Outlook 2003
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Outlook 2003 Mails, Termine und Adressen voll im Griff! E VA K O L B E R G
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Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar.
Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung der Texte und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Software-Bezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.
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06 05 04
ISBN 3-8272-6581-9 © 2004 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Coverkonzeption: independent Medien-Design, Widenmayerstraße 16, 80538 München Coverlayout: adesso 21, Thomas Arlt, München Titelfoto: ifa Bilderteam Lektorat: Jürgen Bergmoser,
[email protected] Herstellung: Monika Weiher,
[email protected] Korrektorat: Marita Böhm, München Satz: Conrad Neumann, München Druck: Kösel, Kempten (www.KoeselBuch.de) Printed in Germany
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Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis Liebe Leserin, lieber Leser!
Die Tastatur
11
12
Schreibmaschinen-Tastenblock ...................... 13 Sondertasten, Funktionstasten, Kontrollleuchten, Zahlenblock....................... 14 Navigationstasten .......................................... 15
Die Maus
16
»Klicken Sie …« ............................................ 16 »Doppelklicken Sie …« ................................. 17 »Ziehen Sie …« ............................................. 17
1
Die Grundlagen von Outlook 2003
18
Outlook starten.............................................. 20 Outlook Heute............................................... 23 Die Outlook-Programmbereiche .................... 25 Die Programmsteuerung ................................ 29 Die Hilfe zu Outlook ..................................... 35 Die Möglichkeiten zur Anpassung ................. 38 Outlook beenden........................................... 40 Erfolgskontrolle.............................................. 41
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2
E-Mail-Konten einrichten
42
Was sind E-Mail-Konten? ............................... 44 Ein POP3-Konto einrichten ............................ 46 Ein HTTP-Konto einrichten ............................ 52 Einige Optionen zu den E-Mail-Konten .......... 54 Erfolgskontrolle.............................................. 57
3
E-Mails schreiben und versenden
58
Der Bereich E-Mail ........................................ 60 Das Formular zur Eingabe anzeigen............... 61 Das Nachrichtenformat wählen ..................... 62 Der Empfänger und die Betreffzeile ............... 64 Den Text der Nachricht eingeben................... 68 Die Nachricht versenden ............................... 72 Anlagen zur Nachricht hinzufügen ................ 77 Einige Optionen zum Schreiben und Senden von E-Mails ....................................... 79 Erfolgskontrolle.............................................. 83
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E-Mails empfangen und beantworten E-Mails empfangen ........................................ 86 Die Nachrichten anzeigen ............................. 88 Beigefügte Anlagen öffnen ............................. 92 Eine Nachricht beantworten........................... 93 Eine Nachricht weiterleiten............................ 95 Einige Optionen zum Empfangen und Beantworten von E-Mails ............................... 97 Erfolgskontrolle.............................................. 99
6
84
Inhaltsverzeichnis
5
E-Mails organisieren
100
Mit Entwürfen arbeiten ................................ 102 Nachrichten löschen.................................... 105 Nachrichten organisieren............................. 110 Junk-E-Mails behandeln ............................... 112 Einige Optionen zum Organisieren von E-Mails.................................................. 118 Erfolgskontrolle............................................ 121
6
Termine im Kalender überwachen
122
Der Bereich Kalender .................................. 124 Einen Termin eingeben................................. 126 Ganztägige Termine ..................................... 130 Wiederkehrende Termine ............................. 131 Ansichten .................................................... 136 Mit Terminen arbeiten.................................. 139 An Termine erinnern .................................... 142 Einige Optionen für den Kalender................ 144 Erfolgskontrolle............................................ 147
7
Namen und Adressen in den Kontakten verwalten
148
Der Bereich Kontakte................................... 150 Einen Kontakt eingeben ............................... 151 Ansichten kennen lernen ............................. 161 Kontakte benutzen ....................................... 165 Verteilerlisten............................................... 168 Einige Optionen zu den Kontakten............... 172 Erfolgskontrolle............................................ 175
7
8
Aufgaben organisieren
176
Der Bereich Aufgaben.................................. 178 Eine Aufgabe anlegen .................................. 179 Details festlegen .......................................... 180 Eine wiederkehrende Aufgabe anlegen ........ 184 Mit Aufgaben arbeiten ................................. 188 Einige Optionen für Aufgaben...................... 196 Erfolgskontrolle............................................ 199
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Mit Notizen arbeiten
200
Der Bereich Notizen.................................... 202 Notizen eingeben ........................................ 203 Mit Notizen arbeiten.................................... 205 Notizen gruppieren...................................... 210 Notizen versenden....................................... 216 Einige Optionen für Notizen ........................ 217 Erfolgskontrolle............................................ 219
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Nützliche Hilfsmittel
220
Suchen nach Elementen............................... 222 Drucken von Informationen ......................... 227 Archivieren .................................................. 235 Einige Optionen zum Archivieren ................ 239 Erfolgskontrolle............................................ 243
8
Inhaltsverzeichnis
Installationen
244
Eine Verbindung zum Internet einrichten ..... 245 Outlook installieren ..................................... 254
Kleine Pannenhilfe
262
Datenübernahme aus anderen E-Mail-Programmen..................................... 263 Probleme beim Versenden von Nachrichten .. 266 Probleme beim Empfang von Nachrichten ... 275 Probleme mit Anlagen ................................. 281 Die Telefonkosten werden zu hoch .............. 283 Probleme bei Verteilerlisten ......................... 285
Lexikon
287
Liebe Leserin, lieber Leser!
300
Stichwortverzeichnis
301
9
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Liebe Leserin, lieber Leser! Bewusst einfach und für jeden verständlich, wie auch der Lerninhalt des Buches, gestalte ich das Vorwort, um schon vorab erkenntlich zu machen, dass aller Anfang zwar schwer sein kann, aber nicht schwer sein muss. Wenn Sie, wie mein Mann und ich, gerade aus einem sehr schönen Urlaub zurückgekehrt sind, haben Sie zunächst ein wenig zu erledigen, damit der Laden daheim wieder einwandfrei läuft. Das wäre unter anderem Wäsche waschen, Pflanzen gießen, die Post durchschauen, die Nachbarn grüßen, Rechnungen bezahlen und – je nach Haushalt und Business – ein paar Dinge mehr. Sobald das Gröbste erledigt und noch etwas Freizeit vorhanden ist, wird überlegt, was man als Nächstes tun könnte, um Freizeit und das Berufsleben daheim etwas komfortabler zu organisieren. So kommen wir auch schon zum eigentlichen Thema dieses Buches: Kommunikation und Organisation, möglichst einfach, das ist die Devise. Denn auch wenn sich die momentan aktuellen Programme zu wahren Datenmolochen entwickelt haben, ist es durchaus möglich, auf relativ unkompliziertem und für jedermann verständlichem Weg die Vorgänge zu beschreiben, die dazu notwendig sind, um mit dem Programm Outlook 2003 zu arbeiten. Sie werden hiermit in 10 Kapiteln durch die wichtigsten Funktionen des Programms Outlook 2003 geführt. Auf jeden Fall werden Sie unter Anleitung dieses Buches in der Lage sein, via E-Mail zu kommunizieren, Ihre Termine und Aufgaben zu organisieren, und darüber hinaus vielleicht einen Anreiz verspüren, sich weiter mit den doch recht vielfältigen Funktionen des Programms zu beschäftigen. Falls Sie das Programm noch nicht auf Ihrem Rechner installiert haben sollten, können Ihnen die Informationen im Anhang zu diesem Buch einige Hilfen dazu bieten. Das Glossar erklärt Ihnen die wichtigsten Begriffe aus Outlook und seine Anwendungsbereiche. Bei Problemen finden Sie schnelle Lösungen ebenfalls im Anhang. Einen guten Einstieg und viel Erfolg beim Lernen wünschen Ihnen die Autorin und der Verlag! Eva Kolberg
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Die Tastatur
Auf den folgenden drei Seiten sehen Sie, wie Ihre Computertastatur aufgebaut ist. Damit es für Sie übersichtlich ist, werden Ihnen immer nur bestimmte Tastenblöcke auf einmal vorgestellt. Ein großer Teil der Computertasten funktioniert wie bei der Schreibmaschine. Es gibt aber noch einige zusätzliche Tasten, die auf Besonderheiten der Computerarbeit zugeschnitten sind. Sehen Sie selbst …
Feststelltaste
Tabulatortaste
•
•
•
Umschalttaste •
Umschalttaste
•
Leertaste
Rücktaste
Diese Tasten bedienen Sie genauso wie bei der Schreibmaschine. Mit der Eingabetaste schicken Sie außerdem Befehle an den Computer ab.
Schreibmaschinen-Tastenblock
• Eingabetaste
Die Tastatur
•
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Escape-Taste
• • •
•
•
•
Kontextmenü
Entfernentaste
•
Windows-Startmenü
•
Strg-Taste
•
AltGr-Taste
Kontrollleuchten
Zahlenblock
Unterbrechentaste •
Alt-Taste
Drucktaste
•
Strg-Taste
Funktionstasten
Sondertasten und Funktionstasten werden für besondere Aufgaben bei der Computerbedienung eingesetzt. S-, Â- und G-Taste meist in Kombination mit anderen Tasten. Mit der È-Taste können Sie Befehle abbrechen, mit Einfügen und Entfernen u.a. Text einfügen oder löschen. Einfügetaste
Sondertasten, Funktionstasten, Kontrollleuchten, Zahlenblock
• •
•
•
Zeilenanfangstaste
Mit diesen Tasten bewegen Sie sich auf dem Bildschirm.
Navigationstasten
Rollen
Bild auf
Bild ab
• • Cursor-Tasten
•
•
•
• Zeilenende-Taste
Die Tastatur
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Die Maus »Klicken Sie …« heißt: einmal kurz auf eine Taste drücken.
Mit der linken Maustaste klicken …
Mit der rechten Maustaste klicken …
Die Maus
»Doppelklicken Sie …« heißt: die linke Taste zweimal schnell hintereinander ganz kurz drücken.
Doppelklicken
»Ziehen Sie …« heißt: auf bestimmte Bildschirmelemente mit der linken Maustaste klicken, die Taste gedrückt halten, die Maus bewegen und dabei das Element auf eine andere Position ziehen. Ziehen
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Kapitel 1
Die Grundlagen von Outlook 2003
Ein Computerprogramm zu bedienen ähnelt dem Sprechen einer neuen Sprache. Dabei ist es die beste Methode, sich gleich zu Beginn nicht zu viel Gedanken zu machen, sondern einfach vorerst das Buch anzuschauen und dann – ganz stur – die ersten und dann die wahlweise für Sie in Frage kommenden Lektionen am Computer durchzuarbeiten. Das nötige Erfolgserlebnis kommt dann ganz von selbst. Falls Sie noch nicht die Hemmschwelle, einen Computer einzuschalten und damit zu spielen, überwunden haben, keine Angst: Das, was Sie hier tun müssen, ist nicht gefährlich und macht auch nichts kaputt. In diesem Kapitel lesen Sie – wenn Sie möchten – etwas über Outlook und den eigentlichen Zweck des Programms. Danach starten Sie die Anwendung, schauen sich ein wenig auf der Programmoberfläche am Bildschirm um, führen ein paar einfache Aufgaben durch und beenden dann die ganze Angelegenheit.
Ihr Erfolgsbarometer
Das lernen Sie neu: Outlook starten
20
Outlook Heute
23
Die Outlook-Programmbereiche
25
Die Programmsteuerung
29
Die Hilfe zu Outlook
35
Die Möglichkeiten zur Anpassung
38
Outlook beenden
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Achtung! In diesem und den folgenden Kapiteln dieses Buches wird davon ausgegangen, dass Outlook 2003 – oder das Programmpaket Office 2003, zu dem auch Outlook gehört – auf Ihrem Computer richtig installiert und aktiviert wurde und dass auch eine funktionierende Internetverbindung bereits eingerichtet worden ist. Im Anhang zu diesem Buch finden Sie die dafür notwendigen Hinweise.
Outlook starten Auf klassische Weise starten Sie Outlook – wie auch alle anderen Anwendungsprogramme – über das Startmenü von Windows:
1
Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste, um das Startmenü zu öffnen. Diese Schaltfläche finden Sie in der linken unteren Ecke des Bildschirms.
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Das Startmenü von Windows wird angezeigt. Klicken Sie dort auf Alle Programme, um die Liste der auf dem System installierten Programme anzuzeigen. Alle Programme finden Sie unten links im Menü.
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Outlook starten
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Führen Sie dann den Mauszeiger in dieser Liste auf den Eintrag Microsoft Office und klicken Sie diesen mit der linken Maustaste an. Daraufhin wird ein so genanntes Untermenü eingeblendet, in dem die auf Ihrem Rechner installierten Programme des Pakets Microsoft Office angezeigt werden. Suchen Sie in dieser Liste den Eintrag Microsoft Outlook und klicken Sie darauf, um das Programm zu starten.
Tipp Es kann sein, dass bei der Installation eine so genannte Verknüpfung zu Outlook auf dem Bildschirm von Microsoft Windows abgelegt wurde. Diese Verknüpfung erkennen Sie an einem kleinen Symbol mit der Unterschrift Outlook. Dann gibt es eine einfachere Methode zum Starten des Programms: Führen Sie den Mauszeiger auf dieses Symbol und doppelklicken Sie mit der linken Maustaste.
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4
Wenn Sie das Programm gerade installiert hatten und jetzt zum ersten Mal starten, meldet sich automatisch ein Assistent – das ist ein kleines Programm, das Ihnen beim Einrichten des Programms hilft – mit dem Namen Outlook 2003Start. Führen Sie den Mauszeiger auf die Schaltfläche Abbrechen und klicken Sie mit der linken Maustaste. Tipp Beim späteren Starten meldet sich dieser Assistent nicht mehr. Das ist kein Problem – im folgenden Kapitel werden Sie die Aufgaben dieses Assistenten noch nachvollziehen können.
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Anschließend wird standardmäßig die Programmoberfläche von Outlook angezeigt. Wenn Sie keine Änderungen an den Einstellungen des Programms vornehmen, wird sich Outlook 2003 in Zukunft nach jedem Starten mit dieser Oberfläche präsentieren. Eventuell können sich geringfügige Unterschiede ergeben, sodass die Bildschirmdarstellung im Buch etwas abweicht, aber Sie sollten das Programm auf jeden Fall wiedererkennen.
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Outlook Heute
■ Im oberen Bereich des Bildschirms werden unterhalb der Titelleiste die Menüleiste und darunter die Standard-Symbolleiste angezeigt. Diese dienen zur Steuerung des Programms. Keine Sorge, wenn Ihnen diese Begriffe noch unbekannt sein sollten. Weiter unten in diesem Kapitel wird noch intensiv darauf eingegangen. ■ Darunter finden Sie zwei durch Rahmen abgegrenzte Bereiche. Der rechte davon wird als Hauptfenster bezeichnet. Hier werden die wichtigsten Daten angezeigt. Der linke nennt sich Navigationsbereich und dient dazu, Ihnen den Wechsel zwischen verschiedenen Programmbereichen zu ermöglichen. Tipp Gegebenenfalls werden Sie beim ersten Starten eines Office-Programms – also Outlook, Excel, Word usw. – nach der Installation auch aufgefordert, Ihre Office- oder spezielle Programmversion zu aktivieren. Wie man dabei vorgeht, wird im Kapitel Installationen beschrieben.
Outlook Heute Bevor Sie sich in den Details der Programmsteuerung verlieren, sollten Sie sich erst einmal einen Überblick über den Hauptbereich und die Aufgabe der Leiste am linken Rand verschaffen. Das, was nach dem Starten von Outlook standardmäßig im Hauptbereich des Bildschirms erscheint, wird als Persönlicher Ordner – Outlook Heute – oder kurz als Outlook Heute – bezeichnet. Das erkennen Sie auch an der Beschriftung in der Titelleiste. Am Seitenkopf wird immer das aktuelle Tagesdatum eingeblendet. Darunter befinden sich drei Spalten mit den Überschriften Kalender, Aufgaben und Nachrichten, die vorerst teilweise noch leer angezeigt sind, sich aber sicherlich im Laufe der Arbeit mit Outlook füllen werden.
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Outlook Heute dient als eine Art Überblick über die anstehenden Termine und Aufgaben und zeigt auch die Anzahl der empfangenen und noch nicht verschickten E-Mail-Nachrichten an. Wie das später funktionieren wird, können Sie aber jetzt schon einmal testen.
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Unter der Überschrift Nachrichten finden Sie neben der Bezeichnung Posteingang eine fett gesetzte 1. Daran erkennen Sie, dass – obwohl Sie wahrscheinlich noch keine Verbindung zum Internet aufgebaut hatten – schon eine Nachricht abgelegt worden ist. Dabei handelt es sich um einen Willkommensgruß von Microsoft.
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Führen Sie den Mauszeiger, der dabei die Form einer Hand annimmt, auf den Eintrag Posteingang, der daraufhin unterstrichen dargestellt wird, und klicken Sie dann mit der linken Maustaste, um den Inhalt der Nachricht anzuzeigen.
Damit bewirken Sie, dass der Posteingang angezeigt wird, was Sie auch an der neuen Überschrift erkennen können. Das Hauptfenster, in dem vorher Outlook Heute angezeigt wurde, ist jetzt in zwei Bereiche aufgeteilt. Im linken Bereich stehen der Adressat und der Inhalt der Betreffzeile der E-Mail. Im rechten Bereich wird die eigentliche Nachricht angezeigt.
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Die Outlook-Programmbereiche
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Um die noch nicht angezeigten unteren Bereiche der Nachricht lesen zu können, benutzen Sie die Bildlaufleiste am rechten Rand des rechten Fensters. Klicken Sie beispielsweise mit der Maus in den längeren grauen Bereich.
Die Outlook-Programmbereiche Zur Abwicklung von unterschiedlichen Aufgaben – wie das Schreiben, Versenden und Empfangen von E-Mails, die Verwaltung von Terminen im Kalender, die Organisation von Aufgaben usw. – stellt Outlook verschiedene Programmbereiche zur Verfügung. ■ Über die Nachrichtenfunktionen im Bereich E-Mail können Sie Ihre Nachrichten verfassen, versenden, empfangen, beantworten oder weiterleiten. ■ Die Funktionen im Kalender dienen zum Verwalten Ihrer Termine in übersichtlicher Form. Sich wiederholende Termine können einfach durch Eingabe eines Startdatums und eines Wiederholungsmusters eingegeben werden. Die Erinnerungsfunktion macht Sie rechtzeitig auf anstehende Termine aufmerksam. ■ Mit den Adressfunktionen im Bereich Kontakte können Sie die Daten Ihrer persönlichen und geschäftlichen Ansprechpartner organisieren und stetig aktualisieren.
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■ Über die Aufgaben können Sie sowohl einfache Listen für persönliche und geschäftliche Aufgaben, aber auch komplette Projekte verwalten – beispielsweise Aufgaben delegieren und den Status der Bearbeitung überwachen. ■ Mit der Notizen-Funktion steht Ihnen ein elektronischer Notizblock zur Verfügung, in dem Sie Notizen zu Fragen, Ideen, Anweisungen oder Sonstiges eingeben können. Tipp Outlook verfügt zusätzlich noch über einen mit Journal bezeichneten Programmbereich. Darüber können Sie Ihre Arbeit am Computer – beispielsweise Ihre Kommunikationstätigkeiten mit bestimmten Kontakten und Aktivitäten in anderen installierten Office-Programmen – wie in einem Logbuch dokumentieren lassen.
Der Navigationsbereich Der Navigationsbereich, den Sie im linken Bereich des Bildschirms finden, ermöglicht Ihnen, zwischen den einzelnen Programmbereichen – also beispielsweise zwischen E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben usw. – zu navigieren. Im unteren Teil dieses Bereichs finden Sie Schaltflächen, über die Sie zu den wichtigsten Bausteinen von Outlook wechseln können.
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Wie der Bildschirm zwischen Hauptbereich und Navigationsbereich aufgeteilt wird, können Sie regeln. Setzen Sie dazu den Mauszeiger so auf die Trennlinie zwischen den beiden Bereichen, dass er als Doppelpfeil angezeigt wird. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Trennlinie über die Maus in die gewünschte Richtung.
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Die Outlook-Programmbereiche
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Der Mauszeiger erhält die Form einer Hand, sobald Sie ihn in den Bereich verschieben. Wenn Sie beispielsweise den Kalender anzeigen wollen, bewegen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag Kalender und klicken mit der linken Maustaste.
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Je nachdem, was Sie gerade angeklickt haben, wechselt die Anzeige im Hauptfenster von Outlook rechts daneben. Haben Sie beispielsweise auf Kalender geklickt, wird das Kalenderfenster angezeigt. Dieses ist standardmäßig in zwei Bereiche aufgeteilt. Im linken Bereich sehen Sie den so genannten Datumsnavigator, in dem das aktuelle Tagesdatum markiert ist. Im rechten Bereich ist das Kalenderblatt zum markierten Tagesdatum abgebildet. Tipp Wie man mit dem Kalender arbeitet, wird im Detail in Kapitel 6 beschrieben.
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Die Ordnerliste Nur der Vollständigkeit halber sollten Sie eines noch wissen: Die in den einzelnen Programmbereichen von Ihnen eingegebenen oder über das Netzwerk empfangenen Daten werden in so genannten Outlook-Ordnern abgelegt.
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Sie können die Liste der Outlook-Ordner anzeigen lassen, indem Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Ordnerliste klicken.
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Im oberen Bereich der jetzt mit Ordnerliste bezeichneten Spalte werden dann die einzelnen Ordner angezeigt. Wenn sich Elemente in diesen Ordnern befinden, werden die Namen der Ordner in fetter Schrift dargestellt. Zusätzlich wird die Anzahl der darin abgelegten Elemente angegeben.
Tipp Wenn Sie sich in Outlook etwas orientiert und quasi zu Hause fühlen, können Sie über diesen Bereich auch weitere Ordner erstellen, beispielsweise einen für berufliche und einen für private Kontakte. Markieren Sie dazu in der Ordnerliste den Ordner Kontakte, klicken mit der rechten Maustaste auf den markierten Eintrag und wählen im Kontextmenü den Eintrag Neuer Ordner. Im Dialogfeld Neuen Ordner erstellen geben Sie im entsprechenden Feld den Namen – zum Beispiel Privat – für den neuen Ordner ein und bestätigen Ihre Eingabe mit OK. Der neue Ordner wird als Unterordner zu den Kontakten hinzugefügt, was Sie an dem Pluszeichen vor dem Ordner Kontakte erkennen können.
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Die Programmsteuerung
Die Programmsteuerung Falls Sie noch nie mit einem Programm des Pakets Microsoft Office – also beispielsweise Excel oder Word – gearbeitet haben, sollten Sie sich auch mit den wesentlichsten Grundbegriffen zur Steuerung eines solchen Programms beschäftigen. Die Techniken entsprechen zum Teil denen bei anderen Programmen im Paket Microsoft Office der aktuellen Version und ähneln denen anderer Windows-Anwendungen. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit diesen Programmen haben, liefern Ihnen die nachfolgenden Seiten eine kurze Zusammenfassung der wesentlichsten Punkte.
Menüs der Menüleiste Über die Menüleiste können Sie die wichtigsten Befehle zu Steuerung des Programms aufrufen.
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Die Menüleiste selbst beinhaltet die Namen der Menüs, in denen die Befehle zur Steuerung zusammengefasst sind. Die einzelnen Befehle sind dort nach ihrer Funktion sortiert: Im Menü Ansicht finden Sie beispielsweise Befehle, die etwas mit der Darstellung auf dem Bildschirm zu tun haben.
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Sie klappen ein Menü auf, indem Sie den Mauszeiger auf den Namen eines Menüs in der Menüleiste bewegen und diesen einmal mit der linken Maustaste anklicken. Versuchen Sie das einmal mit dem Menü Wechseln zu.
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Microsoft Outlook verfügt über so genannte adaptive Menüs – auch SmartMenüs oder Persönliche Menüs genannt –, in denen zunächst nur die am häufigsten aufgerufenen Befehle angezeigt werden. Weitere Befehle können Sie in den Menüs anzeigen lassen, indem Sie nach dem Öffnen einige Zeit warten oder auf die doppelten Pfeilspitzen am unteren Rand des Menüs klicken.
Tipp Wenn Sie einen von den weniger häufig angewählten Befehlen aufrufen, wird dieser im Menü mit angezeigt. Im Verlauf der Arbeit werden die Menüs also automatisch personalisiert: Diejenigen Befehle, die Sie am häufigsten ansprechen, werden angezeigt, und die Befehle, die Sie geraume Zeit nicht benutzt haben, werden ausgeblendet.
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Das Aufklappen eines Menüs bewirkt noch gar nichts. Wichtig sind die Befehle, die in den Zeilen eines Menüs angezeigt werden – beispielsweise die einzelnen Zeilen im Menü Wechseln zu. Wenn Sie nach dem Aufklappen den Mauszeiger auf eine dieser Zeilen bewegen und mit der linken Maustaste anklicken, wird der Befehl ausgeführt. Beispielsweise blendet der Befehl Kalender im Menü Wechseln zu den Kalender wieder ein.
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Die Programmsteuerung
Tipp Wenn Sie sich die rechts im Menü Wechseln zu angezeigten Tastenkürzel merken können, verfügen Sie über eine zusätzliche Möglichkeit, um zwischen den Programmbereichen mit Hilfe der Tastatur zu wechseln. Durch Drücken von S+2 wechseln Sie beispielsweise zum Kalender.
Nach einem Wechsel wird im Hauptfenster des Bildschirms der gewählte Bereich angezeigt.
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Einige Befehle haben die Funktion eines Umschalters. Ein erster Klick darauf schaltet eine bestimmte Funktion ein, ein zweiter Aufruf schaltet sie wieder aus. Beispielsweise können Sie mit dem Befehl Navigationsbereich im Menü Ansicht diesen Bereich vom Bildschirm verschwinden lassen. Eine nochmalige Wahl dieses Befehls blendet den Navigationsbereich wieder ein.
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Wenn Sie sich nach dem Aufklappen eines Menüs dazu entscheiden, doch keinen Befehl dort auszuwählen, können Sie es durch einen Klick auf eine freie Stelle des Bildschirms wieder schließen. Alternativ dazu können Sie auch einfach nur die E-Taste drücken.
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Kontextmenüs Für bestimmte Teile des Bildschirms können Sie so genannte Kontextmenüs anzeigen lassen, in denen die wichtigsten Befehle zu diesem Programmelement zusammengefasst sind. Sie zeigen ein Kontextmenü an, indem Sie den Mauszeiger auf eine bestimmte Stelle auf der Arbeitsfläche setzen und mit der rechten Maustaste klicken.
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Klicken Sie beispielsweise mit der rechten Maustaste im Navigationsbereich auf die Schaltfläche E-Mail. Das Kontextmenü zeigt einige objektspezifische Befehle und Optionen dazu an.
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Auch ein solches Kontextmenü können Sie wieder ausblenden, indem Sie den Mauszeiger auf eine leere Stelle auf dem Bildschirm führen und diesmal mit der linken Maustaste klicken.
Symbolleisten Unterhalb der Menüleiste werden mehrere Symbolleisten angezeigt. Outlook verfügt über eine Anzahl von Symbolleisten, von denen aber mindestens zwei – die Standard-Symbolleiste und die Erweitert-Symbolleiste immer angezeigt werden. Die Schaltflächen in einer Symbolleiste dienen dazu, häufig verwendete Befehle direkt durch Anklicken mit der linken Maustaste ausführen zu können, ohne vorher ein Menü aufklappen zu müssen.
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Die Programmsteuerung
1
Die Bedeutung einer Schaltfläche in einer Symbolleiste erfahren Sie, wenn Sie den Mauszeiger darauf setzen und kurze Zeit warten. Der Name wird dann in einer QuickInfo angezeigt. Bewegen Sie beispielsweise den Mauszeiger auf die erste Schaltfläche in der Erweitert-Symbolleiste. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird Outlook Heute wieder angezeigt.
Tipp Sie können die Symbolleisten selbst über das Untermenü zum Befehl Symbolleisten im Menü Ansicht ein- und ausschalten.
2
Mit Hilfe der beiden Schaltflächen rechts daneben können Sie nach einem Wechsel zwischen den Programmbereichen wieder zum vorher angezeigten Bereich zurück- und wieder vorschalten.
Dialogfelder Drei Punkte hinter einem Menübefehl zeigen an, dass der Befehl nicht unmittelbar ausgeführt, sondern ein Dialogfeld angezeigt wird. Dialogfelder dienen dazu, verschiedene Gruppen von Einstellungen zu einem bestimmten Themenbereich vorzunehmen und diese dann gemeinsam zu bestätigen. In der Titelleiste finden Sie die Bezeichnung für das Dialogfeld. Darunter finden Sie häufig – je nach Umfang der möglichen Optionen – mehrere Felder mit Bezeichnungen, über die Sie durch Anklicken zu verschiedenen Seiten (Registerkarten) des Dialogfelds gelangen können. Nach Abschluss der Einstellungen in einem Dialogfeld müssen Sie diese entweder durch Anklicken der Schaltfläche mit der Beschriftung OK im Programm übernehmen oder durch einen Klick auf die Schaltflä-
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che Abbrechen ablehnen. Beim Ablehnen werden auch jene Änderungen verworfen, die Sie auf anderen Registerkarten dieses Dialogfelds vorgenommen haben.
1
Um ein solches Dialogfeld einmal kennen zu lernen, wählen Sie den Befehl Drucken im Menü Datei.
2
Das Dialogfeld Drucken wird angezeigt. In einem solchen Dialogfeld finden Sie verschiedene Möglichkeiten, um Programmoptionen einzustellen, beispielsweise Registerkarten, Kontrollkästchen, Optionsgruppen, Textfelder, Drehfelder, Listenfelder usw. Die Arbeit mit den unterschiedlichen Optionen wird Ihnen noch geläufig werden, während Sie mit diesem Buch arbeiten.
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Die Hilfe zu Outlook
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Dialogfelder werden meist in der Mitte des Bildschirms angezeigt. Wenn damit durch das Dialogfeld Elemente auf dem Bildschirm verdeckt werden, die Sie gern sehen möchten, können Sie es verschieben. Dazu führen Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste des Dialogfelds, drücken die linke Maustaste und ziehen das Dialogfeld bei gedrückt gehaltener Maustaste an eine andere Stelle auf dem Bildschirm.
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Das soll vorerst zum Thema Dialogfeld genügen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen werden sämtliche Änderungen, die Sie – auch auf anderen Registerkarten – in diesem Dialogfeld vorgenommen haben, verworfen und das Dialogfeld verschwindet vom Bildschirm.
Tipp Auch die Schaltfläche mit dem Kreuz in der rechten oberen Ecke dient zum Schließen des Dialogfelds. Die daneben stehende Schaltfläche mit dem Fragezeichen benutzen Sie, wenn Sie sich über die Funktion eines Elements in einem Dialogfeld nicht im Klaren sind.
Die Hilfe zu Outlook Outlook verfügt über ein Hilfesystem, das Sie benutzen können, wenn Sie einmal Probleme mit dem Programm haben.
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1
Wählen Sie den Befehl Microsoft Office Outlook-Hilfe im Menü ?.
2
Im rechten Bildschirmbereich wird ein weiteres Fenster eingeblendet, das den Zugang zu mehreren Hilfefunktionen ermöglicht.
3
Geben Sie im Feld Suchen nach Ihre Frage an das Hilfesystem ein und klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche mit dem grünen Pfeil.
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Die Hilfe zu Outlook
4
Das Hilfesystem sucht dann nach den entsprechenden Informationen und zeigt die Überschriften der Ergebnisse an. Wenn eine der Überschriften thematisch Ihrem Suchbegriff entspricht, klicken Sie darauf.
5
Anschließend wird zum gewählten Thema die eigentliche Hilfeseite angezeigt.
6
Um die Hilfeseite wieder zu schließen, klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Fensters.
7
Um die Hilfeinformationen wieder auszublenden, klicken Sie auf das SchließenFeld rechts in der Titelleiste.
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Die Möglichkeiten zur Anpassung Wie alle Microsoft-Programme verfügt auch Outlook über viele Möglichkeiten, um die Verhaltensweisen und Grundeinstellungen des Programms an Ihre persönlichen Wünsche anzupassen. Dabei geht es beispielsweise darum, mit welchem Bildschirm sich Outlook nach dem Einschalten meldet, welche Optionen zum Einstellen Ihnen generell zur Verfügung stehen, bis hin zu Fragen, die die Sicherheit Ihres Computers betreffen. Bei Outlook sind das so viele Optionen, dass selbst in diesem Programm erfahrene Benutzer sich manchmal darin verlieren. Wir werden deswegen gegen Ende aller nachfolgenden Kapitel diejenigen Möglichkeiten vorstellen, die für den gerade vorgestellten Bereich am wichtigsten sind. Achtung! Da Änderungen an diesen Einstellungen fast immer dazu führen, dass sich Outlook anders verhält, als in diesem Buch beschrieben, ändern Sie diese Optionen erst dann, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben. Klicken Sie später im Dialogfeld Optionen auch nur dann auf die Schaltfläche OK, wenn Sie absolut sicher sind, dass Sie eventuell vorgenommene Änderungen für das Programm übernehmen möchten.
Zu diesem Zeitpunkt soll es aber nur darum gehen, den Zugang zu diesen Optionen kennen zu lernen:
1
Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras, führen Sie den Mauszeiger auf Optionen und klicken Sie den Befehl mit der linken Maustaste an.
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Die Möglichkeiten zur Anpassung
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Sie öffnen damit das aus sechs Registerkarten bestehende Dialogfeld Optionen. Die erste Registerkarte mit der Bezeichnung Einstellungen dient dabei als eine Art Vorspann, über die Sie sowohl Einstellungen zum Bereich EMail als auch zu den anderen Funktionen des Programms – wie Kalender, Aufgaben, Kontakte usw. – regeln können.
3
Auf die Bedeutung der wichtigsten dieser Optionen werden wir in den nachfolgenden Kapiteln eingehen. Verlassen Sie darum jetzt das Dialogfeld Optionen, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
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Outlook beenden Jetzt haben Sie alle wichtigen Funktionen kennen gelernt, die Sie brauchen werden, um mit den folgenden Kapiteln dieses Buches zu Rande zu kommen. Sie müssen jetzt noch wissen, wie Sie Outlook beenden, um jederzeit die Arbeit unterbrechen zu können.
1
Wenn Sie gerade ein Dialogfeld geöffnet haben, müssen Sie dieses zuerst wieder ausblenden. Das tun Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
2
Sie beenden das Programm, indem Sie auf die rote Schaltfläche mit dem weißen X in der rechten Ecke der Titelleiste des Programms klicken. Falls Sie – wie in diesem Kapitel zwar noch nicht vorgesehen – einen Eintrag vorgenommen haben, wie zum Beispiel einen Kontakt eingegeben oder einen Termin festgelegt, keine Angst, es geht nichts verloren. Sämtliche Einträge werden vom Programm registriert und automatisch gespeichert. Es gehen keine Daten verloren. Falls doch einmal ein Speichern notwendig sein sollte, werden Sie darauf hingewiesen.
Tipp Sie können das Programm auch beenden, indem Sie den Befehl Beenden im Menü Datei wählen.
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Erfolgskontrolle
Erfolgskontrolle Im letzten Abschnitt jeden Kapitels finden Sie einen mit Erfolgskontrolle überschriebenen Abschnitt. Wenn Sie die hier genannten Fragen beantworten und kurze Aufgaben ohne Schwierigkeiten durchführen können, wissen Sie, dass Sie die wesentlichen Inhalte des Kapitels beherrschen. Sollten dabei noch Probleme auftauchen, sollten Sie das Kapitel – zumindest die entsprechenden Teile davon – nochmals durcharbeiten: ■ Schalten Sie Ihren Computer ein und starten Sie Outlook 2003. ■ Wie nennt sich der Bereich, der standardmäßig nach dem Starten von Outlook angezeigt wird? ■ Wie nennt sich die im linken Bereich des Bildschirms angezeigte Spalte? ■ Wechseln Sie über den Navigationsbereich zum Bereich Aufgaben. ■ Wechseln Sie zurück zum Bereich E-Mail. Benutzen Sie dafür einen Menübefehl. ■ Suchen Sie in der Hilfe nach dem Begriff E-Mail-Konto. Blenden Sie dann die Hilfeinformationen wieder aus. ■ Zeigen Sie die Registerkarte Einstellungen im Dialogfeld Optionen an. ■ Blenden Sie das Dialogfeld Optionen wieder aus. ■ Beenden Sie Outlook 2003.
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Kapitel 2
E-Mail-Konten einrichten
E-Mails zu senden und zu empfangen ist wohl das zentrale Einsatzgebiet von Outlook. Um in den Genuss der Möglichkeit des Austauschs solcher Nachrichten zu kommen, benötigen Sie – neben der Verbindung zum Internet – ein so genanntes E-Mail-Konto. E-Mail-Konten müssen in Outlook zuerst eingerichtet werden. Bevor Sie hier zur Praxis schreiten, ist es ratsam, sich vorher mit etwas Theorie zu beschäftigen: Sie sollten die Voraussetzungen kennen, die Sie zum Einrichten eines Kontos benötigen, und etwas über die unterschiedlichen Servertypen wissen. Aber keine Sorge, dass Sie sich hier nur mit grauer Theorie auseinander setzen müssen, denn ohne die geht’s nun mal nicht immer. Gleich anschließend schreiten Sie zur praktischen Ausführung.
Ihr Erfolgsbarometer
Das kennen Sie schon: Die Grundlagen von Outlook 2003
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Das lernen Sie neu: Was sind E-Mail-Konten?
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Ein POP3-Konto einrichten
46
Ein HTTP-Konto einrichten
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Einige Optionen zu den E-Mail-Konten
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Was sind E-Mail-Konten? Das Internet als globales Netzwerk liefert auch die Basis für den Nachrichtenverkehr mit Hilfe von E-Mails. Dieser E-Mail-Verkehr funktioniert ähnlich wie das Versenden von Briefen über die Post: ■ Wenn Sie einen Brief versenden wollen, werfen Sie ihn in einen Briefkasten der Post. Die Post verteilt dann die Briefe und der Briefträger wirft sie in die Hausbriefkästen der Empfänger. Aus diesen holen sich die Empfänger ihre Briefe ab. ■ Nachdem Sie eine E-Mail verfasst haben, senden Sie sie – meist über das Internet – an einen Postausgangsserver. Von dort aus werden die Nachrichten an die einzelnen Empfänger verteilt. Der Empfänger kann sie dann von seinem Posteingangsserver abrufen. Um E-Mails versenden und empfangen zu können, muss Ihnen ein Dienstanbieter den Zugang zu seinen Posteingangs- und Postausgangsservern gestatten. In den meisten Fällen stellt der Anbieter, über den Sie den Zugang zum Internet abwickeln – beispielsweise T-Online –, auch diese Posteingangs- und Postausgangsserver bereit. Sie können aber auch andere Anbieter benutzen – beispielsweise Hotmail oder GMX. Damit Sie diese Server benutzen können, liefert Ihnen der Dienstanbieter bestimmte Zugangsdaten, die Sie beim Senden und Empfangen von Nachrichten angeben müssen. In Outlook und anderen Kommunikationsprogrammen werden diese Zugangsdaten in E-Mail-Konten zusammengefasst. Das erspart Ihnen eine wiederholte Eingabe beim Nachrichtenaustausch. Tipp Falls Sie über mehrere Adressen – beispielsweise beruflich oder privat – verfügen, können Sie auch beliebig viele E-Mail-Konten einrichten, über die Sie die jeweils betreffenden Nachrichten separat versenden und abrufen können.
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Was sind E-Mail-Konten?
Zugangsdaten Um ein E-Mail-Konto einzurichten, benötigen Sie von Ihrem Serviceanbieter einige grundlegende Informationen: Das sind: ■ der Typ des Kontos (POP3, IMAP, HTTP oder anderer) ■ die Namen der Posteingangs- und Postausgangsserver des Dienstanbieters (beide können auch identisch sein) ■ Die Zugangsdaten, mit denen Sie sich beim Anbieter anmelden. Im Allgemeinen benötigen Sie dafür einen Benutzernamen und ein Kennwort. Wenn Sie den E-Mail-Verkehr über denselben Dienstanbieter abwickeln, den Sie auch für den Internetzugang benutzen, sind diese Daten oft identisch. ■ und zu guter Letzt Ihre E-Mail-Adresse Legen Sie sich die dazu notwendigen Unterlagen bereit und beachten Sie bitte bei der Einrichtung eines Kontos noch Folgendes: Tipp Es ist notwendig, dass Sie bei der Eingabe von Buchstaben bzw. in manchen Fällen langen Zahlenketten alles korrekt eingeben, da dies die häufigsten Fehlermeldungen verursacht und im Endeffekt zu Verdruss führen kann. Beachten Sie hier auch, dass meist zwischen Großund Kleinschreibung unterschieden wird.
Servertypen Über Outlook können Sie eine ganze Reihe von unterschiedlichen Servertypen ansprechen. In diesem Buch werden zwei dieser Typen behandelt, und zwar POP3 und HTTP. Beide Servertypen benutzen unterschiedliche Regeln, wie an das Internet angeschlossene Rechner miteinander kommunizieren müssen, um elektronische Nachrichten austauschen zu können. Für Sie als Anwender besteht der Unterschied im Wesentlichen in der Form der Verwaltung von Nachrichten: ■ Bei POP3 befinden sich alle an Sie gerichteten Nachrichten zunächst in einem einzigen Ordner des Servers Ihres Dienstanbieters. Wenn Sie über Outlook eine Verbindung zu diesem Serverordner aufnehmen,
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wird der Inhalt – einschließlich eventuell vorhandener Anhänge – auf Ihren Rechner kopiert und anschließend – standardmäßig – vom Server gelöscht. Die anschließende Verwaltung der Nachrichten führen Sie dann auf Ihrem Computer durch. Der Vorteil von POP3 ist die Möglichkeit, nach der Übertragung der Nachrichten die Verbindung beenden und nach dem Trennen der Verbindung weiterarbeiten zu können. Ein Nachteil entsteht, wenn Sie Ihre Nachrichten auf verschiedenen Computern bearbeiten wollen. Wenn Sie beispielsweise Nachrichten im Urlaub vom Internetcafé aus lesen und später noch einmal daheim bearbeiten wollen, liefert ein POP3-Konto dafür keine Lösung. ■ HTTP-Konten – wie beispielsweise Microsoft Hotmail – legen die Nachrichten auf Webseiten ab, die nur Ihnen zugänglich sein sollten. Der Vorteil bei diesem Typ ist, dass diese Nachrichten dort verbleiben und Sie sie von jedem beliebigen Ort – beispielsweise am Urlaubsort – abrufen können. Die Nachrichten verbleiben aber zunächst auf dem Server. Damit hat man von jedem Ort, von dem man seine Mails abruft, den gleichen Stand an gelesenen, noch nicht gelesenen oder gelöschten Nachrichten. Tipp Ein weiterer häufig vorhandener Servertyp ist IMAP. Auch bei diesem findet die gesamte Nachrichtenverwaltung auf dem Server statt.
Ein POP3-Konto einrichten Wenn Sie den vorherigen Teil durchgelesen und die nötigen Informationen parat haben, ist es nun genug mit der Theorie; jetzt geht es los mit dem Einrichten eines Kontos. Da POP3 wohl noch der am häufigsten verbreitete Servertyp ist – zum Beispiel benutzt der Dienstanbieter T-Online diesen Typ –, beginnen wir mit dem Einrichten eben eines solchen Kontos.
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Ein POP3-Konto einrichten
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Den Assistenten zum Einrichten eines E-Mail-Kontos rufen Sie über den Menübefehl Extras/E-Mail-Konten auf. Es spielt dabei keine Rolle, welchen Programmbereich Sie gerade gewählt haben.
2
Auf der ersten Seite des Assistenten müssen Sie sich entscheiden, was Sie tun wollen. Wenn Sie noch kein E-MailKonto in Outlook angegeben haben, wählen Sie die Option Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter.
Tipp Auch wenn Sie später noch ein weiteres Konto hinzufügen möchten, wählen Sie Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen. Die Option Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten benutzen Sie nur, wenn Sie die Einstellungen zu einem bereits bestehenden Konto ändern wollen.
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3
Im folgenden Schritt müssen Sie den Servertyp wählen. Zunächst aktivieren Sie den Servertyp POP3 und klicken auf Weiter, um weitere Einstellungen zu diesem Servertyp festzulegen.
4
In die Textfelder der daraufhin angezeigten Seite tragen Sie sämtliche Informationen ein, die – wie anfangs schon erwähnt – für die Verwaltung Ihres E-Mail-Kontos benötigt werden.
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Ein POP3-Konto einrichten
■ Im Feld Ihr Name geben Sie den Anzeigenamen an, der zu Ihrer EMail-Adresse gehört. Beim Versenden von Nachrichten wird dieser Name im Feld Von Ihrer ausgehenden Nachricht angezeigt. ■ Das Feld E-Mail-Adresse gibt die Adresse an, die benötigt wird, um Nachrichten an Sie zu senden. Diese Adresse muss immer das Format name@anbieter anzeigen. Tipp Das Zeichen @ wird at-Zeichen – manchmal auch Klammeraffe – genannt. Sie geben es ein, indem Sie gleichzeitig die Tasten G+Q drücken.
■ Unter Benutzername geben Sie Ihren Kontonamen ein. Dieser kann dem Teil Ihrer E-Mail-Adresse links vom @-Zeichen entsprechen. Bei T-Online geben Sie hier die Benutzernummer ein. ■ Im Feld Kennwort geben Sie das Kennwort ein, das Ihnen von Ihrem Internetdienstanbieter zugewiesen wurde. Aus Sicherheitsgründen werden die Eingaben in diesem Feld durch Sternchen ersetzt. ■ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort speichern. Sie müssen dann nicht jedes Mal das Kennwort bei der Verbindungsaufnahme erneut eingeben, allerdings können dann andere Personen von Ihrem System aus das Konto benutzen. ■ Ein Aktivieren von Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung bewirkt, dass Sie sich beim Server damit anmelden, Sie dieses aber – dem Rahmen dieses Buches entsprechend – in Ihrem Fall vorerst unterlassen sollten. ■ In den Feldern Posteingangsserver (POP3) und Postausgangsserver (SMTP) geben Sie die Server für Ihre ein- und ausgehenden Nachrichten an (die Angaben in der Abbildung entsprechen den T-OnlineServertypen).
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Nachdem Sie alle notwendigen Informationen eingegeben haben, empfiehlt es sich, die Einstellungen auf ihre Funktionsfähigkeit zu testen. Diesen Test können Sie nur dann durchführen, wenn Sie bereits mit dem Internet verbunden sind. Klicken Sie dazu auf die gleichnamige Schaltfläche im Dialogfeld.
Tipp Falls Ihnen bei der Eingabe der Daten ein Fehler unterlaufen ist, bekommen Sie eine Nachricht. In den meisten Fällen handelt es sich um Tippfehler, oder Sie haben vergessen, online zu gehen. Schließen Sie das Dialogfeld und überprüfen Sie nochmals Ihre Eingaben.
6
Outlook verschickt nun eine kurze Nachricht an Ihren Nachrichtenserver. Nachdem der Durchlauf positiv verlaufen ist und die Erfolgsmeldung angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
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Ein POP3-Konto einrichten
Tipp Wenn Sie eine Netzwerkkarte auf Ihrem Computer installiert haben und den Internetzugang über ein separates Modem abwickeln, kommt es vor, dass der Assistent damit nicht so richtig klar kommt. In einem solchen Fall sollten Sie die Verbindung zwischen Outlook und der DFÜ-Verbindung kontrollieren und gegebenenfalls ändern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen. Aktivieren Sie im Dialogfeld Internet-E-Mail-Einstellungen auf der Registerkarte Verbindung die Option Über Modem verbinden. Kontrollieren Sie im Bereich darunter, ob die DFÜ-Verbindung stimmt. Bestätigen Sie die Änderungen durch einen Klick auf OK.
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Wenn der Test der Verbindungsaufnahme erfolgreich war, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
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Die letzte Seite des Assistenten liefert dann eine Erfolgsmeldung. Führen Sie hier einen abschließenden Mausklick auf die Schaltfläche Fertig stellen durch.
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Ein HTTP-Konto einrichten Wenn Ihnen Ihr Dienstanbieter ein HTTP-Konto anbietet, müssen Sie in Outlook ein solches einrichten. Die ersten Schritte dazu sind identisch mit der Einrichtung eines POP3-Kontos. Der Unterschied fängt bei dem Dialog an, in dem Sie aufgefordert werden, einen Servertyp zu wählen.
1
Den Assistenten zum Einrichten eines E-Mail-Kontos rufen Sie über das Menü Extras und dort über den Eintrag E-Mail-Konten auf. Es spielt keine Rolle, welchen Programmbereich Sie gerade gewählt haben.
2
Auf der ersten Seite des Assistenten wählen Sie wieder die Option Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter.
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Klicken Sie im folgenden Schritt auf die Option HTTP und anschließend auf Weiter.
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Ein HTTP-Konto einrichten
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In die Textfelder der daraufhin angezeigten Seite tragen Sie sämtliche Informationen ein, die – wie anfangs schon erwähnt – für die Verwaltung Ihres E-Mail-Kontos benötigt werden.
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Auch hier empfiehlt es sich, die Einstellungen auf ihre Funktionsfähigkeit hin zu testen. Diesen Test können Sie nur dann durchführen wenn Sie bereits mit dem Internet verbunden sind. Klicken Sie dazu auf die gleichnamige Schaltfläche im Dialogfeld.
6
Nachdem der Durchlauf positiv verlaufen ist und die Erfolgsmeldung angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
7
Beenden Sie die Installation des Kontos mit einem Klick auf Weiter. Die letzte Seite des Assistenten liefert dann eine Erfolgsmeldung. Führen Sie hier einen abschließenden Mausklick auf die Schaltfläche Fertig stellen durch.
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Einige Optionen zu den E-Mail-Konten Wahrscheinlich werden Sie ein E-Mail-Konto nur einmal einrichten müssen und brauchen sich in der Zukunft nicht mehr darum zu kümmern – vorausgesetzt, es funktioniert. Es gibt aber einige Computerkonfigurationen, bei denen der sonst so schön gestaltete Assistent nicht zur Einrichtung eines funktionierenden Achtung! Kontos führt. In einem solchen Fall sollten Sie wissen, wie man die vom Benutzen Sie die nachträglich gezeigten Schritte nur dann, Assistenten halbwegs automatisch wenn Probleme mit Ihrem vorgenommenen Einstellungen anE-Mail-Konto auftauchen. schließend kontrollieren und manuell ändern kann.
1
Wie schon in Kapitel 1 erwähnt, zeigen Sie die Optionen zum Programm Outlook 2003 an, indem Sie den Befehl Optionen im Menü Extras wählen.
2
Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt. Klicken Sie darin auf die Lasche der Registerkarte E-Mail-Setup.
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Einige Optionen zu den E-Mail-Konten
3
Von dieser Registerkarte aus müssen Sie weiter navigieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche E-MailKonten.
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Dieser Klick startet den schon bekannten Assistenten zur Einrichtung eines E-Mail-Kontos. Dieser Assistent merkt, dass Sie schon ein Konto eingerichtet haben, und markiert automatisch die Option Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten. Klicken Sie auf dieser Seite auf die Schaltfläche Weiter.
Tipp Wenn Sie mehrere Konten eingerichtet hatten, müssen Sie zuerst auf das zu kontrollierende oder zu ändernde Konto klicken.
5
Daraufhin wird das Dialogfeld E-MailKonten angezeigt, in dem das von Ihnen eingerichtete Konto angezeigt wird. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Ändern.
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6
Daraufhin werden die Einstellungen zum Konto angezeigt. Kontrollieren Sie die Angaben und führen Sie gegebenenfalls die Änderungen durch. Die Arbeit an diesem Dialogfeld sollten Sie schon kennen.
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Wenn Sie Änderungen durchgeführt haben, bestätigen Sie diese durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter. Ansonsten klicken Sie auf Abbrechen.
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Das Dialogfeld E-Mail-Konten wird wieder angezeigt. Klicken Sie darin auf die Schaltfläche Fertig stellen.
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Im dann wieder angezeigten Dialogfeld Optionen klicken Sie auf OK.
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Erfolgskontrolle
Erfolgskontrolle Die Erfolgskontrolle kann hier kurz gehalten werden. Beantworten Sie die folgenden vier Fragen. Falls Sie Probleme haben, diese Fragen zu beantworten, arbeiten Sie bitte das Kapitel nochmals durch: ■ Wozu dienen E-Mail-Konten? ■ Wie heißen die beiden Server, die beim Nachrichtenverkehr benutzt werden? ■ Welche Informationen benötigen Sie, um ein E-Mail-Konto in Outlook 2003 einzurichten? ■ Was ist der Unterschied zwischen einem POP3- und einem HTTPKonto?
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Kapitel 3
E-Mails schreiben und versenden
Alle Theorie ist grau, aber ein wenig Information vorab ist sicherlich hilfreich, um unnötige Fehler zu vermeiden. Verständlicherweise möchten Sie sofort loslegen und eine E-Mail schreiben. Bevor Sie dieses in Angriff nehmen, machen Sie sich kurz mit der Formularoberfläche vertraut, und dann wird Ihnen erläutert, was es mit den verschiedenen Mailformaten auf sich hat. Danach können Sie anfangen, die Felder des Nachrichtenformulars mit Inhalten zu füllen, den Text der Nachricht einzugeben – eventuell Anlagen hinzuzufügen – und zu guter Letzt – die Nachricht zu versenden.
Ihr Erfolgsbarometer
Das kennen Sie schon: Die Grundlagen von Outlook 2003
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E-Mail-Konten einrichten
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Das lernen Sie neu: Der Bereich E-Mail
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Das Formular zur Eingabe anzeigen
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Das Nachrichtenformat wählen
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Der Empfänger und die Betreffzeile
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Den Text der Nachricht eingeben
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Die Nachricht versenden
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Anlagen zur Nachricht hinzufügen
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Einige Optionen zum Schreiben und Senden von E-Mails
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Der Bereich E-Mail E-Mails zu senden und zu empfangen ist ja das zentrale Einsatzgebiet von Outlook. Deswegen ist standardmäßig auch der Bereich E-Mail nach dem Starten von Outlook 2003 aktiviert. Ist das nicht der Fall – beispielsweise weil Sie gerade in einem anderen Programmbereich von Outlook gearbeitet haben – müssen Sie diesen Bereich zuerst anwählen.
Tipp Zur Anzeige des Bereichs E-Mail können Sie auch den Befehl E-Mail im Menü Wechseln zu wählen oder einfach die Tastenkombination S+1 drücken.
1
Wechseln Sie – falls notwendig – zum Bereich E-Mail, indem Sie auf E-Mail im Navigationsbereich klicken.
Tipp Falls nach einem Klick auf E-Mail im Navigationsbe reich Outlook Heute nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Outlook Heute in der Erweitert-Symbolleiste (das erste Symbol ganz links).
2
Standardmäßig wird dann das Ihnen schon bekannte Outlook Heute angezeigt. Im oberen Teil des Navigationsbereichs werden alle zum E-MailBereich gehörenden Ordner aufgelistet. Einige davon werden Sie in diesem und im folgenden Kapitel noch intensiv kennen lernen.
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Das Formular zur Eingabe anzeigen
Das Formular zur Eingabe anzeigen Für alles, was man schriftlich ausfüllen muss, gibt es heutzutage Formulare, so auch in Outlook. Das gilt für alle Aufgaben, die man mit diesem Programm erledigt – auch für das Schreiben einer E-Mail-Nachricht. In diesem Formular befinden sich sämtliche Felder und Optionen, die Sie für eine Nachricht an eine oder mehrere Personen benötigen. Sie müssen nur noch die Felder mit den richtigen Informationen ausfüllen und die eine oder andere Option festlegen. Und das sollen Sie jetzt tun …
1
Klicken Sie im Bereich E-Mail auf die Schaltfläche Neu in der Standard-Symbolleiste.
Tipp Auch aus jedem anderen Outlook-Bereich heraus können Sie das Formular zur Eingabe einer neuen E-Mail anzeigen lassen.
Dazu klappen Sie das Menü zur Schaltfläche Neu durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze auf und wählen dort den Befehl E-MailNachricht.
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2
Das Formular, das Sie damit aufgerufen haben, präsentiert sich vorerst komplett leer und trägt den Titel Unbenannte Nachricht.
Das Nachrichtenformat wählen Bevor Sie mit dem Schreiben der Nachricht beginnen, sollten Sie sich kurz mit den unterschiedlichen Mailformaten und deren Bedeutung vertraut machen. Outlook verfügt über drei verschiedene Formate für E-Mails: HTML, Rich-Text und Nur-Text. Die Unterschiede dazwischen betreffen im Wesentlichen die Möglichkeiten, die Sie bei der optischen Gestaltung – der Formatierung – der Nachricht haben. ■ Das Format HTML liefert die größte Zahl an Möglichkeiten. Sie können in diesem Format praktisch alle Formate benutzen, die Sie vielleicht von Seiten aus dem Internet her kennen: Sie können verschiedene Schriftarten, -größen und -farben verwenden, Absätze unterschiedlich ausrichten und mit verschiedenen Aufzählungszeichen versehen, Bilder einfügen und vieles mehr. Leider schätzen es manche Empfänger gar nicht, Mails im HTML-Format zu erhalten, und schalten aus Sicherheitsgründen in ihrem Mailprogramm die Anzeige von HTML-Nachrichten aus. Während der Absender Freude über das webseitenähnliche Design hat, werden bei einigen Mailprogrammen solche Nachrichten ohnehin nicht richtig angezeigt bzw. der gesamte HTML-Text wird als Beilage angefügt. Sie machen sich also vielleicht mit einem gelungenen Design Ihrer Nachrichten im HTML-Format eine unnötige Mühe.
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Das Nachrichtenformat wählen
■ Das Format Rich-Text ist ein Microsoft-Format und verfügt auch über viele Formatierungsmöglichkeiten. Ein wesentlicher Nachteil ist aber, dass eine Nachricht in einem solchen Format nur über die neueren Versionen von Outlook korrekt empfangen werden kann. ■ Das Format Nur-Text ist das einzig zuverlässige und einigermaßen vertrauenswürdige Nachrichtenformat. Der Vorteil dieses Formats liegt darin, dass es von allen bekannten E-Mail-Programmen erkannt wird. Sie können also sicher sein, dass Ihre Nachricht beim Empfänger korrekt ankommt. Es unterstützt jedoch keinerlei Textformatierungen, wie beispielsweise unterstrichenen oder kursiv hervorgehobenen Text. Diese Aspekte sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie daran gehen, eine Nachricht zu verfassen. Die Autorin empfiehlt Ihnen im Zweifelsfall, immer das Format Nur-Text einzustellen.
1
Zur Wahl des Formats klicken Sie auf die Schaltfläche mit der nach unten zeigenden Pfeilspitze in dem Feld, in dem standardmäßig HTML angezeigt wird. Die Liste der Formate wird geöffnet.
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Klicken Sie dann auf das gewünschte Format. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Nachricht vom Mailprogramm des Empfängers richtig angezeigt wird, klicken Sie auf Nur-Text.
Tipp Nachdem Sie das Format Nur-Text gewählt haben, kann die Mehrzahl der Befehle des Menüs Format nicht mehr angewählt werden, da Nur-Text so gut wie keine Formatierungen erlaubt.
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Der Empfänger und die Betreffzeile Eigentlich spielt es keine Rolle, ob Sie zuerst den Text der Nachricht, dann die Daten des Empfängers und den Betreff eingeben oder in umgekehrter Reihenfolge vorgehen. Beginnen Sie einfach mit den Adressdaten und dem Betreff. Um eine Nachricht zu versenden, benötigen Sie die Adresse des Empfängers. Eine solche Adresse setzt sich meist aus drei Teilen zusammen: dem vom Empfänger gewählten Namen, dem Server, über den der Empfänger die an ihn gerichteten Nachrichten erhält, und – nach einem Punkt – einem Regionalcode. Zwischen den ersten beiden Teilen steht in der Regel das Zeichen @, das mit dem englischen Wort at für bei bezeichnet und manchmal auch »Klammeraffe« genannt wird. Der Regionalcode wird von den davor stehenden Angaben durch einen Punkt getrennt. Der Code de steht beispielsweise für Deutschland.
Empfängeradressen eintippen In den Feldern im oberen Bereich des Formulars Unbenannte Nachricht – direkt unter den Symbolleisten – geben Sie die Adresse des Empfängers Ihrer Nachricht ein. Standardmäßig finden Sie hier zur Eingabe die Zeilen An und Cc. ■ Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, dem bzw. denen die Nachricht zugeschickt werden soll. ■ Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Den in diesem Feld eingegebenen Empfängern lassen Sie eine Kopie der E-Mail zur Kenntnisnahme zukommen. Tipp Zusätzlich können Sie mit Bcc eine weitere Zeile zur Adresseingabe anzeigen lassen. Den Befehl Bcc finden Sie im Menü zur Schaltfläche Optionen in der Standard-Symbolleiste. Bcc steht für Blind Carbon Copy – also Blindkopie – und funktioniert ähnlich wie Cc: Auch hier können Sie Empfänger auflisten, die eine Kopie erhalten sollen. Diese Zeile ist aber insofern »blind«, als dass sie den unter An und Cc aufgelisteten Empfängern nicht angezeigt wird. Die unter Bcc aufgeführten Empfänger bleiben also den eigentlichen Adressaten der Nachricht verborgen.
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Der Empfänger und die Betreffzeile
1
Tippen Sie jetzt die Empfängeradresse über die Tastatur ein. Klicken Sie dazu in das Textfeld An und geben Sie die vollständige Adresse des Empfängers ein. Nachdem Sie die Adresse eingegeben haben, werden Sie feststellen, dass sie unterstrichen dargestellt wird, dass heißt, das sie von Outlook auf die korrekte Schreibweise und Vollständigkeit überprüft wurde.
Tipp Wenn Sie die Nachricht gleich an mehrere Empfänger senden wollen, können Sie auch die anderen Adressen in der Zeile eingeben. Mehrere Empfänger werden immer durch ein Semikolon getrennt.
Tipp Vom Feld An können Sie auch durch Drücken der Taste T schnell zum Feld Cc wechseln.
2
Wenn Sie eine Kopie Ihrer E-Mail an einen anderen Empfänger verschicken wollen, klicken Sie in das Feld Cc und geben darin ebenso die vollständige Adresse ein.
Adressen aus den Kontakten wählen Wenn Sie die Daten des Empfängers schon im Outlook-Ordner Kontakte eingegeben haben, können Sie die gewünschten Adressen für die Felder An und Cc schnell aus diesem Ordner wählen.
1
Um die Adresse des Empfängers auszuwählen, klicken Sie im Formular zur Eingabe der Nachricht auf die Schaltfläche An. Daraufhin wird das Dialogfeld Namen auswählen angezeigt.
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2
Markieren Sie in diesem Dialogfeld den Namen des gewünschten Empfängers, indem Sie darauf klicken.
3
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche An im Dialogfeld Namen auswählen. Die Adresse wird in dem daneben stehenden Feld angezeigt.
Tipp Wenn Sie die Nachricht an mehrere Empfänger versenden wollen, wiederholen Sie den Vorgang für die anderen Empfänger. Das Semikolon wird automatisch zwischen die einzelnen Adressen gesetzt.
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Der Empfänger und die Betreffzeile
4
Auf dieselbe Weise können Sie zum Einfügen von Empfängern verfahren, denen Sie eine Kopie zukommen lassen wollen. Markieren Sie sie in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Cc.
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Nachdem Sie so alle gewünschten Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld wird geschlossen und die Adressen werden in den entsprechenden Feldern des Formulars angezeigt.
Betreff eingeben Die Zeile mit dem Vermerk Betreff dient dazu, Informationen aufzunehmen, die beim Empfänger – neben Ihrem Namen – praktisch bei jedem E-Mail-Programm – angezeigt werden.
1
Klicken Sie in das Feld Betreff und geben Sie einen Hinweis dazu ein, worum es in der Nachricht geht.
Tipp Theoretisch ist die Eingabe im Feld Betreff nicht zwingend notwendig. Es empfiehlt sich aber, einen Betreff einzugeben, da der Empfänger sonst meist nicht erkennt, worum es bei der Nachricht geht, und sie wegen Verdachts auf Viren löscht, bevor er sie gelesen hat.
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2
Nach einer Eingabe im Feld Betreff wird der eingegebene Text automatisch auch als Titel des Dialogfelds angezeigt.
Den Text der Nachricht eingeben Der eigentliche Text der Nachricht wird im großen unbenannten Feld des Formulars vorgenommen.
Text eingeben Die Grundregeln für die Texteingabe und -bearbeitung sind Ihnen aus Programmen für die Textverarbeitung her vermutlich schon bekannt:
1
Klicken Sie in das Feld zur Texteingabe. Von der Betreffzeile können Sie auch durch Drücken der Taste T dorthin gelangen. Der Mauszeiger erscheint im Feld als Schreibmarke in der Form von zwei zusammengesetzten eckigen Klammern.
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Den Text der Nachricht eingeben
2
Beginnen Sie dann mit der Texteingabe für die Nachricht an der durch die blinkende Einfügemarke gekennzeichneten Stelle. Durch die fortlaufende Eingabe des Textes werden die Schreibmarke und damit das Ende des Dokuments automatisch nach hinten verschoben.
3
Um einen neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie die Taste [. Einen zusätzlichen Zeilenvorschub – also eine Leerzeile – können Sie durch ein zusätzliches Drücken der Taste [ erreichen.
4
Wird ein Wort am Ende einer Zeile so lang, dass es nicht mehr in die Zeile passt, wird es automatisch in die nächste Zeile gesetzt. An eine Zeilenschaltung brauchen Sie also nicht zu denken.
Den Text ändern Wenn Sie den eingegebenen Text nach der Eingabe ändern wollen, müssen Sie die Schreibmarke an die entsprechende Stelle setzen.
1
Wenn Sie beispielsweise ein zusätzliches Wort einfügen wollen, klicken Sie zunächst die Stelle im Text an, an der das Wort erscheinen soll.
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2
Tippen Sie dann das einzufügende Wort ein.
3
Um anschließend mit dem Text am Ende der bisherigen Eingabe fortzufahren, klicken Sie nach dem letzten Buchstaben und fahren mit dem Tippen fort.
Tipp Einzelne Zeichen können Sie mit den Tasten _ oder R löschen. Klicken Sie zuerst an die Stelle, die Sie korrigieren wollen. _ entfernt das Zeichen nach der Schreibmarke, R löscht das Zeichen vor der Schreibmarke.
Die Rechtschreibung prüfen Während Ihrer Texteingabe ist im Hintergrund eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung standardmäßig automatisch aktiv. Fehler werden durch eine rot bzw. grün geschlängelte Linie auf dem Bildschirm kenntlich gemacht.
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Den Text der Nachricht eingeben
1
Rechtschreibfehler werden durch eine rot geschlängelte Linie gekennzeichnet. Um eine Korrektur durchzuführen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Wort. Im oberen Bereich des angezeigten Kontextmenüs werden Korrekturvorschläge angezeigt. Wählen Sie hier den geeigneten aus.
2
Eine grün geschlängelte Linie kennzeichnet einen Grammatikfehler. Zur Korrektur verfahren Sie genauso wie bei Rechtschreibfehlern: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das unterschlängelte Wort und wählen Sie im Kontextmenü den Korrekturvorschlag aus. Tipp Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, dem Programm aber unbekannt ist, können Sie es über den Befehl Hinzufügen zum Wörterbuch in das aktuelle Wörterbuch aufnehmen.
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Die Nachricht versenden Nachdem Sie eine Nachricht verfasst haben, können Sie sie absenden. Dabei wird gleichzeitig das Formular zur Eingabe automatisch geschlossen.
Abschicken Abhängig von der Konfiguration Ihres Systems wird die Nachricht dann entweder automatisch übermittelt oder Sie müssen in einem separaten Schritt die Übermittlung – das heißt das Senden der ausgehenden und den Empfang der eingehenden Nachrichten – vornehmen.
1
Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der Symbolleiste des Formulars. Das Formular mit der Nachricht verschwindet vom Bildschirm und der Programmbereich, von dem aus Sie das Formular aufgerufen hatten, wird wieder angezeigt.
2
Was mit der Nachricht passiert ist, hängt von der Grundeinstellung des Programms ab und davon, ob Sie gerade mit dem Internet verbunden sind oder nicht.
■ Wenn aktuell eine Verbindung zum Internet besteht, wird die Nachricht darüber zu Ihrem Postausgangsserver und weiter zum Posteingangsserver des Empfängers auf den Weg gebracht. Tipp Das Übermitteln von Nachrichten an das Internet kann nur dann erfolgen, wenn ein funktionierendes E-Mail-Konto vorhanden ist. Hinweise zum Einrichten eines solchen Kontos finden Sie in Kapitel 2.
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Die Nachricht versenden
■ Besteht derzeit keine Verbindung, wird die Nachricht zunächst einmal im Ordner Postausgang zwischengelagert. In Outlook Heute wird das beispielsweise im Bereich Nachrichten durch die Zahl nach dem Wort Postausgang angezeigt.
Postausgang Die von Ihnen gesendeten Nachrichten werden in der Standardeinstellung des Programms zunächst im Ordner Postausgang in die Sendewarteschlange gestellt. Sie können dort noch einmal kontrolliert werden, bevor sie zum Mailserver übertragen werden.
1
Klicken Sie im mittleren Bereich auf Postausgang, um den Inhalt des Ordners anzuzeigen. Dass sich noch Nachrichten darin befinden, erkennen Sie an der fett gesetzten Anzeige der Ordnerbezeichnung. Die Anzahl der Nachrichten darin wird dann in eckigen Klammern wiedergegeben.
2
Der Inhalt des Ordners Postausgang wird nun angezeigt. Sollten Sie eine Nachricht im Postausgang nochmals überprüfen oder bearbeiten wollen, können Sie sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile wieder öffnen.
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3
Nachdem Sie die Nachricht im Postausgang geöffnet haben, müssen Sie nochmals auf die Schaltfläche Senden klicken, um sie wieder zu schließen.
Nachrichten übermitteln Wenn sich die Nachricht noch im Ordner Postausgang befindet – beispielsweise weil zum Zeitpunkt des Sendens keine Verbindung zum Internet bestand –, müssen Sie sie von dort aus noch an den Mailserver übermitteln.
1
Klicken Sie dazu im Programmbereich E-Mail auf die Schaltfläche Senden/Empfangen der Standard-Symbolleiste.
2
Anschließend werden Sie aufgefordert, die Verbindung zum Internet herzustellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Wählen.
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Die Nachricht versenden
3
Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, werden die Nachrichten ausgetauscht. Was dabei passiert, können Sie im Dialogfeld Outlook-Nachrichtenübermittlung verfolgen, das automatisch eingeblendet wird.
Tipp In der Standardeinstellung des Programms werden bei der Verbindung zum Internet sowohl Ihre Nachrichten gesendet als auch an Sie gerichtete Nachrichten empfangen. Wollen Sie nur Nachrichten senden, wählen Sie den Befehl Alle senden im Menü zur Schaltfläche Senden/Empfangen.
4
Dass nach dem Senden Ihr Ordner Postausgang leer ist, wird im Ordner Outlook Heute im Bereich Nachrichten durch die Zahl 0 nach dem Wort Postausgang angezeigt.
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5
Damit Sie nicht vergessen, Nachrichten abzusenden, werden Sie darauf hingewiesen, wenn sich beim Beenden von Outlook noch ungesendete Nachrichten im Ordner Postausgang befinden. Wenn Sie die Nachricht noch senden wollen, klicken Sie auf Nein, senden die Nachricht(en) und beenden dann erst Outlook.
Gesendete Objekte In der Grundeinstellung des Programms wird automatisch eine Kopie der von Ihnen gesendeten Nachrichten im Ordner Gesendete Objekte abgelegt. In diesem Ordner können Sie kontrollieren, ob Sie eine Nachricht schon gesendet hatten und welchen Inhalt diese Nachricht hatte.
1
Klicken Sie in der Ordnerliste auf Gesendete Objekte.
2 76
Der Inhalt dieses Ordners wird dann angezeigt.
Anlagen zur Nachricht hinzufügen
3
Um den Ordner Outlook Heute wieder anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Persönliche Ordner in der Ordnerliste.
Anlagen zur Nachricht hinzufügen Neben dem Text der E-Mail können Sie dem Empfänger einer Nachricht auch Dateien oder Elemente aus Outlook der Nachricht hinzufügen. Ein Beispiel dafür wären Urlaubsfotos oder umfangreichere Textdokumente. Der Empfänger einer solchen Nachricht kann die Anlagen öffnen, anschauen und benutzen.
1
Dazu erstellen Sie zunächst die Nachricht wie gewohnt – geben Sie den oder die Empfänger, den Betreff und den gewünschten Text ein.
2
Klicken Sie dann im Nachrichtenformular auf die Schaltfläche Datei einfügen in der Symbolleiste.
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3
Wählen Sie dann aus dem Dialogfeld Datei einfügen die gewünschte Datei aus oder geben Sie ihren Namen ein. Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen denen in den Dialogfeldern zum Öffnen oder Speichern, die Sie vermutlich aus anderen Programmen her kennen.
4
Die eingefügten Dateien und Elemente werden dann im neu angezeigten Feld Anfügen angegeben.
5
Um eine Nachricht mit einer Anlage abzusenden, verfahren Sie wie gewohnt: Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der Symbolleiste. Wenn gerade keine Verbindung zum Internet besteht, wird die Nachricht im Postausgang abgelegt, andernfalls wird sie direkt auf den Weg gebracht.
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Einige Optionen zum Schreiben und Senden von E-Mails
Einige Optionen zum Schreiben und Senden von E-Mails Der Bereich E-Mail verfügt über eine große Zahl von Möglichkeiten zur individuellen Anpassung an Ihre persönlichen Präferenzen. Die Anzahl der Möglichkeiten für diesen Programmbereich ist überwältigend groß und nur ein kleiner Teil kann hier erwähnt werden. Achtung! Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinflusst. Ändern Sie diese Optionen erst, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben.
1
Wie schon in Kapitel 1 erwähnt, können Sie diese Möglichkeiten anzeigen lassen, indem Sie den Befehl Optionen im Menü Extras wählen. Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt. Mehrere Registerkarten sind für das Schreiben und Senden von E-Mails interessant.
2
Klicken Sie dann auf die Lasche für die Registerkarte E-Mail-Setup. In Dialogfeld wird eine Übersicht zu den für das Verfassen von E-Mails verfügbaren Optionen angezeigt.
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3
Ist die Option Bei bestehender Verbindung sofort senden auf dieser Registerkarte aktiviert, werden Ihre Nachrichten bei einer bestehenden Verbindung sofort an den Mailserver im Netz weitergeleitet. Besteht die Verbindung nicht, wird versucht, sie aufzubauen. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden die Nachrichten generell zunächst im Ordner Postausgang gespeichert, von wo aus sie erst nach Anklicken von Senden/ Empfangen weitergeleitet werden.
4
Um weitere Optionen zum Senden und Empfangen anzuzeigen, klicken Sie in diesem Dialogfeld auf die Schaltfläche Senden/ Empfangen.
5
Sie öffnen damit das Dialogfeld Übermittlungsgruppen. Darin können Sie unter anderem festlegen, wann eine Übermittlung der Nachrichten vorgenommen werden soll. Durch Aktivieren von Automatische Übermittlung alle ... Minuten sorgen Sie dafür, dass mit der angegebenen Häufigkeit eine Übermittlung vorgenommen wird. Entsprechend können Sie durch Automatische Übermittlung beim Beenden des Programms dafür sorgen, dass beim Schließen von Outlook eine abschließende Übermittlung vorgenommen wird.
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Einige Optionen zum Schreiben und Senden von E-Mails
6
Blenden Sie das Dialogfeld wieder aus, indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken.
7
Über die Registerkarte E-Mail-Format im Dialogfeld Optionen können Sie Einstellungen für das E-Mail-Format vornehmen, die dann standardmäßig zugewiesen werden.
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Im Bereich Nachrichtenformat legen Sie das Standardformat für ausgehende E-Mail-Nachrichten fest. Sie können mit Microsoft Outlook Nachrichten in drei Formaten senden und empfangen: HTML, Rich-Text und Nur-Text.
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9
Nach einem Klick auf die Lasche der Rechtschreibung können Sie die Optionen festlegen, die für die Rechtschreibprüfungen gelten sollen. Im oberen Bereich – unter Allgemeine Optionen – finden Sie Optionen für die Prüfung der eigentlichen Rechtschreibung.
■ Über die Option Automatische Korrekturvorschläge für falsch buchstabierte Wörter können Sie diese an- oder abschalten. ■ Mittels Rechtschreibprüfung vor dem Senden können Sie eine solche automatisch nach einem Klick auf die Schaltfläche Senden starten lassen. ■ Sind Optionen aktiviert, deren Bezeichnung mit dem Wort ... ignorieren endet, werden die entsprechenden Elemente bei der Rechtschreibprüfung nicht berücksichtigt.
10
Verlassen Sie das Dialogfeld, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
82
Erfolgskontrolle
Erfolgskontrolle Zum Abschluss des Kapitels sollten Sie sich wieder den Fragen und Aufgaben der Erfolgskontrolle stellen. Schreiben Sie dazu eine E-Mail-Nachricht an einen Bekannten. Sie brauchen dazu nur seine E-Mail-Adresse: ■ Schalten Sie Ihren Computer ein und starten Sie Outlook 2003. ■ Zeigen Sie das Formular zur Eingabe einer neuen Nachricht an. ■ Wählen Sie Nur-Text als Nachrichtenformat. ■ Geben Sie die einzelnen Bestandteile der Nachricht – die Empfängeradresse, den Betreff und den eigentlichen Text – ein. ■ Fügen Sie eine Datei – vielleicht ein Foto – als Anlage hinzu. ■ Senden Sie die Nachricht ab. Vergessen Sie nicht, dass sich die Mail zunächst nur im Postausgang befindet. ■ Beenden Sie Outlook 2003.
83
Kapitel 4
E-Mails empfangen und beantworten
Da Kommunikation im positiven Sinne nicht einseitig verläuft, werden Sie, wenn Sie eine Nachricht verfasst und versendet haben, bald darauf E-Mails empfangen und diese auch öffnen wollen. Nachdem Sie die Nachricht gelesen und eventuell beigefügte Anlagen angesehen haben, möchten Sie sicherlich dem oder den Absender(n) der E-Mails antworten und/oder deren Antwort an andere Personen weiterleiten. Wie Sie dabei vorgehen, ist Inhalt dieses Kapitels.
Ihr Erfolgsbarometer
Das kennen Sie schon: Die Grundlagen von Outlook 2003
18
E-Mail-Konten einrichten
42
E-Mails schreiben und versenden
58
Das lernen Sie neu: E-Mails empfangen
86
Die Nachrichten anzeigen
88
Beigefügte Anlagen öffnen
92
Eine Nachricht beantworten
93
Eine Nachricht weiterleiten
95
Einige Optionen zum Empfangen und Beantworten von E-Mails
97
85
E-Mails empfangen Da der Server nicht automatisch an Sie gerichtete Mails an Ihren Computer weiterleitet, müssen Sie ihn von Zeit zu Zeit dazu auffordern. Der einfachste Weg dazu benutzt dieselben Befehle oder Schaltflächen wie das Senden von E-Mails. Wenn Sie bereits beim Senden einer E-Mail im vorherigen Kapitel eine Nachricht erhalten haben, wundern Sie sich also nicht.
1
Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie – falls nicht schon angezeigt – zum Bereich E-Mail, indem Sie in der Ordnerspalte den gleichnamigen Eintrag wählen.
3
2
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden/ Empfangen in der StandardSymbolleiste.
Danach werden Sie – wenn niemand die Standardeinstellungen des Programms geändert hat – aufgefordert, eine Verbindung zum Internet herzustellen. Klicken Sie dazu im angezeigten Dialogfeld auf die Schaltfläche Wählen.
86
E-Mails empfangen
4
Nachdem Sie zuerst mit dem Internet und darüber mit Ihrem Server verbunden sind, findet der Nachrichtenaustausch statt. Der Server übermittelt dann die an Sie gerichteten Nachrichten an Ihren Computer. Den Verlauf der Übertragung können Sie sowohl im Dialogfeld als auch über die Anzeige in der Statusleiste am unteren Rand des Outlook-Fensters verfolgen. Tipp Wenn Sie vor der Verbindung zum Server eine neue Nachricht verfasst hatten, wird diese auch gleich an den Server übermittelt. Dieser Vorgang ist Ihnen bereits aus dem vorherigen Kapitel bekannt.
5
Wenn der Übertragungsvorgang abgeschlossen ist, werden die empfangenen Nachrichten im Ordner Posteingang abgelegt. Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten in diesem Ordner wird in Outlook Heute in der Spalte Nachrichten angezeigt. Eine fett gesetzte 1 bedeutet beispielsweise, dass Sie eine einzige Nachricht erhalten haben.
87
Die Nachrichten anzeigen Alle an Sie gerichteten Nachrichten sind jetzt vom Server auf Ihren Computer übertragen und im Outlook-Ordner Posteingang abgelegt worden. Um zu sehen, wer was an Sie geschrieben hat, müssen Sie den Ordner anzeigen.
Tipp Um den Ordner Posteingang anzuzeigen, können Sie auch im Bereich E-Mail auf Posteingang unter den Favoritenordnern klicken.
2
1
Klicken Sie auf den Eintrag Posteingang, um dessen Inhalt anzuzeigen.
In der linken Spalte des Ordners Posteingang werden der Absender und der Betreff der am heutigen Tag eingegangenen E-Mails unter dem Datum Heute angezeigt.
88
Die Nachrichten anzeigen
3
Wenn vor Heute statt eines Minuszeichens ein Pluszeichen angezeigt wird, sind die heute empfangenen Nachrichten ausgeblendet. Klicken Sie auf das Symbol mit dem Pluszeichen, um sie wieder anzuzeigen. Tipp Auf dieselbe Weise – durch einen Klick auf die Plus- oder Minuszeichen – können Sie später auch die am gestrigen Tag, in der vorherigen Woche oder im letzten Monat empfangenen Nachrichten aus- und einblenden lassen.
Überblick anzeigen Wenn Sie zunächst einen Überblick über die Inhalte der eingegangenen Nachrichten erhalten wollen, können Sie sie über den Lesebereich einsehen.
1
Um den Inhalt einer Nachricht lesen zu können, klicken Sie auf den Absender oder die Betreffzeile. Im Lesebereich auf der rechten Seite des Ordnerfensters wird dann der Inhalt der Nachricht angezeigt.
89
2
Durch Ziehen des Felds in der Bildlaufleiste im unteren Teil des Lesebereichs können Sie bei längeren Nachrichten die unteren Teile anzeigen lassen.
3
Wenn Sie mehrere Nachrichten übermittelt bekommen haben, können Sie über die Schaltflächen mit den Pfeilsymbolen in der rechten oberen Ecke zwischen den einzelnen Nachrichten umschalten.
Tipp Wenn der Lesebereich einmal nicht automatisch angezeigt werden sollte, klappen Sie das Menü Ansicht auf und klicken Sie darin auf den Befehl Lesebereich. Im daraufhin angezeigten Untermenü können Sie wählen, wo der Lesebereich auf dem Bildschirm erscheinen soll.
E-Mails lesen Besonders bei längeren Nachrichten kann es recht umständlich sein, diese nur über den Lesebereich durchzuarbeiten. Outlook bietet dafür die Möglichkeit, eine Nachricht in einem eigenen Fenster anzeigen zu lassen.
90
Die Nachrichten anzeigen
1
Dazu doppelklicken Sie auf den Eintrag für die Nachricht im Ordner Posteingang, um die Nachricht in einem separaten Fenster zu öffnen.
2
In dem dann angezeigten separaten Fenster finden Sie im unteren Bereich die eigentliche Nachricht, die Sie jetzt in Ruhe lesen können. Im oberen Bereich ist eine Leiste angezeigt, über die Sie sämtliche Funktionen zum Antworten und Weiterleiten einer Nachricht ansprechen können. Im unteren Bereich finden Sie sämtliche Informationen zum Absender und eventuellen Anlagen angezeigt.
91
Beigefügte Anlagen öffnen Wenn der an Sie übermittelten Nachricht eine Datei als Anlage beigefügt wurde, wird dies durch einen Eintrag neben der Bezeichnung Anlagen angezeigt. In einem solchen Fall werden Sie wahrscheinlich deren Inhalt einsehen wollen. Dazu müssen Sie die Anlage öffnen.
1
Doppelklicken Sie auf den Eintrag neben Anlagen.
2
Im dann angezeigten Dialogfeld können Sie entscheiden, was mit der Anlage passieren soll. Wenn Sie die Anlage einsehen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
Achtung! Besonders Anlagen – aber nicht nur diese – können Viren enthalten, die beim Öffnen ihre zerstörerische Wirkung entfalten. Öffnen Sie darum nur Anlagen von Absendern, denen Sie vertrauen. Brechen Sie im Zweifelsfall den Vorgang ab, indem Sie im Dialogfeld Öffnen der Nachrichtenanlage auf Abbrechen klicken. Wichtig an dieser Stelle zu wissen ist, dass bei der Programmversion 2003 von Outlook das Herunterladen bestimmter Dateien (z. B. Dateien mit der Endung .exe, .bat usw.) komplett blockiert wird. Die Möglichkeit, die zugelassenen Dateierweiterungen selbst zu ändern, wie es in früheren Versionen möglich war, ist damit aus Sicherheitsgründen außer Kraft gesetzt worden.
92
Eine Nachricht beantworten
3
Nach dem Befehl zum Öffnen wird die Anlage in einem dafür geeigneten Programm angezeigt. Handelt es sich beispielsweise um eine Grafik, wird dafür ein auf Ihrem Computer vorhandenes Grafikprogramm benutzt. Nachdem Sie die Anlage eingesehen haben, schließen Sie sie, indem Sie auf X in der Titelleiste des Programms klicken.
Eine Nachricht beantworten Wenn Sie eine Nachricht bekommen haben, werden Sie möglicherweise darauf antworten wollen. Dazu müssen Sie nicht erst das Formular aufrufen, das Sie früher zum Erstellen einer Nachricht benutzt haben. Es geht viel bequemer:
1
Markieren Sie die Nachricht im Posteingang, indem Sie darauf klicken.
93
2
Wenn Sie nur dem Absender der Nachricht antworten wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Antworten in der Standard-Symbolleiste.
3
Falls unter dem Eintrag Cc mehrere Empfänger angegeben sind und Sie allen diesen Ihre Antwort zukommen lassen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Allen antworten.
4
Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt, das den Namen der Nachricht mit einem vorangestellten AW – für Antwort – trägt. Als Empfängeradresse ist bereits die des ursprünglichen Absenders eingetragen. Auch die Betreffzeile ist bereits ausgefüllt. Der ursprüngliche Text der Nachricht ist ebenfalls vorhanden, damit der Empfänger weiß, auf welche seiner Nachrichten geantwortet wurde.
94
Eine Nachricht weiterleiten
5
Oberhalb der ursprünglichen Nachricht geben Sie Ihren Text – wie Sie es beim Erstellen einer neuen Nachricht schon gewohnt sind – ein.
6
Abschließend klicken Sie auf Senden in der StandardSymbolleiste, um Ihre Nachricht in den Postausgang zu befördern, von wo aus sie – eventuell mit anderen Nachrichten – endgültig an den Empfänger versendet wird.
Eine Nachricht weiterleiten Wenn Sie eine Nachricht erhalten, deren Inhalt auch andere Personen interessieren könnte, können Sie sie an diese weiterleiten. Dieses Weiterleiten einer Nachricht funktioniert im Prinzip ähnlich wie das Beantworten einer Nachricht. Nur dass Sie nicht dem Absender antworten, sondern die Nachricht weiteren Personen zukommen lassen.
1
Um eine Nachricht weiterzuleiten, markieren Sie sie im Ordner Posteingang und klicken in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Weiterleiten.
95
2
In die Felder An und Cc können Sie jetzt die vollständigen E-MailAdressen der Personen, an die Sie die Nachricht weiterleiten wollen, eingeben. Alternativ dazu können Sie auf die Schaltflächen links neben den Feldern klicken, wenn Sie die Empfängeradresse bereits in den Ordner Kontakte aufgenommen haben.
3
Oberhalb der ursprünglichen Nachricht geben Sie dann – falls Sie möchten – noch einen zusätzlichen Begleittext ein.
4
Falls Sie eine der ursprünglichen Nachricht beigefügte Anlage nicht mit versenden möchten (beispielsweise um die Übertragungszeit zu reduzieren oder weil der Empfänger bereits darüber verfügt), klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und wählen im Kontextmenü den Befehl Löschen.
5
Abschließend klicken Sie auf Senden in der StandardSymbolleiste, um Ihre Nachricht im Postausgang abzulegen, von wo aus Sie sie – eventuell mit anderen Nachrichten – endgültig an den oder die Empfänger absenden werden.
96
Einige Optionen zum Empfangen und Beantworten von E-Mails
Einige Optionen zum Empfangen und Beantworten von E-Mails Auch zum Empfangen von Mail gibt es wichtige Optionen, mit denen Sie das Verhalten des Programms einstellen können.
Achtung! Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinflusst. Ändern Sie diese Optionen erst, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben.
1
Wählen Sie den Befehl Optionen im Menü Extras. Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt.
2
Klicken Sie zunächst auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche E-MailOptionen.
97
3
Das Dialogfeld E-Mail-Optionen wird angezeigt. Hierin sind mehrere Optionen für das Empfangen und Verarbeiten von Nachrichten interessant.
4
Als Option über das Listenfeld Beim Antworten auf Nachrichten können Sie beispielsweise einstellen, ob beim Antworten die ursprüngliche Nachricht eingefügt werden soll oder nicht.
5
Ähnlich können Sie unter Beim Weiterleiten von Nachrichten wählen, ob der Text als Teil der Nachricht oder als Anlage eingefügt werden soll.
98
Erfolgskontrolle
6
Verlassen Sie die Dialogfelder E-Mail-Optionen und Optionen, indem Sie zweimal auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
Erfolgskontrolle Sie können sich natürlich auch selbst eine E-Mail schreiben, sie versenden, empfangen und sowohl beantworten und auch weiterleiten, wenn Sie niemanden belästigen wollen. Eine praktische Erfolgskontrolle zu diesem Kapitel bringt aber mehr Spaß, wenn schon jemand auf die im vorhergehenden Kapitel von Ihnen gesendeten Nachrichten geantwortet hat. ■ Schalten Sie Ihren Computer ein und starten Sie Outlook 2003. ■ Stellen Sie von Outlook Heute aus die Verbindung zum Posteingangsserver her und prüfen Sie, ob Nachrichten für Sie eingegangen sind. ■ Wechseln Sie zum Bereich Posteingang und kontrollieren Sie die Nachrichten über den Lesebereich des Programms. ■ Öffnen Sie mindestens eine Nachricht im Formular. Beantworten Sie diese Nachricht oder leiten Sie sie an eine andere Adresse weiter. Schließen Sie das Formular anschließend wieder. ■ Falls eine Nachricht über eine beigefügte Anlage verfügt, öffnen Sie diese. ■ Sorgen Sie dafür, dass Ihre Antworten an den Postausgangsserver weitergeleitet werden. ■ Beenden Sie Outlook 2003.
99
Kapitel 5
E-Mails organisieren
Im Laufe der Zeit werden Sie einige E-Mails geschrieben und ebenso empfangen haben. Dann ist es angebracht, sich mit dem Organisieren der Nachrichten zu beschäftigen. Teilweise möchten Sie auch eine Nachricht, die Sie mangels Zeit und Information nicht fertig stellen konnten, temporär ablegen oder Nachrichten, die nicht gerade Ihr Wohlwollen erregt haben, endgültig von Ihrem Rechner verschwinden lassen. Nachrichten von bestimmten Absendern sind vielleicht von besonderem Interesse für Sie. Solche Nachrichten können Sie automatisch in einer anderen Farbe markieren lassen. Andere Nachrichten – beispielsweise Werbung – wollen Sie gar nicht erst anzeigen lassen. Dafür erleichtern Ihnen spezielle Ordner und zusätzliche Funktionen das Organisieren des Posteingangs. Wie und wo Sie das machen und was Sie dabei beachten müssen, ist Inhalt dieses Kapitels.
Ihr Erfolgsbarometer
Das kennen Sie schon: Die Grundlagen von Outlook 2003
18
E-Mail-Konten einrichten
42
E-Mails schreiben und versenden
58
E-Mails empfangen und beantworten
84
Das lernen Sie neu: Mit Entwürfen arbeiten
102
Nachrichten löschen
105
Nachrichten organisieren
110
Junk-E-Mails behandeln
112
Einige Optionen zum Organisieren von E-Mails
118
101
Mit Entwürfen arbeiten Unter dem Begriff Entwürfe versteht Outlook unfertige Nachrichten, die noch nicht versendet wurden. Ein Entwurf kommt beispielsweise dann zum Einsatz, wenn Sie eine Nachricht zwar entwerfen, aber aus Mangel an Zeit oder Information nicht fertig stellen und absenden können. In diesem Fall können Sie sie speichern und später abschließen und versenden.
Entwürfe erstellen Der Unterschied zur normalen Arbeit besteht also darin, dass Sie die Nachricht nicht absenden, sondern auf dem Computer speichern.
1
Lassen Sie das Formular für eine neue Nachricht anzeigen, indem Sie im Bereich E-Mail auf die Schaltfläche Neu in der Standard-Symbolleiste klicken.
2
Geben Sie im Nachrichtenformular die Nachricht so weit ein, wie Sie können.
102
Mit Entwürfen arbeiten
3
Da die Nachricht noch nicht fertig ist, senden Sie dieses Fragment nicht ab, sondern klicken auf die Schaltfläche Speichern in der Standard-Symbolleiste.
4
Das Nachrichtenfragment wird dann im Outlook-Ordner Entwürfe abgelegt. Dass sich in diesem Ordner Elemente befinden, erkennen Sie an der fett gesetzten Anzeige des Namens Entwürfe. Die Anzahl der darin vorhandenen Elemente wird – wie immer – durch die nachgestellte Zahl angegeben.
5
Anschließend können Sie das Formular schließen. Auch wenn Sie das Nachrichtenformular schließen, ohne die Nachricht zu versenden oder gespeichert zu haben, werden Sie gefragt, ob Sie die Nachricht speichern wollen. Wenn Sie diese Abfrage mit Ja bestätigen, wird die Nachricht ebenfalls im Ordner Entwürfe gespeichert.
Tipp Auch beim Schreiben einer längeren E-Mail kommt der Ordner Entwürfe zum Einsatz. Outlook speichert während Ihrer Arbeit an einer Nachricht diese nach einer bestimmten Zeit – standardmäßig sind es 3 Minuten – automatisch im Ordner Entwürfe.
103
Entwürfe benutzen Die im Ordner Entwürfe abgelegten Nachrichtenfragmente können Sie jederzeit vervollständigen und die Nachricht anschließend versenden.
1
Um eines der im Ordner Entwürfe abgelegten Nachrichtenfragmente zu nutzen, klicken Sie in der Outlook-Leiste unter Alle E-Mail-Ordner auf Entwürfe.
2
Der Inhalt des Ordners wird angezeigt. Suchen Sie darin den gewünschten Entwurf und doppelklicken Sie auf das Element.
3
Das Nachrichtenfragment wird angezeigt. Vervollständigen Sie es mit den noch fehlenden Angaben.
104
Nachrichten löschen
4
Bringen Sie dann die Nachricht auf den Weg, indem Sie – wie gewohnt – auf die Schaltfläche Senden in der Standard-Symbolleiste klicken.
Tipp Sollten Sie sich immer noch nicht sicher sein, ob Sie die E-Mail in diesem Zustand abschicken sollen, so können Sie sie erneut mit den Änderungen speichern und wiederum schließen. Die Nachricht bleibt auf jeden Fall so lange als Entwurf vorhanden, bis Sie diese endgültig versenden.
5
Um zum Ordner Outlook Heute zurückzukehren, klicken Sie in der Outlook-Spalte auf Persönliche Ordner.
Nachrichten löschen Im Laufe der Zeit wird es passieren, dass die Liste der in den E-MailOrdnern abgelegten Nachrichten stark anwächst. Wie Sie mit diesem Problem umgehen, ist eine etwas knifflige Frage. Tipp Oft ist es besser, Sie belassen die Nachricht in ihrem Ordner und archivieren diesen Ordner hin und wieder. Dieser Vorgang wird in Kapitel 10 beschrieben.
Die einfachste Lösung dafür, die Ordner etwas kleiner zu halten, besteht darin, die nicht benötigten Nachrichten zu löschen. Da man aber nie genau weiß, welche Nachrichten man später noch benötigt, empfiehlt sich dieser Weg nur, wenn Sie dabei absolut sicher sind.
105
Gelöschte Objekte Outlook behandelt das Löschen einer Nachricht als mehrstufigen Prozess: Im ersten Schritt wird die Nachricht nur aus dem aktuellen Ordner in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben.
1
Markieren Sie die Nachricht, die Sie entfernen wollen, indem Sie darauf klicken.
2
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen in der Standard-Symbolleiste.
3
Die Nachricht wird dann standardmäßig in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Im Gegensatz zu anderen Nachrichtenordnern wird bei diesem Ordner nicht die Anzahl der darin vorhandenen Objekte angezeigt.
Gelöschte Nachrichten wiederherstellen Falls Sie versehentlich eine noch benötigte Nachricht gelöscht haben, können Sie sie vom Ordner Gelöschte Objekte aus wiederherstellen.
106
Nachrichten löschen
Tipp Sie finden im Ordner Gelöschte Objekte – neben den gelöschten Nachrichten – auch andere gelöschte Elemente, beispielsweise gelöschte Kontakte.
1
Klicken Sie in der OutlookLeiste im Bereich E-Mail auf den Ordner Gelöschte Objekte.
2
Der Ordner Gelöschte Objekte entspricht in seiner Struktur den anderen Ordnern für den Nachrichtenaustausch. Suchen Sie zunächst die gewünschte Nachricht und markieren Sie sie, indem Sie darauf klicken.
3
Das Wiederherstellen ist eine einfache Sache: Sie müssen die Nachricht nur in den Ordner Posteingang verschieben. Wählen Sie dazu den Befehl In Ordner verschieben im Menü Bearbeiten.
107
4
Das Dialogfeld Elemente verschieben wird angezeigt. Wählen Sie darin den Ordner, in den die gelöschte Nachricht verschoben werden soll. Wahrscheinlich ist das der Ordner Posteingang. Nach einem Klick auf OK im Dialogfeld Elemente verschieben verschwindet die Nachricht aus dem Ordner Gelöschte Elemente und befindet sich dann im vorher ausgewählten Ordner.
5
Um vom Ordner Gelöschte Elemente zum Ordner Outlook Heute zurückzukehren, klicken Sie in der Outlook-Spalte auf Persönliche Ordner.
Endgültiges Löschen von Nachrichten Ein endgültiges Löschen erfolgt erst dann, wenn Sie den Ordner Gelöschte Objekte leeren.
108
Nachrichten löschen
Tipp Zur Wahl des Befehls Postfach aufräumen spielt es keine Rolle, in welchem Bereich von Outlook Sie sich gerade befinden.
1
Die einfachste Methode ist, den Befehl Postfach aufräumen im Menü Extras zu wählen.
2
Das Dialogfeld Postfach aufräumen wird angezeigt. Über die Schaltfläche Leeren entfernen Sie alle Elemente aus dem Ordner Gelöschte Objekte und löschen diese endgültig. Seien Sie also vorsichtig mit dieser Aktion!
Tipp Über weitere Optionen des Dialogfelds Postfach aufräumen können Sie die Gesamtgröße des Postfachs sowie einzelner darin enthaltener Ordner anzeigen lassen und Elemente suchen, die eine bestimmte Größe überschreiten oder älter als ein bestimmtes Datum sind, oder die AutoArchivierung einleiten.
109
3
Das endgültige und unwiederbringliche Löschen der Elemente im Ordner Gelöschte Objekte müssen Sie noch einmal mit Ja bestätigen.
Tipp Sie können die einzelnen Elemente im Ordner Gelöschte Objekte auch einzeln endgültig löschen, indem Sie sie dort markieren, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und dort den Befehl Löschen wählen.
Nachrichten organisieren Viele Funktionen erleichtern Ihnen das Organisieren des Posteingangs. Sie können beispielsweise die in einem Ordner vorhandenen Eintragungen nach unterschiedlichen Kriterien sortieren lassen, wichtige Nachrichten besonders kennzeichnen oder zur Nachverfolgung vormerken.
Nachrichten sortieren Standardmäßig werden die Nachrichten im Ordner Posteingang – wie in allen E-Mail-Ordnern – so sortiert, dass die neuesten Elemente zuerst angezeigt werden. Sie können die Felder in der Überschriftenzeile benutzen, um die darunter stehenden Eintragungen in einer anderen Reihenfolge zu sortieren.
110
Nachrichten organisieren
1
Wenn Sie die Sortierrichtung nur einfach umkehren wollen, klicken Sie auf die nach unten zeigende Pfeilspitze neben der Spaltenüberschrift Neu nach alt.
2
In der Überschrift steht dann Alt nach neu und die ältesten Nachrichten werden in der Liste zuerst angezeigt. Eine nach oben weisende Pfeilspitze in einer Spaltenüberschrift zeigt an, dass die Liste nach den Eintragungen in dieser Spalte absteigend sortiert ist. Um die Sortierfolge nochmals umzukehren, klicken Sie die Spaltenüberschrift erneut an.
Tipp Auch bei einem anderen Sortierkriterium können Sie durch einen Klick auf die zweite Spalte die Richtung der Anzeige umkehren.
3
Standardmäßig wird nach Datum – auf- oder absteigend – sortiert. Das wird auch in der ersten Spalte, die mit Angeordnet nach: Datum betitelt ist, angezeigt. Wenn Sie nach einem anderen Kriterium sortieren lassen wollen, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Angeordnet nach und wählen das gewünschte Kriterium aus. Wollen Sie beispielsweise nach dem Absender der Nachricht sortieren, wählen Sie den Eintrag Von.
111
Nachrichten kennzeichnen Sie können Nachrichten mit kleinen, verschiedenfarbigen Fähnchen kennzeichnen. Unterschiedliche Farben können Sie für bestimmte Zwecke einsetzen.
1
Markieren Sie die gewünschte Nachricht und wählen Sie den Befehl Zur Nachverfolgung im Menü Aktionen. Über die Befehle im oberen Bereich des Untermenüs zu diesem Befehl können Sie eine Farbe zur Kennzeichnung aussuchen.
2
Nach der Wahl einer Farbe wird die Nachricht mit dieser gekennzeichnet.
Junk-E-Mails behandeln Nachdem Sie mit Outlook eine Zeit lang gearbeitet haben, werden Sie eventuell plötzlich Nachrichten erhalten, bei denen Sie sich wundern, wie der Absender an Ihre E-Mail-Adresse gekommen ist. Meist handelt es sich bei solchen Nachrichten um unerwünschte E-Mail-Werbung, also so genannte Junk-E-Mails (junk ist das englische Wort für Müll). Wenn sich solche Fälle häufen, sollten Sie Outlook auffordern, diese Nachrichten gleich herauszufiltern, damit Ihr Posteingang nicht unübersichtlich wird. Dazu können Sie mehrere Methoden anwenden.
112
Junk-E-Mails behandeln
Automatisches Filtern Die neue Version von Outlook verfügt über eine Möglichkeit, Nachrichten, die an eine große Zahl von Empfängern verschickt wurden, beim Empfang automatisch nicht mehr im Ordner Posteingang, sondern in dem speziellen Ordner Junk-E-Mail abzulegen.
1
Wählen Sie den Befehl Junk-E-Mail im Menü Aktionen. Im Untermenü klicken Sie auf Junk-E-Mail-Optionen.
2
Im dann angezeigten Dialogfeld können Sie durch Auswahl einer der angezeigten Optionen regeln, wie solche Massensendungen behandelt werden sollen.
113
3
Bestätigen Sie nach Wahl der gewünschten Option die Einstellungen im Dialogfeld durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
Absender blockieren In manchen Fällen können unerwünschte Sendungen durch diese automatische Sperre durchschlüpfen und erscheinen dann doch im Ordner Posteingang. Wenn Sie in einem solchen Fall verhindern wollen, dass in Zukunft weitere Nachrichten dieses Absenders ebenfalls wieder Ihrer Blockade entwischen, müssen Sie diesen Absender individuell behandeln.
1
Markieren Sie im Ordner Posteingang die Nachricht des Absenders, den Sie in Zukunft abblocken wollen.
2
Wählen Sie den Befehl Junk-E-Mail im Menü Aktionen. Im Untermenü klicken Sie auf Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen.
Tipp Sie können diese Methode auch für Nachrichten anwenden, die keine Massensendungen sind. Beispielsweise können Sie damit die Nachrichten von lästigen Dauerbriefschreibern gleich im Ordner Junk-E-Mail verschwinden lassen.
114
Junk-E-Mails behandeln
Junk-E-Mails kontrollieren Hin und wieder sollten Sie den Ordner Junk-E-Mail kontrollieren, um zu sehen, was dort so alles abgelegt worden ist.
1
Klicken Sie dazu in der Outlook-Spalte unter Alle E-Mail-Ordner auf Junk-E-Mail.
2
Um vom Ordner Junk-E-Mail zum Ordner Outlook Heute zurückzukehren, klicken Sie in der Outlook-Spalte auf Persönliche Ordner.
Absender hervorheben Nachrichten von besonders wichtigen Absendern können Sie in einer bestimmten Farbe anzeigen lassen. Sie können beispielsweise eine Regel einrichten, um alle Nachrichten, die Sie von Ihrem Vorgesetzten empfangen, in blauer Schrift anzuzeigen, damit Sie diese – wahrscheinlich wichtigen – Nachrichten schnell erkennen können.
1
Lassen Sie den Outlook-Ordner Posteingang anzeigen, indem Sie im Navigationsbereich auf den gleichnamigen Eintrag klicken.
115
2
Wählen Sie den Befehl Organisieren im Menü Extras. Damit öffnen Sie das Fenster Organisieroptionen Posteingang.
3
Outlook benutzt dieses Fenster, um Nachrichten auf unterschiedliche Weise zu organisieren. Wenn Sie Nachrichten mit einer bestimmten Farbe versehen wollen, klicken Sie auf die Option Farben verwenden im linken Bereich des Fensters.
Tipp Über die Option Ordner verwenden können Sie Nachrichten automatisch in andere Ordner verschieben. Diese Ordner müssen Sie aber zuerst anlegen. Sie können beispielsweise einen neuen Ordner erstellen, um die Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten zu speichern, und dann eine Regel einrichten, dass alle zukünftigen Nachrichten, die Sie von Ihrem Vorgesetzten erhalten, in diesem Ordner abgelegt werden.
4
Wählen Sie zunächst, ob sich die Farbwahl auf Nachrichten von einem oder Nachrichten an diesen Empfänger beziehen soll.
116
Junk-E-Mails behandeln
5
Den Namen des Empfängers können Sie direkt eingeben oder durch Markieren einer entsprechenden Nachricht im Informationsfenster übernehmen.
6
Wählen Sie über das darunter liegende Listenfeld die Farbe aus, in der die Nachrichten angezeigt werden sollen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen abschließend durch einen Klick auf die Schaltfläche Farbe übernehmen.
7
In unteren Teil des Fensters können Sie eine Farbe für alle Nachrichten wählen, die nur direkt an Sie – und nicht über eine Verteilerliste – adressiert wurden. Klicken Sie nach der Wahl der Farbe auf die Schaltfläche Einschalten. Zur späteren Änderung können Sie auf die dann angezeigte Schaltfläche Ausschalten klicken.
117
8
Durch nochmaliges Anwählen des Befehls Organisieren im Menü Extras blenden Sie das Fenster Organisieroptionen Posteingang wieder aus. In Zukunft werden die von diesem Absender empfangenen Nachrichten in der gewählten Farbe gekennzeichnet.
Einige Optionen zum Organisieren von E-Mails Wie von den vorherigen Kapiteln her schon gewohnt, dient der letzte Abschnitt dieses Kapitels immer dazu, Sie auf einige Optionen zum aktuellen Thema hinzuweisen. Achtung! Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinflusst. Ändern Sie diese Optionen erst, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben.
1
Wählen Sie den Befehl Optionen im Menü Extras. Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt.
118
Einige Optionen zum Organisieren von E-Mails
2
Die Optionen zum Organisieren von Nachrichten sind etwas versteckt – Sie müssen sich zuerst dorthin durcharbeiten. Klicken Sie zunächst auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen.
3
Das Dialogfeld E-Mail-Optionen wird angezeigt. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Erweiterte E-Mail-Optionen.
119
4
Jetzt wird das Dialogfeld Erweiterte E-MailOptionen angezeigt, in dem Sie die gewünschten Optionen finden:
■ Über die Liste zum Feld Nicht gesendete Elemente speichern in können Sie angeben, wo noch nicht gesendete Nachrichten in welchem Zeitintervall abgelegt werden. Standardmäßig ist hier der Ordner Entwürfe eingestellt. ■ Über die Optionen im darunter angezeigten Bereich können Sie diverse Einstellungen aktivieren, wie sich eine Nachricht verhält, wenn sie in den Posteingang geladen wird. ■ Der untere Bereich dient vordringlich dazu, Prioritäten in puncto Wichtig- und Vertraulichkeitsstufen zu setzen. Sie können hier wählen zwischen Normal, Niedrig und Hoch.
5
Verlassen Sie die Dialogfelder Erweiterte E-Mail-Optionen, E-Mail-Optionen und Optionen, indem Sie dreimal auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
120
Erfolgskontrolle
Erfolgskontrolle Nach der Arbeit an den letzten beiden Kapiteln sollten Sie sowohl einige Nachrichten gesendet als auch schon einige empfangen haben. Mit diesem Bestand können Sie wahrscheinlich schon Ihr Wissen hinsichtlich einiger Organisationsfragen testen: ■ Schalten Sie Ihren Computer ein und starten Sie Outlook 2003. ■ Kontrollieren Sie, welche Nachrichten Sie schon versendet haben. ■ Suchen Sie sich eine etwas weniger wichtige Nachricht aus und löschen Sie sie. Navigieren Sie anschließend zum Ordner Gelöschte Objekte und stellen Sie die gerade gelöschte Nachricht wieder her. ■ Suchen Sie sich eine Nachricht von einem Absender aus, mit dem Sie gern kommunizieren. Sorgen Sie dafür, dass die Nachrichten dieses Absenders in Zukunft rot eingefärbt werden. ■ Wenn Sie schon Nachrichten von Absendern erhalten haben, die Sie nicht mehr im normalen Posteingang sehen wollen, behandeln Sie diese als Junk-Mail. ■ Beenden Sie Outlook 2003.
121
Kapitel 6
Termine im Kalender überwachen
Natürlich wäre es schön, wenn man sein ganzes Leben so gestalten könnte, dass man wirklich nur das tun müsste, was man mag, und am besten auch dann, wann man will. Aber verständlicherweise – da man nicht allein auf diesem Globus lebt – geht das nicht so einfach. Im Regelfall haben Sie in Ihrem täglichen Leben eine Reihe von einzelnen oder immer wiederkehrenden Terminen, die Sie wahrnehmen sollten. Die Funktionen im Outlook-Bereich Kalender helfen Ihnen, Ihre Termine im Auge zu behalten. Sie können sowohl eine Aktivität von kürzerer Dauer als auch ganztägige oder mehrtägige Aktivitäten planen.
Ihr Erfolgsbarometer
Das kennen Sie schon: Die Grundlagen von Outlook 2003
18
E-Mail-Konten einrichten
42
E-Mails schreiben und versenden
58
E-Mails empfangen und beantworten
84
E-Mails organisieren
100
Das lernen Sie neu: Der Bereich Kalender
124
Einen Termin eingeben
126
Ganztägige Termine
130
Wiederkehrende Termine
131
Ansichten
136
Mit Terminen arbeiten
139
An Termine erinnern
142
Einige Optionen für den Kalender
144
123
Der Bereich Kalender Zur Terminverwaltung im Kalender benutzt Outlook einen eigenen Programmbereich – den Kalender.
Tipp Zur Anzeige des Kalenders können Sie auch den Befehl Kalender im Menü Wechseln zu wählen oder einfach die Tastenkombination S+2 drücken.
1
Zur Anzeige des Kalenders wählen Sie in der Outlook-Leiste den Ordner Kalender.
2
Standardmäßig wird der Inhalt dieses Outlook-Ordners in der Tagesansicht angezeigt. In dieser Ansicht wird der gerade aktuelle Tag in halbstündige Abschnitte unterteilt, in die Sie Ihre Termine eintragen können.
Der Datumsnavigator Ein wichtiger Bestandteil des Bereichs ist der Datumsnavigator in der oberen linken Ecke. Er dient zum schnellen Wechsel zu einem anderen Datum. Das in diesem Bereich markierte Datum wird im Hauptbereich
124
Der Bereich Kalender
des Bildschirms angezeigt. Für einen effizienten Umgang mit dem Kalender ist es wichtig, dass Sie sich mit der Arbeit mit diesem Element auskennen.
1
Beim Aufruf des Bereichs wird das aktuelle Datum durch ein umrandetes Feld markiert. Um ein anderes Datum zu wählen, klicken Sie auf das entsprechende Feld. Das gewählte Datum wird grau unterlegt.
2
Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilspitzen können Sie zu zeitlich benachbarten Monaten wechseln. Auch in diesen Monaten wird das Tagesdatum des gerade aktuellen Tages farblich hervorgehoben.
3
Für einen schnellen Wechsel zu weiter entfernt liegenden Monaten setzen Sie den Mauszeiger auf den Monatsnamen in der Titelleiste und halten die Maustaste gedrückt. Wählen Sie den gewünschten Monat im Listenfeld aus.
125
4
Fett dargestellte Einträge kennzeichnen Tage, für die bereits Termine eingetragen wurden.
5
Wenn Sie nach dem Markieren eines anderen Datums schnell zum heutigen Datum zurückwechseln wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Heute in der Standard-Symbolleiste.
6
Wie viele Monate im Kalenderelement angezeigt werden, hängt von der für diesen Bereich gewählten Fenstergröße ab. Wenn Sie mehrere Monate anzeigen lassen wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf einen Rand des Fensters, sodass ein Doppelpfeil angezeigt wird. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Rand.
Einen Termin eingeben Ihre persönlichen Termine müssen Sie natürlich erst eingeben. Die Informationen zu einem Termin können Sie ganz nach Bedarf umfassend oder kurz gehalten eintragen.
126
Einen Termin eingeben
1
Wenn Sie den Bereich Kalender bereits ausgewählt haben, klicken Sie zum Erstellen eines neuen Termins auf die Schaltfläche Neu in der Standard-Symbolleiste.
Tipp Wenn Sie gerade an einem anderen Programmbereich arbeiten – beispielsweise eine E-Mail verfassen – öffnen Sie das Menü zur Schaltfläche Neu durch einen Klick auf die nach unten weisende Pfeilspitze und wählen daraus den Befehl Termin.
2
Im dann angezeigten Dialogfeld können Sie den Termin definieren. Das Dialogfeld ist zunächst mit Unbenannt – Termin bezeichnet. Nach Eingabe einer Bezeichnung für den Termin im Feld Betreff wird Ihr Eintrag auch als Name registriert. Auf der automatisch angezeigten Registerkarte Termin können Sie zunächst die wichtigsten Dateneintragungen vornehmen. Für Detailinformationen benutzen Sie – direkt anschließend oder später – die zweite Registerkarte.
127
3
Im Feld Betreff geben Sie dem Termin einen Namen. Dieser wird später im Kalender angezeigt. Wählen Sie also möglichst eine kurze Bezeichnung.
4
Geben Sie im Feld darunter den Ort an, an dem der Termin wahrgenommen werden soll. Eine Eintragung ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich dabei nicht um Ihren üblichen Arbeitsplatz handelt. Über das Listenfeld zu diesem Feld können Sie den Ort auch aus den bisher eingegebenen Eintragungen für dieses Feld auswählen.
5
Im Bereich Beginnt um/Endet um können Sie den Zeitraum direkt über die Tastatur eintragen, an dem der Termin stattfindet. Zur Auswahl des Datums können Sie auch auf die neben den einzelnen Feldern stehende Schaltfläche mit dem schwarzen Dreieck klicken und die Daten aus dem dann angezeigten Datumsnavigator auswählen.
128
Einen Termin eingeben
6
Das Listenfeld zur Auswahl der Uhrzeit bietet die Wahl in Schritten von je einer halben Stunde. Sollten Sie einen anderen Zeitpunkt benötigen, können Sie diesen direkt in das Feld eingeben.
Tipp Anstatt Zahlenangaben zu verwenden, können Sie für ein Datum oder eine Uhrzeit auch eine Beschreibung in Worten – ein so genanntes AutoDatum – eingeben. Die Beschreibung wird dann vom Programm in ein Zahlenformat umgewandelt. Wenn Sie beispielsweise heute in zwei Wochen in einem Datumsfeld eingeben, werden in Outlook die korrekten Zahlen für den Tag, den Monat und das Jahr angezeigt.
7
Nach Eingabe der Daten für den Termin klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen in der Symbolleiste des Dialogfelds.
8
Das Dialogfeld wird geschlossen und der Termin im Kalender angezeigt.
129
Ganztägige Termine Ein Ereignis ist eine Aktivität, die mindestens 24 Stunden dauert. Beispiele dafür wären eine Messe oder Ihr Urlaub. Ereignisse sind aber insofern etwas Besonderes, als Sie an Tagen mit Ereignissen auch zusätzliche Termine eintragen können, ohne dass sich dadurch Überschneidungskonflikte ergeben. Auch das entspricht der Praxis: Beispielsweise können Sie während einer Messe einen speziellen Termin für einen Besuch an einem Messestand eintragen oder während des Ereignisses Urlaub einen Termin beim Zahnarzt wahrnehmen müssen.
1
Gehen Sie zunächst wie bei der Eintragung eines normalen Termins vor: Öffnen Sie das Dialogfeld Termin und geben Sie die Bezeichnung für den Termin und den Ort ein.
2
Aktivieren Sie die Option Ganztägig, wenn es sich um ein solches Ereignis handelt. Die Felder für die Start- und die Endzeit werden dann ausgeblendet.
130
Wiederkehrende Termine
3
Im Feld Anzeigen als steht nach der Wahl von Ganztägig standardmäßig der Eintrag Frei. Andere Einzeltermine am selben Tag stehen also mit dem ganztägigen Ereignis nicht im Konflikt. Wenn Sie an diesem Tag aber keine anderen Termine mehr zulassen wollen, wählen Sie Gebucht aus den Listenfeld.
4
Nach Eingabe der Daten für das Ereignis klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen in der Symbolleiste des Dialogfelds.
5
Das Dialogfeld wird geschlossen und das Ereignis wird im Kalender als Banner im oberen Bereich angezeigt.
Wiederkehrende Termine Für Termine, die sich in bestimmten Abständen wiederholen – beispielsweise eine wöchentliche Teambesprechung –, müssen Sie keine separaten Kalendereinträge erstellen. Sie können hierfür so genannte Terminserien anhand eines Musters und einer Dauer definieren. Diese Termine werden dann automatisch an den entsprechenden Tagen in den Kalender eingetragen.
131
1
Gehen Sie zunächst wie bei der Eintragung eines normalen Einzeltermins vor: Öffnen Sie das Dialogfeld Termin und geben Sie die Daten für den ersten Termin der Serie ein – die Bezeichnung, das Datum, die Uhrzeit usw.
2
Klicken Sie dann im Dialogfeld zur Definition des Termins auf die Schaltfläche Serientyp in der Symbolleiste des Dialogfelds Termin.
3
Das Dialogfeld Terminserie wird angezeigt.
Tipp Sie können eine Terminserie auch direkt vom Kalender aus anlegen, indem Sie den Befehl Neue Terminserie im Menü Aktionen wählen. Dann müssen Sie allerdings die Grunddaten für den ersten Termin der Serie – die Bezeichnung, das Datum, die Uhrzeit usw. – erst im Dialogfeld Terminserie neu eintragen.
132
Wiederkehrende Termine
4
Oben im Dialogfeld unter Termin können Sie den Start- und den Endzeitpunkt oder – ersatzweise für den Endzeitpunkt – eine Dauer für den ersten Termin der Serie kontrollieren. Sollten diese Daten noch nicht angezeigt werden, müssen Sie sie eingeben.
5
Nun spezifizieren Sie das Wiederholungsmuster für den Termin. Wählen Sie unter Serienmuster im linken Bereich die Periode, mit der die Aufgabe auftaucht. Standardmäßig ist hier Wöchentlich angezeigt. Je nach Wahl der Option ändern sich die sonstigen Möglichkeiten, die Sie in diesem Bereich einstellen können.
■ Die Option Täglich erlaubt die Festlegung für jeden Tag, für einen bestimmten Tagesrhythmus – beispielsweise jeden dritten Tag – oder jeden Arbeitstag. Tipp Welche Tage der Woche als Arbeitstage gelten sollen, können Sie über die Kalenderoptionen festlegen.
■ Mit Wöchentlich können Sie einerseits über Jede/Alle festlegen, ob der Termin für jede Woche oder mit bestimmten Abständen gelten soll. Außerdem können Sie den oder die gewünschten Tag(e) bestimmen.
133
■ Haben Sie die Option Monatlich gewählt, können Sie entweder den Termin auf einen bestimmten Tag eines Monats oder einen Wochentag einer bestimmten Woche im Monat legen – beispielsweise jeden ersten Montag im Monat. Tipp Über das Dialogfeld Kalenderoptionen können Sie festlegen, welche Woche als erste Kalenderwoche im Jahr gelten soll.
■ Bei Wahl der Option Jährlich können Sie entweder mit der Variante Jeden ein festes Datum im Jahr bestimmen oder mit Am ein auf die Kalenderwoche bezogenes Datum angeben.
6
Im unteren Bereich des Dialogfelds Terminserie können Sie festlegen, von wann bis wann die Serie dauern soll. Als Beginn wird – wenn vorhanden – das im Dialogfeld Termin eingegebene Datum als Voreinstellung übernommen. Sie können es direkt im Feld editieren oder dazu über den Datumsnavigator arbeiten. Legen Sie außerdem über eines der Felder Kein Enddatum, Endet nach oder Endet am fest, wie lange die Terminserie dauern soll.
134
Wiederkehrende Termine
7
Bestätigen Sie die Definition des Zeitrasters über die Schaltfläche OK. Ihre Einstellungen werden im Dialogfeld Termin in der mit Serie bezeichneten Zeile angegeben.
8
Speichern Sie dann die Serie genauso, wie Sie auch einen Einzeltermin speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen in der Symbolleiste klicken.
9
Der wiederkehrende Termin wird anschließend im Kalender angezeigt. Ein zusätzliches Symbol mit zwei kreisförmigen Pfeilen zeigt an, dass es sich um eine Terminserie handelt.
Tipp Wenn Sie einen als wiederkehrend definierten Termin wieder in einen normalen – einmaligen – Termin umwandeln möchten, klicken Sie im Dialogfeld Terminserie auf die Schaltfläche Serie entfernen in der unteren rechten Ecke.
135
Ansichten Welchen Zeitraum der Kalender im Hauptbereich anzeigt, können Sie selbst einstellen. Wählen Sie die Einstellung so, dass die Tage angezeigt werden, für die Sie Termine planen oder bearbeiten wollen.
Standardansichten Tipp Sie können zur Wahl der Ansicht auch die Befehle Tagesansicht, Wochenansicht, Arbeitswoche und Monatsansicht im Menü Ansicht benutzen.
1
Der Bereich verfügt über einige Standardansichten, die Sie über die entsprechenden Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste festlegen können.
Standardmäßig wird der Kalender in der Tagesansicht angezeigt. Dabei ist der angezeigte Tag in halbstündige Abschnitte unterteilt. Wenn Sie auf einen solchen Abschnitt doppelklicken, wird das Dialogfeld Termin angezeigt und der Zeitabschnitt, auf den Sie doppelt geklickt haben, ist bereits als Termin markiert. Hier geben Sie Termine ein, die zu einer bestimmten Tageszeit oder Stunde wahrgenommen werden müssen.
136
Ansichten
2
Einen Überblick über die Termine der laufenden Woche erhalten Sie in der Wochenansicht. Auch hier können Sie weitere Termine eingeben.
Tipp Mit den Optionen unter der Überschrift Arbeitswoche im Dialogfeld Kalenderoptionen können Sie Ihre persönliche Arbeitswoche – die Anzahl der Wochentage, den ersten Wochentag, die erste Woche im Jahr und Ihre Geschäftszeiten – definieren.
3
Die Ansicht Arbeitswoche beinhaltet nur die Arbeitstage der Woche. Auch hier finden Sie eine Unterteilung in halbstündige Abschnitte.
137
4
Einen Überblick über die Termine eines Monats liefert Ihnen die Monatsansicht.
Eigene Ansichten Sie können die im Kalender angezeigten Tage auch selbst zusammenstellen.
1
Sie können beispielsweise eine Auswahl von Tagen im Kalender zusammenstellen. Halten Sie dazu die S-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander die gewünschten Tage im Datumsnavigator an.
138
Mit Terminen arbeiten
2
Wenn Sie eine beliebige Anzahl von aufeinander folgenden Tagen anzeigen lassen wollen, klicken Sie auf den ersten Tag, halten die Maustaste gedrückt und verschieben den Mauszeiger auf den letzten Tag. Lassen Sie dann die Maustaste los. Tipp Um eine solche selbst definierte Auswahl wieder abzuschalten, klicken Sie einen beliebigen Tag im Datumsnavigator an.
Mit Terminen arbeiten Nach der Eingabe und Speicherung werden die Termine in jeder Ansicht des Kalenders vermerkt. Sie können sie darin kontrollieren und bearbeiten.
Über das Dialogfeld Um einen Termin zu verschieben, können Sie das dazugehörende Formular öffnen und in diesem die neuen Angaben vornehmen.
1
Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag können Sie das Terminfenster wieder anzeigen lassen und dort Details zum Termin einsehen oder Änderungen durchführen.
139
2
Wenn es sich bei der Eintragung um eine Terminserie handelt, müssen Sie angeben, ob Sie einen einzelnen Termin dieser Serie oder die gesamte Serie anzeigen lassen wollen. Änderungen müssen Sie speichern, bevor Sie das Fenster schließen. Tipp Auch wenn Sie zusätzliche Daten – beispielsweise wichtige Bemerkungen – zu einem bereits festgelegten Termin eingeben wollen, öffnen Sie das Dialogfeld durch einen Doppelklick auf die entsprechende Stelle im Kalender.
Mit Hilfe der Maus Einfacher ist es aber, das entsprechende Element im Kalender über die Maus zu bearbeiten. Sie können darüber beispielsweise einen Termin auf eine neue Uhrzeit oder auf ein neues Datum verschieben oder die Länge des Termins ändern.
1
Wählen Sie zuerst den Termin aus, den Sie ändern wollen. Setzen Sie den Mauszeiger in das Terminfeld und klicken Sie die linke Maustaste an.
140
Mit Terminen arbeiten
2
Zum Ändern des Termins unter Beibehalten seiner Länge setzen Sie den Mauszeiger in die obere linke Ecke des Elements. Ein Vierfachpfeil wird angezeigt. Um den Termin zu einem anderen Zeitpunkt am selben Tag zu verschieben, bewegen Sie das Element zum gewünschten Anfangszeitpunkt in der Tagesspalte der Ansicht. Zum Verschieben auf einen anderen Tag zum selben Zeitpunkt bewegen Sie das Element auf den gewünschten Tag im Datumsnavigator.
Tipp Um sowohl das Datum als auch die Uhrzeit eines Termins zu ändern, verschieben Sie den Termin zuerst im Datumsnavigator auf das gewünschte Datum, klicken im Datumsnavigator auf das Datum und ziehen den Termin dann im Kalender auf die gewünschte Stunde.
3
Um die Dauer eines Termins nach hinten zu verändern, setzen Sie den Mauszeiger auf den unteren Rand des Elements. Ein Doppelpfeil wird angezeigt. Verlängern oder verkürzen Sie den Termin durch Verschieben des unteren Randes.
141
Entsprechend können Sie die Dauer des Termins durch Verschieben des Anfangszeitpunkts verändern. Tipp Handelt es sich bei dem Termin, den Sie verschieben möchten, um eine Terminserie, wird immer nur die ausgewählte Instanz des Termins verschoben. Um alle Instanzen eines Termins zu verschieben, öffnen Sie den Termin, klicken im Dialogfeld Termin auf die Schaltfläche Serientyp und ändern die Angaben im Dialogfeld Terminserie. Vergessen Sie nicht, die Änderungen abschließend zu speichern.
An Termine erinnern Outlook erinnert Sie standardmäßig 15 Minuten – bei ganztägigen Terminen sind es 18 Stunden – vor dem Beginn des Termins an diesen. Zu diesem Zeitpunkt wird ein Dialogfeld mit den anstehenden Terminen und Aufgaben angezeigt.
■ Durch einen Klick auf die Schaltfläche Element öffnen können Sie das Dialogfeld zur markierten Aufgabe öffnen und dort beispielsweise Änderungen im Zeitplan vornehmen. Das Öffnen erreichen Sie auch durch einen Doppelklick auf die Erinnerungszeile. ■ Über die Schaltfläche Schließen geben Sie dem Programm zur Kenntnis, dass Sie keine weitere Erinnerung mehr wünschen. ■ Klicken Sie auf Erneut erinnern, wenn Sie den Termin der Erinnerung verschieben möchten. Standardmäßig erfolgt die nächste Erinnerung 5 Minuten später. Eine solche Verschiebung erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche. Über das zur Schaltfläche gehörende Listenfeld können Sie auch eine andere Zeitspanne wählen.
142
An Termine erinnern
Wenn Sie andere Zeiten wünschen oder die Erinnerungsfunktion abschalten möchten, müssen Sie diese Änderungen im Terminformular vornehmen.
1
Falls Sie den Termin schon eingegeben hatten, öffnen Sie das Formular erneut, indem Sie im Kalender auf das Terminsymbol doppelklicken.
2
Um die Erinnerungsfunktion auszuschalten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung.
3
Um eine andere Vorlaufzeit zu wählen, klicken Sie auf die nach unten weisende Pfeilspitze und wählen die gewünschte Zeit aus dem Listenfeld.
4
Nach einer solchen Änderung klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen in der Symbolleiste des Dialogfelds.
143
Einige Optionen für den Kalender Zum Schluss noch der schon üblich gewordene Besuch bei den Optionen – diesmal zu denen für den Bereich Kalender. Achtung! Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinflusst. Ändern Sie diese Optionen erst, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben.
1
Wählen Sie zur Anzeige wieder den Befehl Optionen im Menü Extras.
2
Auf der Registerkarte Einstellungen finden Sie im Bereich Kalender ein Kontrollkästchen mit dem Namen Standarderinnerung. Ist dieses eingeschaltet, wird automatisch zu jedem neuen Termin die Option Erinnerung aktiviert. Sie können über das daneben stehende Listenfeld auch eine Standardzeit für die Erinnerung einstellen. Klicken Sie auf die nach unten zeigende Pfeilspitze und dann auf die gewünschte Zeit.
144
Einige Optionen für den Kalender
3
Für den Zugang zu weiteren Optionen zur Einstellung des Kalenders klicken Sie auf die Schaltfläche Kalenderoptionen.
4
Im daraufhin angezeigten Dialogfeld stellen Sie die gewünschten Optionen ein.
5
Mit den Optionen unter Arbeitswoche können Sie Ihre persönliche Arbeitswoche definieren. Sollten Sie als selbständiger Unternehmer an allen sieben Tagen der Woche arbeiten, können Sie hier die Einstellungen dafür vornehmen. Aktivieren Sie die Wochentage, die Sie als Arbeitstage definieren wollen. Sie können hier jeden Tag einzeln aktivieren oder deaktivieren. Nur diese Wochentage werden in der Ansicht Arbeitswoche angezeigt.
145
6
Im mittleren Bereich des Dialogfelds Kalenderoptionen können Sie zusätzliche Optionen einstellen. Beispielsweise können Sie mit Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen eine entsprechende Anzeige der Nummern der Wochen des Jahres im Datumsnavigator bewirken. Mit Hintergrundfarbe bestimmen Sie die Farbe für den Kalenderhintergrund.
7
Über die Schaltfläche Feiertage hinzufügen können Sie bewirken, dass die für ein Land geltenden gesetzlichen Feiertage im Kalender vermerkt werden. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie Termine mit Personen aus anderen Ländern abstimmen müssen. Aktivieren Sie dazu im Dialogfeld Feiertage in Kalender eintragen die Länder, für die Sie eine Eintragung wünschen. Nach der Bestätigung werden die Feiertage für die gewählten Länder zunächst automatisch importiert. Diese werden im Kalender in allen Ansichten angezeigt.
8
Verlassen Sie die Dialogfelder Kalenderoptionen und Optionen, indem Sie jeweils auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
146
Erfolgskontrolle
Erfolgskontrolle Abschließend wieder einige Aufgaben, anhand derer Sie testen können, ob Sie den Inhalt dieses Kapitels verinnerlicht haben: ■ Schalten Sie – falls notwendig – den Computer ein und starten Sie Outlook 2003. ■ Wählen Sie den Bereich Kalender. ■ Lassen Sie über den Datumsnavigator einen Tag in der Zukunft anzeigen. ■ Geben Sie an diesem Tag einen Termin ein, der zwei Stunden dauert. ■ Zeigen Sie die Termine in der Monatsansicht an. ■ Verschieben Sie den eben eingegebenen Termin auf einen anderen Tag. ■ Löschen Sie diesen Termin wieder.
147
Kapitel 7
Namen und Adressen in den Kontakten verwalten
Einen Kontakt mit einer Person oder einem Unternehmen knüpfen Sie dann, wenn Sie mit jemandem kommunizieren möchten. Im Laufe der Zeit handelt es sich dabei aber nicht mehr allein um Adresse und Telefonnummer, sondern um einen ganzen Pool von Informationen und Zahlenkombinationen, die man sich auf die Dauer nicht merken kann. Irgendwo brauchen Sie einen Ort, wo Sie diese Informationen ablegen und speichern können. Hier kommt der Outlook-Bereich Kontakte zum Einsatz. Sie können hier mehrere Adressen, Telefon-, Handy- und Faxnummern, E-Mail-Adressen oder sonstige private oder geschäftliche Informationen übersichtlich in mehreren Formularen aufnehmen. Ganz nach Bedarf können diese Informationen umfassend oder kurz gehalten sein.
Ihr Erfolgsbarometer
Das kennen Sie schon: Die Grundlagen von Outlook 2003
18
E-Mail-Konten einrichten
42
E-Mails schreiben und versenden
58
E-Mails empfangen und beantworten
84
E-Mails organisieren
100
Termine im Kalender überwachen
122
Das lernen Sie neu: Der Bereich Kontakte
150
Einen Kontakt eingeben
151
Ansichten kennen lernen
161
Kontakte benutzen
165
Verteilerlisten
168
Einige Optionen zu den Kontakten
172
149
Der Bereich Kontakte Zur Verwaltung der Kontakte verfügt Outlook wiederum über einen eigenen Programmbereich, in dem – ähnlich wie in einem Adressbuch – sämtliche Kontakte alphabetisch sortiert angezeigt und weitere Kontakte hinzugefügt werden können. Machen Sie sich zu Beginn mit den typischen Elementen dieses Programmbereichs vertraut.
Tipp Zur Anzeige der Kontakte können Sie auch den Befehl Kontakte im Menü Wechseln zu wählen oder einfach die Tastenkombination S+3 drücken.
2
1
Zur Anzeige der Kontakte wählen Sie in der Outlook-Leiste den Ordner Kontakte.
Vorerst ist das Hauptfenster, in dem später die Kontakte angezeigt werden, noch leer. In oberen Teil des Navigationsbereichs stehen Ihnen sieben Optionen für die Ansicht zur Verfügung. Auf der rechten Seite finden Sie ein Register, über das Sie später schnell die Kontakte mit bestimmten Anfangsbuchstaben anzeigen lassen können.
150
Einen Kontakt eingeben
Einen Kontakt eingeben Ihre persönlichen Kontakte müssen Sie natürlich erst erstellen. Welche Informationen zu einem Kontakt Sie eingeben, bleibt dabei völlig Ihnen überlassen. Beispielsweise können Sie sich bei Geschäftspartnern auf Namen und E-Mail-Adresse beschränken, bei Freunden und Bekannten hingegen ausführlichere Angaben wie Privatadresse, Spitzname, diverse Telefonnummern und den Geburtstag mit aufnehmen.
Das Formular anzeigen Wie üblich müssen Sie die Daten zu einem Kontakt in einem Formular eingeben, das Sie zuerst einmal anzeigen lassen müssen.
1
Ist der Bereich Kontakte bereits aktuell, klicken Sie zum Erstellen eines neuen Kontakts auf die Schaltfläche Neu in der Standard-Symbolleiste.
Tipp Wenn Sie gerade in einem anderen Programmbereich arbeiten – beispielsweise eine E-Mail verfassen – wählen Sie zur Eingabe eines neuen Kontakts den Befehl Neu aus dem Menü Datei und klicken anschließend auf Kontakt oder wählen Kontakt aus dem Untermenü zur Schaltfläche Neu. Sie können auch den Befehl Neuer Kontakt im Menü Aktionen aufrufen.
151
2
In dem aus fünf Registerkarten bestehenden Dialogfeld Kontakt – das als Titel später den von Ihnen eingegebenen Namen des Kontakts erhält – geben Sie die Daten zum Kontakt ein. Auf der automatisch angezeigten Registerkarte Allgemein können Sie zunächst die wichtigsten Dateneintragungen vornehmen. Für Detailinformationen benutzen Sie – direkt anschließend oder später – die sonstigen Registerkarten.
Tipp Das Formular zum Eintrag eines Kontakts können Sie ebenso aufrufen, indem Sie innerhalb des Hauptfensters auf eine leere Stelle doppelklicken.
Name Beginnen Sie dann im Formular mit der Eingabe des Namens des Kontakts.
152
Einen Kontakt eingeben
1
Die Schreibmarke – der senkrechte Strich – blinkt nach Aufruf des Dialogfelds im Feld Name. Sie können also den Namen des Kontakts sofort über die Tastatur eintippen. Besser ist es aber, wenn Sie zur Eingabe ein kleines Unterformular benutzen, das Sie durch einen Klick auf Name anzeigen lassen.
Tipp Das Dialogfeld Namen überprüfen wird auch automatisch angezeigt, wenn Sie den Namen im Formular eintippen und dieser Name von Outlook nicht eindeutig interpretiert werden kann.
2
Die Anrede können Sie direkt eintippen oder aus einem Listenfeld auswählen, das Sie durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze neben dem Feld Anrede anzeigen lassen.
153
Tipp Zur Korrektur Ihrer Daten können Sie die schon vom Bereich E-Mail her bekannten Techniken benutzen.
3
Geben Sie dann den Vornamen und den Nachnamen ein. Klicken Sie zuerst in das entsprechende Feld und tippen Sie dann die Daten ein.
Tipp Einen Wechsel zum nächsten Feld des Formulars können Sie – wie immer – auch durch Drücken der Taste T erreichen.
4
Bestätigen Sie die Eingaben zum Namen durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Im Formular werden dann Ihre Eingaben angezeigt.
5
Ihre Eingabe wird auch im Feld Speichern unter angezeigt. Über das Listenfeld dazu können Sie wählen, welche Form der Reihenfolge von Vor- und Nachnamen benutzt werden soll. Outlook schlägt standardmäßig eine Einordnung nach dem Nachnamen vor. Wenn Sie nur Ihre Freunde und Bekannten im Ordner ablegen wollen, können Sie die Daten vielleicht nach Vornamen sortiert eingeben.
Tipp Bei geschäftlichen Kontakten empfiehlt es sich – falls bekannt – die Position und den Namen der Firma des Kontakts einzugeben. Klicken Sie in die entsprechenden Felder und tippen Sie dann die Informationen ein.
154
Einen Kontakt eingeben
Telefonnummern Telefonnummern sind ein wichtiger Bestandteil der Kontaktinformationen. Im Bereich Telefonnummern können Sie eine Vielzahl von Rufnummern eingeben.
1
Da Outlook für Telefonnummern ein spezielles Format benutzt, sollten Sie zur Eingabe auch das kleine Unterformular benutzen, das Sie durch einen Klick auf den Namen – beispielsweise Geschäftlich – auf den Bildschirm holen.
2
Geben Sie in diesem Formular die Daten ein. Wenn es sich um einen Kontakt im Ausland handelt, sollten Sie unter Land/ Region das Land aus einem Listenfeld auswählen, das Sie durch einen Klick auf die nach unten weisende Pfeilspitze anzeigen lassen.
Tipp Sie können nach der Telefonnummer auch zusätzlich Wählhinweise eingeben – beispielsweise Nebenstelle 2120 oder nicht vor 12:00.
3
Bestätigen Sie die Eingaben zur Telefonnummer durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Im Formular werden dann Ihre Eingaben im Format +Landesvorwahl (Ortskennzahl) Ortsnummer angezeigt.
155
Adressdaten Im Bereich Adressen des Formulars Kontakt können Sie für jeden Kontakt bis zu drei Adressen eingeben.
1
Wählen Sie zunächst über das DropdownListenfeld die Art von Adresse – geschäftliche, private oder eine andere – welche Sie erfassen wollen, aus.
2
Auch zur Eingabe der Adressdaten sollten Sie ein Unterformular verwenden, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche – beispielsweise Geschäftlich – aufrufen. Geben Sie in diesem Formular die Daten ein. Mit Hilfe des Listenfelds Land/Region können Sie das Land aus einer Liste auswählen. In der Standardeinstellung wird zunächst das Land gewählt, für das Sie Ihr System registriert haben.
3
Bestätigen Sie die Eingaben zur Adresse durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
156
Einen Kontakt eingeben
4
Wenn Sie mehrere Adressen zu einem Kontakt eingegeben haben, sollten Sie festlegen, welche davon als Voreinstellung für die Postanschrift angegeben werden soll. Wählen Sie dazu im Formular Kontakt die entsprechende Adresse über das Dropdown-Listenfeld aus und aktivieren Sie die Option Dies ist die Postanschrift. Diese Adresse wird auch zum Drucken von Adressetiketten und Briefumschlägen oder zum Erstellen von Serienbriefen verwendet.
E-Mail-Adresse Die E-Mail-Adresse eines Kontakts ist wichtig, wenn Sie diesem Kontakt Nachrichten über das Internet zukommen lassen wollen.
1
Im Bereich E-Mail können Sie eine oder mehrere E-MailAdressen für den Kontakt erfassen. Wenn der Kontakt über mehrere Adressen verfügt, wählen Sie zuerst über das Listenfeld, welche Adresse Sie eingeben wollen.
Tipp Durch einen Doppelklick auf eine eingegebene E-Mail-Adresse können Sie die Eingaben weiter spezifizieren. Über Internetformat können Sie beispielsweise festlegen, welches E-Mail-Format bei Nachrichten an diesen Kontakt automatisch eingestellt werden soll.
2
Geben Sie dann die E-Mail-Adresse ein.
157
Speichern und schließen Nachdem Sie die gewünschten Daten zum Kontakt eingegeben haben, müssen Sie diese Informationen speichern.
1
Nach Eingabe der Daten für einen neuen Kontakt klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
2
Im Hauptfenster des Bereichs Kontakte werden dann die wichtigsten Daten zum Kontakt – standardmäßig in Form von Adresskarten – angezeigt. Diese Adresskarten beinhalten die wichtigsten Daten – wie Name, Postadresse, Telefon- und Faxnummern sowie die E-Mail-Adresse – in Blöcken zusammengefasst. Natürlich werden nur die jeweils bereits eingegebenen Daten angezeigt.
3
Die Breite der Spalten können Sie über die Maus ändern und so entweder mehr Spalten anzeigen oder ausreichend Platz für eine vollständige Anzeige längerer Eintragungen – wie Telefonnummern – schaffen.
158
Einen Kontakt eingeben
4
Über die Registerlaschen an rechten Rand des Hauptfensters können Sie schnell zu dem gewünschten Bereich der Eintragungen wechseln.
Weitere Daten hinzufügen Sie können neben den eben erwähnten Daten zu einem Kontakt noch eine Vielzahl weiterer Angaben machen.
1
Um das Formular zu einem Kontakt wieder zu öffnen, doppelklicken Sie auf die jeweilige Adresskarte. Das Formular zum Kontakt wird wieder angezeigt. Es trägt jetzt den Namen des Kontakts.
159
Tipp Dieselbe Technik verwenden Sie, wenn Sie die Daten zu einem Kontakt ändern wollen.
2
Für die Eingabe weiterer Daten können Sie die sonstigen Registerkarten des Formulars benutzen. Klicken Sie zur Auswahl auf die entsprechende Registerlasche.
Da Ihnen wahrscheinlich aber jetzt schon der Kopf raucht, beschränkt sich die Autorin bei den sonstigen Datenfeldern auf eine kurze Beschreibung: ■ Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie noch einige Felder, die bisher nicht erwähnt wurden: Wenn der Kontakt eine eigene Webseite besitzt, können Sie den URL dazu im Feld Webseite vermerken. Das Feld Notizen ermöglicht die Eingabe von zusätzlichen Informationen in beliebiger Form. Wenn Sie die Option Privat aktivieren, werden die zum Kontakt eingegebenen Informationen nicht angezeigt, wenn andere Benutzer ohne eine entsprechende Berechtigung auf die im Ordner gespeicherten Informationen zugreifen wollen. ■ Auf der Registerkarte Details lassen sich weitere Informationen zu diesem Kontakt festlegen – beispielsweise das Geburtsdatum. Eingaben in einem der Felder Geburtstag und Jahrestag werden automatisch in den Kalender übertragen. Geben Sie das Datum direkt ein oder öffnen Sie durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze rechts neben dem Feld den Datumsnavigator, in dem Sie das Datum auswählen können.
160
Ansichten kennen lernen
■ Auf der Registerkarte Aktivitäten stehen Ihnen alle in Outlook gespeicherten Informationen, die sich auf diesen Kontakt beziehen, zur Verfügung, beispielsweise die an diesen Kontakt gesendeten E-Mails, Terminvereinbarungen sowie die an diesen Kontakt delegierten Aufgaben. Wählen Sie zuerst über das Listenfeld Anzeigen die Art der anzuzeigenden Aktivitäten aus. Eine vollständige Liste erhalten Sie über die Option Alle Elemente. ■ Auf der Registerkarte Zertifikate lassen sich die Daten speichern, die zum Erstellen verschlüsselter E-Mails an diesen Kontakt benutzt werden sollen. ■ Über die Registerkarte Alle Felder haben Sie Zugriff auf alle zum aktuellen Kontakt gespeicherten Felder. Eintragungen zu einigen dieser Felder können Sie hier auch direkt korrigieren.
Ansichten kennen lernen Wichtig ist, dass Sie mit den verschiedenen Ansichten, die Outlook für den Bereich Kontakte zur Verfügung stellt, zumindest oberflächlich vertraut sind. Diese können für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden.
Standardansichten Mit den Optionen unter der Überschrift Aktuelle Ansicht im oberen Teil des Navigationsbereichs können Sie die gewünschte aktuelle Ansicht aus sieben Standardalternativen wählen. Jede von diesen hat ihre Vorteile und – manchmal auch – Nachteile. Sie sollten wissen, welche Ansicht Sie für welche Zwecke am besten einsetzen.
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1
Klicken Sie in den Kreis vor dem Namen, um eine Ansicht anzuzeigen.
2
Die standardmäßig benutzte Ansicht heißt Adresskarten. Diese Ansicht liefert Kontakte auf einzelnen Karten mit einer Postanschrift und privaten und Geschäftstelefonnummern.
3
Die Ansicht Adresskarten mit Details zeigt die Kontakte auf einzelnen Karten mit privaten und Geschäftsadressen, Telefonnummern und weiteren Details an.
162
Ansichten kennen lernen
4
Sie können Ihre Kontakte auch in mehreren Listenformen anzeigen lassen. Wenn Sie beispielsweise die Ansicht Telefonliste wählen, werden die Kontakte in einer Liste mit Firmennamen, Geschäftstelefonnummer, Geschäftsfaxnummer und privater Telefonnummer angezeigt.
5
Die ebenfalls tabellenförmige Ansicht Nach Firma liefert die Kontakte in einer Liste, die nach der Organisation mit Position, Organisationsnamen, Abteilung, Geschäftstelefonnummer und Geschäftsfaxnummer gruppiert sind.
Tipp In einer Tabellenansicht für den Ordner Kontakte können Sie einen neuen Kontakt direkt über das standardmäßig mit Hier klicken, um Kontakt zu erstellen bezeichnete Feld eingeben. Durch Drücken von T nach der Eingabe in einem Feld wechseln Sie zum nächsten Feld.
163
Lesebereichfenster Zu jeder einstellbaren Ansicht können Sie den Lesebereich anzeigen lassen. Das ist wahrscheinlich interessant, wenn Sie regelmäßig mehr Informationen zu einem Kontakt benötigen, als im Hauptfenster angezeigt werden.
1
Wählen Sie den Befehl Lesebereich im Menü Ansicht und über das Untermenü dazu den Ort, an dem der Bereich angezeigt werden soll.
2
Klicken Sie auf einen Kontakt im Hauptfenster. Zusätzliche Daten dazu werden im Lesebereich angezeigt.
Tipp Die Trennlinie zwischen der Liste der Kontakte und dem Lesebereich können Sie verschieben und so entweder mehr Raum für die Details oder für die Übersicht schaffen.
164
Kontakte benutzen
3
Um den Lesebereich wieder auszublenden, benutzen Sie den Befehl Aus im Untermenü zu Lesebereich im Menü Ansicht.
Kontakte benutzen Der eigentliche Zweck der Eintragungen im Ordner Kontakte besteht natürlich nicht im Sammeln dieser Informationen, sondern in der Grundlage für die Kommunikation mit den Kontakten. Sie können beispielsweise an einen Kontakt eine neue Nachricht oder einen Brief erstellen, ihn anrufen, mit ihm einen Termin vereinbaren, ihm eine Aufgabe zuordnen und anderes. Die Werkzeuge dazu finden Sie im Menü Aktionen des Bereichs Kontakte. Alle diese Aktionen setzen voraus, dass Sie die entsprechenden Eintragungen – wie E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer usw. – für den markierten Kontakt im Formular bereits vorgenommen haben.
Neue Nachricht an einen Kontakt Sie können schnell eine Nachricht an einen Kontakt versenden.
1
Markieren Sie den Kontakt im Hauptfenster, indem Sie darauf klicken.
2
Wählen Sie Neue Nachricht an Kontakt im Menü Aktionen.
165
3
Ein Formular für eine neue Nachricht wird geöffnet, in dem die Adresse des Empfängers bereits vermerkt ist. Geben Sie hierin die gewünschte Nachricht ein. Und senden Sie sie wie gewohnt ab.
Einen Brief an einen Kontakt Sie können die Eintragungen im Bereich Kontakte dazu benutzen, schnell die Rahmendaten für einen Brief an einen Kontakt zu erstellen.
1
Markieren Sie den Kontakt, an den Sie den Brief schreiben wollen, in einer beliebigen Ansicht des Bereichs Kontakte.
2
Wählen Sie dann den Befehl Neuer Brief an Kontakt im Menü Aktionen. Der Brief-Assistent von Microsoft Word wird gestartet.
166
Kontakte benutzen
3
Auf vier Seiten des Assistenten können Sie diverse Angaben zu dem geplanten Brief machen. Beispielsweise können Sie ein Seitendesign und einen Briefstil wählen, die Daten des vorher ausgewählten Kontakts noch einmal kontrollieren und gegebenenfalls ändern oder eine Grußformel auswählen und Absenderinformationen eingeben.
4
Wenn Sie sich in diesem Bereich etwas fremd fühlen, belassen Sie es bei den automatisch gewählten Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um zur nächsten Seite des Assistenten zu gelangen.
5
Anschließend wird in dem vorher geöffneten Programm Microsoft Word ein Briefkopf mit den Daten des anfangs ausgewählten Kontakts erstellt.
167
Verteilerlisten Eine Verteilerliste ist eine Zusammenstellung von Kontakten, die Sie für unterschiedliche Zwecke einsetzen können. Nachdem Sie eine solche Liste gebildet haben, können Sie beispielsweise Nachrichten – statt an einen einzelnen Kontakt – in einem Arbeitsschritt an eine Gruppe von Kontakten senden. Den Empfängern werden in der Zeile An: sowohl ihr eigener Name als auch die Namen aller anderen Empfänger angezeigt – nicht der Name der Verteilerliste.
Verteilerliste erstellen Verteilerlisten müssen Sie natürlich erst definieren: Wenn Sie beispielsweise häufig Nachrichten an ein Projektteam senden, erstellen Sie am besten eine Verteilerliste mit dem Namen Projektteam, in der die Namen aller Mitglieder des Teams vermerkt sind.
1
Um die Mitglieder für eine Verteilerliste in einem Formular zu erfassen, öffnen Sie den Ordner Kontakte und klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Neu. Wählen Sie dann den Befehl Verteilerliste.
168
Verteilerlisten
2
Auf der Registerkarte Mitglieder des Dialogfelds Verteilerliste können Sie die Mitglieder des Verteilers festlegen. Geben Sie im Feld Name der Verteilerliste einen geeigneten Namen. Dieser Name wird anschließend auch als Titel in der Titelleiste des Dialogfelds angezeigt.
Mitglieder hinzufügen Falls Sie die Mitglieder der Verteilerliste schon als einzelne Kontakte eingegeben haben, können Sie deren Daten jetzt der Liste hinzufügen.
1
Klicken Sie im Formular der Verteilerliste auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen. Daraufhin wird das Dialogfeld Mitglieder auswählen angezeigt.
169
2
Um einen Kontakt als Mitglied der Verteilerliste aufzunehmen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken auf die Schaltfläche Mitglieder.
3
Das wiederholen Sie so oft, bis Sie die ganze Truppe, die zur Verteilerliste gehören soll, beisammen haben, und bestätigen dann mit OK.
170
Verteilerlisten
4
Die Mitglieder werden Ihrer Verteilerliste hinzugefügt und im Formular angezeigt.
Tipp Falls Sie bislang keines der Mitglieder Ihrer neu definierten Gruppe zu den Kontakten hinzugefügt haben, müssen Sie sie erst – wie sollte es auch sonst sein – in einem neuen Formular erfassen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Neu hinzufügen im Dialogfeld Verteilerliste.
5
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
6
Definierte Verteilerlisten werden im Ordner Kontakte wie die individuellen Eintragungen angezeigt. Sie werden durch ein zusätzliches Symbol mit zwei Personen charakterisiert. Durch einen Doppelklick auf die Gruppeneintragungen lassen Sie das Dialogfeld Verteilerliste anzeigen, in dem die Mitglieder der Gruppe aufgelistet werden. Hierüber können Sie die Gruppe auch editieren.
171
7
Wollen Sie eine Gruppe löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppeneintrag und wählen im Kontextmenü den Eintrag Löschen. Gelöscht wird dabei nur die Gruppendefinition, die einzelnen Mitglieder sind davon nicht betroffen.
Einige Optionen zu den Kontakten Über die Registerkarte Einstellungen, die Sie über den Befehl Optionen im Menü Extras anzeigen lassen, haben Sie Zugriff auf einige Einstellungen, mit denen Sie die Kontakte an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten anpassen können. Achtung! Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinflusst. Ändern Sie diese Optionen erst, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben.
1
Wählen Sie den Befehl Optionen im Menü Extras, um den Zugriff auf die Einstellungen zu erhalten, mit denen Sie den Bereich der Kontakte anpassen können. Es spielt keine Rolle, welcher Programmbereich gerade aktiv ist.
172
Einige Optionen zu den Kontakten
2
Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen des Dialogfelds Optionen die Schaltfläche Kontaktoptionen.
3
Stellen Sie dann die gewünschten Optionen im Dialogfeld Kontaktoptionen ein.
173
■ Über das Feld Namensreihenfolge können Sie die Voreinstellung für die Reihenfolge der Bestandteile des Namens eines neu eingegebenen Kontakts auswählen. ■ Das Feld Ablagereihenfolge erlaubt Ihnen, zwischen unterschiedlichen Sortierfolgen in der Anzeige zu wählen. ■ Nachdem Sie das Optionskästchen Zusätzlichen Kontaktindex anzeigen aktiviert haben, können Sie über das dazugehörende Listenfeld einen Zeichensatz wählen, dessen Alphabet zusätzlich zum lateinischen Alphabet im Hauptfenster des Bereichs Kontakte als Suchregister angezeigt wird.
4
Verlassen Sie die Dialogfelder Kontaktoptionen und Optionen, indem Sie zweimal auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
174
Erfolgskontrolle
Erfolgskontrolle Abschließend wieder einige Aufgaben, die Sie ohne weitere Anleitungen durchführen können sollten: ■ Schalten Sie – wenn noch notwendig – den Computer ein und starten Sie Outlook 2003. ■ Wählen Sie den Bereich Kontakte. ■ Geben Sie die wichtigsten Daten zu einem Kontakt ein – den Namen, die Adresse, eine Telefonnummer und die E-Mail-Adresse. Benutzen Sie am besten eine wirklich existierende Person aus Ihrem Bekanntenkreis. ■ Schreiben Sie eine E-Mail an diesen Kontakt. ■ Erstellen Sie den Entwurf zu einem Brief an den Kontakt.
175
Kapitel 8
Aufgaben organisieren
So, wie sich die Anzahl der Termine häuft, wächst auch die Anzahl der Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Es wird zunehmend schwieriger, alle notwendigen Tätigkeiten im Kopf zu behalten. Sie können natürlich jede Aufgabe auf einem Zettel notieren, diesen dann irgendwo hinlegen und dann – wahrscheinlich leider – wieder vergessen. Sicherer ist es, die Aufgaben in einem eigens dafür zugeschnittenen Formular in Outlook einzutragen. Für jede Aufgabe können Sie – neben der Beschreibung der Tätigkeit – Daten zur Fälligkeit, den Status des Fortschritts der Arbeit sowie die Priorität angeben. Zusätzlich können Sie die Erinnerungsfunktion nutzen und bei hoffentlich erfolgreicher Beendigung der Arbeit die Aufgabe als erledigt markieren und somit für sich persönlich abhaken und sich angenehmeren Dingen des Lebens zuwenden.
Ihr Erfolgsbarometer
Das kennen Sie schon: Die Grundlagen von Outlook 2003
18
E-Mail-Konten einrichten
42
E-Mails schreiben und versenden
58
E-Mails empfangen und beantworten
84
E-Mails organisieren
100
Termine im Kalender überwachen
122
Namen und Adressen in den Kontakten verwalten
148
Das lernen Sie neu: Der Bereich Aufgaben
178
Eine Aufgabe anlegen
179
Details festlegen
180
Eine wiederkehrende Aufgabe anlegen
184
Mit Aufgaben arbeiten
188
Einige Optionen für Aufgaben
196
177
Der Bereich Aufgaben Zum Organisieren Ihrer Aufgaben stellt Outlook einen eigenständigen Programmbereich zur Verfügung. Machen Sie sich zu Beginn mit den typischen Elementen dieses Programmbereichs vertraut:
1
Zur Anzeige des Aufgabenbereichs wählen Sie in der OutlookLeiste den Eintrag Aufgaben.
2
Im Bereich Aufgaben wird standardmäßig im Hauptfenster ein tabellenförmiges Raster angezeigt, in dem später die von Ihnen eingegebenen Aufgaben aufgelistet werden. Die Form der Ansicht wird Einfache Liste genannt. Daneben stehen sechs weitere Ansichten zur Verfügung, zwischen denen Sie über den oberen Teil des Navigationsfensters wählen können.
178
Eine Aufgabe anlegen
Eine Aufgabe anlegen Die Grunddaten für eine neue Aufgabe – die Bezeichnung dafür und das Fälligkeitsdatum – können Sie direkt im Hauptfenster eintragen. Zusätzliche Daten geben Sie später über das Dialogfeld Aufgabe ein.
1
Wenn Sie den Bereich Aufgaben angezeigt haben, klicken Sie im Informationsfenster unterhalb der Überschriftzeile auf den Eintrag Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen.
2
Eine neue Aufgabenzeile wird nun geöffnet. Die senkrechte Schreibmarke blinkt im Feld Betreff. Sie können dort direkt mit der Eingabe einer Beschreibung für die Aufgabe beginnen.
Tipp Die Arbeit mit dem Datumsnavigator haben Sie in Kapitel 6 schon gelernt.
3
Klicken Sie, nachdem Sie den Betreff der Aufgabe eingegeben haben, in das Feld unter Fällig am und geben Sie dort den Termin ein oder …
179
4
… klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld zur Eingabe des Datums und klicken Sie dann im Datumsnavigator das gewünschte Datum an. Das gewählte Datum wird in das Feld eingefügt.
5
Zum Abschluss klicken Sie eine beliebige Stelle im Informationsfenster an. Die eingegebenen Daten werden in die erste freie Zeile der Liste übertragen.
Tipp Wenn Sie zur Bestätigung der eingegebenen Daten die Taste [ drücken, öffnen Sie gleichzeitig eine neue Aufgabenzeile, sodass Sie schnell mehrere Aufgaben hintereinander eingeben können.
Details festlegen Über die Aufgabenzeile können Sie nur die wesentlichsten und auch wichtigsten Elemente einer Aufgabe – also ihre Beschreibung und das Fälligkeitsdatum – eingeben. Darüber hinaus können Sie aber zusätzliche Angaben zu einer Aufgabe machen.
180
Details festlegen
Formular anzeigen Zur Eingabe solcher Details für eine Aufgabe müssen Sie – wie schon so oft – ein Formular benutzen.
1
Zur Eingabe doppelklicken Sie in der Tabelle der Aufgaben auf die gewünschte Aufgabenzeile.
2
Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt, das als Titel den Namen der Aufgabe trägt und aus zwei Registerkarten besteht. Auf der zuerst angezeigten Registerkarte Aufgabe werden die wesentlichen Daten für die neue Aufgabe eingetragen. Die bereits in der Tabelle eingefügten Eintragungen für die Beschreibung und das Fälligkeitsdatum werden übernommen.
Eingaben vornehmen Welche Angaben Sie im Formular machen wollen, bleibt Ihnen überlassen. Einige davon sind vielleicht wichtig, andere weniger.
181
Tipp Die Arbeit mit dem Datumsnavigator haben Sie in Kapitel 6 schon gelernt.
1
In dem unter der Überschrift Fällig am gezeigten Feld geben Sie den Termin für die Aufgabe an. Das kann ein Endtermin zur Erledigung sein, aber auch ein wichtiger Zwischentermin, zu dem Sie beispielsweise den Stand der Arbeit kontrollieren möchten. Zur Eingabe benutzen Sie am besten den Datumsnavigator, Sie können das Datum aber auch direkt eintippen.
2
Wenn Sie an die Durchführung der Aufgabe im Voraus erinnert werden möchten, aktivieren Sie die Option Erinnerung und legen in den rechts daneben liegenden Feldern einen Termin dafür fest. Sie können ein Datum und eine Uhrzeit eingeben.
Die restlichen Felder in diesem Formular sind wahrscheinlich eher von untergeordneter Bedeutung: ■ Im Feld Status erfassen Sie den Status des Fortschritts der Arbeit an der Aufgabe. Die Eintragung in diesem Feld wird angezeigt, wenn Sie einen Statusbericht senden. ■ Legen Sie im Feld Priorität den Grad der Wichtigkeit der Aufgabe fest. Wenn Sie hier keine Auswahl treffen, wird die Prioritätsstufe Normal eingestellt. Die gewählte Stufe wird später in der Aufgabenliste durch Symbole gekennzeichnet. ■ Über % erledigt geben Sie gegebenenfalls an, zu welchem Prozentsatz die Aufgabe bereits bearbeitet ist.
182
Details festlegen
■ Über die Schaltfläche mit dem Lautsprecher können Sie festlegen, dass zur Erinnerung eine Klangdatei abgespielt werden soll. ■ Der untere Bereich des Dialogfelds liefert Raum für Notizen. Tipp Über die Registerkarte Details im Formular Aufgabe können Sie Angaben zum Zeitpunkt der Fertigstellung und eine Abrechnung des Aufwands, den Sie zur Fertigstellung der Aufgabe getätigt haben, machen.
Speichern und schließen Nachdem Sie die Details zu einer Aufgabe festgelegt haben, müssen Sie die Eingaben speichern und das Dialogfeld schließen.
1
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
2
Die zusätzlich vorgenommenen Eingaben zur Aufgabe werden in der Standardansicht Einfache Liste aber nicht angezeigt.
183
3
Auch um die Definition einer Aufgabe später zu korrigieren, doppelklicken Sie im Informationsfenster auf die Aufgabenzeile. Das Formular zur Definition der Aufgabe wird erneut angezeigt. Nehmen Sie hier die Korrekturen vor und bestätigen Sie diese erneut über die Schaltfläche Speichern und schließen.
Eine wiederkehrende Aufgabe anlegen Einige Aufgaben müssen in bestimmten Abständen wiederholt ausgeführt werden. Denken Sie beispielsweise an den wöchentlichen Hausputz oder die alle zwei Jahre fällige Anmeldung zur Hauptuntersuchung Ihres Autos. Solche periodisch wiederkehrenden Aufgaben müssen Sie in Outlook nur einmal eintragen.
1
Beginnen Sie mit der Eingabe wie bei der Definition einer normalen – nicht wiederkehrenden – Aufgabe: Geben Sie den Betreff und die nächste Fälligkeit ein und doppelklicken Sie in der Tabelle auf die neue eingegebene Aufgabenzeile, um das Dialogfeld Aufgaben anzuzeigen.
2
Klicken Sie dazu nach der Definition der Aufgabe auf die Schaltfläche Serientyp.
184
Eine wiederkehrende Aufgabe anlegen
3
Daraufhin wird das Dialogfeld Aufgabenserie angezeigt. Hier können Sie das Zeitraster festlegen.
4
Wählen Sie zunächst unter Serienmuster im linken Bereich die Periode, mit der die Aufgabe auftaucht. Standardmäßig ist hier Wöchentlich gewählt. Je nach Ihrer Wahl ergeben sich im Dialogfeld unterschiedliche zusätzliche Optionen.
■ Die Option Täglich erlaubt die Festlegung für jeden Tag, für einen bestimmten Tagesrhythmus – beispielsweise jeden dritten Tag – oder jeden Arbeitstag. Tipp Welche Tage der Woche als Arbeitstage gelten sollen, können Sie über die Kalenderoptionen festlegen.
185
■ Mit Wöchentlich können Sie einerseits über Jede/Alle festlegen, ob der Termin für jede Woche oder mit bestimmten Abständen gelten soll. Außerdem können Sie den oder die gewünschten Tag(e) bestimmen.
■ Haben Sie die Option Monatlich gewählt, können Sie entweder den Termin auf einen bestimmten Tag eines Monats oder einen Wochentag einer bestimmten Woche im Monat legen – beispielsweise jeden ersten Montag im Monat.
■ Bei Wahl der Option Jährlich können Sie entweder mit der Variante Jeden ein festes Datum im Jahr bestimmen oder mit Am ein auf die Kalenderwoche bezogenes Datum angeben. Tipp In allen Fällen können Sie durch Aktivieren der Option Neue Aufgabe erstellen ... dafür sorgen, dass nach Erledigung der Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt eine neue Aufgabe mit demselben Betreff erstellt wird.
186
Eine wiederkehrende Aufgabe anlegen
5
Im unteren Abschnitt des Dialogfelds können Sie die Dauer der Serie festlegen.
■ Als Beginn wird – wenn vorhanden – das im Dialogfeld Aufgabe eingegebene Datum als Voreinstellung übernommen. Sie können es direkt im Feld editieren oder über den Datumsnavigator arbeiten. ■ Legen Sie außerdem über eines der Felder Kein Enddatum, Endet nach oder Endet am fest, wie lange die Terminserie dauern soll.
6
Bestätigen Sie nach der Definition des Zeitrasters über die Schaltfläche OK.
7
Ihre Einstellungen werden im Dialogfeld Aufgabe in einer Zeile angegeben.
Tipp Wenn Sie eine als wiederkehrend definierte Aufgabe wieder in eine normale – einmalige – Aufgabe umwandeln möchten, klicken Sie im Dialogfeld Aufgabenserie auf die Schaltfläche Serie entfernen in der unteren linken Ecke.
187
Mit Aufgaben arbeiten Natürlich macht das Eingeben von Aufgaben in Outlook nur dann Sinn, wenn Sie diese Eingaben auch später regelmäßig einsehen und kontrollieren, was Sie noch tun müssen. Um bei vielen Aufgaben einen besseren Überblick zu erhalten, können Sie die Aufgaben in der Liste auch nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. Für wichtige termingebundene Aufgaben können Sie die Erinnerungsfunktion benutzen. Abgeschlossene Aufgaben sollten Sie als erledigt markieren.
Aufgaben anzeigen Wichtig ist also zunächst, dass Sie wissen, welche Aufgaben Sie noch erledigen müssen. Dazu sollten Sie möglichst oft einen Blick auf die Eingaben werfen.
1
Damit Sie aktuelle Aufgaben nicht vergessen, werden diese bereits beim Starten des Programms in Outlook Heute angezeigt. Wenn Sie hier auf den Text einer Aufgabenbeschreibung klicken, wird das zugehörige Dialogfeld Aufgaben wieder angezeigt, in dem Sie Änderungen durchführen können.
188
Mit Aufgaben arbeiten
2
Einen zusammenfassenden Überblick erhalten Sie im Programmbereich Aufgaben. Auch hier können Sie in dieser Liste auf die Beschreibung der Aufgabe doppelklicken. Das Dialogfeld Aufgabe wird dann wieder angezeigt. Darin können Sie Änderungen an der Aufgabe durchführen.
Tipp In beiden Ansichten werden überfällige Aufgaben in roter Schrift angezeigt.
Lesebereich benutzen Wenn Sie die Details zum Inhalt der markierten Aufgabe lesen möchten, ohne sie erst öffnen zu müssen, können Sie dazu den Lesebereich benutzen.
189
1
Wählen Sie Lesebereich im Menü Ansicht und dann beispielsweise Rechts, um den Lesebereich im rechten Bildschirmbereich anzuzeigen.
Tipp Um den Lesebereich wieder auszublenden, wählen Sie den Befehl Aus des Untermenüs Lesebereich im Menü Ansicht.
2
Klicken Sie auf die Aufgabe, die angezeigt werden soll. Im Lesebereich wird der Inhalt wiedergegeben. Nach einem Klick auf eine andere Aufgabe wird deren Inhalt angezeigt.
Aufgaben sortieren Standardmäßig werden Ihre Aufgaben in der Reihenfolge, in der sie eingegeben wurden, angezeigt. Sie können sie aber nach unterschiedlichen Kriterien sortieren lassen.
190
Mit Aufgaben arbeiten
1
Wenn Sie beispielsweise in der Spaltenüberschrift auf Betreff klicken, werden die Aufgaben nach dem Anfangsbuchstaben alphabetisch sortiert.
2
Ein nochmaliger Klick auf dieselbe Spaltenüberschrift kehrt die Sortierreihenfolge um. Die Sortierrichtung erkennen Sie auch an der Richtung der kleinen Pfeilspitze.
3
Ein Klick auf die Spaltenüberschrift Fällig am sortiert die Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum. Auch hier kehrt ein nochmaliger Klick auf dieselbe Spaltenüberschrift die Sortierreihenfolge um.
191
Aufgaben erledigen Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, sollten Sie sie in der Liste als erledigt markieren.
1
Dazu klicken Sie in der Tabelle in das kleine Kontrollkästchen gleich links vom Namen der Aufgabe.
2
Im Kästchen erscheint dann ein kleiner Haken, der Name der Aufgabe und das Fälligkeitsdatum werden durchgestrichen angezeigt.
3
Wenn Sie eine als erledigt markierte Aufgabe später doch nicht als abgeschlossen betrachten, können Sie sie durch einen weiteren Klick in das Kästchen wieder einschalten.
Tipp Das Erledigen von Aufgaben können Sie im Bereich Aufgaben, in Outlook Heute oder direkt im Aufgabenformular durchführen.
192
Mit Aufgaben arbeiten
Ansichten benutzen Standardmäßig wird für die Aufgaben die Ansicht Einfache Liste benutzt. Auch einige andere Ansichten sind wahrscheinlich interessant für Sie:
1
Im oberen Teil der Outlook-Leiste finden Sie im Programmbereich Aufgaben unter der Überschrift Aktuelle Ansicht sieben Optionen, mit denen Sie die definierten Aufgaben in unterschiedlichen Ansichten anzeigen lassen können, indem Sie darauf klicken.
■ Liste mit Details zeigt zusätzlich zu der Beschreibung und dem Fälligkeitsdatum auch weitere Daten an, die Sie über das Dialogfeld Aufgaben eingegeben haben.
193
■ Die Ansicht Aufgaben in Zeitskalaansicht stellt die Aufgaben in einer waagerechten Zeitskala dar. Darin können Sie beispielsweise schnell die Tage erkennen, an denen Sie viel zu tun haben werden.
Aufgabe weiterleiten Wenn Sie eine Aufgabe nicht selbst erledigen wollen, können Sie sie als E-Mail an andere Personen weiterleiten.
1
Markieren Sie die Aufgabe in der Liste und wählen Sie den Befehl Weiterleiten im Menü Aktionen.
Tipp Wie man eine Nachricht versendet, sollten Sie bereits wissen. Hinweise finden Sie in Kapitel 3.
194
Mit Aufgaben arbeiten
2
Das Formular für eine neue Nachricht wird geöffnet. Die Aufgabe ist bereits als Anlage beigefügt und die BetreffZeile zeigt den Titel der Aufgabe. Geben Sie die Empfängeradresse und den gewünschten Text ein und bringen Sie die Nachricht auf den Weg.
Aufgabe löschen Wenn Sie eine Aufgabe aus der Aufgabenliste entfernen möchten, da Sie sich beispielsweise entschlossen haben, sie nicht zu erledigen, nichts leichter als das, zumindest was den Vorgang angeht.
1
Markieren Sie die Aufgabe in der Liste, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken.
195
2
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der Standard-Symbolleiste.
Tipp Wie bei allen Objekten in Outlook werden beim Löschen einer Aufgabe die dazugehörenden Daten zunächst in den Outlook-Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Wenn Sie später feststellen, dass Sie die Aufgabe doch noch benötigen, können Sie sie von dort aus wieder zurückholen. Mehr dazu erfahren Sie in Kapitel 5.
Einige Optionen für Aufgaben Auch im Programmbereich Aufgaben gibt es die Möglichkeit, das Verhalten des Programms an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten anzupassen.
1
Wählen Sie den Befehl Optionen im Menü Extras, um den Zugriff auf die Einstellungen zu erhalten, mit denen Sie den Bereich Aufgaben anpassen können. Es spielt keine Rolle, welcher Programmbereich gerade aktiv ist.
Achtung! Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinflusst. Ändern Sie diese Optionen erst, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben.
196
Einige Optionen für Aufgaben
2
Wenn Sie eine Erinnerung an Ihre Aufgaben wünschen, aktivieren Sie die Option Erinnerungszeit. Über das daneben angezeigte Listenfeld können Sie die Standardzeit für die Erinnerung einstellen.
3
Für den Zugang zu weiteren Optionen für den Bereich der Aufgaben klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabenoptionen.
197
■ Über die beiden Listenfelder im oberen Bereich können Sie wählen, in welchen Farben überfällige und erledigte Aufgaben angezeigt werden sollen. ■ Über Zugeordnete Aufgaben aktualisiert in Aufgabenliste behalten wird bewirkt, dass in der Aufgabenliste eine Kopie aller delegierten Aufgaben gespeichert wird. Die Aufgaben werden automatisch aktualisiert, wenn sich der Status der Aufgaben ändert. ■ Die Option Bei Erledigung zugeordneter Aufgaben Statusbericht senden bewirkt, dass ein Statusbericht gesendet wird, wenn eine übertragene Aufgabe als erledigt markiert wird. ■ Ein Aktivieren von Erinnerung aktivieren für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum erstellt anhand der Zeitangabe im Feld Erinnerung automatisch eine Erinnerung für Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum.
4
Verlassen Sie die Dialogfelder Aufgabenoptionen und Optionen, indem Sie zweimal auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
198
Erfolgskontrolle
Erfolgskontrolle Abschließend wieder einige Aufgaben, durch deren Lösung Sie sicherstellen können, dass Sie den Inhalt dieses Kapitels verinnerlicht haben. ■ Schalten Sie Ihren Rechner ein und starten Sie Outlook 2003. ■ Erstellen Sie eine neue Aufgabe. Geben Sie dafür eine Beschreibung und ein Fälligkeitsdatum ein. ■ Ändern Sie das Fälligkeitsdatum und schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein. ■ Markieren Sie die Aufgabe als erledigt. ■ Löschen Sie die Aufgabe.
199
Kapitel 9
Mit Notizen arbeiten
Das Problem mit Notizzetteln kennen Sie sicherlich: Um sich an einen Gedanken später immer erinnern zu können, schreibt man ihn sorgsam auf einen Zettel, legt oder klebt diesen Zettel irgendwohin und vergisst ihn dann wieder. Auch dafür bietet Outlook eine Lösung, die Sie zu etwas mehr Ordnung zwingt. Sie benutzen dabei kleine »elektronische Zettel«, um Fragen, Ideen, Erinnerungen oder beliebige andere kurze Texte schnell zu notieren. Solche Notizzettel können Sie dann mit verschiedenen Tricks verwalten. Beispielsweise lassen sich wichtige Notizen mit einer bestimmten Farbe kennzeichnen oder – wie in einem Karteikasten – in verschiedene Gruppen sortieren. Sie können diese Zettel auch an andere Elemente in Microsoft Outlook kleben – beispielsweise könnten Sie an einen Kontakt einen Zettel mit dem Text Geburtstag nicht vergessen heften.
Ihr Erfolgsbarometer
Das kennen Sie schon: Die Grundlagen von Outlook 2003
18
E-Mail-Konten einrichten
42
E-Mails schreiben und versenden
58
E-Mails empfangen und beantworten
84
E-Mails organisieren
100
Termine im Kalender überwachen
122
Namen und Adressen in den Kontakten verwalten
148
Aufgaben organisieren
176
Das lernen Sie neu: Der Bereich Notizen
202
Notizen eingeben
203
Mit Notizen arbeiten
205
Notizen gruppieren
210
Notizen versenden
216
Einige Optionen für Notizen
217
201
Der Bereich Notizen Wie für jedes Modul stellt Ihnen Outlook auch zum Eingeben und Verwalten von Notizen einen eigenen Programmbereich zur Verfügung. Tipp Zur Anzeige des Bereichs Notizen können Sie auch den Befehl Notizen im Menü Wechseln zu bzw. die dort angezeigte Tastenkombination S+5 wählen.
2
1
Zur Anzeige klicken Sie im Navigationsbereich auf den Eintrag Notizen.
Der Bildschirm zeigt dann den Bereich Notizen an. Nachdem Sie Notizen eingegeben haben, werden diese im Hauptfenster als Symbole mit einer Unterschrift angezeigt. Welche der Notizen in welcher Form angezeigt werden, können Sie über die Optionen im oberen Teil des Navigationsbereichs auswählen.
202
Notizen eingeben
Notizen eingeben Meist empfiehlt es sich, für jede einzelne Notiz einen eigenen Zettel anzulegen. Dadurch haben Sie später die Möglichkeit, die Notizen unabhängig voneinander zu verwalten und auch wieder zu löschen.
1
Der erste Schritt zum Anlegen einer neuen Notiz besteht also darin, einen neuen leeren Notizzettel zu erstellen. Wenn der Programmbereich Notiz bereits angezeigt ist, klicken Sie zum Erstellen einer neuen Notiz auf die Schaltfläche Neu in der Standard-Symbolleiste. Tipp Wenn der Programmbereich Notiz gerade nicht angezeigt wird – weil Sie vielleicht gerade eine neue E-Mail geschrieben haben und Ihnen eine Idee gekommen ist, die Sie auf einem Notizzettel festhalten wollen –, wählen Sie Neu im Menü Datei und klicken anschließend auf Notiz oder Sie wählen Notiz aus dem Untermenü zur Schaltfläche Neu.
2
Als Ergebnis wird ein neues leeres Notizfenster angezeigt. Datum und Uhrzeit werden bei der Erstellung des Fensters automatisch registriert und am unteren Rand eingeblendet. Falls Sie diese Anzeige nicht wünschen, können Sie sie über das Dialogfeld zum Befehl Optionen im Menü Extras ausblenden.
203
Tipp Änderungen und Korrekturen im Text können Sie, wie Sie es von der Textverarbeitung oder vom Schreiben von E-Mails her gewohnt sind, durchführen.
3
Die Schreibmarke – der senkrechte Strich – blinkt nach dem Erstellen des Zettels bereits in diesem. Sie können also sofort mit der Eingabe eines Textes – wie hier zum Beispiel Geburtstag nicht vergessen – über die Tastatur beginnen.
4
Sollte Ihr Text einmal etwas länger werden – da Ihnen spontan immer neue Ideen zum Geburtstag einfallen – können Sie den Zettel auch vergrößern: Setzen Sie dazu den Mauszeiger so auf einen der Ränder des Zettels, dass er als Doppelpfeil angezeigt wird. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Rand in die gewünschte Richtung.
5
Nachdem Sie den Text auf den Zettel geschrieben haben, können Sie diesen beruhigt schließen. Ihre Notiz geht nicht verloren. Klicken Sie dazu auf die SchließenSchaltfläche in der oberen rechten Ecke.
204
Mit Notizen arbeiten
6
Nach dem Schließen wird im Hauptfenster des Bereichs ein Symbol für die Notiz angezeigt. Der Beginn des in der ersten Zeile eingegebenen Textes wird unter das Symbol als Name für das Notizelement gesetzt. Der Inhalt wird automatisch gespeichert.
Tipp Hatten Sie im Notizfenster keinen Text eingegeben, wird das leere Notizfenster beim Schließen automatisch gelöscht.
Mit Notizen arbeiten Natürlich macht das Eingeben von Notizen in Outlook nur dann Sinn, wenn Sie später damit immer wieder arbeiten. Zumindest sollten Sie regelmäßig einen Blick in den Outlook-Bereich Notizen werfen, sonst erleiden die dort festgehaltenen Gedanken dasselbe Schicksal wie ihre handgeschriebenen Vettern: Sie werden vergessen … Meist reicht ein Blick auf die automatisch erzeugte Unterschrift aus, um zu wissen, worum es sich bei der Notiz dreht. Wenn Sie mehr von der Notiz sehen wollen, können Sie sich dazu verschiedener Methoden bedienen: Sie können die Notiz öffnen, den Lesebereich zur Anzeige des Inhalts einblenden oder die Notizen in der Listenansicht anzeigen lassen. In allen Fällen müssen Sie zuerst wieder den Outlook-Bereich Notizen anzeigen lassen.
Verschiedene Ansichten benutzen Wie die Notizen im Hauptfenster angezeigt werden, können Sie durch einen Klick auf eine der Schaltflächen Große Symbole, Kleine Symbole oder Liste in der Standard-Symbolleiste wählen. In der Grundeinstellung werden Große Symbole angezeigt.
205
1
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kleine Symbole, um die Zettel in verkleinerter Form anzuzeigen. Damit können Sie mehr Symbole im Fenster anzeigen lassen.
2
Klicken Sie auf die Schaltfläche Große Symbole, wenn Sie nur wenige Notizen verwalten müssen.
Tipp Diese Schaltflächen sind nur verfügbar, wenn unterhalb von Aktuelle Ansicht im Navigationsbereich die Option Symbole aktiviert ist.
Ein Notizfenster öffnen Ein einfacher Weg zur vollständigen Anzeige des Inhalts eines Notizzettels besteht darin, ihn wieder zu öffnen. Diesen Weg müssen Sie auch immer dann beschreiten, wenn Sie zu diesem Zettel weiteren Text hinzufügen oder Korrekturen daran durchführen wollen.
206
Mit Notizen arbeiten
1
Zum Öffnen einer Notiz setzen Sie den Mauszeiger auf das Symbol und führen einen Doppelklick darauf aus.
2
Der Zettel wird dann mit seinem Inhalt wieder wie nach der ursprünglichen Texteingabe angezeigt.
Mehrere Notizzettel öffnen Wenn Sie mehrere Notizen anzeigen lassen wollen, können Sie diese auch in einem Arbeitsgang öffnen lassen.
1
Halten Sie die Taste S gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die Symbole für die Notizen, die Sie einsehen wollen. Doppelklicken Sie dann auf eines der so markierten Notizzettelsymbole.
207
2
Wenn Sie mehrere Notizen geöffnet haben, wird für jede Notiz ein separates Fenstersymbol in der Windows-Taskleiste am unteren Rand des Bildschirms angezeigt. Durch einen Klick darauf können Sie die Notiz anzeigen lassen, auch wenn Sie momentan in einer anderen Anwendung arbeiten. Diese Tatsache verschafft Ihnen die Möglichkeit, während der Arbeit an anderen Dingen schnell zu einem Notizfenster zu wechseln und zusätzliche Ideen zu notieren.
Inhalt im Lesebereich betrachten Wenn Sie den Inhalt des markierten Notizzettels lesen möchten, ohne ihn erst öffnen zu müssen, können Sie auch dazu den Lesebereich anzeigen lassen.
Tipp Um den Lesebereich wieder auszublenden, wählen Sie den Befehl Aus des Untermenüs Lesebereich im Menü Ansicht.
2
1
Wählen Sie Lesebereich im Menü Ansicht und dann beispielsweise Rechts, um den Lesebereich im rechten Bildschirmbereich einzublenden.
Klicken Sie auf die Notiz, die Sie einsehen wollen. Im Lesebereich wird der Inhalt wiedergegeben. Nach einem Klick auf eine andere Notiz wird deren Inhalt angezeigt.
208
Mit Notizen arbeiten
Die Notizenliste benutzen Wenn es Ihnen kurzfristig entgangen ist, wozu Sie sich alles Notizen gemacht haben, müssen Sie nicht sämtliche Notizen öffnen und einsehen. Um den Überblick zu behalten, genügt es, zur Notizenliste zu wechseln, in der die ersten Zeilen aller Notizen in einer Ansicht angezeigt werden.
1
Klicken Sie im Bereich Aktuelle Ansicht auf die Option Notizenliste.
2
Zumindest die ersten Zeilen der Notiz werden direkt im Ansichtsbereich angezeigt. Wenn der Platz vollständig zur Anzeige des Textes ausreicht, wird anschließend der Hinweis <Ende> angezeigt. Um andernfalls den Text vollständig im Notizenfenster anzuzeigen, doppelklicken Sie auf den Bereich der Notiz in der Liste.
Tipp Wenn Sie zur ursprünglich angezeigten Standardansicht zurückschalten möchten, klicken Sie im linken Bildschirmbereich in der Liste Aktuelle Ansicht auf die Option Symbole.
209
3
In der Notizenliste können Sie die Notizen sortieren lassen. Dazu klicken Sie einfach auf eine Spaltenüberschrift. Wenn Sie beispielsweise auf Betreff klicken, werden die Notizen nach dem Anfangsbuchstaben alphabetisch sortiert. Ein nochmaliger Klick auf dieselbe Spaltenüberschrift kehrt die Sortierreihenfolge um. Die Sortierrichtung erkennen Sie auch an der Richtung der kleinen Pfeilspitze.
Notizen gruppieren Wie bei allen Outlook-Elementen können Sie auch bei Notizen auf diverse Optionen zum Organisieren zurückgreifen. Sie können dazu beispielsweise verschiedene Farben für die Notizzettel wählen oder die Notizen in einzelne Kategorien aufteilen. Ein Einsatz dieser Werkzeuge lohnt sich natürlich nur, wenn bei vielen Notizen die Gefahr droht, die Übersicht darüber zu verlieren, oder Sie ein akribischer Ordnungsfanatiker sind.
■ Zum Bearbeiten einer geschlossenen Notiz rufen Sie das Kontextmenü – das heißt ein Menü mit objektspezifischen Funktionen – zum Notizsymbol auf. Klicken Sie zur Anzeige das Notizsymbol mit der rechten Maustaste an.
210
Notizen gruppieren
■ Wenn Sie den Notizzettel schon geöffnet haben, können Sie ein ähnliches Notizmenü durch einen Klick auf das Notizsymbol in der linken oberen Ecke des Notizfensters anzeigen lassen.
Verschiedene Farben verwenden Verschiedene Farben für die Notizzettel und deren Symbole erleichtern es Ihnen, zwischen mehreren Gruppen von Notizen zu unterscheiden. Beispielsweise könnten Sie rote Notizzettel für besonders wichtige Gedanken vormerken, die auf gar keinen Fall in Vergessenheit geraten dürfen.
1
Markieren Sie das Notizsymbol und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um auch hierfür das Kontextmenü anzuzeigen.
211
Tipp Als Standardfarbe wird in Outlook die Farbe Gelb angezeigt. Sie können aber über die Optionen zu diesem Bereich eine andere Farbe als Standard wählen.
2
Wählen Sie darin die gewünschte Farbe über das Untermenü zum Befehl Farbe. Hier stehen Ihnen fünf Farben zur Verfügung.
Nachdem Sie einzelnen Notizen unterschiedliche Farben zugeordnet haben, können Sie die Notizen nach diesen Farben sortiert anzeigen lassen.
1
Klicken Sie im Bereich Aktuelle Ansicht auf die Option Nach Farbe. Im Hauptfenster werden dann die einzelnen Notizen nach den Farben aufgelistet.
212
Notizen gruppieren
2
Durch einen Klick auf eine der kleinen Schaltflächen mit dem Minuszeichen können Sie die zu einer Kategorie gehörenden einzelnen Notizen ausblenden. Wenn Sie auf das dann angezeigte Pluszeichen klicken, werden diese Notizen wieder eingeblendet.
Unterschiedliche Kategorien benutzen Eine sehr sinnvolle Methode besteht in der Vergabe von Kategorien. Beispielsweise können Sie damit Ihre Notizen verschiedenen geschäftlichen oder persönlichen Bereichen zuordnen. Eine Notiz mit der Idee für ein Geburtstagsgeschenk könnten Sie vielleicht den Kategorien Geschenke und Schlüsselpersonen zuordnen. Eventuell haben Sie dadurch für den nächsten anstehenden Geburtstag gleich etwas Passendes parat oder schenken guten Bekannten nicht immer das Gleiche, was durchaus peinlich sein kann.
1
Markieren Sie wieder einmal das Notizsymbol. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um das Kontextmenü anzuzeigen, und wählen Sie darin Kategorien.
213
2
Aktivieren Sie im Dialogfeld Kategorien diejenigen Kategorien, die Sie der Notiz zuordnen möchten. Dazu klicken Sie in das gewünschte Kontrollkästchen. Die gewählten Kategorien werden durch ein kleines Häkchen im Kästchen angezeigt und außerdem oben im Dialogfeld wiedergegeben. Durch einen Klick auf ein vorhandenes Häkchen schalten Sie die Kategorie wieder ab. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen abschließend durch einen Klick auf OK.
Der Ordnung nicht genug. Nachdem Sie Kategorien zugeordnet haben, können Sie über die Ansicht Nach Kategorie im Untermenü zum Befehl Ansicht/Aktuelle Ansicht die Notizen nach Kategorien sortiert anzeigen lassen.
1
Klicken Sie im Bereich Aktuelle Ansicht auf die Option Nach Kategorie. Im Hauptfenster werden dann die einzelnen Notizen nach den Kategorien aufgelistet. Wenn Sie einer Notiz mehrere Kategorien zugeordnet haben, wird diese Notiz mehrfach angezeigt.
214
Notizen gruppieren
2
Durch einen Klick auf eine der kleinen Schaltflächen mit dem Minuszeichen können Sie die zu einer Kategorie gehörenden einzelnen Notizen ausblenden. Wenn Sie auf das dann angezeigte Pluszeichen klicken, werden diese Notizen wieder eingeblendet.
An Kontakte anheften Wenn sich eine Notiz auf einen Kontakt bezieht, können Sie diesen mit der Notiz verknüpfen, ohne großartige Anstrengungen unternehmen zu müssen.
■ Wählen Sie Kontakte im Notizmenü und geben Sie entweder den Namen des Kontakts ein oder – und wesentlich bequemer – wählen Sie über die Schaltfläche Kontakte den oder die gewünschten Kontakte aus einem Dialogfeld aus.
215
Notizen versenden Sie können Notizen ganz einfach an andere Personen als E-Mail versenden und auf diese Weise dem Empfänger eine Idee übermitteln, nach der dieser schon immer gesucht hatte, oder einfach, um einen spontanen Geistesblitz gleich jemandem zugute kommen zu lassen.
1
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Notizsymbol, um das Kontextmenü anzuzeigen, und wählen Sie dann Weiterleiten.
2
Das Formular für eine neue Nachricht wird geöffnet. Die Notiz ist bereits als Anlage beigefügt und die Betreff-Zeile zeigt den Titel der Notiz. Geben Sie die Empfängeradresse und den gewünschten Text ein und bringen Sie die Nachricht auf den Weg.
216
Einige Optionen für Notizen
Einige Optionen für Notizen Abschließend – wie üblich und durchaus hilfreich für interessierte Anwender – einige Informationen dazu, was Ihnen Outlook an Optionen zum Thema Notizen bietet: Achtung! Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinflusst. Ändern Sie diese Optionen erst, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben.
1
Zur Anzeige wählen Sie wieder den Befehl Optionen im Menü Extras. Es spielt keine Rolle, welcher Programmbereich von Outlook gerade aktiv ist. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf der Registerkarte Einstellungen die Schaltfläche Notizenoptionen an.
217
2
Das Dialogfeld Notizenoptionen wird angezeigt. Hier können Sie einige Änderungen an den Einstellungen für die Notizen vornehmen:
■ Über Farbe wählen Sie die Standardfarbe für neue Notizen. Klicken Sie auf die nach unten zeigende Pfeilspitze, um die verfügbaren Farbeinstellungen anzuzeigen. ■ Mit Größe stellen Sie die Größe für neue Notizfenster ein. Auch hier können Sie sich nach einem Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze die Optionen dafür anzeigen lassen. ■ Durch einen Klick auf die Schaltfläche Schriftart öffnen Sie ein Dialogfeld, in dem Sie die Standardparameter für das Schriftbild einstellen können.
3
Verlassen Sie die Dialogfelder Notizenoptionen und Optionen, indem Sie jeweils auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
218
Erfolgskontrolle
Erfolgskontrolle Wie Sie sehen konnten, ist die Arbeit im Bereich Notizen eine einfache Sache. Sie werden also keine Schwierigkeiten haben, die nachstehenden Aufgaben ohne weitere Anleitungen zu lösen: ■ Schalten Sie – falls notwendig – Ihren Computer ein und starten Sie Outlook 2003. ■ Wechseln Sie zum Bereich Notizen. ■ Erstellen Sie einen neuen Notizzettel und tippen Sie darin eine kurze Notiz ein. ■ Schließen Sie den Notizzettel. ■ Wechseln Sie die Farbe des Notizzettels auf Rot. ■ Löschen Sie den Notizzettel.
219
Kapitel 10
Nützliche Hilfsmittel
Auch dieses Kapitel dient eigentlich dazu, Ihr Leben übersichtlicher und eventuell – die Autorin geht von ihrem eigenen aus – ordentlicher zu gestalten. Nachdem sich sämtliche Spalten in Outlook Heute allein durch das Durcharbeiten der Lektionen des Buches gefüllt haben, wie sieht es dann erst aus, wenn Sie länger erfolgreich mit dem Programm arbeiten? Auch wenn Sie noch so akribisch Ihre Daten eingegeben haben, die eine oder andere Sache entfällt Ihnen, das ist ganz natürlich.
Ihr Erfolgsbarometer
Das kennen Sie schon: Die Grundlagen von Outlook 2003
18
E-Mail-Konten einrichten
42
E-Mails schreiben und versenden
58
E-Mails empfangen und beantworten
84
E-Mails organisieren
100
Termine im Kalender überwachen
122
Namen und Adressen in den Kontakten verwalten
148
Aufgaben organisieren
176
Mit Notizen arbeiten
200
Das lernen Sie neu: Suchen nach Elementen
222
Drucken von Informationen
227
Archivieren
235
Einige Optionen zum Archivieren
239
221
■ Damit Sie aber nicht (lose Notizzettel und Aufgabenblätter) Ihre ganze Wohnung umkrempeln bzw. sämtliche E-Mails öffnen, Aufgaben durchforsten etc. müssen, bedienen Sie sich doch einfach der umfangreichen Suchfunktion des Programms. ■ Um auch dann auf die Inhalte Ihrer Outlook-Ordner zugreifen zu können, wenn Sie einmal keinen Zugang zu Ihrem Computer haben, können Sie aus allen Ordnern Ausdrucke erstellen. Die für die einzelnen Bereiche zur Verfügung stehenden Druckformate erlauben vielfältige Optionen. ■ Der Inhalt der Outlook-Ordner – speziell des Ordners Posteingang – wächst im Laufe der Zeit. Da Ihre persönlichen Ordner bei jedem Starten von Outlook gelesen und geprüft werden, verlängern große Ordnerdateien die Zeit zum Öffnen des Programms. Halten Sie Ihre persönlichen Ordner deshalb so kompakt wie möglich. Dabei hilft Ihnen die Archivierung.
Suchen nach Elementen Wenn Sie in Outlook viele Elemente abgelegt haben – beispielsweise viele E-Mails im Ordner Posteingang oder viele Kontakte –, kann es schwierig werden, das gewünschte Element zu finden. Für solche Fälle bieten Ihnen die Suchfunktionen des Programms die Möglichkeit, Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben schnell aufzufinden. Sie können die nach einer erfolgreichen Suche angezeigten Ergebnisse sortieren, gruppieren und ändern, um die Informationen auf unterschiedliche Weise zu organisieren. Es gibt zwei Suchmethoden: die Suche und die erweiterte Suche.
Einfache Suche Um schnell Elemente im aktuellen Ordner oder dessen Unterordnern zu finden, können Sie sich der einfachen Suche bedienen.
222
Suchen nach Elementen
1
Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen in der Standard-Symbolleiste.
2
Als Ergebnis wird zunächst im oberen Bereich des Informationsfensters die Suchen-Zeile angezeigt. In dieser Zeile können Sie eingeben, was Sie wo suchen wollen.
Tipp Durch einen nochmaligen Klick auf die Schaltfläche blenden Sie die Zeile wieder aus. Sie können dazu auch das Schließen-Kästchen in der rechten Ecke der Zeile anklicken.
3
Geben Sie im Feld Suchen nach den Begriff ein, nach dem Sie suchen möchten. Über das Untermenü zum Feld können Sie auch einen Begriff auswählen, nach dem Sie früher schon einmal gesucht haben, um die Suche danach zu wiederholen. Platzhalter als Ersatz für andere Zeichen können hier nicht verwendet werden. Sie können aber unvollständige Begriffe einsetzen – beispielsweise die ersten Buchstaben eines Wortes.
4
Über das Feld Suchen in können Sie angeben, wo in den OutlookOrdnern gesucht werden soll. Die Standardeinstellung ist hier der gerade aktuelle Ordner. Die sonst verfügbaren Optionen unterscheiden sich teilweise je nach dem Ordner, von dem aus Sie die Suche gestartet haben.
223
5
Starten Sie abschließend die Suche durch einen Klick auf die Schaltfläche Suche starten in der Suchen-Zeile.
6
Als Ergebnis werden die Fundstellen in der aktuellen Ansicht aufgelistet – die Elemente, die dem Suchkriterium nicht genügen, werden ausgeblendet. Doppelklicken Sie dann beispielsweise auf ein gefundenes Element, um die Details dazu anzuzeigen.
7
Über die Schaltfläche Löschen können Sie den durch die Suche aufgebauten Filter wieder abschalten. Alle in der Ansicht vorhandenen Elemente werden wieder angezeigt. Außerdem entfernen Sie damit die in der Suchen-Zeile eingegebenen Daten und können durch Eingabe neuer Kriterien schnell eine neue Suche beginnen.
Erweiterte Suche Die erweiterte Suche verfügt über eine Vielzahl von Optionen, mit deren Hilfe Sie Ihre Suche sehr detailliert gestalten können. Beispielsweise können Sie nach allen Nachrichten von einer Person suchen, die an einem bestimmten Tag nur an Sie allein gesendet wurden. Darüber hinaus können Sie nach beliebigen Dateien auf Ihrem Computer oder einem verfügbaren Netzlaufwerk suchen.
224
Suchen nach Elementen
1
Wählen Sie den Befehl Erweiterte Suche im Menü zur Schaltfläche Optionen in der Suchen-Zeile.
2
Im dann angezeigten Dialogfeld legen Sie die Suchkriterien fest.
Tipp Sie können in der erweiterten Suche auch Platzhalter als Ersatz für andere Zeichen verwenden: Das Zeichen ? steht als Ersatz für ein beliebiges Einzelzeichen, das Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenfolge.
3
Legen Sie zuerst im oberen Bereich über das Listenfeld Suchen nach fest, wo gesucht werden soll. Standardmäßig wird der Ordner angezeigt, aus dem heraus Sie die erweiterte Suche gestartet haben. Sie können aber auch einen anderen Bereich wählen. Wählen Sie hier entweder die Option Beliebigen Outlook-Elementen oder – wenn Sie nach einem bestimmten Typ suchen – eine der Optionen Aufgaben, Journaleinträgen, Kontakten, Nachrichten, Notizen oder Terminen und Besprechungen.
225
4
Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie die Suchkriterien auf mehreren Registerkarten spezifizieren. Im Feld Suchen nach geben Sie den Suchbegriff ein. Über das Feld In regeln Sie, wo dieser Suchbegriff auftauchen soll.
5
Klicken Sie nach der Eingabe der Suchkriterien auf die Schaltfläche Suche starten.
Tipp Die Eintragungen in den sonst noch zur Verfügung stehenden Feldern ändern sich, je nachdem, welchen Eintrag Sie für das Feld Suchen nach gewählt haben.
6
Die Ergebnisse der Suche werden unten im Dialogfeld angezeigt. Um eines der hier angezeigten Elemente einzusehen, doppelklicken Sie darauf.
226
Drucken von Informationen
7
Sie können das Dialogfeld wieder ausblenden, indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken.
Drucken von Informationen Um auch dann auf die Inhalte Ihrer Outlook-Ordner zugreifen zu können, wenn Sie einmal keinen Zugang zu Ihrem Computer haben, können Sie aus allen Ordnern Ausdrucke erstellen. Generell sollten Sie bei einem Ausdruck anhand der folgenden Reihenfolge vorgehen: ■ Wählen Sie den Outlook-Bereich und die Ansicht, deren Inhalt Sie vollständig oder zum Teil ausdrucken wollen. Beachten Sie, dass immer nur die Dinge ausgedruckt werden können, die in der Ansicht auf dem Bildschirm angezeigt werden. Wollen Sie andere oder mehr Felder ausdrucken, müssen Sie erst die entsprechende Ansicht anzeigen oder eine solche erstellen. ■ Wenn Sie nur die Informationen zu einem Element – beispielsweise zu einer Nachricht – ausdrucken wollen, markieren Sie nur das Element, darin. ■ Legen Sie die für den Ausdruck zu verwendenden Parameter fest und kontrollieren Sie die Seiten, die Sie ausdrucken wollen, auf dem Bildschirm mit Hilfe der Seitenansicht. ■ Wenn Ihnen die Ergebnisse nicht zusagen, legen Sie zusätzliche Parameter für die Seiten – beispielsweise das Papierformat, die Seitenränder, eventuell Kopf- und Fußzeile und den Bereich, den Sie drucken wollen – fest. ■ Führen Sie abschließend den Ausdruck durch.
227
Parameter festlegen Die für die einzelnen Bereiche zur Verfügung stehenden Druckformate erlauben vielfältige Optionen. Beispielsweise können Sie Elemente des Ordners Kontakte in der Kartenansicht auf eine Weise drucken, dass diese ausgeschnitten und geheftet werden können und sich so ein kleines Heft erstellen lässt.
1
Wählen Sie zuerst den Programmbereich, in dem sich die Daten, die Sie ausdrucken wollen, befinden – beispielsweise die Kontakte.
3
2
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Drucken in der Standard-Symbolleiste.
Das Dialogfeld Drucken wird angezeigt. Legen Sie hier die Parameter zum Ausdruck fest.
228
Drucken von Informationen
4
Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie im Listenfeld Name den gewünschten auswählen. Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie druckerspezifische Parameter einstellen. Die dabei verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Druckermodell.
5
Über die Einstellungen im Bereich Druckformat können Sie regeln, welche Form von Ansicht beim Ausdruck verwendet werden soll. Welche Druckformate in diesem Untermenü verfügbar sind, hängt vom gewählten Programmbereich ab. Verwenden Sie beispielsweise das Memoformat zum Drucken von einzelnen Elementen und ein beliebiges anderes der Standarddruckformate zum Drucken von ganzen Bereichen. Klicken Sie das gewünschte Format an.
6
Geben Sie im Feld Exemplare die Anzahl der vom aktuellen Dokument auszudruckenden Exemplare an. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken wollen, können Sie über das Kontrollkästchen Exemplare sortieren festlegen, dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird, bevor das nächste ausgegeben wird.
229
7
Legen Sie im Bereich Seitenzahlen fest, was gedruckt werden soll: Wählen Sie die Option Alle, um das ganze Dokument zu drucken. Um Papierseiten beidseitig zu bedrucken, können Sie nacheinander die Optionen Ungerade und Gerade verwenden.
8
Unter Druckbereich können Sie entweder das gesamte Dokument oder nur den gerade markierten Bereich wählen.
Tipp Sie können außerdem die Microsoft Outlook-Kontakte als Datenquelle für eine Vielzahl von Seriendokumenten – wie Serienbriefen, Adressetiketten oder Briefumschlägen mit Adressen – in Microsoft Word benutzen.
Seitenansicht Sie sollten die Seiten, die Sie ausdrucken wollen, vor dem Druck auf dem Bildschirm kontrollieren, um sicherzugehen, dass der Ausdruck wie von Ihnen beabsichtigt ausfällt.
230
Drucken von Informationen
Tipp Sie können die Seitenansicht auch über den Befehl Seitenansicht im Menü Datei aufrufen.
1
Klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf die Schaltfläche Seitenansicht.
2
Im Fenster für die Seitenansicht wird eine ganzseitige Druckansicht der ersten Seite des aktiven Dokuments angezeigt. Die Genauigkeit der Anzeige im Seitenansichtsfenster hängt aber auch von den verfügbaren Schriftarten, der Druckerauflösung und den verfügbaren Farben ab, die durch den gewählten Drucker vorgegeben sind.
231
3
Über die Schaltflächen Seite nach unten und Seite nach oben können Sie bei mehrseitigen Dokumenten zur nächsten bzw. vorherigen Seite blättern.
4
Aktuelle Größe schaltet zu einer vergrößerten Ansicht. Die Druckgröße wird hiervon nicht beeinflusst. Sie können alternativ den Mauszeiger auf dem Blatt positionieren, der dann seine Form in eine Lupe ändert. Ein Klick auf die gewünschte Stelle im Blatt vergrößert die entsprechende Stelle. Ein nochmaliges Klicken verkleinert die Seitenansicht wieder.
5
Wenn Sie die Seitenansicht wieder ausblenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau schließen.
Seite einrichten Falls Ihnen das in der Seitenansicht angezeigte Ergebnis nicht zusagt, können Sie einige wichtige Parameter – beispielsweise die Ausrichtung des Papiers – vor dem Ausdruck ändern.
232
Drucken von Informationen
Tipp Sie können das Dialogfeld auch über den Befehl Seite einrichten im Menü Datei anzeigen lassen.
1
Klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf die Schaltfläche Seite einrichten.
2
Das Dialogfeld Seite einrichten wird angezeigt, in dem Sie die Parameter auf drei Registerkarten einstellen können. Klicken Sie beispielsweise auf die Lasche für die Registerkarte Papier. Hier können Sie die Abmessungen des Papierformats, dessen Aufteilung und die Ränder für den Druck festlegen.
Tipp Die Begriffe Papier (Typ) und Seite (Größe) haben in Microsoft Outlook eine besondere Bedeutung. Papier bezieht sich auf die eigentliche Papierseite, die Sie in den Drucker einlegen. Mit Seite wird der Bereich auf dem Papier definiert, in dem die Druckausgabe erfolgt. Durch Wahl geeigneter Einstellungen können Sie mehrere Seiten auf einem einzigen Blatt Papier drucken. Beispielsweise können Sie zwei Seiten eines Hefts auf einem einzigen Blatt drucken, indem Sie als Seitengröße Heft (1/2-Blatt) wählen.
233
3
Im Bereich Papier können Sie die Größe entweder aus den unter Typ aufgelisteten wählen oder – in Spezialfällen – über die Felder Breite und Höhe selbst definieren. Unter den Voreinstellungen stehen Ihnen die international gängigsten Maße zur Verfügung. Einige Drucker verfügen außerdem über unterschiedliche Arten der Papierzufuhr.
4
Über den Bereich Seite können Sie den Teil des Papiers festlegen, den Sie bedrucken wollen.
5
Geben Sie unter Ausrichtung an, ob Sie ein Layout im Hochformat oder im Querformat wünschen. Die Ausrichtungseinstellungen Hochformat und Querformat werden für die Seite und nicht für das Papier übernommen.
234
Archivieren
6
Im Bereich Seitenränder geben Sie die Maße für die Randeinstellungen der Seite ein.
7
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
Tipp Über die Registerkarte Kopfzeilen/Fußzeilen können Sie den Ausdruck von Zeilen festlegen, die auf allen Seiten des Ausdrucks in derselben Form angezeigt werden sollen.
Ausdruck Nachdem Sie das Ergebnis über die Seitenansicht kontrolliert haben und es Ihren Erwartungen entspricht, können Sie den Druckvorgang einleiten.
Starten Sie den Ausdruck durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Das Dialogfeld wird automatisch geschlossen.
Archivieren Der Inhalt der Outlook-Ordner – speziell des Ordners Posteingang – wächst im Laufe der Zeit an. Da Ihre persönlichen Ordner bei jedem Starten von Outlook gelesen und geprüft werden, verlängern große Ordnerdateien die Zeit zum Öffnen des Programms. Halten Sie Ihre persönlichen Ordner deshalb so kompakt wie möglich. Dabei hilft Ihnen die Archivierung, mit der in Outlook nicht mehr benötigte Elemente in eine separate Datei ausgelagert werden.
235
AutoArchivierung Die als AutoArchivierung bezeichnete Funktion startet automatisch. Nach einer bestimmten Zeit der Nutzung von Outlook taucht periodisch – in der Standardeinstellung sind es alle 14 Tage – ein Dialogfeld auf, in dem Sie gefragt werden, ob Sie ältere Elemente archivieren möchten.
Tipp Im Dialogfeld wird der Pfad und Name der verwendeten Archivdatei angegeben.
Bestätigen Sie durch einen Klick auf Ja, wenn das Programm zu diesem Zeitpunkt eine Archivierung vornehmen soll. Wenn Sie auf Nein klicken, meldet sich das Dialogfeld standardmäßig nach 14 Tagen wieder.
Tipp Die Einstellungen für das AutoArchivieren können Sie selbst definieren. Beispielsweise können Sie festlegen, wie oft archiviert werden soll, ob die Archivierung erst nach Bestätigung begonnen und ob alte Elemente nicht verschoben, sondern gelöscht werden sollen. Hinweise dazu finden Sie am Ende dieses Kapitels.
Manuelles Archivieren Sie können aber die Informationen in jedem Ordner zu jeder Zeit auch manuell archivieren.
236
Archivieren
1
Rufen Sie dazu den Menübefehl Datei/ Archivieren auf.
2
Im Dialogfeld Archivieren können Sie festlegen, welche Elemente auf welche Weise archiviert werden sollen.
■ Für das manuelle Archivieren müssen Sie die Option Diesen Ordner und alle untergeordneten Unterordner archivieren wählen. Anderenfalls wird der Prozess gemäß Ihrer Einstellungen für die AutoArchivierung vorgenommen.
■ Im Listenfeld markieren Sie den Ordner, den Sie – zusammen mit den gegebenenfalls definierten Unterordnern – archivieren wollen. In der Voreinstellung ist der Ordner aktiviert, der beim Aufruf des Menübefehls Datei/Archivieren aktiv war. ■ Wollen Sie den Persönlichen Ordner vollständig archivieren, markieren Sie diese Ebene.
237
■ Geben Sie im Feld Elemente archivieren, die älter sind als den Zeitpunkt an, vor dem die Elemente des gewählten Ordners archiviert werden sollen. Sinnvoll ist das insbesondere bei Ordnern, die sich auf den Nachrichtenverkehr beziehen. ■ Über die Option Auch Elemente, für die keine „AutoArchivierung“ aktiviert ist können Sie diese Elemente jetzt entweder mit archivieren lassen oder davon ausschließen. ■ In Feld Archivdatei geben Sie den Pfad und Namen zur Datei an, in die archiviert werden soll.
3
Starten Sie das Archivieren durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
Archivierte Elemente öffnen Sie können Elemente aus einer Archivdatei abrufen, indem Sie die Datei entweder importieren oder die Archivdatei öffnen. Beim Importieren der Archivdatei verschieben Sie alle archivierten Elemente wieder in Ihren Posteingang, und zwar in die Ordner, aus denen sie archiviert wurden. Sie können die archivierten Elemente auch in einen neuen Ordner importieren. Wenn Sie den Archivordner öffnen, wird dieser Ihrer Ordnerliste hinzugefügt, und Sie können Elemente manuell in die einzelnen Ordner kopieren. ■ Wenn Sie alte Elemente wiederherstellen wollen, rufen Sie den Menübefehl Datei/Importieren/Exportieren auf und folgen Sie den Anweisungen des Import/Export-Assistenten.
238
Einige Optionen zum Archivieren
■ Um die Archivdatei zu öffnen, wählen Sie den Menübefehl Datei/ Öffnen und klicken im Untermenü auf den Eintrag Outlook-Datendatei. Markieren Sie die Archivdatei, die Sie öffnen möchten, und bestätigen Sie. Die Archivdatei wird der Ordnerliste hinzugefügt und in Zukunft beim Starten von Outlook automatisch geöffnet.
Einige Optionen zum Archivieren Das AutoArchivieren können Sie über mehrere Programmoptionen an Ihre Wünsche anpassen. Achtung! Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinflusst. Ändern Sie diese Optionen erst, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben.
1
Rufen Sie den Befehl Optionen im Menü Extras auf. In welchem Programmbereich Sie sich gerade befinden, spielt keine Rolle.
239
2
Im dann angezeigten Dialogfeld Optionen klicken Sie auf der Registerkarte Weitere die Schaltfläche AutoArchivierung an.
3
Im Dialogfeld AutoArchivierung können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. Sie können beispielsweise festlegen, wie oft archiviert werden soll, ob die Archivierung erst nach Bestätigung begonnen und ob alte Elemente nicht verschoben, sondern gelöscht werden sollen. Weiterhin können Sie hier den Pfad und den Dateinamen der Archivierungsdatei angeben.
240
Einige Optionen zum Archivieren
4
Unter AutoArchivierung alle ... Tage legen Sie fest, wie oft der Prozess durchgeführt werden soll. Benutzen Sie das Drehfeld, um die Anzahl der Tage einzustellen.
5
Aktivieren Sie AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen, wenn Sie vor der Archivierung gefragt werden möchten, ob archiviert werden soll. Anderenfalls wird der Prozess automatisch durchgeführt.
6
Im Bereich unter der Überschrift Bei der AutoArchivierung legen Sie die speziellen Regeln fest:
■ Mit Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) bestimmen Sie, dass E-Mails gelöscht werden, die älter sind als die oben unter AutoArchivierung alle ... Tage eingegebene Zeitspanne. ■ Durch Aktivieren von Alte Elemente archivieren oder löschen legen Sie zunächst nur fest, dass auch die sonstigen Outlook-Elemente zum für die AutoArchivierung festgelegten Zeitpunkt archiviert oder gelöscht werden sollen. Ob nun archiviert oder gelöscht wird, bestimmen Sie über die darunter liegenden Optionen für die Standardordnereinstellungen für Archivierung. ■ Legen Sie unter Elemente löschen, wenn älter als ... fest, ab welchem Alter einzelne Elemente gelöscht oder an eine andere Stelle verschoben werden sollen. ■ Aktivieren Sie Alte Elemente verschieben nach ..., wenn Sie diese Elemente nicht löschen, sondern archivieren wollen. Geben Sie an, in welchem Pfad und unter welchem Dateinamen archiviert werden soll.
241
■ Wollen Sie die Elemente nicht archivieren, sondern löschen, wählen Sie Alte Elemente endgültig löschen. ■ Haben Sie Archivordner in Ordnerliste anzeigen aktiviert, können Sie später schnell auf diesen zugreifen und archivierte Elemente öffnen.
7
Wenn Sie die Schaltfläche Einstellungen auf alle Ordner anwenden anklicken, werden die in diesem Dialogfeld festgelegten Regeln für alle Outlook-Ordner übernommen – auch für solche, für die Sie bereits separate Einstellungen getroffen haben.
Tipp Für jeden Ihrer Outlook-Ordner können Sie individuell festlegen, ob die im Dialogfeld AutoArchivierung festgelegten Regeln für den Ordner gelten sollen oder ob Sie dafür eine davon abweichende Verfahrensweise wünschen. Diese Entscheidung treffen Sie auf der Registerkarte AutoArchivierung im Dialogfeld Eigenschaften, das Sie über das Kontextmenü zum Ordner anzeigen lassen.
8
Verlassen Sie die Dialogfelder AutoArchivierung und Optionen, indem Sie zweimal auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
242
Erfolgskontrolle
Erfolgskontrolle Auch in diesem letzten regulären Kapitel sollten Sie anhand einiger Aufgaben testen, ob Sie den Stoff verinnerlicht haben: ■ Schalten Sie Ihren Computer ein und starten Sie Outlook 2003. ■ Wählen Sie den Bereich Kontakte. ■ Suchen Sie nach einem Kontakt über die einfache Suchfunktion. ■ Drucken Sie alle eingegebenen Kontakte im Telefonbuchformat aus.
243
Installationen
Dieses Kapitel wurde bewusst ans Ende des Buches gesetzt, da – wie anfänglich schon erwähnt – hier Aufgaben angesprochen werden, die Sie wahrscheinlich auf Ihrem Rechner gar nicht durchführen müssen – weil das vielleicht schon jemand anderes bereits für Sie getan hat. Gemeint sind das Herstellen einer Verbindung zum Internet und die Installation von Outlook. Manchmal ist es aber notwendig, diese Dinge selbst durchzuführen – beispielsweise dann, wenn Sie Outlook 2003 neu erworben haben und dieses Programm jetzt auf Ihrem Rechner nutzen möchten oder wenn Sie noch über keine Verbindung zum Internet verfügen. Dann müssen Sie eine so genannte Installation vornehmen. Keine Angst, das klingt nur kompliziert. Wenn Sie sich genau an die Anweisungen halten, tauchen dabei sicherlich keine Probleme auf, die Sie nicht bewältigen können.
Eine Verbindung zum Internet einrichten
Eine Verbindung zum Internet einrichten Aus mehreren Gründen sollten Sie, bevor Sie Outlook installieren, sich den Zugang zum Internet schaffen. Dazu müssen Sie mit einem Internetdienstanbieter – kurz ISP für Internet Service Provider genannt – einen Vertrag abgeschlossen haben, der Ihnen – meist gegen Gebühr – diesen Zugang ermöglicht. Der Dienstanbieter versorgt Sie dann mit den Daten, die Sie für die Verbindung benötigen. Anschließend müssen Sie auf Ihrem Computer die Möglichkeit schaffen, eine DFÜ-Verbindung – DFÜ steht für Datenfernübertragung – zu diesem Anbieter herzustellen. Als Geräte dafür können Sie ein Modem für eine Standardtelefonleitung, eine ISDN-Karte oder ein DSL-Modem für eine Hochgeschwindigkeitsleitung verwenden. Die Geräte sollten vor dem Einrichten der Verbindung in Ihrem Computer installiert sein. Tipp Legen Sie vor Beginn der Arbeit die Zugangsdaten für die Verbindung bereit. Sie benötigen die Telefonnummer des Dienstanbieters, Ihren Benutzernamen und meist auch ein Kennwort.
DFÜ-Verbindung Zum Einrichten einer DFÜ-Verbindung müssen Sie Windows selbst bemühen. Das Betriebssystem stellt Ihnen für diese Aufgabe einen Assistenten bereit, der mit Ihnen alle notwendigen Schritte durchläuft.
245
1
Öffnen Sie das Startmenü und klicken Sie auf Alle Programme. Klicken Sie auf Zubehör, dann auf Kommunikation und auf Assistent für neue Verbindungen.
2
Der Assistent wird gestartet, der Sie durch die weiteren Aufgabenstellungen begleitet. Klicken Sie in dem einleitenden Dialogfeld auf die Schaltfläche Weiter, um Schritt für Schritt diese Aufgaben zu erledigen.
246
Eine Verbindung zum Internet einrichten
3
Anschließend müssen Sie festlegen, welche Art von Verbindung Sie einrichten möchten. Die Bedeutung der verschiedenen Optionen wird im Dialogfeld beschrieben. Schalten Sie – falls nicht voreingestellt – die Option Verbindung mit dem Internet herstellen ein und klicken Sie dann auf Weiter, um zur nächsten Seite des Assistenten zu gelangen. Tipp Wenn Sie nach einem Klick auf Weiter feststellen, dass Sie auf der vorherigen Seite einen Fehler gemacht haben, können Sie durch Klicken auf Zurück zu dieser Seite zurückkehren und dort den Fehler korrigieren. Das gilt auch für alle folgenden Seiten des Assistenten.
4
Nach der Wahl der Option Verbindung mit dem Internet herstellen müssen Sie wählen, welche Art von Verbindung zum Netz Sie nutzen wollen. Die technischen Voraussetzungen dafür – wie Modem, Telefonanschluss usw. – sollten natürlich gegeben sein.
247
Tipp Die Alternative CD eines Internetdienstanbieters verwenden ist für einen Anfänger oft die einfachste Lösung, da er sich dabei meist nicht mit der oft nervigen Eingabe von Zugangsdaten beschäftigen muss. Was Sie dabei durchführen müssen, unterscheidet sich je nach Dienstanbieter.
5
Als Nächstes müssen Sie entscheiden, mit welcher Hardware Sie die Verbindung herstellen wollen. Die Beschreibung der Alternativen ist wieder im Dialogfeld angegeben. Im Ergebnis zeigen sich die Unterschiede im Wesentlichen in verschiedenen Geschwindigkeiten.
Tipp Falls Sie mehr als ein Gerät der angegebenen Art angeschlossen haben, müssen Sie durch Aktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen das gewünschte Gerät festlegen. Sie können gegebenenfalls mehrere Geräte auswählen. Sollte das gewünschte Gerät nicht in der Liste aufgeführt werden, haben Sie es vermutlich noch nicht installiert. Brechen Sie den Assistenten ab, installieren Sie das Gerät und rufen Sie den Assistenten erneut auf.
248
Eine Verbindung zum Internet einrichten
6
Nach einer Bestätigung über Weiter geben Sie zunächst der neuen DFÜ-Verbindung einen Namen. Dieser dient nur zur Verwaltung auf Ihrem Computer. Sie können also jeden beliebigen Namen dafür angeben. Ein sich selbst erklärender Name – wie beispielsweise der des Dienstanbieters – wäre natürlich sinnvoll. Wechseln Sie dann über Weiter zur nächsten Seite.
7
Anschließend geben Sie die Telefonnummer für den Zugang zu Ihrem Dienstanbieter ein. Beispielsweise benutzen Sie für eine Verbindung zu T-Online in Deutschland bundesweit die Nummer 0191011. Klicken Sie dann wieder auf Weiter.
249
Tipp Bei T-Online erhalten Sie mit der Auftragsbestätigung für einen Internetzugang drei Nummern, die als Grundlage für die Kontaktaufnahme mit dem Dienstanbieter dienen: die T-Online-Nummer (elf oder zwölfstellig), die Anschlusskennung (im Allgemeinen zwölfstellig), das Persönliche Kennwort (im Allgemeinen achtstellig). Standardmäßig geben Sie bei diesem Anbieter als Benutzernamen – nacheinander und ohne Zwischenraum – die Anschlusskennung, die T-Online-Nummer und anschließend 0001 (bei einer nur elfstelligen T-Online-Nummer #0001) ein.
8
Im nächsten Schritt müssen Sie den Benutzernamen und das Kennwort eingeben. Die Eingabe des Kennworts müssen Sie wiederholen. Diese Eingaben werden auf dem System gespeichert. Wenn Sie hier keine oder nur einen Teil der Daten – beispielsweise nur den Benutzernamen, aber kein Kennwort – eingeben, müssen Sie die Eingabe der noch fehlenden Daten bei jeder Verbindungsaufnahme zum Internet über diese DFÜ-Verbindung nachholen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf Weiter.
■ Durch Aktivieren von Diesen Kontonamen ... für alle Benutzer ... verwenden können Sie anderen Kontoinhabern des lokalen Systems die Möglichkeit zum Benutzen dieses Kontos einräumen. Wenn Sie diese Option abschalten, haben nur Sie allein Zugriff darauf. ■ Durch Aktivieren von Verbindung als Standardinternetverbindung verwenden bewirken Sie, dass diese Verbindung immer bei der Verbindungsaufnahme zum Internet aktiviert wird.
250
Eine Verbindung zum Internet einrichten
■ Eine Firewall ist eine Methode zum Schützen der Dateien und Programme auf einem Netzwerk vor Benutzern in einem anderen Netzwerk. Es dient einerseits als Sperre für unerwünschte Zugriffe von draußen und ermöglicht andererseits dem geschützten Netzwerk den Zugriff auf Netzwerke außerhalb der Firewall.
9
Abschließend werden die wichtigsten Daten der Verbindung zusammengefasst. Durch Aktivieren von Verknüpfung auf dem Desktop hinzufügen sorgen Sie dafür, dass auf dem WindowsDesktop ein Symbol erstellt wird, auf das Sie zum Herstellen der Verbindung doppelklicken können. Es empfiehlt sich, diese Option einzuschalten. Das macht ein späteres Testen einfacher. Klicken Sie jetzt auf Fertig stellen.
Die neu erstellte DFÜ-Verbindung wird im Bereich Netzwerkverbindungen der Systemsteuerung – zusammen mit den bereits vorhandenen Verbindungen – eingerichtet.
Tipp Nach dem Einrichten einer DFÜ-Verbindung zum Internet sollten Sie über die Internetoptionen die gewünschten Einstellungen für die Kommunikation mit dem Netz vornehmen. Dazu gehören beispielsweise die Definitionen für die Sicherheit, den Datenschutz und die Programme, mit denen Sie arbeiten wollen.
251
Verbindung testen Nach der Eingabe aller Parameter für eine Verbindung sollten Sie diese testen. Vergewissern Sie sich vorher, dass Ihr Computer mit dem Internet verbunden werden kann: Schließen Sie beispielsweise die entsprechenden Kabel zum Telefonanschluss an und schalten Sie – falls erforderlich – das Modem ein.
1
Wenn Sie auf der letzten Seite des Assistenten für neue Verbindungen die Option Verknüpfung auf dem Desktop hinzufügen eingeschaltet haben, wird auf dem Desktop ein kleines Symbol erstellt, das den Namen der Verbindung trägt. Doppelklicken Sie auf dieses Symbol, um die Verbindungsaufnahme zu Ihrem Dienstanbieter zu starten.
2
Anschließend wird das Dialogfeld Verbindung mit … herstellen angezeigt. Falls Sie bei der Einrichtung der Verbindung die Option Kennwort speichern nicht aktiviert hatten, müssen Sie dieses zusätzlich eingeben. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Wählen.
252
Eine Verbindung zum Internet einrichten
Tipp Auch wenn Sie keine Verknüpfung auf dem Desktop abgelegt haben, können Sie die Verbindung testen. Doppelklicken Sie dazu im Bereich Netzwerkverbindungen der Systemsteuerung auf das Symbol für die Verbindung. Zur Anzeige wählen Sie in der Kategorieansicht der Systemsteuerung den Link Netzwerk- und Internetverbindungen und klicken dann auf das Systemsteuerungssymbol Netzwerkverbindungen. Dieses Symbol können Sie in der klassischen Ansicht auch direkt anwählen.
Bei korrekter Funktionsweise werden Sie mit Ihrem Dienstanbieter verbunden und im Infobereich der Taskleiste wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Diese unterscheidet sich je nach Anbieter.
3
Im Infobereich der Windows-Taskleiste wird ein Symbol eingeblendet, solange die Verbindung aktiv ist. Durch einen Doppelklick darauf können Sie den Status der Verbindung anzeigen lassen.
4
Um die bestehende Verbindung zu beenden, klicken Sie im Dialogfeld Status auf Trennen.
253
Outlook installieren Mit dem Begriff Installation ist gemeint, dass die vielen zu einem Programm wie Outlook gehörenden Unterprogramme und Dateien von der CD-ROM auf die einzelnen Bereiche der Festplatte – die Ordner und Unterordner – übertragen werden. Dazu brauchen Sie – neben Ihrem Rechner – natürlich die entsprechende Software. Dabei kann es sich um einen vollständigen Satz aller Microsoft Office 2003-Programme oder aber auch um das Programm Outlook 2003 allein handeln. Auf dem Computer muss bereits Microsoft Windows ME oder XP oder eine noch neuere Version dieses Betriebssystems richtig installiert sein.
Installation starten Um die Installation zu beginnen, starten Sie Ihren Computer wie gewohnt und legen danach die CD-ROM, auf der sich das Programm Outlook 2003 befindet, in eines der CD-ROM-Laufwerke ein. Nach dem Schließen des Laufwerks wird im Allgemeinen das Installationsprogramm – Setup genannt – automatisch gestartet. Tipp Sollte das Setup-Programm nicht automatisch gestartet werden, ist das kein Problem. Öffnen Sie das Startmenü von Windows XP und klicken Sie darin auf die Option Ausführen. Geben Sie an der Eingabeaufforderung den Befehl zum Starten des Installationsprogramms ein. Verwenden Sie als Laufwerkskennzeichen den Buchstaben des aktiven CD-ROM-Laufwerks. Wenn Sie beispielsweise ein Laufwerk mit dem Kennzeichen D: benutzen, geben Sie im Feld Öffnen die Zeile D:/Setup ein. Bestätigen Sie mit [ oder durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
254
Outlook installieren
Installation durchführen Nach dem Starten des Setup-Programms wird die Willkommenseite der Installation angezeigt und die Installationsroutine beginnt. Diese Routine besteht aus mehreren Abschnitten, in denen jeweils eine neue Seite auf dem Bildschirm angezeigt wird. Auf diesen Seiten müssen Sie einige Eingaben vornehmen oder bereits angezeigte Eingaben ändern. Erst wenn Sie alle notwendigen Eingaben auf einer Seite vorgenommen haben, dürfen Sie zur nächsten Seite wechseln, indem Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.
1
Auf der ersten Seite werden Sie begrüßt und …
2
… danach müssen Sie zunächst den 25-stelligen Produktschlüssel eingeben. Sie finden diese Zahlen auf Ihrem Echtheitszertifikat oder auf dem Aufkleber auf der Rückseite der CD-Hülle. Bestätigen Sie nach der Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter.
255
3
Es folgt die Aufforderung zur Eingabe der Benutzerinformationen. Diese werden als Einstellungen für bestimmte Funktionen benötigt, die eine Angabe des Bearbeiters erfordern – beispielsweise in den Eigenschaften der von Ihnen erstellten Dokumente. Geben Sie die Daten ein und bestätigen Sie über Weiter.
4
Anschließend müssen Sie bestätigen, dass Sie die Bedingungen des Endbenutzer-Lizenzvertrags akzeptieren. Die Schaltfläche Weiter können Sie erst dann anwählen, nachdem Sie das Kontrollkästchen Ich stimme den Bedingungen des Lizenzvertrags zu aktiviert haben.
256
Outlook installieren
5
Auf der Seite mit der Überschrift Installationsart müssen Sie im oberen Bereich wählen, welche Art von Installation Sie vornehmen wollen. Die Grundeinstellung heißt hier Typische Installation. Um die Festplatte Ihres Systems nicht übermäßig zu belasten, werden dabei zunächst nur die Komponenten des Programms von der CD-ROM kopiert, die der durchschnittliche Anwender im Allgemeinen benötigt. Alternativ stehen drei weitere Formen zur Verfügung: Eine Vollständige Installation installiert alle Komponenten des Programmpakets – auch solche, die Sie wahrscheinlich nie benötigen werden. Die Minimale Installation ist für Rechner mit wenig freiem Platz auf der Festplatte geeignet. Eine Benutzerdefinierte Installation erlaubt es Ihnen, die zu installierenden Komponenten selbst auszuwählen.
6
Im unteren Bereich der Seite mit der Beschriftung Installieren nach: können Sie angeben, in welchem Verzeichnis die Installation durchgeführt werden soll. In der Mehrzahl der Fälle können Sie es bei dem vom Programm gelieferten Vorschlag belassen. Eine Änderung empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie sowohl die Version 2003 als auch frühere Versionen des Programms auf Ihrem Rechner betreiben wollen. In einem solchen Fall könnten Sie den Namen des Verzeichnisses durch die Angabe 2003 erweitern. Bestätigen Sie die Einstellungen auf der Seite abschließend durch einen Klick auf Weiter.
257
7
Nachdem Sie über den Typ und den Ort der Installation entschieden haben, werden Ihre Einstellungen noch einmal zusammenfassend dargestellt. Wenn Sie Änderungen wünschen, klicken Sie so oft auf die Schaltfläche Zurück, bis Sie die gewünschte Seite erreicht haben. Führen Sie dann die Änderung(en) durch und navigieren Sie über Weiter wieder zur Seite Zusammenfassung. Die Installation starten Sie dann durch einen Klick auf die Schaltfläche Installieren.
8
Nach Abschluss der Installation erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Sie können an dieser Stelle auf der Microsoft-Website nach zusätzlichen Komponenten und Sicherheitsupdates suchen und diese installieren lassen. Hinweise dazu finden Sie weiter unten in diesem Kapitel. Außerdem können Sie bestimmte Installationsdateien von der Festplatte löschen lassen. Das sollten Sie nur tun, wenn Sie diesen Platz für andere Zwecke benötigen.
258
Outlook installieren
Aktivieren Da Microsoft nicht weiß, ob Sie auf legalem Weg zu Ihrer Outlook-CDROM gekommen sind, müssen Sie nach der Installation noch eine so genannte Aktivierung vornehmen. Dabei wird im Prinzip nur geprüft, ob schon einmal ein Programm mit Ihrer Nummer auf einem anderen Computer installiert wurde. Zur Aktivierung erstellt das Programm aus der Seriennummer der erworbenen Software und »unbedenklichen Informationen zur eingesetzten Hardware« – das sind einige typische Merkmale der Hardware Ihres Systems – eine so genannte Identifikationsnummer. Diese beiden Daten werden bei Microsoft gespeichert und sollen dafür sorgen, dass das Produkt nicht auf einem anderen Rechner installiert und aktiviert werden kann. Diese Aktivierung können Sie direkt über das Internet oder aber auch durch einen gebührenfreien Anruf bei Microsoft vornehmen. Ein Aktivieren über das Internet ist aus mehreren Gründen vorzuziehen. Wer sich für die Variante per Telefon entscheidet, darf über die Telefontasten eine 50stellige Zahl eintippen und sich eine ebenso lange Zahl per automatischer Ansage diktieren lassen. Nervige Tippfehler sind da vorprogrammiert.
1
Wenn Sie die Aktivierung – und gegebenenfalls die Registrierung – über das Internet durchführen wollen, muss eine funktionsfähige Verbindung zu Ihrem Service Provider bereits eingerichtet sein. Aktivieren Sie die entsprechende Option und klicken Sie auf Weiter. Die Rufnummer wird gewählt und der Austausch der Daten erfolgt automatisch.
259
Tipp Eine Aktivierung über das Internet kann – meist aus Gründen der Überlastung – fehlschlagen. Versuchen Sie es in solchen Fällen mehrmals.
2
Im folgenden Dialogfeld können Sie den Verlauf der Internetverbindung verfolgen. Dabei werden die Daten Ihres Computers registriert.
260
Outlook installieren
3
Nach erfolgreicher Aktivierung werden Sie aufgefordert, alle Anwendungen zu schließen und den Rechner neu zu starten. Sie können sich an dieser Stelle aber vorher bei Microsoft registrieren lassen. Wenn Sie das tun, erhalten Sie in Zukunft über das Internet Informationen von Microsoft oder anderen Anbietern, die – in der Vergangenheit – selten nützlich waren. Beenden Sie abschließend die Installationsprozedur durch einen Klick auf die Schaltfläche Schließen.
So, das war’s, damit ist Ihre Office-Software aktiviert. Klicken Sie auf Schließen, um den Aktivierungs-Assistenten vom Bildschirm zu entfernen.
261
Kleine Pannenhilfe
In diesem Kapitel finden Sie die Beschreibung einiger typischer Probleme im Betrieb des Programms Outlook 2003 sowie Hinweise, wie sie behoben werden können. Solche Probleme tauchen oft dann auf, wenn mehrere Personen mit unterschiedlichen Arbeitsgewohnheiten an einem Computer arbeiten. Natürlich können hier nicht alle denkbaren Schwierigkeiten angesprochen werden, die bei der Arbeit auftauchen könnten. Wenn Sie weitergehende Fragen zu einem bestimmten Problem mit Microsoft Outlook haben, konsultieren Sie auch die Programmhilfe. Dort finden Sie oft die benötigten Hinweise zur Lösung Ihres Problems.
Datenübernahme aus anderen E-Mail-Programmen
Datenübernahme aus anderen E-Mail-Programmen Wenn Sie von einem anderen E-Mail-Programm auf Outlook 2003 umsteigen möchten, werden Sie in der Regel auf die von Ihnen vorher eingegebenen Daten zurückgreifen wollen. Beispielsweise können Sie die vorher in Outlook Express oder in anderen gängigen Programmen vorhandenen Daten in Outlook 2003 importieren. Das ist dann besonders sinnvoll, wenn Sie Ihre Adressenliste bereits in einem anderen Programm eingegeben haben und nicht erneut sämtliche Daten neu erfassen wollen. Starten Sie Outlook 2003 – wie gewohnt – und führen Sie die folgenden Schritte durch:
1
Öffnen Sie in Outlook 2003 das Menü Datei und klicken Sie dort auf den Befehl Importieren/ Exportieren.
263
2
Im Dialogfeld Import/Export-Assistent wählen Sie die Option Internet-Mail und Adressen importieren und klicken anschließend auf Weiter.
3
Im nächsten Dialogfeld stellen Sie zuerst im oberen Bereich das E-Mail-Programm, mit dem Sie vorher gearbeitet haben, ein. In diesem Fall wird das Programm Outlook Express angeklickt. Wählen Sie dann im unteren Bereich – durch Anklicken der entsprechenden Option –, was importiert werden soll. Und weiter geht’s durch Klicken auf Weiter.
264
Datenübernahme aus anderen E-Mail-Programmen
4
Legen Sie im Dialogfeld Import von Adressen fest, wohin die Adressen importiert werden sollen – im Regelfall ist der Ordner bereits angezeigt – und wie im Fall von Duplikaten verfahren werden soll. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen.
5
Geben Sie dann den von dem Programm verwendeten E-Mail-Ordner als Speicherort an und bestätigen Sie durch einen Klick auf OK.
Die von Ihnen durch diesen Vorgang importierten Daten werden an den entsprechenden Speicherorten von Outlook 2003 abgelegt.
265
Probleme beim Versenden von Nachrichten Übermittlungsprobleme können in zahlreicher und unterschiedlicher Form auftreten, dabei können Ihnen alle möglichen – teilweise auch banalen – Fehler passiert sein. Eins haben alle diese Probleme allerdings gemein, sie sind lästig.
1
Vorausgesetzt, Sie haben den Senden/EmpfangenVorgang durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste eingeleitet.
Meist wird daraufhin das Dialogfeld Outlook-Nachrichtenübermittlung angezeigt.
2
Wenn bei der Übertragung ein Fehler aufgetreten ist, oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Details erhalten Sie Hinweise zur Natur des Fehlers.
3
Meist sind diese Informationen aber nicht sehr hilfreich, um die Ursache des Problems zu identifizieren. Klicken Sie daher auf Alles Abbrechen, um den Vorgang zu stoppen.
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Probleme beim Versenden von Nachrichten
Geraten Sie bei solchen Meldungen nicht in Panik. Es kann alle möglichen Ursachen haben, versuchen Sie daher zuerst, die mögliche Fehlerquelle zu finden und zu beheben. In den nachfolgenden Abschnitten finden Sie Lösungen dazu, wie Sie die am häufigsten anfallenden Fehlerquellen vermeiden – beziehungsweise beheben – können.
Der Server ist überlastet Es kann sein, dass der Server eventuell zeitweise überlastet oder offline ist. Warten Sie einen Augenblick und versuchen Sie, die Nachricht erneut zu senden.
1
Markieren Sie die nicht zustellbare Nachricht im Ordner Postausgang.
2
Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Internetdienstanbieter verbunden, also online, sind.
267
3
Klicken Sie dann erneut in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Senden/ Empfangen.
Fehler bei der Eingabe der Kontodaten Ein weiterer Fehler, der sich schnell beheben lässt, besteht darin, dass Sie beim Erstellen Ihres Kontos einen falschen Benutzernamen, ein falsches Kennwort oder einen falschen E-Mail-Servernamen eingegeben haben. Kennwort und Benutzername unterscheiden – abhängig von den Angaben Ihres Internetdienstanbieters – möglicherweise nach Groß/Kleinschreibung. Auch speziell die Eingabe des Benutzernamens bei T-Online, der sich aus endlosen Zahlenstrings zusammensetzt, ist durchaus anfällig für Eingabefehler. Überprüfen Sie darum, ob Sie die Daten richtig eingegeben haben. Gehen Sie zur Prüfung wie in den folgenden Schritten beschrieben vor:
1
Rufen Sie den Menübefehl Extras/E-Mail-Konten auf.
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Probleme beim Versenden von Nachrichten
2
Im Dialogfeld wählen Sie Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten. Klicken Sie dann auf Weiter.
3
Markieren Sie das E-Mail-Konto, das Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Ändern.
269
4
Vergewissern Sie sich, dass die angezeigten Einstellungen den Informationen entsprechen, die Sie vom Dienstanbieter oder Administrator erhalten haben. Führen Sie gegebenenfalls in den entsprechenden Feldern Änderungen durch. Geben Sie sicherheitshalber das Kennwort nochmals ein. Klicken Sie dann auf Weitere Einstellungen, um auch dort die Änderungen zu überprüfen.
5
Wenn Ihr Anbieter dies fordert, aktivieren Sie auf der Registerkarte Postausgangsserver die Option Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Geben Sie danach gegebenenfalls dieselben oder andere Benutzerkenndaten ein. Wenn Ihr Anbieter voraussetzt, dass Sie sich bei dem POP3-Server anmelden, bevor Sie auf Ihre Nachrichten zugreifen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vor dem Senden bei Posteingangsserver anmelden.
270
Probleme beim Versenden von Nachrichten
6
Prüfen Sie auf der Registerkarte Verbindung, ob die gewünschte Form eingestellt ist.
7
Schließen Sie das Dialogfeld Internet-E-MailEinstellungen über OK und klicken Sie im Dialog E-Mail-Konten zuerst auf Weiter und abschließend auf Fertig stellen.
Timeout-Meldung Wenn Sie vom Server eine Timeout-Meldung erhalten, dann bedeutet das, dass die festgelegten Antwortzeiten überschritten worden sind. Sie müssen in einem solchen Fall die Timeout-Einstellungen für den E-MailServer erhöhen. Bei Problemen mit einem POP3- oder einem IMAP-Server führen Sie die folgenden Aktionen durch:
271
1
Wählen Sie den Menübefehl Extras/E-MailKonten und dann Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten. Klicken Sie auf Weiter.
2
Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, bei dem das Problem auftritt, und klicken Sie auf Ändern.
3
Klicken Sie auf Weitere Einstellungen und wählen Sie dann die Registerkarte Erweitert.
4
Bewegen Sie den Schieberegler unter Servertimeout auf Lang. Bestätigen Sie über OK, Weiter und Fertig stellen.
272
Probleme beim Versenden von Nachrichten
Probleme beim Empfänger Wenn sich eine Kontaktperson bei Ihnen darüber beschwert, dass sie/er mit den von Ihnen gesendeten Nachrichten immer Probleme hat, sollten Sie zunächst das Nachrichtenformat wechseln. Dieses Problem beheben Sie wie folgt:
1
Öffnen Sie zu der entsprechenden Kontaktperson das Formular Kontakt, indem Sie einen Doppelklick auf den Eintrag im Kontakte-Ordner ausführen.
2
Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein aus dem Kontextmenü zur E-Mail-Adresse den Befehl Outlook-Eigenschaften. Lassen Sie dazu den Mauszeiger auf der E-Mail-Adresse ruhen, bis das entsprechende Zeichen links daneben erscheint, und öffnen Sie das Menü mit einem Klick auf die linke Maustaste.
273
3
Stellen Sie im Dialogfeld E-MailEigenschaften für das Internetformat die Option Als Nur-Text senden ein und bestätigen Sie Ihre Einstellung mit OK.
4
Speichern Sie die Änderungen auch im Kontaktformular über die Schaltfläche Speichern und schließen.
Nachricht bleibt im Postausgang Wenn Sie feststellen sollten, dass eine Nachricht den Ordner Postausgang nicht verlässt, obwohl Sie eine Verbindung zum Netz aufnehmen und Nachrichten empfangen können, kann das mehrere Ursachen haben: Die wahrscheinlichste Variante ist, dass Sie die Nachricht im Postausgang – vielleicht zum Zweck der Kontrolle – noch einmal geöffnet und dann wieder geschlossen haben. Damit ändern Sie den Status der Nachricht und die Nachricht kann nicht gesendet werden. Einen solchen Status erkennen Sie nach einem Blick in den Postausgang darin, dass die Kopfzeile einer solchen Nachricht nicht formatiert ist.
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Probleme beim Empfang von Nachrichten
Zum Senden bereite Nachrichten werden kursiv angezeigt. In diesem Fall müssen Sie einfach den Status der Nachricht wieder zurücksetzen:
1
Lassen Sie den Inhalt des Ordners Postausgang anzeigen und öffnen Sie die Nachricht – beispielsweise durch einen Doppelklick darauf.
2
Senden Sie die Nachricht nochmals durch einen Klick auf die Schaltfläche Senden.
Probleme beim Empfang von Nachrichten Manchmal schwören Ihre Kontakte, dass sie eine Nachricht an Sie gesendet haben, Sie finden diese Nachricht trotz mehrfacher Verbindungsaufnahme und eifriger Suche nicht im Posteingang. Wenn Sie feststellen, dass an Sie gesendete Nachrichten nicht in Ihrem Posteingang erscheinen, kann dies – wie meistens – mehrere Ursachen haben.
Ein Filter ist aktiv Wenn mehrere Personen – wie anfangs schon erwähnt – an einem Computer arbeiten, so kann es vorkommen, dass ein schon fortgeschrittener Benutzer Einstellungen vorgenommen hat, die Sie auf den ersten Blick nicht nachvollziehen können. Beispielsweise kann ein Filter aktiv sein, der den Empfang abblockt. Zur Kontrolle und – gegebenenfalls – zur Behebung unternehmen Sie die folgenden Schritte:
275
1
Wechseln Sie zum Posteingang und rufen Sie den Menübefehl Ansicht/Aktuelle Ansicht/Aktuelle Ansicht anpassen auf.
2
Kontrollieren Sie, ob im Dialogfeld Ansicht anpassen: Nachrichten neben der Schaltfläche Filtern eine entsprechende Eintragung vorhanden ist. Um die aktiven Filter auszuschalten, klicken Sie auf Filtern.
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Probleme beim Empfang von Nachrichten
3
Wählen Sie dann im Dialogfeld Filtern die Schaltfläche Alles löschen. Damit entfernen Sie alle Filteranweisungen. Wollen Sie nur einzelne Filter entfernen, wählen Sie die einzelnen Registerkarten an und entfernen die entsprechenden Anweisungen individuell.
Regeln sind aktiv Wenn vielleicht nicht Sie, sondern eine andere Person Regeln definiert hat, kann es sein, dass die Nachrichten zwar empfangen, aber nicht – wie standardmäßig eingestellt – in den Posteingang, sondern in einen anderen Unterordner abgelegt worden sind. Das Einzige, was da zur Klärung beiträgt, ist, an der entsprechenden Stelle nachzusehen, und zwar, wie folgt:
1
Wählen Sie Extras/Regeln und Benachrichtigungen.
277
2
Überprüfen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen die aktiven Regeln.
3
Um eine Regel momentan auszuschalten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor der Regel.
4
Um die Regel vollständig zu löschen, markieren Sie sie und klicken auf die Schaltfläche Löschen.
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Probleme beim Empfang von Nachrichten
5
Standardmäßig, wie bei allen Löschvorgängen, werden Sie in einem Dialog gefragt, ob Sie das wirklich wollen. Bestätigen Sie mit Ja.
6
Beenden Sie den Dialog Regeln und Benachrichtigungen über die Schaltfläche Übernehmen.
Regeln funktionieren nicht Falls Sie sich schon so weit vorgewagt haben, dass Sie eigene Regeln für Outlook 2003 aufgestellt haben, Sie aber den Eindruck haben, dass die von Ihnen formulierten Regeln nicht funktionieren, bedenken und überprüfen Sie die folgenden Punkte: ■ Wenn Sie mehrere Bedingungen angeben, muss die Nachricht jeder dieser Bedingungen entsprechen, damit die Regel auf sie angewendet wird. ■ Wenn Sie Nachrichten mit einer Regel in einen Ordner verschieben oder kopieren möchten, vergewissern Sie sich, dass dieser Ordner auch vorhanden und verfügbar ist. ■ Prüfen Sie, ob Sie möglicherweise Ausnahmen angegeben haben, die die Anwendung der Regel verhindern.
Text ist zu klein zum Lesen Nicht nur die geeignete Lesebrille, sondern auch die für Sie richtige Anzeige der Schriftgröße kann von Bedeutung sein. Sollte die von Outlook für die Anzeige von Nachrichten gewählte Schrift zu klein sein, können Sie sie über die folgenden Schritte ändern:
279
1
Wechseln Sie zum Ordner Posteingang und rufen Sie den Menübefehl Ansicht/Aktuelle Ansicht/ Aktuelle Ansicht anpassen auf.
2
Klicken Sie im Dialogfeld Ansicht anpassen: Nachrichten auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen.
3
Stellen Sie im Dialogfeld Weitere Einstellungen durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche für die gewünschten Elemente eine größere Schriftart ein und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK.
280
Probleme mit Anlagen
Probleme mit Anlagen Wenn Sie Anlagen mit Ihren Nachrichten versenden, können andere Arten von Problemen auftauchen, auch wenn der E-Mail-Verkehr sonst reibungslos funktioniert.
Grafiken als Anlage kommen nicht an Einige Server innerhalb des Internets haben immer Schwierigkeiten damit, Grafiken im Anhang zu einer Nachricht ohne deren Zerstörung zu übertragen. Wenn Sie derartige Probleme feststellen, bitten Sie den Sender der Nachricht, entweder im MIME- oder UUEncode-Format zu senden. Noch sicherer ist es, die Datei zu komprimieren – beispielsweise mit einem Programm wie WinZip. Erfahrungsgemäß passieren solche komprimierten Dateien kritische Schnittstellen einfacher als nicht komprimierte.
Anlagen sind zu groß Wenn Sie eine größere Datei als Anlage senden wollen, verweigern einige Mailserver diese Transportaufgabe. Manchmal liegt die Grenze schon bei 2 Mbyte. In diesem Fall stehen Ihnen zwei Lösungen offen: ■ Sie können die Datei mit einem Programm wie WinZip komprimieren und diese kleinere Datei dann als Anlage versenden. ■ Sie können mit dem Computer des Empfängers – beispielsweise über ein Programm wie Windows Hyperterminal – eine Direktverbindung herstellen und die Datei unter Umgehung des Internets direkt über das Telefon an ihn senden.
Antworten an ein anderes Konto Wenn Sie möchten, dass Antworten auf gesendete Nachrichten an ein anderes E-Mail-Konto übermittelt werden als das Konto, mit dem die Nachrichten gesendet wurden, geben Sie die E-Mail-Adresse für Antworten an.
281
1
Wählen Sie den Menübefehl Extras/E-Mail-Konten und dann im schon mehrfach erwähnten Dialogfeld die Option Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten. Klicken Sie auf Weiter.
2
Wählen Sie in der Liste das gewünschte E-Mail-Konto aus und klicken Sie dann auf Ändern.
4
3
Klicken Sie im so aufgerufenen Dialogfeld auf Weitere Einstellungen.
Geben Sie im Feld Antwortadresse die E-Mail-Adresse des Kontos ein, das die Antworten empfangen soll.
282
5
Bestätigen Sie über OK, Weiter und Fertig stellen.
Die Telefonkosten werden zu hoch
Die Telefonkosten werden zu hoch Sollten die Gebühren, die durch die Verbindung zum Internet anfallen, ein Kostenproblem verursachen, können Sie dafür sorgen, dass die Zeit, die Sie online verbringen, möglichst kurz gehalten wird. Dazu müssen Sie innerhalb von Outlook die automatische Trennung aktivieren und den Austausch von Nachrichten bündeln.
Automatische Trennung aktivieren Um die automatische Trennung nach dem Nachrichtenaustausch einzuschalten, verfahren Sie wie folgt:
1
Rufen Sie den Menübefehl Extras/Optionen auf.
2
Wechseln Sie zur Registerkarte E-Mail-Setup und schalten Sie das Kontrollkästchen Verbindung nach manueller Übermittlung trennen ein.
283
Häufigkeit der Übermittlung reduzieren Zum Reduzieren der Häufigkeit der Übermittlung nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
1
Rufen Sie den Menübefehl Extras/Optionen auf.
2
Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Setup die Schaltfläche Senden/Empfangen. Dadurch wird das Dialogfeld Übermittlungsgruppen angezeigt.
3
Deaktivieren Sie die Option Automatische Übermittlung alle ... Minuten oder stellen Sie zumindest ein höheres Zeitintervall ein.
284
Probleme bei Verteilerlisten
Wenn Sie die Option Automatische Übermittlung alle ... Minuten deaktiviert haben, wird nur nach einem Klick auf die Schaltfläche Senden/ Empfangen eine Verbindung hergestellt.
4
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schließen und im Dialogfeld Optionen auf OK.
Probleme bei Verteilerlisten Zum Themenkreis der Verteilerlisten liefern die nachfolgenden Ausführungen Lösungen zu einigen typischen Problemen.
Fehlermeldung beim Speichern Wenn beim Versuch, eine Verteilerliste zu speichern, eine Fehlermeldung angezeigt wird, haben Sie wahrscheinlich vergessen, der Verteilerliste einen Namen zuzuweisen.
1
Das Feld Name ist leer. Wenn Sie jetzt auf Speichern und schließen klicken, ergibt sich folgende Fehlermeldung.
285
2
Klicken Sie hier auf Nein und …
3
… geben Sie dann in das Feld Name eine Bezeichnung für die Verteilerliste ein und wiederholen Sie den Speichervorgang.
Verteilerliste ist zu groß Wenn Ihnen der E-Mail-Server mitteilt, dass die Verteilerliste zu groß ist und nicht gespeichert werden kann, können Sie auch kleinere Verteilerlisten erstellen und diese dann in die große Verteilerliste einfügen.
Gesendete Verteilerliste funktioniert nicht Wenn Sie die Verteilerliste als E-Mail-Anlage empfangen haben, funktionieren nur die E-Mail-Adressen, die sich im globalen Adressbuch befinden. Adressen, die aus einem persönlichen Adressbuch oder dem Ordner Kontakte stammen, können nicht verwendet werden. Sie müssen sich diese Kontakte oder Adressen vom Absender schicken lassen und dann Ihrem Persönlichen Adressbuch oder dem Ordner Kontakte hinzufügen.
286
Lexikon In diesem Lexikon finden Sie Definitionen zu Begriffen aus Microsoft Outlook und seinen Anwendungsbereichen im weiteren Sinn. Account Bezeichnung für einen Internetzugang. Oft wird er auch als Konto bezeichnet. Um einen Account zu benutzen, sind ein Benutzername sowie ein Passwort nötig. Adressbuch Zusammenstellung von Adressbüchern, die Sie zum Speichern von Namen, E-Mail-Adressen, Faxnummern und Verteilerlisten verwenden können. Bei Outlook kann das Adressbuch eine globale Adressliste, ein Outlook-Adressbuch und ein persönliches Adressbuch enthalten. Adresse Pfad zu einem Objekt, Dokument, einer Datei oder einem anderen Zielobjekt. Eine Adresse kann entweder ein URL (Webadresse) oder ein UNCPfad (Netzwerkadresse) sein und eine bestimmte Stelle einer Datei enthalten, wie beispielsweise eine Word-Textmarke oder einen Excel-Zellbereich. ADSL Steht für Asymmetric Digital Subscriber Line: Übertragungstechnik, die die alten Kupferkabel des Telefonnetzes virtuell in drei unterschiedlich große Kanäle unterteilt: zwei für den Datentransport und einen zum Telefonieren. Da bei der Verbindung zum Internet größere Datenmengen vom Server an die Benutzer gesendet werden als in umgekehrter Richtung, sind die Datenkanäle unterschiedlich groß. Aktualisierungsliste Bei Outlook eine Liste mit dem Namen der Person, die eine Aufgabenanfrage ursprünglich gesendet hat, und den Namen der Personen, die die Aufgabenanfrage erhalten haben, die Aufgabe delegiert haben oder eine aktualisierte Kopie der Aufgabe in ihrer Taskliste speichern möchten. An:
Eine Nachricht wird an den oder die Empfänger im Feld An: gesendet.
Anhang Beim Versenden einer E-Mail-Nachricht können Sie dieser eine Datei als Anhang beifügen. Sie können theoretisch jedes Dateiformat verwenden, achten Sie aber auf die bei Outlook gesperrten Typen und auch darauf, dass der Empfänger sie lesen kann. Ansicht Ansichten ermöglichen bei Outlook mit Hilfe verschiedener Anordnungen und Formatierungen unterschiedliche Darstellungsweisen von Informationen in einem Ordner. Für alle Ordner gibt es Standardansichten. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen.
Ansichtstyp Bei Outlook die grundlegende Struktur einer Ansicht. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, müssen Sie zuerst einen von fünf Ansichtstypen auswählen. Applets Kleine Programme, die in der Programmiersprache Java geschrieben sind und in Java-fähigen Browsern ablaufen. Alle neueren Browser sind Javafähig, allerdings kann man das Abspielen von Java-Applets durch Anpassung der Sicherheitseinstellungen des Browsers unterdrücken. AT-Befehlssatz Der AT-Befehlssatz ist der De-facto-Standard, der die Befehle festlegt, mit deren Hilfe ein Modem im Befehlsmodus kontrolliert wird. Aufgabe Bei Outlook eine persönliche oder geschäftliche Tätigkeit, die Sie bis zur Erledigung verfolgen möchten. Aufgabenanfrage Eine Anfrage, die in einer E-Mail-Nachricht gesendet wird und den Empfänger auffordert, eine Aufgabe auszuführen. Wenn der Empfänger die Aufgabe annimmt, wird diese seiner Aufgabenliste hinzugefügt, und der Empfänger wird zum neuen Eigentümer der Aufgabe. Autoresponder Ein Autoresponder wird meistens angewandt, um einfache Antworten auf Ihre Anfragen zu erledigen. Wenn Sie beispielsweise einen Newsletter bestellen, erhalten Sie oft eine Antwort, bei der man sich bei Ihnen für die Bestellung bedankt. Die Steuerung des Autoresponders läuft meistens über die Betreffzeile. Sie kann aber auch von der IP-Adresse des versendenden Servers gesteuert werden. Banner Bei Outlook Ereignis- oder Feiertagsname, der über den entsprechenden Datumsangaben im Kalender angezeigt wird. Ein Banner kann mehrere Tage umfassen. Elemente in Bannern sind als freie Zeit markiert und werden weiß dargestellt, wenn Sie den Kalender anzeigen. Baud, Baudrate 1 bps.
Geschwindigkeit der Datenübertragung: 1 Baud entspricht
Bc oder Bcc Für Blind Carbon Copy: eine Kopie einer E-Mail-Nachricht für eine dritte Person, die den direkten Empfängern nicht bekannt wird. Benutzerdefiniertes Feld Ein Feld, das Sie selbst erstellen. Dabei kann es sich um ein leeres, ein Kombinations- oder ein Formelfeld handeln. Benutzerprofil, Profil Bei Outlook eine Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern. In der Regel benötigt ein Benutzer nur ein Profil, kann jedoch eine beliebige Anzahl davon mit jeweils einer Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern erstellen. Mehrere Profile sind zweckmäßig, wenn mehrere Personen denselben Computer benutzen.
288
Lexikon
Besitzer Mit der Berechtigung Besitzer können Sie alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie untergeordnete Ordner erstellen. Als Besitzer eines Ordners können Sie die Berechtigungsstufe ändern, die anderen Benutzern des Ordners zugewiesen wurde. Body Anderer Ausdruck für den Textbereich einer E-Mail-Nachricht. Bounce Beschreibt den Fall des Rücksendens einer nicht zustellbaren E-MailNachricht. Browser Ein Programm, das es Ihnen ermöglicht, Dateien bzw. Informationen aus dem Internet zu lesen und darin zu navigieren. Die am weitesten verbreiteten Browser sind Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator und Opera. Cache Zwischenspeicher auf der Festplatte des PCs. Im Cache werden beispielsweise alle über das Internet abgerufenen Dateien zwischengespeichert. Dadurch müssen häufig angeforderte Daten nicht jedes Mal neu geladen werden. CAPI Für Common ISDN Application Program Interface: Industriestandard für die Schnittstelle zwischen ISDN-Karten und dem Betriebssystem. Cc Für Carbon Copy: Eine Kopie einer E-Mail-Nachricht, die allen Empfänger sichtbar ist – jeder Empfänger einer Cc kann sehen, wer außer ihm diese Nachricht erhalten hat. Chat Online-Unterhaltung zwischen zwei oder mehreren Benutzern. Meistens werden diese Gespräche über die Tastatur auf einer Webseite geführt. Client Damit eine Zusammenarbeit zwischen dem eigenen und einem externen System funktioniert, ist spezielle Software erforderlich: Dabei bietet der Server einen Dienst an, der Client fordert den Dienst an. Ein Browser ist beispielsweise eine typische Client-Anwendung. Cookie Kleine Textdateien, die von einer Website an den Clienten übermittelt und auf dessen Festplatte gespeichert werden. Beim nächsten Aufruf derselben Site werden die gespeicherten Informationen dann wieder an den Server des Anbieters zurückgeschickt und dort ausgewertet. Durch dieses Verfahren ist es möglich, Websites zu personalisieren. Datumsnavigator Ein kleiner Kalender, in dem der aktuelle Monat dargestellt wird. Bei Outlook ist dies an mehreren Stellen eine schnelle und bequeme Möglichkeit, Datumsangaben anzuzeigen, einzugeben oder zu ändern. Dienste Verschiedene Leistungen, die über das Internet bereitgestellt werden, beispielsweise E-Mail, News, FTP oder WWW. Digitale Signatur Ein elektronisches, sicheres, anhand einer Verschlüsselung erstelltes Authentifizierungszeichen in einem Makro oder Dokument. Diese
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Signatur bestätigt, dass das Makro bzw. das Dokument von der Person stammt, die es signiert hat, und nicht verändert wurde. Microsoft Office XP benutzt die Microsoft Authenticode-Technologie. Damit können Sie Dateien oder Makroprojekte mithilfe eines digitalen Zertifikats problemlos digital signieren. Das zum Erstellen dieser Signatur verwendete Zertifikat bestätigt, dass das Makro oder das Dokument von der Person stammt, die es signiert hat. Distinguished Names (DN) Kennzeichnet eindeutig einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern in allen Internetverzeichnissen. Besteht aus mehreren beschreibenden Attributen, wie z. B. Gemeinsamer Name (Common Name, cn), Organisation (Organization, o) und Land (Country, c). DNS Für Domain Name Server: übersetzt die Zahlenfolge einer IP-Adresse in eine Klartext-Rechneradresse und umgekehrt. Dokumentvorlage Eine oder mehrere Dateien, welche die Struktur sowie Informationen zu Format, Seitenlayout und weiteren Elementen der fertigen Dateien enthalten. Domain Der Bestandteil einer E-Mail-Adresse hinter dem @-Zeichen – beispielsweise t-online in der Adresse
[email protected]. Die Domain bezeichnet meistens die Organisation, zu der der Rechner gehört. Die Top-Level-Domain kann das Land bezeichnen, beispielsweise .de für Deutschland. Download Das Herunterladen (Kopieren) von Nachrichten oder anderen Informationen von einem Server – beispielsweise aus dem Internet – auf Ihren lokalen Rechner. Druckformat Eine Kombination aus Papier- und Seiteneinstellungen, die das Druckergebnis bestimmen. Outlook verfügt über integrierte Druckformate, Sie können aber auch eigene Druckformate erstellen. DSL Für Digital Subscriber Line: eine Hochgeschwindigkeits- oder Breitbandnetzwerkverbindung über verdrillte Kupfer-Telefonkabel. Eingebettetes Objekt Daten, die in einer Quelldatei enthalten sind und in eine Zieldatei eingefügt werden. Sobald das Objekt eingebettet ist, wird es zum Bestandteil der Zieldatei. Änderungen am eingebetteten Objekt werden in der Zieldatei aktualisiert. Element Bei Outlook die grundlegende Einheit, in der Informationen gespeichert werden (ähnlich einer Datei bei anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente. E-Mail Für Electronic Mail: elektronische Post, die zwischen verschiedenen Netzbenutzern verschickt werden kann.
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Lexikon
E-Mail-Alias Eine Aliassadresse verweist auf dasselbe Postfach wie die eigentliche E-Mail-Adresse. Theoretisch können Sie also beide Adressen gleichzeitig benutzen. E-Mail-Client Das zum Abrufen, Schreiben und Versenden von Nachrichten notwendige E-Mail-Programm – beispielsweise Microsoft Outlook. Erinnerung Eine Meldung, die in dem angegebenen Intervall vor Terminen, Besprechungen oder Aufgaben angezeigt wird und ankündigt, wann die Aktivität geplant ist. Erinnerungen werden immer dann angezeigt, wenn Outlook ausgeführt wird, selbst wenn Outlook nicht das aktive Fenster ist. ESMTP Für Excessive Simple Mail Transfer Protokoll: eine Erweiterung des SMTP-Protokolls mit zusätzlichen Befehlen. Wenn Sie mit diesem Protokoll einen ESMTP-Server kontaktieren, dann erhalten Sie vom Server zuerst eine Auflistung aller erweiterten SMTP-Befehle. Ethernet
Übertragungsverfahren für lokale Netzwerke.
FAQ Für Frequently Asked Questions: Häufig gestellte Fragen. Meist mit Antworten darauf. Farbtiefe Die Farbtiefe in Bit ist ein mögliches Maß für die Qualität einer Grafik. Mit einer Farbtiefe von 1 Bit kann nur zwischen 2 Farben – meist schwarz und weiß – unterschieden werden, während bei einer Farbtiefe von 8 Bit schon 256 verschiedene Farben dargestellt werden können. Feld Bei Outlook ein Teil eines Elements, das spezielle Informationen enthält – beispielsweise den Nachnamen. file:// wird.
Ein Protokoll, das zum Öffnen einer Datei in einem Intranet verwendet
Firewall Ein Mittel, mit dem Dateien und Programme in einem Netzwerk vor den Benutzern eines anderen Netzwerks geschützt werden. Unternehmen installieren normalerweise eine Firewall, um den Benutzern Zugriff auf das Internet zu gewähren und dabei interne Daten vor externen Zugriffen zu schützen. Flames Provokative Äußerungen in Diskussionsforen oder E-Mails. Sie zeichnen sich oft dadurch aus, dass sie in Großbuchstaben oder mit vielen Ausrufezeichen geschrieben werden. Dies soll den Ärger des Senders in gewissem Maße darstellen. Forward-Mailer Bei zahlreichen, meist kostenlosen Forward-Mailern können Sie sich eine neue Adresse zuteilen lassen, auf die E-Mail-Nachrichten weitergeleitet werden.
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Frei/Gebucht-Zeit Im Outlook-Kalender werden der Zeitstatus und benutzerdefinierte Bezeichnungen durch Farben und Muster dargestellt. ftp:// Für File Transfer Protocol: ein Protokoll, mit dem Dateien über das Internet übertragen werden. Gateway Übergang zwischen verschiedenen Netzwerken – beispielsweise vom Exchange Server zum Internet. Globale Adressliste Bei Outlook das Adressbuch mit allen E-Mail-Adressen von Benutzern, Gruppen und Verteilerlisten einer Organisation. Der Administrator erstellt und verwaltet dieses Adressbuch. Gopher Themenorientierter Such- und Informationsdienst im Internet. gopher:// Ein Protokoll, das das Dienstprogramm Gopher nutzt, das Informationen sucht und sie in der Form von Menüs, Untermenüs und Dateien anzeigt, die gedownloadet und angezeigt werden können. Gruppe/Gruppieren Bei Outlook eine Reihe von Elementen mit einem gemeinsamen Attribut. Das Gruppieren dient dazu, Elemente mit einem gemeinsamen Attribut in einer Tabelle oder Zeitskala unter einer Überschrift zu kombinieren. Hauptkategorienliste Bei Outlook die Liste von Kategorien, die Sie zum Gruppieren oder Suchen von Elementen verwenden können. Header
Die Kopfzeile einer E-Mail-Nachricht.
Homepage Startseite eines Angebots im World Wide Web. Das gesamte Angebot, das aus vielen verschiedenen Internetseiten bestehen kann, bezeichnet man als Website. Host
Rechner eines Informationsanbieters.
HTML Für HyperText Markup Language: Sprache, mit der WWW-Dokumente erstellt werden. http:// Für HyperText Transfer Protocol: Protokoll, mit dem die Verbindung zwischen einem WWW-Server und einem WWW-Client betrieben wird, das am häufigsten für Webseiten angewandte Protokoll. https:// Für HyperText Transfer Protocol, Secure: Protokoll, das speziell für die sichere Kommunikation mit HTTP über das Internet entwickelt wurde. Hyperlink, Link Farbiger und unterstrichener Text oder Grafiken, auf den/die Sie klicken, um zu einer Datei, einer bestimmten Stelle in einer Datei, einer HTML-Seite im World Wide Web oder einer HTML-Seite im Intranet zu wechseln.
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Lexikon
IMAP4 Für Internet Message Access Protokoll 4: Dieses Protokoll wird sehr oft verwandt, um komplexe E-Mails vom Server herunterzuladen bzw. um ein besseres Ergebnis zu erlangen. IMAP4 zeichnet sich durch seine effizientere Abfrage bei Mailservern gegenüber dem einfacher gehaltenen POP3 aus. Internet Weltweites Computernetzwerk mit einheitlichem Übertragungsprotokoll (TCP/IP), wurde in den 70er Jahren in den USA zu militärischen Zwecken entwickelt. Intranet Firmen- oder konzerninternes Netzwerk, oft mit internetähnlicher Oberfläche. IP-Adresse Für Internet-Protocol-Adresse: Jeder Rechner im Internet erhält eine weltweit eindeutige IP-Adresse in einem aus vier Zahlen von 0 bis 255 bestehenden Format, die jeweils durch einen Punkt getrennt sind – beispielsweise 123.456.789.123. Rechner, die ständig mit dem Internet verbunden sind, haben meist eine statische IP-Adresse, während die meisten Internetnutzer von ihren Providern beim Verbindungsaufbau eine dynamische IP-Adresse zugewiesen bekommen. IRC
Für Internet Relay Chat: Dienst für Online-Konferenzen.
ISDN Für Integrated Services Digital Network: ein digitaler Hochgeschwindigkeits-Telefondienst, mit dem Sie bei Kanalbündelung eine Übertragungsgeschwindigkeit von bis zu 128 Kbps erreichen. ISP Für Internet Service Provider: ein Unternehmen, das über einen Server Zugang zum Internet für die Nutzung von E-Mails, die Verwendung des World Wide Web und anderem ermöglicht. Java
Eine speziell auf das Internet abgestimmte Programmiersprache.
Journaleintrag Ein Element im Outlook-Ordner Journal, das als Verknüpfung mit einer aufgezeichneten Aktivität dient. Journaleinträge unterscheiden sich von anderen Elementen durch die Uhr, die in der unteren linken Ecke des Symbols angezeigt wird. Kabelmodem Ein Gerät, mit dem unter Verwendung des Fernsehkabelnetzes eine Breitbandverbindung zum Internet hergestellt werden kann. Die Höchstgrenze liegt bei 10 Mbps. Kontakt Bei Outlook eine Person oder Institution, für die Sie verschiedene Arten von Informationen, z. B. Straße und E-Mail-Adresse(n), Telefon- und Faxnummer(n) sowie Webseiten-URL(s), speichern können. Kontextmenü Ein Menü, das eine Liste von Befehlen anzeigt, die sich auf ein bestimmtes Element beziehen. Um ein Kontextmenü anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element oder drücken H+=.
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LDAP Für Lightweight Directory Access Protocol: ein Protokoll, das Zugang zu Internetverzeichnissen bietet. Lesebestätigung Option, um sich verschickte E-Mails bei der Ankunft beim Empfänger bestätigen zu lassen. Die Bestätigung bekommen Sie dann zugesandt, wenn der Empfänger Ihre Nachricht liest. So sollte es jedenfalls sein, doch die Realität sieht leider anders aus. Das Ganze funktioniert meist nur bei gleichen E-Mail-Clients. Mail-Bombe werden.
Eine große Datei oder Dateien, die an eine E-Mail angehängt
Mailinglisten Bei den Mailinglisten wird eine E-Mail an mehrere Empfänger verschickt. Diese Art der Diskussion wird fast zu jedem Thema angeboten. mailto: Ein Protokoll, das zum Senden von Nachrichten an eine E-MailAdresse dient. Wenn der Empfänger auf diesen Hyperlink klickt, wird eine neue Nachricht geöffnet, bei der die E-Mail-Adresse des Mailto-Empfängers bereits eingetragen ist. Makro Eine Serie von Befehlen und Anweisungen, die zu einem einzigen Befehl zusammengefasst sind, durch den eine Aufgabe automatisch ausgeführt wird. Makroprojekt Eine Zusammenstellung von Komponenten – Formularen, Code und Klassenmodulen –, die gemeinsam ein Makro bilden. MAPI Für Messaging Application Programming: eine Programmierschnittstelle für die Nachrichtenübermittlung. Es ist ein standardisiertes Set an C-Funktionen, die in einer Codebibliothek platziert wird, die als eine dynamische Hauptbibliothek (DLL) bekannt ist. Menü Eine Liste von Befehlen, die angezeigt wird, wenn Sie auf einer Menüleiste oder einer anderen Symbolleiste auf einen Menünamen klicken. Menüleiste Die horizontale Leiste unterhalb der Titelleiste, welche die Namen von Menüs enthält. Mime Für Multipurpose Internet Mail Extension: E-Mail-Übertragungsstandard mit einer beliebigen Datei (beispielsweise Grafiken, Musik, Text und Video Programme usw.), die an eine E-Mail angehängt werden kann. Es können auch verschiedene Dateiformate mit einer E-Mail gleichzeitig über das Internet verschickt werden. Modem Für Modulator/Demodulator: Kommunikationsgerät, das die Übertragung von Informationen über eine normale Telefonleitung mit dem Computer ermöglicht. Da ein Computer digital arbeitet, eine Telefonleitung aber meist
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Lexikon
analog, werden Modems für die Wandlung von digital nach analog und umgekehrt benötigt. Navigationsbereich Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, zu der Gruppen und die Verknüpfungen innerhalb der einzelnen Gruppen gehören. Netiquette Zusammengesetzt aus Netzwerk und Etiquette: Verhaltensempfehlungen im Internet. news:
Ein Protokoll, mit dem eine Internetnewsgroup geöffnet wird.
Newsgroups
Pinnwände im Internet.
Newsletter Eine E-Mail, die Ihnen zugeschickt wird, wenn Sie diese abonniert haben – zu vergleichen mit einem Zeitungsabonnement. nntp: Für Network News Transfer Protocol: Protokoll, mit dem bestimmte Usenet-Newsbeiträge im Internet angefordert und bereitgestellt werden können. Offline Wenn Sie offline sind, bedeutet dies, dass Sie keine Verbindung zu einem Netzwerk haben. Offline-Ordnerdatei Die Datei auf der Festplatte des Computers, die OfflineOrdner enthält. Die Offline-Ordnerdatei besitzt die Erweiterung .ost. Sie können diese Datei beim Konfigurieren von Outlook automatisch erstellen lassen oder Sie erstellen sie, wenn Sie einen Ordner zum ersten Mal offline verfügbar machen. Ordnerliste Zeigt bei Outlook die in einem Postfach vorhandenen Ordner an. Um untergeordnete Ordner zu sehen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Ordner. Outlook Ein Protokoll, das zum Öffnen eines Outlook-Ordners oder eines Elements oder einer Datei in Outlook verwendet wird. Dieses Protokoll wird nur in Outlook unterstützt. Outlook-Adressbuch Ein Adressbuch, das automatisch bei Eingabe von Kontakten im Ordner Kontakte erstellt wird. Bei den Kontakten kann es sich um Personen innerhalb oder außerhalb einer Organisation handeln. Persönliche Ordner-Datei (.pst) Bei Outlook die Datendatei zum Speichern Ihrer Nachrichten und anderer Elemente auf dem Computer. Persönliches Adressbuch Bei Outlook ein benutzerdefiniertes Adressbuch zum Speichern von persönlichen E-Mail-Adressen, die oft angesprochen werden.
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PGP Für Pretty Good Privacy: kostenloses asymmetrisches Verschlüsselungsprogramm. Beim asymmetrischen Verfahren gibt es keinen Masterschlüssel. Die Nachrichten sind im Prinzip nur vom Empfänger zu entschlüsseln. Plug-In Meist kostenlose Zusatzprogramme, die mit einem Webbrowser zusammenarbeiten, damit auch Dateien in Fremdformaten dargestellt werden können. POP, POP3 Für Post Office Protocol: Protokoll, das von einem E-Mail-Programm benutzt wird, um Ihre Nachrichten vom Server abzurufen. Die 3 steht für die dritte Version dieses Protokolls. Postanschrift Bei Outlook können Sie bis zu drei Adressen für einen Kontakt eingeben. Sie wählen eine Adresse als Postanschrift und machen sie damit zur Hauptadresse, die in den meisten Ansichten angezeigt und auch zur Serienbrieferstellung in Microsoft Word eingefügt wird. Postfach Der Standort auf einem Microsoft Exchange-Server, an den E-MailNachrichten übermittelt werden. Der Administrator richtet für jeden Benutzer ein Postfach ein. Posting Beitrag in einer Newsgroup. Das kann eine Frage sein oder die Antwort darauf. Postmaster Verwalter für die Abwicklung von E-Mail-Nachrichten. Meistens wird er in großen Firmen eingesetzt, um dort den reibungslosen Ablauf der elektronischen Post zu garantieren. Protokoll Konvention zum Datenaustausch zwischen den Rechnern in einem Netzwerk. Provider Dienstanbieter, der Ihnen den Internetzugang ermöglicht, in etwa zu vergleichen mit einer Telefongesellschaft, bei dem Sie die Online-Gebühren entrichten. Regel Bei Outlook eine Aktion, die unter bestimmten Bedingungen für die EMail-Nachrichten ausgeführt werden muss, zusammen mit den Ausnahmen von diesen Bedingungen. Re-Mailer Ein Server, der eine E-Mail anonym weiterleitet. Dabei wird die Absenderadresse bzw. die E-Mail-Adresse vom Server gelöscht und dann an den eigentlichen Empfänger weitergeleitet. Serien Bei Outlook Elemente, die wiederholt auftreten. Hierbei kann es sich beispielsweise um Termine oder Aufgaben handeln.
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Lexikon
Server Bezeichnung für den Computer, der ein Netzwerk verwaltet bzw. steuert. Der Server versorgt die einzelnen Computer mit den Informationen, um gemeinsam in einem Netzwerk arbeiten zu können. SMTP Für Simple Mail Transfer Protocol: Protokoll zur Übertragung von EMail-Nachrichten. Zum einen dient es dazu, eine E-Mail einen direkten Weg zum Empfänger finden zu lassen, zum anderen ermöglicht SMTP den Weg über verschiedene Server. Standardspeicher Bei Outlook die Datendatei zum Speichern Ihrer Nachrichten und anderer Elemente auf dem Computer. Statusleiste Eine horizontale Leiste am unteren Bildschirmrand, die Informationen zum aktuellen Status des Programms enthält. Stellvertreter Besitzt die Berechtigung, die Ordner einer anderen Person zu öffnen, Elemente zu erstellen und auf Anfragen für diese Person zu antworten. Die Person, die der Stellvertretung Berechtigungen erteilt, bestimmt die Ordner, auf die diese zugreifen kann. Streaming
Das Abspielen von Audio- bzw. Videodatenströmen in Echtzeit.
Suchmaschine Websites, die den Zugriff auf regelmäßig aktualisierte Datenbanken ermöglichen, in denen Informationen zu möglichst vielen Internetseiten abgespeichert sind. Symbolleiste Eine Leiste mit Schaltflächen und Optionen, mit denen Sie Befehle ausführen können. Tabelle Bei Outlook ein Ansichtstyp, bei dem eine Liste von Elementen (Zeilen) und deren Attribute (Spalten) angezeigt werden. Talk
Dienst für Online-Dialog zwischen zwei Teilnehmern.
TCP/IP Für Transmission Control Protocol/ Internet Protocol: Internetstandardsprache für die Kommunikation zwischen Rechnern im Internet. Die beiden Protokolle arbeiten eng zusammen. Das IP zerlegt die Dateien, die verschickt werden sollen, in kleine Päckchen und sorgt für die korrekte Adressierung des Empfängers. TCP überprüft die Vollständigkeit der Datenübertragung und sorgt dafür, dass die Protokolle der Anwendungsschicht (z. B. HTTP, FTP, SMTP) die Daten in der richtigen Reihenfolge erhalten. telnet:// Protokoll, das es einem Benutzer ermöglicht, sich von einem Remotecomputer aus anzumelden und Befehle so einzugeben wie bei einem direkt an den Computer angeschlossenen Terminal.
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UNC Für Universal Naming Convention: eine Namensgebungskonvention für Dateien, die eine computerunabhängige Methode zum Auffinden von Dateien bietet. Anstelle eines Laufwerkbuchstabens und eines Pfades verwendet ein UNC-Name die Syntax \\Server\Freigabe\Pfad\Dateiname. URL Für Uniform Resource Locator: die englische Bezeichnung der eindeutigen Internetadresse. Eine Adresse, die ein Protokoll und den Speicherort eines Objekts, eines Dokuments, einer Seite im WWW oder eines sonstigen Ziels im Internet oder in einem Intranet angibt. Usenet Ein Bereich des Internets, in dem die User in so genannten Newsgroups Nachrichten austauschen und diskutieren. UUEncode Kodiert binäre Dateien mit druckbaren Zeichen. Wird verwendet, um binäre Dateien über Datenkanäle zu übertragen, die nicht 8-Bit-transparent sind, zum Beispiel E-Mail. Komprimierte Dateien enthalten alle möglichen 8-BitZeichen und sind deshalb bevorzugte Kandidaten. vCards Enthalten die Daten des Absenders wie Name, Adresse, Firma und Telefonnummer und können bei einem E-Mail-Versand angehängt werden. Verknüpftes Objekt Ein Objekt, das in einer Quelldatei erstellt und in eine Zieldatei eingefügt wurde, wobei die Verbindung zwischen den beiden Dateien beibehalten wird. Das verknüpfte Objekt in der Zieldatei kann aktualisiert werden, wenn die Quelldatei aktualisiert wird. Verknüpfung Bei Outlook das Symbol auf der Outlook-Leiste an der linken Seite des Outlook-Hauptfensters, das schnellen Zugriff auf einen Ordner ermöglicht. Verknüpfungsgruppe Eine der Gruppen von Verknüpfungen mit Ordnern, die in der Outlook-Leiste angezeigt werden können. Verschlüsselung Der Vorgang der Codierung von Daten, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Eine verschlüsselte Nachricht kann ausschließlich von dem Empfänger gelesen werden, der einen öffentlichen Schlüssel zur Entschlüsselung besitzt, weil dieser mit dem privaten Schlüssel übereinstimmt, mit dem der Absender die Nachricht verschlüsselt hat. Vertraulichkeit Gewährleistung, dass nur der beabsichtigte Empfänger die Nachricht lesen kann. Andere sehen lediglich unleserliche Zeichen, da die Nachricht verschlüsselt ist. Website, Site Bezeichnung für den gesamten Webauftritt eines Anbieters. Eine Site besteht also aus inhaltlich zusammengehörenden Seiten, die untereinander durch Links verbunden sind. Die Startseite einer Website ist die Homepage des jeweiligen Anbieters.
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Lexikon
Zeitskala-Ansicht Ein Ansichtstyp in Outlook, bei dem die Objekte von links nach rechts auf einem Zeitplan dargestellt werden. Zugeordnete Aufgabe Bei Outlook eine Aufgabe, die als Aufgabenanfrage in einer E-Mail-Nachricht an eine andere Person gesendet wurde. Die delegierende Person kann Statusberichte zu der Aufgabe erhalten.
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Liebe Leserin, lieber Leser, herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft. Outlook 2003 ist Ihnen nun vertraut. Ist es Ihnen nicht viel leichter gefallen, als Sie am Anfang dachten? Genau das ist das Ziel unserer Bücher aus der easy-Reihe. Sie sollen helfen, erfolgreich die ersten Schritte zu gehen, und den Leser auf keinen Fall mit unverständlichem Fachchinesisch überhäufen. Als Lektor hoffe ich, dass Sie durch das Buch die richtige Unterstützung bekommen haben. Denn für Ihre Zufriedenheit stehen alle Beteiligten mit ihrem Namen: der Verlag, die Autoren, die Druckerei. Aber niemand ist perfekt. Wenn Sie Fragen haben: Fragen Sie. Wenn Sie Anregungen zum Konzept haben: Schreiben Sie uns. Und wenn Sie uns kritisieren wollen: Kritisieren Sie uns. Ich verspreche Ihnen, dass Sie Antwort erhalten. Denn nur durch Sie werden wir noch besser. Ich freue mich auf Ihr Schreiben! Jürgen Bergmoser Lektor Markt + Technik Pearson Education Deutschland GmbH Martin-Kollar-Str. 10-12 81829 München E-Mail:
[email protected] Internet: http://www.mut.de
300
Stichwortverzeichnis
Stichwortverzeichnis A Abbrechen 35 Absender blockieren 114 hervorheben 115 Account 287 Adressbuch 287 Adresse 287 ADSL 287 Aktualisierungsliste 287 Alle Programme 20 An 287 Anhang 287 Anlagen 77 öffnen 92 Probleme dabei 281 Anpassung 38 Ansicht 287 Kalender 136 Kontakte 161 Ansichtstyp 288 Applets 288 Arbeitswoche 136, 137 Archivieren 235 AutoArchivierung 236 Elemente wieder öffnen 238 manuell 236 Optionen 239 AT-Befehlssatz 288 Aufgaben 26, 288 Optionen 196 Aufgabenanfrage 288 AutoArchivierung 235 AutoDatum 129 Autoresponder 288
B Banner 288 Baud, Baudrate 288 Bc oder Bcc 288 Beenden Outlook 40 Begriffserläuterungen 287 Benutzerdefiniertes Feld 288 Benutzername 49
Benutzerprofil, Profil 288 Besitzer 289 Betreffzeile 64, 67 Bildlaufleiste 25 Body 289 Bounce 289 Browser 289
C Cache 289 CAPI 289 Cc 289 Chat 289 Client 289 Cookie 289
D Datumsnavigator 124, 289 DFÜ-Netzwerk Verbindung herstellen 252 DFÜ-Verbindung 245 Dialogfeld 33 Optionen darin 34 Dienste 289 Digitale Signatur 289 Distinguished Names (DN) 290 DNS 290 Dokumentvorlage 290 Domain 290 Download 290 Drucken 227 Ausdruck 235 Seitenansicht 230 Seite einrichten 232 Druckformat 290 DSL 290
E E-Mail 25, 290 Anlagen 77 anzeigen 88 beantworten 84, 93 Betreffzeile 64 empfangen 84, 86
301
Empfänger 64 Entwürfe 102 filtern 113 Formular zur Eingabe 61 gelöschte wieder herstellen 106 kennzeichnen 112 lesen 90 löschen 105 Nachrichtenformat 62 Optionen zum Empfangen und Beantworten 97 Optionen zum Organisieren 118 Optionen zum Schreiben und Senden 79 organisieren 100, 110 Probleme dabei 266 schreiben 58 sortieren 110 Text ändern 69 Text eingeben 68 verschieben 107 versenden 58, 72 weiterleiten 95 E-Mail-Adresse 157 E-Mail-Alias 291 E-Mail-Client 291 E-Mail-Konten Optionen 54 Eingebettetes Objekt 290 Element 290 suchen 222 Entwurf 102 Ereignis 130 Erinnerung 291 ESMTP 291 Ethernet 291
F FAQ 291 Farbtiefe 291 Feld 291 file // 291 Filtern E-Mail 113 Firewall 291 Flames 291 Forward-Mailer 291 Frei/Gebucht-Zeit 292
302
ftp // 292 Funktionstasten 14
G Gateway 292 Gelöschte Objekte Gesendete Objekte Globale Adressliste GMX 44 Gopher 292 // 292 Grundlagen 18 Gruppe/gruppieren
106 76 292
292
H Hauptkategorienliste 292 Header 292 Hilfe, Outlook 35 Hilfsmittel 220 Homepage 292 Host 292 Hotmail 44 HTML 292 http 45 // 292 https // 292 Hyperlink, Link 292
I IMAP 45 IMAP4 293 Internet 293 DFÜ-Verbindung 245 Verbindung dazu 245 Intranet 293 IP-Adresse 293 IRC 293 ISDN 293 ISP 293
J Java 293 Journaleintrag 293 Journal 26 Junk-E-Mail 112
Stichwortverzeichnis
K Kabelmodem 293 Kalender 25, 122 Optionen 144 Termine darin 139 Kennwort 49 Kennzeichnen E-Mail 112 Kontakte 25, 148, 150, 293 Ansichten 161 Brief schreiben 166 eingeben 151 neue Nachricht an 165 Verteilerlisten 168 Kontextmenü 32, 293 Kontrolleuchten 14
L LDAP 294 Lesebereich 90 Kontakte 164 Lesebestätigung 294 linke Maustaste 16 Löschen E-Mail 105
M Mail-Bombe 294 Mailing-Listen 294 mailto 294 Makro 294 Makroprojekt 294 MAPI 294 Maus 16 Menü 29, 294 adaptiv 30 Kontext 32 Menüleiste 29, 294 Microsoft Office 21 Mime 294 Modem 294 Monatsansicht 136
N Nachrichten 24 Nachrichtenformat 62 Navigationsbereich 26
Navigationstasten 15 Netiquette 295 news 295 Newsgroups 295 Newsletter 295 nntp 295 Notizen 26 Fenster öffnen 206 gruppieren 210 Optionen 217 Notizfenster 203
O Offline 295 Offlineordnerdatei 295 Optionen Archivieren 239 E-Mail-Konten 54 für Aufgaben 196 für Kontakte 172 Kalender 144 Notizen 217 Organisieren von E-Mail 118 Schreiben und Senden von E-Mail 79 Ordnerliste 28, 295 Organisieroptionen E-Mail 110 Junk-Mail 112 Outlook 295 anpassen 38 beenden 40 Grundlagen 18 Heute 23 Hilfe 35 Programmbereiche 25 Programmsteuerung 29 starten 20 Outlook-Adressbuch 295 Outlook-Leiste 295 Outlook 2003-Start 22
P Persönliches Adressbuch 295 Persönliche Ordner-Datei (.pst) 295 PGP 296 Plug-In 296 POP, POP3 45, 296
303
Postanschrift 296 Postausgang 73 Posteingang 24 Postfach 296 Posting 296 Postmaster 296 Programmeinstellungen für Kontakte 172 Programmsteuerung 29 Protokoll 296 Provider 296
Q QuickInfo 33
R Re-Mailer 296 rechte Maustaste 16 Rechtschreibprüfung 70 Regeln 296 Probleme dabei 279
S Schreibmaschinen-Tastenblock 13 Seitenansicht 230 Serien 296 Server 297 SmartMenüs 30 SMTP 297 Sondertasten 14 Standardspeicher 297 Start-Menü 20 Starten Outlook 20 Statusleiste 297 Stellvertreter 297 Streaming 297 Suchen 222 einfach 222 erweitert 224 Suchen-Zeile 223 Suchmaschine 297 Symbolleiste 32, 297 Standard 32
304
T Tabelle 297 Tagesansicht 136 Talk 297 Tastatur 12 TCP/IP 297 Telefon Kosten dafür 9, 283 Telefonnummer 155 telnet // 297 Termin 122 einfacher 126 eingeben 126 erinnern 142 ganztägig 130 verschieben 139 wiederkehrender 131 TimeOut-Meldung 271
U Übermittlung, Probleme dabei 266 UNC 298 URL 298 Usenet 298 uuencode 298
V vCards 298 Verknüpftes Objekt 298 Verknüpfung 298 Verknüpfungsgruppe 298 Verschieben (Element) 107 Verschlüsselung 298 Verteilerlisten 168 Probleme dabei 285 Vertraulichkeit 298
W Website, Site 298 Wochenansicht 136
Z Zahlenblock 14 Zeitskala-Ansicht 299 Zugeordnete Aufgabe 299
Die wichtigsten Outlook Tastenbefehle auf einen Blick E
Abbrechen der aktuellen Aktion
S+H+b
Adressbuch anzeigen
S+H+r
Allen Empfängern einer E-Mail antworten
S+n
Aufgabe erstellen
S+x
Ausschneiden (markierten Text)
[
Auswählen
S+v
Einfügen (markierter Text)
)
E-Mails senden und empfangen
S+H+j
Journaleintrag erstellen
S+H+c
Kontakt erstellen
S+c
Kopieren (markierter Text)
S+q
Mails als gelesen markieren
S+H+m
Nachrichten erstellen
S+n
Neuen Eintrag erstellen (bereichsabhängig)
S+H+n
Notiz erstellen
S+H+e
Ordner erstellen
S+H+f
Suchen
S+H+d
Telefonnummer wählen
S+H+a
Termin erstellen
S+H+g
Zur Nachverfolgung kennzeichnen
Die wichtigsten Einträge der Symbolleiste auf einen Blick Neue Aufgabe Neue E-Mail-Nachricht Neuer Termin Neuer Kontakt Neue Notiz Eintrag drucken Eintrag in anderen Ordner verschieben Eintrag löschen Eintrag suchen Einträge organisieren Adressbuch aufrufen Im Kalender zum Tagesdatum wechseln Kalender auf Tagesansicht umstellen Kalender auf Arbeitswochenansicht umstellen Kalender auf Kalenderwochenansicht umstellen Kalender auf Monatsansicht umstellen Senden und empfangen E-Mail beantworten Allen Absendern antworten Eintrag weiterleiten Neue Nachricht an Kontakt
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