Расширенные возможности Microsoft Word 2003

Спиридонов О.В.

Расширенные возможности Microsoft Word 2003

От автора

Практически нет сейчас человека, который не использовал в своей деятельности Microsoft Word. Word — основной, в настоящее время, редактор, применяемый для создания текстовых документов самого разного рода: от простых писем и записок до многотомных отчетов и электронных форм. Многие пользователи овладевают основами работы в Microsoft Word на интуитивном уровне методом проб и ошибок. Однако для профессиональной работы этого недостаточно. Необходимо глубокое изучение возможностей Microsoft Word. Для эффективной работы необходимо овладеть навыками оптимизации и настройки Microsoft Word, в частности, настройки встроенных и создания собственных панелей инструментов. Существенно облегчат работу с документом возможности быстрого перемещения и просмотра документа, в том числе, в разных режимах отображения. Однотипные документы можно создавать с помощью шаблонов. При этом можно использовать не только встроенные шаблоны Microsoft Word, но и создавать собственные шаблоны, а также папки для их сохранения. Шаблон пользователя может содержать необходимые элементы текста и оформления, а также панели инструментов, стили, элементы автотекста, макросы. Для обеспечения единообразия оформления документов, а также возможности быстрого переоформления, следует использовать стили. Помимо встроенных стилей Microsoft Word, можно создавать собственные стили, наиболее подходящие для оформления тех или иных документов. Использование стилей при оформлении заголовков позволяет автоматически создавать оглавление документа. Значительной экономии времени при создании текста документа можно достичь использованием элементов автозамены и автотекста. Помимо символов, присутствующих на клавиатуре, можно использовать и многие другие специальные символы. Автоматическая проверка орфографии и грамматики текста позволит избежать многих ошибок

и опечаток. Использование синонимов сделает документ более ярким и выразительным. При необходимости можно воспользоваться и функцией перевода текста документа на другие языки. Использование автоматически нумеруемых названий рисунков, таблиц и других объектов позволяет не только легко и просто упорядочить эти названия, но и использовать их в виде ссылок, а также при создании списков иллюстраций, таблиц и т.д. Документ можно разделить на разделы, для каждого из которых можно использовать собственные параметры оформления. Для удобства работы можно создать предметный указатель терминов, используемых в документе. При создании больших документов удобно пользоваться составными документами, состоящими из нескольких отдельных вложенных документов. Для

создания

набора

однотипных

документов,

каждый

из

которых

содержит

уникальные

элементы,

рекомендуется использовать слияние. Источником данных при этом может выступать, например, файл Microsoft Excel. Microsoft Word дает большие возможности для рецензирования документов. Можно создавать примечания к документу, можно работать в режиме записи исправлений. Для ускорения работы следует научиться автоматизировать выполнение рутинных процедур с использованием макросов. Любая информация должна быть надежно защищена. Необходимо научиться обеспечивать конфиденциальность информации. Необходимо научиться обеспечивать защиту данных, как от случайного повреждения, так и от злонамеренного изменения. Создание и использование электронных форм позволит значительно упростить создание различного рода учетных карточек и других документов. Овладение всеми этими знаниями и навыками позволит существенно повысить эффективность решения множества офисных задач, связанных с созданием и оформлением текстовых документов. Курс предназначен для работников всех офисных служб, научных и учебных заведений.

1. РАБОТА В ОКНЕ MICROSOFT WORD

Тезисы

Рассмотрены вопросы работы с панелями инструментов: отображение панелей, оптимизация размещения в окне, создание пользовательских панелей, добавление и удаление элементов панелей. Показана настройка строки меню. Рассмотрены возможности настройки отображения документа в окне Microsoft Word. Дана характеристика основным режимам отображения документа. Представлены способы быстрого перемещения по документу, в том числе, с использованием схемы документа и эскизов. Показана возможность разделения окна для одновременного просмотра различных частей одного документа. Показана возможность синхронного просмотра двух документов.

1.1. Настройка элементов окна Microsoft Word 1.1.1. Настройка панелей инструментов 1.1.1.1. О панелях инструментов

Панели

инструментов

предназначены

для

облегчения

работы

пользователя.

На

панелях

инструментов

располагаются кнопки, раскрывающиеся кнопки и раскрывающиеся списки и меню. О назначении того или иного элемента панели инструментов можно узнать, подведя к нему указатель мыши и зафиксировав на некоторое время. По умолчанию в окне отображается две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, расположенные в верхней части окна (рис. 1.1). Могут быть отображены и другие панели. Например, на рис. 1.1 приведены панели Рецензирование и Настройка объема.

Рис 1.1

Любая панель инструментов в окне может быть как закрепленной у одной из границ окна, так и свободной. Например, на рис. 1.1 панели Стандартная и Форматирование являются закрепленными, а панели Рецензирование и Настройка объема — свободными. Панели можно перемещать. Для свободных панелей можно изменять размеры. Содержание панелей можно настраивать: добавлять и удалять элементы, изменять их расположение. Панели инструментов можно создавать самостоятельно и оснащать их нужными элементами. Строка меню тоже является своеобразной панелью инструментов, с которой можно выполнять все те же действия, что и с обычными панелями.

1.1.1.2. Отображение панелей инструментов

Для отображения в окне нужной панели инструментов выполните команду Вид/Панели инструментов и выберите в подчиненном меню требуемую панель. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и выбрать нужную панель в появившемся контекстном меню (рис. 1.2).

Рис. 1.2

Для доступа к полному списку всех имеющихся панелей инструментов выполните команду Сервис/Настройка или щелкните правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и в контекстном меню (см. рис. 1.2) выберите команду Настройка. Во вкладке Панели инструментов окна Настройка (рис. 1.3) установите флажок для нужной панели.

Рис. 1.3

Для скрытия любой свободной панели достаточно щелкнуть по кнопке с крестиком (Закрыть) в правом верхнем углу панели. Для скрытия закрепленной панели выполните команду Вид/Панели инструментов или щелкните правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и выберите скрываемую панель. 1.1.1.3. Оптимизация размещения панелей инструментов

Закрепленную

панель

можно

перемещать

вдоль

границы

окна.

Например,

панели

Стандартная

и

Форматирование можно перемещать влево и вправо. Перемещается панель перетаскиванием за маркер перемещения (на рис. 1.4 указатель мыши наведен на маркер панели Стандартная) при нажатой левой кнопке мыши. Указатель мыши в этом случае принимает вид счетверенной стрелки (на рис. 1.4 у маркера панели Форматирование).

Рис. 1.4

При перемещении закрепленной панели в направлении, перпендикулярном границе окна, панель становится свободной. Свободная панель инструментов перемещается перетаскиванием за строку заголовка. Если перетащить свободную панель инструментов к краю окна, она будет преобразована в закрепленную. Форму и размеры некоторых свободных панелей инструментов можно изменять перетаскиванием их границ. Первоначально панели Стандартная и Форматирование могут быть расположены в одной строке. Для размещения каждой панели в отдельной строке щелкните по маркеру панели в ее правой части и в появившемся меню выберите режим Отображать кнопки на двух строках (рис. 1.5).

Рис. 1.5

1.1.1.4. Создание новой панели инструментов

Для удобства работы можно создать собственную панель инструментов и оснастить ее необходимыми элементами. Выполните команду Сервис/Настройка. Во вкладке Панели инструментов окна Настройка (см. рис. 1.3) нажмите кнопку «Создать». В окне Создание панели инструментов (рис. 1.6) Рис. 1.6

Рис. 1.6

в поле Панель инструментов введите название создаваемой панели. В раскрывающемся списке «Сделать панель доступной для…» выберите шаблон, в котором будет доступна создаваемая панель. Если текущий документ создан на основе шаблона Normal, то создаваемую панель можно сделать доступной как для щаблона, так и для текущего файла. Если же текущий документ создан на основе какого-либо другого шаблона, то создаваемую панель можно сохранить только в этом шаблоне. Появится новая пустая панель инструментов (рис. 1.7).

Перейдите во вкладку Команды окна Настройка, выделите категорию элементов и перетащите нужный элемент на панель инструментов (рис. 1.8).

Рис. 1.8

Ошибочно помещенный элемент можно удалить, перетащив в любую часть окна за пределы панели инструментов. После добавления всех необходимых элементов нажмите кнопку Закрыть в окне Настройка (см. рис. 1.8). С новой созданной панелью инструментов можно работать как с любой обычной панелью. Для

удаления

панели,

ставшей ненужной,

выполните

команду

Сервис/Настройка, во

вкладке

Панели

инструментов окна Настройка (см. рис. 1.7) выделите ее название и нажмите кнопку Удалить. Отменить удаление панели невозможно.

1.1.1.5. Настройка панелей инструментов

Для отображения и скрытия элементов панелей инструмента щелкните по маркеру закрепленной панели, расположенному в правой ее части, или по треугольнику в строке заголовка свободной панели, выберите команду Добавить или удалить кнопки, а после этого укажите название изменяемой панели. В отображенном меню (рис. 1.9) установите флажки для отображаемых элементов и снимите для скрываемых.

Рис. 1.9

установите флажки для отображаемых элементов и снимите для скрываемых. Для восстановления обычного вида панели выберите команду Сброс панели (см. рис. 1.9). Помимо собственных элементов, указанных в меню панели (например, см. рис. 1.9), на нее можно добавить и любой другой элемент. Выполните команду Сервис/Настройка, перейдите во вкладку Команды окна Настройка и перетащите нужный элемент на панель инструментов (см. рис. 1.8).

1.1.1.6. Настройка строки меню

Строка меню является своеобразной панелью инструментов, с которой можно выполнять все те же действия, что и с обычными панелями: перемещать, добавлять и удалять элементы (команды) и т.д. Для отмены изменений, внесенных в строку меню, выполните команду Сервис/Настройка, во вкладке Панели инструментов окна Настройка (см. рис. 1.7) выделите ее название и нажмите кнопку Сброс. Первоначально могут отображаться неполные (сокращенные) меню (рис. 1.10).

Рис. 1.10

Для постоянного отображения полных меню выполните команду Сервис/Настройка, во вкладке Параметры окна Настройка (рис. 1.11) установите соответствующий флажок.

Рис. 1.11

1.1.2. Настройка окна документа

Настройка Microsoft Word, в том числе и окна программы, производится во вкладках окна Параметры. Для перехода к настройкам выполните команду Сервис/Параметры. Основные настройки окна документа производятся во вкладке Вид (рис. 1.12).

Рис. 1.12

В группе Показывать устанавливают основные параметры окна документа. Как правило, должны быть установлены флажки, обеспечивающие отображение строки состояния, вертикальной и горизонтальной полос прокрутки. Флажок окна на панели задач обеспечивает отображение каждого открытого файла и созданного документа на панели задач Windows в виде отдельного значка, что облегчает переход между ними. В противном случае, будет отображаться только общий значок Microsoft Word, и для перехода между документами придется использовать меню Окно. Флажок Открывать область задач обеспечивает отображение области задач Приступая к работе при каждом новом запуске Word. Флажок Выделение цветом обеспечивает отображение выделенного цветом текста на экране и в документах при печати. Флажок Закладки устанавливает отображение закладок в окне документа посредством заключения их в квадратные скобки ([ ]). Это удобно при работе с закладками, а в других ситуациях бесполезно. В любой случае, скобки не отображаются в напечатанных документах. Флажок Всплывающие подсказки устанавливает отображение примечаний и исправлений в желтых всплывающих рамках. Комментарии появляются при наведении указателя мыши на примечание (исправление) в тексте или сноску примечания (исправления) на поле страницы (рис. 1.13).

Рис. 1.13

Данный режим полезен при работе с примечаниями и исправлениями. Флажок Смарт-теги отображает пунктирное подчеркивание для текста, который определен как смарт-тег (рис. 1.14).

Рис. 1.14

Флажок Анимация текста обеспечивает отображение анимации текста на экране. Снимите этот флажок, чтобы увидеть, как текст будет выглядеть при печати. Флажок Пустые рамки рисунков устанавливает отображение пустых рамок на месте каждого рисунка в документе. Задание этого параметра ускоряет процесс прокрутки документа, в котором находится большое количество графики. Флажок Коды полей устанавливает отображение кодов полей вместо значения поля в документах. В большинстве случаев флажок не должен быть установлен. Раскрывающийся список Затенение полей определяет, при каких условиях поля должны быть затенены. Затенение полей используется для того, чтобы легче определять поля в документе. Обычно выбирают вариант При выделении. Затенение полей отображается на экране, но не при печати. В группе Знаки форматирования можно установить постоянное отображение некоторых непечатаемых знаков независимо от кнопки Непечатаемые знаки панели инструментов Форматирование. В большинстве случаев такого отображения не требуется. В группе Параметры режима разметки и веб-документа устанавливаются особенности отображения документов в указанных режимах. Флажок Рисунки обеспечивает отображение рисунков в документе. Снятие этого флажка скрывает графические объекты, оформленные в стиле обтекания текстом, но не влияет на объекты, оформленные без обтекания. На печать графических объектов этот параметр не влияет. В большинстве случаев флажок должен быть установлен. Флажок Привязка объектов показывает значки привязки графических объектов к определенным абзацам. Значок привязки отображается только для выделенного объекта и расположен рядом с абзацем, к которому привязан объект (рис. 1.15).

Рис. 1.15

При удалении абзаца будет удален и привязанный объект. При установленном флажке Границы текста на странице отображаются серые точечные линии, указывающие расположение полей страницы, колонок текста и абзацев (рис. 1.16).

Рис. 1.16

Эти границы предназначены для разметки и не выводятся на печать. Установка флажка Поля между страницами (режим разметки) скрывает верхние и нижние поля страницы, даже если в колонтитулах установлена нумерация страниц или есть какой-либо текст (рис. 1.17).

Рис. 1.17

Такой режим удобно использовать при просмотре документа, но он не дает полного представления о параметрах страницы. Скрытия и отображения полей можно добиться также щелчком мыши по верхнему или нижнему краю страницы. Флажок Фоновые цвета и рисунки (режим разметки) обеспечивает отображение фонового цвета, установленного с использованием команды Формат/Фон. Отображенный фоновый цвет не отображается при печати документа. Установка флажка Вертикальная линейка (режим разметки) отображает вертикальную линейку в левой части окна документа. При этом в меню Вид должна быть выбрана команда Линейка. В группе Параметры обычного режима и режима структуры устанавливаются особенности отображения документов в указанных режимах. Флажок Перенос по границе окна устанавливает отображение текста документа от края до края окна, независимо от установленного масштаба отображения. Это облегчает просмотр документа на экране, но затрудняет восприятие реального документа. Установка флажка Черновик используется для ускорения просмотра документа, содержащего большой объем форматирования. Все используемые в документе шрифты заменяются на один, указанный в раскрывающемся списке Шрифт, все размеры — на один, указанный в раскрывающемся списке Размер. Другие параметры оформления символов заменяются полужирным начертанием и подчеркиванием. Установка этих параметров никак не влияет на реальное форматирование документа и на вид напечатанного документа. Для облегчения восприятия оформления документа в режиме черновика можно отобразить полосу стилей, для чего необходимо указать ее ширину в соответствующем счетчике. В полосе стилей отображаются стили абзацев, использованные при оформлении документа (рис. 1.18).

Рис. 1.18 Стили знаков не отображаются. Чтобы скрыть область стилей, введите 0 (ноль) в поле счетчика.

1.2. Просмотр документа 1.2.1. Выбор режима просмотра

Для просмотра документов можно использовать пять основных режимов: Обычный, Веб-документ, Разметка страницы, Чтение и Структура. Для изменения режима просмотра используют команды меню Вид или кнопки, расположенные слева от горизонтальной полосы прокрутки (рис. 1.19).

Рис. 1.19 Наиболее часто используемый режим просмотра документа — Разметка страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице.

Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами. Режим Обычный удобен для ввода и редактирования текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы — в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты, для которых не установлено обтекание В тексте, в этом режиме не отображаются. Режим Веб-документ обеспечивает представление документа в том виде, который он будет иметь при просмотре с помощью Web-обозревателя, а также для отображения электронных документов, предназначенных только для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя. Режим чтения предоставляет одностраничный и многостраничный режимы для чтения (рис. 1.20);

Рис. 1.20 напоминает режим приложения Adobe Reader, но при этом позволяет не только читать, но и редактировать документ. Для перехода в этот режим можно также воспользоваться кнопкой Чтение панели инструментов Стандартная.

Для выхода из режима чтения нажмите кнопку Закрыть в панели инструментов Режим чтения (см. рис. 1.20), или клавишу Esc. Структура — один из самых редко используемых режимов отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые отсутствуют в других режимах. В режиме структуры можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст перетаскиванием заголовков. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей (рис. 1.21).

Рис. 1.21

Но при этом в режиме структуры не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая панель инструментов Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту панель вывести невозможно, но она там и не нужна.

1.2.2. Перемещение по документу

Для перевода курсора, особенно при работе с большим документом, удобно использовать команду Правка/Перейти. Вместо команды можно нажать клавишу клавиатуры F5. Во вкладке Перейти окна Найти и заменить (рис. 1.22)

Рис. 1.22 в списке Объект перехода выберите объект, а затем, пользуясь кнопками Далее и Назад, можно переводить курсор от одного объекта к другому, например, от одного рисунка к следующему.

Если же указать конкретный номер искомого объекта, например, страницы, и нажать кнопку Перейти (рис. 1.23),

Рис. 1.23 то курсор перейдет к выбранному объекту. После перехода нажмите кнопку Закрыть.

Для перехода к какому-либо объекту в документе (следующая страница, следующий рисунок, следующая таблица и др.) можно использовать также кнопку Выбор объекта в нижней части вертикальной полосы прокрутки. Необходимый объект следует выбрать в меню Выбор объекта (рис. 1.24).

Рис. 1.24

Для перехода к следующему такому же объекту нажмите кнопку Далее. Для возврата к предыдущему — кнопку Назад. Вместо кнопки Далее можно использовать комбинацию клавиш клавиатуры Ctrl + Page Down, а вместо кнопки Назад- Ctrl + Page Up.

1.2.3. Работа со схемой документа

Независимо от режима отображения документа, в левой части окна Microsoft Word может быть выведена схема документа. Для отображения схемы используется кнопка Схема документа панели инструментов Стандартная. Схема документа — это отдельная область окна, в которой отображается список заголовков для данного документа (рис. 1.25).

Рис. 1.25 Ее можно использовать для быстрого перемещения по документу. Для удобства границу между схемой и документом можно перемещать влево или вправо. Чтобы перейти к нужному заголовку документа, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по этому заголовку в схеме документа. Указанный заголовок появится вверху правой части окна

и будет выделен в схеме документа. Чтобы эффективно работать со схемой документа, необходимо уметь пользоваться стилями.

1.2.4. Работа с эскизами документа

Независимо от режима отображения документа в левой части окна Microsoft Word могут быть выведены эскизы страниц документа (рис. 1.26).

Рис. 1.26 Для отображения эскизов выполните команду Вид/Эскизы. Чтобы перейти к нужной странице документа щелкните по ее эскизу.

1.2.5. Одновременный просмотр различных частей документа

Для просмотра различных частей документа, можно разделить окно по вертикали на отдельные области. Для разделения окна наведите указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки и, когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите вешку вниз. Можно также выполнить команду Окно/Разделить. В документе на рис. 1.27 можно независимо друг от друга просматривать начало и конец документа.

Рис. 1.27 При необходимости границу разделения можно перемещать перетаскиванием. Для прекращения режима разделения выполните команду Окно/Снять разделение.

1.2.6. Просмотр нескольких документов одновременно

Для одновременного просмотра двух документов выполните команду Окно/Сравнить рядом с. В окне Сравнить рядом (рис. 1.28)

выберите документ, который будет отображаться одновременно с текущим, и нажмите кнопку ОК. В окне два документа будут расположены рядом; появится панель инструментов Сравнить рядом (рис. 1.29).

Рис. 1.29

Если документы не отобразились рядом, или занимают не все пространство окна, нажмите кнопку Восстановить расположение окна панели инструментов Сравнить рядом. Одновременно активным может быть только один документ. Заголовок окна активного документа выделен более ярким цветом, в нем имеются кнопки управления окном. Для перехода к окну другого документа щелкните в любом месте этого окна. По умолчанию кнопка Синхронная прокрутка панели инструментов Сравнить рядом уже нажата, что позволяет при прокрутке одного документа одновременно прокручивать и другой документ. Если такой режим не требуется, нажмите кнопку еще раз. Для окончания одновременного просмотра двух документов нажмите кнопку Закрыть открытые рядом документы панели инструментов Сравнить рядом. Документы при этом закрыты не будут.

2. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ШАБЛОНОВ

Тезисы

Дано понятие шаблона. Показано создание документа на основе встроенного шаблона Word. Описана процедура создания пользовательского шаблона на основе существующего документа. Показана возможность создания папок для сохранения пользовательских шаблонов. Приведена процедура назначения шаблона ранее созданному документу. Описаны способы редактирования шаблонов, добавления в них отдельных элементов, копирования элементов из других файлов и шаблонов, изменения параметров элементов шаблона, удаления элементов.

2.1. О шаблонах

Шаблоны используются для ускорения создания и оформления документов. Кроме того, за счет применения шаблонов обеспечивается единообразие оформления документов. Шаблон — файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания файлов. Шаблон может содержать пользовательские настройки панелей инструментов и меню, элементы автотекста, назначенные сочетания клавиш, макросы, стили. Для шаблона можно установить требуемые параметры страницы и основной шрифт. Шаблон может иметь заранее введенный текст, таблицы и графические объекты. Microsoft Word содержит большое количество встроенных шаблонов для создания различных документов, шаблоны можно найти на сайте Microsoft Office Online, наконец, шаблоны можно создавать самостоятельно.

2.2. Создание документа на основе шаблона

Выполните команду Файл/Создать. В области задач Создание документа (рис. 2.1)

Рис. 2.1.

щелкните по ссылке На моем компьютере. Для создания документа на основе одного из недавно использовавшихся шаблонов можно щелкнуть мышью по его названию в списке Последние использовавшиеся шаблоны в области задач. В окне Шаблоны выберите вкладку с нужной группой шаблонов. В разделе Создать должен быть установлен переключатель Документ. Дважды щелкните мышью по значку используемого шаблона (рис. 2.2).

Рис. 2.2 В результате будет создан документ (рис. 2.3)

Рис. 2.3 который может содержать уже некоторый текст, рисунки и т.д. Документ может также содержать поля для ввода текста.

Созданный документ можно сохранить как обычный файл. В него обычным порядком можно вводить текст, вставлять рисунки и таблицы, всячески оформлять.

2.3. Создание шаблона на основе документа

Обычно шаблон создают на основе какого-либо уже существующего файла или документа. В документ вводят текст и другие элементы, оформляют, создают в нем необходимые для дальнейшей работы стили, элементы автотекста и т.д. Выполните команду Файл/Сохранить как. В окне Сохранение документа в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон документа, после чего для сохранения будет предложена папка Шаблоны (рис. 2.4).

Рис. 2.4 При желании, для сохранения шаблона можно выбрать любую папку. Присвойте имя файлу шаблона и нажмите кнопку Сохранить.

По умолчанию пользовательские шаблоны обычно сохраняются в папке Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны. В этом случае при создании документа такой шаблон будет отображен во вкладке Общие окна Шаблоны (см. рис. 2.2). При желании для сохранения шаблона можно выбрать любую папку, но в окне Шаблоны он отображаться не будет. При создании большого количества шаблонов в папке Шаблоны можно создать несколько папок, для сохранения собственных шаблонов, например, это могут быть папки: Письма, Приказы и т.п. Папки можно создать с использованием традиционных средств Microsoft Windows. В этом случае при сохранении шаблона в диалоговом окне Сохранение документа (см. рис. 2.4) следует сначала открыть соответствующую папку и только затем сохранить шаблон. Папку можно создать и непосредственно в окне Сохранение документа. Для этого следует нажать кнопку Создать папку и в появившемся диалоговом окне Создание папки (рис. 2.5)

Рис. 2.5 ввести имя создаваемой папки. После нажатия кнопки ОК в окне Сохранение документа остается открытой только что созданная папка. После создания новых папок в окне Шаблоны появятся новые соответствующие вкладки (рис. 2.6).

Рис. 2.6 Для создания документа необходимо сначала перейти в соответствующую вкладку.

2.4. Замена шаблона документа

Можно заменить шаблон, на основе которого был создан документ. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки. В окне Шаблоны и надстройки (рис. 2.7)

Рис. 2.7 для замены шаблона нажмите кнопку Присоединить.

В окне Присоединение шаблона перейдите в папку с шаблоном, выделите его значок и нажмите кнопку Открыть (рис. 2.8).

Рис. 2.8

Имя нового шаблона документа будет указано в поле Шаблон документа окна Шаблоны и надстройки (см. рис. 2.7). Нажмите кнопку ОК. Присоединение нового шаблона не удаляет существующие элементы документа (текст, рисунки, таблицы и т.п.) и не добавляет элементы, имеющиеся в шаблоне, не изменяет установленные параметры страницы. Не изменяется оформление, установленное без использования стилей. Если необходимо обновить параметры стилей документа в соответствии с новым шаблоном, в окне Шаблоны и надстройки (см. рис. 2.7) установите флажок Автоматически обновлять стили. При этом и в дальнейшем стили в документе будут автоматически обновляться в соответствии со стилями шаблона каждый раз при открытии документа.

2.5. Изменение шаблона 2.5.1. Редактирование файла шаблона

Любой шаблон можно открыть как обычный файл. Шаблон Normal обычно находится в папке Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны. Пользовательские шаблоны — в этой же папке или там, где их специально сохранили. Встроенные шаблоны обычно находятся в папке Program Files\Microsoft Office\Templates\1049. При открытии файла шаблона в раскрывающемся списке Тип файлов окна Открытие документа должно быть указано Все файлы, или Все документы Word, или Шаблоны документов. После открытия шаблон можно редактировать как обычный файл: добавлять и удалять текст, таблицы, рисунки и другие объекты, создавать стили, создавать панели инструментов, записывать макросы и т.д. После внесения всех изменений шаблон следует сохранить.

2.5.2. Добавление элементов в шаблон

Некоторые элементы можно добавить в шаблон без открытия файла шаблона.

2.5.2.1. Создание элементов шаблона

При работе с документом, созданным на основе какого-либо шаблона, можно создавать и сохранять в данном шаблоне панели инструментов, макросы, элементы автотекста и стили. Например, при создании панели инструментов во вкладке Команды окна Настройка в раскрывающемся списке Сохранить в следует выбрать имя шаблона (рис. 2.9).

Рис. 2.9 Аналогично можно поступить при записи макроса. В окне Запись макроса в раскрывающемся списке Макрос доступен для следует выбрать имя шаблона (рис. 2.10).

Рис. 2.10 При создании элемента автотекста во вкладке Автотекст окна Автозамена в раскрывающемся списке Шаблоны следует выбрать имя шаблона (рис. 2.11).

Рис. 2.11 При создании нового стиля, он по умолчанию сохраняется только в текущем документе. Для добавления стиля в шаблон документа щелкните правой кнопкой мыши по названию стиля в области задач Стили и форматирование и в

контекстном меню выберите команду Изменить. В окне Изменение стиля установите флажок Добавить в шаблон (рис. 2.12).

Рис. 2.12

При добавлении стилей и макросов для сохранения изменений в шаблоне достаточно сохранить текущий файл, созданный на основе этого шаблона. При сохранении файла выйдет запрос и на сохранение изменений в шаблоне (рис. 2.13).

Рис. 2.13

Нажмите кнопку Да. При добавлении панелей инструментов и элементов автотекста запрос на сохранение изменений в шаблоне появится только при закрытии текущего файла (рис. 2.14).

Рис. 2.14

Нажмите кнопку Да.

2.5.2.2. Копирование элементов шаблона

В любой момент в любой шаблон из любого файла или другого шаблона можно скопировать стили, элементы автотекста, пользовательские панели инструментов и макросы. Но, как правило, нужные элементы добавляются в шаблон текущего документа. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки. В окне Шаблоны и надстройки (рис. 2.15)

Рис. 2.15 нажмите кнопку Организатор. В левой части окна Организатор (рис. 2.16)

Рис. 2.16 первоначально обычно отображены элементы текущего документа и/или его шаблона. В правой части окна — элементы шаблона Normal. Для добавления элементов в шаблон в левом раскрывающемся списке Стили и документы выберите имя файла шаблона текущего документа.

Для выбора шаблона, из которого будут копироваться нужные элементы, в правой части окна нажмите кнопку Закрыть файл, после чего на ее месте появится кнопка Открыть файл (рис. 2.17).

Рис. 2.17 Нажмите кнопку Открыть файл, в окне Открытие документа (рис. 2.18)

Рис. 2.18 выберите нужный шаблон или файл и нажмите кнопку Открыть. При необходимости, точно также можно выбрать шаблон в левой части окна.

Перейдите в нужную вкладку окна Организатор, выделите копируемый элемент и нажмите кнопку Копировать (рис. 2.19).

Рис. 2.19

Таким образом можно скопировать стили, элементы автотекста, панели инструментов и макросы. При копировании элементов шаблона с совпадающими именами появится запрос на замену элемента. Если элемент скопирован ошибочно, можно выделить его в окне Организатор и нажать кнопку Удалить. После копирования всех необходимых элементов закройте окно Организатор. При копировании панелей инструментов и элементов автотекста при закрытии окна Организатор появится запрос на сохранение изменений в шаблоне (рис. 2.20).

Рис. 2.20 Нажмите кнопку Да.

При копировании стилей и макросов запрос на сохранение изменений в шаблоне не появляется. Для сохранения изменений в шаблоне можно просто сохранить текущий файл, созданный на основе этого шаблона. При сохранении файла выйдет запрос и на сохранение изменений в шаблоне (см. рис. 2.13). Нажмите кнопку Да.

2.5.3. Изменение элементов шаблона

Некоторые элементы шаблона можно изменить без открытия файла шаблона. При работе с документом, созданным на основе какого-либо шаблона, можно изменять в данном шаблоне панели инструментов, стили и макросы. Также можно изменить параметры страницы и шрифта, принятые по умолчанию для шаблона текущего документа. При настройке панелей инструментов, как пользовательских, так и встроенных, во вкладке Команды окна Настройка в раскрывающемся списке Сохранить в должно быть выбрано имя шаблона (см. рис. 2.9). Для сохранения изменений в стиле необходимо выполнить ту же процедуру, что и при добавлении в шаблон нового стиля (см. рис. 2.12). Изменения в содержание макроса вносятся в обычным порядке. Можно изменить параметры страницы шаблона документа. Выполните команду Файл/Параметры страницы. Установите требуемые параметры страницы. Нажмите кнопку По умолчанию. В появившемся запросе (рис. 2.21)

Рис. 2.21 подтвердите изменение параметров страницы.

Параметры страницы будут изменены у текущего документа, а также для всех новых документов, создаваемых на основе данного шаблона. Параметры страницы ранее созданных документов не изменятся. Можно изменить параметры шрифта, принятые по умолчанию. Выполните команду Формат/Шрифт. Установите требуемые параметры шрифта. Нажмите кнопку По умолчанию. В появившемся запросе (рис. 2.22)

Рис. 2.22 подтвердите изменение параметров шрифта.

Параметры шрифта, используемого в документе по умолчанию, будут изменены у текущего документа, а также для всех новых документов, создаваемых на основе данного шаблона. Параметры шрифта ранее созданных документов не изменятся. Однако, эти изменения параметров шрифта могут привести к изменению параметров некоторых стилей шаблона. Если же у документов, созданных ранее на основе данного шаблона, установлено автоматическое обновление стилей (см. рис. 2.7), то изменение параметров шрифта приведет к изменению параметров стилей в этих документах. Все эти изменения автоматически сохранятся в шаблоне текущего документа. Но при сохранении текущего документа или его закрытии могут появиться запросы на сохранение шаблона (см. рис. 2.13 или рис. 2.14). Нажмите кнопку Да.

2.5.4. Удаление элементов шаблона

Некоторые элементы шаблона можно удалить без открытия файла шаблона. Как правило, элементы удаляются из шаблона текущего документа. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки. В окне Шаблоны и надстройки (см. рис. 2.15) нажмите кнопку Организатор. В левой части окна Организатор (см. рис. 2.16) в раскрывающемся списке Стили и документы выберите имя файла шаблона текущего документа. Перейдите в нужную вкладку окна Организатор, выделите удаляемый элемент и нажмите кнопку Удалить (рис. 2.23).

Рис. 2.23 При удалении панелей инструментов и элементов автотекста при закрытии окна Организатор появится запрос на сохранение изменений в шаблоне (см. рис. 2.20). Нажмите кнопку Да. При удалении стилей и макросов запрос на сохранение изменений в шаблоне не появляется. Для сохранения изменений в шаблоне можно просто сохранить

текущий файл, созданный на основе этого шаблона. При сохранении файла выйдет запрос и на сохранение изменений в шаблоне (см. рис. 2.13). Нажмите кнопку Да.

2.6. Добавление шаблона

Можно сделать так, чтобы при работе в Microsoft Word можно было использовать некоторые возможности (пользовательские панели инструментов и макросы) нескольких шаблонов одновременно. Чтобы автоматически загрузить шаблон при запуске Word, разместите файл шаблона в папке Documents and Settings\Имя пользователя \Application Data\Microsoft\Word\STARTUP. Можно добавить шаблон, расположенный в произвольной папке. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки. В окне Шаблоны и надстройки (рис. 2.24)

Рис. 2.24 нажмите кнопку Добавить. В окне Добавление шаблона перейдите в папку с шаблоном, выделите его значок и нажмите кнопку ОК (рис. 2.25).

Рис. 2.25 Имя добавленного шаблона документа будет указано в поле Общие шаблоны и надстройки окна Шаблоны и надстройки (см. рис. 2.7). Нажмите кнопку ОК.

Чтобы выгрузить элемент из Word, но оставить его в списке (см. рис. 2.24), снимите флажок рядом с элементом. Ошибочно добавленный или не нужный более шаблон можно исключить из загрузки. Для этого выделите шаблон в списке (см. рис. 2.24) и нажмите кнопку Удалить. Кнопка Удалить недоступна для шаблонов, размещенных в подпапке STARTUP. Эти шаблоны необходимо удалять непосредственно из указанной папки.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СТИЛЕЙ

Тезисы

Дано понятие стиля. Показано назначение стиля для абзацев, знаков, списков и таблиц. Описаны процедуры создания пользовательских стилей. Обращено внимание на особенности создания стилей абзацев, знаков, списков и таблиц. Приведены способы изменения параметров стиля, в том числе, с использованием автообновления. Показана возможность обновления стилей при использовании шаблонов. Указаны способы копирования стилей. Показано удаление стиля. Обращено внимание на невозможность удаления некоторых стилей.

3.1. О стилях

При работе с документом часто приходится к однородным фрагментам, например, заголовкам, названиям рисунков и таблиц, основному тексту документа и т. п., применять одинаковое оформление. Конечно, можно для каждого фрагмента устанавливать требуемые параметры шрифтов, абзацев и др. Но это, во-первых, долго и утомительно, а во-вторых, трудно запомнить, где и какие установлены параметры оформления. Облегчить единообразное оформление документов поможет использование стилей. Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к абзацам текста, таблицам, спискам и знакам (символам), чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу параметров форматирования.

Стиль абзаца определяет внешний вид абзаца, то есть параметры шрифта, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы. Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам. Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание. Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты. Помимо указанных, стиль может включать и некоторые другие параметры. Использование стилей позволяет обеспечить единообразие в оформлении документов и возможность быстрого изменения оформления. Использование стилей при оформлении заголовков документа повышает эффективность работы в режиме отображения Структура и работу со Схемой документа, позволяет автоматически создавать оглавление. Каждый шаблон имеет набор стилей, которые «передаются» создаваемому документу. В последующем, при работе с документом, можно изменять параметры стилей, можно добавлять стили из других шаблонов и документов, можно создавать новые стили. Стили можно сохранять в документе или в шаблоне. Стиль всегда имеет имя. Стили с одним и тем же именем в разных документах и шаблонах могут иметь разное оформление. Документ всегда оформлен с использованием стилей, даже если специально они не применялись. В некоторых случаях стиль фрагментов документа устанавливается автоматически. Например, при вставке номеров страниц, вставке значка сноски и ввода текста сноски и во многих других случаях Word автоматически присваивает этим элементам документа соответствующий стиль.

3.2. Назначение стиля 3.2.1. Назначения стиля для произвольного фрагмента

Фрагмент документа, для которого назначается (применяется) стиль, в общем случае должен быть выделен. Для назначения стиля можно использовать раскрывающийся список Стиль панели инструментов Форматирование, но удобнее пользоваться областью задач Стили и форматирование (рис. 3.1).

Рис. 3.1

Обычно в списке стилей указаны только доступные в данный момент стили. Это стили текущего шаблона и пользовательские стили, созданные в текущем документе. Для получения полного списка основных стилей в раскрывающемся списке Показать, расположенном в нижней части области задач Стили и форматирование (см. рис. 3.1), выберите режим Все. Состав полного списка стилей зависит от текущего шаблона или выбранной библиотеки стилей. Но и этот список, как правило, не является полным. Скрыты некоторые стили, автоматически присваиваемые при работе с документом. Для отображения самого полного списка в раскрывающемся списке Показать, (см. рис. 3.1), выберите режим Специальное и в окне Настройки формата (рис. 3.2) отметьте нужные стили.

Рис. 3.2 При желании этот режим отображения стилей можно сохранить в шаблоне текущего документа (см. рис. 3.2 — флажок сохранять настройки в шаблоне).

Если после применения стиля к фрагментам документа применялось какое-то другое оформление, то в области задач Стили и форматирование могут отображаться все варианты в текущем документе. Например, в документе к абзацам применен стиль Мой текст, но в некоторых фрагментах, помимо стиля, применен другой размер шрифта (12 пт.), установлено полужирное и курсивное начертание. Все эти варианты будут отображены в списке стилей (рис. 3.3).

Рис. 3.3 Для того, чтобы в списке стилей показывались только названия стилей без их разновидностей, выполните команду Сервис/Параметры и во вкладке Правка окна Параметры снимите флажок вести учет форматирования.

3.3. Назначения стиля таблице

Поставьте курсор в любую ячейку таблицы Нажмите кнопку Автоформат панели инструментов Таблицы и границы или выполните команду Таблица/Автоформат. В окне Автоформат таблицы (рис. 3.4) выберите нужный стиль.

Рис. 3.4 Учитывая особенности содержания таблицы можно устанавливать или не устанавливать специальные параметры оформления для строки заголовка и последней строки, для первого и последнего столбца (флажки группы Изменить оформление).

3.4. Создание стиля 3.4.1. Имена создаваемых стилей

Каждый стиль должен иметь уникальное имя. Новому стилю нельзя присвоить имя, уже используемое для какого-либо стиля текущего документа или шаблона текущего документа. Нельзя также использовать имена, зарезервированные для встроенных стилей Word.

3.4.2. Создание стиля абзаца

Стиль абзаца обычно создается на основе заранее оформленного фрагмента текста. Это может быть один или несколько абзацев. Выделите абзац, но основе оформления которого создается стиль. Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили и форматирование. В окне Создание стиля (рис. 3.5) введите имя создаваемого стиля.

Рис. 3.5 Убедитесь, что в раскрывающемся списке Стиль выбран режим Абзаца. В раскрывающемся списке Основан на стиле по умолчанию указан стиль, на основе которого создается новый стиль (это стиль, который был применен для выделенного фрагмента документа перед тем, как было изменено его

оформление). Можно оставить этот стиль, но тогда при каждом изменении базового стиля в создаваемом стиле будут изменяться параметры, за исключением тех, которые указаны в нижней части окна. Например, создаваемый стиль (см. рис. 3.5) основан на стиле Обычный и отличается от него параметрами: Шрифт: Arial, 11 пт, Отступ: первая строка 1,27 см, По ширине. При изменении в стиле Обычный других параметров, например, установки полужирного начертания, эти же параметры будут установлены и для создаваемого стиля. Для того, чтобы создаваемый стиль не зависел от других стилей, в раскрывающемся списке Основан на стиле выберите режим (нет). В раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца можно выбрать стиль, который будет установлен для следующего абзаца. При нажатии клавиши Enter для завершения абзаца, оформленного созданным стилем, к следующему абзацу будет применен выбранный стиль. Обычно выбирают этот же стиль, за исключением стилей, используемых для оформления заголовков. В этом случае удобнее выбрать стиль, который используется для оформления основного текста документа. В разделе Форматирование, а, также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, можно изменить параметры создаваемого стиля. Для добавления создаваемого стиля в шаблон текущего документа установите флажок Добавить в шаблон. Установка флажка Обновлять автоматически позволит изменять оформление всех фрагментов документа, для которых будет назначен создаваемый стиль, простым изменением формата любого фрагмента без переопределения параметров стиля. С одной стороны, это ускоряет оформление документа, но с другой стороны, может вызвать ряд трудностей. Флажок лучше не устанавливать.

3.4.3. Создание стиля знака

Стиль знака обычно создается на основе заранее оформленного фрагмента текста.

Выделите фрагмент текста, но основе оформления которого создается стиль. Фрагмент может включать в себя любое количество знаков (символов) текста. Желательно, чтобы выделенный фрагмент не включал в себя символ конца абзаца. Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили и форматирование. В окне Создание стиля (рис. 3.6) введите имя создаваемого стиля.

Рис. 3.6 В раскрывающемся списке Стиль выберите режим Знака. В раскрывающемся списке Основан на стиле по умолчанию указан параметр Основной шрифт абзаца. В этом случае при изменении параметров шрифта абзаца, в создаваемом стиле знака также будут изменяться параметры, за

исключением тех, которые указаны в нижней части окна. Но и они могут изменяться. Например, создаваемый стиль (см. рис. 3.6) основан на основном шрифте абзаца и отличается от него параметрами: Шрифт: Comic Sans MS, полужирный, курсив. При изменении в абзаце других параметров шрифта, например, размера шрифта, эти же параметры будут установлены и для создаваемого стиля. А при установке полужирного начертания шрифта абзаца в создаваемом стиле будет установлено обычное начертание. Для того, чтобы все установленные параметры создаваемого стиля не зависели от параметров шрифта абзаца, в раскрывающемся списке Основан на стиле выберите режим (свойства). В разделе Форматирование, а, также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, можно изменить некоторые параметры создаваемого стиля. Для добавления создаваемого стиля в шаблон текущего документа установите флажок Добавить в шаблон.

3.4.4. Создание стиля таблицы

Стиль таблицы невозможно создать на основе заранее оформленного образца таблицы. Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили и форматирование. В окне Создание стиля (рис. 3.7) введите имя создаваемого стиля.

Рис. 3.7 В раскрывающемся списке Стиль выберите режим Таблица. В раскрывающемся списке Основан на стиле можно выбрать стиль таблицы, на котором будет основан создаваемый стиль. В этом случае при изменении параметров базового стиля таблицы, в создаваемом стиле также

будут изменяться параметры, за исключением тех, которые указаны в нижней части окна. Для того, чтобы все параметры создаваемого стиля таблицы не зависели от другого стиля, в раскрывающемся списке Основан на стиле выберите режим Обычная таблица. В разделе Форматирование, а, также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, установите параметры оформления и свойства таблицы. В раскрывающемся списке Применить форматирование к можно выбирать элементы таблицы, для которых устанавливается отдельное оформление (строка заголовка, последняя строка, столбец слева, столбец справа и.т.п.). Для добавления создаваемого стиля в шаблон текущего документа установите флажок Добавить в шаблон.

3.4.5. Создание стиля списка

Стиль списка обычно создается на основе заранее оформленного фрагмента текста. Выделите фрагмент текста, но основе оформления которого создается стиль. Выполните команду Формат/Список и перейдите во вкладку Список стилей окна Список. Нажмите кнопку Добавить. В окне Создание стиля (рис. 3.8) введите имя создаваемого стиля.

Рис. 3.8 В разделе Форматирование, а также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, можно изменить некоторые параметры создаваемого стиля. Для добавления создаваемого стиля в шаблон текущего документа установите флажок Добавить в шаблон.

3.5. Изменение стиля 3.5.1. Изменение произвольного стиля

Для изменения параметров любого стиля (абзаца, знака, таблицы или списка) щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля в области задач Стили и форматирование и выберите в контекстном меню команду Изменить. В появившемся окне Изменения стиля в разделе Форматирование, а, также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, установите другие параметры стиля. Внешний вид и содержание окна Изменения стиля, возможности изменения параметров стиля различны для различных стилей. В процессе изменения параметров оформления, стиль можно сохранить в шаблоне, для чего установите флажок Добавить в шаблон. Для стиля абзаца, кроме того, можно установить автоматическое обновление. После изменения стиля изменится оформление всех фрагментов документа, для которых был назначен этот стиль. Некоторые встроенные стили Word изменить невозможно, в частности, стиль таблицы Обычная таблица, стиль знака Шрифт абзаца по умолчанию, стиль списка нет списка.

3.5.2. Изменение стилей абзаца и знака

Наиболее удобна процедура изменения стилей абзаца и знака путем переопределения для выделенного фрагмента. Выделите фрагмент документа, оформленный изменяемым стилем. Измените оформление. Щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля в области задач Стили и форматирование и выберите в контекстном меню команду Обновить в соответствии с выделенным фрагментом (рис. 3.9).

Рис. 3.9 Данная процедура изменения стиля неприменима к некоторым встроенным стилям Word, в частности, к стилю Обычный.

3.5.3. Автоматическое изменение стиля

Если для стиля абзаца при его создании или последующем изменении было установлено автоматическое обновление, то для изменения его параметров достаточно выделить любой абзац, к которому применен стиль, и изменить параметры оформления. При этом будет изменен стиль и оформление всех фрагментов документа, для которых он был назначен. Стили списков всегда имеют автоматическое обновление, которое нельзя отменить. Для стилей знаков и таблиц автоматическое обновление недоступно.

3.5.4. Автоматическое обновление стилей

В документе могут использоваться стили шаблона этого документа. Можно установить их автоматическое изменение при изменении стилей в шаблоне. Обновление произойдет, если название стиля документа совпадает с названием стиля шаблона. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки. Во вкладке Шаблоны окна Шаблоны и надстройки установите флажок Автоматически обновлять стили. Автоматическое обновление можно установить только сразу для всех стилей.

3.6. Копирование стилей 3.6.1. Копирование в другой открытый документ

При копировании стиля в любой открытый документ можно воспользоваться копированием формата. Выделите фрагмент документа с копируемым стилем. Нажмите кнопку Копировать формат панели инструментов Стандартная (рис. 3.10).

Рис. 3.10 После этого кнопка Копировать формат останется нажатой, а слева от указателя мыши появится значок копирования стиля. Стиль выбранного фрагмента будет установлен для того фрагмента документа, который будет выделен мышью.

В документе появится копируемый стиль. Так можно применить стиль выбранного фрагмента один раз. Для следующего копирования стиля необходимо снова выделять фрагмент документа и нажимать кнопку Копировать формат. Если же требуется многократно применять стиль выделенного фрагмента, то необходимо щелкнуть два раза по кнопке Копировать формат (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем можно будет многократно выделять разные фрагменты. Ко всем выделенным фрагментам будет применен выбранный стиль. По окончании работы по копированию стиля, необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc или щелкнуть один раз по кнопке Копировать формат, чтобы она пришла в обычное состояние. Копировать стиль в другой документ можно и копированием текста, для которого установлен нужный стиль. Фрагмент документа с копируемым стилем любым способом скопируйте в другой документ. Удалите скопированный фрагмент. Копируемый стиль останется в документе. Обе эти процедуры можно использовать только в том случае, если в документе, в который копируется стиль, не было стиля с этим же именем.

3.6.2. Копирование в произвольный документ

При копировании стиля в произвольный документ или при копировании нескольких стилей сразу, можно использовать другую процедуру. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки. В окне Шаблоны и надстройки нажмите кнопку Организатор. В правой части вкладки Стили окна Организатор нажмите кнопку Закрыть файл, а затем нажмите кнопку Открыть файл, которая появится на ее месте. В окне Открытие документа выберите документ или шаблон, в который копируются стили.

В левой части вкладки Стили окна Организатор выделите копируемые стили и нажмите кнопку Копировать (рис. 3.11).

Рис. 3.11

Если в документе, в который копируются стили, уже имеются стили с такими именами, выйдет запрос на замену стилей. Если документ, в который копируются стили, не открыт, то при закрытии окна Организатор выйдет запрос на сохранение изменений в документе.

3.7. Удаление стилей

Для удаления стиля в области задач Стили и форматирование щелкните правой кнопкой мыши по названию удаляемого стиля и в контекстном меню выберите команду Удалить. В окне запроса на удаление стиля подтвердите удаление. При необходимости удаления большого числа стилей лучше воспользоваться другой процедурой. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки. В окне Шаблоны и надстройки нажмите кнопку Организатор. В левой части вкладки Стили окна Организатор выделите удаляемые стили и нажмите кнопку Удалить (рис. 3.12).

Рис. 3.12 Подтвердите удаление стилей. После удаления стиля абзаца или списка к фрагментам документа, для которых они были назначены, применяется стиль Обычный.

После удаления стиля знака к фрагментам документа, для которых он был назначен, применяется стиль абзаца, в котором находятся эти фрагменты. После удаления стиля таблицы к таблицам, для которых он был назначен, применяется стиль Обычная таблица. Из документа никакими средствами нельзя удалить некоторые встроенные стили Word, например, стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д., стиль Обычный и другие.

4. РАБОТА С ТЕКСТОМ ДОКУМЕНТА. ЧАСТЬ 1

Тезисы

Приведены основные правила ввода и редактирования текста при работе с клавиатурой. Показаны способы быстрого перемещения курсора по тексту документа с помощью клавиатуры. Рассмотрены настройки параметров автоформатирования текста при вводе с клавиатуры. Дано понятие автозамены при вводе. Показаны примеры использования и возможности настройки. Описана процедура создания и использования элемента автозамены для автоматизации ввода часто используемого текста. Дано понятие об автотексте. Описана процедура создания и использования элемента автотекста для автоматизации ввода часто используемого текста. Показаны возможности использования специальных символов при создании текста документа.

4.1. Ввод текста с клавиатуры 4.1.1. Правила ввода и редактирования

При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует придерживаться определенных правил и рекомендаций. Переход на новую строку произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая строка. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой строке. Для принудительного перехода к новой строке без

образования нового абзаца, нажмите комбинацию клавиш Shift + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак — разрыв строки. Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая страница. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой странице. Для принудительного перехода к новой странице нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак — разрыв страницы. Между словами ставится один пробел. При выравнивании текста Word может изменять ширину пробелов между словами. Если требуется, чтобы величина какого-либо пробела не изменялась, или по этому пробелу не было перехода на новую строку, вместо клавиши Пробел нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Пробел. В документ будет вставлен непечатаемый знак — неразрывный пробел. Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (-). При необходимости переносы расставляются автоматически во всем документе. Нельзя использовать клавишу Пробел для получения абзацного отступа («красной строки») или выравнивания текста по ширине страницы. Знаки препинания., : ; ! ? пишутся слитно со словом, за которым следуют. После знаков препинания., : ; ! ? ставится пробел, за исключением тех случаев, когда этими знаками заканчивается абзац. Перед знаками « “ ( [ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела. Знаки » ” ) ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют. Знак дефиса (-) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова. Для образования знака тире (–) после слова поставьте пробел, затем дефис, затем еще пробел и продолжите ввод текста. После ввода следующего слова знак дефиса автоматически преобразуется в тире. Для ввода знака тире можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl + - (минус на цифровой клавиатуре). Для ввода знака длинного тире (—) нажмите комбинацию клавиш Alt + Ctrl + — (минус на цифровой клавиатуре).

Комбинация клавиш клавиатуры Ctrl + Delete удаляет текст от курсора вправо до ближайшего пробела или знака препинания. Комбинация Ctrl + BackSpace удаляет текст от курсора влево до ближайшего пробела или знака препинания.

4.1.2. Перемещение курсора по тексту документа

Для быстрого перемещения курсора по тексту документа можно использовать комбинации клавиш клавиатуры. Комбинации клавиш Ctrl + стрелка вправо или Ctrl + стрелка влево переводят курсор на одно слово вправо или влево соответственно. Комбинации клавиш Ctrl + стрелка вниз или Ctrl + стрелка вверх переводят курсор к началу следующего абзаца или к началу текущего абзаца. Комбинация клавиш Ctrl + Page Up переводит курсор на следующую страницу, а Ctrl + Page Down — на предыдущую страницу. При использовании кнопки Выбор объекта эти комбинации переводят курсор последовательно по выбранным объектам. Комбинация клавиш Ctrl + Home переводит курсор в начало документа к самому первому символу, а Ctrl + End — к концу документа к самому последнему символу. Комбинация клавиш Shift + F5 переводит курсор в предыдущее место в документе. Некоторые дополнительные возможности имеются при перемещении курсора по тексту, оформленному в несколько колонок. Комбинация клавиш клавиатуры Alt + стрелка вниз переводит курсор к началу следующей колонки, а Alt + стрелка вверх — к началу предыдущей колонки. Также некоторые особенности и дополнительные возможности имеются при перемещении курсора в таблицах. Клавиша клавиатуры Tab переводит курсор в следующую ячейку таблицы, а комбинация клавиш клавиатуры Shift + Tab — в предыдущую ячейку. Комбинация клавиш Alt + Home переводит курсор в первую ячейку строки, а Alt

+ End — в последнюю ячейку строки. Комбинация клавиш Alt + Page Up переводит курсор в верхнюю ячейку столбца, а Alt + Page Down — в нижнюю ячейку столбца.

4.2. Автоформатирование при вводе текста 4.2.1. Настройка параметров

При вводе текста с клавиатуры к нему может быть применено автоматическое форматирование. Например, если вводится число, за которым следуют точка или дефис, затем пробел или знак табуляции, то последующий текст оформляется как нумерованный список. Для удобства работы следует настроить параметры автоформатирования. Выполните команду Сервис/Параметры автозамены. Перейдите во вкладку Автоформат при вводе окна Автозамена. На рис. 4.1 показаны оптимальные настройки параметров автоформатирования. Флажок "прямые" кавычки «парными» обеспечивает при вводе замену прямых кавычек ("Колизей") круглыми парными («Колизей»). Поскольку при оформлении русскоязычных документов принято использовать парные кавычки, этот флажок должен быть установлен. Флажок английские порядковые (1st) надстрочными знаками обеспечивает указанное преобразование. Например, при вводе 12th преобразуется в 12th . Флажок работает только для английского языка. Флажок дроби (1/2) соответствующими значками обеспечивает указанное преобразование. Например, при вводе 1/4, 1/2 или 3/4 автоматически заменяются на

или

соответственно. Для других дробей этот флажок не

работает. Флажок дефисы ( - ) на тире ( — ) обеспечивает замену двух дефисов на короткое ( – ) или длинное ( — ) тире. Для преобразования двух дефисов в короткое тире при вводе перед и после дефисов должны быть введены пробелы. После ввода следующего слова знаки дефиса автоматически преобразуется в тире. Для преобразования двух дефисов

в длинное тире при вводе перед и после дефисов не должны быть введены пробелы. Наличие этих флажков облегчает ввод текста. Флажок полужирный и курсив позволяет непосредственно при вводе текста обеспечить полужирное или курсивное начертания во вводимом тексте. Это может быть и неплохо, но никто, обычно, этим не пользуется. Флажок адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками обеспечивает оформление адресов Internet и сетевых путей как полей гиперссылок. Это означает, что при вводе адреса Internet, например, www.miemp.ru, он тут же преобразуется в гиперссылку. Флажок стили нумерованных списков обеспечивает автоматическое применение стиля нумерованного списка в случае ввода цифры или буквы с последующей точкой и пробелом, дефисом, символом табуляции, закрывающей скобкой или знаком «больше» (>) в начале абзаца. Например, можно ввести 1., A., i. или a. При нажатии клавиши Enter при переходе к следующему абзацу, в его начало автоматически добавляется следующий номер. Для завершения списка дважды нажмите клавишу Enter или удалите последний номер, нажав клавишу BackSpace. Флажок стили маркированных списков обеспечивает автоматическое применение стиля маркированного списка, если в начале абзаца оказывается звездочка ( * ), один или два дефиса, знак «больше» (>), стрелка, составленная из сочетания дефиса или знака равенства со знаком «больше» (- > или =>), а за ним следует пробел (или знак табуляции) и текст. Для завершения списка дважды нажмите клавишу Enter или удалите последний маркер, нажав клавишу BackSpace. Флажок линии границ позволяет создавать верхнюю границу абзаца вводом трех и более символов, указанных в таблице 4.1. После ввода символов надо нажать клавишу Enter.

Таблица 4.1 Создание линий границ путем ввода символов

Флажок таблицы позволяет создавать таблицы из последовательности дефисов и плюсов, например +--+--+. Каждая пара плюсов соответствует одному столбцу. Флажок встроенные стили заголовков должен обеспечивать автоматическое применение стилей заголовков к заголовкам в документах, однако в большинстве случаев не работает или работает неправильно. Лучше его отключить. Флажок повторять форматирование начала элемента списка обеспечивает автоматическое оформление первого слова или нескольких слов нумерованных или маркированных списков. Если в начале элемента списка стоит вводный текст, оформленный курсивом, полужирным или подчеркнутым шрифтом, за ним следует точка, двоеточие, дефис, длинное тире, вопросительный знак, восклицательный знак и т.п., а затем — пробел или табуляция и основной текст, то формат вводного текста будет автоматически применяться ко всем элементам списка.

Флажок устанавливать отступы клавишами позволяет при вводе или последующем редактировании устанавливать левый отступ абзаца нажатием клавиши Tab. Отступ первой строки (красная строка) появляется, если поставить курсор в начало первой строки и нажать клавишу Tab. Отступ всего абзаца появляется, если поставить курсор в начало любой строки абзаца, кроме первой, и нажать клавишу Tab. Флажок определять стили должен обеспечивать автоматическое определение стилей в документах при вводе текста, однако в большинстве случаев не работает, или работает неправильно. Лучше его отключить.

4.3. Автоматизация ввода текста 4.3.1. Автозамена 4.3.1.1. Об автозамене

Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и ввода некоторых специальных символов. Например, при вводе с клавиатуры слова «адэкватный», оно автоматически заменяется правильным написанием — «адекватный». Или, например, при вводе набора символов «==>» они автоматически заменятся на символ жирной стрелки « » Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д. При наведении указателя мыши на автоматически исправленный текст появляется небольшое синее поле, которое при наведении на него указателя превращается в кнопку Параметры автозамены, а сам текст выделяется серым фоном (рис. 4.2).

Рис. 4.2 Можно отменить исправление, либо включить или отключить параметры автозамены. Автозамена работает во всех языках, для которых установлена поддержка в Word. Обычно, это русский, английский, немецкий и украинский.

4.3.1.2. Настройка параметров автозамены

Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены. Можно установить исключения, для которых автозамена не будет производиться. Выполните команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена окна Автозамена (рис. 4.3)

Рис. 4.3 установите или снимите флажки, определяющие особенности автозамены. Для настройки исключений нажмите кнопку Исключения. Во вкладках окна Исключения при автозамене (рис. 4.4)

Рис. 4.4 добавьте или удалите исключения.

4.3.1.3. Создание элемента автозамены

Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста, таблиц, рисунков и других объектов. Выделите текст, таблицу или рисунок в любом документе. Выполните команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена окна Автозамена (рис. 4.5)

Рис. 4.5 в поле на отображен выделенный текст. В поле заменить введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае это слово или аббревиатура будут автоматически заменяться при вводе.

Установите переключатель обычный текст и удалите звездочку в конце поля на, чтобы элемент автозамены при вставке принимал оформление фрагмента документа, в который он вставляется. Установите переключатель форматированный текст, чтобы элемент автозамены при вставке сохранял оформление, имеющееся на момент создания. Нажмите кнопку Добавить. Для того, чтобы автозамена работала, введите символы автозамены и нажмите на клавиатуре клавишу Пробел или Enter. Символы автоматически заменятся элементом автозамены. Элемент автозамены сохраняется в конкретной версии Microsoft Office на том компьютере, где был создан. Он доступен для всех приложений Microsoft Office. Размер элемента автозамены не ограничен. Он может включать в себя не только текст, но и таблицы, рисунки, специальные символы и т.д.

4.3.1.4. Удаление элемента автозамены

Ошибочно созданный элемент автозамены можно удалить. Выполните команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автозамена окна Автозамена (рис. 4.5) в поле заменить введите сочетание символов удаляемого элемента автозамены (рис. 4.6).

Рис. 4.6 Нажмите кнопку Удалить. Отменить удаления элемента автозамены невозможно.

4.3.2. Автотекст 4.3.2.1. Об автотексте

Автотекст — это текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например, стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый объект сохраняется в виде элемента автотекста и имеет свое уникальное имя. Автотекст является элементом шаблона документа. Элементы автотекста могут создаваться и сохраняться в шаблоне текущего документа, в шаблоне Normal или во всех активных шаблонах одновременно. Для выбора шаблона, в котором будет сохранен элемент автотекста, выполните команду Сервис/Параметры автозамены и во вкладке Автотекст (рис. 4.7)

Рис. 4.7 окна Автозамена в раскрывающемся списке Шаблоны выберите нужный режим. Элементы автотекста можно копировать из одного шаблона в другой.

4.3.2.2. Создание элемента автотекста

Элемент автотекста можно создать на основе текста, таблиц, рисунков и других объектов. В документе выделите фрагмент, на основе которого создается элемент автотекста. Выполните команду Вставка/Автотекст/Создать или нажмите комбинацию клавиш Crtl + F3. В поле окна Создание элемента автотекста (рис. 4.8)

Рис. 4.8 введите имя элемента. Если указанное имя уже используется для какого-либо другого элемента, выйдет запрос на переопределение элемента. Лучше отказаться и ввести другое имя.

4.3.2.3. Использование автотекста

Для вставки в документ элемента автотекста введите имя этого элемента и нажмите функциональную клавишу F3. Если длина имени элемента более пяти знаков, для вставки можно воспользоваться режимом автозавершения. Введите первые пять или чуть больше знаков имени элемента, после чего над вводимым текстом появится всплывающая подсказка (рис. 4.9).

Рис. 4.9 Нажмите клавишу Enter для вставки элемента.

4.3.2.4. Удаление элемента автотекста

Ненужный или ошибочно созданный элемент автотекста можно удалить. Выполните команду Сервис/Параметры автозамены. Во вкладке Автотекст (рис. 4.10)

Рис. 4.10 окна Автозамена в поле Имя элемента введите имя удаляемого элемента или выберите его в списке элементов. Нажмите кнопку Удалить. Отменить удаления элемента автотекста невозможно.

4.4. Вставка специальных символов

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы, например, ±, × , º , , , Σ ; буквы греческого алфавита, например, α , β , δ , χ , φ ; латинские буквы с надбуквенными значками, например, ñ ö è š , или просто символы-картинки, например, , , ,

Выполните команду Вставка/Символ. Во вкладке Символы окна Символ (рис. 4.11)

Рис. 4.11 в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов. Если поле Набор доступно, то для быстроты поиска нужного символа можно выбрать категорию.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить. Можно вставить несколько символов. Не закрывая окна Символ, в документе переведите курсор в другое место, и продолжите вставку символов. Для окончания работы нажмите кнопку Закрыть или Отмена или клавишу Esc. Для удобства работы можно изменять размеры окна Символ. Наведите указатель мыши на любую границу окна и когда он примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу, чтобы выбрать необходимый размер. Недавно использованный символ можно быстро вставить снова; для этого выберите его в списке Ранее использованные обозначения. Математические символы большей частью содержатся в шрифте Symbol. Шрифт (обычный текст) содержит буквы латиницы и кириллицы специального начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные символы и многое другое. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 содержат различные символы-стрелки, символы-картинки и т. п. Особое место занимает шрифт Arial Unicode MS. Используя для представления каждого знака более одного байта, этот шрифт позволяет представить в одном наборе знаков почти все языки мира. Для вставки часто используемых символов можно создать элемент автозамены или назначить комбинацию клавиш клавиатуры. Для создания элемента автозамены в окне Символ (см. рис. 4.11) выделите изображение символа и нажмите кнопку Автозамена. Затем в окне Автозамена (рис. 4.12)

Рис. 4.12 в поле Заменить введите сочетание символов, которые при вводе текста будут заменяться выбранным символом и нажмите сначала кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.

Теперь при вводе текста достаточно ввести установленное буквосочетание и поставить пробел, после чего буквосочетание заменится соответствующим символом. Для назначения сочетания клавиш в окне Символ (см. рис. 4.11) выделите изображение символа и нажмите кнопку Клавиша. В окне Настройка клавиатуры (рис. 4.13)

Рис. 4.13 поставьте курсор в поле Новое сочетание клавиш и на клавиатуре нажмите клавиши, которыми в последующем будет вводиться назначенный символ. Сочетание клавиш должно представлять собой комбинацию Ctrl + какая-нибудь клавиша буквенно-цифровой клавиатуры, Alt + какая-нибудь клавиша буквенно-цифровой клавиатуры или Ctrl + Alt + какая-нибудь клавиша буквенно-цифровой клавиатуры. Введенное сочетание клавиш отобразится в поле Новое сочетание клавиш. После этого нажмите кнопку «Назначить».

5. РАБОТА С ТЕКСТОМ ДОКУМЕНТА. ЧАСТЬ 2

Тезисы

Дано представление о возможностях проверки правописания в документе. Показан выбор языка проверки. Описаны возможности настройки параметров проверки. Рассмотрена процедура создания пользовательских вспомогательных словарей проверки. Показаны возможности работы с пользовательскими словарями. Приведена возможность получения статистики удобочитаемости документа. Показаны возможности работы с переносами в словах: автоматическая расстановка во всем документе, запрет переносов в отдельных фрагментах документа, удаление переносов. Приведены возможности использования синонимов. Показана возможность перевода текста на другие языки.

5.1. Проверка правописания 5.1.1. О проверке правописания

При вводе текста документа обычно автоматически проводится проверка его правописания: орфографии, грамматики и стилистики. Возможные орфографические ошибки выделяются красной волнистой линией, а грамматические и стилистические — зеленой волнистой линией. Также можно проверить правописание сразу во всем тексте после его создания. Проверка орфографии производится сравнением слова в документе со словами, имеющимися в словарях Word. Если в результате опечатки получается слово, существующее в словаре (например, вместо слова «страница»

написано слово «станица» или «странница»), программа проверки орфографии не пометит это слово. И наоборот, если слово написано правильно, но отсутствует в словарях Word, то оно будет подчеркнуто красной волнистой линией. Как правило, это узкопрофессиональные слова и специальные термины. Word имеет встроенный словарь для проверки орфографии, который содержит практически все общеупотребимые слова. Можно создать один или несколько личных вспомогательных словарей для помещения туда слов, не входящих в состав основного словаря. Проверка грамматики и стилистики производится на основе правил, заложенных в Word. Набором используемых правил можно управлять, по мере надобности подключая или отключая определенные правила. В предложении зеленой волнистой линией выделяется только первая грамматическая или стилистическая ошибка. После ее исправления могут обнаружиться и другие ошибки. Проверка правописания может быть произведена только для текста, введенного на одном из языков, для которых установлена поддержка в Word. Обычно, это русский, английский, немецкий и украинский. При необходимости можно изменять язык текста документа.

5.1.2. Общие настройки проверки правописания 5.1.2.1. Выбор языка проверки

Текст документа может быть введен на разных языках. Обычно Word автоматически определяет язык ввода. Выбор языка проверки может потребоваться для фрагментов текста, скопированных их других источников. Выделите фрагмент документа. Выполните команду Сервис/Язык/Выбрать язык. В окне Язык в списке языков (рис. 5.1)

Рис. 5.1 выберите нужный язык. В верхней части списка группируются недавно использованные языки. Проверка правописания возможна только для языков, отмеченных соответствующим значком.

5.1.2.2. Настройка параметров проверки

По умолчанию в Word установлены оптимальные для большинства случаев параметры проверки правописания. Для проверки установленных параметров и, при необходимости, их изменения выполните команду Сервис/Параметры и перейдите во вкладку Правописание окна Параметры (рис. 5.2).

Рис. 5.2

5.1.3. Исправление ошибок 5.1.3.1. Орфографические ошибки

При обнаружении орфографической ошибки при вводе текста можно ее сразу исправить. Щелкните по слову правой кнопкой мыши (рис. 5.3)

Рис. 5.3 и, если есть вариант правильного написания слова, выберите его. Для автоматического исправления такой ошибки в последующем в контекстном меню выберите команду Автозамена, а затем в подчиненном меню — правильный вариант написания слова.

Если в контекстном меню никакого варианта не предложено, внесите исправления в слово вручную. Если слово написано неправильно или отсутствует в словарях Word, но по каким-то причинам его не надо ни исправлять, ни добавлять в словарь, можно в контекстном меню выбрать команду Пропустить все. При обнаружении орфографической ошибки при проверке правописания во всем документе (рис. 5.4)

Рис. 5.4

выберите правильный вариант написания и нажмите кнопку Заменить для исправления ошибки только в этом слове или Заменить все для исправления ошибок во всех таких словах во всем документе. Для автоматического исправления такой ошибки в последующем нажмите кнопку Автозамена. Если слово написано неправильно или отсутствует в словарях Word, но по каким-то причинам его не надо ни исправлять, ни добавлять в словарь, нажмите кнопку Пропустить все. Если в списке Варианты (см. рис. 5.4) никаких вариантов не предложено, исправить ошибку можно непосредственно в верхнем поле окна Правописание, после чего нажмите кнопку Заменить или Заменить все.

5.1.3.2. Грамматические и стилистические ошибки

При обнаружении грамматической или стилистической ошибки при вводе текста можно попытаться сразу ее исправить. Щелкните по подчеркнутому тексту правой кнопкой мыши, после чего появится контекстное меню с описанием ошибки. Чаще всего ошибку придется исправлять вручную. В некоторых случаях в контекстном меню может быть предложен конкретный вариант исправления ошибки. Можно выбрать это исправление. Для игнорирования ошибки выберите команду Пропустить предложение. Аналогично поступают и при обнаружении грамматических и стилистических ошибок в процессе проверки правописания во всем документе.

5.1.4. Работа с пользовательскими словарями 5.1.4.1. Добавление слов в словарь

Пользовательские словари используются для хранения правильно написанных слов, отсутствующих в основном словаре Word. Добавление в словарь необходимо для того, чтобы в последующем при действительно неправильном написании слова можно было обратить внимание на ошибку. Слово в словарь можно добавить при проверке правописания при вводе текста. Если слово подчеркнуто красной волнистой линией, убедитесь, что оно написано правильно. Щелкните по слову правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Добавить в словарь. Слово в словарь можно добавить при проверке правописания во всем документе. При обнаружении слова, отсутствующего в словаре (рис. 5.5)

Рис. 5.5 убедитесь, что оно написано правильно. Нажмите кнопку Добавить.

5.1.4.2. Чистка словаря

При попадании в пользовательский словарь слов с ошибками следует их оттуда удалить. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Правописание окна Параметры (см. рис. 5.2) нажмите кнопку Словари. В окне Вспомогательные словари (рис. 5.6)

Рис. 5.6 выберите словарь, содержимое которого надо изменить, и нажмите кнопку Изменить. В окне с именем изменяемого словаря (рис. 5.7)

Рис. 5.7 в списке найдите ненужное слово и нажмите кнопку Удалить. Можно выделить одновременно несколько слов и удалить их.

5.1.4.3. Создание нового словаря

Один пользовательский словарь под именем GUSTOM.DIC в Word создается автоматически. При необходимости можно создать еще несколько словарей. Например, для того чтобы не перегружать основной пользовательский словарь, для работы с каким-нибудь узкоспециальным текстом можно создать отдельный словарь. Выполните команду «Сервис/Параметры». Во вкладке «Правописание» окна «Параметры» (см. рис. 5.2) нажмите кнопку «Словари». В окне Вспомогательные словари (см. рис. 5.6) нажмите кнопку «Создать». В окне Создание вспомогательного словаря (рис. 5.8)

Рис. 5.8 введите имя словаря и нажмите кнопку Сохранить. По умолчанию словари сохраняются в папке Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\Proof. При желании для сохранения словаря можно выбрать любую папку.

Файлы словарей имеют расширение .dic, однако являются обычными текстовыми файлами. С ними можно работать в программе Блокнот. Файлы пользовательских словарей сохраняются при переустановке Microsoft Office. Их можно переносить с одного компьютера на другой.

5.1.4.4. Подключение нового словаря

Все пользовательские словари, сохраненные в папке Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\Proof, автоматически указываются в списке словарей (см. рис. 5.6). Для подключения словаря достаточно установить флажок около его имени. Можно добавить и словарь, сохраненный в произвольную папку. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Правописание окна Параметры (см. рис. 5.2) нажмите кнопку Словари. В окне Вспомогательные словари (см. рис. 5.6) нажмите кнопку Добавить. В окне Добавление вспомогательного словаря (рис. 5.9)

Рис. 5.9 перейдите в папку с файлом словаря, выделите его значок и нажмите кнопку ОК.

Для проверки орфографии используются все подключенные словари. Добавление слов производится только в один словарь, который отмечен словами по умолчанию (см. рис. 5.6). Любой словарь можно сделать используемым по умолчанию. Выделите имя словаря и в окне Вспомогательные словари (см. рис. 5.6) нажмите кнопку «По умолчанию».

5.1.4.5. Удаление словарей

Для исключения словаря из проверки орфографии в окне Вспомогательные словари (см. рис. 5.6) снимите флажок рядом с его именем. Для того, чтобы словарь не отображался в списке вспомогательных словарей, выделите его названии и нажмите кнопку Удалить. Файл словаря при этом не удаляется.

5.1.5. Выбор правил проверки грамматики и стилистики

По умолчанию в Word проверка грамматики и стилистики может производиться только для русского, английского и немецкого языков. Можно выбрать используемые правила проверки. Выполните команду «Сервис/Параметры». Во вкладке «Правописание» окна «Параметры» (см. рис. 5.2) в раскрывающемся списке Набор правил выберите настраиваемый набор и нажмите кнопку «Настройка». В окне Настройка грамматической проверки (рис. 5.10)

Рис.5.10 отметьте флажками необходимые правила проверки грамматики. Затем установите переключатель Стиль и выберите набор правил проверки стилистики. В разделе Проверить выберите правила проверки структуры предложений.

Для каждого правила можно получить пояснения. Выделите правило и нажмите кнопку Пояснение. Пояснение появится в отдельном окне (рис. 5.11).

Рис. 5.11

Если созданный набор правил по каким-либо причинам не устраивает, для восстановления набора правил нажмите кнопку Начальные установки. При настройке набора правил проверки грамматики и стилистики английского и немецкого языков, окно настройки выглядит иначе.

5.1.6. Статистика удобочитаемости

При запуске проверки правописания во всем документе можно получить также статистику удобочитаемости. Для этого во вкладке Правописание окна Параметры (см. рис. 5.2) в разделе Грамматика должен быть установлен соответствующий флажок. Отчет (рис. 5.12)

Рис. 5.12 появляется после проверки и исправления всех ошибок в документе. В отчете, помимо общей характеристики документа (количество слов, символов, абзацев и т. д.), приведены показатели легкости чтения.

Уровень образования. Этот показатель основан на образовательном индексе Флеша—Кинсайда (Flesch-Kincaid Grade Level) и показывает, каким уровнем образования должен обладать читатель проверяемого документа. Подсчет показателя делается на основе вычисления среднего числа слогов в слове и слов в предложении. Значение показателя варьируется от 0 до 20. Значения от 0 до 10 означают число классов школы, оконченных читателем. Следующие пять значений — от 11 до 15 соответствуют курсам высшего учебного заведения. Высшие пять значений относятся к сложным научным текстам. Рекомендуемый диапазон значений этого показателя — от 8 до 10. Легкость чтения. Данный показатель основан на индексе легкости чтения Флеша (Flesch Reading Ease). Показатель подсчитывается по среднему числу слогов в слове и слов в предложении и варьируется от 0 до 100. Чем выше значение показателя, тем легче прочесть текст, и тем большему числу читателей он будет понятен. Рекомендуемый интервал значений для обычного текста — от 60 до 70. Число сложных фраз. Этот показатель показывает в процентах, какое количество сложных фраз содержится в проверенном тексте. Сложными считаются фразы с относительно большим количеством знаков препинания, перегруженные союзами, местоимениями, прилагательными и так далее. Нормальным количеством сложных фраз можно считать 10-20%. Благозвучие. Данный показатель указывает на удобочитаемость текста с фонетической точки зрения. Подсчет показателя основан на вычислении среднего количества шипящих и свистящих согласных. Интервал изменения показателя — от 0 до 100. Рекомендуемый диапазон значений — от 80 до 100.

5.2. Расстановка переносов в тексте 5.2.1. О переносах

Если слово не умещается в текущей строке, Word перенесет его в начало следующей строки целиком, не разбивая на части знаком переноса. Однако для уменьшения пустых областей при выравнивании текста по ширине

или в узких колонках можно использовать средство расстановки переносов. При подготовке русскоязычных документов принято использовать переносы в словах.

5.2.2. Автоматическая расстановка переносов

Переносы можно расставить только сразу во всем документе. Автоматическая расстановка переносов может быть произведена только для текста, введенного на одном из языков, для которых установлена поддержка в Word. Обычно, это русский, английский, немецкий и украинский. Выполните команду Сервис/Язык/Расстановка переносов. В окне Расстановка переносов (рис. 5.13)

Рис. 5.13 установите флажок Автоматическая расстановка переносов. От переносов в словах из прописных букв лучше отказаться.

Можно настроить величину ширины зоны переноса — интервала между концом последнего слова строки и правым полем страницы. Можно ограничить число последовательных переносов При расстановке переносов соблюдаются общепринятые правила. Но могут встретиться и проблемы. Например, в словах, содержащих дефис (например, информатик-экономист), во второй части слова автоматически переносы не устанавливаются.

5.2.3. Ручная расстановка переносов

При вводе или редактировании текста документа можно вставлять «мягкие» переносы. Мягкий перенос указывает место разрыва слова или словосочетания, когда оно попадает в конец строки. Например, можно указать, что слово «машиностроение» должно быть перенесено как «машино-строение», а не «машиност-роение». Кроме того, это приходится делать для установки переноса во второй части слов, содержащих дефис. Для вставки мягкого переноса нажмите комбинацию клавиш Ctrl + - (дефис). Мягкий перенос обеспечивает перенос в слове в конце строки независимо от настройки других параметров переносов. Мягкий перенос представляет собой непечатаемый знак, который в конце строки отображается и печатается в виде дефиса. В середине строки знак мягкого переноса не отображается. Для его отображения нажмите кнопку Непечатаемые знаки панели инструментов Стандартная.

5.2.4. Запрет переносов

В некоторых фрагментах текста, например в заголовках, при указании адресата, в перечнях фамилий и т.п., переносы в словах можно запретить. Выделите фрагмент документа. Выполните команду Формат/Абзац. Во вкладке Положение на странице окна Абзац установите флажок запретить автоматический перенос слов. В некоторых случаях не рекомендуется допускать перенос по дефису. Например, в номерах телефонов, в словах, содержащих дефис и др. В такой ситуации вместо обычного дефиса можно поставить неразрывный дефис. Для вставки неразрывного дефиса нажмите комбинацию клавиш Sift + Ctrl + - (дефис).

5.2.5. Удаление переносов

Можно удалить переносы, расставленные автоматически. Выполните команду Сервис/Язык/Расстановка переносов. В окне Расстановка переносов (см. рис. 5.13) снимите флажок Автоматическая расстановка переносов. Мягкие переносы при этом не удаляются. Для их удаления воспользуйтесь возможностями замены. Выполните команду Правка/Заменить. Если во вкладке Заменить окна Найти и заменить не видна кнопка Специальный, нажмите кнопку Больше. Нажмите кнопку Специальный, а затем выберите пункт Мягкий перенос. Поле Заменить на не заполняйте. Нажмите кнопку Заменить все.

5.3. Использование синонимов

Язык документа должен быть ярким и выразительным. Нельзя допускать многочисленных повторов одних и тех же слов, тавтологий, речевых штампов. Решить эту задачу поможет словарь синонимов и синонимических оборотов речи, имеющийся в Word. Для получения списка синонимов к какому-либо слову щелкните по нему правой кнопкой мыши и откройте подчиненное контекстное меню Синонимы (рис. 5.14).

Рис. 5.14 Выберите синоним и щелкните по нему левой кнопкой.

Синонимы предлагаются только для слов из языков, для которых установлена поддержка в Word. Обычно, это русский, английский, немецкий и украинский. Обратите внимание, что не все предлагаемые слова являются точными синонимами. Синонимов к слову может быть один-два, а может быть и больше. Больше всего синонимов к прилагательным, наречиям, глаголам; меньше к существительным. Ко многим словам Word не находит синонимов. В контекстном меню приводится список максимум из восьми синонимов. Для просмотра других синонимов, в контекстном меню выберите команду Тезаурус, после чего отобразится область задач Справочные материалы (рис. 5.15).

Рис. 5.15 В области задач приведен полный список синонимов. Кроме того, может быть приведен перечень разных значений слова, если таковые имеются, антонимов и связанных слов.

Для замены каким-либо словом из списка области задач, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить.

5.4. Перевод текста

При наличии подключения к Интернету можно воспользоваться функцией перевода. Выделите слово или фразу, подлежащие переводу. Щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Перевести. В области задач Справочные материалы (рис. 5.16)

Рис. 5.16 выберите направление перевода. Результат перевода будет отображен ниже названия используемого переводчика (WorldLingo).

Выделите результат перевода, щелкните по выделенному тексту правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать (рис. 5.17).

Рис. 5.17 Текст будет скопирован в буфер обмена. Извлеките текст из буфера обмена в нужное место документа.

6. Работа с текстом документа. Часть 3

Тезисы

Дано представление о полях. Показаны способы вставки, настройки параметров и удаления полей. Приведены способы переключения между значениями кодов полей. Показана возможность обновления значений полей и прекращения обновления. Дано понятие о сносках. Показано создание обычных и концевых сносок, настройка и изменение порядка нумерации, удаление сносок. Описана процедура изменения оформления разделителя сноски. Приведены способы нумерации страниц и настройки порядка нумерации. Показана возможность вставки в документ автоматически нумеруемых названий рисунков, таблиц и других объектов. Описана процедура создания новых названий, замены существующих названий. Дано представление о перекрестных ссылках и их разновидностях. Показана процедура создания перекрестных ссылок, приведены особенности ссылок на разные объекты. Рассмотрены возможности создания и использования закладок в документе.

6.1. Использование полей 6.1.1. О полях

Поля используются в качестве местозаполнителей для данных, которые могут изменяться, а также для создания составных документов.

Word автоматически вставляет поля при выполнении определенных команд, таких как команда Дата и время или Номера страниц из меню Вставка. Кроме того, можно вставлять поля вручную с помощью команды Вставка/Поле. В документ вставляется код поля, который может включать знаки поля, тип поля и инструкции. Коды полей отображаются внутри фигурных скобок ( { } ). Ограничивающие поле фигурные скобки нельзя вводить с клавиатуры. Однако можно нажать клавиши Ctrl+F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки. В документе обычно отображается значение поля. Например, код поля { AUTHOR \*FiratCap } дает в документе отображение имени автора документа, при этом первая буква будет обязательно прописной. Поля в документе могут быть выделены серым фоном. Для выбора режима затенения полей выполните команду Сервис/Параметры и выберите нужный режим в списке Затенение полей вкладки Вид окна Параметры. Оптимальным является затенение полей при выделении. Для отображения кода поля вместо значения щелкните по полю правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Коды/значения полей. Для скрытия кода и отображения значения выполните эти же действия. Чтобы отобразить или скрыть коды полей для выделенного фрагмента документа, нажмите клавиши Shift+F9. Чтобы отобразить или скрыть коды полей для всех полей в документе, нажмите клавиши Alt+F9. Для обновления значения поля установите курсор на поле или выделите фрагмент документа, содержащий поле, и нажмите функциональную клавишу F9. Для прекращения обновления значения поля установите курсор на поле или выделите фрагмент документа, содержащий поле, и нажмите клавиши Ctrl + Shift+F9.

6.1.2. Вставка поля

Поле всегда вставляется туда, где в данный момент находится курсор. Выполните команду Вставка/Поле.

В окне Поле (рис. 6.1)

Рис. 6.1 выберите категорию вставляемого поля, затем имя поля. При необходимости выберите свойства и укажите параметры поля.

При желании, для просмотра кодов поля нажмите кнопку Коды поля, после чего окно примет несколько другой вид (рис. 6.2).

Рис. 6.2 Для уточнения или изменения кодов поля нажмите кнопку Параметры.

Во вкладках окна Параметры поля (рис. 6.3) выберите ключи поля.

Рис. 6.3

6.1.3. Удаление поля

Поле, вставленное в документ, удаляется практически также, как и обычный текст. Единственное отличие заключается в том, что клавишу Delete или BackSpace придется нажимать дважды. После первого нажатия поле будет выделено, а после второго — удалено.

6.2. Вставка сносок 6.2.1. О сносках

Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные, а для ссылок на источники — концевые сноски. По умолчанию обычные сноски помещаются внизу страницы, а концевые — в конце документа (рис. 6.4).

Рис. 6.4 Расположение сносок при желании можно изменить. Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Знак сноски — число, знак или сочетание знаков, указывающие на наличие в сноске дополнительных сведений.

Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Допускается также изменение разделителя сносок — линии, отделяющей текст документа от текста сноски. В документе производится автоматическая нумерация сносок: сквозная по всему документу, или отдельно для каждого раздела, или отдельно для каждой страницы. При перемещении, копировании или удалении фрагмента текста, содержащего знак сноски, текст сноски автоматически также перемещается, копируется или удаляется. При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся знаки сносок автоматически нумеруются заново.

6.2.2. Создание сноски

Со сносками удобнее всего работать в режиме отображения документа Разметка страницы. Поставьте курсор вплотную к последнему символу текста, для которого создается сноска. Выполните команду Вставка/Ссылка/Сноска. В окне Сноски (рис. 6.5) в разделе Положение выберите тип и расположение сноски.

Рис. 6.5 В разделе Формат в раскрывающемся списке Формат номера выберите способ нумерации сносок. Каких-либо специальных правил нумерации сносок не существует. Для обычных сносок по умолчанию предлагается нумерация арабскими цифрами. Для концевых сносок по умолчанию предлагается нумерация маленькими римскими цифрами.

Кроме того, можно выбрать нумерацию строчными и прописными латинскими буквами, обычными римскими цифрами и знаками. Нажав кнопку Символ можно выбрать любой символ любого шрифта для нумерации сносок В счетчике Начать с можно выбрать номер, с которого начинается нумерация сносок. Это может потребоваться при нумерации концевых сносок в документах, состоящих из нескольких файлов. В раскрывающемся списке Нумерация выберите порядок нумерации сносок. Режим Продолжить устанавливает сквозную последовательную нумерацию по всему документу. Обычно этот режим используют для концевых сносок. Режим В каждом разделе устанавливает последовательную нумерацию по каждому разделу документа. Обычно этот режим используют для концевых сносок, но его можно использовать и для обычных сносок. Режим На каждой странице устанавливает последовательную нумерацию для каждой страницы документа. Обычно этот режим используют для обычных сносок. Нажмите кнопку Вставить, после чего в нижней части текущей страницы (рис. 6.6) или в конце документа появится знак сноски.

рис. 6.6 Введите текст сноски.

6.2.3. Изменение порядка нумерации сносок

Выбранный при создании порядок нумерации сносок можно изменить. Выполните команду Вставка/Ссылка/Сноска. В окне Сноски (рис. 6.7) установите требуемый порядок нумерации сносок.

Рис. 6.7 В разделе Применить изменения в раскрывающемся списке Применить выберите область применения измененной нумерации сносок (ко всему документу или к текущему разделу).

Нажмите кнопку Применить.

6.2.4. Изменение оформления сносок

Знак сноски и текст сноски можно оформлять как обычный текст. Можно воспользоваться также тем, что при вставке им автоматически присваиваются соответствующие стили. Можно изменить оформление разделителя сноски — горизонтальной черты, отделяющей сноску от основного текста документа. Перейдите в режим отображения документа Обычный. Выполните команду Вид/Сноски, после чего в нижней части окна будет отображена специальная область для просмотра сносок (рис. 6.8).

Рис. 6.8 В раскрывающемся списке Сноски выберите режим Разделитель сносок, после чего в области сносок появится черта, отделяющая сноску от текста (рис. 6.9).

Рис. 6.9 Линия разделителя сносок не является рисованной линией. Это, скорее, особый знак. Кнопками панели инструментов Форматирование и с помощью окна Абзац можно изменить выравнивание линии по краям страницы и

установить отступы. С помощью раскрывающейся кнопки Цвет шрифта панели инструментов Форматирование можно изменить цвет линии. Можно выполнить и некоторые другие действия. Линию можно удалить. Вместо линии можно вставить рисунок или какой-либо текст. Для восстановления стандартной линии разделителя в области сносок нажмите кнопку Сброс. По окончании работы закройте область сносок и перейдите в режим Разметка страницы.

6.2.5. Удаление сносок

Для удаления сноски достаточно удалить знак сноски из текста документа, а не текст сноски в области сносок. Текст сноски при этом будет удален автоматически. Если знаки сносок нумеруются автоматически, то в результате удаления знака сноски оставшиеся сноски будут автоматически перенумерованы.

6.3. Нумерация страниц 6.3.1. О нумерации страниц

В документе производится автоматическая нумерация страниц: сквозная по всему документу или отдельно для каждого раздела. Нумерация страниц может быть выполнена арабскими цифрами, строчными или прописными латинскими буквами, маленькими или обычными римскими цифрами. Помимо собственно порядкового номера, номер страницы может включать номер главы документа. При этом названия глав должны быть оформлены с использованием стилей типа Заголовок и автоматически пронумерованы. Нумерация страниц в документе может начинаться с любого неотрицательного числа.

Номера страниц обычно располагаются в верхнем или нижнем колонтитуле. Для документов, которые предполагается печатать на двух сторонах листа, можно установить зеркальную нумерацию на четных и нечетных страницах. Можно отказаться от простановки номера на первой странице документа. Нумерация страниц отображается только в режиме просмотра документа Разметка страницы.

6.3.2. Вставка нумерации страниц

Наиболее удобной является нумерация страниц с использованием меню Вставка. Выполните команду Вставка/Номера страниц. В окне Номера страниц (рис. 6.10)

Рис. 6.10 в раскрывающемся списке Положение выберите колонтитул, в котором будут располагаться номера. В раскрывающемся списке Выравнивание выберите расположение номеров относительно краев страницы. При необходимости настройки параметров нумерации страниц нажмите кнопку Формат.

В окне Формат номера страницы (рис. 6.11)

Рис. 6.11 выберите особенности нумерации. Номер страницы вставляется как поле в специальном графическом объекте «рамка».

Нумерацию страниц можно также производить в режиме работы с колонтитулами. Установите курсор в колонтитуле, где должны быть номера страниц. Нажмите кнопку Вставить поле номера страниц панели инструментов Колонтитулы (рис. 6.12).

Рис. 6.12

Номер страницы вставляется как поле непосредственно в колонтитул. При необходимости настройки параметров нумерации страниц нажмите кнопку Формат номера страницы. В окне Формат номера страницы (см. рис. 6.11) выберите особенности нумерации. Выравнивание номеров по краям страницы производится обычными средствами форматирования.

6.3.3. Удаление номеров страниц

Номера страниц удаляются только в режиме работы с колонтитулами. Достаточно удалить номер на любой странице документа, чтобы были удалены все номера. Однако есть исключения. Если для документа в параметрах страницы установлено различение колонтитулов четных и нечетных страниц, то номера нужно удалять отдельно на четных и на нечетных страницах. Если документ разделен на разделы, то нумерацию следует удалять в каждом разделе отдельно. Номера страниц, вставленные с использованием панели инструментов Колонтитулы, удаляются как обычные поля. Номера страниц, вставленные с использованием команды Вставка/Номера страниц, лучше удалять вместе с их рамкой. Щелкните мышью сначала по номеру страницы так, чтобы отобразилась рамка номера, а потом по рамке номера так, чтобы отобразились маркеры рамки (рис. 6.13).

Рис. 6.13 Нажмите клавишу Delete.

6.4. Названия рисунков, таблиц и других объектов 6.4.1. О названиях

Название — это нумерованная надпись (например, «Рисунок 1»), которую добавляют к таблице, рисунку, формуле или другому объекты. Вставка названий обеспечивает последовательную нумерацию объектов, начиная от начала документа. При добавлении, удалении или перемещении названий можно одновременно обновить все номера названий. Название состоит из постоянной части (собственно, названия), номера и переменной (содержательной) части. Word вставляет постоянную часть названия в виде текста, порядковые номера — в виде полей, переменную (содержательную) часть надо самостоятельно вводить с клавиатуры. При создании документа можно автоматически добавлять названия при вставке в документ таблиц, рисунков и других объектов. Если объекты уже добавлены в документ, то названия можно вставить вручную. Можно изменить название надписи и формат нумерации для различных типов объектов, например, «Таблица II» и «Формула 1-А». Можно создать новое название надписи, например, «Фотография». Для одного типа объектов можно создать несколько разных названий. Названия вставляются уже оформленными, с использованием стиля Название объекта. В последующем для оформления можно применить другой стиль. Названия можно использовать при создании автоматически обновляемых ссылок на них в тексте документа.

6.4.2. Вставка названия

Выделите объект, к которому следует добавить название. Выполните команду Вставка/Ссылка/Название. В окне Название (рис. 6.14)

Рис. 6.14 в раскрывающемся списке Подпись выберите название. В раскрывающемся списке Положение выберите положение названия относительно объекта. По умолчанию для рисунков название добавляется снизу, для таблиц и формул — сверху.

Для задания особенностей нумерации нажмите кнопку Нумерация. В раскрывающемся списке Формат окна Нумерация названий можно выбрать способ нумерации объектов (арабскими цифрами, строчными и прописными латинскими буквами, обычными или маленькими римскими цифрами). При использовании в документе заголовков, оформленных с использованием стилей типа Заголовок, к названию можно добавить номер главы (рис. 6.15).

Рис. 6.15

6.4.3. Автоматическая вставка названий

Можно настроить вставку названий таким образом, чтобы при добавлении объекта определенного типа к нему сразу добавлялось название. Выполните команду Вставка/Ссылка/Название. В окне Название (см. рис. 6.14) нажмите кнопку Автоназвание. В списке Добавлять название при вставке объекта окна Автоназвание (рис. 6.16)

Рис. 6.16 выберите объекты, к которым требуется автоматически добавлять название. В раскрывающемся списке Подпись выберите название. Для задания особенностей нумерации нажмите кнопку Нумерация. Теперь при вставке в документ объекта название к нему будет добавлено автоматически.

6.4.4. Создание нового названия

По умолчанию в списке названий имеется только три названия: Рисунок, Таблица, Формула. Самостоятельно можно создать сколько угодно новых названий. Выполните команду Вставка/Ссылка/Название. В окне Название (см. рис. 6.14) нажмите кнопку Создать. В поле Название окна Новое название (рис. 6.17) введите новое название.

Рис. 6.17 Ошибочно созданное или ненужное название можно удалить. В окне Название (см. рис. 6.14) в раскрывающемся списке Подпись выберите ненужное название.

Нажмите кнопку Удалить. Вставленные ранее названия удаленного типа в документе не изменятся.

6.4.5. Изменение названий

Во всем документе можно изменить вставленные названия. При этом содержательная часть названия не изменяется. Выделите название, которое следует изменить. Выполните команду Вставка/Ссылка/Название. В окне Название (рис. 6.18)

Рис. 6.18

в раскрывающемся списке Название выберите новое название. Для замены нумерации нажмите кнопку Нумерация и в окне Нумерация (см. рис. 6.15) выберите необходимые параметры.

6.4.6. Обновление названий после внесения изменений

При вставке нового названия автоматически обновляются номера названий. Однако при удалении или перемещении названия приходится обновлять названия вручную. Поскольку номера названий вставлены как поля, то для обновления нумерации выделите одно название или весь документ и нажмите клавишу F9.

6.5. Перекрестные ссылки 6.5.1. О перекрестных ссылках

Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «см. рис 1.». Можно создать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия и нумерованные абзацы. Перекрестные ссылки можно создавать только на элементы того же самого документа. Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей. После создания перекрестной ссылки можно изменить элемент, на который осуществляется ссылка. Например, можно изменить объект ссылки с номера страницы на номер абзаца.

6.5.2. Создание перекрестной ссылки

Для создания перекрестной ссылки на такие объекты, как заголовок или закладка, необходимо их наличие. Например, следует сначала вставить закладку и только после этого создать соответствующую перекрестную ссылку. Введите в документ текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка. Выполните команду Вставка/Ссылка/Название. В окне Перекрестные ссылки (рис. 6.19)

Рис. 6.19 в раскрывающемся списке Тип ссылки выберите тип элемента, на который следует сослаться. В списке Вставить ссылку на выберите данные, которые следует вставить в документ, например, текст заголовка. Содержание этого списка определяется типом выбранного элемента.

В списке Для какого названия выберите элемент, на который следует сослаться. Название этого списка определяется типом выбранного элемента. Например, для заголовков этот список называется Для какого заголовка. Чтобы предоставить возможность перехода к элементу ссылки, установите флажок Вставить как гиперссылку. Если флажок Добавить слово «выше» или «ниже» доступен, его можно установить для включения сведений об относительном положении конечного элемента ссылки. Нажмите кнопку Вставить. Для продолжения работы с документом нажмите кнопку Закрыть.

6.5.3. Особенности ссылок на различные элементы 6.5.3.1. Перекрестные ссылки на абзацы

Для создания ссылок можно использовать только абзацы, оформленные в виде списка. Это может быть обычный нумерованный или многоуровневый список.

6.5.3.2. Перекрестные ссылки на заголовки

Заголовки можно использовать для ссылок, только если они оформлены с использованием стилей типа Заголовок. Уровень заголовка значения не имеет. Ссылку на номер заголовка можно создать только для автоматически нумерованных заголовков.

6.5.3.3. Перекрестные ссылки на сноски

В ссылке знак сноски вставляется в виде неформатированного текста, а не надстрочного знака.

6.5.3.4. Перекрестные ссылки на названия

Для создания ссылок можно использовать все стандартные названия (Рисунок, Таблица, Формула), а также созданные пользователем.

6.5.4. Обновление ссылок после внесения изменений

При удалении или перемещении элемента, для которого создана ссылка, необходимо обновлять ссылки вручную. Поскольку ссылки вставлены как поля, то для обновления полей выделите одну ссылку или весь документ и нажмите клавишу F9.

6.6. Закладки 6.6.1. Создание закладок

Закладка — это элемент документа, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для ссылок или быстрого перехода к данному элементу документа. Выделите элемент, которому следует назначить закладку, или щелкните в документе место для ее вставки. Выполните команду Вставка/Закладка. В окне Закладка (рис. 6.20)

Рис. 6.20 в поле Имя закладки введите нужное имя. Имя закладки должно начинаться с буквы; в нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Нажмите кнопку Добавить.

6.6.2. Работа с закладками

Закладки можно использовать для быстрого перехода к элементу документа, для которого она создана. Выполните команду Вставка/Закладка. В окне Закладка (рис. 6.21)

Рис. 6.21 выберите нужную закладку. Нажмите кнопку Перейти. Ошибочно созданные или ненужные закладки можно удалить.

Выполните команду Вставка/Закладка. В окне Закладка (рис. 6.21) выберите ненужную закладку. Нажмите кнопку Удалить.

7. Работа с большими документами

Тезисы

Дано представление о разделах и разрывах разделов в документе. Показаны способы вставки и удаления разрывов разделов. Рассмотрены особенности работы с документом, разделенным на разделы. Приведена процедура создания оглавления в документе. Показано создание оглавления с использованием стилей и специально помеченных фрагментов текста. Показана процедура обновления оглавления. Обращено внимание на особенности оформления текста оглавления. Приведена процедура создания списков иллюстраций, таблиц и других объектов. Показана процедура обновления списка. Приведена процедура создания предметного указателя в документе. Описан способ ручной пометки элементов указателя. Описано создание файла словаря для автоматической пометки элементов. Показана настройка параметров и вставка предметного указателя в документ.

7.1. Использование разделов 7.1.1. О разделах

Раздел — часть документа, для которой можно устанавливать независимые от других частей параметры форматирования страницы, нумерацию различных элементов и колонтитулы.

В каждом разделе документа можно отдельно от других разделов установить следующие параметры: поля страницы; размер и ориентация бумаги; источник бумаги для принтера; границы страницы; вертикальное выравнивание; колонтитулы; колонки; нумерация страниц; нумерация строк; сноски. Отдельные разделы создают, как правило, для отдельных глав документа, для размещения таблиц и больших рисунков на странице с горизонтальной ориентацией листа. Иногда разделы создаются автоматически, независимо от желания пользователя, например при оформлении многоколоночного текста. Для разделения документа на разделы используют разрывы разделов. Разрыв раздела представляет собой непечатаемый знак и имеет вид двойной пунктирной линии со словами «Разрыв раздела», который вставляется в документ для обозначения конца раздела (рис. 7.1).

Рис. 7.1 Разрыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела, как поля, ориентация страницы, колонтитулы и последовательность номеров страниц. При удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Последний знак абзаца в

документе определяет форматирование последнего раздела в документе (или всего документа, если документ не разбит на несколько разделов). В режиме просмотра Обычный знак разрыва раздела отображается всегда. В режимах просмотра Разметка страницы и Структура — только когда включен режим отображения непечатаемых знаков (кнопка Непечатаемые знаки панели инструментов Стандартная). Для того, чтобы узнать в каком разделе документа находится курсор, достаточно посмотреть в строку состояния. Там на второй позиции, после указания номера страницы, указан номер раздела.

7.1.2. Вставка разрыва раздела

Установите курсор в место, куда следует вставить разрыв раздела; Выполните команду Вставка/Разрыв. В окне Разрыв (рис. 7.2)

Рис. 7.2 в группе Новый раздел выберите переключатель, указывающий, откуда следует начать новый раздел. Чаще всего новый раздел начинают со следующей страницы (переключатель Со следующей страницы).

В тех случаях, когда текст нового раздела документа обязательно должен начаться с четной или нечетной страницы, используют соответствующие переключатели (переключатели С четной страницы или С нечетной страницы). Если новый раздел начинается с четной страницы, и данный разрыв раздела находится на четной странице, то следующая нечетная страница останется пустой. Аналогично, если новый раздел начинается с нечетной страницы, и данный разрыв раздела находится на нечетной странице, то следующая четная страница останется пустой. Эта пустая страница не отображается ни в одном из режимов просмотра документа, имеющихся в меню Вид. Но ее можно увидеть в режиме предварительного просмотра. Создание нового раздела на текущей странице (переключатель На текущей странице) чаще всего используется при использовании многоколоночного текста.

7.1.3. Удаление разрыва раздела

Выделите разрыв раздела, который следует удалить. Если в режиме разметки или режиме структуры разрыв раздела не виден, включите режим отображения непечатаемых знаков. Нажмите клавишу Delete. При удалении разрыва раздела также удаляется форматирование текста расположенного над ним раздела. Этот текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Можно удалить сразу все разрывы разделов в документе. Выполните команду Правка/Заменить. Если во вкладке Заменить окна Найти и заменить не видна кнопка Специальный, нажмите кнопку Больше. Нажмите кнопку Специальный, а затем выберите пункт Разрыв раздела. Поле Заменить на не заполняйте. Нажмите кнопку Заменить все.

7.1.4. Изменение типа разрыва раздела

Можно изменить тип разрыва раздела. Установите курсор в любое место раздела, для которого надо изменить тип разрыва раздела. Выполните команду Файл/Параметры страницы. В окне Параметры страницы перейдите во вкладку Источник бумаги (рис. 7.3).

Рис. 7.3 В раскрывающемся списке Начать раздел выберите параметр, указывающий, откуда следует начать текущий раздел. В раскрывающемся списке Применить должно быть выбрано к текущему документу.

Можно изменить типы разрывов разделов сразу в нескольких разделах или во всем документе. Для этого в раскрывающемся списке Применить (см. рис. 7.3) выберите до конца документа или ко всему документу.

7.1.5. Особенности работы с документом, разделенным на разделы 7.1.5.1. Установка параметров страниц

По умолчанию параметры страниц устанавливаются для текущего раздела документа. При необходимости в окне Параметры страницы (рис. 7.4)

Рис. 7.4 в раскрывающемся списке Применить можно выбрать, к какой части документа будут применены установленные параметры.

Параметры страниц можно установить только для текущего раздела (к текущему разделу), для текущего и всех последующих разделов (до конца документа) или для всего документа (ко всему документу).

7.1.5.2. Установка границ страниц

По умолчанию границы страниц устанавливаются для всего документа. При необходимости во вкладке Страница окна Границы и заливки (рис. 7.5)

Рис. 7.5 в раскрывающемся списке Применить к можно выбрать, к какой части документа будут применены установленные параметры.

Границы страниц можно установить для всего документа (всему документу) или для текущего раздела (этому разделу). При установке границ страниц для текущего раздела можно также выбрать особенности границ первой страницы раздела.

7.1.5.3.Колонтитулы

По умолчанию колонтитул каждого раздела документа повторяет колонтитул предыдущего раздела (рис. 7.6).

Рис. 7.6 При этом кнопка Как в предыдущем панели инструментов Колонтитулы нажата. Для создания независимого колонтитула отожмите кнопку панели инструментов Колонтитулы и введите другой текст. Эту процедуру надо повторить для каждого колонтитула каждого раздела.

Для быстрого перемещения по колонтитулам разделов можно использовать кнопки Переход к предыдущему и Переход к следующему панели инструментов Колонтитулы.

7.1.5.4. Нумерация страниц

По умолчанию в документе создается сплошная нумерация страниц. Однако если колонтитулы разделов различаются, то нумерация страниц автоматически проставляется только в текущем разделе или выделенных разделах. Для простановки нумерации во всем документе эту процедуру надо повторить для каждого раздела. Можно установить независимую нумерацию для разных разделов. Установите курсор в раздел или выделите разделы, которые требуется пронумеровать отдельно. Выполните команду Вставка/Номера страниц. В окне Номера страниц нажмите кнопку Формат. В окне Формат в поле начать с введите значение начального номера страницы данного раздела. При желании можно изменить и формат номера.

7.2. Создание оглавления 7.2.1. Об оглавлении

Оглавление представляет собой список заголовков документа. Можно создать оглавление с помощью встроенных в Microsoft Word форматов стилей заголовков и стилей уровней структуры. Если необходимо использовать собственный формат заголовков, то можно применить пользовательский стиль заголовков.

После того как указаны заголовки, которые следует включить в оглавление, можно выбрать вид оглавления, после чего собрать оглавление. Microsoft Word найдет все необходимые заголовки, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе. При отображении документа в режиме Разметка страницы оглавление содержит как номера страниц, так и заголовки. При переходе в режим Веб-документ заголовки отображаются в виде гиперссылок. При просмотре документа в режиме Схема документа существует возможность быстрого перемещения по документу.

7.2.2. Вставка оглавления

Наиболее простым способом сборки оглавления является использование встроенных стилей заголовков типа Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. Поставьте курсор в место вставки оглавления. Выполните команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели. В окне Оглавление и указатели перейдите во вкладку Оглавление (рис. 7.7).

Рис. 7.7 В счетчике Уровни укажите, сколько уровней заголовков использовать для создания оглавления.

В раскрывающемся списке Заполнитель можно выбрать тип заполнителя от текста пункта оглавления до номера страницы. В раскрывающемся списке Форматы можно выбрать стиль оформления оглавления. При сборке оглавления можно использовать любые стили абзацев, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление. В процессе создания оглавления во вкладке Оглавление окна Оглавление и указатели (см. рис. 7.7) нажмите кнопку Параметры. В окне Параметры оглавления (рис. 7.8)

Рис. 7.8 в списке Доступные стили найдите стиль, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.

В поле столбца Уровень, расположенном справа от имени этого стиля, введите номер уровня (от 1 до 9), который будет соответствовать этому стилю заголовка. Оглавление можно собрать с использованием любых фрагментов текста, а не только абзацев, оформленных соответствующими стилями. Перед созданием оглавления нужно пометить элементы текста, которые требуется включить в оглавление. Выделите фрагмент текста. Нажмите клавиши Alt + Shift + O. В окне Определение элемента оглавления (рис. 7.9)

Рис. 7.9 выберите уровень в счетчике Уровень и нажмите кнопку Пометить.

Пометьте таким образом все нужные фрагменты текста. По завершении добавления элементов нажмите кнопку Закрыть. Выполненные действия вставляют в документ специальные метки — поля ТС, которые можно просмотреть в режиме отображения непечатаемых знаков. Помеченные фрагменты можно использовать для сборки оглавления, как вместо стилей, так и наряду с ними. Для включения их в оглавление при сборке оглавления в окне Параметры оглавления (см. рис. 7.8) установите флажок поля элементов оглавления.

7.2.3. Обновление оглавления

При изменениях в документе оглавления необходимо обновить. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте оглавления и в контекстном меню выберите команду Обновить поле. Если появится запрос на обновление оглавления (рис. 7.10),

Рис. 7.10 выберите в нем нужный параметр. Для обновления оглавления можно также поставить курсор в любое место оглавления и нажать клавишу F9. Если появится запрос на обновления оглавления (см. рис. 7.10), выберите в нем нужный параметр.

7.2.4. Оформление оглавления

Изменение оформления сразу всего оглавления непосредственно в документе, как правило, не приносит результата — после обновления текст оглавления принимает прежний вид. Текст оглавления оформлен с использованием встроенных стилей типа Оглавление 1, Оглавление 2 и т.д. Эти стили по умолчанию настроены как автоматически обновляющиеся. Изменить оформление можно непосредственно в документе. Выделите фрагмент оглавления, оформленный одним стилем. Имя стиля при этом отобразится в раскрывающемся списке Стиль панели инструментов Форматирование. Если в раскрывающемся списке Стиль не отображено название стиля, значит выделены фрагменты оглавления, оформленные разными стилями. Измените оформление выделенного фрагмента. Оформление остальных элементов оглавления, оформленных этим же стилем, произойдет автоматически. Аналогично измените оформление других фрагментов оглавления. Задать параметры оформления оглавления можно при его создании. В процессе создания оглавления во вкладке Оглавление окна Оглавление и указатели (см. рис. 7.7) нажмите кнопку Изменить. В окне Стиль (рис. 7.11)

Рис. 7.11 выберите стиль, для которого изменяются параметры оформления и нажмите кнопку Изменить. В окне Изменения стиля (рис. 7.11) установите требуемые параметры оформления. Аналогично измените оформление других стилей оглавления.

7.3. Создание списка иллюстраций 7.3.1. О списке иллюстраций

Список иллюстраций — термин условный. Можно создать список не только иллюстраций, но и любых других объектов, для которых использовались названия, вставленные с использованием команды Вставка/Ссылка/Название: таблицы, формулы, графики и т.п. При построении списка иллюстраций выполняется поиск названий, сортирует их по номерам и отображает список иллюстраций в документе.

7.3.2. Вставка списка

Наиболее простым способом сборки оглавления является использование встроенных стилей, автоматически назначаемых для названий объектов. Поставьте курсор в место вставки оглавления. Выполните команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели. В окне Оглавление и указатели перейдите во вкладку Список иллюстраций (рис. 7.12).

Рис. 7.12 В раскрывающемся списке Название выберите, для каких названий будет создаваться список.

В раскрывающемся списке Заполнитель можно выбрать тип заполнителя от текста пункта списка до номера страницы. В раскрывающемся списке Форматы можно выбрать стиль оформления оглавления. При сборке списка иллюстраций можно использовать любые стили абзацев, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены названия объектов, подлежащие включению в список. В процессе создания списка во вкладке Список иллюстраций окна Оглавление и указатели (см. рис. 7.12) нажмите кнопку Параметры. В окне Параметры списка иллюстраций (рис. 7.13)

Рис. 7.13 в раскрывающемся списке Стиль выберите стиль, которым в документе оформлены названия, подлежащие включению в список.

При добавлении, удалении, перемещении или изменении названий, или другого текста в документе необходимо обновить список иллюстраций. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте списка иллюстраций и в контекстном меню выберите команду Обновить поле. Если появится запрос на обновления списка иллюстраций (рис. 7.14),

Рис. 7.14 выберите в нем нужный параметр.

Для обновления списка иллюстраций можно также поставить курсор в любое место списка и нажать клавишу F9. Если появится запрос на обновления оглавления (см. рис. 7.14), выберите в нем нужный параметр.

7.4. Создание предметного указателя 7.4.1. О предметном указателе

Предметный указатель содержит список терминов, используемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо пометить в документе элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя. При пометке элемента предметного указателя Word добавляет в документ специальное поле XE. Предметный указатель можно создать для следующих элементов: отдельных слов, фраз или символов; разделов, которые располагаются на нескольких страницах; ссылок на другие элементы. После того, как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе. Предметный указатель, помимо основного, может иметь несколько дополнительных уровней. Например, элемент предметного указателя Города может иметь дополнительные элементы Париж, Нант и другие. В свою очередь, дополнительные элементы могут иметь элементы третьего уровня. Например, элемент предметного указателя Париж может иметь дополнительные элементы Лувр, Пале-Рояль и другие.

7.4.2. Пометка элементов указателя 7.4.2.1. Ручная пометка

Проще всего пометить основной элемент указателя.

Выделите текст, который будет использоваться в качестве элемента указателя. Нажмите клавиши Alt + Shift + X. В окне Определение элементов указателя (рис. 7.15)

Рис. 7.15

в поле Основной будет введен выделенный текст. Чтобы выбрать формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, установите флажок Полужирный или Курсив. Если требуется отформатировать текст указателя, щелкните нужный текст в поле Основной или Дополнительный правой кнопкой мыши и выберите команду Шрифт. Затем выберите нужные параметры форматирования. Чтобы пометить элемент предметного указателя, нажмите кнопку Пометить. Чтобы пометить все вхождения данного текста в документ, нажмите кнопку Пометить все. Пометьте таким образом все нужные фрагменты текста. По завершении добавления элементов нажмите кнопку Закрыть. Чтобы добавить дополнительный элемент указателя, введите текст основного элемента в поле Основной, а текст дополнительного элемента в поле Дополнительный. Чтобы добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя, двоеточие (:), а затем — текст элемента третьего уровня.

7.4.2.2. Автоматическая пометка элементов указателя с помощью файла словаря

Можно создать файл со словами, которые потом будут использоваться для автоматической пометки в тексте документа. Файл словаря представляет собой обычный файл Word, содержащий специально организованную таблицу. Местонахождение файла значения не имеет. Таблица в файле должна состоять из двух столбцов. В ячейки первого столбца введите текст, который следует найти в документе и пометить как элемент указателя. Чтобы был помечен весь текст, который следует включить в указатель, включите в первый столбец словаря все возможные формы искомого текста.

В ячейки второго столбца введите текст, который будет отображен в предметном указателе. Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание слова Париж, необходимо создать такой элемент таблицы: Париж Париж Парижа Париж Парижу Париж Парижем Париж Париже Париж Если требуется создать дополнительные элементы указателя, в ячейку второго столбца введите основной элемент, затем двоеточие (:) и дополнительный элемент. Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание города Париж, а в предметном указателе слово Париж было представлено как дополнительный элемент к основному элементу Город, необходимо создать такой элемент таблицы: Париж Город: Париж Парижа Город: Париж Парижу Город: Париж Парижем Город: Париж Париже Город: Париж После создания и сохранения файла со словарем надо пометить элементы в тексте документа. Выполните команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели. В окне Оглавление и указатели перейдите во вкладку Указатель (рис. 7.16)

Рис. 7.16 и нажмите кнопку Автопометка. В окне Открытие словаря указателя (рис. 7.17)

Рис. 7.17 дважды щелкните по значку файла словаря или выделите его и нажмите кнопку Открыть. Word осуществляет поиск в документе каждого фрагмента текста, содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста помечаются как элементы указателя, для чего используется соответствующий

текст из второго столбца. При этом в каждом абзаце помечается только первое вхождение данного элемента файла словаря.

7.4.3. Создание указателя

Поставьте курсор в место вставки указателя. Выполните команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели. В окне Оглавление и указатели перейдите во вкладку Указатель (рис. 7.18).

Рис. 7.18 Выберите параметры создаваемого указателя: число колонок, выравнивание, расположение номеров страниц. В раскрывающемся списке Форматы можно выбрать стиль оформления указателя.

7.4.4. Обновление указателя

При добавлении, удалении, перемещении текста в документе необходимо обновить указатель. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте указателя и в контекстном меню выберите команду Обновить поле. Для обновления указателя можно также поставить курсор в любое место указателя и нажать клавишу F9.

7.4.5. Удаление элемента указателя

Если какой-нибудь фрагмент документа был ошибочно помечен как элемент указателя, его метку нужно удалить. Если поля XE не видны на экране, включите режим отображения непечатаемых знаков. Удалите все поле элемента указателя, включая фигурные скобки { }. Обновите указатель.

8. Работа с составными документами

Лекция посвящена вопросам работы с документами, полученными объединением нескольких документов Word, а также слиянием внешних данных в документ Word.

Тезисы

Дано представление о главном документе и вложенных документах. Приведена процедура создания нового главного документа и преобразования обычного документа в главный. Показаны способы создания вложенных документов из части главного документа и вставкой существующего отдельного документа. Описаны способы просмотра главного документа (свертывание и развертывание текста). Описаны действия с вложенными документами: редактирование и оформление, преобразование в часть главного документа, удаление. Дано представление о слиянии документов. Приведены примеры использования слияния. Рассмотрена подготовка основного документа и источника данных к слиянию. Описана процедура слияния в новый документ или непосредственно при печати. Обращено внимание на особенности работы с основным документом.

8.1. Работа с главным документом 8.1.1. О главных документах

Главный документ — документ-контейнер, объединяющий в себе несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов).

С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например, книги, разделенные на главы. Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними. Во избежание проблем главный и вложенные документы лучше сохранять в одной папке. Создавать и работать с главным документом удобнее всего в режиме отображения документа Структура. Форматирование главного документа можно производить и в режиме Разметка страницы.

8.1.2. Создание главного документа

Существуют два способа создания главного документа. Обычно создают новый документ и затем добавляют в него вложенные документы. Можно обычный документ превратить в главный, а затем отдельные его части превратить во вложенные документы и/или добавить другие документы в виде вложенных документов.

8.1.2.1. Создание нового главного документа

Создайте новый пустой документ и сохраните его в папку, которая будет содержать главный и вложенные документы Установите режим отображения документа Структура Введите заголовки для главного документа и всех вложенных документов (рис. 8.1).

Рис. 8.1 После ввода каждого заголовка необходимо нажимать клавишу Enter. Ко всем заголовкам автоматически будет назначен встроенный стиль Заголовок 1.

Назначьте соответствующий стиль каждому заголовку (например, используйте стиль Заголовок 1 для заголовка главного документа, а стиль Заголовок 2 для каждого вложенного документа). Для назначения стилей удобно пользоваться элементами панели инструментов Структура: раскрывающимся списком Уровень структуры и кнопками Повысить уровень и Понизить уровень.

8.1.2.2. Преобразование существующего документа в главный документ

Откройте документ, который предполагается использовать в качестве главного. Установите режим отображения документа Структура. Назначьте соответствующий стиль каждому заголовку (например, используйте стиль Заголовок 1 для заголовка главного документа, а стиль Заголовок 2 для каждого вложенного документа). Для назначения стилей удобно пользоваться элементами панели инструментов Структура: раскрывающимся списком Уровень структуры и кнопками Повысить уровень и Понизить уровень. При необходимости выделите любое содержимое, кроме заголовков, и на панели инструментов Структура нажмите кнопку Понизить до обычного текста.

8.1.3. Создание и добавление вложенных документов

Во вложенный документ можно превратить часть существующего документа. При этом документ автоматически станет главным. Вложенный документ может представлять собой отдельный файл, который вставляется в существующий главный документ.

8.1.3.1. Создание вложенного документа из части существующего документа

Для создания вложенного документа из части документа необходимо, чтобы у него была структура, созданная с использованием стилей типа Заголовок или другими способами. Откройте документ, из которого будут выделены вложенные документы. Установите режим отображения документа Структура. Выделите в документе заголовок и текст, которые должны быть размещены во вложенном документе. Первому заголовку в выделенном тексте должен быть присвоен стиль заголовка или уровень структуры. Для выделения заголовка и текста удобно пользоваться значками структуры документа. Достаточно щелкнуть мышью по значку + (плюс) слева от заголовка (рис. 8.2).

Рис. 8.2 На панели инструментов Структура нажмите кнопку Создать вложенный документ. Если кнопка Создать вложенный документ недоступна, необходимо сначала нажать кнопку Развернуть вложенные документы.

Выделенный фрагмент документа будет обведен бледно-серой прерывистой рамкой. В левом верхнем углу рамки появится значок вложенного файла (рис. 8.3).

Рис. 8.3 В начале и в конце каждого вложенного документа вставляются разрывы раздела.

Сохраните текущий документ. В папке вместе с главным документом автоматически будет создан новый файл. Вложенному документу автоматически присваивается имя файла. Имя файла составляется из первых знаков заголовка документа. Например, вложенный документ, который начинается с заголовка Часть первая, будет назван Часть первая.doc. После добавления вложенного документа в главный документ не перемещайте и не удаляйте его файл без предварительного удаления из главного документа. Переименовывать файлы вложенных документов можно только из главного документа. При создании вложенных документов можно выделить фрагмент, содержащий несколько заголовков. Первому заголовку в выделенном тексте должен быть присвоен стиль заголовка или уровень структуры, который в дальнейшем будет обозначать начало каждого нового вложенного документа. Например, если выделенный текст начинается с заголовка, отформатированного стилем Заголовок 2, в выделенном тексте для каждого нового заголовка, отформатированного стилем Заголовок 2, будет создан отдельный вложенный документ.

8.1.3.2. Вставка существующего документа в главный документ

Откройте главный документ. Установите режим отображения документа Структура. Если содержащиеся уже в документе вложенные документы свернуты, на панели инструментов Структура нажмите кнопку Развернуть вложенные документы. Поставьте курсор в место, куда следует вставить документ. Это должна быть пустая строка между существующими вложенными документами. На панели инструментов Структура нажмите кнопку Вставить вложенный документ. Дважды щелкните по значку вставляемого файла или выделите его и нажмите кнопку Открыть (рис. 8.4).

Рис. 8.4 Вложенный документ будет обведен бледно-серой прерывистой рамкой. В левом верхнем углу рамки отображается значок вложенного файла (см. рис. 8.3). Перед документом будет вставлен разрыв раздела на следующей странице, а после него — разрыв на текущей странице.

Если главный документ и вставляемый документ содержат одноименные стили, появляется соответствующее сообщение (рис. 8.5).

Рис. 8.5

Для обеспечения единообразия стилей во всем главном документе лучше отказаться от переименования стилей вложенного документа. Каждый вложенный документ начинается с новой страницы. Это не всегда удобно. При необходимости можно изменить тип разрывов разделов во всем главном документе.

8.1.4. Открытие и работа с главным документом

Главный документ открывается как обычный файл Word. Однако в открытом документе первоначально отображается только текст собственно главного документа, а вложенные документы представлены в виде гиперссылок (рис. 8.6).

Рис. 8.6 Если главный документ открылся не в режиме отображения Структура, следует сначала переключиться в этот режим. Для просмотра всего документа, включая вложенные, нажмите кнопку Главный документ/Вложенные

документы панели инструментов Структура. Вложенные документы будут обведены бледно-серой прерывистой рамкой. В левом верхнем углу каждой рамки появится значок вложенного файла (рис. 8.7).

Рис. 8.7

Для удобства дальнейшей работы с документом нажмите кнопку Главный документ/Структура панели инструментов Структура. При этом скроется часть элементов панели Структура, а в документе скроется отображение значков вложенных документов, но останется отображение разрывов разделов (рис. 8.8).

Рис. 8.8

Для еще большего удобства можно перейти к режиму просмотра документа Разметка страницы. При этом скроется панель инструментов Структура, но при необходимости ее можно отобразить обычными средствами. С главным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом. Все результаты редактирования и оформления вложенных документов при сохранении файла главного документа автоматически сохраняются в файлах вложенных документов. Исключение составляют концевые сноски, которые автоматически сохраняются только в главном документе. Также в главном документе рекомендуется размещать оглавление всего документа, списки рисунков, таблиц и т.п.

8.1.5. Просмотр главного документа 8.1.5.1. Свертывание всего текста для просмотра только заголовков

Поместите курсор в первый заголовок. На панели инструментов Структура нажмите кнопку Свернуть. Чтобы заново отобразить весь текст, поместите курсор в первый заголовок, а затем нажмите кнопку Развернуть.

8.1.5.2. Свертывание всего текста, кроме первой строки каждого абзаца

На панели инструментов Структура нажмите кнопку Показать только первую строку. Многоточие (...) после первой строки указывает на то, что остальные строки свернуты. Чтобы заново отобразить весь текст, нажмите эту кнопку еще раз.

8.1.5.3. Свертывание текста под заголовком определенного уровня

На панели инструментов Структура в поле Показать уровень выберите самый нижний из уровней заголовков, которые требуется отобразить. Например, чтобы отобразить заголовки уровня 1, 2 и 3, в раскрывающемся списке

Показать уровень выберите команду Показать уровень 3. Чтобы заново отобразить все уровни, в раскрывающемся списке Показать уровень выберите режим Показать все уровни.

8.1.5.4. Свертывание всех подзаголовков и основного текста под заголовком

Дважды щелкните символ структуры около заголовка. Для повторного отображения всех подзаголовков и основного текста под заголовками, еще раз дважды щелкните мышкой символ структуры.

8.1.5.5. Свертывание текста под отдельным заголовком

Поместите курсор в нужный заголовок. На панели инструментов Структура нажмите кнопку Свернуть. Чтобы заново отобразить текст, нажмите кнопку Развернуть.

8.1.6. Работа с вложенными документами 8.1.6.1. Редактирование и оформление

С вложенным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом. Все изменения, внесенные во вложенный документ, будут отображены в главном документе.

8.1.6.2. Блокировка вложенного документа

При работе с главным документом во избежание случайного внесения ненужных изменений во вложенный документ его можно заблокировать.

Поставьте курсор в любое место блокируемого документа и нажмите кнопку Заблокировать документ панели инструментов Структура. Рядом со значком файла появится значок замка. Заблокированный документ нельзя редактировать и оформлять. Номера сносок при этом будут автоматически обновляться, а нумерация названий и перекрестные ссылки — нет. Для разблокирования документа нажмите эту же кнопку.

8.1.6.3. Переименование файла вложенного документа

Файл вложенного документа нельзя переименовывать обычными средствами. Для переименования файл должен быть открыт обязательно из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его. Дважды щелкните по значку файла, отображаемому для развернутого вложенного документа в режиме Структура (см. рис. 8.7) или при нажатой клавише Ctrl щелкните гиперссылку свернутого вложенного документа (см. рис. 8.6) Сохраните файл под новым именем и/или в другую папку с использованием команды Файл/сохранить как. Закройте файл вложенного документа. Сохраните главный документ. Предыдущая версия файла вложенного документа остается на прежнем месте. При необходимости ее можно удалить.

8.1.6.4. Преобразование вложенного документа в часть главного документа

Вложенный документ можно сделать непосредственной частью главного документа.

Поставьте курсор в любое место документа и нажмите кнопку Удалить вложенный документ панели инструментов Структура. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его. Файл вложенного документа останется на прежнем месте. Его можно удалить.

8.1.6.5. Удаление вложенного документа из главного документа

Вложенный документ можно удалить из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его. Щелкните по значку файла, отображаемому для развернутого вложенного документа в режиме Структура (см. рис. 8.7) или свернутого вложенного документа (см. рис. 8.6) Нажмите клавишу Delete. Сохраните главный документ. Файл вложенного документа остается на прежнем месте.

8.2. Создание документов слиянием 8.2.1. О применении слияния

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. С помощью слияния можно создавать следующие документы. Набор документов на бланке сообщений, электронной почты или факсов.

Все документы, сообщения и факсы

содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения, например, о получателе, адрес и/или другие данные.

Набор наклеек или конвертов. На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей. Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра. Для слияния документов и последующей работы используют панели инструментов Слияние. При слиянии используется следующая терминология: Основной документ — документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например, обратный адрес или текст письма. Источник данных — файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных. Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия. Составной документ — документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.

8.2.2. Подготовка документов к слиянию

Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ. Например, основным документом будет подарочный сертификат (рис. 8.9).

Рис. 8.9 Создайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Office и т.д., содержащие организованные данные. Например, это будет файл Excel со списками сотрудников фирм (рис. 8.10).

Рис. 8.10 После подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ. Откройте основной документ. При необходимости отобразите панель инструментов Слияние. Большинство элементов панели инструментов будут недоступны (см. рис. 8.9). Нажмите кнопку Открыть источник данных панели инструментов Слияние.

В окне Выбор источника данных (рис. 8.11)

Рис. 8.11 дважды щелкните по значку файла данных или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

В окне Выделить таблицу (рис. 8.12)

Рис. 8.12 выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. После подключения источника данных станут доступными элементы панели инструментов Слияние (рис. 8.13).

Рис. 8.13 Установите курсор в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния, и нажмите кнопку Вставить поле слияния панели инструментов Слияние. В окне Добавить поле слияния (рис. 8.14)

Рис. 8.14 выберите вставляемое поле, нажмите кнопку Вставить, нажмите кнопку Закрыть. Вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.

При необходимости добавьте в документ поля Word. Некоторые из них можно вставить с помощью кнопки Добавить поле Word. Например, поле MERGEREC вставляет номер текущей записи данных, по сути, в данной ситуации — автоматическую нумерацию. Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Затенение полей). Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка Поля/данные). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов (рис. 8.15).

Рис. 8.15

8.2.3. Слияние документов

Слияние можно выполнить в новый документ. Нажмите кнопку Слияние в новый документ панели инструментов Слияние. В окне Составные новые документы (рис. 8.16)

Рис. 8.16 выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных (рис. 8.17).

Рис. 8.17 Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела. Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.

При отсутствии необходимости сохранять составной документ, слияние произвести сразу при печати. Нажмите кнопку Слияние при печати панели инструментов Слияние. В окне Составные печатные документы (рис. 8.18)

Рис. 8.18

выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. В окне Печать установите требуемые параметры печати. Результатом слияния будет напечатанный документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа печатается на отдельной странице (страницах).

8.2.4. Особенности работы с основным документом

При открытии файла основного документа, для которого уже добавлены поля слияния, появляется запрос (рис. 8.19).

Рис. 8.19 Обязательно следует нажать кнопку Да. В противном случае слияние будет произвести невозможно.

Если все же случайно была нажата кнопка Нет (см. рис. 8.19), надо закрыть документ без сохранения изменений. При открытии, а также в процессе работы с основным документом, может появляться область задач Слияние (рис. 8.20).

Рис. 8.20

Эту область задач можно использовать как для создания составного документа, так и для настройки параметров слияния. При использовании панели инструментов Слияние можно обойтись без данной области задач.

9. РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Тезисы

Дано представление об использовании примечаний при рецензировании документов. Показано добавление, изменение и удаление примечаний к документу. Подробно описана настройка режима отображения и просмотра примечаний. Обращено внимание на особенности печати документов, содержащих примечания. Дано представление об использовании режима записи исправлений при рецензировании документов. Показаны способы включения режима записи исправлений. Подробно описана настройка режима отображения и просмотра исправлений. Представлены возможности принятия и отклонения исправлений в документе. Обращено внимание на особенности печати документов, содержащих исправления.

9.1. Работа с примечаниями 9.1.1. О примечаниях

Примечания используют для комментирования документов, добавления к ним замечаний, предложений, рекомендаций и т.д. При этом текст самого документа остается неизменным. Примечание — заметка, добавленная автором или рецензентом в документ. Примечание можно добавить к тексту, рисунку, другому объекту. Для работы с примечаниями обычно пользуются панелью инструментов Рецензирование. В режиме отображения документа Разметка страницы и Веб-документ примечания обычно отображаются в выносках на полях документа. Фрагмент документа, для которого создано примечание, выделен фоном (рис. 9.1).

Рис. 9.1 Если примечания не отображаются, выполните команду Вид/Разметка. В режиме отображения документа Обычный и Структура для просмотра примечаний используют специальную область просмотра (рис. 9.2).

Рис. 9.2 Фрагмент документа, для которого создано примечание, выделен фоном, рядом отображается метка примечания. Если область не отображена, нажмите кнопку Область просмотра панели инструментов Рецензирование.

Областью просмотра можно пользоваться и в режимах отображения документа Разметка страницы и Вебдокумент. Примечания разных рецензентов выделяются разным фоном. Примечания автоматически нумеруются по порядку от начала документа.

9.1.2. Вставка примечания

Выделите текст или элемент, с которым требуется связать примечание. Нажмите кнопку Добавить примечание панели инструментов Рецензирование. В выноске введите текст примечания. К одному фрагменту документа может быть создано несколько примечаний, в том числе и разными рецензентами. Можно создать ответ на примечание. Установите курсор в примечание, на которое требуется ответить. Нажмите кнопку Добавить примечание панели инструментов Рецензирование. В выноске введите текст примечания. В документе фоном будет выделен тот же фрагмент, для которого создано первое примечание. В выноске примечания после инициала рецензента будет добавлена буква R и номер примечания, для которого создан ответ (рис. 9.3).

Рис. 9.3

9.1.3. Изменение примечания

Для изменения текста примечания установите курсор в примечание и добавьте или удалите текст. При редактировании примечания, созданного другим рецензентом, имя рецензента и цвет примечания не изменяются. Изменить оформление текста примечания в выноске невозможно. При необходимости можно изменить параметры форматирования примечания в области просмотра. При этом в выноске параметры текста не изменятся.

9.1.4. Изменение имени рецензента

Все примечания содержат информацию об имени рецензента. При этом непосредственно в выноске примечания отображаются инициалы пользователя, а полное имя отображается при наведении указателя мыши на выноску примечания или на метку в тексте документа. Имя автора примечаний можно изменить. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Пользователь окна Параметры в полях Имя и фамилия и Инициалы укажите информацию, которая будет использоваться в примечаниях. Авторство ранее созданных примечаний не изменится. Имя автора примечаний можно удалить из документа. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Безопасность окна Параметры установите флажок Удалять личные сведения из свойств файла при сохранении. Сохраните документ.

Во всех примечаниях вместо конкретного имени рецензента будет указано Автор. Разный цвет выносок для примечаний разных рецензентов останется до закрытия документа. При последующем открытии все выноски будут иметь один цвет. Все вновь создаваемые примечания будут содержать имя пользователя, но при каждом сохранении эта информация будет удаляться.

9.1.5. Просмотр примечаний 9.1.5.1. Просмотр всех примечаний

В режиме отображения документа Разметка страницы и Веб-документ примечания можно просмотреть непосредственно в выносках на полях страницы (см. рис. 9.1). Для последовательного просмотра примечаний можно использовать кнопки Следующее исправление или примечание и Предыдущее исправление или примечание панели инструментов Рецензирование. Во всех режимах отображения документа для просмотра примечаний можно использовать область просмотра (см. рис. 9.2). Если все примечания не отображаются в области просмотра, воспользуйтесь ее полосой прокрутки.

9.1.5.2. Просмотр даты или имени рецензента

По умолчанию примечания, созданные каждым рецензентом, отображаются разным цветом. Если выноски отображаются, то для просмотра имени рецензента или даты рецензирования достаточно навести на выноску указатель мыши. Имя рецензента, дата создания и текст примечания отображаются при наведении указателя на фрагмент документа, к которому создано примечание (рис. 9.4).

Рис. 9.4 Эту же информацию можно просмотреть в области проверки (см. рис. 9.2).

9.1.5.3. Просмотр примечаний разных авторов

При использовании цветовой схемы по умолчанию каждому рецензенту соответствует свой цвет, которым автоматически выделяются примечания этого рецензента. На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Показать. В подчиненном меню Рецензенты выберите имена рецензентов, чьи примечания следует отобразить (рис. 9.5).

Рис. 9.5 Каждый флажок указывает цвет, назначенный данному рецензенту. Для установки или снятия всех флажков одновременно выберите пункт Все рецензенты.

9.1.6. Настройка отображения примечаний

Для настройки отображения примечаний используют панель инструментов Рецензирование. Для отображения примечаний в документе в раскрывающемся списке Отобразить для проверки должно быть выбрано Исправления в измененном документе или Исправления в исходном документе. Для отображения примечаний в документе в меню кнопки Показать должен быть выбран пункт Заметки. Для отображения выносок нажмите кнопку Показать и в подчиненном меню Выноски выберите Всегда или Только для примечаний и форматирования. Для настройки особенностей отображения примечаний выполните команду Сервис/Параметры и перейдите во вкладку Исправления окна Параметры (рис. 9.6).

Рис. 9.6 Для того, чтобы примечание каждого рецензента имело разный цвет, в раскрывающемся списке Цвет примечаний должен быть выбран параметр Авторский. В противном случае все примечания будут иметь один выбранный цвет.

Отображение выносок примечаний в режиме отображения документа Разметка страницы и Веб-документ устанавливается в соответствующем раскрывающемся списке. Должен быть выбран параметр Всегда или Только для примеч./формат. При выборе параметра Никогда примечания располагаются в тексте документа. Выберите вариант Никогда, чтобы использовать примечания, внесенные в документ, которые был создан в Microsoft Word 2000 или более ранней версии. Установленный параметр Никогда действует для всех открытых в данный момент документов. Можно выбрать поле, в котором буду отображаться выноски примечаний. Обычно выбирают правое поле (Справа). Можно установить ширину поля для размещения выносок. Флажок Показывать линии выносок обеспечивает отображение линий, соединяющих каждую выноску с соответствующим местом в документе, где были внесены изменения или добавлены примечания. Как правило, должен быть установлен. В разделе Печать (с выносками) можно выбрать ориентацию бумаги при печати документа и внесенных в него примечаний. Выберите вариант Авто для выбора наилучшей ориентации. Выберите вариант Не изменять, чтобы сохранить ориентацию, выбранную в окне Параметры страницы. Выберите вариант Всегда альбомная, чтобы выделить максимальное пространство для выносок.

9.1.7. Удаление примечаний

Для удаления примечания щелкните правой кнопкой мыши по его выноске или фрагменту документа, для которого оно создано, и в контекстном меню выберите команду Удалить примечание. Можно удалить сразу все примечания к документу или все отображаемые примечания (для этого надо выбрать рецензентов, чьи примечания будут отображаться). Щелкните по стрелке кнопки Отклонить выделенные исправления панели инструментов Рецензирование и выберите нужную команду (рис. 9.7).

Рис. 9.7

9.1.8. Печать документа с примечаниями

По умолчанию документ печатается с выносками отображенных примечаний. Если примечания отдельных рецензентов не отображены, они не печатаются. При печати следует обратить внимание на настройки печати во вкладке Исправление окна Параметры (см. рис. 9.6). Если в раскрывающемся списке Ориентация бумаги установлен параметр Не изменять, то, для обеспечения размещения выносок на странице, документ будет напечатан в уменьшенном масштабе. При выборе параметра Авто документ может быть напечатан как с книжной, так и с альбомной ориентацией страницы бумаги. Документ можно напечатать без примечаний. Выполните команду Файл/Печать. В раскрывающемся списке Напечатать окна Печать (рис. 9.8)

Рис. 9.8 выберите Документ. Можно напечатать примечания без документа. Выполните команду Файл/Печать.

В раскрывающемся списке Напечатать окна Печать (см. рис. 9.8) выберите Список исправлений. Помимо примечаний будут напечатаны также имеющиеся в документе исправления, записанные в режиме записи исправлений.

9.2. Работа с документом в режиме записи исправлений 9.2.1. О записях исправлений

При рецензировании документа часто бывает необходимо вносить изменения так, чтобы оставался и старый вариант документа. Если средство записи исправлений включено, то каждый вставленный или удаленный элемент и изменение форматирования, сделанные рецензентом, записываются. При просмотре исправлений их можно принять или отклонить. Признаком включенного режима является яркий текст индикатора записи исправлений в строке состояния (ИСПР). Когда запись исправлений отключена, индикатор отражен бледным шрифтом. Для работы с исправлениями обычно пользуются панелью инструментов Рецензирование. В режиме отображения документа Разметка страницы и Веб-документ для сохранения разметки документа некоторые пометки исправлений отображаются в тексте, а другие — в выносках, которые выводятся в поле (рис. 9.9).

Рис. 9.9 Если исправления не отображаются, выполните команду Вид/Разметка.

В режиме отображения документа Обычный и Структура все исправления отображаются непосредственно в документе (рис. 9.10).

Рис. 9.10

Для просмотра исправлений можно использовать также область просмотра. Если область не отображена, нажмите кнопку Область просмотра панели инструментов Рецензирование. Во всех режимах просмотра документа строки, содержащие исправления, по умолчанию отмечаются вертикальной чертой.

9.2.2. Включение режима записи исправлений

Для включения режима записи исправлений можно использовать любой из многочисленных способов. Нажать кнопку Исправления панели инструментов Рецензирование. Выполнить команду Сервис/Исправления. Дважды щелкнуть мышью по индикатору записи исправлений в строке состояния. Признаком включенного режима является яркий текст индикатора записи исправлений в строке состояния (ИСПР). Когда запись исправлений отключена, индикатор отражен бледным шрифтом.

9.2.3. Просмотр изменений 9.2.3.1. Просмотр всех изменений

В режиме отображения документа Разметка страницы и Веб-документ изменения можно просмотреть непосредственно в тексте документа и в выносках на полях страницы (см. рис. 9.9). В тексте отображаются добавленные элементы, а в выносках — удаленные и информация об изменении форматирования. Для последовательного просмотра исправлений можно использовать кнопки Следующее исправление или примечание и Предыдущее исправление или примечание панели инструментов Рецензирование. Во всех режимах отображения документа для просмотра исправлений можно использовать область просмотра (см. рис. 9.10). Если все исправления не отображаются в области просмотра, воспользуйтесь ее полосой прокрутки.

9.2.3.2. Просмотр даты или имени рецензента

По умолчанию исправления, внесенные каждым рецензентом, отображаются разным цветом. Имя рецензента, дата и содержание исправления отображаются при наведении указателя мыши на измененный фрагмент документа (рис. 9.11).

Рис. 9.11 Эта же информация отображается при наведении указателя на выноску. Эту же информацию можно просмотреть в области проверки (см. рис. 9.10).

9.2.3.3. Просмотр исправлений, внесенных разными рецензентами

При использовании цветовой схемы по умолчанию каждому рецензенту соответствует свой цвет, которым автоматически выделяются исправления этого рецензента. На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Показать. В подчиненном меню Рецензенты выберите имена рецензентов, чьи исправления следует отобразить (рис. 9.12).

Рис. 9.12 Каждый флажок указывает цвет, назначенный данному рецензенту. Для установки или снятия всех флажков одновременно выберите пункт Все рецензенты.

Вертикальная черта, отмечающая наличие исправления в строке документа, будет отображаться и для скрытых изменений.

9.2.4. Настройка отображения документа с исправлениями

Для настройки отображения документа с исправлениями используют панель инструментов Рецензирование. В раскрывающемся списке Отобразить для проверки можно выбрать один из четырех режимов (рис. 9.13).

Рис. 9.13 Исправления в измененном документе — документ отображается в измененном рецензентами виде. Исправления отображаются в документе и в выносках на полях.

Измененный документ — документ отображается в измененном рецензентами виде. Исправления в документе не отображаются. Исправления в исходном документе — документ отображается в состоянии, которое имел до начала записи исправлений. Исправления отображаются в документе и выноски на полях. Исходный документ — документ отображается в состоянии, которое имел до начала записи исправлений. Исправления в документе не отображаются. Можно выбрать тип отображаемых исправлений. Нажмите кнопку Показать и в меню выберите тип исправлений: Добавление и удаление, или Форматирование, или и те, и другие (рис. 9.14)

Рис. 9.14 Для отображения выносок исправлений нажмите кнопку Показать и в подчиненном меню Выноски выберите Всегда или Только для примечаний и форматирования. Во втором случае добавленные и удаленные элементы будут отобраться непосредственно в документе.

Для настройки особенностей отображения исправлений выполните команду Сервис/Параметры и перейдите во вкладку Исправления окна Параметры (рис. 9.15).

Рис. 9.15

Можно выбрать особенности пометки в документе исправлений, связанных со вставкой, удалением или изменением форматирования (соответствующие раскрывающиеся списки). Для того, чтобы исправление каждого рецензента имело разный цвет, в раскрывающихся списках Цвет должен быть выбран параметр Авторский. В противном случае все исправления будут иметь один выбранный цвет. В раскрывающемся списке Измененные строки можно выбрать расположение вертикальной черты, отмечающей строки документа, в которых имеются исправления, или отказаться от этой черты. Отображение выносок исправлений настраивается одновременно с выносками примечаний.

9.2.5. Принятие и отклонение исправлений

Для принятия или отклонения исправления щелкните правой кнопкой мыши по нему в документе или по его выноске, и в контекстном меню выберите команду Принять… или Отклонить…. Конкретное наименование команды определяется типом исправления, например, Принять изменение формата, Принять вставку, Принять удаление. Можно последовательно просматривать исправления с использованием кнопок Следующее исправление или примечание и Предыдущее исправление или примечание панели инструментов Рецензирование. При переходе к очередному исправлению для его принятия (отклонения) нажмите кнопку Принять выделенные исправления (Отклонить выделенные исправления). Можно принять сразу все исправления в документе или все отображаемые исправления (для этого надо выбрать рецензентов, чьи исправления будут отображаться). Щелкните по стрелке кнопки Принять выделенные исправления панели инструментов Рецензирование и выберите нужную команду (рис. 9.16).

Рис. 9.16 Аналогично, можно отклонить сразу все исправления в документе или все отображаемые исправления (для этого надо выбрать рецензентов, чьи исправления будут отображаться). Щелкните по стрелке кнопки Отклонить выделенные исправления панели инструментов Рецензирование и выберите нужную команду.

9.2.6. Печать документа с исправлениями

По умолчанию документ печатается с исправлениями в документе и выносками на полях. Если исправления отдельных рецензентов не отображены, они не печатаются. Настройка печати документа со сносками производится так же, как и при печати документа с примечаниями во вкладке Исправление окна Параметры (см. рис. 9.6). Можно заблокировать возможность случайной печати документа с исправлениями. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Безопасность окна Параметры установите флажок предупреждать перед печатью, сохранением и отправкой файла, содержащего записанные исправления и примечания. При попытке напечатать документ появится соответствующее сообщение (рис. 9.17).

Рис. 9.17 Нажмите кнопку Отмена, после чего примите и/или отклоните исправления в документе, или нажмите кнопку ОК для печати документа с записанными исправлениями. Документ можно напечатать без выносок исправлений.

Выполните команду Файл/Печать. В раскрывающемся списке Напечатать окна Печать (рис. 9.8) выберите Документ. Можно напечатать исправления без документа. Выполните команду Файл/Печать. В раскрывающемся списке Напечатать окна Печать (см. рис. 9.8) выберите Список исправлений. Нажмите кнопку ОК. В виде списка будут напечатаны все исправления в основном документе, исправления в колонтитулах, в надписях, в обычных и концевых сносках. Помимо исправлений будут напечатаны также имеющиеся в документе примечания.

10. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МАКРОСОВ

Тезисы

Дано представление о макросах. Представлена процедура создания макроса протоколированием действий пользователя. Рассмотрены варианты организации запуска макросов с использованием кнопки панели инструментов или комбинации клавиш клавиатуры. Представлены возможности просмотра и редактирования макросов. Описана структура команд макроса, показана возможность объединения макросов, обращено внимание на возможность обхода ошибок в макросе. Представлена процедура добавления к макросу цифрового сертификата. Показана возможность создания личного цифрового сертификата.

10.1. О макросах

Макрос — это набор команд (инструкций), написанных на языке Microsoft Visual Basic, задающих и автоматически выполняющих определенную последовательность действий в документе Microsoft Word. Это могут быть действия по вводу, обработке и оформлению данных, действия с листами, действия с диаграммами и графическими объектами и т.д. Любые действия, которые может выполнить пользователь, можно автоматизировать с помощью макроса. Макросы используют для автоматизации трудоемких и/или регулярно повторяющихся задач. Типичной задачей, решаемой с использованием макроса, является преобразование и оформление веб-страниц, сохраненных из Интернета.

Проблема заключается в том, что веб-страницы Интернета содержат много элементов, мешающих работе в документе Word. Это и многочисленные вложенные друг в друга таблицы, это и разрывы строки вместо конца абзаца, неразрывные пробелы, графические элементы, разрывы полей форм и т.д. Каждую из этих задач можно решить с использованием традиционных средств Microsoft Word. Можно заменить точки запятыми. Можно установить необходимые форматы. Но все это требует значительных затрат времени. Создание макроса, автоматизирующего данную задачу, существенно облегчит работу.

10.2. Создание макросов

Макрос можно написать вручную на языке программирования Microsoft Visual Basic. Макрос можно записать в режиме «протоколирования», при котором все выполняемые пользователем действия автоматически записываются на языке программирования Microsoft Visual Basic. Первый способ требует знания языка программирования. Данный способ позволяет создавать более сложные по выполняемым действиям, но более короткие и простые по содержанию макросы. Второй способ гораздо проще. Для записи макроса знаний языка программирования не требуется. Макросы при этом иногда получаются излишне длинные и сложные по содержанию. Впрочем, знания некоторых основ программирования достаточно для того, чтобы редактированием внести необходимые изменения в макрос. В лекции рассмотрен пример создания макроса протоколированием и его последующего редактирования.

10.2.1. Подготовка к созданию

Прежде чем приступить к созданию макроса, необходимо четко сформулировать решаемую задачу, спланировать работу по решению поставленной задачи и разделить ее на ряд последовательных этапов.

Например, необходимо преобразовать в удобный для работы вид документ, сохраненный из Интернета (рис. 10.1).

Рис. 10.1 Необходимо привести документ к виду, удобному для работы с ним средствами Word (рис. 10.2).

Рис. 10.2 Можно составить, например, такой план. Преобразовать таблицы в текст Заменить разрывы строки знаками конца абзаца.

Удалить все графические объекты. Удалить пустые абзацы. Удалить фон. Установить оформление текста единым шрифтом. Установить режим отображения документа Разметка страницы. Сохранить документ как файл Word.

10.2.2. Запись макроса

Выполните команду Сервис/Макросы/Начать запись. В окне Запись макроса (рис. 10.3)

Рис. 10.3 в поле Имя макроса укажите имя создаваемого макроса. Имя макроса может содержать буквы и цифры, но не может начинаться с цифры, не может содержать пробелы и любые знаки, кроме знака подчеркивания. В одном файле

или шаблоне не может быть макросов с одинаковыми именами. Удобно присваивать макросу описательное имя, по которому можно определить его назначение. В раскрывающемся списке Макрос доступен для следует выбрать файл или шаблон, в который будет сохранен макрос. Если макрос предполагается использовать неоднократно в различных документах, то нужно выбрать параметр Всех документов (Normal.dot). В поле Описание по умолчанию указывается автор создаваемого макроса и дата создания. При желании можно изменить эту информацию и/или ввести другие описательные сведения о создаваемом макросе, которые могут помочь пользователям в выборе решения по поводу применения этого макроса. После установки всех параметров создаваемого макроса в окне Запись макроса (см. рис. 10.3) нажмите кнопку ОК. Перед запуском записи макроса для удобства последующего использования можно создать кнопку панели инструментов (кнопка Панели) или назначить сочетание клавиш клавиатуры, которым будет запускаться макрос (кнопка Клавиши). После создания кнопки или назначения сочетания клавиш запись начинается автоматически. Все последующие действия будут записываться в макрос. При записи макроса в окне отображается панель Остановить запись (рис. 10.4).

Рис. 10.4 В процессе записи макроса следует последовательно выполнять все запланированные ранее действия. Действия можно выполнять с использованием мыши и клавиатуры, включая комбинации клавиш. Можно пользоваться кнопками

панелей инструментов, командами строки меню и контекстных меню. Кнопкой Отменить панели инструментов Стандартная при записи пользоваться нельзя. По окончании выполнения всех запланированных действий, для прекращения записи макроса нажмите кнопку Остановить запись панели инструментов Остановить запись (см. рис. 10.4). При необходимости можно пользоваться кнопкой Пауза панели инструментов Остановить запись (см. рис. 10.4). Лишние или ошибочно выполненные действия в макросе можно будет изменить или удалить при редактировании, так же как и добавить забытые или дополнительные действия.

10.3. Запуск макросов

Макрос можно запускать из окна Макросы. Выполните команду Сервис/Макрос/Макросы. В окне Макросы (рис. 10.5)

Рис. 10.5 выберите нужный макрос и нажмите кнопку Выполнить. Для регулярного использования такой способ неудобен. Перед началом записи макроса можно назначить комбинацию клавиш клавиатуры для его запуска.

В окне Запись макроса (см. рис. 10.3) нажмите кнопку клавиши. В окне Настройка клавиатуры (рис. 10.6)

Рис. 10.6

поставьте курсор в поле Новое сочетание клавиш и на клавиатуре нажмите клавиши, которыми в последующем будет запускаться макрос. Сочетание клавиш должно представлять собой комбинацию специальных клавиш Ctrl, Alt, Shift или их сочетание + какая-нибудь клавиша буквенно-цифровой клавиатуры. Введенное сочетание клавиш отобразится в поле Новое сочетание клавиш. Выбранное сочетание не должно иметь какого-либо другого назначения (рядом с полем Текущее назначение должно быть указано [нет]). Нажмите кнопку Назначить. Нажмите кнопку Закрыть. Перед началом записи макроса можно создать кнопку панели инструментов для его запуска. В окне Запись макроса (см. рис. 10.3) нажмите кнопку Панели. Из вкладки Команды окна Настройка в категории перетащите название макроса в любую панель инструментов (рис. 10.7).

Рис. 10.7 Обратите внимание, чтобы в раскрывающемся списке Сохранить в был выбран шаблон Normal. Для настройки внешнего вида кнопки во вкладке Команды окна Настройка нажмите кнопку Изменить выделенный объект (рис. 10.8).

Рис. 10.8 В поле Имя можно изменить текст, отображаемый на кнопке. Можно выбрать параметр Основной стиль, при котором на кнопке отображается только значок без текста. После этого можно выбрать другой значок для кнопки. Нажмите кнопку Закрыть.

Если кнопка не была создана при записи макроса, ее можно создать позже. Выполните команду Сервис/Настройка. Во вкладке Команды окна Настройка в категории Макросы выберите название нужного макроса и перетащите его в любую панель инструментов (рис. 10.9).

Нажмите кнопку Закрыть. При желании созданную кнопку можно настроить так же, как и в предыдущем случае.

10.4. Редактирование макросов 10.4.1. Просмотр текста макроса

Выполните команду Сервис/Макрос/Макросы. В окне Макросы (рис. 10.5) выберите нужный макрос и нажмите кнопку Изменить. Текст макроса будет открыт в окне редактора Visual Basic (рис. 10.10).

Рис. 10.10 Текст макроса записывается в специальный модуль (Module). Список модулей отображен, как правило, в области Project - VBA Project, расположенной в левой верхней части окна Visual Basic. Если записывается первый макрос, то он

помещается в Module1. Последующие макросы могут записываться в автоматически вновь создаваемые модули. Для просмотра содержимого модуля следует дважды щелкнуть по его имени. Текст макроса отображается в основной части окна. Если весь текст не помещается в окне, можно воспользоваться полосами прокрутки. Текст макроса начинается командой Sub. Далее обычно следует имя макроса и описание, заданные в поле Описание окна Запись макроса (см. рис. 10.3) и сочетание клавиш для запуска макроса, если оно было назначено. Эти данные носят описательный характер, они не исполняются при запуске макроса. Вся эта информация отображена шрифтом зеленого цвета. Собственно текст макроса отображен шрифтом черного цвета, за исключением ключевых слов (специальных терминов Visual Basic), которые отображаются синим цветом, и ошибок, которые отображаются красным цветом. Текст макроса заканчивается командой End Sub. Структура каждой команды макроса примерно одинакова. Сначала указывается объект, затем символ точки, затем метод (действие), применяемый к данному объекту, или свойство объекта. При указании свойства должно быть указано его значение. Например, в команде Selection.Font.Name = "Arial" Selection — объект (выделенное); Font.Name — свойство (имя шрифта); "Arial" — значение свойства (шрифт Arial). Запись макроса протоколированием действий вносит в него много лишних команд.

10.4.2. Изменение макроса

Редактирование текста макроса можно производить непосредственным вводом команд с клавиатуры или вставкой команд из других макросов (объединением макросов).

10.4.2.1. Редактирование с использованием клавиатуры

Редактирование текста макроса с использованием клавиатуры производится, в принципе, так же, как и обычного текста. Можно изменять содержание команд, можно удалить ненужные команды, можно вводить новые команды. При редактировании макроса следует изменять некоторые команды, которые при записи Microsoft Word понял излишне буквально. Например, при замене разрывов страниц на знаки абзацев создается подпрограмма, в которой перечисляются все параметры замены: Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.ClearFormatting With Selection.Find .Text = "^l" .Replacement.Text = " ^p" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

После удаления ненужных команд и параметров можно оставить такую запись:

With Selection.Find .Text = "^l" .Replacement.Text = " ^p" End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

Перед удалением какой-либо команды можно проверить, как макрос будет без нее работать. Для этого команду можно отключить. Для отключения команды поставьте курсор в строку этой команды и нажмите кнопку Comment Block панели инструментов Edit (рис. 10.11).

Рис. 10.11 Отключенная строка отображена шрифтом зеленого цвета. В начале строки стоит знак апострофа.

Если макрос успешно работает и без отключенной команды, ее можно удалить. В противном случае ее следует снова активизировать. Для этого следует поставить курсор в строку этой команды и нажать кнопку Uncomment Block панели инструментов Edit (см. рис. 10.11). В процессе редактирования макроса можно пользоваться кнопками Undo (Отменить) и Redo (Вернуть) панели инструментов Standard.

10.4.2.2. Редактирование объединением макросов

В некоторых случаях редактирование макроса с использованием клавиатуры слишком трудоемко. Гораздо проще записать новый макрос, выполняющий необходимые действия, а потом объединить существующий макрос с новым. Новый макрос записывается обычным порядком. После записи макроса следует перейти в режим просмотра этого макроса. При необходимости, с использованием клавиатуры можно внести исправления в содержание макроса (например, удалить лишние команды). Затем необходимо выделить необходимые команды макроса, копировать их в буфер обмена и вставить в соответствующее место редактируемого макроса. Объединить макросы можно и другим способом. В редактируемый макрос можно вставить имя дополнительного макроса. В результате, при выполнении макроса будет автоматически запущен указанный макрос. После его выполнения текущий макрос продолжит свою работу.

10.4.2.3. Обработка ошибок

Записанный макрос не в каждой ситуации может работать правильно. Это может быть вызвано как особенностями работы Microsoft Word, так и ошибками при создании и/или редактировании макроса. Если выполнение макроса невозможно, будет выдано сообщение об ошибке (рис. 10.12),

Рис. 10.12 в котором указан номер ошибки и приведен краткий комментарий. Комментарий может быть как на русском языке, так и на английском.

Если нажать кнопку End, выполнение макроса прекратится. Если нажать кнопку Help, запустится справочная система Microsoft Word и появится окно со справкой по этой ошибке. Если нажать кнопку Debug, откроется окно Visual Basic, в котором будет отмечена строка макроса, вызвавшая ошибку выполнения (рис. 10.13).

Рис. 1013

В зависимости от характера ошибки ее необходимо исправить или обойти. Если ошибка вызвана неправильным редактированием макроса, в текст макроса следует внести исправления, а затем закрыть окно Visual Basic. В запросе на прекращение процесса отладки (рис. 10.14),

Рис. 10.14

следует нажать кнопку ОК, а затем снова запустить макрос. Если же ошибка работы макроса связана с особенностями ситуации, то можно внести в макрос команды, позволяющие обойти эту ошибку. Наиболее универсальная команда обхода ошибок в макросах: On Error GoTo a, а — метка, к которой следует перейти при обнаружении ошибки. В качестве метки можно использовать буквы, цифры или их сочетания. Пробелы использовать нельзя. Метка в тексте макроса вводится с двоеточием отдельной строкой: a: Команду On Error GoTo a можно ввести первой строкой макроса, для того, чтобы она перехватывала все ошибки. Метку можно ввести перед той командой макроса, которая должна выполняться после ошибочной команды. Если при обнаружении ошибки следует прекратить выполнения макроса, то метку следует ввести перед строкой завершения работы макроса. После необходимого редактирования и создания команды обхода ошибки текст макроса примет следующий вид: Sub Преобразование() ' ' Преобразование Макрос ' Макрос записан 01.02.2007 Spiridonov ' Преобразование web-страниц ' a: On Error GoTo b Selection.HomeKey Unit:=wdStory Selection.GoTo What:=wdGoToTable, Which:=wdGoToNext, Count:=1, Name:=""

Selection.Rows.ConvertToText Separator:=wdSeparateByParagraphs, _ NestedTables:=True GoTo a b: Selection.HomeKey Unit:=wdStory With Selection.Find .Text = "^g" .Replacement.Text = "" End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll With Selection.Find .Text = "^l" .Replacement.Text = "^p" End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll With Selection.Find .Text = "^p^p" .Replacement.Text = "^p" End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll With Selection.Find .Text = "^s" .Replacement.Text = " " End With

Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll With Selection.Find .Text = " " .Replacement.Text = " " End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

Оформление

ActiveDocument.Background.Fill.Visible = msoFalse If ActiveWindow.View.SplitSpecial = wdPaneNone Then ActiveWindow.ActivePane.View.Type = wdPrintView Else ActiveWindow.View.Type = wdPrintView End If ActiveDocument.SaveAs FileFormat:=wdFormatDocument End Sub Sub Оформление() ' ' Оформление Макрос

' Макрос записан 01.02.2007 Spiridonov ' Selection.WholeStory

Selection.Font.Name = "Arial" Selection.Font.Size = 11 Selection.Font.Color = wdColorAutomatic With Selection.ParagraphFormat .LeftIndent = CentimetersToPoints(0) .RightIndent = CentimetersToPoints(0) .SpaceBefore = 0 .SpaceAfter = 0 .LineSpacingRule = wdLineSpaceSingle .FirstLineIndent = CentimetersToPoints(1.25) End With Selection.HomeKey Unit:=wdStory End Sub

10.5. Удаление макросов

Для удаления макроса выполните команду Сервис/Макрос/Макросы, в окне Макросы (см. рис. 10.5) выберите макрос и нажмите кнопку Удалить. В окне запроса следует нажать кнопку Да. В окне Microsoft Word отменить удаление макроса невозможно. Но если сразу же после удаления макроса открыть окно Visual Basic, то, нажав кнопку Undo (Отменить), удаление макроса можно отменить.

10.6. Подписывание макросов

При установленном высоком уровне безопасности неподписанный макрос при открытии файла будет отключен и, соответственно, не будет запускаться, даже если он написан самим пользователем. Для подписи макроса необходимо получить сертификат. Для подписи коммерческих макросов следует получить заверенный сертификат в официальном коммерческом центре сертификации. Для личного использования сертификат цифровой подписи можно создать самостоятельно с помощью программы Цифровой сертификат для проектов VBA.

10.6.1. Создание цифрового сертификата

Для запуска программы создания цифрового сертификата откройте Главное меню Windows и выберите команду Все программы/Microsoft Office/Средства Microsoft Office/Цифровой сертификат для проектов VBA. В окне Создание цифрового сертификата (рис. 10.15)

Рис. 10.15 введите имя сертификата и нажмите кнопку ОК. Теперь цифровой сертификат создан, и его можно использовать для подписывания макросов.

10.6.2. Добавление цифровой подписи к макросу

Для добавления цифровой подписи в режиме просмотра макроса в окне редактора Visual Basic (см. рис. 10.10) выполните команду Tools/Digital Signature. В окне Цифровая подпись нажмите кнопку Выбрать. В окне Выбор сертификата (рис. 10.16) выберите сертификат, используемый для подписи, и нажмите кнопку ОК. После того, как имя сертификата будет указано в окне Цифровая подпись, нажмите кнопку ОК. Цифровая подпись к макросу добавлена.

11. ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ. ЧАСТЬ 1

Тезисы

Рассмотрены уровни защиты информации от просмотра и изменения. Дано представление о защите доступа с использованием паролей. Приведены процедуры установки и снятия защиты файлов от несанкционированного просмотра. Описаны возможности установки и снятия защиты документов от несанкционированного изменения путем ограничения действий пользователя. Показаны особенности установки различного типа разрешений: только чтение, запись исправлений, вставка примечаний, ввод данных в поля форм. Показана возможность ограничения изменения оформления документа.

11.1. Защита от несанкционированного просмотра и изменения 11.1.1. Уровни защиты

В Microsoft Word предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к документам Microsoft Word. Можно ограничить доступ к файлу, например, несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений. Можно полностью защитить документ от изменений содержимого или только его часть. При этом можно разрешить ввод информации в отдельные разделы, фрагменты или в специальные поля документа. Можно разрешить ввод в документ только примечаний или исправлений. Можно ограничить возможности изменения оформления документа.

Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а, скорее, взаимодополняющими друг друга.

11.1.2. Пароли

Ограничение доступа к информации основано на использовании паролей. Паролями можно защитить (ограничить) доступ к файлу, внесение изменений в документ. В каждом из этих случаев потребуется вводить пароль. Это может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные пароли. В качестве пароля можно использовать любой набор символов. При вводе пароля учитывается регистр букв. При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается звездочка или точка (рис. 11.1).

Рис. 11.1 При вводе пароля следует строго следить за регистром и раскладкой клавиатуры. Нажатие на одни и те же клавиши клавиатуры в русской и английской раскладке вводит различные символы. Клавиша клавиатуры CapsLock изменяет регистр вводимых символов. С этой точки зрения в качестве пароля удобнее всего пользоваться набором

цифр, ввод которых не зависит от регистра и раскладки клавиатуры. С другой стороны, наибольшую надежность дают пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. В Microsoft Word не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Используйте пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его. В паролях можно использовать как русские, так и английские буквы. После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно (рис. 11.2),

Рис. 11.2 в котором необходимо пароль ввести еще раз. Это делается во избежание случайного неправильного ввода пароля. Иногда повторить ввод пароля надо в другом поле того же окна.

При открытии защищенного файла или снятии защиты выводится окно для ввода пароля (рис. 11.3),

Рис. 11.3 в котором необходимо ввести пароль. Пароль при вводе не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается звездочка или точка.

При вводе неправильного пароля выходит соответствующее сообщение. Следует нажать кнопку ОК и попытаться ввести правильный пароль.

11.1.3. Защита файлов от несанкционированного просмотра 11.1.3.1. Установка пароля

Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Безопасность окна Параметры (рис. 11.4)

Рис. 11.4 введите пароль в поле Пароль для открытия и нажмите кнопку ОК. В окне Подтверждение пароля (см. рис. 11.2) введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК.

Перед вводом пароля можно выбрать тип шифрования. Для этого следует во вкладке Безопасность окна Параметры (см. рис. 11.4) нажать кнопку Дополнительно. В окне Тип шифрования (рис. 11.5)

Рис. 11.5 выберите один из предлагаемых типов.

Пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

11.1.3.2. Снятие пароля

Снять пароль можно только после открытия файла. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Безопасность окна Параметры (см. рис. 11.4) очистите содержимое поля Пароль для открытия и нажмите кнопку ОК. Отказ от пароля начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

11.1.4. Защита файлов от несанкционированного изменения

Защитить файлы от несанкционированного изменения можно двумя способами: разрешить открытие файлов в режиме «только для чтения», установив пароль на разрешение записи изменений в файле, или подписать файл цифровой подписью.

11.1.4.1. Установка пароля на разрешение изменений

Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Безопасность окна Параметры (см. рис. 11.4) введите пароль в поле Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК. В окне Подтверждение пароля введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК. Пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

При открытии файла будет выходить запрос на ввод пароля (рис. 11.6).

Рис. 11.6 При вводе пароля в поле Пароль можно открыть файл в режиме разрешения внесения изменений.

Можно нажать кнопку Только для чтения. Файл будет открыт, в нем можно работать с данными, но при попытке сохранения изменений выйдет предупреждение об ограничении доступа. Файл можно будет сохранить только под другим именем или в другую папку. Снять пароль можно только после открытия файла. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Безопасность окна Параметры (см. рис. 11.4) очистите содержимое поля Пароль для записи и нажмите кнопку ОК. Отказ от пароля начнет действовать после сохранения и закрытия файла. Следует иметь в виду, что данный способ защиты не является абсолютно надежным. Имеется возможность открыть файл в режиме «только для чтения», затем сохранить его под другим именем или в другую папку. После этого оригинал файла можно удалить, а в папку на его место переместить файл с изменениями, при необходимости присвоив ему имя удаленного файла.

11.1.4.2. Добавление цифровой подписи к файлу

Цифровая подпись — шифрованная электронная подпись, подтверждающая подлинность макроса или документа. Наличие цифровой подписи подтверждает, что документ был получен от владельца подписи и не был изменен. Наличие цифровой подписи не запрещает внесение изменений в файл, но позволяет знать, вносились ли изменения. Цифровую подпись следует добавлять к файлу после выполнения в нем всех необходимых действий и обязательного сохранения. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Безопасность окна Параметры (см. рис. 11.4) нажмите кнопку Цифровые подписи. В окне Цифровая подпись (рис. 11.7)

Рис. 11.7 нажмите кнопку Добавить.

В окне Выбор сертификата (рис. 11.8)

Рис. 11.8 выберите сертификат и нажмите кнопку ОК. При желании, нажав кнопку Просмотр сертификата, можно просмотреть свойства выбранного сертификата.

После выбора сертификата подписи в окне Цифровая подпись (см. рис. 11.7) появится соответствующая информация. Нажмите кнопку ОК, а затем кнопку ОК в окне Параметры (см. рис. 11.4). Закройте файл. Файл, содержащий цифровую подпись, можно открывать, можно вносить в него изменения, но любое сохранение файла любым пользователем, включая автора файла и носителя цифровой подписи, ведет к потере цифровой подписи. При необходимости внесения и сохранения изменений в файл, каждый раз после сохранения следует заново добавлять цифровую подпись. Следует иметь в виду, что добавить цифровую подпись может любой пользователь, имеющий доступ к компьютеру, на котором установлен сертификат данной подписи. Кроме того, свою собственную цифровую подпись к файлу может добавить любой пользователь. Для проверки наличия собственной цифровой подписи: выполните команду Сервис/Параметры; во вкладке Безопасность окна Параметры (см. рис. 11.4) нажмите кнопку Цифровые подписи; убедитесь в наличии подписи в окне Цифровая подпись (см. рис. 11.7).

11.1.5. Защита документа от изменений 11.1.5.1. Установка защиты

Для установки защиты документа от изменений и настройки параметров защиты предназначена область задач Защита документа (рис. 11.9).

Рис. 11.9 Для отображения этой области можно выполнить команду Сервис/Защитить документ. Можно устанавливать различные виды и способы защиты. Практически устанавливается не защита, а разрешение на выполнение определенных действий с документом.

Установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа. Выберите один из способов: Только чтение, Запись исправлений, Примечания, Ввод данных в поля форм. Для режимов Только чтение и Примечания можно выделить незащищаемые фрагменты документа и выбрать пользователей, которым разрешается их редактирование. Для режима Ввод данных в поля форм можно указать, какие разделы документа будут защищены, а какие нет. Нажмите кнопку Да, включить защиту. В окне Включить защиту (рис. 11.10)

Рис. 11.10 введите пароль в оба поля: Новый пароль и Подтверждение пароля. Несмотря на то, что в окне написано про необязательность пароля, пароль следует ввести. В противном случае любую установленную защиту сможет снять любой пользователь.

Кроме ограничения редактирования, можно ограничить набор стилей, используемых при оформлении документа.

11.1.5.2. Разрешение Только чтение

При установке этого разрешения допускается только просмотр документа и выделение его фрагментов. Выделенный фрагмент можно копировать в буфер обмена. При установке данного вида защиты некоторые области документа можно оставить незащищенными. Выделите фрагмент документа. Установите флажок в разделе Исключения области задач Защита документа. Незащищенная область документа будет выделена бледно-серым фоном (рис. 11.11).

Рис. 11.11 Повторите процедуру для всех незащищенных областей. Нажмите кнопку Да, включить защиту. Незащищенные фрагменты документа выделены бледно-желтым фоном (рис. 11.12).

Рис. 11.12 Если фон не отображается, установите соответствующий флажок в области задач Защита документа. В незащищенной области можно выполнять любые действия: добавлять и удалять текст и другие элементы, изменять оформление, перемещать элементы документа из одной незащищенной области в другую и т.д.

Для перехода между незащищенными областями документа можно пользоваться кнопкой Найти следующую область, которую я могу редактировать. Для выделения в документе всех таких областей нажмите кнопку Показать области, которые я могу редактировать. После снятия защиты область, для которой было разрешено редактирование, по-прежнему остается выделенной бледно-серым фоном (см. рис. 11.11). При последующей установке защиты данные области опять останутся не защищены. Для того, чтобы в последующем область можно было защитить, выделите ее и снимите флажок в разделе Исключения области задач Защита документа (см. рис. 11.11). Для того, чтобы все области документа были защищаемыми, выделите весь документ, затем установите и снимите флажок в разделе Исключения области задач Защита документа (см. рис. 11.11).

11.1.5.3. Разрешение Запись исправлений

При установке этого разрешения допускаются любые действия с документом. Однако все действия с документом (удаление и добавление элементов, оформление) записываются. В режиме отображения документа Разметка страницы по умолчанию приняты следующие настройки: каждое исправление помечается вертикальной чертой, удаленный текст и другие элементы помещаются в выносках в правом поле, добавленный текст выделяется подчеркиванием (рис. 11.13).

Рис. 11.13 Можно настроить параметры пометки и отображения исправлений в документе. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Исправления окна Параметры (рис. 11.14)

Рис. 11.14 установите параметры пометки исправлений.

11.1.5.4. Разрешение Примечания

При установке этого разрешения допускается добавление примечаний, просмотр документа и выделение его фрагментов. Выделенный фрагмент можно копировать в буфер обмена. Так же как при установке разрешения Только чтение, некоторые области документа можно оставить незащищенными. Примечания к документу добавляются в обычном порядке с помощью команды Вставка/Примечание или с использованием панели инструментов Рецензирование. Незащищенные фрагменты документа выделены бледножелтым фоном (рис. 11.15).

Рис. 11.15 В незащищенной области можно выполнять любые действия: добавлять и удалять текст и другие элементы, изменять оформление, перемещать элементы документа из одной незащищенной области в другую и т.д.

11.1.5.5. Разрешение Ввод данных в поля форм

Этот режим, в принципе, предназначен для работы с документами, содержащими поля форм, однако его можно использовать для обычных документов. При установке этого разрешения допускается только ввод данных в поля форм. Никакие другие действия не допускаются, в том числе, и выделение фрагментов документа. При наличии в документе разделов, можно установить защиту только на выбранные разделы. При установке защиты в области задач Защита документа щелкните по ссылке Выбор разделов. В окне Защита раздела (рис. 11.16)

Рис. 11.16 установите флажки для защищаемых разделов. В незащищенных разделах документа можно выполнять любые действия.

11.1.5.6. Ограничение изменения оформления

Можно запретить оформление текста документа с использованием панели инструментов Форматирование и команд меню Формат, допустив только использование стилей. В области задач Защита документа установите флажок Ограничить набор разрешенных стилей. Для выбора допустимых к использованию стилей щелкните по ссылке Настройки. В окне Ограничения на форматирование (рис. 11.17)

Рис. 11.17 установите флажки для разрешенных стилей. Можно воспользоваться кнопкой Рекомендованный минимум. Кнопка Нет снимает все флажки, что делает документ недоступным для какого-либо оформления. Впрочем, можно будет использовать стиль Обычный.

После выбора допустимых стилей может появиться предупреждающее сообщение (рис. 11.18).

Рис. 11.18 Нажмите кнопку Нет, иначе из документа будут удалены все пользовательские стили.

Можно выполнять любые действия по редактированию защищенного документа, но оформление можно производить только с использованием стилей. При работе с защищенным документом на панели инструментов Форматирование доступен только раскрывающийся список Стиль (рис. 11.19).

Рис. 11.19

Для применения стилей можно также пользоваться областью задач Стили и форматирование. Стили нельзя изменять. Стили нельзя добавлять и удалять. Нельзя изменить шаблон, назначенный для документа.

11.1.6. Снятие защиты

Независимо от выбранного способа защиты документа, для снятия защиты в области задач Защита документа нажмите кнопку Отключить защиту. В окне Снятие защиты (рис. 11.20)

Рис. 11.20 введите пароль. Если область задач не отображена, можно воспользоваться командой Сервис/Снять защиту.

12. ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ. ЧАСТЬ 2

Тезисы

Представлены способы предотвращения случайного повреждения и утраты данных пользователем. Показаны возможности защиты файлов, в том числе, путем открытия файла в режиме только для чтения, открытия копии файла и создания резервной копии. Показана возможность сохранения и использования версий документа. Дано понятие о компьютерных вирусах. Показаны особенности макровирусов. Дано представление об уровнях защиты от макровирусов. Показано формирование надежных источников файлов. Рассмотрены ситуации работы с файлами, содержащими макросы, при различных уровнях защиты. Показана возможность защиты информации от утраты при зависании компьютера или внезапном отключении питания.

12.1. Защита от случайного повреждения пользователем

Во избежание случайного повреждения и утраты данных в результате неаккуратных или ошибочных действий пользователя можно предпринять ряд защитных мероприятий.

12.1.1. Защита файлов 12.1.1.1. Открытие файлов в режиме только для чтения

С целью предотвращения случайного сохранения документа файл можно открывать в режиме Только для чтения. Можно настроить автоматический переход в такой режим открытия. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Безопасность окна Параметры (рис. 12.1)

Рис. 12.1 установите флажок Рекомендовать доступ только для чтения и нажмите кнопку ОК. Установленный режим начнет действовать после сохранения и закрытия файла. Теперь при открытии файла будет выходить соответствующая рекомендация (рис. 12.2).

Рис. 12.2 Для открытия файла в режиме только для чтения следует нажать кнопку Да, а для открытия в режиме полного доступа — кнопку Нет. Для снятия режима открытия файла следует выполнить команду Сервис/Параметры, во вкладке Безопасность окна Параметры (см. рис. 12.1) снять флажок Рекомендовать доступ только для чтения и нажать кнопку ОК. Открыть файл в режиме, не допускающем сохранение изменений, можно и в процессе обычного открытия файла. Нажмите кнопку Открыть в панели инструментов Стандартная. В окне Открытие документа (рис. 12.3)

Рис. 12.3 щелкните по стрелке кнопки Открыть и выберите режим Открыть для чтения.

12.1.1.2. Открытие копии файла

Во избежание риска повреждения данных в файле, можно открывать его копию. Нажмите кнопку Открыть в панели инструментов Стандартная. В окне Открытие документа (рис. 12.3) щелкните по стрелке кнопки Открыть и выберите режим Открыть как копию. При удачном результате работы файл можно сохранить под старым именем.

12.1.1.3. Сохранение резервной копии файла

Для возможности возврата к версии файла до его последнего сохранения, можно включить режим автоматического сохранения резервной копии файла. Выполните команду Сервис/Параметры.

Во вкладке Сохранение окна Параметры (рис. 12.4)

установите флажок всегда создавать резервную копию. С этого момента при каждом сохранении файла будет создаваться его резервная копия. Резервная копия файла сохраняется в ту же папку, в которой находится и оригинал файла, под именем файла-оригинала с добавлением слов Копия перед именем файла. Резервная копия файла имеет расширение .wbk.

Резервная копия представляет собой копию файла в том виде, какой он имел перед последним сохранением. При каждом следующем сохранении предыдущая резервная копия файла заменяется новой под тем же именем. При открытии файла резервной копии в раскрывающемся списке Тип файлов окна Открытие документа следует выбрать режим Все файлы.

12.1.1.4. Сохранение версии документа

Если возникла необходимость зафиксировать внесенные в документ изменения, можно сохранить несколько версий документа в одном документе. При этом экономится и место на диске, так как сохраняются не полные версии документа, а только различия между ними. Если сохранены несколько версий документа, есть возможность вернуться к любой версии: открыть, сохранить как файл, распечатать или удалить ее. Выполните команду Файл/Версии. В окне Версии документа (рис. 12.5)

Рис. 12.5 нажмите кнопку Сохранить.

В окне Сохранение версии (рис. 12.6)

Рис. 12.6 нажмите кнопку ОК. Перед сохранением версии в поле Заметки к версии можно добавить комментарий. Для автоматического сохранения версий документа при каждом закрытии файла в окне Версии документа (см. рис. 12.5) установите соответствующий флажок.

Документ может содержать неограниченное количество версий. Признаком наличия версий документа является значок в правой части строки состояния. Для просмотра существующих версий документа выполните команду Файл/Версии или дважды щелкните по значку версии в строке состояния. В окне Версии документа (см. рис. 12.5) дважды щелкните по открываемой версии или выделите ее и нажмите кнопку Открыть. Версия документа открывается в отдельном окне. Окно версии и основного документа автоматически упорядочиваются с расположением по вертикали (рис. 12.7).

Рис. 12.7 Перед открытием версии можно просмотреть комментарии к ней. В окне Версии документа (см. рис. 12.5) выделите нужную версию и нажмите кнопку Заметки.

Ненужную версию документа можно удалить. В окне Версии документа (см. рис. 12.5) выделите версию и нажмите кнопку Удалить. Отменить удаление версии невозможно. При необходимости версию документа можно сохранить как обычный файл.

12.2. Защита от вирусов 12.2.1. О вирусах

Вирусами называют программы, которые «заражают» файлы, вставляя в них собственную копию. При загрузке такого файла в память компьютера может произойти заражение других файлов. Вирусы часто вызывают опасные побочные эффекты. Вирусы обычно поражают программы, но в последнее время появилось весьма большое число вирусов, поражающих документы Microsoft Office, и в частности, файлы Microsoft Word. Располагаются эти вирусы в макросах, поэтому и называют их макровирусами. Вирусы в макросах — это разновидность компьютерных вирусов, которые сохраняются в макросе в документе, шаблоне или надстройке. При открытии документа, содержащего макровирус, а также при выполнении действий, вызывающих запуск макровируса, макровирус может быть активизирован, перенесен на компьютер и сохранен в шаблоне. Начиная с этого момента, каждый вновь открываемый или создаваемый документ может автоматически «заразиться» этим макровирусом, а при открытии зараженных документов другими пользователями, макровирус переносится на их компьютеры. Бороться с любыми вирусами надо всегда. Любой файл, поступающий из неизвестного или ненадежного источника, прежде чем копировать на свой компьютер, следует проверять на наличие вирусов. Делается это с помощью специальных антивирусных программ.

12.2.2. Обеспечение безопасности в Microsoft Word 12.2.2.1. Уровни безопасности

Помимо всех антивирусных мероприятий и в дополнение к ним, Microsoft Word имеет собственные средства защиты от макровирусов. Проверяется собственно не наличие вирусов, а наличие макросов в открываемых файлах. Наличие макроса, в том числе и неподписанного, совсем не обязательно означает присутствие вируса. Тем не менее, рекомендуется не допускать к открытию файлы с неподписанными макросами, и внимательно относится к файлам с подписанными макросами. Для выбора режима защиты: выполните команду Сервис/Макросы/Безопасность; во вкладке Уровни безопасности окна Безопасность (рис. 12.8)

Рис. 12.8 выберите один из четырех уровней безопасности (переключатели Очень высокая, Высокая, Средняя, Низкая, соответственно).

Установка того или иного уровня безопасности определяет не только уровень защиты от макровирусов, но и возможность работы с настоящими макросами, которые могут быть в открываемых документах. Для начинающих пользователей Microsoft Word, не работающих с макросами, можно рекомендовать установку очень высокого или высокого уровня безопасности. Низкий уровень безопасности можно рекомендовать только в том случае, когда нет необходимости работать с чужими документами. Во всех остальных случаях удобнее всего средний уровень безопасности, который позволяет принимать решение об использовании макросов.

12.2.2.1.1. Очень высокий уровень безопасности

При открытии файла отключаются все подписанные и неподписанные макросы. При попытке запустить макрос (специально или случайно) появится предупреждение об отключении макросов (рис. 12.9).

Рис. 12.9 Для обеспечения работоспособности макросов необходимо выполнить команду Сервис/Макросы/Безопасность. Во вкладке Уровни безопасности окна Безопасность (см. рис. 12.8) следует понизить уровень безопасности. После этого файл следует закрыть и снова открыть.

12.2.2.1.2. Высокий уровень безопасности

При открытии файла отключаются все неподписанные макросы. При попытке запустить макрос (специально или случайно) появится предупреждение об отключении макросов (см. рис. 12.9). При открытии файла, макросы которого имеют цифровую подпись, но автор не включен в список надежных источников, выходит соответствующее предупреждение (рис. 12.10).

Рис. 12.10 Файл можно открыть с отключением макросов.

Если автор макросов известен и заслуживает доверия, и есть уверенность, что открываемый файл содержит нужные макросы, можно установить флажок Всегда доверять макросам от этого издателя и нажать кнопку Не отключать макросы (пока не установлен флажок, кнопка будет недоступна) (рис. 12.11).

Рис. 12.11

В противном случае, лучше нажать кнопку Отключить макросы. При желании просмотреть параметры цифровой подписи можно нажать кнопку Сведения. Кнопка Подробности вызывает справочную систему Microsoft Word. Если макросы при открытии были отключены, то при попытке запуска появится предупреждение об отключении макросов (см. рис. 12.9). Файлы, макросы которого имеют цифровую подпись, а автор включен в список надежных источников, открываются беспрепятственно.

12.2.2.1.3. Средний уровень безопасности

При открытии файла, макросы которого не имеют цифровой подписи, выходит соответствующее предупреждение (рис. 12.12).

Рис. 12.12 Если достоверно известно, что файл содержит нужные макросы, можно нажать кнопку Не отключать макросы. В противном случае, лучше нажать кнопку Отключить макросы. Кнопка Подробности вызывает справочную систему Microsoft Word.

Если макросы при открытии были отключены, то при попытке их запуска появится предупреждение об отключении макросов (см. рис. 12.9). При открытии файла, макросы которого имеют цифровую подпись, но автор не включен в список надежных источников, выходит соответствующее предупреждение (рис. 12.13).

Рис. 12.13

Если автор макросов известен, заслуживает доверия и есть уверенность, что открываемый файл содержит нужные макросы, то, в отличие от высокого уровня безопасности, можно сразу нажать кнопку Не отключать макросы. Если с макросами указанного автора придется работать часто, можно установить флажок Всегда доверять макросам из этого источника. Для отключения макросов следует нажать кнопку Отключить макросы. При желании просмотреть параметры цифровой подписи можно нажать кнопку Сведения. Кнопка Подробности вызывает справочную систему Microsoft Word. Файлы, макросы которого имеют цифровую подпись, а автор включен в список надежных источников, открываются беспрепятственно.

12.2.2.1.4. Низкий уровень безопасности

При открытии любых файлов с макросами, независимо от наличия подписи, все средства защиты от макровирусов в Microsoft Word будут отключены. При этом не будет никаких предупреждений или сообщений. И если файл содержит макровирус, то произойдет заражение компьютера.

12.2.2.2. Формирование списка надежных источников

Для удобства работы с подписанными макросами, к авторам которых существует безусловное доверие, можно добавить сертификат, который был использован для подписания данных макросов, в список надежных источников, если установлен высокий или средний уровень безопасности и источник макросов признан надежным. Для добавления в список надежных источников необходимо в окне Предупреждение системы безопасности (см. рис. 12.11 и рис. 12.13) установить флажок Всегда доверять макросам из этого источника. Для просмотра списка надежных источников: выполните команду Сервис/Макросы/Безопасность;

во вкладке Надежные издатели окна Безопасность (рис. 12.14)

Рис. 12.14 приведен список источников.

При необходимости случайно добавленный или вышедший из доверия источник можно удалить. Для этого следует выделить имя источника в списке (см. рис. 12.14) и нажать кнопку Удалить.

12.3. Защита от утраты данных при зависании компьютера или при внезапном отключении питания

При зависании компьютера или при внезапном отключении питания данные, введенные в открытые в этот момент документы, могут быть утеряны. Во избежание этого в процессе работы Microsoft Word может автоматически создавать и сохранять файлы, которые затем могут быть использованы для восстановления их. Эта возможность позволяет избежать потери несохраненных данных при сбое компьютера. Если исходный документ был поврежден, можно восстановить утраченные данные из автоматически сохраненного файла. Для настройки режима автоматического сохранения необходимо выполнить команду Сервис/Параметры, во вкладке Сохранение окна Параметры (рис. 12.15)

Рис. 12.15 установить флажок автосохранение каждые, в счетчике указать периодичность автосохранения в минутах (от 1 до 120). При желании можно выбрать папку, в которую будут сохраняться автокопии файлов.

Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Расположение окна Параметры (рис. 12.16)

Рис. 12.16 в списке Типы файлов выделите автосохраненные и нажмите кнопку Изменить.

По умолчанию выбрана папка С:\Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\Word. Можно выбрать любую другую папку. Следует отметить, что автосохранение ни в коей мере не служит заменой обычному сохранению файлов, а используется только для восстановления данных. При перезапуске Microsoft Word после зависания компьютера или сбоя питания, файлы, над которыми велась работа, проверяются на наличие ошибок, а содержащиеся в них данные восстанавливаются, если это возможно. Однако в некоторых случаях восстановить данные не удается. В области задач Восстановление документов (рис. 12.17)

Рис. 12.17 отображается список всех файлов, которые были восстановлены, когда Microsoft Word перестал отвечать на запросы.

Файлы, в заголовках которых содержится слово [Восстановлен], как правило, содержат более поздние изменения, чем файлы, в заголовках которых содержится слово [Исходный]. Для открытия восстановленного файла следует щелкнуть по его имени в области задач Восстановление документов. При желании можно открыть все версии и сохранить лучшую. Открыв или сохранив все файлы, которые требуется оставить, следует нажать кнопку Закрыть в области задач Восстановление документов. Если какие-то из восстановленных файлов не были открыты или сохранены, то выйдет соответствующее предупреждение (рис. 12.18).

Рис. 12.18 Если автосохраненный файл был открыт из области задач Восстановление файлов, но не был сохранен, при его закрытии выходит соответствующее сообщение (рис. 12.19).

Рис. 12.19 Нажмите кнопку Сохранить как и сохраните файл или нажмите кнопку Удалить для его удаления.

Если по какой-либо причине восстановленные файлы не были открыты при перезапуске Microsoft Word, их можно открыть вручную из папки, в которую сохраняются автокопии файлов. При открытии автосохраненного файла в раскрывающемся списке Тип файлов окна Открытие документа следует выбрать параметр Все файлы. Каждый восстановленный файл имеет имя исходного файла с добавлением слов Автокопия в начале имени и расширением .asd. Открытый файл можно сохранить как обычный документ.

13. СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ

Тезисы

Дано представление об электронных формах. Показано создание постоянной части документа. Показано добавление полей в форму. Подробно описаны особенности использования и настройки параметров тестовых полей. Дано представление об использовании числовых форматов полей. Приведена настройка параметров полей со списками. Показана возможность создания справочной информации к полям формы. Описаны способы установки защиты формы, как на период создания и отладки, так и для заполнения пользователями. Рассмотрены вопросы работы с формой при ее заполнении. Показана возможность сохранения и печати данных, введенных в поля формы.

13.1. О формах

Форма — это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения. Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис. 13.1).

Рис. 13.1 Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Затенение полей формы

позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати. Форма состоит из постоянной части и полей. Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и другие объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной. Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки. Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.

13.2. Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками. Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис. 13.1, можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта. Образец документа приведен на рис. 13.2.

Рис. 13.2

13.3. Вставка полей в форму 13.3.1. Текстовые поля

Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена. Для вставки текстового поля установите курсор в месте вставки и нажмите кнопку Текстовое поле панели инструментов Формы. Поле отобразится как серый прямоугольник (рис. 13.3).

Рис. 13.3 Для настройки параметров поля нажмите кнопку Параметры поля формы панели инструментов Формы или дважды щелкните по нему мышью.

В окне Параметры текстового поля (рис. 13.4)

Рис. 13.4 установите требуемые параметры.

В раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.

13.3.1.1. Обычный текст

Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д. В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города, и в большинстве случаев это будет Москва, то этот текст можно назначить используемым по умолчанию. В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество символов 32676). В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы, Строчные буквы, Первая прописная, Первые прописные).

13.3.1.2. Число

Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.

В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет 5, то это число можно назначить используемым по умолчанию. В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676). В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата 0 в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате 0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.

13.3.1.3. Дата

Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время. При попытке ввести в поле другие данные появляется запрещающее окно (рис. 13.5).

Рис. 13.5 Переход к другим полям блокируется. В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676). В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой информации). Например, если для поля установить формат dddd, d MMMM yyyy 'г.', то при вводе даты в кратком формате 1.12.07 она будет отображена как суббота, 1 декабря 2007г.

13.3.1.4. Текущая дата

Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе, с отображением текущего времени.

13.3.1.5. Текущее время

Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемого времени, в том числе, с отображением текущей даты.

13.3.1.6. Вычисление

Тип Вычисление использует поле = (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.

13.3.2. Поля со списками

Поля со списками предназначены для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др. Для вставки поля со списком установите курсор в месте вставки и нажмите кнопку Поле со списком панели инструментов Формы. Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник. Для настройки параметров поля нажмите кнопку Параметры поля формы панели инструментов Формы или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры поля со списком (рис. 13.6)

Рис. 13.6 настройте параметры списка.

Для добавления значения введите его в текстовое поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить. Можно добавить любое число элементов списка. Ошибочно добавленный элемент можно удалить: выделите его в поле Список и нажмите кнопку Удалить. Пользуясь кнопкой Порядок можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список.

13.3.3. Флажок

Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет. Для вставки флажка установите курсор в месте вставки и нажмите кнопку Флажок панели инструментов Формы. Первоначально поле отобразится как серый квадрат. Для настройки параметров флажка нажмите кнопку Параметры поля формы панели инструментов Формы или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры флажка (рис. 13.7)

Рис. 13.7 настройте параметры флажка.

Можно настроить размер флажка. При установке переключателя Авто флажок имеет размер установленного при оформлении шрифта. Переключатель Точно позволяет установить размер флажка, не зависимый от размера шрифта. Можно настроить состояние по умолчанию: нет или установлен.

13.3.4. Создание текста справки к полям

Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки, который будет отображаться в строке состояния окна Word или выходить при нажатии клавиши F1. Для любых полей справка создается одинаково. В окне установки параметров текстового поля (см. рис. 13.4), поля со списком (см. рис. 13.6) или флажка (см. рис. 13.7) нажмите кнопку Текст справки. о вкладке Строка состояния окна Текст справки для поля формы (рис. 13.8)

Рис. 13.8 установите переключатель Текст справки и введите текст справки. Аналогично введите текст во вкладке Клавиша F1.

В качестве текста справки можно использовать также элементы автотекста. При переходе к полю в защищенном документе, справка будет автоматически отображаться в строке состояния и при нажатии клавиши F1 (рис. 13.9).

Рис. 13.9

13.3.5. Изменение формата содержимого поля формы

В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести при создании формы. Выделите поле формы, которое нужно форматировать. Установите требуемое оформление с использованием панели инструментов Форматирование и/или команд меню Формат.

13.3.6. Автоматизация работы с формой

В форме можно использовать макросы. Например, после ввода данных в какое-нибудь поле, можно автоматически заполнить еще несколько полей. Макросы могут автоматически запускаться при входе в поле или выходе из поля. Создайте необходимые макросы и сохраните их в файле формы. Если необходимые макросы содержат другой шаблон, скопируйте данные макросы в шаблон формы. Чтобы макрос запускался при помещении курсора в поле формы, в окне установки параметров текстового поля (см. рис. 13.4), поля со списком (см. рис. 13.6) или флажка (см. рис. 13.7) выберите необходимый макрос в раскрывающемся списке При входе. Чтобы макрос запускался, когда курсор находится в поле формы, в окне установки параметров текстового поля (см. рис. 13.4), поля со списком (см. рис. 13.6) или флажка (см. рис. 13.7) выберите необходимый макрос в раскрывающемся списке При выходе. В окне установки параметров текстового поля (см. рис. 13.4), поля со списком (см. рис. 13.6) или флажка (см. рис. 13.7) нажмите кнопку Текст справки.

13.4. Защита формы 13.4.1. Защита формы во время ее разработки или изменения

Заполнение формы невозможно до тех пор, пока она защищена. В процессе разработки, отладки или изменения формы для установки защиты можно пользоваться кнопкой Защита формы панели инструментов Формы. Следует обратить внимание, что при нажатии кнопки Защита формы нельзя будет отменить выполненные ранее действия с документом (список отменяемых действий полностью очищается). После ввода данных в поля формы для дальнейшей работы с документом нужно еще раз нажать кнопку Защита формы. Для очистки данных, внесенных в поля в процессе отладки, нажмите кнопку Очистить поля формы панели инструментов Формы.

13.4.2. Защита формы для работы

Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого области. Установку защиты формы для заполнения пользователями необходимо производить с использованием области задач Защита документа. В панели задач Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа, а затем выберите Ввод данных в поля форм в списке ограничений. Нажмите кнопку Да, включить защиту. Введите пароль для защиты формы в поле Новый пароль, а затем подтвердите его. Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.

13.5. Работа с формой 13.5.1. Заполнение формы

При заполнении защищенной формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDown, переводят курсор к следующему полю, а клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавиша PageUp — к предыдущему. Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишей Tab. Курсор в поле можно зафиксировать также щелчком мыши. Данные в текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы проверка правописания не производится. Автозамена работает, автотекст — нет. При переходе к полю со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение (рис. 13.10).

Рис. 13.10 Флажок можно установить (снять) щелчком мыши или клавишей Пробел.

13.5.2. Сохранение данных, введенных в электронную форму, для использования в базе данных или в электронной таблице

Для дальнейшей электронной обработки данных, веденных в поля форм, можно сохранить их в виде текстового файла. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Сохранение окна Параметры установите флажок Сохранять только данные для форм. Нажмите кнопку OK. Нажмите кнопку Сохранить панели инструментов Стандартная или выполните команду Файл/Сохранить копию как. В окне Сохранение документа введите имя файла в поле Имя файла. В раскрывающемся списке Тип файла выберите Только текст, а затем нажмите кнопку Сохранить. В окне Преобразование файла (рис. 13.11)

Рис. 13.11 выберите кодировку текста, а затем нажмите кнопку OK. Содержимое полей формы будет сохранено в виде текстового файла. В качестве разделителей будет использоваться точка с запятой.

Следует отметить, что указанные настройки параметров сохранения относятся только к конкретному файлу формы. Для всех других открытых файлов действует обычный порядок сохранения.

13.5.3. Печать данных, введенных в электронную форму

При печати форм можно ограничиться печатью только данных полей формы и не выводить на печать постоянную часть формы. Выполните команду Сервис/Параметры. Во вкладке Печать окна Параметры установите флажок Печатать только данные для форм. Нажмите кнопку OK. Нажмите кнопку Печать панели инструментов Стандартная или выполните команду Файл/Печать. Напечатаны будут только данные, введенные в форму. Если электронная форма была разработана на основе готового бланка, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, можно вставить бланк в принтер и использовать описанную процедуру для заполнения бланка.