ein Untereintrag zugeordnet werden (zum Beispiel Rechner, Untereintrag: mechanische; bei einem anderen Auftauchen des gleichen Hauptbegriffs könnte der Untereintrag elektronische sein). 6. Klicken Sie auf Markieren und Schließen.
In einem Dialog kann der Indexeintrag spezifiziert werden.. Zweckmäßig ist, die Indizierung erst nach Abschluss aller Arbeiten am Dokument – einschließlich der Rechtschreib- und Grammatikprüfung – vorzunehmen. Sie sehen nach Abschluss des Indizierens eines Wortes den Begriff in geschweiften Klammern eingebunden und mit einem merkwürdig vorangestellten »XE« im Dokument. Keine Sorge, dieser zusätzliche Begriff wird nicht mit ausgedruckt.
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ÜTipp Wollen Sie ein zweistufiges Stichwortverzeichnis aufbauen, so legen Sie im Dialog Indexeintrag festlegen noch einen Untereintrag fest. Berücksichtigen Sie dabei immer, das möglichst der gängigere Begriff als Haupteintrag festgelegt wird. Beispiel: Datei ist Haupteintrag, Sichern, Löschen, Suchen etc. sind Untereinträge. Auf diese Weise gibt es einen Haupteintrag Datei mit drei Untereinträgen. Würden Sie es andersherum festlegen, gäbe es drei Haupteinträge, die alle den gleichen Untereintrag haben.
Stichwortverzeichnis (Index) fertigstellen Um aus den indizierten Begriffen ein Stichwortverzeichnis zu erstellen, gehen sie wie folgt vor: 1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Stichwortverzeichnis eingefügt werden soll (am besten auf einer neuen Seite oder zu Beginn eines neuen Abschnitts). 2. Wählen Sie Einfügen | Index und Verzeichnisse. 3. Wechseln Sie in die Registerkarte Index. 4. Entscheiden Sie sich aus der Liste für eines der vorgegebenen Formate. 5. Legen Sie fest, ob das Stichwortverzeichnis aus einer oder mehreren Spalten bestehen soll. 6. Aktivieren Sie die Option Seitenzahlen rechtsbündig. 7. Legen Sie nach Belieben ein Füllzeichen fest. 8. Bestätigen Sie mit OK.
Die Einstellungen für ein Stichwortverzeichnis sind schnell festgelegt.
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Im Beispiel wird ein zweispaltiges Stichwortverzeichnis mit rechtsbündigen Seitenzahlen und Füllzeichen zwischen Stichwort und Seitenzahlen gewählt. Eigentlich ist das aber bei dieser Art Index nicht nötig, denn der Leerraum ist nicht so groß. Es wurde als Beispiel gewählt, um alle Optionen einmal zu zeigen. Nutzen Sie Füllzeichen deshalb eher bei einspaltigen Verzeichnissen und verzichten Sie dann auf die rechtsbündigen Seitenzahlen, wenn vermehrt mehrere Verweise zu einem Stichwort auftreten. Das Stichwortverzeichnis wird – ebenso wie das Inhaltsverzeichnis – an der Stelle eingefügt, an der der Schreibcursor zuletzt steht. Sie können es aktualisieren (zum Beispiel nach einer Überarbeitung), indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und aus dem Kontextmenü Felder aktualisieren wählen.
Ein aus den indizierten Begriffen automatisch erstelltes Stichwortverzeichnis. In der Regel hat es wenig Sinn, bei einem Dokument von wenigen Seiten ein Stichwortverzeichnis zu erstellen. Die benötigten Begriffe findet man im Überfliegen des Textes. Bereits ab 20 Seiten kann es hilfreich sein.
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Kommentare Es ist eine »hässliche« Angelegenheit mancher Leute, in Dokumenten, Zeitschriften und Büchern ihre Anmerkungen zu hinterlassen. Meist bekommt man die mittels Radiergummi gar nicht mehr weg, zumal wenn sie mit Kuli oder Tinte gemacht sind und möglicherweise noch zusätzlich mit Textmarker verziert wurden. In Word können Sie Kommentare einfügen, ohne dass sich jemand ärgern muss. Sie werden (außer wenn Sie es ausdrücklich wünschen) beim Druck ignoriert und lassen sich rückstandsfrei wieder löschen. Gehen Sie so vor, wenn Sie einen Kommentar einfügen wollen: 1. Markieren Sie ein Wort (eine Textstelle oder einen Absatz). 2. Klicken Sie auf Einfügen | Kommentar. 3. Schreiben Sie Ihren Kommentar in den Dialog, der am Rand des Dokuments erscheint. 4. Klicken Sie irgendwo ins Dokument, um den Kommentar zu verlassen.
Ausgewählte Textstellen können kommentiert werden. Das vorangegangene Beispiel zeigt die Vorgehensweise in der Layoutansicht. In der Ansicht Entwurf sieht es etwas anders aus. Nach Schritt 2 öffnet sich am unteren Rand
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ein Fenster, in dem die Kommentare eingegeben werden können. Dieses Fenster können Sie verschwinden lassen, indem Sie es am oberen Rand in der Mitte mit der Maus fassen und ganz nach unten ziehen. Die Kommentare lassen sich allerdings trotzdem noch im Text anzeigen, wenn man mit dem Mauscursor über ein kommentiertes Wort (erkennbar, da markiert hervorgehoben) fährt. In einem darüber gelegten Infofenster kann der zugehörige Kommentar gelesen werden.
In der Entwurfsansicht werden die Kommentare anders dargestellt. Um einen Kommentar zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text, dem der Kommentar hinzugefügt wurde. Sie erkennen ihn daran, dass er rot eingeklammert ist. Außerdem zeigt eine gestrichelte Linie, ausgehend vom Kommentar, dorthin. Wählen Sie dann Kommentar bearbeiten, um diesen zu ergänzen oder zu verändern. Sie können allerdings auch in den Kommentar klicken, um dort weiterzuarbeiten. Um einen Kommentar zu löschen, öffnen Sie auf die beschriebene Weise ebenfalls das Kontextmenü und wählen daraus Kommentar löschen. Der Kommentar wird daraufhin »kommentarlos« entfernt. ÜGrundlagen Noch einfacher ist der Umgang mit den Kommentaren, wenn Sie die Symbolleiste Überarbeiten (Ansicht | Symbolleiste | Überarbeiten) einschalten. Dann haben Sie alles in Reichweite und müssen kein Menü bemühen.
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Kopf- und Fußzeilen Um Kopf- und Fußzeilen einzufügen und zu verwalten, müssen Sie nicht etwa das Einfügen-Menü bemühen, sondern sich im Menü Ansicht umsehen. Dort finden Sie einen entsprechenden Eintrag. Vermutlich hängt das damit zusammen, dass Kopfund Fußzeilen latent immer vorhanden sind, aber nur auf ausdrückliche Nachfrage angezeigt (und damit auch bearbeitet) werden können. Haben Sie diesen Befehl ausgewählt, öffnet sich oberhalb der Dokumentseite ein gestrichelter Bereich. Außerdem ist eine Symbolleiste zu sehen, mit der die Kopf- und Fußbereiche bearbeitet werden können.
Die Kopfzeile von Word ist ein eigener Bereich, der unabhängig vom Hauptdokumenttext bearbeitet und formatiert werden kann. Über diese Symbolleiste lassen sich variable Elemente wie zum Beispiel Seitenzahlen , Anzahl der Seiten , Datum und Uhrzeit in diese Bereiche einfügen und Seitenzahlen formatieren . Über das Menü Einfügen können AutoText-Elemente hinzugefügt werden. Ebenso andere Objekte und Text, soviel in die Kopfund Fußbereiche passt. Kopf- und Fußzeilen werden global für das gesamte Dokument erstellt. Allerdings sind Variationen möglich. So kann etwa die erste Seite ausgenommen werden. Das ist sinnvoll, wenn es sich zum Beispiel um einen Titelseite handelt. Es können Kopf- und Fußzeilen für gerade und ungerade Seiten erstellt werden, zum Beispiel bei gehefteten Broschüren oder für Bücher. Eine Schaltfläche hilft Ihnen, zwischen Kopf- und Fußzeilenbereich zu wechseln.
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Eine Fußzeile mit automatischer Seitenzählung ist schnell erstellt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, unterhalb des Kopfzeilenbereichs beziehungsweise oberhalb des Fußzeilenbereichs, wenn Sie zur normalen Dokumentansicht und -bearbeitung zurückkehren wollen. Wie groß der Abstand vom Seitenrand (oben und unten) ist, stellen Sie ebenfalls in der Formatierungspalette in der Gruppe Kopf- und Fußzeilen ein. Bei den früheren Versionen mussten Sie dazu in den Dialog Seite einrichten wechseln. Das ist dort zwar immer noch möglich, bei der Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen nun aber nicht mehr nötig.
Ligaturen Normalerweise steht ein Schriftzeichen neben dem anderen, und dazwischen ist noch etwas Luft. Zumindest bei Druckschrift, wenn mit der Schreibmaschine geschrieben wird und meistens auch bei der Textverarbeitung im Computer. Für professionellen Druck und bei besonderen Schriftarten gibt es aber schon aus den Zeiten des Bleisatzes die Möglichkeit, Zeichen so aneinanderzurücken, dass sie wie verbunden aussehen. Man spricht in solch einem Fall von Ligaturen. Word 2008 kann Ligaturen zur Verfügung stellen. Zu beachten ist, < dass diese nur in der Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen (Ansicht | Veröffentlichungsansicht) eingesetzt werden können. < dass es nicht für alle Schriftarten Ligaturzeichen gibt. < dass Ligaturen in Apple Schriftarten erst seit Mac OS X 10.4 (Tiger) und in OpenType-Schriftarten erst seit Mac OS X 10.5 (Leopard) unterstützt werden. < dass Dokumente mit Ligaturen nicht mit Word 2007 (Windows) oder älteren Word-Versionen (unter Mac OS X und Windows) kompatibel sind. 223
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Um Ligaturen einzusetzen, genügt das Anklicken eines Kontrollkästchens. Um Ligaturen einzusetzen (abhängig von der Schriftart), öffnen Sie in der Formatierungspalette die Palette Schriftart und aktivieren das Kontrollkästchen vor Ligaturen im Dokument. Beachten Sie allerdings die oben aufgeführten Einschränkungen.
Ligaturen benötigen besondere Schriftarten, die diese Zeichen unterstützen.
Sonderzeichen einfügen Manchmal werden im Text besondere Zeichen benötigt. Das können andere Schriften sein (zum Beispiel Zeichen des griechischen Alphabets), Kästchen, Euro-Zeichen, das Apple-Logo oder auch Symbole und Zeichen, die nicht so ohne Weiteres über die Tastatur erreicht werden können, etwa der Geviertstrich oder der geschützte Trennstrich. Für einige gibt es Tastenkombinationen (zum Beispiel c – Minuszeichen, um den geschützten Trennstrich zu erzeugen). Aber nicht alle Sonderzeichen sind so zu
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haben, und außerdem ist die Zahl der Tastenkombinationen, die wir uns auf Dauer merken können, begrenzt. Deshalb gibt es eine Funktion, die das Einfügen von Sonderzeichen sehr erleichtert. Sie erreichen diese über Einfügen | Sonderzeichen...
Einige Zeichensätze enthalten fast ausschließlich Symbolzeichen. Es gibt Zeichensätze, die sind mit Symbolen nur so gespickt, etwa die drei WingdingsZeichensätze, Webdings oder Symbol. Auf der Registerkarte Symbole können Sie diese Zeichensätze auswählen und bestimmte Zeichen gezielt aus einer Tabelle auswählen. Wenn Sie besorgt auf die kleinen Zeichen schauen, so relativiert sich das sofort, wenn Sie eines anklicken. Es wird dann in einer etwas vergrößerten Darstellung angezeigt. Über die Schaltfläche Einfügen wird es an der aktuellen Cursorposition im Dokument übernommen. Ü Tipp Gibt es für bestimmte Zeichen doch eine Tastenkombination, so wird diese im Fenster unterhalb der Zeichentabelle angezeigt. So erfahren Sie zum Beispiel, dass Sie das Promillezeichen (‰) über die Tastenkombination s – o – E erreichen können. Auf der Registerkarte Sonderzeichen finden Sie eine Liste von Zeichen vor, die für Dokumente wichtig sein können und die aus einer Tabelle von Symbolen nicht – oder
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nur sehr schwer – auszuwählen sind. Auch hier markieren Sie das Zeichen und wählen Einfügen, um es in das Dokument zu übertragen. Auf beiden Registerkarten können Sie aber über die Schaltfläche AutoKorrektur… das Zeichen in die AutoKorrektur übertragen und so dafür sorgen, dass Word es automatisch berücksichtigt. Oder Sie können dem Zeichen eine Tastenkombination zuweisen (über die gleichnamige Schaltfläche) und ohne Umweg über diesen Dialog das gewünschte Zeichen im Dokument erzeugen. Beachten Sie aber, dass bei einigen Zeichen schon eine Tastenkombination zugewiesen wurde.
Wichtige Zeichen können Sie auch aus einer Liste oder über Tastenkombinationen wählen.
Spaltensatz Falls Sie bereits den ersten Teil dieses Kapitels gelesen haben, dann wissen Sie, dass Word mit der Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen eine neue Darstellungsform hat, die auch das Layout mehrspaltiger Dokumente ermöglicht. Warum also noch über Spaltensatz im üblichen Word-Dokument reden? Nicht jedes Dokument ist für das Layout geeignet. Tatsächlich arbeitet es sich auch besser in einem Dokument, das auf die Layoutfähigkeiten verzichtet. Wenn dann trotz allem noch Text in Spalten darzustellen ist, hilft diese Funktionalität weiter.
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Wenn Sie ein neues Dokument beginnen, geht Word immer von einem einspaltigen Dokument aus. Sie können aber auch mehrspaltige Dokumente erzeugen. Dafür ist kaum Aufwand erforderlich. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche für den Spaltensatz in der Symbolleiste Standard und wählen Sie die Anzahl der Spalten mit der Maus aus.
Spalten stellen Sie ganz schnell über die Symbolleiste … Genauer bekommen Sie es hin, wenn Sie über das Menü Format | Spalten… gehen. In einem Dialog können Sie nicht nur die Anzahl der Spalten, sondern auch deren Breite und den Abstand voneinander einstellen. Dabei muss nicht jede Spalte gleich breit sein. Spalten können für das gesamte Dokumente oder nur für einen bestimmten Abschnitt erstellt werden. Dabei müssen Sie aber Abschnittwechsel definieren.
… oder etwas genauer über das Menü ein. ÜAufgepasst Beachten Sie, dass die Spalten fortlaufend gefüllt werden. Die Texteingabe beginnt in der ersten (linken) Spalte. Erst wenn diese voll ist, wird in die nächste Spalte umbrochen usw. Möchten Sie nach einer halben Spalte schon in die nächste wechseln, so wählen Sie Einfügen | Umbruch | Spaltenumbruch oder die Tastenkombination s – c – r.
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Tabellen Eine Stärke von Word sind die Tabellen. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Gestaltung und – obwohl Word auch über die sogenannten Feldfunktionen rechnen kann – nicht wie bei Excel auf Berechnungen. Tabellen dienen vor allem der Gestaltung von Texten. Sie können mit Rahmenlinien und ohne Rahmenlinien dargestellt werden. Der Vorteil liegt in der strukturierten und übersichtlichen Darstellung von Textelementen, die Ihre Informationen in Zeilen und Spalten darbieten. Sie können Tabellen von Grund auf selbst gestalten oder sich die vorbereiteten Muster (AutoFormat für Tabellen) zunutze machen.
Tabellen anlegen Der schnellste Weg, um eine Tabelle in ein Dokument einzufügen, ist folgender: 1. Legen Sie fest, wie viele Zeilen und Spalten die Tabelle haben soll (einschließlich Überschriften). 2. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, an der die Tabelle einzufügen ist. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle einfügen dard.
in der Symbolleiste Stan-
4. Markieren Sie im aufgeklappten Muster die Zeilen und Spalten, aus denen die Tabelle bestehen wird. Stören Sie sich nicht daran, dass nur ein kleiner Bereich gezeigt wird. Benötigen Sie mehr Zeilen oder mehr Spalten, so fahren Sie einfach mit der Maus nach unten beziehungsweise nach rechts. Lassen Sie die Maustaste los, wenn Sie den Bereich ausgewählt haben.
Eine neue Tabelle ziehen Sie mit der Maus auf. Sie müssen übrigens die Anzahl der Zeilen nicht unbedingt vorab endgültig festlegen. Es reicht, wenn Sie die ersten zwei oder drei Zeilen (mit Überschrift) einplanen. Wie leicht sich eine Tabelle mit zusätzlichen Zeilen erweitern lässt, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten. Das Einfügen neuer Spalten ist zwar auch nicht schwierig, aber mit größerem Aufwand verbunden, da die Spalten über die vorhandene Seitenbreite neu verteilt werden müssen. Sie können, nachdem Sie die Tabelle eingefügt haben, sofort mit dem Formatieren beginnen. Meiner Meinung nach ist es hilfreicher, zu-
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nächst die Tabelle mit Inhalten zu versehen (zumindest teilweise), da dann die Auswirkungen der Formatierung besser beurteilt werden können.
Eine Tabelle im unformatierten Zustand. Eine wichtige Taste bei der Arbeit mit Tabellen ist die Tab-Taste (t). Drücken Sie diese Taste einmal, springt der Schreibcursor von einer Tabellenzelle zur nächsten – entweder rechts daneben oder, falls es die letzte Zelle in der Zeile ist, in die erste Zelle der nächsten Zeile. Ist es auch noch die letzte Zeile, legt Word gleich eine neue Zeile in der Tabelle an und übernimmt dabei auch alle Formatierungen der Tabelle mit. Drücken Sie die t-Taste gleichzeitig mit der s-Taste, springt der Schreibcursor Zelle für Zelle rückwärts.
Tabellen formatieren Eine von Word eingefügte Tabelle besteht meist aus gleichbreiten Spalten. Das ist aber oft nicht gewünscht, da die Spalten den Inhalten angepasst werden sollen. Um eine Tabelle zu formatieren, sollten Sie diese zunächst markieren. Sie können dafür den Befehl Tabelle | Auswählen | Tabelle wählen oder mit der Maus bei gedrückter (linker) Maustaste am linken Tabellenrand entlangfahren. Um die Markierung wieder aufzuheben, klicken Sie einmal mit der Maus irgendwo ins Dokument. Wenn Sie in das obere Lineal schauen, sehen Sie kleine blaue Tabellenmarkierungen . Wenn Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, erhalten Sie die Info Tabellenspalte verschieben. Haben Sie das Lineal ausgeschaltet, sollten Sie es für die Tabellenformatierung
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dringend wieder einschalten: Ansicht | Lineal. Ziehen Sie diese Markierung im Lineal nach links oder rechts, verkleinern oder vergrößern Sie damit die Tabellenspalte. Wollen Sie Elemente der Tabelle formatieren – zum Beispiel die Überschriften oder die erste Spalte –, dann markieren Sie nur diesen Teil der Tabelle und wählen dann die entsprechenden Formatierungsmerkmale aus, so wie Sie es auch bei normalem Text tun (aus dem Menü oder der Symbolleiste Format). Die kleinste Einheit der Tabelle, die Sie formatieren können, ist die Zelle. Zwar lassen sich auch innerhalb einer Zelle einzelne Zeichen formatieren. Diese Formatierung wird allerdings von Word nicht als Tabellenformatierung angesehen und auch beim Anlegen neuer Zeilen (siehe oben) nicht weitervererbt.
Eine formatierte Tabelle. Wenn Sie in der Formatierungspalette in der Palette Tabelle auf das Symbol Tabelle zeichnen klicken, erhalten Sie eine Symbolleiste Tabellen und Rahmen, mit der Sie Tabellen bearbeiten und gestalten können. Es sind alle nötigen Werkzeuge (unter anderem auch Tabelle einfügen und Tabelle AutoFormat) und sogar eine Funktion zur Summierung von Werten in Tabellenspalten vorhanden. Einige dieser Funktionen sind deckungsgleich mit der Palette Tabelle. Sie können diese Symbolleiste auch über Ansicht | Symbolleisten ein- und ausschalten.
Der Werkzeugkasten für Tabellendesigner.
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Tabellen automatisch formatieren Haben Sie nicht viel Zeit für das manuelle Design Ihrer Tabelle, dann benutzen sie die AutoFormat-Funktion für Tabellen. Wählen Sie dazu im Menü Tabellen den Eintrag AutoFormat für Tabellen... aus. ÜAufgepasst Achtung! Haben Sie bereits Formatierungen vorgenommen, so gehen diese bei der »nachträglichen« AutoFormatierung wieder verloren. Wollen Sie also ein AutoFormat mit eigenen Anpassungen aufpeppen, dann fügen Sie diese nach der Auswahl des AutoFormats hinzu. Einzelne Formatierungen können Sie allerdings im Dialog AutoFormat auch ausschalten. Die vorbereiteten AutoFormate wählen Sie aus einer Liste aus. In einer Vorschau darunter sehen Sie, wie das jeweilige Autoformat vorbereitet ist. Bevor Sie an diese Auswahl gehen, sollten Sie allerdings einige Einstellungen darunter vornehmen, weil diese erheblichen Einfluss auf die Gestaltung des AutoFormats haben. < Sie können zum Beispiel auf Rahmenlinien verzichten. Deaktivieren Sie dafür einfach die Option Rahmen. < Deaktivieren Sie die Optionen Zeichen, Schattierung und/oder Farbe, so werden die Formatierungen dafür von der AutoFormat-Vorlage nicht berücksichtigt. < Soll die von Ihnen bereits voreingestellte Spaltenbreite erhalten bleiben (oder wollen Sie diese später selbst anpassen), dann deaktivieren Sie die Option AutoAnpassen.
Die AutoFormate können auch individuell angepasst werden.
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Vier Bereiche in einer Tabelle können von der restlichen Tabelle besonders abgehoben werden: < Die Überschriftenzeile. Diese Formatierung ist voreingestellt. Enthält die Tabelle eine Überschrift, so sollte sie auch von der Tabelle deutlich abgegrenzt werden, damit sie als solche wahrgenommen wird. < Erste Spalte. In gewisser Weise ist die erste Spalte einer Tabelle oft auch eine Überschrift und zwar für das, was dann in der Zeile an Informationen erscheint. Die besondere Formatierung der ersten Spalte ist ebenfalls voreingestellt. < Letzte Zeile und Letzte Spalte. Manchmal erhalten diese Elemente der Tabelle Ergebnisse (zum Beispiel Summen aus der Zeile oder der Spalte). Auch diese Elemente können besonders formatiert werden. Standardmäßig ist diese Formatierung allerdings ausgeschaltet.
Eine mit AutoFormat formatierte Tabelle.
Tabellen bearbeiten Tabellen können (fast) beliebig bearbeitet und ergänzt werden. Alles Nötige dafür finden Sie in der bereits vorgestellten Symbolleiste oder im Menü Tabelle. Sie können < Spalten und Zeilen hinzufügen (Tabelle | Spalten), < Tabellen, Spalten, Zeilen und Zellen löschen (Tabelle | Löschen), < Tabellen, Spalten, Zeilen und Zellen markieren (Tabelle | Auswählen),
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< Tabellen teilen, um aus einer Tabelle zwei (oder mehrere) zu machen (Tabelle | Tabelle teilen), < Tabelleninhalte sortieren (Tabelle | Sortieren). Dabei können Sie bis zu drei Sortierschlüssel festlegen. Die Tabellenstruktur und Formatierung bleiben bei der Sortierung erhalten. Eine Überschrift kann berücksichtigt werden und wird dann nicht mit sortiert.
Tabellen konvertieren Eine wichtige Fähigkeit von Word ist, Tabellen zu konvertieren. Sie können eine vorhandene Tabelle in normales Textformat übertragen (Tabelle | Konvertieren | Tabelle in Text konvertieren…). Für die Darstellung der Spalten können Sie Zeichen auswählen (zum Beispiel Tabstopps oder Semikola, aber auch beliebige andere Zeichen). Häufiger kommt es aber wohl vor, dass aus einem entsprechend vorbereiteten Text eine Tabelle erzeugt wird (Text in Tabelle konvertieren…). Auch hier muss die Tabelle entsprechend vorbereitet sein, damit Word die einzelnen Textelemente Zeilen und Spalten zuordnen kann.
Konvertierung zurück in den Text ist genauso möglich wie der umgekehrte Weg.
Tabelleneingeschaften anpassen Die globalen Tabelleneigenschaften passen Sie über den gleichnamigen Dialog (Tabelle | Tabelleneigenschaften) an. Hier legen Sie unter anderem die Ausrichtung des Textes, in den die Tabelle eingefügt ist, fest (auf der Registerkarte Tabelle unter Ausrichtung und Textfluss). Sie können dafür sorgen, dass bei mehrseitigen Tabellen die Kopfzeilen auf jeder Seite wiederholt werden (Registerkarte Zeile). Die Spaltenbreite lässt sich für jede einzelne Spalte fest (und damit unveränderbar) einstellen (Registerkarte Spalte). Und auch die Ausrichtung des Zelleninhalts kann von Ihnen definitiv festgelegt werden (Registerkarte Zelle).
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Generelle Tabelleneigenschaften können festgelegt werden.
In Tabellen rechnen In Tabellen können Sie auch rechnen. Nicht so komfortabel wie in einer Tabellenkalkulation, aber die wichtigsten Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Machen Sie einfach einen Test. 1. Wir benötigen eine leere Tabelle mit fünf Spalten und zwei Zeilen. 2. Geben Sie in die erste Zeile folgende Überschriften ein: »Lfd.Nr.«, »Bezeichnung«, »Menge«, »Einzelpreis«, »Gesamtpreis«. 3. Füllen Sie die erste Zeile bis zur vierten Spalte aus. Wenn Ihnen nichts einfällt, entnehmen Sie die Daten der Abbildung. 4. Steht der Cursor in der fünften Spalte, wählen Sie Tabelle | Formel. 5. Löschen Sie die Vorgabe bis auf das Gleichheitszeichen. 6. Wählen Sie aus der Liste bei Funktion einfügen: die Funktion PRODUCT aus. 7. Setzen Sie zwischen die leeren Klammern das Wort »Links«. 8. Stellen Sie das Zahlenformat #.##0,00 ein. 9. Bestätigen Sie mit OK.
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Die Funktion PRODUCT multipliziert die beiden links stehenden Werte. Word hat nun die beiden Werte aus den Spalten Menge und Einzelpreis multipliziert. Wiederholen Sie diesen Vorgang auch für die folgenden zwei (oder mehr) Zeilen. Abschließend soll die Summe der Gesamtbeträge ermittelt werden. Das ist noch einfacher als die Multiplikation von Menge mit Preis. Setzen Sie den Cursor in die Tabellenzelle unter dem letzten Gesamtpreis und wählen Sie wiederum Tabelle | Formel. Word bietet Ihnen nun gleich die richtige Funktion an: SUM(Über). Legen Sie nur noch das Zahlenformat fest und klicken Sie auf OK.
Die Gesamtsumme aller übereinander stehenden Zahlen ist fix ermittelt. Insgesamt 18 Funktionen stehen Ihnen für das Rechnen in Word-Tabellen zur Verfügung. Wenn das nicht mehr reicht, ist sowieso eine Tabellenkalkulation wie Excel gefragt.
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Tabulatoren Tabulatoren oder Tabstopps sind Stellen, die direkt angesprungen werden können. Diese Einrichtung kommt auch von der Schreibmaschine her, wo diese Ansprungstellen mechanisch eingestellt werden können. In Word sind standardmäßig alle 1,25 cm Tabstopps vorgesehen. Sie können diese aber auch individuell einstellen. Dazu öffnen Sie den entsprechenden Dialog über Format | Tabstopps.
Tabstopps lassen sich individuell einrichten. Dabei können Sie sogar die Ausrichtung festlegen. Vorgegeben ist auch hier eine linksbündige Ausrichtung, das heißt alles was an dem Tabstopp geschrieben wird, wird nach rechts weitergeschrieben. Die Ansprungstelle ist in allen Zeilen die Ausrichtungslinie. Wählen Sie eine Ausrichtung Rechts, so wird die Ansprungstelle als rechter Rand angesehen. Zur Ausrichtung von Zahlen ist die Ausrichtung Dezimal geeignet. Hier wird am Dezimalkomma (oder Dezimalpunkt, je nach Voreinstellung) ausgerichtet.
Eine Tabstopp mit dezimaler Ausrichtung.
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Tabstopps können auch über das Zeilenlineal gesetzt werden. Dazu klickt man auf das Ausrichtungssymbol links im Lineal und wählt den gewünschten Tabulatortyp aus der Liste aus. Anschließend wird direkt in das Lineal geklickt und der Tabstopp an der jeweiligen Stelle festgelegt. Um einen Tabstopp wieder zu löschen, wird er mit dem Mauszeiger direkt aus dem Lineal gezogen.
Tabstopps können auch mit der Maus erzeugt und dann im Spaltenlinial platziert werden.
Tastenkombinationen Word enthält eine Vielzahl an Tastenkombinationen. Diese alle hier aufzulisten, wäre reine Platz- und Papierverschwendung. Sie können sich diese Tastenkombinationen in der Word-Hilfe ansehen. 1. Wählen Sie Hilfe | Word-Hilfe. 2. Geben Sie bei Wonach suchen Sie? den Begriff »Tastenkombinationen« ein. 3. Klicken Sie auf Suchen. 4. Markieren Sie links in der Liste den Eintrag Tastenkombinationen für Word. Sie finden Tastenkombinationen nach verschiedenen Kategorien geordnet. Sie können sich aber auch eine Liste von Tastenkombinationen ausdrucken und geheftet (oder in Klarsichtfolien und einen Ordner verpackt) neben den Computer zum Nachschlagen legen. Word enthält für den Ausdruck bereits ein Makro, das Sie folgendermaßen aktivieren können. 1. Wählen Sie Extras | Makro. 2. Suchen Sie in der Liste der Makros BefehleAuflisten aus und markieren Sie dies Makro durch Anklicken. 3. Klicken Sie anschließend auf Ausführen. 4. Im folgenden Dialog Befehle auflisten wählen Sie Aktuelle Menü- und Tastatureinstellungen und bestätigen mit OK. 5. Wählen Sie Datei | Drucken, um die Liste an Ihren Drucker zu schicken (hoffentlich liegt genug Papier drin).
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Microsoft Office:mac 2008
Alle Word-Tastenkombinationen auf »einen Druck«. In der folgenden Tabelle finden Sie eine kleine (subjektive) Auswahl an Tastenkombinationen, die ich für ganz sinnvoll halte. Falls Sie von einer Windows-Word-Version her auf Office:mac umgestiegen sind, sollten Sie sich die Tastenkombinationen besonders gut ansehen. Einige haben andere Funktionen als unter Windows! Außerdem sollten die Notebookbesitzer beachten, dass viele F-Tasten mit anderen Funktionen versehen sind und für die hier aufgeführten Befehle die fn-Taste benötigt wird. Taste/Tastenkombination
Bedeutung
F1
Vorhergehenden Vorgang rückgängig machen
F2
Text oder Grafik ausschneiden
F3
Text oder Grafik kopieren
F4
Inhalt der Zwischenablage einfügen
F5
Den Befehl Gehe zu aufrufen
F8
Markierungsmodus aufrufen (bei mehrmaligem Drücken jeweils die Markierung erweitern)
F11
Zum nächsten Feld wechseln
F12
Den Befehl Speichern unter aufrufen
o – F8
Ein Makro ausführen
o – s – F7
Wörterbuch öffnen
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Word:mac 2008
Kapitel 3
Taste/Tastenkombination
Bedeutung
s – F4
Die bereits ausgeführten Befehle Suchen oder Gehe zu wiederholen
c – F2
Seitenansicht zeigen
c – F4
Fenster schließen
o – Leer
Geschütztes Leerzeichen eingeben
c – s – Bindestrich
Geschützten Bindestrich eingeben
c – s – >
Schriftgrad vergrößern
c – s –
(Größer)
Vergleich
Größer als
A1>B1
>
(Kleiner)
Vergleich
Kleiner als
B1= (Größer gleich)
Vergleich
Größer als oder gleich
A1>=B1
:<Spalte> also beispielsweise A:A Soll beispielsweise immer alles aus den Spalten D und E summiert werden, so schreiben Sie die Formel: =SUMME(D:E)
Bereichsname Wird ein Bereich mit einem Namen gekennzeichnet, kann dieser in Formeln als Bezug benutzt werden. Statt =SUMME(B2:E4) kann nun auch =SUMME(Umsatz) stehen, wenn dieser zusammenhängende Bereich mit diesem Namen belegt wurde.
Ein- und zweidimensionale Bereichsnamen Einen Bereichsnamen vergeben Sie folgendermaßen: 1. Markieren Sie den entsprechenden Bereich. 2. Klicken Sie in der Bearbeitungszeile ganz links in das Feld, in dem die erste Zelle des Bereichs angezeigt wird.
3. Schreiben Sie einen Bereichsnamen hinein (zum Beispiel »Umsatz«). 4. Schließen Sie mit der r-Taste ab. 379
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Über einen solchen Bereichsnamen ist auch der zugehörige Bereich schnell markiert. 5. Lösen Sie die bestehende Markierung durch Anklicken irgendeiner Zelle innerhalb der Tabelle auf. 6. Wählen Sie den Bereichsnamen (im Beispiel Umsatz) aus der Liste in der Bearbeitungszeile aus. Sofort hat Excel den zugehörigen Bereich mit einer Markierung belegt.
Bereiche können über Namen schnell markiert werden. Alternativ kann auch über das Menü Einfügen | Namen | Definieren ein Bereichsname vergeben werden. Eine Markierung muss vor dem Menüaufruf noch nicht einmal vorhanden sein. Um die Markierung festzulegen, klicken Sie in das Feld Bezieht sich auf: und markieren dann in der Tabelle den betreffenden Bereich. Haben Sie vorher schon markiert, erscheint hier der markierte Bereich bereits als Vorgabe.
Bereichsnamen können auch über einen Dialog vergeben werden. Excel erstellt automatisch einen Bereichsnamen, wenn Sie das Menü Einfügen | Namen | Erstellen wählen. In einem Dialogfenster können Sie dann entscheiden, ob Excel den Namen aus den obersten oder untersten Spalten, der linken oder rechen Zeile entnimmt.
Excel kann auch Bereichsnamen vorschlagen.
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Excel
Kapitel 4
Dreidimensionale Bereichsnamen Auch dreidimensionale Bereiche können benannt werden. Soll zum Beispiel ein bestimmtes Feld über mehrere Blätter summiert werden, wäre es doch einfach, wenn man folgendermaßen vorgehen könnte: =SUMME(Bereichsname) Legen Sie dazu zunächst die Gruppe der Arbeitsblätter fest, die für diesen 3-D-Bezug in Frage kommen: 1. Klicken Sie auf das Register des ersten Arbeitsblattes. 2. Drücken Sie die s-Taste. 3. Klicken Sie auf das letzte Arbeitsblatt. Für die Namensfestlegung gehen Sie wie beschrieben über das Menü Einfügen | Namen | Definieren. Geben Sie den gewünschten Namen ein (zum Beispiel »Bereich_ 3D«) und schreiben Sie in das Feld Bezieht sich auf: den Bezug in folgender Form: =Tabelle_n:Tabellem!Bereich zum Beispiel =Tabelle1:Tabelle12!C9 Nun können Sie diesen Namen (und damit den Bereich) in der bereits genannten Form benutzen.
Bereichsnamen und Konstanten Bereichsnamen müssen sich nicht immer auf Zellbereich beziehen. Soll eine bestimmte Konstante in einem Arbeitsblatt wiederholt benutzt werden, muss diese nicht in eine bestimmte Zelle eingetragen werden. Möchten Sie einen Rabattsatz von 3 % immer wieder benutzen, legen Sie das folgendermaßen fest: 1. Wählen Sie das Menü Einfügen | Namen | Definieren. 2. Tragen Sie bei Namen in der Arbeitsmappe »Rabatt« ein. 3. Geben Sie im Feld Bezieht sich auf: die Konstante ein (im Beispiel 3) 4. Beenden Sie mit OK.
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Auch Konstanten können über Namen definiert werden. Diese Konstante können Sie nun in Formeln verwenden, zum Beispiel =A3 * Rabatt Aus dem Betrag, der im Feld A3 steht, wird in diesem Fall der Rabattbetrag von 3 % herausgerechnet. Der Vorteil ist, dass bestimmte konstante Werte nicht erst irgendwo in der Tabelle eingetragen werden müssen, damit sie genutzt werden können.
Datenbank Eine relationale Datenbank besteht aus Tabellen. Was liegt näher, als Excel ebenfalls für Datenbankzwecke einzusetzen. Natürlich kann eine Tabellenkalkulation wie Excel nicht Aufgaben großer Datenbanksysteme übernehmen. Eine überschaubare Zahl an Datensätzen lässt sich aber mit Excel gut verwalten.
Datenbank(liste) erstellen Eine Datenbank in Excel ist schnell aufgebaut. Es genügt, für die einzelnen Spalten Überschriften zu definieren und gegebenenfalls die Zahlenformate für die Spalten festzulegen.
Eine Datenbankliste ist in Excel schnell aufgebaut.
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Excel
Kapitel 4
Ü Aufgepasst Eine Datenbank in Excel muss aus einer lückenlosen Liste bestehen. Excel erkennt sonst die Datenbank nur bis zur ersten leeren Zeile (zum Beispiel beim Sortieren). Alle Daten danach werden unterschlagen. Arbeiten Sie mit einem Formular, erlaubt Excel keine weiteren Eingaben mehr, wenn die leere Zeile innerhalb der Liste gefüllt wurde. Falls Sie Daten mitten aus einer Liste entfernen, löschen Sie nicht nur die Inhalte, sondern die komplette Zeile heraus.
Arbeiten mit der Datenbank(liste) Das Menü Daten stellt zahlreiche Optionen zur Arbeit mit einer Excel-Datenbankliste bereit. Die Option Sortieren erlaubt das Sortieren einer Liste nach bis zu drei Feldern. Jedes Feld kann wahlweise aufsteigend oder absteigend sortiert werden.
Sortieren ist mit maximal drei Kriterien zulässig. Mit einem Formular lassen sich Datensätze in Excel ganz besonders komfortabel eingeben. 1. Wählen Sie aus dem Menü Daten die Option Formular. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. 3. Geben Sie den neuen Datensatz in die Felder ein. 4. Springen Sie zum nächsten Feld mit der t-Taste. 5. Schließen Sie die Eingabe des Datensatzes mit r ab.
Das Formular ermöglicht eine komfortable Dateneingabe …
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Außerdem ist es möglich, in umfangreichen Listen mit diesem Formular Datensätze zu suchen. 1. Wählen Sie aus dem Menü Daten die Option Formular. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchkriterien. 3. Geben Sie in das Feld, das den Suchbegriff aufnehmen soll, den kompletten Begriff oder einen Teil davon ein. 4. Klicken Sie auf Weitersuchen. Falls der komplette Suchbegriff nicht bekannt ist, verwenden Sie Platzhalter (sogenannte Wildcards): »?« für ein einzelnes Zeichen, »*« für eine unbestimmte Zahl von Zeichen. Soll eine CD gesucht werden, die im Titel das Wort Afrika enthält, geben Sie »*Afrika*« ein.
… und ein gute Suchfunktionalität. Es kann aus einer Liste eine Teilmenge angezeigt werden, wenn Sie über Filter einen AutoFilter oder Spezialfilter definieren. Noch komfortabler wird die Arbeit mit Datenbanklisten, wenn Sie FileMaker Pro zu Hilfe nehmen. Sowohl Formulare als auch Berichte können aus dieser Datenbankanwendung in Excel genutzt werden. Für die einzelnen Felder können auch Gültigkeitsregeln (Daten | Gültigkeit... ) festgelegt werden, um Fehleingaben so früh wie möglich abzufangen. So kann zum Beispiel definiert werden, dass in einer Spalte, die Datumswerte aufnehmen soll, nur Werte ab einem bestimmten Datum eingetragen werden dürfen.
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Excel
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Ein wichtiges Merkmal für die Datenbank: Gültigkeitsregeln verhindern, das in einem Datenfeld falsche Eingaben gemacht werden. Ü Power User Wenn Sie mit der Datenbankliste in Excel arbeiten, empfehle ich Ihnen, über Ansicht | Symbolleisten | Liste die Symbolleiste anzuzeigen, die Ihnen eine effektive Listenbearbeitung ermöglicht. Hier finden Sie auch den Listen-Assistent, der Sie sogar bei der Integration externer Daten (falls Sie auf solche Zugriff haben) in die Excel-Arbeitsmappe unterstützt.
Datenbankfunktionen Excel stellt zwölf spezielle Datenbankfunktionen zum Auswerten von Datenbanklisten zur Verfügung (eine zur Auswertung von Pivot-Tabellen nicht mitgerechnet). Diese sind schon daran zu erkennen, dass sie mit einem DB beginnen. Alle diese Funktionen (mit Ausnahme von DBAUSZUG) haben als Entsprechung eine statistische Funktion. So entspricht zum Beispiel die Funktion DBVARIANZ der Funktion VARIANZ.
Die Datenbankfunktionen helfen …
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Die Syntax aller DB-Funktionen lautet wie folgt: =DBFunktion(Datenbank;Spalte;Suchkriterium) Als Datenbank kann jeder zusammenhängende Zellbereich in einer Excel-Tabelle angegeben werden. Um eine Spalte angeben zu können, muss diese in der ersten Zeile der Liste eindeutig beschriftet sein. Für das Suchkriterium wird ein Bereich angegeben, der aus mindestens zwei Zellen besteht und in dem in der ersten Zelle die Spalte, in der gesucht werden soll, und in der zweiten Zelle der Wert, nach dem gesucht werden soll, angegeben sind. ÜBeispiel Aus einer Umsatzliste sollen alle Umsätze eines bestimmten Kunden aufsummiert werden. Die Datenbankliste befindet sich im Bereich A1:D16, das Suchkriterium ist in den Zellen F1:F2 untergebracht (es wird nach der Kundennummer gesucht). Aufsummiert werden soll das Feld Umsatz. Die Formel lautet: =DBSUMME(A1:D16;“Umsatz“;F1:F2)
… bei der gezielten Auswertung von Listen in Tabellen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass jetzt nur noch in das Feld F2 die Nummer eingegeben werden muss, für die eine Information verlangt wird (wie im Beispiel die aufgelaufenen Umsätze), um in Zelle F5 eine Information zu erhalten.
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Excel
Kapitel 4
Die DB-Funktionen in der Übersicht: Funktion
Bedeutung
DBANZAHL
Zählt die Datensätze, die der angegebenen Bedingung entsprechen (Letzteres trifft auf alle DB-Funktionen zu und wird deshalb nicht mehr angegeben).
DBANZAHL2
Gibt die nicht leeren Zellen der ausgewählten Datensätze zurück.
DBMAX
Gibt den höchsten Wert der ausgewählten Datensätze zurück.
DBMIN
Gibt den niedrigsten Wert der ausgewählten Datensätze zurück.
DBSUMME
Gibt die Summe aller Werte der ausgewählten Datensätze zurück.
DBPRODUKT
Gibt das Produkt aller Werte der ausgewählten Datensätze zurück.
DBMITTELWERT
Gibt den Mittelwert der ausgewählten Datensätze zurück.
DBAUSZUG
Gibt einen Datensatz zurück.
DBSTDABW
Gibt die geschätzte Standardabweichung der ausgewählten Datensätze zurück, wenn es sich um eine Stichprobe handelt.
DBSTDABWIN
Gibt die geschätzte Standardabweichung der ausgewählten Datensätze zurück, wenn es sich um eine Grundgesamtheit handelt.
DBVARIANZ
Gibt die geschätzte Varianz der ausgewählten Datensätze zurück, wenn es sich um eine Stichprobe handelt.
DBVARIANZEN
Gibt die geschätzte Varianz der ausgewählten Datensätze zurück, wenn es sich um eine Grundgesamtheit handelt.
Kann ein Ergebnis nicht berechnet werden, wird die Fehlermeldung #WERT! zurückgegeben. Bei DBAUSZUG kommt diese Meldung, wenn keine Zelle den angegebenen Kriterien entspricht. Entsprechen mehrere Zellen den Kriterien, gibt DBAUSZUG die Fehlermeldung #ZAHL! zurück.
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ÜPower User Datenbanklisten in Excel können auch mit Referenzfunktionen wie SVERWEIS (Suchen in Spalten), WVERWEIS (Suchen in Zeilen) oder INDEX ausgewertet werden. Das ist immer dann interessant, wenn eine bestimmte Information gefunden werden soll. Geht es aber um das Auswerten und Zusammenfassen von Datenbeständen, sind die DB-Funktionen die bessere Wahl.
Datum und Uhrzeit Datum und Uhrzeit lassen sich überraschend gut in Excel eingeben und auch in Berechnungen einsetzen. Dabei sind unterschiedliche Formatierungen für diese Werte möglich. Es wird bei diesem einfachen Umgang mit Zeitangaben leicht übersehen, dass das Verarbeiten dieser Daten gar nicht so selbstverständlich ist. Schaut man genauer hin, stellt man fest, dass es sich bei Datum und Uhrzeit um ein fortlaufendes Zahlensystem handelt. Es beginnt mit dem Wert 1, der den Wert 2. Januar 1904 darstellt, und endet mit dem Wert 2957003, der das Datum 31. 12. 9999 repräsentiert. Addiert man eine 1 hinzu, erkennt Excel die Zahl nicht mehr als Datum an.
Excel für den Mac arbeitet mit dem 1904-Datumssystem. Excel verwaltet darüber hinaus noch ein zweites Datumswertsystem, das mit dem 1. Januar 1900 beginnt, das für die PC-Windows-Version von Excel bestimmt ist. Aus Kompatibilitätsgründen können jeweils beide Systeme auch beide Datumssysteme darstellen. Unter Excel | Einstellungen können Sie auf der Registerkarte Berechnung unter Arbeitsmappenoptionen das 1904-Datumswertesysteme deaktivieren (da voreingestellt) oder wieder aktivieren.
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Excel
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Aus Kompatibilitätsgründen kann zum PC-Datumsformat umgeschaltet werden. Ü Aufgepasst Geben Sie eine mit Excel 2008 erstellte Arbeitsmappe an jemanden weiter, der Excel 2007 (unter Windows) einsetzt, dann entstehen dadurch keine Probleme, da die Arbeitsmappe mit der Einstellung 1904-Datumsformat weitergegeben wird. Kopieren Sie dann allerdings den Bereich mit dem Datum und fügen ihn in eine unter Windows angelegte Excel-Arbeitsmappe ein, dann wird sofort das dort gültige 1900-Datumsformat aktiv. Auch bei einer Verknüpfung tritt dieser Effekt auf. Ich empfehle deshalb, Excel-Anwendungen, die von vornherein für den Austausch vorgesehen sind, mit dem 1900-Datumsformat zu versehen.
Datums- und Uhrzeitformate Über das Menü Format | Zellen können auf der Registerkarte Zahlen die benötigten Datums- und Uhrzeitformate ausgewählt werden. Dabei ist es – aufgrund der beschriebenen Datumswertsysteme – möglich, beides in einer Zelle aufzuführen. Außerdem kann mit diesen Informationen gerechnet werden. Es kann zum Beispiel eine Anzahl Tage zu einem vorgegebenen Datum addiert werden. Heraus kommt ein neues Datum. Oder es kann von einem Datum ein anderes Datum abgezogen werden. Heraus kommt die Differenz in Tagen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie immer auf die richtige Formatierung einer Zelle achten. Soll diese ein Datum darstellen, ist ein Datumsformat zu wählen. Soll die Differenz in Tagen gerechnet werden, ist das Standard- oder ein Zahlenformat angesagt. Neben den vorgegebenen Datums- und Uhrzeitformaten können auch eigene erstellt werden. Dazu stehen verschiedene Formatplatzhalter zur Verfügung:
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Platzhalter
Bedeutung
T,M,J
Tages-, Monats-, Jahreszahl ohne führende Null.
TT,MM,JJ
Tages-, Monats-, Jahreszahl mit führender Null.
TTT,MMM
Wochentag, Monatsnahme als Abkürzung.
TTTT,MMMM,JJJJ
Wochentag, Monatsnamen, Jahreszahl ausgeschrieben.
s,m,h
Sekunde, Minute, Stunde ohne führende Null.
ss,mm,hh
Sekunde, Minute, Stunde mit führender Null.
s,0
Sekunde und Zehntelsekunde ohne führende Null.
s,00
Sekunde und Hundertstelsekunde ohne führende Null.
ss,0
Sekunde und Zehntelsekunde mit führender Null.
ss,00
Sekunde und Hundertstelsekunde mit führender Null.
AM/PM
Zeit in AM/PM-Darstellung.
am/pm
Zeit in am/pm-Darstellung.
A/P
Zeit in A/P-Darstellung.
a/p
Zeit in a/p-Darstellung.
[]
Platzhalter in eckigen Klammern zeigen die absolut verstrichene Zeit an.
Ü Grundlagen Wichtig sind vor allen Dingen die eckigen Klammern. Soll mit Zeitwerten gerechnet werden, die über 60 Sekunden, 60 Minuten oder 24 Stunden hinausgehen, ist die eckige Klammer zwingend erforderlich. Excel beginnt sonst bei Erreichen der 24 Stunden (zum Beispiel) wieder von vorn.
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Excel
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Zweimal die gleiche Reihe mit Uhrzeiten summiert. Die zweite Reihe wurde mit einem benutzerdefinierten Format belegt. Um Datumsreihen zu erstellen, können Sie die AutoAusfüllen-Funktion verwenden. Geben Sie ein Startdatum ein, markieren Sie den Bereich und wählen Sie Bearbeiten | Ausfüllen | Reihe. Der Reihentyp ist bereits auf Datum vorgestellt. Sie müssen jetzt nur noch die Zeiteinheit und das Inkrement festlegen.
Auch mit Datumsreihen kommt Excels AutoAusfüllen-Funktion gut zurecht.
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Datum- und Zeitfunktionen Eine Reihe von Funktionen ermöglichen weiter gehende Berechnungen mit Datum und Zeit.
DATUM und DATWERT Die Funktion DATUM wandelt Werte in ein echtes Datum um: =DATUM(Jahr;Monat;Tag) Für die Parameter können Werte direkt eingesetzt oder aus Zellen ausgelesen werden: =DATUM(2004;10;13) =DATUM(B7;B6;B5) In beiden Fällen macht die Funktion aus den einzelnen Zahlen eine serielle Datumszahl. Die Funktion DATWERT wandelt dagegen einen Text in ein Datum um. Auch hier kann die Eingabe direkt erfolgen oder in einer Zelle ausgelesen werden: =DATWERT(Text) =DATWERT(„13.12.2004“) =DATWERT(B7)
ZEIT und ZEITWERT Die Funktion ZEIT wandelt Zahlen oder Zellinhalte in eine Uhrzeit um: =Zeit(Stunde;Minute;Sekunde) Der Parameter Sekunde ist optional und kann auch ausgelassen werden. Dann ist allerdings nach Minute trotzdem ein Strichpunkt zu setzen. =ZEIT(15;30;) Die Funktion ZEITWERT wandelt (analog zur Funktion DATWERT) einen Text in einen Zeitwert um: =ZEITWERT(Text) =ZEITWERT(„15:30«)
HEUTE und JETZT Die Funktionen HEUTE und JETZT tragen das aktuelle Datum beziehungsweise die aktuelle Zeit in die entsprechende Zelle ein.
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Excel
Kapitel 4
=HEUTE() =JETZT() Der Wert der Funktion wird nicht automatisch angepasst. Bei jeder Neueingabe oder wenn die Tabelle manuell neu berechnet wird, findet eine Anpassung der Ergebnisse aus diesen Funktionen statt.
JAHR, MONAT, TAG, WOCHENTAG Diese drei Funktionen: =JAHR(Zahl) =MONAT(Zahl) =TAG(Zahl) werten ein Datum ihrem Namen entsprechend aus; JAHR zieht die Jahreszahl, MONAT den Monatswert und TAG den Tag aus einer Datumszahl heraus. Steht in Zelle A1 das Datum 25.1.2004, so ergibt =JAHR(A1) den Wert 2004 usw. Wird ein Datum direkt in die Funktion eingegeben, muss es in Anführungszeichen stehen: =JAHR(„25.1.2004“) Die Funktion WOCHENTAG analysiert aus einem Datum den Wochentag. =WOCHENTAG(Zahl;Typ). Der Parameter Typ kann entfallen. Dann nimmt Excel automatisch den Typ 1 an. Typ
Bedeutung
1
1 = Sonntag bis 7 = Samstag
2
1 = Montag bis 7 = Sonntag
3
0 = Montag bis 6 = Sonntag
STUNDE, MINUTE, SEKUNDE Diese Funktionen extrahieren aus einer Zeitangabe den entsprechenden Anteil: =STUNDE(Zahl) =MINUTE(Zahl) =SEKUNDE(Zahl)
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Weitere Datum- und Zeitfunktionen Weitere in Excel enthaltene interessante Datum- und Zeitfunktionen können Sie der folgenden Tabelle entnehmen. Funktion
Bedeutung
=ARBEITSTAGE(Startdatum; Tage;Freie Tage)
Liefert das Datum, das eine angegebene Zahl von Arbeitstagen hinter einem Startdatum liegt. Wochenenden werden nicht berücksichtigt. Zusätzliche freie Tage können angegeben werden.
=NETTOARBEITSTAGE(Start datum;Enddatum;Freie Tage)
Liefert das Datum, das zwischen zwei verschiedenen Datumsangaben liegt. Wochenenden werden nicht berücksichtigt. Zusätzlich freie Tage können angegeben werden.
=EDATUM(Startdatum; Monate)
Berechnet das Datum, das eine angegebene Zahl von Monaten vor oder hinter dem Startdatum liegt.
=MONATSENDE(Startdatum ;Monate)
Liefert den letzten Tag des Monats, der eine angegebene Zahl von Monaten nach einem Startdatum liegt.
=BRTEILJAHRE(Startdatum; Enddatum;Basis)
Diese Funktion wandelt die Anzahl der Tage zwischen zwei angegebenen Daten in Bruchteile von Jahren um. Basis 0 oder keine Angabe = 30 Tage Monate , 360 Tage Jahr (USA). Basis 1 = tatsächliche Anzahl Tage für Monat und Jahr. Basis 2 = tatsächliche Anzahl Tage für Monat, 360 Tage Jahr, Basis 3 = tatsächliche Anzahl Tage für Monat, 365 Tage Jahr. Basis 4 = 30 Tage Monat, 360 Tage Jahr (Europa).
=TAGE360(Startdatum;Enddat um;Methode)
Berechnet die Anzahl Tage zwischen zwei Daten, ausgehend von einem Jahr mit 360 Tagen. Der Parameter Methode ist optional: 0 oder 1. 1 verwendet die europäische Methode: Ausgangsdatum 31. wird zum 30., Enddatum 31. wird zum 1. Der Februar hat immer 30 Tage.
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Excel
Kapitel 4
Dezimalstellen Die Darstellung und Eingabe von Dezimalstellen ist in Excel sehr komfortabel gelöst. Es kann bei der Anlage von Zahlenformaten schon festgelegt werden, welche Dezimalstellen angezeigt werden. Intern rechnet Excel aber immer mit 15 Stellen. Wird ein Zahlenformat gewählt, das nur zwei Dezimalstellen anzeigt, bleiben doch im Hintergrund die anderen Stellen aktiv und werden bei Berechnungen mit berücksichtigt. Das kann durchaus zu Rundungsdifferenzen führen. Um dies zu verhindern, gibt es einige mathematische Funktionen (zum Beispiel RUNDEN, ABRUNDEN). In der Symbolleiste Standard finden sich zwei Symbole, mit denen bei einer Zahl Dezimalstellen hinzugefügt oder entfernt werden können. Diese Schaltflächen finden Sie auch in der Formatierungspalette wieder.
Mit diesen Schaltflächen in der Formatierungspalette lassen sich bei einer Zahl Dezimalstellen hinzufügen oder entfernen. Jedes der beiden Symbole zur Dezimalstellenbearbeitung beinhaltet auch gleichzeitig die Funktion des anderen. Das erste Symbol trennt bei einer Zahl eine Stelle durch ein Dezimaltrennzeichen ab. Drücken Sie die s-Taste, bevor Sie das Symbol anklicken, wird die Funktion genau umgekehrt ausgeführt. Das funktioniert beim zweiten Symbol ebenso. Insbesondere bei der Eingabe langer Zahlenkolonnen (zum Beispiel bei Aufgaben im Rechnungswesen) ist es lästig, immer das Dezimaltrennzeichen eingeben zu müssen. Das kann dann unterbleiben, wenn Sie eine entsprechende Einstellung vornehmen. 1. Wählen Sie Excel | Einstellungen. 2. Aktivieren Sie die Registerkarte Bearbeiten. 3. Schalten Sie das Kontrollkästchen Diese Anzahl von festen Dezimalstellen anzeigen ein und korrigieren Sie gegebenenfalls die Anzahl der Dezimalstellen dahinter. 4. Übernehmen Sie die Einstellungen mit OK. Von jeder Zahl, die jetzt eingegeben wird, werden automatisch die festgelegten Dezimalstellen von rechts abgetrennt. Das heißt aber auch, dass bei Zahlen, die eigentlich keine Stellen nach dem Dezimalkomma haben, so viele Nullen eingegeben werden müssen, wie Dezimalstellen vorgesehen sind.
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Dezimalstellen können fix vorgegeben werden.
Externer Bezug Ein externer Bezug verweist auf andere Tabellen und/oder Arbeitsmappen. Er ist immer folgendermaßen aufgebaut: [Arbeitsmappe]Tabelle!Bezug ÜBeispiel [Finanzen]Quartal1!A12 [Finanzen]Quartal3!$A$15 [Finanzen]Quartal4!Steuern Ein externer Bezug ist immer an dem Ausrufezeichen zu erkennen. Dieses hilft zum Beispiel beim Suchen nach externen Bezügen (sogenannten Verknüpfungen). Bezieht sich der externe Bezug auf eine Tabelle innerhalb der gleichen Arbeitsmappe, kann die Angabe der Arbeitsmappe in eckigen Klammern entfallen. Ein externer Bezug kann sowohl absolute als auch relative Bezüge enthalten.
Fehlermeldungen Führt eine Formel zu einem falschen (oder keinem) Ergebnis, wird eine Fehlermeldung in der Zelle ausgegeben. Diese Fehlermeldungen (oder genauer: die Fehlerwerte) lassen meist relativ genaue Schlüsse auf die Fehlerursache zu. Die folgende Tabelle listet alle möglichen Fehlerwerte auf.
396
Excel
Kapitel 4
Fehlerwert
Bedeutung
#DIV/0!
Mit der Formel wird eine Division durch 0 durchgeführt, entweder direkt oder durch einen Bezug auf eine andere Zelle. Manchmal ist dies nur ein vorübergehender Zustand, weil die Zellen später mit Werten gefüllt werden.
#NV
Ein Wert ist nicht verfügbar. Ein Bezug weist z. B. auf eine Zelle, die keinen gültigen Inhalt hat (etwa eine leere Zelle oder eine Zelle mit einem Format, das nicht zur Formel passt).
#BEZUG!
Ein ungültiger Zellbezug ist vorhanden. Dies trifft z. B. dann zu, wenn Zellen gelöscht oder verschoben wurden, der Bezug aber nach wie vor versucht, auf die Inhalte dieser Zellen zuzugreifen.
#NAME?
Ein in der Formel oder Funktion verwendeter Name ist nicht verfügbar. Diese Meldung tritt auch auf, wenn ein Text in einer Formel nicht in Anführungszeichen gesetzt wird oder der Doppelpunkt in einem Bereichsbezug fehlt.
#NULL!
In einer Bereichsangabe wurde ein ungültiger Operator verwendet oder er fehlt. Es wird auf eine falsche Schnittmenge hingewiesen.
#WERT!
Die Formel enthält einen Wert, der für die Berechnung ungültig ist. Es ist z. B. ein Text statt einer Zahl oder eines Wahrheitswertes angegeben. In einer Matrixformel taucht dieser Fehler auf, wenn die Formel lediglich mit der EnterTaste abgeschlossen wurde oder eine ungültige Matrix benutzt wird. Außerdem erscheint die Fehlermeldung, wenn ein Makro eine Zelle benutzt, die den Fehlerwert #BEZUG! enthält.
#ZAHL!
Eine Formel oder Funktion verwendet eine ungültige Zahl oder überschreitet einen für Excel gültigen Zahlenbereich. Funktionen, die mit Iterationen arbeiten, melden mit diesem Wert auch falsche Iterationsergebnisse.
##########
Diese Fehlermeldung weist lediglich darauf hin, dass der Zellinhalt nicht dargestellt werden kann. In der Regel ist die Spalte zu schmal. Passen Sie die Spalte in der richtigen Größe an, so verschwindet die Fehlermeldung in den meisten Fällen.
Möchten Sie eine Fehlermeldung unterdrücken, kombinieren Sie diese mit der WENN-Funktion etwa nach folgendem Prinzip: =WENN(Prüfung;Wahr_DannDies;Falsch_DannDas)
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ÜBeispiel =WENN(B12=0;““;A3/B12) Zuerst wird geprüft, ob die Zelle, die den Divisor enthält, leer ist oder den Wert 0 hat. Ist das der Fall, so werden nur Leerzeichen in die Ergebniszelle geschrieben; die Ausgabe einer Fehlermeldung (#DIV/0!) unterbleibt. Enthält die Zelle B12 aber einen Wert größer 0, so wird von der Prüfung FALSCH zurückgegeben und der zweite Parameter führt die Berechnung durch.
FileMaker Pro Einige der Windows-Versionen von Microsoft Office enthalten das Datenbank-Management-System Access. In der Apple-Version ist diese Datenbanksoftware noch nie dabei gewesen. Damit trug Microsoft wohl der Situation Rechnung, dass mit FileMaker Pro eine Datenbank unter den Apple-Anwendern weit verbreitet ist. Sie können FileMaker-Pro-Datenbanken direkt über das Menü Datei | Öffnen in eine Excel-Tabelle importieren.
FileMaker-Pro-Datenbanken können direkt in eine Excel-Tabelle importiert werden.
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Excel
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Ab Excel 2008 können nun auch Daten aus FileMaker Pro ab Version 7 (.fp7) importiert werden. Excel startet nach Auswahl einer FileMaker-Datei den FileMaker-ProImport-Assistenten, der sowohl die Auswahl beliebiger Felder aus Tabellen als auch aus Layouts ermöglicht. Letzteres ist dann besonders interessant, wenn in einem Layout Daten aus verschiedenen Tabellen zusammengefasst wurden und genau diese Zusammenfassung auch in der Excel-Tabelle benötigt wird. Es genügt dann ein Mausklick auf Alle Hinzufügen und auf Fertig stellen (den zweiten Schritt des Assistenten kann man sich dann sparen), um die Daten herüberzuholen.
Über den FileMaker-Pro-Import-Assistenten lassen sich auch Datenbanken auswerten. Aber Vorsicht! Eine Excel-Tabelle kann maximal aus 65.536 Zeilen bestehen. Entsprechend beschränkt ist auch der Import einer Datenbanktabelle. Da FileMaker Pro eine größere Anzahl an Datensätzen enthalten kann, gibt es bei einem Import eventuell Datenverlust. Im Falle einer so großen Datenbank ist eine Aufteilung der Tabelle (oder das Filtern) nicht zu umgehen, wenn die Datensätze trotzdem in eine Excel-Tabelle sollen. Der zweite Schritt des FileMaker-Pro-Import-Assistenten bietet dann auch eine Filtermöglichkeit an. Bis zu drei Felder können als Filterkriterium herangezogen werden.
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Beim Import lassen sich die Daten aus FileMaker Pro auch filtern. Nach dem Import stehen die Daten in einer Excel-Liste (Datenbankliste) zur Verfügung. Gleichzeitig wurden die Symbolleiste Liste geöffnet und der AutoFilter eingeschaltet. Die Auswertung der FileMaker-Daten kann sofort beginnen.
Die Datenliste in Excel bekommt sofort die passenden Werkzeuge zur Bearbeitung hinzugestellt. Aber auch aus FileMaker Pro heraus kann an Excel übergeben oder von Excel importiert werden. Es gibt sogar einen Skriptschritt Datensätze als Excel speichern, mit dem skriptgesteuert ein Import nach Excel vorgenommen werden kann. Um eine Excel-Tabelle in FileMaker Pro einzulesen, wird über den normalen Öffnen-Dialog die Excel-Arbeitsmappe markiert und in einem weiteren Schritt die gewünschte Tabelle ausgewählt.
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FileMaker Pro und Excel kooperieren also hervorragend miteinander. Wenn Sie beide Programme einsetzen, werden Sie Ihre Freude daran haben.
Auch FileMaker Pro kann Excel-Daten exportieren.
Gitternetzlinien Gitternetzlinien können in Tabellen, Diagrammen und beim Ausdruck genutzt werden. Das sind die Linien zwischen den einzelnen Zellen auf dem Bildschirm. Sie können über das Menü Excel | Einstellungen auf der Registerkarte Ansicht unter der Gruppe Fensteroptionen ein- und ausgeschaltet werden.
Gitternetzlinien am Bildschirm können ein- und ausgeblendet werden. Gitternetzlinien können auch in einem Diagramm eingesetzt werden. Dabei stehen verschiedene Typen (Haupt- und Hilfsgitternetzlinien) zur Verfügung, die jeweils an der x- oder y-Achse (oder beiden) orientiert werden können. Diese Gitternetzlinien können über die Formatierungspalette aus der Gruppe Diagrammoptionen gestaltet (das heißt auch ausgeblendet) werden.
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Die Formatierungspalette enthält Werkzeuge zum Beeinflussen von Gitternetzlinien in Diagrammen. Auch die rechte Maustaste hilft bei den Gitternetzlinien weiter: < Klicken Sie auf die Achsenbeschriftung mit der rechten Maustaste, so erhalten Sie im Kontextmenü die Befehle Hilfsgitternetz hinzufügen und Hauptgitternetz formatieren. < Klicken Sie mit der rechten Maustaste die Gitternetzlinien im Diagramm direkt an, so erhalten Sie im Kontextmenü den Befehl Gitternetzlinien formatieren. Im Dialog Gitternetzlinien formatieren (identisch mit Hauptgitternetz formatieren) können Sie Einstellungen zu Linienstärke, Farbverlauf etc. vornehmen.
Werkzeuge zur Gitternetzformatierung finden Sie auch direkt im Diagramm. Außerdem lassen sich Gitternetzlinien zwischen den Zellen in einem Tabellenausdruck nutzen. Über das Menü Datei | Seite einrichten kann festgelegt werden, ob Gitternetzlinien gedruckt oder unterdrückt werden. Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert.
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Excel
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Gitternetzlinien können auch beim Tabellendruck vorgesehen werden.
Gleitender Durchschnitt Der gleitende Durchschnitt ist ein Trend, der von Excel aus einer Reihe errechnet und einem Diagramm hinzugefügt werden kann. Sie gehen dazu folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie im Diagramm die Reihe, aus der der gleitende Durchschnitt errechnet werden soll, durch Anklicken. Es sollten dabei alle Diagrammelemente markiert werden. 2. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Trendlinie hinzufügen... 3. Markieren Sie die Kategorie Typ. 4. Markieren Sie Gleitender Durchschnitt und stellen Sie die Zahl der Perioden ein (die Anzahl der Werte der Reihe, aus denen der gleitende Durchschnitt errechnet wird). Vorgegeben ist 2. Je größer Sie die Periode wählen, umso genauer wird der gleitende Durchschnitt. 5. Bestätigen Sie mit OK.
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Der gleitende Durchschnitt kann aus einer Auswahl von Trendtypen ausgewählt … 6. Der gleitende Durchschnitt wird mit einer sehr dünnen Linie angezeigt. Um diese etwas anzupassen, markieren Sie die Durchschnittslinie im Diagramm durch Anklicken. 7. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Trendlinie formatieren. 8. Aktivieren Sie das Register Stärken & Pfeile. 9. Stellen Sie bei Formatvorlage: eine andere Linie ein oder passen Sie die Stärke an. 10. Beenden Sie die Einstellungen mit OK. Der gleitende Durchschnitt wird dem Diagramm hinzugefügt.
… und einer Diagrammreihe hinzugefügt werden.
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Auch die Trendberechnung können Sie auf diese Weise noch nachträglich anpassen, indem Sie auf der Registerkarte Typ die Einstellung verändern. Es stehen außerdem noch fünf Trend- beziehungsweise Regressionstypen zur Auswahl bereit.
Die Trendlinie kann nachträglich formatiert werden.
Informationsfunktionen Informationsfunktionen geben Auskunft über den Inhalt und das Format von Zellen. Ein Beispiel ist die Funktion INFO(Typ). Je nach Angabe eines bestimmten Parameters werden spezielle Informationen über das System ausgegeben. Die Werte für Typ müssen in Hochkommata eingeschlossen werden, zum Beispiel =INFO(„Version“). Ü Aufgepasst In der Offline-Hilfe warnt Microsoft vor dem unüberlegten Einsatz dieser Funktion, da sie Informationen über System und Benutzer preisgegeben kann.
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Die Funktion INFO schreibt Systeminformationen in eine Zelle. Die Funktion ZELLE(Infotyp;Verweis) gibt Informationen über die Formatierung, der Position und den Inhalt einer Zelle zurück. Wird der Parameter Verweis nicht angegeben, nimmt die Funktion Bezug auf die aktuelle Zelle.
Die Funktion ZELLE() zeigt Informationen über eine ausgewählte Zelle an.
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Kapitel 4
Die weiteren Informationsfunktionen sind: Funktion
Bedeutung.
FEHLER.TYP
Fragt den Fehlertyp ab und gibt eine Zahl zurück.
ISTBEZUG
Gibt WAHR zurück, wenn der Wert ein Bezug ist.
ISTFEHL
Gibt WAHR zurück, wenn der Fehlerwert ungleich #NV ist.
ISTFEHLER
Gibt WAHR zurück, wenn der Wert ein Fehlerwert ist.
ISTGERADE
Gibt WAHR zurück, wenn die Zahl gerade ist.
ISTKTEXT
Gibt WAHR zurück, wenn kein Text vorliegt.
ISTLEER
Gibt WAHR zurück, wenn die Zelle leer ist.
ISTLOG
Gibt WAHR zurück, wenn der Wert ein Wahrheitswert ist.
ISTNV
Gibt WAHR zurück, wenn der Fehlerwert #NV ist.
ISTTEXT
Gibt WAHR zurück, wenn die Zelle Text enthält.
ISTUNGERADE
Gibt WAHR zurück, wenn die Zahl ungerade ist.
ISTZAHL
Gibt WAHR zurück, wenn die Zelle eine Zahl enthält.
N
Liefert den in eine Zahl umgewandelten Wert.
NV
Liefert den Fehlerwert #NV.
TYP
Gibt den Datentyp des Werts zurück: 1 = Zahl; 2 = Text; 4 =Logischer Wert; 16 = Fehlerwert; 64 = Matrix.
Kalenderwoche berechnen Die Funktion KALENDERWOCHE errechnet aus einem Datum die Nummer der Kalenderwoche. Diese Funktion steht aber nur zur Verfügung, wenn das Add-In Analyse-Funktionen aktiviert ist. ÜBeispiel KALENDERWOCHE(Datum;Rückgabe) Der Parameter Rückgabe regelt, ob die Woche mit dem Sonntag (1) oder Montag (2) beginnt.
Die Kalenderwoche lässt sich aus einem Datum leicht errechnen.
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Kopieren Zellen und Bereiche können in Excel über die Zwischenablage und mit der Maus kopiert werden.
Kopieren über die Zwischenablage 1. Markieren Sie den Bereich, der Kopiert werden soll. 2. Wählen Sie Bearbeiten | Kopieren (alternativ: c – C oder das Symbol Kopieren aus der Symbolleiste ). 3. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, von der ab der kopierte Bereich eingefügt werden soll, und wählen Sie Bearbeiten | Einfügen (alternativ: c – V oder das Symbol Einfügen aus der Symbolleiste ).
Kopieren mit der Maus 1. Markieren Sie den Bereich, der markiert werden soll. 2. Fahren Sie mit dem Mauszeiger an den Rand des markierten Bereichs, bis er sich in eine Hand verwandelt. 3. Halten Sie die ctrl-Taste gedrückt und ziehen Sie mit der (linken) Maustaste den Bereich an den gewünschten Ort. 4. Lassen Sie die Maustaste und die ctrl-Taste los.
Mit der Maus lassen sich ganze Bereiche leicht und schnell verschieben.
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Sie können den Vorgang auch ohne ctrl-Taste durchführen. Dann wird der markierte Bereich einfach verschoben. Setzen sie die ctrl-Taste ein, dann können Sie aus vielen Optionen (Verschieben, Kopieren, Werte kopieren etc.) wählen.
Kreissegmente verschieben Um die Segmente in einem Kreisdiagramm zu verschieben, müssen sie zunächst mit der Maus markiert werden. Dazu klicken Sie das gewünschte Segment einmal an. Nun ist das ganze Kreisdiagramm markiert. Klicken Sie ein zweites Mal auf das Segment, so reduziert sich die Markierung auf dieses Segment. Es lässt sich anschließend heraus ziehen. Sobald Sie nicht mehr zusammen hängen, lässt sich jedes einzelne Segment im Diagramm markieren und verschieben. Ü Tipp Gelingt es Ihnen nicht auf Anhieb, ein Segment zu markieren, dann doppelklicken Sie darauf und schließen den Dialog, der dann erscheint, wieder. Sie finden aber das Kreissegment jetzt markiert vor und können es mit der Maus herausziehen.
Die einzelnen Kreissegmente können verschoben werden.
Leere Zellen zählen Möchten Sie wissen, wie viel leere Zellen in einem Bereich vorhanden sind, setzen Sie die Funktion =ANZAHLLEEREZELLEN(Bereich) ein. =ANZAHLLEEREZELLEN(A1:B30)
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zählt die leeren Zellen im Bereich A1 bis B30. Beachten Sie dabei, dass zum Beispiel ein Leerzeichen aus einer leeren Zelle eine gefüllte macht. Obwohl Sie nichts sehen, wird diese Zelle nicht mitgezählt.
Logische Funktionen Logische Funktionen werden vor allem dann eingesetzt, wenn eine Entscheidung zu treffen ist. Mit der logischen ODER- sowie UND-Verknüpfung wird vor allem beim Spezialfilter die Grundlage für die Filterauswahl gelegt. Die Funktionen FALSCH oder WAHR übergeben an eine Zelle oder Funktion einen Wahrheitswert. Am interessantesten ist die WENN-Funktion, denn mit ihr kann in Abhängigkeit einer Bedingung ein Wert ausgewählt oder eine Berechnung durchgeführt werden. Dabei lassen sich mehrere WENN-Funktionen innerhalb einer Formel verschachteln. Die höchste Verschachtelungstiefe ist allerdings sieben. Jedes Mal muss darauf geachtet werden, dass die vollständige Funktion mit allen drei Parametern aufgeführt wird. Darf ein Parameter entfallen, muss dafür das Semikolon gesetzt werden. ÜBeispiel =WENN(Bedingung1;WENN(Bedingung2;Dann2;WENN(Bedingung3;Dann3; Sonst3)Sonst1) Die zweite WENN-Funktion ersetzt den Dann1-Parameter; die dritte WENN-Funktion ersetzt den Sonst2-Parameter. Ist Bedingung1 wahr, dann wird die nächste WENNFunktion ausgeführt, ist sie falsch, Sonst1. Ist Bedingung2 wahr, wird Dann2 ausgeführt, sonst die dritte WENN-Funktion. Funktion
Bedeutung.
FALSCH
Den Wahrheitswert FALSCH eintragen.
NICHT(Wahrheitswert)
Den Wahrheitswert umkehren.
ODER
Logische ODER-Verknüpfung.
UND
Logische UND-Verknüpfung.
WAHR
Den Wahrheitswert WAHR eintragen.
WENN(Bedingung;Dann;Sonst)
Eine Bedingung auf Wahr und Falsch untersuchen und entsprechend einen Parameter (Dann oder Sonst) ausführen.
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Mathematische Funktionen Excel ist eine Anwendung, mit der gerechnet wird. Entsprechend sind auch viele mathematische Funktionen integriert. Einige wichtige mathematische Funktionen im Detail:
SUMME Die Funktion SUMME berechnet die Summe einer angegebenen Reihe. Die Syntax lautet: =SUMME(Reihe) Der Parameter Reihe kann sowohl einen Bezug als auch eine Reihe von maximal 30 Zahlen aufnehmen. Diese Funktion ist sicherlich eine der am häufigsten genutzten Funktionen in Excel. Entsprechend ist sie auch durch ein Symbol in der Symbolleiste vertreten . Über dieses Symbol wird nicht nur die leere Funktion in eine Zelle integriert; Excel versucht auch gleichzeitig, die zu summierende Reihe zu ermitteln. Das funktioniert allerdings nur, wenn angrenzend an die Zelle mit der Funktion eine Reihe oder Spalte mit Werten enthalten ist, die summiert werden sollen. Ü Beispiel =SUMME(B3:B27) =SUMME(33;37;29;31;25;38;31;26) =SUMME(B2:B9;B13;B17;B28) =SUMME(Umsatz)
ABS und VORZEICHEN Die Funktion ABS gibt den absoluten Wert einer Zahl zurück. Die Syntax lautet: =ABS(Zahl) Für den Parameter Zahl kann eine Zahl, ein Bezug oder eine Formel stehen. Enthält die Zelle A4 die Formel =ABS(SUMME(A1:A3)) und enthalten die in der Formel angegebenen Zellen die Werte 10,-33,-17, so gibt die Funktion den Wert 40 zurück.
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Mit der Funktion ABS entfällt das Vorzeichen. Die Funktion VORZEICHEN gibt einen Wert zurück, der aussagt, ob der Inhalt der Zelle positiv, negativ oder gleich null ist. =VORZEICHEN(Zahl/Bezug) Ist die Zahl oder der Bezug positiv, gibt die Funktion den Wert 1 zurück. Bei einem negativen Ergebnis wird -1 zurückgegeben und bei einer leeren Zelle der Wert null.
Das Vorzeichen einer Zahl kann über eine Funktion ermittelt werden. Das Vorzeichen einer Zahl in einer Zelle kann nun abgefragt werden und abhängig von dem zurückgegebenen Wert eine Entscheidung getroffen werden. Ein einfaches Beispiel mit der WENN-Funktion zeigt dies in der nächsten Abbildung.
Über die Abfrage des Vorzeichens spricht Excel jetzt »Klartext«.
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ZÄHLENWENN und SUMMEWENN Die Funktionen ZÄHLENWENN und SUMMEWENN werten Bereiche abhängig von einer Bedingung aus. Diese Bedingung wird als Parameter in den Funktionen eingefügt: =ZÄHLENWENN(Bereich;Bedingung) =ZÄHLENWENN(D1:D17;“500“) Hierbei werden alle Zellen gezählt, deren Inhalt größer als 500 ist. Die SUMMEWENN-Funktion arbeitet ähnlich. Auswertungs- und Summierungsbereich können bei dieser Funktion allerdings voneinander abweichen. =SUMMEWENN(D1:D17;“500“) Dabei werden alle Zellen aufsummiert, deren Inhalt größer als 500 ist. ÜAufgepasst Beachten Sie, dass die Bewertungskriterien einschließlich Operator in Anführungszeichen gesetzt werden müssen.
SUMMEWENN und ZÄHLENWENN sind zwei starke Funktionen zur Auswertung von Bereichen. Benötigen Sie immer wieder unterschiedliche Bewertungskriterien, ist es umständlich, wenn jedes Mal die Formel geändert werden muss. Es ist in solch einem Fall sinnvoller, die Bewertungsinformationen in eine Zelle zu schreiben. Die Formeln müssen
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dann folgendermaßen aussehen (wenn zum Beispiel die Bewertungskriterien in Zelle C2 geschrieben wurden): =ZÄHLENWENN(D1:D17;“>“&C2) =SUMMEWENN(D1:D17;“>“&C2 Variiert auch der Vergleichsoperator (gleich =; größer >; kleiner
