Office XP Das Buch Zusatzkapitel

Projekt
bersicht

Arbeitsgrundlagen

Kapitel 1

1

Teamwork

Kapitel 2

41

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Kapitel 3

59

Individuelle Anpassung

Kapitel 4

103

Index

137

I

Inhalt

41

Kapitel 1

Arbeitsgrundlagen

2 3 5 5 7

Programme starten Office-Dokumente erstellen Office-Dokumente ffnen Verkn
pfung auf dem Desktop Eine Verkn
pfung per Drag & Drop

Aufbau des Arbeitsbildschirms

8

Das Men
Ansicht Der Umgang mit Symbolleisten

10 10 13

Dateien speichern

14 15 16

Ordner zum Speichern whlen Dateinamen Dateien ffnen

Favoriten

18 18

Dateien suchen

20

Die Fenstertechnik

22 23 24

Die Ordnerstruktur

Die Fenstergrße Mehrere Fenster in einem Programm

25 25 27 28

Die Hilfe Der freundliche Office-Assistent Andere Helfer-Figuren Die Direkthilfe Die konventionelle Hilfe mit Indexsuche und Inhaltsverzeichnis

29 31 31 31 32

Hilfreiche Funktionen SmartTags – Schaltflchen im Text Die Funktion R
ckgngig Format
bertragen

III

Inhalt

33 34

Drucken Details f
r den Ausdruck

36 36

Die Zwischenablage Umgang mit der Zwischenablage

Wiederherstellen von Dokumenten/Dateien Kapitel 2

Teamwork Identifizieren Sie sich

Kommentare einf
gen und bearbeiten Kommentare drucken

48 49 53 57

Dokumente/Dateien
berarbeiten Word-Dateien
berarbeiten lassen Excel-Dateien
berarbeiten lassen PowerPoint-Folien
berarbeiten lassen Kapitel 3

ClipArts einf
gen Bilder aus Datei einf
gen Schriftz
ge mit WordArt Zeichnen – AutoFormen etc.

Bearbeitung von Objekten Die Grße eines Objekts ndern Die Position eines Objekts ndern Objekte formatieren 3D-Effekte Text in AutoFormen Reihenfolge – Wer sitzt in der ersten Reihe? Gruppieren von Objekten Bearbeitung von ClipArts

Der Clip Organizer Eine Grafik hinzuf
gen

Strukturen darstellen mit Organigrammen IV

41 43 45 45 47

Der Umgang mit Kommentaren

Zeichnungsobjekte und Grafiken

38

59 60 62 63 65 67 67 69 70 79 81 83 85 87 90 93 95

Inhalt

99

Schematische Darstellungen

101

Weitere Organigrammtypen: Radial, Venn etc.

Individuelle Anpassung

103

Kapitel 4

Mauseinstellungen

104

Taskleiste

108

Symbolleisten und Men
s nach Maß

110 110 113 116 120 121

Men
punkte und Symbole Eine neue Symbolleiste erstellen Symbole bearbeiten Symbolleisten auf die Schnelle anpassen Shortcuts mit der Tastatur

122 123 124

AutoFormate und AutoKorrektur Die AutoKorrektur AutoFormate

126 126 131 135

Grundstzliche Einstellungen – Optionen Optionen in Word Optionen bei Excel Optionen bei PowerPoint

Index

137

V

Arbeitsgrundlagen Programme starten Aufbau des Arbeitsbildschirms Dateien speichern Die Ordnerstruktur Dateien suchen Die Fenstertechnik Die Hilfe Hilfreiche Funktionen Drucken Die Zwischenablage Wiederherstellen von Dokumenten/Dateien

2 8 13 18 20 22 25 31 33 36 38

1

Arbeitsgrundlagen

In diesem Kapitel werden Sie mit den wichtigsten Handgriffen bei der Arbeit mit dem Office-Paket vertraut gemacht. Sie werden u.a. die Arbeitsoberfl
che(n) und die Grundlagen der Bedienungsfhrung kennen lernen, etwas ber die Systematik beim Speichern von Dateien erfahren und Hinweise erhalten, wie Sie mit Hilfe von Windows nach Dateien suchen knnen. Das Kapitel richtet sich in erster Linie an den Einsteiger, andere Leser knnen es nur im Bedarfsfall durchforsten und werden vielleicht den einen oder anderen Hinweis auf eine bisher unbekannte Funktion entdecken.

Programme starten Seit Windows 95 haben sich die Mglichkeiten, wie man ein Programm aufruft, vermehrt und gleichzeitig vereinfacht. Je nach persnlichem Geschmack knnen Sie sich einen Weg aussuchen oder mal diesen, mal jenen w
hlen. Der klassische Weg ist der ber die Schaltfl
che Start auf der Taskleiste am unteren Rand des Bildschirms. Fhren Sie den Mauszeiger im Start-Men auf die Option Programme und w
hlen Sie im Untermen per Mausklick das Programm aus, das Sie zur weiteren Bearbeitung bentigen. Praktisch ist mitunter die Mglichkeit, Programme zusammen mit einer Datei zu ffnen. Die zwanzig zuletzt verwendeten Dateien finden Sie unter Dokumente im Start-Men. Das Start-Men ist das Men, das Sie erhalten, wenn Sie auf die Schaltfl
che Start klicken. Wenn Sie hier die gewnschte Datei ausw
hlen, wird automatisch das entsprechende Programm gestartet und die Datei geffnet.

Abb. 1.1 Ein Dokument zusammen mit dem Programm
ffnen

2

Programme starten

Office-Dokumente erstellen Mit der Installation von Office XP finden Sie zwei weitere Eintr
ge im Start-Men vor: Neues Office Document und Open Office Document, ber die Sie ein Dokument in einer der Office-Anwendungen ffnen bzw. neu erstellen knnen. Hinter diesem Angebot steht das Konzept, dass die Anwender (also wir alle) nicht mehr in erster Linie anwendungsorientiert arbeiten sollen, sondern verst
rkt objektorientiert. bersetzt heißt dies: Man berlegt bzw. weiß, was man erstellen mchte, w
hlt die passende Vorlage oder eine vorhandene Datei aus und macht sich dann mit den zur Verfgung stehenden Mitteln an die Bearbeitung. Der klassische anwenderorientierte – und letztendlich auch nach wie vor g
ngige – Weg funktioniert andersherum: Man ffnet das passende Programm und erstellt bzw. ffnet dann eine Datei. Unabh
ngig davon, ob Sie die objektorientierte Variante mitspielen mchten, lohnt sich ein Blick in die entsprechenden Dialoge: 1

Klicken Sie auf Start>Neues Office Document (Neues Office-Dokument).

2

Im Dialog Neues Office-Dokument auf der Registerkarte Allgemein w
hlen Sie die gewnschte Dateiart. Damit ffnen Sie dann das entsprechende Programm und ein leeres Dokument. Sie sehen, dass sich dieser Weg in der Praxis kaum vom klassischen Weg unterscheidet.

Abb. 1.2 Ein neues Office-Dokument erstellen

Die Vorlagen Auf den anderen Registerkarten befinden sich die von Microsoft vorgefertigten und mitgelieferten Vorlagen.

3

Arbeitsgrundlagen

Hinweis

Position der mitgelieferten Vorlagen Die mitgelieferten Vorlagen sind in einem bestimmten Ordner gespeichert. Dieser Ordner tr
gt (in der vorliegenden Beta-Office-Version) die Bezeichnung Templates, zu finden unter C:\Programme\Microsoft Office.

Diese Vorlagen haben sich in der Praxis nicht als sehr brauchbar erwiesen, weil deren Anpassung an die jeweils eigenen Vorstellungen meistens l
nger dauert, als einfach ein leeres Dokument zu ffnen und durch die gewnschten Elemente zu erg
nzen. Sie entsprechen oft auch nicht bestimmten DIN-Normen zum Verfassen von Schriftstcken (stattdessen den amerikanischen Gepflogenheiten!), so dass auch deswegen Vorsicht geboten ist. Wenn Sie beispielsweise die Registerkarte Briefe & Faxe ffnen und hier doppelt auf Aktueller Brief klicken, erhalten Sie eine Vorlage fr einen Brief, der jemandem, der professionell mit Korrespondenz umgeht, die Haare zu Berge stehen lassen wrde. Sehr viel gnstiger ist es, eigene Format- bzw. Dokumentvorlagen zu erstellen. (Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel 2 Word – Das Programm f
r Text und Co. im Abschnitt "Nicht immer von vorn – Formatvorlagen und Dokumentvorlagen".)

Abb. 1.3 Eine Vorlage fr einen Brief

4

Programme starten

Office-Dokumente ffnen Mit dem Eintrag Open Office-Document im Start-Men ffnen Sie eine bereits vorhandene Datei eines Office-Programms. Sie erhalten nach dem Klicken den Dialog Office-Dokument ffnen. Der Unterschied zum "normalen" ffnen ist wieder, dass Sie nicht erst ein Programm aufrufen mssen und dann eine Datei ffnen, sondern mit der ausgew
hlten Datei das Programm starten. Der Dialog Office-Dokument ffnen unterscheidet sich nicht im geringsten von dem Dialog zum ffnen von Dateien in den Einzelanwendungen. Wie Sie mit diesem Dialog umgehen, knnen Sie im Abschnitt "Dateien speichern" nachlesen.

Abb. 1.4 Ein vorhandenes OfficeDokumente
ffnen

Verkn
pfung auf dem Desktop Am schnellsten lassen sich h
ufig verwendete Dateien und Programme ber Verkn
pfungen auf dem Desktop aufrufen. Verknpfung bedeutet, dass die Datei in dem ursprnglichen Ordner gespeichert bleibt und mit dem neuen Symbol lediglich ein Verweis auf die Datei erstellt wird. Um eine solche Verknpfung anzulegen, unternehmen Sie die folgenden Schritte: 1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf Ihren Desktop und w
hlen Sie aus dem Kontextmen Neu. Im Untermen klicken Sie auf Shortcut (Verkn
pfung).

5

Arbeitsgrundlagen

Abb. 1.5 Eine neue Verknpfung erstellen

2

Danach sehen Sie den Dialog Verkn
pfung erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfl
che Durchsuchen, wandern Sie im folgenden Dialog durch die Ordnerstruktur und w
hlen Sie die Datei, fr die Sie ein Symbol erzeugen wollen. (Lesen Sie gegebenenfalls zun
chst den Abschnitt "Die Ordnerstruktur", wenn unklar ist, wie Sie eine Datei finden.) Abb. 1.6 Der Dialog Durchsuchen, in dem Sie die Datei oder das Programm auswhlen

6

3

Achten Sie hier darauf, dass Sie den Dateityp von Programme auf Alle Dateien
ndern, z.B. wenn Sie eine Verknpfung fr ein Word-Dokument erstellen mchten. Nachdem Sie das Programm/die Datei markiert haben, klicken Sie auf ffnen, um wieder in den Dialog Verkn
pfung erstellen zu gelangen.

4

Der Pfad zu der Datei wird im Feld Befehlszeile eingetragen. Klicken Sie auf Weiter. Es folgt der Dialog Programmbezeichnung whlen.

5

Geben Sie den Text ein, der unter dem Symbol auf den Desktop erscheinen soll. Klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Programme starten

Abb. 1.7 Das neue Symbol wurde auf dem Desktop angelegt

Eine Verkn
pfung per Drag & Drop Mit den eben beschriebenen Aktionen haben Sie eine Verknpfung erstellt. Der etwas schnellere Weg zu einer Verknpfung ist der ber den Explorer und die Drag & Drop-Methode. ffnen Sie ber Start>Programme den Windows-Explorer, suchen und markieren Sie die gewnschte Datei und ziehen Sie sie mit gedrckter rechter Maustaste aus dem Windows-Explorer auf den Desktop. Wenn Sie die Maustaste loslassen, erscheint ein Kontextmen. Klicken Sie auf die Option Verkn
pfung(en) hier erstellen.

Abb. 1.8 Eine Verknpfung per Drag & Drop erstellen

7

Arbeitsgrundlagen

Aufbau des Arbeitsbildschirms Zu den Vorteilen der Programme in Office gehrt, dass der Aufbau der Arbeitsbildschirme in allen Programmen eine Reihe von hnlichkeiten aufweist. Diese bereinstimmungen werden in den folgenden Abschnitten am Beispiel von Word kurz erl
utert. Auf die Besonderheiten der Arbeitsbildschirme der einzelnen Programme wird dann in den entsprechenden Kapiteln eingegangen.

Abb. 1.9 Der Word-Arbeitsbildschirm

a

Die Titelleiste In der Titelleiste stehen die Programmbezeichnung und der Dateiname des aktiven Dokuments. Rechts in der Leiste befinden sich die kleinen Schaltfl
chen zum Minimieren, Maximieren oder Schließen des aktuellen Fensters, das so genannte Schließkreuz. Mit Minimieren legen Sie das Programm als Symbol auf der Taskleiste ab, mit dem Schließkreuz wird es regelrecht beendet. Die Optionen finden Sie auch im Systemmen, das Sie per Mausklick ber das Symbol links neben der Programmbezeichnung in der Titelleiste ffnen.

b

Die Men
leiste In der Menleiste sind alle Befehle des Programms in Kategorien eingeteilt. Beachten Sie, dass beim ersten Anklicken der Mens in den Pulldown-Mens in der Standardeinstellung nur die bisher verwendeten Befehle angezeigt werden. Um die Mens in vollem Umfang zu erhalten, mssen Sie den Mauszeiger auf den nach unten zeigenden Doppelpfeil am Ende des Mens bewegen.

8

Aufbau des Arbeitsbildschirms

c

Die Symbolleisten Direkt unter der Menleiste sehen Sie je nach Einstellung unterschiedlich viele Symbolleisten. In der Standardeinstellung werden die Symbolleisten Standard und die Symbolleiste Format angezeigt.

d

Der Aufgabenbereich Neu in dieser Office-Version sind die Aufgabenbereiche, die eingeblendet werden knnen, sowie Links (gemeint sind Hyperlinks: Sprungadressen zu bestimmten Zielen) zu wichtigen Funktionen des jeweiligen Programms oder Dokuments. Der Eingangsbildschirm von Word zeigt den Aufgabenbereich Neues Dokument, in dem Sie Eintr
ge zum ffnen einer vorhandenen Datei oder eines leeren Dokuments finden. Mit einem Mausklick auf den Eintrag Leere E-Mail-Nachricht ffnet sich Outlook, das Programm zum Verschicken von E-Mails. ber den kleinen Auswahlpfeil neben der Bezeichnung Neues Dokument ffnen Sie das Men, ber das Sie in den Aufgabenbereich wechseln knnen. Aufgabenbereiche lassen sich ber Ansicht>Aufgabenbereich einblenden. Abb. 1.10 Der Aufgabenbereich

9

Arbeitsgrundlagen

e

Die Statuszeile In der Statuszeile finden Sie bestimmte Informationen, in Word z.B. ber den aktuellen Standort des Cursors, die Seitenanzahl des Dokuments und den Modus (die Symbole MAK, ND, ERW, B), in dem Sie gerade arbeiten, in PowerPoint hingegen erscheint hier die Foliennummer. Weiterhin erhalten Sie in der Statuszeile Hinweistexte zu Befehlen oder Symbolen, auf denen sich der Mauszeiger befindet.

f

Bildlaufleisten Mit den Bildlaufleisten knnen Sie den angezeigten Bereich des Dokuments bestimmen. Ziehen Sie dazu das Bildlauffeld in die gewnschte Richtung oder klicken Sie auf die Navigationspfeile.

Das Men
Ansicht Im Men Ansicht befinden sich Befehle, mit denen Sie grunds
tzlich festlegen, wie Ihr Arbeitsbildschirm aussehen soll. Sie bestimmen mit den ersten vier Optionen die Ansicht, legen fest, welche Elemente auf dem Bildschirm zu sehen sind und knnen den Zoom, d.h. den Vergrßerungsfaktor der Anzeige, variieren.

Abb. 1.11 Das Men Ansicht

Der Umgang mit Symbolleisten Es liegt ganz bei Ihnen, welche Symbolleisten auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Klicken Sie im Men Ansicht auf Symbolleisten. W
hlen Sie aus dem Untermen die Symbolleiste, die auf dem Bildschirm eingeblendet werden soll.

10

Aufbau des Arbeitsbildschirms

Abb. 1.12 Symbolleisten einblenden

Die Symbolleisten mssen nicht unbedingt unter der Menleiste liegen. Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rand der Symbolleiste (aber nicht auf ein Symbol) und ziehen Sie die Symbolleiste mit gedrckter Maustaste an den gewnschten Ort. Mit einem Doppelklick auf die Titelleiste der Symbolleiste bringen Sie die ausgew
hlte Leiste wieder an den oberen Bildschirmrand. Symbolleisten lassen sich auch wechselweise anzeigen oder ausblenden. Bei genauer Betrachtung werden Sie am linken Rand der Symbolleisten dunkelgraue Striche entdecken, welche in diesem Fall als Greifmarken zur freien Bewegung und Positionierung auf der Arbeitsoberfl
che dienen. Mit gedrckter Maustaste knnen Sie eine Symbolleiste ber einer anderen positionieren. Von der verdeckten Symbolleisten bleibt immer nur das ganz links liegende Symbol sichtbar. Teilen sich zwei Symbolleisten eine Zeile, kann es dazu kommen, dass nicht alle Symbole gleichzeitig dargestellt werden. Doppelklicken Sie auf die gewnschte Greifmarke, um der angeklickten Symbolleiste maximalen Raum in der Zeile zu verschaffen.

11

Arbeitsgrundlagen

Abb. 1.13 Symbolleisten verschieben

Den Zoom verndern Mit dem Zoom stellen Sie den Vergrßerungsfaktor der Bildschirmdarstellung in Prozent ein. Um Details besser sehen zu knnen, erhhen Sie den Faktor, fr einen besseren berblick verringern Sie den Zoom. Klicken Sie im Men Ansicht auf den Eintrag Zoom.

Abb. 1.14 Der Dialog Zoom

Dieser Dialog variiert von Anwendung zu Anwendung, ist aber im Prinzip
hnlich aufgebaut. Sie knnen den Zoom auch direkt in der Standard-Symbolleiste angeben, entweder ber die Auswahlliste des Symbols Zoom oder indem Sie den gewnschten Faktor in das Feld eintragen und dann die
-Taste drcken. Klicken Sie einfach in das Symbol und geben Sie eine neue Prozentzahl ein oder klicken Sie auf den Pfeil daneben, um die Auswahlliste zu ffnen.

12

Dateien speichern

Abb. 1.15 Den Zoomfaktor in der Symbolleiste angeben

Dateien speichern Es ist kein Geheimnis, dass Dokumente auf einem Datentr
ger gespeichert werden mssen, wenn sie aufbewahrt werden sollen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Speichern. Beim erstmaligen Speichern eines Dokumentes ffnen Sie damit den Dialog Speichern unter. Diesen Dialog erreichen Sie auch ber Datei>Speichern unter.

Abb. 1.16 Im Dialog Speichern unter legen Sie den Ordner und den Dateinamen fest

Im Feld Speichern in legen Sie den Ordner fest, in dem die Datei gespeichert werden soll. Ist der richtige Ordner noch nicht geffnet, mssen Sie das als Erstes nachholen.

13

Arbeitsgrundlagen

Ordner zum Speichern whlen 1

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Feld Speichern in, um ein Fenster mit der Verzeichnisstruktur auf Ihrem Rechner zu ffnen.

2

Suchen Sie hier den Ordner, in den Sie die aktuelle Datei speichern mchten. Durch Anklicken wird er geffnet und wandert in das Feld Speichern in. In der linken grauen Leiste knnen Sie per Mausklick auf die Symbole die dort angezeigten Ordner ebenfalls ffnen.

3

In dem Bereich unter dem Feld Speichern in wird der Inhalt des aktuellen Ordners aufgelistet. Unterordner werden durch einen Doppelklick zum aktuellen Ordner. Zum Navigieren durch die Verzeichnisstruktur bieten sich die Symbole Eine Ebene nach oben und das Symbol daneben an, das eine Ebene zurck fhrt (bzw. das Auswahlmen des Symbols).

Abb. 1.17 Den Ordner, in dem gespeichert werden soll, whlen

Hinweis

Neue Ordner bzw. Unterordner erstellen Schon seit Windows 95 kann man im Dialog Speichern unter auch neue Ordner anlegen, man muss diese Aktion also nicht unbedingt im Windows-Explorer erledigen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Neuen Ordner erstellen und geben Sie in dem dann erscheinenden kleinen Dialog einen Namen fr den neuen Ordner. Gleich darauf knnen Sie ihn per Doppelklick ffnen (siehe Abbildung 1.18).

14

Dateien speichern

Abb. 1.18 Den Namen des Ordners eingeben

Dateinamen Haben Sie den richtigen Ordner aktiviert, geben Sie in das Feld Dateiname den Namen ein, unter dem Sie Ihre Datei speichern und wiederfinden wollen. In diesem Feld finden Sie zun
chst einen Namensvorschlag des Programms, bei Word gebildet aus dem Textanfang des Dokuments. Diesen Vorschlag knnen Sie akzeptieren, Sie knnen ihn natrlich auch berschreiben. Bei der Vergabe eines Dateinamens sollten Sie darauf achten, dass einige Sonderzeichen nicht zugelassen sind. Nicht verwenden drfen Sie:

Nicht erlaubte Zeichen in Dateinamen

Verbotene Zeichen bei Dateinamen Schr
gstrich

/

umgekehrter Schr
gstrich

\

Grßer als-Zeichen

>

Kleiner als-Zeichen