Информатика и информационные технологии. Ч.1. Программы обработки числовой информации (Электронные таблицы MS Excel 7.0): Лабораторный практикум

Волгоградский государственный педагогический университет Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения

А.М. Коротков, А.В. Петров, А.В. Штыров

ИНФОРМАТИКА И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Ч.1

ПРОГРАММЫ ОБРАБОТКИ ЧИСЛОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

(Электронные таблицы: MS Excel 7.0) ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ

Волгоград 1999

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

2

4. Программы обработки числовой информации Лабораторная работа 4.3

Электронные таблицы в MS Windows (MS Excel) Цель работы – научиться проводить вычисления с помощью электронных таблиц в Windows. Краткое описание программы и действий оператора Загрузка MS Excel может быть осуществлена несколькими способами. Основной – через главное меню системы. При этом следует нажать кнопку «Пуск» на панели задач, указать команду Программы (нажатие клавиши мыши не требуется), а затем выбрать MS Excel (рис. 22).

Рис. 22. Запуск MS Excel.

Другой способ запуска – нажатие клавиши мыши на значке

панели MS Office, ко-

торая может находиться у одного из краев экрана. Если панель не видна, следует подвести курсор к краю экрана, чтобы она появилась.

Рис. 23. Панель MS Office.

Иногда значок MS Excel помещают на рабочий стол, в этом случае достаточно щелкнуть по нему левой клавишей мыши и программа начнет работу. После запуска в верхней части экрана появляется меню программы, состоящее из пунктов Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, ?. Под меню обычно располагаются панели инструментов, состоящие из кнопок, соответствующих командам меню (рис. 24). Поскольку все приложения MS Windows’95 име-

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

3

ют однотипные средства управления и обозначаются одинаковыми пиктограммами, то многие из кнопок уже знакомы тем, кто работал с текстовыми и графическими системами. Если установить курсор мыши на какую-либо кнопку, то появится «всплывающая подсказка», поясняющая ее назначение.

Рис. 24. Рабочий экран Excel Windows.

Если курсор переводится в позицию Файл, то после нажатия клавиши мыши раскрывается меню, позволяющее выполнить какую-либо операцию над файлами, например, создать новый файл, открыть уже существующий, сохранить файл или выйти из программы. Для сохранения таблицы в файле на диске выбирается команда Сохранить меню Файл, а затем, если файл сохраняется впервые, вводится имя файла. Если файл уже записан на диск, он будет сохранен в новом варианте под старым именем. Вызвать файл с диска можно командой Открыть меню Файл, а затем либо выбрать имя интересующего файла из списка, либо набрать его в поле Имя файла. Если какая-либо операция проведена неверно, ее можно отменить, используя соответствующую команду меню Правка. Это меню позволяет также удалить или очистить строку, столбец, ячейку, найти заданный фрагмент и, если нужно, заменить его другим. Вывести на экран панель инструментов, изменить масштаб изображения на экране можно с помощью меню Вид. Команды меню Вставка дают возможность не только вставить новую строку или столбец, но также диаграмму, рисунок или контурную карту. Меню Формат включает команды выбора внешнего вида ячеек и информации в них. Проверить правильность написания слов можно командой Орфография меню Сервис. В этом же меню есть команды защиты записей от несанкционированного изменения. Сортировку данных по возрастанию, убыванию или какому-то иному признаку проводят команды меню Таблица. Пункт меню, обозначенный вопросительным знаком, выводит справки о программе.

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

4

Для активизации одной из ячеек достаточно «щелкнуть» ее левой клавишей мыши. Если нажать правую клавишу мыши, то на экран выводится меню операций с ячейками: Вырезать, Копировать, Добавить, Удалить, Очистить содержимое и др. Если, например, перевести курсор в позицию Удалить и нажать левую клавишу мыши, то выводится запрос, уточняющий операцию удаления: Ячейки со сдвигом влево, Ячейки со сдвигом вверх, Строку, Столбец. Операция выполняется после ввода соответствующего указания. Представление данных в строках и столбцах таблицы. Столбцы имеют буквенную нумерацию, строки – цифровую, таким образом, каждая ячейка имеет свой оригинальный адрес. Курсор имеет форму прямоугольной рамки (граница диапазона) и маркера заполнения (рис. 24), об их назначении вы узнаете из последующих разделов. Перемещать курсор по таблице можно с помощью клавиш управления курсором или мышью. Ячейка, на которой установлен курсор, считается активной; в нее осуществляется ввод информации, ее адрес отображается в строке формул, находящейся под панелями инструментов. Выделение фрагментов может осуществляться несколькими способами. Для выделения ячейки необходимо щелкнуть на ней левой клавишей мыши. Группа ячеек (диапазон) выделяется движением мыши с прижатой левой клавишей. Строку или столбец можно выделить, щелкнув левой клавишей мыши на их номере. Для выделения нескольких строк или столбцов необходимо перемещать курсор мыши по их заголовкам с прижатой левой клавишей. Выделенная группа ячеек имеет границу диапазона и маркер заполнения (рис. 24). Изменение ширины столбцов и высоты строк. Для этого указатель курсора надо перевести в зону, где записаны номера столбцов или строк (то есть буквы, обозначающие столбец, или цифры, обозначающие строку), и установить его на линии разграничения столбцов или строк. При этом указатель принимает форму черты со стрелками. Прижав клавишу мыши, можно передвигать разграничительную линию в новое положение. Есть возможность использовать и режим автоматического регулирования ширины столбцов и строк (двойной щелчок левой клавиши мыши на разграничительной линии). Если ячейка справа от той, в которую вводится текст, пуста, то линии, разграничивающие столбцы, игнорируются. Выравнивание информации внутри ячеек можно производить по левому, правому краям или по центру. Для этого удобно пользоваться кнопками ментов Форматирование. Кнопка

панели инстру-

позволяет расположить текст по центру относитель-

но группы ячеек (в задании, которое представлено ниже, так расположен заголовок таблицы). Эта операция называется «Объединить и расположить в центре». Для ее выполнения

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

5

вначале выравниваемый текст должен быть введен в левую верхнюю ячейку группы, затем все ячейки выделяются, и нажимается кнопка

.

Операции по изменению представления информации в выделенных ячейках можно осуществлять с помощью команды Формат ячеек контекстного меню (вызывается нажатием правой клавиши на выделенной области). После выбора команды на экране появится окно, содержащее вкладки Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита. С помощью вкладки Число, можно установить необходимый формат (форму) представления числовой информации, например в виде даты или в денежном представлении. Вкладка Выравнивание позволяет установить выравнивание и отступ, изменить расположение информации в ячейках и др. Вкладка Шрифт позволяет выбрать шрифт, его начертание, размер, цвет и выполнить другие операции над шрифтом. Вкладка Граница предназначена для работы с обрамлением: с ее помощью можно установить тип и цвет линий, вид обрамлений. Вкладка Вид для выбора цвета и типа заполнения ячеек. Операции вкладки Защита позволяют обеспечить сохранность информации в ячейках. По умолчанию информация располагается в одну строку, но при необходимости можно ее разместить и в несколько строк. Для этого необходимо выделить ячейку или группу ячеек, для которых будет использоваться перенос слов на следующую строку, выбрать команду Ячейки … из меню Формат, после чего выбрать закладку Выравнивание (названия закладок в верхней части окна Формат ячеек) и установить флажок Переносить по словам. Для переноса на следующую строку в определенном месте нажимают комбинацию клавиш Alt + Enter. Обрамление ячеек. Линии, разделяющие ячейки, на бумагу не выводятся, поэтому для того чтобы в таблице при печати присутствовали необходимые линии, нужно использовать кнопку обрамлений

. Сначала обрамляемый диапазон (группа ячеек) выделяется, а

затем нажимается кнопка обрамлений (в зоне с изображением стрелки вниз). В открывшемся при этом списке выбирается подходящий тип обрамления. Работа с компьютером Подготовьте таблицу, содержащую данные о количестве студентов различных факультетов, направляемых на сельскохозяйственные работы (пример такой таблицы приведен ниже). Заголовок поместите в ячейку A1, для его выравнивания используйте команду или кнопку «Объединить и расположить в центре». Заголовок первой графы расположите в ячейке A3, второй в B3 и т.д. Установите для них полужирный шрифт, центральное выравнивание, и перенос по словам. При заполнении таблицы используйте каждую строку. Заго-

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

6

ловок последней строки «Итого» должен находится в ячейке A8. Запишите созданную таблицу в файл на диск. Сведения о числе студентов различных факультетов, направляемых на сельскохозяйственные работы

Число

Факультет

студентов 1) Физический

43

2) Математический

45

3) Исторический

28

4) Филологический

34

Первый Второй Третий Четвертый отряд

отряд

отряд

отряд

Пятый отряд

Итого: Копирование, перемещение фрагментов. Копирование и перемещение фрагментов может быть осуществлено такими же способами, что в других Windows-приложениях. Для этого могут использоваться и команды меню Правка, и кнопки стандартной панели инструментов

, но в Excel существует также ряд специфических приемов. Например,

чтобы скопировать текст, число или формулу из выделенного фрагмента в несколько соседних (смежных) ячеек, необходимо через них перетащить маркер заполнения (см. рис. 24) с прижатой левой клавишей мыши. Можно заполнить ячейки значениями ряда, для этого необходимо выделить первую ячейку, ввести в нее значение и перетащить маркер заполнения с прижатой правой клавишей через ячейки, в которые нужно поместить очередные значения ряда. Например, если необходимо заполнить столбец таблицы номерами по порядку (1, 2, 3, 4, 5), нужно в первую ячейку столбца ввести 1, затем прижать правую клавишу на маркере заполнения, и переместить указатель в низ так, чтобы заполнилось еще четыре ячейки. После чего отпустить клавишу мыши, и в появившемся меню выбрать команду Заполнить. Для перемещения содержимого одной или нескольких ячеек в новое положение, необходимо выделить исходный диапазон, установить курсор мыши на его границу так, чтобы он принял вид стрелки, прижать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместить рамку в новое положение. Копирование можно осуществлять аналогично перемещению, прижав одновременно с левой клавишей мыши клавишу Ctrl на клавиатуре компьютера . Вычисления в MS Excel. Для проведения расчетов неоходимо использовать формулы. Признаком формулы является знак = в начале строки. Набор и редактирование формулы удобно вести в строке формул – она расположена под панелями инструментов. При вводе

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

7

формул можно использовать цифры, скобки, знаки математических операций, обозначения математических функций, вместо цифр указывать адреса ячеек, содержащие числовые значения или другие формулы. Если при расчетах необходимо использовать содержимое группы ячеек, то их адреса указываются через двоеточие. Например, A1:A4 – обращение к четырем ячейкам: A1, A2, A3, A4, D2:E3 – обращение к ячейкам D2, D3, E2, E3. Если выделить часть столбца (строки) и щелкнуть левой клавишей мыши кнопку автоматического суммирования

на панели инструментов, то в ячейке ниже выделенной

части столбца (справа от выделенной части строки) будет выведена сумма чисел в выделенном диапазоне. Одновременно в эту ячейку будет помещена формула, состоящая из функции СУММ и адресов выделенных ячеек в качестве аргумента. Например, если были выделены ячейки D2, D3, D4, D5, а затем нажата кнопка

, то в ячейку D6 будет помеще-

на формула: =СУММ(D2:D5), а на экран выведен результат сложения чисел, содержащихся в выделенных ячейках. При записи формул можно воспользоваться мастером функций (кнопка

). Мастер

функций выводит на экран перечень, из которого можно выбрать необходимую функцию. Выбирать функцию можно либо из списка десяти недавно использовавшихся, либо из алфавитного перечня всех возможных, либо из специализированных групп: Дата и время, Математические, Статистические и др. Кнопка зультат вычислений, соседняя кнопка

(ввод) позволит увидеть в ячейке ре-

(отмена) восстанавливает начальный вид формулы

при неудачной корректировке. При копировании формул адреса ячеек, в них входящих изменяются, например, если в ячейке A1 содержится формула =B1+C1, то при ее копировании в ячейку A3 она примет вид =B3+C3. Если эту формулу скопировать в ячейку D1, то получится формула =E1+F1. Когда необходимо сохранить ссылку на определенную ячейку, перед буквой и/или цифрой адреса ставится знак $. Данные, образующие столбец или строку таблицы, можно упорядочить по возрастанию (кнопка

) или по убыванию (кнопка

). Сортировка по возрастанию позволяет

упорядочить список от наименьшего числа к наибольшему, от первой буквы алфавита к последней и т.д. Нажатие кнопки по убыванию позволяет расставить данные таблицы в обратном порядке. Для сортировки данных всей таблицы их необходимо подготовить в виде списка с соблюдением следующих рекомендаций. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец, в самом списке не должно быть пустых строк и столбцов.

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

8

Желательно, чтобы шрифт, выравнивание, граница и формат прописных и строчных букв и другие элементы оформления заголовков столбцов списка отличались от формата, присвоенного строкам данных. Заголовки от расположенных ниже данных следует отделять линиями обрамления, но не пустыми строками или прерывистыми линиями. Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные. Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку. Список пред сортировкой лучше выделить, а затем выбрать команду Сортировка из меню Данные. В поле Сортировать по указывается заголовок столбца, по значениям которого будет производиться сортировка. Если при упорядочивании списка будут учитываться значения других столбцов, их заголовки необходимо указать в полях Затем по и В последнюю очередь, по, после чего щелкнуть мышью кнопку ОК. Графическое представление информации. Информацию таблиц можно представить в графической форме с использованием «Мастера диаграмм» (кнопка

). Удобно сначала

выделить часть таблицы, содержащую данные для графических построений (см. рис. 25), затем нажать кнопку

. Подготовка к построению диаграмм осуществляется в четыре

этапа (шага); для перехода к следующему этапу следует нажимать кнопку

Рис. 25. Построение диаграмм в MS Excel.

.

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

9

На первом этапе следует выбрать тип будущей диаграммы. На втором этапе вкладка Диапазон данных позволит ввести адрес группы ячеек, содержащих значения для построения диаграммы (если ячейки были предварительно выделены, то их адреса автоматически помещаются в поле Диапазон). Здесь же можно установить переключать расположения данных по строкам или столбцам. С помощью вкладки Ряд можно добавить или удалить ряды значений и изменить подписи осей. Обратите внимание, что в окне представлен образец, меняющий свой вид в соответствии с производимым выбором. На третьем этапе во вкладке Заголовки вводятся заголовки диаграммы и ее осей, вкладка Ось содержит флажки включения/выключения осей и выбора типа шкал для них, либо в соответствии с заголовками таблицы, либо в виде дат. Вкладка Линии сетки позволяет отключить линии сетки или построить их с наибольшим или наименьшим интервалом. С использованием вкладки Легенда можно включить/выключить легенду диаграммы (см. рис. 25) и выбрать ее расположение. Вкладка Таблица данных позволяет включить / выключить таблицу значений рядов под диаграммой. Для размещения надписей над точками диаграммы можно использовать вкладку Подписи данных. На последнем этапе производится выбор размещения диаграммы. Ее можно разместить или на отдельном листе, или рядом с исходной таблицей. После того, как диаграмма будет размещена на листе, ее можно перемещать, изменять ее размеры и тип, положение и формат элементов. Для этого используется контекстное меню, которое вызывается нажатием правой клавиши мыши на соответствующем объекте. Использование справочно-информационной системы. Основной список разделов справочной системы можно вызвать командой Вызов справки меню ?, вкладка Содержание. Для выбора необходимого раздела необходимо щелкнуть левую клавишу мыши на его имени и нажать кнопку Открыть в нижней части окна. Для поиска нужного раздела можно воспользоваться вкладкой Предметный указатель, в первое поле необходимо ввести название раздела (или несколько первых букв), а затем из списка во втором окне необходимо выбрать интересующий пункт. Например, необходимо получить информацию о том, как можно поместить в ячейку текущую дату, это удобно для определения времени вывода текста на печать. Для этого в первое поле необходимо ввести «теку», во втором окне появится список разделов с выделенным пунктом текущее время, после чего необходимо нажать кнопку Вывести, так как текущую дату можно вывести двумя функциями – СЕГОДНЯ и ТДАТА (первая выводит только дату, вторая дату и время), то необходимо осуществить еще один выбор.

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

10

Вкладка Поиск позволяет производить поиск ключевых слов и фраз по всему тексту. Для получения сведений о различных элементах экрана можно воспользоваться всплывающими подсказками. Для вывода всплывающей подсказки к элементу диалогового окна нажмите мышью кнопку с вопросительным знаком, а затем щелкните этот элемент. Если в диалоговом окне отсутствует кнопка с вопросительным знаком, выделите элемент и нажмите клавиши SHIFT+F1. Для вывода всплывающей подсказки к команде меню, кнопке панели инструментов или области экрана выберите команду Что это? в меню Справка, а затем щелкните элемент, сведения о котором требуется получить. Чтобы узнать название кнопки панели инструментов, установите на нее указатель и немного подождите. Работа с компьютером 1. По таблице, подготовленной к предыдущему заданию (ее можно вызвать с диска) подсчитайте общее количество студентов и среднее для одного отряда. При подсчете общего количества используйте кнопку автосуммирования. 2. Произведите распределение по отрядам с равным количеством студентов, таким образом, чтобы представители одного факультета попали не более чем в два отряда. Для выполнения этого задания сначала в ячейки C8:G8 строки «Итого» скопируйте содержимое ячейки B8, в ней должна быть формула =СУММ(B4:B7). Затем в ячейку G4 необходимо поместить следующую формулу =B4-СУММ(C4:F4) и скопировать ее в ячейки G5, G6, G7. Для проверки правильности подготовки таблицы выберите команду Параметры меню Сервис, на вкладке Вид включите флажок формулы, после чего таблица должна выглядеть, как показано на рис. 26

Рис. 26 MS Excel: режим просмотра формул

Отключите флажок формулы и подберите распределение студентов. 3. Постройте диаграмму, иллюстрирующую соотношение студентов различных фа-

© ВГПУ, Научно-исследовательская лаборатория информационных технологий обучения, 1999

11

культетов, отправляемых в колхоз, как показано на рисунке 25. 4. Проведите сортировку списка факультетов по числу студентов в порядке убывания, обратите внимание на изменение диаграммы.

Задание для учебно-исследовательской работы 1. Используя информационно справочную систему MS Excel, выясните правила сортировки списков по нескольким столбцам. 2. Проведите экспериментальное исследование использования диаграмм различных типов, придумайте примеры наиболее эффективного использования некоторых из них.