Günter, der innere Schweinehund, geht ins Büro: Ein tierisches Office-Handbuch

Stefan Frädrich / Tanja Kampe Günter geht ins Büro

Stefan Frädrich · Tanja Kampe

Günter, der innere Schweinehund,

geht ins Büro Ein tierisches Office-Handbuch Illustriert von Timo Wuerz

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. ISBN: 978-3-89749-803-7 Lektorat: Christiane Martin, Köln Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen, www.martinzech.de Illustrationen: Timo Wuerz, Hamburg Satz und Layout: Das Herstellungsbüro, Hamburg, www.buch-herstellungsbuero.de Druck und Bindung: Salzland Druck, Staßfurt © 2008 GABAL Verlag GmbH, Offenbach Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages. www.gabal-verlag.de Abonnieren Sie unseren Newsletter: [email protected]

Der schlaue Spruch, bevor es losgeht: Es kommt nicht darauf an, mit dem Kopf durch die Wand zu gehen, sondern mit den Augen die Tür zu finden. Unbekannt

Günter will dein Freund und Helfer sein – und gibt dir leider oft falsche Tipps.

1. Günter, der innere Schweinehund Das ist Günter. Günter ist dein innerer Schweinehund. Er lebt in deinem Kopf und bewahrt dich vor allem Übel dieser Welt. Immer, wenn du mal etwas lernen, dich anstrengen oder verändern sollst, ist Günter zur Stelle: »Lass das sein!«, sagt er dann. »Viel zu schwierig!« oder »Das ist doch gefährlich!«, warnt er dich. Warum? Nun, früher, als du noch ein wenig jünger und Günter noch ein kleiner Ferkelwelpe war, hat er immer gut aufgepasst, wenn dir ältere Schweinehunde die Welt erklärt haben: »Lernen ist anstrengend!«, »Arbeit ist doof!« oder »Wer tut, was er immer schon tut, erlebt keine bösen Überraschungen!«, haben sie gesagt. Und weil Günter ein schlauer Schweinehund ist, hat er sich alles gut gemerkt. Bis heute! Wie schade. »Wieso schade?«, wundert sich Günter zwar. Aber mal ehrlich: Ist es nicht so, dass dich dein Schweinehund mit seinen Tipps oft ausbremst? Oder dass du Wichtiges einfach aufschiebst? Zum Beispiel beim Sport? »Ist Mord!«, sagt Günter. Wäsche bügeln? »Reicht auch morgen noch!« Den dringenden Anruf beim Kunden? »Den erwischst du kurz vor Feierabend sowieso nicht mehr!« Kommen dir solche Bremsen im Kopf bekannt vor? Günters Ratschläge scheinen manchmal in die falsche Richtung zu laufen. Obwohl er dir eigentlich nur helfen will – schließlich sollst du es schön bequem haben! Tja, eigentlich … 7

Je länger du das Gleiche tust, desto schwerer fällt es dir, Neues auszuprobieren.

2. Eine Frage der Perspektive Mal andersherum betrachtet: Ist es nicht angenehmer, eine lästige Pflicht hinter sich zu haben als vor sich? Sind die meisten Aufgaben nicht viel einfacher als gedacht? Ist es nicht herrlich, am Ziel zu sein? »Du hast ja recht«, gesteht Günter kleinlaut. Weil Günter aber am liebsten immer das Gleiche tut, lebt er in seiner eigenen kleinen Welt – und oft tut er dann nicht, was eigentlich getan werden müsste. Zum Beispiel manchmal etwas Neues ausprobieren. »Auf keinen Fall, das könnte schiefgehen!«, warnt Günter. Vor deinem geistigen Auge passieren dann lauter Katastrophen, und du bleibst bei dem, was du kennst. Schade! Denn: Was, wenn vieles anders besser ginge? Was, wenn Neues Spaß machen würde? Und was, wenn du dann gar nicht mehr so leben oder arbeiten wollen würdest wie vorher? »Trotzdem zu riskant!« Oh, Günter! Du sollst ja nicht ständig dein ganzes Leben auf den Kopf stellen, sondern nur einen Teil mancher Gewohnheiten ablegen.

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Schon kleine Dinge können deinen Alltag bereichern – du musst sie nur suchen!

3. Alltagstrott – oder auf zu neuen Ufern? »Wie merke ich denn, ob etwas Neues besser ist als das Alte?«, will Günter jetzt wissen. Ganz einfach: am Ergebnis deiner bisherigen Handlungen! Denn es könnte ja sein, dass sich in deinem Leben einiges verbessern ließe. Ein Beispiel: Nimm morgen doch mal eine andere Strecke für den Weg ins Büro. Vielleicht brauchst du so ja weniger Zeit? »Und wenn nicht, dann komme ich zu spät!« Aber Günter! Natürlich solltest du für diesen Test mal fünf Minuten früher losfahren. Vielleicht sparst du aber bald auf längere Sicht viele Stunden ein? »Und wenn es trotzdem länger dauert?« Dann probierst du übermorgen eben eine dritte Strecke aus, bevor du wie üblich im Stau stehst! »Ich finde aber alles ganz bequem, so wie es ist. Ich weiß genau, wie lange mein Weg ins Büro dauert, wie ich fahren muss und wo ich mein Auto abstelle.« Vorsicht, lauter typische Günter-Fallen: »Es ist, wie es ist!«, »Da kann man nichts machen!« und »Das ist schon immer so gewesen!« Klar, Günter! Bloß nichts ändern – und der Alltagstrott hat dich fest im Griff. Aber mal ehrlich: Wird es nicht längst Zeit, deinen Büroalltag etwas genauer unter die Lupe zu nehmen?

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Alte Vorstellungen passen oft nicht mehr zu den heutigen Aufgaben im Büro.

4. Schöne heile Welt! »Da brauche ich gar nichts unter die Lupe zu nehmen!«, wehrt sich Günter. »Büroschweinehunde schreiben E-Mails, telefonieren, kochen Kaffee und sortieren ihre Unterlagen und vor allem die Weibchen sollten dabei noch ein bisschen aufgehübscht sein, damit sich Kunden und Besucher wohlfühlen!« Aber Günter, das klingt ja nach »Schweinehundefräulein zum Diktat«! Wie ein alter Film aus den Wirtschaftswunderjahren. Völlig absurd! Glaubst du wirklich, Büroschweinehunde sind heute noch brave Mäuslein, die an Stenoblock und Schreibmaschine gekettet sind? Die außer Post öffnen und Protokolle tippen nichts weiter zu tun haben? Der unscheinbare Schatten ihres dominanten Chefs? Die Zeiten haben sich gründlich geändert! Und damit auch die Aufgaben: Wer heute im Büro arbeitet, hat ganz andere Tätigkeitsbereiche, muss selbst Verantwortung übernehmen und im Team arbeiten können.

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Sekretariat als Chaoszentrale? Vorsicht, Missverständnis: Es geht um klare Aufgaben!

5. Arbeiten im Chaos »Egal, früher war jedenfalls alles viel besser!«, motzt Günter. »Man hatte pünktlich um 16.00 Uhr Feierabend. Und heute? Ein einziger Bürostress – bis spät in den Abend!« Aha, Günter verklärt die alten Zeiten. »Überhaupt nicht! Aber: Der Chef hat immer Vorrang, das Telefon darf maximal dreimal klingeln und E-Mails müssen sofort beantwortet werden. Zwischendrin muss man auch noch am Kopierer einen Großauftrag starten und ständig darauf achten, dass einem andere nicht den Job streitig machen!« Hoppla, Günter, immer langsam! Das klingt ja nach Horror ohne Ende. Hat da der Schweinehund vielleicht ein paar Denkfehler zwischen den Hängeohren? Nun mal der Reihe nach: Welche Aufgaben gibt es überhaupt im Büro? Nehmen wir das klassische Sekretariat: Das muss die Post bearbeiten, Termine klären, Diktate abschreiben und Ablagen erledigen, Protokolle schreiben und das Büromaterial verwalten. Dazu kommen dann noch ein paar Extraaufgaben wie Konferenzen und Veranstaltungen organisieren, Reisen planen und Besucher betreuen, den Chef beraten und manchmal auch vertreten und schließlich noch die Datenbank pflegen. Das müsste doch auch ohne Chaos zu schaffen sein …

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Das Anforderungsprofil ist meist so vielfältig wie die Aufgaben im Büro.

6. Ein Job für Profis »Puh, ganz schön viel!«, seufzt Günter. Nicht so schnell, Schweinehund! Da fehlt sogar noch was im Anforderungsprofil für professionelle Büroschweinehunde: Organisationstalent, Selbstständigkeit, gute Kenntnisse der deutschen Sprache, Führungsqualitäten, Motivations- und Teamfähigkeit, Verhandlungsgeschick, Einfühlungsvermögen und Durchsetzungskraft, hohe Leistungsbereitschaft, Kenntnis von Aufgaben und Verantwortungsbereich des Vorgesetzten und der Abteilung, sicherer Umgang mit Telefon, Fax und Computer, Marketing- und Branchenkenntnisse, Toleranz und Einfühlungsvermögen, unternehmerisches Denken, Kritikfähigkeit, Verantwortungsbereitschaft und -bewusstsein, Belastbarkeit, Konfliktlösungskompetenz, Kompromissfähigkeit, schnelle Auffassungsgabe, vorausschauende Handlungsorientierung, Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit, Unbestechlichkeit, Solidität, das richtige Auftreten, ein gepflegtes Outfit, Menschenkenntnis, Pflichtgefühl, Anpassungsfähigkeit, Taktgefühl und Umsicht, psychologisches Geschick und emotionale Intelligenz. »Jetzt hör schon auf, mir schwirrt der Kopf!« Keine Sorge, Günter, alles machbar.

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Büroschweinehunde und Assistenten assistieren – dem Betriebsablauf und dem Chef.

7. Anspruchsvoll – aber machbar Bringen wir es mal auf den Punkt: Büroschweinehunde von heute halten den Laden am Laufen und unterstützen die Vorgesetzten bei der täglichen Arbeit. Sie denken immer einen Schritt voraus, haben wichtige Termine im Kopf. Sie organisieren große Projekte und haben auch kleinere Aufgaben im Griff. Sie sind Ansprechpartner für Chefs, Kollegen, Besucher und Kunden. Computer, Telefon und Fax, Ordner, Mappen und ein Terminkalender sind ihr unerlässliches Handwerkszeug. »Das klingt nach einem Wunderwesen mit mindestens zwei Köpfen und vier Armen.« Keine Sorge, Günter! Bei der alltäglichen Arbeit helfen Regeln. Wer die kennt und beachtet, kriegt alles bestens in den Griff. Was dir hilft, ist eine klare Prioritätensetzung und genaueste Planung: Was wird wann wie und von wem erledigt? Natürlich ist der Chef dabei ein wichtiger Ansprechpartner. Und natürlich gibt es auch immer wieder Tage mit riesigen Aufgabenbergen. Aber genau dafür braucht man ja die ganzen guten Tricks. Dann klappt es viel besser: Die Besucher fühlen sich wohl und umsorgt, ein Telefonklingeln bringt nicht alles durcheinander, der Großauftrag wird pünktlich erledigt – und der Chef ist zufrieden.

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Einfache Tricks sorgen für gute Arbeit und einen leeren Schreibtisch – zu Hause und im Büro.

8. Home-Office: gleiche Aufgaben – gleiche Tipps »Aber das alles gilt ja wohl nur, wenn man im Unternehmen arbeitet! Besser also, ich steige um auf ein Home-Office. Dann hab ich es ruhiger.« Sicher, Günter? Oder glaubst du nicht, dass auch zu Hause viel Disziplin angesagt ist? Sonst locken schließlich Freibad, Gartenarbeit und Haushaltspflichten. Dabei ist ein Büro immer ein Büro – egal, wo der Schreibtisch steht. Die Arbeit muss pünktlich erledigt sein. Keine Sorge, Günter! Auch zu Hause kann dir die richtige Arbeitsweise helfen – sogar in deinem privaten Alltag: Schließlich bekommen wir auch da Post, sammeln wichtige Unterlagen und müssen uns ständig organisieren. Da kommen ein paar Organisationstipps doch gerade recht, oder?! »Und wie ist das, wenn ich eine Chefin habe? Funktionieren die Tricks dann auch?« Klar, Günter! Alles ist für jeden überall anwendbar: für Office-Managerinnen und Office-Manager, Assistentinnen und Assistenten, Chefinnen und Chefs – zu Hause und im Büro.

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Die Kaffeepause – sie schafft Atmosphäre im stressigen Büroalltag!

9. Warum der Kaffee so wichtig ist »Klingt gut! Ich hol mir trotzdem erst einmal eine Tasse Kaffee!« Gutes Stichwort, Günter. Die Tasse Kaffee für den Chef ist für viele Assistentinnen eine lästige Pflicht! »Na logo – als Office-Managerin hat man ja schließlich anderes zu tun! Soll doch der Azubi mit der Tasse durch die Flure wackeln!« Wie wäre es mit einem gedanklichen Richtungswechsel, Günter? Dieses »Kaffeeritual« kann mehr: Bei einer Tasse Kaffee können Visionen für neue Projekte entstehen, man kann sich austauschen oder einfach nur mal plaudern. Kurz gesagt: Pause vom Büroalltag für dich und Chef oder Chefin! Denn: Auch Chefs sind Menschen, die nicht nur für ihre Arbeit leben. Nimm dir also selbst auch eine Tasse und gönne dir diese zehn Minuten. So erfährst du, warum deine Chefin heute Morgen so gute Laune hatte oder wer der neue Kunde ist. »Plaudern, plaudern! Meine Chefin will, dass ich arbeite!« Günter hat es noch nicht begriffen! Also noch mal: Chefs brauchen Menschen in ihrem Vorzimmer. Partner, auf die sie sich verlassen können. Helfer, die selbstständig ihre Aufgaben erledigen. Leute, die wissen, was gerade notwendig ist – und sei es nur die Tasse Kaffee!

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Arbeitsplatzhandbuch – ein schneller Ratgeber für alle Fälle.

10. Wissensspeicher Aber nicht nur die Kaffeepause ist wichtig. Noch etwas macht die Arbeit im Büro auf einfachste Weise viel leichter. »Ehrlich? Hast du einen Geheimtipp auf Lager?« Ja, er heißt Arbeitsplatzhandbuch. »Wie? Ein dickes Buch? Ein fetter Theorie-Schinken zur Deko im Bücherregal? Nö, das lese ich nicht!« Musst du auch nicht, Günter. Erstens gibt es dieses Arbeitsplatzhandbuch gar nicht zu kaufen. Zweitens stehen da nur Sachen drin, die für dich am Arbeitsplatz wirklich sinnvoll sind. Und drittens machst du dir dieses Handbuch selbst! »Nie im Leben – ich habe schon genug zu tun!«, wehrt sich Günter – leider mal wieder etwas zu früh. Du sollst keinen Roman schreiben, sondern einfach nur auf Blättern notieren, was für dich selbstverständlich ist, aber deine Kollegen nicht wissen. Diese Zettel heftest du dann in einen Ordner mit alphabetischem Register. Und ganz vorne gibt es eine Liste mit Stichworten, was alles enthalten ist. Das ist dein Arbeitsplatzhandbuch. Und so findet deine Urlaubsvertretung unter B wie Büroartikel deine bevorzugten Lieferanten, eine Aufstellung darüber, wie du es mit dem Vorrat hältst, und auch die Kundennummer bei den verschiedenen Anbietern. Oder das Stichwort »Korrespondenz« gibt Hinweise, wo du Layoutvorlagen für Briefe oder Mails abgespeichert hast. So einfach ist das!

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Kleine Hilfen für den Alltag? Mitschreiben und abheften! Dann entfallen lange Erklärungen.

11. Themen von A bis Z »Aha! Eine Liste mit Alltagskleinigkeiten also?« Genau. Damit es nicht so kompliziert wird, wenn jemand neu eingewiesen werden muss. Das klingt dann etwa so: Ablage: Wie sieht die Ordnerstruktur aus? Wann erfolgt die

Ablage? Was ist zu berücksichtigen? Catering: Wer liefert bei Firmenveranstaltungen Essen oder

Getränke? Adresse? Telefonnummer? Ansprechpartner? Gibt es Menüvorschläge? Drucker und & Co.: Wer ist der Servicetechniker? Telefon-

nummer? Wie sieht der Inspektionsturnus aus? Formulare: Welche Dokumentvorlagen gibt es? Wo? Wie

sehen die aus? Kunden: Welche Vorlieben haben einzelne Kunden? Wann

haben sie Geburtstag? Private Infos? Liste früherer Geschenke? Partner/Zulieferer: Wer liefert was? Eigenheiten / Vorzüge?

Sonderkonditionen? Ansprechpartner? Reisen: Welche Hotels werden bevorzugt? Reiseplanung?

Vorbereitung? Tagungen: Veranstaltungsort? Tagungstechnik? Getränke?

Wie sieht der allgemeine Tagungsablauf aus? Vorlagen: Welche Textbausteine existieren? Gibt es Muster-

briefe oder Vorlagen für verschiedene Vorgänge? Werden Vorlagen verwendet? Wiedervorlage: Wie und wann erhält der Chef die Unter-

lagen? Wo befinden sich dazugehörige Projektdetails? 27

Ein aufgeräumter Schreibtisch hilft dir und den Kollegen.

12. Geniales Chaos oder kluge Ordnung? »Gut, dann haben wir jetzt ein Arbeitsplatzhandbuch mit konkreten Alltagshilfen. Aber ein Büro ist für mich ein Schreibtisch mit PC und Telefon, Drucker und Kopierer. Außerdem noch ein Stapel Mappen, Hüllen, Ordner, überall Notizzettel, dazwischen Kugelschreiber, Memorysticks, Taschenrechner …« Klingt schon wieder nach Chaos, Günter. »Was soll ich machen? Das ist alles notwendig! Und zu viel Ordnung stört nur meine Kreativität.« Moment mal! Solche Zettelwirtschaft provoziert Stolperfallen, denn manche Dokumente verschwinden so auf Nimmerwiedersehen. Und das ist nicht kreativ, sondern verhindert zügiges Arbeiten! Klar: Jeder hält auf seine Weise Ordnung – aber die sollte auch von anderen nachvollziehbar sein. »Fürs Aufräumen hab ich aber keine Zeit!« Wirklich? Räum deinen Schreibtisch vor dem nächsten Urlaub doch mal komplett auf. Augen zu und durch! Außerdem bekommt alles einen festen Platz. So findet auch deine Urlaubsvertretung sämtliche Unterlagen und kann wichtige Aufgaben pünktlich erledigen. In diesem Sinne: Viel Spaß am Strand!

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Kleine Handgriffe haben eine große Wirkung!

13. Tipps für leere Schreibtische »Und wenn der Urlaub vorbei ist und ich zurückkomme, falle ich wieder in meinen alten Trott! Von wegen ›leerer Schreibtisch‹!« Vorsicht Günter, Gewohnheitsfalle! Besser, du schaffst dir gleich deine neue Ordnung – mit ein paar konkreten Tipps für die konsequente Umsetzung geht das: Der symbolische Haken: Eine Aufgabe ist erledigt. Jetzt

werden alle dazugehörigen Unterlagen konsequent weggeräumt. Erst dann geht es ans nächste Projekt. Pausenfüller: Verzichte auf Extraaufräumtage! Nut-

ze kleinere Unterbrechungen für ein paar schnelle »Ordnungshandgriffe«. Ordnungstrio: Kurze Pause? Dann erledige genau drei

Dinge: Bücher ab ins Regel, Schere in die Schublade und Zeitungsartikel in den Presseordner. Hopp oder topp: Der vierte Stiftebecher steht seit

Wochen ungenutzt auf deinem Schreibtisch? Du brauchst ihn also nicht! Deswegen verschenke ihn oder wirf ihn weg! Es gilt: Fort mit Überflüssigem, Hässlichem oder Unpraktischem!

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Eine Weisheit, so alt wie die Welt: Ordnung spart Zeit.

14. Noch mehr Tipps für leere Schreibtische »Hey, das funktioniert ja!« Günter lässt eine Schere und Büroklammern im Rollcontainer verschwinden und legt einen unbenutzten Block zur Seite. »Ich kann schon fast meine Schreibtischunterlage sehen! Hast du noch mehr von diesen Tipps auf Lager?« Na klar – probier es doch mal damit: Tu es gleich! Dein Druckbleistift braucht eine neue Mine?

Das Fax ruft nach Papier? Für die Pinnwand brauchst du Magnete und Reißnägel? Erledige diese Dinge gleich. Das Ergebnis: kein hektisches Suchen nach einem Stift, kein eiliges Papierauffüllen bei einem umfangreichen Fax und an deiner Pinnwand bleibt alles haften. Kein Weg umsonst! Du bist auf dem Weg in die Kantine?

Dann nimm alle Dokumente mit, die Kollegen von dir benötigen. Du kannst die Sachen auf dem Weg gleich vorbeibringen. Hefte eine Notiz dazu, damit die anderen wissen, worum es geht. Ach ja, und vergiss deine Kaffeetasse von heute morgen nicht … Der fremde Blick! Schau dir deinen Schreibtisch und dein

Arbeitsumfeld an! Was denkt wohl ein Besucher, wenn er dein Büro betritt? Verbesserungspotenzial entdeckt? Na, dann mal los!

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Unser Arbeitsumfeld beeinflusst unsere Leistungsfähigkeit.

15. Prima Klima »Apropos Arbeitsumfeld! Mein Schreibtisch steht in einem typischen Büro: viele Kollegen, zwischen uns Stellwände, künstliche Grünpflanzen, ein paar Deckenleuchten – und das Fenster kann ich nur erahnen.« Tja, umbauen können wir leider nicht, Günter. Aber wie wäre es mit ein paar einfachen Veränderungen? Optimal ist eine Kombination aus indirekter Allgemeinbeleuchtung plus individueller Arbeitsplatzleuchte. Ganz wichtig auch: Ob Aktenstudium oder Bildschirmarbeit – die Beleuchtung muss zur jeweiligen Aufgabe passen. Die meisten Menschen empfinden außerdem eine Raumtemperatur von 22 ° C (im Sommer maximal 26 °C) als angenehm. Die Luftfeuchtigkeit sollte etwa 50 Prozent betragen – das hilft übrigens auch, elektrostatische Aufladung zu vermeiden. Auch das muss man beachten: Rechner, Bildschirme und Drucker sondern Wärme ab. Das beeinflusst beide Werte. Und: Farbe hebt unsere Stimmung. »Klasse, ich mach mein Büro bunt!« Vorsicht: Zu viel des Guten wirkt unübersichtlich und hektisch. Nimm leicht getönte Farben für die Wand und helle Möbel für die Einrichtung. Und für den Farbtupfer ein tolles großes Bild und eine echte Grünpflanze. Sie verbreitet Sauerstoff und Feuchtigkeit. »Das sind aber schon ganz schön viele Veränderungen!«, staunt Günter. Stimmt. Dabei haben wir einen ganz wichtigen Aspekt noch gar nicht beachtet. 35

Konzentriertes Arbeiten klappt am besten ohne laute Geräuschkulisse.

16. Laut oder leise? »Was denn noch?«, will Günter wissen. Na, rate mal! Du sitzt doch nicht alleine im Büro, sondern mit Kollegen – da wird es manchmal ganz schön laut. »Stimmt! Einer telefoniert, der andere liest halblaut Notizen durch, wieder andere verabreden sich für die Mittagspause und überall klappern die Finger über die Tastatur.« Armer Günter, zusammen ergibt all das eine ziemlich fiese Geräuschkulisse! »Aber was soll ich denn tun?« Fakt ist, Lärm stört die Konzentration. Deshalb: Radio aus bei anspruchsvollen Arbeiten! Such dir einen ruhigen Platz. Manche Unternehmen haben Einzelarbeitsplätze. Dort kann man ungestört arbeiten. Auch PC und Drucker sind keine Leisetreter! Bei einer Neuanschaffung sollte die Chefetage auf lärmarme Geräte achten. Kopierer sind richtig laut – sie gehören deshalb in einen separaten Raum. Hier können auch ein Netzwerkdrucker und das Faxgerät stehen. Mehr Abstand zwischen den Schreibtischen reduziert die unmittelbare Beeinträchtigung durch Gespräche. Und: Es gibt spezielle lärmdämmende Materialien für die Raumausstattung. Außerdem: Verzieh dich fürs Plaudern mit Kollegen in die Cafeteria. Na, Günter? Lässt sich davon etwas bei dir umsetzen? »Ich glaub’ schon …«

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Lerche oder Eule? Unsere innere Uhr lässt sich nicht so einfach abstellen.

17. Morgenstund’ hat Gold im Mund? »Gutes Licht, Bilder, ausreichend Platz – alles schön und gut. Aber richtig konzentrieren kann ich mich sowieso erst am späten Vormittag. Am liebsten würde ich erst um 10 Uhr ins Büro kommen und dafür am Nachmittag länger bleiben.« Günter, du bist wohl ein Langschläfer-Schweinehund? Keine Sorge, damit bist du nicht alleine! »Tatsächlich?« Sogenannte Chronobiologen sind Wissenschaftler, die erforschen, wie unsere innere Uhr tickt. Sie beachten dabei unseren Stoffwechsel, die Organtätigkeit und die Konzentrationsfähigkeit. Und dabei haben sie zwei Typen identifiziert. Günter, der Langschläfer, zählt zum Typ »Eule«: Solche kommen morgens nur langsam in die Gänge, sind aber dann bis Mittag sehr kreativ. Nun folgt zwar ein kleines Tief, aber ab Nachmittag bis in die späten Abendstunden sprühen diese Menschen noch einmal vor Energie. »Und die Frühaufsteher?«, will Günter wissen. Die werden »Lerchen« genannt. Sie sind schon in den frühen Morgenstunden topfit und schaffen bis zum Mittag auch einiges weg. Dann aber schließt sich ein längeres Mittagstief an. Erst am späteren Nachmittag starten diese Menschen noch einmal kurz durch. Trotzdem lassen Lerchen den Tag deutlich früher ausklingen als Eulen. »Ich komme also künftig später zur Arbeit, bin aber dafür viel schneller – und gehe etwas später heim!« Aha, Günter bastelt an einem neuen Arbeitszeitmodell. 39

Hochs und Tiefs sinnvoll ausfüllen, dann klappt es mit der inneren Uhr.

18. Der persönliche Takt Unser Büroschweinehund hat wohl ganz vergessen, dass sich Arbeitszeiten nur selten dem eigenen Rhythmus anpassen. »Aber was soll ich denn tun? Jeden Morgen gleich zwei Liter Kaffee in mich reinschütten?« Nein, Günter, das natürlich nicht. Beobachte dich mal für eine Woche ganz genau. Wann bist du hellwach? Und wann hast du dein Tief? Routineaufgaben, die nur wenig Konzentration von dir verlangen, erledigst du am besten in diesen Tiefphasen. Beispielsweise die Post öffnen, den Vorrat an Büromaterial überprüfen oder Akten ablegen und Kopien machen. Du kannst diese Zeit auch zur Lesestunde für Fachzeitschriften oder zum Erledigen von kurzen E-Mails nutzen. Wenn deinem Geist dann Flügel wachsen, solltest du dich an die komplizierten Aufgaben machen. Zum Beispiel eine Präsentation ausarbeiten, Pläne für das Firmenjubiläum schmieden, aufwendigen Schriftverkehr erledigen oder ein entscheidendes Telefonat führen. Auch wichtige Termine legst du am besten in diese Hochphase. »Aha, ich plane mir also den Tag meinem Rhythmus entsprechend?« Genau, Günter.

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Posteingang – querlesen, dann wegwerfen, weiterleiten oder selbst erledigen.

19. Wenn der Postmann klingelt »Aber wenn ich dann meinen Rhythmus gefunden habe, bleibt immer noch das Problem, dass alles viel zu lange dauert. Allein die Post zu öffnen, kostet mich viel Zeit.« Leider, Günter, ist das so. Doch es führt kein Weg daran vorbei: Was im Posteingang liegt, muss bearbeitet werden. Heute! »Briefe, Dokumente, E-Mails oder Faxe. Man ertrinkt noch in dieser Informationsflut!« Keine Panik, Günter! Mit der Fünf-Minuten-Methode hast du alles im Griff. »Fünf-Minuten-Methode?« Pass mal auf: Für jedes Dokument nimmst du dir maximal fünf Minuten Zeit, um es grob zu überfliegen und dann sofort zu entscheiden, ob du es wegwirfst, weiterleitest oder selbst bearbeitest. Dabei hilft dir ein kleines Frage-Antwort-Spiel: Ist das Dokument nützlich? Nein? Weg damit! Ja? Für wen? Für andere? Weiterleiten! Für die Chefin oder den Chef? Behalten und ab in die Postmappe! Ist in dem Schreiben ein Termin genannt? Ja? Im Kalender vermerken und ab in die Postmappe! Muss auf den Inhalt reagiert werden? Ja? Eilt es? Sofort mit der Chefin oder dem Chef besprechen! Eilt nicht? Das Dokument wandert in die Wiedervorlage! Auf den Inhalt muss nicht reagiert werden? Gibt es dann gesetzliche Aufbewahrungsfristen? Ja? Ablage! Nein? Dann in den Papierkorb damit! Wird das Dokument dennoch intern aufbewahrt? Ja? Ablage!

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Vier Wertstufen für die Aufbewahrung – was wirklich wichtig ist, kommt ins Archiv.

20. Aufbewahren oder wegwerfen? »Puh! Für all diese Dokumente brauchst du ziemlich viele Ordner!« Klar, man muss ja auch nicht alles aufbewahren. Dafür gibt es sogenannte Wertstufen bei Dokumenten. Sie erleichtern die Entscheidung, wie lange etwas archiviert wird. Dokumente mit Tageswert wie Zeitungen, Notizzettel oder unverlangte Angebote werden gelesen, erledigt und dann weggeworfen oder weitergeleitet. Angebote, Bewerbungsunterlagen, Fahrpläne oder Preislisten sind an eine bestimmte Frist gebunden. Vernichtungs- oder Rücksendetermin festlegen und ab damit in die Wiedervorlage! Unterlagen mit Gesetzeswert dokumentieren lückenlos die Handels- und Geschäftsvorgänge. Sie werden sechs Jahre (Unterlagen mit Bedeutung für das Steuerrecht) beziehungsweise zehn Jahre (Geschäftsbücher und Bilanzen, Journale, Aufzeichnungen, Inventare) aufbewahrt. Dauerwert besitzen Unterlagen über den Betrieb, seine juristischen Grundlagen und seine Entwicklung wie der Gesellschaftervertrag, die Patentschriften oder Grundstücksunterlagen. Sie werden dauerhaft aufbewahrt und gehören in ein sicheres, separates Archiv. »Okay verstanden: aufbewahren, Papierkorb, aufbewahren, Papierkorb … Ich fange gleich mal mit diesem Stapel hier an!«

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Aus dem Poststapel wird eine komplette Infomappe.

21. Postmappe – kompakt und komplett »So, jetzt steckt die gesamte Post von heute in einer Mappe. Der Eingangsstempel ist drauf. Also ab damit zum Boss!« Halt, Günter! Einfach Umschlag aufreißen, abstempeln und abliefern – so läuft das nicht. Die Chefin oder der Chef muss sich die Zeit noch viel besser einteilen als du. Du hilfst dabei, wenn du die Unterlagen so vorbereitest, dass sie oder er sich schnell einen Überblick verschaffen kann: Füge zu den Schriftstücken schon vorhandene Unterlagen hinzu. Ergänzende Informationen – zum Beispiel aus einem Telefonat – kannst du auf einer Haftnotiz festhalten. Zu einem eingehenden Auftrag ergänzt du auch das Angebot deiner Firma. Rechnungen werden mit Bestellungen verglichen und abgezeichnet. Wenn die Chefin oder der Chef einverstanden ist, kannst du wichtige Stellen im Brief schon vorab markieren. Fachzeitschriften blätterst du grob durch, interessante Artikel werden mit einer Haftnotiz gekennzeichnet. »So wird die Postmappe ja zu einem richtigen Arbeitshandbuch.« Genau, Günter, gut erkannt!

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Alles drin? Dann geht die Post wirklich ab!

22. Ab die Post »Zum Glück musst ich beim Versand ja nur dafür sorgen, dass alles rechtzeitig zur Post kommt.« Na, Günter, wieder mal nur den Feierabend im Sinn? Nimm dir für den Postversand ein wenig mehr Zeit und du sparst dir aufwendige Nachsendungen: Du prüfst, ob alle ergänzenden Unterlagen tatsächlich beigefügt sind. Stimmen Name und Anschrift – auch bei der Anrede? Doktortitel nicht vergessen! Rechtschreibfehler sprechen nicht gerade für den Absender. Deshalb liest du Briefe vor dem Versand am besten noch einmal durch und achtest auf flüchtige Buchstabendreher oder falsche Satzzeichen. Und: Auch Chefs übersehen manchmal etwas – überprüfe deshalb, ob die Briefe unterschrieben wurden. Verwende immer eine angemessene Kuvertgröße und achte auf die richtige Frankierung. Bei Post, die termingerecht verschickt werden muss, stimmst du dich mit deiner Chefin ab, ob du die Sendung persönlich zur Post bringst und am Schalter abgibst.

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Auf den Punkt gebracht: Auch für E-Mails gelten Höflichkeit und guter Schreibstil.

23. »Sie haben Post!« »Zum Glück geht das bei E-Mails alles viel schneller: tippen, Anhänge ergänzen, klick und weg!« Das stimmt allerdings. E-Mails sind der schnellste Weg, um Informationen weiterzugeben. Trotzdem nun ein paar wichtige Knigge-Tipps für elektronische Post: In der Kürze liegt die Würze. Beschränke dich auf das Wesentliche! Überlange Mails werden ungern bearbeitet. Verwende aussagekräftige Betreffzeilen! Es macht den Empfänger auf den Inhalt aufmerksam. Und deine Mail wird bestimmt gelesen. Lösche die ursprüngliche Nachricht oder reduziere sie auf das Wesentliche, wenn du nur auf eine E-Mail antwortest. Achte auf einen guten Schreibstil! Der Umgangston kann zwar etwas lockerer sein als beim Brief, aber schlampig verfasste Nachrichten hinterlassen einen schlechten Eindruck. Versende nur Texte, die du auch auf eine Postkarte schreiben würdest! Arbeitgeber haben übrigens das Recht, während der Arbeitszeit versandte Mails zu kontrollieren. »Hm, also keine Witzesammlung über den Büro-PC versenden?« Nein, Günter, das solltest du bleiben lassen. Lass dir solche E-Mails am besten an ein privates E-Mail-Postfach senden.

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E-Mails nicht überfrachten! Das überfordert.

24. E-Mail-Knigge »Und wenn ich wichtige Informationen weitergeben muss, die vertraulich sind?« Dann solltest du ganz auf den Versand per E-Mail verzichten – es sei denn, alle Partner verfügen über sichere Verschlüsselungssysteme. Ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat ist sicher die bessere Lösung. Verzichte auch unbedingt auf blinkende Hintergründe und aufwendig gestaltete Texte! Manche E-Mail-Programme verarbeiten das zu wilden Hieroglyphen. Chaos statt Text – muss nicht sein! Überlade deine E-Mails auch nicht mit übergroßen Anhängen! Das verzögert den Versand und Empfang. Kündige solche Mails am besten an und verteile umfangreiche Daten auf mehrere Mails! Und: Es ist schlicht unhöflich, in einer Geschäfts-E-Mail auf die Groß- und Kleinschreibung zu verzichten! »Schon gut, dann entferne ich das Feuerwerkbriefpapier eben wieder und versende meine Urlaubsbilder auf CD-ROM!« Kluge Idee, Schweinehund.

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Achte auf die wichtigsten Tipps. Sie helfen dir bei der Bearbeitung von Post und E-Mails.

25. Infos weitergeben – kurz und knapp »Puh, mir ist schon ganz schwindelig – bei so vielen Post- und E-Mail-Tipps!« Dann sollten wir zwischen den Hängeohren Ordnung schaffen! Also noch einmal zusammengefasst: Eingehende Briefe und E-Mails immer querlesen! Wichtige Dokumente behältst du, andere wandern in den Papierkorb. Für Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen – denk daran beim Aussortieren! In die Postmappe gehören auch ergänzende Informationen und Unterlagen. Vor dem Versand immer prüfen, ob wirklich alles stimmt: Anschrift und Anrede, Unterschrift, Rechtschreibung und die beigefügten Unterlagen? Auch E-Mails gehören zur Geschäftspost! Dein Schreibstil, die Gestaltung des Briefbogens und die Inhalte sollten also angemessen sein. »Hey!«, freut sich Günter. »Ist alles ja gar nicht so schwer! Wenn man einen Arbeitsschritt nach dem anderen macht, kann nichts mehr schiefgehen, oder?« Super, Schweinehund! Jetzt ist der Groschen gefallen! Du erledigst alles Schritt für Schritt. Und nach jeder Aufgabe machst du einen großen symbolischen Haken und konzentrierst dich dann auf die nächste Aufgabe.

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Ordner, Hängeregister, CD-ROM – sie helfen, Ordnung zu schaffen.

26. Ordnung – das halbe Büroleben »Noch einmal zu den Aufbewahrungsfristen: Ich weiß ja, manches fliegt gleich raus, anderes behalte ich. Aber welches Ordnungssystem ist dafür das beste?« Trotz aller Technik verwenden die meisten Unternehmen noch immer die klassische Ablage im Ordner. Das ist übersichtlich, braucht aber auch viel Platz. Für aktuelle Projekte, auf die du schnell zugreifen musst, ist eine Hängeregistratur eine sinnvolle Alternative. Schublade auf und schon hast du alles zur Hand. Die platzsparendste Version ist der Mikrofilm. Schriftstücke werden fotografiert und stark verkleinert gespeichert. Um Mikrofilme lesen zu können, braucht es aber spezielle Lesegeräte. Archive und Bibliotheken nutzen diese Möglichkeit. »Ich brenne immer alles auf CD-ROM.« Sehr gut, Günter! Das ist für die langfristige Ablage tatsächlich die sinnvollste Lösung. Am besten brennst du nach einem abgeschlossenen Projekt alle Daten, Notizen und E-Mails und heftest diese CD-ROM bei der entsprechenden Akte ab. Das entrümpelt deine Festplatte. Aber denk daran: Elektronische Datenträger sollten nicht direkt in der Sonne oder neben einem Magneten liegen!

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Faustregel: Je aktueller, desto schneller solltest du auf Unterlagen zugreifen können.

27. Klug verteilt immer alles im Griff »Lass mal überlegen. Manches braucht man nur selten, anderes hat man täglich in der Hand. Wohin also mit all diesen Ordnern und Mappen?« Richtige Denkrichtung, Günter! Wo du Ordner oder Mappen aufbewahrst, hängt nämlich ganz davon ab, wie häufig du sie verwendest. Unterlagen, die aktuell bearbeitet werden, sollten am besten in unmittelbarer Nähe deines Arbeitsplatzes sein. Also beispielsweise als Hängeregistratur in einem Schubfach deines Schreibtischs oder in einem Rollwagen, den du neben deinem Schreibtisch platzierst. Greifen auch andere Büroschweinehunde auf diese Unterlagen zu, ist eine Abteilungs- oder Gruppenablage sinnvoll. Die Ordner und Mappen stehen in Regalen und Schränken und sind so für alle gleichermaßen zugänglich. »Und wenn ich ein Projekt abgeschlossen habe, aber gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten muss?« Dann wandern die Unterlagen in die Zentralablage. Wenn du später einen Brief entnimmst, füllst du ein Formular aus, das die Entnahme dokumentiert. So weiß jeder, wer wann was aus welcher Akte benötigt hat und wo sich das gesuchte Dokument befindet.

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Strukturiert und übersichtlich: Die Ablage hat keinen Platz für unwichtige Dokumente oder Unterlagen mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen.

28. Checkliste für die Ablage »Ablage? Pfui, bah! Monatelang stapeln sich die Unterlagen – und dann muss man sich durch einen ganzen Berg Papier arbeiten.« Aber Günter! Erinnerst du dich an den Hinweis »Tu es gleich«? Hier der entscheidende Tipp: Immer dann, wenn ein Zwischenschritt erledigt ist, heftest du sofort Briefe, Notizen, Protokolle in dem entsprechenden Ordner ab. Das spart viel Zeit. Falls sich doch mal ein Stapel angesammelt hat, dann sortiere konsequent aus: Erledigtes abheften! Unwichtiges und Schriftstücke mit Tageswert in den Papierkorb! Vermeide Mehrfachablagen! Prüfe zu Jahresbeginn die Ablage auf abgelaufene Aufbewahrungsfristen und vernichte entsprechende Unterlagen – zum Beispiel Handelsbriefe nach sechs Jahren oder allgemeines Schriftgut früher! Und schließlich: Ist die Aufbewahrung vertraulicher Akten richtig gesichert? Deine Ablage ist erst dann übersichtlich und gut strukturiert, wenn gewünschte Unterlagen innerhalb von drei Minuten gefunden werden können – auch vom Chef oder deiner Vertretung.

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Lesen, konsequent aussortieren und nur Wichtiges aufbewahren! So bleibt das Archiv übersichtlich.

29. Papier, Papier, Papier »Bei uns im Unternehmen kommen aber nicht nur Briefe an, sondern auch Tageszeitungen, Kataloge, Fachzeitschriften, Bücher, Landkarten. Wo soll das nur alles hin?« Denk mal nach, Günter! Inzwischen kennst du ja die wichtigsten Regeln fürs Aufbewahren. »Klar: Wichtiges behalten, Unwichtiges raus.« Genau – und das gilt natürlich für alle Printprodukte! Besorge dir also Stehsammler und einen Ordner, und los! Denk daran: Nichts ist älter als die Zeitung von gestern. Du behältst nur Artikel, die für das Unternehmen wirklich interessant sind. Ausschneiden oder kopieren, Datum und Quellenangabe notieren und ab damit in den Presseordner! Kataloge gelten meist nur für ein Jahr oder sogar wenige Monate. Es reicht aus, wenn du den aktuellen Katalog aufbewahrst. Alles andere wandert ins Altpapier. Dasselbe gilt für Zeitschriften. Am besten, du sammelst die letzten zehn oder zwölf Ausgaben im Stehordner. Sobald eine neue Zeitschrift erscheint, fliegt die älteste raus. Vor dem Freiflug in den Papierkorb blätterst du die Ausgabe noch einmal durch. Auch hier wichtige oder interessante Artikel rausreißen und Datum sowie Quelle notieren! Sie gehören in deinen Ordner.

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Trenne dich von alten Karten, Reiseführern und EDV-Handbüchern. Du wirst sie nicht vermissen.

30. Die eigene Bibliothek »Aber Bücher kannst du doch nicht einfach auseinandernehmen!«, protestiert Günter. Natürlich nicht. Bücher werden nur selten weggeworfen. Sie gehören nach Themengebieten sortiert ins Regal. »Wie in einer Bibliothek?« Stimmt! Wenn du die Themen an die Regalfächer klebst, finden auch Kollegen sich zurecht. »Und was passiert mit Landkarten?« Solche, die älter als fünf Jahre sind, sind veraltet. Besorge also neue, sonst verfährt man sich leicht. »Und alte Reiseführer?« Wenn sie älter als drei Jahre sind und du oder die Chefetage nicht bald wieder in diese Region reisen, dann weg damit! Besorge neue Exemplare, wenn das Reiseziel wieder auf dem Plan steht! »Neulich habe ich ganz hinten im Schrank EDV-Handbücher entdeckt.« Dann schau mal nach, ob sie noch aktuell sind! Alte Version? Neue Soft- und Hardware längst installiert? Dann ab mit den Büchern zum Altpapier! Und zusätzlich gekaufte Nachschlagewerke und Handbücher kannst du spätestens nach der Installation der übernächsten Software-Version entsorgen. »Klasse! Jetzt ist wieder richtig viel Platz in den Regalen und das Büro ist schon viel ordentlicher.« Na, Schweinehund, so langsam klappt es wohl mit dem Büroalltag, was?

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Zu viel Alltagsstress ist ein Signal: Irgendetwas muss sich ändern.

31. Gute Vorsätze und der Alltagsstress »Mit der Ordnung ist es ja so eine Sache: Bei genügend Zeit hat das Durcheinander keine Chance. Aber der Alltag sieht doch ganz anders aus.« Was denn, Günter, verabschieden sich die guten Vorsätze schon wieder? »Gute Vorsätze? Schön und gut! Aber in der Realität gibt es überall Stress: Das Telefon klingelt. Die Chefin ruft aus dem Büro. In der Tür steht ein Kollege. Alle wollen immer gleichzeitig etwas – und da soll man gelassen bleiben und den Überblick behalten?« Günter! Versinkst du etwa im Selbstmitleid? »Und nach Feierabend hört es auch nicht auf: Erst quält man sich durch den Feierabendverkehr, dann warten zu Hause noch Partner, Kind und Hausarbeiten. Und man soll nur funktionieren – einfach so und ohne zu murren. Wie soll man da noch Zeit für sich finden? Mal zur Ruhe kommen? Immer ist die Uhr im Blick – und Hektik bestimmt das ganze Leben!« Oh, Günter! Das klingt ganz schön stressig. Wie könnten die Tage also entspannter verlaufen? »Ja, wie? Du kannst ja nicht von heute auf morgen plötzlich nur noch die Hälfte von allem erledigen. Am besten also weitermachen wie gewohnt. Dann weiß man wenigstens, was auf einen zukommt …«

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Dein Alltag ist geprägt von Terminen und Versprechen – es liegt an dir, diese klug zu verteilen.

32. Zeit – das wichtigste Gut Selbst Schweinehundetage haben nur 24 Stunden. Wenn Günter also zu lange zu viel auf einmal tun will und ständig neue Verpflichtungen auf sich nimmt, dann macht das irgendwann krank. »Krank? Bist du verrückt? Das kann ich mir in meinem Job nicht leisten! Denk doch daran, was alles zu tun ist!« Nun, Günter, dann brauchst du wohl eher ein Instrument, um deinen Alltag besser zu strukturieren. »Einen Kalender habe ich schon. Da kommt jeder Termin rein.« Guter Anfang, Schweinehund! In erster Linie sollst du ja deine Zeit richtig einteilen. Schließlich sind viele Tage von Verabredungen, Versprechen und Verantwortung bestimmt. Vieles muss sofort erledigt werden, und jeder ist davon überzeugt, dass seine Frage oder Bitte gerade jetzt das Wichtigste ist. Doch: Wir alle brauchen auch Pausen, um wieder Energie zu tanken. Zeit ist also unser wertvollstes Gut. Also: Besser gut überlegen, was wir mit ihr anfangen! Und: Das Büro ist oft Dreh- und Angelpunkt. Kein Wunder also, dass sich hier viele Dinge parallel abspielen. Häufig sind es die vielen Kleinigkeiten, die einen daran hindern, angefangene Arbeiten zu beenden. Um solcher Stresssituationen Herr zu werden, hilft nur eine konsequente Termin- und Tagesplanung.

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Eine Liste mit allen Aufgaben hilft dir, den Überblick zu behalten.

33. Was steht heute an? »Okay, ich muss also planen. Alle Termine, alles, was zu tun ist. Aber was heißt das konkret für den Alltag?«, will Günter wissen. Ganz einfach: Du solltest jeden Tag alle deine Aufgaben kennen! Nimm dir also morgens eine halbe Stunde Zeit und schreib eine Liste mit allem, was zu tun ist: Protokoll kopieren und verschicken. Büromaterial bestellen. Blumen für Omas Geburtstag kaufen. Servicetechniker für den Kopierer bestellen. Zahnarzttermin vereinbaren. Und natürlich auch all die speziellen Aufgaben für das laufende Geschäft. »Das klingt ja fast wie meine Einkaufsliste!« Guter Vergleich, Günter. Es ist wie beim Einkauf im Supermarkt: Eine To-do-Liste hilft dir, nichts zu vergessen, und du brauchst die einzelnen Dinge nicht ständig vor dich hinzumurmeln. Hin und wieder schaust du dann tagsüber auf deine Liste drauf und bist sofort wieder im Bilde, was noch zu tun ist. Und weißt du, was das Beste an so einer Liste ist? Sobald eine Aufgabe erledigt ist, kannst du sie beherzt durchstreichen. »Der symbolische Haken?!« Richtig – das ist der symbolische Haken!

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Genauso wichtig wie die Frage »Was ist zu tun?« ist die Frage »Was ist dabei besonders wichtig?«.

34. Gut geplant ist halb gewonnen »Gut, ich habe alles, was ich tun muss, notiert! Dann werde ich mich mal von oben nach unten durcharbeiten.« Moment noch, Günter! Alles zu notieren, ist nur der erste Schritt. Du musst noch festlegen, welche Aufgaben besonders wichtig oder besonders eilig sind, welche du selbst erledigen musst oder was andere für dich tun können. »Ich erinnere mich: Das war doch die Frage‚ was wann wie und von wem erledigt wird.« Richtig, Günter – das Stichwort heißt »Prioritäten setzen«. Erst danach stürzt du dich wirklich in die Arbeit. »Aber wie mache ich das denn, dieses Prioritätensetzen?« Am besten, du lässt dir dazu Tipps vom ehemaligen amerikanischen Präsident Dwight D. Eisenhower geben. »Eisenhower? Was hat denn der mit meinem Büro zu tun?« Na, überleg mal, wie viel ein Präsident zu tun hat! Er muss seine Zeit besonders gut einteilen. Deshalb muss er auch alle seine Aufgaben besonders gut nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen und die Prioritäten festlegen. Und Eisenhower hat das meisterhaft beherrscht. Er unterschied bei seinen Aufgaben solche, die wichtig, und solche, die unwichtig waren. Außerdem schaute er, ob Aufgaben dringend waren oder nicht dringend. Und dann teilte er Prioritäten ein: A-, B-, C- und D-Aufgaben.

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35. Ein amerikanischer Präsident und dein Büro »Und was bedeutetet das mit diesen A-, B-, C- und D-Aufgaben?«, wundert sich Günter. Aufgepasst: A-Aufgaben sind wichtig und sehr dringend. Du erledigst

sie sofort und selbst. B-Aufgaben sind wichtig, aber noch nicht dringend. Du

bearbeitest sie erst nach den A-Aufgaben. Entscheide also, wann! Und dann ab damit in die Wiedervorlage! C-Aufgaben sind zwar dringend, aber nicht so wichtig,

dass du sie selbst ausführen musst. Delegiere sie also an Mitarbeiter oder Kollegen! D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend – reine

Nebensachen. Dafür musst du keine Zeit investieren. Deshalb: Ab damit in den Papierkorb! »Aber bei mehreren A-Aufgaben auf der Liste steckt man im Dilemma!« Nicht unbedingt: Stimme dich mit der Chefin oder dem Chef ab, welche Aufgabe wirklich die dringendste ist und wann die anderen drankommen. Und dann: Los! Eines noch, Günter: Damit diese Methode klappt, musst du sie wirklich konsequent einsetzen. Ein- oder zweimal pro Woche bringt kaum den gewünschten Erfolg. Aber wenn du mal 14 Tage durchhältst, wirst du auf diese Liste bald gar nicht mehr verzichten wollen.

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Wichtig? Eine Frage von Ziel und Erfolg! Dringend? Eine Frage von Zeit und Termin!

36. Wichtig oder dringend? »Aber wird das nicht manchmal kompliziert? Oft ist Wichtiges doch auch dringend!« Nicht unbedingt, Günter, denn wichtig und dringend sind zwei grundverschiedene Aspekte: Ob etwas wichtig ist, hängt davon ab, welches Ziel du verfolgst. Ob etwas dringend ist, hängt davon ab, wann etwas erledigt sein muss und wie viel Zeit dir bis dahin bleibt. Willst du beispielsweise eine Schwarzwälder Kirschtorte backen, dann ist es erst mal wichtig, dass du dir vorher das Rezept durchliest und alle Zutaten einkaufst. Nur dann erreichst du dein Ziel (leckere Torte backen). Erst wenn diese Grundvoraussetzungen erfüllt sind, kannst du überhaupt mit dem Backen beginnen – selbst wenn die Zeit noch so drängt, weil du bald Besuch bekommst. Alles klar? »Ja, klar! Jetzt kann mir nichts mehr entgehen«, jubelt Günter über seiner A-B-C-D-Liste. Klar: Er behält nun den Überblick und tut, was getan werden muss. Außerdem kann er bald ganz viel abhaken. »Auf in den Aufgabendschungel!«, ruft Günter begeistert.

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Dein Tag hat 24 Stunden – pack sie dir nicht zu voll!

37. Planen, nicht verplanen – Teil 1 »Wie soll meine Zeit nur für all das ausreichen?« Vorsicht, Günter, Stolperfalle! Pack deinen Tag nicht bis obenhin voll. Berücksichtige bei jeder Aufgabe, wie lange sie etwa dauern wird! Eine Viertelstunde, zwei Stunden? Setz dir realistische Zeitziele! Was kannst du heute neben den täglichen Pflichten wirklich schaffen? Protokoll abtippen, Büromaterial überprüfen und das Programm fürs Firmenjubiläum zusammenstellen? Denk daran: Weniger ist oft mehr! Wenn du deine Ansprüche zu hoch schraubst, setzt du dich selbst unter Druck. Deshalb: Beginne pünktlich, vermeide Unterbrechungen und beende Angefangenes. Wenn du konzentriert arbeiten willst, bitte Kollegen, deine Anrufe für zwei Stunden entgegenzunehmen und dich nicht zu stören. Unwichtige Dinge nicht weiterverfolgen! Das kostet nur Energie. Und: Triff Entscheidungen und sag auch mal »Nein«! Unangenehmes wird übrigens nicht besser, kleiner oder schöner, nur weil du es hinauszögerst. Im Gegenteil: Je länger du Lästiges verschiebst, desto schwerer fällt es dir, tatsächlich damit anzufangen. Wichtig ist aber auch: Was am Ende des Tages liegen geblieben ist, musst du mit dem abgleichen, was neu hinzugekommen ist! Was sind nun die Prioritäten? Keine Panik! Auch wenn nicht alles geschafft ist, sei sicher: Die wichtigsten Dinge des Tages wurden auf jeden Fall erledigt.

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Setz dir realistische Ziele und vermeide Zeitfresser: Tagträume ja, aber erst, wenn eine Aufgabe erledigt ist.

38. Planen, nicht verplanen – Teil 2 Wenn alle Stricke reißen und deine Pflichten endlos erscheinen, dann gilt: Beginne deinen Tag ein bisschen früher! »Ich bin aber doch eine Eule!« Trotzdem, Günter: Schwing dich mal eine halbe Stunde eher aus dem Bett. Körper und Geist kommen zwar langsamer in Schwung, aber bis dahin erledigst du die vielen kleinen Routineaufgaben. Ein paar zu Hause, ein paar im Büro und deine Abende gehören dir. »Puh, das wird aber schwer!« Vorsicht, Falle! Wenn du dir jetzt schon einredest, dass du das nicht schaffen wirst, könntest du damit recht behalten … Also: Erst mal ausprobieren und dann urteilen! Okay? Und schließlich noch etwas Wichtiges: Plane ganz bewusst auch Pausen ein! Gönn dir nach jedem Haken auf deiner Leiste eine kurze Unterbrechung! Guck mal aus dem Fenster! Steh auf und geh ein paar Schritte oder atme einfach mal tief durch! Nach einem aufwendigen, komplizierten Projekt darfst du auch ruhig für eine Viertelstunde die Gedanken schweifen lassen. Oder du nimmst dir Zeit für einen privaten Schwatz unter Kollegen. Nach solchen Energiepausen startest du wieder mit neuem Schwung durch.

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Kein Tag ist wie der andere! Also brauchst du täglich Zeit für unerwartete Herausforderungen und spontane Aktionen.

39. Jeder Tag ist gleich? »Extra Pausen einplanen?«, wundert sich Günter. »Reicht es nicht, wenn ich meine Arbeit immer wieder mal unterbreche?« Leider nein, Schweinehund. Erinnere dich mal an deine Schulzeit! Damals war der Tag auch strukturiert: in Unterricht und Pausen. Diese Unterbrechungen konntest du nutzen, um etwas Unerwartetes zu erledigen: ein schneller Blick auf die letzten Unterrichtsnotizen, zu Hause anrufen, dass du bei einem Freund zu Mittag essen wirst, oder um dich kurz mit einem Lehrer über dein Referat abzustimmen. Außerdem konntest du Energie tanken – beim Spielen, Schwatzen oder Toben. »Aber ich bin doch nicht mehr in der Schule!«, empört sich Günter. »Und der Alltag läuft immer gleich ab: Um 6.30 Uhr aufstehen, um 8 Uhr am Schreibtisch sitzen und erst mal den ganzen Kram wegarbeiten. Um 10 Uhr treffe ich mich dann mit Kollegen zum Kaffee, bevor die Arbeit bis zum Mittag weitergeht. Nun folgt das gemeinsame Essen in der Kantine und auf geht es in die Nachmittagsrunde. Gegen 17 Uhr fahre ich den PC runter und mache mich auf den Heimweg. Das war es, da passiert nichts Unvorhergesehenes!« Da ist sie wieder: die kleine Welt unseres inneren Schweinehundes. Dabei ist doch jeder Tag anders – selbst wenn du dich immer mit den gleichen Kollegen triffst! Du arbeitest ständig an neuen Projekten. Oder? 83

20 Prozent Aufwand, 80 Prozent Ergebnis. Also: Cool down, du hast Zeit!

40. Kleine Ursache – große Wirkung »Freie Zeit für Unerwartetes? Das kommt mir spanisch vor.« Nein, eher italienisch, Günter. Die Idee dazu stammt nämlich vom italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto. Er stellte im 19. Jahrhundert nämlich fest, dass nur 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Reichtums besaßen. »Empörend!«, findet Günter. »Aber was hat das mit meinem Büroalltag zu tun?« Nun, dieses sogenannte Pareto-Prinzip lässt sich auf alle möglichen Bereiche unseres Lebens anwenden: Mit 20 Prozent unserer Freunde verbringen wir 80 Prozent unserer Zeit. 20 Prozent unserer Probleme führen zu 80 Prozent unserer Sorgen. Und: Mit 20 Prozent Aufwand können wir 80 Prozent unseres angestrebten Ergebnisses erreichen! Umgekehrt investieren wir 80 Prozent unserer Zeit für lediglich 20 Prozent vom Ergebnis. »Hä? Und was nützt mir das?« Ganz einfach, Günter: Das bedeutet, dass du nicht immer alles hundertprozentig perfekt erledigen musst, um erfolgreich zu arbeiten. Oft genügt es nämlich, sich nur auf die wirklich wichtigen Aspekte zu konzentrieren – und mit der somit frei gewordenen Zeit anderes Wichtiges oder Unerwartetes zu erledigen.

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Setz keine Prioritäten für deine Termine, sondern Termine für deine Prioritäten!

41. Eisenhower, Pareto und dein Kalender Günter denkt eine Weile nach. Dann freut er sich: »Alles ganz einfach, wir stellen jetzt mal fünf Regeln auf. Erstens: Erledige nur Dringendes und gleichzeitig Wichti-

ges oder erledige Wichtiges, das nicht so dringend ist – der Rest wird delegiert oder wandert in den Müll! Zweitens: Mach eine Liste aller anfallenden Aufgaben!

Dann plane realistisch, wie viel Zeit du jeweils brauchst! Drittens: Erledige Unangenehmes sofort – so schiebst du

es nicht ewig vor dir her! Viertens: Plane nicht zu viele Aufgaben und Aktivitäten

an einem Tag – so bleibt Zeit für spontane Ideen und Pflichten! Fünftens: Gönn dir regelmäßige Pausen!«

Perfekt, Günter! »Klar!«, freut sich der Schweinehund. »Es geht schließlich nicht darum, Prioritäten für deine Termine zu setzen, sondern Termine für deine Prioritäten!« (Zitat von Stephen R. Covey)

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Jedem seine Work-Life-Balance! Such dir eine anregende Mischung aus Anspannung und Entspannung. So tankst du neue Energie.

42. Nur wer sich gut fühlt, kann gut arbeiten »Trotzdem weiß ich bei Stress manchmal gar nicht, wo mir der Kopf steht. Und zur Beruhigung gibt es oft zu essen, was gerade in Reichweite ist – Kekse, Schokolade, Bonbons. Bis zum ersehnten Ende des Tages! Und erst wenn die Stressphase wieder vorbei ist, kaufe ich wieder gesund ein, esse regelmäßig und gönne mir sogar mal einen Spaziergang.« Bis zur nächsten Stressphase? »Na ja …«, zuckt unser Schweinehund trostlos mit den Schultern. Alarm, Günter! »Hä? Wo? Was? Warum?« Weil es so bei dir nicht weitergehen kann. »Wieso nicht? Bis jetzt hat es immer funktioniert!« Bis jetzt vielleicht. Aber langfristig machen Körper und Geist bei so einer Berg- und Talfahrt schlapp – und lassen sich nicht mehr so leicht zum Mitmachen überreden. Deshalb gilt vor allem bei Stress: Erstens: Ernähre dich ausgewogen und regelmäßig. Keine

Stoppuhr beim Essen! Zweitens: Beweg dich! Sport ist der ideale Ausgleich zum

Büroalltag. Probier es aus: Ein- bis zweimal auspowern in der Woche und du fühlst dich doppelt lebendig! Drittens: Entspanne dich ganz bewusst. Ohne Fernseher!

Besser sind Saunabesuch, Spaziergang oder Schwelgen im süßen Nichtstun. Wie wäre es mit einem Hobby? Stricken, malen, basteln, lesen, Sterne gucken – such dir was aus!

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Wir leben nicht auf einer einsamen Insel – Hand in Hand mit anderen geht vieles leichter. Im Büro und auch zu Hause.

43. Von Knoten, Kuchen und Kollegen Bei Stress gibt es noch eine weitere sehr wichtige Hilfe! »Welche denn?« Jetzt wird Günter neugierig. Kennst du den mongolischen Spruch: »Man kann mit einer Hand keinen Knoten knüpfen«? Der bedeutet, du kannst und musst nicht immer alles selber machen. Denn du bist nicht alleine auf der Welt – selbst wenn es dir manchmal so erscheint. Weder beim Umzug noch beim Einkaufen oder beim Kuchenbacken. Und schon gar nicht bei der Arbeit! »Moment!«, protestiert Günter. »Einkaufen gehe ich am liebsten alleine! So habe ich nämlich meine Ruhe. Helfer beim Kuchenbacken stören! Die wollen doch nur Teig naschen. Und den Kollegen im Büro muss ich immer erst alles erklären. Und all die Kleinunternehmer, die als Einzelkämpfer unterwegs sind? Wo sollen die denn Hilfe herbekommen? Nein, nein, alleine arbeiten ist schon richtig …« Denkfehler, Günter! Beim Einkaufen helfen Fachverkäufer bei der Auswahl. Das Tortenrezept hat ein Profi zusammengestellt. Und wenn man hilfsbereiten Naschkatzen etwas mehr Rest vom Teig verspricht, helfen die auch beim Saubermachen. Selbst Job-Einzelkämpfer finden überall Hilfe, wenn sie danach suchen: in Büchern, Zeitschriften, im Internet, von erfahrenen Freunden oder in manchen Behörden! Kein Grund also, sich allein zu fühlen.

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Jeder hat seine Stärken. Was ist deine Kernkompetenz? Und wo sind andere besser?

44. Delegieren heißt das Zauberwort »Aber im Büro ist doch jeder für seine eigenen Aufgaben verantwortlich – egal, ob im Team oder im HomeOffice!«, stänkert Günter weiter. Mit diesem Gedanken hast du recht, Schweinehund: Jeder ist für seine Aufgaben verantwortlich. Aber »Verantwortung übernehmen« darfst du nicht mit »selber tun« verwechseln. Das Zauberwort heißt »delegieren«. Aufgaben, bei denen du der Spezialist bist und die dir flott von der Hand gehen, erledigst du natürlich selbst. Alles andere wird besser delegiert. »Na toll, dann gibst du die Spesenabrechnung dem Azubi und kannst sie hinterher gleich noch einmal machen? Nein, außer mir kann das eh keiner. Und bis du erst lang und breit erklärt hast, wie es geht, machst du es besser gleich selbst. Mein Stapel bleibt also schön bei mir – alles andere kann nur schiefgehen!« Aha, darf ich vorstellen: Günter Allwissend, der Unersetzbare. Viele erfolgreiche Schweinehunde stecken in dieser Gedankenzwickmühle. Sie haben nie gelernt, auch andere in Aufgaben mit einzubeziehen. Dabei kann man Arbeiten delegieren, ohne gleich die Zügel aus der Hand zu geben!

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Zur Zeit der Musketiere hieß es: »Einer für alle und alle für einen!« Das gilt auch heute noch.

45. Es gibt für alles Spezialisten »Und wie soll das Delegieren bitte schön gehen?« Stell dir mal vor, du möchtest eine Riesenparty mit super vielen Leuten veranstalten und wolltest alles ohne Hilfe machen! Schaffst du die Organisation dafür ganz alleine? »Na ja, nicht ganz …«, gibt Günter zu. »Aber es soll doch meine Party werden – da kann doch kein anderer in meinen Plänen herumfuhrwerken!«, protestiert Günter trotzdem. Cool down! Sicher, du hast genaue Vorstellungen, wie alles ablaufen soll. Aber auch andere haben schon mal so richtig gefeiert. Nutze diese Erfahrungen und such dir für die Partyvorbereitungen passende Helfer. Du hast einen Hobbykoch im Freundeskreis? Deine beste Schweinehundefreundin hat ein Händchen für geschmackvolle Dekoration? Dein Nachbar kennt die tollsten Bands und andere Unterhaltungskünstler? Super – die ersten drei im Partyteam stehen fest! Kläre mit dem Hobbykoch das Menü und die Zubereitung. Deine Deko-Freundin verwandelt den Partyraum nach deinen Vorstellungen und der Musikfan spricht mit der Band über Musikstil und Abendprogramm. »Und was bleibt für mich übrig?« Du hast den verantwortungsvollsten Job, Günter! Du musst nämlich den Überblick behalten. Dazu besprichst du dich regelmäßig mit deinen Helfern, wie weit die Vorbereitungen sind. Und: Du triffst die letzten Entscheidungen und sorgst dafür, dass dein Zeitplan eingehalten wird. 95

Auf viele Schultern verteilt, lässt sich auch ein großes Projekt leichter stemmen.

46. Arbeit verteilen – aber richtig! »Und was hat das alles mit meinem Büro zu tun? Wir organisieren dort ja keine Party, sondern müssen arbeiten!«, kommt es mürrisch aus Günters Schmollecke. Jetzt überleg doch mal! Auch im Büro gibt es für verschiedene Teilbereiche Spezialisten – nämlich Kollegen, die eine Aufgabe besser können als andere. Richtig zu delegieren bedeutet also, dass du die Verantwortung für eine große Aufgabe mit anderen teilst. Dazu musst du ein Projekt erst in sinnvolle Einzelaufgaben zerlegen und dann an die Kollegen weitergeben. Natürlich solltest du dabei deren besondere Fähigkeiten und Kenntnisse berücksichtigen. Es nutzt nichts, wenn du einem Werbefachmann die Reisekostenabrechnung in die Hand drückst und deine Kollegin aus der Buchhaltung um eine Pressemitteilung bittest. Wer delegiert, zeigt anderen außerdem, dass er ihnen vertraut. Das motiviert und spornt an. Natürlich ist es auch wichtig, dass alle immer über den aktuellen Stand der Dinge informiert sind. Und du musst deinen Helfern ausreichend Spielraum für eigene Entscheidungen lassen, wobei sie natürlich immer wissen sollten, dass sie jederzeit auf dich zählen können. Bei Bedarf greifst du eben unterstützend ein.

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Fester Tag und fester Termin – so bringst du alle auf den gleichen Wissensstand.

47. Gleiche Zeit, gleicher Tag »Und wie kriegst du es hin, immer über alles informiert zu sein?« Zum Beispiel indem du mit allen, die zu deinem Team gehören, einen festen Zeitpunkt für ein regelmäßiges Treffen vereinbarst. »Wir könnten uns alle vier Wochen mal zum Abendessen bei mir treffen.« So war das nicht gemeint, Günter! Hier geht es um Geschäftliches. Dein privates Umfeld ist dafür nicht geeignet. Profis nennen solche Termine »Jour fixe«. Das ist ein fest vereinbarter Termin unter Kollegen. Vielleicht jeden Dienstag um zehn Uhr im kleinen Besprechungsraum? Hier wird dann alles besprochen, was in deiner Abteilung und in deinem Team gerade aktuell ist. So tauscht ihr die neuesten Informationen aus. »Prima! Dann bestell ich dazu noch ein paar Häppchen und es wird richtig nett!« Moment mal, Schweinehund! Hier geht es nicht um den Kaffeeplausch mit den neuesten Wochenendgeschichten. Ein »Jour fixe« sollte maximal eine Stunde dauern. So kann jeder wieder zügig an seine Aufgaben gehen.

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Richtig delegiert, motiviert und kontrolliert klappt es wie am Schnürchen!

48. Verantwortung teilen – Kompetenz steigern »Super!«, jubelt Günter. »So steigt bei jedem die Kompetenz und wir werden unschlagbare Projektprofis!« Aber hallo! Also noch einmal langsam zum Mitschreiben: Aufgaben und Ziel festlegen: Festlegen, was gemacht

werden muss und welche Erwartungen das Ergebnis erfüllen muss. Informationsfluss: Jeder erhält alle erforderlichen Infos,

Unterlagen und Details. Zwischen- und Endtermin vereinbaren: Fristen bestim-

men, was bis wann erfolgen soll. Zu diesen Terminen stellt jeder seine Ergebnisse in der Runde vor. Außerdem legt ihr gemeinsam den für alle verbindlichen Endtermin fest. Verantwortungsbereiche freigeben: Deine Kollegen brau-

chen Material und Befugnisse für diese Aufgabe. Feedback: Überprüfe regelmäßig die Qualität der Arbeiten

und gib Feedback! Beurteilen, belohnen, ermutigen: Ist eine Aufgabe gut

gelungen, gibt es Lob und bei Schwierigkeiten Ermunterung. »Bringst du mir bitte einen Cappuccino? Bei dir gelingt der Milchschaum immer so gut!« Aha, Günter hat verstanden …

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Gemeinsam gelingt alles besser!

49. Delegieren – immer und überall Delegieren können wir übrigens in allen Lebenslagen: Beim Hausbau unterstützt dich ein Architekt und Handwerker, das Auto oder die Heizung reparieren Mechaniker, deine Nachbarn versorgen die Blumen, während du im Urlaub bist, und so weiter. »Das funktioniert also auch zu Hause?« Aber natürlich! Überleg mal: Bist du ein guter Koch? »Nein, um Himmels willen. Mir brennen selbst Kartoffeln an!« Und was kannst du dafür umso besser? »Ich finde es weniger lästig, Fenster zu putzen oder Staub zu wischen. Aber Lebensmittel einzukaufen finde ich anstrengend!« Na also: Dann bietet es sich doch an, dass du Einkauf und Kochen jemand anderem überlässt, der das besser kann und lieber macht. Du hingegen übernimmst andere Haushaltspflichten. Aber denk daran: Genau wie im Büro solltest du auch zu Hause darüber sprechen, wer welche Aufgaben erledigt. Nicht einfach loslegen! Denn plötzlich putzen zwei die Fenster, und keiner sorgt mehr für das Abendessen …

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Du planst Termine – und lässt weder dich noch deine Chefin oder deinen Chef von anderen verplanen.

50. Wer nicht plant, der wird verplant! »Super, jetzt hab ich ganz viel Zeit. Fast alles ist delegiert. Also Füße hochlegen und warten, was sonst noch so auf mich zukommt!« Oje, typisch Günter: Kaum ist das Gröbste geschafft, denkt er schon wieder ans Ausruhen. Hör mal, Schweinehund, das Delegieren soll dir helfen, deine Zeit besser zu nutzen – nicht sie zu verpennen! Außerdem: Als Büroschweinehund bist du der »Terminmanager« – manchmal auch für deine Chefin oder deinen Chef. Das bedeutet: Du planst, vereinbarst und überwachst Termine und Vorgänge. Du kannst den Zeitbedarf von Besprechungen einschätzen und berücksichtigst Vorund Nachbereitungszeiten. Du setzt bei der Terminvergabe Prioritäten. Du findest bei Terminüberschneidungen eine Lösung. Und schließlich sorgst du dafür, dass die Chefin oder der Chef nicht unnötig gestört wird. »Moment mal, jetzt hab ich gerade alles delegiert und nun soll ich Termine planen. Das klingt ja noch komplizierter als Aufgaben einzuteilen!« Wenn man es genau nimmt, hängt das eine mit dem anderen zusammen. Die Chefetage kann schließlich nur dann eine neue Aufgabe übernehmen, wenn es ihr Terminkalender zulässt.

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Die goldene Mitte: Du koordinierst die Terminanfragen. Chefin oder Chef entscheidet über Zu- oder Absage.

51. Meine Termine mach ich selbst! »Meine Chefin vergibt ihre Termine aber am liebsten selbst – also bin ich raus aus der Nummer!«, triumphiert Günter. Nun sträub dich mal nicht so, Schweinehund! Auch wenn Chefin oder Chef alleine plant, solltet ihr euch mindestens einmal pro Woche über aktuelle Termine und Terminanfragen abstimmen. Wichtig ist, dass du weißt, wann die Chefin im Büro ist und wann sie auswärts Termine hat. Moderne Zeitplanungsprogramme sind dabei nützliche Helfer. Du kannst von deinem PC auf den Kalender deiner Chefin zugreifen, ihr Termine vorschlagen oder auf Änderungen hinweisen. Selbstverständlich stimmst du dich mit Kunden über mögliche Terminalternativen ab. Doch ohne grünes Licht aus der Chefetage keine Zusagen beim Kunden! Und: Auf jeden Fall Hände weg von der Idee »Beide vereinbaren Termine«! Da sind Pannen vorprogrammiert! Stell dir vor, du hast für Donnerstagvormittag einen Kunden bestellt, der Chef hat aber schon eine wichtige Besprechung eingeplant … Übrigens sollten auch private Termine im Kalender vermerkt sein. Schließlich sind auch diese Zeiträume belegt.

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Termine vorsortieren. Das entlastet den Kalender.

52. Nur nichts vergessen! »Meine Chefin hat neulich eine Einladung bekommen. Aber die Veranstaltung findet erst in einem halben Jahr statt. Den Zettel verlier ich doch ratzfatz! Und dann war es das mit Häppchen und Prosecco!« Gegen Vergesslichkeit hilft folgende Methode: Besorg dir 15 Hängeregister und beschrifte die ersten zwölf mit Januar, Februar und so weiter bis Dezember. Hier sammelst du alle Einladungen und Termine für die Monate des laufenden Jahres. Die nächsten beiden Hängeregister werden mit den Jahreszahlen der folgenden beiden Jahre beschriftet. Hierher wandern all die Einladungen und Termine, die nächstes oder übernächstes Jahr anstehen. Das letzte Hängeregister bekommt den Namen »später«. Du ahnst es schon: Alle Termine, die erst in drei Jahren oder noch später relevant sind, werden hier gesammelt. »Hey, es gibt so tolle elektronische Terminhelfer. Da kannst du doch alles gleich eintragen! Was soll denn dieser Papierkram?« Ganz einfach: Wenn du alle Termine einträgst, dann weißt du hinterher womöglich nicht mehr, welche Einladung Chefin oder Chef tatsächlich angenommen hat. Ein voller Kalender und dennoch Chaos. Das muss nicht sein!

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Monat für Monat entscheiden. Und der Terminkalender bleibt übersichtlich!

53. Monat für Monat, Jahr für Jahr »Na toll, dann hab ich jetzt einen Riesenstapel von Einladungen. Damit kann ich doch dem Boss nicht unter die Augen treten.« Keine Panik, Günter! Leg dir außerdem noch eine Terminmappe mit 31 Fächern für jeden Tag des Monats zu. Ende Januar leerst du den Hängeregister »Februar« und sortierst die Unterlagen in das jeweilige Fach. Ein Termin für den 15. Februar liegt im Fach 15 und so weiter und so fort. Dann ab damit zum Boss. Er entscheidet dann, welche Einladung er tatsächlich in diesem Monat wahrnimmt. Diese Termine trägst du in den Kalender ein. Gleichzeitig kannst du bei all den anderen Veranstaltungen absagen, die von der Chefin oder dem Chef gestrichen sind. Wichtig ist natürlich, dass du die vorsortierten Termine rechtzeitig vorlegst. Also am besten am 25. oder 26. des Vormonats. Dann bleibt nämlich noch genug Zeit, um auch für den Monatsersten eine Zugkarte zu besorgen oder ein Hotel zu reservieren. »Aha. Und zum Jahresende schnappst du dir dann die gesammelten Unterlagen aus dem Hängeregister fürs kommende Jahr. Jedes Dokument wandert in seine Monatsmappe. Stimmt’s?« Bingo: Du hast es erfasst!

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Für jeden Tag ein eigenes Registerfach. So bleibt alles übersichtlich.

54. Immer wieder vorlegen »Damit ist wohl der Punkt Wiedervorlage abgehakt, oder?« Fast, Günter. Es gibt im Büro ja nicht nur Einladungen, sondern auch Vorgänge, die nicht sofort komplett abgeschlossen werden. Denk nur an eine Reklamation. Da wird die Rechnung meist später bezahlt. Nämlich erst dann, wenn alles ordnungsgemäß erledigt wurde. Hier dient die Wiedervorlage dazu, solche Termine oder andere Vereinbarungen nicht zu vergessen. »Und wo soll ich all diese Unterlagen sammeln?« Nutz dafür die Terminmappe mit den 31 Registerfächern. Am besten vereinbarst du mit der Chefin oder dem Chef eine einheitliche Schreibweise für einen Wiedervorlagehinweis. Zum Beispiel: WV 15/07. Dann weißt du, am 15. Juli müssen diese Unterlagen wieder auf dem Schreibtisch liegen. Und dann wird die Rechnung auch bezahlt. Bis dahin: ab damit ins Hängeregister »Juli«. Und merk dir den Grundsatz »Gleiche Stelle, gleiches Kürzel«. Die Notiz zum Wiedervorlagetermin und sonstige Hinweise kommen immer an die gleiche Stelle auf dem Briefbogen oder auf deiner Notiz. Dann musst du bei der Durchsicht deiner Unterlagen nicht lange nach dem Datumshinweis suchen.

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Wie ein Blick in die Zukunft. Die Wiedervorlage erinnert an das, was morgen wichtig ist.

55. Noch mehr Wiedervorlage »Du hast doch zur Wiedervorlage bestimmt noch ein paar Tricks auf Lager, oder?« Aber klar doch: Heute schon an morgen denken: Feierabend oder

Wochenende? Nicht ohne einen Blick in die Wiedervorlage! Wichtige Aufgaben gehören auf deine A-B-C-D-Liste. Unterlagen, die dein Chef gleich am nächsten Morgen benötigt, gibst du weiter. Blick in die Zukunft: Urlaubszeit oder Messetermine?

Rechtzeitig vorher die Wiedervorlage durchsehen und Wichtiges oder Dringendes erledigen oder delegieren. Nicht zu spät: Ein umfangreiches Projekt? Achtung:

80:20-Regel! Zeitpuffer einplanen! Nicht zu früh: Nicht zu früh einplanen. Sonst verschiebst

du eine Aufgabe ständig und sie geht im Alltagsgeschäft unter. Konkrete Termine: Verzichte auf »möglichst bald« oder

»umgehend«. Jede Aufgabe erhält einen exakten Termin, bis wann sie zu erledigen ist. Pufferzeit nicht vergessen! »Eilt« und »wichtig« nur in kleiner Dosis: Nur wenn et-

was wirklich eilig oder wichtig ist, hat ein Dokument diesen Hinweis verdient. Sonst glaubt dir das irgendwann keiner mehr.

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Plantafeln und Projektplanungsprogramme helfen bei größeren Aufgaben.

56. Kleine Helfer für große Pläne Manchmal stehen auch richtig große Aufgaben an. Dann reichen Kalender und Wiedervorlagemappe nicht aus, um alles unter einen Hut zu bringen. Dann brauchst du andere Hilfsmittel, damit dir nichts entgeht. »Ach nee! Jetzt hast du schon ein Hängeregister, eine Wiedervorlagemappe und ein Terminplanprogramm! Was kommt denn jetzt noch?«, jammert Günter. Überleg doch mal, Günter: Schon die Urlaubsplanung für deine ganze Abteilung macht deinen PC-Terminplaner unübersichtlich. Hier helfen Plantafeln. Die einzelnen Monate sind übersichtlich dargestellt und wichtige Unternehmenstermine wie Messen oder das Firmenjubiläum sind vermerkt. Dann tragen alle ihre Urlaubszeiten farbig ein. Und jeder erkennt, wo es Überschneidungen gibt und ob die Urlaubspläne angepasst werden müssen. Für richtig aufwendige Prozesse, also beispielsweise für die Konstruktion einer neuen Maschine, setzen Unternehmen sogenannte Projektplanungsprogramme ein. Sie berücksichtigen Personal-, Zeit- und Materialressourcen und errechnen, wie lange das ganze Projekt dauert. Und sie dokumentieren und analysieren Terminverzögerungen und eine schnelle Abwicklung.

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Ein Tag hat nur 24 Stunden. Deshalb sind im Privatleben deine Prioritäten wichtig.

57. Nur 24 Stunden »Also im Büro kann ich mir das ja alles vorstellen mit Hängeregister und Projektplanungsprogramm und so weiter. Aber zu Hause – Fehlanzeige! Der Anrufbeantworter blinkt wie ’ne Discokugel, der Nachbar braucht Hilfe beim Aufbau seines neuen Schuhschranks und der Sportkurs beginnt in einer halben Stunde. Wie soll man das jetzt alles unter einen Hut bringen?« Nicht vergessen, Günter: Eisenhower und seine A-B-C-D-Entscheidungen gelten nicht nur fürs Büro! Was ist für dich in dieser Situation dringend und wichtig? »Ich habe Hunger und möchte vor dem Sport noch etwas essen. Sonst stopfe ich mich hinterher voll und das Training war umsonst!« Eine A-Aufgabe also. Und was ist für dich wichtig? »Ich muss meinen Anrufbeantworter abhören, denn ich warte auf einen wichtigen Anruf.« Damit wäre auch Priorität B festgelegt. Das kannst du erledigen, während du dir ein paar Brote schmierst. Aber was machst du mit deinem Nachbarn? »Ich erkläre ihm, dass ich ihm nicht sofort helfen kann. Entweder er bittet jemand anderen oder wartet, bis ich zurück bin.« Bravo, Günter! Du hast Prioritäten gesetzt, deine Aufgaben sortiert und entschieden, was für dich wichtig und dringend ist. Das ist nämlich die größte private Stressfalle: die Wünsche und Bedürfnisse der anderen über deine eigenen Wünsche und Bedürfnisse zu stellen.

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Gut strukturiert kommst du durch den ganzen Tag. Und hast noch Pausen für dich.

58. Bloß kein Stress – und keine Panik »Weißt du was, ich komme mir ganz schön verplant vor! Im Büro muss alles rechtzeitig erledigt sein und zu Hause erwarten Freunde und Familie, dass ich mir Zeit nehme. Was bleibt denn dann noch für mich?« Ganz niedergeschlagen lässt Günter die Schlappohren hängen. Aber, aber, Schweinehund, wer wird denn gleich die Schnauze in den Sand stecken! Vor lauter Terminplanung ist dir wohl entgangen, dass du dir dabei jede Menge freie Zeit geschaffen hast. »Klingt aber … nicht danach …« Na, dann schau doch mal genauer hin! Hektik und Stress entstehen immer dann, wenn du mehrere Sachen gleichzeitig erledigst. Und das erträgt keiner lange – weder im Beruf noch im Privatleben. Mit der Eisenhower-Methode aber passiert dir das nicht mehr. Denn du legst fest, was wann und von wem erledigt wird. Kalender, Hängemappen und die Wiedervorlage helfen dir dabei. Gezielte Pufferzeiten lassen Platz für Unerwartetes. Und feste Pausen sind deine persönliche Energiequelle. Also? Merkst du nun, was schon gewonnen ist?

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Arbeiten nach der Salami-Taktik. Auch kleine Schritte führen zum Ziel!

59. Mit Salami zu mehr Gelassenheit »Ich bin noch nicht ganz überzeugt. So viele Aufgaben! Manche Projekte sind wie riesige Berge! Nur Arbeit und kein Ende!« Kein Problem: Dagegen hilft die SalamiTaktik, Schweinehund. »Was, bitte schön, hat das Frühstücksbrötchen mit meiner Arbeit zu tun?« Nicht das Brötchen, Günter, die Salami! Denn die isst du doch am liebsten in dünnen Scheibchen, oder? »Klar! Soll ich etwa die ganze Wurst in einem Stück essen?« Nein, natürlich nicht. Aber denk darüber nach, ob du nicht auch Aufgaben lieber in kleinen Scheibchen erledigen willst. Die Salami-Taktik ist nämlich eine Methode aus dem Projektmanagement. Aufwendige Jobs, zum Beispiel die Organisation des Firmenjubiläums, werden in einzelne kleine Teilprojekte unterteilt. Und diese wiederum in einzelne Aufgaben. Für diese Teilprojekte gibt es Zwischenziele. Sind die erreicht, dann geht es zum nächsten. Die vielen Einzelteile zusammen ergeben am Ende ein erfolgreiches Gesamtprojekt. »Aha, genau wie alle Salamischeibchen zusammen genommen eben eine ganze Salami sind.« Du hast es erfasst. Und deshalb nennt man diese Methode Salami-Taktik. Aus dem Berg an Arbeit werden lauter kleine Aufgabenhäufchen. Und die erscheinen jedes für sich viel leichter machbar – ein psychologischer Trick mit super Wirkung. Denn dem Ziel kommt man auch Stück für Stück immer näher. 123

Kleine Pausen und sportliche Einlagen vertreiben Grübelgedanken und verspannte Muskeln.

60. Zeit für dich »Stück für Stück die Dinge abarbeiten! Die Salami-Taktik hört sich gut an! Aber nicht gleich alle Scheibchen hintereinander, oder?« Natürlich nicht, Schweinehund. Ein bisschen Luftholen muss schließlich sein – fürs Energietanken. Hier nun noch ein paar Tipps dazu: Hol mal Luft: Arme aufstützen, Kopf in die Hände. Augen

zu und eine Minute ganz langsam ein- und ausatmen. Ein … aus … ein … aus … Und der Kopf ist wieder frei! Tanzende Blicke: Fass zunächst einen fernen Punkt ins

Auge, dann einen Gegenstand in unmittelbarer Nähe. Zehnmal wiederholen. Das hilft gegen müde Augen vorm PC. Nackenpower: Aufrecht hinstellen, eine Zeitung zusam-

menrollen und an beiden Enden festhalten. Handrücken oben, Ellbogen auf Schulterhöhe und Zeitung auseinanderziehen. 15 Sekunden halten, lockern und dreimal wiederholen. Frischer Wind für den Kopf: Ein Spaziergang in der Mit-

tagspause oder am Abend wirkt Wunder. Die frische Luft vertreibt Grübelgedanken und lässt dich ruhiger werden. Harmonie fürs Hirn: Augen schließen. Mit dem Kopf eine

liegende Acht zeichnen. Ein paar Mal in jede Richtung. Das lockert Verspannungen.

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Vorbereiten – durchführen – nacharbeiten. Der Dreiertakt bei Veranstaltungen.

61. Neue Zeiten, neue Aufgaben Ist dir aufgefallen, Schweinehund, dass wir uns bisher vor allem mit den typischen Büroaufgaben beschäftigt haben? Dabei gibt es im Büro noch viel mehr zu tun! »Noch mehr?«, empört sich Günter. Klar – schließlich wirst du als Büroschweinehund auch für dein Organisationstalent bezahlt. Also kann es ebenfalls zu deinem Job gehören, Veranstaltungen vorzubereiten. Und zwar ganz eigenverantwortlich. »Volle Verantwortung von A bis Z? Doch nicht mit mir! Denn wenn was schiefläuft, sind die Kunden sauer – und in der Chefetage brauche ich mich dann gar nicht mehr blicken zu lassen!« Keine Sorge: Auch für solche Aufgaben gibt es Helfer. Und viele der bisherigen Tricks kannst du auch hier anwenden. »Aber wie soll ich mir einfach eine große Feier aus dem Ärmel schütteln?« Moment, Veranstaltungen sind ja unterschiedlich. Mal kleiner, mal größer. Mal passiert alles im Haus, dann findet alles auswärts statt. Entsprechend ist auch dein Aufwand mal größer und mal kleiner. Kein Grund zur Panik also! Erst mal nachdenken. Grundsätzlich laufen bei allen Veranstaltungen drei Phasen ab: die Vorbereitung, der Tag X und das Auswerten.

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Für jedes Projekt gilt: Erst alle Ideen sammeln. Dann sortieren und strukturieren.

62. Eine Landkarte für deine Gedanken »Veranstaltungen planen geht also auch ganz einfach: vorbereiten, durchführen, nachbereiten. Aber, wenn der Boss wie neulich plötzlich neben mir steht und mich auffordert, mir was fürs Firmenjubiläum einfallen zu lassen … Ob ich das kann?« Null Problemo: Leg doch mal los, ohne zu grübeln! Sammle erst mal jeden Gedanken, der dir dazu einfällt. Nimm dir dafür ein großes Blatt. In der Mitte steht das Thema »Jubiläum«. Drumherum notierst du alle wichtigen Hauptaspekte, also Programm, Catering, Gäste und was dir noch so einfällt. Wenn dir nun zum Programm ein Unterpunkt einfällt, wird der an diesem Ast angehängt. Am Ende entsteht eine Art Landkarte deiner Ideen. Profis nennen so was eine »Mind-map«. Wenn du mit mehreren Kollegen Ideen sammelst, dann eignet sich die Meta-Plan-Methode besser. Sie entstand in amerikanischen Großraumbüros. Ideen, Notizen, Hinweise und Fragen werden mit Zetteln auf eine Pinnwand geheftet. Erst mal wird alles gesammelt. Kritik gibt es in dieser Phase nicht. Wenn dann alle Ideen zusammengetragen sind, wird diese Sammlung nach passenden Oberthemen strukturiert. Das nennen die Profis »clustern«. Das kannst du übrigens mit jedem anderen Projekt genauso machen: bei der Produkteinführung, der Neukundengewinnung oder deiner Geburtstagsfeier.

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Minimaler Aufwand, maximale Sicherheit. Checklisten sind das Sicherheitsnetz bei großen Aufgaben.

63. Aus einzelnen Aufgaben wird eine Checkliste »Okay, jetzt hast du ein paar Ideen gesammelt. Aber wie geht es weiter?« Nun, diese Ideensammlungen besprichst du natürlich jetzt mit dem Chef. Ihr legt die konkrete Richtung fest. Und dann packst du alles, was zu tun ist, in eine Checkliste. »Also einfach ab damit auf meine To-do-Liste?« Nicht ganz. Diese neue Checkliste ist deiner Tagesliste zwar ganz ähnlich. Der Unterschied ist aber: Auf der Tagesliste stehen Aufgaben aus verschiedenen Projekten. Deine Projektcheckliste dient dir einzig als Gedankenstütze für ein konkretes Projekt, damit du genau dessen Fortschritte im Auge behältst. Und Achtung: Planst du solche Events öfter? Dann stell dir eine Universal-Checkliste zusammen. Sie berücksichtigt alle, wirklich alle Punkte! »Das dauert doch ewig!«, wehrt sich Günter. Nicht, wenn du bei deinem nächsten Projekt konsequent mitschreibst. Statt auf Schmierzetteln speicherst du alle Einzelschritte in einem Dokument. Einmal erstellt, hilft dir diese Liste auch künftig immer wieder. Je nach Bedarf kannst du diese Liste ergänzen oder kürzen. Und künftig entgeht dir nichts mehr.

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Eine Checkliste erfasst auch die kleinsten Aufgaben. So geht nichts verloren.

64. Fein säuberlich geordnet »Gut, her mit dem Papier, wir legen los!« Wichtig ist bei deiner Checkliste, dass du klar und präzise formulierst. Nicht vage ausdrücken (»so schnell wie möglich«), sondern eindeutige Fristen setzen. »Wie bei der Wiedervorlage!«, erinnert sich Günter. Genau! Und es gibt noch ein paar andere wichtige Kriterien. Eine Checkliste ist einfach gestaltet, für jeden sofort verständlich, legt »Eckpfeiler« fest (Termine, Fristen und so weiter), enthält alle wichtigen Arbeiten sowie alle beteiligten Personen. »Das machst du am besten nach der Salami-Taktik«, überlegt Günter. »Ganz oben stehen die Hauptaufgabe und der Ansprechpartner für diesen Bereich. Dann legst du einzelne Schritte fest. Was musst du tun? Was beachten? Welche Details erfragen? Wen informieren? Und hinter jedem Punkt ist Platz für einen großen Haken – erledigt!« Bravo! So sieht eine durchdachte Checkliste aus. »Kann ich eigentlich alles, was mir einfällt, auf dieser Liste notieren?« Natürlich. Zum Stichwort Dekoration notierst du dir eben auch Servietten, Blumenschmuck bestellen oder Fahnen aufhängen. Jeden Aspekt hältst du so detailliert fest wie nötig.

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Damit deine großen Pläne gelingen, musst du die richtigen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigen. Notiere sie am besten gleich so in deiner Checkliste.

65. Ein feines Netz Je genauer du auf einer Checkliste notierst, was zu tun ist, desto entspannter werden die letzten Vorbereitungen. »Aber wie kriegst du es hin, dass wirklich alle Kleinigkeiten passen?« Kein Problem: Das ist wie beim Kuchenbacken. Die Zutaten müssen in der richtigen Reihenfolge miteinander vermischt werden. Erst dann kannst du den fertigen Teig backen und erhältst eine leckere Torte. Gleiches gilt bei einem großen Projekt: Die meisten Einzelaufgaben hängen miteinander zusammen. Bevor das eine nicht getan ist, kann das andere nicht beginnen. Beachte solche Verknüpfungen in deiner Checkliste: Was hängt voneinander ab? Was baut aufeinander auf? Wie sind die zeitlichen Bedingungen? Wann und wo werden Zwischenergebnisse benötigt? Wer kontrolliert? Und wie erfolgt diese Kontrolle? Notiere die einzelnen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge, dann ist deine Checkliste perfekt.

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Galadinner oder Mitarbeiterparty? Eine Frage von Etat und Ziel.

66. Das Feld wird abgesteckt Also jetzt ran ans Jubiläum! Stell dir folgende Fragen: Welche Art der Veranstaltung soll es sein? Ein Ball, eine

Feierstunde, ein buntes Mitarbeiterfest, eine Produkteinführung? Welches Ziel soll erreicht werden? Bekanntheit steigern,

Image verbessern, Kunden gewinnen, Mitarbeiter binden? Welcher Ablauf passt zur Veranstaltungsart? Sektempfang

mit Häppchen und Hintergrundmusik? Oder Festabend mit Gastrednern, Showprogramm und Galadinner? Wie lange soll die Veranstaltung dauern? Einen Abend?

Ein Wochenende? Nur einen Vormittag? Wann soll sie stattfinden? Klares Nein für Ferienzeiten

oder Freitagnachmittage! Wann passt es den Teilnehmern am besten? Mittwoch-

nachmittag oder Montagvormittag? Meist eine Frage der Branche! Was darf es kosten? Sparflamme oder Spendierhosen?

»Hm, ein Jubiläum ist schon was Größeres. Da sollte man die Spendierhosen anhaben, oder?« Das besprichst du bitte unbedingt mit der Chefetage! Und: Je weniger Geld du hast, desto mehr ist deine Fantasie gefragt!

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Wer kommt? Die Gästeliste braucht Fingerspitzengefühl.

67. Von VIPs und anderen Gästen Die schwierigste Frage bei jedem Fest heißt: Wer soll kommen? Soll man zur Hochzeit auch die Großtante dritten Grades einladen? Dürfen zur Taufe auch Freunde der jungen Eltern kommen? Werden auch ehemalige Kunden zur Firmenfeier eingeladen? »Autsch, da kann man sich aber ganz schön in die Nesseln setzen!« Günter verdreht genervt die Augen. Zugegeben: Die Gästeliste ist eine heikle Frage. Deshalb notiere zunächst alle Personen, die theoretisch infrage kommen. Dann zählst du sie zusammen. Zu viele? Also musst du den Kreis nach bestimmten Kriterien so lange reduzieren, bis alles zu deinem Budget passt. Entscheidend ist, dass du bei deinem Fest genau die Menschen um dich hast, die dir wirklich wichtig sind. Bei einer Firmenveranstaltung ist das nicht anders. Auch hier muss der Kreis der Gäste entsprechend eingegrenzt werden.

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Einfache Gleichung: Veranstaltungsart + Anzahl der Gäste = Veranstaltungsort

68. Waldhotel oder Tagungscenter? »Eigentlich ist es doch egal, wo eine Tagung oder eine Jubiläumsfeier stattfindet, oder?« Falsch gedacht, Günter. Drei Faktoren spielen bei der Auswahl des Veranstaltungsortes eine wichtige Rolle. Erstens: die Anzahl der Gäste. Zweitens: die Art der Veranstaltung. Und drittens: Wie lange soll alles dauern? Bei deinem Firmenjubiläum zum Beispiel kommen sicher viele Gäste. Und zwar von überall her. Also sollte der Veranstaltungsort gut erreichbar sein und ausreichend Übernachtungsmöglichkeiten bieten. Und natürlich muss die Atmosphäre des Veranstaltungsortes zu deinem geplanten Motto passen. Du planst »nur« eine Wochenendkonferenz mit Erfahrungsaustausch? Dann brauchen die Teilnehmer Zeit zum Auftanken. Dazu passt das abgelegene Waldhotel mit schöner Gartenanlage und Wellnessoase. Oder es soll ein kurzes Meeting im kleinen Kreis werden? Dann achte auf einen Treffpunkt, den alle gut und zügig erreichen. Nach getaner Arbeit wird gemeinsam gegessen. Das schweißt zusammen und ist eine ideale Stärkung vor der Heimreise.

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Ort, Programm und Catering – aufeinander abgestimmt ergeben sie ein unschlagbares Trio für gelungene Veranstaltungen.

69. Genuss für Gaumen und Kehle »Meine Schweinehundekollegen reden nach einem Seminar oder einem Fest immer vom Essen. Man könnte meinen, das sei das Wichtigste!« Du hast recht, Schweinehund. Das ist schon etwas merkwürdig. Aber überleg mal: Bei Jubiläen oder Konferenzen kennen sich die Gäste kaum. Wer nicht nur fachsimpeln möchte, braucht ein anderes Thema. Also plaudern die meisten übers Wetter, den Service oder eben übers Essen. »Ja, ja, das kenn ich! Das klingt dann so: Dieser italienische Abend war einfach toll. Die Antipasti waren vorzüglich. Und überhaupt das ganze Büfett! Alles war ja so nett arrangiert!«, äfft Günter die anderen nach. »Erinnerungen ans Rahmenprogramm? Fehlanzeige!« Tja, wie heißt es doch so schön? Essen und Trinken hält Leib und Seele zusammen. Das gilt auch bei Firmenjubiläen, Seminaren oder anderen Anlässen. Also, Schweinehund, aufgepasst! Zu einer rundum gelungenen Veranstaltung gehören neben Ort und Programm auch passende Speisen, Getränke und freundliches Servicepersonal. Dann behalten die Gäste ein Treffen in bester Erinnerung.

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Kein Programm ohne Pausen. Sonst sind die Teilnehmer überfordert.

70. Kein Programm ohne Pausen »Begrüßungsrede, Grußworte, Essen, Showprogramm. Das ist doch der typische Ablauf einer großen Feier. Irgendwie langweilig …« Und vor allem anstrengend! Erinnerst du dich noch an den entscheidenden Tipp zur Tagesplanung? »Klar: Pausen einplanen!« Und genau die darfst du auch bei Workshops oder Festlichkeiten nicht vergessen. Die Gäste brauchen zwischendurch eine Verschnaufpause. Dann kommst du mit deinen Tischnachbarn ins Gespräch oder kannst dich mit Getränken versorgen. Oder du nutzt die Gelegenheit, um das Gehörte oder Erarbeitete noch einmal mit anderen durchzusprechen. Oder um einfach mal etwas frische Luft zu schnappen. »Aha, weniger ist also mehr. Ich lass unseren Gästen Zeit zum Reden, sonst rutscht die Stimmung in den Keller. Eine kurze Begrüßung und ein interessanter Gastredner. Das reicht!« Na, dann kann der große Tag ja kommen.

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Deine Vorbereitungen sind so perfekt wie möglich und so spontan wie nötig. Aber niemals ohne Notfallplan.

71. Gelassen in den Tag X »Ja, eigentlich ist alles klar: Ich muss Pausen einplanen! Aber ich muss auch die Gästeliste, den Veranstaltungsort, das Catering und das Programm festlegen. Das klingt mal wieder so, als könnte einem doch alles über den Kopf wachsen.« Keine Sorge, Günter. Wer rechtzeitig mit allem anfängt, schafft auch alles. Merk dir einfach: Je mehr Personen beteiligt sind, desto früher fällt der Startschuss für die Vorbereitungen. »Logisch! Einen Brunch unter Freunden mach ich spontan. Einen Messeauftritt plane ich viel früher.« Genau! Und: Je besser die Vorbereitungen, desto entspannter die letzten Tage und Stunden. Obwohl: Ein bisschen Lampenfieber schadet auch nicht. Im Gegenteil, es sorgt für aufmerksame Helfer. Die entscheidende Frage für mehr Gelassenheit ist aber: Was könnte alles schieflaufen? Sie hilft dir nämlich, einen Notfallplan aufzustellen. Wolkenbruch bei der Open-Air-Veranstaltung? Referent steht im Stau? Wenn du schon vorher Lösungen kennst, sind solche Überraschungen zwar unangenehm, aber keine Katastrophe. Du kannst sicher sein, dass du auch ohne Regenschauer oder Stau am Tag X spontane Entscheidungen treffen musst. Auch hier gilt: Du bist nicht allein! Vertrau auf deinen Erfindungsgeist und die Flexibilität deiner Helfer. Du wirst sehen, irgendwie klappt es immer.

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Persönliche Treffen schaffen Vertrauen. Sie sind die Basis für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen.

72. Die Chefetage packt die Koffer »Anderes Thema: Kannst du mir mal sagen, warum die in der Chefetage eigentlich immer so viele Geschäftsreisen machen müssen? Telefon- oder Videokonferenzen tun es doch auch. Und sie wären um einiges billiger!« Das mag schon sein, Günter. Wir verfügen heute über immer bessere technische Möglichkeiten, sodass man mit fast jedem Menschen auf der Welt fast sofort in Kontakt treten kann. Aber andererseits: Worüber würdest du dich selbst mehr freuen – über ein langes Telefonat oder einen Besuch deiner besten Freundin? »Über den Besuch natürlich!« Genau. Denn es ist viel netter, wenn man sich persönlich gegenübersitzt. Also: Auch Kundenbeziehungen benötigen persönliche Kontakte. Bestimmt würden Chefin und Chef auch oft lieber zu Hause bleiben, als ständig durch die Gegend zu jetten. Aber solche Geschäftsreisen haben etwas mit Wertschätzung zu tun. Sie zeigen Kunden und Partnern, dass sie es wert sind, persönlich betreut und beraten zu werden. So entsteht eine Vertrauensbasis, die wichtig ist für den Erfolg eures Unternehmens – und letztlich für deinen Job.

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Wohin die Chefetage auch reist – du weißt immer bestens über alle Ziele und Termine Bescheid.

73. Bevor es losgeht Wie bei jedem anderen Projekt ist auch beim Reisen eine gute Vorbereitung das A und O. »Hallo Checkliste!«, zwinkert Günter. Schlauer Schweinehund! Er weiß schon Bescheid. »Aber kann ich nicht auch alles an ein Reisebüro delegieren?« Natürlich, das ist praktisch und hilfreich. Die Mitarbeiter im Reisebüro sind schließlich Profis. Sie beschaffen Reisedokumente, buchen Hotel, Bahn, Flug oder Mietwagen und wissen alles über Pass-, Zoll- und Währungsbestimmungen. »Wunderbar, ich delegiere und behalte die Zügel in der Hand.« Damit dir das gelingt, solltest du aber ein paar Reisedetails kennen. Und zwar: Wer verreist? Und für wie lange? Wohin geht es? Welche

Route ist geplant? Inland oder Ausland? Sind besondere Pass-, Zoll- oder Währungsangelegenheiten zu regeln? Welche Geschäftspartner werden besucht? Welche Unterlagen sind für diese Treffen notwendig (Arbeitsunterlagen, Reiseroute, Stadtpläne, Tickets, Hotelbestätigungen, Ausweise und so weiter)? Wie und wo ist der Reisende zu erreichen? Mobilnummer,

Telefon- und Faxnummer des Hotels und Vereinbarungen über regelmäßige Anrufzeiten sind nötig. Bestimmt kennst du auch die kleinen Extrawünsche von Chefs, zum Beispiel: Kein Zimmer neben dem Hotelaufzug! Solche Infos gehören ins Arbeitsplatzhandbuch. Stichwort: Reisevorbereitungen. 151

Alles ab in eine Mappe. Bei umfangreichen Reiseplanungen helfen Ordner und ein Zeitplan.

74. Wenn die Reise länger dauert »Also angenommen, mein Boss ist drei Tage unterwegs. Jeden Abend in einer anderen Stadt und dort auch immer bei verschiedenen Kunden. Wie verschaffe ich mir dann eine sinnvolle Übersicht?« Je umfangreicher die Planungen, desto wichtiger ist ein Reiseordner. Hier heftest du alles ab, was mit der Reise unmittelbar zusammenhängt. Das ist besonders praktisch, wenn zwischen den einzelnen Organisationsschritten mehrere Tage oder Wochen liegen. Für die eigentliche Reise stellst du einen Zeitplan auf. Er enthält alle Details zu den Terminen deines Chefs. Also beispielsweise: Montag, 11.30 Uhr: Treffen mit Herrn Grunz – benötigte Unterlagen: Produktkatalog und Angebot – Geschäftsessen: ja – sonstige Hinweise: Herr Grunz hat schon ein Produktmuster erhalten. Dein Chef weiß so auf einen Blick, worum es geht, und dir hilft diese Liste bei der Vorbereitung der Reiseunterlagen.

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Andere Länder, andere Sitten – wer sich darauf einstellt, hat mehr Erfolg!

75. Über alle Grenzen »Wenn es ins Ausland geht, gibt es bestimmt noch mehr zu beachten, oder?« Fassen wir doch mal zusammen! Zunächst sind da deine grundsätzlichen Reisevorbereitungen: Verkehrsmittel auswählen, Hotel buchen, eventuell Mietwagen bereitstellen lassen. Und dann gibt es je nach Land noch verschiedene zusätzliche Punkte. Ins Gepäck gehören grundsätzlich Ausweisdokumente, Führerschein und eventuell ein Visum sowie wichtige Versicherungsinformationen (Kranken-, Unfall- und Zusatzversicherungen). Wenn die Chefin oder der Chef wertvolle Gegenstände mitnimmt wie Laptop oder Produktmuster, kann auch eine zusätzliche Gepäck- und Diebstahlversicherung sinnvoll sein. Auf jeden Fall solltest du dich frühzeitig informieren, ob für das Reiseland Impfungen vorgeschrieben sind. Wenn ja, dann pieksen lassen und Impfbuch mit ins Gepäck packen! Der Geschäftserfolg in fremden Wirtschaftsländern ist nicht nur eine Frage der Sprachkenntnisse! Auch kulturelle Unterschiede und Mentalität spielen eine große Rolle. Zur Reisevorbereitung gehört deshalb auch die Beschäftigung mit fremden Gepflogenheiten. Beherrscht deine Chefin die wichtigsten Regeln, dann bleibt sie bei ihrem Besuch vor unangenehmen Fettnäpfchen verschont.

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Professionalität in der Besucherbetreuung zahlt sich aus. Sie ist die beste Visitenkarte und die Basis einer guten Kooperation.

76. Die andere Visitenkarte »Egal, ob die Chefs verreisen oder die Kunden zu uns kommen – die Arbeit ist fast die gleiche!«, stöhnt Günter. »Brötchen, Kaffee und immer schön lächeln. Ich komme mir vor wie ein Animateur im Klubhotel.« Klingt nach »Störfaktor Besucher«, mein lieber Schweinehund. Denk daran: Zufriedene Kunden bedeuten Erfolg. Und der wiederum sichert dir deinen Job. Ein bisschen Freundlichkeit und guter Service dürfen es dann schon sein. »Ich finde, bei uns klappt das sowieso wie am Schnürchen!« Großes Lob, Günter. Das ist die beste Visitenkarte für dein Unternehmen! Und meist auch der Beginn einer angenehmen Zusammenarbeit. Der erste Eindruck, den deine Firma vermittelt, bleibt anderen in Erinnerung. Also bemühe dich um konsequente Kundenorientierung! »Was heißt das konkret?« Tu immer mal wieder so, als wärest du der Kunde. »Der Tipp mit dem fremden Blick?« Genau! Schau dir den Betrieb mal genau an. Wie sieht der Eingangsbereich aus? Welchen Eindruck hinterlässt das Besprechungszimmer? Und die sanitären Anlagen? Sind Handtücher vorhanden? Na? Welchen Gesamteindruck hat wohl dein Gast am Ende seines Besuchs?

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Kümmere dich um deine Gäste mit Freundlichkeit und echtem Interesse.

77. Herzlich willkommen! »Dann sollen sich die Mädels am Empfang mal um ein paar Grünpflanzen kümmern.« Gute Idee, das reicht aber noch nicht. Professionelles Besuchermanagement bedeutet für dich, Gäste am Empfang abzuholen und in den Besprechungsraum zu begleiten. Auf dem Weg dahin bleibt Zeit für ein Gespräch. Erkundige dich nach der Anreise oder dem Hotel. Das signalisiert dem Gast Interesse und ihr kommt leichter ins Gespräch. Welchen Eindruck du bei deinem Gast hinterlässt, hängt nicht nur davon ab, was du sagst, sondern auch wie! Also schenk deinem Besucher ein echtes Lächeln und vertrau auf deine sympathische, positive Ausstrahlung. »Was ist sonst noch zu tun?«, will Günter wissen. Nun, als Gastgeber bist du ganz schön gefragt. Du nimmst Gästen den Mantel ab. Du öffnest die Türen und lässt deinen Besucher zuerst durchgehen. Auch im Fahrstuhl hat der Gast den Vortritt. Im Besprechungszimmer bietest du Getränke an – Kaffee, Tee, Mineralwasser oder Säfte. »Und wenn meine Chefin ausgerechnet jetzt noch ein wichtiges Telefonat begonnen hat?« Entschuldige dich dafür und unterhalte dich noch ein wenig. »Aber mein Schreibtisch wartet doch auch!« Vielleicht ist dein Besucher ja an etwas Lesestoff interessiert? Zum Beispiel an einer aktuellen Tageszeitung, einem Wirtschaftsmagazin oder an Infomaterial über euer Unternehmen?

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Der Gast zuerst – diese Regel hilft dir schon viel weiter!

78. Der kleine Gäste-Knigge »Puh, das klingt nach Arbeit! Und wem bietest du zuerst den Kaffee an?« Tja, auch dafür haben »Benimmprofis« ein paar Regeln: Beim Meeting mit den Mitarbeitern aus der eigenen Abteilung ist es ganz einfach. Zuerst erhält der ranghöchste Teilnehmer seinen Kaffee. Anschließend kommen im Uhrzeigersinn alle anderen an die Reihe. Nur wenn die Gruppe wirklich sehr groß ist, machst du keine Unterschiede. Geh im Uhrzeigersinn um den Tisch herum. Auch der Chef wird dann erst bedient, wenn er entsprechend der Sitzordnung an der Reihe ist. Sind aber Führungspersonen aus mehreren Abteilungen zusammen, und du kannst nicht unterscheiden, wer die höchste Position besetzt, dann gilt die einfache Regel: Erst die Gäste aus anderen Abteilungen, dann der eigene Chef. »Alles klar! Und wie läuft das bei fremden Besuchern ab?« Ein einzelner Gast wird stets zuerst bedient. Auch wenn er im Rang unter deinem Chef steht. Hier gilt: Der (Ehren-)Gast zuerst! Kommen zu einem Meeting Mitarbeiter und fremde Besucher, dann heißt es auch hier: die Gäste zuerst. Hier solltest du die Rangfolge kennen und beachten: Ranghöhere vor Rangniedrigeren. Eine Besonderheit: Bei gleicher Ranghöhe – und nur dann! – werden die Damen vor den Herren bedient.

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Höflichkeitsregeln im Businessleben sind ein Spiegel ihrer Zeit. Grundsätzlich gilt: Die Gäste gehen vor. Details stehen in Ratgebern. Oder hol dir Tipps vom Profi!

79. Von alten und neuen Höflichkeitsregeln »Wie bitte? Ich dachte immer: Erst die Damen, dann die Herren! Was ist denn aus den alten Kavaliersregeln geworden?« Benimmregeln sind ein Spiegel ihrer Zeit. Sie verändern sich immer wieder. Natürlich ist es nicht falsch, wenn du in einer kleinen Runde einer Dame noch immer zuerst die Hand gibst. Ist die Gruppe aber größer, wird das von dir nicht mehr erwartet. Was bleibt, ist folgende Faustregel: Gehört eine Dame zu den Ehrengästen, dann ist sie zuerst dran. In allen anderen Fällen werden weibliche Gäste nicht bevorzugt behandelt. Sie sind dann entsprechend ihrer beruflichen Rangordnung oder entsprechend der Sitzordnung an der Reihe. »In Sachen Höflichkeit herrscht also Gleichberechtigung?« So könnte man sagen. Aber ob beim netten Schweinehundefräulein vom Nachbarbüro oder dem Kollegen aus dem dritten Stock – du darfst und solltest natürlich beiden die Tür aufhalten, wenn sie unter Aktenbergen zusammenbrechen. Wenn du häufig ausländische Gäste zu Besuch hast, dann lohnt sich ein spezielles Kulturtraining. Denn: Andere Länder, andere Sitten. Das hilft dir dann, Fettnäpfchen zu vermeiden. »Und wenn ich mit all diesen Rangordnungen durcheinanderkomme?« Dann merk dir einfach das Wichtigste: Über allem steht die Höflichkeit! 163

Auch wenn der Besprechungsraum nicht zu deinen Aufgaben gehört: Fühl dich verantwortlich! Dein Besucher unterscheidet nicht zwischen zuständig oder nicht.

80. Alles für die Atmosphäre Leider ist ja ein Besprechungsraum meist ziemlich karg. Großer Tisch und viele Stühle drum herum. Vielleicht noch Flipchart und Pinnwand. Pflanzen? Fehlanzeige. Das schafft eher die Atmosphäre eines OP-Saals als eines schönen Arbeitsplatzes. Gegen so viel Nüchternheit helfen ein paar kleine Handgriffe, zum Beispiel Papierservietten in der Hausfarbe des Unternehmens oder frische (!) Blumen auf dem Tisch. Ein großes Wandbild zwischen Pinnwand und Flipchart – für kleine Blickpausen zwischendurch – ist auch eine gute Idee. Und eine große Grünpflanze bringt etwas Bewegung in die klaren Linien der Einrichtung. Und schließlich musst du, lieber Schweinehund, dir natürlich die grundsätzliche Frage stellen, ob der Raum aufgeräumt, angenehm temperiert und gelüftet ist. Sind Tische und Stühle sauber und staubfrei? Gilt das auch für Gläser, Geschirr und Besteck? Sind alle Schubladen und Schranktüren geschlossen und vertrauliche Unterlagen entfernt? Sind die Gardinen ordentlich aufgehängt? Machen Pflanzen und Blumen einen ordentlichen Eindruck? Und: Kann man aus umliegenden Büros oder von der Straße Gespräche hören? Dann Türen und Fenster schließen! Außerdem: Sind frisches Obst, Gebäck und Getränke eingedeckt?

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Regeln fürs Geschäftsessen: Keine Experimente! Vorher Probeessen und rechtzeitig reservieren!

81. Gehen wir essen? Auch ein Geschäftsessen kann ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur guten Geschäftsbeziehung sein. Deshalb ist dein Organisationstalent auch hier mal wieder gefragt. »Na, so schwierig ist das aber nicht: Ich buche einfach beim Stamm-Chinesen um die Ecke und gut!« Halber Punkt für dich, Günter! Das Restaurant in der Nähe spart An- und Abfahrtszeit. »Und wieso nur ein halber Punkt?« Auch wenn dein Boss Ente süßsauer liebt: Keine Experimente mit exotischen Restaurants! Mag dein Gast überhaupt asiatisches Essen? »In unserer Stadt spricht man seit Wochen über einen neuen Gasthof. Wie wäre es dann damit?« Okay, überzeug dich aber vorher bei einem Probeessen von Qualität und Stil des Hauses. Ein Tisch in einer geschützten Ecke? Bevorzugte Bedienung? Wenn du rechtzeitig am Vormittag reservierst, berücksichtigen Gastronomen auch gerne Sonderwünsche. Es ist außerdem klug, dich vorher mit dem Kellner abzustimmen. Er sollte wissen, wie viel Zeit für das Essen veranschlagt ist. »Und wenn es mal ganz schnell gehen muss? Fast Food ist tabu, oder?« Klar, Günter! Besorg dir also eine Speisekarte des Restaurants. Dann können Chef und Gäste die Gerichte schon vorher auswählen. Du kündigst telefonisch an, was bestellt wurde und wann die Gäste eintreffen werden. Das spart Zeit. 167

Beim Essen haben viele die besten Ideen. Erinnerungsstütze: ein kleiner Notizblock.

82. Beim Essen kommen die besten Ideen »Wenn ich mit meinen Schweinehundekollegen gemeinsam zum Mittagessen gehe, dann fallen uns meistens die besten Sachen ein. Welches Motto der Messeauftritt haben soll. Oder wie wir unsere Kunden noch besser von unseren Produkten überzeugen können.« So geht es bestimmt auch den Chefs beim Geschäftsessen. In entspannter Atmosphäre hat man bessere Ideen. Es ergeben sich individuelle Lösungen oder man stimmt sich über das weitere Vorgehen ab. »Und wie kann man sich merken, was alles besprochen wurde?« Ganz einfach: Nimm zum Geschäftsessen einen kleinen (!) Notizblock mit! Denn wenn man dich zum Geschäftsessen dazu bittet, kannst du auch gleich die Rolle des »Protokollanten« übernehmen. Dann haben die Chefs Zeit für Smalltalk. »Na toll: Ich soll also mitschreiben und hinterher knurrt mir der Magen!« Nein, Schweinehund. Du schreibst natürlich nicht jedes Wort akribisch mit. Du musst auch weder aufs Essen verzichten noch es runterschlingen. Vielmehr notierst du dir nur die wichtigsten Details in Stichworten. Dann gehen Ideen und Entscheidungen nicht verloren. Und auch das Essen nicht.

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Sei erfinderisch! An kleine, außergewöhnliche Aufmerksamkeiten erinnern sich deine Gäste gerne und noch lange.

83. Kleine Extras bleiben in Erinnerung Geschäftsessen sind übrigens auch eine gute Gelegenheit, um die Daten der Kundenkartei mit privaten Informationen zu ergänzen. Ist ein Kunde ganz vernarrt in eine süße Spezialität der Region? Oder in einen Wein? Oder einen Fußballklub? Dann mach vor seinem nächsten Besuch noch schnell einen Abstecher zum Konditor, zur Weinhandlung oder zum Stadion. Mit kleinen Aufmerksamkeiten gelingt die Kundenbindung hervorragend. Deshalb: Wirf immer wieder einen Blick auf deine Liste! Weißt du, was der Besucher am liebsten isst, dann reserviere einen Tisch im passenden Restaurant! Organisiere für Gäste doch ein außergewöhnliches Abendprogramm. Zum Beispiel eine Nachtführung durch die Stadt oder eine besondere Verkostung regionaler Spezialitäten. Es kann auch mal ein gemeinsamer Theaterbesuch sein. Das macht doch viel mehr Spaß als der übliche Abend an der Bar! Du siehst: Gute Ideen sind willkommen! Übrigens: Auch eine Flagge des Gastunternehmens oder des Gastlandes signalisiert »Willkommen!« Und: Geschäftsreisende verbringen viel Zeit in Hotels. Übernimm daher ruhig die Buchung für deine Besucher und wähle eine besondere Unterkunft in deiner Region aus. Oder organisiere einen originellen Willkommensgruß mit Begrüßungsschreiben für das Hotelzimmer.

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Je mehr du über deinen Kunden weißt, desto besser kannst du dich um ihn kümmern. So spüren Besucher und Kunden, dass sie dir wichtig sind.

84. Spickzettel fürs Gästemanagement Alle wichtigen persönlichen Details vermerkst du natürlich immer sofort in deiner Datei. Nicht dass du mal eine wichtige Sache vergisst – etwa wenn ein Kunde Vegetarier ist und du zum wiederholten Male einen Tisch im Steakhaus reservierst. Peinlich, peinlich, Schweinehund … »Okay, ich notiere also alles, was ich über den Gast weiß. Ob er lieber Tee oder Kaffee trinkt. Welches Hotel er bei seinen Besuchen bevorzugt. Dass er nach 19 Uhr nicht mehr zu Abend isst. Wie Lebensgefährtin und Kinder heißen. Sein Lieblingsurlaubsland. Dass er gerne segelt. Seinen Geburtstag natürlich auch. Und welches Rahmenprogramm wir schon erlebt haben. Richtig?« Klingt ziemlich komplett. Zum runden Geburtstag ein Bildband übers Segeln und beim nächsten Besuch Tee mit Milch – das bringt Pluspunkte. »Und was mach ich, wenn mir ein wichtiges Detail in der Infosammlung fehlt?« Dann hilft dir seine Schweinehundeassistentin bestimmt gerne weiter. Ein Anruf sollte genügen.

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Gemütliche Sitzecken gehören nicht ins Büro, sondern davor. Plaudertaschen haben so keine Chance auf Dauerablenkung.

85. Platz nehmen? Nein, danke! »Weißt du, manchmal sind Besucher auch ein wenig lästig«, flüstert Günter hinter vorgehaltener Hand. Nun, sind wir mal ehrlich: Egal, ob angemeldete Besucher oder überraschende Gäste, immer bringen sie unseren gewohnten Alltag durcheinander. Und ganz gleich, ob zu Hause oder im Büro: Es kostet immer Zeit, sich um Gäste zu kümmern. Zum Glück gibt es da noch ein paar kleine Tricks, wie du längere Unterbrechungen verkürzen kannst. Sitzgelegenheiten für Besucher in deinem Büro? Raus damit! Wer sitzt, fühlt sich wohl und kommt in Schwatzlaune. Das stört deinen Arbeitsablauf. Und der Gast erfährt möglicherweise Dinge, die ihn überhaupt nichts angehen. Viel besser ist eine Sitzecke vor deinem Büro. »Aber da gibt’s nicht genug Platz!« Nun, dann sollte dein Besucher eben kurz am Empfang warten. Meist fühlt er sich dort auch viel wohler als in deinem Büro. Wahrscheinlich ist es ihm unangenehm, dich zu stören. »Und wenn ich keine andere Möglichkeit habe, als Gäste in meinem Büro warten zu lassen? Dann verabschiede dich von der Vorstellung, nonstop plaudern zu müssen. Dauer-Small-Talk ist nicht erforderlich, ein paar freundliche Worte zwischendurch aber schon! Widme dich dann aber auch wieder deiner Arbeit. Am besten erledigst du nur ein paar kleinere Dinge und verzichtest auf längere Telefonate. 175

Behandle jeden Besucher, Kollegen oder Anrufer zuvorkommend. Dann haben sie sicher Verständnis, wenn deine Chefin nicht gestört werden möchte.

86. Von Drachen und Feen »Manchmal stehen Besucher aber einfach ungebeten im Haus. Oder Kollegen wollen unbedingt die Chefin sprechen, obwohl ›Bitte nicht stören!‹ an der Tür steht. Das geht doch nicht, oder?« Natürlich nicht: Die Chefin hat sicher einen guten Grund, warum die Tür geschlossen ist. Und den sollten alle akzeptieren – Besucher, Kollegen und Anrufer. »Soll ich dann jetzt zum Vorzimmerdrachen werden?« Bloß nicht, Günter. Vorzimmerdrachen sind ziemlich out – obwohl es sie noch immer gibt, die »eisernen Ladys«, die mit ernster Miene und strengem Blick das Büro ihres Chefs bewachen. Wehe den Unerwünschten! Klar, dass so etwas ziemlich gruselig wirkt. Viel angenehmer und genauso effektiv schützen moderne Büroschweinehunde vor ungebetenen Störungen: Sie sind dabei freundlich, höflich, sachlich und zuvorkommend – und trotzdem bestimmt. Sei also auch bei unerwarteten Besuchern oder Anrufern diplomatisch. Wenn der Zeitpunkt sehr ungünstig ist, kannst du einen anderen Termin oder einen Rückruf anbieten. Fremde Überraschungsgäste begleitest du am besten höflich, aber bestimmt hinaus. Bitte konsequent um eine vorherige Terminvereinbarung.

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Deine Körpersprache signalisiert dem anderen »Ich habe im Moment keine Zeit«.

87. Mit kleinen Gesten gewinnen »Nur mal unter uns: Auch im Kollegenkreis platzen manche Nervensägen einfach so ins Büro herein. Und oft wird man die dann nicht mehr los. Soll man die aus dem Büro prügeln?« Lieber nicht, zunächst tun es auch ein paar elegantere Möglichkeiten. »Und die wären?« Zeig am besten durch dein Verhalten, deine Mimik und deine Körpersprache, dass du beschäftigt bist: Steh auf, wenn ein ungebetener Besucher sich deinem Schreibtisch nähert und verzieh bedauernd das Gesicht. Das signalisiert: »Ich wollte gerade gehen« oder »Setz dich bloß nicht hin«. Der andere bemerkt unbewusst, dass du jetzt auf keinen Fall Zeit hast. Oder frag sofort höflich nach, wie lange das Gespräch dauern soll. Fünf Minuten? Nun, die kannst du vielleicht abzwacken. Dauert es aber länger, dann unterbrich höflich, aber bestimmt: »Tut mir leid, ich habe im Moment wirklich zu tun. Wir können gerne ein anderes Mal weitersprechen.« Am besten vereinbarst du gleich einen Gesprächstermin und begleitest deinen Gast dann aus dem Zimmer. Und natürlich schließt du die Tür. Erst wenn der andere jetzt immer noch nicht schnallt, dass er stört, wirst du deutlicher.

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Gäste sollen sich wohlfühlen. Du sorgst dafür, dass die Atmosphäre stimmt – und dass Besucher nicht zu deinen Zeitdieben werden.

88. Höflich und sicher durch den Besucherdschungel »Puh, ganz schön viele Infos zum Thema Besucher!« Sicher, Günter. Lass doch mal hören, was du davon alles behalten hast! »Erstens: Der erste Eindruck ist entscheidend. Sorge dafür, dass sich Besucher und Gäste schon im Eingangsbereich wohlfühlen. Und dass sich das auch während des Besuchs nicht ändert. Plaudern lockert die ersten Gesprächsminuten auf. Zweitens: Je besser du die Besucher kennst, desto indivi-

dueller kannst du dich auf sie vorbereiten. Lieblingsspeisen und Hobby kommen deshalb in die Gästedatei. Und wenn du für Kaffee und Häppchen zuständig bist, gilt grundsätzlich: Gäste zuerst bedienen. Dann die Rang- oder Sitzfolge beachten. Drittens: Fürs Geschäftsessen besorgst du dir natürlich

ein kleines Notizbuch. Man kann ja nie wissen … Viertens: Damit dich Besucher oder Kollegen nicht zu

sehr ablenken, kommt die Sitzecke vors Büro. Und wenn wirklich keine Zeit zum Plaudern ist, erklärst du das höflich, aber bestimmt – und hilfst ein wenig mit Körpersprache nach.« Wow, Günter! Beeindruckend, wie du dir das alles gemerkt hast!

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Alles auf einmal – das erscheint unmöglich. Schritt für Schritt klappt es besser.

89. Aus Herausforderungen werden Gewohnheiten »Sehr schön! So ein Büroalltag kann ja anscheinend auch ganz schön spannend sein – und nicht nur stressig!« Ach ja? Woher plötzlich so eine Überzeugung? »Ist doch logisch: Ständig passiert etwas Neues, kein Tag ist wie der andere – wenn das nicht pure Abwechslung ist! Und ab heute halte ich mich an deine Tipps!« Aha, viele gute Vorsätze also. Daumen drücken, dass die lange halten. »Obwohl: Mit guten Vorsätzen ist das ja so ’ne Sache …«, druckst Günter herum. Genau! Es droht die Gefahr, dass man sich zu viel vornimmt und dann doch die Hälfte wieder bleiben lässt. Deshalb: Verkleinere deine Pläne erst mal. Auch wenn du dein Sporttraining steigerst, kannst du nicht plötzlich von heute auf morgen einen Marathon laufen. Gleiches gilt im Büro: Alles auf einmal – das klingt wie ein unüberwindbarer Berg. Fang also klein an. Handle dann aber lange Zeit konsequent. So werden deine Fitness- und deine Bürovorsätze zur Gewohnheit – und du hast sie tatsächlich im Griff. Also: Setz dir einen klaren Termin, bis wann du welche deiner Ziele erreichen willst. In einem Jahr den Halbmarathon und in drei Wochen eine strukturierte Bücherwand im Büro? Das funktioniert. »Genug geredet! Los jetzt, ran an den Speck!«

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Was für das Büro klug ist, kann auch im Alltag helfen.

90. Warum nicht auch zu Hause? »Hm …«, wundert sich Günter. »Viele Sachen, die den Job leichter machen, helfen dir auch in der Freizeit. Auch da bleiben schließlich immer wieder Kleinigkeiten liegen, weil du sie auf später verschiebst. Wenn du dir aber vornimmst, nicht alles anzufangen, aber alles, was du angefangen hast, auch zu Ende zu bringen, wird deine Wohnung automatisch ordentlicher, oder?« Natürlich. Wenn du sowieso deine Ski aus dem Keller kramst, kannst du auch gleich die leeren Flaschen runterbringen. »Also, wenn ich meinen Wänden zu Hause einen neuen Anstrich verpasse, die Regale von überflüssigem Kram befreie und alte Unterlagen und Kataloge aussortiere, wird alles ordentlicher und ich kann mir zumindest fürs Wochenende und den Urlaub meinen persönlichen Eulenrhythmus gönnen.« Respekt, Günter! Gut mitgedacht. »Außerdem kann ich mir jeden Abend eine Liste machen, was morgen alles zu erledigen ist: Geburtstagsanrufe, bummeln mit der Freundin, das neue Regal aufbauen. Ob ich dann auch besser schlafen kann?« Wetten, dass?! Du weißt doch: Was du notiert hast, musst du dir nicht mehr ständig in Erinnerung rufen. Der Kopf ist frei – und kann in Ruhe einschlafen.

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Arbeitszeit, Freizeit und Zeit für dich – wichtig ist die Balance. Wenn dein Privatleben stimmt, schaffst du auch im Job Höchstleistungen.

91. Wie Zwillinge: Job und Alltag »Also sind Job und Privatleben irgendwie Zwillinge?« So könnte man sagen. Es gibt schließlich viele Gemeinsamkeiten. Unsere Zeit müssen wir überall gut einteilen. Und privat wie geschäftlich unterscheiden wir zwischen wichtigen oder dringenden Aufgaben und Terminen. Und natürlich planen wir nicht nur eine neue Produktkampagne, sondern auch private Festlichkeiten. »Ja, so kann man es tatsächlich sehen!«, staunt Günter. »Und logisch: Im Job hast du Kollegen oder Kunden, zu Hause Familie und Freunde. Sie alle erwarten deine Aufmerksamkeit.« Und das auch zu Recht. Schließlich arbeitest du nicht auf einer einsamen Insel, sondern in einem Team. Und auch privat kannst du nicht einfach nur das tun, was deiner Meinung nach richtig wäre. »Kompromisse also?« Richtig, Schweinehund. Klar: Der Spagat zwischen Job und Privatleben ist nicht immer einfach. Also bringt dir mehr Struktur im Büroalltag auch mehr private Zeit! Und wenn du diese Zeit dann genauso klug einteilst, hast du am Ende noch Zeit für dich übrig – und die ist schließlich auch sehr wichtig, nicht wahr? »Aber hallo!«, grunzt Günter zustimmend.

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Nach dem Sturm sollte Ruhe folgen. Sonst stehst du dauernd unter Strom.

92. Wochenende »Manchmal nimmt die Arbeit aber überhand. Vor einem richtig großen Projekt denkst du Tag und Nacht daran. So geht leider auch mal ein Wochenende drauf.« Ja, Günter, das passiert Schweinehunden, die viel Verantwortung tragen, sogar ziemlich oft. Und es ist auch ganz natürlich, dass dir eine besondere Herausforderung nicht aus dem Kopf geht. Wichtig ist aber, dass diese Anspannung nicht zu deinem Dauerzustand wird. Deshalb: Wenn das Jubiläum oder die Produkteinführung erfolgreich abgeschlossen ist und du auch alle Nacharbeiten erledigt hast, dann hast du dir eine Pause verdient. »Pause? Frei? Urlaub?« Plötzlich wird Günter hellwach. Natürlich sollst du Urlaub machen – am besten selbstverständlich, wenn es im Betrieb gerade sowieso ruhiger wird. »Und wenn nicht?« Dann brauchst du eine andere Strategie: Gönn dir doch mal konsequent ein ganz privates Wochenende! Ohne Termine, ohne Handy, ohne E-Mail, ohne Arbeit. Stattdessen: über den Markt bummeln, ausschlafen, ein Vollbad nehmen, lange Spaziergänge machen, einfach süßes Nichtstun. Oder der kurze, spontane Wochenendausflug mit deiner Liebsten oder deinem Liebsten? Kurz gesagt: ganz viel schöne Zeit für dich!

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Auch andere haben Stress. Nimm eine gereizte Stimmung nicht persönlich. Bleib sachlich und gelassen. Das geht vorbei!

93. Die Geduldsfäden der anderen Ganz entspannt träumt Günter jetzt vom Büro: »Ein wunderbarer Ort wird das sein! Alles sauber, kein Chaos. Wie eine kleine Insel!« Doch Günter arbeitet nicht alleine, schon vergessen? Von wegen »einsame Insel« … Stell dir mal vor: Bei dir klappt jetzt plötzlich alles wie am Schnürchen, während dein Schreibtischnachbar »Land unter« meldet. Wie es ihm wohl dabei gehen wird? »Nicht so gut …«, mutmaßt Günter. Und wie wird er dann wohl drauf sein? »Ziemlich gereizt?« Nicht unwahrscheinlich, Günter. Schließlich gehen überforderte Schweinehunde gerne mal in die Luft. Und wie solltest du darauf reagieren? »Auslachen? Kluge Ratschläge geben? Beleidigt sein und herumzicken? Auch in die Luft gehen?« Besser nicht, Günter. Versuch es lieber mit freundlicher Nachsicht! Bleib einfach gelassen und sachlich – egal, wie dick die Luft ist. Die meisten Äußerungen sind ohnehin nicht persönlich gemeint – selbst wenn sie manchmal so klingen. Die Anspannung ist einfach zu groß. »Ich könnte dem Kollegen ja ein wenig Arbeit abnehmen, wenn mein Kalender das zulässt.« Tolle Idee, Schweinehund – eine wirklich kollegiale Geste! Oder du bringst deinem Schweinehundenachbarn einfach mal eine Tasse Cappuccino? So zauberst du selbst auf genervte Gesichter ein freudiges Lächeln – und schaffst eine kleine Auszeit vom stressigen Schreibtisch. 191

Ein klärendes Gespräch hilft bei Missverständnissen.

94. Klare Worte »Manche sind aber immer pampig, egal, ob sie gestresst sind oder nicht. Da hilft kein Lächeln, keine Aufmunterung. Ich ernte nur böse Worte. Das macht mich ganz krank.« So etwas darfst du natürlich nicht in dich hineinfressen, Günter! Ein Kollege kritisiert dich ständig? Er stellt deine Arbeit immer wieder infrage? Er gibt dir das Gefühl, alles falsch zu machen? Höchste Zeit für ein klärendes Gespräch! »Das ist aber ziemlich unangenehm«, windet sich Günter schüchtern. Falsch! Denn besser, du sprichst die Sache an, als dass du das schlechte Gefühl immer mir dir herumträgst. Deshalb: Bereite dich auf das Gespräch gut vor. Überleg dir, was du deinem Kollegen sagen willst. Und vor allem, wie du ihm sagen möchtest, dass seine Art dich verletzt. Wichtig ist: Nicht angreifen, sondern deine Perspektive erklären. Also nicht: »Du meckerst dauernd an mir herum.« Sondern: »Ich habe den Eindruck, dass du mit meiner Arbeit nicht zufrieden bist. Was stört dich?« Wichtig ist, dass ihr euch nicht streitet. Es geht nicht darum, wer recht hat. Es geht darum, dass der eine den anderen respektiert und versteht. Vielleicht füllst du ja ein Formular immer wieder falsch aus und dein Kollege hat deshalb viel mehr Arbeit? »Aber das kann er doch sagen! Ich mache Fehler doch nicht absichtlich!« Siehst du, Schweinehund: Ihr müsst miteinander reden! 193

Deine Botschaft kommt an, wenn du den passenden Weg und eine angemessene Sprache wählst.

95. Geheime Codes? »Wie sorge ich dafür, dass der andere mich nicht missversteht?« Mit dieser Frage beschäftigt sich sogar die Wissenschaft. »Ehrlich? Ist das so kompliziert?« Es geht um Kommunikation. In der Theorie ist das gar nicht schwer: Du bist der Sender, dein Gesprächspartner der Empfänger deiner Informationen. Damit die Inhalte ankommen, benutzt du einen bestimmten Kanal. Damit sie verstanden werden, braucht ihr den gleichen Code. »Das klingt aber doch ziemlich knifflig!« Hier zwei einfache Regeln. Erstens: Wähle immer das richtige Mittel, um eine Botschaft loszuwerden. Zum Beispiel den Brief, wenn der Sachverhalt kompliziert ist. Eine E-Mail oder das Telefon für die schnelle Antwort. Oder ein Mikrofon, wenn du in einem großen Saal vor vielen Leuten sprichst. Zweitens: Wähle deine Worte so, dass sie eindeutig verstanden werden. Fremdwörter, Fremdsprachen, Fachchinesisch – da kommen Zuhörer schnell ins Straucheln. Besser sind klare Aussagen und vor allem eine Sprache, die ihr alle versteht. »Und dann klappt es mit reibungslosen Gesprächen?« Fast. Denn die größten Störfaktoren hast du ausgeschlossen.

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Was du meinst, ist nicht was du sagst. Und was der andere hört, ist nicht was er versteht. Fragen bewahrt dich vor Missverständnissen.

96. A sagen und B verstehen »Aber es gibt trotzdem immer wieder Missverständnisse! Warum?« Nun, wir hören zwar, was der andere sagt. Aber das bedeutet nicht, dass wir verstehen, was er meint. »Hä? Das kapier ich nicht!« Starten wir also einen Versuch: Meine Kaffeetasse ist schon wieder leer, Günter. »Ja und? Soll ich jetzt neuen Kaffee holen?« Ertappt, Günter! »Wie? Warum?« Was habe ich denn gerade gesagt, Schweinehund? »Ich soll dir neuen Kaffee besorgen!« Ätsch – falsch! Ich habe nur eine Aussage über meine Kaffeetasse gemacht. Ich meinte: Diese Tasse habe ich schnell getrunken. Gesagt habe ich: Die Tasse ist schon wieder leer. Das hast du zwar auch gehört, aber verstanden hast du: Ich will neuen Kaffee haben. Los, Günter, hol mir welchen! »Tatsächlich! Ich habe gehört, was du gesagt hast, aber völlig falsch verstanden, was du gemeint hast.« So passieren Missverständnisse. Also keine falschen Schlüsse ziehen, sondern besser konkret nachfragen! »Möchtest du, dass ich dir eine neue Tasse bringe?« Nein, danke, Günter. Für heute hatte ich wirklich genug Kaffee!

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Deine Entscheidungen hängen zum größten Teil von Gefühlen und Wahrnehmungen ab.

97. Sachverstand und Bauchgefühl »Und wie kommt es, dass ich so danebenlag?« Das liegt an deinem Bauch. »Wie bitte? Was hat denn der damit zu tun?« Ganz einfach: Wir hören und lesen Informationen. Aber wir beurteilen nicht nur die Fakten, sondern auch immer die Gefühle, die diese Infos in uns auslösen. »Wie soll ich das verstehen?« Ein Beispiel: Du suchst eine neue Wohnung und hast zwei tolle Angebote. Wohnung A liegt mitten in der City mit Parkplatz und U-Bahn direkt vor der Nase. Sie ist etwas größer, trotzdem günstiger und hat sogar eine Dachterrasse. »Die schau ich mir genauer an!« Ja, die Wohnung ist wirklich toll. Aber die Vermieter! Sie wohnen im selben Haus. Geburtstage feiern – zu laut! Deine Freunde dürfen nicht bei dir übernachten. Du darfst nicht zu viel warmes Wasser verbrauchen. Und samstags muss spätestens um elf Uhr dein Teil des Treppenhauses sauber gewischt sein. Na, wie wäre es mit der Wohnung, Günter? »Nie im Leben ziehe ich da ein!« Warum? Wo doch die harten Fakten dafür sprechen …

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Entscheidungen treffen? Denk an den Eisberg: Fakten bleiben an der Oberfläche. Doch Emotionen und Unterbewusstsein haben größeres Gewicht.

98. Von Eisbergen und Entscheidungen »Und was ist mit der zweiten Wohnung?« Nun, die ist kleiner, kostet leider mehr, liegt etwas außerhalb und die Vermieter wohnen ebenfalls im Haus. Aber es gehört ein kleiner Gartenanteil dazu, du darfst dort jederzeit grillen, immer alle deine Freunde einladen, dein Fahrrad im Hausflur abstellen und wilde Geburtstagspartys feiern. »Super, dann nehmen wir die zweite Wohnung!« Trotz der Nachteile, Günter? »Aber ja, das sagt mir mein Bauchgefühl!« Siehst du, Günter! Dieses Bauchgefühl wiegt viel schwerer als all die sachlichen Überlegungen. Wissenschaftler nennen dieses Phänomen deshalb auch »Eisbergtheorie«. Bei einem Eisberg sieht man nämlich nur einen kleinen Teil über der Wasseroberfläche, während sich der weitaus größere unter Wasser befindet. Bei Informationen ist es genauso: Natürlich registriert dein Verstand alle sachlichen Informationen – den Teil über Wasser. Unbewusst bemerkst du aber auch alle sogenannten nonverbalen Signale – den Teil unter Wasser also. Zum Beispiel Mimik und Gestik, Gefühle und Bedeutungen. Dabei wirft dein Unbewusstes all deine Erfahrungen, empfundene Sympathie und Antipathie mit in die Waagschale – und am Ende entscheidest du eher mit dem Bauch als mit dem Kopf. Unter Wasser ist also wichtiger als über Wasser. Selbst wenn die harten Fakten anders klingen.

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Ein tolles Arbeitsklima steckt an und jeder gibt sein Bestes.

99. So wie ich bin »Aber dann merkt man mir ja immer ein wenig an, was in mir vorgeht! Durch Gestik, Mimik, Wortwahl, Tonfall …« Natürlich! Denn: Wie du gehst, verrät anderen, ob du müde bist oder es eilig hast. Dein Blick kann streng oder freundlich sein. Du sagst kein Wort, aber kommunizierst trotzdem. »Also muss ich jetzt immer genau aufpassen, was ich sage und mache?« Nein, keine Sorge, Günter: Du weißt ja jetzt, wie Missverständnisse entstehen und dass dein Bauchgefühl ein Gradmesser bei Entscheidungen ist. Also sei freundlich, zuvorkommend, aufmerksam, höflich. Dieses Verhalten steckt an. Aber kontrolliere dich nicht zu sehr, sonst wirkst du schnell hölzern und unsympathisch. Sei lieber du selbst. »Also kurz gesagt: Gelassen bleiben, wenn es hektisch wird. Erst nachdenken, planen und dann gezielt handeln. Miteinander sprechen anstatt sich übereinander ärgern. Und Vorsicht vor falschen Schlüssen – das führt zu Missverständnissen.« Genau! Das sind die richtigen Vorsätze, Schweinehund. Du wirst sehen: Bald herrscht in deinem Büro ein tolles Arbeitsklima. Die gute Atmosphäre spornt alle an. Egal, wie anstrengend der Alltag wird, jeder ist bereit, sein Bestes zu geben.

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Günter ist dein Freund und Helfer. Dank seiner Tipps hast du den Alltag im Büro im Griff.

100. Günter, dein Freund und Helfer Das ist Günter. Günter ist dein innerer Schweinehund. Er lebt in deinem Kopf und bewahrt dich vor allem Übel dieser Welt. Immer, wenn du etwas Neues ausprobieren möchtest oder im Büro wieder alles drunter und drüber zu gehen scheint, ist Günter zur Stelle: »Lass uns loslegen!«, sagt er dann. »Auf zu neuen Ufern!« und »Mit einer guten Planung kommen wir ans Ziel«. Und weil Günter ein ziemlich schlauer Schweinehund ist, steht er dir mit Rat und Tat zur Seite. Ist das nicht nett von ihm? Aber Günter hat nicht nur kluge Sprüche auf Lager, sondern auch handfeste Methoden und Tricks. Er ist ein kluger Office-Manager und hilft dir, deinen Job in den Griff zu kriegen. Er weiß, wie du deine Aufgaben sinnvoll einteilst, Prioritäten festlegst und wie du bei all dem den Überblick behältst. So hält er dir den Rücken frei für deine ganz persönlichen Auszeiten – was für ein praktischer Schweinehund! Und wenn du wieder mal vor einer neuen spannenden Aufgabe sitzt, dann schaut dir Günter über die Schultern und sagt: »Gratulation zu deinem super Job!«

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Buchtipps Asserate, Asfa-Wossen: Manieren. München: dtv, 2003 Atkinson, Jacqueline: Zeitplanung im Beruf. München: Droemer Knaur, 1994 Au, Franziska v.: Der kleine Knigge. München: Cormoran, 2001 Baldus, Vinzenz: Wer dient, verdient! Die Service-Strategie für kundenorientierte Unternehmen. Wiesbaden: Gabler, 1997 Baum, Thilo & Frädrich, Stefan: Günter, der innere Schweinehund, wird Nichtraucher. Ein tierisches Gesundheitsbuch. Offenbach: GABAL, 2006 Baum, Thilo & Frädrich, Stefan: Günter, der innere Schweinehund, lernt flirten. Ein tierisches Turtelbuch. Offenbach: GABAL, 2007 Baum, Thilo: 30 Minuten für gutes Schreiben. Offenbach: GABAL, 2005 Covey, Stephen R.: Die 7 Wege zur Effektivität. Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg. Offenbach: GABAL, 2005 Covey. Stephen R.: Der 8. Weg. Mit Effektivität zu wahrer Größe. Offenbach: GABAL, 2006 Dressel, Martina: E-Mail »Knigge«: Wider den Sittenverfall in der E-Mail Kommunikation. Freital /Dresden und Calgary: Web Gold Akademie, 2003 Frädrich, Stefan & Sautter, Nicola: Besser Essen – Leben leicht gemacht. München: Zabert-Sandmann, 2007

Frädrich, Stefan: Günter lernt verkaufen. Ein tierisches Businessbuch. Offenbach: GABAL, 2005 Frädrich, Stefan: Günter, der innere Schweinehund, für Schüler. Ein tierisches Motivationsbuch. Offenbach: GABAL, 2005 Frädrich, Stefan: Günter, der innere Schweinehund, wird schlank. Ein tierisches Diätbuch. Offenbach: GABAL, 2006 Frädrich, Stefan: Günter, der innere Schweinehund. Ein tierisches Motivationsbuch. Offenbach: GABAL, 2004 Frädrich, Stefan: Luft! Ganz einfach Nichtraucher. München: Droemer Knaur, 2004 Geißler, Karlheinz A.: Vom Tempo der Welt – und wie man es überlebt. Freiburg: Herder, 2004 Haase, Frank & Mäcken, Walter (Hrsg.): Handbuch EventManagement. München: kopaed, 2004 Hatzelmann, Dr. Elmar & Held, Martin: Zeitkompetenz: Die Zeit für sich gewinnen. Übungen und Anregungen für den Weg zum Zeitwohlstand. Weinheim/Basel: Beltz-Verlag, 2005 Hindle, Tim: Zeitmanagement. London: Dorling Kindersley Limited, 1998 Holdau, Felicitas: Einfach gut drauf. Tolle Gute-LauneMacher. München: Gräfe und Unzer, 1999 Holzbauer, Ulrich & Jettinger, Edwin & Knauss, Bernhard & Moser, Ralf & Zeller, Markus: Eventmanagement. Veranstaltungen professionell zum Erfolg bringen. Berlin/Heidelberg/New York: Springer, 2002 207

Johnson, Spencer: Die Mäuse-Strategie für Manager. Veränderungen erfolgreich begegnen. Kreuzlingen/ München: Hugendubel, 2001 Kingston, Karen: Feng Shui gegen das Gerümpel des Alltags. Reinbek bei Hamburg: Rowohlt, 2005 Knoblauch, Jörg & Frey, Jürgen & Kummer, Rolf & Stängle, Lars: Unternehmensfitness – Der Weg an die Spitze. Offenbach: Gabal, 2003 Kurz, Jürgen: Für immer aufgeräumt. Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro. Offenbach: GABAL, 2007 Lockstein, Carolin & Faust, Susanne: Relax. Der schnelle Weg zu neuer Energie. München: Gräfe und Unzer, 2001 Mackenzie, Alec: Die Zeitfalle. Der Klassiker für Zeitmanagement in Neuausgabe. Aus dem Amerikanischen übertragen von Ursel Reineke und Beate Uhlenbrock. 11. unveränderte Auflage. Heidelberg: Sauer-Verlag, 1995 Malik, Fredmund: Führen, Leisten, Leben. Wirksames Management für eine neue Zeit. München: Heyne, 2001 Pittroff, Uschka & Niemann, Christina & Regelin, Petra: Wellness. Die besten Ideen und Rezepte für die Wohlfühloase zu Hause. München: Gräfe und Unzer, 2003 Schäfer, Stephan: Event-Marketing. Berlin: Cornelsen, 2002 Schneider, Wolf: Deutsch! Das Handbuch für attraktivere Texte. Reinbek bei Hamburg: Rowohlt, 2005

Schulz von Thun, Friedemann: Miteinander reden 1. Störungen und Klärungen. Reinbek bei Hamburg: Rowohlt Taschenbuch, 1981 Schwebke, Frank R.: Weg mit dem Ballast. München: Gräfe und Unzer, 2003 Seiwert, Lothar J.: Das »neue« 1 x 1 des Zeitmanagement. Zeit im Griff, Ziele in Balance, Erfolg mit Methode. Offenbach: GABAL, 1995 Simons, Umberta Andrea: Mehr Erfolg im Umgang mit Kunden. Der erste »Knigge« für Handwerker. Bad Wörishofen: Holzmann Buchverlag, 2005

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Die Autoren Dr. med. Stefan Frädrich (www.stefan-fraedrich.de)

ist Experte für erfolgreiche Selbstmotivation. Er ist der konzeptionelle Vater von »Günter«, dem inneren Schweinehund. Als Trainer und Coach bekannt wurde Stefan Frädrich durch seine Bestsellerbücher, umfangreiche Medienpräsenz mit eigenen TV-Sendungen (Pro7, WDR, Focus Gesundheit) sowie als Redner und Moderator. Seine Seminare »Nichtraucher in 5 Stunden« (www.nichtraucher-in5-stunden.de) und »Schlank in 5 Stunden« (www. schlank-in-5-stunden.de) werden weltweit von einem stetig wachsenden Trainerteam durchgeführt (www. quitsmokinginfivehours.com). Zu Stefan Frädrichs Kunden zählen namhafte Firmen, Organisationen, Vereine, Behörden und Persönlichkeiten. Dr. Frädrich sitzt im Expertenrat der Mentor-Stiftung, ist Gründungsmitglied der Deutschen Gesellschaft für Nikotinprävention, zählt zu den Top-100-Referenten bei Speakers Excellence und ist Professionell Member der German Speakers Association. Er entwickelt ständig weitere Seminare und Bücher. Stefan Frädrich lebt in Köln.

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Man nehme ein Praktikum bei einem privaten Rundfunksender, einige Jahre Büroerfahrung und Projektverantwortung in einer Marketingagentur für mittelständische Brauereien und füge eine gute Portion Selbstständigkeit hinzu … Tanja Kampe weiß, was es heißt, auf dem eigenen

Schreibtisch und im gesamten Büroalltag den Überblick zu bewahren. Nach einem Germanistik/JournalistikStudium und einem weiteren Abschluss als Medien- und Eventmanagerin (MBA) arbeitet die Autorin heute als Dozentin, Redakteurin und freie Texterin. Sie schreibt gerne (und viel) und meist für andere; ihre Firma heißt »cursiva« (www.cursiva.de). Komplizierte Inhalte auf unterhaltsame Art vermitteln, das ist ihr Anspruch – in Texten und Seminaren. Und so verknüpft sie eigene Erfahrungen und scheinbar »graue Theorie« zu leicht nachvollziehbaren Tipps für den Alltag. Tanja Kampe lebt in Schwäbisch Hall.

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Der Illustrator Timo Wuerz ist freier Designer, Illustrator und Künstler (www.timowuerz.com). Er ist der zeichnerische und künstlerische Vater von »Günter«, dem inneren Schweinehund, sowie der gemeinsam mit Stefan Frädrich vermarkteten Günter-Merchandising-Kollektion mit Plüschtieren, Postkarten und vielen weiteren Produkten (www.guenter-antwortet.de).

Seinen ersten Clown malte Timo Wuerz schon mit knapp zwei Jahren und seit seiner ersten Ausstellung mit zarten 14 feiert er erstaunlich vielseitige Erfolge: über ein Dutzend Comics und Kinderbücher, weltweit Aufträge für Architektur, Briefmarken, CD-Cover, Corporate Design, Filme, Magazinillustrationen, Poster und Spielzeug sowie die Gestaltung von Themenparkattraktionen. Die Arbeiten von Timo Wuerz sind mittlerweile in mehreren Museen (unter anderem im San Francisco Museum of Modern Art) zu sehen. Und er macht immer noch alles, was für ihn neu ist und sein Interesse weckt. Zum Beispiel: »Günter« zeichnen. Timo Wuerz lebt in Hamburg.

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