Методические указания для студентов исторического и филологического факультетов по курсу ''Информационные технологии''. Часть 2. Табличный процессор MS Excel. Ввод и форматирование исходных данных

Министерство общего и профессионального образования РФ

Ростовский Государственный Университет

Методические указания для студентов исторического и филологического факультетов

по курсу

«Информационные технологии» Часть 2 . Табличный процессор MS Еxcel. Ввод и форматирование исходных данных.

Ростов-на-Дону 2002 г

2

Методические указания для студентов исторического и филологического факультетов по курсу “ Информационные технологии“ часть 2. Табличный процессор MS EXCEL

Печатается по решению кафедры Информатики и вычислительного эксперимента. Протокол №1 от 9 сентября 2002г.

Методические указания разработаны Клименко Н.Б. и Трясоруковым

А.И.

3

Содержание 1.НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ MS EXCEL..............................................................................................4 2.СПОСОБЫ ЗАПУСКА ПРОГРАММЫ......................................................................................................5 3.СТРУКТУРА ЭКРАНА. .................................................................................................................................5 4.ЭЛЕМЕНТЫ ФАЙЛА MS EXCEL ..............................................................................................................6 ОЧИСТКА РАБОЧЕГО ЛИСТА.....................................................................................................................8 5.ДЕЙСТВИЯ СО СТОЛБЦАМИ И СТРОКАМИ. .....................................................................................8 6.ДЕЙСТВИЯ С ЯЧЕЙКАМИ .........................................................................................................................9 7.ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ С ДАННЫМИ. ..................................................................11 8.ИНСТРУМЕНТЫ EXCEL ПРИ РАБОТЕ С ДАННЫМИ.....................................................................12 8.1ВВОД ЧИСЕЛ................................................................................................................................................12 Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей................................14 Изменение способа отображения чисел, дат и времени в Microsoft Excel .........................................14 Основные числовые форматы..................................................................................................................14 Фиксированный десятичный формат.....................................................................................................16 Пользовательские форматы чисел, дат и времени ...............................................................................17 Форматы валют, процентов и экспоненциального изображения .......................................................18 8.2. ВВОД ДАТ И ВРЕМЕНИ СУТОК ...................................................................................................................19 8.3. ВВОД ТЕКСТА ............................................................................................................................................20 8.4 ВВОД ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫХ РЯДОВ ДАННЫХ ............................................................................................20 АВТОКОПИРОВАНИЕ .............................................................................................................................21 АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ................................................................................................................................21 Способ заполнение рядов чисел, дат и других элементов .....................................................................22 ТИПЫ РЯДОВ АВТОЗАПОЛНЕНИЯ .....................................................................................................................23 Арифметическая и геометрическая прогрессии ....................................................................................23 Время ..........................................................................................................................................................24 9. КОПИРОВАНИЕ ФОРМАТОВ ИЗ ОДНОЙ ЯЧЕЙКИ ИЛИ ДИАПАЗОНА ...................................24 ЯЧЕЕК В ДРУГОЙ ..........................................................................................................................................25 10. ВЫДЕЛЕНИЕ ДАННЫХ, ОТВЕЧАЮЩИХ ОПРЕДЕЛЕННЫМ СВОЙСТВАМ........................25 11. ПРИМЕНЕНИЕ УСЛОВНЫХ ФОРМАТОВ В ЯЧЕЙКАХ ...............................................................26 12. ИЗМЕНЕНИЕ, ДОБАВЛЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ УСЛОВНЫХ ФОРМАТОВ.................................27 13. СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ……..27

4

1.Назначение программы MS Excel MS Еxcel - одна из самых популярных сегодня программ - процессоров электронных

таблиц. Электронные таблицы – это двумерные массивы,

состоящие из столбцов и строк. С их помощью простейшими приемами обработки данных, понятными всем, кто знаком с клетчатой бумагой, выполняют самые разнообразные действия: ведут списки и таблицы, обсчитывают данные опросов общественного мнения, формируют базы данных. MS Еxcel может вычислять суммы по столбцам и строкам таблиц, вычислять проценты, посчитать среднее значение, в нем множество стандартных функций: финансовых,

математических,

логических,

статистических. ЕXCEL выполняет : • копирование однородных элементов; • сохранение значений и форматов; • построение графиков и диаграмм разного вида; • формирование одной ячейки из нескольких; • и многое другое. Ехсе1 предназначен и для более сложных манипуляций с данными, например для сортировки данных, их перегруппировки, формирования выборочных таблиц по разным критериям, расчета итогов по разным группам данных, исследования влияния одних факторов на другие, выполнять различные статистические расчеты. Можно продолжать перечисление, но нельзя забывать, что чем сложнее требуемое действие над данными, тем

более сложный математический

инструментарий нужно подготовить. Поэтому вернемся к началу. MS ЕXCEL

ПОЗВОЛЯЕТ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ДЕЙСТВИЯ НАД

ДАННЫМИ РАЗМЕЩЕННЫМИ В ЯЧЕЙКАХ ТАБЛИЦЫ.

5

2.Способы запуска программы Программа ЕXCEL является частью пакета МS Оffice. Чтобы его загрузить, можно использовать разные пути: • Из главного меню выбрать режим «Пуск—Программы—Ехсе1»; • Из панели МS Оffice выбрать режим Создать или Открыть документ. Щелкнув по строке «Создать...» в открывшемся окне надо выбрать тип документа «Новая кннга» (с пиктограммой X). Щелкнув по строке «Открыть документ» надо выбрать файл с расширением *.xls. • если файл ЕXCEL недавно использовался, то в режиме «Пуск— Документы» в открывшемся перечне он может быть выбран.

3.Структура экрана. Экран

Ехсе1

является

стандартным

окном. В

строке

состояния

указывается стандартное имя файла. Ниже располагается системное меню, в котором кроме стандартных имеются новые меню: Сервис и Данные. Ниже располагаются

кнопки

панелей

инструментов.

Кроме

известных,

в

стандартной панели добавлена кнопка «Копировать формат» с изображением кисти, кнопки «Отменить» и «Повторить» включают только один шаг. Кнопка «Автосуммирование» позволяет суммировать группу чисел, а кнопка «ƒх» - вызывать мастер функций для набора формул. Следом располагаются кнопки сортировок, кнопка «мастера диаграмм», вызова географических карт и

кнопки

рисования.

В

панель

форматирования

добавлена

кнопка

центрирования по столбцам, преобразования форматов и др. Ниже располагается строка формул в которой в левой зоне располагается поле имени. Рядом кнопки для работы со строкой формул, которая расположена правее. Ниже расположена рабочая зона экрана Ехсе1. Она представляет собой таблицу, состоящую из строк, столбцов и ячеек на их пересечении. В верху рабочей зоны имеется строка заголовков столбцов. Они называются селекторами столбцов и обозначаются латинскими буквами, для строк они

6

располагаются слева в окне программы и обозначаются цифрами. Элементом экрана является ячейка, обозначаемая селектором столбца и строки. Вид и элементы экрана MS ЕXCEL приведена ниже на рис.1. Рис.1. Рабочее окно программы MS Excel.

Строка формул Поле имени

Кнопка ввода Селекторы столбцов и строк

Кнопки прокрутки ярлычков

Ярлычок листа

Маркер разделения окна

4.Элементы файла MS Excel Данные формируются в файлах, называемых книгами. Каждый файл можно Сохранить или Открыть из меню Файл. Табличный редактор MS Excel – многооконный, т.е. можно иметь несколько открытых книг,и переходить из одной в другую через меню Окно. В книгах стандартно имеется 16 рабочих листов, но это количество можно изменить в режиме Сервис – Параметры – закладка Общие. В каждой книге переход с одного листа на другой выполняется щелчком

7

на ярлычке нужного листа. Иногда надо выполнить одни и те же операции на нескольких листах. В этом случае листы «склеивают» и действия выполняются как «под копирку». Для склеивания всех листов книги в контекстном меню листа (оно вызывается щелчком правой кнопки мыши по ярлычку листа) выбирают команду «Выбрать все листы». Для склеивания нескольких смежных листов делают щелчок левой кнопкой на ярлычке первого листа группы и, прижав клавишу Shift, на ярлычке последнего листа группы. Для склеивания нескольких несмежных листов делают щелчок левой кнопкой на ярлычке каждого листа группы, удерживая при этом клавишу Ctrl. Чтобы снять склеивание надо сделать щелчок левой кнопкой в любом месте любого листа, при этом выделение ярлычков склеенных листов снимется. В книгу можно добавить листы. Для этого надо установить курсор на листе, перед которым хотите вставить лист, и выбрать режим Вставка→Лист. Название вставляемого листа сформируется автоматически. Для его изменения, или, как говорят, переименования листа надо сделать щелчок правой кнопкой мыши по ярлычку листа и в открывшемся контекстном меню выбрать режим Переименовать. Имя листа выделится и прямым набором можно изменить его. Ненужный лист можно удалить. Для этого надо из контекстного меню листа выбрать соответствующий режим Удалить. Данные на удаляемом листе теряются и отсутствует возможность сделать откат, т.е. отменить операцию по удалению листа. Иногда имеется необходимость поменять расположение листов в книге. Это выполняется довольно просто. Установите курсор на ярлычок перемещаемого листа, прижмите левую кнопк и тащите лист в нужное место. Там отпустите кнопку мыши. Если эту операцию выполнять с прижатой клавишей Ctrl, то будет выполнено копирование листа. Полоса прокрутки работает в пределах текущего листа. Каждый лист состоит из строк и столбцов, т.е. из таблицы. Разделительные линии таблицы видна только на рабочем экране. Для формирования этих линий при

печати таблицы пользуются панелью

8

обрамления.

ОЧИСТКА РАБОЧЕГО ЛИСТА

выполняется в режиме Правка – Очистить все.

5.Действия со столбцами и строками. Столбец или строку таблицы листа можно изменять по ширине, перемещать, копировать, вставлять, удалять. Перед выполнением действия элемент надо выделить. Для этого достаточно сделать щелчок по селектору столбца вверху таблицы или селектору строки слева таблицы. Выполнение режимов: • Удалить столбец — выделить столбец — меню Правка — режим Удалить; • Вставить столбец—установить курсор в столбец, перед которым надо вставить столбец -- меню Вставка – режим Столбцы; • Вставить строку—установить курсор в строку, перед которой надо добавить строку -- меню Вставка – режим Строки; В режимах добавления вставляется пустые строка или столбец, таблица как бы раздвигается. • Копирование столбца (строки) – выделить исходный элемент (строку или столбец) и нажать кнопку «Копировать в буфер» либо выбрать режим Правка - Копировать, перевести курсор в ту ячейку, начиная с которой будет выполняться вставка из буфера обмена, выбрать режим Правка - Специальная вставка - Все. Так как элемент таблицы имеет такие атрибуты как содержание ячеек и формат данных в ячейках, то простой вставкой из буфера мы не сможем установить все атрибуты правильно. Если же надо копировать только содержимое ячеек, то можно использовать режим Вставить из буфера или «перетащить»

9

содержимое при прижатой клавише CTRL. • Перемещение столбца (строки) выполняется аналогично, но с режимом Вырезать. • Чтобы изменить ширину столбца, надо установить курсор на границу селектора, он примет форму двусторонней стрелки, и, не отпуская левую кнопку, двигать границу. Сделав двойной щелчок по левой кнопке мыши при таком положении курсора, запустим режим автоширины, т.е. столбец примет такую ширину, при которой данные в ячейках столбца размещаются в одну строку. • Ширина строки изменяется автоматически при вводе данных, чтобы начать ввод с новой строки внутри ячейки надо нажать Alt-Enter. 6.Действия с ячейками

Элементом таблицы является ячейка. Активизированная ячейка - это та ячейка, в которой будет производиться в данный момент ввод символов. Активизацию ячейки можно производить: • непосредственно, щелкнув по ней курсором «мышки»; •

по ее адресу в формуле, который образован из буквы столбца и номера строки, например, A2, D4;

• по ее имени, оно видно в поле Имя. В поле Имя в строке формул отражается адрес активной ячейки. В это поле можно ввести другое имя для ячейки, которое и использовать при вводе формул для других ячеек. Иногда надо выделить блок ячеек. • Чтоб выделить непрерывный блок ячеек надо: •

щелкнуть на верхней левой ячейке;

• перевести курсор на самую нижнюю правую ячейку блока; • прижать клавишу Shift и сделать щелчок левой кнопкой мыши. Чтоб выделить прерывистный блок ячеек надо:

10

• щелкнуть на верхней левой ячейке; • перевести курсор на следующую ячейку блока; • прижать клавишу Ctrl и сделать щелчок левой кнопкой мыши. Предыдущий и этот пункты повторять пока не выделите все ячейки блока. В каждую ячейку можно ввести текст, число, рисунок, формулу и прочее. При этом, если над данными не выполняются преобразования, то символы ячейки и строки формул совпадают. При вводе данных в ячейку, устанавливается формат (форма представления данных) по умолчанию. Он может быть общий, числовой, текстовый и пр. Чтобы изменить формат данных в ячейках, надо их выделить, выбрать режим «Формат—Ячейки» и в открывшемся окне установить нужный формат в закладке «Число» или в текстовой закладке. В этом режиме можно изменить для активной ячейки параметры шрифта – тип, стиль, размер, способ выравнивания. Если надо чтобы в ячейке данные переносились по словам на строку вниз включают в закладке Выравнивание режим Переносить по словам. Если надо, чтобы фрагмент текста, как заголовок, размещался над несколькими столбцами, то там же включают режим Объединить ячейки. Числа, занесенные в ячейки, могут участвовать в расчетах по формулам в других ячейках. Занесение формул начинается со знака =. При составлении формул используется знаки арифметических операций, адреса ячеек, числовые константы и функции. При вводе формулы в ячейке отражается результат преобразования по формуле, а в строке формул - символы формулы. Ввод адресов ячеек производить ЛАТИНСКИМ ШРИФТОМ. АДРЕСАЦИЯ БЫВАЕТ: 1.ОТНОСИТЕЛЬНАЯ - при копировании подвергается модификации автоматически; 2.АБСОЛЮТНАЯ - при копировании не изменяется. Значок доллара в адресе перед индексом строки и (или) столбца - знак абсолютной

11

адресации. Информация, записанная в ячейку и имеющая размер больше ,чем ширина столбца высвечивается в строке, если в последующей ячейке нет заполнения. Ввод информации в ячейку заканчивается нажатием клавиши Еnter. Чтобы удалить из ячейки символы, надо выделить ячейку и ввести в нее новую последовательность символов или нажать клавишу DELETE. Чтобы откорректировать содержание ячейки или добавить в нее символы, надо ее выделить и ввести изменения в строку формул. 7.Последовательность действий с данными. Порядок построения несложной таблицы может быть следующим: 1. В ячейку А1 вводим заголовок таблицы. 2. В следующую строку вводятся заголовки граф таблицы. 3. Выделяется область ячеек, в которые будут введены данные, и устанавливается их формат. 4. Ввод данных в ячейки. Редактирование содержания активной ячейки, без ее полной очистки выполняется в строке формул 5. В ячейках расчета вводятся формулы 6. В строке заголовка выделяются все столбцы таблицы и нажимается кнопка «Объединить и Центрировать по столбцам», заголовок помещается в середине таблицы 7. Выделяются заголовки граф и нажимается кнопка «Разместить по центру». Если в ячейку вставляют надпись из нескольких слов, необходимо установить режим «Перенос по словам». 8.Выделяются все клетки таблицы и, с помощью панели обрамления, формируется рамка ячеек таблицы. Для этого ¾ выберем режим Формат→Границы и заливки или щелкнем по кнопке панели инструментов с таким же названием; откроется панель с разными типами обрамления; ¾ выберем щелчком левой кнопки мыши необходимый тип рамок .

12

Если выбранный тип рамки не удовлетворяет, то, прежде чем выбрать другой, надо имеющийся удалить. Для этого в панели с типами обрамления выберите ячейку, состоящую из невидимых линий. 9. Просмотр таблицы в режиме Файл-просмотр, подготовка размещения таблицы на странице в режиме Файл – Параметры страницы и Печать.

8.Инструменты Excel при работе с данными 8.1Ввод чисел

· Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. · В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания

клавиш,

состоящие

из

цифр

и

нецифровых

символов,

рассматриваются как текст. Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты панели управления. · Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2 · Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ). · Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите команду Ячейки в меню

13

Формат, а затем на вкладке Выравнивание установите необходимые параметры. · Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то может быть использован другой формат. Например, если вводится 14,73р., то будет использован денежный формат. Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, которые содержат числа, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Число выберите необходимый формат. · В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как "E" и "+." Чтобы использовать числа

с

большим

количеством

разрядов,

используйте

встроенный

экспоненциальный числовой (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат. · Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули (0). · Число хранится в числовом формате, даже если была использована команда Ячейки, чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем – клавишу ENTER, чтобы ввести заново данные.

14

Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей

Используйте

данную

операцию

при

вводе

множества

чисел

с

фиксированным количеством десятичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей (0).

Изменение способа отображения чисел, дат и времени в Microsoft Excel

1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить. 2.Нажмите кнопку требуемого формата. Основные числовые форматы

· Для форматирования дробей и чисел с десятичной запятой необходимо включить в секцию следующие шаблоны. Если дробная часть числа содержит цифр больше, чем формат содержит шаблонов, число округляется так, чтобы количество разрядов соответствовало количеству шаблонов. Если же целая часть числа содержит цифр больше, чем формат содержит шаблонов, отображаются все значащие разряды. Если в целой части числа содержатся только знаки номера (#), то числа, меньшие 1, начинаются с десятичной запятой. · При использовании шаблона # выводятся только значащие числа, незначащие нули не отображаются. · При использовании шаблона 0 (ноль) незначащие нули отображаются, если количество разрядов числа меньше количества нулей в формате. · При использовании шаблона ? до и после десятичной запятой вместо незначащих нулей отображаются пробелы. Таким образом в числах достигается выравнивание положения десятичной запятой. Этот шаблон

15

можно также применять для выравнивания символа деления в дробях с различным количеством цифр. Для отображения

чисел используйте шаблон

1234,59 в виде 1234,6 8,9 в виде 8,900

####,#

#,000

,631 в виде 0,6 0,# 12 в виде 12,0 и 1234,568 в виде 1234,57

#,0#

44,398, 102,65 и 2,8 с выровненной десятичной запятой ???,??? 5,25 в виде 5 1/4 и 5,3 в виде 5 3/10 с выровненными символами деления # ???/???. · Для использования пробела в качестве разделителя групп разрядов числа следует включить пробел в шаблон. Для отображения

чисел используйте шаблон

12000 в виде 12 000 # ### 12000 в виде 12

#

12200000 в виде 12,2

0,0

· Чтобы установить цвет, введите в секцию формата название цвета в квадратных скобках. Первым элементом в секции должен быть код цвета. [ЧЕРНЫЙ]

[СИНИЙ]

[ГОЛУБОЙ] [ЗЕЛЕНЫЙ] [РОЗОВЫЙ] [КРАСНЫЙ] [БЕЛЫЙ]

[ЖЕЛТЫЙ]

16

· Для определения числовых форматов, используемых только для чисел, отвечающих заданному условию, заключите данное условие в квадратные скобки. Оно должно состоять из оператора сравнения и значения. Например, приведенный ниже формат отображает пятизначный индекс с последующими нулями и девятизначный индекс+4 цифры с переносом. [