Outlook - noch mehr Tipps & Tricks, Band 2

Outlook Tipps & Tricks Band 2 Outlook noch mehr Tipps & Tricks Die besten Lösungen der Planet-Outlook-Profis OLAF VON...

Author: Olaf von Hoff

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Outlook Tipps & Tricks Band 2

Outlook noch mehr Tipps & Tricks Die besten Lösungen der Planet-Outlook-Profis OLAF VON HOFF

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben, die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt. Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das ®-Symbol in diesem Buch nicht verwendet. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Um Rohstoffe zu sparen, haben wir auf Folienverpackung verzichtet.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 11 10 09

ISBN 978-3-8272-4411-6

© 2009 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Umschlaggestaltung: Thomas Arlt, [email protected] Outlook-Grafiken: Outlook-Zielichowski (www.pixzoom.de) Lektorat: Jürgen Bergmoser, [email protected] Herstellung: Elisabeth Prümm, [email protected] Korrektorat: Sandra Gottmann Satz und Layout: mediaService, Siegen (www.media-service.tv) Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Printed in Germany

INHALTSVERZEICHNIS

Inhaltsverzeichnis

1

Vorwort

13

Vorbereitungen

15

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

2

16 22 22 23 25 26 29

Hosted Exchange – der Praxischeck

35

2.1

37 37 38 51 59 59 60 70 70 70 71 82 82 82 83 89 89 90 95 97 104 104 104 105

2.2

2.3

2.4

2.5 2.6 2.7 2.8

6

Outlook im Patchfieber – Fehlerprävention Unterstützte Outlook-Versionen 1.2.1 Ermittlung der Outlook-Version Die Registrierung Übersicht mit Ansichten Suchen – gewusst wie! Neu! Outlook 2007 und die Office-Diagnose

Anbietercheck 1&1 2.1.1 Einrichtung 2.1.2 Outlook-Integration: 2.1.3 Gemeinsame Nutzung Anbietercheck: Quality Hosting 2.2.1 Einrichtung 2.2.2 Outlook-Integration 2.2.3 Anbieterfazit Anbietercheck: Arvato-Systems von Bertelsmann 2.3.1 Einrichtung 2.3.2 Outlook-Integration 2.3.3 Anbieterfazit Anbietercheck: Skyfillers 2.4.1 Einrichtung 2.4.2 Outlook-Integration: 2.4.3 Anbieterfazit Anbietercheck: Webmaxx 2.5.1 Outlook-Integration Anbieterüberblick* MailXchange Hosted Service – der Gesamtcheck 2.8.1 Anschaffungskosten 2.8.2 Betriebskosten 2.8.3 Workflow-Kompatibilität

Inhaltsverzeichnis

2.8.4 2.8.5 2.8.6

3

Immer schön synchron 3.1

4

Technische Unterstützung Backup Sicherheit

Datensynchronisation mit Outlook 3.1.1 Syncing.net 3.1.2 Outlook-Connector 12.1 3.1.3 Der Aktenkoffer 3.1.4 Google Calendar Sync 3.1.5 Teamkalender mit Outlook 2007 3.1.6 Windows Live FolderShare

Problemfall Exchange Server 4.1

4.2 4.3

4.4 4.5 4.6

4.7 4.8

Outlook findet keinen Exchange Server 4.1.1 Läuft der Dienst, der den Informationsspeicher, also die Exchange-Datenbank, verwaltet? 4.1.2 Steht die Netzwerkverbindung zum Exchange Server? 4.1.3 Klappt die Namensauflösung nicht? 4.1.4 Ist die Protokollbindung o.k.? Verliert Outlook massiv an Performance? Der Cache-Modus und die Offline-Datei 4.3.1 Stellen Sie fest, ob der Offline-Ordner synchronisiert wird 4.3.2 Erneutes Synchronisieren der Ordner 4.3.3 Ist die Offline-Datei beschädigt? 4.3.4 Sind Ihre Exchange Server-Unterstützungsdateien beschädigt? Nach Einrichten eines Postfaches verschwinden alle Mails aus dem Posteingang Ist Ihr Postfach zu klein? Der Abwesenheits-Assistent funktioniert nicht 4.6.1 Warum wird pro Absender nur eine Abwesenheitsnachricht versendet? Warum erscheint die Ordnerliste plötzlich in Englisch? Meine Outlook-Regel leitet keine Mails (automatisch) in das Internet weiter

105 105 106

107 108 108 120 126 130 132 138

145 146 147 147 148 149 152 154 154 157 158 158 160 161 163 163 167 170

7

Inhaltsverzeichnis

4.9 4.10 4.11 4.12

5

Probleme und Lösungen – Reloaded 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

5.6

5.7

5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19

8

Exchange Server-Papierkorb (Dumpster) mit Outlook nutzen Ordnerberechtigungen setzen Probleme mit Regeln (beschädigte oder verborgene Postfachregeln) Neue Nachrichten werden erst nach Ordnerwechsel angezeigt

Quo vadis, Ordnerliste? Hilfe, ich bekomme Fehlermeldungen beim Outlook-Start! 5.2.1 Der Outlook-Start verlangsamt sich extrem Hilfe, Junk-E-Mails werden nicht mehr gefiltert! Hilfe, mein Outlook ist so langsam! 5.4.1 Neue Windows Desktop Search Hilfe, die Outlook-Suche funktioniert nicht richtig! 5.5.1 Lookeen 5.5.2 Xobni Hilfe, mein Outlook versucht immer wieder, unsichtbare Mails zu versenden! 5.6.1 PSTWalker – der Outlook-Röntgenapparat Hilfe, die Passwörter für die E-Mail-Konten in Outlook werden nicht mehr gespeichert!199 5.7.1 Windows Vista und Outlook 2002 Hilfe, ich kann Besprechungsanfragen nicht automatisch akzeptieren! Hilfe, Zip-Dateien werden im Einfügen-Menü nicht angezeigt! Hilfe, Termine werden auf dem iPhone falsch dargestellt! Hilfe, ich kann gespeicherte *msg-Dateien nicht mehr öffnen! Hilfe, die Feiertage sind verschwunden! Hilfe, meine Hyperlinks sind blockiert! Hilfe, meine gesendeten E-Mails erreichen den Absender mit zusätzlichen Zeilenumbrüchen! Meine Regeln funktionieren nicht wie erwartet! Hilfe, die Erinnerungen funktionieren nicht mehr! Hilfe, ich erhalte seltsame Fehlermeldungen bei der Erstellung eines Termins! Hilfe, ich erhalte eine Fehlermeldung beim Anlegen eines IMAP-Kontos! Hilfe, ich bekomme animierte Grafiken nicht mehr angezeigt!

171 174 179 181

183 184 185 185 187 188 190 191 192 195 197 197

199 202 204 205 206 207 208 209 210 212 212 214 216

Inhaltsverzeichnis

5.20 5.21 5.22 5.23 5.24

6

Hilfe, Outlook 2007 stürzt nach dem Upgrade kommentarlos ab! Hilfe, im Datei-Menü existiert der Eintrag Importieren/ Exportieren nicht mehr! Hilfe, mein Kontakte-Ordner erscheint nicht im Adressbuch! Hilfe, alle Adressen erscheinen doppelt im Adressbuch! Hilfe, ich kann die Excel-Datei als Anhang nicht mehr öffnen!

Outlook-Themen – der Praxischeck 6.1 6.2

Adressbuch-Sicherheit – Zugriffe steuern Die Sache mit der Outlook-Datensicherung! 6.2.1 Umtausch nicht ausgeschlossen – der Ordnerwechsel 6.2.2 Der Austausch – ein Händchen für Auswechselungen 6.2.3 Backup Memory – wer gehört zu wem? 6.2.4 Der Outlook-Spurenleser – die Outlook-Dateipfade 6.2.5 Persönlicher Ordner 6.2.6 Symbolleisten 6.2.7 Junk-E-Mail-Einstellungen 6.2.8 Regeln 6.2.9 E-Mail-Konten 6.2.10 Benutzerdefinierte Kategorien 6.2.11 Benutzerdefinierte Felder 6.2.12 Benutzerdefinierte Ansichten 6.2.13 Optionseinstellungen 6.2.14 Add-Ins 6.2.15 Druckeinstellungen 6.2.16 Navigationsleiste inkl. Verknüpfungen 6.2.17 Übermittlungseinstellungen 6.2.18 Signaturen 6.2.19 RSS-Feeds 6.2.20 Makros & VBA-Projekte 6.2.21 Briefpapiere 6.2.22 Vorlagen 6.2.23 Wörterbuch 6.2.24 Outlook-Leiste inklusive Verknüpfungen 6.2.25 Filter 6.2.26 Benutzerdefinierte Formulare 6.2.27 Persönliches Adressbuch

216 218 220 221 222

225 226 228 231 236 238 240 241 242 243 244 245 247 248 252 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 261 262 263 264 264

9

Inhaltsverzeichnis

6.3

6.4 6.5

7

Outlook – FAQ Extra Large 7.1

7.2

10

6.2.28 Autovervollständigung 6.2.29 Business Contact Manager 6.2.30 Übertrag zwischen verschiedenen Outlook-Versionen 6.2.31 Automatische Sicherungen Die Sache mit den Signaturen! 6.3.1 Signatur einfügen via „Senden an“ 6.3.2 Die Signatur-Polizei 6.3.3 Verhinderung lokaler Signaturen Die Sache mit den Hinweisdialogen Die Sache mit den Gruppenrichtlinien 6.5.1 Download der Gruppenrichtlinien-Vorlagen 6.5.2 Gruppenrichtlinien für Netzwerkumgebung 6.5.3 Gruppenrichtlinien für den lokalen Computer

Thema: E-Mail 7.1.1 Update: Wie funktionieren die Autoeingabe-Features mit Outlook? 7.1.2 Update: Wie kann ich mich über neu eintreffende E-Mails informieren lassen? 7.1.3 Wie kann ich zum Löschen vorgesehene IMAP-Nachrichten ausblenden? Thema: Einstellungen 7.2.1 Wie kann ich das Outlook 2007-Farbschema ändern? 7.2.2 Warum gehen verknüpfte Kategorien beim Weiterleiten verloren? 7.2.3 Wie kann ich ein Outlook-Profil umbenennen? 7.2.4 Wie verhindere ich, dass Outlook schließt? 7.2.5 Update: Warum synchronisiert ActiveSync nur Unterordner? 7.2.6 Wie kann ich die Tastenkombination für den E-Mail-Versand deaktivieren? 7.2.7 Wie verändere ich die Schriftart bei einkommenden Mails? 7.2.8 Wie ändere ich das Outlook 2007-Design in klassische Menüs?

265 266 267 271 272 272 275 275 280 286 286 286 290

293 294 294 297 302 302 302 304 304 305 306 307 309 312

Inhaltsverzeichnis

7.3

7.4

7.5

7.6

8

Thema: Kalender 7.3.1 Wie blende ich Wochennummern in den Datumsnavigator ein? Thema: Drucken 7.4.1 Wie drucke ich einzelne Bereiche einer E-Mail mit Outlook 2007 aus? Thema: Exchange Server & Administration 7.5.1 Warum kann ich den Persönlichen Ordner in einem Exchange-Profil nicht zum Standard machen? 7.5.2 Wie kann ich die Erstellung von privaten E-Mail-Konten verhindern? Thema Formulare 7.6.1 Wie unterdrücke ich das Einfügen der Standardsignatur in benutzerdefinierten Formularen?

Makros – was nicht passt, wird passend gemacht 8.1

Vorbereitungen 8.1.1 Makrowarnung umgehen 8.1.2 Digitales Zertifikat erstellen 8.1.3 Makros samt Zertifikat in Outlook einfügen 8.1.4 Makros in die Symbolleiste einfügen 8.1.5 Eingebettete Grafiken ins Dateisystem speichern 8.1.6 Ordnerinhalte bequem löschen 8.1.7 Geänderte E-Mail ohne Nachfrage löschen 8.1.8 Anlagen mit Serienbrief 8.1.9 Ordnerstruktur aufklappen 8.1.10 Pfad ermitteln 8.1.11 Nachverfolgung per Mausklick 8.1.12 IMAP-Elemente automatisch löschen 8.1.13 Datum in Betreff einfügen 8.1.14 Betreff-Erinnerung 8.1.15 Postausgang leeren

Stichwortverzeichnis

313 313 314 314 315 315 316 318 318

319 320 320 321 322 324 329 330 332 332 333 334 334 335 336 336 337

339

11

Vorwort

Vorwort

Outlook und sein Funktions-Füllhorn sind nicht in allen Teilen vergnügungssteuerpflichtig. Noch dazu kursiert in den diversen Communities eine Reihe von Halbwahrheiten und Lösungsplacebos, die von einem Help-Desk zum anderen vererbt werden. Leider trägt die Verbreitung dieser Outlook-Falschmeldungen nicht zur Wahrheitsfindung bei, hat jedoch leider direkte Auswirkung auf die Zeit, die Sie benötigen, um mit Outlook weiterzuarbeiten. Denn nicht jeder Outlook-Anwender hat die Zeit, stundenlang beim Troubleshooting „Stille Post“ zu spielen. Ich möchte, dass Sie Spaß haben, mit Outlook zu arbeiten, und jeden Fehler als Chance begreifen, etwas mehr über Ihren E-MailClient zu erfahren. Es gibt keinen Grund, sich mit blutdruckerhöhenden Programmunzulänglichkeiten abzufinden. Wandeln Sie den Frust über Outlook (und eigene Flüchtigkeitsfehler) in eine gesunde Neugierde auf Ursache und Wirkung im beliebtesten Personal-Information-Manager der Welt um. Denn dass eine Wechselwirkung zwischen schlechter Laune und PC-Malaise besteht, wird niemand bestreiten. Und dass alles mit allem zusammenhängt, ist gerade im Computerbereich schon längst keine Binsenweisheit mehr. Ich würde mich freuen, wenn Sie von meiner ganz persönlichen Outlook-Chaostheorie profitieren könnten – und möchte Sie davon überzeugen, dass Outlook auch nur ein virtueller Organismus ist, mit Schwächen und Stärken. Mit dem zweiten Teil von Outlook Tipps & Tricks gebe ich Ihnen wieder den gewohnten Mix aus Direktlösungen und Hintergrundinformationen an die Hand – damit Ihr Alltag mit Outlook problemfrei bleibt und so funktioniert wie ein Schiedsrichter, der immer dann gute Noten bekommt, wenn man sich nicht mit ihm beschäftigen muss. Und wenn Sie sich doch mal wieder in einer Outlook-Depression befinden, denken Sie an Ihren prominenten Leidensgenossen Jeff Raikes, seines Zeichens scheidender Office-Chefentwickler, der unumwunden zugab, glücklich damit zu sein, ein Unternehmen geleitet zu haben, dessen Produkte er selbst verwende. Immerhin ein kleiner Trost … Ihr Autor Olaf v. Hoff

14

KAPITEL 1

Vorbereitungen

Kapitel 1 – Vorbereitungen

1.1

Outlook im Patchfieber – Fehlerprävention

Den einen oder anderen Anwender mag es nicht unbedingt überraschen: Innerhalb des letzten Jahres ist Outlook nicht zum Sieger im Contest Deutschland sucht die SuperSoftware geworden. Im Gegenteil: Die Redmonder Software-Schmiede möchte Sie auch weiterhin nicht in Ruhe arbeiten lassen und ignoriert deshalb den ganzjährig gültigen Technik-Sinnspruch Never change a running system nach Leibeskräften. Im Namen der Sicherheit feuert der größte Software-Hersteller der Welt weiterhin fröhlich Service Packs, Hotfixes und Patches ins Programm-Nirwana – ohne Rücksicht auf Anwenderverluste. Aber gerade in Sachen Sicherheit übersteuert Microsoft – deutlich – vielleicht auch ein Tribut an den vor allem von der einschlägigen Fachpresse kreierten Sicherheits-Hype. In gefühltem Stundenabstand werden Patch-Days ausgerufen, um vermeintliche Sicherheitslücken zu stopfen, die dann von der einschlägigen PC-Presse mit dicken Schlagzeilen zur letzten Rettung vor dem PC-Armageddon hochstilisiert werden. Von diesem künstlich erschaffenen Angstszenario profitieren aber auch und vor allem die Hersteller von Antiviren-Software. Die Legende von der großen HackerVerschwörung lässt die Kassen bei Symantec & Co. ordentlich klingeln. Allein 2006 wurden im Bereich Systemsicherheit über 4 Milliarden US-Dollar umgesetzt.1 Dabei begreift kaum noch jemand, welcher vermeintlichen Gefahr er durch das erneute Update denn jetzt schon wieder entronnen ist und ob diese Gefahr tatsächlich realistischerweise bestand. Und die Beschreibungen der Angriffsschnittstelle hören sich oft so an, als müsse der potenzielle Angreifer digitaler Mentalist sein, um einen realen Schaden für Outlook entstehen zu lassen. Die Wahrheit ist: Selbst Update-Totalverweigerer leben nicht wesentlich gefährlicher als brave Update-Sammler. Denn: Wer Ihnen und Ihrem PC persönlich schaden möchte, wird das immer und überall tun können. Trotz Antiviren-Software, Sicherheitspatches, Benutzerkontensteuerung und Systemdateischutz. Immer öfter sind Patches oder Updates Ursache von Outlook-Problemen. Beispiele gefällig? Das Security Update KB KB946983 (siehe Kapitel 5, Abschnitt 5.4, „Hilfe, mein Outlook ist so langsam!“) vom März 2008, das selbst die interne Verlinkung und Verknüpfung in Outlook mit Sicherheitsabfragen belegte, führte zu massiven Funktionseinschränkungen bei installierten Add-Ins und beeinträchtigte die OutlookPerformance beim Programmstart (schon ab Werk nicht gerade das hervorstechendste Merkmal dieser Outlook-Version) erheblich. Das Service Pack 3 für Office 2003 setzte die Rechtschreibprüfung in Outlook außer Gefecht und musste mit einem eilig 1. www.gartner.com

16

1.1 Outlook im Patchfieber – Fehlerprävention

nachgeschobenen Hotfix (http://support.microsoft.com/kb/943519/en-us) korrigiert werden. Der Knackpunkt: Mit der aktivierten, automatischen Update-Funktion für Windows bzw. Office fällt es schwer, einzelne Updates als Problemverursacher herauszufiltern. Deshalb mein Rat: Deaktivieren Sie die automatische Update-Funktion. In der Regel dauert es drei bis vier Wochen, bis sich erste Fehler und Schwierigkeiten mit Patches manifestieren. Sollten auch nach dieser Karenzfrist keine Probleme auftauchen, können Sie einzelne, wichtige Updates immer noch manuell über das zentrale Office-Update-Portal http://office.microsoft.com/de-de/downloads/default.aspx herunterladen und installieren.

Abbildung 1.1: Automatisches Update

17


Achtung Verstehen Sie mich nicht falsch: Auch wenn Sie die automatische UpdateFunktion deaktiviert haben, ist es grundsätzlich ratsam, zumindest mit den wichtigen ServicePacks in Outlook versorgt zu sein und sich diese manuell zu installieren. Jedoch existiert kein vernünftiger Grund, die Selbstbestimmung für Ihren Rechner völlig aufzugeben und ihn ungefiltert mit allen MicrosoftUpdates zu konfrontieren.

Und so deaktivieren Sie die automatische Update-Funktion Windows XP:

Abbildung 1.2: Automatische Updates deaktivieren (Windows XP) 1. Wechseln Sie über den Start-Button und Einstellungen in die Systemsteuerung. 2. Doppelklicken Sie den Punkt Automatische Updates. 3. Markieren Sie die Option Automatische Updates deaktivieren.

18


Windows Vista:

Abbildung 1.3: Automatische Updates deaktivieren (Windows Vista) 1. Wechseln Sie über den Start-Button in die Systemsteuerung. 2. Doppelklicken Sie den Eintrag Windows Update. 3. Klicken Sie auf Einstellungen ändern. 4. Markieren Sie die Option Nie nach Updates suchen.

Hinweis Nach der Deaktivierung der automatischen Update-Funktion beschwert sich das System sofort in Form einer Sicherheitswarnung in Gestalt eines roten Icons im Systray, die Sie eigentlich getrost ignorieren können. Wenn Sie die Chance dazu hätten: Denn bei jedem Neustart fordert Sie die WindowsSicherheitswarnung erneut auf, Ihr „schändliches Tun“ zu überdenken. Das nervt und kann deaktiviert werden:

19


Windows XP: 1. Klicken Sie auf den Start-Button, Einstellungen und Systemsteuerung.

Abbildung 1.4: Das Windows XP-Sicherheitscenter 2. Doppelklicken Sie den Eintrag Sicherheitscenter. 3. Wählen Sie den Punkt Warnungseinstellungen des Sicherheitscenters ändern. 4. Deaktivieren Sie die Checkbox Automatische Updates und bestätigen mit OK.

20


Abbildung 1.5: Warnungen deaktivieren

Windows Vista: 1. Klicken Sie auf den Start-Button, Einstellungen und Systemsteuerung.

Abbildung 1.6: Warnungen ausschalten

21


2. Doppelklicken Sie den Eintrag Sicherheitscenter. 3. Wählen Sie den Punkt Die Sicherheitscenter-Benachrichtigungsmethode ändern.

Abbildung 1.7: Systray-Symbol und Benachrichtigung deaktivieren 4. Wählen Sie den Punkt Keine Benachrichtigung senden und das Symbol nicht

anzeigen.

1.2

Unterstützte Outlook-Versionen

Das Outlook-Lösungsbuch beschäftigt sich mit Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003 und Outlook 2007.

1.2.1

Ermittlung der Outlook-Version

Bitte ermitteln Sie über das Fragezeichen in der Symbolleiste und Info (oder Info über Outlook) Ihre Outlook-Version. Im umrahmten Fenster sehen Sie zuerst die Outlook-Version, in Klammern die Versionsnummer und als Abschluss den Update-Stand. Ist nach der Versionsnummer nichts vermerkt, ist kein Office-Update eingespielt.

22

1.3 Die Registrierung

Abbildung 1.8: Ermittlung der Outlook-Version

1.3

Die Registrierung

Viele Lösungsbeschreibungen führen Sie in die Windows-Registrierungsdatenbank. Bei der Registrierung handelt es sich quasi um die Windows-Bürokratie, sprich den theoretischen Unterbau der grafisch aufbereiteten Programmoberfläche. Es existieren fünf Hauptbereiche, auch Schlüssel genannt. Schlüsselnamen

Abkürzung

Beschreibung

HKEY_CLASSES_ROOT

HKCR

Hier werden u.a. Dateiverknüpfungen gespeichert.

HKEY_CURRET_USER

HKCU

Hier werden alle Informationen des aktuell angemeldeten Windows-Benutzers gespeichert.

HKEY_LOCAL_MACHINE

HKLM

Hier werden die Informationen gespeichert, die benutzerübergreifend für den gesamten Rechner gültig sind.

23


Schlüsselnamen

Abkürzung

Beschreibung

HKEY_USERS

HKU

Die Hauptverwaltung für alle benutzerspezifischen Einstellungen und Informationen

HKEY_CURRENT_CONFIG

HKCC

Hier werden die Referenzen auf die Hardwareprofile gespeichert.

Tabelle 1.1: Bereiche der Registrierung

Achtung Der zweite Teil des Outlook-Lösungsbuches führt Sie nur in die Bereiche von HKEY_CURRENT_USER und HKEY_LOCAL_MACHINE.

Die Baumstruktur der Registrierung ähnelt der des Windows-Explorers und ist alphabetisch geordnet. Viele Einträge in Sachen Outlook sind in Bereichen zu finden, die mit der Outlook-Versionsnummer gekennzeichnet sind. Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Versionsnummer welcher Outlook-Generation zugeordnet ist. Registrierungsnummer

Outlook-Version

9.0

Outlook 2000

10.0

Outlook 2002

11.0

Outlook 2003

12.0

Outlook 2007

Tabelle 1.2: Zuordnung der Outlook-Versionsnummern

Hinweis Wie aus gut unterrichteten Kreisen zu erfahren war, überspringen die Redmonder für das Office 2010 die Versionsnummer 13.0 – aus Angst, das Projekt könnte mit dieser Versionsnummer unter einem schlechten Stern stehen.

24

1.4 Übersicht mit Ansichten

1.4

Übersicht mit Ansichten

Arbeiten Sie im Zusammenhang mit dem zweiten Teil von Outlook Tipps & Tricks in Outlook grundsätzlich nur mit der Ordnerliste. Diese Darstellungsform ist die einzige, die Ihnen den vollen Überblick über Ihre Outlook-Elemente verschafft. Sie blenden diese in Outlook 2000 und Outlook 2002 über Ansicht und Ordnerliste ein. In Outlook 2003 sowie 2007 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Button in der Navigationsleiste und wählen den Eintrag Navigationsbereichsoptionen. Aktivieren Sie hier die Checkbox vor Ordnerliste.

Abbildung 1.9: Die Ordnerliste in Outlook 2003 & Outlook 2007

25


1.5

Suchen – gewusst wie!

Nehmen Sie zuerst alle erforderlichen Sucheinstellungen vor: Viele Dateien und Ordner werden von den Suchfiltern „ab Werk“ nicht erfasst, weil sie entweder vom System versteckt oder ausgeblendet werden. Da viele Lösungsszenarien das Suchen und vor allem Finden solcher Dateien voraussetzen, ist es besonders wichtig, Ihr Betriebssystem so zu präparieren, dass Sie möglichst präzise Ergebnisse erhalten. Windows XP: 1. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und auf Explo-

rer. Im Windows-Explorer wählen Sie im Menü Extras und Ordneroptionen. Wechseln Sie auf die Registerkarte Ansicht und aktivieren in der Liste unter Erweiterte Einstellungen die Optionen Alle Dateien und Ordner anzeigen (siehe Abbildung 1.10).

Abbildung 1.10: Einblenden versteckter Dateien

26

1.5 Suchen – gewusst wie!

2. Deaktivieren Sie anschließend die Optionen Geschützte Systemdateien ausblen-

den (empfohlen) und Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden. 3. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Start-Button, und wählen

Suchen. Aktivieren Sie die folgenden Checkboxen im Suchfenster (siehe Abbildung 1.11) unter Weitere Optionen: Systemordner durchsuchen, Versteckte Elemente durchsuchen und Unterordner durchsuchen. Wählen Sie unter Suchen in den Eintrag Lokale Festplatten und geben den Suchbegriff in das Eingabefeld unter Gesamter oder Teil des Dateinamens ein. Klicken Sie abschließend auf den Button Suchen.

Abbildung 1.11: Sucheinstellungen unter Windows XP

27


Windows Vista: 1. Da die Wahrscheinlichkeit in Windows Vista hoch ist, dass nicht alle Dateien

durch die indizierte Suche erfasst werden, überlisten Sie die indizierte Suche einfach. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und wählen Suchen. Klappen Sie den Drop-down-Pfeil neben Erweiterte Suche auf. Wählen Sie als Ort Lokale Festplatten und geben unter Name den Suchbegriff ein. Aktivieren Sie außerdem unbedingt die Checkbox Nicht indizierte, versteckte und Systemdateien einbeziehen (evtl. langsam). Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Suchen.

Abbildung 1.12: Die erweiterte Suche in Windows Vista

28

1.6 Neu! Outlook 2007 und die Office-Diagnose

2. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und auf Explorer. Im Windows-Explorer rufen Sie über (Alt) das Explorer-Menü auf und wäh-

len Extras und Ordneroptionen. Wechseln Sie auf die Registerkarte Ansicht und aktivieren in der Liste unter Erweiterte Einstellungen die Optionen Alle Dateien und Ordner anzeigen. 3. Deaktivieren Sie anschließend die Optionen Geschützte Systemdateien ausblenden

(empfohlen) und Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden

1.6

Neu! Outlook 2007 und die Office-Diagnose Unter Outlook 2007 wurde die Funktion Erkennen und Reparieren innerhalb des Programms durch die Office-Diagnose ersetzt.

Abbildung 1.13: Die Office-Diagnose

Achtung Um mit der Office-Diagnose zu sinnvollen Ergebnissen zu kommen, sollten Sie unter Extras, Vertrauensstellungscenter und Datenschutz die Checkbox Datei in bestimmten Abständen herunterladen, mit der Systemprobleme bestimmt werden können aktivieren (siehe Abbildung 1.14). Bitte halten Sie außerdem den Office 2007-Datenträger bereit!

29


Abbildung 1.14: Diagnosedatei regelmäßig erneuern

Die Diagnosebereiche im Überblick Diagnosebereich

Funktion

Installationsdiagnose

Hier wird überprüft, ob Dateien und Registrierungseinstellungen in der Office 2007-Installation beschädigt sind. Hier handelt es sich um die Erkennen und Reparieren-Funktion früherer Office-Versionen.

Datenträgerdiagnose

Hier wird die Festplatte auf potenzielle Fehler überprüft. Außerdem wertet die Office Diagnose das Windowseigene Ereignisprotokoll aus.

Arbeitsspeicherdiagnose

Hier wird die Integrität bzw. Funktionalität des eingebauten Arbeitsspeichers (RAM) überprüft.

30


Diagnosebereich

Funktion

Updatediagnose

Hier wird überprüft, ob Sie mit Outlook (Office) 2007 auf dem neuesten Service-Pack-(Update-)Stand sind.

Kompatibilitätsdiagnose

Mit diesem Test wird ermittelt, ob sich verschiedene OfficeVersionen auf Ihrem Rechner befinden, die zu Inkompatibilitäten und Problemen führen können.

Auf bekannte Lösungen überprüfen

Die Office-Diagnose wertet hier die Informationen der Programmabstürze aus und präsentiert Ihnen OnlineLösungen im Microsoft Support Center.

Tabelle 1.3: Diagnosebereiche

Und so führen Sie die Office-Diagnose aus: 1. Klicken Sie auf das Fragezeichen am rechten Rand der Menüleiste und wählen

anschließend den Punkt Office-Diagnose.

Abbildung 1.15: Erster Schritt der Office-Diagnose

31


2. Wählen Sie im ersten Dialogfenster Weiter.

Abbildung 1.16: Zweiter Schritt der Office-Diagnose: Diagnosebereiche 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Diagnose ausführen.

Abbildung 1.17: Dritter Schritt der Office-Diagnose: Diagnoseverlauf

32


4. Nach Abschluss der Diagnose klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 1.18: Vierter Schritt der Office-Diagnose: Ergebnisübersicht

Über Detaillierte Ergebnisse können Sie Ihre Outlook-(Office-)Problemzonen auswerten.

33

KAPITEL 2

Hosted Exchange – der Praxischeck

Kapitel 2 – Hosted Exchange – der Praxischeck

Outlook im Team über Intra- bzw. Internet nutzen – grundsätzlich eine gute und sinnvolle Idee. Kamen technische Entscheider noch vor ein paar Jahren am SoftwareMonolithen Exchange Server nicht vorbei, hat sich das Angebot für die Teamarbeit in Sachen Outlook explosionsartig vergrößert. Aus fast jeder Ecke des World Wide Web strömen Lösungen auf den Anwender ein. Diese Vielfalt ist oft mehr Fluch als Segen. Denn welches Unternehmen verfügt schon über die Zeit und die Ressourcen, wirklich alle infrage kommenden Lösungen auf Herz und Nieren zu testen? Es existiert kaum ein Bereich innerhalb der IT-Branche, in dem sich eingekaufte Outlook-Lösungen so oft als Fehlschlag erweisen und das IT-Budget unnötig belasten. Aber warum eine bestimmte Lösung gleich kaufen und sich damit auf Gedeih und Verderb diesem einen, festgeschraubten IT-Szenario ausliefern? Da erscheint der Trend zur Mietlösung (z.B. Hosted Exchange) in vielerlei Hinsicht der optimale Weg aus der Budgetfalle zu sein. SaaS ist das Schlagwort der Stunde, und bedeutet nicht, dass Ihr PC von einer virtuellen Mutation der Vogelgrippe befallen wird, sondern meint schlicht Software As A Service, d.h., Ihre Outlook-Lösung samt Hard- und Software wird nur abonniert und online genutzt, nicht gekauft. Auch Microsoft hat diese Entwicklung erkannt und wird ab 2009 voraussichtlich eigene Hosted Exchange-Lösungen anbieten. Aber reicht die Tatsache, dass Hosted Exchange die Angst vor der komplexen Exchange-Technologie abgebaut hat und zum Massenphänomen avanciert, auch in puncto Outlook-Teamarbeit für gute Noten? Outlook Tipps & Tricks 2 hat Hosted-Lösungen unter die Lupe genommen:

Abbildung 2.1: Virtuelle Software vs. Datenträger

36

2.1 Anbietercheck 1&1

2.1

Anbietercheck 1&1

1&1 ist ohne Zweifel der Pionier in Sachen Exchange Hosting. Seit dem Jahr 2000 und als erster europäischer Microsoft-Partner für Hosted-Lösungen bietet der Konzern mit Stammsitz in Montabaur Mietpostfächer an- und betreut mittlerweile über 60.000 Kunden. Um die Postfächer zu aktivieren und zu konfigurieren, steht jedem Kunden ein Webportal zur Verfügung, dem man es anmerkt, dass hier Experten in Sachen Benutzerführung am Werk waren.

2.1.1

Einrichtung

Hinweis Hosted Exchange-Services können Sie nur mit Outlook 2003 oder Outlook 2007 nutzen, da nur diese Outlook-Versionen über die benötigte RPC over HTTP-Technologie verfügen. Die Mindestvoraussetzung für Ihr Betriebssystem: Windows XP inklusive Service Pack 1. Sollten Sie Outlook 2003 noch nicht auf den aktuellen Service-Pack-Stand gebracht haben (derzeit: Service Pack 3), ist dieser Patch zu installieren: http://support .microsoft.com/default.aspx?kbid=331320

Und so konfigurieren Sie das Hosted Exchange-Postfach: 1. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in das Webportal ein

https://login.1und1.com.

Abbildung 2.2: Einloggen ins Konfigurationsportal

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2. Klicken Sie auf den Eintrag Exchange-Postfach/OWA.

Abbildung 2.3: Postfacheintrag 3. Betätigen Sie den Button Einrichten neben dem entsprechenden Postfach. 4. Wählen Sie aus, ob Sie eine bestehende E-Mail-Adresse als Weiterlei-

tung nutzen möchten oder die vom System generierte. Wenn es Ihnen jedoch darauf ankommt, dass Ihre Absenderadresse mit dem Postfach verbunden wird, empfiehlt sich Ersteres – oder Sie aktivieren über den Menüpunkt Domains die Inklusiv-Domäne.

Abbildung 2.4: E-Mail-Adresse einrichten 5. Die Aktivierung des Postfachs ist abgeschlossen.

2.1.2

Outlook-Integration:

Outlook 2003: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und wechseln in die Systemsteuerung. 2. Wählen Sie den Eintrag Mail und klicken auf den Button Profile anzeigen. 3. Erstellen Sie über Hinzufügen ein neues Profil und bestätigen mit OK.

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Abbildung 2.5: Neues Profil erstellen 4. Wählen Sie die Option Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen und klicken auf Weiter.

Abbildung 2.6: Ein neues Konto hinzufügen

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5. Wählen Sie im nachfolgenden Dialog die Option Microsoft Exchange Server und

Weiter.

Abbildung 2.7: Servertyp wählen 6. Geben Sie den Servernamen und Benutzer an. Diese Angaben finden Sie im 1&1-

Control-Center unter Exchange Server/OWA und Exchange-Postfächer. Navigieren Sie dazu in die Spalten Benutzername und Server. 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen.

40


Abbildung 2.8: Angabe der Serverinformationen 8. Bestätigen Sie die nachfolgende Fehlermeldung mit OK.

Abbildung 2.9: Fehlermeldung im Hosted Exchange-Setup 9. Bestätigen Sie das nachfolgende Dialogfenster ebenfalls mit OK.

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Abbildung 2.10: Hinweisfenster 10. Wechseln Sie zur Registerkarte Verbindung. Aktivieren Sie die Checkbox Exchange-

Verbindung mit HTTP herstellen und klicken auf die Schaltfläche Exchange-Proxyeinstellungen.

Abbildung 2.11: Übersichtsfenster

42


11. Tragen die in Abbildung 2.12 genannten Angaben unter Verbindungseinstellun-

gen ein. Wählen Sie außerdem im Drop-down-Feld unter Diese Authentifizierung für die Verbindung mit dem Exchange-Proxyserver verwenden den Eintrag Standardauthentifizierung aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

Abbildung 2.12: Exchange-Proxyeinstellungen 12. Starten Sie im 1&1-Hosted Exchange-Profil und geben den Benutzernamen und

das Kennwort in der in Abbildung 2.13 gezeigten Art und Weise ein.

Abbildung 2.13: Eingabe der Zugangsdaten

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Outlook 2007: Achtung Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter Exchange 2007 einsetzt. Dieses bietet nicht nur mehr Features (z.B. im Bereich Outlook Web Access), sondern hat klare Vorteile in Sachen Client-Zugriffsgeschwindigkeit. 1&1 tut das bei Neukunden, der größte Teil der Altkunden-Postfächer befindet sich jedoch noch auf Exchange 2003-Systemen.

1. Klicken Sie auf den Start-Button und wechseln in die Systemsteuerung. 2. Wählen Sie den Eintrag Mail und klicken auf den Button Profile anzeigen.

Abbildung 2.14: Profil erstellen 3. Erstellen Sie über Hinzufügen ein neues Profil und bestätigen mit OK. 4. Aktivieren Sie die Checkbox Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen

manuell konfigurieren und klicken danach auf Weiter.

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Abbildung 2.15: Ein neues Profil hinzufügen

Abbildung 2.16: Manuelle Konfiguration aktivieren

45


5. Wählen Sie die Option Microsoft Exchange und klicken auf Weiter.

Abbildung 2.17: E-Mail-Dienst auswählen 6. Geben Sie den Servernamen und Benutzer an. Diese Angaben finden Sie im 1&1-

Control-Center unter Exchange Server/OWA und Exchange-Postfächer. Navigieren Sie dazu in die Spalten Benutzername und Server.

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Abbildung 2.18: Angabe der Exchange-Daten 7. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Bestätigen Sie die Fehlermeldung und das

nachfolgende Dialogfenster mit OK. Wechseln Sie nun zur Registerkarte Verbindung. Aktivieren Sie die Checkbox Verbindung mit Microsoft Exchange über HTTP herstellen. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Exchange-Proxyeinstellungen.

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Abbildung 2.19: Weitere Einstellungen 8. Tragen Sie die in Abbildung 2.20 genannten Angaben unter Verbindungseinstel-

lungen ein. Wählen Sie außerdem im Drop-down-Feld unter Diese Authentifizierung für die Verbindung mit dem Exchange-Proxyserver verwenden den Eintrag Standardauthentifizierung aus. Klicken Sie anschließend auf OK. 9. Sollten Sie ausschließlich 1&1 Hosted Exchange nutzen, markieren Sie Immer die-

ses Profil verwenden. Sollten Sie mehrere Profile nutzen, aktivieren Sie die Option Zu verwendendes Profil bestätigen.

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Abbildung 2.20: Proxyeinstellungen vervollständigen

Abbildung 2.21: Übersicht der Outlook-Profile

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10. Starten Sie im 1&1-Hosted Exchange-Profil und geben den Benutzernamen und

das Kennwort in der in Abbildung 2.22 gezeigten Art und Weise ein.

Abbildung 2.22: Eingabe der Zugangsdaten 11. Und schon sind Sie mit dem Exchange-Postfach verbunden.

Abbildung 2.23: Verbundenes Hosted-Postfach

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2.1.3

Gemeinsame Nutzung

Das 1&1-Postfach bietet einige Möglichkeiten, Outlook-Daten gemeinsam zu nutzen bzw. zu synchronisieren: 1. Outlook Web Access

Outlook Web Access (OWA) stellt eine Art Webportal dar, das es Ihnen ermöglicht, von überall in der Welt auf Ihre Postfachdaten zuzugreifen und sie zu verwalten. Sie benötigen dazu lediglich einen Internetzugang. Den OWA-Zugang erreichen Sie hier: http://profimailer.de

Abbildung 2.24: Outlook Web Access 2. Öffentliche Ordner

Öffentliche Ordner sind Outlook-Ordner, die zwar – wie lokale Inhalte – in die Ordnerliste integriert werden, auf die aber mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen können (z.B. um ein gemeinsames Adressbuch auf der Basis von dort gepflegten Kontakten zu realisieren). Hierzu können Sie im Exchange Admin-Center (http:// profimailer.de/xadmin) oder direkt in Outlook öffentliche Ordner anlegen.

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Abbildung 2.25: Erstellung Öffentliche Ordner 3. Freigabe von Ordnern

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Abbildung 2.26: Berechtigungen setzen

Im Hosted Exchange-Angebot von 1&1 können Sie – analog zum lokalen Exchange Server – einzelne Ordner freigeben und andere Postfächer einbinden. Die in Ihrem Vertrag erfassten Postfächer sind in der Berechtigungsgruppe Standard zusammengefasst. Wie das konkret funktioniert, können Sie in Kapitel 4, Abschnitt 4.10, „Ordnerberechtigungen setzen“, nachlesen. Hinweis Der Zugriff auf Daten fremder Benutzer funktioniert nur bei Postfächern, die beim Anbieter 1&1 unter derselben Kundennummer geführt sind. Eine Kommunikation zwischen Postfächern verschiedener Verträge ist nicht möglich.

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4. Mobile Anbindung

Auch die Synchronisation von Aufgaben, Kontakten, E-Mails oder Terminen ist mit dem Postfach bzw.mobilen Gerät via 1&1 Hosted Exchange möglich. Inklusive der bequemen PUSH-Funktionalität, die es Ihnen ermöglicht, sich über neu eintreffende E-Mail-Nachrichten per DirectPUSH über Active Sync benachrichtigen zu lassen, ohne dass Sie einen manuellen Abruf bzw. eine händische Synchronisation durchführen müssen. Voraussetzung für die Nutzung sind ein entsprechender Datentarif bei einem Mobilfunkanbieter sowie mindestens Windows Mobile 5. Und so konfigurieren Sie Active Sync für den Postfachzugriff: 1. Klicken Sie auf Ihrem Pocket-PC im Menü auf Serverquelle hinzufügen.

Abbildung 2.27: Mobile Anbindung aktivieren 2. Tragen Sie unter Serveradresse dann profimailer.de ein und aktivieren die Check-

box Server erfordert eine verschlüsselte (SSL) Verbindung und danach Weiter.

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Abbildung 2.28: Bestimmung des Servers 3. Tragen Sie im nächsten Schritt Ihre Benutzerdaten gemäß Abbildung 2.29 ein und

drücken Weiter.

Abbildung 2.29: Zugangsdaten eingeben

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4. Definieren Sie anschließend, welche Outlook-Daten mit dem Server synchronisiert

werden sollen.

Abbildung 2.30: Synchronisationselemente festlegen 5. Nun startet die Synchronisation.

Abbildung 2.31: Start der Synchronisation

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6. Vor der ersten Synchronisation werden Sie aufgefordert, die Sicherheitsricht-

linien des Servers zu akzeptieren. Bitte bestätigen Sie diese mit OK.

Abbildung 2.32: Sicherheitsrichtlinien bestätigen 7. Konfigurieren Sie über den Menüpunkt Zeitplan den mobilen Push Service.

Abbildung 2.33: Eingabe der Anbieter-Daten

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Hinweis Wer nicht den Weg über die manuelle Einrichtung eines Outlook-Profils gehen möchte, für den stellt 1&1 komfortable Einrichtungshilfen wie den OutlookKonfigurator zur Verfügung, der Ihnen Outlook & Exchange mit einem Schrittfür-Schritt-Assistenten fast automatisch einrichtet. Insofern benötigen Sie keine Exchange-Kenntnisse. Dieses Tool erhalten Sie im Administrationscenter (http://profilermailer.de/xadmin) unter dem Menüpunkt Setup.

Abbildung 2.34: Profile automatisch einrichten

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2.2 Anbietercheck: Quality Hosting

Anbieterfazit 1&1 1&1 bietet für jeden Installationsschritt eigens entwickelte Assistenten, die leicht zu bedienen sind und es auch Outlook-/Exchange-Einsteigern ermöglichen, sich an ein Postfach und die Exchange-Technologie heranzuwagen. Outlook Web Access und Öffentliche Ordner lassen sich durch das Web-Interface steuern. Dort gibt es auch die Möglichkeit, den Inhalt des Postfachs zu Backup-Zwecken in einen Persönlichen Ordner zu sichern. Das Web-Interface ist professionell gestaltet und bietet höchsten Bedienkomfort. Ein gut bestückter Hilfe-Sektor informiert über Konfiguration und Installation. Die technische Hotline war während des Testes über eine 0900er-Nummer zu erreichen, die jedoch nur 14 Cent/Minute kostete. Das ist im besten Fall nur unglücklich gelöst. Ein Schelm wäre, wer denkt, 1&1 wolle die Anzahl der SupportAnrufe durch diese Maskierung reduzieren. Bei 20 Testanrufen an der technischen Hotline führten nur zwei Antworten zur Lösung des geschilderten Problems. Mehrfachanwahlen waren im Testzeitraum aufgrund unterschiedlicher, sich widersprechender Aussagen notwendig. Zeitraubendes, wiederholtes Warteschlangenparken lies die Support-Anfragen zu einer zeitraubenden Angelegenheit werden. Während der Test-Telefonate offenbarte das Hotline-Personal eklatante Wissenslücken im Bezug auf das Produkt-Portfolio und die technischen Zusammenhänge. Obwohl die 1&1-Hilfe-Webseite mit separaten Rufnummern für die einzelnen Produktsparten suggeriert, hier befänden sich Spezialisten am Telefon, bestätigte der 1&1-Presseprecher Andreas Maurer, das sämtliche Anfragen (ob DSL, Webhosting, Exchange-Postfächer oder MailXchange) in einen Bearbeiter-Pool geleitet werden.

2.2

Anbietercheck: Quality Hosting

2.2.1

Einrichtung

Auch bei Quality Hosting muss man sich zuerst in das Web-Interface des Anbieters einloggen, um die Postfächer zu aktivieren. Nach erfolgreichem Login über www.kunden center.de klicken Sie unter Accountverwaltung auf den Eintrag Ihres Paketes. Anschließend wählen Sie im Submenü den Punkt Exchange Login und Einloggen.

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Abbildung 2.35: Exchange Login

Ihre Postfächer können Sie auf der Registerkarte Benutzer verwalten und über den Link Neue Benutzer anlegen.

2.2.2

Outlook-Integration

Outlook 2003: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und wechseln in die Systemsteuerung. 2. Wählen Sie den Eintrag Mail und klicken auf den Button Profile anzeigen.

Abbildung 2.36: Neues Profil erstellen

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3. Erstellen Sie über Hinzufügen ein neues Profil und bestätigen mit OK. 4. Wählen Sie die Option Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen und klicken auf Weiter.

Abbildung 2.37: Ein neues Konto hinzufügen 5. Wählen Sie im nachfolgenden Dialog die Option Microsoft Exchange Server und

Weiter. 6. Geben Sie den Servernamen und Benutzer gemäß der Abbildung 2.39 an. Als Kenn-

wort wählen Sie den sog. ActiveSync-Benutzernamen. Dieses Kennwort finden Sie im Hosted Exchange-Kundencenter (www.kundencenter.de) in der Rubrik Benutzerverwaltung auf der Registerkarte Zusammenfassung.

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Abbildung 2.38: Servertyp wählen

Abbildung 2.39: Eingabe der Zugangsdaten

62


7. Klicken Sie auf den Button Weitere Einstellungen. Bestätigen Sie die auftretende

Fehlermeldung mit OK.

Abbildung 2.40: Fehler beim Verbinden zum Exchange-Postfach 8. Klicken Sie im nächsten Fenster auf OK.

Abbildung 2.41: Postfachverbindung anzeigen

63


Abbildung 2.42: Übersichtsfenster 9. Wechseln Sie zur Registerkarte Verbindung. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Exchange-Proxyeinstellungen und tragen die in Abbildung 2.43 genannten Angaben unter Verbindungseinstellungen ein. Klicken Sie anschließend auf OK.

Abbildung 2.43: Exchange-Proxyeinstellungen

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10. Starten Sie im Quality Hosting-Profil und geben den Benutzernamen und das

Kennwort ein. Der Benutzername ist mit der E-Mail-Adresse identisch, das Kennwort haben Sie bei der Aktivierung des Postfachs festgelegt.

Abbildung 2.44: Eingabe der Zugangsdaten 11. Nun wird das Hosted Exchange-Postfach erstellt.


Abbildung 2.45: Profil erstellen

65


3. Erstellen Sie über Hinzufügen ein neues Profil und bestätigen mit OK.

Abbildung 2.46: Ein neues Profil hinzufügen 4. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Postfach-E-Mail-Adresse und das Passwort an, das

Sie bei der Einrichtung festgelegt haben, und klicken auf die Schaltfläche Weiter. 5. Outlook 2007 verbindet sich mit dem Exchange Server.

66


Abbildung 2.47: Angaben für die automatische Kontokonfiguration

Abbildung 2.48: E-Mail-Dienst auswählen

67


6. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf den Button Zulassen und aktivieren die

Checkbox Zukünftig nicht mehr zu dieser Webseite fragen.

Abbildung 2.49: Zulassen der Postfachverbindung 7. Tragen Sie anschließend die Postfach-E-Mail-Adresse und Ihr selbst festgelegtes

Passwort ein.

Abbildung 2.50: Zugang konfigurieren

68


8. Beenden Sie die Installation über die Schaltfläche Fertig stellen.

Abbildung 2.51: Konfiguration abschließen

Achtung Viele Hoster bieten Ihnen zum Exchange-Postfach jeweils eine kostenlose Outlook 2007-Lizenz. Bitte beachten Sie, dass Sie mit einer Outlook 2007-Einzelplatzinstallation ohne das dazugehörige Office 2007-Paket mit erheblichen Funktionseinschränkungen zu rechnen haben. So sind viele Outlook 2007-Funktionen (wie die neuen Symbol-Ribbons oder die Seriendruckfunktion) mit der Word 2007-Instanz verbunden. Ist das Programm nicht vorhanden, läuft Outlook 2007 nur in einem reduzierten Modus.

69


2.2.3

Anbieterfazit

Die Einrichtung der Postfächer klappt schnell und problemlos. Das Web-Interface ist (bis auf die Login-Seite) modern und übersichtlich. Die Hotline-Mitarbeiter: freundlich und kompetent. Die Anleitungen zur Einrichtung von Outlook 2003 und Outlook 2007 finden sich ausschließlich in der Begrüßungs-E-Mail, die den Kunden mit einem Text-Tsunami überflutet. Auf der Webseite sucht man (auch in den FAQs) vergeblich nach einer Einrichtungshilfe. Die Konfigurationsanleitungen existieren nur als Flash-Film, der eine schriftliche Online-Anleitung jedoch nicht ersetzen kann. Archivierung/Backup kostet extra, eine Möglichkeit der Sicherung über das Web-Interface besteht nicht. Für die mobile Anbindung muss der Kunde extra in die Tasche greifen. Die Postfächer sind zwar sofort einsatzfähig, jedoch dauert es bis zu vier Stunden, bevor die E-Mail-Adresse erreichbar ist, und bis zu 24 Stunden, bis Einträge im Adressbuch erscheinen.

2.3

Anbietercheck: Arvato-Systems von Bertelsmann

2.3.1

Einrichtung

Auch im Hause Bertelsmann muss das Postfach im Web-Interface angelegt werden. Unter www.mobile-exchange.de und dem Menüpunkt Verwaltung können Sie sich einloggen. Über den Punkt Postfach – Anlegen, Suchen … können Sie Ihr Postfach aktivieren.

Abbildung 2.52: Arvato-Postfach anlegen

70

2.3 Anbietercheck: Arvato-Systems von Bertelsmann

2.3.2

Outlook-Integration


Abbildung 2.53: Neues Profil erstellen 4. Wählen Sie die Option Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen und klicken auf Weiter. 5. Wählen Sie im nachfolgenden Dialog die Option Microsoft Exchange Server und

Weiter.

71


Abbildung 2.54: Ein neues Konto hinzufügen


72


6. Geben Sie den Servernamen und Benutzer gemäß der Abbildung 2.39 an.

Abbildung 2.56: Eingabe der Zugangsdaten 7. Klicken Sie auf den Button Weitere Einstellungen. Bestätigen Sie die auftretende


Abbildung 2.57: Fehler beim Verbinden zum Exchange-Postfach 8. Klicken Sie im nächsten Fenster auf OK. Wechseln Sie im darauffolgenden Dialog-

fenster zur Registerkarte Verbindung. Klicken Sie auf die Schaltfläche ExchangeProxyeinstellungen.

73


Abbildung 2.58: Übersichtsfenster 9. Tragen Sie die in Abbildung 2.43 genannten Angaben unter Verbindungseinstel-

lungen ein. Klicken Sie anschließend auf OK.

Abbildung 2.59: Exchange-Proxyeinstellungen

74


10. Starten Sie im Arvato-Profil und geben den Benutzernamen und das Kennwort

ein. Der Benutzername ist mit der E-Mail-Adresse identisch, das Kennwort haben Sie bei der Aktivierung des Postfachs festgelegt.

Abbildung 2.60: Eingabe der Zugangsdaten 11. Nun wird das Hosted Exchange-Postfach erstellt.


Abbildung 2.61: Profil erstellen

75


3. Erstellen Sie über Hinzufügen ein neues Profil und bestätigen mit OK.

Abbildung 2.62: Ein neues Profil hinzufügen 4. Aktivieren Sie die Checkbox Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen

manuell konfigurieren und klicken danach auf Weiter. 5. Wählen Sie die Option Microsoft Exchange und klicken auf Weiter.

76


Abbildung 2.63: Manuelle Konfiguration aktivieren

Abbildung 2.64: E-Mail-Dienst auswählen

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6. Geben Sie den Servernamen und Benutzer an.

Abbildung 2.65: Angabe der Exchange-Daten 7. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Bestätigen Sie die Fehlermeldung und das

nachfolgende Dialogfenster mit OK. Wechseln Sie nun zur Registerkarte Verbindung. Aktivieren Sie die Checkbox Verbindung mit Microsoft Exchange über HTTP herstellen. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Exchange-Proxyeinstellungen. 8. Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte Erweitert und aktivieren die

Checkbox Freigegebene Ordner herunterladen.

78


Abbildung 2.66: Weitere Einstellungen

Abbildung 2.67: Weitere Einstellungen

79


9. Tragen Sie die in Abbildung 2.68 genannten Angaben unter Verbindungseinstel-

lungen ein. Wählen Sie außerdem im Drop-down-Feld unter Diese Authentifizierung für die Verbindung mit dem Exchange-Proxyserver verwenden den Eintrag Standardauthentifizierung aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

Abbildung 2.68: Proxyeinstellungen vervollständigen 10. Sollten Sie ausschließlich Arvato Exchange nutzen, markieren Sie Immer dieses

Profil verwenden. Sollten Sie mehrere Profile nutzen, aktivieren Sie die Option Zu verwendendes Profil bestätigen.

80


Abbildung 2.69: Übersicht der Outlook-Profile 11. Starten Sie im Arvato-Hosted Exchange-Profil und geben den Benutzernamen

und das Kennwort ein.

Abbildung 2.70: Eingabe der Zugangsdaten 12. Und schon sind Sie mit dem Exchange-Postfach verbunden.

81


2.3.3

Anbieterfazit

Der Profilautomat zur Erstellung eines fertig konfigurierten Outlook-Profils ist an Geschwindigkeit nicht zu überbieten. Innerhalb von drei Sekunden ist das Exchange-Postfach komplett in Outlook eingerichtet. Den DirectPUSH-Service für Ihre mobilen E-Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben gibt’s gratis. Das Postfach ist sofort einsatzfähig. Wie bei fast allen Anbietern können Sie hier über das Web-Interface das Globale Adressbuch (GAL) pflegen, um ein gemeinsames Adressbuch über alle Postfächer hinweg zu nutzen. Arvato richtet sich vor allem an Firmenanwender, denn Sie müssen mindestens fünf Postfächer bestellen. Die Outlook-Teamarbeit beschränkt sich auf die automatische Einrichtung von Ressourcen, um Besprechungsanfragen nutzen zu können. Öffentliche Ordner werden laut Anbieter nicht unterstützt. Der Support bringt Sie nicht direkt zu einem Techniker, sondern Sie werden über eine Vermittlungsstelle in ein Ticket-System aufgenommen. Während des Testzeitraumes betrug die Reaktionszeit zwischen 3 und 5 Stunden. Arvato bietet eine Outlook-Anbindung an den Sharepoint-Server 3.0 an, jedoch nur über einen Zusatztarif.

2.4

Anbietercheck: Skyfillers

2.4.1

Einrichtung Im Control-Panel unter https://controlpanel.sfp-net.com/controlpanel können Sie Benutzer anlegen und Ihr Exchange-Postfach verwalten.

Abbildung 2.71: Skyfillers Web-Interface

82

2.4 Anbietercheck: Skyfillers

2.4.2

Outlook-Integration:


Abbildung 2.72: Neues Profil erstellen 4. Wählen Sie die Option Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen und klicken auf Weiter.

83


Abbildung 2.73: Ein neues Konto hinzufügen 5. Wählen Sie im nachfolgenden Dialog die Option Microsoft Exchange Server und

Weiter.


84


6. Vervollständigen Sie als Nächstes die Serverangaben (siehe Abbildung 2.75).

Abbildung 2.75: Kontoeinstellungen Skyfillers 7. Klicken Sie auf den Button Weitere Einstellungen. Bestätigen Sie die auftretende


Abbildung 2.76: Fehlermeldung beim Verbindungsversuch 8. Klicken Sie im nächsten Fenster auf OK. Wechseln Sie im darauffolgenden Dialog-

fenster zur Registerkarte Verbindung. Klicken Sie auf die Schaltfläche ExchangeProxyeinstellungen.

85


Abbildung 2.77: Zum Exchange-Proxy 9. Tragen Sie die Proxyeinstellungen gemäß Abbildung 2.78 ein.

Abbildung 2.78: Proxyeinstellung Skyfillers

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10. Starten Sie im Skyfillers-Profil und geben den Benutzernamen und das Kennwort

ein. Der Benutzername ist mit der E-Mail-Adresse identisch, das Kennwort haben Sie bei der Aktivierung des Postfachs festgelegt. Outlook 2007: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und wechseln in die Systemsteuerung. 2. Wählen Sie den Eintrag Mail und klicken auf den Button Profile anzeigen. 3. Erstellen Sie über Hinzufügen ein neues Profil und bestätigen mit OK. 4. Aktivieren Sie die Checkbox Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen

manuell konfigurieren und klicken danach auf Weiter. 5. Wählen Sie die Option Microsoft Exchange und klicken auf Weiter. 6. Geben Sie Servernamen und Benutzernamen gemäß Abbildung 2.79 an unter

Weiter.

Abbildung 2.79: Kontoeinstellungen Skyfillers

87


7. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Bestätigen Sie die Fehlermeldung und das

nachfolgende Dialogfenster mit OK. Wechseln Sie nun zur Registerkarte Verbindung. Aktivieren Sie die Checkbox Verbindung mit Microsoft Exchange über HTTP herstellen. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Exchange-Proxyeinstellungen. 8. Tragen Sie die in Abbildung 2.80 genannten Angaben unter Verbindungseinstel-


Abbildung 2.80: Proxyeinstellungen Skyfillers 9. Sollten Sie ausschließlich Skyfillers Exchange nutzen, markieren Sie Immer die-

ses Profil verwenden. Sollten Sie mehrere Profile nutzen, aktivieren Sie die Option Zu verwendendes Profil bestätigen.

88

2.5 Anbietercheck: Webmaxx

2.4.3

Anbieterfazit

Bei technischen Problemen erreicht man Skyfillers über eine normale Festnetznummer. Die üblichen 0180-5-Nummern verschlingen immerhin 0,14 € in der Minute. Das klingt erst einmal nicht nach einer erwähnenswerten Investition, summiert sich jedoch bei hartnäckigen Problemen. Die Reaktionszeit des angebotenen Web-Interface ist gewöhnungsbedürftig lang. Login-Versuche scheiterten wiederholt und wurden mit Skriptfehlern quittiert. Das Skyfillers-Web-Frontend hat nicht viel zu bieten. Ein Manko: Das Globale Adressbuch lässt sich über das Control-Center nicht verwalten. Der Anbieter kündigte zwar an, an einer Neuentwicklung des Kundencenters zu arbeiten – aber der derzeitige Status quo ist von modernen Standards doch ein ziemliches Stück entfernt.

2.5

Anbietercheck: Webmaxx

Einrichtung: Bei Webmaxx können Sie sich über das Web-Frontend http://provisioning .webmaxx.de einloggen, um Ihren Account zu managen. Hier besteht die Möglichkeit, Benutzer, Gruppen und Kontakte für das Globale Adressbuch zu verwalten, Sharepoint-Seiten anzulegen und mobile Dienste einzurichten.

Abbildung 2.81: Webmaxx-Verwaltung

89


2.5.1

Outlook-Integration

Outlook 2003: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und wechseln in die Systemsteuerung. 2. Wählen Sie den Eintrag Mail und klicken auf den Button Profile anzeigen. 3. Erstellen Sie über Hinzufügen ein neues Profil und bestätigen mit OK. 4. Wählen Sie die Option Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen und klicken auf Weiter. 5. Wählen Sie im nachfolgenden Dialog die Option Microsoft Exchange Server und

Weiter. 6. Tragen Sie die Serverangaben gemäß Abbildung 2.82 ein.

Abbildung 2.82: Servereinstellungen Webmaxx

90


7. Klicken Sie auf den Button Weitere Einstellungen. Bestätigen Sie die auftretende

Fehlermeldung mit OK. Klicken Sie im nächsten Fenster erneut auf OK. Wechseln Sie im darauffolgenden Dialogfenster zur Registerkarte Verbindung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exchange-Proxyeinstellungen. 8. Tragen Sie die in Abbildung 2.83 genannten Angaben unter Verbindungseinstel-


Abbildung 2.83: Exchange-Proxyeinstellungen Webmaxx 9. Starten Sie im Webmaxx-Profil und geben den Benutzernamen und das Kenn-

wort ein. Der Benutzername ist mit der E-Mail-Adresse identisch, das Kennwort haben Sie bei der Aktivierung des Postfachs festgelegt.

91


Outlook 2007: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und wechseln in die Systemsteuerung. 2. Wählen Sie den Eintrag Mail und klicken auf den Button Profile anzeigen. 3. Erstellen Sie über Hinzufügen ein neues Profil und bestätigen mit OK. 4. Geben Sie im darauffolgenden Fenster Ihren Namen, die E-Mail-Adresse und das

Postfach-Kennwort an und klicken danach auf Weiter.

Abbildung 2.84: Eingabe der Kontoparameter 5. Outlook verbindet Sie automatisch mit dem Server. 6. Bestätigen Sie die Verbindung mit Klick auf die Schaltfläche Zulassen und akti-

vieren die Checkbox Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen.

92


Abbildung 2.85: Suche nach Server

Abbildung 2.86: Konfiguration via Autodiscover

93


7. Geben Sie die Zugangsdaten an.

Abbildung 2.87: Eingabe der Zugangsdaten 8. Beenden Sie die Installation über Fertig stellen.

Abbildung 2.88: Fertigstellen der Einrichtung

94

2.6 Anbieterüberblick*

Technischer Support wird über eine Festnetznummer geleistet. Im Zeitalter der Telefon-Flatrates vermeiden Sie so zusätzliche Kosten. Webmaxx bietet zusätzlich Outlook Voice Access (ein sprachgesteuerter Zugriff auf Ihr Postfach per Telefon) und Faxdienste an. Die Manuals setzen etwas zu viel technisches Wissen voraus. Erklärungen wie Damit Ihre Sharepoint-Seite erreichbar wird, müssen Sie einen A-Record, der auf folgende IP-Adresse zeigt, erstellen glänzen zwar durch technische HochglanzDidaktik, werden jedoch für die meisten Anwender kaum verständliche PC-Poesie bleiben.

2.6

Anbieterüberblick*

*Alle Preisangaben inklusive gesetzlicher MwSt. Anbieter

1&1

Quality Hosting

Arvato Systems

Skyfillers

WebMaxx

Monatliche Gebühr/ Postfach

12,99 €

15,46 €

12,50 € (Mindestabnahme: 5 Postfächer)

17,84 €

13,90 €

Einmalige Einrichtungsgebühr

9,60 €

9,00 €

Nein

Nein

9,90 €

Abrechnungsintervall

Monatlich

Monatlich

Monatlich

Monatlich

Monatlich

Mindestlaufzeit?

6 Monate

6 Monate

3 Monate

3 Monate

Postfachspeicher

2 GB

2 GB

1 GB

1,5 GB

1 GB

Flexible Erweiterung?

Ja

Ja

Ja

erst ab 10 Postfächern

Ja

Weitere Postfächer möglich?

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Rabatte?

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

95


Anbieter

1&1

Quality Hosting

Arvato Systems

Skyfillers

WebMaxx

Inklusive Outlook 2007?

Ja

Ja

Ja

Ja

Optional

OWA

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Outlook Anywhere/ RPC over Http

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Abgleich mit PDAs und Smartphones über ActiveSync mit PushDienst

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

BlackberryUnterstützung

Optional

Optional

Optional

Optional

Optional

Unified Messaging

Nein

Nein

Optional

Optional

Ja

Faxempfang

Nein

Ja

Optional

Optional

Ja

Anti-Spam

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Antivirus

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Exchange 2007

Nein

Ja

Ja

Ja

Ja

Verschlüsselung

128 Bit

128 Bit

Datensicherung

Ja

Ja

Ja (Voll-Backup, täglich)

Ja

Aufbewahrung der Backups

30 Tage

7 Tage

30 Tage (Postfachwiederherstellung für 60 €))

30 Tage

96

2.7 MailXchange

Anbieter

1&1

Quality Hosting

Arvato Systems

Skyfillers

WebMaxx

GAL

Ja

Ja (max. 500 Kontakte)

Ja

Nein

Ja

Öffentliche Ordner

Ja

Ja

Nein

Ja

Ja

Gemeinsame Kalender/ Kontakte/ Aufgaben

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Shareoint

Nein

Nein

Optional

Optional

Optional

Outlook Voice Access

Nein

Nein

Nein

Nein

Optional

Tabelle 2.1: Hosted Exchange: Marktvergleich

2.7

MailXchange

Grundlagen MailXchange bezeichnet den Messaging-Ableger der Groupware-Lösung OpenExchange. Diese Open-Source-Lösung bietet E-Mail-Kommunikation, Termin- und Kontaktverwaltung, Dokumentenmanagement, Aufgabenregulierung und Projektsteuerung. Diese Features können entweder per Webbrowser oder eben mit Outlook genutzt werden. Im Exklusiv-Vertrieb bietet der deutsche Hoster 1&1 MailXchangePostfächer als Alternative zum Exchange-Postfach an. Und das zu einem Drittel der herkömmlichen Gebühren: Während Sie für ein Exchange-Postfach 12,99 € investieren müssen, schlägt die Open-Source-Variante nur mit 4,99 € zu Buche.

97


Abbildung 2.89: 1&1 MailXchange Web-Interface

Einrichtung: 1. Loggen Sie sich ins Web-Interface https://login.1und1.de mit Ihrer Kundennummer

und dem Passwort ein. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt 1&1 MailXchange 2.0 verwalten. 3. Wählen Sie die Schaltfläche Benutzer anlegen.

Abbildung 2.90: Benutzer erfolgreich angelegt

98

2.7 MailXchange

4. Laden Sie sich nach der erfolgreichen Benutzereinrichtung den Outlook-Konnek-

tor neben dem Punkt Synchronisierung mit Microsoft Outlook herunter. 5. Installieren Sie den Outlook-Konnektor und starten danach das Betriebssystem

neu.

Abbildung 2.91: Der Outlook-Installations-Assistent 6. Nach dem Neustart startet der Konnektor selbstständig. 7. Geben Sie den Benutzernamen (die jeweilige Postfach-E-Mail-Adresse) und das

von Ihnen vergebene Kennwort an.

99


Abbildung 2.92: Angabe der Zugangsdaten 8. Bestimmen Sie den Laufwerksbuchstaben für den sog. InfoStore.

Abbildung 2.93: Laufwerksbuchstaben bestimmen

100

2.7 MailXchange

Hinweis Stellen Sie vor der Installation sicher, dass Sie in zusätzlichen Outlook-Profilen keine anderen (Hosted) Exchange-Postfächer betreiben. Der Konnektor überschreibt bzw. ergänzt das jeweilige Standardprofil. Zudem strahlt die Installation auf andere Profile aus und kann unter Umständen Probleme verursachen.

9. Öffnen Sie Outlook und die Ordnerliste.

Abbildung 2.94: Outlook-Ordnerliste mit MailXchange

101


Hinweis Die Exchange-Alternative erzeugt einen zusätzlichen E-Mail-Bereich, der an einen herkömmlichen IMAP-Account angegliedert ist. Die Groupware-Funktionen hingegen werden in den bereits bestehenden Persönlichen Ordner integriert. Zwei Plug-Ins im Systray sorgen für a) die Anbindung des Datenlaufwerkes zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und b) für die Erinnerungsfunktion. Die Outlook-Ordner lassen sich mit einem einfachen Rechtsklick über die generierte Registerkarte freigeben und erscheinen in der Ordnerliste unter Freigegebene OX-Ordner. Öffentliche Ordner zur gemeinsamen

Abbildung 2.95: Weboberfläche MailXchange

102

2.7 MailXchange

Nutzung sowie Ressourcen-Postfächer sind über einen erstaunlich komfortablen Outlook Web Access-Ersatz (http://www.mailxchange.de) konfigurierbar. Im Bereich OX-Systemordner finden Sie das Globale Adressbuch, das Sie im o.g. Portal schnell befüllen können. Eindeutiger Vorteil gegenüber Exchange: Die Groupware-Funktionen sind kategorisiert und somit auf einen Blick sichtbar.

Abbildung 2.96: Ordnerfreigabe unter MailXchange

Der Datenabgleich per PDA/Smartphone ist auch mit MailXchange möglich. Loggen Sie sich dazu über http://login.1und1.com ein, wählen den Menüeintrag 1&1 MailExchange 2.0 verwalten, markieren das gewünschte Postfach und klicken im Spaltenkopf auf Mobility einrichten.

103


2.8

Hosted Service – der Gesamtcheck

Abbildung 2.97: Hosted Exchange oder nicht?

2.8.1

Anschaffungskosten

Die Anschaffungskosten im Bereich Hosted Services sind gering. Die anfallenden, einmaligen Einrichtungsgebühren belaufen sich bei fast allen Anbietern auf unter 10 €. Auch versteckte Kosten gibt’s keine. Gut, die Hosted Services setzen Outlook 2003 oder Outlook 2007 voraus, aber Outlook 2007-Lizenzen gibt es meist gratis oder gegen geringen Aufpreis dazu.

2.8.2

Betriebskosten

Bei den laufenden Betriebskosten sieht es hingegen etwas anders aus. Für eine Privatperson, die nur unterwegs auf ihre E-Mails und Kontakte zugreifen möchte, halten sich die Kosten noch im Rahmen. 4,99 bzw. 9,90 € Euro im Monat sollte kein Budget sprengen. Möchten Sie die Hosted Services jedoch im Team oder gar unternehmensweit nutzen, ist der finanzielle Aufwand schon erwähnenswerter. Für ein Team mit fünf Mitarbeitern sind zwischen 650 und 750 € Jahresgebühr fällig, bei 50 Benutzern schon stolze 4900 € bis 6000 €. Eine lobenswerte Ausnahme macht da nur MailXchange mit knapp 300 € (fünf User) bzw. 3000 € (50 User) Jahresgebühr. Sicher: Lokale Serverlösungen amortisieren sich in diesem Preisgefüge recht schnell, aber: Der Wartungs- bzw. Administrationsaufwand ist ungleich höher, an die Hosted Services können sich auch Laien wagen.

104

2.8 Hosted Service – der Gesamtcheck

2.8.3

Workflow-Kompatibilität

Im Unterschied zu lokalen Serverstrukturen oder Zusatzprogrammen (wie im ersten Band von Outlook Tipps & Tricks vorgestellt) ist ein Hosted Service eine starre Lösung. Im Gegensatz zum selbstverwalteten System können Sie das Hosted-Angebot nicht an Ihre Bedürfnisse anpassen. Gut, Sie haben die Möglichkeit, Zusatzmodule wie Sharepoint-Anbindung oder Outlook Voice Access zu buchen, aber hier enden auch die Möglichkeiten der Modifikation. Mal eben ein Add-In oder einen Serverdienst zur Anpassung an Ihren unternehmensspezifischen Workflow zu installieren, bleibt ein unerfüllbarer Wunsch. Beachten Sie außerdem: Sämtliche Kommunikation Ihres Hosted Service läuft über das Internet – auch der interne Austausch im Team. Das heißt für Sie: Sie sollten über einen entsprechenden, breitbandigen DSL-Zugang verfügen, der vor allem einen soliden Upstream besitzt.

2.8.4

Technische Unterstützung

Wie ist der technische Support des Herstellers organisiert? Wie tief müssen Sie für den Support in die Tasche greifen? Wie ist der Support erreichbar? Auf welchem Weg wird Support angeboten? Wird Ihnen kompetentes Support-Personal angeboten? Wichtige Fragen, zumal Sie – anders als beim Systemadministrator vor Ort – bei Problemen keinen persönlichen Ansprechpartner zur Verfügung haben. Eine Hotline, die zu hohe Gebühren verlangt, wird auf Dauer zur unnötigen Budgetbelastung. Ein preiswerter Kontakt, der nicht über die nötige Kompetenz verfügt, ist ebenso sinnlos. Verlassen Sie sich nicht auf die Hoffnung, dass sich der Beratungsaufwand in Grenzen halten wird. Näheres zu diesem Thema können Sie im jeweiligen Anbieterfazit nachlesen.

2.8.5

Backup

Alle Anbieter führen regelmäßige Datensicherungen durch, jedoch nur ein Hoster bietet (gegen Gebühr) eine Wiederherstellung bei Datenverlust an bzw. eine solide Archivierung. Die Zeiträume, in denen Ihre Postfachdaten nach einer Kündigung aufbewahrt werden, schwanken zwischen sieben und 30 Tagen. In einigen Fällen können Sie ein Backup via Webportal in einen Persönlichen Ordner oder dieses Procedere in Outlook manuell durchführen. Es gilt also: Die Anbieter erledigen das Backup Ihrer Daten nicht für Sie! Auch die generierte OfflineDatei ist nur bedingt für ein vernünftiges Backup geeignet.

105


2.8.6

Sicherheit

Hier existierten – gerade im deutschsprachigen Raum – immer noch eklatante Unterschiede zwischen der gefühlten Sicherheit und der realen Sicherheitslage. Deshalb entbehren die meisten Befürchtungen jeglicher Grundlage. Seltsamerweise herrschen in den meisten Unternehmen immer noch Bedenken in Bezug auf die Lagerung unternehmensspezifischer Daten auf Fremdservern (wie bei Hosted Services). Wahr ist, dass Ihre Daten in hochgesicherten, leistungsfähigen Rechenzentren der Anbieter um ein Vielfaches effektiver gegen Datenklau und externem Zugriff geschützt sind, als es in den meisten Fällen in lokalen Netzen der Fall ist, in denen oft das falsche oder gar kein Sicherheitskonzept existiert. Im Übrigen denkt kaum jemand daran, dass Ihre Nachrichten meist komplett unverschlüsselt im Klartext auf Servern Ihres Providers liegen – genauso wie Millionen Kunden ihre Webseite samt Inhalt ohne Bedenken auslagern.

106

KAPITEL 3

Immer schön synchron

Kapitel 3 – Immer schön synchron

3.1

Datensynchronisation mit Outlook

Oft ist eine gemeinsame Nutzung einzelner Outlook-Daten gar nicht gewünscht oder notwendig, es genügt in vielen Fällen auch die vollständige Synchronisierung des Persönlichen Ordners zwischen zwei oder mehreren Rechnern, besonders, wenn es sich um ein und denselben Outlook-Nutzer handelt. Jedoch lautet das Motto auch hier: Gewusst wie! Denn eine manuelle Synchronisation des Persönlichen Ordners ist nicht nur umständlich und zeitraubend, sondern birgt die Gefahr einer Datenbankkorruption. Deshalb möchte ich Ihnen – abseits der im ersten Band vorgestellten Add-Ins – einige Tools und Workarounds vorstellen, die Ihnen den Outlook-Datenaustausch möglich machen.

3.1.1

Syncing.net

Syncing.net ist ein hybrides Peer-to-Peer-Netzwerk (eine Kombination aus ServerClient-System und Peer-to-Peer-Netzwerk), das die Synchronisation via Internet – vor allem zwischen verschiedenen Standorten – möglich macht. Eine unbegrenzte Lizenz für zwei Rechner und ein Outlook-Netzwerk kosten knapp 80 €. Und so richten Sie Syncing.net ein: Rechner A 1. Laden Sie sich Syncing.net hier herunter: http://www.syncing.net/de/download/

download-success.html 2. Starten Sie das Setup.

108

3.1 Datensynchronisation mit Outlook

Abbildung 3.1: Starten Sie die Installation.

Abbildung 3.2: Die Kontoerstellung

109


3. Markieren Sie die Option Erstelle ein SYNCING.NET-Konto und klicken auf Weiter.

Abbildung 3.3: Einrichtung eines Accounts 4. Erstellen Sie einen Benutzer-Account, indem Sie eine E-Mail-Adresse und ein

Passwort vergeben. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 5. Wählen Sie die Option Meine Outlook-Daten synchronisieren und klicken auf

Weiter.

110


Abbildung 3.4: Synchronisationstyp wählen

Abbildung 3.5: Account-Bezeichnung festlegen

111


6. Geben Sie dem Outlook-Netzwerk einen beliebigen Namen. Anschließend betä-

tigen Sie die Schaltfläche Weiter.

Abbildung 3.6: Outlook-Profil wählen

Abbildung 3.7: Outlook-Ordner bestimmen

112


7. Wählen Sie das Outlook-Profil aus, in dem Sie Ihre Daten synchronisieren möchten,

und klicken Weiter. 8. Bestimmen Sie die Outlook-Ordner, die synchronisiert werden sollen, und bestätigen

mit Weiter.

Abbildung 3.8: Einladung versenden 9. Lassen Sie das Eingabefeld des folgenden Dialogs einfach leer. In diesem Beispiel

(der Ersteinrichtung) gehen wir den manuellen Weg. Danach klicken Sie auf Weiter. 10. Das Programm nimmt Kontakt zum Registrierungsserver auf. Ist der Vorgang ab-

geschlossen, klicken Sie auf Weiter.

113


Abbildung 3.9: Netzwerkerstellung 11. Das Netzwerk ist auf Rechner A erstellt.

Abbildung 3.10: Netzwerk erfolgreich erstellt

114


Rechner B 1. Laden Sie sich Syncing.net hier herunter: http://www.syncing.net/de/download/

download-success.html 2. Starten Sie das Setup.

Abbildung 3.11: Zugriffsart festlegen 3. Markieren Sie die Option Ein bestehendes SYNCING.NET-Konto benutzen und

klicken auf Weiter.

115


Abbildung 3.12: Zugangsdaten eingeben 4. Geben Sie die Zugangsdaten ein, die bei der Erstellung des Accounts auf Rechner

A festgelegt wurden, und klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 3.13: Einladung annehmen 5. In der Desktop-Benachrichtigung klicken Sie auf Annehmen. 6. Klicken Sie auf Weiter.

116


Abbildung 3.14: Einladung bestätigt

Abbildung 3.15: Daten herunterladen 7. Nun lädt das Programm die zur Synchronisation vorgesehenen Outlook-Elemente

in den Synchronisationsordner.

117


Abbildung 3.16: Wählen Sie das Outlook-Profil. 8. Wählen Sie das Outlook-Profil auf Rechner B aus.

Abbildung 3.17: Das Netzwerk ist eingerichtet.

118


9. Die Synchronisation wurde eingerichtet.

Abbildung 3.18: Der Syncing.net-Messenger

Hinweis Syncing.net zeigt Ihnen die Netzwerkdetails in einer Art Messenger-Fenster.

119


3.1.2

Outlook-Connector 12.1

Gute Nachrichten für MSN, Hotmail und Windows Live ID-Nutzer. Konnte der Anwender mit vorherigen Versionen des Outlook Connectors nur auf bestimmte Elemente innerhalb des Windows Live!-Angebotes zurückgreifen, ohne in den kostenpflichtigen Premium-Tarif wechseln zu müssen, ist der Microsoft Office Outlook Connector 12.1 mit Outlook 2003 oder Outlook 2007 in der Lage, Ihre Microsoft Windows Live Hotmail- oder Microsoft Office Live Mail-Konten kostenlos zu verwalten. Dies gilt auch für E-MailNachrichten, Kontakte und Kalender. Und das kann der neue Outlook Connector:

! Lesen und Senden von E-Mail-Nachrichten von Office Live Mail oder Windows Live Hotmail

! ! ! !

Verwalten der Live Mail-Kontakte Verwenden von erweiterten Junk-E-Mail-Optionen Zentrale Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten Verwalten und Synchronisieren mehrerer Kalender (Windows Live Calendar)

Und so nutzen Sie den neuen Outlook-Connector: Rechner A Hinweis Der Windows Live-Kalender aktualisiert sich über den Outlook Connector nur alle 30 Minuten. Leider sind noch nicht alle Komponenten des Beta-Webauftritts ausgereift: So wechselt die Spracheneinstellung wie von Geisterhand, oder der Anwender erhält Skriptfehler nach dem Login auf http://calendar.live.com. Wer aber über diese Kinderkrankheiten hinwegsieht, kommt in den Genuss eines komfortablen Dienstes. Voraussetzung für die Nutzung des Outlook Connectors sind für alle beteiligten Benutzer eine Windows Live ID. (früher Hotmail, MSN oder Passport) und Outlook 2003 oder 2007. Anmelden können Sie sich hier: https://accountservices.passport.net/ ppnetworkhome.srf?vv=330&lc=1031

120


1. Laden Sie sich den Outlook Connector hier herunter: http://www.microsoft.com/

downloads/details.aspx?FamilyID=9A2279B1-DF0A-46E1-AA93-7D4870871ECF&displaylang=de

Abbildung 3.19: Installation des Outlook Connectors 2. Installieren Sie den Connector über das Setup.

Abbildung 3.20: Ein Connector-Konto anlegen

121


3. Starten Sie Outlook und geben die Windows Live ID, Ihr Passwort und den Namen

an, der beim Empfang einer E-Mail über Hotmail/MSN/Live ID erscheinen soll.

Abbildung 3.21: Outlook-Integration 4. Nun erscheinen ein zusätzlicher Windows Live ID-Bereich in der Ordnerliste so-

wie ein zusätzlicher Menüeintrag Outlook Connector.

Abbildung 3.22: Connector-Menüeintrag 5. Um Ihren Kalender anderen Personen freizugeben, klicken Sie auf den Menüein-

trag Outlook Connector und auf Freigabe.

122


Abbildung 3.23: Windows Live-Login 6. Anschließend werden Sie auf die zentrale Windows Live ID-Seite ins Internet

verbunden. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.

Abbildung 3.24: Kalenderfreigabe 7. Klicken Sie im Kalenderbereich der Windows Live-Oberfläche auf Freigeben und

den entsprechenden Kalender.

123


Abbildung 3.25: Freigabeeinstellungen 8. Wählen Sie die Option Geben Sie Ihren Kalender für Freunde und Familie frei und

tragen die Live ID-Adresse des Empfängers ein. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Berechtigungen unter Legen Sie fest, wie viel andere Personen in Ihrem Kalender sehen können zu vergeben. Wählen Sie danach die Schaltfläche Speichern.

Abbildung 3.26: Freigabebestätigung 9. Bestätigen Sie die Freigabe über OK.

Rechner B 1. Laden Sie sich den Outlook Connector hier herunter: http://www.microsoft.com/

downloads/details.aspx?FamilyID=9A2279B1-DF0A-46E1-AA93-7D4870871ECF&displaylang=de 2. Installieren Sie den Connector über das Setup.

124


3. Starten Sie Outlook und geben die Windows Live ID, Ihr Passwort und den Namen

an, der beim Empfang einer E-Mail über Hotmail/MSN/Live ID erscheinen soll. 4. Nun erscheinen ein zusätzlicher Windows Live ID-Bereich in der Ordnerliste sowie

ein zusätzlicher Menüeintrag Outlook Connector.

Abbildung 3.27: Einladung zur Freigabe 5. Nun erhält der Empfänger eine Benachrichtigungs-E-Mail, dass eine Kalender-

freigabe erfolgte. Klicken Sie Annehmen. Hinweis Nun können Sie über die Navigationsleiste unter dem Button Kalender in der Sparte Meine Kalender den freigegebenen Kalender auswählen und in Outlook nutzen. Beachten Sie jedoch, dass die im Windows Live-Kalender online gemachten Änderungen nur alle 30 Minuten aktualisiert werden.

125


Abbildung 3.28: Kalender parallel nutzen

3.1.3

Der Aktenkoffer Die Funktion Aktenkoffer, die Ihnen sowohl unter Windows XP als auch Windows Vista zur Verfügung steht, ermöglicht Ihnen die automatisierte Synchronisation Ihres Persönlichen Ordners zwischen zwei Rechnern.

Und so funktioniert es: 1. Wechseln Sie auf Rechner A über die rechte Maustaste auf den

Start-Button und über Explorer in den Windows Explorer.

126


2. Erstellen Sie an einem beliebigen Ort (ideal: Ein Netzwerk-Laufwerk) über Datei

und Neu einen Aktenkoffer. 3. Öffnen Sie Outlook auf Rechner B. 4. Bringen Sie über Datei und Datendateiverwaltung den Pfad zu Ihrer derzeit

genutzten, aktiven *.pst-Datei in Erfahrung. 5. Schließen Sie Outlook.

Abbildung 3.29: Erstellen eines Aktenkoffers 6. Kopieren Sie Ihren aktiven Persönlichen Ordner über das Netzwerk in den Akten-

koffer auf Rechner A. 7. Öffnen Sie Outlook auf Rechner A. 8. Verweisen Sie auf den Persönlichen Ordner im Aktenkoffer. 9. Schließen Sie beide Outlook-Installationen. 10. Wechseln Sie in den Aktenkoffer.

Abbildung 3.30: Dateien synchronisieren

127


11. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Persönliche-Ordner-Datei im

Aktenkoffer und wählen Aktualisieren.

Abbildung 3.31: Synchronisation einleiten

Hinweis Sie können eine Persönliche-Ordner-Datei (*.pst) an einem beliebigen anderen Ort speichern, kopieren oder verschieben: Schließen Sie dazu Outlook. Stellen Sie wie oben beschrieben fest, wo sich Ihre Datendatei befindet. Öffnen Sie den Windows Explorer (rechte Maustaste auf den Start-Button und Explorer). Verfolgen Sie diesen Pfad in der Ordnerhierarchie, bis Sie den Persönlichen Ordner gefunden haben. Schneiden Sie die Datei aus, und verschieben Sie sie an den gewünschten Ort. Beim Start von Outlook wird Ihnen eine Fehlermeldung präsentiert, die Ihnen mitteilt, dass die ursprüngliche Datendatei nicht mehr gefunden werden kann (Sie haben sie ja auch verschoben!). Bestätigen Sie mit OK und verweisen über die nächste Maske Persönlichen Ordner erstellen/auswählen auf den neuen Standort.

128


12. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Persönliche-Ordner-Datei im Syn-

chronisationsfenster und wählen Ersetzen. In welche Richtung Sie synchronisieren, hängt davon ab, in welcher der zwei *.pst-Dateien Sie Veränderungen vorgenommen haben.

Abbildung 3.32: Abschließende Konfiguration 13. Klicken Sie abschließend auf Aktualisieren.

Achtung Der Abgleich kann nur bei geschlossenem Outlook stattfinden.

129


3.1.4

Google Calendar Sync

Einrichtung: Um den Outlook-Kalender mit dem Google Mail-Kalender abzugleichen, stellt Google das Tool Google Calendar Sync zur Verfügung. Und so richten Sie es ein: Hinweis Google Calendar Sync ist nur für Windows XP und Windows Vista-(32-Bit-) Anwender und Besitzer eines GMail-Accounts nutzbar. Hier können Sie sich anmelden: http://mail.google.com/mail/signup

Abbildung 3.33: Installation von Google Calendar Sync 1. Laden Sie sich Google Calendar Sync hier herunter: http://dl.google.com/google-

calendarsync/GoogleCalendarSync_Installer.exe 2. Schließen Sie Outlook.

130


Abbildung 3.34: Login zum Kalender-Abgleich 3. Installieren Sie die Anwendung, loggen sich mit den GMail-Zugangsdaten ein,

bestimmen das Sync-Intervall, wählen die Sync-Richtung aus und bestimmen das Outlook-Profil, in dem Google Calendar Sync arbeiten soll.

Abbildung 3.35: Systray-Icon 4. Nach erfolgreicher Installation befindet sich ein Kalender-Icon im Systray. Möchten

Sie das festgelegte Sync-Intervall unterbrechen, können Sie mit einem Rechtsklick auf das Systray-Icon und Sync einen außerordentlichen Abgleich initiieren.

131


Abbildung 3.36: Der Google Online-Kalender

3.1.5

Teamkalender mit Outlook 2007

Ein altes Feature – im neuen Gewand. So muss man wohl die Freigabe-Funktion in Outlook 2007 für den Outlook-Kalender bezeichnen. Denn eine gemeinsame Nutzung des Kalenders via Internet gab es schon einmal. Aber Outlook 2007 präsentiert eine entscheidende Änderung: Der Teamkalender lässt sich über das Internet auch vollständig in Outlook nutzen. Der Weg zum Teamkalender führt über das Portal Microsoft Office Online, eine Art zentrale Website zum Thema Microsoft Office. Zur Veröffentlichung des Kalenders benötigt man eine Windows Live ID (früher bekannt unter der Bezeichnung Passport). Einrichtung: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender in der Ordnerliste, den

Sie zum Teamkalender machen wollen. Danach wählen Sie Im Internet veröffentlichen und Auf Office Online veröffentlichen. Stellen Sie zuvor sicher, dass Sie über eine Windows Live ID bzw. einen Passport-Account verfügen.

132


Abbildung 3.37: Kalenderdetails festlegen 2. Bei der Erstnutzung erhalten Sie einen Hinweis auf die Nutzungsbedingungen

für den Online-Dienst. Danach können Sie bestimmen, was im Teamkalender angezeigt werden und wer darauf zugreifen darf. Eingeschränkter Zugriff bedeutet, dass nur ausgewählte Nutzer (mit Windows Live ID) Ihren Teamkalender nutzen können. Ebenfalls festzulegen: Wie die Termine angezeigt werden: z.B. als Frei-/ Gebucht-Information. 3. Nun melden Sie sich mit Ihrem Windows Live ID-(Passport-)Account beim Microsoft

Office Online-Dienst an.

133


Abbildung 3.38: Anmeldung mit Windows Live ID

Abbildung 3.39: Erfolgreiche Veröffentlichung

134


4. Nach der erfolgreichen Veröffentlichung haben Sie die Möglichkeit, die Benutzer

auszuwählen, die Zugriff auf den Teamkalender erhalten sollen.

Abbildung 3.40: Teilnehmer einladen 5. Nun wählen Sie (idealerweise aus Ihrem Outlook-Adressbuch) die User aus, die

Zugriff auf den Teamkalender erhalten sollen, und senden Ihnen die Einladung. Voraussetzung für den Empfänger: Er muss Outlook nutzen und eine Windows Live ID oder einen Passport-Account besitzen. Sie können InternetkalenderEinladungen nur an E-Mail-Adressen versenden, die mit einem Windows Live IDAccount verbunden sind.

135


Abbildung 3.41: Einladen annehmen

Abbildung 3.42: Parallele Kalendernutzung

136


6. Um den Teamkalender nutzen zu können, klickt der Empfänger der Einladungs-

Mail auf den Button Kalender abonnieren. 7. Jetzt befindet sich ein zusätzlicher Kalender im Navigationsleistenbereich. Er ist

über die Ordnerliste unter Internet-Kalender zu finden.

Abbildung 3.43: Einbindung zusätzlicher Kalender 8.

Natürlich ist der Teamkalender auch via Internet erreich- und nutzbar.

137


3.1.6

Windows Live FolderShare

Dieser kostenlose Online-Dienst aus dem Hause Microsoft ermöglicht es, Dateien via Internet synchron zu halten. Einrichtung: Rechner A

Abbildung 3.44: Internet-Sharing aus dem Hause Microsoft 1. Navigieren Sie auf die Internetseite https://www.foldershare.com/welcome.aspx

und laden sich über Erste Schritte das FolderShare-Programm herunter.

Abbildung 3.45: Setup starten

138


2. Führen Sie das FolderShare-Setup aus.

Abbildung 3.46: FolderShare-Konto anmelden 3. Nach Fertigstellung der Installation erstellen Sie mit einem Klick auf Für ein

FolderShare-Konto anmelden einen FolderShare-Account. 4. Geben Sie eine E-Mail-Adresse an, mit der Sie in Outlook erreichbar sind, und be-

stimmen ein beliebiges Passwort.

139


Abbildung 3.47: Eingabe der Kontodaten

Abbildung 3.48: Abschluss der Installation

140


5. Vervollständigen Sie die Konfiguration über die Schaltfläche Fertig stellen.

Abbildung 3.49: Systray-Icon 6. Nun erscheint das FolderShare-Icon im Systray. Mit einem Klick auf dieses Icon

eröffnet sich das Kontextmenü. Sind Sie mit dem Cursor über dem Symbol, wird Ihnen der Verbindungsstatus angezeigt. Dieser sollte natürlich online lauten. 7. Klicken Sie mit Rechner A auf das FolderShare-Symbol im Systray und wählen

den Eintrag FolderShare-Website.

Abbildung 3.50: Persönliche Bibliothek erstellen 8. Klicken Sie auf Ihre erste persönliche Bibliothek erstellen. 9. Erstellen Sie einen neuen Ordner und kopieren Ihren Persönlichen Ordner in diesen. 10. Navigieren Sie über die FolderShare-Oberfläche in diesen Ordner und klicken auf

Bibliothek hier erstellen.

141


Rechner B 1. Verweisen Sie in Outlook auf Rechner B auf den sich im FolderShare-Ordner

befindlichen Persönlichen Ordner. Hinweis Sie können eine Persönliche-Ordner-Datei (*.pst) an einem beliebigen anderen Ort speichern, kopieren oder verschieben: Schließen Sie dazu Outlook. Stellen Sie wie oben beschrieben fest, wo sich Ihre Datendatei befindet. Öffnen Sie den Windows Explorer (rechte Maustaste auf den Start-Button und Explorer). Verfolgen Sie diesen Pfad in der Ordnerhierarchie, bis Sie den Persönlichen Ordner gefunden haben. Schneiden Sie die Datei aus, und verschieben Sie sie an den gewünschten Ort. Beim Start von Outlook wird Ihnen eine Fehlermeldung präsentiert, die Ihnen mitteilt, dass die ursprüngliche Datendatei nicht mehr gefunden werden kann (Sie haben sie ja auch verschoben!). Betätigen Sie mit OK und verweisen über die nächste Maske Persönlichen Ordner erstellen/auswählen auf den neuen Standort. 2. Wiederholen Sie die Schritte auf Rechner B und loggen sich mit den Zugangs-

daten Ihres FolderShare-Kontos ein.

Abbildung 3.51: Festlegen des freigegebenen Verzeichnisses

142


3. Klicken Sie im Systray auf das FolderShare-Icon und anschließend auf das frei-

gegebene Verzeichnis. 4. Wählen Sie einen Ordner auf Rechner B aus, in dem die Synchronisation statt-

finden soll.

Abbildung 3.52: Synchronisationsart festlegen 5. Wählen Sie die Synchronisationsart aus.

Abbildung 3.53: Übersicht über beteiligte Rechner 6. Überprüfen Sie die Synchronisationszusammenfassung der freigegebenen Biblio-

thek.

143

KAPITEL 4

Problemfall Exchange Server

Kapitel 4 – Problemfall Exchange Server

Viele kleine und mittelständische Unternehmen glauben, sich einen Exchange Server zulegen zu müssen – oft auch auf Empfehlung von Systemhäusern oder technischen Beratern, die nicht selten ihren Profit und nicht etwa die Abbildung eines unternehmensspezifischen Workflows im Auge haben. Nicht nur, dass diese Tatsache zu nicht unerheblichen Budgetbelastungen führt, es wird im Gegenzug am anderen, eigentlich viel wichtigeren Ende gespart: Nämlich an einer kompetenten und versierten technischen Betreuung des Systems. Dafür werden in vielen Fällen computerphile Mitarbeiter aus der Belegschaft freiwillig/unfreiwillig rekrutiert und zum Exchange-Administrator erkoren. Das klappt, solange die eingerichtete Exchange-Umgebung reibungslos funktioniert. Aber was, wenn der Chef plötzlich keinen Zugriff mehr auf sein Postfach hat oder das Globale Adressbuch Probleme verursacht? In Gedenken an all die Kollegen, die „mal so nebenbei“ zum Exchange-Beauftragten mutieren, verrät Ihnen dieses Kapitel Problemlösungen, die (nicht nur) Exchange-Neulingen weiterhelfen sollten:

4.1

Outlook findet keinen Exchange Server

Abbildung 4.1: Angaben zur erfolgreichen Serveranbindung

146

4.1 Outlook findet keinen Exchange Server

Sie möchten ein Exchange Server-Profil einrichten, aber nach Eingabe des Servernamens oder beim Klick auf Namen überprüfen kann der Server nicht erreicht werden. Dieses Verhalten kann unterschiedlichste Ursachen haben:

4.1.1

Läuft der Dienst, der den Informationsspeicher, also die Exchange-Datenbank, verwaltet?

1. Wechseln Sie dazu auf den Exchange Server. 2. Navigieren Sie über den Start-Button, Einstellungen und Systemsteuerung in

den Bereich Verwaltung. 3. Doppelklicken Sie auf den Eintrag Dienste. 4. In der Spalte Status sollte Gestartet stehen. 5. Ist das nicht der Fall, können Sie den Microsoft Exchange-Informationsspeicher

über das Kontextmenü via Rechtsklick starten.

4.1.2

Steht die Netzwerkverbindung zum Exchange Server?

Dies können Sie überprüfen, indem Sie den Server vom Client „anrufen“. Maßgeblich dafür ist die Server-IP. Zunächst einmal sollten Sie diese serverseitige IP ermitteln. Wechseln Sie dazu auf den Exchange Server. 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen. 2. Tippen Sie den Befehl cmd ein und klicken auf OK. 3. Tippen Sie ipconfig in die Konsole ein.

Abbildung 4.2: Ermittlung der Server-IP

147


4. Wechseln Sie auf den betroffenen Client zurück. 5. Klicken Sie hier erneut Sie auf den Start-Button und Ausführen. 6. Tippen Sie den Befehl ping Leerzeichen IP-Adresse ein und klicken auf OK. 7. Sollten Sie Zeitüberschreitungs-Meldungen erhalten, ist der Server nicht zu

erreichen. Wiederholen Sie die ping-Prozedur mit dem Exchange Server-Namen (in unserem Fall Zentralorgan) bzw. dem vollständig qualifizierten Domainnamen (Fully Qualified Domain Name, FQDN), der sich aus drei Bestandteilen zusammensetzt (in unserem Fall zentralorgan.mindcouncil.local). Achtung Die Einrichtung eines Exchange Servers mit Outlook kann nur über den FQDN oder Rechnernamen erfolgen. Die Eingabe der IP-Adresse reicht leider nicht.

4.1.3

Klappt die Namensauflösung nicht?

Sollten die letzten beiden Versuche des ping-Befehls fehlschlagen, so liegt die Vermutung nahe, dass die Namensauflösung via DNS (Domain Name Service) nicht korrekt funktioniert. Zuerst sollten Sie am Client-Rechner überprüfen, ob der korrekte DNSEintrag in Ihrer Netzwerkeinstellung zu finden ist: Windows XP: 1. Klicken Sie auf den Start-Button, Einstellungen und Systemsteuerung. 2. Doppelklicken Sie den Eintrag Netzwerkeinstellungen. 3. Wechseln Sie über einen Rechtsklick auf die LAN-Verbindung in die Eigenschaften. 4. Markieren Sie in der Liste unter Diese Verbindung verwendet folgende Elemente

den Eintrag Internetprotokoll TCP/IP. 5. Klicken Sie auf den Button Eigenschaften. 6. Überprüfen Sie den Eintrag unter Folgende DNS-Server verwenden.

148


Abbildung 4.3: Der vollständig qualifizierte Domänenname

4.1.4

Ist die Protokollbindung o.k.?

RPC steht für Remote Procedure Call und dient dazu, Clientverbindungen zu einem bestimmten Serverdienst herzustellen. Das Verfahren ähnelt der Kommunikation über das TCP/IP-Portsystem. Die RPC-Standardeinstellung lautet im Schlüssel Rpc_Svr_ Binding_Order wie folgt: ncacn_ip_tcp,ncacn_spx,ncacn_vns_spp Dieser Eintrag gibt die Reihenfolge an, in welcher der Exchange Server Kommunikationsprotokolle zur RPC-Verbindung mit anderen Servern herstellt.

Abbildung 4.4: Die RPC-Bindungsreihenfolge

149


Achtung Benutzen Sie zur Trennung der Einträge ausschließlich Kommata. Anderenfalls müssen Sie mit fehlgeschlagenen Verbindungsversuchen rechnen.

Und so lösen Sie das Problem: 1. Öffnen Sie einen Registrierungs-Editor (z. B. Regedit.exe oder Regedt32.exe). 2. Navigieren Sie zu: HKLM\Software\Microsoft\Exchange\Exchange Provider 3. Doppelklicken Sie im rechten Teilfenster auf Rpc_Svr_Binding_Order. 4. Geben Sie im Dialogfeld Wert die Zeichenfolge cacn_ip_tcp,ncacn_spx, ncacn_

vns_spp ein. 5. Klicken Sie auf OK und schließen dann den Registrierungs-Editor. 6. Starten Sie alle Exchange Server-Dienste oder den Exchange Server-Computer

neu, damit die Änderung wirksam wird. Achtung Microsoft selbst stellt zwei sehr effektive und nützliche Tools zur Analyse und zum Troubleshooting mit Exchange zur Verfügung:

! Exchange Best Practices Analyzer (http://www.microsoft.com/downloads/details .aspx?familyid=dbab201f-4bee-4943-ac22-e2ddbd258df3)

! Exchange Troubleshooting Assistant ( http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=55884)

150


Abbildung 4.5: Best Practices Analyzer

Abbildung 4.6: Troubleshooting Assistant

151


4.2

Verliert Outlook massiv an Performance?

Abbildung 4.7: Check der Netzwerkkarte

Performance-Probleme an Client-Computern können unterschiedliche Ursachen haben. Zuerst ist einmal wichtig herauszufinden, an welcher Schnittstelle das Übertragungsproblem auftritt, sprich: Sind alle oder nur einige Clients von dieser Störung betroffen? Der Grund kann software- oder hardwaretechnische Gründe haben: Versuchen Sie zur Behebung des Problems festzustellen, ob die Symptome nur auf einem, auf einigen oder auf allen Outlook-Clients auftreten. Wenn einige, aber nicht alle Clients betroffen sind, kann eine gemeinsame Netzwerkverbindung, die nur einen Teil des Netzwerks betrifft, die Ursache des Problems sein

! Die TCP/IP-Schnittstelle ist auf einem Client-PC beschädigt. Installieren Sie das TCP/IP-Protokoll neu, oder setzen Sie die Einstellungen zurück: 1. Klicken Sie auf Start und Ausführen (nur Windows XP). 2. Tippen Sie den Befehl cmd ein.

152

4.2 Verliert Outlook massiv an Performance?

3. Geben Sie die Parameter netsh int ip reset resetlog.txt ein und (¢). In der an-

gegebenen Datei wird das Protokoll des Reset-Vorganges gespeichert.

! Fehlerhafte Kabel oder Verbindungen, beschädigte Softwarekonfiguration oder Hardware, die Treiber- oder Firmware-Updates benötigen. Folgende Netzwerkgeräte können das Problem verursachen: Netzwerkkarte (Client), Netzwerk-Switch, Router, Firewall (Exchange Server). Aktualisieren Sie die Netzwerkkartentreiber. Sollten Sie kurz zuvor ein Firmware-Update gefahren haben, gehen Sie zurück zur vorherigen Version.

! Es gibt ein Problem mit den Einstellungen für die maximale Größe der Übertragungseinheit (MTU) mit Windows 2000 Service Pack 2 (SP2). Installieren Sie das Windows 2000 SP 3: http://www.microsoft.com/windows2000/downloads/ recommended/q301337/default.asp Hinweis Eine zusätzliche Möglichkeit, den Verbindungsstatus mit Outlook zu prüfen: 1. Drücken Sie (Strg) auf Ihrer Tastatur. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol im Systray. 3. Wählen Sie den Eintrag Verbindungsstatus.

Abbildung 4.8: Dialogfenster zur Verbindungsprüfung

153


4.3

Der Cache-Modus und die Offline-Datei Möglicherweise treten Synchronisationsprobleme in der Offline-Datei auf, wenn der Exchange-Cache-Modus aktiviert ist.

Hinweis Outlook bzw. der Exchange Server kennen drei Betriebsarten: online (Client greift normal auf Serverdaten zu), offline (Client arbeitet mit der Offline-Datei) und ab Outlook 2003 der Cache-Modus (der Client arbeitet mit der OfflineDatei und greift online nur auf die Serverdaten zu, die nicht in der OfflineDatei liegen). Das verringert natürlich vor allem die Serverlast, zudem die Umschaltung zwischen den verschiedenen Betriebsmodi automatisch erfolgt.

4.3.1

Stellen Sie fest, ob der Offline-Ordner synchronisiert wird

1. Ermitteln Sie den Standort Ihrer Offline-Datei, indem Sie mit der rechten Maus-

taste auf den Postfacheintrag in der Ordnerliste und auf Eigenschaften, Erweitert, Registerkarte Erweitert und Einstellungen Offlinedatei klicken.

Abbildung 4.9: Einstellungen für den Offline-Ordner 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Offline-Datei im Dateisystem, und

klicken Sie auf Eigenschaften. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element in der Postfachliste (z.B.

Posteingang).

154

4.3 Der Cache-Modus und die Offline-Datei

Abbildung 4.10: Einstellungen des Offline-Ordners 4. Wechseln Sie zur Registerkarte Synchronisierung. 5. Überprüfen Sie unter Statistik zu diesem Ordner die Einstellungen in folgenden

Feldern: – Letzte Synchronisierung am: Datum – Der Serverordner enthält: Anzahl der Elemente – Der Offlineordner enthält: Anzahl der Elemente

155


Hinweis Die Offline-Synchronisierung funktioniert immer dann, wenn die Anzahl der Elemente im Feld Der Serverordner enthält mit der Anzahl der Elemente im Feld Der Offlineordner enthält übereinstimmt. Sollte das nicht der Fall sein, gehen Sie wie folgt vor:

Outlook 2003: 1. Klicken Sie auf Extras und E-Mail-Konten. 2. Wählen Sie die Option Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten

und Weiter. 3. Überprüfen Sie, dass in der Drop-down-Liste unter Neue E-Mail an folgenden

Ordner übermitteln der Eintrag Postfach – Postfachname ausgewählt ist. 4. Klicken Sie anschließend auf den Eintrag Microsoft Exchange Server in der Konto-

liste und dann auf die Schaltfläche Ändern. 5. Stellen Sie sicher, dass die Checkbox Exchange-Cache-Modus aktiv ist, und wählen

dann Weiter.

Abbildung 4.11: Der Cache-Modus 6. Abschließend klicken Sie auf Fertig stellen, OK und starten Outlook neu.

Outlook 2007: 1. Klicken Sie auf Extras und Kontoeinstellungen. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte Datendateien, und stellen Sie sicher, dass

Ihr Postfach als Standard festgelegt ist. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte E-Mail, markieren Ihr Postfach und wählen die

Schaltfläche Einstellungen. 4. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und stellen sicher, dass die Checkbox

Exchange-Cache-Modus aktiv ist. 5. Beenden Sie den Assistenten und starten Outlook neu.

156


4.3.2

Erneutes Synchronisieren der Ordner

Manuelle Synchronisierung Lösen Sie über die Schaltfläche Senden/Empfangen die Synchronisation der OfflineOrdner aus. Automatische Synchronisierung 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte E-Mail-Setup. 3. Aktivieren Sie unter der Rubrik Senden/Empfangen die Checkbox Bei bestehender

Verbindung sofort senden.

Abbildung 4.12: Übermittlungsgruppen definieren 4. Klicken Sie auf Senden/Empfangen, Übermittlungseinstellungen, Übermittlungs-

gruppen definieren (Outlook 2007: Senden/Empfangen-Gruppen definieren) und prüfen, ob die Option Automatische Übermittlung beim Beenden des Programms aktiv ist.

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4.3.3

Ist die Offline-Datei beschädigt?

Erstellen Sie eine neue Offline-Datei und synchronisieren die Ordner: 1. Schließen Sie alle Programme. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Offline-Datei und benennen diese

um. 3. Starten Sie Outlook, und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden/Empfangen. Die

Offline-Datei wird neu erstellt.

4.3.4

Sind Ihre Exchange Server-Unterstützungsdateien beschädigt?

Sollten die o.g. Maßnahmen nicht zum Erfolg führen, sind möglicherweise die Unterstützungsdateien für den Microsoft Exchange Server-Dienst beschädigt: Outlook 2003: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und wählen

Explorer. 2. Suchen und benennen Sie folgende Dateien um (z.B. indem Sie die Dateierweiterung

*old benutzen: emsabp32.dll, emsmdb32.dll und emsui32.dll. Hinweise zur effektiven Suche finden Sie in Kapitel 1, Abschnitt 1.5, „Suchen – gewusst wie!“). Tipp Alternativ können Sie im Windows Explorer auch zu folgenden Ordnern navigieren: Windows XP: C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\MSMAPI\1033,

Outlook 2007: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und wählen Explorer. 2. Suchen und benennen Sie folgende Datei um (z.B. indem Sie die Dateierweite-

rung *old benutzen): emsmdb32.dll. Hinweise zur Suche finden Sie in Kapitel 1, Abschnitt 1.5 – Suchen – gewusst wie!

158


Tipp Alternativ können Sie im Windows Explorer auch zu folgenden Ordnern navigieren: Windows XP: C:\Programme\Microsoft Office\OFFICE12

Abbildung 4.13: Offline-Datei 1. Klicken Sie auf Start, Ausführen und tippen den Befehl control ein. Bestätigen Sie

die Aktion mit OK. 2. Doppelklicken Sie den Eintrag Software (Windows XP) oder Programme und

Funktionen (Windows Vista).

159


Abbildung 4.14: Office-Reparatur 3. Wählen Sie den Microsoft Office-Eintrag und Ändern. 4. Klicken Sie auf Reparieren.

4.4

Nach Einrichten eines Postfaches verschwinden alle Mails aus dem Posteingang

Sie haben mit Erfolg ein Postfach eingerichtet. Nach Abruf Ihres Postfachs verschwinden jedoch alle eingehenden Mails wie von Geisterhand. Ursache: Outlook kennt nur einen Übermittlungsort für eingehende Nachrichten. Haben Sie also einen zusätzlichen Persönlichen Ordner eingebunden, müssen Sie zuerst den Übermittlungsort auf das Postfach ändern: Wie das funktioniert, lesen Sie in Kapitel 6, Abschnitt 6.2.1, „Umtausch nicht ausgeschlossen – der Ordnerwechsel“.

160

4.5 Ist Ihr Postfach zu klein?

Abbildung 4.15: Übermittlungsreihenfolge ändern

4.5

Ist Ihr Postfach zu klein?

Ja, eine bittere Tatsache für viele Postfachnutzer: Der Speicherplatz Ihres ExchangePostfaches ist begrenzt! Welche Maßnahmen können Sie ergreifen, wenn das Limit auf die Krämerseele des modernen Sammlers und Jägers drückt? Eine Möglichkeit: Jeden betroffenen User in einem dreitägigen Selbstkonfrontationsseminar zur Postfachmäßigung zwingen oder:

161


Postfach-Quota konfigurieren: 1. Klicken Sie auf dem Exchange Server auf Start, Microsoft Exchange und

System-Manager. 2. Wählen Sie Ihren Server, und navigieren Sie in der Baumstruktur über Erste Speicher-

gruppe auf den Eintrag Postfachspeicher. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher und Eigenschaften.

Abbildung 4.16: Postfachspeicher kontrollieren 4. Wechseln Sie auf die Registerkarte Grenzwerte und nehmen die entsprechenden

Einstellungen vor.

162

4.6 Der Abwesenheits-Assistent funktioniert nicht

Postfach aufräumen: Klicken Sie im Outlook-Menü auf Extras und Postfach aufräumen.

Abbildung 4.17: Postfach aufräumen

4.6

Der Abwesenheits-Assistent funktioniert nicht

Der Abwesenheits-Assistent sorgt mit verschiedenen Problemen für Verwirrung. Outlook Tipps & Tricks 2 bringt Licht ins Out-of-Office-Dunkel.

4.6.1

Warum wird pro Absender nur eine Abwesenheitsnachricht versendet?

Der Grund liegt ja eigentlich auf der Hand: um unnötigen Mailverkehr zu vermeiden. Eigentlich genügt es völlig, wenn der Absender einmal davon in Kenntnis gesetzt wird, dass Sie nicht im Büro sind, sondern – idealerweise – auf den Malediven Cocktails schlürfen. Jede Mail darüber hinaus wäre unnötiger Spam. Diese interne Absendererkennung wird erst zurückgesetzt, wenn Sie den Abwesenheits-Assistenten „neu starten“, d.h. deaktivieren und neu aktivieren.

163


Die prominentesten Fehlermeldungen: Der Befehl steht nicht zur Verfügung. Sehen Sie in der Programmdokumentation nach, wie diese Erweiterung verwendet wird.

Abbildung 4.18: Der Abwesenheits-Assistent 1. Beenden Sie Outlook, und stellen Sie über die Tastenkombination (Strg)+ (Alt)+ (Entf) im Task-Manager sicher, dass der Prozess outlook.exe nicht mehr aktiv ist. 2. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder Start, Alle

Programme, Zubehör und Ausführen (Windows Vista). 3. Tippen Sie den Befehl regedit ein, und klicken Sie dann auf OK. 4. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office

\Outlook-Versionsnummer\Outlook. 5. Markieren Sie den Ordner Resiliency und benennen ihn um.

164

4.6 Der Abwesenheits-Assistent funktioniert nicht

Abbildung 4.19: Registrierungsschlüssel umbenennen 6. Beenden Sie den Registrierungs-Editor. 7. Starten Sie Outlook und klicken auf Extras und Abwesenheits-Assistent.

Der Eintrag Abwesenheits-Assistent wird im Outlook-Menü unter Extras nicht angezeigt. Outlook 2003: 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Weitere, wählen die Schaltfläche Erwei-

terte Optionen und Add-In-Manager. 3. Überprüfen Sie, ob sich der Eintrag Exchange-Erweiterungsbefehle in der Liste

befindet. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie auf den Button Installieren und doppelklicken den Eintrag Emsuix.ecf. 4. Bestätigen Sie alle Dialogfenster und schließen Outlook. 5. Starten Sie Outlook erneut und überprüfen, ob der Menüeintrag nun existiert.

165


Outlook 2007: 1. Klicken Sie auf Extras und Vertrauensstellungscenter.

Abbildung 4.20: Der Add-In-Manager 2. Navigieren Sie zum Punkt Add-Ins. 3. Wählen Sie im unteren Teil des Dialogfensters in der Drop-down-Liste neben

Verwalten den Eintrag Exchange-Clienterweiterungen. 4. Überprüfen Sie, ob sich der Eintrag Exchange-Erweiterungsbefehle in der Liste

befindet. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie auf den Button Installieren und doppelklicken den Eintrag Emsuix.ecf. 5. Starten Sie Outlook erneut und überprüfen, ob der Menüeintrag nun existiert.

Sollte dies nicht der Fall sein, kommen Sie um einen Registrierungseintrag nicht herum. 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder Start, Alle

Programme, Zubehör und Ausführen (Windows Vista). 2. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY LOCAL MACHINE\Software\Microsoft\Exchange\

Client\Extensions. 3. Klicken Sie im Editor-Menü auf Bearbeiten und Wert hinzufügen. 4. Fügen Sie anschließend folgenden Registrierungswert hinzu:

– Wertname: Exchange-Erweiterungen – Typ: Daten REG_SZ – Wert: 4.0; emsuix32.dll; 7; 011111111111110; 1111011100 5. Beenden Sie den Registrierungs-Editor.

166

4.7 Warum erscheint die Ordnerliste plötzlich in Englisch?

Ein Client-Vorgang ist fehlgeschlagen.

Abbildung 4.21: Hotfix-Anfrage

Um diesen Fehler zu beheben, ist mindestens Exchange Server 2003 Service Pack 2 nötig (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=535BEF85-309645F8-AA43-60F1F58B3C40&DisplayLang=de). Sollten Sie sich auf diesem Versionsstand befinden, hält Microsoft für Sie ein kostenloses Hotfix bereit. Hier geht es zur Hotfix-Anforderung: http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum= 909802&kbln=de

4.7

Warum erscheint die Ordnerliste plötzlich in Englisch?

Ein seltsames Phänomen: Sie verbinden Outlook mit einem Exchange-Postfach, und die Ordnerliste oder das Postfach (Mailbox anstatt Postfach) erscheint in einer Fremdsprache (meist in Englisch). Die Standardordner in Outlook (Posteingang, Postausgang, Gesendete und Gelöschte Objekte) werden vom Exchange Server mit dem Erstverbindung des Clients erstellt. Entscheidend für die Wahl der Sprache ist also der erste Kontakt! Ist es also ein deutsches Windows mit deutschem Office, werden die vier Systemordner in deutscher Sprache erstellt. Werden die Ordner z.B. in englischer Sprache erstellt, hat sehr wahrscheinlich eine andere Anwendung den ersten Kontakt zum entsprechenden Postfach hergestellt wie z.B.:

! ! ! !

Virenscanner (Server oder Client) Backup-Software am Server Outlook Web Access (Browser) oder Software von einem Drittanbieter

167


Lösungsweg 1: Ab Outlook 2002 lässt sich die Sprache des Clients problemlos ändern: 1. Schließen Sie Outlook. 2. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder Start, Alle

Programme, Zubehör und Ausführen (Windows Vista). 3. Tippen Sie den Befehl outlook /resetfoldernames ein.

Tipp Achten Sie darauf, dass Sie zwischen outlook und dem Slash ein Leerzeichen einfügen.

Lösungsweg 2: Beheben Sie das Problem mithilfe des kleinen Freeware-Tools Outlook Set Folder Language (http://www.amrein.com/download/olfolang.zip).

Abbildung 4.22: Outlook Set Folder Language 1. Entzippen Sie das Programm. 2. Starten Sie die Anwendung mit einem Doppelklick auf das Desktop-Icon. 3. Wählen Sie aus, ob Ihre Änderung das Globale Adressbuch oder bestimmte

Adressbücher betreffen soll. 4. Wählen Sie die Postfächer und die Sprache aus, in die das Postfach geändert

werden soll.

168

4.7 Warum erscheint die Ordnerliste plötzlich in Englisch?

Lösungsweg 3: Was aber, wenn Ihr Exchange-Postfach plötzlich mailbox heißt? Dies ist kein Problem des Exchange Servers, sondern des jeweiligen Clients:

Abbildung 4.23: Geänderter Postfachname 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder Start, Alle

Programme, Zubehör und Ausführen (Windows Vista). 2. Tippen Sie den Befehl regedit ein und klicken auf OK. 3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_Current_User\Software\Microsoft\Windows

NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\%Profilname%\aa0c257f5a68be4bb6254ab48e92a4c2. 4. Ändern Sie die Zeichenfolge 001e3001 dazu von Mailbox – Vorname Nachname

auf Postfach – Vorname Nachname. Lösungsweg 4: 1. Starten Sie die Datei setLang.exe im Office-Programmverzeichnis (i.d.R. C:\Pro-

gramme\Microsoft Office\Office-Version\). 2. Ändern Sie einfach nur die Sprache für die Office-Standardinstallation. 3. Entfernen Sie die nicht benötigte Sprache aus dem Feld Aktivierte Sprachen.

169


Abbildung 4.24: Office-Spracheinstellungen 4. Exportieren Sie die Daten des Postfachs in einen Persönlichen Ordner. 5. Löschen Sie das Postfach und legen es neu an.

4.8

Meine Outlook-Regel leitet keine Mails (automatisch) in das Internet weiter Sie haben eine Regel in Outlook erstellt, die über das Exchange-Postfach empfangene E-Mails an externe E-Mail-Adressen weiterleiten soll. Dies klappt aber nicht. Die Lösung:

1. Klicken Sie auf dem Exchange Server auf Start, Programme und Microsoft

Exchange. 2. Öffnen Sie den System-Manager. 3. Navigieren Sie zum Eintrag Globale Einstellungen und Internet-Nachrichten-

format.

170

4.9 Exchange Server-Papierkorb (Dumpster) mit Outlook nutzen

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Internet-Nachrichten-

format und wählen Eigenschaften.

Abbildung 4.25: Weiterleitungen zulassen 5. Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert und aktivieren die Checkbox Auto-

matische Weiterleitungen zulassen.

4.9

Exchange Server-Papierkorb (Dumpster) mit Outlook nutzen

Immer wieder werden Daten mehr oder weniger „aus Versehen“ endgültig gelöscht. Entweder über die Tastaturkombination (ª)+(Entf) oder mit dem Leeren des Ordners Gelöschte Objekte. Sowohl im lokalen Outlook-Betrieb als auch innerhalb eines Exchange-Profils sind diese Daten erst einmal verloren.

171


Abbildung 4.26: Wiederherstellung im Outlook-Menü

Um diesem Malheur vorzubeugen, hat der Exchange Server für einen Papierkorb mit Superkräften gesorgt, der gelöschte Elemente unter gewissen Umständen wiederherstellen kann. Und diese Umstände sind: Sie müssen dieses Feature aktivieren und konfigurieren, um in den Genuss einer Daten-Recovery zu kommen: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP)

oder Start, Alle Programme, Zubehör und Ausführen (Windows Vista). 2. Tippen Sie den Befehl regedit ein und klicken auf OK: 3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\

Exchange\Client\Options.

172

4.9 Exchange Server-Papierkorb (Dumpster) mit Outlook nutzen

Abbildung 4.27: Dumpster-Dialogfenster 4. Erstellen Sie den D-Word-Wert DumpsterAlwaysOn und setzen den Wert auf 1.

Hinweis In Outlook 2007 in Verbindung mit einem Exchange Server ist diese Funktion automatisch aktiviert!

Beachten Sie jedoch, dass der Aufbewahrungszeitraum für im Client gelöschte Objekte von den Servereinstellungen abhängt: 1. Klicken Sie auf dem Exchange Server auf Start, Programme, Microsoft

Exchange und System-Manager. 2. Öffnen Sie die Ordnerstruktur unter Server, wählen den Servernamen und navi-

gieren anschließend über Erste Speichergruppe zum Punkt Postfachspeicher.

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3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher und Eigenschaften. 4. Wechseln Sie zur Registerkarte Grenzwerte.

Abbildung 4.28: Grenzwerte festlegen 5. Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen unter Löscheinstellungen vor.

4.10

Ordnerberechtigungen setzen

In Umgebungen, in denen Sie mit Outlook an ein Exchange-Postfach angebunden sind, ist es oft notwendig, auf die Daten fremder Postfächer zuzugreifen. Ob und auf welche Art dieser Zugriff gelingt, hängt eng mit den Postfachberechtigungen zusammen.

174

4.10 Ordnerberechtigungen setzen

Einzelne Ordner freigeben: 1. Wählen Sie einen beliebigen Ordner in Ihrem Postfach (z.B. Kontakte) und klicken

ihn mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie den Menüpunkt Eigenschaften. 3. Navigieren Sie zur Registerkarte Berechtigungen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und wählen den Benutzer aus, der

auf diesen bestimmten Outlook-Ordner zugreifen soll.

Abbildung 4.29: Berechtigungen setzen 5. Vergeben Sie die Berechtigungen entweder vordefiniert (über das Drop-down-

Feld Berechtigungsstufe) oder individuell (im Bereich darunter). 6. Bestätigen Sie die Aktion mit OK.

175


Auf einzelne Ordner zugreifen: 1. Klicken Sie auf Datei, Öffnen und Ordner eines anderen Benutzers. 2. Betätigen Sie die Schaltfläche Name, und wählen Sie den Benutzer aus, auf dessen

Ordner Sie zugreifen möchten.

Abbildung 4.30: Ordner öffnen 3. Wählen Sie unter Ordnertyp, welches Outlook-Element in diesem Ordner verwaltet

wird. 4. Klicken Sie auf OK.

Hinweis Diese Art des Zugriffs ermöglicht Ihnen nur den Zugriff auf den primären bzw. Standardordner (in unserem Fall Kontakte), nicht auf eventuell vorhandene Unterordner. Sie müssen deshalb jeden Unterordner separat mit den entsprechenden Berechtigungen versehen. Die Berechtigungen des Hauptordners vererben sich nicht auf die Unterordner (im Gegensatz zu den NTFS-Berechtigungen). Sollten Sie jedoch die Rechte Unterordner erstellen innerhalb einer Freigabe besitzen und einen solchen auch einrichten, erbt dieser von Ihnen erstellte Unterordner die Berechtigungen des Stammordners.

Das gesamte Postfach freigeben: 1. Melden Sie sich am Exchange Server mit Domain-Administrationsrechten an. 2. Klicken Sie auf Start, Programme, Microsoft Exchange und Active Directory Be-

nutzer- und -Computer.

176

4.10 Ordnerberechtigungen setzen

3. Wählen Sie in der Baumstruktur den Benutzer aus, dessen Postfach freigegeben

werden soll. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Eigenschaften.

Abbildung 4.31: Postfach freigeben 5. Navigieren Sie zur Karteikarte Exchange – Erweitert und klicken auf die Schalt-

fläche Postfachberechtigungen. 6. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen den Benutzer aus, der Zugriff auf das

Postfach erhalten soll, und vergeben die entsprechenden Rechte (z.B. vollständiger Postfachzugriff) für den individuellen Zugriff oder mit Gruppen wie Jeder für den globalen Zugriff auf dieses Postfach.

177


Auf das gesamte Postfach zugreifen: 1. Klicken Sie in Outlook auf Extras und E-Mail-Konten. 2. Wählen Sie Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und Weiter. 3. Weiter geht es über Microsoft Exchange Server und Ändern. 4. Danach klicken Sie auf Weitere Einstellungen. 5. Navigieren Sie zur Registerkarte Erweitert und klicken auf Hinzufügen.

Abbildung 4.32: Auf Postfach zugreifen 6. Geben Sie unter Postfach hinzufügen den Namen des Postfachbesitzers ein. 7. Klicken Sie zweimal auf OK. Nun wird das Postfach in der Ordnerliste angezeigt.

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4.11 Probleme mit Regeln (beschädigte oder verborgene Postfachregeln)

Tipp In einem zusätzlich geöffneten Postfach gelten zwei Besonderheiten, auf die man achten sollte. Löscht man ein Element in dem fremden Postfach oder sendet eine Mail im Auftrag des Besitzers, werden diese Elemente in den Gelöschtebzw. Gesendete-Objekte-Ordner des eigenen Postfachs abgelegt, nicht in den Ordnern des fremden Postfachs. Mit dem Tool OLXSendAs (http://www.gangl.de/ url/OLXSendAs.html) können Sie jedoch auch dieses Manko korrigieren.

4.11

Probleme mit Regeln (beschädigte oder verborgene Postfachregeln)

Sie kennen das Phänomen? Sie haben serverbasierende Regel für ein oder mehrere Postfächer erstellt. Nun möchten Sie diese Regeln entfernen, aber … trotz Löschung der Regeln in Outlook werden die Regeln trotzdem noch ausgeführt. Und so entfernen Sie die beschädigten Postfachregeln: 1. Laden Sie sich das Hilfsprogramm MFCMapi auf Ihren Computer herunter (http://

www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=55fdffd7-1878-46379808-1e21abb3ae37&DisplayLang=en). 2. Entpacken Sie die Datei in ein beliebiges Verzeichnis. 3. Doppelklicken Sie auf MfcMapi.exe. 4. Geben Sie unter Choose Directory for Extracted Files den Pfad des Ordners ein, in

dem Sie das Programm speichern wollen. 5. Exportieren Sie über Extras, Regeln und Benachrichtigung, Optionen und Regeln

exportieren alle Regeln, die Sie in Outlook erstellt haben. 6. Doppelklicken Sie die mfcmapi.exe und klicken dann auf OK. 7. Klicken Sie im Programmmenü auf Session und Logon and Display Store Table. 8. Wählen Sie das Outlook-Profil, in dem das Postfach eingebunden ist.

179


Abbildung 4.33: Löschen beschädigter Regeln 9. Doppelklicken Sie das Postfach, in dem Sie die Posteingangsregeln löschen

möchten. 10. Navigieren Sie über die Baumstruktur auf den Eintrag Oberste Ebene des Infor-

mationsspeichers. 11. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Punkt Posteingang und Open

Associated Contents Table. 12. Markieren Sie unter Microsoft Exchange Server MAPI Editor die Elemente, welche

die Nachrichtenklasse IPM.Rule.Message haben, und klicken anschließend auf Delete. 13. Deaktivieren Sie die Checkbox Delete to Deleted Items und OK. 14. Aktivieren Sie die Checkbox Pass Delete_Hard_Delete, und OK. 15. Importieren Sie die gesicherten Regeln wieder über Extras, Regeln und Benach-

richtigungen, Optionen und Regeln importieren in Outlook.

180

4.12 Neue Nachrichten werden erst nach Ordnerwechsel angezeigt

4.12

Neue Nachrichten werden erst nach Ordnerwechsel angezeigt

Ihre Benutzer werden zwar (akustisch oder durch Benachrichtigungssymbole) über neue eintreffende E-Mails benachrichtigt, der Posteingang bleibt jedoch leer. Erst nach einem Ordnerwechsel trifft die eigentliche Nachricht ein: 1. Klicken Sie auf dem Exchange Server auf Start und Ausführen. 2. Tippen Sie den Befehl regedt32 ein und weiter auf OK.

Abbildung 4.34: Werte überprüfen 3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControl-

Set\Services\Winsock\Parameters\Transports. Überprüfen Sie die Einträge des Standardwertes. Zu den in diesem Dialogfenster aufgelisteten Werten (in unserer Abbildung GPC, TCP/IP und NetBIOS) müssen korrespondierende Schlüssel auch unter HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\ Services\Tcpip, HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\NetBIOS und HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\gpc existieren.

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Existieren diese korrespondierenden Schlüssel nicht, kommt es zu den oben geschilderten Problemen. Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf dem Exchange Server auf Start und Ausführen. 2. Tippen Sie den Befehl regedt32 ein und weiter auf OK. 3. Navigieren Sie zum Schlüssel: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControl-

Set\Services\Winsock\Parameters. 4. Doppelklicken Sie auf den Eintrag Transports. 5. Entfernen Sie alle Einträge im Standardwert, die über keinen korrespondierenden

Registrierungskey verfügen. 6. Starten Sie den Exchange Server neu.

182

KAPITEL 5

Probleme und Lösungen – Reloaded

Kapitel 5 – Probleme und Lösungen – Reloaded

5.1

Quo vadis, Ordnerliste?

Man lernt nie aus. In der DSF-Fußballrunde Doppelpass wären jetzt erst einmal 5 € für das PhrasenSchwein fällig. Auch nach über zehn Jahren Outlook-Erfahrung bleibt der Outlook-Kosmos weit und unergründlich – und genau wie der berühmte Captain Kirk bin ich immer auf der Suche nach unnützen Funktionen und praxisfernem Brimborium, das nur einem nützt: Demjenigen, der einfach nur gern klickt – ohne etwas halbwegs Sinnvolles zu erwarten. Und als ich schon dachte, alle hineinprogrammierten Stolperfallen zu kennen, belehrte mich dieser Montag vor vier Wochen eines Besseren: Ich öffnete Outlook, wie ich es jeden Morgen tat, und wechselte alsbald in die Ordnerliste, wie ich es jedem Anwender empfehle. Aber die Ordnerliste war weg. Gut, seien wir präzise: Der Ordnerlisten-Rahmen existierte noch, nur fehlten sämtliche Ordner. Natürlich blieb ich ruhig. Es gab noch kein OutlookProblem, das mich wirklich ins Schwitzen gebracht hätte. So schnell konnte mich da nichts aus der Ruhe bringen. Ich wechselte in die anderen Ansichten der Navigationsleiste Dort waren alle Ordner wie gewohnt zu sehen. Unter Kontakte sah ich die Kontakte, unter E-Mail meine Nachrichtenordner. Nur beim Wechsel in die Ordnerliste – nichts. „Gut“, schlussfolgerte ich, „irgendwas kann mit den Outlook-Ansichten nicht stimmen.“ Sprach’s, beendete Outlook und startete das Programm erneut mit dem Befehl outlook/ cleanviews, um alle Ansichten zurückzusetzen. Leider ohne Abbildung 5.1: Ordnerliste? Erfolg. Wo bist du hin?

184

5.2 Hilfe, ich bekomme Fehlermeldungen beim Outlook-Start!

Da ich an diesem Testrechner erst vor Kurzem diverse Outlook-Add-Ins installiert hatte, vermutete ich den Auslöser im Bereich Zusatzprogramme. Also startete ich Outlook mit dem Parameter outlook /safe, das (analog zum abgesicherten Modus beim Betriebssystem) Outlook ohne Zusatzprogramme startete. Und siehe da, im abgesicherten Modus war die Outlook-Leiste wieder zu sehen. Flugs entfernte ich alle Add-Ins aus dem Vertrauensstellungscenter und - nachdem dies nicht zum gewünschten Erfolg führte – auch gründlich aus der Registrierung. Aber auch dieser Aufwand führte zu keiner Besserung. Nach normalem OutlookStart blieb die Ordnerliste leer. In einem Schub sich ankündigender radikaler Panik entfernte ich die Tools komplett aus der Softwareliste. Die Ordnerliste blieb – davon völlig unbeeindruckt – verschwunden. „Ein neues Outlook-Profil“. Ich lächelte hoffnungsvoll. „Das hilft immer“, dachte ich und erstellte ein eben solches inklusive eines leeren, Persönlichen Ordners. Ich kann leer in diesem Zusammenhang nicht genug betonen, soll es doch meiner Überraschung Ausdruck verleihen, als ich entdeckte, dass die Ordnerliste auch mit diesem jungfräulichen, Persönlichen Ordner leer blieb. Ich atmete tief durch. Nach einer Systemwiederherstellung und einer kompletten Office-Neuinstallation starrte ich nur noch ungläubig auf den Bildschirm. Sollte mich Outlook tatsächlich geschafft haben? Oder befand ich mich in einer Art Software-Comedy-Falle? Mehr zufällig und – zugegebenermaßen im Zustand kalter Verzweifelung – klickte ich nach gut zwei Stunden wahllos in der Ordnerliste herum, und plötzlich, was soll ich sagen, war die Ordnerliste wieder da. Denn: Mit einem Klick auf Alle Ordner verschwindet die gesamte Liste, mit einem erneuten Klick ist sie wieder da. So viel zu den copperfieldschen Ambitionen so mancher Programmierer.

5.2

Hilfe, ich bekomme Fehlermeldungen beim Outlook-Start!

5.2.1

Der Outlook-Start verlangsamt sich extrem

Der Outlook-Start verlangsamt sich extrem. Add-Ins funktionieren plötzlich nicht mehr. Sie werden aufgefordert, im abgesicherten Modus zu starten.

185


Schuld ist das Microsoft-Update Security Update für Outlook 2007 (KB946983) vom 12. März 2008, das viele Outlook-Add-Ins (wie z.B. DesktopSMS) in ihrer Funktionalität beeinträchtigt. Und so entfernen Sie dieses Update:

Abbildung 5.2: Sicherheits-Update entfernen

Windows XP: Achtung Unter Umständen werden Sie bei der Deinstallation aufgefordert, die OfficeInstallations-CD einzulegen. Bitte halten Sie deshalb das Installationsmedium bereit.

1. Klicken Sie auf den Start-Button, Einstellungen, Systemsteuerung und wählen

dort den Eintrag Software. 2. Markieren Sie die Checkbox Updates anzeigen. 3. Markieren Sie den Eintrag für das Security Update for Outlook 2007 (KB946983). 4. Klicken Sie auf den Button Entfernen. 5. Starten Sie das Betriebssystem neu.

186

5.3 Hilfe, Junk-E-Mails werden nicht mehr gefiltert!

Windows Vista: 1. Klicken Sie auf den Start-Button, Systemsteuerung und wählen dort den Eintrag

Programme und Funktionen. 2. Aktivieren Sie Installierte Updates anzeigen. 3. Markieren Sie den Eintrag für das Security Update für Outlook 2007 (KB946983). 4. Klicken Sie auf den Button Deinstallieren. 5. Starten Sie das Betriebssystem neu.

5.3

Hilfe, Junk-E-Mails werden nicht mehr gefiltert!

Abbildung 5.3: Sichere Absender

187


Sollte der Junk-E-Mail-Filter einmal nicht so funktionieren, wie es die Einstellungen erwarten lassen, liegt dies meist an der Tatsache, dass Sie Ihre eigenen E-MailAdressen zur Liste der sicheren Absender hinzugefügt haben. Das interpretiert Outlook als generelle Absolution für alle E-Mails, die über die entsprechenden E-MailKonten eintreffen. Entfernen Sie Ihre Adresse: 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte Einstellungen und klicken auf den Button Junk-

E-Mail. 3. Navigieren Sie zur Registerkarte Sichere Absender. 4. Löschen Sie Ihre Adressen über die Schaltfläche Entfernen.

5.4

Hilfe, mein Outlook ist so langsam!

! Outlook 2007: Die derzeit aktuellste Outlook-Version hatte in der Vergangenheit besonders mit argen Performance-Schwierigkeiten zu kämpfen. Diese Probleme sind inzwischen vom Hersteller Microsoft bestätigt. Und tatsächlich hat Microsoft im Mai 2007 ein sog. Performance-Patch herausgegeben, das die Geschwindigkeit unter Outlook 2007 verbessern soll. Dieses Update steht zum Download bereit (http:// www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=c262bcfd1e09-49b6-9003-c4c47539df66). Außerdem sollten Sie das seit Dezember 2007 verfügbare erste Service Pack für Office 2007 installieren: http://www.microsoft .com/downloads/details.aspx?familyid=9ec51594-992c-4165-a997-25da01f388f5 &displaylang=de Sollten dieses Updates nicht zum flotteren Betrieb Ihrer Outlook 2007-Installation führen, ziehen Sie folgende Maßnahmen und Hinweise in Erwägung:

! Suchen (mehr Infos zur erfolgreichen Windows-Suche erhalten Sie in Kapitel 1, Abschnitt 1.5, „Suchen – gewusst wie!“) und löschen Sie die Datei outcmd.dat (Symbolleisten-Einstellungen), frmcache.dat (Formularspeicher) und extend.dat (Informationen zu installierten Add-Ins erhalten Sie im ersten Band von Outlook Tipps & Tricks).

! Wechseln Sie Ihren Persönlichen Ordner aus, um Upgrade bzw. Import-/ExportDateiirritationen aus Ihrer Datendatei zu entfernen (siehe Kapitel 6, Abschnitt 6.2.2, „Der Austausch – ein Händchen für Auswechselungen“).

188

5.4 Hilfe, mein Outlook ist so langsam!

1. Erstellen Sie ein neues Outlook-Profil) 2. Überprüfen Sie die Größe Ihres Persönlichen Ordners, und treffen Sie entspre-

chende Maßnahmen zur Datenreduktion. (Mehr zu diesem Thema finden Sie im ersten Band von Outlook Tipps & Tricks. 3. Der Persönliche Ordner ist auf einem Flashspeicher gelagert (mehr zum Thema

Flashspeicher gibt es hier: http://de.wikipedia.org/wiki/Solid_State_Drive). Verlagern Sie den Standort des Persönlichen Ordners. 4. Überprüfen Sie, ob bestimmte Ordner Ihrer pst-Datei mehr als 10.000 Elemente

enthalten. 5. Checken Sie, ob in Outlook Add-Ins oder Zusatzprogramme existieren, die die

Performance beeinträchtigen. 6. Die Windows Vista-Sidebar ist sehr ressourcenaktiv und strahlt deshalb oft auch

auf die Outlook-Performance aus. Deaktivieren Sie einige oder alle Minianwendungen in der Sidebar. Klicken Sie dazu auf den Start-Button und wechseln in die Systemsteuerung. Wählen Sie den Punkt Windows-Sidebar. Rufen Sie die Liste der Minianwendungen auf.

Abbildung 5.4: Die Windows-Sidebar

189


7. Die Windows Desktop Search (WDS) und ihre Indexierungsattacken geben immer

wieder Anlass zur Klage durch Anwender, die während dieser Maßnahme Outlook nur im Schneckentempo bedienen können. Ob die Indexierung gerade aktiv ist, können Sie in Outlook 2007 über Extras, Sofortsuche und Indexierungsstatus ermitteln. Unsere Erfahrung zeigt, dass die WDS gerade bei vollgepackten Festplatten und großer pst-Datei deutliche Schwächen zeigt. Und zwar nicht nur in puncto Performance, sondern auch beim Thema Trefferpräzision innerhalb der Windows-Suche. Da es inzwischen eine Menge brauchbarer Alternativen zur WDS gibt, raten wir zum Wechsel. (Mehr zu alternativen Suchmaschinen in Kapitel 5, Abschnitt 5.5, „Hilfe, die Outlook-Suche funktioniert nicht richtig!“)

Abbildung 5.5: Der Indexierungsstatus

5.4.1

Neue Windows Desktop Search

Die bisherigen Versionen der Windows Desktop Search, mit deren Hilfe auch Elemente in Outlook, Windows Mail und Windows Live Mail gesucht & gefunden werden können, fielen in der Vergangenheit nicht gerade durch unkomplizierte Leichtigkeit auf. Im Gegenteil: Die Indizierung ist/war träge und langwierig, die Suchengine behäbig und störanfällig. Schon längst sind alternative Outlook-Suchtools wie Lookeen (siehe Abschnitt 5.5.1, „Lookeen“) oder Xobni (siehe Abschnitt 5.5.2, „Xobni“) der Microsoft-Lösung in puncto Indexierungsgeschwindigkeit und Treffergenauigkeit hoffnungslos überlegen.

190

5.5 Hilfe, die Outlook-Suche funktioniert nicht richtig!

Abbildung 5.6: Update-Suchmaschinen

Der weltgrößte Software-Hersteller hat offensichtlich reagiert und bietet die überarbeitete WDS 4.0 (http://support.microsoft.com/kb/940157) ab Ende Juli über die Update-Funktionen in Windows Vista, Windows XP und den Server-Betriebssystemen oder im Einzel-Download an. Nach Angaben des Herstellers soll diese Version schneller indexieren und es außerdem für Administratoren möglich machen, im Netzwerk „remote“ auf fremde Rechnerindexe zuzugreifen. Jedoch ist Skepsis angesagt, denn nach der Installation des Updates wird der komplette Index neu aufgebaut, was – wie bereits bekannt – unter Umständen mehrere Tage dauern kann. Microsoft verspricht aber, mit der neuen WDS-Version werde die Performance des Rechners nicht beeinträchtigt, die Suchmaschine nutze ausschließlich bisher ungenutzte PC-Ressourcen – was immer damit auch gemeint ist.

5.5

Hilfe, die Outlook-Suche funktioniert nicht richtig!

Inzwischen hat jedoch eine neue Generation Outlook-Suchmaschinen die teilweise behäbigen Platzhirsche in Sachen Performance und Skalierbarkeit überholt. Ein Wechsel wäre durchaus ratsam:

191


5.5.1

Lookeen

Gerade für Poweruser, bei denen sich mit der Zeit eine gehörige Anzahl von Elementen angesammelt hat, ist Lookeen (http://www.lookeen.de) aus dem Hause Axonic eine echte Alternative zur Windows Desktop Search oder Lookout. Dieses Add-In für Outlook 2003 und Outlook 2007 sucht nicht nur speicherübergreifend in Persönlichen Ordnern, Exchange-Postfächern, in Öffentlichen Ordnern und Archiven von Exchange, sondern legt die Suchergebnisse höchst übersichtlich getrennt nach Outlook-Elementen (Kontakte, E-Mails, Aufgaben und sogar Attachments und Dateien etc.) ab.

Abbildung 5.7: Lookeen – die alternative Suchmaschine

Ein entscheidender Vorteil liegt ohne Zweifel in der Tatsache, sich bei der Suche nach Kontakten oder E-Mails nicht in dem Outlook-Speicher befinden zu müssen, in dem auch das entsprechende Outlook-Element platziert ist. Für die Indizierung unserer Outlook-Testumgebung mit Outlook 2007 indizierte Lookeen Speicherdateien mit einer Gesamtgröße von 3,7 GB und ca. 60.000 Elementen in Persönlichen Ordnern, einem Exchange-Postfach und in Öffentlichen Ordnern von Exchange in

192


knapp 40 Minuten, was z.B. im Vergleich zur WDS einen wahrhaft traumhaften Wert darstellt. Sie können Outlook mithilfe dieses Add-Ins zu einer Art Social-Networking-Plattform oder einem Projektpark erweitern, in dem Sie die Konversationen mit bestimmten Absendern oder Kontakten suchen und sich zusammengefasst darstellen lassen. Sicher, Lookeen erfindet das Such-„Rad“ nicht neu, einige Features sind uns auch schon aus Lookout oder der Outlook 2007-WDS bekannt und Kinderkrankheiten wie ein Beschriftungsmix aus deutschen und englischen Begriffen verwirren etwas – in puncto Suchergebnis – Differenzierung und Suchgeschwindigkeit hat das Programm jedoch eindeutig die Nase vorn. Besonders für Poweruser ist ein Umstieg auf die Shareware (Kosten: 29 €) zu empfehlen. Und so nutzen Sie Lookeen: 1. Schließen Sie Outlook. 2. Starten Sie den Installations-Assistenten.

Abbildung 5.8: Lookeen installieren

193


3. Wählen Sie die Outlook-Speicherorte aus, die Sie indizieren möchten, und bestä-

tigen Sie über die Schaltfläche Übernehmen.

Abbildung 5.9: Auswahl der Speicherorte 4. Nach der Installation starten Sie Outlook. Lookeen startet die Indizierung auto-

matisch. 5. Nach der Indizierung können Sie die Suche über eine zusätzlich generierte Symbol-

leiste starten.

Abbildung 5.10: Die Lookeen-Symbolleiste 6. Die Suchergebnisse werden getrennt nach Outlook-Elementen dargestellt.

194


Abbildung 5.11: Suchergebnisse mit Lookeen

5.5.2

Xobni

Abbildung 5.12: Erstellung eines Profils

195


Social Networking ist das Schlagwort der Stunde. Auch Xobni ist eines dieser sogenannten Web 2.0-Tools, die dabei helfen sollen, ein Freundes- oder Business-Netzwerk als virtuelle Beziehungsgemeinde aufzubauen. So liegt auch bei Xobni der Kontakt bzw. die Person im Mittelpunkt aller Bemühungen. Ganz nebenbei indiziert und findet es E-Mails in einer Geschwindigkeit, von der andere Anwendungen nur träumen können. Xobni integriert eine eigene Info-Leiste zwischen der Ordnerliste und der Aufgabenleiste, in der Ihnen eine völlig neue und höchst wirkungsvolle Sichtweise auf Ihren Mailflow präsentiert wird und die zum Teil überraschende Einsichten gewährt. Die Analyse des E-Mail-Verkehrs aus der Sicht des Absenders (Welchen Kontakt beantworte ich am schnellsten? Mit welchem Kontakt führe ich die umfangreichste Korrespondenz?) verschafft vor allem interessante Aufschlüsse über Ihr Message-Behaviour – und das Ihrer Kontakte. Darüber hinaus bietet Xobni pro Absender anspruchsvoll aufbereitete Auswertungen, eine Übersicht über ausgetauschte Attachments und listet Mailwechsel übersichtlich als zusammenhängende Unterhaltungsthreads und macht es Ihnen einfacher, Kontakte zu Besprechungen einzuladen. Der besondere Clou: Xobni extrahiert Telefonnummern aus den E-Mails und bietet die direkte Anwahl via Skype an. Fazit: Xobni ist ein bemerkenswertes Freeware-Tool, das ich jedem uneingeschränkt ans Herz legen kann. Die beiden einzigen Wehrmutstropfen: Bis heute existiert Xobni nur in englischer Sprache und: Wer IMAP-Konten in Outlook einsetzt, muss mit einer verzögerten Indexierung rechnen.

Abbildung 5.13: Xobnis Info-Leiste

196

5.6 Hilfe, mein Outlook versucht immer wieder, unsichtbare Mails zu versenden!

Abbildung 5.14: Analyse-Board in Xobni

5.6

Hilfe, mein Outlook versucht immer wieder, unsichtbare Mails zu versenden!

5.6.1

PSTWalker – der Outlook-Röntgenapparat

Während im Falle von MDBVU32 vom Benutzer doch sehr viel Abstraktionskraft verlangt wird, legt das Zusatzprogramm PSTWalker (http://www.pstwalker.com/) bedeutend mehr Wert auf Bedienerfreundlichkeit und verfügt zudem über eine Reihe äußerst nützlicher Funktionen zum Datenmanagement, zur Datenpflege und Datenwiederherstellung – ohne dass Outlook installiert sein muss. Dieser *.pst-Datei-Viewer kann aber noch erheblich mehr, als nur Persönliche Ordnerdateien zu öffnen:

197


! Sie können passwortgeschützte Persönliche Ordner aufrufen, ohne das Passwort zu kennen.

Abbildung 5.15: Emuliertes Outlook sorgt für bessere Einsicht in Persönliche Ordner

! Ist Ihr Persönlicher Ordner aufgrund des Überschreitens des Fassungsvermögens des Persönlichen Ordners (2 GB) beschädigt und lässt sich mit Outlook nicht mehr nutzen, sind Sie in der Lage, die Datendatei zu öffnen und alle Elemente über File und Bulk Save As in eine *.msg-Datei zu speichern und damit zu retten. Die Wiederherstellung dieser *.msg-Datei kann über das Tool MSGToPST durchgeführt werden, das vom gleichen Hersteller angeboten wird.

! Elemente, die Sie in Outlook permanent gelöscht haben, lassen sich über die Checkbox Find hard deleted and orphaned items beim Öffnen der entsprechenden *.pst-Datei automatisch wiederherstellen. Diese befinden sich dann im Ordner hard deleted.

198

5.7 Hilfe, die Passwörter für die E-Mail-Konten werden nicht mehr gespeichert!

Abbildung 5.16: Start-Screen des PSTWalkers

! Exportieren Sie beliebige Outlook-Elemente in das *.msg-Format. ! PSTWalker erlaubt auch den Zugriff auf die Header-Informationen einer E-Mail. Öffnen Sie dazu die entsprechende Nachricht und wählen View und Item Properties.

Abbildung 5.17: Sichern von Anhängen

! Sie können trotz Ihrer beschädigten Datei alle E-Mail-Anhänge extrahieren und speichern. Markieren Sie die Nachricht und speichern die Anlage über File und Save Attachments.

5.7

Hilfe, die Passwörter für die E-Mail-Konten in Outlook werden nicht mehr gespeichert!

5.7.1

Windows Vista und Outlook 2002

Leider ist mit der Veröffentlichung von Windows Vista ein neues, sehr ärgerliches Problem im Zusammenhang mit Outlook und der Kennwortspeicherung aufgetaucht, das Nutzer von Outlook 2002 nicht gerade in Feierlaune versetzen wird. Outlook 2002 speichert die Passwörter unter Windows Vista ebenfalls nicht – und wird deshalb offiziell als nicht als Windows Vista-Ready eingestuft. 199


Sollten Sie also Outlook 2002 unter Windows Vista betreiben, werden die Passwörter der E-Mail-Konten nicht gespeichert. Die Ursache: Bis zur Version 2002 wurden die Passwörter in einem besonders geschützten Bereich gespeichert. Ab Outlook 2003 erledigt die Registrierungsschnittstelle Protected Storage System Provider diese Aufgabe. Unter Windows Vista ist der oben erwähnte geschützte Bereich jedoch mit dem Attribut Read Only versehen, das heißt: Die Eingaben in diesem Bereich können zwar gelesen, aber nicht gespeichert werden. Die schlechte Nachricht: Da sich Outlook 2002 außerhalb des sog. Lifetime Support Circles befindet, wird es definitiv kein Hotfix oder neues Service Pack geben. Dieser Lifetime Circle ist nichts anderes als eine Art zeitliche Supportbegrenzung. Produkte werden von Microsoft nur innerhalb eines festgelegten Zeitraums unterstützt und weiterentwickelt. Der Programmierer Matthias Günther bietet jedoch gegen eine geringe Schützgebühr von 10 € das Hilfstool OLAutoPW (http://www.mgsware.de/index.php/OLAutoPW/138/0/), mit dessen Hilfe jetzt auch Outlook 2002-Nutzer unter Windows Vista ohne Passwortproblem arbeiten können. Fehler! Textmarke nicht definiert. Und so nutzen Sie OLAutoPW: 1. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Office 2002 Service Pack 3 installiert haben

(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=85AF7BFD-6F694289-8BD1-EB966BCDFB5E&displaylang=de). 2. Schließen Sie Outlook 2002 unter Windows Vista. 3. Installieren Sie OLAutoPW und starten Outlook neu. Das Programm generiert ein

Systray-Icon mit einem stilisierten Schloss, über das Sie das Add-In konfigurieren und steuern können (siehe Abbildung 5.18).

Abbildung 5.18: OLAutoPW im Systray 4. Rufen Sie Ihre E-Mail-Konten ab. 5. Bei jedem Eingabefenster mit fehlendem Passwort öffnet sich automatisch ein

OLAutoPW-Konfigurationsfenster. Hier geben Sie das korrekte Kennwort ein.

200

5.7 Hilfe, die Passwörter für die E-Mail-Konten werden nicht mehr gespeichert!

Abbildung 5.19: Konfiguration Passwortfenster 6. Wiederholen Sie die Konfiguration für alle sich öffnenden Passwortfenster. 7. Der nächste E-Mail-Konten-Abruf sollte jetzt problemlos vonstatten gehen.

Eine ausführliche Bedienungsanleitung erhalten Sie hier: http://www.mgsware.de/fileadmin/mgsware/OLAutoPW/OLAutoPWGer.pdf

201


Achtung Es kann möglich sein, dass Ihr Virenscanner OLAutoPW während des Installationsvorganges als potenziell virenverseucht einstuft. Keine Angst! Dieses Programm enthält keine Viren und kann bedenkenlos verwendet werden. Hier die Unbedenklichkeitserklärung von Avira: http://analysis.avira.com/samples/details.php?uniqueid= Kd2K23t0SwOGPVs30tqGUTD0dUt6EKOp&incidentid=91801

5.8

Hilfe, ich kann Besprechungsanfragen nicht automatisch akzeptieren!

Natürlich können Sie Besprechungsanfragen automatisch akzeptieren lassen. Jedoch nicht von einzelnen Teilnehmern bzw. Organisatoren. Mit einer Regel-Skript-Kombination des MVP Michal Bednarz geht es: 1. Öffnen Sie über die (Alt)+[F11] den VBA-Editor. 2. Öffnen Sie die Baumstruktur unter Microsoft Office Outlook Objekte und

markieren den Eintrag ThisOutlookSession. 3. Kopieren Sie folgenden Code in das rechte Dialogfenster: Sub AutoAcceptMeetings(oRequest As MeetingItem) If oRequest.MessageClass "IPM.Schedule.Meeting.Request" Then Exit Sub Dim oAppt As AppointmentItem Set oAppt = oRequest.GetAssociatedAppointment(True) Dim oResponse Set oResponse = oAppt.Respond(olMeetingAccepted, True) oResponse.Display End Sub 4. Schließen Sie den Dialog, ohne zu speichern. 5. Klicken Sie auf Extras und Regeln und Benachrichtigungen.

202

5.8 Hilfe, ich kann Besprechungsanfragen nicht automatisch akzeptieren!

6. Wählen Sie die Schaltfläche Neue Regel… 7. Markieren Sie den Eintrag Nachricht bei Ankunft prüfen und klicken Weiter. 8. Aktivieren Sie im ersten Schritt die Checkbox vor die von einer Person/Verteiler-

liste kommt. Tragen Sie dort die Teilnehmer ein, die von der automatischen Zusage profitieren sollen. Und bestätigen Sie mit Weiter.

Abbildung 5.20: Regel zu Besprechungsanfragen 9. Aktivieren Sie im zweiten Schritt die Checkbox vor ein Skript ausführen. 10. Klicken Sie in der Regelbeschreibung auf den Hyperlink und wählen das Skript aus.

203


5.9

Hilfe, Zip-Dateien werden im Einfügen-Menü nicht angezeigt!

Vielleicht ist Ihnen das auch schon passiert. Sämtliche Dateien mit der Endung *.zip sind zwar im Windows Explorer sichtbar, nicht jedoch, wenn eine dieser Dateien über das Einfügen-Menü an eine versandbereite E-Mail angehängt werden soll. Die Ursache: Windows verfügt über eine Systemkomponente, die komprimierte Dateien als Verzeichnis darstellt. Und so deaktivieren Sie diese Funktion. Achtung Sollten Sie Winzip oder ähnliche Tools nutzen, benötigen Sie diese Systemfunktion nicht.

Abbildung 5.21: Datei einfügen

204

5.10 Hilfe, Termine werden auf dem iPhone falsch dargestellt!

1.

Klicken Sie auf Start und Ausführen.

2. Tippen Sie den Befehl regsvr32 /u zipfldr.dll ein und OK. 3. Tragen Sie den Befehl regsvr32 /u cabview.dll ein und OK.

Und so aktivieren Sie die Funktion wieder: 1. Klicken Sie auf Start und Ausführen. 2. Tippen Sie den Befehl regsvr32 zipfldr.dll ein und OK. 3. Tragen Sie den Befehl regsvr32 cabview.dll ein und OK.

5.10

Hilfe, Termine werden auf dem iPhone falsch dargestellt!

Sie synchronisieren Ihre Outlook-Daten via iTunes mit Ihrem iPhone. Sie tragen verschiedene Termine ein. Diese werden zwar im Outlook-Kalender angezeigt, jedoch nicht in der Tages-/Wochen-/Monatsansicht.

Abbildung 5.22: iPhone mit Outlook synchronisieren

Dieses Problem wird von einer fehlerhaften iTunes-Version verursacht:

! Für zukünftige Termine führen Sie dieses iTunes-Update durch: http://www.apple .com/de/itunes/download/

205


! Für die bestehenden Termine: Neue Termine werden mit der alten iTunes-Version nur als Serientermin erfasst. Da dieser Serientermin natürlich keinen Inhalt hat, weiß Outlook damit nichts anzufangen. Öffnen Sie den Termin auf dem iPhone und machen ihn zum Serientermin, der sich täglich wiederholt. Als SerienterminEnddatum wählen Sie den Tag des ursprünglichen Termins. Nach der erneuten Synchronisation sollte der Termin auch in der Tages-/Wochen-/Monatsansicht angezeigt werden.

5.11

Hilfe, ich kann gespeicherte *msg-Dateien nicht mehr öffnen!

Sie erhalten angehängte E-Mail-Nachrichten als *msg-Dateien und können diese nicht öffnen?

Abbildung 5.23: Google Desktop Search

Eine der Ursachen liegt in der Inkompatibilität mit dem Tool Google Desktop Search. Deinstallieren Sie das entsprechende Add-In und starten Outlook neu.

Abbildung 5.24: Add-In deaktivieren

206

5.12 Hilfe, die Feiertage sind verschwunden!

Outlook 2000 – Outlook 2003: 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Weitere und Erweiterte Optionen. 3. Wählen Sie die Schaltfläche Add-In-Manager und deaktivieren die Check-

box Google Desktop Search Outlook Addin. Outlook 2007: 1. Klicken Sie auf Extras und Vertrauensstellungscenter. 2. Wählen Sie in der Navigation Add-Ins. 3. Klicken Sie unter Verwalten in der Drop-down-Liste auf Com-Addins und deakti-

vieren die Checkbox Google Desktop Search Outlook Addin.

5.12

Hilfe, die Feiertage sind verschwunden!

Sie besitzen Outlook 2003, möchten schon für Weihnachten 2008 vorplanen und Termine für diesen Zeitraum eintragen? Aber warum erscheinen die Feiertage plötzlich nicht mehr im Kalender? Das liegt – wieder einmal – an einer Outlook-Eigenart. Outlook stellt in der jeweiligen Version Feiertage immer nur für drei Jahre zur Verfügung. Danach müssen Sie z.B. durch Updates dafür sorgen, dass Ihre Outlook-Version Feiertage anzeigt: OutlookVersion

Feiertage bis

Verlängern bis (Update)

2000

2003

2002 (XP)

2005

2012 (http://support.microsoft.com/?kbid=910619)

2003

2007

2012 (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?

displaylang=de&FamilyID=32c24709-50b5-4698-b5cbbe7d6765fe3a) 2007

2012

Tabelle 5.1: Feiertagsunterstützung

207


Hinweis Bevor Sie eventuelle Updates einspielen, entfernen Sie – zur Vermeidung von Duplikaten – bitte die Feiertage:

Abbildung 5.25: Feiertage hinzufügen 1. Wechseln Sie zum Kalender. 2. Klicken Sie auf Ansicht (Anordnen nach in Outlook 2003), Aktuelle Ansicht

und Nach Kategorie. 3. Navigieren Sie zur Feiertagskategorie und löschen die Feiertage.

5.13

Hilfe, meine Hyperlinks sind blockiert!

Sie empfangen eine E-Mail mit einem Hyperlink, aber dieser ist mit dem Präfix BLOCKED versehen und kann nicht ausgeführt werden. Dieses Sicherheitsfeature in Outlook 2003 verhindert den Zugriff auf potenziell gefährliche Internetseiten. Dieses Phänomen tritt immer dann auf, wenn Hyperlinks von einer E-Mail in die andere kopiert werden.

208

5.14 Hilfe, meine E-Mails erreichen den Absender mit zusätzlichen Zeilenumbrüchen!

Um diese Blockierung zu verhindern, gehen Sie wie folgt vor:

Abbildung 5.26: Inhaltsblockierung 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte Sicherheit und klicken auf die Schaltfläche Ein-

stellungen für den automatischen Download von Bildern. 3. Aktivieren Sie die in Abbildung 5.26 gezeigten Checkboxen.

5.14

Hilfe, meine gesendeten E-Mails erreichen den Absender mit zusätzlichen Zeilenumbrüchen!

Sie versenden E-Mails, die Sie mit großer Sorgfalt gestalten und formatieren. Ärgerlich: Trotzdem enthalten die Nachrichten beim Empfänger unschöne Zeilenumbrüche. Dieses Phänomen ist der Tatsache geschuldet, dass Outlook eine programmeigene, sehr spezifische HTML-Codierung nutzt. Besonders häufig tritt dieser Formatierungsfehler bei Anwendern auf, die Freemail-Anbieter zum Versenden/Empfangen (wie GMail, Web.de, GMX etc.) nutzen. Outlook hat eine besondere Art, mit Zeilenumbrüchen umzugehen:

209


Abbildung 5.27: Outlook-HTML-Code

Wenn Sie in einer zu erstellenden E-Mail (¢) drücken, fügt Outlook einen sog. Paragraph-Tag (
) ein, beim nochmaligen (¢) einen weiteren, sodass zwei Zeilenumbrüche generiert werden. Sie haben drei Möglichkeiten, dieses ungewöhnliche Verhalten zu verhindern: 1. Erstellen Sie Ihre E-Mails im Nachrichtenformat Nur Text. 2. Vermeiden Sie es bei der Erstellung einer HTML-Mail, (¢) zweimal hintereinan-

der zu drücken. 3. Drücken Sie (ª)+(¢) am Ende eines Absatzes anstatt zwei Mal (¢).

5.15

Meine Regeln funktionieren nicht wie erwartet!

! Vermeiden Sie die Erstellung mehrerer Regeln, die sich auf dieselbe E-Mail beziehen. Es ist zwar theoretisch möglich, unbegrenzt viele Bedingungen und Ausnahmen auf ein Objekt mit einer Regel zu legen, in der Praxis führen diese Wechselwirkungen je-

210

5.15 Meine Regeln funktionieren nicht wie erwartet!

doch oft zu unerwünschten Ergebnissen. Da die Regelliste in chronologischer Reihenfolge abgearbeitet wird, führt Outlook nach der ersten Regel, die auf das eintreffende Element zutrifft, keine weiteren Regeln aus, sodass weitere Bedingungen oder Umleitungen nicht mehr abgearbeitet werden. Hinweis Um dieses Regelchaos zu vermeiden, erstellen Sie die Regeln separat und beenden jede Regel mit der Bedingung und keine weiteren Regeln anwenden.

Abbildung 5.28: Regelchaos vermeiden

211


5.16

Hilfe, die Erinnerungen funktionieren nicht mehr!

! Das (im Übrigen auch zur Automatisierung anderer Outlook-Funktionen) nützliche Freeware-Programm OlFix (http://www.olfolders.de/Lang/German/OLfix/ download.htm) bietet Ihnen über die Schaltfläche Erinnerungsordner anpassen die Möglichkeit, die Ordner zu bestimmen, in denen eine Erinnerung erfolgen soll.

Abbildung 5.29: Empfehlenswertes Outlook-Tweak-Programm

5.17

Hilfe, ich erhalte seltsame Fehlermeldungen bei der Erstellung eines Termins!

Fehlermeldung: Das Formular zur Anzeige dieser Nachricht kann nicht geladen werden. Lösung: Leeren Sie den Formular-Zwischenspeicher in Outlook:

212

5.17 Hilfe, ich erhalte seltsame Fehlermeldungen bei der Erstellung eines Termins!

Outlook 2002 und Outlook 2003: 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Weitere und klicken auf die Schalt-

fläche Erweiterte Optionen. 3. Wählen Sie den Button Benutzerformulare und in der folgenden Dialogmaske For-

mulare verwalten. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Cache leeren, um den Formular-Zwischenspeicher

zu leeren. Outlook 2007: 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Weitere und klicken auf die Schalt-

fläche Erweiterte Optionen. 3. Wählen Sie den Button Benutzerdefinierte Formulare und in der folgenden Dia-

logmaske Formulare verwalten.

Abbildung 5.30: Den Formular-Zwischenspeicher leeren 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Cache leeren, um den Formular-Zwischenspeicher

zu leeren.

213


Hinweis Der Formular-Zwischenspeicher sorgt dafür, dass Formulare schneller geladen und bereitgestellt werden können. Die Datei frmcache.dat ist für die Zwischenspeicherung verantwortlich.

5.18

Hilfe, ich erhalte eine Fehlermeldung beim Anlegen eines IMAP-Kontos!

Fehlermeldungen: Der IMAP-Speicher konnte nicht erstellt werden. Sie haben nicht die erforderlichen Berechtigungen. oder Der IMAP-Speicher konnte nicht ordnungsgemäß aktualisiert werden.

Abbildung 5.31: PST-Format bei Kontoerstellung

214

5.18 Hilfe, ich erhalte eine Fehlermeldung beim Anlegen eines IMAP-Kontos!

Ursache: Diese Fehlermeldungen beruhen auf den unterschiedlichen Persönliche-Ordner-Typen, die mit Outlook 2003 eingeführt wurden. Hier existieren neben den sog. ANSI-Dateien, die eine Speichergrenze von 2 GB haben, die UNICODE-PersönlichenOrdner, bei denen diese Volumengrenze aufgehoben wurde. IMAP-Datendateien unterstützen das UNICODE-Format jedoch erst ab Outlook 2007. Möchten Sie also unter Outlook 2003 ein neues IMAP-Konto anlegen, kommt es darauf an, welches Standardformat (ANSI oder UNICODE) von Outlook verwendet wird. Wird unter Outlook 2003 also standardmäßig UNICODE verwendet, erhalten Sie die o.g. Fehlermeldungen. Diese Einstellungen können jedoch per Registrierung verändert werden: 1. Öffnen Sie über den Start-Button und Ausführen bzw. per Suche starten (Win-

dows Vista) die Kommandoleiste. 2. Tippen Sie den Befehl regedit ein und bestätigen mit OK. 3. Navigieren Sie zum Registrierungsschlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\

Microsoft\Office\11.0\Outlook (Outlook 2003) oder HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook (Outlook 2007). 4. Löschen Sie den DWord-Wert NewPSTFormat.

Hinweis Fehlt dieser Registrierungsschlüssel, können Sie (z.B. bei der Erstellung eines Outlook-Profiles) frei wählen, mit welchem Format Sie die Datendatei anlegen. Bei der Einrichtung eines IMAP-Kontos wird generell das ANSI-Format verwendet, sodass es zu keinerlei Konflikten kommen kann. Bleibt der Eintrag bestehen oder legen Sie ihn neu an, können Sie die Formatwahl auch dezidiert anhand des eingestellten Wertes bestimmen: Wert

Funktion

0

Standard: UNICODE

1

Standard: ANSI

2

Erzwingt: UNICODE

3

Erzwingt ANSI

Tabelle 5.2: Dateiformate des Persönlichen Ordners

215


5.19

Hilfe, ich bekomme animierte Grafiken nicht mehr angezeigt!

Outlook 2007 hat ein wahres Funktions-Füllhorn auf die Anwender abregnen lassen. Aber genauso wie die Programmier-„Götter“ in Redmond dem Nutzer geben, so nehmen sie auch wieder. Da das HTML-Rendering, also die Darstellung von HTML-Inhalt, nicht mehr über den Internet Explorer, sondern per Word-Instanz gesteuert wird, können animierte *.gif-Bilder in Outlook 2007 nicht mehr angezeigt werden. Ein Umweg zeigt, wie es trotzdem geht:

Abbildung 5.32: Animierte GIFs anzeigen lassen 1. Öffnen Sie die E-Mail mit der animierten Grafik. 2. Wechseln Sie über Andere Aktionen und Ansicht im Browser in z.B. den Internet

Explorer. Dort hüpft und rennt es wieder wie gewohnt.

5.20

Hilfe, Outlook 2007 stürzt nach dem Upgrade kommentarlos ab!

Nach einer Aktualisierung Ihrer Outlook 2003-Version kann es zu Abstürzen nach der ersten Öffnung von Outlook 2007 kommen. Ursache hierfür sind inkorrekte Registrierungseinträge:

216

5.20 Hilfe, Outlook 2007 stürzt nach dem Upgrade kommentarlos ab!

1. Schließen Sie Outlook. 2. Öffnen Sie über den Start-Button und Ausführen bzw. per Suche starten (Win-

dows Vista) die Kommandoleiste. 3. Tippen Sie den Befehl regedit ein und bestätigen mit OK. 4. Navigieren Sie zum Registrierungsschlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\

Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options\General. 5. Löschen Sie im rechten Fenster des Registrierungs-Editors die markierten Ein-

träge BodyEditor, Pont_String, Security Zone und WarnDelete.

Abbildung 5.33: Entfernung der Registrierungseinträge 6. Schließen Sie den Registrierungs-Editor und starten Outlook.

217


5.21

Hilfe, im Datei-Menü existiert der Eintrag Importieren/Exportieren nicht mehr!

Dieses Phänomen kann unterschiedliche Ursachen haben:

! Sie haben den Installations-Assistenten zur Einrichtung der Business Contact Manager-Datenbank abgebrochen. Führen Sie diese Installation durch und beenden den Installations-Assistenten oder deinstallieren den Business Contact Manager über die Systemsteuerung, Software (Windows XP) bzw. Programme & Funktionen (Windows Vista).

! Sie haben eine benutzerdefinierte Office-Installation durchgeführt. Wiederholen Sie die Office-Installation und wählen die standardmäßige Installationsroutine.

! Das Systemgebietsschema für Programme, die den Zeichensatz UNICODE nicht unterstützten, ist für Ihre Landessprache nicht aktiviert. Und so stellen Sie sicher, das Deutsch (Deutschland) Ihr Standardsprachenschema ist: Windows XP: 1. Klicken Sie auf den Start-Button, Einstellungen und Systemsteuerung. 2. Doppelklicken Sie den Eintrag Regions- und Sprachoptionen.

Abbildung 5.34: Sprachschema überprüfen in Windows XP

218

5.21 Hilfe, im Datei-Menü existiert der Eintrag Importieren/Exportieren nicht mehr!

3. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert. 4. Unter Wählen Sie die Sprachversion der Programme aus, die Unicode nicht unter-

stützen sollte Deutsch (Deutschland) ausgewählt sein. Windows Vista: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Systemsteuerung.

Abbildung 5.35: Sprachschema überprüfen in Windows Vista 2. Doppelklicken Sie den Eintrag Regions- und Sprachoptionen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Verwaltung. 4. Unter Aktuelle Sprache für Programme, die Unicode nicht unterstützen sollte

Deutsch (Deutschland) verzeichnet sein.

219


5.22

Hilfe, mein Kontakte-Ordner erscheint nicht im Adressbuch!

Um Ihren Kontakte-Ordner im Adressbuch anzeigen zu lassen, stellen Sie sicher, dass …

! … in den Eigenschaften des Kontakte-Ordners die Checkbox Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist. Sollte diese Checkbox ausgegraut sein oder nicht aktiviert werden können, entfernen Sie – wie in beschrieben – das Outlook-Adressbuch und fügen es wieder hinzu.

Abbildung 5.36: Anzeigen des Kontakte-Ordners im Outlook-Adressbuch

! … der entsprechende Kontakt weder über eine E-Mail-Adresse noch Faxnummer verfügt.

220

5.23 Hilfe, alle Adressen erscheinen doppelt im Adressbuch!

5.23

Hilfe, alle Adressen erscheinen doppelt im Adressbuch!

Das Outlook-Adressbuch legt für jeden Telefon- bzw. Faxeintrag im Kontaktformular eine

Abbildung 5.37: Doppelter Adressbucheintrag

separate Zeile an. Wen diese Mehrfacheinträge stören, kann sie ab Outlook 2002 entweder im Adressbuch mit einem Klick auf die rechte Maustaste löschen, den zusätzlichen Faxeintrag in andere, nicht verwendete Felder (z.B. Pager) „verschieben“ oder externe Tools wie den FaxPrefixer (http://www.planet-outlook.de/Download/ olfaxprefixer.zip) einsetzen. Da der Autor dieses Tool nicht mehr anbietet, stellt der Planet Outlook Ihnen dieses Add-In zum Download zur Verfügung.

221


5.24

Hilfe, ich kann die Excel-Datei als Anhang nicht mehr öffnen!

Sie erhalten eine Excel-Datei per E-Mail, erhalten aber beim Versuch, diese Datei zu öffnen, folgende Fehlermeldungen: Das System kann die angegebene Datei nicht finden oder Die Datei X (oder eine ihrer Komponenten) wurde nicht gefunden. Stellen Sie sicher, dass die Pfad- und Dateinamenangabe stimmen und alle notwendigen Bibliotheken verfügbar sind. Outlook 2000 – Outlook 2003: 1. Schließen Sie Outlook und öffnen Excel. 2. Klicken Sie in Excel auf Datei und Optionen.

Abbildung 5.38: Excel-Dateien für Outlook 2000–2007 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein. 4. Aktivieren Sie die Checkbox Andere Anwendungen ignorieren und bestätigen mit

OK.

222

5.24 Hilfe, ich kann die Excel-Datei als Anhang nicht mehr öffnen!

Outlook 2007: 1. Schließen Sie Outlook und öffnen Excel. 2. Klicken Sie auf den Office-Button. 3. Wählen Sie den Button Excel-Optionen und wählen den Eintrag Erweitert.

Abbildung 5.39: Excel-Datei für Outlook 2007 freischalten 4. Navigieren Sie zum Bereich Allgemein und aktivieren die Checkbox Andere Anwen-

dungen ignorieren, die Dynamischen Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) verwenden

223

KAPITEL 6

Outlook-Themen – der Praxischeck

Kapitel 6 – Outlook-Themen – der Praxischeck

6.1

Adressbuch-Sicherheit – Zugriffe steuern

ClickYes und andere Abfragekiller haben noch einen entscheidenden Nachteil: Sie können weder ermitteln, welches Programm versucht, auf Outlook zuzugreifen, noch einzelnen, vertrauenswürdigen Programmen erlauben, dauerhaft Zugriff nehmen zu dürfen. Die Freeware Advanced Security for Outlook (http://www.mapilab.com/de/ outlook/security/) aus dem Hause MapiLab geht das Problem weitaus intelligenter an:

Abbildung 6.1: Sicherheitsmeldung durch Advanced Security

Mit diesem Add-In können Sie nicht nur das Programm ermitteln, das den Zugriff (z.B. auf das Outlook-Adressbuch) vornimmt, und von Fall zu Fall per Aktion (Extras, Advanced Security) entscheiden, ob Sie die entsprechende Anwendung blockieren oder freischalten möchten, Sie vermeiden darüber hinaus eine selbst gestrickte, permanente Sicherheitslücke.

226

6.1 Adressbuch-Sicherheit – Zugriffe steuern

Advanced Security berücksichtigt bei der Zugriffskontrolle alle den Software-Herstellern zugänglichen Outlook-APIs (Application Programming Interface), siehe Abbildung 6.2. Diese Programmierschnittschnellen (spezifiziert durch das Outlook-ObjektModell) versorgen die Entwickler externer Software mit Informationen darüber, welche Outlook-Funktionen durch Programmierbefehle angesteuert und verwendet werden können (z.B. E-Mail-Versand). Das Outlook-Profil bildet dabei die Zugriffsplattform.

Abbildung 6.2: Zugriffssteuerung via Programmieroberfläche

Hinweis Mehr Informationen über das Outlook-Objekt-Modell finden Sie hier: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa221870(office.11).aspx

In Outlook 2007 können die Warnhinweise nun auch endlich direkt im Programm verwaltet werden:

! Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Extras und wählen anschließend Vertrauensstellungscenter.

! Navigieren Sie im Center zur Auswahl Programmgesteuerter Zugriff.

227


Abbildung 6.3: Das Vertrauensstellungscenter verwaltet den Zugriff auf das Outlook-Adressbuch.

! Markieren Sie den Punkt Bei verdächtigen Aktivitäten Warnhinweis anzeigen, wenn mein Antivirusprogramm inaktiv oder veraltet ist (empfohlen). So überlässt Outlook Ihrem Antiviren-Programm den Schutz, und Sie sind von lästigen Nachfragen befreit.

6.2

Die Sache mit der Outlook-Datensicherung!

An der Datensicherung scheiden sich die Geister. Zu keinem anderen Thema kursieren so viele Anleitungen und Workarounds. Aber lang nicht alle führen zum erwünschten Ziel: nämlich Outlook möglichst im Gesamtbild auf andere Rechner zu übertragen. Die Vorgehensweise spielt bei der Outlook-Sicherung eine ganz entscheidende Rolle und

228

6.2 Die Sache mit der Outlook-Datensicherung!

entscheidet darüber, welche Einstellungen tatsächlich erfolgreich übertragen werden. Und in keinem Bereich zum Thema Outlook können Missverständnisse so unangenehme Konsequenzen haben: denn mit Datenverlust ist nicht zu spaßen. Achtung Sichern oder rücksichern Sie Ihre Outlook-Daten niemals mit dem Import-/ Export-Assistenten, der Ihnen im Programm zur Verfügung steht. Der Import-/ Export-Filter erfasst nur einen Ausschnitt der Sicherungsmenge, die z.B. im Persönlichen Ordner gespeichert ist, und birgt – gerade für den ungeübten Anwender – zu viele Gefahren in Sachen Datenverlust.

Auch die nachfolgend genannten Methoden sind nicht zur Durchführung eines ordnungsgemäßen Backups geeignet:

! Kopieren des gesamten Installations- bzw. Datenverzeichnisses von Rechner A – auf welcher Ordnerebene auch immer (Lokale Einstellungen, Microsoft oder Outlook) – und Einfügen & Ersetzen auf Rechner B. Gefahr: Überschreiben von Systemdateien und Programmordnern, Profilkonflikte.

! Kopieren des Persönlichen Ordners auf Rechner A und direktes Einfügen & Ersetzen der (gleichnamigen) *.pst-Datei (meist outlook.pst). Gefahr: Doppelte Persönliche Ordner in der Outlook-Ordnerliste.

! Sicherung & Übertrag der Outlook-Daten über das Programm Microsoft Office 2002-(2003-)Assistent zum Speichern eigener Einstellungen, das unter Programme, Microsoft Office und Microsoft Office Tools zu finden ist (existiert im Office 2007-Paket nicht mehr). Gefahr: Konflikte mit dem auf Rechner B bestehenden Profil, denn dieser Assistent automatisiert lediglich das manuelle Sichern des Verzeichnisses Anwendungsdaten, Datenverlust bei Persönlichen Ordnern, die sich außerhalb des Standardverzeichnisses befinden.

! Nutzen Sie kein Backup über Windows-eigene oder externe Backup-Tools, die nicht speziell für Outlook-Daten ausgerichtet sind bzw. den gesamten Festplatteninhalt und damit die Outlook-Verzeichnisse „mitsichern“.

229


Abbildung 6.4: Assistent zum Speichern eigener Einstellungen

! Nutzen Sie keine Backup-Programme, die nicht auf die Outlook-Sicherung spezialisiert sind und den Persönlichen Ordner in irgendeiner Art und Weise komprimieren oder in speziellen Dateiformaten ablegen. Gefahr: Beschädigte Persönliche Ordner, Datenverlust. Achtung Es existieren deshalb nur zwei Methoden, die eine vollständige Wiederherstellung Ihrer Outlook-Daten und Einstellungen und die optimale Synchronität (z.B. bei der Wiederherstellung von Outlook nach Rechnerwechsel oder Übertrag) gewährleisten können: Der Umtausch (siehe Kapitel 6, Abschnitt 6.2.1, „Umtausch nicht ausgeschlossen – der Ordnerwechsel“) und die Auswechselung (siehe Kapitel 6, Abschnitt 6.2.2, „Der Austausch – ein Händchen für Auswechselungen“).

230


Tipp Bevor Sie eine Datensicherung machen, sollten Sie die Größe des Persönlichen Ordners reduzieren. Und so reduzieren Sie die Datenbankgröße schnell: 1. Wechseln Sie über Wechseln zu und Ordnerliste in die Ordnerliste.

Abbildung 6.5: Verwaltung der Ordnergrößen 2. Klicken Sie auf Ordnergrößen im Bereich unter der Ordnerliste. 3. Notieren Sie sich die Ordner, die am größten sind. 4. Schließen Sie das Dialogfenster und markieren einen dieser Ordner in der

Ordnerliste. 5. Klicken Sie im Outlook-Menü auf Ansicht, Anordnen nach und dann Größe. 6. Aktivieren Sie zusätzlich die Option In Gruppen anzeigen. 7. In der dieser Ansicht können Sie nun überflüssigen Ballast „abwerfen“.

Achtung Vergessen Sie nach dem Löschvorgang nicht, den persönlichen Ordner zu komprimieren. Ansonsten wird der frei geräumte Platz nur zum Wiederbeschreiben freigegeben, nicht entfernt. (Rechte Maustaste auf den Eintrag Persönliche Ordner, Eigenschaften, Erweitert und Jetzt komprimieren.)

6.2.1

Umtausch nicht ausgeschlossen – der Ordnerwechsel

In Outlook ist der Umtausch des Persönlichen Ordners alles andere als ausgeschlossen – er wird nachdrücklich empfohlen. Oft befindet sich im aktuell genutzten Persönlichen Ordner ein nicht zu unterschätzender Berg Dateimüll, der sich durch diverse Upgrades, Updates oder Import-/Exportmaßnahmen angesammelt hat. Deshalb kann es ratsam sein, den aktiven ersönlichen Ordner einer Frischzellenkur zu unterziehen

231


bzw. auszutauschen. In jeder Outlook-Version lässt sich der aktive Persönliche Ordner (egal welcher Herkunft oder Bestimmung, ob zum Wiedereinspielen eines Backups oder Austausch einer defekten Dateidatei) sehr einfach und effektiv austauschen. Dabei können Sie entweder einen neuen Persönlichen Ordner erstellen oder einen bestehenden nutzen. Outlook 2000 (Unternehmen und Arbeitsgruppen-Modus): 1. Klicken Sie auf Datei, Neu (Öffnen)und Persönliche Ordner-Datei. 2. Benennen Sie die neue Datei und speichern diese an einem beliebigen Ort ab. 3. Ändern Sie im folgenden Dialogfeld die Bezeichnung des Persönlichen Ordners in

z.B. Persönlicher Ordner 2. So fällt die Unterscheidung zwischen Alt und Neu wesentlich leichter. 4. Bestätigen Sie danach die Dialogmaske Persönliche Ordner erstellen mit OK. 5. Nun befinden sich zwei Persönliche Ordner in der Ordnerliste. 6. Befördern Sie Ihre Daten vom Persönlicher Ordner in den Persönlichen Ordner 2. 7. Klicken Sie danach auf Extras, Dienste und öffnen die Registerkarte Übermittlung. 8. Wählen Sie im Drop-down-Feld unter Neue E-Mail in folgenden Ordner übermit-

teln den Eintrag Persönliche Ordner 2 aus und bestätigen mit OK. 9. Schließen Sie Outlook. 10. Navigieren Sie über den Start-Button in die Systemsteuerung und doppelklicken

das Icon Mail. 11. Markieren Sie den ursprünglichen Persönlichen Ordner und betätigen die Schalt-

fläche Entfernen. Bestätigen Sie die folgende Nachfrage mit OK und schließen das Dialog-Feld. Outlook 2002: 1. Klicken Sie auf Datei, Neu und Outlook-Datendatei. 2. Bestätigen Sie das folgende Dialogfenster Neue Outlook-Datendatei mit OK. 3. Benennen Sie die neue Datendatei und speichern sie an einem beliebigen Ort auf

Ihrer Festplatte.

232


4. Im Dialogfeld Persönliche Ordner erstellen geben Sie dem Ordner unter Name

eine andere Bezeichnung, damit Sie ihn in der Ordnerliste unterscheiden können (z.B. Persönlicher Ordner2), und bestätigen diese Maßnahme mit OK. 5. Nun befinden sich zwei Persönliche Ordner in der Ordnerliste. 6. Wechseln Sie den aktiven Persönlichen Ordner über Extras, E-Mail-Konten, Vor-

handene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und Weiter. 7. Wählen Sie über die Drop-down-Liste unter Neue Nachrichten übermitteln an

auf den Persönlichen Ordner 2.

Abbildung 6.6: Wechsel des Übermittlungsortes 8. Bestätigen Sie den Wechselhinweis mit OK, und starten Sie Outlook neu. 9. Befördern Sie die Daten des ursprünglichen Persönlichen Ordners in den neu

erstellten Persönlichen Ordner (jetzt mit dem Zusatz Outlook Heute versehen). Entweder per Drag&Drop oder per Bearbeiten-Kopieren-Bearbeiten-Einfügen über die Menüleiste. 10. Klicken Sie auf den ursprünglichen Persönlichen Ordner mit der rechten Maus-

taste und schließen ihn über Persönliche Ordner schließen.

233


Outlook 2003: 1. Klicken Sie auf Datei, Neu und Outlook-Datendatei. 2. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Outlook-Datendatei die Art des Persön-

lichen Ordners, die Sie erstellen möchten , und bestätigen mit OK. 3. Benennen Sie die neue Datendatei und speichern sie an einem beliebigen Ort auf

Ihrer Festplatte. 4. Im Dialogfeld Persönliche Ordner erstellen geben Sie dem Ordner unter Name

eine andere Bezeichnung, damit Sie ihn in der Ordnerliste unterscheiden können (z.B. Persönlicher Ordner2) und bestätigen diese Maßnahme mit OK. 5. Nun befinden sich zwei Persönliche Ordner in der Ordnerliste. 6. Wechseln Sie den aktiven Persönlichen Ordner über Extras, E-Mail-Konten, Vor-

handene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und Weiter. 7. Wählen Sie über die Drop-down-Liste unter Neue Nachrichten übermitteln an

auf den Persönlichen Ordner 2. 8. Bestätigen Sie den Wechselhinweis mit OK, und starten Sie Outlook neu. 9. Befördern Sie die Daten des ursprünglichen Persönlichen Ordners in den neu

erstellten Persönlichen Ordner (jetzt mit dem Zusatz Outlook Heute versehen). Entweder per Drag&Drop oder per Bearbeiten-Kopieren-Bearbeiten-Einfügen über die Menüleiste. 10. Klicken Sie auf den ursprünglichen Persönlichen Ordner mit der rechten Maus-

taste und schließen ihn über Persönliche Ordner schließen. Outlook 2007: 1. Klicken Sie in Outlook auf Datei, Öffnen und anschließend auf Outlook-

Datendatei. 2. Wählen Sie den Persönlichen Ordner aus, den Sie zum Standardordner befördern

möchten, und doppelklicken Sie diesen. 3. Wechseln Sie nun über Datei und Datendateiverwaltung in die Datendateiver-

waltung.

234


Abbildung 6.7: Austausch Persönlicher Ordner 4. Klicken Sie auf den Persönlichen Ordner an zweiter Stelle in der Liste und betätigen

die Schaltfläche Als Standard festlegen. 5. Bestätigen Sie den nachfolgenden Dialog mit OK.

Abbildung 6.8: Hinweis beim Ordnerwechsel

235


6. Starten Sie Outlook neu. 7. Wechseln Sie über Datei, Datendateiverwaltung zurück in die Datendateiver-

waltung, in der Sie sehen können, dass der Standardordner gewechselt hat.

Abbildung 6.9: Wechsel der Datendatei 8. Markieren Sie den ursprünglichen Persönlichen Ordner und klicken auf Entfernen.

6.2.2

Der Austausch – ein Händchen für Auswechselungen

Genauso wie Jogi Löw zur Zeit während der EM 2008 seine Mannschaft zu Höchstleistungen antrieb, können Sie direkt von der Anwenderbank dafür sorgen, dass wirklich alle Outlook-Einstellungen übernommen werden – mit der Austausch-Methode: 1. Rufen Sie auf Rechner A über einen Klick mit der rechten Maustaste auf den

Start-Button und den Eintrag Explorer den Windows-Explorer auf und navigieren im Dateisystem über die von Ihnen notierten Pfade zum Persönlichen Ordner. Die Standardpfade entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6, Abschnitt 6.2.4.

236


2. Kopieren Sie diese Datei in ein beliebiges Verzeichnis auf Rechner B. Voraus-

setzung dafür ist eine bestehende Netzwerkverbindung. Achtung Alternativ können Sie Ihren Persönlichen Ordner natürlich auch auf mithilfe eines USB-Sticks oder einer externen Festplatte übertragen. Das Brennen auf CD- oder DVD-ROM birgt die Gefahr von Beschädigungen des Persönlichen Ordners durch den Brennvorgang.

3. Öffnen Sie Outlook auf Rechner B. 4. Stellen Sie den Standort des aktiven Persönlichen Ordners auf Rechner B fest. 5. Navigieren Sie im Windows-Explorer zum Standort dieses Persönlichen Ordners. 6. Benennen Sie diesen Ordner (standardmäßig outlook.pst) in outlook.old um. 7. Starten Sie Outlook erneut, und bestätigen Sie die folgende Fehlermeldung mit OK.

Abbildung 6.10: Öffnen der gesicherten *.pst-Datei

237


8. Verweisen Sie im Dialogfeld Persönlichen Ordner erstellen/auswählen auf den

Standort des von Rechner A übertragenden Persönlichen Ordners. Doppelklicken Sie die Datei. 9. Bestätigen Sie die Meldung Der Ordner, an den eingehende Nachrichten übermit-

telt werden, wurde für dieses Benutzerprofil geändert mit Ja. 10. Nun startet Outlook mit den von Rechner A übertragenen Daten.

6.2.3

Backup Memory – wer gehört zu wem?

Pannen und Pleiten in Sachen Datensicherung resultieren vor allem aus der Tatsache, dass weitgehend Unsicherheit darüber herrscht, welches Outlook-Element in welcher Datei gespeichert ist. Beachten Sie jedoch, dass der Übertrag dieser Daten nur innerhalb der o.g. Übertragungsmethoden gelingt. Die nachfolgende Tabelle gibt Auskunft über die Outlook-Zuordnungen: Funktion

Outlook 2000

Outlook 2002

Outlook 2003

Outlook 2007

Aufgaben

Persönlicher Ordner




Kontakte





Notizen





Termine





E-Mails & Attachments





Symbolleisten

outcmd.dat

outcmd.dat

outcmd.dat

outcmd.dat und Profilname.nav

Junk-E-Mail-Filter

Junk Senders.txt und Adult Content Senders.txt

Regeln

238

*.rwz

Outlfltr.dat

Outlfltr.dat

Outlfltr.dat

und Outl-

und Outl-

und Outl-

fltr.dll

fltr.dll

fltr.dll





Funktion

Outlook 2000

Outlook 2002

Outlook 2003

Outlook 2007

E-Mail-Konten

*.iaf oder

Registrierung

Registrierung

Registrierung

Registrierung Kategorien

Registrierung

Registrierung

Registrierung


Benutzerdefinierte Felder





Benutzerdefinierte Ansichten





Optionseinstellungen

Registrierung

Registrierung

Registrierung

Registrierung

Add-Ins

extend.dat

extend.dat

extend.dat

extend.dat

Druckeinstellungen

OutlPrnt

OutlPrnt

OutlPrnt

OutlPrnt

Navigationsleiste inkl. Verknüpfungen

Existiert nicht

Existiert nicht

Profilname.xml

Profilname.xml

Übermittlungseinstellungen

Nicht vorhanden

Profilname.srs

Profilname.srs

Profilname.srs

Signaturen

*.txt,*rtf, *.htm

*.txt,*rtf, *.htm

*.txt,*rtf, *.htm

*.txt,*rtf, *.htm

RSS-Feeds

Nicht vorhanden

Nicht vorhanden

Nicht vorhanden

sharing.xml.obi

Makros &VBAProjekte

VbaProject.otm

VbaProject.otm

VbaProject.otm

VbaProject.otm

Briefpapiere

*.htm

*.htm

*.htm

*.htm

Vorlagen

*.oft

*.oft

*.oft

*.oft

Wörterbuch

*.dic

*.dic

*.dic

*.dic

Outlook-Leiste inkl. Verknüpfungen

Profilname.fav

Profilname.fav

Nicht vorhanden

Nicht vorhanden

Filter





239


Funktion

Outlook 2000

Outlook 2002

Outlook 2003

Outlook 2007

Benutzerdefinierte Formulare





Persönliches Adressbuch

*.pab

*.pab

*.pab

Nicht vorhanden

Autovervollständigung

*.nick

*.nk2

*.nk2

*.nk2

BCM

Nicht vorhanden

Nicht vorhanden

*.ldf und *mdf

*.ldf und *mdf

6.2.4

Der Outlook-Spurenleser – die Outlook-Dateipfade

Sie wissen jetzt zwar, welche Dateien zum Backup der jeweiligen Outlook-Funktion gesichert werden müssen, aber noch wenig über die Ablagepfade und auf welche Besonderheiten Sie bei der Sicherung der einzelnen Elemente achten sollten.

Abbildung 6.11: Ermittlung des Standardprofils

Bevor Sie zu den entsprechenden Dateien im Windows-Explorer navigieren, beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in Kapitel 1. Viele der angegebenen Pfade/Dateien enthalten die Platzhalter Windows-Benutzername und -Profilname. Mit dem Windows-

240


Profilnamen ist der Ordner gemeint (bezeichnet mit dem Benutzernamen), mit dem Sie aktuell an Ihrem Rechner angemeldet sind. Der Profilname nimmt Bezug auf das aktuelle Outlook-Profil, mit dem Sie Outlook nutzen. Mit welchem Outlook-Profil Sie Outlook zurzeit starten, können Sie über den Start-Button, Systemsteuerung, Mail, Profile anzeigen ermitteln:

6.2.5


Abbildung 6.12: Persönlichen Ordner sichern Dateityp

*.pst

Dateipfad (Windows XP)

C:/Dokumente und Einstellungen//Windows-Benutzername/ Lokale Einstellungen/Anwendungsdaten/Microsoft/Outlook

Dateipfad (Windows Vista)

C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Local/ Microsoft/Outlook

Besonderheiten

Beachten Sie beim Übertrag, dass nur die in Kapitel 6, Abschnitt 6.3.1, „Signatur einfügen via „Senden an“ und 6.3.2 „Die Signatur-Polizei“, erläuterten Methoden alle in der Datendatei gespeicherten Einstellungen übertragen.

Tabelle 6.1: Sicherungstabelle Persönlicher Ordner

241


6.2.6

Symbolleisten

Abbildung 6.13: Symbolleiste Dateityp

outcmd.dat und Profilname.nav


C:/Dokumente und Einstellungen/Windows-Benutzername/ Anwendungsdaten/Microsoft/Outlook


C:/Benutzer/Benutzername/AppData/Roaming/Microsoft/ Outlook

Besonderheiten

In der Datei Profilname.nav werden ausschließlich neu erstellte Symbolleisten in Outlook 2007 gespeichert (siehe Abbildung 6.14), während in der Datei outcmd.dat alle Symbolleisten „ab Werk“ gesichert sind.

Tabelle 6.2: Sicherungstabelle Symbolleisten

Abbildung 6.14: Neue Symbolleiste in Outlook 2007

242


6.2.7

Junk-E-Mail-Einstellungen

Abbildung 6.15: Export der blockierten Absender Dateityp

outlflrt.dat und Outlfltr.dll


Installationspfad Ihres Office-Paketes (also z.B. D:/Office 2007) im Ordner Office12. Die Bezeichnung dieses Ordners richtet sich nach der jeweiligen Office-Versionsnummer. Mehr dazu in Kapitel 1.


Installationspfad Ihres Office-Paketes (also z.B. D:/Office 2007) im Ordner Office12. Die Bezeichnung dieses Ordners richtet sich nach der jeweiligen Office-Versionsnummer.

243


Besonderheiten

Die o.g. Dateien speichern die Definitionsdatei, die durch Microsoft ständig aktualisiert wird, und die Outlook Filter Library (Outflrt.dll), in der die Filtereinstellungen gespeichert werden (u.a. die Einstellungen zur Filterungsintensität (Hoch, Mittel, Niedrig) sowie festgelegte Prüfsummen und Wortfilter. Zusätzlich können die Programmeinstellungen in Sachen Junk-E-Mail unter Extras, Optionen und Junk-E-Mail unter den Registerkarten Blockierte Absender, Sichere Empfänger und Sichere Absender in ein *.txt-Datei exportiert werden. Blockierte und sichere Absender in Outlook 2007 werden in einer versteckten Nachricht im Persönlichen Ordner gespeichert.

Tabelle 6.3: Sicherungstabelle Junk-E-Mail

6.2.8

Regeln

Abbildung 6.16: Regeln sichern

244


Dateityp

*.rwz


Diese müssen zur Sicherung in *rwz-Dateien exportiert werden. Outlook 2000 & 2002: Extras, Regel-Assistent, Optionen, Regeln

exportieren Outlook 2003 & 2007: Extras, Regeln und Benachrichtigungen, Optionen, Regeln exportieren


Diese müssen zur Sicherung in *rwz-Dateien exportiert werden. Outlook 2000 & 2002: Extras, Regel-Assistent, Optionen, Regeln

exportieren Outlook 2003 & 2007: Extras, Regeln und Benachrichtigungen, Optionen, Regeln exportieren

Besonderheiten

Möchten Sie die Regeln auf eine höhere Outlook-Version übertragen, haben Sie beim Export der Regeln die Möglichkeit, eine kompatible Regeldatei mit der jeweils höheren Outlook-Version zu erstellen. Obwohl die Regeln ab Outlook 2002 im Persönlichen Ordner gespeichert werden, ist es dennoch ratsam, Ihre Regeln über den Import-/ Export-Assistenten Ihres Regel-Assistenten zu sichern. Das hat vor allem einen bestimmten Grund: Die Regeln sind an die WindowsProfil-ID gebunden. Übertragen Sie nun Ihre pst-Datei samt Regeln auf einen anderen Rechner und erkennt der eine andere ID, kann es durchaus vorkommen, dass er sämtliche Regeln mit dem Zusatz nur auf anderen Computer versieht und nicht mehr ausführt. Das heißt für Sie: Aufwendige Reparaturarbeiten an den Regeln.

Tabelle 6.4: Sicherungstabelle Regeln

6.2.9

E-Mail-Konten

Achtung Passwörter werden – aus Sicherheitsgründen – grundsätzlich nicht mitgesichert. Sie haben Ihre Kennwörter vergessen? Im ersten Band von Outlook Tipps & Tricks erfahren Sie, wie Sie trotzdem an Ihre Zugangsdaten kommen.

245


Abbildung 6.17: Sicherung der E-Mail-Konten

Outlook 2000 – Outlook 2007: Die E-Mail-Konto-Einstellungen lassen sich seit Outlook 2002 nicht mehr aus dem Programm heraus sichern. Der Weg über die Registrierung ist aber auch für Outlook 2000 der empfehlenswerteste: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und wählen Ausführen (Windows XP) oder

Start-Button, Alle Programme, Zubehör und Ausführen (Windows Vista). 2. Geben Sie den Begriff regedit ein und klicken auf OK. 3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Win-

dowsNT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem. 4. Markieren Sie den Ordner Windows Messaging Subsystem.

246


5. Klicken Sie auf Rechner A im Menü des Registrierungs-Editors auf Datei und an-

schließend auf Exportieren. 6. Geben Sie der Datei unter Dateinamen eine aussagekräftige Bezeichnung (z.B.

kontoeinstellungen) und speichern die Datei kontoeinstellungen.reg an einem beliebigen Ort auf Ihrer Festplatte. 7. Übertragen Sie die Datei kontoeinstellungen.reg auf Rechner B und klicken diese

doppelt an. Bestätigen Sie die Nachfrage-Dialoge mit OK. Hinweis Hotmail, IMAP und Windows Live-Nachrichtenspeicher können nicht bewegt bzw. übertragen werden, POP3- und Exchange-Offline-Speicher jedoch ohne Weiteres.

6.2.10

Benutzerdefinierte Kategorien

Abbildung 6.18: Farbkategorien in Outlook 2007

247


Dateityp

Registrierung

Registrierungspfad (Windows XP)

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\OutlookVersionsnummer\Outlook\Categories

Registrierungspfad (Windows Vista)

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\OutlookVersionsnummer\Outlook\Categories

Besonderheiten

Damit dieser Registrierungsschlüssel erstellt werden kann, müssen Sie mindestens eine benutzerdefinierte Kategorie zu der Hauptkategorienliste hinzufügen Klicken Sie dazu im Menü Bearbeiten für den Ordner Posteingang auf Kategorien. Klicken Sie anschließend im Dialogfeld Kategorien auf Hauptkategorienliste. Geben Sie im Feld Neue Kategorie den Namen einer neuen Kategorie ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Ab Outlook 2007 sind die Kategorien im Persönlichen Ordner abgelegt.

Tabelle 6.5: Sicherungstabelle Kategorien

6.2.11

Benutzerdefinierte Felder

Abbildung 6.19: Benutzerdefinierte Felder erstellen

248


Leider lassen sich benutzerdefinierte Felder nicht ohne größeren programmiertechnischen Aufwand z.B. in Excel-Tabellen importieren bzw. exportieren und damit sichern. Haben Sie sich Ihre Ansichten mit selbst erstellten Feldern wie Personalabteilungsnummer angepasst, werden diese beim Import oder Export komplett ignoriert. Ein Verschieben der Daten in benutzerdefinierten Feldern ist also nicht oder nur mit Zusatztools möglich. Einzige Alternative bietet der Umweg über eine Access-Datenbank oder Makros. Hinweis Benutzerdefinierte Felder werden im Persönlichen Ordner gespeichert.

Der Grund: Der Import-/Export-Filter greift ausschließlich auf die programmeigenen Felder zurück, die vom Programm „ab Werk“ zur Verfügung gestellt werden. Trotzdem existiert ein Weg, auch Ansichten mit benutzerdefinierten Feldern ohne großen Aufwand in z.B. Excel-Tabellen zu übertragen: mit der „Einbürgerung“ selbst erstellter Felder und deren Umwandlung in Systemfelder. Dazu stellt uns Outlook die vier sogenannten Benutzerfelder zur Verfügung. Und so lassen sich auch eigens erstellte Felder exportieren/importieren: Hier am Beispiel einer Ansicht, die speziell auf die Beurteilung von Job-Bewerbern ausgerichtet wurde: Der Anwender benötigt drei zusätzliche Felder Abiturnote, Alter und Gesamteindruck. Ihrer Fantasie ist in Sachen Feldbezeichnungen keine Grenze gesetzt. 1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Kontakte. 2. Wählen Sie im Outlook-Menü Ansicht, Aktuelle Ansicht und Telefonliste. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf mit den Feldbezeich-

nungen und wählen den Eintrag Feldauswahl. 4. Klappen Sie die Drop-down-Box unter Feldauswahl auf und wählen den Listen-

eintrag Verschiedene Felder. 5. Ziehen Sie die benötigten Benutzerfelder 1, 2 und 3 per Drag&Drop an die Stelle

des Spaltenkopfs, an der sie in der Ansicht platziert werden sollen.

249


Abbildung 6.20: Benutzerfelder aufrufen

Abbildung 6.21: Benutzerfelder hinzufügen 6. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Spalte Benutzerfeld 1 und

wählen im Kontextmenü Spalten formatieren. 7. Ändern Sie den Namen unter Beschriftung in Abiturnote.

Abbildung 6.22: Beschriftung des Feldes verändern

250


8. Wiederholen Sie den Vorgang mit den übrigen zwei Benutzerfeldern. 9. Füllen Sie Ihre Ansicht mit Daten.

Abbildung 6.23: Benutzerdefinierte Felder füllen

Achtung Das Einfügen und Umbenennen funktioniert im Übrigen auch mit allen anderen Werksfeldern.

10. Klicken Sie im Outlook-Menü auf Bearbeiten und Alles markieren. 11. Wählen Sie anschließend Bearbeiten und Kopieren. 12. Öffnen Sie ein leeres Excel-Arbeitsblatt und platzieren den Cursor in die erste

Zelle.

Abbildung 6.24: Feldinhalte schnell übertragen 13. Fügen Sie Daten über (Strg)+[V] in das Arbeitsblatt ein. 14. Nun sind alle Felder übertragen – auch die benutzerdefinierten.

251


6.2.12

Benutzerdefinierte Ansichten

Abbildung 6.25: Benutzerdefinierte Ansichten Dateityp


Besonderheiten

Diese sind im Persönlichen Ordner gespeichert, werden jedoch nur im Rahmen der Übertragungsarten in Abschnitt 6.3.1, „Signatur einfügen via „Senden an“ und 6.3.2 „Die Signatur-Polizei“. vollständig übertragen. Import/Export sichern diese Daten nicht!

Tabelle 6.6: Sicherungstabelle Benutzerdefinierte Ansichten

6.2.13

Optionseinstellungen

Abbildung 6.26: Outlook-Optionen

252


Dateityp

Registrierung

Registrierungspfad (Windows XP)

HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/OutlookVersionsnummer/Outlook/Options

Registrierungspfad (Windows Vista)

HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/OutlookVersionsnummer/Outlook/Options

Besonderheiten

Viele der Einstellungen, die unter Extras und Optionen aufgelistet sind, können hier gesichert werden (z.B. Bei bestehender Verbindung sofort senden, Wahl des Outlook-Editors, Schriftgröße im Wochennavigator, Hintergrundfarben im Kalender, die definierte Arbeitswoche, Autoformat Nur-Text etc.).

Tabelle 6.7: Sicherungstabelle Optionseinstellungen

6.2.14

Add-Ins

Abbildung 6.27: Add-In Verwaltung im Vertrauensstellungscenter (Outlook 2007)

253


Dateityp

extend.dat


C:/Dokumente und Einstellungen//Windows-Benutzername/ Anwendungsdaten/Microsoft/Outlook



Besonderheiten

Die installierten Add-Ins sind zwar als Verknüpfungen in dieser Datei gespeichert, sie muss jedoch nicht zwingend mitgesichert werden. Sie erkennt die installierten Add-Ins auf dem Zielrechner und erstellt die extend.dat neu.

Tabelle 6.8: Sicherungstabelle Add-Ins

6.2.15

Druckeinstellungen

Abbildung 6.28: Druckeinstellungen

254


Dateityp

outlprnt





Besonderheiten

Diese Datei (im Übrigen ohne Dateiendung und deshalb oft Opfer von Virenscans) sichert Papierformat, Seitenränder, Kopfzeilen etc.

Tabelle 6.9: Sicherungstabelle Druckeinstellungen

6.2.16

Navigationsleiste inkl. Verknüpfungen

Abbildung 6.29: Navigationsleisten-Einstellungen Dateityp

Profilname.xml





Besonderheiten

Hier werden die Reihenfolge der Elemente, eingeblendete Module, Verknüpfungen etc. gespeichert. Achtung! Die Kontaktverknüpfungen, die Sie jedem Outlook-Element zuordnen können, werden im Persönlichen Ordner gespeichert. Allerdings – wie schon geschildert – ausschließlich über die empfohlenen Übertragungsmethoden.

Tabelle 6.10: Sicherungstabelle Navigationsleiste

255


6.2.17

Übermittlungseinstellungen

Abbildung 6.30: Übermittlungseinstellungen Dateityp

Profilname.srs


C:/Dokumente und Einstelluingen/Windows-Benutzername/ Anwendungsdaten/Microsoft/Outlook


C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Roaming/ Microsoft/Outlook

Besonderheiten

Diese Datei speichert die Übermittlungseinstellungen, also die Parameter, die unter Extras, (Senden & Empfangen), Übermittlungseinstellungen, Übermittlungseinstellungen definieren (Senden/ Empfangen-Gruppen definieren) zu machen sind (z.B. in welchen Intervallen Ihre E-Mails abgerufen oder welche Konten in die Übermittlung einbezogen werden sollen).

Tabelle 6.11: Sicherungstabelle Übermittlungseinstellungen

256


6.2.18

Signaturen

Abbildung 6.31: Signaturen Dateityp

Signaturname.txt, Signaturname.rtf, Signaturname.htm


C:/Dokumente und Einstellungen/Windows-Benutzername/ Anwendungsdaten/Microsoft/Signatures


C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Roaming/ Microsoft/Signatures

Besonderheiten

In jeder Outlook-Version werden für jede erstellte Signatur jeweils drei Versionen generiert: eine HTML-Datei, eine RTF-Datei und eine Textdatei. Dabei ist es egal, mit welchem Nachrichtenformat Sie zum Zeitpunkt der Erstellung arbeiten.

Tabelle 6.12: Sicherungstabelle Signaturen

257


6.2.19

RSS-Feeds

Abbildung 6.32: RSS-Feeds sichern Dateityp

Profilname.sharing.xml.obi


C:/Dokumente und Einstellungen/Windows-Benutzername/ Lokale Einstellungen/Anwendungsdaten/Microsoft/Outlook


C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Local/Microsoft/ Outlook

Besonderheiten

Die Verwaltung von RSS-Feeds existiert erst ab Outlook 2007.

Tabelle 6.13: Sicherungstabelle RSS-Feeds

258


6.2.20

Makros & VBA-Projekte

Abbildung 6.33: Makros sichern Dateityp

VBAProject.otm




C./Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Roaming/ Microsoft/Outlook

Besonderheiten

Mehr zum Thema Makros finden Sie in Kapitel 8.

Tabelle 6.14: Sicherungstabelle Makros

259


6.2.21

Briefpapiere

Abbildung 6.34: Briefpapier sichern Dateityp

briefpapiername.htm


C:/Programme/Gemeinsame Dateien/Microsoft Shared/ Stationary


C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Roaming/ Microsoft/Stationary

Tabelle 6.15: Sicherungstabelle Briefpapier

260


6.2.22

Vorlagen

Abbildung 6.35: Vorlagen sichern Dateityp

vorlagenbezeichnung.oft


C./Dokumente und Einstellungen/Windows-Benutzername/ Anwendungsdaten/Microsoft/Templates


C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Roaming/ Microsoft/Templates

Besonderheiten

Der Ablageort der Vorlage kann von Ihnen selbst gewählt werden.

Tabelle 6.16: Sicherungstabelle Vorlagen

6.2.23

Wörterbuch

Abbildung 6.36: Wörterbuch

261


Dateityp

custom.dic und benutzer.dic


C:\Dokumente und Einstellungen\OregonWosch\Anwendungsdaten\Microsoft\UProof


C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Roaming/ Microsoft/UProof

Besonderheiten

In dieser Datei werden alle Begriffe abgelegt, die Sie mit dem Attribut Zum Wörterbuch hinzufügen belegen.

Tabelle 6.17: Sicherungstabelle Wörterbuch

6.2.24

Outlook-Leiste inklusive Verknüpfungen

Abbildung 6.37: Die Outlook-Leiste

262


Dateityp

Profilname.fav



Besonderheiten

Da Outlook 2000 und Outlook 2002 nicht Windows Vista-kompatibel sind, entfällt hier der entsprechende Pfad.

Tabelle 6.18: Sicherungstabelle Outlook-Leiste

6.2.25

Filter

Abbildung 6.38: Filtereinstellungen sichern Dateityp

*.pst

Besonderheiten

Die Filter sind im Persönlichen Ordner gespeichert, werden jedoch nur im Rahmen der Übertragungsarten in Abschnitt 6.3.1, „Signatur einfügen via „Senden an“ und 6.3.2 „Die Signatur-Polizei“ vollständig übertragen. Import/Export sichern diese Daten nicht!

Tabelle 6.19: Sicherungstabelle Filter

263


6.2.26

Benutzerdefinierte Formulare

Abbildung 6.39: Formulare sichern Dateityp

*.pst

Besonderheiten

Die Filter sind im Persönlichen Ordner gespeichert. Voraussetzung: Die Formulare müssen in der Bibliothek für Standardformulare, der Bibliothek für Persönliche Formulare oder direkt in den jeweiligen Outlook-Ordner veröffentlicht werden.

Tabelle 6.20: Sicherungstabelle Formulare

6.2.27

Persönliches Adressbuch

Dateityp

mailbox.pab


C:/Dokumente und Einstellungen/Windows Benutzername/ Lokale Einstellungen/Anwendungsdaten/Microsoft Outlook


Das Persönliche Adressbuch wird in Outlook 2007 nicht mehr angeboten.

Tabelle 6.21: Sicherungstabelle Persönliches Adressbuch

264


Abbildung 6.40: Persönliches Adressbuch

6.2.28

Autovervollständigung

Abbildung 6.41: Autovervollständigungs-Cache sichern Dateityp

Profilname .nick und Profilname.nk2




C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Roaming/ Microsoft/Outlook

Tabelle 6.22: Sicherungstabelle Autovervollständigung

265


6.2.29

Business Contact Manager

Abbildung 6.42: Der Business Contact Manager Dateityp

NamederBCM-Datenbank.ldf und NamederBCM-Datenbank.mdf


C:/Dokumente und Einstellungen/Windows-Benutzername/ Lokale Einstellungen/Anwendungsdaten/Microsoft/Business Contact Manager


C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/LOcal/Microsoft/ Business Contact Manager

Besonderheiten

Mehr zum Thema Sicherung BCM im ersten Band von Outlook Tipps & Tricks.

Tabelle 6.23: Sicherungstabelle Business Contact Manager

266


6.2.30

Übertrag zwischen verschiedenen Outlook-Versionen

Outlook 2003 und Outlook 2007 können zwei Typen von Persönlichen Ordnern herstellen: eine UNICODE-Datendatei (kann größer als 2 GB werden) und eine ANSI-Datendatei (ist auf maximal 2 GB Datenvolumen begrenzt). Sollten Sie mit einer UNICODE-Datendatei arbeiten und den Persönlichen Ordner mit Outlook 2002-Outlook 97 nutzen wollen, so ist das nicht möglich. Überführen Sie in diesem Fall Ihre UNICODE-Datei in eine abwärtskompatible ANSI-Datendatei. Achtung Sollten Sie Ihre Outlook-Karriere mit Outlook 2000 oder 2002 begonnen haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie nicht mit einer UNICODE-Datei arbeiten. Schauen Sie bitte auch als Outlook 2003- und Outlook 2007-Nutzer nach, ob Sie tatsächlich UNICODE-Nutzer sind oder eine Konvertierung notwendig ist. 1. Klicken Sie im Menü auf Datei und wählen anschließend Datendateiverwaltung. 2. Markieren Sie den Persönlichen Ordner, der als Nachrichtenübermittlungsort

festgelegt ist, und klicken auf die Schaltfläche Einstellungen. Die Bezeichnung unter Format ist entscheidend.

Abbildung 6.43: Persönliche-Ordner-Datei (972002) bedeutet: Bei spätestens 2 Gigabyte ist Schluss (ANSI-Datei).

267


Abbildung 6.44: Persönliche-Ordner-Datei bedeutet: Diese Datei darf größer als 2 Gigabyte werden (UNICODE-Datei).

Hinweis Outlook legt für IMAP-Konten einen separaten Persönlichen Ordner an. Dieser Persönliche Ordner ist erst ab Outlook 2007 UNICODE-fähig. Deshalb gilt in diesen Ordnern verstärkt: Archivieren und Komprimieren oder (der eigentliche Zweck eines IMAP-Kontos) die Nachrichten ausschließlich serverseitig verwalten.

Und so konvertieren Sie einen größenbeschränkten Persönlichen Ordner, um ihn auch unter Outlook 2000 bis Outlook 2002 einsetzen zu können: Outlook 2003: 1. Klicken Sie im Menü auf Datei, wählen anschließend Neu und dann Outlook-

Datendatei. 2. Wählen Sie aus der Liste das Format Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook

aus und bestätigen mit OK.

268


3. Im geöffneten Datei-Explorer benennen Sie die neu zu erstellende Datei und

speichern diese mit OK an einem frei wählbaren Standort auf Ihrer Festplatte. Über Speichern in haben Sie Zugriff auf das gesamte Systemverzeichnis. 4. In der Maske Persönlicher Ordner erstellen vergeben Sie unter Name eine eindeu-

tige Bezeichnung (wie z.B. Ordner 1) und bestätigen mit OK. 5. Wechseln Sie nun über Extras auf den Eintrag E-Mail-Konten. 6. Wählen Sie das Optionsfeld Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten

aus. 7. Im unteren Teil dieses Programmfensters befindet sich der Abschnitt Neue Nach-

richten übermitteln an. Wählen Sie aus der darunter liegenden Drop-down-Liste den neuen, von Ihnen erstellten Persönlichen Ordner aus. Beenden Sie diese Aktion über die Schaltfläche Fertig stellen. Starten Sie Outlook neu. Den Hinweis zum Wechsel des Standard-Übermittlungsordners bestätigen Sie mit Ja. 8. Rufen Sie in der Navigationsleiste die Ordnerliste auf. Nun befinden sich zwei Persön-

liche Ordner in dieser Übersicht. Diese Ordner unterscheiden sich im Wesentlichen durch die unterschiedlichen Icons in der obersten Ordnerhierarchie (Haus mit Uhr bzw. Ordnersymbol). Sie haben die Positionen gewechselt. An erster Stelle befindet sich nun der leere UNICODE-Ordner, an zweiter Stelle Ihr ursprünglicher Ordner. 9. Kopieren Sie die benötigten Daten per Drag&Drop in den ersten, leeren Persön-

lichen Ordner. Benutzen Sie dabei Ansichten, die Ihnen den Übertrag erleichtern (z.B. die Ansicht Telefonliste bei Kontakten oder Nach Kategorie im Kalender). So ist der Übertrag via Bearbeiten, Alles markieren, Bearbeiten und Kopieren im Quell- und Bearbeiten, Einfügen im Zielordner ein Kinderspiel. 10. Klicken Sie abschließend in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf Ihren

alten, jetzt an zweiter Stelle verzeichneten Persönlichen Ordner im ANSI-Format und wählen Persönlicher Ordner schließen. Outlook 2007: 1. Klicken Sie im Menü auf Datei, wählen anschließend Neu und dann Outlook-

Datendatei. 2. Wählen Sie aus der Liste das Format Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook

aus und bestätigen mit OK.

269


3. Im geöffneten Datei-Explorer benennen Sie die neu zu erstellende Datei nach

Ihrem Wunsch und speichern diese mit OK an einem frei wählbaren Standort auf Ihrer Festplatte. Über Speichern in haben Sie Zugriff auf das gesamte Systemverzeichnis. 4. Die Maske Persönlichen Ordner erstellen bestätigen Sie ohne Veränderung mit

OK. 5. Wechseln Sie nun über Extras auf den Eintrag Kontoeinstellungen. 6. Wechseln Sie auf die Registerkarte Datendateien. Wählen Sie den neu erstellten

Ordner aus und klicken auf Als Standard festlegen. Schließen Sie das Fenster über Schließen. Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit OK und starten Outlook neu.

Abbildung 6.45: Hinweismeldung beim Wechsel des Standard-Übermittlungsordners 7. Rufen Sie die Ordnerliste auf. Nun befinden sich zwei Persönliche Ordner in die-

ser Übersicht. Sie haben die Positionen gewechselt. An erster Stelle befindet sich nun der leere UNICODE-Ordner, an zweiter Stelle Ihr ursprünglicher Ordner. 8. Kopieren Sie die benötigten Daten per Drag&Drop in den ersten, leeren Persön-

lichen Ordner. Benutzen Sie dabei Ansichten, die Ihnen den Übertrag erleichtern (z.B. die Ansicht Telefonliste bei Kontakten oder Nach Kategorie im Kalender). So ist der Übertrag via Bearbeiten, Alles markieren, Bearbeiten und Kopieren im Quell- und Bearbeiten und Einfügen im Zielordner ein Kinderspiel. 9. Klicken Sie abschließend in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf Ihren

alten, jetzt an zweiter Stelle verzeichneten Persönlichen Ordner im ANSI-Format und wählen Persönlichen Ordner schließen.

270


6.2.31

Automatische Sicherungen

Natürlich können Sie Ihre Outlook-Daten auch mit darauf spezialisierten Programmen sichern. Hier ist zwischen Vollbackup-Programmen und Teilbackup-Programmen zu unterscheiden:

! Vollbackup-Programme sichern alle Outlook-Daten inklusive Regeln, Formulare, E-Mail-Kontoeinstellungen, benutzerdefinierte Ansichten usw. wie MoBackup (http://www.mobackup.de) oder Outlook Backup Assistant. (http://www.priotecs .com/outlook-backup/index.php).

! Teilbackup-Programme wie das Microsoft-eigene Add-In Sicherung für Persönliche Ordner (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8B081F3AB7D0-4B16-B8AF-5A6322F4FD01&displaylang=de) sichert nur den Persönlichen Ordner mit Kontakten, Aufgaben, Notizen, E-Mails und Terminen, jedoch z.B. nicht die E-Mail-Kontoeinstellungen. Sollten Sie bei der Installation dieses Add-Ins Fehlermeldungen wie Das Setup hat erkannt, dass sich bereits eine aktuellere Version der Software auf diesem Computer befindet. Sie müssen die frühere Version zuerst deinstallieren, bevor dieser Download installiert werden kann. Beantworten Sie die nächste Frage bitte mit Ja, um sie zu deinstallieren. erhalten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie im Menü auf Extras und Optionen. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Weitere und auf Erweiterte Optionen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche COM-Add-Ins und deaktivieren die Checkbox vor

Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner. 5. Bestätigen Sie jedes Dialogfeld mit OK und schließen Outlook. 6. Klicken Sie auf Start, Ausführen oder in die Eingabeleiste unter Suche starten

(Windows Vista) und geben den Befehl regsvr32 D:\Office2003\Office11\addins \ outbak.dll ein. Der Pfad variiert je nach Installationsverzeichnis. Schließen Sie diese Aktion über (¢) ab. 7. Starten Sie Outlook und aktivieren die vorher deaktivierte Checkbox unter COM-

Add-Ins.

271


6.3

Die Sache mit den Signaturen!

6.3.1

Signatur einfügen via „Senden an“

Sie haben sicher schon einmal versucht, eine Mail mit einem Rechtsklick auf eine Datei im Windows Explorer via Senden an und E-Mail-Empfänger zu versenden, und festgestellt, dass die von Ihnen voreingestellte Outlook-Signatur nicht automatisch eingefügt wird. Eine zusätzlich angelegte Verknüpfung verschafft Ihnen die gewünschte Funktionalität: 1. Wechseln Sie mit einem rechten Mausklick auf den Start-Button und Explorer in

den Windows-Explorer. 2. Klicken Sie im Explorer auf Datei, Neu und Verknüpfung.

Abbildung 6.46: Verknüpfung erstellen 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wechseln in das Installations-

verzeichnis Ihres Office-Paketes (z.B. C:/Programme/Microsoft Office/OFFICE11/ OUTLOOK.EXE).

272

6.3 Die Sache mit den Signaturen!

4. Markieren Sie die outlook.exe und betätigen den Button OK. 5. Setzen Sie mit Outlook 2000 und Outlook 2003 SP2 hinter den sich in Anfüh-

rungsstrichen befindlichen Pfad den Befehl /a %1. Ab Outlook 2003 SP3 ist die Pfadergänzung %1nicht mehr nötig. Fahren Sie über Weiter fort.

Abbildung 6.47: Eingabe des Pfades 6. Benennen Sie die Verknüpfung nach Ihrem Wunsch und beenden die Erstellung

über Fertig stellen. 7. Kopieren Sie die Verknüpfung in den versteckten Ordner SendTo. Der Pfad zum

Ordner lautet: C:/Dokumente und Einstellungen/Windows-Benutzername (Windows XP) oder C:/Benutzer/Windows-Benutzername (Windows Vista)

273


Abbildung 6.48: Benennen der Verknüpfung

8. Nun werden auch über das Kontextmenü und die neu erstellte Verknüpfung

Signaturen eingefügt.

Abbildung 6.49: Erweitertes Kontextmenü

274


6.3.2

Die Signatur-Polizei

Heimlich und leise hat der Gesetzgeber das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister zum 1.1.2007 geändert. Diese wenig spektakulär anmutende Gesetzesänderung hat jedoch schwerwiegende Folgen im täglichen E-Mail-Verkehr in Unternehmen. Ab sofort gelten die dort festgelegten Rahmenbedingungen auch für E-Mails. Geschäftsleute, die ihre Korrespondenz ganz oder teilweise per E-Mail über Outlook/Exchange Server abwickeln, sind seit Jahresbeginn mit einer neuen Rechtslage konfrontiert. Das, was bisher nur für Geschäftsbriefe in Papierform galt, ist nun auch für den digitalen Schriftverkehr Vorschrift. Die Fußzeile des Briefpapiers muss nun auch Bestandteil der geschäftlichen E-Mails sein. Eine Outlook-vCard reicht nicht aus. Bei Zuwiderhandlung droht ein Zwangsgeld von bis zu 5000 €. Erste Abmahnungen sind bereits erfolgt. Sicher ist, dass es mit Inkrafttreten dieses Gesetzes noch wichtiger ist, die Gestaltung der firmeneigenen Signaturen/Disclaimer nicht den Mitarbeitern lokal zu überlassen, sondern diese zu vereinheitlichen und zentral zu steuern/zu verteilen. Ansonsten kann es unter Umständen sehr teuer werden. Informieren Sie sich dringend bei Ihrem Rechtsanwalt, ob die o.g. Regelungen auf Ihr Unternehmen zutreffen! Outlook Tipps & Tricks 2 verrät Ihnen, wie Sie zentrale Signaturen einrichten und verhindern, dass Mitarbeiter in Outlook eigene erstellen können: Achtung Der Exchange Server selbst kann keine zentralen Signaturen erstellen. Trotzdem können Sie ihm das „beibringen“ – und zwar per Event Sink und ganz ohne Zusatztools. Diese beiden Microsoft Knowledge-Base-Artikel erklären, wie das geht: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;317680 und http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;317327

6.3.3

Verhinderung lokaler Signaturen

Aber der ganze Aufwand wäre umsonst, könnten die Mitarbeiter lokal eigene Signaturen erstellen. Dies verhindern Sie über Gruppenrichtlinien: 1. Die Informationen über die zusätzlichen Outlook-Administrationseinstellungen

stellt Microsoft in sogenannten Office Resource Kits kostenlos zum Download zur Verfügung. Für jede Outlook-Version existiert eine Administrationsdatei, auch bereits für Office 2007. Diese besitzen die Dateiendung *.adm. Der jeweilige

275


Dateiname richtet sich nach der eingesetzten Outlook-Versionsnummer (also z.B. outlk11.adm für Outlook 2003). Laden Sie sich die entsprechende Administrationsdatei hier herunter (http://www.gruppenrichtlinien.de/index.html?/Info/ Downloads.htm) und kopieren die extrahierte *.adm-Datei in ein serverseitiges Verzeichnis Ihres Exchange-Systems: 2. Wechseln Sie serverseitig über den Start-Button, Einstellungen, Verwaltung in

das Modul Active Directory-Benutzer und -Computer oder geben gleich über den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder den Start-Button und die Eingabeleiste unter Suchen in (Windows Vista) den Befehl gpedit.msc ein. In diesem Fall können Sie mit Punkt 5 mit der Installation fortfahren. 3. Markieren Sie Ihre Domäne und wählen Eigenschaften.

Abbildung 6.50: Lokale Signaturerstellung verhindern – Schritt 1 4. Markieren Sie die Default Domain Policy und wählen dann Bearbeiten. 5. Im Gruppenrichtlinien-Editor navigieren Sie bitte zum Punkt Administrative Vor-

lagen in der Benutzerkonfiguration und wählen Vorlagen hinzufügen/entfernen.

276


Abbildung 6.51: Lokale Signaturerstellung verhindern – Schritt 2


277


6. Fügen Sie die Administrationsvorlage Ihrer Outlook-Version hinzu.

Abbildung 6.53: Lokale Signaturerstellung verhindern – Schritt 4 7. Nun stehen Ihnen unter der Bezeichnung Microsoft Office Outlook verschiedene

Outlook-Administrationsobjekte zur Verfügung. 8. Navigieren Sie über Tools, Options und Mail Format zum Menüpunkt Signature

(für Signaturen) bzw. Stationary (für Briefpapiere). Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die Erstellung von Signaturen/Briefpapieren in den verbundenen Outlook-Clients zu deaktivieren.

278




279


Tipp Das Tool OLXCorporate (http://www.gangl.de/url/OLXCorporate.html) kommt fast vollständig ohne Benutzeroberfläche aus, ist aber trotzdem OutlookAdministrators Liebling, wenn es darum geht, Outlook-Funktionen in Sachen Corporate Workflow im Netzwerk zu verteilen. Wahlweise per *.msi-Datei oder Registrierungs-Key lassen sich nicht nur Signaturen und Briefpapier zentral verwalten und verteilen. Auch Sicherheitseinstellungen, Kalenderbeschriftungen und Kategorien können vereinheitlicht werden.

6.4

Die Sache mit den Hinweisdialogen

Ein Outlook-Mysterium, mit dem sich Generationen von Outlook-Anwendern herumschlagen, sind die unzähligen Hinweisfenster, die nach Aktivierung der Checkbox Diese Nachricht nicht mehr anzeigen auf Nimmerwiedersehen verschwinden. Damit machen diese Dialoge ja genau das, was Sie ihnen befohlen haben: Sie tauchen nicht mehr auf. Was aber, wenn Sie den einen oder anderen Hinweisdialog noch einmal lesen möchten, z.B. weil dort Informationen hinterlegt sind, die für das Verständnis der jeweiligen Funktion wichtig sind? Die Lösung liegt – wie oft – in den Tiefen der Registrierung: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder auf den

Start-Button und das Eingabefeld Suche starten (Windows Vista).

Abbildung 6.56: Hinweisdialog beim ersten Journal-Kontakt

280

6.4 Die Sache mit den Hinweisdialogen

2. Tippen Sie den Befehl regedit ein und bestätigen mit OK. 3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_Current_User/Software/Microsoft/Office/

Outlook-Versionsnummer/Outlook/Options/General. 4. Auf der rechten Seite konzentrieren Sie sich auf den Wert PONT_STRING. 5. Ein Doppelklick auf diesen Wert offenbart Ihnen eine Reihe von Nummern, die durch

Kommata getrennt sind. Jede dieser Nummern repräsentiert einen bestimmten Hinweisdialog: Möchten Sie einen bestimmten Dialog noch einmal sehen, löschen Sie die entsprechende Nummer aus der Registrierung. Registrierungswert

Outlook-Dialog

8

Erster Besuch des Journals 11

Bestätigungsnachricht, dass eine Ressource erfolgreich gebucht wurde (Exchange Server)

13

Expandieren einer Verteilerliste

281


Registrierungswert

Outlook-Dialog

28

Nachfrage, ob Skript in einer HTML-Mail ausgeführt werden soll oder nicht

30

Erinnerungen endgültig schließen 31

Löschung aller Elemente einer Gruppe 32

Beim Weiterleiten oder Antworten auf eine HTML-Mail

282


Registrierungswert

Outlook-Dialog

35

Hinzufügen zu den blockierten Absendern 36

Hinzufügen zu den sicheren Absendern 37

Eintreffen neuer Junk-E-Mail-Nachrichten

283


Registrierungswert

Outlook-Dialog

40

Junk-E-Mail im Zusammenhang mit dem Exchange-Cache-Modus 41

Sie möchten sich eine HTML-Mail im Browser ansehen. 42

Warnmeldung bei als Phishing-Nachrichten erkannten E-Mails, dass Links deaktiviert wurden

44

Meldung des Systems, dass eine Besprechungsanfrage automatisch entfernt wird

46

Phishing-Warndialog

47

Nachricht, dass eine Junk-Mail zur Sicherheit in das Nachrichtenformat Nur-Text konvertiert wurde

284


Registrierungswert

Outlook-Dialog

48

Meldung zur Synchronisation RSS-Feeds IE -> Outlook 53

Windows Desktop Search-Dialog: „Windows Desktop Search ist zurzeit deaktiviert.“

55

Hinweis darauf, dass beim Löschen der Elemente auch die verbundene E-Mail entfernt wird (z.B. bei Aktivitäten oder Suchordnern) 58

Löschen mehrerer Elemente aus der Aufgabenliste 59

Warnung vor bereits bestehenden Regeln, die im IMAP-Ordner nicht funktionieren

60

Mitteilung, dass die Windows Desktop Engine nicht installiert ist

285


6.5

Die Sache mit den Gruppenrichtlinien

Als Administrator oder freiwillig bestimmter Systemaufseher eines Unternehmens wissen Sie mit Sicherheit gerade in Bezug auf Outlook ein garstig Liedchen anzustimmen: Jeder Outlook-Anwender kocht sein eigenes Programmsüppchen, erstellt eigene Signaturen, aktiviert Checkboxen, die nicht aktiviert werden sollten, und modifiziert sich „sein“ Outlook so, wie er/sie es gerne hätte – dumm nur, dass sich das in den seltensten Fällen mit dem Corporate Workflow des Unternehmens deckt und so immer wieder zu unnötigem Administrationsaufwand innerhalb eines Outlook-Netzwerks führt. Aber auch der Heimanwender ohne Netzwerk möchte vielleicht nicht, dass z.B. die Kinder des Hauses alles mit Outlook machen dürfen. Die Outlook-Gruppenrichtlinien erlauben es Ihnen, dem OutlookClient und somit dem Benutzer eine angepasste Outlook-Version vorzugeben.

6.5.1

Download der Gruppenrichtlinien-Vorlagen

Laden Sie sich zuerst die Outlook-Administrationsvorlage herunter:

! ! ! !

für Outlook 2000 (http://www.planet-outlook.de/outlk9.zip) für Outlook 2002 (http://www.planet-outlook.de/OUTLK10.zip) für Outlook 2003 (http://www.planet-outlook.de/outlk11.zip) für Outlook 2007 (http://www.planet-outlook.de/outlk12.zip)

6.5.2

Gruppenrichtlinien für Netzwerkumgebung

Sollten Sie sich innerhalb eines (Firmen-)Netzwerks inklusive Active Directory befinden, gehen Sie bitte folgendermaßen vor (am Beispiel Small Business Server 2003): 1. Klicken Sie im Server-Betriebssystem auf Start und Programme. 2. Wählen Sie den Menüeintrag Microsoft Exchange und Active Directory-Benutzer

und -Computer. 3. Navigieren Sie zum Domäneneintrag, markieren ihn mit der rechten Maustaste

und wählen Eigenschaften.

286

6.5 Die Sache mit den Gruppenrichtlinien

4. Wechseln Sie zur Registerkarte Gruppenrichtlinie und Öffnen. 5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Default Domain Policy und wählen den

Eintrag Bearbeiten. 6. Navigieren Sie im Gruppenrichtlinien-Editor über den Bereich Benutzerkonfigu-

ration zum Eintrag Administrative Vorlagen.

Abbildung 6.57: Die Administrationsvorlage für Outlook 2007 7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Administrative Vorlagen

und wählen Vorlagen hinzufügen/entfernen. 8. Wählen Sie die zu der Client-Outlook-Version passende *.adm-Datei über Hinzu-

fügen aus und schließen den Dialog.

287


Abbildung 6.58: Aktivierung einer Restriktion 9. Nun können Sie unter dem Eintrag Ihrer Outlook-Version bequem auswählen,

welche Einschränkungen Sie Ihren Outlook-Usern setzten möchten. Soll z.B. die Funktion Bei bestehender Verbindung sofort senden deaktiviert werden, navigieren Sie über Extras|Optionen und E-Mail-Setup zum Punkt E-Mail-Konto-Optionen. Doppelklicken Sie diesen Eintrag und setzen die Option auf Deaktiviert. Schließen Sie die Aktion über OK ab. Ab sofort ist diese Funktion in Outlook 2007 nicht mehr anwählbar.

288


Abbildung 6.59: Funktion per Gruppenrichtlinie in Outlook 2007 deaktiviert

Achtung Die Änderungen an den Clients wirken erst bei der nächsten Anmeldung am Benutzerprofil.

289


6.5.3

Gruppenrichtlinien für den lokalen Computer

1. Starten Sie Ihren Rechner in einem Windows-Profil, in dem Sie Administratoren-

rechte besitzen. 2. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP), oder nutzen Sie

über den Start-Button die Eingabeleiste unter Suche starten (Windows Vista). 3. Tippen Sie den Begriff mmc ein und bestätigen mit OK. 4. Klappen Sie das Menü unter Datei auf und wählen Snap-In hinzufügen/entfernen. 5. Fügen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor zur Liste ausgewählter

Snap-Ins hinzu. 6. Klappen Sie das Menü unter Richtlinien für Lokaler Computer auf. 7. Navigieren Sie im Bereich Benutzerkonfiguration zum Eintrag Administrative

Vorlagen.

Abbildung 6.60: Administrative Outlook-Vorlagen auf lokalem PC

290


8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Administrative Vorlagen

und wählen Vorlagen hinzufügen/entfernen. 9. Wählen Sie die zu der Client-Outlook-Version passende *.adm-Datei über Hinzu-

fügen aus und schließen den Dialog. 10. Nun können Sie unter dem Eintrag Ihrer Outlook-Version bequem über Klassische

administrative Vorlage (ADM) auswählen, welche Einschränkungen Sie Ihren Outlook-Usern setzten möchten. 11. Speichern Sie diese neue Konsole über Datei und Speichern unter.

Hinweis Die geänderten Einstellungen gelten für alle lokalen Windows-Profile – auch für das des Administrators.

291

KAPITEL 7

Outlook – FAQ Extra Large

Kapitel 7 – Outlook – FAQ Extra Large

7.1

Thema: E-Mail

7.1.1

Update: Wie funktionieren die Autoeingabe-Features mit Outlook?

Eine praktische Sache ist das: Sie öffnen eine neue E-Mail, tippen die Anfangsbuchstaben eines Namens oder einer E-Mail-Adresse ein, und schon schlägt Ihnen Outlook eine Liste möglicher Empfänger vor. Hier ist zu unterscheiden zwischen dem Namens-Cache und der sog. Autovervollständigung. Der Namens-Cache überprüft eine eingehende E-Mail-Adresse oder einen Namen auf Querverweise in den Kontakten und schlägt infrage kommende Anzeigenamen vor. Die Anzeigenamen ergeben sich aus dem entsprechenden Feld im Kontaktformular. Das AutovervollständigungsFeature dagegen vervollständigt auch E-Mail-Adressen, die zwar schon mal benutzt, aber nicht in den Kontakten abgelegt sein müssen. Gespeichert wird die dafür zuständige Cache-Datei in C:\Dokumente und Einstellungen\Profilname\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook (Windows XP) und C:\Benutzer\Profilname\AppData\ Roaming\Microsoft\Outlook (Windows Vista). Outlook 2000: Die Autovervollständigung wird hier nicht angeboten, jedoch existiert auch hier ein Namens-Cache. (*.nick). Bei Eingabe einer E-Mail-Adresse vergleicht Outlook im Hintergrund die Eingabe mit den Einträgen in den Kontakten. Bei Übereinstimmungen reagiert Outlook. In Outlook 2000 muss diese Überprüfung über den Button Namen überprüfen in der geöffneten Mail manuell ausgelöst werden. Jedoch gibt es in Outlook 2000 eine automatische Namensüberprüfung. Outlook vergleicht automatisch die Namen, die in die Felder An, Cc, Bcc eingegeben werden, mit den Namen im Adressbuch. Falls eine Übereinstimmung vorliegt, wird der Name unterstrichen. Falls es mehrere Möglichkeiten gibt, wird eine rote Wellenlinie unter dem Namen angezeigt. Aktiviert wird diese Überprüfung über Extras, Optionen, E-MailOptionen, Erweiterte E-Mail-Optionen und Namen automatisch überprüfen. Um die Cache-Datei Name des Outlook-Profilname.nick zurückzusetzen, stellt Microsoft das Tool Ol2knick.exe (http://support.microsoft.com/kb/242074) zur Verfügung.

294

7.1 Thema: E-Mail

Abbildung 7.1: Namensüberprüfung in Outlook 2000

Outlook 2002, Outlook 2003, Outlook 2007: Geben Sie in das An-Feld der E-Mail-Maske eine E-Mail-Adresse ein, wird diese in einem Autovervollständigungs-Cache gespeichert (*.nk2). Dieser Speicher lässt sich einmal in der Gesamtheit löschen, mit der Entf-Taste lassen sich jedoch auch einzelne Einträge entfernen. Möchten Sie diese Funktion ganz abschalten, ist auch das unter Extras, Optionen, Registerkarte Einstellungen, E-MailOptionen, Erweiterte E-Mail-Optionen, Checkbox Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen möglich. Was aber, wenn man (frau) eine bestimmte E-Mail-Adresse nicht mehr parat hat oder nur den Namen des Empfängers kennt? Die E-Mail-Adresse wird erst dann im Cache gespeichert, sobald sie einmal eingegeben wurde.

295


Aber was, wenn man das noch nicht getan hat? Die Alternative: Eine sehr zeitraubende Suchaktion und wilde Scroll-Manöver im Outlook-Adressbuch. Das geht auch anders: 1. Öffnen Sie eine neue Mail. 2. Tippen Sie im An-Feld die noch im Gedächtnis verbliebenen Anfangsbuchstaben

des Namens oder der Mail ein. 3. Klicken Sie auf den Button Namen überprüfen in der Symbolleiste. 4. Outlook durchsucht nun automatisch das Adressbuch und gibt Ihnen nahe lie-

gende Vorschläge. In der kleinen Ergebnisliste ist es ein Leichtes, den gewünschten Kontakt zu finden. 5. Kontakt in der Liste doppelt anklicken, und schon befindet sich die Adresse im

AN-Feld. Sie möchten den Namens-Cache bequem aufrufen und editieren können? Diese Tools ermöglichen es:

! Ingressor (http://www.ingressor.com/) ! NK2View (http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_autocomplete.html)

Abbildung 7.2: Das Autovervollständigungs-Feature in Outlook 2003

296

7.1 Thema: E-Mail

Achtung Ab der Version 2003 hat Outlook seine Anzeige-Algorithmen geändert. Die Ergebnisse können deshalb variieren, auch wenn Sie dieselbe Buchstabenfolge angeben, denn: Outlook zeigt die am meisten verwendeten Adressen zuerst an und reicht länger nicht mehr genutzte nach unten durch, bis sie gar nicht mehr in der Vorschlagsliste erscheinen.

7.1.2

Update: Wie kann ich mich über neu eintreffende E-Mails informieren lassen?

Outlook Mobile Service

Abbildung 7.3: Mobilanbindung in Outlook 2007

! Die Regel Beim Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person eine Benachrichtigung an mein mobiles Gerät senden sowie der Outlook Mobile Service in Outlook 2007 erlauben dem Anwender, sich über neue E-Mails per Handy oder PDA benachrichtigen zu lassen. Dieses „Angebot“ hat gleich mehrere Haken: Für den in Outlook 2007 angebotenen Outlook Mobile Service benötigt der User einen Anbieter, der über ein Outlook-kompatibles SMS-Gateway verfügt. In Deutschland existiert nur ein offizieller Outlook Mobile Service-Anbieter: SMSOfficer Ltd. (http://www.smsofficer.com/) mit dem gleichnamigen Add-In: Und so funktioniert es: Anmeldung und automatische Installation 1. Melden Sie sich bei SMSOfficer an, geben Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und

Mobilfunknummer an und klicken auf Next. 2. Sie erhalten ein Passwort per SMS an die angegebene Mobilfunknummer und

tragen dieses in das entsprechende Eingabefeld ein.

297


3. Klicken Sie auf den Configure Outlook 2007-Hyperlink und bestätigen die Frage-

box mit Ja.

Abbildung 7.4: Konfigurations-Assistent Outlook Mobile Services 4. Der SMSOfficer ruft nun automatisch das bereits ausgefüllte Outlook Mobile

Service-Formular auf.

Abbildung 7.5: Outlook Mobile Service einrichten 5. Klicken Sie auf OK und starten Outlook über Datei und Beenden neu.

298

7.1 Thema: E-Mail

Manuelle Konfiguration Sollte der SMSOfficer-Konfigurations-Assistent nicht funktionieren, können Sie den SMSOfficer-Account auch manuell in Outlook 2007 einbinden: 1. Klicken Sie auf Extras und Kontoeinstellungen. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte E-Mail und wählen den Button Neu. 3. Wählen Sie die Option Andere, dort Outlook Mobile Service (Textnachrichten)

und Weiter.

Abbildung 7.6: Einrichtung des Outlook Mobile Service 4. Tragen Sie unter Webdienstadresse die URL https://secure.smsofficer.com/oms/oms-

service.asmx, unter Benutzer-ID Ihre Mobilfunknummer (im Format +4917255555) und unter Kennwort Ihr Passwort ein, das Sie per SMS nach der Anmeldung erhielten.

5. Klicken Sie danach auf OK. 6. Starten Sie Outlook neu.

299


Achtung SMSOfficer kann im Rahmen des Outlook Mobile Service (noch) keine SMS (z.B. Antworten auf bereits gesendete Textnachrichten) empfangen. SMSOfficer funktioniert mit E-Plus, MobilCom, O2, T-Mobile und Vodafone.

SMS-Versand in Outlook 2007 Und so versenden Sie SMS via Outlook Mobile Service und SMSOfficer: 1. Klicken Sie auf Datei, Neu und Textnachricht. 2. Schreiben Sie den SMS-Text und versenden die Nachricht per Senden-Button.

Abbildung 7.7: Neue SMS via Outlook 2007

300

7.1 Thema: E-Mail

Hinweis Um SMS bzw. Benachrichtigungen versenden zu können, müssen Credits erworben werden. Mit einem Credit kann eine SMS oder Erinnerung mit maximal 70 Zeichen versendet werden. Für z.B. 250 Credits verlangt SMSOfficer 23,75 €.

Outlook Mobile Benachrichtigungen Neben dem puren SMS-Versand stehen Ihnen rund um diesen Service auch diverse Erinnerungs- bzw. Benachrichtigungsfunktionen in Outlook 2007 zur Verfügung: Und so konfigurieren Sie die Features: 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen.

Abbildung 7.8: Outlook Mobile-Benachrichtigungen

301


2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Einstellungen und betätigen die Schaltfläche

Benachrichtigungen. 3. Unter Benachrichtigung bei Nachrichten können Sie sich unter Beachtung der

eingestellten Regeln eingehende E-Mails an Ihr mobiles Gerät weiterleiten lassen. 4. Unter Erinnerungen und Kalenderzusammenfassung ist es möglich, sich mobil

über Termine und Ereignisse informieren zu lassen. Hinweis Benachrichtigungen via Handy lassen sich aus Outlook aber auch ohne explizites SMS-Gateway versenden. Richten Sie in Outlook einfach das E-MailKonto Ihres Mobilfunkvertrages ein (z.B. [email protected]) und leiten einkommende E-Mails per Weiterleitungsregel (… diese an eine Person/ Verteilerliste weiterleiten) an diese Adresse um.

7.1.3

Wie kann ich zum Löschen vorgesehene IMAP-Nachrichten ausblenden?

Zwar haben Sie die IMAP-Nachrichten zum Löschen markiert, möchten diese später aber noch einsehen, die durchgestrichenen Elemente aber aus Gründen der Übersichtlichkeit aus dem Posteingang entfernen: Markieren Sie den IMAP-Posteingang.

1.

2. Klicken Sie auf Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht und wählen den Punkt

Zum Löschen markierte Nachrichten ausblenden.

7.2

Thema: Einstellungen

7.2.1

Wie kann ich das Outlook 2007-Farbschema ändern?

Die Individualisierungslust grassiert auch und gerade in Outlook 2007. Vielen gefällt das neue Design nicht. Das Farbspiel der Benutzeroberfläche lässt sich mit ein paar Klicks verändern: 1. Öffnen Sie eine neue E-Mail. 2. Klicken Sie auf das Office-Symbol im linken, oberen Bereich des Fensters.

302

7.2 Thema: Einstellungen

Abbildung 7.9: Office-Menü 3. Wählen Sie die Schaltfläche Editoroptionen.

Abbildung 7.10: Die Editoroptionen

303


4. Navigieren Sie zum Punkt Häufig verwendet. 5. Unter Farbschema können Sie die gewünschte Farbe auswählen.

7.2.2

Warum gehen verknüpfte Kategorien beim Weiterleiten verloren?

Bis Outlook 2003 konnten Sie damit rechnen, dass beim Antworten bzw. Weiterleiten von E-Mails vorhandene Kategorien beibehalten wurden. Nicht jedoch mit Outlook 2007. Hier werden Kategorien beim Senden entfernt. Um dieses Verhalten zu ändern, ist wieder einmal eine Tauchfahrt in die Tiefen der Registrierung notwendig: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder Start-Button,

Alle Programme, Zubehör und Ausführen (Windows Vista). 2. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\

Office\12.0\Outlook\Preferences. 3. Ändern Sie den Wert des Eintrages SendPersonalCategories von 0 auf 1.

7.2.3

Wie kann ich ein Outlook-Profil umbenennen?

Bei der Installation von Outlook wird automatisch ein Profil erstellt, das in der Regel outlook heißt. Sollten Sie jedoch mit mehreren Profilen arbeiten, ist es durchaus sinnvoll, den jeweiligen Profilen aussagekräftige Bezeichnungen zu verpassen. Bei der Neuerstellung können Sie den Namen frei wählen, was aber, wenn Sie das Standardprofil umbenennen möchten? So geht’s: 1.

Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder Start-Button, Alle Programme, Zubehör und Ausführen (Windows Vista).

2. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows

NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Profils und benennen

es um.

304


Abbildung 7.11: Profilnamen ändern

7.2.4

Wie verhindere ich, dass Outlook schließt?

Abbildung 7.12: Warnung: Soll Outlook wirklich beendet werden?

Die Hektik des Alltags verleitet so manchen Anwender dazu, sich ein ums andere Mal zu „verklicken“. Anstatt Outlook zu minimieren, schließt man plötzlich die gesamte Anwendung. Leider können Sie mit Outlook-Bordmitteln ein versehentliches Schließen des Programms nicht verhindern. Das Tool OLKeeper warnt Sie vor unbeabsichtigten Aktionen. Die Demo-Version können Sie herunterladen: http://www.shareit.com/product.html?productid=300158053&languageid= 2&backlink=http%3A%2F%2Fwww.outlookfaq.net&cookies=1&oplayout= EU&affiliateid=200062383 305


7.2.5

Update: Warum synchronisiert ActiveSync nur Unterordner?

Sicher ist es Ihnen schon aufgefallen: Bei der Synchronisation von Outlook-Daten mit Ihrem Pocket-PC werden zwar die Outlook-Standardordner wie Posteingang, Kalender, Kontakte etc. brav abgeglichen, selbst erstellte Unterordner oder zusätzliche, gleichberechtigte Ordner jedoch werden von ActiveSync oder HotSync geflissentlich ignoriert. Woran liegt das? In erster Linie wohl an der Tatsache, dass die Synchronisationsprogramme dazu nicht in der Lage sind. So ganz unverständlich ist das nicht: Wenn Sie einen etwas intensiveren Blick auf Ihr mobiles Betriebssystem (z.B. Windows Mobile) in puncto Outlook werfen, werden Sie feststellen, dass es ein Pocket Outlook in diesem Sinne eigentlich gar nicht gibt. Kontakte, Kalender und E-Mails werden in separaten Bereichen gepflegt, eine Ordnerstruktur wird mobil erst gar nicht abgebildet.

Abbildung 7.13: PDA-Synchronisation mit XTNDConnect

Auch um sich die lästigen Kompatibilitätsprobleme zwischen den mobilen Betriebssystemen und verschiedenen PDA-Modellen zu ersparen, sollten Sie die Anschaffung des Shareware-Programms XTNDConnect (http://www.sybase.de/products/mobile-

306


solutions/xtndconectpc.shtml) in Erwägung ziehen. XNTDConnect beseitigt die meisten Einschränkungen und Kompatibilitätsschwierigkeiten, mit denen der Anwender bei der Vielzahl an mobilen Geräten, Betriebssystemen und Sync-Software zu kämpfen hat. XNTDConnect überwindet den Tunnelblick vieler Hersteller und stellt eine plattformübergreifende Sync-Lösung zur Verfügung. Und es besitzt einen entscheidenden Vorteil gegenüber herkömmlicher Synchronisationssoftware wie ActiveSync oder HotSync: XTNDConnect gleicht in Outlook auch Unterordner und zusätzlich angelegte Ordner ab. Hier eine kleine Kompatibilitätsliste unterstützter Geräte und Betriebssysteme: Mobile Betriebssysteme

Desktop-Software

Microsoft Pocket PC 2000/2002/2003/Mobile 5.0 (ActiveSync)

Windows 2000/XP/Vista

Microsoft Smartphone 2003/Mobile 5.0/6.0 (ActiveSync)

Outlook 2000/2002/2003/2007

Palm (HotSync)

Outlook Express 5.x/6.x

Symbian 7, 8, 9

Lotus Notes R5/6.0/6.5/7.0/8.0

Sony Ericsson (Sony Ericsson PC Suite)

Lotus Organizer 5.0/6.0/6.1

Nokia (Nokia PC Suite)

ACT! 2000/5.0/6.0

NEC (HDM) a232 and 232e

Tabelle 7.1: Geräteliste XTNDConnect

Eine Liste aller von XTNDConnect unterstützten Mobiltelefone ist in diesem Dokument verzeichnet: http://www.sybase.com/files/Product_Overviews/xcpc65_supported_ devices.pdf

7.2.6

Wie kann ich die Tastenkombination für den E-Mail-Versand deaktivieren?

All diejenigen, die Tastaturkürzel für sich als Alternative zum Mausklick entdeckt haben, werden das Szenario kennen: Sie erstellen einen Text und möchten per (Strg)+(¢) einen neuen Absatz einfügen, wechseln zurück zu Outlook – und müssen feststellen, dass Ihre halbfertige Mail bereits versendet worden ist. Ursache: Mit der Tastenkombination (Strg)+(¢) lösen Sie in Outlook das Versenden einer E-Mail

307


aus! Um solche oder ähnliche Missverständnisse zu vermeiden, kann es u.U. ratsam sein, diese Funktion in Outlook zu deaktivieren: Hinweis Die Deaktivierung dieses Shortcuts funktioniert nur mit dem Outlook-Editor. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails also mit Microsoft Word (Extras, Optionen, Registerkarte E-Mail-Format), bleibt diese Funktion weiterhin aktiv.

Outlook 2000 – Outlook 2003: 1. Schließen Sie Outlook. 2. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder auf den

Start-Button und die Eingabeleiste unter Suche starten (Windows Vista). 3. Tippen Sie den Befehl regedit ein und bestätigen mit OK. 4. Navigieren Sie zum Registrierungsschlüssel HKEY_CURRENT_USER\Soft-

ware\Policies\Microsoft\Office\Outlook-Versionsnummer\Outlook\DisabledShortcutKeysCheckBoxes. 5. Sollten einige der genannten Ordner nicht existieren, müssen Sie sie mit einem rech-

ten Mausklick auf den übergeordneten Eintrag über Neu und Schlüssel anlegen. 6. Markieren Sie den Eintrag DisabledShortcutKeysCheckBoxes mit der rechten

Maustaste und erstellen über Neu und Zeichenfolge einen neuen Eintrag. 7. Benennen Sie diesen neuen Eintrag CtrlEnter. 8. Doppelklicken Sie diesen neuen Eintrag und tragen den Wert 13,8 ein.

Outlook 2007: 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Einstellungen und klicken auf den But-

ton E-Mail-Optionen.

308


Abbildung 7.14: Tastaturbefehl in Outlook 2007 deaktivieren 3. Betätigen Sie die Schaltfläche Erweiterte E-Mail-Optionen und deaktivieren die

Checkbox Strg+Enter zum Senden von Nachrichten drücken.

7.2.7

Wie verändere ich die Schriftart bei einkommenden Mails?

Sie können Ihre ausgehenden E-Mails noch so angenehm und geschmackvoll gestalten, es wird jedoch immer Zeitgenossen geben, die Ihnen Nachrichten senden, die heiße Anwärter für die Goldene Himbeere in Sachen Formatierung wären. Aber Sie sind nicht machtlos. Ob und in welcher Form Sie die Formatierung eingehender Nachrichten verändern können, hängt an mehreren Faktoren:

! ! ! !

ursprüngliches Format der Nachricht verwendete Outlook-Version E-Mail-Servertyp Wird Word als Editor verwendet?

309


Outlook 2000 – Outlook 2003: Die eingehende Nachricht ist in Nur-Text geschrieben: 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte E-Mail-Format. 3. Stellen Sie sicher, dass die Checkbox vor E-Mail mit Microsoft Office Word bear-

beiten deaktiviert ist. 4. Klicken Sie danach auf den Button Schriftarten.

Abbildung 7.15: Schriftart ändern 5. Wählen Sie unter Beim Verfassen/Lesen von Nur-Text die gewünschte Schriftart.

310


Die eingehende Nachricht ist in HTML geschrieben: 1. Öffnen Sie den Internet Explorer. 2. Klicken Sie auf Extras und Internetoptionen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Allgemein und wählen die Schaltfläche Schrift-

arten.

Abbildung 7.16: Schriftart ändern 4. Wählen Sie die gewünschte Schriftart.

311


7.2.8

Wie ändere ich das Outlook 2007-Design in klassische Menüs?

Abbildung 7.17: Klassische Menüs für Outlook 2007

Mit dem Add-In Classic Menu for Office (http://www.addintools.com/german/) können Sie die Outlook 2007-Multifunktionsleiste „Back to the Roots“ führen.

Abbildung 7.18: Outlook 2007 mit Outlook 2003-Menüführung

312

7.3 Thema: Kalender

7.3

Thema: Kalender

7.3.1

Wie blende ich Wochennummern in den Datumsnavigator ein?

Abbildung 7.19: Wochennummern einblenden

Ungemein praktisch wäre es, zu der komprimierten Monatsübersicht im Kalender auch die Wochennummern angezeigt zu bekommen: Dieser Lösungsweg gilt für alle Outlook-Versionen: 1. Klicken Sie auf Extras und Optionen.

Abbildung 7.20: Der Datumsnavigator

313


2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Einstellungen und wählen den Button Kalender-

optionen. 3. Aktivieren Sie die Checkbox Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen.

7.4

Thema: Drucken

7.4.1

Wie drucke ich einzelne Bereiche einer E-Mail mit Outlook 2007 aus?

Obwohl in Outlook 2007 eigentlich abgeschafft, lässt sich diese Funktion über Umwege realisieren:

Abbildung 7.21: Drucken im Browser 1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht. 2. Wechseln Sie zum Punkt Andere Aktionen in der Gruppe Aktionen und wählen den

Listeneintrag Ansicht im Browser. 3. Im Browserfenster klicken Sie auf Datei, Drucken. 4. Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein, navigieren zum Bereich Seiten-

bereich und aktivieren das Optionsfeld Markierung.

314

7.5 Thema: Exchange Server & Administration

7.5

Thema: Exchange Server & Administration

7.5.1

Warum kann ich den Persönlichen Ordner in einem Exchange-Profil nicht zum Standard machen?

Sollten Sie neben dem Exchange-Postfach noch ein POP3-Konto inklusive eines lokalen Persönlichen Ordners nutzen, können Sie den Persönlichen Ordner nicht zum Standard-Übermittlungsort machen. Nach dem Outlook-Neustart sind alle Veränderungen wieder zurückgesetzt. Dieses Phänomen betrifft vor allem Nutzer eines Small Business Servers, der u.a. auch einen Exchange Server zur Verfügung stellt: Um den Übermittlungsort dauerhaft zu ändern, ist ein Eingriff in die Registrierung nötig:

Abbildung 7.22: Änderung des Übermittlungsordners via SBS 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder Start-Button,

Alle Programme, Zubehör, Ausführen (Windows Vista). 2. Geben Sie den Befehl regedit ein und bestätigen mit OK. 3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Small

BusinessServer\ClientSetup. 4. Ändern Sie den Eintragswert von NoTransportOrder auf 1. 5. Sollte dieser Eintrag nicht existieren, erstellen Sie ihn neu: Klicken Sie dazu mit

der rechten Maustaste auf den Eintrag ClientSetup und wählen im Kontextmenü Neu und DWORD-Wert. Nennen Sie den Eintrag NoTransportOrder und versehen ihn mit dem Wert 1.

315


7.5.2

Wie kann ich die Erstellung von privaten E-Mail-Konten verhindern?

Sie sind Administrator innerhalb eines Exchange Server-Netzwerkes und möchten verhindern, dass Ihre User neben dem Exchange Server-Postfach ihre privaten Mails per POP3 oder IMAP abholen? Mit einem geschickten Griff in die Registrierung können Sie dem privaten Mailzugriff den Garaus machen: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder Start-Button,

Alle Programme, Zubehör, Ausführen (Windows Vista). 2. Geben Sie den Befehl regedit ein und bestätigen mit OK. 3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\

Outlook-versionsnummer\Outlook\Options. Der Registrierungspfad hängt von der installierten Outlook-Version ab: 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Options. 5. Wählen Sie Neu und anschließend DWORD-Wert.

Abbildung 7.23: Private E-Mails aus Outlook verbannen 6. Benennen Sie den neuen Wert und belegen ihn jeweils mit dem Wert 1.

– DisableExchange (Das Einrichten eines Exchange-Kontos ist nicht mehr möglich.) – DisableHTTP (Das Einrichten eines HTTP-Kontos – z.B. Hotmail – ist nicht mehr möglich.) – DisablePOP3 (Das Einrichten eines POP3-Kontos ist nicht mehr möglich.) – DisableIMAP (Das Einrichten eines IMAP-Kontos ist nicht mehr möglich.) – DisableOtherTypes (Das Einrichten eines zusätzlichen Servertyps ist nicht mehr möglich.)

316

7.5 Thema: Exchange Server & Administration

Abbildung 7.24: Kein POP3-Konto mehr möglich 7. Starten Sie Outlook neu.

Achtung Um diese Einstellungen vornehmen zu können, benötigt das Windows-Profil, in dem Sie die Änderungen vornehmen, volle Administrationsrechte!

317


7.6

Thema Formulare

7.6.1

Wie unterdrücke ich das Einfügen der Standardsignatur in benutzerdefinierten Formularen?

Outlook macht zwischen benutzerdefinierten und Standardformularen in puncto Signatur keinen Unterschied. So wird eine eventuell hinterlegte Signatur auch in benutzerdefinierte Formulare eingefügt. Mit einem kleinen Eingriff in die Registrierung lässt sich dies verhindern:

Abbildung 7.25: Auto-Signaturen in Formularen deaktivieren 1. Klicken Sie auf den Start-Button und Ausführen (Windows XP) oder Start-Button,

Alle Programme, Zubehör, Ausführen (Windows Vista). 2. Geben Sie den Befehl regedit ein und bestätigen mit OK. 3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\

Outlook-Versionsnummer\Outlook\Options. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Options und erstellen über

Neu und DWORD-Wert einen neuen Eintrag mit der Bezeichnung NoAutosigOnCustomForms. 5. Weisen Sie ihm den Wert 1 zu.

318

KAPITEL 8

Makros – was nicht passt, wird passend gemacht

Kapitel 8 – Makros – was nicht passt, wird passend gemacht

Zugegeben: Outlook wird zwar „ab Werk“ mit einem gehörigen Arsenal an Funktionen und Abläufen geliefert, aber – seien wir mal ehrlich – oft ist gerade der Workaround, den man in der praktischen Arbeit mit Outlook braucht, nicht vorgesehen; dafür existieren ein Dutzend anderer Spielereien, mit denen Sie absolut nichts anfangen können. Wie schön wäre es, wenn man sich seine Outlook-Version individualisieren könnte. Das ist möglich: Und zwar mit Makros, welche die gewünschte Funktion per Ablaufplan in Outlook integriert. Natürlich haben die wenigsten Anwender Zeit und Lust, sich dafür durch diverse Programmiersprachen wie Visual Basic und Visual Basic für Applikationen zu quälen. Aber es geht auch simpler: Bauen Sie bereits bestehende Makros einfach in Outlook ein. Outlook Tipps & Tricks 2 erklärt Ihnen, wie es geht:

8.1

Vorbereitungen

Extern hinzugefügte Makros sind für Outlook zuerst einmal nichts anderes als unerwünschte Eindringlinge. Das Programm unterscheidet dabei nicht zwischen Freund (sinnvolle Skripte) und Feind (bösartige Malware). Deshalb wird Outlook Sie mit Warnungen hindern wollen, das eingesetzte Skript auszuführen.

Abbildung 8.1: Makrowarnung in Outlook

8.1.1

Makrowarnung umgehen

Um diese Makrowarnung auszuschalten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

! Heruntersetzen der Sicherheitsstufe: Setzen Sie die Sicherheitsstufe für Makros zurück. Outlook 2000–Outlook 2003: Klicken Sie auf Extras, Makro und Sicherheit. Wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheitsstufe und aktivieren das Optionsfeld Mittel. Wiederholen Sie diese Maßnahme auch in Word. Outlook 2007: Klicken Sie auf Extras, Vertrauensstellungscenter und danach auf Makrosicherheit. Wählen Sie die Option Warnungen für alle Makros. Hinweis Die Änderung der Sicherheitsstufe wird erst nach Outlook-Neustart wirksam.

320

8.1 Vorbereitungen

Abbildung 8.2: Makrosicherheit in Outlook 2007

! Makro vertrauenswürdig machen: Die weitaus elegantere Lösung bietet das digitale Signieren des Skriptes. Durch diese Signatur teilen wir Outlook mit, dass das eingefügte Makro vertrauenswürdig ist, und erhalten keine weiteren Warnungen. Office bringt alle nötigen Werkzeuge mit. Und so geht’s:

8.1.2

Digitales Zertifikat erstellen

1. Klicken Sie auf den Start-Button und anschließend auf Programme (Windows XP)

oder Alle Programme (Windows Vista). 2. Wählen Sie aus der Programmliste den Eintrag Microsoft Office aus.

Abbildung 8.3: Digitales Zertifikat erstellen 3. Klicken Sie im Untermenü auf Microsoft Office Tools und Digitale Signatur für

VBA-Projekte.

321


4. Benennen Sie die Signatur. Der Name ist frei wählbar. 5. Bestätigen Sie die Signaturerstellung mit OK.

Abbildung 8.4: Zertifikat erfolgreich erstellt

8.1.3

Makros samt Zertifikat in Outlook einfügen

Da Outlook nicht – wie andere Office-Anwendungen – über einen sog. Makrorekorder verfügt, in dem Sie die zu automatisierenden Funktionen einfach aufzeichnen und abspielen können, müssen Sie Ihre Makros in Outlook manuell in den Visual Basic-Editor kopieren. Ich möchte Ihnen den prinzipiellen Vorgang einmal anhand eines Beispielcodes zeigen, der jedoch ohne Funktion ist. 1. Kopieren Sie den vollständigen Makrocode 2. Rufen Sie über die Tastenkombination (Alt)+(F11) den Visual Basic-Editor auf.

Abbildung 8.5: Der Visual Basic-Editor

322

8.1 Vorbereitungen

3. Klappen Sie das Untermenü im Projektfenster unter Projekt 1 bis zum Eintrag

Diese Outlook-Sitzung auf (siehe Kapitel 8, Abbildung 8.5). 4. Kopieren Sie den kompletten Code in das rechte Fenster. 5. Klicken Sie im Editor-Menü auf Extras und Digitale Signatur. 6. Wählen Sie im nächsten Dialogfenster die Schaltfläche Wählen.

Abbildung 8.6: Die Zertifikatsübersicht 7. Wählen Sie das von Ihnen erstellte Zertifikat und klicken auf OK.

Abbildung 8.7: Auswahl des selbst erstellten Zertifikates 8. Bestätigen Sie alle Dialogfenster mit OK und schließen den Visual Basic-Editor,

ohne die Angaben zu speichern.

323


9. Nun wird das eingefügte Makro als vertrauenswürdig eingestuft. Die lästige Sicher-

heitswarnung unterbleibt für dieses Skript. Das Makro ist über Extras, Makro, Makros und Ausführen aktivierbar.

Abbildung 8.8: Makro ausführen

8.1.4

Makros in die Symbolleiste einfügen

Damit Sie zur Aktivierung Ihrer neuen Makros nicht immer den umständlichen Weg über Extras, Makro, Makros gehen müssen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Skripte direkt mit einem Klick aus der Symbolleiste aufzurufen: Outlook 2000 – Outlook 2003: 1. Deaktivieren Sie über Extras, Optionen und die Registerkarte

E-Mail-Format Microsoft Word als E-Mail-Editor. 2. Doppelklicken Sie eine beliebige E-Mail. 3. Klicken Sie im Menü auf Extras und danach auf Anpassen. 4. Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle und wählen aus der Liste unter Kate-

gorien den Eintrag Makros aus.

324

8.1 Vorbereitungen

Abbildung 8.9: Makros in die Symbolleiste einbetten 5. Ziehen Sie das Makro im Fenster unter Befehle mit gedrückter linker Maustaste

an eine beliebige Stelle in Ihrer Symbolleiste.

Abbildung 8.10: Makrobezeichnung ändern

325


6. Da der standardmäßig generierte Makroname Projekt1.DieseOutlookSitzung.

InsertData nicht wirklich eingängig ist, geben Sie dem Symbolleisteneintrag einen verständlicheren Namen. Klicken Sie dazu bei weiterhin geöffnetem AnpassenFenster mit der rechten Maustaste auf den Symbolleisteneintrag und ändern über Name die Symbolbezeichnung und – ganz nach Belieben – über SchaltflächenSymbol ändern das Icon. 7. Sie können – um Platz zu sparen – über den Eintrag Standard die Schaltfläche so

gestalten, dass ausschließlich das gewählte Icon erscheint. Outlook 2007: 1. Doppelklicken Sie eine beliebige E-Mail. 2. Klicken Sie auf das Symbol am rechten Ende der Symbolleiste für den Schnell-

zugriff.

Abbildung 8.11: Makros in die Schnellstartleiste einfügen 3. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Weitere Befehle.

326

8.1 Vorbereitungen

4. Navigieren Sie zur Rubrik Anpassen.

Abbildung 8.12: Schaltfläche auf Schnellstartleiste erstellen 5. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste unter Befehle auswählen den Eintrag Makros. 6. Markieren Sie das Makro-Projekt und befördern es über Hinzufügen auf die rechte

Seite des Dialogfensters. 7. Wählen Sie den Makroeintrag aus und klicken auf die Schaltfläche Ändern.

327


Abbildung 8.13: Schaltflächen-Symbol und Bezeichnung anpassen 8. In diesem Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit, das Schaltflächen-Symbol

sowie den Anzeigenamen des Schnellstarteintrages anzupassen. 9. Bestätigen Sie alle Dialogfenster mit OK. 10. Nun sind Sie in der Lage, das Makro bequem über die Schnellstartleiste aufzu-

rufen (siehe Kapitel 8, Abbildung 8.14).

Abbildung 8.14: Angepasste Schnellstartleiste

328

8.1 Vorbereitungen

Hinweis Die folgende Makrokollektion wurde in Zusammenarbeit mit Peter Marchert, dem VBA-Spezialisten im Web, zusammengestellt (http://www.outlook-stuff.com).

8.1.5

Eingebettete Grafiken ins Dateisystem speichern

Abbildung 8.15: Eingebettete Grafik abspeichern

Beschreibung: Sie kennen das vielleicht. Sobald Grafiken in den E-Mail-Text eingebettet und nicht als Anlage angefügt sind, lassen sich diese nur noch als *.bmp-Datei speichern. Natürlich ist es möglich, die Bitmap-Datei in Bildbearbeitungsprogrammen in das gewünschte Format zu konvertieren, aber es geht auch bequemer: Text-Datei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? EingebetteteBilder.txt

329


Anleitung: 1. Öffnen Sie die Mail mit eingebetteter Grafik.

Hinweis Sollte Sie die Mail nicht öffnen wollen, um die Grafik zu extrahieren, können Sie dies auch über die bloße Markierung der Nachricht realisieren. In diesem Fall muss die Zeile Set objMail = Application.ActiveInspector.CurrentItem durch Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection(1) ersetzt werden.

2. Geben Sie in der Zeile strImgPath = "C:\Eigene Bilder\Outlook\" den Pfad zu Ihrem

Ablageverzeichnis an. Dieses Verzeichnis muss selbstverständlich bereits bestehen oder von Ihnen neu erstellt werden. Vergessen Sie den abschließenden Backslash nicht!

8.1.6

Ordnerinhalte bequem löschen

Abbildung 8.16: Ordner in einem Rutsch leeren

330

8.1 Vorbereitungen

Beschreibung: Sie kennen dieses Feature bereits aus den Ordnern Gelöschte Objekte und Junk-E-Mail. Um den Inhalt dieser Ordner auf einen Schlag zu löschen, genügen der Rechtsklick und die Anwahl des Kontextmenü-Eintrages Gelöschte Objekte leeren. Dies können Sie mithilfe dieses Makros auch für alle anderen Ordner in Outlook realisieren, zwar nicht mit der rechten Maustaste, aber über den auf Seite 324 illustrierten Symbolleisteneintrag.

Abbildung 8.17: Ordnerinhalte komplett löschen

Code-Hyperlink: http://www.vboffice.net/sample.html?mnu=2&smp=51&cmd= showitem Text-Datei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? ordnerinhaltleeren.txt Anleitung: Markieren Sie den Ordner, und klicken Sie auf das neue Symbol. Sie werden gefragt, ob Sie alle Elemente in dem gewählten Ordner löschen möchten. Achtung Sie möchten Outlook individualisieren bzw. an Ihre Erfordernisse anpassen? Michael Bauer, Webmaster von www.vboffice.net und anerkannter Outlook-Programmierer, kann helfen. Wenn keines der zusätzlichen Programme oder Add-Ins so richtig zu Ihrem Workflow passt, lohnt eine Investition in Programmierung auf jeden Fall.

331


8.1.7

Geänderte E-Mail ohne Nachfrage löschen

Abbildung 8.18: Abfrage deaktivieren

Beschreibung: Öffnen Sie eine bereits empfangene E-Mail, verändern etwas an der Nachricht und möchten sie danach löschen, fragt Outlook nach, ob das Element tatsächlich entfernt werden soll. Ist Ihnen diese Abfrage zu nervig? Mit dem nachstehenden Skript können Sie sie deaktivieren: Code-Hyperlink: http://www.outlook-stuff.com/lang-de/tipps-tricks/programmierung/ 87-programmierung/286-geaenderte-e-mail-ohne-nachfrage-loeschen.html Textdatei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? abfrage.txt Anleitung: Kopieren Sie den Code wie in Kapitel 8, Abschnitt 8.1, „Vorbereitungen“, beschrieben.

8.1.8

Anlagen mit Serienbrief

Beschreibung: Als ob die Serienmail-Funktion mit Outlook/Word nicht schon unkomfortabel genug wäre: Auch in Sachen Anlagenversand lässt Sie Outlook im Regen stehen. Das nachfolgende Skript erlaubt es Ihnen, Serien-E-Mails mit Attachments zu versehen. Code-Hyperlink: http://www.outlook-stuff.com/lang-de/tipps-tricks/programmierung/ 87-programmierung/289-serienmails-mit-anhaengen.html Textdatei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? serienmailmitanhang.txt

332

8.1 Vorbereitungen

Abbildung 8.19: Seriendruck mit Anhang

Anleitung: 1. Erstellen Sie eine neue E-Mail ohne Empfänger, aber mit Betreff und den zu ver-

sendenden Anlagen. 2. Speichern Sie diese als Vorlage (*.oft) ab. Den Namen der Vorlage und den Pfad

bitte in der Codezeile Const Template ändern. 3. Kopieren Sie diesen Code.

8.1.9

Ordnerstruktur aufklappen

Abbildung 8.20: Ordnerstruktur aufklappen

Beschreibung: Ihre Ordnerstruktur ist unübersichtlich und verschachtelt? Sie wünschen sich einen besseren Überblick in Ihrer Ordnerliste? Dieses Skript expandiert sämtliche Ordner der Baumstruktur auf einen Schlag: Code-Hyperlink: http://www.vboffice.net/sample.html?mnu=2&smp=57&cmd= showitem Textdatei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? ordnerausklappen.txt

333


Anleitung: Möchten Sie nicht nur den Persönlichen Ordner, sondern auch Archivordner oder Exchange-Postfächer expandieren, setzen Sie unter ExpandAllFolders und ExpandDefaultStoreOnly den Wert False.

8.1.10

Pfad ermitteln

Abbildung 8.21: Ordnerpfad ermitteln

Beschreibung: Wenn Sie eine ordnerübergreifende Suche nach einer E-Mail-Nachricht durchführen, können Sie zwar einsehen, in welchem Ordner sich diese Mail befindet, nicht aber den Pfad innerhalb der Ablagestruktur (z.B. bei gleichlautenden Ordnerbezeichnungen). Dieses Skript zeigt Ihnen den gesamten Pfad – und gibt Ihnen darüber hinaus noch die Möglichkeit, in diesen Ordner zu wechseln. Code-Hyperlink: http://www.vboffice.net/sample.html?mnu=2&smp=65&cmd= showitem Textdatei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? pfadermittlung.txt Anleitung: gemäß Webhinweisen

8.1.11

Nachverfolgung per Mausklick

Beschreibung: Sie nutzen des Öfteren das Feature Nachverfolgung und möchten sich jede Menge Klicks ersparen? Das nachfolgende Skript aktiviert die Nachverfolgung mit einem Klick: Code-Hyperlink: http://www.outlook-stuff.com/lang-de/tipps-tricks/programmierung/ 87-programmierung/414-nachverfolgung-per-mausklick-setzen.html Textdatei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? nachverfolgung.txt

334

8.1 Vorbereitungen

Anleitung: Binden Sie dieses Makro gemäß Kapitel 8, Abschnitt 8.1.4, „Makros in die Symbolleiste einfügen“, als Schaltfläche ein.

Abbildung 8.22: Schnellklicken per Makro

8.1.12

IMAP-Elemente automatisch löschen

Abbildung 8.23: IMAP-Elemente löschen

Beschreibung: Die Nutzung von IMAP-Konten ist ja eigentlich eine komfortable Angelegenheit. Wäre da nicht die Sache mit dem endgültigen Löschen der Nachrichten. Sie werden eben nicht sofort gelöscht, sondern erst für die Löschung markiert und durchgestrichen. Zum endgültigen Löschvorgang ist eine weitere Aktion über Bearbeiten und Gelöschte Nachrichten permanent löschen notwendig. Auf die Dauer entwickelt sich das jedoch zu einem wahren Klickmarathon. Die Alternative: Automatisieren Sie das endgültige Löschen mit diesem Makro. Code-Hyperlink: http://www.staudte-edv.de/Kunden/IMAPcleanup.asp Textdatei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? imaploeschen.txt Anleitung: In Outlook 2007 funktioniert dies ohne Einsatz von Skripten (mehr Informationen dazu im ersten Band von Outlook Tipps & Tricks).

335


8.1.13

Datum in Betreff einfügen

Abbildung 8.24: Datum im Betreff

Beschreibung: Sie möchten gleich im Betreff einer E-Mail sehen, wann diese versendet worden ist? Dieses Skript fügt das Datum in die Betreffzeile ein. Code-Hyperlink: http://www.outlook-stuff.com/lang-de/tipps-tricks/programmierung/ 87-programmierung/279-datum-vor-dem-betreff-einer-e-mail-einfuegen.html Textdatei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? datum.txt Anleitung: Binden Sie dieses Makro gemäß Kapitel 8, Abschnitt 8.1.4, „Makros in die Symbolleiste einfügen“, als Schaltfläche ein.

8.1.14

Betreff-Erinnerung

Abbildung 8.25: Vor leerem Betreff warnen

Beschreibung: Man kann (auch und gerade als Outlook-Nutzer) nicht an alles denken. Besonders unangenehm und peinlich ist der Versand einer E-Mail ohne Betreff. Um diesem Fauxpas vorzubeugen, erinnert Sie dieses Skript bei leerem Betreff an Ihr Versäumnis. Code-Hyperlink: http://www.vboffice.net/sample.html?mnu=2&smp=66&cmd= showitem Textdatei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? betreff.txt Anleitung: gemäß der Anleitung in Kapitel 8, Abschnitt 8.1, „Vorbereitungen“.

336

8.1 Vorbereitungen

8.1.15

Postausgang leeren

Abbildung 8.26: Postausgang leeren

Beschreibung: Das Phänomen kennen die meisten Anwender: Ab und zu verstopft eine E-Mail den Postausgang. Dieses Skript entfernt als digitales Abführmittel alle Elemente dieses Ordners: Code-Hyperlink: http://www.outlook-stuff.com/lang-de/tipps-tricks/programmierung/ 87-programmierung/294-postausgang-leeren.html Textdatei mit Code: http://www.planet-outlook.de/download_center_lite/index.php? postausgang.txt Anleitung: gemäß der Anleitung in Kapitel 8, Abschnitt 8.1, „Vorbereitungen“.

337

Stichwortverzeichnis A

D

Abwesenheits-Assistent 163 Active Sync 54 Add-In Sicherung für Persönliche Ordner 271 Aktenkoffer 126 Animierte Grafiken werden nicht angezeigt 216 ANSI 215 Ansichten 25 Ordnerliste 25 Assistent zum Speichern eigener Einstellungen 229 Attachment öffnet sich nicht Excel-Datei 222 Automatische Updates 16 deaktivieren 18 Windows Vista 19 Windows XP 18 Hotfixes 16 Patches 16 Service Packs 16 Autovervollständigung 294

Datensicherung 228 Abwärtskompatibel konvertieren 268 Add-In Sicherung für Persönliche Ordner 271 Assistent zur Einstellungssicherung 229 Backup-Programme 271 Der Austausch 236 Der Umtausch 231 Detailtabelle 240 Add-Ins 253 Autovervollständigung 265 Benutzerdefinierte Ansichten 252 Benutzerdefinierte Felder 248 Benutzerdefinierte Formulare 264 Benutzerdefinierte Kategorien 247 Briefpapier 260 Business Contact Manager 266 Druckeinstellungen 254 E-Mail-Konten 245 Filter 263 Junk-E-Mail 243 Makros & VBA-Projekte 259 Navigationsleiste & Verknüpfungen 255 Optionseinstellungen 252 Outlook-Leiste inkl. Verknüpfungen 262 Persönlicher Ordner 241 Persönliches Adressbuch 264 Regeln 244 RSS-Feeds 258 Signaturen 257 Symbolleisten 242 Übermittlungseinstellungen 256 Vorlagen 261 Wörterbuch 261

B Besprechungsanfragen automatisch akzeptieren 202

C Cache-Modus 154 Classic Menu for Office 312

339


Die Auswechselung 230 Externe Tools 229 Import-/Export-Assistent 229 Kontaktverknüpfungen 255 Kopieren des Installationsverzeichnisses 229 Speichertabelle 238 Teilbackup 271 Überschreiben 229 Übertrag zwischen verschiedenen Versionen 267 Vollbackup 271 vollständiges Backup 230 Datensynchronisation 108 Aktenkoffer 126 Einrichtung 126 Google Calendar Sync 130 Google Calender Sync Einrichtung 130 Outlook-Connector Einrichtung 120 Syncing.net 108 Einrichtung 108 Teamkalender 132 Einrichtung 132 Windows Live FolderShare 138 Einrichtung 138 DirectPUSH 54 DisableExchange 316 DisableHTTP 316 DisableIMAP 316 DisableOtherTypes 316 DisablePOP3 316 DNS 148 Drucken Bereiche mit Outlook 2007 314 Dumpster 171 Grenzwerte festlegen 174

340

E E-Mail-Konten Einrichtung verhindern 316 E-Mails Anzeige erst nach Ordnerwechsel 181 Benachrichtigung 297 Outlook Mobile Service 297 Kategorien gehen beim Senden verloren 304 Weiterleitung klappt nicht 170 zusätzliche Zeilenumbrüche 209 emsabp32.dll 158 emsmdb32.dll 158 emsui32.dll 158 Erinnerungen 212 OlFix Outlook Tweak 212 Exchange Server 145 Abwesenheits-Assistent 163 Befehl steht nicht zur Verfügung 164 Client-Vorgang fehlgeschlagen 167 Fehlermeldungen 164 Menüeintrag fehlt 165 zurücksetzen 163 Administration 315 Kontenerstellung verhindern 316 Analysetools Exchange Best Practices Analyzer 150 Betriebsarten (Client) 154 Cache-Modus 154 Offline-Datei 154 Automatische Synchronisation 157 Manuelle Synchronisation 157 Neuerstellung 158 Synchronisation wiederherstellen 156 Postfach aufräumen 163 E-Mails verschwinden 160 Quota konfigurieren 162 zu klein? 161


Problemlösungen 146 ... nicht erreichbar 146 ... verliert an Performance 152 DNS 148 FQDN 148 Hardwaretreiber 153 Kabel und Verbindungen 153 MTU 153 Namensauflösung 148 Netzwerkverbindung 147 Protokollbindung 149 Rechnername 148 Router 153 Switch 153 TCP/IP 152 Server-Papierkorb 171 Troubleshooting-Tools Troubleshooting Assistant 150 Übermittlungsordner 315 Unterstützungsdateien Beschädigungen reparieren 158 Verbindungsstatus prüfen 153 Exchange-Datenbank 147

Firmware-Updates 153 Formulare Signaturen verhindern 318 werden nicht geladen 212 Freigabe von Ordnern Anbietercheck 1&1 Ordnerfreigabe 52 Fully Qualified Domain Name 148

F

Hinweisdialoge reaktivieren 280 Hosted Exchange 35 Anbietercheck 1&1 37 Anbieterfazit 59 Einrichtung 37 Gemeinsame Nutzung 51 Öffentliche Ordner 51 Outlook Web Access 51 Outlook-Integration 38 Outlook-Konfigurator 58 Arvato Systems von Bertelsmann Anbieterfazit 82 Einrichtung 70 Outlook-Integration 71

FaxPrefixer 221 Fehlerbilder Geistermails 197 Rechtschreibprüfung funktioniert nicht 17 Fehlermeldungen beim Outlook-Start 185 Outlook-Start verlangsamt sich extrem 185 Formulare werden nicht geladen 212 System kann Datei nicht finden 222 Fehlerprävention 16 Feiertage sind verschwunden 207

G Gelöschte Objekte wiederherstellen 172 Globales Adressbuch 82 Google Calendar Sync 130 Google Desktop Search 206 Gruppenrichtlinien für lokalen Computer 290 für Netzwerkumgebung 286 mit Outlook 286 Vorlagen 286

H

341


Quality Hosting 59, 70 Anbieterfazit 70 Einrichtung 59 Outlook-Integration 60 Skyfillers 82 Anbieterfazit 89 Einrichtung 82 Outlook-Integration 83 Webmaxx 89 Einrichtung 89 Outlook-Integration 90 Anbieterüberblick 95 Fehlermeldungen 41 Outlook-Einzelplatzinstallation 69 Systemvoraussetzungen 37 Hosted Service Gesamtcheck 104 Anschaffungskosten 104 Backup 105 Betriebskosten 104 Sicherheit 106 Technische Unterstützung 105 Workflow-Kompatibilität 105 Hotmail 120 Hyperlinks sind blockiert 208

I IMAP 268 Fehler bei Kontoerstellung 214 Gelöscht-Markierungen ausblenden 302 Import/Export Menüeintrag fehlt 218 InfoStore 100 ipconfig 147 iPhone Termine falsch dargestellt 205 iTunes 205

342

J Junk-E-Mail filtert nicht mehr 187

K Kalender 313 Datumsnavigator Wochennummern 313

L Lookeen 190

M Mailbox statt Postfach 169 MailXchange 97 Einrichtung 98 Grundlagen 97 Makros 319 aus der Symbolleiste aufrufen 324 Betreff-Erinnerung 336 Datum in Betreff einfügen 336 Digitales Zertifikat 321 in Outlook einfügen 322 eingebettete Grafik speichern 329 geänderte Nachricht sofort löschen 332 IMAP-Mails automatisch löschen 335 Nachverfolgung per Mausklick 334 Ordnerinhalte löschen 330 Ordnerpfad ermitteln 334 Ordnerstruktur aufklappen 333 Postausgang leeren 337 Serienbrief mit Anhang 332 Vorbereitungen 320 Warnungen umgehen 320 MFCMapi 179 Mobile Anbindung Anbietercheck 1&1 Mobile Anbindung 54


Mobile Synchronisation Unterordner 306 XTNDConnect 306 msg-Dateien lassen sich nicht öffnen 206 MSGToPST 198 MSN 120 MTU 153

N Namensauflösung 148 NewPSTFormat 215

O Öffentliche Ordner 51 Office Office-Diagnose 29 Ausführen 31 Diagnosebereiche 30 Spracheinstellungen 169 Office Resource Kit 275 Offline-Datei 154 OLAutoPW 200 OLKeeper 305 OLXSendAs 179 Open Source 97 Ordnerberechtigung Senden im Auftrag 179 Ordnerberechtigungen 174 Auf einzelne Ordner zugreifen 176 Auf Postfach zugreifen 178 Einzelne Ordner freigeben 175 OLXSendAs 179 Postfach freigeben 176 Vererbung auf Unterordner 176 Ordnerliste 167 in Englisch 167 verschwunden 185 outbak.dll 271

Outlook individualisieren & anpassen 331 ist langsam 188 Add-Ins 189 Auswechselung der Datendatei 188 extend.dat 188 Flashspeicher 189 frmcache.dat 188 Neues Outlook-Profil 189 Ordnergröße 189 outcmd.dat 188 Performance Patch 188 Windows Desktop Search 190 Windows Sidebar 189 versehentliches Schließen verhindern 305 OLKeeper 305 Outlook 2007 Absturz nach Upgrade 216 Farbschema ändern 302 klassisches Design erstellen 312 Outlook Adressbuch Kontakte-Ordner fehlt 220 Outlook im Team Hosted Exchange 36 Outlook Mobile Service 297 Offizielle Anbieter 297 SMSOfficer 297 Automatische Anmeldung 297 Manuelle Konfiguration 299 Mobile Benachrichtigungen 301 Mobilfunkanbieter 300 SMS-Versand 300 Outlook Set Folder Language 168 Outlook Web Access 51 Outlook-Adressbuch Doppelte Einträge 221 Zugriffssicherheit 226 Outlook-Connector 120 Outlook-Konnektor 99

343


Outlook-Objekt-Modell 227 Outlook-Profil umbenennen 304 Outlook-Version 22 Zuordnung 24

P Paragraph-Tag 210 Passwort wird nicht gespeichert OLAutoPW 200 unter Windows Vista 199 Peer-to-Peer-Netzwerk 108 Persönlicher Ordner Abwärtskompatibel konvertieren 268 ANSI 267 Datendateityp ermitteln 267 in msg-Datei umwandeln 199 komprimieren 231 ohne Outlook verwalten 197 schnelle Größenreduzierung 231 Schneller Austausch 231 ping-Befehl 148 Postfach-Regeln Beschädigungen entfernen 179 Postfachregeln 179 Problemglosse 184 Protokollbindung 149 PSTWalker 197

R Regeln 179 funktionieren nicht 210 keine weitere anwenden 210 Remote Procedure Call 149 resetfoldernames 168 Resiliency 164 Ressourcen-Postfächer 103

344

S Schriftart einkommender Mails ändern 309 setLang.exe 169 Sharepoint-Server 82 Sicherheit 16 Benutzerkontensteuerung 16 Systemdateienschutz 16 Signaturen Erstellung 272 Exchange Server 275 in benutzerdefinierten Formularen 318 Juristisches 275 lokal deaktivieren 275 über 272 Zusatztools OLXCorporate 280 Social Networking 196 Suchen 26 Lookeen 192 Sucheinstellungen 26 Windows Vista 28 Windows XP 26 Synchronisation 108 Syncing.net 108 Systemgebietsschema 218

T Tastenkombination für E-Mail-Versand deaktivieren 307 TCP/IP 152 zurücksetzen 152 Teamkalender (Outlook 2007) 132

U Übermittlungsordner 269 über Small Business Server 315 Übermittlungsort ändern 160


Übermittlungsprobleme Passwort wird nicht gespeichert 199 UNICODE 215 Unterstützungsdateien 158 Upstream 105

V Versionen Ermittlung 22 Vorbereitungen Ermittlung der Version 22 Registrierung 23 Hauptbereiche 23 Sucheinstellungen 26

W Windows Desktop Search Neue Version 191 Windows Live FolderShare 138 Windows Live ID 120 Windows Mobile 54 Windows-Sicherheitswarnung deaktivieren 19

X Xobni 190 Funktionen 195 XTNDConnect 306

Z Zeilenumbrüche 209 Zeitüberschreitung 148 Zip-Dateien werden nicht angezeigt 204

345

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