Den Schreibtisch im Griff. Checklisten fürs Büro von Ablage bis Zeitplanung

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Den Schreibtisch im Griff Checklisten von Ablage bis Zeitplanung Regina Umland

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W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG, Bielefeld, 2003 Gesamtherstellung: W. Bertelsmann Verlag, Bielefeld Gestaltung: Marion Schnepf, www.lokbase.de

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isbn 3-7639-0198-1 Bestell-Nr. 60.01.335

Die in diesem Buch gemachten Angaben über rechtliche Vorschriften und Gesetze wurden nach bestem Wissen geprüft und entsprechen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dem neusten Stand. Für Änderungen oder Versehen übernehmen Verlag und Autorin jedoch keine Gewähr. Mein herzlicher Dank für Unterstützung und Prüfung gilt meiner Lektorin Katja Dammann sowie allen, die mitgeholfen haben, dass dieses Buch entsteht.

Inhaltsverzeichnis

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Arbeitsorganisation mit Checklisten

9 10

Checklisten: Basis für gute Planung

12 14 20

Ablage

22 23 23 26 29 40

Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

43

Reisen

Die Checkliste zur Checkliste

Ablagetechniken Aufbewahrungsfristen

Kurz-Besprechung, Meeting Arbeits- und Geschäftsessen Besucher Organisation größerer Veranstaltungen Jubiläen

50 52 55 56

Geschäftskorrespondenz

61

Postbearbeitung

65 65 67 69 71 73 76 78

Der Arbeitsplatz

80 82 86

Telefonieren

Der Geschäftsbrief Das Diktat Das Protokoll

Erstellung eines Arbeitsplatzordners Einarbeitung neuer Mitarbeiter Vertretung Arbeitsumfeld Arbeitsökonomie Fit im Büro Geschenke

Organisation rund ums Telefonieren Umgang mit Reklamationen

87 91 92 94 97 100

Zeit- und Terminplanung

101

Register

Wiedervorlage Prioritäten setzen Den Tag planen Arbeiten delegieren Zeitfresser

Inhaltsverzeichnis

Arbeitsorganisation mit Checklisten

Der Büroalltag hat sich in den letzten Jahren rasant verändert, das Spektrum der Tätigkeiten in vielen Berufen erweitert. Inzwischen gehört die Fähigkeit, die eigenen Aufgaben zeitlich, inhaltlich und strukturell zu planen, durchzuführen und nachzubearbeiten wie selbstverständlich zu (fast) jedem Bürojob. Ganz gleich ob Sie Bereichsleiter, Sachbearbeiterin, leitende Angestellte, Chef oder Chefin, Sekretärin, Assistent, Gruppenleiter, Freiberufler oder Existenzgründerin sind: Sie organisieren Ihre tägliche Arbeit für sich und andere.

Arbeitsschritte schematisieren Gute Planung will gelernt sein. Sie ist die Basis für beruflichen Erfolg und schafft Raum für neue Ideen. Viele Arbeitsschritte im Büro können in schematische Abläufe gegliedert werden, so dass Sie Zeit sparen können. Checklisten helfen, die Arbeit zu strukturieren und zu kontrollieren – insbesondere in Stresssituationen haben Sie so die nachprüfbare Sicherheit, alles bedacht zu haben. In diesem Buch finden Sie – thematisch geordnet – eine Reihe von Basis-Checklisten, die Ihnen als Arbeitsgrundlage dienen sollen. Denn für die Organisation der Ablage, die Planung von Gesprächsterminen, Reisen oder Veranstaltungen müssen Sie nicht das Rad neu erfinden. Bauen Sie sich eine individuelle Checklisten-Sammlung auf, die Sie immer wieder nutzen und Ihrem Bedarf anpassen können.

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Basischecklisten zur individuellen Ergänzung Dieses Buch leistet Ihnen dabei wertvolle Unterstützung: Für die wichtigsten Arbeitsvorgänge im Büro hält es jeweils eine Checkliste bereit, die Sie nach Belieben und Zweckdienlichkeit erweitern, kürzen und umstrukturieren können. Hier finden Sie neben den systematischen Checklisten und Tipps viel Platz für eigene Ergänzungen und konkrete Anregungen zur Umsetzung im Arbeitsalltag.

Pragmatische Lösungsvorschläge Ich habe bewusst darauf verzichtet, Ihnen gute Ratschläge zu geben. „Den Schreibtisch im Griff. Checklisten von Ablage bis Zeitplanung“ ist ein Hilfsmittel am Arbeitsplatz, das Ihnen schnell und übersichtlich pragmatische Lösungen für neue Situationen und Aufgaben präsentiert. Insofern ist diese Sammlung Basis und Nachschlagewerk. Dabei ist es völlig unerheblich, ob Sie freiberuflich tätig sind, in einem kleinen Betrieb oder einem großen Konzern arbeiten. Checklisten entwickeln sich immer weiter und damit auch dieses Buch. Ich freue mich über neue Ideen und Anregungen von Ihnen: schreiben Sie mir einfach. Regina Umland Kontakt E-Mail: [email protected]

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Arbeitsorganisation mit Checklisten

Checklisten: Basis für gute Planung

Checklisten erfüllen zwei Aufgaben: sie sind Gedächtnisstütze und Kontrollinstrument. Eine Checkliste listet auf, was alles in einem bestimmten Zusammenhang bedacht und getan werden muss und sie hilft zu prüfen, ob auch wirklich an alles gedacht und alles erledigt wurde.

Checklisten für q immer wiederkehrende Arbeiten, bei denen der Teufel im Detail steckt q neue Aktionen, wenn auf Vollständigkeit geprüft werden soll q Aufgaben, die regelmäßig geprüft werden müssen

Die Arbeit mit Checklisten wurde von den Prüfständen der Industrie und den Cockpits der Flugzeuge übernommen: geprüft und abgehakt! Unabhängig von nachprüfbaren Einzelschritten bietet die Checkliste auch die Möglichkeit, sich immer wieder an bewährte Arbeitstechniken zu erinnern. Die sicherlich bekannteste und beliebteste Checkliste wird vor dem Urlaub gemacht: Hier wird einfach abgehakt, ob man alles eingepackt hat. Meist stellt sich heraus, dass man dieses Mal etwas vergessen hat, was bisher nicht benötigt wurde. Damit zeigt sich schon das Gute, aber auch das Vorläufige an einer Checkliste. Sie ist nie ganz fertig. Checklisten leben und sollten immer wieder ergänzt und aktualisiert werden. Sie enthalten praktische Erfahrungen: Was sich bewährt hat, wird beibehalten; was gefehlt hat, muss hinzugefügt werden; was sich als überflüssig erwiesen hat, kann gestrichen werden. So entwickelt sich nach und nach aus der Checkliste ein hervorragendes Organisationsinstrument. Mehrere Checklisten zu bestimmten Arbeitsgebieten ergeben ein Nachschlagewerk.

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Díe Erfahrung zeigt, dass im Büroalltag und in hektischen Situationen die Arbeit mit einer Checkliste in Papierform nach wie vor am sinnvollsten und am schnellsten ist. Sammeln Sie die verschiedenen Organisationspunkte auf einem Zettel und nehmen Sie sich immer wieder die Zeit zu ordnen und Ihre Notizen in eine übersichtliche Form zu bringen. Speichern Sie sich Checklisten als Vorlagen im PC ab, so verhindern Sie die unübersichtliche „Zettelwirtschaft“. Ihre Kollegen können ebenfalls auf diese Checklisten zurückgreifen und Sie müssen bei nächster Gelegenheit nicht wieder von vorne anfangen.

Die Checkliste zur Checkliste Zunächst wird alles ungeordnet notiert, was zu dem betreffenden Thema gehört. Dabei sollte man sich nicht selbst unter Druck setzen und mit aller Gewalt beim ersten Mal alle Punkte finden wollen. Was sich erst im Laufe der Zeit ergibt, kann schließlich immer ergänzt werden. Diese Sammlung von Punkten bildet die Grundlage für die eigentliche Checkliste. Alle Punkte werden dann geordnet entsprechend ihrer thematischen Zusammengehörigkeit oder danach, in welcher Reihenfolge die Dinge erledigt werden sollen. Diese Entscheidung hängt mit Ihrer individuellen Arbeitsweise zusammen und kann von Aufgabe zu Aufgabe variieren. Arbeitsabläufe lassen sich auch bildlich darstellen, z.B. mit einem Flussoder Balkendiagramm. Diese optisch schnell zu erfassende Aufbereitung macht vor allem zeitliche Überschneidungen sichtbar und eventuelle Schwachpunkte werden deutlich. Insbesondere das Projektmanagement setzt diese Hilfsmittel ein. Sie eignen sich insbesondere für komplexe, voneinander abhängige Arbeitsabläufe. Meist ist die Checkliste ein Teil dieser Planungsschritte.

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Checklisten: Basis für gute Planung

Die Checkliste zur Checkliste Am Beispiel eines geplanten Seminars 1. Tätigkeit auswählen q Aufgaben, die sich wiederholen q Vorgänge, die immer wieder geprüft werden müssen q neue und ungewöhnliche Aufgaben

2. Stoffsammlung Alle Punkte sammeln und ungeordnet aufschreiben Leitfragen (Beispiel Seminarvorbereitung): q Wo findet es statt? q Wann findet es statt? q Wer hält es? q Welche Unterlagen, Geräte brauchen wir? q Wie viel darf es kosten? q Was gibt es an Verpflegung? usw.

3. Stoffsammlung gliedern q Oberbegriffe suchen (thematisch, zeitlich, parallel) q gesammelte Begriffe den Oberbegriffen zuordnen

4. Logische Reihenfolge aufstellen q Oberbegriffe mit entsprechenden Tätigkeiten in logischer Reihenfolge sortieren q Eine logische Reihenfolge kann sein: zeitlicher Ablauf, Reihenfolge nach Dringlichkeit, Funktionsablauf, z. B. Welche Zeitvorgaben sind einzuhalten? Welche Hilfsmittel werden gebraucht? Welche Möglichkeit zum Delegieren gibt es? Wer übernimmt was?

5. Äußere Form erstellen q Checkliste mit Kästchen zum Abhaken und/oder Platz für Eintragungen versehen

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Ablage

Auch im Zeitalter von E-Mail und Internet bleibt immer noch ein großer Berg von Schriftstücken, den Sie entsprechend der gesetzlichen und innerbetrieblichen Vorschriften aufbewahren müssen. Wichtigstes Kriterium für die Ablage ist, dass die Unterlagen wieder gefunden werden und zwar sofort. Denken sie daran, dass unter Umständen vertrauliche, ja sogar persönliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, insbesondere in der Personalabteilung. In einer guten Personalakte werden Unterlagen von A bis Z, von Abfindung bis Zwischenzeugnis aufbewahrt. Wenn es Unklarheiten gibt sowie bei Kündigungen und Vertragsauflösungen erwachen diese Listen, Formulare und Schreiben aus ihrem Dornröschenschlaf. Wer Personalakten führt, weiß wie folgenreich das Fehlen einer einzigen kleinen Krankmeldung sein kann.

Ordnung erleichtert die Ablage Vieles wird heute wie die Arbeitszeiterfassung über EDV erledigt. Trotzdem werden in der Personalakte weiterhin Dokumente aufbewahrt. Absolute Diskretion und Vertraulichkeit in dieser Abteilung ist oberstes Gesetz! Welches System Sie auch benutzen: Wichtig ist, dass Sie die Unterlagen richtig zuordnen und wieder finden – ebenso Ihre Vertretung. Benutzen Sie z. B. Farben, um bestimmte Bereiche großflächig zu kennzeichnen (Oberbegriff: Kunden = rot). Bereits heute nutzen viele Firmen ein Dokumenten-Management-System (DMS). Im DMS werden alle eingehenden Dokumente digital verwaltet. Dokumente in Papierform werden mit dem Scanner eingelesen. Das DMS übernimmt Archivierung und Verwaltung der Dokumente, die so genannte 12

Indexierung. Vorteil ist, dass Dokumente sehr schnell wieder gefunden werden, man spart Platz und das Verteilen geht schneller. Mit Sicherheit spart man kein Papier, denn die Benutzer drucken die Dokumente meist zur Bearbeitung aus. Mit Einführung elektronischer Hilfsmittel steigt nachweislich der Papierverbrauch.

Selbst-Check: Eigene Ablagegewohnheiten Kreuzen Sie an, was bestimmt auf Sie zutrifft! q Ich finde alles sofort q Meine Vertretung findet sich zurecht q Meine Kollegen und mein Chef finden, was sie suchen q Ich weiß, wo ich was ablegen muss q Ich sortiere regelmäßig aus q Ich kenne die Aufbewahrungsfristen q Ich sammle keine Unterlagen, Prospekte und Zeitschriften, um sie irgendwann anzusehen q Ich werfe alte Kataloge weg, sobald ich neue erhalte q Ich führe einen Ablageplan q Ich habe die PC-Ablage genauso organisiert wie die Papier-Ablage q Ich werfe eingehende Post weg, die niemanden betrifft q Ich muss mich nicht durch einen Berg von Papier durchwühlen, wenn ich etwas suche q Ich packe keine Unterlagen auf einen Stapel, weil ich nicht weiß, wohin damit im Augenblick q Der Ablageplan befindet sich im Arbeitsplatzordner q Vertrauliche Informationen in der Papier- und EDV-Ablage sind vor Zugriff gesichert q Es gibt einen Verantwortlichen für die Abteilungsablage

Wenn Sie alles angekreuzt haben, sind Sie ein wahres Organisationstalent! Dennoch können Ihnen die nachfolgenden Checklisten sicherlich noch Anregungen geben.

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Ablagetechniken Die Ablagetechnik oder auch die Art der Registratur hat sich durch den EDV-Einsatz verändert. Zwar nehmen immer noch Ordner mit Papier den meisten Teil des Schriftgutes auf, aber zunehmend werden Unterlagen auf Datenträger „aussortiert“. Verwenden Sie für Papierablage und digitale Ablage im PC möglichst das gleiche Ordnungssystem. Bei Netzwerken ist zu bestimmen, wer die elektronische Abteilungsablage im System verwaltet. Ansonsten kann leicht Chaos entstehen: da niemand zuständig ist, entstehen Mehrfach-Papierablagen in verschiedenen Abteilungen oder, noch schlimmer, es kommt zum Verlust von Daten. Bei der Papierablage besteht die optimale Ablagetechnik sicherlich aus einer Kombination verschiedener Ordner/Sammler/Mappen, je nach Art des Schriftgutes und der Räumlichkeiten. Blättern Sie auch in den Katalogen der Bürobedarfs-Firmen, dort finden Sie vielleicht Anregungen, Ihre Ablage übersichtlicher und farbiger zu gestalten.

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Ablage

Ablagetechniken im Vergleich stehend

Briefordner Stehsammler Einstellhefter Einstellmappen Karteien

übersichtlich, schnell zu heften, ordentlicher Eindruck, Nachschlagecharakter übersichtlich, schneller Zugriff

relativ inflexibel, Ablagezeitaufwand relativ hoch, bei großen Datenmengen: viel Platzbedarf

hängend

Hängeordner Hängetaschen Hängemappen Hängehefter Hängesammler

gute Übersicht, Loseblattablage, hohe Flexibilität, mit Hängemappenbox ideal f. d. Schreibtisch

In Schränken großer Raumbedarf durch erforderliche Auszugsflächen

liegend

Schnell-/Ösenhefter gute Raumausnutzung, Bindemappe für Altablage mit Sammelmappe seltenem Zugriff Clip-Mappen Ordnungsmappe Aktendeckel

Mikroformen

Rollfilme Jackets Mikrofiche

Digitale Speicherung

Disketten z. T. enorme Speicher(3,5", zip, jaz) kapazität, Data Cartridges sehr flexibel DAT Kassetten Video-/CamcorderKassetten DLT Tapes CD-R, CD-RW DVD

schlechte Übersicht

fotografische gespeicherte Daten Verkleinerung und können (fast) nicht Speicherung von mehr geändert und Dokumenten auf Film nur bedingt maschinell verarbeitet werden Lesbarkeit muss trotz System- oder Programmwechsel auf Jahre gesichert sein

Es gibt keine fertige Ablage. Schwerpunkte ändern sich z.B. durch neue Projekte oder eine andere Firmenorganisation. Die Ablage regelmäßig zu überarbeiten, lohnt sich.

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Für den Aufbau einer Ablage sind zunächst die Bezugskategorien wichtig. Diese Zuordnung ist die Basis, auf der Ihre Ablage aufgebaut ist. Wer hier ein sinnvolles Gerüst geschaffen hat, kann schnell darauf aufbauen.

Bezugskategorien Bezugspersonen

Kunden Lieferanten Vertreter Geschäftsleitung

Organisationsgebiete

Einkauf Verkauf Versand Behörden Finanzen Allgemeine Verwaltung

Gegenstände

Erzeugnisse/Produkte Patente Lizenzen Filme

Unterlagen

Schriftverkehr allgemein Protokolle Berichte (Vertreter usw.) Rechnungen

Kombination von Ablagesystemen Oft ist es sinnvoll eine Kombination aus alphabetischer und numerischer oder chronologischer Ablage zu machen. Beispielsweise bei der umfangreichen Kundenablage eine Kombination aus Kundennummer und Ort. Kundennamen als alphabetische Ablage sind durch die Namenszusammensetzungen oft ein Problemfall: Wer hat nicht schon verzweifelt nach Firma „Frantz“ gesucht und nach Wochen findet man die Unterlagen bei „Gebr. Frantz“.

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Ablage

Beispiel für einen Ablageplan Ordnungssystem

Oberbegriffe, numerisch geordnet

Aufbewahrungsort

dezimal

06 – Vertrieb

Rollschrank 1

60 Verkaufsprogramm 600 Warenverzeichnis 601 Kataloge

Rollschrank 1

61 Preise 610 Preislisten 611 Preisberechnungen 612 Rabatte ...

Rollboy 1 digital/ Excel-Tabelle

62 Vertriebsorganisation 620 Gliederung 621 Vertriebsstellen 622 Vertreter 6221 Vertreterverträge 6222 Vertreter-Rundschreiben 6223 Vertreter-Berichte

Schrank 4

alphabetisch

numerisch

Schrank 4

A–Z Nach Kundennamen

Schrank 4, Mitte auch digital (Programm xy)

A–Z Nach Orten

auch digital (Programm xy)

Nach Kundennummern

auch digital (Programm xy)

Nach Datum (z. B. Protokolle, Presseinfos)

Auf einem Aktenplan werden Ordnungssystem, Oberbegriffe und Aufbewahrungsort zusammengefasst. Erstellen Sie einen Aktenplan, der immer wieder auf den neuesten Stand gebracht wird. Er gehört auf jeden Fall in den Arbeitsplatzordner! Oberbegriffe können sein: Führung des Unternehmens, Finanzen, Anlagen, Personalwesen, Einkauf, Fertigung, Vertrieb, Innere Verwaltung, Verbände und Behörden usw. Oberbegriffe sollten Sie immer auch nummerieren – beginnend mit 00 und dann mit 01, 02 fortfahren. Dann sortiert auch Ihre EDV richtig! 17

Beispiel für einen Ablageplan 00 Firmenführung Gesellschaftsvertrag 000 001 002 01 Besitzverhältnisse 02 Führung 020 Vorstand 021 Aufsichtsrat 0210 Mitglieder 0211 Sitzungsberichte u. Beschlüsse 022 Generalversammlung 023 Vollmachten 03 Handelsregister 04 Organisationspläne (Zuständigkeiten, Aufgabengebiete) 040 Abt. A 041 Abt. B 042 Abt. C 05 Zweigbetriebe 050 Betrieb A 051 Betrieb B 06 Geschäftsberichte 060 Allgem. Berichte 07 Beteiligung an fremden Unternehmen 08 09 Firmengeschichte 091 Chronik 092 Archiv 093 Museum

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Ablage

03 Personalwesen

06 Vertrieb

30 Angestellte (für jeden Angestellten einen Hängehefter anlegen) 31 Arbeiter 310 männl. Arbeiter 311 weibl. Arbeiter 32 Soziale Einrichtungen 320 Kantine / Küche 321 Bücherei 322 Betriebsausflug 323 Altersversorgung 324 Werkswohnungen 325 Darlehen an Betriebsangehörige 33 Lohn- u. Gehaltsangelegenheiten 330 Tarifverhdlg. Angest. 331 Tarifverhdlg. Arbeit. 332 Tarife f. Angest. 333 Tarife f. Arbeiter 334 Leasingkräfte 335 Außertarifliche Vereinbarungen 34 Finanzielle Zuwendungen 340 Weihnachtsgratifikation 341 Urlaubsgratifikation 342 Beihilfen 343 Jahresprämie 35 Personalsteuern 350 Lohnsteuer 351 Kirchensteuer ev. 352 Kirchensteuer kath. 36 Personal-Versicherungen 360 Kranken-Versich. 361 Unfall-Vers. 362 Berufsgenossensch. 37 Personalvertretung 370 Betriebsrat 371 BR-Versammlungen 38 Personal-Statistik 39 Personalentwicklung 390 Innerbetr. Schulungen 391 Seminare

60 Verkaufsprogramm 600 Alphabetisches Warenverzeichnis mit Bestellnummern 601 Kataloge 61 Preise 610 Preis-Besprechungen und -Notizen 611 Preislisten 612 Rabatte 613 Verkaufsbedingungen 614 Zahlungsbedingungen 615 Abschlussbedingungen 62 Verkaufsorganisation 620 Aufbau u. Gliederung 621 Verkaufsstellen 622 Auslieferungslager 623 Bewerbungen von Vertretern 624 Vertreter-Verträge 625 Vertreter-Rundschr. 626 Vertreter-Berichte und -Schriftwechsel 627 Kunden 628 Adrema 63 Versand 630 Bahn 631 LKW 632 Schiff 633 Flugzeug 64 Werbung 640 Marktforschung 641 Messen u. Ausstellg. 642 Anzeigen 643 Prospekte 644 Diapositive und Filme 65 Wettbewerber 66 Export 67 Verkaufsstatistik

Die Sortierung der Ablage ist das Wichtigste, damit sie gut funktioniert. Dann enthält sie nur notwendige Dokumente. Es ist deshalb wichtig, die Unterlagen auf ihre jeweilige Wertigkeit zu prüfen. Das erleichtert später das Aussortieren.

Sortieren nach Wertigkeit Art der Unterlage

Wertigkeit

Aufbewahrung

Einmalige Informationen ohne Wert

Tageswert

Nach Kenntnisnahme vernichten bzw. löschen Haben Sie auch den Mut, solche Informationen zu vernichten! Uralt-Prospekte auf der Fensterbank sprechen nicht für Ihr Organisationstalent!

In Bearbeitung befindliche Vorgänge und Unterlagen (Angebote, Projekte, Mahnungen, Statistiken, Kataloge, Preislisten)

Prüfwert

Arbeitsplatzbezogene (Zwischen-) Ablage bzw. Diskette oder Festplatte Nach Abschluss in das Archiv oder vernichten

Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist nach HGB und/oder AO und anderen gesetzlichen Vorgaben

Gesetzeswert

Archiv, Mikroformen, digitale Form

Dauerwert

Archiv, Mikroformen, digitale Form

(Prospekte, Zeitungen, Werbung)

Unterlagen mit langer, innerbetrieblich vorgeschriebener Aufbewahrungsfrist Unterlagen von langfristiger Bedeutung (Daten zur Firmengeschichte, Fotos, Umsätze, Rechtsverhältnisse, Verträge, Patente, Verfahren)

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Aufbewahrungsfristen Sortieren Sie Unterlagen immer nach Jahrgängen, auch bei einer alphabetischen oder thematischen Sortierung. Sie können dann leicht nach sechs oder zehn Jahren den entsprechenden Jahrgang vernichten und müssen nicht alle Unterlagen durchforsten, was dann keiner tut und die Ablage wächst weiter… Die Kenntnis über gesetzliche Aufbewahrungsfristen ist im Büro lebenswichtig. Gesetzliche Vorschriften finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB §§ 238, 257, 261) und in der Abgabenordnung (AO §§ 140, 147 ff.). Seit dem 1. Januar 1999 müssen alle steuerlich relevanten Belege (also auch Buchungsbelege) einheitlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen müssen Unterlagen weiter aufbewahrt werden, wenn sie u. a. für weitere (straf-)rechtliche und/oder bußgeldrechtliche Ermittlungen bedeutsam sind.

Bei Speicherung auf Datenträgern müssen die Daten innerhalb der gesetzlichen Frist jederzeit lesbar sein. Dies muss bei einem System- oder Programmwechsel bedacht werden!

Neben den erwähnten steuerlichen Aufbewahrungsfristen gibt es auch noch Aufbewahrungsfristen, die in einzelnen Fachgebieten weitaus länger sind, z. B. in der Medizin und beim Urheberrecht.

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Ablage

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Aufbewahrungsfrist

Art der Unterlagen

6 Jahre

Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind Beispiele: Angebote mit Auftragsfolge, Geschäftsbriefe, Protokolle, Behördenbescheinigungen, Dauerauftragsunterlagen

10 Jahre

Buchungsbelege Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen Beispiele: Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Sachkonten, Wareneinund ausgangsbücher, Kontoauszüge, Kassen- und Bankbelege, Geschenknachweise, Reisekostenabrechnungen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Beispielsweise dürfen alle relevanten Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist aus 2003 erst am 1. Januar 2013 vernichtet werden.

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Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Zusammenkünfte mit Kollegen und Geschäftspartnern im kleinen oder großen Rahmen finden relativ häufig statt. Eine gute Organisation ist hier besonders wichtig, denn der Erfolg dieser Termine ist nicht zuletzt auch vom guten formalen Umfeld abhängig. Darin zeigt sich eine Ihrer Schlüsselkompetenzen, die Vertrauen weckt und bestätigt. Im Tagesgeschäft bleibt oft nur wenig Zeit, um diese Termine vorzubereiten. Grade weil sich vieles in der Vor- und Nachbereitung ähnelt, bieten sich hier Checklisten als Hilfsmittel zur Organisation besonders an. Erstellen Sie zu Beginn der Planungen eine umfassende und ausführliche Checkliste. Bei genügendem Zeitvorlauf gelingt die Ausführung der einzelnen Punkte parallel zu anderen Aufgaben – mit der Liste auf dem Schreibtisch haben Sie immer alles im Blick.

Besprechungen können pünktlich beendet werden, wenn Sie Anfang und Ende bereits in der Einladung angeben. Dies hat eine ungeheuere psychologische Wirkung!

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Kurz-Besprechung, Meeting Besprechungen und Sitzungen werden überwiegend intern abgehalten und umfassen sowohl kleinere als auch größere Gruppen. Die Dauer erstreckt sich normalerweise auf zwei bis drei Stunden. Ihr Ziel ist Informationsaustausch und Diskussion. Der Umfang an organisatorischen Vorarbeiten sollte bei internen Besprechungen gering sein. Allen Beteiligten sollte klar sein, dass für interne Besprechungen nicht zuviel Zeit und Geld in teure Präsentationen investiert werden muss. Oft landen diese Folien am nächsten Tag im Papierkorb.

Arbeits- und Geschäftsessen Bewirtungen gehören im Geschäftsleben zum guten Ton. Dabei kann es sich um ein internes Arbeitsessen mit vorbestellten belegten Brötchen handeln, aber auch um ein größeres Geschäftsessen im Restaurant. Die Vorbereitungen sind jedoch fast identisch. Fragen Sie bei der Terminplanung für anstehende Besprechungen mit externen Besuchern, ob geplant ist mit den Gästen zum Essen zu gehen. Ihre Frage kostet nichts und Sie ersparen sich u. U. viel Hektik. Manchmal ergeben sich Einladungen allerdings auch sehr spontan, z.B. bei (nicht geplanten) Geschäftsabschlüssen. Mit der entsprechenden Checkliste ist auch dann nicht „Land unter“!

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Kurz-Besprechung, Meeting Thema

Bemerkungen

Tagesordnungspunkte Datum Beginn (geplantes) Ende in Raum

reserviert am

Benötigte Geräte q Flipchart q OH-Projektor q Video / Beamer q Andere Name Sitzungsleiter Namen der Teilnehmer (evtl. Liste) Protokoll notwendig? Protokollführer? Einladung am q telefonisch q schriftlich / E-Mail Mitzubringende Unterlagen bzw. Vorarbeiten Bitte um Teilnahmebestätigung oder Nennung eines Ersatzteilnehmers Hinweis über zur Verfügung stehende Redezeit Bewirtung intern? q Kaffee/Tee q Wasser/Säfte q Gebäck? q Brötchen?

Hinweise: z. B. keine Wurst

q von Kantine? q von extern? Sonstiges 24

Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Arbeits- und Geschäftsessen Bemerkungen

Datum Uhrzeit Anlass Teilnehmeranzahl Teilnehmerliste

(für Abrechnung)

Bewirtung im q Restaurant q Vertragsgaststätte q Kantine / Gästekasino q Konferenzraum/Nebenraum

siehe auch Checkliste „Besprechung“

Sitzordnung? Wer trägt Kosten? Kostenstelle Kostenlimit? Menü? Menükarten? A la carte? Welche Getränke? Transfer Taxi Tischdekoration (Kosten!) Sonstiges

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Besucher Bei der Besucherbetreuung gibt es zwei Möglichkeiten: Wir wollen, dass die Besucher sich wohl fühlen oder aber wir wollen und müssen diese – meist unangemeldeten – Besucher schnellstmöglich loswerden. Die erste Hürde für externe Besucher ist meist der Pförtner oder die Empfangszentrale. Eine schlechtere Visitenkarte als ein „Mir hat wieder keiner Bescheid gesagt“, kann sich keine Firma ausstellen. Auch die Telefonzentrale muss über Besucher Bescheid wissen. Stellen sie sich vor, ein Besucher wird wegen eines Notfalls verlangt und Ihre Zentrale sagt: „Nee, bei uns ist niemand“. Äußerst peinlich!

Besucherbetreuung Bemerkungen Wissen Pförtner, Empfangs- und Telefonzentrale Bescheid, dass (hochrangige) Besucher erwartet werden? Sind die Namen bekannt? (Liste Name und Titel) Ist der Anlass bei Pförtner und Telefonzentrale bekannt? Ist die Dauer des Besuchs bekannt? (u. U. bis spät abends) Ist festgelegt, wer die Besucher abholt? (nicht fünf Abholer für zwei Besucher) Führen Sie eine Besucherkartei? Vorzimmer-Check erledigt? Gibt es Überschneidungen von Terminen in der Firma (z. B. gleichzeitiger Umzug von Abteilungen und hochrangige Besucher) Haben Sie einen letzten Blick auf das Konferenzzimmer vor Beginn geworfen? Wurde das Konferenzzimmer vorher gelüftet? Wissen andere Abteilungen (z. B. auf dem Stockwerk des Konferenzzimmers) von den (wichtigen) Besuchern? 26

Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Bei unangemeldeten Besuchern bleiben Sie höflich, aber bestimmt! Innerhalb einer Firma sollte es klare Absprachen zum Umgang mit unangemeldetem Besuch geben. Falls möglich, sollten feste Besuchs- oder Telefonzeiten eingerichtet werden; auch Kundenkontakte können so gesteuert werden. Ihrem Kunden ist es lieber, zu einer bestimmten Zeit anzurufen und zu wissen, dann sind Sie oder Ihre Firma ganz Ohr für ihn als in einer Warteschleife genervt zu werden. Versuchen Sie es – viele gerade kleinere Firmen haben damit ihre Effektivität erhöht.

Unangemeldeter Besuch q Bleiben Sie freundlich und verbindlich! q Werden Sie nicht aggressiv! q Treffen Sie klare Absprachen mit Ihrem Chef! q Verweigern Sie Auskünfte, wenn der Besucher den Kollegen/Chef oder die Kollegin „privat“ sprechen will! q Fragen Sie immer nach dem Namen und der Firma des Besuchers! q Verursachen Sie beim Besucher eine schlechtes Gewissen: Hätten Sie doch kurz angerufen! Wie wäre es am..... q Bei Vertretern: Lassen Sie sich grundsätzlich Unterlagen zur Prüfung geben bzw. schicken und vereinbaren Sie Termine! q Begrüßen Sie einen unangemeldeten Besucher nicht überschwänglich, auch wenn Sie ihn gut kennen! q Wenn der Gast überhaupt keine Anstalten macht zu gehen, müssen Sie die Initiative ergreifen. Stehen Sie auf und sagen Sie ihm: Schön, das Sie vorbeigeschaut haben. Wollen Sie jetzt gleich einen Termin vereinbaren oder nochmals anrufen? Deutlicher geht’s nicht! q Seien Sie nicht lieb und brav! Lassen Sie sich nicht breitschlagen, doch unangemeldete Besucher zu empfangen!

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Wenn Sie viele Besucher betreuen müssen, sollten Sie sich unbedingt eine Besucherkartei anlegen. Sie hilft, die Kleinigkeiten und Marotten eines jeden Besuchers zu berücksichtigen und ihm das Gefühl zu geben, er sei etwas Besonderes. Sie können die Besucherkartei als kleine Datenbank in Ihrem PC anlegen oder Sie führen eine „altmodisch“ im Kasten organisierte Kartei. Legen Sie für jeden Besucher eine Karte bzw. ein Datenbankformular an. Insbesondere bei Pressekontakten ist dies sehr hilfreich.

Besucherkartei Bemerkungen Name

Musterfrau, Ingrid

Titel

Dr.

Firma

Musterfirma

Adresse

Musterstraße, D-00001 Musterstadt

Telefon

042 / 22 22 22

Fax

042 / 22 22 23

E-Mail

[email protected]

Abteilung

Personal

Position

Leiterin

Sekretär/in

Frau Team

Assistent/in Kunde?

X

Lieferant? Presse? Sonstiges

Mitglied IHK-Prüfungsausschuss

Geburtstag

04.08.1954

Jubiläum

15.07.2004 (20 Jahre)

Hobbys

Reisen (Toskana), Segeln

Geschenketipp

keinen Sekt!

Besuche

kommt regelmäßig zu Einsatzbesprechungen von Fremdpersonal

Sonstiges

Duz-Freundin von Abteilungsleiter Meyer

Ihre Besucherkartei enthält personenbezogene Daten, die nicht für Dritte geeignet sind. Halten Sie diese Kartei unter Verschluss bzw. versehen Sie die elektronische Kartei mit einem besonderen Passwort.

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Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Organisation größerer Veranstaltungen Konferenzen und Veranstaltungen werden meistens extern durchgeführt, dauern manchmal mehrere Tage und erfordern umfassende organisatorische Arbeiten. Je nach Inhalt gibt es auch viele andere Bezeichnungen: Tagung, Fachseminar, Planungsmeeting, Hauptversammlung, Produktpräsentation, Symposium, Schulung, Projektmanagement-Treffen usw. Die Vorbereitung und Durchführung einer (mehrtägigen) Veranstaltung verlangt von Ihnen termingerechtes und genaues Planen. Insbesondere bei umfangreichen Veranstaltungen sollten Sie die Hilfe externer Dienstleister in Anspruch nehmen. Die Organisation einer mehrtägigen Veranstaltung besteht aus vielen Einzelschritten. Zur besseren Übersicht habe ich die folgenden Checklisten dementsprechend gegliedert. Außerdem können so die einzelnen Listen auch für kleinere Veranstaltungen genutzt werden.

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Veranstaltungsorganisation Bemerkungen Zweck und Name der Veranstaltung Veranstaltungsleiter/-organisator Teilnehmer (Zielgruppe, Gäste, Referenten, Presse, Sachverständige...) Veranstaltungstermin? Veranstaltungsdauer? Veranstaltungsort? Intern oder extern? Rahmenveranstaltungen? (Events, Programm für Begleitpersonen) Budget und Kostenübernahme klären Was wird und darf an weiteren Kosten entstehen? Wer ist für was im Organisationsteam verantwortlich? (Tabelle erstellen) In welchen Abständen werden Zwischenergebnisse vom Organisationsteam vorgelegt? Terminplan:Was muss bis wann in Angriff genommen werden? Ablaufplanung (Pausen, Pufferzeiten berücksichtigen) Wer hilft bei Veranstaltungsplanung und -organisation? (externe Veranstaltungsprofis) Welche Referenten, Moderatoren usw. werden benötigt? Wer betreut VIPs, Referenten, Presse? Werden Dolmetscher benötigt? Welche Bewirtung? Sollen Firmen-Fahnen vor Hotel oder Firma gehisst werden? Wie soll der Veranstaltungsraum ausgestattet sein?

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Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Einladung Bemerkungen Unbedingt terminieren: Versendung so früh wie möglich mit Rückmeldungskarte Wer gestaltet die Einladung? Intern – Extern? Folgende Angaben sollten in einer Einladung enthalten sein Teilnehmerkreis Veranstaltungsort, Stadtteil Tagungsstätte Adresse Telefon- und Faxnummer / E-Mail Termin Beginn voraussichtliches Ende Ansprechpartner für Fragen Thema/Themen parallele Veranstaltungen Schirmherr Referenten Anmeldefrist Anmeldeformulare Hotelreservierung Kostenübernahme ja/nein Anfahrtskizze Autobahnanschluss Parkmöglichkeiten Nächstgelegener Flughafen Abholservice, Treffpunkt, Erkennungszeichen Angaben zu Bahn-, U- und S-Bahn-, Bus- und Straßenbahnverbindungen Rahmenprogramm Kleidungshinweis

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Terminplanung q Termin so früh wie möglich festlegen! q Betriebsferien, Schulferien, Feiertage (eventuell auch ausländische), Brückentage berücksichtigen q Terminüberschneidungen mit anderen Veranstaltungen vor Ort/in Ihrer Firma q Terminüberschneidungen mit großen Messen vermeiden (Staus, keine Hotelkapazität, teuer) q Möglichst nicht am Montag oder Freitag (= verkehrsreichste Tage) q betriebliche Hochleistungszeiten berücksichtigen q fest vorgeschriebene Termine beachten, z.B. Satzungsbestimmungen q Vertretung des Chefs in der Firma q Vertretung Kollegen q Information an Pförtner und Telefonzentrale über Veranstaltungsort und Dauer mit Telefon- und Faxnummer zur Weiterleitung von Nachrichten

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Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Veranstaltungsunterlagen Bemerkungen Firmenlogo auf jeder Seite Firmenlogo auf Einband Hefter / Ringmappe / Ordner Name und Termin der Veranstaltung auf Veranstaltungsmappe Tagesordnung/Programm Teilnehmerliste Namensschild zum Anstecken Platz für Notizen oder Schreibblock Register Unterlagen mit aufgedrucktem Teilnehmernamen oder Platz zum Selbsteintragen Unterlagen auf Tische auslegen oder im Veranstaltungssekretariat bereithalten Kleiner Stadtplan oder Hotelprospekt Bewertungsbogen Protokollführung erwünscht? Wer führt Protokoll? Begrüßungsschreiben, -geschenke im Hotel Pressemappen bereithalten Gästebuch 33

Veranstaltungsort Bemerkungen Von wo reisen voraussichtlich die meisten Teilnehmer an? Wie werden die meisten Teilnehmer anreisen? Mit welchen Verkehrsmitteln kann der Veranstaltungsort am besten erreicht werden? (in Einladung darauf hinweisen) Soll/muss der Veranstaltungsort in Firmennähe sein (z.B. für Werksführung, Stadtführung)? Soll die Veranstaltung intern oder extern durchgeführt werden? Was bietet die Stadt/die Umgebung zur Freizeitgestaltung? Ist ein Rahmenprogramm vor Ort möglich? (ohne weitere Fahrten?) Finden andere Veranstaltungen am gleichen Ort zur gleichen Zeit statt, die Ihre Veranstaltung stören könnten? (Messen, regionale Veranstaltungen, usw.) Was wollen Sie den Teilnehmern bieten: Großstadtflair oder erholsame Umgebung? Sind geeignete Räumlichkeiten vorhanden (evtl. auch für parallel laufende Veranstaltungen)? Sind ausreichend Parkplätze vorhanden? Gibt es eine exakte Wegbeschreibung? (Tipp: Lassen Sie einen Unbeteiligten anhand der vorliegenden Beschreibung den Ort auf der grünen Wiese oder das Hotel mitten in der Stadt suchen!) Auswahl möglicher Veranstaltungsorte: Intern Tagungshotel Airport-Konferenzzentrum Stadthalle Kongresszentrum ICE-Konferenzabteile (bis 4 Teilnehmer)

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Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Ein angenehmes Ambiente wirkt manchmal Wunder. Deshalb sollten Sie den Raum für Ihre Veranstaltung auf jeden Fall frühzeitig reservieren! Auch wenn Sie die gesamte Raumvorbereitung an Hausmeister bzw. Tagungshotel delegiert haben, fragen Sie anhand der Checkliste vor dem großen Tag noch einmal nach!

Raumvorbereitungen Bemerkungen Anzahl der Teilnehmer Größe des Raums/der Räume Lage der Räumlichkeiten Lärmpegel/Gerüche (Küche!) Platzangebot bei unterschiedlicher Bestuhlung Bestuhlungsmöglichkeiten: Blockform U-, T- und E-Formen Parlamentarisch Theater Runde Tische (meist nur für Bewirtung) Schallisolierung der Räumlichkeiten (z.B. gleichzeitige Videovorführung in anderem Raum, Straßenlärm) Belüftung und Heizung Klimatisierung Beleuchtung Verdunklung Lassen sich große und schwere Präsentations-/Musterstücke in den Veranstaltungsraum oder ins Foyer schaffen? Presse-/Informationstisch Reservierte Plätze Reservestühle Wegweiser/Hinweisschilder im Gebäude Schild „Nicht stören“ Sitzordnung Namensschilder Schreibblöcke, Schreibstifte auslegen 35

Technik Ja Rednerpult Beistelltisch für Unterlagen Platz für Rednergetränk Mikrofon Uhr für Vortragenden Overhead-Projektor Ersatzfolien, Folienrolle Zeigestab / Pointer Diaprojektor – Fernbedienung Beamer / PC / Notebook-Anschluss Videoanlage Videokamera Lautsprecher/Verstärker CD- / DVD-Player Leinwand Projektionstisch Ersatzbirnen Flipchart Flipchart-Ersatzblätter Magnet- /Schreibtafel Stifte (OHP und für Schreibtafel) Tafellöscher Moderatorenkoffer Pinnwand Ausreichend Steckdosen, Steckdosenleiste Verlängerungskabel Blumenschmuck (Kosten!)

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Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Nein

Bewirtung und Pausen Bemerkungen nicht mittags und abends Buffet als Mittagessen nur leichte Speisen Speisen bestellen, die grundsätzlich 15 Minuten „warten“ können Bei Veranstaltungen in der Firma bedenken Absprache mit Kantinenkoch (Hilfe von außen?) Absprache mit Catering Service Geschirr/Gläser/Bestecke/Servietten ausreichend anliefern lassen Getränkeauswahl (Kosten) Kühlen der Getränke im Voraus gesichert? Tischreservierung in der Kantine Reicht der Platz in der Kantine? Tischdekoration? Pförtner und Telefonzentrale informiert? Pausen spätestens alle zwei Stunden Unterlagen auf Tischen unberührt lassen (Hinweis geben an Fremdpersonal) Aschenbecher auswischen lassen Getränke rechtzeitig aufstellen lassen Hat das Hotel/Restaurant die Pausentermine bzw. den Zeitplan? Tagungsraum lüften, falls nicht klimatisiert Rollwagen zum schnellen Abräumen bereitstellen lassen gesonderter Bewirtungsraum? Hier hilft Ihnen auch die Checkliste „Bewirtung“, Seite 25

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Bei größeren Veranstaltungen, die sich auch über mehrere Tage erstrecken, ist es durchaus üblich, vor Ort ein Veranstaltungs-Sekretariat zu besetzen. In einem Veranstaltungssekretariat müssen Sie auf Fragen aller Art vorbereitet sein, sich im Haus oder am Veranstaltungsort (auch Nebenräume) auskennen, einfach wissen, wo was zu finden ist.

Veranstaltungssekretariat Bemerkungen Für Notfälle: Telefonnummern und Adressen von Notarzt und nächster Klinik Heftpflaster und Schmerztabletten bereithalten Wo befinden sich? Notausgänge (offen?) Aufzüge, Treppen Toiletten Garderobe Telefone Nebenräume Raucherecken/Raucherzimmer Informationsauskunft vor Ort: Ablauf, Tagesordnungspunkte

Wo zu finden? Programm / Tagesordnung

Namen von Teilnehmern

Teilnehmerliste

Sonder-/Rahmenprogramme

Entsprechendes Programm

Informationen über die Firma

Geschäftsbericht, Faltblätter

kulturelle, sportliche und sonstige Veranstaltungen

Verkehrsverein, Spielpläne, Tageszeitungen bereithalten!

Restaurants, Gaststätten, Bars

Entsprechende Führer/ Verkehrsverein

Verkehrsverbindungen

Bahn- und Flugpläne, Stadtplan

Telefonverbindungen

Telefonbuch, Vorwahlverzeichnis

Taxen

Taxinummern, evtl. Taxizentrale über Veranstaltung informieren

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Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Auch nach einer Besprechung oder größeren Veranstaltung gibt es noch einiges zu tun. Die Nachbereitung ist für den Erfolg ebenso entscheidend wie die gute Vorbereitung. Schieben Sie diese Arbeit nicht zu lange auf: das Gewicht nicht-erledigter Arbeiten nimmt von Tag zu Tag zu.

Nachbereitung Bemerkungen Abschlussarbeiten vor Ort Fundsachen registrieren, weiterleiten Berichte / Protokolle erstellen Dankschreiben an Referenten eingereichte Referate zurückgeben Dank an (externes) Hilfspersonal Adresskartei anlegen bzw. überarbeiten Checklisten überarbeiten Abrechnung (Referenten) Statistik erstellen Besprechung mit Verantwortlichen zwecks „Nachlese“

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Jubiläen In Unternehmen gibt es zwei Formen dieser wichtigen Ereignisse: Das Jubiläum eines Mitarbeiters und das Firmenjubiläum. Wenn Sie für die Organisation (mit-)verantwortlich sind, verdienen diese Ereignisse Ihre ganze Aufmerksamkeit. Nirgends sonst zeigt sich, ob das Unternehmen mit „Mitarbeitermotivation“ ernst macht oder nicht! Das Firmenjubiläum bietet die Möglichkeit, eine entsprechende Marketingstrategie auszuarbeiten, es sollte entsprechend werbewirksam vorbereitet und gestaltet werden. So können zusätzliche Umsatzchancen eröffnet und genutzt werden. Für ein Firmenjubiläum sollte mindestens sechs Monate vorher mit den entsprechenden Vorbereitungen begonnen werden!

Es müssen alle Personenkreise eingeladen werden, denen das Unternehmen seinen Erfolg verdankt!

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Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Firmenjubiläum Bemerkungen

Jubiläumsetat festlegen! Brainstorming im Unternehmen: alle Beteiligten müssen etwas Besonderes/Originelles bieten Terminplan erarbeiten Werbeziel für das Jubiläumsjahr festlegen Werbeplan mit Terminen (z. B. Inserate) festlegen Texte für Anzeigen und sonstige Werbetexte anfertigen Wettbewerbsrechtliche Punkte klären (Jubiläumsverkauf) Eventuelle Jubiläumsvergütung an Mitarbeiter klären Organisationsteam für die Jubiläumsfeier bestimmten Firmenschrift ausarbeiten (historische Entwicklung u. zukünftige Perspektiven) Druckauflage bestimmen Druckauftrag erteilen Presse über das bevorstehende Jubiläum informieren Ablauf der Jubiläumsfeier organisieren Räumlichkeiten rechtzeitig!!! reservieren, falls nicht im Unternehmen möglich Persönliche Einladung an Mitarbeiter, Geschäftsfreunde, Stammkunden, Honoratioren (Stadtverwaltung, IHK, Verbände usw.) Pressevertreter (regional, überregional, Branche) Allgemeine Einladung (Inserate, Beilagen, Schaufensterdekoration, Plakate) Attraktionen planen (z. B. Lesungen, Künstlerauftritte, Preisausschreiben, Malwettbewerbe usw.) Jubiläumsgeschenke und/oder Jubiläumsspende festlegen Jubiläumswerbegeschenke beschaffen Blumenschmuck usw. beschaffen Pressemappen mit Fotos vorbereiten Bewirtung durch Organisationsteam sicherstellen

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Das Mitarbeiterjubiläum bei langjähriger Betriebszugehörigkeit hat heutzutage fast Seltenheitswert. Umso wichtiger sind diese Termine – nicht nur für den Mitarbeiter selbst, sondern auch für das Unternehmen.

Mitarbeiterjubiläum Bemerkungen Wer organisiert grundsätzlich Jubiläumsfeiern (z.B. jeweilige Fachabteilung oder Personalabteilung)? Welche Jubiläen gibt es in diesem Jahr? Ist der (finanzielle) Rahmen für Jubiläumsfeiern in Ihrem Unternehmen abgestimmt? (Machen Sie keine Unterschiede!) Ist mit dem Jubilar der Termin und die genaue Uhrzeit abgestimmt? Wurde der Jubilar über den Ablauf seiner Jubiläumsfeier eingehend informiert? Ist der Vorgesetzte des Jubilars an diesem Tag anwesend? Welches Geschenk? Ziehen Sie Erkundigungen ein, wie Sie dem Jubilar eine echte Freude machen, sofern es im Unternehmen nicht einheitliche Geschenke gibt Wurde frühzeitig eine Gästeliste erstellt und der Jubilar auch nach seinen Wunschgästen gefragt? Ging die Einladung mindestens sechs Wochen vor der Jubiläumsfeier an alle Teilnehmer (mit Rückmeldung)? Begrenzen Sie die Jubiläumsfeier bereits in der Einladung zeitlich, damit der Stehempfang nicht in einem Sitzgelage endet Will der Jubilar selbst ein paar Worte sprechen? Stimmen Sie ab, wer wie lange redet! Haben Sie die Bewirtung geklärt? (s. Bewirtungs-Checklisten, Seite 25 u. 37)

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Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen

Reisen

Ein Klassiker unter den Checklisten ist die zur Reisevorbereitung. Diese Aufgaben können ziemlich umfangreich werden und deshalb wurde die Checkliste für Reisen nach bestimmten Kriterien unterteilt. So lassen sich unter Umständen bestimmte Punkte herausgliedern und können delegiert werden.

Für alle Reisevorbereitungen gilt: Suchen Sie ein Reisebüro, das über eine Firmenabteilung verfügt. So ist am besten gewährleistet, dass Sie einen optimalen Service erwarten können.

Bei längerer Abwesenheit muss klar definiert und bekannt gegeben werden, wer die Vertretung übernimmt. Auch Kleinigkeiten wie Post- oder Bankvollmacht müssen geklärt sein. Es soll schon Fälle gegeben haben, dass ein wichtiger Brief nicht zugestellt wurde, weil nur der Chef die Postvollmacht hat und vier Wochen unterwegs ist! Das Gleiche gilt übrigens auch für die Abwesenheit während des Urlaubs. Bei guter Reiseplan hilft dem Reisenden, sich bei längerer Abwesenheit auf einen Blick zu informieren. Und für Sie als Vertretung oder Kollege ist er eine gute Terminvorlage für die Wiedervorlage. So wissen Sie immer, wo sich der Reisende gerade aufhält, was bei längerer Abwesenheit wichtig ist.

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Planung und Vorbereitung Bemerkungen Termin Abfahrtszeit/en Reiseziel/e Gesprächspartner Reisezweck Reiseroute festlegen Fahrzeiten festlegen Verkehrsmittel

Auto Bahn Flugzeug

Bahn > Auto am Bahnhof Flugzeug > Mietwagen Abholer Bahnhof

Hinreise Rückreise

Treffpunkt/Erkennungszeichen Abholer Flugplatz

Hinreise Rückreise

Treffpunkt/Erkennungszeichen Hotelreservierungen Reiseplan zusammenstellen

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Reisen

Ein Reiseplan mit den Terminen und Telefonnummern ist nicht nur für den Reisenden selbst und Sie hilfreich, sondern sollte auch der Vertretung in Kopie vorliegen.

Reiseplan Datum

Uhrzeit, Dauer

Besprechungs- Gesprächsort, Adresse, partner Telefon, Handy

Zweck Unterlagen

Bemerkungen

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Reisepapiere Bemerkungen

Kfz Kraftfahrzeugschein (internationaler) Führerschein Vollmacht für Dienstwagen Versicherungsunterlagen D-Schild Ersatzschlüssel Reservekanister Erste-Hilfe Ausrüstung o.k.? Mietwagenpapiere Benzingutscheine Autokarten Verzeichnis von Werkstätten Notrufnummern Bahn Fahrkarte/Zuschläge Platzkarte Schlafwagenkarte Fahrplan Flugzeug Flugticket, Flugplan Gepäckanhänger Persönliche Papiere Personalausweis, Reisepass, Visum Impfbescheinigungen Versicherungspolicen Geld Kreditkarte, Reiseschecks Nummern der Kreditkarte und Reiseschecks kopieren/notieren Sperr-Telefonnummer (Kreditkarte usw.) Devisen, Umrechnungstabellen 46

Reisen

Reiseunterlagen

Bemerkungen Reisemappe 1 Reiseplan einfügen Besprechungsunterlagen: Liste Gesprächspartner Liste Gesprächstermine Kataloge Prospekte Muster Bestellformulare Visitenkarten Geschenke Anschriftenverzeichnis Telefonverzeichnis E-Mail Verzeichnis Reiseberichtsformulare Reisekostenabrechnungsformulare

Reisemappe 2 Schreibmaterial Briefpapier Umschläge Briefmarken Stadtpläne Hotelprospekte Sprachführer Kalender

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Mitgeführte Geräte Bemerkungen Notebook Disketten / CDs / DVDs Computerpapier Diktiergerät Minikassetten Mobiltelefon Aktuelles internes Telefonverzeichnis Fernabfrage Anrufbeantworter Unbedenklichkeitserklärung für mitgeführte Geräte Telefon-/Fax-Nummern der entsprechenden Gesprächspartner E-Mail-Adressen-Liste

Manche Geräte müssen Sie unter Umständen anmelden, für andere die Stromversorgung sicherstellen (Batterien, Adapter). In Zügen können Sie Tischplätze mit Steckdosen reservieren lassen, sodass Sie unterwegs arbeiten können.

Auch in der Firma müssen Sie die Geräte ggf. vorher beantragen und reservieren. Erkundigen Sie sich außerdem genau nach dem Versicherungsschutz bei Verlust und Beschädigung. 48

Reisen

Übergabe im Büro Bemerkungen Genehmigung der Reise

Wiedervorlage durchsehen

Anstehende Termine prüfen

Vertretung festlegen und bekannt geben

Befugnisse festlegen

Eventuell notwendige Vollmachten ausstellen

Information an Vorgesetzte

Information an andere Abteilungen/Information des Reisenden unterwegs vereinbaren

Postvollmacht/en

Reiseplan weiterleiten an

Reiseplan für Sekretariat/e

Reisekostenvorschuss

Bevor Sie losfahren, vergewissern Sie sich, dass Ihre Abwesenheit an allen Stellen im Haus bekannt ist. Sorgen Sie für eine Vertretung und genügend Informationsfluss, damit Ihre Abwesenheit keine Belastung für die Kollegen ist. 49

Geschäftskorrespondenz

Die Geschäftskorrespondenz umfasst Schreiben jeglicher Art sowie Protokolle und Schriftstücke zur Sachbearbeitung. In den Checklisten zur Geschäftskorrespondenz finden Sie Hinweise für die formale Gestaltung auf der Grundlage der Neuauflage der DIN 5008:2001. Der Musterbrief mit Erklärungen soll Ihnen als Vorlage für Ihre Geschäftskorrespondenz helfen. Briefe sind die Visitenkarten Ihrer Firma. Für stilistische Bearbeitung von Schriftstücken sollten Sie entsprechende Fachliteratur heranziehen.

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Darstellung von Datum und Uhrzeit Europanorm EN 28601 (enthalten in DIN 5008 seit 1993) Basisformat: 20020928 Erweitertes Format: 2002-09-28 Alphanumerisch: 28. September 2002 Format h/m/s: 06:21:14 Format h/m: 18:21 Format h: 10 Uhr Nach der neuesten DIN 5008:2001 darf die bisherige Form, also 28.09.2002 weiterhin geschrieben werden, wenn es zu keiner Verwechslung kommt. Empfehlung: Jahreszahl immer mit 4 Ziffern schreiben, dann ist das numerische Datum eindeutig.

Besondere Zahlengliederungen (neu in DIN 5008:2001): Telefon- und Telefaxnummern: (Es werden keine Klammern mehr gesetzt und auch die Nummern selbst nicht gegliedert; lediglich bei Durchwahlen steht ein Spiegelstrich). 0621 8756 0172 3701456 0621 875-0 0621 875-123 +49 621 875-0

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Der Geschäftsbrief e

Johann Muster Werke

Johann Muster Werke, Postfach 10 08 08, D-68000 Mannheim

r Thamos Umformtechnik Herrn Karl Mustermann 33000 Musterstadt Zuständig: Tel.: 0621 888-57 56 Fax: 0621 888-31 05 E-Mail: [email protected]

12. Februar 2003

t Ihr Zeichen, Ihre Nachricht

Unser Zeichen/Unsere Nachricht Einkauf-Casting Service

u Lieferanmahnungen i Sehr geehrter Herr Mustermann, o seit dem warten wir auf Ihre Lieferung der bestellten PVC-Rohre Nr. 234/A. Unsere Lagerbestände sind aufgebraucht, sodass (oder: so dass) auch wir in Lieferverzug geraten. Bitte schicken Sie uns die Ware bis spätestens zum . Wenn Sie diesen Termin nicht einhalten können, erwarten wir umgehende Nachricht mit Terminangabe Ihrer Lieferung.

p Mit freundlichen Grüßen Johann Muster Werke Niederlassung Mannheim ppa.

i. V.

a Karin Alpha

Klaus Omega < Unterschriften gemäß interner Regelungen >

s Anlage d PS: Unsere Betriebsferien: 15. Juli bis einschl. 5. August 2003 f 52

Geschäftskorrespondenz

Nr.

Briefelemente Hinweise

1

Briefkopf / Absender

Kann frei gestaltet werden. Enthält alle notwendigen Angaben des Absenders: Firmierung, Postadresse, Hausadresse, Telefon, Telefax, Telex, E-Mail, Internet Die Angaben können auch am Fußende des Briefbogens stehen

2

Anschriftfeld

In Deutschland: Anrede Titel Vorname Nachname Straße oder Postfach * PLZ Ort

Frau Dr. Beate Groß Kleinstraße 15 20001 Hamburg

Firma Name Abteilung Straße oder Postfach PLZ Ort

Media GmbH Herrn Kurt Urban Abt. PL 345-A Postfach 10 10 07 80001 München

Geben Sie – falls vorhanden – für Briefsendungen immer das Postfach an, denn die Post wird – auch mit Hausadresse – ans Postfach weitergeleitet. Nur Päckchen und Pakete gehen an die Hausadresse. Bei Briefsendungen per Kurierdienst deren Vorgaben erfragen. Der Zusatz „z. H.“ ist nicht mehr nötig. Denken Sie daran: Sie schreiben in erster Linie an die Firma, dann an den persönlichen Empfänger. Bei persönlicher Post kann diese dann eventuell vier Wochen liegen bleiben! Ins Ausland: Firma Person Abteilung Straße oder Postfach PLZ ORT LAND

Media S.A. M. Charles Allen Dept. Maintenance B.P. 1.408 75008 PARIS FRANKREICH

Bei Auslandsadressen werden Ort und Land großgeschrieben und ohne Leerzeile.

3

Bezugszeile

Datumsangabe (Schreibung von Datum: siehe Seite 51) Ihre Nachricht vom … Unser Zeichen … Eventuell: Sachbearbeiter/-in und Durchwahlnummer

4

Betreff-Zeile

„Betreff:“ wird nicht mehr geschrieben. Der entsprechende Sachverhalt wird in diese Zeile gesetzt und in Fettdruck geschrieben oder unterstrichen.

5

Anrede

Standard-Anreden: Sehr geehrte Frau …/Sehr geehrter Herr …/Sehr geehrte Damen und Herren … Achtung: Titel wie Dr. oder Prof. gehören zum Namen und werden in der Anrede geschrieben, z. B.: Sehr geehrte Frau Dr. Muster, Sehr geehrter Herr Professor (Muster), Nach Professor muss der Name nicht geschrieben werden. Nach der Anrede folgt ein Komma und eine Leerzeile, es wird klein weiter geschrieben.

6

Brieftext

Der Text sollte bei längeren Schreiben in Abschnitte gegliedert werden. Gestaltungselemente wie Fettund Kursivdruck, andere Schriften sollten sparsam verwendet werden, damit sie wirklich eine Hervorhebung bedeuten. Wenn alles unterstrichen wird, ist auch alles gleich wichtig!

7

Gruß

Standard: Mit freundlichen Grüßen

8

Unterschrift(en)

Da meist unleserlich, sollten sie als Text geschrieben werden, mit ausgeschriebenem Vornamen (m/w). Beachten Sie die Abkürzungen: pp. bzw. ppa. = per procura = Prokura i. V. = in Vollmacht (= Handlungsvollmacht HRB), in Vertretung (= öffentlicher Dienst) i. A. = im Auftrag (für alle, die keine Prokura oder Handlungsvollmacht besitzen!) Eine entsprechende interne Unterschriftenregelung sollte vorhanden und bekannt sein.

9

Anlage(n)

Muss stehen, wenn Anlage dabei ist, Anlagen sollten aufgeführt werden, wenn nicht im Text erwähnt

10

PS

Post Scriptum = Nachsatz. Wird heute fast ausschließlich als Hinweis auf Besonderes verwendet, z. B.: Unsere Internet Adresse: www.muster.de

11

Fußzeile

Hier stehen Firmenangaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind: Registergericht, Register-Nr., Vor- und Zuname des/der Geschäftsführer usw. * Nach den neuesten Regeln der Deutschen Post für „Automationsfähige Briefsendungen“ entfällt die Leerzeile.

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Zunehmend werden Briefe von E-Mail und Telefax abgelöst. Hier sollen Ihnen einige Tipps bei diesen neuen Formen der schriftlichen Kommunikation helfen. Die DIN 5008:2001 ist auch hier für die formale Gestaltung maßgebend.

Telefax q Betiteln Sie das Schreiben als „Telefax“, damit Sie auch später wissen, dass Sie es als Fax verschickt haben q Schrift groß genug? (nicht unter 10 Punkt, Abstand 1,5) q Möglichst keine Kursiv-Schrift, keine „unleserliche Handschrift und keine GROSSBUCHSTABEN BENUTZEN! q Keine großen schwarzen Flächen! q Kommt nicht gut an: weiß auf schwarz bzw. farbige Flächen (rot und grün erscheinen ähnlich grau!)

E-Mail q Anschrift: eindeutige E-Mail-Adresse q Verteiler: cc – überlegen Sie, wer wirklich auf der Verteilerliste stehen muss! Durch Antworten und Weiterleiten erhalten oft alle auf der Verteilerliste weitere Informationen, die nur für eine Person wichtig sind. q Betreff: immer angeben, ansonsten kann die Mail gelöscht werden (viele Firmen geben diese Parole aus Angst vor Viren) q Anrede: muss sein q Text q Abschluss: Gruß und elektronischer Textbaustein als Absenderangabe q Digitale Signatur bzw. Verschlüsselung: bei entsprechenden Schreiben mit Rechtsgrundlage.

Zur Sicherheit: Schreiben Sie in eine E-Mail das, was Sie auch auf einer Postkarte schreiben würden! Sie wissen nie, an wen Ihre E-Mail unter Umständen weitergeleitet wird – sogar unabsichtlich.

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Geschäftskorrespondenz

Das Diktat In vielen Büros wird diktiert oder aber Stichworte hinterlassen, nach denen der Schriftverkehr selbstständig erledigt werden soll. Eine Diktatvorlage hilft Ihnen bei den Vorgaben, die Sie an andere weitergeben oder zum Abfragen für Ihre Bearbeitung.

Diktiervorlage Diktiervorlage

Bemerkungen

auf q Kassette q Telefon(-box) q Stichworte q Empfänger, Adresse q diktiert q in Anlage q als Brief? q als Fax? q Welches Papier? q Firma q Verband q Privat q Wer unterschreibt? q Diktierender q Vertreter q Sekretärin (i. A.) Anlagen q beigefügt q zu erhalten bei q keine Anlagen Kopie/n an? Sonstige Hinweise: 55

Das Protokoll Was haben wir eigentlich besprochen? Diese Fragestellung ist die Grundidee zum Führen von Protokollen. Protokollieren heißt, über ein Gespräch, eine Sitzung, Tagung oder Diskussion schriftlich zu berichten. Das Protokoll dient als Arbeitsgrundlage für betriebliche Entscheidungen, als Informationsquelle und als beweiskräftiges Dokument. Grundsätzlich kann man sagen, dass ein Protokoll vier Zwecke erfüllt.

Nutzen von Protokollen

Beweismittel

Internes Beweismittel. Hält Beiträge der Teilnehmer fest, gibt Auskunft über Rechtmäßigkeit von Beschlüssen, über die Erteilung von Aufträgen und Kompetenzen Kann u. U. auch indirekt als externes Beweismittel dienen

Informationsinstrument

Bei Nichtteilnahme gute Möglichkeit, auf dem Laufenden zu bleiben. Informationsmedium für Personen und Gruppen, die keine Teilnehmer sind, aber informiert sein müssen, z. B. externe Kooperationspartner

Kontrollinstrument

Prüfung, welche Beschlüsse gefasst wurden, ob und wie sie umgesetzt werden

Gedächtnisstütze

Diskussionsbeiträge, Beschlüsse und Abstimmungen können relativ leicht zu einem späteren Zeitpunkt rekonstruiert werden

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Geschäftskorrespondenz

Zunächst ist zu unterscheiden, ob der Verlauf einer Sitzung mit den Ergebnissen oder nur die Ergebnisse protokolliert werden sollen. Kurz- und Ergebnisprotokolle sind besonders beliebt. Der Aufwand zur Erstellung dieser Protokolle ist relativ gering und die Lesezeit des Empfängers wird ebenfalls kürzer. Die Sprache des Protokolls ist wertfrei, d.h. berichtend. Der Stil eines Protokolls ist um so besser, je einfacher und verständlicher er ist. Prüfen Sie, ob Sie ein Protokoll nicht in Form einer Tabelle führen können. Dann sind Ergebnisse leichter zu kontrollieren, die Sprache wird knapper und aussagekräftiger.

Protokollarten

Wörtliches Protokoll

Nur wenn Abläufe von weitreichender Bedeutung sind. Wird fast nur bei Debatten, Prozessen verwendet. Wörtliche Aufzeichnung, auch der Zwischenrufe usw.

ausführliches Protokoll

Trennt bereits Wesentliches vom Unwesentlichen, der Ablauf ist nachvollziehbar. Es erscheinen die Beiträge (meist mit Nennung der Namen), die das Zustandekommen der Ergebnisse wesentlich beeinflusst haben.

Kurzprotokoll (auch Stichwortprotokoll)

Der Ablauf wird komprimiert. Ausgangslage, Zusammenfassung der Diskussionsbeiträge und die Ergebnisse werden prägnant formuliert.

Ergebnisprotokoll

Die kürzeste Form eines Protokolls: Den Tagesordnungspunkten werden nur die Ergebnisse zugeordnet (Tabellenform eignet sich hier besonders)

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Protokollführung Name und Adresse des Veranstalters

Offizielles Briefpapier benutzen oder Angaben über Ort usw.

Überschrift des Protokolls

z.B. Kurzprotokoll, über die Sitzung des... , über die Planung von...

Protokollnummer

bei laufender Nummerierung

Sitzungsleiter Teilnehmer bzw. Teilnehmerliste, Akademische Titel gehören zum Namen! Gäste, Referenten, Ersatzteilnehmer, entschuldigte Teilnehmer, Hinweise auf ggf. auch Verteilerliste Funktionen Protokollführer Ort Datum Zeit (von – bis) Tagesordnungspunkte

aus Einladung oder geänderte Tagesordnung aufgrund von Beschlüssen während der Sitzung: dies muss im Hauptteil des Protokolls erwähnt werden!

Beschlussfähigkeit Einwände zum letzten Protokoll Protokolltext mit Anträgen, Verlauf, Wortmeldung u. Beschlusstext je nach Art des Protokolls, Abstimmungsergebnisse

Ein Protokoll darf nur Tatsachen enthalten und nicht werten!

Ende der Sitzung Termin nächstes Treffen Unterzeichner des Protokolls

Vorsitzender und Protokollführer

Evtl. Datum der Ausfertigung Kürzel für EDV-Ablage 58

Geschäftskorrespondenz

Beispiel: Protokoll als Text

Protokoll der Besprechung vom 11. Januar XXXX über Qualitätsprobleme und deren Beseitigung

Ort: Gebäude 45, Muster-Werke GmbH, Mainzelstadt Zeit: 15:00 bis 16:30 Uhr

Teilnehmer: Firma Schwätzingen: Frau Abend, Herrn Kurt, Herr Dr. Maas, Herr Zacharias Muster-Werke: Frau Bunt, Frau Farbig, Herr Gustav und Herr Siegfried

Protokollführerin: Sabine Musterfrau (Muster-Werke GmbH)

Themenpunkte (TOPs oder Items): 1. Vereinbarungen über die weitere Zusammenarbeit 2. Optimierung des Projektmanagements bei gemeinsam verantworteten Produkten 3. Probleme mit Zylinderhauben 4. Sonstiges (...)

TOP 3 Probleme mit Zylinderhauben 4 Zylinderhauben sind fehlerhaft Qualitätsproblem: Zu starke Wellung an der Anschlagskante links und rechts 1. Die Firma Schwätzingen wird die Werkzeuge untersuchen und Maßnahmen aufzeigen, die zur Qualitätsverbesserung und einem stabilen Prozess in der Fertigung führen. Die dafür notwendigen Kosten werden von der Fa. Schwätzingen ermittelt und aufgezeigt.

Falls es Tagesordnungspunkte bereits in der Einladung gibt, können Sie diese als Oberbegriffe übernehmen.

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Beispiel: Protokoll als Tabelle

Protokoll der Besprechung vom 11. Januar XXXX über Qualitätsprobleme und deren Beseitigung

Ort: Gebäude 45, Muster-Werke GmbH, Mainzelstadt Zeit: 15:00 bis 16:30 Uhr

Teilnehmer: Firma Schwätzingen: Frau Abend, Herrn Kurt, Herr Dr. Maas, Herr Zacharias Muster-Werke: Frau Bunt, Frau Farbig, Herr Gustav und Herr Siegfried

Protokollführerin: Sabine Musterfrau (Muster-Werke GmbH)

Themenpunkte (TOPs oder Items): 1. Vereinbarungen über die weitere Zusammenarbeit 2. Optimierung des Projektmanagements bei gemeinsam verantworteten Produkten 3. Probleme mit Zylinderhauben 4. Sonstiges (...)

3. Probleme mit Zylinderhauben Problem

Maßnahmen

Wird erledigt von:

Wird erledigt bis:

Zylinderhauben

– Untersuchung Werkzeuge

Fa. Schwätzingen, Herr Kurt

Ende KW 6

– zu starke Wellung an der Anschlagskante links und rechts

– Maßnahmen aufzeigen zur Qualitätsverbesserung

Fa. Schwätzingen, Herr Kurt in Zusammenarbeit mit Muster-Werke, Herrn Gustav

für spezielles Problem Ende KW 6 und ständiger InfoAustausch

Kosten übernimmt Fa. Schwätzingen

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Geschäftskorrespondenz

Postbearbeitung

Post zu bekommen ist meistens eine erfreuliche Angelegenheit, doch ins Büro flattern nicht nur Ansichtskarten mit den Urlaubsgrüßen der Kollegen, sondern vor allem Geschäftsbriefe – wichtige und unwichtige.

Postbearbeitung q Sortieren Sie Post vor und aus q Lesen Sie nur, was Sie betrifft und wichtig ist q Machen Sie sich mit der Methode des so genannten Schnelllesens vertraut q Markieren Sie beim Lesen Termine und wichtige Stellen q Werfen Sie unnötige Post weg (Sie werden sie doch nicht lesen!) q Prüfen Sie, ob Sie in wichtige interne Informationswege eingebunden sind q Binden Sie andere ein (Zentrale, Kollegen und Kolleginnen) q Verteilen Sie Post an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen q Tragen Sie Termine immer sofort ein q Nehmen Sie Post nicht zweimal in die Hand

Um die Postberge zu minimieren, sollten Sie die eingehende Post so prüfen, dass möglichst wenig in Ihrem Büro verbleibt.

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Bei der Bearbeitung der eingehenden Post ist es äußerst hilfreich, farbige Mappen für die Sortierung zu verwenden. Nutzen Sie entsprechende Hilfsmittel, die es im Bürofachhandel für jeden Geschmack und für fast alle Möglichkeiten einer qualifizierten Postbearbeitung in großer Auswahl gibt.

Eingehende Post Eingehende Post – für wen? Mich? e

Andere? q Weiterleiten!

Niemanden? q Vernichten!

Ist die Post wichtig? Ja e

Nein q Bearbeitung terminieren, delegieren o. wegwerfen

Ist die Bearbeitung zeitintensiv? Ja e

Nein q dann sofort erledigen!

Ist die Post auch dringend? Ja: in Angriff nehmen und erledigen!

Abkürzungen für die Postbearbeitung:

R = Rücksprache T = Termine WV = Wiedervorlage UM = Umlauf RG = Rückgabe usw.

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Postbearbeitung

Nein q dann Wiedervorlage oder Delegieren

Posteingang q Alle Anlagen herausnehmen q Eingangs-/Verteilerstempel q Irrläufer, Privatbriefe, Werbung aussortieren q Termine kennzeichnen/eintragen q Kennzeichnung wichtiger Passagen q Hinweise notieren q Urlaubs-/Reisemeldungen eintragen q Anlagen zu Vorgängen suchen und dazulegen q Unterteilung der Post: q Unterschriften q Wichtig/Termine q Berichte/Tabellen/Statistiken q Personal/Betriebsrat q Allgemeines q Lesestoff/Zeitschriften

Die ausgehende Post muss sorgfältig vorbereitet werden. Sie werden sicherlich schon erlebt haben: Eile zahlt sich hier nicht aus! Kopien und Anlagen werden vergessen und somit ist wieder nicht nur Zeit und Geld verloren, sondern – fast wichtiger – die Konzentration leidet und somit auch die Arbeitsleistung.

Postausgang q Ist das Schreiben formal richtig und ansprechend? q Adresse vollständig und korrekt? q Anrede korrekt? q Unterschriftsvorbereitung q Kontrolle der Anlage q Notieren der Termine q Verschließen und Frankieren q Wegbringen/abholen (lassen) q Kopie und Ablage

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So kommt die Post gut an qSenden Sie Briefe für Postfachinhaber immer an die Postfachanschrift qGeben Sie das Länderkennzeichen „D“ nicht bei Inlandssendungen an qBenutzen Sie die korrekte Firmen-, Behörden- oder Institutsanschrift qGeben Sie die PLZ nicht gruppiert an qGeben Sie immer die Postleitzahl an qOrt und PLZ nicht gesperrt schreiben qPLZ und Ort immer zusammen in die letzte Zeile der Anschrift schreiben qAnschrift immer linksbündig schreiben qGleiche Schriftgröße und -stärke innerhalb der Anschrift verwenden qAchten Sie darauf, dass die Anschrift im Fensterumschlag sichtbar ist qKeine weiteren Angaben unter der letzten Anschriftenzeile qVersandart immer über die Adressierung setzen mit Leerzeile qHinweis für Auslands-Sendungen: q Keine Leerzeile zwischen Straße, Postleitzahl und Länderbezeichnung q Ort und Land werden in Großbuchstaben geschrieben

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Postbearbeitung

Der Arbeitsplatz

Die meisten von uns verbringen sehr viel Zeit an ihrem Arbeitsplatz, manchmal sogar mehr als zu Hause. Deshalb sollte Ihr Arbeitsplatz also optimal auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmt sein. Das Büro der Zukunft wird flexibel und mobil sein. Schreibtisch, Notebook, Caddy (kleiner Rollschrank): mehr braucht der mobile Büromensch nicht – laut Expertenmeinung. Was brauche ich am Arbeitsplatz in erreichbarer Nähe? Prüfen Sie Ihren persönlichen Arbeitsplatz einmal ganz unvoreingenommen. Stehen da nicht ein paar Ablagekörbchen zu viel, die immer wieder vollgepackt werden?

Erstellung eines Arbeitsplatzordners Im Arbeitsplatzordner, manchmal auch Handakte genannt, speichern Sie das gesamte Wissen über Ihren Arbeitsplatz. Das hat nichts mit Stellenbeschreibung zu tun, denn diese beschreibt die allgemeinen Anforderungen an Ihren Arbeitsplatz – oft mit einer finanziellen Bewertung. Der Arbeitsplatzordner ist das Nachschlagewerk für Ihre täglichen Aufgaben und die Organisation Ihres Arbeitsplatzes; er ist eine wichtige Hilfe für Ihre Vertretung sowie zur Betreuung von Auszubildenden. Die Erstellung eines Arbeitsplatzordners beginnt mit den einfachsten Dingen, die Sie schon besitzen: Organisationsplan, die wichtigsten Daten der Firma usw. Sie können dies per Papierablage anfertigen oder aber als selbst erstelltes Nachschlagewerk im PC.

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Es müssen nicht alle Unterlagen im Arbeitsplatzordner vorhanden sein, aber zumindest ein Vermerk, wo diese gefunden werden können. Die Checkliste zur Erstellung eines Arbeitsplatzordners soll Anregungen geben, kann aber nicht vollständig sein, da jeder Arbeitsplatz anders strukturiert ist. Und prüfen Sie ab und zu die Unterlagen: lassen Sie z.B. einmal einen Bekannten nach der erstellten Wegbeschreibung Ihre Firma suchen! Beginnen Sie noch heute, pflegen Sie Ihren Arbeitsplatzordner – es lohnt sich!

Arbeitsplatzordner Inhaltsverzeichnis nicht vergessen! Hinweise für Notfälle

Wer ist zu informieren bei...?

Wichtigste Daten des Unternehmens

Postfachadresse / Hausadresse aktuelles internes Telefonverzeichnis die wichtigsten Faxnummern/E-Mails Bankverbindung(en) Anfahrtskizze/Wegbeschreibung

Organisationsplan

zusätzlich z.B. Die Namen der engsten Mitarbeiter des Aufsichtsrats der Geschäftsleitung des Betriebsrats des Sicherheitsbeauftragten des Datenschutzbeauftragten des Betriebsarztes

Musterbriefe

Grußformeln/Diktatzeichen, Unterschriftenregelungen, Art und Anzahl der Kopien

Innerbetriebliche Abkürzungen Länderkennzeichen Spezifische Fachausdrücke wichtige englische Begriffe Buchstabieralphabet(e) Hinweis auf Adresslisten (im PC) Protokoll-Mustervorlage Formular-Mustervorlagen Postbearbeitung (farbige Mappen usw.)

Reisekostenrichtlinien und -abrechnungen (mit Muster)

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Der Arbeitsplatz

Wer bekommt Kopien von was? Wer hat welche Postvollmacht? Hinweise auf Reisegewohnheiten (Vertragshotels, Mietwagen usw.) beliebte Hotels und Restaurants „vor Ort“

Ablage / Aktenplan Termine Datensicherung Zeitungs- und Zeitschriftenübersicht Büromaterialbestellung / -ausgabe Wer macht Botengänge? Bedienungsanleitungen Wer hilft bei PC-Problemen? Sicherheits-/Arbeitsschutz-Vorschriften Sanitätsräume / Betriebsarzt Dienstwagen: Werkstatt / Tankstelle / Garage Taxiunternehmen Transportunternehmen / Kurierdienst Vertretung: was ist wirklich wichtig? eigene Stellenbeschreibung

Einarbeitung neuer Mitarbeiter Nach der erfolgreichen Bewerbung steht der neue Mitarbeiter vor der Tür. Damit es nicht zu einem unerfreulichen ersten Eindruck kommt, sollte für den „Neuen“ alles vorbereitet sein. Der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters bedeutet immer sowohl zeitliche als auch nervliche Belastung. Mit der entsprechenden Checkliste und einem Arbeitsplatzordner können Sie einem neuen Kollegen helfen, sich möglichst schnell in der Firma zurecht zu finden. Denken Sie auch daran: Der neue Mitarbeiter sollte erst einmal Gelegenheit haben, seinen eigenen Arbeitsplatz und nicht andere Abteilungen kennen zu lernen. Und gönnen Sie ihm auch Pausen, damit er die neuen Eindrücke verarbeiten und verstehen kann. Wichtig: Geben Sie dem neuen Mitarbeiter nicht Arbeiten, die Sie nicht gerne tun oder die schon ewig auf Erledigung warten! Schon bevor der zukünftige Kollege beginnt, sollten Sie sich überlegen, welche sinnvollen Aufgaben er am Anfang übernehmen kann. Am besten: Sie erklären die Aufgabe/n, warum man dies und jenes tut; hier hilft auch der Arbeitsplatzordner zum Nachschlagen und als Vorlage! Bevor Sie kritisieren, überlegen Sie, ob die Anweisungen eindeutig waren. Oft resultieren die Fehler aus einer ungenauen Einweisung. Es ist nicht leicht, Arbeitsvorgänge in kleine, überschaubare Schritte zu gliedern, gerade wenn sie für einen selbst schon zur Routine geworden sind.

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Einarbeitung Vor dem Erscheinen

q Ist der Arbeitsplatz vorhanden und eingerichtet? q Türschild mit Namen eingerichtet? q Sind noch „Reste“ im Schreibtisch vorhanden? q PC und Netzwerkanschluss beantragen Am 1. Tag

q Ein Muss: persönliches Gespräch mit dem Chef q Vorstellung bei Kollegen und Betriebsrat q Anmeldung bei Telefonzentrale/EDV q Anmeldung bei Empfang/Pförtner Informationen über

q Organisation des Unternehmens q Arbeitszeit und Erfassung q Pausenregelungen q Garderobe q Toiletten q Kantine q Arbeitsschutz-/Sicherheitsbestimmungen q Erste-Hilfe-Einrichtungen/Sanitätsräume q Fluchtwege/Notausgänge q Feuerlöscher q Datenschutz/PC/Betriebssystem/User ID q Parkplatzregelung Kontinuierlich

q Arbeitsplatzordner für Überblick und als Nachschlagewerk q Verhalten am Telefon q ein- und ausgehende Post q Kopierer, Telefax, PC q Büromaterial-Bestellungen/-Ausgabe q Internes Informationswesen/Rundschreiben q Zeitungs- und Zeitschriftenwesen, Werkszeitung q Innerbetriebliche Abkürzungen q Vorschlagswesen q Betriebsvereinbarungen q Betriebskrankenkasse 68

Der Arbeitsplatz

Vertretung Meist wird eine Vertretung bei Urlaub aktiv und man hat Zeit für eine strukturierte Übergabe. In Krankheitsfällen muss die Vertretung flexibel und spontan zurecht kommen. Die eigene Arbeit sollte so organisiert werden, dass sich Kollegen zurecht finden. Die Abwesenheit sollte die Kollegen nicht über Gebühr belasten. Das gilt natürlich auch im Umkehrfall, wenn Sie die Vertretung sind. Damit es zumindest vor und nach dem nächsten Urlaub nicht so stressig zugeht, sollten Sie systematisch die gesammelten Punkte mit der Vertretung durchsprechen. Wenn Sie einen Arbeitsplatzordner pflegen und eine funktionierende Wiedervorlage haben, findet sich jede Vertretung gut zurecht.

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Vertretung Bemerkungen

q Wer ist fachlich kompetent, vertrauenswürdig und kommt als Vertretung in Frage? q Am wichtigsten für die Vertretung sind Dinge, die man als „Außenstehender“ nicht wissen kann. Diese sollten Sie festhalten, z.B.: Chef möchte von 8.00 bis 9.00 Uhr auf gar keinen Fall gestört werden, trinkt keinen Kaffee, nur Tee, Werbung möchte der Chef nie sehen, aber auf Seminarunterlagen hingewiesen werden. q Besprechen Sie mit Ihrem Chef oder Kollegen, welche Unterlagen „vertraulich“ zu behandeln sind. Hinterlassen Sie einen Vermerk, wo sich diese Unterlagen befinden. q Sprechen Sie mit Ihrer Vertretung spätestens einen Tag vor Ihrem Urlaub die Wiedervorlage durch. Es sollten sich nur die Unterlagen darin befinden, die zu den entsprechenden Terminen benötigt werden. q Prüfen Sie, was Sie vor Ihrem Urlaub noch erledigen müssen und was bis nach Ihrem Urlaub Zeit hat. q Wer wird sich während meines Urlaubs melden? (Kunden, Lieferanten usw.) q Klären Sie die Postvollmacht! q Haben meine Kollegen wichtige Adressen, Ansprechpartner und Telefonnummern? q Ihre Vertretung sollte sich mit den Programmen auf Ihrem PC auskennen (Zugang klären!). Haben Sie ein Ablageverzeichnis (für Papier und EDV)? q Besprechen Sie mit Ihrer Vertretung alle notwendigen Dinge, erläutern Sie, wo sie was finden kann. Sie können sicher sein: Während der Abwesenheit werden Vorgänge benötigt, die Sie über ein Jahr nicht gebraucht haben! q Infos weitergeben: Wer ist während meiner Abwesenheit für mich zuständig? Für was? (Es können auch unterschiedliche Personen die Vertretung übernehmen) Zusätzlich: Checkliste für mich als Vertretung q Was muss ich für meine Kollegen notieren? q Welche Entscheidungen habe ich getroffen?

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Der Arbeitsplatz

Arbeitsumfeld Natürlich sind wir überzeugt, dass wir alles am besten erledigen. Jedoch brauchen wir auch Feedback (= Rückkopplung), d. h. wir müssen wissen, wie andere uns beurteilen, um unseren Platz innerhalb eines Teams zu erfahren. Chefs geben oft kein gutes Feedback. Wenn sie gefragt werden, ob sie zufrieden sind, lautet die Antwort oft: Ja, ja, Sie machen das alles ganz prima! Das schmeichelt, ist aber für Sie oft keine richtige und wertvolle Auskunft. Die meisten Menschen scheuen sich auch davor, ein richtiges Feedback zu geben aus Angst, der Andere könnte verletzt oder eingeschnappt sein. Greifen Sie zu einem Trick: Schmuggeln Sie einfach eine Liste in die Post und erbitten Sie eine knappe schriftliche Beurteilung. In diesem Fall ist Ihr Gegenüber – ob Kollege oder Chef – gezwungen, sich auch wirklich Gedanken zu machen. Erwarten Sie die Antwort nicht umgehend, aber bleiben Sie beharrlich am Ball. Sie haben ein Recht auf Feedback! Feedback-Check Wie zufrieden sind Sie ...

sehr zufrieden weniger nicht zufrieden zufrieden zufrieden

mit der Ordnung im Büro? mit der Terminplanung? mit der Organisation allgemein? mit meinem Kontakt zu den Mitarbeitern? mit meinem Kontakt zu anderen Führungskräften? mit meinem Verhalten am Telefon? mit meinem Verhalten gegenüber Besuchern? mit meinem Verhalten gegenüber Kunden? mit meiner Vorbereitung von Konferenzen und Besprechungen? mit meiner Reiseplanung? mit meinem Briefstil? mit meinem Verhalten in hektischen Situationen? mit meinem (Fach-)wissen?

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Eine Schwachstellen-Analyse bietet sich immer dann an, wenn Sie den Eindruck haben: alles läuft schief! Prüfen Sie selbstkritisch, was Sie, auch im Team, anders oder besser organisieren könnten.

Selbst-Check: Schwachstellen suchen Kreuzen Sie an und spezifizieren Sie das Problem Bemerkungen

q

Es wird nicht geplant

q

Es wird nicht richtig vorbereitet

q

Die Zeitplanung stimmt nicht (Leerlauf oder Druck)

q

Termine werden nicht eingehalten

q

Überblick über anstehende Aufgaben fehlt

q

Häufige Störungen (von innen, von außen?)

q

Zu viele Arbeiten auf einmal (ohne Prioritäten)

q

Nötige Arbeits- und Hilfsmittel fehlen

q

Es wird nicht mit Vordrucken gearbeitet

q

Checklisten fehlen

q

Es gibt keinen Arbeitsplatzordner

q

Es herrscht Unordnung am Arbeitsplatz

q

Unnötige Wege und Wartezeiten kosten Zeit

q

Die Zusammenarbeit mit dem Chef könnte besser sein (warum?)

q

Die Zusammenarbeit mit anderen Stellen funktioniert nicht (warum?)

q

Sie erhalten zu wenig Informationen

q

Sie holen sich zu wenig Informationen

q

Der Informationsfluss stockt

q

Die eigene Verfassung ist schlecht (psychisch oder physisch)

q

Negative Einstellung zum Beruf

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Der Arbeitsplatz

Arbeitsökonomie Haben Sie schon einmal daran gedacht, dass die Berge von Arbeit auf Ihrem Schreibtisch auch damit zusammenhängen können, dass Sie nicht oder viel zu selten Nein sagen? Sie glauben, dass Sie in Ihrem Job nicht Nein sagen können? Falsch: Sie müssen dies sogar! Denn ein Nein zeigt auch, dass Sie Ihre eigenen Grenzen kennen und die Arbeit einschätzen können. Lassen Sie sich deshalb nicht verleiten, Ja zu sagen, wenn Sie Nein meinen! Dass jemand den Arbeitsplatz verliert, weil er aus gutem Grund Nein sagt, ist unberechtigt. Nein sagen hat nichts mit Verweigerung zu tun! Nein sagen können muss ich auch dem sympathischen Kollegen. Ein Nein ist immer mit etwas Negativem verbunden, man schlägt eine Bitte ab, man hat Angst, sich unbeliebt zu machen und man möchte einem anderen nicht wehtun. Wenn Sie einmal zurückdenken, fallen Ihnen sicherlich Situationen ein, in denen Sie lieber Nein als Ja gesagt hätten. Es hat Ihnen später Leid getan, aber ein Zurück gab es nicht. Kamen Sie sich dann ausgenutzt vor?

Lassen Sie solche Gefühle nicht aufkommen. Lernen Sie deshalb Nein zu sagen, wenn die Situation ein Nein erfordert und geben Sie immer eine Begründung!

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Nein sagen q Sagen Sie nicht Ja, wenn sie Nein meinen, um dann die Arbeit schlecht oder nicht zu erledigen q Sagen Sie nicht Ja um sich später zu beschweren, dass man Sie ausnutzt q Benutzen Sie keine Ausreden oder Notlügen! q Bitten Sie um Bedenkzeit, wenn Sie unsicher sind q Seien Sie freundlich, aber bestimmt q Sagen Sie klar, was Sie wollen q Begründen Sie, warum Sie etwas nicht machen können oder wollen q Üben Sie zu Hause eine konkrete Situation! q Zeigen Sie Verständnis für das Anliegen der anderen q Machen Sie klar, dass Ihr Nein sich auf die Sache bezieht und nichts mit der Person zu tun hat. q Überlegen Sie, wer an Ihrer Stelle helfen könnte, machen Sie Alternativvorschläge q Bei zu vielen wichtigen und eiligen Aufgaben: Lassen Sie Ihren Vorgesetzten entscheiden, welche Aufgabe für ihn die wichtigste ist q Lassen Sie sich nicht durch „Schmeicheleien“ bestechen! q Haben Sie keine Schuldgefühle, wenn Sie sich Ihr Nein gut überlegt haben q Was würden Sie von einer Person denken, die in ähnlicher Situation Nein sagt? q Was würde passieren, wenn Sie Nein sagen? q Wie realistisch sind Ihre Befürchtungen?

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Der Arbeitsplatz

Besucher stehen vor der Tür und Sie haben alles getan, damit diese sich wohl fühlen. Doch haben Sie auch Ihr Büro auf Vordermann gebracht? Machen Sie einmal einen Bürozimmer-Check!

Selbst-Check: Ordnung im Büro Bemerkungen q

Ist Ihr Schreibtisch aufgeräumt?

q

Liegen vertrauliche Unterlagen herum?

q

Liegen die Unterlagen kreuz und quer oder wenigstens geordnet auf Ihrem Schreibtisch?

q

Stehen leere Kaffeetassen (mit Lippenstifträndern) auf dem Schreibtisch?

q

Stehen leere Getränkeflaschen herum?

q

Stehen leere, angetrocknete Gläser herum?

q

Sind Telefonschnüre ein einziger Knäuel?

q

Stehen volle Aschenbecher im Raum?

q

Bei starken Rauchern: denken Sie an den „Nikotinduft“?

q

Wird das Zimmer regelmäßig gelüftet?

q

Stehen Plastiktüten vom Einkaufen oder Handtaschen auf der Fensterbank?

q

Stehen Straßen-/Winterschuhe offen in einer Ecke?

q

Sind die Urlaubspostkarten der Kollegen ordentlich auf einer Pinnwand?

q

Sind Fensterbänke mit unordentlichen Papierbergen zugestellt?

q

Gehen Sie einmal mit wachen Augen durch andere Büros. Dann werden Sie vielleicht auch feststellen, was Sie verbessern können (an Anderen stellen wir Fehler immer sofort fest) 75

Fit im Büro Rückenschmerzen, Augenflimmern müssen nicht sein. Insbesondere die Arbeit am Bildschirm kann weniger belastend sein am richtig gestalteten Arbeitsplatz. Hierfür gibt es Bestimmungen im Arbeitsschutzgesetz. Kennen Sie auch die verschiedenen Möglichkeiten, fit am Arbeitsplatz zu bleiben? Meist kosten sie nicht viel Zeit, sind aber sehr wirksam. Die folgenden Symptome können darauf deuten, dass mit Ihrem Arbeitsplatz etwas nicht stimmt. Sie sollten sich mit einem Ergonomieberater in Verbindung setzen und ein Besuch beim (Augen-)Arzt kann auch nicht schaden.

Ja

Nein

Tränen Ihre Augen oft?

q

q

Haben Sie oft Kopfschmerzen?

q

q

Sind Ihre Augen oft gerötet?

q

q

Ist Ihre Sicht verschwommen?

q

q

Ermüden Ihre Augen leicht?

q

q

Leiden Sie ständig unter Rückenschmerzen?

q

q

Haben Sie Schmerzen oder Verspannungen?

q

q

Schlafen Ihre Füße oder Beine nach langem Sitzen ein?

q

q

Schlafen Ihre Hände oder Finger ein?

q

q

Sind Sie oft verkrampft?

q

q

76

Der Arbeitsplatz

Und das können Sie selbst im Büro tun, um an Ihrem Arbeitsplatz fit und gesund zu bleiben:

Fit im Büro q Machen Sie im Büro kleine gymnastische Übungen! q Machen Sie immer wieder kurze Zwischenpausen! q Halten Sie Ihren Rücken gerade (Selbstbeobachtung tut Not)! q Starren Sie nicht auf den Bildschirm und blinzeln Sie (befeuchtet die Augen)! q Machen Sie kurze Entspannungsübungen für die Augen! q Trinken Sie viel Wasser, Frucht- und Kräutertees! q Essen Sie reichlich Obst und Gemüse! q Der Schokoriegel hat als „kleine Belohnung“ seine Berechtigung, nicht aber als Ersatz für Mahlzeiten! q Bewegen Sie sich! Auch im Büro gibt es dafür Gelegenheiten, beispielsweise beim Telefonieren!

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Geschenke Geschenke für Geschäftspartner, Gönner und Freunde des Unternehmens sind zu verschiedenen Anlässen im Laufe eines Jahres üblich, besonders in der Vorweihnachtszeit. Geschenke aus persönlichen Anlässen wie runde Geburtstage, Jubiläen oder auch zu Weihnachten münden immer wieder in der Frage: was schenken wir bzw. was haben wir denn letztes Jahr geschenkt? Zum elften Mal die gleiche Weinauswahl zu erhalten, zeugt nicht von der Kreativität eines Unternehmens. Eine Geschenkeliste kann Ihnen helfen, die Übersicht zu behalten.

Erst denken, dann schenken Abgesehen von Sachgeschenken – bei denen die steuerliche Komponente bekannt sein und berücksichtigt werden sollte – ist zu überlegen, ob es sinnvoll ist, Geschenke auszusuchen, mit denen der Beschenkte relativ wenig anfangen kann. Fragen Sie sich immer: Bereiten die Präsente wirklich Freude? Wie viele Kalender erhalten Sie, die dann weiterverschenkt werden oder im Papierkorb landen? Viele Unternehmen sind schon dazu übergegangen, anstelle von Geschenken Spenden für einen guten Zweck anzukündigen und diese mit den Weihnachtswünschen zu verbinden. Dabei sollte nie der Eindruck erweckt werden, dass dies eine Sparmaßnahme ist. Zweck und Höhe der Spende sollten auf der Grußkarte mitgeteilt werden!

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Der Arbeitsplatz

*) Anlass: G= Geburtstag W= Weihnachten J= Jubiläum

Geschenkeliste Datum

Name

Firma

Anlass *

Geschenk

Wert

02.05.02

Dr. Maier

Musterfirma

G (50)

Cognac

28,–

Geschenk-Aktionen Ja

Nein

Planen Sie Geschenk- und Werbeaktionen terminlich rechtzeitig ein? (Jedes Jahr am 24.12. ist Weihnachten!)

q

q

Wissen Sie, wer Geschenke bestellt bzw. wer sie aussucht?

q

q

Müssen Sie Geschenke aussuchen und eventuell verpacken (Zeitfaktor!)?

q

q

Könnte dieses Arbeitsfeld delegiert werden (Werbeabteilung, extern)?

q

q

Haben Sie eine Besucherkartei für ganz wichtige Geschäftspartner?

q

q

Führen Sie eine Geschenkliste zum Nachschlagen, wer hat wann was erhalten?

q

q

Spenden statt Geschenke Folgende Angaben sollten im Anschreiben enthalten sein:

qkeine Sparmaßnahme qwarum spendet Ihr Unternehmen? q an wen geht die Spende? q wie hoch ist die Spende?

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Telefonieren

Das Telefon ist aus unserem Berufs- und auch Privatleben nicht mehr wegzudenken, ja es scheint mit der zunehmenden Anzahl der Mobiltelefone eine fast grenzenlose Erreichbarkeit möglich. Für viele ist das Telefon der Störfaktor Nummer eins. Wenn Sie nicht gerade an einem Telefonarbeitsplatz sitzen, werden Sie bei jedem Telefonat in Ihrer Arbeit und Konzentration gestört. Zum anderen telefonieren wir selbst und erwarten Freundlichkeit und sachdienliche Informationen. Denken Sie daran: Weder Sie noch andere sind immer in Hochstimmung! Die Schwierigkeit beim Telefonieren liegt oft darin, dass die Kommunikation in der Regel nur mündlich abläuft, d. h. man kann den anderen nicht in seiner Gesamtheit beurteilen. Deshalb beeinflussen das Verhalten am Telefon, eine freundliche Telefonstimme und eine klare Aussprache die Atmosphäre eines Gesprächs. Ein freundliches Telefonat erfrischt uns und wir gehen frohgemut weiter an unsere Arbeit; ein einziges mieses Telefonat kann den ganzen Tag verderben.

Tricks zur Selbstkontrolle: Wer zu schnell, zu langsam, zu laut oder zu leise spricht, kann sich mit einem Trick helfen: Bringen Sie einen kleinen Zettel an Ihrem Telefon an, auf dem z. B. „LEISE“ steht. So werden Sie immer daran erinnert, nicht zu laut zu sprechen.

80

Telefonieren

Selbst-Check: Verhalten am Telefon

q Sprechen Sie in einem gut verständlichen Tempo q Sprechen Sie deutlich, möglichst dialektfrei und nuscheln Sie nicht! q Nennen Sie deutlich Ihren Namen, Firmennamen und ggf. Abteilung q Seien Sie höflich – auch bei aggressiven Gesprächspartnern q Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mit Namen an q Verwenden Sie zu Beginn und am Ende eines Gespräches einen geeigneten Gruß q Unterbrechen Sie Ihren Gesprächspartner nicht, hören Sie zu q Lassen Sie den Anrufer nicht in der Leitung – geben Sie Zwischenbescheid q Wenn Sie weiterverbinden, geben Sie an, an wen Sie weiterverbinden q Sprechen Sie nicht mit anderen, während Sie abheben! q Trinken und essen Sie nicht beim Telefonieren! q Rauchen Sie nicht beim Telefonieren! q Vermeiden Sie Telefonjargon, wie „Ich lege Sie um“, oder „Der hängt gerade an der Strippe etc.“ q Sprechmuschel 1,5 cm von den Lippen entfernt halten; bei 4 cm Abstand verringert sich die technische Qualität um 75 Prozent q Kontrollieren Sie, ob Sie alles richtig verstanden haben: Wiederholen Sie angegebene Namen und Zahlen q Geben Sie Auskunft, aber tratschen Sie nicht! q Führen Sie jedes Telefongespräch so, als sei es das Einzige an diesem Tag! q Und lächeln Sie, während Sie sprechen! Es wirkt wahre Wunder!

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Organisation rund ums Telefonieren Bevor Sie den Hörer abnehmen, um zu wählen, oder weil es klingelt, gibt es einige Aspekte zu organisieren. Telefonieren heißt kommunizieren. Sorgen Sie auch im Haus für die notwendigen Informationen.

Hausinterne Absprachen Bemerkungen Gibt es eine Regelung, wie sich jeder im Unternehmen am Telefon zu melden hat? Kennen Sie die Regelung? Andere auch? Ist die Zentrale in den Informationsfluss im Unternehmen eingebunden? Hat die Zentrale den aktuellen Kranken- und Urlaubsstand? Weiß die Zentrale, wer wen vertritt? Weiß die Zentrale, wer für längere Zeit abwesend ist? Weiß die Zentrale, welche Abteilungen was machen? Weiß die Zentrale, wer in Abteilungen Ansprechpartner für Auskünfte ist? Gibt es ein rollierendes System für Auskunftserteilung (bei Serviceabteilungen sinnvoll)? Soll die Zentrale nur vermitteln oder auch Informationen weitergeben? Falls Informationsweitergabe: Kennt die Zentrale die wichtigsten Kunden bzw. Ansprechpartner? Ist das interne Telefonverzeichnis aktuell? Wer ist für die Aktualisierung des internen Telefonverzeichnisses zuständig?

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Telefonieren

Anrufe organisieren Bemerkungen

Sind Unterlagen in Reichweite und auf neuestem Stand? Wichtige Telefonbücher vorhanden? Übersichtstafeln? Formulare? Telefonnotizen? Zu Arbeitsbeginn Telefonliste anlegen Zu erledigende Anrufe bündeln Meist ungünstige Telefonzeiten: 9.00–9.45, 12.00–14.00 Uhr, meist ungünstige Telefontage: Montag und Freitag Bei „Verkäufer“-Anrufen: immer schriftliche Unterlagen verlangen (sie kommen fast nie!) Nicht fragen: „Kann ich Ihnen helfen?“, sondern „Wie kann ich Ihnen helfen?“, nicht „Wollen Sie eine Nachricht hinterlassen?“, sondern „Welche Nachricht möchten Sie hinterlassen?“ Ohne Namensnennung kein Gespräch weiterleiten Notwendige Unterlagen bereithalten: Stift, Papier, Telefonnotizen (eventuell auch zum Durchschreiben für Weitergabe) Sie führen Gespräche: Name des Ansprechpartners bekannt?, seine Durchwahl?, Datum des letzten Gesprächs?, Sachverhalt bekannt? Wissen Sie, wie eine Telefonkonferenz organisiert wird? Wissen Sie, welche Telefongesellschaft für Ihr Unternehmen zuständig ist? Arbeiten Sie mit Anrufbeantworter, Sprachbox usw.? Der Anrufer erwartet einen Gesprächspartner. Er sollte die Chance für eine Nachricht erhalten und erkennen können, dass er richtig verbunden ist. Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter nicht so schnell, dass Andere drei Mal anrufen müssen, um die Nachricht und Zahlen aufzunehmen! Ist sichergestellt, dass Besucher im Unternehmen ihre Anrufe und Nachrichten erhalten? 83

Anrufer abwimmeln q Bleiben Sie freundlich und verbindlich q Kommen Sie schnell zum Thema q Lassen Sie sich nicht von Floskeln überrumpeln wie: Als rechte Hand von Herrn Sowieso können Sie mir doch sicher sagen ... Sie haben vor einiger Zeit unsere Zeitung erhalten … q Bei privaten Anrufen sind Fingerspitzengefühl und Absprache nötig: Bitten Sie den Anrufer um Geduld. Fragen Sie nach, ob der Name des Anrufers bekannt sei. Wenn nicht, sagen Sie dies dem Anrufer. Er muss nun den Grund seines Anrufes und seinen Namen nennen. q Bei Quasselstrippen sind oft Notlügen die einzige Hilfe: Sagen Sie, dass Sie mitten in Vorbereitungen seien oder Ihr Kollege Sie sofort sprechen möchte; täuschen Sie Anrufe oder Besucher vor. q Wenn gar nichts hilft, machen Sie kurzen Prozess. Beenden Sie das Gespräch mit einem kurzen „Danke“ und legen Sie auf. q Sie können fast jeden Anruf eines Verkäufers abblocken: Bitten Sie um Zusendung von Unterlagen, Prospekten usw. q Lassen Sie keinen Zweifel an Ihrer Funktion als kompetenter Ansprechpartner aufkommen. q Fragen Sie „welche Nachricht möchten Sie hinterlassen“, oder „was kann ich ausrichten?“. Fragen Sie nicht „ob“, denn auf ein „ob“ folgt ein „Nein“. q Nennt ein Anrufer seinen Namen nicht, machen Sie klar, dass er ohne Nennung seines Namens mit niemandem im Hause sprechen kann. q Rechnen Sie mit unverschämten Anrufern und mit Schmeicheleien. So wird oft versucht etwas zu erreichen! q Geben Sie nie die privaten Adressen oder Telefonnummern weiter! Notieren Sie Namen und Telefonnummer des Anrufers zwecks Rückruf. Falls diese nicht angegeben werden, dann war Ihre Vorsicht erst recht wichtig! q Bei anonymen Anrufen notieren Sie sofort alles, was Sie gehört haben: Stimmlage, Dialekt, Hintergrundgeräusche usw. Das ist wichtiger als mit den Kollegen erst alles durchzusprechen. Die Erinnerung täuscht!

Nichts ist peinlicher als den Namen eines Anrufers misszuverstehen und ihn in einem anschließenden Brief mit fehlerhaft geschriebenem Namen anzusprechen. Fragen Sie immer nach. Lassen Sie ihn sich ggf. buchstabieren.

84

Telefonieren

Übersicht: Buchstabier-Alphabet Deutsch

International

NATO

A

Anton

Amsterdam

Alpha

Ä

Ärger

B

Berta

Baltimore

Bravo

C

Cäsar

Casablanca

Charly

CH

Charlotte

D

Dora

Denmark

Delta

E

Emil

Edison

Echo

F

Friedrich

Florida

Foxtrott

G

Gustav

Gallipoli

Golf

H

Heinrich

Havanna

Hotel

I

Ida

Italia

India

J

Julius

Jerusalem

Juliett

K

Kaufmann

Kilogramm

Kilo

L

Ludwig

Liverpool

Lima

M

Martha

Madagaskar

Mike

N

Nordpol

New York

November

O

Otto

Oslo

Oscar

Ö

Ökonom

P

Paula

Paris

Papa

Q

Quelle

Quebec

Quebec

R

Richard

Roma

Romeo

S

Samuel/Siegfried

Santiago

Sierra

SCH

Schule

ß

Eszett

T

Theodor

Tripolis

Tango

U

Ulrich

Uppsala

Uniform

Ü

Übermut

V

Viktor

Valencia

Victor

W

Wilhelm

Washington

Whisky

X

Xanthippe

Xanthippe

X-ray

Y

Ypsilon

Yokohama

Yankee

Z

Zacharias/Zeppelin

Zürich

Zulu 85

Umgang mit Reklamationen Reklamationen und Beschwerden, ob telefonisch oder schriftlich, gehören zu den unangenehmsten Aufgaben. Leicht ist man dabei, die Sache nicht wichtig zu nehmen: Der andere soll sich eben nicht so anstellen! Nehmen Sie Reklamationen ernst! Hier zeigt sich die Service-Orientierung Ihres Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Jeder Kunde wird wiederkommen, wenn Sie seine Reklamation sorgfältig bearbeiten. Er wird die beste Werbung für Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter sein!

Reklamationen Bemerkungen

Einstellung auf das Gespräch Machen Sie sich mit dem Vorgang vertraut Aufmerksam zuhören Lassen Sie den anderen aussprechen Geben Sie hörbare Rückmeldung Bagatellisieren Sie niemals eine Beschwerde Beziehungspunkte herstellen Versetzen Sie sich in die Lage des anderen Nennen Sie Ihr Gegenüber beim Namen Signalisieren Sie Hilfsbereitschaft Stellen Sie Fragen für weitere Informationen Lösung herbeiführen Fragen Sie, was der andere wünscht Verwenden Sie positive Redewendungen Zeigen Sie auf, dass die gefundene Lösung ein Gewinn ist Zum Abschluss: Gehen Sie die Vereinbarungen durch und lassen Sie erkennen, dass diese gemeinsam getroffen wurden Verdeutlichen Sie Ihren nächsten Schritt Halten Sie Zusagen ein!!!

86

Telefonieren

Zeit- und Terminplanung

Zeitplanung oder Zeitmanagement umfasst nicht nur die Bürotermine, sondern Ihren kompletten Zeitbedarf, auch als Privatmensch. Sie dürfen und sollen also hier auch Termine mit sich selbst machen und einhalten! Terminplanung ist das A und O im Büro. Mit einer guten Terminplanung haben Sie Ihr Büro im Griff. Termine sind vorgegeben oder sie werden von Ihnen vergeben. Aus Datum, Uhrzeit und einem längeren Zeitbedarf wird ein Termin. Warum machen wir eine Zeitplanung? Um das Chaos in den Griff zu bekommen und um strukturiert und konzentriert zu arbeiten. Dazu brauchen Sie nicht unbedingt einen ledergebundenen Zeitplaner, sondern einfach den Willen, die wichtigen Punkte der Zeitplanung anzupacken.

Zeit organisieren q q q q q q q q q q

Schriftlich planen Tagespläne verwenden Reservezeiten einkalkulieren Ziele definieren Prioritäten setzen Unerledigtes kontrollieren Leistungskurve beachten Konsequent bleiben Delegieren – soweit möglich Fünf Minuten für mich

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Die Grundregel der Zeitplanung (60:40 Regel)

ca. 60% geplante Aufgaben

ca. 20 % Pufferzeit, für nicht-planbare Aufgaben

ca. 20% für kreative/spontane Einfälle

Ein wichtiger Punkt bei der Zeitplanung ist die Zielsetzung. Meistens haben wir gute Vorsätze, die wir aber nicht in konkrete Ziele umwandeln. Ziele müssen realistisch und konkret sein. Bei größeren Etappen empfehlen sich Einzelschritte. Um Ziele zu erreichen, müssen Sie planen. Nicht nur das Ergebnis, sondern auch den Weg dorthin. In der beruflichen und persönlichen Lebensplanung sollten Ziele und Etappen vor allem auch unter zeitlichen Gesichtspunkten anvisiert werden.

Privat: q q q

langfristig mittelfristig kurzfristig

Lebensziele 5 Jahre in den nächsten 12 Monaten

Beruflich: q q q

langfristig mittelfristig kurzfristig

Berufsziel eingebunden in persönliches Umfeld 5 Jahre in den nächsten 12 Monaten

Kommende Ereignisse einplanen: Machen Sie sich klar, mit welchen Ereignissen Sie in den nächsten Jahren rechnen müssen. Berücksichtigen Sie dabei auch Ihre wichtigsten Bezugs-personen und deren Lebensalter. Solche Ereignisse können sein: q q q q q

Einschulung oder Volljährigkeit der Kinder Ausbildungsabschluss der Kinder Pensionierung des Partners/des Vaters/der Mutter Pensionierung des Vorgesetzten Freiwerden eines Bausparvertrages

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Zeit- und Terminplanung

Termine planen und verwalten q Tragen Sie alle Termine und Änderungen sofort ein! q Wenn Sie einen Termin geändert haben, löschen Sie auch den ursprünglichen Termin! q Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen auch in Ihrer Wiedervorlage vor! q Beachten Sie feste Termine, z.B. Messen, Geburts-, Feier- und Brückentage, Urlaubszeiten, feste Termine wie Abteilungsbesprechungen. q Kalkulieren Sie immer Pufferzeiten mit ein – für Unvorhergesehenes, Besprechungen oder Abgabetermine. q Verschaffen Sie sich freitags einen Überblick über anstehende Termine in der nächsten Woche! q Bei Eintragung zwischen bestätigten und unbestätigten Terminen unterscheiden. q Welche Termine wollen/müssen Sie bestätigen? (Hotels, Reisetermine, Zahlungstermine usw.) q Alle erledigten Termine aus der Planung streichen. q Immer günstigste Art der Terminanfrage wählen: mündlich, schriftlich, Fax, E-Mail q Schlagen Sie bei mehr als drei Teilnehmern mehrere Termine vor, um leichter einen gemeinsamen Zeitpunkt zu finden. q Vereinbaren Sie den Termin zuerst mit dem wichtigsten Teilnehmer! q Fragen Sie den verhinderten Teilnehmer, ob er eine Ersatzperson schicken kann! q Prüfen Sie, auf welche Teilnehmer evtl. verzichtet werden kann. q Legen Sie Termine mit externen Teilnehmern nicht ganz früh am Morgen. Verspätung ist wahrscheinlich und sprengt die nachfolgenden Termine. q Wenn viele Termine zu notieren sind, hilft eine Tagesplanung mit drei Spalten: Telefontermin, Termin im Haus, Termin außer Haus q Prioritätensetzung nicht vergessen (ABC Analyse) q Terminerinnerungen immer einen Tag vorher! q Terminnotiz beim Posteingang zu Terminsachen legen. q Falls notwendig, Terminzettel anfertigen mit Stichpunkten. q Stichworte chronologisch in den Terminkalender eintragen. q Vergessen Sie nicht, andere Personen über wichtige Termine zu informieren (Vertraulichkeit beachten!)

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Meistens werden Termine mit Kalender und Stift geplant. Inzwischen gibt es auch viele PC-Programme, die eine umfassende Terminplanung anbieten. Nur wer ständig am PC sitzt kann mit diesen Programmen sinnvoll arbeiten. Insbesondere Gesprächs- und Telefonnotizen müssen immer im PC nachgetragen werden.

Organisationshilfen zur Terminplanung Terminkalender Zeitplanungssystem Jahresplaner Monatsplaner Wochenpläne Tagespläne Arbeitsbücher PC / Notebook (z. B. Outlook, Lotus) Pocket und Handheld PCs (Palm) Terminmappen Terminkarteien Plantafeln Spiralheft für Notizen Schreibtisch abends aufräumen Tagesplan schriftlich machen Termine am Vorabend prüfen Wichtige Termine in rot notieren Termine mit sich selbst festlegen (und einhalten) q Regelmäßige Datensicherung festlegen! q q q q q q q q q q q q q q q q q q

Achtung: Sichern Sie Ihren elektronischen Kalender mit einem Password!

Oft werden Termine mündlich mitgeteilt: Denken Sie daran, erinnern Sie mich usw. Wer nicht gerade ein Gedächtnisgenie ist, kann sich mit der nachfolgenden Liste einfach, aber wirkungsvoll helfen, Termine sofort (auch handschriftlich) zu notieren und in der Wiedervorlage zu deponieren.

Vorlage: Erinnerungshilfe Termin

Thema

Beispiel: 29.9., ab 17.00 Uhr

Herr Langer kommt mit Druckvorlagen

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Zeit- und Terminplanung

Wiedervorlage Die Wiedervorlage (gebräuchlichste Abkürzung: WV) dient der Überwachung von Vorgängen, die „auf Termin“ liegen. Der Vorgang ist noch nicht erledigt, weil vielleicht noch Informationen fehlen. Es gibt WiedervorlageTermine, die andere einhalten sollen und solche, die Sie einhalten müssen.

Wiedervorlage organisieren Ordnungssystem q in Hängemappen q in Ordnern / Pultordnern q Wiedervorlage-Set (z. B. von Mappei) q Register 1–31 (Tage) 1–12 (Monate) A–Z q Konsequent, d.h. täglich nutzen! Genaue Terminvorgaben erbitten: q z. B. bis 12 Uhr, zu nächster Besprechung q „so schnell als möglich“ ist relativ und erzeugt Ärger q Die Mappe nicht zum ständigen Aufschieben benutzen! Vorteile einer organisierten Wiedervorlage: q Sie vergessen keine Terminarbeiten (A-Prioritäten) q Sie entlasten sich von Details q Sie nehmen nur aktuelle Vorgänge zur Hand q Vertretung findet sich schnell zurecht

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Prioritäten setzen Prioritätensetzung beginnt immer dann, wenn Sie sich über die Aufgaben des Tages klar werden wollen. Fast keiner von uns schafft all das, was anfällt: Deshalb müssen wir uns entscheiden und Prioritäten setzen. Viele sehen dies als etwas Theoretisches an: doch wir tun es den ganzen Tag. Wir entscheiden, was zuerst zu tun ist, was zweitrangig ist usw. Dabei können sich die Prioritäten im Laufe eines Tage ändern. Es gibt zwei Gründe, warum es mit unserer Prioritätensetzung meist nicht klappt: Erstens wollen wir zuviel auf einmal erledigen und zweitens ziehen wir oft angenehme, aber unwichtige Aufgaben den wirklich wichtigen vor.

Selbst-Check: Prioritäten setzen, Entscheidungen treffen Bemerkungen

q Weiß ich, was mich heute an Aufgaben erwartet? q Konzentriere ich mich auf die jeweilige Aufgabe oder springe ich von einer Aufgabe zu anderen? q Habe ich den Mut, Nein zu sagen? q Will ich zu viele Arbeiten auf einmal erledigen? q Verzettle ich mich oft in unwichtigen, aber scheinbar notwendigen Aufgaben? q Überlasse ich anderen die Ausführung übertragener Arbeiten oder muss es so sein, wie ich es immer mache? q Ertappen Sie sich beim Ausspruch: das haben wir immer schon so gemacht!? q Was passiert, wenn eine Tätigkeit ersatzlos gestrichen wird? q Was passiert, wenn eine Aufgabe delegiert wird? q Welche Folgen sind zu erwarten, wenn dies nicht erledigt wird? q Was passiert, wenn es überhaupt nicht erledigt wird (vorgeschobene Wichtigkeit)? q Wie hoch sind die Kosten? q Wie groß wäre ein Schaden? q Wer ist noch betroffen? q Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein? Zeitpunkt: Termin oder konkreter Anlass (Sitzung), aber nicht: so schnell als möglich (das ist Definitionssache) q Wie viel Zeit steht mir zur Verfügung? q Muss die Aufgabe jetzt erledigt werden? 92

Zeit- und Terminplanung

Bei der Prioritätensetzung hat sich die so genannte ABC-Analyse bewährt. Dabei sind B- und C-Aufgaben die normalen Alltagsaufgaben, während die A-Aufgaben unsere ganze Konzentration erfordern. Ihr Erfolg wird daran gemessen, wie gut Sie Ihre A-Aufgaben erledigen und nicht, wie routiniert Sie Ihre B- und C-Aufgaben bewältigen!

ABC-Analyse A-Aufgabe

äußerst wichtig eilig sofort erledigen nicht delegierbar

B-Aufgabe

durchschnittlich wichtig nicht eilig terminieren eventuell delegierbar

C-Aufgabe

weniger wichtig delegierbar kürzen Achtung: Nichts aufschieben Hinweis: Unwichtige Aufgaben gibt es nicht! Wenn etwas wirklich unwichtig ist, sollte es im Papierkorb verschwinden.

Tipp: Listen Sie ein oder zwei Wochen lang Ihre Tätigkeiten auf; markieren Sie sie nach A, B oder C! So wird deutlich, dass bisweilen auch einfache Aufgaben eine A-Priorität haben.

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Den Tag planen Jeder Tag ist neu und doch gleicht sich vieles. Erstellen Sie einen Tagesplan. Wiederkehrende Aufgaben und Strukturen erleichtern das Planen des einzelnen Tages bis hin zum ganzen Jahr. Das sollte nämlich mit der Eintragung aller festen Termine beginnen, an denen sich Ihre Arbeit orientiert, auf die Sie hinarbeiten. Vorlage: Tagesplan nach Prioritäten Telefonate

Aufgaben

Termin

Priorität A

B

C

Gliedern Sie Ihren Tag nach folgenden vier Punkten. So behalten Sie Ihre Aufgaben ebenso wie Ihre Arbeitszeit im Blick. Aufgaben und Arbeitszeit Aufgabenliste

Kontakte

Unerledigtes

Gesamtzeit

Übernehmen Sie alle Aufgaben aus Ihrer Aufgabenliste für diesen Tag

Insbesondere Telefonate können hier gebündelt werden

Übernehmen Sie Unerledigtes vom Vortag

Prüfen Sie die Gesamtzeit für Termine, Aufgaben, Kontakte! Denken Sie auch an Pufferzeiten!

Aufgaben mit Termin Aufgaben ohne Termin, dafür mit Prioritäten und Zeitbedarf

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Zeit- und Terminplanung

Was können Sie zu Ihrer Entlastung delegieren?

Neben der individuellen Aufgabenplanung für den Tag ist es wichtig, ein festes Tagesgerüst zu entwickeln, in dem die festen Termine, wie z.B. Postbearbeitung ihren Platz haben. Es strukturiert Ihre Arbeit auf übergeordneter Ebene.

Beispiel: Persönliches Tagesgerüst im Büro Beginn q Arbeitsbeginn möglichst zu konstanten Zeiten q Überprüfung des Tagesplanes q Schwerpunktaufgabe des Tages an den Anfang q Zeitplan mit Chef abstimmen q Komplizierte und wichtige Dinge am Morgen Tagesverlauf q Fixtermine prüfen q Überprüfen der Aktivitäten auf Notwendigkeit bzw. Delegierbarkeit! q Kleinere, ähnliche Aufgaben als „Serienproduktion“ q Angefangene Arbeiten sinnvoll abschließen q Leerlauf- oder Wartezeiten nutzen q Störarme Zeiten einrichten q Prioritätensetzung prüfen Tagesschluss q Unerledigtes / Kleinkram abschließen q Selbstkontrolle q Zeitplan für den nächsten Tag

Wichtigstes Prinzip der Tagesplanung ist die Schriftlichkeit! q Tagespläne, die man „nur im Kopf“ hat, verlieren an Überblick und werden leichter umgeworfen q Sie haben eine Gedächtnisstütze und bereiten Ihre Arbeit vor q Ein schriftlich fixierter Plan hat den psychologischen Effekt der Selbstmotivation q Sie lassen sich weniger ablenken und konzentrieren sich auf angestrebte Arbeiten q Durch die Kontrolle des Tages geht das Unerledigte nicht verloren q Bessere Einschätzung von Zeitbedarf, Störzeiten, realistischere Pufferzeiten q Sie nehmen sich nicht zuviel vor und schonen Ihre Gesundheit und Nerven!

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Ebenso wie Sie Ihren Arbeitstag gestalten, können Sie Ihre Termine und Arbeiten auch in einem Wochenplan führen. Natürlich sind diese Übersichten weit weniger detailliert, aber sie helfen mittel- und langfristig zu planen: q Worauf muss ich mich in dieser Woche hauptsächlich konzentrieren (Schwerpunktaufgabe)? q Welches ist die zeitaufwendigste Wochenaufgabe? q Welche weiteren Arbeiten muss ich in dieser Woche unbedingt erledigen, fertig stellen oder in Angriff nehmen? q Was muss ich alles an Routine-Aufgaben erledigen? q Welche Aufgaben sollten in dieser Woche begonnen bzw. vorgezogen werden? q Was habe ich mir vorgenommen in dieser Woche unbedingt zu erledigen? q Welche unvorhergesehenen Ereignisse könnten auftreten?

Planen Sie, in Ruhe Ihren Arbeitsplatz zu verlassen und benutzen Sie die Checkliste! Gerade Routinearbeiten werden nicht konzentriert ausgeführt und dann überlegen Sie mitten in der Nacht, ob Sie Ihren PC ausgeschaltet haben.

Checkliste: Ende des Arbeitstages q

PC aus?

q

Bildschirm aus?

q

Drucker aus? (Laserdrucker können sehr leise sein!)

q

Telefon umgestellt?

q

Genug Fax-Papier?

q

Kaffeemaschine aus?

q

Licht aus?

q

Schreibmaschine aus ?

q

Fenster zu?

v

Jalousien unten? (bei starker Sonneneinstrahlung)

q

Jalousien oben?

q

Vertrauliche Unterlagen weggeschlossen?

q

Schreibtisch des Chefs verschlossen, falls nicht da?

q

Heutige bzw. fällige Datensicherung erledigt? 96

Zeit- und Terminplanung

Arbeiten delegieren Fragen Sie sich selbstkritisch, ob Sie nicht gewisse Aufgaben delegieren können. Oft stehen wir uns selbst im Wege, weil wir glauben, delegieren zeugt davon, dass wir die Arbeit nicht packen! Es ist gerade umgekehrt. Die Erfolgreichen sind diejenigen, die bewusst Aufgaben weitergeben, um so ihre Aufgaben und Ziele besser zu erledigen. Delegieren bedeutet, dass Aufgaben oder Tätigkeiten auf einen anderen Kollegen (oder einen externen Dienstleister) übertragen werden. Es bedeutet nicht, jemandem unbeliebte Arbeiten zuzuschustern, sondern dass derjenige Arbeiten übernehmen soll, der dafür am besten geeignet ist, sei es aufgrund seines Fachwissens oder wegen der geringeren zeitlichen Belastung. Natürlich erhalten auch Sie Aufgaben, die von anderen oder Ihrem Kollegen an Sie delegiert werden. Delegieren bedeutet zu akzeptieren, dass andere die Aufgabe ausführen und dabei anders vorgehen. Das Ergebnis ist wichtig, nicht unbedingt der Weg. Die Person, an die Sie Aufgaben delegieren, ist Ihnen verantwortlich. Allerdings sollten Sie klare Anweisungen geben, was Sie erwarten und was wirklich wichtig ist. Bei größeren Projekten ist darüber hinaus eine Teilkontrolle notwendig.

Wenn in Besprechungen Aufgaben delegiert werden, sollte im Protokoll vermerkt werden, wer was bis wann zu erledigen hat. Oft wird darauf verzichtet, Aufgaben verbindlich zu verteilen, so dass sich am Ende niemand verantwortlich fühlt.

Selbst-Check: Umgang mit delegierten Aufgaben Bemerkungen

Wenn an Sie delegiert wird, wissen Sie wirklich genau, was an Sie delegiert wird und was erwartet wird? Ist es sinnvoll, dass diese Aufgaben an Sie delegiert wurden (Fachkompetenz)? Wissen Sie, wie und wann Sie Bericht erstatten müssen? Können Sie sicher sein, dass Sie angemessen unterstützt werden, d. h. die notwendigen Informationen usw. bekommen? Kennen Sie den Entscheidungsspielraum, in dem Sie Entscheidungen treffen können, ohne vorher den Chef zu fragen? 97

Sechs Regeln zum Delegieren Was?

Was überhaupt ist alles zu erledigen? Welches Ergebnis wird angestrebt? Welche Abweichungen zum Ergebnis können in Kauf genommen werden? Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?

Wer?

Wer ist am ehesten geeignet, diese Aufgabe zu erledigen? Wer soll noch mitarbeiten? Sollte ein Team gebildet werden?

Warum?

Welchem Zweck dient die Aufgabe? Was passiert, wenn diese Aufgabe nicht oder nur unvollständig erledigt wird?

Wie?

Welche Verfahren sollen angewendet werden? Welche Kompetenzen werden dem Mitarbeiter übertragen? Welche Vorschriften und Richtlinien sind zu beachten? Welche Stellen/Abteilungen sind zu informieren? Welche Kosten dürfen entstehen?

Womit?

Welche Hilfsmittel sollen eingesetzt werden? Welche Unterlagen werden benötigt? Womit muss der Mitarbeiter ausgerüstet sein/werden?

Wann?

Wann soll/muss mit der Aufgabe begonnen werden? Wann soll/muss die Aufgabe erledigt sein? Welche Zwischentermine sind einzuhalten? Wann muss kontrolliert werden?

Wenn Sie als Projektverantwortlicher Aufgaben an andere übertragen, ist es sinnvoll, darüber eine Liste zu führen. Sie dient vor allem dazu, das Projekt insgesamt im Auge zu behalten – nicht der Kontrolle der Kollegen

Checkliste: Kontrolle der delegierten Aufgaben Datum/Aufgabenstellung

Delegiert an

Kontroll-Termin

End-Termin

Beispiel: 1.10. Weihnachtsgeschenke aussuchen und versenden

Werbeabteilung Herr Langer

20.10.

20.11.

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Zeit- und Terminplanung

Beispiel: Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten Aufgabenverteilung für Produktpräsentation am 10. März Nächste Zwischenbesprechung: 28. Februar. Abschließende Vorbesprechung: 5. Februar. Schlussbesprechung: 7. März. Aufgabe

Zuständig

Muss erledigt sein bis

Gesamt-Projektleitung für Rückfragen

Vertriebsleitung Name/n + Tel.:

Teilnehmerkreis bestimmen

Chef + Abteilungsleiter Name/n + Tel.:

08.02.

Tagungsort, Tagungsraum

Abteilung 3/Sekretariat Name/n + Tel.:

20.02.

Referenten einladen

Vertrieb Name/n + Tel.:

20.02.

Rahmenprogramm

Vertrieb/Werbeabteilung Name/n + Tel.:

25.02.

Einladungen erstellen und versenden

Chef-Sekretariat Name/n + Tel.:

27.02.

Öffentlichkeitsarbeit (Presse, Rundfunk, Fernsehen)

Werbeabteilung Name/n + Tel.:

28. 02.

Informations-/ Pressemappen

Werbeabteilung Name/n + Tel.:

05. 03.

Tagungsraum und Bewirtung

Werbeabteilung/Hotel Name/n + Tel.:

09. 03.

Bewirtung

Hotel Name/n + Tel.:

10. 03.

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Zeitfresser Man kann vieles tun, um die eigene Arbeit zu organisieren. Wichtig ist aber vor allem, dass Sie sich kontinuierlich um eine Optimierung bemühen. Zwischendurch hilft dabei eine einfache Überprüfung der eigenen Gewohnheiten.

Selbst-Check: Zeitfresseranalyse q Unklare Zielsetzung q Keine Prioritäten q Will alles selbst machen q Fehlende Übersicht über anstehende Aufgaben q Schlechte Tagesplanung q Chaos auf dem Schreibtisch q Viel Papierkram zum Lesen q Unordentliche Ablage q Suche nach Notizen, Merkzetteln, Adressen/Telefonnummern q Negative Einstellung zum Arbeitsplatz q Wenig Teamwork q Telefonische Unterbrechungen q Unangemeldete Besucher q Unfähigkeit, Nein zu sagen q Unvollständige Informationen q Fehlende Selbstdisziplin q Aufgaben nicht zu Ende führen q Lärm q Mangelnde Vorbereitung auf Aufgaben und Gespräche q Unpräzise Anweisungen q Privater Schwatz q Zu viel Kommunikation q Zu viele Aktennotizen q Zu viel wird aufgeschoben q Alles wissen wollen q Wartezeiten q Ungeduld q Zu wenig Delegation q Mangelnde Kontrolle delegierter Arbeiten 100

Zeit- und Terminplanung

Register

Stichwort

ab Seite Kapitel

ABC-Analyse Ablage-Aufbau Ablagegewohnheiten, eigene Ablageplan/Aktenplan Ablagetechnik Abschlussarbeiten (Veranstaltung) Anrufe organisieren Anrufer abwimmeln Arbeitsessen Arbeitsplatz, Fit und gesund am Arbeitsplatzordner/Handakte Arbeitstag, Ende Aufbewahrungsfristen Aufgabenverteilung

93 16 13 17 14 39 83 84 24 76 65 96 21 99

Zeit- und Terminplanung Ablage Ablage Ablage Ablage Besprechungen, Konferenzen, ... Telefonieren Telefonieren Besprechungen, Konferenzen, ... Der Arbeitsplatz Der Arbeitsplatz Zeit- und Terminplanung Ablage Zeit- und Terminplanung

Beschwerden Besprechung Besucher, unangemeldete Besucherbetreuung Besucherkartei Bewirtung Bezugskategorien (Ablage) Briefe Briefelemente Buchstabier-Alphabete Bürozimmer-Check

86 23 27 26 28 37 16 50 53 85 75

Telefonieren Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Ablage Geschäftskorrespondenz Geschäftskorrespondenz Telefonieren Der Arbeitsplatz

Checklisten

9

Checklisten: Basis für gute Planung

Datum, Uhrzeit Delegieren, Kontrolle Delegieren, sechs Regeln Diktiervorlage DIN 5008:2001

51 98 98 55 51

Geschäftskorrespondenz Zeit- und Terminplanung Zeit- und Terminplanung Geschäftskorrespondenz Geschäftskorrespondenz

Einarbeitung Einladung (Veranstaltung) E-Mail Erinnerungshilfe

67 31 54 90

Der Arbeitsplatz Besprechungen, Konferenzen, ... Geschäftskorrespondenz Zeit- und Terminplanung

Feedback Firmenjubiläum

71 41

Der Arbeitsplatz Besprechungen, Konferenzen, ...

Geräte, mitgeführte auf Reisen Geschäftsessen Geschenkaktionen Geschenkeliste

48 24 79 78

Reisen Besprechungen, Konferenzen, ... Der Arbeitsplatz Der Arbeitsplatz

Handakte/Arbeitsplatzordner

65

Der Arbeitsplatz

101

Stichwort Jubiläum

40

Besprechungen, Konferenzen, ...

Konferenz

29

Besprechungen, Konferenzen, ...

Meeting Mitarbeiterjubiläum Musterbrief

24 42 52

Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Geschäftskorrespondenz

Nein sagen

74

Der Arbeitsplatz

Ordnung im Büro

75

Der Arbeitsplatz

Postausgang Postbearbeitung Posteingang Postvollmacht

Prioritäten Protokollarten Protokolle, Nutzen von Protokollführung

63 61 63 53 49 70 92 57 56 58

Postbearbeitung Postbearbeitung Postbearbeitung Geschäftskorrespondenz Reisen Der Arbeitsplatz Zeit- und Terminplanung Geschäftskorrespondenz Geschäftskorrespondenz Geschäftskorrespondenz

Raumtechnik (Veranstaltung) Raumvorbereitung (Veranstaltung) Registratur Reise: Planung und Vorbereitung Reisepapiere Reiseplan Reiseunterlagen Reklamationen

36 35 14 44 46 45 47 86

Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Ablage Reisen Reisen Reisen Reisen Telefonieren

Schwachstellen-Analyse Sekretariat (Veranstaltung) Sitzung Sortieren von Unterlagen

72 38 24 19

Der Arbeitsplatz Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Ablage

Tagesplanung Tagesrückschau Tagung Telefax Telefon, Verhalten am Telefonate, interne Absprachen Telefonnummer Termine planen und verwalten Terminvorgaben

95 96 29 54 81 82 51 89 91

Zeit- und Terminplanung Zeit- und Terminplanung Besprechungen, Konferenzen, ... Geschäftskorrespondenz Telefonieren Telefonieren Geschäftskorrespondenz Zeit- und Terminplanung Zeit- und Terminplanung

Veranstaltungsorganisation Veranstaltungsort Veranstaltungs-Sekretariat Veranstaltungsunterlagen Vertretung

30 34 38 33 49 69

Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Besprechungen, Konferenzen, ... Reisen Der Arbeitsplatz

Weihnachtsaktionen, Geschenke Wiedervorlage Wochenplan

79 91 96

Der Arbeitsplatz Zeit- und Terminplanung Zeit- und Terminplanung

87 100 88

Zeit- und Terminplanung Zeit- und Terminplanung Zeit- und Terminplanung

Zeit organisieren Zeitfresseranalyse Zielsetzung

102

ab Seite Kapitel

Register