StarOffice 9

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Author: Michael Kolberg

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StarOffice 9

StarOffice 9 Die vollständige Alternative zu Microsoft Office M I C HA E L K O L B E R G

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben, die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt. Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das ®-Symbol in diesem Buch nicht verwendet. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Um Rohstoffe zu sparen, haben wir auf Folienverpackung verzichtet.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 10 09 08

ISBN 978-3-8272-4456-7

© 2008 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Umschlaggestaltung: Marco Lindenbeck, webwo GmbH, ([email protected]) Lektorat: Jürgen Bergmoser, [email protected] Herstellung: Elisabeth Prümm, [email protected] Korrektorat: Sandra Gottmann Satz und Layout: mediaService, Siegen (www.media-service.tv) Druck und Verarbeitung: Bosch-Druck, Ergolding Printed in Germany

INHALTSVERZEICHNIS

Einführung

Teil A

Grundlagen 1 Erste Schritte 1.1 1.2 1.3

2

Installation und Programmpflege Die Programmoberfläche StarOffice-Programm beenden

Arbeiten mit Dokumenten 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Neues Dokument erstellen Dokument speichern Dokument schließen Dokument öffnen Versionen Vorlagen und Assistenten Weitere Einstellungen zur Verwaltung

11

17 19 20 27 43

45 46 47 52 53 55 57 63

5

Inhaltsverzeichnis

Teil B

Textverarbeitung mit WRITER 3 Texte eingeben und korrigieren 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

4

Textdokumente formatieren 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

5

72 74 78 81 87 90 93

103 104 106 114 124 128 133 140

143 144 145 147 148 150 162 165

Hilfsmittel zum Organisieren

167

Überarbeitungskontrolle Global- und Unterdokumente Referenzen Verzeichnisse

Mit Webseiten arbeiten 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

6

71

Kopf- und Fußzeilen Feldbefehle Sonderzeichen AutoTexte Tabellen Grafikdateien Aktualisieren von Dokumenten

6.1 6.2 6.3 6.4

7

Vorgehensweise und Werkzeuge Seitenformatierung Absatzformatierung Zeichenformatierung Rahmen Formatvorlagen Silbentrennung und Seitenumbruch

Zusätzliche Elemente im Text 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

6

Wichtige Elemente Navigation Texte eingeben Automatisierte Eingaben Text bearbeiten Suchen und Ersetzen Sprachfunktionen

67

Einstellungen für Webseiten Webseite erstellen Frameseiten Hyperlinks Web-Assistent zum Veröffentlichen Optionen zur Arbeit mit Webseiten

168 172 175 177

185 186 187 188 191 195 200

Inhaltsverzeichnis

Teil C

Tabellenkalkulation mit CALC 8 Daten eingeben und bearbeiten 8.1 8.2 8.3 8.4

9

Berechnungen durchführen 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

10

AutoFormat Zellenformate Zeilen und Spalten formatieren Bedingte Formatierung Formatvorlagen

207 208 217 221 229

233 234 237 245 247 250 255

257 259 260 268 270 271

Methoden zur Strukturierung und Analyse 275 11.1 11.2 11.3 11.4

12

Formeln Funktionen Formelüberwachung Zellen benennen Daten verschieben und kopieren Suchen und ersetzen

Tabellen formatieren 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5

11

Arbeitsmappen und Blätter Zellen und Bereiche markieren Eingabe und Korrektur Zellbereiche einfügen oder löschen

203

Daten zusammenfassen Tabellen gliedern Was-wäre-wenn-Fragen Listen

Daten in Diagrammen anzeigen 12.1 12.2 12.3 12.4

Diagramm erstellen Diagramm ändern Diagramm verfeinern und formatieren Diagramm löschen

276 277 279 286

299 300 307 312 319

7

Inhaltsverzeichnis

Teil D

Datenbanken mit BASE 13 Arbeiten mit Datenbanken 13.1 13.2 13.3

14

Arbeiten mit Tabellen 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5

15

Berechnungen in Abfragen Berechnungen in Berichten

Datenbankelemente formatieren 19.1 19.2

8

Den Berichts-Assistenten verwenden Der Bericht-Designer

Berechnungen in Datenbanken durchführen 18.1 18.2

19

Formular erstellen Steuerelemente einfügen In Formularen arbeiten

Berichte erstellen 17.1 17.2

18

Abfragen erstellen Wichtige Abfrageaktionen Beziehungen zwischen Tabellen Den Abfrage-Assistenten verwenden Abfragen nutzen

Formulare entwickeln 16.1 16.2 16.3

17

Tabellen definieren Tabellen-Assistent benutzen Beziehungen zwischen Tabellen Daten eingeben und bearbeiten Datensätze bearbeiten

Abfragen benutzen 15.1 15.2 15.3 15.4 15.5

16

Datenbanken verwalten Das Datenbankfenster Optionen für Datenbanken

Tabellen und Abfragen formatieren Formularelemente formatieren

321 325 326 332 337

341 342 349 352 356 360

365 366 371 375 379 382

383 384 392 413

421 422 426

437 438 448

453 454 457

Inhaltsverzeichnis

Teil E

Präsentationen mit IMPRESS 20 Präsentationen verwalten 20.1 20.2 20.3 20.4

21

Textinhalte bearbeiten 21.1 21.2 21.3

22

471 472 476 478 481

485 487 488 494

497

Diagramme Tabellen Objekte

498 504 506

Am Master arbeiten

511

23.1 23.2 23.3

24

Folien erstellen und Layout wählen Texte eingeben Weitere Arbeiten mit Textelementen

Objekte auf Folien 22.1 22.2 22.3

23

Präsentationen erstellen Bildschirmelemente Ansichten Arbeitsebenen

467

Folienmaster Notizenmaster Folienmaster einsetzen

Präsentation einrichten und vorführen 24.1 24.2 24.3 24.4 24.5

Arbeiten in der Ansicht Foliensortierer Zielgruppenorientierte Präsentation Folieneigenschaften Steuerung und Ablauf Begleitmaterial erstellen

512 517 518

521 522 524 525 530 533

9

Inhaltsverzeichnis

Teil F

Übergreifende Elemente 25 Zeichnungen mit DRAW 25.1 25.2 25.3 25.4 25.5

26

Formeln mit MATH 26.1 26.2 26.3

27

563

Drucken und Versenden

575

Druckvorbereitungen treffen Seitenansicht Drucken Seriendokumente Als PDF exportieren Im Netz versenden

576 584 587 594 602 606

Automatisieren mit Makros

609

Makro erstellen Makro ausführen Makros bearbeiten Anpassen

Programmeinstellungen 29.1 29.2 29.3 29.4

Allgemeine Einstellungen für StarOffice Optionen für WRITER StarOffice CALC StarOffice Base

Stichwortverzeichnis

10

538 544 549 555 558

564 565 569

28.1 28.2 28.3 28.4

29

537

Grundbegriffe Formeln eingeben Formatieren

27.1 27.2 27.3 27.4 27.5 27.6

28

Programmelemente Zeichnungsobjekte erstellen und editieren Weitere grafische Elemente Elemente formatieren Anordnen und Gruppieren

535

610 612 613 613

623 624 637 646 654

655

Einführung

Einführung Wenn sich jemand mit der Entwicklung einer neuen Bürosoftware beschäftigt, sollte er sich zunächst einmal anschauen, was die einschlägige Konkurrenz zu diesem Thema auf den Markt gebracht hat. Dann sollte er die guten Lösungsansätze der Konkurrenz übernehmen – vielleicht sogar stehlen – und für die nicht so guten Lösungen neue Ideen entwickeln. Genau das scheinen die Leute gemacht zu haben, die für die Entwicklung von StarOffice 9 – und mit ihnen die von OpenOffice.org – verantwortlich zeichnen. Das ist eine Kritik im positivsten Sinn: Hier ist ein Softwarepaket entstanden, das dem Hauptkonkurrenten – Microsoft Office – leistungsmäßig in keiner Weise nachsteht und sehr oft sogar besser – weil logischer – ist. An vielen Stellen sind die Techniken über die im Paket enthaltenen Programme konsistenter. Und diese Leistungsvielfalt erhalten Sie zu einem bedeutend geringeren Preis als bei der Konkurrenz!

! WRITER ist ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung professioneller Dokumente, Berichte, Newsletter und Broschüren. Bilder und Diagramme können ganz einfach in Dokumente eingefügt werden, alles Erdenkliche vom Geschäftsbrief bis zum kompletten Buch kann entworfen und erstellt werden, Webinhalte lassen sich entwickeln und veröffentlichen.

! CALC ist eine Tabellenkalkulation mit vielen Möglichkeiten, um langweilige Zahlen in ansprechende Informationen zu verwandeln. Kalkulieren, analysieren und verdeutlichen Sie Ihre Daten schnell und effektiv. Nutzen Sie die fortschrittlichen Werkzeuge zur gehobenen Datenanalyse und erzeugen Sie mithilfe der integrierten Diagrammwerkzeuge aussagekräftige Diagramme.

! BASE ist ein Datenbankmodul, das Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung stellt, die Sie für Ihre tägliche Arbeit mit Datenbanken brauchen. Das Programm unterstützt auch dBASEDatenbanken für einfache Anwendungen oder jede ODBC- oder JDBC-gestützte Datenbank für Arbeiten mit industriellem Anspruch.

! IMPRESS ist der schnellste und beste Weg, um effektive Multimedia-Präsentationen zu erstellen. Ihre Präsentationen werden sich durch Spezialeffekte, Animationen und beeindruckende Zeichenwerkzeuge wohltuend von anderen abheben.

! DRAW erstellt jede Form von Zeichnung – vom einfachen Diagramm bis hin zu dynamischen 3D-Illustrationen und Spezialeffekten.

! Das Programm MATH ist innerhalb von StarOffice für die Darstellung von mathematischen und wissenschaftlichen Gleichungen und ähnlichen Ausdrücken verantwortlich. Wenn Sie die Arbeit mit einem anderen Office-Programm bereits kennengelernt haben, werden Sie sich bei StarOffice 9 schnell heimisch fühlen. Der Zugriff auf bereits vorhandene Dateien ist problemlos möglich und auch die Erstellung anderer Formate zum Austausch über Office-Grenzen hinweg wird unterstützt.

11

Einführung

Zum Buch StarOffice ist für mehrere Betriebssysteme verfügbar – darunter Windows, mehrere Linux-Versionen, Mac OS und andere. Dieses Buch beschreibt die Funktion des Programmpakets unter Verwendung von Windows Vista als Grundlage. Auf einige spezielle Eigenheiten bei der Arbeit unter Windows XP gehen wir aber ebenfalls ein. Die Grundlagen der Arbeit in einem dieser Betriebssysteme werden im Buch vorausgesetzt: Dazu gehören beispielsweise das Arbeiten mit den Elementen des Windows-Desktops und die Programmsteuerung über Menüs, Dialogfelder und Symbolleisten. Auf alle wichtigen Funktionen und Besonderheiten, die die Programme von StarOffice betreffen, werden wir aber eingehen.

! Die ersten beiden Kapitel beschäftigen sich mit einigen wesentlichen Grundlagen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich mit den Programmen des Pakets im Einzelnen beschäftigen. Es geht hier um Fragen der Installation, die wesentlichsten Elemente der Programmoberflächen und die Techniken der Verwaltung von Dokumenten – wie das Erstellen neuer, leerer Dokumente, das Speichern von Dokumenten, das Schließen von Dokumenten und das Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Auch wenn Ihnen die in diesem Teil des Buchs angesprochenen Themenbereiche schon aus anderen Anwendungen bekannt sind, sollten Sie diese Kapitel zumindest überfliegen, da hier auch auf Aspekte eingegangen wird, die spezifisch für die Programme von StarOffice sind.

! Die zweite Gruppe hat die Textverarbeitung mit dem Programm WRITER zum Inhalt. Dieser Teil beinhaltet fünf Kapitel, in denen die speziellen Elemente der Oberfläche des Programms, die Methoden zur Eingabe, Korrektur und Bearbeitung von Text, die Techniken der Formatierung, wichtige Werkzeuge zum Organisieren von Dokumenten und Arbeitstechniken für die Erstellung von Webseiten angesprochen werden.

! Die dritte Gruppe der Kapitel zielt auf die Tabellenkalkulation mit dem Programm CALC. Auch dieser Teil verfügt über fünf Kapitel, in denen die Grundelemente des Programms, die Techniken zur Eingabe und Korrektur von Daten, das Durchführen von Berechnungen, das Formatieren von Tabellen, die Durchführung komplexerer Analysen und das Erstellen und Bearbeiten von Diagrammen behandelt werden.

! Die Arbeit mit Datenbanken über das Programm BASE wird anschließend in fünf Kapiteln beschrieben. Sie finden hier Techniken für die Methoden zur Erstellung neuer Datenbanken, für die Arbeit mit den grundlegenden Datentabellen, für das Erstellen von Abfragen sowie Formularen und Berichten.

! Die fünfte Kapitelgruppe beschäftigt sich mit dem Programm IMPRESS, über das Sie Präsentationen erstellen. Das Programm verfügt über mehrere Vorlagen, mit deren Hilfe Sie schnell zu einem Ergebnis gelangen. Diese Vorlagen können Sie erweitern oder abändern.

! Den Abschluss bilden einige Kapitel, die jeweils Aspekte zusammenfassen, auf die die vorher angesprochenen Hauptprogramme von StarOffice Zugriff nehmen können: Über das Programm DRAW erstellen Sie Zeichnungselemente, über MATH wissenschaftliche Formeln. Auch die Techniken zum Drucken und Versenden von Dokumenten und die Automatisierung über Makros werden hier zusammengefasst. Alle Programme des Pakets verfügen über Möglichkeiten zum individuellen Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen und speziellen Arbeitsgewohnheiten und auf diese werden wir an dieser Stelle ebenfalls eingehen.

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Einführung

Die Bestandteile der Programme von StarOffice sind so weit modularisiert, dass Sie die wichtigsten Funktionen in allen Einzelprogrammen in derselben Weise verwenden können. Solche übergreifenden Module werden in diesem Buch immer an den Stellen intensiver behandelt, an denen sie am häufigsten verwendet werden. So finden Sie die Ausführungen zur Rechtschreibprüfung im Bereich Textverarbeitung – obwohl diese Funktion auch in den anderen Programmen des Pakets benutzt werden kann. Zur StarOffice-Version 9 Die Version 9 von StarOffice wartet mit zahlreichen neuen Details, Verbesserungen im Datenaustausch und der Zusammenarbeit mit anderen Programmpaketen sowie komplett überarbeiteten und neu gestalteten Modulen auf und stellt Ihnen alles zur Verfügung, was Sie zu Recht von Office-Programmen erwarten:

! Unter Mac OS X läuft die Bürosoftware erstmals nativ ohne X11 und fügt sich in die AquaOberfläche ein. Die Windows-Variante wurde entsprechend an Windows Vista angepasst.

! Wichtig ist die Kompatibilität mit weiteren Dateiformaten: In der aktuellen Version können Sie die OOXML-Dateien von Microsoft Office 2007 als OfficeOpen XML Dateien importieren. Ein Export in diesem Format ist allerdings nicht möglich, da das OOXML von Office 2007 nicht mit jenem identisch ist, das als ISO-Standard anerkannt wurde. Auch das künftige ODF 1.2 wird von OpenOffice 3.0 unterstützt. ODF steht für OpenDocument Format und ist ein offenes Dateiformat für Bürodokumente wie Texte, Tabellendokumente, Präsentationen, Zeichnungen, Bilder und Diagramme. Somit können Anwender von StarOffice mit Anwendern von Microsoft Office kommunizieren. Die verschiedenen Filter für Microsoft-OfficeDateiformate machen auch gemischte Umgebungen möglich, so dass einige Anwender bei Microsoft Office verbleiben können, während andere StarOffice verwenden.

! Das Paket bietet ein neues Start-Center für den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen: Dieses begrüßt Sie unabhängig vom Betriebssystem, wenn Sie das Office-Paket aufrufen, und erlaubt mit einem Klick, die Arbeit an einem neuen Dokument in einer der Komponenten zu beginnen.

! Wenn Sie größere Dokumente mit dem Textverarbeitungsprogramm WRITER verfassen, ist es oft hilfreich, die aktuelle Seite im Kontext zu sehen, also auch die vorhergehende und die nächste Seite. Mit dem neuen Zoomregler ist es sehr einfach möglich, den Zoomfaktor zu verändern. Auf großen Bildschirmen können nun mehrere Seiten während der Bearbeitung nebeneinander angezeigt werden, auf Wunsch werden linke Seiten immer links und rechte Seiten immer rechts platziert.

! Notizen wurden bei WRITER in der Vergangenheit nur als kleine gelbe Rechtecke innerhalb des Textes angezeigt. Dies war nicht besonders intuitiv und benutzerfreundlich. Mit der Version 3.0 hat StarOffice eine fortschrittliche Notizfunktion erhalten, die die Notizen an der Seite des Dokuments anzeigt. Dies macht es deutlich einfacher, die Notizen zu lesen. Außerdem werden Notizen von unterschiedlichen Benutzern in verschiedenen Farben angezeigt, zusammen mit dem Datum und der Zeit der Bearbeitung.

13

Einführung

! Im Programm CALC können statt bisher 256 nun insgesamt 1024 Spalten genutzt werden und das Werkzeug Solver verspricht Hilfe bei der Lösung von Optimierungsaufgaben. Für einen Zielwert in einer bestimmten Zelle der Tabellenkalkulation werden mehrere Eingangswerte so variiert, dass ein gewünschtes Optimum erreicht wird. Dabei werden Randbedingungen in anderen Zellen berücksichtigt. Der neue Solver könnte besonders für Mac-Anwender interessant sein, weil Microsoft Office 2008 für Mac OS X keinen Solver mehr enthält. Außerdem gibt es ein Kollaborationswerkzeug für Tabellen, das die Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtert. In Diagrammen erhalten Sie die Möglichkeit, zu Regressionskurven neben der Funktionsgleichung auch den Korrelationskoeffizienten anzuzeigen. Außerdem können Diagrammwerte mit Fehlerindikatoren versehen werden.

! Das gleichzeitige Bearbeiten von Tabellendokumenten ermöglicht die Zusammenarbeit an Tabellendokumenten mit mehreren Benutzern. Durch das gemeinsame Benutzen von Tabellendokumenten können andere Anwender sehr einfach ihre Daten dem Tabellendokument hinzufügen. Der Eigentümer des Tabellendokuments kann dann die neuen Daten sehr einfach mit sehr wenigen Klicks integrieren. Die neue Zusammenarbeitsfunktion hilft dabei, Konflikte in der Dokumentenbearbeitung zu vermeiden.

! Das Zuschneiden von Bildern war in den Vorversionen von StarOffice nicht sehr intuitiv. Mit StarOffice 9 funktioniert das Zuschneiden von Bildern exakt so wie in den meisten anderen Desktop-Anwendungen, d.h. durch Ziehen von Anfassern, die sich an den Enden und Ecken eines Bilds befinden. Diese neue Funktion verbessert die Benutzbarkeit und die Produktivität signifikant und dürfte besonders für Anwender der Programme DRAW und IMPRESS interessant sein. Wenn Sie einen vollständigen Überblick über die Leistungsfähigkeit dieses Programms wünschen, lesen Sie dieses Buch weiter oder besuchen Sie die Website http://de.sun.com/products/ software/star/staroffice/. Zu StarOffice und OpenOffice Einen wichtigen Punkt sollten Sie gleich vorweg noch wissen: StarOffice ist eine kommerzielle Variante von OpenOffice.org. OpenOffice.org ist damit das kostenlose und vollständig quelloffene Schwesterprojekt. Einer der Hauptunterschiede zwischen OpenOffice und StarOffice ist, dass Sun für StarOffice Programmaktualisierungen anbietet, wohingegen die Anwender von OpenOffice.org das Gesamtpaket herunterladen müssen. Sollten Sie am Programmpaket OpenOffice.org 3.0 interessiert sein, besuchen Sie die Website http://de.openoffice.org/. Sie haben hier auch die Möglichkeit, das Paket kostenfrei herunterzuladen. Zum Autor Michael Kolberg studierte neben seiner Schulzeit Musik am Städtischen Konservatorium Berlin und nach seinem Abitur Luft- und Raumfahrttechnik an der Technischen Universität Berlin. Nach seinem Abschluss zum Dipl.-Ing. war er für zwei Jahre bei der NATO in den Bereichen Operations Research (Unternehmensforschung) und militärische Aufklärung aktiv. Nach einem Aufbaustudium in Betriebswirtschaft an der Harvard School of Business Administration arbeitete er für sieben Jahre für die Unternehmensberatungsfirma McKinsey & Co., Inc. und war kurze Zeit leitender Controller bei einem großen deutschen Einzelhandelskonzern. Anschließend wech-

14

Einführung

selte er seine Karriereziele und nahm zunächst an einem einjährigen Programm zum Studium der japanischen Sprache und Geschichte an der Waseda-Universität in Tokyo teil. Dort erlernte er auch die Grundlagen des japanischen Schwertkampfs. Seit 1984 ist er als Autor selbstständig. Er hat etwa 100 Bücher bei verschiedenen Verlagen geschrieben – insbesondere zu Themen im Bereich der Microsoft Office-Programme und deren Anwendung im betriebswirtschaftlichen Bereich. Zu seinen Lieblingsspielzeugen gehören – neben dem Computer – das Altsaxophon, der Fotoapparat, das japanische Schwert und die Schrotflinte. Schreiben Sie uns! Autor und Verlag sind immer bemüht, Ihnen, unseren Kunden und Lesern, die optimale Information zum Thema zu bieten. Scheuen Sie sich deshalb nicht, uns über Fehler und andere Ärgernisse zu informieren. Nur so können wir laufend an der Verbesserung unserer Bücher arbeiten. Aber auch Lob, Erfolgserlebnisse und Ihre Ergebnisse interessieren uns. Schreiben Sie uns unter [email protected]. Ihr Markt+Technik-Buchlektorat

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TEIL A Grundlagen

Teil A

Die Bestandteile der Programme von StarOffice sind so weit modularisiert, dass Sie die wichtigsten Funktionen in allen Einzelprogrammen in derselben Weise verwenden können. Die ersten beiden Kapitel des Buchs beschäftigen sich mit einigen wesentlichen Grundlagen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich mit den Programmen des Pakets im Einzelnen beschäftigen.

Abbildung A.1: Bereits die Optik verschiedener Programme zeigt viele identische Elemente.

! Zunächst einmal müssen die Programme auf Ihrem Computer laufen. Gleich zu Anfang zeigen wir Ihnen darum in Kapitel 1, wie Sie das Programmpaket über das Internet auf Ihren Rechner herunterladen und installieren. Um mit den Programmen von StarOffice vernünftig umgehen zu können, sollten Sie einige Grundlagen beherrschen, die im zweiten Abschnitt dieses Kapitels besprochen werden. Wenn Sie mit anderen – unter Windows laufenden – Programmen bereits vertraut sind, werden Ihnen aber viele Dinge davon bereits bekannt sein.

! Damit Sie wichtige Dinge selbst ausprobieren und später an den Ergebnissen weiterarbeiten können, wollen wir uns im anschließenden Kapitel 2 gleich mit den Techniken der Verwaltung von Dokumenten beschäftigen – wie dem Erstellen neuer, leerer Dokumente, dem Speichern und dem Schließen von Dokumenten und dem Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Die wesentlichen Aufgaben dazu werden bei den StarOffice-Programmen auf fast dieselbe Weise abgewickelt. Sie sollten diese Dinge kennen, bevor Sie sich mit der Texteingabe und -gestaltung beschäftigen. In diesem Zusammenhang werden wir auch den Datentransfer mit Microsoft Office ansprechen.

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KAPITEL 1

Erste Schritte

Kapitel 1 – Erste Schritte

Einige wesentliche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie mit einem der Programme des Pakets StarOffice 9 effektiv arbeiten können. Mit diesen wollen wir uns in diesem ersten Kapitel beschäftigen.

! Zunächst einmal müssen die Programme auf Ihrem Computer laufen. Gleich zu Anfang werden wir Ihnen darum zeigen, wie Sie das Programmpaket über das Internet auf Ihren Rechner herunterladen und installieren.

! Um mit den Programmen von StarOffice vernünftig umgehen zu können, sollten Sie einige Grundlagen beherrschen, die im zweiten Abschnitt dieses Kapitels angesprochen werden. Wenn Sie mit anderen – unter Windows laufenden – Programmen bereits vertraut sind, werden Ihnen aber viele Dinge davon bereits bekannt sein.

1.1

Installation und Programmpflege

Viele Anwender werden dieses Buch wohl erst zur Hand nehmen, nachdem sie das Programm installiert haben. Mit dem Thema Installation hängen aber auch andere Aspekte – wie die Programmpflege, dessen Erweiterung durch Zusätze und die Behandlung von Updates – zusammen. Eine frühzeitige Installation der aktuellen Updates ist die Voraussetzung dafür, dass die laufenden Programme sicher und auf dem aktuellen Stand sind. Dazu sollten Sie regelmäßig die angebotenen Erweiterungen über eine entsprechende Aktualisierung herunterladen.

1.1.1

Software beschaffen

Auch eine preisgünstige Software – wie StarOffice – muss erst einmal in Ihre Hände kommen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können die Software über das Internet herunterladen oder auch auf CD beziehen. Herunterladen Zum Herunterladen der Software über das Internet stellen Sie eine Verbindung zu http:// de.sun.com/products/software/star/staroffice/ her; das war jedenfalls die Adresse zu dem Zeitpunkt, als dieses Buch geschrieben wurde. Beachten Sie, dass die Software in verschiedenen Konfigurationen angeboten wird. Auch Testversionen und Upgrades sind verfügbar. Navigieren Sie zu der gewünschten Version, klicken Sie auf die Schaltfläche DownloadVersion kaufen und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Hinweis Sie sollten auch kontrollieren, ob zusätzliche Sicherheitsupdates und sonstige Erweiterungen zur aktuellen Version angeboten werden, und diese dann ebenfalls herunterladen. Hinweise dazu finden Sie im Allgemeinen auf der oben genannten Seite.

20

1.1 Installation und Programmpflege

Auf CD beziehen Wenn Ihnen das Herunterladen über das Netz zu langwierig oder zu umständlich ist, können Sie StarOffice auch auf CD beziehen. Das ist möglicherweise für Sie von Vorteil, weil solche CDs oft auch nützliche Zusatzsoftware enthalten, die Sie sonst selbst im Netz suchen müssten. Der Inhalt dieser CDs ist im Allgemeinen von den Herausgebern sorgfältig geprüft, so dass die enthaltenen Installationsdateien nachweislich fehlerfrei sind. Für welche Quelle Sie sich dabei konkret entscheiden, hängt mehr oder minder von Ihren persönlichen Vorlieben ab. Eine Übersicht über verfügbare CDs zu StarOffice finden Sie im Allgemeinen auf der Webseite von StarOffice.

1.1.2

Erstinstallation von StarOffice

Falls Sie es noch nicht getan haben, melden Sie sich für die Installation als Administrator auf Ihrem System an. Schließen Sie möglichst alle geöffneten Programme. Beginnen Sie dann die Installation. Das Installieren von StarOffice 9 sollte in ein eigenes Verzeichnis und keinesfalls in das Verzeichnis einer eventuell vorhandenen Vorgängerversion erfolgen. Wenn Sie bei der Installation den Vorgaben folgen, ist das automatisch gewährleistet.

! Wenn Sie die Software heruntergeladen haben, wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem sich die Installationsdatei befindet, und doppelklicken Sie auf das Dateisymbol zum Starten der Installation. Wenn Sie die Software auf CD von einer dritten Quelle her bezogen haben, legen Sie den Datenträger in ein CD-ROM-Laufwerk und schließen Sie es. Wenn die AutoRunFunktion für das Laufwerk eingeschaltet ist, wird meist ein Startbildschirm zur Installation von StarOffice angezeigt. Sollte diese Funktion deaktiviert sein und kein automatischer Start erfolgen, verwenden Sie das Programm AUSFÜHREN und geben Sie dann im Feld Öffnen den Befehl zum Starten des Installationsprogramms an. Bei Windows Vista finden Sie das Programm Ausführen unter Zubehör. Einfacher ist es meist, zu dem entsprechenden Verzeichnis zu navigieren und auf dem Symbol für das Installationsprogramm einen Doppelklick auszuführen.

! Wenn Sie unter Windows Vista mit den Standardeinstellungen für die Sicherheit arbeiten, müssen Sie durch einen Klick auf Ausführen separat bestätigen, dass Sie die Software von einem »unbekannten Herausgeber« installieren möchten und anschließend auch den Zugriff auf Ihren Rechner erlauben.

! Die Installation wird dann gestartet und der Begrüßungsbildschirm des Installationsassistenten wird angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

! Wählen Sie den Zielordner für das Entpacken der Installationsdateien aus und bestätigen Sie über Entpacken. Wenn genügend Platz auf der Festplatte zur Verfügung steht, gibt es eigentlich keinen Grund, vom dafür automatisch gewählten Programmvorschlag – in dem dafür ein Ordner auf dem Desktop angelegt wird – abzuweichen. Standardmäßig bleibt dieser Ordner samt Inhalt auch nach der Installation erhalten.

! Nach dem Entpacken wird die Installation vorbereitet und der vorhandene Speicherplatz überprüft. Klicken Sie dann auf Weiter, um die Installation durchzuführen.

21


! Lesen Sie die angezeigten Lizenzvereinbarungen durch. Sie müssen die Lizenzvereinbarungen akzeptieren, damit die Schaltfläche Weiter aktiviert wird und Sie fortsetzen können.

! Geben Sie einen Benutzernamen und einen Namen für Ihre Organisation an. Für beide Angaben werden die im Betriebssystem hinterlegten Werte vorgeschlagen, so dass ein manueller Eingriff normalerweise nicht nötig ist. Gegebenenfalls können Sie die beiden Felder auch leer lassen.

! Geben Sie die gewünschte Setup-Art an. Normalerweise können Sie die vorhandene Voreinstellung Vollständig beibehalten. Nur falls Sie selbst auf den Umfang der Installation Einfluss nehmen wollen, aktivieren Sie die Option Angepasst. Damit gelangen Sie zu einem Dialog, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen können (siehe unten). Klicken Sie im Dialog auf Weiter.

! Wenn Sie mit StarOffice auch Dateiformate von Microsoft Office bearbeiten wollen, können Sie im folgenden Dialog entscheiden, wie zukünftig mit den entsprechenden Dateien verfahren werden soll: Falls Sie Microsoft Office auf Ihrem System bereits installiert haben und Sie dieses weiterhin zum Öffnen der entsprechenden Dateien verwenden wollen, müssen die entsprechenden Kontrollkästchen deaktiviert bleiben. Anderenfalls werden diese beim Öffnen über das Betriebssystem mit StarOffice geöffnet. Klicken Sie nach dieser Entscheidung wieder auf Weiter.

! Die für die Installation benötigten Angaben sind dann vollständig. Falls Sie bestimmte Angaben nochmals kontrollieren oder korrigieren wollen, wählen Sie Zurück. Anderenfalls starten Sie den Installationsprozess durch Klick auf Installieren.

! Das folgende Fenster zeigt Ihnen den Installationsfortschritt und nachdem die Installation vollständig ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Klicken Sie auf Beenden, um den Installationsassistenten zu beenden. StarOffice 9 ist nun installiert.

1.1.3

Programmwartung

Nach einer vollständigen Installation des Programms sind alle Komponenten von StarOffice auf Ihrem System eingerichtet. Wenn Sie bestimmte Komponenten nicht benötigen, können Sie sich der Programmwartung bedienen. Solche Änderungen gegenüber den automatisch gewählten Standardeinstellungen können Sie auch bereits bei der ersten Installation vornehmen, indem Sie die Option Benutzerdefinierte Installation wählen. Um Änderungen an der Installation durchzuführen, schließen Sie alle StarOfficeProgramme. Wählen Sie dann das Verzeichnis, im dem Sie die StarOffice-Dateien entpackt hatten, und doppelklicken Sie auf das Programm Setup. Nach einem Klick auf Weiter wird das Dialogfeld zur Programmwartung angezeigt, das drei Optionen aufweist. Wählen Sie unter den angebotenen Optionen die gewünschte und bestätigen Sie über Weiter.

! Die erste Option Ändern benutzen Sie, wenn Sie einzelne Programme oder Programmelemente entfernen oder später wieder hinzufügen möchten.

! Reparieren kann hilfreich sein, wenn StarOffice oder bestimmte Komponenten davon nicht mehr einwandfrei funktionieren.

22


! Über die Option Entfernen können Sie die Programme komplett von der Festplatte löschen. Sie können anschließend festlegen, ob auch die Benutzerdateien entfernt werden sollen. Nach der Wahl von Ändern können Sie neue Komponenten hinzufügen oder einzelne installierte entfernen. Dazu dient das Dialogfeld mit dem Titel Benutzerdefiniertes Setup (Abbildung 1.1).

Abbildung 1.1: Komponenten können einzeln entfernt oder hinzugefügt werden.

Hierin werden die Bestandteile des Pakets in einer hierarchischen Struktur aufgelistet. Auf der obersten Ebene finden Sie das Gesamtpaket StarOffice, darunter die einzelnen Programme und einige Zusätze. Diese zweite Ebene verfügt teilweise ebenfalls über verschiedene Komponenten, die Sie sichtbar machen können, indem Sie auf den Knoten mit dem Pluszeichen vor einem Programm klicken. Ein Klick auf das dann angezeigte Symbol mit dem Minuszeichen schließt einen Knoten wieder. Über die Kästchen mit dem Festplattensymbol können Sie regeln, welche Programme oder Komponenten davon Sie auf Ihrem System installiert haben möchten. Wenn Sie eine Änderung wünschen, klicken Sie bei der entsprechenden Komponente auf die nach unten zeigende Pfeilspitze im Kästchen. Wählen Sie hier die gewünschte Form der Installation (siehe Abbildung 1.2).

Abbildung 1.2: Die Installationsform regeln Sie über ein Drop-down-Menü.

Nach der Wahl einer Installationsform wird diese im Listenfeld durch ein entsprechendes Symbol vor der Komponente angezeigt (Tabelle 1.1).

23


Symbol

Beschreibung Ein weiß hinterlegtes Symbol installiert die betreffende Komponente auf Ihre Festplatte. Die Komponente ist dann einsetzbar. Das rote Kreuz zeigt an, dass die Komponente und ihre Unterkomponenten nicht installiert wurden. Ein grau hinterlegtes Symbol zeigt an, dass zu dieser Komponente Unterkomponenten existieren, die nicht alle vollständig installiert wurden.

Tabelle 1.1: Die Form der Installation einer Komponente wird durch ein Symbol angezeigt.

Nach einer Änderung der Installation klicken Sie auf Weiter und im anschließend angezeigten Dialogfeld auf Installieren.

1.1.4

Der Programmstart

Wenn Sie StarOffice gerade mit Administratorrechten installiert haben, melden Sie sich gegebenenfalls zunächst als Benutzer auf Ihrem System an. Sie haben dann mehrere Methoden, eines der Programme des Pakets zu starten. Starten über das Menü Start Verwenden Sie die üblichen Methoden zum Starten eines Programms, die sich bei Windows XP und Windows Vista nur leicht voneinander unterscheiden:

! Auf der Basis von Windows XP können Sie die einzelnen StarOffice-Programme – wie alle Anwendungsprogramme – über das Windows-Menü START hochfahren: Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche START in der Taskleiste, um das Startmenü zu öffnen. Wählen Sie dann ALLE PROGRAMME, um die auf dem System installierten Programme anzuzeigen. Durch Markieren der Gruppe STAROFFICE blenden Sie ein Untermenü mit den Namen der auf Ihrem Rechner installierten StarOffice-Programme ein. Suchen Sie in dieser Liste den Eintrag für das gewünschte Programm und klicken Sie dann darauf, um das Programm zu starten.

! Auch bei Windows Vista finden Sie den Zugang zu den auf dem Rechner installierten Programmen über die Schaltfläche Alle Programme im Start-Menü: Öffnen Sie das Start-Menü, indem Sie auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste klicken. Oder verwenden Sie die üblichen Tasten dazu. Führen Sie den Mauszeiger innerhalb des Start-Menüs auf die Schaltfläche Alle Programme und klicken Sie mit der linken Maustaste. Die Liste der auf dem Computer installierten Programme wird angezeigt. Mithilfe der Bildlaufleiste am rechten Rand dieses Bereichs können Sie weitere Programme anzeigen lassen. Einige Programme sind zu Gruppen zusammengefasst – beispielsweise in der Gruppe StarOffice 9. Um den Inhalt einer Gruppe anzuzeigen, führen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und klicken Sie darauf. Der Inhalt der Gruppe wird geöffnet. Sie finden darin alle von Ihnen installierten Komponenten. Hier können Sie eines dieser Programme durch einen Linksklick darauf starten.

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Über das Start-Center

In der Gruppe dieser Programme finden Sie innerhalb des Menüs START neben den einzelnen Programmen des Pakets auch den Eintrag StarOffice. Wenn Sie darauf klicken, öffnen Sie zunächst das neue Start-Center für einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen (siehe Abbildung 1.3). Zum Aufruf dieses einleitenden Dialogfelds wird standardmäßig auch eine Verknüpfung auf dem Windows-Desktop angelegt. Auch hierüber können Sie das gewünschte Programm starten.

Abbildung 1.3: Das neue Start-Center

Über den Schnellstarter Bei der Installation der Programme der Familie wird eine Verknüpfung zum StarOfficeSchnellstarter zum Autostart-Ordner im Windows-Menü START hinzugefügt. Der Schnellstarter wird automatisch im Systembereich in der Windows-Taskleiste angezeigt, nachdem Sie Windows gestartet haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Schnellstarter-Symbol und wählen Sie dann die StarOffice-Anwendung, die Sie starten möchten (siehe Abbildung 1.4). Einige weitere Informationen zu diesem Schnellstarter finden Sie in Kapitel 2.

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Abbildung 1.4: Verwenden Sie den Schnellstarter.

Hinweis Ob der Schnellstarter beim Systemstart geladen werden soll, können Sie einstellen: Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter StarOffice zum Bereich Arbeitsspeicher. Die Option StarOffice beim Systemstart laden bestimmt, ob der Schnellstarter für StarOffice geladen werden soll. Ist der Schnellstarter aktiviert, werden einige Komponenten von StarOffice beim Systemstart bereits in den Speicher geladen. In der Systemablage befindet sich ein Symbol mit einem Kontextmenü.

Weitere Eingaben nach dem ersten Start Nur nach dem ersten Starten eines Programms erscheinen nacheinander mehrere Dialogfelder, in denen Sie aufgefordert werden, weitere Eingaben vorzunehmen. Beispielsweise müssen Sie die Lizenzbedingungen akzeptieren, können den Benutzernamen eingeben bzw. editieren, die Einstellungen für das automatische Update regeln und sich registrieren lassen. Folgen Sie in diesen Dialogen den Anweisungen und ergänzen Sie nötigenfalls die geforderten Angaben. Wir empfehlen sowohl ein automatisches Update als auch eine Registrierung. Verknüpfung erstellen Sollten Sie ein StarOffice-Programm häufiger als andere Anwendungen verwenden, lohnt es sich, eine Verknüpfung zu diesem Programm auf dem Windows-Desktop abzulegen. Sie können dann das Programm durch einen Doppelklick auf dieses Symbol starten. Die schnellste Möglichkeit, eine Verknüpfung zu erstellen, besteht darin, über das Startmenü zum Eintrag für das Programm zu navigieren und diesen Eintrag mit gedrückter rechter Maustaste aus dem Startmenü heraus auf den Desktop zu ziehen. Im Kontextmenü, das nach dem Loslassen der Maustaste angezeigt wird, wählen Sie dann HIERHER KOPIEREN.

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1.2 Die Programmoberfläche

1.2

Die Programmoberfläche

Um mit den Programmen von StarOffice vernünftig arbeiten zu können, sollten Sie einige Grundlagen beherrschen, die in diesem zweiten Teil dieses Kapitels angesprochen werden. Dazu gehören die Kenntnis der wichtigsten Bildschirmelemente eines unter Windows laufenden Programms, die Techniken der Fensterdarstellung und die wichtigsten Standardbefehle – wie das Rückgängigmachen und Wiederherstellen oder das Kopieren und Einfügen oder das Einstellen des Vergrößerungsmaßstabs. Auch das Hilfesystem der verschiedenen Programme sollten Sie beherrschen. In der aktuellen Version stehen neben den gewohnten Hilferessourcen und -werkzeugen, wie die lokalen Hilfedateien, auch Informationen über das Internet zur Verfügung. Auch wenn Sie sich in Windows-Anwendungen bereits zu Hause fühlen, sollten Sie den Inhalt dieses Abschnitts zumindest überfliegen, da StarOffice einige spezifische Elemente aufweist, auf die hier eingegangen wird.

1.2.1

Die wichtigsten Elemente

Nach der Wahl des Modus wird im Allgemeinen die Oberfläche des Programms zusammen mit einem leeren Dokument angezeigt (Abbildung 1.5). Eine Ausnahme machen hier die Programme BASE und IMPRESS, aber darauf werden wir später noch eingehen. Machen Sie sich vor der Arbeit an einem Dokument zunächst mit den typischen Elementen dieser Oberfläche vertraut. Im Folgenden werden diese Elemente kurz vorgestellt, Details werden dann in den einzelnen Kapiteln im jeweiligen Funktionszusammenhang erläutert.

Abbildung 1.5: Die Oberfläche eines StarOffice-Programms – hier WRITER

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! Das Programm wird in einem Anwendungsfenster angezeigt. Innerhalb dieses Fensters werden alle Elemente des Programms wiedergegeben. Das Fenster kann die gesamte Bildschirmfläche ausfüllen, aber auch so weit verkleinert werden, dass daneben auch andere unter Windows laufende Anwendungen auf dem Bildschirm sichtbar sind.

! Die Titelleiste des Fensters enthält den Programm- und den vorläufigen Dokumentnamen – Unbenannt, zusammen mit einer daran angehängten Zahl. Ganz links finden Sie das Symbol zum Öffnen des Systemmenüs und ganz rechts die Schaltflächen zum Regeln der Fensterdarstellung sowie zum Schließen des Fensters.

! Die Leisten unterhalb der Titelleiste beinhalten die Elemente zur Programmsteuerung: die Menüleisten und die Symbolleisten. Die Menüleiste enthält die Namen der Menüs, mit denen Sie Befehle zur Steuerung geben können. In den Symbolleisten darunter finden Sie diverse Schaltflächen, über die häufig verwendete Befehle durch einfaches Anklicken mit der Maus ausgeführt werden können (siehe unten).

! In der Statusleiste am unteren Rand des Fensters werden unter anderem Hinweise zum Programmablauf – wie der Status bestimmter Tasten, die Position der Schreibmarke usw. – angezeigt.

! Den Großteil des Bildschirms nimmt der Dokumentbereich des Programms ein. Hier geben Sie den Inhalt Ihres Dokuments ein. Mithilfe der vertikalen und der horizontalen Bildlaufleisten und der darin integrierten Bildlauffelder können Sie den im Arbeitsbereich angezeigten Bereich verschieben. Manche dieser Elemente der Oberfläche können Sie über das ANSICHT-Menü und das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS abschalten, wieder einschalten und auch an Ihre speziellen Arbeitsgewohnheiten anpassen.

1.2.2

Die Programmsteuerung

Um dem Programm Befehle zu übermitteln, benutzen Sie die für unter Windows laufende Anwendungen üblichen Methoden: Dazu gehören die Menüs in der Menüleiste und Kontextmenüs zu verschiedenen Bildschirmelementen, Dialogfelder und Symbolleisten. Menüs der Menüleiste Über die Menüleiste können Sie die wichtigsten Befehle zur Steuerung des Programms aufrufen. Klicken Sie hierzu zunächst auf den betreffenden Menünamen in der Menüleiste. Daraufhin wird das Menü aufgeklappt und die einzelnen Befehle werden – teilweise mit den dafür gültigen Tastaturkürzeln – angezeigt (siehe Abbildung 1.6 links). Bewegen Sie nun den Mauszeiger auf den gewünschten Befehl und klicken Sie ihn dann an, um ihn auszuführen. Ansonsten gelten für die Arbeit mit den Menüs die üblichen Regeln:

! Die Mehrzahl der Menübefehle werden nach dem Aufrufen sofort ausgeführt. Eine Ausnahme bilden die Befehle, die mit drei Punkten enden, nach deren Wahl ein Dialogfeld mit weiteren Optionen angezeigt wird.

! Bei Menübefehlen, die rechts mit einem kleinen Dreiecksymbol versehen sind, erscheint nach der Anwahl ein Untermenü, in dem Sie den Befehl weiter spezifizieren müssen.

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! Einige Menübefehle dienen als Umschalter: Die erste Wahl schaltet eine Funktion ein, die zweite die Funktion wieder aus. Dass eine Funktion eingeschaltet ist, erkennen Sie an einem Häkchen neben dem Befehl.

! Manche Menübefehle sind manchmal abgeblendet, das heißt etwas blasser dargestellt. Solche nicht aktiven Befehle können in der aktuellen Programmsituation nicht angesprochen werden.

Abbildung 1.6: Befehle können über Menüs und Kontextmenüs ausgewählt werden.

Was in den Menüs angezeigt wird, können Sie über den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS einstellen. Kontextmenüs Für bestimmte Teile des Bildschirms lassen sich sogenannte Kontextmenüs einblenden, in denen die wichtigsten Befehle zu diesem Programmelement zusammengefasst sind. Sie zeigen ein Kontextmenü an, indem Sie den Mauszeiger auf eine bestimmte Stelle auf der Arbeitsfläche setzen und dann mit der rechten Maustaste klicken (siehe Abbildung 1.6 rechts). Dialogfelder Drei Punkte hinter einem Menübefehl zeigen an, dass der Befehl nicht unmittelbar nach dem Wählen ausgeführt, sondern zunächst ein Dialogfeld angezeigt wird. Beispiele hierfür sind die Befehle SEITE EINRICHTEN oder SPEICHERN UNTER im Menü DATEI. Solche Dialogfelder dienen dazu, verschiedene, in Gruppen zusammengefasste Einstellungen zu einem bestimmten Themenbereich vorzunehmen und diese dann gemeinsam zu bestätigen. Darin finden Sie verschiedene Möglichkeiten, Programmoptionen einzustellen: Registerkarten, Kontrollkästchen, Optionsgruppen, Textfelder, Drehfelder, Listenfelder und mehr. Nach Abschluss der Einstellungen in einem Dialogfeld müssen Sie diese entweder durch Anklicken der Schaltfläche OK im Programm übernehmen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen ablehnen. Beim Ablehnen

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werden auch jene Änderungen verworfen, die Sie gegebenenfalls auf anderen Registerkarten dieses Dialogfelds vorgenommen haben. Symbolleisten In einer Symbolleiste finden Sie Schaltflächen, über die häufig verwendete Befehle durch einfaches Anklicken direkt ausgeführt werden können – ohne vorher ein Menü aufklappen zu müssen. Die Bedeutung einer Schaltfläche in einer Symbolleiste erfahren Sie, wenn Sie den Mauszeiger darauf ruhen lassen – sie wird dann in einer zusätzlichen Box angezeigt (siehe Abbildung 1.7).

Abbildung 1.7: Die Bedeutung der Schaltflächen wird angezeigt.

! Einige Symbole darin haben die Funktion eines Umschalters: Diese können aktiviert oder deaktiviert sein. Den aktivierten Zustand erkennen Sie an der hervorgehobenen Darstellung. Andere Symbole verfügen über eine kleine nach unten weisende Pfeilspitze. Nach einem Klick darauf wird eine Liste aufgeklappt, in der Sie ein Element auswählen können. Die Mehrzahl dieser Listen können Sie aus der Symbolleiste lösen, indem Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste einer solchen setzen und das Element von der Symbolleiste wegschieben. Die Liste bleibt dann für die weitere Arbeit auf dem Bildschirm sichtbar. Ein Doppelklick auf die Titelleiste setzt sie zurück.

! Über die kleine Schaltfläche am rechten Rand einer Symbolleiste können Sie diese aus ihrer Verankerung lösen und an eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm verschieben. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf die Marke am linken Rand der Leiste und verschieben dann die Leiste bei gedrückt gehaltener Maustaste. Eine nicht verankerte Symbolleiste können Sie beliebig auf der Arbeitsfläche bewegen. Ebenso lassen sich Breite und Höhe verändern (siehe Abbildung 1.8). Um sie wieder zu verankern, doppelklicken Sie auf ihre Titelleiste.

Abbildung 1.8: Zwei abgelöste Symbolleisten

! Über die kleine Schaltfläche am rechten Rand einer Symbolleiste öffnen Sie ein Menü mit zusätzlichen Befehlen zur Leiste. Beispielsweise können Sie über SICHTBARE SCHALTFLÄCHEN regeln, welche der für die Symbolleisten verfügbaren Schaltflächen aktuell angezeigt werden sollen.

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Symbolleisten anzeigen und ausblenden Standardmäßig werden in den meisten StarOffice-Programmen zumindest zwei Symbolleisten angezeigt – die Standard-Symbolleiste und die Format-Symbolleiste. Welche Symbolleisten für die Arbeit an einer aktuellen Aufgabe zusätzlich notwendig oder sinnvoll sind, regeln die Programme selbständig. Sie können aber die Anzeige auch selbst ein- und ausschalten. Das tun Sie über das Dialogfeld zum Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT. Aktivieren Sie im jeweiligen Listenfeld die anzuzeigenden Leisten. Aktivierte Leisten werden mit einem kleinen Häkchen gekennzeichnet. Die hier gewählte Einstellung bleibt auch nach einem Neustart des Programms wirksam. Die Symbolleiste Standard Die Schaltflächen der Standard-Symbolleiste bieten schnellen Zugriff auf die wichtigsten Befehle. Die darin angezeigten Schaltflächen sind – mit einigen Ausnahmen – bei allen Programmen des Pakets StarOffice identisch (Tabelle 1.2). Symbol

Name und Wirkung Neu – ein Klick auf die Schaltfläche erstellt ein neues, leeres Dokument im aktuellen Programm. Über die dazugehörende Liste können Sie auch Dokumente für andere StarOfficeProgramme erstellen (siehe Kapitel 2 ). Öffnen – zeigt das Dialogfeld Öffnen an, über das Sie eine gespeicherte Datei öffnen können (siehe Kapitel 2 ). Speichern – speichert das aktuelle Dokument. Das Symbol ist erst verfügbar, nachdem Sie Eingaben im Dokument gemacht haben. Im Fall eines bisher noch nicht gespeicherten Dokuments wird nach einem Klick das Dialogfeld Speichern unter angezeigt (siehe Kapitel 2). Dokument als E-Mail – startet den E-Mail-Editor, über den Sie Ihr Dokument als E-Mail versenden können (siehe Kapitel 27 ). Datei bearbeiten – schaltet den Bearbeitungsmodus ein oder aus. Ist der Modus ausgeschaltet, ist das Dokument schreibgeschützt. Das Symbol ist erst nach einem ersten Speichern verfügbar.

Direktes Exportieren als PDF – exportiert das aktuelle Dokument direkt als PDF -Datei. Dabei wird kein Einstellungsdialog angezeigt (siehe Kapitel 27 ). Datei direkt drucken – startet den Ausdruck des aktuellen Dokuments mit den Standardeinstellungen (siehe Kapitel 27 ). Seitenansicht – zeigt das aktuelle Dokument in der Seitenansicht an. Benutzen Sie diese Darstellung vor einem Ausdruck.

Rechtschreibung – startet die Prüfung des Dokuments auf Rechtschreibfehler (siehe Kapitel 3 ). Automatisch prüfen – Rechtschreibfehler werden im Dokument rot unterstrichen. Wenn Sie den Mauszeiger auf ein so markiertes Wort setzen, können Sie das Kontextmenü öffnen und eine Liste der empfohlenen Korrekturen abrufen (siehe Kapitel 3 ).

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Symbol

Name und Wirkung Ausschneiden – verlagert den vorher markierten Bereich in die Zwischenablage. Erst verfügbar, wenn ein Bereich markiert ist. Kopieren – kopiert einen vorher markierten Bereich in die Zwischenablage. Erst verfügbar, wenn ein Bereich markiert ist. Einfügen – fügt den zuletzt in der Zwischenablage gespeicherten Inhalt an der Markierung ein. Erst verfügbar, wenn die Zwischenablage einen Inhalt besitzt. Über das Listenfeld können Sie verschiedene Optionen zum Einfügen auswählen.

Format übertragen – kopiert ein Format von einem Zellbereich auf einen anderen (siehe Kapitel 4). Rückgängig – macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Durch einen Klick auf den Pfeil öffnen Sie eine Liste, über die Sie mehrere der zuletzt ausgeführten Aktionen in einem Schritt rückgängig machen können. Wiederherstellen – führt eine rückgängig gemachte Aktion wieder aus. Durch einen Klick auf den Pfeil öffnen Sie eine Liste, über die Sie mehrere der zuletzt rückgängig gemachten Aktionen in einem Schritt wiederherstellen können.

Hyperlink – fügt einen Hyperlink an der markierten Stelle ein (siehe Kapitel 7). Zeichenfunktionen anzeigen – zeigt die Symbolleiste Zeichnen an. Nach der Wahl können Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste Linien und Formen im Dokument zeichnen.

Suchen & Ersetzen – öffnet das Dialogfeld Suchen & Ersetzen, über das Sie im Dokument nach Elementen suchen und diese durch andere ersetzen können (siehe Kapitel 3). Navigator – aktiviert und deaktiviert den Navigator. Der Navigator ist ein verankerbares Fenster (siehe Kapitel 3). Gallery – zeigt die Gallery an, über die Sie ClipArt-, Foto-, Audio- und Videodateien in das Dokument einfügen können (siehe Kapitel 5). Datenquellen – führt die in StarOffice verfügbaren Datenbanken auf und ermöglicht Ihnen die Verwaltung der Datenbankinhalte (siehe Kapitel 13 – 19. 27). Maßstab – öffnet das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie den Vergrößerungsmaßstab für die Bildschirmanzeige steuern können. StarOffice Hilfe – zeigt das Hilfefenster zu den Programmen von StarOffice an.

Tabelle 1.2: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Standard

Die Symbolleiste Format Auch die Symbolleiste Format wird standardmäßig in allen Programmen des Pakets angezeigt. Über die darin enthaltenen Schaltflächen regeln Sie die optischen Eigenschaften des im Dokument gerade markierten Elements – beispielsweise die Schriftart eines Textabschnitts. Im Gegensatz zur Symbolleiste Standard können die hier angezeigten Schaltflächen auch innerhalb eines Programms des Pakets wechseln – je nachdem, welche Art von Objekt Sie gerade

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markiert haben. Einige Schaltflächen finden Sie aber in fast jeder Situation. Manche dieser Schaltflächen arbeiten als Umschalter: Ein erstes Anklicken schaltet das Format ein, ein zweites schaltet es wieder aus. Beachten Sie, dass beispielsweise die Schaltflächen Fett, Kursiv und Unterstrichen nicht nur alternativ, sondern auch gleichzeitig aktiviert werden können – Sie können also auch einen unterstrichenen kursiven Fettdruck einstellen.

1.2.3

Fensterdarstellungen

Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, werden diese automatisch in separaten Fenstern angezeigt. Durch eine geeignete Anordnung unterschiedlicher Fenster auf dem Bildschirm können Sie sich viel Arbeit sparen. Das Menü Fenster Die Befehle zum Arbeiten mit Fenstern sind im Menü FENSTER zusammengefasst (Abbildung 1.9). Auch wenn Sie verschiedene Programme des Pakets geöffnet haben, werden dort in jedem Programm alle geöffneten Dokumente – unabhängig vom Programm – angezeigt. Das gerade aktive Dokument ist dort mit einem Punkt gekennzeichnet. Diese Auswahl können Sie natürlich auch über die Windows-Taskleiste vornehmen.

Abbildung 1.9: Im Menü FENSTER regeln Sie die Anzeige der geöffneten Programme.

Mithilfe der drei Schaltflächen rechts oben in der Titelleiste eines Fensters können Sie die Anzeige zwischen den bei Windows üblichen Formen Fenster, Vollbild und Symbol wechseln (siehe Tabelle 1.3). Symbol

Name und Wirkung Minimieren – reduziert das Fenster zu einem Symbol in der Taskleiste. Ein Klick auf dieses Symbol zeigt den Inhalt wieder an. Wiederherstellen – schaltet von der vollen Bildschirmgröße zur Fensterdarstellung um. Maximieren – schaltet von der Fensterdarstellung auf die volle Bildschirmgröße um. Damit nutzen Sie den zur Verfügung stehenden Platz voll aus. Schließen – schließt das Anwendungsprogramm. Vorher sollten Sie Ihre Eingaben in diesem Programm speichern.

Tabelle 1.3: Die Schaltflächen in der Titelleiste

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Ganzer Bildschirm Um den größtmöglichen Dokumentausschnitt auf dem Bildschirm anzuzeigen, können Sie die Menü- und Statusleiste sowie die im Programm angezeigten Symbolleisten kurzzeitig ausblenden. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie viel Text eingeben und sich nicht mit Aufgaben wie der Formatierung beschäftigen wollen. Wählen Sie dazu den Befehl GANZER BILDSCHIRM im Menü ANSICHT oder drücken Sie (Strg)+(ª)+(J). Die Leisten verschwinden und eine kleine Symbolleiste wird eingeblendet. Zur Rückkehr zum Standardmodus klicken Sie auf die darin enthaltene Schaltfläche Ganzer Bildschirm. Tipp Auch in diesem Modus können Sie ein Menü aufrufen, indem Sie die (Alt)-Taste zusammen mit der Taste für den Anfangsbuchstaben des Menüs drücken. Beispielsweise führt (Alt)+(A) zur Anzeige des Menüs ANSICHT.

1.2.4

Standardbefehle

Einige Menübefehle finden Sie in allen StarOffice-Programmen und auch bei praktisch allen unter Windows laufenden Anwendungen. Dazu gehören die Einstellung des Vergrößerungsmaßstabs zur Bildschirmanzeige sowie die Rücknahme und die Wiederherstellung von Befehlen und Aktionen. Befehle rückgängig machen Die Programme merken sich während der Arbeit an einem Dokument Ihre durchgeführten Aktionen – wie Befehle und Eingaben. Das bedeutet, dass Sie die meisten Eingaben und Befehle auch wieder rückgängig machen können. Falls Sie also einen Befehl irrtümlich aufgerufen oder eine falsche Eingabe vorgenommen haben, können Sie dies über RÜCKGÄNGIG im Menü BEARBEITEN widerrufen. Die zuletzt durchgeführte Aktion wird dann rückgängig gemacht. Ein weiteres Ansprechen von RÜCKGÄNGIG widerruft die vorletzte Aktion usw. Denselben Effekt hat ein Klick auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standard-Symbolleiste. Über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche können Sie auch mehrere nacheinander ausgeführte Befehle oder Eingaben in einem Arbeitsschritt widerrufen (siehe Abbildung 1.10). Mehrere hintereinander durchgeführte Aktionen können nur insgesamt widerrufen werden. Es ist also beispielsweise nicht möglich, lediglich die fünftletzte Aktion zu widerrufen; Sie müssen in diesem Fall alle fünf zuletzt getätigten Aktionen rückgängig machen.

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Abbildung 1.10: Sie können mehrere Befehle rückgängig machen oder wiederherstellen.

Auch beim Rückgängigmachen kann man sich irren. Um den zuletzt rückgängig gemachten Befehl wieder gültig zu machen, wählen Sie WIEDERHERSTELLEN … im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste. Wie beim Rückgängigmachen können Sie über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche mehrere rückgängig gemachte Befehle in einem Schritt wiederherstellen. Tipp Auch in diesem Modus können Sie ein Menü aufrufen, indem Sie die (Alt)-Taste zusammen mit der Taste für den Anfangsbuchstaben des Menüs drücken. Beispielsweise führt (Alt)+(A) zur Anzeige des Menüs ANSICHT.

Auch in diesem Modus können Sie ein Menü aufrufen, indem Sie die (Alt)-Taste zusammen mit der Taste für den Anfangsbuchstaben des Menüs drücken. Beispielsweise führt (Alt)+(A) zur Anzeige des Menüs ANSICHT. Der Vergrößerungsmaßstab Über die Zoomfunktion des Programms können Sie festlegen, in welchem Maße das Dokument auf dem Bildschirm vergrößert beziehungsweise verkleinert dargestellt werden soll. Wenn Sie die Anzeige vergrößern, können Sie Text und Zahlen besser lesen, wenn Sie sie verkleinern, sehen Sie mehr vom Dokument. Zum Einstellen des Vergrößerungsfaktors wählen Sie den Befehl ZOOM im Menü ANSICHT (siehe Abbildung 1.11). Auch über die Schaltfläche Maßstab in der Standard-Symbolleiste können Sie dieses Dialogfeld anzeigen lassen.

! Die häufig verwendeten Darstellungsmodi lassen sich durch Wählen von 100 %, 150 %, 75 % usw. einstellen. Im Feld Stufenlos können Sie aber auch einen Zahlenwert eingeben.

! Die beiden ersten Optionen im Dialogfeld regeln den Maßstab in Abhängigkeit des eingestellten Seitenformats. Ganze Seite zeigt die aktuelle Seite vollständig auf dem Bildschirm an. Bei Wahl von Seitenbreite wird die aktuelle Seite in ihrer ganzen Breite angezeigt. Dabei ist der obere oder der untere Seitenrand unter Umständen nicht sichtbar.

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Abbildung 1.11: Im Dialogfeld Maßstab können Sie die Vergrößerung einstellen.

Kopieren und Verschieben Die Grundbegriffe des Verschiebens und Kopierens von Elementen sind Ihnen wahrscheinlich schon bekannt. Um diese Aufgaben abwickeln zu können, müssen Sie die Wirkung von drei Funktionen kennen, mit denen Sie diese Aktionen durchführen können: Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Sie finden dafür Befehle im Menü BEARBEITEN und entsprechende Schaltflächen in der Symbolleiste Standard (siehe Tabelle 1.4). Symbol

Name und Wirkung Ausschneiden – Wenn Sie einen markierten Bereich ausschneiden, wird dieser aus dem Dokument entfernt und in der Zwischenablage abgelegt. Kopieren – Auch beim Kopieren wird der markierte Bereich in die Zwischenablage verschoben. Er verbleibt aber auch – im Gegensatz zum Ausschneiden – an seiner ursprünglichen Stelle im Dokument. Einfügen – Wenn sich durch ein vorheriges Ausschneiden oder Kopieren ein Element in der Zwischenablage befindet, können Sie es an einer beliebigen Stelle im selben oder in einem anderen Dokument wieder einfügen. Über das zur Schaltfläche gehörende Listenfeld können Sie auswählen, als was der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll. Die Optionen unterscheiden sich je nach dem Inhalt der Zwischenablage.

Tabelle 1.4: Drei Schaltflächen werden zum Kopieren und Verlagern benutzt.

Durch Einsatz einer Kombination dieser Funktionen können Sie Bereiche verschieben oder kopieren. In jedem Fall müssen Sie den Bereich vor einer Kopieren-/Verschieben-Aktion markieren.

! Um ein Element zu verschieben, wählen Sie nach dem Markieren den Befehl AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN oder Sie klicken auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Das Element verschwindet daraufhin vom Bildschirm. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle, an die der Bereich verschoben werden soll. Wählen Sie nun im Menü BEARBEITEN den Befehl EINFÜGEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Das Element erscheint daraufhin an der gewählten Stelle.

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! Um ein Element zu kopieren, markieren Sie es und wählen den Befehl KOPIEREN im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Klicken Sie dann auf die Stelle, an der der kopierte Bereich erscheinen soll, und wählen Sie EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Daraufhin wird eine Kopie des markierten Elements an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Wenn Sie an der Zielstelle vor dem Einfügen einen Bereich markieren, wird der im Bereich markierte Text durch den kopierten/verschobenen Text ersetzt.

1.2.5

Programmeinstellungen

Die Angaben in diesem Buch beziehen sich im Wesentlichen auf die Grundeinstellungen, mit denen das Programm nach der Installation eingerichtet ist. Das Programm bietet zusätzlich eine große Zahl an Möglichkeiten, um die Verhaltensweisen an die Bedürfnisse Ihrer täglichen Arbeit optimal anzupassen. Auf die wichtigsten wird aber an den entsprechenden Stellen der folgenden Kapitel hingewiesen. Eine Zusammenfassung der restlichen finden Sie in Kapitel 29. Den Zugang zu diesen Programmeinstellungen finden Sie in allen Programmen über die Dialogfelder zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Sie öffnen damit ein Dialogfeld, über das Sie die Programmeinstellungen für alle Programme ändern können. Öffnen Sie darin die Knoten in der Liste im linken Bereich des Dialogfelds durch Klicken auf die angezeigten Schaltflächen mit den Pluszeichen. Die Einstellmöglichkeiten zu den einzelnen Bereichen werden dann rechts angezeigt. Nehmen Sie hier die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie über OK. Eine Änderung wird in der Mehrzahl der Fälle sofort im Programm wirksam. Manchmal ist aber erst ein Neustart notwendig. Auf der Seite Benutzerdaten ändern Sie beispielsweise verschiedene persönliche Daten des Benutzers (siehe Abbildung 1.12). Einige der hier vorhandenen Daten haben Sie eventuell bei der Installation bereits eingetragen. Die darin vorhandenen Daten werden von verschiedenen Vorlagen und Assistenten benutzt, um dort vorhandene Feldbefehle mit konkreten Daten zu füllen. Die Angaben in den Feldern Vorname und Name werden auch verwendet, um in den Dateieigenschaften den Namen des Autors einzutragen. Firma, Name, Straße, Ort, Titel und Position werden automatisch in das interne Wörterbuch aufgenommen, so dass sie in der Rechtschreibprüfung als korrekt erkannt werden. Änderungen der Daten werden erst nach einem Neustart von StarOffice wirksam.

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Abbildung 1.12: Auf den Registerkarten nehmen Sie die Einstellungen vor.

Sie können beispielsweise auch regeln, was auf dem Bildschirm wie angezeigt werden soll. Navigieren Sie dazu unter StarOffice zum Bereich Ansicht (siehe Kapitel 29).

1.2.6

Programmhilfen

Denken Sie bei Problemen während Ihrer Arbeit mit StarOffice immer daran, dass das Programm über ein umfangreiches Hilfesystem verfügt, das Sie jederzeit aufrufen können. Den zusammenfassenden Zugang zu den Instrumenten dieses Hilfesystems bieten die Befehle im Menü HILFE (siehe Abbildung 1.13). Nach Wählen des Befehls STAROFFICE HILFE oder nach Drücken von (F1) wird die Programmhilfe in einem separaten Fenster eingeblendet. Das Dialogfeld verfügt über mehrere Registerkarten, die Sie gezielt einsetzen sollten. Auf allen Registerkarten finden Sie in der oberen linken Ecke ein Feld, über das Sie wählen können, zu welchem der Programme in StarOffice Sie Hilfe wünschen. Standardmäßig wird immer der Hilfebereich zu dem Programm angezeigt, aus dem heraus Sie die Hilfe aufgerufen haben. Sie können aber über das Listenfeld in der oberen linken Ecke des Fensters immer zu anderen Programmen des Pakets wechseln. Der Wechsel von der automatisch gewählten Einstellung ist gegebenenfalls dann notwendig, wenn Sie mehrere StarOffice-Programme geöffnet haben.

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Abbildung 1.13: Das Menü HILFE liefert den Zugang zu den Programmhilfen.

Inhaltsverzeichnis zur Hilfe Die auf Ihrem Rechner vorhandenen Hilfeinformationen zu StarOffice können Sie anzeigen lassen, indem Sie das Register Inhalte wählen (siehe Abbildung 1.14). Im linken Bereich des Fensters – dem Navigationsbereich – finden Sie eine Liste von Themen, die mit speziellen Symbolen gekennzeichnet sind. Die Trennlinie zwischen den beiden Bereichen können Sie über die Maus verschieben.

! Ein geschlossenes Buch signalisiert, dass zu diesem Themenbereich weitere Unterthemen existieren. Doppelklicken Sie darauf, um diese anzuzeigen.

! Bei einem geöffneten Buch werden die dazugehörigen Unterebenen angezeigt. Doppelklicken Sie auf das Buchsymbol, um die Unterthemen wieder auszublenden.

! Das Symbol mit einem Fragezeichen steht für die unterste Ebene im Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie darauf, um das entsprechende Hilfethema im rechten Bereich des Dialogfelds anzuzeigen.

Abbildung 1.14: Das Inhaltsverzeichnis listet den Inhalt der Hilfe auf.

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Die Schaltflächen am oberen Rand des Fensters dienen zum großen Teil der Navigation im angezeigten Hilfethema (Tabelle 1.5). Symbol

Name und Wirkung Navigationsbereich ausschalten – blendet den linken Bereich des Hilfefensters aus. Damit können Sie Hilfe- und Programmfenster gleichzeitig anzeigen lassen und so bei der Arbeit die Anweisungen lesen. Ein Klick auf Navigationsbereich anzeigen blendet ihn wieder ein. Vorherige Seite – Nachdem Sie zu einer weiteren Hilfeseite navigiert haben, können Sie darüber zur vorher angezeigten Seite zurückschalten. Nächste Seite – schaltet zurück zur Seite, von der Sie über Vorherige Seite gewechselt haben (ist erst nach einer Ansprache von Vorherige Seite verfügbar). Startseite – zeigt die oberste Seite des Hilfesystems für das aktuelle Programm an. Drucken – zeigt das Dialogfeld Drucken an, über das Sie die Hilfeseite zu Papier bringen können.

Lesezeichen einfügen – öffnet ein kleines Dialogfeld, über das Sie eine Marke auf der aktuell gewählten Seite setzen können. Ein Klick darauf öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie der Marke einen Namen geben. Die vergebenen Marken werden dann auf der Registerkarte Lesezeichen aufgelistet. Benutzen Sie dieses Register, um schnell zu einer dieser markierten Stellen zu schalten.

Auf dieser Seite suchen – öffnet das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie auf der aktuell angezeigten Seite der Hilfe nach Begriffen suchen können.

Tabelle 1.5: Die Schaltflächen im Hilfefenster dienen zur Navigation.

Suchen in der Hilfe Wenn Sie nach einem bestimmten Begriff suchen wollen, verwenden Sie die Registerkarte Suchen (Abbildung 1.15 links).

! Geben Sie in das Feld Suchbegriff einen Begriff ein, nach dem gesucht werden soll. Über die beiden Kontrollkästchen darunter können Sie angeben, ob nur nach Stellen gesucht werden soll, in denen der eingegebene Begriff als ganzes Wort – also nicht als Teil eines längeren Wortes – und/oder nur im Titel der Hilfeseiten auftaucht.

! Nach einer Bestätigung über Suchen werden im Feld darunter Fundstellen angezeigt. Hier können Sie die Suche weiter präzisieren. Wählen Sie einen der hier angezeigten Themenbereiche und klicken Sie auf Anzeigen oder drücken Sie die (¢)-Taste. Die Inhalte der entsprechenden Fundstelle werden dann im rechten Fensterbereich angezeigt.

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Index Wenn Sie sich bereits in der im Programm verwendeten Terminologie auskennen, führt die Registerkarte Index bei einer Suche oft eher zum gewünschten Ziel. Geben Sie unter Suchbegriff den gewünschten Begriff ein. Ist der Begriff im Index vorhanden, wird im Feld darunter die entsprechende Stelle angezeigt. Doppelklicken Sie wieder darauf, um den Inhalt im Fenster rechts anzuzeigen (Abbildung 1.15 rechts).

Abbildung 1.15: Suchen und auch den Index können Sie zum Suchen benutzen.

Direkthilfe Nach Wahl des Befehls DIREKTHILFE im Menü HILFE wird dem Mauszeiger ein Fragezeichen hinzugefügt. Wenn Sie dann diesen Zeiger auf einen bestimmten Teil der Programmoberfläche setzen, werden zu dieser Stelle kurze Hilfeinformationen angezeigt (Abbildung 1.16). Durch das Drükken von (Esc) können Sie diese Funktion abschalten.

Abbildung 1.16: Die Direkthilfe zeigt kurze Informationen an.

Dialogfelder verfügen in der Regel über einen eigenen Zugang zur Hilfe, über den Sie Informationen zu den in diesem Dialogfeld verfügbaren Optionen erhalten.

! Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um im Hilfesystem die Seite mit vollständigen Informationen zum Inhalt des Dialogfelds zu öffnen.

! Einige Dialogfelder verfügen in der Titelleiste über eine Schaltfläche mit einem Fragezeichen. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Mauszeiger zusammen mit einem Fragezeichen dargestellt. Klicken Sie dann auf die Option im Dialogfeld, zu der Sie Hilfe wünschen. Zusätzliche Hinweise werden angezeigt.

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Optionen zum Hilfesystem Einige Optionen zur Funktion des Hilfesystems können Sie einstellen. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter StarOffice zum Bereich Allgemein.

Abbildung 1.17: Die Seite Allgemein liefert auch Einstellungen zur Hilfe.

Unter der Überschrift Hilfe finden Sie hier unter Tipps die Möglichkeit, dass bei bestimmten – für Sie neuen – Situationen im Programm ein Office-Assistent mit zusätzlichen Tipps in der rechten unteren Bildschirmecke angezeigt wird. Klicken Sie darauf, um die dazugehörende Hilfeseite anzeigen zu lassen. Haben Sie den Assistenten zu einer bestimmten Situation dreimal nacheinander nicht geöffnet, sondern ihn geschlossen oder automatisch schließen lassen, wird er zu dieser Situation nie wieder gezeigt. Die Situation wird aus der entsprechenden internen Liste entfernt. Mit Office-Assistent zurücksetzen können Sie die Standardliste der Situationen, bei denen der Assistent angezeigt wird, wiederherstellen.

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1.3 StarOffice-Programm beenden

1.3

StarOffice-Programm beenden

Um ein geöffnetes StarOffice-Programm zu beenden, wählen Sie den Befehl BEENDEN im Menü DATEI oder Sie klicken auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste des Anwendungsfensters. Sind zu diesem Zeitpunkt StarOffice-Dateien geöffnet, die noch nicht gespeicherte Daten enthalten, müssen Sie in der eingeblendeten Abfrage festlegen, ob diese Änderungen gesichert werden sollen (siehe Abbildung 1.18). Mehr zum Thema Speichern erfahren Sie in Kapitel 2.

Abbildung 1.18: Vor dem Schließen wird vor einem möglichen Datenverlust gewarnt.

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KAPITEL 2

Arbeiten mit Dokumenten

Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten

Die Ergebnisse Ihrer Arbeit in einem der StarOffice-Programme werden in Dateien verwaltet, die als Dokumente bezeichnet werden. Die grundlegenden Techniken zum Verwalten dieser Dokumente sind bei allen Programmen (fast) identisch und entsprechen denen, die in der Arbeit mit Dokumenten in anderen Anwendungen unter Windows zur Anwendung kommen. Zu diesen Aufgaben gehören das Erstellen neuer, leerer Dokumente für weitere Aufgaben, das Speichern von Dokumenten – zusammen mit den von Ihnen eingegebenen Inhalten –, das Schließen von Dokumenten und das Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Alle Befehle für diese Verwaltungsaufgaben finden Sie im DATEI-Menü. Die am häufigsten verwendeten Verwaltungsfunktionen können Sie auch über Schaltflächen in der Symbolleiste Standard ansprechen (Tabelle 2.1). Symbol

Name und Wirkung Neu – führt den Befehl NEU im Menü DATEI aus. Ein neues Dokument wird erstellt. Öffnen – führt den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI aus. Das Dialogfeld Datei öffnen wird angezeigt, aus dem Sie die gewünschte Datei auswählen können.

Speichern – führt den Befehl SPEICHERN im Menü DATEI aus. Ist nur verfügbar, wenn es etwas zu speichern gibt. Bei noch nicht gespeicherten Dokumenten wird das Dialogfeld

Speichern unter angezeigt.

Tabelle 2.1: Wichtige Schaltflächen zur Dokumentverwaltung in der Symbolleiste Standard

2.1

Neues Dokument erstellen

Nach dem Starten eines StarOffice-Programms wird in der Standardeinstellung meist ein neues, leeres Dokument angezeigt. In dieses können Sie Text oder Zahlen eingeben, Objekte einfügen etc. und es dann speichern und bei Bedarf beispielsweise ausdrucken. Wenn Sie während derselben Sitzung weitere Dokumente für andere Aufgaben benötigen, müssen Sie diese zuerst erstellen. Innerhalb eines StarOffice-Programms können Sie zum Erstellen eines neuen Dokuments den Befehl NEU im Menü DATEI verwenden oder die gleichbedeutende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste benutzen. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Programm Sie gerade aktiv sind: Sie können von allen Programmen her ein neues Dokument einer beliebigen Art erzeugen. Über das Untermenü zu NEU öffnen Sie eine Liste von Alternativen für verschiedene Arten von Dokumenten. Dieselbe Liste können Sie durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze neben der Schaltfläche Neu anzeigen lassen (siehe Abbildung 2.1). Wählen Sie hierin die Art des gewünschten Dokuments aus. Ein direkter Klick auf die Schaltfläche Neu erstellt ein Dokument des Typs, an dem Sie gerade arbeiten. Das Programm öffnet daraufhin ein Fenster für das Dokument, das bei StarOffice standardmäßig zunächst den Namen Unbenannt mit einer daran angehängten Zahl erhält. Diese Zahl wird bei jedem neu erstellten Dokument jeweils um 1 erhöht – auf Unbenannt1 folgt Unbenannt2 usw. Zum Wechsel zwischen mehreren geöffneten Dokumenten benutzen Sie die Befehle im Menü FENSTER.

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2.2 Dokument speichern

Abbildung 2.1: Wählen Sie die Art des neuen Dokuments.

Hinweis Statt immer mit einem leeren Dokument zu beginnen, können Sie auch eine Vorlage verwenden, in der bereits bestimmte Inhalte abgelegt sind (siehe weiter hinten).

2.2

Dokument speichern

Um mit den in einem Dokument eingefügten Inhalten zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten zu können, müssen Sie es vor dem Schließen oder dem Beenden von StarOffice speichern. Dabei müssen Sie – wie üblich – zwischen dem ersten Speichern und den weiteren Speichervorgängen unterscheiden: Beim ersten Speichern geben Sie dem Dokument einen Namen und legen fest, auf welchem Laufwerk und in welchem Ordner die Datei abgelegt werden soll; beim wiederholten Speichern sorgen Sie im Allgemeinen nur dafür, dass Erweiterungen oder Änderungen des Dokuments erhalten bleiben.

2.2.1

Zum ersten Mal speichern Zum ersten Speichern Ihres Dokuments wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI oder klicken auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste Standard. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Die Form, in der sich dieses Dialogfeld präsen-

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tiert, hängt vom verwendeten Betriebssystem ab. Generell gilt: Legen Sie dann im Dialogfeld die Parameter – den Speicherort, also Laufwerk und Ordner, den Dateinamen und gegebenenfalls das Dateiformat – fest (dazu gleich mehr). Nachdem Sie das getan haben, führen Sie die Speicherung durch, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken. Das StarOffice-Dialogfeld zum Speichern Wenn Sie auf der Seite Allgemein unter StarOffice des Dialogfelds zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS die Option StarOffice-Dialoge verwenden aktiviert haben, verwendet das Programm zum Speichern eine spezielle Form für die Dialogfelder zum Speichern und Öffnen von Dateien, die von der sonst im jeweiligen Betriebssystem üblichen abweicht (siehe Abbildung 2.2).

Abbildung 2.2: Standardmäßig wird eine andere Form von Dialogfeld verwendet.

Hier können Sie die Schaltflächen oben rechts zur Navigation verwenden (siehe Tabelle 2.2). Symbol

Name und Wirkung Ein Verzeichnis hoch – zeigt den in der Hierarchie übergeordneten Ordner an. Neues Verzeichnis anlegen – legt im aktuellen Ordner einen neuen Ordner an. Weisen Sie diesem anschließend einen Namen zu. Zum Standardverzeichnis – stellt den Standardordner wieder ein.

Tabelle 2.2: Schaltflächen zur Navigation

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2.2 Dokument speichern

Das Standarddialogfeld zum Speichern Ist die Option StarOffice-Dialoge verwenden abgeschaltet, unterscheidet sich die Form des Dialogfelds je nach dem verwendeten Betriebssystem.

! Unter Windows Vista ist standardmäßig der Ordner Dokumente eingestellt, der bei der Installation oder beim Einrichten der Benutzerkonten für jeden Benutzer als Unterverzeichnis zum persönlichen Ordner angelegt wurde. Zur Navigation zu anderen Ordnern benutzen Sie die üblichen Methoden: Nachdem Sie die Ebene gewechselt haben, können Sie mithilfe der beiden blauen Pfeilsymbole in der linken oberen Fensterecke vor- und zurückschalten. Der nach links zeigende Pfeil blendet die vorher gewählte Ebene wieder ein. Danach können Sie durch einen Klick auf den nach rechts zeigenden Pfeil wieder zurückspringen. Ein Klick auf das Symbol rechts von den beiden Pfeilen öffnet eine Liste mit den Ebenen der Hierarchie, innerhalb derer Sie sich gerade bewegen.

! Bei Windows XP wird der Speicherort in der Titelleiste des Dialogfelds und im Feld Speichern in angezeigt. Standardmäßig wird der Ordner Eigene Dateien zum Speichern von Dokumenten vorgeschlagen. Dieser Ordner wird bei der Installation des Betriebssystems automatisch für jedes Benutzerkonto angelegt. Wenn Sie einen anderen Ordner als den standardmäßig eingestellten verwenden wollen, müssen Sie zuerst zu diesem navigieren. Zur Navigation zwischen Ordnern gibt es mehrere Verfahren, die sich darin unterscheiden, ob Sie zu einem untergeordneten, zu einem übergeordneten, zu einem neuen Ordner oder zu einem anderen Laufwerk wechseln wollen. Dabei können Sie sich in der vorhandenen Ordnerhierarchie nach oben oder nach unten bewegen und auch neue Ordner anlegen. Die Standardpfade ändern Wenn Sie Ihre Dateien in der Regel in einem speziellen Ordner speichern, müssen Sie diesen Ordner bei jedem Speichervorgang immer erst anwählen, da die Programme in der Grundeinstellung den Standardspeicherort benutzen. In einem solchen Fall sollten Sie einen anderen Standardspeicherort festlegen. Wählen Sie dazu OPTIONEN im Menü EXTRAS. Sie finden die Möglichkeiten bei StarOffice im Bereich Pfade. In der Liste rechts werden die für unterschiedliche Dateitypen verwendeten Speicherorte angezeigt (siehe Abbildung 2.3). Um einen davon zu ändern, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf Bearbeiten. Im dann angezeigten Dialogfeld Pfad auswählen können Sie einen anderen Ort einstellen. Ein Klick auf Standard stellt die Werkseinstellungen wieder her. Dateiname Beim Aufrufen des Dialogfelds Speichern unter wird automatisch das Feld Dateiname markiert. Sie sollten hier einen Namen eingeben, der Auskunft über den Inhalt der Datei gibt – also beispielsweise nicht Brief1, sondern besser Hausverwaltung 2008-06-20. Sie sollten die Option Automatische Dateinamenserweiterung aktiviert halten. Das führt dazu, dass dem Dateinamen automatisch eine Erweiterung hinzugefügt wird, die der unter Dateityp vorhandenen Voreinstellung entspricht (siehe weiter hinten).

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Abbildung 2.3: Ändern Sie den Standardspeicherort.

Hinweis Bei der Namensvergabe für eine neue Datei müssen Sie sich an verschiedene Regeln halten, damit Windows den neuen Namen akzeptiert: Der komplette Dateiname darf bis zu 255 Zeichen lang sein. Leerzeichen im Dateinamen sind erlaubt. Die folgenden Zeichen sind in Dateinamen nicht erlaubt: /, \ , >,

Findet den Suchbegriff nur, wenn er am Wortende steht.

\
, um den Assistenten mit den Standardeinstellungen zu starten.

7.5.1

Dokumente wählen

Im zweiten Schritt wählen Sie die Dateien, die auf der Website veröffentlicht werden sollen (siehe Abbildung 7.8). Die Dateien können auf einen Server oder in ein lokales Verzeichnis geladen werden.

Abbildung 7.8: Wählen Sie die zu veröffentlichenden Dokumente.

! Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die Dokumente im Dialogfeld Öffnen aus. Wenn Sie die Taste (Strg) gedrückt halten, können Sie mehrere Dokumente markieren. Nach der Bestätigung werden die gewählten Dokumente im Feld Dokumentliste aufgelistet.

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7.5 Web-Assistent zum Veröffentlichen

! Der Assistent kann Dokumente vor dem Hochladen auf den Server in das HTML- und PDFFormat sowie – in einigen Fällen – in das Flash-Format konvertieren. Markieren Sie dazu das umzuwandelnde Dokument in der Liste und nutzen Sie die Optionen im Feld Exportieren im Dateiformat. Die einzelnen Dokumente können unterschiedlich konvertiert werden.

! Die Reihenfolge in dieser Liste legt auch die Reihenfolge fest, in der Hyperlinks zu den Dokumenten auf der Indexseite Ihrer Website angezeigt werden. Über die beiden Schaltflächen rechts neben der Liste der Dokumente können Sie das gerade markierte Dokument innerhalb der Liste nach oben oder nach unten verschieben.

! Unter Titel geben Sie für das ausgewählte Dokument einen Titel ein. Der Titel erscheint auf der Indexseite Ihrer Website als Hyperlink zum ausgewählten Dokument.

! Über Zusammenfassung können Sie eine Beschreibung für das ausgewählte Dokument eingeben.

7.5.2

Hauptlayout

Der dritte Schritt ist mit Hauptlayout überschrieben. Wählen Sie hier die Dokumentvorlage, die Sie für die Formatierung des Layouts der Indexseite Ihrer Website verwenden möchten. Diese Dokumentvorlage definiert die Textformatierung und die Position von Elementen auf der Seite. Einige der verfügbaren Layouts nutzen Frames. Sie sollten die Auswahl mit Bedacht vornehmen, da Änderungen später nur schwer zu realisieren sind.

7.5.3

Layoutdetails

Auf der folgenden Seite des Assistenten können Sie die Layoutoptionen für die Indexseite Ihrer Website angeben (siehe Abbildung 7.9). Aktivieren Sie zunächst im oberen Bereich die Elemente, die im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen. Unter Layout für Bildschirmauflösung optimieren können Sie die Webseite für die Anzeige auf bestimmte Auflösungen einstellen lassen.

Abbildung 7.9: Geben Sie die Feinheiten des Layouts an.

197

Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten

7.5.4

Formatvorlage

Im folgenden Schritt wählen Sie eine Vorlage für die Indexseite. Über Formatvorlage wählen Sie das Farbschema für die Indexseite. Testen Sie einfach mehrere Alternativen aus. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Auswählen in der Zeile Hintergrundgrafik können Sie ein Hintergrundbild für die Indexseite wählen. Die Auswirkungen Ihrer Wahl werden unten im Dialogfeld skizziert.

7.5.5

Informationen zur Webseite

Geben Sie im sechsten Schritt den Titel und Metainformationen für Ihre Website ein (siehe Abbildung 7.10).

Abbildung 7.10: Geben Sie weitere Informationen ein.

Der eingegebene Titel wird in der Titelleiste des Webbrowsers angezeigt. Die Angaben darunter werden in einem HTML-Meta-Tag gespeichert.

7.5.6

Vorschau

Im letzten Schritt des Assistenten geben Sie an, wo Ihre Webseite veröffentlicht werden soll. Außerdem können Sie eine Vorschau anzeigen (siehe Abbildung 7.11).

198

7.5 Web-Assistent zum Veröffentlichen

Achtung Wenn Sie eine Internetverbindung über einen Proxy-Server herstellen, können Sie die FTPOption allerdings nicht verwenden. Kontrollieren Sie die Einstellungen: Wählen Sie den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie dann zum Bereich Internet und weiter zu Proxy. Legen Sie gegebenenfalls die Einstellung im Feld Proxy-Server auf Keine fest.

Abbildung 7.11: Geben Sie an, wo veröffentlicht werden soll.

! Sie können die Webseite In einen lokalen Ordner, In ein ZIP-Archiv oder Auf einen Webserver per FTP speichern lassen. Dabei wird die Indexseite an dem von Ihnen angegebenen Speicherort gespeichert. Alle anderen Dateien werden innerhalb des Verzeichnisses, das die Indexseite enthält, im Verzeichnis meineWebseite, gespeichert.

! Ein Klick auf Einstellen öffnet das Dialogfeld FTP-Verbindung, in dem Sie die Verbindungseinstellungen für den FTP-Server bearbeiten und testen können (siehe Abbildung 7.12). Unter Servername oder IP Adresse geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des FTP-Servers ein. Im Feld Benutzername geben Sie den zum Zugriff auf den FTP-Server erforderlichen Benutzernamen und unter Kennwort das Kennwort ein, das zum Zugriff auf den FTP-Server erforderlich ist. Ein Klick auf Test testet die FTP-Verbindung unter Verwendung der aktuellen Einstellungen. Über das Feld Wählen Sie ein Verzeichnis auf dem Server aus können Sie den Speicherort eines Verzeichnisses auf dem FTP-Server angeben, in dem Ihre Dateien gespeichert werden sollen.

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Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten

Abbildung 7.12: Legen Sie die Einstellungen für die Übertragung zum Server fest.

! Ein Klick auf die Schaltfläche Vorschau öffnet Ihre Webseite im Standardwebbrowser Ihres Betriebssystems.

! Wenn Sie an der Webseite später weiterarbeiten wollen, sollten Sie Einstellungen speichern … aktivieren. Damit können Sie die Einstellungen, die Sie in diesem Assistenten festgelegt haben, speichern und später wiederverwenden. Geben Sie im Feld Speichern als den Namen für die Einstellungsdatei ein. Sie können diese Einstellung bei einem weiteren Start des Assistenten im ersten Schritt auswählen. Sie brauchen dann nur noch die Schaltfläche Fertig stellen zu benutzen, um die restlichen Schritte automatisch durchführen zu lassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um die Arbeit am Assistenten zu beenden.

7.6

Optionen zur Arbeit mit Webseiten

Im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS finden Sie in der Gruppe StarOffice Writer/ Web einige Einstellungen, deren Kenntnis Ihnen bei der Erstellung von Webseiten hilfreich sein kann.

7.6.1

Allgemeine Einstellungen

Die Gruppe beinhaltet sechs Dialogfelder. Einige davon entsprechen in ihrem Inhalt solchen, die Sie auch für die Textverarbeitung von Dokumenten mit WRITER finden, die für den Ausdruck bestimmt sind (siehe Kapitel 29). In der Gruppe StarOffice Writer/Web dienen sie aber speziell für Webdokumente. Dazu gehören die Register mit den Bezeichnungen Ansicht, Formatierungshilfen, Raster, Drucken und Tabelle. Sie können also verschiedene Einstellungen für die beiden Typen von Dokumenten wählen. In der Gruppe StarOffice Writer/Web sind aber einige spezielle Optionen, die Sie in der Gruppe finden, nicht einstellbar.

200

7.6 Optionen zur Arbeit mit Webseiten

7.6.2

Hintergrund

Die Einstellungen im Register Hintergrund bestimmen den Hintergrund für HTML-Dokumente. Dieser Hintergrund gilt für alle HTML-Dokumente, die Sie neu erstellen oder einladen, sofern für sie kein eigener Hintergrund definiert wurde (siehe Abbildung 7.13).

Abbildung 7.13: Legen Sie die Hintergrundfarben fest.

201

TEIL C Tabellenkalkulation mit CALC

Teil C – Tabellenkalkulation mit CALC

Dieser dritte Teil des Buchs hat die spezielle Arbeit mit dem Kalkulationsprogramm CALC zum Inhalt. Wir gehen darin auf alle wichtigen Funktionen und Besonderheiten des Programms ein:

Abbildung C.1: Bei CALC arbeiten Sie in einem Tabellenraster.

! Im ersten Kapitel dieses Teils beschäftigen wir uns mit der Eingabe und dem Bearbeiten von Daten in Arbeitsmappen. Eine Arbeitsmappe besteht aus mehreren Blättern, in denen die Daten organisiert werden. Diese Tabellenblätter selbst sind die wichtigsten Elemente der Arbeitsoberfläche des Programms. Sie liefern ein Raster aus Spalten und Zeilen, in dessen Elemente – die Zellen – Texte und Zahlenwerte eingetragen werden können. Welche Funktionen dafür wichtig sind, sagt Ihnen Kapitel 8.

! Auf der Basis dieser Eingaben können Sie dann mit Formeln und Funktionen Berechnungen durchführen. Auf die Beschreibung dieser wesentlichen Aufgaben von CALC konzentriert sich Kapitel 9.

! Mit Formatieren meint man im Allgemeinen Dinge, die die optische Gestaltung betreffen. Das gilt auch für CALC. Zahlenwerte können mit unterschiedlichen Formen – beispielsweise mit einem Prozent- oder Währungszeichen – angezeigt werden. Zusätzliche Formatelemente erlauben die Wahl von Schriftarten und -größen, Farben, Mustern, Rahmen und mehr. Für weitere Verfeinerungen können Sie die Tabellen und Diagramme mit zusätzlichen Objekten – Textelemente, Grafiken, Medienclips etc. – versehen. Über die Vorgehensweise beim Formatieren gibt Kapitel 10 Auskunft.

204

Teil C – Tabellenkalkulation mit CALC

! Neben einfachen Berechnungen können Sie in den Tabellen auch komplexe Analysen durchführen. Einen Überblick dazu liefert Kapitel 11: Mithilfe der Konsolidierungsfunktion bewirken Sie zusammenfassende Darstellungen von Daten. Antworten auf Was wäre wenn-Fragen liefern Mehrfachoperationen und der Szenario-Manager. Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Bei einer Zielwertsuche müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt. CALC liefert auch mehrere Verfahren, mit denen Sie Optimierungsaufgaben unterschiedlicher Komplexität lösen können. Eine Liste ist ein zusammenhängender Bereich in einer Tabelle, der zum Organisieren, Verarbeiten und Abrufen von Informationen aus umfangreichen Datenbeständen verwendet wird. Mithilfe zusätzlicher Werkzeuge können Sie in einer Tabelle auch einfache Datenbankfunktionen durchführen. Sie können beispielsweise darin die Daten sortieren oder nach unterschiedlichen Kriterien filtern.

! Die eingegebenen oder errechneten Zahlenwerte lassen sich grafisch in Form von Diagrammen anzeigen. Darüber wird in Kapitel 12 gesprochen. Unterschiedliche Formen von Diagrammen erlauben es, Ihre Daten in der jeweils gewünschten Form zu präsentieren. Diagramme sind im Allgemeinen mit den Tabellendaten verknüpft, mit denen sie erstellt wurden, und werden standardmäßig immer dann aktualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren. Einige weitere Bereiche der Arbeit mit Tabellen werden wir im sechsten Teil dieses Buchs ansprechen:

! Tabellen und Diagramme können Sie in unterschiedlichen Formaten ausdrucken oder per E-Mail verschicken. Viele zusätzliche Optionen – wie beispielsweise das Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen – sind hier möglich. Kapitel 27 informiert Sie darüber.

! Häufig wiederkehrende Abläufe können Sie mithilfe von Makros automatisieren. Die einfachste Methode, ein solches Makro zu erstellen, besteht in der Verwendung des Makrorecorders. Dieser Recorder arbeitet wie ein Kassettenrecorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt zu werden. Die Beschreibung der Vorgehensweise liefert Kapitel 28.

205

KAPITEL 8

Daten eingeben und bearbeiten

Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten

In diesem Kapitel beginnen wir die Arbeit an der Tabellenkalkulation mit dem Programm CALC. Viele der Grundelemente dieses Programms entsprechen den schon in Kapitel 1 beschriebenen allgemeinen Elementen von StarOffice. Dazu gehören beispielsweise die Menüs der Menüleiste, die Kontextmenüs, die Dialogfelder und weitere Dinge. Viele Bestandteile der Oberfläche sind natürlich an die spezielle Aufgabe dieses Programms angepasst – die Tabellenkalkulation.

8.1

Arbeitsmappen und Blätter

Bevor wir uns anschließend mit der Eingabe von Daten beschäftigen, sollten wir uns noch etwas intensiver mit den Programm- beziehungsweise Bildschirmelementen befassen, in denen Sie diese Eingaben vornehmen – den Arbeitsmappen und den Blättern darin.

8.1.1

Die Elemente der Tabellenblätter

Der Bereich im Inneren des Programmfensters ist der Dokumentbereich. Er wird bei CALC als Tabelle dargestellt (siehe Abbildung 8.1).

Abbildung 8.1: Die Oberfläche des Programms CALC

Genau genommen beinhaltet ein CALC-Dokument meist nicht nur eine, sondern mehrere – standardmäßig sind es drei – Tabellen, die in einer Arbeitsmappe zusammengefasst sind. Zwischen diesen Tabellenblättern können Sie durch Klicken auf eine der Registerlaschen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 im unteren Bereich des Fensters wechseln.

208

8.1 Arbeitsmappen und Blätter

Spalten, Zeilen und Zellen Ein Tabellenblatt selbst besteht aus einem rechteckigen Gitternetz mit 1.024 Spalten und 65.535 Zeilen. Die Spalten sind von links nach rechts mit den Buchstaben A bis Z beschriftet. Nach Z wird die Beschriftung mit AA bis AZ fortgeführt, dann BA bis BZ usw. bis AMJ. Die Zeilen sind von 1 bis 65536 nummeriert. Die Schnittflächen der Spalten und Zeilen werden als Zellen bezeichnet. Eine Zelle ist die Grundeinheit der Tabelle. Hier werden die einzelnen Daten eingegeben. Bis zu 32000 Zeichen können in einer Zelle eingegeben werden. Zellen werden mit den Bezeichnungen der dazugehörenden Spalte und Zeile benannt. Beispielsweise trägt die Zelle in der oberen linken Ecke – also die in der ersten Zeile der ersten Spalte – den Namen A1. Diese Angabe wird auch als Zelladresse bezeichnet. Mindestens eine der Zellen ist immer markiert. Diese erkennen Sie an der stärkeren Umrandung. Beim Öffnen von CALC mit einer leeren Arbeitsmappe ist beispielsweise die Zelle A1 markiert. Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Zelle bewegen und dann die linke Maustaste drücken, wird diese Zelle aktiviert – und erhält eine stärkere Umrandung. Über die Bildlaufleisten können Sie den im Fenster angezeigten Bereich der Tabelle mit den üblichen Methoden verschieben: Klicken Sie auf die entsprechende Pfeilschaltfläche, um eine weitere Zeile oder Spalte anzuzeigen; verschieben Sie das Bildlauffeld, um größere Bereiche zu überspringen. Durch Klicken auf den Bereich zwischen Bildlauffeld und Pfeilschaltflächen erreichen Sie eine Bewegung um die Breite beziehungsweise Höhe des Bildschirms. Ansichten CALC stellt mehrere Ansichten für die Darstellung von Dokumenten auf dem Bildschirm zur Verfügung, die Sie in verschiedenen Stadien der Bearbeitung gezielt einsetzen können. Zwischen den jeweiligen Ansichten können Sie mithilfe der Befehle NORMAL und SEITENUMBRUCH-VORSCHAU des Menüs ANSICHT wechseln. Die beim Beenden von CALC aktive Ansicht wird auch beim erneuten Öffnen des Programms verwendet.

! Die Ansicht NORMAL wird standardmäßig benutzt. Sie ist ausgerichtet auf das schnelle Arbeiten in den Tabellen auf dem Bildschirm und zeigt keine Kopf- und Fußzeilen, Seitenumbrüche und Ränder an. Diese Elemente werden im Allgemeinen erst für den Ausdruck der Tabelle wichtig.

! In der Ansicht SEITENUMBRUCH-VORSCHAU werden die Seiten der Arbeitsmappe so angezeigt, wie sie gedruckt werden. Hier werden auch Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Seitenumbrüche und Ränder angezeigt (siehe Kapitel 27). Sie können beispielsweise Ränder und Seitenumbrüche durch Ziehen ändern. Die Symbolleiste Neben den schon in Kapitel 1 angesprochenen Standardschaltflächen dieser Symbolleiste finden Sie bei CALC drei zusätzliche. Machen Sie sich zunächst deren Bedeutung vertraut (siehe Tabelle 8.1). Auf Details und die Besonderheiten der Symbolleiste Format werden wir später eingehen (siehe Kapitel 10).

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Symbol

Beschreibung Aufsteigend sortieren – sortiert die Daten im markierten Bereich in aufsteigender Reihenfolge (Kapitel 11).

Abfallend sortieren – sortiert die Daten im markierten Bereich in absteigender Reihenfolge (Kapitel 11). Diagramm – fügt ein Diagramm auf Basis der vorher markierten Daten in die Tabelle ein (Kapitel 12).

Tabelle 8.1: Die Standard-Symbolleiste verfügt bei CALC über einige zusätzliche Symbole.

Die Statusleiste Die Statusleiste am unteren Rand des Anwendungsfensters enthält Informationen und Meldungen, die Ihnen Auskunft über den aktuellen Status des Programms geben. Machen Sie sich auch mit der Bedeutung der hier anzeigbaren Elemente – zumindest oberflächlich – vertraut (siehe Abbildung 8.2 und Tabelle 8.2).

Abbildung 8.2: Die Statusleiste liefert wichtige Informationen.

Einige der Elemente in der Statusleiste – beispielsweise EINF oder STD – arbeiten als Umschalter. Anzeige

Name und Beschreibung Position im Dokument – zeigt die Nummer der aktuellen Tabelle in Bezug auf die Gesamtzahl der Tabellen im Tabellendokument an. Aktuelle Seitenvorlage – zeigt die aktuelle Seitenvorlage an. Zum Bearbeiten der Formatvorlage doppelklicken Sie darauf. Zum Umschalten auf eine andere Formatvorlage klicken Sie mit der rechten Maustaste. Maßstab – zeigt den aktuellen Zoomfaktor der Seitendarstellung an. Einfügemodus – zeigt den aktuellen Einfügemodus an. Hier können Sie zwischen EINFG (für Einfügen) und ÜBER (für Überschreiben) umschalten. Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn sich der Cursor entweder in der Eingabezeile der Rechenleiste oder in einer Zelle befindet.

Auswahlmodus – zeigt den aktuellen Auswahlmodus an. Es kann zwischen STD (für Standard), ER (für Erweitern) und ERG (für Ergänzen) umgeschaltet werden. Dokumentveränderung – enthält das Dokument ungespeicherte Änderungen, so sehen Sie in diesem Feld ein *. Dies gilt ebenso für neue Dokumente, die noch nicht gespeichert wurden. Standard-Formel, Datum/Zeit, Fehlermeldung – zeigt Informationen über das aktuelle Dokument an. Es wird standardmäßig die Summe der Inhalte der ausgewählten Zellen angezeigt.

Tabelle 8.2: Wichtige Anzeigen in der Statusleiste von CALC 210


Die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten eines Blatts sind auch im Kontextmenü für das Blattregister zusammengefasst. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister, um es anzuzeigen (siehe Abbildung 8.3). Sie können darüber die Blätter benennen, kopieren und verschieben, zusätzliche Blätter einfügen oder nicht benötigte löschen.

Abbildung 8.3: Das Kontextmenü zum Blattregister beinhaltet wichtige Befehle.

8.1.2

Navigation zwischen Blättern

Von den Blättern einer Arbeitsmappe ist meist immer nur eines aktiv. Welches Blatt gerade aktiv ist, erkennen Sie an der hervorgehobenen Darstellung der Registerlasche am unteren Rand des Fensters. Nach dem Erstellen einer neuen Arbeitsmappe ist das immer das Blatt Tabelle1 (siehe Abbildung 8.4). Wenn Sie ein anderes Blatt anzeigen wollen – beispielsweise um darin Daten einzugeben –, müssen Sie das gewünschte Blatt über das Blattregister aktivieren, indem Sie auf die entsprechende Registerlasche klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Lasche Tabelle2, um dieses Blatt zu aktivieren und anzuzeigen.

Abbildung 8.4: Tabelle1 ist das aktive Blatt bei neuen Arbeitsmappen.

Aus Platzgründen sind aber am unteren Fensterrand immer nur die Registerlaschen von einigen Blättern sichtbar. Wie viele das sind, hängt auch von den Namen ab, die Sie den Blättern gegeben haben (siehe weiter hinten). Bei der Standardanzahl von drei Blättern pro Mappe sind alle drei Registerlaschen sichtbar. Wenn Sie später der Mappe weitere Blätter hinzufügen, sind meist einige Blattregister verdeckt. Sie können dann den Registerteiler – den kleinen senkrechten Balken vor der horizontalen Bildlaufleiste – weiter nach rechts ziehen, um mehr Blattregister anzuzeigen (siehe Abbildung 8.5). Das empfiehlt sich, wenn Sie beispielsweise mit vier Blättern arbeiten und oft zwischen dem ersten und dem vierten wechseln müssen.

211


Abbildung 8.5: Der Registerteiler ist verschiebbar.

Wenn Sie aber die Registerlaschen aller Blätter in der Mappe nicht gleichzeitig anzeigen wollen, können Sie die Registerlaufpfeile benutzen, um nicht angezeigte Blattregister sichtbar zu machen (siehe Abbildung 8.6 und Tabelle 8.3). Diese sind aber erst dann ansprechbar, wenn Registerlaschen durch die Bildlaufleiste verdeckt werden! Das Klicken auf einen der Registerlaufpfeile verschiebt übrigens nur die in der Zeile gerade angezeigten Registerlaschen, wechselt aber nicht die aktive Tabelle. Zum endgültigen Wechseln müssen Sie anschließend noch auf die Lasche des Blatts klicken.

Abbildung 8.6: Vier Schaltflächen dienen zur Navigation zwischen den Blättern. Symbol

Beschreibung wählt das erste Blattregister. wählt das jeweils vorherige Blattregister (wenn vorhanden). wählt das jeweils nächste Blattregister (wenn vorhanden). wählt das letzte Blattregister.

Tabelle 8.3: Ein Klick auf ein Symbol wechselt zwischen den Blättern.

Sie können zur Wahl einer Tabelle auch den Befehl AUSWÄHLEN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN verwenden (siehe Abbildung 8.7).

Abbildung 8.7: Sie können die Tabelle auch über einen Menübefehl wählen.

212


8.1.3

Gemeinsames Bearbeiten

Sie können mehrere Blätter einer Mappe gemeinsam markieren, um sie anschließend in einem Arbeitsgang zu bearbeiten – beispielsweise löschen, ausblenden oder ein weiteres Blatt jeweils danach einfügen. Markieren Sie dazu die Blätter gemeinsam, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und dann die Registerlaschen der zu bearbeitenden Tabellen anklicken. Alle markierten Registerlaschen werden dann in weißer Farbe angezeigt (siehe Abbildung 8.8). Solange Sie Blätter gemeinsam markiert haben, gelten die Befehle für alle Blätter: Eine Eingabe in eine Zelle eines Blatts wird beispielsweise in allen markierten Blättern vorgenommen.

Abbildung 8.8: Mehrere Blätter können gemeinsam markiert werden.

Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Blätter wieder aufzuheben und nur ein Blatt auszuwählen, klicken Sie auf die Registerlasche des gewünschten Blatts. Wollen Sie nur ein Blatt aus der gemeinsamen Markierung ausschließen, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und klicken dann auf die betreffende Registerlasche.

8.1.4

Blätter organisieren

Bezüglich der Anzahl der Blätter in einer Arbeitsmappe sind Sie nicht auf die standardmäßig vorgegebene Zahl von drei beschränkt: Sie können weitere hinzufügen, aber auch nicht benötigte löschen. Außerdem können Sie Blätter kopieren und durch Verschieben in eine andere Reihenfolge bringen. Blatt einfügen Wenn Sie ein neues Blatt in die Mappe einfügen wollen, aktivieren Sie zunächst das Blatt, vor oder nach dem Sie das neue einfügen wollen. Wählen Sie dann den Befehl TABELLE im Menü EINFÜGEN (siehe Abbildung 8.9).

! Geben Sie unter Position an, ob das neue Blatt vor oder nach der aktuell markierten Tabelle eingefügt werden soll.

! Unter der Überschrift Tabelle können Sie einerseits angeben, dass eine bestimmte Anzahl von Tabellen eingefügt werden soll. Andererseits können Sie über Aus Datei erstellen auch eine Tabelle aus einer Datei in die aktive Tabelle einfügen. Auswählen öffnet ein Dialogfeld für die Auswahl der gewünschten Datei. Es gleicht dem Dialogfeld Öffnen. Über die zusätzliche Option Verketten verknüpfen Sie das aktuelle Dokument mit der aus der Liste ausgewählten Tabelle.

213


Abbildung 8.9: Position und Anzahl können angegeben werden.

Das neue Tabellenblatt wird daraufhin eingefügt. Für den Namen des neuen Blatts wird die anfängliche Nummerierung fortgesetzt. Hatten Sie bisher die Blätter mit den Namen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 in Ihrer Mappe, trägt das neue den Namen Tabelle4. Wenn beim Hinzufügen eines neuen Tabellenblatts dieses an der falschen Stelle im Register erscheint, markieren Sie es zunächst und wählen dann den Befehl VERSCHIEBEN/KOPIEREN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN. Legen Sie anschließend die Stelle fest, vor der das aktuelle Blatt eingefügt werden soll (siehe weiter hinten). Blatt löschen Um ein Blatt aus der Arbeitsmappe zu entfernen, aktivieren Sie dieses Blatt und wählen dann LÖSCHEN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN. Beachten Sie den anschließend angezeigten Warnhinweis, der Sie darauf aufmerksam macht, dass mit dem Blatt auch alle darin enthaltenen Daten für immer verschwinden. Mehrere Blätter können Sie in einem Arbeitsgang löschen, indem Sie sie vorher gemeinsam markieren. Blatt verschieben oder kopieren Das Verschieben oder das Kopieren von Blättern innerhalb einer Arbeitsmappe und zwischen verschiedenen Arbeitsmappen hat meist organisatorische Gründe: Durch Verschieben können Sie die Blätter einer Mappe in die gewünschte Reihenfolge bringen – beispielsweise wichtige an den Anfang und weniger wichtige an das Ende stellen. Das Kopieren eines Blatts bietet sich an, wenn Sie bestimmte Daten in einem Blatt – beispielsweise Tabellenüberschriften – in derselben Form in weiteren Blättern verwenden wollen. Verschieben und kopieren können Sie sowohl innerhalb einer Mappe als auch zwischen verschiedenen Mappen. In beiden Fällen können Sie sowohl direkt mit der Maus als auch mit Menübefehlen arbeiten.

214


Zum Verschieben mit der Maus aktivieren Sie das gewünschte Blatt und verschieben es dann mittels der Maus an die gewünschte Stelle in der Blattregisterleiste. Sie können es zwischen zwei Blättern derselben oder in einer anderen geöffneten Arbeitsmappe ablegen (siehe Abbildung 8.10). Der zwischen den Registerlaschen angezeigte Pfeil kennzeichnet die Stelle, an der das Blatt eingefügt wird. Wollen Sie das Blatt kopieren, halten Sie während des gesamten Vorgangs die Taste (Strg) gedrückt. Dabei wird ein zusätzliches Pluszeichen neben dem Mauszeiger angezeigt.

Abbildung 8.10: Mit der Maus können Blätter verschoben oder kopiert werden.

Zur Arbeit über das Menü markieren Sie das zu verschiebende oder zu kopierende Blatt und wählen dann den Befehl VERSCHIEBEN/KOPIEREN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN. Im Dialogfeld (fast) gleichen Namens können Sie angeben, wohin das gerade aktive Blatt kopiert oder verschoben werden soll (siehe Abbildung 8.11).

Abbildung 8.11: Dieselbe Aufgabe leistet das Dialogfeld Tabelle verschieben/kopieren.

! Über das Feld Ins Dokument können Sie angeben, welche Mappe das Blatt aufnehmen soll. Hier werden alle geöffneten Mappen angezeigt. Die zusätzliche Option neues Dokument bedeutet genau das, was Sie vermuten: Sie können darüber das Blatt in eine Arbeitsmappe verschieben oder kopieren, die dabei erst erstellt wird.

! Nachdem Sie die gewünschte Mappe als Ziel ausgewählt haben, werden im Feld Einfügen vor die in dieser Mappe vorhandenen Blätter angezeigt. Markieren Sie in dieser Liste die Tabelle, vor der das Blatt eingefügt werden soll.

! Ob kopiert oder verschoben werden soll, regeln Sie über das Kontrollkästchen kopieren. Ist es aktiviert, wird kopiert, anderenfalls verschoben. Nach dem Bestätigen über OK wird das Blatt entweder an die gewählte Stelle kopiert oder verschoben.

215


8.1.5

Teilen und fixieren

Mithilfe von zwei zusätzlichen Optionen können Sie die Anzeige eines Blatts auf dem Bildschirm so verändern, dass die Eingabe und Bearbeitung von Daten in den Zellen erleichtert wird: Sie können bestimmte Zellbereiche fixieren oder das Blatt in mehrere Bereiche aufgeteilt anzeigen lassen. Blatt teilen Sie können ein Fenster in mehrere Ausschnitte teilen und in diesen Ausschnitten unterschiedliche Bereiche des Fensters anzeigen (siehe Abbildung 8.12). Sie bewirken eine solche Teilung eines Fensters über den Befehl TEILEN im Menü FENSTER. In diesem Fall müssen Sie vorher die Spalte oder Zeile beziehungsweise die Zelle markieren, an der die Teilung durchgeführt werden soll.

Abbildung 8.12: Fenster können in Ausschnitte unterteilt werden.

Da die Fensterausschnitte synchronisiert sind, ist es möglich, in beiden Ausschnitten gleichzeitig einen Bildlauf durchzuführen, um die Daten in den Reihen oder Spalten zu vergleichen. In vertikal geteilten Ausschnitten wird der Bildlauf vertikal und in horizontal geteilten Ausschnitten horizontal durchgeführt. Alternativ können Sie zum Teilen die beiden Teilungsmarken unterhalb der senkrechten und rechts von der waagerechten Bildlaufleiste benutzen (siehe Abbildung 8.13). Wenn Sie den Mauszeiger auf eine dieser Teilungsmarken setzen, ändert sich der Zeiger in einen Doppelpfeil. Ziehen Sie dann den Fensterteiler an die gewünschte Stelle. Um die geteilten Ausschnitte anschließend zu verändern, ziehen Sie den Fensterteiler oder die Teilungsmarke an die gewünschte Stelle. Beachten Sie auch, dass mehrere Bildlaufleisten eingeblendet werden, über die Sie die in den einzelnen Ausschnitten anzuzeigenden Bereiche individuell regeln können.

Abbildung 8.13: Fenster können über die Maus in Ausschnitte unterteilt werden.

216

8.2 Zellen und Bereiche markieren

Um eine Teilung in einem Fenster aufzuheben, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Teil des Fensterteilers oder wählen im Menü FENSTER nochmals den Befehl TEILEN. Bereiche fixieren Wenn Sie die Zeilen- und Spaltenüberschriften auf dem Bildschirm sehen wollen, während Sie durch eine umfangreichere Tabelle blättern, können Sie einen Ausschnitt mit den ersten Zeilen und Spalten eines Fensters auf dem Bildschirm fixieren (siehe Abbildung 8.14). Dazu markieren Sie in dem Blatt, in dem Sie Ausschnitte fixieren wollen, die Zelle, die unterhalb und/oder rechts von den zu fixierenden Zeilen und/oder Spalten liegt, und wählen dann im Menü FENSTER den Befehl FIXIEREN. Als Erfolg sehen Sie zunächst nur zwei etwas stärker gezeichnete Linien in der Tabelle. Die eigentliche Wirkung erkennen Sie erst, wenn Sie zu weiter rechts und weiter unten liegenden Zellen navigieren: Die Zeilen oberhalb der Linie bleiben auf dem Bildschirm angezeigt, auch dann, wenn tiefer liegende Teile der Tabelle angezeigt werden; ebenso bleiben die Spalten links von der Linie auch dann auf dem Bildschirm angezeigt, wenn weiter rechts liegende Teile der Tabelle angezeigt werden.

Abbildung 8.14: Fixierte Bereiche bleiben immer auf dem Bildschirm angezeigt.

Um eine solche Fixierung wieder aufzuheben, wählen Sie nochmals denselben Befehl im Menü FENSTER. Hinweis Das Fixieren von Ausschnitten hat keinen Einfluss auf das Druckbild. Sie können beim Drucken aber eine ähnliche Funktion einschalten (siehe Kapitel 27).

8.2

Zellen und Bereiche markieren

Nicht nur die Eingaben, auch viele Menübefehle beziehen sich immer auf die gerade aktive Zelle oder einen Bereich von Zellen. Durch das vorherige Markieren stellen Sie sicher, dass Sie genau die gewünschte Stelle in der Tabelle bearbeiten. Sie können eine Zelle, eine Zeile, eine Spalte, zusammenhängende Zellen, nicht zusammenhängende Zellen oder die ganze Tabelle markieren. Zum Markieren können Sie sich verschiedener Methoden bedienen.

217


Hinweis Durch die Verwendung der Bildlaufleisten wird zunächst nur der im Fenster angezeigte Ausschnitt der Tabelle verschoben. Um eine Zelle zu aktivieren, müssen Sie sie danach noch markieren.

8.2.1

Mit der Maus

Am schnellsten markieren Sie eine Zelle oder einen Zellbereich mithilfe der Maus (siehe Abbildung 8.15). Das gilt jedenfalls dann, wenn die zu markierenden Zellen bereits in dem auf dem Bildschirm angezeigten Ausschnitt der Tabelle sichtbar sind oder sich in unmittelbarer Nachbarschaft dazu befinden.

Abbildung 8.15: Zellen und Bereiche können direkt über die Maus markiert werden.

! Um eine einzelne Zelle zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zelle und klicken sie dann mit der linken Maustaste an. Wenn Sie mehrere Zellen, die in Form eines rechteckigen Bereichs zusammenhängen, gemeinsam markieren wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf die Zelle in einer Ecke des zu markierenden Zellbereichs und überstreichen bei gedrückt gehaltener Maustaste den gesamten Bereich.

! Zum Markieren einer ganzen Zeile klicken Sie auf den Zeilenkopf – das ist das Feld in der linken Randspalte, in dem die Zeilennummer angezeigt wird. Wollen Sie mehrere aufeinanderfolgende Zeilen markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben dann den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Zeilen.

! Zum Markieren von Spalten gehen Sie entsprechend vor: Klicken Sie auf den Spaltenkopf – also das Feld, in dem der oder die Buchstaben zur Spaltenkennung angezeigt werden. Mehrere nebeneinanderliegende Spalten markieren Sie, indem Sie die Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Spalten verschieben.

! Sie können auch Zellen, die nicht in Form eines rechteckigen Blocks zusammenhängen, gemeinsam markieren. Markieren Sie dazu die erste Zelle oder den ersten Bereich und drücken Sie dann (Strg). Halten Sie (Strg) gedrückt und wählen Sie mit der Maus die nächste Zelle oder den nächsten Bereich.

! Um die gesamte Tabelle zu markieren, klicken Sie auf das Feld oben links in der Tabelle, in dem sich die Zeilen- und Spaltenköpfe treffen.

218

8.2 Zellen und Bereiche markieren

8.2.2

Über die Tastatur

Mithilfe der Pfeiltasten und zusätzlichen Tastenkombinationen können Sie die Zellen ebenfalls markieren. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Zellen gemeinsam markieren wollen, halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und verwenden dieselben Tastenkombinationen wie beim Markieren einzelner Zellen (siehe Tabelle 8.4). Taste(n)

Wirkung

Pfeiltasten ((½), (¼), (Æ), (æ))

Bewegen um eine Zelle nach oben, unten, links oder rechts

(¢)

Bewegen um eine Zelle nach oben

(ÿ), (ª)+(ÿ)

Bewegen um eine Zelle nach rechts oder links

(Strg)+(Æ), (Strg)+(æ)

Bewegen um eine Fensterbreite nach rechts oder links

(Bild¼)

Bewegen um eine Fensterhöhe nach unten

(Bild½)

Bewegen um eine Fensterhöhe nach oben

(Pos1)

Bewegen an den Anfang des aktuellen Tabellenblatts

(Strg)+(Pos1)

Bewegen an den Anfang des ersten Tabellenblatts

Tabelle 8.4: Tasten und Tastenkombinationen zum Markieren von Zellen

8.2.3

Über das Namensfeld

Welche Zelle oder welcher Bereich gerade markiert ist, wird im Namensfeld im linken Teil der Rechenleiste angezeigt. Einfache Adressangaben – wie beispielsweise A1 oder Z120 – zeigen die Adresse einer einfachen Zelle an. Eine längere Adressangabe mit einem Doppelpunkt oder einem Semikolon darin bedeutet, dass mehrere Zellen markiert sind. Sie können dieses Feld auch dazu benutzen, einzelne oder mehrere Zellen zu markieren, indem Sie ihre Adresse(n) darin eingeben und anschließend mit der Taste (¢) bestätigen (siehe Tabelle 8.5). Die betreffende Zelle wird daraufhin markiert. Diese Technik eignet sich besonders dann, wenn Sie zwischen Zellen wechseln wollen, die weit voneinander entfernt liegen. Beispiel

Beschreibung Um eine Zelle zu markieren, geben Sie deren Adresse ein. Das empfiehlt sich besonders für größere Sprünge. Um einen Bereich von mehreren Zellen zu markieren, geben Sie die Adressen zweier Eckzellen – getrennt durch einen Doppelpunkt – ein.

Tabelle 8.5: Das Namensfeld zeigt die Markierung an.

219


Hinweis Haben Sie bereits Namen für Zellen oder Zellbereiche definiert, können Sie im Namensfeld auch einen solchen Namen eingeben oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten Bereich zu markieren.

8.2.4

Weitere Eingabemodi

Mehrere zusätzliche Eingabemodi stehen zur Verfügung. Zwischen diesen können Sie durch einen Klick auf die entsprechende Stelle in der Statusleiste oder durch Tastenkombinationen umschalten:

! Durch Drücken von (F8) schalten Sie den Erweiterungsmodus ein (oder aus). Anschließend können Sie zum Erweitern der Markierung auf benachbarte Zellen wie beim Markieren einzelner Zellen arbeiten, ohne (ª) gedrückt halten zu müssen. Dass der Erweiterungsmodus eingeschaltet ist, erkennen Sie an der Anzeige ER in der Statusleiste.

! Durch Drücken von (ª)+(F8) wird der Ergänzungsmodus eingeschaltet (beziehungsweise ausgeschaltet). Anschließend können Sie einzelne – auch nicht zusammenhängende – Zellen durch Anklicken der Auswahl hinzufügen, ohne dabei die (Strg)-Taste gedrückt halten zu müssen. Dass der Ergänzungsmodus eingeschaltet ist, erkennen Sie an der Anzeige ERG in der Statusleiste.

8.2.5

Über den Navigator

Ebenfalls für weitere Sprünge – oder nachdem Namen in der Tabelle definiert wurden – eignet sich der NAVIGATOR, den Sie im Menü BEARBEITEN und in der Symbolleiste Standard finden (siehe Abbildung 8.16). Geben Sie in den Feldern Spalte und Zeile die Adresse der Zelle ein, die markiert werden soll. Nach dem Bestätigen über die Taste (¢) wird die Markierung durchgeführt.

Abbildung 8.16: Über den Navigator können Sie schnell zu anderen Stellen springen.

220

8.3 Eingabe und Korrektur

Die Schaltflächen im oberen Bereich des Navigators erlauben – unter anderem – eine schnelle Navigation zu bestimmten Bereichen (siehe Tabelle 8.6). Symbol

Name und Wirkung Datenbereich – gibt den Datenbereich an der aktuellen Position des Zellencursors an. Anfang – springt zur Zelle am Anfang des aktuellen Datenbereichs, den Sie mithilfe des Symbols Datenbereich hervorheben können. Ende – springt zur Zelle am Ende des aktuellen Datenbereichs, den Sie mithilfe des Symbols Datenbereich hervorheben können. Umschalten – schaltet die Inhaltsansicht ein oder aus. Nur das ausgewählte NavigatorElement und seine Unterelemente werden angezeigt. Klicken Sie erneut auf das Symbol, um wieder alle Elemente einzublenden.

Inhalte – dient zum Ein- und Ausblenden des Inhalts im unteren Bereich des Navigators. Szenarien – zeigt alle verfügbaren Szenarien an. Doppelklicken Sie auf einen Namen, um das entsprechende Szenario anzuwenden. Das Ergebnis wird in der Tabelle sichtbar. Weiteres erfahren Sie in Kapitel 11.

Dragmodus – öffnet ein Untermenü zur Auswahl des Dragmodus. Der Dragmodus lässt sich auch über das Kontextmenü im Navigator-Fenster aktivieren. Hier bestimmen Sie, welche Aktion erfolgt, wenn Sie ein Objekt aus dem Navigator in ein Dokument ziehen. Das Symbol spiegelt den gewählten Modus wider und zeigt an, ob das Objekt als Hyperlink, Verknüpfung oder Kopie eingefügt wird.

Tabelle 8.6: Die Schaltflächen im Navigator

! Im Auswahlbereich im unteren Teil des Navigators können Sie zu bestimmten Kategorien im Dokument springen: Wenn Elemente einer Kategorie im Dokument vorhanden sind, erscheint neben dem Namen der Kategorie ein Pluszeichen. Klicken Sie auf dieses Pluszeichen, um die darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Um zu einem Element im Dokument zu springen, doppelklicken Sie auf das Element.

! Die Dokumentliste am unteren Rand des Navigators zeigt die Namen aller geöffneten Dokumente an. Um auf ein anderes geöffnetes Dokument im Navigator umzuschalten, klicken Sie auf dessen Namen. Der Status des Dokuments steht in Klammern hinter dem Namen. Im Menü FENSTER können Sie den Status der Dokumente wechseln.

8.3

Eingabe und Korrektur

Nachdem diese vorbereitenden Dinge klar sind, können wir endlich zum Wesentlichen kommen: der Eingabe von Daten in die Tabelle. Eingegeben werden können zunächst einmal Textelemente, Zahlenwerte in diversen Formaten, Datums- und Uhrzeitangaben. Auf der Basis solcher Eingaben können Sie dann später mit Formeln und Funktionen Berechnungen durchführen (siehe Kapitel 9).

221


8.3.1

Eingaben vornehmen

In der Regel – aber nicht immer – erfolgt jede Eingabe in einer anderen Zelle der Tabelle. Das gilt auch umgekehrt: Jede Zelle kann nur eine Eingabe aufnehmen. Markieren Sie also immer zuerst die Zelle, in der Sie die Eingabe vornehmen wollen. Der einfachste Weg dazu besteht darin, die gewünschte Zelle anzuklicken; Sie können aber auch andere der oben beschriebenen Techniken benutzen. Geben Sie dann die Daten über die Tastatur ein. Die aktuellen Eingaben werden während der Eingabe sowohl in der Rechenleiste unterhalb der Symbolleisten als auch in der gerade aktiven Zelle angezeigt (siehe Abbildung 8.17).

Abbildung 8.17: Eingaben werden in der Zelle und in der Eingabezeile angezeigt.

Hinweis Haben Sie bereits Namen für Zellen oder Zellbereiche definiert, können Sie im Namensfeld auch einen solchen Namen eingeben oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten Bereich zu markieren.

Haben Sie bereits Namen für Zellen oder Zellbereiche definiert, können Sie im Namensfeld auch einen solchen Namen eingeben oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten Bereich zu markieren. Jede Eingabe müssen Sie durch eine Bestätigung abschließen. Dazu können Sie sowohl die Schaltflächen in der Eingabezeile als auch die Tastatur verwenden (siehe Tabelle 8.7 und Tabelle 8.8). Nach dem Bestätigen werden in der Grundeinstellung Texteingaben linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig angezeigt. Symbol

Name und Wirkung Funktions-Assistent – öffnet das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie in der aktiven Zelle eine Berechnungsfunktion einfügen können (siehe weiter hinten).

Verwerfen – wenn Sie sich vor dem Bestätigen dazu entschließen sollten, die Eingabe doch nicht vorzunehmen, drücken Sie (Esc) oder klicken Sie auf dieses Symbol. Übernehmen – durch einen Klick auf dieses Symbol oder durch Drücken einer entsprechenden Taste bestätigen Sie die Eingabe.

Tabelle 8.7: Die Schaltflächen zum Bestätigen und Verwerfen von Eingaben

222


Taste(n)

Beschreibung

(¢)

Bestätigen und die Zelle darunter markieren

(ÿ)

Bestätigen und die Zelle rechts daneben markieren

(ª)+(ÿ)

Bestätigen und die Zelle links daneben markieren

Pfeiltaste

Bestätigen und die Zelle in die Richtung der verwendeten Pfeiltaste markieren

Tabelle 8.8: Verschiedene Tasten dienen zum Bestätigen von Eingaben.

8.3.2

Eingaben korrigieren

Fehler bei der Text- oder Zahleneingabe können Sie während der Eingabe oder auch erst nachträglich korrigieren.

! Während der Eingabe – also vor dem Bestätigen – können Sie die links vom Cursor stehenden Zeichen durch Drücken der (Rück)-Taste löschen.

! Wenn Sie schon bestätigt haben, müssen Sie die Zelle mit den zu korrigierenden Daten zuerst wieder markieren. Klicken Sie dann in der Eingabezeile die zu bearbeitende Stelle an. Die Einfügemarke erscheint in Form eines senkrechten Strichs. Korrigieren Sie dann den Zellinhalt und bestätigen Sie wieder. Statt in der Eingabezeile können Sie Eingaben auch in der Zelle selbst korrigieren. Dazu doppelklicken Sie in der Zelle auf die gewünschte Stelle (siehe Abbildung 8.18).

Abbildung 8.18: Die Korrektur erfolgt entweder in der Eingabezeile oder in der Zelle.

8.3.3

Besonderheiten von Texteingaben

Texteingaben dienen meist als Titel für Tabellen oder als Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen. Auch hier gelten die üblichen Methoden zur Eingabe: Markieren Sie zuerst die gewünschte Zelle und geben Sie dann den Text ein. Ihre Eingaben erscheinen in der Eingabezeile und der vorher markierten Zelle. Beachten Sie aber eine Besonderheit: Texteingaben, die für die eingestellte Spaltenbreite zu lang sind, werden abgeschnitten, wenn sich in der Zelle rechts davon eine Eingabe befindet (siehe Abbildung 8.19). Ein kleines rotes Dreieck am rechten Rand der Zelle zeigt an, dass die Zelle zu kurz ist. Für eine vollständige Anzeige müssen Sie in diesem Fall die Spaltenbreite vergrößern (siehe Kapitel 10).

223


Abbildung 8.19: Zu lange Texteingaben werden abgeschnitten.

Hinweis Für Texteingaben können Sie außerdem die schon für die Textverarbeitung beschriebenen Methoden der AutoKorrektur und eine Rechtschreibprüfung vornehmen. Über den Befehl SYMBOL im Menü EINFÜGEN können Sie Symbolzeichen einfügen.

Automatisch vervollständigen Wenn Sie die Liste von Grund auf in eine Tabelle eingeben müssen, ermöglicht eine spezielle Funktion des Programms die schnelle Eingabe von sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte (siehe Abbildung 8.20).

Abbildung 8.20: Die Funktion hilft bei sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte.

Falls die ersten Buchstaben eines neuen Spalteneintrags mit denen eines bereits vorhandenen Eintrags in dieser Spalte übereinstimmen, setzt CALC automatisch die restlichen Zeichen ein. Haben Sie beispielsweise in einer Spalte schon einmal den Ortsnamen Fürth – sonst aber keinen mit dem Buchstaben F beginnenden Ort – eingegeben, genügt bereits die Eingabe des ersten Buchstabens, um Fürth als neue Eingabe zu erzeugen. Sie müssen immer so viele Buchstaben eingeben, bis eine eindeutige Identifikation möglich ist. Um den Vorschlag des Programms zu akzeptieren, bestätigen Sie einfach mit der (¢)-Taste. Um ihn zu ignorieren, setzen Sie die Eingabe in der gewünschten Weise fort.

8.3.4

Besonderheiten bei Zahlenwerten

Sie können in eine Tabelle Zahlen in unterschiedlichen Formaten eingeben, ohne dass Sie spezielle Formatanweisungen geben müssen. Dazu gehören sowohl normale Zahlenwerte als auch Datums- und Uhrzeitangaben. Sollten Sie das Format nachträglich ändern wollen, benutzen Sie die entsprechenden Formatierungsbefehle (siehe Kapitel 10).

224


Normale Zahlenwerte Im Prinzip geben Sie einen Zahlenwert so über die Tastatur ein, wie er in der Tabelle dargestellt werden soll (siehe Abbildung 8.21). Einige Dinge sollten Sie aber zusätzlich beachten.

Abbildung 8.21: Zahlenwerte können in unterschiedlicher Form eingegeben werden.

! Positive Zahlen geben Sie direkt ein. Bei negativen Zahlen setzen Sie ein Minuszeichen davor.

! Dezimalzahlen können mit maximal 15 Stellen hinter dem Dezimalzeichen eingegeben werden. Als Dezimalzeichen wird in der Grundeinstellung das in den Ländereinstellungen des Betriebssystems gewählte Zeichen akzeptiert. Die deutschsprachigen Installationen von Windows benutzen dafür das Komma. Wenn Sie einen Punkt verwenden, wird die Eingabe als Datumswert interpretiert. CALC zeigt aber die Stellen hinter dem Komma nur so weit wie notwendig an. Wenn Sie beispielsweise eine Dezimalzahl mit einer 0 als letzte Ziffer hinter dem Dezimalkomma eingeben, wird diese nach dem Bestätigen nicht angezeigt. Eine weitere Grenze bildet die Einstellung im Feld Dezimalstellen, auf das Sie im Bereich Berechnen unterhalb von StarOffice CALC im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS zugreifen können. Standardmäßig finden Sie hier den Eintrag 2. Damit werden Dezimalzahlen nur mit zwei Stellen angezeigt und entsprechend gerundet. Haben Sie mehr Dezimalstellen eingegeben, bleibt der eingegebene Wert aber erhalten und wird auch bei Berechnungen benutzt. Das können Sie über das Eingabefeld kontrollieren. Die Anzeige der Stellen hinter dem Komma regeln Sie über die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT (siehe Kapitel 10). Die Anzeige in der Tabelle ist dann unabhängig davon, wie viele Ziffern Sie hinter dem Komma eingeben.

! Durch Anfügen oder Voranstellen des Währungszeichens € schalten Sie das Währungsformat ein. Die Leerstelle zwischen der Zahl und dem Währungszeichen können Sie bei der Eingabe weglassen. Automatisch werden in diesem Fall bei mehr als dreistelligen Zahlenwerten Tausendertrennzeichen eingefügt. Eine Eingabe von 1000 € führt also zur Anzeige von 1.000 €. Auch hier ist eine beliebige Anzahl von Dezimalstellen hinter dem Komma mit den eben genannten Einschränkungen bezüglich der Anzeige möglich.

! Andere Einheiten – wie beispielsweise Fremdwährungsangaben oder Mengeneinheiten – sollten Sie nicht direkt eingeben. Eingaben dieser Art erscheinen zwar in der Zelle, werden aber als Text interpretiert und mit einem solchen können Sie keine Berechnungen durchführen. Sie können aber dafür Sonderformate definieren, die die Einheit nach Eingabe des Zahlenwerts mit anzeigen.

225


! Brüche können ebenfalls direkt eingegeben werden. Wichtig ist, dass Sie die Eingabe mit einer ganzen Zahl beginnen und zwischen dieser und dem Bruch ein Leerzeichen einfügen. Für den Wert 2/3 verwenden Sie also die Eingabe 0 2/3. Wenn eine Bruch bei der Eingabe in eine Datumsangabe umgewandelt wird, haben Sie wahrscheinlich vergessen, zuerst eine führende 0 einzugeben. Setzen Sie nach der 0 eine Leerstelle und anschließend den gewünschten Bruchausdruck.

! Durch Anfügen des Prozentzeichens schalten Sie das Prozentformat für diese Eingabe ein. Ein Wert von 100% entspricht dem Zahlenwert 1,00.

! Auch das Format für die wissenschaftliche Darstellung – das die Eingabe von Zehnerpotenzen benutzt – können Sie direkt zur Eingabe verwenden. Um beispielsweise den Wert 1234 in diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E3 – für 1,234*103. Auch kleine Zahlen können Sie in diesem Format eingeben. Um den Wert 0,001234 in diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E-3 – für 1,234*10-3.

! Wenn Sie eine Zahl als Text eingeben wollen, stellen Sie dem Wert ein einfaches Anführungszeichen (') voraus. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Eingabezeile. Auf der Basis von Zahlen im Textformat können keine numerischen Berechnungen durchgeführt werden. Falsche Anzeige? In einigen Fällen werden Sie bemerken, dass der in der Zelle angezeigte Wert zumindest optisch nicht dem entspricht, was Sie über die Tastatur eingegeben haben. Das kann mehrere Gründe haben:

! Haben Sie für eine Zelle einmal eine Eingabe gewählt, die das Format der Zelle ändert, wird die Zelle auf dieses Format gesetzt. Haben Sie die Zelle beispielsweise durch Eingabe von 65% auf das Prozentformat gesetzt, führt eine nachfolgende Eingabe in derselben Zelle als Dezimalzahl wieder zur Anzeige im Prozentformat. Eine Eingabe von 5 wird dann als 500% angezeigt. Um das zu vermeiden, müssen Sie das Zahlenformat der Zelle über das Menü FORMAT auf STANDARDFORMATIERUNG zurücksetzen. Dazu können Sie auch die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(Leer) benutzen.

! Wesentlich für die Anzeige einer eingegebenen Zahl ist auch die Breite der Zelle beziehungsweise der Spalte, zu der diese Zelle gehört. Ist diese zu klein, erfolgt die Anzeige möglicherweise in einer anderen Form als gewünscht. Wenn Sie beispielsweise in eine Zelle eine längere Zahl – etwa 1000000 – eingegeben haben, wird diese Eingabe nur in dieser Form angezeigt, wenn die Breite ausreicht – also Raum für mindestens sieben Stellen vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, erscheinen nur #-Zeichen in der Zelle (siehe Abbildung 8.22). Das ist aber keine Fehlermeldung, Berechnungen auf der Basis eines in dieser Form angezeigten Zahlenwerts funktionieren weiterhin wie gewünscht. Zum Ändern der Anzeige müssen Sie einfach die Spaltenbreite vergrößern (siehe Kapitel 10).

226


Abbildung 8.22: In beide Zellen wurde derselbe Zahlenwert 1000000 eingegeben.

8.3.5

Datums- und Uhrzeitangaben

Auch Datumswerte und Uhrzeitangaben können mit unterschiedlichen Formaten direkt in die Zellen der Tabelle eingegeben werden. Solche Werte werden intern als normale Zahlen verarbeitet, aber mit einem besonderen Format angezeigt. Beispielsweise entspricht das Datum 11.9.2001 der Zahl 37145, die Uhrzeitangabe 12:00 dem Wert 0,5. Normale Zahlenwerte, Datums- und Uhrzeitangaben können durch Wahl eines anderen Formats entsprechend umgewandelt werden (siehe Kapitel 10).

! Das Datum kann in diversen Formen eingegeben werden: Sie können beispielsweise 1.9.2001, 01.09.2001, 01.09.01, 1. September 2001 oder andere Varianten benutzen. Wichtig sind die Trennzeichen als Punkte zwischen den einzelnen Elementen. Angezeigt wird ein Datum aber in der Grundeinstellung immer zweistellig – beispielsweise mit 01.09.01. Intern behandelt CALC Jahresangaben als vierstellige Zahl.

! Auch die Uhrzeit können Sie direkt eingeben. Verwenden Sie eines der Eingabeformate Stunde:Minute oder Stunde:Minute:Sekunde. Stunde, Minute und Sekunde können als einoder zweistellige Zahl eingegeben werden, die Anzeige erfolgt immer zweistellig. Hinweis Über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie im Bereich Allgemein unter StarOffice den Zeitraum für die richtige Interpretation zweistelliger Jahreszahlen festlegen. Die Standardeinstellung ist 1930 bis 2029. Das heißt, wenn Sie ein Datum 1.1.30 oder höher eingeben, wird es intern als 1.1.1930 oder höher behandelt. Geben Sie z. B. das Datum 1.1.20 ein, wird es in 1.1.2020 gewandelt.

8.3.6

Logische Konstante

Auch die beiden logischen Konstanten WAHR und FALSCH können Sie direkt in eine Zelle eingeben. Beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um Texteingaben, sondern um die Zahlenwerte 1 und 0 handelt, die in einem besonderen Format angezeigt werden. Um das auch optisch zu zeigen, werden die logischen Konstanten zentriert und in Großbuchstaben – auch wenn Sie Kleinbuchstaben zur Eingabe verwenden – angezeigt (siehe Abbildung 8.23).

227


Abbildung 8.23: Wahrheitswerte sind keine Texteingaben.

Wollen Sie die Wörter Wahr oder Falsch tatsächlich als Texteingabe in einer Zelle verwenden, stellen Sie dem Wort ein einfaches Anführungszeichen (') voran. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Rechenleiste.

8.3.7

Eingabeeinstellungen

Für die eben beschriebenen Methoden zur Eingabe gibt es einige Optionen, die Sie kennen sollten. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie innerhalb von StarOffice Calc zu Allgemein (siehe Abbildung 8.24).

Abbildung 8.24: Beachten Sie die Einstellungen zur Eingabe.

In diesem Zusammenhang wichtig sind die Optionen unter Eingabeeinstellungen.

! Über Eingabebestätigung setzt die Selektion nach können Sie bestimmen, in welche Richtung der Cursor im Tabellendokument nach Betätigung der Eingabetaste fortschreitet. Eingabetaste schaltet in den Editmodus ermöglicht es zusätzlich, die ausgewählte Zelle nach Betätigung der Eingabetaste sofort zu bearbeiten.

228

8.4 Zellbereiche einfügen oder löschen

! Wenn Formatierung ausdehnen aktiviert ist, werden die für eine Zelle festgelegten Formateinstellungen automatisch auch auf benachbarte leere Zellen angewendet. Wenn der Inhalt der ausgewählten Zelle beispielsweise fett formatiert ist, wird auch der Inhalt der benachbarten Zellen fett geschrieben. Für die Zellen außerhalb dieses Bereichs gelten die normalen Standardeinstellungen.

! Die Option Referenzen beim Spalten-/Zeileneinfügen an deren Rändern ausdehnen wird wichtig, wenn Sie mit Formeln und Funktionen arbeiten. Wenn die Option aktiviert ist, wird der Bezugsbereich dieser Rechenelemente ausgedehnt, wenn Sie neue Spalten oder Zeilen am Rand von Bereichen einfügen, auf die Formeln oder Funktionen Bezug nehmen. Wenn Sie Zeilen oder Spalten mitten in einem Referenzbereich einfügen, wird die Referenz automatisch immer ausgedehnt.

! Ist Selektion in Spalten-/Zeilenköpfen hervorheben aktiviert, werden Spalten- und Zeilenköpfe in ausgewählten Spalten und Zeilen hervorgehoben.

! Aktivieren Sie Überschreibwarnung beim Einfügen von Daten anzeigen, wenn Sie wünschen, dass beim Einfügen von Zellen aus der Zwischenablage in einen nicht leeren Zellbereich eine Warnung angezeigt wird.

8.4

Zellbereiche einfügen oder löschen

Falls Sie zwischen Zellen, in die Sie bereits Daten eingegeben haben, zusätzliche Eingaben vornehmen wollen, brauchen Sie die vorhandenen Eingaben nicht zu verschieben. Sie können stattdessen Spalten, Zeilen, einzelne Zellen oder Zellbereiche in die Tabelle einfügen. Zeilen und Spalten einfügen Zum Einfügen einer neuen oder mehrerer neuer Spalten oder Zeilen markieren Sie die Spalten oder Zeilen, vor denen die neuen Spalten beziehungsweise Zeilen eingefügt werden sollen, und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl SPALTEN beziehungsweise ZEILEN. Leere Zellen einfügen Markieren Sie einen Zellbereich links oder unterhalb der Stelle, an der Sie neue Zellen einfügen wollen. Wählen Sie dann im Menü EINFÜGEN den Befehl ZELLEN oder im Kontextmenü den Befehl ZELLEN EINFÜGEN und legen Sie dann fest, wie die bereits vorhandenen Zellen verschoben werden sollen (siehe Abbildung 8.25).

Abbildung 8.25: Einzelne Zellen über Menübefehl einfügen

229


! Mit den ersten beiden Optionen im Dialogfeld Zellen einfügen entscheiden Sie, ob der markierte Bereich und die daran angrenzenden Zellen nach rechts oder nach unten verschoben werden sollen.

! Die beiden unteren Optionen erlauben es, eine ganze Zeile oberhalb oder eine ganze Spalte links vom markierten Bereich einzufügen. Besteht dieser markierte Bereich aus mehreren Zellen, werden entsprechend viele Spalten beziehungsweise Zeilen eingefügt.

8.4.1

Inhalte oder Zellbereiche löschen

In Zellen eingegebene Daten können natürlich bei Bedarf wieder gelöscht werden. Sie müssen beim Löschen von Elementen einer Tabelle unterscheiden, ob Sie nur die in einem Zellbereich eingegebenen Daten oder die Zellen selbst – gegebenenfalls auch mit den dazugehörenden Spalten oder Zeilen – löschen wollen.

8.4.2

Zellinhalte löschen

Zellinhalte können Sie über einen Menübefehl oder durch Ziehen mit der Maus löschen. In allen Fällen bleiben die Zellen als solche – ohne Inhalt – bestehen. Markieren Sie zuerst die Zellen, deren Inhalte gelöscht werden sollen. Über Menübefehl Über das Untermenü zum Befehl INHALTE LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, welche Inhalte der vorher markierten Zellen entfernt werden sollen (siehe Abbildung 8.26 und Tabelle 8.9). Dieses Dialogfeld wird auch angezeigt, wenn Sie nach dem Markieren die Taste (Entf) drücken.

Abbildung 8.26: Diverse Inhalte können separat gelöscht werden.

230

8.4 Zellbereiche einfügen oder löschen

Option

Wirkung

Alles löschen

löscht alle Inhalte aus dem ausgewählten Zellbereich.

Zeichenketten

löscht nur Zeichenketten. Formate, Formeln, Zahlen und Datumsangaben sind nicht betroffen.

Zahlen

löscht nur Zahlen. Formate und Formeln werden unverändert beibehalten.

Datum & Zeit

löscht Datums- und Uhrzeitwerte. Formate, Text, Zahlen und Formeln werden unverändert beibehalten.

Formeln

löscht Formeln. Text, Zahlen, Formate, Datums- und Uhrzeitwerte werden unverändert beibehalten.

Notizen

Wenn Sie dieses Markierfeld wählen, werden nur Notizen gelöscht, die von Ihnen den Zellen hinzugefügt wurden. Alle anderen Elemente bleiben erhalten.

Formate

löscht auf Zellen angewendete Formatattribute. Die Zellinhalte werden unverändert beibehalten.

Objekte

löscht Objekte. Die Zellinhalte werden unverändert beibehalten.

Tabelle 8.9: Inhalte können individuell gelöscht werden.

Durch Ziehen mit der Maus Sie können Zellbereiche auch direkt über die Maus löschen: Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Ausfüllkästchen in der unteren rechten Ecke der Auswahl. Der Zeiger wird daraufhin als Kreuz dargestellt. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen in die obere linke Ecke des vorher markierten Bereichs. Die ganze Auswahl wird grau angezeigt. Lassen Sie die Maustaste los. Die direkten Eingaben im Bereich werden daraufhin gelöscht.

8.4.3

Zellbereiche löschen

Statt nur die Inhalte von Zellbereichen zu löschen, können Sie Zellbereiche – auch ganze Spalten oder Zeilen – vollständig entfernen. Markieren Sie zunächst den Zellbereich, den Sie löschen wollen. Wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN oder im Kontextmenü den Befehl ZELLEN LÖSCHEN. Haben Sie eine ganze Zeile oder Spalte markiert, wird diese ohne weitere Abfrage entfernt. Anderenfalls wird das Dialogfeld Löschen angezeigt, in dem Sie angeben müssen, wie die verbleibenden Zellen verschoben werden sollen (siehe Abbildung 8.27).

Abbildung 8.27: Legen Sie fest, wie beim Löschen vorgegangen werden soll.

231


! Mit den beiden Optionen im oberen Bereich können Sie die Zellen rechts vom vorher markierten Bereich nach links beziehungsweise die darunter gelegenen Zellen nach oben rücken.

! Die Optionen darunter entfernen die zu den markierten Zellen gehörenden Zeilen beziehungsweise Spalten vollständig. Die Ergebnisse eines solchen Vorgangs entsprechen nicht immer den Erwartungen. Überlegen Sie vorher genau, welche Verschiebung Sie wünschen. Formeln in Zellen, die sich auf die gelöschten Bereiche beziehen, zeigen nach dem Löschen eine Fehlermeldung.

232

KAPITEL 9

Berechnungen durchführen

Kapitel 9 – Berechnungen durchführen

In den Zellen einer Tabelle können Sie Berechnungen durchführen und das ist die eigentliche Aufgabe eines Programms für Tabellenkalkulation: Wenn Sie beispielsweise in zwei Zellen die Werte für den Umsatz und die Kosten eingeben, können Sie in einer dritten Zelle den Gewinn – als Differenz zwischen Umsatz und Kosten – über eine Formel berechnen. Wenn sich die Ausgangsdaten für Umsatz und/oder Kosten anschließend ändern, ändert sich auch der Gewinn. CALC kann solche Berechnungen auf der Basis von eingegebenen Werten mithilfe von Formeln oder Funktionen durchführen.

! Für einfachere Berechnungen verwenden Sie Formeln, in denen Werte miteinander verknüpft werden. Meist verknüpfen Sie damit Zelladressen – beispielsweise in der Form =A1+A2+A3+A4. Für die Berechnung werden dann die Inhalte dieser Adressen benutzt.

! Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte – der sogenannten Argumente – ausführen. Beispielsweise berechnet die Funktion SUMME die Summe mehrerer Zahlenwerte, bei denen die Adressen der zu addierenden Zellen als Argumente dienen. Noch eine kurze Vorbemerkung: Wenn Sie nur einfache Zwischenberechnungen durchführen wollen, müssen Sie dafür keine speziellen Eingaben vornehmen, sondern können dazu die Funktion AutoBerechnen benutzen und das Ergebnis im rechten Bereich der Statusleiste anzeigen lassen (siehe Abbildung 9.1). Dazu markieren Sie einfach den Bereich in der Tabelle, für den Sie die Berechnungen durchführen möchten.

Abbildung 9.1: AutoBerechnen zeigt Zwischenergebnisse an.

Standardmäßig wird die Summe der Werte in den markierten Zellen in der Statusleiste angezeigt. Welche Berechnungsfunktion verwendet wird, können Sie über das Kontextmenü einstellen, das Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf der Statusleiste anzeigen lassen.

9.1

Formeln

Formeln sind Gleichungen, die Berechnungen für Werte im Arbeitsblatt durchführen. Formeln beginnen mit einem Gleichheitszeichen, gefolgt von der eigentlichen Gleichung. Eine solche Gleichung kann unterschiedliche Aufgaben und Inhalte haben. Im Allgemeinen wird sie dazu verwendet, aus den Inhalten von zwei oder mehr Zellen einen Wert zu errechnen. Die Zelle, die

234

9.1 Formeln

die Formel enthält, wird als abhängige Zelle bezeichnet, weil ihr Wert von Werten in anderen Zellen abhängt. In einem einfachen Beispiel können Sie die Inhalte zweier Zellen in einer abhängigen Zelle addieren. Wenn sich die Ausgangswerte in den Zellen A1 und A2 befinden, können Sie dazu die Formel =A1+A2 benutzen. Der Vorteil der Verwendung von Zelldressen in der Formel wird klar, wenn Sie die Werte in den Bezugszellen ändern. Die Zelle mit der Formel zeigt weiterhin das richtige Berechnungsergebnis, da sich die Formel nicht auf die Zahlenwerte, sondern auf die Adressen der Zellen bezieht, in denen diese Zahlen eingegeben wurden (siehe Abbildung 9.2).

Abbildung 9.2: Das Ergebnis ändert sich, wenn sich die Ausgangswerte ändern.

Die Adressen, die eine Formel benutzt, werden auch als die Bezüge der Formel bezeichnet. Mithilfe solcher Bezüge können Sie Daten aus unterschiedlichen Teilen eines Arbeitsblatts in einer einzigen Formel verwenden oder den Wert einer Zelle in verschiedenen Formeln einsetzen. Sie können Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsblättern derselben Arbeitsmappe oder in anderen Arbeitsmappen definieren (siehe Tabelle 9.1). Anwendung

Beispiel

Im einfachsten Fall besteht die Formel aus zwei Zahlen, die durch einen Operator verknüpft sind. Sie besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und dem zu berechnenden Ausdruck.

=2003+2

Mithilfe von Übertragungsformeln können Sie Zellinhalte in andere Zellen übertragen. Den Formelausdruck sehen Sie in der Rechenleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und der Adresse der Bezugszelle. Die Übertragung funktioniert auch bei Texten als Zellinhalt.

=D2

Im Allgemeinen besteht der Formelausdruck aus Bezügen auf Zelladressen, die mit Operatoren verknüpft sind. Den Formelausdruck sehen Sie in der Rechenleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und den über Operatoren verknüpften Adressen der Bezugszellen.

=D2-D3

Sie können auch Texteingaben miteinander verknüpfen. Zum Verknüpfen von Textzellen verwenden Sie den Operator &. Die Verwendung eines arithmetischen Operators führt nicht zum gewünschten Ergebnis. Zusätzliche Textelemente können Sie – in Anführungszeichen eingeschlossen – einfügen.

=A2&“ und “&A4

Formeln können sich auch auf andere Tabellen derselben Arbeitsmappe beziehen. Dazu müssen Sie als Bezug vor der eigentlichen Zelladresse den Namen der Tabelle – gefolgt von einem Punkt – angeben.

=Tabelle2.D4

Tabelle 9.1: Formeln können verschiedene Aufgaben übernehmen.

235


9.1.1

Eingeben

Zur Eingabe einer Formel markieren Sie zunächst die Zelle, in die Sie die Formel eingeben wollen. Geben Sie dann ein Gleichheitszeichen und anschließend die Formel ein. Im Allgemeinen verknüpfen Sie dazu Zelladressen oder Werte mithilfe von sogenannten Operatoren – beispielsweise können Sie auf diese Weise in der Zelle A3 die Summe der Werte in den Zellen A1 und A2 mit der Formel =A1+A2 berechnen (siehe Tabelle 9.2). Das Pluszeichen ist in diesem Fall der Operator. Bestätigen Sie die Eingabe mit den üblichen Methoden. Sollte Ihnen bei der Eingabe einer Formel ein Syntaxfehler unterlaufen sein, wird das von CALC – zusammen mit einem Korrekturvorschlag – gemeldet. Operator

Funktion

+

Addieren

–

Subtrahieren

*

Multiplizieren

/

Dividieren

^

Potenzieren

&

Texte verknüpfen

Tabelle 9.2: Operatoren verknüpfen Adressen oder Werte.

Alternativ können Sie die in der Formel miteinander zu verknüpfenden Zelladressen nacheinander mit der Maus auswählen. Man redet dann auch von der Methode des Zeigens. Angenommen, Sie wollen wieder in der Zelle A3 die Summe der Zellen A1 und A2 mit =A1+A2 berechnen, dann gehen Sie wie folgt vor:

! Klicken Sie auf die Zelle A3 und geben Sie ein Gleichheitszeichen ein. ! Klicken Sie dann – ohne vorher zu bestätigen – auf die Zelle A1. In der Rechenleiste steht nun =A1.

! Fügen Sie über die Tastatur ein Pluszeichen hinzu und klicken Sie anschließend auf die Zelle A2.

! In der Rechenleiste steht jetzt die vollständige Formel =A1+A2. Nach dem Bestätigen ist die Formel funktionsfähig. Wenn eine Formel einen falschen Wert als Ergebnis zeigt, haben Sie wahrscheinlich die Formel falsch eingegeben. CALC berechnet zusammengesetzte Ausdrücke in der üblichen Reihenfolge: Zuerst werden die Inhalte von Ausdrücken in Klammern berechnet, dann werden Exponenten berechnet, es folgen die Berechnungen von Multiplikationen und Divisionen, Additionen und Subtraktionen werden abschließend durchgeführt. Das Beispiel =(1+2)*3+4 wird also in folgender Reihenfolge berechnet: (1+2) ergibt 3, diese 3 wird mit 3 multipliziert, das ergibt 9. Zu diesem Ergebnis wird 4 addiert, was 13 ergibt.

236

9.2 Funktionen

9.1.2

Korrigieren

Um eine Formel zu korrigieren, markieren Sie zunächst die Zelle, in der die Formel steht. Klicken Sie dann in die Rechenleiste oder drücken Sie (F2). Die einzelnen Bezugsadressen in der Formel werden daraufhin in der Rechenleiste verschiedenfarbig dargestellt. In der Tabelle werden die Zellen mit denselben Farben markiert. Auf diese Weise sehen Sie schnell, auf welche Zellen sich die Formel bezieht. Zur Korrektur können Sie zum einen in die Zelle selbst oder in die Rechenleiste an der zu bearbeitenden Stelle klicken und die Änderung manuell über die Tastatur vornehmen. Zum anderen können Sie die farbig markierten Bezugszellen mit der Maus an andere Stellen in der Tabelle verschieben. Beispielsweise können Sie eine Formel =A1+A2 in =A1+B2 ändern, indem Sie die farbige Markierung der Zelle A2 auf die Zelle B2 verschieben.

9.2

Funktionen

Funktionen sind ein Spezialfall von Formeln. Sie erleichtern die Eingabe oder ermöglichen komplexere Formen der Berechnung. Beispielsweise ist bereits beim Addieren der Inhalte mehrerer Zellen die Eingabe einer einfachen Formel recht aufwändig – etwa mit =A1+A2+A3+A4+A5+A6. Einfacher geht es in diesem Fall mit einer Funktion: =SUMME(A1:A6). Außerdem ermöglichen Funktionen Formen von Berechnungen, die Sie über normale Formeln nicht oder nur sehr aufwändig ausführen können. Beispielsweise könnten Sie mit =SIN(PI()/2) den Sinus der Zahl /2 berechnen. Auch eine Funktion beginnt mit einem Gleichheitszeichen, gefolgt von dem Funktionsnamen – beispielsweise SUMME. Anschließend folgen die Argumente der Funktion, die durch Semikola getrennt und zusammen in einer Klammer eingeschlossen werden müssen. Fast alle Funktionen verlangen Argumente. Argumente sind Werte oder Adressen, aus denen die Funktion den Funktionswert errechnet. Beispielsweise ist im Funktionsausdruck =SIN(A1) das Argument der Wert in der Zelladresse A1, bei =SUMME(A1:A6) sind das die Werte im Bereich A1:A6. Einige Funktionen benötigen keine Argumente, aber auch diese müssen mit zwei Klammern abgeschlossen werden: Um beispielsweise den Wert der Zahl anzuzeigen, benutzen Sie die Funktion =PI().

9.2.1

Funktions-Assistent

Funktionen können Sie wie normale Formeln direkt eintippen. Während Sie die Funktion eingeben, wird eine QuickInfo eingeblendet, die Sie hinsichtlich der Syntax und der Argumente unterstützt. Einfacher ist es aber, wenn Sie den Funktions-Assistenten benutzen.

! Markieren Sie dazu zunächst die Zelle, in die Sie die Funktion eingeben wollen, und wählen Sie dann den Befehl FUNKTION im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Funktions-Assistent in der Rechenleiste (siehe Abbildung 9.3).

! Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Funktion aus. Durch vorherige Wahl einer Kategorie können Sie eine Vorauswahl treffen. Die Kategorie Alle umfasst sämtliche Tabellenfunktionen. Markieren Sie die gewünschte Funktion – beispielsweise SUMME – und bestätigen Sie Ihre Wahl über Weiter.

237


Abbildung 9.3: Funktionen können über einen Assistenten eingefügt werden.

! Nach der Wahl der Funktion geben Sie im folgenden Dialogfeld des Assistenten die für die Funktion erforderlichen Argumente ein. Je nach Art der Funktion finden Sie hier im oberen Bereich ein oder mehrere Felder für diese Argumente. Sie können darin Zahlenwerte, Bezüge, Formeln oder weitere Funktionen in die Bearbeitungsfelder für die Argumente eingeben. Im unteren Bereich finden Sie Hinweise zur Natur der Funktion und der Argumente (siehe Abbildung 9.4).

Abbildung 9.4: Die Argumente werden festgelegt.

238

9.2 Funktionen

! Wenn Sie auf eine der Schaltflächen Verkleinern am rechten Rand eines solchen Eingabefelds klicken, wird das Dialogfeld verkleinert, so dass Sie die Bezugszellen durch Zeigen in der Tabelle markieren können. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche am rechten Rand der Zeile zum Festlegen der Argumente, um das Dialogfeld wieder komplett anzeigen zu lassen.

! Ein Klick auf die Schaltfläche OK schließt die Arbeit mit dem Assistenten ab. In der Rechenleiste wird das Ergebnis der Arbeit angezeigt. Nach dem Bestätigen wird die Funktion dann in die aktive Zelle eingefügt und das Ergebnis dort angezeigt. Jeder Anwender wird aufgrund seines Aufgabenspektrums vordringlich mit bestimmten Funktionen oder Funktionskategorien arbeiten. Viele Funktionen werden Sie vielleicht nie anwenden, einige sind aber von allgemeinem Interesse. Mathematische und trigonometrische Funktionen Viele Grundfunktionen für typische Berechnungen finden Sie beispielsweise im Bereich Mathematik (siehe Tabelle 9.3). Funktion

Ergebnis

ABS

Absolutwert

COS

Kosinus

EXP

Exponentialfunktion

GANZZAHL

Ganzzahliger Teil eines Zahlenwerts

LN

Natürlicher Logarithmus

LOG10

Logarithmus einer Zahl zur Basis 10

PI

Zahl p mit einer Genauigkeit von 15 Stellen

POTENZ

Potenzierte Zahl

REST

Rest einer Division

SIN

Sinus

SUMME

Summe

TAN

Tangens

VORZEICHEN

Vorzeichen

WURZEL

Quadratwurzel

Tabelle 9.3: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Mathematik

! Die Funktion SUMME addiert die Daten in den Argumenten. Sie können die Funktion auch direkt über die Standard-Symbolleiste abrufen. Markieren Sie dazu die Zelle, in der die Summenformel eingegeben werden soll, und klicken Sie dann die Schaltfläche Summe in der Rechenleiste an. Wenn sich die markierte Zelle unmittelbar neben einer Zeile

239


mit Zahlen oder unterhalb einer Spalte mit Zahlen befindet, werden automatisch die Adressen dieser Zellen als Argumente für die Funktion eingefügt. Der als Argument der Funktion automatisch gewählte Bereich wird durch einen Laufrahmen angezeigt. Sie können ihn durch Markieren der gewünschten Zellen mit der Maus ändern. Sie können auch einen anderen Bereich direkt eintippen (siehe Abbildung 9.5).

Abbildung 9.5: Die Schaltfläche Summe berechnet Summen.

! Über die Funktion POTENZ können Sie Potenzen berechnen. Beispielsweise berechnet =POTENZ(2;3) die dritte Potenz von 2. Stattdessen können Sie aber auch den Ausdruck =2^3 benutzen. Auch um Wurzeln höherer Ordnung zu berechnen, können Sie beispielsweise die Funktion POTENZ benutzen. Diese erlaubt auch den Einsatz von nicht ganzen Zahlen als Argument für die Potenz. Sie können damit beispielsweise die dritte Wurzel aus einem Argument ziehen. Höhere Wurzeln können Sie ebenfalls mit dem Potenzoperator ^ berechnen. Der Ausdruck =2^(1/3) berechnet beispielsweise die dritte Wurzel aus 2. Logische Funktionen Die Funktionen im Bereich Logisch liefern zum großen Teil Ergebnisse in der Form WAHR oder FALSCH (siehe Tabelle 9.4). Funktion

Beschreibung

WENN

Führt eine Berechnung in Abhängigkeit von einer Bedingung durch.

NICHT

Kehrt den Wahrheitswert um.

ODER

Liefert WAHR, wenn ein Argument WAHR ist.

UND

Liefert WAHR, wenn alle Argumente WAHR sind.

Tabelle 9.4: Die wichtigsten Funktionen aus der Kategorie Logisch

Eine Ausnahme in dieser Gruppe ist die Funktion WENN. Diese ermöglicht die Wahl oder die Berechnung eines Werts in Abhängigkeit davon, ob eine bestimmte Bedingung zutrifft oder nicht zutrifft. Beispielsweise können Sie die WENN-Funktion dazu verwenden, zu bestimmen, ob und in welcher Höhe Steuern zu zahlen sind (siehe Abbildung 9.6). Die WENN-Funktion besitzt drei Parameter.

240

9.2 Funktionen

Abbildung 9.6: Die WENN-Funktion gehört zur Gruppe der logischen Funktionen.

! Im ersten Parameter wird meist ein Vergleich zweier Werte mittels eines logischen Operators formuliert (siehe Tabelle 9.5). Das Ergebnis eines solchen Vergleichs ist entweder true (wahr) oder false (falsch). Beispielsweise hat in der oben gezeigten Tabelle der Vergleich des Ausdrucks C4>0 den Wert false, da der Wert in der Zelle C4 kleiner als 0 ist. Der Ausdruck B4>0 dagegen ist aus entsprechenden Gründen true. Operator

Vergleich

=

Gleich

Größer als

=

Größer oder gleich

Ungleich

Listing 9.1: Logische Operatoren ermöglichen Vergleiche.

! Im zweiten Parameter der WENN-Funktion – der vom ersten durch ein Semikolon getrennt ist – wird angegeben, welchen Wert die Funktion liefern soll, falls der erste Parameter den Wert true annimmt. Im oben gezeigten Beispiel heißt das: Ist Gewinn vor Steuern positiv, werden Steuern in Höhe von 50% dieses Werts fällig. Das erreichen Sie beispielsweise in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(B4>0;0,5*B4;0).

! Der dritte Parameter – vom zweiten wiederum durch ein Semikolon getrennt – gibt an, welcher Wert geliefert werden soll, falls der erste Parameter den Wert false annimmt. Ist in unserem Beispiel Gewinn vor Steuern negativ, sind keine Steuern zu zahlen. Auch das erreichen Sie in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(C4>0;0,5*C4;0).

241


Sonstige Funktionen Die Funktionen der anderen Bereiche sind für viele Anwender weniger, für manche Benutzer aber vielleicht besonders interessant (siehe Tabelle 9.6 bis Tabelle 9.9). Wir liefern Ihnen hier nur einen kurzen Überblick. Funktion

Ergebnis

BW

Barwert eines Zukunftswerts zu einem Zinssatz über einen Zeitraum

IKV

Interner Zinsfuß einer Investition

RMZ

Regelmäßige Zahlung über einen Zeitraum, die einem Barwert oder einem Zukunftswert zu einem Zinssatz entspricht

ZINS

Zinssatz, der notwendig ist, damit eine regelmäßige Zahlung über mehrere Perioden einem Gegenwartswert oder einem Zukunftswert entspricht

ZW

Zukunftswert eines Barwerts zu einem Zinssatz über einen Zeitraum

ZZR

Zeitraum, in dem ein Barwert bei einem Zinssatz zu einem Zukunftswert anwächst

Tabelle 9.5: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Finanz Funktion

Ergebnis

DATUM

Fortlaufende Zahl des angegebenen Datums

HEUTE

Fortlaufende Zahl des aktuellen Datums

JAHR

Jahreszahl eines fortlaufenden Datums

JETZT

Fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit

MONAT

Monatszahl eines fortlaufenden Datums

TAG

Tageszahl eines fortlaufenden Datums

WOCHENTAG

Wochentag eines fortlaufenden Datums

Tabelle 9.6: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Datum & Zeit Funktion

Ergebnis

DM

Wandelt eine Zahl in einen Text im Währungsformat um.

ERSETZEN

Ersetzt eine bestimmte Anzahl von Zeichen in einem Text.

GLÄTTEN

Löscht die Leerzeichen im Text.

WERT

Wandelt ein als Text angegebenes Argument in einen Zahlenwert um.

Tabelle 9.7: Die wichtigsten Text-Funktionen

242

9.2 Funktionen

Funktion

Ergebnis

ANZAHL

Anzahl der Zahlenwerte unter den Argumenten

MAX

Maximum der Zahlen unter den Argumenten

MIN

Minimum der Zahlen unter den Argumenten

MITTELWERT

Mittelwert der Zahlen unter den Argumenten

STABWN

Standardabweichung der Zahlen unter den Argumenten

VARIANZ

Varianz der Zahlen unter den Argumenten

Tabelle 9.8: Die wichtigsten Funktionen im Bereich Statistik

Funktionen verschachteln In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, eine Funktion als ein Argument einer anderen Funktion zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise den Mittelwert mehrerer Zahlenwerte berechnen und das Ergebnis mit einem Zahlenwert vergleichen wollen, können Sie das innerhalb einer Berechnungsvorschrift erreichen, indem Sie die Funktion MITTELWERT in die Funktion WENN verschachteln.

9.2.2

Fehlermeldungen

Fehlermeldungen in der Tabelle können eigentlich nur auftauchen, wenn Sie eine Formel oder Funktion eingeben, bei der irgendetwas nicht stimmt. Die dann von CALC angezeigten Ausdrücke – Err: mit einem angehängten Fehlercode – liefern Ihnen einen Hinweis über die mögliche Ursache des Fehlers (siehe Tabelle 9.10). Wenn die Zelle mit dem Fehler markiert ist, wird die Fehlermeldung in der Statusleiste angezeigt. Fehlercode

Meldung und Beschreibung

501

Ungültiges Zeichen – ein Zeichen der Formel ist ungültig.

502

Ungültiges Argument – das Argument ist für die Funktion nicht gültig; beispielsweise eine negative Zahl in der Wurzelfunktion.

503

Ungültige Gleitkommaoperation – eine Division durch 0 oder eine andere Berechnung, die einen Überlauf des definierten Wertebereichs verursacht.

504

Fehler in der Parameterliste – der Funktionsparameter ist nicht gültig; beispielsweise Text anstelle einer Zahl.

508

Fehler in der Klammerung – es fehlt eine Klammer; beispielsweise ist eine schließende Klammer vorhanden, aber keine öffnende.

509

Fehlender Operator – der Operator fehlt.

510

Fehlende Variable – eine Variable fehlt.

511

Fehlende Variable – die Funktion erfordert mehr Variablen als eingegeben.

512

Formel zu lang – die Gesamtanzahl der Elemente in der Formel ist zu groß.

243


Fehlercode

Meldung und Beschreibung

513

Zeichenkette zu lang – ein Bezeichner in der Formel ist zu groß.

514

Interner Überlauf – es wurde beispielsweise eine Sortieroperation an zu vielen numerischen Daten versucht.

522

Zirkuläre Referenz – die Formel bezieht sich direkt oder indirekt auf sich selbst, aber die Option Iterationen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS ist nicht aktiviert.

523

Rechenverfahren konvergiert nicht – ein Zielwert fehlt in einer statistischen Finanzfunktion oder die Iterationen von zirkulären Referenzen erreichen den minimalen Änderungswert mit den maximal zulässigen Schritten nicht.

Tabelle 9.9: Einige typische Fehlermeldungen

9.2.3

Optionen zum Berechnen

Für die eben beschriebenen Methoden zur Berechnung gibt es einige Optionen, die Sie kennen sollten. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie innerhalb von StarOffice Calc zu Berechnen (siehe Abbildung 9.7).

Abbildung 9.7: Beachten Sie die Optionen zum Berechnen.

! Unter zirkulären Referenzen versteht man Situationen, in denen das Ergebnis einer Berechnung wieder in die Werte eingeht, auf deren Basis das Ergebnis berechnet wird. Sie finden diese Struktur beispielsweise bei der schrittweisen Berechnung von Näherungswerten. Nach Aktivieren von Zirkuläre Referenzen können Sie die Anzahl der bei iterativen Berechnungen durchgeführten Näherungsschritte begrenzen. Darüber hinaus können Sie die Genauigkeit der Antwort festlegen: Schritte legt die maximal zulässige Anzahl von Iterationsschritten

244

9.3 Formelüberwachung

fest, Minimaler Änderungswert gibt die Differenz der Ergebnisse zweier Iterationsschritte an. Unterschreitet das Iterationsergebnis den minimalen Änderungswert, dann wird die Iteration beendet. Wenn die Option Iterationen nicht aktiviert ist, führen zirkuläre Referenzen in Tabellen zu Fehlermeldungen.

! Unter Datum wählen Sie ein Anfangsdatum für die interne Konvertierung von Tagen in Zahlen. Standardmäßig ist 30.12.1899 (Standard) gesetzt. Damit wird der 30.12.1899 als Tag null eingestellt. Zwei zusätzliche Optionen sind vorhanden. Auch die Optionen in unteren Bereich des Dialogfelds sollten Sie kennen:

! Groß-/Kleinschreibung beachten legt fest, ob beim Vergleich von Zellinhalten zwischen Groß- und Kleinschreibung von Text zu unterscheiden ist. Das betrifft auch die Namensgebung von Zellen und Bereichen.

! Nachkommastellen gibt an, mit wie vielen Nachkommastellen Zahlen im Zahlenformat Standard dargestellt werden. Die Zahlen werden zwar gerundet angezeigt, aber nicht gerundet gespeichert. Genauigkeit wie angezeigt bestimmt aber, ob die in der Tabelle angezeigte Genauigkeit auch für Berechnungen gilt. In Diagrammen werden die angezeigten Werte wiedergegeben. Ist diese Option nicht aktiviert, so werden die Zahlen zwar gerundet angezeigt, aber intern ungerundet berechnet.

! Mit der Option Suchkriterien = und müssen auf ganze Zellen zutreffen können Sie fordern, dass die ganze Zelle exakt mit dem für die Datenbankfunktionen unter CALC gewählten Suchkriterium übereinstimmen muss. Ist die Option aktiviert, verhält sich CALC bei der Suche in Datenbankfunktionen genau wie Microsoft Excel.

! Ist Reguläre Ausdrücke in Formeln ermöglichen aktiviert, sind bei der Suche sowie bei Zeichenkettenvergleichen reguläre Ausdrücke zulässig.

9.3

Formelüberwachung

Bei komplexeren Berechnungen in größeren Tabellen ergeben sich Strukturen, die später – besonders für einen anderen Anwender, der nicht an der Entwicklung des Formelwerks beteiligt war – nicht immer einfach nachzuvollziehen sind. Über mehrere Funktionen zur Formelüberwachung können Sie die in einer Tabelle vorhandenen Berechnungsstrukturen sichtbar machen.

9.3.1

Werte hervorheben

Wenn Sie im Menü ANSICHT die Option WERTE HERVORHEBEN aktivieren, werden numerische Werte in der Tabelle hervorgehoben. Textzellen werden schwarz formatiert, Zahlenzellen blau und alle übrigen Zellentypen – Formeln, Wahrheitswerte und Datumsangaben – grün.

9.3.2

Berechnungsstrukturen verfolgen

Speziell dann, wenn Fehlerwerte (siehe weiter vorne) in der Tabelle auftauchen, sollten Sie die Techniken zum Verfolgen der Berechnungsstrukturen verwenden. Markieren Sie zuerst die Zelle, zu der Sie Informationen wünschen, und wählen Sie dann den geeigneten Befehl im Untermenü zu DETEKTIV im Menü EXTRAS (siehe Abbildung 9.8). Setzen Sie den Mauszeiger auf eine vom

245


Detektiv eingezeichnete Spur. Der Mauszeiger ändert seine Form. Doppelklicken Sie auf die Spur, um die Zelle am Ende der Spur auszuwählen.

Abbildung 9.8: Die Pfeile zeigen Beziehungen zwischen Zellen an.

! Die SPUR ZUM NACHFOLGER kennzeichnet alle Zellen, die auf die vorher markierte Zelle Bezug nehmen, durch blaue Spurpfeile. Doppelklicken Sie auf einen solchen Spurpfeil, um die Zelle am Ende des Pfeils zu markieren. Gestrichelte Spurpfeile mit einem Symbol an der Spitze beziehen sich auf andere Tabellen.

! Die SPUR ZUM VORGÄNGER kennzeichnet alle Zellen, auf die die vorher markierte Zelle Bezug nimmt. Alle im Bezug direkt vorhergehenden Zellen werden durch blaue Spurpfeile angezeigt. Doppelklicken Sie auf einen Spurpfeil, um die Zelle am Pfeilende zu markieren.

! Die SPUR ZUM FEHLER erlaubt die Suche nach den Ursachen von Fehlermeldungen. Enthält eine Formel einen Bezug auf eine Zelle, in der ein Fehlerwert steht, dann erzeugt diese Formel wiederum einen Fehlerwert. Um den Ursprung einer solchen Fehlerkette zu finden, markieren Sie eine Zelle, die einen Fehlerwert enthält. Rote Spurpfeile verweisen auf den Ursprung des Fehlers. Nach einer Korrektur des Fehlers wird die Spur zum Vorgänger angezeigt. Tipp Wenn Sie einen Überblick über die Originalspurpfeile behalten möchten, drucken Sie das Tabellenblatt mit den eingeblendeten Spurpfeilen aus, bevor Sie die Änderungen vornehmen.

Mit dem Befehl ALLE SPUREN ENTFERNEN im Untermenü zum Befehl DETEKTIV im Menü EXTRAS können Sie die angezeigten Spuren wieder ausblenden. SPUR ZUM VORGÄNGER ENTFERNEN löscht eine Ebene von Spurpfeilen, die mit dem Befehl SPUR ZUM VORGÄNGER eingefügt wurden. SPUR ZUM NACHFOLGER ENTFERNEN wirkt entsprechend.

9.3.3

Funktionsstrukturen Wenn Sie eine Zelle mit einer bereits eingegebenen Funktion markieren und nochmals FUNKTION im Menü EINFÜGEN wählen oder auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Rechenleiste klicken, wird die Registerkarte Struktur des Funktions-Assistenten angezeigt, über die Sie die Struktur der Funktion kontrollieren können (siehe Abbildung 9.9).

246

9.4 Zellen benennen

Abbildung 9.9: Sie können die Struktur einer Funktion kontrollieren.

Der Bereich Struktur im linken Teil zeigt eine hierarchische Darstellung der aktuellen Funktion an. Sie können die Argumente durch Klicken auf das Plus- oder Minuszeichen links daneben einoder ausblenden. Die einzelnen Argumente werden mit einem blauen Punkt dargestellt, wenn sie korrekt angegeben wurden. Ein roter Punkt weist auf einen falschen Datentyp hin. Haben Sie beispielsweise bei der Funktion SUMME als Argument einen Text eingegeben, wird das Argument rot hervorgehoben, da diese Funktion nur Zahlen als Argumente erlaubt.

9.4

Zellen benennen

Einzelne Zellen oder zusammenhängende Zellbereiche können mit einem Namen versehen werden. Beispielsweise versehen Sie die Zeile in der Tabelle, in der der Umsatz angegeben wird, mit dem Namen Umsatz. Das Benennen von einzelnen Zellen oder Zellbereichen vereinfacht das Arbeiten. Die verwendeten Namen können Sie beispielsweise statt der Bezugsadressen in Formeln und Funktionen verwenden. Die Befehle zum Arbeiten mit Namen finden Sie im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN.

9.4.1

Namen einfügen und anzeigen

Sie können Namen für Zellbereiche selbst definieren oder automatisch aus in der Tabelle vorhandenen Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen ableiten lassen. Namen selbst definieren Markieren Sie den Bereich in der Tabelle, den Sie mit einem Namen versehen wollen, und wählen Sie dann den Befehl DEFINIEREN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Der von

247


Ihnen markierte Bereich wird im Dialogfeld Namen festlegen unter Zugeordnet zu angezeigt und kann dort gegebenenfalls editiert werden. Den gewünschten Namen legen Sie im Feld Name fest (siehe Abbildung 9.10 links).

Abbildung 9.10: Namen können eingegeben oder übernommen werden.

Mit Hinzufügen legen Sie den Namen fest und lassen das Dialogfeld weiter geöffnet; die in der Tabelle bereits vergebenen Namen werden in der darunter angezeigten Liste aufgeführt. Um einen vorhandenen Namen zu entfernen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen. Mit OK wird der Name übernommen und das Dialogfeld geschlossen. Namen übernehmen Wenn Sie Beschriftungen – besonders Zeilenbeschriftungen – in Ihrer Tabelle verwendet haben, können Sie diese als Namen für die entsprechenden Bereiche übernehmen lassen. Markieren Sie dazu den gesamten Zellbereich – inklusive der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen –, für dessen Teile Sie die Namen definieren möchten, und wählen Sie dann ÜBERNEHMEN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Namen erzeugen müssen Sie angeben, welche Beschriftungen in der Tabelle für die Namen verwendet werden sollen (siehe Abbildung 9.10 rechts). Wenn Sie – wie meist üblich – die Beschriftungen aus der ersten Zeile und der ersten Spalte verwenden wollen, aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen Oberer Zeile und Linker Spalte. Hinweis Wenn Sie die Inhalte von Zellen mit Zahlen als Namen verwenden wollen, müssen diese Zahlen als Text eingegeben worden sein – etwa in der Form '2005.

248

9.4 Zellen benennen

Festgelegte Namen anzeigen In manchen Fällen bedeutet es eine Arbeitserleichterung, wenn die verwendeten Namen – zusammen mit den dafür festgelegten Bereichen – direkt in der Tabelle angezeigt werden. Markieren Sie hierzu eine Zelle, die die linke obere Ecke der einzufügenden Liste sein wird. Wählen Sie dann EINFÜGEN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Namen einfügen werden die in der Tabelle vergebenen Namen aufgelistet. Sie können diese Liste vollständig an der vorher in der Tabelle markierten Stelle einfügen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche Liste einfügen klicken. Alternativ können Sie auch einen oder mehrere Einträge in der Liste auswählen und dann über OK bestätigen, um die ausgewählten Elemente einzufügen. Achtung Vorher in der Tabelle vorhandene Einträge werden gegebenenfalls überschrieben. Die Namensliste ist in einer Tabelle zwei Spalten breit.

9.4.2

Namen verwenden

Haben Sie in der Tabelle Namen für Zellen oder Bereiche definiert, können Sie diese benutzen, um die so benannten Elemente zu markieren oder in Formeln und Funktionen darauf Bezug zu nehmen. Bereiche markieren Definierte Namen werden im Namensfeld links in der Rechenleiste angezeigt. Sie können diese dazu verwenden, die Zelle(n) zu markieren. Klappen Sie hierfür die Liste auf und wählen Sie dann aus dem aufgeklappten Namensfeld einen Namen aus. Der benannte Bereich wird markiert. Sie können den gewünschten Namen auch über die Tastatur direkt im vorher angeklickten Namensfeld eingeben und so den Bereich markieren. Namen als Bezug verwenden Durch Namen wird auch die Eingabe von Formeln und Funktionen stark vereinfacht. Sie brauchen dann nicht mehr die Zelladressen zu verwenden, sondern benutzen einfach die Namen. Markieren Sie zuerst die Zelle, in der Sie die Formel oder Funktion einfügen wollen. Anschließend können Sie die Formel direkt über die Tastatur eingeben, indem Sie die Namen benutzen. Beispielsweise könnten Sie in einer entsprechenden Tabelle zum Berechnen des Gewinns statt der Formel =B2-B3 den Ausdruck =Umsatz-Kosten verwenden. Voraussetzung dafür wäre, dass beispielsweise der Bereich B2:C2 mit dem Namen Umsatz und der Bereich B3:C3 mit dem Namen Kosten versehen wurde (siehe Abbildung 9.11). Beachten Sie dabei, dass die Formel in den Zellen B4 und C4 immer =Umsatz-Kosten lautet.

249


Abbildung 9.11: Namen können als Bezug verwendet werden.

9.5

Daten verschieben und kopieren

Einträge in Zellen können Sie an andere Stellen in der Tabelle kopieren oder verschieben. Wir kommen erst jetzt zu diesen wichtigen Techniken, da sich hier wichtige Aspekte bei den eingegebenen Formeln und Funktionen ergeben, die Sie kennen müssen. Hinweis Ist das Kontrollkästchen Überschreibwarnung beim Einfügen von Daten anzeigen im Bereich Allgemein von StarOffice im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert, werden Sie in einem entsprechenden Meldungsfeld vor den Auswirkungen gewarnt.

9.5.1

Menübefehle

Zum Verschieben oder Kopieren von Zellbereichen können Sie – wie immer – ebenso die Zwischenablage verwenden. Markieren Sie auch in diesem Fall zunächst die Zelle(n), die verschoben oder kopiert werden soll(en), und benutzen Sie dann die Befehle KOPIEREN, AUSSCHNEIDEN und EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder die gleichbedeutenden Schaltflächen in der Symbolleiste Standard. Über die Liste zur Schaltfläche Einfügen können Sie wählen, als was der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll.

9.5.2

Ausfüllen

Wenn die Zellen, in die kopiert werden soll, direkt neben, unter oder über den Zellen liegen, die kopiert werden sollen, können Sie den Kopierprozess einfacher gestalten, indem Sie die Ausfüllfunktion von CALC nutzen. Sie können in diesem Fall sowohl über Ziehen mit der Maus als auch mit dem Befehl AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN arbeiten. Außerdem können Sie diese Technik dazu benutzen, bestehende Datenreihen zu erweitern und damit fortzuschreiben. AutoAusfüllen mit der Maus Die Funktion AutoAusfüllen ermöglicht ein Ausfüllen allein durch Ziehen mit der Maus. Markieren Sie die Zelle(n) mit den zu kopierenden Daten und positionieren Sie den Zeiger auf dem Ausfüllkästchen – dem schwarzen Quadrat in der rechten unteren Ecke der Auswahl. Der Zeiger wechselt zur Form eines Kreuzes. Drücken Sie die Maustaste und markieren Sie dann den Bereich, der mit Daten ausgefüllt werden soll. Lassen Sie abschließend die Maustaste los.

250

9.5 Daten verschieben und kopieren

Abbildung 9.12: Über AUSFÜLLEN können Sie in benachbarte Zellen kopieren.

! Zahlenwerte, Datums- und kombinierte Angaben werden fortgeschrieben: Zahlenwerte werden um den Wert 1 erhöht. Datumsangaben werden jeweils um einen Tag erhöht. Uhrzeitangaben werden um eine Stunde erhöht. Bei aus Texten und Zahlenwerten kombinierten Angaben wird der Zahlenteil um jeweils 1 erhöht. Wenn Sie beim Ausfüllen zusätzlich (Strg) drücken, erreichen Sie ein reines Kopieren der Eingaben. Ein zusätzliches Pluszeichen wird dann neben dem Ausfüllen-Mauszeiger angezeigt.

! Texteingaben werden wie eingegeben kopiert. Ausnahmen bilden spezielle Texteingaben, wie beispielsweise Mo, Montag usw. Sie werden ebenfalls fortgeschrieben – erzeugen also beim Ausfüllen Angaben wie Di, Mi, Do oder Dienstag, Mittwoch, Donnerstag. Um diese Elemente einzusehen, wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren unter StarOffice Calc zu Sortierlisten. Alle benutzerdefinierten Listen werden hier unter Listen angezeigt. Sie können auch eigene Listen definieren und bearbeiten. In Sortierlisten kann nur Text verwendet werden, Zahlen sind nicht zugelassen.

Abbildung 9.13: Listeneinträge werden fortgeschrieben.

251


Ausfüllen über Menübefehl Sie können dazu auch über einen Menübefehl arbeiten: Markieren Sie die Zelle(n), die kopiert werden soll(en), zusammen mit dem benachbarten Bereich, in den ausgefüllt werden soll. Wählen Sie dann den gewünschten Befehl im Untermenü zu AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN. Die ersten vier Optionen im Untermenü erlauben ein Ausfüllen in unterschiedliche Richtungen. Der Befehl RECHTS kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die rechts angrenzenden Zellen (siehe Abbildung 9.12). Um in die links angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl LINKS. Der Befehl UNTEN kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die darunter liegenden Zellen. Um die letzte Zeile der Auswahl in die oben angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl OBEN. Je nachdem, was Sie markiert haben, sind immer nur bestimmte Optionen verfügbar. Der Rest wird abgeblendet angezeigt. Texte und Zahlenwerte werden wie angezeigt kopiert, Formeln und Funktionen verhalten sich entsprechend der Form der verwendeten Bezüge (siehe weiter hinten). Datenreihen ausfüllen Ferner können Sie mit AUSFÜLLEN auch eine Datenreihe automatisch erstellen beziehungsweise eine vorhandene ausweiten lassen. Geben Sie hierzu zumindest das erste Element der Reihe ein und markieren Sie dann den Bereich, in dem Sie die Reihe erstellen wollen. Wählen Sie anschließend den Befehl REIHE im Untermenü zu AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN. Geben Sie im Dialogfeld Reihe die Parameter für die Fortschreibung der Reihe an. Wenn Sie mehrere Spalten und Zeilen markiert haben, müssen Sie über Reihe in angeben, ob die Reihe in Spalten oder in Zeilen erstellt werden soll. Außerdem ergeben sich einige Unterschiede für reine Zahlenreihen und Reihen aus Datumswerten (siehe Abbildung 9.14).

Abbildung 9.14: Mit AUSFÜLLEN können Sie auch Datenreihen erstellen.

Unter Reihentyp geben Sie die Art der Fortschreibung an. Sie legen damit fest, um welchen Wert die Daten von Feld zu Feld ansteigen sollen:

! Arithmetisch bedeutet, dass der Wert von Zelle zu Zelle um einen konstanten Wert erhöht wird. Die Reihe 1, 2, 3, 4, 5 usw. ist eine lineare Reihe. Den Wert, um den die Reihe erhöht werden soll, legen Sie über Inkrement fest. Alternativ können Sie hier auch den Wert für das letzte Feld der Reihe im Feld Endwert eingeben. Das Inkrement wird dann automatisch errechnet.

252

9.5 Daten verschieben und kopieren

! Mit Geometrisch geben Sie an, dass die Reihe einer geometrischen Struktur folgen soll. Solche Reihen vervielfachen den Wert von Element zu Element – beispielsweise ist 1, 2, 4, 8, 16 usw. eine geometrische Reihe.

! Wenn Sie die Option Auto-Ausfüllen wählen, wird der im Feld Inkrement eingegebene Wert ignoriert.

! Wenn Sie die Option Datum aktivieren, müssen Sie in der Gruppe Zeiteinheit eine Einheit wählen. Auf diese Weise können Sie einen Datumswert tageweise, monatlich oder jahresweise fortschreiben. Die Option Wochentag bedeutet hier, dass nur die Tage von Montag bis Freitag benutzt werden. Auch hier können Sie ein Inkrement angeben – beispielsweise 3, wenn nur jeder dritte Monat in der Reihe verwendet werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Datenreihe erstellt. Über Tabellen Der Befehl TABELLEN im Untermenü zum Befehl AUSFÜLLEN kopiert den Inhalt des im aktiven Tabellenblatt markierten Zellbereichs in denselben Zellbereich aller anderen markierten Blätter einer Gruppe. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn mehrere Blätter markiert sind.

9.5.3

Relative und absolute Bezüge

CALC unterscheidet zwischen absoluten, relativen und gemischten Bezügen, die sich beim Kopieren der Zellinhalte unterschiedlich verhalten. Standardmäßig werden relative Bezüge verwendet. Eingabe Relative, absolute und gemischte Bezugsadressen können Sie natürlich einfach über die Tastatur eingeben. Sie formulieren einen Bezug als absolut, indem Sie vor dem Buchstaben für die Spalte und der Zahl für die Zeile jeweils ein $-Zeichen eingeben. Statt der Eingabe =B2 verwenden Sie also die Eingabe =$B$2. Gemischte Bezüge bilden eine Kombination aus relativen und absoluten Elementen. Zwei Typen von gemischten Bezügen sind möglich: ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =$B2, und ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =B$2. Außerdem können Sie einen eingegebenen relativen Bezug vor dem Bestätigen in einen absoluten oder einen gemischten Bezug umwandeln, indem Sie direkt nach der Eingabe oder dem Markieren der Zelle entsprechend oft (ª)+(F4) drücken. Haben Sie beispielsweise den relativen Bezug B2 eingegeben, bewirkt ein erstes Drücken von (ª)+(F4) die Umwandlung in den absoluten Bezug $B$2. Wollen Sie diesen in einen gemischten Bezug mit relativer Spaltenadresse und absoluter Zeilenadresse umwandeln, drücken Sie nochmals (ª)+(F4). Damit erhalten Sie B$2. Wollen Sie die Form des gemischten Bezugs umkehren, drücken Sie nochmals (ª)+(F4). Das erzeugt $B2. Nochmaliges Drücken von (ª)+(F4) liefert wieder den ursprünglich eingegebenen relativen Bezug. Bestätigen Sie abschließend die Eingabe.

253


Auf dieselbe Weise können Sie die Art des Bezugs nachträglich ändern. Sie können dazu in der Rechenleiste in einer Formel jeden einzelnen Bezug oder aber auch die gesamte Formel markieren und dann die Form der Bezüge mittels Drücken von (ª)+(F4) wechseln. Bestätigen Sie abschließend wieder die Eingabe. Wirkung Beim Kopieren von Zellinhalten wirkt sich die Form der verwendeten Bezüge auf das Ergebnis aus:

! Relative Bezüge werden beim Kopieren an die Adressen der neuen Position angepasst. ! Absolute Bezüge beziehen sich nach einem Kopieren auf dieselben Zelladressen. ! Beim Kopieren von gemischten Bezügen wird der relative Teil der Adresse an die neue Position angepasst, der absolute Teil bleibt konstant.

9.5.4

Inhalte einfügen

Über den Befehl INHALTE EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN erhalten Sie Zugriff auf eine Reihe weiterer Optionen, über die Sie bestimmte Teilelemente des gewählten Elements aus der Zwischenablage einfügen und/oder zusätzliche Operationen mit dem Einfügen verknüpfen können (siehe Abbildung 9.15). Sorgen Sie vor der Wahl des Befehls INHALTE EINFÜGEN dafür, dass sich CALCDaten in der Zwischenablage befinden, indem Sie die entsprechenden Daten kopieren oder ausschneiden.

Abbildung 9.15: Elemente können in unterschiedlicher Form eingefügt werden.

! Im oberen linken Bereich des Dialogfelds Inhalte einfügen können Sie unter Auswahl festlegen, was von den kopierten oder ausgeschnittenen Daten eingefügt werden soll. Sie können hier beispielsweise wählen, ob Sie aus der Zwischenablage alle Inhalte, nur die Text-, Zahlen- und Formeleingaben oder bestimmte Formate übernehmen wollen (siehe Tabelle 9.11).

254

9.6 Suchen und ersetzen

Alles einfügen

Fügt alle Elemente aus der Zwischenablage ein.

Formeln

Nur Eingaben und die Ergebnisse der Berechnung der Formeln werden eingefügt; Formate werden nicht übertragen.

Zahlen

Vormals über Formeln oder Funktionen errechnete Werte werden durch die Ergebnisse ersetzt. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie Berechnungen mit mehreren alternativen Grunddaten durchführen und die jeweiligen Ergebnisse an einer bestimmten Stelle der Tabelle speichern wollen.

Formate

Überträgt allein die Formate; Zellinhalte werden nicht mit eingefügt.

Notizen

Nur die Kommentare werden eingefügt.

Tabelle 9.10: Die einzufügenden Elemente auswählen

! Die zweite Optionsgruppe unter der Überschrift Rechenoperationen ermöglicht zusätzliche Operationen der kopierten oder ausgeschnittenen Zahlenwerte mit anderen Werten. Wenn sich in dem Bereich, in dem die Daten eingefügt werden sollen, bereits Zahlenwerte befinden, können Sie die einzufügenden zu den bereits vorhandenen addieren, von ihnen subtrahieren, damit multiplizieren oder dividieren.

! In allen Fällen können Sie unter Optionen zusätzlich leere Zeilen eliminieren lassen oder mit Transponieren Spalten und Zeilen vertauschen. Aktivieren Sie hierzu das beziehungsweise die entsprechenden Kontrollkästchen.

9.6

Suchen und ersetzen

Sie können eine Tabelle oder einen markierten Bereich nach Zeichen oder Zeichenfolgen durchsuchen und diese – wenn gewünscht – durch andere ersetzen lassen. Die Techniken dazu entsprechen im Prinzip denen, die Sie auch bei einem Textverarbeitungsprogramm – wie WRITER – finden. Einige Besonderheiten sollten Sie aber beachten. Zum Suchen markieren Sie in der Tabelle gegebenenfalls den Bereich, den Sie durchsuchen wollen. Falls nur eine Zelle markiert wurde, durchsucht CALC die ganze Tabelle. Wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN den Befehl SUCHEN & ERSETZEN (siehe Abbildung 9.16).

! Geben Sie unter Suchen nach den Suchtext ein oder wählen Sie einen der aufgelisteten zuvor eingegebenen Suchbegriffe. Im Feld Ersetzen durch geben Sie den Text ein, durch den der Suchtext zu ersetzen ist, oder wählen Sie eine der aufgelisteten zuvor eingegebenen Ersetzungen.

! Exakte Suche unterscheidet zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Nur ganze Zellen sucht nach Zellen, deren Inhalte den Suchkriterien exakt entsprechen. Ist der Suchbegriff nur ein Teil des Zellinhalts, wird die Zelle nicht gefunden. Gefunden werden ganze Wörter, die dem Suchtext gleichen.

255


Abbildung 9.16: Sie können nach Zellinhalten suchen lassen und diese ersetzen.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Mehr Optionen werden unten im Dialogfeld die verfügbaren Suchoptionen angezeigt:

! Rückwärts führt die Suche ausgehend von der aktuellen Cursorposition rückwärts bis zum Dateianfang durch.

! Reguläre Ausdrücke ermöglicht den Einsatz von Platzhaltern in der Suche, Ähnlichkeitssuche bietet die Suche nach Begriffen, die dem Text in Suchen nach ähnlich sind.

! Wenn Sie nach Text suchen möchten, dessen Attribute durch direkte Formatierung und Vorlagen festgelegt wurden, markieren Sie die Option einschließlich Vorlagen.

! Über Suchen in legen Sie fest, wo gesucht werden soll. Beispielsweise suchen Sie über Formeln nach Formeln und fixen – also nicht berechneten – Werten, in welchen die angegebenen Zeichen vorkommen. Beispielsweise könnten Sie nach Formeln suchen lassen, die die Funktion SUMME enthalten. Werten sucht nach Werten und Formelergebnissen, in denen die angegebenen Zeichen vorkommen. Anmerkungen sucht nach Zellennotizen, in denen die angegebenen Zeichen vorkommen.

! Mit den beiden Optionen unter Suchrichtung legen Sie die Reihenfolge zum Durchsuchen der Zellen fest.

! Über In allen Tabellen suchen werden alle Tabellen des aktiven Tabellendokuments durchsucht. Nachdem Sie das Dialogfeld geschlossen haben, können Sie das zuletzt eingegebene Suchkriterium mit (ª)+(Strg)+(F) weiterhin verwenden.

256

KAPITEL 10

Tabellen formatieren

Kapitel 10 – Tabellen formatieren

Unter dem Begriff Formatieren einer Tabelle versteht man alle Tätigkeiten, die die optische Gestaltung der Tabelle betreffen. Dazu gehören vordringlich Angaben für die Form der Anzeige – beispielsweise die Darstellung mit einem Prozent- oder Währungszeichen –, aber auch solche zu grafischen Fragen – wie beispielsweise die Wahl der Schriftart. Die Zeilenhöhe kann – genauso wie die Spaltenbreite – verändert werden. Die Einträge in den Zellen können unterschiedlich ausgerichtet oder auch über mehrere Zellen hinweg positioniert werden. Zellbereiche können mit Rahmen und Linien sowie mit Farben und Mustern für den Hintergrund versehen werden. Nicht gewünschte Zeilen und/oder Spalten lassen sich ausblenden. Um für eine markierte Zelle oder einen Zellbereich eine vom eingestellten Standard abweichende Formatierung zu wählen, stehen Ihnen die Befehle des FORMAT-Menüs zur Verfügung. Die wichtigsten Formatierungsbefehle können Sie auch über die Schaltflächen der FormatSymbolleiste aufrufen (siehe Abbildung 10.1 und Tabelle 10.1).

Abbildung 10.1: Benutzen Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Format. Symbol

Name und Wirkung Formatvorlagen – zeigt die vorhandenen Formatvorlagen in einem separaten Fenster an.

Schriftname – zeigt die an der aktuellen Cursorposition gewählte Schriftart an. Ein Klick auf den Drop-down-Pfeil öffnet ein Listenfeld mit den verfügbaren Schriftarten. Wählen Sie hier die gewünschte Schriftart aus. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um durch die Liste zu blättern. Schriftgröße – zeigt die Schriftgröße an der durch die Einfügemarke markierten Stelle an. Ein Klick auf den Drop-down-Pfeil öffnet das Listenfeld mit den verfügbaren Schriftgrößen. Wählen Sie die gewünschte Schriftgröße aus. ,

,

Fett, Kursiv, Unterstrichen – formatiert den markierten Bereich fett, kursiv oder unterstrichen beziehungsweise entfernt dieses Format. Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig, Blocksatz – setzt die Ausrichtung des aktuellen Zellbereichs auf linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder Blocksatz.

,

,

,

Zellen verbinden – die vorher markierten Zellen zu einer einzigen Zelle vereinigen und den Inhalt der Zelle über mehrere Spalten zentrieren. Zahlenformat: Währung, Prozent, Standard – stellt den Inhalt der Zelle im Wäh,

,

rungsformat oder im Prozentformat dar bzw. schaltet zurück zum Standardformat.

Zahlenformat: Dezimalstelle hinzufügen, Dezimalstelle löschen – zeigt eine wei,

tere Dezimalstelle an bzw. entfernt die Anzeige der letzten Dezimalstelle. Der Wert bleibt aber vollständig erhalten..

Einzug vermindern und Einzug erhöhen – verschiebt den linken Rand des Eintrags ,

258

zurück nach links oder etwas nach rechts.

10.1 AutoFormat

Symbol

Name und Wirkung Umrandung – erlaubt die Wahl eines Rahmens um den markierten Bereich. Sie können damit auch Ränder setzen.

Hintergrundfarbe und Schriftfarbe – hinterlegt den markierten Bereich mit der gewählten Farbe bzw. erlaubt die Wahl einer Schriftfarbe; in der Palette, die Sie über den Drop-down-Pfeil öffnen, stehen verschiedene Farben zur Auswahl.

,

Tabelle 10.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Format

Hinweis Für weitere optische Verfeinerungen können Sie die Tabelle über verschiedene Optionen im Menü EINFÜGEN mit zusätzlichen Objekten – wie Textelementen, Grafiken oder Medienclips – versehen.

10.1

AutoFormat

Der einfachste Weg, eine Tabelle zu formatieren, ist der Befehl AUTOFORMAT. Damit können Sie dem vorher markierten Bereich in einem Tabellenblatt eine Kombination von Formatierungen, ein sogenanntes AutoFormat, zuweisen. Diese Funktion ermöglicht es, Tabellen oder Zellbereiche in wenigen Schritten zu formatieren. Wählen Sie im Tabellendokument zunächst die Zellen aus, die mit AutoFormat formatiert werden sollen. Fassen Sie dabei auch die entsprechenden Spalten- und Zeilenköpfe und Summenzeilen oder -spalten mit ein. Dieser Befehl steht erst ab einer Auswahl von mindestens drei Zeilen und drei Spalten zur Verfügung. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl AUTOFORMAT und bestimmen Sie das gewünschte Format (siehe Abbildung 10.2). Über die Bildlaufleiste können Sie weitere Alternativen anzeigen lassen. Beachten Sie bei der Wahl eines AutoFormats die in den Beispielen angezeigten Zeilen und Spalten mit der Bezeichnung Summe. Diese Zeilen und Spalten werden manchmal anders formatiert als der Rest des Tabellenbereichs. Nach dem Bestätigen wird das Format für den markierten Bereich übernommen.

Abbildung 10.2: Viele AutoFormate stehen zur Verfügung.

259


Tipp Sollten Sie unter den vorhandenen AutoFormaten keines finden, das Ihren Vorstellungen vollständig entspricht, wählen Sie eines, das dem von Ihnen gewünschten sehr nahe kommt, und ändern Sie die Formate anschließend ab.

Unter Umständen wichtig ist der Bereich Formatierung am unteren Rand des Dialogfelds, der erst nach einem Klick auf die Schaltfläche Zusätze angezeigt wird. Wenn Sie vorher einzelne Elemente des Bereichs individuell formatiert hatten, werden diese Formate in der Grundeinstellung bei Anwendung des Befehls AUTOFORMAT überschrieben. Durch Deaktivieren einzelner Kontrollkästchen können Sie aber regeln, dass bestimmte Formatelemente erhalten bleiben und nicht durch die Einstellungen des AutoFormats ersetzt werden.

10.2

Zellenformate

Für eine individuelle Formatierung einzelner Zellen oder Zellbereiche arbeiten Sie mit einem Dialogfeld, das Sie über den Befehl ZELLEN im Menü FORMAT auf den Bildschirm bringen. Hierüber können Sie mittels mehrerer Registerkarten das Zahlenformat, die Schrift, die Ausrichtung und weitere Elemente festlegen. Um die für eine Zelle definierten Formateinstellungen auf andere Teile der Tabelle zu übertragen, markieren Sie die Zelle mit dem gewünschten Format und klicken dann auf die Schaltfläche Format übertragen in der Standard-Symbolleiste. Klicken Sie anschließend auf die Zelle oder markieren Sie den Bereich, auf die beziehungsweise den Sie das Format übertragen wollen.

10.2.1

Schrift und Schrifteffekt

Für Text- oder Zahleneingaben können Sie die Schriftart, den Schriftstil, die Schriftgröße, die Form der Unterstreichung, die Schriftfarbe und andere Gestaltungsoptionen festlegen. Markieren Sie den zu formatierenden Bereich und wählen Sie dann den Befehl ZELLEN im Menü FORMAT. Über die Registerkarte Schrift im Dialogfeld Zellen formatieren können Sie die Schriftart, den Schriftschnitt und die Größe der Schrift einstellen. Über das Register Schrifteffekt bestimmen Sie zusätzliche Effekte. Die Wirkung der aktuell gewählten Einstellungen wird im Feld Vorschau skizziert. Die Optionen entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie schon von der Textverarbeitung mit WRITER her kennen (siehe Kapitel 4).

Die häufig verwendeten Parameter zur Zeichenformatierung – beispielsweise Schriftart, -größe und -farbe sowie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen – können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste Format einstellen. Beachten Sie, dass Sie diese Schaltflächen auch gemeinsam einsetzen können: beispielsweise für eine fette, kursive und unterstrichene Darstellung. Außerdem stehen hierfür Tastenkürzel zur Verfügung, die Sie in der Programmhilfe finden.

260

10.2 Zellenformate

10.2.2

Ausrichtung

Standardmäßig werden in einer Zelle Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert ausgerichtet. Sie können diese Voreinstellungen ändern und außerdem die horizontale und vertikale Ausrichtung, den Einzug in der Zelle, den Winkel und diverse andere Parameter einstellen. Markieren Sie zunächst den zu formatierenden Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT (siehe Abbildung 10.3). Die wesentlichsten Ausrichtungsparameter können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen.

Abbildung 10.3: Die Ausrichtung der Zelleinträge kann eingestellt werden.

! Das wichtigste Feld ist das mit der Bezeichnung Horizontal im Bereich Textausrichtung. Hierüber stellen Sie die waagerechte Ausrichtung ein (siehe Tabelle 10.2). Option

Beschreibung

Standard

Grundeinstellung: Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert

Links

Richtet den Zellinhalt nach links aus. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie über das Feld Einzug rechts daneben einen Wert eingeben, mit dem der Zellinhalt um diese Zahl von Punkten nach rechts eingezogen wird.

Zentriert

Zentriert den Zellinhalt in der Mitte der Zelle.

Rechts

Richtet den Inhalt am rechten Zellrand aus. Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um diese Zahl von Zeichen nach links eingezogen.

261


Option

Beschreibung

Block

Richtet den Inhalt rechts- und linksbündig aus; ist nur bei mehrzeiligen Texteingaben relevant.

Ausgefüllt

Der Inhalt der aktiven Zelle wird wiederholt, bis der markierte Bereich gefüllt ist.

Tabelle 10.2: Bei der horizontalen Ausrichtung gibt es mehrere Alternativen.

! Über das Feld Vertikal legen Sie die senkrechte Ausrichtung der Einträge in den Zellen fest. Der Effekt ist nur sichtbar, wenn Sie die Höhe der betroffenen Zeile vergrößern. Standardmäßig werden Einträge unten in der Zelle angezeigt. Sie können sie hierüber aber auch oben oder in der Mitte anzeigen lassen.

! Die Einstellmöglichkeiten unter der Überschrift Textorientierung eignen sich besonders für Fälle, in denen eine Spaltenüberschrift – gemessen an den sonstigen Inhalten dieser Spalte – recht lang ist. In solchen Fällen spart es Platz, wenn Sie die Überschrift schräg oder senkrecht stellen. Senkrecht gestapelt ordnet Text vertikal an. Um den Text zu drehen, klicken Sie auf dem Rad an die Stelle, die dem gewünschten Winkel entspricht. Sie können auch einen Winkel für den Text in den ausgewählten Zellen eingeben. Bei positiven Werten wird der Text nach links, bei negativen Werten nach rechts gedreht. Die Optionen unter Bezugskante bestimmen die Zellkante, an welcher der gedrehte Text ansetzen soll (siehe Tabelle 10.3). Symbol

Name und Wirkung Textausdehnung von unterer Zellkante aus – der gedrehte Text setzt an der unteren Zellkante an.

Textausdehnung von oberer Zellkante aus – der gedrehte Text setzt an der oberen Zellkante an.

Textausdehnung nur innerhalb der Zelle – der gedrehte Text bleibt innerhalb der Grenzen der Zelle.

Tabelle 10.3: Bestimmen Sie die Bezugskante.

! Weitere Optionen bieten die Kontrollkästchen im Gruppenfeld Eigenschaften: Automatischer Zeilenumbruch legt fest, ob ein Zeilenumbruch vorgenommen werden soll, wenn der Zellinhalt länger als die Spaltenbreite ist. Wenn diese Option aktiviert ist, erfolgt bei mehreren Wörtern in der Zelle der Umbruch automatisch. Bei einem langen Wort sollten Sie an einer geeigneten Stelle über die Bearbeitungsleiste einen Trennstrich einfügen. Silbentrennung aktiv ermöglicht die Silbentrennung für den Umbruch von Text in die nächste Zeile. An Zellgröße anpassen bewirkt, dass die Schriftgröße so verkleinert wird, dass die Zelle ganz ausgefüllt wird. Tipp Um einen längeren Texteintrag in einer Zelle gezielt an einer Stelle zu umbrechen, verwenden Sie die Tastenkombination (Alt)+(¢).

262

10.2 Zellenformate

10.2.3

Zahlenformate

Zahlen in einer Tabelle – dazu gehören auch Datums- und Uhrzeitangaben sowie Wahrheitswerte – können in unterschiedlichen Formaten angezeigt werden. Markieren Sie zunächst den gewünschten Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT (siehe Abbildung 10.4). Wählen Sie hier zuerst eine Kategorie und bestimmen Sie dann die zusätzlichen Parameter durch eine Auswahl im Listenfeld Format. Wenn Sie die Kategorie Alle wählen, finden Sie in diesem Listenfeld alle zur Verfügung gestellten Formate. Ein Beispiel für das Ergebnis Ihrer Einstellungen wird in der Vorschau auf der rechten Mitte des Dialogfelds angezeigt. Einige Zahlenformate können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen.

Abbildung 10.4: Zahlen können mit mehreren Dezimalstellen angezeigt werden.

Bei den meisten dieser Formate können Sie im unteren Bereich der Registerkarte zusätzliche Optionen festlegen:

! Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tausenderpunkt, wenn zwischen den Tausendern – in der deutschen Version – jeweils ein Punkt gesetzt werden soll. Die Form des Trennzeichens wird über die Ländereinstellung des Betriebssystems geregelt.

! Negativ in Rot bewirkt, was es sagt: Eine negative Zahl wird in roter Schriftfarbe angezeigt. ! Über Führende Nullen geben Sie an, wie viele Nullen mindestens vor dem Komma angezeigt werden sollen.

! Sprache bestimmt die Spracheinstellung für die ausgewählten Zellen. Ist die Sprache auf Standard eingestellt, so verwendet CALC automatisch die Zahlenformate der Standardsystemsprache. Wählen Sie eine beliebige Sprache, um die Einstellungen für die ausgewählten Zellen zu fixieren. Die Spracheinstellung gewährleistet, dass die Datums- und Währungsformate auch beim Öffnen des Dokuments unter einem Betriebssystem mit einer anderen Standardspracheinstellung beibehalten werden.

263


Die ersten zehn Kategorien werden Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden:

! Die Kategorie Zahl erlaubt die Wahl der Dezimalstellen und unterschiedliche Darstellungsformen für negative Zahlenwerte.

! Die Kategorie Währung erlaubt die Wahl unterschiedlicher Währungszeichen, das Festlegen der Zahl der Dezimalstellen und die separate Darstellungsform von negativen Zahlenwerten. Das Tausendertrennzeichen wird bei dieser Kategorie automatisch gesetzt.

! In der Kategorie Datum haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Darstellungsformen für Datumsangaben. Für die Kategorie Uhrzeit stehen entsprechende Optionen zur Verfügung. Normale Zahlenwerte können in Datums- oder Uhrzeitangaben umformatiert werden – und umgekehrt: Das Datum 1. Jul. 2000 entspricht dem Zahlenwert 36708 – der 1. 7. 2000 ist der 36708. Tag nach dem 1.1.1900. Die Uhrzeitangabe 18:30 entspricht dem Zahlenwert 0,77 – 24 Stunden entsprechen dem Wert 1. Kombinationen von Datum und Uhrzeit werden entsprechend umgerechnet.

! Das Format Prozent multipliziert den Zahlenwert mit dem Faktor 100 und setzt ein %-Zeichen hinzu. Beispielsweise wird die Eingabe 0,65 im Format Prozent als 65% dargestellt. Legen Sie außerdem die Zahl der Stellen hinter dem Komma fest.

! Das Format Bruch erlaubt die Darstellung als Bruchzahl. Die Eingabe 1,25 kann beispielsweise als 1 1/4 oder als 1 2/8 dargestellt werden. Legen Sie unter Typ die Form der Darstellung des Bruchs fest. Benutzerdefinierte Formate Wahrscheinlich ist Ihnen schon das Feld Format-Code unten auf der Registerkarte aufgefallen. In diesem können Sie eigene Formate definieren. Verwenden Sie dafür die Kategorie Benutzerdefiniert und geben Sie in diesem Feld einen Code ein. Dafür benutzen Sie Platzhalter (siehe Tabelle 10.4). Platzhalter

Bedeutung

#

Zeigt keine zusätzlichen Nullen an.

0 (Null)

Zeigt zusätzliche Nullen an, wenn eine Zahl weniger Stellen hat, als Nullen im Format vorliegen.

. (Punkt) oder , (Komma)

Tausenderseparator. Je nach Spracheinstellung kann entweder ein Komma oder ein Punkt als Tausenderseparator gesetzt werden.

""

Bindet einen Text in ein Zahlenformat ein. Geben Sie den Text innerhalb der Anführungszeichen ein.

[WEISS]

Die Farbe für ein Format stellen Sie ein, indem Sie den Namen der Farbe in eckigen Klammern einfügen.

Tabelle 10.4: Einige Platzhalter für Zahlenformate

264

10.2 Zellenformate

Einige Beispiele machen den Einsatz und die Wirkung dieser Platzhalter wahrscheinlich klarer: Zahlen stellen Sie im Zahlenformatcode anhand der Platzhalter 0 und # dar. # stellt nur Ziffern mit einem Zahlenwert dar, während 0 Nullen ausgibt, wo eine Zahl über weniger Stellen verfügt als das Zahlenformat. Die im Nenner und Zähler von Brüchen anzuzeigenden Stellen geben Sie mit ? an. Brüche, auf die das definierte Schema nicht anzuwenden ist, werden als Fließkommazahlen ausgegeben. Wenn eine Zahl hinter dem Komma mehr Stellen aufweist, als das Format Platzhalter enthält, wird sie entsprechend gerundet. Zahlen, die vor dem Komma mehr Stellen aufweisen, als Platzhalter im Format enthalten sind, werden vollständig angezeigt.

! Wenn Sie eine Eingabe wie beispielsweise 1234,5678 als 1234,6 darstellen wollen, benutzen Sie dafür den Code ####,#.

! ! ! !

Um die Eingabe 1,1, als 1,100 anzuzeigen, verwenden Sie #,000. Zur Darstellung von 13 als 13,0 und 1234,567 als 1234,57 benutzen Sie #,0#. Für die Bruchdarstellungen von 5,75 als 5 3/4 setzen Sie # ???/??? ein. Um für die Eingabe 12000 einen Punkt als Tausenderseparator zu benutzen, verwenden Sie #.###. Die Anzeige lautet dann 12.000.

! Wenn Sie Text in ein Zahlenformat einbinden möchten, setzen Sie vor und hinter den Text doppelte Anführungszeichen. Wenn Sie eine Ausgabe in der Form 1,2 Kilo wünschen, benutzen Sie den Code #,# "Kilo". Handelt es sich bei dem Text um einen einzelnen Buchstaben, stellen Sie ihm einen Rückstrich voran. Geben Sie also beispielsweise #,# \m ein, wenn Sie eine Ausgabe in der Form 3,5 m wünschen. Codes für Zahlenformate dürfen aus bis zu drei durch Semikola getrennten Teilen bestehen: In zweiteiligen Zahlenformatcodes bezieht sich der erste Teil auf positive Werte und Null und der zweite Teil auf negative Werte. In dreiteiligen Zahlenformatcodes bezieht sich der erste Teil auf positive, der zweite auf negative Werte und der dritte auf den Wert Null. Wenn Sie nur einen einteiligen Code definieren, gilt dieser für alle Zahlenwerte. Wenn Sie beispielsweise negative Werte in Rot, Nullwerte in Schwarz und positive Werte in Grün darstellen wollen, benutzen Sie einen Code wie [GRÜN]#.##0,00;[ROT]#.##0,00;[SCHWARZ]#.##0,00.

10.2.4

Umrandung und Hintergrund Sie können einzelne Zellen oder Zellbereiche mit Rahmen, Linien oder Mustern versehen (siehe Abbildung 10.5). Auf diese Weise können Sie eine optische Strukturierung der Tabellen vornehmen oder bestimmte Zellen oder Bereiche besonders betonen. Denken Sie aber auch hier an einen angemessenen Einsatz. Zu überladene Dokumente könnten die Seriosität der Aussage gefährden. Die Techniken dafür entsprechen den für die Textverarbeitung bereits vorgestellten (siehe Kapitel 4). Die wesentlichsten Einstellungen dazu können Sie auch über Schaltflächen der Symbolleiste Format vornehmen.

265


10.2.5

Schutzfunktionen

Mittels mehrerer Funktionen können Sie ein Dokument – oder Teile davon – davor schützen, dass Personen, die nicht im Besitz des entsprechenden Kennworts sind, seine Inhalte einsehen oder Änderungen darin durchführen. Diese Schutzfunktion ist unabhängig von der schon angesprochenen Möglichkeit, das Öffnen des Dokuments durch Vergabe eines Kennworts zu erschweren (siehe Kapitel 2). Achtung Wenn Sie das Kennwort für eine geschützte Datei vergessen haben, können Sie den Dateischutz nicht aufheben. Die Datei kann dann nicht wieder geöffnet werden.

Globaler Schutz Sie können den Schutz entweder für das gesamte Dokument oder die aktuelle Tabelle einschalten. Wählen Sie dazu den entsprechenden Befehl im Untermenü DOKUMENT SCHÜTZEN des Menüs EXTRAS. Geben Sie ein aus mindestens fünf Zeichen bestehendes Kennwort ein (siehe Abbildung 10.5). Dabei ist die Groß-/Kleinschreibung zu beachten. Dieses Kennwort müssen Sie zur Bestätigung doppelt eingeben. Nach dem Speichern und erneuten Öffnen des Dokuments können keinerlei Änderungen am Dokument oder der geschützten Tabelle vorgenommen werden.

Abbildung 10.5: Vergeben Sie ein Kennwort zum Schutz.

Zum Entfernen des Kennwortschutzes öffnen Sie das Dialogfeld erneut und geben das Kennwort ein. Zellschutz Sie können diese Schutzfunktion vor dem Einschalten für einzelne Zellen oder Zellbereiche abschalten und diese damit ungeschützt lassen. Markieren Sie dazu zunächst den betreffenden Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Zellschutz im Dialogfeld zum Befehl Zellen im Menü Format (siehe Abbildung 10.6). Wenn Sie den Schutz vorher über einen Befehl im Untermenü DOKUMENT SCHÜTZEN des Menüs EXTRAS eingeschaltet hatten, müssen Sie diesen zunächst wieder abschalten, um auf diesen Befehl zugreifen zu können!

266

10.2 Zellenformate

Abbildung 10.6: Einzelne Zellbereiche können vom Schutz ausgenommen werden.

! Wenn Sie die Option Alles ausblenden aktivieren, werden Formeln und Inhalte der ausgewählten Zellen ausgeblendet.

! Alle Zellen werden in der Grundeinstellung zunächst mit der Option Gesperrt formatiert. Legen Sie hierunter fest, ob der markierte Bereich gesperrt bleiben soll oder nicht.

! Ist Formel ausblenden eingeschaltet, werden nur die Formeln in den ausgewählten Zellen ausgeblendet.

! Wenn Sie Für Ausdruck ausblenden einschalten, verhindern Sie, dass die ausgewählten Zellen ausgedruckt werden. Achtung Alle Einstellungen auf der Registerkarte Schutz im Dialogfeld Zellen formatieren werden nur dann wirksam, wenn die aktive Tabelle beziehungsweise das Dokument durch den entsprechenden Befehl im Menü Extras geschützt ist.

267


10.3

Zeilen und Spalten formatieren

CALC-Tabellen besitzen zunächst einen Standardwert für die Zeilenhöhe und die Spaltenbreite, passen diese Standardwerte mithilfe von Menübefehlen oder direkt über die Maus an die speziellen Erfordernisse der Spalten und Zeilen an. Bei Spalten, deren Höhe Sie nicht speziell festgelegt haben oder die auf eine optimale Höhe eingestellt wurden, ändert sich bei der Wahl eines größeren Schriftgrads für den Zellinhalt automatisch die Zeilenhöhe. Die Höhe einer Zeile wird automatisch an die größte, in dieser Zeile verwendete Schriftart angepasst. Nachdem Sie die Höhe einer Zeile manuell geändert haben, werden größere Schriften oft nicht mehr vollständig angezeigt, da die Zeile die eingestellte Höhe behält. Menübefehl verwenden Markieren Sie zunächst die zu ändernde(n) Zeile(n) oder Spalte(n) oder wählen Sie jeweils eine Zelle aus der zu ändernden Zeile oder Spalte. Verwenden Sie dann die Untermenüs zu den Befehlen ZEILE und SPALTE im Menü FORMAT.

! Über die Befehle HÖHE und BREITE in den Untermenüs können Sie die Maße für den markierten Bereich über zwei kleine Dialogfelder einstellen (siehe Abbildung 10.7).

Abbildung 10.7: Zeilenhöhe und Spaltenbreite lassen sich ändern.

! Eine Tabelle nimmt den kleinsten Raum ein, wenn Sie die optimalen Einstellungen verwenden. Dabei wird die Zeilenhöhe so geändert, dass der Zellinhalt mit dem größten Schriftgrad vollständig angezeigt wird. Die Spaltenbreite wird an der Zelle mit dem längsten Eintrag ausgerichtet. Der Befehl OPTIMALE HÖHE stellt die Höhe so ein, dass die größte in dieser Zeile verwendete Schrift vollständig dargestellt wird. OPTIMALE BREITE sorgt dafür, dass die Breite der Spalte so angepasst wird, dass der längste Eintrag in der Spalte vollständig angezeigt wird (siehe Abbildung 10.8).

Abbildung 10.8: Zeilenhöhe beziehungsweise Spaltenbreite optimieren

268

10.3 Zeilen und Spalten formatieren

! Wenn die Anzeige der Inhalte von bestimmten Zeilen oder Spalten nicht notwendig ist, können Sie diese ausund bei Bedarf wieder einblenden. Der Inhalt ausgeblendeter Zeilen oder Spalten bleibt weiterhin vorhanden und wird bei entsprechenden Berechnungen mit berücksichtigt. Dazu benutzen Sie den Befehl AUSBLENDEN im Untermenü zu ZEILE beziehungsweise SPALTE. Dass eine Zeile oder Spalte ausgeblendet ist, erkennen Sie an der fehlenden Nummer beziehungsweise dem fehlenden Buchstaben und dem etwas dickeren Trennstrich zwischen den entsprechenden Zeilen- und Spaltenköpfen.

! Um eine ausgeblendete Zeile oder Spalte wieder einzublenden, markieren Sie die beiden Nachbarzeilen beziehungsweise -spalten und wählen dann den Befehl EINBLENDEN im Untermenü zum Befehl ZEILE beziehungsweise SPALTE im Menü FORMAT. Tipp Wenn man lange Zeilenbezeichnungen verwenden muss, werden die Tabellen dadurch oft übermäßig breit. Benutzen Sie in diesem Fall mehrzeilige Zellen, indem Sie auf der Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT das Kontrollkästchen Automatischer Zeilenumbruch aktivieren. Zusätzlich können Sie weniger wichtige Elemente des Textes in einer kleineren Schrift formatieren.

Mit der Maus Um mit der Maus die Zeilenhöhe/Spaltenbreite festzulegen, ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfs beziehungsweise die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfs mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Die neuen Werte für Breite beziehungsweise Höhe werden während des Ziehens angezeigt. Sie können mit diesem Verfahren auch Spalten und Zeilen ausblenden, indem Sie eine Breite/Höhe von 0 einstellen. Hinweis Um die Höhe oder Breite benachbarter Zeilen oder Spalten zu ändern, markieren Sie diese vorher gemeinsam. Ziehen Sie dann die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfs, um die Spaltenbreite zu ändern, oder ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfs, um die Zeilenhöhe zu ändern.

! Zum Einstellen der optimalen Einstellungen doppelklicken Sie auf die Linie rechts vom entsprechenden Spaltenkopf beziehungsweise auf die Linie unterhalb des entsprechenden Zeilenkopfs.

! Eine breite Markierung im Spaltenkopf und eine fehlende Spaltenkennzeichnung zeigen an, dass ausgeblendete Spalten vorhanden sind. Positionieren Sie den Mauszeiger dort und ziehen Sie dann nach rechts, um die Spalte wieder einzublenden.

269


! Eine breite Markierung im Zeilenkopf und eine fehlende Zeilennummer zeigen an, dass ausgeblendete Zeilen vorhanden sind. Um eine ausgeblendete Zeile wieder einzublenden, positionieren Sie den Zeiger direkt unterhalb der Markierung für die ausgeblendete Zeile und ziehen sie dann nach unten.

10.4

Bedingte Formatierung

Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie erreichen, dass CALC ein Format in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen selbstständig zuweist. Damit können Sie bewirken, dass Zellen, in denen Berechnungsergebnisse angezeigt werden, in Abhängigkeit von der Höhe des Ergebnisses unterschiedliche Formate zeigen. Beispielsweise lassen sich geringe Werte mit einem roten, mittlere mit einem gelben und hohe Werte mit einem grünen Hintergrund kennzeichnen (siehe Abbildung 10.9).

Abbildung 10.9: Formate ändern sich in Abhängigkeit vom Wert in der Zelle.

Markieren Sie den zu formatierenden Zellbereich und wählen Sie dann BEDINGTE FORMATIERUNG im Menü FORMAT. Maximal können drei Bedingungen mit den dazugehörenden Formatangaben definiert werden. Aktivieren Sie zunächst die gewünschten Kontrollkästchen mit dem Namen Bedingung … Über das Listenfeld mit den beiden Optionen Zellwert ist und Formel ist geben Sie an, ob die bedingte Formatierung von einem Zellwert oder einer Formel abhängig ist.

! Wenn Sie die Option Zellwert ist gewählt haben, formulieren Sie jetzt die Bedingung. Im Feld rechts daneben, das standardmäßig den Inhalt gleich zeigt, wählen Sie die Form der Bedingung aus. Geben Sie anschließend den Vergleichswert ein oder wählen Sie eine Zelladresse aus, mit deren Inhalt verglichen werden soll. Haben Sie eine Bedingung gewählt, die zwei Parameter benötigt – beispielsweise zwischen oder nicht zwischen –, finden Sie an dieser Stelle zwei Vergleichsfelder.

! Wenn Sie eine Formel als Bezug wählen, wird rechts neben diesem Feld das Zellwertbedingungsfeld eingeblendet. Für die Bedingung Formel ist geben Sie einen Zellbezug ein. Bei einem Zellbezug mit einem Wert ungleich Null ist die Bedingung erfüllt.

270

10.5 Formatvorlagen

Legen Sie dann die Formatierung fest, die benutzt werden soll, wenn die eben formulierte Bedingung zutrifft. Hier wählen Sie die Zellvorlage, die bei Eintreffen der Bedingung angewendet werden soll. Achtung Wenn die bei der bedingten Formatierung angegebenen Bedingungen nicht richtig interpretiert werden, liegt die Ursache dafür meist darin, dass sich die Bedingungen überlappen: Wird bei mehreren definierten Bedingungen mehr als eine Bedingung durch den Inhalt einer Zelle erfüllt, wendet CALC nur die Formatierungseinstellungen der ersten erfüllten Bedingung an.

10.5

Formatvorlagen

Sie können Kombinationen von Formatelementen – beispielsweise Zahlenformat, Schrift, Muster, Ausrichtung und Rahmen – definieren und diesen einen Namen zuweisen. Eine so definierte Formatvorlage kann später auf jeden Bereich einer beliebigen Tabelle in der Arbeitsmappe angewendet werden. Eine Änderung in der Definition eines Formats in der Vorlage wirkt sich dann automatisch auch auf alle mit diesem Format versehenen Zellen aus.

10.5.1

Formatvorlage zuweisen

Um eine vorhandene Formatvorlage zu verwenden, markieren Sie zunächst den zu formatierenden Tabellenbereich und wählen dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste Format. Das Fenster Formatvorlagen wird angezeigt (siehe Abbildung 10.10). CALC verfügt über mehrere eingebaute Formatvorlagen, von denen Sie eine wählen können. Nach dieser Wahl wird die Zelle oder die Seite mit den in der Vorlage gesetzten Formaten ausgestattet. Bei allen aktivierten Elementen werden eventuell vorher gesetzte Formate in der Tabelle überschrieben.

Abbildung 10.10: Formatvorlagen liefern Standards für Zellen und Seiten.

Sie finden im Dialogfeld sowohl Formate für die Zellen als auch solche für Seiten (siehe Tabelle 10.5). Letztere kommen vordringlich beim Ausdruck von Tabellen zum Einsatz (siehe weiter hinten).

271


Symbol

Name und Wirkung Zellvorlagen – zeigt im Dialogfeld die verfügbaren Zellvorlagen an. Seitenvorlagen – zeigt im Dialogfeld die verfügbaren Seitenvorlagen an. Gießkannenmodus – schaltet den Gießkannenmodus ein und aus. Mit dem Farbeimer wenden Sie die im Fenster markierte Formatvorlage auf die damit überstrichenen Zellen an.

Neue Vorlage aus Selektion – erstellt auf Grundlage der Formatierung eines ausgewählten Objekts eine neue Formatvorlage. Weisen Sie der Formatvorlage im Dialogfeld Vorlage erzeugen einen Namen zu. Vorlage aktualisieren – aktualisiert die im Fenster ausgewählte Formatvorlage auf Grundlage der aktuellen Formatierung der Tabelle oder Seite.

Tabelle 10.5: Die Schaltflächen im Dialogfeld Formatvorlage

Hinweis Die Formatvorlage Standard wird für alle neu erstellten Arbeitsmappen benutzt. Wenn Sie die Einstellungen in dieser Formatvorlage ändern, werden auch alle darauf basierenden Arbeitsmappen neu formatiert!

10.5.2

Eigene Formatvorlage erstellen

Zum Erstellen einer eigenen Vorlage – beispielsweise einer Zellvorlage – formatieren Sie zuerst eine Zelle mit allen Attributen, die die Vorlage enthalten soll. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Neue Vorlage aus Selektion und geben Sie der neuen Vorlage im Dialogfeld Vorlage erzeugen einen Namen (siehe Abbildung 10.11). Die neue Vorlage wird anschließend in der Liste mit angeführt und kann verwendet werden.

Abbildung 10.11: Neue Formatvorlagen müssen benannt werden.

272

10.5 Formatvorlagen

10.5.3

Formatvorlage ändern

Zum Ändern einer benutzerdefinierten Vorlage gehen Sie ähnlich vor. Formatieren Sie zuerst eine Zelle mit allen Attributen, die die neue Form der Vorlage enthalten soll. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Vorlage aktualisieren.

273

KAPITEL 11

Methoden zur Strukturierung und Analyse

Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse

In den vorherigen Kapiteln haben Sie die Grundlagen der Technik von Berechnungen mithilfe von Formeln und Funktionen kennengelernt. Die wirkliche Leistungsfähigkeit von CALC zeigt sich besonders dann, wenn Sie in Ihren Tabellen komplexere Formen der Kalkulationen und Analysen mit speziellen Zielrichtungen durchführen. Dieses Kapitel liefert einen Überblick darüber, was alles möglich ist: Mithilfe der Konsolidierungsfunktion können Sie eine zusammenfassende Darstellung von Daten einer oder mehrerer Tabellen bewirken. Größere Tabellen werden leicht unübersichtlich. In solchen Fällen können Sie mithilfe der Gliederungsfunktion wahlweise die jeweils wichtigsten Elemente oder die gesamte Tabelle anzeigen lassen. Antworten auf Was wäre wenn-Fragen liefern Mehrfachoperationen, der Szenario-Manager und der neue Solver. Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Auch für einfache Datenbankaufgaben stellt CALC eine Reihe von interessanten Werkzeugen bereit. Für solche Zwecke müssen Sie Ihre Daten in eine Liste ansiedeln.

11.1

Daten zusammenfassen

Besonders bei größeren Dokumenten ist die Zusammenfassung einzelner Daten oft wichtig, um zu übergeordneten Aussagen zu kommen. Beispielsweise könnten Sie die Geschäftsdaten einzelner Länder zu einer Tabelle mit Gesamtdaten zusammenfassen lassen. Das erreichen Sie durch normale Additionsformeln, Sie können aber auch die Funktion Konsolidieren von CALC verwenden. Dabei werden Daten aus einem oder mehreren Quellbereichen in einem Zielbereich zusammengefasst. Quellbereiche und Zielbereich können sich in verschiedenen Tabellen oder Arbeitsmappen befinden. Sie können bis zu 255 Quellbereiche zu einem Zielbereich zusammenfassen. Markieren Sie zuerst einen Zielbereich für die Ergebnisse der Konsolidierung. Dieser kann sich im selben Blatt wie die zu konsolidierenden Daten, auf einem anderen Blatt oder auch in einer anderen Arbeitsmappe befinden. Wählen Sie dann den Befehl KONSOLIDIEREN im Menü DATEN und geben Sie die Adressen der zu konsolidierenden Daten ein (siehe Abbildung 11.1). Nach dem Bestätigen werden im zuvor markierten Zielbereich die konsolidierten Daten angezeigt.

Abbildung 11.1: Teilbereiche werden zusammengefasst.

276

11.2 Tabellen gliedern

! Wählen Sie zunächst unter Berechnungsvorschrift die Art, mit der die noch zu bestimmenden Quellbereiche zusammengefasst werden sollen. Über das Drop-down-Listenfeld können Sie eine der typischen Funktionen – Summe, Anzahl, Mittelwert, Maximum, Minimum usw. – auswählen.

! Anschließend müssen Sie angeben, welche Daten wo zusammengefasst werden sollen. Dazu definieren Sie unter Quelldatenbereich den Quellbereich. Wenn Sie in der Tabelle bereits Namen vergeben haben, können Sie in der Liste auswählen. Anderenfalls nutzen Sie am besten wieder die Schaltfläche Verkleinern. Ein Klick darauf minimiert das Dialogfeld, was es einfacher macht, den Bereich in der Tabelle zu markieren. Wählen Sie nach dem Festlegen eines Quellbereichs die Schaltfläche Hinzufügen. Der eingegebene Bezug wird daraufhin in das Listenfeld Konsolidierungsbereich eingefügt. Anschließend können Sie weitere Quellbereiche auf dieselbe Weise hinzufügen. Wollen Sie einen der so definierten Bereiche aus der Liste entfernen, markieren Sie ihn und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.

! Gehen Sie zur Definition des Zieldatenbereichs genauso vor. Benutzen Sie dazu die Zeile Ergebnis ausgeben ab. Bereits vergebene Namen können im linken Listenfeld benutzt werden.

! Weitere Optionen können Sie anzeigen lassen, indem Sie auf Zusätze klicken: Unter Konsolidieren nach finden Sie Optionen für die Konsolidierung von Zellbereichen, die Beschriftungen enthalten. Diese Optionen benötigen Sie nur dann, wenn die Konsolidierungsbereiche gleiche Beschriftungen enthalten, die Daten aber unterschiedlich angeordnet sind. Zeilenbeschriftung ordnet die konsolidierten Daten nach Zeilenbeschriftungen an, Spaltenbeschriftungen ordnet die konsolidierten Daten nach Spaltenbeschriftungen an.

! Um die Daten im Zielbereich automatisch aktualisieren zu lassen, wenn sich die Daten in einem Quellbereich ändern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Quelldaten verbinden.

11.2

Tabellen gliedern

Mit der Gliederungsfunktion von CALC können Sie erreichen, dass einzelne Bereiche – beispielsweise Zeilen oder Spalten mit untergeordneten Detailangaben – wahlweise ein- und ausgeblendet werden können. Wie eine Tabelle gegliedert wird, können Sie entweder automatisch festlegen lassen oder selbst bestimmen. Die Werkzeuge dazu finden Sie im Untermenü zum Befehl GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG im Menü DATEN. Sie können darüber eine manuelle oder eine automatische Gliederung erstellen und Detailelemente ein- und ausblenden.

11.2.1

AutoGliederung

Automatische Gliederungen können Sie für Tabellen erstellen, in denen Zeilen andere Zeilen oder Spalten andere Spalten über Formeln zusammenfassen. Bei einer solchen Zusammenfassung wird es sich oft um ein Summieren handeln, es können aber auch andere Typen von Formeln verwendet werden. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle und wählen Sie dann den Befehl AUTOGLIEDERUNG im Untermenü zum Befehl GLIEDERUNG im Menü DATEN. Die Tabelle wird daraufhin automatisch unter Verwendung der vorhandenen Formeln und der Richtung der Bezüge gegliedert

277


(siehe Abbildung 11.2). Hatten Sie sowohl spaltenweise als auch zeilenweise Zusammenfassungen eingegeben, wird sowohl nach Spalten als auch nach Zeilen gegliedert.

Abbildung 11.2: Automatische Gliederungen orientieren sich an der Berechnungsstruktur.

11.2.2

Ebenen ein- und ausblenden

Nach dem Ausführen der Gliederungsfunktion werden links von den Zeilen und oberhalb der Spalten mit den Formeln Symbole angezeigt, über die Sie die untergeordneten Zeilen beziehungsweise Spalten anzeigen und ausblenden können. Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen mit dem Plus- beziehungsweise Minuszeichen oberhalb des entsprechenden Spaltenkopfs oder links von dem entsprechenden Zeilenkopf (siehe Abbildung 11.3).

Abbildung 11.3: Details können ein- und ausgeblendet werden.

278

11.3 Was-wäre-wenn-Fragen

Außerdem können Sie bestimmte Ebenen von Zeilen und Spalten für die gesamte Tabelle ausund wieder einblenden, indem Sie in der linken oberen Ecke der Tabelle auf das Symbol mit der Nummer für die entsprechende Ebene klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Schaltflächen mit der 1, um nur die obersten Gliederungsebenen anzuzeigen.

11.2.3

Benutzerdefinierte Gliederung

Etwas aufwändiger als bei der Anwendung der Funktion AutoGliederung müssen Sie vorgehen, wenn keine Formeln auf eine Gliederungsmöglichkeit hinweisen oder das Programm diese nicht versteht. Sie können dann eine Gliederungsstruktur selbst erstellen, indem Sie einzelne aufeinanderfolgende Zeilen oder Spalten zu Gruppen zusammenfassen. Markieren Sie hierzu zunächst den Bereich in der Tabelle, den Sie zu einer Ebene zusammenfassen wollen. Wählen Sie dann GRUPPIERUNG im Untermenü zum Befehl GLIEDERUNG im Menü DATEN. Wenn Sie keine vollständigen Zeilen oder Spalten markiert hatten, müssen Sie entscheiden, welche Form gewählt werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Gliederung erstellt – die markierten Elemente werden zu einer Ebene zusammengefasst (siehe Abbildung 11.4).

Abbildung 11.4: Gliederungsebenen können manuell erstellt werden.

Um eine angezeigte Gliederung wieder aufzuheben, wählen Sie den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN im Untermenü zum Befehl GLIEDERUNG im Menü DATEN.

11.3

Was-wäre-wenn-Fragen

Antworten auf Was-wäre-wenn-Fragen liefern Mehrfachoperationen und der Szenario-Manager. Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Bei einer Zielwertsuche müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt.

11.3.1

Mehrfachoperationen

Mithilfe von MEHRFACHOPERATIONEN können Sie auf einfache Weise Datentabellen erstellen, die Ergebnisse für unterschiedliche Werte einer Variablen liefern. Die Formel, mit der die Werte einer Variablen in die einer anderen umgerechnet werden, muss dazu nur einmal eingegeben werden. Die Werte für die Variable können entweder spalten- oder zeilenweise oder sowohl in Spalten als auch in Zeilen eingegeben werden.

279


! Erstellen Sie zunächst ein Formalgerüst, das die Struktur des Problems beschreibt: Wenn Sie beispielsweise Daten für Menge, Preis, (variable) Stückkosten und Fixkosten eingegeben haben, könnten Sie den Gewinn aus der Formel Menge*(Preis Stückkosten) – Fixkosten berechnen.

! Anschließend könnten Sie die Frage stellen, für welche Mengen sich welcher Gewinn ergibt. Geben Sie dazu zunächst einen Ergebnisbereich ein, in dem die Mengen, zu denen Sie den Gewinn berechnen lassen wollen, aufgelistet sind (siehe Abbildung 11.5).

Abbildung 11.5: Erstellen Sie ein Gerüst und einen Ergebnisbereich.

! Markieren Sie den gesamten Ergebnisbereich und wählen Sie dann MEHRFACHOPERATIONEN im Menü DATEN. Im Dialogfeld geben Sie in das Feld Formel den Bezug auf die Zelle ein, in der das gewünschte Ergebnis berechnet wird – in unserem Beispiel die Adresse für die Berechnung des Gewinns. In eines der Felder Spalte oder Zeile geben Sie die Adresse der zu verwendenden Variablen ein. In unserem Beispiel wäre das der Bezug B2, der die Zelle mit dem Wert für die Menge im Gerüst beschreibt. Das bedeutet, der Inhalt von B2 – die Menge – stellt die Variable in dieser Formel dar. Sie wird durch die markierten Spaltenwerte ersetzt. Sind die Daten im Zielbereich in Spalten angeordnet, benutzen Sie das Feld Spalten, anderenfalls das Feld Zeilen (siehe Abbildung 11.6).

Abbildung 11.6: Geben Sie die Bezüge ein.

Nach einer Bestätigung über OK werden die Ergebnisse im Zielbereich angezeigt. Die eingefügte Formel =MEHRFACHOPERATION(B$6;$B$2;$D6) sorgt dafür, dass Änderungen in den zugrunde liegenden Variablen automatisch umgerechnet werden (siehe Abbildung 11.7).

280


Abbildung 11.7: Die Ergebnisse werden angezeigt.

Tipp CALC bietet die Möglichkeit, Mehrfachoperationen für Spalten und Zeilen in sogenannten Kreuztabellen gemeinsam durchzuführen. Die Formelzelle muss sich dabei sowohl auf den in Zeilen als auch auf den in Spalten angeordneten Datenbereich beziehen. Wählen Sie den aus beiden Datenbereichen bestehenden Bereich aus und rufen Sie das Dialogfeld für Mehrfachoperationen auf. Geben Sie in das Feld Formeln den Formelbezug ein. Das Feld Zeile dient als Bezug auf die erste Zelle des in Zeilen angeordneten Bereichs, das Feld Spalte als Bezug auf die erste Zelle des in Spalten angeordneten Bereichs.

11.3.2

Szenarien

Bei der Arbeit mit Szenarien geht es um die Frage, wie sich Ergebnisse ändern, wenn bestimmte Ausgangsgrößen andere Werte annehmen. Beispielsweise können Sie bei einer Vorhersage der Gewinnentwicklung bestimmte Daten für einen pessimistischen, einen wahrscheinlichen und einen optimistischen Fall festlegen und die unterschiedlichen Ergebnisse für diese Fälle berechnen. CALC ermöglicht es, für diese Berechnungen ein und dieselbe Tabelle zu verwenden und die Annahmen für die unterschiedlichen Fälle in dieser zu speichern. Szenarien können Sie auch – zusammen mit Ansichten – in Berichten zusammenfassen (siehe hierzu weiter hinten in diesem Kapitel).

! Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der die gewünschten Zusammenhänge durch entsprechende Formeln wiedergegeben werden. Für das Beispiel einer Gewinnvorhersage erstellen Sie eine Tabelle, in der feste Werte für Umsatz und Kosten eingegeben werden und der Gewinn über eine Formel durch Subtraktion ermittelt wird.

! Zum Erstellen eines Szenarios wählen Sie zunächst alle Zellen aus, die Daten für das Szenario enthalten. Für eine Gewinnvorhersage müssten Sie nur die Zellen für den Umsatz und die Kosten markieren; der Gewinn ergibt sich ja dann über die Berechnungsformel. Wenn in anderen Fällen die Daten nicht in einem durchgehenden Bereich vorliegen, sondern über die Tabelle verteilt sind, können Sie auch eine Mehrfachselektion der Datenzellen mit gedrückt gehaltener (Strg)-Taste durchführen. Wählen Sie dann den Befehl SZENARIEN im Menü EXTRAS. Das Dialogfeld Szenario anlegen wird geöffnet (siehe Abbildung 11.8).

281


Abbildung 11.8: Mithilfe von Szenarien können Sie unterschiedliche Fälle untersuchen.

! Tragen Sie einen Namen für das Szenario ein und lassen Sie die anderen Felder auf den Vorgaben stehen. Schließen Sie den Dialog mit OK. Ihr neues Szenario ist automatisch aktiviert.

! Wenn Sie Werte für ein weiteres Szenario wünschen, führen Sie die vorher angegebenen Schritte nochmals durch: Markieren Sie die Daten, wählen Sie SZENARIEN im Menü EXTRAS, geben Sie dem zweiten Szenario einen Namen und bestätigen Sie. Geben Sie anschließend andere Daten – in unserem Fall für den Umsatz und die Kosten – ein.

! Sie können dann über das Listenfeld zwischen den eingegebenen Szenarien wechseln (siehe Abbildung 11.9).

Abbildung 11.9: Mithilfe von Szenarien können Sie unterschiedliche Fälle untersuchen.

282


Bereiche, in denen sich Szenarien befinden, sind standardmäßig eingerahmt. Wählen Sie im Listenfeld am oberen Rand eines Rahmens das gewünschte Szenario. Auch im Navigator werden die definierten Szenarien mit den bei ihrer Erstellung eingegebenen Kommentaren angezeigt.

11.3.3

Zielwertsuche

Bei einer Zielwertsuche müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass ein Zielwert, dessen Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt. Einfachste Optimierungsaufgaben können Sie lösen, indem Sie den Wert in einer angegebenen Zelle so lange verändern lassen, bis die Formel, die – mittelbar oder unmittelbar – auf diese Zelle zurückgreift, ein gewünschtes Ergebnis liefert. Das Problem könnte darin bestehen, bei einer vorhandenen Kostenstruktur den Break-even-Wert zu bestimmen – also den Umsatz, bei dem gerade ein Gewinn von 0 erwirtschaftet wird.

! Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der ein formelmäßiger Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten definiert wird. Sie könnten die Werte für Umsatz und Fixe Kosten als feste Zahlenwerte eintragen, die variablen Kosten berechnen Sie als Anteil vom Umsatz – beispielsweise mit 40% vom Umsatz. Den Gewinn berechnen Sie, indem Sie vom Umsatz sowohl den Anteil der variablen Kosten als auch die fixen Kosten abziehen. Im vorliegenden Beispiel geschieht das in der Zelle B4 mit der Formel =B1-B2*B1-B3.

! Wählen Sie dann den Befehl ZIELWERTSUCHE im Menü EXTRAS (siehe Abbildung 11.10). Geben Sie im Dialogfeld im Feld Formelzelle die Adresse der Zelle an, für die ein bestimmter Wert gefordert werden soll – beispielsweise die Zelle B5 für den Gewinn. Benutzen Sie das Feld Zielwert, um den gewünschten Wert für diese Zelle anzugeben – beispielsweise 0. Das Feld Variable Zelle muss die Adresse der Zelle beinhalten, deren Wert verändert werden soll, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Wenn Sie hier beispielsweise die Zelle B2 für den Umsatz benutzen, können Sie berechnen lassen, bei welchem Umsatz gerade ein Gewinn von 0 erwirtschaftet wird.

Abbildung 11.10: Zielzelle, Zielwert und der veränderbare Wert müssen definiert werden.

! Nach dem Bestätigen wird – wenn möglich – in einem zusätzlichen Dialogfeld die Lösung geliefert. Sie können dann entscheiden, ob dieser Wert in die Tabelle eingetragen werden soll.

283


11.3.4

Den Solver verwenden

Bei einer Optimierung müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt. Sie muss entweder maximiert oder minimiert werden oder einen bestimmten Wert liefern. Außerdem müssen gewisse Randbedingungen für die Variablen erfüllt bleiben. CALC stellt mit dem Befehl Solver ein leistungsfähiges Werkzeug zur Lösung solcher Aufgaben zur Verfügung. Am besten versteht man eine Optimierungsaufgabe an einem Beispiel: Angenommen, Sie produzieren drei Produkte – Produkt A, Produkt B und Produkt C. Jede Produktionseinheit eines Produkts verlangt einen bestimmten Arbeits- und Materialaufwand. Die Werte dafür unterscheiden sich für die drei Produkte voneinander, beispielsweise ist Produkt A arbeitsintensiv, Produkt C materialintensiv. Jedes Produkt bringt einen bestimmten Gewinn pro Stück und auch dieser unterscheidet sich je nach Produkt. Das Problem besteht darin, dass Sie nur eine bestimmte Menge an Arbeit und Material zur Verfügung haben. Die Frage lautet also, wie viel Sie von jedem Produkt herstellen sollten, so dass der Gesamtgewinn maximiert wird. Die Grundstruktur festlegen Um eine solche Aufgabe zu lösen, erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der die Zusammenhänge formelmäßig erfasst werden. In einem Teil der Tabelle muss die Zielfunktion definiert werden, in einem anderen Teil die Randbedingungen (siehe Abbildung 11.11).

Abbildung 11.11: Eine mögliche Grundstruktur

! In den Spalten B bis D wurden die konstanten Werte für den jeweils benötigten Arbeits- und Materialaufwand und für den Gewinn eingegeben.

! Im rechten Bereich der Tabelle werden die Gesamtwerte berechnet: Die Spalte F beinhaltet zunächst willkürliche Zahlen für die Produktionsmengen – beispielsweise jeweils 10. Der Gewinn für das Produkt A in der Zelle I3 berechnet sich mit =F3*D3. Der Arbeitsaufwand für Produkt B wird in der Zelle G4 mit =F4*B4 berechnet.

! In den Zellen G6, H6 und I6 werden die Werte für Gewinn, Arbeits- und Materialaufwand für die drei Produkte summiert. Darunter finden Sie die verfügbaren Einheiten für Arbeit und Material – jeweils 1000. Hier zeigt sich, dass ein Mix von jeweils zehn Einheiten pro Produkt nicht durchführbar ist: Sowohl der dafür notwendige Arbeits- als auch der Materialaufwand übersteigen die verfügbaren Mengen, die in den Zelle G8 und H8 angegeben wurden.

284


Die Lösung ermitteln Zur Lösung des Problems wählen Sie nach Eingabe der eben beschriebenen Daten den Befehl SOLVER im Menü EXTRAS und geben dann im Dialogfeld die gewünschten Parameter an (siehe Abbildung 11.12).

Abbildung 11.12: Definieren Sie das Problem.

! Bestimmen Sie die Zielzelle, deren Wert minimiert, maximiert oder auf einen bestimmten Wert festgesetzt werden soll. In unserem Beispiel ist das die Zelle I6, in der der Gesamtgewinn berechnet wird. Dieser Wert soll möglichst groß werden, aktivieren Sie also unter Zielwert die Option Maximum. In anderen Fällen könnten Sie auch Min benutzen, wenn der Wert in der Zielzelle möglichst klein werden soll. Soll das Ergebnis möglichst nahe an einem bestimmten Wert liegen, wählen Sie Wert und geben dann den betreffenden Zielwert im Feld rechts daneben an.

! Im Bereich Veränderbare Zellen geben Sie die Adresse der Zelle (oder des Zellbereichs) an, deren Werte so lange angeglichen werden sollen, bis ein optimales Ergebnis ermittelt ist. Im gezeigten Beispiel ist das der Bereich F3:F5, in dem die Anzahl der hergestellten Einheiten angegeben wurde.

! Unter Nebenbedingungen formulieren Sie, welche Restriktionen zu beachten sind. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine Nebenbedingung anzugeben. Geben Sie im Feld Zellbezug die Adresse der Zelle ein, für deren Wert die Bedingung gelten soll. Rechts geben Sie in der Spalte Wert die Adresse der Zelle oder einen festen Wert an, mit dem verglichen werden soll. Im mittleren Feld Verknüpfung wählen Sie die Form der Bedingung: Sie können hier mit >=, = oder

ist größer – der Feldinhalt ist größer als der angegebene Ausdruck.

=

ist größer gleich – der Feldinhalt ist größer oder gleich dem angegebenen Ausdruck.

. Markieren Sie nacheinander diese Platzhalter durch einen Doppelklick und überschreiben Sie sie mit den gewünschten Variablen p und v. Ergänzen Sie die Formel durch Eingabe von = const. Ihre Eingabe wird im Textfenster angezeigt (siehe Abbildung 26.4).

Abbildung 26.4: Auch einfache Formeln können über die Auswahl erstellt werden.

Tipp Wenn das Auswahlfenster geöffnet ist, wechseln Sie mit der Taste (F6) zwischen Auswahlfenster und Befehlsfenster.

Für derartig einfache Formeln brauchen Sie das Fenster eigentlich nicht. Aber schon bei etwas komplizierteren Formeln sieht die Sache anders aus: Um beispielsweise einen mathematischen Summenausdruck anzugeben, wählen Sie im oberen Bereich der Auswahl zunächst die Kategorie Operatoren und klicken dann auf die Schaltfläche Summe im unteren Bereich. Als Ergebnis wird die Platzhalterformel sum angezeigt. Markieren Sie den Platzhalter und klicken Sie auf die Schaltfläche untere und obere Grenze in derselben Kategorie. Im Befehlsfenster finden Sie dann den Ausdruck sum from{} to{} . Ersetzen Sie darin die Platzhalter durch die einzelnen Komponenten der Formel (siehe Abbildung 26.5). Über die Kategorie Operatoren können Sie eine Vielzahl von Operatoren in Ihren Gleichungen verwenden. Statt dafür das Fenster Auswahl zu benutzen, können Sie aber auch im Befehlsfenster selbst den Code eingeben, der die Wahl einer Schaltfläche bewirken würde – beispielsweise sum from{} to{} zur Darstellung einer mathematischen Summenformel (siehe Tabelle 26.2).

567

Kapitel 26 – Formeln mit MATH

Abbildung 26.5: Komplexere Formeln können über die Auswahl erstellt werden. Schaltfläche

Name und Wirkung

Code

Limes – fügt ein Symbol für einen Grenzwert mit einem Platzhalter ein.

lim .

Summe – fügt ein Summenzeichen mit einem Platzhalter ein.

sum

Produkt – Sie fügen mit dem Symbol ein Produktzeichen mit einem Platzhalter ein.

prod

Coprodukt – fügt ein Coprodukt-Zeichen mit einem Platzhalter

coprod

ein.

untere und obere Grenze – fügt eine Bereichsangabe ein. Grenzangaben haben nur einen Sinn im Zusammenhang mit geeigneten Operatoren. Die Grenzen werden über/unter dem Summenzeichen zentriert.

{} to{}

Integral – fügt ein Integral mit einem Platzhalter ein. Es stehen auch Symbole für ein doppeltes oder dreifaches Integralzeichen zur Verfügung.

int iint iiint

untere Grenze – fügt eine Bereichsangabe für eine untere Grenze für Integral und Summe mit Platzhaltern ein.

from {}

Kurvenintegral – fügt ein Kurvenintegral mit einem Platzhalter ein. Es stehen auch Symbole für ein doppeltes oder dreifaches Kurvenintegralzeichen zur Verfügung.

lint llint lllint

obere Grenze – fügt die Bereichsangabe obere Grenze für Integral und Summe mit Platzhaltern ein.

to {}

Tabelle 26.2: Viele Operatoren stehen zur Verfügung.

568

26.3 Formatieren

! MATH lässt auch die Verwendung benutzerdefinierter Operatoren zu. Sie müssen hierfür nur oper in das Befehlsfenster eingeben. Anschließend können Sie den Operator über ein Sonderzeichen definieren, das Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Katalog in der Symbolleiste Werkzeuge auswählen können.

! Mathematische Grenzen – wie bei einem Summen- oder einem Integralzeichen – lassen sich auch anders als zentriert über/unter dem Operator anordnen. Nutzen Sie dazu die Möglichkeiten, die Ihnen in der Kategorie Formatierungen im Fenster Auswahl zur Verfügung stehen.

26.2.2

Individuelle Symbole

Sie können eigene Symbole erstellen und Zeichen aus fremden Zeichensätzen übernehmen. Dazu setzen Sie die Schreibmarke zunächst an die Stelle, an der das Zeichen eingefügt werden soll. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Katalog in der Symbolleiste Werkzeuge. Sie öffnen damit das Dialogfeld Symbole zur Auswahl eines Sonderzeichens, das in die Formel eingesetzt werden soll (siehe Abbildung 26.6 ). Wählen Sie darin zunächst den anzuzeigenden Zeichensatz über das Feld Symbolset. Wählen Sie dann in der Palette darunter das gewünschte Zeichen und klicken Sie auf Übernehmen.

Abbildung 26.6: Sonderzeichen stehen Ihnen zur Verfügung.

Dem Grundkatalog können Sie beliebig viele neue hinzufügen und Sie können auch eigene, spezielle Kataloge zusammenstellen. Klicken Sie dazu im Dialogfeld Symbole auf die Schaltfläche Bearbeiten (siehe Abbildung 26.7).

26.3

Formatieren

Im Gegensatz zur Textverarbeitung können Sie über die Befehle des Menüs FORMAT einen vorher markierten Bereich nicht speziell formatieren. Die Befehle dieses Menüs betreffen immer das Dokument als Ganzes. Das ist meist auch praktisch für ein solches Werkzeug.

569


Abbildung 26.7: Symbole können ausgetauscht werden.

26.3.1

Zeichenformate

Über den Befehl SCHRIFTARTEN im Menü FORMAT können Sie die Schriftarten – getrennt für Variablen, Funktionsnamen, Zahlen und Text – in Ihren Formeln festlegen (siehe Abbildung 26.8).

Abbildung 26.8: Schriftarten können für verschiedene Elemente ausgetauscht werden.

In den Listenfeldern werden anfangs nur die vom Programm standardmäßig verwendeten Schriftarten für jeden Bereich angezeigt. Klicken Sie zum Wechseln zu einer anderen Schrift auf Ändern und wählen Sie aus der Liste das gewünschte Element aus. Im dann angezeigten Dialogfeld Schriften wählen Sie die gewünschte Schrift aus und aktivieren Sie alle gewünschten Attribute (siehe Abbildung 26.9 links). Bestätigen Sie dann über OK. Nach der Zuordnung einer weiteren Schrift zu einem Element können Sie diese auch über das Listenfeld zum Element auswählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Standard, um die Änderungen als Standardschrift einzustellen.

570

26.3 Formatieren

Ähnlich funktioniert es mit der Größe der Schrift. Benutzen Sie dazu den Befehl SCHRIFTGRÖSSEN im Menü FORMAT (Abbildung 26.9 rechts).

Abbildung 26.9: Schriftarten und -größen können für die Elemente ausgetauscht werden.

26.3.2

Abstände und Ausrichtung

Über den Befehl ABSTÄNDE im Menü FORMAT legen Sie die Einstellungen für die Abstände zwischen den einzelnen Elementen der Formel fest (siehe Abbildung 26.10). Das Dialogfeld zeigt immer nur eine Kategorie von Abstandsmaßen an. Welche das ist, können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Kategorie auswählen.

Abbildung 26.10: Abstände werden ebenfalls global festgelegt.

Je nach Wahl der Kategorie finden Sie dann im Dialogfeld unterschiedliche Optionen zum Ändern der Abstände. Wenn Sie eines der links angezeigten Drehfelder auswählen, wird die Bedeutung des damit gewählten Abstands im Vorschaufeld angezeigt. Standardmäßig finden Sie bei allen Drehfeldern die Standardeinstellung 0%. Sie können diese verändern. Ein Klick auf Standard stellt die Grundeinstellung wieder her.

571


Über den Befehl AUSRICHTUNG im Menü FORMAT können Sie die Formelzeile im Dokument Links, Zentriert oder Rechts ausrichten (siehe Abbildung 26.11).

Abbildung 26.11: Symbole können ausgetauscht werden.

26.3.3

Individuelle Formatierung

Die Befehle des Menüs FORMAT erlauben zwar nur die Wahl einer Formatierung, die alle Elemente des Dokuments betrifft. Sie können aber mithilfe zusätzlicher Befehle auch eine individuelle Formatierung für einzelne eingegebene Elemente vornehmen. Das betrifft aber nicht Formatelemente wie Schriftart oder -größe, sondern die Positionen der Elemente innerhalb der Formel. Dazu dienen die Schaltflächen in der Kategorie Formatierungen im Fenster Auswahl. Sie können damit beispielsweise Elemente auf verschiedene Weisen übereinander anordnen. Eine Liste der gleichen Funktionen erhalten Sie im Befehlsfenster, wenn Sie dort das Kontextmenü aufrufen. Markieren Sie immer zuerst den zu formatierenden Bestandteil der Formel oder einen Platzhalter. Sie können stattdessen auch über einen Code im Befehlsfenster arbeiten (siehe Abbildung 26.12 und Tabelle 26.3).

Abbildung 26.12: Sie können einzelne Elemente auch individuell formatieren. Symbol

Name und Wirkung

Code

Superscript links – fügt eine Variable mit linkem Exponenten und

lsup{}

einem Platzhalter ein.

Superscript oben – fügt einen Exponenten direkt über einer

csup .

Variablen ein.

Superscript rechts– fügt eine Variable mit rechtem Exponenten ein.

572

^{}

26.3 Formatieren

Symbol

Name und Wirkung

Code

vertikale Anordnung (zwei Elemente) – fügt ein Binom mit zwei

Platzhaltern ein.

neue Zeile beginnen – fügt eine neue Zeile in Ihr Dokument ein.

newline

Subscript links – fügt eine Variable mit linkem Index und einem Platzhalter ein.

lsub{.

Subscript unten – fügt einen Index direkt unter einer Variablen

csub .

ein.

Subscript rechts – fügt eine Variable mit Index ein.

_{}

vertikale Anordnung (drei Elemente) – fügt eine senkrechte

stack {##}

Anordnung mit drei Platzhaltern ein.

kleiner Zwischenraum – fügt ein kleines Leerzeichen mit Platz-

`

halter ein.

linksbündig ausrichten – fügt den Befehl für eine linksbündige Ausrichtung mit einem Platzhalter ein.

alignl.

zentriert (horizontal) ausrichten – fügt den Befehl für eine horizontale Zentrierung mit einem Platzhalter ein.

alignc

rechtsbündig ausrichten – fügt den Befehl für eine rechtsbündige Ausrichtung mit einem Platzhalter ein.

alignr

Matrix Anordnung – fügt eine Matrix mit vier Platzhaltern ein. Die Stellung eines Elements innerhalb dieses Schemas wird durch ein doppeltes Symbol # gekennzeichnet, wobei das erste Symbol die Zeilennummer und das zweite die Spaltennummer angibt, in der das Element steht.

{####}

Zwischenraum – fügt ein Leerzeichen mit Platzhalter ein.

~

Tabelle 26.3: Sie können einzelne Elemente auch individuell formatieren.

573

KAPITEL 27

Drucken und Versenden

Kapitel 27 – Drucken und Versenden

Um die Inhalte Ihrer Dokumente anderen Personen zugänglich zu machen, stehen Ihnen in StarOffice mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

! Trotz der technischen Möglichkeiten, die uns elektronische Netzwerke zur Verfügung stellen, kann auf den Ausdruck von Dokumenten auf Papier nicht verzichtet werden. Je nach Konfiguration Ihres Systems können Sie ein Dokument auf einem lokalen oder einem Netzwerkdrucker ausdrucken oder über ein Faxmodem an ein Faxgerät senden. Vor dem Ausdrucken auf Papier – und das gilt auch beim Versenden über ein Faxgerät – sollten Sie Layout und Seitenumbruch des Dokuments am Bildschirm mithilfe der Seitenansicht kontrollieren. Erst wenn hier das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, führen Sie den Ausdruck durch. Durch die Überprüfung am Bildschirm stellen Sie sicher, dass der Ausdruck wie von Ihnen beabsichtigt aussieht.

! Mit WRITER können Sie außerdem ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie benötigen dazu eine Datenquelle – beispielsweise eine BASE-Datenbank oder ein Adressbuch – und ein Hauptdokument – das heißt ein Textgerüst, in dem die Elemente vorhanden sind, die in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen. Beim Drucken wird dann für jeden Datensatz aus der Datenquelle ein Exemplar des Dokuments mit den entsprechenden Feldinhalten erstellt.

! Sie können jedes StarOffice-Dokument auch als PDF-Datei exportieren. Ein solches PDFDokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software – wie beispielsweise Adobe Reader – ist installiert.

! Wenn Sie über einen Zugang zum Internet verfügen, können Sie ein StarOffice-Dokument auch per E-Mail versenden. Hierbei können Sie entweder den Inhalt der Datei als Nachrichtentext oder das Dokument selbst als Dateianlage im Format PDF senden.

27.1

Druckvorbereitungen treffen

Bevor Sie den Inhalt eines Dokuments drucken, sollten Sie sicherstellen, dass Sie genau die Teile festlegen, die gedruckt werden sollen. Bei der Textverarbeitung bereitet das im Allgemeinen die geringsten Probleme: Hier müssen Sie meist nur die zu druckenden Seiten angeben. Anders ist das beispielsweise bei Kalkulationstabellen. Im Gegensatz zur Textverarbeitung liegt Ihr Augenmerk hier ja meist mehr auf der Arbeit am Bildschirm. Viele Tabellen werden Sie gar nicht oder nur selten ausdrucken. Wenn Sie es aber doch tun wollen, sollten Sie – vor allem bei größeren Tabellen, die zum Ausdruck mehrere Seiten benötigen – dafür sorgen, dass die Bestandteile vernünftig auf die einzelnen Seiten verteilt werden.

27.1.1

Allgemeine Seiteneinstellungen

Bevor Sie drucken, müssen Sie bei allen Programmen bestimmen, wie die zu druckende Seite aussehen soll. Meist genügen dafür die Standardeinstellungen, die Sie sich zumindest einmal anschauen und kontrollieren sollten. Sie können dafür das Papierformat, die Kopf- und Fußzeilen, die Seitenränder und die Druckbereiche festlegen. Wählen Sie dazu im Menü FORMAT den

576

27.1 Druckvorbereitungen treffen

Befehl SEITE bzw. SEITENEINSTELLUNGEN. Über die Registerkarten des Dialogfelds können Sie die verschiedenen Parameter einstellen (siehe Abbildung 27.1). Sie können die Seite auch über die Registerkarten Umrandung und Hintergrund mit Rahmen, Linien oder Mustern versehen. Denken Sie aber wiederum an einen angemessenen Einsatz. Zu überladene Dokumente könnten die Seriosität der Aussage gefährden. Die Möglichkeiten und Techniken dazu entsprechen denen, die für das Textverarbeitungsprogramm WRITER schon für das Dokumentformat vorgestellt wurden (siehe Kapitel 5).

27.1.2

Zusätzliche Seiteneinstellungen für Tabellen

Bei CALC stehen Ihnen im Prinzip dieselben Möglichkeiten zur Verfügung wie bei der Textverarbeitung: Auch hier müssen Sie bestimmen, wie die zu druckende Seite aussehen soll. Aktivieren Sie vorher das Blatt mit den auszudruckenden Daten. Wenn Sie mehrere oder alle Blätter einer Arbeitsmappe mit denselben Einstellungen versehen wollen, können Sie diese zuvor gemeinsam markieren. Klicken Sie zuerst auf das Register des ersten Blatts in der Arbeitsmappe. Halten Sie (ª) gedrückt und klicken Sie dann auf das Register des letzten Blatts. Damit haben Sie alle Blätter ausgewählt. Geben Sie anschließend die Seitenformate ein, indem Sie den Befehl SEITE im Menü FORMAT benutzen. Auf der Registerkarte Seite legen Sie das Papierformat und die Randeinstellungen für die Seite fest (siehe Abbildung 27.1). Beim Ausdruck von Tabellen finden Sie darin noch eine zusätzliche Möglichkeit: Unter Tabellenausrichtung können Sie zusätzlich wählen, ob die Tabelle Horizontal oder Vertikal gedruckt werden soll.

Abbildung 27.1: Legen Sie die Einstellungen für die Seite fest.

Dann haben Sie bei CALC im selben Dialogfeld die Möglichkeit, eventuelle Kopf- und Fußzeilen sowie den zu druckenden Bereich zu definieren. Bestimmen Sie außerdem gegebenenfalls die Stellen, an denen in der Tabelle ein Seitenumbruch erfolgen soll.

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Kopf- und Fußzeile Auf den beiden Registerkarten Kopfzeile und Fußzeile finden Sie fast gleichnamige Optionen. Sie können darüber die Tabelle mit Zeilen versehen, die oben beziehungsweise unten auf jeder Seite des Ausdrucks angezeigt werden. Wenn Sie mit solchen Zeilen arbeiten wollen, aktivieren Sie die Optionen Kopfzeile einschalten und/oder Fußzeile einschalten (siehe Abbildung 27.2). Damit stehen Ihnen die restlichen Optionen auf den Registern zur Verfügung. Diese entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie schon von der Textverarbeitung mit WRITER her kennen.

Abbildung 27.2: Kopf- und Fußzeilen werden auf allen Seiten ausgedruckt.

Um die Zeile mit Inhalten zu versehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Über die dann angezeigten Dialogfelder Kopfzeile und Fußzeile definieren Sie die anzuzeigenden Elemente (siehe Abbildung 27.3). Kopf- und Fußzeilen verfügen beide über drei Bereiche, die im oberen Teil der Dialogfelder angezeigt werden: Über Linker Bereich können Sie einen Text eingeben, der am linken Rand der Kopf-/Fußzeile angezeigt werden soll, Mittlerer Bereich ist zuständig für einen Text, der zentriert in der Mitte der Kopf-/Fußzeile angezeigt werden soll, und Rechter Bereich zeigt den Text am rechten Rand der Zeile an. Sie können hierin Texte direkt eingeben oder über die entsprechenden Schaltflächen Codes für automatisierte Angaben einfügen.

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Abbildung 27.3: Geben Sie die Inhalte ein.

Setzen Sie zuerst die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im gewählten Abschnitt und klicken Sie dann auf die betreffende Schaltfläche (siehe Tabelle 27.1). Symbol

Name und Wirkung Textattribute – öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie neuem oder ausgewähltem Text Formate zuweisen können. Das Dialogfeld umfasst die Register Schrift, Schrifteffekt und Schriftposition. Dateiname – fügt einen Platzhalter ein, der durch den tatsächlichen Dateinamen ersetzt wird. Klicken Sie kurz, um den Titel einzufügen. Klicken Sie lang, um entweder einen Titel, Dateinamen oder Pfadnamen aus dem Untermenü auszuwählen. Wenn kein Titel festgelegt wurde, wird anstelle eines Titels der Dateiname eingefügt.

Tabellenname – hier können Sie den Platzhalter für den Tabellennamen einfügen. Dies ermöglicht die Wiedergabe des Tabellennamens in der Kopf-/Fußzeile des aktuellen Dokuments.

Seite – fügt einen Platzhalter ein, der durch die Seitenzahl ersetzt wird. Diese Option ermöglicht eine fortlaufende Seitennummerierung im Dokument. Seiten – fügt einen Platzhalter ein, der durch die Gesamtanzahl der Seiten im Dokument ersetzt wird.

Datum – fügt einen Platzhalter ein, der beim Ausdruck durch das aktuelle Datum ersetzt wird.

Uhrzeit – fügt einen Platzhalter ein, der beim Ausdruck durch die aktuelle Uhrzeit ersetzt wird.

Tabelle 27.1: Die Schaltflächen im Dialogfeld Kopfzeile

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Das Register Tabelle Auf der Registerkarte Tabelle finden Sie die Möglichkeiten zum Festlegen, welche Elemente der aktuellen Tabelle ausgedruckt werden sollen (siehe Abbildung 27.4). Sie können beispielsweise angeben, ob die Gitternetzlinien, Spalten- und Zeilenköpfe und die Kommentare ebenfalls ausgedruckt werden sollen. Falls ein Tabellenblatt mehr als eine Druckseite benötigt, können Sie eine Sortierreihenfolge festlegen. Das hat praktische Auswirkungen auf die mitgedruckten Seitenzahlen.

Abbildung 27.4: Für das Ausdrucken von Tabellen können viele Optionen festgelegt werden.

! Über den Bereich Sortierreihenfolge legen Sie fest, in welcher Reihenfolge der Ausdruck erfolgen soll. Mit dieser Reihenfolge werden auch die Inhalte der in den Kopf- und Fußzeilen gegebenenfalls gesetzten Platzhalter für die Seitennummern bestimmt. Das Feld Erste Seitenzahl erhält die erste zu benutzende Seitenzahl. Sie können hier eine von 1 abweichende Seitenzahl eingeben.

! Unter Drucken legen Sie fest, was von der Tabelle gedruckt werden soll. ! Der Bereich unter Skalieren ist interessant, wenn eine Tabelle nicht ganz auf die Seite passt. Wählen Sie einen Skalierungsmodus im Listenfeld aus. Je nach Wahl werden zusätzliche Optionen angezeigt: Wenn Sie Ausdruck verkleinern/vergrößern gewählt haben, können Sie einen Skalierungsfaktor für sämtliche gedruckten Seiten angeben. Bei Wahl von Druckbereich(e) auf Breite/Höhe anpassen können Sie angeben, auf wie vielen Seiten das gesamte Dokument horizontal (Breite) und vertikal (Höhe) maximal ausgedruckt werden darf. Über Druckbereich(e) an Seitenzahl anpassen geben Sie an, auf wie vielen Seiten das gesamte Dokument mit dem aktuellen Seitenformat maximal ausgedruckt werden darf. Die Skalierung wird eventuell reduziert.

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Druckbereiche festlegen Wenn Sie nur Teile einer Tabelle beim Ausdruck verwenden wollen, definieren Sie dafür Druckbereiche. Sie können ferner eine Zeile oder Spalte angeben, die auf jeder Folgeseite ausgedruckt wird. Zum Festlegen eines solchen Druckbereichs markieren Sie ihn in der Tabelle und wählen den Befehl FESTLEGEN im Untermenü Druckbereiche des Menüs FORMAT (siehe Abbildung 27.5). In der Ansicht NORMAL wird ein solcher Druckbereich durch durchgezogene Linien gekennzeichnet. Der Befehl AUFHEBEN löscht einen definierten Druckbereich. Über den Befehl BEARBEITEN im Untermenü DRUCKBEREICHE öffnen Sie ein Dialogfeld zum Bearbeiten des Druckbereichs. Außerdem können Sie die auf jeder Seite zu wiederholenden Zeilen oder Spalten angeben.

Abbildung 27.5: Druckbereiche können bearbeitet werden.

! Die beiden Felder unter der Überschrift Druckbereich dienen zum Ändern eines festgelegten Druckbereichs. Wählen Sie hier keine, um einen definierten Druckbereich für die aktuelle Tabelle zu entfernen. Wählen Sie Selektion, um den ausgewählten Bereich des Tabellendokuments als Druckbereich festzulegen. Mit der Option benutzerdefiniert können Sie einen Druckbereich angeben, den Sie bereits mit dem Befehl FESTLEGEN im Untermenü DRUCKBEREICHE des Menüs FORMAT definiert haben. Die mit diesem Befehl definierten Namen für die Druckbereiche werden im Listenfeld angezeigt und können ausgewählt werden.

! Über die beiden Bereiche Wiederholungszeile und Wiederholungsspalte können Sie eine oder mehrere Zeilen oder Spalten wählen, die auf jeder Seite gedruckt werden sollen. In das rechte Textfeld geben Sie den Zeilenbezug ein: Wenn Sie beispielsweise für Wiederholungszeile den Eintrag 1 vornehmen, wird auf allen Seiten die erste Zeile des Bereichs wiederholt. Der Eintrag 1:3 wiederholt die ersten drei Zeilen des Bereichs. $1:$3 wiederholt die ersten drei Zeilen der Tabelle. Entsprechendes gilt für eine Wiederholungsspalte: Hier benutzen Sie beispielsweise A, A:C oder $A:$C. Seitenumbruch CALC führt beim Ausdrucken größerer Tabellen einen automatischen Seitenumbruch durch, der die Einstellungen im Dialogfeld Arbeitsblatt einrichten berücksichtigt. Die Stellen, an denen umbrochen wird, sind bereits vorher auf dem Bildschirm in der Ansicht SEITENUMBRÜCHE sichtbar.

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In einigen Fällen bewirkt diese Automatik nicht den gewünschten Effekt. Dann müssen Sie die Stellen für den Seitenumbruch manuell angeben. Dazu markieren Sie zunächst die Zelle, Zeile oder Spalte, mit der eine neue Seite beginnen soll, und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl MANUELLER UMBRUCH und im Untermenü den Befehl SEITENUMBRUCH. Beispielsweise können Sie einen horizontalen Seitenumbruch erstellen, wenn Sie vorher eine Reihe auswählen. Das Programm führt daraufhin oberhalb und links von der markierten Zelle den Seitenumbruch durch. Dieser wird in der Ansicht NORMAL durch eine etwas dünnere blaue Linie angezeigt. Seitenumbruch-Vorschau Der Befehl SEITENUMBRUCH-VORSCHAU im Menü ANSICHT zeigt die Seitenumbrüche und Druckbereiche in der Tabelle an (siehe Abbildung 27.6). Nur die hell markierten Bereiche der Tabelle werden gedruckt.

Abbildung 27.6: Die Druckbereiche werden angezeigt.

Sie sehen die automatische Aufteilung der Tabelle auf Druckseiten. Die automatisch erstellten Druckbereiche sind durch dunkelblaue Linien, die selbst definierten Druckbereiche durch hellblaue Linien gekennzeichnet. Die Seitenumbrüche – also Zeilenumbrüche und Spaltenumbrüche – werden als schwarze Linien markiert. Wenn die aktuelle Tabelle für eine einzige Druckseite zu groß ist, wird sie gleichmäßig auf mehrere Druckseiten verteilt ausdruckt. Da der automatische Seitenumbruch nicht immer an der von Ihnen gewünschten Position erfolgt, können Sie die Seitenaufteilung auch selbst festlegen: Sie können die blauen Linien per Maus verschieben. Im Kontextmenü finden Sie weitere Möglichkeiten, u.a. zum Hinzufügen eines weiteren Druckbereichs, zum Aufheben der Skalierung und zum Einfügen zusätzlicher manueller Zeilen- und Spaltenumbrüche.

27.1.3

Besonderheiten bei BASE

Die Inhalte von Tabellen und Abfragen können Sie aus BASE heraus selbst nicht drucken. Sie müssen diese zuerst in ein Textdokument oder in ein Tabellendokument übernehmen. Öffnen oder erstellen Sie ein solches und ziehen Sie das Symbol für die Tabelle oder Abfrage in das Dokument. Das Dialogfeld Datenbankspalten einfügen wird geöffnet (siehe Abbildung 27.7).

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Abbildung 27.7: Das Dialogfeld Datenbankspalten einfügen

! Wählen Sie die Option Tabelle, damit die ausgewählten Daten als Tabelle in das Dokument eingefügt werden. Sie können dann entscheiden, welche Datenbankfelder oder -spalten übertragen und wie die Texttabelle formatiert werden soll.

! Im Bereich Tabelle wählen Sie mithilfe der Pfeilschaltflächen die Spalten der Datenbanktabelle aus, die in die Texttabelle übertragen werden sollen. Geben Sie unter Datenbankspalten die in die Texttabelle einzufügenden Datenbankspalten an. Hier sind alle Spalten der Datenbanktabelle aufgeführt, die nicht in das Listenfeld Tabellenspalte(n) übernommen wurden. Die Einträge sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Benutzen Sie die Schaltflächen in der Mitte des Dialogfelds, um alle oder bestimmte Datenbankfelder auszuwählen.

! Unter Format können Sie das Format bestimmen, in dem die Inhalte der Datenbankfelder in das Dokument eingefügt werden sollen. Wenn Sie in der Datenbank bereits Formate gesetzt hatten, können Sie mit der Option Aus Datenbank diese übernehmen.

! Wenn Sie Tabellenüberschrift einfügen aktivieren, geben Sie an, dass eine Überschriftzeile für die Spalten in der Texttabelle eingefügt werden soll. Sie können dann wählen, ob Sie mit Spaltennamen übernehmen die Feldnamen der Datenbanktabelle als Überschrift für die einzelnen Spalten der Texttabelle verwenden wollen oder über Nur Zeile erstellen eine leere Überschriftzeile erzeugen wollen. Mit der zweiten Option haben Sie die Möglichkeit, von den Feldnamen der Datenbank abweichende Überschriften für die Tabelle im Dokument zu benutzen. Ein Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften öffnet das Dialogfeld Tabellenformat, in dem Sie Tabelleneigenschaften wie Umrandung, Hintergrund und Spaltenbreite festlegen können (siehe Abbildung 27.8).

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Abbildung 27.8: Das Register Spalten im Dialogfeld Tabellenformat

Nachdem Sie die Daten aus der Datenbank übernommen haben, können Sie die Inhalte der Tabelle oder Abfrage über den Befehl DATEI/DRUCKEN ausdrucken (siehe weiter hinten).

27.2

Seitenansicht

Vor dem Ausdrucken auf Papier – und das gilt auch beim Versenden über ein Faxgerät – sollten Sie Layout und Seitenumbruch des Dokuments am Bildschirm mithilfe der Seitenansicht kontrollieren. Erst wenn hier das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, führen Sie den Ausdruck durch. Wählen Sie dazu den Befehl SEITENANSICHT im Menü DATEI oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Im Fenster für die Seitenansicht wird standardmäßig eine ganzseitige Druckansicht der aktuellen Seite des Dokuments angezeigt (siehe Abbildung 27.9). Über die senkrechte Bildlaufleiste können Sie durch mehrseitige Dokumente blättern. Ebenso können Sie die Pfeiltasten oder die Tasten (Bild½) und (Bild¼) verwenden, um durch das Dokument zu scrollen. Die Genauigkeit der Anzeige im Seitenansichtsfenster hängt unter anderem auch von den verfügbaren Schriftarten, der Druckerauflösung und den verfügbaren Farben ab, die durch den gewählten Drucker vorgegeben sind.

584

27.2 Seitenansicht

Abbildung 27.9: In der Seitenansicht können Sie das Dokument kontrollieren.

Zusätzlich wird die Seitenansicht-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie die Anzeige steuern können (siehe Tabelle 27.2). Symbol

Name und Wirkung Vorige Seite – wechselt – wenn möglich – zur vorigen Seite oder zur vorherigen Gruppe von Seiten des Dokuments.

Nächste Seite – wechselt – wenn möglich – zur nächsten Seite oder zur nächsten Gruppe von Seiten des Dokuments. Zum Dokumentanfang – wechselt zur ersten Seite oder zur ersten Gruppe von Seiten.

Zum Dokumentende – wechselt zur letzten Seite oder zur letzten Gruppe von Seiten.

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Symbol

Name und Wirkung Seitenansicht: zwei Seiten – zeigt jeweils zwei Seiten des aktuellen Dokuments in der Seitenansicht an (Standardeinstellung).

Seitenansicht: mehrere Seiten – über die dazugehörende Palette können Sie einstellen, wie viele Seiten wie auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Buchansicht – zeigt die erste Seite rechts in der Seitenvorschau. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird die erste Seite links in der Vorschau angezeigt. Größer – zeigt die Seiten in einem größeren Maßstab an. Wenn Sie eine bestimmte Seite vergrößern wollen, sollten Sie diese zuvor markieren. Maßstab Seitenansicht – erlaubt eine Änderung des Vergrößerungsmaßstabs über das dazugehörende Listenfeld. Kleiner – zeigt die Seiten in einem kleineren Maßstab an. Ganzer Bildschirm – blendet die für die Arbeit nicht notwendigen Programmleisten aus und vergrößert so die nutzbare Fläche des Bildschirms. Klicken Sie auf Ganzer Bildschirm, um zur Normalform zurückzuwechseln.

Seitenansicht drucken – druckt die Seitenansicht. Sie wird so ausgedruckt, wie sie auf dem Bildschirm erscheint. Damit können Sie eine Vorschau eines mehrseitigen Dokuments ausdrucken, um sich so einen Überblick zu verschaffen. Bei der Ausgabe mehrerer Dokumentseiten auf einer Druckseite kann es vorkommen, dass nicht der ganze Blattbereich für den Ausdruck genutzt wird und ein Rand bleibt. Druckoptionen Seitenansicht – öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie Einstellungen für den Druck Ihres Dokuments vornehmen können. Seitenansicht schließen – schließt die Seitenansicht.

Tabelle 27.2: Die Schaltflächen zum Steuern der Seitenansicht

Interessant ist hier vielleicht die Schaltfläche Seitenansicht drucken. Sie können darüber einen Ausdruck erstellen, der das Dokument in verkleinerter Form skizziert. Standardmäßig wird das Dokument so gedruckt, wie es in der Seitenansicht erscheint. Sie können diese Einstellungen aber auch nach einem Klick auf die Schaltfläche Druckoptionen Seitenansicht abändern (siehe Abbildung 27.10).

! Unter Aufteilung können Sie angeben, wie viele Seiten des Dokuments in der verkleinerten Form pro Papierseite gedruckt werden sollen. Das Beispielfeld rechts skizziert das Ergebnis. Bei der Ausgabe mehrerer Dokumentseiten auf einer Druckseite kann es vorkommen, dass nicht der ganze Blattbereich für den Ausdruck genutzt wird und ein Rand bleibt.

! Unter Ränder können Sie die Druckränder bestimmen. Mithilfe der Optionen unter der Überschrift Abstand setzen Sie einen Leerraum zwischen die Seiten.

586

27.3 Drucken

Abbildung 27.10: Die Druckoptionen für die Seitenansicht können Sie ändern.

Über die Schaltfläche Standard legen Sie fest, dass beim Drucken der Seitenansicht nicht eine feste Anzahl von Zeilen und Spalten verwendet werden soll, sondern die Einstellung, die der ursprünglichen Anzeige in der Seitenansicht entspricht.

27.3

Drucken

Nachdem Sie die notwendigen Einstellungen im Dokument festgelegt oder zumindest kontrolliert haben, können Sie den Ausdruck vornehmen.

27.3.1

Druckereinstellungen festlegen

Speziell dann, wenn Ihr System mit mehreren Druckern arbeitet, sollten Sie zunächst den Standarddrucker für das aktuelle Dokument wählen und gegebenenfalls zusätzliche Einstellungen vornehmen. Wählen Sie dazu DATEI/DRUCKEREINSTELLUNG (siehe Abbildung 27.11). Die darin festgelegten Einstellungen werden mit dem Dokument gespeichert und stehen Ihnen später bei weiteren Ausdrucken zur Verfügung.

Abbildung 27.11: Nehmen Sie die Druckereinstellungen vor.

587


! Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie im Drop-down-Listenfeld Name den gewünschten auswählen. Haben Sie ein Faxgerät installiert, können Sie auch dieses hierüber ansteuern.

! Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie druckerspezifische Parameter einstellen, wenn Sie von den in Windows als Standard gewählten Einstellungen abweichen wollen. Welche Optionen hier zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Drucker ab. Viele dieser Parameter entscheiden über die Qualität des Ausdrucks. Beispielsweise können Sie hierüber im Allgemeinen die Druckauflösung oder die Option Schwarzweiß/Farbdruck einstellen. Lesen Sie bitte bei eventuellen Problemen mit den Einstellmöglichkeiten in diesem Dialogfeld im Handbuch zu Ihrem Drucker nach.

27.3.2

Zusätze

Zusätzliche Einstellungen können Sie über ein Dialogfeld festlegen, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Zusätze auf den Bildschirm bringen. Die Inhalte unterscheiden Sie hier je nach Programm ein wenig. WRITER Die größte Anzahl von Optionen finden Sie bei der Textverarbeitung mit WRITER (siehe Abbildung 27.12). Diese gelten übrigens auch für den Ausdruck von Berichten im Programm BASE.

Abbildung 27.12: In WRITER finden Sie viele Optionen für den Ausdruck.

! Über die Optionen unter Inhalt legen Sie fest, welche Dokumentinhalte ausgedruckt werden. ! Unter Seiten wird festgelegt, wie mehrseitige Dokumente gedruckt werden. Standardmäßig werden linke und rechte Seiten gedruckt, sie können aber auch eine der beiden Optionen abschalten und so das Papier in zwei Durchläufen beidseitig bedrucken lassen. Ein Aktivieren von Umgekehrt führt dazu, dass das Dokument mit der letzten Seite zuerst gedruckt

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27.3 Drucken

wird. Diese Option ist sinnvoll, wenn Ihr Drucker die Seiten beim Druck mit der bedruckten Seite nach oben stapelt. Prospekt legt fest, dass das Dokument als Broschüre gedruckt wird. Dabei drucken Sie ein Dokument im Hochformat auf einer Querseite aus, zwei gegenüberliegende Seiten werden nebeneinander ausgedruckt.

! Die Optionen unter Notizen bestimmen, ob und wo Notizen gedruckt werden sollen. Dokumentende legt fest, dass zuerst die Seiten des Dokuments und anschließend die Notizen gedruckt werden. Seitenende sorgt dafür, dass die Notizen nach jeder Seite, die Notizen enthält, auf einer eigenen Seite gedruckt werden.

! Mit Einzelne Druckjobs erzeugen legen Sie fest, dass jedes gedruckte Dokument auf einer neuen Papierseite beginnt, auch wenn Sie einen Duplexdrucker verwenden. Ist dieses Feld nicht gewählt, kann es bei Verwendung eines Duplexdruckers dazu kommen, dass ein Dokument auf der Rückseite des vorherigen Dokuments beginnt.

! Über Papierschacht aus Druckereinstellung bestimmen Sie, dass bei Druckern mit mehreren Papierschächten der Papierschacht benutzt wird, der in den Systemeinstellungen des Druckers angegeben ist. Hinweis Wenn Sie diese Zusätze für alle in Zukunft zu druckenden Dokumente festlegen wollen, verwenden Sie das Register Drucken im Bereich StarOffice Writer im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN.

CALC Bei der Tabellenkalkulation mit CALC finden Sie in diesem Dialogfeld nur zwei Optionen:

! Mit Ausgabe leerer Seiten unterdrücken werden leere Seiten ohne Zellinhalte oder Zeichnungsobjekte nicht ausgedruckt. Zellattribute wie die Umrandung oder die Hintergrundfarbe werden nicht als Zellinhalte betrachtet. Leere Seiten werden auch bei der Seitennummerierung nicht mitgezählt.

! Wenn Sie Nur ausgewählte Tabellen drucken aktiviert haben, werden selbst dann nur die ausgewählten Tabellen ausgedruckt, wenn Sie im Dialogfeld zum Befehl DRUCKEN als Druckbereich Alles angeben. Sollten Sie Seiten als Druckbereich angegeben haben, so werden nur die innerhalb dieses Bereichs ausgewählten Seiten ausgedruckt. Zum Auswählen einer Tabelle klicken Sie mit gedrückter (Strg)-Taste auf den Tabellennamen am unteren Rand des Arbeitsbereichs. Hinweis Wenn Sie diese Zusätze für alle in Zukunft zu druckenden Dokumente festlegen wollen, verwenden Sie das Register Drucken im Bereich StarOffice Calc im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN.

589


IMPRESS und DRAW Im Präsentationsprogramm IMPRESS erhalten Sie weitere Optionen (siehe Abbildung 27.13). Dieselben Einstellmöglichkeiten finden Sie auch bei DRAW.

Abbildung 27.13: Bei IMPRESS finden Sie weitere Optionen für den Ausdruck.

! Unter Inhalt bestimmen Sie, welche Teile des Dokuments ausgedruckt werden sollen. Die Optionen entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie schon von Writer her kennen. Gliederung gibt an, ob eine Gliederung ausgedruckt wird.

! Über den Bereich Drucken von geben Sie an, welche zusätzlichen Elemente am Seitenrand ausgedruckt werden. Einige dieser Elemente sind bei Auswahl der Option Prospekt im Bereich der Seitenoptionen nicht verfügbar.

! Unter Ausgabequalität können Sie mit Standard wählen, dass in den Originalfarben gedruckt wird. Graustufen konvertiert den gesamten Inhalt in bis zu 256 Graustufen zwischen Schwarz und Weiß. Jeder Text wird schwarz gedruckt. Schwarzweiß konvertiert den gesamten Inhalt in Schwarz und Weiß. Ein festgelegter Hintergrund wird bei den beiden zuletzt genannten Optionen nicht ausgedruckt.

! Die zusätzlichen Seitenoptionen bestimmen im Wesentlichen die Größe der Seiten: Mit Standard werden die Seiten beim Drucken nicht weiter skaliert. An Seitengröße anpassen gibt an, ob Objekte außerhalb der Grenzen des aktuellen Druckers an die Größe des im Drucker befindlichen Papiers angepasst werden sollen. Bei Verwendung von Seiten kacheln werden die Seiten im Kachelformat ausgedruckt. Wählen Sie hierfür ein Seitenformat, das größer als das Papierformat ist. Wählen Sie die Option Prospekt aus, um das Dokument im Prospektformat zu drucken. Sie können dann entscheiden, ob Vorderseite, Rückseite oder beide Seiten des Prospekts gedruckt werden sollen.

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27.3 Drucken

Hinweis Wenn Sie diese Zusätze für alle in Zukunft zu druckenden Dokumente festlegen wollen, verwenden Sie das Register Drucken im Bereich StarOffice Impress im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN.

27.3.3

Ausdrucken

Zum Ausdrucken eines Dokuments wählen Sie DRUCKEN im Menü DATEI. Das Dialogfeld Drucken wird angezeigt, in dem Sie die erforderlichen Parameter festlegen können (siehe Abbildung 27.14). Beachten Sie, dass ein Klick auf die Schaltfläche Datei direkt drucken in der Standard-Symbolleiste einen sofortigen Ausdruck bewirkt. Das Dialogfeld Drucken wird in diesem Fall nicht angezeigt. Es werden die Standardeinstellungen benutzt, die entweder über das Betriebssystem oder vorher für das Dokument festgelegt wurden.

Abbildung 27.14: Im Dialogfeld legen Sie die Einstellungen für den Druckauftrag fest.

! Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie im Drop-down-Listenfeld Name den gewünschten auswählen. Haben Sie ein Faxgerät installiert, können Sie auch dieses hierüber ansteuern.

! Über die Schaltfläche Eigenschaften stellen Sie druckerspezifische Parameter ein, wenn Sie von den in Windows als Standard gewählten Einstellungen abweichen wollen. Welche Optionen hier zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Drucker ab. Viele dieser Parameter entscheiden über die Qualität des Ausdrucks. Beispielsweise können Sie hierüber im Allgemeinen die Druckauflösung oder die Option Schwarzweiß/Farbdruck einstellen. Lesen Sie bitte bei eventuellen Problemen mit den Einstellmöglichkeiten in diesem Dialogfeld im Handbuch zu Ihrem Drucker nach.

591


! Um die Ausgabe des Dokuments in eine Datei umzuleiten, aktivieren Sie das betreffende Kontrollkästchen. Mit dieser Datei können Sie dann beispielsweise auch einen Ausdruck von einem Rechner aus durchführen, auf dem StarOffice nicht installiert ist. Wählen Sie aber vorher den richtigen Drucker aus.

! Unter Druckbereich geben Sie an, was gedruckt werden soll: Wählen Sie die Option Alles, um das komplette Dokument zu drucken. Sie können auch im Feld Seiten die zu druckenden Seiten oder Seitenbereiche angeben; verwenden Sie einen Bindestrich zur Angabe von Seitenbereichen und trennen Sie einzelne Seiten oder Seitenbereiche durch ein Semikolon voneinander ab, beispielsweise in der Form 2-7; 9; 10-12. Haben Sie vorher einen Bereich markiert, können Sie nach Aktivieren von Auswahl eben diesen ausdrucken lassen.

! Geben Sie im Bereich Kopien die Anzahl der vom aktuellen Dokument auszudruckenden Exemplare an. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken wollen, können Sie über das Kontrollkästchen Sortieren festlegen, dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird, bevor das nächste ausgegeben wird. Beachten Sie dabei aber, dass der gesamte Druckvorgang eventuell etwas länger dauern kann, da jede einzelne Dokumentseite erneut in den Drucker geladen werden muss. In manchen Fällen kann es sinnvoller sein, die Seiten von Hand zu sortieren. Starten Sie den Ausdruck durch einen Klick auf OK. Beim Drucken wird das Dokument in eine Druckwarteschlange in Windows gestellt und von dort aus im Hintergrund gedruckt. Sie können Ihre Druckaufträge jederzeit über das Druckerfenster von Windows steuern.

27.3.4

Optionen zur Beschleunigung des Druckauftrags

Weitere Optionen zum Drucken können Sie für das Programmpaket allgemein festlegen. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter StarOffice zum Bereich Drucken (siehe Abbildung 27.15). Über die Optionen in diesem Dialogfeld können Sie entscheiden, ob und wie zum Druck von Dokumenten die Druckdaten reduziert werden sollen. Bestimmen Sie zunächst unter Einstellungen für, ob die Druckereinstellungen für direktes Drucken oder die Ausgabe an eine Datei gelten. Wählen Sie dann eine beliebige Kombination der vier Optionen aus und klicken Sie auf OK.

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27.3 Drucken

Abbildung 27.15: Optionen zum Beschleunigen des Druckauftrags

Sie können Druckdaten für die Transparenz, Farbverläufe oder Bitmaps reduzieren. Auf den meisten Druckern ist nach der Druckdatenreduzierung kein Nachlassen der Druckqualität zu erkennen. Die Druckzeit ist jedoch wesentlich kürzer und beim Drucken in Dateien wird die Datei wesentlich kleiner.

! Unter Druckdaten reduzieren finden Sie mehrere Möglichkeiten, um die an den Drucker gesendete Datenmenge zu reduzieren. Dadurch wird der Druckvorgang beschleunigt, was das Drucken auf Geräten mit kleinerem Druckspeicher erleichtert. Die Ausgabequalität kann reduziert werden. Wählen Sie zuerst, ob die Angaben für den Drucker oder für Drucken in Datei gelten sollen. Legen Sie dann die Einstellungen fest.

! Mit Transparenz reduzieren werden transparente Objekte wie normale, nichttransparente Objekte gedruckt. Die Einstellung Automatisch legt fest, dass Transparenz nur dann gedruckt wird, wenn die transparenten Bereiche weniger als ein Viertel der gesamten Seite einnehmen.

! Ist Farbverläufe reduzieren aktiviert, werden Farbverläufe in reduzierter Qualität gedruckt. ! Bitmaps reduzieren bestimmt, dass Bitmaps mit verringerter Qualität gedruckt werden. Die Auflösung kann nur verringert und nicht erhöht werden.

! Im unteren Bereich der Seite des Dialogfelds können Sie festlegen, wann Drucker-Warnungen ausgegeben werden.

593


27.4

Seriendokumente

Mit WRITER können Sie ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie benötigen dazu eine Datenquelle – beispielsweise eine BASE-Datenbank oder ein Adressbuch – und ein Hauptdokument – das heißt ein Textgerüst, in dem die Elemente vorhanden sind, die in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen. Beim Drucken wird dann für jeden Datensatz aus der Datenquelle ein Exemplar des Dokuments mit den entsprechenden Feldinhalten erstellt.

27.4.1

Datenbank anmelden

Die Datenbank, die Sie zum Erstellen des Seriendokuments verwenden wollen, muss im Programmpaket registriert sein. Sie können die angemeldeten Quellen über die Seite StarOffice Base/Datenbanken im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN kontrollieren. In der Liste Registrierte Datenbanken werden die Namen der registrierten Datenbankdateien aufgelistet. Neu öffnet das Dialogfeld Neue Datenbankverknüpfung anlegen zum Erstellen eines neuen Eintrags. Löschen entfernt den gewählten Eintrag aus der Liste.

27.4.2

Serienbrief erstellen

Wählen Sie den Befehl SERIENBRIEF-ASSISTENT im Menü EXTRAS. Das Dialogfeld Serienbrief-Assistent wird angezeigt. Dieser führt Sie in mehreren Schritten zum gewünschten Ergebnis. Klicken Sie immer auf Weiter, nachdem Sie die Angaben zu einem Schritt erledigt haben.

! Wählen Sie im ersten Schritt, was Sie als Ausgangsdokument für den Serienbrief verwenden wollen. Sie können das aktuelle Dokument verwenden, ein neues erstellen oder eine Vorlage benutzen.

! Im zweiten Schritt werden Sie gefragt, welchen Typ von Seriendokument Sie erstellen wollen. Sie können ein Serien-E-Mail- oder Serienbriefdokument erstellen.

! Der folgende Schritt beschäftigt sich bereits mit dem Adressblock. Ein Klick auf Adressenliste auswählen öffnet das Dialogfeld Empfängerliste auswählen, in dem Sie eine Datenquelle für die Adressen wählen, neue Adressen hinzufügen oder eine neue Adressenliste eingeben können (siehe Abbildung 27.16). Wählen Sie die Datenbankdatei mit den Adressen, die Sie als Adressenliste verwenden möchten. Wenn die Datei mehr als eine Tabelle enthält, können Sie die gerade gewünschte Tabelle wählen.

! Nach der Bestätigung über OK kehren Sie automatisch zum Assistenten zurück (siehe Abbildung 27.17). Die gewählte Liste wird vermerkt und Sie können unter 2. Wählen Sie den Adressblock entscheiden, welche Form von Adressblock Sie wünschen. Nach einem Klick auf Mehr werden Ihnen weitere Alternativen zur Gestaltung des Blocks angezeigt. Wählen Sie hier die gewünschte Form.

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27.4 Seriendokumente

Abbildung 27.16: Eine Empfängerliste auswählen

Abbildung 27.17: Die Form des Adressblocks wählen

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! Im unteren Bereich des Dialogfelds finden Sie Angaben darüber, ob die Namen der Felder in der Tabelle mit den von WRITER benutzten Standardnamen übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, finden Sie in diesem Bereich den Eintrag . Sie sollten dann auf die Schaltfläche Felder zuordnen klicken. Im gleichnamigen Dialogfeld finden Sie als Feldnamen die vom Programm benutzten Standardnamen, denen Sie über die dazugehörenden aufklappbaren Listenfelder einen Feldnamen aus Ihrer Datenbank zuweisen können (siehe Abbildung 27.18). Der Eintrag führt dazu, dass für dieses Standardfeld kein Eintrag aus der Datenbank benutzt wird. Bestätigen Sie anschließend über OK.

Abbildung 27.18: Ein Feld zuweisen

! Im folgenden vierten Schritt des Assistenten erstellen Sie die Anrede im Brief. Sorgen Sie – wenn gewünscht – zunächst dafür, dass Eine Briefanrede einfügen aktiviert ist. Wenn die Serienbriefdatenbank Geschlechtsinformationen enthält, können Sie in Abhängigkeit vom Geschlecht des Empfängers unterschiedliche Begrüßungszeilen festlegen. Welches Feld diese Geschlechtsinformationen enthält, definieren Sie unter Adresslistenwert für einen weiblichen Empfänger: Unter Feldname wählen Sie den Feldnamen des Adressdatenbankfelds, das die Geschlechtsinformationen enthält, über Feldinhalt wählen Sie den Feldwert, der das Geschlecht des Empfängers kennzeichnet.

! Aktivieren Sie Personalisierte Briefanrede einfügen und wählen Sie die gewünschten Formen über die Listenfelder Männlich und Weiblich. Über die Schaltflächen Neu können Sie weitere Formen definieren.

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! Wenn Sie keine geschlechtsspezifischen Anreden verwenden wollen oder wenn in einem Datensatz diese nicht vorhanden sind, können Sie über Allgemeine Briefanrede die dann zu verwendende Anrede festlegen (siehe Abbildung 27.19). Vorschau zeigt eine Vorschau der Begrüßungszeile an.

Abbildung 27.19: Die Anrede erstellen

! Im folgenden Schritt legen Sie die Position des Adressblocks und der Anreden in den Dokumenten fest (siehe Abbildung 27.20): Über Am Text ausrichten richten Sie den Rahmen mit dem Adressblock linksbündig im Dokument aus. Mit Von Links und Von oben geben Sie den Abstand zwischen dem linken und dem oberen Seitenrand und dem Rand des Adressblocks ein. Von Links ist nur ansprechbar, wenn Am Text ausrichten nicht aktiviert ist. Mit den Schaltflächen unter Briefanredeposition können Sie die Begrüßungszeile nach oben oder unten verschieben.

! Im sechsten Schritt des Assistenten können Sie die Dokumentvorschauen durchsuchen, einzelne Empfänger ausschließen und das Hauptdokument bearbeiten (siehe Abbildung 27.21). Positionieren Sie das Dialogfeld – wenn möglich – so auf dem Bildschirm, dass Sie auch die entsprechenden Teile des Dokuments sehen können:

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Abbildung 27.20: Die Positionen festlegen

Abbildung 27.21: Kontrollieren Sie das Dokument.

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! Benutzen Sie die Schaltflächen rechts neben Empfänger, um eine Vorschau des Serienbriefdokuments für diesen Empfänger anzuzeigen (siehe Tabelle 27.3). Wenn Sie Diesen Empfänger ausschließen aktivieren, wird der aktuelle Empfänger in diesem Serienbrief nicht benutzt. Wenn Sie auf Dokument bearbeiten klicken, wird der Assistent minimiert, damit Sie das Hauptdokument für alle Empfänger bearbeiten können. Um zu dem Assistenten zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück zum Serienbrief-Assistenten. Symbol

Name und Wirkung Erster – zeigt die Daten des ersten Empfängers an. Voriger – zeigt – wenn vorhanden – die Daten des vorherigen Empfängers an. Geben Sie die Nummer des Datensatzes ein, dessen Daten angezeigt werden sollen.

Nächster – zeigt – wenn vorhanden – die Daten des nächsten Empfängers an. Letzter – zeigt die Daten des letzten Empfängers an.

Tabelle 27.3: Die Schaltflächen dienen zur Navigation zwischen den Empfängern.

! Nach einem Klick auf Weiter werden die Dokumente erstellt. Der Serienbrief-Assistent erstellt ein einzelnes Serienbriefdokument mit Seitenumbrüchen zwischen jedem Empfänger. Wenn diese Seite des Assistenten angezeigt wird, sind die Adressen der Empfänger bereits im Dokument enthalten. Sie können sie anschließend nochmals kontrollieren und – wenn notwendig – ändern (siehe Abbildung 27.22). Klicken Sie dazu auf Individuelles Dokument bearbeiten. Das minimiert den Assistenten, damit Sie das Serienbriefdokument für einen einzelnen Empfänger nachbearbeiten können. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück zum Serienbrief-Assistenten. In das Feld Suchen nach können Sie einen Text eingeben, den Sie im Serienbriefdokument suchen möchten, beispielsweise den Namen eines Empfängers.

! Der letzte Schritt des Assistenten dient zum Festlegen der Ausgabeoptionen für Serienbriefdokumente. Welche Optionen hier angezeigt werden, hängt von der gewählten Option ab.

! Wenn Sie Ausgangsdokument speichern aktivieren, wird das Dokument mit den Datenbankfeldern gespeichert. Klicken Sie zur Durchführung auf die Schaltfläche Ausgangsdokument speichern.

! Bei der Wahl der Optionen Serienbriefdokument speichern wird das Dokument als gesonderte Datei gespeichert. Sie können wählen, ob das Ergebnis als eine einzige Datei oder als eine Anzahl von mehreren Dokumenten gespeichert werden soll. Im letzteren Fall werden die Dateinamen für diese Dokumente aus dem von Ihnen vorher eingegebenen Namen gebildet, gefolgt von einem Unterstrich und der Nummer des aktuellen Datensatzes. Sie können auch einen Bereich von Datensätzen angeben, beginnend mit der Datensatznummer im Feld Von und endend mit der Datensatznummer im Feld Bis. Ein Klick auf Dokumente speichern führt die Aktion durch.

599


Abbildung 27.22: Das Dokument personalisieren

! Die Wahl der Option Serienbriefdokument drucken druckt die Ausgabe für alle oder einige Empfänger. Wählen Sie den Drucker und legen Sie gegebenenfalls seine Eigenschaften fest (siehe weiter vorne). Sie können entweder Alle Dokumente drucken oder wiederum einen Bereich von Datensätzen angeben. Nachdem Sie die Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu beenden.

27.4.3

Briefumschläge

Mithilfe des Befehls EINFÜGEN/BRIEFUMSCHLAG erstellen Sie einen Briefumschlag. Es stehen drei Registerseiten zur Verfügung, auf welchen Sie die Empfänger- und Absenderadresse eingeben, Position und Format für beide Adressen festlegen sowie Umschlagmaße und Druckrichtung bestimmen (siehe Abbildung 27.23).

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Abbildung 27.23: Einen Umschlag erstellen

! Geben Sie im Feld Empfänger die Empfängeradresse ein. Sie können auch in dieses Feld klicken, eine Datenbank, eine Tabelle und ein Feld auswählen und dann auf die Pfeilschaltfläche klicken, um das Feld in die Adresse einzufügen. Je nach Wunsch können Sie den Adresstext auch formatieren, indem Sie beispielsweise Felder fett auszeichnen oder unterstreichen.

! Aktivieren Sie das Markierfeld Absender und geben Sie dann die Absenderadresse ein. Das Programm fügt im Feld Absender automatisch Ihre Benutzerdaten ein, Sie können jedoch auch beliebige andere Daten eingeben. Das Vorschaufeld zeigt eine Vorschau der aktuellen Auswahl. Für zusätzliche Einstellungen zum Umschlag können Sie die beiden anderen Registerkarten des Dialogfelds benutzen:

! Im Register Format legen Sie Layout und Abmessungen des Umschlags fest (siehe Abbildung 27.24 links). Unter Größe definieren Sie die Abmessungen des Umschlags. Sie können dann die Position und Textformatoptionen für die Adressen des Empfängers und des Absenders zu verwendenden Bereiche festlegen. Nach einem Klick auf Bearbeiten können Sie wählen, ob Sie dem Element ein anderes Zeichen- oder Absatzformat zuweisen möchten.

! Im Register Drucker wählen Sie die Druckoptionen für den Umschlag (siehe Abbildung 27.24 rechts). Kontrollieren Sie in die Dokumentation zu Ihrem Drucker, um herauszufinden, wie Sie Briefumschläge einlegen müssen, damit sie korrekt durch das Druckwerk transportiert und bedruckt werden. Je nach Druckermodell kann es sein, dass Sie die Umschläge linksbündig, rechtsbündig oder mittig zentriert und mit der zu bedruckenden Seite nach oben oder nach unten in den Papierschacht legen müssen.

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Abbildung 27.24: Weitere Einstellungen zum Briefumschlag

Nachdem Sie alle erforderlichen Daten für den Umschlag eingegeben haben, können Sie entscheiden, ob für den Umschlag ein separates Dokument erstellt werden soll oder ob dessen Daten in das vorhandene Dokument eingefügt werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neues Dok. oder Einfügen.

27.5

Als PDF exportieren

Ein PDF-Dokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software ist installiert. Sie können jedes StarOffice-Dokument als PDF-Datei exportieren.

27.5.1

Optionen für den Export festlegen

Neu bei StarOffice ist, dass Sie das Ergebnis durch eine Vielzahl von Optionen steuern können. Öffnen Sie das Dokument und wählen Sie EXPORTIEREN ALS PDF im Menü DATEI. Im Dialogfeld Exportieren geben Sie für die zu erzeugende Datei den Namen und den Speicherort an. Nach einer Bestätigung durch einen Klick auf Speichern müssen Sie die Optionen zur Konvertierung des aktuellen Dokuments in das PDF-Format festlegen (siehe Abbildung 27.25).

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27.5 Als PDF exportieren

Bei einem Klick auf die Schaltfläche Direktes Exportieren als PDF in der Symbolleiste Standard wird das Dialogfeld PDF-Optionen nicht angezeigt. Exportiert wird mit den Standardeinstellungen bzw. mit den vorher festgelegten Optionen.

Abbildung 27.25: Legen Sie die Optionen für die Konvertierung in PDF fest.

Allgemein Im Register Allgemein bestimmen Sie die Standardwerte der Ausgabe (siehe Abbildung 27.25 links).

! Unter Bereich legen Sie fest, welche Teile des Dokuments konvertiert werden sollen. Wenn Sie nur einzelne Seiten exportieren wollen, verwenden Sie dieselben Techniken wie beim Drucken: Einen zusammenhängenden Bereich zu exportierender Seiten geben Sie beispielsweise mit 36 an. Wenn Sie eine Kombination aus Seitenbereichen und einzelnen Seiten exportieren möchten, verwenden Sie Semikola als Trennzeichen – beispielsweise mit 3-6;8;10;12.

! Unter der Überschrift Grafiken können Sie gegebenenfalls im Dokument vorhandene Grafiken entweder verlustfrei –alle Pixel bleiben erhalten– oder komprimiert exportieren. Mit Optimiert für JPEG-Komprimierung bestimmen Sie eine Stufe für die Qualität. Bei einer hohen Qualitätsstufe bleiben beinahe alle Pixel erhalten. Bei einer niedrigen Qualitätsstufe gehen einige Pixel verloren, aber die Dateigröße wird verringert. Alternativ können Sie über Grafikauflösung verringern festlegen, dass Grafiken auf eine geringere Anzahl von Pixel pro Zentimeter neu gesampelt oder verkleinert werden.

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! Unter Allgemein legen Sie allgemeine PDF-Exportoptionen fest: Tagged PDF legt fest, dass Sonder-Tags in entsprechende PDF-Tags exportiert werden. Hierdurch kann die Dateigröße immens ansteigen. Notizen exportieren bestimmt, dass Notizen von WRITER- und CALCDokumenten als PDF-Anmerkungen exportiert werden. Anfangsdarstellung Auf der Registerkarte Anfangsdarstellung bestimmen Sie das Erscheinungsbild der fertigen PDF-Datei (siehe Abbildung 27.25 rechts).

! Unter der Überschrift Bereiche legen Sie fest, was in der PDF-Datei angezeigt werden soll. Sie können sich hier entweder für den Seiteinhalt allein oder für eine zusätzliche Lesezeichen-Palette oder eine Miniaturansichten-Palette entscheiden. Über Auf Seite öffnen können Sie außerdem festlegen, dass eine bestimmte Seite angezeigt wird, wenn der Reader die PDF-Datei öffnet.

! Unter Vergrößerung können Sie zwischen mehreren Optionen zum Vergrößerungsmaßstab wählen. Das funktioniert teilweise nur, wenn die Reader-Software standardmäßig zur Verwendung eines Vergrößerungsfaktors konfiguriert ist.

! Die Optionen unter Seitenlayout bestimmen, wie die Seiten im Reader angezeigt werden. Vorgabe bedeutet dabei, dass die Seiten entsprechend der Layouteinstellungen der ReaderSoftware angezeigt werden. Benutzeroberfläche Über das Register Benutzeroberfläche regeln Sie die Einstellungen für die Oberfläche des Readers (siehe Abbildung 27.26 links).

! Unter den Fensteroptionen finden Sie Möglichkeiten zur Vorgabe der Fensterdarstellung im Reader. Beispielsweise bewirkt Fenster an erste Seite anpassen, dass eine PDF-Datei erzeugt wird, die in einem Reader-Fenster im Vollbildmodus angezeigt wird. Sie können hier auch den Dokumenttitel in der Titelleiste des Reader-Fensters anzeigen lassen.

! Unter den Benutzeroberflächenoptionen können Sie die Menüleiste ausblenden, die Werkzeugleisten ausblenden oder die Fenstersteuerelemente ausblenden.

! Speziell bei IMPRESS können Sie durch Aktivieren von Übergangseffekte benutzen bewirken, dass Folienübergangseffekte in entsprechende PDF-Effekte exportiert werden.

! Für die Lesezeichen lassen Sie entweder Alle Lesezeichenebenen oder nur Sichtbare Lesezeichenebenen anzeigen, wenn der Reader die PDF-Datei öffnet.

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27.5 Als PDF exportieren

Abbildung 27.26: Legen Sie die Optionen für die Konvertierung in PDF fest.

Sicherheit Zusätzlich können Sie auf der Registerkarte Sicherheit bestimmte Beschränkungen für das PDFDokument fordern (siehe Abbildung 27.26 rechts).

! Wenn Sie PDF-Dokument verschlüsseln aktivieren können Sie nach einem Klick ein Passwort zum Öffnen eingeben. Dieses muss doppelt eingegeben werden. Die PDF-Datei kann nur dann geöffnet werden, wenn der Benutzer das korrekte Kennwort angibt.

! Auf ähnliche Weise können Sie die Nutzung des Dokuments einschränken. Aktivieren Sie Rechtevergabe und setzen Sie ein Rechte-Passwort. Danach können Sie im Bereich Drucken beispielsweise einen Ausdruck verbieten oder nur eine geringere Auflösung zulassen. Unter Änderungen können Sie ferner weitere Aktionen zulassen oder verbieten. Diese Zugriffsbeschränkungen können nur dann geändert werden, wenn der Benutzer das korrekte Kennwort angibt.

! Beachten Sie auch die beiden letzten Optionen auf dieser Registerkarte: Sie ermöglichen hier beispielsweise das Kopieren des Inhalts.

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27.5.2

Export durchführen

Ein Klick auf Exportieren exportiert die aktuelle Datei in das eingestellte PDF-Format. Sie müssen dann noch den gewünschten Pfad und den Namen für die PDF-Datei festlegen (siehe Abbildung 27.27). Ansonsten entspricht das Dialogfeld Exportieren dem Dialogfeld Speichern unter (siehe Kapitel 2).

Abbildung 27.27: Exportieren Sie die Datei.

27.6

Im Netz versenden

Um eine E-Mail aus StarOffice heraus zu erstellen, wählen Sie den Befehl SENDEN im Menü DATEI. Im Untermenü zu diesem Befehl finden Sie zwei Optionen, mit denen Sie das DOKUMENT ALS E-MAIL oder das DOKUMENT ALS PDF-ANHANG über das Netz versenden können.

27.6.1

Dokument als E-Mail

Wenn Sie DOKUMENT ALS E-MAIL verwenden, wird das aktuelle Dokument als Anhang zu einer Nachricht angefügt. Nach der Wahl wird Ihr Maileditor geöffnet. Wenn Sie beispielsweise Microsoft Outlook auf Ihrem System installiert haben, wird daraufhin das Formular zum Verfassen einer neuen Nachricht geöffnet (siehe Abbildung 27.28).

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27.6 Im Netz versenden

Abbildung 27.28: Das aktuelle Dokument kann als Anhang versendet werden.

! Geben Sie in den Feldern im oberen Bereich des Formulars die Adresse(n) des oder der Empfänger(s) ein. Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, an den/die die Nachricht geschickt werden soll. Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen damit den hier eingetragenen Empfängern eine Kopie der E-Mail zukommen.

! Haben Sie die Daten der Empfänger bereits in Ihrem Outlook-Adressbuch (dem Ordner Kontakte) gespeichert, können Sie sie auch daraus auswählen. Klicken Sie auf eines der Felder An, Cc oder – wenn angezeigt – Bcc. Über das daraufhin angezeigte Dialogfeld Namen auswählen können Sie die gewünschten Empfänger – selektiv für die Felder – festlegen.

! Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Kopie senden, um die Mail auf den Weg zu bringen. Achtung Je nach den für Ihr Kommunikationsprogramm gewählten Sendeeinstellungen befinden sich Ihre E-Mails nach dem Abschicken gegebenenfalls erst in der Ablage des Postausgangs. Wechseln Sie in diesem Fall dorthin und senden Sie dann die Mails an den/die Empfänger.

27.6.2

Dokument als PDF-Anhang

Ein PDF-Dokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software ist installiert. Haben Sie DOKUMENT ALS PDF-ANHANG gewählt, müssen Sie im zusätzlichen Dialogfeld PDF-Optionen die Optionen zur Konvertierung des aktuellen Dokuments in das PDF-Format angeben. Klicken Sie auf Exportieren, um die Konvertierung in das PDF-Format vorzunehmen. Anschließend wird Ihr Maileditor geöffnet. Die PDF-Datei ist als Anhang bereits eingefügt.

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KAPITEL 28

Automatisieren mit Makros

Kapitel 28 – Automatisieren mit Makros

Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle oder Eingaben –, die StarOffice automatisch ausführt, nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Sie lassen sich für die Automatisierung von Routineaufgaben einsetzen. Beispielsweise könnten Sie bei der Tabellenkalkulation damit erreichen, dass die Breite einer Spalte nach einer Eingabe automatisch auf den optimalen Wert eingestellt wird. Um ein Makro zu erstellen, führen Sie in WRITER oder im Schwesterprogramm CALC nach Wahl eines einleitenden Befehls dem Programm einfach vor, was getan werden soll. Dabei können Sie praktisch alle Befehle benutzen, die Sie normalerweise über die Tastatur oder Maus eingeben. Anschließend können Sie ein so aufgezeichnetes Makro über verschiedene Methoden ausführen lassen: Sie können es über einen Menübefehl, eine Tastenkombination oder durch einen Klick auf eine selbst definierte Schaltfläche starten. Makros können auch beim Eintreten von bestimmten Ereignissen – wie dem Öffnen oder dem Schließen des Dokuments – automatisch ausgeführt werden. Die aufgezeichneten Aktionen werden zusammen als sogenannte Subprozeduren in der Programmiersprache Basic gespeichert. Sie können über den Basic-Editor das Makro korrigieren oder weitere Makros ohne den Makrorecorder direkt manuell erstellen.

28.1

Makro erstellen

Die einfachste Methode, ein Makro zu erstellen, besteht darin, dem Programm die Aktionen und Befehle vorzuführen, die das Makro später automatisch abarbeiten soll. Um ein Makro aufzuzeichnen, wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKROS und dann im Untermenü den Befehl MAKRO AUFZEICHNEN. Von diesem Augenblick an werden alle Ihre Aktionen, die Sie über Maus oder Tastatur ausführen, aufgezeichnet. Außerdem wird eine kleine Symbolleiste mit einer Schaltfläche eingeblendet (siehe Abbildung 28.1). Führen Sie dann die Aktionen aus, die Sie aufzeichnen möchten. Es spielt keine Rolle, ob Sie dabei die Maus oder die Tastatur benutzen.

Abbildung 28.1: Die Symbolleiste Makro aufzeichnen

Nachdem Sie die Aktionen ausgeführt haben, die im Makro aufgezeichnet werden sollen, klicken Sie auf Aufzeichnung beenden. Wenn Sie die Symbolleiste Makro aufzeichnen vorher aus Gründen einer besseren Übersicht geschlossen hatten, finden Sie einen gleichnamigen Befehl im Untermenü zum Befehl MAKROS. Automatisch wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie Angaben machen sollten, die zur Verwaltung des Makros dienen (siehe Abbildung 28.2).

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28.1 Makro erstellen

Abbildung 28.2: Legen Sie die Angaben zur Verwaltung fest.

! Geben Sie unter Makroname einen Namen für das Makro ein oder editieren Sie die Vorgabe. Der Name sollte verständlich und eindeutig sein, so dass Sie daran die Wirkung des Makros auch dann sofort erkennen, wenn Sie mit dem Dokument längere Zeit nicht mehr gearbeitet haben. Der Name eines Makros darf nicht mehr als 255 Zeichen beinhalten. Er muss mit einem Buchstaben beginnen und darf nicht die folgenden Zeichen enthalten: Leerzeichen, Punkt, Ausrufezeichen, @, &, $ und #. Benutzen Sie auch keine Bezeichnungen, die bereits in Basic verwendet werden. Eine falsche Namensgebung wird aber angezeigt.

! In der Liste Makro speichern in werden die Bibliotheken und Module angezeigt, in denen Sie Makros speichern können. Durch Wahl der Bibliothek entscheiden Sie, von welchen Dokumenten aus das Makro später benutzt werden kann. Wenn das Makro später nur im gerade aktuellen Dokument zur Verfügung stehen soll, wählen Sie hier die Bibliothek mit dem Namen des aktuellen Dokuments. Für einen allgemeinen Zugriff aus anderen Dokumenten benutzen Sie die Bibliothek Meine Makros.

! Unterhalb der Ebenen der Bibliotheken finden Sie die Ebene der Module. Sie zeigen sie an, indem Sie auf das Pluszeichen vor dem Namen der Bibliothek klicken. Nachdem Sie ein Modul durch einen Klick auf das davorstehende Pluszeichen geöffnet haben, werden im Listenfeld Vorhandene Makros in: die in diesem Modul bereits gespeicherten Makros angezeigt.

! Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das aufgezeichnete Makro im gewählten Modul zu speichern. Tipp Wenn Sie mit vielen Makros arbeiten, empfiehlt sich eine gute Organisation: Sie können über die Schaltflächen Neue Bibliothek und Neues Modul weitere Bibliotheken und Module anlegen.

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28.2

Makro ausführen

Um ein aufgezeichnetes Makro auszuführen, wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKROS und dann im Untermenü den Befehl MAKRO AUSFÜHREN. Das Dialogfeld Makro-Selektor wird geöffnet, über das Sie das auszuführende Makro wählen können (siehe Abbildung 28.3).

Abbildung 28.3: Makros können über den Makro-Selektor gestartet werden.

Navigieren Sie hier im linken Bereich in der Liste Bibliothek zunächst zu der Bibliothek und dem Modul, in dem das auszuführende Makro abgelegt ist. Markieren Sie es in der Liste Name des Makros und klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen. Bei mehreren Makros im Modul wird spätestens an dieser Stelle klar, warum Sie dem Makro bei der Aufzeichnung einen verständlichen und eindeutigen Namen geben sollten. Hinweis Wenn Sie ein Makro aufgezeichnet haben und dieses nach dem erneuten Öffnen des Dokuments nicht mehr funktioniert, haben Sie es wahrscheinlich in einem anderen Dokument aufgezeichnet (siehe weiter vorne). Die zur Verfügung stehenden Speicherorte können Sie über das Listenfeld Makros in anzeigen lassen.

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28.3 Makros bearbeiten

28.3

Makros bearbeiten

Der beim Aufzeichnen erstellte Code wird in ein Basic-Projekt aufgenommen. Zur Anzeige und/ oder eventuellen Änderung wählen Sie MAKROS im Menü EXTRAS und dann im Untermenü MAKROS VERWALTEN und schließlich STAROFFICE BASIC. Im Dialogfeld StarOffice Basic Makros navigieren Sie – wie eben schon demonstriert – im linken Bereich in der Liste Makros aus zunächst zu der Bibliothek und dem Modul, in dem das zu bearbeitende Makro abgelegt ist (siehe Abbildung 28.4). Markieren Sie es in der Liste Vorhandene Makros in.

Abbildung 28.4: Wählen Sie ein Makro zur Bearbeitung aus.

Nach einem Klick auf Bearbeiten wird das Makro in einem Editor angezeigt. Eine tiefergehende Beschäftigung mit diesem Thema würde den Rahmen dieses Buchs sprengen. Wenn Sie sich dafür interessieren, sollten Sie die Programmhilfe bemühen. Sie finden darin gut strukturierte Anweisungen für die Arbeit mit StarOffice Basic. Wählen Sie im Hilfefenster im Listenfeld in der oberen linken Ecke den Eintrag StarOffice Basic. Navigieren Sie dann über den Hauptbereich des Hilfefensters zu den Themen, die Sie interessieren.

28.4

Anpassen

Wenn Sie viel mit einem oder mehreren Makros arbeiten, ist deren Aufruf über den MakroSelektor etwas umständlich. In solchen Fällen empfiehlt es sich, den Start der Ausführung des Makros einem bestimmten Element zuzuordnen, auf das Sie schneller Zugriff haben – beispielsweise dem Drücken einer Tastenkombination, einer Schaltfläche oder einem Menübefehl. Sie verwenden dazu einen Bereich von StarOffice, der mit Anpassen bezeichnet wird. Dieser dient ganz allgemein dazu, Menüs, Tastenkombinationen oder Schaltflächen zu bearbeiten. Sie können darüber Befehle hinzufügen, vorhandene Befehle ändern, die Elemente innerhalb eines Menüs umordnen, Symbolleisten mit Schaltflächen erzeugen oder ändern oder Tastenkombinationen definieren, die bestimmte Aktionen bewirken. Um derartige Dinge durchzuführen, verwenden Sie in allen Programmen des Pakets StarOffice den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS. Dieser öffnet das Dialogfeld Anpassen, das bis zu vier Registerkarten enthält.

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Achtung Auf allen Registerkarten des Dialogfelds Anpassen finden Sie unten das Listenfeld Speichern in. Hierüber können Sie wählen, ob die durchgeführten Anpassungen nur für das aktuell geöffnete Dokument oder für StarOffice allgemein gelten sollen.

28.4.1

Menübefehle

Die Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen dient allgemein zum Anpassen und Speichern aktueller Menükonfigurationen oder zum Erstellen neuer Menüs (siehe Abbildung 28.5). Sie können hierüber Befehle hinzufügen, vorhandene Befehle ändern, die Elemente innerhalb eines Menüs der Menüleiste umordnen oder Menükonfigurationen speichern und laden. Sie können hierüber auch für das gewählte Makro einen Menübefehl erzeugen. Kontextmenüs können übrigens nicht angepasst werden.

Abbildung 28.5: Wählen Sie ein Makro zur Bearbeitung aus.

Entscheiden Sie zuerst, ob Sie den Befehl zum Starten des Makros in einem bereits vorhandenen Menü hinzufügen oder ob Sie dafür ein eigenes Menü erzeugen möchten.

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28.4 Anpassen

Neuer Menübefehl Wenn Sie ein bereits vorhandenes Menü verwenden wollen, wählen Sie über das Listenfeld Menü das Menü und das Untermenü, die Sie benutzen möchten. Wenn Sie nur ein oder wenige Makros mit einem Menüzugriff ausstatten möchten, können Sie beispielsweise die Option Extras/Makros verwenden. Unter Einträge werden die im Menü bzw. Untermenü bereits vorhandenen Befehle aufgelistet. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Damit öffnen Sie das Dialogfeld Befehle hinzufügen, über das Sie festlegen müssen, welche Art von Befehl in das Menü aufgenommen werden soll (siehe Abbildung 28.6).

Abbildung 28.6: Wählen Sie ein Makro zum Hinzufügen aus.

Ganz unten in der Liste Bereich finden Sie den Eintrag StarOffice Makros. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie – wie schon gewohnt – durch die vorhandenen Bibliotheken und Module navigieren. In der Liste Befehle werden dann die in einem Modul abgelegten Makros angezeigt. Markieren Sie das gewünschte und klicken Sie auf Hinzufügen. Schließen Sie dann das Dialogfeld. Im noch geöffneten Dialogfeld Anpassen wird dann der Name des gewählten Makros in der Liste Einträge angezeigt. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie ihn nach oben oder unten verschieben.

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Hinweis Wenn Sie einen selbst hinzugefügten Menübefehl wieder entfernen möchten, markieren Sie ihn in der Liste, öffnen die Liste zur Schaltfläche Ändern und wählen ENTFERNEN.

Neues Menü Wenn Sie viele Makros über Menübefehle ansteuern wollen, empfiehlt sich die Einrichtung eines neuen Menüs dafür. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Neu. Das Dialogfeld Neues Menü wird angezeigt (siehe lAbbildung 28.7).

Abbildung 28.7: Definieren Sie den Namen für ein neues Menü.

Hierin sind alle bereits vorhandenen Menüs aufgelistet. Zusätzlich finden Sie den bereits markierten Eintrag Neues Menü 1, dessen Namen Sie über das Feld Menüname editieren können. Wenn das neue Menü Befehle zum Ausführen von Makros aufnehmen soll, empfiehlt sich dafür vielleicht der Name Makros. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie einen markierten Menünamen nach oben oder unten verschieben. Damit legen Sie die Reihenfolge in der Anzeige der Elemente in der Menüleiste fest. Nach der Bestätigung über OK finden Sie das neue Menü auf der Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen in der Liste Menü. Sie können es dann auswählen und – wie oben beschrieben – ihm Befehle für die Ausführung einzelner Makros zuordnen. Hinweis Über die Schaltfläche Ändern auf der Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen können Sie – nach dem Markieren eines Eintrags in der Liste Menü – auch Untermenüs für dieses Menü erzeugen. Wenn Sie ein selbst erstelltes Menü löschen möchten, öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Menü im selben Dialogfeld und wählen den Befehl ENTFERNEN.

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28.4 Anpassen

28.4.2

Tastatur

Über die Registerkarte Tastatur im Dialogfeld Anpassen können Sie Befehlen Tastenkürzel zuweisen oder diese bearbeiten (siehe Abbildung 28.8). Dazu gehört auch die Definition von Tastenkürzeln zum Starten der Ausführung eines Makros. Oben rechts im Register sollten Sie zuerst wählen, ob Sie die Tastenkombination von StarOffice allgemein oder die der aktuell geöffneten Anwendung bearbeiten möchten.

Abbildung 28.8: Sie können Tastenkürzel zur Ausführung von Befehlen definieren.

! In der Liste Tastenkombinationen werden alle bereits definierten Tastenkürzel mit den entsprechenden zugeordneten Befehlen aufgeführt. Nach dem Markieren einer Zeile darin werden im unteren Bereich des Registers die Bestandteile der Zuordnung erklärt: Bereich zeigt eine Liste der verfügbaren Kategorien an, Funktion zeigt die der Tastenkombination zugeordnete Funktion und Tasten zeigt die der ausgewählten Funktion zugewiesene Tastenkombination an.

! Wenn Sie ein neues Tastenkürzel für eine bestimmte Aufgabe – beispielsweise zum Starten eines Makros – vereinbaren möchten, wählen Sie das Kürzel zunächst über die Liste Tastenkombinationen aus. Die Liste ist sehr lang; Sie finden darin alle vom Programm akzeptierten Kombinationen. Eine von Ihnen zum Starten eines Makros definierte Tastenkombination überschreibt eventuell in StarOffice vorhandene vordefinierte Tastenkombinationen. Verzichten Sie dabei auch auf die Tastenkombinationen, die bereits vom Betriebssystem verwendet werden.

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! Legen Sie dann im unteren Bereich unter Funktionen die Aktion fest, die ein Drücken dieser Kombination bewirken soll. Wenn Sie beispielsweise ein Kürzel zum Starten eines Makros festlegen möchten, finden Sie ganz unten in der Liste Bereich den Eintrag StarOffice Makros. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie – wie schon gewohnt – durch die vorhandenen Bibliotheken und Module navigieren. In der Liste Funktion werden dann die in einem Modul abgelegten Makros angezeigt. Markieren Sie das gewünschte und klicken Sie auf Ändern. Die Zuordnung wird in der Liste Tastenkombinationen aufgenommen. Über die Schaltfläche Löschen können Sie eine vorher markierte Zuordnung wieder entfernen. Hinweis Wenn Sie mit unterschiedlichen Tastenbelegungen arbeiten wollen, können Sie über die Schaltfläche Speichern die aktuelle Tastenkombination unter einem eigenen Namen speichern, damit sie künftig wieder eingeladen werden kann. Über Laden öffnen Sie ein Dialogfeld, mit dem Sie vorher gespeicherte Tastenkombinationen wieder benutzen können. Dabei wird die aktuelle Tastenkombination ersetzt. Zurücksetzen setzt geänderte Werte wieder auf die Standardwerte zurück. Vor dem Zurücksetzen auf die Standardwerte erfolgt keine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie anschließend bestätigen, sind Ihre Änderungen unwiederbringlich verloren.

28.4.3

Schaltfläche in der Symbolleiste

Das Register Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen dient zum Bearbeiten von Symbolleisten und der darin angezeigten Schaltflächen. Sie können darüber beispielsweise ein Makro mit einer Schaltfläche verbinden, auf die Sie nur zu klicken brauchen, damit das Makro ausgeführt wird. Wählen Sie zunächst den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS, erstellen Sie eine neue Symbolleiste und fügen Sie in diese eine Schaltfläche für die Ausführung des Makros ein. (Sie können natürlich auch jede andere Symbolleiste dafür benutzen.) Wählen Sie hierfür auf der Registerkarte Befehle die Kategorie Makros und ziehen Sie dann die Option Benutzerdefinierte Schaltfläche aus dem Listenfeld Befehle in die gewünschte Symbolleiste. Klicken Sie nach dem Schließen des Dialogfelds auf die Schaltfläche und weisen Sie ihr das auszuführende Makro zu (Abbildung 28.9). Sie müssen zunächst entscheiden, ob Sie für den neuen Befehl – beispielsweise den Startbefehl für ein Makro – eine Schaltfläche in einer bereits vorhandenen Symbolleiste anlegen oder ob Sie eine neue Symbolleiste wünschen, die Sie dann anschließend mit entsprechenden Schaltflächen füllen können.

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28.4 Anpassen

Abbildung 28.9: Ein Makro kann mit einer Schaltfläche verknüpft werden.

Neue Schaltfläche Zur Definition einer neuen Schaltfläche wählen Sie im Dialogfeld zunächst im Listenfeld Symbolleiste die Leiste aus, die die Schaltfläche beherbergen soll. In der Liste Befehle werden dann alle bereits vorhandenen Schaltflächen darin angezeigt. Über die davorstehenden Kontrollkästchen können Sie regeln, ob die Schaltfläche in der Symbolleiste angezeigt wird. Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen. Das öffnet wieder das schon von weiter vorne her bekannte Dialogfeld Befehle hinzufügen, über das Sie festlegen müssen, welche Art von Befehl durch die Schaltfläche angesprochen werden soll. Ganz unten in der Liste Bereich finden Sie den Eintrag StarOffice Makros. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie – wie schon gewohnt – durch die vorhandenen Bibliotheken und Module navigieren. In der Liste Befehle werden dann die in einem Modul abgelegten Makros angezeigt. Markieren Sie das gewünschte und klicken Sie auf Hinzufügen. Schließen Sie das Dialogfeld. Im noch geöffneten Dialogfeld Anpassen wird dann der Name des gewählten Makros in der Liste Befehle angezeigt. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie ihn nach oben oder unten verschieben. Damit regeln Sie die Lage der Schaltfläche in der Symbolleiste.

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Neue Symbolleiste Die in StarOffice verwendeten Symbolleisten sind oft schon sehr lang. Darum empfiehlt sich zur Aufnahme neuer Schaltflächen meist das vorherige Anlegen einer neuen Symbolleiste. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Neu. Das Dialogfeld Neues Menü wird angezeigt (siehe Abbildung 28.10).

Abbildung 28.10: Legen Sie eine neue Symbolleiste an.

Geben Sie Unter Name der Symbolleiste dieser eine Bezeichnung. Unter diesem Namen können Sie sie später über SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT an- und abschalten. Geben Sie auf jeden Fall an, ob die Symbolleiste für das aktuell geöffnete Dokument oder in StarOffice allgemein zur Verfügung stehen soll. Nach der Bestätigung über OK finden Sie die neue Symbolleiste auf der Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen in der Liste Symbolleiste. Sie können sie auswählen und ihr dann – wie oben beschrieben – Schaltflächen für die Ausführung einzelner Makros oder für andere Zwecke zuordnen. Hinweis Über die Schaltfläche Ändern auf der Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen können Sie – nach dem Markieren eines Eintrags in der Liste Symbolleiste – diese umbenennen. Wenn Sie eine selbst erstellte Leiste löschen möchten, wählen Sie den Befehl ENTFERNEN.

Schaltflächensymbole Das zu verwendende Schaltflächensymbol können Sie einstellen, indem Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Ändern den Befehl Symbol austauschen wählen. Im Dialogfeld finden Sie eine Auswahl unterschiedlicher Symbole. Sollten Sie hier kein geeignetes entdecken, können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Importieren dafür auch eine andere Grafikdatei verwenden (siehe Abbildung 28.11).

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28.4 Anpassen

Abbildung 28.11: Wählen Sie ein Symbol für die neue Schaltfläche.

28.4.4

Ereignisse

Über das Register Ereignisse im Dialogfeld Anpassen können Sie vorher definierte Makros bestimmten Ereignissen – beispielsweise dem Öffnen oder Schließen des Dokuments – zuordnen (siehe Abbildung 28.12). Das gewählte Makro wird dann ausgeführt, wenn das Ereignis eintritt.

Abbildung 28.12: Sie können Ereignisse und Makros verknüpfen.

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In der Liste finden Sie unter Ereignis die Ereignisse, denen ein Makro zugeordnet werden kann. Diese Liste unterscheidet sich je nach verwendetem Programm. Zur Zuordnung markieren Sie einen Eintrag und klicken auf Zuweisen. Das schon bekannte Dialogfeld Makro-Selektor wird geöffnet, über das Sie ein Makro auswählen können. Nach der Bestätigung wird das Makro unter Zugewiesenes Makro in der Liste angezeigt. Um eine Zuweisung aufzuheben, markieren Sie die Zeile in der Liste und klicken auf Entfernen. Geben Sie unter Speichern in auf jeden Fall an, ob die Symbolleiste für das aktuell geöffnete Dokument oder in StarOffice allgemein zur Verfügung stehen soll.

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KAPITEL 29

Programmeinstellungen

Kapitel 29 – Programmeinstellungen

Den Zugang zu den Programmeinstellungen finden Sie in allen Programmen über die Dialogfelder zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Sie öffnen damit ein Dialogfeld, über das Sie die Programmeinstellungen für alle Programme ändern können. Öffnen Sie darin die Knoten in der Liste im linken Bereich des Dialogfelds durch Klicken auf die angezeigten Schaltflächen mit den Pluszeichen. Die Einstellmöglichkeiten zu den einzelnen Bereichen werden rechts angezeigt. Nehmen Sie hier die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie über OK. Eine Änderung wird in der Mehrzahl der Fälle sofort im Programm wirksam. Manchmal ist aber erst ein Neustart notwendig.

29.1

Allgemeine Einstellungen für StarOffice

In der Liste auf der linken Seite des Dialogfelds Optionen finden Sie unter den Überschriften StarOffice, Laden/Speichern, Spracheinstellungen und Internet eine Reihe von Einstellungen, die im Prinzip alle Programme des Programmpakets betreffen.

29.1.1

StarOffice

In der Gruppe mit der Überschrift StarOffice finden Sie unter anderem Ihre Benutzerdaten, die Speichervorgaben, die Druckervorgaben, Pfade zu wichtigen Dateien und Verzeichnissen und die Farbvorgaben. Diese Einstellungen werden automatisch gespeichert. Einige weitere Optionen der Gruppe StarOffice haben wir bereits in den vorherigen Kapiteln dieses Buchs angesprochen (siehe Tabelle 29.1). Optionsseite

Bedeutung

Siehe

Benutzerdaten

Auf der Seite Benutzerdaten ändern Sie verschiedene persönliche Daten des Benutzers. Einige der hier vorhandenen Daten haben Sie eventuell bei der Installation bereits eingetragen.

Kapitel 1

Allgemein

Auf der Seite Allgemein legen Sie die allgemeinen Einstellungen für StarOffice fest.

Kapitel 1

Drucken

Die Seite Drucken bestimmt standardmäßig zu verwendende Druckereinstellungen und Druckoptionen.

Kapitel 27

Pfade

Der Abschnitt Pfade zeigt die Standardpfade zu wichtigen Ordnern in StarOffice. Sie können diese ändern.

Kapitel 2

Tabelle 29.1: Einige Optionsseiten wurden schon vorher angesprochen.

Arbeitsspeicher Auf der Seite Arbeitsspeicher legen Sie die Einstellungen für den Grafik-Cache und die Anzahl der Schritte fest, die rückgängig gemacht werden können (siehe Abbildung 29.1).

624

29.1 Allgemeine Einstellungen für StarOffice

04

Abbildung 29.1: Legen Sie beispielsweise die Schritte zum Rückgängig machen fest.

! Mit Anzahl der Schritte unter Rückgängig bestimmen Sie, wie viele Arbeitsschritte maximal rückgängig gemacht werden können.

! Der Grafik-Cache stellt die in einem Dokument enthaltenen Grafiken in den Hauptspeicher Ihres Rechners. Mit Verwenden für StarOffice legen Sie die Gesamt-Cachegröße für alle Grafiken fest. Über Speicher pro Objekt können Sie bewirken, dass Objekte, die größer sind als der dort gewählte Wert, nicht in den Speicher gestellt werden. Geben Sie unter Aus Speicher entfernen nach an, wie lange eine Grafik im Speicher gehalten werden soll.

! Unter Anzahl der Objekte wählen Sie, wie viele OLE-Objekte sich maximal gleichzeitig im Speicher befinden dürfen.

! Mit StarOffice beim Systemstart laden bewirken Sie, dass beim Systemstart der Schnellstarter für StarOffice geladen wird. Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Schnellstartermodul installiert ist. Ansicht Auf der Seite Ansicht legen Sie die Ansichtsoptionen fest (siehe Abbildung 29.2).

! Unter Skalierung bestimmen Sie die Größe von Schriften in Dialogfeldern, Symbolbeschriftungen und anderen Anzeigen. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf den von Ihnen eingegebenen Text. Sie betrifft lediglich die in der Benutzeroberfläche angezeigten Schriften. Symbolgröße definiert eine Größe für die Symbole in der Symbolleiste. Automatisch stellt die Menüs in der vom System eingestellten Schriftgröße dar.

! Unter Menü können Sie wählen, ob Schaltflächensymbole und momentan inaktive Menüeinträge in den Menüs mit angezeigt werden sollen.

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Abbildung 29.2: Legen Sie die Ansichtsoptionen fest.

! Unter der Liste der Schriftarten geben Sie an, dass in den Listenfeldern zu den Schaltflächen der Symbolleiste Format die Namen zur Auswahl stehender Schriften in der jeweiligen Schrift angezeigt werden. Haben Sie Benutzte Schriftarten anzeigen aktiviert, werden in den entsprechenden Auswahlfeldern ganz oben die letzten fünf Schriftarten separat angezeigt, die Sie im aktuellen Dokument zugewiesen haben.

! Im Bereich Wiederherstellen können Sie über Bearbeitungsansicht fordern, dass die zuletzt verwendete Dokumentenansicht und weitere Ansichtseigenschaften in StarOffice bei einem weiteren Öffnen wiederhergestellt werden sollen. Geöffnete Fenster legt fest, ob die beim Beenden aktuell geöffneten Fenster bei einem erneuten Starten von StarOffice wiederhergestellt werden sollen. Farben Auf der Seite Farben können Sie Farben in einer Farbtabelle auswählen, vorhandene Farben bearbeiten oder neue definieren. Die definierten Farben werden in der Farbtabelle aufgelistet. Um eine davon zu markieren, klicken Sie sie in der Farbtabelle an oder wählen Sie sie über das Listenfeld Farbe aus. Der Name der ausgewählten Farbe wird im Feld Name wiedergegeben. Die Farbwerte erscheinen rechts von der Farbtabelle. Sie können hier zwischen den Farbmodellen RGB und CMYK wählen.

! Um eine vorhandene Farbe zu ändern, markieren Sie sie, ändern Sie die Farbwerte und bestätigen Sie über Ändern. Beachten Sie, dass die alte Farbe ohne vorherige Sicherheitsabfrage überschrieben wird.

! Um eine weitere Farbe hinzuzufügen, stellen Sie die Farbwerte für die neue Farbe ein, geben Sie der Farbe einen Namen und bestätigen Sie über Hinzufügen.

626


! Nach einem Klick auf Bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, eigene Farben in einer zweidimensionalen Verlaufsgrafik oder anhand von numerischen Werten zu erstellen.

! Ein Klick auf Löschen löscht das ausgewählte Farbelement nach einer Sicherheitsabfrage. Schriftarten Über die Seite Schriftarten können Sie eine Schriftart durch eine andere ersetzen lassen (siehe Abbildung 29.3). Die Schrift wird dabei nur bei der Anzeige am Bildschirm oder beim Drucken ersetzt, das Format des Dokuments wird nicht geändert.

Abbildung 29.3: Schriftarten können ersetzt werden.

! Aktivieren Sie zuerst die Option Ersetzungstabelle anwenden, um die Schriftersetzungen einzuschalten. Legen Sie dann die originale Schrift und die Ersatzschrift fest und bestätigen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Übernehmen.

! Sie können auf diese Weise mehrere Paare von Schriftarten festlegen. Diese werden anschließend im Feld darunter aufgelistet. Wählen Sie hier Immer, wenn die Schriftart auf dem Bildschirm und beim Ausdruck ersetzt werden soll.

! Über die Felder im unteren Bereich legen Sie fest, welche Schriftart und Schriftgröße für die Anzeige von HTML- und Basic-Quellcode verwendet werden soll.

! Wählen Sie die Schrift für die Anzeige von HTML- und Basic-Quellcode. Mit Automatisch wird automatisch eine geeignete Schrift ermittelt. Aktivieren Sie Nur die nicht-proportionalen Schriften, damit im Listenfeld Schriftarten nur die nichtproportionalen Schriften aufgeführt werden.

627


Sicherheit Auf der Seite Sicherheit bestimmen Sie die Sicherheitsoptionen für das Öffnen von Dokumenten, die Makros enthalten (siehe Abbildung 29.4)

Abbildung 29.4: Legen Sie die Sicherheitsoptionen für das Öffnen von Dokumenten fest.

Zum Festlegen der Sicherheitsoptionen und -warnungen klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen (siehe Abbildung 29.5).

Abbildung 29.5: Die Sicherheitsoptionen

628


! Wenn Sie die Optionen im Bereich unter Sicherheitswarnungen aktivieren, wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie die entsprechende Aktion mit einem Dokument durchführen, das aufgezeichnete Änderungen, Versionen oder Notizen enthält.

! Über die Kontrollfelder unter Sicherheitsoptionen können Sie außerdem Persönliche Informationen beim Speichern aus Dateien entfernen, den Kennwortschutz beim Speichern empfehlen und Strg beim Klicken halten, um Hyperlinks zu folgen. Über den Bereich Passwörter für Internet-Verbindungen auf der Seite Sicherheit können Sie ein Master-Passwort eingeben, um einfachen Zugriff auf Seiten, die einen Nutzernamen und ein Passwort benötigen, zu ermöglichen.

! Aktivieren Sie dazu zunächst die Option Passwörter speichern und mit Master-Passwort schützen und legen Sie ein Master-Passwort fest. Dieses Master-Passwort muss später eingegeben werden, um Zugriff auf die Einstellungen in diesem Bereich zu erhalten.

! Wenn Sie auf Zeige Passwörter klicken, wird zunächst nach dem Master-Passwort gefragt. Wenn das Master-Passwort richtig ist, wird ein Dialogfeld für gespeicherte Internetverbindungen angezeigt, in dem die Webseiten und Nutzernamen aufgelistet werden, die Sie zuvor eingegeben haben. Sie können irgendeinen Eintrag auswählen und ihn von der Liste entfernen. Sie können für den ausgewählten Eintrag das Passwort anschauen. Der Abschnitt Makrosicherheit auf der Seite Sicherheit erlaubt das Anpassen der Sicherheitsstufe für das Ausführen von Makros und das Definieren der vertrauenswürdigen Makroentwickler. Klicken Sie zunächst auf Makrosicherheit und legen Sie im Dialogfeld im Register Sicherheitsstufe diese fest (siehe Abbildung 29.6).

Abbildung 29.6: Legen Sie die Sicherheitsstufe fest.

629


Über den Abschnitt Optionen für gemeinsame Benutzung des Dokumentes können Sie zwei weitere Schutzfunktionen für ein Dokument einschalten:

! Durch Aktivieren von Dieses Dokument schreibgeschützt öffnen erreichen Sie, dass das Dokument vor versehentlichen Änderungen geschützt ist. Es ist aber immer noch möglich, eine Kopie des Dokuments zu bearbeiten und unter demselben Namen wie das Original zu speichern.

! Wenn Sie Änderungen aufzeichnen aktivieren, werden Änderungen am Dokument notiert. ! Sie können diese Einstellungen mit einem Kennwort schützen. Klicken Sie dazu auf Schützen und geben Sie ein Kennwort ein. Andere Benutzer dieses Dokuments können immer noch Änderungen vornehmen, können jedoch die Aufzeichnung von Änderungen nicht mehr ohne das Kennwort deaktivieren. Wenn die Aufzeichnung von Änderungen für das aktuelle Dokument geschützt ist, lautet die Beschriftung der Schaltfläche Schutz aufheben. Klicken Sie darauf und geben Sie das richtige Kennwort ein, um den Schutz zu deaktivieren. Darstellung Auf der Seite Darstellung legen Sie die Farben der Oberfläche von StarOffice fest (siehe Abbildung 29.7). Die aktuelle Einstellung können Sie als Farbschema speichern und später wieder laden.

Abbildung 29.7: Legen Sie die Farben der Oberfläche von StarOffice fest.

Im Bereich unter Benutzerdefinierte Farben legen Sie das Farbschema fest:

! Mit den Markierfeldern in der Spalte Ein bestimmen Sie, ob für das entsprechende Element der Benutzeroberfläche eine Farbe gelten soll. Ist ein Feld nicht markiert, wird das Element ausgeblendet. Einige Elemente der Oberfläche können aber nicht ausgeblendet werden.

630


! In der Spalte Farbeinstellung können Sie die gewünschte Farbe wählen. Wenn Sie hier Automatisch wählen, erhalten die Elemente der Benutzeroberfläche die im Farbschema für sie voreingestellte Farbe. Oben auf der Seite finden Sie die Optionen zum Speichern und Löschen von Farbschemata. Um ein Schema zu speichern, geben Sie ihm im Feld Schema einen Namen und klicken dann auf Speichern. Wenn Sie es später wieder benutzen wollen, können Sie es über die Liste zum Feld Schema auswählen. Ein Klick auf Löschen löscht das im Feld Schema angezeigte Farbschema. Das Standardschema kann nicht gelöscht werden. Zugänglichkeit Die Seite Zugänglichkeit legt Optionen für die Zugänglichkeit einzelner Module des Programmpakets fest (siehe Abbildung 29.8). Sie können darüber beispielsweise Erleichterungen für Personen mit Sehbehinderungen oder für die Steuerung der Module ohne die Maus festlegen.

Abbildung 29.8: Bestimmen Sie Optionen für die Zugänglichkeit der Module.

! Durch Aktivieren von Unterstützung behindertengerechter Zugangsprogramme … ermöglichen Sie die Verwendung von behindertengerechten Zugangsprogrammen und Geräten wie beispielsweise externe Bildschirmlesegeräte, Braille-Ausgabegeräte oder sprachgesteuerte Eingabegeräte.

! Textauswahlcursor in schreibgeschützten Textdokumenten verwenden bewirkt, dass der Cursor auch in schreibgeschützten Dokumenten angezeigt wird.

! Sie können ferner Animierte Grafiken zulassen und Animierten Text zulassen. ! Über Tipp-Hilfe verschwindet nach regeln Sie, wie lange Tipps eingeblendet bleiben. Ist diese Option nicht aktiviert, werden die Tipps durch Drücken von (Esc) oder bei Bewegung des Mauszeigers ausgeblendet.

631


Bei den Optionen für die Kontrastdarstellung handelt es sich um einen Anzeigemodus des Betriebssystems, bei dem zugunsten einer besseren Lesbarkeit ein anderes Systemfarbschema eingesetzt wird. Sie können entscheiden, wie das Programm diese Kontrasteinstellungen nutzt. Java Die Seite Java legt die Unterstützungsoptionen für Java-Applikationen in StarOffice fest.

! Wenn Sie Eine Java-Laufzeitumgebung … verwenden aktivieren, wird die Ausführung von Java-Applikationen in StarOffice ermöglicht. Wenn eine Java-Applikation versucht, auf die Festplatte zuzugreifen, erscheint ein Hinweis.

! Unter Bereits installierte Java-Laufzeitumgebungen (JRE) wählen Sie die JRE, die Sie verwenden möchten. Auf einigen Systemen müssen Sie eine Minute warten, bis die Liste angezeigt wird. Bei manchen Systemen müssen Sie StarOffice neu starten, damit Sie Ihre geänderte Einstellung benutzen können. Der Pfad zur JRE wird unter dem Listenfeld angezeigt. Sie können weitere JRE aus dem Stammordner des Rechners hinzufügen und die Java-Startparameter festlegen. Online Update Auf der Seite Online Update legen Sie Optionen für die automatische Benachrichtigung und Downloads von Online-Updates für StarOffice fest (siehe Abbildung 29.9).

Abbildung 29.9: Legen Sie die Optionen für die automatische Benachrichtigung fest.

632


Nach Aktivieren von Automatisch nach Updates suchen können Sie festlegen, im welchem Zeitintervall automatisch nach Online-Updates gesucht werden soll. Auch ein Klick auf Jetzt suchen führt diese Prüfung durch. Sobald ein Update zur Verfügung steht, werden über ein Symbol in der Menüleiste einige Erläuterungen angezeigt. Klicken Sie zum Fortfahren auf das Symbol. Wenn Updates automatisch downloaden aktiviert ist, wird eine verfügbare Online-UpdateDatei automatisch in den darunter angegebenen Ordner heruntergeladen. Dieses DownloadVerzeichnis können Sie nach einem Klick auf Ändern einstellen.

29.1.2

Laden/Speichern

Über die Seiten unterhalb des Knotens Laden/Speichern legen Sie allgemeine Einstellungen für das Laden und Speichern fest. Einige weitere Optionen der Gruppe Laden/Speichern haben wir bereits in den vorherigen Kapiteln dieses Buchs angesprochen (siehe Tabelle 29.2). Optionsseite

Bedeutung

Siehe

Allgemein

Im Bereich Allgemein können Sie Standardeinstellungen für das Speichern von Dokumenten und Standarddateiformate vorgeben.

Kapitel 2

Microsoft Office

Auf der Seite Microsoft Office nehmen Sie die Einstellungen für den Import und Export von Microsoft-Office-OLE-Objekten vor. Diese Einstellungen gelten für den Fall, dass kein Microsoft-OLE-Server existiert.

Kapitel 2

Tabelle 29.2: Weitere Optionen der Gruppe Laden/Speichern

VBA-Eigenschaften Auf der Seite VBA-Eigenschaften legen Sie die allgemeinen Eigenschaften zum Laden und Speichern von Microsoft-Office-Dokumenten mit VBA-Code fest. Sie finden hier separate Optionen für Microsoft Word, Excel und PowerPoint:

! Ist Basic Code zum Bearbeiten laden aktiviert, wird der Basic-Code eines Microsoft-Dokuments als spezielles StarOffice-Basic-Modul mit dem Dokument geladen und gespeichert. In der StarOffice-Basic-IDE wird der deaktivierte Microsoft-Basic-Code zwischen Sub und End Sub angezeigt. Dieser Code kann bearbeitet werden. Wenn Sie das Dokument im StarOfficeFormat speichern, wird der Basic-Code ebenfalls gespeichert. Beim Speichern in einem anderen Format wird der Basic-Code aus der StarOffice-Basic-IDE nicht gespeichert.

! Ist Original Basic Code wieder speichern eingeschaltet, wird der im Dokument enthaltene originale Microsoft-Basic-Code so lange in einem besonderen internen Speicher gehalten, wie das Dokument in StarOffice geladen bleibt. Beim Speichern des Dokuments im Microsoft-Format wird das Microsoft Basic unverändert wieder mit gespeichert. Bei anderen Formaten ist das nicht der Fall.

633


Das Feld Original Basic wieder speichern hat Vorrang vor der Wirkung des Felds Basic Code zum Bearbeiten laden: Sind beide Felder aktiviert und Sie bearbeiten den auskommentierten BasicCode in der StarOffice-Basic-IDE, wird beim Speichern im Microsoft-Format der originale Microsoft-Basic-Code mit gespeichert. Ein Hinweis informiert Sie darüber. Um etwaige Microsoft-Basic-Makroviren aus dem Microsoft-Dokument zu entfernen, heben Sie die Auswahl der Option Original Basic Code wieder speichern auf und speichern das Dokument im Microsoft-Format. Das Dokument wird dann ohne den Microsoft-Basic-Code gespeichert. HTML-Kompatibilität Benutzen Sie die Optionen auf der Seite HTML Kompatibilität, um die Einstellungen für HTMLSeiten festzulegen (siehe Abbildung 29.10).

Abbildung 29.10: Legen die Einstellungen für HTML-Seiten fest.

Unterhalb von Schriftgrößen können Sie in den Drehfeldern Größe 1 bis Größe 7 die Schriftgröße für die Anzeige der Tags bis einstellen. Rechts daneben legen Sie die Einstellungen für den Import von HTML-Dokumenten fest.

! Wenn Sie Gebietsschema für Zahlen aktivieren, wird beim Importieren von Zahlen aus einer HTML-Seite das angegebene Schema verwendet. Beispielsweise werden die Zeichen 1.000 als 1 interpretiert, da im englischen Gebietsschema der Punkt als Dezimalzeichen fungiert.

! Aktivieren Sie Unbekannte HTML-Tags als Felder importieren, wenn Tags, die StarOffice nicht erkennt, als Felder importiert werden sollen. Für einleitende Tags wird ein HTML_ON-Feld mit dem Tag-Namen als Wert erzeugt. Für schließende Tags erstellt das Programm ein HTML_OFF-Feld. Diese Felder werden beim HTML-Export in Tags konvertiert.

634


! Wenn Font-Einstellungen ignorieren eingeschaltet ist, werden alle Font-Einstellungen beim Import ignoriert. Es werden dann die Fonts verwendet, die in Ihrer HTML-Seitenvorlage definiert sind. Darunter finden Sie die Optionen für den Export von HTML-Dokumenten. Zum Exportieren wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter den Dateityp HTML-Dokument aus.

! Im Listenfeld wählen Sie, für welchen Standard oder Browser der HTML-Export von StarOffice optimiert werden soll.

! Aktivieren Sie StarOffice Basic, um die StarOffice-Basic-Anweisungen beim Exportieren in das HTML-Format zu berücksichtigen. Sie müssen diese Option einschalten, bevor Sie das StarOffice-Basic-Script erstellen, da es sonst nicht eingefügt wird. Wenn Warnung anzeigen aktiviert ist, wird beim Exportieren als HTML eine Warnung angezeigt, dass die StarOfficeBasic-Makros verloren gehen.

! Ist Drucklayout aktiviert, wird auch das Drucklayout des aktuellen Dokuments exportiert. Es kann sowohl von StarOffice als auch von Netscape Navigator ab Version 4.0 aufwärts und von Microsoft Internet Explorer ab Version 4.0 aufwärts gelesen werden.

! Mit Lokale Grafiken in das Internet kopieren erreichen Sie, dass eingebettete Bilder beim Hochladen über FTP automatisch an den Internet-Server hochgeladen werden. Speichern Sie dazu das Dokument über das Dialogfeld Speichern unter und geben Sie eine vollständige FTP-URL als Dateinamen im Internet ein.

! Über Zeichensatz wählen Sie einen Zeichensatz für den Export. 29.1.3

Spracheinstellungen

Über die Seiten unterhalb des Knotens Spracheinstellungen bestimmen Sie die Eigenschaften für zusätzliche Sprachen. Diese haben wir vorher schon angesprochen (siehe Tabelle 29.3). Optionsseite

Bedeutung

Siehe

Sprachen

Auf der Seite Sprachen bestimmen Sie die Standardsprachen und andere Gebietsschemaeinstellungen für Ihre Dokumente.

Kapitel 3

Linguistik

Die Seite Linguistik legt die Einstellungen für Rechtschreibprüfung, Thesaurus und Silbentrennung fest.

Kapitel 3

Tabelle 29.3: Optionen der Gruppe Spracheinstellungen

29.1.4

Internet

Über die Seiten unterhalb des Knotens Internet legen Sie die Einstellungen für das Internet fest. Proxy Die Seite Proxy bestimmt die Einstellungen für einen Proxy-Server. Im Feld Proxy Server legen Sie die Art der Proxy-Definition fest.

635


! Mit Keine wird ohne Proxy-Server auf das Internet zugegriffen. Sie haben eine direkte Verbindung zu einem Internet-Provider und der Provider verwendet keinen Proxy.

! System teilt StarOffice mit, dass die Systemeinstellungen verwendet werden sollen. Sie müssen StarOffice neu starten, um diese Einstellung zu übernehmen.

! Manuell dient zur manuellen Angabe eines Proxy-Servers. Die restlichen Felder auf der Seite können dann angesprochen werden. Geben Sie die von Ihrem Internetservice vorgesehenen Proxy-Server ein. Lassen Sie aber bei der Eingabe der Servernamen das Protokollpräfix weg. Suche Im Register Suche definieren Sie die Art, wie Suchmaschinen im Internet von StarOffice angesprochen werden (siehe Abbildung 29.11).

Abbildung 29.11: Definieren Sie die Art, wie Suchmaschinen angesprochen werden.

In der Liste auf der linken Seite werden die verfügbaren Suchmaschinen angezeigt. Wenn Sie eine Suchmaschine auswählen, wird ihre Konfiguration in den Text- und Optionsfeldern neben dieser Liste wiedergegeben. Über die Schaltfläche Neu lassen sich neue Suchmaschinen eintragen. Geben Sie die neue Suchmaschine und alle erforderlichen Informationen ein. Sobald Sie die Eingaben mit Hinzufügen übernehmen, erscheint der Name der neuen Suchmaschine in der Liste unter Suchen in.

! Name zeigt den Namen der ausgewählten Suchmaschine an. Dies ist der Name, der im Untermenü des Symbols Suchen in der Hyperlinkleiste angezeigt wird.

! Im Bereich Art wählen Sie aus, für welche Verknüpfung mehrerer Suchwörter die Konfiguration in den unten stehenden Textfeldern definiert oder angezeigt werden soll. Es stehen die Verknüpfungen Und, Oder und Exakt zur Verfügung.

636

29.2 Optionen für WRITER

! Das Textfeld Präfix enthält den URL und den ersten Teil des Abfragebefehls einer Suchmaschine. Sie können auch direkt einen URL eingeben.

! Zwischen dem Präfix und dem Suffix werden die Suchbegriffe übergeben. Das Suffix stellt die Befehlssequenz zur Verfügung, die zum Abschluss eines Suchbefehls geschickt wird.

! Wenn Sie in einer Suche mehrere Wörter angeben, werden diese durch die im Textfeld Trenner eingetragenen Zeichen getrennt. Die meisten Suchmaschinen verlangen hier ein +-Zeichen.

! Schreibstil bestimmt, wie die Groß- und Kleinschreibung in Suchen behandelt wird. Die Liste enthält die Einträge Keiner, Groß und Klein. Die eingegebenen Suchbegriffe werden gemäß dieser Auswahl konvertiert. Mozilla/Netscape-Plug-in Die Option Aktivieren auf der Seite Mozilla Plug-In gibt an, dass das Mozilla-Plug-in zum Anzeigen von StarOffice-Dokumenten verwendet werden soll. Für das Plug-in muss eine Version von Mozilla 1.x, Netscape 6.x oder Netscape 7.x auf Ihrem System installiert sein.

29.2

Optionen für WRITER

Die speziellen Optionen für das Programm WRITER gliedern sich in die Gruppen StarOffice Writer und StarOffice Writer/Web. In beiden Gruppen finden Sie teilweise identische Optionsseiten. Sie können also verschiedene Einstellungen für die beiden Typen von Dokumenten wählen.

29.2.1

StarOffice Writer

Die Einstellungen in der Gruppe StarOffice Writer bestimmen, wie Textdokumente behandelt werden. Darüber hinaus können Sie hier Einstellungen für das aktuelle Textdokument vornehmen. Einige der hier vorhandenen Optionen haben wir schon angesprochen (siehe Tabelle 29.4). Optionsseite

Bedeutung

Siehe

AutoBeschriftung

Auf der Seite AutoBeschriftung legen Sie die Einstellungen für Beschriftungen fest, die eingefügten Objekten automatisch hinzugefügt werden – beispielsweise Tabellen oder Bildern.

Kapitel 6

Änderungen

Über Änderungen regeln Sie die Darstellungsweise von Änderungen im Dokument.

Kapitel 6

Tabelle 29.4: Optionen der Gruppe StarOffice Writer

Allgemein Mit der Seite Allgemein wählen Sie allgemeine Einstellungen für Textdokumente (siehe Abbildung 29.12). Wenn Sie beispielsweise Elemente in ein Textdokument eingefügt haben, taucht die Frage auf, ob diese Elemente beim erneuten Öffnen des Dokuments aktualisiert werden sollen. Die Form dieser Aktualisierung können Sie regeln.

637


Abbildung 29.12: Wählen Sie allgemeine Einstellungen für Textdokumente.

! In der ersten Spalte im Abschnitt Aktualisierung legen Sie fest, wie Verknüpfungen beim Öffnen des Dokuments aktualisiert werden sollen.

! Wenn Feldbefehle eingeschaltet ist, werden die Inhalte aller Felder automatisch aktualisiert, wenn der Bildschirminhalt neu angezeigt wird. Aber auch wenn diese Option abgeschaltet ist, werden einige Felder jedes Mal aktualisiert, wenn eine bestimmte Bedingung zutrifft. Beispielsweise werden die Felder Autor, Absender, Kapitel, Datum, Uhrzeit beim Öffnen des Dokuments aktualisiert.

! Durch Einschalten von Diagramme geben Sie an, ob Diagramme automatisch aktualisiert werden.

! Im Bereich Einstellungen können Sie die standardmäßig verwendete Maßeinheit und den Standardtabulatorabstand für Textdokumente festlegen. Ansicht Über die Seite Ansicht machen Sie die Vorgaben für die Anzeige von Objekten in Textdokumenten sowie für Fensterelemente (siehe Abbildung 29.13).

! Unter Hilfslinien nehmen Sie Einstellungen für die Darstellung von Begrenzungen vor: Hilfslinien beim Verschieben zeigt beim Verschieben von Rahmen Linien an. Sie können die Option Hilfslinien beim Verschieben auswählen, um die exakte Position des Objekts mithilfe von Linien zu bestimmen. Einfache Griffe bewirkt die Anzeige von Ziehpunkten als einfache Quadrate ohne 3D-Effekt. Große Griffe erzeugt eine vergrößerte Darstellung der Ziehpunkte.

! Unter Ansicht bestimmen Sie, welche Bildlaufleisten und Lineale sichtbar sind und welche Maßeinheit in den Linealen benutzt werden soll.

638


Abbildung 29.13: Machen Sie die Vorgaben für die Anzeige von Objekten.

! Die Optionen in der Gruppe Anzeigen legen fest, welche Elemente der Dokumente angezeigt werden. Formatierungshilfen Unter Formatierungshilfen bestimmen Sie die Anzeigeoptionen für spezielle Zeichen und die Eigenschaften des Direkt-Cursors in Text- und HTML-Dokumenten (siehe Abbildung 29.14).

Abbildung 29.14: Bestimmen Sie die Anzeigeoptionen für spezielle Zeichen.

639


! Links finden Sie unter der Überschrift Anzeige von Optionen dafür, welche Steuerzeichen in der Bildschirmanzeige sichtbar sind. Alle Zeichen, die Sie hier markieren, werden angezeigt. Die Bedeutung der einzelnen Optionen ist wohl offensichtlich.

! Ist Direkt-Cursor aktiviert, können Sie Text überall auf der Seite eingeben. Das gilt aber nicht bei HTML-Dokumenten. Die Alternativen unter Einfügen bestimmen die Einfügeoptionen für den Direkt-Cursor. Wenn Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument klicken, kann an der Cursorposition ein neuer Absatz eingefügt werden. Die Eigenschaften des neuen Absatzes hängen von der ausgewählten Option ab. Sämtliche Einfügeoptionen beziehen sich nur auf den aktuellen Absatz, der mit dem Direkt-Cursor erzeugt wird. Raster Die Einstellungen auf der Seite Raster dienen zum Festlegen der Einstellungen für das konfigurierbare Raster in den Dokumentseiten. Damit lassen sich Ihre Objekte exakt positionieren. Sie können das Raster auch mit einem Fangraster gleichschalten (siehe Abbildung 29.15).

Abbildung 29.15: Legen Sie Einstellungen für das konfigurierbare Raster fest.

! Wenn Fangraster benutzen aktiviert ist, können Rahmen, Zeichnungselemente und Kontrollfelder nur zwischen den Rasterpunkten verschoben werden. Sie können diese Einstellung nur für die aktuelle Aktion einschalten, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten.

! Raster sichtbar zeigt das Raster im Dokument durch gestrichelte Linien an. ! Über die Drehfelder darunter legen Sie den Abstand von Rasterpunkten und deren Unterteilung in der gewünschten Maßeinheit fest.

! Achsen synchronisieren bestimmt, ob die aktuellen Rastereinstellungen symmetrisch zu ändern sind. Die Auflösung und Unterteilung der x- und y-Achse bleiben unverändert.

640


Grundschriften (westlich) Auf der Seite Grundschriften (westlich) geben Sie die Einstellungen für die Grundschriften in Ihren Dokumenten an (siehe Abbildung 29.16). Sie bestimmen damit auch, welche Grundschriften in den vorgefertigten Formatvorlagen verwendet werden.

Abbildung 29.16: Geben Sie die Einstellungen für die Grundschriften an.

! Für fünf Vorlagenelemente können Sie die Schriftart und die Schriftgröße der Vorlage Standard einstellen. Da fast alle mitgelieferten Absatzvorlagen auf dieser Vorlage basieren, legen Sie hiermit auch die Schriftart für fast jede Absatzvorlage fest, sofern nicht die Absatzvorlage eine andere Schriftart definiert.

! Wenn Sie Nur für das aktuelle Dokument einschalten, legen Sie damit die Grundschriften nur für das aktuelle Dokument fest.

! Ein Klick auf die Schaltfläche Standard setzt die auf der Optionsseite angezeigten Werte wieder auf die bei der Installation eingerichteten Standardwerte zurück. Vor der Wiederherstellung der Standardwerte erfolgt keine Sicherheitsabfrage. Hinweis Sofern Sie auf der Optionsseite Spracheinstellungen/Sprachen die Unterstützung für asiatische oder CTL-Sprachen aktiviert haben, können Sie auch die Grundschriften für diese Sprachen ändern.

641


Drucken Drucken legt Druckeinstellungen für Textdokumente oder HTML-Dokumente fest (siehe Abbildung 29.17). Die Einstellungen auf dieser Seite gelten für alle Textdokumente, die Sie nachfolgend drucken. Wollen Sie Einstellungen nur für das aktuelle Dokument ändern, verwenden Sie die Schaltfläche Zusätze im Dialogfeld zum Befehl DATEI/DRUCKEN.

Abbildung 29.17: Legen Sie die Druckeinstellungen für Textdokumente fest.

! Über die Kotrollkästchen unter der Überschrift Inhalt legen Sie fest, welche Dokumentinhalte ausgedruckt werden. Schwarz drucken bestimmt, dass die Texte immer in Schwarz gedruckt werden.

! Unter Seiten wird festgelegt, wie mehrseitige Dokumente gedruckt werden. Standardmäßig werden sowohl linke als auch rechte Seiten gedruckt. Mit Umgekehrt erreichen Sie, dass die letzte Seite des Dokuments zuerst ausgedruckt wird. Broschüre erlaubt es beispielsweise, beim Ausdruck eines Dokuments im Hochformat auf einer Querseite zwei gegenüberliegende Seiten nebeneinander zu erzeugen. Auf einem doppelseitigen Drucker drucken Sie auf diese Weise direkt eine Broschüre. Auf einem Drucker, der nur eine Papierseite bedrucken kann, drucken Sie zuerst alle Vorderseiten mit der Option Rechte Seiten, danach legen Sie den Papierstapel umgedreht in Ihren Drucker und drucken alle Rückseiten mit der Option Linke Seiten.

! Unter Notizen legen Sie fest, wie und wo solche Notizen gedruckt werden. ! Unter der Überschrift Sonstiges finden Sie zusätzliche Einstellungen. Die Option Automatisch eingefügte leere Seiten drucken sollten Sie beim doppelseitigen Drucken verwenden. Wenn eine Absatzvorlage Kapitel definiert ist, wird dafür gesorgt, dass ein Kapitel immer mit einer ungeraden Seitenzahl anfängt; wenn erforderlich, werden Leerseiten automatisch eingefügt. Über Erstellen von einzelnen Druckaufträgen legen Sie fest, dass jedes gedruckte Dokument

642


auf einer neuen Papierseite beginnt, auch wenn Sie einen Duplexdrucker verwenden. Papierschacht aus Druckereinstellung bestimmt, dass bei Druckern mit mehreren Papierschächten der Papierschacht benutzt wird, der in den Systemeinstellungen des Druckers angegeben ist. Wenn Sie eine Faxsoftware installiert haben, wählen Sie außerdem den Faxdrucker aus. Tabelle Die Optionsseite Tabelle bestimmt die Attribute von Tabellen in Textdokumenten (siehe Abbildung 29.18). Hier legen Sie die Standardeinstellungen für Spalten und Zeilen sowie die Tabellenmodi fest. Darüber hinaus bestimmen Sie die Standardwerte für das Verschieben und Einfügen von Spalten und Zeilen.

Abbildung 29.18: Legen Sie die Attribute von Tabellen in Textdokumenten fest.

! Unter Standard bestimmen Sie die Voreinstellungen für alle neuen Texttabellen in Textdokumenten. Überschrift formatiert die erste Zeile der Tabelle mit der Absatzvorlage Tabellen Überschrift. Ist Auf jeder Seite wiederholen eingeschaltet, wird die Überschrift der Tabelle nach einem Seitenumbruch auf der neuen Seite wiederholt. Nicht trennen verhindert das Trennen der Tabelle bei einem Seitenumbruch. Umrandung legt eine Umrandung der Tabellenzellen als Vorgabe fest.

! Wenn Sie Zahlenerkennung unter Eingabe in Tabellen aktivieren, werden Zahlen innerhalb der Tabelle automatisch erkannt und als Zahlen formatiert. Anderenfalls werden Zahlen im Textformat abgespeichert und linksbündig ausgerichtet. Die beiden zusätzlichen Optionen darunter bestimmen, welche Formate als Zahlen erkannt werden.

! Die Einstellungen unter Tastaturbedienung steuern die Standardeinstellungen für das Verschieben und Einfügen von Zeilen und Spalten über die Tastatur.

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Kompatibilität Auf der Optionsseite Kompatibilität wählen Sie Kompatibilitätseinstellungen für Textdokumente (siehe Abbildung 29.19). Damit können Sie StarOffice für den Import von MicrosoftWord-Dokumenten optimieren. Einige hier definierte Einstellungen gelten nur für das aktuelle Dokument und sind für jedes Dokument einzeln vorzunehmen.

Abbildung 29.19: Wählen Sie Kompatibilitätseinstellungen für Textdokumente.

! Wenn beispielsweise Druckermaße für Textformatierung verwenden aktiviert ist, werden die Druckermaße zum Drucken sowie zum Formatieren der Anzeige auf dem Bildschirm verwendet. Anderenfalls kommt für die Anzeige auf dem Bildschirm sowie für den Ausdruck ein vom Drucker unabhängiges Layout zum Einsatz.

! Klicken Sie auf Als Standardeinstellung verwenden, um die Einstellungen auf dieser Seite als Standardeinstellung für zukünftige Sitzungen zu verwenden. Serienbrief-E-Mail Die Seite Serienbrief-E-Mail gibt die Benutzerinformationen und Servereinstellungen an, die zum Senden von Serienbriefen als E-Mail-Nachrichten verwendet werden sollen (Abbildung 29.20).

! Geben Sie unter der Überschrift Benutzerinformationen die Informationen ein, die zum Senden von E-Mail verwendet werden sollen – Ihr Name und E-Mail-Adresse. Wenn Sie Sende Antworten an andere Adresse aktivieren, wird die E-Mail-Adresse, die Sie unter Antwortadresse eingegeben haben, für E-Mail-Antworten verwendet.

! Unter Postausgangsserver (SMTP) Einstellungen geben Sie die Servereinstellungen für ausgehende E-Mails an. Einstellungen testen öffnet das Dialogfeld E-Mail-Kontoeinstellungen überprüfen zum Testen der aktuellen Einstellungen.

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Abbildung 29.20: Geben Sie die Benutzerinformationen und Servereinstellungen an.

29.2.2

StarOffice Writer/Web

Im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS finden Sie in der Gruppe StarOffice Writer/ Web einige Einstellungen, deren Kenntnis Ihnen bei der Erstellung von Webseiten hilfreich sein kann. Allgemeine Einstellungen Die Gruppe beinhaltet sechs Dialogfelder. Einige davon entsprechen in ihrem Inhalt solchen, die Sie auch für die Textverarbeitung von Dokumenten mit WRITER finden, die für den Ausdruck bestimmt sind (siehe Kapitel 10). In der Gruppe StarOffice Writer/Web dienen sie aber speziell für Webdokumente. Dazu gehören die Register mit den Bezeichnungen Ansicht, Formatierungshilfen, Raster, Drucken und Tabelle. Sie können also verschiedene Einstellungen für die beiden Typen von Dokumenten wählen. In der Gruppe StarOffice Writer/Web sind aber einige spezielle Optionen, die Sie in der Gruppe finden, nicht einstellbar. Hintergrund Die Einstellungen im Register Hintergrund bestimmen den Hintergrund für HTML-Dokumente. Dieser Hintergrund gilt für alle HTML-Dokumente, die Sie neu erstellen oder einladen, sofern für sie kein eigener Hintergrund definiert wurde.

645


29.3

StarOffice CALC

Über die speziellen Optionen für das Programm CALC legen Sie beispielsweise fest, welche Inhalte angezeigt werden oder in welche Richtung der Cursor nach einer Eingabe von Daten in eine Zelle geht. Sie wählen zudem verschiedene andere Einstellungen für Tabellendokumente. Darüber hinaus können Sie Sortierlisten definieren, die Anzahl der Nachkommastellen angeben und Optionen für das Aufzeichnen und Hervorheben von Änderungen festlegen. Einige Optionen der Gruppe StarOffice Calc haben wir bereits in den vorherigen Kapiteln dieses Buchs angesprochen (siehe Tabelle 29.5). Optionsseite

Bedeutung

Siehe

Allgemein

Auf der Seite Allgemein legen Sie allgemeine Einstellungen für Tabellendokumente fest.

Kapitel 8

Berechnen

Die Optionsseite Berechnen bestimmt die Vorgaben für das Berechnen von Tabellendokumenten.

Kapitel 9

Tabelle 29.5: Weitere Optionen der Gruppe Laden/Speichern

Ansicht Unter Ansicht bestimmen Sie, welche Elemente des Hauptfensters angezeigt werden (siehe Abbildung 29.21). Außerdem können Sie die Hervorhebung von Werten in Tabellen einoder ausblenden.

Abbildung 29.21: Bestimmen Sie, welche Elemente angezeigt werden sollen.

646

29.3 StarOffice CALC

Bestimmen Sie unter Optische Hilfen, welche Zeilen angezeigt werden: Die Gitternetzlinien können angezeigt oder ausgeblendet und in der Farbe festgelegt werden. Seitenumbrüche zeigt diese innerhalb des definierten Druckbereichs an. Hilfslinien beim Verschieben zeigt beim Verschieben von Objekten Linien an. Sie können diese Option auswählen, um die exakte Position des Objekts mithilfe von Linien zu bestimmen. Einfache Griffe bewirkt die Anzeige von Ziehpunkten als einfache Quadrate ohne 3D-Effekt. Große Griffe erzeugt eine vergrößerte Darstellung der Ziehpunkte. Unter Anzeigen wählen Sie Optionen für die Anzeige am Bildschirm:

! Wenn Sie Formeln einschalten, werden in den Zellen nicht die Ergebnisse, sondern die Formeln angezeigt. Mit Nullwerte werden Zahlen mit dem Wert 0 auch angezeigt. Der Notizanzeiger zeigt durch ein kleines Rechteck in der oberen rechten Ecke der Zelle an, dass eine Notiz vorliegt. Soll eine Notiz ständig sichtbar sein, wählen Sie im Kontextmenü der Zelle den Befehl NOTIZ ANZEIGEN.

! Wenn Sie Werte hervorheben einschalten, werden alle Werte in der Tabelle besonders hervorgehoben. Textzellen werden schwarz hervorgehoben, Zellen mit Zahlen blau und Zellen, die Formeln, Wahrheitswerte, Datumswerte usw. enthalten, grün. Solange diese Funktion aktiv ist, werden etwaige im Dokument festgelegte Farben nicht angezeigt.

! Anker bewirkt, dass beim Auswählen eines eingefügten Objekts – beispielsweise einer Grafik – das Ankersymbol angezeigt wird.

! Textüberlauf hat zur Folge, dass an der rechten Seite der Zelle ein kleines Dreieck angezeigt wird, wenn der Text in der Zelle die Zellenbreite übersteigt und die Zelle rechts daneben ebenfalls Daten enthält.

! Mit Referenzen farbig anzeigen werden Bezüge in Formeln farbig hervorgehoben. Sobald Sie eine Zelle, in der eine Referenz enthalten ist, zum Bearbeiten auswählen, wird auch der Zellbereich farbig umrandet.

! In der Gruppe Objekte können Sie für einzelne Objektgruppen festlegen, ob diese einoder ausgeblendet werden.

! Unter Fenster legen Sie fest, ob bestimmte Hilfselemente – wie Zeilen- und Spaltenköpfe, Bildlaufleisten, das Tabellenregister oder Gliederungssymbole – in der Tabelle angezeigt werden oder nicht. Sortierlisten Alle benutzerdefinierten Listen werden auf der Optionsseite Sortierlisten unter Listen angezeigt und können nach der Auswahl im Feld Einträge bearbeitet werden (siehe Abbildung 29.22).

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Abbildung 29.22: Definierte Sortierlisten werden angezeigt.

Sie können auch eigene Listen definieren und bearbeiten. In Sortierlisten kann nur Text verwendet werden, Zahlen sind nicht zugelassen.

! Liste kopieren aus zeigt den aktuell im Tabellendokument ausgewählten Bereich. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Kopieren kopieren Sie den Inhalt der in diesem Feld angegebenen Zellen.

! Mit Neu übertragen Sie den Inhalt einer neuen Liste in das Feld Einträge. Die Schaltfläche Neu heißt nach ihrer Betätigung Verwerfen und ermöglicht es dann, die neue Liste zu löschen.

! Über Hinzufügen fügen Sie eine neue Liste in das Feld Listen ein. Wenn Sie die Liste im Feld Einträge bearbeiten, heißt diese Schaltfläche nicht mehr Hinzufügen, sondern Ändern und dient dann zum Übernehmen der bearbeiteten Liste.

! Löschen löscht das ausgewählte Element oder die Elemente nach einer Sicherheitsabfrage. Änderungen Der Dialog Änderungen enthält verschiedene Optionen zur Hervorhebung aufgezeichneter Änderungen in einem Dokument. Die Optionen entsprechen denen im Programm WRITER. Raster Die Optionsseite Raster dient zum Festlegen der Einstellungen für das konfigurierbare Raster in den Dokumentseiten (siehe Abbildung 29.23). Damit lassen sich Ihre Objekte exakt positionieren. Sie können das Raster auch mit einem Fangraster gleichschalten.

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Abbildung 29.23: Stellen Sie die Maße für das Raster ein.

! Wenn Fangraster benutzen aktiviert ist, können Rahmen, Zeichnungselemente und Kontrollfelder nur zwischen den Rasterpunkten verschoben werden. Sie können diese Einstellung nur für die aktuelle Aktion einschalten, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten.

! Raster sichtbar zeigt das Raster im Dokument durch gestrichelte Linien an. ! Über die Drehfelder darunter legen Sie den Abstand von Rasterpunkten und deren Unterteilung in der gewünschten Maßeinheit fest.

! Achsen synchronisieren bestimmt, ob die aktuellen Rastereinstellungen symmetrisch zu ändern sind. Auflösung und Unterteilung der x- und y-Achse bleiben unverändert. Drucken Über das Register Drucken bestimmen Sie die Druckereinstellungen für Tabellendokumente.

! Mit Ausgabe leerer Seiten unterdrücken legen Sie fest, dass leere Seiten ohne Zellinhalte oder Zeichnungsobjekte nicht ausgedruckt werden. Zellattribute wie die Umrandung oder die Hintergrundfarbe werden nicht als Zellinhalte betrachtet. Leere Seiten werden bei der Seitennummerierung nicht mitgezählt.

! Nur ausgewählte Tabellen drucken bestimmt, dass nur Inhalte der ausgewählten Tabellen gedruckt werden, auch wenn Sie im Dialogfeld zum Befehl DATEI/DRUCKEN oder FORMAT/ DRUCKBEREICHE einen größeren Druckbereich angeben. Inhalte aus nicht ausgewählten Tabellen werden nicht gedruckt.

649


Diagramme Auf der Optionsseite Diagramme bestimmen Sie die allgemeinen Optionen für Zeichnungs- oder Präsentationsdokumente (siehe Abbildung 29.24).

Abbildung 29.24: Legen Sie die allgemeinen Optionen fest.

! Wenn Sie unter Textobjekte die Option Schnellbearbeitung zulassen eingeschaltet lassen, wird durch Klicken auf ein Textobjekt direkt in den Textbearbeitungsmodus umgeschaltet. Ist Nur Textbereich selektierbar aktiviert, wird durch Klicken auf den Text nur der Textrahmen ausgewählt.

! Mit Assistenten starten unter Neues Dokument bewirkt, dass beim Öffnen einer Präsentation mit DATEI/NEU/PRÄSENTATION der Assistent aktiviert wird.

! Mit Cache für Hintergrund benutzen wird für die Anzeige von Objekten auf der Hintergrundseite der Cache verwendet. Dadurch wird der Bildschirmaufbau beschleunigt. Wenn die Änderungen am Inhalt auf der Hintergrundseite sichtbar sein sollen, deaktivieren Sie die Option Cache für Hintergrund benutzen.

! Kopie beim Verschieben legt fest, ob beim Verschieben eines Objekts mit gedrückter (Strg)Taste automatisch eine Kopie des Objekts erzeugt wird. Dasselbe gilt für das Drehen und Skalieren von Objekten. Das Originalobjekt behält die aktuelle Position und Größe bei.

! Objekte können, während das Werkzeug Drehen aktiviert ist, auch verschoben werden. Wenn die Option Objekte immer verschiebbar nicht aktiviert ist, kann das Werkzeug Drehen ausschließlich zum Drehen der Objekte verwendet werden.

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! Bei Zeichnungen finden Sie hier auch die Option Setzen auf Kreis: nicht verzerren. Das bewirkt, dass die Punkte von Bézier-Kurven und 2D-Zeichenobjekten in ihrer Ausrichtung zueinander auch dann erhalten bleiben, wenn Sie das Objekt perspektivisch verzerren.

! In den Feldern darunter bestimmen Sie die Maßeinheit und den Tabulatorenabstand für Präsentationen.

! Ist Immer mit aktueller Seite unter Starten der Präsentation aktiviert, beginnt die Präsentation stets mit der aktuellen Folie. Deaktivieren Sie diese Option, wenn die Präsentationen stattdessen immer mit der ersten Folie beginnen sollen.

! Für Zeichnungen finden Sie hier auch die Option Zeichnungsmaßstab. Damit bestimmen Sie den Zeichnungsmaßstab auf den Linealen.

! Die Einstellungen unter Kompatibilität gelten immer für das aktuelle Dokument. Mit Druckermaße für Textformatierung verwenden werden die Druckermaße zum Drucken sowie zum Formatieren der Anzeige auf dem Bildschirm verwendet. Ist dieses Feld nicht aktiviert, wird für die Anzeige auf dem Bildschirm sowie für den Ausdruck ein vom Drucker unabhängiges Layout verwendet. Ist Im aktuellen Dokument alle Absatzabstände addieren eingeschaltet, berechnet IMPRESS die Absatzabstände genau wie Microsoft PowerPoint. Ansicht Unter Ansicht geben Sie die gewünschten Ersatzdarstellungen an. Durch die Auswahl einer Ersatzdarstellung lässt sich der Bildschirmaufbau bei der Bearbeitung von Präsentationen beschleunigen. Mit Lineale sichtbar wird am oberen und am linken Rand des Arbeitsbereichs ein Lineal angezeigt. Hilfslinien beim Verschieben erzeugt gestrichelte Hilfslinien, die die Seiten des Begrenzungsrechtecks des markierten Objekts über den gesamten Arbeitsbereich verlängern. Hierdurch wird das genaue Positionieren der Objekte erleichtert. Über Umriss jedes einzelnen Objektes werden beim Verschieben eines Objekts die Umrisslinien jedes einzelnen Objekts angezeigt. Damit erkennen Sie etwaige Konflikte zwischen Objekten im Zielbereich. Wenn die Option nicht markiert ist, wird nur ein Begrenzungsrechteck angezeigt, das alle ausgewählten Objekte umfasst. Raster Auf der Optionsseite Raster legen Sie die Einstellungen für Raster zum Erzeugen und Verschieben von Objekten fest (siehe Abbildung 29.25).

! Wenn Fangraster benutzen aktiviert ist, können Rahmen, Zeichnungselemente und Kontrollfelder nur zwischen den Rasterpunkten verschoben werden. Sie können diese Einstellung nur für die aktuelle Aktion einschalten, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten. Raster sichtbar zeigt das Raster im Dokument durch gestrichelte Linien an. Über die Drehfelder darunter legen Sie den Abstand von Rasterpunkten und deren Unterteilung in der gewünschten Maßeinheit fest.

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Abbildung 29.25: Legen Sie die Einstellungen für Raster fest.

! Im Bereich Fangen definieren Sie das Verhalten der Arbeit mit dem Fangraster. Der Cursor oder eine Konturlinie des Grafikobjekts müssen sich hierfür im Fangbereich befinden. Ist beispielsweise An Fanglinien eingeschaltet, rasten gezogene Objekte beim Loslassen der Maustaste mit dem Rand an der nächsten Fanglinie ein. Entsprechendes gilt für die anderen Optionen in diesem Bereich.

! Der Fangbereich bestimmt die Größe des Fangbereichs zwischen Mauszeiger und Objektkontur. Ein Objekt wird an einem Fangpunkt gefangen, wenn die Entfernung zwischen Mauszeiger und Fangpunkt geringer als der hier eingestellte Abstand ist.

! Ist Beim Erzeugen und Bewegen unter Einrasten aktiviert, werden Grafikobjekte beim Erzeugen oder Bewegen vertikal, horizontal oder diagonal im Winkel von 45° festgehalten. Durch Betätigung der Taste (ª) lässt sich diese Funktion kurzzeitig deaktivieren.

! Mit Längere Kantenlänge bewirken Sie Folgendes: Wenn Sie beim Zeichnen eines Vierecks die Taste (ª) drücken, bevor Sie die Maustaste loslassen, wird ein Rechteck erstellt, dessen Seiten so groß sind wie die längeren Seiten des angefangenen Vierecks. Dies gilt auch für Ellipsen (es wird ein Kreis auf Grundlage des längeren Radius in der Ellipse erstellt). Ist die Option Längere Kantenlänge nicht markiert, so wird das Quadrat oder der Kreis auf Basis der kürzeren Kantenlänge erzeugt.

! Grafikobjekte können maximal um den im Drehfeld Beim Drehen angegebenen Winkel gedreht werden. Um ein Objekt über diesen Winkel hinaus zu drehen, drücken Sie beim Drehen die (Strg)-Taste. Lassen Sie die Taste los, sobald der gewünschte Winkel erreicht ist.

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Drucken Auf der Optionsseite Drucken legen Sie die Druckoptionen für Zeichnungs- oder Präsentationsdokumente fest (siehe Abbildung 29.26).

Abbildung 29.26: Legen Sie die Druckoptionen fest.

! Unter Ausgabequalität können Sie zwischen drei Formen der Farbgebung des Ergebnisses wählen.

! Die Optionen unter der Überschrift Drucken von bestimmen weitere Elemente, die am Seitenrand gedruckt werden.

! Über Ausgeblendeten Seiten geben Sie an, ob die aktuell ausgeblendeten Seiten der Präsentation mit gedruckt werden.

! Die Seitenoptionen geben zusätzliche Einstellungen für das Drucken an. Mit Standard sind die Seiten beim Drucken nicht weiter skaliert. An Seitengröße anpassen bewirkt, dass Objekte außerhalb der Grenzen des aktuellen Druckers an die Größe des im Drucker befindlichen Papiers angepasst werden. Ist Seiten kacheln eingeschaltet und die Seiten oder Folien sind kleiner als das Papier, werden mehrere Seiten oder Folien auf jeder Papierseite gedruckt. Wenn Sie Broschüre einschalten, wird das Dokument im Broschürenformat gedruckt. Sie können dann entscheiden, ob die Vorder-, die Rückseite oder beide Seiten der Broschüre gedruckt werden sollen. Mit Papierschacht aus Druckereinstellung wird der in den Druckereinstellungen festgelegte Papierschacht verwendet.

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29.4

StarOffice Base

Im Optionsbereich StarOffice Base definieren Sie allgemeine Einstellungen für Datenquellen in StarOffice. Diese Optionen haben wir bereits in den vorherigen Kapiteln dieses Buches angesprochen (siehe Abbildung 29.6). Optionsseite

Bedeutung

Siehe

Verbindungen

Auf der Seite Verbindungen bestimmen Sie, wie die Verbindungen zu Datenquellen aufbewahrt werden.

Kapitel 13

Datenbanken

Die Optionsseite Datenbanken regelt das Hinzufügen, Ändern oder Entfernen von Einträgen in der Liste der registrierten Datenbanken.

Kapitel 12

Tabelle 29.6: Diese Optionsseiten wurden schon früher angesprochen.

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Stichwortverzeichnis Symbole +, –, * , / (mathematische Operatoren) 440 =, >, (Vergleichsoperatoren) 373

Numerisch 1:1-Beziehung 378 1:n-Beziehung 378 1000er-Trennzeichen (Format) 263

A Abfallend sortieren (Schaltfläche) 210 Abfrage 322, 333, 366 Ansichten 370 Assistenten 379 Auswahl 371 Beziehungen zwischen Tabellen 375 Daten sortieren 372 eindeutige Werte 372 erstellen 366 Feld umbenennen 371 Felder übernehmen 369 filtern 372 Parameter 375 speichern 371 SQL 370 Abfrage ausführen (Schaltfläche) 368 Abfrage löschen (Schaltfläche) 368 Abfrageassistenten 379 ABS (Funktion) 239 Absatz Abstand 114 formatieren 114 Absatzeinzug 114 Absatzformat 104 Absatzmarke (nicht druckbares Zeichen) 79 Absatzvorlagen (Schaltfläche) 134 Absender (Feldbefehl) 146 Absolute Bezüge 253 Absolutwert 239 Absteigend sortieren (Schaltfläche) 335, 358, 362, 415

Achsen 316 Ähnlichkeitssuche 91 Aktion (Eigenschaft) 401 Aktivierungsreihenfolge 413 Aktivierungsreihenfolge (Eigenschaft) 400 Aktivierungsreihenfolge (Schaltfläche) 389 Aktualisieren (Schaltfläche) 173, 357, 415 Aktuelle Seitenvorlage (Anzeige in Statusleiste) 73 Aktuellen Datensatz speichern (Schaltfläche) 357 Aktuellen Index löschen 347 speichern 347 umbenennen 347 zurücksetzen 347 Aliasname (Schaltfläche) 368 Allgemein Optionen 637, 646, 650 Am Raster fangen (Schaltfläche) 389 Änderungen akzeptieren 169 aufzeichnen 168 Markierungsart 169 nachverfolgen 168 Optionen 637, 648 verwerfen 169 Anfang (Schaltfläche) 221 Anführungszeichen 86 Angezeigte Überschriftenebenen (Schaltfläche) 77 Anker Text (Schaltfläche) 77 Anordnen, eingefügte Objekte 558 Ansicht Ganzer Bildschirm 34 Optionen 625, 638, 646, 651 Presentations 478 Anwendungsfenster 28 ANZAHL (Funktion) 243 Anzahl der Zeilen (Eigenschaft) 402 Arbeitsmappe 208 Arbeitsspeicher Optionen 624

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Argument (Funktion) 237 Art des Listeninhalts (Eigenschaft) 402 Assistent 62 zur Eingabe von Funktionen 237 Assistenten an/aus (Schaltfläche) 393 Assistenten ein/aus (Schaltfläche) 396 Aufklappbar (Eigenschaft) 402 Aufklappen (Eigenschaft) 405 Aufsteigend sortieren (Schaltfläche) 210, 335, 358, 362, 415 Aufzählungsliste 120 Aufzählungsliste an/aus (Schaltfläche) 122 Aufzählungszeichen 120, 495 Aufzählungszeichen (Schaltfläche) 105 Ausblenden Spalte 269 Zeile 269 Ausfüllen 250 AutoAusfüllen 250 Datenreihen 252 Ausrichtung 116, 261 Ausrichtung (Eigenschaft) 404, 464 Ausrichtung (Schaltfläche) 389 Ausschneiden 250 Ausschneiden (Schaltfläche) 32, 36 Auswahl (Schaltfläche) 388, 392 Auswahlabfrage 366, 371 Auswahlbox an-/ausschalten (Schaltfläche) 77 Auswahlmodus (Anzeige in Statusleiste) 74 Auszeichnungen 126 AutoAusfüllen 250 AutoBerechnen 234 AutoBeschriftung Optionen 176, 637 AutoEingabe 224 AutoFilter 288, 361, 418 benutzerdefinierter 290 AutoFilter (Schaltfläche) 358, 360, 415 AutoFormat 259 Tabelle 160 AutoFormat (Schaltfläche) 152 AutoGliederung 277 AutoKorrektur 81 Ausnahmen 84 Optionen 83 Typografische Anführungszeichen 86 Wortergänzung 85

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Automatisch füllen (Eigenschaft) 403 Automatisch prüfen (Schaltfläche) 31 Automatischer Kontrollelement-Fokus (Schaltfläche) 389 Autor (Feldbefehl) 146 Autor, Informationen 14 AutoSumme 239 AutoText 148 Autowert 345, 357

B Balkendiagramm 302 Barwert 242 BASE 326 Abfragen 322, 366 Berichte 323, 422 Datenansicht 342 Datenbank erstellen 327 Datenbank öffnen 328 Datenbankfenster 332 Entwurfsansicht 342 Formulare 383 Tabellen 322, 342 Bearbeiten (Schaltfläche) 173, 335 Bearbeitungsleiste 222 Beenden Programm 43 Befehl Arbeiten mit 28 rückgängig machen 34 wiederherstellen 35 Benutzerwörterbuch 97 Berechnen AutoBerechnen 234 Optionen 646 Berechnung 233 Bereich benennen 247 einfügen 229 löschen 230 markieren 217 schützen 266 Bericht 323, 333, 422 Assistent 422 dynamischer 426 Entwurf 425


Layout 424 statischer 426 Beschreibung (Feldname) 343 Beschriftungsfeld 395 Beschriftungsfeld (Eigenschaft) 399 Beschriftungsfeld (Schaltfläche) 393 Bestätigen Eingabe 222, 505 Bezug 235, 253 absoluter 253 Eingabe 253 relativer 253 Bild aus Datei 162, 549 einfügen 162, 549 Bild (Datentyp) 344 Bild (Feldtyp) 359 Bildlaufleiste 209, 404 Bildlaufleiste (Schaltfläche) 403 Bildschirmelemente Presentations 476 Blatt 208 einfügen 213 gemeinsames bearbeiten 213 kopieren 214 löschen 214 mehrere markieren 213 organisieren 213 teilen 216 verschieben 214 Blattregister 211 Blinkend 127 Blocksatz 262, 456 Blocksatz (Schaltfläche) 105, 258 Bruch Eingabe 226 Bruch (Format) 264 BW (Funktion) 242

C CALC 207 Berechnungen durchführen 233 Daten eingeben 223 Eingabemodi 220 formatieren 257

CALC-Diagramm einfügen 507, 508 CALC-Tabelle einfügen 507 COS (Funktion) 239

D Darstellung Optionen 630 Datei bearbeiten (Schaltfläche) 31, 368 Datei direkt drucken (Schaltfläche) 31 Dateiauswahl (Schaltfläche) 403 Dateiformat 50 Dateiname 49, 50 Dateiname (Feldbefehl) 146 Dateiname (Schaltfläche) 579 Daten anhängen 336 eingeben 221, 222, 356, 358, 414 konsolidieren 276 kopieren 250 korrigieren 221, 223, 360, 414, 416 speichern 359 verschieben 250 zusammenfassen 276 Daten bearbeiten (Schaltfläche) 357 Datenbank Aufgaben 333 öffnen 328 Optionen 654 Optionen festlegen 326, 337 Verbindung aufbauen 329 Datenbankfenster 332, 342 Datenbankobjekt erstellen 333 kopieren 335 Datenbankobjekt öffnen (Schaltfläche) 335 Datenbereich (Schaltfläche) 221 Datenblattansicht 356 Datenquelle als Tabelle (Schaltfläche) 415 Datenquellen (Schaltfläche) 32 Datenreihen ausfüllen 252 Datensatz bearbeiten 360 filtern 360

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löschen 360 sortieren 362, 420 wählen 414 Datensatz löschen (Schaltfläche) 415 Datensatz speichern (Schaltfläche) 415 Datensatz suchen (Schaltfläche) 357 Datensatznummer (Schaltfläche) 414 Datentypen 343 Datum 242 Datum (Datentyp) 344 Datum (Feldbefehl) 146 Datum (Format) 264 DATUM (Funktion) 242 Datum (Schaltfläche) 579 Datums- und Uhrzeitangabe 227 Datumsfeld 405 Datumsfeld (Schaltfläche) 403 Datumsformat (Eigenschaft) 465 Defaultwert 345 Design-Ansicht ein-/ausschalten (Schaltfläche) 368 Dezimalstelle 258 Dezimalzahlen 225 Dia Ebenen 481 Eigenschaften 525 hinzufügen, kopieren, löschen 487 Diagramm 299 Achsen 316 Assistent 301 bearbeiten 307 Beschriftung 304 Beschriftungen formatieren 316 Datenreihen formatieren 314 erstellen 300 Gitternetzlinien 316 Größe ändern 306 Hintergrundfläche 313 löschen 319 Position ändern 306 Typ 301 Typ ändern 308 verfeinern 312 Diagrammtyp (Schaltfläche) 307 Dialogfeld 28, 29

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Diasortierer 522 Diaübergänge 525 Digitale Signatur 63 Direktes Exportieren als PDF (Schaltfläche) 31 Direkthilfe 41 DM (Funktion) 242 Dokument 46 drucken 587 Globaldokument 172 Index generieren 177 neues erstellen 46 öffnen 53 Optionen zur Verwaltung 64 schließen 52, 328 speichern 47 überarbeiten 168 Unterdokument 172 vergleichen 56 zuletzt benutztes 53, 329 zusammenführen 56 Dokument als E-Mail (Schaltfläche) 31 Dokumenteigenschaften 63 Dokumenteigenschaften (Schaltfläche) 59 Dokumentveränderung (Anzeige in Statusleiste) 74 Dokumentvorlage 57 Dokumentvorlage (Feldbefehl) 147 Dragmodus (Schaltfläche) 77, 221 Drehfeld 404 Drehfeld (Eigenschaft) 405 Drehfeld (Schaltfläche) 403 Dreifacher Status (Eigenschaft) 400 Druckbereich 581 Drucken 587 Kopf- und Fußzeile 578 Optionen 642, 649, 653 Seite einrichten 576 Seitenansicht 584 Seitenumbruch 581 Tabelle 580 Drucken (Eigenschaft) 399 Drucken (Schaltfläche) 59 Druckformat 576 Durchlauf (Schaltfläche) 132 Durchstreichung (Schrifteffekt) 126


E Ebene hoch (Schaltfläche) 77 Ebene senken (Schaltfläche) 77 Eigene Dateien (Ordner) 329 Eigenschaften Dokument 63 Ein Verzeichnis hoch (Schaltfläche) 58 Einblenden Spalte 269 Zeile 269 Eindeutige Werte 372 Eindeutige Werte (Schaltfläche) 368, 372 Eine Ebene hoch (Schaltfläche) 122 Eine Ebene runter (Schaltfläche) 122 Einfügemarke positionieren 74 Einfügemodus (Anzeige in Statusleiste) 74 Einfügen Inhalte 254 Zellen und Bereiche 229 Einfügen (Schaltfläche) 32, 36, 173, 335 Eingabe 222 AutoEingabe 224 bestätigen 222, 505 Bezüge 253 Daten 221 Datums- und Uhrzeitangaben 227 falsche Anzeige 226 Formeln 234 Formular 416 kopieren 250 korrigieren 223 logische Konstante 227 Modus 220 Taste zum Bestätigen 223 Texte 223 verschieben 250 verwerfen 222, 505 Eingabemodi 220 Eintrag ohne Nummer einfügen (Schaltfläche) 122

Einzug 114 Einzug erhöhen (Schaltfläche) 105 Einzug verkleinern (Schaltfläche) 105 Ellipse (Schaltfläche) 545 Ellipse zeichnen 546 Ende (Schaltfläche) 221

Entwurfsmodus an/aus (Schaltfläche) 388, 392 Ereignisbehandlung 410 Ereignisse (Schaltfläche) 193 Erhaben (Schrifteffekt) 126 Err (Fehlermeldung) 243 Ersetzen 90, 93, 255 ERSETZEN (Funktion) 242 Erster (Schaltfläche) 599 Erster Datensatz (Schaltfläche) 414 Erstinstallation 21 Erstzeileneinzug 115 Erweiterungsmodus 220 EXP (Funktion) 239 Exponentialfunktion 239

F Falsche Anzeige 226 Farben Optionen 626 Fehlermeldung 243 Feld Autowert 345 Datentypen 343 Defaultwert 345 definieren 342 Eigenschaften 345 Index 346 Länge 345 Nachkommastellen 345 Primärschlüssel 348 Primärschlüssel setzen 346 umbenennen 371 Feld hinzufügen (Schaltfläche) 389 Feldbefehl 145 Feldname 343 Feldtyp 343 Fenster 33 Bereiche fixieren 217 Fett (Schaltfläche) 105, 258 Filter 288 AutoFilter 288 Spezialfilter 290 Filter anwenden (Schaltfläche) 358, 360, 415 Filter entfernen (Schaltfläche) 415 Filter/Sortierung entfernen (Schaltfläche) 358, 360

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Filtern 288, 360, 372 AutoFilter 288 Spezialfilter 290 Filternavigation (Schaltfläche) 419 Filter-Navigator 419 Fixieren, Bereiche 217 Flächendiagramm 302 Fontwork 164, 510, 553 Objekt formatieren 554 Fontwork-Ausrichtung (Schaltfläche) 555 Fontwork-Buchstaben in gleicher Höhe (Schaltfläche) 555 Fontwork-Form (Schaltfläche) 555 Fontwork-Gallery (Schaltfläche) 555 Fontwork-Zeichenabstand (Schaltfläche) 555 Form 547 erstellen 547 formatieren 510 Format benutzerdefiniertes 264 ersetzen 93 Symbolleiste 105 übertragen 139 Format übertragen (Schaltfläche) 32 Formatieren Absatz 114 Aufzählungszeichen 120, 495 Ausrichtung 261 AutoFormat 259 Beschriftungen im Diagramm 316 Datenreihen im Diagramm 314 Form 510 Formatvorlagen 133 Grafik 510 Grundlagen 105 Nummerierung 120, 495 Papierformat 107, 457, 533 Rahmen 128 Schrift 260 Seite 106 Seitenumbruch 141 Silbentrennung 140 Spalten 110, 268 Stil 133 Tabelle 160 Tabulator 117 Textverarbeitung 104

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Webseite 187 Zahlenformate 263 Zeichen 124 Zeilen 268 Zellen 260 Formatiertes Feld 401 Formatiertes Feld (Schaltfläche) 393 Formatierung, bedingte 270 Formatierungshilfen Optionen 639 Format-Symbolleiste 258, 506 Formatvorlage 133, 271 ändern 273 erstellen 272 Tabellen 161 zuweisen 271 Formatvorlage (Schaltfläche) 105 Formatvorlagen und Formatierung (Schaltfläche) 105, 258 Formel 164 Berechnungsstrukturen verfolgen 245 Eingabe durch Zeigen 236 eingeben 234 korrigieren 237 Matrix 279 Überwachung 245 Formular 323, 333, 384 Arbeiten darin 413 Assistent 384 erstellen 384 formatieren 457 Hintergrund 457 manuell anlegen 388 Subformular 384 Tabelle binden 391 Formular (Schaltfläche) 335, 389, 392 Formularbasierenden Filter anwenden (Schaltfläche) 419 Formularbasierender Filter 418 Formularentwurf (Schaltfläche) 393 Formular-Navigator 390, 409 Formular-Navigator (Schaltfläche) 389 Frame 188 Frameseite 188 erstellen 188 Führende Nullen 263


Funktion AutoSumme 239 Datum 242 eingeben 237 Finanz 242 Logisch 240 logische 240 mathematisch 239 Statistik 243 Strukturen 246 Text 242 trigonometrisch 239 verschachteln 243 Zeit 242 Funktionen (Schaltfläche) 368 Funktions-Assistent 237 Fußnote 112 Fußzeile 111, 144, 578 Fußzeile (Schaltfläche) 77

G Gallery 163, 509, 552 Gallery (Schaltfläche) 32 Ganz nach hinten (Schaltfläche) 133 Ganz nach vorn (Schaltfläche) 133 Ganzer Bildschirm 34 Ganzzahl 239 GANZZAHL (Funktion) 239 Gebundenes Feld (Eigenschaft) 402 Gehe zu (Befehl) 220 Gemischte Bezüge 253 Gießkannenmodus (Schaltfläche) 135, 272 Gitter horizontal ein/aus (Schaltfläche) 307 Gitternetzlinien 310, 316, 502 GLÄTTEN (Funktion) 242 Gliederung 121 AutoGliederung 277 benutzerdefinierte 279 Ebenen ein- und ausblenden 278 importieren 493 Tabelle 277 Globaldokument 172 Arbeiten damit 174 erstellen 172 Grafik 144 einfügen 162 formatieren 510

Grafik (Eigenschaft) 405 Grafische Schaltfläche 405 Grafische Schaltfläche (Schaltfläche) 403 Grafisches Kontrollfeld 405 Grafisches Kontrollfeld (Schaltfläche) 403, 406 Große Änderung (Eigenschaft) 404 Grundschriften Optionen 641 Gruppieren, eingefügte Objekte 558 Gruppierungsrahmen 406 Gruppierungsrahmen (Schaltfläche) 404

H HEUTE (Funktion) 242 Hilfe 38 Hilfetext (Eigenschaft) 400 Hilfslinien beim Verschieben (Schaltfläche) 389 Hintergrund 108, 119, 265, 459 einfärben 514 Optionen 645 Hintergrundebene 482 Hintergrundfarbe (Eigenschaft) 464 Hintergrundfarbe (Schaltfläche) 133, 151 Hintergrundfläche (Diagramm) 313 Hinzufügemodus 220 HTML-Kompatibilität Optionen 634 Hyperlink 191 zu aktuellem Dokument 193 zu Datei 192 zu E-Mail-Adresse 194 zu neuem Dokument 194 zu Webseite 192 Hyperlink (Schaltfläche) 32

I IKV (Funktion) 242 Im Entwurfsmodus öffnen (Schaltfläche) 389 Index 177, 346 eindeutig 347 Eintrag erstellen 177 Inhalte einfügen 254 löschen 230 Inhalte (Schaltfläche) 221 Inhalte mitspeichern (Schaltfläche) 173

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Inhaltsansicht umschalten (Schaltfläche) 77 Inhaltsverzeichnis 179 Initial 119 Installation Erstinstallation 21 Setupprogramm 20 Wartung 22 Internet Optionen 635 Intervall (Eigenschaft) 404

Korrektur 80 AutoKorrektur 81 Eingaben 221, 223 Formeln 237 Rechtschreibprüfung 98 Kosinus 239 Kreis zeichnen 546 Kreisdiagramm 300, 302 explodierend 302 Kursdiagramm 303 Kursiv (Schaltfläche) 105, 258

J Ja/Nein (Datentyp) 344 Ja/Nein (Feldtyp) 359 JAHR 242 Java Optionen 632 JETZT (Funktion) 242 JOIN 377

K Kachel 108, 459 Kapitel (Feldbefehl) 146 Kapitel hinunter (Schaltfläche) 77 Kapitel hoch (Schaltfläche) 77 Kask. Löschen 355 Kennwort 51 Kleine Änderung (Eigenschaft) 404 Kombinationsfeld 397, 403 Kombinationsfeld (Schaltfläche) 393 Kommentar 171 einfügen 171 Kompatibilität Optionen 644 Konkordanzdatei 182 Konsolidieren 276 Kontextmenü 29 Kontrollfeld (Schaltfläche) 389, 392 Kopfzeile 111, 144, 578 Kopfzeile (Schaltfläche) 77 Kopieren 36 Blätter 214 Daten 250 Text 89 Kopieren (Schaltfläche) 32, 36, 335

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L Laden/Speichern Optionen 633 Länge 345 Laufweite (Schrifteffekt) 128 Layoutebene 482 Leere Zeichenfolge ist NULL (Eigenschaft) 401 Leerzeichen (nicht druckbares Zeichen) 79 Legende ein/aus (Schaltfläche) 307 Letzter (Schaltfläche) 599 Letzter Datensatz (Schaltfläche) 415 Lineal 106 Linguistikdateien 94 Linie (Schaltfläche) 545 Linie mit Pfeilende (Schaltfläche) 545 Linie zeichnen 546 Liniendiagramm 302 gestapelt 302 mit Punkten 302 normiert 302 Linienstil (Schaltfläche) 133, 151 Linksbündig (Ausrichtung) 261 Linksbündig (Schaltfläche) 105, 258, 463 Liste erstellen 287 Listenfeld 396, 402 Listenfeld (Schaltfläche) 393 Listenformatvorlagen (Schaltfläche) 135 LN (Funktion) 239 LOG10 (Funktion) 239 Logarithmus 239 Logische Konstante 227 Löschen Bereich 230 Blatt 214


Diagramm 319 Zeichen 81 Zellbereich 231 Zelle 230 Zellinhalte 230 Löschen (Schaltfläche) 335

M Makro ausführen 612 erstellen 610 Name 611 Markieren 87, 217 Tabellenelemente 155 Text 87 über das Namensfeld 219 über die Maus 218 über die Tastatur 219 Markierfeld 400 Markierfeld (Schaltfläche) 393 Maskiertes Feld (Schaltfläche) 403 Maßstab (Anzeige in Statusleiste) 74 Maßstab (Schaltfläche) 32, 35 Master erstellen 513 Matrixformeln 279 MAX (Funktion) 243 Max. Bildlaufwert (Eigenschaft) 404 Max. Datum (Eigenschaft) 405 Max. Textlänge (Eigenschaft) 399 Max. Wert (Eigenschaft) 405 Maximieren (Fenster) 33 Maximum 243 Mehrfachoperationen 279 Mehrfachselektion (Eigenschaft) 402 Menü 28 Kontextmenü 29 Menübefehl abgeblendeter 29 Arbeiten mit 28 Menüleiste 28 Merker setzen (Schaltfläche) 77 MIN (Funktion) 243 Min. Bildlaufwert (Eigenschaft) 404 Min. Datum (Eigenschaft) 405 Min. Wert (Eigenschaft) 405 Minimieren (Fenster) 33

Minimum 243 Minuszeichen 225 Mit Unterpunkten hoch (Schaltfläche) 122 Mit Unterpunkten nach oben schieben (Schaltfläche) 122 Mit Unterpunkten nach unten schieben (Schaltfläche) 122 Mit Unterpunkten runter (Schaltfläche) 122 Mitte (Schaltfläche) 132, 151 Mittelwert 243 Mittelwert (Auswertungsfunktion) 446 MITTELWERT (Funktion) 243 Mod (Operator) 440 MONAT (Funktion) 242 Mozilla/Netscape Plug-in Optionen 637

N Nach oben schieben (Schaltfläche) 122 Nach oben verschieben (Schaltfläche) 173 Nach unten schieben (Schaltfläche) 122 Nach unten verschieben (Schaltfläche) 173 Nachkommastellen 345 Nachkommastellen (Eigenschaft) 465 Nächste 76 Nächste (Schaltfläche) 73 Nächster (Schaltfläche) 599 Nächster Datensatz (Schaltfläche) 415 Name 247 als Bezug 249 anzeigen 249 einfügen 247 übernehmen 248 verwenden 249 zum Markieren verwenden 249 Name (Eigenschaft) 399 Namenserweiterung 50 Namensfeld 219, 249 Navigation (Schaltfläche) 73, 76, 78 Navigationsleiste (Schaltfläche) 404 Navigator 75, 172 Navigator (Schaltfläche) 32 Navigieren im Formular 416 Nebenbedingung 285 Netzdiagramm 303

663


Neu (Schaltfläche) 31, 46, 326 Neue Relation 354 Neue Vorlage (Schaltfläche) 135 Neue Vorlage aus Selektion (Schaltfläche) 272 Neuer Datensatz (Schaltfläche) 415 Neuer Index 347 Neuheiten der Version 9 13 NICHT (Funktion) 240 Nicht druckbare Zeichen 79 Notizen 533 Numerisches Feld 405 Nummerierte Liste 121 Nummerierung 120, 495 Nummerierung (Schaltfläche) 105 Nummerierung an/aus (Schaltfläche) 122 Nummerierung aus (Schaltfläche) 122 Nummerierung neue beginnen (Schaltfläche) 122 Nummerierung und Aufzählungszeichen (Schaltfläche) 122 Nur lesen (Eigenschaft) 399

O Oben (Schaltfläche) 132, 151, 463 Objekt 144 ODER (Funktion) 240 ODER (Verknüpfung) 374 Öffnen Datenbank 328 Dokument 53 Tabelle 357 Öffnen (Schaltfläche) 31, 46, 326 Online Update Optionen 632 Operatoren arithmetische 439 logisch 241 Optimieren (Schaltfläche) 151 Optimierung 283 Solver 284 Optionen 624 Allgemein 637, 646 Änderungen 637, 648 Ansicht 625, 638, 646, 651 Arbeitsspeicher 624 AutoBeschriftung 176, 637 Berechnen 646

664

Darstellung 630 Datenbank 326, 337 Datenbanken 654 Diagramm 650 Drucken 642, 649, 653 Farben 626 Formatierungshilfen 639 Grundschriften 641 Hintergrund 645 HTML-Kompatibilität 634 Internet 635 Java 632 Kompatibilität 644 Laden/Speichern 633 Mozilla/Netscape Plug-in 637 Online Update 632 Pivot-Tabelle 297 Proxy 635 Raster 640, 648, 651 Schriftarten 627 Serienbrief-E-Mail 644 Sicherheit 628 Sortieren 293 Sortierlisten 647 Spracheinstellungen 635 Sprachen 96 Suche 636 Tabelle 643 VBA-Eigenschaften 633 Verbindungen 654 Zugänglichkeit 631 Optionsfeld 402 Optionsfeld (Schaltfläche) 393

P Paarweises Kerning (Schrifteffekt) 128 Papierformat 107, 457, 533 Papierzufuhr 108, 459 Parameterabfrage 375 PI 239 Pivot-Tabelle 295 erstellen 296 Optionen 297 Platzhalter 373 Position (Schrifteffekt) 127 Position und Größe (Schaltfläche) 389 Potenz 239, 240


POTENZ (Funktion) 239 Präsentation Diaübergänge 525 erstellen 472 Steuerung und Ablauf 530 verwalten 472 zielgruppenorientierte 524 Presentations Ansichten 478 Bildschirmelemente 476 Ebenen 481 Primärschlüssel 346, 348 Programm beenden 43 starten 24 Programmeinstellungen 37, 624 Programmhilfen 38 Direkthilfe 41 Index 41 Inhaltsverzeichnis 39 Suchen darin 40 Programmleiste 28 Programmoberflächen 27 Programmwartung 22 Proxy Optionen 635 Prozent (Format) 264 Prozentformat 226 Punkt (Maßeinheit) 125

Q Quadratwurzel 239

R Rahmen 128 einfügen 131 Typ 128 Umlauf 130 Zusätze 130 Rahmen (Eigenschaft) 464 Rahmen Eigenschaften (Schaltfläche) 133 Rahmenlinienfarbe (Schaltfläche) 133, 151 Rahmenvorlagen 135 Raster Optionen 640, 648, 651 Raster sichtbar (Schaltfläche) 389

Rechteck (Schaltfläche) 545 Rechteck zeichnen 546 Rechtsbündig (Ausrichtung) 261 Rechtsbündig (Schaltfläche) 463 Rechtschreibprüfung 98 Optionen 99 Rechtschreibung (Schaltfläche) 31 Referenz 175 Index und Verzeichnisse 177 Verweis eingeben 176 Ziel markieren 175 Referenzwert aus (Eigenschaft) 400, 402 Referenzwert ein (Eigenschaft) 400, 402 Registerlasche 211 Relative Bezüge 253 Relief (Schrifteffekt) 126 REST 239 Rest einer Division 239 Ringdiagramm 300, 303 RMZ (Funktion) 242 Rotation (Schrifteffekt) 128 Rückgängig (Schaltfläche) 32, 34, 357, 415 Rückgängig machen Aktionen 34 Eingabe 222, 505

S Säulendiagramm 302 gestapelt 302 normiert 302 Scanner, Bild einfügen von 550 Schaltfläche 401 Schaltfläche (Schaltfläche) 393 Schatten (Schrifteffekt) 127 Schließen Dokument 52 Schließen (Fenster) 33 Schnellstarter 25 Schrift 260 Schrift (Eigenschaft) 464 Schriftart 125, 260 Optionen 627 Schrifteffekt 126 Schriftfarbe 127 Schriftgrad 125 Schriftgröße 125, 260

665


Schriftgröße (Schaltfläche) 105, 258 Schriftname (Schaltfläche) 105, 258 Schriftschnitt 125 Schriftstil 260 Schutz Bereiche 266 Schutzfunktionen 266 Seite (Feldbefehl) 146 Seite (Schaltfläche) 579 Seite einrichten 106, 576 Seiten (Schaltfläche) 579 Seitenansicht 584 Seitenansicht (Schaltfläche) 31 Seitenansicht-Symbolleiste 585 Seiteneinstellungen 107, 457 Seitenformat 104, 107, 457 Seitennummer (Anzeige in Statusleiste) 73 Seitennummer (Schaltfläche) 76 Seitenränder 108, 459 Seitenumbruch 141, 581 Seitenumbruch-Vorschau 582 Seitenumlauf (Schaltfläche) 132 Seitenvorlagen (Schaltfläche) 135, 272 Senden an 606 Serienbrief-Assistent 594 Serienbrief-E-Mail Optionen 644 Seriendokument 594 Setupprogramm 20 Sicherheit Optionen 628 Silbentrennung 140 automatische 140 SIN (Funktion) 239 Sinus 237, 239, 440 Skalieren (Eigenschaft) 405 Software beschaffen 20 Solver 284 Optionen 286 Sonderzeichen einfügen 147 Sortieren 161, 292, 418, 420 Abfrage 372 Optionen 293 Sortieren (Schaltfläche) 152, 210, 415 Sortierlisten Optionen 647 Sortierung (Schaltfläche) 357, 362

666

Spalte 110, 209 ausblenden 269 einblenden 269 formatieren 268 Spalte einfügen (Schaltfläche) 152 Spalte löschen (Schaltfläche) 152 Spaltenbreite (Tabellen) 155 Spaltenkopf 218 Speichern 354 Daten 359 Dokument 47 erneut 52 zusätzliche Optionen 51 Speichern (Schaltfläche) 31, 46, 47, 326, 368 Spezialfilter 290 Sprache 126 Optionen 96 Spracheinstellungen Optionen 635 Sprachfunktionen 93 Sprachmodule 94 Sprungziel im Dokument (Schaltfläche) 193 Spur zum Fehler 246 zum Nachfolger 246 zum Vorgänger 246 SQL-Ansicht 370 STABWN (Funktion) 243 Standardabweichung 243 Standardbefehle 34 Standarddatum (Eigenschaft) 405 Standardfilter 361 Standardfilter (Schaltfläche) 358, 360 Standardschaltfläche (Eigenschaft) 402 Standardselektion (Eigenschaft) 402 Standardstatus (Eigenschaft) 402 Standard-Symbolleiste 210 Standardwert 400 Standardwert (Eigenschaft) 405 Standardzeit (Eigenschaft) 405 StarOffice BASE 326 CALC 207 Neuheiten der Version 9 13 Programmeinstellungen 37 Programmhilfen 38 Programmoberflächen 27


Programmstart 24 Schnellstarter 25 WRITER 71 Start-Menü 24 Statistik (Feldbefehl) 147 Statusleiste CALC 210 WRITER 73 Steuerelement 392 binden 395 Eigenschaften 398 Größe ändern 461 verschieben 461 Steuerzeichen (Schaltfläche) 72 Stichwortverzeichnis 177, 181 Stil 133 bearbeiten 138 definieren 136 organisieren 138 zuweisen 134 Suchen 90, 255 Attribute 92 Format 93 Optionen 636 Optionen dazu 91 Platzhalter 92 Suchen & Ersetzen (Schaltfläche) 32 Suchen (Schaltfläche) 414 Summe 239 SUMME (Funktion) 239 Summe (Schaltfläche) 152 Symbol einfügen 147 voranstellen 405 Symbolleiste 28, 30 Abfrageentwurf 368 ändern 618 anzeigen 31 Design 368 Foliensortiertisch 523 Fontwork 554 Format 32, 105, 258, 307, 506 Formularentwurf 388 Formular-Filter 419 Formular-Navigation 414 Formular-Steuerelemente 392 Makro aufzeichnen 610

Master Ansicht 513 Navigation 76, 78 Nummerierung und Aufzählungszeichen 121 Rahmen 132, 133 Seitenansicht 585 Standard 31, 72, 210 Tabellen 335 Tabellen und Rahmen 151 Tabellendatenansicht 357 Text Format 490 Verbinder 562 Werkzeuge 564 Zeichnen 162, 163, 510, 544, 549 Szenarien (Schaltfläche) 221 Szenario 281

T Tabelle 150, 209, 322, 333, 342 anlegen 342 Assistent 349 aus Text erstellen 154 AutoFilter 361 AutoFormat 160 bearbeiten 155 Beziehungen 352 Daten eingeben 356, 358 Daten korrigieren 360 Daten speichern 359 Datensätze bearbeiten 360 Datentypen 343 definieren 342 drucken 580 editieren 348 Eigenschaften 157 Eingaben darin 154 Elemente markieren 155 Entwurf speichern 346 erstellen 152 Feldeigenschaften 345 Felder definieren 342 Feldtyp 343 formatieren 160, 257 gliedern 277 hinzufügen 354 in Text umwandeln 154 Index 346

667


Kask. Löschen 355 öffnen 357 Optionen 643 Primärschlüssel 348 Schutz 266 sortieren 161 Spalten darin 159 Spalten einfügen 156 Spalten löschen 157 Spaltenbreite 155 Standardfilter 361 Update-Optionen 355 Werkzeuge 151 Zeilen einfügen 156 Zeilen löschen 157 Zeilenhöhe 155 Zellen einfügen 156 Zellen löschen 157 Zellen teilen 157 Zellen verbinden 157 Tabelle (Schaltfläche) 72, 151 Tabelle hinzufügen (Schaltfläche) 368 Tabelle1 211 Tabellen und Rahmen-Symbolleiste 151 Tabellenassistent 378 Tabelleneigenschaften (Schaltfläche) 152 Tabellenformatvorlage 161 Tabellenkontrollfeld (Schaltfläche) 404 Tabellenname (Schaltfläche) 368, 579 Tabstop (Eigenschaft) 399 Tabstopp 117 Symbole im Lineal 118 Tabulatorsprung (nicht druckbares Zeichen) 79 TAG (Funktion) 242 TAN (Funktion) 239 Tangens 239 Tastenkombinationen Feld wechseln 359 Kombinationsfeld 416 Kontrollkästchen 416 Kontrollkästchen ändern 359 Navigation 416 Optionsfeld 416 spezielle Eingaben 416 zum Löschen 81 zum Markieren 88

668

Tausendertrennzeichen 263 Tausender-Trennzeichen (Eigenschaft) 465 Teilen, Blätter 216 Teilergebnisse 293 Teilsummen 293 Text automatisierte Eingabe 81 bearbeiten 87 eingeben 78 eingeben (Presentations) 488, 492 ersetzen 90, 93 formatieren 103 formatieren (Presentations) 494 in Gliederung 491 in Tabelle umwandeln 154 kopieren 89 korrigieren 80 löschen 81 markieren 87 markieren (Presentations) 492 sortieren 161 suchen 90 überschreiben 81 verschieben 89 Text (Schaltfläche) 545 Textattribute (Schaltfläche) 579 Textausdehnung nur innerhalb der Zelle (Schaltfläche) 262 von oberer Zellkante aus (Schaltfläche) 262 von unterer Zellkante aus (Schaltfläche) 262 Textbaustein 148 anlegen 148 einfügen 149 Texteingaben 223 Textfeld 394 Textfeld (Schaltfläche) 393 Textfluss 158 Textmarke 149 Textskalierung (Schaltfläche) 307 Texttyp (Eigenschaft) 400 Thesaurus 101 Titel (Eigenschaft) 406 Titelleiste 28 Typografische Anführungszeichen 86


U Überarbeitungsfunktionen 168 Überschreibmodus 81 Übertragen, Format 139 Übertragen, Format (Schaltfläche) 32 Uhrzeit 147 Uhrzeit (Format) 264 Uhrzeit (Schaltfläche) 579 Umbenennen (Schaltfläche) 335 Umbruch Tastenkombinationen 262 Umlauf aus (Schaltfläche) 132 Umrandung 109, 119, 265, 459 Umrandung (Schaltfläche) 133, 151 Umrandungsfarbe (Eigenschaft) 465 Umschalten (Eigenschaft) 402 Umschalten (Schaltfläche) 173, 221 Umschaltfläche (Steuerelement) 401 Unbenannt (Dokumentenname) 46 UND (Funktion) 240 UND (Verknüpfung) 374 Unten (Schaltfläche) 132, 151, 463 Unterdokument 172 Arbeiten damit 174 einfügen 174 Unterformular (Steuerelement) 407 Unterstreichung 126 Unterstrichen (Schaltfläche) 105, 258 Update-Optionen 355

V Varianz 243 VARIANZ (Funktion) 243 VBA-Eigenschaften Optionen 633 Verankerung wechseln (Schaltfläche) 133, 389 Verbindungen Optionen 654 Vergleichen und zusammenführen, Dokumente 56 Vergleichsoperatoren 373 Vergrößerungsmaßstab 35 Verketten (Schaltfläche) 133 Verkettung lösen (Schaltfläche) 133 Verknüpfen (Texte) 438 Verknüpfen nach (Eigenschaft) 409

Verknüpfen von (Eigenschaft) 409 Verknüpfung zum Programm auf dem Desktop erstellen 26 Versalie 119 Versalien (Schrifteffekt) 126 Verschieben 36 Blätter 214 Daten 250 Text 89 Versenden 606 Version 55 anlegen 55 öffnen 56 vergleichen 56 Versionen zusammenführen 171 Versteckt (Schrifteffekt) 127 Vertieft (Schrifteffekt) 126 Verzeichnis 177 erstellen 179, 183 formatieren 183 Vorherige (Schaltfläche) 73, 76 Vorheriger Datensatz (Schaltfläche) 415 Voriger (Schaltfläche) 599 Vorlage 57 anpassen 60 benutzen 59 eigene erstellen 59 Standard 60 wählen 57 Vorlage aktualisieren (Schaltfläche) 272 Vorlage anwenden (Schaltfläche) 132 Vorschau (Schaltfläche) 59 Vorzeichen 239 VORZEICHEN (Funktion) 239

W Währung (Format) 264 Währungsfeld 405 Währungsfeld (Schaltfläche) 403 Währungsformat 225 Währungssymbol 405 Web-Assistent 195 Webseite 186 erstellen 187 formatieren 187

669


Frames 188 Hyperlinks einfügen 191 Inhalte eingeben 187 Weitere Steuerelemente 403 Weitere Steuerelemente (Schaltfläche) 393 WENN (Funktion) 240 WERT (Funktion) 242 Werte hervorheben 245 Wie (Ausdruck) 373 Wiederherstellen rückgängig gemachte Aktionen 35 Wiederherstellen (Fenster) 33 Wiederherstellen (Schaltfläche) 32, 35 Wingdings (Schrift) 147 WOCHENTAG (Funktion) 242 Wörter zählen 80 Wortergänzung 85 WRITER 71 Wurzel 240 ziehen 440 WURZEL (Funktion) 239 WWW-Browser (Schaltfläche) 193

X X-Achse 309, 502 XY-Diagramm 302

Y Y-Achse 309, 502

Z Zahl (Format) 264 Zahlenformat 263 Dezimalstelle hinzufügen (Schaltfläche) 258 Dezimalstelle löschen (Schaltfläche) 258 Prozent (Schaltfläche) 258 Standard (Schaltfläche) 258 Währung (Schaltfläche) 258 Zahlung 242 Zehnerpotenz 226 Zeichen einfügen 81 löschen 81 nicht druckbare 79 überschreiben 81

670

Zeichen für Passwörter (Eigenschaft) 400 Zeichenfarbe 127 Zeichenfarbe (Schaltfläche) 105 Zeichenformat 104 Zeichenformatierung 124 Zeichenfunktionen anzeigen (Schaltfläche) 32 Zeichenhintergrund (Schaltfläche) 105 Zeichenvorlagen (Schaltfläche) 134 Zeichnen-Symbolleiste 544 Zeichnungsobjekt einfaches 546 Formen 547 Größe ändern 547 Position ändern 547 Zeile 209 ausblenden 269 einblenden 269 einfügen 229 formatieren 268 Zeile einfügen (Schaltfläche) 152 Zeile löschen (Schaltfläche) 152 Zeilenabstand 114, 115 Zeilenhöhe (Tabellen) 155 Zeilenkopf 218 Zeilenumbruch 262 Zeit (Datentyp) 344 Zeitfeld 405 Zeitfeld (Schaltfläche) 403 Zelladresse 209 Zelle 209 abhängige 235 Adresse 209 aktive 209 benennen 247 Bezug 235 einfügen 229 formatieren 260 löschen 230 markieren 217 teilen 157 verbinden 157 Zelle teilen (Schaltfläche) 151 Zellen einfügen 229 Zellen (Tabellen) 150 Zellen verbinden (Schaltfläche) 151, 258 Zellvorlagen (Schaltfläche) 272


Zentriert (Ausrichtung) 261 Zentriert (Schaltfläche) 105, 258 Ziehpunkt 547 Zielgruppenorientierte Präsentation 524 ZINS 242 Zinsfuß 242 Zinssatz 242 Zugänglichkeit Optionen 631

Zukunftswert 242 Zurück (Schaltfläche) 58 Zusammenfassen, Daten 276 Zusammenführen, Dokumente 56 Zusatzinformation (Eigenschaft) 400 ZW (Funktion) 242 ZZR (Funktion) 242

671

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