StarOffice 7. OpenOffice.org

Unser Online-Tipp für noch mehr Wissen …

... aktuelles Fachwissen rund um die Uhr – zum Probelesen, Downloaden oder auch auf Papier.

www.InformIT.de

Malte Borges, Jörg Schumacher, Torsten Redeker

StarOffice™ 7 OpenOffice.org Das kompakte Wissen

Markt+Technik Verlag

Bibliografische Information der Deutsche Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Sun, Sun Microsystems, the Sun logo, StarOffice and the StarOffice logo are trademarks or registered trademarks of Sun Microsystems, Inc. in the United States and other countries, and are used under license. Copyright 2002 Sun Microsystems, Inc. All rights reserved. Reproduced with permission.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 06 05 04

ISBN 3-8272-6670-X © 2004 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Einbandgestaltung: Marco Lindenbeck ([email protected]) Lektorat: Rainer Fuchs, [email protected] Herstellung: Monika Weiher, [email protected] Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld, www.reemers.de Druck und Verarbeitung: Bercker Graph. Betriebe, Kevelaer Printed in Germany

Inhaltsverzeichnis Vorwort 1

So finden Sie sich im Buch zurecht Der Buchaufbau Sinnbilder und Schreibweisen Bedienelemente von StarOffice

2

Ein erster Überblick Allgemeiner Funktionsumfang von StarOffice 7 Das XML-Dateiformat Funktionen der Kernanwendungen Zusatzfunktionen

3

Die StarOffice-Hilfefunktion Aufbauorientierte Hilfen Ablauforientierte Hilfen

4

Aufbau und Konzepte Der erste Start Wichtige Bedienelemente Die Menüführung

5

Dokumente öffnen, speichern und schließen StarOffice-Dateidialogboxen einstellen Dokumente öffnen Dokumente speichern Dokumente schließen Dokumentmanagement Fehlerbehandlung

9 11 11 12 13

21 23 24 28 39

43 43 45

55 55 56 58

73 73 75 81 82 83 85

Inhaltsverzeichnis

6

7

8

Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

95

Ein Logo mit StarOffice Draw Der eigene Briefbogen Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen Die Datenquelle anmelden Der Brief mit Daten

95 109 152 165 167

Das Haushaltsbuch

181

Die Seiteneinrichtung Beschriftungen Zahlen formatieren Summenformeln einfügen Formeln kopieren

182 183 184 186 187

Datenverwaltung in der Praxis Wie kann ich eine dBase-Adressdatenbank übernehmen? Excel-Tabelle als Adress-Datenquelle

9

Teamfunktionen in StarOffice Die Überarbeitungsfunktion von StarOffice Mehrere Dokumente vergleichen und zusammenführen Die Versionsverwaltung

10

Zeichentabelle und Gallery Zeichentabelle StarGallery

11

Bildbearbeitung Bilder scannen Eine Bitmap einfügen

6

191 191 193

199 199 210 212

217 217 220

229 229 231

Inhaltsverzeichnis Eine Bitmap speichern Bitmaps bearbeiten

12

StarOffice Chart Diagramm erstellen Ein Diagramm formatieren StarOffice Chart in anderen Anwendungen StarOffice Writer-Tabellen grafisch darstellen Diagramme in Präsentationen

13

Ältere Dokumente konvertieren Der AutoPilot-Dokumentenkonverter AutoPilot-Euro-Konverter

14

Programmumgebung anpassen Die Optionen-Dialogbox Der Zweig StarOffice Speicheroptionen festlegen Spracheinstellungen Die Dialogbox Extras/Anpassen

A

Installation von StarOffice 7 Lieferumfang des Programmpakets Zusätzliche Sprachmodule der CD-Version Programmplattformen Systemvoraussetzungen Installation starten Adabas D

Stichwortverzeichnis

231 233

245 245 250 254 260 263

267 267 272

277 277 277 302 312 319

331 331 332 333 335 337 349

353

7

Vorwort Ein Klassiker in Neuauflage – so könnte man die in diesem Buch beschriebene Software StarOffice 7 bezeichnen. Aus einer intelligenten Umsetzung eines Editor-Toolpacks mit für damalige Zeiten umwerfenden Fähigkeiten – StarWriter konnte fett formatierte Zeichen direkt am Bildschirm zeigen – ist über die frühen Verkaufsversionen und die kostenlose Programmabgabe der Lüneburger StarDivision mittlerweile ein komplettes Office-Paket geworden, das inzwischen unter das Dach des international tätigen Softwaregiganten Sun Microsystems geschlüpft ist. Sun gab den Quellcode des Gesamtpakets frei und veröffentlichte mit der Version 6.0 die erste Programmausgabe, die mit Hilfe der OpenOrg-Community entstanden ist. Die gewöhnungsbedürftige Oberfläche der früheren Versionen ist einer stärker modularisierten Struktur gewichen. Wichtigere Veränderungen haben jedoch in den Tiefen der Dokumente stattgefunden: StarOffice verwendet durchgängig das zukunftsweisende XML-Dateiformat für die Datenhaltung, liegt in vielen unterschiedlichen Länderversionen vor und ist – anders als der große Konkurrent von Microsoft – auch in der Linux-Welt zu Hause. Derzeit sind zwei Versionen erhältlich: Die OpenOffice-Variante ist kostenlos aus dem Internet oder von Zeitschriften-CD-ROMs zu beziehen. Sie ist gegenüber der Verkaufsvariante um die Rechtschreibprüfung und das Adabas-Datenbankmodul reduziert. Bei der Verkaufsversion sind diese Komponenten ebenso wie ein gedrucktes Benutzerhandbuch enthalten. Mehr als zwei Millionen Anwender in Unternehmen, Behörden, im Bildungssektor, aber auch im heimischen Büro nutzen und testen die neueste Generation von StarOffice. Auch Sie gehören zu dieser Gemeinschaft und haben mit diesem M+T Pocket ein Buch, das Sie unabhängig vom verwendeten Betriebssystem durch den Alltag mit StarOffice leiten soll. Nach einer grundlegenden Darstellung der Programmkomponenten und -ideen folgen Hinweise zu den wichtigsten Programmfunktionen und ein Schnelleinstieg. Eine Darstellung der einzelnen Komponenten – jeweils an praxisorientierten, in sich abgeschlossenen Beispielen – macht Sie mit den Programmmodulen vertraut und führen Sie tiefer in die manchmal nicht ganz einfache Materie ein. StarOffice ist schließlich eine komplette Bürosoftware und deckt alle üblichen Anwendungsbereiche dieser Programmklasse ab.

Vorwort Die Positionierung in der offenen Entwicklerszene lässt noch einiges erwarten: Vielleicht gelingt eines Tages der Ausbau zu einer tatsächlich modularen Software, vielleicht stehen bald Module und Anpassungen für spezielle Wünsche zur Verfügung – die grundsätzliche Richtung scheint zu stimmen. So bleibt zu hoffen, dass Programm und Software die von Ihnen erwarteten Anforderungen erfüllen – und dieses Buch natürlich auch. Autoren und Verlag erbitten von Ihnen, geneigter Leser, konstruktive Kritik unter [email protected] oder [email protected]. Viel Spaß und Erfolg beim Praxiseinsatz wünscht das Types & Bytes Autorenteam Malte Borges

10

Kapitel 1 So finden Sie sich im Buch zurecht Dieses Taschenbuch bietet Ihnen umfangreiche Informationen zur neuesten Version des Office-Pakets von Sun Microsystems, StarOffice 7. Neben einer Beschreibung der vielfältigen Programmfunktionen erhalten Sie notwendige Grundlagen und Hintergrundinformationen und eine Vielzahl praxisorientierter Tricks und Tipps. Damit halten Sie ein wichtiges Hilfsmittel in den Händen, um mit den StarOffice-Anwendungen zu arbeiten.

Der Buchaufbau Umfangreiche Programmpakete wie StarOffice stellen eine hohe Anforderung an den Anwender. Eine wichtige Voraussetzung, um mit den Programmen schnell und effektiv zu arbeiten, ist der Überblick: Welches Programm leistet was und wie sind Standardaufgaben am schnellsten zu erledigen? Dieses Taschenbuch unterstützt Sie sowohl bei der ersten Auseinandersetzung mit StarOffice wie auch beim täglichen Arbeiten mit den Programmen und bei der Lösung von speziellen Aufgaben. Das vorliegende Taschenbuch ist in Kapitel gegliedert, in denen Informationen, Tipps und Tricks thematisch zusammengefasst behandelt werden.

왘

왘 왘

Die ersten Kapitel bieten einen Überblick über den Funktionsumfang von StarOffice und die Bedienelemente des Programms. An dieser Stelle ist darüber hinaus die Online-Hilfe beschrieben und Sie erhalten weitere nützliche Informationen. Sie lernen die grundlegende Bedienung und die Besonderheiten dieser Office-Lösung kennen. Alle weiteren Ausführungen zu den einzelnen Programmen bauen auf diesen Grundlagen auf. Mit einem Schnelleinstieg beginnt die Beschreibung der Programmfunktionalität: An einem einfachen Praxisbeispiel lernen Sie, wie die Programmfunktionen anzuwenden sind. Die folgenden Kapitel widmen sich den Hauptanwendungen im Paket. Neben einer Beschreibung der jeweiligen Programmfunktionen finden Sie praktische Arbeitshilfen und immer wieder die erforderlichen Hintergrundinformationen zur Erledigung häufiger Aufgabenstellungen.

Sinnbilder und Schreibweisen

왘

Ein Praxisführer schließlich hält verschiedene Beispiele bereit und lädt zum Mitmachen ein. Die praxisorientierten Aufgabenstellungen zeigen Ihnen die Zusammenarbeit verschiedener Office-Anwendungen und liefern Ihnen praktische Tipps und Kniffe.

Sinnbilder und Schreibweisen

Achtung

Dieses Symbol weist auf mögliche Fallstricke hin. Einige Programmfunktionen oder Bedienhandlungen können durchaus unerwünschte Auswirkungen haben – lesen Sie den entsprechenden Hinweis, bevor Sie mit der Arbeit fortfahren.

Hinweis

Hier erhalten Sie Hinweise, die auf Besonderheiten aufmerksam machen oder allgemeine Informationen zu entsprechenden Funktionen vermitteln.

Querverweis

Durch diese Verweise auf die entsprechenden Stellen im Buch lassen sich die gewünschten Hintergrundinformationen sofort nachschlagen.

Tipp

Verschiedene Schreibweisen im Text stellen eine schnelle Orientierung in diesem Buch sicher. Im Text werden Sie den folgenden Sinnbildern begegnen:

An zahlreichen Stellen sind auf diese Weise Praxistipps und Begriffserklärungen hervorgehoben.

Einige Passagen im laufenden Text sind besonders hervorgehoben – sie kennzeichnen Bezeichnungen von Schaltflächen und Menübefehle im Programm und erleichtern so die Orientierung im laufenden Text:

12

Kapitel 1: So finden Sie sich im Buch zurecht

C:\Office

Verzeichnis- und Dateinamen sind im laufenden Text kursiv hervorgehoben.

Schriftart

Ebenfalls kursiv erscheinen wichtige Fachbegriffe, die Sie häufig als Schlagworte im Index oder auch im Glossar am Ende des Buches wiederfinden.

DATEI/NEU

Menüeinträge erscheinen in dieser Schreibweise. Haupt-, Untermenü sowie Menüeinträge sind durch Schrägstriche voneinander getrennt. Das nebenstehende Beispiel bezeichnet den Menüeintrag NEU im Hauptmenü DATEI.

OPTIONEN

Bezeichnungen, Überschriften und Texte in Dialogboxen oder auf Schalt- und Optionsflächen sind in dieser Art hervorgehoben dargestellt.

(Strg)+(P)

Tastatureingaben und die hilfreichen Tastaturkürzel sind in einer eigenen Schriftart gesetzt. Für das vorstehende Beispiel – der Befehl DATEI/DRUCKEN – müssen die Tasten (Strg) und (P) gleichzeitig gedrückt werden, um die entsprechende Dialogbox, ohne den Umweg über das Menü oder ein Sinnbild, zu öffnen. Am einfachsten bewerkstelligen Sie dies, indem Sie zunächst die Taste (Strg) drücken, gedrückt halten und dann die Taste (P) antippen.

http://www.sun.de

In der vorstehenden Schreibweise erscheinen Internet-Adressen im Buch.

Msgbox(”Hallo”)

Befehle, Anweisungen und Listings sind durch eine nicht proportionale Schrift kenntlich gemacht.

Bedienelemente von StarOffice StarOffice setzt ein bereits installiertes Betriebssystem wie Windows oder Linux mit einem Windowmanager voraus. Damit profitiert das Programm von den Vorzügen der grafischen Bedieneroberfläche.

왘 왘

Es existieren umfangreiche Sammlungen von Drucker- oder Bildschirmtreibern, d.h. es sind keine Speziallösungen für den Einsatz von StarOffice notwendig. Ein ausgereiftes Schriftenkonzept unterstützt den Anwender bei der Schriftgestaltung und den Textfunktionen. 13

Bedienelemente von StarOffice

왘 왘

Die Programme verfügen über eine weitgehend einheitliche Oberfläche, so dass Umstellungs- und Lernprozesse minimiert werden. Durch OLE und über die Zwischenablage lassen sich unter Windows und Linux Daten zwischen unterschiedlichsten Anwendungen austauschen.

Verwendung der Maus Da bei der Bedienung von StarOffice ein Zeigegerät unterstützt wird, sollen hier die Grundfunktionen erläutert werden. Die Erläuterungen im Buch beziehen sich auf die Verwendung einer einfachen Maus – spezielle Funktionen werden vernachlässigt. Im PC-Bereich verfügen diese Mäuse über mindestens zwei Maustasten. Das Betätigen der Maustasten leitet weitere Aktionen ein. Klick

Ein kurzes Anklicken der linken Maustaste.

Doppelklick

Ein doppeltes Betätigen der linken Maustaste schnell hintereinander.

Ziehen

Beim Ziehen halten Sie die linke Maustaste gedrückt und bewegen die Maus. Dieses Verfahren wird auch als Drag&Drop – aus dem Englischen: ziehen und ablegen – bezeichnet.

Alle Ausführungen in diesem Buch beziehen sich, sofern nichts anderes angegeben ist, auf die Aktionen mit der linken Maustaste. Ein Klick auf die rechte Maustaste öffnet in vielen Programmsituationen ein so genanntes Kontextmenü (oder Objektmenü). In diesen Menüs sind Befehle bereitgestellt, die zur jeweiligen Arbeitsumgebung oder speziell zum momentan markierten Objekt/Textbereich passen und damit das oft mühselige Navigieren des Mauszeigers bis zur gewünschten Schaltfläche abkürzen.

Allgemeine Bedienelemente Die Bedienung aller Windows-Programme erfolgt in weiten Teilen einheitlich und lässt sich auch auf andere Betriebssysteme übertragen. Neben dem Arbeiten mit der Maus sorgt die Beherrschung der wichtigsten Tastenkombinationen für einen schnellen Arbeitsfortschritt. In diesem Abschnitt werden nur die wichtigsten Arbeitsweisen besprochen, eine komplette Beschreibung entnehmen Sie bitte der entsprechenden Dokumentation Ihres Betriebssystems.

14

Kapitel 1: So finden Sie sich im Buch zurecht Menüs aktivieren Ein wesentliches Bedienelement sind die Menüs. Sie stellen thematisch geordnete Sammlungen von Funktionen dar und sind unterhalb der Titelzeile einer Anwendung angeordnet – StarOffice macht hier keine Ausnahme. Ein Weg zur Arbeit mit den Menüs führt über die Maus: Ein Klick öffnet den angeklickten Menüpunkt.

Bild 1.1: Nach einem Klick auf einen Eintrag in der Menüleiste wird das Menü mit den entsprechenden Funktionen und Befehlen geöffnet. Im Beispiel sehen Sie das Datei-Menü von StarOffice. Mit der Tastatur gelangen Sie ebenfalls zum Ziel: Grundsätzlich aktiviert ein Druck auf die (Alt)-Taste bzw. (F10) die Menüzeile – Sie erkennen, dass der erste Eintrag im Menü hinterlegt ist. Um von einem Eintrag zu einem anderen zu gelangen, nutzen Sie die Pfeiltasten, mit (½) oder (¼) öffnen Sie das jeweils hinterlegte Menü. Beim genauen Betrachten fällt auf, dass ein Zeichen der Menübeschriftung – der Kennbuchstabe – unterstrichen dargestellt ist. Die einzelnen Menüs lassen sich auch durch gleichzeitiges Drücken von (Alt)+(Kennbuchstabe) öffnen. Dieser Kennbuchstabe findet sich ebenfalls in den Einträgen im Menü wieder – die Tastenkombination (Alt)+(D)+(B) führt den Menübefehl DATEI/BEENDEN aus.

15

Bedienelemente von StarOffice Hinter einigen Menüeinträgen finden Sie weitere Einträge:

Drei Punkte weisen darauf hin, dass sich nach Wahl des Menüpunkts eine Dialogbox öffnet.

Diese Buchstaben stellen eine Tastenkombination dar, die eine Menüoption aufrufen, wenn das Menü nicht aktiviert ist. Mit diesen »Hotkeys« oder Kurztasten erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf die entsprechende Funktion.

Dieses Zeichen bedeutet, dass sich nach Anklicken des Menüpunkts ein weiteres Untermenü öffnet.

Bild 1.2: In dieser Dialogbox sehen Sie eine Reihe typischer Steuerelemente.

16

Kapitel 1: So finden Sie sich im Buch zurecht Steuerelemente in Dialogboxen

Ein wesentlicher Teil der Kommunikation zwischen Programm und Anwender findet über Dialogboxen statt. Dies sind separate Fenster, die eine Reihe von Einstellungen zu unterschiedlichsten Funktionen zulassen. Sie verfügen über einen gemeinsamen Satz von Steuerelementen. Dialogboxen sind in der Regel in Bereiche eingeteilt, manchmal haben diese Bereiche eine eigene Bezeichnung. Jedes Eingabefeld hat wiederum eine eigene Bezeichnung, bei der meist ein Buchstabe unterstrichen ist. Dieser Kennbuchstabe erlaubt das schnelle Aktivieren des entsprechenden Eingabebereichs über (Alt)+(Kennbuchstabe).

Schaltflächen starten die Aktion, die auf ihnen angegeben ist, z.B. Bestätigung oder Abbruch.

Eingabefelder nehmen Eingaben von der Tastatur entgegen. Ein Beispiel: Beim Speichern einer neuen Datei wird der Dateiname in ein Textfeld eingetragen. Häufig werden auch Einträge aus einem Listenfeld in Textfelder übertragen.

Hinweis

Kombinationsfelder zeigen zunächst einen Eintrag aus einer Liste an. Ein Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil öffnet die eigentliche Liste. Zum Blättern in der Liste nutzen Sie die Pfeiltasten. Falls Sie einen Wert über die Tastatur eingeben, bewirkt AutoComplete, dass StarOffice automatisch zum nächsten passenden Eintrag in der Liste springt.

Listenfelder stellen eine Liste aller Möglichkeiten am Bildschirm dar. Die Auswahl erfolgt mit den Pfeiltasten oder mit der Maus. Ein Klick mit der Maus auf einen Listeneintrag wählt diesen Eintrag. Listenfelder verfügen über Rollpfeile an den Seiten, wenn die Anzahl der Gesamtelemente die Zeilenzahl der Anzeige überschreitet.

17

Bedienelemente von StarOffice

Einzeilige Listenfelder zeigen zunächst nur einen Eintrag einer Liste an. Ein Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil öffnet die eigentliche Liste. Per Tastatur öffnen Sie die Liste, indem Sie mit (ÿ) das Listenfeld aktivieren und dann die (Enter)-Taste betätigen.

Optionsfelder sind immer in Gruppen angeordnet. Es ist immer genau ein Optionsfeld aktiviert, da sich die einzelnen Optionen gegenseitig ausschließen.

Markierfelder stellen verschiedene Möglichkeiten dar, die sich unabhängig aktivieren oder deaktivieren lassen. StarOffice markiert aktive Felder mit einem Häkchen.

Bild 1.3: Das Pop-up-Menü NEUES DOKUMENT

18

Kapitel 1: So finden Sie sich im Buch zurecht

Hinweis

Pop-up-Menüs sind durch einen kleinen grünen Pfeil zu erkennen und haben eine interessante Doppelfunktion. Auf der einen Seite funktionieren sie wie eine Symbol-Schaltfläche und starten nach dem Anklicken die angegebenen Funktionen. Wenn Sie dagegen den Mauszeiger etwas länger gedrückt auf der Schaltfläche halten, öffnet StarOffice ein Pop-up-Menü mit weiteren Einträgen. Im Buch wird dafür die Formulierung »Klicken Sie lang ...« verwendet.

Die einzelnen Optionen einer Dialogbox werden mit (ÿ) nacheinander angesprungen, die Tastenkombination (ª)+(ÿ) führt zur vorherigen Option. Das gleichzeitige Betätigen von (Alt)+(Kennbuchstabe) setzt die Schreibmarke direkt auf die Einstellung oder wechselt die Option.

Dialogboxen sind oft wie ein Karteikasten durch verschiedene Register unterteilt. Diese Karten dienen der Strukturierung und fassen thematisch zusammengehörige Bereiche zusammen. Die einzelnen Karten lassen sich durch Anklicken auswählen und in den Vordergrund holen. Veränderungen bleiben auch auf »weggeklickten« Registern erhalten und werden erst nach dem Bestätigen mit der Schaltfläche OK endgültig als neuer Wert vom Programm entgegengenommen. Alternativ können Sie mit (Strg)+(ÿ) durch die einzelnen Register einer Dialogbox blättern.

19

Kapitel 2 Ein erster Überblick Was ist StarOffice? Wie der Name schon andeutet, handelt es sich um eine Programmsammlung für Aufgaben, die üblicherweise in einem Büro anfallen. Auch heute ist der Einsatz von Bürosoftware noch das Haupteinsatzgebiet des Computers, zumindest im betrieblichen Umfeld, dem »Office«. Im Heimbereich sind viele Aufgabenstellungen mit dem PC und der zugehörigen Software ebenso lösbar: Schriftverkehr mit Behörden und Institutionen, Videoverwaltung und Haushaltsbuchführung. Dazu sind spezielle Programme nötig, die unter den Sammelbegriff »Office-Programme« fallen. Diese Office-Programme existieren in ganz unterschiedlichen Formen und Preisklassen, haben aber ähnliche Grundfunktionen. Eines davon ist StarOffice, das von Sun Microsystems vertrieben wird. Die aktuelle Version ist das Ergebnis einer Entwicklung, die von der deutschen Softwareschmiede Star Division begonnen wurde. Mittlerweile ist das Produkt eine durchaus ernstzunehmende Konkurrenz für den Marktführer Microsoft Office. In der vorliegenden Version hat Sun Microsystems Anregungen und Vorschläge der Anwender realisiert und spezielles Augenmerk auf die Verbesserung einzelner Programmfunktionen sowie der Programmbedienung gelegt. Statt das Programm mit immer neuen Funktionen zu überladen, wurde das Office-Paket zum Nutzen des Anwenders gepflegt. Wesentliche Programmfunktionen sind unverändert verfügbar: Oft erschließen sich wichtige Detailverbesserungen erst auf den zweiten Blick. Von besonderer Bedeutung sind die Verbesserungen, die in der Zusammenarbeit mit Microsoft Office Einzug gehalten haben. Alle Hauptanwendungen im Paket sind in der Lage, Dateien aus Microsoft Office 97/2000/XP zu importieren, zu bearbeiten und wieder im betreffenden Dateiformat zu speichern. Weitere Import/Export-Formate machen StarOffice über verschiedene Betriebssysteme hinweg zur nahezu universellen Plattform für die gebräuchlichen Büroanwendungen. Der Austausch von Dokumenten mit anderen Anwendern ist bei Beachtung einiger Grundregeln kaum noch problematisch.

Bei OpenOffice.org handelt es sich um ein OpenSource-Projekt, d.h. es sind sowohl das Programm als auch der Quellcode veröffentlicht. OpenOffice.org ist ein ehrgeiziges Projekt mit der Zielsetzung, die international führende Office-Suite zu entwickeln. Dieses Programmpaket soll auf allen wichtigen Plattformen laufen und Zugang zu Funktionen und Daten durch transparente Schnittstellen und ein XML-basiertes Dateiformat gewähren. Ausgangspunkt der Entwicklung war die Offenlegung des Codes von StarOffice als Ausgangspunkt für die Weiterentwicklung. Im Zuge der Weiterentwicklung entstand die ebenfalls im Internet frei verfügbare Office-Software OpenOffice.org, die bis auf einige lizenzierte Module mit StarOffice 7 identisch ist.

Hinweis

Die Entwicklungen an OpenOffice.org werden trotz der Freigabe von Sun durchgeführt, da es wegen der immensen Quellcode-Größe bislang nur wenige externe Entwickler gibt – aber es gibt immerhin schon einige.

Das vorliegende Buch ist nahezu uneingeschränkt auf OpenOffice.org zu übertragen. Lediglich die Abschnitte, die sich auf das Adabas-Modul und die Details der Rechtschreibprüfung beziehen, sind darauf nicht anwendbar.

Es ist für Sun Microsystems nicht mehr möglich, den Code zurückzuziehen, da der Code der Gemeinschaft gehört. Deshalb wird dieser Programmcode auch unabhängig von der Veröffentlichung von StarOffice 7 weiter entwickelt und in jeweils aktuellen Varianten kompiliert. Dieser kompilierte Code wird auch unabhängig von weiteren StarOffice-Versionen im Internet frei verfügbar sein. Zukünftige Entwicklungen für StarOffice werden sich also frühzeitig an der Entwicklung von OpenOffice.org abzeichnen. Es ist aber – ähnlich wie bei Linux – möglich, Distributionen zu erstellen, die dann auch verkauft werden können. Momentan sind StarOffice und StarSuite die einzigen »Distributionen«. Es handelt sich also um OpenOffice.org, das durch einige Programmmodule komplettiert ist.

22

Kapitel 2: Ein erster Überblick

Allgemeiner Funktionsumfang von StarOffice 7 Der Lieferumfang von StarOffice stellt diese Office-Lösung als AllroundTalent für den Büroalltag sowohl im privaten als auch im gewerblichen Bereich heraus. StarOffice umfasst folgende Anwendungen:

왘 왘 왘 왘 왘

StarOffice Writer als Komponente zur Textverarbeitung

왘

Ebenfalls integriert ist ein leistungsfähiges Datenbankmodul für die Verwaltung von Datenquellen. Das integrierte Datenbankmodul von OpenOffice.org wurde durch die Lizenzierung der relationalen Datenbankengine Adabas D aufgewertet. Deshalb sind der Entwurf und die Realisierung komplexer Datenbankstrukturen kein Problem für StarOffice. Die mitgelieferte Version von Adabas D ist auf Datenbankgrößen bis 100 MByte beschränkt. Der Datenbankserver unterstützt maximal drei gleichzeitige Sitzungen (z.B. drei gleichzeitig geöffnete Datenbanken) und bietet keine Funktionen für verteilte Datenbanken. Diese Einschränkungen wirken sich im normalen Betrieb eher gering aus – bei Bedarf kann eine erweiterte Lizenz von Adabas D erworben werden.

왘

Zahlreiche Zusatzmodule sind enthalten, mit denen Sie z.B. komplexe Formelausdrücke setzen, Diagramme erstellen und BitmapGrafiken erzeugen und bearbeiten.

왘

Durch das geschlossene Benutzerkonzept findet sich der Benutzer schnell zurecht.

왘

Eine weitere wichtige Eigenschaft ist, eingegebene Daten in allen Komponenten des Pakets zur Verfügung zu stellen. Die Gefahr einer doppelten Datenerfassung und der damit verbundene Mehraufwand entfällt. Haben Sie z.B. Kundendaten in einer Datenbank

das Tabellenkalkulationsprogramm StarOffice Calc StarOffice Impress zum Erstellen von Präsentationsgrafiken das Vektorgrafikprogramm StarOffice Draw Mit der Entwicklungsumgebung StarOffice Basic lassen sich durch Zugriff auf die Programmierschnittstellen von StarOffice Programmroutinen erstellen. In der vorliegenden Version erfordert das aber solide Programmierkenntnisse: Ein Makrorecorder ist verfügbar.

23

Das XML-Dateiformat erfasst, können Sie auch in der Tabellenkalkulation und der Textverarbeitung auf diese Daten zugreifen.

왘

Ein weiteres Merkmal ist die als IntuitiveUse bezeichnete Technologie, die automatisch die für die aktuelle Aufgabe notwendigen Werkzeuge anbietet. Dadurch wird die Programmoberfläche übersichtlich gehalten, ohne dass Sie auf die notwendigen Werkzeuge verzichten müssen. Zahlreiche kleine und kleinste Detailverbesserungen in der neuen Version steigern gerade an dieser Stelle die Produktivität.

왘

Arbeiten lassen sich durch die umfassende Unterstützung der Drag&Drop-Funktionalität effektiv erledigen. Mit Hilfe der Maus können Sie Elemente zwischen den verschiedenen Modulen kopieren – eine mit StarOffice Calc erstellte Tabelle fügen Sie ohne weiteren Aufwand in ein StarOffice-Writer-Textdokument ein.

왘

Sie können StarOffice und die einzelnen Anwendungen nach Ihren persönlichen Vorstellungen konfigurieren. Alle Fenster und Symbolleisten sind frei verschiebbar. Darüber hinaus passen Sie Symbole und Menüs nach Ihrem individuellen Bedarf an. Beim Einsatz im Netzwerk lassen sich verschiedene Benutzerprofile verwenden, so dass für jeden Anwender eine individuelle Arbeitsumgebung zur Verfügung steht.

왘

Bei der Internet-Integration hat StarOffice bereits mit der Vorversion Maßstäbe gesetzt. In der vorliegenden Version wurden diese Funktionen noch einmal deutlich verbessert. Die Textverarbeitung StarOffice Writer dient dabei als HTML-Editor. Sie erstellen, laden und bearbeiten damit HTML-Dokumente nach dem neuesten Standard.

왘

In den Hauptanwendungen lassen sich Hyperlinks anlegen und bearbeiten. Damit greifen Sie über einen Mausklick auf Dokumente zu, die lokal auf der Festplatte, in einem lokalen Netzwerk oder direkt im Internet verfügbar sind.

Das XML-Dateiformat StarOffice nutzt standardmäßig ein XML-Dateiformat zum Speichern und Öffnen seiner Dokumente. Das ist der wesentliche Unterschied zu den Vorversionen und der Ansatz, die Verbreitung des Programms zu fördern.

24

Kapitel 2: Ein erster Überblick Wenn Sie in den Dialogen zum Speichern und Öffnen von StarOfficeDokumenten keinen anderen Dateityp wählen, nutzt StarOffice automatisch ein XML-Dateiformat für die jeweilige Anwendung.

Anwendung

Dateierweiterung

StarOffice Writer

*.sxw

StarOffice Writer-Vorlagen

*.stw

StarOffice Calc

*.sxc

StarOffice Calc-Vorlagen

*.stc

StarOffice Impress

*.sxi

StarOffice Impress-Vorlagen

*.sti

StarOffice Draw

*.sxd

StarOffice Draw-Vorlagen

*.std

StarOffice Math

*.sxm

Globaldokumente

*.sxg

Tabelle 2.1: XML-Dateiformate der StarOffice-Applikationen Diese gegenüber den Vorversionen geänderten Erweiterungen des Dateinamens dienen der besseren Unterscheidung, wenn sich viele Dateien mit verschiedenen Dateitypen in einem Verzeichnis befinden. Außerdem signalisiert die Benennung, dass es sich bei den StarOffice-Dateien um komprimierte XML-Dateien handelt. Wenn Sie nicht mit diesem Dateiformat arbeiten möchten, dann können Sie für jede Anwendung ein anderes Dateiformat als Standard festlegen. Das macht z.B. dann Sinn, wenn Sie immer Dokumente von Microsoft Office öffnen, bearbeiten und speichern oder auf Kompatibilität zur Vorversion achten müssen

➤ Starten Sie eine beliebige Kernapplikation, z.B. StarOffice Writer. . ➤ Wählen Sie den Befehl E /O 1 2

XTRAS

PTIONEN

25

Das XML-Dateiformat Aktivieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag L /S ➤ und dort den Untereintrag A . Im unteren Bereich der DiaADEN

3

➤ 4

logbox finden Sie den DATEIFORMAT. Dort erfolgt die Veränderung. Markieren Sie im Listenfeld DOKUMENTTYP die Anwendung, bei der Sie das Dateiformat verändern wollen. Für diesen StarOffice-Dokumenttyp stehen nun alternative Dateiformate zur Auswahl. Öffnen Sie die Liste IMMER SPEICHERN ALS und klicken Sie auf das gewünschte Format. Verändern Sie noch weitere Dokumenttypen.

➤ ➤ ➤ ABestätigen SiemitdieOK.Dialogbox O 5 6

PEICHERN

LLGEMEIN Abschnitt STANDARD

7

PTIONEN

– LADEN/SPEICHERN –

LLGEMEIN

Bild 2.1: Im unteren Bereich verändern Sie den Standard-Dokumenttyp der Kernanwendungen.

26

Kapitel 2: Ein erster Überblick

Aufbau der XML-Dateiformate von StarOffice Die XML-Dateiformate von StarOffice sind nach dem ZIP-Verfahren komprimiert. Beim Öffnen und Speichern der Dateien in den nativen Formaten von StarOffice 7 merken Sie davon nichts. Die Anwendungen erledigen diese interne Arbeit automatisch. Wenn Sie aber den Inhalt einsehen möchten, müssen Sie die Datei entpacken. Nutzen Sie ein Programm Ihrer Wahl, z.B. WinZip, um den Inhalt einer XML-Datei einschließlich der Unterverzeichnisse auszupacken. Dazu starten Sie das Entpackerprogramm und wählen den Befehl zum Öffnen der Datei. Bereits in diesem Stadium wird der Aufbau der Datei deutlich. Nach dem Entpacken in ein separates Verzeichnis erscheinen verschiedene Dateien und Verzeichnisse.

Bild 2.2: Der interne Aufbau einer StarOffice-XML-Datei

XML-Komponenten 왘

Der Text des Dokuments steht in content.xml. Sie können diese Datei z.B. mit einem Texteditor betrachten. Standardmäßig wird content. xml ohne Einrückungen am Zeilenanfang gespeichert, um das Speichern und Öffnen zu beschleunigen. Dieses Verhalten können Sie unter EXTRAS/OPTIONEN/LADEN-SPEICHERN/ALLGEMEIN so ändern, dass die Zeilen strukturiert eingerückt gespeichert werden.

27

Funktionen der Kernanwendungen

Achtung

왘

In meta.xml stehen u.a. die Meta-Informationen über das Dokument, die Sie unter DATEI/EIGENSCHAFTEN eingeben können.

Wenn Sie ein Dokument verschlüsselt speichern, wird die Datei meta.xml nicht verschlüsselt.

왘

In der Datei settings.xml stehen Informationen über Einstellungen für dieses Dokument, z.B. über den Drucker, über das Aufzeichnen von Änderungen, die verbundene Datenquelle.

왘

In styles.xml stehen die für das Dokument definierten Formatvorlagen, die z.B. im Stylist sichtbar werden.

왘

Die Datei meta-inf/manifest.xml beschreibt die Struktur der XMLDatei.

Achtung

Im gepackten Dateiformat können noch weitere Dateien enthalten sein. Bilden stehen z. B. in einem Unterverzeichnis Pictures, Basic-Code im Unterverzeichnis Basic und verbundene Basic-Bibliotheken finden Sie in weiteren Unterverzeichnissen von Basic. Die Definition der XML-Formate durch die DTD (Document Type Description)-Dateien finden Sie in {installpath}\share \dtd.

Beachten Sie, dass die Formate an Lizenzen gebunden sind. Hinweise auf die Lizenzen finden Sie im Kopf der DTD-Dateien. Genauere Informationen gibt es auf der Webseite http://www. OpenOffice.org.

Funktionen der Kernanwendungen Um Ihnen bei der angebotenen Programmvielfalt einen kleinen Überblick zu verschaffen, sind die einzelnen Programmmodule von StarOffice im Folgenden noch einmal genauer beschrieben.

28

Kapitel 2: Ein erster Überblick

StarOffice Writer

Querverweis

Die Texterfassung und -bearbeitung gehört zu den Standardaufgaben bei der täglichen Arbeit mit dem Computer. Beliebige Texte lassen sich jederzeit nachträglich überarbeiten und bei Bedarf einem Kollegen zur Weiterbearbeitung übergeben. Verschiedene Hilfsfunktionen – Rechtschreibprüfung, Textbausteine oder auch der Seriendruck – unterstützen Sie beim Erledigen Ihrer Aufgaben. Dank umfangreicher Formatierungsfunktionen gestalten Sie Druckstücke im Handumdrehen. Darüber hinaus kommt die Textverarbeitung mittlerweile mit Funktionen daher, die noch vor kurzem professionellen und teuren Satzsystemen vorbehalten waren.

In Kapitel 6 finden Sie die Grundlagen der Textverarbeitung mit StarOffice Writer. Schrittfolgen erläutern anhand eines durchgehenden Beispiels die wichtigsten Funktionen. Weitere wichtige Funktionen sind in Kapitel 9 beschrieben.

Bei der Erstellung Ihrer Schriftstücke sind Sie mit dem Leistungsumfang der professionellen Textverarbeitung StarOffice Writer bestens gerüstet.

왘

Mit StarOffice Writer legen Sie beliebige Schriftstücke für den privaten oder gewerblichen Bereich an. Neben den üblichen Briefen, Broschüren oder Faxdokumenten stellen auch umfangreiche Dokumentationen und sogar Bücher kein Problem für StarOffice Writer dar. Eine Rechtschreibprüfung, der Thesaurus und eine Funktion zur Silbentrennung unterstützen Sie bei der Korrektur Ihres Schriftstücks – bei Bedarf auch gleich bei der Eingabe.

왘

Bereits im Dokument enthaltene Begriffe erkennt StarOffice Writer, sobald Sie die ersten Zeichen des Worts eingeben, und schlägt den zu vervollständigenden Begriff vor.

왘

Ein einmal erstelltes Dokument, z.B. ein Briefbogen oder eine Hausmitteilung, kann zur weiteren Verwendung als Vorlage gespeichert werden. Mit einem einfachen Mausklick erstellen Sie dann mit dieser Vorlage ein neues Dokument, ohne sich erneut um den Aufbau kümmern zu müssen.

29

Funktionen der Kernanwendungen

Bild 2.3: Bei längeren Begriffen hilfreich: Das AutoComplete schlägt vor, den eingegebenen Begriff zu vervollständigen.

왘

Eine Vielzahl mitgelieferter Dokumentvorlagen aus den verschiedensten Bereichen lässt kaum Wünsche offen. Das Spektrum reicht von unterschiedlichen Briefvorlagen für den privaten oder geschäftlichen Bereich über Quittungsformulare bis hin zu einem Muster für Diplomarbeiten.

왘

Für die Gestaltung Ihrer Dokumente bietet StarOffice Writer leistungsfähige Funktionen an. Mit den verschiedenen Zeichen- und Absatzformaten lassen sich einzelne Textpassagen hervorheben und längere Texte sinnvoll gliedern. Ausgereifte Zusatzfunktionen verleihen diesem Programm DTP-Qualitäten: Der Text kann in mehreren Spalten von beliebiger Breite angeordnet werden oder auch um die Konturen einer eingebundenen Grafik herum fließen.

왘

StarOffice Writer kann Text und Grafiken zu einem komplexen Layout zusammenstellen. Eine Besonderheit stellen die verknüpften Textrahmen dar: Text, der keinen Platz mehr im aktuellen Rahmen findet, fließt automatisch in den folgenden Rahmen.

왘

Der Stylist unterstützt Sie beim Erstellen, Zuweisen und Ändern von Zeichen-, Absatz-, Rahmen-, Nummerierungs- und Seitenvorlagen.

왘

Mit dem Navigator können Sie den Text schnell und einfach gliedern und bei Bedarf diese Gliederung auch ohne Probleme ändern,

30

Kapitel 2: Ein erster Überblick

Bild 2.4: Zahlreiche Vorlagen bilden einen Grundstock für häufig genutzte Dokumente. indem Sie z.B. Absätze verschieben. In langen Dokumenten liefert der Navigator den Überblick und dient zum schnellen Bewegen.

왘

Stichwort-, Inhalts- und benutzerdefinierte Verzeichnisse sowie Literaturverzeichnis, Querverweise und eine Fußnotenverwaltung unterstützen Sie bei der Erstellung von umfangreichen Dokumenten wie Büchern, Diplomarbeiten und langen Berichten. Bei Bedarf fügen Sie Rahmen, Grafiken und Zeichenelementen automatisch eine Beschriftung hinzu.

왘

Mit der integrierten Rechenfunktion lassen sich einfache Berechnungen innerhalb Ihres Textdokuments durchführen. Darüber hinaus erscheint bei Bedarf eine Rechenleiste für komplexere Berechnungen im Text oder in einer eingefügten Tabelle.

왘

Mit Hilfe der integrierten Zeichenwerkzeuge erstellen Sie einfache Zeichnungen und Grafiken direkt im Textdokument. Zudem lassen sich vorhandene Grafiken und Bilder über Importfilter in das

31

Funktionen der Kernanwendungen

Bild 2.5: Nach dem Markieren einer Formel und Drücken der Tastenkombination (Strg)+(+) kann das Ergebnis aus der Zwischenablage eingefügt werden. Dokument einbinden. Die wichtigsten Grafikformate bearbeiten Sie direkt in der Textverarbeitung.

왘

Die Programmoberfläche kann individuell konfiguriert werden. Die unterschiedlichen Fenster (z.B. Stylist, Navigator) lassen sich auf dem Bildschirm frei verschieben und können z.T. angedockt werden. Darüber können Sie die sichtbaren Symbole und Menüeinträge leicht an eigene Bedürfnisse anpassen.

왘

Mit Drag&Drop arbeiten Sie schnell und intuitiv an einem Textdokument von StarOffice. So können Sie z.B. Grafiken direkt aus der Gallery heraus in das aktuelle Dokument ziehen.

왘

Die Serienbrieffunktion erleichtert den Versand eines Dokuments an mehrere Empfänger. Dabei können Sie auf das bereits im Lieferumfang enthaltene Adressbuch oder eine andere in StarOffice registrierte Datenbank zugreifen.

왘

Für den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Programmen erhalten Sie über zahlreiche Import- und Exportfilter Zugriff auf Dokumente von anderen Anbietern. Sie können diese Formate sowohl in StarOffice Writer laden als auch eigene Textdokumente in einem Fremdformat speichern. In der Windows-Version übernehmen Sie beliebige Elemente aus OLE-fähigen Anwendungen in StarOffice Writer-Dokumente.

32

Kapitel 2: Ein erster Überblick

왘

Ein optionaler Passwortschutz erschwert unerlaubte Zugriffe auf Ihre persönlichen Dokumente.

StarOffice Calc Eine weitere Standard-Büroanwendung ist die Tabellenkalkulation, bei der es um die Erfassung und Berechnung von Zahlenmaterial geht. Das Kalkulationsblatt des Kaufmanns wurde auf dem PC durch Funktionen erweitert, mit denen Sie komplexe Berechnungen anstellen und Zahlen grafisch anschaulich darstellen. Die vorhandenen Formatierungsfunktionen haben die Aufgabe, Tabellenblätter übersichtlich zu gliedern. Mit der Tabellenkalkulation StarOffice Calc bringen Sie auch umfangreiches Zahlenmaterial in Form:

Querverweis

왘

Mit StarOffice Calc erfassen Sie Texte, Zahlen und Rechenformeln in einem Tabellenblatt und erhalten sofort die Berechnungsergebnisse. Oft brauchen Sie nur kurz ein Zwischenergebnis und möchten dafür nicht extra eine Formel eingeben. Dank der automatischen Berechnungsfunktionen genügt es, die entsprechenden Zellen zu markieren und das Ergebnis in der Statusleiste abzulesen.

Die Beschreibung wichtiger Funktionen von StarOffice Calc finden Sie in den Kapiteln 6, 7, 9 und 12.

왘

StarOffice Calc unterstützt mehrere Tabellen in einem Dokument. Für die bessere Übersicht steht es Ihnen frei, diese Tabellen mit Namen zu versehen und beliebig zu sortieren.

왘

Neben absoluten und relativen Zellbezügen unterstützt StarOffice Calc Bezüge in natürlicher Sprache. Selbst Bezüge auf Zellen in Dokumenten innerhalb eines lokalen Netzwerks oder im Internet sind möglich.

왘

Mit der Funktion AutoAusfüllen lassen sich Zellbereiche im Handumdrehen mit fortlaufenden Werten füllen.

왘

Mehr als 250 integrierte Funktionen unterstützen umfangreiche mathematische, finanzmathematische oder statistische Berechnungen.

33

Funktionen der Kernanwendungen

Bild 2.6: Die Vorlagen und Beispieldateien veranschaulichen den Leistungsumfang von StarOffice Calc.

왘

왘 왘

왘 왘

34

Bei der Eingabe der Formeln hilft Ihnen der Funktionsautopilot. Damit wählen Sie Formeln und die zu verwendenden Zahlenwerte mit der Maus. Anhand der ständig angezeigten Teilergebnisse behalten Sie die Auswirkung Ihrer Eingabe stets im Auge. Der Detektiv hilft Ihnen, die verwendeten Zellen innerhalb einer Formel ohne langes Suchen zu erkennen – farbige Markierungen unterstützen Sie bei der Fehlersuche. Mit speziellen Funktionen werden Daten zu Datensätzen zusammengefasst. Diese Datensätze lassen sich dann sortieren oder nach bestimmten Merkmalen selektieren. Auswertungsfunktionen helfen bei der Arbeit mit umfangreichem Zahlenmaterial. Das Modul StarOffice Chart ist in der Lage, Daten einer Tabelle anschaulich grafisch wiederzugeben. Es beherrscht unterschiedliche zwei- und dreidimensionale Diagrammtypen. Verschiedene Import- und Exportfilter erlauben den Datenaustausch mit anderen Tabellenkalkulationen. Insbesondere die Zusammenarbeit mit Microsoft Excel 97/2000/XP wurde zugunsten eines reibungslosen Datenaustauschs in der aktuellen Version deutlich verbessert.

Kapitel 2: Ein erster Überblick

StarOffice Impress In den unterschiedlichsten Bereichen müssen Arbeitsergebnisse vorgestellt, Informationen und Problemstellungen aufbereitet oder auch Entscheidungskriterien visualisiert werden. Alle Anlässe haben gemeinsam, dass Informationen, Fakten und Daten leicht erfassbar durch Bilder und Texte zu präsentieren sind. Diese Visualisierung bewirkt, dass die bildhafte Botschaft vom Empfänger schneller aufgefasst wird. Auch lässt sich die Gedächtnisleistung, also das Behalten von Informationen, durch Bilder erheblich verbessern. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn der Empfänger der Information die wesentlichen Daten auch noch einige Tage nach einem Gespräch oder einer Präsentation parat haben soll. Mit StarOffice Impress lassen sich Präsentationen professionell aufbereiten.

왘

Mit StarOffice Impress erstellen Sie Präsentationsfolien, die Texte, Bilder und Grafiken, Videos, Animationen und Klänge enthalten können. Mehrere Folien hintereinander ergeben dann eine Präsentation.

왘

Im Lieferumfang von StarOffice finden Sie Präsentationsvorlagen, die Ihnen zu ansprechenden Ergebnissen verhelfen – ein eigener AutoPilot hilft Ihnen, im Handumdrehen zu ansprechenden Ergebnissen zu gelangen.

왘

Mit zahlreichen Übergangseffekten von Einzelelementen oder Folien gestalten Sie die Bildschirmpräsentation abwechslungsreich und interessant.

왘

Verschiedene Ansichtsmodi helfen bei der Planung umfangreicher Präsentationen. Die Argumentationskette lässt sich im Gliederungsmodus anschaulich prüfen. Die Diasortierung gewährt den Überblick bei größeren Projekten.

왘

Farbe, Füllung und Umriss der Zeichnungselemente sind beliebig wählbar. Als Füllung stehen Farbverläufe, Schraffuren und Bitmaps zur Verfügung. Sie können die vorhandenen Füllmuster bearbeiten oder eigene Füllmuster definieren. Selbst der Import von Füllmustern ist möglich.

왘

Die verbesserten Export-Optionen von StarOffice Impress speichern Präsentationsdokumente in anderen Formaten. Insbesondere die Zusammenarbeit mit Microsoft PowerPoint wurde in der vorliegenden Version stark überarbeitet.

35

Funktionen der Kernanwendungen

StarOffice Draw Ob Sie eine Illustration für Ihr Textdokument oder eine aufwändig gestaltete Grafik für die selbst erstellte Grußkarte benötigen – StarOffice Draw ist das Programm der Wahl für alle zeichnerischen Aufgaben. Für die »schnelle Grafik zwischendurch« stehen Teile dieses Zeichenmoduls als integraler Bestandteil in den anderen Anwendungen zur Verfügung – StarOffice Impress verfügt über den vollen Umfang der Grafikfunktionen von StarOffice Draw.

왘

StarOffice Draw bietet einen Funktionsumfang, wie er sonst nur in speziellen Vektorgrafik-Programmen zu finden ist. Umfangreiche Werkzeuge dienen dem Erstellen und Bearbeiten von Zeichnungselementen. Eine Besonderheit stellt hier die leistungsfähige 3D-Grafik-Engine dar, mit der Sie dreidimensionale Objekte erzeugen.

왘

Für Standardformen wie Rechtecke, Quadrate, Ellipsen, Kreise, Ellipsen- und Kreissegmente, Ellipsen- und Kreisbögen, Linien und Kurvenzüge stehen jeweils eigene Werkzeuge zur Verfügung.

Bild 2.7: StarOffice Draw erfüllt zahlreiche Anforderungen von der einfachen Zeichnung bis hin zu dreidimensionalen Grafiken. 36

Kapitel 2: Ein erster Überblick StarOffice Draw beherrscht die automatische Anpassung von Maßund Verbindungslinien.

왘

Füll- und Umrissfarben sowie Fülleffekte lassen sich frei definieren. Falls Ihnen die mitgelieferte Farbpalette nicht ausreicht, können Sie eine Auswahl eigener Farben zusammenstellen und dann im gesamten Programm verwenden.

왘

Bei der exakten Positionierung von Zeichnungselementen helfen Ihnen Hilfslinien und -punkte. Neu gezeichnete oder verschobene Objekte werden von diesen auf Wunsch »magnetisch« angezogen.

왘

Durch den Einsatz von Zeichenebenen lassen sich komplexe Grafiken zerlegen oder weitergehende Vorder- und Hintergrundoperationen durchführen.

Querverweis

왘

Informationen zu StarOffice Draw finden Sie in Kapitel 6.

StarOffice-Datenbankfunktionalität Die StarOffice-Datenbankfunktionalität realisiert die Datenbankkomponente im StarOffice-Paket. Mit diesem Modul halten Sie alle erforderlichen Informationen im schnellen Zugriff. Diese Funktion übernimmt dabei die Aufgabe, umfangreiche Informationen festzuhalten, zu ordnen und auf Wunsch unverzüglich wieder auf den Monitor zu holen.

Querverweis

Sie kennen verschiedene Vorbilder aus dem täglichen Leben, bei denen Informationen – oder eben Daten – geordnet aufbewahrt werden: Das Telefonbuch ist wohl das bekannteste. Hier stehen die Namen und Rufnummern in einer Tabelle zeilenweise untereinander. Die Kapitel 6 und 8 beschäftigen sich mit den Datenbankfunktionen von StarOffice. Dabei wurde auf die Darstellung der Funktionen des Zusatzmoduls Adabas D verzichtet.

37

Funktionen der Kernanwendungen Immer wenn es um die Bewältigung größerer Datenmengen geht, spielt der Computer seine Trümpfe aus. Er erledigt das mühsame Durchsuchen einer umfangreichen Tabelle mit Adressen blitzschnell. Die einzelnen Zeilen der Tabelle – in der Datenbankbezeichnung »Datensätze« – lassen sich sortieren, löschen oder verändern, auch das Hinzufügen neuer Daten ist kein Problem.

왘

Mit StarOffice erstellen, bearbeiten oder verwalten Sie die erforderlichen Datenbankelemente. Mit einem Mausklick erstellen Sie eine neue Datenbank, in der Sie dann verschiedene Datentabellen anlegen.

왘

Verschiedene Datenformate unterstützen die unterschiedlichsten Arten gespeicherter Informationen.

왘

Mehrere Tabellen lassen sich zu einer relationalen Datenbankstruktur verknüpfen, um z.B. doppelte Eingaben oder inkonsistente Datenbestände zu vermeiden.

Bild 2.8: Die Dialogbox zur Verwaltung der Datenquellen

왘

38

Spezielle Werkzeuge dienen dem Erfassen, Ändern und Löschen sowie der Verwaltung und Verarbeitung der Informationen.

Kapitel 2: Ein erster Überblick

왘

Umfangreiche Funktionen unterstützen Sie bei der Modellierung von relationalen Datenbankmodellen.

왘

Mit Hilfe von Abfragen erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf die gespeicherten Daten. Bei einer Abfrage geben Sie verschiedene Auswahlkriterien an, nach denen die Daten automatisch eingegrenzt werden: So lassen sich z.B. alle Kunden aus Hannover auf einen Blick darstellen.

왘

Mit Hilfe von frei gestalteten Formularen gestaltet sich die Dateneingabe und -pflege komfortabel. Ein Formular kann neben den eigentlichen Datenbankfeldern z.B. weitere Hinweise enthalten oder die möglichen Optionen aus einer Auswahl anbieten.

왘

In Berichten stellen Sie Ihre Daten ansprechend dar. Sie fassen Daten zusammen oder tragen Einträge zusammen, die bestimmten Kriterien entsprechen.

왘

Über die Datenquellenansicht kann eine Datenbanktabelle beim Arbeiten in einem anderen Programmmodul angezeigt werden. Die Daten der Tabelle gelangen dann durch einfaches Ziehen mit der Maus in das aktuelle Dokument. Durch die gleichzeitig eingeblendete Datenbank-Symbolleiste stehen dabei spezielle Steuerelemente zur Verfügung, um z.B. sofort Änderungen an einem AdressDatensatz vorzunehmen.

왘

Spezielle Filter erlauben den Import bestehender Daten im dBaseFormat oder über die ODBC-Schnittstelle.

왘

Mit der StarOffice-Datenbankfunktionalität lassen sich bestehende Datenbanken nahezu beliebigen Formats in die Programmumgebung von StarOffice integrieren.

Zusatzfunktionen Eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen und Programmmodule erweitert die Leistungsfähigkeit der Anwendungen von StarOffice. An dieser Stelle sind in erster Linie die unterschiedlichen Zusatzprogramme zu nennen, mit deren Hilfe Sie spezielle Elemente in den StarOffice-Dokumenten erstellen.

39

Querverweis

Zusatzfunktionen

Einige wichtige Zusatzmodule werden in den Kapiteln 10 bis 13 behandelt.

StarOffice-Bildbearbeitung Die StarOffice-Bildbearbeitung ist in der Lage, einen Scanner über die genormte TWAIN-Schnittstelle anzusteuern – so finden Papiervorlagen den Weg in den Computer. Danach können Sie den eingefügten Pixelgrafiken den letzten Schliff verpassen. Die StarOffice-Komponente gestattet die Bearbeitung von Bitmap-Grafiken, z.B. Schwarzweißfotos oder Farbbildern. Hauptzweck ist die Anpassung von gescannten Bildern. Dazu werden wichtige Funktionen zur Veränderung des Bildausschnitts, der Helligkeit oder des Farbkontrastes angeboten.

Hinweis

Bild 2.9: Diese Symbolleiste bietet die Werkzeuge für die Nachbereitung von Pixelgrafiken.

Die aus den Vorversionen bekannte Teilanwendung Star Image ist nicht mehr im Office-Paket enthalten.

StarOffice Chart Wenn es darum geht, Zahlen grafisch darzustellen, kommt StarOffice Chart zum Einsatz. Zahlreiche 2D- und 3D-Diagrammtypen mit mehreren Gestaltungsvarianten stehen für die Visualisierung Ihres Zahlenmaterials zur Verfügung.

40

Kapitel 2: Ein erster Überblick

FontWork Das Modul FontWork erzeugt mit seinen Zeichenwerkzeugen interessante Schrifteffekte aus Textobjekten. Der Text lässt sich an verschiedenen Formen ausrichten, mit Schatten versehen oder kippen.

StarMath Zum Erstellen von Formelausdrücken ist der Formeleditor StarMath integriert. Selbst vor erschreckend kompliziert aussehenden Ausdrücken macht dieses Zusatzmodul nicht Halt. Die einzelnen Formelzeichen kommen durch Symbolschaltflächen mit wenigen Mausklicks oder über eine spezielle Beschreibungssprache in den Text. Die Formeln werden wie Zeichnungselemente in das aktuelle Dokument eingefügt. Durch die besondere Funktionalität im Textmodus erstellen Sie Formeln, die sich am Textfluss des Fließtextes orientieren.

41

Kapitel 3 Die StarOffice-Hilfefunktion In einem so umfangreichen Programmpaket wie StarOffice gibt es immer wieder Fragestellungen zu speziellen Aufgaben. Von einigen Programmfunktionen haben Sie noch nichts gehört oder wissen über deren Arbeitsweise nicht mehr ganz genau Bescheid. Neben einem Blick in das vorliegende Buch oder in die mitgelieferte Dokumentation sollten Sie intensiv die leistungsfähige Hilfe von StarOffice nutzen.

Aufbauorientierte Hilfen Bereits nach Aufruf einer Anwendung finden Sie etwa 40 Steuerelemente, noch bevor ein Dokument gestartet bzw. ein Menü oder eine Dialogbox geöffnet ist. Fragen zu Bedeutungen und Funktion der verschiedenen Schaltflächen und Symbole sind da nicht außergewöhnlich. Welche Auswirkungen hat dieser Menübefehl oder jene Option in der Dialogbox? Was passiert, wenn ich hier klicke, und wozu dient diese Schaltfläche? Zur Klärung dieser Fragen bieten sich der Tipp und die Aktive Hilfe an.

Ein Tipp zur rechten Zeit Mit der Hilfefunktion Tipp erhalten Sie eine Kurzbeschreibung zu Symbolen und den verschiedenen Steuerelementen. Sobald der Mauszeiger einen Moment lang über einem Symbol oder Steuerelement ruht, erscheint ein kleines Fenster mit der Bedeutung des betreffenden Symbols.

Bild 3.1: Sobald der Menübefehl HILFE/TIPP aktiviert ist, erhalten Sie Unterstützung bei der Orientierung in den Programmen.

Aufbauorientierte Hilfen Im Menü HILFE kann diese Hilfefunktion mit einem Klick auf den Eintrag TIPP ein- bzw. ausgeschaltet werden. Wenn vor dem Eintrag im Menü ein Häkchen erscheint, ist die Anzeige der Tipps aktiviert.

Aktive Hilfe verwenden Einen Schritt weiter als die Tipps geht die Aktive Hilfe. Sobald diese Unterstützungsfunktion aktiviert ist, zeigt Ihnen StarOffice zu allen Schaltflächen, Symbolen, Listenfeldern und Bildschirmelementen eine kurze, themenbezogene Hilfe, wenn der Mauszeiger eine Weile über dem jeweiligen Steuerelement ruht.

Bild 3.2: Ausführlichere Informationen zur den Steuerelementen von StarOffice bietet Ihnen die Aktive Hilfe.

Tipp

Um die Aktive Hilfe ein- bzw. auszuschalten, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag im Menü HILFE. Um die Unterstützung durch kurze, themenbezogene Informationen nur bei Bedarf zu nutzen, verwenden Sie mit der Tastenkombination (ª)+(F1) die kontextsensitive Direkthilfe zum Anzeigen der Beschreibungen.

Kontextsensitive Direkthilfe Eine dritte Hilfsfunktion steht Ihnen bei Fragen zu bestimmten Befehlen oder Steuerelementen zur Verfügung. Durch Drücken der Tastenkombination (ª)+(F1) verändern Sie den Mauszeiger in einen kleinen Pfeil mit angehängtem Fragezeichen. Bewegen Sie diesen Mauszeiger auf einen Befehl oder ein Steuerelement, so zeigt StarOffice den Inhalt der Aktiven Hilfe an. 44

Kapitel 3: Die StarOffice-Hilfefunktion

Bild 3.3: Die kontextsensitive Direkthilfe zeigt den Inhalt der Aktiven Hilfe nur bei Bedarf an. Die kontextsensitive Direkthilfe bleibt aktiviert – führen Sie den Mauszeiger über alle fraglichen Steuerelemente. Zum Beenden der kontextsensitiven Direkthilfe genügt ein Druck auf die Taste (Esc) oder ein Mausklick.

Ablauforientierte Hilfen In der aufbauorientierten Hilfe stehen Kurzinformationen zu einzelnen Steuerelementen und Befehlen im Vordergrund. Im zweiten Bereich, den ablauforientierten Hilfen, stellt Ihnen StarOffice umfassende Informationen zu den verschiedenen Programmfunktionen bereit. Im Hilfemenü der Menüleiste lassen sich über die Einträge INHALT und HELP AGENT weitere Systemhilfen aufrufen.

45

Ablauforientierte Hilfen

Die StarOffice-Onlinehilfe Mit einem Klick auf den Menübefehl HILFE/INHALT öffnen Sie die Onlinehilfe von StarOffice. Hier finden Sie alle verfügbaren Informationen, geordnet nach verschiedenen Themen. Beim Start aus einem Programm heraus sehen Sie die Startseite der jeweiligen Anwendung als neues Fenster – das aktuelle Dokument bleibt dabei weiterhin geöffnet.

Bild 3.4: Der Menübefehl HILFE/INHALT öffnet die Onlinehilfe von StarOffice als neues Fenster – hier die Hilfe zum StarOffice Writer. Einige Textpassagen der Hilfeseite sind blau hervorgehoben. Mit einem Klick auf einen hervorgehobenen Bereich öffnet StarOffice das zugeordnete Thema, eine weiterführende Hilfeseite oder eine Begriffserklärung. Um zum zuvor angezeigten Hilfethema zurückzukehren, benutzen Sie die Schaltflächen NÄCHSTE SEITE und VORHERIGE SEITE in der Funktionsleiste. So können Sie sich Schritt für Schritt bis zum Inhaltsverzeichnis zurückbewegen. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in die Hilfeseite öffnen Sie ein Kontextmenü mit verschiedenen Bearbeitungsbefehlen.

46

Kapitel 3: Die StarOffice-Hilfefunktion

Querverweis

Bild 3.5: Das Kontextmenü der Hilfeseite stellt Ihnen häufig benötigte Funktionen und Befehle bereit.

Mehr zur gezielten Informationssuche sowie zum Arbeiten mit Lesezeichen erfahren Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Befehl

Wirkung

NAVIGATIONSBEREICH AUSSCHALTEN

Blendet den Bereich mit den Registern neben dem Hilfetext aus.

STARTSEITE

Wechselt nach dem Durcharbeiten einiger Hilfetexte sofort zurück zur Startseite der Programmhilfe.

LESEZEICHEN HINZUFÜ-

Wie bei einem Buch markieren Sie mit Hilfe von Lesezeichen häufig benötigte Stellen in der Onlinehilfe.

GEN

DRUCKEN

Mit diesem Menübefehl geben Sie die dargestellte Hilfeseite auf dem angeschlossenen StandardDrucker aus.

Tabelle 3.1: Befehle und ihre Wirkung

47

Tipp

Ablauforientierte Hilfen

Auf den Startseiten der Programmhilfen finden Sie stets einen Bereich HILFE ZUR HILFE. Ein Klick auf diese Links öffnet Informationen über die Verwendung der Onlinehilfe selbst.

Über der Hilfeseite sehen Sie ein Listenfeld sowie eine Reihe von Schaltflächen: Für jede Anwendung im Paket ist eine eigene Hilfedatei vorhanden. Über das Listenfeld HILFEDATEI AUSWÄHLEN gelangen Sie direkt zur ausgewählten Anwendungshilfe.

왘

Mit der Schaltfläche LESEZEICHEN HINZUFÜGEN lassen sich Lesezeichen zu einzelnen Fundstellen oder häufig genutzten Hilfeseiten definieren.

Tipp

왘

Um die Onlinehilfe zu beenden, klicken Sie auf das Schließen-Symbol in der Menüleiste des Anwendungsfensters oder benutzen die Tastenkombination (Alt)+(F4).

Das Register Inhalte Im Register INHALTE finden Sie Buchsymbole, mit denen Sie direkt zu den Themen der jeweiligen Programme wechseln. Verfügbar sind Hilfen zu StarOffice Writer, StarOffice Calc, StarOffice Impress, StarOffice Draw, StarOffice Math und StarOffice Basic (siehe Bild 3.6). Das Verfahren ist einfach: Mit einem Doppelklick auf ein Buchsymbol öffnen Sie das Thema. Es erscheinen weitere Buchsymbole und Symbole mit Glühlampen: Ein Klick auf Glühlampensymbole lässt den Hilfetext im rechten Teil erscheinen.

Das Register Index Für schnelle Sucherfolge sind die Hilfethemen indexiert. Nach einem Klick auf das Register INDEX und zusätzlicher Auswahl des Hilfebereichs erscheinen in der Liste der Suchbegriffe die verfügbaren Schlagwörter. Sie müssen

48

Kapitel 3: Die StarOffice-Hilfefunktion

Bild 3.6: Das Register INHALTE

Hinweis

nun nur in das Eingabefeld SUCHBEGRIFF klicken und beginnen, das gewünschte Wort einzugeben. StarOffice setzt bei jedem Buchstaben den Fokus auf einen Begriff, wenn keine Markierung in der Liste erscheint, ist der Begriff nicht vorhanden. Mit einem Doppelklick auf die Markierung oder einem Klick auf ANZEIGEN blenden Sie den Hilfetext im rechten Teil auf.

Wenn es um allgemeine Funktionen geht, ist die Auswahl der Programmhilfe egal: In allen Hilfen sind die übergreifenden Funktionen gelistet.

49

Ablauforientierte Hilfen

Bild 3.7: Mit dem Index sind bekannte Begriffe schnell gefunden.

Gezielte Suche Nicht immer führen die angebotenen Themenvorschläge zur Lösung des Problems – in diesem Fall verspricht das Durchsuchen der Hilfedateien nach bestimmten Stichwörtern oder beliebigen Begriffen mehr Erfolg. Sie verwenden die Volltextsuche, wenn Sie den genauen Begriff nicht kennen oder die Indexsuche nicht zum gewünschten Erfolg geführt hat. Nach einem Klick auf das entsprechende Register SUCHEN blendet StarOffice die Suchwerkzeuge auf. Im oberen Listenfeld geben Sie dazu den gesuchten Begriff ein. Darunter sehen Sie zwei Markierfelder, mit denen Sie das Suchverhalten anpassen.

왘

50

Aktivieren Sie NUR GANZE WÖRTER, wenn die Suche den Begriff nicht als Teil eines anderen Begriffs finden soll.

Kapitel 3: Die StarOffice-Hilfefunktion

왘

NUR IN TITELN sucht nur innerhalb der Überschriften – dadurch können Sie die Suche beschränken.

Ein Klick auf die Schaltfläche SUCHEN startet die angegebene Suche, die Fundstellen werden im unteren Bereich angezeigt und lassen sich dort mit einem Mausklick öffnen.

Bild 3.8: Das Ergebnis der Volltextsuche: Im Text sind die Fundstellen markiert.

Lesezeichen definieren Genau wie bei normalen Büchern erleichtern Lesezeichen die Orientierung innerhalb der Onlinehilfe. Eine häufig genutzte Hilfeseite wird so schneller zugänglich. Um ein Lesezeichen an der aktuell geöffneten Hilfeseite festzulegen, können Sie das entsprechende Symbol oder den Eintrag LESEZEICHEN HINZUFÜGEN im Kontextmenü verwenden.

51

Ablauforientierte Hilfen Alle definierten Lesezeichen zeigt StarOffice im Register LESEZEICHEN an – die zugehörige Hilfeseite wird nach einem einfachen Klick auf ein Lesezeichen geöffnet.

Bild 3.9: Die Lesezeichen sind über das gleichnamige Register zugänglich.

Hinweis

Zum Entfernen von Lesezeichen öffnen Sie das Kontextmenü des überflüssigen Lesezeichens. Im Kontextmenü finden Sie außer dem gewünschten Befehl LÖSCHEN auch die Befehle ANZEIGEN und UMBENENNEN.

52

Der Aufruf der Onlinehilfe kann in jedem Programm mit der Funktionstaste (F1) erfolgen.

Kapitel 3: Die StarOffice-Hilfefunktion

Der Help Agent

Hinweis

Eine weitere interessante Unterstützungsfunktion stellt der Help Agent bereit. Mit dem Menübefehl HILFE/HELP AGENT legen Sie fest, ob Sie den Help Agent sehen wollen oder nicht. Zeigt sich vor dem Befehl ein Häkchen, so wird der Help Agent in bestimmten Situationen automatisch aufgerufen. Er zeigt in einer Ecke des Dokuments ein kleines Fenster, das Sie anklicken können, um dann eine Hilfe zu der aktuellen Situation zu erhalten. Nach dem Klick startet der Help Agent die Onlinehilfe mit dem zur Arbeitshandlung passenden Thema.

Der HELP AGENT ist im Normalfall 30 Sekunden lang sichtbar.

Bild 3.10: Alle Informationen der Onlinehilfe erhalten Sie auch über den Help Agent von StarOffice. Mit dem Schließen-Symbol in der Titelleiste verbannen Sie das Fenster bis zum nächsten Aufruf vom Bildschirm. Wenn Sie den Help Agent wiederholt zum selben Thema ignorieren oder schließen, statt ihn anzuklicken, wird er zu diesem Thema nicht erneut erscheinen. Einige Voreinstellungen beeinflussen das Verhalten des Help Agent: Zum Einrichten wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN und öffnen Sie die Kategorie ALLGEMEIN. Im Bereich HELP AGENT steuern Sie sein Verhalten:

왘

Wenn das Markierfeld AKTIVIEREN mit einem Häkchen versehen ist, aktiviert StarOffice den Help Agent bei jedem Start automatisch. Sobald Sie eine neue oder komplexe Funktion einsetzen, bietet der Help Agent ungefragt seine Unterstützung an. Diese Einstellung hilft Ihnen beim Einstieg in StarOffice.

53

Ablauforientierte Hilfen

왘

왘

Mit der Schaltfläche ZURÜCKSETZEN wird der Ausgangszustand der Tipps wie nach der Installation von StarOffice wiederhergestellt und StarOffice zeigt Ihnen die Tipps beim Programmstart wieder neu beginnend an. Mit dem Drehfeld ANZEIGEDAUER bestimmen Sie, wie lange der Help Agent sichtbar bleibt.

Tipp

Bild 3.11: Die Einstellungen zum Help Agent nehmen Sie in der Kategorie ALLGEMEIN der Dialogbox EXTRAS/OPTIONEN vor.

54

In Dialogboxen können Sie die Onlinehilfe auch durch einen Klick auf die Schaltfläche HILFE aufrufen. Sie erhalten dann alle relevanten Informationen zu der betreffenden Dialogbox.

Kapitel 4 Aufbau und Konzepte In diesem Kapitel stehen die einzelnen Elemente und die grundlegende Bedienung im Mittelpunkt. Durch das gemeinsame Bedienkonzept von StarOffice gelten diese Grundlagen für alle Anwendungen im Programmpaket. Der weitere Verlauf des Buchs baut auf den hier erarbeiteten Kenntnissen auf. Anwendern, denen die grundlegende Bedienung von Windows-Programmen vertraut ist, sehen sich bei der ersten Begegnung mit StarOffice einer vertrauten Umgebung gegenüber. Insgesamt bietet StarOffice eine in sich geschlossene Arbeitsumgebung, die alle wichtigen Funktionen in einer einheitlich gestalteten Oberfläche vereint.

Der erste Start Bei der täglichen Arbeit ist es Ihnen vermutlich vollkommen egal, mit welcher StarOffice-Anwendung bestimmte Dokumente oder Tabellen erstellt wurden. Was zählt, ist die Vollständigkeit und die rasche Verfügbarkeit aller erforderlichen Informationen. Ein Kalkulationsblatt findet sich ebenso schnell wie das Anschreiben und die verbreiteten Haftnotizen mit aktuellen Adressen. Das soeben geführte Telefonat beschert Ihnen noch eine InternetAdresse und die neue Faxnummer.

Tipp

Beim Start von StarOffice müssen Sie aber vorab entscheiden, welchen generellen Programmtyp die zu lösende Aufgabe erfordert. Nur dann werden Sie das Modul herausfinden, das für die Aufgabe am besten geeignet ist.

Wenn Sie sich einmal nicht für eine Anwendung entscheiden können, dann wählen Sie den Befehl AUS VORLAGE. Dann können Sie sich bei Auswahl eines der vorhandenen Themen von StarOffice vorschlagen lassen, welche Anwendung dazu gestartet wird.

Wichtige Bedienelemente

Hinweis

Im Rahmen der Installation unter Windows werden im Startmenü Verknüpfungen zum jeweiligen Programm angelegt – der Aufruf von StarOffice gestaltet sich dadurch denkbar einfach.

Auch in den anderen Betriebssystemversionen folgt StarOffice den üblichen Betriebssystemstandards und bietet Ihnen die Integration in gängige Benutzeroberflächen.

Bild 4.1: Beim Blick in das Startmenü fällt sofort ins Auge, dass im Untermenü des Eintrags STAROFFICE 7 für jedes Modul ein Eintrag enthalten ist. Sie müssen also vor dem Programmstart entscheiden, welche Aufgabe Sie erledigen wollen. Um die Arbeit mit dem Programm aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche START in der Taskleiste von Windows, öffnen den Eintrag PROGRAMME und wählen dort den Ordner STAROFFICE 7 aus. Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag starten Sie das zugehörige Modul.

Wichtige Bedienelemente In StarOffice begegnen Ihnen die unterschiedlichsten Bedienelemente. Einige sind Ihnen vermutlich aus der Arbeit mit anderen Anwendungen

56

Kapitel 4: Aufbau und Konzepte bekannt, andere vielleicht vollkommen neu. Werfen Sie nun als Grundlage der weiteren Ausführungen in diesem Buch einen Blick auf das Handwerkszeug und machen Sie gleichzeitig einen Streifzug durch die Bedienstruktur von StarOffice.

Der Schnellstarter Der Schnellstarter ist ein auf StarOffice unter Windows begrenztes Tool. Es erscheint zunächst nur als Icon im Systray der Taskleiste von Windows. Um den Schnellstarter zu nutzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol. StarOffice öffnet ein Auswahlmenü, das alle Befehle zum Einstieg in das Programm enthält.

Bild 4.2: Der Schnellstarter unter Windows Um ein Dokument auszuwählen, klicken Sie den gewünschten Eintrag an. Dadurch können Sie beliebige Dokumente neu erstellen. Für jedes neue Dokument wird ein zusätzliches Fenster geöffnet. Gleichzeitig erscheint eine Schaltfläche für dieses Fenster in der Taskleiste. Der Schnellstarter bietet weitere Funktionen:

왘

Ein Doppelklick auf das Symbol startet die Dialogbox VORLAGEN UND D OKUMENTE.

왘

Der Befehl STAROFFICE BEIM SYSTEMSTART LADEN ist im Standard aktiviert, zu erkennen am Häkchen. Wenn Sie den Befehl in diesem Fall anklicken, wird die Verknüpfung auf quickstart.exe aus der Auto-

57

Die Menüführung start-Gruppe von Windows entfernt. Im entgegengesetzten Fall wird eine entsprechende Verknüpfung in die Autostart-Gruppe kopiert.

왘

Der Befehl SCHNELLSTARTER BEENDEN entfernt das Symbol aus der Taskleiste und alle StarOffice-Programmroutinen aus dem Arbeitsspeicher, sofern zuvor alle StarOffice-Dokumente geschlossen wurden.

Es gibt außerdem noch zwei Möglichkeiten, den Schnellstarter von StarOffice unter Windows zu aktivieren:

왘

Aktivieren Sie den Befehl EXTRAS/OPTIONEN und wechseln Sie in der Struktur auf STAROFFICE/ARBEITSSPEICHER. Nutzen Sie im Bereich STAROFFICE SCHNELLSTARTER das Markierfeld STAROFFICE BEIM SYSTEMSTART LADEN.

왘

Um den Schnellstarter ohne Neustart des Systems zu aktivieren, starten Sie das Programm quickstart.exe im Verzeichnis {installpath}\program.

Die Menüführung Die Menüführung von StarOffice orientiert sich am üblichen Standard. Im Folgenden werden wesentliche Elemente am Beispiel des StarOffice Writer beschrieben.

Die Menüleiste

Hinweis

Am oberen Rand des Programmfensters ist die Menüleiste angeordnet. In der Menüleiste sind, jeweils thematisch sortiert, die verschiedenen Programmfunktionen angeordnet. Die jeweils angezeigten Menüeinträge richten sich nach der jeweils aktiven Anwendung.

58

In den Menüs zeigt StarOffice üblicherweise nur die Befehle und Funktionen, die in der jeweiligen Programmsituation verfügbar sind.

Kapitel 4: Aufbau und Konzepte

Das Dateimenü Im Menü DATEI sind alle Funktionen enthalten, die Sie zum Laden, Speichern, Neuanlegen, Verwalten und Drucken von Dateien benötigen. Die Befehle des Dateimenüs beziehen sich in der Regel auf das gesamte Dokument. Hier finden Sie Export- und Importfunktionen für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen, bei denen der StandardDateidialog zum Einsatz kommt.

Hinweis

StarOffice verfügt über leistungsfähige AutoPiloten, die Ihnen beim Erstellen der verschiedenen Dokumente zur Seite stehen und Sie Schritt für Schritt zum fertigen Ergebnis leiten. Der Eintrag AUTOPILOT öffnet ein Untermenü, in dem Sie den gewünschten Assistenten auswählen können.

Der Begriff AutoPilot ist gleichbedeutend mit den Begriffen Assistent, Experte oder Helfer, wie sie in anderen Office-Paketen üblich sind.

Bild 4.3: Alle Dokumentoperationen sind im Menü DATEI angesiedelt.

59

Die Menüführung

Tipp

Mit einem Klick auf den Eintrag BEENDEN werden zunächst alle offenen Dokumente und dann StarOffice geschlossen – zuvor erfolgt gegebenenfalls eine Sicherheitsabfrage, die verhindert, dass ungesicherte Änderungen verloren gehen. Verwenden Sie den Befehl SCHLIEßEN aus dem Dateimenü, wenn Sie lediglich die Arbeit am aktiven Dokument beenden möchten.

Bild 4.4: Das Menü BEARBEITEN

Bearbeiten Das Menü BEARBEITEN beinhaltet allgemeine Bearbeitungsfunktionen.

왘

60

Der erste Abschnitt umfasst Befehle, mit denen sich einzelne Bearbeitungsschritte rückgängig machen bzw. wiederholen lassen. Dieser Bereich ist in einem neuen Dokument noch nicht sichtbar, erst wenn Sie das neue Dokument bearbeitet haben, erscheint dieser Bereich.

Kapitel 4: Aufbau und Konzepte Der zweite Abschnitt bietet Ihnen alle erforderlichen Befehle zum Arbeiten mit der Zwischenablage und zum Markieren des gesamten Dokuments.

왘

Ebenfalls im Menü BEARBEITEN angeordnet sind die Funktionen zum Suchen und Ersetzen sowie der Befehl zum Austauschen der aktiven Datenbank.

Hinweis

왘

Je nachdem, welche Anwendung gerade aktiv ist, wird das Bearbeiten-Menü um weitere spezifische Programmfunktionen ergänzt.

Das Ansichtsmenü Über das Menü ANSICHT steuern Sie die Anzeige der verschiedenen Bildschirmelemente. Sobald ein Dokument geöffnet ist, dient der Eintrag MAßSTAB zum Einstellen des Vergrößerungsfaktors, mit dem das Dokument dargestellt wird.

Extras StarOffice lässt sich nach Ihren Vorstellungen anpassen. Das Menü EXTRAS bietet Ihnen den Zugriff auf alle dazu notwendigen Befehle. Darüber hinaus sind in diesem Menü spezielle Programmfunktionen der einzelnen Anwendungen integriert, auf die in den jeweiligen Kapiteln näher eingegangen wird.

Fenster

Hinweis

StarOffice erlaubt, von einem Dokument mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet zu halten. Das Menü FENSTER enthält den Befehl NEUES FENSTER. Damit erstellen Sie eine weitere Ansicht des aktuellen Dokuments. Wenn mehrere Anwendungsfenster geöffnet sind, dann finden Sie im Menü auch alle anderen StarOffice-Dokumentfenster. Der Wechsel zwischen diesen Fenstern kann in diesem Fall über das Fenstermenü oder die Windows-Taskleiste erfolgen. Im Zusammenhang mit dem Begriff »Fenster« sind so genannte Tasks zu sehen. Jedes geöffnete Dokument bildet dabei eine Task und belegt ein Fenster.

61

Die Menüführung

Hilfe Die Steuerung des Onlinehilfe-Systems von StarOffice erfolgt über das Menü HILFE. Die einzelnen Funktionen wurden bereits im dritten Kapitel behandelt.

Die Symbolleisten

Tipp

Ein wichtiger Bestandteil von Programmen mit grafischer Benutzeroberfläche sind die verschiedenen Sinnbildleisten. Sie enthalten die häufig genutzten Funktionen und Befehle, die auch über die Menüs der Anwendung erreichbar sind. Nach einem Klick auf eines der Symbole wird die entsprechende Funktion ausgeführt – der Umweg über die Menüleiste entfällt. Bei einem geöffneten Textdokument werden Sie mit über 50 verschiedenen Symbolen konfrontiert – zu viele, um sie sich alle zu merken. Aktivieren Sie HILFE/AKTIVE HILFE; Sie erhalten nun eine ausführliche Erläuterung, sobald Sie den Mauszeiger auf ein Symbol bewegen.

Beim näheren Betrachten fällt auf, dass einige Symbol-Schaltflächen grau dargestellt sind. Diese Funktionen sind in der aktuellen Programmsituation nicht verfügbar und können demzufolge auch nicht aufgerufen werden. Als Standardvorgabe sind die Symbolleisten an bestimmten Positionen am Bildschirm »angedockt« – sie lassen sich in der vorliegenden Version von StarOffice auch als frei verschiebbares Fenster auf dem Bildschirm positionieren oder an beliebigen Stellen rund um die Arbeitsfläche andocken. Um eine Symbolleiste aus der angedockten Position zu lösen, genügt es, sie bei gedrückter (Strg)-Taste an die gewünschte Position zu ziehen. Soll die Symbolleiste an einem anderen Rand andocken, gehen Sie wie folgt vor:

-Taste gedrückt und klicken Sie doppelt auf eiHalten Sie die ➤ nen grauen Bereich der Symbolleiste. Sie wird zu einem frei verschieb1

➤ ➤ 2 3

62

(Strg)

baren Fenster. Halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und ziehen Sie die Symbolleiste an ihren neuen Ort. Wenn sich die Symbolleiste über einem Fensterrand befindet, geben Sie bei gehaltener (Strg)-Taste die Maustaste frei: Die Symbolleiste wird am Fensterrand angedockt.

Kapitel 4: Aufbau und Konzepte

Bild 4.5: Die Symbolleisten von StarOffice lassen sich beliebig positionieren. Hier sehen Sie die Textobjektleiste von StarOffice Writer als frei verschiebbares Fenster auf der Arbeitsfläche. Mit einem Klick auf den Menübefehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN öffnen Sie ein Untermenü, in dem Sie die Anzeige der Sinnbildleisten ein- bzw. ausschalten können. Alle angezeigten Symbolleisten sind mit einem Häkchen versehen.

Bild 4.6: Über das Menü ANSICHT blenden Sie die Symbolleisten ein und aus.

63

Die Menüführung

Die Funktionsleiste

Achtung

Die Funktionsleiste ist standardmäßig unterhalb der Menüleiste angeordnet. Sie enthält z. B. Sinnbilder für die Navigation zwischen Dokumenten, für Dateioperationen, zum Drucken und für die Arbeit mit der Zwischenablage. Diese Funktionen stehen in allen StarOffice-Anwendungen zur Verfügung. Die Funktionsleiste ist nicht in allen Modulen standardmäßig eingeblendet. Verwenden Sie in diesem Fall den Befehl ANSICHT/ SYMBOLLEISTEN/FUNKTIONSLEISTE.

Bild 4.7: Die Funktionsleiste von StarOffice Als Besonderheit ist das Kombinationsfeld URL LADEN enthalten, in dem der URL (Uniform Resource Locator) des aktuell geöffneten Dokuments oder Ordners angezeigt wird. Durch einen Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil wird die zugehörige Liste geöffnet, in der bis zu 100 der zuletzt aufgerufenen URLs aufgeführt sind. Durch Auswahl eines Eintrags und Bestätigen mit der (Enter)-Taste wird ein neues Fenster mit der gewünschten Datei geöffnet. Alternativ führen Sie diese Aktion mit einem Mausklick aus. Die entsprechenden Adressen lassen sich ebenfalls manuell eingeben. StarOffice nimmt dabei sowohl Eingaben im herkömmlichen Format (C:\Eigene Dateien\readme.txt) als auch URLs entgegen. Die Funktion AutoComplete unterstützt Sie auch hier bei der Eingabe der Adresse bzw. des Pfades. Die Symbole der Funktionsleiste

Die Funktionsleiste ist in allen Anwendungen von StarOffice enthalten. Daher lohnt sich ein Blick auf die Bedeutung der Symbole: Ein langer Klick auf das Symbol NEU öffnet ein Pop-Up mit Befehlen zum Erstellen neuer

64

Kapitel 4: Aufbau und Konzepte Dokumente. Ein einfacher Klick auf die Schaltfläche erstellt ein Dokument vom gleichen Typ wie das aktuelle Dokument.

Bild 4.8: Das Pop-up hinter der Schaltfläche NEU

Nach einem Klick auf dieses Symbol zeigt StarOffice die Öffnen-Dialogbox. Ein Klick auf das PDF-Symbol exportiert das aktuelle Dokument in das PDF-Format. Eine DateidialoFPPgbox erscheint, in der Sie den gewünschten Dateinamen für das PDF-Dokument angeben.

Ein Klick auf das PDF-Symbol exportiert das aktuelle Dokument in das PDF-Format. Eine Dateidialogbox erscheint, in der Sie den gewünschten Dateinamen für das PDF-Dokument angeben.

Ein Klick auf DOKUMENT SPEICHERN sichert alle Änderungen in der aktuell geöffneten Datei. Wenn Sie ein neues Dokument angelegt und noch nicht gesichert haben, zeigt StarOffice die Dialogbox SPEICHERN UNTER.

65

Die Menüführung

Ein Klick auf das Druckersymbol sendet das aktuelle Dokument direkt an den Standarddrucker, ohne zuvor den Drucken-Dialog anzuzeigen.

AUSSCHNEIDEN überträgt die aktuelle Markierung in die Zwischenablage und löscht den markierten Bereich.

Kopieren übernimmt den Inhalt der aktuellen Markierung in die Zwischenablage. Ein Klick auf die Schaltfläche EINFÜGEN fügt den Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Position der Schreibmarke ein. Ein langer Klick auf die Schaltfläche öffnet ein Pop-Up. Dort können Sie auswählen, in welcher Form das Einfügen geschehen soll. Die angezeigten Befehle wechseln je nach Inhalt der Zwischenablage.

Bild 4.9: Das Pop-up EINFÜGEN Ein langer Klick auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG öffnet ein Fenster, in dem die letzten Handlungen aufgeführt sind. Ein einfacher Klick nimmt den zuletzt ausgeführten Befehl zurück.

66

Kapitel 4: Aufbau und Konzepte Ein langer Klick auf die Schaltfläche WIEDERHERSTELLEN öffnet ein Fenster, in dem die zuletzt verworfenen Handlungen aufgeführt sind. Ein einfacher Klick führt den zuletzt verworfenen Befehl erneut aus.

Öffnet den Navigator. Bei eingeschaltetem Navigator erscheint die Schaltfläche eingedrückt, ein erneuter Klick blendet den Navigator wieder aus.

Öffnet den Stylist. Bei eingeschaltetem Stylist erscheint die Schaltfläche eingedrückt, ein erneuter Klick blendet den Stylist wieder aus.

Ein Klick auf dieses Symbol öffnet die Dialogbox HYPERLINK. Dieses Symbol steht in allen Kernanwendungen bereit, um Bezüge zu anderen Dokumenten herzustellen. Auf der Seite INTERNET im Hyperlink-Dialog können Sie z.B. Hyperlinks mit WWW-, FTP- oder Telnet-Adressen bearbeiten.

Hinweis

Für den Zugriff auf die Grafikelemente steht das Symbol GALLERY bereit. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet die Gallery im oberen Fensterbereich des aktiven Fensters.

In Abhängigkeit von der gewählten Bildschirmauflösung kann es vorkommen, dass nicht alle Symbole in einer Zeile der Funktionsleiste Platz finden. StarOffice blendet in diesem Fall eine Pfeil-Schaltfläche ein, mit der Sie in die zweite Zeile der Funktionsleiste blättern.

67

Die Menüführung

Die Objektleiste Unterhalb der Funktionsleiste befindet sich die Objektleiste. Die Objektleiste ist anwendungs- und kontextsensitiv: Die angezeigten Steuerelemente variieren in Abhängigkeit von der aktuell geöffneten Anwendung. Darüber hinaus verändern sich die angezeigten Symbole je nachdem, welches Objekt gerade markiert ist – die Objektleiste bietet Ihnen immer die Befehle an, die für das Objekt zur Verfügung stehen. Dadurch haben Sie stets die wichtigsten Bearbeitungsfunktionen im Zugriff: Beim Bearbeiten von Dokumenten bietet Ihnen StarOffice die entsprechenden Befehle und Funktionen der jeweiligen Anwendung an.

Tipp

Bild 4.10: Die Objektleiste bietet Ihnen die am häufigsten benötigten Funktionen und Befehle an – im Bild sehen Sie die Objektleiste beim Bearbeiten eines Textdokuments.

Keine Objektleiste? Wie alle Symbolleisten in StarOffice lässt sich die Objektleiste über das Menü ANSICHT ein- bzw. ausblenden.

Die Werkzeugleiste Ein weiteres kontextsensitives Steuerelement von StarOffice ist die Werkzeugleiste am linken Rand des Arbeitsbereichs. Abhängig vom aktuell geöffneten Dokument enthält die Werkzeugleiste nur Symbole für die verschiedenen Funktionen, die für diesen Dokumenttyp zur Verfügung stehen. Hier finden Sie z.B. Funktionen zum Einfügen von Objekten, Zeichenwerkzeuge oder auch die wichtigsten Ansichtsfunktionen.

68

Kapitel 4: Aufbau und Konzepte

Bild 4.11: In der Werkzeugleiste von StarOffice sind die verschiedenen Bearbeitungsfunktionen versammelt. Ein Teil der Symbolschaltflächen trägt neben dem Symbol ein kleines grünes, nach rechts gerichtetes Dreieck. Dieses zeigt an, dass hinter der Symbolschaltfläche noch weitere Bearbeitungswerkzeuge in einer so genannten Abreißleiste, einer Dialogbox oder in einem Untermenü verborgen sind. Die Schaltflächen verhalten sich beim Anklicken recht unterschiedlich:

왘

왘

Sammelsymbole: Nach dem Anklicken des Symbols bleibt bei einer Reihe von Symbolen die Schaltfläche eingedrückt und StarOffice öffnet eine Abreißleiste. Danach wählen Sie durch Anklicken das gewünschte Werkzeug oder eine Funktion aus. Die aktuelle Auswahl wird danach als Symbol auf der Schaltfläche angezeigt. Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche aktiviert das dargestellte Werkzeug. Beim nächsten Start der Anwendung zeigt StarOffice wieder das Sammelsymbol. Andere Schaltflächen starten beim Anklicken die Aktion, die durch das Symbol auf der Schaltfläche repräsentiert ist. Zum Öffnen der Abreißleiste oder des Untermenüs klicken Sie auf das Symbol und

69

Die Menüführung halten die Maustaste gedrückt. Wählen Sie danach durch Anklicken die gewünschte Funktion – die Abreißleiste bzw. das Menü werden wieder geschlossen. Die aktuell gewählte Funktion erscheint jetzt als Symbol auf der Werkzeugleiste und kann bei Bedarf durch Anklicken erneut aktiviert werden.

Bild 4.12: Die Abreißleiste ZEICHENFUNKTIONEN in StarOffice Calc – oben als Abreißleiste, darunter in der Fensterdarstellung Diese Abreißleisten lassen sich, wie der Name schon sagt, mit der Maus von der Werkzeugleiste trennen: Nach dem Öffnen löst sich die Abreißleiste durch Ziehen am Titel vom Ursprungssymbol und erscheint frei verschiebbar auf der Arbeitsfläche (Fensterdarstellung). Um die Abreißleisten in Fensterdarstellung wieder vom Bildschirm zu verbannen, klicken Sie auf das Schließen-Symbol in der Titelleiste.

70

Tipp

Kapitel 4: Aufbau und Konzepte

Arbeiten Sie mit der Fensterdarstellung der Abreißleisten, um z.B. beim Zeichnen alle benötigten Werkzeuge im direkten Zugriff zu haben.

71

Kapitel 5 Dokumente öffnen, speichern und schließen StarOffice bietet in allen Modulen einheitliche Werkzeuge. In diesem Kapitel erhalten Sie den Schlüssel für schnelle und effektive Arbeit mit StarOffice. Sie lernen den in allen Anwendungen weitgehend gleichen Dateidialog und verschiedene Funktionen zur Fehlerbehandlung kennen.

StarOffice-Dateidialogboxen einstellen Unter Windows hat sich StarOffice so in das System integriert, dass vor allem bei den Dateidialogboxen auf die Routinen des Systems zugegriffen wird. Ein Zugang zu den Dateidialogboxen ist z.B. der Befehl DATEI/ÖFFNEN.

Bild 5.1: Die Dateidialogbox unter Windows 2000

StarOffice-Dateidialogboxen einstellen Diese Dateidialogbox unterscheidet sich unter Windows von Version zu Version. Dabei übernimmt StarOffice in jedem Fall die allgemeinen Fenstervorgaben, setzt jedoch eigene Elemente ein.

Hinweis

Unter Linux verwendet StarOffice die »bordeigene« Dateidialogbox. Diese Dateidialogbox kann auch unter Windows eingestellt werden. Die weitere Darstellung der Vorgänge zum Speichern und Öffnen von Dateien erfolgt anhand der StarOffice-Dialogboxen.

Bild 5.2: Die Dateidialogbox unter Linux So schalten Sie unter Windows auf den standardisierten Dateidialog von StarOffice beim Öffnen und Speichern von Dokumenten um.

➤ Starten Sie eine Kernanwendung von StarOffice. Wählen Sie den Befehl E /O und wechseln Sie auf die ➤ Kategorie . A Sie das Markierfeld S O -D ➤ imAktivieren Bereich Ö /S D . 1

XTRAS

2

PTIONEN

LLGEMEIN

3

FFNEN

74

PEICHERN

TAR FFICE IALOGE

IALOGE VERWENDEN

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

➤ Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK. 4

Danach begegnet Ihnen in allen Anwendungen von StarOffice der standardisierte Dateidialog beim Öffnen und Speichern von Dokumenten. Er ist nun unter Windows und Linux identisch.

Tipp

Bild 5.3: Aktivierung des StarOffice-Dialogs für Dateioperationen

Die Abmessungen der Dateidialogboxen lassen sich individuell einstellen. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den Rand der Dialogbox, bis ein kleiner Doppelpfeil zu sehen ist, und drücken Sie die linke Maustaste. Ziehen Sie am Rand der Dialogbox, bis die gewünschten Abmessungen erreicht sind, und lassen Sie die linke Maustaste los.

Dokumente öffnen Nach einem Klick auf den Menübefehl DATEI/ÖFFNEN zeigt StarOffice die Dialogbox ÖFFNEN. Zum Öffnen eines Dokuments markieren Sie den entsprechenden Eintrag in der Dateiliste und klicken dann auf die Schaltfläche ÖFFNEN – auch ein

75

Dokumente öffnen

Bild 5.4: Die Standard-Dateidialogbox von StarOffice zum Öffnen. Diese Dialogbox begegnet Ihnen – leicht abgewandelt – in allen Anwendungen von StarOffice. Doppelklick auf einen Eintrag öffnet das jeweilige Dokument zur Bearbeitung.

왘

Im oberen Bereich der Dialogbox zeigt Ihnen StarOffice dazu den aktuell geöffneten Verzeichnispfad an. 왘 StarOffice zeigt die enthaltenen Ordner und Dateien geordnet in verschiedenen Spalten an. Darüber hinaus sehen Sie weitere Informationen zu den enthaltenen Objekten. In der Standardeinstellung sehen Sie den Dokument- bzw. Ordnertitel, den Objekttyp, die Größe von Dateien sowie das Änderungsdatum. 왘 Mit einem Klick auf einen Spaltenkopf ändern Sie die Sortierung der Einträge im Listenfeld. Ein kleiner Pfeil rechts neben der Spaltenbeschriftung symbolisiert die Sortierrichtung. Mit einem zweiten Klick auf einen Spaltenkopf ändern Sie die Sortierrichtung. 왘 Wenn Sie an den Spaltentrennern ziehen, passen Sie die Spaltenbreite interaktiv an. Die Schaltflächen am rechten oberen Rand der Dialogbox dienen zum Wechseln zu einem anderen Ordner:

76

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

Bild 5.5: Wenn Sie die linke Maustaste einen Moment lang auf der Schaltfläche EIN VERZEICHNIS HOCH gedrückt halten, öffnet StarOffice ein Untermenü, über das Sie schnell zu anderen Laufwerken wechseln.

왘

Die Kombinations-Schaltfläche EIN VERZEICHNIS HOCH vereinigt eine ganze Reihe von Funktionen: Mit einem einfachen Mausklick wechseln Sie zum übergeordneten Ordner. Wenn Sie die Maustaste nach dem Anklicken gedrückt halten, öffnet StarOffice ein Untermenü mit weiteren Einträgen. Durch Anklicken eines Eintrags wird das entsprechende Verzeichnis geöffnet.

왘

Mit der Schaltfläche NEUER ORDNER lassen sich im aktuell geöffneten Ordner weitere Unterordner anlegen. Dazu zeigt StarOffice eine Dialogbox, in der Sie den Namen des neu zu erstellenden Ordners angeben (siehe Bild 5.6).

왘

Die Schaltfläche ZUM STANDARD-VERZEICHNIS bietet den Zugriff auf den Standardordner des Betriebssystems. Unter Windows ist das der Ordner Eigene Dateien, unter Linux /home/{Benutzername}/.

Nach dem Öffnen des Zielordners sehen Sie alle enthaltenen Dokumente in der Dateiliste angezeigt. Im Listenfeld DATEITYP zeigt StarOffice alle verfügbaren Dateiformate an, für die bei der Installation ein Importfilter eingerichtet wurde. 77

Dokumente öffnen

Bild 5.6: Einen Unterordner anlegen In der aktuellen Version unterstützt StarOffice die Funktion AutoComplete in den Dateidialogboxen. Sobald Sie im Listenfeld DATEINAME einen Buchstaben bzw. eine Zeichenfolge eingeben, bietet StarOffice an, den Eintrag zu ergänzen. Der Vorschlag ist dabei blau hervorgehoben. Mit (Enter) übernehmen Sie den Vorschlag – dabei muss zwischen zwei Fällen unterschieden werden:

왘

Falls ein Dateiname vorgeschlagen wurde, öffnet StarOffice das angegebene Dokument mit den zugehörigen Anwendungsprogrammen.

왘

Wenn das AutoComplete einen Pfadnamen vorgeschlagen hat, wechseln Sie mit (Enter) zum vorgeschlagenen Ordner, dessen Inhalt in der Dateiliste angezeigt wird.

왘

Die Funktion AutoComplete ist ebenfalls in der Lage, URLs zu erkennen und zu vervollständigen. Mit (Enter) stellen Sie die Verbindung her und laden das angegebene Dokument.

78

Hinweis

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

Ein URL mit der Diensterkennung file:/« verweist auf eine Pfadangabe – lokal oder auf einen Rechner im Netzwerk.

Nicht immer entspricht der Vorschlag Ihren Vorstellungen. Mit Hilfe der Tasten (½) und (¼) blättern Sie in einer Liste entsprechender Vorschläge, die alle mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnen.

Tipp

Falls Sie im Eingabefeld DATEINAME die Zeichenfolge »C:\« eingeben und bestätigen, setzt StarOffice weitere Zeichen, die Sie eingeben, sofort in eine geänderte Vorschlagsliste um.

Um den Vorschlag anzunehmen, aber noch weitere Eingaben vorzunehmen, drücken Sie (æ). Auf diesem Weg nutzen Sie das AutoComplete, bis der Pfad zur gesuchten Datei vervollständigt ist.

Sobald Sie im Listenfeld DATEITYP einen Eintrag auswählen, zeigt die Dateiliste nur noch die Dateien mit dem entsprechenden Dateiformat an. Die Dateibezeichnung wird in das Eingabefeld DATEINAME eingegeben. StarOffice unterstützt hier die Verwendung von so genannten Wildcards: Mit dem Eintrag K*.sx* zeigt StarOffice Dokumente in der Dateiliste an, die mit »K« beginnen. Wenn Sie das Markierfeld NUR LESEN aktivieren, öffnet StarOffice die angegebene Datei schreibgeschützt.

왘

Zum Öffnen markieren Sie die zu öffnende Datei und klicken dann auf die Schaltfläche ÖFFNEN.

왘

Um mehrere Dokumente zu öffnen, halten Sie beim Markieren die (Strg)-Taste gedrückt und klicken nacheinander alle gewünschten Dokumente an.

왘

Sofern in der Dateiliste für das markierte Dokument die Versionskontrolle aktiviert wurde, bietet Ihnen das Listenfeld VERSION den unmittelbaren Zugriff auf die einzelnen gespeicherten Versionen.

79

Dokumente öffnen

Bild 5.7: Mit Wildcards begrenzen Sie die anzuzeigenden Dokumente.

Bild 5.8: Im Listenfeld VERSION wählen Sie gleich die zu öffnende Dokumentversion aus.

80

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

Dokumente speichern

Hinweis

Beim Bearbeiten eines Dokuments befinden sich alle Änderungen zunächst im Arbeitsspeicher. Um das Ergebnis Ihrer Arbeit dauerhaft zu sichern, müssen die aktuellen Änderungen in eine Datei auf die Festplatte geschrieben werden. Bei allen neu angelegten Dokumenten sehen Sie in der Titelleiste von StarOffice zunächst die Standardbezeichnung [UnbenanntX]. StarOffice zählt diese Standard-Dateibezeichnung mit jedem neu angelegten Dokument in der aktuellen Arbeitssitzung hoch.

Hinweis

Zum Sichern Ihrer Arbeitsergebnisse klicken Sie auf den Menübefehl DATEI/SPEICHERN UNTER. Dies öffnet ebenfalls den beschriebenen Dateidialog, der Titel der Dialogbox trägt in diesem Fall die Bezeichnung SPEICHERN UNTER.

Bei ungesicherten Dokumenten bewirkt der Menübefehl DATEI/SPEICHERN ebenfalls den Aufruf der Dialogbox SPEICHERN UNTER.

Achtung

Wählen Sie im Listenfeld DATEITYP das gewünschte Dateiformat aus und geben Sie unter DATEINAME die Bezeichnung ein, unter der die Datei abgelegt werden soll.

Achten Sie darauf, dass das Markierfeld AUTOMATISCHE DAmit einem Häkchen versehen ist. StarOffice speichert die Datei sonst ohne eine Erweiterung. Als Folge wird der Dateityp nicht mehr sicher erkannt – z.B. wird nicht mehr das entsprechende Datei-Symbol im Desktop-Dokument angezeigt. TEINAMENSERWEITERUNG

81

Dokumente schließen

Bild 5.9: Auch beim Speichern von Dokumenten kommt der StandardDateidialog zum Einsatz. Aktivieren Sie das Markierfeld MIT KENNWORT SPEICHERN, um einen Grundschutz für Dokumente zu haben, die Sie vor dem Zugriff durch Unbefugte schützen wollen. Das Öffnen der passwortgeschützten Datei ist nur nach Eingabe des entsprechenden Passworts möglich. Wenn Sie ein bereits vorhandenes Dokument öffnen und bearbeiten oder bereits Eingaben in einem neuen Dokument gesichert haben, verwenden Sie den Befehl DATEI/SPEICHERN, um die ungesicherten Änderungen auf die Festplatte zu schreiben. Schneller geht es mit der Tastenkombination (Strg)+(S).

Dokumente schließen Sobald die Arbeit an einem Dokument abgeschlossen ist, beenden Sie die aktuelle Arbeitssitzung, indem Sie das Dokument schließen. Wie bei nahezu allen Funktionen stehen Ihnen dazu mehrere Wege offen.

82

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

왘

Der Menübefehl DATEI/SCHLIEßEN schließt das aktuell bearbeitete Dokument und beendet die entsprechende Task. Das gleiche Ergebnis erzielen Sie mit einem Klick auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste. 왘 Schneller zum Ziel gelangen Sie, indem Sie die Tastenkombination (Strg)+(F4) drücken. Ebenso wirkt die Tastenkombination (Alt)+(F4): Damit beenden Sie nacheinander die aktiven Fenster von StarOffice und mit dem letzten Fenster StarOffice selbst. Ganz egal, auf welchem Weg Sie die Bearbeitung beenden, StarOffice hilft Datenverluste zu vermeiden: Sofern noch ungesicherte Änderungen am bearbeiteten Dokument vorliegen, die beim Schließen des Dokuments verloren wären, sehen Sie einen entsprechenden Hinweis (siehe Bild 5.10).

Befehl

Wirkung

SPEICHERN

Sichert die ungesicherten Änderungen in der aktuell geöffneten Datei und schließt das Dokument danach. Bei neuen Dokumenten sehen Sie die Dialogbox SPEICHERN UNTER.

VERWERFEN

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche weisen Sie alle noch nicht gesicherten Änderungen zurück und StarOffice schließt das Dokument.

ABBRECHEN

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Dokument nicht geschlossen und Sie gelangen zurück zum geöffneten Dokument auf der Arbeitsfläche.

Tabelle 5.1: Befehle und ihre Wirkung

Dokumentmanagement Wenn Sie die Dateien geöffnet haben, können Sie das Arbeitsfenster teilen. Dann haben Sie in mehreren Fenstern einen Blick auf das gleiche Dokument. Ein Dokument – mehrere Fenster? Wozu soll das gut sein? Die Antwort ist einfach: Mit dieser Funktion können Sie verschiedene Teile des Dokuments gleichzeitig betrachten. Das ist von Vorteil, wenn Sie z.B. Textpassagen vergleichen oder umsortieren möchten. Mit einem Klick auf den Menübefehl FENSTER/NEUES FENSTER teilen Sie das Fenster im Arbeitsbereich – im neuen Fenster stellt StarOffice eine

83

Dokumentmanagement

Bild 5.10: Halt! Diese Meldung beim Schließen eines Dokuments weist Sie darauf hin, dass noch ungesicherte Änderungen vorliegen. zweite Instanz des aktuell geöffneten Dokuments dar. Zur Unterscheidung der Fenster enthält die Titelleiste hinter dem Dateinamen einen Zusatz, z.B. MeinDokument:3 für das dritte Fenster des aktuellen Dokuments.

Bild 5.11: Zweimal das gleiche Dokument in unterschiedlichen Fenstern

84

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

Hinweis

Die Position der Schreibmarke und die Darstellungsgröße dürfen sich in beiden Instanzen unterscheiden – so lassen sich z.B. umfangreiche Dokumente an zwei Stellen gleichzeitig bearbeiten. Unterschiedliche Bearbeitungsstände werden dabei ständig aktualisiert.

Sie schließen ein solches Fenster mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIEßEN in der Titelleiste des Fensters.

Fehlerbehandlung Fehler treten auch bei sorgfältigster Arbeit immer mal wieder auf – ärgerlich, wenn dabei die Arbeit von Stunden verloren geht. StarOffice trägt diesem Umstand Rechnung und beherrscht eine Reihe von Funktionen, mit deren Unterstützung die Auswirkung von Fehlbedienungen oder Systemabstürzen gemindert werden.

Rückgängig und Wiederherstellen Mit der Funktion RÜCKGÄNGIG im Bearbeiten-Menü wird die jeweils vorhergehende Aktion ungeschehen gemacht. Allerdings sind die Fähigkeiten dieser Funktion begrenzt. Dateioperationen (z.B. Laden, Speichern, Import oder Export), Veränderung der Darstellungsgröße mit der Zoom-Funktion, Verschieben des aktuellen Bildschirmausschnitts oder verschiedene Auswahlvorgänge sind nicht mehr rückgängig zu machen. Anstelle des Menübefehls können Sie zeitsparend die Tastenkombinationen (Alt)+(æ) oder (Strg)+(Z) einsetzen. StarOffice beherrscht dabei mehr als eine Rücknahmeebene und macht erst bei der theoretischen Anzahl von 100 Schluss. Die Anzahl der Rücknahme-Ebenen richten Sie in der Kategorie STAROFFICE/ARBEITSSPEICHER der Dialogbox EXTRAS/OPTIONEN ein. Die Abarbeitung erfolgt der Reihe nach: Der erste Aufruf der RückgängigFunktion nimmt die letzte Operation zurück, der nächste Aufruf in Folge die vorletzte und so fort. Wahlweise können Sie die Schaltflächen in der Funktionsleiste von StarOffice verwenden.

85

Fehlerbehandlung

Bild 5.12: Im Bereich RÜCKGÄNGIG stellen Sie die Zahl der Schritte ein, die StarOffice verwerfen kann. Die Funktion WIEDERHERSTELLEN führt rückgängig gemachte Aktionen wieder aus. Mit diesen Funktionen könnten Sie z.B. die letzten Aktionen wie in einem Film Revue passieren lassen.

Automatische Sicherungskopien

Querverweis

Sobald Sie ungewollt Veränderungen an einem Dokument vorgenommen haben, die sich selbst mit mehreren verzweifelten Rückgängig-Aufrufen nicht mehr ungeschehen machen lassen, sind Sicherheitskopien die letzte Hilfe. In der Kategorie LADEN/SPEICHERN der Dialogbox OPTIONEN stehen im Zweig ALLGEMEIN zwei unterschiedliche Verfahren zur Sicherung der Arbeitsergebnisse zur Auswahl.

86

Die Einstellungen zu den Automatischen Sicherungskopien sind in Kapitel 14 beschrieben.

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

Befehl

Wirkung

SICHERHEITSKOPIE

Wenn eine Datei zunächst geöffnet, dann bearbeitet und anschließend wieder gespeichert wird, legt StarOffice eine Sicherheitskopie der zu speichernden Datei mit der Dateierweiterung *.BAK an. Diese Datei stellt den Bearbeitungszustand vor dem letzten Sichern dar. In der Standardeinstellung befinden sich diese Sicherungen im Ordner backup des Benutzerordners.

IMMER ERSTELLEN

AUTOMATISCH SPEICHERN ALLE ...

In bestimmten Zeitabständen speichert StarOffice auf Wunsch das aktuelle Dokument. Dazu legen Sie im Feld MINUTEN das Zeitintervall für das automatische Speichern des Dokuments fest. Diese Funktion ist gleichbedeutend mit dem Betätigen der Tastenkombination (Strg)+(S) für automatische Sicherungskopien. Wenn Sie diese sinnvolle Einstellung aktiviert haben, ist das Markierfeld MIT RÜCKFRAGE zugänglich. In diesem Fall erscheint vor dem automatischen Speichern des Dokuments eine Sicherheitsabfrage.

Tabelle 5.2: Kopie-Befehle und ihre Wirkung

Bild 5.13: Sicherheitseinstellungen beim Speichern 87

Hinweis

Fehlerbehandlung

Die automatischen Sicherungskopien erstellt StarOffice bei jedem erneuten Speichern eines Dokuments und hält damit den letzten Bearbeitungsstand fest. Den Ort, an dem StarOffice die Sicherungskopien ablegt, verändern Sie in der Optionen-Dialogbox unter STAROFFICE/PFADE.

Achtung

Erste Hilfe StarOffice verfügt über Werkzeuge, um den Datenverlust einzugrenzen. Eine Vorbereitung müssen Sie aber schon getroffen haben: Die bereits beschriebenen Optionen in der Kategorie LADEN/SPEICHERN der Dialogbox OPTIONEN müssen aktiviert sein. Nur dann steht Ihnen der volle Umfang der Recoverstrategien zur Verfügung. Angenommen, Sie stellen nach einer Reihe von Bearbeitungsvorgängen fest, dass Sie eine wesentlich frühere Version der Datei benötigen, dann müssen Sie an dieser Stelle zunächst einmal Ruhe bewahren – auch wenn es schwer fällt. Die schlimmsten Fehler entstehen durch unüberlegtes Vorgehen.

An diesem Punkt auf keinen Fall speichern! Dadurch wird die alte Sicherungsdatei überschrieben.

Mit großer Wahrscheinlichkeit wird der eine oder andere Bearbeitungsschritt endgültig verloren sein. Aber hier geht es darum, größeren Schaden zu vermeiden – den Verlust der Arbeit der letzten zehn Minuten werden Sie vermutlich verkraften. Das folgende Schema erhöht die Chancen, den geeignetsten Dateizustand aufzuspüren.

왘

88

Sollte StarOffice oder vielleicht der gesamte Rechner abgestürzt sein, stellt die letzte Sicherungsdatei vermutlich den besten Datenbestand dar. Öffnen Sie dazu den Ordner mit den Sicherungskopien und suchen Sie die entsprechende Sicherungsdatei anhand des Dateinamens. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag im Sicherungsverzeichnis öffnen Sie den letzten Bearbeitungsstand. Speichern Sie die wiederhergestellte Sicherung unter einem neuen Namen im gewünschten Verzeichnis ab.

Tipp

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

왘

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo die Sicherungsdateien ablegt werden, können Sie in der Kategorie STAROFFICE/PFADE nachsehen. Dort ist das Verzeichnis für das automatische Backup festgelegt (Typ SICHERUNGSKOPIEN). Bei einem Bearbeitungsfehler, der nicht rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie das aktuelle Dokument über DATEI/SPEICHERN UNTER mit einem anderen Namen ablegen. Damit sichern Sie den gerade vorliegenden Bearbeitungsstand. Da Sie eine neue Datei erzeugt haben, besitzen Sie jetzt zwei unterschiedliche Sicherungsstände des Dokuments: zunächst die selbst erstellte Sicherung unter dem neuen Dateinamen und eine Sicherungskopie mit dem ursprünglichen Namen und der Erweiterung *.BAK, die den Stand der vorletzten Sicherung repräsentiert. Jetzt heißt es, beide Dateien zu laden, das gewünschte Ergebnis zu rekonstruieren und dann unter einem neuen Namen abzuspeichern.

Dokumente als Adobe PDF exportieren Eine interessante Funktion bietet StarOffice mit dem integrierten PDFExport aus jeder Anwendung heraus. Anders als bei anderen Office-Programmen können Sie direkt aus StarOffice ein PDF-Dokument erstellen. Die Mitbewerber verweisen dafür auf Produkte von Drittanbietern. Mit einer Verbreitung bei ca. 98 Prozent der Internetbenutzer ist Adobe PDF heute Standard für den grenzenlosen Austausch von Dokumenten aller Art. Das Portable Document Format (PDF) basiert auf dem 1983 ebenfalls von Adobe Systems entwickelten PostScript-Format. PostScript wurde geschaffen, um einen einheitlichen Standard für den Dokumentendruck zu bieten. Damit wird ein Druckstück auf jedem Ausgabegerät, unabhängig von Hersteller und Betriebssystem, identisch dargestellt. Wenn also ein Programm für die Interpretation von PostScript-Informationen vorhanden ist, sieht eine PostScriptDatei auf fast jedem Drucker, Monitor, Kopierer oder anderem Ausgabegerät gleich aus.

89

Fehlerbehandlung Das PDF-Format hat diesen Gedanken weitergeführt. PDF unterstützt weiterhin den PostScript-Standard. Genau so lässt sich das PDF-Format auf jedem Rechner unabhängig vom Betriebssystem betrachten. Grundbedingung für die Darstellung ist ein Programm, das die Informationen des PDF-Formats umsetzt. Das ist z. B. der kostenlose AcrobatReader, den Sie unter http://www.adobe.com/acrobat herunterladen können. Verfügbar sind Versionen für den Pocket PC, das Palm-Betriebssystem, das SymbianBetriebssystem, alle Windows-Systeme von Windows 95 bis XP, Windows 3.1 bis NT, alle Macintosh-Betriebssysteme, Linux, Sun Solaris SPARC, IBM-AIX, HP-UX und OS/2 Warp. Darunter befinden sich alle Betriebssysteme, für die es auch Versionen von StarOffice/OpenOffice.org. gibt. Diese übergreifende Verfügbarkeit macht Adobe PDF zum beliebtesten und am weitesten verbreiteten Format, um Texte oder Publikationen zu publizieren, per Mail zu verschicken oder ins Internet zu bringen. Sie können aus jedem StarOffice-Dokument eine PDF-Datei erzeugen. Dabei ist es egal, ob Sie die Tabellenkalkulation, das Grafikprogramm oder das Textmodul verwenden, die Vorgehensweise ist immer identisch. Das Erzeugen eines PDF funktioniert in StarOffice auf zwei Arten:

왘

Die erste Variante bietet ein Klick auf die Symbolschaltfläche DIREKTES EXPORTIEREN ALS PDF. Mit dieser Schaltfläche erzeugen Sie sofort ein PDF-Dokument. Nach dem Klick erscheint die Dateidialogbox EXPORTIEREN. In dieser Dateidialogbox schlägt StarOffice den bisherigen Dateinamen des Dokuments als neuen Dateinamen für das PDF-Dokument vor. Mit einem Klick auf EXPORTIEREN schließen Sie den Vorgang ab. Sie haben also bei dieser Variante keine Möglichkeit, die Export-Einstellungen nachträglich zu beeinflussen.

왘

Um die Einstellungen zu ändern oder neue Vorgaben für den Export über die Symbolschaltfläche zu erzeugen, verwenden Sie den Befehl DATEI/EXPORTIEREN ALS PDF. Dieser Befehl öffnet ebenfalls erst die Dateidialogbox zum Bestimmen von Dateiname und Speicherort. Anschließend öffnet aber die Dialogbox PDF OPTIONEN, in der Sie die verschiedenen Varianten für den PDF-Export einstellen. Wählen Sie aus, ob die ganze Datei oder nur einzelne Seiten exportiert werden sollen, oder die Qualität, in der das PDF-Dokument gespeichert wird.

90

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

Bild 5.14: Die Dialogbox zur Einstellung der Export-Optionen Die Einstellungen für den Exportbereich nehmen Sie im Bereich SEITEN vor:

왘

Wenn Sie die Option ALLE aktivieren, wird das gesamte Dokument exportiert.

왘

Bei aktivierter Option BEREICH werden die Seiten exportiert, die in dem Eingabefeld dahinter angegeben werden. Einen zusammenhängenden Bereich exportieren Sie, indem Sie die Seiten mit einem Bindestrich zusammenschreiben. Die Vorgabe 3-16 exportiert z. B. die Seiten drei bis sechzehn. Wenn Sie einzelne Seiten exportieren möchten, trennen Sie diese mit einem Semikolon, z. B. 4; 9; 11; 23. Sie können diese beiden Schreibweisen auch miteinander kombinieren, z. B. 4–7; 11; 30–50.

왘

Durch diese Option AUSWAHL wird die aktuelle Markirung exportiert. Das setzt eine zuvor im Dokument getroffene Auswahl voraus.

Der zweite Bereich der Dialogbox PDF OPTIONEN bietet die Vorgaben für die Komprimierung. Sie haben die Wahl zwischen drei Komprimierungsstufen:

왘

Bei Aktivierung der Option OPTIMIERT FÜR BILDSCHIRM (KLEINSTE DATEIGRÖßE) komprimiert StarOffice die Bilder und Texte so, dass das PDF-Dokument zwar möglichst klein wird, für die Ansicht am Bildschirm aber ausreichend Qualität bietet. Diese Art des Exports verwenden Sie vorteilhaft für die Verteilung per EMail oder für die Freigabe auf einer Internetseite.

왘

Die Option OPTIMIERT FÜR DRUCK ist die mittlere Stufe der PDF-Optimierung. Hierbei werden Text und Bilder in einer hohen, für den Druck ausreichenden Auflösung optimiert. Diese Einstellung eignet sich z. B. zur elektronischen Archivierung von Druck-

91

Fehlerbehandlung stücken oder zum plattformübergreifenden Informationsaustausch. Der Empfänger der Information kann das Dokument nicht nur in guter Qualität am Bildschirm betrachten, sondern auch in guter Qualität drucken.

왘

Mit der Option OPTIMIERT FÜR DRUCKVORSTUFE wird die Datei am wenigsten komprimiert, was ein großes PDF-Dokument zur Folge hat. Diese Option kann für die Weitergabe der PDF-Datei an eine Druckerei oder den Eigendruck verwendet werden.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die Unterschiede der einzelnen Optionen:

Optimiert für Bildschirm

Optimiert für Druck

Optimiert für Druckvorstufe

Auflösung

600 dpi

1200 dpi

2400 dpi

Text und Liniengrafiken komprimieren?

Ja

Ja

Ja

Neuberechnung von Farb-Rasterbildern?

Verringerung der Auflösung auf 72 dpi

Bikubische Verringerung der Auflösung auf 300 dpi

Bikubische Verringerung der Auflösung auf 300 dpi

Dateigröße

Klein

Mittel

Groß

Komprimierung

Automatisch

Automatisch

Automatisch

Qualität

Mittel

Hoch

Maximal

Tabelle 5.3: Vergleich der Optimierungsvarianten beim PDF-Export Wenn Sie die Einstellungen einmal bei einem Export vorgenommen haben, gelten diese in jeder Anwendung von StarOffice 7. Die Einstellungen behalten ihre Gültigkeit, bis Sie neue Einstellungen vornehmen. Das gilt auch dann, wenn Sie StarOffice zwischenzeitlich beenden. Auch über die Symbolschaltfläche DIREKTES EXPORTIEREN ALS PDF greifen Sie auf diese Einstellungen zu. Durch dieses Verhalten von StarOffice können Sie mit einer einmal getroffenen Einstellung eine ganze Serie von gleichartigen PDFDokumenten erzeugen.

92

Kapitel 5: Dokumente öffnen, speichern und schließen

Hinweis

Der PDF-Export aus StarOffice 7 ist durch seine leichte Bedienbarkeit eine überzeugende Ergänzung der vielfältigen Programmfunktionen. Durch die drei verschiedenen Publikationsarten sind die häufigsten Anforderungen abgedeckt, die an PDF-Dokumente gestellt werden.

Der PDF-Export von StarOffice ist auf die notwendigsten Funktionen begrenzt: Es entsteht in jedem Fall ein Druck des Dokuments ohne die bei erweiterten Verfahren ebenfalls möglichen Dokumenteigenschaften. Das von StarOffice exportierte PDF kann z. B. keine interaktiven Elemente wie Hyperlinks oder Sprungmarken aus dem Dokument übernehmen. Außerdem werden z. B. auch Formularfelder und Datenbankverknüpfungen bei PDF-Export nicht berücksichtigt.

93

Kapitel 6 Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Hinweis

Am besten gelingt der Einstieg in ein Programm, wenn eine Aufgabe zu lösen ist. Deshalb zeigt dieser zentrale Abschnitt des Buchs eine Lösung mit StarOffice, die von einem kleinen Logo über einen Brief und eine Adresstabelle bis hin zu einem Serienbrief führt. Der Schwerpunkt liegt in nachvollziehbaren Arbeitsschritten, die auch in anderen Zusammenhängen gelten.

Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit werden die Beigaben von StarOffice 7 genutzt. Verwendung finden eine Grafik und eine Briefvorlage aus dem Lieferumfang. Einige der Briefvorlagen sind je nach erworbener Version bereits auf die Verwendung als Serienbrief vorbereitet. Im abgebildeten Beispiel ist das durch Text in spitzen Klammern angedeutet, z.B. . Beim Öffnen der Vorlage entscheiden Sie dann, ob Sie die Vorlage für einen einzelnen Brief oder für mehrere Empfänger unter Verwendung einer Adressdatenbank verwenden möchten. Im Beispiel wurde zunächst von einem Brief an einen einzelnen Empfänger ausgegangen. Dabei werden die Vorgaben nicht verändert, so dass später auch für eigene Vorlagen die Auswahl beim Start getroffen werden kann. In OpenOffice.org sind die Vorlagen nicht vorhanden. Benutzer der Version StarOffice 5.2 können in diesem Fall auf die Vorlagen dieser Version zurückgreifen.

Ein Logo mit StarOffice Draw Für den Briefkopf soll ein kleines Logo unaufwändig zusammengesetzt werden. Dazu wird eine ClipArt aus der Gallery mit einem Text verbunden und als Bilddatei abgelegt. In diesem Fall ist sie später immer wieder verfügbar.

Ein Logo mit StarOffice Draw

StarOffice Draw starten Der Start von StarOffice-Modulen, wie die Komponenten von StarOffice auch heißen, erfolgt unter Windows am einfachsten über den Schnellstarter. Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol S O ➤ Klicken (Schmetterling) im Systray der Taskleiste. S . ➤ Ziegen Sie mit der Maus auf den Eintrag Z ➤ Klicken Sie auf die Markierung. TAR

1

FFICE

7

CHNELLSTARTER

2

EICHNUNG

3

Nach dem Klick wird StarOffice gestartet und das Arbeitsfenster von StarOffice Draw erscheint. Sie sehen ein leeres Blatt und die für das Programm typische Objektleiste unmittelbar über dem horizontalen Lineal.

Bild 6.1: Der Start von StarOffice Draw

Eine ClipArt wählen Die mitgelieferten Clips verwaltet StarOffice in der Gallery. Um die Gallery zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol der Gallery. Die Gallery verdeckt einen Teil des Arbeitsbildschirms. Damit haben Sie zunächst die Möglichkeit, eine oder mehrere Grafiken auszuwählen. Die Bezeichnung für den Zustand des Fensters ist Schwebend. In diesem Fall bleibt das Dokument in der ursprünglichen Ansichtgröße erhalten.

96

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Tipp

Bild 6.2: Nach dem Start ordnet sich die Gallery im oberen Bereich des Arbeitsbildschirms an.

Wenn Sie die Gallery später nicht mehr brauchen, dann schalten Sie sie mit einem erneuten Klick auf das Symbol aus.

Das Fenster lässt sich mit zwei Schaltflächen beeinflussen:

왘

Am linken unteren Rand der Gallery befindet sich das Funktionselement AUSBLENDEN: Damit können Sie die Gallery einklappen, ohne das Tool zu beenden. Nach dem Einklappen dreht sich der Pfeil um und symbolisiert die Funktion EINBLENDEN.

왘

Im schwebenden Zustand können Sie das Fenster der Gallery FIXIEREN. In diesem Fall breitet sich das Fenster auf der Arbeitsflächen aus und verkleinert die Ansicht des darunter befindlichen Dokumentbereichs. Auch diese Schaltfläche verändert sich: Der Pin legt sich quer und Sie können das Fenster wieder SCHWEBEND anordnen.

97

Hinweis

Ein Logo mit StarOffice Draw

Schwebende Fensterbereiche tauchen in unterschiedlichen Situationen auf, mitunter auch am rechten Bildrand. Dann sind die Schaltflächen AUSBLENDEN und FIXIEREN ebenfalls vertikal angeordnet.

So fügen Sie eine Grafik aus der Gallery in das Dokument ein:

Bild 6.3: Ziehen Sie die gewünschte Grafik aus der Gallery in das Dokument. Sie im rechten Bereich der Gallery ein Thema, z.B. C ➤ Wählen . Sie auf eine Grafik, z.B. E-Mail.wmf. Beim Verharren des ➤ Klicken Mauszeigers über einem Bildchen erscheint eine Information mit der OMPU

1

TER

2

➤ 3

98

Beschreibung des Bilds und dem Speicherort. Ziehen Sie das Bild bei gehaltener linker Maustaste über das Dokument.

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Geben Sie die Maustaste über dem Dokument frei: StarOffice fügt ➤ eine Kopie des Bilds in das Dokument ein. Blenden Sie die Gallery aus, um wieder den vollen Blick auf das Do➤ kument zu erhalten. 4 5

Ein kleines Kreuz am Mauszeiger macht darauf aufmerksam, dass ein Element kopiert wird. Auch dieses Verhalten zeigt StarOffice in unterschiedlichen Situationen.

Den Maßstab verändern Die Grafik ist beim Ablegen etwas unplatziert im Dokument angekommen. Im Beispiel ist das jedoch unwichtig, das es ja nur um das Erstellen eines Bilds geht. Viel wichtiger ist, die Ansicht zu vergrößern, damit die Details der Grafik sichtbar werden. So verändern Sie den Maßstab der Ansicht (siehe Bild 6.4): Sie den Befehl A ➤ Aktivieren Dialogbox M ß . ➤ Klicken Sie auf eine Option, z.B. S ➤ Bestätigen Sie mit OK.

NSICHT/MAßSTAB.

1

StarOffice öffnet die

A STAB

2

EITENBREITE.

3

Bild 6.4: In der Dialogbox MAßSTAB verändern Sie das Zoom.

99

Ein Logo mit StarOffice Draw

Eine Grafik korrigieren Bei den Grafiken handelt es sich meist um eine Gruppe aus mehreren Objekten oder um einen Verbund von Zeichnungselementen. Das können Sie ausnutzen, um z.B. Teile der Grafik zu entfernen. Dazu müssen Sie entweder eine vorhandene Gruppierung aufheben oder die Grafik aufbrechen. Im Beispiel soll der Schatten unter dem Briefumschlag entfernt und durch einen Schriftzug ersetzt werden (siehe Bild 6.5). So brechen Sie eine Grafik auf und entfernen Teile der Grafik: Sie die Objektgruppe durch einen Klick. StarOffice mar➤ Markieren kiert das Objekt durch acht kleine grüne Kästchen. In der Statuszeile 1

➤ ➤ ➤ 2 3 4

➤ 5

erscheint im Beispiel die Kennzeichnung METAFILE MARKIERT. Wählen Sie den Befehl ÄNDERN/AUFBRECHEN. Der Verweis in der Statuszeile ändert sich in 27 ZEICHENOBJEKTE MARKIERT. Klicken Sie neben die Grafik in einen freien Dokumentbereich: StarOffice hebt die Markierung auf. Klicken Sie auf den Grafikbereich, den Sie entfernen möchten. In diesem Fall erscheinen die Markierungspunkte um das zugehörige Objekt. Drücken Sie auf (Entf): Das Objekt wird entfernt.

Bild 6.5: Das untere Objekt wird entfernt.

Textrahmen einfügen Unterhalb des Briefumschlags soll der Name der Firma erscheinen, möglichst passend zum Symbol. In der Praxis müssen Sie natürlich umgekehrt eine zum Anliegen passende Grafik finden.

100

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie So fügen Sie Text in eine Zeichnung ein:

➤ Klicken Sie auf das Werkzeug T . Sie unterhalb der Grafik einen Textrahmen auf. Dazu visieren ➤ Ziehen Sie den gewünschten Eckpunkt links oben an, drücken die Maustaste 1

EXT

2

➤ 3

nieder und ziehen bei gehaltener Maustaste nach rechts unten. Am gewünschten Eckpunkt unten rechts geben Sie die Maustaste frei.

Achtung

Unmittelbar nach dem Einfügen ist der Rahmen mit einem dicken Rand markiert und die Schreibmarke blinkt im Rahmen. Das ist die Aufforderung, sofort Text einzugeben.

Wenn Sie keinen Text in den Rahmen einfügen, dann entfernt StarOffice den Rahmen, sobald Sie die Markierung aufheben.

Bild 6.6: Ein Textrahmen, noch ohne Textinhalt

101

Ein Logo mit StarOffice Draw

Text eintragen und formatieren Die Texteingabe in den Textrahmen erfolgt einfach zeichenweise über die Tastatur. Anschließend soll nun das Aussehen des Texts verändert werden. So verändern Sie Schriftart und Schriftgröße: Markieren Sie den gewünschten Text, indem Sie den Text mit gehalte➤ ner Maustaste überfahren. Sie das Listenfeld S auf. StarOffice öffnet die Schrift➤ Klappen liste. Sie auf eine Schrift, um diese auf die markierten Zeichen zu ➤ Klicken übertragen. Im Beispiel wird die Schrift F gewählt, um den 1 2

CHRIFT

3

ORTE

gewünschten Charakter des Logos zu unterstreichen.

Bild 6.7: Zuweisung einer Schrift aus der Schriftvorschau Sie die Liste bei Größe und weisen Sie der noch bestehenden ➤ Öffnen Markierung eine veränderte Schriftgröße zu. 4

102

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Tipp

Bild 6.8: Veränderung der Schriftgröße über das Listenfeld

Sollte der Textrahmen nach Veränderung der Schriftgröße nicht mehr ausreichen, dann können Sie die Größe interaktiv verändern. Ergreifen Sie dazu eines der grünen Kästchen mit der Maus und ziehen Sie es bei gehaltener Maustaste nach außen. Bei Freigabe der Maustaste verändert StarOffice die Rahmengröße.

den Text mitten in den Textrahmen zu setzen, klicken Sie in der ➤ Um (siehe Bild 6.9). Objektleiste auf das Symbol Z 5

ENTRIERT

Objekte ausrichten und gruppieren Nach den grundsätzlichen Arbeiten geht es an die Feinabstimmung. Erst wird aus den Einzelteilen des aufgebrochenen Grafikobjekts wieder eine Einheit. Dann werden die Objekte so ausgerichtet, dass Bild und Textrahmen genau mittig untereinander stehen. In einer dritten Schrittfolge werden beide Elemente gruppiert, d.h. zu einem Objekt verschmolzen.

103

Ein Logo mit StarOffice Draw

Bild 6.9: Der Text im Rahmen nach der Formatierung So gruppieren Sie mehrere Objekte: . ➤ Aktivieren Sie das Werkzeug A Sie bei gehaltener -Taste nacheinander auf alle Objekte, ➤ Klicken die Sie gruppieren wollen. Im Beispiel sind das der Briefumschlag und USWAHL

1

(ª)

2

die drei schwarzen Streifen. Danach zeigt die Statusleiste den Eintrag 25 ZEICHENOBJEKTE MARKIERT. Wählen Sie den Befehl ÄNDERN/GRUPPIEREN. Der Erfolg ist eben3 falls in der Statusleiste sichtbar: GRUPPENOBJEKT MARKIERT. Erst jetzt können die beiden verbliebenen Objekte (Grafik und Textrahmen) ausgerichtet werden. Hätten Sie die nachfolgenden Schritte vollzogen, ohne vorab das Grafikobjekt zu gruppieren, dann hätte StarOffice die Einzelobjekte gegeneinander verschoben.

➤

So richten Sie Objekte aus: . ➤ Aktivieren Sie das Werkzeug A Sie großzügig einen Rahmen über den beiden Objekten auf. ➤ Ziehen Nach Freigabe der Maustaste erscheinen die acht grünen Markie1

USWAHL

2

➤ 3

104

rungspunkte um beide Objekte (siehe Bild 6.10). Wählen Sie den Befehl ÄNDERN/AUSRICHTUNG. Im Menü AUSRICHTUNG sind oben die drei Befehle für die horizontale, darunter drei Befehle für die vertikale Ausrichtung.

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie steht die Schrift exakt in der Mitte unter der Grafik. ➤ Anschließend Bezugspunkt ist natürlich der unsichtbare Rahmen um die Grafik, 4

nicht der Inhalt des Grafikrahmens.

Bild 6.10: Mit dem Auswahlwerkzeug markieren Sie beide Objekte gleichzeitig. gruppieren Sie die ohnehin gerade markierten Objekte. ➤ Abschließend Dazu nutzen Sie alternativ zum bereits beschriebenen Verfahren das 5

Kontextmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste innerhalb des markierten Objekts und wählen Sie den Befehl GRUPPIEREN.

Bild 6.11: So weit ist der Stand der Dinge.

105

Ein Logo mit StarOffice Draw

Das Logo speichern Nun soll das Logo den Weg auf die Platte finden, um ab sofort bei jeder passenden Gelegenheit eingesetzt zu werden. Der übliche Weg fällt aus: Wenn Sie die Dateidialogbox SPEICHERN UNTER wählen, können Sie nur das gesamte Dokument speichern. Sie müssen das Grafikobjekt also exportieren.

Bild 6.12: Exportieren einer Grafik So speichern Sie eine Grafik: Sie die gewünschte Grafik innerhalb des StarOffice-Doku➤ Markieren ments. Wählen Sie den Befehl D /E . StarOffice öffnet die ➤ Dialogbox . E Sie den Dateityp in das gewünschte Grafikformat, z.B. ➤ Verändern WMF – W M . 1

ATEI

2

XPORTIEREN

3

INDOWS

106

ETAFILE

XPORTIEREN

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Klicken Sie in das Markierfeld S , um ausschließlich die ➤ markierte Grafik zu speichern. Sie einen Dateinamen ein und bestätigen Sie mit E ➤ Tragen. StarOffice legt die Grafik im gewünschten Format ab: SpeicherELEKTION

4

XPORTIE

5

REN

ort ist der in der Dialogbox gewählte Ordner.

einigen Formaten, z. B. beim im Beispiel genutzten WMF-For➤ Bei mat, erscheint eine Dialogbox, in der Sie weitere Exporteinstellun6

gen treffen. Nehmen Sie die Einstellungen vor und bestätigen Sie mit OK. Im Beispiel wird die Grafik in Originalgröße gespeichert, wenn Sie die Vorgaben der Dialogbox WMF OPTIONEN nicht verändern.

Sie das Dokument: Entscheiden Sie, ob Sie das ganze Doku➤ Schließen ment ebenfalls speichern oder die Arbeit verwerfen. 7

Die Grafik in die Gallery aufnehmen Für den späteren Einsatz soll das gespeicherte Logo nun auch durch die Gallery verwaltet werden. Das Verfahren ist natürlich übertragbar auf andere, bereits auf dem Rechner vorhandene Objekte. So nehmen Sie eigene Grafiken in die Gallery auf: Starten Sie eine beliebige StarOffice-Anwendung oder öffnen Sie ein ➤ Dokument. Klicken Sie auf das Symbol G oder aktivieren Sie die Gallery ➤ mit einem Klick auf das Symbol E . Das Verfahren ist ab1

ALLERY INBLENDEN

2

hängig davon, ob die Gallery nicht gestartet oder nur verborgen ist.

Sie im linken Bereich mit der Themenliste auf ein Thema. ➤ Klicken Selbstverständlich ist auch jede andere Zuordnung oder das Anlegen 3

eines neuen Themas möglich.

Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Thema und ➤ Klicken . StarOffice öffnet die Dialogwählen Sie den Befehl E 4

IGENSCHAFTEN

box EIGENSCHAFTEN VON (THEMA).

Betätigen Sie die Schaltfläche D ➤ Dateidialogbox . P 5

ATEIEN SUCHEN. FAD AUSWÄHLEN

Es erscheint die

107

Ein Logo mit StarOffice Draw Sie das Verzeichnis ein, in dem Sie das Logo gespeichert haben, ➤ Stellen und bestätigen Sie mit A . StarOffice beginnt die Suche 6

USWÄHLEN

nach Bilddateien und wechselt zurück in die Dialogbox EIGENSCHAFTEN VON (THEMA). Mit dem Markierfeld VORSCHAU können Sie kontrollieren, welche Bilder gefunden wurden.

Bild 6.13: StarOffice hat das neue Logo gefunden. Sie alle Treffer mit A ➤ Übernehmen Sie nur einzelne Bilder durch Klicken bei gehaltener 7

➤ 8

LLE HINZUFÜGEN

oder markieren

(Strg)-Taste und

klicken Sie dann auf HINZUFÜGEN. Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

Damit ist der erste Schritt im Schnelleinstieg erledigt. Sie haben einige wichtige Funktionen von StarOffice Draw und der StarOffice Gallery kennen gelernt.

108

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Bild 6.14: Das Logo hat den Weg in die Kategorie EIGENES THEMA gefunden.

Der eigene Briefbogen Das Schreiben von Briefen ist die klassische Aufgabe für ein Textverarbeitungsprogramm. Dieses Kapitel beschreibt einen Weg von einer StarOfficeBriefvorlage aus dem Lieferumfang bis zum fertigen, ausgedruckten Brief – eine ideale Übung, um mit den Grundfunktionen zum Gestalten eines Dokuments und zum Platzieren von Text vertraut zu werden. Hauptaufgabe ist es, die in der Vorlage genutzten Elemente anzupassen und mit individuellen Angaben zu versehen. Wenn Sie dabei eigene Daten verwenden, haben Sie nach wenigen Schritten eine individuelle Lösung. Briefe sind nach einem mehr oder minder einheitlichen Schema aufgebaut. Die Positionen von Anschrift und Empfängerangabe sind genau so festgelegt wie die Grußformel oder das Datumsformat.

Tipp

Sinn und Zweck dieser Vereinheitlichung ist, dass Briefe, egal von welchem Absender, stets die erforderlichen Informationselemente enthalten und z. B. die Anschrift exakt im Ausschnitt eines Fensterbriefumschlages erscheint. Ein so komfortables Programm wie StarOffice bietet mehrere Varianten, um zu einer Briefvorlage zu gelangen. Bei der Planung des Beispiels stand im Vordergrund, typische Arbeitsweisen mit StarOffice Writer darzustellen. Durch die Anpassung der Maße haben Sie Gelegenheit, die verwendeten Elemente kennen zu lernen, und erfahren so, welche Werkzeuge von StarOffice Writer eingesetzt werden.

109

Der eigene Briefbogen

Der DIN-Brief Für die Festlegung von Standards ist das Deutsche Institut für Normung zuständig – kurz DIN. Bei allen Textarbeiten werden Sie sich, zumindest bei »offiziellen« Schreiben, an die allgemeinen Vorgaben halten. Grund genug, einen Brief nach DIN als Grundlage für die ersten Schritte mit StarOffice Writer zu verwenden. In der DIN 5008 sind die Abmessungen und Positionen der einzelnen Briefelemente vorgegeben. Diese Standards entsprechen den Sehgewohnheiten, aber auch den technischen Gegebenheiten bei der Weiterverarbeitung der Briefe. Mittlerweile hat der Computer bzw. die Textverarbeitung mit dem Computer längst Einzug in das Normenwerk gehalten. Dabei wurden die alten Gradmaße, die sich auf den Schriftsatz und die Arbeit mit der Schreibmaschine bezogen, um Millimeterangaben ergänzt. Insgesamt ist die DIN natürlich nur eine Anleitung zum Handeln, eigenen kreativen Ideen sind bei der Gestaltung von Briefen nur durch die äußeren Maße des Bogens Grenzen gesetzt.

Adressbücher in StarOffice In StarOffice können Sie verschiedene Datenquellen z.B. als Adressbuch anmelden. Der Begriff Adressbuch steht dabei für eine vereinheitlichte Datenstruktur, die im Hintergrund für die korrekte Zuordnung der Felder aus verschiedensten Datenquellen zu automatisierten Programmfunktionen sorgt. Die Inhalte der Datenfelder stehen Ihnen dann z.B. für die Weitergabe der Inhalte in Feldbefehlen und Kontrollfeldern zur Verfügung. In den Vorlagen und AutoPiloten von StarOffice werden Feldbefehle für die Inhalte des Adressbuchs verwendet. Viele Vorlagen enthalten bereits allgemeine Feldbefehle, die beim ersten Aufruf automatisch je nach Struktur der verwendeten Datenquelle mit den konkreten Feldbefehlen gefüllt werden. Damit diese Ersetzung funktioniert, müssen Sie StarOffice mitteilen, welches Adressbuch Sie verwenden. Die dafür zuständige Dialogbox startet automatisch, wenn Sie das erste Mal z.B. auf eine Vorlage eines Geschäftsbriefs zugreifen. Aber auch wenn Sie diese Zuordnung nicht sofort vornehmen, können Sie einem Dokument später noch das zuständige Adressbuch bzw. die gewünschte Datenquelle zuordnen.

110

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Bild 6.15: Ein Brieflayout nach DIN 5008

111

Hinweis

Laut DIN muss das Adressfeld neun Zeilen aufnehmen können: Setzen Sie später bei vollem Bedarf dieser neun Zeilen die Schriftgröße im Adressfeld auf 11 PT.

Hinweis

Der eigene Briefbogen

Die Briefvorlage soll, wie gesagt, im Wesentlichen den DINAnforderungen entsprechen. Die im Folgenden verwendeten Maße sind an der deutschen DIN 5008 orientiert (siehe Bild 6.15).

Eine Dokumentvorlage nutzen

Hinweis

In StarOffice sind Vorlagen integriert, mit denen Sie auf die wichtigsten Aufgaben für den Einsatz des Programms in der Praxis gut gerüstet sind. Es gibt mehrere Varianten, die integrierten Vorlagen zu starten. Eine davon ist der Weg über den Schnellstarter.

Alternativ zum beschriebenen Weg starten Sie, z.B. unter Linux, ein StarOffice-Dokument und wählen dann den Befehl DATEI/NEU/VORLAGEN UND DOKUMENTE.

So öffnen Sie eine Dokumentvorlage von StarOffice: Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol S O 7 ➤ Klicken S im Systray der Windows-Taskleiste. Klicken Sie auf den Eintrag A V . StarOffice öffnet die Dia➤ logbox D –V (siehe Bild 6.16). V Klicken Sie auf das Symbol V im linken Bereich der Dialog➤ box (siehe Bild 6.17). Im Bereich T sind zunächst die Vorlagenkategorien gelistet: Kli➤ cken Sie doppelt auf den Namen der Kategorie, z.B. G TAR

1

FFICE

CHNELLSTARTER

2

ORLAGEN UND

ORLAGEN

3 4

US ORLAGE OKUMENTE ORLAGEN

ITEL

ESCHÄFTLICHE

➤ 5

112

KORRESPONDENZ. Der Bereich TITEL schaltet auf die Ansicht der enthaltenen Vorlagen: Markieren Sie einen Eintrag, z.B. KLASSISCHER BRIEF.

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Bild 6.16: So erfolgt der Zugriff auf die Vorlagen.

➤ Klicken Sie auf Ö 6

FFNEN.

Bild 6.17: Die Dialogbox zum Verwalten und Öffnen der Vorlagen

113

Der eigene Briefbogen

Änderungen an der Briefvorlage

Achtung

Nach Auswahl und Bestätigung der Briefvorlage KLASSISCHER BRIEF erstellt StarOffice ein neues Textdokument auf der Basis der Vorlage. Es ist eigentlich eine Kopie aller in der Vorlage enthaltenen Textelemente und Formatierungen. Hinter den meisten Formatierungen stecken wiederum Muster: Das sind Vorlagen für Absätze, Zeichen, Rahmen, Seiten und Nummerierungen. Das Dokument enthält außer diesen Mustern aber auch noch andere Elemente. Am Anfang der Arbeit steht also der Überblick.

Die weiteren Ausführungen zur Arbeit mit der Vorlage gehen davon aus, dass sich zunächst keine Feldbefehle für die Verwendung des Briefs mit einer Datenquelle in der Vorlage befinden. Sie können diese Vorlage, bei der z.B. im Adressbereich bereits Felder für diesen Zweck angeordnet sind, natürlich ebenso nutzen wie im Folgenden beschrieben: Eine Erklärung dieser professionellen Funktionen erfolgt an anderer Stelle.

Bild 6.18: Das Briefdokument im Textmodul StarOffice Writer

114

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Hinweis

Um einen besseren Überblick über die Elemente des Textdokuments zu erhalten, schalten Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche STEUERZEICHEN EIN/AUS die Ansicht der nicht druckbaren Zeichen ein. Danach erkennen Sie z.B. am Ende der Zeilen das Ende der Absätze, die so genannten Absatzmarken.

Ein Absatz ist ein Textobjekt in StarOffice Writer. Der Begriff bezeichnet alle Zeichen nach einer Absatzmarke bis einschließlich der nächsten Absatzmarke. Eine Absatzmarke wird mit der (Enter)-Taste erzeugt.

Den oberen Bereich nimmt die Kopfzeile ein. Erkennbar sind die Begrenzungen der Seitenbereiche. Die Kopfzeile ist ein besonderer Seitenbereich, der vom üblichen Textdokument abgetrennt ist. Aufgabe der Kopfzeile ist es üblicherweise, gleichartige Textelemente auf ausgewählten Seiten des Dokuments zu wiederholen. Im Beispiel ist das aber nicht der Fall: Hier dient die Kopfzeile als Abstandhalter für den »normalen« Text.

Bild 6.19: Die Kopfzeile des Briefs

Das Dokument speichern Noch befindet sich das neue Dokument im vergänglichen Arbeitsspeicher des Rechners. Sie sollten bereits jetzt das Dokument speichern, um Datenverluste zu vermeiden: Sie den Befehl D /S . Da das Dokument ➤ Aktivieren noch keinen Namen hat, erscheint die Dateidialogbox S ATEI

1

PEICHERN

PEICHERN

UNTER.

115

Der eigene Briefbogen

➤ Wählen Sie den Speicherort und vergeben Sie einen Dateinamen. . ➤ Schließen Sie die Dialogbox mit S 2 3

PEICHERN

Feldbefehle bearbeiten In der Kopfzeile sind einige Textteile grau unterlegt. Das sind Feldbefehle. Im Beispiel haben sie die Aufgabe, die Informationen aus den Optionen zu holen und in die Felder einzutragen. Alle grau unterlegten Texte sind also Inhalte, die automatisch generiert sind. Zum Schutz vor Veränderungen sind die Feldbefehle fixiert. In diesem Fall wird dem Feld nur beim Einfügen in das Dokument ein Inhalt zugewiesen und dieser später nicht mehr geändert. Falls Ihnen nun also auffällt, dass die Angaben in den Benutzereinstellungen nicht korrekt sind, dann sollten Sie diese Angaben unverzüglich korrigieren. So bearbeiten Sie die Inhalte der Adressfelder im Dokument: Sie doppelt auf eines der grau hervorgehobenen Felder. Star➤ Klicken Office öffnet die Dialogbox F :D . 1

ELD BEARBEITEN

OKUMENT

Bild 6.20: Hier sind u.a. die im Dokument enthaltenen Felder gelistet.

116

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Klicken Sie auf eine der Schaltflächen unter B : StarOffice ➤ versetzt die Schreibmarke jeweils auf das Feld im Dokument. . Es erscheint die Dialogbox B ➤ Klicken, inSiederaufSieB die Ergänzungen bzw. Korrekturen vornehmen. EARBEITEN

2

EARBEITEN

3

ENUTZER

DATEN

Bild 6.21: Die Dialogbox BENUTZERDATEN Achten Sie auf korrekte Schreibweisen und vollständige Angaben: Be➤ stätigen Sie die Veränderungen mit OK. Jetzt kommt eine Besonderheit ins Spiel. Da die Felder fixiert sind, ➤ werden die veränderten Inhalte nicht automatisch ins Dokument 4 5

übernommen. Deaktivieren Sie deshalb das Markierfeld INHALT FIXIEREN und bestätigen Sie dann erst die Dialogbox FELDBEFEHL BEARBEITEN mit OK. Kontrollieren Sie die Feldinhalte im Dokument.

➤ mit einem Doppelklick die Dialogbox F ➤ Öffnen Sie erneut und aktivieren Sie das Markierfeld I ➤ Bestätigen Sie erneut mit OK. 6 7

BEARBEITEN

ELDBEFEHL NHALT FIXIEREN.

8

117

Der eigene Briefbogen

Tipp

Nach diesem Verfahren sind alle Feldinhalte korrigiert und wieder gegen Veränderungen geschützt.

Mitunter ist es praktischer, anstelle der fixierten Feldbefehle »normalen« Text zu verwenden. Um z.B. die Leerzeichen zwischen den Telefonnummern zu gestalten, müsste der Text frei zugänglich sein. In diesem Fall sollten Sie die Textfelder entfernen (Markieren und (Entf) Taste) und den Text manuell eintragen.

Die Seiteneinrichtung StarOffice arbeitet mit Seitenvorlagen. Das sind Muster für die möglichen Seiten eines Dokuments. Im Standard sind es die Vorlagen ERSTE SEITE, LINKE SEITE, RECHTE SEITE und STANDARD. Welche Seitenvorlage der aktuellen Seite zugeordnet ist, sehen Sie in der Statusleiste.

Bild 6.22: Informationen in der Statusleiste: Dem Brief ist die Seitenvorlage Erste Seite zugeordnet. Diese Zuordnung von Seitenvorlagen bedeutet praktisch, dass zwei Wege möglich sind:

왘

Beim einfachsten Weg verändern Sie nur die Seitenränder im Dokument. Zu beachten ist hier aber, dass Sie dabei eigentlich die Seitenvorlagen der Seiten verändern. Die Erste Seite des Briefs basiert auf der Seitenvorlage ERSTE SEITE, die Folgeseiten auf STANDARD. Im Beispiel müssen Sie also beide Vorlagen verändern, um den Brief einheitlich zu gestalten.

왘

Wenn Sie planmäßig in die Verwendung des Programms einsteigen, dann wird die erste Briefvorlage vermutlich Ausgangspunkt einer Reihe weiterer Briefvorlagen. Es ist daher günstig, für die spätere Verwendung spezielle Seitenvorlagen anzulegen.

118

Hinweis

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Die weitere Beschreibung des Beispiels folgt dem zweiten Weg, da anhand dieses Vorgehens deutlich mehr wichtige Arbeitsmittel erläutert werden können.

Seitenränder prüfen

Die Breite der verfügbaren Seitenränder ist vom installierten Druckertreiber abhängig. Jeder Drucker kann einen mehr oder weniger großen Bereich nicht bedrucken. Zunächst prüfen Sie, ob die Seitenränder mit dem Druckertreiber verträglich sind:

➤ Aktivieren Sie den Befehl F /S . Sie in das Register S : Dort finden Sie Papierformat und ➤ Wechseln Seitenränder. Sie mit OK. Falls jetzt keine Meldung von StarOffice ➤ Bestätigen erscheint, können die Seitenränder so verwendet werden. die Seitenränder so zu verändern, dass sie mit den Druckereinstel➤ Um lungen kompatibel sind, klicken Sie auf N . 1

ORMAT

2

EITE

EITE

3 4

EIN

Bild 6.23: Nach dem Klick auf Nein verändert StarOffice die Seitenränder auf die Möglichkeiten des Druckers. : StarOffice Sie die Veränderung auf dem Register S ➤ Kontrollieren hat die Werte verändert, die nicht mit dem Drucker vereinbar waren. ➤ Schließen Sie die Dialogbox mit OK. 5

EITE

6

119

Der eigene Briefbogen Seitenränder verändern

Die Veränderung der Seitenränder erfolgt in jedem Fall über die Veränderung der Seitenvorlage. Wenn Sie den Befehl FORMAT/SEITE verwenden, dann haben Sie immer nur Zugriff auf die Seitenvorlage, die der aktiven Seite zugrunde liegt. Für die Verwaltung der verfügbaren Vorlagen bietet StarOffice den Stylist. Starten Sie den Stylist mit einem Klick auf die Schaltfläche STYLIST. StarOffice aktiviert das Fenster des Stylist. Schalten Sie dann sofort um auf die Ansicht der Seitenvorlagen.

Bild 6.24: Die Ansicht der Seitenvorlagen im Stylist Durch die bisherigen Arbeitsschritte sollte die Vorlage ERSTE SEITE bereits aktiviert sein. Sie passen die Werte für den rechten und den linken Seitenrand an. Nehmen Sie folgende Einstellungen für die DIN-Werte des rechten und des linken Seitenrands vor (siehe Bild 6.26):

왘 왘

links 2,41cm rechts 0,81cm.

Für die Umsetzung dieser Vorgaben verändern Sie mit den nachfolgenden Arbeitsschritten die Seitenvorlage. Im Beispiel betrifft die Veränderung zunächst nur den Seitenrand, Sie können aber andere Seiteneigenschaften analog verändern.

120

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Sie mit der rechten Maustaste auf die zu verändernde Vorlage. ➤ Klicken Achten Sie dabei aber darauf, dass Sie keinen Doppelklick ausführen: 1

Damit würden Sie die doppelt angeklickte Vorlage der aktuellen Markierung zuweisen.

➤ Wählen Sie den Befehl 2

ÄNDERN

aus dem Kontextmenü.

Bild 6.25: So verändern Sie eine beliebige Vorlage. Verändern Sie die Vorlage in der nachfolgenden Dialogbox und bestä➤ tigen Sie die Veränderung mit OK. Die Zuweisung an die zugehörigen 3

Objekte erfolgt automatisch.

Sie nun die Veränderung der Seitenränder für die Vorla➤ geWiederholen der Folgeseiten. Alle Folgeseiten verwenden die Vorlage S 4

TAN

bei der Vorlage für die erste Seite, den oberen Rand verändern Sie auf 2,5 cm.

Tipp

DARD. Setzen Sie die Seitenränder links und rechts wie

Spätestens an dieser Stelle sollten Sie den Arbeitsstand erneut speichern. Verwenden Sie dazu den Befehl DATEI/SPEICHERN, klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Funktionsleiste oder nutzen Sie dazu die Tastenkombination (Strg)+(S).

121

Der eigene Briefbogen

Bild 6.26: Im Register SEITE verändern Sie die vorgegebenen Seitenränder für die Vorlage ERSTE SEITE.

Inhalte der Kopfzeilen In Kopf- und Fußzeilen stehen die Inhalte, die StarOffice-Dokumente auf allen Seiten mit der gleichen Vorlage wiederholen sollen. Es sind besondere Bereiche, die ein- bzw. ausgeschaltet werden können. In der Beispielvorlage sind die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite und die Kopfzeile der Folgeseiten aktiviert. Beide sollen nun etwas verändert werden. Text in Kopf- und Fußzeilen formatieren

Beim Formatieren vorhandener Texte verhalten sich die Inhalte von Kopfund Fußzeilen wie normale Textbereiche: Sie markieren den Text und weisen eine Formatierung zu. Im Beispiel ist der Firmenname in der Kopfzeile in normaler Schrift formatiert und mit zwei Linien über und unter dem Absatz versehen. Das soll nun verändert werden: Die Schrift des Firmennamens soll so aussehen wie im Logo, die Linien werden entfernt.

122

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Für den weiteren Verlauf ist es zunächst unerheblich, ob der Firmenname in einem Feldbefehl steht oder nicht. Das beschriebene Verfahren ist aber genauso verwendbar, wenn es sich um normalen Text handelt.

➤ Klicken Sie unmittelbar vor den zu formatierenden Text. 1

Bild 6.27: Mit einem Klick in dieses Markierfeld entfernen Sie die Linien um den Absatz. Sie die -Taste nieder und tippen Sie einmal die Taste . ➤ Halten Durch dieses Verfahren erweitern Sie die Markierung zeichenweise 2

➤ 3

➤ 4

(ª)

(Æ)

nach rechts. Da der Inhalt aber aus einem einzigen Feld stammt, markiert StarOffice im Beispiel sofort das gesamte Feld. Verändern Sie nun die Schriftart und die Schriftgröße nach eigenen Vorstellungen. Im Beispiel findet erneut die Schriftart FORTE, diesmal in der Schriftgröße 24, Anwendung. Heben Sie die Markierung durch einen Klick in einen freien Dokumentbereich auf.

123

Der eigene Briefbogen Als Nächstes geht es dem Rahmen an den Kragen. Das Verfahren kann natürlich ebenso mit positiver Wirkung eingesetzt werden, um einen Rahmen zu setzen. Sie die Schreibmarke in den Absatz, dessen Umrahmung Sie ➤ Klicken verändern möchten. Aktivieren Sie den Befehl F /A . Es erscheint die Dialog➤ box . A Sie in das Register U . Die Werkzeuge sind ➤ Wechseln leicht zu erkennen: Die Vorschau im Bereich L 1

ORMAT

2

BSATZ

BSATZ

MRANDUNG

3

INIENANORDNUNG

➤ ➤ 4 5

zeigt an, dass eine 0,05 Punkte breite, schwarze, schattenlose Linie in einem Abstand von jeweils 0,15 cm über und unter dem Absatz angeordnet ist. Klicken Sie im Bereich LINIENANORDNUNG auf das Kästchen ganz links: StarOffice entfernt die Linien im Vorschaubild. Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

Bild 6.28: Das ist der Stand der Dinge: Der Text in der Kopfzeile ist verändert, der Rahmen entfernt. Abstand zum Text einrichten

Die Kopfzeile hat im Brief und in anderen Schriftstücken auch die Aufgabe, den oberen Bereich zu platzieren. Im Beispiel muss sie dafür sorgen, dass die Oberkante der Absenderwiederholung genau 45 mm von der oberen Blattkante beginnt. Am Anfang steht also die Kontrolle, ob dies in der Vorlage bereits realisiert ist.

124

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Wie kommt der Abstand von oben zusammen? Zunächst ist in den Seiteneinstellungen der ersten Seite ein oberer Seitenrand von 1,30 cm eingestellt. Außerdem hat die Kopfzeile selbst eine definierte Höhe und legt ihrerseits einen Abstand zum Text fest. Aktivieren Sie zur Kontrolle der Einstellungen den Befehl FORMAT/SEITE, und wechseln Sie in das Register KOPFZEILE.

Bild 6.29: Diese Steuerelemente bestimmen die Maße der Kopfzeile. Zur Kontrolle:

왘 왘

Die Kopfzeile auf der ersten Seite ist aktiviert. Ihre Höhe ist auf 3 cm festgelegt. Da das Markierfeld HÖHE DYNAMISCH ANPASSEN nicht aktiviert ist, ist die Höhe auf diese 3 cm fixiert.

125

Der eigene Briefbogen

왘

Das Drehfeld ABSTAND regelt, dass außerdem zwischen dem Inhalt der Kopfzeile und dem nachfolgenden Fließtext ein Abstand von 0,40 cm verbleiben soll.

Tipp

Zusammen ergeben die Abstände 4,70 cm, also 0,2 cm zu viel. Die Korrektur ergibt sich von selbst: Verringern Sie den Abstand im gleichnamigen Feld auf 0,20 cm und bestätigen Sie mit OK.

Spätestens an dieser Stelle sollten Sie den Arbeitsstand erneut speichern. Verwenden Sie dazu den Befehl DATEI/SPEICHERN, klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Funktionsleiste oder nutzen Sie dazu die Tastenkombination (Strg)+(S).

Tabellen für die Platzierung Tabellen haben die Aufgabe, Text zu strukturieren. Mit diesem Hilfsmittel gelingt es aber auch, den Text an genau definierten Stellen zu platzieren. Diese nützliche Eigenschaft wurde auch in der Briefvorlage verwendet: Absenderwiederholung, Adressfeld und die Leitwortzeile stehen in Tabellen. Um diese besonderen Elemente direkt anzusteuern, bietet StarOffice den Navigator (siehe Bild 6.30). Er bringt Sie schnell zu bestimmten Kapiteln und Objekten, hilft u.a. beim Anordnen der Kapitel und beim Einfügen von Objekten aus anderen geöffneten Dokumenten. Im Kontextmenü der Einträge im Navigator finden Sie für diese Einträge spezifische Befehle, z.B. zum Bearbeiten oder Umbenennen, zum Aufheben des Schutzes einer Tabelle, zum Umwandeln eines Inhaltsverzeichnisses in normalen Text und vieles mehr. Der Navigator ist ein andockbares Fenster. Nach einem ersten Blick auf die Dokumentstruktur im Navigatorfenster ist tatsächlich nur der Bereich TABELLEN von Bedeutung. In diesem Bereich verweisen die Zahlen 1 und 2 darauf, dass zwei Tabellen im Dokument vorhanden sind.

126

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Tipp

Bild 6.30: Der Navigator zeigt die im Dokument vorhandenen Objekte.

Falls die Struktur im Navigator nicht ausreichend detailliert erscheint, nutzen Sie die Kästchen vor dem Eintrag: Mit einem Klick auf ein Pluszeichen öffnen Sie die Struktur.

Tabelleneigenschaften verändern

An Anfang der weiteren Handlungen steht die Kontrolle. Nach der verwendeten DIN (siehe Bild 6.15: Ein Brieflayout nach DIN 5008) soll die Höhe der oberen Tabellenzeile 5,8 mm betragen, der Bereich für den Absender hat eine Höhe von 40 mm. Die Tabellenspalte soll 76,2 mm breit sein. Kontrollieren und verändern Sie nun diese Werte: Sie im Navigator doppelt auf die Bezeichnung der gewünsch➤ Klicken ten Tabelle. Im Beispiel klicken Sie doppelt auf den Eintrag 1. Star1

➤ 2

Office setzt die Schreibmarke an den Anfang der Tabelle. Öffnen Sie das Kontextmenü der Markierung im Navigator (Klick mit der rechten Maustaste).

127

Der eigene Briefbogen . ➤ Wählen Sie den Befehl T /B Sie die Schreibmarke mit einem Klick in das Eingabefeld ➤ Setzen N auf dem Register T . Verändern Sie die Tabellenbezeichnung, z.B. in A . ➤ ➤ Verändern Sie den Eintrag im Drehfeld B auf 7,62 . ➤ Bestätigen Sie mit OK. ABELLE

3

EARBEITEN

4

AME

ABELLE

DRESSBEREICH

5

REITE

6

CM

7

Bild 6.31: Die Dialogbox TABELLENFORMAT Sie den Navigator. Dazu verwenden Sie entweder die ➤ Schließen Schaltfläche S ß am Navigatorfenster oder Sie klicken erneut 8

CHLIE EN

auf das Symbol NAVIGATOR EINS/AUS.

Die Dialogbox TABELLENFORMAT war nur für die Abmessungen und andere Eigenschaften der gesamten Tabelle zuständig. Sie hat nicht dabei geholfen, die genaue Höhe der Zeilen einzustellen.

128

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Für die Veränderung der Zeilenhöhe innerhalb einer Tabelle sind die Befehle im Menü FORMAT zuständig. Sie die Schreibmarke in die Zeile der Tabelle, deren Höhe Sie ➤ Klicken verändern möchten. Wählen Sie den Befehl F /Z /H . StarOffice aktiviert ➤ die . Dialogbox Z Sie die Höhe der Zeile mit der Absenderwiederholung auf ➤ Verändern 0,58 . Sie darauf, dass das Markierfeld deak➤ Achten tiviert ist. In diesem Fall bleibt die Zeilenhöhe unabhängig vom Inhalt 1

ORMAT EILENHÖHE

2

EILE

ÖHE

3

CM

DYNAMISCH ANPASSEN

4

➤ 5

immer gleich. Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

Bild 6.32: Veränderung der Zeilenhöhe für die erste Zeile der Adresstabelle Wiederholen Sie den Arbeitsschritt für die Ziele mit den Platzhaltern für die Adresse: Setzen Sie die Höhe bei deaktiviertem Markierfeld DYNAMISCH ANPASSEN auf 4,00CM. Absenderwiederholung

Mit den bereits gelernten Kenntnissen soll die Absenderwiederholung ein anderes Aussehen erhalten. Die Linie direkt unter dem Absatz soll entfernt werden, diesmal aber durch Veränderung der Absatzvorlage. Anschließend erhält die Tabellenzeile die Linie. Das ist aus optischen Gründen eher zu empfehlen als die Zuordnung der Linie zum Absatz. So verändern Sie die Absatzvorlage für die Absenderwiederholung mit dem Namen ABSENDER: Klicken Sie die Schreibmarke in den Absatz, dessen Vorlage Sie verän➤ dern möchten. 1

129

Hinweis

Der eigene Briefbogen

Den Namen der einem Absatz zugewiesenen Absatzvorlage erkennen Sie in der Textobjektleiste. Im dort befindlichen Listenfeld VORLAGE ANWENDEN ist eingetragen, welche Absatzvorlage zugewiesen ist.

Sie den Stylist, z.B. über F /S . Bei diesem ➤ Aktivieren Vorgehen sollte im Fenster des Stylist bereits die zugehörige AbsatzORMAT

2

TYLIST

vorlage aktiviert sein. Öffnen Sie mit einem Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü der Markierung und wählen Sie den Befehl ÄNDERN. Aktivieren Sie in der Dialogbox ABSATZVORLAGE das Register UMRANDUNG. Deaktivieren Sie mit einem Klick in das zuständige Markierfeld im Bereich LINIENANORDNUNG die unten angeordnete Linie. Wechseln Sie in das Register EINZÜGE UND ABSTÄNDE (siehe Bild 6.33). Setzen Sie den Wert im Bereich EINZUG, Drehfeld VOR TEXT, auf Null. Bestätigen Sie die Veränderung mit einem Klick auf OK.

➤ ➤ ➤ ➤ ➤ ➤ ➤ EntfernenundSieVden Einzug von. links auch in den Absatzvorlagen E 3 4 5 6 7 8 9

FÄNGER

MP-

ERSANDART

Die Leitwortzeile

Der Bereich mit den Angaben für die Bezüge auf den bisherigen Briefwechsel bietet sich an, um weitere Arbeitsweisen zu erproben. Es ist eine Tabelle, die aus zwei Zeilen und vier Spalten besteht.

왘

Die DIN legt fest, dass die Zeile mit den Bezugszeichen 9,74 cm vom oberen Rand beginnt.

왘

Auch die Bereiche für die Bezüge stehen fest. Die Tabellenspalten müssen von links beginnend Breiten von jeweils 5,08 cm aufweisen.

130

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Bild 6.33: Nach dieser Veränderung rutscht der Text in der Tabellenzeile an den linken Zellrand.

Bild 6.34: Das veränderte Adressfeld

131

Der eigene Briefbogen Beginnen Sie damit, den Platz der Tabelle zu bestimmen. Dazu ist erst einmal wichtig, wie sich der Abstand der Tabelle vom oberen Blattrand zusammensetzt.

왘 왘

Der obere Seitenrand ist auf 1,30 cm eingestellt.

왘

Anschließend folgt die Tabelle für Absenderwiederholung und Empfängeranschrift. Die Zeilen sind 0,58 cm und 4,00 cm hoch. Nach unten ist ein Abstand von 0,60 cm angeschlossen.

Das nächste Element von oben ist die Kopfzeile: Sie hat eine definierte Höhe von 3,00 cm und erzeugt einen Abstand von 0,20 cm zum Fließtext.

Hinweis

Alle Bereiche über der Tabelle mit den Bezugszeichen erzeugen also in der Summe einen Abstand von 9,68 cm. Das ist beinahe korrekt: Die fehlenden 0,06 cm könnten Sie einfach dem Abstand vorstehenden Tabelle mit der Empfängeradresse anfügen. Dazu klicken Sie in die Tabelle, öffnen Sie in FORMAT/TABELLE die Dialogbox TABELLENFORMAT und vergrößern den Abstand nach unten auf 0,66 cm.

Die Veränderung der Einstellungen auf die exakten DINWerte wird im Beispiel vor allem deshalb vorgenommen, um die nötigen Arbeitsschritte zu zeigen und Anregungen für ähnliche Aufgaben zu geben. In der Praxis können Sie natürlich mit Werten arbeiten, die auf ganze Millimeter gerundet sind.

Tabellenspalten einrichten

Nach der Veränderung der Abstände geht es an die Spaltenbreite der Tabelle. Eine Variante ist der Weg über den Befehl FORMAT/SPALTE/ BREITE. StarOffice blendet die Dialogbox SPALTENBREITE auf (siehe Bild 6.35).

왘

Im Drehfeld SPALTE wählen Sie die Nummer der zu verändernden Spalte aus.

왘

Im Drehfeld BREITE verändern Sie die Spaltenbreite durch Klicken auf die Drehpfeile oder durch Tastatureingabe.

왘

Sobald Sie eine neue Spalte auswählen, weist StarOffice die veränderte Tabellenbreite zu.

132

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Bild 6.35: Die Dialogbox SPALTENBREITE Effektiver als das Benutzen des Befehls FORMAT/SPALTE/BREITE ist es in StarOffice Writer, die Eigenschaften der Tabelle zu verändern.

➤ Klicken Sie die Schreibmarke in die Tabelle. Im äußersten rechten Teil der Statusleiste erscheint der Name der ➤ aktuellen Tabellenzelle, z.B. . 1 2

A2

Bild 6.36: In diesem Bereich der Statusleiste zeigt StarOffice Writer die Bezeichnung einer aktuellen Tabellenzelle. Sie doppelt auf diesen Bereich der Statusleiste: StarOffice ➤ Klicken öffnet sofort die Dialogbox T . ➤ Aktivieren Sie das Register S . Sie die Maße der Tabellenspalten auf die angegebenen ➤ Verändern Werte. Die Änderung einer Spaltenbreite wirkt sich üblicherweise auf 3

ABELLENFORMAT

4

PALTEN

5

➤ 6

die Breite der nachfolgenden Spalte aus. Änderungen an der letzten Spalte verändern die Breite der ersten Tabellenspalte. Nur wenn das Markierfeld TABELLENBREITE ANPASSEN aktiviert ist, kann jede Spalte unabhängig von den anderen verändert werden. Dann verändert StarOffice die Breite der Tabelle auf die Summe der Spaltenbreiten. Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK, um die Veränderungen zu sichern.

133

Tipp

Der eigene Briefbogen

Es ist bei Briefbögen üblich, die Vorgabe DATUM bei den Bezugszeichen durch den Namen des Absendeorts zu überschreiben. Auf diese Variante sollten Sie aber bei sehr langen Ortsnamen verzichten.

Bild 6.37: Die Maße der Bezugszeichenzeile werden auf das DIN-Maß gesetzt.

Die Folgeseiten Alle bisherigen Veränderungen betrafen nur die erste Seite des Briefs. Obwohl es zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch gar keine zweite gibt, ist StarOffice bereits auf diesen Moment vorbereitet. Die Einstellungen für die Folgeseiten sind in der Seitenvorlage STANDARD bereits definiert.

➤ Klicken Sie außerhalb einer Tabelle in das Dokument. Sie die Schreibmarke mit der Tastenkombination ➤ Setzen an das Ende des Dokuments. 1 2

134

(Strg)+(Ende)

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Erzeugen Sie mit der Tastenkombination + einen manu➤ ellen Seitenumbruch. Danach ist die zweite Seite sofort sichtbar. (Strg) (Enter)

3

Die genutzte Vorlage zeigt in der Kopfzeile der Folgeseiten die Wiederholung des Firmennamens und den per Feldbefehl erzeugten Eintrag SEITE 2/2. Die Fußzeile ist ausgeschaltet.

Bild 6.38: Der erste Blick auf die zweite Seite So schalten Sie die Fußzeile in einer Seitenvorlage ein: Klicken Sie die Schreibmarke auf die Seite, auf der Sie die Fußzeile ➤ aktiveren wollen. ➤ Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Seitenbereich. ➤ Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag S . das Register F ßSie in der Dialogbox S ➤ Aktivieren . 1 2

EITE

3

EITENVORLAGE

4

U

ZEILE

135

Der eigene Briefbogen

➤ Klicken Sie in das Markierfeld F ß ➤ Bestätigen Sie mit OK. 5

U ZEILE EINSCHALTEN.

6

Bild 6.39: Die Fußzeile für die Formatvorlage STANDARD ist aktiviert. Nun soll die Fußzeile den Eintrag SEITE 2/2 aus der Kopfzeile erhalten. Dazu wird der Eintrag dort ausgeschnitten, in der Fußzeile eingefügt und abschließend zentriert.

➤ Markieren Sie den auszuschneidenden Text in der Kopfzeile. Sie den Befehl B /A . Der markierte ➤ Nutzen Text verschwindet. Klicken Sie die Schreibmarke in die Fußzeile. Sie ist am Ende der Do➤ kumentseite in einer grauen Umrandung zu erkennen. Nutzen Sie den Befehl B /E : Der Text erscheint ➤ in der Fußzeile. 1 2

EARBEITEN

USSCHNEIDEN

EARBEITEN

INFÜGEN

3 4

136

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Bild 6.40: Nach einem Klick auf die Schaltfläche ZENTRIERT richtet StarOffice Writer den Text zwischen den Seitenrändern aus. Als Nächstes steht die Veränderung der Seitenränder und der Maße für die Kopf- und Fußzeilen an: :S . ➤ Öffnen Sie dazu die Dialogbox S ➤ Wechseln Sie in das Register S . Sie die Seitenränder links auf 2,41 , rechts auf 0,81 , ➤ Verändern und unten auf 1,5 . oben auf 1,00 und stellen Sie dort die WerSie in das Register K ➤ teWechseln bei Höhe auf 1,5 und bei Abstand auf 0,5 . ➤ Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK. EITENVORLAGE

1

TANDARD

EITE

2

CM

3

CM

CM

CM

OPFZEILE

4

CM

CM

5

Die Kopfzeile der Folgeseiten hat immer noch die beiden Linien um den Absatz. Am einfachsten ist es, diesem Absatz eine andere Absatzvorlage ohne Linien zuzuweisen.

137

Der eigene Briefbogen

➤ Aktivieren Sie den Stylist. ➤ Setzen Sie die Schreibmarke in den Absatz, den Sie verändern möchten. Sie doppelt auf die Absatzvorlage, die Sie zuweisen möchten, ➤ Klicken z.B. S . Schließen Sie den Stylist. ➤ 1 2 3

TANDARD

4

Entfernen Sie jetzt den Inhalt der Kopfzeile auf der zweiten Seite.

Das Logo übernehmen Jetzt soll das Logo in das Dokument integriert werden: einmal auf der ersten Seite in Originalgröße und einmal kleiner auf den Folgeseiten in der Kopfzeile. Zuerst wird die Grafik für die erste Seite eingefügt:

➤ Öffnen Sie die Gallery. ➤ Klicken Sie doppelt auf das Thema, in das die Grafik einsortiert ist. Sie die Grafik mit gehaltener linker Maustaste und ziehen Sie ➤ Erfassen die Grafik in das Dokument. Geben Sie dann die Maustaste frei. 1 2 3

Je nach Freigabeort der Maustaste ist die Grafik mehr oder weniger im Dokument fehlplatziert. Das wird nun korrigiert: Die Grafik wird an der Seite verankert und vom Text getrennt. Sie doppelt auf die Grafik. StarOffice öffnet die Dialogbox ➤ Klicken G . . ➤ Suchen Sie im Register T den Bereich V Sie die Option A S . Mit dieser Option binden ➤ Aktivieren Sie das Objekt an die aktuelle Seite, die erste Seite des Briefs. . Ist dieses Markierfeld akAktivieren Sie das Markierfeld A ➤ tiv, erfolgt eine Veränderung des Objekts proportional. Dies ist in die1

RAFIK

2 3 4

YP

ERANKERUNG

N DER

EITE

BGLEICH

sem Fall nötig, um Verzerrungen der Grafik zu vermeiden.

138

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie das Register U und wählen Sie die Option ➤ DWechseln Sie. inEigentlich bedeutet das, dass der Text hinter dem Rah5

MLAUF

URCHLAUF

men, der Grafik oder dem Objekt durchfließen soll und der Objektinhalt den Text verdeckt. Da die Grafik aber vor einem ohnehin leeren Seitenbereich platziert ist, wird durch diese Option die Grafik von Text getrennt. Bestätigen Sie mit OK.

➤ kann die Grafik per Maus interaktiv an die richtige Stelle gescho➤ Nun ben werden: Ziehen Sie die Grafik bei gehaltener linker Maustaste ge6 7

nau an den Schnittpunkt der Seitenbegrenzungen. StarOffice ist Ihnen bei der Platzierung mit einem gestrichelten Rahmen behilflich.

Bild 6.41: Die Grafik gelangt an den gewünschten Platz. Mit dem Befehl DATEI/SEITENANSICHT SEITENDRUCK können Sie das bisherige Ergebnis betrachten. Die Seitenansicht bietet eine spezielle Symbolleiste. Mit einem Klick auf SEITENANSICHT SCHLIEßEN schalten Sie die Seitenansicht wieder aus.

139

Der eigene Briefbogen

Bild 6.42: Der Arbeitsstand in der Seitenansicht Jetzt soll eine verkleinerte Grafik in die Kopfzeilen der Folgeseiten eingefügt werden.

왘

Bei der Seiteneinrichtung wurde die Höhe der Kopfzeile auf 1,5 cm festgesetzt: Die Grafik soll die gleiche Größe haben.

왘

Für die Verankerung ist eine andere Einstellung nötig. Die Grafik der Folgeseiten kann nicht an der Seite fixiert werden. Die Verankerung muss an der Kopfzeile erfolgen.

Für das Einfügen der Grafik wird diesmal ein anderer Weg gewählt. Es erfolgt nicht wie bei der ersten Variante per Drag&Drop, sondern direkt über das Menü. Damit kann der Platz der Grafik besser bestimmt werden.

➤ Klicken Sie die Schreibmarke in die Kopfzeile der zweiten Seite. Sie den Befehl E /G /A D . StarOffice ➤ Wählen öffnet die Dialogbox G . Sie die Grafikdatei und klicken Sie auf Ö . Die Gra➤ fikMarkieren erscheint im Dokument. 1 2 3

140

INFÜGEN RAFIK RAFIK EINFÜGEN

US

ATEI

FFNEN

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Bild 6.43: Eine Vorschau hilft, die richtige Grafik zu finden. Auch in diesem Fall kann das Ergebnis des Einfügens nicht befriedigen. Die Grafik muss verkleinert und korrekt platziert werden. Dazu dient erneut die Dialogbox GRAFIK.

➤ Klicken Sie doppelt auf die Grafik. Sie im Register T das Markierfeld A . Damit ➤ Aktivieren kann die Grafik nicht mehr verzerrt werden. . Setzen Sie den Sie im Register T den Wert bei H ➤ Verändern Wert auf 1,50 . Klicken Sie in die Option A Z . Mit dieser Option verhält ➤ sich das Objekt wie ein normales Zeichen: Es steht wie ein normaler 1

YP

2

BGLEICH

YP

3

ÖHE

CM

4

➤ 5

LS

EICHEN

Buchstabe im Textfluss und nimmt genau so Einfluss auf Zeilenhöhe und Umbruch. Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

Da in einem der vorangegangenen Arbeitsschritte die Absatzvorlage auf STANDARD verändert wurde, steht die GRAFIK jetzt linksbündig in der Kopfzeile. Das kann schnell geändert werden: Klicken Sie auf das Symbol RECHTSBÜNDIG. Sofort nach dem Klick rutscht die Grafik korrekt an den rechten Seitenrand.

141

Der eigene Briefbogen

Bild 6.44: Die Einstellungen für die Grafik in der Kopfzeile der Folgeseiten Eigentlich ist das Ziel schon erreicht. Dennoch sollten Sie genau arbeiten und eine eigens für diesen Zweck gültige Absatzvorlage schaffen. Je exakter Sie arbeiten, desto einfacher und fehlerfreier wird später der Austausch mit anderen Anwendungen sein, z.B. mit Microsoft Word. Die Gelegenheit für das Anlegen einer neuen Absatzvorlage ist günstig: Die Schreibmarke befindet sich in einem Absatz, der bereits in der richtigen Weise formatiert ist. So können Sie gleich eine neue Vorlage aus der Selektion erstellen:

➤ Aktiveren Sie den Stylist. des Stylist finden Sie die Schaltfläche N V ➤ In der Symbolleiste S . Klicken Sie darauf. StarOffice aktiviert die 1

EUE

2

LAGE AUS

➤ ➤ 3 4

142

OR

ELEKTION

Dialogbox VORLAGE ERZEUGEN. Tragen Sie einen Namen für die Vorlage ein, z.B. RECHTSBÜNDIG, und bestätigen Sie mit OK. Deaktivieren Sie den Stylist.

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Bild 6.45: Eine neue Absatzvorlage entsteht.

➤ Kontrollieren Sie das Ergebnis noch einmal in der Seitenansicht. 5

Bild 6.46: So sieht der fast fertige Briefbogen aus.

143

Tipp

Der eigene Briefbogen

Spätestens an dieser Stelle sollten Sie den Arbeitsstand erneut speichern. Verwenden Sie dazu den Befehl DATEI/SPEICHERN, klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Funktionsleiste oder nutzen Sie dazu die Tastenkombination (Strg)+(S).

Letzte Korrekturen Das Briefmuster ist nun nahezu fertig. Was ist noch zu tun? 왘 Die manuellen Seitenumbrüche waren nur als Zwischenschritte nötig, sie können wieder entfernt werden. 왘 Das Datum steht noch in einer ungewohnten Form im Dokument. Aus der Anzeige 2002-03-22 soll 22.03.2002 werden. 왘 Für einen Geschäftsbrief fehlen noch die üblichen Angaben in der Fußzeile der ersten Seite. Eine Tabelle soll die nötigen Angaben aufnehmen. Manuelle Seitenwechsel entfernen Manuelle Seitenwechsel sind ebenfalls wie normale Zeichen in den Fließtext integriert. Diese nicht druckbaren Zeichen können daher auch wie normale Zeichen entfernt werden.

Sie die Schreibmarke mit ➤ Setzen kuments. ➤ Drücken Sie die -Taste. 1 2

(Strg)+(Ende) an das Ende des Do-

(æ___)

Da diese Taste immer das Zeichen unmittelbar vor der Schreibmarke entfernt und keine weiteren Zeichen eingefügt waren, ist der manuelle Seitenwechsel weg. Die Schreibmarke blinkt wieder auf der ersten Seite. Die Statusleiste des StarOffice Writer zeigt ganz links den Eintrag SEITE 1/1. Im Klartext heißt das: Die Schreibmarke blinkt auf Seite 1 und es gibt nur eine Seite. Das Datumsformat verändern Das Datum wird über einen Feldbefehl erzeugt. Für die Veränderung der Anzeige müssen daher die Einstellungen des Felds verändert werden.

Das Datum kann per Feldbefehl variabel oder fixiert in ein Dokument eingefügt werden.

144

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Der Feldbefehl Datum für ein variables Datum stellt bei jedem Öffnen des Dokuments und beim Aktualisieren der Feldbefehle das aktuelle Datum entsprechend der Systemzeit ein.

왘

Im Gegensatz dazu fügt der Feldbefehl Datum (fix) ein Datum ein, das immer dem Datum entspricht, das im Moment des Einfügens galt. Beim Öffnen oder Aktualisieren des Dokuments an einem anderen Tag bleibt das Datum unverändert fix.

왘

Eine Ausnahme sind fixierte Felder in Dokumentvorlagen: Sie zeigen in neuen Feldern auf Basis dieser Vorlage automatisch das Datum an, wann das Dokument erstellt wurde.

Tipp

왘

Datumsfelder in StarOffice können einen Korrekturwert erhalten. So können Sie z.B. bei Briefen, die erst firmeninterne Strukturen durchlaufen müssen, das Datum per Feldbefehl automatisch um eine übliche Bearbeitungsdauer vorstellen.

Zu erkennen ist das Feld an der grauen Schattierung. Das verweist darauf, dass dieser Teil des Texts durch einen Feldbefehl erzeugt wird. StarOffice führt den Feldbefehl aus und stellt das Ergebnis in der gewünschten Form dar. Sie doppelt auf den grau unterlegten Textbereich. StarOffice ➤ Klicken öffnet die Dialogbox F . In diesem Fall ist so1

ELDBEFEHL BEARBEITEN

➤ ➤ 2 3

fort der Feldtyp DATUM in der VARIANTE (FIX) aktiviert. Unter FORMAT wählen Sie das Datumsformat. Markieren Sie das gewünschte Format. Bestätigen Sie mit OK (siehe Bild 6.47).

Tabelle in der Fußzeile der ersten Seite

Diese Fußzeile enthält im geschäftlichen Briefverkehr die notwendigen Informationen für die Geschäftspartner. Wohlgeordnet sollen dort zumeist die Geschäftsadresse, die Telefonnummern und die Bankverbindung zu finden sein. Dabei unterstützt StarOffice Sie mit einem Tabelleneditor.

145

Der eigene Briefbogen

Tipp

Bild 6.47: Das Datumsfeld in der veränderten Ansicht

Beim Arbeiten mit Tabellen haben Sie den Vorteil, dass Sie vielfältige Formatierungs- und Berechnungsmöglichkeiten haben. StarOffice hilft dabei in vielen Bereichen: Die Anpassung von Zellengrößen, Summenfunktionen oder eine einfache Anpassung der Tabellenspalten ist eine Selbstverständlichkeit.

Für die Fußzeile werden Sie im Beispiel eine Tabelle mit zwei Spalten einrichten und den Text dort eingeben:

➤ Platzieren Sie die Schreibmarke in der Fußzeile der ersten Seite. Sie kurz auf das Tabellensymbol in der Werkzeugleiste. Star➤ Klicken Office Writer öffnet die Dialogbox T . Verändern Sie den Namen der Tabelle in G . ➤ ➤ Verändern Sie die Tabellengröße auf eine Zeile und zwei Spalten. ➤ Bestätigen Sie mit OK (siehe Bild 6.48). 1 2

ABELLE EINFÜGEN

ESCHÄFTLICHES

3 4 5

Tragen Sie den Text in die Tabelle ein:

Ende einer Zeile innerhalb einer Tabelle betätigen Sie die ➤ Am Taste, um wie üblich eine neue Zeile zu beginnen. gelangen in die zweite Spalte, wenn Sie nach abgeschlossener Text➤ Sieeingabe in der ersten Zeile die -Taste betätigen. (Enter)

1 2

146

(ÿ)

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Hinweis

Bild 6.48: Die Tabelleneigenschaften für die neue Tabelle der ersten Seite des Briefs

Wenn Sie die (ÿ)-Taste in der letzten Zelle einer Tabelle betätigen, fügt StarOffice Writer eine neue Zeile an das Ende der Tabelle an.

Um die Umrahmung der Tabelle zu entfernen, müssen Sie die Eigenschaften der Tabelle verändern. Dabei sollten Sie aus optischen Gründen zusätzlich dafür sorgen, dass die Texte direkt am linken Zellrand beginnen.

➤ Klicken Sie die Schreibmarke in die Tabelle. steht die Adresse der aktuellen Tabellenzelle: Kli➤ InckenderSieStatuszeile doppelt auf diesen Bereich der Statusleiste. StarOffice öffnet 1 2

➤ ➤ ➤ 3 4 5

die Dialogbox TABELLENFORMAT. Aktivieren Sie das Register UMRANDUNG und entfernen Sie mit einem Klick in das entsprechende Feld die Umrandung. Setzen Sie im Bereich ABSTAND ZUM INHALT den Wert im Drehfeld LINKS auf Null. Bestätigen Sie mit OK.

147

Der eigene Briefbogen

Tipp

Bild 6.49: Die Tabelle in der Fußzeile der ersten Seite

Spätestens an dieser Stelle sollten Sie den Arbeitsstand erneut speichern. Verwenden Sie dazu den Befehl DATEI/SPEICHERN, klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Funktionsleiste oder nutzen Sie dazu die Tastenkombination (Strg)+(S).

Der neue Brief als Vorlage Die Dokumentvorlagen in StarOffice sind Dateien, die als Ausgangspunkt zum Schreiben eigener Dokumente dienen. In den Dokumentvorlagen können Texte, Logos, andere grafische Objekte usw. enthalten sein. Zusätzlich enthält jede Dokumentvorlage eine Vielzahl von Formatvorlagen, die Sie alle im Stylist betrachten können. Für jede Dokumentenart von StarOffice (Text, Tabelle, Zeichnung, Präsentation usw.) ist genau eine Dokumentvorlagendatei als Standard festgelegt. Diese Vorgabe wird immer dann verwendet, wenn Sie z.B. über DATEI/NEU ein neues Dokument anlegen.

148

Tipp

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Jede Dokumentenart verwendet spezielle Vorlagentypen. Aufzählungen der verschiedenen Vorlagen für Textdokumente finden Sie in der StarOffice Writer Hilfe zu den Textdokumenten, für die Vorlagen der Präsentationsdokumente und der Tabellendokumente gilt Entsprechendes.

Als Vorlage speichern

Für die Vorlagenverwaltung bietet StarOffice die schon beschriebene Dialogbox VORLAGEN UND DOKUMENTE. Jedes Dokument kann durch einen Verwaltungsakt Grundlage für eine Dokumentvorlage sein. Der Brief soll nun als Muster für alle weiteren Briefe als Vorlage abgelegt und in die Kategorie GESCHÄFTLICHE KORRESPONDENZ eingeordnet werden (siehe Bild 6.50). Sie das Dokument, das als Dokumentvorlage Verwendung ➤ Öffnen finden soll. /S . ➤ Wählen Sie den Befehl D /D Namen der neuen Vorlage in das Eingabefeld N ➤ VTragen Sieein,denz.B. M B . Wählen Sie bei V im Listenfeld B ➤ in der die neue Vorlage abgelegt werden soll, z.B. dieG Kategorie aus, 1

ATEI

2

OKUMENTVORLAGE

PEICHERN

EUE

3

ORLAGE

EIN RIEF

ORLAGEN

4

EREICH

ESCHÄFTLICHE

➤ 5

➤ 6

KORRESPONDENZ. Bestätigen Sie mit OK. StarOffice legt die neue Vorlage mit dem Dateinamen ins Vorlagenverzeichnis, den Sie im Eingabefeld NEUE DOKUMENTVORLAGE angegeben haben. Schließen Sie das Dokument.

Die Vorlage nutzen

Nach den beschriebenen Arbeitsschritten ist das Musterdokument in der Dialogbox VORLAGEN UND DOKUMENTE eingeordnet. Die Arbeitsschritte beim Nutzen einer eigenen Vorlage unterscheiden sich nicht von denen, die bei den gelieferten Vorlagen nötig sind.

149

Der eigene Briefbogen

Bild 6.50: Aus dem Dokument wird eine Dokumentvorlage.

Bild 6.51: Die eigene Vorlage hat den Weg in das Vorlagenverzeichnis gefunden.

150

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie So erstellen Sie auf Grundlage Ihrer Vorlage einen Brief:

➤ Öffnen Sie ein beliebiges StarOffice-Dokument. D . ➤ Wählen Sie den Befehl D /N /V Sie auf das Symbol V und danach auf die Kategorie, ➤ inKlicken der die gewünschte Vorlage einsortiert ist. ➤ Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. ➤ Bestätigen Sie mit Ö . StarOffice mit einer Dialogbox nachfragt, ob Sie einen Brief an ➤ Falls einen einzelnen Empfänger oder einen Serienbrief erstellen möchten, 1

ATEI

2

EU

ORLAGEN UND

OKUMENTE

ORLAGEN

3 4 5

FFNEN

6

entscheiden Sie sich für einen einzelnen Brief. Klicken Sie auf die Platzhalter und überschreiben Sie die Vorgabe.

➤ Textbereiche sind ebenfalls für die Texteingabe vorbereitet. ➤ Andere Überschreiben Sie einfach die Vorgabe mit dem Firmen7 8



namen des Empfängers.

Bild 6.52: Der Eintrag »Versandhinweise« ist als Platzhalter ausgeführt.

➤ Vervollständigen Sie den Brieftext. Sie wichtige Zwischenstände und vor allem das Ergebnis ➤ Speichern unter einem aussagekräftigen Namen. /D , um das Dokument auszuSie den Befehl D ➤ Wählen drucken. Sie das Dokument: Wenn Sie erneut zum Speichern aufge➤ Schließen fordert werden, bestätigen Sie: In diesem Fall gelangt das Druckdatum 9

10

ATEI

11

RUCKEN

12

in die Dateieigenschaften.

151

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen Wenn Ihre Daten in Datensätzen zusammengefasst werden können, wie z.B. Adressen, Lagerbestände, Kundenaufträge, dann können Sie diese Daten mit StarOffice Calc verwalten. Das ist natürlich nicht alles, was StarOffice Calc als ausgewachsene Tabellenkalkulation zu bieten hat. Eigentlich geht es bei diesem Programm eher um Funktionen für die Auswertung von Zahlenwerten. Das Programm stellt dazu Tabellen zur Verfügung, deren Zellen Texte, Zahlen und Formeln aufnehmen und Berechnungen durchführen. Dafür bietet StarOffice Calc eine Vielzahl von automatischen Funktionen. Durch die Möglichkeit, Texte in die Zellen einzutragen und die Zellen flexibel anzuordnen, können Sie z.B. Formulare mit StarOffice Calc gestalten, ausfüllen, berechnen und drucken. Eine Tabelle in StarOffice Calc kann als Datenquelle bei der Erstellung von Serienbriefen mit StarOffice Writer dienen. Diese Variante bereitet das nachfolgende Beispiel vor. Sie erstellen in StarOffice Calc eine Tabelle mit Kundendaten und lernen an diesem Beispiel wichtige Grundfunktionen zum Umgang mit dem Programm kennen. Bevor Sie daran gehen können, die Tabelle mit eigenen Daten zu füllen, erstellen Sie ein leeres Arbeitsblatt. Unter Windows führt der schnellste Weg dabei über den Schnellstarter:

➤ Klicken Sie auf das Symbol von StarOffice im Systray der Taskleiste. . ➤ Klicken Sie auf T 1 2

ABELLENDOKUMENT

Bild 6.53: Unter Windows hilft der Schnellstarter beim gezielten Anlegen eines Tabellendokuments.

152

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie StarOffice öffnet die Werkzeuge der Tabellenkalkulation mit einem leeren Arbeitsblatt. StarOffice Calc ist in erster Linie ein Tabellenkalkulationsprogramm. Es stellt Arbeitsblätter in Tabellenform zur Verfügung, in deren Zellen Sie Texte, Zahlen und Formeln eingeben und Berechnungen durchführen. Diese Tabellenblätter enthalten Zellen, die über die Angabe von Tabellennamen, Spaltenbuchstaben und Zeilenzahl exakt bestimmt werden. Dafür ist die Bezeichnung Zelladresse üblich. Mit der Bezeichnung A1 wird die Zelle im Schnittpunkt der Spalte A und der Zeile 1 adressiert. In jeder Zelle von StarOffice Calc kann statt eines festen Wertes oder einer Rechenformel, die sich auf andere Zellen der Tabelle bezieht, auch ein Bezug auf Inhalte anderer Dokumente stehen. In diesem Fall holt StarOffice Calc aus den angegebenen Zellen die Inhalte und stellt sie in der aktuellen Tabelle dar. Dabei müssen die Dokumente mit den Ausgangsdaten nicht lokal auf dem eigenen Rechner gespeichert sein. Die Zellen mit den Ausgangswerten können ohne weiteres auch auf einem anderen Rechner im Netzwerk oder im Internet vorhanden sein. Am unteren Blattrand zeigt ein Register, dass in der aktuell geöffneten Mappe drei Tabellenblätter vorhanden sind. Diese Zahl kann natürlich je nach Bedarf und Leistungsfähigkeit des Rechners erhöht werden. Für das nachfolgende Beispiel nicht nötig ist die Fähigkeit von StarOffice Calc, Rechenoperationen oder automatische Funktionen anzuwenden, obwohl dies eigentlich das Hauptanliegen des Moduls ist. Neben den Grundrechenarten bietet StarOffice Calc zahlreiche Rechenfunktionen, die mit Hilfe des Funktionsautopiloten interaktiv eingegeben werden können. Durch die Möglichkeit, auch Texte einzutragen und die Zellen flexibel anzuordnen, können Sie mit StarOffice Calc selbst entworfene Formulare gestalten, ausfüllen, berechnen und ausdrucken. Die Datenbankfunktionen von StarOffice Calc setzen eine einfache Liste voraus: Wenn die Daten in Datensätzen zusammengefasst werden können, wie z.B. Adressen, Lagerbestände, Kundenaufträge oder Ähnliches, so können auch diese mit StarOffice Calc verwaltet werden. Selbst wenn Sie wie im nachfolgenden Beispiel nichts berechnen wollen, können Sie den Datenbankbereich innerhalb einer Tabelle schnell sortieren oder in den Daten z.B. Maximal- oder Minimalwerte suchen.

153

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Bild 6.54: Der Funktionsautopilot stellt auch Funktionen für die Verwaltung von Datentabellen bereit.

Der Tabellenentwurf

Hinweis

Eine Tabelle in StarOffice Calc, die eine Datenliste enthält, kann als Datenquelle bei der Erstellung von Serienbriefen mit StarOffice Writer dienen. Dazu reicht ein einziges Tabellenblatt aus. Es soll den Namen ADRESSEN erhalten und die Datensätze aufnehmen.

154

Wie auch an anderer Stelle dient das Beispiel dazu, grundlegende Techniken im Umgang mit dem Programm zu vermitteln. Nicht alle der nachfolgenden Arbeitschritte sind daher zwingend notwendig.

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Tabellenblätter entfernen Aus Gründen der Übersicht ist es mitunter sinnvoll, nur genau so viele Tabellenblätter wie nötig in der Tabelle zu behalten. Zunächst sollen die beiden überflüssigen Blätter aus der Mappe entfernt werden. Dazu werden die Blätter Tabelle2 und Tabelle3 gleichzeitig markiert und anschließend gelöscht.

Sie im Tabellenregister auf den Reiter mit der Beschriftung ➤ Klicken T 2. Das Tabellenregister der aktuellen Tabelle ist immer vor den 1

ABELLE

anderen Tabellenregistern in weißer Farbe zu sehen. Die anderen Tabellenregister sind grau, wenn deren Tabellen nicht ausgewählt sind. Halten Sie die (Strg)-Taste nieder und klicken Sie auf das Register mit der Beschriftung TABELLE3. Geben Sie die (Strg)-Taste frei. Als Ergebnis sind nun die beiden Tabellenblätter markiert: Beide Register sind weiß unterlegt. Aktivieren Sie das Kontextmenü der Markierung mit einem Klick der rechten Maustaste. Klicken Sie auf den Befehl TABELLE LÖSCHEN.

➤ ➤ ➤ ➤ Sie die Sicherheitsnachfrage mit J : StarOffice Calc ent➤ Bestätigen fernt die beiden zuvor markierten Tabellenblätter. 2 3 4 5 6

A

Bild 6.55: Das Kontextmenü des Tabellenregisters

155

Hinweis

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Um die Auswahl einer Tabelle innerhalb einer Mehrfachmarkierung wieder aufzuheben, klicken Sie das Tabellenregister noch einmal mit gedrückter (Strg)-Taste an. Das gilt jedoch nicht für die sichtbare Tabelle: Diese Tabelle kann nicht aus der Auswahl entfernt werden.

Tabellenblatt umbenennen

Tipp

Im zweiten Schritt soll das Tabellenblatt den Namen ADRESSEN erhalten. Der Name einer Tabelle ist unabhängig vom Namen des Tabellendokuments. Den Namen des Tabellendokuments geben Sie ein, wenn Sie es zum ersten Mal als Datei speichern. Das Tabellendokument kann bis zu 256 einzelne Tabellen enthalten, die alle unterschiedliche Namen tragen müssen. Im einfachsten Fall zählt StarOffice Calc die Namen von eins an aufwärts, es ist aber in jedem Fall sinnvoller, die Tabellenblätter entsprechend des Inhalts zu benennen.

Sie sollten die Tabellenblätter benennen und die Mappe speichern, bevor Sie innerhalb der Mappe Formeln mit Bezügen auf die einzelnen Tabellenblätter herstellen.

Um ein Tabellenblatt umzubenennen, gehen Sie folgendermaßen vor: Sie auf den Namen der Tabelle, den Sie ändern möchten, also ➤ Klicken z.B. auf das Register mit dem Namen T 1. Kontextmenü und wählen Sie den Befehl T ➤ Aktivieren Sie das . Sie sehen eine Dialogbox, in der Sie einen anderen 1

ABELLE

ABELLE

2

UMBENENNEN

➤ Achtung

3

156

Namen für die Tabelle eingeben. Geben Sie den neuen Namen der Tabelle ein und klicken Sie auf OK.

Beachten Sie, dass der Name einer Tabelle nur aus Buchstaben und Ziffern bestehen darf. Zusätzlich dürfen Leerzeichen enthalten sein. Spätestens bei der Bestätigung erfolgt aber eine Fehlermeldung.

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Datensätze eingeben

Hinweis

Nach diesen Vorbereitungen geht es an die Eingabe der nötigen Feldnamen. Die Adresstabelle erhält dazu üblicherweise in der ersten Zeile ganz links beginnend die Bezeichner für die später darunter befindlichen Datensätze. Ein Datensatz entspricht also jeweils einer Zeile der Tabelle.

Die aktive Zelle in einer Tabelle ist durch einen Rahmen hervorgehoben. Dieser Rahmen wird in den nachfolgenden Ausführungen als Zellzeiger bezeichnet. Für das kleine Kästchen in der rechten unteren Zellecke am Zellzeiger ist die Bezeichnung Ausfüllkästchen üblich.

Um die Bezeichner in die erste Zeile der Tabelle einzugeben, tragen Sie jeweils ein Wort in jeweils eine Zelle ein. Als Regel für die Beschriftung von Daten in einer Tabelle gilt allgemein, dass die Texte so kurz als irgend möglich sein sollten. Bei Bezeichnern von Feldnamen sollten Sie zusätzlich darauf achten, dass Sie keine Sonderzeichen verwenden.

➤ Platzieren Sie den Zellzeiger mit einem Klick in der Zelle . Sie mit der Tastatur den Bezeichner für die erste Spalte ein, ➤ Geben z.B. . Drücken Sie die -Taste. Damit wird die Eingabe in der Zelle be➤ stätigt und der Zellzeiger eine Zelle weiter nach links gerückt. , verwenden Sie die Arbeitsschritte für die Zellen ➤ Wiederholen Sie die Bezeichner , , , , und . Die BeA1

1 2

Nachname

3 4

➤ 5

(ÿ)

B1:G1 Vorname MW Geburtstag StrNr PLZ Ort

zeichner sollten den Inhalt ausreichend erklären, das Feld mit der Bezeichnung MW nimmt eine Kennzeichnung für das Geschlecht auf bzw. bleibt leer, wenn der Adressat eine Firma ist. Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle A2.

Bisher tauchten im Beispiel bei der Dateneingabe keinerlei Probleme auf: Alle Zellinhalte sind Texte, kein Zellinhalt beanspruchte mehr Platz, als durch die Zelle zur Verfügung gestellt wurde. Das wird sich spätestens dann ändern, wenn die eigentlichen Inhalte in die Zellen eingetragen werden. Um die Probleme aufzuzeigen und die nötigen Arbeitsweisen zu vermitteln, soll 157

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Hinweis

die bisherige Tabelle erweitert werden. Ergänzt werden eine Spalte Firma für die Firmenadresse und eine Spalte Spende, die Währungsangaben als Inhalt aufnehmen soll. Ein Bereich von benachbarten Zellen wird definiert durch die Adresse der Zelle in der linken oberen Ecke des Bereichs und die Adresse in der rechten unteren Zelle des Bereichs. Ein Doppelpunkt zwischen den beiden Zelladressen signalisiert den Bereich. Die Bezeichnung A1:B2 steht also für den Bereich aus den ersten vier Zellen in der linken oberen Ecke einer Tabelle.

Bild 6.56: Der aktuelle Stand der Dinge ... Die neuen Spalten sollen nun nicht an das Ende der Tabelle angefügt werden, sondern sich zwischen den vorhandenen Spalten einordnen. Dazu fügen Sie Spalten in die Tabelle ein:

➤ Klicken Sie den Zellzeiger in eine Zelle der Spalte . Wählen Sie den Befehl E /S . StarOffice Calc ordnet ➤ eine neue Spalte links von der bisherigen Spalte ein. A

1 2

INFÜGEN

PALTEN

A

158

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Die neue Spalte erhält den Namen Firma. Wiederholen Sie die Arbeitsschritte und fügen Sie zwischen die Felder Vorname und MW eine neue Spalte ein. Vergeben Sie die Bezeichnung Spende. Texte eingeben

Die Mehrzahl aller Zellen in der Adresstabelle nimmt Texte auf. Um Text in eine Zelle einzugeben, setzen Sie zunächst den Zellzeiger in die Zelle. Geben Sie nacheinander die Zeichen ein und schließen Sie die Eingabe mit der (Enter)-Taste, einem Klick in eine andere Zelle, mit der (ÿ)-Taste oder einer Pfeiltaste ab. Falls bei der Eingabe des Texts der Platz nicht ausreicht, verdeckt StarOffice den dahinter liegenden Inhalt der anderen Zelle. Anders sieht das aus, wenn Sie die Eingabe bestätigen: Sobald die Zelle rechts daneben einen Inhalt hat, wird der Text »abgeschnitten«. In diesem Fall erscheint am rechten Zellrand ein kleines rotes Dreieck.

Bild 6.57: Der Platz in der Zelle A2 reicht für die Textdarstellung nicht aus, außerdem hat sich ein Schreibfehler eingeschlichen. Nicht immer gelingt es, die Zelleingabe vor der Bestätigung korrekt vorzunehmen. In diesen Fällen müssen Sie die Zelle zur Bearbeitung markieren, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

159

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

➤ Klicken Sie doppelt in die Zelle, deren Inhalt Sie verändern möchten. ➤ Positionieren Sie die Schreibmarke und korrigieren Sie den Fehler. ➤ Bestätigen Sie die Veränderung mit der -Taste. 1 2

Hinweis

3

(Enter)

Alternativ zum beschriebenen Verfahren aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus einer Zelle durch einen Doppelklick in die Rechenleiste direkt über der Tabelle oder mit einem Druck auf die Funktionstaste (F2).

Querverweis

Tragen Sie nun alle Beispieldaten ein. In die Spalte MW gehört bei männlichen Ansprechpartnern ein m, bei Frauen ein f. Beachten Sie dabei aber, dass Sie konsequent entweder nur kleine oder nur große Buchstaben verwenden und nach dem jeweiligen Buchstaben keine Leerzeichen mehr einfügen. StarOffice unterstützt Sie dabei durch die AutoKorrektur: Wenn Sie einen Kleinbuchstaben eingeben und mit (Enter) bestätigen, wird dieser in einen Großbuchstaben umgewandelt.

Lassen Sie die Zellen für das Geburtsdatum und die Spenden noch leer: Wie Sie diese Daten eingeben, wird später erklärt.

Datum eingeben Das Datum als Zellinhalt weist in StarOffice Calc einige Besonderheiten auf. Da für die Kalkulation häufig Zeitdifferenzen benötigt werden, verwaltet StarOffice die Kalenderangeben als Zahl, wenn Sie diese exakt in der erwarteten Form in die Zelle eintragen: Ein korrekt erkanntes Datum rutscht nach Bestätigung der Eingabe automatisch an den rechten Rand der Zelle.

StarOffice Calc verwaltet den Kalender als fortlaufend gezählte Tage. Der für das Rechnen mit Datumswerten definierte Nullpunkt wird mit dem Befehl EXTRAS/OPTIONEN/TABELLENDOKUMENT/BERECHNEN festgelegt. Eingestellt ist standardmäßig der 31.12.1998 als erster Tag der Zählung.

160

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Bild 6.58: Für die weitere Bearbeitung des Beispiels reichen drei unterschiedliche Datensätze. Die Jahreszahlen in Datumsangaben wurden bisher meistens zweistellig angegeben. Intern werden die Jahreszahlen von StarOffice vierstellig verwaltet, so dass bei der Berechnung der Differenz vom 1.1.99 bis zum 1.1.01 das Ergebnis richtig Zwei Jahre lautet. Sie können im Programm bei den Optionen einstellen, bis zu welchem Jahr eine zweistellig eingegebene Jahreszahl zu 2000 addiert werden soll. In der Vorgabe gilt der Grenzwert, der im Betriebssystem eingestellt ist. Aus Gründen der Kompatibilität beim Datenaustausch sollten Sie aber auf diese Veränderung verzichten, sofern sie nicht genau aus diesen Gründen nötig ist. Bei der Eingabe eines Datums sollten Sie korrekt vorgehen:

➤ Platzieren Sie die Schreibmarke in der gewünschten Zelle. Sie das Datum ein, indem Sie erst den Tag, gefolgt von einem ➤ Tragen Punkt, dann die Monatszahl, gefolgt von einem Punkt, und dann die 1 2

letzten zwei Ziffern des Jahres eingeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit der (Enter)-Taste.

➤ Kontrollieren Sie, ob StarOffice die Eingabe nach der Bestätigung an ➤ den rechten Zellrand rückt (siehe Bild 6.59). 3 4

161

Tipp

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Die beschriebene Art der Eingabe ist nicht ganz einfach, da der Punkt auf der Tastatur weit weg von den Ziffern liegt. Es ist effektiver, ein Datum auf dem Ziffernblock der Tastatur in der Form 01/02/57 einzugeben und dabei für den Schrägstrich die Taste für die Division zu verwenden: StarOffice wandelt die Eingabe nach Bestätigung automatisch in die Anzeige 01.02.57 um.

Bild 6.59: Ein korrekt eingefügtes Datum rückt nach Bestätigung an den rechten Rand der Zelle. Währungen eingeben

StarOffice Calc ist genügsam: Für das Rechnen sind »nackte« Zahlen ausreichend. Damit unterscheidet sich das Programm vom Benutzer. Für die sachliche Zuordnung der Zahlen ist entweder eine korrekte Bezeichnung oder eine entsprechende Darstellung nötig. StarOffice Calc löst wie alle Tabellenkalkulationsprogramme den Konflikt dadurch, dass Zahlen für die Anzeige formatiert werden können, ohne dass die Zahl selbst dabei verändert wird. Wenn Sie also wie im Beispiel eine Spalte so vorbereiten möchten, dass die Zahlen korrekt formatiert angezeigt werden, dann müssen Sie das StandardZahlenformat von StarOffice für diese Spalte verändern.

162

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Sie auf den Spaltenbuchstaben der betreffenden Spalte. Im ➤ Klicken Beispiel ist das die Spalte mit der Bezeichnung . 1

D

Spende

Bild 6.60: Spalten- und Zeilenköpfe funktionieren als Schaltflächen.

➤ Aktivieren Sie den Befehl F /Z . (siehe Bild 6.61). ➤ Wählen Sie links die Kategorie W zuerst die gewünschte LändereinSelektieren Sie im Bereich F ➤ stellung. Als Standard ist die Vorgabe des Betriebssystems eingestellt. ➤ Markieren Sie in der Liste der Formate das gewünschte Aussehen. den Markierfeldern und Drehfeldern im Bereich O ➤ Regeln SiediemitDetails, z.B. die Anzahl der Nachkommastellen. Bestätigen Sie mit OK (siehe Bild 6.62). ➤ ORMAT

2

ELLE

ÄHRUNG

3

ORMAT

4 5

P

6

TIONEN

7

Die Mappe speichern Spätestens an dieser Stelle ist es an der Zeit, die Adressdatei zu speichern. Viel gibt es hier nicht zu sagen: Alle Speichervorgänge laufen in der üblichen Dateidialogbox ab.

163

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Bild 6.61: Auswahl eines Währungsformats

Bild 6.62: Wenn Sie nach der Zuweisung des Formats Zahlen eintragen, werden diese automatisch formatiert.

164

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Wenn Sie ein Tabellendokument speichern möchten, dann ist die Wirkung davon abhängig, ob das Dokument bereits einen Namen hat.

Sie den Befehl D /S . Sollte das Dokument be➤ Wählen reits einen Namen haben, speichert StarOffice die Datei ohne weitere . Nachfrage. Andernfalls erscheint die Dialogbox S Wählen Sie den gewünschten Dateityp. Falls Sie ausschließlich mit ➤ StarOffice 7 arbeiten, dann ist die Auswahl S O 7 T ATEI

1

PEICHERN

PEICHERN UNTER

2

TAR

FFICE

ABEL

richtig. Andernfalls klappen Sie die Liste auf und wählen einen anderen verfügbaren Dateityp. Vergeben Sie den Dateinamen, z.B. MeineAdressen, und bestätigen Sie mit einem Klick auf SPEICHERN.

LENDOKUMENT

➤ 3

Die Datenquelle anmelden

Achtung

Damit die neu angelegte Tabelle als Datenquelle für einen Serienbrief genutzt werden kann, muss sie in StarOffice angemeldet werden. Nur so kann das Programm die internen Verbindungen herstellen, die für den korrekten Betrieb nötig sind. Im Beispiel verwenden Sie eine Datenquelle vom Typ Tabellendokument. Mit diesem Datenbanktyp haben Sie Zugriff auf ein StarOffice-Tabellendokument oder eine Datei, die mit Microsoft Excel erstellt wurde. Bei der Anmeldung können Sie im Register TABELLEN unter allen nicht leeren und nicht ausgeblendeten Tabellen des Dokuments wählen. Wenn Sie eine ganze Tabelle als Datenquelle einsetzen möchten, dann müssen in Zeile 1, beginnend in Spalte A, die Spaltentitel stehen. Nur dann, wenn Sie vorab im Tabellendokument Datenbereiche definiert haben, können Sie jeden Datenbereich als eigene Datenbanktabelle auswählen. Die Daten aus der Datenquelle können nur gelesen, nicht aber verändert werden. Das hat die Konsequenz, dass Sie vor (!) der Verwendung als Datenquelle alle Daten korrekt eingegeben haben müssen.

Um eine neue Datenquelle anzumelden, starten Sie zunächst z.B. StarOffice Writer. Sie den Befehl E ➤ Aktivieren tet die Dialogbox D 1

XTRAS/DATENQUELLEN. ATENQUELLEN VERWALTEN.

StarOffice star-

165

Die Datenquelle anmelden

Bild 6.63: Die Dialogbox DATENQUELLEN VERWALTEN dient als Drehscheibe für die Verwendung von Datenquellen in StarOffice. Klicken Sie auf die Schaltfläche N D . StarOffice ak➤ tiviert in der Liste der Datenbanken einen neuen Eintrag und markiert EUE

2

➤ 3

diesen mit dem Symbol ALS NEUE DATENBANK VORGEMERKT. Achten Sie darauf, dass Sie jetzt keinesfalls die (Enter)-Taste verwenden. Falls es doch passiert, rufen Sie den Befehl EXTRAS/DATENQUELLEN erneut auf. Verändern Sie den Namen der Datenbank z.B. in MEINEADRESSEN.

➤ Öffnen Sie das Listenfeld D ➤ Eintrag T 4 5

➤ 6

166

ATENQUELLE

ATENBANKTYP und selektieren Sie den ABELLENDOKUMENT. StarOffice verändert die Vorgabe im

Eingabefeld DATENQUELLEN-URL und erwartet die Angabe der Datei. Klicken Sie auf die Schaltfläche am rechten Rand des Eingabefelds DATENQUELLEN-URL. StarOffice aktiviert eine Dateidialogbox.

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Sie die gewünschte Tabelle (im Beispiel MeineAdressen.sxc) ➤ Selektieren und klicken Sie auf Ö . StarOffice übernimmt die Adresse in das 7

FFNEN

Eingabefeld.

Bild 6.64: Die Grundeinstellungen sind getroffen. Klicken Sie auf das Register T . Durch die spezielle Vorberei➤ tung ist die einzige Tabelle des Tabellendokuments bereits korrekt anABELLEN

8

➤ 9

gemeldet. Andernfalls sollten Sie hier die Tabelle mit den Daten selektieren. Bestätigen Sie die Anmeldung der Datenbank mit OK.

Der Brief mit Daten Im Ablauf des Beispiels sind nun alle Vorbereitungen getroffen, um einen Brief unter Verwendung der Daten aus der Tabelle zu erstellen. Im Folgenden kommt es also darauf an, dem Brief mitzuteilen, wo die Daten abgelegt

167

Der Brief mit Daten sind, und dann festzulegen, an welcher Stelle des Briefs die Daten verwendet werden. Dabei nutzen Sie effektiv die Automatik von StarOffice 7.

Einen Brief anlegen Um einen Brief an mehrere Empfänger unter Verwendung der vorbereiteten Adressen zu schreiben, sollten die Datenbank angemeldet und die Briefvorlage vorbereitet sein. Im Beispiel wird das vorausgesetzt. Writer und wählen Sie den Befehl D /N / ➤ VStarten Sie StarOffice D . . ➤ Klicken Sie auf das Symbol V K ➤ Klicken. Sie doppelt auf den Eintrag G Sie den Eintrag M B oder alternativ einen anderen ➤ Selektieren der vorhandenen Einträge. ATEI

1

ORLAGEN UND

EU

OKUMENTE

ORLAGEN

2

ESCHÄFTLICHE

3

ORRESPON

DENZ

4

EIN RIEF

Bild 6.65: Die Vorlage aus dem Beginn des Beispiels kommt zum Einsatz.

168

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Klicken Sie auf Ö . StarOffice aktiviert die Vorlage und fragt ➤ nach, wie Sie die Vorlage verwenden möchten. E und bestätigen Sie Aktivieren Sie die Option M ➤ mit OK. 5

FFNEN

EHRERE

6

MPFÄNGER

Bild 6.66: Beim Start einer Briefvorlage entscheiden Sie, wie Sie die Vorlage verwenden möchten.

Die Datenquelle wählen

Tipp

Durch dieses Verfahren unter Verwendung der Automatik von StarOffice werden die Platzhalter für die Adressen automatisch durch Feldfunktionen ersetzt, die die notwendigen Platzhalter für einen Serienbrief repräsentieren. Außerdem öffnet StarOffice den Datenquellen-Explorer über dem eigentlichen Dokument. Mit diesem Werkzeug wählen Sie aus, aus welchen Datentabellen StarOffice die Daten für den Serienbrief holen soll (siehe Bild 6.67). Im Dokument selbst sind die Felder hervorgehoben. Beim Absender finden die Daten aus den Benutzerangaben Verwendung, die Daten für die Seriendruckfelder müssen noch zugeordnet werden. Üblicherweise versucht StarOffice automatisch, die Verbindung zum angemeldeten Adressbuch herzustellen.

Das Standard-Adressbuch können Sie mit dem Befehl DATEI/AUTOPILOT/ADRESSDATENQUELLE verändern.

Zuerst stellen Sie die Verbindung zur Datenbank her und aktivieren die Vorschau auf die Daten im Datenquellen-Explorer.

Sie doppelt auf die gewünschte Datenbank im Datenquellen➤ Klicken Explorer. StarOffice stellt die Verbindung her und öffnet die Daten1

bank im Beispiel schreibgeschützt.

169

Der Brief mit Daten

Bild 6.67: Das neue Dokument bei angezeigtem Datenquellen-Explorer Klicken Sie auf das Symbol vor der Datenbank und öffnen Sie die ➤ Struktur, bis die eigentliche Datentabelle sichtbar ist. Klicken Sie auf die Tabelle mit den Adressen. Im rechten Teil des ➤ Datenquellen-Explorers erscheinen die Daten der Tabelle (siehe Bild 2 3

➤ 4

➤ Tipp

5

170

6.68). Im einfachsten Fall ziehen Sie jetzt die Dateninhalte aus der Datenquellenansicht an die gewünschte Stelle im Dokument. Das ist aber für die Erzeugung von Serienbriefen unzweckmäßig. Drücken Sie die Taste (F4), um die Ansicht der Datenquellen zu beenden. Alternativ verwenden Sie den Befehl ANSICHT/DATENQUELLEN. Mit einem Klick auf das Symbol EXPLORER EIN/AUS ganz links in der Leiste des Explorers blenden Sie den DatenquellenExplorer aus bzw. ein. Die Sicht auf die Datenquelle bleibt jedoch erhalten.

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Hinweis

Bild 6.68: In der Datenansicht erscheinen die vorhandenen Datensätze.

In diesem und in anderen Fällen öffnet StarOffice aus Gründen der Datenkonsistenz die Datenbank schreibgeschützt und lässt Änderungen an den Daten nicht zu. Dennoch ist der Datenquellenexplorer nicht ausschließlich ein besonders komfortables Werkzeug zum Betrachten von Tabellen aller Art, sondern bietet über das Kontextmenü der angezeigten Objekte vielfältige Werkzeuge zum Umgang mit den Daten. Sollte die Datenbank nicht schreibgeschützt sein, dann finden Sie unter dem letzten Datensatz eine Zeile, in der Sie einen neuen Datensatz eingeben können.

Felder zuordnen Im nächsten Schritt geht es darum, den im Dokument bereits angeordneten Feldbefehlen die Verbindung zur richtigen Datenbanktabelle zu zeigen. Sie könnten dazu jeweils doppelt auf einen grau unterlegten Eintrag klicken und die Feldbefehle einzeln bearbeiten.

171

Der Brief mit Daten StarOffice bietet aber ein Verfahren, mit dem Sie die Felder eines Dokuments kontrollieren: Sie bei der Adresse des Empfängers auf die Anzeige . Der nachfolgende Schritt ist nur verfügbar, wenn die SchreibIR

1

MA

➤ 2

➤ 3

marke unmittelbar vor einem Feldbefehl platziert ist. Aktivieren Sie mit dem Befehl EINFÜGEN/FELDBEFEHL ANDERE die Dialogbox FELDBEFEHLE. StarOffice markiert im Dokument das Feld, das Sie gerade bearbeiten. In der Dialogbox wird im Bereich FELDTYP der Typ des aktuellen Felds vorgeschlagen: Im Beispiel ist das erwartungsgemäß der Typ SERIENBRIEFFELD. Öffnen Sie im rechten Bereich DATENBANKAUSWAHL die Adressdatenbank und klicken Sie in der Datenbank-Tabelle auf das zugehörige Feld.

Bild 6.69: So stellen Sie die Verbindung zwischen dem Serienbrieffeld und dem Feld in der Datentabelle her.

172

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie Klicken Sie auf die Schaltfläche E und setzen Sie die Markie➤ rung im Text ein Feld weiter. Sie doppelt auf das entsprechende Feld, aus dem das aktuelle ➤ Klicken Feld seinen Inhalt beziehen soll. Sie die Felder der Reihe nach ab, bis allen Feldern der richti➤ Arbeiten ge Bezug zugeordnet ist. mit einem Klick auf Sie die Dialogbox F ➤ Bestätigen ß . S Sie den Befehl A /F oder aktivieren Sie ➤ Aktivieren diese Ansicht mit der Tastenkombination + . Kontrollieren Sie die richtige Zuordnung der Feldbefehle. ➤ INFÜGEN

4 5 6

ELDBEFEHLE

7

CHLIE EN

8

NSICHT

ELDBEFEHLE

(Strg) (F9)

9

Bild 6.70: Die Ansicht der Feldbefehle offenbart, dass auf die Datenbank MEINEADRESSEN und die Tabelle ADRESSEN zugegriffen wird. /F Sie erneut den Befehl A ➤ Betätigen vieren Sie diese Ansicht mit der Tastenkombination 10

NSICHT

ELDBEFEHLE

oder deakti-

(Strg)+(F9).

173

Hinweis

Der Brief mit Daten

Mit dem Befehl ANSICHT/FELDBEFEHLE wechseln Sie zwischen der Anzeige der Namen und der Anzeige der Inhalte von Feldbefehlen. Wenn der Menübefehl durch ein Häkchen markiert ist, sehen Sie die Namen der im Dokument eingefügten Feldbefehle. Andernfalls erscheint der Inhalt der Feldbefehle. Die Namen der Feldbefehle sehen Sie in jedem Fall, der Inhalt jedoch wird bei manchen Feldbefehlen nicht angezeigt. Wenn Sie ein Dokument drucken, während die Ansicht der Feldbefehle als Feldnamen eingeschaltet ist, aktiviert StarOffice eine Dialogbox. Sie können wählen, ob Sie das Dokument mit Feldnamen oder den Werten bzw. Inhalten der Feldbefehle drucken.

Bedingungen in Serienbriefen StarOffice ist in der Lage, die späteren Serienbriefe in Abhängigkeit von Bedingungen zu verändern. Dazu bietet das Programm z.B. den Feldbefehl BEDINGTER TEXT, der in Abhängigkeit vom Wahrheitsgehalt einer Bedingung zwei Zustände annehmen kann. Wenn Sie mit Datenbanken arbeiten, können Sie Bedingungen formulieren, die auf die Inhalte von Datenbankfeldern zugreifen. Es sind Bedingungen möglich, die prüfen, ob ein Datenbankfeld mit Inhalt gefüllt ist. Auch der Inhalt eines Datenbankfelds kann mit Hilfe einer Bedingung abgefragt werden, um den angezeigten Text zu steuern. Bei Feldbefehlen können Bedingungen für folgende Feldtypen formuliert werden:

Feldtyp

Wirkung

Bedingter Text

Der eingefügte Text hängt von einer Bedingung ab. Ist die Bedingung wahr, wird Text bei DANN eingefügt, SONST ein alternativer Text.

Versteckter Text

Der anzugebende Text wird versteckt, wenn die Bedingung wahr ist.

Versteckter Absatz

Ein beim Einfügen des Felds markierter Absatz im Dokument wird versteckt, wenn die Bedingung wahr ist.

Tabelle 6.1: Feldtypen zur Steuerung von Serienbriefen 174

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Feldtyp

Wirkung

Beliebiger Datensatz und Nächster Datensatz

Bedingungen in diesen Datenbankfeldern steuern den Zugriff auf Daten aus einer oder mehreren Datenbanken zum Einfügen in das Dokument. Diese Typen finden Sie im Register DATENBANK.

Achtung

Tabelle 6.1: Feldtypen zur Steuerung von Serienbriefen (Forts.)

Die Werkzeuge von StarOffice beim Erstellen der Bedingungen sind wenig komfortabel. Sie erfordern große Aufmerksamkeit und korrekte Daten in der Datenbanktabelle. Planen Sie Zeit beim Umsetzen dieser Funktion ein und arbeiten Sie sorgfältig. Die Suche nach einem möglichen Fehler ist nicht einfach, da beim Testen nur über zusätzlich eingebaute Kontrollfelder Informationen über die Zustände von Feldinhalten erlangt werden können.

Die Datentabelle enthält ein Feld, mit dem die Anrede gesteuert werden kann. Um eine Bedingung zu erzeugen, gehen Sie in diesem Fall folgendermaßen vor. Ausgangspunkt ist die Tatsache, dass in der Datenbank ein Feld mit dem Namen MW enthalten ist, dass bei Männern ein M und bei Frauen ein W enthält, bei Firmen ohne Ansprechpartner aber nicht ausgefüllt ist. Diesen letzten Tatbestand greift das Beispiel auf und zeigt, wie eine solche Bedingung erzeugt wird. Wenn das Feld MW bei einem Datensatz leer ist, dann soll im Brieftext die Formulierung SEHR GEEHRTE DAMEN UND HERREN erscheinen.

➤ Platzieren Sie die Schreibmarke an der gewünschten Stelle. Aktivieren Sie mit dem Befehl E /F /A die ➤ Dialogbox F . . ➤ Aktivieren Sie das Register F T . StarOffice aktiviert im Selektieren Sie den Feldtyp B ➤ rechten Teil der Dialogbox die Eingabefelder B , D 1

INFÜGEN

2

ELDBEFEHL

NDERE

ELDBEFEHLE

3

UNKTIONEN

4

EDINGTER

EXT

EDINGUNG

ANN

und SONST.

175

Der Brief mit Daten Sie in das Eingabefeld B : Hier müssen Sie mit ➤ Klicken Hilfe von Operatoren die Bedingung formulieren. Sie den Namen des Datenbankfelds ein, dessen Inhalt Sie ab➤ Tragen fragen wollen. Im Beispiel ergibt sich die Schreibweise zu EDINGUNG

5 6

MeineAdres-

sen.Adressen.Firma.

Sie die Bedingung: Die Abfrage nach einem leeren Feld lau➤ Ergänzen tet im Beispiel komplett . Tragen Sie in das Eingabefeld D die Zeichenfolge ein, die bei er➤ füllter Bedingung erscheint. Im Beispiel ist das der Text 7

MeineAdressen.Adressen.Firma == "" ANN

8

Sehr geehrte

Damen und Herren.

Feld S nimmt den Text auf, der bei nicht erfüllter Bedingung ➤ Das in das spätere Dokument eingefügt wird. Das ist in diesem Fall nicht 9

ONST

erforderlich: Das Eingabefeld bleibt leer.

Bild 6.71: Die Bedingung wird zusammengestellt.

➤ Bestätigen Sie mit E ➤ Klicken Sie auf S 10 11

176

INFÜGEN.

CHLIEßEN.

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

Tipp

Abschließend müssen Sie für die beiden anderen Fälle an der gleichen Stelle jeweils ein Feld einfügen, das die korrekte Anrede für Frauen und Männer einschließlich eines abschließenden Leerzeichens zusammenbastelt. Zusätzlich fügen Sie das Datenbankfeld NACHNAME und ein Komma ein.

Wenn Ihnen das Verfahren zu kompliziert ist oder nicht zum Erfolg führt, dann weichen Sie auf eine neutrale Anrede aus: Verwenden Sie z.B. anstelle von Sehr geehrte Damen und Herren, die Anrede Guten Tag,. Alternativ nehmen Sie die gewünschte Anredeform als eigenes Feld in die Datenbank auf. Damit haben Sie die nötigen Anredeformen ganz differenziert zur Verfügung und realisieren z.B. bei ausgewählten Adressaten auch persönlichere Formen.

Der Seriendruck Alle Vorbereitungen sind abgeschlossen. Um nun die fertigen Briefe zu erzeugen, müssen Sie StarOffice anweisen, das Dokument und die Datenquelle zu neuen Dokumenten zu verbinden. Die Datenbankinformationen werden erst beim Drucken an der Position der Datenbank-Feldbefehle (Platzhalter) eingefügt. Um den Seriendruckvorgang zu starten, müssen Dokument und Datenquelle korrekt verbunden sein. Außerdem sind für die korrekte Funktion vorhandene Seriendruckfelder und eine fehlerfreie Datentabelle nötig. Sie mit dem Befehl E /S die Dialogbox ➤ Aktivieren S . Sie in der Datentabelle die Datensätze, die Sie in den ➤ Selektieren Druckvorgang einbeziehen wollen. Im Bereich D legen Sie die Anzahl der Datensätze für den ➤ Serienbriefdruck fest. Je Datensatz wird ein Brief gedruckt bzw. eine XTRAS

1

ERIENDRUCK

ERIENBRIEF

2 3

➤ 4

ATENSÄTZE

Datei erzeugt, je nach Ausgabeziel. Die Option MARKIERTE DATENSÄTZE ist nur wählbar, wenn Sie zuvor die benötigten Datensätze in der Datenbank markiert haben. Legen Sie im Bereich AUSGABE das Ziel der Ausgabe. Wählen Sie dabei eine der beiden Optionen aus.

177

Der Brief mit Daten Sie das Markierfeld E D , ➤ Aktivieren um jeden Serienbrief als einzelnen Druckauftrag an den ausgewählten INZELNE

5

➤ 6

RUCKJOBS ERZEUGEN

Drucker zu schicken. Das ist besonders bei umfangreichen Seriendruckaufträgen sinnvoll. Starten Sie den Druckvorgang mit einem Klick auf OK.

Bild 6.72: Für die markierten Datensätze wird je ein Dokument sofort ausgedruckt.

Die Datenquelle ändern Spätestens beim Ausdruck offenbaren sich Fehler in der Datenbank. Da sich nicht alle möglichen Datenbanktypen direkt in der Datenquellen-Ansicht verändern lassen, müssen Sie zur Bearbeitung die Ursprungsanwendung öffnen, um die Datenbank zu verändern. Wenn Sie wie im Beispiel ein Tabellendokument von StarOffice Calc als Datenquelle genutzt haben, dann müssen Sie die Datentabelle mit StarOffice Calc öffnen. Das geht in jedem Fall, auch das Speichern ist möglich. Die Änderungen an der Datenquelle werden aber erst sichtbar, wenn StarOffice die Verbindung zur Datenquelle neu herstellt. Um die Datenbank freizugeben, müssen Sie die bestehenden internen Verknüpfungen trennen.

178

Kapitel 6: Praxiseinstieg: Vom leeren Blatt zum Brief in Serie

➤ Schließen Sie alle Module von StarOffice. Sie unter Windows den Schnellstarter. Damit wird Star➤ Deaktivieren Office vollständig aus dem Speicher entfernt. Starten Sie StarOffice neu, indem Sie z.B. das Dokument für den Se➤ riendruck neu öffnen. Aktivieren Sie mit A /D die registrierten Da➤ tenbanken. Sie doppelt auf den Bezeichner der gewünschten Tabelle im ➤ Klicken Explorer, damit StarOffice die verknüpfte Datenquelle neu lädt. 1 2 3 4

NSICHT

ATENQUELLEN

Tipp

5

Es kann in Einzelfällen erforderlich sein, den Rechner neu zu booten, wenn StarOffice auch nach dem vorab beschriebenen Verfahren die Veränderungen in einer veränderten Datenquelle nicht anzeigt.

179

Kapitel 7 Das Haushaltsbuch Schon beim ersten Start präsentiert StarOffice Calc seine wesentliche Eigenart. Das Programm stellt eine Arbeitsmappe bereit und präsentiert Ihnen ein elektronisches Arbeitsblatt in Form einer Tabelle. Der Vorteil von StarOffice Calc gegenüber anderen Programmen liegt nicht in der einfachen Gestaltung von Tabellen, um etwa Text aufzunehmen. StarOffice Calc kann mit den Zahlen in der Tabelle rechnen, vorausgesetzt, Sie geben durch Eingabe von Formeln eine entsprechende Arbeitsanweisung. Ändern Sie dann einen Ausgangswert, berechnet StarOffice Calc automatisch alle durch Formeln erzeugten Werte neu. Das Beispiel führt zu einem Haushaltsbuch, das Einnahmen und Ausgaben monatlich zusammenfasst. Dabei ist StarOffice Calc aber nur ausführendes Organ. Für die Vorplanung einer eigenen Übersicht sollten Sie deshalb wesentliche Kategorien der Einnahmen und Ausgaben ermitteln. Die eigentliche Erfassung der Daten erfolgt über eine »Zettel-Buchführung«, die Sie zu festgelegten Zeiten in die Auswertung übernehmen. Nach dem Eintragen der Zahlenwerte erledigt StarOffice Calc die Aktualisierung. Für den Aufbau eines Datenblattes in StarOffice Calc sind einige Vorüberlegungen nötig. Viele Anwendungsbereiche von StarOffice Calc-Tabellen – so auch das Haushaltsbuch – erfordern den Umgang mit mehreren Arbeitsblättern.

왘

StarOffice Calc unterstützt diesen Fall dadurch, dass mehrere leere Tabellenblätter automatisch in einer Datei verbunden sind. So können Sie über nur eine Datei mehrere Blätter thematisch zusammenfassen. StarOffice Calc könnte so z.B. bei einem Haushaltsbuch alle Monate eines Jahres in einem Tabellendokument vereinen.

왘

Das Tabellenregister enthält die in der Datei verfügbaren Blätter – Sie können Blätter hinzufügen oder löschen. Auch das Umbenennen von Blättern ist möglich: Nutzen Sie dazu das Kontextmenü des Registers.

Die Seiteneinrichtung Mit den Schaltflächen links neben dem Register verschieben Sie die angezeigten Register nach rechts bzw. links. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche in die gewünschte Richtung.

왘

Ist das gewünschte Blatt im Register sichtbar, aktiviert ein Klick auf das Register die Ansicht des Blattinhaltes.

Tipp

왘

Wenn Sie Arbeitsschritte – Formatierungen, Dateneingaben oder Formeln – auf mehrere Tabellen des Dokuments gleichzeitig anwenden möchten, markieren Sie die gewünschten Tabellen. Halten Sie dazu die (Strg)-Taste gedrückt und klicken Sie dann auf die Register der Tabellen.

Nach der Entscheidung über die nötigen Arbeitsblätter legen Sie den prinzipiellen Aufbau der Tabellen fest. Je nach Aufgabe entscheiden Sie über eine hoch- bzw. querformatige Anordnung. Innerhalb eines Tabellendokumentes kann jedes Blatt einen eigenen Aufbau haben. Dann entscheiden Sie darüber, welche Zellen zur Beschriftung bereitstehen sollen. Am wichtigsten im Umgang mit StarOffice Calc ist aber die Unterscheidung zwischen Eingabezellen und solchen Zellen, die das Ergebnis von Berechnungen sind. Während Sie in Eingabezellen Werte über die Tastatur eintragen, müssen Ergebniszellen Formeln aufnehmen. Nur mit diesen Vorüberlegungen nutzen Sie die Vorteile von StarOffice Calc tatsächlich.

Die Seiteneinrichtung Wenn die Vorüberlegungen abgeschlossen sind und alle Zettel bereit liegen, können Sie das Haushaltsbuch erstellen. Ausgangspunkt ist ein neues Arbeitsblatt, das Sie bei gestartetem StarOffice mit dem Befehl DATEI/NEU/ TABELLENDOKUMENT anlegen. Vor dem weiteren Gestalten des Blatts soll eine Veränderung der Ausrichtung stehen:

➤ Aktivieren Sie den Befehl F /S . das Dokument im Querformat dargestellt und gedruckt werden ➤ Da soll, wählen Sie das Optionsfeld Q auf dem Register S . 1

ORMAT

EITE

2

UER

182

EITE

Kapitel 7: Das Haushaltsbuch Sie die Seitenränder links und rechts auf 1,00 cm – nutzen Sie ➤ Stellen die Drehfelder oder geben Sie die Zahl über die Tastatur direkt ein. ➤ Bestätigen Sie mit OK. 3 4

Bild 7.1: Mit diesen Grundeinstellungen entsteht das Tabellenblatt.

Beschriftungen Tragen Sie den beschreibenden Text für die Haushaltskategorien in die Zellen ein – verändern Sie bei Bedarf die Spaltenbreite. Bei einem querformatigen Blatt ist es zweckmäßig, die Tabelle ebenfalls querformatig aufzubauen. Deshalb liegen die Kategorien nebeneinander in einer Zeile.

Bild 7.2: Die Kategorien dienen als Beschreiber der darunter anzuordnenden Zahlenwerte.

183

Tipp

Zahlen formatieren

Um in der »normalen« Ansicht des Arbeitsblattes die automatischen Seitenbrüche zu sehen, müssen Sie StarOffice Calc zu einer Berechnung veranlassen. Aktivieren Sie dazu einmal mit ANSICHT/ SEITENUMBRUCH-VORSCHAU die Seitenumbruch-Vorschau, die Sie danach wieder deaktivieren können.

Zellen zusammenfassen Bestimmte Texte sollen in Tabellen mehrere Spalten als Überschrift bezeichnen. Dazu sollen diese Texte zentriert über den Spalten stehen. Damit StarOffice Calc Text über mehreren Spalten zentriert, verbinden Sie den Zellbereich zu einer einzigen Zelle. Über der gesamten Tabelle soll die Monatsbezeichnung zentriert angeordnet werden, auch der Text Ausgaben bezeichnet einen größeren Bereich.

➤ Markieren Sie den Zellbereich A1:K1. /F ➤ Nutzen. Sie den Befehl F /Z ➤ Wiederholen Sie den Vorgang für den Bereich . Symbolschaltfläche H ➤ Klicken Sie aufin derdie Tabellenobjektleiste. Damit setzen Sie den Text 1

ORMAT

2

ELLEN ZUSAMMENFASSEN

EST

LEGEN

D2:K2

3

ORIZONTAL ZENTRIERT

4

AUSRICHTEN

zentriert über die darunter liegenden Spalten.

Bild 7.3: Mit wenigen Arbeitsschritten nimmt die Tabelle Form an.

Zahlen formatieren Das Formatieren von Zahlen ist eine der grundlegenden Arbeiten in einer Tabellenkalkulation wie StarOffice Calc. StarOffice Calc benötigt »nackte« Zahlen zum Rechnen – Sie möchten aber z.B. Werte mit einem TausenderTrennzeichen. Bei der Formatierung von Zahlen legen Sie das Aussehen der Zahlen für die Ansicht am Bildschirm und im Ausdruck fest.

184

Kapitel 7: Das Haushaltsbuch Dabei unterstützt StarOffice Sie mit einer Automatik: Sobald eine Eingabe als Zahl erkennbar ist, übernimmt das Programm die Formatierung selbst. So auch bei der Eingabe von »Oktober 2003« in die verbundene Zelle A1: StarOffice Calc ersetzt die Eingabe durch ein konkretes Datum. Dieses Verhalten können Sie mit einem Trick umgehen und StarOffice anweisen, die Eingabe als Text zu interpretieren. Sie den Zellzeiger mit einem Klick in die (zusammengefasste) ➤ Setzen Zelle . Sie die Eingabe in der Zelle. Die nachfolgenden Handlungen ➤ Löschen werden nur auf neue Eingaben, nicht auf bereits vorhandene Zellwerte 1

A1

2

angewandt. Rufen Sie die Dialogbox ZELLEN FORMATIEREN mit dem Befehl FORMAT/ZELLE auf. Aktivieren Sie das Register ZAHLEN.

➤ ➤ Sie im Listenfeld K den Eintrag T – bestätigen ➤ Wählen Sie die Auswahl mit OK. den Text ein. Das Zahlenformat Sie in Zelle ➤ Geben T verhindert, dass eingegebene Zahlen von StarOffice Calc auto3 4

ATEGORIE

5

A1

6

EXT

Januar 2002

EXT

matisch formatiert werden. Verwenden Sie dieses Format z.B. für Postleitzahlen, Telefonnummern oder andere Ziffernfolgen, mit denen nicht gerechnet werden soll.

Ähnlich gehen Sie vor, wenn Sie eine Zelle als Datum formatieren möchten: Sie den Zellbereich – dieser Bereich soll das Datum ➤ Markieren aufnehmen und wird deshalb entsprechend formatiert. ➤ Aktivieren Sie mit F /Z die Dialogbox. den Eintrag D . ➤ Wählen Sie im Listenfeld K ➤ Ergänzen Sie die Auswahl durch einen Klick im Listenfeld F . ➤ Bestätigen Sie mit OK. A4:A33

1 2 3 4

ORMAT

ELLE

ATEGORIE

ATUM

ORMAT

5

185

Tipp

Summenformeln einfügen

Für das Zuweisen von Umrahmungen bietet StarOffice Calc in der Tabellenobjektleiste die Schaltfläche UMRANDUNG. Nach einem Klick erhalten Sie eine Abreißleiste, aus der Sie eine Umrahmung wählen.

Bild 7.4: Die Tabelle ist für die Aufnahme der Daten gestaltet.

Summenformeln einfügen Für die Funktion des Haushaltsbuches ist wie in anderen Fällen auch das Eintragen der Formeln nötig. In diesem einfachen Fall genügen Summenbildungen über die Ausgaben und in der Zeile für die Zusammenfassung – eine Standardaufgabe für StarOffice Calc:

➤ Setzen Sie den Zellzeiger in Zelle . ➤ Klicken Sie auf das Summensymbol in der Rechenleiste. 1 2

186

D4

Kapitel 7: Das Haushaltsbuch Sie den Zellbereich – StarOffice Calc übernimmt die ➤ Markieren Zelladresse in die Formel. Sie auf das grüne Häkchen in der Rechenleiste, um die For➤ Klicken meleingabe abzuschließen. Setzen Sie den Zellcursor in Zelle . Fügen Sie die Summenformel ➤ für in diese Zelle ein. den Bereich E4:K4

3 4

C34

5

C4:C33

Formeln kopieren Im letzten Arbeitsschritt kopieren Sie die Formeln in die übrigen Zellen. Das ist effektiver, als für jede Zelle die Formel einzeln einzufügen. Sie können alle Zellinhalte über die Zwischenablage kopieren, auch Formeln. StarOffice Calc unterstützt dieses Verfahren – Zellbezüge werden beim Kopieren angepasst.

➤ Markieren Sie die Zelle mit der gewünschten Formel, z.B. die Zelle . , um die Formel in die ZwiKlicken Sie auf das Symbol K ➤ schenablage zu übernehmen. Sie den gewünschten Zielbereich, im Beispiel den Bereich ➤ Markieren . Sie dann den Befehl B /I ➤ Aktivieren und deaktivieren Sie das Markierfeld A . Nach Bestätigung mit OK überträgt StarOffice Calc die Formeln in ➤ die ausgewählten Zellen. Sie den Arbeitsschritt mit der Formel in , die Sie in den ➤ Wiederholen Zellbereich kopieren. C34

1

OPIEREN

2 3

D34:K34

EARBEITEN NHALTE EINFÜGEN LLES EINFÜGEN

4 5

D4

6

Tipp

D5:D33

Sie arbeiten effektiv mit StarOffice Calc, wenn Sie alle Formatierungen in den letzten Arbeitsschritten erledigen. In diesem Fall können Sie auch die Symbolschaltfläche EINFÜGEN wählen, um die Formeln zu kopieren. Das hätte im Beispiel dazu geführt, dass auch die Rahmen mit auf die Zielzellen übertragen worden wären.

187

Formeln kopieren Um die Haushaltsliste zu vollenden, sind nur noch die Formatierungen nötig. Alle Zellen mit Zahlen sollen automatisch zwei Stellen nach dem Komma und bei entsprechender Stellenanzahl einen Tausenderpunkt aufnehmen:

➤ Markieren Sie alle Zellen, die Zahlenwerte aufnehmen. ➤ Nutzen Sie den Befehl F /Z . ➤ Aktivieren Sie das Register Z in der Dialogbox. und das Format Sie die Kategorie Z ➤ Wählen Sie die Auswahl mit OK. 1

ORMAT

2

ELLEN

AHL

3

AHL

4

#.##0,00: Bestätigen

Das Blatt kopieren Das Blatt nimmt nun die Daten für den Monat auf. Bevor Sie jedoch die ersten Daten eingeben, sollten Sie die Tabelle vollständig markieren und über die Zwischenablage in ein leeres Tabellenblatt übertragen. Falls Sie dafür ein neues Blatt benötigen, nutzen Sie das Kontextmenü des Blattregisters.

➤ Aktivieren Sie das zu kopierende Tabellenblatt. Sie mit einem Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü ➤ Öffnen des Tabellenregisters. Sie auf den Befehl V /K aus dem Kon➤ Klicken textmenü des Tabellenregisters. Es erscheint die Dialogbox T 1 2

ERSCHIEBEN

3

OPIEREN

ABELLE

VERSCHIEBEN/KOPIEREN.

Sie den Platz des neuen Blatts: Aktivieren Sie die Auswahl ➤ Bestimmen – E –. Aktivieren Sie das Markierfeld . ➤ ➤ Bestätigen Sie mit OK. 4

DAS

5 6

188

NDE STELLEN

KOPIEREN

Kapitel 7: Das Haushaltsbuch

Bild 7.5: Auf diese Weise entsteht eine Mappe mit den nötigen Monatsblättern.

Blätter verknüpfen Die richtige Funktionalität erhält das Haushaltsbuch erst, wenn Sie die Werte aus den einzelnen Blättern auf einem Jahresblatt zusammenfassen. Dazu müssen Sie die einzelnen Blätter in einem neuen Blatt konsolidieren:

➤ Fügen Sie in die Mappe ein weiteres Tabellenblatt ein. Sie den Tabellenkopf in gleicher Weise, wie Sie es auf den ➤ Erstellen Monatsblättern getan haben: Effektiv ist der Weg über die Zwischen1 2

ablage. Im Unterschied zu den Monatsblättern nimmt dieses Blatt nun aber die Zusammenfassungszeilen der einzelnen Monate auf. Markieren Sie auf dem Januarblatt die Zusammenfassungszeile: Bereich A34:K34. Wählen Sie den Befehl BEARBEITEN/KOPIEREN.

➤ ➤ Setzen Sie den Zellcursor in die Spalte des Zusammenfassungsblatts, ➤ die den Januar aufnehmen soll. Wenn Sie jetzt den Befehl E 3 4 5

A

INFÜGEN

nutzen würden, hätten Sie eine statische Beziehung erzeugt. Jede nachträgliche Änderung in einem Monatsblatt würde dann nicht mehr automatisch auf die Zusammenfassung übertragen. Deshalb nutzen Sie den Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN.

189

Formeln kopieren I E aktivieren Sie das Markierfeld ➤ VIn der Dialogbox . In diesem Fall erzeugt StarOffice Calc eine dynami6

NHALTE

INFÜGEN

ERKNÜPFEN

sche Verbindung zwischen den Arbeitsblättern: Jede Veränderung auf den Monatsblättern hat Auswirkungen auf die Jahreszusammenfassung.

Bild 7.6: Mit dem Markierfeld VERKNÜPFEN erzeugen Sie dynamische Verbindungen zwischen Tabellenblättern. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Monate. Abschließend ergänzen Sie noch die Summenformeln im Zusammenfassungsblatt. Wenn Sie die Ausgaben grafisch darstellen, sollten schnell Schlussfolgerungen für Sparpotentiale deutlich werden.

190

Kapitel 8 Datenverwaltung in der Praxis In diesem Kapitel stehen einige Lösungen für Aufgaben im Mittelpunkt, die bei der täglichen Arbeit mit StarOffice anfallen. In StarOffice können Sie verschiedene Datenquellen anmelden. Die Inhalte der Datenfelder stehen Ihnen dann z.B. in Feldbefehlen und Kontrollfeldern zur Verfügung.

Wie kann ich eine dBase-Adressdatenbank übernehmen?

Tipp

An dieser Stelle wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie auf bestehende dBaseDaten zugreifen können. Die allgemeine Vorgehensweise lässt sich auf alle Datenbankformate, die StarOffice zur Verfügung stellt, übertragen.

Bevor Sie Datenbanken in StarOffice einbinden, sollten Sie eine Sicherheitskopie der Dateien anlegen.

Voraussetzung für die Abarbeitung dieser Schritte ist eine vorhandene externe Datenbank. auf. ➤ Rufen Sie den Befehl E /D auf die Klicken Sie in der Dialogbox D ➤ Schaltfläche N D . ➤ Tragen Sie in das Eingabefeld den Namen der neuen Datenquelle ein. markieren Sie den Eintrag B . ➤ Im Listenfeld D D -URL tragen Sie den kompletten Pfad der ➤ Als dBase-Datei ein oder klicken auf die Schaltfläche D XTRAS

1 2

EUE

ATENQUELLEN

ATENQUELLEN VERWALTEN ATENQUELLE

3 4 5

ATENBANKTYP

D ASE

ATENQUELLEN

URCHSUCHEN

rechts neben dem Eingabefeld, um per Dialog den Pfad auszuwählen.

Hinweis

Wie kann ich eine dBase-Adressdatenbank übernehmen?

Sie können nach einem Klick auf DURCHSUCHEN nur das Verzeichnis wählen. Befinden sich mehrere dBase-Dateien in einem Ordner, werden alle Dateien automatisch als Tabellen eingebunden.

Bild 8.1: Daten im dBase-Format lassen sich in StarOffice als Datenquelle einbinden. Nach der Auswahl der Datenbank richten Sie in diesem Fall die Verwendung der dBase-Datenbank ein.

➤ Öffnen Sie die Registerkarte B . Wählen Sie im Listenfeld den Zeichensatz, mit dem die dBase-Daten ➤ abgespeichert worden sind. 1 2

192

D ASE

Kapitel 8: Datenverwaltung in der Praxis Aktivieren Sie das Kontrollfeld I D , ➤ wenn auch zur Löschung markierte Datensätze angezeigt werden sol3

➤ 4

NAKTIVE

ATENSÄTZE ANZEIGEN

len. Klicken Sie auf OK, um die Verknüpfung zur Datenquelle herzustellen und die Dialogbox zu schließen.

Bild 8.2: Die soeben eingebundene dBase-Datenbank steht nun in der Datenquellen-Ansicht für die weitere Bearbeitung bereit.

Excel-Tabelle als Adress-Datenquelle

Tipp

Haben Sie Ihre Adressen bisher in Microsoft Excel verwaltet? Kein Problem! Mit StarOffice lässt sich diese Datenquelle weiter nutzen, ohne alle Daten neu zu erfassen.

Erstellen Sie vor dem Verknüpfen einer Excel-Tabelle als Datenquelle eine Sicherheitskopie.

193

Excel-Tabelle als Adress-Datenquelle So richten Sie eine vorhandene Excel-Adresstabelle als Datenquelle für ein StarOffice-Dokument ein:

➤ Öffnen Sie ein Text- oder Tabellendokument. Führen Sie den Befehl D /A P /A ➤ aus. 1 2

ATEI

UTO ILOT

DRESS-DATENQUELLE

Bild 8.3: Der AutoPilot unterstützt Sie bei der Einrichtung einer AdressDatenquelle. Sie in der Dialogbox A ➤ Markieren die Option D 3

ANDERE EXTERNE

➤ 4

194

UTOPILOT/ADRESSDATENQUELLE ATENQUELLE und klicken auf wei-

ter. Klicken Sie auf die Schaltfläche EINSTELLUNGEN in der folgenden Dialogbox. Es öffnet sich die Dialogbox ADRESS-DATENQUELLE ANLEGEN.

Kapitel 8: Datenverwaltung in der Praxis Sie im Eingabefeld N einen Namen für die Adress➤ Vergeben Datenquelle. . ➤ Als Datenbanktyp wählen Sie T Als D -URL tragen Sie den kompletten Pfad der Excel➤ Tabelle rechts ein oder klicken auf die Schaltfläche D AME

5

ABELLENDOKUMENT

6 7

ATENQUELLEN

URCHSUCHEN

neben dem Eingabefeld, um per Dialog den Pfad auszuwählen.

Bild 8.4: Alle relevanten Daten werden in der Dialogbox ADRESS-DATENhinterlegt.

QUELLE ANLEGEN

einem Klick auf OK schließen Sie die Eingabe ab und die Dialog➤ Mit box wird geschlossen. . ➤ Klicken Sie auf die Schaltfläche F 8 9

ELDZUORDNUNG

195

Excel-Tabelle als Adress-Datenquelle In der Dialogbox A -D -F verbinden Sie ➤ die Spalten der Excel-Tabelle mit den Feldern der Adress-Datenquelle. 10

DRESS

ATEN

ELDZUORDNUNG

Bild 8.5: Die Zuordnung der Felder werden in der Dialogbox ADRESSDATEN - FELDZUORDNUNG vorgenommen.

➤ Ein Klick auf OK beendet die Eingabe. Nächstes müssen Sie einen Namen vergeben, unter dem die Da➤ Als tenquelle in StarOffice registriert wird. und einem Hinweis ist die einem Klick auf F ➤ Nach Adress-Datenquelle eingebunden. 11 12

Hinweis

13

196

ERTIG STELLEN

StarOffice öffnet Datenquellen aus Excel schreibgeschützt. Dadurch lassen sich keine Änderungen an den Datensätzen durchführen.

Kapitel 8: Datenverwaltung in der Praxis

Bild 8.6: Die Daten der Excel-Tabelle stehen nun in StarOffice bereit.

Hinweis

In der so hinterlegten Datenquelle stehen Ihnen nun die bekannten Such-, Filter- und Sortier-Funktionen zur Verfügung.

Soll das Outlook-Adressbuch als Datenquelle genutzt werden, wählen Sie als ersten Schritt die Option OUTLOOK ADRESSBUCH und folgen dem AutoPilot. Das Ändern der Adressen erfolgt wie gewohnt in Outlook.

197

Kapitel 9 Teamfunktionen in StarOffice Bei den Teamfunktionen von StarOffice geht es in erster Linie darum, Dokumente mit mehreren Anwendern zu bearbeiten. Früher haben Sie vielleicht Disketten mit der Post an den Empfänger verschickt, sie wurden überarbeitet und dann an Sie zurückgesandt. Im Zeitalter der elektronischen Kommunikation spielt es kaum noch eine Rolle, wo sich der Kollege befindet, der ein Dokument bearbeitet. Wenige Mausklicks später liegt das Dokument auf einem entfernten Rechner. Ebenso einfach muss sich das Dokument dann in die Endfassung bringen lassen.

Die Überarbeitungsfunktion von StarOffice Textverarbeitung und Tabellenkalkulation werden in nahezu allen Bereichen, privat oder in der Wirtschaft, eingesetzt. Um mit mehreren Anwendern an ein- und demselben Dokument zu arbeiten, bietet Ihnen StarOffice den so genannten Änderungsmodus. Mit diesem Änderungsmodus können Sie in StarOffice Writer und StarOffice Calc die Veränderungen durch mehrere Bearbeiter protokollieren lassen.

Tipp

Im Änderungsmodus lassen sich unterschiedliche Bearbeitungsstände in einem Dokument speichern und unterscheiden. Zu jeder vorgenommenen Änderung speichert StarOffice den Bearbeiter, Datum und Uhrzeit.

Die Information über den Bearbeiter übernimmt StarOffice aus den BENUTZERDATEN unter EXTRAS/OPTIONEN/STAROFFICE.

Die Änderungen erscheinen farbig, jeder Bearbeitungsstand wird dabei mit einer anderen Farbe versehen. Alle Änderungsstände können im Anschluss abgeglichen werden. Die Überarbeitungsfunktion eignet sich besonders, wenn mehrere Personen gemeinsam an einem einzigen Dokument arbeiten.

Die Überarbeitungsfunktion von StarOffice

Änderungen aufzeichnen Sie haben ein Dokument erstellt und es an einen Kollegen zur Kontrolle weitergegeben. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Benutzer das Dokument per Diskette oder Datenübertragung zugestellt bekommen hat oder es mit einem anderen PC in einem lokalen Netzwerk bearbeitet.

Tipp

Bild 9.1: Dieses Dokument soll überarbeitet werden.

Wenn Sie mit dem Befehl DATEI/EIGENSCHAFTEN im Register BESCHREIBUNG einen Titel für das Dokument eingetragen haben, erscheint dieser Titel anstelle des Dateinamens in der Titelleiste von StarOffice.

Damit StarOffice die Änderungen aufzeichnet, muss das Dokument geladen und der Änderungsmodus eingeschaltet werden. Die entsprechenden Befehle finden Sie im Menü BEARBEITEN. Der dort angeordnete Befehl

200

Kapitel 9: Teamfunktionen in StarOffice ÄNDERUNGEN/AUFZEICHNEN startet den Änderungsmodus. Nach dem Aktivieren erscheint vor dem Menüeintrag ein Häkchen.

Hinweis

StarOffice protokolliert in diesem Modus alle Änderungen, die am Dokument vorgenommen werden. Änderungen, die Sie selbst zurücknehmen, z.B. eingefügter Text, den Sie in der aktuellen Arbeitssitzung wieder löschen, werden dabei nicht protokolliert.

Das Dokument lässt sich im Änderungsmodus wie gewohnt bearbeiten. Der neue Text wird im Dokument gespeichert. Die geänderten Passagen bleiben ebenfalls erhalten.

Bild 9.2: Über das Bearbeiten-Menü legen Sie fest, ob die Änderungen beim Bearbeiten des Dokuments protokolliert und hervorgehoben werden sollen.

201

Tipp

Die Überarbeitungsfunktion von StarOffice

Das Menü unter BEARBEITEN/ÄNDERUNGEN enthält in StarOffice Writer auch den Befehl AUFZEICHNUNG SCHÜTZEN. Damit können Sie die Aufzeichnung starten und die protokollierten Änderungen vor dem Zugriff durch andere Benutzer verbergen. Das Kennwort muss mindestens fünf Zeichen umfassen, bevor die Schaltfläche OK aktiviert wird. StarOffice Calc bietet den Befehl AUFZEICHNUNG SCHÜTZEN erst nach gestarteter Aufzeichnung.

Den Änderungsmodus ausschalten Um den Änderungsmodus wieder auszuschalten, genügt es, erneut auf ÄNDERUNGEN/AUFZEICHNEN zu klicken:

왘

In StarOffice Writer bleibt das bereits aufgezeichnete Änderungsprotokoll im Dokument erhalten – alle neuen Änderungen werden nicht protokolliert, sondern direkt in das Dokument übertragen. Wenn Sie den Änderungsmodus erneut aktivieren, schreibt StarOffice Writer das Protokoll fort.

왘

Bei der Arbeit mit StarOffice Calc werden beim Ausschalten des Änderungsmodus alle Änderungsprotokolle gelöscht.

Bild 9.3: Wenn Sie den Änderungsmodus in StarOffice Calc wieder ausschalten, werden sämtliche Änderungsprotokolle gelöscht.

Dokument ändern Wenn protokollierte Änderungen im StarOffice Writer-Dokument vorhanden sind, aktiviert ein Klick auf den Menübefehl BEARBEITEN/ÄNDERUNGEN/ANZEIGEN, dass die Änderungen farbig hervorgehoben werden. Falls Sie sich im Änderungsmodus befinden und das Dokument bearbeiten, hebt StarOffice alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen hervor. 202

Kapitel 9: Teamfunktionen in StarOffice

Hinweis

In StarOffice Calc werden die Änderungen automatisch angezeigt. In diesem Programm aktivieren Sie mit BEARBEITEN/ÄNDERUNGEN/ANZEIGEN die Dialogbox ÄNDERUNGEN ANZEIGEN, mit der Sie die Anzeige detailliert steuern und z.B. auf einen bestimmten Bearbeiter eingrenzen können.

Die Art und Weise, in der die Änderungen hervorgehoben werden, lässt sich in den Optionen von StarOffice Writer und StarOffice Calc einstellen. Mehr dazu finden Sie weiter unten in diesem Abschnitt.

Sobald Sie den Mauszeiger auf eine Hervorhebung setzen, zeigt StarOffice die durchgeführte Aktion, den Bearbeiter, das Datum und die Uhrzeit der Änderung als Tipp an. Dazu muss die Tipphilfe über HILFE/TIPP aktiviert sein.

Bild 9.4: StarOffice Writer hebt die Änderungen beim Überarbeiten farbig hervor und informiert über den Bearbeiter.

203

Die Überarbeitungsfunktion von StarOffice

Bild 9.5: Auch StarOffice Calc informiert ausführlich über die erfolgte Veränderung.

Änderungen kommentieren Die Teamarbeit an einem Dokument setzt die gegenseitige Information voraus. Da die Arbeit üblicherweise getrennt voneinander erfolgt, müssen sich die Bearbeiter untereinander informieren. Beim Überarbeiten kann es sinnvoll sein, die vorgenommene Änderung kurz zu begründen. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf die zu kommentierende Ände➤ rung. Sie auf B /Ä /K . Star➤ Klicken Office zeigt eine Dialogbox, in der Sie Ihre Anmerkungen eingeben. ➤ Im Eingabefeld T geben Sie den gewünschten Kommentar ein. ➤ Ein Klick auf OK setzt den Kommentar. 1 2 3

EARBEITEN

NDERUNGEN

OMMENTAR

EXT

4

Einmal erfasste Kommentare lassen sich ändern, wenn Sie den Mauszeiger auf die kommentierte Änderung setzen und erneut auf BEARBEITEN/ÄNDERUNGEN/KOMMENTAR klicken.

204

Kapitel 9: Teamfunktionen in StarOffice

Bild 9.6: Auf Wunsch zeigt StarOffice Calc eine Dialogbox, in der Sie weitere Informationen zur vorgenommenen Änderung eingeben können. Sobald mehr als eine Änderung im Dokument vorhanden ist, sind in der Dialogbox KOMMENTIEREN von StarOffice noch zwei Schaltflächen angeordnet, mit denen Sie durch die Änderungen der aktuellen Arbeitssitzung blättern und jede Änderung kommentieren können:

Bild 9.7: Auch in StarOffice Writer lassen sich die Änderungen kommentieren.

205

Die Überarbeitungsfunktion von StarOffice

Änderungen akzeptieren oder verwerfen Nach dem Bearbeiten des Dokuments durch die verschiedenen Bearbeiter muss das Dokument zu einem Abschluss gebracht werden. In einem Arbeitsgang wird ein Bearbeiter die Anmerkungen sichten und entscheiden, was in die Endfassung gelangt. Nachdem das Dokument wie vorgesehen überarbeitet wurde, soll jetzt die endgültige Version entstehen.

➤ Öffnen Sie das Dokument mit den protokollierten Änderungen. B /Ä /A ➤ Klicken Sie . aufStarOffice startet den Konsolidierungsvorgang und öff1

EARBEITEN

2

NDERUNGEN

KZEPTIEREN ODER

VERWERFEN

➤ 3

net dazu die Dialogbox ÄNDERUNGEN/AKZEPTIEREN ODER VERWERFEN. Arbeiten Sie die vorhandene Änderungsliste ab.

Bild 9.8: In der Dialogbox ÄNDERUNGEN AKZEPTIEREN ODER VERWERFEN werden alle protokollierten Änderungen im gesamten Dokument angezeigt.

206

Kapitel 9: Teamfunktionen in StarOffice Die Dialogbox ÄNDERUNGEN AKZEPTIEREN ODER VERWERFEN ist in zwei Register untergliedert. Das Register LISTE gibt alle protokollierten Änderungen und eventuell vorhandene Kommentare im Dokument wieder. Mit einem Klick auf einen der Einträge in der Liste wechselt StarOffice zur entsprechenden Stelle im Dokument – nutzen Sie diese Funktion, um sich beim Einarbeiten der Änderungen einen Überblick über den Kontext zu verschaffen. Mit Hilfe der Schaltflächen am unteren Rand der Dialogbox kann die aktuell markierte Änderung jetzt bearbeitet werden:

왘

Mit einem Klick auf AKZEPTIEREN wird die durchgeführte Änderung endgültig in das Dokument übertragen und StarOffice löscht den Eintrag im Änderungsprotokoll.

왘

Durch die Wahl von ALLE AKZEPTIEREN werden alle protokollierten Änderungen endgültig in das Dokument übertragen und aus dem Änderungsprotokoll entfernt.

왘

Nutzen Sie die Schaltfläche ABLEHNEN, um die aktuell markierte Änderung wird abzuweisen und aus dem Änderungsprotokoll zu entfernen.

왘

Durch einen Klick auf ALLE ABLEHNEN verwerfen Sie alle protokollierten Änderungen und entfernen diese aus dem Änderungsprotokoll.

Die protokollierten Änderungen lassen sich in den einzelnen Spalten aufoder absteigend sortieren. Sie dazu auf einen Spaltenkopf – ein kleiner Pfeil zeigt die ge➤ Klicken wählte Sortierung an. Mausklick in die Liste öffnet das Kontextmenü. Wählen ➤ SieEindenrechter Eintrag S aus und markieren Sie im angezeigten Un1 2

3

Tipp

ORTIEREN

termenü das gewünschte Sortierkriterium. Falls die Sortierreihenfolge nicht Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie erneut auf einen Spaltenkopf: StarOffice kehrt die Reihenfolge um.

Über das Kontextmenü haben Sie auch den Zugriff auf den in der aktuellen Änderung enthaltenen Kommentar.

➤

207

Die Überarbeitungsfunktion von StarOffice

Bild 9.9: Bei umfangreichen Überarbeitungen ist das Register Filter hilfreich. Mit den Steuerelementen im Register FILTER lässt sich die Anzeige der Änderungen einstellen. StarOffice bietet Ihnen hier drei Filterkriterien, die sich nach dem Anklicken des entsprechenden Markierfelds individuell einstellen lassen.

왘

Aktivieren Sie das Markierfeld DATUM. Es erlaubt eine zeit- und datumsabhängige Filterung der Änderungsliste. Ein Listenfeld dient zur Auswahl des Vergleichskriteriums. Die Drehfelder legen den Vergleichszeitpunkt fest.

왘

Im Bereich AUTOR zeigt StarOffice alle protokollierten Bearbeiter an, die Sie im nebengeordneten Listenfeld auswählen.

왘

Das Filterkriterium AKTION steht nur im StarOffice Writer zur Verfügung. Durch eine Auswahl im Bereich AKTION lassen sich einzelne Bearbeitungsschritte herausfiltern, um z.B. lediglich alle veränderten Formatierungen (Attributierungen) in der Änderungsliste anzuzeigen.

왘

Das Filterkriterium BEREICH steht nur in StarOffice Calc zur Verfügung. Hier lassen sich Änderungen bereichsgebunden filtern. Falls keine Bereiche in der Tabelle definiert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche TABELLENREFERENZ und wählen den zu konsolidierenden Bereich mit der Maus aus.

208

Kapitel 9: Teamfunktionen in StarOffice Im Register LISTE zeigt StarOffice anschließend die protokollierten Änderungen, die dem gewählten Filterkriterium entsprechen. Nur diese Änderungen lassen sich bearbeiten – alle anderen Änderungen bleiben im Dokument erhalten und erscheinen erst, nachdem Sie das Filterkriterium entsprechend geändert haben.

Den Änderungsmodus anpassen Die verwendeten Änderungsmarkierungen lassen sich individuell anpassen – getrennt für StarOffice Writer und StarOffice Calc. Öffnen Sie dazu die OPTIONEN-Dialogbox mit einem Klick auf EXTRAS/OPTIONEN. Die entsprechenden Steuerelemente finden Sie in den Kategorien TEXTDOKUMENT/ ÄNDERUNGEN bzw. TABELLENDOKUMENT/ÄNDERUNGEN.

Bild 9.10: In der Kategorie ÄNDERUNGEN der OPTIONEN-Dialogbox lassen sich die von StarOffice Writer verwendeten Änderungsmarkierungen anpassen. Für die Textdarstellung der Änderungsmarkierungen stehen Ihnen in StarOffice Writer nahezu alle Zeichenformate zur Auswahl.

209

Mehrere Dokumente vergleichen und zusammenführen

왘

Im Listenfeld FARBE legen Sie die Farbgebung für die Änderungsmarkierungen fest.

왘

Mit der Einstellung NACH AUTOR bestimmt StarOffice Writer die Farbe getrennt nach den verschiedenen Bearbeitern selbst. Falls Sie hier eine Farbe auswählen, kommt diese Farbe ohne Unterscheidung der Bearbeiter für alle Änderungen zum Einsatz.

StarOffice Calc umrandet die Zellen, für die eine Änderung protokolliert wurde. In der Kategorie TABELLENDOKUMENT/ÄNDERUNGEN der Optionen-Dialogbox legen Sie entweder Farben für die jeweilige Änderungsaktion fest. Diese Farbe kommt dann unabhängig vom Autor bei der entsprechenden Aktion zum Einsatz. Voreingestellt ist in allen vier Listenfeldern aber die Auswahl NACH AUTOR. Bei dieser Einstellung bestimmt StarOffice Writer die Farbe getrennt nach den verschiedenen Bearbeitern selbst.

Mehrere Dokumente vergleichen und zusammenführen

Tipp

Anstatt ein Dokument von mehreren Bearbeitern nacheinander überarbeiten zu lassen, können Sie auch Kopien des Dokuments weitergeben. Diese Kopien werden dann nach dem Überarbeiten wieder zu einem Dokument zusammengeführt.

Dieses Verfahren ist in der Praxis vorzusehen, wenn alle Bearbeiter gleichberechtigt am Dokument arbeiten und nicht hierarchisch bedingte Änderungen vornehmen.

Zwei Dokumente sollen miteinander verglichen werden, um die Unterschiede abzugleichen und daraus ein einziges aktuelles Dokument zu machen. Für diesen Fall hält StarOffice die Funktion BEARBEITEN/DOKUMENT VERGLEICHEN für Sie bereit. Damit lassen sich komfortabel die Unterschiede zwischen zwei StarOffice Writer- oder StarOffice Calc-Dokumenten aufdecken. Bei dem Vergleichen von Dokumenten geht es primär darum, unterschiedliche Bearbeitungsstände zu konsolidieren, um so das aktuelle Arbeitsergebnis zu erhalten: Mehrere Teildokumente werden zu einem einzigen verknüpft.

210

Kapitel 9: Teamfunktionen in StarOffice Sie öffnen zunächst das erste der zu vergleichenden Dokumente und wählen dann BEARBEITEN/DOKUMENT VERGLEICHEN. StarOffice öffnet eine Dateidialogbox, in der Sie das zweite Dokument für den Vergleich auswählen können.

Bild 9.11: Auch bei der Auswahl des Vergleichsdokuments begegnet Ihnen die Dateidialogbox. Nachdem Sie das entsprechende Dokument markiert und mit einem Klick auf EINFÜGEN geladen haben, beginnt StarOffice automatisch mit dem Vergleich. Je nach Größe der Dokumente kann dieser Vorgang recht lang dauern. Im Anschluss an den Vergleich werden Ihnen die Unterschiede wie im Änderungsmodus angezeigt. Mit Hilfe der schon beschriebenen Schaltflächen können Sie jetzt das aktuelle Dokument auf den neuesten Stand bringen.

211

Die Versionsverwaltung

Hinweis

Bild 9.12: Die Unterschiede zwischen den beiden Dokumenten werden hervorgehoben.

Beim Zusammenführen von Dokumenten geht es ebenfalls in erster Linie darum, die unterschiedlichen Bearbeitungsstände zu konsolidieren, um ein aktuelles Arbeitsergebnis zu erhalten. Dazu werden die einzelnen Teildokumente zu einem einzigen Dokument verknüpft.

Die Versionsverwaltung Noch einen Schritt weiter als der Überarbeiten-Modus geht die Arbeit mit Versionen. StarOffice speichert gleich mehrere Bearbeitungsstände in einer Datei. Jeder Bearbeitungsstand kann getrennt als eigene Version angesprochen werden. Dann ist es auch kein Problem, wenn sich im Verlauf der Bearbeitung herausstellt, dass eine ältere Version dem gewünschten Ergebnis am nächsten ist.

212

Hinweis

Kapitel 9: Teamfunktionen in StarOffice

Sie können die Versionsverwaltung in StarOffice Writer und StarOffice Calc aktivieren.

Neue Bearbeitungsstände werden einfach als eigenständige Version in der gleichen Datei abgelegt, Vorgängerversionen oder das Original bleiben unverändert erhalten.

Hinweis

Die Arbeit mit den unterschiedlichen Versionen gestaltet sich denkbar einfach. Um für eine Datei die Versionskontrolle zu aktivieren, klicken Sie auf DATEI/ VERSIONEN. StarOffice öffnet die Dialogbox VERSIONEN IN DOKUMENT.

Die Versionskontrolle lässt sich nur für bereits gespeicherte Dokumente aktivieren.

Bild 9.13: Über diese Dialogbox richten Sie die Versionskontrolle ein.

왘

Nach einem Klick auf die Schaltfläche NEUE VERSION SPEICHERN erscheint die Dialogbox VERSIONSKOMMENTAR EINGEBEN. In die-

213

Die Versionsverwaltung ser Dialogbox haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar zur aktuellen Version zu erfassen – Zeit und Datum der Speicherung sowie den Namen des Benutzers übernimmt StarOffice automatisch. Anhand dieses Kommentars lassen sich später die verschiedenen Versionen voneinander unterscheiden – geben Sie hier aussagefähige Informationen ein.

왘

Mit dem Markierfeld BEIM SCHLIEßEN IMMER VERSION SPEICHERN geben Sie vor, dass StarOffice beim Schließen des Dokuments eine neue Version ablegen soll. Bei jedem Schließen erscheint dann automatisch die Dialogbox, in der Sie einen Kommentar erfassen können.

왘

Nach dem Bestätigen mit OK übernimmt StarOffice die aktuellen Eingaben und aktiviert die Versionsverwaltung für das aktuelle Dokument.

Achtung

Sobald Sie ein Dokument mit aktivierter Versionsverwaltung bearbeiten, können Sie über DATEI/VERSIONEN und einen Klick auf NEUE VERSION SPEICHERN die aktuellen Änderungen als neue Version ablegen. Sie müssen explizit angeben, ob StarOffice eine neue Version anlegen soll. Beim Sichern mit DATEI/SPEICHERN legt StarOffice keine neue Version an, sondern sichert die Änderungen im aktuellen Dokument.

Mit Versionen arbeiten Sobald Sie die Versionsverwaltung aktiviert haben, zeigt StarOffice nach dem Aufruf des Menübefehls DATEI/VERSIONEN alle gespeicherten Versionen in der Dialogbox VERSIONEN IN DOKUMENT. Die verschiedenen Einträge können mit der Maus markiert und dann bearbeitet werden. Dazu stehen Ihnen fünf Schaltflächen zur Verfügung:

왘

Ein Klick auf SCHLIEßEN verbirgt die Dialogbox VERSIONEN IN DOKUMENT, ohne eine neue Version zu speichern.

왘

Nach einem Klick auf ÖFFNEN öffnet StarOffice die markierte Version als neue, schreibgeschützte Task. Die einzelnen Versionen lassen sich getrennt voneinander bearbeiten.

214

Kapitel 9: Teamfunktionen in StarOffice

Bild 9.14: Mehrere Versionen sind vorhanden.

왘

ANZEIGEN zeigt den vollständigen Kommentar zur markierten Version. StarOffice öffnet dazu die Dialogbox VERSIONSKOMMENTAR EINGEBEN, in der sich der gespeicherte Kommentar auch bearbeiten lässt.

왘

Mit der Schaltfläche LÖSCHEN wird die markierte Dokumentversion gelöscht. Dabei gehen alle ungesicherten Änderungen gegenüber den anderen Versionen verloren.

왘

Mit einem Klick auf VERGLEICHEN sorgen Sie für den Vergleich der markierten Version mit dem aktuell geöffneten Dokument. StarOffice öffnet dazu die Dialogbox ÄNDERUNGEN AKZEPTIEREN ODER VERWERFEN. Jetzt lassen sich beide Bearbeitungsstände konsolidieren, so wie es weiter oben beschrieben ist.

Eine Version separat speichern Mit jeder Version wächst der Umfang der Datei. Es kann erforderlich sein, eine Bearbeitungsvariante für die Weitergabe an einen anderen Bearbeiter aus dem Versionsverbund herauszulösen.

215

Die Versionsverwaltung Eine vorhandene Version kann jederzeit in einer externen Datei gespeichert werden: die Versionsverwaltung. ➤ Öffnen Sie dazu über D /V Sie die gewünschte Version und klicken Sie auf Ö . ➤ Markieren StarOffice legt eine neue schreibgeschützte Task an und stellt die aus1 2

➤ 3

216

ATEI

ERSIONEN

FFNEN

gewählte Version im Arbeitsbereich dar. Um diese Version jetzt zu sichern, verwenden Sie den Menübefehl DATEI/SPEICHERN UNTER. Die normale Dateidialogbox wird angezeigt und erlaubt die Auswahl eines Dateinamens sowie die Angabe des Zielordners.

Kapitel 10 Zeichentabelle und Gallery In diesem Abschnitt geht es um zwei Programmfunktionen, die in StarOffice allen Anwendungen zur Verfügung stehen. Sie bilden mit dem Umfang und der Leistungsfähigkeit der angebotenen Funktionen beinahe schon eigenständige Anwendungen. Alle besprochenen Funktionen und Programme haben gemeinsam, dass sie sich aus den Hauptanwendungen aufrufen lassen oder zumindest ein integraler Bestandteil von StarOffice sind. Dadurch stehen Ihnen die zusätzlichen Funktionen an Ort und Stelle zur Verfügung.

Zeichentabelle Nicht immer sind alle Zeichen, die Sie in ein Dokument einfügen wollen, auch problemlos über die Tastatur zugänglich. Der Zeichensatz einer Schrift unter Windows umfasst bis zu 256 Zeichen, denen eine eindeutige Nummer von 0 bis 255 zugewiesen ist. Bei den Zeichen ab 32 aufwärts handelt es sich um darstellbare Zeichen – die darunter liegenden Zeichen sind Steuerzeichen, mit denen Sie z.B. eine Zeilenschaltung einfügen. Lediglich 136 darstellbare Zeichen erreichen Sie unmittelbar mit Hilfe der zugeordneten Tasten. Für alle anderen Zeichen müssten Sie den entsprechenden Zeichencode bei gedrückter (Alt)-Taste über den Nummerntastenblock eingeben. Die Zeichentabelle von StarOffice nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Über den Menübefehl EINFÜGEN/SONDERZEICHEN wird die Zeichentabelle als Dialogbox SONDERZEICHEN geöffnet.

Tipp

Das Listenfeld SCHRIFT bietet StarOffice darüber hinaus den Zugriff auf alle auf Ihrem Computer installierten Schriftarten – sowohl Text- als auch Symbolzeichensätze.

Mit den Symbolzeichensätzen lassen sich im Handumdrehen kleine Grafiken und Piktogramme in ein Dokument einfügen.

Zeichentabelle

Bild 10.1: Über die Zeichentabelle sind alle darstellbaren Zeichen eines Zeichensatzes komfortabel zu erreichen. Darunter befindet sich das Zeichenauswahlfeld – eine Tabelle mit den darstellbaren Zeichen der aktuell ausgewählten Schrift. Um ein Zeichen auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf das entsprechende Zeichen in der Tabelle. StarOffice überträgt das markierte Zeichen in den Bereich ZEICHEN unterhalb der Zeichentabelle. Alternativ können Sie ein Zeichen mit den Pfeiltasten ansteuern und mit der Taste (____) in die Auswahl übernehmen. Gleichzeitig werden eine Vorschau und der zugehörige Zeichen-Code des Zeichens unterhalb der Schaltflächen angezeigt. Die Zeichentabelle übernimmt auch Zeichen, die Sie über die Tastatur eingeben und mit der Taste (____) auswählen, in den Auswahlbereich ZEICHEN – so erstellen Sie bei Bedarf komplette Ausdrücke. Beim Öffnen der Zeichentabelle steht die Markierung in der linken oberen Ecke auf dem Leerzeichen. Falls Ihnen die Darstellungsgröße im Zeichenauswahlfeld nicht ausreicht, können Sie die Markierung mit den Pfeiltasten bewegen. Anhand der größeren Vorschauabbildung lassen sich die Zeichen einfacher identifizieren. Mit den Schaltflächen im rechten Bereich steuern Sie das Einfügen der Zeichen.

218

Kapitel 10: Zeichentabelle und Gallery

Tipp

왘

Ein Klick auf OK überträgt die Auswahl im Bereich ZEICHEN an die aktuelle Position der Schreibmarke und schließt die Dialogbox SONDERZEICHEN. Dabei verwendet StarOffice die im Listenfeld SCHRIFT ausgewählte Schriftart.

Um ein einzelnes Zeichen in Ihr Dokument zu übernehmen, genügt es, das gewünschte Zeichen im Zeichenauswahlfeld doppelt anzuklicken. Mit der Schaltfläche ABBRECHEN verwerfen Sie die aktuelle Auswahl und schließen die Dialogbox SONDERZEICHEN. Alternativ können Sie (Esc) drücken.

왘

Ein Klick auf HILFE öffnet die StarOffice-Hilfe genau mit dem aktuellen Thema.

왘

Mit der Schaltfläche LÖSCHEN entfernen Sie die Auswahl im Bereich ZEICHEN.

Achtung

왘

Nicht alle Positionen einer Schrifttabelle sind mit dem entsprechenden darstellbaren Zeichen belegt. Seltener benutzte Zeichen, z.B. geschweifte Klammern ({}), sind nicht in jedem Zeichensatz enthalten. Beim Zuweisen einer anderen Schriftart kann es passieren, dass deshalb statt des gewünschten Sonderzeichens ein Platzhalter im Text erscheint.

Oft benötigt wird z.B. bei Briefen und Visitenkarten ein kleines Telefonsymbol, um eine Telefonnummer hervorzuheben. Sie das gewünschte StarOffice-Dokument und platzieren Sie ➤ Öffnen die Schreibmarke an der richtigen Stelle. /S . ➤ Wählen Sie den Befehl E , bis Sie das gewünschte TeleDurchsuchen Sie das Listenfeld S ➤ fonsymbol entdecken. Unter Windows finden Sie das Symbol in der 1

INFÜGEN

2

ONDERZEICHEN

CHRIFT

3

Schriftart WINGDINGS.

219

StarGallery Sie das Zeichen mit einem Mausklick: StarOffice ordnet ➤ Markieren das Symbol in den Vorschaubereich unter der Zeichentabelle ein. Sie mit OK: Das Symbol gelangt als Zeichen in das Doku➤ Bestätigen ment. 4 5

StarGallery Mit der Gallery von StarOffice haben Sie schnellen Zugriff auf verschiedene ClipArts, Fotos und Sounds, um sie in Ihren Dokumenten zu verwenden. Dazu starten Sie die Gallery mit dem Befehl EXTRAS/GALLERY. Mit diesem Befehl schalten Sie die Gallery ein bzw. aus.

Hinweis

Die eigentliche Gallery stellt nach dem Aufruf einen Katalog der verfügbaren Elemente dar. Dazu ist links unter der Schaltfläche NEUES THEMA eine Themenliste angeordnet. Diese Themenliste ist eine Verwaltungseinheit, die mit Hilfe von Verknüpfungen die Informationen zu den Mediaobjekten verwaltet. Nach einem Klick auf ein Thema erscheinen die enthaltenen Objekte.

Die verschiedenen Themen stellen keineswegs die vorhandenen Unterverzeichnisse des Ordners {installpath}share\gallery dar. Es handelt sich dabei um Verwaltungsdateien im Verzeichnis {userpath}\gallery, in denen die Verknüpfungen zur Grafik oder zum Klang sowie Vorschauinformationen gespeichert sind.

Tipp

Ein Klick auf ein Thema ermöglicht eine Vorschau auf die enthaltenen Elemente. Die vorhandenen Themen wurden von StarOffice bei der Installation angelegt und enthalten die mitgelieferten Grafiken aus dem Programmpaket. Es lassen sich jederzeit eigene Themen anlegen, z.B. um eigene Grafiken zum Katalog hinzuzufügen.

220

Unter Windows können Sie eine von der Gallery unterstützte Datei aus den meisten Dateidialogboxen oder aus dem Windowsexplorer per Drag&Drop in ein sichtbares Thema der Gallery einordnen.

Kapitel 10: Zeichentabelle und Gallery

Bild 10.2: Ein rechter Mausklick auf ein Thema öffnet das Kontextmenü mit verschiedenen Bearbeitungsfunktionen. Die notwendigen Befehle:

왘

Mit einem Klick auf NEUES THEMA erstellen Sie einen neuen Themen-Eintrag in der Gallery mit der Standardbezeichnung NEUES THEMA. StarOffice öffnet dazu die Dialogbox EIGENSCHAFTEN VON NEUES THEMA. In dieser Dialogbox können Sie den Namen verändern und die gewünschten Dateien zuordnen.

왘

Der Klick auf UMBENENNEN öffnet die Dialogbox TITEL EINGEBEN. Der bisherige Eintrag ist automatisch markiert, so dass Sie direkt eine eigene Bezeichnung eingeben können.

왘

Über diesen Befehl EIGENSCHAFTEN erhalten Sie ebenfalls die Dialogbox EIGENSCHAFTEN VON [THEMA], in der Sie das Thema umbenennen und die enthaltenen Dateien verwalten.

221

StarGallery

Grafiken hinzufügen Um als zentrale ClipArt-Sammlung dienen zu können, ist es erforderlich, zusätzliche Grafiken in die Gallery von StarOffice einzubinden. Klicken Sie dazu auf den Eintrag EIGENSCHAFTEN im Kontextmenü der einzelnen Themen. StarOffice öffnet die Dialogbox EIGENSCHAFTEN VON THEMA. Hier sind zwei Register angeordnet:

왘

Das Register ALLGEMEIN beinhaltet einige Standard-Informationen, wie z.B. den Namen des Themas und die Anzahl der enthaltenen Grafikelemente.

왘

Das Register DATEIEN enthält den GALLERY-MANAGER – er dient dem Hinzufügen neuer Dateien zu dem aktuellen Thema.

Hinweis

– Im Listenfeld DATEITYP sind alle Formate enthalten, die von der StarGallery unterstützt werden – immerhin 24 verschiedene Grafikformate und zwei Typen für Klänge.

Die Gallery ist auf die Verwaltung der angegebenen Formate eingegrenzt: Sie können keine anderen als die angegebenen Formate damit verwalten. Nach Auswahl des Verzeichnisses filtert StarOffice automatisch nur die Dateien heraus, die von der Gallery unterstützt werden. – Mit dem Eintrag werden alle verfügbaren Dateitypen bei der Suche berücksichtigt. – Über die Schaltfläche DATEIEN SUCHEN öffnet StarOffice eine Dialogbox, in der Sie den zu durchsuchenden Ordner angeben. Mit AUSWÄHLEN bestätigen Sie den Ordner, schließen die Dialogbox und starten den Suchvorgang.

Das Ergebnis der Suche wird im Listenfeld unter DATEITYP angezeigt. Aktivieren Sie das Markierfeld VORSCHAU, um sich die gefundenen Dateien anzusehen. Markieren Sie die hinzuzufügenden Dateien mit der Maus.

222

Tipp

Kapitel 10: Zeichentabelle und Gallery

Halten Sie beim Markieren die Taste (Strg) gedrückt, um einzelne Dateien nacheinander zu markieren. Mit der (ª)-Taste wird der Bereich zwischen dem ersten und dem zweiten Klick komplett ausgewählt.

Tipp

Ein Klick auf HINZUFÜGEN übernimmt die Auswahl in das aktuelle Thema, über ALLE HINZUFÜGEN werden sämtliche gefundenen Dateien aufgenommen. Für den besseren Überblick bei der Verwaltung der Bilder mit StarOffice lohnt sich der Aufwand, die Bilder vorab in speziell angelegte Verzeichnisse einzusortieren.

Bild 10.3: Über die Dialogbox EIGENSCHAFTEN VON THEMA lassen sich zusätzliche Grafiken in einzelnen Themen aufnehmen.

223

StarGallery Für die Verwaltung eigener Grafiken zu empfehlen ist das Anlegen von speziellen Themen und die Zuordnung der Grafiken.

➤ Starten Sie die Gallery mit dem Befehl E /G . ➤ Klicken Sie auf die Schaltfläche N T . Sie in das Eingabefeld den gewünschten Namen ein, z.B. ➤ Tragen . P XTRAS

1

EUES

2

ALLERY

HEMA

3

OSTKARTENMOTIVE

Bild 10.4: Ein neues Thema wird angelegt.

➤ Klicken Sie auf das Register D . S . Damit aktivieren Sie die DialogKlicken Sie auf D ➤ box P A . Sie den gewünschten Ordner – eine Mehrfachauswahl ist ➤ Markieren an dieser Stelle nicht möglich. . ➤ Bestätigen Sie mit A ATEIEN

4 5

FAD

ATEIEN USWÄHLEN

UCHEN

6 7

224

USWÄHLEN

Kapitel 10: Zeichentabelle und Gallery

Bild 10.5: Eine Dateidialogbox regelt die Auswahl des gewünschten Ordners. , um die Bilder gezielt zu Aktivieren Sie das Markierfeld V ➤ wählen. die Bilder durch Markierung aus und klicken Sie auf H ➤ Wählen Sie. StarOffice sortiert die Objekte ein und löscht die DateiORSCHAU

8

IN

9

ZUFÜGEN

liste.

➤ Beenden Sie die Dialogbox mit OK. Hinweis

10

Das beschriebene Verfahren funktioniert analog, wenn Sie einem bereits bestehenden Thema Objekte zuordnen möchten.

225

StarGallery

Bild 10.6: Die Bilder haben den Weg in ein eigenes Thema gefunden.

Bildinformationen Nach dem Einsortieren der Bilder in ein Thema können Sie den Titel des Objekts verändern. Beim Einfügen hat StarOffice automatisch den Dateinamen verwendet. Um den Namen eines Objekts in der Gallery zu verändern, gehen Sie folgende Schritte:

➤ Öffnen Sie das gewünschte Thema. ➤ Markieren Sie das gewünschte Bild. Sie mit einem Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü ➤ Öffnen des Bilds. Sie den Befehl T . Es erscheint die Dialogbox T ➤ Wählen. Hier können Sie einem selektierten Objekt eines Gallery-The1 2 3

ITEL

4

ITEL EIN

GEBEN

mas einen eigenen Titel zuweisen. Das Thema, d.h. die zugehörige Verwaltungsdatei, darf nicht schreibgeschützt sein.

226

Kapitel 10: Zeichentabelle und Gallery Sie die Dialogbox T ➤ Sobald der vergebene Titel übernommen.

ITEL EINGEBEN

Hinweis

5

mit OK schließen, wird

Bei Objekten, die eine Verknüpfung einer vorhandenen Datei darstellen, erscheint hinter dem Titel in Klammern die Pfadangabe der Quelle.

Die Gallery im Einsatz Natürlich ist die Gallery nicht nur ein Verwaltungsinstrument. Die Gallery dient in erster Linie dazu, die vorhandenen Elemente in ein Dokument zu übernehmen. Im einfachsten Fall benutzen Sie die Funktion Drag&Drop, um ein Objekt aus der Gallery in das Dokument zu ziehen.

➤ Markieren Sie die Grafik in der Gallery. Halten Sie die linke Maustaste nieder und ziehen Sie die Grafik über ➤ das Dokument. Sie die Maustaste frei: StarOffice ordnet die Grafik in Origi➤ Geben nalgröße in das Dokument ein. ➤ Verändern Sie die Größe der Grafik interaktiv mit der Maus. Sie doppelt auf die Grafik, um die Eigenschaften der Grafik ➤ Klicken zu verändern. Sie die gewünschten Einstellungen vor und bestätigen Sie mit ➤ Nehmen OK. 1 2 3 4 5 6

Bei diesem Verfahren ist in jedem Fall noch Nacharbeit nötig. Mit den Befehlen im Kontextmenü einer Grafik in der Gallery ist es aber möglich, die Art des Einfügens vorab zu bestimmen (siehe Bild 10.7). Wenn Sie den Befehl HINZUFÜGEN aus dem Kontextmenü wählen, dann haben Sie verschiedene Varianten, um das Objekt gezielt in das Dokument einzufügen. Sie können festlegen, in welcher Form die ausgewählte Grafik in das Dokument eingebunden wird.

227

StarGallery

Bild 10.7: Das Kontextmenü einer Grafik erlaubt vorab die Auswahl des Verfahrens.

왘

Mit der Auswahl KOPIE wird die ausgewählte Grafik als Kopie direkt im Dokument abgelegt. Dabei besteht keine Verbindung mehr zur ursprünglichen Grafik. Der Speicherbedarf eines Dokuments ist bei der Auswahl von KOPIE größer als bei der Auswahl von VERKNÜPFUNG.

왘

Mit dem Befehl VERKNÜPFUNG wird die ausgewählte Grafik als Verknüpfung eingefügt. Eine verknüpfte Grafik stellt dabei lediglich einen Verweis auf eine Ursprungsgrafik dar. Der Speicherbedarf ist dabei geringer, als wenn Sie eine Grafik als Kopie einfügen. Nachteilig ist allerdings, dass bei Veränderung des Speicherorts der Grafik die Verbindung zwischen Objekten und den Dokumenten verloren geht.

Im unteren Bereich des Kontextmenüs ist der Befehl HINTERGRUND angeordnet. Damit können Sie die gewählte Grafik sofort in den Hintergrund eines Dokuments übernehmen. Außerdem können Sie bestimmen, wie die Hintergrundgrafik verankert werden soll. Ein Klick auf HINTERGRUND öffnet ein Untermenü mit Befehlen.

왘 왘

228

Mit dem Befehl SEITE wird die Grafik auf der Seite verankert. Wenn Sie den Befehl ABSATZ wählen, wird die Grafik an dem Absatz verankert, der durch die Schreibmarke repräsentiert wird.

Kapitel 11 Bildbearbeitung

Achtung

Eine moderne Bürosoftware wie StarOffice bietet selbstverständlich eine solide Unterstützung der TWAIN-Schnittstellen (TWAIN: Technology Without An Interesting Name, eine Standardschnittstelle zwischen Anwendung und Geräten zur Bilderfassung). So ist es zum einen kein Problem, einen Scanner direkt anzusprechen. Zum anderen kann StarOffice helfen, die gescannten Bilder zu verbessern. Die StarOffice-Bildbearbeitung bildet die pixelorientierte Seite von StarOffice. Bitmap-Bilder können nachgearbeitet und in verschiedene Formate umgewandelt werden. Dabei bilden die Funktionen für die Bildbearbeitung kein eigenes Modul, sondern sind in die anderen Module integriert.

Beachten Sie, dass es zwischen den Modulen von StarOffice in Bezug auf die Bildbearbeitung einige Unterschiede gibt. Die nachfolgenden Informationen berücksichtigen diese Unterschiede. Die Beschreibung erfolgt aber im Wesentlichen am Beispiel von StarOffice Draw.

Bilder scannen Die Kernanwendungen bieten im Menü EINFÜGEN den Befehl GRAFIK. Das Untermenü dieses Befehls enthält den Befehl SCANNEN.

Eine Quelle auswählen StarOffice ist in der Lage, einen Scanner über die genormte TWAIN-Schnittstelle anzusteuern. Da an dieser Schnittstelle mitunter mehrere Geräte, z.B. eine Webcam, angeschlossen sein könnten, müssen Sie StarOffice mitteilen, welches Gerät Sie nutzen möchten. Um die Quelle für den Scanvorgang auszuwählen, sind folgende Schritte nötig.

➤ Öffnen Sie das Menü E 1

INFÜGEN.

Bilder scannen Halten Sie den Mauszeiger über den Befehl S und klicken Sie ➤ auf . Q nachfolgenden Dialogbox selektieren Sie das gewünschte Gerät ➤ Inundderklicken auf W . 2

CANNEN

UELLE AUSWÄHLEN

3

ÄHLEN

Bild 11.1: Die Auswahl der Quelle ist in diesem Fall reine Formsache.

Der Scanvorgang Da StarOffice direkt auf die TWAIN-Schnittstelle zugreift, ist der nachfolgend beschriebene Ablauf im Detail vom eingesetzten Scanner abhängig. Der Scanvorgang in StarOffice erfordert folgende Schritte: Sie die Schreibmarke an der Stelle im Dokument, an der das ➤ Platzieren Bild seinen Platz finden soll. . ➤ Öffnen Sie das Menü E Sie den Mauszeiger über den Befehl S und klicken Sie ➤ Halten . StarOffice öffnet die Dialogbox mit den Einstellunauf 1

INFÜGEN

2

CANNEN

3

ANFODERN

➤ ➤ 4 5

230

gen des Scanners. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und starten Sie den eigentlichen Scanvorgang. Warten Sie ab, bis StarOffice den Vorgang beendet hat. Abschließend schließt StarOffice die TWAIN-Dialogbox und fügt das Bild im Dokument ein.

Kapitel 11: Bildbearbeitung

Eine Bitmap einfügen Ein Bitmapbild kann in Dokumente von StarOffice Writer, StarOffice Calc, StarOffice Draw und StarOffice Impress eingefügt werden. Dabei ist die Arbeitsweise der Module nicht ganz einheitlich: Wenn es nur um das Einfügen einer Pixelgrafik geht, dann reicht die Funktionalität von StarOffice Writer und StarOffice Calc aus. Die vollständigen Werkzeuge zum Bearbeiten bieten StarOffice Draw und StarOffice Impress. So fügen Sie eine Bitmap ein: Sie den Befehl E /G /A D auf. In StarOffice ➤ Rufen /G . Draw und StarOffice Impress heißt der Befehl E ➤ Selektieren Sie den Dateityp. Damit beschränken Sie die Auswahl. ➤ Wählen Sie die Datei aus. Sie das Markierfeld V , um nur eine Verknüp➤ Aktivieren fung zur Originaldatei herzustellen. ➤ Klicken Sie auf die Schaltfläche Ö zum Einfügen des Bilds. 1

INFÜGEN

RAFIK

US

ATEI INFÜGEN

RAFIK

2 3

ERKNÜPFEN

5

FFNEN

Tipp

4

Wenn Sie das Markierfeld VERKNÜPFEN aktivieren, wird bei jedem Aktualisieren und beim Laden des Dokuments das Bitmapbild neu geladen. Anschließend rekonstruiert StarOffice die Bearbeitungsschritte, die Sie an der lokalen Kopie des Bilds im Dokument vorgenommen haben, und zeigt das Bild dann an. Andernfalls arbeiten Sie immer nur mit der beim Einfügen erstellten Kopie im Dokument.

Eine Bitmap speichern In StarOffice Draw und StarOffice Impress haben Sie die Möglichkeit, Änderungen an einem Bitmapbild als Bilddatei zu speichern. Die anderen Module bieten diese Möglichkeit nicht. So speichern Sie eine (Bitmap-) Grafik z.B. im Dateiformat GIF, JPEG oder TIFF.

231

Eine Bitmap speichern

➤ Selektieren Sie das Bitmapbild mit einem Klick auf das Bild. Sie die Markierung zusätzlich um weitere Objekte. Dazu ➤ Erweitern klicken Sie die Objekte entweder mit gedrückter -Taste an oder 1 2

➤ ➤ ➤ 3 4 5

➤ 6

(ª)

ziehen einen Markierungsrahmen um alle Objekte auf. Dieser Schritt ist sinnvoll, um das Bitmapbild z.B. mit Text zu versehen. Aktivieren Sie den Befehl DATEI/EXPORTIEREN. StarOffice aktiviert die Dateidialogbox EXPORTIEREN. Wählen Sie im Listenfeld DATEITYP das gewünschte Dateiformat, z.B. GIF oder JPEG. Wenn Sie nur die selektierten Objekte exportieren wollen, markieren Sie das Markierfeld SELEKTION. Andernfalls wird die ganze Seite des Dokuments exportiert. Tragen Sie einen Namen für die Datei ein und klicken Sie auf EXPORTIEREN.

Bild 11.2: Export einer Bitmap in StarOffice Draw.

232

Kapitel 11: Bildbearbeitung Falls das gewählte Dateiformat noch eine Einstellung erfordert, er➤ scheint eine Dialogbox, in der Sie weitere Einstellungen vornehmen 7

und bestätigen.

Hinweis

Bild 11.3: In der Dialogbox JPEG OPTIONEN bestimmen Sie die Qualität des Exports.

Über verschiedene Filter ist der Datenaustausch zwischen StarOffice-Bildbearbeitung und Fremdprogrammen gewährleistet. DATEI/ÖFFNEN und die Auswahl eines geeigneten Grafikfilters starten den Import.

Bitmaps bearbeiten StarOffice aktiviert die nötigen Werkzeuge für die Bildbearbeitung automatisch: Sobald Sie eine Bitmap öffnen oder einfügen und anschließend markieren, blendet StarOffice die nötigen Werkzeuge ein.

Hinweis

Wenn Sie das Bitmapbild selektieren, bietet Ihnen die Objektleiste die Werkzeuge zum Bearbeiten des Bildes an.

Es wird immer nur eine lokale Kopie im Dokument bearbeitet, auch dann, wenn Sie ein Bild als Verknüpfung eingefügt haben.

233

Bitmaps bearbeiten

Bild 11.4: So präsentiert sich die StarOffice-Bildbearbeitung.

Die Objektleiste Je nach dem Modul, in dem Sie sich befinden, kann die Objektleiste leicht unterschiedlich aussehen.

Bild 11.5: Das Bild zeigt die Objektleiste in StarOffice Draw. StarOffice ist ganz auf die Bearbeitungsfunktionen begrenzt. Vorhandene Bilder lassen sich optimieren oder durch den gezielten Einsatz von Effekten verfremden. Effekte anwenden

StarOffice-Bildbearbeitung stellt Ihnen einige Filter zur Bearbeitung der Bitmaps bereit. Die Abreißleiste FILTER hält Symbolschaltflächen für die wichtigsten Arbeiten bereit. Dabei gilt die Regel, dass einige Schaltflächen die Handlung sofort mit Standardvorgaben ausführen.

왘

234

Das Filter-Werkzeug ganz links in der Grafikobjektleiste öffnet die Abreißleiste FILTER, mit der Sie Filter auf das ausgewählte Grafikobjekt anwenden können.

Kapitel 11: Bildbearbeitung

Bild 11.6: Die Abreißleiste FILTER Der Filter INVERTIEREN kehrt die Farbwerte eines Farbbildes oder die Helligkeitswerte eines Graustufen- oder Schwarzweißbildes um.

왘

Beim WEICHZEICHNEN werden die einzelnen Bildpunkte an ihre Nachbarn angepasst. Das Bild verliert Details und Schärfe.

왘

Das SCHÄRFEN ist das Gegenteil. Damit lassen sich aus diffusen Kanten klare Strukturen bilden.

Achtung

왘

Achtung

왘

Starkes oder wiederholtes Scharfzeichnen führt neben einer Kontur- oder Kantenbildung zu Farbverschiebungen. Der Filter RAUSCHEN ENTFERNEN entfernt einzelstehende Pixel aus einem TrueColor- oder Graustufenbild. Hier stehen Ihnen keine weiteren Einstellungen zur Verfügung. Durch die Funktion RAUSCHEN ENTFERNEN können auch Bildinformationen, z.B. kleine Details, verloren gehen.

Bei den weiteren Filtern werden bestimmte Farb- und Helligkeitswerte gezielt verändert, um einen Verfremdungseffekt zu erzielen. Grundsätzlich wird der Effekt durch wiederholte Anwendung des Filters verstärkt. Mit einem Klick auf das Symbol SOLARISATION erhalten Sie eine Dialogbox zum Einstellen der Solarisation. Solarisation ist ein Effekt, der bei zu starker Belichtung während der chemischen Entwicklung von Fotomaterial auftreten kann. Er verfremdet die Farben, indem er sie teilweise umkehrt. Nach einem Klick erscheint die Dialogbox SOLARISATION. Dort können Sie zwei Parameter einstellen. Sie bestimmen den Grad und die Art der Solarisation.

235

Bitmaps bearbeiten

왘

Im Drehfeld SCHWELLENWERT geben Sie den Helligkeitsgrad in Prozent ein, von dem ab die Pixel solarisiert werden.

왘

Markieren Sie das Markierfeld INVERTIEREN, wenn die zu solarisierenden Pixel zugleich in der Farbe invertiert werden sollen.

Bild 11.7: Die Parameter für den Filter SOLARISATION Nach einem Klick auf das Symbol ALTERN erhalten Sie die Dialogbox ALTERUNG zum Einstellen der Altern-Funktion. Das Bild erscheint nach jedem Aufruf dieser Funktion etwas dunkler, die Farben können in Richtung grau bzw. braun verschoben werden.

왘

Im Drehfeld ALTERUNGSGRAD stellen Sie die Intensität des Alterungsgrades in Prozent ein. Je höher Sie diesen Wert wählen, desto stärker altert das Bild.

Bild 11.8: In dieser Dialogbox bestimmen Sie den Alterungsgrad. Nach einem Klick auf das Symbol POSTER erhalten Sie die Dialogbox POSTER zum Festlegen der Anzahl von Posterfarben. Dieser Effekt beruht auf der Reduzierung der Farbanzahl. Sie können so fotoähnliche Bilder wie gemalt erscheinen lassen. 236

Kapitel 11: Bildbearbeitung

왘

Im Drehfeld POSTERFARBEN wählen Sie die Anzahl der Farbstufen, auf die das Bild reduziert werden soll.

왘

Klicken Sie anschließend auf OK, und das Bild wird auf diese Farbstufen-Anzahl reduziert.

Bild 11.9: Die Dialogbox POSTER Durch einen Klick auf das Symbol POP-ART wird die Grafik in ein Pop-Art Dokument umgewandelt. Durch Farbverfremdung erhält Ihre Grafik damit einen völlig neuen Charakter. Diese Funktion kann sowohl auf die gesamte Grafik als auch für einen markierten Bereich angewendet werden. Durch einen Klick auf das Symbol KOHLEZEICHNUNG wird die Grafik als Kohlezeichnung dargestellt. Dabei werden die Konturen der Grafik schwarz nachgezogen und die ursprünglichen Farben unterdrückt. Nach einem Klick auf RELIEF erhalten Sie eine Dialogbox für die Reliefgestaltung. In der Dialogbox RELIEF wählen Sie den gedachten Standort einer imaginären Lichtquelle. Diese Lichtquelle bestimmt die Art des Schattenwurfs und somit das Aussehen der in ein Relief verwandelten Grafik.

Bild 11.10: Die Dialogbox RELIEF

237

Bitmaps bearbeiten

왘

Im Bereich LICHTQUELLE klicken Sie auf den gewünschten Standort der Lichtquelle. Die möglichen Einstellungen werden durch Punkte symbolisiert.

Mit der Dialogbox MOSAIK, die sich nach einem Klick auf das Symbol MOSAIK öffnet, bestimmen Sie die Parameter der Funktion. Durch Anwendung dieses Filters werden kleine Pixelgruppen zu rechteckigen Flächen mit gleicher Farbe zusammengefasst. Je größer die einzelnen Rechtecke, desto detailärmer wird die Grafik dargestellt.

Bild 11.11: Die Dialogbox MOSAIK In der Dialogbox MOSAIK stellen Sie die Parameter ein. Sie bestimmen, wie viele Pixel zu Rechtecken zusammengefasst werden. Mit diesem Drehfeld BREITE legen Sie die Breite der einzelnen Kacheln fest.

왘

Analog wirkt das Drehfeld HÖHE, Sie bestimmen mit diesem Drehfeld die Höhe der einzelnen Kacheln.

왘

Durch das Markierfeld KANTEN HERVORHEBEN bestimmen Sie, ob die Kanten des Objekts geschärft werden und so stärker aus dem Bild hervortreten.

Tipp

왘

238

Um die Wirkungsweise dieser Filter und deren Einsatzmöglichkeiten kennen zu lernen, sollten Sie mit verschiedenen Einstellungen experimentieren.

Kapitel 11: Bildbearbeitung Grafikmodus

Im Listenfeld GRAFIKMODUS der Grafikobjektleiste wählen Sie eine Ansicht für das ausgewählte Grafikobjekt. Das in der aktuellen Datei eingebettete oder verknüpfte Grafikobjekt wird nicht verändert, lediglich die Ansicht des Objekts.

Bild 11.12: Das Listenfeld GRAFIKMODUS Das Listenfeld enthält vier Varianten für die Ansicht der Grafik:

왘

Die Einstellung STANDARD verändert die Ansicht des Grafikobjekts nicht.

왘

Durch Auswahl von GRAUSTUFEN wird ein farbiges Grafikobjekt monochrom, zunächst in Graustufen angezeigt. Sie können aber zusätzlich eine farbige Tönung dieser Anzeige erreichen, wenn Sie einen der Farbregler erhöhen.

왘

Durch Auswahl von SCHWARZ/WEIß wird ein Grafikobjekt in Schwarzweiß angezeigt. Alle Helligkeitswerte unter 50% werden zu Schwarz, alle über 50% werden zu Weiß.

왘

Bei der Auswahl WASSERZEICHEN werden Helligkeit und Kontrast verringert, so dass sich die Grafik als Wasserzeichen im Hintergrund eignet.

Farbanteile

Mit den Drehfeldern ROTANTEIL, BLAUANTEIL und GRÜNANTEIL erhöhen oder verringern Sie den Anteil der jeweiligen RGB-Farbkomponente in der Ansicht des ausgewählten Grafikobjekts. Es sind Werte von -100% (gar kein Farbanteil) bis +100% (voller Farbanteil) möglich. Der Wert 0% steht für die Farbwerte des Originals.

Bild 11.13: Die Regler für den Farbanteil

239

Bitmaps bearbeiten Helligkeit und Kontrast Mit Hilfe des Drehfelds HELLIGKEIT wählen Sie eine höhere oder geringere Helligkeit in der Ansicht des ausgewählten Grafikobjekts. Es sind Werte von -100% (nur Schwarz) bis +100% (nur Weiß) möglich.

Analog verändern Sie die Werte für den Kontrast mit Hilfe des zugehörigen Reglers. Es sind Werte von -100% (gar kein Kontrast) bis +100% (voller Kontrast) möglich.

Bild 11.14: Die Regler für Helligkeit und Kontrast Gamma und Transparenz Beim Ändern des Gammawertes erfolgt eine nichtlineare Helligkeitsänderung. Mit Hilfe des Reglers erhöhen oder verringern Sie den Gammawert für die Ansicht des ausgewählten Grafikobjekts. Es sind Werte von 0,10 (minimales Gamma) bis 10 (maximales Gamma) möglich. Im Drehfeld TRANSPARENZ verärndern Sie die Transparenz in der Ansicht des ausgewählten Grafikobjekts. Es sind Werte von 0% (nicht durchsichtig) bis +100% (voll durchsichtig) möglich.

Bild 11.15: Die Regler für Gamma und Transparenz

Zuschneiden Um z.B. einen störenden Rahmen zu entfernen oder nur einen bestimmten Bildausschnitt zu verwenden, können Sie die Zuschneiden-Funktion von StarOffice Bildbearbeitung einsetzen. Nach einem Klick auf das Symbol öffnet StarOffice die Dialogbox ZUSCHNEIDEN. 왘 Mit den Steuerelementen im Bereich ZUSCHNEIDEN verändern Sie die Ansicht der Grafik. Negative Werte in den Drehfeldern vergrößern den Rand zwischen Rahmen und Grafik, positive Werte schneiden von der Ansicht der Grafik etwas ab.

240

Kapitel 11: Bildbearbeitung

Tipp

Bild 11.16: Die Dialogbox zum Zuschneiden einer Grafik

왘 왘

Tipp

왘

Probieren geht über Studieren: Verändern Sie die Werte in den Feldern und probieren Sie die Wirkung der Optionen SKALIERUNG BEIBEHALTEN bzw. BILDGRÖßE BEIBEHALTEN einfach aus. Wenn Sie Werte eingeben, sehen Sie im Vorschaufenster einen Rahmen, der anzeigt, welcher Bereich der Grafik noch zu sehen ist und welcher nicht. Im Bereich SKALIERUNG haben Sie die Möglichkeit, die Breite und die Höhe der aktuellen Grafik zu verändern. Eine Veränderung in diesem Bereich SKALIERUNG bewirkt eine proportionale Anpassung im Bereich BILDGRÖßE. Wenn Sie auf die Schaltfläche ORIGINALGRÖßE klicken, werden die Änderungen in den Bereichen SKALIERUNG und GRÖßE rückgängig gemacht. Als Ergebnis wird die Originalgröße der Grafik wiederhergestellt. Verwenden Sie den Befehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/FARum dieses Werkzeug einzublenden.

BELEISTE,

241

Bitmaps bearbeiten

Die Pipette Eingefügte Bilder in einem Bitmapformat (z.B. GIF, JPG) können Sie in StarOffice Draw und StarOffice Impress ebenso wie Vektorgrafiken im Metafile-Format mit der Pipette bearbeiten.

Hinweis

Mit Hilfe der Pipette können Sie ausgewählte Farben und in einem gewissen Toleranzbereich ähnliche Farben durch andere Farben ersetzen. Dabei sind in einem Durchgang bis zu vier Farben ersetzbar. Sie nutzen die Pipette, um z.B. die Farben verschiedener Bitmaps einander anzugleichen oder um eine Bitmap mit den Farben des Firmenlogos einzufärben.

Auch das Attribut TRANSPARENZ gilt als eine Farbe. Sie können die Transparenz in einem Bild durch eine Farbe, z.B. durch Weiß, ersetzen. Das ist hilfreich, wenn z.B. der Druckertreiber Probleme mit dem Drucken transparenter Grafiken hat.

So ersetzen Sie Farben mit der Pipette: Sie ein eingefügtes Bild in einem Bitmap-Format (z.B. ➤ Markieren BMP, GIF, JPG oder TIF) oder in einem Metafile-Format (WMF). Sie den Befehl E /P . StarOffice aktiviert die Dia➤ Nutzen logbox P . 1

XTRAS

2

IPETTE

Bild 11.17: Die Dialogbox PIPETTE

242

IPETTE

Kapitel 11: Bildbearbeitung Klicken Sie in der Dialogbox P auf das Pipettensymbol links ➤ oben. Der Mauszeiger wird zu einem besonderen Zeiger, mit dem Sie 3

IPETTE

7

im aktuellen Dokument auf die zu ersetzende Farbe zeigen. Die Farbfläche im Fenster PIPETTE nimmt die Farbe an, über die der Mauszeiger fährt. Klicken Sie mit der linken Maustaste, wenn Sie die zu ersetzende Farbe gefunden haben. Diese Farbe wird automatisch als erste der vier Quellfarben eingetragen. Wählen Sie nun im Listenfeld ERSETZEN DURCH in derselben Zeile die neue Farbe aus, die die gewählte Farbe im ganzen Bitmap-Bild ersetzen soll. Wenn Sie noch eine weitere Farbe ersetzen wollen, klicken Sie auf das Markierfeld vor der nächsten Zeile und wiederholen die Farbauswahl. Selektieren Sie das gewünschte Bild.

8

IPETTE

➤ 4

➤ 5

➤ ➤ . ➤ Klicken Sie in der Dialogbox P auf die Schaltfläche E Deaktivieren Sie die Pipette durch einen Klick auf das Schließen-Sym➤ bol in der Titelleiste. 6

RSETZEN

Tipp

9

Wenn Ihnen das Ergebnis der Ersetzung nicht gefällt, verwerfen Sie die Ersetzung mit einem Klick auf das Symbol RÜCKGÄNGIG in der Funktionsleiste. Bevor Sie den Schritt wiederholen, verändern Sie im Drehfeld der jeweiligen Farben die Farbtoleranz. Dann klicken Sie erneut auf ERSETZEN.

243

Kapitel 12 StarOffice Chart

Hinweis

Mit dem Diagramm-Modul StarOffice Chart sind Sie in der Lage, nüchternes Zahlenmaterial grafisch aufbereitet zu präsentieren. Durch die Bereitstellung gängiger Diagrammtypen – darunter Säulen-, Balken-, Linien- und Kreisdiagramme – sind Ihrem Gestaltungsspielraum kaum Grenzen gesetzt. StarOffice Chart wird über EINFÜGEN/OBJEKT/DIAGRAMM als OLE-Server aus den Anwendungen von StarOffice aufgerufen .

Diagramme aus Vorversionen können als separate Dateien mit der Endung .sds vorliegen. Diese separaten Dateien können Sie unter der neuen Version zwar öffnen, nicht aber bearbeiten oder konvertieren.

Diagramm erstellen

Hinweis

Für das Erzeugen eines Diagramms sind Daten in tabellarischer Form erforderlich. Ohne diese Daten ist der Einsatz des Moduls wenig sinnvoll. Da aber Computer auf alle erdenklichen Situationen vorbereitet sind, kann StarOffice Chart ein komplettes Beispieldiagramm mit Demo-Werten im Arbeitsbereich erzeugen – als Basis für ein eigenes Diagramm oder einfach nur, um sich mit den Werkzeugen vertraut zu machen.

Mit dem Menübefehl EINFÜGEN/OBJEKT/DIAGRAMM oder einem Klick auf das Symbol DIAGRAMM EINFÜGEN in der Abreißleiste OBJEKT EINFÜGEN rufen Sie die Dialogbox:AUTOFORMAT DIAGRAMM (1-4) auf. Der erste Schritt dieses Assistenten ist in diesem Fall zu sehen. Falls Sie dagegen bei bestehender Markierung eines bereits vorhandenen Diagramms den Befehl FORMAT/ AUTOFORMAT verwenden, erscheint die Eingangsseite nicht, die Dialogbox startet mit dem zweiten Schritt: Die Schritte zwei bis vier sind dann mit den Schritten eins bis drei identisch.

Diagramm erstellen So fügen Sie ein Diagramm ohne vorherige Datentabelle ein: StarOffice Chart zu starten, aktivieren Sie z.B. den StarOffice ➤ Um Writer und wählen Sie E /O /D . Damit akti1

INFÜGEN

➤ 2

BJEKT

IAGRAMM

vieren Sie die Dialogbox AUTOFORMAT DIAGRAMM (1-4). Klicken Sie ohne weiteres Nachdenken auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN. Durch dieses Verfahren zwingen Sie StarOffice, ein komplettes Beispieldiagramm mit Demo-Werten im Arbeitsbereich zu erzeugen.

Bild 12.1: StarOffice Chart präsentiert ein Beispieldiagramm.

Daten eingeben und verändern Grundlage für jedes Diagramm ist eine Tabelle mit Zahlenwerten. Die Daten werden in der Dialogbox DIAGRAMMDATEN erfasst. Im Beispiel und auch bei anderem Vorgehen ist es oft erforderlich, die dem Diagramm zugrunde liegenden Daten nachträglich zu verändern.

246

Kapitel 12: StarOffice Chart Klicken Sie doppelt auf das Diagramm, um die Werkzeuge für die ➤ Diagrammbearbeitung zu aktivieren. StarOffice verändert die Werk1

zeugleiste und passt die Menüleiste an die veränderte Situation an.

Bild 12.2: Die veränderte Werkzeugleiste für die Diagrammbearbeitung /D Dialogbox über den Menübefehl B ➤ Öffnen Sie die oder durch einen Klick auf das entsprechende Symbol. EARBEITEN

2

IA

GRAMMDATEN

Bild 12.3: Die Dialogbox DIAGRAMMDATEN nimmt die Zahlenwerte für die grafische Auswertung auf. Die eigentliche Datentabelle ähnelt vom Aufbau her einer StarOffice CalcTabelle. Auch hier erreichen Sie die einzelnen Zellen durch Anklicken mit der Maus. Alternativ können Sie zum Bewegen die Pfeiltasten nutzen.

왘

Mit (Enter) oder einem Klick auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN bestätigen Sie Ihre Eingabe und übernehmen den Wert in die Zelle. Im Gegensatz dazu ist das grüne Häkchen rechts neben dem Eingabefeld dafür zuständig, die veränderten Werte der Tabelle auf das Diagramm zu übertragen. 247

Diagramm erstellen

왘

Mit einem Klick auf die Schaltfläche ZEILE EINFÜGEN fügen Sie eine weitere Zeile über der aktuellen Zeile in die Tabelle ein.

왘

Sollten die vorhandenen Spalten nicht ausreichen, klicken Sie auf SPALTE EINFÜGEN. Die neue Spalte erscheint links von der aktuellen Position.

왘

Nicht mehr benötigte Zeilen löschen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche ZEILEN LÖSCHEN.

Bild 12.4: Im Beispiel wurden die Platzhalter der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen verändert.

왘

Nicht mehr benötigte Spalten löschen Sie ohne weitere Rückfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem senkrechten roten Balken.

Mit den sechs Symbolen im rechten Teil der Dialogbox können Sie die Datenreihen sortieren bzw. vertauschen.

왘

248

Das erste Symbol vertauscht die aktuelle Spalte mit der Spalte rechts davon. Eine Ausnahme: Wenn Sie sich in der äußerst rechten Spalte befinden, werden die letzte und vorletzte Spalte getauscht.

Kapitel 12: StarOffice Chart

왘

Das zweite Symbol tauscht die aktuelle Zeile mit der Zeile darunter. Eine Ausnahme: Wenn Sie sich in der letzten Zeile befinden, werden die letzte und vorletzte Zeile ausgetauscht.

왘

Das erste Symbol mit den senkrecht angeordneten Ziffern sortiert nur die Werte der aktuellen Spalte in aufsteigender Reihenfolge.

왘

Das daneben angeordnete Symbol sortiert nur die Werte der aktuellen Zeile in aufsteigender Reihenfolge.

왘

TABELLE ZEILENWEISE SORTIEREN ordnet die Zeilen der Tabelle, ausgehend von den Werten in der aktuell markierten Zelle, in aufsteigender Reihenfolge an.

왘

TABELLE SPALTENWEISE SORTIEREN ordnet die Spalten der Tabelle, ausgehend von den Werten in der aktuell markierten Zelle, in aufsteigender Reihenfolge an.

Sie werden sicherlich festgestellt haben, dass nicht alle vorgenommenen Änderungen sofort im Diagramm dargestellt werden. Das Diagramm wird durch einen Klick auf das Symbol ZUWEISEN mit den neuen Werten aktualisiert.

Bild 12.5: Erst nach einem Klick auf ZUWEISEN sehen Sie die aktualisierten Werte im Diagramm.

249

Ein Diagramm formatieren Haben Sie die Dateneingabe beendet, schließen Sie das Fenster DIAGRAMMDATEN. Hierfür rufen Sie den Befehl BEARBEITEN/DIAGRAMMDATEN erneut auf oder benutzen das Schließen-Symbol in der Titelleiste der Dialogbox DIAGRAMMDATEN.

Ein Diagramm formatieren Nicht nur die richtigen Zahlenwerte als Grundlage für ein Diagramm sind wichtig, sondern auch die Darstellungsweise der Werte, die miteinander verglichen werden sollen. Hierfür stellt Ihnen StarOffice Chart jede Menge Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Autoformat Am schnellsten lässt sich ein Diagramm mit dem Befehl FORMAT/AUTOFORMAT oder durch einen Klick auf das entsprechende Symbol formatieren.

Bild 12.6: Die Dialogbox AUTOFORMAT DIAGRAMM bietet Ihnen den Zugriff auf eine Reihe vordefinierter Formate.

250

Kapitel 12: StarOffice Chart Hinter der Funktion AUTOFORMAT verbirgt sich ein AutoPilot, der Sie in drei Schritten durch die Formatierung Ihres Diagramms leitet.

왘

Im ersten Schritt wählen Sie den entsprechenden Diagrammtyp aus. Aktivieren Sie das Kontrollfeld TEXTOBJEKTE IN VORSCHAU DARSTELLEN, um z.B. die Legende oder den Titel anzuzeigen. Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie zum nächsten Fenster.

왘

Im nächsten Schritt werden unterschiedliche Varianten des Diagrammtyps zur Auswahl bereitgestellt. Im Bereich GITTERNETZLINIEN können Sie, getrennt für jede Raumachse des Diagramms, die Anzeige von Gitterlinien aktivieren. Bei einem zweidimensionalen Säulendiagramm lassen sich sogar die einzelnen Säulen überlappen.

Bild 12.7: Unterschiedliche Varianten lassen sich mit AutoFormat bestimmen. Als Letztes bestimmen Sie, ob ein DIAGRAMMTITEL und eine LEGENDE hinzugefügt werden sollen (siehe Bild 12.7).

왘

Sie legen fest, dass sich die DATENREIHEN in Zeilen oder Spalten befinden.

왘

Auch die einzelnen Achsen können Sie beschriften.

251

Ein Diagramm formatieren

Bild 12.8: Mit Diagramm- und Achsentiteln versehen, sind die Diagramme auf den ersten Blick aussagekräftig.

왘

Klicken Sie auf die Schaltfläche ZURÜCK, gelangen Sie zum vorherigen Schritt.

왘

Wenn Sie die Schaltfläche FERTIG STELLEN betätigen, werden die Einstellungen an das Diagramm übergeben und die Darstellung wird entsprechend aktualisiert.

Manuell formatieren Was der AutoPilot mit wenigen Schritten zusammenfasst, können Sie natürlich ebenso gezielt verändern. Der Befehl FORMAT/DIAGRAMMTYP öffnet z.B. die Dialogbox DIAGRAMMTYP. Mit den Optionsschaltflächen im Bereich DIAGRAMMKATEGORIE bestimmen Sie, ob ein 2D- oder 3D-Diagramm erstellt werden soll, und wählen den DIAGRAMMTYP und die VARIANTE des Diagramms aus. Die Vorschaubilder geben Ihnen dabei einen ersten Eindruck von dem zu erwartenden Ergebnis. Falls Sie ein 3D-Diagramm ausgewählt haben, lässt es sich mit dem Befehl FORMAT/3D-ANSICHT um die Raumachsen verdrehen.

252

Kapitel 12: StarOffice Chart

Tipp

Bild 12.9: Dreidimensionale Diagramme sind kein Problem für StarOffice Chart.

Um das Diagramm interaktiv zu drehen, klicken Sie auf die Seitenflächen des Diagramms – der Mauszeiger verändert sich zu einem Rotationssymbol. Durch Ziehen an den Markierungspunkten lässt sich das Diagramm frei im Raum drehen.

Durch die Wahl einer Beleuchtung bestimmen Sie bei 3D-Diagrammen die Ausprägung von Licht- und Schattenflächen. Der Menübefehl FORMAT/3DEFFEKTE öffnet dazu die gleichnamige Dialogbox. In dieser Dialogbox stehen Ihnen umfangreiche dreidimensionale Effektfunktionen zur Verfügung. StarOffice Chart erlaubt es mit dem an den 3D-Diagrammen beispielhaft dargestellten Verfahren, die einzelnen Teile des Diagramms manuell zu formatieren. Markieren Sie dazu das zu bearbeitende Einzelteil. Über das Kon-

253

StarOffice Chart in anderen Anwendungen

Bild 12.10: 3D-Diagramme lassen sich interaktiv drehen und neigen. textmenü oder das Menü FORMAT steht Ihnen eine Vielzahl von Formatierungsfunktionen zur Verfügung – experimentieren Sie mit unterschiedlichen Umrissstärken und Farbeinstellungen.

StarOffice Chart in anderen Anwendungen Dank der OLE-Funktionen von StarOffice Chart sind Sie in der Lage, Diagramme in nahezu jedes Anwendungsprogramm zu integrieren. Dazu wählen Sie in der Anwendung den Befehl zum Einfügen eines OLE-Objekts.

StarOffice Calc-Tabellen grafisch darstellen Die Auswertung von Zahlenmaterial geschieht nicht nur über Formeln, die grafische Auswertung ist ebenfalls eine wirkungsvolle Art. Mit Hilfe von Diagrammen lassen sich Zahlenreihen so darstellen, dass die gewünschten Informationen auf einen Blick aufzunehmen sind. Beim Aufruf in StarOffice Calc lassen sich bereits aufgenommene Tabellendaten verwenden, die Steuerung erfolgt über einen Assistenten.

254

Kapitel 12: StarOffice Chart Die Verbindung zwischen den Daten und dem Diagramm ist dynamisch: Veränderungen an den Quelldaten führen zu Veränderungen in der Darstellung. Diagramme einfügen

Vor Aufruf des Diagramm-Assistenten markieren Sie den gewünschten Datenbereich mit den nötigen Textinformationen für die späteren Achsenbeschriftungen ohne die Zellen für den Diagrammtitel. Es geht aber auch ohne vorherige Markierung: Sie sollten durch die Praxis selbst entscheiden, welche Variante Sie bevorzugen. Danach fügen Sie das Diagramm auf zwei unterschiedliche Weisen ein. Mit einem Klick auf das Symbol DIAGRAMM aus der Abreißleiste zum Einfügen von Objekten oder dem Befehl EINFÜGEN/DIAGRAMM – integrieren Sie ein Diagramm in Ihr Tabellendokument. Wenn Sie das Diagramm mit einem Klick auf das Symbol aktiviert haben, müssen Sie zunächst einen Bereich festlegen: Mit dem Cursor – er erscheint als kleines Kreuz – ziehen Sie einen rechteckigen Bereich in der Tabelle auf. Dann öffnet sich die Dialogbox AUTOFORMAT-DIAGRAMM.

왘

Wenn Sie den Befehl EINFÜGEN/DIAGRAMM wählen, öffnet sich die bereits beschriebene Dialogbox AUTOFORMAT-DIAGRAMM sofort. Dieser Assistent führt Sie in vier Schritten zum professionellen Diagramm.

Tipp

왘

StarOffice Calc erlaubt bei diesem Verfahren auch Mehrfachselektionen. Achten Sie dabei aber sorgfältig auf eine gleichartige Markierung der unterschiedlichen Bereiche; andernfalls hat das Ergebnis wenig Aussagekraft.

Um ein Diagramm aus den Daten einer StarOffice Calc-Tabelle zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: /D . StarOffice Calc akAktivieren Sie den Befehl E ➤ tiviert den AutoPilot mit der Dialogbox A F D . Als Erstes legen Sie den Datenbereich fest, sofern kein Datenbereich ➤ vor dem Aufruf selektiert war. Dazu klicken Sie auf das Eingabefeld INFÜGEN

1

IAGRAMM UTO ORMAT

IAGRAMM

2

BEREICH.

255

StarOffice Chart in anderen Anwendungen einen Klick auf die Schaltfläche am rechten Rand des Eingabe➤ Durch felds verkleinern Sie die Dialogbox. Nun können Sie die Markierung 3

in der Tabelle erzeugen oder verändern.

Bild 12.11: Bei verkleinerter Dialogbox können Sie den Datenbereich markieren. Aktivieren Sie die Markierfelder E ➤ bzw. E S B 4

ZEILE ALS BESCHRIFTUNG wenn StarOffice Calc diesen Sachverhalt nicht korrekt erkannt hat. Das ist dann der Fall, wenn die Beschriftungen Zahlenwerte sind. Im Listenfeld AUSGABE IN TABELLE wählen Sie als Ort für das Diagramm eine bereits bestehende Tabelle oder erzeugen Sie eine NEUE TABELLE. Im Beispiel wird das Diagramm als zweite Tabelle in der Mappe eingefügt werden. Klicken Sie auf WEITER. Im zweiten Schritt von AUTOFORMAT-DIAGRAMM wählen Sie einen Diagrammtyp durch einen Klick auf das Vorschaubild. RSTE

➤ 5

➤ 6

256

PALTE ALS

RSTE

ESCHRIFTUNG,

Kapitel 12: StarOffice Chart

Bild 12.12: Im ersten Schritt von AUTOFORMAT-DIAGRAMM legen Sie den Quelldatenbereich und den Ausgabeort für das Diagramm fest. Klicken Sie erneut auf W . Danach geht es ins Detail: StarOffice ➤ Calc bietet mehrere Varianten des gewählten Typs zur Auswahl. 7

EITER

Außerdem entscheiden Sie, welche Gitternetzlinien im Diagramm erscheinen. Klicken Sie auf WEITER. Im nächsten Schritt können Sie einen Dia8 grammtitel vergeben. Hier werden auch Achsentitel und die Ansicht der Legende festgelegt. Aktivieren Sie dazu die Options- bzw. Markierfelder und tragen Sie die gewünschten Texte in die zugehörigen Eingabefelder ein. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN – das 9 Diagramm erscheint in der Tabelle. Die Größe des Diagramms lässt sich jederzeit durch Ziehen an den Kontrollpunkten verändern. Sie sollten den maximal verfügbaren Platz für das Diagramm zur Verfügung stellen, damit StarOffice Calc alle nötigen Details darstellen kann.

➤ ➤

Um die Größe des Diagramms auf der Druckseite zu erkennen, müssen Sie StarOffice Calc zu einer Berechnung der automatischen Seitenumbrüche veranlassen. Sie aktivieren dazu einmal die SEITENANSICHT und schließen

257

StarOffice Chart in anderen Anwendungen

Tipp

diese wieder. Dazu muss allerdings eine eventuell bestehende Markierung des Diagramms aufgehoben werden.

StarOffice Calc wechselt die Menübefehle und die Leisten auf dem Arbeitsbildschirm in Abhängigkeit von der Markierung. Um die Werkzeuge zur Diagrammgestaltung zu erhalten, müssen Sie das Diagramm markieren.

Datenquelle verändern

Nicht immer gelingt es auf Anhieb, StarOffice zur Auswertung der richtigen Daten zu veranlassen. In diesem Fall können Sie entweder das erstellte Diagramm verwerfen und neu beginnen oder nachträglich den Datenbereich verändern. Auch wenn Sie das Diagramm bereits erstellt haben, können Sie den Quelldatenbereich verändern. Am einfachsten geschieht das mit der Maus: Markieren Sie den neuen Datenbereich und ziehen Sie ihn über das ➤ Diagramm. Falls das Diagramm selbst in einem anderen Blatt als die 1

➤ 2

Daten abgelegt ist, ziehen Sie die Markierung zuerst über das Blattregister, warten ab, bis sich das Tabellenblatt öffnet. Geben Sie die Maustaste frei. Es erscheint die Dialogbox QUELLDATENBEREICH ÄNDERN, in der Sie StarOffice Calc mitteilen, wo die Beschriftung zu finden ist. Alle anderen Einstellungen des bisherigen Diagramms werden automatisch übernommen.

Bild 12.13: Der Quellbereich lässt sich nachträglich anpassen.

➤ Bestätigen Sie mit OK. Das Diagramm wird korrigiert. 3

258

Tipp

Kapitel 12: StarOffice Chart

Für die Veränderung des Datenbereichs können Sie auch das Kontextmenü des markierten Diagramms nutzen. Der Befehl DATENBEREICH ÄNDERN führt Sie in eine Dialogbox, die dem ersten Schritt des Diagramm-Assistenten entspricht.

Diagramme formatieren

Durch einen Doppelklick auf das Diagramm gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. In diesem Modus können Sie die Diagrammbestandteile in Verbindung mit dem Menü FORMAT einzeln formatieren. Der Weg zur Veränderung der Eigenschaften ist für alle Elemente des Diagramms gleich: einem Klick auf das Element erzeugen Sie eine Markierung, die ➤ Mit StarOffice Calc mit Markierungspunkten anzeigt. aus dem KontextSie den Befehl O ➤ Aktivieren menü der Markierung. In einigen Fällen ist ebenso ein Doppelklick 1

BJEKTEIGENSCHAFTEN

2

auf das Element hilfreich: Die Texte im Titel und bei den Achsenbeschriftungen verändern Sie z.B. über diesen Weg.

Sie die Steuerelemente der dann erscheinenden Dialogbox. Im ➤ Nutzen Titel der Dialogbox ist jeweils das Element benannt, dessen Eigen3

schaften Sie verändern.

➤ Bestätigen Sie die neuen Einstellungen mit OK. 4

Bild 12.14: Im Register DATENBESCHRIFTUNG der Dialogbox DATENREIHE aktivieren Sie die Beschriftung der Diagrammdaten am Datenpunkt.

259

StarOffice Writer-Tabellen grafisch darstellen

StarOffice Writer-Tabellen grafisch darstellen Häufig finden sich in Textdokumenten tabellarische Werte. Auch dieses Zahlenmaterial lässt sich mit Hilfe eines Diagramms anschaulich präsentieren. Dabei ist es zunächst unerheblich, ob das Zahlenmaterial bereits als Tabelle oder als gegliederter Text vorliegt.

Bild 12.15: Dieser Text bildet die Grundlage für die grafische Auswertung. Der im Beispiel mit einfachen Tabulatoren erfasste Text muss zuvor in eine Tabelle umgewandelt werden – eine leichte Aufgabe für StarOffice Writer. den Tabellenbereich und klicken Sie dann auf ➤ EMarkieren/T Sie zunächst T . 1

XTRAS

260

EXT

ABELLE

Kapitel 12: StarOffice Chart Writer zeigt die Dialogbox T T ➤ StarOffice , in der Sie die Art der Trennzeichen zwischen den einzelnen 2

EXT IN

ABELLE UMWAN

DELN

Zahlenreihen angeben.

➤ Bestätigen Sie mit OK. 3

Bild 12.16: Im Text wurden Tabulatoren als Trennzeichen eingesetzt. Nun kann die Tabelle als Ausgangspunkt für die gewünschte grafische Darstellung dienen. Mit dem nachfolgenden Verfahren erzeugen Sie ein Diagramm aus einer Tabelle in StarOffice Writer. Klicken Sie in die Tabelle, damit StarOffice im nächsten Schritt erken➤ nen kann, welche Daten dem Diagramm zugrunde liegen. /O /D , um die Dialogbox Klicken Sie auf E ➤A F D zu öffnen. ersten Schritt geben Sie vor, ob die erste Zeile und die erste Spalte ➤ Imals Zeilen und Spaltenüberschriften herangezogen werden sollen. 1 2

UTO ORMAT

INFÜGEN IAGRAMM

BJEKT

IAGRAMM

3

261

StarOffice Writer-Tabellen grafisch darstellen Nach einem Klick auf W wechseln Sie zum bereits weiter oben ➤ beschriebenen Diagramm-Assistenten von StarOffice Chart. das Diagramm auf der Basis der eingestellten Werte zu erzeugen, ➤ Um klicken Sie auf F . StarOffice fügt das fertige Diagramm unmittelbar über der Tabelle ➤ ein: Korrigieren Sie mit Hilfe der Maus oder mit den Befehlen aus 4

EITER

5

ERTIG STELLEN

6

Querverweis

dem Kontextmenü die Eigenschaften des neuen Objekts.

Die bereits weiter oben beschriebenen Funktionen zum Formatieren von Diagrammen verwenden Sie auch in StarOffice Writer.

Bild 12.17: Die markierte Tabelle wird automatisch erkannt.

262

Kapitel 12: StarOffice Chart

Bild 12.18: Aus dem nüchternen Text ist eine Grafik geworden.

Diagramme in Präsentationen Aufgrund der besonderen Aussagekraft sind grafische Auswertungen von Zahlen ein beliebtes Mittel in Präsentationen. Deshalb bietet auch StarOffice Impress eine Vielzahl von Seitenlayouts, um Diagramme zu unterstützen. Dabei ist aber lediglich der Einsatz der Diagramme von Bedeutung; die Werkzeuge zum Bearbeiten der Diagramme sind in allen Modulen gleich. StarOffice Impress bietet wie StarOffice Calc im Menü EINFÜGEN den Befehl DIAGRAMM. Damit können Sie auf jeder beliebigen Seite ein Diagramm einfügen. Im Gegensatz zu den anderen Anwendungen erscheint aber auf der Stelle ein Diagramm in vorgegebener Größe und mit den bereits beschriebenen Beispieldaten. Bei diesem Verfahren ist das Diagramm sofort zur Bearbeitung aktiviert. Deshalb sehen Sie direkt nach dem Einfügen die veränderten Steuerelemente. Den Weg über den Befehl EINFÜGEN/DIAGRAMM verwenden Sie effektiv, wenn Sie z.B. ein einzelnes Diagramm für

263

Diagramme in Präsentationen den Ausdruck auf einer leeren Seite in einer Präsentation ohne besondere Stilelemente erstellen. Für den Einsatz eines Diagramms auf einer Seite innerhalb von StarOffice Impress-Dokumenten für Bildschirmpräsentationen ist die Auswahl eines geeigneten Seitenlayouts zu empfehlen. Starten Sie StarOffice Impress oder öffnen Sie eine bereits vorhandene ➤ Präsentation. Sie auf das Register der Seite innerhalb der Präsentation, die ➤ Klicken das Diagramm aufnehmen soll oder nach der eine neue Folie für ein 1 2

➤ 3

Diagramm eingefügt wird. Klicken Sie auf den Befehl SEITENLAYOUT ÄNDERN bzw. SEITE EINFÜGEN. StarOffice Impress öffnet die Dialogbox SEITENLAYOUT ÄNDERN bzw. SEITE EINFÜGEN, die bis auf den Titel identisch sind. Verändern Sie den Namen der Folie z.B. in DIAGRAMM.

➤ Sie ein AutoLayout, das ein Diagrammobjekt enthält. Star➤ Wählen Office Impress bietet drei Varianten: AutoLayout T ,D ; 4 5

ITEL

IAGRAMM

das AutoLayout TITEL, TEXT, DIAGRAMM und das AutoLayout TITEL, DIAGRAMM, TEXT (siehe Bild 12.19). Klicken Sie auf OK.

➤ ➤ Klicken Sie doppelt auf den Platzhalter für das Diagramm. Sie die Werkzeuge zur Diagrammbearbeitung, um die Daten➤ Nutzen tabelle und den Diagrammtyp Ihren Vorstellungen anzupassen. Sie die Bearbeitung des Diagramms durch einen Klick ➤ Schließen neben die Dokumentseite ab. Sie die Tastenkombination + , um die Wirkung ➤ Benutzen des Diagramms in der Bildschirmpräsentation zu beurteilen. 6 7 8 9

10

264

(Strg) (F2)

Kapitel 12: StarOffice Chart

Bild 12.19: Wählen Sie ein Seitenlayout mit Diagrammobjekt.

265

Kapitel 13 Ältere Dokumente konvertieren Die Version StarOffice 5.2, die noch bis 2006 verfügbar sein wird, benutzte ein anderes Dateiformat als StarOffice 7. Deshalb werden Sie sicher auf Dokumente stoßen, die im alten Format erstellt sind. Auch ältere Dokumente, die noch die Deutsche Mark als Währungssymbol benutzen, werden eine Weile auftauchen. Für beide Fälle bietet StarOffice AutoPiloten für die Konvertierung, die Gegenstand des nachfolgenden Kapitels sind.

Der AutoPilot-Dokumentenkonverter StarOffice 7 bietet ein spezielles Dateiformat. Natürlich ist das Programm in jeder Anwendung abwärtskompatibel: StarOffice-Dokumente der Vorversionen können problemlos gelesen werden. Wenn es sein muss, wird StarOffice 7 die Dateien auch wieder in den Formaten der Vorversion speichern. Das kann jedoch in der Praxis mit viel Aufwand verbunden sein, wenn viele Dokumente einzeln in das neue Format gespeichert werden müssen. Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument aus dem alten Format öffnen, verändern und wieder speichern, macht StarOffice darauf aufmerksam.

Bild 13.1: Ein Dokument von StarOffice 5.2 wurde verändert und soll wieder gespeichert werden.

왘

Bei einem Klick auf JA erfolgt die Umwandlung in das neue Format. Dazu geben Sie in der Dateidialogbox einen neuen Dateinamen an, damit auch die Dateierweiterung verändert wird. Es ist nicht ratsam, das Dokument unter dem gleichen Namen mit der alten Erweiterung zu speichern. Dabei könnte der Überblick verloren gehen.

Der AutoPilot-Dokumentenkonverter

왘

Bei einem Klick auf NEIN speichert StarOffice dennoch, allerdings wird das alte Dateiformat beibehalten.

왘

ABBRECHEN ist kein Ausweg: Früher oder später müssen Sie sich doch für eines der Formate entscheiden oder die Änderungen verwerfen.

Um nach einem Umstieg auf die neue Version die Konvertierung aller Dokumente auf einmal vorzunehmen, bietet StarOffice einen AutoPilot. Dieser AutoPilot konvertiert Dokumente und Vorlagen aus dem binären Format von StarOffice vor der Version 6.0 sowie Dokumente von Microsoft Word, Excel oder PowerPoint. Die Quell-Dateien werden dabei nur gelesen, also nicht verändert. Die neuen Dateien werden im Ergebnis der Konvertierung mit der neuen Erweiterung des Dateinamens erzeugt und je nach Wunsch im Ursprungsordner oder einem anderen Ordner gespeichert. So arbeiten Sie mit dem Dokumenten-Konverter:

➤ Starten Sie eine Anwendung, z.B. StarOffice Writer. 1

Bild 13.2: Der Start des AutoPilot

268

Kapitel 13: Ältere Dokumente konvertieren

➤ Der Start-Kdes AutoPilot. erfolgt über D , A P , D der Startseite legen Sie zuerst fest, ob Sie Dokumente von Star➤ Auf Office oder von Microsoft Office konvertieren möchten. Sie nach dieser grundsätzlichen Entscheidung, welcher ➤ Bestimmen Dokumententyp konvertiert werden soll. Dazu aktivieren Sie die ge2

ATEI

MENTEN

UTO ILOT

OKU

ONVERTER

3 4

wünschten Markierfelder.

Bild 13.3: Startseite des Dokumenten-Konverters Klicken Sie auf W : Sie gelangen zur ersten Folgeseite des Auto➤ Pilot. Wählen Sie für jeden Vorlagentyp und Dokumententyp, aus welchem ➤ Ordner gelesen und in welchen Ordner geschrieben werden soll. Es 5

EITER

6

ist besser, einen anderen Zielordner zu wählen, als den Quellordner.

269

Der AutoPilot-Dokumentenkonverter Klicken Sie auf W : Je nach der Anzahl der auf der Startseite ge➤ wählten Markierfelder sind mehr oder weniger Schritte zu durchlaufen. 7

EITER

Bild 13.4: Die Folgeseite für die Behandlung der Dokumente von StarOffice Impress der letzten Seite sehen Sie einen zusammenfassenden Text, der Sie ➤ Auf darüber informiert, was nach der Bestätigung konvertiert wird. ➤ Klicken Sie auf Z , wenn Sie Änderungen vornehmen möchten. : Erst jetzt beSie die Einstellungen mit K ➤ Bestätigen ginnt der Konvertierungsvorgang. ➤ Warten Sie die Konvertierung ab, bis StarOffice den Erfolg meldet. 8 9

10 11

270

URÜCK

ONVERTIEREN

Kapitel 13: Ältere Dokumente konvertieren

Bild 13.5: Der Konverter informiert über den Arbeitsfortschritt.

➤ Beenden Sie den Konverter mit einem Klick auf F ➤ Kontrollieren Sie das Ergebnis im Zielordner. 12

ERTIG!

13

Bild 13.6: Das Ergebnis der Konvertierung: Im Beispiel erkennen Sie nur an der Dateierweiterung, um welchen Dateityp es sich handelt.

271

AutoPilot-Euro-Konverter

AutoPilot-Euro-Konverter Wenn Sie in den vergangenen Jahren bereits mit StarOffice gearbeitet haben, dann existieren sicher Textdokumente oder Tabellenblätter, die noch die Deutsche Mark oder andere Währungen enthalten, die heute auf Euro umgestellt sind. Sicher ist es denkbar, jedes Dokument bei Bedarf zu öffnen und manuell zu verändern. Effektiver ist es jedoch, einzelne oder alle Dokumente auf einen Schlag auf den Euro umzustellen. Für diese Arbeit bietet StarOffice einen AutoPilot. Dieser AutoPilot hilft Ihnen dabei, die Währungsbeträge Ihrer StarOffice Calc- und StarOffice Writer-Dokumente in Euro zu konvertieren. Die Betonung liegt hier auf »Währungsbeträge«. Das Makro kann nur die Textstellen oder Tabellenzellen konvertieren, die es eindeutig als Währung erkennt. Außerdem rechnet der Euro-Konverter nur Währungen derjenigen Staaten um, die den Euro als gemeinsame Währung eingeführt haben. Bevor Sie den Euro-Konverter auf Ihre Dokumente anwenden, sollten Sie an einigen ausgewählten Dateien einen Testlauf machen. Für den Test des Euro-Konverters wurden als Beispiel zwei Dokumente vorbereitet und in einem separaten Verzeichnis abgelegt.

Bild 13.7: Das StarOffice Writer-Dokument für den Test

Achtung

Für den Test sind im Textdokument einige Zeilen und eine Tabelle vorbereitet, die in unterschiedlicher Art Zahlen für die Konvertierung bereithalten.

272

Sie müssen das Ergebnis des Konverters in jedem Fall genau prüfen: Der Test unterschiedlicher Dokumente hat gezeigt, dass beim Einsatz des AutoPilot die Ergebnisse bei StarOffice Calc-Tabellendokumenten sehr gut waren. Bei StarOffice Writer-Textdokumenten dagegen ist der Konverter nicht ganz zuverlässig.

Kapitel 13: Ältere Dokumente konvertieren Ähnlich ist das Tabellendokument vorbereitet. Hier sollte die erste Zeile korrekt konvertiert werden: Sie ist korrekt mit einer Zahl gefüllt und als Währung formatiert. Die zweite Zeile ist Text – zu erkennen an der Ausrichtung am linken Zellrand. Hier sollte der Konverter Schwierigkeiten haben, wenn er korrekte Arbeit voraussetzt. Eindeutig liegt der Fall in der dritten Zeile: Dort steht eine nackte Zahl, der Euro-Konverter sollte diese Zelle nicht beeinflussen.

Bild 13.8: Die StarCalc-Tabelle für den Test So konvertieren Sie alle Währungsangaben in Textdokumenten und StarOffice Calc Tabellen mithilfe des Euro-Konverters aus Währungen der Euro-Mitgliedsländer in Euro-Werte.

➤ Starten Sie ein Modul von StarOffice, z.B. StarOffice Writer. . ➤ Aktivieren Sie den Befehl D /A P /E -K Sie unter W die Währung ein, die auf den Euro ➤ Stellen umgestellt werden soll. Sie, ob Sie eine einzelne Datei oder ein gesamtes Ver➤ Entscheiden zeichnis konvertieren wollen. Soll eine einzelne Datei von StarOffice 1 2

ATEI

3

ÄHRUNGEN

UTO ILOT

URO

ONVERTER

4

➤ 5

Calc oder StarOffice Writer konvertiert werden, wählen Sie die Option EINZELNES STAROFFICE-DOKUMENT. Um alternativ alle StarOffice Calc- und StarOffice Writer-Dokumente und -Vorlagen in einem Verzeichnis zu konvertieren, wählen Sie die Option GESAMTES VERZEICHNIS. Bei einer einzelnen Datei tragen Sie den Dateinamen in das Eingabefeld QUELLDATEI ein. Alternativ nutzen Sie die Schaltfläche DURCHSUCHEN, um die Datei zu markieren.

273

AutoPilot-Euro-Konverter Sie sich für ein ganzes Verzeichnis entscheiden, dann tragen Sie ➤ Wenn in das Eingabefeld Q den Verzeichnisnamen ein. 6

➤ 7

➤ 8

➤ 9

➤ 10

➤ 11

274

UELLVERZEICHNIS

Leichter ist es aber, die Schaltfläche DURCHSUCHEN zu nutzen, um das Verzeichnis zu wählen. In diesem Fall entscheiden Sie mit dem Markierfeld INKLUSUVE UNTERVERZEICHNISSE, wo die Dateien konvertiert werden. Markieren Sie das Kästchen AUCH FELDBEFEHLE UND TABELLEN IN TEXTDOKUMENTEN konvertieren, wenn Sie Tabellen nicht nur in StarOffice Calc-Dokumenten, sondern auch in StarOffice Writer konvertieren wollen. Wenn Sie das Markierfeld TABELLENSCHUTZ VORÜBERGEHEND OHNE RÜCKFRAGE AUFHEBEN aktivieren, dann wird ein eventuell vorhandener Tabellenschutz für die Dauer der Konvertierung aufgehoben und anschließend wieder gesetzt. Wenn der Tabellenschutz mit einem Kennwort versehen wurde, erscheint eine Dialogbox, in der das Kennwort eingegeben werden muss. Bestimmen Sie das Zielverzeichnis. Standardmäßig ist im Eingabefeld ZIELVERZEICHNIS das Arbeitsverzeichnis eingetragen, das unter EXTRAS/OPTIONEN im Verzeichnisbaum STAROFFICE/PFADE/ ARBEITSVERZEICHNIS eingestellt ist. Es ist aber zu empfehlen, diesen Ordner zu verändern. Nach einem Klick auf DURCHSUCHEN erhalten Sie in der Standarddateidialogbox die Möglichkeit, einen neuen Ordner anzulegen. Klicken Sie auf KONVERTIEREN. Der Konverter ermittelt die relevanten Dokumente und beginnt mit der Konvertierung. Der Fortschritt wird dabei angezeigt, die Dokumente werden außerdem während der Konvertierung kurz sichtbar. Kontrollieren Sie das Ergebnis und bestätigen Sie die Arbeit des Konverters mit einem Klick auf FERTIG.

Kapitel 13: Ältere Dokumente konvertieren

Bild 13.9: Die Voreinstellungen des AutoPilot für die Euro-Konvertierung

Bild 13.10: Der AutoPilot meldet das Ergebnis.

275

AutoPilot-Euro-Konverter

Bild 13.11: Das Ergebnis in der StarOffice Calc-Tabelle: Die Währung wurde überall dort verändert, wo der Konverter die Währung als Zellformat erkannt hat.

276

Kapitel 14 Programmumgebung anpassen Jeder hat einen anderen Arbeitsstil und nutzt die verschiedenen Funktionen eines Programms mehr oder weniger häufig. Daher kann es sinnvoll sein, die Arbeitsumgebung von StarOffice nach den speziellen Bedürfnissen einzurichten. Ob es um die Veränderung der Menüs oder ein Anpassen der Symbolleisten geht – mit den von StarOffice gebotenen Funktionen steht einer individuellen Programmbedienung nichts mehr im Wege.

Die Optionen-Dialogbox In StarOffice arbeiten mehrere Module unter einer mehr oder weniger verborgenen einheitlichen Umgebung. Daher gibt es Einstellungen, die für alle Anwendungen gleichermaßen gelten. Diese zentralen Programm-Einstellungen erreichen Sie über das Menü EXTRAS/OPTIONEN. Nach einem Klick auf diesen Befehl öffnet StarOffice die Dialogbox OPTIONEN. Das ist eine Dialogbox zur individuellen Anpassung des Programms.

Hinweis

Sie treffen Ihre Wahl in einer Baumstruktur. Eine Überschrift in der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite wird durch einen Klick auf das Pluszeichen oder durch Doppelklick aufgeklappt. Ein Klick auf das dann sichtbare Minuszeichen klappt die Struktur wieder zu. Die Änderungen auf den Karten werden beim Klick auf OK automatisch gespeichert.

Wenn Sie den Befehl EXTRAS/OPTIONEN zum ersten Mal ausführen, erscheint das Register BENUTZERDATEN. Bei jedem folgenden Aufruf wird das zuletzt aktive Register geöffnet.

Der Zweig StarOffice Zur Verwaltung der für alle Anwendungen gleichermaßen gültigen Daten dient die Kategorie STAROFFICE, die in zwölf Unterpunkte unterteilt ist. Hier nehmen Sie allgemeine Entscheidungen für die Arbeit mit StarOffice

Der Zweig StarOffice vor. In diesem Teil der Dialogbox stellen Sie u.a. die Benutzerdaten, die Speichervorgaben, die Druckervorgaben, die Pfade zu wichtigen Dateien und Verzeichnissen sowie die Farbvorgaben ein.

Benutzerdaten einrichten Die Kategorie BENUTZERDATEN gibt Ihre Personalien wieder, die bei der Installation eingegeben wurden. Die eingetragenen Werte finden in den meisten Anwendungen von StarOffice Verwendung – z.B. beim Einfügen von Feldbefehlen oder bei der Speicherung von Dokumenteigenschaften; auch die mitgelieferten Briefvorlagen greifen auf die Benutzerdaten zu. Die Benutzerdaten lassen sich jederzeit nachträglich verändern.

Bild 14.1: In diesem Dialog passen Sie bei Bedarf Ihre Benutzerdaten an.

Allgemeine Einstellungen Wie der Name der Kategorie andeutet, sind auf diesem Register Vorgaben für Funktionen zu treffen, die allgemein für alle Module gelten. Das Register ist in mehrere Bereiche aufgeteilt.

278

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen Der Bereich Zweistellige Jahreszahlen

Spätestens seit dem Jahr 2000 sind zweistellige Jahreszahlen nicht mehr eindeutig. Im gleichnamigen Bereich teilen Sie StarOffice mit, wie zweistellige Jahreszahlen interpretiert werden sollen. In diesem Abschnitt der Dialogbox wählen Sie den Jahresbereich, der bei der Eingabe von zweistelligen Jahreszahlen angewendet wird. Die Jahreszahlen in Datumsangaben wurden im vergangenen Jahrhundert meist nur zweistellig angegeben. Intern werden die Jahreszahlen von StarOffice vierstellig verwaltet, so dass bei der Berechnung der Differenz z.B. vom 1.1.98 bis zum 1.1.03 das Ergebnis richtig fünf Jahre lautet. Im Feld INTERPRETIEREN ALS JAHRE ZWISCHEN bestimmen Sie, bis zu welchem Jahr eine zweistellig eingegebene Jahreszahl zu 2000 addiert werden soll. Standard ist der Wert, der in Ihrem Betriebssystem eingestellt ist, z.B. 30. Wenn Sie also ein Datum 1.1.30 oder höher eingeben, wird es von StarOffice intern als 1.1.1930 oder höher interpretiert. Alle kleineren Jahreszahlen gelten im folgenden Jahrhundert; so wird z.B. der 1.1.20 zu dem 1.1.2020 gewandelt.

Bild 14.2: Das Register ALLGEMEIN

279

Der Zweig StarOffice Der Bereich Help Agent

In diesem Bereich bestimmen Sie das Verhalten des Help Agent. Sie entscheiden, ob diese Hilfestellung aktiviert wird, wie lange das Symbol sichtbar bleibt, und können die Anzeige zurücksetzen.

왘

Ist dieses Markierfeld AKTIVIEREN markiert, erscheint der Help Agent bei ausgewählten Situationen automatisch. Um zu vermeiden, dass sich der Help Agent selbständig zu Wort meldet, deaktivieren Sie das Markierfeld.

왘

Bei ANZEIGEDAUER stellen Sie ein, wie lange das Symbol des Help Agent zu sehen ist, bevor es automatisch verschwindet. Standard sind 30 Sekunden.

왘

Wenn Sie bei der Arbeit mit StarOffice den Help Agent zu einer bestimmten Situation drei Mal nacheinander nicht geöffnet haben, dann wird der Help Agent zu dieser Situation nicht wieder aktiviert. Dieses Verhalten wird in einer internen Liste protokolliert. Um diese Liste auf die Grundeinstellung zurückzusetzen, klicken Sie bei HELP AGENT auf ZURÜCKSETZEN. Danach erscheint der Help Agent wieder in allen Situationen.

Öffnen/Speichern-Dialoge

Wenn Sie das Markierfeld STAROFFICE DIALOGE VERWENDEN aktivieren, werden die StarOffice-Dialoge zum Öffnen und Speichern von Dokumenten anstelle der Dateidialogboxen des Betriebssystems verwendet. Dokumentstatus

Das im Standard aktivierte Markierfeld DRUCKEN SETZT »DOKUMENT GEÄNDERT« STATUS ist schuld daran, dass ein Dokument nach dem Drucken als verändert gilt. Das hat zur Folge, dass Sie z.B. trotz vorab erfolgtem Speichern nach dem Drucken beim direkt folgenden Schließen des Dokuments gefragt werden, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Die zu speichernde Änderung ist das Druckdatum: Es wird in die Dokumenteigenschaften eingetragen.

280

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Bild 14.3: Das Register ARBEITSSPEICHER

Arbeitsspeicher Im Register ARBEITSSPEICHER treffen Sie z.B. die Voreinstellungen für den Grafik-Cache, die Anzahl der zu widerrufenden Schritte sowie den StarOfficeSchnellstart unter Windows. Rückgängig

Hinweis

Im Abschnitt RÜCKGÄNGIG sehen Sie die Anzahl der Schritte, die maximal rückgängig gemacht werden. Standard sind zehn Schritte, das Maximum 100.

Je höher der eingegebene Wert, desto mehr Systemressourcen nimmt StarOffice im Beschlag.

Grafik-Cache

Der GRAFIK-CACHE speichert die in einem Dokument enthaltenen Grafiken im Hauptspeicher des Rechners. Ein erneutes Anzeigen derselben Gra-

281

Der Zweig StarOffice fik, z.B. nach Scrollen im Dokument, kann sofort erfolgen, wenn sich die Grafik vollständig im Cache befindet. In diesem Fall müssen z.B. Skalierung, Ausschnitt oder Filter nicht neu berechnet werden.

왘

Im Drehfeld VERWENDEN FÜR STAROFFICE (MB) Wählen Sie die gesamte Cachegröße für alle Grafiken. 왘 Objekte, die größer sind als unter SPEICHER PRO OBJEKT (MB), werden nicht im Cache zwischengespeichert. 왘 Mit der Einstellung unter AUS SPEICHER ENTFERNEN NACH (HH:MM) bestimmen Sie, wie lange die Grafiken im Cache verbleiben. Sie legen die Verweildauer in Stunden und Minuten fest. Im Bereich CACHE FÜR EINGEFÜGTE OBJEKTE begrenzen Sie die Zahl OLE-Objekte, die im Cache aufbewahrt werden. Schnellstart Mit dem Markierfeld STAROFFICE:BEIM SYSTEMSTART LADEN entscheiden Sie, ob StarOffice beim Systemstart für den Schnellstart vorbereitet werden soll. In diesem Fall werden Teile von StarOffice bereits beim Systemstart in den Speicher geladen. In der Taskleiste von Windows finden Sie dann das Symbol für den schnellen Start von StarOffice-Dokumenten.

Ansichtsoptionen Bei den Ansichtsoptionen bestimmen Sie das Aussehen der Programme, steuern das Verhalten der Maus und regeln die 3D-Darstellung. Darstellung Im Bereich DARSTELLUNG steuern Sie Erscheinungsbild und Skalierung der Bildschirmschriften. Außerdem regeln Sie mit diversen Markierfeldern Einzelheiten zum Verhalten der Anzeige, oft mit Auswirkungen auf die Arbeitsgeschwindigkeit.

In Kombinationsfeld ERSCHEINUNGSBILD können Sie das Aussehen von StarOffice unterschiedlichen Betriebssystemen angleichen. 왘 Die Einstellung STANDARD zeigt Fenster, Markierfelder und andere Steuerelemente so, wie es von Sun Microsystems vorgegeben wird. 왘 Um beim Arbeiten mit StarOffice das Feeling eines anderen Systems zu erleben, wählen Sie einen der Einträge MACINTOSH, XWINDOWS oder OS/2.

282

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Bild 14.4: Nette Spielerei: Mac-Feeling am PC

Hinweis

Im Drehfeld SKALIERUNG stellen Sie eine prozentuale Größenveränderung für die Bildschirmdarstellung der Schriftgröße ein. Die Einstellung wirkt sich auf die Darstellungsgröße aller Schriftzüge aus, z.B. Texte in Dialogboxen oder Symbolbeschriftungen. Dabei werden natürlich auch die Dimensionen der Dialogboxen verändert. Empfehlenswert ist eine Veränderung der Skalierung vor allem auf großen Monitoren in hoher Bildschirmauflösung.

Die Einstellung der Skalierung hat nichts mit der tatsächlichen Schriftgröße der Texte zu tun. Es geht nur um eine vergrößerte Bildschirmdarstellung.

Die Markierfelder im Bereich DARSTELLUNG haben folgende Wirkung:

왘

Wenn das Markierfeld MENÜ FOLGT MAUSZEIGER aktiv ist, wandert die Auswahl eines Menüs oder Untermenüs mit der Bewegung des Mauszeigers mit (Standard). Wenn das Markierfeld deaktiviert ist, müssen Sie jeden einzelnen Menüpunkt gesondert anklicken

283

Der Zweig StarOffice oder die linke Maustaste gedrückt halten, um eine Selektion vorzunehmen. Deaktivieren Sie diese Funktion, um Systemressourcen zu sparen.

왘

Ist das Markierfeld EINZEILIGE REGISTERKARTEN aktiv, dann sehen Sie in Dialogboxen mit vielen Registern die Registerkarten einzeilig (nicht Standard). In diesem Fall stellt StarOffice alle Register einer Dialogbox nebeneinander.

왘

Um farbige Registerkarten zu erhalten, muss das Markierfeld FARBIGE REGISTERKARTEN aktiviert sein (nicht Standard).

왘

Wenn das Markierfeld VORSCHAU IN SCHRIFTENLISTEN aktiviert ist (Standard), dann werden die Namen der Schriften in der jeweiligen Schrift formatiert, z.B. im Feld SCHRIFT in der Objektleiste. Deaktivieren Sie diese Funktion, um Systemressourcen zu sparen.

왘

Das Markierfeld INAKTIVE MENÜEINTRÄGE bestimmt, ob die inaktiven Menüeinträge grau erscheinen oder ausgeblendet werden. Standard ist die Ausblendung, dazu ist das Markierfeld deaktiviert.

왘

Wenn das Markierfeld SCHRIFTEN HISTORIE aktiv ist (Standard), dann sehen Sie ganz oben im Kombinationsfeld SCHRIFTNAME in der Objektleiste bis zu fünf Schriftarten, die Sie im aktuellen Dokument zuletzt verwendet haben. Dabei erscheint die zuletzt zugewiesene Schriftart immer oben in der Liste.

왘

Ist das Markierfeld GROßE SYMBOLE markiert, werden die Schaltflächen in den Symbolleisten vergrößert dargestellt (nicht Standard). Das Markierfeld bewirkt eine Darstellung der Symbole in ungefähr doppelter Größe. Falls in dieser Einstellung nicht alle Schaltflächen in den Symbolleisten Platz finden, werden sie mehrzeilig angelegt. Es erscheinen dann kleine Pfeile, mit denen Sie zwischen den Zeilen wechseln, um Zugriff auf alle Sinnbilder zu erhalten.

왘

Wenn das Markierfeld FLACHE SYMBOLE aktiv ist (Standard), werden die Schaltflächen in den Symbolleisten flach dargestellt, andernfalls erhaben.

왘

In der Standardeinstellung erscheinen in den Menüs die Symbole neben den Menüeinträgen. Dazu ist das Markierfeld ICONS IN MENÜS ANZEIGEN aktiviert.

284

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen Wiederherstellen

In diesem Bereich bestimmen Sie, welche Bearbeitungsansicht für Dokumente und Fenster bei einem erneuten Starten von StarOffice wiederhergestellt werden.

왘

Mit dem aktivierten Markierfeld BEARBEITUNGSANSICHT (Standard) entscheiden Sie, dass die zuletzt verwendete Dokumentansicht, die Sie in StarOffice gewählt hatten, wiederhergestellt wird. Es werden die Eigenschaften wiederhergestellt, die beim letzten Speichern des Dokuments galten. Bei Textdokumenten gehört dazu z.B. die Cursorposition, bei Tabellendokumenten die aktuelle Tabelle und Fensteraufteilung, bei Präsentationsdokumenten der gewählte Seiten- oder Hintergrundmodus.

왘

Mit dem aktivierten Markierfeld GEÖFFNETE FENSTER (nicht Standard) entscheiden Sie, dass die beim Beenden geöffneten Fenster bei einem erneuten Starten von StarOffice wiederhergestellt werden.

3D-Darstellung

Mit einigen Markierfeldern regeln Sie die Darstellung von 3D-Elementen. Der Bereich 3D-DARSTELLUNG legt fest, wie die Darstellung der internen 3D-Engine gehandhabt wird.

왘

Wenn das Markierfeld OPENGL BENUTZEN aktiv ist, werden 3DGrafiken aus StarOffice Draw und StarOffice Impress durch die OpenGL-fähige Hardware des Systems dargestellt. Standardmäßig ist dieses Markierfeld aktiviert. Wenn Ihr System keine OpenGL-fähige Hardware enthält, wird dieses Feld nicht berücksichtigt. Heben Sie jedoch die Markierung dieses Feldes auf, erfolgt die 3D-Darstellung immer per Software, vorhandene Hardware wird ignoriert.

왘

Wenn das Markierfeld OPENGL BENUTZEN aktiviert ist, haben Sie Zugriff auf das Markierfeld OPTIMIERTE AUSGABE. Ist dieses Feld markiert (Standard), erhalten Sie eine optimierte OpenGL-Ausgabe. Dabei werden sämtliche Geometriedaten zugleich in einem Array an den Grafiktreiber übermittelt. Da aber nicht jeder Grafiktreiber diese OpenGL-Fähigkeit korrekt unterstützt, können Sie bei Darstellungsfehlern der 3D-Ausgabe dieses Markierfeld abschalten. Bei deaktiviertem Markierfeld werden alle Geometriedaten nacheinander als Einzelpunkte übermittelt.

285

Der Zweig StarOffice

Hinweis

Behalten Sie die im Standard aktivierte Funktion DITHERING BENUTZEN bei, dann werden wenige Farben so dargestellt, als seien mehr Farben vorhanden. Das menschliche Auge nimmt zwei genau nebeneinander liegende Farbpunkte (Pixel) als eine Mischung aus beiden wahr. Dithering nutzt diese optische Täuschung aus: Eine schachbrettähnliche Mischung aus schwarzen und weißen Punkten wird für den betrachtenden Menschen zu Grau verschmelzen.

왘

Intern werden 3D-Grafiken in StarOffice immer mit 16 Millionen Farben (24 Bit Farbtiefe) aufbereitet. Sie werden genutzt, um Darstellungen mit weniger Farben zu dithern. Da ohne Dithering zahlreiche Bits der Farbinformation wegfallen, ist in einer solchen Darstellung eine Abstufung deutlich sichtbar. Die Qualität ist umso schlechter, je weniger Farben zur Verfügung stehen. Bei einer Interaktion wie Drehen oder Verschieben eines 3DObjekts wird kein Begrenzungsquader gedreht oder verschoben, sondern statt dessen das 3D-Objekt in Volldarstellung. Das Markierfeld VOLLDARSTELLUNG BEI INTERAKTION ist standardmäßig abgeschaltet.

Mausverhalten steuern

Mit dem Listenfeld MAUSPOSITIONIERUNG entscheiden Sie, ob und wie der Mauszeiger in neu geöffneten Dialogen positioniert wird. StarOffice kann Sie beim Arbeiten mit der Maus unterstützen, indem der Mauszeiger automatisch auf festgelegte Bereiche gesetzt wird, wenn Sie eine Dialogbox öffnen. Im Listenfeld MAUSPOSITIONIERUNG richten Sie diese Bereiche ein.

왘

Mit VORGEGEBENE SCHALTFLÄCHE setzt StarOffice den Mauszeiger auf die Standard-Schaltfläche der Dialogbox – z.B. die Schaltfläche JA bei Sicherheitsabfragen.

왘

DIALOG MITTE positioniert den Mauszeiger automatisch in der Mitte einer neu geöffneten Dialogbox.

286

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

왘

KEINE AUTOMATISCHE POSITIONIERUNG (Standardeinstellung) stellt sicher, dass der Mauszeiger nicht automatisch versetzt wird.

Das Listenfeld MITTLERE MAUSTASTE enthält eine Auswahl, welche Funktion die an vielen Mäusen vorhandene mittlere Taste oder das Rad erfüllt. Zur Wahl stehen zwei Varianten:

왘

AUTOMATISCHER BILDLAUF: Ziehen mit gedrückter mittlerer Maustaste im Dokument verschiebt die Ansicht.

왘

ZWISCHENABLAGE EINFÜGEN: Betätigen der mittleren Maustaste fügt an der Position der Schreibmarke den Inhalt der Zwischenablage ein.

Druckdaten reduzieren Das Register DRUCKEN bietet die Einstellmöglichkeiten für das Drucken. Damit können Sie die Druckdaten reduzieren und Druckerwarnungen aktivieren. Im oberen Bereich DRUCKDATEN REDUZIEREN steuern Sie, dass weniger Daten zum Drucker übertragen werden. Der Vorteil: Bei reduzierten Druckdaten wird schneller gedruckt, können auch Seitendrucker mit geringem Speicher noch drucken, entstehen kleinere Druckdateien.

Tipp

Der Nachteil: Die Druckqualität wird verschlechtert.

Die Reduzierung der Druckdaten ist immer ein Kompromiss zwischen Qualität und den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten. Meist ist es der Druckerspeicher, der bei aufwändigen Grafiken eine Reduzierung der Datenmenge erfordert, um das Dokument überhaupt zu drucken.

Beginnen Sie die Optimierung, indem Sie im Bereich EINSTELLUNGEN FÜR wählen, ob die folgenden Einstellungen in diesem Bereich für den direkten Druck auf dem Drucker oder für den Druck in eine Datei gelten sollen.

287

Hinweis

Der Zweig StarOffice

Durch das Umschalten der Option hat das Register eine doppelte Funktion: Sie können die Einstellungen für das Drucken mit dem Drucker oder in Datei getrennt vornehmen. Die Einstellungen werden je nach Option ebenfalls getrennt gespeichert.

Bild 14.5: Das Register DRUCKEN Transparenz reduzieren

Wenn Sie das Markierfeld TRANSPARENZ REDUZIEREN aktivieren, werden transparente Objekte genau so wie normale, nichttransparente Objekte gedruckt. Das Verhalten ist abhängig von der Wahl der in diesem Fall aktivierten Option. Bei AUTOMATISCH wird die Transparenz nur dann nicht gedruckt, wenn die transparente Fläche mehr als ein Viertel der ganzen Seite bedeckt. Andernfalls wird Transparenz bei Auswahl von KEINE TRANSPARENZ nie gedruckt.

288

Hinweis

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Es gibt aktuell keinen Drucker, der Transparenz direkt ausgeben kann. Die Bereiche des Dokuments, in denen Transparenz zu sehen ist, werden daher immer als Bitmap berechnet und zum Drucker geschickt. Je nach Größe der Bitmaps und der eingestellten Druckauflösung entstehen so große Datenmengen.

Bitmaps reduzieren

Bitmaps verursachen große Datenmengen bei der Druckausgabe. Wenn Sie das Markierfeld BITMAPS REDUZIEREN aktivieren, werden Bitmaps in reduzierter Qualität gedruckt. Die Auflösung kann nur verringert werden, nicht erhöht. Sobald das Markierfeld aktiviert ist, erscheinen die Varianten für die Reduzierung. Sie entscheiden zwischen mehreren Optionen:

왘 왘

Tipp

왘

HOHE DRUCKQUALITÄT entspricht einer Auflösung von 300 dpi. NORMALE DRUCKQUALITÄT entspricht einer Auflösung von 200 dpi. Bei der Auswahl der Option AUFLÖSUNG bestimmen Sie selbst die maximale Druckqualität in dpi (Dots per inch). Die Auflösung kann in Stufen zwischen 72 dpi und 600 dpi gewählt werden. Dennoch kann die tatsächliche Auflösung praktisch nur verringert, nicht erhöht werden.

Wenn Sie das Markierfeld TRANSPARENTE OBJEKTE EINmarkieren, dann gilt die Reduzierung der Druckqualität für Bitmaps auch für die transparenten Bereiche von Objekten.

SCHLIEßEN

Farbverläufe reduzieren

Wenn Sie das Markierfeld FARBVERLÄUFE REDUZIEREN aktivieren, dann werden Farbverläufe in reduzierter Qualität gedruckt. Zwei Optionen bieten die Wahl des dabei genutzten Verfahrens:

왘

Bei Aktivierung von FARBVERLAUFSSTREIFEN bestimmen Sie mit dem zugehörigen Drehfeld die maximale Anzahl der Farbverlaufsstreifen für den Druck.

289

Der Zweig StarOffice

Hinweis

왘

Alternativ werden Farbverläufe bei aktivierter Option ZWISCHENFARBE nur einfarbig in einer Zwischenfarbe gedruckt.

Um alle Farben nur als Graustufen zu drucken, aktivieren Sie das Markierfeld FARBEN IN GRAUSTUFEN UMWANDELN.

Druckerwarnungen aktiveren Das Register DRUCKER bietet auch die Möglichkeit, Druckerwarnungen zu aktivieren. Im Bereich DRUCKER-WARNUNGEN stellen Sie ein, welche Warnungen StarOffice vor dem Drucken ausgibt. Aktivieren Sie das Markierfeld PAPIERGRÖßE, wenn Sie für den Ausdruck des aktuellen Dokuments eine bestimmte Papiergröße benötigen. Wenn der Drucker die im Dokument verwendete Papiergröße nicht verarbeiten kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

왘

Aktivieren Sie das Markierfeld PAPIERORIENTIERUNG, falls Sie für den Ausdruck des aktuellen Dokuments eine bestimmte Papierausrichtung benötigen. Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn die im Dokument verwendete Papierausrichtung vom aktuellen Drucker nicht bereitgestellt wird.

왘

Standardmäßig aktiviert ist das Markierfeld TRANSPARENZ. Sie werden also gewarnt, wenn im Dokument transparente Objekte enthalten sind. In diesem Fall erscheint eine Dialogbox zur Auswahl, ob in diesem Druckauftrag die Transparenz gedruckt werden soll oder nicht.

Achtung

왘

290

Die Meldung erscheint nicht, wenn Sie das Markierfeld TRANSPARENZ REDUZIEREN aktiviert haben. In diesem Fall geht StarOffice davon aus, dass Sie die Transparenz in der angegebenen Weise drucken möchten.

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen Pfadangaben einrichten

Die von StarOffice verwendeten Pfade bestimmen Sie in der Kategorie STAROFFICE/PFADE. Sie können z.B. ein alternatives Arbeitsverzeichnis oder einen anderen Speicherort für die Sicherungsdateien bzw. für Grafiken vorgeben.

Hinweis

Mit einem Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN wird eine Dateidialogbox geöffnet, in der Sie die Zuweisung vornehmen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche STANDARD setzt StarOffice alle zuvor markierten veränderten Pfadangaben wieder auf den Stand bei der Installation zurück.

Bild 14.6: In der Kategorie ALLGEMEIN/PFADE der Optionen-Dialogbox lässt sich z.B. das Standard-Arbeitsverzeichnis anpassen.

291

Der Zweig StarOffice

Wichtige Speicherorte unter StarOffice Die Kenntnis der Speicherorte ist für die individuelle Veränderung des Systems von Bedeutung: 왘 Bei ARBEITSVERZEICHNIS wählen Sie den Ordner, der in der Dateidialogbox beim Öffnen von Dokumenten zuerst angezeigt wird.

왘

Unter GRAFIKEN wählen Sie den Ordner, der beim Öffnen einer Grafik erscheint.

왘

Beim Eintrag AUTOTEXT können Sie nach Klicken auf BEARBEITEN in der Dialogbox PFADE AUSWÄHLEN die Pfade zu verschiedenen Ordnern wählen, in denen Ihre AutoTexte stehen, z.B. private und firmeneigene. Entsprechendes gilt für den Eintrag DOKUMENTVORLAGEN. Sie können über die Schaltflächen BEARBEITEN auch weitere Pfade angeben, die nach einem Klick auf HINZUFÜGEN zusätzlich aufgenommen werden. Mehrfachangaben werden mit einem Semikolon getrennt.

Bild 14.7: Einige Pfadangeben können mehrere Verweise aufnehmen.

왘

292

Der Module-Pfad verweist standardmäßig auf die Module im Installationsordner von StarOffice. Er kann aber auch mehrere Pfade beinhalten.

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

왘

Sie können bei der Angabe der Verzeichnisse Variablen verwenden: $(inst) steht für den Pfad des Ordners, in dem StarOffice installiert wurde. $(user) steht für den Pfad, in dem der User bei der User-Installation seine StarOffice-Dateien installiert hat. Auch die Path-Variable des Betriebssystems kann mit $(path) ausgelesen werden.

Farben

Hinweis

Das Register FARBEN im Zweig STAROFFICE bietet die Möglichkeit, eine Farbe aus einer Farbtabelle auszuwählen, sie zu ändern und neue Farben zu definieren.

Achtung

왘

왘

Alternativ führt auch der Befehl FORMAT/FLÄCHE im Modul StarOffice Draw in eine Dialogbox, deren Register FARBEN mit den hier beschriebenen Einstellungen identisch ist. Im oberen Bereich des Registers finden Sie zunächst den Namen der gewählten Farbe. Im Eingabefeld NAME können Sie einen neuen Namen eingeben. Danach treffen Sie die Wahl: Mit einem Klick auf ÄNDERN wird der Name der aktuellen Farbe geändert, mit HINZUFÜGEN definieren Sie eine neue Farbe. Wenn Sie dabei noch keine Veränderung der Farbwerte vorgenommen haben, bezieht sich diese Veränderung zunächst nur auf den Namen. Mit dem Klick auf die Schaltfläche ÄNDERN verändern Sie die aktuelle Farbe sofort. Es erfolgt keine Sicherheitsabfrage, die Farbe wird ohne weiteres überschrieben. Im Listenfeld FARBE selektieren Sie die Farbe, die verändert werden soll.

293

Der Zweig StarOffice

Bild 14.8: Veränderungen an den Farbtabellen erfolgen im Register FARBE.

Hinweis

Entscheidend für die weitere Bearbeitung ist nun die Auswahl des Farbmodells: Unter den Vorschaukästchen bietet die Liste die beiden Einträge RGB (Farbmodell Rot-Grün-Blau) und CMYK (Farbmodell Cyan-MagentaYellow-Black). 왘 Haben Sie im Listenfeld den Eintrag RGB ausgewählt, sehen Sie die Kürzel der drei Farben. In den zugeordneten Drehfeldern legen Sie den Wert der jeweiligen Farbe zwischen 0 und 255 fest. Dabei steht R für den Rotanteil, G für den Grünanteil und B für den Blauanteil. 왘 Wenn Sie im Listenfeld den Eintrag CMYK einstellen, sehen Sie die Kürzel der vier Farbbestandteile. Die zugeordneten Drehfelder zeigen Prozentwerte, die Sie zwischen 0% und 100% verändern können. Dabei steht C für den Cyan-Anteil, M für den Magenta-Anteil und Y für den Gelb-Anteil. Mit Hilfe von K (Kontrast) wählen Sie den schwarzen Anteil.

294

Im Bereich VORSCHAUFELD sehen Sie, wie sich Änderungen an den Farbwerten auswirken. Dargestellt wird ein stilisiertes Beispiel: oben der Ausgangswert, unten das Ergebnis der Veränderung.

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen Nach einem Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN im oberen Bereich der Dialogbox haben Sie die Möglichkeit, in einer zweidimensionalen Verlaufsgrafik oder direkt über numerische Vorgaben eine eigene Farbe zu definieren.

Tipp

Bild 14.9: Hier definieren Sie eine eigene Farbe.

Falls Sie eine oder mehrere Farben aus der Tabelle entfernen möchten, klicken Sie auf LÖSCHEN. Der Klick löscht die ausgewählten Elemente nach einer Sicherheitsabfrage.

Wenn Sie das Register FARBEN über den Befehl FORMAT/FLÄCHE aufgerufen haben, dann stehen zusätzlich die Symbole FARBTABELLE LADEN und FARBTABELLE SICHERN zur Verfügung:

왘

Nutzen Sie den Befehl FARBTABELLE LADEN, um mit Hilfe einer Dateidialogbox eine Farbtabelle zu öffnen.

왘

Ein Klick auf das Symbol FARBTABELLE SPEICHERN öffnet die Dateidialogbox SPEICHERN UNTER, in der Sie die aktuelle Farbtabelle unter einem eigenen Namen ablegen können.

295

Hinweis

Der Zweig StarOffice

Wenn Sie nach dem Laden einer Farbtabelle und Veränderungen nicht den Befehl SPEICHERN UNTER wählen, dann wird die aktuelle Farbtabelle automatisch als Standard gespeichert und beim nächsten Start von StarOffice automatisch wieder geladen.

Bild 14.10: Die Schaltflächensymbole zum Öffnen und Speichern von Farbpaletten

Schriftarten Falls Sie häufig Dokumente mit anderen Anwender austauschen und die verwendeten Schriften global ändern oder bestimmte Schriftzuweisungen immer ersetzen wollen, helfen Ihnen die Steuerelemente in der Kategorie STAROFFICE/SCHRIFTARTEN.

296

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

왘

Um die Schriftersetzung in StarOffice einzuschalten, aktivieren Sie das Markierfeld ERSETZUNGSTABELLE ANWENDEN.

왘

Die Bezeichnung der zu ersetzenden Schriftart geben Sie in das gleichnamige Listenfeld ein.

Tipp

Bild 14.11: Auf Wunsch kann StarOffice bestimmte Schriftarten automatisch ersetzen.

Falls Sie eine Schrift ersetzen wollen, obwohl sie auf Ihrem System installiert ist, können Sie die Schriftbezeichnung auch im Listenfeld auswählen.

Das Listenfeld ERSETZEN DURCH nimmt die Bezeichnung der Schriftart auf, die zum Ersetzen herangezogen werden soll.

297

Der Zweig StarOffice

Mit einem Klick auf ÜBERNEHMEN fügen Sie die Vorschrift zur Ersetzungstabelle hinzu. Mit den Markierfeldern IMMER und BILDSCHIRM bestimmen Sie, wann die Ersetzung vorgenommen werden soll. Um eine bestehende Ersetzungsvorschrift zu ändern, markieren Sie den entsprechenden Eintrag in der Ersetzungstabelle – StarOffice zeigt die Schriftbezeichnungen in den Listenfeldern SCHRIFTART und ERSETZEN DURCH zum Bearbeiten an.

LÖSCHEN entfernt die Ersetzungsvorschrift aus der Ersetzungstabelle.

Sicherheitseinstellungen Im Register SICHERHEIT des Zweigs STAROFFICE bestimmen Sie, ob StarOffice Basic-Scripts ausgeführt werden.

Bild 14.12: Das Register für die Sicherheitseinstellungen

298

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Achtung

StarOffice Basic-Scripts

Mit den Sicherheitseinstellungen beeinflussen Sie auch das Verhalten von AutoPiloten oder Vorlagen. Da in diesen Elementen Scripts enthalten sind, erhalten Sie mitunter eine Fehlermeldung über »Fehlende Rechte«. Diese Meldung taucht auf, wenn Sie die Liste der vertrauenswürdigen URLs einschränken oder im Listenfeld MAKRO AUSFÜHREN den Eintrag NIE selektieren.

Im oberen Bereich und den zugehörigen Steuerelementen regeln Sie das grundsätzliche Verhalten. Dazu wählen Sie zunächst im Listenfeld MAKRO AUSFÜHREN die Art der Behandlung von StarOffice Basic-Scripts.

왘

Wählen Sie die Option GEMÄß PFADLISTE, werden nur die StarOffice Basic-Scripts aus den URLs ausgeführt, die im Listenfeld PFADLISTE aufgeführt werden. Diese Einstellung ist die Vorgabe von StarOffice.

왘

Die Option IMMER wählen Sie, um alle StarOffice Basic-Scripts aus allen Herkunftsquellen ohne Einschränkung auszuführen.

왘

NIEMALS sollten Sie wählen, um die Ausführung von StarOffice Basic-Scripts unabhängig von der Herkunft generell zu untersagen.

In Abhängigkeit von der Vorauswahl aktiviert StarOffice unter der Liste MAKRO AUSFÜHREN zwei Markierfelder:

왘

Das Markierfeld NACHFRAGEN BEI ANDEREN DOKUMENTQUELLEN ist bei Auswahl von GEMÄß PFADLISTE aktiviert. Wenn bei dieser Einstellung in einem Dokument, dessen Herkunft nicht in der Liste aufgeführt ist, ein Makro enthalten ist, dann werden Sie vor dem Ausführen des Makros um Bestätigung gebeten. Ist dieses Feld nicht markiert, wird das Makro ohne Rückfrage ausgeführt. Es ist also sinnvoll, das Markierfeld aktiviert zu lassen und es nur in Ausnahmefällen zeitweilig auszuschalten.

왘

Das Markierfeld VOR AUSFÜHRUNG IMMER WARNEN steht in Kombination mit GEMÄß PFADLISTE und IMMER zur Verfügung. Sie markieren dieses Feld, wenn Sie beim Auslösen eines Makros eine Warnung erhalten möchten. In einer Dialogbox werden Sie gefragt, ob die StarOffice Basic-Makros ausgeführt werden sollen. Dies gilt auch, wenn Sie ein Dokument laden, das Makro-Aufrufe in Formeln enthält. 299

Der Zweig StarOffice

Hinweis

Im Listenfeld PFADLISTE sehen Sie die vertrauenswürdigen URLs. Sie können Einträge markieren und löschen oder alle Einträge wieder auf den Standard zurückstellen.

Viele Standardwerte sind unter EXTRAS/OPTIONEN veränderbar. Was Sie dort in der Kategorie STAROFFICE/PFADE eintragen, hat Vorrang gegenüber den Vorgaben des Programms, die während der Installation eingerichtet wurden.

Sie können die Liste der vertrauenswürdigen Pfade und URLs erweitern: eine vertrauenswürdige Quelle hinzuzufügen, setzen Sie die ➤ Um Schreibmarke mit einem Klick in das Eingabefeld N P . Sie im Textfeld einen neuen URL ein. Bei Angabe eines file:// ➤ Geben URL im Dateisystem sind automatisch alle Unterverzeichnisse einge1

EUER

FAD

2

schlossen. Sie können bei der Eingabe auch Platzhalter benutzen. Wenn Sie z.B. *sun* eintragen, schalten Sie alle URLS frei, die diese Zeichenfolge enthalten. Klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

➤ ➤ Bestätigen Sie die Dialogbox. 3

Achtung

Mit einem Klick auf LÖSCHEN entfernen Sie zuvor ausgewählte Elemente ohne vorherige Sicherheitsabfrage.

Tipp

4

Den Standard für vertrauenswürdige URLs können Sie nach einer Änderung durch Anklicken der Schaltfläche STANDARD wieder herstellen. Vor dem Zurücksetzen auf die Standardwerte erfolgt keine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie die Dialogbox anschließend bestätigen, sind die Änderungen unwiederbringlich verloren.

300

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen Freischalten Im Bereich FREISCHALTEN regeln Sie, ob die Ausführung von Plug-Ins und Applets in Dokumenten erlaubt ist. In der Vorgabe sind beide Markierfelder aktiviert: Deaktivieren Sie das Markierfeld vor den Elementen, deren Ausführung Sie unterbinden wollen. Java Wählen Sie in diesem Bereich, wie Java-Programme behandelt werden.

왘

Achtung

왘

Wenn das Feld FREISCHALTEN markiert ist, ist die Ausführung von Java-Programmen erlaubt. Solange zusätzlich das Markierfeld SICHERHEITSÜBERPRÜFUNGEN aktiviert ist, findet automatisch eine Sicherheitsüberprüfung von externem Java-Code statt. Wird dabei ein Java-Code erkannt, der auf Ihre Festplatte zugreifen will, erhalten Sie eine entsprechende Warnung. Wenn Sie das Markierfeld SICHERHEITSÜBERPRÜFUNGEN ausschalten, wird Java keine Sicherheitsüberprüfungen für externen Code (z.B. Applets) durchführen. Als extern gilt Code, wenn er nicht über den eingestellten ClassPath verfügbar ist. Bei abgeschalteter Prüfung können Applets auf allen Laufwerken lesen und schreiben. Auch JavaScripts haben in diesem Fall die Berechtigung, da sie über die LiveConnect-Schnittstelle auf das ganze Java Environment zugreifen können. Sie sollten daher die Sicherheitsüberprüfungen nur abschalten, wenn Sie entweder genau wissen, was das Applet, das Java-Programm oder das JavaScript ausführen oder wenn Ihre Berechtigungen auf dem System verhindern, sicherheitsrelevante Daten zu lesen oder zu zerstören.

Mit dem Listenfeld NETZZUGRIFF steuern Sie den Zugriff von Java-Anwendungen auf das Netzwerk. Mit der Auswahl im Listenfeld können Sie den Zugriff UNEINGESCHRÄNKT erlauben, auf den aktuellen RECHNER beschränken, oder mit der Auswahl KEINEN vollständig unterbinden. Mit den Einstellungen bei CLASSPATH können Sie Java-Klassen oder JavaKlassenbibliotheken zur Java-Umgebung in StarOffice hinzufügen. Dazu können Sie die Schaltfläche am rechten Rand des Eingabefelds benutzten: Sie öffnet die Dialogbox ARCHIVE AUSWÄHLEN. In dieser Dialogbox finden Sie

301

Speicheroptionen festlegen eine Schaltfläche HINZUFÜGEN, die eine Dateidialogbox zur Auswahl der Archive öffnet. 왘 Einzelne Pfade werden durch ein Semikolon (;) getrennt.

Achtung

왘

Wenn Verzeichnisse genannt werden, müssen diese am Ende mit einem Backslash (\) abgeschlossen werden.

Java-Klassen, die über den ClassPath angesprochen werden, unterliegen keinen Sicherheitsüberprüfungen, im Gegensatz zu den Java-Klassen, die z.B. über einen <APPLET> Tag in einer HTML-Seite aufgerufen werden.

Speicheroptionen festlegen In der Kategorie LADEN/SPEICHERN haben Sie Einfluss auf die Einstellungen zur automatischen Sicherung, zum Speichern allgemein und zum Standard-Dateiformat. Außerdem steuern Sie das Verhalten von Makros oder OLE-Objekten in Microsoft Office-Dokumenten und bestimmen die Einstellungen für HTML-Dokumente.

Bild 14.13: Die wichtigsten Einstellungen zum Speichern nehmen Sie im Register ALLGEMEIN der Kategorie LADEN/SPEICHERN vor. 302

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Allgemein Das Register ALLGEMEIN enthält die grundsätzlichen Einstellungen. Hier können Sie u.a. verschiedene Vorgaben für das Speichern von Dokumenten festlegen sowie das Standard-Dateiformat auswählen. Laden In der Vorgabe ist das Markierfeld BENUTZERSPEZIFISCHE EINSTELLUNGEN MIT DEM DOKUMENT LADEN aktiviert. Das bedeutet, dass bestimmte Vorgaben gleichzeitig mit dem Dokument aktiviert werden. Wenn Sie dagegen das Markierfeld deaktivieren, werden die folgenden Informationen nicht geladen:

왘 왘 왘 왘

Einstellungen, die Sie unter DATEI – DRUCKEN - ZUSÄTZE finden, Name des Faxdruckers, Abstandsoptionen für Absätze vor Texttabellen, Informationen über die automatische Aktualisierung für Verknüpfungen, Feldfunktionen und Diagramme, 왘 Informationen über den Umgang mit asiatischen Zeichenformatierungen. In diesem Fall haben für dieses Dokument Ihre eigenen (lokalen) Einstellungen zu diesen Informationen Vorrang.

Bild 14.14: Das Register ALLGEMEIN bei den Optionen für das Laden und Speichern von Dokumenten 303

Speicheroptionen festlegen Unabhängig vom Markierfeld BENUTZERSPEZIFISCHE EINSTELLUNGEN MIT DEM DOKUMENT LADEN gibt es einige Einstellungen, die immer mit einem Dokument geladen werden. Das sind der Druckername, die mit dem Dokument verbundene Datenquelle und deren Ansicht. Speichern

StarOffice kann zu jedem Dokument eine Reihe von zusätzlichen Informationen ablegen. Diese Dokumenteigenschaften lassen sich über das Menü DATEI/EIGENSCHAFTEN ansehen und bearbeiten. Bei aktiviertem Markierfeld EIGENSCHAFTEN VORHER BEARBEITEN zeigt StarOffice bei jedem Sichern automatisch eine Dialogbox, in der Sie die entsprechenden Informationen anpassen.

왘

Ist das Markierfeld SICHERUNGSKOPIE IMMER ERSTELLEN aktiviert, erzeugt StarOffice beim Speichern eine Kopie des zuletzt gesicherten Bearbeitungsstandes und legt diese Kopie mit der Erweiterung *.bak im Ordner für Sicherungskopien ab. Mit aktivierter Option erhalten Sie also immer den Bearbeitungsstand bei der vorletzten Sicherung.

왘

Auch das Markierfeld AUTOMATISCH SPEICHERN ALLE und die darauf folgende Angabe in MINUTEN dienen der Datensicherheit. StarOffice speichert alle aktuell geöffneten Dokumente in den vorgegebenen Zeitabständen. Es werden dabei ausschließlich die Dokumente erfasst, bei denen ungesicherte Änderungen vorliegen. Dieses Speichern erfolgt in der Regel automatisch im Hintergrund – wenn MIT RÜCKFRAGE AKTIVIERT IST, zeigt Ihnen StarOffice eine Dialogbox, in der Sie das Speichern bestätigen oder zurückweisen.

Bild 14.15: Wenn das Markierfeld MIT RÜCKFRAGE aktiviert ist, zeigt StarOffice eine Abfrage, ob die Änderungen gesichert werden sollen.

304

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Tipp

왘

Wenn das Markierfeld XML-FORMAT AUF GRÖßE OPTIMIEREN (OHNE PRETTY PRINTING) markiert ist, dann schreibt StarOffice beim Speichern eines Dokuments die XML-Daten ohne Einrückungen und Zeilenumbrüche. Damit werden Dokumente schneller gespeichert und geöffnet und die Dateigröße nimmt ab.

Deaktivieren Sie das Markierfeld XML-FORMAT AUF GRÖßE OPTIMIEREN (OHNE PRETTY PRINTING), wenn Sie die XMLDateien in einem Texteditor in strukturierter Schreibweise lesen wollen.

Eine Besonderheit findet sich im Bereich URLS RELATIV SPEICHERN. Hier geben Sie an, wie der Verweis zu eingebetteten Objekten ausgeführt wird.

왘

Das Markierfeld IM DATEISYSTEM speichert die Pfadangaben absolut, d.h. ausgehend vom Stammverzeichnis. Beispiel: Beim absoluten Speichern (IM DATEISYSTEM) erhält eine Grafik im Dokument C:\Eigene Dateien\MeineHomepage\index.html z.B. den Verweis C:\Eigene Dateien\MeineHomepage\Grafiken\grafik1.gif.

왘

Wenn Sie IM INTERNET aktivieren, speichert StarOffice die Verweise relativ – der Pfad wird in Bezug auf die Position des Dokuments festgehalten. Beispiel: Beim relativen Speichern (IM INTERNET) weist \Grafiken\index.html auf die enthaltene Grafik.

Standard-Dateiformat

Im Bereich STANDARD DATEIFORMAT wählen Sie, welches Dateiformat standardmäßig beim Speichern der verschiedenen Dokumenttypen verwendet wird.

왘

Im Listenfeld DOKUMENTTYP wählen Sie den Dokumenttyp, für den Sie das Standarddateiformat festlegen wollen, z.B. Textdokument.

왘

Je nach Vorauswahl wählen Sie in der Liste IMMER SPEICHERN ALS das Dateiformat. Dokumente des links gewählten Typs werden immer in diesem Dateiformat gespeichert, sofern Sie nicht in der Dateidialogbox SPEICHERN UNTER ein anderes Dateiformat wählen.

305

Speicheroptionen festlegen

VBA-Eigenschaften Im Register VBA-EIGENSCHAFTEN legen Sie allgemeine Einstellungen für das Laden und Speichern von Microsoft Office-Dokumenten mit VBACode fest.

Bild 14.16: Hier steuern Sie die Reaktion von StarOffice auf VBA-Code in Microsoft Office-Dokumenten. Sie können die Reaktion getrennt für Dokumente aus Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint festlegen:

왘

306

Ist das Markierfeld BASIC CODE ZUM BEARBEITEN LADEN aktiviert, dann wird das Microsoft-Dokument mit dem enthaltenen Basic Code geladen. Der Code wird zur Bearbeitung in besonderer Form als StarOffice Basic Modul am Dokument abgelegt. Der Microsoft Basic Code wird in der StarOffice Basic IDE sichtbar, er ist zwischen Sub- und End Sub-Befehle geklammert und auskommentiert. Sie können den Code bearbeiten. Beim Speichern des Dokuments im StarOffice-Format wird der Basic Code mit gespeichert. Wenn Sie dagegen einen anderen Dateityp wählen, wird der Basic Code aus der StarOffice Basic IDE nicht mit gespeichert.

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Hinweis

왘

Tipp

왘

Wenn das Markierfeld ORIGINAL BASIC CODE WIEDER SPEICHERN aktiviert ist, wird der originale Microsoft Basic Code des geöffneten Microsoft-Dokuments so lange in einem besonderen internen Speicher gehalten, wie das Dokument in StarOffice geladen ist. Beim Speichern des Dokuments im Microsoft-Format wird der VBA-Code unverändert gespeichert. Beim Speichern in einem anderen Dateityp erfolgt dagegen keine Speicherung des Microsoft VBA-Codes.

Wenn ein Dokument Microsoft VBA-Code enthält und Sie es z.B. im StarOffice-Format speichern, erscheint eine Warnung. Es erfolgt der Hinweis, dass der Microsoft Basic-Code nicht mit gespeichert wird. In der Standardeinstellung sind beide Markierfelder aktiviert. In diesem Fall hat das Markierfeld ORIGINAL BASIC WIEDER SPEICHERN Vorrang vor der Wirkung des Markierfelds BASIC CODE LADEN. Wenn Sie den auskommentierten Basic Code in der StarOffice Basic IDE bearbeiten, wird beim Speichern im Microsoft-Format der originale Microsoft Basic Code mit gespeichert. Ein Hinweis informiert Sie darüber.

Sie können StarOffice einsetzen, um eventuelle Microsoft Basic-Makro-Viren aus einem Microsoft-Dokument zu entfernen: Öffnen Sie das Dokument und deaktivieren Sie vor dem Speichern das Markierfeld ORIGINAL BASIC WIEDER SPEICHERN. Wenn Sie das Dokument anschließend im Microsoft-Dokumentformat speichern, wird das Dokument ohne den Microsoft Basic Code gespeichert.

Microsoft Office Im Register MICROSOFT OFFICE legen Sie Einstellungen für Import und Export von Microsoft Office-OLE-Objekten fest. Diese Einstellungen gelten, wenn kein Microsoft OLE-Server existiert (z.B. unter Unix) oder wenn kein StarOffice OLE-Server zum Bearbeiten der OLE-Objekte verfügbar ist.

307

Speicheroptionen festlegen

Bild 14.17: Hier regeln Sie die Behandlung von Microsoft OLE-Objekten. Im Listenfeld finden Sie Einträge für die Paare von OLE-Objekten, die beim Laden in StarOffice (L) und Speichern in ein Microsoft-Format (S) umgewandelt werden können.

왘

In der Standardeinstellung sind beide Markierfelder deaktiviert. Die Umwandlung erfolgt automatisch sowohl beim Öffnen als auch beim Speichern der Dokumente.

왘

Aktivieren Sie das Markierfeld in der Spalte [L] vor dem Eintrag, wenn ein Microsoft OLE-Objekt beim Laden eines MicrosoftDokuments in StarOffice in das angegebene StarOffice OLEObjekt umgewandelt werden soll.

왘

Aktivieren Sie das Markierfeld in der Spalte [S] vor dem Eintrag, wenn ein StarOffice OLE-Objekt beim Speichern eines Dokuments in einem Microsoft-Dateiformat in das angegebene Microsoft OLEObjekt umgewandelt werden soll.

308

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

HTML-Kompatibilität In diesem Register bestimmen Sie, wie insbesondere StarOffice Writer HTML-Dokumente behandelt.

Bild 14.18: Einstellung der HTML-Kompatibilität von StarOffice Schriftgrößen

In den Drehfeldern GRÖßE 1 bis GRÖßE 7 bestimmen Sie die Schriftgröße für die Anzeige der Tags bis . Import

Im Bereich IMPORT treffen Sie die Entscheidungen für den Import von HTML-Dokumenten:

왘

Aktivieren Sie das Markierfeld UNBEKANNTE HTML-TAGS ALS FELDER IMPORTIEREN, um Tags, die StarOffice nicht kennt, als Felder zu importieren. Für einen unbekannten wird ein Feld HTML_ON mit dem Wert des Tag-Namens erzeugt, für den zugehörigen schließenden ein Feld HTML_OFF. Beim Export nach HTML werden die Felder wieder in Tags umgewandelt.

309

Speicheroptionen festlegen

왘

Wenn Sie das Markierfeld FONT-EINSTELLUNGEN IGNORIEREN aktivieren, werden alle Fonteinstellungen des Originals beim Import ignoriert. Es werden dann die Fonts verwendet, die in der HTMLSeitenvorlage definiert sind.

Export Im Bereich EXPORT regeln Sie den Export von HTML-Dokumenten aus StarOffice in das HTML-Format. Der Export erfolgt in der Dateidialogbox SPEICHERN UNTER, wenn Sie den Dateityp WEBSEITE auswählen.

Im Kombinationsfeld EXPORT wählen Sie, für welchen Standard oder Browser der HTML-Export von StarOffice optimiert wird. Zur Auswahl stehen:

왘 왘 왘

왘

HTML 3.2 MS Internet Explorer Netscape Navigator: Dieser aktiviert die Netscape-Erweiterungen für den Export in HTML. Es werden spezielle Styles exportiert, wobei jedoch im Gegensatz zum Exportformat StarOffice Writer Initialen, Kapitälchen, Absatzhintergründe und Laufweitenangaben nicht möglich sind. StarOffice Writer: In diesem Fall sind Initialen, Kapitälchen, Absatzhintergründe und Laufweitenangaben als StarOffice Writerspezifische Anweisungen beim Export möglich.

Eine Reihe von Markierfeld regelt Details:

Tipp

Wenn Sie das Markierfeld STARBASIC aktivieren, so werden StarOffice Basic Anweisungen beim Export nach HTML berücksichtigt. Sie müssen diese Option jedoch einschalten, bevor Sie das StarOffice Basic Script erstellen. Bei nachträglicher Aktivierung werden die Scripts nicht eingefügt.

310

StarOffice Basic Scripts müssen im Header des HTML Dokuments stehen. Nachdem Sie in der StarOffice Basic IDE das Makro erstellt haben, erscheint es im Quelltext des HTML-Dokuments im Header.

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen Sie können dafür sorgen, dass ein Makro beim Öffnen des HTML-Dokuments automatisch ausgeführt wird:

/E . ➤ Aktivieren Sie die Dialogbox E /A . ➤ Wählen Sie rechts oben die Option D . ➤ Aktivieren Sie in der Ereignisliste den Eintrag D Wählen Sie unter M das Dokument, in der Verzweigung dessen ➤ Standard-Bibliothek und danach das M 1. Markieren Sie das gewünschte Makro. ➤ . ➤ Klicken Sie auf Z XTRAS

1

NPASSEN

OKUMENT

2

OKUMENT ÖFFNEN

3 4

REIGNISSE

AKROS

ODUL

5 6

왘

Hinweis

왘

왘

왘

UWEISEN

Wenn das Markierfeld WARNUNG ANZEIGEN markiert ist (Standard), dann erscheint beim Export in HTML eine Warnung. Sie enthält einen Hinweis, wenn vorhandene Basic-Makros verloren gehen Wenn Sie das Markierfeld DRUCKLAYOUT aktivieren, dann wird das Drucklayout des aktuellen Dokuments mit exportiert. Es kann von StarOffice sowie dem Netscape Navigator ab Version 4.0 und vom Microsoft Internet Explorer ab Version 4.0 gelesen werden. Der HTML-Filter unterstützt CSS2 (Cascading Style Sheets Level 2) für das Drucken von Dokumenten. Diese Fähigkeiten werden aber nur unterstützt, wenn der Export des Drucklayouts aktiviert wird. Durch die im Standard aktivierte Einstellung LOKALE GRAFIKEN IN DAS INTERNET KOPIEREN werden beim Hochladen per FTP die im Dokument eingebundenen Grafiken mit auf den gewählten Internet-Server kopiert. Dazu speichern Sie das Dokument mit der Dateidialogbox SPEICHERN UNTER und geben als Dateinamen einen gültigen vollständigen FTP-URL ein. Im Listenfeld ZEICHENSATZ wählen Sie den Zeichensatz für den Export aus.

311

Spracheinstellungen

Spracheinstellungen Unter EXTRAS/OPTIONEN/SPRACHEINSTELLUNGEN bestimmen Sie die Eigenschaften von StarOffice für die Behandlung von Sprachen.

Sprachen Auf dem Register SPRACHEN wählen Sie z.B. die Standardsprachen der Dokumente aus.

Bild 14.19: Das Register für die Spracheinstellungen

Sprache für Im Bereich SPRACHE FÜR wählen Sie das Gebietsschema und die Standardwährung:

왘

Im Listenfeld GEBIETSSCHEMA wählen Sie eine lokale Ländereinstellung. Die Auswahl beeinflusst Einstellungen für Zahlendarstellung, Währung und Maßeinheiten. Dabei steht der Eintrag STANDARD für das Gebietsschema, das auch im Betriebssystem eingestellt ist.

왘

Wenn Sie das Gebietsschema wechseln, wird die Standardwährung ebenfalls gewechselt.

312

Hinweis

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Hinweis

왘

Eine Änderung in diesem Feld wird sofort wirksam. Zahlenformate, die z.B. unter StarOffice Calc als STANDARD formatiert wurden, ändern sich jedoch erst, wenn das betreffende Dokument neu geladen wird. Aus dem Listenfeld STANDARDWÄHRUNG wählen Sie, welcher Währung z.B. für das Währungsformat und für Währungsfelder in StarOffice Calc verwendet wird. Dabei steht der Eintrag STANDARD für das Währungsformat, das dem gewählten Gebietsschema zugeordnet ist. Eine Änderung im Listenfeld STANDARDWÄHRUNG wird an alle geöffneten Dokumente weitergegeben und verändert dort die Dialogboxen und Symbole, die das Währungsformat steuern.

Standardsprachen der Dokumente In diesem Bereich wählen Sie hier die Sprachen für Rechtschreibprüfung, Thesaurus und Silbentrennung aus. Um die Sprache im aktuellen Dokument zu wählen, aktivieren Sie das Markierfeld NUR FÜR DAS AKTUELLE DOKUMENT, bevor Sie die Dialogbox bestätigen.

Hinweis

Für die Auswahl öffnen Sie das Listenfeld WESTLICH. 왘 Ein Spracheintrag ist mit einem Häkchen versehen, wenn die Rechtschreibprüfung für diese Sprache aktiviert ist. 왘 Die Rechtschreibprüfung für die gewählte Sprache arbeitet nur, wenn Sie das entsprechende Sprachmodul installiert haben. StarOffice unterstützt die Verwendung asiatischer Sprachen durch spezielle Einstellungen. Wenn Sie nie in Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch schreiben, können Sie diese Unterstützung der Programmoberfläche ausgeschaltet lassen. Andernfalls aktivieren Sie das Markierfeld AKTIVIERT im Bereich UNTERSTÜTZUNG ASIATISCHER SPRACHEN. Nach Bestätigung können Sie in den entsprechenden Dialogboxen auch Einstellungen für asiatische Sprachen vornehmen.

313

Spracheinstellungen

Linguistik Die integrierte Rechtschreibkontrolle passen Sie in der Kategorie LINGUISTIK an. Sprachmodule

Der obere Bereich zeigt die installierten Sprachmodule. Üblicherweise ist das Standardmodul installiert. Das Sprachmodul StarOffice (Standard) enthält die Unterstützung für die Sprachen Deutsch (Deutschland, Österreich und Schweiz), Englisch (Großbritannien und USA), Französisch (Frankreich) und Spanisch (Spanien).

왘

Ein Sprachmodul kann ein, zwei oder drei Untermodule enthalten: Rechtschreibung, Silbentrennung und Thesaurus.

왘 왘

Jedes Untermodul kann in einer oder mehreren Sprachen vorliegen.

왘

Wenn Sie eine gesetzte Markierung aufheben, schalten Sie damit alle vorhandenen Untermodule zugleich aus.

Wenn Sie vor den Namen des Moduls in das Markierfeld klicken, um eine Markierung zu setzen, schalten Sie damit alle vorhandenen Untermodule zugleich ein.

Bild 14.20: Das Register LINGUISTIK

314

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

왘

Wenn Sie nur einzelne Untermodule ein- oder ausschalten möchten, dann wechseln Sie in die Dialogbox MODULE BEARBEITEN. In diese Dialogbox schaltet StarOffice nach einem Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN neben dem Bereich VERFÜGBARE SPRACHMODULE.

Benutzerwörterbücher StarOffice verwendet so genannte Wörterbücher, um die Rechtschreibkontrolle durchzuführen. Es lassen sich auch eigene Wörterbücher anlegen, in denen z.B. Fachbegriffe aufgenommen werden.

Unter BENUTZERWÖRTERBÜCHER legen Sie fest, welche Wörterbücher bei der Überprüfung herangezogen werden sollen.

왘

Aktivierte Wörterbücher sind mit einem Häkchen vor dem Eintrag versehen.

왘

Die Standardeinstellung bietet Ihnen bereits das individualisierte Benutzerwörterbuch IGNOREALLLIST an, in dem z.B. die Wörter aus der Benutzerkennung enthalten sind.

Darüber hinaus finden Sie hier zusätzliche Funktionen zur Verwaltung:

왘

Mit der Schaltfläche LÖSCHEN löschen Sie – nach einer Sicherheitsabfrage – komplette Wörterbücher aus der Liste.

왘

Mit der Schaltfläche NEU öffnen Sie eine Dialogbox, in der Sie neue Wörterbücher anlegen können.

Hinweis

Bild 14.21: In der Dialogbox BENUTZERWÖRTERBUCH ANLEGEN erstellen Sie zusätzliche Wörterbücher, in denen Sie z.B. Fachbegriffe erfassen.

Jedes Wörterbuch wird in einer eigenen Datei mit der Erweiterung *.dic verwaltet. Für den Namen des Wörterbuchs gelten daher die gleichen Bildungsregeln wie für Dateinamen.

315

Spracheinstellungen

Ausnahmewörterbücher StarOffice ist in der Lage, so genannte Ausnahmewörterbücher zu benutzen. Hier lassen sich Wörter aufnehmen, die Sie in Ihren Texten vermeiden wollen. Obwohl richtig geschrieben und in den Wörterbüchern bekannt, werden diese Wörter dann von der Rechtschreibkontrolle als fehlerhaft markiert. Um ein Ausnahmewörterbuch zu definieren, klicken Sie auf das Markierfeld AUSNAHME (-). So bearbeiten Sie ein Wörterbuch: Nach einem Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN lassen sich neue Begriffe in die Wörterbücher aufnehmen oder bestehende Einträge entfernen. StarOffice öffnet dazu die Dialogbox BENUTZERWÖRTERBUCH BEARBEITEN. Kombinationsfeld B wird das zu bearbeitende Wörterbuch ➤ Imausgewählt. Die Zuordnung zu einer Sprachversion wird über das Kombinations➤ feld S vorgenommen. Um einen neuen Begriff aufzunehmen, klicken Sie in das Eingabefeld ➤ W und geben dort den gewünschten Begriff ein. UCH

1 2

PRACHE

3

ORT

Bild 14.22: Die Einträge in den Benutzerwörterbüchern lassen sich bearbeiten.

316

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen N fügt den neuen Begriff in das Wörterbuch ein – er erscheint im ➤ Listenfeld darunter. Zum Entfernen eines markierten Eintrags verwenden Sie die Schalt➤ fläche L . 4

EU

5

Hinweis

Beim Bearbeiten von Ausnahmewörterbüchern steht Ihnen zusätzlich das Eingabefeld VORSCHLAG zum Erfassen eines Alternativbegriffs zur Verfügung.

Tipp

ÖSCHEN

Bei der Rechtschreibprüfung lassen sich über die Schaltfläche ALLE IGNORIEREN einzelne Begriffe von der weiteren Überprüfung ausschließen. Diese Ausnahmen werden im Wörterbuch IgnoreAllList.dic gespeichert. Um diese Liste zurückzusetzen, müssen Sie das entsprechende Wörterbuch bearbeiten und die betreffenden Einträge aus der Liste löschen.

Optionen

Im Bereich OPTIONEN bestimmen Sie den Prüfbereich der Rechtschreibkontrolle:

Prüfung

Wirkung

GROSSGESCHRIEBENE WÖRTER PRÜFEN

Aktivieren Sie die Option, um auch Wörter, die lediglich aus Großbuchstaben bestehen, in die Überprüfung mit einzubeziehen. Bei deaktiviertem Markierfeld werden diese Texte ignoriert.

WÖRTER MIT ZIF-

Diese Option legt fest, dass auch Wörter, in denen Ziffern enthalten sind, durch die Rechtschreibkontrolle überprüft werden.

FERN PRÜFEN

GROSS- UND KLEINSCHREIBUNG PRÜFEN

Bei deaktiviertem Markierfeld bleiben Groß- und Kleinschreibung unberücksichtigt. Standard ist aber die Unterscheidung von Groß- und Kleinschreibung.

Tabelle 14.1: Die Optionen der Rechtschreibkontrolle

317

Spracheinstellungen

Prüfung

Wirkung

SONDERBEREICHE

Hiermit legen Sie fest, ob Sonderbereiche (z.B. Kopfund Fußzeilen oder eingefügte Textrahmen) bei der Rechtschreibkontrolle berücksichtigt werden.

PRÜFEN

IN ALLEN SPRACHEN PRÜFEN

Dehnt die Rechtschreibkorrektur auf alle installierten Sprachmodule aus: Sobald Sie z.B. ein deutsches oder englischen Wörterbuch installiert haben, markiert StarOffice nur noch die Wörter, die in keinem der beiden Wörterbücher enthalten sind.

AUTOMATISCHE PRÜFUNG

Um StarOffice zu veranlassen, den eingegebenen Text gleich bei der Eingabe im Hintergrund zu überprüfen, muss das Markierfeld mit einem Häkchen versehen sein.

KENNUNG

Unterdrückt die Anzeige der roten Wellenlinie, mit der fehlerhafte Wörter hervorgehoben werden

AUSBLENDEN

ALTE DEUTSCHE RECHTSCHREIBUNG

Legen Sie fest, ob die Überprüfung nach der neuen oder nach der alten Rechtschreibung stattfinden soll. In der Standardeinstellung zieht StarOffice die neue Rechtschreibung heran – aktivieren Sie das Markierfeld, um die unreformierten Regeln zu verwenden.

Hinweis

Die AutoKorrektur ist nicht von diesen Einstellungen betroffen.

Tipp

Tabelle 14.1: Die Optionen der Rechtschreibkontrolle (Forts.)

Die Anzeige der aktivierten Rechtschreibkennung der automatischen Prüfung steuern Sie bedarfsgemäß über die Schaltfläche AUTORECHTSCHREIBUNG in der Werkzeugleiste.

Der letzte Bereich der Optionen regelt die Silbentrennung. Einige Einträge dienen zum Einrichten der automatischen Silbentrennung. Dabei werden Einträge ohne Markierfeld über die Schaltfläche BEARBEITEN neben dem Bereich OPTIONEN gesteuert.

318

Tipp

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Die Trennstellen unbekannter Wörter legen Sie in Benutzerwörterbüchern fest. Das Gleichheitszeichen (=) dient dabei zum Kennzeichnen einer Trennstelle.

왘

MINIMALE WORTLÄNGE FÜR SILBENTRENNUNG schließt alle Wörter von der Trennung aus, die weniger als die angegebene Zahl von Zeichen haben.

왘

Die minimale Anzahl der Zeichen vor der Trennstelle wird unter ZEICHEN VOR DEM ZEILENUMBRUCH vorgegeben.

왘

ZEICHEN NACH DEM ZEILENUMBRUCH bestimmt die Anzahl der Zeichen, die nach einer Trennstelle in der neuen Zeile stehen müssen.

왘

Mit aktiviertem Markierfeld TRENNEN OHNE NACHFRAGE bestimmt StarOffice die Trennstellen nach dem Aufruf von EXTRAS/SILBENTRENNUNG automatisch. Standard ist das deaktivierte Markierfeld, so dass Sie die vorgeschlagenen Trennstellen ändern oder ablehnen können.

왘

Bei eingeschalteter Option SONDERBEREICHE TRENNEN werden diese Bereiche ebenfalls von der Trennfunktion bearbeitet.

Die Dialogbox Extras/Anpassen Die nächsten Abschnitte behandeln die individuelle Anpassung der Benutzeroberfläche. StarOffice hat in dieser Hinsicht einiges zu bieten: Tastenkombinationen, Menüeinträge und Sinnbildleisten lassen sich nach eigenen Wünschen zusammenstellen. Über EXTRAS/ANPASSEN wird die gleichnamige Dialogbox geöffnet, die in fünf Register unterteilt ist. Die Beschreibung der Funktionen erfolgt anhand der Register.

Menüeinträge bearbeiten Das Register MENÜ der Dialogbox ANPASSEN beeinflusst die Anordnung der Menüeinträge.

왘

Im oberen Bereich wird die aktuelle Menüstruktur von StarOffice wiedergegeben.

319

Die Dialogbox Extras/Anpassen

Hinweis

왘

왘

Darunter stehen die BEREICHE – StarOffice fasst einzelne, thematisch zusammengehörende Funktionen zu Gruppen zusammen – und rechts davon die zugehörigen Funktionen.

Die Tilde (~) vor einem Buchstaben setzt den Unterstrich im Menüeintrag und legt somit die Taste fest, mit der ein Menüpunkt bei geöffnetem Menü aktiviert werden kann. Mit Hilfe der Schaltflächen rechts neben der Menüstruktur bearbeiten Sie die Menüeinträge direkt. Dabei wird auf die Funktion zurückgegriffen, die im unteren Bereich durch einen Mausklick markiert wurde.

Bild 14.23: Im Register MENÜ der Dialogbox ANPASSEN stellen Sie sich eine individuelle Menüstruktur zusammen.

320

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

So bearbeiten Sie Menüeinträge 왘

Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, markieren Sie die gewünschte Funktion und zusätzlich den Menüeintrag, der oberhalb der Position liegt, an der die neue Funktion integriert werden soll. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche NEU. Die ausgewählte Funktion erscheint als neuer Menüeintrag.

왘

Um einen Menüpunkt zu entfernen, markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Menüstruktur. Mit einem Klick auf die Schaltfläche LÖSCHEN wird der Menüpunkt ohne weitere Sicherheitsabfrage aus der Struktur entfernt.

왘 왘

Mit NEUES MENÜ erzeugen Sie einen neuen Untermenüeintrag. Ein bestehender Eintrag wird geändert, indem Sie zunächst den zu ersetzenden Menüpunkt markieren und dann die neue Funktion in der unteren Liste auswählen. Mit einem Klick auf ÄNDERN erscheint die neue Funktion an der Stelle der alten.

왘

Auch die Position der einzelnen Menüeinträge können Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen. Dazu markieren Sie in der Menüstruktur den gewünschten Eintrag und ziehen ihn mit der Maus an die neue Position.

왘

Um die geänderte Konfiguration in einer eigenen Datei zu sichern, verwenden Sie die Schaltfläche SPEICHERN. StarOffice öffnet eine Dateidialogbox, in der Sie den Dateinamen und den Speicherort der neuen Konfigurationsdatei festlegen.

왘

Die gespeicherten Einstellungen stehen Ihnen dann über die Schaltfläche LADEN jederzeit wieder zur Verfügung. So lassen sich individuelle Einstellungen festlegen, z.B. wenn mehrere Personen an einem PC arbeiten.

왘

Sollten Sie durch Experimentieren mit diesen Konfigurationsmöglichkeiten Ihre Menüs gar zu sehr verändert haben und den Originalzustand wiederherstellen wollen, so können Sie über ZURÜCKSETZEN wieder zu den Voreinstellungen zurückkehren.

321

Die Dialogbox Extras/Anpassen

Tastaturkürzel bearbeiten Die Anpassungsfunktion von StarOffice ermöglicht auch eine Änderung oder Neudefinition der Zuordnung von Tastenkombinationen. Das Register TASTATUR befasst sich mit der Zuordnung von Tastenkombinationen zu Funktionen. Sie können im oberen Bereich des Registers TASTATUR wählen, ob Sie die Tastenkombinationen für die aktuellen Anwendung bearbeiten oder für das gesamte StarOffice. Wenn Sie z.B. Tastaturkürzel für ein Textdokument bearbeiten wollen, öffnen Sie zuerst ein Textdokument. Erst dann aktivieren Sie den Befehl EXTRAS/ANPASSEN. Entsprechendes gilt auch für das Bearbeiten der Symbolleisten und der Menüs.

Bild 14.24: Das Register TASTATUR

322

Achtung

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Wenn Sie die Funktion ANPASSEN für eine spezielle Anwendung verwenden möchten, dann achten Sie darauf, dass kein weiteres Dokument eines anderen Typs geöffnet ist.

Im oberen Bereich TASTENKOMBINATIONEN wird zunächst wieder die aktuelle Konfiguration dargestellt. Links stehen die Tastenkürzel, rechts davon die zugeordneten Funktionen. Hier sind z.B. alle Standard-Tastenkürzel wie (Strg)+(Z) vorbelegt. Unter der aktuellen Konfiguration finden Sie die Funktionen und Funktionsbereiche sowie den Bereich TASTEN, in dem eine bestehende Zuordnung wiedergegeben wird. So definieren Sie eine Tastenkombination: eine bestehende Tastenzuordnung zu ändern oder einen Befehl ➤ Um einer freien Tastenkombination zuzuweisen, wählen Sie zunächst den 1

➤ 2

Eintrag aus der oberen Liste TASTATUR aus. Sofern für die neue Funktion bereits eine andere Tastenkombination vorgegeben war, sollten Sie diesen Eintrag zuerst löschen. Klicken Sie dazu doppelt in das Feld TASTEN: Im oberen Bereich springt die Markierung auf den entsprechenden Eintrag. Mit LÖSCHEN wird die bisherige Zuweisung aufgehoben.

➤ unteren Bereich markieren Sie die zuzuordnende Funktion und ➤ Imklicken dann auf Ä . Sie können vorgenommene Tastenzuweisungen über S ➤ sichern und bei Bedarf mit der Schaltfläche L wieder abrufen. 3 4

NDERN

PEICHERN

5

Achtung

ADEN

In StarOffice liegt die Verantwortung bei Ihnen, dass keine Standard-Vorbelegungen bei Tastenzuweisungen verändert werden!

323

Die Dialogbox Extras/Anpassen

Bild 14.25: Die anzuzeigenden Elemente der Statusleiste richten Sie im gleichnamigen Register ein.

Statusleiste konfigurieren Die in der Statusleiste dargestellten Elemente lassen sich ebenfalls verändern. Das Register STATUSLEISTE in der Dialogbox ANPASSEN stellt Ihnen dazu eine Liste aller verfügbaren Informationen zur Verfügung. Für jede InfoOption wird ein eigener Anzeigebereich in der Statuszeile reserviert. Ein einfaches Anklicken aktiviert die gewünschte Info-Option und zeigt diese in der Statusleiste an.

Tipp

Die üblichen Schaltflächen zum Laden, Speichern und Zurücksetzen erlauben, entsprechende Konfigurationen unter einem Namen abzulegen. Das Speichern erfolgt in einer Konfigurationsdatei.

324

In der Liste können Sie auch die einzelnen Anzeigebereiche neu sortieren. Markieren Sie dazu einen Eintrag und ziehen ihn dann mit der Maus an die neue Position.

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Symbolleisten konfigurieren Symbolleisten, zum schnellen Zugriff auf häufig benötigte Funktionen, sind bei allen modernen Anwendungsprogrammen nicht mehr wegzudenken. Unter dem Begriff SYMBOLLEISTE sind alle Funktions-, Objekt- und Werkzeugleisten von StarOffice zusammengefasst. Alle diese nützlichen Arbeitshilfen können Sie nach Ihren Vorstellungen einrichten. Öffnen Sie über EXTRAS/ANPASSEN die gleichnamige Dialogbox. Im Register SYMBOLLEISTEN stellt Ihnen StarOffice die erforderlichen Steuerelemente zum Manipulieren der Sinnbildleisten bereit.

왘

Im oberen Bereich des Fensters werden alle verfügbaren Symbolleisten in einem Listenfeld dargestellt. Ein Kreuz vor einem Eintrag bedeutet, dass die Symbolleiste erscheint, sobald die entsprechenden Funktionen von StarOffice aufgerufen werden.

Bild 14.26: Auch die Symbolleisten von StarOffice lassen sich individuell verändern.

325

Die Dialogbox Extras/Anpassen Zur Konfiguration muss die zu verändernde Symbolleiste markiert werden.

왘

Unter INHALT legen Sie fest, ob nur Symbole, Beschriftungen und Symbole oder nur die Beschriftung auf den Schaltflächen angezeigt wird.

Hinweis

왘

Mit Beschriftungen reicht der Platz für eine einzeilige Darstellung der Symbolleisten nicht aus: Es werden zwei oder mehr Zeilen verwendet.

Tipp

Um die angezeigten Sinnbilder der Symbolleisten zu verändern, genügt ein Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN. StarOffice öffnet eine Dialogbox, in der alle verfügbaren Funktionen enthalten sind.

Eigene kleine Makros, mit denen Sie Ihre tägliche Arbeit erleichtern, können ebenfalls in die Symbolleisten aufgenommen werden. Alle verfügbaren Makros finden Sie ebenfalls unter FUNKTIONEN.

Links sehen Sie eine Liste mit allen Funktionsbereichen. Einzelne Bereiche enthalten wiederum Unterkategorien.

왘

Wählen Sie zunächst eine Kategorie und dann gegebenenfalls die gesuchte Unterkategorie aus. StarOffice stellt dann darunter die verfügbaren Sinnbilder oder Listenfelder dar. Per Drag&Drop werden diese Icons in bestehende Sinnbildleisten hineingezogen.

왘

In diesem Bearbeitungsmodus können Sie auch Symbole löschen. Ziehen Sie das zu löschende Icon aus der Symbolleiste auf die Arbeitsfläche.

왘

Wenn Ihnen das zur gewählten Funktion angebotene Symbol nicht zusagt, klicken Sie auf die Schaltfläche SYMBOLE. In der Dialogbox: SCHALTFLÄCHE BEARBEITEN stehen weitere Schaltflächensymbole zur Verfügung, die Sie der gewünschten Funktion zuweisen können.

326

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Tipp

Bild 14.27: In der Dialogbox SYMBOLLEISTEN BEARBEITEN ändern Sie die Symbolleisten per Drag&Drop.

Noch mehr individuelle Sinnbilder? Die Symbol-Bitmaps befinden sich im Verzeichnis {installpath}\share\Config\Symbol. In diesen Ordner können Sie bei Bedarf eigene Bildchen im Format BMP 16x16 Pixel kopieren – sie lassen sich dann in StarOffice verwenden.

왘

Um die individuellen Symbol-Zuordnungen wieder zu verwerfen, markieren Sie die Funktion, die geändert werden soll, und klicken dann auf VORGABE.

왘

Über die Schaltfläche NEU lassen sich eigene Symbolleisten anlegen: In der Liste erscheint eine zusätzliche Symbolleiste SELBSTDEFINIERT NR. X, die Sie ebenso wie die Standard-Symbolleisten von StarOffice bearbeiten. Hier können Sie z.B. häufig benutzte Funktionen aufnehmen oder für wiederkehrende Arbeiten spezielle Werkzeugleisten erzeugen.

327

Die Dialogbox Extras/Anpassen

Bild 14.28: StarOffice stellt Ihnen ca. 150 Sinnbilder zum freien Gestalten der Symbolleisten zur Verfügung.

Hinweis

왘

Über die Schaltfläche SPEICHERN sichern Sie die geänderten Einstellungen. Die gespeicherten Symbolleisten können Sie dann über LADEN jederzeit wieder aufrufen. Der Erstellung verschiedener, vielleicht projektbezogener Einstellungen steht jetzt nichts mehr im Wege. Um alle Standards wiederherzustellen, genügt ein Klick auf die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN – dabei gehen aber alle selbst definierten Symbolleisten verloren, sofern Sie diese nicht zuvor gesichert haben.

Schnellkonfiguration der Symbolleisten Nicht immer muss eine Symbolleiste komplett verändert werden, um den individuellen Ansprüchen zu genügen. Häufig genügt es, einige der vorgegebenen Symbole ein- oder auszuschalten. Klicken Sie dazu mit rechts auf die zu bearbeitende Symbolleiste. StarOffice öffnet das Kontextmenü der Symbolleiste. Nach einem Klick auf den Eintrag SICHTBARE SCHALTFLÄCHEN öffnet StarOffice ein Untermenü, in dem alle verfügbaren Symbolleisten-Schaltflächen zur Auswahl stehen. Momentan angezeigte Einträge sind hier mit einem Häkchen versehen. Durch Anklicken schalten Sie die Anzeige der jeweiligen Schaltfläche an bzw. aus.

328

Kapitel 14: Programmumgebung anpassen

Hinweis

Bild 14.29: Schnelle Anpassung der Symbolleiste

Die Einträge ANPASSEN und BEARBEITEN öffnen die bereits oben beschriebenen Dialogboxen, mit denen Sie z.B. die Anordnung der Schaltflächen in der Symbolleiste verändern.

Ereignisse konfigurieren Das Register EREIGNISSE der Dialogbox ANPASSEN ist dafür vorgesehen, bestimmten Programmereignissen Makros oder Java-Scripts zuzuweisen, die beim Eintreten dieses Ereignisses ausgeführt werden. Die automatische Ausgabe einer Warnung beim Öffnen eines bestimmten Dokuments, Anzeige eines Hilfetexts bei der Verwendung einer Vorlage oder Abspielen einer Melodie beim Eintreffen neuer E-Mails sind mögliche Anwendungsgebiete für diese Funktion. Im oberen Bereich des Registers wird Ihnen dazu ein Listenfeld mit den möglichen Programmereignissen angezeigt.

329

Die Dialogbox Extras/Anpassen Mit einem Listenfeld entscheiden Sie, ob ein StarBasic-Makro, StarScript oder ein Java-Script zugewiesen werden soll: Je nach gewähltem Eintrag sehen Sie zwei weitere Listenfelder mit den vorhandenen Makros bzw. Scripts. Die Schaltfläche STAROFFICE bestimmt den Gültigkeitsbereich der Zuweisung; es stehen zwei Optionen zur Verfügung: STAROFFICE

Die Zuweisung gilt für alle Dokumente von StarOffice.

DOKUMENT

Die Zuweisung gilt ausschließlich für das aktuell geöffnete Dokument.

Über die Schaltfläche ZUWEISEN wird das ausgewählte Makro oder Script dem markierten Programmereignis zugeordnet.

330

Anhang A Installation von StarOffice 7 Nachfolgend erhalten Sie Informationen zur Installation des ProgrammPakets.

Lieferumfang des Programmpakets Mit dem StarOffice-Paket inklusive Service- und Supportleistungen stellt Sun eine plattformübergreifende (Linux, Solaris, Windows), kostenoptimierte und zugleich hoch leistungsfähige Bürosoftware zur Bearbeitung täglich anfallender Aufgaben bereit, wie z.B. Dokument-Erstellung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und Datenbankanwendungen. StarOffice ist gegen eine stufenweise festgelegte Schutzgebühr je User erhältlich. Darin enthalten sind Service- und Support-Vereinbarungen für HelpDesk- und End-Anwender, Training, Software-Upgrades sowie Installationsund Migrations-Services.

Hinweis

Der Vertrieb von StarOffice erfolgt über den Verlag Pearson Education Deutschland und Hardware-Hersteller, Linux-Distributoren und SoftwareReseller. Neue Sun-Hardware-Produkte, wie etwa SunRay Appliances und Solaris Workstations, sind mit StarOffice vorkonfiguriert. Für den Lehr- und Ausbildungssektor, verwaltet von der Sun Education Line of Business, fällt lediglich eine Gebühr für Datenträger (CD-ROM) plus Versand an.

StarOffice steht aber durch Einzelhandelsvertrieb ebenfalls End-Usern zur Verfügung. Es wird zusammen mit einer gedruckten Programmdokumentation vertrieben. In der originalen Programmverpackung von StarOffice befinden sich:

왘

die Installations-CD: Auf dieser CD befinden sich die Setup-Routine und alle Programmdateien für alle verfügbaren Betriebssystemplattformen, Beispiele und Vorlagen sowie Schriftarten und eine Auswahl an Grafiken in gepackter Form. Außerdem ist ein webbasiertes Trainingsprogramm enthalten.

Zusätzliche Sprachmodule der CD-Version eine umfassende Programmdokumentation

왘

ein Zertifikat für die Gewährleistung unterschiedlicher Supportleistungen und Verfügbarkeit auf Linux, Solaris und Windows-Plattformen. Das Zertifikat bescheinigt den Anspruch auf eine kostenlose Supportleistung, die unter Angabe der Seriennummer des Produkts innerhalb von sechzig Tagen nach Erwerb des Produkts einzulösen ist.

왘

Weiterhin enthalten sind auf der Installations-CD die Dateien für Adabas. Diese Unterstützung ist für die Betriebssysteme Linux, Solaris (Sparc) und Windows vorhanden.

Hinweis

왘 왘

eine Installationsanleitung, die Sie bei den ersten Schritten mit StarOffice unterstützt

Wenn Sie OpenOffice.org (Open Office Community Edition) aus dem Internet herunter geladen haben, steht Ihnen die Installationsanleitung als PDF-Dokument zur Verfügung. Das Handbuch liegt in elektronischer Form in der Hilfe bereit.

Zusätzliche Sprachmodule der CD-Version Die CD-Version von StarOffice enthält zusätzlich zu den in jedem Installationssatz enthaltenen Wörterbüchern weitere Sprachmodule, die aus Wörterbüchern und Trennhilfen bestehen. Für eine Vielzahl von Sprachen ist auch ein Thesaurus (Synonymwörterbuch) verfügbar. Auf der CD sind folgende Sprachmodule verfügbar: Afrikaans, Katalanisch, Tschechisch, Dänisch, Niederländisch, Englisch (UK), Englisch (US), Finnisch, Französisch, Deutsch, Griechisch, Ungarisch, Italienisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch (Portugal), Portugiesisch (Brasilien), Russisch, Spanisch und Schwedisch. Um eines der zusätzlichen Sprachmodule für StarOffice zu installieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Sie sicher, dass StarOffice nicht gestartet ist: Unter Windows ➤ Stellen beenden Sie dazu auch den Schnellstarter in der Taskleiste. 1

332

Anhang A: Installation von StarOffice 7 Sie z.B. im Explorer das Verzeichnis addon auf der Installa➤ Suchen tions-CD. Sie das gewünschte Sprachverzeichnis und markieren Sie alle ➤ Öffnen enthaltenen Dateien. Kopieren Sie alle Dateien aus dem Unterverzeichnis der gewünschten ➤ Sprache (z.B. ..\addon\dict\dutch) von der CD-ROM in das Ver2 3 4

➤ Hinweis

5

zeichnis ..\share\dict\ der StarOffice-Installation. Starten Sie StarOffice: Nach dem Start werden die installierten Sprachmodule automatisch erkannt.

Die genannten zusätzlichen Sprachmodule werden ausschließlich auf der CD-Version von StarOffice angeboten und stehen nicht zum Download aus dem Internet bereit.

Programmplattformen Schon früh wurde mit StarOffice eine wegweisende Richtung eingeschlagen: Anstatt immer wieder den gängigsten Betriebssystemtrends möglichst genau zu folgen, lag das besondere Augenmerk bei der Entwicklung auf einer einheitlichen, intuitiven Programmoberfläche. Deshalb ist StarOffice nicht fest mit dem jeweiligen Betriebssystem verwoben, sondern mit einem eigenständigen objektorientierten Programmcode ausgestattet.

Hinweis

StarOffice ist damit kein »klassisches« Windows-, Solaris- oder Linux-Programm, sondern eher ein typischer Vertreter moderner Office-Anwendungen. Dazu gehört ganz besonders die Unterstützung der grafischen Funktionen des jeweiligen Betriebssystems. StarOffice wird für die gängigen Betriebssystemplattformen Windows 9x/ NT/2000/XP und Linux (Intel) angeboten; hinzu kommt eine Solaris-Version. Vom Funktionsumfang her sind die Betriebssystem-Versionen von StarOffice nahezu identisch; damit eignet sich dieses Buch für alle Betriebssystemplattformen.

333

Programmplattformen

Querverweis

In allen Versionen bietet Ihnen StarOffice mit der IntuitiveUse™-Technologie den gleichen Bedienkomfort und macht es Ihnen damit leicht, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Das jeweilige Anwendungsprogramm tritt nahezu vollständig in den Hintergrund – im Vordergrund stehen die Aufgabe und der schnelle Weg zum Ziel. Unweigerliche Unterschiede treten primär im Zusammenhang mit den Funktionen auf, bei denen StarOffice unmittelbar auf das Betriebssystem zurückgreift: 왘 Unter Linux haben sich PCL und PostScript als Seitenbeschreibungssprache für die Druckausgabe durchgesetzt. Für Drucker, die nicht PostScriptfähig sind, benötigen Sie eine PostScript-Emulation wie z.B. Ghost-Script. 왘 Für das komfortable Einrichten von Druckern und Schriften unter Linux liefert StarOffice mit dem Printer Setup Utility ein eigenes Zusatzprogramm. Im Anhang des Installationshandbuchs ist beschrieben, wie das StarOffice-Druckeradministrationsprogramm spadmin für Unix bedient wird, mit dem Sie Drucker, Fax und Fonts für StarOffice einrichten.

Alle Besonderheiten, die bei der Installation von StarOffice unter anderen Betriebssystemplattformen auftreten, sind im Installationshandbuch eingehend beschrieben – es liegt je nach Version entweder in gedruckter Form oder als PDF-Dokument vor. Unterschiede treten naturgemäß auch bei der Benennung von Laufwerken, Verzeichnissen und Dateien sowie bei der Benennung von Steuerelementen auf. Auf diese Unterscheidung haben wir zugunsten eines übersichtlicheren Textbilds verzichtet. Dazu einige Beispiele: 왘 Die im Buch verwendete Windows-Schreibweise Office52\Desktop entspricht z.B. dem Pfad Office52/Desktop unter Linux.

왘

Die im Buch als Register bezeichneten Steuerelemente sind in der Unix-Welt (z.B. Linux) als Tabpage geläufig.

왘

Der unter Windows übliche Begriff Schaltfläche wird unter Unix als Button bezeichnet.

334

Anhang A: Installation von StarOffice 7 In diesem Buch haben wir uns insgesamt darauf konzentriert, die Konzepte von StarOffice wiederzugeben, und weniger Wert darauf gelegt, die Besonderheiten der Betriebssysteme zu beschreiben. Damit stellt dieses Buch ein Nachschlagewerk für alle Anwender von StarOffice dar.

Systemvoraussetzungen

Hinweis

Bevor Sie StarOffice installieren, sollten Sie sicherstellen, dass die Minimalaufforderungen an Ihre Hardware erfüllt werden. Es empfiehlt sich außerdem, alle anderen Anwendungen vor dem Aufruf der Setup-Routine zu beenden. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um die erforderlichen Eingaben in aller Ruhe vornehmen zu können.

Die nachfolgenden Angaben für StarOffice sind naturgemäß ebenso für die Installation von OpenOffice.org gültig.

Allgemeine Anforderungen Unabhängig vom Betriebssystem sind einige allgemeine Systemanforderungen zu realisieren:

왘 왘 왘

bei Installation von CD-ROM: ein CD-ROM-Laufwerk 250 Mbyte freier Festplattenplatz Grafik mit mindestens 800 x 600 Auflösung und 256 Farben

Systemanforderungen für Windows Zur Installation von StarOffice unter Windows ist als Minimum ein Computer mit folgender Ausstattung nötig:

왘 왘 왘 왘

PC mit Pentium- oder kompatiblem Prozessor 64 Mbyte Hauptspeicher ca. 140 Mbyte freie Festplattenkapazität eine bereits installierte Windows-Version 98 oder Windows NT (ab Version 3.x). Für die Unterstützung asiatischer Sprachen wird Windows ab Version 98 benötigt (Windows 2000 ab SP2 empfohlen). 335

Hinweis

Systemvoraussetzungen

Diese Daten entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Drucklegung. Nähere Informationen finden Sie in der ReadmeDatei der Installations-CD oder auf der Homepage von Sun.

Systemvoraussetzungen für Linux Für die Installation von StarOffice für Linux benötigen Sie folgende Ressourcen:

왘 왘 왘

PC mit Pentium- oder kompatiblem Prozessor ab 128 Mbyte RAM eine Maus oder ein kompatibles Zeigegerät

Für einen korrekten Betrieb sollte die zugrunde liegende Linux-Installation folgende Bedingungen erfüllen: ein konfigurierter XServer (mindestens 800 x 600 bei 256 Farben) mit Fenstermanager (z.B. GNOME)

왘 왘 왘

ein installiertes X-Windows mit Window-Manager

Hinweis

왘

Linux Kernel 2.2.13 oder höher Installierte glibc2-Version 2.2.0 oder höher Diese Daten entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Drucklegung. Nähere Informationen finden Sie in der ReadmeDatei der Installations-CD oder auf der Homepage von Sun.

Systemvoraussetzungen unter Solaris Besondere Systemanforderungen für die Solaris™ Betriebsumgebung auf einer SPARC™-Plattform sind:

왘 왘

336

128 Mbyte Arbeitsspeicher Betriebsumgebung Solaris 8 oder 9 (für die Unterstützung asiatischer Sprachen wird Solaris 9 empfohlen)

Anhang A: Installation von StarOffice 7

Querverweis

왘

XServer (mindestens 800x600 bei 256 Farben) mit Fenstermanager (z.B. OpenWindows™, CDE, GNOME)

Patches für die Solaris-Betriebsumgebung finden Sie auf http://sunsolve.sun.com. Außerdem sind die für die Installation nötigen Patches auf der Installations-CD enthalten.

Systemübergreifendes

Achtung

Mit diesen – für moderne Geräte erfreulich geringen – Minimalanforderungen kann man mit StarOffice bereits arbeiten. Für ein flüssiges Arbeiten oder im professionellen Einsatz ist jedoch eine höhere Systemleistung sinnvoll.

Da das Setup-Programm die Installationsdateien zunächst entpackt und von dort auf das Ziellaufwerk verschiebt, müssen Sie sicherstellen, dass ausreichend freier Speicher auf dem temporären Laufwerk zur Verfügung steht.

Mit leistungsfähigeren Komponenten und mit mehr Arbeitsspeicher lässt sich die Arbeitsgeschwindigkeit noch einmal deutlich steigern. Besonders wenn Sie ständig mit mehreren geöffneten Dokumenten arbeiten, empfehlen wir die Verwendung eines Computers mit Pentium-Prozessor ab 300 Megahertz Taktfrequenz und einen Arbeitsspeicher von mindestens 128 Mbyte.

Installation starten Die gesamte Installation von StarOffice verläuft dank des Setup-Assistenten weitgehend automatisiert. Je nach der von Ihnen erworbenen Version unterscheiden sich die Programmnamen geringfügig. Der Ablauf der Installation ist davon jedoch weitgehend unbeeinflusst. Allen Versionen ist gemein, dass Sie das Setup-Programm manuell starten. Lediglich unter Windows startet die Routine automatisch, sobald Sie die Installations-CD in das CD-ROMLaufwerk einlegen.

337

Installation starten

Installationsarten Sie können StarOffice in zwei verschiedenen Installationsarten installieren. Welche Art Sie wählen, hängt von der Art der Benutzung ab und muss vor der Installation entschieden werden. Einzelplatz-Installation

Tipp

Bei der Einzelplatz-Installation wird StarOffice auf einem einzelnen Rechner für einen einzigen Anwender installiert. Die Einzelplatz-Installation ist für die Anwender vorgesehen, die StarOffice auf nur einem einzigen Rechner installieren und anwenden.

Bei der Einzelplatz-Installation melden Sie sich unter Unix (Linux) als normaler Benutzer an und installieren StarOffice unterhalb des Home-Verzeichnisses oder in einem beliebigen anderen lokalen Verzeichnis, zu dem Sie die entsprechenden Zugriffsrechte besitzen.

Netzwerk-Installation

Bei der Installationsart Netzwerk-Installation wird StarOffice auf einem Netzwerkrechner für die gemeinsame Benutzung durch mehrere Benutzer installiert. Die Netzwerk-Installation ist ein zweistufiges Verfahren. Diese Installation besteht aus der Server-Installation, bei der alle Komponenten auf einem Netzwerkserver installiert werden, und einer Workstation-Installation, bei der die Server-Installation als Ausgangsbasis dient. Die Workstation-Installation ist die Installationsart für einen einzelnen Anwender im Netzwerk. Viele Komponenten werden im laufenden Betrieb vom Server geladen. Die individuellen Einstellungen und Dateien werden aber im Bereich des Benutzers abgelegt. Wenn also mehrere Benutzer nacheinander auf demselben, nicht vernetzten Einzelplatzrechner arbeiten und jeder Benutzer seine eigene Umgebung in StarOffice haben soll, dann führen Sie einmal eine Server-Installation in ein beliebiges Verzeichnis des Rechners durch.

338

Anhang A: Installation von StarOffice 7 Im zweiten Schritt installiert jeder Benutzer mit Hilfe des Setup-Programms aus der Server-Installation für sich eine Workstation-Installation auf demselben Rechner. Es ist natürlich Bedingung, dass z.B. das Windows Betriebssystem für den Mehrbenutzerbetrieb eingerichtet wurde. Die richtige Installation

Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten oder gemeinsam mit mehreren Benutzern einen Rechner teilen, dann haben Sie keine Wahl. In diesem Fall ist die Netzwerk-Installation nötig. Für diese Installationsart sollten Sie sich aber auch dann entscheiden, wenn Sie einen Rechner nur allein benutzen. Der Vorteil liegt vor allem darin, dass die Benutzerdaten von den Programmdaten räumlich getrennt sind. Dieser Vorteil kommt zum Tragen, wenn Sie die Daten von StarOffice in eine Datensicherung einbeziehen wollen. Falls Sie mit OpenOffice.org arbeiten, dann ergibt sich noch ein weiterer Vorteil: Da bei dieser Suite regelmäßig neue Varianten zu erwarten sind, können Sie die Server-Installation in ein jeweils anderes Verzeichnis ablegen und von dort die Workstation-Installation in das User-Verzeichnis vornehmen. Danach können Sie das Server-Verzeichnis der Vorversion löschen. So haben Sie stets eine saubere Installation.

Inhalt der Installations-CD Wenn Sie eine StarOffice-CD für nur eine Plattform besitzen, finden Sie die Installationsdateien im Verzeichnis office7. Auf Multiplattform-CDs lauten die Verzeichnisnamen wie folgt:

왘 왘 왘

Solaris™ Betriebsumgebung auf Sparc Version: solsparc/office7 Linux Version: linux/office7 Windows Version: windows\office7

Installationsparameter Mit Hilfe von Installationsparametern können Sie die Art und Weise steuern, in der die Setup-Routine arbeitet.

왘

Wenn Sie das Setup-Programm mit dem Parameter -repair aufrufen, dann wird versucht, StarOffice zu reparieren. Eine Dialogbox erscheint dabei nicht.

339

Installation starten Um den Serverteil der Installation zu starten, verwenden Sie einen der Parameter -net oder -n.

왘

Mit Hilfe des Parameters -D:destination_path übergeben Sie der Routine mit destination_path den Namen des Ordners, in dem StarOffice installiert werden soll.

왘

Der Parameter -F:application_name übergibt mit application_name den Namen einer Applikation, die direkt nach dem Setup gestartet wird.

Hinweis

왘

StarOffice benutzt das Programm Info-ZIP zum Erstellen und Entpacken der StarOffice-Installation sowie des StarOfficeXML-Dateiformats. Info-ZIP-Programme (ZIP, UnZip und weitere Utilities) sind frei verfügbar und können im Source Code bzw. als ausführbares Programm von verschiedenen Anonymous-FTPSeiten bezogen werden (z.B. ftp.uu.net:/pub/archiving/zip/*.).

Installation von CD-ROM

Achtung

Querverweis

Der Ablauf wird anhand einer Netzwerk-Installation unter Windows beschrieben. Die Installation ist aber unter allen Betriebssystemen ähnlich.

340

Besondere Hinweise zur Installation finden Sie in den Dateien readme.txt (Windows) oder README (Solaris und Linux) im Unterverzeichnis office7. Hier stehen u.U. aktuelle Informationen, die erst nach Drucklegung des Handbuchs oder dieses Buchs bekannt wurden und die Sie deshalb unbedingt lesen sollten.

Sie können die Installation jederzeit mit der Schaltfläche ABbeenden. Beachten Sie jedoch, dass StarOffice in diesem Fall nicht lauffähig sein wird. Nach Abbruch der Installation können Sie das Installationsverzeichnis entfernen lassen. In diesem Fall werden alle enthaltenen Dateien und Unterordner mit entfernt.

BRECHEN

Anhang A: Installation von StarOffice 7 Server-Installation

Die Netzwerk-Installation läuft in zwei Schritten ab: Die Server-Installation kopiert die Programmdateien in ein gewünschtes Installationsverzeichnis, die Workstation-Installation erzeugt die Benutzerdateien. Der erste Schritt ist die Server-Installation.

➤ Legen Sie die StarOffice 7-CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk. die Installation automatisch startet, brechen Sie den Begrüßungs➤ Falls bildschirm ab: Bestätigen Sie die Nachfrage mit J . /D . ➤ Wählen Sie S /A ➤ Markieren Sie die Setup-Datei und klicken Sie auf Ö . 1 2

A

3

TART

USFÜHREN

URCHSUCHEN

FFNEN

4

Bild A.1: Vorauswahl der Setup-Datei

➤ .Ergänzen Sie den Parameter und bestätigen Sie mit OK ➤ Bestätigen Sie den Willkommensbildschirm mit W . IN Lesen Sie den Text in der Dialogbox W ➤ und klicken Sie auf W . -net

5

EITER

6

ICHTIGE

7

FORMATIONEN

EITER

341

Installation starten

Bild A.2: Der Parameter für die Netzwerk-Installation Sie das Lizenzabkommen. ➤A Sie B I und klicken Sie ➤ Wählen . Damit haben Sie die Möglichkeit, die Programmdateien auf W 8

KZEPTIEREN

ENUTZERGESTEUERTE NSTALLATION

9

EITER

➤ 10

von StarOffice vollständig auf dem Server bzw. im Installationsverzeichnis abzulegen. Klicken Sie einmal auf das Symbol neben STAROFFICE PROGRAMMMODULE. Sobald der Pfeil im Symbol dunkelblau erscheint, ist der Installationsumfang vollständig aktiviert. Klicken Sie auf WEITER.

➤ Wählen Sie ein Installationsverzeichnis. Beachten Sie dabei, dass Sie ➤ nicht den Vorschlag von StarOffice übernehmen und die Dateien un11 12

➤ ➤ 13 14

ter Windows z.B. als Unterordner von Programme ablegen. Legen Sie dazu ein separates Verzeichnis an. Klicken Sie auf WEITER und starten Sie die Installation mit einem Klick auf INSTALLIEREN. Schließen Sie die Installation mit einem Klick auf FERTIG.

Nach Bestätigung ist die Server-Installation beendet: Alle nötigen Dateien haben den Weg auf die Festplatte gefunden. Die Workstation-Installation

Die erfolgte Server-Installation bildet die Grundlage für die Installation der Einzelplätze. Die folgende Darstellung ist mit der normalen Einzelplatzinstallation von CD-Rom nahezu identisch.

342

Anhang A: Installation von StarOffice 7 So installieren Sie StarOffice für einen Einzelplatz: Sie, z.B. mit dem Explorer, die Setup-Datei. Bei der Workstation➤ Suchen Installation unter Windows trägt sie z.B. den Namen StarOffice Setup. ➤ Klicken Sie doppelt auf die Setup-Datei, um die Installation zu starten. einer kurzen Ladezeit erscheint der Begrüßungsbildschirm – ➤ Nach falls noch Anwendungen im Hintergrund laufen, haben Sie jetzt die 1 2 3

Gelegenheit, die Installation mit ABBRECHEN zu beenden und alle geöffneten Programme zu schließen. Klicken Sie auf WEITER, um die Installation fortzusetzen.

➤ I : Mit einem die Dialogbox W ➤ EsKlickerscheint auf W gelangen Sie zum nächsten Schritt. sehen ein Fenster mit der Lizenzvereinbarung. Um das Pro➤ Siegrammpaket zu installieren, müssen Sie diese Lizenzvereinbarung mit 4

ICHTIGE NFORMATIONEN

5

EITER

6

➤ 7

➤ 8

➤ 9

➤ 10

➤ 11

einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche akzeptieren – andernfalls bricht die Setup-Routine kommentarlos ab. Tragen Sie die Benutzerinformationen ein: Je exakter Sie das vornehmen, desto mehr Informationen kann StarOffice später automatisch verwenden. Klicken Sie auf WEITER Entscheiden Sie sich für die Art der Installation. Zu empfehlen ist die Option WORKSTATION-INSTALLATION, da in diesem Fall nur lokale Einstellungen erzeugt werden. Klicken Sie dann auf WEITER. Im nächsten Fenster werden Sie aufgefordert, das Installationsverzeichnis anzugeben – nicht existierende Verzeichnisse legt das SetupProgramm an. Bestimmen Sie das Installationsverzeichnis und bestätigen Sie mit WEITER. Das Setup-Programm hat jetzt alle Angaben gesammelt, um mit der eigentlichen Installation zu beginnen. Das Installationsprogramm startet den Kopiervorgang, der einige Minuten in Anspruch nehmen kann. Klicken Sie auf INSTALLIEREN. Wählen Sie die Dateitypen aus, die automatisch mit StarOffice geöffnet werden sollen.

343

Installation starten

Bild A.3: Bei der Einzelplatzinstallation vom Server wählen Sie die Art der Installation: Dieser Schritt entfällt bei einer »echten« Einzelplatzinstallation von CD-ROM.

Bild A.4: Der entscheidende Schritt: Bestimmen Sie, wohin StarOffice die Dateien installiert.

344

Achtung

Anhang A: Installation von StarOffice 7

Falls Sie StarOffice 7 parallel mit Microsoft Office auf einem Rechner betreiben, sollten Sie alle Kontrollkästchen der Dialogbox INSTALLATIONSPROGRAMM FÜR STAROFFICE 7 deaktivieren: Sie vermeiden damit Probleme bei der Ausführung von Office-Programmen. Wenn Sie die Voreinstellung übernehmen, dann werden Dateien mit der Erweiterung .doc bzw. xls nach der Installation mit StarOffice Writer bzw. StarOffice Calc geöffnet. Wird StarOffice später, aus welchen Gründen auch immer, wieder entfernt, treten Probleme auf. Es kann passieren, dass das Öffnen dieser Dateien nun Probleme macht, weil die »zuständige« Anwendung nicht mehr gefunden wird. Auch Symbole für entsprechende Verknüpfungen auf dem Desktop sind und bleiben in diesem Fall verändert.

Sie den Schritt zur Installation der Java-Laufzeitumgebung ➤ Arbeiten ab: Bestätigen Sie mit OK. ➤ Warten Sie den Fortschritt ab. Sie die Meldung von StarOffice über das Adabasmodul zur ➤ Nehmen Kenntnis und bestätigen Sie mit OK. 12 13 14

Bild A.5: Typisch bei der Netzwerk-Installation: Adabas muss nachträglich von der CD-ROM oder aus einem speziellen Verzeichnis heraus installiert werden.

➤ Bestätigen Sie den Abschluss der Installation mit F . wenn es die Installationsroutine von StarOffice nicht ausdrück➤ Auch lich verlangt, sollten Sie abschließend den Rechner neu starten. 15

ERTIG

16

345

Installation starten

Java-Runtime Environment Damit StarOffice die Funktionalität von Java nutzen kann, wird ein so genanntes Runtime-Modul benötigt. Falls auf Ihrem Computer kein JavaRuntime-Modul vorhanden ist, bietet Ihnen das Setup-Programm an, das Java-Runtime Environment der Firma Sun zu installieren. Mit einem Klick auf die Schaltfläche INSTALLIEREN wird das Setup-Programm des Java-Runtime Environment gestartet. erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie fortfahren wollen. ➤ Zunächst Um die Daten auf Ihren PC zu übertragen, klicken Sie auf J . ➤ Bestätigen Sie den folgenden Begrüßungsbildschirm mit N . Setup-Programm zeigt Ihnen die (englischsprachigen) Lizenzver➤ Das einbarungen, die Sie mit einem Klick auf Y akzeptieren müssen, um 1

A

EXT

2 3

ES

➤ Hinweis

4

die Installation fortzuführen. Das Setup-Programm fordert Sie auf, das Installationsverzeichnis anzugeben. Im Anschluss modifiziert das Setup-Programm verschiedene Einträge in den Systemeinstellungen und erstellt eine neue Programmgruppe im Start-Menü.

Damit die Systemeinstellungen aktualisiert werden können, müssen Sie den Computer neu starten.

Umstieg von StarOffice früherer Versionen nach StarOffice 7 Wenn Sie StarOffice bereits auf Ihrem System installiert haben, bietet das Installationsprogramm von StarOffice 7 eine Möglichkeit zur Migration Ihrer bisherigen StarOffice-Daten in die neue Version.

왘

346

Für die Konvertierung der E-Mails aus StarOffice 5.2 steht nach der Installation von StarOffice 7 ein neuer AutoPilot in StarOffice 5.2 zu Verfügung. Um diesen AutoPilot zu starten, wählen Sie in StarOffice 5.2 den dann neuen Befehl DATEI/AUTOPILOT/E-MAILKONVERTER, um die Daten in das MBX-Format zu konvertieren.

Anhang A: Installation von StarOffice 7

왘

In StarOffice 7 finden Sie einen AutoPilot, mit dem Sie die vorhandenen StarOffice 5.2-Dateien auf einen Schlag in das XML-Dateiformat von StarOffice konvertieren können.

왘

StarOffice 7 kann ebenso wie OpenOffice.org parallel zu einer anderen Version von StarOffice installiert werden. Im Falle einer späteren Deinstallation einer der vorhandenen Programmversionen muss das Setup-Programm der verbliebenen Version aufgerufen und eine Reparatur durchgeführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die aktuelle Version korrekt im System angemeldet ist.

Installationsumfang nachträglich verändern

Hinweis

StarOffice erlaubt auch die Anpassung einer bereits installierten Version. Nach einem Klick auf den Eintrag STAROFFICE in der Windows-Systemsteuerung/Softwert zum Ändern erscheint eine Dialogbox zur Auswahl der gewünschten Aktion.

Nur das Setup-Programm auf der Festplatte führt zum gewünschten Erfolg. Falls Sie die Installationsroutine von der CD erneut aufrufen, erscheint eine Fehlermeldung.

Auch dieses Setup-Modul stellt drei verschiedene Optionen zur Verfügung: MODIFIZIEREN, REPARIEREN und ENTFERNEN. Sie wählen dabei jeweils die entsprechende Option, klicken auf WEITER und arbeiten die nachfolgenden Schritte ab. Installation modifizieren

Mit der Option MODIFIZIEREN fügen Sie einzelne Module hinzu oder löschen installierte Komponenten. Dazu zeigt das Setup-Programm nach einem Klick auf WEITER eine Dialogbox, in der Sie die hinzuzufügenden Programmmodule auswählen – sie werden dann hervorgehoben. Ähnlich verläuft auch das Löschen einzelner Komponenten: Markieren Sie die zu entfernenden Module und bestätigen Sie die Auswahl. Danach symbolisiert ein durchgekreuztes Kästchen das anschließende Löschen.

347

Installation starten

Hinweis

Bild A.6: Um die Installation von StarOffice nachträglich anzupassen, steht Ihnen eine spezielle Setup-Routine zur Verfügung.

In der Workstation-Installation steht diese Variante nicht zur Verfügung. In dieser Variante wird zunächst die Server-Installation durch den Administrator modifiziert und anschließend durch die Nutzer jeder Workstation repariert.

Reparieren

Nach Aktivierung der Option REPARIEREN und einem Klick auf die Schaltfläche WEITER wird die zuletzt durchgeführte Installation mit allen ausgewählten Optionen wiederholt. Verwenden Sie diese Funktion, um eine versehentlich beschädigte Version von StarOffice wiederherzustellen. Sie Bestätigen mit REPARIEREN: Während der Reparatur werden fehlende oder defekte Komponenten erneut installiert.

348

Hinweis

Anhang A: Installation von StarOffice 7

Wenn Sie StarOffice 7 parallel zu einer vorherigen Version oder zu OpenOffice.org installiert hatten und später eine der Versionen deinstallieren, sollten Sie das Installationsprogramm der verbleibenden Version starten und die Option REPARIEREN wählen.

Deinstallation

Hinweis

Nach Auswahl von ENTFERNEN und einem Klick auf WEITER erfolgt noch eine Nachfrage, ob Sie alle Dateien löschen wollen. Der Rest wird nach einem Klick auf ENTFERNEN automatisch erledigt: Verweise in den internen Registrier-Datenbanken, die Symbole aus der Programmgruppe und natürlich auch die zugehörigen Dateien werden gelöscht.

Das Installationsverzeichnis, einige Dateien des Setup-Programms sowie die von Ihnen in der Zwischenzeit erzeugten Dokumente bleiben erhalten, so dass Sie diese zum vollständigen Entfernen von StarOffice manuell löschen müssen.

Adabas D

Querverweis

Bestandteil von StarOffice 7 (nicht von OpenOffice.org) ist das relationale Datenbankverwaltungsprogramm Adabas. Die in StarOffice verfügbare Variante der Adabas D-Datenbank ist auf maximal drei User und 100 Mbyte Datenbankumfang begrenzt.

Information zu weiteren Versionen von Adabas D finden Sie unter http://www.adabas.com

349

Adabas D

Tipp

Bei der Server-Installation von StarOffice gelangen die Dateien für Adabas nicht mit auf den Datenträger. Damit alle Nutzer bei der Workstation-Installation bei Bedarf auch die Adabas-Datenbank installieren können, sollten Sie das komplette Verzeichnis auf die Festplatte kopieren. Beachten Sie aber die Einschränkungen: In Firmennetzen ist die Installation der eingeschränkten Version von Adabas D oft nicht nötig.

Hinweis

Die Installation der Adabas-Programmdateien erfolgt bei einer Einzelplatzinstallation von CD-ROM automatisch unmittelbar im Anschluss an die Installation von StarOffice. Wenn auf Ihrem Rechner bereits eine Adabas DDatenbank installiert ist, wird keine Neuinstallation vorgenommen. In diesem Fall und bei allen anderen Varianten müssen Sie bei Bedarf die Installation nachträglich manuell ausführen.

Das StarOffice-Setup-Programm erkennt das Vorhandensein einer Adabas D-Datenbank an den Systemvariablen DBROOT, DBWORK und DBCONFIG, die unter Windows 9x in der Datei C:\Autoexec.bat gesetzt werden. Unter Unix werden die Systemvariablen je nach verwendeter Shell in einer Datei wie .cshrc oder .bashrc im HomeVerzeichnis gesetzt.

Für den Fall, dass auf Ihrem System eine ältere Adabas D-Datenbank-Version installiert ist, können Sie problemlos diese Version parallel installieren. Es werden lediglich die Umgebungsvariablen an die aktuelle Version angepasst. Wenn Sie die alte Version wieder benutzen wollen, müssen Sie die Umgebungsvariablen wieder von Hand anpassen. Zur Benutzung von Adabas D unter Windows 95/98/NT/2000/XP müssen folgende Variablen gesetzt sein. Sollte es zu Problemen beim Arbeiten mit Adabas D kommen, überprüfen Sie bitte zuerst diese Variablen.

왘

DBROOT zeigt auf das Installationsverzeichnis von Adabas D, z.B.: C:\adabas

왘

DBCONFIG zeigt auf das Verzeichnis %DBROOT%\sql

350

Anhang A: Installation von StarOffice 7

왘 왘

DBWORK zeigt auf das Verzeichnis %DBROOT%\sql

Die Umgebungsvariable PATH muss den Pfad: %DBROOT%\bin und %DBROOT%\pgm enthalten.

Das Setup von Adabas D setzt die genannten Variablen unter Windows 98 in der Datei Autoexec.bat. Deshalb ist es unbedingt notwendig, nach der Installation von Adabas D einen Neustart durchzuführen. Unter Windows NT/2000/XP werden die Umgebungsvariablen in den Benutzervariablen eingestellt. Es ist normalerweise nicht nötig, einen Neustart durchzuführen. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass ein solcher Neustart auch unter diesen Betriebssystemen nötig sein kann und daher zu empfehlen ist. So installieren Sie Adabas D manuell: Sie den Datenträger, z.B. die Installations-CD, nach ➤ Durchsuchen dem Verzeichnis ../adabas. ➤ Starten Sie die Datei, unter Windows z.B. mit einem Doppelklick. ➤ Klicken Sie auf W . Sie die aktuellen Hinweise zu Installation und klicken Sie auf ➤ Lesen . W Sie die Lizenzvereinbarungen. ➤A Sie das vorgeschlagene Installationsverzeichnis mit einem ➤ Bestätigen Klick auf W . Wählen Sie nicht dasselbe Verzeichnis wie für Star1 2

EITER

3 4

EITER

5

KZEPTIEREN

6

EITER

Office!

Sie die Nachfrage, falls das gewünschte Verzeichnis nicht ➤ Bestätigen existiert. und warten Sie das Ergebnis ab. ➤ Klicken Sie auf I ➤ Klicken Sie auf F und starten Sie das System neu. 7 8

NSTALLIEREN

9

ERTIG

351

Adabas D

Querverweis

Bild A.7:

352

Die Installation von Adabas D unter StarOffice

Hinweise zur Installation von Adabas D unter anderen Betriebssystemen finden Sie in den jeweiligen Readme-Dateien im Installationsverzeichnis.

Stichwortverzeichnis !

(Strg)+(Z) 85 3D-Darstellung 285 3D-Diagramm 252 3D-Effekte 253

A

Abreißleiste 70 Abreißleiste Filter 234 Absatz 115 Absatzmarken 115 Absatzvorlage ohne Linien 137 Adabas 332 Adabas D 349 –, Einschränkungen 23 –, Umgebungsvariablen 350 Adabas D-Datenbank –, Einschränkungen 349 Adressbuch 110 Adresse –, Zellbereich 158 Adressfeld 112, 116 Aktive Hilfe 44 Aktivieren –, Versionskontrolle 213 Akzeptieren –, Änderungen in StarCalc 207 –, Änderungen in StarWriter 207 Alle ignorieren 317 Allgemeine Einstellungen 278 Alte deutsche Rechtschreibung 318 Altern 236 Alterungsgrad 236 Ändern –, Ausrichtung 182 –, Datumsformat 144 –, Seitenrand 182 –, Tabelleneigenschaften 127

Änderungen –, aufzeichnen 200, 201 –, kommentieren 204 Änderungsmodus 199 –, Alle Änderungen akzeptieren 207 –, Änderungen akzeptieren 207 –, anpassen 209 –, ausschalten 202 Änderungsprotokoll 202 Anpassen –, Fußzeilen anpassen 145 –, Iconleisten 325 –, Menüs 319 –, Seitenrand 120 –, Statusleiste 324 –, Symbolleisten 325 –, Tastenkombinationen 322 Ansicht –, Optionen 282 –, Seitenumbruch Vorschau 184 –, Seitenvorlagen 120 Anzeigedauer Help Agent 280 Anzeigen –, Dokument-Versionen 214 Applets freischalten 301 Arbeiten mit –, Bitmaps 229 –, Diagrammen 245 –, Pixelgrafiken 229 –, StarGallery 220 Arbeitsblatt 181 Arbeitsspeicher 281 Arbeitsumgebung anpassen 277 Arbeitsverzeichnis 291, 292 –, einrichten 291 Asiatische Sprachen 313 Aufbau XML-Dateiformat 27 Auflösung (Druck) 289 Aufzeichnung schützen 202

353

Stichwortverzeichnis Ausfüllkästchen 157 Ausnahmewörterbuch 316 Ausrichten 103 Ausrichtung ändern 182 Ausschneiden –, Symbol 66 AutoComplete –, Datei-Dialogbox 78 Autoformat –, Diagramm 250 Automatisch speichern 87 –, aktivieren 304 Automatische Prüfung 318 Automatische Sicherungskopien 86 AutoPilot –, Adressdatenquelle 169 –, Dokumentenkonverter 267 –, Euro-Konverter 272 AutoRechtschreibung 318 AutoText-Verzeicnis 292

B

Basic Code –, wieder speichern 307 –, zum Bearbeiten laden 306 Bearbeiten –, Änderungen aufzeichnen 200 –, Dokument vergleichen 210 –, Farbe 295 –, Grafik 100 –, Rückgängig 85 –, Wiederherstellen 86 Bearbeitung protokollieren 199 Bearbeitungsansicht wiederherstellen 285 Bearbeitungsmodus 160 –, Diagramm 259 Bearbeitungsstand 199 Bedienelemente 13 Bedienung –, Funktionsleiste 64 –, Objektleiste 68 Bedingter Text 174 Bedingung 174

354

Beenden –, StarOffice 60 Benutzerdaten 199, 277 –, ändern 278 Benutzerspezifische Einstellungen 303 Bereich in Tabellen 158 Beschriftungen 183 Bildbearbeitung 229, 233 Bilder scannen 229 Bildinformationen 226 Bitmap –, bearbeiten 233 –, einfügen 231 –, Objektleiste 234 –, reduzieren 289 –, speichern 231 –, zuschneiden 240 Bitmapbild selektieren 233 Blätter verknüpfen 189 Brief –, Adressfeld 112 –, DIN 5008 110 –, Mit Fußzeilen arbeiten 145 –, Seitenrand anpassen 120 Briefbogen 109 Briefkopf 95 Briefvorlage 95 Buchaufbau 11

C

Cache für eingefügte Objekte 282 Calc –, Datei öffnen 75 –, Passwort 82 –, Sonderzeichen einfügen 217 –, Tabelle, Passwort 82 Cascading Style Sheets 311 ClipArt 96 –, verwalten 220 CMYK 294 content.xml 27 CSS2 311

Stichwortverzeichnis

D

Darstellungsgröße anpassen 61 Datei –, Beschreibung 200 –, Dateityp auswählen 77 –, drucken, Symbol 66 –, Eigenschaften 200 –, mit Passwort versehen 82 –, Neu 112, 148 –, öffnen 73, 75 –, PDF, Symbol 65 –, schreibgeschützt öffnen 79 –, speichern 115 –, Versionen 213 Dateidialog –, Laufwerk wechseln 77 Dateidialogbox 73, 106 Dateidialogbox (Standard) 280 Datenbank –, Einschränkungen 23 –, freigeben 178 –, schreibgeschützt 171 Datenbankfunktionen 153 Datenbanktabelle 165 Datenquelle –, ändern 178 –, Anmelden 165 –, schreibgeschützt 171 –, verändern 258 –, wählen 169 Datenquellen-Explorer 169 Datenreihe 251 Datensicherheit –, Sicherungskopien 86 Datensicherung 339 Datenstruktur 110 Datentabelle 247 Datenverwaltung 191 Datum (fix) 145 Datumsangaben 161 Datumsformat 144 dBase-Adressdatenbank 191 Deinstallation 349

Diagramm –, Autoformat 250 –, Datenreihe 251 –, drehen 253 –, erstellen 245 –, formatieren 250, 259 –, in Präsentationen 263 –, Legende 251 –, Seitenansicht 257 –, Variante 252 Diagramm 3D 252 Diagramm-Assistent 255 Diagrammdaten 246 Diagrammkategorie 252 Diagrammtitel 251 Diagrammtyp 251 Dialogbox 17 –, (Änderungen) Kommentieren 205 –, 3D-Effekte 253 –, Alterung 236 –, Änderungen anzeigen 203 –, Archive auswählen 301 –, Autoformat Diagramm (1-4) 245 –, Diagrammdaten 246, 247 –, Diagrammtyp 252 –, Eigenschaften 221 –, Einzeilige Register 284 –, Extras/Anpassen 319 –, Maßstab 99 –, Mauspositionierung 286 –, Mosaik 238 –, Optionen 277 –, Poster 236 –, Relief 237 –, Schaltfläche bearbeiten 326 –, Solarisation 235 –, Sonderzeichen 217 –, Spaltenbreite 132 –, Symbolleisten 326 –, Tabellenformat 128, 132 –, Versionen in Dokument 214 –, Versionskommentar eingeben 213 –, Zuschneiden 240

355

Stichwortverzeichnis DIN 5008 110 DIN-Brief 110 Direkthilfe 44 Dithering 286 Document Type Description 28 Dokument –, Änderungen akzeptieren 207 –, Änderungen markieren 202 –, Bearbeitungsstände trennen 212 –, in zwei Fenstern darstellen 83 –, mit Fußzeilen arbeiten 145 –, mit Passwort versehen 82 –, Seitenrand anpassen 120 –, speichern 81, 115 –, unterschiedliche Bearbeitungsstände 199 –, vergleichen 210 –, Version speichern 213 –, Versionen anzeigen 214 –, Versionen konsolidieren 215 –, Versionskommentar eingeben 213 –, Versionskontrolle aktivieren 213 Dokumenteigenschaften 304 –, Druckdatum 280 Dokumentenkonverter 267 Dokumentmanagement 83 Dokumentstatus 280 Dokumenttyp (Standard) 305 Dokumentvorlage 112 Doppelklick 14 Drag&Drop 14, 32 Draw –, Datei öffnen 75 –, Passwort 82 –, Sonderzeichen einfügen 217 –, Zeichnung mit Passwort versehen 82 Druckdaten reduzieren 287 Drucken 280 –, Farben in Graustufen 290 –, Farbverlaufsstreifen 289 –, transparente Objekte einschließen 289 –, Zwischenfarbe 290 Druckeradministrationsprogramm 334 Druckertreiber 119

356

Druckerwarnungen aktivieren 290 Druckqualität 287 DTD 28 Durchschreibsatz 182

E

Einfügen –, Bitmap 231 –, Fußzeilen einfügen 145 –, Grafik als Kopie 228 –, Grafik als Verknüpfung 228 –, Grafik in den Hintergrund 228 –, Objekt/Diagramm 245 –, Sonderzeichen 217 –, Symbol 66 –, Tabellen 146 –, Textrahmen 100 Eingabefeld 17 Einrichten –, Ansichtsoptionen 282 –, Mausbedienung 286 –, Pfade 291 –, Rechtschreibkontrolle 314 –, Schaltflächen 284 –, Schriftersetzung 296 –, Trennregeln 318 Einzeiliges Listenfeld 18 Einzelobjekte 104 Einzelplatz-Installation 338 Element kopieren 99 E-Mail-Konverter 346 Entfernen –, manueller Seitenwechsel 144 –, Tabellenblatt 155 Ereignisse konfigurieren 329 Erscheinungsbild 282 Euro 272 Euro-Konverter 272 Excel 306 Excel-Adresstabelle 194 Excel-Tabelle 193 Export –, einer Bitmap 232 –, von HTML-Dokumenten 310

Stichwortverzeichnis Externer Code 301 Extras –, Anpassen 319 –, Optionen 277 –, Silbentrennung 319 Extras/Gallery 220

Fotos verwalten 220 Funktionsautopilot 153 Funktionsleiste 64 –, Symbole 64 Fußzeile 122, 145 –, Mit Tabelle versehen 145

F

G

Farbanteile 239 Farben 293 –, in Graustufen umwandeln 290 Farbname 293 Farbtabelle 293, 295 Farbverläufe reduzieren 289 Farbverlaufsstreifen 289 Farbwerte 239 Fehlerbehandlung 85 Feldbefehl 116 –, Bearbeiten 116 –, Bedingter Text 174 –, Datum 145 –, Schattierung 145 –, Versteckter Absatz 174 –, Versteckter Text 174 Feldname 157 Fensterbereich ausblenden 98 Filter 234 Filter-Werkzeug 234 Fixierte Felder 145 Flache Symbole 284 Folgeseiten 122 Format –, 3D-Ansicht 252 –, 3D-Effekte 253 –, AutoFormat Diagramm 245 –, Diagrammtyp 252 –, Fläche 295 –, Fußzeilen bearbeiten 145 –, Spaltenbreite 132 Formatierungen 114 Formeln kopieren 187 Formular 153

Gallery 96, 220 –, Dateitypen 222 –, Fixieren 97 –, Grafiken hinzufügen 222 –, Themenliste 220 Gallery-Manager 222 Gamma 240 Gebietsschema 312 Ghost-Script 334 Grafik –, als Kopie 228 –, als Verknüpfung 228 –, Gruppierung 100 –, hinzufügen 222 –, in den Hintergrund 228 –, korrigieren 100 –, StarGallery 222 Grafik-Cache 281 Grafikformate 222 Grafikmodus 239 Grafikobjekt exportieren 106 Grafikverzeichnis 292 Graustufen 239 Groß geschriebene Wörter prüfen 317 Groß- und Kleinschreibung prüfen 317 Grundrechenarten 153 Gruppieren 103 Gruppierung 100

H

Haushaltsbuch 181 Helligkeit 240 Helligkeitsänderung 240 Help Agent 53, 280 –, Anzeigedauer 54

357

Stichwortverzeichnis –, nicht automatisch starten 280 –, Voreinstellungen 53 –, Zurücksetzen 54 Hilfe –, Aktive Hilfe 44 –, Durchsuchen 50 –, Informationen suchen 50 –, Inhalt 46 –, kontextsensitive Direkthilfe 44 –, Onlinehilfe 46 –, Tipp 43 –, zur Hilfe 48 Hilfedatei auswählen 48 Hohe Druckqualität 289 Hotkeys anpassen 322 HowTo –, Absatzvorlage verändern 129 –, Absatzvorlage zuweisen 137 –, Adabas installieren 351 –, Ausschneiden 136 –, Bedingung in Serienbriefen 175 –, Bitmap einfügen 231 –, Bitmap speichern 231 –, Brief mit Datenquelle 168 –, Datenbank auswählen 191 –, Datenbank freigeben 178 –, Datenquelle anmelden 165 –, Datenquelle verbinden 169 –, Datenquellenvorschau 169 –, Datum in Zellen eingeben 161 –, dBase-Datenbank anbinden 192 –, Diagramm einfügen 246 –, Diagrammdaten verändern 246 –, Dokumentvorlage öffnen 112 –, Einfügen 136 –, Einzelobjekte gruppieren 104 –, Einzelplatzinstallation 343 –, Excel-Adresstabelle als Datenquelle 194 –, Exportieren einer Grafik 106 –, Farben mit Pipette ersetzen 242 –, Feldbefehle korrigieren 172 –, Formeln kopieren 187

358

–, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –,

Gallery nutzen 98, 107 Galleryobjekt einfügen 227 Grafik aufbrechen 100 Grafik einfügen 98, 138 Grafik in Gallery 107 Grafik in Thema 224 Grafik per Menü einfügen 140 Grafik platzieren 141 Grafik speichern 106 Grafik verankern 138 Grafik verkleinern 141 Grafik verwalten 107 Grafikteile entfernen 100 Gruppieren 104 Installation 343 maximale Seitenränder 119 Neu von Vorlage 112 Neue Absatzvorlage 142 Objekte ausrichten 104 Scannen 230 Schriftart verändern 102 Schriftgröße ändern 102 Seitenformat ändern 182 Seitenränder ändern 182 Seriendruckvorgang starten 177 Serverinstallation 341 Sonderzeichen einfügen 219 Sprachmodul installieren 332 Summenbildung 186 Symbol einfügen 219 Tabelle einfügen 146 Tabellenblatt entfernen 155 Tabellenblatt kopieren 188 Tabellenblatt umbenennen 156 Tabellendokument anlegen 152 Tabellenrahmen entfernen 147 Tabellenspalten einfügen 158 Text formatieren 123 Text in Zeichnung 101 Text in Zellen 185 Thema in Gallery 224 Titel einer Grafik 226 Veränderung der Seitenränder 137

Stichwortverzeichnis –, Version als Dokument speichern 216 –, Währungsformat 162 –, Workstationinstallation 343 –, Zahlen formatieren 162, 188 –, Zelle als Datum formatieren 185 –, Zellen verbinden 184 –, Zellinhalt ändern 159 –, Zellinhalt eingeben 157 HTML-Kompatibilität 309 Hyperlink –, Dialogbox öffnen 67 Hyperlink-Dialog –, Symbol 67

I

Iconleisten anpassen 325 IgnoreAllList 315 Image –, Datei öffnen 75 Immer speichern als 305 Import von HTML-Dokumenten 309 Importfilter 77 Impress –, Datei öffnen 75 –, Passwort 82 –, Präsentation mit Passwort versehen 82 –, Sonderzeichen einfügen 217 In allen Sprachen prüfen 318 Info-ZIP 340 Installation –, Adabas 351 –, Ändern 347 –, Deinstallation 349 –, Einzelplatz 343 –, Komponenten löschen 347 –, Linux 336 –, Modifizieren 347 –, nachträglich verändern 347 –, OpenOffice.org 335 –, Reparatur 348 –, Solaris 336 –, Sprachmodul 332 –, Starten 337 –, Windows 335

Installationsanleitung 332 Installationsarten 338 Installations-CD 339 Installationsparameter 339 Instanz 85 Interaktion 286 IntuitiveUse 24 Invertieren 235

J

Jahresbereich 279 Jahreszahlen 161, 279 Java-Programme freischalten 301 Java-Runtime 346 JRE 346

K

Kalender 160 Kanten hervorheben 238 Kennung ausblenden 318 Klick 14 Kohlezeichnung 237 Kombinationsfeld 17 Komponenten löschen 347 Kontextsensitive Direkthilfe 44 Kontrast 240 Kopfzeile 115, 122 –, Höhe dynamisch anpassen 125 Kopieren 99

L

Laden –, Benutzerspezifische Einstellungen 303 –, OLE-Objekte 308 –, VBA-Eigenschaften 306 Laden/Speichern 302 Laufwerk wechseln –, Dateidialog 77 Layout –, DIN-Brief 111, 127 Legende 251 Lesezeichen hinzufügen 48 Lichtquelle 237 Lieferumfang 331 Linguistik 314 Linux 331, 334

359

Stichwortverzeichnis Listenfeld 17 Logo 95 Lokale Ländereinstellung 312 Luminanz 240

M

manifest.xml 28 Manuelle Seitenwechsel entfernen 144 Mappenregister 153 Markieren –, Änderungen in StarWriterDokumenten 202 Markierfeld 18 Maßstab verändern 99 Maus 14 Mauspositionierung 286 Menü –, aktivieren 15 –, Ansicht 61 –, Bearbeiten 60 –, Datei 59 –, Extras 61 –, anpassen 319 –, Einträge bearbeiten 319 –, inaktive Menüeinträge 284 –, Menü folgt Mauszeiger 283 meta.xml 28 Microsoft Office 307, 345 Minimale Wortlänge für Silbentrennung 319 Modifizieren 347 Module-Pfad 292 Mosaik 238

N

Navigationsbereich 47 Navigator 30, 126 –, ein- und ausblenden 67 –, Symbol 67 Negativwörterbuch 316 Netzwerk-Installation 338 Netzzugriff einschränken 301 Neu –, Absatzvorlage 142

360

–, Diagramm 245 –, Dokument von Vorlage 112 –, Menü 321 –, Thema 221 –, Thema in Gallery 224 –, Vorlagen und Dokumente 112 Neue Rechtschreibung 318 Normale Druckqualität 289

O

Objekte –, ausrichten 103 –, Diagramm 245 –, gruppieren 103 Objektleiste 68, 96, 103, 234 Office-Programme 21 OLE-Objekte 308 Onlinehilfe 48 OpenGL –, benutzen 285 –, optimierte Ausgabe 285 Optimierte Ausgabe 285 Optionen –, Benutzerdaten 278 –, Darstellung 282 –, Farben 293 –, Laden/Speichern 302 –, Linguistik 314 –, Mausbedienung 286 –, Pfade 291 –, Rechtschreibkontrolle 314, 317 –, Schriftersetzung 296 –, Speichern 302 –, Spracheinstellungen 312 –, StarOffice 277 –, Trennregeln 318 Optionen-Dialogbox 277 Optionsfeld 18 Ordner –, anlegen 77 –, ein Verzeichnis hoch 77 –, wechseln in Datei-Dialogbox 76 Outlook-Adressbuch 197

Stichwortverzeichnis

P

Papiergröße 290 Papierorientierung 290 Passwort 82 Pfade –, Arbeitsverzeichnis einrichten 291 Pipette 242 Platzhalter –, Dateidialog 79 PlugIns freischalten 301 Pop-Art 237 Pop-up-Menü 19 Poster 236 Posterfarben 237 PowerPoint 306 Praxistipp –, mit Fußzeilen arbeiten 145 Pretty Printing 305 Printer Setup Utility 334 Programmbedienung anpassen 277 Programmoberfläche 56 –, 3D-Schaltflächen 284 –, große Schaltflächen 284 –, inaktive Menüeinträge 284 –, Mauspositionierung 286 –, Vorschau in Schriftliste 284 Programmoptionen –, Ansicht 282 –, Darstellung 282 –, Farben 293 –, Mausbedienung 286 –, Pfade 291 –, Rechtschreibkontrolle 314 –, Schriftersetzung 296 –, Trennregeln 318 Programmumgebung –, Benutzerdaten 278 –, Ereignisse konfigurieren 329 –, Menüs anpassen 319 –, Pfade einrichten 291 –, Speichern 302 –, Statusleiste anpassen 324 –, Symbolleisten anpassen 325 –, Tastenkombinationen anpassen 322

Programmvoreinstellungen –, zweistellige Jahreszahlen 279 Prüfbereich der Rechtschreibkontrolle 317

Q

Quelldatenbereich 258 Quelle auswählen 229

R

Rauschen entfernen 235 Rechenfunktion 31 Rechenleiste 31 Rechtsbündig 141 Rechtschreibkontrolle –, Alle Sprachen 318 –, Ausnahmewörterbuch 316 –, Automatische Prüfung 318 –, Benutzerwörterbuch 316 –, einrichten 314 –, Groß- und Kleinschreibung 317 –, neue Rechtschreibung 318 –, Sonderbereiche prüfen 318 –, Wörter mit Ziffern 317 –, Wörterbücher 315 Rechtschreibung –, Alle Sprachen 318 –, Ausnahmewörterbuch 316 –, einrichten 318 –, Groß- und Kleinschreibung 317 –, Großgeschriebene Wörter 317 –, neue Rechtschreibung 318 –, Sonderbereiche prüfen 318 –, Trennregeln 318 –, Wörter mit Ziffern 317 –, Wörterbücher 315 Recoverstrategien 88 Reduzieren –, Bitmaps 289 –, Druckdaten 287 –, Transparenz 288 –, Farbverläufe 289 Register 19 Relief 237

361

Stichwortverzeichnis Reparatur der Installation 348 RGB 294 Rückgängig 85, 281

S

Scannen 229 Scanner auswählen 229 Scanvorgang 229 Schaltfläche 17 Schärfen 235 Schattenwurf 237 Schattierung 145 Schnellstarter 57, 96 Schreibschutz –, öffnen 79 Schreibweisen 12 Schrift 217 –, Historie 284 Schriftarten –, Ersetzungstabelle 297 Schriftersetzung 296 Schriftgrößen (HTML) 309 Schriftliste –, Vorschau der Schriftart 284 Schriftvorschau 102 Schrittfolge –, Absatzvorlage verändern 129 –, Absatzvorlage zuweisen 137 –, Adabas installieren 351 –, Ausschneiden 136 –, Auswahl einer Datenbank 191 –, Bedingung in Serienbriefen 175 –, Benutzerwörterbuch bearbeiten 316 –, Bitmap einfügen 231 –, Bitmap speichern 231 –, Brief mit Datenquelle 168 –, Datenbank freigeben 178 –, Datenquelle anmelden 165 –, Datenquelle verbinden 169 –, Datenquellenvorschau 169 –, Datum in Zellen eingeben 161 –, dBase-Datenbank anbinden 192 –, Diagramm einfügen 246

362

–, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –,

Diagrammdaten verändern 246 Dokumenten-Konverter 268 Dokumentvorlage öffnen 112 Einfügen 136 Einzelobjekte gruppieren 104 Einzelplatzinstallation 343 Excel-Adresstabelle als Datenquelle 194 Exportieren einer Grafik 106 Farben mit Pipette ersetzen 242 Feldbefehle korrigieren 172 Formeln kopieren 187 Gallery nutzen 98, 107 Galleryobjekt einfügen 227 Grafik aufbrechen 100 Grafik einfügen 98, 138 Grafik in Gallery 107 Grafik in Thema 224 Grafik per Menü einfügen 140 Grafik platzieren 141 Grafik speichern 106 Grafik verankern 138 Grafik verkleinern 141 Grafik verwalten 107 Grafikteile entfernen 100 Gruppieren 104 Installation 343 Makro auf Webseite 311 maximale Seitenränder 119 Menüeinträge bearbeiten 321 Neu von Vorlage 112 Neue Absatzvorlage 142 Objekte ausrichten 104 Scannen 230 Schriftart verändern 102 Schriftgröße ändern 102 Seitenformat ändern 182 Seitenränder ändern 182 Seriendruckvorgang starten 177 Serverinstallation 341 Sonderzeichen einfügen 219 Sprachmodul installieren 332 Standarddateiformat festlegen 25

Stichwortverzeichnis –, Summenbildung 186 –, Symbol einfügen 219 –, Symbolleiste andocken 62 –, Tabelle einfügen 146 –, Tabellenblatt entfernen 155 –, Tabellenblatt kopieren 188 –, Tabellenblatt umbenennen 156 –, Tabellendokument anlegen 152 –, Tabellenrahmen entfernen 147 –, Tabellenspalten einfügen 158 –, Tastenkombination definieren 323 –, Text formatieren 123 –, Text in Zeichnung 101 –, Text in Zellen 185 –, Thema in Gallery 224 –, Titel einer Grafik 226 –, Veränderung der Seitenränder 137 –, Version als Dokument speichern 216 –, Vertrauenswürdige Quellen 300 –, Währungsformat 162 –, Workstationinstallation 343 –, Zahlen formatieren 162, 188 –, Zelle als Datum formatieren 185 –, Zellen verbinden 184 –, Zellinhalt ändern 159 –, Zellinhalt eingeben 157 Schutzgebühr 331 Schwarz/Weiß 239 Schwebend 96 Schwebende Fensterbereiche 98 Schwellenwert 236 Script –, Sicherheit 299 sds 245 Seite –, einrichten, mit Fußzeilenarbeiten 145 –, Rand anpassen 120 Seitenansicht 139, 257 Seitendruck 139 Seiteneigenschaften ändern 120 Seiteneinrichtung 118, 182 Seitenlayout mit Diagrammobjekt 265 Seitenumbruch Vorschau 184

Seitenvorlage 118 Seitenwechsel 144 Seriendruck 177 Seriendruckfeld 169 Seriendruckvorgang starten 177 settings.xml 28 Sicherheit –, Makro ausführen 299 Sicherheitseinstellungen 298 –, Script 299 Sicherheitskopie 87 –, aktivieren 304 Sichtbare Schaltflächen 328 Silbentrennung –, Trennregeln 318 Sinnbilder 12 Skalierung der Systemschrift 283 Solaris 331, 336 Solarisation 235 Sonderbereiche –, prüfen 318 –, trennen 319 Sonderzeichen 217 Sounds verwalten 220 spadmin für Unix 334 Spaltenbreite 132, 183 Speicher pro Objekt 282 Speichern 115 –, Mappe 163 –, OLE-Objekte 308 –, unterschiedliche Bearbeitungsstände in StarCalc 199 –, unterschiedliche Bearbeitungsstände in StarWriter 199 –, VBA-Eigenschaften 306 –, Version 213 Speichern als 305 Spracheinstellungen 312 Sprachen 312 Sprachmodul 314 –, installieren 332 –, StarOffice 314 Standarddateiformat 305 –, festlegen 25

363

Stichwortverzeichnis Standardgebietsschema 312 Standardsprache 312 Standardsprachmodul 314 Standardtastenkürzel 323 Standardwährung 313 Standardzahlenformat 162 StarCalc –, Änderungen in Dokument akzeptieren 207 –, Bearbeitungsstände trennen 212 –, Diagramm-Assistent 255 –, Diagramme 254 –, Dokument-Version speichern 213 –, unterschiedliche Bearbeitungsstände sichern 199 StarChart 245 StarDraw –, Dokument-Version speichern 213 StarGallery –, Dateitypen 222 –, Grafiken hinzufügen 222 –, Themen 220 StarImpress –, Dokument-Version speichern 213 StarOffice –, Adressbuch 110 –, Allgemeine Einstellungen 278 –, Arbeitsspeicher 281 –, Basic-Scripts 299 –, Bedienelemente 13 –, beenden 60 –, beim Systemstart laden 282 –, Benutzerdaten 278 –, Bildbearbeitung 229 –, Briefvorlage 109 –, Dateidialogboxen einstellen 73 –, Datenquellen, Einschränkungen 23 –, Desktop, Programmoberfläche 56 –, Dialoge verwenden 280

364

–, Flache Symbole 284 –, Funktionsumfang 23 –, Gallery 220 –, Gebietsschema 312 –, Grafik-Cache 281 –, Konzept 55 –, Lieferumfang 23 –, Linguistik 314 –, Maus 14 –, Pfade 291 –, Sicherheit 298 –, Sonderzeichen einfügen 217 –, Speicherorte 292 –, Spracheinstellungen 312 –, Standardwährung 313 –, starten 56 –, zweistellige Jahreszahlen 279 StarOffice Calc –, Ausfüllkästchen 157 –, Bearbeitungsmodus 160 –, Haushaltsbuch 181 –, Zellzeiger 157 StarOffice Draw 95 –, Farben 293 StarOffice Impress –, Diagramm 263 –, Seitenlayout mit Diagrammobjekt 265 Start –, StarOffice 56 StarWriter –, Änderungen in Dokument annehmen 207 –, Änderungen in Dokument markieren 202 –, Bearbeitungsstände trennen 212 –, Dokument-Version speichern 213 –, unterschiedliche Bearbeitungsstände sichern 199 Statusleiste 118 –, anpassen 324 –, einrichten 324

Stichwortverzeichnis Step –, Absatzvorlage verändern 129 –, Absatzvorlage zuweisen 137 –, Adabas installieren 351 –, Ausschneiden 136 –, Bedingung in Serienbriefen 175 –, Benutzerwörterbuch bearbeiten 316 –, Bitmap einfügen 231 –, Bitmap speichern 231 –, Brief mit Datenquelle 168 –, Datenbank auswählen 191 –, Datenbank freigeben 178 –, Datenquelle anmelden 165 –, Datenquelle verbinden 169 –, Datenquellenvorschau 169 –, Datum in Zellen eingeben 161 –, dBase-Datenbank anbinden 192 –, Diagramm einfügen 246 –, Diagrammdaten verändern 246 –, Dokumenten-Konverter 268 –, Dokumentvorlage öffnen 112 –, Einfügen 136 –, Einzelobjekte gruppieren 104 –, Einzelplatzinstallation 343 –, Excel-Adresstabelle als Datenquelle 194 –, Exportieren einer Grafik 106 –, Farben mit Pipette ersetzen 242 –, Feldbefehle korrigieren 172 –, Formeln kopieren 187 –, Gallery nutzen 98, 107 –, Galleryobjekt einfügen 227 –, Grafik aufbrechen 100 –, Grafik einfügen 98, 138 –, Grafik in Gallery 107 –, Grafik in Thema 224 –, Grafik per Menü einfügen 140 –, Grafik platzieren 141 –, Grafik speichern 106 –, Grafik verankern 138 –, Grafik verkleinern 141 –, Grafik verwalten 107 –, Grafikteile entfernen 100 –, Gruppieren 104

–, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –,

Installation 343 Makro auf Webseite 311 maximale Seitenränder 119 Menüeinträge bearbeiten 321 Neu von Vorlage 112 Neue Absatzvorlage 142 Objekte ausrichten 104 Scannen 230 Schriftart verändern 102 Schriftgröße ändern 102 Seitenformat ändern 182 Seitenränder ändern 182 Seriendruckvorgang starten 177 Serverinstallation 341 Sonderzeichen einfügen 219 Sprachmodul installieren 332 Standarddateiformat festlegen 25 Summenbildung 186 Symbol einfügen 219 Symbolleiste andocken 62 Tabelle einfügen 146 Tabellenblatt entfernen 155 Tabellenblatt kopieren 188 Tabellenblatt umbenennen 156 Tabellendokument anlegen 152 Tabellenrahmen entfernen 147 Tabellenspalten einfügen 158 Tastenkombination definieren 323 Text formatieren 123 Text in Zeichnung 101 Text in Zellen 185 Thema in Gallery 224 Titel einer Grafik 226 Veränderung der Seitenränder 137 Version als Dokument speichern 216 Vertrauenswürdige Quellen 300 Währungsformat 162 Workstationinstallation 343 Zahlen formatieren 162, 188 Zelle als Datum formatieren 185 Zellen verbinden 184 Zellinhalt ändern 159 Zellinhalt eingeben 157

365

Stichwortverzeichnis Steuerelemente 17 –, Funktionsleiste 64 –, Objektleiste 68 Steuerzeichen Ein/Aus 115 styles.xml 28 Stylist 30, 120 –, ein- und ausblenden 67 –, Symbol 67 Suchbegriff 49 Symbol einfügen 217 Symbolleiste 62 –, abreißen 70 –, andocken 62 –, anpassen 277, 325 –, einschalten 63 –, verändern 328 –, verschieben 62 Symbolzeichensatz 217 Symbolzuordnungen 327 Systemanforderungen 335 –, Linux 336 –, Solaris 336 –, Windows 335 Systemzeit 145

T

Tabelle 126, 152, 181 –, als Datenquelle 165 –, einfügen 146 –, in Fußzeilen verwenden 145 –, Spalten anpassen 146 –, Summen berechnen 146 –, verändern 147 –, Zellengröße verändern 146 Tabellendokument 181 –, Änderungen 209 –, anlegen 182 –, Ausfüllkästchen 157 –, Bearbeitungsmodus 160 –, Bereich 158 –, Beschriftungen 183 –, Seitenumbruch Vorschau 184 –, Speichern 165

366

–, Text eingeben 159 –, Währungen 162 –, Zellzeiger 157 Tabelleneigenschaften 127 Tabellenentwurf 154 Tabellenformat 132 Tabellenkalkulation 153 Tabellenreferenz 208 Tabellenregister 181 Tabellenspalten 132 Tastatur 322 Tastaturkürzel bearbeiten 322 Tastenkombinationen anpassen 322 Teamfunktionen 199 Text –, in Tabelle 146 –, mit Fußzeilen arbeiten 145 –, zentrieren 103 Textdokument –, Änderungen 209 Texteingabe in Textrahmen 102 Textobjekte in Vorschau darstellen 251 Textrahmen einfügen 100 Tilde (~) 320 Tipphilfe 203 Tipps und Tricks 43 –, Ausnahmewörterbuch 316 –, AutoComplete 78 –, große Schaltflächen 284 –, Mauspositionierung 286 –, Registerkarten in Dialogboxen 284 –, Trennstellen in unbekannten Wörtern 319 –, Wildcards 79 –, zweistellige Jahreszahlen 279 Transparente Objekte einschließen 289 Transparenz 240, 290 –, reduzieren 288 Trennen –, Bearbeitungsstände 212 –, ohne Nachfrage 319 Trennregeln 318

Stichwortverzeichnis

U

Überarbeiten –, Änderungen markieren 202 Umstieg 5.2 auf 6.0 346 unbenanntX 81 Unterstützung asiatischer Sprachen 313 URL –, absolut und relativ 305 –, relativ speichern 305

V

Variables Datum 145 Variante (Diagramm) 252 VBA-Eigenschaften 306 Verfügbare Sprachmodule 315 Verknüpfen –, Tabellendokumente 189 Version –, als Dokument speichern 216 –, anzeigen 214 –, löschen 215 –, öffnen 214 –, speichern 213 –, vergleichen 215 –, Versionskommentar eingeben 213 Versionskommentar ändern 215 Versionskontrolle aktivieren 213 Versteckter Absatz 174 Versteckter Text 174 Vertrauenswürdige URLs 300 Vertrieb 331 Volldarstellung bei Interaktion 286 Volltextsuche 51 Vorlage speichern 149

W

Wählen –, ClipArt 96 Währungen eingeben 162 Währungsbeträge konvertieren 272 Währungsformat 164, 313 Wasserzeichen 239 Weichzeichnen 235

Werkzeugleiste 68 –, Bedienung 69 Wiederherstellen 86 Wildcard –, Dateidialog 79 Windowmanager 13 Windows 331 Wörter mit Ziffern prüfen 317 Wörterbuch 315, 316 Word 306 Writer –, Datei öffnen 75 –, Passwort 82 –, Sonderzeichen einfügen 217 –, Text mit Passwort versehen 82

X

XML-Dateiformat 27 XML-Format optimieren 305

Z

Zahlen formatieren 162, 184 Zeichenauswahlfeld 218 Zeichencode 217 Zeichentabelle 217 Zelladresse 153 Zellbereich 158 Zelle –, als Datum formatieren 185 –, rotes Dreieck 159 –, zusammenfassen 184 Zellzeiger 157 Zentrale Programmeinstellungen 277 Zentrieren 103 Zertifikat für Supportleistungen 332 Ziehen 14 Zuordnung von Tastenkombinationen 322 Zurücksetzen –, Help Agent 280 Zusammenführen von Dokumenten 212 Zusätzliche Sprachmodule 332 Zuschneiden 240 Zweistellige Jahreszahlen 279 Zwischenfarbe 290

367

Copyright Daten, Texte, Design und Grafiken dieses eBooks, sowie die eventuell angebotenen eBook-Zusatzdaten sind urheberrechtlich geschützt. Dieses eBook stellen wir lediglich als Einzelplatz-Lizenz zur Verfügung! Jede andere Verwendung dieses eBooks oder zugehöriger Materialien und Informationen, einschliesslich der Reproduktion, der Weitergabe, des Weitervertriebs, der Platzierung im Internet, in Intranets, in Extranets anderen Websites, der Veränderung, des Weiterverkaufs und der Veröffentlichung bedarf der schriftlichen Genehmigung des Verlags. Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an: mailto:[email protected]

Zusatzdaten Möglicherweise liegt dem gedruckten Buch eine CD-ROM mit Zusatzdaten bei. Die Zurverfügungstellung dieser Daten auf der Website ist eine freiwillige Leistung des Verlags. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

Hinweis Dieses und andere eBooks können Sie rund um die Uhr und legal auf unserer Website

(http://www.informit.de) herunterladen