Office XP
Birgit Sennewald/Andrea Frentz/ Manfred Kratzl
Office XP Das Handbuch
Markt+Technik Verlag
Die Deutsche Bibliothek – CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz für diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich. Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschrumpffolie – zum Schutz vor Verschmutzung – ist aus umweltverträglichem und recyclingfähigem PE-Material.
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ISBN 3-8272-6066-3 © 2001 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Einbandgestaltung: Grafikdesign Heinz H. Rauner, Gmund Lektorat: Rainer Fuchs,
[email protected] Herstellung: Monika Weiher,
[email protected] Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld, www.reemers.de Druck und Verarbeitung: fgb, freiburger graphische betriebe, www.fgb.de Printed in Germany
Inhaltsverzeichnis Vorwort
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Teil 1 Arbeiten mit Offi ffice XP
13
1
Einführung
13
Lösungen mit Office XP Die Anwendungen
13 14
Office XP im Verbund
25
Die Shortcut-Leiste in Office XP Office-Assistenten in Office XP Die Dateiverwaltung in Office XP Datenaustausch mit OLE Add-Ins in Office XP
25 34 43 49 58
2
Teil 2 Word 200 2002
67
3
Einführung
67
Die Benutzeroberfläche Umgang mit Dateien und Fenstern Anzeigemodi Texte formatieren Blättern im Text Markieren Texte löschen, kopieren und verschieben Textbereiche schnell ansteuern Textmarken Drucken
67 71 73 74 76 76 77 78 79 79
Inhaltsverzeichnis
4
5
6
7
Dokumente formatieren
81
Zeichenformatierung Absatzformatierung
81 82
Tabellen
89
Einführung Eigene Tabellen erstellen Tabelle formatieren
89 90 93
Layoutfunktionen
95
Grafik einfügen Eigenschaften der Grafik festlegen Dokumente mit Grafiken weitergeben Textfelder (Positionsrahmen)
95 101 103 103
Korrekturfunktionen und AutoText
107
AutoKorrektur Rechtschreibprüfung
8
9
Format- und Dokumentvorlagen
111
Wissenswertes über Formatvorlagen Dokumentvorlagen
111 116
Felder Felder einfügen Aktualisierung von Feldern
10
Adressen und Serienbriefe Einführung Der Seriendruck Anwendungsbeispiel Serienbrief Tipps für Fortgeschrittene
11
DTP-Praxis mit Word Einführung Der Einsatz von Textfeldern Professionelles Arbeiten mit Grafiken
6
107 108
119 119 122
123 123 123 124 134
135 135 136 138
Inhaltsverzeichnis Text um eine Grafik fließen lassen Zeichnen mit Word Festlegen von Indexeinträgen Formelgestaltung mit dem Formel-Editor Beschriftungen und Querverweise
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E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Faxformulare erstellen Faxformular gestalten Versenden einer E-Mail
13
Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Internet – Der Zugang Dokumente in HTML konvertieren Der Web-Assistent und die persönliche Homepage Zugriff auf Daten anderer Anwendungen Der statische Datenaustausch Die Anwendung von OLE Ein neues Objekt erstellen Verknüpfen Bearbeiten von Verknüpfungen
Teil 3 Excel 2002 14
Einführung Excel-Aufgabengebiete Die Grundlagen von Excel 2002 Arbeitsmappen in Excel Arbeiten mit der Menüleiste Arbeiten mit den Symbolen und den Symbolleisten Erste Hilfe unter Excel
15
Excel in der Praxis Rechnen mit Excel Kopieren von Formeln Bearbeiten von Tabellen Tabellen formatieren
140 140 142 147 149
153 153 154 158
161 161 166 168 172 173 175 177 180 182
185 185 185 185 188 192 194 195 202
205 206 221 230 238
7
Inhaltsverzeichnis
16
17
Drucken mit Excel Seite formatieren Gitternetzlinien und Seitenränder Druck vorbereiten
252 254 257
Szenarien und Pivot-Tabellen
263
Szenarien Der Solver in Excel Pivot-Tabellen
18
275
Datenbanken in Excel definieren Daten in Excel bearbeiten Die Datenbankfunktionen
276 277 284
Einführung Strukturiert arbeiten mit PowerPoint 2002 Starten von PowerPoint 2002 Bildschirmaufbau Arbeiten im Team Präsentationen übermitteln Ausgabe über Drucker
20
21
287 287 288 291 291 298 299 300
Objekte in PowerPoint 2002
303
Mit Objekten umgehen Objekte einfügen Organigramme und Diagramme
303 307 313
Bilder mit Text erklären Objekte direkt beschriften Beschriftungen mit dem Hilfsmittel Texte als Titel Aufzählungen
8
263 267 268
Datenbankfunktionen in Excel
Teil 4 PowerPoint 2002 002 19
251
317 317 318 318 320
Inhaltsverzeichnis
22
Bildschirmpräsentationen Folienübergänge Effekte für Objekte und Text Bildschirmpräsentation vorführen
Teil 5 Outlook 2002 23
Einführung Die wichtigsten Funktionen Fenster nutzen
24
Termine und Kontakte Ein neuer Kontakt Die verschiedenen Ansichten-Modi Das Kontakt-Adressbuch (CAB) Das Adressbuch eines Internetverzeichnisdienstes (LDAP) Kontakte bearbeiten Ereignisse Termine mit dem Kalender verwalten Besprechungen planen
25
Aufgaben Aufgaben wählen Aufgaben hinzufügen Aufgaben zuweisen Periodische Aufgaben definieren Erinnerungen für Aufgaben einsetzen Projekte hinzufügen und bearbeiten Aufgaben ändern und löschen Anzeige der Aufgabenliste Der Aufgabenstatus Aufgaben filtern Aufgaben gruppieren Aufgaben sortieren
321 322 323 325
327 327 327 327 328
331 331 333 334 336 337 338 339 345
351 351 352 353 354 355 356 357 357 358 359 359 360
9
Inhaltsverzeichnis
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Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002 Die E-Mail in Outlook 2002 MSN Messenger Integration Das Journal in Outlook 2002 Notizen Das Local Web Storage System Seitenansicht und Druck Export und Import von Daten Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit Setup und Konfiguration Weltweites Teamwork Der Mondkalender
Stichwortverzeichnis
10
361 361 363 367 370 371 372 374 375 376 377 378
379
Vorwort Mit Office XP liefert Microsoft die aktuelle Antwort auf die globale Zunahme plattformübergreifender Zusammenarbeit und weltweiter Kommunikation. Ob nun Intranet oder Internet, die Anwendungen des Office XP-Standardpaketes mit Word 2002, Excel 2002, PowerPoint 2002 und Outlook 2002 genügen nicht nur den hohen Anforderungen von Großunternehmen an eine voll funktionierende Bürosoftware. Auch kleinere Betriebe, Bürogemeinschaften oder private Anwender erhalten mit Office XP eine Software, die den Anspruch an das Preis-Leistungs-Verhältnis übertrifft. Die einzelnen Programmbestandteile des Office XP funktionieren sehr wohl autonom. Aber auch das Zusammenspiel der einzelnen Paket-Module wurde wesentlich optimiert und ergänzt. Aus allen Einzelanwendungen heraus sind Sie in der Lage, direkt auf eine Intra- oder Internetverbindung zuzugreifen. Bei dem Thema Internet schrecken viele Anwender spätestens seit dem »I Love You«-Virus zurück. Dieser Virus hat weltweit Schäden in Millionenhöhe angerichtet. Durch seine heimtückische Programmierung konnte er sich sehr schnell ausbreiten und wurde durch seine geschickte Tarnung in vielen Computersystemen fast unbemerkt implantiert. Microsoft reagierte auch in diesem Punkt sofort, indem ein ausgeklügeltes Virenschutzsystem in Office XP eingebaut wurde. Mit Office XP erhalten Sie sozusagen eine »Viren-Schutzimpfung« für Ihren Rechner, ohne dass Sie auf »E-Mailblocker« wie eine Firewall zurückgreifen müssen. Zu guter Letzt arbeiten Sie mit Office XP wesentlich effizienter als je zuvor. Mit den Anwendungs-Assistenten, die Ihnen Microsoft mittlerweile für fast jede Formatierung Ihrer Dokumente zur Verfügung stellt, sparen Sie erheblich Zeit, und auch ungeübte Anwender werden sinnvoll unterstützt. Die Datensicherung und die Datenwiederherstellung funktionieren vollautomatisch. So werden Sie mit Office XP vor so manchem Datenverlust geschützt, der im Übrigen auch IT-Profis in der Vergangenheit zum Verzweifeln brachte. Mit Microsoft Office XP halten Sie alles in allem eine zukunftsorientierte und benutzerfreundliche Software in der Hand. Die Autoren dieses Taschenbuches haben sich bei ihren Beschreibungen im Wesentlichen auf die wichtigsten Funktionen des Office XP-Standardpakets
Vorwort beschränkt, wichtige Neuerungen und Verbesserungen aufgeführt und erläutert. Bei der Erstellung dieses Taschenbuchs wurden alle wichtigen Funktionen direkt in den Anwendungen bezüglich ihrer Funktionalität gestestet. Für detaillierte und umfassendere Beschreibungen zum Thema Office XP steht dem interessierten Leser das »Kompendium Office XP«, erschienen ebenfalls beim Verlag Markt+Technik, zur Verfügung. In diesem umfangreichen Nachschlagewerk erhalten Sie zusätzlich Informationen zu den Office XP-Anwendungen Access 2002, Microsoft Publisher 2002 und zum Thema Share Point Team Services sowie eine intensive Einarbeitung in das Thema VBA, das u.a. zur Programmierung von Makros dient. Viel Spaß und guten Erfolg aber zunächst mit diesem Buch wünscht Ihnen das Autoren-Team
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Teil I: Arbeiten mit Office XP Kapitel 1 Einführung Mit Office XP gelang Microsoft in vieler Hinsicht ein bedeutender Schachzug. Was Anwender des Microsoft Office seit vielen Vorgänger-Versionen vermissten, holt Microsoft mit seinem Office XP auf. Office XP ist die am weitesten entwickelte Version von Office und bietet nicht nur dem erfahrenen Anwender Produktinnovationen und viele neue Features. Der Name XP, entstanden aus dem englischen Wort EXPERIENCE, ist wohl überlegt, denn Office XP ist eine innovative Kombination der altbekannten Features, ergänzt mit Erfahrungen aus vergangenen Jahren. Microsoft Office XP ermöglicht sowohl dem privaten als auch dem berufsmäßigen Anwender ein neues und effizienteres Arbeitserlebnis.
Lösungen mit Office XP In Office XP werden alle Funktionen aufgabenorientiert angeboten und können in wenigen Arbeitsschritten erreicht werden. Office XP integriert Teamarbeit in Unternehmen in den Arbeitsalltag, denn Bearbeitungs- und Prüfprozesse für Dokumente werden automatisch initiiert. Zusätzliche Unterstützung wird mit den webbasierenden Share Point Team Services angeboten. Mit deren Hilfe stellen Sie dem kompletten Team Office-Dokumente zur Verfügung und können somit komplexe Projekte einfacher denn je verwalten. Auch an teaminterne Kommunikation wurde gedacht. MSN Hotmail oder MSN Messenger Service sind nun direkt in Outlook eingebunden und stehen somit unmittelbar mit den Kalender- und Kontaktinformationen in Verbindung. Integrierte Webdienste helfen dabei, schneller auf Informationen zuzugreifen. Daneben sorgen neue Add-Ins für erhöhte Sicherheit, die garantiert, dass keine Daten mehr verloren gehen.
Die Anwendungen Das Office XP Standard-Paket besteht aus den Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Alle Anwendungen sind als getrennte Programme realisiert, die Daten auf verschiedenen Wegen miteinander austauschen können. So steht vor der Arbeit mit Office immer noch die Wahl der spezifischen Anwendung. Office XP für Anwender: Mit Office XP arbeiten Anwender wesentlich effizienter, d.h. sie bekommen die Werkzeuge in die Hand, die sie zum Arbeiten brauchen. Die Anwender haben die Kontrolle über ihre Arbeit und die Sicherheit, dass sie keine Daten verlieren. Office XP für Teams: Office XP ermöglicht ein effizienteres Teamwork durch eine Web-Lösung namens Share Point Team Services. In einer Arbeitsgruppe werden Projekte und Prozesse einfacher abgewickelt. Neue Überarbeitungs- und Anmerkungstechniken machen Editier- und Freigabeprozesse wesentlich komfortabler und einfacher. Office XP für Organisationen: Office XP ist eine Informationszentrale, die Daten aus verschiedenen Quellen verwertbarer macht. Mit einer verbesserten Web-Report-Technologie und umfangreichen datengebundenen Lösungen für das Web stehen den Mitarbeitern stets die Informationen zur Verfügung, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.
Die Anwendungen Der folgende Abschnitt liefert Ihnen einen Überblick über die im Office XP-Standard Paket enthaltenen Anwendungen.
Word 2002 Auch Word 2002 bietet Ihnen wieder wesentlich mehr als ein reines Textverarbeitungsprogramm. Mit verbesserten und neuen Werkzeugen verfassen, formatieren und gestalten Sie professionelle Dokumente. Die überarbeitete Benutzeroberfläche und die innovativen neuen Features in Word 2002 sorgen für weitaus kürzere Bearbeitungszeiten.
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Kapitel 1: Einführung Word 2002 beeindruckt weiterhin durch verbesserte Stabilität, umfangreiche Sicherheitsmerkmale und verstärkte Funktionen zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten im Team. In Word ergänzen Sie Ihre erstellten Dokumente z.B. mit Grafiken, drucken Sie an Ihrem Desktop-Drucker aus, versenden diese direkt aus der Anwendung als E-Mail oder veröffentlichen sie direkt im Internet.
Bild 1.1: Word 2000 Word erlaubt, Text einzugeben und am Bildschirm vor dem Ausdruck zu korrigieren. Somit kommen Sie schneller zu einem fehlerfreien Dokument und sparen viel Zeit und Papier. Word unterstützt Sie zudem auf Wunsch bereits bei der Eingabe mit einer Rechtschreibkontrolle, so dass Schreibfehler weitgehend vermieden werden. Die besondere Stärke moderner Textverarbeitungen wie Word liegt aber im Layouten von Text. Mit Word 2002 erstellen Sie professionelle Layouts, die noch vor wenigen Jahren nur mit teuren Satzmaschinen möglich waren.
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Die Anwendungen Für umfangreiche Texte, wie z.B. wissenschaftliche Arbeiten, stehen Funktionen zur Erstellung von Inhalts-, Sachwort- und Abbildungsverzeichnissen sowie eine Fußnotenverwaltung zur Verfügung. Abgerundet wird der Leistungsumfang von Word 2002 durch Zusatzanwendungen, mit denen Formeln und Diagramme in den Text integriert werden können. Neben vielen bekannten Funktionen, die z. T. optimiert wurden, weist Word 2002 folgende grundsätzliche Neuerungen auf:
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Mit Word 2002 erhalten Sie mehr Kontrolle bei Auto-Funktionen. Ob Auto-Nummerierung, Auto-Format oder Auto-Korrektur: Nicht immer macht die Automatik genau das, was Sie auch wollen. In Word 2002 bietet ein Smart Tag bei vielen Auto-Funktionen Eingriffs- und Korrektur-Möglichkeiten
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Bei der Eingabe von Namen versucht Word 2002 diese auf Wunsch im Outlook-Adressbuch zu finden. So können Sie direkt dieser Person mit einem Klick das Dokument senden, deren Adresse ermitteln oder diese in Outlook eingeben. Bei einem Datumswert führt der Smart Tag auf Wunsch direkt in den Outlook-Kalender.
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Word 2002 verfügt nun über wesentlich umfangreichere multilinguale Übersetzungsfunktionen, die über einen direkten Kontakt aus Word 2002 zu Microsoft optional ausgeweitet werden können. Wie bisher übersetzen Sie in Word einzelne Wörter, je nach dem welche Sprachen Sie bei der Installation Ihres Office Paketes berücksichtigt haben. Einen neuen Service bietet Microsoft in Kooperation mit einem automatischen Textübersetzer im Internet. Aus Word 2002 heraus entscheiden Sie über den Aufgabenbereich ÜBERSETZEN, ob Sie direkt mit dem Übersetzungsservice von Microsoft oder einem anderen Übersetzungsdienst im Internet verbunden werden möchten. Zur Nutzung eines automatischen Textübersetzers sollten Sie allerdings über Grundkenntnisse der Sprache verfügen, in die Sie übersetzen lassen. Unterschiedliche grammatikalische Voraussetzungen sowie ‚doppeldeutige Wörter‘ machen ein Überarbeiten der automatisch übersetzen Texte zwingend notwendig.
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Word 2002 besitzt jetzt eine Werkzeugleiste, die das Zählen von Wörtern, Absätzen, etc. deutlich vereinfacht.
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Kapitel 1: Einführung
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In der Seitenlayoutansicht sparen Sie durch Ein- und Ausblenden von Leerräumen wertvollen Platz für das Editieren von Dokumenten.
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Die Wasserzeichenfunktion erlaubt Ihnen, eine Grafik oder einen Textzug als Wasserzeichen zu markieren und einzubinden.
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Verschiedene so genannte AUFGABENBEREICHE (Fenster die wahlweise auf der rechten Bildschirmseite geöffnet werden können), erlauben Ihnen über das DropDown-Menü umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten innerhalb des Dokumentes.
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Wer viel mit ähnlichen Tabellen arbeitet, kann diese als eigenen STYLE abspeichern, was das Formatieren von Tabellen erheblich erleichtert.
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In Word 2002 können Sie Zeichnungen absolut positionieren. Außerdem bleiben Teilgrafiken durch intelligente Verbindungen auch bei einem Seitenumbruch miteinander verbunden. Auch das Anordnen und die Größenänderung Ihrer erstellten Objekte wird ebenfalls erleichtert.
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Mehrere Wörter oder unterschiedliche Absätze gleichzeitig zu markieren und umzuformatieren, war auch in früheren Word-Versionen möglich. In Word 2002 können Sie erstmals auch Zeichen und Absätze mit gehaltener (Strg)-Taste markieren, die nicht direkt aufeinander folgen. Neben der Variante über die gehaltene (Strg)-Taste erreichen Sie eine Mehrfachmarkierung innerhalb Ihres Dokumentes auch über die Suchfunktion.
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Word 2002 erkennt ab sofort automatisch, in welcher Word-Version ein von Ihnen geöffnetes Dokument primär erstellt wurde. Beim erneuten Speichern sichert Word 2002 das Dokument nun automatisch im *.doc-Format der Urheberversion. Diese automatische Funktion gewährleistet, dass auch der ursprüngliche Verfasser das Dokument wieder in seiner Word-Version öffnen kann, z.B. nach seiner Überarbeitung/Korrektur des Dokumentes.
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Die Anwendungen
Excel 2002 Excel, die bewährte Anwendung für Tabellenkalkulation, stellt Ihnen so genannte Arbeitsmappen zur Verfügung, die aus mehreren Tabellen bestehen. Neben der einfachen Erstellung von Diagrammen, können Sie durch die Eingabe von Formeln selbst komplizierte Rechnungen mit einem Mausklick auswerten. Durch die Bereitstellung von vordefinierten mathematischen und finanzmathematischen Funktionen lassen sich auch komplexe Kalkulationen relativ einfach programmieren. Der SOLVER (Gleichungslöser) und ein SZENARIO-MANAGER helfen Ihnen bei komplexen Analysen. Ein weiterer Funktionsbereich von Excel betrachtet die Tabelle als Datenbank. Die Datenverwaltung wird durch Sortier- und Abfragefunktionen unterstützt.
Bild 1.2: Excel 2002
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Kapitel 1: Einführung Excel 2002 beinhaltet neben den anwendungsübergreifenden Änderungen folgende Innovationen:
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Wie Word 2002 ersetzt auch Excel 2002 jetzt Formatierungen und das wahlweise quer durch alle Tabellen eines Arbeitsblattes.
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Mit Excel 2002 erhalten Sie die Möglichkeit Web-Abfragen einfacher zu ermitteln, zu übertragen und/oder zu aktualisieren.
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Mit Excel 2002 behalten Sie auch Werte in langen Tabellen stets im Auge. Der neue Beobachtungs-Dialog in Excel 2002 nimmt die relevanten Zellen auf und zeigt in einem Fenster ständig deren aktuellen Stand an.
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Bei der Fehlerprüfung in Formeln bietet ein neuer Smart Tag die Option, alle relevanten Zellen einzubeziehen.
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Über die automatische Formatierung optimiert Excel 2002 mit einem Klick die Darstellung Ihrer Tabelle in Breite und Höhe. So können Sie auch unpassende Zeilenhöhen und Spaltenbreiten einfach beseitigen.
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Überprüfen Sie mit Excel 2002 die Zusammenhänge von Berechnungen in Formeln, um bei komplexen Formeln nicht den Überblick zu verlieren. Wenn Sie eine Zelle markieren, können Sie auf Wunsch verfolgen, in welchem Zusammenhang die Berechnung mit dieser Zelle steht.
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Mit dem Stift-Werkzeug können Sie in Excel 2002 nun Rahmen um bestimmte Zellen zeichnen und sie damit umformatieren.
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Die Tabs eines Arbeitsblattes lassen sich ab sofort auch farbig darstellen. So können Sie zum Beispiel in einer komplexen, mehrseitigen Tabelle alle Untertabellen in verschiedenen Farben darstellen und erhalten so eine bessere visuelle Übersicht.
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Über den erweiterten Kennwort-Schutz in Excel 2002 können Sie bestimmte Bereiche einer Arbeitsmappe, Werte oder Formatierungen einer genau definierten Benutzergruppe zugänglich machen und somit Ihre Daten vor unbefugten Zugriffen und Änderungen schützen.
Das Arbeitsblatt von Excel hat eine festgelegte Maximalgröße. Für die meisten Anwendungen ausreichend, wird jedoch hierdurch die Erstellung umfangreicher Datenbanken ausgeschlossen.
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Die Anwendungen Dessen ungeachtet ist Excel mit seiner VBA-Unterstützung eine der beliebtesten Anwendungen des Office-Paketes. Neben der tabellenorientierten Textverarbeitung bietet Excel die Möglichkeit zur Erstellung komplexer kaufmännischer und wissenschaftlicher Analysen.
PowerPoint 2002
Bild 1.3: PowerPoint 2002 PowerPoint 2002 erhält mit seiner ergänzten und verbesserten Anwendungsvielfalt einen wesentlich höheren Wert in der Erstellung von Präsentationen, auch für das WWW. Die Ausgabe Ihrer Präsentation ist auf einem Drucker, einem Diabelichter, Projektor/Beamer und Bildschirm, aber auch in HTML optimiert im Browser möglich.
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Kapitel 1: Einführung Im Folgenden werden die wesentlichen Abweichungen in PowerPoint 2002 zur Vorgängerversion aufgeführt:
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Mit PowerPoint haben Sie nun auch die Möglichkeit, Ihre Präsentation mit professionellen Pfad-Animationen zu versehen. Texte und Objekte können Sie zu diesem Zweck mit Animationspfaden versehen, die mit der Maus skizziert werden. Eine Zeitleiste hilft beim genauen Planen der zeitlichen Abfolge der Ereignisse.
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Mit PowerPoint 2002 sind Sie in der Lage, eine Vorschau während des laufenden Vortrags anzusehen. So können Sie zu jedem Zeitpunkt genau beurteilen, welche Animation oder welcher Textblock beim nächsten Klick auf die Space-Taste erscheinen wird.
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Diagramme können Sie nun direkt in PowerPoint 2002 in Ihre Präsentation einfügen.
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Auf Wunsch speichert PowerPoint 2002 alle in Ihrer Präsentation verwendeten TrueType- Schriftarten mit dem Dokument.
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Sie haben die Möglichkeit, mehrere Layoutvorlagen innerhalb einer Präsentation einzubinden.
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Im Druckermenü können Sie mit PowerPoint 2002 zwischen vier Ausdruckmöglichkeiten wählen.
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PowerPoint ermöglicht Ihnen die Komprimierung der eingefügten Bilddaten innerhalb der Anwendung, was die Datenmenge Ihrer Präsentation erheblich reduziert.
Outlook 2002 Mit Outlook 2002 verwalten Sie Ihre Adressen, koordinieren Termine und Aufgaben. Zusätzlich enthält Outlook einen Dateimanager und ist in der Lage, E-Mails zu senden und zu empfangen. Aus Outlook heraus erstellen Sie Office-Dokumente, die Sie dann per E-Mail verschicken. Wie alle Anwendungen in Office XP weist auch Outlook 2002 umfassende Innovationen auf:
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Die Anwendungen E-Mails und Sicherheit in Outlook 2002 Ganz groß schreibt Microsoft in Outlook 2002 das Thema Sicher왘 heit. So blockt Outlook automatisch gefährliche E-Mail-Anhänge ab. Außerdem ist nun das Adressbuch geschützt.
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Auch wenn Ihr Exchange-Server temporär nicht in Betrieb ist, können Sie jetzt mit Outlook 2002 offline und ohne lange Wartezeiten weiterarbeiten.
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Alternativ zum PST-Dateiformat bietet Outlook 2002 seinem Anwender jetzt das neue LIS-Format (Local Information Store). LIS unterstützt Unicode und bietet erweiterte Such- und Indizierungsfunktionen. PST-Dateien werden aber weiterhin unterstützt.
Bild 1.4: Outlook 2002
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Kapitel 1: Einführung
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Outlook 2002 bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails komfortabel zu verwalten. Die E-Mail-Adresseingabe erfolgt automatisch, wenn Sie den Namen des Empfängers eingeben, soweit dieser in Ihrer Datenbank vorhanden ist. Über die Smart Tag-Funktion erkennt Outlook im Mail-Editor auch Namen und verlinkt diese mit der E-Mail-Adresse. Letzteres funktioniert aber nur, wenn Word als Editor für die E-Mails eingestellt ist (Wordmail).
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Erreicht die Mailbox eine bestimmte Größe, können Sie mit dem MAILBOX-CLEANUP in Outlook 2002 bestimmte Einträge automatisch löschen lassen.
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Lästige Umbrüche, Leerzeilen und andere Formatierungen, die beim Drucken und Lesen der E-Mail stören, entfernen Sie über das neue Outlook 2002 Feature TEXT-CLEANUP, das alle Formatierungen aus einem Text entfernt.
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In Outlook 2002 finden Sie Auto-Hyperlinks nun auch in der SUBJECT-ZEILE Ihrer E-Mails.
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Auch an die Integration des MSN-MESSENGERS und die Einbindung von HOTMAIL-ACCOUNTS wurde in Outlook 2002 gedacht.
Neue Kalender- und Gruppenfunktionen in Outlook 2002 Ein kleines Dialogfenster in Outlook 2002 zeigt Ihnen alle fälligen 왘 oder gerade laufenden Termine und Tasks an. Bislang mussten Sie sich die Erinnerungen aus allen Bereichen wie Kalender oder Aufgaben erst mühsam zusammen suchen.
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Wenn Sie eine Terminanfrage aus Zeitgründen ablehnen müssen, können Sie in Outlook 2002 gleich einen alternativen Terminvorschlag mitsenden.
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Auf Wunsch können Sie einen Mondkalender in Ihren persönlichen Outlook-Kalender integrieren.
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Zur besseren Übersicht bietet Ihnen Outlook 2002 die Möglichkeit, Ihre Terminansichten für unterschiedliche Kontakte oder je nach Art des Termins farbig zu markieren.
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Kapitel 2 Office XP im Verbund Office XP ist ein integriertes Paket mit einzelnen Modulen, die erst im Zusammenspiel ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten. Damit ist aber nicht nur die Kombination von Word, Excel, Access, Powerpoint, Outlook und Frontpage gemeint, sondern Office XP verfügt auch über zusätzliche Funktionen, die von den einzelnen Modulen gemeinsam genutzt werden können. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den Office-Funktionen, die der besseren Kombination der einzelnen Anwendungen dienen. Office verfügt dafür über folgende Werkzeuge:
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Shortcut-Leiste Office-Assistenten Dateiverwaltung OLE-Funktionalität Add-Ins
Die Shortcut-Leiste in Office XP Die Office-Shortcut-Leiste dient dem schnellen Start von Programmen oder Dateien. Die Programme werden dabei durch Symbole dargestellt und können durch Anklicken gestartet bzw. geöffnet werden. Sie können auf der Office-Shortcut-Leiste die von Ihnen gewünschten Dateien und Programme einbinden, die Symbole auf der Leiste verschieben und löschen bzw. die Office-Shortcut-Leiste selbst ein- oder ausblenden. Zusätzlich können Sie sich auch eigene Office-Shortcut-Leisten definieren und mit Programmen und/oder Dateien ausstatten.
Funktion der Shortcut-Leiste Die Office-Shortcut-Leiste erleichtert Ihnen die Arbeit mit den Office-Programmen. So lassen sich beispielsweise die von Ihnen verwendeten Programme wie etwa Word, Excel oder PowerPoint in die Office-ShortcutLeiste einbinden und dann bequem von dort aus starten.
Die Shortcut-Leiste in Office XP Sie können jedoch nicht nur Programme in die Office-Shortcut-Leiste einbinden, sondern auch Ordner und Dokumente. Dies erlaubt dann einen schnellen Zugriff auf den Ordner bzw. die Datei. Die Programme, Ordner oder Dateien selbst werden nicht in die entsprechende Symbolleiste eingebunden, sondern es wird nur eine Verknüpfung zu diesen erstellt. Deshalb können Sie diese Symbole problemlos wieder löschen. Die jeweiligen Originale bleiben davon unberührt. Bei der Installation von Office wird die Office-Shortcut-Leiste in die Programm-Gruppe OFFICE-TOOLS eingebunden und kann somit bei Bedarf eingeblendet werden. Viele Anwender haben die Office-Shortcut-Leiste sogar im Autostart-Ordner. Das verzögert aber den Startvorgang und kostet auch wertvolle Ressourcen. Während Microsoft in früheren Versionen automatisch einen Eintrag in den Autostart-Ordner vorgenommen hat, so wird in der Version XP eine eigene Programmgruppe angelegt. Anwender, die die Office-Shortcut-Leiste nicht benötigen, können diese aus dem Autostart-Ordner entfernen: Entfernen der Shortcut-Leiste aus dem Autostart-Ordner 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche START und wählen den Menüpunkt EXPLORER. Sie befinden sich dann sofort im Ordner STARTMENÜ. 2. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Ordner PROGRAMME und dann den Ordner AUTOSTART an. 3. Klicken Sie das Symbol für die Office-Shortcut-Leiste an und betätigen Sie die Taste (Entf). Haben die Office-Shortcut-Leiste über die OFFICE-TOOLS geladen und möchten diese jetzt beenden, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche für das Systemmenü. Diese befindet sich ganz links außen. Wenn sich der Cursor bzw. Mauszeiger auf der Shortcut-Leiste befindet, können Sie diese sofort mit der Tastenkombination (Alt)+(F4) beenden. Sollten Sie die Office-Shortcut-Leiste über die Autostart-Gruppe von Windows gestartet haben, so werden Sie vor dem Beenden vorsichtshalber gefragt, ob Sie die Shortcut-Leiste weiterhin automatisch starten möchten. Je nach Bedarf markieren Sie hier die entsprechende Option und die ShortcutLeiste erscheint beim nächsten Start automatische oder eben nicht mehr.
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Kapitel 2: Office XP im Verbund Da in Windows-Programmen die Arbeitsfläche auf dem Bildschirm durch viele zusätzliche Leisten (Menüleiste, Symbolleisten, Lineale etc.) bereits sehr klein wird, können Sie die Office-Shortcut-Leiste vorübergehend ausblenden. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der OfficeShortcut-Leiste. 2. Wählen Sie den Menüpunkt AUTOMATISCH IM HINTERGRUND. 3. Verschieben Sie die Maus auf den Desktop oder in Ihr Dokument. Die Office-Shortcut-Leiste wird ausgeblendet. Wenn Sie nun die Maus an den entsprechenden Bildschirmrand bewegen, an dem die Office-ShortcutLeiste verankert war, wird diese auch wieder eingeblendet.
Bild 2.1: Das Kontextmenü zur Office-Shortcut-Leiste Shortcut-Leiste verschieben Standardmäßig wird die Office-Shortcut-Leiste am rechten Bildschirmrand verankert. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie die Leiste mit wenigen Mausklicks verschieben. 1. Klicken Sie dazu die Office-Shortcut-Leiste an einer freien Stelle mit der linken Maustaste an.
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Die Shortcut-Leiste in Office XP 2. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie nun die Office-Shortcut-Leiste an die gewünschte neue Position. 3. Damit Sie sehen, wo die neue Leiste eingefügt wird, erscheint ein so genannter Hilfsrahmen, der Ihnen die neue Position anzeigt. Falls Sie die Maustaste zu früh loslassen und die Office-Shortcut-Leiste noch nicht am Bildschirmrand verankert ist, klicken Sie doppelt in die Titelleiste und die Shortcut-Leiste wird wieder an der alten Position verankert. Wiederholen Sie nun den Vorgang des Verschiebens.
Shortcut-Leiste anpassen Gestalt und Form der Office-Shortcut-Leiste können Sie selbstverständlich auch verändern. So wird beispielsweise standardmäßig beim Zeigen auf ein Symbol die Quick-Info angezeigt. Möchten Sie die Quick-Info ausblenden, so gehen Sie in folgenden Schritten vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine freie Stelle in der OfficeShortcut-Leiste und wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN. In der Dialogbox ANPASSEN deaktivieren Sie auf der Registerkarte ANSICHT im Feld OPTIONEN die Option QUICKINFO ANZEIGEN.
Bild 2.2: Mit den Einstellungen in der Dialogbox Anpassen können Sie die Ansicht ändern. In der Sprachregelung von Microsoft wird immer von der Office-ShortcutLeiste geredet. Das ist so nicht ganz richtig, denn Sie können auch eigene Shortcut-Leisten erstellen.
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Kapitel 2: Office XP im Verbund Wenn Sie mit mehreren Office-Shortcut-Leisten arbeiten, ist es sehr hilfreich, für jede Symbolleiste einen anderen Hintergrund zu wählen. Zur Auswahl des passenden Hintergrundes gehen Sie wie folgt vor: 1. Blenden Sie die Office-Shortcut-Leiste ein, deren Farbe Sie verändern wollen. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle und wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN. 3. Auf der Registerkarte ANSICHT wählen Sie die gewünschte Farbe aus. 4. Falls Sie weitere Optionen ändern wollen, klicken Sie diese jetzt an. 5. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit (¢) oder OK. 6. Verfahren Sie für die anderen Symbolleisten ebenso. Die Einstellung der Farbe bezieht sich nur auf die aktive Symbolleiste, die anderen Einstellungen gelten für alle Symbolleisten. Symbole verschieben Die Symbole auf der Shortcut-Leiste werden automatisch angeordnet. In der Praxis werden Sie feststellen, dass manche Programme häufiger benötigt werden als andere, so dass eine entsprechende Anordnung der Symbole in der Shortcut-Leiste erforderlich wird. Wenn Sie ein Symbol auf der Symbolleiste verschieben möchten, drücken Sie die Taste (Alt), greifen mit der Maus das Symbol, und ziehen es an die neue Position. Möchten Sie das Symbol auf eine andere Symbolleiste verschieben, drücken Sie ebenfalls die Taste (Alt), greifen mit der Maus das Symbol, und ziehen es auf die andere Symbolleiste. Das Symbol wird am Ende der bereits vorhandenen Symbole angefügt. Gegebenenfalls können Sie hier dann nochmals das Symbol wie soeben beschrieben verschieben. Selbstverständlich können Sie auch über das Menü die Position eines Symbols verändern: 1. Klicken Sie an einer freien Stelle mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN. 2. Holen Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne. 3. Markieren Sie das Symbol und klicken Sie über die Pfeile das Symbol an die gewünschte Position. 4. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit (¢) oder OK.
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Die Shortcut-Leiste in Office XP
Bild 2.3: Hier können Sie die Symbole anordnen. Wenn Sie zwischen den Symbolgruppen kleine Zwischenräume einfügen wollen, weil Ihnen die Ansicht zu eng erscheint, können Sie dies ebenfalls über die Anpassen-Funktion durchführen. Markieren Sie das Symbol, neben dem links oder oben ein Zwischenraum eingefügt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche ZWISCHENRAUM HINZUFÜGEN. Symbole anpassen Haben Sie ein Programm, das über die Office-Shortcut-Leiste aufgerufen wird, im Zuge von Aufräumarbeiten in einen anderen Ordner verschoben, können Sie dieses auch wieder zurücksetzen. Ansonsten ist der Bezug zur Shortcut-Leiste verloren gegangen und das Programm lässt sich nicht mehr über das Symbol starten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Um die Verknüpfung eines Symbols in der Office-Shortcut-Leiste anzupassen, klicken Sie das betreffende Symbol mit der rechten Maustaste an.
Bild 2.4: Kontextmenü durch Klick auf das Symbol mit der rechten Maustaste
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Kapitel 2: Office XP im Verbund 2. Wählen Sie als Nächstes den Menüpunkt EIGENSCHAFTEN. In der sich öffnenden Dialogbox holen Sie die Registerkarte VERKNÜPFUNG nach vorne und tragen dort die erforderlichen Angaben ein. Hier können Sie übrigens auch festlegen, ob das betreffende Programm minimiert, als Fenster oder im Vollbild ausgeführt werden soll. Programme oder Dateien in eine Symbolleiste integrieren Da die einzige Aufgabe der Office-Shortcut-Leiste darin besteht, Ihnen einen schnellen Zugriff auf Programme und Dateien zu ermöglichen, sollten Sie diejenigen Programme, mit denen Sie häufig arbeiten, in eine OfficeShortcut-Leiste integrieren. Auch Dateien, die Sie immer wieder benötigen, sollten auf einer Office-Shortcut-Leiste eingebunden werden. Zum Einbinden eines Programms oder eines Dokuments in eine Symbolleiste stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
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zum einen über das Menü und zum anderen durch Verschieben von einer anderen Symbolleiste.
Um über das Menü ein neues Programm oder einen Ordner auf der Symbolleiste zu verankern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Zuerst öffnen Sie das Kontextmenü (mit einem Klick auf eine freie Stelle mit der rechten Maustaste). 2. Wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN. 3. Holen Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne. 4. Klicken Sie die Schaltfläche ORDNER HINZUFÜGEN bzw. DATEI HINZUFÜGEN an. 5. Der ÖFFNEN-Dialog wird gestartet. Wählen Sie nun die gewünschte Datei bzw. den Ordner aus. Wenn Sie mehrere Ordner/Dateien hinzufügen möchten, wiederholen Sie die soeben vorgestellten Schritte. Möchten Sie die Position des neu eingebundenen Symbols ändern, verfahren Sie ebenfalls nach dieser Methode. Selbstverständlich können Sie hier auch wieder Zwischenräume zwischen den Symbolgruppen einfügen.
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Die Shortcut-Leiste in Office XP
Bild 2.5: So legen Sie einen neuen Ordner/Datei in der Symbolleiste an. Bearbeiten der Symbole einer Symbolleiste Wenn Sie ein Symbol in einer Office-Shortcut-Leiste ausblenden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen im Kontextmenü den Menüpunkt SCHALTFLÄCHE AUSBLENDEN. Wenn Sie allerdings das Symbol wieder einblenden möchten, müssen Sie den etwas längeren Weg über das Menü wählen. 1. Öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Klick auf eine freie Stelle innerhalb der Office-Shortcut-Leiste). 2. Wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN. 3. Klicken Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne. 4. Wählen Sie im Feld SYMBOLLEISTE die Symbolleiste aus, auf der sich das Symbol befindet. 5. Aktivieren Sie im Feld DIESE DATEIEN ALS SCHALTFLÄCHEN DARSTELLEN durch Anklicken der entsprechenden Datei oder des Ordners. Die Aktivierung wird durch ein Häkchen angezeigt. 6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit (¢) oder OK. Soll das Symbol nicht nur ausgeblendet, sondern von der Symbolleiste gelöscht werden, dann gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt ANPASSEN. 2. Klicken Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne.
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Kapitel 2: Office XP im Verbund
Bild 2.6: So deaktivieren Sie Eintragungen in der Shortcut-Leiste. 3. Markieren Sie im Feld DIESE DATEIEN ALS SCHALTFLÄCHEN DARSTELLEN die entsprechende Datei/Ordner. 4. Klicken Sie auf LÖSCHEN und bestätigen Ihre Eingaben mit (¢) oder OK. Neue Symbolleiste erstellen Sie können bei Bedarf auch eigene Symbolleisten erstellen. Die ShortcutLeiste wird dabei zuerst als leere Symbolleiste erstellt. Danach binden Sie die gewünschten Dateien und Ordner, die Sie mit Hilfe dieser Symbolleiste öffnen möchten, nachträglich in die Symbolleiste ein. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klicken Sie an eine freie Stelle in einer Office-Shortcut-Leiste und wählen den Menüpunkt ANPASSEN. Aktivieren Sie die Registerkarte SYMBOLLEISTEN und klicken Sie die Schaltfläche SYMBOLLEISTE HINZUFÜGEN an. Geben Sie in der nächsten Dialogbox (Symbolleiste hinzufügen) einen Namen für die neue Symbolleiste ein. Möchten Sie für einen bestehenden Ordner eine Symbolleiste definieren, dann wählen Sie in der Dialogbox SYMBOLLEISTE HINZUFÜGEN die Option SYMBOLLEISTE FÜR DIESEN ORDNER ERSTELLEN. Wenn Sie den Pfad des Ordners nicht wissen oder der Pfad sehr lang ist, können Sie über die Schaltfläche DURCHSUCHEN den Ordner durch Anklicken aussuchen. Mit HIN-
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Office-Assistenten in Office XP ZUFÜGEN wird die neue Symbolleiste erstellt. Alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden, werden automatisch als Symbole in die Symbolleiste integriert.
Bild 2.7: Hier werden neue Symbolleisten hinzugefügt. Wechsel zwischen Symbolleisten Haben Sie bereits mehrere Symbolleisten im Einsatz, so stellt sich zwangsläufig die Frage, wie man am besten zwischen den einzelnen Symbolleisten hin- und herschalten kann. Dazu haben Sie wieder zwei Möglichkeiten:
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Sie klicken das Symbol für die gewünschte Symbolleiste in der aktuellen Office-Shortcut-Leiste an. Dieses befindet sich immer am Anfang und/oder Ende der jeweiligen Office-Shortcut-Leiste.
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Sie klicken an eine freie Stelle der Office-Shortcut-Leiste mit der rechten Maustaste und wählen im Kontextmenü die entsprechende Symbolleiste durch Anklicken aus.
Office-Assistenten in Office XP Die Office-Pakete von Microsoft bieten mit jeder neuen Version eine Vielzahl neuer Funktionen, Programme und Module. Trotz der einfachen Bedienung haben viele Anwender Schwierigkeiten, wenn Sie eine bestimmte Aktion ausführen wollen, z.B. einen Serienbrief drucken.
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Kapitel 2: Office XP im Verbund Zur Unterstützung bei den unzähligen Befehlen, Menüs und Funktionen hat Microsoft ab der Version 97 die Assistenten geschaffen, die auch in Office XP mit Rat und Tat zur Seite stehen. Der Assistent ergänzt dabei die verfügbaren Hilfetexte zu allen Programmen, bietet Tips und Tricks an und ist im Unterschied zur normalen Hilfefunktion auch zur Stelle, ohne aufgerufen zu werden. Microsoft bezeichnet diese Technologie als IntelliSense.
Die Bedeutung von IntelliSense Computer-Programme wachsen beständig, immer mehr Funktionen stehen in Menüs und Symbolleisten bereit. Wachsende Funktionalität und Komplexität erfordert natürlich auch entsprechende Dokumentation und Hilfestellung. Im Gegensatz zum wachsenden Funktionsumfang der Office-Pakete wurde die mitgelieferte Dokumentation immer spärlicher. Nur die OnlineHilfe wurde kontinuierlich ausgebaut, und in den abrufbaren Hilfetexten findet sich alles, was über die einzelnen Programmfunktionen zu erfahren ist. Die Arbeit mit, und das Suchen in Hilfetextdateien, um Erklärungen zu jeder einzelnen Programmfunktion zu erhalten, ist nicht jedermanns Sache. Viele Anwender probieren deshalb erst einmal herum, darauf hoffend, dass sich das Thema auch so ergründen lässt. Im Bedarfsfall suchen unerfahrene Anwender dann Rat bei Computer-Profis. Ratsuchende finden viele Anwendungshilfen und Informationen über den OFFICE-ASSISTENTEN. Aktivieren Sie den Office-Assistenten über die Menüoption ?/MICROSOFT WORD-HILFE und der Office-Assistent wird automatisch eingeblendet. Schreiben Sie Ihre Frage in das EINGABEFELD des Office-Assistenten und bestätigen Sie entweder mit (¢), klicken Sie auf SUCHEN oder ändern Sie unter OPTIONEN die Suchkriterien. Aus der Liste der Lösungshilfen wählen Sie per Mausklick die Thematik, die Ihrer Frage am ehesten entspricht. Es öffnet sich das POPUP-FENSTER MICROSOFT WORD-HILFE, in dem Sie mit der Maus durch angebotene Hilfestellungen und Lösungen navigieren können. Bei der Bearbeitung umfangreicher Dokumente, die einen großen Teil Ihres Arbeitsspeichers verwenden, beachten Sie bitte, dass der aktivierte OFFICEHILFE-ASSISTENT Ihren Arbeitsspeicher zusätzlich belastet, was zu ungewollten System- oder Programmabstürzen führen kann. Deaktivieren Sie
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Office-Assistenten in Office XP Ihren Hilfe-Assistenten für diesen Fall. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hilfe-Assistenten und wählen Sie aus dem Kontextmenü AUSBLENDEN.
Bild 2.8: Der Office-Assistent in Aktion
Assistent öffnen und schließen Wenn der Assistent mit dem Start von Office bzw. mit dem Programmstart einer Office-Anwendung aktiv wird, bietet er gleich zu Beginn seine Dienste an. Klicken Sie auf SCHLIESSEN, setzt er sich rechts unten in die Ecke und wartet still darauf, bis Sie ihn wieder aktivieren. Ein Klick auf das Kästchen rechts oben am Assistenten-Fenster blendet ihn ganz aus und das Fenster wird geschlossen. Um den Assistenten wieder auf den Bildschirm zu holen, klicken Sie auf das Symbol rechts oben in der Standardleiste des Programms. Es zeigt ein Fragezeichen in einer Sprechblase an. Mit der rechten Maustaste öffnen Sie auf dem Assistentenfenster ein Kontextmenü. In diesem wird als erste Option ASSISTENT AUSBLENDEN angeboten. Die Option entspricht dem Klick auf das Kreuz-Symbol rechts oben.
Assistent auswählen Karl Klammer ist nicht der einzige Assistent. Sie können zwischen mehreren Assistententypen wählen. Microsoft hat eine Auswahl hervorragend gestalteter Animationen zusammengestellt, so dass bestimmt auch Sie auf Anhieb einen Assistenten finden werden. Und so wechseln Sie zu einem anderen Assistenten.
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Kapitel 2: Office XP im Verbund
Bild 2.9: Hier können Sie sich einen Assistenten aussuchen. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Assistenten. 2. Wählen Sie ASSISTENT AUSWÄHLEN. 3. Der Katalog wird eingeblendet. Sehen Sie sich die Beschreibung zum aktuellen Assistenten an. Mit WEITER schalten Sie zum nächsten Animationstyp um. ZURÜCK bringt wieder den vorher angezeigten Assistenten auf den Bildschirm. Wenn Ihnen die Wahl schwer fällt, werden Sie im Laufe der Zeit immer wieder mal den Assistenten wechseln. Inhaltlich sind alle Assistenten gleich. Assistent mit Animation Diese Programmfunktion ist zur Entspannung und Ablenkung gedacht, denn der Assistent führt Ihnen kleine Kunststücke vor. Welche Animationen in jedem der Assistenten stecken, können Sie leicht feststellen: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Assistentenfenster. 2. Wählen Sie im Kontextmenü ANIMIEREN. Jetzt werden Sie je nach Assistententyp eine kleine oder größere Animation sehen. Rufen Sie die Funktion immer wieder auf, Sie erhalten jedes Mal eine andere Tricksequenz.
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Office-Assistenten in Office XP
Soforthilfe nach dem Start Wenn Sie Office XP zum ersten Mal aktivieren, erscheint der Assistent gleich nach dem Start auf dem Desktop und bietet seine Hilfe an. Das Gleiche gilt für alle Office-Anwendungen. Starten Sie Word, Excel, Access, PowerPoint oder Outlook, meldet sich zunächst der Assistent, und Sie können sich vor den ersten Tastatur-, Maus- oder Cursoraktionen erst einmal in Ruhe über die neue Anwendung informieren. Wenn der Assistent aktiv ist, übernimmt er die Systemmeldungen des Programms. Testen Sie diesen Umstand einmal mit Excel, Word oder einem anderen Office-Programm: 1. Starten Sie die Anwendung mit einem Dokument, einer Mappe etc. 2. Wählen Sie DATEI und SPEICHERN UNTER. 3. Geben Sie einen Dateinamen für die aktive Anwendung an und bestätigen Sie mit OK. 4. Schließen Sie die Anwendung und starten Sie diese erneut. 5. Wählen Sie wieder DATEI, SPEICHERN UNTER, und bestätigen Sie den vorgeschlagenen alten Dateinamen mit OK. Wenn der Assistent sichtbar ist, wird er jetzt die Aufgabe übernehmen, Sie vor dem Überschreiben der Datei zu warnen. Hatten Sie den Assistenten aber zuvor ausgeschaltet, wird die normale Hilfefunktion des Programms die Meldung bringen:
Bild 2.10: Meldung über die Hilfefunktion Assistentenhilfe bei Programmfunktionen und Dialogen Dialogboxen sind für Einsteiger oft besonders heikel: viele Schaltflächen, Felder und Listen stehen zur Auswahl. Auch hier steht der Assistent sofort mit Rat und Tat zur Verfügung, auch nach Aktivierung einer unbekannten Programmfunktion erhalten Sie Hilfe. Hier einige Beispiele:
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Kapitel 2: Office XP im Verbund
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Starten Sie in Word die Funktion TABELLE ZEICHNEN, wird der Mauszeiger nur die Form eines Bleistiftes annehmen. Der freundliche Assistent sagt Ihnen aber gleich, was Sie mit diesem tun müssen, nämlich erst einmal ein Rechteck zeichnen.
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Öffnen Sie in Word den Brief-Assistenten, führt Sie der OfficeAssistent Schritt für Schritt bis zum fertigen Brief.
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Um mit Excel eine Pivot-Tabelle zu erstellen, aktivieren Sie den gleichnamigen Assistenten aus dem Dateimenü. Mit dem ersten Dialog meldet sich auch der Office-Assistent und bietet seine Hilfe an. Nehmen Sie das Angebot an, erhalten Sie zu jedem der vier Schritte eine ausführliche Anleitung.
Mehr Unterstützung mit der Assistenten-Hilfe Ihr elektronischer Helfer lässt sich zu jeder Zeit als Informationslieferant nutzen. Klicken Sie ihn einfach an, und er wird sich mit einer Sprechblase melden, in die Sie einen beliebigen Text eingeben können: Suchen mit dem Assistenten Geben Sie einen Text Ihrer Wahl ein, und klicken Sie auf SUCHEN oder drücken Sie einfach die (¢)-Taste. Der Assistent wird den Text interpretieren und eine Auswahl von Fundstellen anbieten. Sie können sich für eine angebotene Option entscheiden und diese einfach anklicken oder eine neue Suchanfrage formulieren. Die Hilfe, die Sie nach dem Aufruf einer der Optionen erhalten, kann unterschiedlich ausfallen.
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Schritt-für-Schritt-Hilfe: Das Hilfefenster bietet gleich eine Anleitung für die gewünschte Aktion an, die Sie Schritt für Schritt abarbeiten können. Oft wird auch ein Symbol angeboten, das Sie direkt auf die Oberfläche des Programms befördert.
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Konzepthilfe: Das Hilfefenster enthält eine ausführliche Anleitung zum Hilfethema und meist auch einen Querverweis auf die Schrittfür-Schritt-Hilfe.
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Problemhilfe: Hier wird eine Reihe von Fragen angeboten, die zur Lösung eines Problems führen. Die Fragen sind strukturartig aufgebaut, und zur Beantwortung stehen meist Symbole zum Anklicken bereit.
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Office-Assistenten in Office XP In allen Fällen schaltet der Assistent aber in die normale Hilfefunktion des Programms um und präsentiert weitere Unterstützung im Hilfefenster. Wenn Sie mit diesem vertraut sind, können Sie darin navigieren, die Hilfethemen aufrufen oder über die drei Registerkarten weitersuchen. Die Registerkarte INHALT bietet die Hilfetexte nach Themengebieten geordnet, auf der Karte INDEX können Sie einen Suchbegriff eingeben und erhalten eine alphabetische Liste der Fundstellen, und mit der dritten Karte starten Sie eine Volltextrecherche, die alle Hilfetexte liefert, in denen der Suchbegriff vorkommt. Letztere müssen Sie erst installieren und im Speicher eine Suchdatenbank dafür aufbauen.
Bild 2.11: Der Assistent schaltet in die normale Hilfe um. Assistenten-Tipps Klicken Sie diese Option aus der Sprechblase an, erhalten Sie einen Tipp aus der Sammlung des Assistenten. Wenn die Schaltfläche ZURÜCK aktivierbar ist, dann ist das nicht der erste Tipp, den der Assistent in dieser Sitzung
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Kapitel 2: Office XP im Verbund bereit hatte, und Sie können damit einen weiteren Tipp anzeigen lassen. Mit WEITER schalten Sie in der Tippfolge auf den nächsten Tipp, und wenn Sie alle Tipps gelesen haben, beenden Sie die Anzeige der Sprechblase wieder mit ZURÜCK. Mit den OPTIONEN, die Sie mit einem rechten Mausklick direkt auf Ihren Assistenten erhalten, schalten Sie auf die Einstellungen des Assistenten um, über die alle Aktionen des Helfers gesteuert werden, und die Ihnen die Möglichkeit geben, den Assistenten zu wechseln. Viele Hilfefunktionen frustrieren den Anwender in der Praxis auch dadurch, dass sie zu technisch in der Wortwahl sind. Der Anwender spricht nicht die Sprache des Technikers und Programmierers und wird deshalb auch nicht nach Fachwörtern suchen, die er gar nicht kennt. Der Assistent aber versteht und interpretiert Eingaben in natürlicher Sprache ohne Fachterminologie und bietet die passenden Hilfstexte an. Ein Beispiel: Starten Sie in Excel den Assistenten und klicken Sie ihn an, um die Suchfunktion zu aktivieren. Geben Sie Folgendes ein: Ich möchte ein Wort fett drucken
Der Assistent wird Ihnen als erstes Suchergebnis das Formatieren von Text mit Fett- oder Kursivdruck anbieten. Leider beschränkt sich die Verwendung der Umgangssprache auf die Interpretation der Suchanfragen. Die Hilfetexte selbst sind wie gewohnt meist in nüchternem Technokraten-Deutsch, und allzu oft merkt man, dass die Erklärungen nicht von Praktikern, sondern von Programmierern erstellt wurden.
Optionen und Einstellungen Der Office-Assistent lässt sich mit zahlreichen Optionen auf die Oberfläche und die Systemumgebung anpassen. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Assistentenfenster. 2. Wählen Sie OPTIONEN.
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Office-Assistenten in Office XP Eine Registerkarte mit 13 Optionen wird eingeblendet. Kreuzen Sie die passenden Optionen an, oder nehmen Sie die Markierung per Klick weg, wenn Sie die Option nicht setzen wollen.
Bild 2.12: Die Assistent-Optionen
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AUF (F1)-TASTE REAGIEREN: Diese Option aktiviert den Assistenten, sobald die Funktionstaste (F1) gedrückt wird (sonst erscheint das Hilfefenster).
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HILFE ZU ASSISTENTEN: Damit bietet der Assistent auch Hilfe zur Benutzung der Hilfe an. Sie erhalten Beispiele und Erklärungen, wie Sie die Hilfefunktionen effektiv anwenden können.
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WARNMELDUNGEN ANZEIGEN: Diese Option sorgt dafür, dass Systemmeldungen wie SOLLEN ÄNDERUNGEN GESPEICHERT WERDEN vom Assistenten in einer Sprechblase angezeigt werden. Schalten Sie diese Option aus, erhalten Sie die bisher gebräuchlichen Windows-Meldungsdialoge.
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SOWOHL PRODUKT- ALS AUCH PROGRAMMIERHILFE WÄHREND DER PROGRAMMIERUNG DURCHSUCHEN: Diese Option gilt nur für Makroprogrammierer: Sie zeigt nicht nur die VBA-Hilfe, sondern auch die allgemeine Hilfe an.
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VERSCHIEBEN, WENN IM WEG: Das Assistentenfenster verschiebt sich automatisch, wenn es einen Dialog oder einen wichtigen Bildschirmteil verdeckt. Außerdem schrumpft es auf die Hälfte der urspünglichen Größe, wenn es fünf Minuten lang nicht benutzt wird.
Kapitel 2: Office XP im Verbund
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HILFETHEMEN ERRATEN: Der Assistent versucht, das Hilfethema abhängig von Ihrer letzten Aktion zu erraten.
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SOUNDS AKTIVIEREN: Der Assistent produziert Klickgeräusche und andere Sounds.
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LEISTUNGSMERKMALE EFFEKTIVER NUTZEN: Damit zeigt der Assistent Programmfunktionen an, die Sie vielleicht nicht kennen und bietet Ratschläge an, damit Sie die bekannten Funktionen besser nutzen.
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MAUS EFFEKTIVER NUTZEN: Zeigt in den Tipps auch solche an, die darauf hinweisen, wie die Maus besser zum Einsatz kommt.
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TASTENKOMBINATIONEN: Damit wird zu den Hilfetexten auch die Tastenkombination, soweit verfügbar, angezeigt.
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NUR TIPPS MIT HOHER PRIORITÄT ANZEIGEN: Diese Option zeigt nur die wichtigsten Tipps an. Sie ist für fortgeschrittene Anwender. Einsteiger sollten sie nicht ankreuzen, damit alle Tipps angeboten werden.
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TIPPS UND TRICKS BEIM START ANZEIGEN: Mit dem Start von Word wird vom Assistenten der Tipp des Tages präsentiert. Kreuzen Sie die Option an.
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MEINE TIPPS ZURÜCKSETZEN: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die bereits gezeigten Tipps zurückgesetzt, und der Assistent beginnt von vorne mit seinen Tipps. Damit erhalten Sie natürlich auch Tipps angezeigt, die schon einmal präsentiert wurden.
Die Dateiverwaltung in Office XP Die von Ihnen erfassten Texte, Berichte, Berechnungen usw. werden in Dateien gespeichert. Wenn Sie später auf die eine oder andere Datei noch einmal zugreifen möchten, müssen Sie den Namen der Datei und den Ordner, in dem sie gespeichert wurde, wissen. Da es aber bei mehreren tausend Dateien nicht immer ganz leicht ist, sich an den Namen zu erinnern, können Sie nach diesen Dateien suchen lassen. Wenn Sie die so genannten DateiEigenschaften umfangreich dokumentiert haben, dürfte der erfolgreichen Suche nichts im Wege stehen. Doch Sie werden nicht nur Dateien suchen, sondern auch nicht mehr benötigte Dateien löschen wollen. Auch diese
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Die Dateiverwaltung in Office XP Möglichkeiten lernen Sie in diesem Kapitel kennen. Die oben beschriebenen Tätigkeiten können über den Öffnen-Dialog gesteuert werden.
Office erleichtert die Dateiverwaltung Wenn Sie mit großen Datenbeständen umgehen müssen, wissen Sie, dass die Verwaltung der Dokumente eine wichtige Aufgabe ist. In den einzelnen Office-Programmen stehen Ihnen für diese Tätigkeiten umfangreiche Funktionen zur Verfügung. Zu den wichtigsten Verwaltungsfunktionen zählen
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die Archivierung von Dateien, das Suchen von Dateien, das Löschen von Dateien/Ordnern, das Anlegen und Pflegen von Ordnern oder das Anlegen von Sicherungskopien.
Auch das Speichern von zusätzlichen Informationen zur Datei wie die DATEIINFO mit Angaben zum Text, dem Autor, bestimmten Stichwörtern etc., sowie etwa statistische Angaben über das Erstellungs- und Speicherdatum zählen dazu. Für einen schnellen Dateizugriff kommt auch dem Ablegen von Dateien auf dem Desktop eine große Bedeutung zu. Die meisten der oben genannten Verwaltungsaufgaben führen Sie beispielsweise in Word oder Excel im Öffnen-Dialog (DATEI/ÖFFNEN) durch. Wenn Sie in Word die automatische Erstellung eines Index nutzen, werden Sie feststellen, dass die Suche nach einem Dokument mit einer bestimmten Textstelle eine Sache von Sekunden ist.
Die Datei-Eigenschaften In den Office-Programmen können Sie, wie bereits erwähnt, so genannte Eigenschaften definieren. Darunter versteht man, neben den Informationen über Speicherdatum oder Datum des letzten Zugriffs, ausführliche Informationen zu der Datei, die für eine detaillierte Dateisuche sehr hilfreich sein können. Diese werden auf der Registerkarte ZUSAMMENFASSUNG definiert. Sie können neben einem aussagefähigen Titel, ein Thema, eine oder mehrere Kategorien, Stichwörter und Kommentare zu dem Text hinterlegen. Stan-
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Kapitel 2: Office XP im Verbund dardmäßig wird die erste Zeile des Textes als Titel übernommen. Sie können jedoch auch einen eigenen Titel definieren.
Bild 2.13: Die Registerkarte Zusammenfassung führt ausführliche Informationen zu der Datei. Der Autor sowie die Firma werden ebenfalls automatisch übernommen (aus EXTRAS/OPTIONEN/BENUTZER-INFO). Wenn Sie im Öffnen-Dialog die Schaltfläche VORSCHAU aktiviert haben, sehen Sie den Anfang der im linken Ausschnitt markierten Datei. Dies ist sicher eine sehr hilfreiche Funktion bei der Suche nach einer Datei. Wurde die Option VORSCHAUGRAFIK SPEICHERN aktiviert, so können Sie sich im Öffnen-Dialog jeweils die erste Seite eines Dokuments anzeigen lassen, ohne die Datei öffnen zu müssen. Auf der Registerkarte ALLGEMEIN sehen Sie Angaben, die das System automatisch jeder Datei zuordnet: den Namen der Datei, den Ordner, in dem die Datei gespeichert ist, wann sie erstellt, geändert und geöffnet wurde und welches Attribut die Datei hat, z.B. ob sie schreibgeschützt ist, ob sie noch archiviert werden muss, oder ob es sich um eine System- oder eine versteckte Datei handelt.
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Die Dateiverwaltung in Office XP
Bild 2.14: Die Registerkarte Allgemein Die Registerkarte Inhalt Wenn Sie für diesen Text einmal die Registerkarte INHALT der EIGENSCHAFTEN anschauen, sehen Sie dort etwas lapidar den Titel des Dokuments, den Sie selbst auf der Registerkarte Datei-Info vergeben haben. Diese Anzeige wird Ihnen jedoch wahrscheinlich wenig Nutzen bringen. Anders wird das, wenn Sie die Option VORSCHAUGRAFIK SPEICHERN auf der Registerkarte DATEI-INFO aktivieren und die Dialogbox mit OK beenden. Wenn Sie sich danach die Eigenschaften anschauen, werden Sie auf der Registerkarte INHALT eine nützliche Übersicht über die Struktur Ihres Dokuments sehen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie die Überschriften Ihres WordDokuments mit den Formatvorlagen ÜBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9 formatiert haben. Die Registerkarte Statistik Hier finden Sie ebenfalls statistische Daten zur Datei, wie beispielsweise das Erstellungsdatum, wer die Datei zuletzt gespeichert hat, die wievielte Version der Datei dies ist, und wie lange an der Datei gearbeitet wurde. Ferner
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Kapitel 2: Office XP im Verbund erfahren Sie, wie viele Seiten, Absätze, Zeilen, Wörter und Zeichen Ihr Dokument hat. Auch die Anzahl der Speichervorgänge (Version) oder der Name des Anwenders, der die Datei zum letzten Mal gespeichert hat, der also die letzte Änderung vorgenommen hat, werden hier festgehalten. Und noch etwas wird Ihnen auf dieser Registerkarte auffallen: Sie sehen unter GEÖFFNET AM den Zeitpunkt, wann das letzte Mal auf diese Datei zugegriffen wurde (was Sie übrigens auch im Explorer von Windows sehen können). Die Registerkarte Anpassen Besonders interessant ist die Registerkarte ANPASSEN, mit der Sie eigene Dateieigenschaften zusammenstellen können:
Bild 2.15: Eigene Eigenschaften erstellen Und so verfahren Sie, um eigene Datei-Eigenschaften zu definieren: 1. Geben Sie den Namen der Eigenschaft ein oder suchen Sie sich aus dem Listenfeld NAME eine Bezeichnung aus. Sie können auch Namen verwenden, die dort in der Liste nicht aufgeführt sind.
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Die Dateiverwaltung in Office XP 2. Als Nächstes definieren Sie den TYP der neuen Eigenschaft, also TEXT, DATUM, ZAHLEN oder logisches Ja oder Nein. 3. Geben Sie einen Wert ein, der dieser Eigenschaft zugeordnet werden soll, z.B. den Namen des Bearbeiters, das Datum der Ablage oder den Namen der Abteilung. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Dies sind die grundlegenden Eigenschaften, die Sie mit diesem Register erstellen können. Sie können die Eigenschaften aber noch viel variabler festlegen: Wenn Sie im Dokument selbst für bestimmte Textstellen Textmarken eingerichtet haben (diese müssen also zu diesem Zeitpunkt bereits existieren) und neben WERT die Option VERKNÜPFUNG ZUM INHALT aktivieren, ändert sich das Eingabefeld WERT sofort in QUELLE. Jetzt können Sie sich eine der Textmarken aussuchen und als Eigenschaft übernehmen. Der Inhalt der Textmarke wird dann als Eigenschaft hier eingespiegelt. Dadurch erreichen Sie, dass die betreffende Eigenschaft immer dem Inhalt der betreffenden Textstelle entspricht. In der Liste sehen Sie diese Eigenschaft später mit einem Kettensymbol als Zeichen dafür, dass diese Eigenschaft mit einer Textmarke verknüpft ist. Datei-Informationen für alle Dateien festlegen Wenn Sie das nächste Mal ein Dokument abspeichern und diese Datei-Informationen ausfüllen wollen, werden Sie feststellen, dass Ihre neue, selbstdefinierte Kategorie dort anscheinend nicht mehr vorhanden ist. Word hat diese Änderung schlicht nicht gespeichert. Falls Sie diese Kategorie für alle Dokumente einrichten wollen, müssen Sie die Änderung nicht in einem Dokument, sondern in der Dokumentvorlage NORMAL.DOT sichern, auf der alle Texte beruhen. Dafür öffnen Sie im Vorlagenverzeichnis die Datei NORMAL.DOT, definieren die eigenen Kategorien nochmals und speichern diese wieder ab. Nun haben alle Dokumente auf der Basis dieser Vorlage diese Kategorie. In Excel ist die Handhabung dieser Funktion nahezu identisch. Einziger Unterschied: Anstelle einer Textmarke vergeben Sie für die betreffende Zelle oder den Zellbereich über EINFÜGEN und NAMEN einen Namen, den Sie dann nach Aktivieren der Option VERKNÜPFUNG ZUM INHALT aus der Liste auswählen können.
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Kapitel 2: Office XP im Verbund
Datenaustausch mit OLE Mit der OLE-Technik können Sie Daten zwischen unterschiedlichen Programmen auszutauschen. OLE steht für Object Linking and Embedding. Das bedeutet zu deutsch: Objekte verknüpfen und einbetten. Mit dieser Technik wird eine unsichtbare Verbindung zwischen der Quell- und Zieldatei erstellt, über die Daten ausgetauscht werden können. Dabei gibt es zwei Wege:
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Zum einen können die Daten in der Zielanwendung eingebettet werde. Sie sind dann fest damit verbunden und können nicht mehr daraus isoliert werden.
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Zum anderen können die Daten mit dem Zieldokument verknüpft werden. Dies hat den Vorteil, dass diese Daten automatisch aktualisiert werden, wenn sich in der Quellanwendung die Daten ändern.
Welche Art der Verbindung die richtige ist, hängt von der Situation ab: Sollen die Daten an Dritte weitergegeben werden, empfiehlt sich möglicherweise das Einbetten (allerdings werden die Dateien mit eingebetteten Objekten sehr groß). Wurden die Daten nur verknüpft, müssen bei Weitergabe an Dritte auch die Quelldateien kopiert werden.
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Wenn Sie beim Austausch von Daten die Funktionen von OLE benutzen, so ist der Vorgang genauso einfach und problemlos wie über die Zwischenablage. Die Daten werden jedoch nicht einfach statisch in das Dokument eingefügt, sondern die eingefügten Daten werden mit zusätzlichen Features versehen:
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Wenn Sie die Daten (um die Transparenz der Aktionen für den Anwender anzudeuten, spricht man bei der Anwendung der OLEFunktionen von Objekten) in das Dokument der anderen Anwendung als OLE-Objekt einbetten (das entspricht dem Embedding), so wird das Objekt in das Zieldokument eingefügt und dort angezeigt. Es besteht jedoch zwischen dem Objekt und der Quellanwendung eine interne Verbindung, die sich schnell als sehr hilfreich herausstellt: Wenn Sie das Fremdobjekt ändern möchten, können Sie es mit einem Doppelklick auf das Objekt öffnen.
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Bei einer Verknüpfung wird das Fremdobjekt ebenfalls im Dokument angezeigt, aber es wird dort nicht gespeichert. Das hat zwar
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Datenaustausch mit OLE Nachteile, aber die Verknüpfung hat einen entscheidenden Vorteil: Die Daten werden in der Zielanwendung automatisch aktualisiert, wenn sich die verknüpften Daten in irgendeiner Form ändern sollten.
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In der dritten Variante können Sie die Daten originär einbetten oder verknüpfen. Dies hat folgende Bedeutung: Sie sehen in der Zielanwendung die verknüpften Daten. Diese werden aber nur bei Bedarf angezeigt.
Wenn Sie beispielsweise in einem Word-Dokument, das Sie als Mail Ihrem Kollegen zur Begutachtung schicken, eine Tabelle aus Excel einbringen wollen, die der Kollege sich jedoch nur bei Bedarf ansehen soll, so werden Sie die Tabelle als Symbol einbetten oder verknüpfen. Im Word-Dokument ist nur das Symbol der Excel-Tabelle sichtbar. Die Tabelle selbst wird erst auf einen Doppelklick hin geöffnet. So gibt es viele Möglichkeiten, Daten (sprich Objekte) mit den OLE-Funktionen zwischen den Anwendungen auszutauschen. Für diese Technik spricht die variable Anwendung, denn dies kann entweder auf Stand-aloneRechnern passieren oder aber mit Daten, die in einem Netzwerk bereitgestellt werden:
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Grafiken aus allen OLE-fähigen Mal-, Präsentations- und Illustrationsprogrammen, d.h. die Abbildung in einer Datenbank kann in Zukunft an mehreren Stellen genutzt werden, obwohl das Logo nur ein einziges Mal vorhanden ist.
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Eine Texteinbindung aus der Textverarbeitung in ein DTP-Programm mit OLE nutzt die besseren Fähigkeiten der Textverarbeitung beim Einlesen von Mengentext aus.
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Diagramme aus der Tabellenkalkulation oder Spezialprogrammen für die Erstellung professioneller grafischer Umsetzung von Zahlen; sie müssen nur zentral erstellt, bearbeitet und gepflegt werden.
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Tabellen aus der Tabellenkalkulation, wobei sogar verschiedene Programme (etwa Excel und Lotus 1-2-3) benutzt werden können.
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Klangsequenzen von Soundprogrammen: das können komplette Musikstücke sein oder gesprochene Notizen, Mitschnitte vom Anrufbeantworter oder diktierte Briefe auf Diskette.
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Bildsequenzen oder Standbilder, die von Video-Grabbern aus Video- oder Fernsehbildern mitgeschnitten wurden.
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Daten aus Datenbankprogrammen, wobei die Daten zentral verwaltet werden und allen Anwendern in aktueller Form zur Verfügung gestellt werden.
Einbetten und Verknüpfen Nehmen Sie als Beispiel die Erstellung eines Jahresabschlussberichts. Für einen Jahresabschlussbericht werden in mehreren Abteilungen eines Unternehmens Daten und Zahlenmaterial aufbereitet, die dann zum Schluss in dem Bericht zusammengefasst werden; die Werbeabteilung steuert Grafiken und das Titelbild bei, die Buchhaltung verfügt über das konsolidierte Zahlenmaterial der Abteilungen, ein anderer Mitarbeiter kennt sich mit Word gut aus und erstellt den Bericht. Ohne die OLE-Funktionen müsste ein Mitarbeiter alle Daten mühsam zusammentragen und auf Aktualität überprüfen. Dann beginnt die eigentliche Arbeit: Tabellen werden zusammen mit Text fotokopiert, Grafiken werden ausgeschnitten und hineinkopiert und das ganze muss zum Abschluss in Form gebracht werden. Mit den OLE-Verknüpfungen funktioniert das wesentlich einfacher: Jeder Mitarbeiter erstellt seinen Beitrag und legt die Daten in einem lokalen Verzeichnis ab. Der für den Bericht verantwortliche Mitarbeiter fügt nun alle Teile mit dem begleitenden Text des Berichts in einem Dokument zusammen, wobei er die Objekte nicht einbettet, sondern sie als OLE-Link in sein Hauptdokument einfügt. Die Objekte (Diagramme, Grafiken, Bilder, Textobjekte, Tabellen) erscheinen in seinem Dokument in ihrer echten Größe, doch da er sie nicht physikalisch eingebettet, sondern nur verknüpft hat, kann der Bearbeiter des Dokuments ruhig den möglichen Änderungen entgegensehen: Sobald eines der Objekte durch einen Kollegen geändert wird, erscheint diese Änderung beim Aufruf des Dokuments in der geänderten Fassung. Das sorgsam gestaltete Layout verändert sich dabei nicht oder kann mit wenigen Handgriffen angepasst werden. Die Seitennummern stimmen und die Verweise sind richtig bzw. aktualisiert. Durch OLE-Anbindungen erledigen Sie somit Arbeiten im Team einfach und effizient.
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Datenaustausch mit OLE Das hier vorgestellte Praxisbeispiel beschreibt, wie Sie Daten aus einer anderen Anwendung in das Zieldokument einbetten und wie Sie eine Verknüpfung erstellen. Dazu soll eine Excel-Tabelle in ein Word-Dokument eingebunden werden. Der erste und wichtigste Unterschied beim Einbetten und beim Verknüpfen ist folgender: Da sich die Verknüpfung immer nur auf eine bereits gespeicherte Datei beziehen kann, muss die Excel-Tabelle, aus der Sie das Objekt entnehmen möchten, vorher mindestens einmal gespeichert worden sein. Und so gehen Sie nach dem Abspeichern weiter vor: 1. Markieren Sie in Excel den Bereich, den Sie übernehmen wollen. Dabei kann es sich um eine Zelle oder um einen Bereich handeln. 2. Öffnen Sie das Menü BEARBEITEN und wählen den Menüpunkt KOPIEREN. Die kopierten Zellen werden durch die laufende Umrandung gekennzeichnet. 3. Wechseln Sie nach Word (oder starten es) und positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen wollen. 4. Nun öffnen Sie das Menü BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN.
Bild 2.16: Die Dialogbox für das Einfügen oder Verknüpfen eines Objekts Am linken Rand können Sie wählen, ob Sie das Objekt einbetten möchten oder es als Verknüpfung einfügen wollen. Wenn die Option VERKNÜPFUNG EINFÜGEN nicht anwählbar ist, haben Sie das Quelldokument (in unserem Beispiel die Excel-Tabelle) wahrscheinlich nicht gespeichert.
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Kapitel 2: Office XP im Verbund
Verknüpfungen automatisch aktualisieren lassen Wenn Sie eine automatische Aktualisierung beim Öffnen eines Dokuments mit Verknüpfungen benötigen, so müssen Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN die Option VERKNÜPFUNGEN BEIM ÖFFNEN AKTUALISIEREN aktivieren.
Bild 2.17: Automatische Aktualisierung einstellen In Excel steht Ihnen diese Möglichkeit nicht zur Verfügung. Hier können Sie festlegen, dass die Aktualisierung der Verknüpfung beim Öffnen eines Dokumentes bestätigt werden muss. Diese Funktion ist in Excel wichtig, denn wenn Sie Verknüpfungen auf andere Tabellen eingerichtet haben, so werden diese beim Aktualisieren möglicherweise zu anderen Ergebnissen führen. Sie können also entscheiden, ob Sie eine Aktualisierung der verknüpften Tabellen wünschen oder nicht. Wenn Sie dies verneinen, können Sie die Aktualisierung später jederzeit manuell nachholen. In der Dialogbox BEARBEITEN und VERKNÜPFUNGEN führen Sie über die Schaltfläche JETZT AKTUALISIEREN die Aktualisierung nachträglich durch.
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Datenaustausch mit OLE
Bild 2.18: Aktualisierung in Excel Die Aktualisierung von Tabellenverknüpfungen kann auch für den Ausdruck angewendet werden. Sollen die Verknüpfungen, die Sie eingerichtet haben, vor jedem Ausdruck noch einmal aktualisiert werden, so können Sie in Word im Menü EXTRAS/ OPTIONEN auf der Registerkarte DRUCKEN die Option VERKNÜPFUNGEN AKTUALISIEREN aktivieren.
Eine Verknüpfung bearbeiten Eine Verknüpfung ist keine statische Angelegenheit, denn ohne einen Befehl zur Aktualisierung werden Daten über für Sie unsichtbare Leitungen auf dem neuesten Stand gehalten. Natürlich ist es auch möglich, eine solche Verknüpfung zu bearbeiten, also ihre Parameter nachträglich zu ändern. Um eine Verknüpfung zu bearbeiten, ist die Vorgehensweise in nahezu allen OLE-fähigen Programmen gleich: Sie markieren das Objekt durch Anklicken mit der Maus und öffnen das Menü BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN.
Ein Objekt als Symbol einbetten Wenn Sie das Objekt in Ihrem Dokument aus Platz- oder Übersichtsgründen ausblenden wollen, so wählen Sie die Option MICROSOFT EXCEL
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Kapitel 2: Office XP im Verbund ARBEITSBLATT-OBJEKT und aktivieren die Option ALS SYMBOL. Anstelle der Tabelle wird ein Symbol eingefügt, das die Tabelle erst nach einem Doppelklick anzeigt. Word ändert sofort das Aussehen der Dialogbox.
Bild 2.19: Verknüpfung als Symbol wählen Es öffnet sich eine weitere Dialogbox, in der Sie sowohl das Symbol selbst als auch die Beschriftung ändern können. Suchen Sie sich also aus der Liste ein anderes Symbol aus oder geben Sie im Eingabefeld BESCHRIFTUNG einen anderen Text für die Symbolunterschrift ein.
Einbetten und Verknüpfen – die wichtigsten Unterschiede Beide Funktionen, Einbetten und Verknüpfen, sind sich auf den ersten Blick sehr ähnlich, doch nur auf den ersten Blick. Wenn Sie beide Funktionen einmal näher betrachten, sehen Sie sofort die Unterschiede. Das Einbetten eines Objektes Beim Einbetten werden die Daten in der Zieldatei gespeichert und damit wird die Datei größer. Dies ist bei einer Excel-Tabelle noch nicht so gravierend, aber bei Grafiken, Klangdateien etc. kann die Datei dann schnell mehrere MB groß werden. Wenn Sie dagegen eine Verknüpfung erstellen, blei-
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Datenaustausch mit OLE ben die Daten extern gespeichert und werden in der Client-Anwendung nur angezeigt. Die Funktion Einbetten werden Sie immer dann wählen, wenn Sie die Datei weitergeben möchten. Sie haben beispielsweise die Firmenzeitung erstellt. Die Datei enthält neben dem Text einige Grafiken und eingescannte Photos. Wenn Sie nun die Datei zum Drucken in die Druckerei geben, benötigt die Druckerei selbstverständlich auch sämtliche Grafiken. Sind diese im Dokument eingebettet, müssen Sie nur diese eine Datei an die Druckerei senden. Sie müssen also nicht wissen, wo die eingebetteten Objekte auf Ihrem Rechner gespeichert sind. Die eingebetteten Daten können mit Doppelklick in der Quellanwendung geöffnet und bearbeitet werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass auf dem Rechner Ihrer Druckerei auch die Quellanwendung installiert ist. Ein Nachteil des Einbettens: Ein eingebettetes Objekt kann in den meisten Fällen nicht mehr aus dem Dokument isoliert werden, d.h. für Sie: wenn Sie das Objekt mehrmals verwenden möchten, sollten Sie es sicherheitshalber nur verknüpfen. Ein Objekt als Verknüpfung einfügen Der entscheidende Vorteil des Verknüpfens: Wenn sich die Daten in der Quellanwendung ändern, werden diese automatisch in der Zieldatei aktualisiert. Sie haben also immer die korrekten Daten in Ihrem Zieldokument. Dafür ist jedoch Voraussetzung, dass die Daten nicht physikalisch im Dokument gespeichert, sondern extern auf der Festplatte verbleiben. Die Daten werden also nicht in das Objekt eingefügt, sondern dort lediglich angezeigt. Es werden nur die Daten in das Dokument eingefügt, die notwendig sind, damit Sie das Objekt im Dokument sehen und ausdrucken können. Die Zieldatei wird nur geringfügig größer. Das bedeutet aber auch, dass Daten für eine Verknüpfung in der ServerAnwendung immer abgespeichert werden müssen. Daraus entsteht jedoch der erste Nachteil: Wenn Sie die Datei weitergeben möchten, müssen Sie zusätzlich die Dateien kopieren, die mit dem Dokument verknüpft sind. Ein weiterer Nachteil: Die verknüpften Quelldateien dürfen nicht verschoben werden. Bei der Verknüpfung wird der Speicherort mit dem Pfad der verknüpften Objekte gespeichert. Wenn Sie nun die Datei in einen anderen
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Kapitel 2: Office XP im Verbund Ordner verschieben, kann Word Ihnen das Objekt nicht mehr im WordDokument anzeigen, da sich zwischenzeitlich die Pfadangabe zu der Datei geändert hat.
In-Place-Editing Mit einer guten Rechnerausstattung steht Ihnen eine weitere bestechende OLE-Funktion zur Verfügung: das sog. In-Place-Editing. Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine interessante Technik. Wenn Sie in einem Dokument ein OLE-Objekt eingebettet oder eine Verknüpfung eingerichtet haben und dieses Objekt doppelt anklicken, passiert folgendes: Die Container-Anwendung verbleibt am Bildschirm, übernimmt jedoch die typischen Elemente der Server-Anwendung. Wenn Sie also eine eingebettete Excel-Tabelle bearbeiten möchten, verwandelt sich Word funktionell in Excel. Dabei müssen nur die wichtigsten Module geladen werden, was die Ladezeit deutlich beschleunigt. In der folgenden Abbildung haben wir auf die integrierte Tabelle doppelt geklickt, und binnen Bruchteilen von Sekunden verwandelte sich Word in Excel. In der Titelzeile des Fensters ist aber nach wie vor zu lesen, dass es sich um ein Word-Fenster handelt. Alle Bildschirmelemente, wie Menü und Symbolleiste, werden in die bekannten Excel-Bedienelemente geändert und das Objekt bekommt einen schraffierten Rahmen. Nun können Sie in der Tabelle arbeiten, wie Sie es in Excel gewohnt sind, also Formeln ändern und hinzufügen, Werte in der Tabelle verändern etc. Wenn Ihnen das Fenster zu klein ist, vergrößern Sie dies einfach und schon sind mehr Spalten und Zeilen verfügbar als vorher im Dokument. Haben Sie die Arbeit in Excel beendet, klicken Sie neben den schraffierten Rahmen und schon verwandelt sich das Fenster wieder in das gewohnte Word-Fenster. Der Vorteil: Statt ständig zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herschalten zu müssen, kann sich der Anwender auf sein Dokument konzentrieren. Er arbeitet mit einem einzigen Fenster, in dem ein einziges Dokument auf einer einzigen Oberfläche bearbeitet wird, die nur ab und zu die Oberfläche, und damit die Anwendung, verändert.
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Add-Ins in Office XP
Bild 2.20: Aus Word wurde Excel.
Add-Ins in Office XP Der Begriff drückt bereits aus, welchen Zweck diese Gattung der OfficeProgramme erfüllt: Als Add-In (engl.: Zusatz) bezeichnet man ein Programm, das zusätzlich zu den Programmen im Lieferumfang des OfficePaketes enthalten ist. Dabei handelt es sich aber nicht um eine eigenständige Applikation. Add-Ins lassen sich in der Regel aus allen Office-Programmen heraus aktivieren. Sie benutzen die OLE-Schnittstelle, um Daten mit dem Office-Programm auszutauschen.
Installation der Add-Ins Mit der Standard-Installation des Office-Paketes werden nicht alle Add-Ins von der CD auf die Festplatte kopiert. Sie können jedes einzelne Add-In mit Hilfe der SYSTEMSTEUERUNG nachinstallieren. Sehen Sie nach, ob alle Zusatzprogramme eingerichtet sind und holen Sie die Installation einzelner Add-Ins gegebenenfalls nach: 1. Aktivieren Sie aus dem Startmenü des Betriebssystems unter EINSTELLUNGEN die SYSTEMSTEUERUNG.
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Kapitel 2: Office XP im Verbund 2. Ein Doppelklick auf das Symbol SOFTWARE aktiviert das Installationsprogramm, mit dem externe Software installiert oder auch wieder entfernt wird.
Bild 2.21: Software installieren über die Systemsteuerung 3. Suchen Sie den Eintrag MICROSOFT OFFICE bzw. MICROSOFT OFFICE PROFESSIONAL EDITION oder ähnlich. Markieren Sie diesen und klicken Sie auf HINZUFÜGEN/ENTFERNEN. 4. Sie werden aufgefordert, die Original-CD einzulegen, denn von dieser muss das Installationsprogramm die fehlenden Dateien kopieren. Anschließend erhalten Sie die Eingangsmeldung der Wartungsinstallation. Klicken Sie hier auf HINZUFÜGEN/ENTFERNEN. Wenn Office bereits installiert ist, wird immer die Wartungsinstallation aktiv. Auch bei einem erneuten Start des Setup-Installationsprogramms. 5. Die Add-Ins finden Sie unter der Bezeichnung OFFICE-TOOLS. Das Kästchen links von dieser Option gibt schon Auskunft darüber, ob alle Zusatzprogramme installiert sind. Ist das Kästchen nämlich grau gerastert, heißt das, dass nicht alle Optionen eingerichtet wurden. Nur wenn ein Haken im weißen Kästchen zu sehen ist, sind alle Zusatzprogramme korrekt eingerichtet.
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Add-Ins in Office XP
Bild 2.22: Hier sind alle Office-Tools installiert. 6. Ein Klick auf die OFFICE TOOLS gibt den Blick auf die Liste der Zusatzprogramme frei. Falls nicht alle Zusatzprogramme installiert waren, sehen Sie hier auch, welche Add-Ins fehlen. 7. Sie können jetzt die Einträge ankreuzen, die noch fehlen, und die Dialogbox mit OK bestätigen. Verwenden Sie dazu das Symbol VON FESTPLATTE STARTEN. Die zu den Add-Ins gehörenden Dateien werden dann auf die Festplatte kopiert und das Installationsprogramm stellt die Verbindungen zu den einzelnen Programmen her. Beenden Sie dann die Wartungsinstallation wieder und aktivieren Sie einzelne Office-Anwendungen, um die Add-Ins zu testen.
Allgemeine Office-Add-Ins Sehen Sie sich zunächst die Zusatzprogramme an, die nicht an bestimmte Applikationen gebunden sind, sondern dem Office-Anwender generell zur Verfügung stehen. Die Shortcut-Leiste Die Leiste, die nach der Installation (und dem ersten Neustart) rechts am Rand des Desktops zur Verfügung steht und eine Auswahl von Symbolen anbietet, kann parallel zum Startmenü für den Aufruf von Office-Applikationen benutzt werden. Sie können die Belegung der Leiste ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf der angezeigten Leiste ein Kontextmenü öffnen und eine andere Leiste auswählen. Mit der Option ANPASSEN lässt sich die Belegung der aktuellen Leiste ändern; neue Symbole lassen sich auswählen, angezeigte Symbole ausblenden usw.
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Kapitel 2: Office XP im Verbund Der Office-Assistent Auch der kleine Assistent, der Sie von Anfang an mit Office begleitet, ist technisch gesehen ein Add-In. Die Office-Rechtschreibprüfung Ein besonderes Merkmal der Office-Programme ist eine einheitliche Rechtschreibprüfung. Auf der Basis von Lexikon-Dateien werden in allen OfficeProgrammen die textlichen Inhalte überprüft, auf Wunsch sogar automatisch: In Word starten Sie die Rechtschreibprüfung über das EXTRAS-Menü. Parallel dazu können Sie über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK bestimmen, dass alle Texte automatisch auf korrekte Rechtschreibung getestet werden. Falsche oder nicht erkannte Textstellen werden mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Excel und PowerPoint bieten ebenfalls die Rechtschreibprüfung über das EXTRAS-Menü an. In Excel wird die gesamte aktive Tabelle geprüft. PowerPoint durchsucht immer alle Textbeiträge in der gesamten Präsentation. Der Kommunikations-Manager Outlook prüft bei Bedarf die Rechtschreibung in dem Fenster, in dem neue Nachrichten (E-Mails) erfasst werden. Die Rechtschreibprüfung befindet sich im Ordner PROGRAMME/GEMEINSAME DATEIEN/MICROSOFT SHARED. Hier sind alle Wörterbücher gespeichert. Dateien mit der Endung LEX sind als Lexika zu erkennen, die letzten Buchstaben des Dateinamens weisen auf die Landesversion hin (GE = German). Word bietet über EXTRAS/OPTIONEN mit SPEICHERORT FÜR DATEIEN auch die Möglichkeit, den Zugriff auf die Wörterbücher über einen anderen Pfad zu lenken, z.B. im Netzwerk. MS Graph Ein Vertreter der Gattung Zusatzprogramme ist Office-Anwendern schon länger bekannt: MS Graph, ein Programm für Geschäftsgrafiken, war in früheren Office-Versionen schon vertreten und leistete besonders als Zusatz zu PowerPoint, dem Präsentationsprogramm, wertvolle Dienste. Mittlerweile ist das Diagrammprogramm dem entsprechenden Teil von Excel sehr ähnlich geworden. MS Graph bietet fast jede Diagrammfunktion des großen Kalkulationsprogramms. Nur in Bezug auf die Kalkulation kann Graph nicht mithalten. Die im Add-In enthaltene Tabelle wird nur zur Daten-
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Add-Ins in Office XP erfassung benutzt und kann weder dynamisch rechnen noch mit Formeln und Funktionen glänzen. Das Add-In kann nicht direkt, sondern nur aus einer Applikation heraus aufgerufen werden. Diagramm-Objekt erstellen In PowerPoint aktivieren Sie die Folie, die ein Diagramm erhalten soll. Wenn Sie eine neue Folie einfügen, sollte diese gleich das Folienlayout TEXT UND DIAGRAMM erhalten, das bereits ein passendes Objekt vorsieht. 1. Aktivieren Sie dieses Objekt per Doppelklick und das Add-In GRAPH schaltet sich ein. Wollen Sie zuvor ein Objekt erstellen, wählen Sie EINFÜGEN/DIAGRAMM. 2. Ändern Sie nun in der Tabelle die Zahlen ab und überprüfen Sie das Ergebnis im Diagrammfenster, das immer automatisch aktualisiert wird. Sie können die Zahlen für die Tabelle auch importieren und nach Belieben formatieren. Auch das Diagramm kann in vielen Variationen angezeigt werden. 3. Die Tabelle, die Graph für die Zahlen zur Verfügung stellt, besteht aus maximal 4.000 Zeilen und 256 Spalten. Importieren Sie Tabellen über BEARBEITEN und DATEI IMPORTIEREN in die Graph-Tabelle, um beispielsweise Auswertungen aus Excel grafisch aufzubereiten. 4. Markieren Sie das Diagrammfenster und modifizieren Sie das Erscheinungsbild des Diagramms über das DIAGRAMM-Menü. Achten Sie darauf, dass die Fenstergröße gleichzeitig auch Diagrammgröße ist. Ziehen Sie den Fensterrahmen mit der Maus in die gewünschte Breite und Höhe. 5. Unter DIAGRAMM und DIAGRAMMTYP stehen zahlreiche verschiedene Diagrammtypen zur Auswahl. Neben den herkömmlichen 2D-Arten können auch dreidimensionale Schaubilder eingesetzt werden. 6. Wenn das Diagramm fertig und mit allen nötigen Formatierungen versehen ist, klicken Sie einfach im Hintergrund auf die Folienfläche, um die Bearbeitung abzuschließen. Das eingebettete Diagramm kann nun jederzeit wieder mit Doppelklick zur Bearbeitung an MS Graph (den OLEServer) übergeben werden. Der FormelEditor Mit dem FormelEditor bietet Office ein weiteres Zusatzprogramm an, das die Erstellung und Einbindung OLE-fähiger Objekte ermöglicht. Diese
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Kapitel 2: Office XP im Verbund Objekte sind mit dem Text verbunden und können jederzeit mit Doppelklick an das Erzeugerprogramm übergeben werden, das damit automatisch aktiviert wird. Öffnen Sie ein Word-Dokument, in das Sie Formeln aufnehmen wollen. Sie können den FormelEditor auch für eine PowerPoint-Folie aktivieren. Wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT/MICROSOFT FORMELEDITOR. Der FormelEditor wird in einem eigenen Fenster gestartet und bietet ein kleines, umrandetes Objekt an, in dem eine Schreibmarke blinkt. Der Menüleisten- und Symbolbereich wird komplett vom FormelEditor übernommen. In der neuen Symbolleiste stehen einzelne Formelgruppen, so genannte Paletten, zur Auswahl. Jede Palette zeigt drei der in ihr verborgenen Symbole (obere Reihe) bzw. zwei Vorlagen (untere Reihe) an. Zeigen Sie auf die Palette, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Zeiger auf das gewünschte Symbol oder die gewünschte Vorlage, um diese an der Cursorposition einzufügen. Paletten enthalten Symbole und Vorlagen. Symbole sind mathematische Zeichen, Mengenlehre-Symbole und griechische Buchstaben. Vorlagen sind vorbereitete Felder, die mit Symbolen aufgefüllt werden und oft schon Zeichen enthalten.
Bild 2.23: Der FormelEditor
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Add-Ins in Office XP Für die Formeln stehen acht verschiedene Formatvorlagen bereit (sechs werden angezeigt, für griechische Buchstaben gibt es eine für Groß- und eine für Kleinbuchstaben). In diesen ist die Schriftart und Auszeichnung vordefiniert.
Der Photo-Editor Alternativ zu diesem Aufruf wird der Photo-Editor auch direkt als Applikation über das Startmenü aktiviert. Als einziger Vertreter der Gattung AddIns steht für dieses Programm ein Symbol in der Programme-Gruppe bereit. Der Photo-Editor kann nicht zum Zeichnen von Bildern benutzt werden. Das Programm stellt keine Zeichenwerkzeuge zur Verfügung. Sie können nur Bilder vergrößern, verkleinern, drehen, zuschneiden und mit Spezialeffekten verfremden. So lässt sich beispielsweise eine Bitmap-Grafik in eine Kreide- oder Kohlezeichnung umwandeln. Das Foto kann durch die Weichzeichnerlinse betrachtet werden oder Plakat- und Wasserfarbeneffekt machen aus dem schlichten Screenshot ein Kunstwerk.
Die ClipArt-Gallery Unter der Bezeichnung ARTGALLERY bietet der Add-In-Ordner MICROSOFT SHARED ein besonders nützliches Zusatzprogramm an: Die ClipArtGallery ist zum einen eine Sammlung von Computergrafiken, Fotos, Videound Sounddateien, gleichzeitig aber auch ein Programm zur Verwaltung dieser Multimedia-Objekte. ClipArts können mit diesem Programm vorab betrachtet und mit Hilfe von Kategorie- und Schlüsselwortzuweisungen verwaltet werden. Die ClipArts in dieser Gallery müssen nicht von Office stammen, Sie können jederzeit Zeichnungen, Grafiken und andere Objekte aus den unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. CorelDRAW) in die Gallery einbinden. Unterstützt werden alle gängigen Grafikformate für Vektor- und BitmapGrafiken, die Soundformate WAV und MID und das Videoformat AVI. Achten Sie darauf, dass nicht alle ClipArts von der Festplatte stammen. Selbst wenn Sie die benutzerdefinierte Installation gewählt und alle Optionen angeklickt hatten, wurden nicht alle Bilder von der CD auf die Platte kopiert. Befindet sich die CD zum Zeitpunkt des Aufrufs dieses Add-Ins
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Kapitel 2: Office XP im Verbund nicht im Laufwerk, erhalten Sie eine entsprechende Meldung, dass noch weitere Objekte verfügbar wären. Wenn Sie die CD aber vorher einlegen, werden automatisch alle ClipArts vollständig angeboten. ClipArt-Gallery öffnen Die Objekte aus dieser Sammlung werden in Word-Dokumente, in ExcelTabellen, PowerPoint-Folien oder auf Access-Datenbankobjekte bzw. in Datensätze eingebunden. In allen Office-Programmen steht die ClipArtGallery als OLE-Server zur Verfügung. Markieren Sie die Zelle in der Tabelle, auf die eine externe Grafik kopiert werden soll oder setzen Sie den Cursor im Textobjekt an die richtige Position. In PowerPoint-Folien wird die Grafik stets in der Mitte abgesetzt. 1. Wählen Sie EINFÜGEN/GRAFIK/CLIPART. 2. Die ClipArt-Gallery wird geöffnet. Markieren Sie die gewünschte Grafik oder wechseln Sie in eine andere Kategorie. Mit EINFÜGEN wird die Grafik in das aktuelle Tabellen- oder Diagrammblatt geholt. 3. Neben dem eingefügten Bild wird sofort die Symbolleiste GRAFIK sichtbar. Aus dieser können Sie verschiedene Werkzeuge zur Bildbearbeitung wählen. So lässt sich beispielsweise die Helligkeit und der Kontrast eines Bildes verändern, das Bild kann zugeschnitten und in Größe und Farbgebung verändert werden. Wer die Farbbilder auf Schwarzweiß-Druckern ausgibt, schaltet auf Schwarzweiß-Darstellung oder Graustufenansicht um. Ein interessanter Effekt ist das Wasserzeichen. Das Bild wird damit transparent gestellt. Neben den ClipArts bietet die Box unter EINFÜGEN/GRAFIK auch noch FOTOS/FILME/SOUND an. Mit diesen Objekten bringen Sie Leben in Ihre Excel-Tabellen, PowerPointPräsentationen und Word-Dokumente. Mit Sound- und Videoobjekten bestückt, lassen sich schöne Effekte zaubern, die die Aufmerksamkeit des Betrachters erhöhen. Haben Sie ein Sound-Objekt eingefügt, sehen Sie ein kleines Lautsprechersymbol. Ein Doppelklick darauf und der Sound wird abgespielt. Das Symbol bleibt solange gerastert, bis der Sound zu Ende gespielt ist. Auf diese Art können Sie auch Video-Dateien in Ihre Tabellen oder Diagramme holen und einbinden.
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Teil II: Word 2002 Kapitel 3 Einführung Word ist das derzeit erfolgreichste Textverarbeitungsprogramm aller Zeiten. Am Markt hatte Microsoft seit Word 1.0 für DOS bis hin zu Word 2000 mit über 20 Millionen verkauften Exemplaren stets die Nase vorn. Mit Word 2002 gibt Microsoft dem Benutzer ein Werkzeug an die Hand, das es ihm ermöglicht, die vielseitigen Funktionen der Anwendung effizienter auszunutzen. In den nächsten Abschnitten werden zunächst die Grundfunktionen von Word erläutert. Weiter geht es mit der Serienbrieferstellung und der DTPPraxis. Schließlich erfahren Sie, wie Sie E-Mails und Faxe mithilfe von Word versenden und Outlook für die Dokumentenverwaltung verwenden können. Das Internet und die Gestaltung von Webseiten sind genauso Thema wie die Vorstellung von effektivem Teamwork in Word.
Die Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche von Word 2002 hat sich, verglichen mit der Vorgängerversion, nicht wesentlich geändert. In der Grundeinstellung finden Sie jetzt in der rechten Bildschirmhälfte neben der Arbeitsfläche den so genannten AUFGABENBEREICH, in dem Sie Zugriff auf die gerade relevanten Funktionen nehmen können. DiesenAUFGABENBEREICH können Sie je nach Bedarf über die Menüleiste auch deaktivieren. Beim Neuanlegen eines Dokuments haben Sie im AUFGABENBEREICH den direkten Zugriff auf Vorlagen oder bereits vorhandene Dokumente. Über das Drop Down-Menü im AUFGABENBEREICH greifen Sie auf die verschiedenen Funktionen desAUFGABENBEREICHSzu.
Die Benutzeroberfläche
Bild 3.1: In der Menüleiste Ansicht erfolgt die Aktivierung des Task Fensters.
Bild 3.2: Das Drop-Down-Menü des Aufgabenbereichs Formatieren Sie gerade einen Text, können Sie sich im AUFGABENBEREICH über die Option FORMATIERUNG ANZEIGEN Schriften oder Stilvorlagen anzeigen lassen. Von hier aus haben Sie auch Zugriff auf Suchfunktionen, die
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Kapitel 3: Einführung neue Übersetzungsfunktion in Word oder im Web sowie den Inhalt der erweiterten Zwischenablage, in der Sie bis zu 24 Elemente ablegen und mit einem Mausklick in Ihr Dokument einfügen können. Weitere Neuerungen die sich über das gesamt Office XP-Paket erstrecken, sind die so genannten SMART TAGS. Diese Kontextmenüs stehen auf einen Mausklick überall dort zur Verfügung, wo der Anwender mehrere Optionen oder Möglichkeiten hat. In der Grundeinstellung der Benutzeroberfläche werden nur zwei Symbolleisten angezeigt. Die Standard-Symbolleiste enthält wichtige Grundfunktionen zum Öffnen und Speichern von Dateien sowie zum Bearbeiten des Dokuments. Die Format-Symbolleiste hilft Ihnen bei der Formatierung von Dokumenten, bspw. der Schriftart oder der Schriftgröße. Verändern oder ergänzen Sie die Symbolleiste nach Ihren eigenen Bedürfnissen über die Menüfunktion ANSICHT, und wählen sie die zu ergänzenden oder zu entfernenden Menüleisten mit einem Mausklick aus. Zum Ein- bzw. Ausblenden des Office-Assistenten klicken Sie auf das Symbol mit dem Fragezeichen. Der Office-Assistent gibt Ihnen Ratschläge wie bestimmte Aktionen effektiver durchgeführt werden können. Die Form des Office-Assistenten kann nach persönlichen Vorlieben eingestellt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Assistenten gehen und ASSISTENT AUSWÄHLEN wählen.
Bild 3.3: Wählen Sie im Register Optionen der Dialogbox Office-Assistent die Kriterien für Ihren Hilfe-Assistenten.
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Die Benutzeroberfläche Mithilfe des Lineals können Sie u.a. die Seitenränder sowie Absatzeinzüge verändern. Das Lineal aktivieren Sie über den Menüpunkt ANSICHT/ LINEAL, es kann ein- und ausgeblendet werden und enthält eine Zentimeterskala. Verändern Sie die Maßeinheit (Option MASSEINHEIT im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ALLGEMEIN), ändert sich auch die Skala des Lineals. Die Bildlaufleisten informieren Sie über die vertikale bzw. horizontale Position im Verhältnis zum gesamten Dokument. Sie lassen sich über die Optionen HORIZONTALE BILDLAUFLEISTE und VERTIKALE BILDLAUFLEISTE (jeweils im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT) ein- und ausblenden. Mithilfe der Symbole in der linken unteren Ecke des Word-Bildschirmes können Sie NORMALANSICHT, SEITEN-LAYOUTANSICHT, WEBLAYOUTANSICHT und GLIEDERUNGSANSICHT aufrufen. Die STATUSLEISTE informiert Sie im ersten Bereich über die aktuelle Seiteneinstellungen. Im zweiten Bereich wird die vertikale Position von der oberen Papierkante, die Zeilennummer und die Spaltennummer ausgegeben. Im dritten Bereich finden Sie Informationen zu derzeit aktiven Betriebsmodi. Die Statusleiste kann mithilfe der Option STATUSLEISTE im Menü EXTRAS/ OPTIONEN, Register ANSICHT, ein- und ausgeschaltet werden. Die Absatzmarke unterstützt Sie bei der Formatierung Ihrer Dokumente, wird aber niemals mitgedruckt. Um zwei Absätze miteinander zu verbinden, muss die Absatzmarke des ersten Absatzes gelöscht werden. Die nichtdruckbaren Zeichen können ein- und ausgeblendet werden, indem Sie auf das Symbol ¶ klicken oder die Option NICHTDRUCKBARE ZEICHEN/ALLE im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT, ein- bzw. ausschalten. Zeilen- und Seitenumbruch finden bei Word automatisch statt. Falls in der Normalansicht kein automatischer Seitenumbruch erfolgt, ist die Option Seitenumbruch im Hintergrund (Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ALLGEMEIN) deaktiviert.
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Kapitel 3: Einführung
Umgang mit Dateien und Fenstern Beim Anlegen eines Dokuments über den Menüpunkt DATEI/NEU öffnet sich im Word 2002 automatisch der AUFGABENBEREICH, über das Sie aus den Optionen im DOKUMENT ÖFFNEN, NEU, NEU AUS VORHANDENEM DOKUMENT oder MIT VORLAGE BEGINNEN wählen können.
Bild 3.4: Aufgabenbereich Datei/Neu Die Dokumentvorlage LEERES DOKUMENT aus dem Register NEU wird in der Praxis am häufigsten benötigt. Zum Anlegen eines Dokuments klicken Sie auf das gewünschte Symbol. Um ein neues Dokument anzulegen, das mit der Dokumentvorlage NORMAL.DOT verknüpft ist, kann auch die Tastenkombination (Strg)+(N) gedrückt oder auf das Symbol NEU geklickt werden. Mit der neuen Office XP-Funktion CRASH-RECOVERY versucht der neue Wiederherstellungsassistent bei System- oder Office-Abstürzen, die noch geöffneten Dokumente als Kopien zu sichern. Beim nächsten Programmstart stehen diese neben dem Original-Dokument zum Öffnen bereit.
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Umgang mit Dateien und Fenstern Um die Optionen für die automatische Speicherung festzulegen, rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN auf und wechseln auf das Register SPEICHERN. Aktivieren Sie das Feld AUTO-WIEDERHERSTELLEN-INFO SPEICHERN ALLE: UND Geben das gewünschte Intervall im daneben befindlichen Eingabefeld ein. Möglich sind Eingaben von 0 bis 120 Minuten und es werden nur die Änderungen im aktiven Dokument gespeichert.
Bild 3.5: Optionen für automatisches Speichern von Dokumenten Um mehrere Dokumente zu einem Dokument zusammenzufassen, bewegen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument. Dann rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/DATEI auf und wählen das Dokument aus, das Sie einfügen wollen. Um nicht ständig im Dokument blättern zu müssen, erlaubt Word 2002 das Teilen des Fensterbereiches und Sie können zwei Bereiche desselben Dokuments gleichzeitig darstellen lassen. Zum Teilen ziehen Sie das schmale Rechteck, das sich im oberen Bereich der vertikalen Bildlaufleiste über dem Pfeil befindet, an die gewünschte Position. Alternativ wählen Sie den Menüpunkt FENSTER/TEILEN an, bewegen die Teillinie mit der Maus oder den Cursortasten an die gewünschte Position und bestätigen die Position
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Kapitel 3: Einführung abschließend mit einem Druck auf die Maustaste oder die (¢). Wechseln Sie zwischen den beiden Fensterbereichen, indem Sie in den entsprechenden Bereich klicken. Um die Teilung aufzuheben, ziehen Sie die Teillinie mit gehaltener Maustaste bis an den oberen Fensterrand oder wählen den Menüpunkt FENSTER/TEILUNG AUFHEBEN an.
Anzeigemodi Word unterscheidet im Wesentlichen vier Anzeigemodi. Alle Anzeigemodi aktivieren Sie, indem Sie den Menüpunkt ANSICHT mit der gewünschten Option auswählen oder auf das Symbol links unten im Fensterrahmen klicken. Normalansicht 왘 Die NORMALANSICHT wird gewöhnlich für die Texteingabe benutzt. Eine Reihe von Formatierungen, beispielsweise Kopf- und Fußzeilen, sind jedoch nicht sichtbar.
왘
Weblayoutansicht Mit der Ansicht WEBLAYOUT lassen sich eingegebene Texte und Grafiken so betrachten, wie Sie später im Webbrowser dargestellt werden. Diese Ansicht eignet sich also dazu, um Dokumente vor der Veröffentlichung im WWW zu beurteilen und zu gestalten.
왘
Seiten-Layoutansicht In der SEITEN-LAYOUTANSICHT wird der Text weitgehend so angezeigt, wie er ausgedruckt wird. Im Unterschied zum Ausdruck werden die nicht druckbaren Zeichen auf Wunsch weiterhin angezeigt. Die SEITEN-LAYOUTANSICHT eignet sich vor allem, um Bilder und Grafiken einzufügen und deren Platzierung zu kontrollieren.
왘
Gliederungsansicht In der GLIEDERUNGSANSICHT wird die Struktur des Dokuments angezeigt. Die Einzüge und Symbole in der Gliederungsansicht haben keinen Einfluss auf das Aussehen Ihres Dokuments in der Normalansicht und werden nicht gedruckt.
Zoomen Mithilfe des Zoomfaktors können Sie festlegen, wie groß das Dokument angezeigt wird. Sie geben dazu im ZOOM-EINGABEFELD eine Zahl von 10 bis 200 ein oder wählen aus der Menüleiste die Option ANSICHT/ZOOM...
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Texte formatieren Über das Lupen-Symbol in der Symbolleiste gelangen Sie zur Seitenansicht. Standardmäßig ist in der Seitenansicht ein Lupenmodus aktiviert. Um Texte zu verändern, ist es erforderlich, den Lupen-Modus zu deaktivieren. Zur Festlegung der Darstellungsgröße steht auch in der Seitenansicht die Zoom-Leiste und der Menüpunkt ANSICHT/ZOOM... zur Verfügung. Ein Klick auf das Symbol EINE SEITE ändert die Darstellungsgröße so, dass exakt eine Druckseite angezeigt wird. Das Symbol MEHRERE SEITEN ermöglicht es, eine bestimmte Anzahl von Druckseiten anzuzeigen. Um die Seitenansicht zu verlassen, drücken Sie (Esc) oder klicken auf die Schaltfläche SCHLIESSEN in der Symbolleiste.
Texte formatieren Nachdem ein Dokument angelegt wurde, können Sie sofort mit der Texteingabe beginnen. Die Schriftart und -größe richtet sich primär nach der von Office 2002 vorgegebenen Einstellung. Um die Schriftformatierungen zu ändern, markieren Sie den Text und ändern Sie die Textoptionen in den entsprechenden Feldern in der Symbolleiste oder wählen Sie aus dem Menü die Option FORMAT/ZEICHEN... und nehmen Sie hier Ihre Änderungen vor. Für umfangreiche Zeichen-Formatierungen empfiehlt es sich, die MenüOption FORMAT/ZEICHEN... aufzurufen, da Word 2002 hier alle vorliegenden Formatierungs-Features für Zeichen übersichtlich zur Verfügung stellt. Wenn Sie innerhalb Ihres Dokumentes mit vordefinierten Absatzformaten arbeiten möchten, bietet Ihnen Word 2002 unter dem Menüpunkt FORMAT/ ABSATZ... vorformatierte Absatzfunktionen sowie Voreinstellungen für Tab-Stopps. Neben dem gewöhnlichen Leerzeichen stellt Word auch das geschützte Leerzeichen zur Verfügung. An der Position eines geschützten Leerzeichens wird kein Zeilenumbruch durchgeführt. Das geschützte Leerzeichen erzeugen Sie mit der Tastenkombination (Strg)+(½)+(____). Weitere sinnvolleTastenkombinationen in Word 2002:
왘 왘
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(Strg)+(¢) erzeugt ein vorzeitiges Seitenende. (Strg)+(Entf) löscht einzelne Wörter oder Worteile von der aktuel-
len Cursorposition bis zum Wortende.
Kapitel 3: Einführung
Bild 3.6: Die Menüoption Format/Zeichen...
Bild 3.7: Die Menüoption Format/Absatz...
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Blättern im Text
왘
(Strg)+(æ) löscht einzelne Wörter oder Worteile von der aktuellen
왘
Wenn Sie Wörter in Word 2002 überschreiben wollen , müssen sie den Überschreibmodus (ÜB), der sich in der Statusleiste befindet mit einem Doppelklick aktivieren. Ist der Überschreibmodus deaktiviert schieben Sie den Text beim Schreiben vor sich her.
Cursorposition bis zum Wortanfang.
Blättern im Text Um nahegelegene Textstellen zu erreichen, stehen Ihnen neben der Maus die vier Cursortasten zur Verfügung. Erfahrene Anwender verwenden Tastenkombinationen, die Sie sich über die Hilfefunktion in Word 2002 ausdrucken können. Wenn Sie zu ganz bestimmten Stellen im Dokument springen möchten, wählen Sie am besten die erweiterte Suchfunktion, die Sie entweder über das Drop Down-Menü im AUFGABENBEREICH oder über die Menü-Option BEARBEITEN/SUCHEN aktivieren.
Markieren Sie wollen mehrere Wörter oder unterschiedliche Absätze gleichzeitig markieren und umformatieren? In Word 2002 können Sie erstmals auch nicht hintereinander liegende Zeichen und Absätze mit gehaltener (Strg)-Taste markieren. Weiterhin stehen Ihnen natürlich die gewohnten Markierungsmöglichkeiten zur Verfügung:
왘
Zum Markieren eines Wortes klicken Sie doppelt auf das gewünschte Wort.
왘
Um einen Satz zu markieren, klicken Sie bei gedrückt gehaltener (Strg)-Taste in den gewünschten Satz.
왘
Um eine Zeile zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger vor das erste Zeichen der gewünschten Zeile. Der Mauszeiger verwandelt sich dabei von einem I-Symbol in einen nach rechts oben zeigenden Pfeil. Abschließend drücken Sie die Maustaste.
왘
Um einen Absatz zu markieren, klicken Sie dreifach in den gewünschten Absatz. Alternativ bewegen Sie den Mauszeiger vor
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Kapitel 3: Einführung das erste Zeichen einer beliebigen Zeile des entsprechenden Absatzes, so dass der Mauszeiger nach rechts oben zeigt. Abschließend klicken Sie die Stelle doppelt an.
왘
Um das gesamte Dokument zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger vor das erste Zeichen einer beliebigen Zeile, so dass der Mauszeiger nach rechts oben zeigt. Abschließend klicken Sie die Stelle dreifach an. Alternativ lässt sich das komplette Dokument markieren, indem der Menüpunkt BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN angewählt oder (Strg)+(A) gedrückt wird.
Texte löschen, kopieren und verschieben Zum Löschen von Wörtern, Sätzen oder ganzen Textabschnitten und dem KOPIEREN/AUSSCHNEIDEN in die Zwischenablage, markieren Sie den entsprechenden Text und treffen Sie in der Menü-Option BEARBEITEN die entsprechende Auswahl. KOPIERTEN oder AUSGESCHNITTENEN Text können Sie jederzeit über den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE durch entsprechende Auswahl und Mausklick an einer beliebigen Stelle im Dokument einfügen. Mit der erweiterten Zwischenablage in Word 2002 können Sie jetzt bis zu 24 mal KOPIEREN/AUSSCHNEIDEN, ohne das diese Textabschnitte verloren gehen. Das Wiedereinfügen des zuletzt kopierten oder ausgeschnittenen Textes können Sie auch über die Menüoption BEARBEITEN/EINFÜGEN erzielen. Für alle Funktionen stehen Ihnen selbstverständlich die gebräuchlichen Short-Cuts zur Verfügung, die Sie wie gewohnt aus den Menü-Drop Downs neben den entsprechenden Befehlen nachlesen können. Gelöschte Textabschnitte können nur durch die Funktion RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste wiederhergestellt werden, was aber auch die anderen, nach dem Löschvorgang getätigten Formatierungen annulliert. Um Text zu verschieben markieren Sie den gewünschten Textabschnitt und ziehen Sie ihn mit gehaltener linker Maustaste an die gewünschte Stelle Ihres Dokumentes (Drag&Drop).
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Textbereiche schnell ansteuern
Textbereiche schnell ansteuern Mit der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN stellt Word 2002 ein komfortables Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie in der Lage sind bestimmte Textbereiche gezielt anzusteuern. Zum Ansteuern von Textbereichen, z.B. einer bestimmten Seite oder eines Textabschnittes/Wortes, wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/GEHE ZU bzw. BEARBEITEN/SUCHEN oder rufen Sie die Dialogbox durch einen Doppelklick im linken Bereich der Statusleiste auf.
Bild 3.8: Die Dialogbox Suchen und Ersetzen Funktionen der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN
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Suchen Mit der Suchfunktion können Sie innerhalb eines Dokumentes nach bestimmten Wörtern suchen und diese wahlweise markieren. In der Erweiterung der Suchfunktion, sind Sie in der Lage Ihre Suche durch weitere Angaben zu spezifizieren. Word 2002 beginnt mit der Suche im Dokument hinter der Cursormarkierung, fragt aber, am Ende des Dokumentes angekommen, ob die Suche auf den Text vor der Cursorstellung ausgeweitet werden soll. Sie können die Suche jederzeit abbrechen und zu Ihrem Dokument zurückkehren.
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Ersetzen Mit der Suchfunktion können Sie innerhalb eines Dokumentes nach bestimmten Wörtern suchen und diese ersetzen. Auch in diesem Dialogfeld stehen Ihnen erweiterte Such- und Ersatzfunktionen zur Verfügung.
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Kapitel 3: Einführung
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Gehe zu GEHE ZU führt Sie an eine von Ihnen gewünschte Stelle innerhalb Ihres Dokumentes. Markieren Sie hierfür in GEHE ZU ELEMENT: die gewünschte Option und erweitern Sie Ihre Suchfunktion durch eine individuelle Eingabe in das nebenstehende Textfeld.
Textmarken Textmarken sind Positionen im Text, die mit einem Namen versehen sind. Soll ein Textbereich mit einer Textmarke versehen werden, markieren Sie den gewünschten Bereich. Daraufhin rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/ TEXTMARKE auf oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg) +(½)+(F). Geben Sie den gewünschten Namen in das Feld TEXTMARKENNAME: ein. Der Name kann aus bis zu 40 Zeichen bestehen und darf nur Buchstaben und Ziffern enthalten. Das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein. Leerzeichen und die meisten anderen Sonderzeichen sind im Namen nicht erlaubt. Als Ersatz für das Leerzeichen können Sie den Unterstrich verwenden. Abschließend bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf HINZUFÜGEN. Um eine Textmarke anzusteuern, rufen Sie das Menü BEARBEITEN/GEHE ZU auf und klicken auf Textmarke. Im Anschluss daran geben Sie den gewünschten Namen im Feld TEXTMARKENNAMEN EINGEBEN ein. Abschließend klicken Sie auf GEHE ZU oder drücken die (¢)-Taste. Textmarken dienen auch dazu Querverweise zu erzeugen. Mithilfe des Menüs BEARBEITEN/GEHE ZU lassen sich noch eine Reihe weiterer Elemente ansteuern, z.B. Fußnoten, Endnoten und Felder.
Drucken Zum Ausdrucken des Dokuments rufen Sie zunächst den Menüpunkt DATEI/DRUCKEN auf oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(P). Daraufhin wird die Dialogbox DRUCKEN angezeigt. Alternativ zum Menüpunkt DATEI/DRUCKEN lässt sich ein Exemplar des gesamtes Dokuments durch einen Klick auf das Symbol DRUCKEN publizieren. Sollen nur bestimmte Seiten gedruckt werden, schalten Sie die Option SEITEN ein und tragen die gewünschten Seitennummern ein.
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Drucken
Bild 3.9: Die Dialogbox Drucken Um von einer bestimmten Seite bis zum Ende des Dokuments zu drucken, ist es nicht erforderlich, zunächst zu ermitteln, wie viele Seiten das Dokument besitzt. Stattdessen schreiben Sie die Seite, ab der gedruckt werden soll, und setzen einen Bindestrich dahinter. Die Eingabe »50-« druckt damit von der Seite 50 bis zum Ende des Dokumentes. Einen bestimmten Bereich drucken Sie mit der Option MARKIERUNG. Sie können über das Eingabefeld ANZAHL auch mehrere Exemplare ausdrucken lassen. Über die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN können Sie zu einem Dialogfenster wechseln, in dem Sie die Arbeitsweise Ihres Druckers einstellen, etwa wie Rasterung und Grafiken ausgedruckt werden sollen.
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Kapitel 4 Dokumente formatieren Das Formatieren eines Dokumentes dient dazu, das Erscheinungsbild des Dokuments festzulegen. Word 2002 unterscheidet dabei zwischen drei verschiedenen Formatierungsarten:
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Zeichenformatierung: Dazu gehören z.B. die Schriftart, der Schriftgrad sowie die Schriftattribute.
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Absatzformatierungen: Diese umschließen u.a. den Zeilenabstand, die vertikalen Abstände vor und nach dem Absatz und die Einzüge.
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Seitenspezifische Formatierungen: Diese beeinflussen z.B. die Breite des Seitenrands, das Papierformat und die Anzahl der Textspalten.
Das Formatieren eines Textes oder der Seite kann auf folgende Arten erfolgen:
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über die Symbolleiste über die Menüpunkte des Menüs Format und Datei mithilfe von Shortcuts
Zeichenformatierung Beim Öffnen eines Leeren Dokumentes legt Word 2002 eine standardmäßige Zeichenformatierung fest. Um die Zeichenformatierung zu verändern, müssen Sie grundsätzlich den zu formatierenden Text markieren. Ohne Markierung wirkt sich eine neue Formatierung nur auf das Wort aus, über dem sich der Cursor befindet. Welche Formatierungen der derzeit markierte Text enthält, wird in der Symbolleiste und im Aufgabenbereich FORMATIERUNG ANZEIGEN angezeigt. Enthält der markierte Text jedoch verschiedene Zeichenformate, können die Formatierungen nicht korrekt angezeigt werden, da keine eindeutige Zuordnung möglich ist.
Absatzformatierung Die Zeichenformatierung lässt sich über den Menüpunkt FORMAT/ZEICHEN, über die Symbolleiste und mithilfe von Short Cuts vornehmen. Um das Menü FORMAT/ZEICHEN aufzurufen, kann auch (Strg)+(D) gedrückt werden. Bearbeiten Sie dann über die Dialogbox Zeichen alle von Ihnen gewünschten Änderungen an der Schriftart, den Zeichenabständen oder fügen Sie Texteffekte hinzu. In allen drei Registern wird in einem Vorschaufenster angezeigt, wie sich die geänderten Einstellungen auf den markierten Text auswirken.
Absatzformatierung Die Absatzformatierung umschließt u.a. die Ausrichtung, den Zeilenabstand, den Abstand am Anfang und Ende des Absatzes sowie den Einzug vom Seitenrand. Zur Formatierung von Absätzen stehen drei Varianten zur Verfügung: der Menüpunkt FORMAT/ABSATZ, die Symbolleiste sowie Short Cuts.
Bild 4.1: Die Dialogbox Absatz Das Menü FORMAT/ABSATZ setzt sich aus zwei Registern zusammen: Im Register EINZÜGE UND ABSTÄNDE sind die wesentlichen Formatierungsvarianten zu finden. Das Register ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH erklärt sich von selbst. 82
Kapitel 4: Dokumente formatieren
Textrahmen und Schattierungen In der Dialogbox Rahmen und Schattierungen, die Sie ebenfalls über die Menüleiste FORMAT erreichen, legen Sie weitere Formateigenschaften des Textes und der Seite fest.
Bild 4.2: Die Dialogbox Rahmen und Schattierung
Aufzählungen und Nummerierungen Neben den vielfältigen Möglichkeiten Texte und Überschriften zu nummerieren sowie mit Aufzählungszeichen zu versehen, bietet Word 2002 eine große Auswahl an Listenformatvorlagen, die Ihnen das Arbeiten mit Listen vereinfachen. Markieren Sie die gewünschten Absätze, rufen Sie den Menüpunkt FORAUFZÄHLUNGEN auf, klicken Sie auf eines der Standardformate, das Ihren Wünschen am ehesten entspricht und dann auf ANPASSEN bzw. im Register LISTENFORMATVORLAGEN auf HINZUFÜGEN. Daraufhin werden eine Reihe von Einstellungsvarianten angeboten, die Sie Ihren Wünschen entsprechend anpassen können. MAT/NUMMERIERUNG UND
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Absatzformatierung
Bild 4.3: Dialogbox Nummerierung und Aufzählungszeichen
Allgemeine Seiteneinstellungen Rufen Sie über den Menüpunkt DATEI/SEITE EINRICHTEN... die Dialogbox SEITE EINRICHTEN auf, um die Seitenränder, die Papiergröße, das Seitenlayout und Druckoptionen zu verändern.
Bild 4.4: Die Dialogbox Seite einrichten
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Kapitel 4: Dokumente formatieren
Der Manuelle Umbruch
Bild 4.5: Die Dialogbox Manueller Umbruch In der Dialogbox Manueller Umbruch entscheiden Sie den Wechsel der Seite, der Spalte oder den Textflussumbruch sowie verschiedene Abschnittswechsel-Möglichkeiten. Durch Aufteilung eines Dokuments in mehrere Abschnitte lassen sich innerhalb desselben verschiedene Abschnitts- und seitenspezifische Formatierungen verwenden. Zu den seitenspezifischen Formatierungen gehören vor allem die Seitenränder, die vertikale Ausrichtung, die Anzahl der Textspalten, Kopf- und Fußzeilen. Ein weiteres Anwendungsgebiet für Abschnitte ist die Variierung der Spaltenanzahl. Üblicherweise werden die einzelnen Kapitel eines Dokuments durch Abschnittswechsel voneinander getrennt. Zum Einfügen von Abschnittswechseln dient der Menüpunkt EINFÜGEN/ MANUELLER UMBRUCH.
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Ungerade Seite: Der neue Abschnitt beginnt auf einer ungeraden Seite. Ist die nächste Seite eine gerade Seite, bleibt diese unbedruckt.
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Gerade Seite: Der neue Abschnitt beginnt auf einer geraden Seite. Ist die nächste Seite eine ungerade Seite, bleibt diese unbedruckt.
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Fortlaufend: Der Text wird nahtlos fortgesetzt.
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Nächste Seite: Der neue Abschnitt beginnt auf der folgenden Seite.
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Absatzformatierung Der Abschnittswechsel wird im Text durch eine doppelte gepunktete Linie dargestellt, die mit dem Hinweis »Abschnittswechsel« gekennzeichnet ist. Im Layoutmodus sind Abschnittswechsel unsichtbar. Um in einem Abschnitt abweichende seitenspezifische Formatierungen zu verwenden, bewegen Sie zunächst den Cursor auf ein beliebiges Zeichen des gewünschten Abschnitts. Sollen die Formatierungen mehrerer Abschnitte geändert werden, markieren Sie die gewünschten Abschnitte. Daraufhin nehmen Sie die gewünschten Formatierungen vor. Bei Formatierungen, die im Menü DATEI/SEITE EINRICHTEN oder FORMAT/SPALTEN... (zur Variierung der Spaltenanzahl) vorgenommen werden, lässt sich im Listenfeld ÜBERNEHMEN FÜR: festlegen, welche Abschnitte von den neuen Formatierungen betroffen sein sollen.
Kopf- und Fußzeilen Kopfzeilen sind Texte, die im gesamten Dokument oder in einem bestimmten Bereich des Dokuments am oberen Seitenrand gedruckt werden. Das Gegenstück sind Fußzeilen, die auf dem unteren Seitenrand gedruckt werden. Typische Anwendungsgebiete für Kopf- und Fußzeilen sind das Drucken von Seitennummern und Kapitelnamen. Kopf- und Fußzeilen dürfen neben gewöhnlichen Texten beliebige andere Elemente enthalten, wie sie auch im gewöhnlichen Dokument erlaubt sind, z.B. Grafiken, Felder und Objekte. Bearbeiten in der Seiten-Layoutansicht Zum Anbringen einer Kopf- oder Fußzeile wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE. Gleichgültig in welcher Ansicht Sie sich befinden, springt Word 2002 automatisch in die Seiten-Layoutansicht und die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile öffnet sich.
Bild 4.6: Die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile Geben Sie den gewünschten Text für die Kopfzeile ein und/oder wählen Sie aus den in der Symbolleiste angebotenen automatischen Einträgen. Der Text darf aus mehreren Absätzen bestehen.
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Kapitel 4: Dokumente formatieren Nach beendeter Eingabe klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN IN DER SYMBOLLEISTE UND SIE GELANGEN WIEDER IN IHREN VORHERIGEN ANSICHTSMODUS. In der Seiten-Layoutansicht sind Kopf- und Fußzeilen weiterhin sichtbar, werden allerdings in grauer Farbe angezeigt, um sie vom gewöhnlichen Text zu unterscheiden. In den anderen Ansichten-Modi sind die Kopf- und Fußzeilen unsichtbar. Zur Überarbeitung der Kopf- und Fußzeilen rufen Sie erneut den Menüpunkt ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE auf. Das Einfügen der Seitennummerierung oder der Uhrzeit/Datum kann auch mithilfe des Menüpunktes EINFÜGEN/SEITENZAHLEN... BZW. DATUM UND UHRZEIT... erzeugt werden. Word erstellt dann selbstständig eine Kopfbzw. Fußzeile und Sie entscheiden durch die Positionierung des Cursors ob Sie den Eintrag in der Kopf- oder in der Fußzeile wünschen. Um Kopf- und Fußzeilen zu entfernen, löschen Sie den Text in den einzelnen Eingabebereichen für Kopf- und Fußzeilen.
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Kapitel 5 Tabellen Auch Word 2002 gibt Ihnen die Möglichkeit, Tabellen in Ihr Dokument einzufügen. Tabellen können Ihnen z.B. für die übersichtliche Gliederung von Vergleichen und Bilanzen dienen. Ohne auf die Office XP – Anwendung Excel 2002 zugreifen zu müssen formatieren Sie auch in Word 2002 auf einfache und komfortable Weise komplexe Tabellen.
Bild 5.1: Die Menüoption AutoFormat für Tabellen in Word 2002
Einführung Mithilfe der Tabellenfunktion in Word 2002 lassen sich auf einfache Weise die verschiedensten Arten von Tabellen erzeugen. Die Menüoption AUTOFORMAT-FÜR TABELLEN stellt eine Vielzahl fertiger Tabellenlayouts zur Verfügung. Die Tabellenüberschrift kann auf Wunsch auf Folgeseiten wie-
Eigene Tabellen erstellen derholt werden. Ein weiteres Leistungsmerkmal ist, dass Überschriften auch über mehrere Tabellenspalten reichen können. Die Funktion OPTIMALE BREITE: INHALT BZW. OPTIMALE BREITE: FENSTER in der Dialogbox TABELLE EINFÜGEN stellt die Breite automatisch ein. Eine Tabelle besteht aus einer bestimmten Anzahl von Zeilen und Spalten, die in einzelne Zellen unterteilt werden. Sie haben die Möglichkeit, jede einzelne Zelle eigenständig zu formatieren. In Zellen ist sowohl das Einfügen von Text sowie das Einfügen von Grafiken und Objekten möglich. Wenn Sie Tabellen ohne Rahmenlinien erzeugen, werden hellgraue Linien, die so genannten Gitternetzlinien, angezeigt. Das Arbeiten innerhalb der Tabelle wird auf diese Weise erleichtert, da Sie immer wissen in welcher Zelle Sie sich gerade befinden. Die Gitternetzlinien werden grundsätzlich nicht mitgedruckt. Die Anzeige der Gitternetzlinien deaktivieren Sie in der Menüoption TABELLE/GITTERNETZLINIEN AUSBLENDEN.
Eigene Tabellen erstellen Um eine eigene Tabelle einzufügen, gehen Sie zunächst wie folgt vor: 1. Bewegen Sie den Cursor zunächst an die Stelle im Dokument, an der die Tabelle eingefügt werden soll. 2. Daraufhin rufen Sie den Menüpunkt TABELLE/EINFÜGEN... auf. Es wird eine Dialogbox angezeigt, in der Sie die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl sowie die Spaltenbreite eingeben. Die Angaben lassen sich jederzeit nachträglich ändern. 3. Als Spaltenbreite ist der Eintrag AUTO vorgegeben. Das bedeutet, dass die Spaltenbreite so errechnet wird, dass die Tabelle exakt vom linken bis zum rechten Seitenrand reicht. Alle Spalten weisen vorerst die gleiche Spaltenbreite auf. Sie können unter SPALTENBREITE auch einen Wert eingeben oder die Spaltenbreite nachträglich anpassen, indem Sie mit gehaltener Maustaste auf den rechen Zellenrand klicken und diesen in die gewünschte Breite ziehen. 4. Um die Tabelle einzufügen, klicken Sie auf OK. Zum Einfügen einer leeren Tabelle mit der Maus klicken Sie auf das Tabellen-Symbol und halten die Maustaste fest. Daraufhin wird eine stilisierte Tabelle angezeigt. Die Spalten- und Zeilenanzahl wird laufend angezeigt. Ist die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl eingestellt, lassen Sie die Maustaste los.
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Kapitel 5: Tabellen Ein Text, der ohne Tabellenfunktion eingegeben wurde oder aus einem anderen Programm stammt, kann einfach in eine Tabelle umgewandelt werden. Der Text muss folgende Voraussetzungen erfüllen: Die Zeilen müssen mit Absatzmarken (¶) oder Zeilenmarken (↵) 왘 getrennt sein. Die Spalten müssen mit einem eindeutigen Trennzeichen (z.B. (→) 왘 oder Semikolon (;)) getrennt sein. Zur Umwandlung markieren Sie zunächst den Text und rufen anschließend den Menüpunkt TABELLE/UMWANDLEN/TEXT IN TABELLE... umwandeln auf. Der umgekehrte Vorgang ermöglicht Ihnen eine vorhandene Tabelle in Text umzuwandeln. Rufen Sie anschließend den Menüpunkt TABELLE/ UMWANDLEN/TABELLE IN TEXT... umwandeln auf.
Tabellen zeichnen Nachdem Sie die Funktion TABELLE/TABELLE ZEICHNEN ausgewählt haben, wird die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN eingeblendet. Nachdem die Symbolleiste aufgerufen wurde, ist automatisch die Funktion TABELLE ZEICHNEN aktiviert. Sie können nun beliebige Zellen zeichnen, Linientypen und Linienstärken auswählen. Außerdem lassen sich mit der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN auch die Linienfarben und die Schattierungen der Tabelle festlegen. Die Textausrichtung in den Tabellenzellen steuern Sie über die Symbole OBEN AUSRICHTEN, VERTIKAL ZENTRIEREN UND UNTEN AUSRICHTEN.
Bild 5.2: Die Dialogbox Tabellen und Rahmen
Grundfunktionen Im Folgenden werden einige Grundfunktionen erläutert. Innerhalb der Tabelle editieren Gegenüber dem gewöhnlichen Text gibt es beim Eingeben von Texten und beim Bewegen des Cursors innerhalb der Tabelle einige Unterschiede zu beachten.
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Eigene Tabellen erstellen Jede Zelle erlaubt es, mehrere Absätze aufzunehmen. Sie können also mit Druck auf (¢) einen neuen Absatz erzeugen und den einzelnen Absätzen unterschiedliche Formatierungen (z.B. Ausrichtungen wie linksbündig und Absatzabstände) zuweisen. Das Bewegen innerhalb der Tabelle kann wie gewohnt mit den vier Cursortasten erfolgen oder mit der Maus. Markieren Das Markieren in der Tabelle funktioniert ähnlich wie im gewöhnlichen Text. Mit der Taste (F8) können Sie innerhalb einer Tabelle folgende Ereignisse auslösen:
Anzahl
Wirkung
1-mal
Schaltet den Erweiterungsmodus ein.
2-mal
Markiert das aktuelle Wort.
3-mal
Markiert den aktuellen Satz.
4-mal
Markiert den aktuellen Absatz.
5-mal
Markiert die aktuelle Zeile.
6-mal
Markiert den aktuellen Abschnitt.
7-mal
Markiert das gesamte Dokument.
Tabelle 5.1: Mit [F8] bestimmte Ereignisse auslösen. Zum Markieren einer Zelle bewegen Sie den Mauszeiger zunächst unmittelbar rechts neben eine senkrechte Gitternetzlinie. Der Mauszeiger zeigt jetzt nach rechts oben. Abschließend drücken Sie die linke Maustaste. Eine komplette Spalte kann sehr einfach mit der Maus markiert werden, indem der Mauszeiger zunächst an die obere Begrenzung der Tabelle bewegt wird. Durch einen Klick wird die aktuelle Spalte markiert. Durch Ziehen lassen sich auch benachbarte Spalten mitmarkieren. Außerdem können Sie einzelne Zellen, Zeilen, Spalten oder die ganze Tabelle im Menüpunkt TABELLE/MARKIEREN auswählen. Kopieren, Löschen und Verschieben in Tabellen Haben Sie Bereiche innerhalb einer Zelle oder ganze Zellen markiert, wird nur der Inhalt der Zellen kopiert, nicht jedoch die Zelle selbst. 92
Kapitel 5: Tabellen Anders verhält es sich, wenn komplette Zeilen und Spalten markiert wurden. Beim Einfügen aus der Zwischenablage werden dann zusätzliche Zeilen oder Spalten erzeugt. Beim Markieren von Zeilen sollten Sie unbedingt beachten, dass auch die abschließende Zeilenwendemarke mit markiert wird, sonst wird nur der Inhalt der Zeile eingefügt.
Tabelle formatieren Zum Ändern der Tabellen markieren Sie mit dem Cursor zunächst die gesamte Tabelle, die Spalte/n, die Zeile/n oder die Zelle/n . Wählen Sie dann die Menüoption TABELLE/TABELLENEIGENSCHAFTEN und formatieren Sie Ihre Tabelle in der aufgerufenen Dialogbox TABELLENEIGENSCHAFTEN Ihren Anforderungen entsprechend.
Bild 5.3: Die Dialogbox Tabelleneigenschaften
AutoFormat Für Tabellen stehen eine Reihe vordefinierter Formatvorlagen zur Verfügung. Um eines der Formate auszuwählen, rufen Sie zunächst den Menüpunkt TABELLE/TABELLE AUTOFORMAT auf. Wählen Sie eines der gewünschten Formate in der Dialogbox links oben. Auch die hier befindlichen Formatvorlagen können Sie über die verschiedenen Optionen im der Dialogbox TABELLE AUTOFORMAT IHREN BEDÜRFNISSEN ANPASSEN.
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Tabelle formatieren
Weitere nützliche Funktionen Die Sortierfunktion erlaubt es, Daten innerhalb der Tabelle, aber auch normalen Fließtext außerhalb einer Tabelle zu sortieren. Die Dialogbox SORTIEREN wird über den Menüpunkt TABELLE/SORTIEREN aufgerufen. Zum Sortieren können bis zu drei SORTIERSCHLÜSSEL vergeben werden. Dadurch kann z.B. erreicht werden, dass eine Adresstabelle nach den Nachnamen sortiert wird (1. SORTIERSCHLÜSSEL). Einträge mit gleichem Nachnamen werden nach Vornamen sortiert (2. SORTIERSCHLÜSSEL). Ist auch der Vorname identisch, wird nach dem Ort sortiert (3. SORTIERSCHLÜSSEL). Stellen Sie die gewünschten Sortierkriterien ein. Handelt es sich beim jeweiligen Schlüssel um alphanumerische Daten, wählen Sie unter TYP den Eintrag TEXT. Bei numerischen Daten selektieren Sie dagegen den Listeneintrag ZAHL und bei Datumswerten den Eintrag DATUM. Die Optionen AUFSTEIGEND bzw. ABSTEIGEND entscheiden, ob Sie alphabetisch von A nach Z oder Z nach A sortieren. Für numerische Sortierung gilt die gleiche Option. Mit der Option LISTE ENTHÄLT geben Sie an, ob die Liste eine Überschrift enthält. Diese Einstellung ist wichtig, damit eine etwaige Überschrift nicht in die Sortierung mit einbezogen wird. Abschließend starten Sie den Sortiervorgang mit Klick auf OK.
Bild 5.4: Die Dialogbox Sortieren
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Kapitel 6 Layoutfunktionen In diesem Kapitel werden Funktionen besprochen, die für grafisch orientierte Layouts benötigt werden. Word 2002 besitzt neue leistungsfähige Funktionen zum Einfügen von Grafiken und zu deren optimalen Einbindung in das Dokument. Dabei werden eine Vielzahl von Dateiformaten unterstützt, so dass sich fast alle gängigen Grafiken importieren lassen. Bei der benutzerdefinierten Installation von Office XP entscheiden Sie, welche Grafikformate Sie zulassen wollen. Die Grafik lässt sich wie ein Text kopieren, verschieben und auf der Seite positionieren.
Grafik einfügen Bewegen Sie zunächst den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Grafik eingefügt werden soll. Daraufhin wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/GRAFIK an. Über das geöffnete ROLLUP bietet Ihnen Word 2000 acht Möglichkeiten an, um Grafiken in Ihr Dokument einzufügen.
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ClipArt Im Lieferumfang von Word 2002 sind vorgefertigte Grafiken enthalten. Mit diesen grafischen Elementen können Sie Ihre Texte einfach und schnell aufwerten.
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Aus Datei Mit dieser Funktion lassen sich beliebige Grafiken, die auf Ihrer Festplatte abgelegt sind, in Word 2002-Texte einfügen.
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Von Scanner oder Kamera (NEU) Ermöglicht Ihnen das direkte Einfügen von Grafiken über eine, an Ihrem Rechner angeschlossene Digitalkamera oder einen Scanner.
Grafik einfügen
Bild 6.1: Über die Menüoption Grafik fügen Sie beliebige Grafiken in Ihr Dokument ein.
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Organigramm Fügt ein vorformatiertes Organigramm in Ihr Dokument ein, welches Sie über die Dialogbox ORGANIGRAMM auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.
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AutoFormen Mit AutoFormen lassen sich Symbole wie Pfeile, Rechtecke, Sternchen, Sprechblasen etc. in beliebiger Größe in Ihren Text übernehmen.
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Neue Zeichnung (NEU) Fügt einen Zeichnungsbereich in Ihr Dokument ein. Fertigen Sie über die aktivierten Zeichenwerkzeuge eine eigene Zeichnung an oder laden Sie in dieses Feld eine Grafik von der Festplatte.
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Kapitel 6: Layoutfunktionen
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WordArt Stellt Ihnen über die Dialogbox WORDART-KATALOG eine große Auswahl an grafischen Möglichkeiten zur Verfügung, um einzelne Wörter oder ganze Sätze aufzuwerten.
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Diagramm Wandelt Ihre Tabellendaten in Diagramme um.
ClipArt einfügen Der Aufgabenbereich CLIPART EINFÜGEN ermöglicht Ihnen die gezielte Auswahl eines ClipArts. Über die Option SUCHEN NACH/TEXT SUCHEN: suchen Sie das ClipArt über den Dateinamen. In der erweiterten Suche ANDERE SUCHOPTIONEN: entscheiden Sie, wo Word 2002 nach dem ClipArt suchen soll und welcher Dateityp aufzulisten ist. NEU IN OFFICE 2002: Von Microsoft zur Verfügung gestellte ClipArts können Sie in der Dialogbox MICROSOFT CLIP ORGANIZER über das Drop Down – Feld weiterbearbeiten. Wählen Sie den PUNKT CLIP ÖFFNEN IN... und Word 2002 startet automatisch die Anwendung MICROSOFT PICTURE IT, indem das ClipArt automatisch geladen wird und editiert werden kann. Wenn Sie diese Anwendung schließen, gelangen Sie zu Word 2002 zurück.
Grafik aus Datei einfügen Wenn Sie eine Grafik aus einer Datei einfügen, öffnet Word 2002 die Dialogbox GRAFIK EINFÜGEN. Über diese Dialogbox fügen Sie die Grafik direkt aus dem von Ihnen angewählten Ordner, dem VERLAUF, den EIGENEN DATEIEN, den FAVORITEN oder aus einem WEBORDNER ein. Über das Auswahlfeld DATEITYP gibt Word 2002 die Importfilter vor, und im Drop Down – Feld EINFÜGEN entscheiden Sie ob Sie die Grafik einfügen und/ oder lediglich mit dem Dokument verknüpfen wollen. Neu in Word 2002: Die Verwendung von Grafiken mit transparenten Hintergründen sowie die grafische Darstellung von Bildern wurde in Word 2002 durch das so genannte Antialias deutlich verbessert. Die Grafiken erscheinen in der Ansicht und im Druck deutlicher ohne »ausgefranste« Ränder. Haben Sie Bilder mit großen Datenmengen importiert, bietet Word 2002 nun die
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Grafik einfügen Option, die Bilddaten zu komprimieren. Wählen Sie in der Symbolleiste GRAFIK die Option und entscheiden Sie über die Form der Bilddaten-Komprimierung.
Bild 6.2: Die Bildkomprimierung in Word 2002
Grafik von Scanner oder Kamera einfügen Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn die entsprechende Hardware an Ihrem Rechner vorhanden ist und ein Treiber zur Verfügung steht. Bei diesem Grafikimport starten Sie direkt aus Word 2002, das zur Hardware gehörige Programm. Sie arbeiten in diesem Programm wie gewohnt und Word 2002 fügt das Bild automatisch in Ihr Dokument ein.
Organigramm einfügen Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/GRAFIK/ORGANIGRAMM, so erstellt Word 2002 ein vorformatiertes Organigramm in einem Zeichnungsbereich und öffnet die Dialogbox Organigramm, indem Sie die Form und das Aussehen des Organigramms ändern können. Die Beschriftung des Organigramms erfolgt über einen Klick in das entsprechende Feld.
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Kapitel 6: Layoutfunktionen
Bild 6.3: Das Organigramm in Word 2002
Eine neue Zeichnung einfügen Um eine neue Zeichnung in Word 2002 einzufügen, muss die Symbolleiste Zeichnen über die Menüoption ANSICHT/SYMBOLLEISTE/ZEICHNEN aktiviert werden. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/GRAFIK/NEUE ZEICHNUNG. Word 2002 stellt einen Zeichnungsbereich in Ihr Dokument und öffnet die Dialogbox ZEICHNUNGSBEREICH. In der Dialogbox ZEICHNUNGSBEREICH ändern Sie die Größe des Zeichnungsbereiches, skalieren die Zeichnung und entscheiden den Textfluss der Zeichnung.
Bild 6.4: Die Symbolleiste Zeichnen
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Grafik einfügen Mit den Zeichenwerkzeugen erstellen Sie auf einfache und zum Teil automatisierte Weise anspruchsvolle Grafiken in Word 2002. Im Drop Down – Menü ZEICHNEN können Sie die gesamte Zeichnung oder einzelne Bestandteile der Zeichnung formatieren, editieren, gruppieren oder den Textfluss einstellen. Im Drop Down – Feld AUTOFORMEN stellt Word 2002 eine Auswahl an Formen zur Verfügung.
AutoFormen einfügen Der Menüpunkt EINFÜGEN/GRAFIK/AUTOFORMEN öffnet die Dialogbox AUTOFORMEN. In dieser Dialogbox finden Sie eine Auswahl an Autoformen. Klicken Sie auf die gewünschte Autoform, öffnet sich das entsprechende Untermenü und Sie können aus den bereitgestellten Autoformen auswählen. Word2002 öffnet dann einen ZEICHNUNGSBEREICH und stellt die Dialogbox ZEICHNUNGSBEREICH auf den Desktop. Zeichnen Sie nun mit gehaltener Maustaste Ihre Autoform in den Zeichnungsbereich.
WordArt einfügen Bei der Anwahl des Menüpunktes EINFÜGEN/GRAFIK/WORDART... öffnet sich die Dialogbox WORDART – KATALOG. Entscheiden Sie sich für ein Layout und klicken Sie auf das gewünschte Layout. Jetzt öffnet sich die Dialogbox WORDART – TEXT BEARBEITEN in der Sie Ihren Text eingeben und die Schrift formatieren können. Auf diese Weise können Sie auch bereits erstellten Text verändern. Markieren Sie den gewünschten Text mit dem Cursor und führen Sie die o.g. Schritte durch.
Diagramm einfügen Datenreihen aus Tabellen lassen sich mit der Funktion MENÜ/EINFÜGEN/ DIAGRAMM in ein ansprechendes Diagramm, z.B. in Form von Säulen, Balken, Linien, Kreis etc. umwandeln. Sobald sie den Menüpunkt Einfügen/ Grafik/Diagramm auswählen, ändert sich die Menüleiste in Word 2002. Sie sehen nun im Menü die MENÜLEISTE DIAGRAMM eingeblendet und Word 2002 fügt ein beliebiges zur Verfügung stehendes Diagramm in einem Pop Up-Fenster ein. Ebenfalls wird das dazugehörige Diagramm in einem Zeichnungsfeld im Dokument dargestellt. Über die Menüleiste BEARBEITEN/ DATEI können Sie sich die gewünschte Tabelle für Ihr Dokument aufrufen und mit den weiterführenden Befehlen im DATEIMENÜ/DIAGRAMM forma-
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Kapitel 6: Layoutfunktionen tieren. Sie beenden das DATEIMENÜ DIAGRAMM, indem Sie das Pop UpFenster der Tabelle schließen und den Cursor wieder im Text platzieren. Sie können das Pop Up-Fenster der Tabelle jederzeit wieder öffnen und somit die MENÜLEISTE DIAGRAMM öffnen, indem Sie doppelt auf das Diagramm klicken. Somit können Sie die Werte in der Tabelle und das Diagramm ständig aktualisieren ohne die Anwendung zu wechseln. Neu in Word 2002: Eine weitere Möglichkeit, in Word 2002 Grafiken einzufügen, finden Sie in der Menüoption EINFÜGEN unter dem Punkt SCHEMATISCHE DARSTELLUNG. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich die Dialogbox DIAGRAMMSAMMLUNG und Sie können hier zwischen verschiedenen schematischen Darstellungen wählen. Auch diese Schemata werden in einem Zeichnungsbereich geladen und können per Mausklick individuell angepasst werden. Durch Aktivieren der Option PLATZHALTER FÜR GRAFIKEN im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT, lässt sich die Arbeitsgeschwindigkeit deutlich erhöhen, insbesondere, wenn die Grafiken beim Importieren nur mit der Dokument-Datei verknüpft werden und nicht im Dokument gespeichert werden. Dabei wird vor allem die Geschwindigkeit beim Blättern im Dokument beschleunigt. Anstelle der Grafiken werden nur leere Rahmen angezeigt. Die Grafiken werden natürlich weiterhin mitgedruckt. Auf dem Bildschirm werden Grafiken nur noch in der Seitenansicht angezeigt. Betroffen sind neben Grafiken, die mit dem Menü EINFÜGEN/GRAFIK importiert wurden, auch Objekte, die mit dem Menü EINFÜGEN/ OBJEKT eingefügt wurden, z.B. Formeln. Nach dem Einfügen einer neuen Grafik wird die Option PLATZHALTER FÜR GRAFIKEN wieder ausgeschaltet, damit Sie kontrollieren können, ob die Grafik korrekt übernommen wurde. Sollen wieder Rahmen anstelle der Grafiken dargestellt werden, müssen Sie die Option PLATZHALTER FÜR GRAFIKEN erneut aktivieren.
Eigenschaften der Grafik festlegen Nach dem Einfügen einer Grafik sind in der Regel noch Korrekturen notwendig. Meist erscheint die Grafik zu klein oder zu groß, so dass eine Größenanpassung erforderlich ist. Gelegentlich müssen Grafiken auch noch zugeschnitten werden.
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Eigenschaften der Grafik festlegen Die Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN aktivieren Sie entweder per Doppelklick auf die Grafik oder rufen die Option FORMAT/GRAFIK... über die Menüleiste auf. Eine weitere Möglichkeit die Dialogbox aufzurufen, besteht über Anklicken der Symbolleiste Grafik. In der Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN können Sie nun alle gewünschten Änderungen an der Grafik vornehmen.
Bild 6.5: Die Dialogbox Grafik formatieren Die Größe eines Bildes können Sie auch ohne die Dialogbox GRAFIK FORändern. Klicken Sie hierfür auf die Grafik und ziehen Sie die Grafik mit gehaltener Maustaste auf die gewünschte Größe. MATIEREN
Beim Zuschneiden einer Grafik werden einzelne Ränder der Bildes abgeschnitten. Das Zuschneiden ist vor allem bei gescannten Grafiken sinnvoll, die über unregelmäßige Ränder oder überstehende Bereiche verfügen. Für das Zuschneiden einer Grafik markieren Sie das Bild und verwenden Sie am Einfachsten das entsprechende Werkzeug in der Symbolleiste GRAFIK. Der Mauszeiger verändert seine Form zum ZUSCHNEIDEWERKZEUG. Gehen Sie auf einen Haltepunkt an der Grafik und schneiden Sie diese auf die gewünschte Größe. Das Zuschneiden einer Grafik können Sie ebenfalls über den Menüpunkt FORMAT/GRAFIK Register BILD ausführen. Geben Sie die gewünschten Abstände unter dem Punkt ZUSCHNEIDEN bei LINKS, RECHTS, OBEN und UNTEN ein. Die Ursprungsdatei wird beim Zuschnei-
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Kapitel 6: Layoutfunktionen den übrigens nicht verändert, somit lässt sich das Zuschneiden jederzeit rückgängig machen. Setzen Sie hierfür alle Bildwerte im Menüpunkt FORMAT/GRAFIK/BILD formatieren unter dem Punkt Zuschneiden auf Null. Durch Eingabe von negativen Werten (z.B. -1 cm) wird an die Grafik ein zusätzlicher (weißer) Rand hinzugefügt. Auf diese Weise lässt sich z.B. das Erscheinungsbild einer Grafik verbessern, die unterschiedlich breite Ränder aufweist. Vergrößern Sie hierfür die zu schmalen Ränder entsprechend. Das Kopieren, Verschieben und Löschen funktioniert wie bei gewöhnlichen Texten. Daher wird an dieser Stelle nur kurz darauf eingegangen: Über die Symbolleiste GRAFIK sowie im Menüpunkt FORMAT/GRAFIK/ BILD sind Sie auch in der Lage mit dem entsprechenden Werkzeug die Bildhelligkeit, den Bildkontrast einzustellen. Die Bildfarbe kann mit vier automatisierten Vorgängen beeinflusst werden.
Dokumente mit Grafiken weitergeben Wollen Sie ein Dokument, das Grafiken enthält, an andere Anwender weitergeben, so hängt die korrekte Vorgehensweise davon ab, wie Sie die Grafiken eingefügt haben. Sind die Grafiken im Dokument gespeichert, müssen Sie nur das Dokument, also die *.DOC-Datei, weitergeben. Sind die Grafiken dagegen mit externen Grafikdateien verknüpft, müssen die entsprechenden Grafikdateien mitgeliefert werden. Eine Liste der Dateien können Sie mit dem Menü BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN einsehen. Beim Weitergeben stellt sich das Problem, dass auf anderen Computern meist eine andere Ordnerstruktur existiert, so dass es nicht so ohne weiteres möglich ist, die Grafiken im selben Ordner zu speichern. Zwar können die Dateien auch in einem anderen Ordner gespeichert werden. Jedoch muss Word diese Ordneränderung mitgeteilt werden, sonst kann die korrekte Verknüpfung nicht vom Programm nachvollzogen werden. Anstelle der Grafiken wird dann an der entsprechenden Stelle der Text FEHLER! KEIN GÜLTIGER DATEINAME angezeigt.
Textfelder (Positionsrahmen) Mithilfe von Textfeldern lassen sich Texte, Grafiken und Objekte frei auf der Seite platzieren. Ein Textfeld kann man sich als Behälter vorstellen, der die Ausmaße und die Position des darin befindlichen Inhalts definiert.
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Textfelder (Positionsrahmen) Textfelder werden vor allem für komplexe Layouts benötigt. Es lassen sich z.B. Grafiken erzeugen, die in einem dreispaltigen Layout über zwei Spalten reichen. Auf Wunsch wird der Inhalt des Textfeldes vom umliegenden Text umflossen. Bei der Positionierung stehen auch die Seitenränder zur Verfügung, so dass sich z.B. Bildunterschriften auf den Seitenrand setzen lassen (Marginalsatz).
Textfelder erzeugen Um einen bestehenden Text mit einem Textfeld zu umgeben, markieren Sie zunächst den gewünschten Text. Sie können einzelne Zeichen eines Absatzes markieren, einen ganzen Absatz oder mehrere Absätze. Da Word Grafiken sowie Objekte (z.B. Formeln) wie gewöhnliche Textzeichen behandelt, gibt es beim Markieren von Grafiken und Objekten nichts besonderes zu beachten. Falls eine Grafik oder ein Objekt einen eigenen Absatz darstellt – was häufig der Fall ist –, sollten Sie nur die Grafik oder das Objekt markieren. Die abschließende Absatzmarke (¶) bleibt dann stehen und kann später mit (Entf) gelöscht werden. Sollten in Ihrem Dokument keine Absatzmarken sichtbar sein, so aktivieren Sie die Option FORMATIERUNGSZEICHEN/ALLE, die Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT finden. Daraufhin wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTFELD. Falls Sie sich nicht im Layoutmodus befinden, schaltet Word automatisch in diesen Modus. Ein Textfeld wird durch eine diagonal schraffierte Umrandung gekennzeichnet. In der Normalansicht sind Textfelder generell unsichtbar. Soll ein leeres Textfeld erzeugt werden, so achten Sie darauf, dass Sie im Dokument keine Markierung vorgenommen haben. Nach der Anwahl des Menüpunktes EINFÜGEN/TEXTFELD verwandelt sich der Mauszeiger in ein Kreuz. Bewegen Sie den Mauszeiger an die Position im Dokument, an der sich die linke obere Ecke (oder die rechte untere) des Textfeldes befinden soll. Daraufhin klicken Sie die Stelle an und ziehen das Textfeld auf die gewünschte Größe. In einem Textfeld enthaltene Texte lassen sich wie gewohnt formatieren. Die Position, die Größe sowie weitere Eigenschaften des Textfeldes werden über das Menü FORMAT/TEXTFELD eingestellt. Es öffnet sich die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN und die Symbolleiste TEXTFELD.
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Kapitel 6: Layoutfunktionen Die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN kann auch aufgerufen werden, indem mit der rechten Maustaste auf die Umrandung des Textfeldes (diagonale Schraffierung) geklickt wird und aus dem dann angezeigten Kontextmenü der Menüpunkt TEXTFELD FORMATIEREN ausgewählt wird. Formatieren Sie das Textfeld nach Ihren Wünschen und schließen Sie die Dialogbox. Um das Textfeld zu beschriften oder Rahmen und Schattierung zuzuordnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt in das Textfeld und wählen Sie die entsprechende Option.
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Kapitel 7 Korrekturfunktionen und AutoText Word bietet eine Vielzahl praktischer Korrekturhilfen. Mithilfe der AutoKorrektur werden typische Tippfehler automatisch korrigiert. Mit Autotext wird das Einfügen von Symbolen, Wörtern und längeren Sätzen vereinfacht. Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung stellt eine hervorragende Ergänzung zum manuellen Korrekturlesen dar, zumal sie mittlerweile wesentlich verbessert wurde. Auch mit der automatischen Silbentrennfunktion, die den Text bereits während der Eingabe trennt, erreichen Sie eine hohe Trefferquote. Der Thesaurus hilft beim Suchen nach passenden Synonymen und fügt sie nach Ihrer Auswahl selbstständig in den Text ein.
AutoKorrektur Die AutoKorrektur-Funktion dient primär dazu, Tippfehler automatisch zu korrigieren. Wenn Sie z.B. versehentlich »dei« statt »die« schreiben, ersetzt Word das falsche Wort während Sie schreiben. In Word 2002 sind eine Vielzahl typischer Tippfehler vordefiniert. Alle für die AutoKorrektur relevanten Funktionen befinden sich in der Dialogbox, die nach Anwahl des Menüpunktes EXTRAS/AUTOKORREKTUROPTIONEN angezeigt wird. Zur Neuaufnahme eines Begriffs geben Sie in der Dialogbox AUTOKORREKTUR unter ERSETZEN die Schreibweise ein, die ersetzt werden soll. Die neue Schreibweise darf bis zu 255 Zeichen umfassen. Bestätigen Sie mit Klick auf HINZUFÜGEN. Nach HINZUFÜGEN oder LÖSCHEN sind neue Einträge in Word 2002 aktiv. Falls die Schreibweisen nicht ersetzt werden, ist die AutoKorrektur-Funktion abgeschaltet. Aktivieren Sie in diesem Fall die Option WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN. Ein weiterer typischer Tippfehler besteht darin, dass auch das zweite Zeichen im Wort als Großbuchstabe eingegeben wird. Die AutoKorrekturFunktion behebt auch diesen Fehler selbstständig. Vorraussetzung dafür ist, dass die Option ZWEI GROSSBUCHSTABEN AM WORTANFANG KORRIGIEREN eingeschaltet ist.
Rechtschreibprüfung
Bild 7.1: Die Dialogbox AutoKorrektur Es gibt allerdings einige wenige Ausdrücke, die mit zwei Großbuchstaben beginnen, z.B. ein Produktname wie PChelp. Damit solche Ausdrücke nicht verändert werden, können auch hierfür Ausnahmen definiert werden. Klicken Sie auf in der Dialogbox AUTOKORREKTUR: auf AUSNAHMEN und wählen Sie das Register WORTANFANG GROSS an. Das Aufnehmen und Löschen von Einträgen funktioniert wie bei den Einträgen für die allgemeine Autokorrektur. Wie bereits weiter oben kurz angemerkt, kann die AutoKorrektur-Funktion mithilfe der Option WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN ein- und ausgeschaltet werden. Das Deaktivieren ist nicht nur dann relevant, wenn mit der AutoKorrektur-Funktion überhaupt nicht gearbeitet werden soll. In der Praxis kann auch ein vorübergehendes Ausschalten sinnvoll sein, wenn bestimmte Textteile bearbeitet werden, in denen es zu unerwünschten Austauschvorgängen kommt, z.B. in Tabellen, die viele Abkürzungen enthalten.
Rechtschreibprüfung Word 2002 überprüft den Text im Hintergrund und offensichtliche Fehler werden während der Eingabe rot unterstrichen. Auch die manuelle Rechtschreibprüfung steht Ihnen weiterhin zur Verfügung.
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Kapitel 7: Korrekturfunktionen und AutoText
Die automatische Rechtschreib- und Grammatikprüfung Kontrollieren Sie zunächst, ob die automatische Rechtschreibprüfung aktiviert ist. Rufen Sie hierfür den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN auf und wählen Sie das Register RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK an. Mithilfe der Option RECHTSCHREIBUNG WÄHREND DER EINGABE ÜBERPRÜFEN wird die Rechtschreibprüfung ein- und ausgeschaltet. Analog dazu können Sie die grammatikalische Prüfung mit der Option GRAMMATIK WÄHREND DER EINGABE ÜBERPRÜFEN aktivieren.
Bild 7.2: Die Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik Alternativ dazu können Sie die Prüfung auch durch Klick auf die Schaltfläche DOKUMENT ERNEUT ÜBERPRÜFEN (Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK) in Gang setzen. Um die Korrektur nicht immer über die Menüfunktion ausführen zu müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort und wählen Sie aus dem Kontextmenü die korrekte Schreibweise. Falls das als falsch markierte Wort richtig geschrieben ist, sollten Sie es in das aktuelle Benutzerwörterbuch aufnehmen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort klicken und im Kontextmenü die Option HINZUFÜGEN ZUM WÖRTERBUCH. Wenn sie im Kontextmenü auf ALLE IGNORIEREN klicken, wird das betreffende Wort nicht mehr als falsch angezeigt. Das gilt aber nur für die aktuelle Word-Sitzung in diesem und in folgenden Dokumenten. Für das Arbeiten mit Word 2002 bietet es sich an, mehrere Wörterbücher einzurichten.
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Rechtschreibprüfung
Thesaurus (Synonymwörterbuch) Häufig stellt sich beim Verfassen eines Textes das Problem, dass in einer kurzen Textspanne mehrmals dasselbe Wort verwendet wurde. Fällt Ihnen kein passendes Synonym ein, das Sie anstelle des wiederholten Wortes verwenden können, haben Sie die Möglichkeit auf den Thesaurus zurückgreifen, der Ihnen eine Auswahl an Ersatzwörtern zur Verfügung stellt. Der Word-Thesaurus ersetzt das wiederholte Wort auf Mausklick gegen das Synonym. Synonym anfordern Um ein Synonym anzufordern, bewegen Sie den Cursor auf das wiederholte Wort. Rufen Sie daraufhin den Menüpunkt EXTRAS/SPRACHE/THESAURUS auf oder klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt auf das auszutauschende Wort. Bei Auswahl des Thesaurus über das Menü wird die Dialogbox THESAURUS angezeigt, in der einzelne Synonyme aufgelistet werden. Dabei sind die einzelnen Synonyme in verschiedene Bedeutungen unterteilt, da auch im Deutschen ein Wort mehrere unterschiedliche Bedeutungen haben kann. Sie werden im linken Teil der Dialogbox angezeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Bedeutung. Daraufhin werden rechts die vorrätigen Synonyme angezeigt. Um das ursprüngliche Wort gegen eines der Synonyme auszutauschen, klicken Sie auf das gewünschte Synonym und zur Bestätigung auf die Schaltfläche ERSETZEN. Da auch die einzelnen Synonyme weitere Synonyme haben, besteht die Möglichkeit, zu den Synonymen verschiedene Bedeutungsvarianten und die entsprechenden Synonyme anzuzeigen. Zu diesem Zweck klicken Sie auf die Schaltfläche NACHSCHLAGEN oder klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Begriff. Durch mehrfachen Klick auf diese Schaltfläche blättern Sie schrittweise durch das Wörterbuch. Mithilfe der Schaltfläche ZURÜCK blättern Sie Schritt für Schritt zurück, bis Sie wieder am Ausgangsbegriff angelangt sind.
Bild 7.3: Die Dialogbox Thesaurus 110
Kapitel 8 Format- und Dokumentvorlagen Format- und Dokumentvorlagen sind nützlich Werkzeuge, die das Formatieren von Texten komfortabler gestalten und zum Teil auch automatisieren. Sie müssen nicht mehr die einzelnen Formatierungsbestandteile wie Schriftart, Ausrichtung usw. einstellen, sondern rufen lediglich die entsprechende Formatvorlage ab, welche die gewünschten Formatierungen enthält. Werden an der Formatierung Änderungen durchgeführt, können Sie alle Textbestandteile neu formatieren. Ändern Sie z.B. den Schriftgrad für eine Bildunterschrift, weisen alle Bildunterschriften sofort den neuen Schriftgrad auf. Dokumentvorlagen erleichtern die Verwendung von Formatvorlagen in mehreren Dokumenten. Dokumentvorlagen erlauben es auch, Texte und Grafiken automatisch vorzugeben, wenn ein neues Dokument angelegt wird. Auf diese Weise kann z.B. erreicht werden, dass ein Brief automatisch mit einem Briefkopf versehen wird.
Wissenswertes über Formatvorlagen Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen, die Sie Text, Tabellen oder Listen im Dokument zuweisen können, um auf einfache Weise Ihre Darstellung zu ändern. Wenn Sie eine Formatvorlage zuweisen, übernehmen Sie in einem Schritt eine Gruppe von Formatierungen. Anstatt bspw. das Zeichenformat Ihres Titels in vielen Arbeitschritten zu ändern, können Sei das gleiche Ergebnis in einem Schritt erzielen, indem Sie die Formatvorlage TITEL zuweisen. Sie können folgende Arten von Formatvorlagen zuweisen:
왘
Absatzformatvorlage Die Absatzformatvorlage steuert alle Aspekte der Darstellung eines Absatzes, wie z.B. Textausrichtung, Tabulatoren, Zeilenabstand und Rahmen und Zeichenformatierungen.
Wissenswertes über Formatvorlagen
왘
Zeichenformatvorlage Die Zeichenformatvorlage wirkt sich in einem Absatz lediglich auf die Zeichenformatierung, wie z.B. Schriftart, Schriftgröße aus. Tabellenformatvorlage 왘 Die Tabellenformatvorlage ermöglicht Ihnen eine einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtung und Schriftart innerhalb von Tabellen. Listenformatvorlage 왘 Eine Listenformatvorlage weist Listen gleiche Ausrichtung, Nummerierungs- oder Aufzählungszeichen sowie eine einheitliche Schriftart zu. Aktivieren Sie ggf. über die Menüleiste den Aufgabenbereich ANSICHT/ AUFGABENBEREICH und wählen Sie hier im Drop Down-Menü FORMATVORLAGEN UND FORMAT. In diesem AUFGABENBEREICH können Sie vorgegebene Formatvorlagen aufrufen und eigene Formatierungen erstellen, die Sie dann für die aktuelle Word-2002-Sitzung speichern, um später schneller darauf zuzugreifen. Unter dem Punkt ANZEIGEN im AUFGABENBEREICH legen Sie fest, welche Formatvorlagen und Formatierungen im AUFGABENBEREICH unter WÄHLEN SIE EINE FORMATIERUNG angezeigt werden. Folgende Auswahl steht Ihnen hierbei zur Verfügung: Verfügbare Formatierung 왘 Zeigt alle Formatierungsmöglichkeiten an, die für die aktuelle Formatvorlage zur Verfügung stehen. Benutzte Formatierung 왘 Zeigt die Formatierungen (benutzerdefinierte und automatische) an, die gerade im aktuellen Dokument verwendet werden. Verfügbare Formatvorlage 왘 Zeigt die zur Verfügung stehenden Formatierungsmöglichkeiten aller Formatvorlagen an Alle Formatvorlagen 왘 zeigt alle benutzerdefinierten Formatvorlagen sowie alle automatischen Formatvorlagen an. Benutzerdefiniert ... 왘 Öffnet die Dialogbox FORMATIERUNGSEINSTELLUNGEN, in der Sie auswählen, welche Formateigenschaften Sie im AUFGABENBEREICH/WÄHLEN SIE EINE FORMATIERUNG in allen o. a. Einstellungen angezeigt werden. 112
Kapitel 8: Format- und Dokumentvorlagen
Bild 8.1: Die Dialogbox Formatierungseinstellungen
Text eine Formatvorlage zuweisen Wenn Sie die Formatvorlage eines Textes ändern wollen, müssen Sie Ihn zuvor markieren und wählen dann unter dem Punkt ANZEIGEN: aus dem Drop Down – Feld im AUFGABENBEREICH eine Formatvorlage oder erstellen durch klicken auf NEUE FORMATVORLAGE eine neue Formatierung. Es öffnet sich die Dialogbox NEUE FORMATVORLAGE , in der Sie Ihre Textformatierung aktualisieren können. In dem Feld NAME: wählen Sie eine geeignete Bezeichnung für die neue Formatvorlage , damit Sie diese später sicher identifizieren können. Je nachdem, ob eine Absatz-, Zeichen- Tabellen- oder Listenformatvorlage definiert werden soll, wählen Sie den entsprechenden Eintrag im Listenfeld FORMATVORLAGEN-TYP. Im Listenfeld FORMATVORLAGE BASIERT AUF wählen Sie die Formatvorlage aus, auf deren Formatierungen die neue Formatvorlage basiert. Soll die Formatvorlage dagegen nicht auf einer anderen basieren, wählen Sie bei Absatzformatvorlagen den Eintrag (KEINE FORMATVORLAGE) und bei Zeichenformatvorlagen den Eintrag (ZUGRUNDE LIEGENDE EIGENSCHAFT).
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Wissenswertes über Formatvorlagen
Bild 8.2: Die Dialogbox Neue Formatvorlage Die Formatvorlage, die der nachfolgende Absatz erhält, wenn der aktuelle Absatz mit (¢) beendet wird, legen Sie im Listenfeld FORMATVORLAGE FÜR NÄCHSTEN ABSATZ fest. Damit hat es Folgendes auf sich: Gewöhnlich kopiert Word beim Erzeugen eines neuen Absatzes durch Druck auf (¢) die Absatzformatierungen des aktuellen Absatzes in den nächsten Absatz. Dies ist jedoch nicht immer sinnvoll: Eine Überschrift oder eine Bildunterschrift besteht in der Regel nur aus einem Absatz. Der nachfolgende Absatz soll dann eine andere absatzspezifische Formatierung erhalten, typischerweise die für Standardabsätze. Sie müssten dann bei der Eingabe des Textes dem neu erzeugten Absatz erst die neue Formatvorlage zuweisen. Es lässt sich Zeit sparen, wenn als Formatvorlage für den nachfolgenden Absatz die Formatvorlage gewählt wird, die in der Praxis am häufigsten benötigt wird. Wählen Sie die gewünschte Formatvorlage aus dem Listenfeld. Über die Auswahl ZUR VORLAGE HINZUFÜGEN, werden die Formatierungen in die Formatvorlage, auf der das aktuelle Dokument basiert, übernommen. Durch die Änderung der Formatvorlage werden alle damit verknüpften Textbestandteile automatisch angepasst. Möchten Sie andere Formatierungen als die an der Cursorposition vorhandenen verwenden oder haben Sie angegeben, dass die Formatvorlage auf einer anderen Formatvorlage basieren soll, stellen Sie die einzelnen Formatierungen ein. 114
Kapitel 8: Format- und Dokumentvorlagen Wählen Sie hierfür unter dem Menüpunkt Format die einzelnen Dialogboxen zur Formatierung von z.B. ZEICHEN..., ABSATZ..., NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN..., RAHMEN UND SCHATTIERUNG..., SPALTEN..., TABSTOPP..., INITIAL..., usw..
Formatvorlagen aus dem Formatvorlagenkatalog Mithilfe des Formatvorlagenkatalogs können Sie das gesamte Dokument in einer Vorschau betrachten. Wählen Sie aus dem Menü FORMAT/DESIGN. Es öffnet sich die Dialogbox DESIGN.
Bild 8.3: Aus der Dialogbox Design gelangen Sie u.a. zum Formatvorlagenkatalog. Schon hier können Sie Ihrem Dokument ein neues Design hinzufügen, allerdings, ohne dass Sie Ihr eigenes Dokument im neuen Design in einer Vorschau betrachten können. Unter dem Punkt FORMATVORLAGENKATALOG gelangen Sie zu gleichnamiger Dialogbox. Hier können Sie sich Ihr eigenes Dokument in der Vorschau ansehen, wenn der Punkt DOKUMENT aktiv ist. Wahlweise können Sie aber auch die Vorschau BEISPIEL und MUSTER aktivieren.
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Dokumentvorlagen Um eine Formatvorlage zu löschen, wählen Sie im Aufgabenbereich FORMATIERUNG UND FORMAT/WÄHLEN SIE EINE FORMATIERUNG die entsprechenden Formatierung auf und klicken auf FORMATIERUNG LÖSCHEN. Beachten Sie bitte, dass Sie das LÖSCHEN einer FORMATIERUNG nicht mehr bestätigen müssen. Sie können die FORMATIERUNG aber über den Menüpunkt BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG wiederherstellen.
Dokumentvorlagen Alle Microsoft Word-Dokumente basieren auf einer DOKUMENTVORLAGE. Eine DOKUMENTVORLAGE gibt die Grundstrukturen eines Dokumentes vor. Die Dokumentenvorlage enthält Einstellungen, wie AUTOTEXT-Einträge, SCHRIFTARTEN, TASTENBELEGUNGEN, MAKROS, SEITENLAYOUT, spezielle FORMATIERUNGEN und FORMATVORLAGEN.
Wissenswertes über Dokumentvorlagen Allgemeine Dokumentvorlagen, wie z.B. die DOKUMENTVORLAGE NORMAL aus Word 2002, enthalten Einstellungen, die für alle Dokumente zur Verfügung stehen. Spezielle DOKUMENTVORLAGEN, wie z.B. die MEMOODER FAXVORLAGEN aus Word 2002, enthalten Vorlagen, die nur für Dokumente zur Verfügung stehen, die auf diesem Dokument basieren. Eine DOKUMENTVORLAGE wird in dem Dateiformat *.DOT gespeichert. Dokumentvorlagen können Texte und Grafiken enthalten, müssen aber nicht. Das Aufnehmen von Texten und Grafiken ist dann sinnvoll, wenn mehrere Dokumente über gleiche Textbestandteile und Grafiken verfügen sollen. Denkbar wäre z.B. ein Layout für ein Briefpapier: Wird ein Dokument angelegt, das auf der entsprechenden Dokumentvorlage basiert, enthält dieses automatisch den Briefkopf (Anschrift und Firmenlogo) sowie sonstige Bestandteile, die in jedem Brief gleich sein sollen.
Mit Dokumentvorlagen arbeiten Laden Sie zunächst das Dokument, dessen Formatvorlagen und dessen seitenspezifische Formatierung Sie auch in anderen Dokumenten nutzen möchten. Speichern Sie das Dokument als DOKUMENTVORLAGE (*.DOT). Dazu rufen Sie den Menüpunkt DATEI/SPEICHERN UNTER auf und wählen
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Kapitel 8: Format- und Dokumentvorlagen zunächst unter DATEITYP den Eintrag DOKUMENTVORLAGE. Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein und wählen Sie den Ordner aus, in dem die Dokumentvorlage gespeichert werden soll. Beim Erstellen eines neuen Dokuments über das Menü DATEI/NEU wird im Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT eine Auflistung angezeigt, auf der die einzelnen Dokumentvorlagen angeboten werden. Wählen Sie im Aufgabenbereich aus MIT VORLAGE BEGINNEN die Option ALLGEMEINE VORLAGEN... Es öffnet sich die Dialogbox VORLAGEN mit verschiedenen themenbezogenen Formatvorlagen, die Ihnen Word 2002 zur Verfügung stellt. Entscheiden Sie sich für die gewünschte Dokumentvorlage mit einem Doppelklick. Das neue Dokument ist dann mit der ausgewählten Dokumentvorlage verknüpft.
Bild 8.4: Wählen Sie aus der Dialogbox Vorlagen eine passende Vorlage für Ihr Dokument. Gehen Sie innerhalb des geöffneten Dokuments genau nach den entsprechenden Anweisungen vor und ersetzten Sie den vorgegebenen Text durch Ihren eigenen. Selbstverständlich können Sie die Dokumentvorlage auch als Worddatei (*.doc) speichern. Hierdurch gehen aber evtl. alle dokumentspezifischen Eigenschaften, wie z.B. Makros verloren.
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Kapitel 9 Felder Felder werden in Word 2002 als Platzhalter verwendet. Felder eignen sich für z.B. Daten innerhalb eines Dokuments, die sich verändern, für Serienbriefe sowie Etiketten in Seriendokumenten. Bei Feldern handelt es sich um spezielle Objekte, die das Anzeigen von Informationen veranlassen, Aktionen bewirken oder Textstellen für spezielle Zwecke kennzeichnen. Bei einer Vielzahl von Funktionen bedient sich Word selbstständig diverser Felder.
Felder einfügen Word unterscheidet drei Arten von Feldern: Ergebnisfelder, Aktionsfelder und Markierungsfelder.
왘
Ergebnisfelder Ergebnisfelder führen eine Aktion aus, die immer automatisch zu einem, anhand der eingegebenen Formulierung, ermittelten Ergebnis führt (z.B. Datumsfelder)
왘
Aktionsfelder Derartige Felder führen eine Aktion aus, z.B. das Ansteuern einer bestimmten Seite.
왘
Markierungsfelder Markierungsfelder haben weder ein bestimmtes Ergebnis noch eine Aktion zur Folge. Sie kennzeichnen vielmehr einen bestimmten Textabschnitt, z.B. als Indexeintrag. Soll also ein bestimmtes Stichwort in den Index aufgenommen werden, muss an der Stelle im Dokument, auf die sich das Stichwort bezieht, ein entsprechendes Markierungsfeld eingefügt werden.
Entscheiden Sie darüber, ob Sie die Feldfunktion oder den Text des Feldes im Dokument anzeigen lassen möchten, indem Sie die FELDFUNKTION über den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN aktivieren (zeigt die Feldfunktion) oder deaktivieren (zeigt den Text im Feld). Haben sie sich dafür entschieden,
Felder einfügen die Feldfunktion zu deaktivieren, ist es empfehlenswert, die Felder durch Schattierung im Text anzeigen zu lassen, damit man schneller auf Sie zugreifen kann. Auf Wunsch lassen sich auch nur die Feldfunktionen bestimmter Felder anzeigen. Bewegen Sie dazu den Cursor auf ein Feld und drücken Sie (ª)+(F9). Es werden dann nur die Feldfunktionen dieses Feldes angezeigt, die anderen Felder sind nicht betroffen. Durch einen erneuten Druck auf (ª)+(F9), werden die Feldfunktionen des jeweiligen Feldes wieder ausgeschaltet. Haben Sie die Feldfunktion aktiviert stellen sich alle Felder nach dem gleichen Prinzip dar. Ein Datumsfeld könnte z.B. die FELDFUNKTION { DATE \ @“dddd, d. MMMM yyyy« } aufweisen. Wie deutlich zu erkennen, ist eine FELDFUNKTION grundsätzlich in fett dargestellte, geschweifte Klammern gesetzt. Das genannte Beispiel würde, sobald die FELDFUNKTION im Menü unter EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT ausgeschaltet ist, folgendermaßen aussehen: Wochentag, Datum. Monat Jahr (z.B. Freitag, 8. März 2001). Im o.a. Beispiel wird folgende Bezeichnung »Date« als Feldname bezeichnet. Der Feldname legt fest, welche Art von Informationen angezeigt, welche Aktionen ausgeführt oder welche Art von Informationen markiert werden sollen. Der Feldname »Date« bewirkt z.B., dass das aktuelle Datum angezeigt wird. Nach dem Feldnamen folgen in der Feldfunktion häufig ein oder mehrere Angaben. Diese Angaben spezifizieren die Art der Berechnung, der Ausführung oder der Markierung genauer. Felder lassen sich auf zwei Arten einfügen: über den entsprechenden Menüpunkte oder durch Eingabe über die Tastatur. Der wichtigste Menüpunkt ist dabei EINFÜGEN/FELD, über den sich alle Arten von Feldern einfügen lassen. Der Vorteil gegenüber der Eingabe über die Tastatur liegt darin, dass man die Feldnamen und die Schalter nicht auswendig lernen oder mühsam nachschlagen muss, sondern diese komfortabel aus der Dialogbox FELD auswählen kann. Je nachdem, welche KATEGORIE Sie in der Dialogbox FELD auswählen, werden im Fenster rechts andere FELDNAMEN angezeigt. Die FELDEIGENSCHAFTEN und FELDOPTIONEN ändern sich mit den ausgewählten FELDNAMEN.
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Kapitel 9: Felder
Bild 9.1: Die Dialogbox Feld erleichtert das Einfügen von Feldern erheblich. Fügen Sie als Beispiel ein Datumsfeld ein. Wählen Sie hierfür den Menüpunkt EINFÜGEN/FELD an und schalten Sie zunächst die Option FORMATIERUNG BEI AKTUALISIERUNG BEIBEHALTEN aus. Auf der linken Seite der Dialogbox FELD werden die einzelnen KATEGORIEN für FELDER aufgelistet. Klicken Sie im Drop-Down-Feld die Kategorie DATUM UND UHRZEIT an. In den Feldnamen werden jetzt fünf Feldnamen angezeigt: »CreateDate«, »Date«, »PrintDate«, »SaveDate« und »Time«. Zum jedem Feldnamen wird unten in der Dialogbox FELD eine Beschreibung des FELDNAMEN angezeigt, der dessen Anwendung erklärt und die Feldoptionen unterscheiden sich zum Teil auch. Wählen Sie für das Beispiel den Feldnamen » Date ». Um der Datumsanzeige ein bestimmtes Aussehen zu verleihen wählen Sie aus dem Auswahlfeld der FELDEIGENSCHAFTEN die von Ihnen gewünschte Darstellungsart. Abhängig vom gewählten Feldnamen werden nach einem Klick auf eine gewählte Feldeigenschaft diverse Buchstaben im dem Feld DATUMFORMATE angezeigt, welche die tatsächliche Gestaltung der Datumsanzeige innerhalb der Feldfunktion generieren.
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Aktualisierung von Feldern
Aktualisierung von Feldern Verwenden Sie in Ihrem Dokument FELDER, so sollten Sie beim Öffnen des Dokuments zu einem späteren Zeitpunkt daran denken, Ihre Felder ggf. zu aktualisieren. Zum Aktualisieren bewegen Sie den Cursor auf das Feld und drücken (F9). Um alle Felder innerhalb des Dokuments in einem Arbeitsschritt zu aktualisieren, markieren Sie das komplette Dokument mit der Tastenkombination (Strg)+(Alt) und drücken Sie anschließend (F9). Alle Felder enthalten jetzt aktualisierte Informationen.
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Kapitel 10 Adressen und Serienbriefe Einführung Mit Word 2002 gibt Microsoft seinen Anwendern ein neues ausgezeichnetes Werkzeug zur Erstellung von Seriendrucken an die Hand. Mit einem neuen SERIENDRUCK-ASSISTENTEN erleichtert Word 2002 den Benutzern sowohl die Übernahme einzelner Adressen in einen Brief als auch die Erstellung von Seriendokumenten mit vielen Adressaten erheblich. Die Adressbücher von Outlook können direkt von Word aus angesteuert, Namen und Adressdaten können in Dokumente übernommen werden. Die Übernahme von Adressdatenbanken aus Schedule+ 95 wird allerdings nach der Installation von Outlook 2002 nicht mehr unterstützt.
Der Seriendruck In der Menüleiste von Word 2002 finden sich unter der Option EXTRAS/ BRIEFE und Sendungen nun vier neue Features: Der Seriendruck-Assistent, die Symbolleiste für den Seriendruck, Umschläge und Etiketten und der Brief-Assistent. Für den Seriendruck sollten Sie, unter EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/ SERIENDRUCK-SYMBOLLEISTE EINBLENDEN in jedem Fall die Symbolleiste für den Seriendruck aktivieren.
Bild 10.1: Die Symbolleiste Seriendruck Rufen Sie über den Menüpunkt EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN den hilfreichen SERIENDRUCK-ASSISTENTEN zur Erstellung von Serienbriefen, E-Mails, Umschlägen, Etiketten und Verzeichnissen auf. Der SERIENDRUCKASSISTENT von Word 2002 führt Sie in 6 Schritten vom einfachen Dokument zum fertigen Seriendruck.
Anwendungsbeispiel Serienbrief Sobald Sie den SERIENBRIEF-ASSISTENTEN ausgewählt haben, erscheint in der rechten Bildschirmhälfte der Aufgabenbereich SERIENDRUCK.
Bild 10.2: Der Aufgabenbereich Seriendruck Im AUFGABENBEREICH SERIENDRUCK wird Ihnen bei jeder gewählten Dokumentart, unter der 2. Überschrift erklärt, was Sie als Ergebnis Ihres ausgewählten Seriendrucks zu erwarten haben.
Anwendungsbeispiel Serienbrief Um Ihnen die innovativen und unterstützenden Änderungen in Word 2002 zu verdeutlichen, erhalten Sie auf den nächsten Seiten eine detaillierte Beschreibung zur Erstellung eines Serienbriefes. Schritt 1 Klicken Sie unter WÄHLEN SIE EINEN DOKUMENTTYP den Brief an und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Schritt 2 Entscheiden Sie im 2. Schritt, aus welchem Dokument Sie Ihren Serienbrief erstellen wollen. Sie können wählen zwischen dem AKTUELLEN DOKU-
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Kapitel 10: Adressen und Serienbriefe MENT,
einer VORLAGE oder einem bereits VORHANDENEM DOKUMENT aus Ihren persönlichen Daten.
Mit der Option AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN, wird das bereits geöffnete Dokument zur Erstellung Ihres Serienbriefes herangezogen. Wenn Sie MIT VORLAGE BEGINNEN wählen, erscheint im Aufgabenbereich das Icon VORLAGE WÄHLEN.... Word 2002 öffnet die Dialogbox VORLAGE direkt in dem Register SERIENDRUCK. Entscheiden Sie sich mit einem Klick auf das entsprechende Icon und Word 2002 fügt die Formatvorlage direkt in Ihren Serienbrief ein.
Bild 10.3: Wählen Sie aus der Dialogbox Vorlage auswählen eine Vorlage für Ihren Serienbrief. Entscheiden Sie sich für die 3. Variante, das Startdokument MIT VORHANim Aufgabenbereich SERIdie Daten Ihrer Festplatte zugreifen. DENEM DOKUMENT BEGINNEN, so können Sie ENDRUCK direkt über das Icon ÖFFNEN... auf
Über WEITER:EMPFÄNGER WÄHLEN kommen Sie zum 3. Schritt des Seriendruck-Assistenten. Schritt 3 Hier fügen Sie den Empfänger ein, indem Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK/EMPFÄNGER entscheiden, ob Sie Daten aus einer VORHANDENEN LISTE, den OUTLOOK-KONTAKTEN oder eine NEUE LISTE EINGEBEN wollen.
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Anwendungsbeispiel Serienbrief Entscheiden Sie sich für eine NEUE LISTE EINGEBEN, klicken Sie auf ERSTELLEN... und die Dialogbox NEUE ADRESSLISTE öffnet sich.
Bild 10.4: Geben Sie in der Dialogbox Neue Adressliste alle für den Serienbrief relevanten Daten ein. In der Dialogbox NEUE ADRESSLISTE finden Sie unter den Feldern ADRESSINFORMATIONEN EINGEBEN fünf Buttons:
왘
NEUER EINTRAG fügt leere Adressinformationsfelder in die Dialogbox ein.
왘 왘
EINTRAG LÖSCHEN löscht den aktuellen Eintrag.
왘
EINTRAG SUCHEN ermöglicht die gezielte Suche nach einem Adresslisteneintrag über einen selbstgewählten Suchbegriff. FILTERN UND SORTIEREN, ermöglicht über die Dialogbox FILTERN UND SORTIEREN, die gezielte Selektion von Adressdaten über einen Vergleich im Register DATENSÄTZE FILTERN oder das AUF- oder ABSTEIGENDE Sortieren mit Hilfe von SORTIERSCHLÜSSELN.
Ist bereits eine Adressliste in Word 2002 vorhanden, so wählen Sie aus dem Aufgabenbereich den Menüpunkt VORHANDENE LISTE VERWENDEN und suchen Sie über ANDERE LISTE WÄHLEN die Liste aus dem Dateimanager, die Sie für Ihren Serienbrief verwenden wollen. Die sofortige Anwahl des Punktes EMPFÄNGER BEARBEITEN, ist nur dann empfehlenswert, wenn
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Kapitel 10: Adressen und Serienbriefe Ihnen definitiv nur eine Liste zur Verfügung steht. Word 2002 zeigt Ihnen unter dem Punkt VORHANDENE LISTE VERWENDEN immer an, aus welcher vorhandenen Liste Sie die derzeit verwendeten Empfänger Ihres Serienbriefes gewählt haben. Ist die zu verwendende Liste erstellt oder gewählt, öffnet sich die Dialogbox Seriendruckempfänger und Sie haben hier die Möglichkeit die auszuwählenden Empfänger zu MARKIEREN, zu SUCHEN, zu LÖSCHEN, zu BEARBEITEN, zu AKTUALISIEREN oder die GÜLTIGKEIT zu bestimmen. Für die GÜLTIGKEITSPRÜFUNG Ihrer Adressdatenbank in Word 2002, benötigen Sie allerdings eine eigenständige Software, die das Office XP-Paket nicht mitliefert.
Bild 10.5: Markieren Sie die Empfänger des Serienbriefes in der Dialogbox Seriendruckempfänger mit einem Häkchen vor dem entsprechenden Eintrag oder über die Option Alle markieren. Sie können Ihren Serienbrief auch mit Ihren Adressendaten aus OutlookKontakten erstellen. Word 2002 verwendet hierzu den im Office XP integrierten OLE-Server, der Ihnen den direkten Zugang zu anderen Anwendungen in und außerhalb von Office XP ermöglicht. Wählen Sie hierzu in Schritt 3 des Serienbrief-Assistenten die Option EMPOUTLOOK-KONTAKTEN WÄHLEN. Führen Sie die Anweisung des Aufgabenbereichs WÄHLEN SIE AUS OUTLOOK-KONTAKTEN/WÄHLEN SIE EINEN KONTAKT aus. Es öffnet sich die Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN. FÄNGER WÄHLEN/VON
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Anwendungsbeispiel Serienbrief
Bild 10.6: Die Dialogbox Profil auswählen öffnet sich, sobald Sie einen Serienbrief mit einer Adressdatenbank aus Outlook erstellen wollen. Hinter den einzelnen Komponenten der Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN verbergen sich folgende Eigenschaften:
왘
PROFILNAME ermöglicht die Auswahl des Benutzerprofils, das Sie verwenden möchten. Standardmäßig ist hier der Profilname Outlook eingegeben, da Outlook 2002 eine in Office XP integrierte Anwendung ist.
왘
NEU startet den Profil-Assistenten, damit Sie ein neues PROFIL erstellen können. Diese Option sollten Sie nur verwenden wenn Sie weitere Mail- Konten, neben dem Mail- Konto von Outlook verwenden oder verwenden möchten. Sie können sich die Profile Ihrer Mail-Konten in Ihrer SYSTEMSTEUERUNG unter MAIL anzeigen lassen und neue hinzufügen.
왘
OPTIONEN ermöglicht die Angabe weiterer Optionen für die Anmeldung.
왘
ALS STANDARDPROFIL FESTLEGEN legt das ausgewählte Profil als Standardprofil fest.
Legen Sie das Standardprofil nicht fest, zeigt Word 2002 das Anmeldedialogfeld für jeden Informationsdienst im ausgewählten Profil an. Für die Übernahme der Adressdatenbank aus Outlook 2002, bestätigen Sie in der Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN den PROFILNAMEN: Outlook mit OK. Daraufhin öffnet sich die Dialogbox KONTAKTLISTENORDNER WÄHLEN. Je nach dem wie viele KONTAKTLISTEN Sie in Outlook 2002 erstellt haben, werden ein oder mehrere Listen in der Dialogbox KONTAKTLISTENORDNER WÄHLEN eingeblendet sein. Wählen Sie, die für Ihren Serienbrief zu verwendende Liste mit einem Doppelklick aus. Es öffnet sich die Dialog-
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Kapitel 10: Adressen und Serienbriefe box SERIENDRUCKEMPFÄNGER. Zur Übernahme der Daten für Ihren Serienbrief, markieren Sie die Empfänger mit einem Häkchen und klicken dann auf OK. Schritt 4 Folgen sie der Aufgabenbereich-Anweisung WEITER: SCHREIBEN SIE IHREN BRIEF. Sollten Sie Ihren Brief noch nicht geschrieben haben, klicken Sie mit der Maus in Ihr Dokument und schreiben Sie Ihren Text oder klicken Sie in Ihr fertiges Dokument und fügen Sie, über die im Aufgabenbereich SERIENDRUCK eingeblendeten Elemente, weitere Bestandteile in Ihren Serienbrief ein.
Bild 10.7: Der Aufgabenbereich Seriendruck, Schritt 4 Über das Element ADRESSBLOCK... fügen Sie den Empfänger in Ihren Serienbrief ein. Die Dialogbox ADRESSBLOCK EINFÜGEN bietet Ihnen die Möglichkeit das Adressfeld Ihren Bedürfnissen entsprechend zu formatieren. Die Dialogbox ADRESSELEMENTE EINFÜGEN Unter dem Punkt ADRESSELEMENTE FESTLEGEN/EMPFÄNGERNAMEN IN FELD EINFÜGEN: bestimmen Sie, ob der Empfänger namentlich im Anschriftenfeld angesprochen werden soll. In dem darunter befindlichen AUSWAHLFELD entscheiden sie das Aussehen der namentlichen Anrede. In
DIESEM
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Anwendungsbeispiel Serienbrief
Bild 10.8: Die Dialogbox Adressblock einfügen der VORSCHAU, die sich unten in der Dialogbox befindet, können Sie verfolgen, wie sich das Aussehen Ihres Anschriftenfeldes ändert, wenn Sie die Optionen verändern. Unter FIRMENNAMEN legen Sie fest, ob der Firmenname auch in das Anschriftenfeld übernommen werden soll, vorausgesetzt es handelt sich bei dem Serienbrief-Empfänger um ein Unternehmen. Mit der Option POSTANSCHRIFT EINFÜGEN, bestimmen Sie ob die Postanschrift und das LAND/REGION im Empfängerfeld eingefügt wird. Diese Option könnten Sie bspw. deaktivieren, wenn es sich um eines Serienbrief handelt, der im eigenen Unternehmen verteilt wird. Hinter der Option FELDER verbirgt sich eine weitere Dialogbox: ÜBEREINSTIMMENDE FELDER FESTLEGEN. Verwenden Sie in der Dialogbox ÜBEREINSTIMMENDE FELDER FESTLEGEN die Dropdown-Listen, um das Feld aus Ihrer Datenbank zu wählen, welches mit der Adressinformation, die der Seriendruck verwenden soll, übereinstimmt.
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Kapitel 10: Adressen und Serienbriefe
Bild 10.9: Die Dialogbox Übereinstimmende Felder festlegen Grußzeile einfügen Zum Einfügen einer Grußzeile in Ihren Serienbrief, wählen Sie nun aus dem Aufgabenbereich SERIENDRUCK das Element GRUSSZEILE... Es öffnet sich die Dialogbox GRUSSZEILE, welche Ihnen eine Auswahl an automatisierten Grußzeilen zur Verfügung stellt. Die Verwendeten Beispielnamen in den Dialogboxen entsprechen im Übrigen nur den Vorschaubeispielen von Word 2002 und nicht den tatsächlichen Empfänger-Listen, die Sie für Ihren Serienbrief verwenden. Wählen Sie aus den Dropdown-Listen das gewünschte Grußzeilenformat und schauen Sie sich das jeweilige Ergebnis in der Vorschau der Dialogbox an.
Bild 10.10: Die Dialogbox Grußzeile
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Anwendungsbeispiel Serienbrief Bestätigen Sie Ihre Einstellungen in der Dialogbox GRUSSZEILE mit OK und die Grußzeile wird in Ihr Dokument eingefügt. Weitere Elemente in den Serienbrief einfügen Wollen Sie weitere Elemente, wie z.B. Telefonnummer etc., in Ihren Serienbrief einfügen, so wählen Sie die Option WEITERE ELEMENTE... aus dem Aufgabenbereich SERIENDRUCK und wählen Sie EINZUFÜGENDE FELDER aus der nun geöffneten Dialogbox SERIENDRUCKFELDER EINFÜGEN. Schritt 5 Folgen Sie nun wieder der Anweisung des Aufgabenbereichs SERIENDRUCK/WEITER: VORSCHAU AUF IHRE BRIEFE und schauen Sie sich in Schritt 5 des Seriendruck-Assistenten Ihren Serienbrief an. Der Aufgabenbereich SERIENDRUCK gibt Ihnen auch im Schritt 5 wieder genaue Informationen über den Status Ihres Serienbriefes.
Bild 10.11: Der Status des Aufgabenbereichs im 5. Schritt des SeriendruckAssistenten bei der Erstellung Ihres Serienbriefes Im oberen Bereich des Aufgabenbereichs können Sie über die Doppelpfeile die einzelnen Serienbriefe »durchblättern« oder über EMPFÄNGER SUCHEN... auf einen genau definierten Empfänger Ihres Briefes zugreifen. Bei der Suche
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Kapitel 10: Adressen und Serienbriefe nach einem Empfänger öffnet sich die Dialogbox EINTRAG SUCHEN, in dem Sie Ihre Suchkriterien genauer definieren können.
Bild 10.12: Die Dialogbox Eintrag suchen Unter dem Punkt ÄNDERUNGEN VORNEHMEN im Aufgabenbereich SERIkönnen Sie Ihre Empfängerliste nochmals überarbeiten und Empfänger Ihres Serienbriefes hinzufügen oder ausschließen.
ENDRUCK,
Schritt 6 Haben Sie in Schritt 5 Ihre Empfängerdaten übernommen oder überarbeitet klicken Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK auf WEITER: SERIENDRUCK BEENDEN und gelangen somit zum 6. und letzten Schritt der Erstellung Ihres Serienbriefes. Im Aufgabenbereich SERIENDRUCK erscheint nun die erste Überschrift SERIENDRUCK BEENDEN. Wählen Sie den Punkt INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN... um einzelne Briefe, an bestimmte Empfänger Ihres Serienbriefes zu personifizieren oder drucken Sie die Serienbriefe über die Option DRUCKEN... im Aufgabenbereich sofort aus. Die gleichen Funktionen die Ihnen der Seriendruck-Assistent über das Aufgabenbereich in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung vorgibt, können Sie selbstverständlich auch manuell über die Symbolleiste Serienbrief abwickeln. Diese Vorgehensweise wird allerdings nur versierten Benutzern von MS Word empfohlen, da sie ein gewisses Know-How im Umgang mit Serienbriefen voraussetzt. Wir gehen davon aus, dass sowohl für den Anfänger, als auch für den Profi in der Anwendung von Seriendrucken, das Arbeiten mit dem Seriendruck-Assistenten bequemer erscheint und geben im folgenden Kapitel nur noch einige Hinweise über den Umgang mit umfangreichen Datenbanken.
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Tipps für Fortgeschrittene
Tipps für Fortgeschrittene Sollten Sie im Umgang mit Seriendrucken innerhalb Word 2002 auf umfangreichere Datenbanken zugreifen wollen, so kann diese Anforderung nun auch über den SERIENDRUCK-ASSISTENTEN abgewickelt werden. Gehen Sie hierfür auf den Schritt 3 im SERIENDRUCK-ASSISTENTEN zurück und klicken Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK auf die Option VORHANDENE LISTE VERWENDEN/DURCHSUCHEN. In der Dialogbox Datenquelle auswählen, die dann standardmäßig geöffnet wird, sehen Sie u.a. die Punkte +NEUE DATENQUELLE ERSTELLEN und +NEUE SQL SERVER DATENQUELLE... Wählen Sie die benötigte Option und die Dialogbox DATENVERBINDUNGS-ASSISTENT wird geöffnet. Der DATENVERBINDUNGS-ASSISTENT hilft Ihnen Verbindungen zu Daten in anderen Programmen, z.B. Datenbanken auf einem Netzserver, herzustellen. Folgen Sie hier den Anweisungen des Datenverbindungs-Assistenten eine Datenbankverbindung herzustellen.
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Kapitel 11 DTP-Praxis mit Word Einführung In diesem Abschnitt werden spezielle Layoutfunktionen von Word behandelt. Word 2002 zeigt sich in Positionierung und Textflusssteuerung wesentlich flexibler als vorhergehende Versionen von Word. Textfelder, die zum Teil die Aufgabe von Positionsrahmen übernehmen, ermöglichen Ihnen, Texte und Grafiken flexibel im Text anzuordnen. Besonders interessant sind die Möglichkeiten, die sich mit verknüpften Textfeldern bieten. Ein Artikel, der auf der ersten Seite eines Dokuments, z.B. einer Zeitung, begonnen wurde, kann viele Seiten später nahtlos fortgesetzt werden. Späteres Hinzufügen oder Löschen von Text wird dabei sofort im Dokument berücksichtigt. Professionelle, aussagekräftige und ansprechende Dokumente sind ohne den Einsatz von Grafiken nicht mehr vorstellbar. Word 2002 hilft Ihnen bei der Umsetzung Ihrer grafischen Ideen. Grafiken können mithilfe der mit Word 2002 gelieferten Zusatzprogramme, wie der Zeichenfunktion verwendet werden, oder aus externen Quellen, wie der ClipArt-Sammlung oder z.B. vom Scanner. Im folgenden Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Sichtbarkeit von Grafiken steuern und wie Sie den Textfluss um grafische Elemente genau festlegen können. Damit sind professionelle Layouts möglich, auch ohne den Einsatz von speziellen DTPProgrammen. Der Einsatz von Grafiken, die mithilfe von Word erstellt wurden, ist unkompliziert. Grafiken dagegen, die aus einer Quelle außerhalb von Word stammen, sind oft nicht so einfach zu handhaben. In diesem Kapitel finden Sie deshalb eine Aufstellung der verwendeten Grafikformate in Word. Dazu gehören Grafikdateien, die ohne Grafikfilter problemlos in Word eingefügt werden können, und Grafiken, die nur eingelesen werden können, wenn zuvor der Grafikfilter von der Word 2000-CD installiert wurde. Neben den aufwändigen Grafiken sind es oft die kleinen grafischen Elemente wie Pfeile oder andere Symbole, die als Blickfang auf Ihrem Dokument dienen. Die Zeichenwerkzeuge von Word helfen Ihnen dabei, Organi-
Der Einsatz von Textfeldern sationsdiagramme oder auffällige Zeichenelemente wie Ellipsen oder Sprechblasen schnell in Ihr Dokument einzufügen. Zu jedem umfangreicheren Dokument gehört fast selbstverständlich ein Index. Da das Erstellen aller Indexeinträge ein sehr mühsames Unterfangen darstellt, gibt es in Word 2002 die so genannten Konkordanzdateien, deren Erstellung und Funktionsweise ebenfalls in diesem Kapitel erläutert werden. Der Formeleditor ist ein wichtiges Instrument für alle Anwender, die mit mathematischen Formeln arbeiten müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie auch komplexe Gleichungen in Word-Dokumenten darstellen können.
Der Einsatz von Textfeldern In Word 2002 können Sie Grafiken mit Text umgeben, ohne sie zuvor in ein Textfeld einfügen zu müssen. An die Stelle der überflüssig gewordenen Positionsrahmen treten in Word 2000 die Textfelder. Die Textfelder in Word 2002 dienen zur einfachen Positionierung und zur Nutzung neuer Grafikeffekte. Durch den Einsatz von Textfeldern lassen sich Texte, Grafiken und Objekte frei in Größe und Position im Dokument platzieren. Textfelder beinhalten die Funktionalität von Zeichnungsfeldern, wurden jedoch zusätzlich mit folgenden Funktionen ausgestattet: Textfelder können mithilfe der Symbole auf der Zeichnen-Symbol왘 leiste formatiert werden.
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Textfelder können miteinander verknüpft werden. Der Textfluss in Textfeldern kann nahezu beliebig gesteuert werden, d.h. Texte in Textfeldern können sogar gedreht und gekippt werden.
Um einen bereits vorhandenen Text mit einem Textfeld zu umgeben, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie zunächst den gewünschten Text. Sie können einzelne Zeichen, einen Satz, einen Absatz oder mehrere Absätze markieren. 2. Dann wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTFELD. Wenn Word nicht im Layoutmodus betrieben wird, schaltet Word automatisch in diesen Modus um. Im Layoutmodus werden alle Elemente Ihres Dokuments wie Texte, Grafiken und Objekte so angezeigt, wie sie auch ausgedruckt werden. Ein Textfeld erkennen sie an der diagonal schraffierten Umrandung. Die Schraffur ist nur zu sehen, wenn das Textfeld gerade aktiv ist.
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Kapitel 11: DTP-Praxis mit Word Natürlich können Sie auch zuerst ein leeres Textfeld erzeugen, in das Sie erst später den Text oder die Grafik einfügen: 1. Entfernen Sie eine eventuell vorhandene Markierung des Textes vor dem Einfügen eines Textfeldes. 2. Wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTFELD. 3. Nachdem der Mauszeiger in Form eines Kreuzes dargestellt wird, bewegen Sie dieses an die gewünschte Position im Dokument und ziehen das Textfeld in der gewünschten Größe auf. Um Textfelder zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Positionieren Sie den Cursor in das Textfeld. 2. Rufen Sie die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN über den Menüpunkt FORMAT/TEXTFELD oder durch einen Klick mit der rechten Maustaste in den schraffierten Rand des Textfeldes auf. In der Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN legen Sie die Größe, Position, Farbe, Linienstärke und den gewünschten Textfluss um das Textfeld fest.
Bild 11.1: Dialogbox Textfeld formatieren Auf dem Register LAYOUT bieten sich verschiedene Möglichkeiten, den Textfluss zu steuern. Sie können den Text beispielsweise links und rechts vom Textfeld anordnen oder nur unter und über diesem.
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Professionelles Arbeiten mit Grafiken Textfelder und deren Inhalt können einfach gelöscht werden, indem Sie zunächst in das Textfeld, dann auf die diagonal schraffierte Umrandung klicken und anschließend (Entf) drücken. Verknüpfte Textfelder eignen sich für Text, der über verschiedene Seiten verteilt wird. Damit dieser Text in zusammenhängender Form erscheint, müssen Sie ihn in Textfelder eingeben und diese Textfelder miteinander verknüpfen. Das eigentlich praktische an verknüpften Textstellen ist, dass der Textfluss automatisch angepasst wird, auch wenn Sie neuen Text hinzufügen oder einen Textbereich löschen. Bei der Verknüpfung von Textfeldern gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/TEXTFELD. 2. Platzieren Sie das erste Textfeld im Dokument. 3. Erstellen Sie weitere Textfelder überall dort im Dokument, wo der Text fortgesetzt werden soll. 4. Klicken Sie auf das erste Textfeld. 5. Klicken Sie auf der Symbolleiste TEXTFELD auf das Symbol TEXTFELD VERKNÜPFEN. 6. Wählen Sie mit einem Mausklick das Textfeld, in dem der Text fortgesetzt werden soll. 7. Sie können nun weitere Verknüpfungen vornehmen, indem Sie die Schritte 5 und 6 wiederholen.
Professionelles Arbeiten mit Grafiken Eingefügte Grafiken werden standardmäßig auf die gleiche Ebene wie der Text gelegt. Word bietet Ihnen jedoch auch die Möglichkeit, Grafiken auf eine andere Ebene zu legen, so dass sie hinter dem Text oder hinter anderen Grafiken erscheinen. Sie können ein markiertes Objekt vor oder hinter einem anderen Objekt erscheinen lassen. Um die Sichtbarkeit einer Grafik zu steuern, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Doppelklicken Sie auf die Grafik um die Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN aufzurufen. 2. In der Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN klicken Sie dann auf die Registerkarte LAYOUT und wählen Sie die Umbruchart der Grafik aus.
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Kapitel 11: DTP-Praxis mit Word Beachten Sie, dass Sie Grafiken, die sich hinter einem Text befinden, nicht einfach per Mausklick markieren können. Sie können derartige Grafiken nur markieren indem Sie den Mauszeiger der Symbolleiste ZEICHNEN aktivieren.
Farbige Hintergründe und die neue WasserzeichenFunktion Mit Word 2002 erhalten Sie wie gewohnt die Möglichkeit, den Hintergrund Ihres Dokumentes farbig zu gestalten. Mit der neuen Funktion WASSERZEICHEN können Sie den Dokumenthintergrund aber auch mit einem Wasserzeichen versehen. Beachten Sie: Hintergründe werden nur in der Weblayout-Ansicht gezeigt und eignen sich nicht für den Ausdruck. Wasserzeichen im Dokument sind für den Ausdruck konzipiert! Entscheiden Sie also vor der Auswahl des Hintergrundes, für welche Veröffentlichung das Dokument verwendet werden soll. Wählen Sie für die Gestaltung Ihres Dokumenthintergrundes den Menüpunkt FORMAT/HINTERGRUND. Wählen Sie in diesem Menüpunkt, welche farblichen Gestaltung Sie für den Hintergrund Ihres Dokuments wählen. Entscheiden Sie sich für die Auswahl, einer der vorgegebenen Farben, wählen Sie über den Menüpunkt WEITERE FARBEN, FÜLLEFFEKTE oder GEDRUCKTES WASSERZEICHEN.
Bild 11.2: Der Menüpunkt Format/Hintergrund
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Text um eine Grafik fließen lassen Um den Hintergrund eines Dokuments zu verändern, müssen Sie nur den Cursor auf der entsprechenden Seite des Dokuments platzieren, wählen Sie den Menüpunkt FORMAT/HINTERGRUND um eine andere Farbe bzw. Hintergrund oder Wasserzeichen zu wählen. Um den Hintergrund oder das Wasserzeichen zu löschen, setzen Sie den Cursor auf die entsprechende Seite, führen Sie die Menüoption FORMAT/ HINTERGRUND erneut aus und wählen sie aus der Option HINTERGRUND bzw. GEDRUCKTES WASSERZEICHEN jeweils KEINE FÜLLUNG/KEIN WASSERZEICHEN.
Text um eine Grafik fließen lassen In Word 2002 können Sie Grafiken überall in Ihrem Dokument platzieren und den Text auf viele verschiedene Arten um die Grafik herumfließen lassen. Um Text um eine Grafik fließen zu lassen, führen Sie die folgenden Schritte aus: 1. Markieren Sie die Grafik. 2. Wählen Sie FORMAT/GRAFIK aus dem Menü oder klicken Sie doppelt auf die Grafik um die Funktion GRAFIK FORMATIEREN aufzurufen. 3. Aktivieren Sie das Register LAYOUT. 4. Wählen Sie in der UMBRUCHART, wie der Text um die Grafik fließen soll.
Zeichnen mit Word Um in Word 2002 eigene Zeichnungen anzufertigen, müssen sie in der Menüleiste ANSICHT/SYMBOLLEISTEN die Symbolleiste ZEICHNEN aktivieren.
Bild 11.3: Die Symbolleiste Zeichnen Um Zeichnungen in Word 2002 zu erstellen, können Sie sich bequem der in der Symbolleiste zur Verfügung stehenden Werkzeuge bedienen, und durchaus anspruchsvolle Grafiken erstellen.
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Kapitel 11: DTP-Praxis mit Word Unter dem Roll-Up-Zeichen finden Sie noch viele Funktionen, die versierten Anwendern von Layoutprogrammen sehr bekannt sein dürften, aber auch Anfängern keine Problem bereiten.
Bild 11.4: Das Dropdown-Menü der Symbolleiste Zeichnen unter dem Werkzeug Zeichnen Unter der Option AUTOFORMEN in der Symbolleiste ZEICHNEN, stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zum Einfügen von automatisierten Formen in Word 2002 zur Verfügung. Zum Einfügen einer AUTOFORM klicken Sie im Dropdown-Feld doppelt auf die gewünschte AUTOFORM. Word 2002 erstellt einen Zeichnungsbereich in den die AutoForm automatisch geladen wird.
Bild 11.5: Das Dropdown-Menü der AutoFormen
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Festlegen von Indexeinträgen Der Zeichnungsbereich stellt ein neues Feature in Word 2002 dar. Er hilft Ihnen Zeichnungen absolut zu positionieren. Teilgrafiken bleiben durch intelligente Verbindungen auch bei einem Seitenumbruch miteinander verbunden. Die Anordnung und Größenänderungen Ihrer erstellten Objekte werden erleichtert.
Festlegen von Indexeinträgen Der Index ist neben dem Inhaltsverzeichnis ein sehr empfehlenswertes Instrument zur Orientierung in komplexen Dokumenten. Als Erleichterung für die etwas mühsame Erstellung der Indexeinträge von Hand bietet Word 2002 die Verwendung von Konkordanzdateien.
Indizes erstellen Wenn Sie in Word Indizes erstellen möchten, müssen Sie folgendermaßen vorgehen: 1. Zuerst müssen Sie die Einträge bestimmen, die in den Index aufgenommen werden sollen. 2. Anschließend fassen Sie diese Einträge zu einem Indexverzeichnis zusammen. Um in einem Dokument einen Indexeintrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie das Wort oder die Wörter, die im Index erscheinen sollen. 2. Wählen Sie EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE. Word zeigt daraufhin die Dialogbox INDEX UND VERZEICHNISSE an. 3. Wählen Sie das Register INDEX. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche EINTRAG FESTLEGEN... Die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN wird dann eingeblendet. 5. Im Feld HAUPTEINTRAG sehen Sie das im Text markierte Wort. Sie haben nun die Möglichkeit, den Text des Haupteintrags zu verändern und können auch einen Untereintrag einfügen. 6. Wenn Sie einen QUERVERWEIS erstellen wollen, markieren Sie die Option QUERVERWEIS. 7. Klicken Sie AKTUELLE SEITE wenn Sie wollen, dass sich der Indexeintrag nur auf die aktuelle Seite bezieht.
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Kapitel 11: DTP-Praxis mit Word
Bild 11.6: Die Dialogbox Index und Verzeichnisse
Bild 11.7: Die Dialogbox Indexeintrag festlegen 8. Wenn sich der Indexeintrag nicht nur auf eine Seite, sondern einen Bereich in Ihrem Dokument beziehen soll, wählen Sie SEITENBEREICH und dann den Namen einer Textmarke aus dem Listenfeld. 9. Um die Seitenzahlen zu formatieren, können Sie die Felder FETT und KURSIV aktivieren. 10. Um den Eintrag in das Indexverzeichnis aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche FESTLEGEN. Wenn Sie auf ALLE FESTLEGEN klicken,
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Festlegen von Indexeinträgen wird das gesamte Dokument durchsucht und alle Indexeinträge, die dem Text im Feld entsprechen, werden in den Index aufgenommen. Die Schaltfläche ALLE FESTLEGEN ist nur verfügbar, wenn eine Textstelle im Dokument markiert und die Option AKTUELLE SEITE angeklickt ist. Um weitere Indexeinträge festlegen zu können, bleibt die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN am Bildschirm geöffnet, solange Sie auf FESTLEGEN oder auf ALLE FESTLEGEN klicken. Sie können trotz aktivierter Dialogbox durch das Dokument blättern und Einträge markieren. Um die Eingabe von Indizes zu beenden, klicken Sie abschließend auf SCHLIESSEN. Oftmals ist es nötig, neben den Index-Haupteinträgen auch mit Untereinträgen zu arbeiten. Wenn Sie z.B. das Thema Milchstraße behandeln, empfiehlt sich die Anlage folgender Indexeinträge: Milchstraße Erde, 5 Mars, 7 Venus, 9
Im obigen Beispiel steht Milchstraße für den Haupteintrag und Erde, Mars und Venus für Untereinträge. Der Leser findet sich aufgrund der Unterteilung des Haupteintrags in Ihrem Buch schneller zurecht. Um einen Index mit Haupt- und Untereintrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo der Indexeintrag erscheinen soll, bzw. markieren Sie den Text, der indiziert werden soll. 1. Öffnen Sie erneut die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN 2. Im Feld HAUPTEINTRAG geben Sie den Namen für die Hauptkategorie ein oder bearbeiten den Text, der aus dem Dokument entnommen wurde. 3. In das Feld UNTEREINTRAG geben Sie die Bezeichnung für die Unterkategorie ein. 4. Durch einen Klick auf FESTLEGEN wird der Eintrag in das Indexverzeichnis übernommen.
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Kapitel 11: DTP-Praxis mit Word
Das Indexverzeichnis erstellen Nachdem alle INDEXEINTRÄGE und UNTEREINTRÄGE erstellt wurden, können Sie das Indexverzeichnis in Ihr Dokument einfügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Platzieren Sie den Cursor in Ihrem Dokument an der Stelle, wo der INDEX erscheinen soll. 2. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN die Dialogbox INDEX UND VERZEICHNISSE. 3. Wählen Sie das Register INDEX. 4. Sie haben die Wahl zwischen zwei Arten von Indizes: EINGEZOGEN oder FORTLAUFEND. Wenn Sie EINGEZOGEN wählen, werden die Untereinträge unter den Haupteinträgen eingerückt. Wählen Sie FORTLAUFEND, werden die Untereinträge in derselben Zeile wie die Haupteinträge ausgegeben und durch Semikola voneinander getrennt: Word bietet sieben Indexformate im Listenfeld FORMATE zur Auswahl. Im Feld SEITENANSICHT können Sie sich vorab ein Bild über das Layout der Formate machen. Wenn Ihnen keines der Indexformate zusagt, wählen Sie den Listeneintrag VON VORLAGE. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN.... Word blendet daraufhin die Dialogbox FORMATVORLAGE ein. Jetzt können Sie das Format selbst festlegen. Wenn Sie Ihr Indexverzeichnis mit mehreren Spalten erstellen wollen, legen Sie im Auswahlfeld SPALTEN die Anzahl der Spalten fest Wenn Sie möchten, dass die Seitennummern rechtsbündig ausgerichtet werden, klicken Sie auf das Kontrollkästchen SEITENZAHLEN RECHTSBÜNDIG. Jetzt wird das Dropdown Feld FÜLLZEICHEN aktiviert. In diesem Dropdown Feld legen Sie fest, welche Füllzeichen zwischen Indexeintrag und Seitenzahl verwendet werden sollen. Erstellen Sie das fertige INDEXVERZEICHNIS durch klicken auf OK. Word ermittelt nun die Seitenzahlen aller Indexeinträge und stellt sie in Ihrem Dokument bereit.
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Festlegen von Indexeinträgen
Indexeinträge automatisch erstellen Wenn Sie eine große Anzahl von Indexeinträgen erstellen müssen und nicht das ganze Dokument Seite für Seite nach Indexeinträgen durchsuchen wollen, können Sie Word dazu veranlassen, die Indexeinträge für Sie zu erstellen. Um automatische Indexeinträge zu erstellen, müssen Sie zuerst eine KONerstellen. Diese Datei enthält die Wörter oder Sätze, die indiziert werden sollen, und die zugehörigen Einträge und Untereinträge.
KORDANZ-DATEI
Eine KONKORDANZ-DATEI ist ein einfaches Word-Dokument mit einer zweispaltigen Tabelle. Dabei enthält die erste Spalte der Tabelle die Wörter und Sätze, die indiziert werden sollen, und die zweite Spalte die jeweiligen Einträge und Untereinträge, die im Index erscheinen sollen. Um eine Konkordanz-Datei zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie DATEI/NEU, um ein neues Dokument zu erstellen. 2. Wählen Sie TABELLE/EINFÜGEN/TABELLE, bestätigen Sie die Spaltenanzahl 2 und klicken Sie dann anschließend auf OK. Word fügt eine zweispaltige Tabelle in das Dokument ein. 3. In die erste Spalte der Tabelle schreiben Sie das Wort, die Wörter oder den Satz, der indiziert werden soll. 4. In die zweite Spalte der Tabelle schreiben Sie den Text, der im INDEX für den Eintrag erscheinen soll. 5. Um einen UNTEREINTRAG zu erstellen, trennen Sie den HAUPTEINTRAG und den Untereintrag durch einen Doppelpunkt voneinander. 6. Füllen Sie nacheinander alle Spalten mit den gewünschten Begriffen auf. 7. Speichern und schließen Sie die Datei Zur leichteren Orientierung ist es ratsam, wenn Sie die Tabelle in der Reihenfolge der zu indizierenden Wörter sortieren. So stellen Sie schneller fest, ob ein Wort bereits in der Konkordanz-Datei enthalten ist. Indexeinträge mithilfe einer Konkordanz-Datei erstellen Wählen Sie im Menü EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE... Aktivieren Sie das Register INDEX. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOMARKIERUNG. Word zeigt die Dialogbox INDEX-AUTOFESTLEGUNGSDATEI ÖFFNEN an.
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Kapitel 11: DTP-Praxis mit Word Wählen Sie das Laufwerk und den Ordner, in dem sich die KONKORDANZDATEI befindet. Wählen Sie die Datei an und klicken Sie auf ÖFFNEN. Automatische Suche nach Indexbegriffen Word durchsucht danach Ihr Dokument nach den Indexbegriffen und fügt die Indexeinträge überall dort ein, wo Entsprechungen mit den Einträgen in der ersten Spalte gefunden werden. Nachdem alle Indexeinträge hinzugefügt wurden, können Sie, wie bereits besprochen, das Indexverzeichnis im Dokument einfügen lassen.
Formelgestaltung mit dem Formel-Editor Im Lieferumfang von Word 2002 ist ein FORMEL-EDITOR enthalten. Dieser ermöglicht die Erstellung und Bearbeitung komplexer mathematischer Formeln. Word behandelt Formeln genauso wie Grafiken oder Zeichnungen. So können Sie z.B. eine Gleichung in einem Word-Dokument verschieben und in der Größe verändern genauso wie eine Grafik. Um die Gleichung bearbeiten zu können, ist der Aufruf des Formel-Editors nötig. Um eine FORMEL/GLEICHUNG einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, wo die FORMEL/GLEICHUNG eingefügt werden soll. 2. Wählen Sie den Menübefehl EINFÜGEN/OBJEKT. Aktivieren Sie das Register NEU ERSTELLEN. 3. Wählen Sie MICROSOFT FORMEL-EDITOR 3.0 aus dem Listenfenster OBJEKTTYP und klicken Sie auf OK. Daraufhin wird der FORMEL-EDITOR gestartet und im Bildschirm erscheint die MENÜLEISTE FÜR DEN FORMEL-EDITOR. Der Cursor erscheint in einem FORMELFELD innerhalb eines Kästchens und die Symbolleiste FORMEL öffnet sich. Jedes Kästchen innerhalb des Formelfeldes steht stellvertretend für einen Bestandteil einer Gleichung. Wenn Sie zum Beispiel einen Bruch eingeben, wird ein Feld für den Zähler und ein anderes für den Nenner eingerichtet.
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Formelgestaltung mit dem Formel-Editor
Bild 11.8: Der Formel-Editor in Word 2002
Bild 11.9: Die Symbolleiste Formel Wenn Sie die Formelbearbeitung beenden wollen, klicken Sie auf eine Position außerhalb des Formelfeldes. Der Formel-Editor wird geschlossen, Sie kehren zurück in das Dokument und die Standardmenüleiste von Word 2002 wird wieder eingeblendet. Um den Formel-Editor erneut aufzurufen, doppelklicken Sie auf die Gleichung, die Sie bearbeiten möchten.
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Kapitel 11: DTP-Praxis mit Word
Beschriftungen und Querverweise Beim Umgang mit umfangreichen Dokumenten stellt Word spezielle Funktionen bereit, welche die automatische Nummerierung von Bildern und Tabellen ermöglichen. Auch bei der Vergabe und Verwaltung der Querverweise greift Ihnen Word unter die Arme und sorgt dafür, dass Querverweise wie »Siehe Kapitel Abfragen« nicht ins Leere gehen.
Beschriftungen einfügen Neben der manuellen Beschriftungsart haben Sie in Word 2002 die Möglichkeit, Ihre Grafik mit Hilfe der automatisierten Funktion von Word 2002 zu beschriften. Das hat den Vorteil, dass Sie nachträglich Grafiken in Ihrem Dokument einfügen oder löschen können, ohne Rücksicht auf bestehende Nummerierungen zu nehmen. Die Nummerierung wird in diesem Fall zwar nicht sofort aktualisiert, aber nachdem Sie mit (Strg)+(A) alle Beschriftungen markiert haben und dann (F9) drücken, werden sämtliche Beschriftungen in einem Arbeitsgang aktualisiert. Zum Beschriften Ihrer Grafik markieren Sie diese und rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/REFERENZ/BESCHRIFTUNG... auf.
Bild 11.10: Die Dialogbox Beschriftung Unter OPTIONEN/BEZEICHNUNG können Sie in der Dialogbox BESCHRIFTUNG aus den Kategorien ABBILDUNG, TABELLE und FORMEL wählen. In der OPTION POSITION entscheiden Sie, ob die Beschriftung der Grafik unter oder über der Grafik erscheinen soll.
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Beschriftungen und Querverweise Kommt keine der Bezeichnungen für Ihre Grafik in Frage, so erstellen Sie unter NEUE BEZEICHNUNG Ihre eigene BEZEICHNUNG. Um BEZEICHNUNGEN wieder zu löschen, wählen Sie die zu löschende Bezeichnung in der Dialogbox und klicken auf die Schaltfläche BEZEICHNUNG LÖSCHEN. Die in Word 2002 vordefinierten Kategorien können nicht gelöscht werden. Über die Schaltfläche NUMMERIERUNG rufen Sie die Dialogbox NUMMEBESCHRIFTUNG auf. Hier können Sie verschiedene Ziffernformate für die Nummerierung Ihrer Grafik auswählen. In dieser Dialogbox können Sie auch bestimmen, ob eine Dokumentüberschrift in die Beschriftung Ihrer Grafik einfließen soll und wie sie von der Bezeichnung der Grafik optisch getrennt wird.
RIERUNG DER
Nachdem Sie die Dialogbox BESCHRIFTUNG mit OK geschlossen haben, fügt Word die entsprechende BESCHRIFTUNG Ihrer Grafik ein. Wenn Sie alle Grafiken Ihres Dokuments automatisch beschriften lassen wollen, so wählen Sie in der Dialogbox BESCHRIFTUNG die Funktion AUTOBESCHRIFTUNG.... Es öffnet sich die Dialogbox AUTOBESCHRIFTUNG und Sie legen in der Auswahlliste unter BESCHRIFTUNG BEIM EINFÜGEN HINZUFÜGEN per Mausklick fest, welche Objekte eine Beschriftung erhalten sollen. Auch hier können Sie wieder Bedingungen für die BEZEICHNUNG, POSITION und die NUMMERIERUNG vergeben.
Verzeichnisse anlegen Wenn Sie in Ihrem Dokument alle Objekte mit der Funktion BESCHRIFTEN erfasst haben, können Sie ohne großen Aufwand VERZEICHNISSE für alle Objekte anlegen. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der das Verzeichnis erscheinen soll. Rufen Sie den Menübefehl EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE AUF und wechseln Sie in das Register ABBILDUNGSVERZEICHNIS. Im Feld Register ABBILDUNGSVERZEICHNIS erstellen sie bequem und einfach das Abbildungsverzeichnis für Ihre Bilder im Dokument.
Querverweise Querverweise sind eine nützliche Einrichtung, wenn Sie in einem komplexen Dokument z.B. auf andere Kapitel, Textstellen, Abbildungen oder Tabellen verweisen wollen.
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Kapitel 11: DTP-Praxis mit Word Um einen QUERVERWEIS auf ein bestimmtes Element zu vergeben, wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/REFERENZ/QUERVERWEIS... und geben über den VERWEISTYP und die Option VERWEISEN AUF: die Bezugsstelle innerhalb Ihres Dokuments an, auf die Sie verweisen wollen. Bei Überschriften können Sie bspw. auf den Text der Überschrift, die Kapitelnummer oder auf die Seite, auf der sich die Überschrift befindet, Bezug nehmen. Im Auswahlfenster FÜR WELCHE ... wird angegeben für welches ...ELEMENT, ...ÜBERSCHRIFT, ...TEXTMARKE usw. der Verweis gelten soll. Wenn eine Überschrift durch Textergänzungen auf eine andere Seite rutscht, passt Word den Verweis nach Auswahl der Taste (F9) an. Wenn Sie das Dokument ausdrucken, aktualisiert Word automatisch alle Verweise. Auch eine Änderung am Text der Überschrift stellt kein Problem dar. Wenn Sie jedoch ein Objekt, auf das Sie sich beziehen, löschen, geht der Verweis ins Leere und Word meldet in diesem Fall einen Fehler. Der QUERVERWEIS innerhalb eines Dokumentes wird optional als HYPERLINK erstellt. D.h. der Querverweis wird dabei ähnlich wie im WEBDOKUMENT farbig vom übrigen Text abgehoben und unterstrichen dargestellt. Klicken Sie auf den Querverweis, so springen Sie innerhalb des Dokumentes direkt auf den bezogenen Querverweis im Dokument. In der Dialogbox QUERVERWEIS können Sie die Funktion ALS HYPERLINK EINFÜGEN auch deaktivieren.
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Kapitel 12 E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Die Anwendungen in Microsoft Office XP, allen voran Outlook 2002 und Word 2002, machen es leichter denn je, Faxe und E-Mails ansprechend zu gestalten und einfach zu versenden. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie u.a., wie Sie eigene Faxvorlagen gestalten und Faxe kostensparend und schnell aus Word heraus faxen können.
Faxformulare erstellen Zur Erstellung eines Fax stellt Word 2002 Ihnen einige Faxvorlagen zur Verfügung. Wählen Sie aus dem Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT die Option ALLGEMEINE VORLAGEN..., so öffnet sich die Dialogbox VORLAGEN. Wechseln Sie auf das Register BRIEFE & FAXE und schauen Sie sich im VORSCHAUFENSTER das Layout der Vorlagen an. Die DOKUMENTVORLAGEN zum Versenden von Faxen enthalten Formulare, die mit Betreff, Faxnummer und andern Informationen vor dem Versenden ausgefüllt werden müssen. Neben den Vorlagen ermöglicht Word 2002, mithilfe des Fax-Assistenten, auch die Definition eigener Fax-Formulare. Durch folgende Eigenschaften lässt sich die Funktionsweise von FORMULAREN am besten beschreiben:
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Die benutzerfreundliche Dateneingabe wird durch BEDIENUNGSELEMENTE, KONTROLLKÄSTCHEN, TEXTFELDER und DROPDOWN-LISTENFELDER ermöglicht, die Sie schon aus anderen Dialogboxen kennen.
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In einem Formular können Bereiche festgelegt werden, die vom Benutzer bearbeitet werden dürfen. Andere Bereiche können gegen Veränderungen gesperrt werden.
Faxformular gestalten
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Ein vom Benutzer ausgefülltes FORMULAR kann inklusiv aller DIALOGELEMENTE oder wahlweise nur mit neu generierten Daten gespeichert werden.
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Beim DRUCKEN kann das gesamte FORMULAR oder nur die BENUTZEREINGABEN ausgedruckt werden.
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Jedes Formular besteht aus vorgegebenen TEXTELEMENTEN, z.B. den Absenderangaben, und aus variablen Informationen, z.B. der Adresse des Empfängers, die Sie durch eigene Angaben ergänzen.
Um ein eigenes Faxformular, basierend auf der Grundlage eines bereits bestehenden Formulars, zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie aus dem Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT die Option ALLGEMEINE VORLAGEN... In der Dialogbox VORLAGEN wechseln Sie auf das Register BRIEFE & FAXE und wählen aus der Liste der Vorlagen das Formular, das Ihren Vorstellungen am nächsten kommt. 2. Aktivieren Sie unter NEU ERSTELLEN die Option VORLAGE und öffnen Sie dann mit einem Doppelklick die gewählte VORLAGE. 3. Zunächst schreiben Sie in die Vorlage Ihren Absender und fügen eine Grafik, z.B. Ihr Firmenlogo, ein. Das Sendedatum Ihres Fax wird über die SYSTEMZEITEINSTELLUNG automatisch eingetragen.
Faxformular gestalten Um eigene FORMULARFELDER wie KONTROLLKÄSTCHEN oder LISTENFELDER zur Vorlage hinzuzufügen, blenden Sie zuerst über den Menüpunkt ANSICHT/SYMBOLLEISTEN die Symbolleiste FORMULAR ein.
Bild 12.1: Die Symbolleiste Formular Um ein TEXTFELD wie z.B. Betreff im Formular anzubringen, setzen Sie zuerst den Cursor an die Stelle im Fax ein, an der das TEXTFELD erscheinen soll. Klicken Sie in der Symbolleiste FORMULAR auf die Schaltfläche TEXTFORMULARFELD.
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Kapitel 12: E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Im Dokument erscheint daraufhin ein grau hinterlegtes TEXTFELD, in das Sie eine beliebige Beschreibung eingeben können. Mithilfe eines DROPDOWN-FELDES ermöglichen Sie dem Benutzer die Auswahl eines bestimmten Eintrags aus einer Liste. Platzieren Sie wieder den Cursor im Formular, fügen Sie ein DROPDOWN-FELD in Ihr Fax-Formular ein und klicken Sie doppelt auf die grau hinterlegte Fläche des DROPDOWNFELDES. Word 2002 öffnet dann die Dialogbox OPTIONEN FÜR DROPDOWN-FORMULARFELDER, in der Sie Ihr DROPDOWN-FELD genauer definieren können.
Bild 12.2: Die Dialogbox Optionen für Dropdown-Formularfelder In der Dialogbox OPTIONEN FÜR DROPDOWN-FORMULARFELDER geben Sie die Textelemente ein, die später in der Liste eingeblendet werden. Schreiben Sie in das Feld DROPDOWNELEMENT einen Begriff und übernehmen Sie den Begriff über einen Klick auf HINZUFÜGEN in das Feld ELEMENTE IN DROPDOWNLISTE:. Zum Entfernen eines Elementes aus Ihrer Dropdownliste markieren Sie es in dem Feld ELEMENTE IN DROPDOWNLISTE: an und klicken Sie auf entfernen. Die Reihenfolge der Listeneinträge stellen Sie mithilfe der Pfeile neben dem Feld ELEMENTE IN DROPDOWNLISTE: um.
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Faxformular gestalten Wenn Sie dem Faxempfänger mehrere Auswahlmöglichkeiten durch einfaches Ankreuzen im Fax zur Verfügung stellen wollen, verwenden Sie KONTROLLFELDER. Durch das Markieren eines KONTROLLFELDES, z.B. BITTE ERLEDIGEN oder ZUR ABLAGE, teilen Sie dem Empfänger mit, welche Aufgaben zu tätigen sind.
Bild 12.3: Die Dialogbox Optionen für Kontrollkästchen-Formularfelder Nach einem Doppelklick auf ein eingefügtes KONTROLLKÄSTCHEN öffnet sich die Dialogbox OPTIONEN FÜR KONTROLLKÄSTCHEN-FORMULARFELDER in dem Sie die Optionen für das Kontrollkästchen generieren. Unter der Überschrift KONTROLLKÄSTCHENGRÖSSE legen Sie die Größe des KONTROLLKÄSTCHENS fest. Die Option AUTOMATISCH sorgt dafür, dass sich die Größe des KONTROLLKÄSTCHENS an die nebenstehende Textgröße anpasst. Wählen Sie den Standardwert des KONTROLLKÄSTCHENS beim Start des Formulars mit der Option DEAKTIVIERT oder AKTIVIERT. Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf OK und schließen die Dialogbox. Nicht nur DROPDOWN- und KONTROLL-FELDERN sind Optionen zugeordnet, sondern auch TEXTFORMULARFELDERN. Nach dem Einfügen eines TEXTFORMULARFELDES aktivieren Sie mithilfe eines Doppelklicks auf das Feld die Dialogbox-Optionen für TEXTFORMULARFELDER.
156
Kapitel 12: E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten
Bild 12.4: Die Dialogbox Optionen für Textformularfelder Im Listenfeld TYP haben Sie die Auswahl zwischen einfachem Text, Zahlen, verschiedenen Datums- und Uhrzeitformaten sowie Berechnungen. Über die beiden Typen AKTUELLES DATUM und AKTUELLE UHRZEIT werden FELDER erzeugt, die beim Öffnen des Formulars automatisch aktualisiert werden. Generieren Sie das TEXTFORMAT durch die Eingabe eines STANDARDTEXTES, einer VORGABEZAHL, eines VORGABEDATUMS oder eines AUSDRUCKS und wählen Sie im darunter liegenden Feld das Format Ihrer Vorgaben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche HILFETEXT HINZUFÜGEN, können Sie einen eigenen Hilfstext für die Statusleiste und für eine Dialogbox definieren, der erscheint, sobald der Benutzer (F1) drückt. Wenn sich der Hilfetext nicht bereits in dem Listenfeld AUTOTEXT-EINTRAG befindet, können unter der Option Benutzerdefiniert Ihren eigenen AUTOTEXT-EINTRAG erstellen. AUTOTEXT-EINTRÄGE helfen Ihnen dabei, denselben Hilfetext schnell und einfach mehreren TEXTFORMULARFELDEN zuzuordnen.
Makros ausführen Oftmals ist es nötig, beim Start eines MAKROS oder beim AKTIVIEREN FORMULARFELDES bestimmte Voreinstellungen zu treffen. Daher können Sie beim Eintritt oder Verlassen aller Formularfelder ein bestimmtes Makro ausführen lassen. In den Dialogboxen der Formularfelder steht für diesen Zweck die Option MAKRO AUSFÜHREN BEI zur Verfügung.
EINES
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Versenden einer E-Mail
Formularfeld und Dokument schützen Aktivieren Sie den SCHUTZ DES FORMULARFELDES in der SYMBOLLEISTE FORMULAR über einen Klick auf die Schaltfläche FORMULAR SCHÜTZEN (Schloss). In diesem geschützten Modus können Sie die Optionen von Formularfeldern weder verändern noch löschen, sehr wohl aber Eingaben im Formularfelder vornehmen. Mit der Menüfunktion EXTRAS/DOKUMENT SCHÜTZEN können Sie das Formular mit einem Kennwort schützen. In diesem Dialogfeld SCHÜTZEN Sie auch Ihre Änderungen und Ihre eingefügten Kommentare innerhalb des Dokuments. Bevor Sie das Faxformular verwenden, müssen Sie es als DOKUMENTVORLAGE (*.DOT) speichern. Zum Testen des Formulars öffnen Sie Ihr gespeichertes Fax erneut und setzen Sie den CURSOR auf das erste Textfeld. Zwischen den Eingabefeldern navigieren Sie mit (ÿ__) zum nächsten Feld. Wenn Sie das Formular nach dem Ausfüllen speichern, können Sie entweder das gesamte Formular oder nur die eingegebenen Daten abspeichern. Wählen Sie hierfür aus der DIALOGBOX SPEICHERN das DROPDOWNFELD EXTRAS/SPEICHEROPTIONEN. Diese Möglichkeit steht Ihnen auch beim Drucken Ihres Formulars zur Verfügung. In der DIALOGBOX DRUCKEN/ OPTIONEN..., entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Dokument oder nur die Inhalte der Formularfelder ausdrucken. Versenden Sie Ihr Fax nun über die Menüoption DATEI/SENDEN AN/FAXEMPFÄNGER und der Fax-Assistent wird automatisch gestartet. Hier wählen Sie Ihr persönliches FAX-PROGRAMM und können direkt auf Ihr Adressbuch aus Outlook 2002 oder anderen Adressbüchern zugreifen. Eine weitere Möglichkeit um Ihr Fax zu versenden besteht über die Menüoption DATEI/ SENDEN AN/EXCHANGE-ORDNER. Von hier aus können Sie Ihr Fax direkt aus Outlook 2002-KONTAKTE versenden.
Versenden einer E-Mail Wenn Sie mit Word 2002 eine E-Mail verfassen, sollten Sie bedenken, dass der Empfänger nicht alle Text-Formatierungen von Word erkennen kann, wenn er einen anderen E-MAIL-EDITOR einsetzt.
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Kapitel 12: E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Schreiben Sie in Word 2002 den Text für Ihre E-Mail in einem LEEREN DOKUMENT oder öffnen Sie über den Aufgabenbereich eine E-MAIL-VORLAGE, um diese dann zu bearbeiten. Wählen Sie nach Abschluss die Menüoption DATEI/SENDEN AN/E-MAIL-EMPFÄNGER oder .../EMAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE). Neu: Für das Arbeiten im Team bietet Word 2002, unter dem Menüpunkt DATEI/SENDEN AN/EMAIL-EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG), auch die Möglichkeit die E-Mail zur Überarbeitung an ein Teammitglied zu verschicken.
왘
SENDEN AN/E-MAIL-EMPFÄNGER Hier fügt Word 2002 Ihren zuvor geschriebenen Text direkt in das gewohnte E-MAIL-FORMULAR ein. Der Betreff wird über den Dateinamen automatisch in die Betreffzeile eingefügt. Sie geben lediglich den Empfänger ein und ggf. den Kopieempfänger unter CC... Weiterhin haben Sie nun die Möglichkeit Ihrer E-Mail noch eine Einleitung hinzuzufügen. Zudem haben Sie vor dem Versenden der E-Mail selbstverständlich auch noch die Möglichkeit, innerhalb des Textfeldes Änderungen im Text oder Änderungen an der Formatierung vorzunehmen. Wählen Sie den Empfänger Ihrer E-Mail mit einem Klick auf AN... und ggf. CC... direkt aus Ihren OUTLOOK-KONTAKTEN ohne hierfür Outlook zu starten.
왘
DATEI/SENDEN AN/EMAIL-EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG) Bei dieser Versandart Ihrer E-Mail fügt Word 2002 das zuvor erstellte Dokument als ANLAGE in Ihre E-Mail ein und ergänzt den üblichen Text im Menü mit einer Informationsleiste, die den Empfänger darauf hinweist, dass der Anhang der E-Mail ZUR DURCHSICHT geschickt wurde. Des Weiteren fügt Word 2002 automatisch den Eintrag »Bitte überarbeiten Sie das angehängte Dokument« in den Textbereich Ihrer E-Mail ein, den Sie Ihren Wünschen entsprechend ergänzen und formatieren können. Wählen Sie den Empfänger Ihrer E-Mail mit einem Klick auf AN... und ggf. CC... direkt aus Ihren OUTLOOKKONTAKTEN, ohne hierfür Outlook 2002 starten zu müssen.
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Versenden einer E-Mail
Bild 12.5: Das Versenden einer E-Mail mit Word 2002
왘
DATEI/SENDEN AN/EMAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE) Wählen Sie diese Option zum Versenden Ihrer E-Mail öffnet sich die Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN und Sie können von hier auf die Adressdaten Ihrer ADRESSDATENBANK z.B. aus Outlook 2002 zugreifen. Haben Sie sich für das Profil Ihrer ADRESSDATENBANK entschieden, öffnet sich wieder Ihr gewohntes E-Mail-Fenster. Ihr Dokument wurde von Word 2002 automatisch als Anlage zu Ihrer E-Mail hinzugefügt. Schreiben und formatieren Sie jetzt Ihren E-Mail-Text und versenden Sie die E-Mail nach Einfügen des Empfängers aus Ihrer Adressdatenbank oder einem konventionellen Eintrag.
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Kapitel 13 Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Die Welt der Kommunikation hat sich in den letzten Jahren mehr gewandelt als in den vorangegangenen Jahrzehnten. Der Grund ist die Entwicklung des Internets, des World Wide Webs und der Browser.
왘
World Wide Web Das World Wide Web verknüpft dabei im Internet vorhandene Dokumente.
왘
Internet Explorer Microsoft reagierte mit der Entwicklung des Internet Explorers. So können Sie Webseiten mit Hyperlinks, Daten, Tabellen und Diagrammen in Excel erstellen. Word hilft Ihnen bei der Erstellung eindrucksvoller Webseiten mit Hintergründen, Grafiken, Hyperlinks und anderen HTML-Elementen.
Internet – Der Zugang Die Bedeutung des Internets spiegelt sich auch in Office und Word wieder, wie Sie in den folgenden Kapiteln noch erfahren werden. Das World Wide Web (WWW oder Web) ist ein Teil des Internets. Die Web-Dokumente werden von Autoren unter Verwendung einer Sprache namens HTML (HyperText Markup Language) erstellt. Diese Dokumente können Text, Grafiken und Audio- oder Filmclips enthalten. Ein Hyperlink ist eine Verknüpfung zwischen zwei Seiten verschiedener WWW-Angebote. Wenn Sie mit dem Mauscursor auf eine Verknüpfung zeigen, erscheint die URL-Adresse der Verknüpfung im Statusfeld. Jede Seite im WWW hat eine eindeutige URL, genau wie jede Person einen individuellen Fingerabdruck hat. Nachstehend sind einige gebräuchliche Suffixe und deren Bedeutung aufgeführt:
Internet – Der Zugang
Suffix
Bedeutung
com
Commercial – Gewerbe
de
Länderkennzeichnung Deutschland
ch
Länderkennzeichnung Schweiz
at
Länderkennzeichnung Österreich
net
Networking – Netzwerk
org
Noncommercial – nichtgewerbliche Institutionen
Tabelle 13.1: Suffixe und deren Bedeutung
Die Web-Symbolleiste Der Web Browser ist die wichtigste Software, um sich im WWW zu orientieren. Microsoft ermöglicht das Surfen im WWW auch mit Word. Dazu blenden Sie die Symbolleiste WEB ein. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT/SYMBOLLEISTEN. 2. Klicken Sie auf die Symbolleiste WEB, die daraufhin eingeblendet wird.
Bild 13.1: Die Web-Symbolleiste Um ein HTML-Dokument in Word zu laden und zu betrachten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Befehl DATEI/ÖFFNEN aus dem Menü. 2. Im Dialogfenster ÖFFNEN stellen Sie unter DATEITYP den Eintrag WEBSEITEN UND WEBARCHIVE ein. 3. Anschließend wählen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis, das Ihr HTML-Dokument enthält und klicken doppelt auf den Dateinamen. 4. Word ruft anschließend das Dokument auf. Damit das Dokument wie in einem Browser dargestellt wird, wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT/ WEBLAYOUT.
162
Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten
Bild 13.2: HTML-Dokumente in Word Word 2002 bietet weiterhin die bewährte Vorschau-Funktion mit der Bezeichnung WEBLAYOUT, die speziell zum Lesen von Dokumenten am Bildschirm ausgelegt ist:
왘
Die Weblayout-Vorschau beschränkt die Spaltenbreite auf die optimale Zeilenbreite.
왘 왘
Die Schriftgröße liegt bei 12 Punkt. Die Weblayout-Vorschau legt die Seitengröße abhängig von der Fenstergröße des Dokuments fest.
Sie können mit Word wie bereits erwähnt Dokumente auf Ihrem Rechner und aus dem Internet öffnen. Wenn Sie Zugang zum Internet haben, können Sie Dokumente an Internet-Sites, z.B. FTP- und HTTP-Server, öffnen. Sie können mit Word auch im HTML-Format gespeicherte World Wide Web-
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Internet – Der Zugang Dokumente öffnen. Um eine Webseite oder ein Dokument zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie wenn nötig auf ANSICHT/SYMBOLLEISTE/WEB um die Websymbolleiste anzuzeigen. 2. Geben Sie die Adresse bzw. den Dateinamen einschließlich Pfad im Feld ADRESSE auf der Web-Symbolleiste ein (siehe Abbildung 1.1). Wenn Sie z.B. http://www.microsoft.com eingeben, wählen Sie den WWWServer von Microsoft an. Wenn Sie dagegen z.B. C:\DATEIEN\TEST.HTM eingeben, wird eine HTML-Datei auf Ihrem Rechner geöffnet. Drücken Sie dann die Eingabetaste. Im Feld ADRESSE wird eine Liste zuvor geöffneter Dokumente und besuchter WWW-Seiten angezeigt. Um eines der Dokumente erneut zu öffnen bzw. eine der Sites nochmals zu besuchen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld ADRESSE, und klicken Sie dann auf den gewünschten Listeneintrag. Alternativ dazu können Sie auch den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI verwenden, um ein beliebiges Dokument oder eine Webseite zu öffnen.
Hyperlinks Mit Hyperlinks wird die Verknüpfung zum Internet möglich. Außerdem können Sie über einen Hyperlink auch Dateien wie Excel-Tabellenblätter öffnen. Hyperlinks erweitern die traditionellen Gestaltungsmöglichkeiten von Word-Dokumenten. Durch die Angabe von Hyperlinks in einem WordDokument erstellen Sie quasi eine Verknüpfung zu externen Ressourcen, wie z.B. einer Webadresse, einer Multimedia- oder Access-Datei. Hyperlinks in Word werden standardmäßig durch einen Text, der blau und unterstrichen angezeigt wird, repräsentiert. Ein Hyperlink kann aber auch durch einen Klick auf eine Grafik im Dokument gestartet werden. Um einen Hyperlink zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus: 1. Markieren Sie den Text, über dem Sie einen Hyperlink erstellen möchten. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink oder wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN die Option HYPERLINK.
164
Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten
Bild 13.3: Einen Hyperlink erstellen 3. Im Dialogfenster HYPERLINK EINFÜGEN tragen Sie entweder in das Feld DATEITYP ODER WEBSEITE den Pfad zur Zieldatei ein oder Sie wählen nach einem Klick auf DURCHSUCHEN/DATEI eine Datei, z.B. eine ExcelDatei, auf Ihrer Festplatte aus. 4. Klicken Sie auf OK.
Bild 13.4: Ziel wählen Einen grafischen Hyperlink erzeugen Sie, indem Sie zunächst eine Grafik in Ihr Dokument einfügen, anschließend die Grafik markieren und dann auf das Symbol HYPERLINK EINFÜGEN klicken.
165
Dokumente in HTML konvertieren Einen Hyperlink können Sie selbstverständlich jederzeit überarbeiten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink und wählen aus dem Kontextmenü die Funktion HYPERLINK. Wenn Sie auf HYPERLINK BEARBEITEN klicken, erscheint das bereits bekannte Dialogfenster HYPERLINK EINFÜGEN. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Verknüpfung zu verändern. Word kann Hyperlinks auch automatisch erzeugen. Damit Word Internetund E-Mail-Adressen automatisch in Hyperlinks umwandelt, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie im Menü EXTRAS auf AUTOKORREKTUR-OPTIONEN und anschließend auf die Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER ANGABE. 2. Aktivieren Sie unter WÄHREND DER EINGAE ERSETZEN das Kontrollkästchen INTERNET- UND NETZWERKPFADE DURCH HYPERLINKS. 3. Tippen Sie nun verschiedene WWW-Adressen und E-Mail-Adressen ein. Sobald Sie die Eingabe- oder Leertaste drücken, wandelt Word den eingegebenen Text in einen Hyperlink um. 4. Nach einem Klick auf den E-Mail-Hyperlink wird das E-Mail-Programm gestartet und die Adresse gleich eingetragen.
Dokumente in HTML konvertieren Seit MS Word 2002 kann der Benutzer zwischen zwei verschiedenen Dateiformaten wählen, wenn er eine Datei in ein HTML Dokument konvertiert.
왘
Speichern als WEBSITE: Der Anwender kann das schon in MS Word 2000 verwendete »normale« HTML Dateiformat wählen. Hierbei werden jedoch XMLTags verwendet, die es dem Benutzer ermöglichen die Website in seiner Anwendung einfach wieder zu editieren.
왘
Speichern als GEFILTERTE WEBSITE: Beim Speichern als GEFILTERTE WEBSITE werden alle XML-Tags entfernt und es entsteht eine »reine« HTML Datei. Diese Tags werden benötigt um eine Website wieder in MS Word importieren zu können. Der Vorteil einer gefilterten Website ist jedoch die kleinere Dateigröße, was das Downloaden beschleunigt und somit mehr Komfort für den Betrachter bietet.
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Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Um ein Dokument in eine Website zu konvertieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie im WWW präsentieren wollen. 2. Klicken Sie im Menü Datei auf die Funktion ALS WEBSEITE SPEICHERN. 3. Das Dialogfenster SPEICHERN UNTER erscheint. Geben Sie einen passenden Namen ein. 4. Wählen Sie das gewünschte Dateiformat (WEBSITE/WEBSITE, GEFILTER) 5. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird das Dokument konvertiert. Word konvertiert Texte, Nummerierungen, Aufzählungen, Tabellen und Bilder in das HTML-Format. Word erkennt bei der Konvertierung nach HTML sowohl Überschriften als auch Listenelemente und wandelt gebräuchliche GIF-Formate um. Folgende Formatierungen von Word können nicht in HTML-Dokumente konvertiert werden:
왘
Die in Word-Dokumenten verwendeten Schriftgrade werden in die nächste verfügbare HTML-Größe umgewandelt.
왘
Textformatierungen wie Relief, Schattiert, Gravur, Großbuchstaben, Kapitälchen, Doppelt durchgestrichen und Umriss gehen bei der Konvertierung verloren.
왘
Da in HTML-Dokumenten nur die beiden Grafikformate GIF und JPEG zulässig sind, konvertiert Word automatisch alle Grafikdateien aus anderen Formaten in das GIF-Format. Zeichnungsobjekte wie Textfelder und Formen werden nicht konvertiert. Da in HTML nur horizontale Linienelemente vorgesehen sind, werden nur horizontale Linien umgewandelt. Vertikale und geneigte Linien werden nicht umgesetzt.
왘
Tabellen werden weitgehend konvertiert. Jedoch können Formatierungsmerkmale wie farbige Rahmen und Rahmen variabler Stärke in HTML-Dokumenten nicht angezeigt werden.
왘
Die Seitennummerierung wird in HTML-Dokumenten entfernt, da ein Dokument unabhängig von seiner Länge als eine einzelne Webseite betrachtet wird.
왘
Kopf- und Fußzeilen werden in HTML-Dokumenten nicht dargestellt.
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Der Web-Assistent und die persönliche Homepage
왘
Wenn Sie wissen wollen, wie das Word-Dokument nach seiner Konvertierung in HTML im Quelltext aussieht, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das HTML-Dokument. 2. Klicken Sie im Menü ANSICHT auf die Funktion HTML-QUELLE.
Wenn Sie wieder zur gewohnten Ansicht des HTML-Dokuments zurückkehren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche HTML-QUELLE BEENDEN.
Der Web-Assistent und die persönliche Homepage Um beim Erstellen von Webseiten nicht mit einem leeren Blatt beginnen zu müssen, stellt Word den Web-Assistenten zur Verfügung. Der WebseitenAssistent enthält viele vordefinierte Vorlagen von der Erstellung einer persönlichen Homepage bis zum Online- Registrierungs-Formular. 1. Klicken Sie im Menü DATEI auf NEU. 2. Klicken Sie im Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT unter MIT VORLAGE BEGINNEN auf ALLGEMEINE VORLAGEN. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte WEBSEITEN. 4. Doppelklicken Sie auf WEBSEITEN-ASSISTENT, und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
Bild 13.5: Der Webseiten-Assistent
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Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Der Webseiten-Assistent wird Sie Schritt für Schritt zur Erstellung Ihrer neuen Hompage führen. Im schwarz unterlegtem Fenster können Sie erkennen, an welchem Punkt des Assistenten Sie sich gerade befinden.
왘
Titel und Ort In diesem Fenster müssen Sie angeben, welchen Namen die erstellte Website bekommen soll und unter welchem Ort Sie diese speichern möchten.
왘
Navigation Hier können Sie angeben, wie die einzelnen Links angeordnet sein sollen, die den Besuchern die Navigation auf Ihrer Website ermöglichen.
왘
Seiten hinzufügen Hier geben Sie an, aus wie vielen Seiten Ihre Website bestehen soll.
왘
Seiten organisieren Unter diesem Menüpunkt können Sie die Namen oder relativen Positionen der Seiten auf Ihrer Website ändern.
왘
Visuelles Thema Durch hinzufügen eines Themas erhält die Site ein neues Aussehen bezüglich Schriftart, Aufzählungszeichen und Hintergrund.
왘
Ende Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN, um Ihre Website zu generieren.
Nachdem Word die Webseiten generiert hat, müssen Sie die Seite nur noch mit Ihren persönlichen Angaben füllen. Natürlich können Sie Ihre Seite noch um eigene Text- und Grafikelemente ergänzen. Word unterstützt sehr viele HTML-Befehle, um die Erstellung ansprechender und leistungsfähiger Webseiten zu ermöglichen. Dazu benötigen Sie keine HTML-Kenntnisse. Word benutzt für die Bearbeitung von HTML-Seiten ein angepasstes Menü mit speziellen Funktionen für die Gestaltung von Webseiten. Es unterstützt u.a. die folgenden HTML-Marken: Über die Menüfunktion FORMAT/HINTERGRUND erhalten Sie eine Reihe von Hintergrundfarben und -strukturen zur Auswahl, um ansprechende Seiten zu generieren.
169
Der Web-Assistent und die persönliche Homepage
Bild 13.6: Verschiedene Fülleffekte einfügen In HTML-Dokumenten finden Sie oftmals ansprechende und abwechslungsreiche Aufzählungszeichen vor. Auch Word 2002 bietet speziell für Webseiten unter FORMAT/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN vielfältige Aufzählungszeichen zur Auswahl. Nur in Web-Dokumenten stellt Word 2002 seine erweiterten Funktionen für Rahmen und Schattierungen zur Verfügung. Damit können Sie in HTML-Dokumenten farbige und horizontale Linien erstellen. Über FORMAT/RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN Schaltfläche HORIZONTALE LINIE öffnen Sie das Dialogfenster HORIZONTALE LINIE. Es ermöglicht die Auswahl aus vielen farbigen horizontalen Linien. Besonders einfach gestaltet Word das Einfügen von Grafiken in Ihre Webseiten. Genauso, wie Sie Grafiken in Standarddokumente einfügen, gehen Sie auch beim Platzieren von Grafiken in einem HTML-Dokument vor. Unbemerkt vom Benutzer konvertiert und komprimiert Word 2002 Grafiken und OLE-Objekte automatisch in JPEG- oder GIF-Bilder. Wie bereits weiter oben beschrieben, können Sie eine Grafik auch als Hyperlink verwenden.
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Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten
Bild 13.7: Rahmen und Schattierungen einfügen Auch Sound- und Videodateien können Sie in Ihre Webseiten mithilfe einer eigenen Symbolleiste WEBTOOLS integrieren. Mit den Schaltflächen der Symbolleiste fügen Sie Videoclips hinzu und entscheiden, wann und wie lange der Videoclip abgespielt wird, oder Sie legen einen Hintergrundklang für Ihre Webseite fest. Dabei wählen Sie die Klangdatei aus und legen die Häufigkeit fest, mit der diese abgespielt wird.
Bild 13.8: Symbolleiste Webtools Um die Aufmerksamkeit des Lesers Ihrer Webseite zu steigern, bietet sich die Verwendung von Laufschriften an. Mit der Schaltfläche LAUFTEXT erstellen Sie ein Textbanner, das über den Bildschirm rollt. Animation, Richtung, Geschwindigkeit, Hintergrundfarbe und Textgröße können Sie individuell festlegen.
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Zugriff auf Daten anderer Anwendungen Wenn Sie über Ihre Webseite Daten erfassen wollen, z.B. Bestellinformationen oder einfach ein Feedback, dann bieten sich HTML-Formulare an. Word 2002 bietet auf der WEBTOOLS-SYMBOLLEISTE alle nötigen Elemente zur Erstellung von Formularen an: KONTROLLKÄSTCHEN, KENNWORT, OPTIONSFELD, TEXTFELD, LISTENFELD, DROPDOWN WÄHLEN, TEXTBEREICH WÄHLEN.
Zugriff auf Daten anderer Anwendungen Office XP wurde noch mehr als die Vorgängerversion auf die Zusammenarbeit aller Office-Anwendungen getrimmt. Durch die Übernahme von Tabellen aus Excel oder Grafiken aus PowerPoint haben Sie die Möglichkeit, Ihre Briefe, Berichte und alle anderen Schriftstücke ansprechender zu gestalten. Die Umsatztabelle in Excel kann innerhalb von Sekunden in Ihrem Jahresbericht erscheinen oder die Präsentationsgrafik aus PowerPoint Ihren Vortrag verschönern. Trotz zum Teil einfacher Anwendung mithilfe von »Drag&Drop« können beim Einbetten oder Verknüpfen Probleme auftreten. Das Wissen um die Vor- und Nachteile der einzelnen Datenaustausch-Methoden ist für den effektiven Einsatz aller Office-Programme sehr wichtig. In diesem Kapitel erfahren Sie alles Nötige über den Datenaustausch von Word und den anderen Office-Programmen. Erst durch die Kombination aller Office-Programme arbeiten Sie wirklich effektiv. Um z.B. komplexe Tabellen mit diversen Berechnungsmöglichkeiten zu entwickeln, ist Excel die richtige Wahl. Bei Präsentationsgrafiken ist PowerPoint der richtige Partner. Wenn Sie mit Adressen oder Artikeldaten zu tun haben, bietet sich Access als Datenbanksystem an. Microsoft Office und andere Windows-Programme bieten unterschiedliche Möglichkeiten, um Daten untereinander auszutauschen. Die Entwicklung von Windows war geprägt von immer besseren und komfortableren Möglichkeiten des Datenaustausches. Die einfachste Methode, um Daten aus anderen Anwendungen zu 왘 verwenden, ist das statische Einfügen. Der Nachteil dieser Methode: Die Daten verlieren den Bezug zu ihrer Originaldatei. Eine spätere Aktualisierung mit dem Ursprungsobjekt ist nicht mehr möglich. Das verknüpfte Einfügen ist eine Weiterentwicklung des statischen 왘 Einfügens. Hierbei merkt sich Word, aus welcher Datei die Daten stammen. Das verknüpfte Objekt, z.B. die Grafik, kann daher nach einer Veränderung in Word aktualisiert werden.
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Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten
왘
DDE (Dynamic Data Exchange) wird für die Kommunikation zwischen den Anwendungen genutzt. Ein Beispiel für die Anwendung von DDE finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.
왘
OLE ist die bequemste Möglichkeit des Datenaustausches. Bei OLE spielt die Art der eingefügten Daten keine Rolle. Alle Daten, ob Grafik oder Tabelle, werden als Obiekte behandelt.
Der statische Datenaustausch Das statische Einfügen von Daten ist nur dann sinnvoll, wenn das Objekt, z.B. die Grafik, nach dem Einfügen in ein Dokument nicht mehr verändert wird. Die Objekte werden dabei über die Zwischenablage übernommen. Der statische Datenaustausch eignet sich besonders dafür, Textstellen aus einem Dokument in ein anderes zu kopieren. 1. Öffnen Sie das Dokument, aus dem eine Textstelle kopiert werden soll. 2. Nachdem die Textstelle markiert wurde, kopieren Sie diese mit dem Befehl BEARBEITEN/KOPIEREN in die Zwischenablage. 3. Öffnen Sie das Dokument, in das die Textstelle aus der Zwischenablage eingefügt werden soll. 4. Setzen Sie die Einfügemarke an die Position, wo Sie die Textstelle platzieren wollen. 5. Mit der Menüfunktion BEARBEITEN/EINFÜGEN kopieren Sie den Text an die gewünschte Position. Nachdem der Text eingefügt wurde, besteht kein Bezug zur Textstelle im ursprünglichen Dokument. Beim Einfügen von Daten aus der Zwischenablage haben Sie noch mehr Möglichkeiten. Wenn Sie statt des Befehls BEARBEITEN/EINFÜGEN den Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN verwenden, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen Sie Daten aus der Zwischenablage in den Text einfügen können. Im Dialogfenster INHALTE EINFÜGEN bietet Word verschiedene Formate an. Unter QUELLE gibt Word den Ursprung der Daten in der Zwischenablage aus. Hier werden das Programm und der Name des Dokumentes ausgegeben.
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Der statische Datenaustausch
Bild 13.9: Inhalte einfügen Im Listenfeld ALS finden Sie alle Formate, in denen die Daten aus der Zwischenablage eingefügt werden können. Abhängig davon, mit welchem Programm die Daten erzeugt wurden, wird auch ein Eintrag angezeigt, der mit dem Wort »Objekt« endet. Wird dieser Eintrag angezeigt, stammt der Inhalt der Zwischenablage aus einem OLE-fähigen Programm. Daneben stehen noch andere Formate zur Verfügung, mit denen die Daten statisch in den Text eingefügt werden können. Die Bedeutung der verschiedenen Datentypen entnehmen Sie folgender Tabelle:
Datentyp
Bedeutung
...-Objekt
Die Daten können als Objekt dynamisch eingefügt werden.
Formatierter Text
Die Formatierung des Textes wird beim Einfügen übernommen.
Unformatierter Text
Der Inhalt der Zwischenablage wird als unformatierter Text eingefügt.
Grafik
Der Inhalt der Zwischenablage wird als Vektor-Grafik übernommen. Dieses Format kann mit der Zeichenfunktion von Word bearbeitet werden.
Bitmap
Die Daten werden als Pixel-Grafik dargestellt.
Tabelle 13.2: Was die Datentypen bedeuten
174
Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten
Die Anwendung von OLE OLE-Objekte werden mithilfe eines bestimmten Symbols in Word eingefügt. Nach einem Doppelklick auf ein Objekt startet Word das Programm, mit dem die Daten erzeugt wurden, im Fall einer Sounddatei wird z.B. der Audiorecorder geladen. Nachdem das Objekt betrachtet, abgespielt oder verändert wurde, beenden Sie das Programm und kehren danach automatisch zu Word zurück. Da der Bezug auf das aktuelle Objekt erhalten bleibt, werden eventuelle Änderungen mit übernommen. Im Zusammenhang mit OLE fallen immer wieder Fachbegriffe, über deren Bedeutung man sich klar sein muss: Ein Objekt ist eine beliebige Form von Daten (Sound, Grafik, Video), die mithilfe von OLE in ein Dokument eingefügt werden können. Ein Programm, das ein Objekt aufnimmt, muss dessen Inhalt nicht bearbeiten können. Das Programm muss nur wissen, welches Programm zur Bearbeitung des Objektes nötig ist und wie es gestartet werden kann. Durch einen Doppelklick auf das Objektsymbol wird die Anwendung aufgerufen. Durch die dynamische Verknüpfung wird das Objekt in Ihrem Dokument immer aktuell dargestellt. Um das zu realisieren, werden zwei verschiedene Informationen im Dokument gespeichert. Es werden dabei die Daten der Objekte, die im Dokument abgelegt sind, abgespeichert. Außerdem wird der Name der ursprünglichen Datei, aus der die Daten übernommen wurden, mit abgelegt. Beim Öffnen eines Dokuments überprüft Word die Aktualität der verknüpften Objekte und übernimmt inzwischen vorgenommene Veränderungen. Die automatische Aktualisierung kann auch deaktiviert werden. Objekte können auch manuell, wann immer Sie es wollen, aktualisiert werden. Beim Verknüpfen von Objekten, z.B. Grafiken, können Sie die Daten des Objekts im Word-Dokument mit abspeichern oder aus Platzgründen mit der Option MIT DATEI VERKNÜPFEN nur Pfad und Dateiname im Dokument ablegen. Wenn Sie große Objekte, z.B. komplexe Grafiken, nicht im Dokument abspeichern, reduziert sich die Dateigröße Ihrer Word-Dokumente erheblich. Der Nachteil dabei ist: Wenn die verknüpfte Grafikdatei gelöscht oder in einen anderen Ordner verschoben wurde, wird das Objekt im Word-Dokument nicht mehr angezeigt. Wenn Sie ein Objekt im Dokument abspeichern, aber die Option MIT DATEI VERKNÜPFEN deaktivieren, spricht man vom »Einbetten von Objek-
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Die Anwendung von OLE ten«. Das eingebettete Objekt ist nicht mehr mit der Originaldatei verbunden, enthält aber alle Daten, die zur Bearbeitung nötig sind. Nach einem Doppelklick wird automatisch das passende Programm gestartet, das das Objekt darstellen und manipulieren kann. Als OLE-Server (Anbieter) bezeichnet man Programme, die OLE-Objekte zur Verfügung stellen. Word selbst enthält vier OLE-Server:
왘 왘 왘 왘
Microsoft Draw Microsoft Graph Microsoft WordArt FormelEditor
Alle Microsoft-Office-Programme wie Excel, Word, Access und PowerPoint können auch selbst als OLE-Server fungieren. Jede Windows-Anwendung, die OLE-Objekte einbinden kann, wird als OLE-Client (Kunde) bezeichnet.
Bild 13.10: Die Excel-Tabelle in Word 2002
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Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Sowohl Word 2002 als auch Excel 2002 unterstützen OLE 2.0. Eingeblendet werden lediglich die Menübefehle und Symbolleisten des OLE-SERVERS. Bei der Bearbeitung einer als Objekt eingefügten Excel-Tabelle in Word wird daher nicht Excel in einem separaten Anwendungsfenster gestartet, sondern lediglich die Menüzeile und die Symbolleisten von Word durch die von Excel ersetzt. Um Objekte in Word einzufügen, haben Sie vier verschiedene Möglichkeiten:
왘 왘 왘 왘
Erstellen eines neuen Objekts Einfügen über die Zwischenablage Der Menü-Befehl EINFÜGEN/OBJEKT Drag&Drop
Ein neues Objekt erstellen Word bietet, wie bereits gesagt, vier eigene OLE-Server zur Erstellung von Zeichnungen, Formeln etc. Diese Server-Anwendungen müssen Sie immer dann starten, wenn Sie ein bestimmtes Objekt, z.B. eine Formel, neu erzeugen wollen. Im folgenden Beispiel erfahren Sie, wie Sie ein Objekt mithilfe eines OLEServers in Ihren Text einfügen. 1. Legen Sie ein neues Dokument an und positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der das Objekt, in diesem Beispiel eine Grafik, eingefügt werden soll. 2. Rufen Sie den Befehl EINFÜGEN/OBJEKT auf. Im Dialogfenster werden alle installierten OLE-fähigen Windows-Anwendungen aufgeführt, die ein Objekt erzeugen können. Aktivieren Sie die Registerkarte NEU ERSTELLEN. 3. Doppelklicken Sie im Listenfeld auf den Eintrag MICROSOFT WORD BILD 4. Word startet daraufhin Microsoft Draw und Sie können eine beliebige Grafik erstellen. Nachdem die Grafik fertig gestellt ist, wählen Sie aus dem Menü die Funktion BEENDEN und kehren wieder zu Word zurück.
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Ein neues Objekt erstellen
Bild 13.11: Objekt neu erstellen 5. Wieder zurück in Word, wird das eben erstellte Objekt eingefügt. Mit einem Doppelklick auf das Objekt können Sie Microsoft Draw erneut starten und die Grafik überarbeiten
Bild 13.12: Objekte mit Draw erzeugen
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Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Das Einfügen eines Objekts über die Zwischenablage wurde bereits am Anfang dieses Kapitels angesprochen. Um das Objekt in der Zwischenablage nicht statisch in Word einzufügen, müssen Sie statt des Befehls BEARBEITEN/EINFÜGEN den Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN wählen. Nach dem Aufruf des Befehls erscheint das Dialogfenster INHALTE EINFÜGEN. Im Listenfeld ALS müssen Sie den Eintrag ...-OBJEKT markieren. Diese Methode ist immer dann vorzuziehen, wenn ein Objekt bereits als Datei auf Ihrer Festplatte abgelegt ist. Um eine Grafik aus einer bereits existierenden Grafikdatei zu übernehmen, muss nicht das Grafikprogramm gestartet werden. Stattdessen gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Starten Sie in Word die Funktion EINFÜGEN/OBJEKT. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte AUS DATEI ERSTELLEN. 3. Geben Sie den Namen und den Speicherort der Datei in das Textfeld DATEINAME ein. Wenn Sie nicht wissen, wo die Datei abgelegt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN, um die Datei zu suchen. 4. Klicken Sie auf OK, daraufhin wird die Datei in das Dokument eingefügt.
Bild 13.13: Objekt aus vorhandener Datei erstellen
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Verknüpfen Eine der schnellsten Methoden, um Objekte in Word einzufügen, ist »Drag&Drop«. Bei diesem Verfahren ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die gewünschte Datei, die das Objekt enthält, in das Word-Dokument und lassen die Maustaste los. 1. Starten Sie Word und öffnen Sie das Dokument, in das Sie ein Objekt einfügen wollen. 2. Starten Sie den Explorer von Windows. 3. Wechseln Sie in den Windows Ordner. 4. Klicken Sie auf eine der BMP-Dateien im Explorer und ziehen Sie diese in Ihr Word-Dokument. Im Dokument lassen Sie die Maustaste los, daraufhin wird die Grafik eingefügt.
Verknüpfen Beim Einfügen von Grafiken, Excel-Tabellen oder anderen komplexen Objekten fällt oft ein gewaltiges Datenvolumen an. Ein Text, der als Datei nur 50 KByte belegt, kann durch das Hinzufügen von komplexen Grafiken mehrere MByte groß werden. Große Word-Dokumente mit vielen Grafiken zeigen sich beim Editieren sehr behäbig. Einfaches Blättern im Dokument kann dann bereits zu lästigen Pausen führen. Insbesondere auf nicht sehr leistungsstarken PCs läuft die Bearbeitung großer Dokumente stark gebremst ab. Der Speicherplatzbedarf der im Dokument abgespeicherten Objekte kann festgestellt werden. Wenn Sie genau wissen wollen, wie viel Speicher durch die Verwendung der Objekte in Ihrem Dokument belegt wird, rufen Sie die Funktion DATEI/EIGENSCHAFTEN/STATISTIK auf und sehen sich die Angaben unter Dateigröße an. Wenn Sie, wie bereits erwähnt, Objekte nur verknüpft ablegen, sparen Sie Speicherplatz und Ihre Word-Dokumente bleiben kompakt. Immer wenn Sie Objekte in Word einfügen wollen, können Sie mit der Option MIT DATEI VERKNÜPFEN arbeiten. Daraufhin wird nur die Information, wie Word die Daten darzustellen hat und wo diese auf Ihrer Festplatte zu finden sind, abgelegt. Wenn Sie z.B. ein Excel-Tabellenblatt in Word verknüpfen, wird nur der Name der Excel-Datei, z.B. EST96.XLS, in der sich die Daten befinden und die Informationen zur Darstellung in Word, abgespeichert.
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Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Die Nachteile einer Verknüpfung liegen auf der Hand. Wenn die Datei, die die Daten enthält, gelöscht oder in ein anderes Verzeichnis verschoben wird, kann Word das Objekt nicht mehr darstellen und gibt stattdessen eine Fehlermeldung aus. Verlorene Bezüge zu verschobenen Dateien können durch Anpassen des Pfad- oder Dateinamens in Word wiederhergestellt werden. Gelöschte Objektdateien sind aber endgültig verloren, sofern kein Backup existiert. Das Abspeichern der gesamten Objektdaten in Word hat den Vorteil, dass immer alle Objekte im Dokument verbleiben. Das folgende Beispiel hilft Ihnen, das Verknüpfen von Objekten in der Praxis besser kennen zu lernen. 1. Starten Sie Excel und öffnen Sie eine beliebige Datei. 2. Markieren Sie einige Zellen in einem Tabellenblatt. 3. Kopieren Sie den Ausschnitt mit dem Befehl BEARBEITEN/KOPIEREN in die Zwischenablage. 4. Starten Sie Word und öffnen Sie das Dokument, in dem das Objekt eingefügt werden soll. 5. Starten Sie aus dem Menü den Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN 6. Markieren Sie im Listenfeld ALS den Eintrag MICROSOFT EXCEL-TABELLE-OBJEKT. 7. Aktivieren Sie das Optionsfeld VERKNÜPFEN und klicken Sie dann auf OK. Der Tabellenausschnitt wird im Dokumentfenster eingeblendet. Die Verknüpfungen in Word werden mithilfe von Feldfunktionen realisiert, die den Objekttyp, Pfad und Dateiname des Objektes enthalten. Die Anzeige zwischen Feldfunktion und Objektdarstellung kann mit dem Shortcut (ª) + (F9) umgeschaltet werden. Anstelle des Tabellenblattes erscheint dann z.B. folgende Feldfunktion: { VERKNÜPFUNG Excel.Sheet.5 ”C:\\DATEN\\UMSATZ.XLS” ”BLATT$!Z4S1:Z22S5” \a \p }
Die Feldfunktion besteht aus dem Schlüsselwort Verknüpfung, dem Namen des OLE-Servers, den Pfad- und Dateinamen der Quelldatei, der Position der verknüpfen Daten innerhalb der Quelldatei und weiteren Angaben, die verantwortlich für Formatierung und Aktualisierung sind. Der Schalter \* FORMATVERBINDEN beim Verknüpfen von Grafiken veranlasst Word beispielsweise, dass alle Formatierungseigenschaften auch nach dem Aktualisieren erhalten bleiben. Der Schalter \a weist Word an, die Verknüpfung automatisch beim Öffnen des Dokumentes zu aktualisieren. Folgende Schalter stehen darüber hinaus zur Verfügung: 181
Bearbeiten von Verknüpfungen
Schalter
Bedeutung
\b
Fügt das verknüpfte Objekt als Bitmap ein.
\p
Fügt das verknüpfte Objekt als Grafik ein.
\r
Fügt das verknüpfte Objekt im RTF-Format (Rich Text Format) ein.
\t
Fügt das verknüpfte Objekt im Nur-Text-Format ein.
Tabelle 13.3: Was die Schalter bewirken. Bei der automatischen Aktualisierung kontrolliert Word bei jedem Öffnen des Dokumentes, ob verknüpfte Objekte verändert wurden, und passt die Anzeige entsprechend an. Falls Word Objekte nicht automatisch aktualisiert, müssen Sie im Dialogfenster des Befehls EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte ALLGEMEIN das Feld AUTOMATISCHE VERKNÜPFUNGEN BEIM ÖFFNEN AKTUALISIEREN EINSCHALTEN.
Bearbeiten von Verknüpfungen Word ermöglicht es Ihnen, Verknüpfungen zu überprüfen, zu aktualisieren, die Herkunft eines Objekts zu verändern und Verknüpfungen wieder aufzuheben. Bevor Sie eine Verknüpfung bearbeiten, müssen Sie immer zuerst das Objekt markieren und dann den Befehl BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN wählen. Im Dialogfenster werden alle aktuellen Verknüpfungen im Dokument dargestellt. Eingebettete Objekte erscheinen nicht in der Verknüpfungsliste des Word-Dokumentes, weil kein Bezug zu einer anderen Datei besteht. Wenn Sie auf eine bestimmte Verknüpfung klicken, werden die dazugehörigen Daten, wie Herkunft der Datei mit Laufwerk, Verzeichnis und Dateinamen, der Verknüpfungstyp und die Art der Aktualisierung, eingeblendet. Im Dialogfenster VERKNÜPFUNGEN können auch mehrere Verknüpfungen gleichzeitig bearbeitet werden. Markieren Sie zuerst die gewünschten Verknüpfungen. Um mehrere Verknüpfungen hintereinander zu markieren, drücken Sie (ª) und klicken mit der Maus auf den ersten Eintrag des gewünschten Bereichs und dann auf den letzten. Wenn die gewünschten Verknüpfungen in der Liste nicht direkt untereinander stehen, drücken Sie (Strg) und klicken jedes Objekt einzeln an.
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Kapitel 13: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten
Bild 13.14: Verknüpfungen bearbeiten Im Dialogfenster Verknüpfungen bieten sich mehrere Möglichkeiten: Verknüpfte Objekte werden standardmäßig automatisch aktuali왘 siert. Wenn Sie dagegen selber steuern wollen, wann ein Objekt aktualisiert werden soll, dann aktivieren Sie das Optionsfeld MANUELL. Das Objekt wird dann nur noch aktualisiert, wenn Sie auf die Schaltfläche AKTUALISIEREN klicken.
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Wenn Sie Verknüpfungen vor einer Aktualisierung schützen wollen, können Sie das Optionsfeld GESPERRT aktivieren. Dadurch ändert sich im Listenfeld der Aktualisierungsmodus zu SPERRE und die Schaltfläche JETZT AKTUALISIEREN wird deaktiviert.
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Nach einem Klick auf die Schaltfläche QUELLE ÖFFNEN wird der OLE-Server gestartet, mit dem das Objekt erzeugt wurde.
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Nach einem Klick auf die Schaltfläche QUELLE WECHSELN erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie einen anderen Ordner, ein anderes Laufwerk oder eine andere Datei als neues Objekt für die Verknüpfung festlegen können. Immer dann, wenn Sie Objektdateien in andere Ordner verschieben oder umbenennen, müssen Sie über QUELLE WECHSELN die Daten anpassen, sonst geht die Verknüpfung verloren.
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Wollen Sie keine weitere Verknüpfung mit einem Objekt, dann wählen Sie die Funktion VERKNÜPFUNG LÖSEN. Sie löschen damit den aktuellen Eintrag im Fenster VERKNÜPFUNGEN. Der Inhalt des
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Bearbeiten von Verknüpfungen Objekts bleibt zwar bestehen, aber die Verknüpfung zur Quelldatei wird aufgehoben. Eine spätere Bearbeitung des Feldinhaltes ist dann nicht mehr möglich.
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Wählen Sie zuerst im Listenfeld das oder die Objekte, die aktualisiert werden sollen. Dann klicken Sie auf JETZT AKTUALISIEREN. Verknüpfungen, bei denen das Optionsfeld GESPERRT eingeschaltet war, werden bei der Aktualisierung nicht berücksichtigt.
Teil III: Excel 2002 Kapitel 14 Einführung Sicher ist Ihnen der betriebswirtschaftliche Lehrsatz bekannt, dass ein Unternehmen mit Zahlen zu steuern sei. Excel 2002 ist wie geschaffen dafür, die Zahlenflut eines Unternehmens zu ordnen und auszuwerten. Sämtliche betriebswirtschaftliche Aufgaben lassen sich mit Hilfe dieser Tabellenkalkulation hervorragend lösen. Neben den vier Grundrechenarten gehören Wurzel-, Logarithmen- und Exponentialberechnungen zum Standard von Excel. Daneben sind noch eine Vielzahl an Formeln und Funktionen integriert, die komplexe Berechnungen in der Statistik, Finanzierung und anderen Bereichen erheblich erleichtern. Um die Zahlen ansprechend zu visualisieren, gehört die grafische Darstellung in Form von Diagrammen, Was-wäre-wenn-Analysen oder anderen Gestaltungsmöglichkeiten zur Grundausstattung von Excel 2002.
Excel-Aufgabengebiete Somit ist Excel das wichtigste Werkzeug in einem Unternehmen, um Zahlen nach betriebswirtschaftlichen Kriterien zu berechnen bzw. zu analysieren. Zu den Aufgabengebieten von Excel zählen beispielsweise die Deckungsbeitragsrechnung, Umsatzanalysen, die Ermittlung von Abschreibungsbeträgen, Investitionsrechnungen, Betriebsstatistiken, Break-Even-Analysen, Budgetierung und viele mehr, um nur einige aufzuzählen. Vorteilhaft für die Tabellenkalkulation ist natürlich die Einbindung in die Office-Umgebung, denn die Programme sind inhaltlich, formal und funktionell aufeinander abgestimmt. Die Einbindung und die einheitliche Bedienung erleichtern zudem die Anwendung von Excel und den anderen OfficeProgrammen.
Excel-Aufgabengebiete
Formeln und Funktionen Unterstützt werden Sie auch durch Funktionen, die in Excel 2002 zur Verfügung stehen. Funktionen sind vordefinierte Formeln und in bestimmte Kategorien eingeteilt. So können Sie beispielsweise mit Hilfe bestimmter Funktionen Abschreibungsbeträge ermitteln oder Zinsrechnungen durchführen. Excel bietet Ihnen folgende Funktionsgruppen:
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Finanzmathematische Funktionen Datums- und Zeitfunktionen Mathematische und trigonometrische Funktionen Matrixfunktionen Statistische Funktionen Datenbankfunktionen Textfunktionen Logische Funktionen Informationsfunktionen
Somit ist Excel auch für spezielle Problemstellungen, wie beispielsweise Statistik, Terminplanung, Finanzmathematik und so weiter einsetzbar.
Verknüpfen von Arbeitsblättern und Arbeitsmappen Das Kernstück bei der Arbeit mit Excel ist das Arbeitsblatt. Doch die einzelnen Blätter reichen für komplexere Problemlösungen nicht aus. Darum verfügt Excel über Arbeitsmappen, in denen mehrere Arbeitsblätter zusammengefasst werden. Der Vorteil dabei ist, dass in einer Arbeitsmappe unterschiedlich aufgebaute Arbeitsblätter enthalten sein können. Somit können Sie in einer Excel-Arbeitsmappe beispielsweise Tabellen, Diagramme, Modulblätter für Makros oder Datenbanken speichern. Ein weiterer Vorteil: durch umfangreiche Berechnungen werden die Arbeitsblätter in Excel schnell unübersichtlich. Dazu können Sie Berechnungen auch auf einzelne Arbeitsblätter auslagern und die Endergebnisse auf einem separaten Blatt zusammenfassen, so dass Sie nur die wesentlichen Daten im Überblick haben.
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Kapitel 14: Einführung
Diagramme in Excel Diagramme, auch Charts, Geschäfts- oder Businessgrafiken genannt, sind fester Bestandteil in Excel und haben eine zentrale Bedeutung bei der Präsentation von Zahlen in einem Unternehmen. Das Diagramm-Modul von Excel verfügt über unterschiedliche Diagrammtypen, so z.B. Säulen-, Kreis-, Balken-, Linien- oder 3D-Diagramme, die in unterschiedlichen Farb-, Linien- oder Musterkombinationen dargestellt werden können.
Gestaltung durch Vorlagen Um das Layout einer Tabelle hervorzuheben, verfügt Excel über eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten. Neben Schriften, Farben, Muster und Rahmen kommen dabei auch Grafikvorlagen zum Einsatz. Somit lassen sich schnell und mit wenig Zeitaufwand Überschriften, Gliederungen und Hervorhebungen setzen. Gegen neugierige Blicke lassen sich einzelne Zeilen und Spalten auch ausblenden. Mit der AutoFormat-Funktion wählen Sie einfach das gewünschte Layout.
Die Tabelllenkalkulation als Datenbank Excel ist mit Sicherheit Access als Datenverwaltungssystem unterlegen, doch entspricht die Struktur der Arbeitsblätter mit ihren Zeilen und Spalten der Struktur von Datenbanken mit Datenfeldern. Deshalb können in Excel auch Datenbestände verwaltet werden. Excel verfügt dazu über etliche datenbankähnliche Funktionen. Auch das Sortieren, Filtern und Extrahieren von Daten nach Suchkriterien bereitet Excel keine Schwierigkeiten.
Makros und VBA Mit den Makros und VBA steht Excel sogar eine Programmiersprache zur Verfügung, mit der Sie Vorgänge automatisieren bzw. um neue Funktionalitäten ergänzen können. Dabei können Sie eigene Dialogboxen und Abfragen erstellen, die Sie in den Excel-Menüleisten integrieren. Durch diese Automatisierungsfunktionen schaffen Sie Entlastung von vielen Routinearbeiten.
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Die Grundlagen von Excel 2002
AddIns und AddOns AddIns sind Zusatzprogramme in Excel, die unterschiedliche Problemstellungen auf Basis von Excel lösen. Excel verfügt bereits über etliche AddIns, z.B. bei der Zielwertsuche. Bekommen Sie Excel-Zusatzprogramme von einem anderen Anbieter, so spricht man von einem AddOn. Hierbei handelt es sich zumeist um ein komplexes Anwendungsprogramm auf Basis von Excel, aber auch um Tools oder Utilities, die die Funktionalität von Excel ändern oder beeinflussen. Dieser kurze Funktionsüberblick zeigt, dass das Haupteinsatzgebiet von Excel ein Büro mit betriebswirtschaftlichen oder technischen Anwendungen ist. Hier kann das Programm aufgrund der einfachen Bedienung und umfassenden Funktionalität schnell seine Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen. Die folgenden Kapitel zum Thema Excel behalten das Einsatzgebiet immer im Auge. Bereits im folgenden Kapitel werden die wichtigsten Grundfunktionen anhand von Praxisbeispielen erläutert. Spezielle Anwendungen finden Sie dann im zweiten Teil des Excel-Kapitels.
Die Grundlagen von Excel 2002 Excel ist der Standard bei den Kalkulationsprogrammen. Insofern kennen Sie wahrscheinlich die Vorgängerversionen Excel 2000, Excel 97 oder sogar noch Excel 95 bzw. 5.0. Hat sich beim Wechsel von Excel 95/97 auf die Version 2000 äußerlich wenig getan, so werden Sie beim ersten Start von Excel 2002 doch eklatante, äußerliche Veränderungen bemerken. Im Vordergrund steht jetzt nicht mehr die Anwendung selbst, sondern der produktive Einsatz von Excel 2002 im Unternehmen, insbesondere im Team und im Internet. Dazu hat Microsoft etliche Hilfsmittel integriert, die auf den ersten Blick im Vergleich zur gewohnten Excel-Ansicht verwirrend sind, im praktischen Einsatz aber viele Vorteile mit sich bringen. Um die neue Excel 2002-Oberfläche detailliert zu betrachten, müssen Sie das Programm erst einmal starten.
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Kapitel 14: Einführung
Starten von Excel Excel 2002 kann auf verschiedene Weise gestartet werden. Je nach Installation stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.
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Die klassische Variante Starten Sie Excel über START/PROGRAMME/MICROSOFT EXCEL. Fehlt ein Eintrag, nutzen Sie START/EINSTELLUNGEN/TASKLEISTE & STARTMENÜ/PROGRAMME im Menü START/HINZUFÜGEN, um eine neue Option einzufügen. Die einzubindende Datei finden Sie im Ordner »\Programme\Microsoft Office\Office« und lautet EXEL.EXE.
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Die schnelle Variante Über eine Desktopverknüpfung können Sie Excel direkt starten. Öffnen Sie dazu den Excel-Eintrag über START/PROGRAMME und ziehen den Eintrag MICROSOFT EXCEL mit der linken Maustaste an einen freien Platz auf dem Desktop.
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Die Variante mit Arbeitsblatt Wollen Sie Excel 2002 gleich mit einem bestimmten Arbeitsblatt laden, dann starten Sie dazu den Windows-Explorer und doppelklicken Sie im gewünschten Ordner auf das Dateisymbol einer Arbeitsmappe oder einer anderen Excel-Anwendung, um die Datei zusammen mit Excel zu laden.
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Die Variante für häufig benötigte Arbeitsblätter Excel-Arbeitsblätter, die Sie häufig bearbeiten, finden Sie auch im Dokumenten-Ordner, den Sie über START/DOKUMENTE öffnen können. Wählen Sie dann das gewünschte Arbeitsblatt aus und laden es zusammen mit Excel.
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Die Variante über Office Verwenden Sie mit START die Option NEUES OFFICE DOKUMENT und LEERE ARBEITSMAPPE im Register ALLGEMEIN.
Die Oberfläche von Excel Nach dem Starten von Excel erscheint die Oberfläche mit dem StandardBildschirm. Betrachten Sie zunächst den Bildschirmaufbau: Generell startet Excel mit einem leeren Arbeitsblatt. In der ersten Zeile meldet sich Excel mit der »Mappe«. Deren Fenster zeigt eine leere Tabelle.
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Die Grundlagen von Excel 2002
Bild 14.1: Der Standard-Bildschirm von Excel 2002 Wenn Sie gleich nach dem Start mehrere Arbeitsmappen in Fenstern verwalten, ändert sich diese Anzeige (siehe den Abschnitt zu Arbeitsmappen). Darunter folgt das Befehlsmenü mit den Excel-Befehlen. Je nach Voreinstellung sehen Sie unterhalb des Befehlsmenüs mehrere Symbolleisten. Standardmäßig werden die Symbolleisten STANDARD, FORMAT und AUFGABENBEREICH eingeblendet.
Bild 14.2: Der Menüleiste von Excel folgen der oder die Symbolleisten, die Sie über Ansicht und Symbolleisten auswählen können. Unterhalb der Symbolleisten finden Sie eine für die Navigation und Bearbeitung besonders wichtige Leiste: die Bearbeitungsleiste.
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Kapitel 14: Einführung
Bild 14.3: Die Bearbeitungsleiste ist wichtig für die Navigation. In der Bearbeitungsleiste wird im linken Bereich immer die aktuelle Cursorposition angezeigt. Gemäß der vorigen Abbildung befindet sich also der Cursor im Feld A1. Daneben sehen Sie den Feldinhalt der aktuellen Cursorposition. Das kann ein Text oder eine Formel sein. Den Hauptteil des Excel-Bildschirms nimmt das Koordinatengitter ein. Ein Arbeitsblatt von Excel besteht aus 65.536 Zeilen und 256 Spalten. Die Spalten werden durch die Buchstaben gekennzeichnet, die Zeilen durch Nummern. Somit ergibt sich eine Struktur wie auf einem Schachbrett. Die Feldkoordinaten dazu sind bei Excel wie beim Schach identisch, nur dass Excel eben wesentlich größer ist. Die kleinste Einheit in Excel ist also ein Feld, auch Zelle genannt. Eine Zelle fasst bis zu 32.000 Zeichen. Das können entweder Texte, Zahlen, Formeln oder Funktionen sein. Mehr dazu im nächsten Kapitel.
Bild 14.4: Die Fußleiste mit den Tabellen und Navigations-Schaltflächen Den Abschluss des Excel-Standardbildschirms bildet eine Fußleiste. Im linken Bereich finden Sie einige Navigations-Schaltflächen, mit denen Sie schnell im Arbeitsblatt die Koordinaten wechseln können. Die Namen von Arbeitsblättern werden am unteren Rand des Arbeitsmappenfensters durch Blattregister aufgeführt. Sie können die Anzeige mit EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT/FENSTEROPTIONEN/BLATTREGISTERKARTEN aus- und einblenden. Standardmäßig werden drei Tabellen mit der Bezeichnung von »Tabelle 1« bis »Tabelle 3« angezeigt. Das Excel-Arbeitsblatt besteht also nicht nur aus einer Seite mit 65.356 mal 256 Feldern, sondern aus mehreren Tabellen mit dem gleichen Umfang. Möchten Sie die Bezeichnung der einzelnen Tabellen, die auch als Arbeitsblätter bezeichnet werden, ändern, so klicken Sie diese hier mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl UMBENENNEN. Über dieses Kontextmenü können Sie auch neue Tabellen hinzufügen bzw. bestehende löschen.
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Arbeitsmappen in Excel Neu in Excel 2002 ist der sog. »Aufgabenbereich«. Diesen sehen Sie normalerweise am rechten Rand des Excel-Bildschirms. Ansonsten können Sie den Aufgabenbereich jederzeit über ANSICHT/AUFGABENBEREICH aktivieren.
Bild 14.5: Neu in Excel ist der Aufgabenbereich. Der Aufgabenbereich ändert sich je nach Aufgabengebiet. Ob Sie jetzt eine neue Arbeitsmappe anlegen oder löschen, Formeln erfassen, Grafiken aus dem Zahlenmaterial bilden oder eine Pivot-Tabelle erstellen – im Aufgabenbereich finden Sie immer die wichtigsten Befehle zur gerade in Angriff genommenen Tätigkeit. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie nicht dauernd mit Excel arbeiten. Befehle und Funktionen, die man nach einiger Zeit leider immer wieder vergisst, werden im Aufgabenbereich automatisch angezeigt. Profis in Excel werden diese Funktion sicherlich zugunsten einer größeren Darstellung des Arbeitsblattes abstellen.
Arbeitsmappen in Excel Sie kennen bereits die Arbeitsblätter in Excel und die Tabellen. Dazu kommen noch die Arbeitsmappen. Die aktuelle Mappe wird immer oben im Excel-Bildschirm in der blauen Randleiste angegeben, meist als »Mappe1«.
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Kapitel 14: Einführung Excel verwaltet Dokumente wie z.B. Arbeitsblätter in Arbeitsmappen. Schon die erste Tabelle nach dem Start von Excel ist Teil einer automatisch angelegten Arbeitsmappe. Arbeitsmappen müssen Sie von den Sammelmappen unterscheiden. Letztere sind ein zusammenfassendes Arbeitsmittel von Office. Sammelmappen enthalten unterschiedliche Dokumente, je nach Bedarf werden das auch Excel-Arbeitsmappen sein. Wie bei einer Arbeitsmappe aus Pappe (Ordner) gibt es eine maximale Anzahl von Blättern in einer Arbeitsmappe. Excel verwaltet in seiner Standard-Arbeitsmappe bis zu 255 Arbeitsblätter. Die tatsächlich mögliche, maximale Anzahl ist nur durch den zugänglichen Speicher begrenzt. Gleiches gilt für die höchstmögliche Zahl von Fenstern pro Arbeitsmappe. Der Bildschirm durch seine Größe und die Machbarkeit der effektiven Verwaltung begrenzen die praktische Nutzung der Zahl automatisch. Wenn Sie mehrere Arbeitsmappen verwalten, werden diese in Fenstern angezeigt. Um eine neue Arbeitsmappe anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie DATEI/NEU. 2. Aktivieren Sie das Register ALLGEMEIN und doppelklicken Sie auf das Symbol ARBEITSMAPPE. Sie können sich die Arbeit in vielen Fällen erleichtern, wenn Sie eine neue Arbeitsmappe nach Muster anlegen. Im Register ARBEITSMAPPE WÄHLEN oder MIT VORLAGE BEGINNEN des Fensters NEUE ARBEITSMAPPE finden Sie vorbereitete Arbeitsmappen. 3. Arbeitsmappen bestimmen die Arbeitsblattgröße. Wollen Sie die Größe beeinflussen, müssen Sie die Fenstergröße ändern. Dazu setzen Sie dem Mauspfeil auf eine Seite oder Fensterecke und ziehen das Fenster. Außerdem stehen Ihnen oben rechts im Fenster die zwei Schaltflächen zum Minimieren und Maximieren zur Verfügung. 4. Mit einem Doppelklick auf die Titelzeile verkleinern bzw. vergrößern Sie das Gesamtfenster mit einer oder mehreren Arbeitsmappen. Der Doppelklick auf die Titelzeile einer Arbeitsmappe vergrößert ein verkleinertes Fenster zum Vollbild.
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Arbeiten mit der Menüleiste
Arbeiten mit der Menüleiste Von der Menüleiste am oberen Bildschirmrand ausgehend stehen Ihnen alle wichtigen Funktionen von Excel zur Verfügung. Sie wählen die unterschiedlichen Menüs, entweder mit einem Mausklick auf das entsprechende Menü, oder durch Drücken der rechten Maustaste an beliebiger Stelle. Mit der rechten Maustaste rufen Sie das Kontextmenü auf. Während in der Menüleiste Optionen nach Bereichen zusammengefasst sind, ändert sich das Kontextmenü je nach der gerade aktivierten Option. Das Menü können Sie leicht auch mit der Tastatur nutzen: Halten Sie (Alt) gedrückt und tippen Sie auf den unterstrichenen Buchstaben im Menünamen, ohne (Alt) loszulassen. Ist ein Menü geöffnet, verschieben Sie mit den Cursortasten die Markierung und wählen die gewünschte Menüoption mit (¢) aus. Verwenden Sie die Cursortasten, um die jeweils benachbarten Menüs zu öffnen. Sie öffnen jedes andere Menü mit einem Mausklick auf den Menünamen. Um weitere Menüs aufzuklappen, gehen Sie ebenso vor. Das zuvor offene Menü klappt zu, das neu gewählte Menü öffnet sich. Ein Menü schließen Sie über die Taste (Esc), mit einem weiteren Drücken von (Esc) deaktivieren Sie die Menüleiste. Drei Punkte hinter einem Optionsnamen bedeuten, dass in einem Dialogfenster weitere Angaben gemacht werden müssen. Sehen Sie eine Option des Menüs nur schwach (in grau dargestellt), dann steht diese im Augenblick nicht zur Verfügung. Gewöhnen Sie sich an, Maus und Tastatur immer zu kombinieren. Damit erzielen Sie ein hohes Maß an Bedienungskomfort. Allgemeine Empfehlungen lassen sich jedoch nicht geben. Sicher werden Sie nach kurzer Eingewöhnungszeit die Methode herausfinden, die Ihrer Arbeitsweise am besten entspricht und so am effektivsten für Sie ist. Etwas gewöhnungsbedürftig ist auch die »Quasi«-Intelligenz der Menüs – eine Errungenschaft, die mit Office 2000 zum ersten Mal in Erscheinung trat. Dabei werden die zuletzt benutzten Menü-Befehle immer zuerst angezeigt. Das verwirrt oft und sollte deshalb deaktiviert werden. Die Einstellung dazu finden Sie unter ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN. Im Register OPTIONEN aktivieren Sie die Option MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN.
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Kapitel 14: Einführung
Arbeiten mit den Symbolen und den Symbolleisten Nachdem Sie Excel 2002 erstmals installiert und in Betrieb genommen haben, finden Sie über dem aktiven Tabellenfenster mindestens eine, wahrscheinlich zwei Leisten mit Symbolen. Die Art und Zahl der angezeigten Symbolleisten können Sie leicht ändern. Zeigen Sie mit dem Mauspfeil auf die Symbolleiste und drücken Sie die rechte Maustaste. Eine Liste der Symbolleisten wird eingeblendet. Aktive Symbolleisten haben ein Häkchen. Klicken Sie zum Zufügen oder Abwählen auf den Namen der Symbolleiste.
Bild 14.6: Mit einem rechten Mausklick in die Symbolleiste erhalten Sie eine Übersicht aller Symbole. Symbole erleichtern Ihnen die Arbeit mit Excel 2002. Wann immer Sie eine bestimmte Funktion benötigen, die in der Symbolleiste enthalten ist, reicht es, dieses Symbol anzuklicken. Das kann ein einfacher Löschvorgang, der Aufbau einer bestimmten Grafik oder die Zuweisung bzw. Übertragung eines Formates sein. Ist ein Grafikfenster geöffnet, sehen Sie auch über dem Grafikfenster eine Leiste mit den zur Grafik gehörenden Symbolen.
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Arbeiten mit den Symbolen und den Symbolleisten Die Schaltflächen der Symbolleiste wenden Sie auf markierte Zellbereiche an. Sind beispielsweise eine oder mehrere Zellen markiert, die Sie durch eine Einrahmung mit Schatteneffekt hervorheben wollen, reicht es aus, das entsprechende Symbol anzuklicken. Auf ähnliche Weise ordnen Sie markierten Zellen Währungsformate oder Textattribute wie FETT, KURSIV oder UNTERSTRICHEN und vieles andere zu. Sie können mit einem Klick auf das passende Symbol neue Daten laden und speichern.
Symbolleiste ein- und ausblenden Die Symbolleisten von Excel können Sie vollständig ausblenden, z.B. wenn Sie möglichst viel Anzeigefläche frei machen wollen: 1. Wählen Sie dazu ANSICHT/SYMBOLLEISTEN. 2. Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen und bestätigen Sie. Die Symbolleiste selbst können Sie nicht mit der Tastatur aktivieren, wohl aber ihre Anordnung auf dem Bildschirm bestimmen. Symbolleisten lassen sich markieren und frei auf dem Bildschirm positionieren. Je nachdem, wohin Sie die Symbolleiste verschieben, können Sie die Leiste und die Schaltflächen weiter beeinflussen. Symbolleisten sind nicht verankert, wenn sie vom Bildschirmrand entfernt angeordnet sind. Wenn Sie eine Symbolleiste zum Fenster- oder Bildschirmrand schieben, wird sie dort verankert. Um Symbolleisten zu verschieben, sind nur wenige Handgriffe notwendig: 1. Richten Sie den Mauspfeil auf den schmalen Bereich zwischen den Schaltflächen oder auf die Titelleiste einer nicht verankerten Symbolleiste. 2. Ziehen Sie die Symbolleiste per Maus an eine neue Position. Nur wenn Sie die Symbolleiste an den Bildschirmrand oder den des Anwendungsfensters ziehen, wird die Symbolleiste am Rand ausgerichtet. Das bedeutet automatisch die Verankerung am Rand des Fensters.
Symbolleiste löschen Symbolleisten sind Standard-Symbolleisten (integrierte) oder entsprechend den Anwenderbedürfnissen angepasste Symbolleisten. Nur letztere können gelöscht werden. Damit integrierte Symbolleisten geschützt werden, ändert sich nach dem Markieren die Schaltfläche LÖSCHEN in ZURÜCKSETZEN. 1. Um eine angepasste Symbolleiste zu löschen, benötigen Sie das Fenster ANPASSEN. Gehen Sie dann folgendermaßen vor:
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Kapitel 14: Einführung 2. Klicken Sie auf die Optionen ANSICHT und SYMBOLLEISTEN oder drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie dort ANSICHT. 3. Im Register SYMBOLLEISTEN deaktivieren Sie in der Liste SYMBOLLEISTEN das Kontrollkästchen neben einer angepassten Symbolleiste, wenn Sie diese löschen wollen. ZURÜCKSETZEN ändert sich in LÖSCHEN. 4. Wählen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Schließen Sie das Fenster.
Symbolleiste einer Arbeitsmappe zuordnen Symbolleisten gelten zunächst für alle Arbeitsmappen. Sie können benutzerdefinierte Symbolleisten jedoch auch für bestimmte Arbeitsmappen in jeweils eigener Anordnung konfigurieren: 1. Wählen Sie SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN/ANFÜGEN. 2. Klicken Sie auf ANFÜGEN und klicken Sie auf die benutzerdefinierte Symbolleiste, die Sie an die Arbeitsmappe anbinden wollen. 3. Wählen Sie KOPIEREN, bestätigen Sie und schließen Sie das Fenster. Wenn Sie anschließend die Arbeitsmappe speichern, wird auch die neu definierte Symbolleiste gesichert.
Benutzerdefinierte Symbolleisten Haben Sie Makros erstellt oder möchten Sie eine spezielle Symbolleiste zusammenstellen, benötigen Sie eine benutzerdefinierte Symbolleiste. Sie können leere Symbolleisten anlegen und mit beliebigen Schaltflächen ausstatten. Um eine solche benutzerdefinierte Symbolleiste anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Beginnen Sie mit der Wahl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. Eine neue Schaltfläche wird eingeblendet, wobei ein Name für die Symbolleiste gleich vorgeschlagen wird. 3. Überschreiben Sie im Textfeld NAME DER SYMBOLLEISTE den vorgegebenen Standard mit einen Namen für die neue Symbolleiste. 4. Schalten Sie zum Register BEFEHLE. 5. Kennzeichnen Sie in der Liste KATEGORIEN die Zusammenstellung von Schaltflächen, die auf der neuen Symbolleiste angeordnet werden sollen.
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Arbeiten mit den Symbolen und den Symbolleisten 6. Markieren Sie dann in der Liste BEFEHLE jeweils Schaltflächen und ziehen Sie diese auf die neue Symbolleiste. Die Symbolleiste wird mit jeder eingefügten Schaltfläche automatisch größer und kann nach der Zusammenstellung wie alle anderen Symbolleisten behandelt werden.
Standardeinstellungen wiederherstellen Symbolleisten zu verändern bedeutet die Möglichkeit der optimalen Anpassung an unterschiedliche Bedürfnisse, kann aber schnell zu einem unübersichtlichen Menü führen. Wollen Sie den ursprünglichen Zustand einer Symbolleiste wiederherstellen, ist das ebenfalls in Excel möglich: 1. Wählen Sie dazu ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN. 2. Aktivieren Sie in der Liste SYMBOLLEISTEN das Kontrollkästchen für den Namen der Symbolleiste, die Sie wieder auf den STANDARD zurücksetzen möchten. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN. Abschließend folgt eine Sicherheitsabfrage. Das beschriebene Verfahren des Zurücksetzens auf einen Standard funktioniert nicht nur für eine angepasste Symbolleiste, sondern auch für Schaltflächen. Wenn Sie in der Liste SYMBOLLEISTEN ein Kontrollkästchen für eine angepasste Symbolleiste wählen, ändert sich die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN in LÖSCHEN.
Die Anzeige der Symbolleiste verändern Die anfänglich sichtbare Symbolleiste ist jederzeit nach Ihren Bedürfnissen veränderbar. Das gilt neben dem Anordnen und der Zusammenstellung der Symbolleiste auch für die Darstellung von Elementen. Um Platz zu gewinnen, können Sie die Breite eines Dropdown-Listenfelds (z.B. Schrift) auf einer Symbolleiste ändern: 1. Starten Sie die Änderung mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN. 2. Markieren Sie die Schaltfläche ANPASSEN und Ihre selbst zusammengestellte Symbolleiste. 3. Klicken Sie das Dropdown-Listenfeld einer Symbolleiste an, z.B. in der Symbolleiste FORMAT/SCHRIFTART oder SCHRIFTGRAD.
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Kapitel 14: Einführung 4. Zeigen Sie auf den linken oder rechten Rand des Listenfelds. Der Mauspfeil wird zum Doppelpfeil. 5. Ziehen Sie den Rand des Listenfelds, um seine Breite zu verändern. Sehr schnell und effektiv ändern Sie die Symbole, wenn Sie den Pfeil ganz rechts in der Symbolleiste STANDARD FÜR SCHALTFLÄCHEN HINZUFÜGEN ODER ENTFERNEN anklicken und dann beliebig wählen. Die Größe durch Ziehen ändern Sie, indem Sie einen der Ränder markieren und ziehen. Bei einer am Bildschirmrand positionierten (verankerten) Symbolleiste ist diese Veränderung nicht möglich. Das Aussehen und das Fassungsvermögen einer Symbolleiste lässt sich durch eine Änderung des Abstands zwischen Schaltflächen auf Symbolleisten beeinflussen: 1. Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN. 2. Aktivieren Sie die Schaltfläche ANPASSEN. 3. Markieren Sie ein Symbol, und ziehen Sie die Schaltfläche in Richtung einer freien Fläche.
Schaltflächen organisieren Schaltflächen auf Symbolleisten können Sie wieder entfernen oder neu hinzufügen. Damit Sie Schaltflächen auf einer Symbolleiste organisieren können, muss die jeweilige Symbolleiste auf dem Bildschirm angezeigt werden: 1. Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN. 2. Klicken Sie auf die Option ANPASSEN. 3. Suchen Sie im Register BEFEHLE in der Liste KATEGORIEN und dann im Bereich BEFEHLE ein Symbol aus und ziehen Sie die Schaltfläche auf die angezeigte Symbolleiste. Eine Schaltfläche löschen Sie, indem Sie umgekehrt vorgehen wie soeben beschrieben. Wählen und ziehen Sie die Schaltfläche dabei von der Symbolleiste. Da das Löschen einer angepassten Schaltfläche nicht rückgängig zu machen ist, müssen Sie für eine mögliche spätere Verwendung eine besondere Symbolleiste als Zwischenspeicher einrichten. Ordnen Sie auf dieser zurzeit nicht benötigten Schaltflächen an und blenden Sie die Symbolleiste dann aus.
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Arbeiten mit den Symbolen und den Symbolleisten Hinzufügen oder Löschen von Schaltflächen 1. Blenden Sie die benötigte Symbolleiste ein. 2. Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN. 3. Suchen Sie im Register BEFEHLE in der Liste KATEGORIEN einen Namen für einen Bereich aus. 4. Markieren und ziehen Sie eine oder mehrere Schaltflächen auf die gewünschte Symbolleiste. Wollen Sie eine Schaltfläche löschen, gehen Sie umgekehrt vor: Ziehen Sie die Schaltfläche aus der Symbolleiste. Verschieben oder Kopieren von Schaltflächen auf Symbolleisten Statt ein Symbol auf eine andere Schaltfläche zu kopieren, können Sie eine Schaltfläche auch auf andere Weise vervielfältigen. Damit eine solche Aktion Sinn macht, lassen sich Schaltflächen auf andere Symbolleisten verschieben: 1. Sind die benötigten Symbolleisten auf dem Bildschirm angeordnet, wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN. 2. Verschieben Sie eine Schaltfläche, indem Sie diese auf die neue Position ziehen. Diese kann auf derselben Symbolleiste oder einer anderen Symbolleiste liegen. Das Kopieren funktioniert ähnlich wie bei vergleichbaren Aktionen: Sie müssen beim Ziehen einer Schaltfläche auf eine neue Position (Strg) gedrückt halten. Kopieren eines Symbols von einer Schaltfläche auf eine andere Wenn Sie spezielle Symbolleisten einrichten, ist das Kopieren eines Symbols von einer Schaltfläche auf eine andere manchmal hilfreich. Dazu muss sich die betreffende Schaltfläche auf derselben oder einer anderen Symbolleiste befinden. 1. Der Vorgang beginnt – wie meist – mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN. 2. Markieren Sie die Schaltfläche, die kopiert werden soll. 3. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü, und klicken Sie die Option SCHALTFLÄCHE KOPIEREN an.
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Kapitel 14: Einführung 4. Richten Sie den Mauspfeil auf die Schaltfläche des Symbols, auf die das Symbol kopiert werden soll. 5. Drücken Sie erneut die rechte Maustaste und wählen Sie die Option SCHALTFLÄCHE EINFÜGEN. Das Symbol wird eingefügt und das markierte Symbol an der Einfügeposition wird überschrieben. Wenn der beschriebene Ablauf nicht funktioniert, liegt es meist daran, dass Sie Symbole ändern wollen, die im Dialogfeld aufgeführt werden. Das ist nicht möglich. Bearbeiten des Schaltflächensymbols Wenn Ihnen die Auswahl fertiger Symbole nicht ausreicht oder Sie das Symbol verändern wollen, bearbeiten Sie es mit dem Schaltflächen-Editor: 1. Beginnen Sie mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN. 2. Markieren Sie das Schaltflächensymbol auf der Symbolleiste, das verändert werden soll. Drücken Sie die rechte Maustaste. 3. Wählen Sie im Kontextmenü SCHALTFLÄCHE BEARBEITEN. Der Schaltflächen-Editor wird eingeblendet. 4. Bearbeiten Sie das Schaltflächensymbol im Schaltflächen-Editor und bestätigen Sie nach Abschluss der Arbeiten. Zuweisen einer Symbolleisten-Schaltfläche zu einem Makro Makros sind einfach aufzuzeichnen und in einem VB-Modul zu verwalten. Zur Organisation gehört es, dass Sie ein Makro einer Schaltfläche zuordnen und es so effektiv aufrufen und zuordnen können. Für eine Zuweisung müssen folgende Arbeiten durchgeführt werden: Ordnen Sie eine Symbolleiste auf dem Bildschirm an, der Sie eine Schaltfläche für ein Makro und dieser dann das Makro selbst zuordnen wollen. Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN, wenn Sie einer existierenden Symbolleiste eine benutzerdefinierte Schaltfläche zuweisen wollen. Markieren Sie im Register BEFEHLE in der Liste KATEGORIEN die Zeile MAKROS. Ziehen Sie eine der beiden Schaltflächen aus dem gleichnamigen Bereich auf eine Symbolleiste.
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Erste Hilfe unter Excel Klicken Sie später das neue Symbol an, wird das Dialogfeld MAKRO ZUWEISEN angezeigt. Auch ohne das Fenster zu schließen, können Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und hier die letzte Option aufrufen. Sie können direkt im Textfeld MAKRONAME einen Makronamen angeben und mit OK bestätigen. Ein Bezug lässt sich durch das Dialogfeld per Expansion direkt übernehmen. Zuweisung mit Aufzeichnung kombinieren Wenn Sie ein Makro neu aufzeichnen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche AUFZEICHNEN. Die Zuweisung von Makros zu Schaltflächen können Sie wieder ändern: 1. Wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und ANPASSEN. 2. Aktivieren Sie mit der rechten Maustaste die Schaltfläche, die geändert werden soll, und wählen Sie die Option MAKRO ZUWEISEN. 3. Gehen Sie vor wie zuvor beschrieben: Tragen Sie im Textfeld MAKRONAME einen Namen ein, und bestätigen Sie oder zeichnen Sie ein Makro neu auf.
Erste Hilfe unter Excel Das Hilfe-Menü über das ? in der Menüleiste ist immer erste Wahl bei Problemen mit Excel 2002. Hier finden Sie auch die Option ERKENNEN UND REPARIEREN, die fast alle denkbaren Probleme behebt. Legen Sie die Installationsdateien bereit und folgen Sie den Anforderungen des Assistenten. Benötigen Sie während der Arbeit eine Information, können Sie Hilfe auf unterschiedliche Weise anfordern. Wollen Sie nur Kurzinformationen haben, bieten sich diese Methoden an:
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Wollen Sie den Namen einer Schaltfläche wissen, positionieren Sie den Mauspfeil über dem Symbol. Wenn der Mauspfeil markiert, wird eine Information angezeigt.
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Arbeiten Sie mit einem Dialogfeld, in dem rechts oben ein Kästchen mit Fragezeichen zu sehen ist, klicken Sie das Fragezeichen und dann ein Ihnen unbekanntes Element im Dialogfeld an. Sie erhalten in den meisten Fällen eine ausreichende Auskunft.
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Kapitel 14: Einführung In sinngemäß gleicher Weise markieren Sie das Symbol HILFE ? und dann ein Element der Excel-Oberfläche, zu dem Sie Angaben benötigen. In vielen Fällen erhalten Sie mit (F1) eine kontextsensitive Hilfe. Wenn Sie mit dem Menü oder der Schaltfläche den Office-Assistenten aktivieren, begleitet dieser Ihre Arbeit. Er schlägt Ihnen möglichst effektive Methoden vor. Verwenden Sie die Bildlaufpfeile, um die Anzeige zu verschieben. Nach der Eingabe eines Themas gibt der Assistent Informationen. In vielen Fällen werden Sie ausführlichere Hilfe benötigen. Wählen Sie im Menü HILFE – klicken Sie dazu das Fragezeichen an – Microsoft ExcelHilfe, bekommen Sie im Register INHALT Gesamtübersichten. Dieses Fenster wird immer dann angezeigt, wenn der Assistent abgeschaltet ist. Wenn Sie ihn mehrfach ausblenden, erfolgt automatisch die Frage, ob der Assistent nur ausgeblendet oder abgeschaltet werden soll. Aktivieren Sie das Register INDEX und geben Sie die ersten Buchstaben eines Themas an. Nach der entsprechenden Anzeige können Sie meist aus weiteren Angaben wählen. Oder Sie wählen zuerst Inhalt, um sich über bestimmte Themen informieren zu lassen. Hilfe erhalten Sie mit einem Register oder einer Option des Menüs HILFE auch vom Antwort-Assistenten. Fragen können Sie hier »allgemein« formulieren. Der Assistent sucht nach zentralen Begriffen und erlaubt Ihnen den Zugang zu allen Informationen. Tragen Sie das gesuchte Stichwort ein. Sobald die Verbindung herzustellen ist, erscheint das Stichwort oder ähnliche Wörter im Listenfeld. Wählen Sie weitere Informationen zum jeweiligen Stichwort. Mit der Option OFFICE IM WEB blenden Sie den Internet-Explorer ein und Sie können aktuelle Informationen und Treiber direkt von den MicrosoftSeiten im Internet holen. Dazu muss der installierte Explorer (IEXPLORER.EXE) gefunden werden. Die Option funktioniert nur, wenn der Browser eingerichtet ist.
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Kapitel 15 Excel in der Praxis Excel hat sich weltweit als führende Tabellenkalkulation durchgesetzt. Neben der einfachen Bedienung zählen die umfangreichen Funktionen und die universelle Anwendbarkeit zu den Garanten des Erfolgs. Mit Excel 2002 wurde die Funktionalität nochmals erweitert. Aufgrund der zunehmenden Globalisierung und Vernetzung der Unternehmenswelten können Sie jetzt auch Tabellen veröffentlichen. Damit steht Ihnen im Unternehmen offen, das Ergebnis einer Tabelle zu diskutieren bzw. gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Auch hier steht das Internet wieder einmal im Vordergrund. Sie können also eine Tabelle im Internet veröffentlichen, wobei Ihre Teamkollegen mit einem herkömmlichen Browser in der Tabelle Werte neu erfassen bzw. diese ändern können. Der Trick dazu ist einfach. In Excel 2002 speichern Sie das Arbeitsblatt als HTML-Datei. Umgekehrt können auch HTML-Dateien in das Excel-Format transferiert werden. Um eine Bearbeitung von Excel-Tabellen im Internet zu ermöglichen, gibt es in Excel sog. Office Web Components. Dabei wird der Internet Explorer um drei Programme ergänzt: »Tabellen« für die Eingabe bzw. Änderung von Werten in einem Arbeitsblatt, »Diagramme« für die Umwandlung von Grafiken in ein browserfähiges Format und »Pivot« zur Anlage von PivotTabellen. Neben der Internetfähigkeit wurde Excel 2002 im Vergleich zur Vorgängerversion in etlichen Punkten überarbeitet. Dabei stand eine benutzerfreundliche Anwendung aufgrund des noch einmal gewachsenen Funktionsumfangs im Vordergrund. Im Verlauf der folgenden Kapitel zeigen wir Ihnen neben vielen Anwendungsmöglichkeiten auch die neuen Funktionen von Excel 2002, damit Sie eine Umstellung problemlos vornehmen können.
Rechnen mit Excel
Rechnen mit Excel Die Hauptaufgabe von Excel besteht im Rechnen und Kalkulieren. Kein Wunder, denn die Gittermatrix sieht einem karierten Blatt Papier sehr ähnlich, auf dem Sie auch in Kästchen Werte zur weiteren Verrechnung eintragen können. Doch anders als auf dem Blatt Papier benötigen Sie in Excel keinen Taschenrechner, da dieser bereits neben den vier Grundrechenarten mit einer Vielzahl an Sonderfunktionen enthalten ist. In Excel benötigen Sie für einen Rechenvorgang eine Formel. Diese Formel verrechnet dabei die Werte in den angesprochenen Feldern. Der Formelaufbau in Excel ist komplex. Anders wie in unserem Beispiel mit dem Blatt Papier müssen Sie die Formel mit einer exakten Syntax erfassen, um Fehlermeldungen zu vermeiden. In einem Unternehmen kommen unterschiedliche Rechenarten zum Einsatz. Das Umsetzen in Formeln gehört damit zur ersten Aufgabenstellung, wenn Sie Excel erfolgreich im Unternehmen einsetzen wollen. Rechenformeln können in Excel unterschiedliche Bestandteile haben:
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Zahlen (z.B. 0, 1, 2, 3, 4, 5 ...) Adressen anderer Zellen (z.B. C45) Adressen von Zellbereichen (z.B. A1:B5) Namen für Zellbereiche (z.B. Lohn, Umsatz) Rechenzeichen (z.B. +, –, *, /, =) Funktionen (z.B. Summe)
Möchten Sie eine Berechnung in Excel durchführen, dann definieren Sie eine Formel. In einer Formel können wiederum andere Formeln, Rechenoperatoren und Funktionen enthalten sein. Die letztgenannten Funktionen sind Programme, die bereits mehr oder weniger komplexe Formeloperationen vorprogrammiert enthalten. Sie rufen diese kleinen Programme auf, indem Sie eine Funktion einsetzen.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis
Formeln in Excel Es gibt drei Arten von Formeln, die sich grundsätzlich voneinander unterscheiden:
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Numerische Formeln: Diese arbeiten mit arithmetischen Operatoren. Solche Operatoren sind beispielsweise + für die Addition, – für die Subtraktion, * für die Multiplikation oder / für die Division. –
Steht zum Beispiel in der Zelle A1 der Wert 115 und Sie schreiben und bestätigen für eine andere Zelle =2*A1, so erscheint in dieser Zelle der Wert 230. Sie haben eine Formel benutzt.
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Formulieren Sie =SUMME(UMSATZ)/12, haben Sie innerhalb einer Formel die bereits definierte Funktion SUMME benutzt, die auf einen Bereich zugreift, der durch einen Namen identifiziert wird.
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Logische Formeln: Diese verwenden logische Operatoren wie #NICHT#, #UND#, #ODER#, Kleiner/Gleich, Größer/Gleich, Kleiner, Größer, Ungleich, Gleich. Das Ergebnis einer logischen Formel ist entweder wahr oder falsch, was Computer stets mit 1 oder 0 darstellen. Steht in der Zelle A1 der Wert 1 und Sie schreiben in die Zelle A2 die Formel +A1=1, erhalten Sie in dieser Zelle das Ergebnis Wahr. Sie haben eine logische Formel verwendet und ein entsprechendes Ergebnis erhalten. Die in der Formel aufgestellte Behauptung ist offensichtlich wahr. Probieren Sie die Wirkungsweise, indem Sie in A1 einen anderen Wert als 1 eingeben. Sofort zeigt die Zelle A2 Falsch an.
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Textformeln: Diese rechnen im übertragenen Sinn auch. Mit dieser Technik können Sie Texte verketten, zum Beispiel zusammengesetzte Worte durch die Definition des ersten Substantivs, das nach Bedarf ergänzt wird. Die Formel +"Gesamt"&A10 führt zur Ausgabe von Gesamtumsatz, wenn in der Zelle A10 das Wort »umsatz« steht.
Eine Formel bauen Sie stets nach dem gleichen Prinzip auf: 1. Beginnen Sie eine Formel mit der Eingabe von + oder dem Gleichheitszeichen =. Sobald Sie diese Taste drücken, schaltet Excel vom Modus BEREIT zu EINGEBEN.
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Rechnen mit Excel 2. Danach müssen Sie den ersten Operanden angeben, eine Zahl oder Adresse. Der große Vorteil einer Tabellenkalkulation ist nicht einfach, dass sie schnell rechnen kann, sondern die Tatsache, dass einmal festgelegte Abläufe immer wieder durchlaufen werden. Deswegen werden Sie nur dann eine Zahl eingeben, mit der gerechnet werden soll, wenn sich deren Wert nie ändert, in allen anderen Fällen werden Sie eine Zelladresse einfügen. 3. Nun folgt ein Operator, zum Beispiel *, dann der zweite Operand. Sollten Sie nach dem Aufbau einer Formel eine Exponentialzahl in der Zelle sehen statt der erwarteten ganzen Zahlen, passt das Ergebnis nicht in die Zelle. Ändern Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste, Zellen formatieren/Zahlen, die Anzeige. Die dann sichtbaren Zeichen ####### verschwinden, wenn Sie die Spalte breiter ziehen.
Rechnen mit Excel Die Prozentrechnung gehört zu den grundlegenden Rechenarten im kaufmännischen Bereich. Nicht nur die Ermittlung von Skonto, Bonus oder Rabatt geht über die Prozentrechnung, auch die meisten Kennzahlen werden mit diesem Verfahren ermittelt. Anhand der Prozentrechnung lassen sich auch sehr schön die Möglichkeiten mit Excel vorstellen und wie Sie diese in der Praxis umsetzen. Die Prozentrechnung ist eine Verhältnisrechnung, deren Name sich aus dem Lateinischen ableitet (vom Hundert = pro centum). Es wird also immer ein Verhältnis zu 100 gebildet. Ein klassisches Beispiel dazu ist die Mehrwertsteuerberechnung. 16 Prozent von 1.000,- DM sind 160,- DM. Sie benötigen also für die Prozentrechnung drei Komponenten: Grundwert, z.B. 1.000,00 DM Prozentwert, z.B. 160,00 DM Prozentsatz, z.B. 16 %
Dabei wird der Grundwert immer zu einer Vergleichszahl in Beziehung gesetzt. Die Vergleichszahl hat den Wert 100 und somit ist der Grundwert immer 100%. Mit dem Prozentsatz geben Sie das Verhältnis zur Vergleichszahl 100 an. Nach dem Dreisatzprinzip müssen also mindestens zwei Komponenten bekannt sein, um die dritte berechnen zu können.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Bleibt als dritte Komponente noch der Prozentwert, der aus dem Grundwert mit Hilfe des Prozentsatzes berechnet wird. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie die jeweils benötigte Komponente unter Excel berechnen können. Berechnung des Prozentwertes Zur Ermittlung des Prozentwertes benötigen Sie zwei Komponenten: Prozentsatz und Grundwert. Im folgenden Beispiel wird einem Kunden ein Rabatt von 10% auf einen Artikel mit einem Nettoverkaufspreis von 1.000,- DM gewährt. Berechnen Sie nun mit Excel den Rabattbetrag in DM. Auf einem Blatt Papier würden Sie folgende Lösungsformel anwenden: Prozentwert = Grundwert x Prozentsatz, also 1.000,- x 10% = 100,-
In Excel müssen Sie dazu eine kleine Berechnung in einem leeren Arbeitsblatt aufbauen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Als Erstes übernehmen Sie die vorhandenen Komponenten in ein leeres Tabellenarbeitsblatt. Als Vorlage soll die folgende Abbildung dienen.
Bild 15.1: Beispiel für die Prozentberechnung in Excel
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Rechnen mit Excel 1. Als Nächstes formatieren Sie die Zelle C2 im Währungsformat. Dazu markieren Sie die gewünschte Zelle und klicken anschließend auf das Symbol WÄHRUNGSFORMAT in der Symbolleiste FORMAT. 2. Bevor Sie die Zahl »10« in Zelle C3 eintragen, klicken Sie das Prozentzeichen in der Symbolleiste FORMAT an. Es ist wichtig für den Prozentsatz die Formatierung vorher festzulegen. Bei einer nachträglichen Formatierung wird der Wert mit dem Faktor 100 multipliziert. Sie würden also den Wert 1000 erhalten. 3. Jetzt geben Sie in der Zelle C4 die Formel ein. Diese lautet =C2*C3.
4. Klicken Sie zur Formeleingabe in die Zelle C4. Leiten Sie die Formel mit einem Gleichheitszeichen ein. Klicken Sie die Zelle C2 an, und geben Sie anschließend ein Multiplikationszeichen ein. Multipliziert wird mit der Zelle C3, die Sie ebenfalls anklicken. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit (¢). Formatieren Sie zum Abschluss auch die Zelle C4 im Währungsformat.
Bild 15.2: So berechnen Sie einen Rabatt mit der Prozentberechnung. Berechnung des Prozentsatzes Eine wichtige Größe bei Vergleichen ist der Prozentsatz selbst. Zur Berechnung des Prozentsatzes benötigen Sie zwei Komponenten: Grundwert und Prozentwert. Der Prozentsatz ist der wohl am häufigsten eingesetzte Wert, wenn Änderungen zweier Werte miteinander verglichen werden.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Ein häufig angewendetes Beispiel ist der Vergleich von Umsatzzahlen aus verschiedenen Absatzgebieten. Hier kann der Prozentsatz Aufschluss darüber geben, welches Absatzgebiet sich besser entwickelt – unabhängig von der Umsatzgröße. Ermitteln Sie also die prozentuale Umsatzsteigerung der beiden Absatzgebiete Nord und Süd, wobei der Prozentsatz auf eine Stelle hinter dem Komma gerundet werden soll. Auf einem Blatt Papier würden Sie folgenden Rechenweg gehen: Prozentwert geteilt 1 % des Grundwerts = Prozentsatz
1. Zunächst legen Sie ein neues Arbeitsblatt an und tragen dort die Umsatzwerte gemäß der folgenden Abbildung ein:
Bild 15.3: Die Vorgabe zur Berechnung des Prozentsatzes 2. Klicken Sie auf die Zelle C9. Geben Sie hier die folgende Formel ein: =C8/C7-1
3. Formatieren Sie die Zelle C9 mit dem Prozentformat, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste FORMAT klicken. 4. Klicken Sie nun auf die Zelle D9. Hier geben Sie die folgende Formel ein: =D8/D7-1
5. Formatieren Sie die Zelle D9 ebenso mit dem Prozentformat, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste FORMAT klicken. 6. Nach der Formeleingabe setzen Sie die Anzahl der Nachkommastellen fest. Wählen Sie dazu die Befehle FORMAT/ZELLEN und das Register
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Rechnen mit Excel ZAHLEN. Der Cursor befindet sich dabei auf der Zelle C9. Im Dialogfeld ZELLEN markieren Sie den Eintrag PROZENT und können über DEZIMALSTELLEN die Anzahl der Dezimalstellen erhöhen. Stellen Sie hier die Anzeige auf »1« und klicken auf OK.
Bild 15.4: So legen Sie die Anzahl der Nachkommastellen fest. 7. Klicken Sie nun auf die Zelle D9. Achten Sie auf die Symbolleiste FORMAT und die beiden Symbole für Nachkommastellen. Auch damit können Sie die Anzahl der Nachkommastellen erhöhen bzw. zurücksetzen: einfach mit einem Klick auf das entsprechende Icon. Nachdem Sie die Formeln eingegeben und formatiert haben, sollte das Ergebnis der folgenden Abbildung entsprechen.
Bild 15.5: Ermitteln des Prozentsatzes und formatierte Ausgabe 212
Kapitel 15: Excel in der Praxis Berechnung des Grundwertes Die letzte Komponente in der Prozentrechnung ist der Grundwert. Zur Berechnung des Grundwertes benötigen Sie den Prozentsatz und den Prozentwert. Ein einfaches Beispiel hier ist die Berechnung des Nettopreises, wenn Ihnen der Bruttopreis und der MWST-Satz bekannt sind. Berechnen Sie also den Nettopreis einer Ware, wenn der MWST-Satz 16 % beträgt und der Bruttowert der Ware 116,- DM entspricht. Auf einem Blatt Papier rechnen Sie wie folgt: Grundwert = Prozentwert x 100 : Prozentsatz
1. Als Erstes übernehmen Sie die bekannten Komponenten in ein leeres Arbeitsblatt und formatieren die Eingabezellen. Die folgende Abbildung dient dabei als Vorlage.
Bild 15.6: Die Vorgabe zur Berechnung des Grundwertes 2. Klicken Sie jetzt auf die Zelle C13 und geben Sie folgende Formel ein: =C11/(1+C12)
Die Formel musste hier im Vergleich zur Papierform abgewandelt werden. Da das Prozentformat in Wirklichkeit von Excel als »vom Hundert« gespeichert wird, also »0,16«, müssen Sie in der Formel den Divisionswert um den Faktor 1 erhöhen. Da bei Formeln die »Punkt vor Strich«-Regel gilt, setzen Sie den Teiler in runde Klammern.
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Rechnen mit Excel
Bild 15.7: Die fertige Formel mit dem Grundwert
Komplexe Formeln durch den Einsatz von Funktionen Es fällt Ihnen sicher nicht schwer, die bisher vorgestellte Technik zu nutzen, um die Summe der in mehreren Feldern enthaltenen Zahlen zu ermitteln. Als Eintrag oder mit der Methode des Zeigens würde sich eine Formel wie +A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11
ergeben. Das müssen Sie aber nicht mühselig eingeben, weil Excel 2002 über vordefinierte Funktionen verfügt, die solche und weit kompliziertere Berechnungen automatisch durchführen. Eine Funktion ist als ein Unterprogramm zu verstehen, das durch ein Schlüsselwort aufgerufen wird. Für die Berechnung der Summe in den Feldern A1 bis A11 verwenden Sie die Funktion SUMME. Sie können auf diese Funktion mit verschiedenen Methoden zugreifen. Manuelle Funktionseingabe Diese Methode funktioniert, Sie sollten sie in der Regel jedoch nicht einsetzen, denn durch solche Eingaben können sich Tippfehler einschleichen. Geben Sie Formeln manuell nur ein, wenn Sie sicher sind: Steuern Sie den Cursor zuerst auf das Feld, welches das Ergebnis aufnehmen soll. 1. Wählen Sie nun =, um für das Programm anzukündigen, dass anschließend eine Formel (Funktion) aufgerufen werden wird. Haben Sie das Zeichen = eingegeben, erscheint es in der Eingabezeile oberhalb der Tabelle und der Modus EINGEBEN wird angezeigt. 2. Schreiben Sie ohne Leerstelle SUMME. Sie haben im Beispiel nun definiert, Sie wünschen die Funktion SUMME. Angeben müssen Sie jetzt noch, für welche Felder die Summe berechnet werden soll.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis 3. Die dazu erforderliche Bereichsdefinition leiten Sie ein, indem Sie unmittelbar nach SUMME eine runde Klammer öffnen. Die Funktion heißt derzeit: Summe(.
Bild 15.8: So erfassen Sie eine manuelle Formel in Excel. 4. Den Bereich können Sie auf verschiedene Weise eingeben. Einerseits können Sie A1:A11 schreiben. Andererseits können Sie jedoch auch den Cursor auf A1 bewegen und den Doppelpunkt als Bereichsoperator einfügen und dann das Feld A11 markieren. Schließlich können Sie die Maus verwenden. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf A1 und drücken Sie die linke Maustaste, ziehen Sie die Maus über die Felder A2 usw., bis Sie A11 markiert haben. Lassen Sie die Maustaste los. In jedem der drei Fälle beenden Sie die Bereichsangabe mit einer schließenden runden Klammer und übernehmen die Funktion mit (¢). Um in der Klammer auch mehrere Bereiche erfassen zu können, trennen Sie die Bereiche durch Semikola. Beispielsweise ergibt =SUMME (A1:A5;A25..A38) auch eine gültige Funktion. Funktionseingabe per Schaltfläche Regelmäßig ist in der Symbolleiste STANDARD die Schaltfläche AUTOSUMME angeordnet. Nur die eine Schaltfläche gibt es, weil sie einerseits am häufigsten benötigt wird, andererseits der Platz nur begrenzt für weitere Schaltflächen reicht. Im Kontextmenü der rechten Maustaste gelangen Sie mit der Option ANPASSEN weiter. Markieren Sie im Register BEFEHLE als Kategorie EINFÜGEN, finden Sie eine Auswahl.
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Rechnen mit Excel Um eine Schaltfläche, wie Summe, in der Symbolleiste zu nutzen, gehen Sie so vor: 1. Positionieren Sie die Markierung in der Zelle, die eine Funktion aufnehmen soll. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf eine Schaltfläche, z.B. Summe. 3. Übernehmen Sie mit (¢) den angebotenen Bereich. Im praktischsten Fall ist der Bereich, den Sie z.B. summieren wollen, begrenzt, oder bereits mit Zahlen gefüllt. Excel erkennt Ihre Absicht. Müssen Sie korrigieren, können Sie überschreiben oder besser, die Maus neu ziehen. Sie können auch hier Bereichsoperatoren wie das Semikolon eingeben und so mehrere Bereiche zusammenfassen. Funktionen mit dem Funktionsassistenten Der Funktionsassistent ist die Arbeitsoberfläche, wenn Sie Funktionen nutzen wollen. Er enthält die Funktionen in Kategorien aufgeteilt, hilft Ihnen bei der Auswahl und Zuordnung:
Bild 15.9: Mit dem Funktionsassistenten neue Funktionen einfügen 1. Setzen Sie die Markierung in die Zelle, die eine Funktion aufnehmen soll. 2. Rufen Sie den Funktionsassistenten über eine Schaltfläche auf. Mit EINFÜGEN/FUNKTION gelingt Gleiches. 3. Markieren Sie in der Liste KATEGORIE AUSWÄHLEN und der Liste FUNKTION AUSWÄHLEN die benötigte Zeile.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis 4. Geben Sie Argumente oder einen Bereich an. Sie können mit der Maus auch zeigen. 5. Im weiteren Verlauf müssen Sie unterschiedliche Eingaben vornehmen, je nach Formel. Meist sind Zelladressen notwendig, die Sie eingeben oder auch zeigen können. Bestätigen Sie am Ende, wird die Funktion eingefügt und berechnet. In Funktionen sind meistens fünf Teile enthalten. Sie bestehen in der Regel aus:
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dem Zeichen =, das immer das erste Zeichen einer Funktion sein muss.
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dem Funktionsnamen, der auf das Zeichen = folgt.
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einem Argumenttrennzeichen, um Argumente voneinander zu separieren. Dafür können Sie immer ein Semikolon benutzen. Außerdem können Sie entweder den Punkt oder das Komma für diesen Zweck verwenden. Da das Komma als Dezimaltrennzeichen voreingestellt ist, verwenden Sie besser den Punkt.
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Argumente werden durch Klammern zusammengefasst, wobei Sie die Klammern verschachteln können. Mögliche Argumenttypen sind:
einem oder mehreren Argumenten, die in runde Klammern gefasst werden. Ein Argument bezeichnet die Werte, auf die sich Argumente einer Funktion beziehen. Es kann sich um einen Wert wie auch einen Bereich handeln.
–
ein Wert, also eine Zahl, der Name oder die Adresse einer Zelle oder einer Formel bzw. eine Funktion, die eine Zahl ergeben.
–
eine Bedingung verwendet die relationalen bzw. logischen Operatoren, einen Namen, eine Bereichsadresse oder den Zellnamen, in denen ein solcher Ausdruck steht. Argumente für eine Bedingung können auch eine Formel, eine Funktion, ein Wert oder Text, eine Zelladresse oder Bereichsadresse sein.
–
ein Ort, d.h. Namen oder Adresse einer Zelle, eines Bereichs oder umgekehrt eine Formel oder Funktion, die eine der erstgenannten Adressen enthalten. Das Argument Ort kann sich
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Rechnen mit Excel auf eine Zelle bzw. einen Bereich in einem oder mehreren Arbeitsblättern einer Datei beziehen. –
eine Zeichenfolge, die in Anführungszeichen eingeschlossen ist, sowie aus Namen einer Zelle oder einer Bereichsadresse besteht.
Sie erhalten durch den Funktionsassistenten meist alle erforderlichen Informationen zur Bedienung. Voraussetzung seiner Anwendung ist nur, dass Ihnen die Existenz einer Formel für das jeweilige Berechnungsproblem bekannt ist. Im Dialogfeld FUNKTION EINFÜGEN des Funktionsassistenten werden die Funktionen in Kurzform beschrieben, im zweiten Schritt erhalten Sie präzise Informationen, was Sie zeigen, eingeben usw. müssen.
Datum- und Zeiteingaben/-berechnungen Wenn Sie im Geschäftsleben mit dem Datum rechnen wollen, ist die Methode wichtig, die Excel für das Datum verwendet. Denn Excel 2002 rechnet jedes Datum intern in eine serielle Zahl um, die am 1. Januar 1900 mit der Zählung beginnt. Erst die entsprechende Formatierung sorgt für eine lesbare Darstellung im bekannten Datumsformat. Um ein Datum einzugeben, können Sie unterschiedliche Methoden verwenden.
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Sie können die serielle Zahl eingeben, wenn Sie Ihnen bekannt ist. Die Eingabe von 37120 würde beispielsweise zur Ausgabe des 17. August 2001 führen, wenn die Zelle mit diesem Format belegt ist.
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Geben Sie umgekehrt das Datum z.B. im Format wie 17-Aug-01 ein. Je nach der Formatierung kann das Datum in anderer Form oder dem Standard angezeigt werden. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/DATUM oder im Kontextmenü ZELLEN FORMATIEREN/ DATUM und in der Liste die gewünschte Darstellungsweise. Wird die Zelle als Zahl formatiert, erscheint das Datum als serielle Zahl. Sie können die Zelle nachträglich beliebig formatieren.
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Verwenden Sie eine Datumsfunktion zur Berechnung des Datums. Die Funktion DATUM(01;8;17) berechnet wiederum den 17. August 2001 und die serielle Zahl 37120,00.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Codes für Datumsformate
Formatcode
Anzeige
M
Monate als 12.1.
MM
Monate als 12.01.
MMM
Monate als Jan-Dez
MMMM
Monate als Januar-Dezember
T
Tage als 31.1.
TT
Tage als 31.01
TTT
Tage als So-Sa
TTTT
Tage als Sonntag-Samstag
JJ
Jahre als 00-99
JJJJ
Jahre als 1900-2078
Tabelle 15.1: Datumsformate Die Zeit Excel 2002 geht mit der Zeit ganz ähnlich um wie mit dem Datum, auch die Zeit wird intern in eine serielle Zahl umgerechnet (Dezimalzahl). Sie liegt zwischen 0,0 und 0,9999884, wobei 0,0 12.00 Uhr und 0,9999884 24.00 Uhr (11:59:59) bedeutet. Geben Sie in einem Feld zum Beispiel 9:30 ein, so finden Sie als Zahl formatiert die Angabe 0,39583333333333. Das ist die serielle Zahl, mit der Excel intern arbeitet, wenn Sie mit der Zeit rechnen. Soll mit der Zeit gerechnet werden, gibt es wie bei dem Datum drei unterschiedliche Methoden:
왘
Geben Sie die Zeit im 24-Stunden-Format ein. Das ist für Excel Standard. Für acht Uhr am Vormittag können Sie 8:00, für acht Uhr am Abend müssen Sie 20:00 schreiben. Die Seriennummer wird intern berechnet und angezeigt. Formatieren Sie die Zelle nach Ihren Bedürfnissen.
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Wollen Sie die Uhrzeit im 12-Stundenformat eingeben, drücken Sie (____) und geben anschließend am oder pm (bzw. a oder p) nach dem Zeitwert ein.
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Rechnen mit Excel
왘
Stellen Sie für die Zeit ein Format ein. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/UHRZEIT und dort in der Liste die gewünschte Darstellungsweise.
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Verwenden Sie eine Zeitfunktion zur Berechnung. Die Funktion ZEIT(9;30;0) rechnet mit der seriellen Zahl 0,39583333333333.
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Für das 12-Stunden-Format stehen in einem Format AM oder PM (AM, am, A oder a für die Zeit von Mitternacht bis Mittag und PM, pm, P oder p von Mittag bis Mitternacht). Sie müssen den Code m oder mm direkt hinter dem h oder hh einfügen, damit Excel die Minuten und nicht den Monat anzeigt.
왘
Verwenden Sie das Dezimalkomma zum Erstellen von Zeitformaten, die Sekundenbruchteile anzeigen sollen.
Codes für Zeitformate
Formatcode
Anzeige
h
Stunden als 0-23
hh
Stunden als 00-23
m
Minuten als 0-59
mm
Minuten als 00-59
s
Sekunden als 0-59
ss
Sekunden als 00-59
h AM
Stunden als 4 AM
h:mm pm
Zeit als 4:36 pm
h:mm:ss p
Zeit als 4:36:03 p
[h]:mm
Stunden als 25:02
[mm]:ss
Minuten als 63:46
Tabelle 15.2: Zeitformate Datum und Zeit eingeben Datum und Zeit werden in Excel integriert. Sie können sowohl einzeln, als auch zusammen eingegeben bzw. angezeigt werden:
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Kapitel 15: Excel in der Praxis 1. Zeigen und doppelklicken Sie auf die Eingabezelle für Datum oder Uhrzeit. Trennen Sie die Elemente eines Datums durch einen Punkt, Schrägoder Bindestrich. Geben Sie ein Datum auf der Nummerntastatur ein, benutzen Sie den Bindestrich für die Trennung. Excel akzeptiert ihn als Ersatz für ein Trennzeichen. Wenn Excel das Datums- oder Uhrzeitformat nicht erkennen kann, werden Datum oder Uhrzeit als Text interpretiert. 2. Tragen Sie Datum und/oder Uhrzeit ein und bestätigen Sie mit (¢). Wenn Sie Datums- und Zeitwerte in derselben Zelle eintragen wollen, geben Sie als Trennzeichen zwischen beiden ein Leerzeichen ein (integriertes Format).
Kopieren von Formeln Kopieren ist sehr hilfreich. Es wird vermutlich weniger oft vorkommen, dass Sie Textteile kopieren, häufiger Tabellen. Besonders wertvoll ist die Kopierfunktion im Zusammenhang mit Formeln. Vielfach werden Sie ganze Spalten mit immer gleichen Formeln füllen wollen, wobei sich jeweils nur eine Zelladresse ändert. Die Kopierfunktion erledigt dies rationell und passt die Bezugsadressen der Formeln an. Allerdings müssen Sie den Unterschied zwischen relativer, absoluter und gemischter Adressierung beachten. Besonders effektiv ist das Kopieren mit Excel geworden, seit die Zwischenablage nun nicht mehr den jeweils letzten Inhalt mit einem neuen überschreibt, sondern die zwölf letzten Kopiervorgänge unterscheidet. Sobald Sie mehr als einen Inhalt kopieren, wird die Zwischenablage mit ihrem Inhalt angezeigt. Wollen Sie sich über letzteren informieren, bewegen Sie den Mauspfeil über ein Symbol der Zwischenablage. Der jeweilige Textanfang wird angezeigt. Im Fall einer kopierten Formel wird das Ergebnis eingefügt. Betrachten Sie das Beispiel in der folgenden Abbildung:
Bild 15.10: Ausgangspunkt zum Kopieren von Formeln 221
Kopieren von Formeln In der Spalte B24 sehen Sie die Ausgangsformel. Dabei werden die Zahlen der Spalte B von Zeile 20 bis 23 aufaddiert. Verwendet wird dabei die SUMME-Funktion. Anstelle die Formel nun erneut für die folgenden Spalten einzutippen, können Sie die ursprüngliche Formel ebenso kopieren. Die Anpassung an die geänderte Spaltenbezeichnungen macht Excel automatisch. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Platzieren Sie den Cursor in das Feld mit der Formel, die kopiert werden soll. 2. Klicken Sie auf den Befehl BEARBEITEN/KOPIEREN. Das zu kopierende Feld wird nun von einem Laufbalken umrandet. 3. Setzen Sie den Cursor in das Zielfeld, also das Feld, in das Sie die Formel kopieren wollen. In unserem Beispiel handelt es sich um Feld C24. 4. Soll die Formel mehrfach kopiert werden, ziehen Sie den Cursor auch auf die benachbarten Felder. Halten Sie dabei die (ª)-Taste gedrückt, um den Zielbereich als Gesamtes zu markieren. 5. Wählen Sie abschließend im Befehlsmenü BEARBEITEN/EINFÜGEN. Die Formel wird nun kopiert. Anhand dieses Beispiels haben Sie gesehen, wie einfach das Kopieren mit Excel geht. Doch bei komplexen Formeln und Funktionen müssen mehrere Gesichtspunkte beachtet werden. Aus diesem Grund unterscheidet Excel verschiedene Arten des Kopierens, die im Folgenden vorgestellt werden.
Relative Adressierung Ein Feld kann zu jedem anderen Feld in Beziehung gesetzt werden. Diese Beziehung wird durch die Adressen in einer Formel ausgedrückt. Man kann die Adressen in die Formel schreiben oder die betreffenden Felder zeigen und so die Adressen übernehmen. Um dieses Vorgehen zu illustrieren, sehen Sie sich die Umsatztabelle der vorigen Abbildung an. Die Spalten B, C, D und E enthalten die Umsatzzahlen für die vier Quartale eines Jahres. In den Zeilen 20-23 werden die Umsatzzahlen der vier Filialen je Quartal eingetragen. Um nun die Formel in Feld B24 auf die Folgespalten zu übertragen, kommt die relative Adressierung zum Einsatz. Geben Sie beim Kopieren von Feldern vor, wie auf Seite 232 beschrieben. Excel passt beim Kopieren die Feldadressen Zeile für Zeile an. Mit wenigen Handgriffen ist die Tabelle fertig. Jede Zeile enthält die richtige Formel,
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Kapitel 15: Excel in der Praxis obwohl diese nur einmal geschrieben wurde. Doch beim Kopieren einer Formel kann es zu einem Problem kommen, das Sie durch die richtige Adressierung verhindern müssen. Näheres dazu erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Die absolute Adressierung Betrachten Sie bitte die Problemstellung der folgenden Abbildung:
Bild 15.11: Umrechnung einer DM-Tabelle in eine andere Währung Die Werte der obigen Tabelle sollen anhand des Umrechungskurses in Feld B26 umgerechnet werden. Der Aufbau der unteren Tabelle ist identisch. Dazu könnte man eine Formel benutzen, die den Einzelumsatz je Quartal/ Filiale durch den Umrechnungskurs dividiert. Die Spalte ist mit der Option WÄHRUNG formatiert, so dass das Ergebnis korrekt dargestellt wird. Diese Formel aus B29 wurde für die restlichen Zeilen kopiert. Diesmal funktioniert das Kopieren nicht, Excel 2002 meldet Fehler! Was ist passiert? In der Tabelle wurde in der Formel auf das Feld mit dem 1. Quartalswert der 1. Filiale gezeigt, das Divisionszeichen / eingegeben, dann der Cursor auf das Feld mit dem Umrechnungskurs gestellt. Ergebnis ist zunächst der korrekte Umrechnungswert. Wird diese Formel mit ihren relativen Bezügen nun nach unten kopiert, erfolgt keine richtige Anpassung der Adressen. Da der Ausgangspunkt der Zählung jeweils eine bzw. mehrere
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Kopieren von Formeln Zeilen tiefer als das Orginal liegt, folgt im Beispiel eine Fehlermeldung, weil die Zellen leer sind. Und der Versuch einer Division durch Null ist in der Mathematik nicht erlaubt. Deswegen die Fehlermeldung #DIV/0!
Bild 15.12: Das relative Kopieren erzeugt Fehler. Wären Felder in einer solchen Situation nicht leer, hätte dieser Formelaufbau zu falschen Ergebnissen geführt. Und wenn diese Ergebnisse nicht gar zu unwahrscheinlich aussehen, würde der Fehler vielleicht übersehen werden. Um den Fehler zu berichtigen, muss der erste Teil der Formel relativ adressiert werden – es soll ja in jeder Zeile der Inhalt der Spalte B in den Zähler übernommen werden –, der Nenner des Bruchs muss jedoch immer der gleiche sein, nämlich das Feld, in welchem der Umrechnungskurs Gesamtsumme der Preise steht. Um das zu gewährleisten, müssen Sie das Feld B26 absolut definieren. Sie erreichen das, indem Sie vor Spalten und Zeilenadresse jeweils ein Dollarzeichen angeben. Es genügt auch, wenn Sie den Cursor auf das Feld steuern, das in einer Formel absolut adressiert werden soll und (F4) und (¢) drücken. Wenn Sie anschließend diese Formel kopieren, erhalten Sie korrekte Ergebnisse, da immer genau auf das richtige Feld zugegriffen wird, eine Anpassung unterbleibt. Es gilt immer: Kopieren Sie eine Formel, ändern sich relative und gemischte Bezüge in der Formel nach der Kopie. Anders ist es, wenn Sie absolut definieren, dieser Bezug bleibt nach der Kopie unverändert.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Streng genommen handelt es sich beim vorstehenden Beispiel nicht nur um eine absolute Adressierung. Vielmehr arbeitet das Beispiel mit dem praxistypischen Fall einer gemischten Adressierung. Es kombiniert relative und absolute Adressen. In solchen Fällen ist der Kennbuchstabe des Arbeitsblatts oder der Spalte oder die Zeilennummer absolut angegeben.
Gemischte Adressierung Wenn Excel in einer Zelle #DIV/0! ausgibt, warnt das Programm vor dem Versuch einer Division durch Null. Da diese Operation mathematisch nicht vorgesehen ist, ist es meist sehr hilfreich, auf diese Weise auf ein Versehen aufmerksam gemacht zu werden. Gelegentlich kann die Anzeige jedoch ungewollt störend wirken, beispielsweise wenn in einer Formel auf eine zum Zeitpunkt der Eingabe noch leere Formel zugegriffen wird. Ein solches Beispiel findet sich in der vorigen Abbildung. Sie können Fehlermeldungen aber unterdrücken. Nach dem Kopieren der Formel führt diese Vorgehensweise zur Ausgabe von #DIV/0!, wenn das relative Feld zunächst noch leer ist. Wegen der mathematischen Vorgabe geschieht Entsprechendes bei jeder Division, wenn Excel auf eine leere Zelle trifft. Um das zu verhindern, müssen Sie die Formel leicht variieren und eine WENN-DANN-SONST-Formulierung nutzen: Geben Sie =WENN(ISTFEHLER(Formel);"";Formel) an, erreichen Sie dass beim Auftreten einer Fehlermeldung eine leere Stelle ausgegeben wird, in allen anderen Fällen soll die mathematische Operation, also die Division, durchgeführt werden. Beim Schreiben einer Formel reicht ein Druck auf (F4), um die relativ eingetragene Formel absolut zu setzen, z.B. $A$1. Eine erneute Wahl der Funktionstaste ändert den Bezug wieder in einen relativen, z.B. A1. Für einen gemischten Bezug müssen Sie nochmal drücken, z.B. A$l bzw. $Al.
Ziehen und Kopieren Gleich ob Sie Zahlen oder Text eingetragen haben, Sie können die Eingaben meist kopieren, ohne die Maus aus der Hand zu legen: 1. Markieren Sie die Zelle oder Zellen, die kopiert werden sollen 2. Positionieren Sie den Mauspfeil auf dem Kästchen, rechts unten in der Zellecke.
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Kopieren von Formeln 3. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung über jene Zellen, in die kopiert werden soll. Je nachdem, was Sie vor dem Kopieren für Zellinhalte markiert haben, ist die Wirkung unterschiedlich:
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Text wird additiv kopiert. Auch Leerzellen werden dabei berücksichtigt.
왘
Zahlen oder Daten werden weitergezählt, eventuelle Leerzellen werden ebenfalls kopiert.
Mit den Funktionen der Zwischenablage kopieren Excel verfügt über die Kopieroptionen, die Sie in allen Windows-Programmen finden. Sie können mehrere Kopiervorgänge speichern. Sie können jeden Zellinhalt kopieren, gleichgültig, ob es sich um Text, Zahlen oder Formeln handelt:
Bild 15.13: Kopieren mit der Zwischenablage Im Gegensatz zu Excel 2000 verfügt Excel 2002 über einen eigenen Aufgabenbereich für die Zwischenablage. Dies macht die Auswahl der gewünschten Inhalte wesentlich einfacher. Beachten Sie auch die komfortablen Bearbeitungsmöglichkeiten der Zwischenablage im Aufgabenbereich:
왘
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Über die Schaltflächen ALLE EINFÜGEN bzw. ALLE LÖSCHEN bearbeiten Sie den Inhalt der gesamten Zwischenablage.
Kapitel 15: Excel in der Praxis
왘
Im Anschluss folgen die einzelnen Bestandteile der Zwischenablage, also die vorher erfassten Objekte, Texte und Zahlen. Mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü zu einer Ablage aktivieren. Zwei Optionen stehen zur Auswahl: Einfügen bzw. Löschen des markierten Inhalts.
왘
Den Abschluss bilden die OPTIONEN. Damit legen Sie allgemeine Richtlinien für die Zwischenablage fest, so z.B. die automatische Anzeige, die Anzeige in der Taskleiste oder die Statusanzeige.
So setzen Sie die Zwischenablage in der Praxis ein: Steuern Sie mit dem Cursor zunächst die Zelle an, deren Inhalt Sie kopieren wollen. Sie können auch einen Bereich markieren und diesen dann kopieren. Verwenden Sie die Optionen des Menüs BEARBEITEN oder die im Menü angegebene Tastenkombination, um zu kopieren, auszuschneiden oder einzufügen. Auch die früher üblichen Tastenkombinationen funktionieren weiter. Wenn im Menü für das Kopieren (Strg)+(C) vorgeschlagen wird, können Sie außer dem Symbol und der Menüoption immer noch (Strg)+(Einf) verwenden. Anwendungen benutzen die Zwischenablage als Pufferspeicher. Starten Sie Programme nach dem Kopieren oder Ausschneiden, finden Sie in der Zwischenablage den übertragenen Zelleninhalt. Die Zwischenablage muss innerhalb von Windows bzw. den Officeanwendungen nicht extra aktiviert werden, sie steht jeder Zeit zur Verfügung. Wollen Sie sich den Inhalt der Zwischenablage ansehen, können Sie diese jederzeit aktivieren. Sie kann auch als Teil der Ablagemappe erscheinen. Das ist dann der Fall, wenn Sie ein Windows-Netzwerk eingerichtet haben. Nutzen Sie die Zwischenablage für Daten aus einer anderen Anwendung, werden diese möglichst in einem passenden Format eingefügt. ExcelArbeitsblätter und Datensätze aus Access werden z.B. als Tabellen eingefügt. Spaltenbreiten und Schriftformatierungen werden übernommen. Text aus Word wird als Text, und Datensätze aus Access werden im Arbeitsblatt als Zeilen eingefügt. Ein Feld entspricht jeweils einer Spalte.
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Kopieren von Formeln Daten in andere Blätter oder Arbeitsmappen kopieren Um Zellen in andere Blätter oder Arbeitsmappen zu kopieren, verwenden Sie am besten die Optionen des Menüs BEARBEITEN, um die Zwischenablage zu steuern:
왘
Wenn Sie die obere linke Zelle des Einfügebereichs markiert haben und einfügen, ersetzt Excel alle vorhandenen Daten im Einfügebereich.
왘
Wollen Sie kopierte Daten zwischen vorhandenen Zellen einfügen, wählen Sie EINFÜGEN/KOPIERTE ZELLEN.
왘
In einer Abfrage geben Sie an, wohin vorhandene Zellen verschoben werden sollen.
Um den nach dem Kopieren noch sichtbaren Laufrahmen auszublenden, drücken Sie auf eine der Cursortasten. Zellinhalt teilweise kopieren Grundsätzlich können Sie Teile eines Zellinhalts auf gleiche Weise wie andere Daten mit den Optionen zum Kopieren bewegen: 1. Markieren Sie die Zelle mit Daten, die Sie teilweise kopieren wollen. 2. Ziehen Sie in der Eingabezeile die Markierung über Zeichen, die Sie kopieren wollen, um diese zu markieren. 3. Übernehmen Sie die markierten Daten in die Zwischenablage. 4. Markieren Sie die Zelle, in die Sie die Daten einfügen wollen, und positionieren Sie die Einfügemarke im Text der Eingabezeile. 5. Klicken Sie in der Zelle auf die Stelle, an der Sie die Daten einfügen möchten, und fügen Sie aus der Zwischenablage ein. Diese Methode können Sie auch verwenden, wenn Sie Zeichen innerhalb einer Zelle kopieren oder verschieben wollen. Es ist einfacher, eine Zelle mit einem Doppelklick zum Bearbeiten umzustellen. Sie können dann in der Zelle editieren. Die Cursortasten lassen sich nur innerhalb dieser Zelle verwenden. Um sie in einer anderen Zelle anwenden zu können, markieren Sie mit der Maus die andere Zelle.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Ganze Arbeitsblätter kopieren Es ist nützlich, ein Arbeitsblatt nicht gänzlich neu aufzubauen, wenn Elemente eines vorhandenen Arbeitsblatts brauchbar sind. Kopieren Sie ein Blatt und benennen Sie es nach dem Ändern um. 1. Markieren Sie ein Arbeitsblatt durch Anklicken der Lasche seines Blattregisters. Halten Sie [Strg] gedrückt, wenn Sie mehrfach markieren wollen. 2. Zeigen Sie auf ein oder mehrere markierte Register, halten Sie [Strg] und die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung zum Einfügeort. 3. Lassen Sie die beiden Tasten los. Durch das Kopieren wird ein neues Arbeitsblatt eingefügt. Es behält seinen Namen, der aber durch eine fortlaufende Nummer in Klammern ergänzt wird. Den arbeitssparenden Effekt können Sie auch verwenden, um mit der gleichen Technik ein oder mehrere Arbeitsblätter in eine andere Arbeitsmappe zu übernehmen. Ordnen Sie nur zwei Arbeitsmappen in Fenstern nebeneinander auf dem Bildschirm an. Excel verwaltet geöffnete Arbeitsmappen intern, so dass Sie für das vorstehende Beispiel auch ein Dialogfeld einsetzen und Arbeitsblätter bequem in eine neue Arbeitsmappe kopieren können: 1. Markieren Sie – wie zuvor beschrieben – das oder die Blätter, die Sie kopieren wollen. 2. Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN. 3. Öffnen Sie die Liste ZUR MAPPE und markieren Sie den Namen einer vorhandenen Arbeitsmappe oder die Option (neue Arbeitsmappe). 4. Zeigen Sie in der Liste den Einfügeort, aktivieren Sie das Kontrollkästchen KOPIE ERSTELLEN und bestätigen Sie. In der neuen Arbeitsmappe befinden sich nur kopierte Arbeitsblätter. Sie übergehen so die Standardeinrichtung.
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Bearbeiten von Tabellen
Bild 15.14: Blatt per Menü verschieben
Bearbeiten von Tabellen Keine Tabelle bleibt, wie Sie ursprünglich einmal geschaffen wurde. Das Verändern der Tabellenstruktur gehört zu den wichtigsten Arbeiten mit Excel. Damit passen Sie die Tabelle jederzeit, schnell und bequem den neuen Anforderungen an. Eine Tabelle ist in ihrer Form nicht festgeschrieben. Sie können sie zu jeder Zeit ändern. Gelegentlich wird es erforderlich sein, nicht mehr benötigte Daten aus dem Arbeitsblatt zu löschen und damit die Struktur der Tabelle zu verändern.
Verschieben von Daten Es wird sich jedoch auch die Situation ergeben, dass Sie Ihr Arbeitsblatt neu konstruieren oder aus einem vorhandenen Arbeitsblatt ein neues aufbauen wollen. In einem solchen Fall werden Sie die Möglichkeit nutzen wollen, Tabellenteile von dem einem zu einem anderen Ort im gleichen oder einem anderen Arbeitsblatt zu versetzen. So versetzen Sie eine Zelle oder einen definierten Bereich: 1. Steuern Sie zuerst die Zelle an, die Sie versetzen wollen bzw. markieren Sie einen Bereich, der verschoben werden soll. In jedem Fall steht ein Rahmen als Ziel für den Mauspfeil zur Verfügung. 2. Positionieren Sie den Mauspfeil auf dem Rahmen, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung an den neuen Standort. In jedem Fall werden Daten wie auch Formeln bei der Verwendung dieser Methode aus der alten Position entfernt. Stehen im Zielbereich Daten, werden diese überschrieben und können nicht weiter genutzt werden. Aller-
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Kapitel 15: Excel in der Praxis dings warnt ein Dialogfeld vor der Gefahr. Nach dem Verschieben von Arbeitsblättern sollten Sie Tabellen unbedingt prüfen. Bei Berechnungen oder Diagrammen, die auf verschobenen Daten basieren, können Fehler auftreten. Gleiches gilt auch, wenn Sie Tabellen in 3D-Bezügen ändern. Um das bereits beschriebene mögliche Überschreiben von Zelldaten beim Ziehen und Einfügen zu verhindern, gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie den Rahmen der Zellen oder des Bereichs, die verschoben werden sollen. 2. Halten Sie (ª) gedrückt und ziehen Sie die Daten an die neue Position. 3. Lassen Sie los, wenn der Balken die Einfügestelle markiert. In einem Fenster verschieben Nutzen Sie die Markierungsfunktion, um einen Bereich für das Verschieben zu kennzeichnen. 1. Setzen Sie den Mauspfeil auf den Rahmen der markierten Zellen und ziehen Sie den Bereich an die gewünschte Position. Sie können den Bereich dabei über den Bildschirmausschnitt hinausziehen, die Anzeige verschiebt sich. 2. Damit ein Bereich zwischen vorhandene Zellen eingefügt wird, halten Sie (ª) gedrückt. In andere Blätter oder Arbeitsmappen verschieben 1. Markieren Sie Zellen oder einen Bereich. 2. Nutzen Sie BEARBEITEN/AUSSCHNEIDEN oder die Schaltfläche bzw. die Tastenkombination. 3. Aktivieren Sie in ein anderes Arbeitsblatt oder eine andere Arbeitsmappe. 4. Positionieren Sie die Markierung in der oberen linken Zelle des Einfügebereichs. 5. Zum Verschieben verwenden Sie die Schaltfläche EINFÜGEN. Daten im Einfügebereich werden überschrieben. Wollen Sie einen verschobenen Bereich zwischen vorhandenen Zellen einfügen, wählen Sie nach dem Ausschneiden EINFÜGEN/ZELLEN AUSSCHNEIDEN und geben Sie an, wohin verbleibende Daten verschoben werden sollen. Je nach Wahl der Schaltfläche kann die Option auch KOPIERTE ZELLEN heißen.
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Bearbeiten von Tabellen In neue Arbeitsmappe verschieben Können ein Arbeitsblatt oder mehrere Blätter Grundlage einer neuen Arbeitsmappe werden, verschieben Sie diese Blätter. Beim Verschieben wird die neue Arbeitsmappe gleich angelegt: Markieren Sie vor dem Verschieben ein oder mehrere Arbeitsblätter. 1. Wählen Sie mit BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN das gleichnamige Dialogfeld. 2. Aktivieren Sie in der Liste ZUR MAPPE die Option NEUE ARBEITSMAPPE. Durch die zuvor beschriebene Aktion wird eine neue Arbeitsmappe angelegt, deren einziger Inhalt das oder die verschobenen Blätter sind. Arbeitsblätter verschieben Arbeitsblätter können Sie in einer Arbeitsmappe an eine andere Position oder zu anderen Arbeitsmappen verschieben: 1. Markieren Sie die Blätter, die verschoben werden sollen. 2. Ziehen Sie ein oder mehrere markierte Arbeitsblätter bei gedrückter Maustaste auf die Blattregister. 3. Ein Blattsymbol wird neben dem Mauspfeil und eine Einfügepfeil über den Registern angezeigt. 4. Lösen Sie die Maustaste. Das Blatt oder die Blätter werden eingefügt. Grundsätzlich gleich können Sie beim Verschieben von Arbeitsblättern in eine andere Arbeitsmappe vorgehen. Sie müssen nur beide Arbeitsmappen öffnen und nebeneinander auf dem Bildschirm anordnen.
Spalten, Zeilen und Arbeitsblätter einfügen Es wird häufig vorkommen, dass Sie eine Tabelle entwerfen und im Nachhinein das Bedürfnis haben, die Struktur der Tabelle zu ändern, weil sich die Anforderungen an Ihre Tabelle geändert haben. Meist müssen Sie eine Spalte oder Zeile einfügen. Natürlich müssen Sie in einer solchen Situation die Tabelle nicht neu schreiben, sondern können Zeilen und Spalten beliebig oft an der gewünschten Stelle in die Tabelle einfügen. Wenn Sie für das EINFÜGEN BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN verwenden, können Sie u.a. Formate berücksichtigen oder auch mathematische oder andere Operationen während des Einfügens durchführen.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Spalten einfügen So fügen Sie eine neue Spalte links neben der gekennzeichneten Spalte ein: 1. Setzen Sie den Cursor in die Spalte, die Sie für einen zusätzlichen Zweck benötigen, die aber zurzeit durch Daten belegt ist (Zelle in der Spalte rechts von der Position, an der die neue Spalte eingefügt werden soll). 2. Wählen Sie EINFÜGEN/SPALTEN. Excel fügt die neue Spalte links neben der durch den Cursor gekennzeichneten Spalte ein. Die vorhandenen Daten werden nach rechts verschoben. Wollen Sie mehrere Spalten einfügen, markieren Sie rechts von der Einfügestelle so viele Spalten, wie eingefügt werden sollen.
Bild 15.15: Markieren Sie die Anzahl der Spalten vorher, die Sie dann über Einfügen/Spalten einsetzen. Zeilen einfügen Das Einfügen von Zeilen funktioniert ähnlich wie bei den Spalten. 1. Kennzeichnen Sie durch die Cursorposition eine Zelle in der Zeile unterhalb der Stelle, an der eine neue Zeile eingefügt werden soll. Für das Einfügen mehrerer Zeilen markieren Sie eine entsprechende Anzahl.
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Bearbeiten von Tabellen 2. Wählen Sie EINFÜGEN/ZEILEN. Eine neue Zeile wird jeweils oberhalb des Cursorstandorts eingefügt, existierende Daten werden nach unten im Arbeitsblatt verschoben. Arbeitsblätter einfügen Ein Arbeitsblatt ist immer das aktuelle Arbeitsblatt, es steht im Vordergrund. Sie können entscheiden, ob weitere Arbeitsblätter eingefügt werden sollen. Ein Arbeitsblatt ist in der Standardeinstellung eines von dreien einer Arbeitsmappe, die in der Praxis aber leicht mehr Blätter enthält. Die Möglichkeit, nahezu beliebig neue Arbeitsblätter einzufügen, schafft Übersicht: Für ein Tabellenblatt mit Standardformat wählen Sie im Menü EIN왘 FÜGEN die Option TABELLENBLATT.
왘
Für das Einfügen mehrerer Arbeitsblätter halten Sie (ª) gedrückt und markieren Sie so viele Blattregister, wie Sie neue Blätter einfügen wollen. Zum Einfügen wählen Sie im Menü EINFÜGEN/TABELLENBLATT.
왘
Um ein Arbeitsblatt auf Basis einer benutzerdefinierten Mustervorlage einzufügen, zeigen Sie auf die Registerlasche eines Arbeitsblatts, drücken die rechte Maustaste und aktivieren die Option EINFÜGEN. Verwenden Sie mit einem Doppelklick eine der Mustervorlagen auf einer Registerkarte (Allgemein, Arbeitsblattlösungen usw.).
Daten beim Einfügen neu anordnen Excel ermöglicht es, die Anordnung von Daten beim Einfügen zu ändern (transponieren). Daten aus der obersten Zeile des Kopierbereichs können in der linken Spalte des Einfügebereichs erscheinen, die aus der linken Spalte in der obersten Zeile: Markieren Sie einen Bereich, den Sie transponieren wollen. 1. Wählen Sie BEARBEITEN/KOPIEREN oder die Schaltfläche. 2. Setzen Sie die Markierung in die linke obere Zelle des geplanten Einfügebereichs. 3. Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN. 4. Klicken Sie das Kontrollkästchen TRANSPONIEREN an.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis
Bild 15.16: So transponieren Sie Zeilen/Spalten beim Einfügen.
Löschen von Daten Eines der nützlichsten Dinge an einem PC und seiner Software ist, dass nahezu nichts unveränderbar ist. Alles was wir tun, können wir zurücknehmen, entfernen, ändern oder neu eingeben. Wenn Sie löschen, treffen Sie auf leere Zellen oder solche mit Daten. Dementsprechend ist das Löschen organisiert – Sie können entweder die Zellen oder deren Inhalte löschen. Das bedeutet: Löschen Sie Zellinhalte, werden Formeln, Daten, Formate oder 왘 Notizen aus der Zelle entfernt (je nach Vorgehensweise). Die Tabelle behält ihre Struktur. Die leeren Zellen bleiben der Struktur erhalten.
왘
Wenn Sie dagegen Zellen löschen, werden diese aus der Tabellenstruktur entfernt. Die neben und darüber liegenden Zellen werden verschoben, um die durch das Löschen entstandene Lücke zu füllen.
Wenn Sie nach dem Löschen den Fehlerwert #BEZUG! sehen, informiert Excel Sie über einen Bezug zu einer gelöschten Zelle. Zellinhalte löschen Zellen enthalten Daten und Angaben, wie die Daten angezeigt werden sollen. Wenn Sie den Zellinhalt löschen, werden alle Inhalte (Daten, Formate, Notizen) aus der Zelle entfernt. Nach dem Löschen der Zellinhalte ist der
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Bearbeiten von Tabellen Wert der Zelle Null. Die Zelle übergibt damit einer sich auf die Zelle beziehenden Formel den Wert Null. Um alle Inhalte zu löschen, nutzen Sie diese Optionen: 1. Markieren Sie Zellen, deren Inhalte Sie entfernen wollen. 2. Wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN/ALLES. Verwenden Sie statt der Option ALLES eines der Felder FORMATE, INHALTE oder KOMMENTARE, wenn Sie selektiv löschen wollen. Drücken Sie zum Löschen auf (Entf), werden nur die Inhalte gelöscht. Formate oder Kommentare bleiben erhalten. Nach einer Neueingabe werden Formate wieder wirksam. Haben Sie beim Löschen versehentlich die falschen Daten gelöscht oder sich später anders besonnen, so ist das kein Problem, wenn Sie unmittelbar nach dem Löschvorgang (Strg)+(Z) betätigen. Der Tastenkombination entspricht BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG. Die Löschung können Sie mit dieser Technik zurücknehmen. Um einen weiter zurück liegenden Vorgang zurückzunehmen, verwenden Sie die Liste zum Symbol RÜCKGÄNGIG. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Symbol und wählen Sie eine Zeile. Markierte Zellen löschen So wie das Löschen ganzer Spalten oder Zeilen die Tabellenstruktur verändert, ergibt sich eine vergleichbare Situation durch das Löschen ausgewählter Zellen: 1. Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich, den Sie entfernen wollen. 2. Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN. 3. Geben Sie im Dialogfeld löschen die Richtung an, in welche die vom Löschen betroffenen Zellen verschoben werden sollen. Zur Auswahl stehen ZELLEN NACH LINKS VERSCHIEBEN, ZELLEN NACH OBEN VERSCHIEBEN, GANZE ZEILE oder GANZE SPALTE. Spalten oder Zeilen löschen Bei der Platzierung von Zelleinträgen innerhalb eines Datenblattes können Sie Einträge selbstverständlich in jeder beliebigen Zelle vornehmen. Sie sollten jedoch vermeiden, zu viele Felder zwischen den einzelnen Einträgen freizulassen. Bei der endgültigen Formatierung Ihrer Tabelle ersparen Sie sich so Zeit und langes Suchen nach Ihren Einträgen. Ebenfalls sollten Sie bei der
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Erstellung Ihrer Tabelle darauf achten, dass zusammengehörige Zelleinträge entweder in der gleichen Spalte oder Zeile eingetragen sind. Zur Formatierung einer Tabelle können Sie die gesamten Spalten und Zeilen löschen, die Entfernung von einzelnen Zellen ist in Excel jedoch nicht möglich. Es wird in der Praxis auch vorkommen, dass Sie eine Tabelle aufbauen und sich später die Notwendigkeit ergibt, die Struktur der Tabelle zu verkleinern, sei es, weil Sie eine überflüssige Spalte oder Zeile eingeplant haben, sei es, weil sich die Anforderungen an Ihre Tabelle geändert haben. Natürlich müssen Sie in einer solchen Situation die Tabelle nicht mit einer unschönen Lücke weiterführen, sondern können beliebig viele Zeilen und Spalten an der gewünschten Stelle aus der Tabelle entfernen und die entstehende Lücke durch nachrückende Daten auffüllen. Wollen Sie Spalten oder Zeilen mit ihren Inhalten löschen, gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie eine Zeile oder Spalte oder zugleich mehrere. 2. Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN. Durch diese Aktion werden die Spalten oder Zeilen aus der Struktur der Tabelle entfernt, andere Daten rücken nach. Wollen Sie dagegen nur den Inhalt in Zeilen oder Spalten löschen, müssen Sie anders vorgehen: 1. Markieren Sie wiederum eine oder mehr Zeile(n) bzw. eine oder mehrere Spalten. 2. Wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN/INHALTE. 3. Selektieren Sie zwischen den Optionen ALLES, FORMATE, INHALTE oder KOMMENTARE. Nach der Bestätigung sind die Inhalte gelöscht, die Tabellenstruktur bleibt erhalten. Ein Druck auf (Entf) löscht ebenfalls die Inhalte, erhält jedoch Formate und Kommentare. Arbeitsblätter löschen Dass Sie in einer Arbeitsmappe viele Arbeitsblätter zusammenfassen können, heißt nicht, dass Sie auch überflüssig gewordene Blätter aufbewahren sollten. Löschen Sie solche Arbeitsblätter: 1. Markieren Sie ein oder mehrere zu löschende Arbeitsblätter. 2. Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT LÖSCHEN. Da diese Option selten benötigt wird, müssen Sie das Menü expandieren, bevor sie angezeigt wird.
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Tabellen formatieren Um ein Blatt zu markieren, klicken Sie auf das Blattregister. Um zwei oder mehr aufeinander folgende Arbeitsblätter für das Löschen zu kennzeichnen, halten Sie beim Anklicken (ª) gedrückt. Bei nichtangrenzenden Arbeitsblättern ist die Taste (Strg) zu halten. Für sämtliche Blätter einer Arbeitsmappe finden Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste die Option ALLE BLÄTTER auswählen, wenn Sie ein Register anklicken.
Tabellen formatieren Zahlen und Texte Ihres Arbeitsblattes unterscheiden sich schon bei der Eingabe offensichtlich durch die Ausrichtung. Geben Sie einen Text ein, wird dieser links ausgerichtet, eine Zahl wird automatisch rechts in der Zelle angeordnet. Von der Ausrichtung abgesehen, können Sie viele weitere Gestaltungsmerkmale zuordnen. In diesem Kapitel werden die wichtigsten Techniken beschrieben.
Numerische Formate Wenn Sie Zahlen schnell formatieren müssen, verwenden Sie Schaltflächen: 1. Markieren Sie Zahlen in Zellen oder Zellen bzw. ganze Bereiche. 2. Ordnen Sie die in Excel integrierten Zahlenformate mit den Schaltflächen der Symbolleiste FORMAT zu. Wenn Ihnen diese Methoden der Schnellformatierung nicht genügen, die Zahlen einer Tabelle ausreichend zu gestalten, müssen Sie integrierte Formate verwenden oder selbst ein Format definieren. Im Menü FORMAT finden Sie mit den Optionen AUTOFORMAT, BEDINGFORMAT und FORMATVORLAGE eine Vielzahl von Zuordnungsmöglichkeiten von Formaten. Oft können Sie sich die Mühe der Formatzuweisung jedoch erleichtern. Wenn Sie Excel 2002-Regeln beachten, müssen Sie vielleicht gar keine besondere Zuweisung vornehmen.
TES
Üblicherweise weist Excel bei Eingaben in einem Arbeitsblatt das Zahlenformat zu, das Sie zunächst bei der Eingabe benutzt haben. Da mit der Nutzung einer Funktion jedoch nicht die Formel, sondern das Ergebnis formatiert werden muss, müssen Sie dieses mit den Optionen des Menüs formatieren. Sie können jedoch vorhandene Formate übernehmen.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Ausblenden von Nullen mit einem Zahlenformat Beim Aufbau von Tabellen erzeugen Formeln gelegentlich Nullen. Das geschieht aufgrund temporärer Situationen und kann durch die Formelkonstruktion ausgeschlossen werden. Einfacher ist es, die Anzeige von Nullen generell mit EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT/FENSTER/NULLWERTE zu deaktivieren. Gezielt können Sie das auf folgende Weise: 1. Wählen Sie die Zelle oder einen Bereich, für den Sie Formelwerte ausgeben und Nullen unterdrücken wollen. 2. Blenden Sie das Register ZAHLEN mit FORMAT/ZELLEN oder ZELLEN FORMATIEREN im Kontextmenü der rechten Maustaste ein. 3. Markieren Sie in der Liste KATEGORIE die Zeile BENUTZERDEFINIERT und geben Sie den Code 0;0; in das Textfeld TYP ein und bestätigen Sie. Die meisten Anzeigearbeiten erledigen Sie durch Formate. Excel bietet für nahezu alle Fälle ein geeignetes Format an. Wollen Sie in bestimmten Fällen gezielt vorgehen, arbeiten Sie mit einer Funktion. Per Funktion können Sie gezielt runden. Werte in Formeln umwandeln Wenn Sie eine Formel eingeben, erwartet Excel bestimmte Wertetypen für die Operatoren. Wurden andere eingegeben, werden die Werte des nicht erwarteten Typs möglichst umgewandelt.
Formel
Ergebnis
Erklärung
="1"+"2"
3
Das Pluszeichen kündigt Zahlen an. Dagegen kennzeichnen Anführungszeichen »1« und »2« Texte; Excel nimmt automatisch Zahlen an.
=1+"4,00 DM"
5
Eine Zahl wird erwartet. Und da der folgende Text einem gültigen Zahlenformat entspricht, wandelt Excel diesen um.
=WURZEL(»Otto)
#WERT!
Der Text Otto entspricht keinem gültigen Zahlenformat. Excel kann ihn nicht in eine Zahl verwandeln.
Tabelle 15.3: Formeln und ihre Ergebnisse
239
Tabellen formatieren
Formel
Ergebnis
Erklärung
="1.6.01«"1.5.01"
31
Beide Daten sind zwar Text, aber in einem gültigen Datumsformat geschrieben. Sie werden in serielle Datumszahlen umgesetzt.
="A"&WAHR
AWAHR
Wird Text erwartet, verwandelt Excel Zahlen und Wahrheitswerte in Text
Tabelle 15.3: Formeln und ihre Ergebnisse (Forts.) Integrierte Zahlenformate Mit FORMAT/ZELLEN/ZAHLEN holen Sie eine Liste der in Excel angebotenen Formate auf den Bildschirm. Jedes dieser Formate können Sie markierten Bereichen zuordnen: 1. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN und das Register ZAHLEN. 2. Klicken Sie zuerst auf eine Kategoriezeile und markieren Sie dann eine der angezeigten Optionen. Wenn Sie in der folgenden Übersicht das benötigte Format nicht finden, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat anlegen. Benutzerdefinierte Zahlenformate Obwohl es viele integrierte Zahlenformate gibt, können sie nicht alle denkbaren Anforderungen abdecken. Sie können jederzeit eigene Formate entwickeln und benutzen. Um ein benutzerdefiniertes Zahlenformat zu erstellen, gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie Zellen, denen Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat zuordnen wollen. 2. Markieren Sie in der Liste KATEGORIE eine Formatzeile, die ein möglichst ähnliches Format wie das gesuchte aufweist. 3. Klicken Sie im Feld KATEGORIE auf BENUTZERDEFINIERT. 4. Ändern Sie im Textfeld TYP den durch die Vorauswahl angezeigten Code. Stellen Sie durch einen Mausklick auf eine Zeile der Formatliste eine andere Vorgabezeile ein, um das erforderliche Format zu erstellen. 5. Bestätigen Sie nach der Codierung.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Wenn Sie ein integriertes Format – wie vorstehend geschildert – bearbeiten, löscht die Bearbeitung das ursprüngliche Format nicht. Es dient nur als Basis.
Bild 15.17: Benutzerdefiniertes Zahlenformat anlegen Arbeiten Sie z.B. in einem Unternehmen, das sich mit dem Import von Waren beschäftigt, müssen Sie häufig fremde Währungssymbole benutzen. Es ist praktisch, ein benutzerdefiniertes Zahlenformat für Währungssymbole zu verwenden. Legen Sie so ein entsprechendes Format an: 1. Starten Sie die Definition im Menü FORMAT mit der Option ZELLEN und aktivieren Sie das Register ZAHLEN. 2. Klicken Sie in der Liste KATEGORIE auf BENUTZERDEFINIERT. 3. Geben Sie im Textfeld TYP ein benutzerdefiniertes Format ein, markieren Sie eine andere Zeile der Liste und bearbeiten Sie das Format. 4. Steht in der Vorgabe z.B. DM, löschen Sie die Zeichen, und positionieren die Einfügemarke hinter dem letzten zuvor eingegebenen Zeichen. 5. Halten Sie (Alt) gedrückt und geben Sie über die Zehnertastatur den ANSI-Code für das benötigte Währungssymbol ein, z.B. 0163 für £. Das neue benutzerdefinierte Format wird zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert. Um ein anderes Währungsformat ständig zu nutzen, müssen Sie
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Tabellen formatieren in Windows in den Einstellungen der Systemsteuerung die Ländereinstellungen ändern. Wechseln Sie die Vorgaben im Register WÄHRUNG. Abgesehen davon, dass Excel als eine der oben angeführten Einstellungen das EuroSymbol bietet, können Sie es im Arbeitsblatt auch mit (AltGr)+(E) erzeugen.
Formate für Datum und Zeit Da Excel Datums- und Zeitwerte als Zahlen interpretiert, richtet sich die Anzeige von Uhrzeit oder Datum in einer Tabelle nach dem Zahlenformat der Zelle. Bei der Eingabe eines Datums oder einer Uhrzeit, die von Excel erkannt wird, ändert sich das Standardformat der Zelle in ein integriertes Datums- oder Uhrzeitformat. Welches Format angezeigt wird, hängt von der Art ab, wie Datum oder Uhrzeit eingetragen wurden.
왘
Werden Zahlen bei der Eingabe durch einen Punkt, Schrägstrich oder Bindestrich getrennt, erkennt Excel ein Datumsformat.
왘
Durch ein Leerzeichen getrennte Werte in derselben Zelle sind Datums- und Zeitwerte.
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Wenn Excel Datums- oder Uhrzeitformat nicht erkennen kann, werden Werte als Text eingeordnet.
왘
Ein erkennbares Datum oder eine Uhrzeit ist immer formatiert. Die zugehörige serielle Zahl für Datum und Uhrzeit wird durch das Format STANDARD angezeigt.
Bild 15.18: Diese Datumsformate stehen in Excel zur Verfügung. Eine Übersicht der Datums- und Zeitfunktionen finden Sie unter dem Stichwort Datums- und Zeitfunktionen in einem Hilfefenster. Dort werden die Funktionen von Arbeitstag bis Zeit beschrieben. Für die Anwendung der Funktionen benutzen Sie den Funktions-Assistenten.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis
Schriftarten Um schnell einfache Zuordnungen zu erledigen, ordnen Sie Formate mit Schaltflächen zu: 1. Markieren Sie einzelne Zeichen in einer Zelle, Zellen oder Bereichen. 2. Ordnen Sie mit den Listen und Schaltflächen der Symbolleiste FORMAT Schriftart und -größe oder Attribute zu.
Bild 15.19: Mit dieser Symbolleiste haben Sie die wichtigsten Schriftarten und -größen im Griff. Wenn Sie Schriftarten und Attribute zuordnen wollen, die nicht durch Schaltflächen zugänglich sind, gehen Sie immer so vor: 1. Markieren Sie Zeichen, Zellen oder Bereiche. 2. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN und das Register SCHRIFT. 3. Ordnen Sie Formate zu und bestätigen Sie. In Listen aufgeführte Schriften heißen beispielsweise Helvetica, Times Roman, Courier, Letter Gothic, Univers oder Script. Courier ähnelt einer Schreibmaschinenschrift, Univers ist eine serifenlose Schrift, also ohne Häkchen, Script ist eine Schreibschrift. Am Namen erkennen Sie das Schriftbild. Außerdem sind Schriften verschieden groß. Setzer und Drucker messen Schriften mit dem typografischen Punkt, einer Maßeinheit, die für Software übernommen wurde. Einfacher im täglichen Umgang mit Schriften ist: Eine 6er-Schrift ist eine sehr kleine, eine 72er-Schrift eine sehr große Schrift. Wie die Schriftart können Sie auch die Größe im Menü oder der Symbolleiste markierten Bereichen zuordnen. Schließlich können Sie Schriften noch mit Attributen auszeichnen. FETT, KURSIV und UNTERSTRICHEN stehen als Symbole sofort zur Verfügung, wobei Sie bei den erwähnten Unterstreichungen mit FORMAT/ZELLEN/ SCHRIFT zwischen mehreren Strichtypen wählen können.
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Tabellen formatieren
Bild 15.20: Schriftarten mit Dialogfeld zuordnen
Spaltenbreite einstellen Haben Sie Text eingetragen und wollen Sie die Spaltenbreite schnell anpassen, gehen Sie so vor:
왘
Zeigen Sie mit dem Mauspfeil auf die rechte Linie zwischen zwei Spalten und doppelklicken Sie mit der linken Maustaste, um die Spaltenbreite an den längsten Eintrag anzupassen.
Um die Spaltenbreite schnell zu ändern, verwenden Sie ebenfalls die Maus:
왘
Positionieren Sie den Mauspfeil auf der Linie zwischen den Spaltenüberschriften, drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie.
Geben Sie eine Zahl ein, versucht Excel die Zahl vollständig darzustellen. Besteht die Zahl aus mehr Zeichen, als die aktuelle Zelle zu fassen vermag, wird die Zahl als Exponentialzahl umgeformt. Wird eine Zahl durch die Zeichen ##### symbolisiert, war eine Zahlenkonstante zu lang. Es ist in diesem Fall kein Fehlerwert, sondern nur ein Hinweis, dass die Spalte breiter gezogen werden muss. Anders reagiert Excel, wenn Sie Zahlen in für Text formatierte Zellen eingeben. Ist die Zelle rechts von der Eingabezelle leer, wird der Text in dieser Zelle fortgesetzt; wird die Nachbarzelle bereits verwendet, wird der Text
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Kapitel 15: Excel in der Praxis abgeschnitten bzw. durch andere Daten überdeckt. Sie sehen ihn vollständig im Inhaltsfeld der Bearbeitungszeile, jedoch nicht in der Zelle. Falls das möglich ist, löschen Sie die Nachbarzelle, anschließend wird der Text fortlaufend in dieser Zelle abgebildet. Die optimale Breite können Sie statt per Doppelklick auch mit einer Menüoption zuweisen. Wählen Sie FORMAT/SPALTE/OPTIMALE BREITE BESTIMMEN. Standardbreite der Spalten Sie können die Standardbreite der Spalten für markierte oder auch sämtliche Spalten einstellen: 1. Markieren Sie die Spalten, für die die Standardbreite gelten soll, klicken Sie alternativ auf die Schaltfläche ALLES MARKIEREN. 2. Wählen Sie FORMAT/SPALTE und dann die Option STANDARDBREITE. Übernehmen Sie die Vorgabezahl 10,71 oder tragen Sie einen neuen Wert ein. Die Ziffer steht für die durchschnittliche Zahl an Zeichen in der Standardschriftart, die jeweils in eine Zelle passen. Die Anzeige hängt von der benutzten Schrift ab. 3. Bestätigen Sie mit OK. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche ALLES MARKIEREN. Die Zuordnung der standardmäßigen Spaltenbreite gilt für alle Tabellenblätter einer Arbeitsmappe, wenn Sie zunächst alle Tabellenblätter markieren. Spaltenköpfe können Sie jederzeit ausblenden. Wählen Sie EXTRAS/OPTIOund deaktivieren Sie im Bereich FENSTEROPTIONEN das Kontrollkästchen REIHEN- UND SPALTENKOPFZEILEN.
NEN/ANSICHT
Zeilenhöhe einstellen Haben Sie Text eingetragen und wollen Sie die Zeilenhöhe schnell anpassen, ziehen Sie diese bis zur gewünschten Größe mir der Maus: Zeigen Sie mit dem Mauspfeil auf die untere Linie zwischen zwei Zeilen und doppelklicken Sie. Sie passen auf diese Weise die Zeilenhöhe an den höchsten Eintrag an.
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Tabellen formatieren Die optimale Höhe einer Zeile können Sie statt mit einem Doppelklick auf eine Linie auch mit einer Menüoption zuweisen. Wählen Sie FORMAT/ ZEILE/OPTIMALE HÖHE. Um die Zeilenhöhe schnell stufenlos zu ändern, verwenden Sie auch die Maus: 1. Positionieren Sie den Mauspfeil auf der Linie zwischen den Zeilennummern und drücken Sie die linke Maustaste. 2. Sobald der Mauspfeil die Gestalt eines vertikalen Doppelpfeiles annimmt, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Maus nach unten oder wieder nach oben. Wollen Sie einen Text in einer großen Schrift in eine Zeile eingeben, wählen Sie für die Zelle an der Cursorposition die Schrift. Diese wird größer als die Zeilenhöhe sein. Haben Sie noch nichts unternommen, passt Excel die Zeilenhöhe automatisch an die Schriftgröße an. Die Einstellung der Zeilenhöhe können Sie auch nach Wahl eines Dialogfensters vornehmen: 1. Wählen Sie FORMAT/ZEILE/HÖHE. 2. Tragen Sie einen Wert ein und bestätigen Sie. Sie können die Zeilenhöhe auch als Standardbreite der Spalten für sämtliche Spalten, mit Ausnahme der zuvor geänderten Spalten, definieren: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ALLES MARKIEREN. 2. Wählen Sie FORMAT/ZEILE/HÖHE, und geben Sie einen Wert für die Höhe sämtlicher Zeilen des Tabellenblatts ein. 3. Bestätigen Sie, wird die neue Zeilenhöhe zugeordnet.
Kommentare einfügen An einem Arbeitsblatt arbeiten in einem Unternehmen meistens mehrere Personen. In diesem Fall ist es oft sinnvoll, zu einer Eintragung im Arbeitsblatt einen Kommentar einzufügen. Kommt ein Kollege dann auf dieses Feld, erhält er automatisch die als Kommentar hinterlegte Funktion. Damit lassen sich auch Informationen zu Aufbau und Gestaltung des Arbeitsblattes oder einer Formel einfügen. Gerade bei komplexen Formeln, die über mehrere Arbeitsblätter gehen, ist man froh, wenn man Hinweise zum Formelaufbau als Kommentar geliefert bekommt.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis Und so fügen Sie einen Kommentar ein: 1. Platzieren Sie den Cursor an die gewünschte Stelle, an der ein Kommentar eingefügt werden soll. 2. Wählen Sie EINFÜGEN/KOMMENTAR. 3. Tragen Sie im Kommentarfenster die gewünschte Information ein. Kommentarfelder erkennen Sie sofort an dem kleinen roten Dreieck, das in der rechten, oberen Ecke eines Feldes zu sehen ist.
Bild 15.21: Kommentarfelder einfügen
Rahmen, Muster und Farben einfügen Excel 2002 ist ein Programm mit vielen gestalterischen Fähigkeiten. Eine davon ist es, bestimmte Teile eines Arbeitsblattes besonders hervorzuheben. Das kann zum Beispiel eine Überschrift oder es können auch Ergebnisse sein, auf die besonders hingewiesen werden soll. Statt Schaltflächen können Sie Rahmen über ein Dialogfeld zuordnen. Das dauert länger als mit der Schaltfläche, bietet aber mehr Möglichkeiten: Markieren Sie den Bereich oder auch eine Zelle, die besonders hervorgehoben werden soll. 1. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/RAHMEN. 2. Für Rahmen oder Linien steht eine Auswahl verschiedener Linientypen zur Verfügung. Markieren Sie per Mausklick ein Linien-Layout, z.B. eine einfache, eine doppelte oder dicke Linie.
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Tabellen formatieren 3. Öffnen Sie die Liste FARBE und wählen Sie eine Linienfarbe. 4. Aktivieren Sie mit einem Klick das Feld AUSSEN. Es werden alle Seiten umfasst, wenn Sie um einen markierten Bereich einen Rahmen legen wollen. Für OBEN, UNTEN, LINKS, RECHTS usw. stehen weitere Klickbereiche bereit. Arrangieren Sie mit ihnen Linien an den entsprechend markierten Zellseiten. 5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK. Wenn Sie einzelne Linien zuordnen, kann das beim Druck zu ungewollten Wirkungen führen, während die Formatierung am Bildschirm richtig dargestellt wird. Ursache ist, dass Nachbarzellen eine gemeinsame Rahmenlinie benutzen. Fehlt eine Linie auf Papier, haben Sie falsch markiert. Excel bietet eine Reihe von Variationsmöglichkeiten, wie Sie Zellen gestalten können. Noch nicht vorgestellt wurde die Technik, Muster und Schattierungen zuzuordnen. Wollen Sie den Hintergrund einer Zelle mit einem Muster und einer Farbe gestalten oder schattieren, nutzen Sie die Schaltflächen oder das Menü: Markieren Sie den Bereich, der formatiert werden soll. Mit ZELLEN FORMATIEREN im Kontextmenü der rechten Maustaste oder FORMAT/ZELLEN können Sie das Register MUSTER aktivieren. Wählen Sie immer erst eine Farbe und ordnen Sie dieser dann ein Muster zu. Für letztere Aufgabe öffnen Sie die Liste MUSTER, klicken eines der 18 Muster an und FARBE. Die Vorschau informiert Sie über das Zuordnungsergebnis. Sie können auch die Farbe vieler Elemente Ihres Arbeitsblattes ändern. Das hat auch dann seinen Sinn, wenn Sie keinen Farbdrucker zur Ausgabe einsetzen, jedoch einen Farbmonitor. Insbesondere größere Arbeitsblätter werden übersichtlicher, wenn Sie diese mit Farbe gestalten. Einerseits können Sie mit unterschiedlichen Hintergrundfarben arbeiten, andererseits die Farben der Zellinhalte näher bestimmen, also die von Zahlen und Texten. Außer der letztgenannten Einstellung bietet Ihnen Excel z.B. an, alle negativen Zahlen Rot hervorzuheben oder mit der bedingten Formatierung zu arbeiten. 1. Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich, dem Sie eine Farbe zuordnen wollen. 2. Öffnen Sie die Übersicht der Farben mit einem Klick auf die Schaltfläche neben dem Symbol FÜLLFARBE.
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Kapitel 15: Excel in der Praxis 3. Wählen Sie aus diesen Farben diejenige, mit der ein Zellenhintergrund gestaltet werden soll. Wollen Sie Zahlen oder Texten in der Zelle Farbe zuordnen, benutzen Sie die Palette SCHRIFTFARBEN, die das gleichnamige Symbol bereitstellt. 4. Bestätigen Sie mit OK, erscheinen Zellhintergrund bzw. -inhalte farbig. Wollen Sie Inhalte von Zellen verbergen, reicht es, Hintergrund- und Vordergrundfarbe gleich zu wählen. Die Zellinhalte sehen Sie dann nur noch im Inhaltsfeld der Bearbeitungszeile.
Bild 15.22: Muster und Farbe auswählen
AutoFormat anwenden Wenn Sie Tabellen entwickeln, werden Sie während oder nach dem grundsätzlichen Aufbau Zahlen- und Schriftformate zuordnen, Spaltenbreite und -höhe bzw. die Ausrichtung abweichend von der Vorgabe einstellen oder mit Rahmen und Schraffuren verschönern oder gliedern wollen. Da für die Zuweisung notwendiger Formate mehr als eine Aktion erforderlich ist, bringt eine Zusammenfassung Effektivitätsvorteile. Die Zuordnung von AutoFormaten ist eine Methode der erwähnten Zusammenfassungen: 1. Positionieren Sie den Cursor in der Tabelle, die mit einem AutoFormat gestaltet werden soll. Markieren Sie eine Zelle. Der genaue Umfang der
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Tabellen formatieren Markierung ist ohne Bedeutung, Excel erweitert sie. Markieren Sie mehr als eine Zelle, können Sie auch genau bestimmen, auf welche Zellen das Format angewendet werden soll. Dann muss auch keine Tabelle vorhanden sein. 2. Wählen Sie FORMAT/AUTOFORMAT und klicken Sie in der Liste der Formate auf ein Beispiel. Das Format wird markiert und Sie können die Anzeige wechseln oder das AutoFormat übernehmen. Doppelklicken Sie auf ein Beispiel, wenn Sie bereits wissen, welches Format Sie zuordnen wollen. Wenn Sie mit OPTIONEN die Anzeige im Dialogfeld AUTOFORMAT vergrößern, haben Sie mehr Möglichkeiten der Gestaltung. Aktivieren oder deaktivieren Sie Kontrollkästchen, damit das AutoFormat mehr oder weniger Formate verwendet. Das Ergebnis der Änderung wird jeweils in der Vorschau angezeigt. Da sich ein AutoFormat durch direkt (Menü, Schaltflächen) zugewiesene Formate ändern lässt, können Sie ein oder mehrere zugewiesene AutoFormate weiter variieren. Ist eine Tabelle fertig, ordnen Sie durch das Positionieren des Mauscursors der Tabelle insgesamt Formatierungen zu. Wenn Sie aber zwei oder mehr Zellen, jedoch nicht die ganze Tabelle markieren, interpretiert Excel diese Markierung als eigene Tabelle. Mit diesem kleinen Trick können Sie einer Tabelle verschiedene AutoFormate zuweisen. Excel passt dabei die Spaltenbreite an. Wollen Sie ein AutoFormat wieder entfernen, aktivieren Sie FORMAT/ AUTOFORMAT mit seinen Beispielen. Am Ende finden Sie das Beispiel KEINE. Die Option KEINE wirkt sich auch auf Markierungen einer Tabelle innerhalb der Tabelle aus.
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Kapitel 16 Drucken mit Excel Nachdem Sie ein Tabellenmodell entworfen, die Formeln erfolgreich getestet und alle Daten eingetragen haben, wollen Sie Ihre Tabelle auch perfekt ausdrucken. Doch manchmal sieht das Druckergebnis auf Papier etwas anders aus, als noch zuvor auf dem Bildschirm. Aber auch für das Drucken von Tabellen bietet Ihnen Excel umfangreiche Werkzeuge und Möglichkeiten zur Seitengestaltung und Kontrolle. Hierbei sind jedoch einige Regeln und Anweisungen zu beachten, damit das Ergebnis auch wie gewünscht auf einem Blatt Papier ausgedruckt wird. In diesem Kapitel werden deshalb die Drucker- und Seiteneinstellungen unter Excel behandelt, wie Sie das Drucklayout einer Seite einrichten und wie Sie Bereiche aus verschiedenen Tabellen zusammen ausdrucken. Außerdem erfahren Sie, wie Sie eine Tabelle mit Drucktiteln versehen und die Druckausgabe ansprechend gestalten. Wie bei den meisten Windowsprogrammen gelten die Drucker und Seiteneinstellungen in den Windows-Systemeinstellungen auch als Seiteneinstellungen für Excel. Die Festlegung des Druckbereichs erfolgt bei Excel in der Regel automatisch. Dabei geht Excel von der Annahme aus, dass Sie alle Zellen, die momentan Daten enthalten, ausdrucken wollen. Sie erkennen den Bereich einer Seite an der gestrichelten Linie auf Ihrem Arbeitsblatt. Haben Sie einen Eintrag in einer Zelle außerhalb dieses Seitenbereichs vorgenommen, so wird Excel auch diesen Teil Ihres Arbeitsblatts beim Ausdruck berücksichtigen und ihn auf einer weiteren Seite drucken. Damit Sie bereits vor dem Ausdruck einen Überblick über das tatsächliche Druckergebnis erhalten, sollten Sie in jedem Fall die Druckbildvorschau nutzen und sich mit DATEI und SEITENANSICHT die Druckseite auf dem Bildschirm ansehen. Sie sparen sich damit unnötige Fehldrucke und können die notwendigen Korrekturen für das Seitenlayout vornehmen.
Seite formatieren
Seite formatieren Um Seitenformate müssen Sie sich spätestens vor dem Drucken kümmern. In diesem Abschnitt finden Sie Hinweise auf Einstellungen, die Sie bereits während der Arbeit vornehmen sollten. Da auch die Vorschau ein Druckvorgang ist, erhalten Sie bei diesem Vorgehen mehr Informationen über das aktuelle Dokument.
Seitenwechsel Aufgrund der Vorgaben durch die Papiergrößen- sowie der Seitenrand- und Skalierungseinstellungen unterteilt Excel umfangreiche Arbeitsblätter für den Druck in mehrere Seiten. Das geschieht durch automatischen Seitenwechsel. Sind Sie mit dieser Unterteilung nicht zufrieden, müssen Sie Seitenwechsel manuell einstellen:
Bild 16.1: Über Einfügen legen Sie auch einen Seitenumbruch an.
왘
Um einen Seitenwechsel oberhalb und links von der markierten Zelle einzufügen, markieren Sie die Zelle direkt unterhalb und rechts von der Stelle, an der die neue Seite beginnen soll.
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Um einen horizontalen Seitenwechsel einzufügen, markieren Sie die Zelle an der Stelle, oberhalb der Sie den Seitenwechsel einfügen wollen.
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Um einen vertikalen Seitenwechsel einzufügen, markieren Sie die Spalte, links von der Sie einen Seitenwechsel einfügen wollen.
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Kapitel 16: Drucken mit Excel Zum Abschluss wählen Sie in jedem der drei angeführten Fälle im Menü die Option EINFÜGEN/SEITENUMBRUCH. Die Option SEITENUMBRUCH wechselt nach dem Einfügen – entsprechend der Markierung – zu der neuen Option Seitenwechsel aufheben.
Seitenformat einrichten In den meisten Fällen arbeiten Sie mit einem Drucker, der DIN-A4-Seiten verwendet. Mit DATEI/SEITE EINRICHTEN können Sie die Ausrichtung per Mausklick jederzeit ändern. Durch Wahl der Seitenansicht nutzen Sie die Einstellungen bereits vor dem Druck.
Bild 16.2: Über Datei/Seite einrichten legen Sie das Seitenformat fest. 1. Haben Sie eine Tabelle aktiviert, die passend ausgegeben werden soll, wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN/PAPIERFORMAT. 2. Damit die Skalierung durch Excel erledigt wird, klicken Sie auf ANPASSEN. 3. Geben Sie in den beiden Feldern für die Breite und Höhe an, wie viele Seiten zum Drucken der Arbeit verwendet werden dürfen. Excel beachtet beim Druck die Vorgabe.
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Gitternetzlinien und Seitenränder Sie müssen bei dieser Einstellung manuelle Seitenwechsel nicht entfernen, denn diese werden ignoriert.
Gitternetzlinien und Seitenränder Das Arbeitsblatt ist durch Buchstaben und Zahlen in Spalten und Zeilen eingeteilt. Damit Sie sich bequem orientieren können, sind dem Arbeitsblatt Rasterlinien unterlegt, so dass die Koordinaten und die Einordnung leicht zu erkennen sind. Sie können Linien zur Gestaltung Ihres Arbeitsblattes ausoder einblenden: 1. Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT. 2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen GITTERNETZLINIEN.
Bild 16.3: Gitternetzlinien aktivieren/deaktivieren und färben Wählen Sie OK, finden Sie das Arbeitsblatt ohne die Rasterlinien. Zur Orientierung erscheinen weiterhin die Linien um die jeweils aktuelle Zelle am Cursorstandort. Mit EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT können Sie in dem Bereich der Fensteroptionen dem Gitternetz auch eine andere Farbe zuordnen. Während die zuletzt beschriebene Methode die Anzeige der Gitternetzlinien auf dem Bildschirm beeinflusst, wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN/ TABELLE, um Gitternetzlinien zu drucken. Das Kontrollkästchen GITTERNETZLINIEN muss aktiv sein. Diese Einstellung wirkt sich auf die Anzeige der Seitenansicht aus, die als Druckvorgang interpretiert wird.
Einrichten von Seitenrändern Wenn Sie Seitenränder einstellen, achten Sie darauf, dass die Angaben größer sind als die vom benutzten Drucker unterstützten Mindestränder (siehe Handbuch des Druckers): 1. Schalten Sie zum Arbeitsblatt, das Sie vorbereiten wollen.
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Kapitel 16: Drucken mit Excel 2. Wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN und SEITENRÄNDER. 3. Stellen Sie in den Feldern OBEN, UNTEN, LINKS und RECHTS jeweils die Größe für die Seitenränder ein. Die Eingabe ist schneller möglich, wenn Sie schreiben und mit (ÿ__) von Feld zu Feld wechseln. Zum Ändern der Ränder sollten Sie zur Seitenansicht schalten und dort die Ränder auf das richtige Maß ziehen. Da Sie die Wirkung sehen, ist diese Methode empfehlenswerter als Zahlen einzugeben.
Einrichten von Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen m¸ssen innerhalb der Seitenränder untergebracht werden. Deswegen sorgen Sie dafür, dass die anschließend eingegebenen Werte für Kopf- oder Fußzeilen kleiner als die für die oberen und unteren Seitenränder sind:
Bild 16.4: Einstellungen der Ränder mit Kopf- und Fußzeilen 1. Wechseln Sie zum Tabellenblatt, dessen Einrichtung Sie planen. 2. Wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN und dann das Register SEITENRÄNDER.
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Gitternetzlinien und Seitenränder 3. Geben Sie die gewünschten Größen für die Kopf- und Fußzeilen in den so benannten Feldern ein. Wenn Sie den Abstand mit den Pfeilen oder durch Eingaben verstellen, schaltet die Vorschau jeweils um. Kleine Pfeile links und rechts zeigen die Auswirkungen Ihrer Einstellungen. Excel besitzt Standards für Kopf- und Fußzeilen. Diese bieten grundsätzliche Angaben, die Excel jeweils durch Systemdaten aktualisiert. Sie können diese Vorgaben akzeptieren. So sparen Sie Zeit, die Sie für benutzerdefinierte Kopfzeilen oder Fußzeilen aufwenden müssen:
Bild 16.5: Kopf- und Fußzeilen besetzen Sie mit vorgefertigten Systeminformationen. 1. Blenden Sie Arbeitsmappe und Arbeitsblatt ein und wechseln Sie mit DATEI/SEITE EINRICHTEN/KOPFZEILE/FUSSZEILE zum Dialogfeld SEITE EINRICHTEN. 2. Öffnen Sie die Listen KOPFZEILE oder FUSSZEILE und aktivieren Sie die gewünschten Zeilen. 3. Übernehmen Sie die Einstellungen mit OK.
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Kapitel 16: Drucken mit Excel Benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen Statt die Standards für Kopf- und Fußzeilen zu akzeptieren, können Sie auch eine benutzerdefinierte Kopf- oder Fußzeile einrichten. Mit jeder neuen Definition einer benutzerdefinierten Kopf- oder Fußzeile wird die vorherige Einstellung überschrieben: 1. Öffnen Sie eine Arbeitsmappe und ein Arbeitsblatt, um Inhalte für Kopfund Fußzeile festzulegen. 2. Schalten Sie mit DATEI/SEITE EINRICHTEN zum Register KOPFZEILE/ FUSSZEILE. 3. Klicken Sie eine der Schaltflächen BENUTZERDEFINIERTE KOPFZEILE oder BENUTZERDEFINIERTE FUSSZEILE an. 4. Geben Sie in den drei Bereichskästchen ein, was angezeigt werden soll. Nutzen Sie in LINKER ABSCHNITT, MITTLERER BEREICH oder RECHTER ABSCHNITT die Schaltflächen, um die benötigten Codes einzufügen. Wenn Sie im Register KOPFZEILE/FUSSZEILE zuerst eine der vorgegebenen Zeilen aus den Listen wählen und dann erst auf eine der Schaltflächen für benutzerdefinierte Kopf- oder Fußzeile klicken, werden die Daten der integrierten Kopf- oder Fußzeile im Dialogfeld Kopfzeile oder Fußzeile angezeigt. Dort können Sie weiteren Text eingeben, Codes abrufen oder die Vorgaben bearbeiten.
Druck vorbereiten Bereits bei den Zuordnungen von Formaten zu Tabellen und Blättern haben Sie ein Arbeitsblatt zugleich schon für die Ausgabe vorbereitet. Weiter können Sie noch vorgeben, was und in welcher Zahl durch welches Medium ausgegeben werden soll.
Druckerauswahl Während der Installation von Windows haben Sie sicher einen oder mehrere Drucker angegeben. Vielleicht verwenden Sie abwechselnd einen Laser- und einen Tintenstrahl- oder Matrixdrucker, je nachdem, ob Sie mit oder ohne Durchschlägen bzw. mit Farbe arbeiten. Die in Windows installierten Drucker werden in Excel angezeigt und können so ausgewählt werden:
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Druck vorbereiten
Bild 16.6: So stellen Sie den gewünschten Drucker ein. 1. Um auf einen anderen Drucker umzuschalten, öffnen Sie das Dialogfenster DATEI/DRUCKEN und die Liste NAME. 2. Wechseln Sie mit der Markierung die Anzeige im Listenfeld und bestätigen Sie die Wahl mit OK.
Objekte und verknüpfte Grafiken drucken Die Voreinstellung im Arbeitsblatt gibt an, dass im Blatt angeordnete Objekte gedruckt werden. Diese Option kann für eine schnellere Ausgabe abgeschaltet werden, so dass Sie vor dem endgültigen Druck aller Elemente eines Arbeitsblatts die Einstellung prüfen sollten: 1. Halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und klicken Sie Objekte an, die gedruckt werden sollen. 2. Markieren Sie die Objekte, die als Teil des Tabellenblatts gedruckt werden sollen. 3. Wählen Sie FORMAT/AUTOFORM und öffnen Sie das Register EIGENSCHAFTEN. 4. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen OBJEKT DRUCKEN. Sie können nicht nur generell entscheiden, sondern wählen, welche Objekte gedruckt werden. Sie müssen nur das Kontrollkästchen OBJEKT DRUCKEN für bestimmte Objekte aktivieren oder abschalten.
Druckbereich einstellen Wenn Sie genau festlegen wollen, welche Zellen des Arbeitsblatts gedruckt werden, legen Sie einen Druckbereich fest. Dieses Vorgehen entspricht zunächst dem Einfach- und Mehrfachmarkieren und der Ausgabe (Vorschau
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Kapitel 16: Drucken mit Excel oder Druck). Einen Druckbereich sollten Sie als Alternative dann wählen, wenn Sie einen bestimmten Ausgabebereich ohne Markieren sofort zum Druck abrufen wollen: 1. Markieren Sie einen Bereich, der Druckbereich werden soll. 2. Ordnen Sie mit DATEI/DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH FESTLEGEN den Druckbereich zu. Zum Drucken müssen Sie nur noch im Namensfeld die Zeile DRUCKBEREICH markieren und Sie können dann den Druck starten. Mit DATEI/ DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH AUFHEBEN löschen Sie den Druckbereich wieder.
Druckausgabe anpassen Anders als die Textverarbeitung Word enthält die Tabellenkalkulation eine Arbeitsmappe mit sehr unterschiedlichen Tabellen. Automatisch erzeugte Seitenumbrüche sorgen für eine Verteilung der Daten auf mehrere Seiten. Diese Ausgabe können Sie steuern. Am effektivsten ändern Sie den Seitenumbruch mit der Maus: 1. Schalten Sie zur Seitenanzeige und aktivieren Sie die Schaltfläche Seitenumbruch-Vorschau (oder ANSICHT/SEITENUMBRUCHVORSCHAU). 2. Positionieren Sie den Mauspfeil auf einem Seitenumbruch und ziehen Sie die Maus, wenn der Doppelpfeil angezeigt wird. Vorgaben für die Seitenzahl bei der Ausgabe von Daten lassen sich mit Excel umgehen, wenn es keine Vorschriften für die Schriftgröße gibt. Nach einer Vorgabe sorgt Excel dafür, dass eine Seitenanzahl nicht überschritten wird: 1. Öffnen Sie das Register eines Arbeitsblatts und markieren Sie, wenn Sie nicht das Blatt insgesamt an eine Seitenzahl anpassen wollen. 2. Aktivieren Sie das Dialogfeld DATEI/SEITE EINRICHTEN und wählen Sie das Register PAPIERFORMAT. 3. Klicken Sie das Optionsfeld ANPASSEN an und verstellen Sie die Seitenzahl, wenn Sie mehr als eine Seite zum Drucken bereitstellen können.
Felder vom Druck ausschließen Um Daten auszublenden, werden Sie in den meisten Fällen die Gliederungsfunktion oder FORMAT/ZEILE/AUSBLENDEN bzw. FORMAT/SPALTE/AUS-
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Druck vorbereiten benutzen. Ausgeblendete Spalten oder Zeilen werden nicht gedruckt. Um noch gezielter Daten vom Druck ausschließen zu können, gehen Sie so vor:
BLENDEN
Markieren Sie den Bereich der auszublendenden Daten. Wählen Sie FORMAT/ZELLEN/ZAHLEN und die Kategorie BENUTZERDEFINIERT.
Überschreiben Sie STANDARD im Textfeld FORMATE durch drei Semikola. Ordnen Sie das Format zu. Die so markierten Daten werden vom Druck ausgenommen. Sie werden jedoch in der Eingabezeile oder innerhalb der Zelle angezeigt. Im letzteren Fall muss EXTRAS/OPTIONEN/BEARBEITEN/DIREKTE ZELLBEARBEITUNG AKTIVIEREN gewählt sein. Dann zeigt ein Klick auf die scheinbar leere Zelle den Inhalt.
Titel auf jeder Druckseite wiederholen Wegen der denkbaren Größe eines Arbeitsblatts besteht eine Tabelle manchmal aus mehreren Seiten. Um einen Zusammenhang der Seiten anzuzeigen, ist eine Beschriftung nützlich, die sich auf jeder Seite wiederholt. Um die gleichen Zeilen- (oben) und Spaltenbeschriftungen (linker Rand) auf jeder Seite auszugeben, legen Sie jeweils einen Drucktitel fest.
Bild 16.7: Zeilen- und -Spaltenbeschriftungen zur Wiederholung
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Kapitel 16: Drucken mit Excel 1. Wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN/TABELLE. 2. Tragen Sie im Bereich DRUCKTITEL Bezüge ein, die sich wiederholen sollen. Positionieren Sie den Einfügecursor und klicken Sie Zellen an oder ziehen Sie die Maus.
Gleichzeitiges Drucken mehrerer Kopien Geben Sie bei der Formulierung des Druckauftrags gleich an, wenn Sie mehr als ein Exemplar benötigen. Stellen Sie im Textfeld ANZAHL DER Exemplare des Dialogfelds DRUCKEN die Anzahl der Kopien ein und markieren Sie, ob die Blätter bei der Ausgabe sortiert werden sollen.
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Kapitel 17 Szenarien und Pivot-Tabellen Excel kann nicht nur rechnen: Die Tabellenkalkulation ist auch geeignet, Analysen, Kalkulationen oder eine Vorschau durchzuführen. Zum Einsatz kommen dabei zwei spezielle Werkzeuge: Szenarien und Pivot-Tabellen.
Szenarien Ein Szenario ist eine Situation, die nach genau festgelegten Vorgaben verlaufen soll. Haben Sie Szenarien angelegt und verbinden Sie diese mit einer Tabelle, wird die Tabelle mit im Szenario vorbestimmten Werten berechnet.
Ein Szenario anlegen Ein Szenario ist eine Zusammenstellung von einem oder mehreren Eingabewerten. Mehrere Werte sind üblich, denn Veränderungen aufgrund eines Wertes können bei solchen Tabellen auch ohne die Hilfe von Excel berechnet werden. Um Szenarien anzulegen, gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie Zellen und legen Sie Namen fest, auf die Sie sich im Szenario beziehen wollen (EINFÜGEN/NAME/DEFINIEREN). Sie könnten auch Adressen als Bezug verwenden, der Einsatz von Namen ist aber einfacher. 2. Wählen Sie EXTRAS/SZENARIEN... Aktivieren Sie die Schaltfläche HINZUFÜGEN. 3. Im Dialogfenster SZENARIO HINZUFÜGEN geben Sie dem neuen Szenario einen Namen. 4. Schreiben Sie den Namen STANDARD. Gleiche Namen sind nicht erlaubt. 5. Zu dem Namen gehören veränderbare Zellen, deren Werte darunter eingetragen werden. Markieren Sie das Textfeld VERÄNDERBARE ZELLEN und klicken Sie die Zellen an. Alternativ können Sie absolute Adressen oder Namen eingeben. Nach einem Wert folgt immer ein Semikolon (bis zu 32 Eingaben). 6. Der Eintrag des Kommentars ist optional.
Szenarien 7. Klicken Sie auf HINZUFÜGEN und wiederholen Sie die Angaben für weitere Szenarien oder bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK die Übernahme der Werte.
Bild 17.1: Szenario nach Aufruf des Szenario-Managers anlegen Nach OK wechselt die Anzeige zum Dialogfenster Szenario-Manager. Standard oder weitere Szenarien sind Zeilen im Listenfeld SZENARIEN. Wenn Sie den Szenario-Manager und die Arbeitsmappe schließen, werden Szenarien mit dem Speichern der Arbeitsmappe ebenfalls gesichert.
Szenario anwenden Unter einem Szenarionamen sind Eingabewerte zusammengefasst. Haben Sie mehrere Szenarien angelegt, stehen diese für jeweils unterschiedliche Gedankenspiele. Die Szenarien erweitern ein Arbeitsblatt. Mit dem Arbeitsblatt gespeicherte Szenarien können Sie anwenden, wenn das Arbeitsblatt geöffnet ist: Laden Sie eine Arbeitsmappe, für die Sie ein Szenario angelegt haben. 1. Wählen Sie EXTRAS/SZENARIEN... Das Dialogfenster wird eingeblendet. 2. Markieren Sie in der Liste der Szenarios den Namen eines Szenarios.
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Kapitel 17: Szenarien und Pivot-Tabellen 3. Aktivieren Sie die Schaltfläche ANZEIGEN oder starten Sie das Szenario mit einem Doppelklick auf seinen Namen. Das Arbeitsblatt wird aufgrund der Szenario-Werte neu berechnet. 4. Mit Schließen blenden Sie das Dialogfenster aus.
Eingabewerte eines Szenarios ändern Sie können Szenarien bearbeiten und an neue Situationen anpassen oder vorhandene Szenarien durch weitere ergänzen. Effektiver ist meist die Bearbeitung: 1. Blenden Sie ein Arbeitsblatt, für das mindestens ein Szenario besteht, ein. 2. Wählen Sie EXTRAS/SZENARIEN... 3. Suchen Sie in der Liste der Szenarios das aus, dessen Werte Sie ändern wollen. 4. Die Schaltfläche BEARBEITEN öffnet das Dialogfenster SZENARIEN BEARBEITEN. 5. Ändern Sie die in den Textfeldern angegebenen Daten. Vorwiegend werden Sie im Textfeld VERÄNDERBARE ZELLEN ändern, doch auch die anderen Angaben im folgenden Dialogfeld können Sie variieren. 6. Nach der Bestätigung wechselt Excel zum Dialogfenster des Managers. Sie können hier ein weiteres Szenario markieren und erneut BEARBEITEN aktivieren. Bestätigen Sie abschließend.
Eingabewerte editieren Haben Sie ein Szenario angefertigt, können Sie weitere Werte in einem Arbeitsblatt durch ein Szenario ändern oder auch durch weitere Felder ergänzen: 1. Mit EXTRAS/SZENARIEN blenden Sie das Dialogfenster des Managers ein. Wählen Sie aus der Liste, um zu klären, welches Szenario bearbeitet werden soll. 2. Im Textfeld VERÄNDERBARE ZELLEN stehen Bereichsangaben oder Namen, durch ein Semikolon separiert. Wählen Sie BEARBEITEN und setzen Sie den Cursor an das Ende des Textfelds VERÄNDERBARE ZELLEN.
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Szenarien 3. Für Ergänzungen tragen Sie noch ein Semikolon ein und markieren per Mausklick die nächste Zelle. Für weitere halten Sie (Strg) gedrückt und klicken dann. Semikola werden automatisch eingefügt. 4. Mit OK wird das Dialogfenster SZENARIOWERTE eingeblendet. Je nach Vorgehen stehen mehr oder weniger veränderbare Werte zur Verfügung. 5. Drücken Sie abschließend OK und wählen Sie SCHLIESSEN.
Zielwertsuche (Break-Even-Analyse) Mit einer Zielwertsuche bestimmen Sie z.B. den Break-Even-Point. Damit können Sie feststellen, wann der Umsatz hoch genug ist, um die Fixkosten zu decken. Für den Aufbau eines Modells der Zielwertsuche sind nur wenige Eingaben erforderlich: Bauen Sie eine Tabelle auf und lassen Sie die Zelle für den gesuchten Wert frei, z.B. eine Zelle für die Anzahl zu verkaufender Artikel. Setzen Sie die Markierung auf die Zelle, mit deren Wert bei der Zielwertsuche ein Ergebnis gefunden werden soll.
Bild 17.2: Das Dialogfenster Zielwertsuche 1. Wählen Sie EXTRAS/ZIELWERTSUCHE. 2. Das Textfeld ZIELZELLE benötigt einen absoluten Bezug zur Formel, für die eine Lösung gesucht wird. 3. Tragen Sie einen Zielwert ein, der in der Zielzelle erreicht werden soll. Das kann durchaus 0 sein, wenn Sie nämlich wissen wollen, ab wann der Umsatz gerade reicht, die fixen Kosten zu decken. 4. Geben Sie als VERÄNDERBARE ZELLE einen Namen oder Bezug an, der eine Variation für das Ziel möglich macht (z.B. eine Absatzmenge, durch die ein bestimmter Gewinn erreicht werden soll).
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Kapitel 17: Szenarien und Pivot-Tabellen 5. Starten Sie die Suche mit OK. Ein weiteres OK übernimmt gefundene Werte; ABBRECHEN zeigt die Ursprungswerte.
Der Solver in Excel Mit dem Solver erzeugen Sie aufwändige Optimierungen und Berechnungen durch die Veränderung beliebig vieler Variablen, die durch Nebenbedingungen gelenkt werden können. Der Solver ist ein sog. Add-In und wird über das EXTRAS-Menü aufgerufen. Sollte dieser Eintrag in Ihrem Menü fehlen, installieren Sie das Add-In wie folgt: 1. Gehen Sie über EXTRAS auf ADD-INS. 2. In der Liste VERFÜGBARE ADD-INS aktivieren Sie den Eintrag Solver. Excel bietet auch ein Anwendungsbeispiel für den Solver: 1. Öffnen Sie das Solver-Anwendungsbeispiel SOLVsamp.XLS im Ordner Office/BEISPIEL. Möglicherweise variieren Namen und Speicherort je nach Installation. 2. Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT/GITTERNETZLINIEN, um das Netz zu- oder abzuschalten. Das Arbeitsblatt enthält die Kostenplanung für ein Produkt für die vier Quartale eines Geschäftsjahres. Der Solver kann helfen, Kosten, Umsätze und zu erwartende Gewinne abzuschätzen. Im Beispiel wird ein Zusammenhang zwischen Gewinn und Werbeaufwand angenommen. Der Gewinn im ersten Quartal steht in Zelle B15 (14.324,00 DM); der Werbeaufwand des ersten Quartals in Zelle B11 ist 10.000,00 DM. Durch die Variation des Werbeaufwands versucht der Solver, den maximal möglichen Gewinn zu finden: 1. Öffnen Sie mit EXTRAS/SOLVER das Dialogfeld SOLVER-PARAMETER. 2. Markieren Sie B15. Die Adresse gilt dem zu maximierenden Gewinn und wird nach dem Mausklick angezeigt. 3. Das Optionsfeld MAX ist bereits aktiv. 4. Setzen Sie die Markierung in das Textfeld VERÄNDERBARE ZELLEN und klicken Sie für den Werbeaufwand auf B11. Definieren Sie beliebige Nebenbedingungen, nachdem Sie auf HINZUFÜGEN geklickt haben. 5. Starten Sie den Solver mit LÖSEN.
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Pivot-Tabellen 6. Stellen Sie mit dem Optionsfeld AUSGANGSWERTE WIEDERHERSTELLEN und OK den Ursprungszustand wieder her.
Bild 17.3: Das Anwendungsbeispiel für den Solver in Excel
Pivot-Tabellen Eine Pivot-Tabelle (Drehpunkt-Tabelle) ist eine andere Darstellungsform der Arbeitsblatttabelle. Eine gewöhnliche Tabelle wird so lange gedreht, bis die Anordnung die Daten in neuer Weise beschreibt. Praktisch bedeutet der Umgang mit dieser Technik, dass Sie Spalten- oder Zeilenüberschriften an eine neue Position ziehen. Neue Eingaben sind nicht notwendig.
Tabelle in Pivot-Tabelle umwandeln Um die Tabelle eines Arbeitsblatts zu einer Pivot-Tabelle umzuformen, können Sie die Unterstützung eines Assistenten einsetzen: Laden Sie ein Arbeitsblatt mit einer mehr oder weniger einfachen Tabelle. 1. Starten Sie mit DATEN/PIVOT-TABELLE UND PIVOTCHART-BERICHT den Pivot-Tabellen-Assistenten.
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Kapitel 17: Szenarien und Pivot-Tabellen 2. Die Voreinstellung MICRSOFT EXCEL-LISTE ODER -DATENBANK des ersten Optionsfelds kann unverändert bleiben. Im zweiten Bereich WIE MÖCHTEN SIE IHRE DATEN DARSTELLEN? ist ebenfalls die erste Option PIVOT-TABLE richtig. 3. Markieren Sie im zweiten Schritt durch Ziehen eine Tabelle oder einen Datenbereich, der zur Pivot-Tabelle verwandelt werden soll. Das Textfeld BEREICH zeigt die Adresse. Haben Sie vor Aufruf des Assistenten bereits markiert, wird die Adresse schon eingeblendet.
Bild 17.4: Auswahl des Datenbereichs für die Pivot-Tabelle 4. Der Assistent bietet im nächsten Schritt an, die Pivot-Tabelle direkt auf dem Bildschirm zusammenzustellen, wobei Sie den gewünschten Bereich markieren können. Sie wählen, wo die Tabelle erstellt werden soll, und bestätigen mit FERTIG STELLEN; dann wird die Grundstruktur für die Pivot-Tabelle angefertigt. 5. Sie können direkt im Arbeitsblatt arbeiten. Der Assistent hat mit blauen bzw. gelben Linien Bereiche markiert und die Symbolleiste Pivot-Tabelle eingeblendet. Das Ihnen vielleicht bekannte Dialogfeld für das Layout gibt es noch, Sie können jederzeit darauf zurückgreifen. 6. Im Bearbeitungsfenster des Assistenten finden Sie eine Feldliste der Ursprungsdaten. Um das Layout der Pivot-Tabelle einzustellen, ziehen Sie die Felder in die markierten Tabellenbereiche. Sie können jetzt gestalten, aber auch später am Erscheinungsbild arbeiten. Wohin Spalten, Zeilen, Daten und Seitenfelder gezogen werden können, wird eingeblendet. Ziehen Sie die Schaltflächen in den jeweils gewünschten Bereich. Es sind die Spalten- bzw. Zeilenbeschriftungen, die eine Neuanordnung ermöglichen. Am besten testen Sie die Anordnung in der Praxis. Mit RÜCKGÄNGIG lässt sich eine Situation schnell wiederherstellen.
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Pivot-Tabellen
Bild 17.5: Der Aufbau der Pivot-Tabelle erfolgt direkt im Arbeitsblatt. 7. Eine Schaltfläche LAYOUT zur Gestaltung der Pivot-Tabelle können Sie auch neben der direkten Gestaltung benutzen. Klicken Sie auf der Symbolleiste PIVOT-TABELLE-ASSISTENT die Schaltfläche für den Assistenten an und wählen Sie in Schritt 3 die Schaltfläche LAYOUT. 8. Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Namen der Elemente klicken, können Sie durch Kontrollkästchen festlegen, wie viele Elemente jeweils berücksichtigt werden. Es muss immer mindestens eines sein. 9. Da Änderungen per Maus sehr einfach sind, reicht es, die Pivot-Tabelle zunächst nur grob zu strukturieren. Mit der gleichen Technik, wie das vorstehend für eine Tabelle beschrieben wurde, können Sie auch ein Diagramm mit Pivot-Tabelle erzeugen. Sie müssen im Assistenten nur im zweiten Bereich das Optionsfeld PIVOT-DIAGRAMM (mit Pivot-Tabelle) aktivieren. Wie für die Tabelle beschrieben, können Sie das Diagramm durch Ziehen der Felder direkt auf dem Arbeitsblatt zusammenstellen.
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Kapitel 17: Szenarien und Pivot-Tabellen Der für die Zusammenstellung des Diagramms eingeblendete Bildschirm besitzt an die Aufgabe angepasste Menüs. Um das Diagramm zu formatieren, wählen Sie die MENÜOPTIONEN.
Mit Pivot-Tabelle konsolidieren Für die Anzeige von Ergebnissen zu Tabellen gleichen Aufbaus können Sie eine Pivot-Tabelle nutzen. Um Daten aus mehreren Tabellen einer Arbeitsmappe in einer Pivot-Tabelle zusammenzufassen, gehen Sie so vor: 1. Beginnen Sie mit DATEN/PIVOT-TABELLE und PIVOTCHART-BERICHT für den Pivot-Tabellen-Assistenten. Markieren Sie das dritte Optionsfeld MEHRERE KONSOLIDIERUNGSBEREICHE. 2. Akzeptieren Sie in Schritt 2 die Vorgabe EINFACHE SEITENFELDERSTELLUNG. 3. Nach WEITER bestimmen Sie im nächsten Schritt, welche Datenbereiche konsolidiert werden. Markieren Sie unter Einsatz des variablen Textfelds BEREICH und übertragen Sie mit HINZUFÜGEN die Adresse in die Liste VORHANDENE BEREICHE. 4. Wiederholen Sie die Markierung für die weiteren Bereiche, die konsolidiert werden sollen. Die Tabellen können sich im aktuellen Arbeitsblatt befinden oder Sie kennzeichnen Daten aus anderen Arbeitsblättern, indem Sie jeweils auf die Arbeitsblatt-Register klicken. Die Schaltfläche DURCHSUCHEN benötigen Sie, wenn Sie Daten aus einer weiteren Datei brauchen. 5. Klicken Sie WEITER an, und ändern Sie nach einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche das Layout nach Belieben. Um im Bereich DATEN die Funktion zu ändern, doppelklicken Sie auf die angezeigte Schaltfläche in der Mitte des Bereichs. 6. Geben Sie im Schritt 3 an, wo die Pivot-Tabelle eingefügt werden soll, im bestehenden Blatt oder als selbstständiges.
Pivot-Tabelle aus externen Daten Der Assistent für eine Pivot-Tabelle kann auf Query zurückgreifen und so externe Daten für eine Pivot-Tabelle nutzen: 1. Beginnen Sie wie im Beispiel zuvor (DATEN/PIVOT-TABELLE UND PIVOTCHART-BERICHT), markieren Sie im Pivot-Tabellen-Assistenten jedoch das Optionsfeld externe Datenquelle. 271
Pivot-Tabellen 2. Nach WEITER müssen Sie Art und Speicherort der Daten angeben. Diese holen Sie mit der Schaltfläche DATEN ABRUFEN und dem Query-Assistenten auf den Bildschirm. 3. Suchen Sie die passende Datenquelle, Tabelle oder Datenbankdatei aus und stellen Sie mit Query die gewünschten Daten zusammen. 4. Wählen Sie in Query aus drei Optionen, wie mit den gefundenen Daten verfahren werden soll. Wollen Sie die Daten an Excel zurückgeben, wird schließlich der Bildschirm wie bei der Anlage einer neuen Pivot-Tabelle angezeigt. 5. Stellen Sie für die neue Pivot-Tabelle das gewünschte Layout zusammen.
Pivot-Tabelle bearbeiten Wenn Sie in einer Pivot-Tabelle Überschriften überschreiben, hat das keine Folgen. Häufiger sind jedoch Änderungswünsche an Daten. Dabei sollten Sie folgende kleine Regeln beachten: Veränderliche Daten bearbeiten Sie immer in der Basistabelle. 왘 Aktualisieren Sie nach Änderungen die Pivot-Tabelle (Symbol AUS왘 RUFEZEICHEN in der Symbolleiste oder Daten aktualisieren im Kontextmenü der rechten Maustaste). Verwenden Sie für Gestaltungsarbeiten vorwiegend indirekte For왘 mate. Direkte Formate schaden dennoch nicht und gehen bei Reorganisationen oder Aktualisierungen auch nicht mehr verloren. Pivot-Tabellen besitzen neben den Feldnamen Pfeile. Klicken Sie darauf, um durch Abwählen oder Einstellungen von Kontrollkästchen den Umfang der Anzeige zu beeinflussen.
Bild 17.6: Der Pfeil gibt Zugang zu den Daten in der Pivot-Tabelle.
Pivot-Tabelle aktualisieren Statt nach Änderungen einer Quelltabelle die daraus entwickelte PivotTabelle zu löschen und neu aufzubauen, können Sie die Tabelle aktualisieren: 1. Markieren Sie durch einen Mausklick ein Feld der Pivot-Tabelle.
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Kapitel 17: Szenarien und Pivot-Tabellen 2. Bringen Sie die Tabelle mit DATEN/DATEN AKTUALISIEREN auf den neuesten Stand. Im Kontextmenü der rechten Maustaste finden Sie die gleichnamige Option. Das Aktualisieren zeigt geänderte, gelöschte oder hinzugefügte Quelldaten. Stimmt der Bereich nicht mehr, müssen Sie Zellbezüge anpassen. Wählen Sie dazu mit der üblichen Option oder der rechten Maustaste den Assistenten. Nutzen Sie das erweiterbare Kästchen zur Bereichsmarkierung. Nach Übernahme des Bereichs wird die Tabelle angepasst.
Felder einer Pivot-Tabelle ändern Ein Feld dient der Zeilen- oder Spaltenbeschriftung. Wollen Sie ein Feld nur entfernen, doppelklicken Sie auf eine solches. Dann wird das Dialogfeld PIVOT-TABELLEN-FELD mit einer Schaltfläche AUSBLENDEN angezeigt. Für Änderungen arbeiten Sie wie folgt: 1. Markieren Sie eine Zelle der Pivot-Tabelle und wählen Sie DATEN/ PIVOT-TABELLE UND PIVOTCHART-BERICHT, um Schritt 3 des PivotTabellen-Assistenten einzublenden. Sie können auch die Option ASSISTENT im Kontextmenü der rechten Maustaste verwenden. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche LAYOUT, können Sie weitere Felder in die Tabelle ziehen bzw. Felder wie Schaltflächen aus einer Symbolleiste herausziehen. Quelldaten werden durch das Hinzufügen oder das Löschen von Feldern nicht verändert. Felder aus der Quelltabelle (Spalten- oder Zeilenbeschriftungen) einer Pivot-Tabelle haben die Namen der Quelldaten. Für neue Namen in der Pivot-Tabelle überschreiben Sie die alten Angaben. Die Quelldaten werden dadurch nicht geändert. Auch durch Aktualisierungen bleiben sie erhalten. Nur das Ändern der Quelldaten beeinflusst die Anzeige. Für ein Dialogfeld markieren Sie ein Namenselement der Pivot-Tabelle und doppelklicken auf das Dialogfeld PIVOT-TABELLEN-FELD.
Felder ein-/ausblenden Daten können Sie jederzeit aus- oder einblenden, je nachdem was Sie gerade interessiert. Das Aus- oder Einblenden führt zur Neuberechnung von Feldern: 1. Zeigen Sie zum Ausblenden auf die Beschriftung des Feldes und wählen Sie mit der rechten Maustaste die Option FELDEIGENSCHAFTEN oder das Symbol FELDEINSTELLUNGEN bzw. FELDER AUSBLENDEN. 273
Pivot-Tabellen 2. Klicken Sie die Schaltfläche AUSBLENDEN an, wird das markierte Feld aus der Tabelle entfernt. Das Ausblenden wirkt sich nicht auf die Quelldaten aus. Mit der Symbolleiste können Sie ausgeblendete Felder jederzeit wieder in der Tabelle anordnen.
Pivot-Tabelle formatieren Im Pivot-Tabellen-Assistenten können Sie mit der Schaltfläche OPTIONEN prüfen, ob das dritte Kontrollkästchen TABELLE AUTO-FORMATIEREN eingestellt ist. So wird das standardmäßige AutoFormat auf eine neue PivotTabelle angewandt. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, können Sie mit FORMAT/AUTOFORMAT ein anderes Format zuordnen. Benutzen Sie den Bildlaufpfeil. Im letzten Abschnitt können Sie jederzeit das Format der Standard-PivotTabelle zuweisen. Darüber hinaus können Sie direkt Formate zuordnen, die auch nach Änderungen beibehalten werden.
Pivot-Tabelle löschen Markieren Sie eine Pivot-Tabelle teilweise oder insgesamt, können Sie auch mit einem Druck auf (Entf) die Tabelle nicht löschen. Sie müssen eine Option zum Löschen verwenden. Markieren Sie eine Pivot-Tabelle, indem Sie die Pivot-Tabelle vollständig kennzeichnen, und wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN, sowie die Option ALLES.
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Kapitel 18 Datenbankfunktionen in Excel Excel ist mehr als nur eine Tabellenkalkulation. In Excel finden Sie auch eine komplette Datenbank. Die wenigsten Anwender wissen von diesen oft vernachlässigten und geringgeschätzten Datenbankfunktionen und kaufen die Professional Edition des Office-Pakets. Informationen wie Adress- oder Produktdaten können Sie mit einfachen Mitteln in Excel aufbauen, verwalten, sortieren und auswerten, ohne dass Sie eine Datenbanksprache erlernen müssen. Mit Hilfe von Datenmasken können Sie Daten kinderleicht eingeben und verwalten. Wenn Sie das Standard-Paket von Office XP im Einsatz haben, können Sie mit Excel sich das Geld für eine Datenbank-Software sparen und trotzdem Ihre Daten sicher und effizient verwalten. Eine Datenbank ist ein Instrument zur Verwaltung und Speicherung von Informationen ähnlich einem Karteikastensystems. Die Karteikarten einer Datenbank heißen Datensätze, die Informationen auf einer Karteikarte nennt man Datenfelder (Name, Adresse, Telefon etc.) und alles zusammen wird als Datenbank bezeichnet. Der Zweck einer Datenbank besteht darin, die enthaltenen Daten zu pflegen, zu verwalten und die Informationen schnell zugänglich zu machen. Dazu gehören das Erfassen, Ändern, Löschen und Suchen einzelner Datensätze sowie das Filtern nach bestimmten Merkmalen. Wann sind Datenbanken in Excel sinnvoll? Excel dient in erster Linie dazu, Daten zu analysieren. Es verfügt nicht über Datenbankeigenschaften wie Relationen oder Indizes, das heißt, wenn Sie zu Ihren Kundenadressen auch Bestellungen bestimmter Artikel aus Ihrem Lieferumfang verwalten möchten, sollte Sie besser auf das Datenbankprogramm MS-Access zurückgreifen. Datenbanken in Excel sind nicht zur Verwaltung großer Datenbestände geeignet, da die Datenmengen durch den Arbeitsspeicher Ihres PCs beschränkt werden und Excel keine Schutzmaßnahmen gegen das Löschen oder Verändern von Daten kennt, wie MS-Access.
Datenbanken in Excel definieren Verwenden Sie Excel als Datenbank, wenn
왘 왘
Sie mit kleinen Datenmengen arbeiten (etwa 500 Datensätze).
왘
Sie einfach strukturierte Daten haben, damit gleiche nicht mehrfach gespeichert sind (Datenredundanz).
nicht mehrere Benutzer gemeinsam auf Ihre Datenbank zugreifen müssen.
Datenbanken in Excel definieren Excel erkennt einen zusammengehörigen Tabellenbereich mit Spaltenüberschriften automatisch als Datenbank. Die folgende Abbildung zeigt den typischen Aufbau einer Datenbank.
Bild 18.1: Aufbau einer Datenbank in Excel
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Kapitel 18: Datenbankfunktionen in Excel Die erste Zeile des Tabellenbereichs enthält die Spaltenbeschriftungen, die den Datenfeldnamen in der Datenbank entsprechen. Bei der Vergabe von Feldnamen müssen Sie auf Eindeutigkeit achten und dürfen die Namen nicht mehrfach verwenden. Die Feldnamen müssen in der ersten Zeile des Datenbankbereichs platziert werden. Ein Datenfeld ist das kleinste Element einer Datenbank und wird im Spalteninhalt der Tabelle erklärt. Eine Zeile des Datenbankbereichs definiert einen Datensatz, der aus den einzelnen Datenfeldern besteht. Jeder Datensatz besitzt die gleiche Grundstruktur, die durch die Feldnamen festgelegt ist.
Daten in Excel bearbeiten Das Einfügen, Ändern, Löschen und Sortieren von Datensätzen bzw. einzelnen Datenfeldern unterscheidet sich nicht von der Bearbeitung von Zeilen bzw. Zellen einer Tabelle. Zu beachten ist jedoch: Damit die Datenfeldnamen nicht verloren gehen, dürfen Sie die erste Zeile des Tabellen- bzw. Datenbankbereichs mit den Spaltenüberschriften nicht löschen. Wenn Sie Datensätze löschen, löschen Sie die gesamte Zeile, nicht nur die Daten, da Excel nur einen zusammenhängenden Bereich als Datenbankbereich erkennt.
Daten in der Datenmaske bearbeiten Mit Hilfe einer Datenmaske können Sie einzelne Datensätze komfortabel bearbeiten. Hier wird immer nur ein Datensatz angezeigt und unbeabsichtigte Datenverluste werden somit weitgehend ausgeschlossen.
왘
So gehen Sie vor, um mit der Datenmaske zu arbeiten: 1. Um die Datenmaske zu aktivieren, setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle in Ihrer Datenbank. 2. Rufen Sie den Menüpunkt DATEN und MASKE auf.
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Daten in Excel bearbeiten
Bild 18.2: Die Datenmaske in der Excel-Datenbank
왘
So geben Sie einen neuen Datensatz ein: Um einen neuen Mitarbeiter (Datensatz) einzugeben, betätigen Sie die Schaltfläche NEU und geben Sie die notwendigen Daten in die Eingabefelder ein.
왘
So ändern Sie bestehende Datensätze: Um die Datenfeldinhalte (z.B. geänderte Adresse) zu bearbeiten, setzen Sie den Cursor in das entsprechende Eingabefeld und führen Sie die gewünschten Änderungen durch. Die Änderungen werden automatisch übernommen, wenn Sie zu einem anderen Datensatz wechseln.
왘
So löschen Sie bestehende Datensätze: Wählen Sie den aktuellen Datensatz aus und betätigen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN.
Bestimmte Datensätze suchen In der Datenmaske können Sie Mitarbeiter auswählen, die bestimmte Kriterien erfüllen, beispielsweise alle Mitarbeiter der Abteilung »Buchhaltung« mit einem Gehalt über 4000 DM. 1. Wählen Sie das Menü DATEN/MASKE und betätigen Sie die Schaltfläche SUCHKRITERIEN. Tragen Sie im Feld ABTEILUNG Buchhaltung ein und im Feld GEHALT > 4000.
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Kapitel 18: Datenbankfunktionen in Excel 2. Starten Sie die Suche mit dem Feld VORHERIGEN SUCHEN bzw. NÄCHSTEN SUCHEN. 3. Möchten Sie einfach nur die Adresse und Telefonnummer eines Mitarbeiters, z.B. mit dem Namen Wimmer suchen, geben Sie in das Feld NAME Wimmer ein und starten Sie die Suche mit dem Feld VORHERIGEN SUCHEN bzw. NÄCHSTEN SUCHEN.
Datensätze filtern Zur Bearbeitung von Daten ist es oft hilfreich, nur die Datensätze einzublenden, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Hierzu verwenden Sie die AUTOFILTER-Funktion. 1. Setzen Sie hierzu den Cursor in eine beliebige Zelle mit Feldnamen (Spaltenbeschriftung). 2. Wählen Sie den Menüpunkt DATEN/FILTER/AUTOFILTER. 3. Sie bekommen in jedem Feld einen Pfeil, mit dem Sie den Eintrag wählen, nach dem Sie filtern möchten. 4. Wählen Sie hier im Feld ABTEILUNG den Eintrag Verkauf. Der Pfeil im Listenfeld färbt sich blau und Sie erhalten alle Mitarbeiter, die im Verkauf tätig sind.
Die AutoFilter-Funktion Für tiefergehende Abfragen verwenden Sie die benutzerdefinierte AutoFilter-Funktion. Dabei können Sie in den Abfragen sogar nach Inhalten in verschiedenen Spalten suchen, z.B. alle Mitarbeiter aus dem Verkauf, die monatlich mehr als 5000 DM verdienen. Dazu verwenden Sie die benutzerdefinierte AutoFilter-Funktion. 1. Setzen Sie hierzu den Cursor in eine beliebige Zelle mit Feldnamen (Spaltenbeschriftung). 2. Wählen Sie den Menüpunkt DATEN/FILTER/AUTOFILTER, falls dieser nicht schon aktiviert ist. Sie bekommen in jedem Feld einen Pfeil, mit dem Sie den Eintrag wählen, nach dem Sie filtern möchten. 3. Wählen Sie nun im Feld ABTEILUNG den Eintrag Verkauf und im Feld GEHALT den Eintrag benutzerdefiniert.
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Daten in Excel bearbeiten
Bild 18.3: Die AutoFilter-Funktion in Excel
Bild 18.4: Der benutzerdefinierte Filter 4. Geben Sie wie in der Abbildung im Eingabefeld des Feldes BENUTZERDEFINIERT das Kriterium > 5000 DM ein. Die Pfeile in den beiden Listenfeldern färben sich blau und Sie erhalten alle Mitarbeiter, die im Verkauf tätig sind und über 5000 DM verdienen.
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Kapitel 18: Datenbankfunktionen in Excel Um ein Filterkriterium auszuschalten, öffnen Sie das Listenfeld der entsprechenden Spalte und wählen Sie den Eintrag ALLE AUS. Um alle Datensätze einzublenden, wählen Sie den Menüpunkt DATEN/FILTER/ALLE ANZEIGEN oder deaktivieren Sie das Häkchen im Menü DATEN/ FILTER/AUTOFILTER. Folgende Vergleichsoperatoren sind zu beachten:
Vergleichsoperator
Bedeutung
Beispiel
=
gleich
alle Datensätze, die in der Spalte Abteilung den Eintrag Einkauf beinhalten
ungleich
"Verkauf": alle Datensätze, die in der Spalte Abteilung nicht den Eintrag "Verkauf" enthalten
>
größer
> 5000 : alle Datensätze, die in der Spalte Gehalt mehr als 5000 aufweisen
=
größer gleich
>= 4000 : alle Datensätze, die in der Spalte Gehalt größer oder gleich 4000 aufweisen
3000
UND
Gehalt < 3500
Alle Mitarbeiter, deren Gehalt mehr als 3000 und weniger als 3500 beträgt
Abteilung = Produktion
ODER
Abteilung = Verkauf
Alle Mitarbeiter, die in der Abteilung Produktion oder Verkauf arbeiten
Tabelle 18.2: Verknüpfung von Kriterien
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Die Datenbankfunktionen
Die Datenbankfunktionen In einer Excel-Datenbank gibt es neben den Sortier-, Such- und Filterfunktionen weitere Abfragen mit speziellen Datenbankfunktionen. Mit den Datenbankfunktionen können Sie die Werte Ihrer Tabellen auswerten. Dies gilt für den Datenbereich und für den Ausgabebereich. Sinnvoll in vielen Fällen ist die Bildung von Summen- oder Durchschnittswerten. Zur Ermittlung von Auswertungen benötigen Sie eine Datenbankfunktion. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor. 1. Im Kriterienbereich geben Sie in einer Spalte das Suchkriterium an. 2. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der Sie das Ergebnis sehen möchten. 3. Rufen Sie den Funktionsassistent auf (Menü EINFÜGEN-FUNKTION oder SCHALTFLÄCHE) und wählen Sie die gewünschte Datenbankfunktion. 4. Im Feld DATENBANKBEREICH geben Sie den Bereich an, in dem gesucht werden soll. 5. Im Feld DATENFELD geben Sie eine Zelle an, in der ein Feldname (Spaltenüberschrift) steht und im Feld SUCHKRITERIEN den Bereich mit den Suchbedingungen. 6. Bestätigen Sie mit ENDE.
Bild 18.7: Beispiel für eine Datenbankfunktion zur Ermittlung der Anzahl der verheirateten Mitarbeiter
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Kapitel 18: Datenbankfunktionen in Excel Im Unterschied zum Filtern in einer Datenbank liefern die Datenbankfunktionen keine Datensätze, sondern die Anzahl der Datensätze, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen. Für Datenbankauswertungen in Excel stehen 12 spezielle Funktionen zur Verfügung.
Funktion
Beschreibung
DBANZAHL
Zählt die Zellen, die mit dem angegebenen Suchkriterium übereinstimmen
DBANZAHL2
Zählt die Zellen, die mit dem angegebenen Suchkriterium übereinstimmen und nicht leer sind
DBAUSZUG
Liefert einen einzelnen Datensatz, der mit dem angegebenen Suchkriterium übereinstimmt
DBMAX
Ermittelt die größte Zahl
DBMIN
Ermittelt die kleinste Zahl
DBMITTELWERT
Liefert den Mittelwert der Zahlen
DBPRODUKT
Berechnet das Produkt der Zahlen
DBSTDABW
Schätzt die Standardabweichung, ausgehend von einer Stichprobe aus bestimmten Datenbankeinträgen
DBSTDABWN
Ermittelt die Standardabweichung aus einer Grundgesamtheit
DBSUMME
Summiert die Zahlen einer Datenbank
DBVARIANZ
Schätzt die Varianz, ausgehend von einer Stichprobe aus bestimmten Datenbankeinträgen
DBVARIANZEN
Ermittelt die Varianz aus einer Grundgesamtheit
Tabelle 18.3: Übersicht der Datenbankfunktionen
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Teil IV: PowerPoint 2002 Kapitel 19 Einführung Kommunikation ist ein wichtiger Faktor, um in der heutigen Geschäftswelt erfolgreich zu existieren. Sie kommunizieren mit Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden, mit Ihrer Zielgruppe. PowerPoint ist Ihr Handwerkszeug bei der Vorbereitung der Präsentation von Arbeitsergebnissen in jeder Form. Es unterstützt seine Anwender dabei einerseits
왘 왘
um ihre Ideen in einer klaren und verständlichen Weise dazustellen, dies jedoch in einem ansprechenden, den jeweiligen Bedürfnissen angepassten Erscheinungsbild oder Design.
Ursprünglich war PowerPoint als Präsentationsprogramm gedacht, das es Ihnen erlaubt, Folien für eine Overhead-Präsentation anzufertigen. Die aktuelle Version dieser Software ist mittlerweile ein Instrument, mit dem Sie neben dem klassischen Einsatzgebiet auch Bildschirmpräsentationen mit erstaunlichen Effekten, Animationen und Klängen erstellen können, um Ihre Zielgruppe zu fesseln. Gleichgültig, ob Sie das Ergebnis auf Folien und einem Overhead-Projektor ausgeben wollen, mittels Dias oder einem Personalcomputer, Sie können PowerPoint benutzen, um das entsprechende Material anzufertigen und aufzubereiten. Die Ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeuge sind unkompliziert einzusetzen, für den Windows-Anwender in bekannte Logik aufgebaut und sie lassen Ihre Präsentationen mit wenig Zeitaufwand professionell erscheinen.
Strukturiert arbeiten mit PowerPoint 2002
Strukturiert arbeiten mit PowerPoint 2002 Der Arbeit mit PowerPoint sollte eine vernünftige Struktur zugrunde liegen.
Ziele planen Bei der gezielten PLANUNG EINES VORTRAGES sollten Sie folgende Punkte beachten:
왘
Fassen Sie das, was Sie darstellen wollen, kurz und prägnant und zugleich optisch aufbereitet zusammen.
왘
Machen Sie sich ergänzende Notizen für die Vorstellung. Ein solcher »Spickzettel« sichert Sie ab, so dass Sie keinen wichtigen Punkt vergessen.
왘
Erringen Sie die ungeteilte Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer. Um zu verhindern, dass Ihr Publikum durch das Mitschreiben der vorgetragenen Informationen von Ihren Folien abgelenkt wird, teilen Sie diese zusätzlich in einer verkleinerten Form aus.
PowerPoint-Medium-Folien Ihr mit PowerPoint erstelltes Material besteht zunächst aus FOLIEN, den so genannten PRÄSENTATIONSVORLAGEN. Sie enthalten Texte in den verschiedensten Schriftgrößen und Schriftarten. Bilder und Grafiken erläutern die Texte, Diagramme veranschaulichen Zahlen. Text und Grafiken können Sie mit den TEXT- UND ZEICHEN-HILFSMITTELN von PowerPoint selbst anfertigen oder aus anderen Programmen übernehmen. Das Gleiche gilt für DIAGRAMME, die Sie mit PowerPoint selbst erstellen oder aus EXCEL IMPORTIEREN können. Die FOLIEN können sowohl Schwarzweiß, als auch in Farbe erzeugt werden. Sie können sie auf Papier, Overhead-Folien, mit einem Display und einem Overhead-Projektor als Bildschirmpräsentation und auch als Diapositiv zur PRÄSENTATION mit einem Projektor ausgeben lassen.
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Kapitel 19: Einführung
Bild 19.1: Präsentation in der Foliensortieransicht
PowerPoint-Medium-Notizblätter PowerPoint erstellt automatisch ein NOTIZBLATT pro Folie. Es enthält eine Abbildung der Folie in einem verkleinerten Maßstab, das Miniaturbild informiert daneben. Den restlichen Platz können Sie für eigene Notizen verwenden, die Sie mit der Symbolleiste formatieren können. Bei der Ausgabe erhalten Sie von PowerPoint ein solches Blatt zu jeder Folie. Die Notizblätter sind wie die Folien bereits in der gewünschten Reihenfolge sortiert, so dass Sie direkt mit Ihrem VORTRAG beginnen können. NOTIZBLÄTTER unterstützen Sie in Ihrer Vorbereitung.
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Strukturiert arbeiten mit PowerPoint 2002
Bild 19.2: Notizblatt zu einer Folie
PowerPoint-Medium-Handzettel PowerPoint erzeugt automatisch HANDZETTEL. Auf den HANDZETTELN haben maximal neun verkleinerte Abbildungen Ihrer Folien Platz. Lassen Sie die ausgegebenen Handzettel reproduzieren, beispielsweise einfach kopieren. Sie können so Ihre Zuhörer mit den wichtigsten Daten Ihres Vortrages versorgen und sicher sein, dass Ihr Vortrag aufmerksam verfolgt werden kann. Handzettel können aber auch für Sie sehr unterstützend während der Präsentation sein. Sollte ein Teilnehmer während Ihrer Präsentation Informationen wünschen zu bisher gezeigten Folien, dann finden Sie auf Ihrer Handzettelvariante schnell die entsprechende Folie. Nutzen Sie diese Art von Handzettel für Sie als Navigationssystem durch die Präsentation.
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Kapitel 19: Einführung
Starten von PowerPoint 2002 PowerPoint lässt sich, wie alle MS-Office-Anwendungen, auf verschiedene Weise starten:
왘
Start über die MS-OFFICE-SHORTCUT-LEISTE, sofern Sie diese auf Ihrem Bildschirm mit den MS-Office-Anwendungen installiert haben. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das PowerPointSymbol.
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Öffnen Sie PowerPoint über MICROSOFT POWERPOINT.
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Möchten Sie ein bestimmtes Arbeitsblatt von PowerPoint.ppt direkt laden, dann öffnen Sie den WINDOWS-EXPLORER und wählen die Datei bzw. das Dateisymbol in der entsprechenden Arbeitsmappe mit einem Doppelklick aus.
왘
Wenn Sie mit verschiedenen PowerPoint-Präsentationen häufig arbeiten, dann bietet Ihnen Windows den SCHNELLZUGRIFF auf die zuletzt geöffneten Dokumente. Aktivieren Sie über START/DOKUMENTE die gewünschte Präsentation. MS-Windows lädt zuerst PowerPoint und öffnet sofort die ausgewählte Präsentationsdatei.
START/PROGRAMME/OFFICE/
Bildschirmaufbau Als versierter MS-Windows-User ist Ihnen der Bildschirmaufbau von MSWindows-Anwendungen geläufig und genau das macht den Einsatz dieser Anwendungen so einfach. Nachdem Sie PowerPoint geöffnet haben, finden Die fast die gleiche Menüstruktur wie bei MS-Excel oder MS-Word wieder. Unterschiedlich sind die programmspezifischen Funktionen.
Arbeitsbereich Nach dem Start von PowerPoint öffnet sich der Bildschirm mit der ersten leeren Layoutvorlage. Über DATEI/NEU erhalten Sie auf der rechten Seite auf Ihrem Bildschirm einen Aufgabenbereich den so genannten AUFGABENBEREICH, der für die aktuelle Aktion die passenden Funktionen anbietet. In unserem Fall erscheint der Aufgabenbereich NEUE PRÄSENTATION (siehe Bild 21.3.).
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Bildschirmaufbau
Bild 19.3: Bildschirmaufbau von PowerPoint, um eine neue Präsentation zu erzeugen Das verschiebbare Fenster AUFGABENBEREICH hält Ihre einzelnen Arbeitsschritte fest und beinhaltet die verschiedenen Formatvorlagen, Formatdesign, Farbschemata, alles übersichtlich und zu dem Zeitpunkt, an dem die Wahl getroffen wird. Dies erleichtert Ihnen den Umgang mit PowerPoint und hilft Ihnen Schritt für Schritt beim AUFBAU EINER PRÄSENTATION. Versierte PowerPoint-Anwender werden jedoch auf diese Hilfestellung des Arbeitsbereichs zugunsten der größeren Darstellung des Layouts verzichten.
Verschiedene Ansichten-Modi Entsprechend der Aufgaben, die Sie in Ihrer Präsentation zu erfüllen haben, können Sie in PowerPoint immer in die geeignete Ansicht wechseln.
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Kapitel 19: Einführung
Bezeichnung
Funktion
Normalansicht
Diese Ansicht integriert drei Ansichten (Folienansicht, Gliederungsansicht, Notizenseite) und wird hauptsächlich genutzt, um Präsentationen anzufertigen.
Folienansicht
Zum Erstellen und Verwalten von Folien.
Foliensortieransicht
Sortieren, Umgruppieren, Einfügen bzw. Löschen von Folien; Auswählen von Überblendeffekten.
Gliederungsansicht
Strukturieren und Ordnen der Inhalte, Text von Folienüberschriften, das Einfügen von Grafiken ist nicht möglich.
Bildschirmpräsentation
Vorführen der Folien nacheinander durch Mausklick auf den Bildschirm und über den gesamten Bildschirm, die Menü-/Symbolleisten verschwinden.
Tabelle 19.1: Ansichten und was sie ermöglichen
AutoInhalt-Assistent
Bild 19.4: Der AutoInhalt-Assistent mit Musterpräsentationen Dies ist ein Instrument für alle Anwender, die es ganz eilig haben. Der Assistent erstellt mit Ihnen zusammen eine MUSTER-PRÄSENTATION mit INHALTLICHEN VORSCHLÄGEN und VORGEGEBENEM LAYOUT. Sie erhalten vorgefertigte Präsentationen für typische Vortragsthemen aus unter-
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Bildschirmaufbau schiedlichen Bereichen des beruflichen Lebens. Hierbei können Sie eigenen Text und Objekte, wie Grafiken hinzufügen und das Muster auf Ihre Anforderungen zuschneiden.
Autolayout Wenn Sie eine komplett neue Präsentation mit PowerPoint erstellen wollen, wählen Sie in Ihrem Arbeitsfenster über DATEI/NEU/LEERE PRÄSENTATION an. PowerPoint liefert Ihnen BEISPIELLAYOUTS, die als fertige Vorlage für die Art und die Anordnung der Objekte bzw. Informationen auf einer Folie dienen. Die AUTOLAYOUTS sind unterteilt in verschiedene Layoutformen, z.B. TEXTLAYOUTS, INHALTSLAYOUTS, KOMBINIERTE TEXT- UND INHALTSLAYOUTS. PowerPoint bietet Ihnen eine ganze Reihe von VORLAGEN, in denen TEXT, DIAGRAMME, ORGANIGRAMME oder GRAFIKEN enthalten sind. Entscheiden Sie sich für eine Vorlage durch Anklicken mit der Maus und beginnen Sie nun mit Ihrer individuellen Anpassung. Fügen Sie in die Vorlage die Objekte (Text oder Grafik), Diagramme oder Organigramme ein.
Bild 19.5: Vorlagen über Autolayout
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Kapitel 19: Einführung
Entwurfsvorlagen In den Registern ENTWURFSVORLAGEN und PRÄSENTATIONEN, finden Sie eine große Anzahl von Schablonen zur Anfertigung Ihrer Präsentationen. Diese FORMATVORLAGEN umfassen TYP UND GRÖSSE VON AUFZÄHLUNGSZEICHEN und SCHRIFTARTEN, Größe und Position von PLATZHALTERZEICHEN, Gestaltung des Hintergrunds, Farbenschemata mit einem Folienmaster und einem optionalen Titel-Master.
Bild 19.6: Anzeige von Entwurfsvorlagen im Arbeitsbereich
Folienmaster verwenden Der FOLIENMASTER beinhaltet das Hauptlayout einer Präsentation, so dass alle Folien in der Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild zeigen. Er steuert u.a. bestimmte Texteigenschaften, die Lage, Form und Farbe von Objekten, den Hintergrund und Spezialeffekte. Grundsätzlich gibt es in PowerPoint verschiedene MASTERARTEN, den
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TITELMASTER, der für das Titel-Folienlayout (Eröffnungsfolie) zuständig ist.
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Bildschirmaufbau
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FOLIENMASTER, der das Format der »normalen« Folie steuert und Platzhalter für Überschriften, Aufzählungstext und Fuß-/Kopfzeilen enthält.
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HANDZETTELMASTER und NOTIZENMASTER, für generelle Einstellungen in Handzetteln oder Notizen (z.B. Datums-, Seitenangabe, Firmenlogo, Name des Vortragenden).
Gefallen Ihnen die angebotenen ENTWURFSVORLAGEN nicht, nutzen Sie mit dem so genannten FOLIEN-MASTER das Instrument um eigene individuelle Vorlagen zu erstellen. Diese Vorlagen bilden die Grundlage für ein GESCHLOSSENES ERSCHEINUNGSBILD Ihrer Folien. Beim Gestalten eines FOLIENMASTERS gehen Sie vor wie bei einer normalen Folie. Markieren Sie in dem FOLIENMASTER einen Text und ändern z.B. die Schriftart von Times Roman in Arial, dann ändert sich die Schriftart aller der Präsentation zugehörenden Folien von Times Roman in Arial. Platzieren Sie auf dem Folienmaster Ihr Firmenlogo, zeigt sich das Logo ebenfalls auf allen anderen Folien. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Aktivieren Sie über das Menü ANSICHT/MASTER den FOLIENMASTER. 2. Markieren Sie mit der Maus im Folienmaster, die zu ändernden Objekte und wechseln die Schriftart oder die Position des MASTERTEXTES. Bedenken Sie jedoch, dass Sie den Master nicht überladen, damit noch Spielraum zur Gestaltung der einzelnen Folien übrig bleibt. PowerPoint druckt Ihnen Mastervorlagen, Titelmaster und Folienmaster in eine Datei. Hiermit ist die Möglichkeit gegeben, verschiedene Präsentationen in einer Datei miteinander zu kombinieren oder Teile einer Präsentation innerhalb der bestehenden Präsentation zu separieren. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü ANSICHT die Option MASTER. Es öffnet sich die SYMBOLLEISTE FOLIENMASTERANSICHT:
Bild 19.7: Symbolleiste Folienmasteransicht 2. Wählen Sie das erste Symbol, FOLIENMASTER einfügen. 3. Aus dem Formatmenü wählen Sie die gewünschte Folienvorlage aus, um unterschiedlich gestaltete Formatvorlagen zu erhalten.
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Kapitel 19: Einführung
Farbschemata Über FOLIENDESIGN/FARBSCHEMATA können Sie die Farbe Ihres Layouts durch Anklicken mit der Maus übernehmen. PowerPoint bietet verschiedene Farbschemata an, die aus acht, auf Präsentationen gut abgestimmten Farben bestehen. Wenn Sie nicht aus firmeninternen Gründen vielleicht nicht an bestimmte Farben gebunden sind, finden Sie eine ganze Reihe von Farbzusammenstellungen zur Gestaltung anspruchsvoller Präsentationen. Schaffen Sie mit Hilfe von Farben eine attraktive Umgebung für die Informationen, die Sie der Zielgruppe Ihrer Präsentation überbringen wollen. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass die Informationen, der Anlass und die Art der Präsentation mit den Farben harmonieren.
Smart Tags Mittels SMART TAGS (kontextbezogene Hinweise) stehen Ihnen viele nützliche, aber meist auch unbekannte Funktionen als erweitertes KONTEXTMENÜ zur Verfügung. Smart Tags erkennt man in der Regel an einem roten Unterstrich mit einem kleinen Symbol. Klickt man dieses an, öffnet sich ein Fenster mit Anmerkungen. Diese können Hinweise auf Fehler, zu informativen Links im Internet oder auch Informationen über Verknüpfungen von Dateien oder aktuellen Änderungen im Layout geben, bzw. ermöglichen einzelne Arbeitsschritte zurückzuverfolgen und so rückgängig zu machen.
Hilfefunktionen Wann immer Sie eine Information für die Arbeit mit den PowerPointMedien benötigen, aktivieren Sie im Hilfe-Menü den Office-Assistenten. Detailliertere Fragen können Sie über das Feld FRAGE HIER EINGEBEN rechts oben in Ihrem Bildschirm stellen. Das Hilfe-Menü öffnet sich daraufhin und zeigt zugleich eine passende, meist sehr genaue Erklärung und Tipps zu Ihrem Problem an. Haben Sie Verbindung zum Internet und benötigen weitere Informationen, wählen Sie das Hilfemenü ?, dort OFFICE IM WEB und eine der angebotenen Optionen. Sie können Fragen eingeben oder Tipps abrufen.
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Arbeiten im Team
Arbeiten im Team Neue und verbesserte Werkzeuge in PowerPoint vereinfachen zudem die Zusammenarbeit bei Präsentationen sowohl firmenintern als auch über das Internet. Ohne Rücksicht auf die geografische Lage und ohne den gewohnten Arbeitsplatz zu verlassen, erlaubt Ihnen PowerPoint die Zusammenarbeit mit Kollegen, Mitarbeitern und Kunden. PowerPoint ermöglicht Ihnen, durch die direkte Anbindung an das World Wide Web, effektiver mit anderen Beteiligten an der Erstellung von Präsentationen zusammenzuarbeiten. Senden zur Überprüfung PowerPoint kann eine Präsentation zur Überarbeitung an ein Teammitglied über E-Mail-Empfänger versenden. Das Senden und Empfangen erfolgt über Outlook. Dadurch, dass jedes Teammitglied in der Überprüfungsphase berücksichtigt wird, wird dieser Vorgang transparent gemacht. Wenn Sie eine Präsentation zu einer Überprüfung versenden, werden die wichtigen Werkzeuge von PowerPoint automatisch angehängt. Die Bearbeitung kann mit den gleichen Voraussetzungen auf gleicher Ebene stattfinden. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü DATEI/SENDEN AN, E-MAIL-EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG). 2. Outlook fügt die Präsentation automatisch in die Anlage der E-Mail ein und gibt dem Empfänger die Aufforderung zur Überarbeitung der Anlage. Smart Tags zeigen Ihnen im Detail die vorgenommenen Umgestaltungen, die Sie auf diese Weise Schritt für Schritt nachvollziehen oder rückgängig machen können. Die angemerkten Kommentare und Überarbeitungen der Präsentation können nach Wahl miteinander verschmolzen bzw. kombiniert werden: 1. Öffnen Sie die ursprüngliche Präsentation, die Sie zur Überarbeitung geschickt haben. 2. Klicken sie JA ,VERGLEICH oder VERSCHMELZUNG.
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Kapitel 19: Einführung
Bild 19.8: Datei versenden zur Überarbeitung
Präsentationen übermitteln Es gibt verschiedene Arten der Übermittlung von Präsentationen, die Sie mit Hilfe von PowerPoint durchführen können:
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AUTOMATISCHE BILDSCHIRMPRÄSENTATIONEN Bildschirmpräsentationen können automatisch ablaufen, ohne dass eine Person die Vorführung betreuen muss. Diese Art von Präsentation sollte an Ihre Umgebung angepasst und selbsterklärend aufgebaut sein. Klicken Sie im Menu BILDSCHIRMPRÄSENTATION auf das Feld BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN und aktivieren den Befehl ANSICHT AN EINEM KIOSK (VOLLE BILDSCHIRMGRÖSSE). Dabei wird automatisch der Befehl WIEDERHOLEN, BIS »ESC« GEDRÜCKT WIRD ausgewählt.
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Ausgabe über Drucker
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Eine Präsentation mit Vortrag findet meist in einem großen Raum statt und wird mit einem Monitor oder Projektor abgehalten. Der Vortragende hat in der Regel die Kontrolle über die Präsentation und kann auch jederzeit eine manuelle Steuerung vornehmen.
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Präsentationen im World Wide Web. Präsentationen können gezielt für das Web gestaltet und über den Befehl ALS WEBSEITE SPEICHERN... im Menü DATEI als Kopie im HTML-Format abgelegt und veröffentlicht werden.
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Onlinebesprechungen: Während einer Onlineübertragung der Präsentation sind Sie in der Lage, zusätzliche Features (z.B. Audiodaten etc.) hinzuzufügen, die Präsentation für das Web zu optimieren und vieles mehr. PowerPoint gibt Ihnen die Möglichkeit, das World Wide Web für die Aufzeichnung oder Verbreitung von Präsentationen rund um die Welt zu nutzen.
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35-mm-Dias. Mit einem Desktopfilmrecorder erstellt Ihnen ein Belichtungsunternehmen 35-mm-Dias.
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Overheadfolien und Ausdruck auf Papier: Die klassische Präsentation besteht aus einer Anzahl von Overheadfolien, die mit Notizen und Handzetteln ergänzt werden.
Ausgabe über Drucker Sie können mit PowerPoint Ihre Präsentation in hervorragender Qualität über Ihren Drucker, sowohl in Farbe, in Graustufen oder reinem Schwarzweiß ausdrucken (die Qualität ist letztendlich abhängig von Ihrem Drucker). PowerPoint lässt über die Druckvorschau ein kontrolliertes Positionieren der Elemente zu. Oft wird eine Präsentation, ob über Bildschirm oder mit Overheadfolien mit Handzetteln begleitet. Beim Drucken von Handzetteln für die Zuhörer können Sie zwischen verschiedenen Layouts wählen, die sich in der Anzahl der Folien (bis zu neun pro Seite) und deren horizontaler oder vertikaler Anordnung unterscheiden. 1. Das Druckmenü über den Befehl DRUCKEN im Menü DATEI bietet Ihnen eine komfortable und übersichtliche Anleitung zur Druckausgabe. PowerPoint gibt Ihnen jetzt eine detaillierte Druckvorschau, in der Sie wie im Befehl Menü Datei/Seitenansicht das Ergebnis-Dokument betrachten können.
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Kapitel 19: Einführung
Bild 19.9: Menü Drucken 2. Legen Sie fest, ob Folien, Handzettel, Notizblätter oder die Gliederungsansicht gedruckt werden sollen. 3. Über das Feld DRUCKBEREICH wählen Sie die gewünschten Folien oder das Format der Handzettel aus und tragen die ANZAHL DER EXEMPLARE ein. 4. Sollen auf den Folien, Seitenzahlen oder eine Fußzeile erscheinen, fügen sie diese über OPTIONEN/KOPF- UND FUSSZEILE in die VORSCHAU ein. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Drucken auf Folien, die für Ihren Drucker richtigen Folien und auch die richtige bedruckbare Seite der Folien benutzen.
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Kapitel 20 Objekte in PowerPoint 2002 PowerPoint ist objektorientiert. Sie fertigen Objekte mit PowerPoint an und arbeiten mit ihnen. In den meisten Fällen werden PowerPoint-Objekte auch von diesem Programm erstellt, sie können aber auch Objekte aus anderen Anwendungen mit PowerPoint handhaben.
Mit Objekten umgehen In den folgenden Abschnitten wird erklärt, was Objekte in PowerPoint bedeuten. Außerdem erfahren Sie, mit welchen Hilfsmitteln Sie Objekte handhaben können.
Objekte und ihre Anwendung Die Objekte im Programm legen Sie mit den Hilfsmitteln von PowerPoint an. Das ist Text, das sind Linien oder kombinierte Objekte wie grafische Formen. Auch importierte Grafiken werden als Objekte verstanden. Objekte können Attribute haben, die Sie mit PowerPoint zuordnen. Solche Attribute sind Farbe und Form, Hervorhebungen, Füllbereich oder Schatten. Objekte haben auch einen Rahmen:
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Form Der Begriff meint ein Attribut. Er bezeichnet Objekte, die mit den Hilfsmitteln TEXT oder AUTOFORMEN angelegt wurden. Linien, Bögen oder freihändig gezeichnete Objekte haben das Attribut Form nicht.
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Rahmen Objekte wie Quadrate, Rechtecke, Kreise usw. rahmen das jeweilige Objekt durch Umfassungslinien ein. Diesen Rahmen können Sie formatieren, indem Sie die Linienart des Objekts beeinflussen.
Von dem zuletzt genannten Rahmen müssen Sie den Markierungsrahmen unterscheiden. Der Markierungsrahmen von Textobjekten besteht aus schrägen Linien. Nicht-Textobjekte zeigen statt des Markierungsrahmens ein Markierungsrechteck. Es wird aus kleinen Quadraten gebildet, so
Mit Objekten umgehen genannten Größen-Ziehpunkten. Die zuletzt erwähnten Ziehpunkte gibt es in drei Variationen. Sie haben unterschiedliche Aufgaben:
Ziehpunkte
Aufgabe
Form-Ziehpunkte
Wenn Sie Freihand-Zeichnungen oder Vielecke durch einen Doppelklick markieren, werden schwarze Quadrate als FormZiehpunkte angezeigt. Solche Objekte können Sie bearbeiten, indem Sie Form-Ziehpunkte verschieben, hinzufügen oder löschen.
GrößenZiehpunkte
Größen-Ziehpunkte werden nach dem Zeichnen automatisch um Objekte gelegt oder per Mausklick angezeigt. Positionieren Sie den Mauspfeil auf einem der Quadrate, wenn Sie die Objektgröße durch Ziehen verändern wollen.
KorrekturZiehpunkte
AutoFormen und Bögen zeigen nach der Markierung neben den Größen-Ziehpunkten eine Raute als Zielpunkt für den Mauspfeil beim Ziehen. Markieren Sie diesen Korrektur-Ziehpunkt, wenn Sie Formen anpassen wollen.
Drehpunkt
Ist ein Objekt aktiviert, erkennen Sie im oberen Teil einen grünen Ankerpunkt. Dieser ist über eine Verbindungslinie zum Objekt angehängt. Gehen Sie mit der Maus auf diesen Punkt, ändert sich der Mauscursor in das Symbol FREIES DREHEN. Klicken Sie mit der Maus darauf, können Sie das Objekt rotieren lassen.
Tabelle 20.1: Aufgaben der Zielpunkte
Linien und Raster Wenn Sie Objekte auf einer Folie bewegen, lassen sich diese leicht an einer Grundlinie oder im Verhältnis zu anderen Objekten ausrichten. Ursache ist ein Raster der Folie. Unsichtbare Linien überziehen eine Folie im Abstand von 2 Millimetern. Sie können die Rasterlinien mit ZEICHNEN/AUSRICHTEN/AM RASTER bzw. auch die ähnliche Option AN FORM wählen. Wenn Sie ZEICHNEN/PRÄZISIONSAUSRICHTEN und eine der vier Richtungen im Untermenü wählen, können Sie sehr genau arbeiten. Wollen Sie die einmal gewählte Richtung beibehalten, drücken Sie beliebig oft (F4), um die Form weiterzurücken.
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Kapitel 20: Objekte in PowerPoint 2002
Bild 20.1: Objekte verschieben mit Hilfe von Führungslinien Führungslinien können Sie ähnlich wie das unsichtbare Raster verwenden. Die Linien werden sichtbar, wenn Sie ANSICHT/FÜHRUNGSLINIEN wählen. Objekte lassen sich durch die »Magnetwirkung« leicht an den Führungslinien ausrichten.
Symbolleisten PowerPoint bietet Ihnen zur Gestaltung der Folien grafische Hilfsmittel, aus denen Sie durch Kombination nahezu jede Darstellung erzeugen können. Die Hilfsmittel sind z.B. Linie, Oval, Kreis und Rechteck. Diese Standardformen werden durch viele andere Möglichkeiten in den AutoFormen ergänzt. Objekte für eine oder viele Folien verwenden
Bild 20.2: Schnellauswahl von Symbolen Sie können mit diesen Hilfsmitteln grafische Objekte auf dem PowerPointBildschirm erzeugen, sie anschließend bewegen, kombinieren und arrangieren und später drucken oder auf andere Weise vorführen. Zum Anfertigen der Zeichenobjekte stellt PowerPoint verschiedene Symbolleisten bereit: 1. Öffnen Sie mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN das Menü und zeigen Sie auf eine Zeile mit dem Namen einer Symbolleiste. 2. Markieren Sie z.B. Optionen für ZEICHNEN, AUTOFORMEN.
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Mit Objekten umgehen Symbolleiste Zeichnen
Bild 20.3: Mit Hilfe der Zeichnen-Symbolleiste fertigen Sie Zeichnungen an. Sie werden sie für Rechtecke, Kreise, Quadrate usw. benötigen. Auch für Beschriftungen und Änderungen stehen Symbole zur Verfügung.
Bild 20.4: Die Zeichnen-Symbole und ihre Bedeutung Erweiterte Symbolleisten Die Symbolleiste Zeichnen besitzt Symbole, die als Schaltflächen ausgeführt werden. Durch Anklicken der Pfeile am Rand erweitern Sie das Angebot der Schaltflächen. Hier finden Sie z.B. unter AutoFormen eine Vielzahl weiterer Objekte, die Sie sofort nutzen können.
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Kapitel 20: Objekte in PowerPoint 2002
Objekte einfügen PowerPoint als Teil von MS Office kann auf seinen Folien Objekte aus eigenen Beständen, aus Beständen aus dem WEB, aus fast allen gängigen Anwendungsprogrammen, aber auch aus der Textverarbeitung Word, der Tabellenkalkulation Excel, Text aus FrontPage oder einer Tabelle der Datenbank Access verwerten.
Objekte über die Zwischenablage einfügen Sie werden solche Daten in den meisten Fällen einfach über die Zwischenablage einfügen. Sie können bei der Übernahme der Daten dafür sorgen, dass die Daten aus den anderen Anwendungen immer auf dem neuesten Stand sind. Auf grundsätzlich gleiche Weise übernehmen Sie Objekte anderer Windows-Programme. In der Zwischenablage können Sie Text- und Grafikelemente aus verschiedenen Programmen sammeln und anschließend in Ihr PowerPoint-Layout übernehmen. Elemente, die in die Zwischenablage kopiert werden sollen, müssen im Arbeitsbereich angezeigt werden (oder die Option SAMMELN OHNE ANZEIGEN der Zwischenablage muss aktiviert sein). Die Zwischenablage ist in der Lage durch den Befehl KOPIEREN oder AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN bis zu 24 Elemente aufzunehmen und mit dem Befehl EINFÜGEN in ein anderes Layout zu übertragen. Objekte anderer Folien übernehmen Mit PowerPoint schneiden Sie Diagramme, Abbildungen jeder Art, Übersichten, Texte und ähnliches Material aus Ihren vorhandenen PowerPointFolien aus, um diese in neuen Folien wiederzuverwenden.
Objekte als ClipArt importieren PowerPoint stellt Ihnen im Clip Organizer eine ClipArt Gallery zur Verfügung. Die Bilder können Sie einzeln oder kombiniert mit eigenen Zeichnungen auf Folien verwenden. Der Clip Organizer ist die Zentrale zur Verwaltung (Suchen, Einfügen, Organisieren) der Bilder, Grafiken, Videos und Sounds, die in eine Präsentation eingefügt werden sollen. Wenn Sie mehr Clips benötigen als auf der Festplatte gespeichert sind, aktivieren Sie im Clip Organizer das Symbol für
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Objekte einfügen die Verbindung zum Netz. Besitzen Sie ein Modem, haben Sie über das Internet Zugriff auf viele neue Clips. Selbstverständlich können Sie auch Ihre eigenen Grafiken im Clip Organizer ablegen. Um Clips aus der Clip Gallery in die aktive Folie einzufügen, gibt es verschiedene Möglichkeiten: 1. Zeigen Sie im Menü EINFÜGEN auf GRAFIK, und klicken Sie dann auf CLIPART. Das Arbeitsfenster CLIPART EINFÜGEN ist nun geöffnet. Sie können über das Feld SUCHEN NACH ein Stichwort oder den Dateinamen eingeben und nach einem bestimmten Clip suchen. In der Ergebnis-Vorschau wählen Sie den gewünschten Clip durch Anklicken aus. 2. Eine weitere praktische Möglichkeit zum Auswählen einer Grafik bietet Ihnen der Clip Organizer. In einer Sammlungsliste sind alle Grafiken in Ordnern abgelegt. Öffnen Sie einen Ordner und wählen unter ANSICHT, MINIATURBILDER. Das Vorschau-Fenster zeigt ihnen alle Grafiken. Über Drag&Drop fügen Sie die gewünschte Grafik in Ihr Folien-Layout ein. 3. Wählen Sie im Menü EINFÜGEN/GRAFIK die Option AUS DATEI. Suchen Sie Ihre Bild- oder Grafikdateien im Ihrem Ordner und importieren diese über das Befehlsfeld EINFÜGEN in Ihr Layout ein. Sie können eingefügte Grafiken unter Verwendung von WordArt und den PowerPoint-Hilfsmitteln neu anlegen oder kombinieren. Eine Grafik ändern Sie mit FÜLLBEREICH, LINIENFARBE.
Film und Klang einfügen Sie können in einer Präsentation sehr leicht Film und Klang einsetzen. Zuständig für die Übernahme ist das Menü EINFÜGEN. Mit der Option FILM UND SOUND haben Sie Zugriff auf FILM UND SOUND in der ClipartSammlung bzw. auf Dateien. Stellen Sie Dateien bereit, können Sie mit der Option AUTOFORMEN/INTERAKTIVE SCHALTFLÄCHEN und BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION leicht verzweigen. Um einen Sound aus der Media Gallery einzubinden, klicken Sie auf SOUND MEDIA GALLERY, suchen den gewünschten Sound und importieren diesen.
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Um einen Sound von einem anderen Speicherort einzufügen, klicken Sie auf SOUND AUS DATEI, suchen nach dem Ordner, der den gewünschten Sound enthält, und doppelklicken dann auf diesen Sound.
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Kapitel 20: Objekte in PowerPoint 2002 Wichtig ist, dass Sie mit EINFÜGEN/FILM UND SOUND auch auf die Tonangebote einer CD und auf eigene Aufzeichnungen (Soundkarte und Mikrophon vorausgesetzt) zurückgreifen können. Dadurch wird die Vielfalt der Gestaltungen einer Präsentation erheblich gesteigert. Einfügen eines Videos auf einer Folie: 1. Lassen Sie die Folie anzeigen, der ein Video hinzugefügt werden soll. 2. Zeigen Sie im Menü EINFÜGEN auf FILM UND SOUND. Wenden Sie eines der folgenden Verfahren an:
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Um ein Video aus der Clip Gallery zu importieren, aktivieren Sie den Befehl FILM AUS GALLERY, suchen das gewünschte Video.
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Um ein Video von einem anderen Speicherort einzubinden, klicken Sie auf FILM AUS DATEI, suchen nach dem Ordner, der das gewünschte Video enthält, und doppelklicken dann auf dieses.
Eine Nachricht wird angezeigt. Wenn der Film beim Wechsel zu dieser Folie automatisch abgespielt werden soll, klicken Sie auf JA. Wenn der Film erst abgespielt werden soll, wenn Sie während einer Bildschirmpräsentation darauf klicken, aktivieren Sie die Schaltfläche NEIN. Wenn Sie eine Vorschau des Films in der Normalansicht wünschen, doppelklicken Sie auf den Film.
Hyperlink einfügen In der Symbolleiste STANDARD von PowerPoint gibt es mit HYPERLINK EINFÜGEN ein vielfältig verwendbares Symbol (siehe auch die Option im Menü EINFÜGEN). Mit der Wahl des Symbols bauen Sie in eine Folie einen Link ein, der dem Anwender die Möglichkeit zum Weiterschalten gibt. Ihre Präsentation wird so dynamischer. Um einen Hyperlink einzufügen, sind nur wenige Schritte notwendig: 1. Positionieren Sie die Folie, auf der Sie die Verzweigung einrichten wollen. 2. Zeichnen Sie eine Zielfläche (oder verwenden Sie ein Symbol), die vom Benutzer angeklickt werden kann. Markieren Sie die Zeichnung, Grafik oder was immer Sie als Zielfläche vorgesehen haben. 3. Wählen Sie das Symbol HYPERLINK EINFÜGEN. 4. Legen Sie im Dialogfeld HYPERLINK EINFÜGEN fest, wohin verzweigt werden soll, und bestätigen Sie.
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Objekte einfügen 5. Nach dem Einfügen der Verzweigung reicht beim Vorführen der Präsentation ein Klick auf das Symbol. Die Verzweigung kann zu einer Webseite im Internet führen, aber ebenso auch ein Programm und eine Datei auf der Festplatte starten. Verlassen Sie beides jeweils auf die dort übliche Weise, um zur Präsentation zurückzukehren.
Objekte verknüpfen
Bild 20.5: Daten aus fremden Anwendungen holen Die Verknüpfung eines Objekts bedeutet immer, dass Daten leicht zu aktualisieren sind. Fügen Sie eine Tabelle oder ein Diagramm aus Excel in die Präsentation ein, wird es meist sinnvoll sein, eine Verknüpfung einzurichten. Da Sie beides mit Excel angefertigt haben, ist es wahrscheinlich, dass in PowerPoint eine »Zweitverwertung« stattfindet. Die eigentliche Arbeit mit Tabelle oder Diagramm erfolgt in Excel, Änderungen aber werden automatisch in PowerPoint übernommen. Zum Aufbau der Verbindung gibt es zwei Möglichkeiten: 1. über die Zwischenablage – dazu erstellen Sie in der Quellanwendung ein Objekt, kopieren es in die Zwischenablage und schalten in PowerPoint zu der Folie, in die das Objekt eingefügt werden soll und aktivieren den Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN/LINK EINFÜGEN. 2. aus PowerPoint – wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT/AUS DATEI ERSTELLEN. Suchen Sie einen Dateinamen und aktivieren Sie vor dem Bestätigen das Kontrollkästchen VERKNÜPFUNG.
Objekte einbetten Objekte einzubetten ist immer dann sinnvoll, wenn Sie diese Objekte mit einer fremden Anwendung für eine Folie anfertigen müssen, sie in PowerPoint einfügen und dort später bearbeiten wollen. Für die Bearbeitung benötigen Sie die fremde Anwendung. Da Sie das betreffende Objekt aber in PowerPoint eingefügt haben, ist es nur folgerichtig, es dort auch zu bearbei-
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Kapitel 20: Objekte in PowerPoint 2002 ten. Das können Sie dank OLE. Das Einbetten hat dazu geführt, dass PowerPoint sich wie die fremde Anwendung verhalten kann (die Anwendung muss auf dem gleichen PC installiert sein). Sie erhalten alle notwendigen Optionen und erst nach dem Bearbeiten erscheint PowerPoint wieder unverändert. Um Objekte einzubetten, können Sie die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Methoden benutzen. Objekt per Drag&Drop einbetten Wenn Sie z.B. eine Tabelle aus Excel in eine Folie einbetten wollen, nutzen Sie am besten Drag&Drop: 1. Ordnen Sie außer PowerPoint ein zweites Anwendungsfenster auf dem Bildschirm an, aus dem Sie Daten entnehmen wollen. 2. Markieren Sie die Daten. 3. Positionieren Sie den Mauspfeil auf dem Rahmen der Markierung (z.B. Excel). 4. Halten Sie die linke Maustaste nieder (Pluszeichen neben Mauscursor) und ziehen Sie die markierten Daten über das PowerPoint-Fenster (Daten verschieben). 5. Wenn Sie beim Ziehen (Strg) niederhalten, kopieren Sie die Daten. Durch Ihre Aktion sind die Daten als Objekt auf der Folie eingebettet. Klicken Sie das Objekt an, werden Markierungskästchen angezeigt. Sie können das Objekt größer oder kleiner ziehen und positionieren. Wenn Sie auf das Objekt doppelklicken, wird ein Rahmen sichtbar und die Menüstruktur von PowerPoint ändert sich. Sie müssen nur auf eine freie Stelle der Folie klicken, um wieder die normale Ansicht zu sehen. Objekt mit der Zwischenablage einbetten Kopieren Sie z.B. eine Tabelle in Excel in die Zwischenablage: 1. Schalten Sie zu PowerPoint. 2. Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN. 3. Markieren Sie in der Liste ALS den OBJEKTTYP. Das Optionsfeld EINFÜGEN ist wahrscheinlich aktiv. 4. Bestätigen Sie mit OK.
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Objekte einfügen Objekt aus einer Datei einbetten Arbeiten Sie mit einer Anwendung wie Excel, Word, Access, einer der Applikationen aus dem Ordner wie MICROSOFT (\PROGRAMME\GEMEINSAME DATEIEN\MICROSOFT) oder einer vergleichbaren Anwendung und speichern Sie. 1. Laden Sie PowerPoint und schalten Sie zur Folie, in die eingebettet werden soll. 2. Wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT/AUS DATEI erstellen. Suchen Sie nach der Datei und bestätigen Sie mit OK, wenn Sie den richtigen Dateinamen gefunden haben. Objekt in ein PowerPoint-Objekt verwandeln Eingebettete Objekte sind mit ihrer Quellanwendung verbunden. Das hat den Vorteil, dass Sie ein solches Objekt jederzeit mit der ihm adäquaten Anwendung bearbeiten können, kostet aber Speicherplatz. Ist die Verbindung zur originären Anwendung nicht mehr erforderlich, heben Sie diese auf. Machen Sie aus dem eingebetteten Objekt ein PowerPoint-Objekt, das nur von PowerPoint bearbeitet wird: 1. Markieren Sie ein Objekt und wählen Sie ZEICHNEN/GRUPPIERUNG AUFHEBEN. Eine Meldung warnt, wenn durch die Umwandlung Daten verloren gehen könnten 2. Durch das Aufheben der Gruppierung können Sie mit den Markierungskästchen die einzelnen Elemente ändern. Mit ZEICHNEN/GRUPPIEREN fassen Sie die Teile wieder zusammen.
Objekte mit Schatten Jedem Grafikobjekt können Sie auf einfache Weise einen Schatten zuordnen. Sie erreichen den Effekt durch eine Markierung und die Wahl eines Menüpunktes: 1. Nach der Markierung des Objektes müssen Sie nur das Symbol SCHATTEN wählen. 2. Sie regeln mit den Schaltflächen, wie der Schatten hinter dem Objekt und seitlich zum Objekt angeordnet werden soll. Mit dem rechten Symbol in der Symbolleiste SCHATTENFARBE ordnen Sie eine Farbe zu oder wählen sie ab.
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Kapitel 20: Objekte in PowerPoint 2002
Objekte verschieben PowerPoint gestattet Ihnen Objekte beliebig zu verschieben. Das ist eine Gestaltungsmöglichkeit, die kreativitätsfördernd wirkt. Gehen Sie wie folgt vor:
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Markieren Sie ein Objekt. Setzen Sie den Mauspfeil auf den Markierungsrahmen und ziehen Sie das Objekt bei gedrückter Maustaste an seinen neuen Bestimmungsort.
Wenn Objekte nur horizontal oder nur vertikal verschoben werden, halten Sie während des Ziehens (ª) gedrückt. Eine Sonderform ist das FREIE DREHEN. Sowohl die Option ZEICHNEN/ DREHEN ODER KIPPEN als auch eine Schaltfläche ergänzen den Mauspfeil um das Symbol für FREIES DREHEN. Ziehen Sie den Drehpunkt des Objekts in die gewünschte Drehrichtung und klicken Sie außerhalb des Objekts, um die Drehung festzulegen. Halten Sie die (ª) gedrückt, während Sie den Drehpunkt ziehen, können Sie die Drehung des Objekts in jeweils 15 Grad Schritten durchführen. Um die Zahl der Vorgänge festzulegen, die zurückgenommen werden können, sind folgende Einstellungen erforderlich: 1. Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN. 2. Aktivieren Sie das Register BEARBEITEN und ändern Sie den Wert für den Löschspeicher (MAXIMALE ANZAHL RÜCKGÄNGIG).
Organigramme und Diagramme Organigramme und Flussdiagramme verdeutlichen auf übersichtliche Weise Strukturen und Abläufe. Man verwendet Sie zum Aufzeigen komplexer Zusammenhänge oder zur Darstellung des Aufbaus von Organisationen, Projekten oder Produkten. Diagramme stellen dagegen Zahlenmaterial überschaubar und lebendig dar. Sie profitieren von einer Auswahl integrierter Diagramme (z.B. Organigramme, Pyramiden-, Kreis-, Radial- und VennDiagramme), ohne auf die OLE-Serveranbindung zugreifen zu müssen.
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Organigramme und Diagramme
Organigramme und Flussdiagramme PowerPoint gestattet Ihnen mit Hilfe der verschiedene Autoformen ein recht einfaches Erstellen von einzelnen Strukturen und Abläufen:
Bild 20.6: Befehl Organigramm-Vorlagen öffnen 1. Klicken Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN auf DIAGRAMM.
Bild 20.7: Symbolleiste Organigramm 2. Wählen Sie ORGANIGRAMM aus. Ein einfaches Beispielorganigramm wird auf Ihrem Layout platziert und kann nun beliebig erweitert oder verändert werden. 3. Um Text in eine Form einzufügen, aktivieren Sie mit der Maus die entsprechende Form und geben den Text ein. 4. Um eine Form hinzuzufügen, wählen Sie die Form aus, die an eine neue Form angrenzt und klicken auf der Symbolleiste ORGANIGRAMM auf die Schaltflächen FORM EINFÜGEN und wählen UNTERGEBENE, KOLLEGIN oder ASSISTENT aus. 5. Über die Schaltfläche LAYOUT können Sie mehrere Autoformate aus einem Organigrammtypkatalog auswählen. 6. Der Vorgang ist beendet, wenn Sie außerhalb der Zeichnung klicken, das Organigramm lässt sich dann als Gruppe auf ihrer Folie platzieren. Über die Option AUTOFORMEN auf der Symbolleiste ZEICHNEN erhalten Sie fast alle erdenklichen Vorlagen für Linien, Verbindungen Standardformen, Blockpfeile, Flussdiagramm, Sterne und Banner, Legenden und interaktive Schaltflächen.
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Kapitel 20: Objekte in PowerPoint 2002
Diagramme erstellen in PowerPoint 2002 Zur schnellen Veranschaulichung von Zahlenmengen und komplexen Zusammenhängen bietet Ihnen PowerPoint Grafiken, wie Säulen, Balken, Linien, Kreissegmente oder Flächen. Erstellen Sie in PowerPoint ein einfaches schnelles Diagramm: 1. Wählen Sie im Menü EINFÜGEN auf DIAGRAMM. 2. Auf Ihrem Layout platziert sich ein Säulendiagramm, daneben erhalten Sie eine Tabelle, in der Sie Ihre Daten bzw. Zahlen eingeben können. Das Säulendiagramm übernimmt automatisch die neuen Werte. Ändern Sie den Diagrammtyp: 1. Aktivieren Sie mit einem Doppelklick das zu ändernde Diagramm. 2. Die Menü-Leiste ändert sich und wird durch die Menü-Punkte DATEN und DIAGRAMM erweitert. 3. Klicken Sie im Menü DIAGRAMM auf DIAGRAMMTYP. 4. Wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp aus.
Bild 20.8: Auswahl von Diagrammtypen
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Organigramme und Diagramme
Diagramme aus Excel importieren Es gibt zwei verschiedene Methoden, vorhandene Diagramme aus Excel einzufügen:
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Über die Zwischenablage, wenn die Daten nicht mehr geändert werden. Markieren Sie in Excel Ihr Diagramm und klicken im Menü BEARBEITEN, den Befehl KOPIEREN.
Wechseln Sie zu PowerPoint und fügen Sie das Diagramm über den Befehl EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN in Ihr Layout ein.
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Verknüpfen von Excel-Daten, so wird eine dynamische Anpassung der Daten automatisiert. Markieren Sie in Excel Ihr Diagramm und kopieren Sie es in die Zwischenablage über den Befehl KOPIEREN im Menü DATEI. Wechseln Sie zu PowerPoint und rufen im Menü BEARBEITEN den Befehl INHALTE EINFÜGEN auf. Aktivieren Sie die Option LINK EINFÜGEN.
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Kapitel 21 Bilder mit Text erklären Zwar heißt es: »Ein Bild sagt mehr als tausend Worte«, dennoch benötigen Sie Text für Erläuterungen. Wörter, die Sie auf einer Folie eingeben, können Sie in zwei Gruppen einteilen.
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Einerseits Text, den Sie einem Grafikobjekt zuordnen. Solcher Text ist meist kurz und erklärt ein Objekt. Dieser Text gehört nach dem Schreiben zum Objekt (oder nach der gemeinsamen Markierung und der Gruppierung). Markieren und verschieben Sie das Objekt, verschieben Sie auch den zugeordneten Text. Eine Größenänderung des Objekts betrifft die Textgröße jedoch nicht.
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Andererseits können Sie jeden eingegebenen Text selbst wieder als Objekt betrachten. Wenn Sie einen umfangreicheren Text anklicken, wird er durch einen Rahmen und Markierungskästchen gekennzeichnet. In diesem Rahmen wird der Text umbrochen. Die Text- und Umbruchbreite bestimmen Sie, indem Sie einen Textrahmen breiter oder enger ziehen.
Objekte direkt beschriften Wollen Sie ein Objekt zeichnen und ihm zudem einen erklärenden Text zuordnen, gehen Sie so vor: 1. Zeichnen Sie, indem Sie eines der Hilfsmittel der Symbolleiste ZEICHNEN oder eine AUTOFORM benutzen. 2. Wählen Sie die automatische Markierung nicht ab, sondern schreiben Sie sofort einen Text. Der Text wird nicht selbsttätig umbrochen. Drücken Sie für eine neue Zeile (¢). Text erscheint nach dieser Eingabe als dem Grafikobjekt zugeordnete Beschriftung. Verschieben Sie probeweise das markierte Objekt, wandert die Schrift mit, wenn Objekt und Schrift markiert wurden.
Beschriftungen mit dem Hilfsmittel
Beschriftungen mit dem Hilfsmittel Texte werden auf der Oberfläche der Präsentationsfolie zusammen mit grafischen Objekten angeordnet. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, wenn man Texte ähnlich wie Grafiken behandeln kann. Zur Texteingabe auf einer Folie klicken Sie einfach auf einen Platzhalter, wenn Sie ein AutoLayout benutzen. Nach Wahl der Schaltfläche NEUE FOLIE werden Folien mit unterschiedlichen Platzhaltern angezeigt. Wollen Sie auf einer leeren Folie Text eingeben, kündigen Sie die Eingabe an. Zwei Situationen sind möglich:
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Klicken Sie auf die Schaltfläche TEXT und in die Folie und schreiben. Sie müssen Zeilenumbrüche mit (¢) einfügen.
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Zweitens können Sie für Text in der Symbolleiste das BeschriftungsHilfsmittel wählen: Ziehen Sie mit der linken Maustaste ein Textfeld.
In der linken Ecke blinkt der Cursor. Dieser Rahmen zeigt Ihnen Ihre Eingabefläche an. Sie können sofort mit den Eintragungen beginnen. Zeilenumbrüche werden eingefügt. Wählen Sie für weitere Einstellungen FORMAT/ FARBEN UND LINIEN/TEXTFELD (oder auf den Rand doppelklicken).
Texte als Titel Die meisten Folien, die Sie mit einem AutoLayout anlegen, sehen die Eingabe eines Titels vor. PowerPoint bietet Ihnen einen Titel-Platzhalter als Überschrift einer Folie an. Jeder Betrachter einer Präsentation kann am Titel unmittelbar erkennen, um welches Thema es geht. Ein Titel in der Vorlage erscheint in der vorgegebenen Formatierung auf jeder Folie, wobei die Titelfolie wegen der Titelvorlage abweichen kann. Sie können Titel in der aktuellen Folie ändern und neu formatieren, ohne dass das die anderen Folien beeinflusst.
Titel eingeben Wenn Sie eine Präsentation anlegen oder eine neue Folie einfügen, wählen Sie mit dem Dialogfeld NEUE FOLIE ein AutoLayout. Die meisten Layouts besitzen ein Feld für den Titel. Das Wort Titel ist ein Platzhalter. Es ist nach der Wahl des Felds TITEL mit einem Mausklick markiert. Sie können sofort
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Kapitel 21: Bilder mit Text erklären mit der Eingabe des Titels der Folie beginnen. Der Platzhalter hat seinen Dienst getan, er verschwindet. Ihr Titel der Folie wird in der Schriftart und -größe dargestellt, die Sie im Folienformat festgelegt haben. Der Titel kann an beliebiger Stelle der Folie stehen. Ob Sie den Titeltext am Beginn der Foliengestaltung eingeben, während der Arbeit oder an ihrem Ende, bleibt Ihnen überlassen.
Titelformat festlegen In welchem Format der Titel auf den Folien einer Präsentation dargestellt wird, erreichen Sie durch die Zuordnung eines Standardformates, ähnlich einer Druckformatvorlage: 1. Wählen Sie ANSICHT/MASTER/FOLIENMASTER. 2. Markieren Sie in der Vorlage den Titel durch einen Mausklick. Die Einstellungen, die Sie per Schaltfläche der Symbolleiste oder über Menüs in diesem Modus vornehmen, gelten für alle Titel auf Folien der gesamten Präsentation.
Die Titelvorlage Um auf den Folien einer Präsentation eingegebene Titel zu organisieren, verwenden Sie die Folienvorlage. Es gibt deren zwei. Erstens den Folien-Master für die Kontrolle der Formate und Darstellungen aller Folien. Die Ausnahme sind zweitens die Titelfolien, sie werden durch den Titel-Master kontrolliert. Hier finden Sie Vorgaben für den Folientitel, den Sie global für alle Titelfolien formatieren können. 1. Am unteren Rand der Folienvorlage finden Sie nach Wahl von EINFÜGEN/NEUER TITELMASTER mit dem Eintrag TITELMASTER (statt FOLIENMASTER) den Hinweis auf eine neue Titelvorlage. Diese Vorlage steuert das Format und die Anordnung der Titelfolie der Präsentation insgesamt. In Präsentationen gibt es damit sowohl eine Folien- als auch eine Titelvorlage. 2. Änderungen des Titels der Folienvorlage wirken sich auf jede Folie aus, es sei denn, diese wird individuell geändert. 3. Um eine Titelvorlage zu aktivieren, wählen Sie ANSICHT/MASTER/FOLIENMASTER, dann EINFÜGEN/NEUER TITELMASTER.
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Aufzählungen
Aufzählungen Es wird häufig vorkommen, dass Sie Ihr Publikum mit einer Aufzählung über einen bestimmten Sachverhalt informieren wollen. Zum besseren Überblick hat es sich eingebürgert, die einzelnen Punkte einer Aufzählung durch einen Spiegelstrich, einen dicken Punkt oder ein Viereck hervorzuheben. Text, der folgt, ist so vom nächsten Text auffällig getrennt. Problemlos ist dieses Vorgehen, wenn nur wenige Wörter in eine Zeile gehören. Unschön kann es werden, wenn ein Umbruch erfolgt und der Text in einer zweiten Zeile unterhalb des Gedankenstriches weitergeht, Letzterer also dadurch nicht mehr hervorgehoben wird. Das verhindert PowerPoint durch einen negativen Erstzeileneinzug. Gemeint ist damit, dass ein Textblock um ein bestimmtes Maß eingezogen, die erste Zeile allerdings um das gleiche Maß nach außen geschoben wird.
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Wenn Sie eine neue Folie wählen, werden zahlreiche AutoLayouts mit Punktlisten vorgegeben. Wenn die passende Liste zu finden ist, wählen Sie diese Folie, klicken in die Liste und schreiben. Mit jedem (¢) (Absatz) wird ein neuer Punkt eingefügt. Wenn Sie eine neue Zeile ohne Punkt beginnen wollen, drücken Sie (ª)+(¢).
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Wenn Sie eine Aufzählung manuell aufbauen wollen, ziehen Sie ein Textrechteck ungefähr in der benötigten Breite. Schreiben Sie Text und markieren Sie ihn. Wählen Sie FORMAT/AUFZÄHLUNGEN UND NUMMERIERUNG und ordnen Sie ein Zeichen in der gewünschten Form, Farbe und Größe zu. Sie finden nützliche Zeichen in Schriftarten wie Symbol, Wingdings, Zapfdingbads usw. Für den passenden Einzug ziehen Sie die Einzugszeichen auf dem Lineal (ANSICHT/LINEAL).
Mit jedem (¢) wird ein neuer Absatz mit dem gewählten Zeichen eingefügt. Verwenden Sie das Symbol FORMAT ÜBERTRAGEN, wenn Sie nur einem Absatz Zeichen und Format zugeordnet haben und beides für weitere Absätze benötigen.
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Kapitel 22 Bildschirmpräsentationen Gehen wir jetzt weg von der klassischen Methode einer Präsentation und lassen die Folien im Schrank. Denn selbst gut durchdachte Folien haben den Nachteil, dass Sie ein starres Medium sind und keine Bewegung zeigen. Mit PowerPoint sind Sie in der Lage, anspruchsvolle Bildschirmpräsentationen zu erstellen, es stehen Ihnen eine Reihe von professionellen Features zur Verfügung: z.B. Animation von Text und Objekten, Übergang zwischen den Folien, Soundeffekte.
Bild 22.1: Menü Bildschirmpräsentation Grundsätzlich kann zwischen zwei Einsatzmöglichkeiten für Animationen unterschieden werden:
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Übergänge von Folie zu Folie. Effekte für die einzelnen Objekte.
Um eine Bildschirmpräsentation vorzubereiten, beginnen Sie damit die Folien in die richtige Reihenfolge zu bringen und zusammen zu stellen.
Folienübergänge
Folienübergänge
Bild 22.2: Bildfolienübergang Damit die Folienübergänge in einer Präsentation ohne Pause und nicht so abrupt vor sich gehen, fügen Sie Effekte für das Ausblenden der aktuellen und das Einblenden der nächsten Folie ein: 1. Markieren Sie in der FOLIEN- bzw. FOLIENSORTIERANSICHT eine oder mehrere Folien, denen ein Übergangseffekt zugefügt wird. 2. Öffnen Sie das Fenster FOLIENÜBERGANG im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION. 3. Klicken Sie im Feld FÜR AUSGEWÄHLTE FOLIE ÜBERNEHMEN einen Effekt an, bestimmen die Geschwindigkeit, den Sound und den Zeitpunkt, wann der Effekt aktiviert sein soll. 4. Über AutoVorschau können Sie Ihre Auswahl begutachten, anhören bzw. kontrollieren.
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Kapitel 22: Bildschirmpräsentationen
Effekte für Objekte und Text In diesem Kapitel erfahren Sie, wie für Text, Grafiken, Diagramme und Tabellen Animationen hinterlegt werden. Ob Sie Textpassagen buchstaben-, wort- oder absatzweise, rotierend oder blinkend anzeigen lassen, Grafiken nacheinander einblenden oder Tabellen mit steigenden Umsatzzahlen mit Kassenklingeln hinterlegen, gestalten Sie Ihre Präsentation ansprechend.
Einfügen von Effekten Die Reihenfolge und den zeitlichen Ablauf können Sie individuell so einstellen, dass sie automatisch ohne Ihren Einfluss angezeigt wird. Die einzelnen Elemente auf einer Folie bearbeiten Sie am einfachsten in der Normalansicht: 1. Aktivieren Sie in der Normalansicht ein Objekt, das zu animieren ist. 2. Wählen Sie im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATIONEN/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION. Das Fenster öffnet sich im Arbeitsbereich, dort können Sie den Befehl EFFEKT HINZUFÜGEN anklicken.
Einfügen von Sound Ordnen Sie Ihren Präsentationsobjekten nach Geschmack die verschiedenen Effekte zu. Über das Menü EINFÜGEN/FILM UND SOUND können Sie Sound oder Film, z.B. aus der Media Gallery oder wählen Sie Sound von einer CD aus, den Sie über das gleiche Menü aufzeichnen können.
Animationsvorschau Haben Sie bereits ein paar Animationen festgelegt, verschaffen Sie sich einen Eindruck von den gewählten Effekten über die Animationsvorschau. Aktivieren Sie das Befehlsfeld WIEDERGABE im Arbeitsfenster BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION.
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Effekte für Objekte und Text
Bild 22.3: Benutzerdefinierte Animation
Bild 22.4: Einfügen von Soundeffekten
Wiedergabezeiten Eine Wiedergabezeit wird festgelegt, wenn Folien automatisch nacheinander ablaufen sollen. Sie stellen Sie am besten mit einem Probedurchlauf ein, um abschätzen zu können, wie lange eine Folie angezeigt werden soll.
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Kapitel 22: Bildschirmpräsentationen Neue Einblendzeiten testen: 1. Dieser Befehl im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION führt Ihnen einen Probelauf durch. 2. Aktivieren Sie den Befehl NEUE EINBLENDZEITEN TESTEN im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION. 3. Die Probepräsentation wird automatisch gestartet. Ist die erste Folie Ihrer Meinung nach lange genug auf dem Bildschirm zu sehen, teilen Sie das PowerPoint mit einem Mausklick mit. 4. Wiederholen Sie den Vorgang, bis der Probedurchlauf beendet ist. 5. Die Anzeigedauer wird gespeichert und ist jetzt der Präsentation zugeordnet.
Bild 22.5: Angabe der Einblendzeit während dem Probelauf Fertige Präsentationen in PowerPoint können über den Befehl BILDSCHIRMPRÄSENTATION im Menü ANSICHT gestartet werden.
Bildschirmpräsentation vorführen Pack&Go Mit Hilfe des Assistenten Pack&Go können Sie alle in der Präsentation verwendeten Dateien und Schriften speichern und auch auf einem anderen Rechner ablaufen lassen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Aktivieren Sie über Menü DATEI den Assistenten PACK&GO. 2. Es öffnet sich der erste Dialog, der einen Überblick über die gesamten Schritte gibt. Klicken Sie den Befehl WEITER an. 3. Lesen Sie die einzelnen Schritte genau durch und geben dem Assistenten Ihre Anweisungen. 4. Geben Sie im letzten Fenster den Präsentationsnamen an und klicken auf den Befehl FERTIG STELLEN. 5. Ihre Präsentation ist reisefertig.
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Teil V: Outlook 2002 Kapitel 23 Einführung Verwalten Sie Ihr Tagesgeschäft, Ihre Termine, Meetings usw. ab sofort bequem und übersichtlich mit Outlook. Neue Features und Verbesserungen haben den »ehemaligen TERMINKALENDER Outlook« aufgewertet, und geben Ihnen ein Werkzeug an die Hand, welches Sie nicht nur bezüglich Ihres Zeitmanagements unterstützt. Outlook dient heute mehr den je der Verwaltung von Informationen sowie Ihrer Zeitressourcen. Organisieren Sie mit dieser Anwendung Ihre E-MAILS, TERMINE, AUFGABEN und AKTIVITÄTEN. Outlook ist ein sehr nützliches Tool in der Reihe der Office XP-Anwendungen, mit dem sich viele anfallende organisatorische Tätigkeiten in Ihrem Büro+ verwalten und durchführen lassen.
Die wichtigsten Funktionen 왘
Der Kalender Der Kalender hilft Ihnen beim Planen Ihres Tagesgeschäfts, Ihrer Termine, Meetings, privaten Feiern usw. und erinnert Sie zuverlässig an diese.
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Die Kontakte Dieses Feature gibt Ihnen die Möglichkeit Kontaktadressen von Kunden, Partnern, Freunden oder Bekannten zu organisieren und zu archivieren.
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Aufgaben Das Feature Aufgaben hilft Ihnen dabei, bevorstehende Aufträge zu planen und zu organisieren. Sie können Ihre Aufträge terminieren, die Zuständigkeit festlegen oder Ihre Fortschritte an Geschäftspartner weiterleiten.
Fenster nutzen
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Notizen Wer kennt das nicht ? Jeder freie Platz im Büro, wird mit kleinen gelben Zetteln zugekleistert. Um dem ein Ende zu schaffen, gibt es das Feature Notizen in Outlook. Hiermit können Sie elektronische Notizen erstellen, verwalten und ordnen.
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E-Mail Die E-Mail-Funktion von Outlook bietet Ihnen jetzt, neben den gewohnten E-Mail-Funktionen, die Möglichkeit mehrere E-MailKonten einzurichten und zu verwalten, Zeitpläne zu verschicken oder Gespräche in »Echtzeit« mit Geschäftspartnern oder Freunden zu führen.
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Adressbuch Mit dem Adressbuch sind KONTAKTEINGÄNGE effizienter einzusehen, besonders bei verschiedenen Eingängen auf dem gleichen Namenseintrag. Ferner können Sie eigene Adressbücher erstellen wie z.B. LDAP-ADRESSBÜCHER .
Arbeiten Sie mit E-Mail, können Sie Arbeiten gruppenweise organisieren, E-Mails senden und empfangen. Wenn Sie es erlauben, können andere Ihren ZEITPLAN einsehen. Starten Sie mit einem Doppelklick auf das Symbol von Outlook.
Fenster nutzen Wenn Sie Outlook starten, wird das Fenster OUTLOOK HEUTE (OUTLOOK TODAY) mit seinen Standardelementen angezeigt. Um diese Anzeige zu starten, wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN und die Registerkarte EINSTELLUNGEN. Von hier aus haben Sie Zugang zu den Optionen, mit denen Sie Outlook konfigurieren können. Sie können zwischen den verschieden Ansichten umschalten, indem Sie entweder auf die entsprechenden Symbole klicken oder die gewünschte Funktion im Menüpunkt ANSICHT/GEHE ZU wählen. Besonders praktisch ist es, wenn Sie Ihren PC und die Software so einstellen, dass beim Einschalten des Computers Outlook automatisch gestartet wird. Das erreichen Sie, indem Sie OUTLOOK.EXE im Ordner OFFICE bei gedrückter rechter Maustaste in den Ordner AUTOSTART (WINDOWS/ STARTMENÜ/PROGRAMME) ziehen und dort nach dem Loslassen die Option VERKNÜPFUNG(EN) HIER ERSTELLEN anklicken.
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Kapitel 23: Einführung
Bild 23.1: Die Symbolleiste mit Outlookelementen
Bild 23.2: Die neue Suchfunktion Sie können mit der neuen SUCHFUNKTION in vereinfachter Form auf Nachrichten, Termine oder Aufgaben zugreifen, was vorher nur über die ERWEITERTE SUCHFUNKTION möglich war. Definieren Sie genau welchen Ordner Outlook auf Ihrem Rechner oder im NETZWERK sucht. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die SUCHE ZU STOPPEN und NEU ZU STARTEN, wo sie unterbrochen wurde.
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Kapitel 24 Termine und Kontakte Mit der Installation von Outlook, haben Sie die früher genutzten KARTEIEN ersetzt. Statt mit einem BESUCHERBUCH oder einer KARTEI von Geschäftsfreunden, erfassen Sie jeden KONTAKT mit Outlook und nutzen diese Eintragungen zur Information oder um Nachrichten weiterzugeben. Den ORDNER KONTAKTE verwenden Sie, um immer über AKTUELLE KONTAKTDATEN zu verfügen und jederzeit auf diese zugreifen zu können. Kontakte lassen sich sortieren und auf vielerlei Weise speichern.
Ein neuer Kontakt
Bild 24.1: Einen neuen Kontakt erstellen Haben Sie Outlook im AUTOSTART aktiviert, können Sie jederzeit auf die ANWENDUNGSEIGENSCHAFTEN zugreifen. In den KONTAKTEN von Outlook wird allgemein jede Aktivität erfasst, egal ob Sie telefonieren oder schreiben. Sobald ein NEUER KONTAKT zustande kommt, werden Sie zunächst zumindest ADRESSE und KOMMUNIKATIONSNUMMERN erfassen.
Ein neuer Kontakt Wollen Sie einen Kontakt erstellen, wählen Sie DATEI/NEU und anschließend die Option KONTAKT. Tragen Sie nach einem Klick auf NAME einen KONTAKTNAMEN und dann die KONTAKTDATEN ein oder wählen Sie aus den LISTEN aus. Wenn Sie eine Übersicht vorhandener Kontakte benötigen, klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE KONTAKTE. Sie müssen nicht sofort alle möglichen Einträge vornehmen. Sie können erste Angaben jederzeit ergänzen. Um den Kontakt zu sichern, klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE SPEICHERN UND SCHLIESSEN.
Bild 24.2: Hier können Sie die Daten zu Ihrem Kontakt eintragen. Die Kontakte beinhalten nun ein ANZEIGEN ALS-FELD für E-Mail-Kontakte. Der Name, den Sie in das ANZEIGEN ALS-FELD eingeben, erscheint anstelle der aktuellen E-Mail Adresse in der KONTAKTLEISTE. Man könnte diese Funktion auch als ALIAS bezeichnen.
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Kapitel 24: Termine und Kontakte Kontakte sind ein Beispiel für Outlook-Elemente (Nachrichten, Aufgaben, Notizen usw.). Wenn Sie die Ordnerliste anklicken, sehen Sie in einem Ordner die VERWALTUNG VON KONTAKTEN. Sie können jederzeit weitere Ordner anlegen. MARKIEREN Sie eine Ordnerzeile und drücken Sie die rechte Maustaste für das KONTEXTMENÜ. Obwohl Outlook seine Elemente »Physisch« in einer einzigen Datei verwaltet, arbeiten Sie in der BENUTZEROBERFLÄCHE von Outlook mit einer ORDNERLISTE und den Optionen für das ERSTELLEN EINES NEUEN ORDNERS für weitere Elemente (DATEI/ NEU/ORDNER) .
Die verschiedenen Ansichten-Modi
Bild 24.3: Die Kontakte in Form von Adresskarten Wenn Sie auf das Symbol KONTAKTE der OUTLOOK-SYMBOLLEISTE klicken, werden erfasste Kontakte zunächst in der Form von ADRESSKARTEN angezeigt. Diese Einstellung können Sie ändern, wenn Sie in der Menüoption ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT eine andere Wahl treffen. Um einen Kontakt zu öffnen, klicken Sie auf das SYMBOL KONTAKTE . Markieren Sie im Fenster KONTAKTE per Doppelklick den oder die Kontakte, die geöffnet werden sollen. Wählen Sie alternativ nach dem Markieren einer NAMENSZEILE DATEI/ ÖFFNEN/AUSGEWÄHLTE ELEMENTE oder verwenden Sie ÖFFNEN im KONTEXTMENÜ der rechten Maustaste.
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Das Kontakt-Adressbuch (CAB) SPALTENÜBERSCHRIFTEN sind ab sofort in der Breite veränderbar. Dies ermöglicht dem Benutzer SPALTEN FREIZUGEBEN oder zu VERBERGEN, um nur die Informationen anzeigen zu lassen, die er für sein Adressbuch für sinnvoll hält. Klicken Sie mit gehaltener Maustaste auf den SPALTENRAND und ziehen Sie ihn auf die gewünschte Breite. Je nachdem, was Sie in der Option AKTUELLE ANSICHT eingestellt haben und welchen Ordner Sie nutzen (Kontakte, Kalender, Posteingang, Journal, Aufgaben), verwendet Outlook in der jeweils angezeigten AUTOVORSCHAU verschiedene SYMBOLE. Durch diese können Sie feststellen, um welchen ELEMENTTYP es sich handelt und welche ATTRIBUTE dem Element zugeordnet werden. Eine Übersicht der Bedeutung der Symbole finden Sie in der HILFEFUNKTION unter WISSENSWERTES ÜBER SYMBOLE in Microsoft Outlook.
Das Kontakt-Adressbuch (CAB)
Bild 24.4: Das Adressbuch Das KONTAKT-ADRESSBUCH greift auf den Ordner KONTAKTE/NAMEN ANZEIGEN zu. In dieser Spalte sind KONTAKTEINGÄNGE effizienter einzusehen, besonders bei verschiedenen Eingängen auf den gleichen Namenseintrag. Bei Verwendung der neuen LOCAL WEB STORAGE-DATEI bietet das Kontaktadressbuch volle STRICHCODE-Unterstützung. Wählen Sie aus der Menüleiste EXTRAS die Option ADRESSBUCH, klicken sie auf das DROPDOWN-MENÜ NAMEN ANZEIGEN und klicken Sie auf die Option KONTAKTE.
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Kapitel 24: Termine und Kontakte Drucken Sie direkt aus Ihren Kontaktadressen in Outlook SERIENBRIEFE, BRIEFUMSCHLÄGE oder ETIKETTEN über die OLE-ANBINDUNG zu Word 2002. Hierzu aktivieren Sie den ORDNER KONTAKTE im ADRESSBUCH. Wählen Sie im Word 2002-Menü EXTRAS/UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN. Klicken Sie auf die Schaltfläche des ADRESSBUCHS. Dort wählen Sie die gewünschte Adresse. Entscheiden Sie unter OPTIONEN und DRUCKEN den Adresstyp und den gewünschten Eintrag. Um eine KONTAKTLISTE auf ETIKETTEN oder BRIEFUMSCHLÄGE zu drucken, können Sie den SERIENDRUCK-ASSISTENTEN in Word 2002 verwenden und dann von Word 2002 aus drucken. Der OUTLOOK-KONTAKTEORDNER dient als DATENQUELLE. 1. 2. 3. 4. 5.
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Klicken Sie im Menü EXTRAS auf Seriendruck. Klicken Sie unter KONTAKTE auf eine Option. Klicken Sie unter KONTAKTFELDER auf eine Option. Klicken Sie unter DOKUMENT auf eine Option. Um SERIENDRUCKFELDER einem bereits erstellten Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf VORHANDENES DOKUMENT und dann auf DURCHSUCHEN, um das Dokument auszuwählen. Zum Erstellen eines neuen Dokuments für den SERIENDRUCK klicken Sie auf NEUES DOKUMENT. Wenn Sie die verwendete Gruppe von Kontakten in einer Datei speichern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen PERMANENTE DATEI und klicken dann auf DURCHSUCHEN, um das Dokument auszuwählen. Wählen Sie in der Liste DOKUMENTTYP den Typ des SERIENDOKUMENTS aus. Wählen Sie in der Liste ZUSAMMENFÜHRUNG AN aus, wohin die zusammengeführten Datensätze exportiert werden sollen. VERTEILERLISTEN werden nicht exportiert Klicken Sie dann auf OK. Microsoft Word wird geöffnet. Zeigen Sie in Word im Menü EXTRAS auf BRIEFE UND SENDUNGEN, und klicken Sie dann auf SERIENDRUCK-ASSISTENT, oder verwenden Sie die SERIENDRUCKSYMBOLLEISTE.
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Das Adressbuch eines Internetverzeichnisdienstes (LDAP)
Das Adressbuch eines Internetverzeichnisdienstes (LDAP) Unter LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) versteht man ein Protokoll, das den Zugang zu Internetverzeichnissen bietet. INTERNETVERZEICHNISDIENSTE werden verwendet, um E-Mail-Adressen zu finden, die nicht in lokalen Adressbüchern oder unternehmensweiten Verzeichnissen wie der GLOBALEN ADRESSLISTE enthalten sind. Um ein LDAP-ADRESSBUCH anzuzeigen, ist eine INTERNETVERBINDUNG erforderlich. Dieses erübrigt sich, wenn das LDAP-VERZEICHNIS bereits im Netzwerk Ihres Unternehmens/Organisation vorhanden ist.
Bild 24.5: Der Assistent zum Erstellen eines LDAP-Adressbuchs Um ein LAPD Adressbuch zu erstellen, klicken Sie im Menü EXTRAS auf E-MAIL-KONTEN. 1. Klicken Sie unter VERZEICHNIS auf EIN NEUES VERZEICHNIS oder ADRESSBUCH HINZUFÜGEN, und gehen Sie dann auf WEITER. 2. Klicken Sie auf INTERNET-VERZEICHNISDIENST (LDAP) und dann auf WEITER. 3. Geben Sie im Feld SERVERNAME den Servernamen ein, den Sie von Ihrem INTERNETDIENSTANBIETER (ISP) oder SYSTEMADMINISTRATOR erhalten haben.
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Kapitel 24: Termine und Kontakte 4. Falls der angegebene Server kennwortgeschützt ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen SERVER ERFORDERT ANMELDUNG, und geben Sie dann Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. 5. Klicken Sie auf WEITERE EINSTELLUNGEN. 6. Geben Sie unter ANZEIGENNAME den Namen für das LDAP-ADRESSBUCH ein, der in der Liste NAMEN ANZEIGEN AUS in der Dialogbox angezeigt werden soll. 7. Geben Sie unter Verbindungsdetails die Anschlussnummer ein, die Sie von Ihrem INTERNETANBIETER oder SYSTEMADMINISTRATOR erhalten haben. 8. Klicken Sie auf die REGISTRIERKARTE SUCHE und ändern Sie die Servereinstellung wie erforderlich. Der festgelegte TIMEOUT-WERT für eine Suche gibt die Anzahl von Sekunden an, die Outlook für die Suche im LDAP-VERZEICHNIS zur NAMENSAUFLÖSUNG in einer Sekunde aufwendet. Weiterhin können Sie einschränken, wie viele Namen im Adressbuch als Ergebnis einer erfolgreichen Suche aufgelistet werden. 9. Falls im FELD SUCHBASIS keine Angaben eingetragen sind , geben Sie unter den SUCHOPTIONEN die DN (DISTINGUISHED NAMES) an, die sie von Ihrem ADMINISTRATOR erhalten haben. 10. Klicken Sie auf OK und dann auf FERTIG STELLEN. Um Ihr LDAP-ADRESSBUCH anzuzeigen, gehen Sie genauso vor wie bei dem KONTAKTADRESSBUCH: 1. Wählen Sie aus der Menüleiste EXTRAS die Option ADRESSBUCH. 2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü NAMEN ANZEIGEN und wählen Sie das von Ihnen erstellte LDAP-ADRESSBUCH aus.
Kontakte bearbeiten Die Liste der Kontakte enthält Namen von Personen und Firmen, mit denen Sie auf irgendeine Weise in Kontakt getreten sind. Die Angaben können sich ändern und müssen gelegentlich überarbeitet werden. Eintragungen lassen sich unmittelbar bearbeiten: 1. Wählen Sie über die Menüoption ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT eine Ansicht, die auf dem Ansichtstyp für Karten basiert z.B. ADRESSKARTEN. 2. Klicken Sie dann auf ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN und die Schaltfläche WEITERE EINSTELLUNGEN.
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Ereignisse 3. Wählen Sie das Kontrollkästchen BEARBEITEN IN DER ZELLE ERMÖGLICHEN und zweimal auf OK. 4. Jetzt können Sie Felder direkt bearbeiten. Klicken Sie auf das jeweilige Feld und nehmen Sie dann die Änderungen vor. Leider erlaubt es Outlook nicht, alle Felder in einem KARTENANSICHTSTYP direkt zu bearbeiten. Es ist z.B. weder möglich, den Kontaktnamen im Kartentitel, noch den Inhalt des Feldes NOTIZEN unmittelbar zu verändern. Um diese Informationen zu bearbeiten, müssen Sie den Kontakt öffnen und direkt in der DIALOGBOX arbeiten.
Ereignisse Outlook definiert eine Aktivität als ein EREIGNIS, die mindestens 24 Stunden dauert. Beispiele für EREIGNISSE sind z.B. eine Messe, die olympischen Spiele, Urlaub oder ein Kurs. Ein Ereignis festlegen Ein EREIGNIS findet normalerweise einmalig statt und kann einen Tag oder mehrere Tage dauern. Es gibt jedoch auch jährlich wiederkehrende Ereignisse , wie z.B. Geburtstage oder Jubiläen. Diese finden in jedem Jahr an einem bestimmten Datum statt. EREIGNISSE und JÄHRLICHE EREIGNISSE belegen keine ZEITBLÖCKE in Ihrem Kalender, sie erscheinen vielmehr in so genannten BANNERN. Ein GANZTÄGIGER TERMIN wird beim Anzeigen durch andere Personen als GEBUCHT angezeigt, während bei einem EREIGNIS oder einem JÄHRLICHEN EREIGNIS die Zeit als FREI angezeigt wird.
Bild 24.6: Ein Ereignis festlegen
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Kapitel 24: Termine und Kontakte Ob in Ihrem beruflichen oder privaten Terminkalender – Hinweise auf besondere Ereignisse oder ein jährliches Ereignis wie Jubiläen, Geburtstage usw. werden in beiden Lebensbereichen benötigt. So fügen Sie Ereignisse dem Terminkalender hinzu: 1. Klicken Sie auf das Symbol KALENDER. 2. Wählen Sie die Menüoption AKTIONEN/NEUES GANZTÄGIGES EREIGNIS. 3. Definieren Sie alle gewünschten Einträge. 4. Wenn das Ereignis wiederholt werden soll, klicken Sie im Menü AKTIONEN auf SERIENTYP, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie auf OK. 5. Sichern Sie Ihre Auswahl mit SPEICHERN und SCHLIESSEN. Zur prompten Erstellung eines EREIGNISSES in der TAGES-/WOCHENODER MONATSANSICHT, doppelklicken Sie auf die DATUMSÜBERSCHRIFT des Tages, an dem das EREIGNIS angezeigt werden soll. Die Dialogbox wird eingeblendet. Mit dem Kontrollkästchen PRIVAT verhindern Sie, dass fremde Benutzer ein EREIGNIS oder das JÄHRLICHE EREIGNIS einsehen können.
PRIVATES
EREIGNISSE werden nach Eingabe dem Datum zugeordnet und im Terminkalender bereitgehalten. Wie Terminen, kann einem Ereignis ein ERINNERUNGSSIGNAL zugeordnet sein. Um eine Information über Ereignisse des Tages zu erhalten, lassen Sie sich die Übersicht ausgeben: 1. Aktivieren Sie die Menüoption ANSICHT. 2. Wählen Sie im Untermenü AKTUELLE ANSICHT die Option EREIGNISSE oder JÄHRLICHE EREIGNISSE, wenn es bspw. um Geburtstage geht. EREIGNISSE werden zeilenweise angezeigt. ÜBERSCHNEIDUNGEN werden in einer Dialogbox angemerkt. Mit einem Doppelklick auf eine EREIGNISZEILE, wird die zum Ereignis gehörige Dialogbox angezeigt.
Termine mit dem Kalender verwalten Outlook führt für Sie eine TERMINLISTE, ordnet die Termine nach Prioritäten und macht Sie auf Termine aufmerksam. Outlook interpretiert Termine als AKTIVITÄTEN, die innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums erfolgen.
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Termine mit dem Kalender verwalten
Bild 24.7: Neues Ereignis formulieren Outlook erfasst Termine im Terminkalender. ZEITFELDER für Termine werden zunächst durch eine Zeile symbolisiert. Sie umfassen einen Zeitraum, den Sie mit EXTRAS/OPTIONEN/KALENDEROPTIONEN einstellen können. Ein gewählter Termin wird im Terminkalender markiert. Terminzeilen markieren Sie durch Anklicken. Wenn Sie auf den ZEITFELoder im Terminbereich eine Zeitangabe markieren und die Maus ziehen, wird ein Feld mit Datum und Uhrzeit angezeigt. DERN
Termine festlegen Sie können einen Termin am markierten Tag direkt in den Terminkalender eintragen oder die Dialogbox TERMIN (über DATEI/NEU/TERMIN oder (Strg)+(N) erreichbar) benutzen. Letzteres sollten Sie verwenden, wenn Sie beim Planen zugleich STANDARDEINSTELLUNGEN ändern oder Notizen hinzufügen wollen:
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Kapitel 24: Termine und Kontakte 1. Wählen Sie Datum und Zeit für einen Termin im Terminkalender. Für die Auswahl klicken Sie oder ziehen die Markierung über mehrere Zeitfelder. 2. Tragen Sie in das gewählte ZEITFELD eine Beschreibung für den Termin ein. Die Größe des Eingabebereichs bestimmen Sie durch die Markierung. Alternativ können Sie in der Dialogbox TERMIN einen neuen Termin eintragen und mit EXTRAS/OPTIONEN/KALENDEROPTIONEN Vorgaben ändern. Doppelklicken Sie für die Dialogbox UNBENANNT-TERMIN einfach auf die senkrechte Leiste links von einem Termin. Ein leerer Termin führt zum Fenster UNBENANNT-TERMIN, nach dem Speichern wird der Name angezeigt. Wird der MAHNER angezeigt, ist die Vorgabe mit einem Haken vor dem KONTROLLKÄSTCHEN ERINNERUNG aktiviert. Doppelklicken Sie auf das MAHNERSYMBOL im Kalender, um Einstellungen in der DIALOGBOX TERMIN zu ändern. Allgemeine Einstellungen für Termine finden Sie unter dem Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN/KALENDEROPTIONEN.
Periodische Termine Es wäre wenig sinnvoll, den Termin für eine tägliche oder wöchentliche Konferenz stets von neuem manuell in einen Terminplaner einzutragen. Outlook erledigt den Übertrag eines periodischen Termins, nach Ihrer Vorgabe, sowohl für einen neuen als auch für einen vorhandenen Termin. 1. Aktivieren Sie, falls notwendig, den Terminkalender. Klicken Sie dazu die SCHALTFLÄCHE KALENDER an. 2. Für einen neuen PERIODISCHEN TERMIN wählen Sie DATEI/NEUER TERMIN und aktivieren die Schaltfläche SERIENTYP, um in die entsprechende Dialogbox zu gelangen. 3. Legen Sie in der Dialogbox TERMINSERIE z.B. das Serienmuster fest und bestätigen Sie mit OK. Um einen existenten Termin zu PERIODISIEREN, markieren Sie diesen Termin und gehen Sie ebenfalls auf die o.a. Weise vor.
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Termine mit dem Kalender verwalten
Farbige Kalendermarkierungen Benutzer von Outlook können ihre Termine nun genauer identifizieren indem sie diesen eine Farbe zuweisen. Sie können die Terminart selbst festlegen oder die Farbauswahl automatisch erstellen lassen.
Bild 24.8: Farbige Kalendermarkierungen 1. Erstellen Sie einen neuen Termin oder markieren Sie einen bestehenden Termin aus der Kalenderübersicht. Ordnen Sie diesem Termin eine Farbe aus dem Auswahlmenü zu. 2. Klicken Sie den Button für die KALENDERFARBAUSWAHL auf der Standardsymbolleiste und wählen Sie AUTOMATISCHE FORMATIERUNG, um die Bedingungen für die AUTOMATISCHE FARBAUSWAHL zu konfigurieren. 3. Um die Terminauswahl auf Ihre Bedürfnisse einzustellen, klicken Sie den Button für die Kalenderfarbauswahl auf der STANDARDSYMBOLLEISTE und wählen Sie die BESCHRIFTUNGEN BEARBEITEN.
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Kapitel 24: Termine und Kontakte
Erinnerung für einen Termin konfigurieren Beim ersten Benutzen des Outlook-Kalenders ist vorgegeben, dass am Beginn des Eintrags eines gewählten Termins ein MAHNER angezeigt wird. Dieser Mahner initiiert die Einstellung einer Terminerinnerung: 1. Doppelklicken Sie auf den Termin oder Symbole zum Termin. Die DIALOGBOX TERMIN wird eingeblendet. 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ERINNERUNG und ändern Sie bei Bedarf die Werte für die VORLAUFZEIT in der Liste. Wenn Sie eine Erinnerung für das Eintreten eines periodischen Termins einstellen wollen, gehen Sie sinngemäß gleich vor.
Bild 24.9: In der Dialogbox Terminserie konfigurieren Sie Terminerinnerungen für einmalige oder periodische Termine. Der Benutzer erhält nun ein ERINNERUNGSFENSTER für alle seine Treffen und Termine. Dies vereinfacht es dem Benutzer einzelne oder alle Erinnerungen auf einmal abzulehnen, aufzuschieben oder zu öffnen.
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Tragen Sie mehrere Termine ein.
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Dort können Sie dann auswählen ob Sie alle Erinnerungen öffnen, aufschieben oder schließen möchten.
Wenn der Termin fällig ist, öffnet sich ein POPUP-FENSTER, das Sie an Ihren Termin erinnert.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Standardzeit für das Erinnern einzustellen, die von diesem Zeitpunkt an automatisch für jeden neuen Termin 343
Termine mit dem Kalender verwalten gilt. Wählen Sie die Menüoption EXTRAS/OPTIONEN und stellen Sie die STANDARDERINNERUNG ein.
Bild 24.10:Die Dialogbox Erinnerungen
Termine ändern oder löschen In der Dialogbox TERMIN ändern Sie Einträge und Einstellungen schnell und effektiv.
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Markieren Sie im Terminkalender mit einem Doppelklick auf einen zu ändernden Termin.
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Fügen Sie in der DIALOGBOX TERMIN Daten hinzu und bestätigen Sie die Änderungen mit einem Mausklick auf OK.
Änderungen an Termineinträgen können Sie auch direkt per Mausklick ohne Dialogboxen ausführen. Eine Übersicht der vier häufigsten Methoden finden Sie in der folgenden Tabelle.
Änderung
Arbeiten
Beschreibung
Bearbeiten oder ergänzen Sie Text im Zeitfeld.
Termin verschieben
Aktivieren Sie den Termin durch einen Klick und positionieren Sie den Mauspfeil auf den linken Rand. Ziehen Sie den Termin mit dem Vierfachpfeil an einen neuen Termin oder in ein anderes Zeitfeld.
Tabelle 24.1: Änderungen an Termineinträgen
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Kapitel 24: Termine und Kontakte
Änderung
Arbeiten
Dauer
Markieren Sie den Termin und positionieren Sie den Mauspfeil auf dem unteren Rand. Verwandelt sich der Mauspfeil in den Doppelpfeil, ziehen Sie den Rand nach unten.
Tag
Markieren Sie einen Termin und positionieren Sie den Mauspfeil auf dem linken Rand des Termins. Erscheint der Vierfachpfeil, können Sie den Termin zu einem anderen Tag im Datumswechsler ziehen.
Tabelle 24.1: Änderungen an Termineinträgen (Forts.) Markieren Sie einen Termin im Terminkalender und klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN oder wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN oder die Tastenkombination (Strg)+(D). Im Fall eines markierten SERIENTERMINS erfolgt eine SICHERHEITSABFRAGE, um zu klären ob alle Termine der Serie oder nur der markierte Termin gelöscht werden sollen. Eine einzelne Fälligkeit eines periodischen Termins ändern oder löschen Sie wie einen normalen Termin. Um alle Fälligkeiten eines periodischen Termins zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Doppelklicken Sie auf einen Serientermin. 2. Wählen Sie in der Dialogbox TERMINSERIE ÖFFNEN die Option SERIE ÖFFNEN und bestätigen Sie durch Mausklick auf OK. 3. Wählen Sie im Menü TERMIN die Option SERIENTYP. 4. Aktivieren Sie die Schaltfläche SERIE ENTFERNEN.
Besprechungen planen Wenn Sie eine Besprechung mit anderen Personen planen, nennen Sie einen Termin, zu dem Sie einladen und organisieren freie Ressourcen. Mit der BESPRECHUNGSPLANUNG von Outlook können Sie Anfragen für Besprechungen erstellen, per E-Mail versenden und benötigte Ressourcen reservieren und/oder zur Auswahl stellen.
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Um eine Besprechung zu planen, geben Sie die einzuladenden Teilnehmer und erforderlichen Ressourcen an und wählen eine BESPRECHUNGSZEIT.
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E-Mails als Reaktion auf Ihre BESPRECHUNGSANFRAGE werden in Ihrem Posteingang abgelegt. 345
Besprechungen planen
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Sie können weitere Personen zu einer geplanten Besprechung hinzufügen oder einen Besprechungstermin per E-Mail ändern.
Bild 24.11: Eine Besprechung planen Zu einer Besprechung werden Teilnehmer eingeladen. Das erledigen Sie mit einem Formular für BESPRECHUNGSANFRAGEN, das Sie als E-Mail über das NETZWERK oder Internet senden. Voraussetzung ist also, dass die Besprechungsteilnehmer Outlook (oder EXCHANGE) benutzen und der eingesetzte Computer mit einem E-MAIL-SERVER (POSTOFFICE) verbunden ist. Für die Organisation von Besprechungen nutzen Sie weitgehend ähnliche oder gleiche Methoden, wie bei der beschriebenen Terminplanung. Um Besprechungen rationell zu organisieren, stellt Outlook zahlreiche Hilfen bereit.
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Aktivieren Sie in Outlook das Symbol KALENDER.
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Auf Ihrem PC sind Sie als Teilnehmer eingetragen und müssen mit der Schaltfläche WEITERE EINLADEN weitere Teilnehmer auswählen. Verwendet wird das Adressbuch des POSTOFFICE.
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Einen Ort für Besprechungen können Sie ebenfalls aus Einträgen des POSTOFFICE in der Dialogbox TEILNEHMER UND RESSOURCEN AUSWÄHLEN entnehmen. Ordnen Sie mit der Schaltfläche RESSOURCEN zu.
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Zeitangaben stellen Sie in der Dialogbox BESPRECHUNG PLANEN ein. Sie können auch die Balken im Zeitfenster ziehen.
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Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche BESPRECHUNG PLANEN (oder AKTIONEN/BESPRECHUNG PLANEN).
Kapitel 24: Termine und Kontakte
왘
Nutzen Sie die Schaltfläche BESPRECHUNG EINBERUFEN, um die Anfrage zu verschicken. Fehlt eine E-Mail-Adresse, erfolgt ein Hinweis.
Bild 24.12: Besprechungsplanung in Outlook Sie können leicht einen Termin in eine BESPRECHUNG verwandeln. Aktivieren Sie dazu den Termin, dann das Register BESPRECHUNGSPLANUNG. Fordern Sie Teilnehmer und Ressourcen an, legen Sie die Zeit fest und wählen Sie BESPRECHUNG EINBERUFEN. Wollen Sie eine BESPRECHUNGSANFRAGE hingegen aus einem Kontakt erstellen, ziehen Sie den betreffenden Kontakt einfach auf den Kalender. Tragen Sie in den Zeilen BETREFF, ORT sowie ZEITEN und OPTIONEN ein und klicken Sie auf SENDEN. Schneller verwandeln Sie einen Termin in eine Besprechung, wenn Sie den Termin aktivieren, in der DIALOGBOX TERMIN AUF TEILNEHMER EINLADEN klicken und die Namen im Feld AN eingeben.
Auf Besprechungstermine reagieren Eine Benachrichtigung für eine Besprechung erscheint in Ihrem POSTEINGANG. Die Anfrage wird als ungelesen farblich markiert und Sie können eine ANFRAGE oder BENACHRICHTIGUNG für eine Besprechung sofort beantworten.
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Besprechungen planen 1. Doppelklicken Sie auf die Besprechungsanfrage. 2. Klicken Sie auf eine der Schaltflächen ZUSAGEN, MIT VORBEHALT oder auf ABLEHNEN. In einer Dialogbox können Sie bei jeder Antwort entscheiden, ob Sie eine Antwort senden und ob es dazu Ergänzungen geben soll. Beim Empfänger erscheint die Reaktion als Zeile ZUGESAGT: BZW. ABGELEHNT:. Mit Outlook hat der Anwender bei Erhalt einer Terminanfrage nun auch die Möglichkeit, einen neuen Termin gegenüber dem TERMINKOORDINATOR vorzuschlagen, anstelle wie bisher den Termin nur ablehnen zu können. Des Weiteren können Sie, vorausgesetzt, Sie verfügen über einen Exchange-Server, die FREI- UND GESCHÄFTSZEITEN von jedem anderen Teilnehmer sehen, bevor Sie dem vorgeschlagenen Termin zustimmen. 1. Öffnen Sie eine Terminanfrage. 2. Wählen Sie den Button VORSCHLAG FÜR EINEN NEUEN TERMIN. Um die Besprechung im Kalender vor der Beantwortung anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche KALENDER. Wollen Sie eine Nachricht wegen einer Besprechungsabsage vom Kalender entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN.
Eine Besprechungsserie vorbereiten Wie bei Terminen des Kalenders lassen sich auch BESPRECHUNGSPLANUNGEN PERIODISIEREN. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Wählen Sie das Symbol KALENDER. 2. Aktivieren Sie AKTIONEN/BESPRECHUNG planen. 3. Legen Sie einzuladende Teilnehmer fest, fordern Sie Ressourcen an und bestimmen Sie den Zeitpunkt, an dem die Besprechung stattfinden soll. 4. Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche BESPRECHUNG EINBERUFEN. 5. Geben Sie in der Dialogbox BESPRECHUNG als BETREFF eine Beschreibung ein. Unterlassen Sie dies, folgt vor dem Senden eine Abfrage. 6. Haben Sie keinen Raum vorgesehen, tragen Sie den Ort in der gleichnamigen Zeile ein. Wählen Sie WEITERE OPTIONEN. 7. Aktivieren Sie die Schaltfläche SERIENTYP. Wählen Sie das SERIENMUSTER und Optionen für die Dauer des Serienmusters aus, klicken Sie auf OK und dann auf SENDEN.
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Kapitel 24: Termine und Kontakte Sie können Anfragen für periodische Besprechungen auch automatisch ablehnen (EXTRAS/OPTIONEN/KALENDEROPTIONEN/RESSOURCENPLANUNG). Dort müssen Sie die Aktionen bei Anfragen bzgl. Besprechungsserien in den drei Kontrollkästchen markieren.
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Kapitel 25 Aufgaben Aufgaben wählen Für einen geregelten Ablauf aller anstehenden Aufgaben benötigen Sie eine lückenlose Übersicht. Outlook hilft Ihnen Ihre Aufgaben zu organisieren und zu verwalten. In einer, für Ihre Anforderungen, definierten Liste behalten Sie den Überblick. Sich wiederholende Aufgaben können Sie automatisch anzeigen lassen. Mit der AUFGABENLISTE verteilen Sie Aufgaben und überwachen zugleich deren Voranschreiten.
Bild 25.1: Aufgabe wählen Nicht alle Aufgaben sind mit festen Terminen verbunden. Die AUFGABENLISTE ergänzt die Arbeit mit Terminen. Im TERMINKALENDER können Sie für eine Aufgabe Zeit vorsehen. Zentrale Aufgabe der Liste ist, alle AKTIVITÄTEN aufzulisten, um mehr Übersicht bei der Zeitplanung zu erhalten. Die AUFGABENLISTE können Sie als AUFGABENBLOCK in dem DIALOGBOX KALENDER begutachten. Nutzen Sie die Tabelle der Aufgaben z.B. folgendermaßen: Filtern Sie, wenn Sie nur bestimmte Aufgaben anzeigen wollen. 왘
왘
Sie können Aufgaben in einer beliebigen Reihenfolge sortieren, z.B. nach Prioritäten.
Aufgaben hinzufügen
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Fassen Sie Aufgaben in Gruppen zusammen. Beim Gruppieren lassen sich Aufgaben auf drei Ebenen nach KATEGORIEN organisieren.
Die Darstellung der AUFGABENLISTE ist in Spalten organisiert. Wie viele und welche Spalten eingeblendet werden, können Sie selber definieren:
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Klicken Sie in auf das Symbol AUFGABENLISTE in der Leiste mit Outlook-Elementen und wählen Sie ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT.
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Geben Sie im UNTERMENÜ an, welche Spalten angezeigt werden sollen.
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Nutzen Sie die Option ANSICHT/ANSICHTEN DEFINIEREN, um die Anzeige je nach Bedarf festzulegen.
Bild 25.2: Die Auswahl möglicher Spalten
Aufgaben hinzufügen Der Tabelle einer Aufgabenliste fügen Sie eine Aufgabe hinzu, um die Liste aufzubauen oder zu erweitern. 1. Setzen Sie den Cursor in die erste verfügbare Zeile der Spalte BETREFF und geben Sie Text ein.
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Kapitel 25: Aufgaben 2. Doppelklicken Sie auf die Zeile einer Aufgabe, um die XXX – AUFGABE einzublenden. Sie können auch DATEI/NEU/AUFGABE oder das Symbol NEUE AUFGABE wählen. 3. Nehmen Sie in der Dialogbox XXX – AUFGABE Einstellungen vor. Hier können Sie z.B. die Aufgabe mit einem Datum verknüpfen (FÄLLIG AM). Mit BEGINNT AM können Sie auch eine Dauer bestimmen. Wenn Sie mit einer Ansicht arbeiten, in der Sie zugleich die AUFGABENLISTE und den TERMINKALENDER sehen können, lassen sich Aufgaben einfach ziehen.
Aufgaben zuweisen
Bild 25.3: In dieser Dialogbox können Sie eine Aufgabe zuweisen. Sie können eine AUFGABENANFRAGE an eine andere Person im Unternehmen senden und dieser eine Aufgabe zuweisen. Der Empfänger der AUFGABENANFRAGE kann die Aufgabe annehmen, ablehnen oder sie einer anderen Person zuweisen. In der AUFGABENLISTE können Sie eine Kopie der weiter-
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Periodische Aufgaben definieren gegebenen Aufgabe behalten und auch STATUSBERICHTE erhalten. Eine Aufgabe, die Sie einer anderen Person zugewiesen haben, können Sie nicht ändern. Um eine AUFGABENANFRAGE zu erstellen, gehen Sie so vor: 1. Aktivieren Sie im Menü DATEI die Option NEU, dann AUFGABENANFRAGE (oder NEU/AUFGABENANFRAGE). 2. Tragen Sie mit AN den Namen einer Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten oder wählen Sie aus der Liste. 3. Nennen Sie im Feld BETREFF einen Namen für die Aufgabe, damit der Empfänger die Nachricht zuordnen kann. 4. Stellen Sie das Fälligkeitsdatum und die gewünschten Optionen ein. 5. Wollen Sie eine aktuelle Kopie der Aufgabe in ihrer Aufgabenliste führen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen AKTUALISIERTE KOPIE DIESER AUFGABE AUF MEINER AUFGABENLISTE SPEICHERN. 6. Damit Sie nach Erledigung der Aufgabe einen Statusbericht erhalten, klicken Sie das Kontrollkästchen STATUSBERICHT AN MICH SENDEN, SOBALD DIE AUFGABE ERLEDIGT IST an. 7. Schreiben Sie im Textfeld Anweisungen oder Informationen zur Aufgabe und klicken Sie zum Abschluss SENDEN an. Wenn eine Aufgabe wiederholt werden soll, klicken Sie auf SERIENTYP. Wählen Sie danach die gewünschten Optionen und bestätigen Sie mit OK.
Periodische Aufgaben definieren Ständige Wiederholungen von Aufgaben können Sie als PERIODISCHE AUFGABEN definieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie eine Aufgabe oder starten Sie den Dialog für eine neue Aufgabe. 2. Wählen Sie AUFGABE/SERIENTYP und tragen Sie in der Dialogbox Erklärungen zur PERIODISCHEN AUFGABE ein. 3. Stellen Sie in dem Register das Schema für die Wiederholungen (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und die anderen möglichen Daten ein. Geben Sie hier z.B. auch das Ende der Aufgabe ein. 4. Blenden Sie die Dialogbox mit OK aus und wählen Sie SPEICHERN und SCHLIESSEN.
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Kapitel 25: Aufgaben In der DIALOGBOX AUFGABE können Sie vor dem Speichern lesen, wann die Aufgabe jeweils fällig sein wird.
Erinnerungen für Aufgaben einsetzen Arbeiten Sie mit der Dialogbox ERINNERUNG und der Tagesmahner wird angezeigt, können Sie auf drei Arten reagieren: Klicken Sie auf SCHLIESSEN/ALLE SCHLIESSEN, um entweder alle 왘 oder nur eine einzelne Erinnerung ohne Änderungen auszublenden.
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Stellen Sie in der Liste einen Zeitraum ein und klicken Sie auf ERNEUT ERINNERN, um später auf die Aufgaben zurückzukommen.
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Wählen Sie in der Dialogbox die Schaltfläche ELEMENT ÖFFNEN, um eine Aufgabe zu ändern.
Bild 25.4: Die Dialogbox Erinnerungen Um einer Aufgabe einen Erinnerungstermin zuzuordnen, müssen Sie nur folgende Einstellungen vornehmen: 1. Doppelklicken Sie in der Aufgabenliste Ihres Terminkalenders auf die gewünschte Zeile und blenden Sie damit zugleich die Dialogbox XXX – AUFGABE ein. Sie können im Kontextmenü der rechten Maustaste auch ÖFFNEN wählen. Achten Sie darauf, dass die Aufgabe markiert ist. 2. Aktivieren Sie auf der Registerkarte AUFGABE in der gleichnamigen Dialogbox das Kontrollkästchen ERINNERUNG.
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Projekte hinzufügen und bearbeiten 3. Tragen oder stellen Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit OK. 4. Um einen MAHNER für alle Fälligkeiten einer periodischen Aufgabe einzustellen, wählen Sie die DIALOGBOX AUFGABE, dann AUFGABE/SERIENTYP. Ist die Aufgabe periodisiert, müssen Sie das Kontrollkästchen ERINNERUNG aktivieren und optional Werte ändern. Bestätigen Sie mit SPEICHERN und SCHLIESSEN. 5. Um einen MAHNER für eine ausgewählte Aufgabe ein- oder auszuschalten, markieren Sie die Aufgabe in der Tabelle und wählen Sie, mit einem Doppelklick auf den ZEILENMARKER der Aufgabe, die DIALOGBOX AUFGABE und dort das KONTROLLKÄSTCHEN ERINNERUNG. 6. Um MAHNER zugleich für alle Aufgaben zu organisieren, wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN und aktivieren oder deaktivieren das KONTROLLKÄSTCHEN STANDARDERINNERUNG.
Projekte hinzufügen und bearbeiten
Bild 25.5: Projekt per Kategorie definieren Wenn Sie erstmals mit einer Tabelle der AUFGABENLISTE arbeiten, wird keine KATEGORIE (kein PROJEKT) angeführt. Wenn Sie alle Aktivitäten in einem Pool zusammenstellen wollen, können Sie diese Einstellung unverändert lassen. Typischer ist es, Aufgaben in KATEGORIEN zu gliedern.
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Kapitel 25: Aufgaben 1. Wählen Sie eine Aufgabe und die zugehörige DIALOGBOX AUFGABE. 2. Aktivieren Sie nach der Angabe von Name und Priorität usw. die Schaltfläche KATEGORIEN. 3. Wählen Sie in der Dialogbox VERFÜGBARE KATEGORIEN und bestätigen Sie mit OK. Mit der Schaltfläche HAUPTKATEGORIENLISTE finden Sie weitere verfügbare Kategorien.
Aufgaben ändern und löschen Wenn Sie in der AUFGABENLISTE in eine Zeile klicken, können Sie Inhalte direkt bearbeiten. Alternativ dazu können Sie Daten zu einer Aufgabe auch in der DIALOGBOX AUFGABE ändern: 1. Die DIALOGBOX AUFGABE blenden Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste und der Option ÖFFNEN oder einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile ein. 2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie mit SPEICHERN und SCHLIESSEN. Zum Löschen verwenden Sie (Entf), die Optionen des Menüs BEARBEITEN oder die Tastenkombination (Strg)+(D). Außerdem finden Sie für markierte Elemente in der Symbolleiste der DIALOGBOX AUFGABE eine Schaltfläche LÖSCHEN. Auch PERIODISCHE AUFGABEN können Sie ändern oder löschen. Wollen Sie eine oder alle Fälligkeiten einer PERIODISCHEN AUFGABE entfernen, wählen Sie ebenfalls die DIALOGBOX AUFGABE, und dann die Schaltfläche SERIENTYP.
Anzeige der Aufgabenliste Die tabellenartige Darstellung der Aufgabenliste wird nach Vorgaben angezeigt, die Sie ändern können: Um die Breite anzugeben oder z.B. Linien anzuzeigen oder auszu왘 blenden, stellen Sie ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT SPALTEN FORMATIEREN ein und bspw. ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN sowie die Schaltflächen WEITERE EINSTELLUNGEN UND AUTOMAT. FORMATIERUNG.
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Der Aufgabenstatus
Bild 25.6: Die Aufgabenliste in Outlook
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Klicken Sie ebenfalls im MENÜANSICHT/AKTUELLEANSICHT auf die Schaltfläche FELDER. Um die Anzeige von Spalten zu wechseln, markieren Sie mit VERFÜGBARE FELDER. Verschieben Sie aus der Liste VERFÜGBARE FELDER in die Liste DIESE FELDER IN DIESER REIHENFOLGE ANZEIGEN oder ziehen Sie Spalten aus der Anzeige zurück.
Bild 25.7: Felder einstellen
Der Aufgabenstatus Eine Aufgabe ist abgeschlossen, wenn sie in der Spalte ABGESCHLOSSEN durch ein Häkchen markiert ist. Um den Status einer Aufgabe zu prüfen, doppelklicken Sie in der Aufgabenliste des Terminkalenders auf die Zeile der Aufgabe und kontrollieren in der DIALOGBOX AUFGABE die Liste STATUS. Wählen Sie AKTIONEN/STATUSBERICHT SENDEN, wenn Sie ausführliche Informationen zur Aufgabe weitersenden wollen.
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Kapitel 25: Aufgaben
Aufgaben filtern Nutzen Sie das Instrument der Aufgabenliste in einem Unternehmen, werden vermutlich eine Vielzahl von Tätigkeiten erfasst. Eine große Anzahl von Aufgaben können Sie durch Filtern übersichtlicher darstellen. 1. Öffnen Sie die Aufgabenliste und wählen Sie ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/ANSICHT ANPASSEN und die SCHALTFLÄCHE FILTERN. 2. Aktivieren Sie in den entsprechenden Registern jeweils die gewünschten FILTEROPTIONEN.
Bild 25.8: Aufgaben filtern
Aufgaben gruppieren ZUSAMMENGEHÖRIGE AUFGABEN sollten Sie gruppieren. Damit gewinnen Sie Übersicht und können Arbeiten einfacher zuteilen. Für die Gruppen stellt Outlook AUFGABENKATEGORIEN bereit, die in der Aufgabenliste angezeigt werden können. Mit den Möglichkeiten der Dialogbox GRUPPIEREN können Sie Aufgaben anzeigen oder ausblenden. Zum Gruppieren aktivieren Sie ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/ANSICHT ANPASSEN und die SCHALTFLÄCHE GRUPPIEREN und ordnen in der DIALOGBOX GRUPPIEREN jedem GRUPPIERVORGANG eine Kategorie zu.
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Aufgaben sortieren
Bild 25.9: Aufgaben gruppieren
Aufgaben sortieren Sinngemäß gleich wie das FILTERN UND GRUPPIEREN verhilft SORTIEREN zu mehr Übersicht vieler Daten einer Aufgabenliste:
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Klicken Sie die Spaltenüberschrift einer Kategorie in der Aufgabenliste an, um Aufgaben in AUFSTEIGENDER REIHENFOLGE zu sortieren.
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Sortieren Sie Aufgaben in ABSTEIGENDER REIHENFOLGE, indem Sie den Spaltenkopf erneut anklicken.
Die jeweils eingestellte SORTIERWEISE wird im Spaltenkopf durch einen abwärts bzw. aufwärts weisenden Pfeil angezeigt. FEHLERMELDUNGEN informieren Sie, wenn Sie auf nicht erlaubte Weise sortieren wollen.
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Kapitel 26 Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002 Die E-Mail in Outlook 2002 Mit dem Posteingang in Outlook organisieren Sie Ihre E-Mails. Wenn Sie mit Windows Zugang zu einem Internetanschluss haben, können Sie E-Mails weltweit über das Telefonnetz oder das Internet versenden und empfangen. Aber auch E-Mails, die Sie zwischen Computern eines internen Netzwerks austauschen, sind denkbar. Richten Sie sich in Outlook jetzt mehrere E-Mail-Konten ein, um Ihre E-Mails per einfachem Mausklick über verschiedene Servertypen zu verschicken. Sie müssen so die Einstellungen nicht direkt beim Versand der E-Mails bestimmen, sondern brauchen nur das gewünschte E-Mail-Konto zu wählen.
Voraussetzungen Um E-Mails in einem NETZWERK zu bewegen, müssen Sie zunächst die Voraussetzungen dafür schaffen:
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Alle Rechner müssen mit HARDWARE (Adapterkarten, Kabel, Anschlüsse, T-Stücke (z.B. BNC) zu einem NETZWERK verbunden sein.
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Mindestens einer der Rechner muss als VERWALTER fungieren. Auf diesem PC muss DAS POSTOFFICE (AGPO) als eigenes Verzeichnis eingerichtet sein.
Um E-Mails versenden zu können, müssen Sie zuerst ein E-MAIL-KONTO erstellen. 1. Wählen Sie hierfür die Option EXTRAS/E-MAILKONTEN. 2. Folgen Sie nun einfach den Arbeitsanweisungen, die auf dem Monitor erscheinen.
Die E-Mail in Outlook 2002
Outlook HTTP-E-Mailserver-Unterstützung Outlook unterstützt nun auch HTTP-MAILSERVER (z.B. HOTMAIL). Das ermöglicht Ihnen E-Mails zu versenden ohne dafür Outlook verlassen zu müssen. Um einen HTTP-MAILSERVER zu erstellen, wählen Sie die Option EXTRAS/ E-MAILKONTEN und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
E-Mail-Konten wählen Nutzer mit mehreren E-Mail-Konten können nun beim Versenden wählen, welches Konto sie beim Versenden nutzen wollen. Beim Beantworten einer E-Mail benutzt Outlook automatisch das E-MailKonto, mit dem die E-Mail verfasst wurde. Sie können natürlich auch ein anderes Konto auswählen, wenn Sie es wünschen. Richten Sie mehrere E-Mail-Konten ein. 왘
왘 왘
Erstellen Sie eine neue E-Mail. Wählen Sie das Konto aus dem Dropdown-Menü, neben dem Button VERSENDEN , mit dem Sie Ihre E-Mail versenden wollen.
Automatische Adressvervollständigung Geben Sie den Namen des Empfängers einer E-Mail ein, so erkennt Outlook diesen automatisch und ergänzt selbstständig die E-MAIL-ADRESSE, basierend auf bereits an diesen Empfänger versandte Nachrichten. Die Fortschrittanzeige Der Benutzer kann jetzt beim Versenden und Empfangen von E-Mails anhand eines Fensters mit Fortschrittanzeige genau beobachten, wie weit die Aktion schon ausgeführt ist.
Hyperlinks im Adressfeld Der POSTEINGANG in Outlook erkennt automatisch die URLS der Posteingänge und setzt diese direkt in das Adressfeld ein. Mit diesem Feature wechseln Sie komfortabel und schnell über Ihren STANDARDBROWSER ins INTERNET, ohne die Adresse über DRAG & DROP in das Adressfeld einfü-
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Kapitel 26: Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002 gen zu müssen. Schreiben Sie eine URL in das Adressfeld einer E-Mail und Outlook wird diesen Text automatisch als URL erkennen.
Das Vorschaufenster Das VORSCHAUFENSTER ermöglicht es Ihnen, einem HYPERLINK zu folgen, einer KONFERENZEINLADUNG zu antworten und sich die Eigenschaften einer E-Mail anzeigen zu lassen, ohne sie öffnen zu müssen. Wählen Sie die MENÜOPTION ANSICHT und wechseln Sie in das Vorschaufenster.
MSN Messenger Integration INSTANT MESSAGING ist ein Feature der Dienste Microsoft MSN Messenger und Microsoft Exchange Instant Messaging. Mit Instant Messaging kommunizieren Sie mit Ihren Geschäftspartnern oder Privatpersonen ähnlich wie in einem persönlichen Gespräch. Sie können sehen, ob ein Kontakt online ist, und steuern, wie Ihr eigener Onlinestatus anderen Personen gegenüber angezeigt wird. Wenn Sie beispielsweise gerade beschäftigt sind und keine Gespräche annehmen können, können Sie Ihren Status in BESCHÄFTIGT ändern. Instant Messaging ist in Microsoft Outlook standardmäßig aktiviert, sodass Sie beim Starten von Outlook automatisch beim Instant Messaging-Dienst angemeldet werden. Wenn Sie einen Kontakt oder eine E-Mail-Nachricht einer momentan bei Instant Messaging angemeldeten Person öffnen, wird der Onlinestatus der Person auf der INFOLEISTE angezeigt. Wenn die betreffende Person online ist, klicken Sie auf die INFOLEISTE, verfassen Ihre Nachricht und Klicken Sie auf SENDEN. Microsoft Outlook wertet den ONLINESTATUS der Person beim Öffnen eines Kontakts oder einer E-Mail-Nachricht nur einmal aus. Outlook verfolgt keine Änderung im ONLINE- ODER OFFLINESTATUS der betreffenden Person/Kontaktes. Sie können die MSN Messenger Integration ein- bzw. ausschalten: 1. Wählen Sie aus dem Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN und das Register WEITERE. 2. Aktivieren Sie mit der Maus die Option INSTANT MESSAGING.
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MSN Messenger Integration
Eine E-Mail schreiben und senden
Bild 26.1: Eine neue E-Mail verfassen Wenn Sie einen INFORMATIONSDIENST zum Übertragen von E-Mails installiert haben, können Sie E-Mails schreiben und versenden. 1. 2. 3. 4.
Wählen Sie DATEI/NEU/E-MAIL-NACHRICHT oder das Symbol NEU. Geben Sie die Empfänger-, Kopieempfänger und Betreff an. Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld. Schicken Sie Ihre Nachricht mit einem Klick auf die Schaltfläche SENDEN ab.
Nach dem Absenden wird die Dialogbox ausgeblendet und die Nachricht auf den Weg gebracht. Sie erscheint als Zeile im Posteingang des empfangenden Computers, und kann vom Empfänger per Mausklick gelesen und dann weiter verwaltet werden. Ist dessen PC ausgeschaltet, wird sie nach dem Einschalten vom Server geholt und angezeigt, je nach Einstellung. Um Änderungen an Ihren E-Mailoptionen vorzunehmen, wählen Sie E-MAILOPTIONEN aus dem Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN. Wie Sie ankommende E-Mails im Fenster des POSTEINGANGS sehen, kommt auf die eingestellten Vorgaben an. Um das Anzeigen der Inhalte von Nachrichten in der Vorschau zu regeln, wählen Sie im Fenster des Posteingangs das Symbol VORSCHAU.
Die Verwendung von Wordmail Outlook hat bedeutende Verbesserungen in WORDMAIL bzgl. Rentabilität, Feature und Nachrichtengröße. Deutlich wird diese Eigenschaft, bei der Verwendung eines HTML-MAILFORMATES. Wordmail nutzt DOKUMENT-SPEZIFISCHE TAGS, die eingefügt wurden, damit der Nutzer diese wieder in Word editieren kann. Dies reduziert die Größe der E-Mails.
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Kapitel 26: Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002
Bild 26.2: Die Dialogbox E-Mail-Optionen einstellen
Bild 26.3: Das Symbol Posteingang Wordmail ermöglicht Ihnen, innerhalb der Anwendung auf die Eigenschaften und Vorteile von Word 2002 zurückzugreifen. Um Word 2002 zur Erstellung von E-Mails verwenden zu können, aktivieren Sie mit einem Mausklick die Option E-MAIL MIT MICROSOFT BEARBEITEN. Diese Option finden Sie unter EXTRAS/OPTIONEN und dem Register E-MAIL-FORMAT.
Die Verwendung von Smart Tags Mit Word 2002 als voreingestelltem E-MAIL-EDITOR können Sie die Vorteile der SMART TAGS, die in Word verfügbar sind (inkl. Autokorrekt-, Einfügen-, Adresse-, Name- und Datum-Smart Tags), auch in Outlook nutzen. Smart Tags sind kontextbezogene Hinweise, die Zusammenhänge erkennen.
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MSN Messenger Integration
Bild 26.4: Einstellung der E-Mail-Optionen Smart Tags geben Ihnen die Möglichkeit, benötigte Optionen oder Informationen sofort per Mausklick aufzurufen.
Das Nachrichtenformat mit Wordmail In Outlook können Sie zwischen verschiedenen NACHRICHTENFORMATEN wählen. Mit den Optionen HTML, Volltext oder einfacher Text haben Sie die Möglichkeit Ihre Nachrichten zu formatieren, damit der Empfänger die für ihn bestmögliche Ansicht erhält. 1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht. 2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü NACHRICHTENFORMAT die gewünschte Formatierung.
Das Postfach aufräumen Lassen Sie sich in Outlook schnell und einfach den vorhandenen Speicherplatz Ihrer E-Mailbox anzeigen. Sie könenn Dateien nach Größe oder Alter suchen, ordnen, verschieben, archivieren oder löschen. EXCHANGE-NUT-
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Kapitel 26: Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002 ZER werden automatisch informiert, wenn sie das SPEICHERLIMIT Ihrer E-Mailbox erreicht haben.
Um die Lesbarkeit von NUR-TEXT-NACHRICHTEN zu verbessern, kann Outlook ÜBERFLÜSSIGE ZEILENUMBRÜCHE aus NUR-TEXT-NACHRICHTEN automatisch entfernen. Sie können diese Option unter EXTRAS/OPTIONEN/E-MAILOPTIONEN einoder ausschalten.
Das Journal in Outlook 2002 Um das JOURNAL aufzurufen, klicken Sie in der Symbolleiste mit den OUTLOOKELEMENTEN auf eigene Verknüpfungen und wählen Sie dort das SYMBOL JOURNAL. Sie können die Einträge innerhalb der Symbolleiste mit OUTLOOKDOKUMENTEN beliebig verschieben, indem sie das gewünschte Symbol anklicken und an die entsprechende Stelle ziehen.
Automatisches Eintragen
Bild 26.5: Das Journal Das JOURNAL in Outlook dient zur Übersicht. Immer, wenn Sie eine Liste der Aktivitäten oder Informationen über Abläufe und Dateien benötigen, finden Sie im Journal Hilfe. Im Journal tragen Sie BEZIEHUNGEN zwischen Kontakten, Elementen, Dokumenten und alle Arten von Aktivitäten ein.
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Das Journal in Outlook 2002
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Sie können die Optionen des Journals so einstellen, dass alle OfficeDokumente eingetragen werden. So lassen sich alle mit Microsoft Word oder Excel erstellten Dokumente automatisch ins Journal eintragen.
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Sie können auch Elemente und Dokumente, die nicht automatisch aufgezeichnet werden, MANUELL ins Journal eintragen.
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Jede beliebige Aktivität kann manuell eingetragen werden.
Bild 26.6: Die Dialogbox Journaloptionen In vielen Fällen können Sie Einträge von Elementen im Journal automatisieren. 1. Wählen Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN, dann die Schaltfläche JOURNALOPTIONEN. 2. Aktivieren Sie in der Liste DIESE ELEMENTE AUTOMATISCH EINTRAGEN das oder die Kontrollkästchen für Elemente, die automatisch ins Journal übernommen werden sollen. 3. Aktivieren Sie im Bereich FÜR DIESE KONTAKTE die Kontrollkästchen der Namen von Kontakten, die automatisch ins Journal eingetragen werden sollen. 4. Um Microsoft Office Dokumente in das Journal eintragen zu lassen, markieren Sie im Bereich AUCH DATEIEN EINTRAGEN die jeweilige Option.
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Kapitel 26: Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002 Markierte Elemente werden automatisch in das Journal eingetragen. Nutzen Sie für ein zeitlich geregeltes Archivieren die Schaltfläche JOURNALEINTRÄGE AUTOARCHIVIEREN.
Manuelles Eintragen
Bild 26.7: Einen neuen Journaleintrag erstellen Sie können prinzipiell jedes Element MANUELL in das Journal eintragen. 1. Zeigen und klicken Sie in der Kontaktliste auf das Element, das eingetragen werden soll. Wählen Sie alternativ im Kontextmenü der rechten Maustaste im Journalfenster NEUER JOURNALEINTRAG oder im Kontaktfenster ÖFFNEN und NEUER JOURNALEINTRAG FÜR KONTAKT. 2. Wählen Sie im Menü AKTIONEN die Option NEUER JOURNALEINTRAG FÜR KONTAKT. 3. Markieren Sie in der DIALOGBOX OPTIONEN FÜR DEN JOURNALEINTRAG und bestätigen Sie mit OK. Um eine beliebige Aktivität ins Journal einzutragen, wählen Sie DATEI/ NEU/JOURNALEINTRAG. Schreiben Sie einen BETREFF und kennzeichnen Sie in der Liste EINTRAGSTYP eine Zeile aus dem Angebot des LISTENFENSTERS. Nach dem Einstellen weiterer Optionen beenden Sie mit SPEICHERN und SCHLIESSEN.
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Notizen
Notizen
Bild 26.8: Tragen Sie hier Ihre persönlichen Notizen ein. Längeren Text als Information zu einem Termin können Sie als Notiz zuordnen. Zur Eingabe gibt es einen Bereich, in dem Sie neuen Text hinzufügen oder vorhandenen Text bearbeiten können 1. Wählen Sie DATEI/NEU/NOTIZ, oder klicken Sie in der Symbolleiste der Outlookelemente auf NOTIZ 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ARBEITSBEREICH und wählen Sie die Option NEUE NOTIZ. 3. Geben Sie Text ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf das Symbol SCHLIESSEN. Um Notizen nach dem Anlegen zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol NOTIZEN und doppelklicken auf das jeweilige NOTIZSYMBOL. Zum Entfernen markieren Sie NOTIZEN im Ordner und klicken auf das Symbol LÖSCHEN. Um einen besseren Überblick zu erhalten, können Sie Ihre Notizen auch farbig markieren. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Notiz und wählen aus dem Popup-Menü FARBE.
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Kapitel 26: Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002
Das Local Web Storage System Einmaliges Downloaden Das LOCAL WEB STORAGE SYSTEM in Outlook ermöglicht Ihnen, wichtige Informationen (E-Mails, Anhänge, etc,) nur einmal herunter zu laden und Sie ersparen sich lange Wartezeiten, wenn Sie wiederholt auf die Informationen zugreifen. Beispiel: Wenn ein Benutzer bislang eine E-Mail geöffnet hat, musste der Server die komplette Nachricht samt Anhang für die Zeit des Zugriffs herunterladen. Mit dem LOCAL WEB STORAGE SYSTEM wird die Information, sobald sie vom Benutzer betrachtet wurde, auf dem Rechner gespeichert. Dies bedeutet, dass Benutzer kein weiteres mal auf den DOWNLOAD vom Server warten müssen. Dies ist besonders günstig für Benutzer mit einer LANGSAMEN VERBINDUNG. Diese Funktion wird automatisch beim Benutzen des LOCAL WEB STOangewendet
RAGE SYSTEMS
Upload von veränderten Eigenschaften Mit Outlook werden nur noch VERÄNDERUNGEN zum Exchange Server zurückgesendet. Das bedeutet eine erhöhte Leistung und somit ein effizienteres Arbeiten. Beispiel: Wenn ein Benutzer bislang eine Anfrage für ein Treffen, verbunden mit einem großen Anhang abgelehnt hat, wurde beides zurück an den Server geschickt. Mit dem LOCAL WEB STORAGE SYSTEM wird nur noch die Ablehnung zurück auf den Server gesendet. Diese Funktion wird automatisch beim Benutzen des Local Web Storage Systems angewendet.
Arbeiten während einer Übertragung Benutzer können nun, während Nachrichten abgeholt oder übertragen werden, mit ihrer Arbeit im Outlook fortfahren.
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Seitenansicht und Druck Diese Funktion wird automatisch beim Benutzen des Local Web Storage Systems angewendet.
Offline arbeiten Eine Anzahl von Verbesserungen ermöglichen dem Benutzer ein effizienteres Arbeiten, auch wenn er gerade nicht mit dem Server verbunden ist.
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Benutzer können bei Bedarf zwischen OFFLINE und ONLINE STATUS wechseln ohne Outlook erneut zu starten.
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Benutzer müssen ihre Nachrichten und Termine nicht mehr aufeinander abstimmen. Dies findet automatisch statt und ermöglicht den Benutzern weiter auf Ihre Informationen zuzugreifen, auch wenn sie nicht mit Ihrem Server verbunden sind
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Wenn Ihr Exchange Server EINES BENUTZERS einmal nicht erreichbar ist, können Sie trotzdem ohne Unterbrechung weiterarbeiten.
Ferner Zugriff auf Office-Designer-Anwendungen Mit Outlook können Sie direkt auf Anwendungen zugreifen und updaten, die vom OFFICE DESIGNER in Outlook erstellt wurden. Diese Anwendungen können Sie updaten, während Sie mit dem Exchange- oder Tahoe-Server des Benutzers verbunden sind oder offline das LOCAL WEB STORAGE SYSTEM benutzen. Wenn Sie wieder mit dem Server verbunden sind, werden Veränderungen, die OFFLINE erfolgten automatisch auf den Server übertragen.
Seitenansicht und Druck Selbstverständlich können Sie Ihre Outlook-Dokumente auch ausdrucken und in einer Seitenansicht vorab betrachten. 1. Wählen Sie die Schaltfläche DRUCKEN oder DATEI/DRUCKEN. 2. Markieren Sie in der Dialogbox DRUCKEN ein Format und geben Sie an, was gedruckt werden soll. 3. Um ein Dokument in der Seitenansicht zu betrachten, klicken Sie auf den Button SEITENANSICHT. 4. Um ein Dokument zu drucken, bestätigen Sie mit dem Button OK.
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Kapitel 26: Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002
Bild 26.9: Die Dialogbox Drucken in Outlook Mit der Option DRUCKBEREICH können Sie den Zeitraum Ihrer Termine, Notizen usw. angeben, die gedruckt werden sollen. Wenn Sie das Kontrollkästchen AUSGABE IN DATEI UMLEITEN aktivieren, wird die unter Windows 95 und 98 übliche zusätzliche Dialogbox zur Angabe eines Dateinamens angezeigt.
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Export und Import von Daten
Export und Import von Daten
Bild 26.10: Die Dialogbox Import/Export-Assistent Die Informationen des Terminkalenders, der Aufgabenliste oder der Kontakte können Sie in eine Outlook-Datei exportieren, z.B. um sie weiterzugeben: 1. Wählen Sie DATEI/IMPORTIEREN/EXPORTIEREN. 2. Der IMPORT/EXPORT-ASSISTENT wird gestartet und Sie können den Empfehlungen folgen. 3. Geben Sie eventuell einen Dateinamen ein; eine Datei mit der passenden Erweiterung wird vorgeschlagen. Sie können die Daten anschließend weiterverarbeiten. Außerdem können Sie Informationen eines Zeitplans in einem Archiv speichern und aufbewahren: Wählen Sie DATEI/ARCHIVIEREN und geben Sie einen Ordner und Namen für die ARCHIVDATEI an. Sie können durch die Angabe eines Datums festlegen, dass nur bestimmte Daten archiviert werden. Bestätigen Sie mit OK, wenn archiviert werden soll. Wenn Sie in Outlook auf das Format VCARD stoßen, ist damit ein VISITEN-STANDARD gemeint. Mit VCARD versenden Sie Adressen im Internet. Visitenkarten lassen sich so unmittelbar in eine Anwendung importieren. KARTEN
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Kapitel 26: Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002
Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit Auch was die Sicherheit angeht, gibt es einige beachtliche Neuerungen in Outlook.
Virenschutz Outlook schützt Sie vor bösartigen Viren, indem Anhänge von E-Mails mit unbekannten Dateinamen abgeblockt werden. Es schützt auch vor Programmen, die versuchen einen Zugriff auf Ihr Adressbuch zu bekommen und in Ihrem Namen E-Mails zu versenden. Diese Funktion schützt Sie vor der ungewollten Vermehrung und Verbreitung von Viren, wie es z.B. bei dem wohl bekanntesten Virus »I-Love-you« der Fall war, der weltweit großen Schaden anrichtete. Die oben genannten Optionen können Sie unter EXTRAS/OPTIONEN/ und der Registrierkarte SICHERHEIT individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Daten-Wiederherstellung Wordmail gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten zu speichern, sobald ein Fehler in der Anwendung auftritt. Diese Funktion hat zum Ergebnis, dass Sie weniger Zeit darauf verwenden müssen, verloren gegangene Daten wiederherzustellen.
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Auf diese Funktion können Sie immer zugreifen, wenn eine FEHLERMELDUNG in der Anwendung auftritt.
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Wählen Sie die Option WIEDERHERSTELLEN und klicken sie dann auf SCHLIESSEN.
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Öffnen Sie dann das Dokument aus dem WIEDERHERSTELLUNGSFENSTER.
Online-Hilfe Outlook gibt Ihnen die Möglichkeit, auftretende Fehler direkt an Microsoft weiterzuleiten. Microsoft gibt Ihnen somit Unterstützung und die benötigten Informationen, um auftretende Fehler zu analysieren und zu beheben.
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Setup und Konfiguration Somit können Sie direkt mit Microsoft kommunizieren und haben die Möglichkeit, Problemlösungen und andere Informationen zu dem entsprechenden Fehler zu erhalten.
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Auf diese Funktion können Sie nur zugreifen, wenn ein Fehler auftritt.
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Wählen Sie die Option FEHLERBERICHT AN MICROSOFT SENDEN aus der Dialogbox FEHLER.
Selbstverständlich besteht kein Zwang, Ihre Fehler innerhalb der Anwendung an Microsoft zu melden, d.h. der Bericht wird nur an Microsoft weitergeleitet, wenn Sie es ausdrücklich wünschen.
Wiederherstellung einer Anwendung Outlook stellt eine sichere Methode zur Verfügung, eine Anwendung zu schließen, die nicht mehr reagiert/antwortet. Sie können das Programm beenden, während Sie gleichzeitig Ihre Daten sichern, und das Problem an Microsoft weiterleiten.
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Sollte Outlook nicht mehr antwortet, starten Sie den MICROSOFT OFFICE PROBLEMMANAGER unter STARTMENÜ/MICROSOFT OFFICE TOOLS.
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Dort können Sie wählen, ob Sie die ANWENDUNG BEENDEN oder NEUSTARTEN wollen.
Setup und Konfiguration Integrierte Firmen und Arbeitsgruppen Outlook ist nicht länger unterteilt in die INTERNET- UND EXCHANGEMODI. Der neue E-MAIL-KONTEN-ASSISTENT, ermöglicht es Ihnen mehrere E-Mail-Konten (Exchange, POP 3, IMAP, http, LDAP, MS E-Mail, etc.) in einem PROFIL zu erstellen. Mehrere Profile werden aber immer noch unterstützt. Ferner können Sie das E-Mail-Konto wählen, mit dem sie E-Mails SENDEN und EMPFANGEN wollen. Diese Funktionen werden automatisch ausgeführt.
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Kapitel 26: Neuerungen und Verbesserungen in Outlook 2002
Local Infomation Store (*.lis) Outlook speichert Ihre Daten nun als LIS-Datei statt als PST-Datei ab. LIS (LOCAL INFORMATION STORE) bezeichnet einen Caching- und Replikationsmechanismus. Exchange-Anwendungen und die zugehörigen Daten werden lokal zwischengespeichert, so dass Sie auch offline weiterarbeiten können. Allerdings nimmt die Größe der Dateien im neuen Format nun mehr als den doppelten Umfang an. LIS unterstützt mehrsprachige Informationen in den Kontakten, in E-Mails und in anderen Optionen. Ferner beinhaltet es verbesserte Such- und Sortierfunktionen.
Benutzerdefinerte Einstellungen in Outlook 2002 Der INSTALLATIONS-ASSISTENTEN »BENUTZERDEFINIERT« gibt Ihnen die Möglichkeit, eigene Profile für die Installation von Outlook zu erstellen, zu modifizieren und wenn nötig zu ersetzen ohne dabei viele andere Anwendungen benutzen zu müssen. Ferner können Sie die Verbindung zum Exchange Server konfigurieren, veraltete Serviceinformationen entfernen, die GRUNDEINSTELLUNGEN verändern oder aus einer Vielzahl von anderen SETUPOPTIONEN wählen. Hierdurch ist es möglich, Outlook für den einzelnen Benutzer oder eine Benutzergruppe individuell zu konfigurieren. 1. Starten Sie den INSTALLATIONSASSISTENTEN »BENUTZERDEFINIERT«. 2. Gehen Sie zu Schritt 15 der Installation, die Ihnen ermöglich die OUTLOOK GRUNDEINSTELLUNGEN zu verändern. 3. Folgen Sie dem INSTALLATIONSASSISTENTEN »BENUTZERDEFINIERT« bis Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben
Weltweites Teamwork Unicode-Unterstützung Die UNICODEUNTERSTÜTZUNG in Outlook ist immer verfügbar, wenn Sie das WEB STORAGE SYSTEM mit Exchange 2000 nutzen. Folgende VERBESSERUNGEN wurden vorgenommen:
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Der Mondkalender
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In allen Ansichten stehen jetzt VIELSPRACHIGE ZEICHENSÄTZE zur Verfügung, vorausgesetzt die nötigen Schriftarten sind auf Ihrem System installiert.
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Die Kontakte unterstützen nun auch mehreren SPRACHEN. Dies wird automatisch von UNICODE in das Kontaktadressbuch aufgenommen.
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Regeln, die mit dem REGEL-ASSISTENTEN erstellt wurden, unterstützen die UNICODE FUNKTION. Falls Sie eine Kombination aus Uncicode-fähigen (LOCAL INFORMATION STORE) und nicht Unicode-fähigen Daten (PST, Exchange 5.5, Hotmail, IMAP) erstellen, wird Outlook Sie darauf hinweisen.
Codieren von Nachrichten Outlook erkennt automatisch die passende CODIERUNG für abgehende E-Mails. Für dieses Feature benötigen Sie den MS Internet Explorer 5.5.
Der Mondkalender Das hier beschriebene Feature ist nur dann verfügbar, wenn die Unterstützung für die Sprachen Japanisch, Koreanisch, Chinesisch (Vereinfacht) oder Chinesisch (Traditionell) in den Microsoft OFFICE-SPRACHEINSTELLUNGEN aktiviert ist.
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Klicken Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN und dann auf KALENDEROPTIONEN.
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Aktivieren Sie unter ERWEITERTE OPTIONEN das Kontrollkästchen ZUSATZKALENDER AKTIVIEREN.
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Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte KALENDEROPTION.
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Wenn Sie eine Option nicht mehr verwenden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen ZUSATZKALENDER AKTIVIEREN.
Stichwortverzeichnis !
(Strg)-Taste 17
A
Absatzformatierung 81f. Absatzformatvorlage 111 Absolute Adressierung 223 Add-Ins 13, 25, 58, 188, 267 –, Installation 58 AddOns 188 Adressblock 130 Adressvervollständigung 362 AGPO 361 Aktionsfelder 119 Animationsvorschau 323 Ansicht 334, 352 Anwendungen 14 Anzeige der Aufgabenliste 357 Anzeige der Symbolleiste, verändern 198 Anzeigemodi 73 Arbeitsblatt 186 –, einfügen 234 –, löschen 237 –, verschieben 232 Arbeitsmappe 18, 186, 192 Assistent –, auswählen 36 –, mit Animation 37 –, öffnen und schließen 36 –, Optionen 42 Assistentenhilfe, bei Programmfunktionen und Dialogen 38
Assistenten-Tipps 40 Aufgabe 351 –, gruppieren 359 –, Liste 351, 357 –, Rasterlinien 357 –, Spalten 358 –, Status 358 –, ziehen 353 Aufgabenbereich 17, 67, 192 Aufzählung 83 –, AutoLayouts 320 Aufzählungszeichen 170 Ausgabebereich 282 AutoFilter-Funktion 279 AutoForm 304 AutoFormat 93, 249 –, für Tabellen 89 AutoFormen 96, 100, 141 Auto-Funktion 16 Auto-Hyperlinks 23 AutoInhalt-Assistent 292 AutoKorrektur 107f. Autolayout 294 automatische Formatierung 19 AutoText 107 AutoVorschau 334
B
Bearbeiten –, der Symbole 32 –, des Schaltflächensymbols 201 Benutzerdefinierte Symbolleisten 197 Benutzerdefinierte Zahlenformate 240
Benutzeroberfläche 67 Beobachtungs-Dialog 19 Berechnung –, Grundwert 213 –, Prozentsatz 210 –, Prozentwert 209 Beschriftungen 149 Besprechung –, Anfrage 348 –, planen 345 Bild 288 Bildlaufleisten 70 Bildschirm-Präsentation 288, 321 Blättern 76 Break-Even-Analyse 266
C
CAB 334 ClipArt 95 –, einfügen 97 ClipArt-Gallery 64 Crash-Recovery 71
D
Datei-Eigenschaften 44 –, definieren 47 Dateien 71 –, in Symbolleiste integrieren 31 Datei-Informationen, festlegen 48 Dateimanager 21 Dateiverwaltung 25, 43 Daten –, kopieren 228 –, verschieben 230 Datenaustausch 49
Stichwortverzeichnis Datenbank 18 Datenbankbereich 284 Datenbanken, in Excel definieren 276 Datenbankfunktionen 275, 284 Datenfeld 284 Datenmaske 277 Datensätze, suchen 278 Datum und Zeit 220 Datum- und Zeitberechnungen 218 Datum- und Zeiteingaben 218 Datumsfeld 121 Datumsformate 219 Datumswerte 242 Diagramm 21, 100, 288 –, aus Excel importieren 316 –, erstellen 315 –, in Excel 187 Diagramm-Objekt 62 Dias 287 Dokumente, in HTML konvertieren 166 Dokumentvorlage 111, 116 Drag&Drop 180 –, einbetten 311 Dropdown-Feld 155 Dropdown-Formularfelder 155 Druck, vorbereiten 257 Druckausgabe, anpassen 259 Druckbereich 258 Drucken 79 –, mit Excel 251 Druckerauswahl 257 DTP, mit Word 135
380
E
Effekte 323 Einbetten 311 –, Drag&Drop 311 Einbetten und Verknüpfen 51, 55 Eingabe, ohne Umbruch 318 Elementtyp 334 E-Mail 21, 153, 361 –, versenden 158 E-Mail-Empfänger 159 Entwurfsvorlagen 295 Ereignis 338 –, festlegen 338 Ergebnisfelder 119 Erinnerung 341, 355 Erledigen, Termine 339 Ersetzen 78 Excel 288 –, Aufgabengebiete 185 –, Hilfe 202 –, Menüleiste 194 –, Oberfläche 189 –, Starten 189 Excel 2002 18, 185
F
Farben 247 Farbschemata 297 Faxe 153 Faxformular 153 –, gestalten 154 Feld 119, 191 –, Aktualisieren 122 –, ein-/ausblenden 273 –, einfügen 119 –, vom Druck ausschließen 259 Fenster 71 Film 308 Filtern 359
Flussdiagramme 313 Folie 287f. Folienmaster 295 Folienübergänge 322 Formate, für Datum und Zeit 242 Formatieren 81 Formatierungseinstellungen 113 Format-Symbolleiste 69 Formatvorlage 111 –, ändern 114 –, kopieren 113 –, löschen 116 –, zuweisen 113 Formatvorlagenkatalog 115 FormelEditor 62, 147, 176 Formelgestaltung 147 Formeln 186, 207 –, Kopieren 221 Formular, schützen 158 Fortschrittanzeige 362 Freies Drehen 313 Funktionen 186, 214 Funktionen der Zwischenablage 226 Funktionsassistenten 216 Funktionseingabe, per Schaltfläche 215
G
Ganze Arbeitsblätter, kopieren 229 Gemischte Adressierung 225 Gestaltung, durch Vorlagen 187 Gitternetzlinien 254 Gliederungsansicht 73 Grafik –, aus Datei einfügen 97 –, Eigenschaften 101
Stichwortverzeichnis –, einfügen 95 –, formatieren 102 –, von Scanner oder Kamera einfügen 95, 98 –, zuschneiden 102 Grafikeigenschaften 101 Grafiken 288 Größen-Ziehpunkte 304 Grußzeile, einfügen 131
H
Handzettel 290 Handzettelmaster 296 Hintergrund 139 Hinzufügen, von Schaltflächen 200 horizontale Linien 170 Hotmail-Accounts 23 HTML 161 HTTP-Mailserver 362 Hyperlink 164, 309, 362
I
Indexeinträge –, automatisch erstellen 146 –, Festlegen 142 –, Konkordanz-Datei 146 Indexverzeichnis 145 Indizes 142 In-Place-Editing 57 Instant Messaging 363 Integrierte Zahlenformate 240 IntelliSense 35 Internet 161, 308 Internet Explorer 161
J
Journal 367 Journaloptionen 368
K
Kalender- und Gruppenfunktionen 23 Kalendermarkierungen 342 Kennwort-Schutz 19 Klang 308 Kombination 25 Kommentare 246 Komplexe Formeln 214 Kontakt 331 Kontakt-Adressbuch 334 Kontrollkästchen 156 Kopf- und Fußzeilen 86 –, Einrichten 255 Kopieren –, eines Symbols 200 –, von Schaltflächen auf Symbolleisten 200 Korrekturfunktionen 107 Korrektur-Ziehpunkte 304 Kriterienbereich 282
L
Lauftext 171 Layoutfunktionen 135 Layoutvorlagen 21 LDAP 336 Lineal 70 LIS-Format (Local Information Store) 22 Listenbereich 282 Listenformatvorlage 112 Local Infomation Store 377 Local Web Storage System 371 Logische Formeln 207 Logische Operatoren 283 Löschen –, Daten 235 –, von Schaltflächen 200
M
Mahner, Aufgaben 356 Mail 361 Mailbox-Cleanup 23 Makros 157 –, und VBA 187 Manuelle Funktionseingabe 214 Manueller Umbruch 85 Markieren 76, 92 Markierte Zellen, löschen 236 Markierungsfelder 119 Markierungsrahmen 303 Medium –, Folien 288 –, Notizblatt 289 Microsoft Draw 176 Microsoft Graph 176 Microsoft WordArt 176 Module 25 Mondkalender 23, 378 MS Graph 61 MSN Hotmail 13 MSN Messenger 23, 363 MSN Messenger Service 13 multilinguale Übersetzungsfunktionen 16 Muster 247
N
Navigations-Schaltflächen 191 Neue Adressliste 126 Neue Formatvorlage 114 Neue Symbolleiste 33 Neue Zeichnung 96 Neues Objekt, erstellen 177 Normalansicht 73 Notiz 370 Notizblatt 289 Notizenmaster 296
381
Stichwortverzeichnis Numerische Formate 238 Numerische Formeln 207 Nummerierungen 83
O
Objekt –, als Symbol einbetten 54 –, als Verknüpfung einfügen 56 –, aus Datei einbetten 312 –, ausrichten 304 –, direkt beschriften 317 –, drucken 258 –, einfügen 307 –, PowerPoint-Objekt 312 –, Schatten 312 –, Text 317 –, verschieben 313 Office Web Components 205 Office-Assistenten 25, 34, 61, 69, 297 Office-Rechtschreibprüfung 61 Office-Tools 26 OLE 49 –, Anwendung 175 OLE-Client 176 OLE-Funktionalität 25 OLE-Server 176 Organigramm 96, 98 Organigramme 313 Outlook 21 –, Adressbuch 328 –, Aufgaben 327 –, E-Mail 328 –, Kalender 327 –, Kontakte 327 –, Notizen 328 Outlook-Adressbuch 16 Overhead-Folien 288 Overhead-Projektor 287f.
382
P
Pack&Go 325 Periodische Aufgaben 354 Periodische Termine 341 Pfad-Animationen 21 Photo-Editor 64 Pivot-Tabelle 263, 268 –, aktualisieren 272 –, aus externen Daten 271 –, bearbeiten 272 –, Felder ändern 273 –, formatieren 274 –, konsolidieren 271 –, löschen 274 Positionsrahmen 103 PowerPoint 20 –, Eigenschaften 287 –, Hilfe 297 Präsentation 20 –, Markierungsrahmen 303 –, Rahmen 303 –, übermitteln 299 –, Umfassungslinien 303 Professionelle Grafiken 138 Profil, auswählen 128 Profil-Assistenten 128 Programme, in Symbolleiste integrieren 31 Projekt 356 Prozentrechnung 208 Punktliste 320
Q
Quelle –, Öffnen 183 –, wechseln 183 Querverweise 149
R
Rahmen 247 Raster 304 –, Linien 304
Rechenformeln 206 Rechnen 206 Rechtschreib- und Grammatikprüfung 107ff. –, automatische 109 Registerkarte –, Inhalt 46 –, Statistik 46 Registerkarte Anpassen 47 Relative Adressierung 222 Ressource 346
S
Schaltflächen, organisieren 199 Schatten 312 Schattierungen 83 Schriftart 243, 288 Schriftgröße 288 Seite, formatieren 252 Seiteneinstellungen 84 Seitenformat 253 Seiten-Layoutansicht 73, 86 Seitenränder 254 –, einrichten 254 Seitenspezifische Formatierungen 81 Seitenwechsel 252 Serienbrief 123 Serienbrief-Assistenten 124 Seriendruck 123 Seriendruck-Assistent 123, 134 Share Point Team Services 13 Shortcut-Leiste 25, 60 –, anpassen 28 –, entfernen aus dem Autostart-Ordner 26 –, verschieben 27 Sicherheit 22 Smart Tags 69, 297, 365
Stichwortverzeichnis Soforthilfe 38 Solver 18, 267 Sortierschlüssel 94 Sound 323 Sound- und Videodateien 171 Spalten, einfügen 233 Spalten oder Zeilen, löschen 236 Spaltenbreite, einstellen 244 Spezialfilter 282 Standardbreite, Spalten 245 Standardeinstellungen, wiederherstellen 198 Standard-Symbolleiste 69 statischer Datenaustausch 173 Statusleiste 70 Stift-Werkzeug 19 Style 17 Suchen 78 –, mit dem Assistenten 39 Suchen und Ersetzen 78 Suchkriterien 278 Symbole 195 –, anpassen 30 –, verschieben 29 Symbolleiste 190, 195, 305 –, ein- und ausblenden 196 –, einer Arbeitsmappe zuordnen 197 –, löschen 196 Symbolleisten-Schaltfläche, zu Makro 201 Synonym, anfordern 110 Szenario 263 –, anlegen 263 –, anwenden 264
–, Eingabewerte ändern 265 –, Eingabewerte editieren 265 Szenario-Manager 18
T
Tabelle 89 –, Bearbeiten 230 –, editieren 91 –, erstellen 90 –, formatieren 93, 238 –, in Pivot-Tabelle umwandeln 268 –, Kopieren 92 –, Löschen 92 –, Verschieben 92 –, zeichnen 91 Tabellenformatvorlage 112 Tabellenkalkulation, als Datenbank 187 Teamarbeit 13, 298 Termin 340 –, ändern 344 –, festlegen 340 –, löschen 344 –, Notiz 370 Terminkalender, ändern 345 Terminserie 343 Text –, formatieren 74 –, kopieren 77 –, löschen 77 –, um Grafik fließen lassen 140 –, verschieben 77 Textbereiche, schnell ansteuern 78 Text-Cleanup 23 Textfeld 103, 136 –, erzeugen 104 Textformeln 207 Text-Hilfsmittel 288
Textmarken 79 Textrahmen 83 Thesaurus (Synonymwörterbuch) 110 Titel –, eingeben 319 –, Format 319 –, wiederholen 260 Titelformat 319 Titelvorlage 319 –, aktivieren 319 –, einrichten 319 Top 10 281 TrueType- Schriftarten 21
U
Übersetzen 16 Unicode 377 URL-Adresse 161
V
vCard 374 Verfassen 364 Verknüpfung, Organisieren 310 Verknüpfen 180 Verknüpfte Grafiken, drucken 258 Verknüpfung –, automatisch aktualisieren lassen 53 –, Bearbeiten 182 –, bearbeiten 54 –, lösen 183 Verschieben, von Schaltflächen auf Symbolleisten 200 Verzeichnisse, anlegen 150 Verzweigung 309 Virenschutz 375 Vorschau 21 Vorschaufenster 363 Vortrag, planen 288
383
Stichwortverzeichnis
W
Wasserzeichen 139 Wasserzeichenfunktion 17 Web-Abfragen 19 Web-Assistent 168 Weblayout 163 Weblayoutansicht 73 Webseiten 161 Website 166 –, gefilterte 166 Web-Symbolleiste 162 Webtools 171 Werte, in Formeln umwandeln 239 Wiedergabezeit 324 Wiederherstellen 313, 375 Word XP 14, 67 WordArt 100 Wordmail 23, 364 Word-Version 17
Z
Zeichenformatierung 81 Zeichenformatvorlage 112 Zeichen-Hilfsmittel 288 Zeichnen, mit Word 140 Zeichnung, einfügen 99
384
Zeilen, einfügen 233 Zeilenhöhe, einstellen 245 Zeilenmarkierer 353 Zeit 219 Zeitfeld 344 Zeitformate 220 Zeitwerte 242 Zelle 191 –, formatieren 248 Zellinhalt –, löschen 235 –, teilweise kopieren 228 Ziehen und Kopieren 225 Zielwertsuche 266 Zoomen 73 Zugriff, auf Daten anderer Anwendungen 172 Zwischenablage 311 –, Einbetten 311
