p ^ je a o ^ а с и щ щ Ц е Д Ж Т Г Д p a c t o e c a c p o 14b а се о р с
_]
pa e c a o a p o c e p x o c a c o o e o c j, M r a cp o x o e c a c p o л и б с е с о р а
eco?>: e a ^ a cp o a p o c e c r p ? x a e e e a opce p cp a o e o c afcx s a p a c p o x o e c c e o p e c o a x e a p ac ^
opaceopecoax е а ^ х о с л
. л-
a u acpox < e c s е р о ..э р р о е а д 1 Я
Ш
Microsoft
Office Word
2003
М. М и л л х о л л о н ,
К. Мюррей Официальное руководство
Microsoft Press С&пптер
М. Миллхоллон К. Мюррей
Ю
П И ТЕ Р *
Москва - Санкт-Петербург * Нижний Новгород - Воронеж Новосибирск - Ростов-на-Дону - Екатеринбург * Самара Киев ^Харьков ■Минск 2005
'
*"
ББК 32.973.2я7 УДК 681.3(075) М60
М60 Эффективная работа: Microsoft Office W ard 2003 / M. Миллхоллон, К. Мюррей — СПб.: Питер, 2005, — 971 с.: ил. ISBN 5*469-00049-6 Книга представляет со'Зой «официальное руководство по эффективной работе с новой версией популярного текстового ptiakropa Microsoft Office Word 2003. Издание предназначено для _ широкого круга читателей н может (дожить настольной книгой для всех пользователей Microsoft Office Word 2003. В этой книге вы наРдетз абсолютно все, что необходимо для продуктивного использования Word на работе и дома, познакомитесь с новыми командами и функциями, научите :ь создавать веб-страницы и использовать Ингсрнет для совместной работы с файлами. Также вы найдете сведения об X M L . Удобная opi анизация книги делает ее уникальным справочником: читатель может найти нужный раздел по краткому или полному содержанию, отыскать интересующий термин в алфавитном указателе, воспользоваться л< рекрестными ссылками в тексте.
ББК 32.973.2я7 УД К 681.3(075)
Права на издание получены по соглашению с Microsoft Press. Вое права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена а какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея а виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги.
О ISBN 0-7356-1515-2 (англ.) ISBN 5-469-00048-6
Copyright 2004 by Mary Millhollon and Katherine Murray С Пег ьвод на русский язык ЗАО Издательский дом «Питер», 2005
О Издание на русском языке, оформление, ЗАО Издательский дом «Питер», 2005
Краткое содержание НАСТЬ I. Глава 1. Глава 2. Глава 3. Глава 4. Глава 5. Глава 6. Глава 7. Глава 8. Глава 9. Глава 10.
Профессиональным документам — профессиональные инструменты Знакомство с Word 2003 ...................................................................................... 30 Основы формирования документов................ ^ ................................ ...................52 Печать документов ......................................... Г ................................................. 116 Оттачиваем мастерство перемещения по докум енту..................................... 138 Персональная настройка Word ........................................................................163 Эле^фоннье справочники................................................................................. 177 Инструменты текста работают за в а с .................................................................. 214 Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков................................246 Используем с ти л и ..................................................................................................287 Структура документа: ясность и четко сть............................................................ 312
ЧАСТЬ II. Подкрепление информации таблицами, граф иками, диаграммами и рисунками ' ч Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты ......................................................336 Глава 12. Оживление текста с помощы э изображений и автофигур................................... 371 Глава 13. Организация данных в виде таб л и ц ..................................................................... 423 Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и граф иков...................................448 ЧАСТЬ III. Проектирование страницы с максимальным визуальным ю здействием Глава 15. Параметры страницы и нум ерация.................................................... . » . . 478 Глава 16. Форматирование документа с помощью иаблонов, мастеров, надстроек и XML-схем ........................................................................................499 Глава 17. Надписи, рамки, фон и т е м ы ........................................................................... 525 Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя ......................................551) ЧАСТЬ IV. Большие документы Глава 19. Форматирование: колонки и разделы......................................Л ............... \ . 572 Глава 20. Главы чй документ: созданиё и использование.................................. ... 587 Глава 21. О главление........................................................ .............................................. 605 Глава 22. Указатели ...........................................................................................................618 Глава 23. Сноски и перекрестные с сы л ки ........................................................................629 ЧАСТЬ V . Глава 24. Глава 25. Глава 26. Глава 27. Глава 28.
Работаем в локальной сети и Интернете Word и работа online...........................................................................................640 Совместная работа с докум ентам и........................................................... . 691 Создание профессиональных веб-узлов...............................................................709 Правка документов с помощью инструментов рецензирования . ...................... 754 Защита информации.............................................................................................. 795
ЧАСТЬ V I. Дополнительные возможности Word Глава 29. Работа с X M L ..................................................... ..................................................822 Глава 30. Выполнение слияния ...........................................................................................838 Глава 31. Коды полей и бланки ...........................................................................................863 Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование............................................... 895 Приложение А. Установка и восстановление Word 2003 .................................................. 916 Приложение Б. Различные я з ы к и ..................................................................................... 922 Алфавитный указатель ........................................................................................................... 929
Содержание .* Б л а го д а р н о с ти ................................................................... ......................... . 28 От издательства.............................................................................................................28 Ч А С Т Ь I. П р о ф е сс и о н ал ь н ы м д о ку м е н та м — п р о ф есси о н ал ь н ы е и н стр ум ен ты Глава 1 . Знакомство с W ord 2003 ................................................................ 30 Ключ к усовершенствованиям...................................................................................... 31 Что нового в Word?......................................................................................................... 31 Усовершенствованный дизайн................................................................................... 31 Новые возможности поиска и ввода информации........................................... . 32 Улучшение совместной работы над докуме нтам и...................................................33 Изучение инструментов интерфейса W ord...................................................................34 Работа с м ен ю ............................................................................................................ 34 Использование полос прокрутки . . ...................................................................... 37 Клавиатурные комбинации......................................................................................... 38 Гросмотр документов в разных режимах ................................................................40 Создание удобных панелей инструментов .............................................................48 \ Интерпретация данных строки состояния............................................................... 50 Глава 2 . Основы формирования д о кум е н то в .............................................52 Создание нового документа и основные принципы работы в W o r d ......................... 53 1 Работаем с областью задач Приступая к работе......................................................54 Работаем с областью задач Создание документа . 4..............................................57 Использование шаблонов и мастеров...................................................................... 59 Основные принципы работы с документом ............................................................ 62 Внесение информации в документ............................................................................ 62 Перемещение внутри документа с помощью клавиатурных комбинаций и функциональных клавиш............................................. ...................................63 Переход по объектам документа............................................................................... 66 Основы редактирования............................................................................................ 67 Расположение содержимого документа...................................................................77 Эффективное форматирование текста......................................................................79 Вставка символов и специальных знаков ............................................................... 94 Вставка текущих времени и даты ............................................................................ 99 Сохранение документа................... ...................................................................... 100 Сохранение изменений в существующем документе................... .........................100 Одновременное сохранение всех открытых документов...................................... 100 Сохранение файлов через диалоговое окно Сохранение документа....................101
Содержание ♦
7
Сохранение документа как TIFF-файла . ...................................................... 107 Сохранение файлов при работе в с е т и ....................... ....................................108 Автоматическое создание резервных кс п ^ й ............. .................... Ч . . . 408 Обращение к документам . . * ....................................................................* . . . 108 Отображение существующего документа................................................ ... 108 Открытие XML-документа.............................................................................. . . 112 Открытие документа, хранящегося в рабочей области для документов . . . 112 Преимущества автоматического восстановления и фонового сохранения , . . 113 Гл ав а 3 . Печать документов ................... ...................................................116 Предварительный просмотр ................................................................................... 117 Настройка режима предварительного просмотра................ ............................... 117 Управление отображением документов в .режиме предварительного просмотра . . . Д. . . . .-У................ .... . . 1 1 9 ' Редактирование в режиме предварительного просмотра .......................... . 122 Печатаем быстро и эффективно............................................................................ 124 Отмена печатного задания................... ......................... ........................................ 125 Управление печатными заданиями .......................................... ............................... 125 Печать нескольких копий одного докум ента.......................v ............................ 126 Диапазон п е ч а ти ................................................... v....................................’ . . 127 Печать четных или нечетных страниц документа................................................127 Печать отдельных элементов документа . ................ ..........................128 Печать черновика................................................................................... ... 131 Печать нескольких страниц на одном листе .......................J ......................'. 131 Масштабирование печати документов...................................... .........................132 Печать XML-тего в ................................................................................ .................. 132 Печать фоновых цветов и изображений................................................................ 133 Использование поля INCLUDETEXT для печати нескольких документов . . . 133 Печать данных для ф о р м ................................... : . # ............................... ... . 134 Создание файла печати ....................................................... ч ..........................134 Настройка печати...................................................................................................... 135 Глава 4 . Оттачиваем мастерство перем ещ ения по докум енту * .............................................................................. 13 8 Управление основным и расширенным поиском................... ............................... 139 Обычный поиск файлов......................................................................................... 142 Управление расширенным поиском................................................................ . 1 4 6 Увеличение скорости поиска с помощью службы индексирования................... 148 Схема документа...................................................................................................... 150 Поиск текста и других элементов в активном документе . . . . .* .......................151 'Поиск и выделение элементов документа ................................................... . 1 5 2 Настройка параметров вкладки Найти ................................................................ 153 Поиск атрибутов форматирования.......................... . ............................. 155 Поиск специальных символов с помощью код ов................................................156
8 ♦ Содержание Замена текста..........................................................................................................158 Клавиатурные команды для поиска или замены специальных символов . . . 160 Средства Перейти и Выбор объекта перехода................................................... 160 Создание закладок для перемещения по документу .......................................... 162 Глава 5 . Персональная настройка W o r d ............................................. 163 Экономим время: автоматический запуск Word................................................... 164 Настройка автозагрузки путем добавления кл ю ча..........................................164 Место расположения документов по умолчанию................................................ 165 Настройка панелей инструментов..........................................................................166 Отображение всплывающих подсказок и клавиатурных комбинаций на панелях инструментов................................................................................ 166 Отображение крупных кнопок панелей инструментов................ ......................167 Изменение существующих панелей инструментов............. ..................... 1 6 7 Создание новых панелей инструментов............................................................. 169 Добавление разделителей к панелям инструментов.......................................172 Настройка меню.......................................................................................................172 Создание нового меню . . ............................................................................. 172 Добавление команд в новое меню ....................................................................173 Перемещение команд м е н ю '............................................................................. 173 Удаление команд из м е н ю ................................................................................ 173 Создание клавиатурных комбинаций................................................................... 173 Создание клавиаутрных комбинаций для существующих кнопок и ко м ан д ............................................................. 174 Использование клавиатурных комбинаций для символов ................................................................... 174 и специальных знаков............. Повышение доступности.......................................................................................175 Изменение цвета текста ................................................................................... 176 Настройка звука............. ......................................................................, - . ; . 176 Глава 6 . Электронны е с п р а в о ч н и ки .......................................................177 Получение информации с помощью области задач ..........................................178 Справочные материалы................................... Использование справочных материалов ............................................. ... 180 Поиск значений с л о в ............................................................ ............................ 181 Управление справочными средствами............. ..........................................181 Использование функции Родительский контроль для блокирования информации.......................................................................184 Средства проверки правописания.......................................................................185 Автоматическая проверка орфографии и грамматики................................... 186 Отключение автоматической проверки правописания................................... 190 Проверка орфографии вручную...................................... ...................................192 Управление вспомогательными словарями.......................................................196 Исправление грамматики . .................................................................................201
Поиск синонимов с помощью тезауруса......................................................... ... 2Q4 Замена текста синонимом или антонимом...................................................... 205 Пролистывание страниц online-тезауруса......................................................... 205 Перевод текста на другие я зы ки ............. ... ........................................................ 207 Статистика документа............................................................................................ 209 Автореферат...................................................................................................... 209 Оценка уровня удобочитаемости документа...................................................212 Отображение статистики количества слов в тексте ......................................... 212 Глава 7 . Инструменты текста работаю т за в а с ............................... 214 Быстрое изменение формата................................ ...............................................215 Копирование формата без создания сти л ей .................................................. 216 Выбор показываемых форматов................................ ..................................... 216 Применение Формата по образцу ...................................................................217 Автоформатирование............................................................................................ 218 Применение автоформатирования......................................................... ... 218 Параметры автоформатирования................................................... ...................219 Отмена неиспользуемых параметров автоматического форматирования . . 221 Автоформатирование по мере ввода т е к с т а ................................................... 221 Область задач Показать форматирование..........................................................222 Изменение форматирования с помощью области за д а ч ............................. ... 223 Отображение знаков форматирования...................................................... ... . 224 Изменение знаков форматирования................................ * * 224 Сравнение форматирования................ ; ......................................... 226 Внесение изменений в сравниваемый т е к с т ................... 227 Автоматическое исправление опечаток................ * . . . .. ............................... 228 Управление автозаменой при вводе текста............................................. 228 Параметры автозамены................................................!.................................... 229 Добавление элементов в список автозамены . ...................................... , . 231 Замена и удаление элементов списка автозамены..........................................232 Исключения . ............................................................. ......................................... 233 Автотекст................................................................................................................234 Добавление элементов автотекста с помощью меню.......................................234 Вставка автотекста в колонтитулы................................................................... 235 Вставка элементов автотекста..........................................................................235 Добавление элементов в список автотекста................................................... 237 Управление элементами списка автотекста...................................................... 237 Панель инструментов Автотекст ...................................................................... 239 Смарт-тег — это у д о б н о ..........................................................................■ 240 Смарт-теги в Word 2003 ...................................................................................... 240 Работаем со смарт-тегом............................................................................. . 241 Отключение смарт-тегов............. ......................................................................243 Распознаватели ................................................................................................... 243 Проверка документа ..........................................................................................243
10
♦
Содержание
^Дополнительные см арт-теги............................................................................. 243 л Удаление смарт-тегов..........................................................................................243 Новый буфер обм ена............................................................................................. 244 Вставка элементов буфера обмена................................................................... 245 Параметры буфера обмена................................................................................ 245
Глава 8 . Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков ...................................................................................... 246 Абзацы в документах W o rd ................................................................................... 247 Выравнивание текста и выбор отступов абзацев................................................ 249 Выравнивание абзацев с помощью кнопок панели инструментов и клавиатурных команд . ................................................................................ 250 Выравнивание абзацев с помощью линейки................................................... 251 Выравнивание абзацев с помощью диалогового окна А бзац..........................253 Расстановка интервалов . . . I ..........................................................................255 . Определение междустрочного интервала..........................................................255 ... Настройка интервала до и после аб за ц а ..........................................................257 Управление выравниванием с помощью табуляций............................................. 257 Настройка табуляций с помощью линейки...................................................... 259 Создание табуляций с помощью диалогового окна..........................................260 Удаление табуляций .......................... ............................................................... 261 Изменение атрибутов абзаца с помощью области задач Показать форматирование................................................................................ 262 Управление разрывом строк и страниц . ............................................................. 264 Расстановка переносов................................................... ...................................... 265 Автоматическая расстановка переносов во всем документе................... ' . . 266 Автоматическая расстановка переносов в части докум ента..........................267 Расстановка переносов вручную.......................................................................267 Создание букв и ц ................................................................................................... 268 Эффективное создание спи сков ..........................................................................269 Маркированные списки................................... ....................... ................ 270 Нумерованные списки ................................ ............................................... ... . 271 Подготовка к созданию списков ..........................................................................271 БыстрЪе создание списка . . . . . . . . ............................. ...................................272 Создание списков при вводе т е к с т а ................................................................ 273 Окончание списка................................................................................................ 273 Улучшаем маркированные списки .......................................................................274 Замена маркера................................................................................................... 274 Выбор нового м аркера.......................................................................................275 Изменение шрифта м аркера............................................................................. 276 Изменение знака маркера ................................................................................ 276 Выбор рисунка в качестве маркера................................................................... 277 Добавление маркеров..........................................................................................280
Содержание ♦
11
Изменение отступа м ар ке р а ............................................................................... -281 Изменение расположения текста............................................................ 281 Совершенствуем нумерованные списки ................................................................282 Выбор стиля нумерации ................................................................................... 282 Изменение стиля нумерации............................................................................ 283 Продолжение нумерации...................................................................................... 284 Обновление нумерации..........................................................................................285 Вставка пункта в с п и с о к ..................................................................................285 Превращение маркированного списка в нумерованный, и наоборот............ 286 Возможные проблемы и их реш ения................ ...................................... 286 Глава 9 . Используем с т и л и .......................................... ...................... 287 Понятие стиля................................................................................ ......................... 288 Работа с встроенными стилями W ord................................................................ 289 Область задач Стили и форматирование..........................................................290 Ширина полосы стилей...................................................................................... 293 Стили работают на в а с ..........................................................................................295 Применение к тексту встроенных стилей..........................................................295 Выделение и изменение всех образцов с ти л я ................................................ 295 Удаление формата выделенного текста ............................................. ... 297 Создание новых стилей................................................................................... 299 Создание новых стилей, основанных на отформатированном тексте . . . . . 299 Использование команды Автоформат для создания сти л я ............. ... . . . $00 Создание новых стилей с помощью диалогового окна Создание стиля . . . 301 Изменение существующих с ти л е й ...................................................................... 305 Назначение стилям клавиатурных комбинаций......................................... ... . 306 Переименование сти ля.................................................................................. ./ 307 Настройка свойств сти л я ..................................................................................307 Обновление существующих стилей в соответствии с выделенным текстом ............................................................ ..................... 308 Удаление с ти л е й ......................................................................... .................. , . 308 Восстановление стилей в шаблоне Normal.dot................................................... 309 Копирование стилей из одного документа в другой ..........................................310 Г л ав а 1 0 . Структура документа: ясность и че тко с ть ................ . 312 Десять причин для структуризации длинного документа................................... 313 Схема документа или структура?..........................................................................315 Просмотр документа в режиме Структура .......................................................... 316 Панель инструментов Структура...................................... , ..............................317 Создание новой структуры ...................................................................................... 319 Выбор вида отображения структуры......................................................................320 Отображение различных уровней те кс та ................... • : ............................... ... 320 Отображение первой строки текста......................................................................322 Скрытие и отображение форматирования.........................................................322
1 2 ♦ Содержание
------------- -
-
..................................................................
-
.
.
Работа с заголовками в режиме Структура..........................................................324 Добавление заголовка...................................................................................... 324 Выбор уровня заголовка................................................................................... 324 Повышение и понижение уровня заголовка................... ......................• * • • 325 Изменение структуры.............................................................................................326 Разворачивание и сворачивание структуры.......................................................326 Перемещение тем структуры..........................................* .................................. 327 Нумерация структуры................................................................................ ... 328 Создание схемы нумерации ............................................................................. 330 Печать структуры................................................................................................... 333
ЧАСТЬ II. Подкрепление информации таблицами, графиками, диаграммами и рисунками Глава 1 1 . Визуальное воздействие: граф ика и о б ъ е к т ы ............. 336 Одно изображение стоит тысячи с л о в ................................................................ 337 Подходящее изображение................................................................................... 338 Различие между растровыми и векторными изображениями..........................338 Иллюстрации из коллекции картинок................................................................... 339 Вставка изображения из области задач .......................................................339 Поиск картинок в области з а д а ч ...................................................................... 340 Использование коллекции картинок ................................................................... 341 Работа с изображением в коллекции картинок................................................ 343 Создание новой коллекции . ............................................................................. 346 Добавление и редактирование ключевых с л о в ................................................ 347 Удаление ненужных изображений...................................................................... 348 Вставка изображений............................................................................................ 348 Импортирование изображений в W o rd ...................... г ................................... 349 Использование сканированных и цифровых изображений в W o rd ................ 349 Работа с изображениями.......................................................................................350 Панель инструментов Настройка изображения................................................ 351 Добавление р и сун ка...................................... ......................................... ... . . 352 От цветного к черно-белому и обратно . . ................................................... 352 Изменение контраста и яркости рисунков................................................ . 353 Обрезка рисунков.......................................................................................... •. 354 Изменение размеров рисунка.............................................................................354 Вращение изображений.......................................................................................355 Настройка стиля л иний.......................................................................................356 Сжатие рисунков................................................................................................ 357 Управление обтеканием текста..........................................................................358 Форматирование изображений..........................................................................360 Вставка объектов мультимедиа...................................................... ......................362 Создаем один раз, используем постоянно............................................. ... 362 Связывание объектов................ ...................................... .......................363
Содержание ♦
13
Вставка связанного о б ъ екта............................................................................ 364 Внедрение объ ектов......................................................................................... 368 ч
Гл ав а 1 2 . Оживление текста с помощью изображений ......................... 371 и а в т о ф и гу р ................................................ Знакомство со средствами рисования W o rd ...................................................... 372 Панель инструментов Рисование и раскрывающееся меню Автофигуры . . . 373 Значение полотна рисунка................................ . ............................................375 Линии и основные ф игуры ................ ..................................................................377 Прямые и стрелки ................................................................................................ 377 Создание овалов и прямоугольников................................................................379 Инструмент Автофигуры ................................................ ... . . . . . . . . . . . 379 Рисование нестандартных линий и свободных форм ....................................... 380 Добавление основных фигур и фигурных с тр ел о к.......................................... 380 Создание блок-схем ..........................................................................................383 Создание и настройка звезд и лент................................................... ... . . 384 Рисование выносок................................................................ . . ч . . .‘ Ч 385 Доступ к дополнительным автофигурам с помощью области задач . . , . . 385 Настройка линий и ф ор м ................................................................. .... ^ 387 Цвета линий и заливки......................................................................................387 Добавление эффектов заливки и узоров „ ...................................................... 390 Тени и трехмерные эффекты................................................................................395 Вставка теней и управление и м и ................................................................« 395 Применение трехмерных эффектов и их настройка................... ... 397 Добавление текста к рисункам.............................................................* . » . . 399 Управление объектами при рисовании .......................... ......................... ... . . ; 400 Изменение объектов......................................................................... , . . . . 400 Одновременное выделение нескольких элементов р и сун ка................ 403 Точное перемещение рисованных объектов . . . . . . ................................ 403 Группировка и разгруппировка объектов..........................* ............................ 406 Управление распределением объектов по слоям . .......................................... 406 Вставка полотна рисунка в текст докум ента................ ................................ 407 Объекты W ordA rt................................ , . . .. ......................................................409 ' Используем коллекцию WordArt......................................... ......................... .. . 410 Изменение параметров объекта WordArt..........................................................411 Глава 1 3 . О рганизация данных в виде т а б л и ц ................................ 423 Эффективное создание таблиц.............................................................................424 Создание простой таблицы.......................................................................... 424 Рисование таблицы вручную.......................................... .............................425 Строки и столбцы................... ............................................................................428 Заполнение таблицы ............................................................................. ... 428 Редактирование таблиц...................................................... ...................................429 Отображение знаков форматирования таблицы ................................... ... 429
^
14
♦
Содержание
Выделение я ч е е к ................................................................ ..........................429 Копирование данны х..........................................................................................430 Вставка столбцов................................................................................................ 431 Вставка строк............. .........................................................................................431 Вставка ячеек................ * ....................................................................................432 Удаление строк и столбцов................................................................................ 432 Перемещение строк и столбцов ...................................................................... 432 Объединение ячеек............................................................................................. 432 Разбиение я ч е е к ...................................................................................... ... 433 Изменение размеров таблицы ................................... .........................................433 Автоподбор . . . . * ..........................................................................................433 ^Изменение размеров всей таблицы................................................................... 434 Изменение ширины столбца ............................................................................. 434 Изменение высоты с тр о к и ................................................................................ 434 Равномерное распределение данных в строках и столбцах ..........................435 Изменение направления текста..........................................................................435 Форматирование таблицы ................................................................ ...................436 Автоформат..........................................................................................................436 Изменение существующего стиля ................................................................ ... 437 Добавление границ и заливки................................................................................ 439 Выбор границы . . . . .......................................................................................439 Заливка................................................................................................................ 440 Изменение параметров таблицы..........................................................................441 Размер таблицы............................. ................... ............................................. 441 Выравнивание таблицы и текста » ...................................................................442 Выравнивание я ч е е к ..........................................................................................442 Обтекание текстом ............................................................................................. 442 Разрыв таблицы................................................................................................... 443 Сортировка данных . , ..........................................................................................444 Встроенные функции................................................................... ......................... 445 Автосумма .......................................................................................................... 445 Другие функции.......................... ................................................................... 446 Преобразование таблицы в текст..........................................................................447 Преобразование текста в таблицу . . . .............................................................. 447
Глава
14. Дем онстрация данных
с помощью диаграм м и г р а ф и к о в ....................................448 Применение диаграм м ............. ............................................................................449 Модуль Microsoft G raph..........................................................................................450 Создание простых диаграмм................................................................................ 451 Начало работы с диаграммами в W o rd ............................................................. 451 Окно Microsoft G ra p h ............................................................. ............................ 452 Импортирование данных из других программ ................................................ 452 ■
Содержание ♦
15
Выбор подходящего вида диаграммы .............................................................* 453 Настройка типа диаграммы................................................................................454 Выбор стандартного типа диаграммы ............................................................ 454 Выбор нестандартного типа диаграммы............. ............................................455 Установка типа диаграммы, используемого по умолчанию............................ 455 Создание собственных типов д иаграм м ................................................... ... . 456 Работа с таблицей д анны х................................................ ..................................457 Изменение порядка отображения данных. . . . . ......................................... 458 Редактирование информации в диаграмме......................................................... 459 Форматирование диаграмм................................ .................................................. 462 Работа с вкладкой В и д ......................................................................................463 Изменение ш риф тов......................................................................................... 464 Изменение высоты и угла поворота в объемных диаграммах......................... 465 Добавление погрешностей и линий тренда......................................................... 466 Вставка планок погрешностей................................................................... . 466 Создание линий тренда......................................................................................467 Организационные диаграммы................................................................................ 468 Элементы диаграммы...................................... : ............................................... 469 Ввод текста............................................................. * . . ...................* . . 469 Вставка фигур................................................................... ................* . - - • » 470 Изменение структуры................................................................... . . «% .Шщ£47(У Выделение ветвей .................................................................................... vV v v 470 Перемещение фигур и ветвей .............................................................. . . » 471 Использование автоформата...................................................................... . . 472 Управление обтеканием текста вокруг диаграммы или схем ы ...................... 472 Построение с х е м ................... ...................1 ......................... ............................ * 473 Выбор подходящей с х е м ы ................................................................................473 Создание схемы .........................................................................................* . . 473 Расширение схем ы ................................................................................475 Перемещение элементов схем ы ................................................................................ .475 Изменение размера схемы ............................................................................... * 475 Использование автоформата...................................................... .................. ... 475 Изменение типа схем ы .............................................* . .................. ... 476
НАСТЬ III. Проектирование страницы V с максимальным визуальным воздействием Глава 1 5 . Параметры страницы и н ум е р ац и я ..................... ‘ . . .
478
Подготовка документа ............................................................................................ 479 Установка параметров документа в ц ел о м ......................................................... 481 Работа с разделами............................................................................................... 482 Сохранение в активном шаблоне используемых по умолчанию параметров страницы ................................................ ........................................ 482 V
16
♦
Содержание
Изменение полей и ориентации ..........................................................................483 Настройка полей .................................................................................................484 Выбор ориентации............................................................................................. 484 Работа с несколькими страницами................................................ ...................485 Выбор размера и источника бумаги ................................................................... 486 Размер б у м а ги ................................................................................................... 486 Источник б у м а ги ................................................................................................ 487 Настройка макета................................................................................................... 487 Форматирование разделов................................................................................ 488 Настройка параметров страницы для колонтитулов ,.......................................488 Выравнивание разделов по вертикали............................................................. 489 Нумерация строк . ь ................................................................................... 489 Создание границы страницы или раздела ....................................................... 490 Управление разрывом страниц . . . ....................................................................491 Добавление разрыва страниц вручную............................................................. 491 Вставка разрывов текста и колонок................................................................... 492 Оформление колонтитулов................................................................................... 492 Создание колонтитулов.......................................................................................492 Редактирование колонтитулов и их расположения на стр ан и ц е................ * 495 Удаление колонтитулов................ ......................................................................496 Нумерация страниц............................................................................................. 496 Сетка документа ................................................................................................... 497 Параметры на вкладке Сетка документа..........................................................497 Отображение сетки документа...................................................... ...................498 Глава 1 6 . Ф орм атирование докум ента с помощью шаблонов, мастеров, надстроек и XM L-схем ............. 499 Как работает шаблон? .......................................................................................... 500 Шаблон Norm al.dot................................................................................................ 501, Создание документа на основе существующего ш аблона................................ 504 Создание новых документов через диалоговое окно Шаблоны.......................504 Получение шаблонов с веб-узла Microsoft Office . . ............................. . 506 Шаблоны с других веб-узлов и из локальной с е т и ................ .........................507 Создание шаблона4 ................................................................................................ 509 Создание шаблона на основе существующего докум ента............................. 510 Создание нового шаблона на основе существующего................................... 511 Создание нового ш аблона................................................... ............................ 512 Применение к документу стилей из библиотеки с ти л е й ................................... 512 Присоединение шаблона к документу ................................................................ 513 Общие шаблоны ................................................................................................... 515 Загрузка общих ш аблонов................................................................................ 516 Выгрузка общих шаблонов................................................................................ 517 Редактирование существующих шаблонов..........................................................517 Редактирование шаблона существующего докум ента................................... 517
Содержание ♦
17
Редактирование шаблона в процессе работы над документом..........................518 Удаление, переименование и копирование стилей через Организатор . . . 518 Защита шаблонов...................... ......................................................................... . 519 Построение документов с помощью мастеров...................... ............................... 520 Надстройки W o rd .......................................................................................................521 Просмотр COM-надстроек W o r d .................................................................... 521 Загрузка COM-надстроек W o rd ............................................................................. 522 Присоединение XML-схем ....................................Л .......................................... 523 Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы ................................................ 525 Размещение и форматирование текста в надписях и автофигурах.......................526 Создание надписи ......................................................................................... ... 527 Вставка т е к с т а ................................................................... , ..............................528 ; Примечания, сноски, таблицы и поля в плавающих рамках............................. 629 Форматирование надписей и автофигур .......................................................... 530 Связь надписей для последовательного перехода т е к с т а ................* . . 532 Переход по связанным надписям................................................ . ... . . . . 534 Копирование или перемещение связанных надписей. . . . . . . . . . . . 534 Разрыв связи надписей....................................................... ................................. 535 Удаление связанных надписей без потери текста ...................................... ... 535 Добавление рамок при разработке веб-документов............. ................... ... 536 Добавление рамок в докум ент..................................................................... . 537 Управление свойствами р а м о к............................................................ ... . . 5 3 9 Удаление рамок......................................................................................................542 Фон и подложка................................................................ .................................. ... $42 Создание фона или подложки ................................ ............................................... 543 Изменение и удаление фона и подложки................... ............................... Л . 545 Стилизация документов с помощью т е м .........?. ..................... 546 Предварительный просмотр и применение тем . . . .........................., . . v . 546 Установка дополнительных т е м .................................................................. ... . 548 Изменение и удаление т е м ...................................................................................548 Гл ав а
18. Границы и заливка:
привлекаем внимание ч и та те л я ........................................ *. 550 Простая гр а н и ц а ................................ ................................................................ 551 Создание сложной границы...................................................................................... 553 Выбор стиля ................................................................ .........................................555 Выбор цвета .......................................................................... .......................... 555 Выбор ширины линии................... ........................................................................ 558 Создание частичной границы...................................................................................558 Граница страницы............................. ............................................... ....................559 Создание границы страницы ............................. ................ .................. ... 559 Декоративная граница . ............................. ... . ............................... 560
18
♦
Содержание
Границы разделов и абзацев................................................................................ 561 Граница р азд ел а................................................................................................ 562 Границы для текста, изображений, таблиц и их фрагментов..........................562 Параметры границы................................................................................................ 563 Разделительные л и н и и ..........................................................................................564 Добавление горизонтальной линии ....................................................................564 Форматирование горизонтальной л и ни и ..........................................................565 Импорт линии.......................................................................................................567 Заливка разделов................................................................................................... 568 Заливка таблиц у абзацев . , . . ;................................................................... 568 Выбор заливки ....................................................................................................569
ЧАСТЬ IV. Большие документы Глава 1 9 * Ф орматирование: колонки и р а з д е л ы ............................. 572 Планирование документа................ ......................................................................573 Шаблоны с колонками ..........................................................................................574 Документы с несколькими колонками................................................ ... 576 Использование кнопки Колонки..........................................................................576 Настройка свойств колонок................................................................................ 577 Создание колонок в части документа................................................................ 577 Создание колонок разной ширины................................................................... 578 Изменение ширины колонки с помощью линейки............................................. 579 Текст при разметке документа с колонками ................................................... 580 Выравнивание текста .......................................................................................... 581 Начинаем новую разметку колонок................................................................... 582 Вставка разрывов колонок................................................................................583 Удаление разрывов колонок . . . .* ................................................................ 583 Балансировка ко л он ок................ ................................................................ 584 Разделы................... ............................................................................................... 584 Создание разделов............................................................................................. 584 Выделение нескольких разделов.......................................................................585 Удаление разрывов разделов................... t ...................................................... 585 Глава 2 0 . Главный документ: создание и использование . . . . 587 Применение главных документов..........................................................................588 Подготовка главных и вложенных документов............................. ................ 591 • Размещение файлов главного и вложенных документов................................ 591 Создание главного документа ............................................................................. 592 Начинаем с существующего документа............................................................. 592 Начинаем с нуля ............................................................................. ... 593 Создание вложенных документов..........................................................................593 Вставка данных для вложенных документов .......................................... 595
Содержание ♦
19
Переход от главного документа к вложенным и обратно................................596 Работа с главным документом..........................,................................................. 596 Переход к вложенному документу по ссылке......................................................597 Развертывание и свертывание вложенных документов......................................597 Редактирование главного и вложенных документов ............................................ 599 Изменения главного документа............................................................................ 599 Изменения вложенных документов......................................................... . . 599 Блокирование вложенных документов............. ............................ ..................... 600 Порядок вложенных документов....................... ..........................................601 Объединение вложенных документов......................................................................602 Разделение вложенных документов......................................................................... 602 Преобразование вложенных документов............................................................... 602 Печать главного документа...................................................................... ... 603 Управление главными документами ...................................................................... 603 Сохранение файлов вложенных документов......................................................604 Переименование вложенных документов .............................................................604 Выделение вложенных документов......................................................................604 *■
Глава 2 1 . О гл а в л е н и е ................................................ .................................. 605 Правила составления оглавления...................................................... ..................... 606 Создание оглавления............................................................................................... 607 Добавление записей оглавления вручную ......................................................... 608 Выбор формата......................................................................................................609 Редактирование и обновление оглавления................................................... . 610 Подготовка оглавления для веб-документа............................. ... . . ... . . , 610 Создание оглавления в рамке ............................................................................ 611 Настройка оглавления ...................................................... .....................................612 Другие таблицы ссылок............................................................................................613 Список иллюстраций............................................................................................ 613 Таблица ссылок......................................................................................... . . 616
Глава 2 2 . Указатели
............................................................................... t 618 Как создать хороший указатель?............................................................................619 Указатель в W o rd ......................................................................................... ... 620 Создание элементов указателя............................................................................... 621 Определение элементов указателя............. ........................................................ 621 Создание второстепенных элементов указателя............................................... 622 Выделение повторяющихся элементов................................... ........................... 623 Форматирование элементов указателя............................................................... 623 Добавление перекрестных ссы лок............................................................... ... 624 Определение диапазона страниц...................... ............................ ... 624 Создание указателя „ ................................................................................... 624 Выбор формата указателя .................................................................................. 625 Выбор выравнивания......................................................... ..................................626
2 0 ♦ Содержание Изменение форматирования второстепенных элементов указателя............. 626 Колонки указателя .............................................................................................627 Обновление указателя ..........................................................................................627 Автоматическое создание элементов указателя с помощью специального файла ................................................................... 628 I ■ i Главд 23. Сноски и перекрестны е с с ы л ки ..........................................629 Добавление сносок............................................. ' .................................................630 Вставка сно сок................................................................ ...................................631 Просмотр сносок................................................... ............................................ 632 Редактирование сносок.......................................................................................633 Добавление символов в сноски.............................- .........................................634 Создание нового разделителя.............................................................................635 Пользуемся перекрестными ссылками................................................................ 635 Создание перекрестной ссылку..........................................................................635 Перемещение, редактирование и обновление перекрестных ссылок............. 637 к,
ЧАСТЬ V- Работаем в локальной сети и Интернете Глава 24. W ord и работа o n lin e ................................................................640 Использование мгновенных сообщений при работе в W o r d ............................. 641 Доступ в Интернет через панель инструментов Веб-узел................................... 643 Используем область задач для работы online...................................................... 644 Документ с точки зрения использования в И нтернете............. ................ 645 Работа с личными веб-узлами................................................ ,............................647 Создание подключения удаленного д оступа................................ ...................647 Ссылки на FTP-серверы...................................................................................... 647 Доступ к ресурсам, хранящимся на веб-узлах................................................ 64f Сохранение документов на веб-узлах................................................................ 648 Совместная работа с файлами и п ап кам и ..........................................................649 Совместная работа с данными Word в режиме реального в рем ен и ............. 649 Совместное использование ресурсов внутренней сети . 650 в Windows 2000 и Windows Х Р ................................................................... Совместное использование документов для различных версий Word . . . . 651 Преобразование нескольких файлов в другой формат................................... 654 Групповые шаблоны................................................................................................ 656 Word в качестве редактора электронных писем................................................... 657 Отправка электронного сообщения................................................................... 659 Добавление введения к электронному сообщению..........................................661 Определение координат отправителя и получателя .......................................661 Установка приоритета электронных сообщений ............................................. 664 Отметка сообщения................................................................... ... .................... 664 Отправка присоединенного файла..................................................................... 665
Содержание ♦
21
Добавление подписи к с о о б щ е н и ю ....................................... .............................. ... 665 Рассылка документов по м а р ш р у ту...................................................................... * 667 Ф орматирование сообщ ений с помощью бланков и тем ................................... 669 Настройка параметров электронного сообщ ения ................................................. 671 Настройка HTML-параметров электронного с о о б щ е н и я ................................... 672 Отправка факсов с помощью W o r d ............................................................................. 674 Отправка факса при помощ и ф акс-м о д е м а ........................................................ г 674 Отправка факсов при помощ и службы ф аксов И н т е р н е т а ............................ ч 677 Преобразование и отправка в виде факса файлов различных т и п о в ..............681 Отправка файлов в формате PDF ..............................................................................682 Пересылка online ф акса при помощи M icrosoft O ffice Docum ent Im aging (M O D I). ........................................................ 682 Удаление личной информации из online-факса при помощ и MODI . . . . . . . 683 Общение по сети с помощью N e tM e e tin g ................................ .................................. 683 Установка NetM eeting и знакомство с п р о гр а м м о й ............................................. 684 Веб-обсуждения ................................ ... ................................................................... ... 686 Соединение с сервером о б с у ж д е н и я ...................................................................... 687 Участие в о б с у ж д е н и я х ..................... ......................................................................... 688 Глава
25.
С о в м е стн а я р а б о та с д о кум е н та м и
................................... 691
Представляем M icrosoft SharePoint Team S e rv ic e s ................................... ... 692 Зачем нужно совместное использование д о ку м е н то в ? .......................................... 692 Как объявить документ совместно и с п о л ь зу е м ы м ..................................... 693 Создание рабочей области для д о к у м е н т о в ..................>.................................. ... . 694 Отправка вложений для совместного использования по электронной п о ч т е ............................ . ................. * ............................* . . . . . 695 Об области задач Общая рабочая область . 696 Работа с Рабочей областью для д о ку м е н т о в ..................... ... ........................ ... 698 Перемещение по в е б -у з л у ................................... . ..................... ........................ 699 Размещение новой информации на веб-узле .........................................................700 Работа в области задач Общая рабочая о б л а с т ь ..................................................... 702 Добавление новых членов ко м а н д ы .......................................................................... 703 Добавление новых з а д а ч ...........................................................................................705 Работа с документами . •............................................................................................706 Глава
26.
С о з д а н и е п р о ф е с с и о н а л ь н ы х в е б - у з л о в ......................... 709
Основы создания в е б -с т р а н и ц ..................................................................................... 710 Настройка параметров, связанных с И нтернетом ..................................................... 713 Определение параметров браузера .......................................................................713 Просмотр параметров ф а й л о в ................................................................................. 714 Определение параметров м о н и т о р а .......................................................................716 Выбор параметров кодировки ................................................................................. 716 Выбор шрифтов, используемых по у м о л ч а н и ю ..................................................... 717 Построение веб-страниц и в е б -узл о в ..................... * .................................................718
2 2 ♦ Содержание Сохранение веб-страниц...................................................................................... 720 Добавление текста заголовка............................................................................. 720 Простая веб-страница и веб-страница с фильтром..........................................722 Создание веб-страницы в одном файле (M H T M L )..........................................723 Настройка параметров просмотра .......................................................* . . . 723 Текст и таблицы на веб-страницах...................................................................... 725 Добавление текста и заголовков...................................................................... 725 Выравнивание элементов веб-страницы с помощью таблиц . . . . . . . . . 726 Гиперссылки . . . , * ................ .........................................................................726 Автоматическое форматирование гиперссылок. . . ....................................... 726 Создание текстовой гиперссылки...................................................................... 727 . Присоединение графики . . .......................... ...................................................731 Вставка гиперссылки на адрес электронной почты . ...................................... 732 Редактирование гиперссылок............................................................................. 733 Удаление гиперссылок . . . ..........................................................................735 Веб-граф ика..........................................................................................................735 Добавление замещающего т е к с т а ................................................................... 737 Добавление разделителя в виде горизонтальной чер ты ................................ 738 Добавление графических маркеров................................................................... 740 Добавление клипов.............................................................................................741 Вставка других компонентов веб-страницы..........................................................741 Вставка фильмов................................................................................................ 742 Добавление фоновых зв уков ...................................................................... ... . 744 Добавление бегущей с тр о ки .............................................................................745 Создание интерактивных ф орм...................................................... \ .................. 746 Работа с каскадными таблицами сти л ей .............................................................748 Работа со вставленными каскадными таблицами стилей................................ 749 Присоединение каскадных таблиц стилей . . . V ........................................... 750 Отсоединение каскадных таблиц стилей..........................................................751 Редактирование исходного кода с помощью редактора Microsoft Script E d ito r...................................................................................... 751 Публикация веб-страниц................................................................................... ... 752 Глава
27. Правка документов с помощью инструментов
рецензирования ............................. ....................................... 754 Знакомство с инструментами рецензирования................................................... 755 Выделение ц в ето м ................................................................................................ 757 Выделение информации............................................................................. 758 Удаление выделения цветом .............................................................................758 Поиск фрагментов, выделенных ц в е то м ..........................................................759 Изменение цвета фрагментов ..........................................................................759 Добавление и изменение примечаний................................................................ 760 Задание имени рецензента...................................................... х. .................... 761 Задание цвета, связанного с рецензентом ....................................................... 761
Содержание ♦
23
Защита документа .............................................................................................764 Добавление примечаний............. ............................ .........................................766 Добавление звуковых примечаний................................................................... 767 Вставка рукописных примечаний и замечаний................................... ... 768 Изменение параметров выносок и окна просмотра..........................................772 Просмотр примечаний...................................................................................... 776 Удаление примечаний...................................................................................... ... 777 Печать примечаний.............................................^ .......................................778 Сохранение документа с примечаниями в виде веб-страницы...................... 779 Исправления..........................................................................................................780 Отслеживание исправлений в процессе работы с документом...................... 781 Настройка параметров отображения исправлений..........................................783 Принятие и отклонение изменений............................................................. . 785 Сравнение и объединение документов................................ ......................... . 788 ' • Объединение документов...................................................... ............................ 788 Отображение отличий между документами в черных строках ...................... 790 Сравнение документов рядом ...................... .............................................791 Работа с несколькими версиями одного документа ..........................................792 Сохранение версии документа вручную.............................................................793 Автоматическое сохранение версии документа................................................ 794 Работа со старыми версиями документа......................................................... 794 Удаление в ер си й ................................................................................................ 794 ,
Глава 2 8 . Защ ита информации .............................................................795 Улучшение защиты документа с помощью управления правами на доступ к данны м ................................................................... ......................796 Установка уровней доступа IR M ..........................................................................797 Дополнительные разрешения и настройки . . J ............................................ 798 Применение защиты IRM к документам.............................................................799 Защита документа с помощью пароля . ..........................................................801 Документы, предназначенные только для чтения................................................ 803 Ограничения на форматирование..........................................................................804 Запрет на отслеживание исправлений и добавление информации в поля форм и примечания................................... .........................................806 Защита отдельных разделов документа................................................................ 807 Удаление персональной информации и скрытых данных................................... 809 Удаление личной информации..........................................................................810 Удаление в ер си й................................................................... ............................ 810 Удаление информации, связанной с быстрым сохранением..........................811 Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов................... 811 Получение цифрового сертификата................................................................... 811 Прикрепление цифрового сертификата к ф ай л у.............................................813 Просмотр цифровых сертификатов, прикрепленных к файлу..........................816
'
2 4 ♦ Содержание Защита от макровирусов................................................... ...................................817 Предотвращение появления вирусов в документах W ord................................ 817 Уровни безопасности W o rd ................................ ............................................... 817 Просмотр и удаление элементов списка центров сертификации............ . . . 818 Кодировка электронных п и с е м .............................................................................819
ЧАСТЬ VI- Дополнительные возможности Word Гл ав а 29. Работа с X M L ...................................................................... . 822 Введение в X M L.............................................................*........................................ 823 Словарь X M L ...................................................................................................... 823 Определение XM L......................................................................... ......................824 Как выглядит X M L ? ............................................................................................. 824 XML: открытый международный стандарт..........................................................825 Преимущества данных, доступных для повторного использования................ 825 Создавайте собственные правил а................................................................... 826 XML в Word 2003 ............................. ...................................................................... 826 Создание документа с использованием X M L ...................................................... 829 Присоединение с хе м ы ............. ................................................................... 830 Обзор библиотеки схем...................................................................................... 831 Работа с тегами................................................................................................... 832 Настройка параметров XM L...................................................... ......................... 834 Сохранение XML-ф айлов...................................................................................... 837 Глава 3 0 . Выполнение слияния .............................................................838 Общее представление о средствах слияния...................................................... 839 Мастер слияния...................................................................................................... 840 Выбор типа докум ента..........................................................................................841 Основной документ . ............................................................................................. 841 Использование активного документа ................................................................ 841 Использование ш аблона................................................................................... 842 Использование существующей документа...................................................... 843 Выбор получателей................................................................................................... 844 Использование существующего источника данных..........................................844 Использование списка контактов Outlook . ..........................................................846 Создание нового источника данных...................................................................... 847 Добавление полей слияния................................................................................ ... 849 Предварительный просмотр слияния...................................................................... 856 Поиск заданного элемента ................................................................................... 856 Исключение получателя......................................................................................... 856 Поискошибок......................................................................................................... 857 Слияние документов................................................................................................857 Выбор параметров слияния при печати................................................................858
Содержание ♦
25
Слияние в новый документ............................................................................ ■.'* 858 Слияние для отправки ............................................................................ .' . я 858 Слияние при отправке по факсу ................................... ............................... у 659 Проверка результатов слияния......................................................................... ... 859 Создание катал ога............................. ..................................................................860 Печать конвертов и наклеек...................................................................................860 Создание наклеек............. ........................................................................ ... 862 Г л ав а 3 1 . Коды полей и б л а н к и ...................................... ................863 Почему коды полей и бланки используются в документах Word? . . . -.............864 Понятие полей ......................................................................................................865 Строение поля ................................................................................................... 865 Функции поля...................................................................................................... 866 Вставка полей................................................................................................... . 866 Установка параметров поля............................................................................ ... . 868 Прямой ввод кода поля......................................................................................... 869 Использование аргументов в кодах п о л е й ...................................................... 870 Ввод аргументов в диалоговом окне П о л е .......................................................... 870 Использование ключей в кодах полей............. .......................................................871 Добавление ключей.................................................................................................871 Просмотр кодов и п о л е й ...................................................................................* 872 Редактирование п о л е й ................................... ............................................... I .. 873 Добавление затенения полей . ...................................................................... - . 873 Вложение полей......................................................................... 874 Обновление полей .......................................... .....................................875 Блокировка полей......................................................... , . , ............... ... 875 Печать кодов полей ......................................................................................... ... . 875 Создание формы ................................................ t ............................................... 875 Формы Word или InfoPath — что подходит в а м ? .............................................876 Планирование формы........................................................................................ 876 Создание формы из существующего документа................................... ... 877 Создание собственной формы............................................................ ... 877 Выбор шаблона формы из Интернета................................................................878 Панель инструментов Формы...................................... .................................-. , 879 Защита ф орм ............................................................................................................. 880 Пароль для защиты формы............................................................... ....................881 Снятие защиты с формы с паролем....................................................................... 881 Ввод полей ф орм ...................................................................................................... 882 Просмотр полей...................... ............................................................................... 882 Вставка текстового п о л я ...................... ................................................................883 Установка параметров поля форм ...................................................................... 884 Добавление флажков.............................................................................................886 Создание поля с раскрывающимся списком ................ . . ч ................... 887 Добавление справки по ф ормам.............................................................................888
2 6 ♦ Содержание Макросы ф о р м .......................................................................................................889 Добавление элементов управления.......................................................................890 Изменение свойств элемента управления.......................................................891 Программирование элементов управления...................................................... 892 Использование ф орм ............................................................................................. 893 Сохранение данных формы................................................................................... 893 Глава 3 2 . Макросы Visual Basic: создание и использование . . . ................................... ......................895 Встроенные команды W o rd ................................................................................... 896 Просмотр встроенных команд Word................................................................... 897 Быстрый доступ к командам Word ...................................................... ... 899 Создание макросов с помощью средства записи м акросов............................. 900 Планирование м акросов................................................................................... 900 ВыЗов средства записи макросов...................................................................... 901 Создание макросов в редакторе Visual B asic................................................... 902 Название макроса................ ............................................................................... 902 Сохранение макросов..........................................................................................903 Присоединение описания к м акросу................................................................904 Назначение макросов кнопкам, пунктам меню и сочетаниям клавиш............. 904 Запись макросов................................................................................................ 907 Сохранение макросов..........................................................................................908 Просмотр и редактирование VBA-кода макросов................................................ 908 Запуск м акросов................................................................................................... 910 Копирование макросов в другие шаблоны и документы................................... 910 Переименование макропроектов..........................................................................911 Снабжение макросов цифровой подписью..........................................................912 Удаление макросов и макропроектов................................................................... 914 Удаление отдельного м акр о са..........................................................................914 Удаление макропроекта...................................................................................... 914 П р и л о ж е н и е А . Установка и восстановление W ord 2 00 3 ............. 916 П р и л о ж е н и е Б . Различные я з ы к и ..........................................................922 Алфавитный у ка за те л ь ................................................................... ...
929
То, что ждет нас впереди, и то, что остались позади, —ничто по сравнению с тем, что происходит сейчас. Ральф Эмерсон
Благодарности Мы хотим выразить огромную благодарность всем, кто принимал участие в под готовке этой книги. Это была настоящая работа настоящей команды! Особое спа сибо нашим агентам Клодетте Mvp (Clodette Moore) и Дебби МакКенна (Debbie McKenna) из Moore Literary Agency; Алексу Блантону (Alex Blanton), менедже ру из Microsoft Press; Лауре Сэкерман (Laura Sackermah) и Сьюзэн Мэ^Кланг (Susan McClung); редактору Бобу Хогану (Bob Hogan), а также всем, кто созда вал дизайн эгой книги, верстал ее и принимал участие в производственном про цессе. Наконец, огромное спасибо нашим ребятам: Камерону, Кристоферу, Ро берту и Мэтью. Их улыбки и меткие замечания, их жизнерадостность — это именно то, что нам необходимо ежедневно.
От издательства Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты
[email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция). Мы будем рады узнать ваше мнение! На веб-сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную инфорыа цию о наших книгах.
Часть I Профессиональным документам — профессиональные инструменты Глава
1. Знакомство с Word 2003
Глава
2. Основы формирования документов
Глава
3. Печать документов
Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу , Глава
5. Персональная настройка Word
Глава
6. Электронные справочники *
Глава 7. Инструменты текста работают за вас Глава
8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Глава
9. Используем стили
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
\
i
Ключ к усовершенствованиям Что нового в Word? Изучение инструментов интерфейса Word
/
Что нового в Word? ♦
31
Word 2003 — именно та программа, которая вам нужна. Новые средства позво ляют создавать документы и многократно использовать их впоследствии; улуч шенная концепция сотрудничества упрощает совместную работу над документами в больших компаниях; возможность гибкой настройки системы защиты позволя ет определять круг пользователей и их возможности для каждого документа. Хо рошо знакомый (и усовершенствованный) интерфейс Microsoft Office позволяет легко и быстро получить доступ к перечисленным возможностям, а также мно гим другим средствам. В этой главе представлен краткий обзор возможностей Word 2003. Также вы най дете здесь описание нововведений и получите общее представление об использо вании средств Word 2003 для выполнения конкретных задач любой степени сложности.
Ключ к усовершенствованиям У разработчиков программы очень много помощников и консультантов: более 450 миллионов зарегистрированных пользователей, а также более 600 тысяч пользователей, тестирующих бета-версии. Обратная связь получается широкой и весьма разносторонней. Разработчики получают информацию о пожеланиях на будущее, о том, что работает плохо или раздражает, и, таким образом, могут ус корить появление именно тех средств и инструментов, которые оптимизируют и упростят работу пользователей. С момента выхода первых версий Office мировое сообщество стало более мобиль ным. Можно работать в Word на домашнем компьютере, ноутбуке или карманном компьютере. Над пакетом документов работают люди, разбросанные по земному шару. Они пишут, редактируют, отправляют документы по факсу Или электрон ной почте и выкладывают их в Интернет. Текст, созданный в Word, применяется в сотнях различных документов —в презентациях, отчетах, письмах, базах дан ных. Что требуется, пользователям? Гибкость для настройки под конкретную задачу, совместимость для использования данных в различных приложениях и безопасность. В Word 2003 усовершенствованы средства, предназначенные для совместной работы над документом, расширен список доступных форматов и улучшены средства защиты документов от несанкционированного доступа.
Что нового в Word? Основные новшества можно условно разделить на три группы: новый дизайн, новые средства поиска и ввода информации и новые возможности совместной работы над документами. В этом разделе приводится краткое описание нововве дений, более подробно они описаны в соответствующих главах.
Усовершенствованный дизайн С появлением каждой новой версии Word дизайн программы обновляется. Те перь окна программы выглядят современно, изящно и закругленно. Квадратные углы полос меню и диалоговых окон стали более утонченными, а панели инстру
3 2 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003
ментов получили тень и стали практически трехмерными —вид всех элементов интерфейса приведен в соответствие с видом окон операционной системы Win dows ХР. Также изменились следующие фрагменты. ► Обновлена область задач. Область задач впервые появилась в предыдущей версии программы и сразу же завоевала симпатии пользователей. Это неуди вительно: в разделах области задач собраны вместе команды, относящиеся к выполнению отдельных операций. В Word 2003 появились новые разделы области задач, в том числе: Приступая к работе (Getting Started), Справочные материалы (Research), Общая рабочая область (Shared Workspace), Обновле ния документов (Document Updates) и Структура XML (XML Structure) (доступ
ные как в полном пакете Office, так и в отдельной издании Word 2003). ► Существенно изменилась в лучшую сторону система справки. Теперь, если ваш компьютер подключен к Интернету, Word автоматически обратится к базе данных Microsoft, чтобы найти наиболее полный и новый ответ на заданный вопрос. В конце каждого -«сеанса справки» пользователю задается вопрос: по лучил ли он именно ту информацию, которую искал. Эта разновидность об ратной связи помогает разработчикам справки определить, что именно чаще всего интересует пользователей и что мешает им получить четкий ответ. ► Появился новый режим просмотра —Режим чтения (Reading Layout). Он предназначен для тех, кто предпочитает видеть на экране страницу целиком, Цри необходимости увеличивая отдельные фрагменты. Этот режим, как сле дует из его названия, предназначен именно для чтения. При выборе соответ ствующей команды Word выводит на экран всю страницу, размещая значки остальных страниц на панели слева (если значки не появились автоматиче ски, щелкните на кнопке Эскизы (Thumbnails) соответствующей панели инст рументов). Для перехода к другой странице просто щелкните на соответст вующем значке. ► Появился новый режим просмотра — Сравнить рядом с... (Compare Sideby-Side). Доступ к нему можно получить через меню Окно (Window). Он по зволяет одновременно просматривать и сравнивать два сходных документа, не объединяя их. Оба документа прокручиваются одновременно.
Новые возможности поиска и ввода информации Одной из наиболее неприятных проблем для каждого автора — необходимость ждать, когда мало времени. Мы очень торопимся, собирая воедино разрозненные части информации, а потом тратим время на поиск одной утерянной детали. По мере создания документа —проекта, веб-страницы, годового отчета —нам необ ходимо искать информацию и добавлять ее в документ. Новые средства Word позволяют делать это не выходя из документа (а иногда даже не сворачивая его). ► Область задач Справочные материалы (Research). Новая область задач по зволяет искать информацию, касающуюся конкретного скова в документе, нажатием клавиши Alt с одновременным щелчком на слове. Если компьютер соединен с Интернетом, Word будет искать информацию на указанных вами серверах. Дополнительно можно воспользоваться переводчиком и словарем
Что нового вWord? ♦
33
синонимов, доступ к которым также осуществляется через область задач Справочные материалы (Research).
► Word на планшетном компьютере. Теперь, используя средства для работы с планшетом, в документы можно добавлять личную подпись, писать от руки замечания, обводить и выделять важную информацию. ► Улучшенная справочная система. Теперь при поиске справочного материала вы не ограничены своим компьютером. При наличии подключения к Интер нету Word обратится к сайту Microsoft Office за последней информацией по заданной теме. ► Существенные изменения на сайте Microsoft Office. Теперь сайт Microsoft Office предоставляет еще больше справочной информации. Здесь можно най ти подходящие шаблоны, описания средств, клипы и даже обучающие про граммы. Также на сайте появилась возможность доступа к различным услу гам партнеров Microsoft.
Улучшение совместной работы над документами В современном мире человек, работающий на домашнем компьютере, становится частью огромной мировой ^ети наравне с крупными корпорациями. Усовершен ствованные компоненты программы Word сделают создание и редактирование корпоративных документов еще более удобным. ► Многопользовательские документы. Нет ничего нового в самой идее совме стной работы над документами, но теперь появилось специальное простран ство для их хранения. В набор возможностей, предоставляемых Word 2003, входит набор веб-сайтов, ориентированных на хранение многопользователь ских документов. Размещение документов на сайте может происходить через электронную почту —разумеется, если вам нравится эта идея. ► Поддержка XML. У пользователей как полного пакета Office, так и отдель ного издания Word 2003 появилась возможность работать с документами в формате XML. Это средство расширяет возможности использования данных, а также позволяет обновить устаревшие данные. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------XML расшифровывается как Extensible Markup Language — расширяемая спецификация языка, предназначенного для создания веб-страниц. На самом деле это больше, чем язык — это стандарт данных, позволяющий создавать собственные методы маркировки данных и разделять данные и формат записи. При сохранении данных в этом формате вы создаете «экстракт» данных, который можно затем включить в другие виды докумен тов. Эта возможность позволяет использовать данные многократно, сохранив их один раз. Дополнительную информацию вы найдете в главе 29.
► Обмен мгновенными сообщениями. В наше время все пытается стать мгно венным, поэтому нет ничего удивительного в появление этой функции в Word. Р|мена возможных собеседников выделяются в документе цветом, и до статочно навести на имя курсор мыши, чтобы проверить, доступен ли нуж ный человек.
3 4 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003
► Средство SharePoint Team Services. В Word 2003 это средство переработано и сделано более наглядным. Оно по-прежнему позволяет создавать на опреде ленных веб-сайтах пространство, предназначенное для совместной работы: размещения ресурсов, создания библиотек и т- п. ► Безопасность. Соответствующие средства в Word 2003 позволяют контроли ровать возможность правки и форматирования, как по отдельности, так и вместе. Можно ограничить возможность изменений отдельными стилями или разрешить только чтение с добавлением комментариев. Функция Разрешения (Information Rights Management) позволяет устанавли вать различные уровни допуска для различных читателей документа. Можно установить ограничения на редактирование, распечатку и отсылку документа по электронной почте. Это позволит не только ограничить круг людей, редак тирующих документ, но и предотвратить нежелательную утечку информации. ► Встроенная поддержка факса. Теперь при необходимости можно отправить созданный документ по факсу, не выходя из программы. Меню Файл (File) со держит пункт Послать (Send to), позволяющий воспользоваться факс-моде мом или соответствующим сервисом в Интернете.
Изучение инструментов интерфейса Word Запустите Word, выбрав Пуск ►Программы ►Microsoft Word (Start ►Programs ► Microsoft Word). Откроется окно Word, в котором будет автоматически создан новый документ (рис. 1.1). Необходимые для создания и редактирования доку ментов инструменты расположены по периметру рабочей области экрана. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Если вам требуется помощь при установке новой мли обновлении старой версии Word, обратитесь к приложению А.
Работа с меню Существует несколько различных способов работы с Word. Программа предо ставляет множество универсальных параметров для настройки меню и инстру ментов под конкретного пользователя. Более того, Word пытается изучить ваш метод работы, расставляя меню и панели инструментов в порядке частоты ис пользования элементов и отключая другие пункты до тех пор, пока они не будут однажды выбраны.
Подстраивающиеся меню В программе Word намеренно сделан упор на то, чтобы сохранить экран свобод ным. Поэтому персонализированные меню появляются в «сжатой форме», со стоящей из наиболее часто используемых элементов, до тех пор пока не понадо бится команда, которой не видно в сокращенном меню. Кнопка Расширить (Expand), расположенная в нижней части каждого меню, позволяет отобразить остальные пункты — совместите с ней указатель мыши или щелкните на ней (рис. 1.2).
Изучение инструментов интерфейса Word ♦
Полоса меню Докуме| n l
Стандартная панель инструментов
Вертикальная полоса прокрутки
35
Панель инструментов форматирования
Nluro so ft Woг
вид *lmes New Roman
Office s Интернете % * назн. ченив собран** по ыти « Создам* кагмщаря * Создам» содцюкимрго с офиичаи ьи рдараш»*ян на достуг
Область задач Приступая п я К п те
Дололжтшъмо... иовт\,Гфитр: *н пвчзтжтъ списокН)*мЫ 8скмк) Коп» вотрлуисж-мряупсх к прш оуь**? рмшау
Перейти
Рис. 1.5. Если уменьшение площади экрана не мешает работе, можно отобразить список функциональных клавиш
Кроме того, с помощью клавиатуры можно выбрать наиболее часто исполь зуемые команды меню, как показано в табл. 1.1. Таблица 1.1. Команды меню, выбираемые с помощью сочетаний клавиш Кнопка
Меню и команда
Комбинация клавиш
а
Файл ►Создать (File ►New)
Ctrl+N
ш
Файл ►Открыть (File ►Open)
Ctrl+O
Файл ►Сохранить (File ►Save)
Ctrl+S
Файл ►Печать (File ►Print)
Ctrl+P
Правка ►Отменить (Edit ►Undo)
Ctri+Z
Правка ►Вернуть (Edit ►Redo)
Ctrl+Y
Правка ►Вырезать (Edit ►Cut)
Ctrl+X
ш
ж т ц
Продолжение 1?
4 0 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003 Таблица 1.1. Продолжение Меню и команда
Комбинация клавиш
т
Правка ►Копировать (Edit ►Сору)
Ctrl+C
jgb
Правка ►Вставить (Edit ►Paste)
Ctrl+V
Нет
Правка ►Выделить все (Edit ►Select All)
Ctrl+A
-'f■*-t-А—
Правка ►Найти (Edit ►Find)
Ctrl+F
Нет
Правка ►Заменить (Edit ►Replace)
Ctrl+H
Нет
Правка ►Перейти (Edit ►Go То)
Ctrl+G
Нет
Вид > Область задач (View ►Task Pane)
Ctrl+F1
■
Вставка ►Гиперссылка (Insert ►Hyperlink)
Ctrl+K
Формат ►Показать форматирование (Format ►Reveal Formatting)
Shift+F1
Кнопка
я л ■Я
■
Сервис ►Правописание (Tools ►Spelling And Grammar) F7
ML
Сервис ►Справочные материалы (Toots ►Research)
Alt+click
Сервис ►Исправления (Tools ►Track Changes)
Ctrl+Shift+E
Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros)
Alt+F8
Сервис ►Макрос ►Редактор Visual Basic (Tools ►Macro ►Visual Basic Editor)
A lt+FII
Л
Сервис ►Макрос ►Редактор Сценариев (Tools ►Macro ►Microsoft Script Editor)
Alt+Shift+F11
ц
Справка ►Справка: Microsoft Word (Help ►Microsoft Word Help)
F1
щ
Справка ► Что это такое? (Help ►What’s This?)
Shift+F1
1 ■ ШШШ
Просмотр документов в разных режимах Word предоставляет много различных способов просмотра осуществляемых дей ствий —от структурной формы до полноэкранного отображения —и позволяет выбрать режим просмотра, подходящий для каждого конкретного документа.
Режимы просмотра документов Когда вы начнете работать с Word, одним из первых вариантов просмотра тек ста, с которым вы познакомитесь, окажется Разметка страницы (Print Layout).
Изучение инструментов интерфейса Word ♦
41
Этот режим показывает, как будет выглядеть документ при печати. В нем ото* бражаются все элементы страницы: форматы текста, рисунки, разделители, гра ницы и тени. Разные режимы просмотра предоставляют различные возможности редактиро вания и отображения документа. В табл. 1.2 перечислены варианты просмотра и даны советы по их использованию. Таблица 1.2. Режимы просмотра Word Вид
Описание
Обычный (Normal)
Демонстрирует отдельную Для быстрого ввода тек страницу с простым отфор ста и выполнения про матированным текстом. Ри стого редактирования сунки, примечания или ко лонки скрыты
Выберите меню Вид ► Обычный (View ►Normal) или щелкните на кнопке Обычный режим (Norm# View), расположенной слева на горизонталь ной полосе прокрутки
Веб-доку мент (Web Layout)
Отображает ширину стра ницы, расположение текста и формат, то есть показы вает, в каком виде появится документ в качестве веб страницы. Видны вставлен ные рисунки и графические объекты, колонки
Для тестирования стра ницы, которая будет опубликована в Интернете
Выберите Вид ►Веб документ (View ►Web Layout) или щелкните на кнопке Режим веб-доку мента (Web Layout View)
Разметка страницы (Print Layout)
Показывает документ так, как он появится при печати: с форматированием текста, рисунками, колонтитулами и сносками, колонками и всеми остальными специ альными элементами
Для проверки дизайна, компоновки и обработки текста и графики перед печатью
Выберите меню Вид ►Разметка страницы (View ►Print Layout) или щелкните на кнопке Режим разметки (Print Layout View)
Структура (Outline)
Выделяет заголовки и под заголовки документа, пока зывая организационную структуру
Для структуризации со держания документа или построения разде лов
Выберите меню Вцд ► Структура (View ► Outline) или щелкните на кнопке Режим струк туры (Outline View)
Режим чтения (Reading Layout)
Располагает на экране одну Для чтения и просмотра страницу целиком, позводокумента ляя перемещаться по доку менту щелчками на значках страниц
Выберите меню Вид > Режим чтения (View ► Reading Layout) или щелкните на кнопке Ре жим чтения (Reading Layout)
Схема доку мента (Document Map)
Отображает документ Для быстрого переме в двух различных окнах. щения по документу, Слева расположены заго проверки заголовков ловки, что позволяет пере и соответствия разде мещаться по тексту справа лов
Выберите меню Вид ► Схема документа (View ►Document Мар) или щелкните на кнопке Схема документа (Document Мар) на па нели инструментов Стандартная (Standard)
Использование
Доступ
\
4 2 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003 Таблица 1.2. Продолжение
Вид
Описание
Использование
Доступ
Во весь экран (Full Screen)
Отображает окно редакти рования вашего документа во весь экран, без линеек, панелей инструментов и строки меню
Для просмотра макси мальной рабочей пло щади, доступной на эк ране
Выберите меню Вид ► Во весь экран (View ►Full Screen); чтобы вернуть ся к режиму просмотра, щелкните на кнопке Вернуть обычный режим (Close Full Screen) пане ли инструментов Во весь экран (Full Screen)
Отображение документа в обычном виде. Вид Обычный (Normal) считается самым удобным режимом для быстрого редактирования текста. Если нужно всего лишь «ввести текст», без просмотра специальных средств компоновки до кумента и дополнительных элементов (колонки, верхний и нижний колонтиту лы и т. д,), вид Обычный (Normal) позволит эффективно выполнить задачу. При обычном режиме просмотра вы не увидите следующие элементы: ► колонки; ► рисунки; ► колонтитулы; ► обычные и концевые сноски. Кроме того, при обычном режиме просмотра разделение между страницами или разделами текста отображается в виде пунктирной линии, что немного затрудня ет представление о том, как в действительности будет выглядеть текст на напе чатанной странице. Понять, как размещение текста соответствует странице, по может режим Разметка страницы (Print Layout). Режим Веб-документа. Веб-документ (Web Layout) показывает документ так, как £ он появится в веб-браузере —в виде одной страницы без разрывов. Текст свора- * чивается до ширины экрана, и при этом демонстрируются все элементы: колонтиту лы, форматирование, цвет фона и рисунки. В этом режиме полезно работать при со здании веб-страницы средствами Word, а также когда редактируется печатное издание, но требуется, чтобы его легко можно было перенести на веб-страницу. Режим Разметка страницы. Разметка страницы (Print Layout) является наи- г а более полным из всех доступных вариантов просмотра. Работая в этом ре- “ жиме, вы увидите, как будет выглядеть документ при печати, включая рисунки, специальные форматы, разрывы страниц и дополнительные элементы (колонти тулы, сноски и т. д.). И, конечно, на экране будет отображено оформление доку мента, например размещение его в несколько колонок. Режим Структура. Вариант просмотра Структура (Outline) позволяет уви- ^ деть организационную схему документа. Можно не только просматривать уровни, но и реорганизовывать структуру, изменять субординацию заголовков, добавлять или удалять разделы. СМОТРИ ТАКЖЕ За более подробной информацией о работе над документами в режиме Структура (Outline) обращайтесь к главе 10.
Изучение Инструментов интерфейса Word ♦
43
Режим чтения. Этот режим предназначен для чтения, просмотра и проверки ^ компоновки документа. На экран выводятся полностью одна или несколько ' страниц (рис. 1.6). Слева расположены значки страниц документа — щелкните на одном из них для перехода. f robolt Wore
файл £раека
-
СН*
Формат Сервис Таблица йя* Эскизу) Л Найти.. Экрэн 2 из 41
пониженной размерностью квантовых ям, дисков и то ч ек . Предполагалось рассм отреть различные аспекты этой зад ачи , включая формирование структуры начального интерфейса в процессе роста квантовых ям и самоорганизации массивов квантовых дисков и точек методом молекулярно пучковой эпитаксии (М^ТЭ), определение св язи между структурой несовершенных интерфейсов квантовых объектов и экситонным спектром образцов, а также исследование роли идеальных интерфейсов в формировании электронного
Рис. 1.6. Новый режим просмотра позволяет обойтись без использования полосы прокрутки
Отображение схемы документа. В программе Word средство Схема доку- и» мента (Document Мар) позволяет просматривать одновременно и структуру, ■£■ и содержимое документа. Отобразите содержание документа, выбрав коман ду Вид ►Схема Документа (View ►Document Мар) или щелкнув на кнопке Схема документа (Document Мар) стандартной панели инструментов. Окно, появивше еся слева от рабочей области экрана, дает возможность передвижения по доку менту с помощью щелчков на заголовках разделов (рис. 1.7). ВНИМАНИЕ Окно схемы документа может не закрыться после переключения в другой режим про смотра. В этом случае щелкните euie раз на кнопке Схема документа (Document Мар).
Работа в полноэкранном режиме. Вид Во весь экран (Full Screen) не считается полноценным режимом просмотра, но он влияет на вид документа и методы его редактирования. При выборе этого режима на экране остается только сам доку мент и маленькая панель инструментов, что позволяет писать или вычеркивать текст в отсутствии меню, области задач или Помощника, то и дело отвлекающего
4 4 ♦ Глава 1. Знакомство с Word 2003
от работы (рис. 1.8). Чтобы перейти в полноэкранный режим, выберите команду Вид ►Во весь экран (View ►Full Screen). Когда потребуется вернуться к предыду щему режиму просмотра, щелкните на кнопке Вернуть обычный режим (Close Full Screen).
€Э$айя -Г**8 ЗИД Ставка Заголовок 1
i'Arid
И И— - ВН ЯВ.
ЙГлаеа 1. ЗнакомствКлюч«усоверше ЭЧто нового В Wbr| Усовершенство Новые воэможУлучшение сов
винчение и ш
I
• -2 - I- 3 - »-4 - I -5 - • -6 - • -7 - ' -8 - •
• 10- • 11- i ■12• •
Часть-1.Профессиональнымдокументам0— профессиональные инструментыП о*Пам*1.-Зяшшгпоа-упрощает- совместную-ра Ытыу . ы ч * и * уме*; ь [. т б к ой. настрой» счсте» I'pyr- пользов ггелейн- их- возможности- для- каждого усовершенствованный)- интерфейс* Microsoft- Offi. получить*доступ’к*перечхсяеаьш*возможвостяч‘а*т В-ггой-главе-представлен-краткий-обаор-возможнос » | здесь* ошсание* Нововведения* и* получите- общее* „ средсп^огДОДО-для-вьшолиеншгкопфетшх-зада J
русский Options), перейдите на вклад ку Общие (General) и щелкните на кнопке Параметры служб (Service Options). Параметры дтужб.,. |
2. В открывшемся диалоговом окне в разделе Категории (Category) щелкните на пункте Содержимое в сети (Online Content), как показано на рис. 2.3. Затем вы полните соответствующее вашей цели действие. > Чтобы отменить вывод ссылок на ресурсы сайта Microsoft Office Online, снимите флажок Показывать ссылки на материалы веб-узла Microsoft Office Online (Show Microsoft Office Online Featured Links) и дважды щелкните на кнопке ОК. > Чтобы в области задач Приступая к работе (Getting Started) отображался только раздел Открыть (Open), снимите флажок Показать содержимое и ссылки с веб-узла Microsoft Office Online (Show Content And Links Form Microsoft Office Online). Учтите, что это действие также приводит к удале нию ссылки на шаблоны из Интернета, расположенной в области задач Создание документа (New Document), и ссылок, предоставляющих автома тическую справку по шаблонам. Дважды щелкните на кнопке ОК и переза пустите Word. > Чтобы восстановить вид области задач, установите нужные флажки, дваж ды щелкните на кнопке ОК и перезапустите Word. Если вы сначала убрали из области задач Приступая к работе (Getting Started) ссылки на ресурсы сайта Microsoft Office Online, затем закрыли Word, а открыв программу, вернули ссылки на место, то для того, чтобы Word загрузил их с сай та, нужно щелкнуть на ссылке Автоматически обновлять этот список из Веба (Auto matically Update This List From The Web).
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
Псpatterptnспужб .. фдтегория!
Параметры;
•'•г
у
'
57
г
П ^ ч етры содерж мо т ■ о т _________________ _ Рг
е*6-умл McrtMoft Office Onlnr содержит тмс*« шаблоиса,
» раздало* слрмки и кюто*иуяьтии*дн*,моторы**миок*т* иЬюмамтъ при(«бот* н и саами фомстмм. Р Пок«мтъ смарщино* н ссылт с м б -yvta Mfcroaoft 0№с* Orin* К! А*тоа*ти 1*с1о Файл (In se rt ►File), найдите нужный файл и дважды щелкните на его названии. При этом файл+источник данных останется неизменным. ► Возможность распознавания речи1. Настроив инструменты распознавания речи и используя качественный микрофон, вы сможете продиктовать любую часть документа, а также вызвать некоторые команды Word. ► Рукописный ввод данных мышью или пером2. Word способен распознавать рукописный текст, созданный при помощи мыши или пера (инструмент, ими тирующий ручку, предназначен для письма на специальном планшете). При этом можно запомнить образец своего почерка, а затем настроить Word на распознавание этого почерка и вывод текста на экран в печатном виде.
Перемещение внутри документа с помощью клавиатурных комбинаций и функциональных клавиш После успешного внесения информации в документ часто требуется просмот реть его с целью добавления, изменения и форматирования текста. Разумеется, вы знаете, что по документу можно перемещаться, используя полосы прокрутки, расположенные по правому и нижнему краям окна, и изменять место вставки данных (положение текстового курсора) щелчком в окне документа. Существен но ускорить переход к разным частям текста поможет запоминание клавиатур ных комбинаций, представленных в табл. 2.1. Чтобы распечатать список Клавиа турных комбинаций Word, выполните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros) и в спи ске Макросы из (Macros In) выделите вариант Команд Word (Word Commands). 2. В списке Имя (Macro Name) выделите название ListCommands и щелкните на кнопке Выполнить (R ur\). 3. В диалоговом окне Список команд (List Commands) установите переключатель в положение Текущие настройки меню и клавиш (Current Menu And Keyboard Settings) и щелкните на кнопке ОК. 4. Наконец, чтобы распечатать полученный список, выберите команду Файл ► Печать (F ile ►P rint).
1Распознавание речи доступно в версиях Microsoft Office на английском (С Ш А ), китай ском (упрощенное письмо) и японском языках. —П рим еч. перев. 2Средства распознавания ручного письма Microsoft в настоящее время доступны в верси ях для английского (США), китайского (упрощенное и традиционное письмо), японско го и корейского языков. —Примеч. перев.
6 4 ♦ Глава 2. Основы формирования документов СОВЕТ ------------------------------------------------------- -----------------------------------------------Нажав Shift в комбинации с клавишами, представленными ниже, можно выделить весь текст, находящийся между текущим положением курсора и местом, в которое он пере мещается при нажатом сочетаний клавиш. Например, если нажать End, курсор пере двинется в конец строки, а при нажатии Shift+End весь текст между текущим положени ем курсора и концом строки окажется выделенным.
Таблица 2.1 . Клавиатурные комбинации для перемещения по документу Клавиатурная комбинация Действие Alt+1
Переход к следующему объекту
Alt+EntT
Переход в конец строки таблицы
Alt+F1 (или-F11)
Переход к следующему полю
Alt+F4
Закрытие активного документа
Alt+F7
Переход к следующему слову с орфографическими ошибками, если установлен флажок Автоматически проверять орфогра фию (Check Spelling As You Type) (no умолчанию установлен)
-
\
t
Alt+Home
Переход в начало строки таблицы
Alt+
Перемещение на одно слово влево
Ctrl+O (или Ctrl+Alt+F2, или Ctrl+F12)
Вывод диалогового окна Открыть (Open)
Ctrl+Page Down
Отображение следующего элемента (выбранного в меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object))
Ctrl+Page Up
Отображение следующего элемента (выбранного в меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object))
Ctrl+4-
Перемещение на одно слово вправо
Ctrl+S (или Alt+Shift+F2, или Shift+F12)
Сохранение текущего документа
Ctrl+Shift+F6
Вывод предыдущего окна
Ctrl+T
Переход к предыдущему абзацу
Ctrl+W (или Ctrl+F4)
Закрытие активного документа
End
Перемещение в конец текущей строки
Esc
Сворачивание открытого меню или отмена текущего действия
F6
Переход к следующей области или фрейму
Home
Перемещение в начало текущей строки
PageDown
Переход к предыдущему экрану
PageUp
Переход к следующему экрану
Shift+F6
Переход к предыдущей области или фрейму
Shift+Tab
Переход к предыдущей ячейке таблицы
Tab
Переход к следующей ячейке таблицы
В табл. 2.1 представлены как стандартные клавиатурные комбинации, предназна ченные для перемещения по документу, так и сочетания, включающие функцио нальные клавиши. Про последние также не стоит забывать, поскольку они быва ют полезны. Чтобы увидеть список команд, связанных с функциональными кла вишами, нужно отобразить панель Вывод функциональных клавиш (Function Key Display), выбрав команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize) и установив со ответствующий флажок на вкладке Панели инструментов (Toolbars). По умолчанию на панели Вывод функциональных клавиш (Function Key Display) отображены только основные функциональные клавиши. Нажмите Shift, Ctrl, Alt
66
♦
Глава 2. Основы формирования документов
или любую их комбинацию для вывода всех доступных значений. На рис. 2.8 по казан нормальный вид панели, а также при нажатых клавишах Shift, Ctrl, Alt. 3 ПеррЗти...
^друяц Л*.. -J—ОСНОВНЫв К0М8НДЫ
функциональных клавиш Команды функциональных клавиш в сочетании с Shift л « с т ь >* д * _ 2 / Г |> » а м р м т
[
J jJ to w K » .
■■
_■*
нажмите Ctrl+Y; i > нажмите Alt+Shift+Backspace; > нажмите клавишу F4; > нажмите Alt+Enter. ВНИМАНИЕ ---------------------- -------------------------------------------------------------------------------------Если внести в документ изменения сразу после отмены операции, ее нельзя будет вос становить.
Повторить (Repeat). Эта команда тесно связана с двумя предыдущими. Если функция Вернуть (Redo) не активизирована (а она активизируется только в ре зультате отмены любого действия), в меню Правка (Edit) присутствует команда Повторить (Repeat). Функция этой команды полностью соответствует названию: повтор последней операции. Например, если вы заполняете анкету и ввели в нее свое имя, можно одним действием вставить имя и в другое место анкеты. Для этого нужно установить текстовый курсор в требуемую позицию и применить команду Повторить (Repeat). Существует несколько способов повтора только что совершенного действия: ► выберите команду Правка ►Повторить (Edit ►Repeat); если непосредственно перед обращением к меню бцла выполнена отмена действия, то в меню вме сто команды Повторить (Repeat) будет находиться команда Вернуть (Redo); ► нажмите сочетание клавиш Ctrl+Y; ► нажмите клавишу F4; ► нажмите Alt+Enter. ► Повторение предыдущего действия удобно использовать для операций выре зания и вставки. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------- s---------------------------------------------------------------------------------Если последнее действие невозможно повторить, отвечающая за повтор команда меню Правка (Edit) заменится сообщением Нельзя повторить (Can’t Repeat).
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
77
Расположение содержимого документа Независимо от типа создаваемого документа (отчет, брошюра, веб-страница и т. п.), вам непременно понадобится изменять взаимное расположение текстовых бло ков, рисунков и других элементов. Пользуясь кнопками панели форматирования, а также перетаскиванием и свободным вводом, легко можно выровнять и пере местить требуемые элементы. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------- — Более подробно выравнивание содержимого документов Word будет рассмотрено в главе 8.
Выравнивание текста с помощью панели инструментов В Word есть четыре способа, позволяющие легко и быстро выровнять абзацы и элементы, ► Кнопка По левому краю (Left) выравнивает текст и другие элементы, такие как изображения и таблицы, по левому краю страницы, оставляя неровным пра вый край. В большинстве версий программы этот вариант установлен по умолчанию. ► Кнопка По центру (Center) совмещает середину выбранного элемента с сере диной страницы. ► Кнопка По правому краю (Right) выравнивает содержимое документа по пра вому краю страницы, оставляя неровным левый край. ► Кнопка По ширине (Justified) выравнивает левые и правые края, увеличивая там, где это необходимо, пробелы между словами. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------В русской версии Office также присутствует вариант выравнивания Распределенный. Отличается он от выравнивания по ширине тем, чтр при нем по доступной ширине стра ницы (колонки, ячейки таблицы) выравниваются левый и правый края всех строк, то есть содержимое последней строки в абзаце также растягивается на всю строку. При выравнивании по ширине последняя строка абзаца выравнивается только по левому краю.
Применить выравнивание Можно как к отдельным элементам, так и к несколь ким фрагментам документа. Соответственно, щелкните на определенном объек те или абзаце или выделите нужные части документа и воспользуйтесь одной из кнопок, представленных в табл. 2.6, или соответствующем ей сочетанием кла виш. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы избежать появления слишком больших пробелов между словами в тексте, вы ровненном по ширине, можно включить автоматический перенос слов. Выберите ко манду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ►Language ►Hyphenation), чтобы вызвать диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphenation). Установите флажок Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyphenate Document) и щелкни те на кнопке ОК. Более подробную информацию о расстановке переносов можно най ти в главе 8.
7 8 ♦ Глава 2. Основы формирования документов Таблица 2.6 . Кнопки и клавиатурные комбинации выравнивания текста Выравнивание По левому краю По центру
Кнопка
ш= ашзЁ
По правому краю По ширине
s=
щ
Клавиатурные комбинации Ctrl+L Ctrl+E Ctrl+R Ctrl+J
Свободный ввод
* В Word 2003 сохранилась возможность свободного ввода, впервые появившаяся в Word 2000. Она заключается в следующем: достаточно дважды щелкнуть в лю бом свободном месте документа, чтобы перенести туда курсор, и вставить текст, таблицы, картинки и другие элементы в пустую область документа. В более ран них версиях программы приходилось перемещать текстовый курсор в требуемую позицию, добавляя пробелы, возвраты каретки и знаки табуляции. Теперь эти символы вставляются автоматически. В Word 2003 возможность свободного ввода включена по умолчанию. Проверить это можно, выбрав команду Сервис ►Параметры ►Правка (Tools ►Options ►Edit) и посмотрев на флажок Разрешить свободный ввод (Enable Click And Туре). Чтобы отключить свободный ввод, снимите флажок. Пользоваться свободным вводом можно только в режимах Разметка страницы (Print Layout) и Веб-документ (Web Layout) (Вид ►Разметка страницы (View ►Print Layout) или Вид ►Веб-документ (View ►Web Layout)). При перемещении курсора
в пустую область страницы рядом с ним появляется значок, показывающий вы равнивание текста. Остается только дважды щелкнуть в желаемом месте и на чать ввод информации. Имейте в виду, что вам не удастся воспользоваться свободным вводом в следую щих ситуациях: ► в тексте с несколькими колонками; ► в тексте, отформатированном как маркированный или нумерованный список; ► при наличии «плавающих» объектов (расположить за ними текст невозмож но); ► слева или справа от картинок с обтеканием текстом сверху и снизу; ► слева или справа от абзацного отступа; ► для вставки таблицы поверх или позади существующей таблицы; ► в процессе записи макросов.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
79
Перетаскивание Большинство пользователей охотно применяют перетаскивание, поскольку этот способ работы с текстом кажется достаточно естественным. Он похож на наши действия в быту — мы берем какой-то элемент и перекладываем его на другое место, не обращаясь к серии команд копирования и вставки. Выделите текст (или любой другой элемент, например таблицу или картинку), расположив указатель, щелкните на кнопке мыши и, не отпуская ее, перетащите элемент в другое место (или другой документ). Как только вы отпустите кнопку мыши, элемент будет перемещен на новое место и на экране отобразится смарттег Параметры вставки (Paste Options) (поскольку данная операция на самом деле является вырезанием и вставкой). Если осуществлять перетаскивание при нажа той правой (а не левой) кнопке мыши, то при ее отпускании на экране отобра зится контекстное меню с командами Переместить (Move Неге), Копировать (Сору Неге), Создать ссылку (Link Неге) и Отменить (Cancel). Возможность перетаскивания включена по умолчанию, но ее можно отключить, сняв флажок Использовать перетаскивание текста (Drag-And-Drop Text Editing) на вкладке Правка (Edit) диалогового окна Параметры (Options), а потом, при жела нии активизировать заново, установив этот флажок. '
Эффективное форматирование текста Форматирование, как и большинство задач в Word, выполняется с помощью ко манд меню, клавиатурных комбинаций и кнопок на панелях инструментов. За дать формат можно как до ввода текста, так и в уже существующем документе. Чаще всего для этого используются кнопки панели инструментов Форматирова ние (Formatting), изображенной на рис. 2.14. Уменьшить отступ Увеличить отступ Маркированный Подчеркнутый список по умбпчанию Нумерованный ' Курсив список Стили Границы и форматирование Полужирный
Стили Шрифт
Размер шрифта
По левому краю
Выделение Цвет шрифта цветом
По центру По правому краю
Межстрочный абзац
По ширине Распределенный абзац Рис. 2.14. Панель форматирования выводится на экран по умолчанию
Можно добавить и удалить кнопки с панели форматирования, щелкнув на стрел ке ▼на левом краю панели, выбрав команду Добавить или удалить кнопки ►Фор матирование (Add Or Remove Buttons ►Formatting) и указав кнопки, которые необ
8 0 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
ходимо спрятать или вывести на экран. По умолчанию на панели отсутствуют следующие кнопки форматирования: Увеличить размер (Grow Font), Уменьшить размер (Shrink Font), Надстрочный знак (Superscript), Подстрочный знак (Subscript) и Язык (Language). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о настройке панелей инструментов обращайтесь к главё 5.
Обычно применение кнопок дает хороший результат, но если запомнить соот ветствующие клавиатурные комбинации, у вас в распоряжении будет еще один способ быстрого и эффективного форматирования. Форматирование с помощью команд меню является самым медленным методом, но вызываемые в этом случае диалоговые окна предоставляют наибольшую степень управления параметрами, гибкость при их настройке, а ■ркже позволяют одновременно применять не сколько различных форматов. Независимо от метода —кнопки, клавиатурные комбинации или меню —выпол няется одна и та же процедура: следует выделить текст, подлежащий форматиро ванию (или, перед началом набора текста установить курсор в то место, откуда должно начаться действие команд), и затем щелкнуть на соответствующей кноп ке панели инструментов, нажать клавиатурную комбинацию или выбрать коман ду меню. В этом разделе рассматриваются все три способа. СОВЕТ -------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------Большинство кнопок и клавиатурных комбинаций являются переключателями, то есть их надо нажать как для входа в соответствующий режим, так и для выхода из него. На пример, можно выделить неформатированный текст и нажать Ctrl+B (или щелкнуть на кнопке Полужирный (Bold)), чтобы шрифт выделенного фрагмента стал полужирным, и затем снова нажать Ctrl+B (или щелкнуть на кнопке Полужирный (Bold)), чтобы отме нить предыдущее форматирование.
Определение типа и размера шрифта Как вы знаете, существует множество различных шрифтов. Поэтому для вас не должно быть сюрпризом известие о том, что Word поддерживает тысячи шрифтов, совместимых с Windows, в том числе шрифты Adobe PostScript (если установ лен Adobe Type Manager) и TrueType (тип масштабируемых шрифтов, символы которых хранятся как контуры и могут быть распечатаны на любом принтере). Быстрее всего задать шрифт можно, выделив текст и выбрав нужный тип шриф та в раскрывающемся списке Шрифт (Font) на панели форматирования, показан ном на рис. 2.15. В этом списке присутствуют все доступные шрифты. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Все шрифты, установленные по умолчанию в Microsoft Office, являются шрифтами TrueType. При их использовании напечатанный текст выглядит так же, как текст, появ ляющийся на экране монитора.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
81
'• Дькуненг! Mtcrosoll Word
шг
введите вопрос
Обь»**
% C o u r i e r New Ф T im es N e w R om an ¥ Anal Narrow t Comic Sans MS
« D erby
*M S H incho % Palatino Linotype
%ПЬмпЬ
чьaraeRlcaD-anctal.-Df A A G artm onT ”"'
ч Ш * Щ «J . ctp J
, _ ___ _ _______ •».
- 44
_____- ________ W
iЩ
HtfЫ or1\r,tv'i
____________
Рис. 2.15. По умолчанию в раскрывающемся списке Шрифт названия отображаются соответствующими шрифтами
С помощью указанных ниже действий можно настроить отображение названий шрифтов в списке: обычным текстом или соответствующими шрифтами. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize) и щелкните на вклад ке Параметры (Options). 2. Снимите или установите флажок Отображать названия шрифтов тем же шриф том (List Font Names In Their Font). ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Шрифты бывают двух типов: с засечками или без засечек (Serif или Sans Serif). Они от личаются друг от друга по внешнему виду. Шрифты с засечками имеют «крючки» на бук вах (например, шрифты Times и Times New Roman). Шрифты без засечек состоят из гладких, четко очерченных букв (например, Anal и Helvetica). Обычно в документах, предназначенных для печати, используют шрифты с засечками для основного текста и без засечек — для заголовков (как и в этой книге), поскольку на бумаге удобнее читать именно такой текст. Если же документ планируется просматривать на экране компьютера, часто пренебрегают удобством чтения его печатной копии и меняют шрифты местами.
После установки типа шрифта нужно задать размер символов. Самый простой способ состоит в выборе подходящего размера в раскрывающемся списке Размер (Size), находящемся справа от списка шрифтов на панели форматирования (см. рис. 2.14). Шрифты измеряются в точках (или пунктах), и в одном дюйме (примерно 2,5 см) содержится 72 точки. По умолчанию в списке размеров пред
андийский
8 2 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
ставлены наиболее часто используемые значения. Чтобы задать размер шрифта с помощью списка Размер (Size), выделите нужный фрагмент текста или распо ложите курсор в том месте, откуда будет применяться новая настройка к вводи мому тексту, щелкните на стрелке ▼ рядом со списком и выберите требуемый размер. Если подходящего размера в списке не оказалось, щелкните в поле с раз мером шрифта (или нажмите Ctrl+Shift+P) и введите нужную йеличину. Можно задавать значения с точностью до половины точки, (например, 10,5), от 1 до 1638 точек (примерно 60 см). СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется значительно увеличить размер шрифта, не используйте в качестве но вого значения дробные величины — это только усложнит работу программы и тем са мым замедлит вашу.
Как знаток Word, вы, скорее всего, не удивитесь, узнав, что изменять размер шрифта можно и клавиатурными комбинациями, перечисленными в табл. 2.7. Таблица 2 .7 . Клавиатурные комбинации для изменения размера шрифта Клавиатурные комбинации
Действие
Ctrl+Shift+P, затем ввести размер шрифта либо выбрать его в списке размеров клави шами Т и 4
Прямое задание размера шрифта
Ctrl-*-]
Увеличение размера шрифта на 1 точку
Ctrt+[
Уменьшение размера шрифта на 1 точку
Ctr1+Shift+>
Увеличение размера шрифта до следующего, присутствующего в списке размеров
Ctrl+Shift+
•■■■■■■ «■■«шаав
С и н е -з е л е н ы й
Ш
Коричневый (Сиреневый
» Стр. »
|_______ Рвад
2
J/1
Не 5,оси
-т 8
Кол 1
Рис. 2.21. Потянув палитру за верхнюю полосу, можно переместить ее и превратить вплавающую
Копирование стилей с помощью инструмента Копировать формат После удачного оформления текущего документа часто возникает желание применить этот же формат к другому тексту. Рассмотрим пример: предпо ложим, заголовок книги оформлен следующим образом: полужирный кур сив, размер шрифта 12 точек, шрифта Arial, красный. При написании очередной книги вы можете либо вручную применить это же форматирование к ее заголов ку, либо воспользоваться инструментом Копировать формат (Format Painter). Он позволяет скопировать и применить большинство часто используемых атрибу тов форматирования. Пользоваться инструментом Копировать формат (Format Painter) несложно. По умолчанию соответствующая ему кнопка находится на стандартной панели ин струментов. 1. Выделите текст, формат которого нужно применить, или просто щелкните в нем. 2. Щелкните на кнопке Копировать формат (Format Painter). 3. Выделите текст, к которому требуется применить форматирование, или щелк ните на нем.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
89
Если необходимо одинаково отформатировать подряд несколько фрагментов текста, выделите оригинал и дважды щелкните на кнопке Копировать формат (Format Painter). Теперь этот режим останется активным до тех пор, пока не бу дет отменен, и к каждому выделяемому фрагменту будет применяться формат исходного текста. Для отмены режима форматирования щелкните на кнопке еще раз или нажмите клавишу Esc. У этого средства также есть соответствующие клавиатурные комбинации. 1. Выделите текст-оригинал или щелкните на нем и нажмите Ctrl+Shift+C. 2. Выделите текст, который необходимо отформатировать, и нажмите Ctrl+Shift+V. ) Преимущество клавиатурных комбинаций в данном случае состоит в том, что выделять фрагменты текста и нажимать сочетание Ctrl+Shift+V можно неограни ченное число раз. Запомненный один раз формат будет использоваться до тех пор, пока не будут нажаты клавиши Ctrl+Shift+C и не скопирован новый формат. Иногда применение сложного многоступенчатого форматирования нажатием трех клавиш существенно экономит время.
Другие текстовые эффекты и анимация Помимо основных функций форматирования Word предоставляет набор допол нительных текстовых эффектов, доступных в диалоговом окне Шрифт (Font) (см. рис. 2.18, раздел Видоизменение (Effects)). Рисунок 2.22 иллюстрирует воз можные варианты, список которых представлен ниже.
Зачеркнутый Двейнее »ая»1>1иамш« '
У г о пл ^и ф й
Обычный
Надеч>очшЛ
М алы е проп исн ы е
ОбьПНЫЙ
Подстрочный
ВСЕ ПРОПИСНЫЕ
С тенью Колгур
Рис. 2.22. К тексту можно применить дополнительные эффекты
9 0 ♦ Глава 2. Основы формирования документов ► Зачеркнутый (Strikethrough). ► Двойное зачеркивание (Double Strikethrough). ► Надстрочный (Superscript) (Ctrl+Shift+=). ► Подстрочный (Subscript) (Ctrl+=). ► С тенью (Shadow). ► Контур (Outline). ► Приподнятый (Emboss). ► Утопленный (Engrave). ► Малые прописные (Small Caps) (Ctrl+Shift+K). ► Все прописные (All Caps) (Ctrl+Shift+A). ► Скрытый (Hidden) (Ctrl+Shift+H).
Рассмотрим применение эффектов к тексту. 1. Щелкните на слове, выделите текст или установите текстовый курсор в том месте, с которого должно начинаться использование конкретного эффекта. 2. Выберите команду Формат ►Шрифт (Format ►Font), установите нужный фла жок на вкладке Шрифт (Font) и щелкните на кнопке ОК. К тексту также можно добавить эффекты анимации, расположенные на вкладке Анимация (Text Effects) диалогового окна Шрифт (Font). Ниже перечислены воз можные варианты. ► Нет (None) —анимация отсутствует; выбрано по умолчанию. ► Мигающий фон (Blinking Background) —создает эффект мерцания путем чере дования обычного текста на белом фоне с инвертированным цветом текста на черном фоне. ► Неоновая реклама (Las Vegas Lights) —окружает текст рамкой чередующихся разноцветных огней. ► Черные муравьи (Marching Black Ants) — окружает текст черной пунктирной рамкой, перемещающейся по часовой стрелке. ► Красные муравьи (Marching Red Ants) — окружает текст красной пунктирной рамкой, перемещающейся по часовой стрелке. ► Мерцание (Shimmer) —делает текст мерцающим. ► Фейерверк (Sparkle Text) — помещает поверх текста разноцветные переме щающиеся искры. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Анимацию текста следует использовать очень аккуратно. В отдельных случаях это мо жет быть вполне уместным, но в целом текст с анимацией отвлекает и рассеивает вни мание, а в больших количествах может раздражать. Кроме того, следует учитывать на личие ограничений, накладываемых программном обеспечением. Например, в более ранних версиях Word, таких как Word 95 и Word 6, анимация не поддерживается, и, разу меется, текст с анимацией не печатается (что может оказаться существенным).
Чтобы изучить вид каждого эффтап а, нажатием клавиш Ctrl+D откройте диалого вое окно Шрифт (Font), выберите вкладку Анимация (Text Effects) и затем пооче-
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
91
редно щелкайте на каждом пункте списка. Внизу окна, расположена 1>бдасть предварительного просмотра, в которой отображается результат применения анимацци. ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ------------------------------------------------------ ------------------Казалось бы, текст с анимацией замечательно подходит для размещения в Интернете, но этот эффект не работает в документах Word, сохраненных в виде веб-страницы. При сохранении документа с анимацией Word выводит на экран окно с предупреждением, что текст с анимацией будет представлен курсивом. Если вам действительно необхо дим такой эффект, вставьте в веб-страницу ссылку на документ Word с анимацией или поместите на веб-странице файл с анимацией в формате GIF (Graphics Interchange Format). Создание веб-страниц средствами Word рассматривается в главе 26.
Скрытый текст Вы не видите этого, но на рис. 2.22 ниже слов «Все прописные» Присутст- -щм вует слово «Скрытый». Оно было выделено, и затем установлен флажок ■2 Скрытый (Hidden) на вкладке Шрифт (Font) одноименного диалогового окна. Аналогичный результат можно получить, нажав сочетание клавиш Ctrl+Shift+H. Скрытый текст удобно использовать, когда требуется оставить незаметное для других пояснение к тексту. Word автоматически применяет формат скрытого текста к некоторым компонентам, в том числе к полям указателя, закладкам и полям оглавления. Чтобы вывести на экран скрытый текст, щелкните на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide) стандартной панели инструментов или нажмите Ctrl+Shift+8. Скры тый текст выделяется точечным подчеркиванием, как показано на рисунке ниже.
Зачеркнутый
1 Д В ФЙП»»ОПП»р |Ц Щ И в И
ПиЩЩ.UKfiiJLf'll Угяплггягяый'З
I
Обычный—*н**:ч»0,и*л
1 Обычный''"Подстрочный
МАЛЫЕ-ПРОПИСНЫЕ^
ВСЕ-ПРОПИСНЫЕЦ
1
С-тенью
1 Коитус 1
Скрыт*Й1
9 2 ♦ Глава 2. Основы формирования документов
Следует помнить, что видимый на экране текст печатается по умолчанию. И на оборот, если скрыть часть текста, его по умолчанию не будет в напечатанном документе. Но при желании можно изменить настройки так, что скрытый текст напечатается, даже не будучи отображен на экране. Для этого при невидимом скрытом тексте выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), вкладку Печать (Print) и установите флажок Скрытый текст (Hidden Text), затем щелкните на кнопке ОК и распечатайте документ.
Регистр Когда-нибудь вам обязательно понадобится заменить в тексте строчные буквы на прописные или наоборот или смешанный текст на текст со всеми строчными или прописными буквами. Это утомительная работа, но в Word ее можно выпол нить, не вызывая диалоговое окно Шрифт (Font) и не вводя текст заново. Все, что требуется — это выделить текст и нажать клавиши Ctrl+Shift+A для переключе ния между всеми прописными и всеми строчными буквами или нажать сочета ние Shift+F3 для циклического переключения между всеми прописными, всеми строчными и режимом, в котором первая буква каждого слова прописная, а ос тальные строчные. Помимо этого, настроить регистр можно с помощью диалогового окна Регистр (Change Case) (рис. 2.23), которое открывается командой Формат ►Регистр (Format ►Change Case). Чтобы отформатировать выделенный текст, установите переключатель в одно из положений: Как в предложениях (Sentence Case), Все строчные (Lowercase), Все прописные (Uppercase), Начинать с прописных (Title Case) и Изменить регистр (Toggle Case).
Г 6СЕ ПРОПИСНЫЕ \
Начинать С Прописных
Рис. 2.23. Диалоговое окно Регистр позволяет быстро переключать регистр
Интервал между знаками Еще одним существенным моментом форматирования является выбор интерва ла между знаками. Теперь в Word есть настройки интервалов, которые раньше были доступны только в профессиональных программах верстки. Эти параметры следует использовать для улучшения внешнего вида и удобочитаемости доку ментов. Все первичные настройки этого типа расположены на вкладке Интервал (Character Spacing) диалогового окна Шрифт (Font), изображенной на рис. 2.24. Здесь можно изменить следующие параметры. ► Масштаб (Scale) позволяет растягивать или сжимать выделенные символы тек ста по горизонтали. Единицей изменения служит процент от текущего разме ра текста. Масштаб можно выбрать в раскрывающемся списке или задать вручную (от 1 до 600 %). Стандартному тексту соответствует значение 100 %.
Создание нового документа и основные принципы работы в Word ♦
У. _ I
^врнииг для энаадв
w w
93
f ----------- а с ]~ луигсговибопев
T iiatf Hew Roman
У
•*>»o~«,jy»TOtjUH n m v
imm
тмя*п|>икт H * ll^H >■ 1М *«М «Я
b a rtb fto b W >n
b x t< О И Й и 1И » » Ы М
YJ***-\Uto
turl kmOctoM M w
1мм» t o » k « l b M h k h r
В*тидща1>иы» ll y i
*****
veal
ЬиИЬ 1Ь MIS Su rl I k t o i t i f c l t o t X utff to>h li i mw( Ik lsfib lM ) lu»)l мэдтtu t) Ц (к и -
b flfi I b l f b a l i M
n>iiiii>n>iii» fepMtfjwr^Wm
I
Рис. 3.2. Полноэкранный режим максимально увеличивает область предварительного просмотра
► Отображение нескольких ст, >аниц. Одним из главных преимуществ режима предварительного просмотра является возможность одновременного вывода на экран нескольких страниц, что позволяет еще до начала процесса печати увидеть, как текст и другие! элементы документа будут переходить с одной страницы на другую. Можно показать на экране до 24 страниц (3 ряда, 8 стра ниц в каждом). Чтобы отобразить несколько страниц, щелкните на кнопке Несколько страниц (Multiple Pages) и выделите мышью нужное количество ря дов и столбцов. На рис. 3.3 продемонстрировано 14 страниц в режиме предва рительного просмотра. ► Просмотр выделенной страницы. Для отображения одной страницы доста точно щелкнуть на кнопке Одна страница (One Page) панели инструментов
Предварительный просмотр ♦
121
Предварительный просмотр (Print Preview). Если на экране показано несколько страниц, можно выбрать одну из них для просмотра. Для этого щелкните на желаемой странице, а затем —на кнопке Одна страница (One Page).
Рис. 3 .3. Используя команду Несколько страниц, можно вывести на экран до 24 страниц одновременно ПРИМЕЧАНИЕ -- ----------------------------------------------------------------------------------------------------Помните, что режимы Разметка страницы (Print Layout) и Предварительный просмотр (Print Preview) — это не одно и то же. (Режим Разметка страницы (Print Layout) подробно обсуждается в главе 1.) Разница заключается в следующем. Режим Разметка страницы (Print Layout) показывает документ так, как он будет напеча тан, но внутри стандартного интерфейса Word. Он позволяет работать с обычными средствами редактирования и при этом видеть, как будет выглядеть напечатанная стра ница. Чтобы переключиться в режим Разметка страницы (Print Layout), выберите коман ду Вид ►Разметка страницы (View ►Print Layout). Режим Предварительный просмотр (Print Preview) отображает документ в специальном интерфейсе, содержащем панель инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Здесь можно увидеть несколько страниц одновременно, а также отредактиро вать текст и изменить его форматирование до печати. Режим Разметка страницы (Print Layout) должен использоваться в качестве рабочей среды, а режим предварительного просмотра следует употреблять для проверки раз метки документа, когда он уже почти готов к печати, чтобы оставалось выполнить в нем минимальное количество изменений.
122
♦
Глава 3. Печать документов
ВНИМАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------------------Вид документа в режиме Режим чтения (Reading Layout) не совпадает с видом на печатанного документа. Наоборот, при переключении в этот режим происходит оптимизация вида страниц для чтения с монитора. Чтобы, находясь в режиме чте ния, представить себе, как будет выглядеть напечатанный документ, щелкните на кноп ке Режим чтения: разметка страницы (Actual Page) панели инструментов Режим чтения (Reading Layout). Более подробно об этом режиме просмотра рассказано в главе 1.
Редактирование в режиме предварительного просмотра При увеличении или уменьшении масштаба документа в режиме предварительного просмотра могут стать заметны погрешности, которые требуется исправить. Если для корректировки ошибки выйти из режима предварительного просмотра, вы вер нетесь к тому месту, где располагался текстовый курсор до смены режимов, а это означает, что придется заново искать уже найденную ошибку. К счастью, для вы полнения минимальных изменений не обязательно покидать режим предваритель ного просмотра. Если требуется отредактировать какой-либо текст, сжать документ или выровнять его содержимое, воспользуйтесь одним из описанных ниже методов. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------При выходе из режима предварительного просмотра курсор возвращается в то место до кумента, которое он занимал до изменения режима. В некоторых случаях предпочтитель но перейти прямо к той странице, с которой велась работа в режиме предварительного просмотра. К сожалению, Word не поддерживает возможности отображения текущей просматриваемой страницы при возврате в другие режимы. Самый быстрый способ обойти эту проблему — запомнить номер нужной страницы в режиме предварительного просмотра (щелкните на странице, и ее номер отобразится в строке состояния), перейти в обычный режим просмотра и воспользоваться командой Перейти (Go То) (нажав клави ши Ctrl+G или обратившись к меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object)).
► Редактирование текста в режиме предварительного просмотра. В режиме предварительного просмотра можно изменить документ путем удаления, до бавления, вырезания, копирования, вставки, перемещения и форматирования текста и других компонентов документа —практически так же, как и в других режимах. Режим редактирования включается щелчком на кнопке Увеличение (Magnifier), которая изменяет обычный указатель мыши на значок лупы и об ратно. Чтобы исправить текст в документе с размером 100 %, расположите увеличивающую лупу на странице в области, которую будете редактировать, щелкните мышью —это действие изменит масштаб документа на 100 %, затем еще раз щелкните на кнопке Увеличение (Magnifier), и значок лупы примет вид обычного указателя. Помните, что не обязательно редактировать доку мент в масштабе 100 %, можно использовать любой размер. Увеличение до фактического размера позволяет увидеть текст в деталях, при меньшем мас штабе документа и нескольких страницах на экране удобно перемещать эле менты в пределах страницы и с одной страницы на другую. ► Уплотнение текста с целью уменьшения документа на одну страницу. Ко манда Подгонка страниц (Shrink То Fit) позволяет сЯсать документ, когда он за нимает слишком много места, —просто щелкните на кнопке Подгонка страниц (Shrink То Fit) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print
Предварительный просмотр ♦
123
Preview). При необходимости можно щелкать на этой кнопке несколько раз, уменьшая документ при каждом щелчке как минимум на одну страницу. Из менения, сделанные Word, могут оказаться неудачными (например, шрифт может уменьшиться в размере до 4 пунктов). Иногда Word просто отказыва ется от операции и выдает сообщение, утверждающее, что невозможно сжать документ так, чтобы уменьшить его на страницу. Например, можно уменьшить 82-страничный документ до 33 страниц. Для отмены действия команды Под гонка страниц (Shrink То Fit) воспользуйтесь средством Отменить (Undo). ВНИМАНИЕ -------------------------------------------------------:---------------------------------------------------Если требуется напечатать уплотненный текст, не сохраняя его, щелкните на кнопке Подгонка страниц (Shrink То Fit) для сжатия документа, щелкните на кнопке Печать (Print) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) и затем пе ред сохранением документа отмените последнее действие (уплотнение). Сохранив до кумент, вы не сможете отменить его сжатие.
► Настройка полей, отступов абзацев и табуляций. Можно щелкнуть на кнопке Линейка (Rulers) панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview), чтобы показать или скрыть линейки в режиме просмотра. Линейки позволя ют легко настраивать размеры полей, отступов абзацев и табуляции, перетас кивая соответствующие значки. Если показано несколько страниц, линейки оказываются сверху и слева от выделенной в данный момент страницы. На рис. 3.3 линейки согласованы с первой страницей первого ряда (в строке со стояния видно, что номер этой страницы в документе —25). СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией об изменения размеров полей, отступов абзацев и табуляций с помощью линеек обращайтесь к главе 8. СОВЕТ ----------------------:-------------------------------------------------------- ;-----------------------------------Если линейки присутствуют на экране, можно быстро открыть диалоговое окно Пара метры страницы (Page Setup), позволяющее изменить поля документа, ориентацию страницы и другие настройки. Для этого дважды щелкните где-либо внутри полосы ли нейки, но за пределами белого участка верхней линейки. Щелчок на этом участке уста навливает табуляцию. ВНИМАНИЕ ---------------------- ;------------------------------------------------------------------------------------В VJord нельзя напечатать брошюру с книжной ориентацией страниц. Если вы выберете пункт Брошюра (Bookfold) в списке Несколько страниц (Multiple pages) раздела Страни цы (Pages) на вкладке Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы (Раде Setup), Word автоматически изменит книжную ориентацию страницы на альбомную. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Обратите внимание: на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) нет кнопки Отменить (Undo). К счастью, это не означает невозможности отмены изменений, вне сенных в режиме предварительного просмотра. Для удаления результатов своих действий выберите команду Правка ►Отменить (Edit ►Undo) или нажмите Ctrl+Z. Если вам регулярно приходится отменять изменения в режиме предварительного просмотр'*, выведите в этом режиме на экран панель Форматирование (Formatting) (выб зрите команду Вид ►Панели инструментов ►Форматирование (View ►Toolbars ►Formatting)) или добавьте кнопку Отме нить (Undo) на панель Предварительный просмотр (Print Preview), как описано в главе 5.
124
♦
Глава 3. Печать документов
Печатаем быстро и эффективно После просмотра документа в режиме предварительного просмотра можно приступать к его печати. Наиболее простым и стандартным печатным зада J нием является полный документ. Скорее всего, вы не раз проделывали эту опе рацию, но давайте вновь перечислим все способы печати единственной копии те кущего документа: ► выберите команду Файл ►Печать (Fail ►Print) и затем щелкните на кнопке ОК; ► щелкните на кнопке Печать (Print) стандартной панели инструментов; ► нажмите клавиши Ctrl+P или Ctrl+Shift+F12 и затем щелкните на кнопке ОК. Кроме того, можно напечатать документ Word, даже не открывая его, —щелкни те правой кнопкой мыши на значке файла и выберите Печать (Print) в контекст ном меню. Чтобы распечатать несколько документов, сохраните их в одной пап ке и выполните указанные ниже действия. 1. Выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open). 2. В диалоговом окне Открытие документа (Open) откройте папку, содержащую файлы для печати, и выделите их. Затем щелкните на стрелке меню Сервис (Tools) и в раскрывающемся меню выберите пункт Печать (Print). ВНИМАНИЕ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------Если напечатанный документ содержит лишнюю пустую страницу в конце, это означает, что в конце документа присутствуют один или два пустых абзаца. Чтобы удалить их, вы ведите на экран непечатаемые знаки (щелчком на одноименной кнопке стандартной па нели инструментов) и удалите значки абзацев. Убедиться в том, что пустая страница ис чезла, можно в режиме предварительного просмотра документа.
Иногда выбранный шрифт не отображается в документе. Недоступный шрифт Word заменяет другим. Проконтролировать замену шрифта можно следующим образом. 1. Выберите пункт Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и перейдите к вклад ке Совместимость (Compatibility). 2. Щелкните на кнопке Подстановка шрифтов (Font Substitution). 3. В открывшемся диалоговом окне щелкните на названии пропущенного шриф та в списке Пропущенные шрифты в документе (Missing Document Font), и затем щелкните на названии шрифта-замены в списке Шрифт-замена (Substituted Font) ПРИМЕЧАНИЕ К компьютеру должен быть присоединен принтер и установлен драйвер принтера. Если вы сами настраиваете принтер и столкнулись с проблемой совместимости с Word'2003, попробуйте найти обновленные драйверы на веб-странице производителя принтера. Дополнительную информацию по этому вопросу можно найти в Базе знаний Microsoft на http://support.microsoft.com.
Некоторые шрифты могут нормально отображаться на экране, но выглядеть подругому в напечатанном документе. Такие ситуации возникают в двух случаях:
Управление печатными заданиями ♦
125
либо отпечатана черновая копия (проверьте, не установлен ли флажок Черновой (Draft Output) на вкладке Печать (Print) диалогового окна Параметры (Options)), либо в принтере отсутствует выбранный шрифт. Во втором случае придется за менить шрифт другим (TrueType или любым, присутствующим в принтере). СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Печать конвертов и наклеек описывается в главе 30.
Отмена печатного задания Иногда в последний момент может понадобиться отменить задание, отправлен ное на печать. Способы выполнения этой операции зависят от того, включена ли фоновая печать. По умолчанию фоновая печать включена, то есть можно про должать работу во время печати документа. Чтобы изменить эту установку, вы берите команду Сервис ►Параметрь- (Tools ►Options), щелкните на вкладке Печать (Print) и снимите флажок Фоновая печать (Background Printing). Чтобы остано вить печать из Word, пока компьютер передает документ на принтер, выполните любую из указанных ниже процедур: ► если отключена фоновая печать, щелкните на кнопке Отмена (Cancel) или на жмите клавишу Esc; ► если фоновая печать включена, во время передачи задания на принтер дваж ды щелкните на появившемся значке принтера в строке состояния (при печа ти короткого докумен га можно не успеть отменить печать, поскольку значок принтера иногда слишком быстро исчезает с экрана). Когда документ уже отправлен на принтер, управлять печатью заданий также позволяет окно очереди печати. Чтобы открыть его, после передачи файла на пе чать дважды щелкните на значке принтера на панели зада* Windows. Здесь мож но выполнить следующие операции. ► Удалить одно печатное задание. Выделите тот файл, печать которого требу ется отменить, и выберите команду Документ ►Отменить (Document ►Cancel ,
Printing).
► Изменить приоритет цечатных. заданий. Чтобы изменить последователь ность печати документов, перетащите вниз или вверх соответствующий зна чок в очереди печатных заданий. ► Отменить все печатные задания. Чтобы удалить все документы из очереди печати, выбёрите команду Принтер ►Очистить очередь печати (Printer ►Purge Print Documents).
Управление печатными заданиями Вам, как опытному пользователю Word, возможно, понадобится выполнить более сложную процедуру, чем просто напечатать документ. Для этого вместо щелчка
126
♦
Глава 3. Печать документов
на кнопке Печать (Print) стандартной панели инструментов нужно нажать Ctrl+P или выбрать команду Файл ►Печать (File ►Print). Тогда можно будет воспользо ваться всеми преимуществами установки параметров в диалоговом окне Печать (Print), показанном на рис. 3.4. В этом разделе главы вы найдете информацию о настройке большинства параметров печати в Word.
Принтер лмя
1 ш
Y F S V f 3 LaserJet 2200 f S )
т э с то р н < « :
сеобэдеи
тип:
HP _asar>* 2 2 Ш Series P C I 6
порт
room 615
* а ггя».
двуетйрОйи; й Копи«
траницы • 8РЗ‘ г
-"жущая
‘
домера:
ЧИСV и з п й , r
4t.
kj
'*:•
|
6е гдитв г :мера и ли диапая ны с т р а х и ваэде< енныа запятыми 1 .3 .5 -1 2
Включить: н?а ечэта ть:
jвсе страница дмланона [документ
чицзо стра* ■_ , а писте, j \ страниц
по paawoy сфанИЦй
j Т кущий , ■ . ......
Пёрг-эдтры...
Щ I
...ЭЦф
Отьена
,
Рис. 3.4. Диалоговое окно Печать содержит параметры управления печатными заданиями
Печать нескольких копий одного документа Чтобы напечатать несколько экземпляров документа, откройте диалоговое окно Печать (Print), введите требуемую цифру в поле Число копий (Number Of Copies) или установите нужную величину, щелкая на направленных вверх и вниз стрел ках, расположенных справа от поля. По умолчанию Word объединяет копии пе чатного задания (то есть в разделе Копии (Сор ies) диалогового окна Печать (Print) установлен флажок Разобрать по копиям (Collate)). При этом Word посылает один экземпляр задания на принтер, ждет некоторое время, затем передает сле дующий. В результате получается, что сначала целиком печатается выделенная область или весь документ, затем печатается вторая его копия, потом третья и т. д. В конечном счете, этот метод проще для пользователя, но он занимает на много больше времени для обработки заданий и может вызвать проблемы в оче реди печати, если документ содержит большие рисунки или усложненное фор матирование. При снятом флажке Разобрать по копиям (Collate) Word передает на принтер сначала первую страницу для всех экземпляров, затем вторую и т. д., а собирать копии документа приходится вручную. При работе с некоторыми ви дами лазерных принтеров печать без объединения экземпляров может ускорить процесс и позволит избежать проблем в очереди печати.
Управление печатными заданиями ♦
127
Диапазон печати Во многих случаях требуется напечатать только выделенный фрагмент докумен та. Например, можно выделить и напечатать несколько абзацев текста вместо всей веб-страницы, два-три несвязанных раздела длинного отчета или сопрово дительное письмо, присоединенное к резюме. Чтобы распечатать определенные страницы или разделы дЪкумента, воспользуйтесь параметрами раздела Страни цы (Page Range) диалогового окна Печать (Print). ► Все (АН) задает печать всего документа; этот параметр установлен по умолча нию. Чтобы напечатать весь текст, откройте диалоговое окно Печать (Print) и щелкните на кнопке ОК. ► Текущая (Current Page) выводит на печать ту страницу, на которой в данный момент расположен текстовый курсор. Чтобы воспользоваться этой коман дой, щелкните на нужной странице, откройте диалоговое окно Печать (Print), щелкните на пункте Текущая (Current Page) и затем на кнопке ОК. ► Выделенный фрагмент (Selection) передаст на печать выделенный текст. Вы делите область документа, которую требуется распечатать, откройте диалого вое окно Печать (Print), щелкните на пункте Выделенный фрагмент (Selection) и затем на кнопке ОК. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------- -----------------------------------------------■Методы выделения текста рассматриваются в главе 2.
► Номер'а (Pages) задает печать только указанных страниц, диапазона страниц или разделов. Страницы, разделы и диапазоны определяются с помощью но меров, запятых, дефисов и букв s (для разделов *- section) и р (для страниц — page). Например, наберите 1-5,9,15-18, чтобы напечатать страницы от первой до пятой, девятую и от пятнадцатой до восемнадцатой; введите s2,s4 для пе чати второго, третьего и четвертого разделов; или введите p3s4-p6s5, чтобы распечатать фрагмент от третьей страницы четвертого раздела до шестой страницы пятого раздела. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об определении и использовании разделов можно найти в главах 15 и 19. 1
Печать четных или нечетных страниц документа Если требуется напечатать текст, используя обе стороны бумаги, но при этом нет двустороннего принтера (принтера, который автоматически печатает на обеих сторонах бумажного листа), можно воспользоваться функциями Word Нечетные страницы (Odd Pages) и Четные страницы (Even Pages). Сначала печатают все не четные страницы, затем отпечатанные листы бумаги переворачивают, заново вставляют в принтер и печатают четные страницы. Следует немного поэкспери ментировать с принтером, чтобы понять, как нужно вставлять в него бумагу. (Обычно страницы кладутся чистой стороной вверх и заголовком в принтер.) Имейте в виду, что при такой печати принтер через какое-то время работы начи
1 2 8 ♦ Глава 3. Печать документов
нает комкать бумагу вследствие накапливания чернил, остающихся после прохо дящих через него отпечатанных страниц. Поэтому, если вам приходится печа тать много двусторонних документов, стоит приобрести принтер, настроенный на обработку подобных задач. Чтобы напечатать только нечетные или четные страницы документа, откройте диалоговое окно Печать (Print) и в раскрывающемся списке Включить (Print) вы берите пункт Нечетные страницы (Odd Pages) или Четные страницы (Even Pages). По умолчанию установлен вариант Все страницы диапазона (All Pages In Range). Можно использовать функции Нечетные страницы (Odd Pages) и Четные стра ницы (Even Pages) в комбинации с определением диапазона страниц. Например, чтобы напечатать только нечетные страницы в интервале от 110 -й страницы до 213-й, введите 110-213 в поле Номера (Pages) и выберите в списке Включить (Print) вариант Нечетные страницы (Odd Pages).
Печать отдельных элементов документа Вам уже известно, что документы имеют намного больше составляющих, чем про стое содержимое страницы. Документы могут включать в себя установки свойств, отметки редактирования, примечания, назначения клавиатурных комбинаций, стили форматирования и т. д. В некоторых ситуациях требуется распечатать только информационные элементы документа, и диалоговое окно Печать (Print) позволяет выполнить эту задачу —нужно только указать соответствующие эле менты в раскрыьающемся списке Напечатать (Print What). С его помощью можно распечатать несколько составляющих. ► Документ (Document) выводит на печать документ целиком; этот пункт уста новлен по умолчанию. ► Сведения (Document Properties) передает на печать основную информацию о файле: название файла, имя автора, дату создания, дату последнего сохра нения, количество слов и т. д. Эти сведения содержатся в диалоговом окне Свойства (Properties). Можно просмотреть свойства файла, не печатая их, от крыв документ и выбрав команду Файл ►Свойства (File ►Properties). ► Документ с исправлениями (Document Showing Markup) задает печать докумен там всех изменений, сделанных в тексте в режиме записи исправлений. Каж дое примечание в документе печатается на поле соответствующей страницы в округлой рамке и с пунктирной линией, отмечающей место вставки этого примечания. Как будет выглядеть напечатанный документ с исправлениями, можно увидеть в режиме предварительного просмотра (рис. 3.5). Помните: если перед печатью документа включить отображение на экране внесенных исправлений, в раскрывающемся списке Напечатать (Print What) по умолчанию будет выбран пункт Документ с исправлениями (Document Showing Markup). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Использование средств рецензирования описывается в главе 27.
► Список исправлений (List Of Markup) выводит на печать каждое изменение,
внесенное в документ в режиме записи исправлений, отдельной строкой ниже
Управление печатными заданиями ♦
129
цветного заголовка. Используемый цвет зависит от автора данного исправ ления, в каждом заголовке указывается номер страницы, действие (удаление, вставка или примечание), имя пользователя, выполнившего изменение, дата и время. Этот вариант печати позволяет получить подробный список изме нений. Если документ содержит довольно много исправлений и примечаний, такое задание может потребовать нескольких минут для постановки в очередь и еще больше для самой печати. Помните, что эта функция может создать ог ромные файлы, поэтому используйте ее как можно реже. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Помимо компонентов, перечисленных в раскрывающемся списке Напечатать (Print What), можно распечатать другие элементы документа. Например, чтобы был виден скрытый текст и коды полей, отобразите их в тексте перед печатью (как описано в сле дующем разделе этой главы); чтобы вывести структуру документа, перед печатью пе рейдите в режим Структура (Outline); а чтобы напечатать исходный HTML-код веб-страницы, перед печатью выберите команду Вид ►Источник HTML (View ►HTML Source).
paper4.dot (просмотр) Micros ft W ^ d | В е * д т е вопрос
Ист давления в измененном документе
жа и| * » е у 1.............. ....................... ................. .................. --..... :::i -
короткое тире Знакконцдой сноски Папе
Парамг“ры ;Налраепвнив:|вездв
v«H
г" ^читывать регистр
Г
ииеьцййикрм Псдстамовоччь г знаки
'
Г Пр^вносигякак :Г да giQBojxipHW Найти
Формат▼
Знаксноски’ Срафический объект Еазрыв строки Раэрьв страницы Неразрывный дефис Неразрывный гробел
магкийперенос Радрыв раздела Постое пространство
Рис. 4.14. Word позволяет находить специальные символы и элементы документа Т аблица 4 .3 . Использование кодов специальных символов в диалоговом окне Найти и заменить Окно Найти и заменить
Специальный символ
Код
ANSI- или ASCIIсимволы
"Onnn (где nnn — Найти (Find Whi t); Заменить на (Replace With) это код символа)
Любой знак (Any Character)
А?
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Любая цифра (Any Digit)
“#
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Любая буква (Any Letter)
л$
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Знак крышки (Caret Character)
„
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Содержимое буфера Лс обмена (Clipboard Contens)
Заменить на (Replace With)
Разрыв колонки (Column Break)
"п
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Длинное тире (Em Dash)
А+
Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
П родолж ен и е &
1 5 8 ♦ Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу Таблица 4 .3 . Продолжение Специальный символ
Код
Окно Найти и заменить Найти (Find What); Заменить на (Replace With)
Короткое тире (Еп Dash) Знак концевой сно ски (Endnoot Mark)
яе
Найти (Find What) (флажо.; Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Поле (Field)
Ad
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Содержимое поля Найти (Find What)
я&
Заменить на (Replace With)
Знак сноски (Footnote Mark)
Ч
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) снят)
Графический объект Лд (Graphic) Разрыв строки (Manual Line Break)
Найти (Find What) (флажок Подстановочные знаки (Use Wildcards) установлен)
1
спол^гуйте $нзки|и Поимеь. +4 соответствует па «ходу епэред на четыре мтемейга (нагример страницы)
Рис. 4.16 . С помощь о команды Перейти можно перв^эстспъся от одной оСласги документа к другой
Чтобы открыть вкладку Перейти (Go То) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace), выполните любое из следующих действий: ► выберите команду Правка ►Перейти (Edit ►Go То); ► нажмите F5 или Ctrl+G; ► щелкните на кнопке Перейти (Go То) в меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object). (Это меню открывается кнопкой Выбор объекта перехода (Select Browse Object), расположенной внизу вертикальной полосы прокрутки.) Чтобы воспользоваться вкладкой Перейти (Go То), выделите элемент в списке Объект перехода (Go То What), если необходимо, введите подходящую величину или параметр в поле справа и щелкните на кнопке Перейти (Go То). Ниже приве дены два способа применения функции Перейти: ► чтобы отобразить конкретную страницу документа, выделите вариант Стра ница (Раде) в списке Объект перехода (Go To?What), введите номер страницы в поле Введите номер страницы (Enter Page Number) и щелкните на кнопке Перейти (Go То). ► чтобы переместиться к следующему заголовку в документе, выделите в спи ске Объект перехода (Go То What) вариант Заголовок (Heading) и затем щелк ните на кнопке Далее (Next) (ничего не вводя в текстовое поле). Для псрех' щещш от одного элемента документа к другому также можно исполь зовать меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object). Чтобы открыть его, щелкните на одноименной кнопке, расположенной внизу вертикальной полосы прокрутки. Это меню (рис. 4.17) содержит кнопки, которые позволяют выпол нить следующие задачи: ► отображать вкладку Перейти (Go То) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace); ► отображать вкладку Найти (Find) диалогового окна Найт11и заменить (Find And Replace); ► просматривать текст по исправлениям (инструменты рецензирования описы ваются в главе 27);
162
♦
Глава 4. Оттачиваем мастерство перемещения по документу
► просматривать текст по заголовкам; ► просматривать текст по рисункам; ► просматривать текст по таблицам (таблицы подробно рассматриваются в гла* ве 13); ► просматривать текст по полям (см. главу 31). ► просматривать текст по сноскам и концевым сноскам (см. главу 23); ► просматривать текст по примечаниям (см. глапу 27); ► просматривать текст по разделам (см. главу 19); ► просматривать текст по страницам. У»; Отмена 'р4?
V= Q EZ3 и ini С 1 ча D ш Рис. 4.17. Меню Выбор объекта перехода позволяет перемещаться от одного элемента документа к другому
После выбора элемента в меню Выбор объекта перехода (Select Browse Object) можно перемещаться к следующему или предыдущему образцу выбранного объ екта с помощью щелчков на кнопках Предыдущий (Previous) и Следующий (Next) (кнопки со стрелками, расположенные выше и ниже кнопки ВыОор объекта пе рехода (Select Browse Object) на вер гпкальной полосе прокрутки). СМОТРИ ТАКЖЕ ------- ----------------------------------------------------------- ---------Более подробно средство Выбор объекта перехода (Select Browse Object) описано в главе 2.
Создание закладок для перемещения по документу Помимо средства Вь'бор объекта перехода (Select Browse Object) и вкладки Пе рейти (Go То) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace), существует еще один способ перемещения по документу: с помощью закладок. Если вам час то требуется доступ к определенной области документа, вставьте туда закладку, чтобы возвращаться к ней щелчком мыши. Рассмотрим создание закладки. 1. Расположите курсор там, куда нужно вставить закладку, и выберите команду Вставка ►Закладка (Insert ►Bookmark). 2. В диалоговом окне Закладка (Bookmark) введите название закладки и щелк ните на кнопке Добавить (Add). После создания закладки можно использовать вкладку Перейти (Go То) для по иска отмеченной закладкой области или выбрать команду Вставка ►Закладка (Insert ►Bookmark), чтобы открыть диалоговое окно Закладка (Bookmark), выде лить название закладки и щелкнуть на кнопке Перейти (Go То).
Экономим время: автоматический запуск Word Место расположения документов по умолчанию j
Настройка панелей инструментов Настройка меню Создание клавиатурных комбинаций Повышение доступности
\
1 6 4 ♦ Глава 5. Персональная настройка Word
По мере роста профессионализма в работе с Word вы начинаете стремиться сокра тить время, необходимое для выполнения обычных задач и упрощения сложны с процедур. Постепенно определяются моменты, которые вас устраивают у или не устраивают —в функционировании программы, и появляются привычные конфигурации меню, панелей инструментов и клавиатурных комбинаций. Эта глава посвящена настройке Wprd 2003 в соответствии с привычками и зада чами пользователей. Мы рассмотрим частройку панелей инструментов, меню, создание клавиатурных комбинаций. Доп< мнительно будут продемонстрирова ны возможности повышения доступности документов для других пользователей.
Экономим время: автоматический запуск Word Время нужно экономить, Есчи Word запускается каждый раз при входе в систе му, почему бы не делать это автоматически? Добавьте Word в список автомати чески запускаемых программ. 1. В Windows щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите в раскрывшемся меню пункт Все программы (All Programs). 2. Зайдите в папку Microsoft Office и «возьмитесь* мышью за ярлык Word 2003. 3. Переместите указатель мыши на ярлык папки Автозагрузка (Startup) и не отпускайте кнопку мыши, пока папка не раскроется. Разместите ярлык Word 2003 в папке в соответствии с предполагаемым порядком запуска про грамм (см. ниже). \
Assistant
*£ MfcroSCAvVord О К х -у £этгт. , .. de
После помещения ярлыка Word в папку Автозагрузка (Startup) программа будет запускаться автоматически при старте системы. ПРИМЕЧАНИЕ -------- —------------------------------- -------------------------------------------------Если вы перетащили ярлык Word в папку Автозагрузка (Startup) и ничего не произошло, проверьте, включена ли функция перетаскивания. Щелкните на кнопке Пуск (Start), вы берите пункт раскрывающегося меню Свойства (Properties), перейдите к вкладке Меню «Пуск» (Start Menu) и щелкните на кнопке Настроить (Customize). В появившемся диало говом окне Настройка меню «Пуск» (Customize Start Menu) выберите вкладку Дополни тельно (Advanced) и удостоверьтесь в том, что флажок Разрешить перетаскивание объ ектов (Enable Dragging and Dropping) установлен. Щелкните нй кнопке ОК дважды, чтобы вернуться в Word1.
Настройка автозагрузки путем добавления ключа Если вы постоянно работаете в Word и неизменно используете один и тот же шаблон, то процесс запуска программы с нужным шаблоном можно автоматизи 1 Процедура описана для Windows ХР.
—Примеч. перев.
Место расположения документов по умолчанию ♦
165
ровать, добавив в строку запуска ключ. После этого Word будет автоматически создавать новый документ на основе заданного шаблона. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите пункт Выполнить (Run). В одноимен ном диалоговом окне введите путь для запуска Word (например, C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Winword.exe) или щелкните на кнопке Обзор (Browse), чтобы найти файл winword.exe. Затем в той же строке поставьте пробел и введите букву t, затем название шаблона. Например, если шаблон называется Mspressnew.dot, строка будет выглядеть следующим образом: C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Winword.exe t Mspressnew.dot Щелкните н^ кнопке ОК, чтобы ввести команду и запустить Word. Если результат вам понравился, можно создать на Рабочем столе ярлык, позво ляющий обойти обращение к окну Выполнить (Run). Щелкните правой кнопкой мыши на свободном пространстве Рабочего стола Windows, выберите в контек стном меню пункт Создать (New) и затем пункт Ярлык (Shortcut). Введите в поле Укажите размещение объекта (Type The Location Of The Item) обсуждавшуюся выше строку и щелкните на кнопке Далее (Next). Введите название ярлыка и щелкните на кнопке Готово (Finish). Теперь запустить Word с новым документом на основе выбранного шаблона можно, щелкнув на созданном ярлыке.
Место расположения документов по умолчанию Если документы обычно хранятся в одной и той же папке, можно ускорить про цесс открытия и сохранения документов. Используя диалоговое окно Параметры (Options), укажите эту папку в качестве места, где документы находятся по умол чанию. Для этого нужно выполнить перечисленные ниже действия. ✓ 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Toolfe ►Options), и на экране появит ся диалоговое окно Параметры (Options). 2. Выберите вкладку Расположение (File Locations), показанную на рис. 5.1. Здесь представлены места расположения различных файлов. 3. Чтобы задать местонахождение создаваемых документов, выберите пункт До кументы (Documents) и щелкните на кнопке Изменить (Modify). 4. Перейдите к нужной папке, щелкните на ней и затем —на кнопке ОК. Щелк ните на кнопке ОК еще раз, чтобы вернуться к документу. Теперь Word будет обращаться к указанной папке при открытии и сохранении документов. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Также можно задать папку, в которую Word будет сохранять восстановленные файлы, которые создаются в случае каких-либо сбоев программы. Word автоматически сохра няет все открытые файлы (что само по себе весьма удобно), но хотелось бы знать, где он их хранит. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools > Options) и перейдите к вкладке Расположение (File Locations). В списке Типы файлов (File Types) выделите пункт Автосохраненные (AutoRecover Files) и щелкните ка кнопке Изменить (Modify). В открывшемся диалоговом окне выберите нужную папку и щелкните на кнопке ОК.
166
♦
Глава 5. Персональная нас гройка Word
Параметры ВЦ
| Общ:*
Правя j ffe
исггашмия | Рвстюлояйкиеqлилов Типыфайлов: “К 1Л ГИ С 7 " шаблоныполые—щш общие шаблоны аатосохранамыа сломри «тоыгружммыа
й
*:л I
ркположвиив'
Располож-тни^-
C:\».olya\Applicatton ГаЬУЛкл оК Шаблон. C:\-\plya\Appllcatlan DataVWrotoffyNord C:V>rogram Flla»V*fcro«oftOfflcaVOflFICEll CSV. > era atSWord£TARTUP
V
j
Рис. 5 .1. Можно изменить лапку, к которой по умолчанию обращается Word при открытии и сохранении документов
Настройка панелей инструментов В Word имеется множество панелей инструментов — какие-то из их не менялись с момента создания программы некоторые появились только в последней вер сии. Панели сами подстраиваются под вас: на стандартной панели и панели инстру ментов форматирования располагаются те кнопки, которыми вы пользуетесь чаще всего. К тому же можно самостоятельно настроить панели инструментов, добавляя и удаляя кнопки по своему желанию, а также создавая новые кнопки и панели.
Отображение всплывающих подсказок и клавиатурных комбинаций на панелях инструментов По умолчанию при наведении указателя мыши на кнопку панели инструментов на экране отображается всплывающая подсказка. При желании подсказки мож но отключить или добавить к-ним клавиатурные комбинации. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize). На экране появит ся диалоговое окно Настройка (Customize). 2. Выберите вкладку Параметры (Options), представленную на рис. 5.2. Здесь можно выполнить следующие настройки: > отключить всплывающие подсказки, сняв флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars); > добавить к подсказкам клавиатурные комбинации, установив флажки Ото бражать подсказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars) и Включать в подсказки сочетания клавиш (Show Shortcut Keys On ScreenTips).
Настройка панелей инструментов ♦
i
167
3. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). Если оба флажка установлены, при на» ведении курсора мыши на кнопку панели инструментов на экране будут по являться всплывающая подсказка и клавиатурные комбинации.
ГЦнвли инструментов ] команды [ Параметры] j Настраиваемые меню и панегм инструментов
,Шоп>*2003.*Тиа^яы*«йдете* здесь* оикщи- вдммедеш*- и* тцгане* общее* цмдспменк- об* исшишсдии средсяЛУопГОООЗдлг»«вышеИ цю иф етд|1цг»*яо6о»степеш-слояаюст-‘Т
Кпючк-усовершенствованиям^ У*рмработаког программы* очпь* того- понощпш» к*хжултштш.' бояее*430* мин очи* мрепктрдрпнпн nr пмиомпде4* •• пире* более* именно- т» программа,-которая-вю* нужна/
Пропустить Оропушть ©:е
I
Следующее
Ьа{»„ить
\
Обую*ггъ ,
ЯЗЫКсловуА! Р Грамматика
ан-пЛовЛ(США> (США) Параметры...
|
3 ?:л;. . .
[
Отмена
Рис. в. 14. Проверка грамматики предоставляет параметры проверки, аналогичные параметрам, доступным при орфографической проверке
Обработка орфографических ошибок Когда в диалоговом,окне Правописание (Spelling And Grammar) отображается по тенциальная орфографическая ошибка, можно обработать ее, используя любой из указанных ниже способов. ► Пропустить данную Ошибку. Можно пропустить подозрительное слово, щелк нув на кнопке Пропустить (Ignore Once). Если данная ошибка появится еще где-либо в активном документе, средство проверки снова выделит ее. ► Пропустить все образцы слова. Можно проигнорировать все экземпляры по дозрительного слова в активном документе, щелкнув на кнопке Пропустить все (Ignore All). Программа перестанет выделять данное слово в оставшейся части документа. ► Добавить слово в словарь. Можн Язык (Tools* Language), выберите язык и установите флажок Не проверять правописание (Do Not Check SpeHing Or Grammar).
Средства проверки правописания ♦
195
Установка параметров проверки орфографии Как упоминалось выше, можно управлять параметрами проверки орфографии с помощью вкладки Правописание (Spelling & Grammar) диалогового окна Пара метры (Options), открывающегося из меню Сервис (Tools). Первые два параметра раздела Орфография (Spelling) на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) — Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) и He выделять слова с ошибками (Hide Spelling Errors In this Document) —обсуждались в разделе «Отключение автоматической проверки правописания» этой главы. Остальные настройки описаны ниже. ► Всегда предлагать замену (Always Suggest Corrections). По умолчанию Word предоставляет список правильных вариантов для каждого подозрительного слова. Если вы считаете, что в большинстве случаев Word не дает подходящих ответов (например, при работе над документом, содержащем специфиче скую лексику, например медицинский текст), можно снять этот флажок. '► Предлагать только из основного словаря (Suggest From Main Dictionary Only). В процессе проверки орфографии Word проверяет все открытые словари, включая основной и вспомогательные. Если вы предпочитаете пользоваться только основным словарем, установите этот флажок. ► Пропускать слова из прописных букв (Ignore Words In UPPERCASE). Этот фла жок исключает из проверяемой области текста слова, написанные заглавными буквами. Программе сложно распознать все акронимы, поэтому данный фла жок установлен по умолчанию. Если в документе встречается большое ко личество акронимов и их нужно проверять, можно добавить их во вспомога тельный словарь и снять флажок Пропускать слова из прописных букв (Ignore Words In UPPERCASE). ► Пропускать слова с цифрами (Ignore Words With Numbers). По умолчанию любое слово, содержащее цифры, пропускается при проверке орфографии. Вы оценйте эту функцию при работе с такими документами, как каталоги или прайслисты, в которых код каждого продукта состоит из комбинации букв и цифр. ► Пропускать адреса Интернета и имена файлов (Ignore Internet And File Addresses). По умолчанию при проверке орфографии игнорируются адреса веб-страниц, названия файлов вместе с путем и адреса электронной почты. Например, такой текст, как C:\clients\microsoft и www.microsoff.com будет автоматически пропу щен. Если требуется проверять этот тип элементов, снимите данный флажок. Установка параметров позволяет максимально рационализировать задачу про верки орфографии для отдельного документа.
Повторная проверка документа Если документ уже был проверен один раз, Word не начнет самостоятельно изу чать его во второй раз и отмечать исправленные или пропущенные слова и фра зы. Если требуется перепроверить документ, следует заново отследить выявлен ные и обработанные ранее ошибки. 1. Щелкните на кнопке Параметры (Options) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar) или выберите вкладку Правописание (Grammar &Spel ling) диалогового окна Параметры (Options) (меню Сервис (Tools)).
1 9 6 ♦ Глава 6. Электронные справочники
2. Щелкните на кнопке Повторная проверка (Recheck Document). Появится окно с сообщением, что перед запуском данной операции будет очищен текущий список пропущенных слов; 3. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы закрыть это окно, и затем щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры (Options). 4. После того как Word закончит повторную проверку документа, откройте диа логовое окно Правописание (Spelling And Grammar) нажатием клавиши F7 и обра ботайте найденные ошибки. Документ можно перепроверять любое число раз. Это средство особенно удобно, если отдельные ошибки были пропущены, а позже потребовалось их исправить.
Управление вспомогательными словарями При установке Word также устанавливается основной словарь, использующийся средством проверки орфографии. Кроме того, можно вставлять слова во вспомо гательный словарь илИ добавить уже существующие словари к списку словарей, служащих для проверки документов. При щелчке на кнопке Добавить (Add То Dictionary) в диалоговом окне Право писание (Spelling And Grammar) Word вставляет выделенное слово во вспомога тельный словарь. После этого при проверке орфографии программа работает с обоими словарями: основным и вспомогательным (по умолчанию называемым CUSTOM.DIC). Можно редактировать и удалять слова из вспомогательного слова ря и создавать дополнительные словари, которые будут использоваться по мере необходимости. \
Редактирование вспомогательных словарей Как уже упоминалось, можно добавлять слова во вспомогательный словарь, ис пользуемый по умолчанию, щелчком мьпш i на кнопке Добавить (Add To Dictionary) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar). Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши на слове, подчеркнутом красной линией, и выбрать в кон текстном меню пункт Добавить в словарь (Add То Dictionary). Поскольку добав лять слова во вспомогательный словарь несложно, многие пользователи ошибоч но вставляют в него лишние элементы, гапример слова или аббревиатуры, которые должны быть пропущены в одном документе, но могут оказаться некор ректными в другом. Если вы регулярно добавляете слова в свой вспомогательный словарь или по дозреваете, что вставили ненужное слово, следует просмотреть словарь и откор ректировать его. 1. Откройте вкладку Правописание (Spelling &Grammar.) диалогового окна Пара метры ч (Options). 2. В ней щелкните на кнопке Словари (Custom Dictionaries). Появится диалого вое окно, продемонстрированное на рис. 6.15. Заметим, что по умолчанию вы делен словарь CUSTOM.DIC.
Средства проверки правописания ♦
Вспомогательные см Список сгр ва • й
F
rUSTOM .DIC
197
'
(по умолчанию)
Создать..■ Добавить...
валить Путь:
CA«.,ViVdVwl'Cetlon OstayHicrOsoftVrool\CUSTOM.DlC OK
Отмена
Рис. 6.15. Диалоговое окно Вспомогательные словари предоставляет параметры для создания и изменения вспомогательных словарей
Рис. 6.16. Это диалоговое окно предоставляет простые средства для создания и изменения вспомогательных словарей
3. Выделите словарь в списке словарей и щелкните на кнопке Изменить (Modify), открывающей диалоговое окно для редактирования словаря, изображенное на рис. 6.16. В этом диалоговом окне можно выполнить следующие действия: О вручную добавить слово. Введите слово в поле Слово (Word) и щелкните на кнопке Добавить (Add). Словарь располагает слова в алфавитном по рядке; > удалить слово, находящееся в словаре. Выберите слово в списке Слоьарь (Dictionary) и щелкните на кнопке Удалить (Delete);
1 9 8 ♦ Глава 6. Электронные справочники
> определить язык для данного словаря. Щелкните на стрелке раскрываю щегося списка Язык (Language) и выберите нужный язык. По умолчанию в CUSTOM.DIC установлен вариант Все языки (All Languages). 4. После окончания изменения вспомогательного словаря щелкните на кноп ке ОК. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Слово, добавляемое во вспомогательный словарь, не должно содержать пробелов и быть длиной более 64 символов. Вспомогательный словарь должен содержать не более 5000 слов (или занимать объем более 64 Кбайт).
Постоянно проверяя и обновляя вспомогательный словарь, включающий часто используемые слова, можно добиться максимальной эффективности средства проверки орфографии. Правильное управление словарем позволяет избежать постоянного выделения регулярно встречающихся в документе слов, которые следует пропускать при проверке орфографии.
Создание нрвых вспомогательных словарей Временами приходится работать над документами, содержащими специальную терминологию. Например, при редактировании текста по теории алгоритмов, в котором встречаются такие слова, как экстраалгоритм, биективность и х+у или ху, можно создать вспомогательный математический словарь. Он будет ак тивизироваться при проверке математической терминологии. Чтобы сформиро вать словарь, который будет использоваться в дополнение к CUSTOM.DIC, выпол ните следующее. 1. Откройте вкладку Правописание (Spelling &Grammar) диалогового окна Пара метры (Options) любым из описанных выше способов и щелкните на кнопке Словари (Custom Dictionaries). 2. В диалоговом окне Вспомогательные словари (Custom Dictionaries) щелкните на кнопке Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание вспомогатель ного словаря (Create Custom Dictionary). В папке Proof показан список вспомо гательных словарей, доступных в данный момент в Word (рис. 6.17). 3. Введите название для нового вспомогательного словаря в поле Имя файла (File Name) и щелкните на кнопке Сохранить (Save). При создании нового словаря файл сохраняется с расширением .die в папке Proof, вместе с файлом Custom.die и другими вспомогательными словарями. Созданный словарь добавляется в список диалогового окна Вспомогательные словари (Custom Dictionaries), и рядом с его названием устанавливается флажок. Во время работы средство проверки орфографии обращается к основному слова рю и всем вспомогательным словарям, выделенным в списке. СОВЕТ --------------------------------------------- ---------------------------------------------------------При работе со вспомогательными словарями убедитесь в том, что снят флажок Предла гать только из основного словаря (Suggest From Main Dictionary Only) на вкладке Право писание (Spelling & Grammar) диалогового окна Параметры (Options) (по умолчанию он снят). Если он установлен, Word при проверке текста не будет использовать вспомога тельные словари.
Средртва проверки правописания ♦
199
Рис. 6.17. Можно создавать различные вспомогательные словари и использовать их по мере необходимости
Чтобы добавить слова в новый словарь, можно щелкнуть на кнопке Изменить (Modify) в диалоговом окне Вспомогательные словари (Custom Dictionaries) и за тем вручную ввести слова. Кроме того, можно добавить слова в словарь во время ввода и обработки текста, как описывается в разделе «Выбор словаря, исполь зуемого по умолчанию» этой главы. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Полезно создать словарь имен, содержащий имена людей, с которыми идет постоянная работа. Это не только упростит процесс проверки орфографии, поскольку перестанут подчеркиваться правильно записанные имена, но вспомогательный словарь также по зволит избежать ошибок в именах, отслеживая их написание.
Добавление вспомогательных словарей Обычно пользователи или. работают со словарем CUSTOM.DIC, или создают соб ственные вспомогательные словари. Но в список словарей, используемых при про верке орфографии, также можно добавить уже существующий словарь. Эта про цедура аналогична созданию нового словаря. 1. На вкладке Правописание (Spelling & Grammar) диалогового окна Параметры (Options) щелкните на кнопке Словари (Custom Dictionaries). 2. В открывшемся диалоговом окне щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы вызвать диалоговое окно Добавление вспомогательных словарей (Add Custom Dictionary), которое выглядит практически так же, как окно Создание вспомо гательных словарей (Create Custom Dictionaries). 3. Перейдите к файлу словаря и дважды щелкните на его названии. Словарь по явится в списке вспомогательных словарей, и его флажок будет установлен.
2 0 0 ♦ Глава 6. Электронные справочники
По умолчанию вспомогательные словари хранятся в папке ...\Application Data\ Microsoft\Proof. Собственный файл вспомогательного словаря (с расширением .die) можно сохранить в папке Proof, и тогда он будет легко доступен из диалогового окна Вспомогательные словари (Custom Dictionaries). Можно создать вспомогательный словарь на основе уже существующего списка часто используемых терминов, не вводя все слова в диалоговое окно редактиро вания словаря. Чтобы перевести список слов во вспомогательный словарь, вы полните следующие действия. 1. Удостоверьтесь в том, что каждое словс отображается в отдельной строке и между ними нет пустых строк. Затем сохраните документ как обычный тек стовый файл (.txt) и закройте его. 2. Щелкните правой кнопкой мыши на названии файла в окне Проводник (Win dows Explorer) и поменяйте расширение файла на .die. (Возможно, придется снять'флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов (Hide File Extensions For Known File Types) на вкладке Вид (View) диалогового окна Свойства папки (Folder Options) меню Сервис (Tools) в окне Проводник (Windows Explorer), чтобы увидеть расширения файлов.) 3. После переименования файла сохраните его в папке ...\Application Data\Microsoft\Proof. Когда диалоговое окно Добавление вспомогательного словаря (Add Custom Dictio nary) откроется в следующий раз, только что созданный словарь будет присутст вовать в списке доступных вспомогательных словарей. Щелкните на нем дважды и тем самым добавьте его в список словарей диалогового окна Вспомогательные словари (Custom Dictionaries).
Выбор словаря, используемого по умолчанию По умолчанию все слова, добавляемые в словарь в процессе проверки орфогра фии, вставляются в словарь CUSTOM.DIC. Можно вставлять слова в другой сло варь, назначив его используемым по умолчанию. Таким образом, можно быстро создать специализированные вспомогательные словари, не вводя при этом ниче го вручную. Вспомним пример с математическим словарем: во время работы над документом по теории алгоритмов можно определить математический словарь ис пользуемым по умолчанию. Тогда всякий раз, когда происходит щелчок на кноп ке Добавить (Add То Dictionary), слово вставляется в математический словарь, а не в CUSTOM.DIC. Подобная настройка Word может преследовать две цели: это помогает избежать добавления нежелательных слов в словарь CUSTOM.DIC и из бавляет от ввода слов вручную в математический словарь. Чтобы определить, какой из вспомогательных словарей будет использоваться по умолчанию, выполните следующие простые действия. 1. Откройте диалоговое окно Вспомогательные словари (Custom Dictionaries). 2. В списке выделите словарь, который будет использоваться по умолчанию. 3. Щелкните на кнопке По умолчанию (Change Default). * Используемый по умолчанию словарь появится в верхней строке списка с под писью в скобках по умолчанию (default) после его названия (рис. 6.18). Теперь при
Средства проверки правописания ♦
201
щелчке на кнопке Добавить (Add То Dictionary) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar) или щелчке правой кнопкой мыши на слове, подчеркну том красной волнистой линией, и выборе команды Добавить в словарь (Add То Dictionary) слово вставляется в новый словарь, используемый по умолчанию. /
в Список сооеарёй
Р ohvs.dc (по умолчанию!
I? CUSTOM.DIC С
■тИЕЬ создать,., ^ j ебаеит*.. I « Д -----------* Запить
Путь:
С
I
.'V%aV'PP*«:at,°n DataV^fcrosoftiProofyamss.dic
— • ---’........................ OK
Отмена
Рис. 6.18. Словарь, используемый по умолчанию, располагается вверху списка
Отключение и удаление словарей Большую часть времени вовсе не требуется, чтобы Word проверял все вспомога тельные словари. Следовательно, можно отключать часть словарей до тех пор, пока они не понадобятся вновь. Также может потреббваться удалить вспомога тельный словарь из списка, поскольку Word позволяет сделать это, не удаляя сам файл словаря. В некоторых случаях появляется необходимость целиком удалить файл словаря, поскольку он больше не используется. Эти задачи легко выполня ются с помощью диалогового окна Вспомогательные словари (Custom Dictionaries). ► Отключение словаря. В списке словарей найдите нужный словарь и снимите флажок у его имени. Если флажок снят, Word не пользуется этим словарем во время процедуры проверки орфографии* ► Удаление словаря из списка. Выделите название словаря в списке словарей и щелкните на кнопке Удалить (Remove). Это действие не удаляет файл словаря. ► Удаление словаря. Щелкните на кнопке Создать (New) или Добавить (Add), выделите название файла словаря в открывшемся Диалоговом окне и нажми те клавишу Delete (или щелкните правой кнопкой мыши на названии файла словаря и выберите пункт Удалить (Delete) в контекстном меню)* Щелкните на кнопке Да (Yes) в окне Подтверждение удаления файла (Confirm File Delete), а потом на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалоговое окно. Эта опе рация переносит файл словаря в Корзину (Recycle Bin).
Исправление грамматики , Как мы уже видели, Word может проверять не только орфографию документа, но и грамматику. Если описать эту процедуру в двух словах, программа просмат ривает текст, выделяет стандартные спорные моменты и подчеркивает любую
2 0 2 ♦ Глава 6. Электронные справочники
потенциальную грамматическую ошибку зеленой волнистой линией. Средство проверки грамматики устроено так, что оно обращает внимание на наиболее типичные и часто встречающиеся проблемы, поэтому в документе отмечается большинство грамматических ошибок, но не все. Проверка грамматики средствами программы оказывается полезнее для одних документов и менее полезной —для других. В некоторых текстах Word правиль но выявит все типы ошибок, но в каком-либо документе может оказаться под черкнутым множество фраз, которые на самом деле грамматически корректны. Поэтому велика вероятность того, что вам понадобится включать и отключать средство проверки грамматики в зависимости от активного документа. СОВЕТ -------------- ■ ------------------------------------------- --------------------------------------------Можно включать и отключать проверку грамматики снимая или устанавливая флажок Грамматика (CheckGrammar) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar). Кроме того, можно скрыть зеленые подчеркивающие линии, не отключая при этом про верку грамматики, щелчког правой кнопкой мыши на индикаторе Состояние проверки правописания (Spelling And grammar Status) и выбором в раскрывающемся меню ко манды Скрыть грамматические ошибки (Hide Grammatical Errors).
Средство проверки грамматики работает аналогично средству проверки орфо графии, но при этом имеет несколько собственных параметров.
Проверка грамматики Для запуска проверки грамматики щелкните правой кнопкой мыши на потен циальной грамматической ошибке и выберите команду Грамматика (Grammar) в контекстном меню или ж? выберите команду Сервис ►Правописание (Tools ► Spelling And Grammar), как описывалось в разделе -«Автоматическая проверка ор фографии и грамматики» этой главы. Чтобы исправить грамматическую ошибку в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar) (или в диалоговом окне Грамматика (Grammar)), можно вручную изменить выделенный текст в верхнем поле или щелкнуть на любой из указанных ниже кнопок. ► Пропустить (Ignore Once) оставляет выделенный текст без изменений. Word удаляет зеленую волнистую линию, подчеркивающую подозрительное место, и переходит к следующей грамматической ошибке. Если щелкнуть в документе при открытом диалоговом окне, кнопка Пропустить (Ignore Once) изменится на кнопку Возобновить (Resume), на которой можно щелкнуть, чтобы в лю бой момент продолжить процесс проверки правописания. ► Пропустить все (Ignore Rule} пропускает выделенный текст и все другие по дозрительные места в тексте, не удовлетворяющие тому же самому правилу. Word удаляет подчеркивание зеленым всех примеров данной ошибки и пере ходит к следующей грамматической ошибке. ► Следующее (Next Sentence) оставляет выделенный в данный момент текст без измерений и переходит к следующей грамматической ошибке. ► Изменить (Change) заменяет текст с потенциальной ошибкой текстом, выде ленным в списке Варианты (Suggestions). ► Объяснить (Explain) вызывает Помощника (Office Assistant), который кратко описывает выделенную в данный момент грамматическую ошибку.
Средства проверки правописания ♦
203
В дополнение к перечисленным действиям можно определить язык словаря (вы делив нужный язык в раскрывающемся списке Язык словаря (Dictionary Lan guage)), отменить последнюю коррекцию (щелчком на кнопке Вернуть (Undo)) и вывести на экран параметры проверки грамматики (щелчком на кнопке Пара метры (Options)), как описывается ниже.
Настройка параметров проверки грамматики
I Как и функция проверки орфографии, проверкачрамматики имеет параметры, которые можно настроить на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) диало гового окна Параметры (Options). Как мы уже видели, первые два флажка в раз деле Грамматика (Grammar) — Автоматически проверять грамматику (Check Gram mar As You Type) и He выделять слова с ошибками (Hide Grammatical Errors In This Document) —управляют включением и отключением функции проверки грамма тики и отображением зеленых волнистых линий в документе. Третий параметр Также проверять орфографию (Check Grammar With Spelling) вы полняет, в сущности, ту же самую функцию, что и флажок Грамматика (Check Grammar) в диалоговом окне Правописание (Spelling And Grammar): он позволяет отключать проверку грамматики при работе с проверкой орфографии. Сняв этот флажок, можно проверить орфографию, не рассматривая грамматику. (Зеленые волнистые подчеркивающие линии, используемые для обозначения потенциаль ной грамматической ошибки, останутся на экране, если установлен флажок Ав томатически проверять грамматику (Check Grammar As You Type).) Использование этого параметра обычно позволяет увеличить скорость проверки документа, по скольку Word не обращает внимания на грамматику и выделяет только потенци альные орфографические ошибки. Оставшиеся параметры вкладки Правописание (Spelling & Grammar) Набор пра вил (Writing Style) и Настройка (Settings) позволяют определять грамматические правила, которым должен следовать Word при проверке документа. Они рас сматриваются ниже. " ? СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------- ----------------------За дополнительной информацией о флажке Статистика удобочитаемости (Show Readability Statistics) в разделе Грамматика (Grammar) на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) обращайтесь к разделу «Оценка уровня удобочитаемости документа» этой главы.
Определение грамматических правил Проверка грамматики в Word может использовать до 35 типов фундаменталь ных грамматических правил, начиная от несогласованности существительных с относящимися к ним предлогами и заканчивая отслеживанием расстановки знаков препинаний в сложных предложениях. Чтобы задать набор грамматиче ских правил, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры ►Правописание (Tools ►Options ►Spel ling & Grammar) и в раскрывающемся списке Набор правил (Writing Style) опре
2 0 4 ♦ Глава 6. Электронные справочники
делите тип проверки документа. Варианты, предоставляемые списком, зави сят от активного в данный момент языка. 2. Щелкните на кнопке Настройка (Settings). Откроется диалоговое окно На стройка грамматической проверки (Grammar Settings) (рис. 6.19). Настройка rpaMt итимескои, igx> у эб о р правил.
Дины,1*'Ж Я=ПШ ПравилаRequire Comma required before last lot Item: AnrtJittan reaulred with quotes: Space* required between sentences; Grammar: F Caottalbation P R aq merits and Run-ons F Misused words ’ P Negation t? Noin phrases W Possesslyes and plurals I? Punctuation
Рис. 6.19. Здесь перечислены правила, которые Word будет использовать при поиске грамматических ошибок
3. Установите и снимите нужные флажки, чтобы определить, какие из правил Word будет использовать во время поиска грамматических ошибок. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы показать краткие описания параметров и правил, использование которых можно задать в диалоговом окне Настройка грамматической проверки (Grammar Settings), введите «параметры грамматики» в поле Введите вопрос (Ask A Question) в строке меню и нажмите Enter. Затем выберите подходящий пункт в списке результатов и щелкните на нем. Чтобы увидеть полную справочную статью, щелкните на ссылке Показать все (Show All) окна Справка Microsoft Word (Microsoft Word Help).
Поиск синонимов с помощью тезауруса В процессе написания документа возможны следующие проблемы: иногда слож но придумать правильное слово, или одно и то же слово повторяется несколько раз. В этом случае следует воспользоваться толковым словарем. Теперь для по иска синонима не нужно каждый раз вытаскивать тяжеленную книгу —у вас под рукой есть гораздо более легкий инструмент, тезаурус Word. Как средства про верки орфографии и грамматики предлагают для потенциальных ошибок заме няющий их правильный текст, так тезаурус предоставляет набор синонимов и антонимов для выделенного слова, которые можно использовать в документе.
Поиск синонимов с помощью тезауруса ♦
205
Замена текста синонимом или антонимом С помощью тезауруса Word можно искать синонимы и антонимы выделеннотослова. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на слове, которое требуется заменить, и в контекстном меню выберите пункт Синонимы (Synonyms) —в под меню появится список синонимов (и иногда антонимов), как показано на рис. 6.20. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Щелчком правой кнопкой мыши нельзя открыть тезаурус для слова, выделенного сред ством проверки правописания (слова, подчеркнутого красной или зеленой волнистой линией). Когда понадобится заменить отмеченное слово синонимом, сначала нужно разрешить вопрос об ошибке, а затем уже можно щелкнуть правой кнопкой мыши и от крыть тезаурус.
Чтобы заменить слово предлагаемым синонимом, щелкните на подходящем для замены слове, и исходный текст автоматически изменится. t hap 1.do
r f l
' i -Г1 -2-1-3 -1-4- 15 - 1-6-1-7-1-8' I '9 1110 ■11-112 *13 4 4 4 5 ' 16 ■
Справочные материалы
А .Ш т Б 1 у п | Sfc«ntettr tect- fcv thi > - 5*1пП'Пф trr cf knatftac fcuxtticr far tcQlofy; t e t d я Л тВМжу М иП Ы ; w wttt w fcr «gptktl n im iiln t o i.' Itay fcryytt
Room
йво^Мс nolrolH, Mdr«' HC1; CO,, CBi, СО, К)0,'ЬпгЙнк'шо» fetatftortooptfen
ttiK-wtU»flil«'VnMl« w « tr «Ыинтин- telhlf fl«M wet « n b u tw A r (bCkX/JSb»l(HXSbA(>Ki(icMiacto«' «romr ttr OtfefdMMu -Ihr «ткосп ww>l»»««»1Ьг1ц> (yT rtgw ubctto ThrftapubrcptnM MMtflb/OUb'rtiih'baunMaam'ImrdMrwlblt» 1j9*|o*
Перевести слово или предложение. Исходный язык:___________ '
|а£лийский (США) Язык перевода:
________
Iнемецкий (Германия) Отправить документ на перевод по №тернету в виде незашифрооа1ного
-------
I
i.....-........ ..
ь i* wr>oltinOT'' ы английский
Рис. 6.22. Средство Перевод области задач Справочные материалы поможет перевести слова и фразы
Чтобы обратиться к средству Перевод (Translate), воспользуйтесь одним из сле дующих методов: ► выберите команду Сервис ►Язык ►Перевод (Tools ►Language ►Translate); ► нажмите Alt+Shift+F7;
208
♦
Глава 6. Электронные справочники
► выведите на экран область задач Справочные материалы (Research) и выбери те в списке справочных средств информации пункт Перевод (Translate); ► щелкните правой кнопкой мыши в документе на слове, которое требуется пе ревести, и в контекстном меню выберите команду Перевод (Translate). ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------При первом обращении к средству перевода придется установить соответствующие программы. При повторном обращении нужные словари будут доступны автоматически при подключении к Интернету. Проверить наличие нужного словаря можно, щелкнув на ссылке Параметры перевода (Translation Options), расположенной в области задач, й обратившись к одноименному диалоговому окну. Если нужный словарь не найден, загрузите подходящее дополнение с www.microsoft.com.
Чтобы воспользоваться средством Перевод (Translate), выполните следующие действия. ; 1. Определите текст для перевода, щелкнув на слове или выделенном тексте до обращения к области задач Справочные материалы (Research). Если требуется перевести документ целиком, его можно не выделять. Если на экране уже присутствует область задач Справочные материалы (Research), введите слова для перевода в поле Найти (Search for). 2. Выберите пункт Перевод (Translate) в списке справочных средств. 3. Выберите словари в раскрывающихся списках Исходный язык (From) и Язык перевода (То). Например, для перевода с английского языка на французский выберите словари английский (США) (English (U S.)) и французский (Франция) (French (France)). X 4. Щелкните на стрелке Найти (Start Searching) рядом с полем поиска. Результа ты перевода появятся ниже. Чтобы перевести документ целиком, щелкните на ссылке Перевести весь документ (Translate Whole Document). В окне веб браузера появится результат перевода и ссылка на ресурс, предоставляющий услуги обычных переводчиков (людей). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------При переводе всего документа вы обращаетесь к средствам, которые используют ком пьютеры для автоматического перевода текста. Эти средства могут помочь определить основную мысль документа, но их нельзя использовать для важных или точных докумен тов, потому что компьютеры не могут сохранить при переводе все оттенки значений слов и стиль текста. Чтобы перевести действительно важные документы, следует вос пользоваться услугами профессионального переводчика.
Если вам сложно найти подходящий перевод слова, попытайтесь использовать существительные в именительном падеже и единственном числе и глаголы в не определенной форме (например, искать, а не ищет). Поиск перевода однокорен ных слов часто дает лучшие результаты. Кроме того, помните, что инструменты перевода Word работают практически так же, как и электронные переводчики — это не программа, предоставляющая полный набор функций перевода, а средст во для интерпретации нескольких слов или фраз.
Статистика документа ♦
209
Статистика документа В дополнение к стандартным справочным средствам Word предоставляет несколько^других электронных справочных инструментов, которые можно использовать для анализа документа. В частности» средствами программы можно быстро соз дать конспект содержимого документа с помощью средства Автореферат (AutoSummarize) или проанализировать уровень удобочитаемости документа и отобра зить на экране данные о количестве слов в тексте, ^чтобы, например, отслеживать длину текста во время работы.
Автореферат Word может автоматически суммировать ключевые моменты документа, позво ляя создавать краткий конспект текста. Автореферат (AutoSummarize) лучше работает в структурированных документах, таких как отчеты, технические доку менты, статьи и т. д., и дает худшие результаты в художественных текстах, пере писке и других, слабо Структурированных документах. Инструмент Автореферат (AutoSummarize) определяет главные идеи документа, анализируя и оценивая предложения. Предложения получают более высокий балл, если содержат слова, Часто используемые в тексте. Можно выбрать любой из следующих четырех вариантов отображения закон спектированной информации. ► Выделить реферат в окне исходного документа (Highlight Key Points) выделяет цветом наиболее важную информацию в исходном документе (по умолчанию желтым). Оставшаяся часть текста приобретает серый цвет. По умолчанию отображается панель инструментов Автореферат (AutoSummarize), в которую входит кнопка Выделить/отобразить только реферат (Highlight/Show Only Sum mary), движок Процент от оригинала (Percenf Of Original), позволяющий на страивать долю документа, входящую в конспект, и кнопка Закрыть (Close), которая возвращает вас к исходному документу! На рис. 6.23 продемонстри рован пример документа с выделенными ключевыми фрагментами. Обратите внимание на панель инструментов Автореферат (AutoSummarize) в верхнем правом углу рисунка. • ► Создать новый документ и поместить в него реферат (Create A New Document And Put The Summary There) отображает краткий конспект в новом документе. Эта функция создает отдельный документ, не связанный с исходным текстом. В таком случае есть всего лишь один способ изменить процентное* соотноше ние реферата и документа —это создать реферат заново. Данная функция по лезна, когда нужно создать конспект документа. ► Поместить реферат в начало документа (Insert An Executive Summary Or Abstract" At The Top Of The Document) вставляет конспект в начало документа под заго ловком Автореферат о гр о м н о й мировойсетинаравнес- крупными- кьршдешдаянв.* У соверш ен ствован н ы е- ком поненты- п рограм м ы - Woxd- сдел аю т- создание- в-
реда!ст!1ровзйтв'ко}1ПОрати!»а>с:-докуме1гаов'«Ц8'более-7до6н-»1м| □-•Мнигопвльэввательскпе- документы.
H e r ничего- нового
а: д а
«шее
«f-r/м й с к и й
Щ*
Рис. 6.23. Можно временно выделить цветом основные фразы документа с помощью инструмента Автореферат
► Скрыть все, кроме реферата, в окне исходного документа (Hide Everything But The Summary Without Leaving The Original Document) скрывает текст всего доку мента за исключением предложений, включенных в реферат. Эта функция не меняет текст, временно скрывая его часть. При печати документа напечатает ся только реферат. Чтобы вернуться к полному виду документа, щелкните на кнопке Закрыть (Close) панели инструментов Автореферат (AutoSummarize). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Автореферат (AutoSummarize) не может конспектировать текст во врезках, дополни тельных окнах, заключенных в рамки, и таблицах. Врезки и рамки рассматриваются в главе 17, а сведения о таблицах можно найти в главе 13.
Чтобы законспектировать документ с помощью инструмента Автореферат (Auto Summarize), выполните следующие действия. 1. Откройте нужный документ и выберите команду Сервис ►Автореферат (Tools ► AutoSummarize). Откроется диалоговое окно Автореферат (AutoSummarize), показанное на рис. 6.24. СОВЕТ ------------------ ------------- ;— Г----------------------------------------------------Обработка текста инструментом Автореферат (AutoSummarize) может занять некоторое время. Если инструмент работает длишком медленно, остановите процесс, нажав на Esc.
Статистика документа ♦
211
Рис. 6.24. Диалоговое окно Автореферат предоставляет различные параметры для отображения конспекта активного документа
2. В диалоговом окне Автореферат (AutoSummarize) выберите один из четырех перечисленных выше типов вариантов отображения автореферата. 3. В поле Процент от оригинала (Percent Of Original) укажите уровень детализа ции конспекта. Можно выбрать любую величину от 10 предложений до 75 % вашего документа (чем выше процент, тем подробнее получается реферат). 4. Определите, нужно ли, чтобы Автореферат (AutoSummarize) заменил сущест вующие сведения о документе на вкладке СГатистика (Statistics) диалогового окна Свойства (Properties) (команда Файл ►Свойства (File ►Properties)). Если это не требуется, снимите флажок Обновить сведения о документе (Update Document Statistics). 5. Щелкните на кнопке ОК для создания реферата. После создания конспекта с/ помощью инструмента Автореферат (AutoSum marize) следует внимательно прочитать его и отредактировать, чтобы сгладить все погрешности вырванных из текста предложений, особенно если был сформи рован новый документ или реферат был вставлен в начало исходного документа. Иногда оказывается полезнее сначала включить в реферат больше текста, а за тем, при необходимости, сократить информацию —обычно вырезать текст про ще, чем вставлять. ПРИМЕЧАНИЕ--------------------------------------------------------------------------------------------Средство Автореферат (AutoSummarize) основывается на языке локализации Microsoft Office. При создании автореферата для документа на другом языке язык автореферата будет совпадать с языком документа. Если в документе используется несколько языков, автореферат будет написан на языке, наиболее часто встречающемся в документе.
2 1 2 ♦ Глава 6. Электронные справочники
Оценка уровня удобочитаемости документа После проверки правописания текста Word может показать уровень удобочитае мости документа. Программа определяет этот уровень, пользуясь коэффици ентами Flesch Reading Ease и Flesch-Kincaid Grade Level. Эти'коэффициенты подсчитываются на основе среднего количества слогов в слове и среднего коли чества слов в предложении. Макс нмальное значение коэффициента Flesch Reading Ease может достигать 100. Чем больше этот коэффициент, тем проще документ с точки зрения читателя. Приемлемым считается значение около 60-70. Коэф фициент Flesch-Kincaid Grade Level оценивает текст с точки зрения школьных стандартов, принятых в США. Значение 8.0 означаем, что текЬт будет доступен восьмикласснику. Приемлемым считается значение около 7.0-8.0. Чтобы отобразить статистику удобочитаемости, следует включить функцию Ста тистика удобочитаемости (Show Readability Statistics) и выполнить проверку пра вописания в документе. 1. Выберите команду Сервис ►/параметры ►Правописание (Tools ►Options ►Spel ling &Grammar). Если необходимо, установите флажок Также проверять орфо графию (Check Grammar With Spelling) и установите флажок Статистика удобо читаемости (Show Readability Statistics). 2. Запустите проверку грамматики и орфографии в документе любым из извест ных способов. По завершении процесса проверки Word автоматически выве дет на экр&н информацию об уровне удобочитаемости документа, как показа но на рис. 6.25. [ ' ra ti irii/iK J у д с ю ч и т и е г ю с т р '
■
Й
Counts
:320
W ords Character» P a ra g ra p h
24
semsncrt
»
Averages Set iterces per РагэдГс^эЬ
1Л
IVarcte per Sentence
m
Characters pee w c rd
5,6
Readaouiy P a s s f « S e r ,jx e s
0%
-i&sch Reading Ease
21,0
-b sch-K l xatd-Grade le v e l
12jC г
ж
: ; l
Рис. 6.25. Диалоговое окно Статистика удобочитаемости демонстрирует показатели легкости чтения вместе с другими количественными параметрами
Отображение статистики количества слов в тексте Иногда требуется знать количество слов в документе, при этом информация об удобочитаемости не нужна. Например, количество слов в документе может быть
Статистика документа ♦
213
ограничено —журналы обычно устанавливают подобные ограничения для статей. Word позволяет легко подсчитать эту величину. Выберите команду Сервис ► Статистика (Tools ►Word Count). Откроется диалоговое окно Статистика (Word Count), отображающее информацию о количествё слов, как продемонстрировано на рис. 6.26. \ Статистика; 30 6843 59692 682Э5 334 109?
Страниц Слов Знаков (без пробелов) Знайте (с пробелами) Абзацев Строк
W ^читывать все сноски Нацель _ .
.
|
| Г Отмена.
—>—■------ ---------
Рис. 6.26. Диалоговое окно Статистика показывает статистику количества слов в документе
v Также можно нажать Ctrl+Shift+G для вывода на экран диалогового окна Стати стика (Word Count) и Ctrl+Shift+R для обновления статистики. Диалоговое окно Статистика (Word Count) содержит флажок Учитывать все сноски (Footnotes and Endnotes), позволяющий включать сноски в статистику, и кнопку Панель (Show Toolbar). Щелкните на ней, чтобы вывести на экран панель инстру ментов Статистика (Word Count), изображенную на рис. 6.27, и закройте диалого вое окно. Панель инструментов Статистика (Word Count) остается на экране во время работы. В любой момент можно щелкнуть на кнопке Пересчет (Recount), чтобы быстро проверить количество слов в документе. Помимо количества слов в документе, панель инструментов Статистика (Word Count) может показать ко личество знаков (с пробелами и без), строк, страниц или абзацев документа. Щелкните на стрелке ^ и выберите в раскрывающемся списке тип данных, ко торые нужно подсчитать. Имейте в виду, что при включенном средстве отслежи вания исправлений внесенные поправки также будут учитываться.
Рис. 6.27. Можно вывести на экран другие количественные параметры текста, указав тип в раскрывающемся спйске панели инструментов Статистика
Также можно подсчитать статистику в нескольких выделенных фрагментах тек ста, несвязанных между собой (щелкнув на кнопке Пересчет (Recount), или вы брав команду Сервис ►Статистика (Tools ►Word Count)). \
за вас Быстрое изменение формата Автоформатирование Область задач Показать форматирование Автоматическое исправление опечаток Автотекст Смарт-тег — это удобно Новый буфер обмена
Быстрое изменение формата ♦
215
При работе с такой сложной программой, как Word, одной из основных проблем является быстрое обращение к требуемым инструментам. Некоторые задачи ре шаются просто: вводится текст, запускается проверка орфографических ошибок и распечатывается документ. Формирование более сложных документов потре бует затрат дополнительного времени и усилий. Например, простое оформление заголовка приведет к размышлению о дизайне всего документа (или поискам стандартов, которых необходимо придерживаться). Затем придется подбирать шрифт, размер, стиль и интервалы, чтобы документ с первого взгляда создавал правильное' впечатление. Тем не менее в цёлях экономии времени можно опус тить' описанные процедуры. В Word есть автоматическое средство, называемое Автоформат (AutoFormat), которое позволяет быстро отформатировать документ или изменить его оформление. Помимо этого, если вам понадобится применить формат другого документа или другого раздела текущего документа, можно вос пользоваться областью задач Показать форматирование (Reveal Formatting), опи сывающей параметры форматирования выделенного текста. На просматривание уже существующего текста и исправление вкравшихся ошибок также тратится время. Word предоставляет несколько инструментов корректи ровки текста: Автотекст (AutoText) позволяет вставлять в документ часто исполь зуемые слова или фразы (его можно настроить на применение нужных терминов), а средство Автозамена (AutoCorrect) автоматически исправляет опечатки при вводе текста. В этой главе мы рассмотрим перечисленные выше инструменты, а также новую усовершенствованную версию буфера обмена (в нем теперь содержится до 24 элементов и простое средство для повторения операций вырезания и вставки).
Быстрое изменение формата В Word 2003 существует набор автоматических средств, помогающих управлять форматированием документа. Инструмент АвтоФормат (AutoFormat), предназна ченный для применения заданного формата к абзацам, заголовкам и таблицам, мы рассмотрим в следующем разделе, а сейчас обратимся к средству Формат по образцу (Format Painter), которое позволяет копировать форматы. Также мы рас смотрим способ, дающий возможность скопировать формат, не создавая при этом новых стилей. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------:---------------------------------------------------------------Если бы кто-нибудь пообещал выполнить три желания опытного пользователя Word, первое место в списке непременно заняла бы просьба об улучшении управления авто матическими средствами. Не осознав до конца, как на самом деле работают и настраи ваются различные инструменты (проверка орфографии, выбор шрифта или между строчного интервала и многое другое), вы будете пребывать в полной растерянности, когда Word начнет делать абзацный отступ, маркировать списки, заменять символы или выполнять любое другое, абсолютно не нужное вам действие. Эта проблема всегда яв ляется оборотной стороной автоматизации. Поэтому пользователям будет особенно приятно узнать, что в Word 2003 усилен кон троль за автоматическими средствами. Теперь можно включить и выключить конкрет ный инструмент, а также четко задать список Элементов, заменяемых автоматически. В этой главе рассматриваются все автоматические средства и их настройка.
216
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Копирование формата без создания стилей Одним из самых простых способов форматирования является копирование фор мата, который уже использовался в других частях вашего документа. Чтобы ско пировать формат через область задач, выполните следующие действия. 1. Откройте нужный документ. 2. Создайте или выделите текст, формат которого требуется скопировать. 3. Выберите команду Формат ►Стили и форматирование (Format ►Styles And For matting). На экране появится область задач Стили и форматирование (Styles And Formatting), показанная на рис. 7.1. 4. Выделите текст, к которому нужно применить выбранный формат. 5. Щелкните на требуемом формате в области задач. Текст отформатирован.
Рис. 7.1. Область задач Стили и форматирование ПРИМЕЧАНИЕ Стили не всегда являются удобным средством, поскольку их достаточно трудно созда • вать и использовать впоследствии. Тем не менее формирование стиля может сберечь время и силы, особенно при-работе со специфическими форматами. Стиль объединяет такие характеристики, как шрифт, размер и тип шрифта, цвет, интервалы и выравнива ние текста. Если требуется стандарт для заголовков, основного текста, подрисуночных подписей и списков, проще воспользоваться стилями, чем несколько раз выполнять одно и то же форматирование.
Выбор показываемых форматов Можно задавать список форматов, отображаемых в области задач Стили и фор матирование (Styles And Formatting); щелкнув на стрелке ▼раскрывающегося меню Показать (Show) и выбрав один из перечисленных ниже вариантов:
Быстрое изменение формата ♦
217
► Доступное (Available Formatting) — выводит на экран все доступные форматы
открытого документа; ► Используемое (Formatting In Use) —показывает стили, используемые в откры
том документе; ► Доступные стили (Available Styles) — показывает только созданные и назван
ные стили, доступные в открытом документе; это означает, что созданные, но еще не названные стили не будут отражены в списке; ► Все (All Styles) — отображает на экране все стили, доступные в Word и в от крытом документе; ► Специальное (Custom) — выводит на экран диалоговое окно, позволяющее вручную указать стили (рис. 7.2). Настроики формата Стили Отображаемые стипи. Показать иге
Р?Заголовок2 Р Заголовок3 Ш Пнвт списка
Оячйть все
Г Обычная таблица С Обычный
Г;Основной шрифт абзаца
Катеьория: (доступны е стили
.л
у всегда показывать заголовки 1 - 3 Прочее форматирование Р ве-г форматирования Г* црП'ты
Г абзацы: СПИСКИ Г
с •,»: ,>*>ть настройки в ша£поне
Отмена *
Рис. 7.2. Источник стилей указывается в списке Категория
СМОТРИ ТАКЖЕ ------------ :----------------------------------------- •--------------------------------За дополнительной информацией о создании, использовании и организации стилей, обращайтесь к главе 9.
Применение Формата по образцу Инструмент Формат по образцу (Format Painter) также позволяет копиро- Ц Д вать и применять выбранный формат одним щелчком на кнопке. По умолчанию соответствующая кнопка расположена в центре стандартной панели инст рументов. Выделите текст, формат которого требуется скопировать, щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter), щелкните на тексте или фразе, кото рую нужно отформатировать. Форматирование выполнено.
218
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
При форматировании учитывайте следующие правила: ► если скопированный формат требуется применить к нескольким фрагментам документа, дважды щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter) для активизации инструмента, отформатируйте текст, затем щелкните еще раз на кнопке или нажмите Esc, чтобы отключить инструмент; ► если требуется отформатировать одно слово, щелкните на нем один раз; ► щелкните слева от абзаца, чтобы отформатировать его; ► чтобы применить формат к фразе, выделите ее; ► чтобы отменить действие инструмента Формат по образцу (Format Painter), на жмите Esc; ► чтобы ускорить копирование и применение формата, нажмите Ctrl+Shift+C для копирования и Ctrl+Shift+V для форматирования.
Автоформатирование Хорошее оформление ценится на вес золота. Иногда именно профессионально выполненный формат, облегчающий чтение текста, определяет, прочтут ли доку мент повторно или сразу отправят в мусорную корзину. Благодаря правильно подобранному формату ваша заявка на получение гранта может удостоиться тщательного изучения, книга —привлечь внимание редактора, а отчет —попасть на стол главного администратора. Word упрощает процесс оформления документа: теперь программа угадывает ваши пожелания и автоматически форматирует текст с помощью инструмента Автоформат (AutoFormat). Этим средством можно пользоваться по мере набора текста или применить его к уже существующему документу. По умолчанию Ав тоформат (Autoformat) активен и приступает к работе сразу же после открытия документа в Word 2003. Автоформат (AutoFormat) позволяет быстро отформатировать некоторые часто используемые элементы. Его можно применить для: ► форматирования нумерованных списков; ► выбора стиля конкретного маркированного списка; ► контроля, например, за своевременным открытием и закрытием кавычек; ► форматирования дробей; ► изменения стиля шрифта.
Применение автоформатирования Открыв в Word уже существующий документ, можно позволить средству Авто просмотреть его и исправить ошибки и несоответствия формата. Вы можете указать форму документа (Обычный документ (General Document), Письмо (Letter) или Почтовое сообщ ение (Email)) и способ предупре ждения о предлагаемых изменениях. Выберите команду Формат ►Автоформат (Format ►AutoFormat). На экране появит ся диалоговое окно Автоформат (AutoFormat), изображенное на рис. 7.3. формат (AutoFormat)
Автоформатирование ♦
219
Фотоформа г
/tasoY^fcteStuiesU^i&cM, Аудет i гцххиа.^юеанагтг'Ши.яЗС»' }
■
. >.
;ч
Г краауа»-ьдокумент
i V £ просмотр *««ая'ДО’о us*»»** •*» Для Ъоеышбния «вчества форматирования укажите ^Обычный д о к у м е н т "
Рис. 7.3. В диалоговом окне Автофор;..ат задается тип документа и параметры форматирования
Первое, с чем. предстоит определиться —будете ли вы проверять каждое реше ние о переформатировании, предложенное средством Автоформат (AutoFormat). Если требуется быстро применить автоматическое форматирование, выберите пункт Сразу весь документ (AutoFormat Now). Word просмотрит весь документ и внесет в него поправки в соответствии с установленными параметрами. Если вы предпочитаете просматривать предлагаемые изменения, выберите пункт С просмотром каждого изменения (AutoFormat And Review Each Change). После щелчка на кнопке OK Word начнет форматировать документ и выведет диало говое окно, в котором можно принять или отклонить предлагаемые изменения (рис. 7.4).
Рис. 7 .4. Если оставить за собой право выбора, придется принимать решение по каждому действию автоформатирования
СОВЕТ ---------------------------- 1-------------------------------------------------------------------------Если требуется применить автоматическое форматирование к части документа, выде лите ее прежде, чем вызывать диалоговое окно Автоформат (AutoFormat).
Параметры автоформатирования Можно задавать элементы, подлежащие автоматическому форматированию. Щелк ните на кнопке Параметры (Options) диалогового окна Автоформат (AutoFormat). На вкладке Автоформат (AutoFormat) находятся все параметры автоформатиро вания, установленные по умолчанию (рис. 7.5). В табл. 7.1 представлен обзор различных параметров автоформатирования, а также приведены примеры их ис пользования.
2 2 0 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Рис. 7.5. Вкладка Автоформат диалогового окна Автозамена Таблица 7 .1 . Параметры автоформатирования, используемые по умолчанию Флажок
Описание
Использование
Встроенные стили заголовков Форматирует заголовки (Built-in Heading Styles)
Применение набора стилей за головков к длинному документу
Стили списков (List Styles)
Описание многоступенчатого процесса
Автоматически форматирует списки стилем, заданным по умолчанию
Стандартизация маркирован Стили маркированных списков Реагирует на первую строку (Automatic Bulleted Lists) маркированного списка, фор ных списков по всему доку матируя последующие анало менту гичным образом Другие стили абзаца (Other Paragraph Styles)
«Угадывает» стиль абзаца, за давая интервалы и отступы в соответствии с выбранным стилем абзаца в документе, письме или электронном письме
Применение постоянного ин тервала и отступа согласно стилям, используемым в доку менте
«Прямые» кавычки «парными» Заменяет прямые кавычки на Отслеживание корректной пунктуации («Straight Quotes» With «Smart парные Quotes») Английские порядковые (1st) Изменяет написание порядко Упрощение чтения порядковых номеров и придание документу вого номера (1st на 1st) надстрочными знаками более профессионального вида (Ordinals (1st) With Superscript)
Автоформатирование ♦
Флажок
Описание
221
Использование
Дроби (1/2) соответствующи Изменяет написание дробей ми знаками (Fractions (1/2) (1/2 на ?) With Fraction Character (?))
Упрощение чтения дробей и придание документу более профессионального вида
Дефисы на тире (Hyphens (--) Заменяет два дефиса (--) With Dash (—)) на тире (—)
Придание документу более профессионального вида
aauto@tabl_body = ‘ Полужир ный* и _курсив_ (‘ Bold* And _ltalic_ With Real Formatting)
Применяет стили Полужирный Быстрый ввод текста, не тре (Bold) и Курсив (Italic) по мере бующий выбора стилей ввода текста
Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками (Internet And Network Paths With Hyperlinks)
Заменяет текст, распознанный Создание гиперссылок на докак URL или сетевой путь. кументы. доступные в Интер на гиперссылку нете или в локальной сети
He применять к стилям (Preserve Styles)
Сохраняет стили, созданные в текущем документе, и не заменяет их именованными стилями
Сохранение оригинальных стилей и защита от автомати ческого применения другого форматирования
Всегда форматировать авто матически неформатирован ные документы WordMail (Always AutoFormat Rain Text WordMail Documents)
Позволяет задействовать ав томатическое форматирова ние в электронных письмах
Применение Word в качестве редактора для создания элек тронных писем с форматиро ванием
/
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если в тексте встречаются тире и Автоформат (AutoFormat) не устанавливает их авто матически, удостоверьтесь в том, что до и после дефиса отсутствуют пробелы. Word автоматически заменяет дефис на тире только тогда, когда до и после него стоят тек стовые символы.
Отмена неиспользуемых параметров автоматического форматирования Это несложно — просто снимите флажок справа от ненужного параметра. Весь вопрос в том, какие именно параметры являются лишними. ► Стили списков (List Styles). Если вы сами задавали стили списков или по мере ввода текста необходимо добавлять специальные коды, снимите этот флажок. ► Стили маркированных списков (Automatic Bulleted Lists). Если требуется приме нить особый стиль или вставить в текст обычно используемые для маркиров ки списка дефисы или звездочки, снимите этот флажок. ► Не применять к стилям (Preserve Styles). Если нужно, чтобы Word автоматиче ски корректировал стили, используемые в документе, в соответствии с при нятым списком, снимите этот флажок.
Автоформатирование по мере ввода текста Word предоставляет возможность автоматического форматирования в процессе ввода текста. Инструмент Автоформат (AutoFormat) по умолчанию включен, по этому вводимый текст обрабатывается сразу же. Можно изменить параметры
2 2 2 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
автоматического форматирования: выберите команду Формат ►Автоформат (For mat ►AutoFormat), щелкните на кнопке Параметры (Options) и откройте вкладку Автоформат при вводе (AutoFormat As You Туре). Настройки, расположенные на этой вкладке, схожи с теми, которые находятся на только что рассмотренной вкладке Автоформат (AutoFormat), за исключением нескольких отличий (рис. 7.6). Автозамрна Аатозаменг.
Автоформат при
рводв
АвтртегсТ
j
Автоформат
С м грт-те ги
j 1
Заменять при ас ида F
Р Р Р
"пвямые кавычки «парны м и»
,
английские порядковые (1st") надстрочными знаками дроби
(1/2) соответствующими знаками (—) на тисе (—)
♦
I
дефисы
Г
*полужирный* и
Р
адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками
курсив
Применять при вводе
Р Р Р
сти ли маофюованных спискоё с ти ли нумерованных списков линии границ
F таблицы
Г! встроенные стили заголовков
^
Автоматически при вводе
Р
п овторять форматирование начала элемента списка
Р устанавливать отступы клавишами
ГГ. опр е де лять сти ли
QK Рис. 7.6. Настройте вкладку Автоформат при ввода, и все проблемы форматирования будут решаться при вводе текста
По умолчанию отключены две возможности: применение к словам, заключенным в звездочки (*) и символы подчеркивания (_), стилей Полужирный (Bold) и Кур сив (Italic) и форматирование заголовков. Средство Устанавливать отступы кла вишами (Set Left- And First-Indent With Tabs And Backspaces), доступное в разделе Автоматически при вводе (Automatically As You Туре), отслеживает отступы, зада ваемые по мере ввода текста, и дублирует их в последующих абзацах.
Область задач Показать форматирование Чтобы узнать, как отформатирован текст, в котором находится текстовый кур сор, выведите на экран область задач Показать форматирование (Reveal Formatting), выбрав команду Формат ►Показать форматирование (Format ►Reveal Formatting). Справа в рабочем окне откроется область задач Показать форматирование (Reveal Formatting) (рис. 7.7).
Область задач Показать форматирование ♦
223
Покааать«J.ори т
Рис. 7 .7. В области задач Показать форматирование представлен список параметров форматирования текста, в котором расположен курсор
В появившейся области задач представлены параметры форматирования выде ленного текста. Они разделены на три группы: ► Шрифт (Font) — в этом разделе находятся характеристики, связанные с сим волами (тип шрифта и размер), а также языком документа; ► Абзац (Paragraph) —в этом разделе расположены параметры абзаца, характер ные для выделенного текста: стиль, выравнивание, отступ и интервал (до, по сле й между строками); ► Раздел (Section) —здесь размещаются параметры, задающие форматирование больших частей документа, в том числе поля,'макет и выбор бумаги.
Изменение форматирования с помощью области задач Раздел области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) также позво ляет изменять параметры форматирования выделенного текста. Можно вызвать нужное диалоговое окно, щелкнув на параметре форматирования, представлен ном в виде ссылки (синий шрифт и подчеркивание). Чтобы изменить формати рование, выполните указанные ниже действия. 1. Выделите фрагмент текста. 2. Выберите команду Формат ►Показать форматирование (Format ►Reveal For matting). Появится раздел Показать форматирование (Reveal Formatting) облас ти задач. 3. Щелкните на параметре, который требуется изменить, например на ссылке Отступ (Indentation). Откроется диалоговое окно Абзац (Paragraph) и вкладка Отступы и ин+ервалы (Indents And Spacing), как показано на рис. 7.8.
224
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
4. П р о и з в е д и т е н е о б х о д и м ы е и з м е н е н и я и з а к р о й т е д и а л о го в о е о к н о д л я в о з вра та к т е к у щ е м у д о к у м е н т у .
Рис. 7.8. Диалоговое окно Абзац экономит время и усилия, позволяя сразу видеть результаты изменения форматирования
Отображение знаков форматирования В л ю б о й м о м е н т, к о гд а тр е б у е тс я н а й т и п о с л е д н и й эл е м е н т абзаца, п е р е м е с ти ть те кс т о в ы е ф р а гм е н ты и з о д н о го раздела в д р у го й и л и у б е д и т ь с я в то м , ч т о м е ж д у с л о в а м и в с та в л е н т о л ь к о о д и н п р о б е л , п р о щ е в с е го о т о б р а з и т ь н а э к р а н е з н а к и ф о р м а т и р о в а н и я и р а б о та ть с н и м и . Т е п е р ь э т о м о ж н о сделать, у с т а н о в и в ф л а ж о к Все знаки форматирования (Show All F o rm a ttin g M a rk s ) в н и ж н е й ч а с т и о б л а с ти задач Показать ф орматирование (R eveal F o rm a ttin g ) (р и с . 7 .9 ).
Изменение знаков форматирования П о у м о л ч а н и ю п р и у с т а н о в к е ф л а ж к а Все знаки форматирования (Show All F o rm a ttin g M a rk s ) н а э к р а н в ы в о д я тс я все з н а к и ф о р м а т и р о в а н и я : з н а к и т а б у л я ц и и , п р о б е л ы , з н а к и к о н ц а абзацев, с к р ы т ы й т е к с т и п е р е н о с ы . М о ж н о о пр е д е л и ть , к а к и е и з н и х сл е д у е т п о ка зы в а ть . 1. В ы б е р и те к о м а н д у Сервис ►Параметры (T o o ls ►O p tio n s ). Н а э к р а н е п о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о Параметры (O p tio n s ), п р е д с та в л е н н о е н а р и с. 7.10. 2. Щ е л к н и т е н а в к л а д к е Вид (V ie w ) и у с т а н о в и т е тр е б уе м ы е ф л а ж к и в разделе Знаки форматирования (F o rm a ttin g M a rk s ).
Область задач Показать форматирование ♦
225
Е V ld s o v o u tb le sto rie s0 -4 0 :? 1 8 d o t - N S crosofi W o rd
Название + Справа: ^ Times New Roman
Ь>|двланный теист
Предисловие^
_ Щ
Образец текста
•• -Задачей-учебного-пособия--“Bible-Stories-and-Worid- Art”-j 4 | ОС)мвиитьсдр/гиифрвп«нтт.. (антлийский-язык--уровень-Intermediate-Advanced-)HauaT ПтП|)ПТ|< .. • J Евангельских-сюжетов-нашсдших-отраженис-в-русском-и-э теиста ^ £ £2 *и -- Пособие- основано-на- оригинальномматериалеIS I ............................................Структура-пособияЦ IIHMThT(по умолчанию) Times New ••-Пособие-состоит-из-25-разделов-(-Units-) КриЕдый-раздс; Roman (Text- 1)уизлож««ыйв-живой диалогической форме- :-мол-с«нсационныхнаходкахв^у^Е.аусл9Я5' «ав^жий принятии-Христианства'на--Руси-и-таких-зна'*1МЫХ-явлени. Итальянского-Воэрождснияувсликис-художники-ихкулыг flpfcautotmWиао^нжи^йпай .п г ж — ы г-п л п о ~ н я д
1Ш
Ш < г т 1- т ж № л н - У 1У - 1^ « - Щ т л |
к ВС. I
фПЯШЦХЖанИЬ
Рис. 7.9. Можно отобразить знаки форматирования, установив флажок Все знаки форматирования
Рис. 7.10. На вкладке Вид можно управлять выводом на экран знаков форматирования
226
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Одни пользователи могут работать над документом, не обращая внимания на знаки форматирования, других раздражают эти точки и символы, раскиданные по всему тексту. Знаки форматирования скрываются щелчком на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide), расположенной на стандартной панели инструментов.
Сравнение форматирования Раздел области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) также предо ставляет возможность сравнивать похожие, но не одинаковые стили. Вы никогда не тратили время на растерянное изучение двух разных заголовков, которым по лагалось быть абсолютно одинаковыми? Теперь можно щелкнуть на одном эле менте текста и сравнить его с другим, получив информацию о различиях в стиле и размере шрифта, интервала и т. п. Чтобы сравнить два фрагменту текста, выполните следующие действия. 1. Выделите первый фрагмент или просто щелкните на нужном тексте мышью. 2. Откройте область задач, выбрав команду Формат ►Показать форматирование (Format ►Reveal Formatting). 3. Установите флажок Сравнить с другим фрагментом (Compare То Another Selec tion), расположенный ниже поля Выделенный текст (Selected Text). В области задач появится еще одно поле с копией выделенного текста. 4. Теперь выделите второй блок текста. В области задач отобразятся различия в форматировании двух фрагментов, как показано на рис. 7.11. Показать форматиров
V- х
>й текст
Пособие состоит
Have somebody do Ы сравнить с другим фрагментом
v * . ж®_' ?яш
Различия в форматировании ...
не полужирный -> полужирный N Iкурсив -> курсив Язык: pycoov (Россия) -> английский (США)
Рис. 7.11. Различия в форматировании двух фрагментов текста указаны в области задач Показать форматирование
Область зада11Показать форматирование ♦
227
СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Область задач Показать форматирование (Reveal Formatting) незаменима, когда нужно сравнить форматирование двух фрагментов текста. Но при необходимости просмотра и сравнения содержимого двух документов (а не только формата) стоит выбрать команду Окно ►Упорядочить все (Window ►Compare Side by Side), чтобы видеть на экране оба окна.
Внесение изменений в сравниваемый текст Предположим, что сравнение двух различных типов заголовков привело к реше нию о необходимости переформатирования одного из них по всему документу. Word поможет быстро выполнить эту процедуру. Прямо здесь, в области задач Показать форматирование (Reveal Formatting), можно изменить заголовки с за данным типом форматирования в целом документе. 1. Щелкните на стрелке ▼, расположенной в области задач справа от сравни ваемого текста. Появится раскрывающееся меню (рис. 7-12). Выбор пункта Выделить все фрагменты текста с одинаковым форматированием (Select All Text With Similar Formatting) приведет к выделению одинаково отформа тированных фрагментов текста; при выборе варианта Применить форматиро вание исходного фрагмента (Apply Formatting Of Original Selection) формат первого из сравниваемых блоков будет применен ко второму; а если выбрать Очистить формат (Clear Formatting), то форматирование второго фрагмента будет удалено.
Пособие состоит
Have somebody do Й в д ел и ть f.v;e
aS?
с
од инв ксем м ф о р м ети р о еж и ем
ГЬдонить форматирование исходного фрагмента О у и с ти ть Ф орм ат
на полужирным -> полужирный на курсив -> курсив
Яп^к-
русстй (Россия)-> английский (США)
* Все внаи-' ахлнапсоеажя
Рис. 7.12. Здесь можно выбрать операцию, связанную с форматированием СОВЕТ ----Можно найти и выделить текст с таким же форматированием, как у текста, в котором на ходится курсор, даже не обращаясь к области задач. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Выделение текста, имеющего такой же формат (Select Text With Similar Formatting). Текст с одинаковым форматированием будет выде лен по всему документу.
228
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
« 2. Выберите требуемый вариант, и Word переформатирует текст. Если результат вас не устраивает, отмените последнее действие, выбрав команду Правка ► Отменить (Edit ►Undo). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Иногда бывает непонятно, откуда в документе взялся конкретный стиль. Последняя из настроек области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) поможет найти ответ на этот вопрос. Установите флажок Различать источники стилей (Distinguish Style Source) в ее нижней части. Теперь Word будет выводить на экран информацию о том, из какого стиля был создан текущий стиль. Например, если стиль заметок Note был сформирован на базе основно го стиля Body Text, эти сведения появятся в области.задач. Они окажутся полезными, если вы соберетесь отредактировать, скажем, основной стиль — можно будет быстро оценить, к каким последствиям приведут предполагаемые изменения.
Автоматическое исправление опечаток Автозамена (AutoCorrect) — один из самых замечательных инструментов Word. Он угадывает сделанные ошибки и исправляет их раньше, чем они будут замечены. Этот инструмент обращается к библиотеке, содержащей более тысячи разделов, и учится в процессе работы. Вы все время набираете моолко вместо молоко? Ав тозамена (AutoCorrect) автоматически переставив буквы, не дожидаясь указаний. Средство Автозамена (AutoCorrect) поможет устранить множество самых разно образных проблем, возникающих при работе с текстом. Расслабьтесь и думайте над содержанием, ведь Word самостоятельно решит многие вопросы. ► Проблемы с прописными буквами. Когда в середине слов, в начале предло жения, в заголовках таблиц или в именах появляются лишние прописные бу квы, Word исправляет подобные ошибки. ► Проблемы с перепутанными буива'ми. Если слово набрано неверно и перепу таны буквы, например кырша вместо крыша, Word переставит буквы на место. ► Проблемы с пробелами. Если введено мышьбелая вместо мышь белая, Word вставит пропущенный пробел. ► Специальные знаки. Вместо того чтобы обращаться к меню и диалоговым окнам, предоставьте программе самой заменить текст на специальный знак ((г) на ®). Средство Автозамена (AutoCorrect) принадлежит к изобретениям/ экономящим время и силы, потраченные на придание документу точного и профессионально го вида. Тем не менее оно станет помехой, если понадобится ввести слово, в ко тором все буквы прописные, или написать его нарочито неправильно, или потре буется, чтобы в таблице прописных букв не было вообще. Можно изменить настройки по одной, работая над конкретным документом, или все сразу, в диа логовом окне Автозамена (AutoCorrect).
Управление автозаменой при вводе текста Вероятно, вы впервые узнаете о существовании инструмента Автозамена (AutoCorrect), когда увидите, как он корректирует только что введенный текст. Например, вы ввели предложение, но забыли сделать первую букву про-
Автоматическое исправление опечаток ♦
229
писной. Автозамена (AutoCorrect) немедленно исправит ее. Теперь можно про должать работу и тем самым одобрить произведенную замену или же остановить ся и отменить исправление. Второе действие выполняется следующим образом. 1. Совместите указатель мыши с только что измененным словом. В начале слова появится подчеркивание синим цветом. 2. Задержите на секунду указатель мыши над линией, и она превратится в кноп ку Параметры автозамены (AutoCorrect Options). Справа от кнопки расположе на стрелка ▼. 3. Щелкните на стрелке, чтобы открыть меню. В нем отражены проделанные из менения и предоставлены команды для отмены исправления или задания па раметров автозамены (рис. 7.13). 4. Выберите из списка подходящую команду и продолжайте работу с текстом. Л tVlasovaBiMeStoriesO-loaiB.ckx
Обычный + 12 пт
Mkrosoft Word
г Times New Roman
устнойянглийской-рс*™-на-прсдлагасмом-матсриалеукаждыйраздсл(ипй)вклк>чает\1| 1. CcrttptrhtnriMrCheck-tmd'SprecJrPractitbr. В него входагупражнсния :-! -н г (-Hanp.Unit-17-Grammar ■.•Havrxente1ntdjrder^-USA*)ynpoflcn вших-большую*ргботу>гвнссших-болы1юйличныйвклад,в*этх£]
Рис. 7.13. Можно контролировать действия средства Автозамена, не прерывая работы !нитьобратно в “АВтор" [_ над документом v: сотрудаикуГосударственного Эрлитч* ® ючтть аэтоматичеоуе исправлена "АВтор"
1{^..шоанал1г>|1>«вАвшейуаннУю-ввботу 1
L----------------------- 1 Параметры автозамены W:" , 1 ' W U J гг i w w чр тол г -Л . усский'ао
JLT
метрыаетоммены...
Ш
.
Полезно уметь настроить параметры средства Автозамена (AutoCorrect), чтобы все происходило именно так, как вам требуется. Word позволяет не только вы бирать элементы автозамены, но и добавлять в список свои слова, фразы и даже рисунки. Кроме того, инструмент Автозамена (AutoCorrect) может запоминать правильное написание слова в процессе проверки орфографии.
2 3 0 ♦ Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Чтобы открыть диалоговое окно, показанное на рис. 7.14, выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options). Появится диалого вое окно Автозамена (AutoCorrect), предназначенное для определения парамет ров инструмента —они перечислены в табл. 7.2.
Лишать в меэния
При - оде I
Рис. 7.14. В диалоговом окне Автозаменв можно изменять параметры инструмента
Таблица 7.2. Параметры автозамены Параметр
Описание
Показать кнопки возможно стей автозамены (Show AutoCorrect Options Buttons)
Отображает на экране кнопку Возможность отмены автоза Параметры автозамены мены (AutoCorrect Options), если было произведено автомати ческое изменение текста
Использование
Исправлять ДВе ПРописные Нахрдит и заменяет несоот В тексте нет акронимов или буквы в начале слова (Correct ветствия прописных букв, на нестандартного использоваTWo INitial CApitals) пример, две прописные буквы ния прописных букв в середине слова Делать первые буквы предло Заменяет первую букву пред Текст состоит из предложений жений прописными (Capitalize ложения на прописную First Letter Of Sentences) Делать первые буквы ячеек Заменяет первую букву сотаблиц прописными (Capitalize держимого таблицы на проFirst Letter Of Table Cells) писную
Требуется именно такой фор мат таблицы
Автоматическое исправление опечаток ♦
231
Параметр
Описание
Использование
Писать названия дней с про писной буквы (Capitalize Names Of Days)
Заменяет первую букву пол ного названия дней недели
Требуется именно такой фор мат названий дней недели
Устранять последствия слу чайного нажатия Caps Lock (Correct Accidental Usage Of Caps Lock Key)
Отслеживает случайное нажа тие клавиши Caps Lock, отме няет его и заменяет пропис ные буквы
Возможность автоматического исправления последствий слу чайного нажатия клавиши Caps Lock
Заменять при вводе (Replace Text As You Type)
Разрешает инструменту про изводить замену в процессе ввода текста
Возможность автоматической замены символов в процессе работы над документом
Заменить на (Replace: With:)
Позволяет добавлять собст- Возможность автоматически венные элементы в библиоте вставлять в текст слова, фра зы и графику ку автозамены '
Обращается к орфографиче Автоматически исправлять скому словарю для коррекции гоамматические ошибки (Automatically Use Suggestions опечаток From The Spelling Checker) Исключения (Exceptions)
Текстсодержит слова и фра зы, которые при проверке ор фографии могут быть распо знаны как часть библиотеки автозамены
Позволяет указать, какие эле- Текст содержит специфичные менты не подлежат автозамене слова, фразы, акронимы, ко торые не требуется заменять автоматически
Добавление элементов в список автозамены Помимо исправления сделанных ошибок, средство Автозамена (AutoCorrect) мо жет автоматически вставлять в текст слова, фразы и даже логотипы и графику. Предположим, что вы работаете в компании, гдр одним из требований к доку ментации является наличие логотипа компании везде, где встречается ее назва ние. Можно настроить средство Автозамена (AutoCorrect) так, что оно будет са мостоятельно вставлять логотип. 1. Создайте элемент, который нужно помещать в документы. Выполните все форматирование, задайте цвета, интервалы и т. д. 2. Выделите его. 3. Выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options), чтобы вывести на экран окно Автозамена (AutoCorrect). 4. Выберите пункт Форматированный текст (Formatted Text) в разделе Заменять при вводе (Replace Text As You Type), если к элементу применено форматиро вание. 5. В поле Заменить (Replace) введите символы, которые должны заменяться на созданный элемент (рис. 7.15). 6. Щелкните на кнопке Добавить (Add). В список автоматической замены добав лен еще один пункт.
232
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
7. Протестируйте замену, набрав в тексте символы, которые должны замениться на нужный элемент.
Рис. 7.15. Программа позволяет добавить в список автозамены пункты, которые будут изменять заданные символы на слова, фразы, логотипы и графику и даже фрагменты текста СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------С помощью автозамены можно вставлять повторяющиеся блоки текста. Например, если требуется наличие девиза компании в любом распечатываемом документе, соз дайте в списке автозамены элемент, который вносил бы в документ девиз компании при вводе букв дк.
Замена и удаление элементов списка автозамены Word позволяет редактировать пункты списка автозамены: для этого нужно ис править элемент и вновь добавить его в список. Например, если логотип компа нии изменился, отредактируйте картинку, повторите все действия предыдущего алгоритма и введите те же самые символы, которые должны заменяться на соз данный элемент. Кнопка внизу списка диалогового окна Автозамена (Auto Correct) примет другой вид — теперь на ней написано Заменить (Replace), а не Добавить (Add). Щелкните на ней, чтобы заменить картинку. Word выведет на экран диалоговое окно с просьбой подтвердить выполняемое действие. Щелкни те на кнопке Да (Yes) — пункт отредактирован.
Автоматическое исправление опечаток ♦
233
Удаляется пункт из списка примерно так же. Вызовите диалоговое окно Автоза мена (AutoCorrect) и в поле Заменить (Replace) введите символы, которые долж
ны заменяться на созданный элемент. Требуемый элемент появится в области просмотра; выделите его щелчком и щелкните на кнопке Удалить (Delete)* ВНИМ АНИЕ ---------------------------------------------------------------- -------------------------------------------Word не попросит подтвердить удаление элемента списка автозамены, а сразу же вы полнит операцию. Если кнопка Удалить (Delete) была иажата случайно, у вас есть един* ственный шанс все исправить: пока не нажималасьжнопка ОК или не был выделен дру гой элемент списка, удаленный элемент отображается в полях Заменить (Replace) и На (With). Нужно щелкнуть на кнопке Добавить (Add) и вернуть элемент в список.
Исключения Несмотря на всю привлекательность автозамены, иногда вмешательство этого средства бывает излишним. Согласитесь, что при наборе текста, полного химиче ских символов, или создании списка кодов доступа к аппаратуре автоматическая замена прописных букв и изменение порядка символов абсолютно не требуются. Можно отключить инструмент или создать список исключений, содержащий элементы, которые изменять не надо. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------После установки флажка Автоматически добавлять слова в список (Automatically Add Words to List) в диалоговом окне Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions) Word автоматически будет заносить в этот список слова, автозамена которых отменяет ся нажатием клавиши Backspace. Если это делается с помощью команды Отменить (Undo), список исключений не обновляется.
Чтобы добавить слово в список исключений, щелкните на кнопке Исключения (Exceptions) в диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect). Появится диалоговое окно Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions), представленное на рис. 7.16. исключения HJV автоэамеме
*
Рис. 7.16. Можно «научить» средство Автозамена не заменять отдельные элементы текста
2Я *
♦
Глава 7. Инструменты текста работают за вас
Здесь можно задать три разновидности исключений. ► Первая буква (First Letter). Данный раздел посвящен написанию аббревиатур и слов, идущих непосредственно за ними. Например, на этой вкладке следует ввАти фразу «при появлении на рынке Lake Ltd. вместо Smith Со.», где слово «вместо» должно писаться со строчной буквы. ► ДВе ПРописные (INitial CAps). В этом разделе указываются слова и фразы с не стандартной расстановкой прописных букв, в частное ги названия компаний, аббревиатуры и термины. ► Прочие (Other Corrections). Здесь задаются различные элементы, которые ис правлять не надо. Сюда можно внести имена, названия мест и различную спе цифическую терминологию. Исключение можно добавить в любой из разделов. 1. Выведите на экран диалоговое окно Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions), щелкнув на кнопке Исключения (Exceptions) в диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect). 1 2. Щелчком на вкладке выберите тип исключения. 3. Введите нужный элемент в поле ввода. 4 Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы вставить исключение в список. 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться в доку мент. \
Автотекст Инструменты Автозамена (AutoCorrect) и Автотекст (AutoText) созданы с одной целью —сберечь время и силы пользователей. Но если Автозамена (AutoCorrect) отслеживает ошибки в орфографии и применении прописных букв и пробелов, то Автотекст (AutoText) просто помогает ускорить процесс ввода текста. Автотекст (AutoText) использует средство-Автозавершение (AutoComplete), чтобы угадать начатое слово и вставить его. Потратив время на обучение Word терминам, фра зам и описаниям, часто используемым в документе, вы сэкономите время на вво де текста и уменьшите вероятность появления ошибок.
Добавление элементов автотекста с помощью меню" Средство Автотекст (AutoText) содержит длинный список элементов: приветствия, названия компаний, грифы документации, почтовый адрес, параметры электрон ной почты (в том числе адреса из адресной книги Outlook) и списка персональ ных данных из адресной книги Outlook. Работа с инструментом Автотекст (AutoText) начинается с команды Вставка ► Автотекст (insert ►AutoText), Появляется меню Автотекст (AutoText), и в каждом , подменю находится список элементов, любой из которых можно вставить в до кумент (рис. 7.17).
Автотекст ♦
235
. |равнива1 форматирование абзацев и списков Абзацы в документах Word Выравнивание текста и выбор отступов абзацев Расстановка интервалов Управление выравниванием с помощью табуляций Изменение атрибутов абзаца с помощью области задач Показать форматирование i
Управление разрывом строк и страниц Расстановка переносов Создание буквиц^ Эффективное создание списков Улучшаем маркированные списки Совершенствуем нумерованные списки Возможные проблемы и их решения
Абзацы в документах Word ♦
247
Профессиональный вид документов основан на точном выравнивании их содер- \ жимого и общем стиле — независимо от того, насколько авангардной выглядит разметка текста. Наборщики и мастера-оформители давно признали, что эф фектное выравнивание элементов страницы играет огромную роль в повышении удобочитаемости документа и в «задержке глаза читателя на странице». Даже люди, незнакомые с теорией дизайна, сразу понимают, что «здесь что-то не так», когда видят страницу, состряпанную на скорую руку без применения средств форматирования и выравнивания. Эффективное (и даже автоматическое) ис пользование инструментов форматирования и выравнивания поможет решить задачу оформления документа во время его создания. В этой главе мы рассмотрим команды форматирования и выравнивания, свя занные с одним типом элементов документа: абзацами. Проблемы оформления абзацев не являются такой узкой темой, как может показаться вначале. Вы, веро ятно, уже знаете (или догадываетесь), что Word разделяет вопросы форматиро вания и разметки документа на три уровня: Символов, абзацев и разделов (или страниц). Форматирование символов включает в себя применение стилей и атрибутов шрифтов (это рассматривается в главах 2 и 9). Другой крайностью являются параметры форматирования разделов, управляющие размером полей, верхнего и нижнего колонтитулов, промежутков между колонками текста и дру гими настройками страницы (об этом рассказывает глава 15). Форматирование абзацев представляет собой средний слой. Очевидно, что вопросы, связанные с абзацами, не так конкретны, как задачи форматирования символов, и не столь сильно влияют на общий вид документа, как команды установки параметров разделов. Но не позволяйте этой классификации ввести вас в заблуждение — форматирование абзацев является одним из самых фундаментальных и ценных навыков, которыми непременно следует овладеть для эффективного использова ния Word.
Абзацы в документах Word Удивительно, но даже опытные пользователи Word не знают, насколько сильно форматирование документов зависит от абзацев. Столь высокая зна чимость частично объясняется тем, что в Word термин абзац имеет более широ кое значение, чем группа предложений, относящихся к одной теме. Абзац в Word состоит из содержимого и Следующего da ним значка абзаца (Т[). Каждый раз при нажатии клавиши Enter в конце письма, заголовка, рисунка, таблццы, символа или любого другого элемента в документ вставляется значок «К» и создается то, что программа считает абзацем. На рис. 8.1 продемонстрированы абзацы с раз личными компонентами: Заметьте, что значки абзацев стоят после каждого пунк та маркированного списка, текстового абзаца, заголовка и рисунка. Можно вы вести на экран значки абзацев (вместе с остальным скрытым текстом), щелкнув на кнопке Непечатаемые знаки (S how /H ide) стандартной панели инструментов или установив флажок Все знаки форматирования (Show All Form atting M arks) в области задач Показать форматирование (Reveal Form atting).
2 4 8 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
EVIasovaBibteStoi ies040^1 B.doc Microsoft Word
iОбычный + 12 пт, Линейка (View ►Ruler). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------- ----- т-------------------------------------1
Настройки вкладки Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) позволяют ото бражать и скрывать вертикальную линейку в режиме просмотра Разметка страницы (Print Layout). Для этого нужно установить (или снять) флажок Вертикальная линейка (режим разметки) (Vertical Ruler (Print View Only)) в разделе Параметры режима размет ки и веб-документа (PrinJ And Web Layout Options). Вертикальная линейка недоступна ПРИ выборе других режимов просмотра.
Как показано на рис. 8.2, ноль на линейке сопоставлен с левым полем страницы. По умолчанию левое и правое поля равны 1,25 дюйма или 3,17 см для бумаги размером 8,5 на 11 дюймов (стандартный американский формат — Letter) и формата А4 (стандартный формат для русского Word). Таким образом, параметры, установлен ные по умолчанию, оставляют для содержимого документа область между полями, ширина которой равна 6 дюймам в формате Letter и 14,66 см в формате А4. Вероятно, вы уже заметили, что в русской версии Word единицей измерения на линейке является сантиметр, а в английской —дюйм. Если требуется использо вать другие единицы измерения, можно изменить настройки, установленные по умолчанию.
2 5 2 ♦ Глава д. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вкладке Общие (General). 2. Щелкните на стрелке ▼ списка Единицы измерения (Measurement Units), в рас крывающемся списке выделите нужную единицу и щелкните на кнопке ОК. Доступны Дюймы (Inches), Сантиметры (Centimeters), Миллиметры (Millimeters), Пункты (Points) и Пики (Picas).
Регулировка левого и правого отступов Чтобы задать левый и правый отступы с помощью линейки, щелкните внутри абзаца или выделите нужный абзац, или же выделите документ целиком (нажав Ctrl+A). Затем перетащите на линейке маркеры ОтстуЬ слева (Left Indent) или От ступ справа (Right Indent). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы передвинуть маркер Отступ первой строки (First Line Indent) вместе с маркером Выступ (Hanging Indent), перетащите маленький прямоугольник Левый отступ (Left Indent), находящийся на линейке под маркером Выступ (Hanging Indent), — это сохранит настройки первой строки относительно левого поля.
При работе с таблицами на линейках появляются дополнительные маркеры вы равнивания, как показано на рис. 8.3. С помощью маркеров столбцов можно изме нять ширину полей страницы и самих столбцов; маркеры высоты строк таблицы (появляющиеся на вертикальной линейке в режиме просмотра Разметка страни цы (Print Layout)) позволяют определить высоту строк; а маркеры полей двигаются в соответствии с выделенными в данный момент строкой и столбцом. . 1 таолица! jdcjc Mkroson jword
файл рравка ВИД Вставка Формат С«*ис 1^ '»оа
■аи a j а
1 j
Справка
*
ОД.*”
Рис. 8.3. При работе с таблицей можно устанавливать высоту строки и ширину столбца с помощью вертикальной и горизонтальной линейки
Выравнивание текста и выбор отступов абзацев ♦
253
СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Изменение размеров и выравнивание таблиц и их содержимого рассматривается в главе 13.
Создание Ьтступа первой строки и выступа Можно воспользоваться линейкой для создания выступа или отступа первой строки, как продемонстрировано на рис. 8.4. Для этого щелкните на том абзаце, который требуется отформатировать, или выделите несколько абзацев и затем перетащите маркер Отступ первой строки (First Line Indent) влево или вправо*. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------- 1----------------------Нажатие клавиш Ctrl+T создает выступ, выравнивающий текст по маркеру первой табу ляции. (По умолчанию табуляции установлены через каждые 1,27 см (0,5 дюйма).) Также можно нажать Ctrl+Shift+T для удаления выступа, независимо от способа его создания.
. I Microsoft Word
. Введите вогрос
704
&
NewRoman
.) SemK.ond.drr
. Мод>лиромии>чпитигеиапьиог»уст»-о«ит>1 Ы>'точ>геар«/—М
*
1.-йиДежи| 'oi ерша ib «шие-тмиот- гии-иштаксиальног о-роста-^ м-ь "ю ж н п ть-получатьтсе-бо' • ж ясные- полупроводниковые- структуры- с-
i полезными- сво cmaiAi
[тнми-ация- f остовых* параметров- требует* создания- физических- моделей,- которое1
I
пи ывали ы-ц. оцессы-роста н давали-быт о:м( хность-пред: >
гь-результаты'
Последнее- « p a ir болщ ог о т ш п н у удещстсг исходит щ и п — м и г Имвтовых* f —*м етода получены? самооргамоукдахсд* тссяов- : .*Недго10^ы я^едтож «-яо8ы*'метод*вцр*щн*1ии-*»«нто*ыг тояек-в1
нспользшаниаг
:CTJX1.
тон ко го
с л о г ПГЗЬОШННО! •
t
налр
еяносяг
трас
шт
Рис- 8.4. Перетащив маркер Отступ первой строки, можно создать выступ или отступ первой строки
Выравнивание абзацев с помощью диалогового окна Абзац Кнопки панели инструментов, клавиатурные комбинации и маркеры линейки позволяют быстро выровнять абзац, но выполнение этого действия с помощью диалогового окна Абзац (Paragraph) имеет свои преимущества. Задавая парамет ры в окне Абзац (Paragraph), можно не только точно выровнять абзацы, но и за один раз определить несколько настроек формата. '
254
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Д и а л о го в о е о к н о А б за ц (Paragraph), и зо б р а ж е н н о е н а р и с. 8.5, о т к р ы в а е т с я к о м а н д о й Ф о р м а т ►А б з а ц (Form at ►P a ra g ra p h ), т а к ж е м о ж н о щ е л к н у т ь п р а в о й к н о п к о й м ы ш и н а аб заце ( и л и в ы д е л е н н ы х а б за ц а х ) и в к о н т е к с т н о м м е н ю в ы б р а ть п у н к т А б за ц (Paragraph).
С0ВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Существует еще один способ вывести на экран диалоговое окно Абзац (Paragraph): щелкните на ссылке Выравнивание (Alignment) или Отступы (Indentation) в области за дач Показать форматирование (Reveal Formatting), как описано в разделе «Изменение атрибутов абзаца с помощью области задач Показать форматирование» этой главы.
Сгктупы*ир* IIШ■ Основной текст
Выступ
А
" Ьбждртрр'»«» Microsoft Office ►Microsoft Office Tools ►Micro soft Office 2003 Language Settings (Start ►All Programs ►Microsoft Office ►Microsoft Office Tools ►Microsoft Office 2003 Language Settings)), диалоговое окно Абзац (Paragraph) бу дет содержать еще одну вкладку, относящуюся к выбранному языку.
Расстановка интервалов Word позволяет настраивать размер интервала между строками внутри абзаца, а также регулировать свободное пространство перед абзацем и после него. Эти интервалы являются элементами дизайна и могут улучшить удобочитаемость текста.
Определение междустрочного интервала Давно прошли те дни, когда требовалось дважды нажимать клавишу Возврат (Return) в конце каждой строки текста, чтобы удвоить пробел между строками. Теперь создание междустрочного интервала представляет собой не сложную задачу установки параметров перед вводом текста, во время или после. В Word можно задать пробел между строками несколькими способами: с помо щью панели инструментов Форматирование (Formatting), клавиатурных команд и диалогового окна Абзац (Paragraph). СОВЕТ ------------------------------------------------------------------- :--------------------После выбора пробела между строками в раскрывающемся меню Междустрочный ин тервал (Line Spacing) можно щелчком на этой кнопке применять заданное значение к выделенным позже абзацам. Чтобы узнать текущее значение междустрочного интер вала, наведите указатель мыши на кнопку Междустрочный интервал (Line Spacing). Всплывающая подсказка покажет заданную величину в круглых скобках — например, Междустрочный интервал (3),
Чтобы определить междустрочный интервал самым быстрым способом, нужно щелкнуть на требуемом абзаце или выделить несколько абзацев и затем щелк нуть на кнопке Междустрочный пробел (Line Spacing) панели форматирования. Раскрывающееся меню этой кнопки предлагает следующие варианты: 1.0,1.5, 2.0,
2 5 6 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
2.5, 3.0 или Больше (More). Если выбрано точное значение, оно немедленно при меняется к выделенному абзацу. Пункт Больше (More) открывает диалоговое окно Абзац (Paragraph). С помощью диалогового окна Абзац (Paragraph) можно определять размер ин тервала между строками абзаца с точностью 0,1 точки. Для этого используется поле Междустрочный (Line Spacing) в соч танпи с полем Значение (At) на вкладке Отступы и интервалы (Indents And Spacing) (см. рис. 8.5). По умолчанию Word форматирует абзацы, используя одинарный междустрочный интервал, который определяется автоматически на основе размера шрифта абзаца. Раскрывающий ся список Междустрочный (Line Spacing) предоставляет следующие варианты, ► Одинарный (Single) размещает в строке самый большой из использованных шрифтов и добавляет немного дополнительного пространства для создания видимости абзаца с одинарным интервалом. Этот пункт установлен по умол чанию. ► Полуторный (1.5 Lines) вставляет между строкам!1 выделенного абзаца один и еще половину того пробела, который был бы вставлен в случае одинарного интервала. ► Двойной (Double) вставляет между строками удвоенное пространство, опреде ленное в качестве одинарного пробела в выделенном абзаце.. ► Минимум (At Least) устанавливает минимальный интервал для каждой стро ки, который определяется в поле Значение (At). Когда Word сталкивается с символом или рисунком большего размера, выходящим за рамки минималь ного пробела, программа увеличивает междустрочный интервал, чтобы раз местить требуемый текст или графику. ► Точно (Exactly) принуждает Word применять точный междустрочный интер вал, определенный в поле Значение (At), независимо от размера текста или картинок. (По умолчанию Word автоматически-размещает в строке символы или рисунки самого большого размера.) Если символ или рисунок окажется слишком большим, он будет обрезан. ► Множитель (Multiple) позволяет использовать поле Значение (At) для опреде ления междустрочного интервала в диапазоне от 0,06 до 132 одинарных про белов с приращением 0,01 пробела. Эта функция предоставляет «сверхточный» контроль над величиной интервала между строками. Чтобы применить перечисленные настройки междустрочного интервала, щелк ните на требуемом абзаце или выделите несколько абзацев и выполните одно из следующих действий: ► выберите команду Формат ►Абзац (Format ►Paragraph); ► щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Аб зац (Paragraph)) и перейдите к вкладке Отступы и интервалы (Indents And Spacing). Задайте параметры и щелкните на кнопке ОК. И наконец, последний, достаточно удобный способ: можно быстро отрегулиро вать пробел между строками абзаца, щелкнув на абзаце или выделив несколько абзацев и нажав любое из следующих сочетаний клавиш:
Управление выравниванием с помощью табуляций ♦
257
► Ctrl+1 —применяется одинарный междустрочный интервал; ► Ctrl+2 —применяется двойной междустрочный интервал; ► Ctrl+5 —применяется полуторный междустрочный интервал.
Настройка интервала до и после абзаца Кроме настройки интервалов между строками внутри абзацев можно отрегули ровать размер свободного пространства перед абзацем и после него. Наборщики текстов издавна оставляли пустыми небольшие области вокруг абзацев, чтобы при дать документу особый внешний вид и повысить его удобочитаемость. В Word этого результата можно достичь, добавив пробелы перед абзацем и после него, причем программа предоставляет для этого достаточно гибкий набор параметров. Например, нет ограничения на размер интервала между абзацами — можно ис пользовать дробные величины: 0,5 дюйма, 3 пункта и т. д. Помимо этого, если после последовательного применения установленного интервала оказывается, что документ (или раздел в нем) занимает немного больше места, чем требуется, или, наоборот, чуточку короток, можно выделить его и с помощью диалогового окна Абзац (Paragraph) отрегулировать величины интервалов, тем самым растя нув или сжав текст. Чтобы добавить интервал перед абзацем и после него, выполните указанные ниже действия. 1. Щелкните на абзаце или выделите несколько абзацев. 2. Выберите команду Формат ►Абзац (Format ►Paragraph) и щелкните на вклад ке Отступы и интервалы (Indents And Spacing). 3. Введите значения в поля Перед (Before) и После (After) в разделе Интервал (Spacing) и щелкните на кнопке ОК. Указываемые величины измеряются в пунк тах, 72 пункта равны примерно одному дюйму или 2,5 см. При создании стилей в документе следует учитывать настройки полей Перед (Before) и После (After). Добавление этих интервалов в стили помогает гаранти ровать их автоматическое применение на протяжении всего документа. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Создание стилей описывается в главе 9.
СОВЕТ --------------------------- ----------------------------------------------------------------------------Можно мгновенно добавить целый интервал перед абзацем, выделив желаемый абзац и нажав Ctrl+О (ноль). Если выделить несколько абзацев, нажатие клавиш Ctrl+О добав ляет по одному интервалу перед каждым выделенным абзацем.
Управление выравниванием с помощью табуляций Раньше, во времена пишущих машинок, появление табуляций для форматирова ния таблиц, диаграмм и колонок было пределом возможностей. Сейчас Word предлагает вашему вниманию множество инструментов выравнивания, включая
258
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
специальные функции, которые можно использовать для создания колонок, таб лиц или диаграмм. Но даже при наличии современных средств форматирования Word табуляции продолжают играть решающую роль в выравнивании текста и выполнении других, имеющих отношение к табуляции, действий. Например, табуляции используются при создании простых списков, оглавлений (включая пунктирные линии между заголовками и номерами страниц), текста, выровнен ного по центру, или цифр, выровненных по точке в десятичных дробях и т. д. На рис. 8.6 представлено множество примеров табуляции.
Рис. 8.6. Word позволяет выбирать разные виды табуляции
Новые документы, по умолчанию основанные на шаблоне Normal.dot, содержат выравнивающие по левому краю точки табуляции, расставленные через каждые 1,27 см (0,5 дюйма), которые не показаны на линейке. Можно изменить установ ки по умолчанию, добавить собственные табуляции, удалить все табуляции и создать табуляции с пунктирной линией. Для настройки табуляций служит ли нейка или диалоговое окно Табуляция (Tabs). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы увидеть табуляции, вставленные в документ, отобразите скрытые знаки — щелк ните на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide) стандартной панели инструментов или же выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на вкладке Вид (View), установите флажок Знаки табуляции (Tab Characters) и щелкните на кнопке ОК. Табуляции появятся в виде стрелок, как продемонстрировано на рис. 8.6.
Управление выравниванием с пбмощью табуляций ♦
259
Настройка табуляций с помощью линейки В Word для установки табуляций используется горизонтальная линейка. Этот способ имеет несколько преимуществ: вы видите результаты своих действий, кро ме того, можно перетаскивать значки табуляций по линейке влево или вправо до тех пор, пока они не займут нужные позиции. (Их можно перетащить даже за пределы линейки, чтобы удалить.) Как только на линейке устанавливается табу ляция, выделенный текст смещается. Чтобы создать табуляцию с помощью ли нейки, необходимо выполнить три действия. 1. Щелкните на абзаце или выделите несколько абзацев, на которые будет вли ять табуляция, или же расположите текстовый курсор в том месте, откуда планируется начать новый абзац, содержащий табуляцию. 2. Щелчком на кнопке в левом конце горизонтальной линейки установите же лаемый стиль табуляции. Чтобы просмотреть все доступные стили, перечис ленные в табл. 8.2, щелкните на этой кнопке еще несколько раз. 3. Затем щелкните на линейке —это действие вставит табуляцию. Если она ока залась в неудачном месте, можно перетащить табуляцию за пределы линейки, чтобы удалить ее, или изменить ее позицию, перемещая значок вправо или влево. Таблица 8 .2 . Маркеры линейки Кнопка Название
Описание
Табуляция По левому краю (Left)
Текст начинается в точке табуляции и продолжается вправо от нее. Это наиболее часто используемый стиль табуляции
Табуляция По центру (Center)
Текст центрируется по точке табуляции во время набора
Табуляция По правому Текст начинается в точке табуляции и сдвигается влево при вводе новых символов краю (Right) Табуляция По раздели Ряды чисел выравнивается по разделителю целой и дроб ной частей, независимо от количества десятичных разря телю (Decimal) дов в каждом числе Табуляция С чертой (Ваг)
Создает вертикальную линию. Эта установка позволяет ри совать вертикальные линии, охватывающие любое количе ство строк текста
Отступ первой строки ’ Включает функцию Отступ первой строки (First Line Indent). Щелкните на линейке, чтобы установить этот отступ. (Этим (First Line Indent) способом можно создавать отступ первой строки одним щелчком, а не перетаскиванием маркера по линейке) Выступ (Hanging Indent)
Включает функцию Выступ (Hanging Indent), Чтобы размес тить выступ, щелкните на линейке
Заданные табуляции автоматически будут использоваться в следующих абзацах, если в конце каждого абзаца нажимать клавишу Enter и продолжать набирать текст. С другой стороны, если изменить табуляции в уже законченном абзаце, внесен ные исправления не будут автоматически распространяться на последующие абзацы.
260
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Если требуется использовать установленные табуляции для уже существующих абзацев, необходимо выделить их до начала установки табуляций или же можно отформатировать один абзац и затем воспользоваться инструментом Формат по образцу (Format Painter) для копирования атрибутов абзаца. Внимательно приме няйте Формат по образцу (Format Painter) —он копирует все атрибуты формати рования абзаца, а не только настройки табуляций. (За дополнительной инфор мацией об этом инструменте обращайтесь к главе 2.) И наконец, если нужно создать табуляции для всего документа, нажмите Ctrl+A, чтобы выделить его, затем разместите табуляции на линейке. Учтите, что расста новка табуляций в целом документе может повлиять на уже существующие та буляции, поэтому Для проверки просмотрите документ после выполнения столь серьезных изменений. Кроме того, можно удалить уже существующие табуляции перед вставкой новых. Процесс удаления табуляций описан в соответствующем разделе данной главы.
Создание табуляций с помощью диалогового окна Второй способ расстановки табуляций подразумевает использование диалогово го окна Табуляция (Tabs). С его помощью можно установить табуляции, задавая точные расстояния на линейке, и определить заполнители. Заполнители — это точечные или пунктирные линии, вставляемые в пространство между точками табуляции (см. рис. 8.6). Ни одну из этих двух операций невозможно выполнить с помощью линейки. Основной недостаток диалогового окна Табуляция (Tab) за ключается в отсутствии окна предварительного просмотра. Чтобы открыть диа логовое окно Табуляция (Tabs), выполните любое из следующих действий: ► выберите команду Формат ►Табуляция (Format ►Tab); ► щелкните на кнопке Табуляция (Tab) в диалоговом окне Абзац (Paragraph); ► дважды щелкните на существующем маркере табуляции на горизонтальной шлейке. На рис. 8.7 продемонстрировано диалоговое окно Табуляция (Tabs). Если выде ленный абзац содержит Точки табуляции в момент открытия диалогового окна, они будут перечислены в списке Позиции табуляции (Tab Stop Position). Заметьте, что поле По умолчанию (Default Tab Stops) по умолчанию содержит величину 1,27 см (0,5 дюйма). Табуляция устанавливается следующим образом. 1. Щелкните на абзаце или выделите несколько абзацев, в которых требуется установить табуляции, или же расположите курсор в том месте, откуда нач нется новый абзац, содержащий табуляции. 2. Откройте диалоговое окно Табуляция (Tab) любым из описанных выше спосо бов. 3. Введите число, определяющее позицию табуляции, например 1.75, в поле По зиции табуляции (Tab Stop Position). 4. В разделе Выравнивание (Alignment) определите подходящий вариант: по ле вому краю, по центру, по правому краю, по разделителю или «с чертой».
Управление выравниванием с помощью табуляций ♦
261
5. Выберите стиль заполнителя и затем щелкните на кнопке Установить (Set). Та буляция будет вставлена в список Позиции табуляции (Tab Stop Position). 6. Если нужно, добавьте еще несколько табуляций, повторяя для этого шаги 3 и 4, затем, по окончании работы щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диа логовое окно Табуляция (Tab). Табуляция
*1 Поумолданию:
Позиции табуляции:
1,2 см ixi -г-1 -.1тк Будутудалены•
■
Все
бьраеншйнив от гак-выглжнп
фагмешям ;Форматирование fctiSсваынтьс другим . х.,. . \ выл- пе»иогп
wwujw-c -эаполнителt :
— Или-всггтак^ |* |
«inpw: Ьсм~ “
Справа: Осм Табуляция; |
Пса. табуляции- 1,59см, no j левому краю.Заполнитель:
't-ij V 'ttW' ф р.
г
1/1
На 5Дсм
ст В
КОЯ
Рис. 8.8. Область задач Показать форматирование предоставляет быстрый доступ к настройкам шрифтов, параметрам форматирования абзацев и разделов
Таблица 8.3. Ссылки области задач Показать форматирование Ссылка
Соответствующее диалоговое окно и вкладка
Шрифт (Font)
Диалоговое окно Шрифт (Font), вкладка Шрифт (Font)
Язык (Language)
Диалоговое окно Язык (Language)
Выравнивание (Alignment) Диалоговое окно Абзац (Paragraph), вкладка Отступы и интервалы (Indents And Spacing) Отступ (Indentation)
Диалоговое окно Абзац (Paragraph), вкладка Отступы и интервалы (Indents And Spacing)
Табуляция (Tabs)
Диалоговое окно Табуляция (Tabs)
Поля (Margins)
Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), вкладка Поля (Margins)
Макет (Layout)
Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), вкладка Ма кет (Layout)
Бумага (Paper)
Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), вкладка Бу мага (Paper)
После вызова диалогового окна и корректировки параметров щелкните на кноп ке ОК, чтобы вернуться к области задач и документу.
264
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Информацию о разделе области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) можно найти в главе 7.
Управление разрывом строк и страниц Помимо выравнивания абзацев, установки междустрочных интервалов и встав ки табуляций, можно точно отрегулировать переход абзацев с одной страницы на другую, управляя разрывами строк и страниц. Необходимые параметры зада ются на вкладке Положение на странице (Line And Page Breaks) диалогового окна Абзац (Paragraph), показанной на рис. 8.9.
Рис. 8.9. Word позволяет управлять разрывами строк и страниц, устанавливая флажки на вкладке Положение на странице
Чтобы применить настройки разрывов страниц и строк, выделите текст, который нужно отформатировать, затем выведите на экран вкладку Положение на страни це (Line And Page Breaks) и установите (или снимите) соответствующие флажки. Здесь доступны следующие параметры. ► Запрет висячих строк (Widow/Orphan Control) гарантирует, что последняя строка абзаца не появится отдельно от абзаца в первой строке новой страницы (оди нокая строка, вдова —widow) или же первая строка абзаца не остается внизу страницы (изолированная строка, сирота —orphan). Наборщики текстов в те чение многих лет старались избегать подобных отделившихся строк. Флажок Запрет висячих строк (Widow/Orphan Control) установлен по умолчанию.
Расстановка переносов ♦
265
► Не разрывать абзац (Keep Lines Together) предотвращает разрыв страниц внутри выделенного абзаца. Когда требуется разделить страницы, Word целиком пе ремещает абзац на следующую страницу. ► Не отрывать от следующего (Keep With Next) препятствует разрыву страниц между выделенным и следующим за ним абзацем. Эта функция может приго диться, если в документе используются абзацы, неотделимые друг от друга и создающие единый элемент, такие как таблица и заголовок к ней. ► С новой страницы (Page Break Before) вставляет.разрыв страницы перед выде ленным абзацем. Эта функция может потребоваться, если есть вероятность, что выделенная область вызовет проблемы с нумерацией страниц или, напри мер, при необходимости появления заголовка раздела вверху новой стра ницы. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы применить ко всему документу настройки нумерации страниц, находящиеся на вкладке Положение на странице (Line And Page Breaks) диалогового окна Абзац (Para graph), перед установкой соответствующих флажков нажмите Ctrl+A — это действие вы делит весь документ.
Вкладка Положение на странице (Line And Page Breaks) также содержит флажок Запретить нумерацию строк (Suppress Line Numbers), который препятствует появ лению номеров строк при использовании функции нумерации строк. Нумерация элементов документа рассматривается в главе 15. На этой же вкладке располо жен флажок Запретить автоматический перенос слов (Don't Hypenate).
Расстановка переносов При работе с абзацами нужно решить, следует ли переносить слова в конце строк, чтобы создать более ровные края абзацев. Встроенная в Word функция расста новки переносов по умолчанию отключена. Это означает, что если слово слиш ком длинное и не помещается на данной строке, оно целиком перемещается в на чало следующей, либо оставляя пустое пространство, либо вызывая добавление пробелов между словами (в случае выравнивания по ширине). Если предпочти тельнее уменьшить пробелы в тексте или сделать по возможности ровные края, включите средство Расстановка переносов (Hyphenation). При этом следует вы брать один из двух вариантов работы. ► Автоматическая расстановка переносов. Word автоматически расставляет переносы во всем документе. Если затем изменить содержимое документа, то Word расставит переносы заново. ► Принудительная расстановка переносов. Word ищет слова, которые необхо димо перенести, и затем вы вручную подтверждаете каждое предложение про граммы о добавлении переноса. Если впоследствии изменить документ, Word отображает и печатает только те переносы, которые попали на концы £трок. Чтобы расставить в документе переносы заново, придется повторить процесс принудительной расстановки переносов.
266
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
В любом случае процесс добавления переносов в текст начинается с диалогово го окна Расстановка переносов (Hyphenation), показанного на рис. 8.10. Чтобы открыть его, выберите команду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ► Language ►Hyphenation). В следующих разделах кратко описывается управление расстановкой переносов.
Рис. 8.10. Диалоговое окно Расстановка переносов позволяет расставлять переносы в словах документа автоматически или вручную СОВЕТ Можно вставлять неразрывные дефисы, чтобы избежать разрыва написанного через дефис слова, цифры или фразы, когда данный элемент попадает в конец строки. На пример, не нужно разрывать оказавшийся в конце строки телефонный номер. Нераз рывный дефис добавляется нажатием клавиш Ctrl+Shift+-.
Автоматическая расстановка переносов во всем документе Можно автоматически расставить переносы в целом документе. 1. Выберите команду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ►Language ► Hyphenation), чтобы открыть диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphe nation). 2. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyphe nate Document). 3. В поле Ширина зоны переноса слов (Hyphenation Zone) введите величину, оз начающую размер свободного пространства, которое может оставаться между концом последнего слова в строке и правым полем. Если нужно уменьшить количество переносов, увеличьте это значение, в противном случае уменьши те его, это выровняет край страницы. 4. В поле Макс. число последовательных переносов (Limit Consecutive Hyphens То) введите максимальное количество следующих друг за другом строк, которые могут заканчиваться переносом. Щелкните на кнопке ОК. СОВЕТ Если требуется отключить автоматическую расстановку переносов и, к тому же, удалить все вставленные автоматически знаки переносов, откройте диалоговое окно Расста новка переносов (Hyphenation), снимите флажок Автоматическая расстановка перено сов (Automatically Hyphenate Document) и щелкните на кнопке ОК.
Расстановка переносов ♦
267
Автоматическая расстановка переносов в части документа Чтобы автоматически расставить переносы во всем документе, за исключением фрагмента, выполните следующие шаги. 1. Выделите блок текста, в котором не нужно расставлять переносы. 2. Выберите команду Формат ►Абзац ►Положение на странице (Format ►Paragraph ► Line And Page Breaks). Установите флажок Запретить автоматический перенос слов (Don’t Hyphenate) и щелкните на кнопке ОК. 3. Выберите команду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ►Language ► Hyphenation), чтобы открыть диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphe nation). 4. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyphe nate Document). 5. Определите, как описано выше, величины ширины зоны переноса слов и мак симального числа последовательных переносов и затем щелкните на кноп ке ОК. В результате такой процедуры переносы будут расставлены во всем документе за исключением выделенной области.
Расстановка переносов вручную Можно принудительно расставить переносы во всем тексте или в выбранной об ласти. Во втором случае перед открытием диалогового окна Расстановка перено сов (Hyphenation) выделите фрагмент документа. 1. Чтобы открыть диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphenation), выбе рите команду Сервис ►Язык ►Расстановка переносов (Tools ►Language ►Hyp henation). , 2. Щелкните на кнопке Принудительно (Manual), и программа начнет проверять документ. Когда Word находит слово, требующее переноса, открывается диа логовое окно Расстановка переносов (Manual Hyphenation), продемонстрирован ное на рис. 8.11. Здесь (Следует определить дальнейшие действия программы. Чтобы добавить предлагаемый перенос слова, щелкните на кнопке Да (Yes) или с помощью клавиш со стрелками измените позицию переноса и затем щелкните на кнопке Да (Yes). Чтобы проигнорировать предложение програм мы и перейти к следующему слову, щелкните на кнопке Нет (No), а для завер шения процесса расстановки переносов щелкните на кнопке Отмена (Cancel).
Рис. 8.11. Диалоговое окно Расстановка переносов отображает слово, в которое нужно вставить перенос
2 6 8 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Создание буквиц Популярная задача форматирования, часто связанная с абзацами, —создание бу квиц. Буквицами называются большие стилизованные буквы, вставляемые в текст в самом начале главы или раздела, как показано на рис. 8.12. . J ЕУ1аьоуаВ|Ь(е£*ог1^%040210 doc Microsoft Word
шй]
ф Дл
пр* •-■ вид Вставка Формат Сфеис чтение
Обычный -I- 72 ПТ,
Times New Roman
I‘ Ж ^ЛПТвтор-особстоприэнательна-старшсму-научномусотрудаикуТосударственж 1 Н Эрмитяжа-3*служенному-р«ботникукуяьтурьгЛ.К-Воро№аиной,s / \ \ / % | J проанализировавшей-дэнную-работуна-высокомуронс-. -Автор-тяк-жс-благое л т | (И.г.шакироеой-эв-сс-цснныс-рскомсндаиии’и'своим-амсри с [нским-коллсгап друзышм-поыощь-всборе-ыатериалов^Епка-Hall-,-Kristcn-g£jsJgc,'P»bito. i‘is04021n.d<x Microsoft Word Файл Ораека Вид Ветерка Формат Сфвис
1аблиLU
>авка;
&НО
ям
>'
ГА *1 я
£ 12
|Обычный + 12 п т, г ^ Times New Roman
• - 1 • I • 2 - ■ ’ 3 • ■ *4 - ■ - 5 ■ * - 6 - I • 7 • I >8 • I - 9 - > -10 - • -11- • 12' ■ ’ 1 3 ' * -14 - ' 15- * -16* I
LIST- OF-CHARACTERSf • -» Pcrck-[*dcrckl-andJakc[d-cik]----"Hiyfa-8chool- students-at-Falmouth-Academy,-Masis USAfl
11
• -» John-Rundle-f-*d-on- 1тм New Roman
полужирный полужц_чьм курсив
ГгашспвсКв
г_аД'ж» wwdhrifr
В» т е к о т
Авто
■ЯНННИЯ
тенуо
Й ур ынеть*, ■■■■■■■■ ■■□■■■■В ■ ■ о п м а
р.* т т F асе" sol I сные офьп1в«
i
йумер лан *ыи
Многоуровневый
-итей •
.......... *
1 .............. 11
нет
Aitidal.Sarcnoi
V
0----------
1.1.1.WMMM*
1ЗаголовокI*.
I.Затоломи-1—
Section1.013» | 1.1Заголовок2» (а)3аголо«о*j 1.1.1Заголовок
■
1
А. Заголовок ! 1.1.
1.3аголо< |
1
Щ.начать за сеь
... . Изменить..
ОК
Отмена
Рис. 8.20. На вкладке Многоуровневый представлены встроенные варианты маркировки и нумерации
3. Выберите подходящий вариант и щелкните на кнопке Изменить (Customize). На экране появится диалоговое окно Изменение многоуровневого списка (Out line Numbered List), показанное на рис. 8.21. 4. Щелкните на позиции 1 в поле Уровень (Level) или на верхней строке поля Образец (Preview). 5. Выберите Новый рисунок (New Picture) в поле Нумерация (Number Style). На экране появится диалоговое окно Рисованный маркер (Picture Bullet) (см. рис. 8.19). 6. Выберите маркер, щелкните на кнопке ОК и повторите шаги 4 и 5 для выбора маркеров подуровней. 7. Щелкните на кнопке ОК. Теперь можно менять уровни списка в процессе ввода текста. Чтобы вставить символ подуровня, нажмите Enter и нажимайте Tab для каждого уровня. Также можно форматировать создаваемый или уже существующий список с помощью кнопок Увеличить отступ (Increase Indent) и Уменьшить отступ (Decrease Indent) панели форматирования.
2 8 0 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Рис. 8.21. В диалоговом окне Изменение многоуровневого списка можно выбрать маркеры многоуровневого списка
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы восстановить исходный набор маркеров многоуровневого списка, выберите ко манду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering), перейдите к вкладке Марки рованный (Bulleted), выберите поле маркеров, вид которого требуется восстановить, и щелкните на кнопке Сброс (Reset).
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о структурировании документа можно найти в главе 10.
Добавление маркеров Если вы сами создали рисунок для маркера, его также можно добавить в диало говое окно Рисованный маркер (Picture Bullet). 1. Выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering) и перей дите к вкладке Маркированный (Bulleted). 2. Выберите подходящий вариант и щелкните на кнопке Изменить (Customize). 3. Выберите знак маркера, который требуется заменить, и щелкните на кнопке Рисунок (Picture).
4. В диалоговом окне Рисованный маркер (Picture Bullet) щелкните на кнопке Импорт (Import), расположенной в левом нижнем углу окна. Откроется диало говое окно Добавление клипов в коллекцию (Add Clips То Organizer), показан ное на рис. 8.22. 5. Переместитесь в требуемую папку, найдите нужный файл и щелкните на кнопке Добавить (Add). 6. Теперь рисунок добавлен в диалоговое окно Рисованный маркер (Picture Bullet) и его можно выбрать в качестве маркера. СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------------------------------В качестве маркеров можно использовать изображения в формате GIF, BMP или JPEG.
Улучшаем маркированные списки ♦
281
Добавление клипов в коллекцию
Р9
^3fulabako.jpg kuchLjpg medama.jpg nametalpg saif.jpg stjrdshrtjpg standshkt2.jpg wmgtown.jpg
Мое сатее клипа: Тип файлов: |ьсв титы файле* юлпхцш »]»]
Отмена
Рис. 8.22. Чтобы добавить собственный рисунок, найдите нужный файл и щелкните на кнопке Добавить
Изменение отступа маркера При создании маркера обычным способом Word сам задает значение отступа, равное 0,25 дюйма или 0,63 см, оставляя расстояние между всем текстом и краем страницы равным 0,5 дюйма или 1,27 см. Перечисленные величины определя ются по умолчанию, но иногда их требуется изменить, чтобы улучшить вид спи ска. Выберите нужный вариант на вкладке Маркированный (Bulleted) диалогового окна Список (Bullets And Numbering), щелкните на кнопке Изменить (Customize) и вносите изменения в диалоговом окне Изменение маркированного списка (Customize Bulleted List) следующими способами. ► Увеличить отступ. Чтобы увеличить расстояние между левым краем страни цы и маркером списка, щелкайте на стрелке вверх рядом с полем Отступ (Indent At) раздела Положение маркера (Bullet Position). Кроме того, можно ввести требуемое число прямо в поле Отступ (Indent At). ► Уменьшить отступ. Для уменьшения отступа щелкайте на стрелке вниз рядом с полем Отступ (Indent At) или введите требуемое значение прямо в это поле. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Изменить величину отступа можно с помощью линейки. Для быстрого вывода линейки на экран выберите команду Вид ►Линейка (View ►Ruler).
Изменение расположения текста После выбора отступа для маркера, возможно, потребуется изменить расстояние между маркером и текстом. По умолчанию отступ текста (расстояние между
282
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
маркером и началом текста) равен 0,25 дюйма или 0,63 см. Расстояние между ле вым краем страницы и всем текстом равно 0,5 дюйма или 1,27 см. Для изменения этих значений служит раздел Положение текста (Text Position). 1. Выделите список или установите текстовый курсор на начало нового списка. 2. Выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering). 3. В диалоговом окне Список (Bullets And Numbering) щелкните на кнопке Изме нить (Customize). На экране появится диалоговое окно Изменение маркиро ванного списка (Customize Bulleted List). 4. В разделе Положение текста (Text Position) щелкайте на стрелках вверх или вниз рядом с полем Табуляция после (Tab Space After). Этот параметр задает расстояние между маркером и первой строкой текста. 5. Щелкайте на стрелках вверх или вниз, расположенных рядом с полем Отступ (Indent At), чтобы задать отступ для всего текста. Разумеется, в обоих полях можно вводить числа напрямую. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Внесенные изменения можно отменить обычным способом, нажав Ctrl+Z. Также распо ложение текста можно изменить с помощью линейки.
Совершенствуем нумерованные списки Вид и параметры числовых маркеров нумерованных списков редактируются точно так же. В частности, программа позволяет выбрать другой шрифт, стиль и распо ложение текста и маркера. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Поскольку процедура изменения шрифта, расположения текста и расположения марке ра в случае нумерованного списка полностью аналогична таким же процедурам для маркированного списка, описанным выше, мы не будем повторяться. При необходимо сти перечитайте разделы «Изменение отступа маркера», «Изменение расположения текста» и «Изменение шрифта маркера».
Выбор стиля нумерации Для нумерации списка можно использовать традиционные символы или, напри мер, цветные, увеличенные в размерах, —это зависит от стиля документа. Выде лите список и выполните следующие действия. 1. Выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbering). Появит ся диалоговое окно Список (Bullets And Numbering) с вкладкой Нумерованный (Numbered), как показано на рис. 8.23. 2. Выберите один из стилей нумерации, представленных в диалоговом окне. 3. Щелкните на кнопке ОК.
Совершенствуем нумерованные списки ♦
3.
283
| 3.---------3........... .. — | 3. NuinUV— *
Рис. 8.23. Диалоговое окно Список позволяет задать подходящий стиль нумерации
Изменение стиля нумерации Если среди стилей, представленных в диалоговом окне, нет подходящего, можно создать собственный стиль нумерации списка примерно так же, как в случае мар кированного списка. Выведите на экран диалоговое окно Список (B ullets And Num bering) с выбранной вкладкой Нумерованный (N um bered), выберите нужный ва риант и щелкните на кнопке Изменить (Custom ize). Появится диалоговое окно Из менение нумерованного списка (Customize Numbered List), изображенное на рис. 8.24.
Рис. 8.24. В диалЬговом окне Изменение нумерованного списка можно изменить стиль нумерации списка, а также отступы маркера и текста
2 8 4 ♦ Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Задайте шрифт, нажав на кнопку Шрифт (Font) и вызвав одноименное диалого вое окно. Укажите стиль нумерации, выбрав его в раскрывающемся списке Ну мерация (Number style). В поле Начать с (Start At) определите номер, с которого будет начинаться список, щелчками на стрелках вверх или вниз либо вводом числа в поле. Здесь же можно изменить расположение текста относительно мар кера, также как описывалось выше для маркированных списков. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Создание многоуровневых списков было также описано выше для случая маркирован ного списка. Также информацию о структурировании документа можно найти в гла ве 10.
Продолжение нумерации Может случиться, что список будет прерван врезкой, рисунком или диаграммой. По умолчанию Word возобнорляет список с номера 1, но при этом позволяет продолжить нумерацию следующими способами. ► Щелкните правой кнопкой мыши на нужном номере и выберите в контекст ном меню пункт Продолжить нумерацию (Continue Numbering). ► Щелкните на нужном номере, выберите команду Формат ►Список (Format ► Bullets And Numbering). Остановите переключатель в нижней части диалого вого окна в положение Продолжить (Continue Previous List). Схема нумера ции изменится (рис. 8.25). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к доку менту. ► Щелкните на номере из предыдущей части списка, затем на кнопке Формат по образцу (Format Painter) стандартной панели инструментов и затем — на номере, требующем замены.
1. NumUstw» 2. NumUtUMK 3. NumШи*» проделать
игио-мть ,,,... Отмена .
I
Рис. 8.25. Переключатель изменяет схему нумерации
Совершенствуем нумерованные списки ♦
285
► Введите требуемый порядковый номер, нажмите Tab и вводите текст. Авто формат (AutoFormat) продолжит список автоматически. ► Щелкните на смарт-теге, появившемся в тот момент, когда вы вернулись к спи ску. Выберите в контекстном меню смарт-тега пункт Продолжить нумерацию (Continue Numbering). ► Щелкните на номере из предыдущей части списка, затем на кнопке Формат по образцу (Format Painter) стандартной панели инструментов и затем —в аб заце, с которого начнется следующая часть списка., ВНИМ АНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------------------Следите за длиной списка Иногда информация окажется более понятной, если вы ра зобьете один длинный список на несколько коротких.
Обновление нумерации Начать нумерацию с 1 можно примерно теми же способами, что и продолжить нумерацию. Разница состоит лишь в том, что нужно будет в соответствующих меню выбирать пункт Начать заново (Restart Numbering) вместо Продолжить ну мерацию (Continue Numbering). ► Щелкните правой кнопкой мыши на нужном номере и выберите в контекст ном меню пункт Начать заново (Restart Numbering). ► Если список еще не создан, введите 1, нажмите Tab и вводите текст. Автофор мат (AutoFormat) продолжит список автоматически. ► Щелкните на нужном номере, выберите команду Формат ►Список (Format ► Bullets And Numbering). Установите переключатель в нижней части диалогово го окна в положение Начать заново (Restart Numbering). Схема нумерации из менится. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. СОВЕТ ----------------------------------------------- ------------------------------- ------------------------------------При необходимости начать список с номера, отличного от 1 (но при этом не продолжать предыдущий список), выберите команду Формат ►Список (Format ►Bullets And Numbe ring), установите переключатель в нижней части диалогового окна в положение Начать заново (Restart Numbering), щелкните на кнопке Изменить (Customize), введите нужное число в поле Начать с (Start at) и щелкните на кнопке ОК.
Вставка пункта в список Если, просматривая список, вы обнаружили, что пропустили один пункт, его можно вставить. Установите текстовый курсор в конец пункта, предшествующего про пущенному, и нажмите Enter. Word вставит новый пункт и автоматически пере нумерует остальные. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно создавать новые списки из уже существующих путем копирования и вставки. Упорядочивание пунктов списка производится выделением и перетаскиванием частей списка.
286
♦
Глава 8. Выравнивание текста, форматирование абзацев и списков
Превращение маркированного списка в нумерованный, и наоборот Маркированный список легко можно сделать нумерованным (и наоборот), выде лив его и щелкнув на кнопке Нумерованный список (Numbering) (или Маркиро ванный список (Bullets)) панели форматирования. Затем можно задать параметры списка, вызвав тем или иным из перечисленных способов на экран диалоговое окно Список (Bullets And Numbering).
Возможные проблемы и их решения Работа с маркированными и нумерованными списками несложна, но все же не которые проблемы возникают постоянно. Иногда автоматическое форматиро вание не соответствует дизайнерским замыслам и, даже более того, полностью противоречит им. В этом случае отключите функцию Автоформат (AutoFormat) до начала работы со списками. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры автозамены (Tools ►AutoCorrect Options) и вкладку Автоформат (AutoFormat). ' 2. Снимите флажки Стили списков (List Styles) и Стили маркированных списков (Automatic Bulleted Lists). 3. На вкладке Автоформат при вводе (AutoFormat As You Туре) снимите флажки Стили маркированных списков (Automatic Bulleted Lists) и Стили нумерованных списков (Automatic Numbered Lists). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Одним из надежных способов сохранения привычного формата списка является созда ние нового стиля. Но не следует основывать его на уже существующем стиле Word. Сформируйте новый стиль и работайте с ним отдельно. Если воспользоваться встроен ным стилем списка, все внесенные в него изменения исчезнут при выходе из програм мы. Дополнительную информацию о формировании стилей можно найти в главе 9.
Понятие стиля Стили работают для вас Создание новых стилей Изменение существующих стилей Восстановление стилей в шаблоне Normal.dot Копирование стилей из одного документа в другой !
288
♦
Глава 9. Используем стили
Понятие форматирования приобретает новый смысл при создании сложных или длинных документов, содержащих повторяющиеся элементы, например заголов ки, абзацы, подписи к рисункам, названия таблиц и т. д. Время, потраченное на форматирование одинаковых компонентов документа, измеряется в часах скуки, а выполнение рутинной операции значительно увеличивает вероятность возник новения ошибки. В Word существует удобное средство, позволяющее избежать повторения задач форматирования. Это стили. Стилем называется именованный набор атрибутов форматирования, который применяется к тексту, таблицам или спискам. Использование стилей ускоряет форматирование определенного фрагмента текста, позволяя выполнить одно временно несколько команд. Кроме того, можно легко изменять вид документа, редактируя стиль вместо ручного переформатирования всех элементов текста* Стили также используются при работе со следующими мощными средствами автоматизации процесса и структуризации документа, доступными в Word: ► автоформат (AutoFormat) (см. главу 7); ► автореферат (AutoSummarize) (см. главу 6); ► главные документы (см. главу 20); ► структура (см. главу 10); ► оглавление, таблицы рисунков и одинаковых элементов (см. главу 21); ► темы, шаблоны и дополнения (см. главу 16); ► мастера веб-страниц и шаблоны (см. главу 26). Основным преимуществом стилей является возможность избежать форматиро вания каждого абзаца документа с помощью кнопок на панелях инструментов, клавиатурных комбинаций, команд меню и диалоговых окон. Применение сти лей позволяет выгоднее распределить свое время и, ресурсы. К сожалению, у большинства пользователей Word мысль о том, что придется ра ботать со стилями, вызывает чувство некоторого неудобства, и некоторые даже опытные пользователи редко обращаются к ним. Однако, если вы плохо знакомы со стилями, но в целом довольны программой Word, не нужно беспокоиться — создание, применение и изменение стилей являются навыками, приобрести ко торые целиком в вашей власти. Большинство ситуаций, заставляющих нервни чать по поводу стилей, быстро разрешаются при получении некоторой информа ции и практического опыта. Если посвятить немного времени осмыслению идей, представленных в этой главе, и экспериментам, вы научитесь легко использовать стили в процессе создания и редактирования документа. И, что еще важнее, при менение стилей может существенно повысить производительность при работе в Word.
Понятие стиля В Word термин стиль определяет набор объединенных под одним названием ко манд форматирования. Чтобы применить стиль, нужно выделить блок текста, который требуется отформатировать (или расположить курсор в новом абзаце,
Понятие стиля ♦
289
откуда требуется начать форматирование при вводе текста), и затем выбрать стиль в раскрывающемся списке Стиль (Style) панели инструментов. Форматирование (Formatting) —все выполняется практически единственным щелчком мыши. При применении стиля к тексту одновременно устанавливаются все настройки фор матирования, содержащиеся в стиле. В Word существует четыре типа стилей. ► Абзацный стиль определяет все свойства, связанные с видом абзацев: вырав нивание текста, установки табуляций, междустрочные интервалы, границы и заливку. Абзацные стили могут включать в себя символьное форматирование. ► Символьный стиль форматирует выделенный текст внутри абзаца и содер жит такие характеристики, как шрифт, его размер, полужирное или курсив ное выделение и подчеркивание. ► Табличный стиль задает параметры границ таблицы, цветов, заливки, вырав нивания и шрифтов. ► Стиль списка влияет на выравнивание, компоненты нумерации или марки ровки и шрифты, используемые внутри списков. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------В старых версиях программы существовали только два типа стилей: абзацный и сим вольный. Стили таблиц и списков появились только в Word 2002.
Получить доступ ко всем видам стилей можно в области задач Стили и форма тирование (Styles And Formatting), раскрывающемся списке Стиль (Style), находя щемся на панели инструментов Форматирование (Formatting), и в диалоговом окне Стиль (Style). Но прежде чем начинать оформлять документы с помощью собст венных стилей, следует ознакомиться с обширной коллекцией встроенных сти лей, поставляемой вместе с программой Word.
Работа со встроенными стилями Word Как вы возможно уже знаете, для создания новых документов Word использует шаблон Normal.dot1, и в нем установлен по умолчанию стиль Обычный (Normal), имеющий следующие параметры: шрифт Times New Roman, размер 12 точек, выравнивание по левому краю, одинарный междустрочный интервал. Шаблон Normal.dot содержит более 150 встроенных стилей, среди которых есть абзацные, символьные, табличные стили и стили списков. Пять наиболее часто используе мых стилей можно вызвать с помощью клавиатурных комбинаций. Две дополни тельные клавиатурные комбинации позволяют повысить или понизить на один уровень тип заголовка. В табл. 9.1 представлены сочетания клавиш, связанные со встроенными стилями. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Шаблоны представляют собой документы, содержащие настройки форматирования и другие элементы разметки, включая стили, стандартный текст, графику, компоненты страницы и т. д. Шаблоны подробно рассматриваются в главе 16.
1 В русской версии W o rd 2002 в некоторы х местах этот шаблон называется Н овы й д о ку м ент и л и О бы чны й, но в больш инстве случаев вы встретите его под стандартным назва нием N orm al.dot. — Примеч. перев.
290
♦
Глава 9. Используем стили
Таблица 9 .1 . Клавиатурные комбинации для встроенных стилей Стиль
Клавиатурная комбинация
Обычный (Normal)
Ctrl+Shift+N
Маркированный список (List Bullet)
Ctrl+Shift+L
Заголовок 1 (Heading 1)
Ctrl+At+G
Заголовок 2 (Heading 2)
Ctrt+Alt+H
1
Заголовок 3 (Heading 3)
Ctrt+Alt+J
Понижение уровня заголовка
Alt+Shift+->
Повышение уровня заголовка
AItvShift+>:;♦*>. L&c.
« » .'»;:v»x кА
::
4
V *:«Лй< »::: ^ и»
1" ;; W .iitl
I
i
,
-
(США), Отступ: Слева: 0,63 см, ,2 /о < 1_ь£.внять « V ш ч и у ч 1 К ^ е н я т ы - - у 63см *
х,г?ьч
Обмьдлят sfc’ OMm^wecw
ок
Б
;1чема
Рис. 9.7. Кнопка Формат предоставляет доступ- к диалоговым окнам, содержащим более детализированные параметры форматирования
Создание новых стилей на основе уже существующих По умолчанию стили, создаваемые в диалоговом окне Создание стиля (New Style) (или путем ввода названия в поле Стиль (Style) панели инструментов Формати рование (Formatting)), основываются на стиле Обычный (Normal). Это означает, что новый стиль содержит все параметры обычного стиля плюс любые внесен ные изменения. Word также позволяет создавать новые стили на основе любых уже существую щих. Создавать стили подобным образом существенно проще, потому что неко торые из свойств уже заданы. Кроме того, всякий раз при изменении базового стиля все стили на его основе автоматически редактируются —это обеспечивает дополнительный уровень связи. (Но также может возникнуть путаница, если вы будете невнимательны.) Чтобы проиллюстрировать теорию «просачивания» базовых стилей, рассмотрим следующий пример. Предположим, требуется создать стиль, называющийся «За-головок 1 центрированный». В Word встроен стиль Заголовок 1, по умолчанию имеющий параметры: шрифт Arial, 16 пт1, выравнивание по левому краю. За ос нову стиля Заголовок 1 центрированный берется существующий стиль Заголовок 1 (Heading 1) и устанавливается параметр Выравнивание (Alignment) на значение По центру (Centered). .Затем, скажем, через несколько дней поступает информация, что заголовки в документе должны быть отформатированы шрифтом Verdana, а не Arial. Теперь можно изменить шрифт в стиле Заголовок 1 (Heading 1), и по скольку на нем был основан стиль Заголовок 1 центрированный, шрифт текста, 1 В английском W ord 2003 стиль Heading 1 имеет размер 18 pt. — П ри м еч . п е р е в.
Создание новых стилей ♦
303
отформатированного с использованием нового стиля, автоматически изменится на Verdana. По умолчанию множество встроенных стилей Word основаны на стиле Обычный (N orm al). Новые стили также будут базироваться на нем до тех пор, пока не бу дут переопределены по-другому. Стиль Обычный (N orm al) по умолчанию вклю чает в себя параметры, перечисленные в табл. 9.2. Таблица 9.2. Параметры стиля Обычный (Norm al), установленные по умолчанию Тип
Параметры
Шрифт Times New Roman, 12 pt, язык Русский (Россия) (English (U.S.)) Абзац
Выравнивание по левому краю, отступ слева 0 см, отступ справа 0 см, междустроч ный интервал одинарный, интервал между абзацами 0 см
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Просмотреть настройки стиля можно, щелкнув на абзаце, отформатированном с помо щью этого стиля, и затем отобразив область задач Показать форматирование (Reveal, Formatting). Здесь представлены все детали, связанные со шрифтом стиля, свойствами абзаца и раздела.
Если новый стиль не будет основываться ни на одном из существующих, вос пользуйтесь раскрывающимся списком Основан на стиле (Style Based On) диало гового окна Создание стиля (New Style), показанным на рис. 9.8. Этот список со держит вариант (Нет) ((No Style)), который позволяег создавать новый стиль «на пустом M ecje».
Схиль:
Стиль следующего абзаца: .Форматирование
t Маркирований с~ сок 3
lUmeNe*RomTi
1 МфЯфОМННЬЙ список 4 1Марюфсианньмстсок5 1 Наманив * Hajuma объекта « Ноский колонтитул * Нумцхяанньй ам ок • x** r*»*) mimn|i «*]. * Нумерамтый амсок 2 ШпЛтш.*л BA ЧуйЯвИЙ**»» t Нумероеажьй список 3 чАк-зь» ■&«;{?'**;*•:{; .:й 1 Нумцкмнтй стсок 4 мДОЮ Ц1ЗД№ пм*Г«эртгда*#»»» VНуивроеамъй список5 1 обратньй адрес 2
—— ---- — — шМ j 10быч*ий
Map*wpoBdHHbM см сок + Щ 5ифг:;12 п т, « п (СШ А), Отступ: С лева; 0-63 см, Позлабуляции; 1.27 см, Вцроеняп» г » позиции ' т а й п я и м » ¥ » ' в О,S3 СМ, ллркироеашый + Уровень: 1 + Выровнять по' 0.63 см + Табуляцил посте: 1,27 см + Отступ: 1,27 см г
добавить в шаблон $ о щ а т»
|
• Обновлять .
^
" ОК
автоматически |
отмена
{
Рис. 9.8. При создании нового стиля можно выбрать любой существующий стиль в качестве базового
304
♦
Глава 9. Используем стили
Определение стилей для следующих абзацев Некоторые стили довольно прогнозируемы — в 99 процентах случаев можно предсказать, какие элементы будут предшествовать стилю или следовать за ним. Например, после большинства заголовков в документе расположен обычный текст, а за номером рисунка всегда следует подрисуночная подпись. Из такого свойства стилей можно извлечь пользу и избежать необходимости выполне ния излишних операций форматирования, задав настройки для последующих абзацев. Определяя стиль следующего абзаца, вы, в сущности, сообщаете программе, что хотите применить некоторый стиль после нажатия клавиши Enter в конце теку щего абзаца. Можно проинструктировать Word относительно особенностей сле дующего абзаца во время создания нового стиля. Для этого выберите подходя щий пункт в раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца (Style For Following Paragraph) диалогового окна Создание стиля (New Style). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Если стиль следующего абзаца не определен, Word продолжает использовать для него текущий стиль до тех пор, пока настройки не изменятся.
После установки параметра Стиль следующего абзаца (Style For Following Para graph) и щелчка на кнопке ОК об остальном позаботится Word. В следующий раз при нажатии клавиши Enter в конце абзаца, отформатированного в данном стиле, автоматически вступит в действие стиль следующего абзаца. Если во вре мя работы вывести на экран полосу стилей, можно будет легко проверить кор ректность стилей следующих абзацев. СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Можно также изменять установку стиля следующего абзаца в уже существующих сти лях; это описывается ниже в разделе «Настройка свойств стиля».
Добавление стилей в документ или шаблон По умолчанию Word добавляет новый стиль только в активный документ. Если изменить встроенный стиль, эти изменения также применяются только к теку щему документу. Но при создании стиля можно добавлять стили в шаблон, при соединенный к активному документу, если до щелчка на кнопке ОК устанбвить флажок Добавить в шаблон (Add То Template) в диалоговом окне Создание стиля (New Style).
Помните, что при добавлении стиля в шаблон меняется именно шаблон, присо единенный к текущему документу. Поскольку шаблон Normal.dot используется в Word по умолчанию, он связан с большинством документов, й поэтому в такой ситуации велика вероятность его изменения. Добавление стиля к шаблону пре доставляет пользователям доступ к этому стилю во всех документах, основан ных на том же самом шаблоне. Следовательно, не стоит редактировать сущест вующий стиль, потому что это может негативно отразиться на виде других документов, а следует рассмотреть создание собственного шаблона (об этом рас сказывается в главе 16).
Изменение существующих стилей ♦
305
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------Чтобы определить, какой шаблон присоединен к активному документу, выберите ко манду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And Add-Ins). В диалоговом окне Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins) в поле Шаблон документа (Document Template) отображается название шаблона, связанного с активным докумен том. В большинстве случаев вы увидите здесь шаблон Normal.
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о взаимосвязи шаблонов и стилей также обращай тесь к главе 16.
Управление автоматическим обновлением стилей При создании абзацного стиля можно настроить Word на его обновление при применении ручного форматирования к тексту, отформатированному с помо щью данного стиля. В качестве примера рассмотрим стиль, который автоматиче ски применяет к тексту в числе других атрибутов полужирный шрифт. Во время работы над документом оказывается, что полужирный шрифт в данном стиле не нужен. Значит, требуется выделить абзац, использующий этот стиль (включая отметку абзаца), и нажать сочетание клавиш Ctrl+B, чтобы отключить атрибут Полужирный (Bold). Когда в текст, отформатированный с помощью автоматиче ски обновляющегося стиля, вносятся изменения, также исправляется формат всех остальных фрагментов в документе, в котором использовался данный стиль. Кроме того, название стиля редактируется в Соответствии с изменениями, выполненными вручную. Чтобы включить автоматическое обновление, установите флажо к Обновлять ав томатически (Automatically Update) в диалоговом окне Создание стиля (New Style) или Изменение стиля (Modify Style) (это диалоговое окно описывается ниже). Помните, что эта функция влияет на стиль только того документа, с которым вы работаете в данный момент, даже если стиль сохранен в присоединенном шаб лоне. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------- 1------------------------------------------ — Если абзацный стиль настроен на автоматическое обгювление, можнб форматеров™ о символы внутри абзаца, — это не будет ел* ять на стиль или другие -Гкзацы, отформати рованные тем я о стилем. Автоматическое обновление начинает работать при выделе нии целого абзаца (включая отметку абзаца) и применении к нет «у форматирования.
Изменение существующих стилей После изучения способов создания стилей изменение существующих стилей по кажется очень простым. Основная разница между созданием и редактированием стилей заключается в использовании диалогового окна Изменение стиля (Modify Style) вместо окна Создание стиля (New Style). Чтобы получить доступ к диалого вому окну Изменение стиля (Modify Style), выполните любое из следующих дей ствий. ► В полосе стилей дважды щелкните на названии того стиля, который нужно отредактировать, —откроется диалоговое окно Стиль (Style), в нем щелкните на кнопке Изменить (Modify).
306
♦
Глава 9, ИспоЛьэуем стили
► В области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) расположите указатель мыши над полем Форматирование выделенного текста (Formatting Of Selected Text) или над названием стиля в списке Выберите форматирование для применения (Pick Formatting То Apply), щелкните на появившейся стрелке вниз и выберите пункт Изменить (Modify).
► В области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) щелкните правой кнопкой мыши на поле Форматирование выделенного текста (For matting Of Selected Text) или на названии стиля в списке Выберите формати рование для применения (Pick Formatting То Apply) и выберите пункт Изменить (Modify). Диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style) для абзацных, символьных, таб личных или стилей списков очень похоже на соответствующее окно Создание стиля (New Style). Здесь можно настроить большинство тех же параметров, кото рые доступны при создании нового стиля. i
Назначение стилям клавиатурных комбинаций Одной из полезных хитростей является назначение клавиатурных комбинаций для наиболее часто используемых стилей. Если во время работы над документом Постоянно применяются одни и те же стили, может показаться утомительным раз за разом щелкать на стиле в области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) или выбирать его в списке Стиль (Style). В этих случаях быстрее будет сформировать клавиатурные комбинации, которые можно нажать в любой момент, когда требуется применить отдельный стиль. Создавать клавиатурные комбинации несложно. 1. В области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) щелкните правой кнопкой мыши на стиле, которому нужно присвоить клавиатурную комбинацию, и выберите пункт Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style). 2. В нем щелкните на кнопке Формат (Format), затем щелкните на пункте Соче тание клавиш (Shortcut Key). Откроется диалоговое окно Настройка клавиату ры (Customize Keyboard), показанное на рис. 9.9. 3. Нажмите желаемое сочетание клавиш. Если данная комбинация уже исполь зуется, диалоговое окно укажет, какой команде Word присвоены эти клавиа турные комбинации; если комбинация доступна, метка Текущее назначение (Currently Assigned То) сообщит об этом. 4. В раскрывающемся списке Сохранить изменения в (Save Changes In) опреде лите, где сохранить клавиатурную комбинацию: в общем шаблоне Normal, в другом шаблоне или в активном документе. 5. Щелкните на кнопке Назначить (Assign). После определения клавиатурной комбинации можно ввести текст, щелкнуть внутри абзаца или выделить фрагмент, который требуется .отформатировать, и затем нажать сочетание клавиш.
Изменение существующих стилей ♦
307
Рис. 9.9. Диалоговое окно Настройка клавиатуры можно использовать для создания клавиатурных команд, присваиваемых стилям
Переименование стиля И н о гд а т р е б у е тс я п е р е и м е н о в а ть с ти л ь — м о ж е т б ы ть , со в р е м е н и е го созд а н и я и зм е н и л о с ь н а зн а ч е н и е с т и л я и л и н у ж н о сд ел ать более то ч н ы м и п о л н ы м н а зв а н и е . Н е за в и с и м о о т п р и ч и н , м о ж н о л е гк о и зм е н и ть н а зв а н и е с ти л я , в ы п о л н и в у ка з а н н ы е н и ж е д е й с тв и я . 1. Щ е л к н и т е п р а в о й к н о п к о й м ы ш и н а н а зв а н и и с ти л я в о б л а с ти зад ач Стили и ф орматирование (S ty le s A n d F o rm a ttin g ) и вы б е р и те п у н к т Изменить (M o d ify ). 2. В д и а л о го в о м о к н е Изменение стиля (M o d ify S ty le s ) щ е л кн и т е н а п о л е Имя (N a m e ), о т р е д а к т и р у й т е н а зв а н и е с т и л я и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К. П о м н и т е , ч т о н о в о е н а зв а н и е д е й с тв у е т т о л ь ко в а к т и в н о м д о ку м е н те . Ч то б ы с о х р а н и т ь с т и л ь в ш а б л о н е т е ку щ е го д о ку м е н та , у с та н о в и те ф л а ж о к Добавить в шаблон (A d d То T e m p la te ) перед щ е л ч ко м н а к н о п к е О К.
СМОТРИ ТАКЖЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Также можно переименовывать стили, сохраненные в документах и шаблонах, с помо щью функции Организатор (Organizer), как описывается в разделе «Копирование стилей из одного документа в другой» этой главы.
Настройка свойств стиля М о ж н о в ы д е л и ть все ф р а гм е н ты те кс т а , в ко т о р о м п р и м е н я л с я д а н н ы й с ти л ь , и за те м о тф о р м а ги р о в а ть и х . Н о более п р о с т о й м е то д (о с о б е н н о , есл и д о к у м е н т все ещ е н а х о д и т с я н а с та д и и с о з д а н и я ) з а кл ю ч а е тс я в и зм е н е н и и с в о й с т в с ти л я . П р и и зм е н е н и и п а р а м е тр о в с т и л я весь т е кс т , о тф о р м а ти р о в а н н ы й с е го п о м о
308
♦
Глава 9. Используем стили
щ ь ю , о б н о в л я е тс я в с о о т в е т с тв и и с н о в ы м и у с т а н о в ка м и . Э т о п о з в о л я е т и зм е н я т ь в и д д о ку м е н т а б ы с тр о и эф ф е кти в н о , без о б р а щ е н и я к к а ж д о м у о б р а зц у с ти л я и р е д а кти р о в а н и я е го ф о р м а та в р у ч н у ю . Ч то б ы о тр е д а кти р о в а ть св о й с тв а с ти л я , о т кр о й т е д и а л о го в о е о к н о И зм е н е ни е с ти ля (M o d ify S ty le ) и и зм е н и те п а р а м е тр ы ф о р м а ти р о в а н и я . М о ж н о и с п о л ь зо в а ть к н о п к и и с п и с к и у п р а в л е н и я в раздел е Ф о р м а ти р о в а н и е (F o rm a ttin g ) и п у н к т ы м е н ю , вы зы ваем ы е к н о п к о й Ф о р м а т (F o rm a t). П о сл е в ы п о л н е н и я н а с т р о й к и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К , д о к у м е н т б уд е т п е р е ф о р м а ти р о в а н в с о о т в е т с тв и и с и с п р а в л е н н ы м и п а р а м е тр а м и с ти л я .
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------- --------------------------------------Поскольку большинство стилей основаны на стиле Обычный (Normal), можно легко из менить вид всего документа, изменив шрифт, по умолчанию используемый в обычном стиле, — например, задайте шрифт Bookman Old Style вместо Times New Roman для со здания более «открытого» вида текста. (Шрифт Bookman Old Style шире, чем Times New Roman, который считается довольно узким.) Изменения стиля будут применены только к активному документу, если в момент их применения был снят флажок Добавить в шаб лон (Add То Template).
ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------Изменение встроенного стиля и сохранение его в шаблоне, особенно в Normal.dot, мо жет испортить документы, основанные на этом шаблоне.
Обновление существующих стилей в соответствии с выделенным текстом В д о п о л н е н и е к и зм е н е н и ю с в о й с т в с т и л я и и с п о л ь з о в а н и ю ср е д ств а А в то м а ти ч е с ко е о б н о в л е н и е (A u to m a tic a lly U p d a te ), W o rd 2 0 0 3 п р е д о с та в л я е т ещ е о д и н м е т о д р е д а кти р о в а н и я с ти л е й , и с п о л ь з у е м ы х в а к т и в н о м д о ку м е н те , — и с п р а в л е н и е с т и л я в с о о т в е т с тв и и с вы д е л е н н ы м т е кс т о м . 1. В д о ку м е н те W o rd о т ф о р м а ти р у й те и вы д е л и те т е к с т , к о т о р ы й н у ж н о и с п о л ь зо в а ть д л я и зм е н е н и я с ти л я . 2 . В о б л а с ти за д а ч С ти л и и ф о р м а ти р о ва н и е (S ty le s A n d F o rm a ttin g ) щ е л кн и т е п р а в о й к н о п к о й м ы ш и н а с ти л е , к о т о р ы й б уд е т р е д а кти р о в а ть с я , и в ы б е р и те п у н к т О б н о ви ть в с о о тв е тс тв и и с вы деленны м ф р а гм е н то м (U p d a te Т о M a tc h S e le c tio n ). П о сл е вы б о р а э т о й ко м а н д ы с ти л ь и зм е н и тс я в с о о т в е т с тв и и с ф о р м а то м вы д е л е н н о го т е кс т а , и весь т е кс т , в к о т о р о м и сп о л ь зо в а л ся д а н н ы й с ти л ь , п р и о б р е те т н о в ы е п а р а м е тр ы ф о р м а ти р о в а н и я . И з м е н е н и я , в ы п о л н я е м ы е с п о м о щ ь ю э т о й ко м а н д ы , д е й с т в у ю т т о л ь к о в а к т и в н о м д о ку м е н те .
Удаление стилей П о м и м о с о зд а н и я и и зм е н е н и я с ти л е й и н о гд а тр е б у е тс я у д а л и ть н е ко т о р ы е и з н и х . М о ж н о у д а л и ть с т и л и и з о б л а с ти за д а ч а к т и в н о го д о к у м е н т а и л и у н и ч т о ж и т ь с т и л ь в ш а б л о н е . Э т о т р а зд е л о п и сы в а е т, к а к у д а л и ть с т и л и и з а к т и в н о го д о ку м е н та .
Восстановление стилей в шаблоне Normal.dot ♦
309
СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------- -----------------------------Редактирование шаблонов (включая удаление стилей) рассматривается в главе 16.
Ф а к т и ч е с к и п р и у д а л е н и и с т и л я и з а к т и в н о го д о к у м е н т а и л и у д а л я е тся с ти л ь , с о з д а н н ы й д л я текущ < т о д о ку м е н та , и л и д а е тся ко м а н д а н е и с п о л ь зо в а ть в с т р о е н н ы й с ти л ь , н а х о д я щ и й с я в ш а б л о н е д о ку м е н та . К о гд а у д а л я е тся а б за ц н ы й с ти л ь , W o rd п р и м е н я е т г г и л ь Обычный (N o rm a l) к о в с е м у т е к с т у , о тф о р м а ти р о в а н н о м у с п о м о щ ь ю у д а л я е м о го с ти л я , и у б и р а е т н а зв а н и е с т и л я и з о б л а сти зад ач. С у щ е с тв у е т д ва о с н о в н ы х м е то д а у д а л е н и я с ти л е й : ► щ е л кн и т е п р а в о й к н о п к о й м ы ш и н а с ти л е в с п и с к е о б л а сти задач С тили и ф ор м а ти р о ва н и е (S ty le s A n d F o rm a ttin g ) и в ы б е р и те п у н к т У далить (D e le te ); f
► д в а ж д ы щ е л кн и т е н а н а зв а н и и с т и л я в п о л о се с ти л е й , вы д е л и те с ти л ь (е с л и н е о б х о д и м о ) в д и а л о го в о м о к н е С ти л ь (S ty le ) и щ е л кн и т е н а к н о п к е У д ал ить (D e le te ). О к н о О р га н и за то р (O rg a n iz e r) п о зв о л я е т у д а л и ть н е с ко л ь ко с ти л е й о д н о вр е м е н н о . 1. В ы б е р и те ко м а н д у С е р в и с > Ш аб л оны и н а д стр о й ки ►О р га н и за то р (T o o ls ► T e m p la te s A nd A d d -in s ►O rg a n iz e r). 2. Н а в к л а д к е С ти л и (S ty le s ) вы д е л и тё с т и л и , п о д л е ж а щ и е у д а л е н и ю (м о ж н о и с п о л ь зо в а ть к л а в и ш и C trl и л и S h ift). 3 . Щ е л ка й т е п о о ч е р е д н о н а к н о п к а х У далить (D e le te ), Д а (Y e s ) и З акры ть (C lo s e ).
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------. Невозможно удалить встроенные стили Word, когда в списке Показать (Show) области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting) установлен вариант Все (АН Styles). Для выполнения этой операции выберите Другой пункт списка Показать (Show).
Восстановление стилей в шаблоне Normal.dot Е с л и вы с л у ч а й н о и з м е н и л и с т и л и в ш а б л о н е N o rm a l, э т о л е гк о и с п р а в и т ь . З а к р о й т е W o rd , н а й д и т е ф а й л N o rm a l.d o t (ч а щ е в с е го о н р а с п о л о ж е н в п а п ке \% U s e rP ro file % \A p p lic a tio n D a ta \M ic ro s o ft\T e m p la te s ) и п е р е и м е н у й те е го . Р е ко м е н д у е тс я в ы б и р а ть л е гк о узн а ва е м о е и м я , н а п р и м е р N o rm a l2 .d o t, и н е у д а л я ть ф а йл . К о гд а в ы з а п у с т и т е W o rd в с л е д у ю щ и й р а з, о н сам с о зд а ст н о в ы й ф айл N o rm a l.d o t, с т и л и к о т о р о го о п р е д е л я ю тся п р о гр а м м о й п о у м о л ч а н и ю .
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы найти файл Normal.dot, можно обратиться к вкладке Расположение (File Loca tions) окна Параметры (Options). Выберите пункт Шаблоны пользователя (User Tem plates) и щелкните на кнопке Изменить (Modify). Найдите шаблон с помощью появивше гося диалогового окна Изменение расположения (Modify Location).
310
♦
Глава 9. Используем стили
Копирование стилей из одного документа в другой П о сл е с о зд а н и я д о ку м е н та , и с п о л ь з у ю щ е го п о д х о д я щ и е с т и л и , м о ж е т п о тр е б о в а ться п е р е н е с ти э т и с т и л и в д р у го й д о к у м е н т . W o rd п о зв о л я е т л е гк о с к о п и р о ва ть с т и л и и з о д н о го д о ку м е н та в д р у го й , не з а тр а ги в а я ш а б л о н а . Д л я э т о го п о тр е б у е тс я о т к р ы т ь о к н о О р га н и за то р (O rg a n iz e r) (в ы б р а в к о м а н д у С е р ви с ► Ш аблоны и н а д стр о й ки ►О р га н и за то р (T o o ls ►T e m p la te s A nd A d d -in s ►O rg a n iz e r)), о то б р а зи ть с п и с о к с ти л е й на в кл а д ке С тили (S ty le s ) д л я д в у х д о кум е н то в , вовл ечен н ы х в о п е р а ц и ю ко п и р о в а н и я , и с ко п и р о в а ть с ти л и и з -од н ого д о ку м е н та в д р у го й . 1. В ы б е р и те ко м а н д у С е р ви с ►Ш аблоны и н а д стр о й ки (T o o ls ►T e m p la te s A nd A d d in s ) и за те м щ е л кн и т е н а к н о п к е О р га н и за то р (O rg a n iz e r). О тк р о е т с я о к н о О р га н и за то р (O rg a n iz e r), п р о д е м о н с тр и р о в а н н о е на р и с . 9 .1 0 .
Р ис. 9 .1 0 . Организатор помогает копировать стили, шаблоны и другие элементы
из одного документа в другой
2. Н а в кл а д ке С тили (S ty le s ) н у ж н о п е р е й ти к д вум д о кум е н та м , с ко то р ы м и б уд е т вестись работа. П о это м у , п р и не о б хо д и м о сти , щ е л кн и те н а к н о п к е З акры ть ф айл (C lo s e F ile ), р а с п о л о ж е н н о й п о д л е в ы м с п и с к о м с ти л е й . С п и с о к с ти л е й о ч и с т и т с я , а к н о п к а и зм е н и тс я н а О ткры ть ф айл (O p e n F ile ). 3. Щ е л к н и т е н а к н о п к е О ткры ть ф айл (O p e n F ile ). П о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о О т кр ы ти е д о кум е н та (O p e n ). 4. В это м о к н е щ е л кн и т е н а с тр е л ке с п и с к а Т и п ф айлов (F ile s O f Т у р е ), в ы б е р и те в а р и а н т В се ф айлы (A ll F ile s ) и затем д в а ж д ы щ е л кн и т е н а н а зв а н и и т о го ф а й ла, в к о т о р ы й н у ж н о с ко п и р о в а т ь с ти л и . 5. Т е п е р ь тр е б у е тс я о то б р а зи ть д о к у м е н т , с т и л и к о т о р о го н у ж н о с ко п и р о в а ть . Д л я э т о го щ е л кн и те н а к н о п к е З акры ть ф айл (C lo s e F ile ), н а хо д я щ е й ся п о д п р а -
Копирование стилей из одного документа в другой ♦
311
\
\ в ы м с п и с к о м с ти л е й . С п и с о к о ч и с т и т с я , а к н о п к а и зм е н и т е ^ н а Открыть ф айл (O p e n F ile ). 6 . Щ е л к н и т е н а к н о п к е О ткр ы ть ф айл (O p e n F ile ). П о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о О тK pt п и е ф айла (O p e n ). 7 . В э т о м о к н е д в а ж д ы щ с л к к ц т е н а н а зв а н и и ф а йл а, с о д е р ж а щ е го с ти л и , к о т о р ы е т р е б у е тс я с ко п и р о в а т ь . 8 . Ч т о б ы в ы д е л и ть все с т и л и в с п и с к е с п р а ва , м о ж н о щ е л кн у т ь н а п е р в о м с та ie и , н а ж а в и у д е р ж и в а я кл а в и ш у S h ift, щ е л кн у т ь н а п осл ед н ем с ти л е . Т а к ж е м о ж н о у ка з а т ь , к а к и е с т и л и тр е б у е тс я с ко п и р о в а т ь , е сл и щ е л кн у т ь н а о д н о м с т и л е , за те м н а ж а т ь C trl и щ е л ка ть н а д о п о л н и т е л ь н ы х с т и л я х . 9 . П о сл е вы д е л е н и я в с е х н е о б х о д и м ы х с ти л е й щ е л кн и т е н а к н о п к е К о п и р о . «тгь (С о р у ) и за те м щ е л кн и т е н а к н о п к е Д а д л я в с е х (Y e s Т о A ll) (и л и н а ж и м а й те к н о п к у Д а (Y e s ) к а ж д ы й р а з, к о гд а W o rd с п р а ш и и а е т, тр е б у е тс я л и за м е н и ть с у щ е с т в у ю щ и й с т и л ь с те м ж е са м ы м н а зв а ] т е м ). 10. Щ е л к н и т е н а к н о п к е З а кр ы ть (C lo s e ) и н?ж м ит< • к н о п к у Д а (Y e s ), ч то б ы с о х р а н и т ь и зм е н е н н ы й д о к у м е н т . П о м и м о к о п и р о в а н и я с ти л е й и з о д н о го д о ку м е н та в д р у го й , с п о м о щ ь ю О р га н и за то р а (O rg a n iz e r) т а к ж е м о ж н о у д а л я ть и п е р е и м е н о в ы в а ть с т и л и , ко п и р о в а ть , у д а л я т ь и п е р е и м е н о в ы в а ть эл е м е н ты а в то те кс та , п а н е л е й и м а кр о с о в ; Э т и в о п р о с ы о п и с а н ы в гл а в а х, п о с в я щ е н н ы х д а н н ы м тем ам .
ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------- ------------- ------------------- ---------------------Может случиться так, что копирование стилей, макросов или элементов автотекста в окне Организатора (Огдап12ег)окажется невозможным. Для этого существует несколько при* чин: например, документ, в который копируется информация, может быть защищен от редактирования (доступны только комментарии или отслеживаемые изменения). Также документ I ожет быть защищен паролем, предназначен только для чтения или находить ся в сети (и требовать для редактирования прав доступа, отличных от ваших).
ГЛАВА 10
ясность и четкость Десять причин для структуризации длинного документа i
Схема документа или структура? Просмотр документа в режиме Структура Создание новой структуры Выбор вида отображения структуры Работа с заголовками в режиме Структура Изменение структуры Нумерация структуры Печать структуры"
Десять причин для структуризации длинного документа ♦
313
М ы р е гу л я р н о с та л ки в а е м с я с р а з л и ч н ы м и « м а сте р а м и » : м а сте р у с т а н о в к и , м ас те р у д а л е н и я м а сте р с о з д а н и я ... В ы н и к о гд а н е д у м а л и о б ещ е о д н о м «м астере», К о т о р ы й п и с а я б ы за ва с д о к у м е н ты ? Р а зр а б о т ч и ки W o rd 2 0 0 3 ещ е н е за ш л и т а к д а л е ко , н о у ж е д в и ж у т с я в э т у с то р о н у . В о зм о ж н о с ть с о зд а н и я с т р у к т у р ы д о к у м е н та с у щ е с т в е н н о у п р о щ а е т п л а н и р о в а н и е , с и с те м а ти за ц и ю и р а б о ту с ч е р н о в и к а м и д о к у м е н т а . М н о ж е с т в о п и с а те л е й -п р о ф е с с и о н а л о в п о л ь з у ю т с я с т р у к т у р о й ещ е н е с о зд а н н о й к н и г и п р и б л и зи те л ь н о т а к ж е , к а к к а р т о й у л и ц в го р о д е . С о зд а н и е с т р у к т у р ы д о к у м е н т а п о з в о л и т о б д у м а ть е го л о ги ч е с к у ю о с н о в у , ч т о б ы п р о ц е с с ф о р м и р о в а н и я т е кс т а б ы л у ж е б ол ее ц е л е н а п р а в л е н н ы м . В э т о й гл а в е р а с с м а тр и в а ю тс я все п о д р о б н о с т и р а б о ты с о с т р у к т у р о й д о ку м е н та в W o rd . В а м н р а в и тс я и с п о л ь зо в а ть с т р у к т у р у д о к у м е н т а и в ы х о т и т е и зв л е ч ь и з нее м а кс и м у м п о л ь зы и л и в ы т е р п е ть н е м о ж е те э т о го з а н я т и я и в с е го л и ш ь в ы п о л н я е те п р о с ь б у ш еф а? В л ю б о м сл у ч а е в ы о ч е н ь б ы с тр о о б н а р у ж и т е , ч т о и н с т р у м е н т ы р а б о ты с о с т р у к т у р о й п р о с т ы д л я п о н и м а н и я и и с п о л ь з о в а н и я . П о тр е н и р у й т е с ь , в ы у ч и т е п а р у п р и е м о в , и , в о з м о ж н о , в ы д а ж е п о л у ч и т е о т э т о го у д о в о л ь с тв и е .
Десять причин для структуризации длинного документа В с п о м н и т е ш ко л ь н ы е с о ч и н е н и я , в к о т о р ы х п р и х о д и л о с ь с н а ч а л а п и с а т ь п л а н , п о то м н а б р о с ки , п о то м ч е р н о в и к и у ж е п о то м — со б стве н н о со ч и н е н и е . С л ава б о гу, раб о та в W o rd н е и м е е т н и ч е го о б щ е го с о ш ко л ь н ы м со ч и н е н и е м . С т р у к т у р а д о к у м е н т а в W o rd сам а п о себе я в л я е тс я м а те р и а л о м д л я р а б о ты . Е е н е п р и д е тс я п е р е п е ч а ты в а ть с н о в а и с н о в а — о н а с та н е т о с н о в о й д л я с о зд а н и я д о ку м е н та , р е д а к т и р о в а н и я и с и с те м а ти за ц и и . К т о м у Аке п р и н а л и ч и и с т р у к т у р ы д о ку м е н та л е ^ к о м о ж н о п е р е м е щ а ть ся к о гл а в л е н и й и о б р а тн о , н е п р е р ы в а я р а б о ту . И т а к , е с л и в а м все ещ е н е н р а в и тс я эта и д е я (н е в о л н у й т е с ь , в ы н е о д и н о к и ), д а в а й те р а с с м о тр и м в о зм о ж н ы е п р и ч и н ы с т р у к т у р и з а ц и и д л и н н ы х д о ку м е н то в . 1. У п р о щ а е т с я р е ш е н и е п о с т а в л е н н ы х з а д а ч . Е с л и ва м п р и х о д и т с я п и с а ть з а я в к и н а гр а н т ы , го д о в ы е о тч е ты , д а в а т^ о ц е н к у р а зр а б о тка м и л и со зд а ва ть п у б л и к а ц и и д л я п е ч а ти , вы , к о н е ч н о , у ж е зна ете, ч т о д о к у м е н т д о л ж е н с о о т в е тс тв о в а ть п о с та в л е н н б й задаче. А д л я э т о го н е о б х о д и м о в л ю б о й м о м е н т п р е д с та в л я ть себе, в к а к о м н а п р а в п ен ии н у ж н о д в и га т ь с я , п о ч е м у э т о п р о и с х о д и т и к о го тр е б у е тс я п р и в л е ч ь н а с в о ю с то р о н у . Н а п и с а в в W o rd все з а го л о в к и , в ы те м са м ы м задаете э та п ы н а п у т и к ц е л и . З а го л о в ки о т р а ж а ю т о с н о вн ы е ка те го р и и и нф о рм а ц ии , ко то р ы е интересны д л я а уд и то р и и . С оздав с т р у к т у р у д о к у м е н т а , л е гк о м о ж н о у д о с то в е р и ть с я в то м , ч т о н е за б ы та н и о д н а и з н е о б х о д и м ы х те м . 2 . О б л е гча е тся со зд а н и е с и сте м а ти зи р о ва н н о го , п р о д у м а н н о го д о кум е н та . В с тр у к т у р е д о к у м е н т а п р и с у т с т в у ю т н е т о л ь к о н а зв а н и я к р у п н ы х р а зд е л о в, н о й 6 6 л ее м е л ко е р а зб и е н и е . W o rd п р е д л а га е т в о з м о ж н о с ть с о зд а н и я м н о го у р о в н е в о й с т р у к т у р ы (д о 9 у р о в н е й ), п о зв о л я ю щ е й п р о д у м а ть Д о ку м е н т в п л о ть д о д е та л е й .
3 1 4 ♦ Глава 10. Структура документа: ясность и четкость 3.
Заголовки разделов йе позволяют уклониться от темы. О д н а ж д ы созд ав п р и е м л е м ую с т р у к т у р у д о ку м е н та , вы м о ж е те п о л н о с ть ю о тд а ть с я п о л е т у ф а н та з и и . Е с л и вы п р и н а д л е ж и те к те м п и са те л я м , ко то р ы е п р е д п о ч и та ю т « п о т о к с о зн а н и я » , с п о к о й н о п л ы в и те в э то м п о т о ке — р а зум е е тся , в р а м ка х с о о т в е т с т в у ю щ и х ра зд е л о в. Е с л и ж е вы о т н о с и те се б я к р а зр я д у п и с а т е л е й -а н а л и ти к о в , п о к л о н н и к о в « се р ы х к л е т о ч е к » , н а п и ш и т е н е с к о л ь ко ф р аз д л я к а ж д о го раздела: за в я з ка , н е о б хо д и м ы е д е та л и и за кл ю ч е н и е .
4. У п р о щ а е т с я р е о р га н и з а ц и я ф р а гм е н то в д о к у м е н т а . W o rd п р е д о ста вл я е т в о з м о ж н о с ть п е р е м е щ е н и я ч а с те й д о ку м е н та , д а ж е о ч е н ь д л и н н ы х . Т е п е р ь м о ж н о з а п о л н и т ь т е кс т о м к а ж д ы й и з н а м е ч е н н ы х п у н к т о в , с в е р н у ть и х , а за те м п е р е д в и га ть . И , р а зум е е тся , е сл и п е р е с та н о в ка о ка за л а сь н е у д а ч н о й , ее в се гд а м о ж н о отм е н ить. 5. Р а зд е л ы м о ж н о р а з в о р а ч и в а т ь и с в о р а ч и в а ть . П о л н о с ть ю р а зв е р н у та я с т р у к т у р а д о к у м е н т а с о д е р ж и т все — т е к с т , п о д з а го л о в к и и з а м е т ки . П о сл е св о р а ч и в а н и я о с т а н у т с я т о л ь к о з а го л о в к и и п о д з а го л о в ки , ч т о п о м о ж е т у б е д и ть с я в л о ги ч н о с т и п о с тр о е н и я с ю ж е та , п о л н о те о х в а ч е н н ы х те м , а т а к ж е у п о р я д о ч е н н о с ти р азд ел ов. 6. Д л и н н ы й д о к у м е н т м о ж н о р а з д е л и т ь н а ч а с т и д л я у с к о р е н и я р а б о т ы . И с п о л ь зо в а н и е гл а в н ы х и в л о ж е н н ы х д о к у м е н т о в п о зв о л я е т р а зд е л и ть д л и н н ы е д о ку м е н ты н а ч а с ти и за те м о тд а ть и х д р у ги м л ю д я м н а д о р а б о т ку . К о гд а ч а с т и в е р н у тс я , и х м о ж н о б уд е т со б р а ть в е д и н ы й д о к у м е н т . Н а л и ч и е с т р у к т у р ы д о ку м е н та п о зв о л я е т в ы б р а ть на и б о л е е л о ги ч н ы е м еста д л я р а зд е л е н и я . 7. О б л е гч а е тс я п о и с к н е с о о тв е тс т в и й . С т р у к т у р а д о ку м е н та п о зв о л я е т у в и д е ть , ч т о в д о ку м е н те х о р о ш о , а ч т о п л о х о . Е с л и в с т р у к т у р у п о п а л а те м а , к о т о р у ю с то и т вы д ел и ть в о тд е л ьн ы й д о ку м е н т, и л и за го л о в о к «не с м о т р и тс я *, э то ср а зу б уд е т за м е тн о . Р а зу м е е тс я , в р е ж и м е п р о с м о тр а С тр уктур а (O u tlin e ) м о ж н о р е д а кти р о в а т ь , п е р е м е щ а ть и д о б а в л я ть т е кс т . 8 . У п р о щ а е т с я и зм е н е н и е у р о в н е й з а го л о в к о в . У и н с тр ум е н та С труктура (O u tlin e ) есть соб ствен ная панел ь, ко то р а я п о зв о л я е т л е гк о п о вы ш а ть и л и п о н и ж а ть у р о в н и за го л о в ко в и те кс та . Н а п р и м е р , есл и не о б хо д и м о за м е н и ть з а го л о в о к п е р в о го у р о в н я за го л о в ко м в т о р о го у р о в н я , это делается о д н и м щ е л ч ко м н а к н о п к е . Т а к ж е л е гко м о ж н о п р е в р а ти ть за го л о в о к в о б ы ч н ы й те кс т, и на оборот. 9 . О б л е гч а е тс я р а б о т а с о гл а в л е н и е м . Е с л и с р а зу ж е с о зд а ть о гл а в л е н и е д о к у м е н та , м о ж н о б у д е т и зм е н я т ь е го п о х о д у д ела и п е р е м е щ а ться в н е го н а п р я м ую , Э та в о з м о ж н о с ть п р а к т и ч е с к и и с кл ю ч а е т с и т у а ц и ю , к о гд а о гл а в л е н и е н е с о о т в е т с тв у е т д о ку м е н т };. 10. С т р у к т у р у д о к у м е н т а м о ж н о р а с п е ч а та ть д л я к о р р е к т и р о в к и , д е м о н с т р а ц и и и о б с у ж д е н и я . W o rd п о зв о л я е т р а сп е ч а та ть т о л ь к о с т р у к т у р у д о ку м е н та . Э т о м о ж е т о ка за ть с я у д о б н о п р и н е о б х о д и м о с ти п р о д е м о н с тр и р о в а ть о с н о в н ы е м о м е н ты п у б л и к а ц и и д л я о б с у ж д е н и я и л и п р е зе н та ц и и . Н е за в и с и м о о т т е к у щ е го с о с то я н и я д ел (е щ е н е т н и ч е го , кр о м е с т р у к т у р ы д о ку м е н та , и л и , н а о б о р о т, у ж е все з а ко н ч е н о ), м о ж н о о то б р а зи ть н а э кр а н е и о т п р а в и т ь н а п е ч а ть т о л ь ко с т р у к т у р у д о ку м е н та .
СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------- --------Работа с главными и вложенными документами описывается в главе 25.
Схема документа или структура? ♦
315
Схема документа или структура? В о зм о ж н о , вы у ж е з н а ко м ы со ср е д ств о м , п о зв о л я ю щ и м б ы с тр о у в и д е ть с т р у к т у р у д о ку м е н т а н а п а н е л и сл ева о т р а б о ч е го о к н а , на зы вае м ы м Схема И документа (D ocum ent М ар). В н е й о то б р а ж а е тс я п о л н ы й с п и с о к за го л о в ко в д о ку м е н та , ч т о д а е т в о з м о ж н о с ть б ы с тр о пе р е м е щ а ться м е ж д у н и м и (р и с . 1 0 .1 ). П о д з а го л о в к о м и м е е тс я в в и д у т е к с т , к к о т о р о м у п р и м е н и л и с ти л ь за го л о в ка . Д л я вы в о д а э т о й п а н е л и н а э к р а н щ е л кн и т е н а к н о п к е Схема документа (D ocu m ent М ар), р а с п о л о ж е н н о й н а с та н д а р тн о й п а н е л и и н с тр у м е н т о в , и л и вы б ерите ко м а н д у Вид ► Схема документа (View ►Docum ent M ap). Документ5 Microsoft Word
ллаз 3. Печать докуми
□-» Испраялени» побежденной зай>
5
ip & x a .
цид
Ьст^рка Формат
В 6 ВЕЗмВ 5
5
Сдэы-ю 1а6 чица
ц р 'а ка
йИВ5 ^^Н
|Д>|уроесн>2
Токашъурот
необходимые-для-выполнения-вышеперечисленных-задач*—яго&этсм* рассказано-втехущей-главе.Ц О П р е д в а р и те л ь н ы й п р о с м о тр Ц П е ч а т а е м ■б ы с т р о - и э й |Ф е к т и в н о ^ | О т м е н а -п е ч а т н о го -з а д а н и я Ц У п р а в л е н и е -п е ч а т н ы м и -з а д а н и я м и ^[ Н а с т р о й к а -п е ч а т и ^
* 5
юсмотраЦ При-увеличении-или-уменьшении-масштаба-документа-в-■
ПРИМЕЧАНИЕ! Пргаыходе-ш-режвди'предварстельяого-гфосыотракурсорО -» Реддетировант-текст»в-режн*е-~. О -» У плотненю текста-сцелдоум ены ш ню ...
б 7
в
ВНИМАНИЕ) Есяпре6уетопмпеч«т>п']пшт1еш&лиекст.*не*с(1жрш«гего>*... □
-•
Настройк»пший,’отступы'а0зллев-и тсбушпфА*
о СМОТРИ-ТАКЖЕ) о
3 1'дополянтельнос-имежи)г>азмер(»'пояе&,'
О
СОВЕТ)
а
Есш’лш1ейкж-првсутс1жу1от’на*з>ср«ве,-можж>'6ыстро'12- « -13* • -Х4- • -1S- •
'У р о ве н ь * 1^1 ■ -» У р о в е н ь -2 ^
ш --
Уров«нь'31
* -»
-•
■* Урове»*4^ Уроввиь-Щ
« ♦ ■ ♦ ■ ♦ ч ч
Уроинь-65 ч
Уроаевь*7|
З^оммь-ЗД Уров^нъ-ВЦ
-*
ОсвовноШ-текст)
Ч % А
уроенz
т
Ха&лща
Справка
- О- ■*■,!
> # i ♦. .* ♦ —
вяяяи в и пС М в
Рис.'ЗА'Дваяогоаое'охно'
Петю*0№т)'солержвг прампры-упрамепг пвчатапшчадвюммй!
Пем—ьлАмвд ы^'шиш^адшгодокументаЦ Пемать-четнь'у- или-нвчгиных-стра ниц-докуме нтаН Пбмать:отдельныу^адш1ькгоьдокумента^| - 1 О Рмс.4.&*дют’свытедепыт-ка-акраг
отмггакыш* ■сцм атвш ш 'Г прш павш ш н'в'реж ш е' п р ед в ф т ш и го > 1фос1Ю1р « |
о Печать-уерновикаЦ О Рке.'ЗЛ-Доподнателькк' параметры-печатя)
Рис. 10.10. При щелчке на кнопке Развернуть Word разворачивает структуру до предыдущего уровня
ЩК
в
Изменение структуры ♦
327
С ущ е ств уе т д ва п р о с ты х способ а св о р а ч и в а н и я и р а зво р а ч и ва н и я тем в с т р у к - | ту р е . Е с л и т е м у н у ж н о р а зв е р н у ть , щ е л кн и т е н а з н а ке « п л ю с » сл ева о т з а го л о в ка л и б о в ы д е л и те з а го л о в о к и щ е л кн и т е н а к н о п к е п а н е л и и н с тр у м е н т о в С тр уктур а (O u tlin in g ). Н а р и с . 1 0 .1 0 п р е д ста вл е н а р а зв е р н у та я с т р у к т у р а . С в о р а ч и в а н и е с т р у к т у р ы п р о и с х о д и т т о ч н о т а к ж е : щ е л кн и т е н а н у ж н о м з а го л о в ке и д в а ж д ы щ е л кн и т е н а з н а к е « п л ю с » и л и н а к н о п к е С вер н уть **"“ (C o lla p s e ) н а п а н е л и и н с тр у м е н т о в . f
ч
Перемещение тем структуры Е щ е о д н и м п р е и м у щ е с тв о м р а б о ты в р е ж и м е с т р у к т у р ы я в л я е тс я в о зм о ж н о с ть п е р е м е щ е н и я о тд е л ь н ы х те м . Д л я э т о го и с п о л ь з у ю т с я к а к и н с тр у м е н т ы п а н е л и С тр уктур а (O u tlin in g ), т а к и о б ы ч н ы е с п о с о б ы : в ы р е за н и е и в с та в ка , а т а к ж е пе ре т а с ки в а н и е м ы ш ь ю .
Перемещение разделов вверх и вниз П р и н е о б х о д и м о с ти п е р е м е с ти ть ч а с ть т е кс т а б л и ж е к н а ч а л у и л и , н а о б о - ш р о т , к к о н ц у д о к у м е н т а м о ж н о в о с п о л ь зо в а ть с я о д н и м и з д в у х и н с т р у м е н т о в п а н е л и С тр у кту р а (O u tlin in g ) — В в е р х (M o v e U p ) и В н и з (M o v e D o w n ). В ы д е л и те ф р а гм е н т т е кс т а , т р е б у ю щ и й п е р е н о са , и щ е л кн и т е н а к н о п к е В в е р х (M o v e U p ) д л я п е р е м е щ е н и я н а о д и н з а го л о в о к вы ш е. П р и н е о б х о д и м о с ти щ е л кн и т е н а к н о п к е н е с к о л ь ко р а з. А н а л о ги ч н о п р и м е н я е тс я к н о п к а В н и з (M o v e D o w n ). В ы д е л и те ф р а гм е н т * т е кс т а и щ е л ка й те н а к н о п к е д о т е х п р р , п о к а о н н е о к а ж е т с я н а н у ж н о м м есте. Н е за б ы в а й те п е р и о д и ч е с ки н а ж и м а т ь кл а в и ш и C trl+ S , ч то б ы с о х р а н и ть ф а йл . СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется переместить только заголовок, прбсто щелкните на нем перед тем, как щелкать на кнопках на панели инструментов. Word переместит заголовок и оставит не тронутыми подзаголовки и основной текст.
Вырезание и вставка частей структуры j
,w
ч
В р е ж и м е п р о с м о тр а с т р у к т у р ы т а кж е м о ж н о вы р е за ть и в с та в л я ть ч а с ти ^ д о ку м е н та . Э у о о с о б е н н о у д о б н о , к о гд а тр е б у е тс я п е р е м е с ти ть ф р а гм е н т т ы т е кс т а , н о ещ е н е п о н я т н о , к у д а и м е н н о . В ы р е за н и е и в с т а в ка ч а с те й с т р у к I т у р ы п р о и зв о д я тс я у ка з а н н ы м н и ж е об р а зо м . 1. В ы д е л и те ф р а гм е н т те кс та . 2 . Щ е л к н и т е н а к н о п к е В ы ре зать (C u t) с та н д а р тн о й п а н е л и и н с тр у м е н т о в . В ы д е л е н н ы й ф р а гм е н т у д а л я е тся и з с т р у к т у р ы и с о х р а н я е тс я в б уф е ре об м ена. 3 . Н а й д и т е в с т р у к т у р е м е сто , п о д хо д я щ е е д л я в с т а в к и в ы р е за н н о го б л о ка , и у с та н о в и т е та м т е кс т о в ы й к у р с о р . 4. Щ е л к н и т е н а к н о п к е В ста ви ть (P a s te ) с та н д а р тн о й п а н е л и и н с тр у м е н т о в .
3 2 8 ♦ Глава 10. Структура документа: ясность и четкость СОВЕТ ----------------- •— m------------------------------------------------------------------------------------------•Если вы забыли, что именно хранится в буфере обмена, просмотрите его содержимое. Выберите команду Правка ►Буфер обмена Office (Edit ►Office Clipboard) для вывода на экран области задач Буфер обмена (Clipboard) справа от рабочего окна.
Перетаскивание с помощью мыши Е сл и н у ж н о п е р е м е с ти ть ч а с ть т е кс т а н а не б о л ь ш о е р а с с то я н и е , в ы д е л и те ,е го и п е р е та щ и те с п о м о щ ь ю м ы ш и . В п р о ц е с се п е р е та с ки в а н и я у ка за те л ь м ы ш и м е н я е т с!вой в и д , п р е в р а щ а я сь в с т р е л ку с кв а д р а т и ко м с н и з у . Т е к с т о в ы й к у р с о р пер ем ещ ается со с т р о к и н а с т р о к у всл е д за у ка за те л е м м ы ш и , о тм е ч а я м е сто , к у д а б уд е т в с та в л е н т е к с т п о с л е т о го , к а к к н о п к а м ы ш и б уд е т о т п у щ е н а . СОВЕТ Выполнить перетаскивание текста будет проще, если свернуть структуру до самых верхних уровней заголовков. При этом структура будет занимать на экране меньше места, и расстояние перетаскивания уменьшится. Хотя при этом текст и подзаголовки не отображаются на экране.-они перетаскиваются вместе с заголовком.
Нумерация структуры М о ж н о в ы б р а ть о д н у и з схе м н у м е р а ц и и , п р е д л а га е м ую W o rd , и л и с о зд а ть с в о ю . Ч т о б ы п р о н у м е р о в а ть у ж е с о з д а н н у ю с т р у к т у р у , п р о д е л а й те сл ед ую щ ее. 1. В ы в е д и те н а э к р а н с т р у к т у р у .
2. В ы б е р и те к о м а н д у Ф о р м а т ►Список (Format ►Bullets And Numbering). Н а э к р а н е п о я в и т с я д и а л о го в о е о к н о Список (Bullets And Numbering). 3. О ткр о й т е в к л а д к у Многоуровневый (Outline Numbered), п о ка за н н у ю н а р и с. 10.11. 4 . В ы б е р и те о д и н и з п р е д с та в л е н н ы х в а р и а н то в и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К .
I
Ш аброван** I fc|p- spot анный
___• .
т-
Мир-о-р' внееый
—.
-i
-
■1...........
,
1
1
....-
j
ftmntiniiMinirmin
нет
Q- ок стилей
!
111
1.1 Заголовок Зл
А. 3*голо»ог
(•узаголооох:
1.1.1 Зяголом»*
ГЭвташй
Article Н.31ГОЛ0
2 автоловой 1—
11 4
|
а
о
,
|
-
Section 1,lD1 Эо
■ ■ ■ ■ И И
v
г
_........ I
...............
м и —
—
[
9.4.1.
II 3*голо#о* 1—
I 1 —
9.4.
j
—
И я—
iи
изменить
actum ^
............ . ...... м....
|
OK
[
f'TMBMA '
Рис. 10.11. Схемы нумерации, предлагаемые программой
j
Нумерация структуры ♦
329
В п р е д л а га е м ы х с х е м а х н у м е р а ц и и и с п о л ь з у ю т с я р а зл и ч н ы е с и м в о л ы (в о д н и х — ц и ф р ы , в д р у ги х б у к в ы , в т р е т ь и х — и те и д р у ги е ). С хе м ы н у м е р а ц и и т а к ж е р а з л и ч а ю т с я п о ц е л и , п р е сл е д уе м о й а в то р о м д о ку м е н та . П о д р о б н о схе м ы н у м е р а ц и и и и х в о з м о ж н о е п р и м е н е н и е р а с с м а тр и в а ю тс я в та б л . 10.3.
СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------—-----------Возможно, нумерация структуры понадобится только на начальной стадии создания до кумента. Она удобна, пока документ еще не закончен, и кто-то другой просматривает его, выдавая свои замечания в соответствии с нумерацией структуры. На заключитель ной стадии работы над документом нумерацию легко убрать, выделив весь документ, щелкнув в области значков структуры правой кнопкой мыши и зайдя через контекстное меню в диалоговое окно Список (Bullets And Numbering). На вкладке Многоуровневый (Outline Numbered) выберите вариант Нет (None) и щелкните на кнопке ОК.
Таблица 10.3. Встроенные схемы нумерации многоуровневых списков Схема D-
Используемые символы
Применение
Цифры, буквы и римские цифры
Обычный формат нумерации
Цифры
Нумерация многоуровневого документа с многочис ленными подзаголовками
Символы
Нумерация документа, в котором необязательно придерживаться традиционного формата и к кото рому нужно привлечь дополнительное внимание
•)D
>
Статья' эд»
PwMMlJOl^
Wkami» 113«!ОЛО«ОКЛ 1.1.1 Эагалокм
2 SiwiGBO»
А Зягоядож
1 ja'onoi
Слова «Статья (Article)» Нумерация документа, который состоит из нескольи «Заголовок (Section)», ких многоуровневых документов, или справочника а также буквы с отдельными законченными статьями
Цифры
Нумерация документа с многоуровневыми заголов ками. Самостоятельную нумерацию имеют только названия основных тем, все остальные заголовки — вложенную нумерацию
Римские цифры, буквы Традиционная литературная нумерация и арабские цифры
К. Э*голо*о>
Продолжение &
330
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и меткость
Таблица 10.3. П р о д о л ж е н и е Схема Пина1кем Эятлмаг
Используемые * символы
Применение
Номера глав и цифры
Нумерация книги
Создание схемы нумерации \
Если проект настолько необычен, что ни одна из имеющихся схем нумерации не подходит, можно создать собственную схему* 1. Выведите на экран структуру. 2. Щелкните на ней в области значков структуры правой кнопкой мыши и зай дите через контекстное меню в диалоговое окно Список (Bullets And Numbering). 3. Выберите вкладку Многоуровневый (Outline Numbered). 4. Выберите схему нумерации, которая ближе всего к желаемой, и щелкните на кнопке Изменить (Customize). На экране появится диалоговое окно Измене ние многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List), показанное на рис. 10.12. многоуровневого шнека Формат номера
уроки» форматномера. начать £;
Нумерация: (01, 02,
' М 11
-
□редыдущий уроебнг v
Шрифт..,
|
ftonoaaBHne номера
>лиомуграо
3-
н». (с о *
отступ:=■fim
j
Рис. 10.12. Можно создать собственную схему нумерации, основываясь на одной из встроенных схем СОВЕТ ----- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ -Если вы поочередно «примеряете» различные схемы нумерации, не забудьте каждый раз перед применением новой схемы удалять старую через диалоговое окно Список (Bullets And Numbering). Если попытаться применить одну схему поверх другой, можно получить неожиданный и ошибочный результат.
Нумерация структуры ♦
331
Р а с с м о тр и м с л е д у ю щ у ю с и т у а ц и ю : б ы л а в ы б р а н а п о д х о д я щ а я схе м а н у м е р а ц и и , н о п о с л е в о зв р а та к д о к у м е н т у и з д и а л о го в о го о к н а С п и с о к (B u lle ts A nd N u m b e rin g ) д а л е ко н е все з а го л о в к и о ка за л и с ь д о л ж н ы м о б р а зо м п р о н ум е р о в а н ы . В чем дел о? П р о б л е м а в то м , ч т о W o rd р а зл и ч а е т т о л ь к о те з а го л о в к и , ко то р ы е о тф о р м а ти р о в а н ы с п р и м е н е н и е м в с т р о е н н ы х с ти л е й з а го л о в ко в . С л е д о ва те л ьн о , е сл и в д о к у м е н те т о л ь к о ч а с ть з а го л о в к о в о тф о р м а ти р о в а н а т а к и м о б р а зо м , и м е н н о о н и и б у д у т п р о н у м е р о в а н ы . Е с л и тр е б у е тс я и с п о л ь зо в а ть со б с тв е н н ы е с т и л и д л я з а го л о в к о в , с н и м и м о ж н о р а б о та ть , п р е д в а р и те л ь н о св я за в с ка ж д ы м с ти л е м у р о в е н ь с т р у к т у р и з а ц и и . Д л я э т о го в ы зо в и те д и а л о го в о е о к н о И зм е н е н и е м н о го у р о в н е в о го с п и с ка (C u s to m iz e O u tlin e N u m b e re d L is t), к а к о п и с а н о вы ш е, вы б ерите н у ж н ы й у р о в е н ь , щ е л кн и т е н а к н о п к е Б ольш е (M o re ) и щ е л кн и т е н а с тр е л ке с п и с к а С вя за ть ур о в е н ь с о сти л е м (L in k Level Т о S ty le ). В ы б е р и те н а зв а н и е с ти л я з а го л о в ка и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К .
Выбор уровня В W o rd м о ж н о и зм е н я т ь р а зл и ч н ы е с т р у к т у р н ы е у р о в н и п о о тд е л ь н о с ти . В ы б е р и т е н у ж н ы й у р о в е н ь в с п и с к е У р о ве н ь (L e v e l) в л е в о й ч а с ти д и а л о го в о го о к н а И зм е н е н и е м н о го у р о в н е в о го с п и с ка (C u s to m iz e O u tlin e N u m b e re d L is t). В о б л а сти п р е д в а р и те л ь н о го п р о с м о тр а п о я в и т с я и зо б р а ж е н и е в ы б р а н н о го у р о в н я .
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию изменения, сделанные в диалоговом окне Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List), влияют на весь документ. Если нужно приме нить их только к части документа, щелкните на кнопке Больше (More) в том же диалого вом окне и щелкните на стрелке списка Применить (Apply Changes То). Выберите пункт1 К текущему абзацу (Current Paragraph), чтобы применить изменения к абзацу, в котором находится текстовый курсор; До конца документа (This Point Forward), чтобы изменения повлияли только на оставшуюся часть документа, или К выделенному тексту (Selected Text).
Выбор стиля С ти л ь н у м е р а ц и и о п р е д е л я е т и с п о л ь зо в а н и е в схе м е ч и с е л , б у к в , с л о в и с и м в о л о в . М о ж н о в ы б р а ть л ю б о й и з 17 с ти л е й , в ко то р ы е в х о д я т н е с к о л ь ко м а р ки р о в а н н ы х и о д и н — с р и с у н к о м в ка ч е ств е м а р ке р а . Д л я э т о го р а с кр о й те с п и с о к Н ум ерац ия (N u m b e r S ty le ) в д и а л о го в о м о к н е И зм е н е н и е м н о го у р о в н е в о го с п и с ка (C u s to m iz e O u tlin e N u m b e re d L is t).
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если в документе встречаются стандартные ссылки, полезно знать, что возможна реа лизация стандартной нумерации. Щелкните на кнопке Больше (More) в том же диалого вом окне Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered Ust) и уста новите флажок Нумеровать заново (Legal Style Numbering). Щелкните на кнопке ОК.
1 Н а самом деле в списке всегда при сутствую т п ун кты Д о конц а докум ента и К о всему с п и с ку (п о ум ол чанию ), а третий п у н кт меняется м еж ду выделенным текстом и абзацем в зависим ости о т наличия вы деленного текста. — Примеч. перев.
332
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
Управление форматом нумерации Все изменения формата, выполненные в диалоговом окне Изменение многоуров невого списка (Customize Outline Numbered List), кроме абзацного отступа для каждого конкретного элемента, отображаются в поле Формат номера (Number Format) в верхней части диалогового окна. Это поле позволяет контролировать выбранный стиль нумерации. При необходимости использования дополнитель ных символов или слов введите их в это поле. Например, может понадобиться какой-нибудь из следующих вариантов: (1) 1 :1-Новая тема! **1** ~1~. По мере внесения изменений они будут демонстрироваться в окне предвари тельного просмотра. Можно попробовать различные рарианты —они не отразят ся на внешнем виде документа, пока не будет нажата кнопка ОК.
Изменение начала нумерации Можно начать нумерацию с числа, отличного от 1. Щелкайте на стрелках вверх и вниз, расположенных рядом с полем Начать с (Start At), или введите нужный номер прямо в поле. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Будет обидно, если столько полезных настроек пропадет даром. Свяжите откорректи рованные стили уровней со стилями заголовков текущего документа. Вызовите диало говое окно Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List), выбе рите нужный уровень, щелкните на кнопке Больше (More) и щелкните на стрелке списка Связать уровень со стилем (Link Level То Style). Выберите название стиля заголовка и щелкните на кнопке ОК.
Изменение шрифта Диапазон шрифтов, используемых в структуре документа, не ограничен шрифта ми, заданными по умолчанию или уже применяющимися в заголовках. Чтобы выбрать другой шрифт, щелкните на кнопке Шрифт (Font) в диалоговом окне Из менение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List), выберите под ходящий шрифт в диалоговом окне и щелкните на кнопке ОК. Изменение шриф та будет отражено в окне предварительного просмотра и в поле Формат номера (Number Format).
,
Какие шрифты лучше использовать для работы со структурой документа? По умолчанию в Word применяется Arial 16, полужирный для Заголовка 1, Arial 14, полужирный курсив —для Заголовка 2 и Arial 13, полужирный —для Заголов ка 3. Далеко не лучший выбор. Основная идея состоит в том, чтобы заголовки хорошо выделялись в режиме просмотра структуры документа. Шрифт Arial, хоть и не является идеальным, читается вполне прилично. Учитывая печать в типографии, лучше всего использовать шрифты с засечка-: ми, такие как Times Roman, New Century Schoolbook и Garamond. Наиболее под ходящими шрифтами для заголовков являются те, которые обеспечивают наи больший контраст с основным текстом. С этой точки зрения использовать Arial для заголовков и Times New Roman для основного текста вполне логично. Ино гда бывает полезно использовать забавные шрифты, такие как Comic Sans —они
Печать структуры ♦
333
п р и в л е к у т в н и м а н и е ч и та те л я к о тд е л ь н ы м м о м е н та м , н о н е с т о и т зл о у п о тр е б л ять и м и .
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------При выборе шрифтов для структуры документа стоит потратить некоторое время на эксперименты.
Изменение расположения номера и текста Е с л и т р е б у е тс я и з м е н и ть в ы р а в н и в а н и е и о т с т у п н у м е р а ц и и с т р у к т у р ы , о б р а ти те сь к р а зд е л у Положение но м е р а (N u m b e r P o s itio n ) д и а л о го в о го о к н а Изменение многоуровневого списка (C u s to m iz e O u tlin e N u m b e re d L is t). Щ е л к н и т е н а с тр е л ке с п и с к а , н а х о д я щ е го с я п о д н а зв а н и е м раздела, и вы б е р и те н у ж н о е в ы р а в н и в а н и е : По левому кр а ю (L e ft), По правому кр а ю (R ig h t) или По ц е н тр у (C e n te re d ). Д л я с д в и га в ы р а в н и в а н и я т е кс т а щ е л ка й те н а с тр е л ка х в в е р х и в н и з , р а с п о л о ж е н н ы х р я д о м с п о л е м Н а (A lig n e d A t). В W o rd м о ж н о в ы б и р а ть р а зм е р о т с т у п а те кс т а , с л е д у ю щ е го за н о м е р о м , задав п о з и ц и ю т а б у л я ц и и , ч т о , н е со м н е н н о , б уд е т п о л е зн ы м п р и п о п ы т к е в ы р о в н я ть т е к с т в с т р у к т у р е . З н а ч е н и е , у с та н о в л е н н о е п о у м о л ч а н и ю , с о с та в л я е т 1,25 см (0 ,5 д ю й м а ). Ч т о б ы и з м е н и ть е го , щ е л ка й те н а с тр е л ка х ^ и ▼, р а с п о л о ж е н н ы х р я д о м с п о л е м Табуляция после (T a b S p a ce A fte r), и л и в в е д и те тр е б у е м у ю в е л и ч и н у п р я м о в поле. И н а ко н е ц , те п е р ь м о ж н о у в е л и ч и т ь о т с т у п т е кс т а , с л е д у ю щ е го с р а зу за н о м е р о м . Н а п р и м е р , есл и в м е с то н о м е р а и л и б у к в ы и с п о л ь з у ю т с я сл ова , в о зм о ж н о , п о н а д о б и тс я б о л ьш е е п р о с т р а н с т в о п е р е д т е кс т о м . В в е д и те н о в о е зн а ч е н и е в п о л е О тступ (In d e n t A t) и л и и зм е н и те е го , щ е л ка я н а с т р е л ка х ^ и ▼. И з м е н е н и я б у д у т т а к ж е о тр а ж е н ы в о к н е п р е д в а р и те л ь н о го п р о с м о тр а .
Печать структуры V
Н а р а з л и ч н ы х с та д и я х р а б о ты с о с т р у к т у р о й д о ку м е н та — п р о с м о тр , р е д а кти р о в а н и е , п е р е гр у п п и р о в к а и л и ф о р м а ти р о в а н и е — м о ж е т п о тр е б о в а ть с я р а с п е ч а та ть с т р у к т у р у . П е ч а ть с т р у к т у р ы н и ч е м н е о т л и ч а е тс я о т п е ч а ти о б ы ч н о го д о ку м е н та .
, «-
1. П е р е кл ю ч и т е с ь в р е ж и м п р о с м о тр а с т р у к т у р ы д о ку м е н та . 2. И с п о л ь з у я к н о п к и Р а зв е р нуть (E x p a n d ) и С ве р н уть (C o lla p s e ), в ы в е д и те н а э кр а н то л ь ко необходим ы е ур о вн и . 3 . Щ е л к н и т е н а к н о п к е П ечать (P rin t), р а с п о л о ж е н н о й н а с та н д а р тн о й п а н е л и и н с т р у м е н т о в . С т р у к т у р а б уд е т р а сп е ч а та н а в то м ви д е , в ко т о р о м о н а п р е д с та в л е н а н а э кр а н е .
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------------------------------------------Представьте себе следующую ситуацию: только что закончен важный отчет и шеф ждет его. Вы просматриваете отчет несколько раз — вроде бы все заголовки на месте, раз делы идут по порядку и ничего не пропущено.
334
♦
Глава 10. Структура документа: ясность и четкость
Н о к о гд а д е л о д о х о д и т д о п е ч а т и , о б н а р у ж и в а ю т с я н е за п л а н и р о в а н н ы е п у с ты е м еста в се р е д и н е с тр а н и ц . Н а э кр а н е все в ы гл я д и т н о р м а л ь н о — в ч е м ж е п р и ч и на ? В е р о я тн е е в с е го , п у с ты е м е ста с в я за н ы с р а зр ы в а м и с тр а н и ц , в с та в л е н н ы м и в р у ч н у ю . В с п о м н и те , Где б ы л и в ста в л е н ы р а зр ы в ы с тр а н и ц , и у д а л и те и х . Д л я э т о го н у ж н о щ е л к н у т ь н а к н о п к е Непечатаемые знаки (Show Ail), ч то б ы в ы в е с ти н а э к р а н все з н а к и ф о р м а ти р о в а н и я , и п о о ч е р е д н о у д а л я ть р а зр ы в ы с т р а н и ц н а ж а ти е м к л а в и ш и Delete. С о х р а н и те д о к у м е н т и р а с п е ч а та й те сн о в а .
Часть II Подкрепление информации таблицами, графиками, диаграммами и рисунками Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты г
Глава 12. Оживление текста с помощью изображений и автофигур Глава 13. Организация данных в виде таблиц Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
графика и объекты t* Одно изображение стоит тысячи слов Подходящее изображение Иллюстрации из коллекции картинок Использование коллекции картинок Вставка изображений Работа с изображениями Вставка объектов мультимедиа
/
Одно изображение стоит тысячи слов ♦
337
В о зм о ж н о , в ы к о гд а -н и б у д ь с л ы ш а л и ф р а зу: « и зо б р а ж е н и е с т о и т т ы с я ч и сл о в » , и э т о н е р и т о р и к а . З а д у м а й те с ь о то м , с к о л ь к о в с е го м ы в и д и м в о к р у г себ я н а в е б -с тр а н и ц а х , в э л е кт р о н н ы х п о ч то в ы х я щ и ка х , в га зе та х, н а те л е ви д е н и и — о д н и сл о в а н е з а м е н я т э т о го . В сем н у ж е н ц в е т, р и с у н о к , с ти л ь . С а м и п о себе сл о ва не п р и в л е к а ю т н а ш е в н и м а н и е и н е за х в а ты в а ю т в о о б р а ж е н и е . Д а ж е эта к н и га , х о т я о н а в о с н о в н о м с о д е р ж и т и н ф о р м а ц и ю , н е о б х о д и м у ю д л я р а б о ты , н е б ы л а бы т а к э ф ф е кти в н а б ез тщ а те л ь н о в ы в е р е н н о го д и за й н а с т р а н и ц (у п р о щ а ю щ е го и х ч т е н и е ) и с н и м к о в э кр а н а , п р е д с та в л я ю щ и х к о н е ч н ы й р е зу л ь та т в ы п о л н е н и я р а с с м о тр е н н ы х в к н и ге п р о ц е д у р . Р и с у н о к м гн о в е н н о м о ж е т п о ка за т ь т о , д л я о п и с а н и я ч е го с л о в а м и п о тр е б у е тс я н е м а л о в р е м е н и . В о тч е те п о н а д о б и тс я ц е л ы й а б за ц (и л и д а ж е с т р а н и ц а ), ч то б ы о б ъ я с н и ть п р о х о ж д е н и е н о в о го п р о д у к т а ч е р е з с та д и и р а з в и ти я , н о д е м о н с тр а ц и я д и а гр а м м ы п р о ц е сса п о з в о л и т ч и та те л я м д о кум е н та м о м е н та л ь н о п о н я ть , ч т о п р е д с та в л я е т с о б о й весь п р о ц е с с. В э т о й гл а в е р а с с м а тр и в а ю тс я ср е д ств а W o rd , п о зв о л я ю щ и е в с та в л я ть в д о к у м е н т и зо б р а ж е н и я и д р у ги е интерес ны е элем енты .
Одно изображение стоит тысячи слов В а м н у ж е н п о в о д д л я т о го , ч то б ы в с т а в и ть и зо б р а ж е н и я в д о к у м е н т ? С у щ е с тв у е т м н о ж е с тв о р а з л и ч н ы х п р и ч и н , п о б у ж д а ю щ и х и с п о л ь зо в а ть и л л ю с т р а ц и и , р и с у н к и , ф о то гр а ф и и и с п е ц и а л ь н у ю гр а ф и к у в п у б л и к а ц и я х . З а д а ча д о ку м е н та о п р е д е л я е т ц е л е с о о б р а зн о сть и с п о л ь з о в а н и я в н е м гр а ф и к и . Н и ж е п р е д ста вл е н ы н е с к о л ь ко м е то д о в , с п о м о щ ь ю к о т о р ы х м о ж н о у в 'л ш ч и т ь ч и т а т е л ь с ку ю а у д и т о рию . ► З а х в а т и т е — и п о с та р а й те с ь у д е р ж а т ь — и н т е р е с ч и т а т е л я . В н а ш е вре м я п о л н о ц в е тн о й , с в е р ка ю щ е й р е кл а м ы и в е б -с т р а н и ц н у ж н о н е ч то , п р и в л е ка ю щ ее в н и м а н и е . Г л а з ч и та те л я м о ж е т о с та н о в и ть с я н а х о р о ш о с п л а н и р о в а н н о м и зо б р а ж е н и и , б у д ь э т о ф о то гр а ф и я , эм б л е м а и л и р и с у н о к , и д о к у м е н т б уд е т п р о чи та н . ! ► Д а й т е гл а з у ч и т а т е л я о т д о х н у т ь . И з в е с т н о , ч т о н и о д и н ч е л о в е к н е ста н е т н а п р я га т ь з р е н и е д л я д о л го го ч т е н и я т е кс т а с о д и н а р н ы м и н те р в а л о м . Ч и т а т е л и х о т я т в и д е ть н а с тр а н и ц е н о р м а л ь н ы е п о л я , к р о м е т о го , гл а з у д о л ж н о б ы ть и н т е р е с н о и е м у н у ж е н о т д ы х — к а к р а з т о , ч т о м о гу т д а ть и зо б р а ж е н и я . П р а в и л ь н о р а с п о л о ж е н н ы е р и с у н к и в б р о ш ю р е п о м о га ю т п р о в е с т и ч и та те л я п о в а ж н ы м м е ста м в т е кс т е . Д и а гр а м м а в д л и н н о м о тч е те п р е д о с та в л я е т т а к не об хо д и м ы й переры в в ч те н и и . ► П о д д е р ж и т е и д е ю в а ш е го р а с с к а з а и л и о т ч е т а . И з о б р а ж е н и е в д о ку м е н те и л и н а в е б -с тр а н и ц е м о ж е т у к р е п и т ь о п и с ы в а е м у ю с х е м у и л и ко н ц е п ц и ю . Е с л и вы , н а п р и м е р , о тве ча е те за п у б л и к а ц и и в ж е н с к о м ц е н тр е зд о р о в ь я и созд аете го д о в о й о т ч е т о р га н и з а ц и и об у с п е ш н о й р а б о те , ф о то гр а ф и и зд о р о в ы х , с ч а с тл и в ы х ж е н щ и н п о м о гу т в ы п о л н и т ь п о с та в л е н н у ю за д а ч у. А н а л о ги ч н о , ф о то гр а ф и и р е кл а м и р у е м ы х п р о д у кт d b в ы с тр а и в а ю т у ч и та те л я ч е т к у ю а с с о ц и а ц и ю м е ж д у н а зв а н и е м брс нд а и в н е ш н и м в и д о м то ва р а .
338
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
Подходящее изображение К а к о й в и д гр а ф и к и м о ж н о и с п о л ь зо в а ть в д о ку м е н та х ? Т о т , к о т о р ы й и м п о р т и р у е тся в W o rd — р и с у н к и и ф о то гр а ф и и , и зо б р а ж е н и я * с о зд а н н ы е в со в р е м е н н ы х гр а ф и ч е с ки х п р о гр а м м а х , и к л и п ы , за гр уж а е м ы е и з И н те р н е та . З д е сь н а й д е тся м е сто д л я в с е го , а е сл и тр е б у е тс я в с т а в и ть в д о к у м е н т гр а ф и ч е с ки й ф а й л , со зд а н н ы й в к а к о м -н и б у д ь ус та р е в ш е м ф о рм ате, в о з м о ж н о , н а й д е тс я ф и л ь тр , к о т о р ы й п о з в о л и т W o rd и м п о р т и р о в а т ь и е го .
ПРИМЕЧАНИЕ --------- :-------------------------- *---------------------------—----------7-------------Если вам потребовалось использовать графический файл, формат которого не распо знается Word, попробуйте открыть его в программе, предназначенной для работы с графикой (например, в Microsoft Digital Image Pro 9). Если файл удастся открыть, его лучше сохранить в более традиционном формате (BMP, TIF, JPG).
Различие между растровыми и векторными изображениями И з о б р а ж е н и я б ы в а ю т д в у х т и п о в : р а с т р о в о го и л и в е к т о р н о го . В ы м о гл и в и д е ть р а с тр о в у ю гр а ф и к у : это и зо б р а ж е н и я , п р е д с та в л я ю щ и е с о б о й м а тр и ц ы о тд е л ь н ы х т о ч е к (п и к с е л о в ) э кр а н а (н а п р и м е р , о т с ка н и р о в а н н ы е ф о то гр а ф и и ). Т а к и е т и п ы и зо б р а ж е н и й с о зд а ю тс я н а о с н о в е п а л и тр ы п и кс е л о в (и л и к а р т ы б и т о в ). П р и у в е л и ч е н и и р а с тр о в о й гр а ф и к и т о ч к и р а с т я ги в а ю т с я , в р е зу л ь та те те р я е тс я ч е т ко с т ь и зо б р а ж е н и й .
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Эта глава посвящена особенностям расположения, импортирования графических фай лов и работы с целыми изображениями, как с клипами, так и с рисунками. Инструменты рисования Word, используемые для создания изображений в документах, рассматрива ются в главе 12.
Векторные изображения (т а к ж е н а зы вае м ы е о б ъ е кт н о -о р и е н т и р о в а н н о й гр а ф и к о й и л и р и с о в а н н о й гр а ф и к о й ) с о с то я т и з ф о рм , л и н и й и к р и в ы х . П о с к о л ь к у э т и эл е м е н ты о с н о в а л ы н а м а те м а ти ч е с ки х в ы ч и с л е н и я х , и зо б р а ж е н и я м о ж н о гр у п п и р о в а т ь в е д и н ы й о б ъ е кт, а за те м с н о в а д е л и ть н а о тд е л ь н ы е р и с у н к и . И х с в о й с тв а п о з в о л я ю т и зм е н я т ь р а зм е р б ез п о т е р и ка ч е ств а . В та б л . 11.1 п е р е ч и с л е н ы н е ко то р ы е и з н а и б о л е е п о п у л я р н ы х в и д о в и зо б р а я г н и й с о п р е д е л е н и е м и х ти п а , с п и с к о м о с н о в н ы х ф о р м а то в ф а й л о в и п р е д п о л о ж и те л ь н ы м и с т о ч н и к о м .
Таблица 11.1. Типы файлов изображений Форматы файлов Источник
Элемент
Тип изображения
Клип
Зависит or изображе BMP, DIB, GIF, JPG, Коллекция изображений Microsoft, ния: растровая или PCX, PNG. TIF, WMF приобретенные коллекции клипов, векторная графика источники клипов в Интернете
Автофигуры Векторная графика
WMF
Программы Windows
\
Растровая графика Сканиро ванные изо бражения
BMP, GIF, PNG, JPG Microsoft Paint, Adobe Photoshop, Paint Shop Pro и т. д.
Иллюстрации из коллекции картинок ♦
339
Элемент
Тип изображения
Форматы файлов Источник
Веб графика
Обычно растровая графика
GIF, PNG
Фон страницы
Растровая графика
ВМР, DIB, GIF, PCX, Изображения типа«>живопись», PNG, JPG, TIF, HTM файлы HTML
Рисунки маркеров
Растровая графика
GIF
Интернет и некоторые программы, создающие изображения для веб1
Изображения, создаваемые в про граммах рисования, таких как Paint
Иллюстрации из коллекции картинок W o rd п р е д о с та в л я е т к о л л е к ц и ю к л и п о в , ко то р ы е м о ж н о и с п о л ь зо в а ть в д о к у * м е н та х . В не е в х о д я т из* ю р а ж е н и я о б о и х т и п о в — р а с тр о в о го и в е к т о р н о го , — и в н е й п р е д с та в л е н ы в с е в о зм о ж н ы е те м ы , н а ч и н а я о т ж и в о т н ы х и тр а н с п о р та д о п о го д ы и п р а з д н и ко в . П р и в с т а в ке к л и п а и с п о л ь з у е тс я о б л а с ть зад ач Коллек
ция картинок (Clip Art). Коллекция картинок (Clip Organizer) — э т о с а м о сто я те л ь н а я п р о гр а м м а , п р е д н а з н а ч е н н а я д л я р а б о ты с б и б л и о т е ко й к л и п о в , к о т о р а я о тс л е ж и в а е т н е т о л ь ко и зо б р а ж е н и я , н о т а к ж е ф а йл ы з в у к о в и ф и л ь м о в . С ее п о м о щ ь ю м о ж н о д о б а в л я т ь в к о л л е к ц и ю м у л ь ти м е д и а ф а й л ы в с е х т и п о в , у п о р я д о ч и в а т ь , п р о с м а тр и в а ть и , и н о гд а , у д а л я ть и х . К р о м е т о го , Коллекция картинок (Clip Organizer) п р е д о с та в л я е т д о с т у п к д о п о л н и те л ь н ы м к л и п а м и с л у ж б а м в И н те р н е те , это с р е д с тв о в с тр о е н о п р я м о в ее и н те р ф е й с.
Вставка изображения из области задач Р а зм е с ти ть к л и п в т е кс т е п р о щ е и б ы стр е е в с е го че р е з с о о т в е т с тв у ю щ и й раздел о б л а с ти за д а ч. Р а с п о л о ж и те т е кс т о в ы й к у р с о р та м , к у д а тр е б у е тс я в с та в и ть р и с у н о к и л и к л и п и вы б ерите ко м а н д у В ставки ►Рисунок ►Картинки (Insert ►Picture ► Clip Art). П о я в и т с я о б л а с ть за д а ч Коллекций клипов (Clip Art), п о ка за н н а я н а р и с . 11.1.
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------При первом обращении к библиотеке клипов на экране появится диалоговое окно До бавление клипов в коллекцию (Add Clips То Gallery), позволяющее добавить собствен ные клипы в Коллекцию картинок (Clip Organizer) Чтобы Word автоматически проверил жесткий диск на наличие мультимедиа-клипов (это могут быть видеофрагменты, звук или изображения), щелкните на кнопке ОК. В противном случае щелкните на кнопке От мена (Cancel). \
В в е д и те в п о л е Поиск клипа (Search Text) с л о в о и л и ф р а зу, о п и с ы в а ю щ у ю т и п и с к о м о го и зо б р а ж е н и я . П р и это м н е н у ж н о з н а т ь н а зв а н и е о п р е д е л е н н о й ка те го р и и — п р о с т о в в е д и те сл о в о , и м е ю щ е е о тн о ш е н и е к ж е л а е м о й тем е, н а п р и м е р « р а м ка » . Щ е л к н и т е н а к н о п к е Начать (G o ). В о б л а сти зад ач п о я в и т с я с п и с о к к л и п о в , в о п и с а н и и к о т о р ы х в с тр е ти л о с ь вв е д е н н о е с л о в о (р и с . 1 1 .2 ). Щ е л к н и т е на п о д х о д я щ е м к л и п е . W o rd д о б а в и т и зо б р а ж е н и е в м е сто р а с п о л о ж е н и я ку р с о р а . 1 Н априм ер, Adobe P hotoshop. — Примеч. перев.
340
♦
Глава 11. визуальное воздействие: графика и объекты
Рис. 11.1. Область задач Коллекция клипов
Рис. 11.2. Выберию нужный клип из списка результатов поиска
Поиск картинок в области задач Word п о у м о л ч а н и ю п р о и з в о д и т п о и с к в о в се х д о с т у п н ы х к а т е го р и я х : Мои кол лекции (My Collections), Коллекции Microsoft Office (Office Collections) и Веб-кол лекции (Web Collections). П р о с м о тр е ть с п и с о к д о с т у п н ы х к о л л е к ц и й м о ж н о , ра с к р ы в с п и с о к Просматривать (Search In ) (р и с . 11.3).
Рис. 11.3. Устанавливая и снимая флажки, можно искать клип в заданных коллекциях
Использование коллекции картинок ♦
З д е сь п р е д ста в л е н ы т р и р а з н ы х к о л л е к ц и и .
34t
'
► Мои коллекции (My Collections) в кл ю ч а е т в се б я к а р т и н к и , д о б а вл е н н ы е в а м и в Коллекцию клипов (Clip Organizer). ► Коллекции Microsoft Office (Office Collections) с о с то и т и з 40 р а зл и ч н ы х о с н о в н ы х к а т е го р и й , в к о т о р ы х в ы н а в е р н я ка н а й д е те п о д х о д я щ и й к л и п .
► Веб-коллекции (Web Collections) в кл ю ч а е т в себя в с ю гр а ф и ку , с в я за н н у ю с И н те р н е то м , с о д е р ж а щ у ю с я в Коллекции картинок (Clip Organizer). П р и п е р в о м щ е л ч ке н а с с ы л ке Коллекция картинок в Интернете (Clips Online) п р о гр а м м а со зд а е т п а п к у д л я с о х р а н е н и я к л и п о в , з а гр у ж е н н ы х и з И н те р н е та .
В н и ж н е й ч а с т и о б л а с ти зад ач Коллекция клипов (Clip Art) н а х о д я тс я д о п о л н и те л ь н ы е с с ы л к и , ко то р ы е п е р е н е с ут вас в Коллекцию картинок (Clip Organizer) и л и в И н т е р н е т за н о в ы м и с о б р а н и я м и к л и п о в и д а д у т п о л е зн ы е со в е ты д л я п о и ска подходящ ей ка р ти н ки . В п о и с к а х к л и п о в м о ж н о о б р а ти ть с я к с а й т у M ic ro s o ft O ffic e O n lin e , н а ко то р о м р а с п о л о ж е н а б о га та я к о л л е к ц и я х у д о ж е с т в е н н ы х , м у з ы ка л ь н ы х и в и д е о кл и п о в . Щ е л к н и т е н а с с ы л ке Картинки на узле Office Online (Clip Art on Office Online) в н и ж н е й ч а с т и о б л а с ти за д а ч Коллекция клипов (Clip Art). Е с л и вы со е д и н е н ы с И н т е р н е то м , н а э кр а н е п о я в и т с я с а й т M ic ro s o ft O ffic e C lip A r t a n d M e d ia , гд е м о ж н о и с к а т ь и з а гр у ж а т ь п о д х о д я щ и е к л и п ы .
Использование коллекции картинок Коллекция картинок Microsoft (Microsoft Clip Organizer) — э т о и н с т р у м е н т , о р га н и з у ю щ и й к л и п ы , к о т о р ы й п о м о ж е т х р а н и т ь и зо б р а ж е н и я , а у д и о - и ви д е оф айл ы в о д н о м м е сте , у п о р я д о ч е н н ы м и п о те м а м . Ч т о б ы з а п у с т и т ь е го , щ е л кн и т е н а с с ы л ке Упорядочить картинки (Organize Clip) ь н я ж н е й ч а с ти о б л а с ти зад ач Кол лекция клипов (Clip Art). Н а р и с . 11.4 п о ка за н а Коллекция картинок Microsoft (Microsoft Clip Organizer). С т р у к т у р а к о л л е к ц и и к а р т и н о к н а п о м и н а е т п о с тр о е н и е Проводника (Windows Explorer): в п р а в о й п а н е л и о т о б р а ж а ю тс я д о с ту п гш е б и б л и о т е ки к л и п о в . М о ж н о в о с п о л ь зо в а ть с я с л е д у ю щ и м и эл е м е н та м и , п о м о га ю щ и м и н а й т и н е о б х о д и м ы й к л и п и р а б о та ть с н и м : ► п о л о с а м е н ю с о д е р ж и т ко м а н д ы , н е о б хо д и м ы е д л я с о зд а н и я н о в о й к а т е го р и и , п о зв о л я ю щ и е с и с те м а ти зи р о в а ть к л и п ы , к о п и р о в а т ь и в с та в л я ть и х и з о д н о й к о л л е к ц и и в д р у 1у ю , п р о с м а тр и в а ть о тд е л ь н ы е и зо б р а ж е н и я , и с к а т ь д о п о л н и т е л ь н у ю с п р а в к у в И н те р н е те и в Коллекции картинок (C lip O rg a n iz e r); ► п а н е л ь и н с т р у м е н т о в п р е д о с та в л я е т и н с тр у м е н т ы д л я п о и с к а , вы б о р а к о л л е к ц и й , к о п и р о в а н и я , в с т а в к и и у д а л е н и я и зо б р а ж е н и й , у п р а в л е н и я в и д о м о к н а Коллекции картинок Microsoft (Microsoft Clip Organizer) и д о с т у п а к И н т е р н е ту д л я п о и ска но вы х кл и п о в ; ► п а н е л ь С п и с о к к о л л е к ц и й (C o lle c tio n L is t) п о ка зы в а е т все д о с т у п н ы е п а п к и , в к о т о р ы х м о ж н о и с к а т ь и зо б р а ж е н и я ;
342
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
: 1 Избранное файл Оравка
Коллекц* \я картинок (Microsort) ВИД
Сервис
Орзека
Введите вопрос
C twcok коллекций..
гаи
В о
Мои коллекции
■Ф ш т т. ^Неклассифицированные! Коллекции Mterosoft Office ffi ij^ l Веб-коллекции
Рис. 11.4. Коллекция картинок Microsoft. Щелкните на той папке, которую требуется просмотреть
► окно просмотра демонстрирует выделенные клипы. Если расположить указа тель мыши над определенным клипом, на экране появится информация о файле. На рис. 11.5 описание файла показывает название файла, его ширину и высоту в пикселах, размер и формат. P
Animals
Коллекц! я картинок (Microsoft)
фэйп Ор**з
еда Сзреис Оправка
Введите вопрос
^Лдиск... ЗОт*сок{$оллекцийЗ| ф *tVr"ТЧ ■,,м. I** ■>«■ :!
Е р ф Коллекции Microsoft Offlcej£ Academic _ Agriculture it: е й Animals Arts
1 Ш 5 AutoStapes !-•& Backgrounds | - * обработки изображения — удаления цве та с целью переключения в черно-белый режим
Увеличить контраст- Делает темное темнее, а свет- Для улучшения качества неность (More Contrast) лое — светлее контрастных изображений Уменьшить контраст Уменьшает разницу между Для создания утонченного эфность (Less Contrast) темным и светлым, сглаживая фекта без резких контрастов изображение Увеличить яркость (More Brightness)
Осветляет все изображен-те
Уменьшить яркость (Less Brightness)
Снижает яркость светлых цве- Для затемнения слишком тов и отражений светлых изображений
Обрезка (Crop)
Служит для «обрезания» краев Для вьдолеши. юворачи- Для шворота изображения, вает изображение на 90' влево изменения угла текста или на клона линии или границы
'
ли
Использование
Описание
Ч Сл'
Для осветления слишком темных изображений
•?
*
•*'
Тип линии (Line Style) Устанавливает ширину линий, Для создания рамки или окна используемых для рамки изо- изображения бражения 1 Сжатие рисунков (Compress Pictures)
Уменьшает пространство на Для уменьшения размера файдиске, требуемое для хранения ла и оптимизации документа файла рисунка (разрешение для Интернета для Интернета или для печати) Продолжение хР'
352
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
Таблица 1 1 .2 . П р о д о л ж е н и е
Кнопка Название
Ш
Описание
Использование
Обтекание текстом (Text Wrapping)
Контролирует взаимное распо- Для создания документов, коложение текста и выделенных торые содержат текст и изо объектов бражения
Формат рисунка (Format Picture). Кнопка меняет на звание в зависимо сти от объекта (фор мат рисунка, автофигуры и т. д.)
Открывает диалоговое окно Формат рисунка (Format Picture), в котором одновре менно можно настроить яр кость, сжатие, обтекание ри сунка и многое другое
Для одновременной установки нескольких параметров изо бражения
Установить прозрач Создает в области изображе Для создания изображения со специальным эффектом, на ния эффект прозрачности ный цвет (Set пример стилизованной фото Transparent Color) графии или рисунка Сброс параметров рисунка (Reset Picture)
Возвращает изображению па- Для отмены выполненных дейраметры: размер, форму, яр- ствий по настройке изображекость и контраст, которые оно ния имело до начала изменений
Добавление рисунка В ы у ж е з н а ко м ы с д е й с тв и е м и н с тр у м е н т а Добавление рисунка (Insert Pic/ ture). Щ е л к н и т е н а э т о й к н о п к е , е сл и ва м п о тр е б о в а л о с ь в с т а в и ть в д о к у - |Н 1 м е н т и зо б р а ж е н и е . Н а э кр а н е п о я в и т с я о д н о и м е н н о е д и а л о го в о е о к н о , п о зво л я ю щ е е п е р е й ти к н у ж н о й п а п ке . В ы б е р и те п о д х о д я щ и й ф а й л и щ е л кн и т е н а к н о п к е Вставить (Insert). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------При помощи этого инструмента можно вставить не один, а сразу несколько рисунков. Выделите несколько файлов, щелкая на них мышью при нажатой клавише Ctrl. Word вставит в документ все выбранные рисунки.
От цветного к черно-белому и обратно С л е д ую щ а я к н о п к а н а п а н е л и и н с т р у м е н т о в Настройка изображения (Picture) п р е д л а га е т ф у н к ц и и , п е р е в о д я щ и е ц в е т н у ю ф о то гр а ф и ю и л и р и с у н о к i b в о т т е н к и с е р о го и л и в р е ж и м , гд е п р и с у т с т в у е т т о л ь ко д в а ц в е та : ч е р н ы й и бе л ы й . П о у м о л ч а н и ю ц в е т р и с у н к а о п р е д е л я е тся а в т о м а ти ч е с ки . Е с л и го т о в и т с я д о к у м е н т , к о т о р ы й б уд е т п е ч а та ть с я т о л ь к о в ч е р н о -б е л о м р е ж и м е , м о ж н о и зм е н и т ь ц в е т и л л ю с т р а ц и й н а о т т е н к и с е р о го (в с е ц в е та б у д у т тр а н с ф о р м и р о в а н ы в о т т е н к и с е р о го ) и л и в р е ж и м ч е р н о го и б е л о го — т о гд а б у д у т у н и ч т о ж е н ы п л а в н ы е п е р е хо д ы ц в е та и о с та н е тс я р е з ко о ч е р ч е н н о е ч е р н о -б е л о е и зо б р а ж е н и е . Н а р и с . 11.14 п о ка за н ы ч е ты р е р а з л и ч н ы х эф ф е кта , п о л у ч е н н ы х с п о м о щ ь ю э т о го и н с тр у м е н т а .
Работа с изображениями ♦
с'л
353
-• -
Рис. 11.14. Инструмент Цвет
Изменение контраста и яркости рисунков С ре д ств а у п р а в л е н и я ко н т р а с то м и я р ко с ть ю и зо б р а ж е н и й в W o rd о ка зы в а - p w j. ю т су щ е с тв е н н о е в л и я н и е н а все и зо б р а ж е н и е . К н о п к и н а с т р о й к и ко н т р а с та к о н т р о л и р у ю т р а з н и ц у м е ж д у с в е тл ы м и и ч е р н ы м и о б л а с тя м и и зо б р а ж е н и я . П р и у в е л и ч е н и и ко н т р а с та щ е л ч ко м н а к н о п к е Увеличить контрастность (M o re C o n tra s t) те м н о е с та н о в и тс я тем нее, а светл ое светлеет. Е с л и ж е у м е н ь ш и ть к о н т р а с т , щ е л ка я н а к н о п к е Уменьшить контрастность (L e s s C o n tra s t), те м н ы е о б л а с т и св е тл е ю т, а све тл ы е те м н е ю т. Я р к о с т ь о тв е ч а е т за с о о тн о ш е н и е в и зо б р а ж е н и я х с в е тл о го и т е м н о го . Щ е л к н и т е н а к н о п к е Увеличить яркость (M o re B rig h tn e s s ), и в е сь р и с у н о к п о све тл е е т, а п р и щ е л ч ке н а к н о п к е Уменьшить яркость (L e s s B rig h tn e s s ) и зо б р а ж е н и е те м н е е т. Э т и к н о п к и п о ш а го в о р е д а к т и р у ю т в и д и зо б р а ж е н и я , т о е с ть п р и ка ж д о м щ е л ч ке W o rd и зм е н я е т зн а ч е н и е я р к о с т и н а м а л у ю в е л и ч и н у .
СОВЕТ --------------------------- ---------------------------------------------------------------------------Для настройки яркости и контраста изображений не существует жестко определенного правила. Проверьте различные варианты и посмотрите, какой из них лучше выглядит. Если документ создается для печати, не забудьте отпечатать тестовую копию, потому что изображение будет выглядеть по-другому при печати.
354
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
Обрезка рисунков Обрезать изображение легко. Когда рисунок виден на экране, щелкните на кнопке Обрезка (Crop) панели инструментов Настройка изображения (Picture). ДО* Указатель мыши примет вид обрезающей рамки. Расположите ее на краю или в одном из углов изображения, откуда желательно начать процесс обрезки, и потяните сторону или угол внутрь рисунка. Продолжайте процесс до тех пор, пока не обрежете нужные части изображения. СОВЕТ Если результат обрезки рисунка вас не устраивает, можно отменить блерацию щелчком на кнопке Отменить (Undo) стандартной панели инструментов. Если требуется уничто жить результаты не только обрезки, но и всех остальных изменений, можно вернуть изображение к его первоначальному виду, щелкнув на кнопке Сброс параметров рисун ка (Restore Picture) на панели инструментов Настройка изображения (Picture).
Изменение размеров рисунка Другая операция, тесно связанная с обрезкой изображения, —изменение разме ров импортированного рисунка. Это действие приходится выполнять постоян но —изображения, вставляемые в документ, редко имеют требуемый размер.
Рис. 11.15. Изменить размер объекта в Word очень просто — щелкните и перетащите границу рисунка
Работа с изображениями '♦
355
Чтобы изменить размер рисунка, щелкните на нем. Вокруг изображения появит ся рамка с маркерами. Если требуется увеличить или уменьшить объект, щелк* ните на одном из угловых маркеров и потяните его наружу или внутрь рисунка. Пунктирная линия последует за указателем мыши, показывая новый размер изо бражения (рис. 11.15). Когда размер изображения достигнет желаемого, отпусти те кнопку мыши. * СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно изменить размер рисунка в соответствие с точными параметрами, щелкни те на кнопке Формат рисунка (Format Picture). Появится диалоговое окно Формат рисун ка (Format Picture), в нем щелкните на вкладке Размер (Size) и введите точные размеры изображения.
При увеличении растрового изображения, например такого, как на рис. 11.15, бу дет заметна потеря четкости. Чтобы сохранить максимально возможное качество для сканированных или цифровых изображений, сделайте их настолько малень кими, насколько это позволяет дизайн. Несколько небольших четких иллюстра ций выглядят лучше, чем одна большая, но размытая. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Одним из критериев качества размера (и расположения) рисунка является удачное или неудачное обтекание рисунка текстом, рассмотренное ниже.
Вращение изображений Вращение — довольно забавная операция. Если требуется создать специальный эффект, при котором текст и рисунок эмблемы должны быть вид- ЯН ны под наклоном, вращающуюся звезду или какое-нибудь другое твор ческое дополнение к документу, воспользуйтесь инструментом Повернуть влево (Rotate Left).
1. Отобразите документ в режиме Разметка (Print Layout). 2. Выделите изображение, которое нужно повернуть. Появится панель инстру ментов Настройка изображения (Picture). 3. Щелкните на кнопке Повернуть влево (Rotate Left). При каждом щелчке Word будет поворачивать изображение на 90° влево. Появится маленький зеленый маркер на стороне, соответствующей верхнему краю исходного изображения, позволяющий свободно вращать рисунок, — 4. Расположите указатель мыши на маркере. Указатель примет форму вращаю щейся стрелки. 5. Перетащите маркер в любом направлении. Так можно управлять вращением в любую сторону (вправо или влево) (рис. 11.16). ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------- ------------------------------------------Вращением на фиксированный угол в данном случае является вращение на 90°. Сво бодное вращение подразумевает перетаскивание маркера вращения на произвольный угол.
356
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
V Документа '
osoft Word
* •t*]* ш ыШ ш ш ш ё ш я
it
Рис. 11.16. Обе функции вращения (на фиксированную величину и свободного) находятся прямо на панели инструментов Настройка изображения
Настройка стиля линий Не все изображения нуждаются в рамке —поэкспериментировав, вы сами __ поймете, как лучше использовать параметры стиля линий. Кнопка Тип линии (Line Style) позволяет выбрать линии различного стиля и ширины, а потом их можно изменять в диалоговом окне Формат рисунка (Format Picture), которое появляется при выборе команды Другие линии (More Lines) в раскрывающемся меню кнопки, показанном на рисунке ниже. Чтобы выбрать желаемый стиль ли ний, щелкните на рисунке, щелкните на кнопке Тип линии (Line Style) и укажите линию. т _________ 0.25 ПТ0,5 ГТГ 0.7S ПТ"
1 ГТГ • 1.5 ПТ ■ 2,25 ПТ*
Зпт
■
4.5 ПТ 1
б'пт Зпт 4.5 ПТ 4.5 ПТ..........
6 пт Другие линии..
I
Работа с изображениями ♦
357
Сжатие рисунков Рисунки могут занимать значительное пространство на диске и использо- jftif вать много ресурсов компьютера при печати. Это происходит потому, что данные, сохраняемые в файлах изображения, особенно цветного, могут быть ог ромными. Word предлагает инструмент Сжатие рисунков (Compress Pictures), служащий для уменьшения места на диске, занимаемого файлами изображений. Чтобы сжать рисунок в активном документе, выполните следующие действия. V 1. Выделите один из рисунков. Появится панель инструментов Настройка изо бражения (Picture). 2. Щелкните на кнопке Сжатие рисунков (Compress Pictures). Откроется одно именное диалоговое окно, показанное на рис. 11.17.
Изменить разрешение.
Г
для интернета и экрана
• для печати
разрешение:200точекнадюйм
Г ца изменять Параметры
& С&эть рисунки Р Удалить обрезанн и области рисунков Отмена
ОК
.........
Рис. 11.17. Можно уменьшить размер файла, содержащего много рисунков, сжав изображения
\ .
3. Если требуется сжать только выделенную картинку, оставьте установленный по умолчанию параметр Квыделенным рисункам (Selected Pictures). В против ном случае щелкните на варианте Ко всем рисункам документа (All Pictures In Document). Сжимая рисунки, Word может понизить разрешение для экрана (и для Ин тернета) или только для печати. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если был выбран вариант Для Интернета и экрана (Web/Screen), разрешение станет равным 96 точек на дюйм (dpi), а если вариант Для печати (Print), Word уменьшит разре шение до 200 dpi. Для достижения лучших результатов проверьте обе возможности. Если ни та, ни другая не подходят, выберите пункт Не изменять (No Change), и Word по пытается сжать файл настолько, насколько это возможно без влияния на разрешение.
4. Для оптимального сжатия оставьте установленными последние два флажка: Сжать рисунки (Compress Pictures) и Удалить обрезанные области рисунков (Delete Cropped Areas Of Pictures). Они обеспечивают максимально возможное сжатие.
358
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сжать изображение. Word сообщит, что дан ная операция може г уменьшить качество рисунка, и запросит подтверждение сжатия Если ответ положительный, щелкните на кнопке Применить (Apply). Если щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel), сжатие будет остановлено. Если идет работа с документами высокого качества и размер файла имеет значе ние, но не первостепенное, вам могут пригодиться способы творческого решения проблемы, не использующие сжатие изображений. По нашему опыту сжатие не редко приводит к достаточно существенной потере качества, и если рисунки должны улучшать вид документа, включение в него размытых или нечетких изо бражений неприемлемо. Существуют способы, позволяющее управлять размером файла. ► Ограничьте количество фотографий в тексте. Фотографии — это растровая графика, поэтому файлы с ними метут быть очень большими. Используйте их только по мере необходимости. ► Обратите внимание на тип файлов. Некоторые файлы имеют больший раз мер, чем другие. Маленький файл в формате JPG или GIF-файл занимает в среднем меньше места, чем в форматах BMP или TIF.
Управление обтеканием текста Основная цель добавления рисунков в документ — проиллюстрировать текст, не так ли? Поэтому нужно, чтобы текст и графика естественно соче- ■ ■ тались друг с другом. Связь текста к изображения можно настроить с помощью ингт] (умента Обтекание текстом (Text Wrapping) панели инструментов Настройка изображения (Picture). СОВЕТ ------------------------------- т-------------------------------------------------------------------------------------------------Можно щелкнуть на самом верху списка Обтекание текстом (Text Wrapping) и перетащить его на экран, тогда список превратится в Плавающую панель инструментов. Это | удобно, если npi 1ходится постоянно работать с обтеканием текста и желательно сэкоj номить не< жольки щелчков мыши.
Чтобы установить обтекание объекта текстом, выполните следующие действия. 1. Выделите нужный рисунок. Появится панель Настройка изобра кения (Picture). 2. Щелкните на кнопке Обтекание текстом (Text Wrapping). Появится список ва риантов обтекания: > В тексте (In Line With Text) —этот стиль выбран по умолчанию; рисунок располагается там, куда был помещен исходно; > Вокруг рамки (Square) — располагает текст справа и слева от рамки ри сунка; > По контуру (Tight) —располагает текст по контуру самого рисунка, а не рамки (может привести к тому же результату, что и предыдущий вариант, это зависит от рисунка); > За текстом (Behind Text) —помещает текст поверх рисунка; О Перед текстом (In Front Of Text) —помещает рисунок поверх текста;
Работа с изображениями ♦
359
t> Сверху и снизу (Top And Bottom) —располагает текст выше и ниже изо бражения; справа и слева от изображения остаются пустые поля; > Сквозное (Through) —размещает текст вокруг границ рисунка; дает инте ресный эффект, если изображение имеет неровную границу, которую мож но заполнить текстом; > Изменить контур или границу обтекания (Edit Wrap Points) —позволяет точно отрегулировать способ обтекания картинки; управляя отдельными маркерами, можно придать границе обтекания любую форму.
Добавление и редактирование маркеров обтекания Word предоставляет возможность создавать собственный вид обтекания, уста навливая нестандартные границы для текста. Для этого предназначена кнопка Изменить контур обтекания (Edit Wrap Points) панели инструментов Настройка изображения (Picture). Рассмотрим пример, показанный на рис. 11.18. Здесь верхний и нижний края области обтекания расширены. [tfl Документ5 Microsoft Word Файл
Ч-аека
£ид вста&са « д о :
Ctf**
Таблица Окно Справка
Рис. 11.18. С помощью инструмента Изменить контур обтекания можно создать собственные границы обтекания текста
Ниже представлен процесс создания границы обтекания и ее редактирования. 1. Выделите рисунок. Появится панель Настройка изображения (Picture). 2. Щелкните на кнопке Обтекание текстом (Text Wrapping) и выберите в раскры вающемся списке пункт Изменить контур обтекания (Edit Wrap Points). Вокруг рисунка появится красная пунктирная линия с несколькими черными марке рами. /
\
360
♦
Глава 11. Визуальное воздействие: графика и объекты
3. Захватите один из них указателем мыши и перетащите так, как требуется для формирования новой границы обтекания. Линии останутся там, где будет от пущен маркер. 4. Чтобы создать дополнительный маркер (количество маркеров не ограничено формой рисунка —можно растягивать границу и добавлять точки редактиро вания в любое место), просто щелкните на линии границы и потяните ее к нужной точке экрана. Это действие сформирует новый маркер и установит новый вид границы. 5. Закончив создание границы для текста, снова щелкните на кнопке Обтекание текстом (Text Wrapping) и выберите вариант Сквозное (Through). Текст появит ся вокруг новой границы, но не внутри.
Форматирование изображений / 'Ч
Когда вы научитесь свободно работать с рисунками и легко определять цвет, контраст, яркость и обтекание, ^возможно, вы захотите настраивать все эти параметры в одном месте, а не выбирать их по очереди. Для этого служит диалоговое окно Формат рисунка (Format Picture), которое можно вызвать через меню и па нель инструментов Настройка изображения (Picture). Оно позволяет устанавли вать цвета и линии, размер рисунка, обтекание текстом, выравнивание, яркость и контраст, обрезку и замещающий текст для Интернета —параметры, с которыми мы уже встречались при работе с панелью инструментов Настройка изображения (Picture) (рис. 11.19). Формат рисунка
а )!
[цвета и линии;
Прлож Нет (None) соответствует отсутствию границы; > Рамка (Box) формирует прямоугольную рамку вокруг таблицы; t> Все (АН) создает границу вокруг таблицы и сетку из направляющих, разде ляющих ячейки, а также применяет текущий формат тени, стиль и ширину;
440
♦
Глава 13. Организация данных в виде таблиц
> Сетка (Grid) создает трёхмерный эффект за счет внутренней сетки из на правляющих; > Другая (Custom) позволяет выбрать параметры границы в разделе Образец (Preview). Например, можно выбрать только границу сверху и снизу таб лицы. Границы и заливка Прайма *£.ра **}наиде ' *1ля печати буде sicfi >льзоеан нэк золее г-одхади^и —рифт,
яШ
СК 1' ;... отмена j . ------к-- 1---- -------j Рис. 14.13. Вкладка Шрифт предназначена для изменения шрифтов заголовков и надписей
Изменение высоты и угла поворота в объемных диаг раммах Заметьте, что объемная диаграмма по умолчанию повернута влево. Но может оказаться, что остальные элементы дизайна документа имеют другую ориента цию — в таком случае необходимо поменять направление поворота диаграммы. Microsoft Graph предоставляет следующие функции настройки высоты и пово рота для объемных диаграмм. / > ► Возвышение (Elevation) представляет собой высоту, на которой располагается точка обзора диаграммы и в соответствии с которой рассчитывается перспек тива. Например, при возвышении, равном 30, создается впечатление, что вы находитесь в два раза выше диаграммы, чем при возвышении, равном 15. ► Поворот (Rotation) задает угол на который поворачивается диаграмма относи тельно прямого положения («в фас»). Увеличение значения от 20 (по умол чанию) до ^0 вращает диаграмму влево. ► Перспектива (Perspective) —еще одна функция, доступная лишь для некото рых видов диаграт:. Она позволяет корректировать глубину диаграммы. Чтобы изменить высоту, поворот и перспективу для объемной диаграммы, дважды щелкните на трехмерной диаграмме, выберите команду Диаграмма ►Объемный вид (Chart ►3-D View). Появится диалоговое окно Формат трехмерной проекции (3-D View). Поэкспериментируйте с параметрами Возвышение (Elevation) и Пер спектива (Perspective), пока не добьетесь нужного эффекта. Затем щелкните на кнопке Применить (Apply) и щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться в Microsoft Graph.
466
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
Добавление погрешностей и линий тренда Два дополнительных элемента —планки погрешностей и линии тренда —могут помочь читателям быстрее понять диаграмму. Планки погрешноЬтей показыва ют возможные ошибки, добавляя к каждой величине отрезок. Линии тренда (ап проксимации данных) используются для анализа существующих данных, чтобы предсказать их поведение в будущем.
Вставка планок погрешностей Погрешности для рядов данных можно создать и отобразить в двумерных вари антах гистограммы, графика, линейчатой, точечной и пузырьковой диаграмм. 1. Выделите диаграмму двойным щелчком. 2. С помощью списка Элементы диаграммы (Chart Objects) выделите ряд данных, к которому требуется добавить погрешность. 3. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном ряде данных и выберите в контекстном меню команду Формат рядов данных (Format Data Series). 4. Щелкните на вкладке Y-погрешности (Y Error Bars) и выделите нужный вари ант в разделе Показать планки погрешностей по Y (Display). Можно выбрать любой йз следующих вариантов, продемонстрированных на рис. 14.14: > Обе (Both) отображает планки погрешности выше и ниже величины; D> Плюс (Plus) создает планку погрешности выше величины; t> Минус (Minus) показывает планку погрешности ниже величины. t> Нет (None) соответствует отсутствию планки погрешностей.
Р ис. 1 4 .1 4 . Воспользуйтесь диалоговым окном Формат рядов данных, чтобы отобразить планки погрешностей
Добавление погрешностей и линий тренда ♦
467
5. В разделе Величина погрешности (Error Amount) задайте величину возможного отклонения. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы добавить планки погрешностей и вернуться к диаграмме.
Создание линий тренда Линии тренда полезны, когда требуется использовать диаграмму в качестве ос новы для обдумывания будущих возможностей или для рассмотрения тенден ций в прошлом. Кроме того, они могут показать направление развития данных и помочь читателю моментально оценить вероятные изменения. Линии тренда можно добавить к гистограмме, графику, биржевой, точечной, линейчатой, пузырь ковой диаграммам и к диаграмме с областями. Когда диаграмма одного из этих типов уже создана, вставить линии тренда очень легко. U Дважды щелкните на диаграмме, чтобы выделить ее. 2. Выберите команду Диаграмма ►Добавить линию тренда (Chart ►Add Trendlines). На экране появится диалоговое окно Линия тренда (Add Trendline) (рис. 14.15). Линия тренда Гиг.
|Ш
л |
flapi- -эфе. |
Построена
тренда
«стаж-вэниэ) /
Логарифмическая
О о ) ^ с г - 1ал^ная
ОК
Рис. 14.15. В диалоговом окне Линия тренда выделите форму!.у.
которую Microsoft Gi aph будет использовать для аппроксимации
3. В разделе Построение линии тренда (аппроксимация и сглаживание) (Trend/ Regression Туре) выберите тип создаваемой линии. Каждый из представлен ных вариантов основан на формуле, по которой, используя информацию таб- лицы данных, вычисляются и прогнозируются точки линии. 4. В разделе Построен на ряде (Based On Series) выделите ряд данных, который будет использоваться для создания линии тренда.
468
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
5. Щелкните на вкладке Параметры (Options), введите название линии (если не обходимо), выберите длину периода, который желательно спрогнозировать, и выберите, нужно ли показывать уравнение или величины в диаграмме. Щелк ните на кнопке ОК: к диаграмме добавилась линия тренда (рис. 14.16).
Рис. 14.16. Линия тренда помогает читателю понять направление развития данных
Организационные диаграммы При создании новой организационной диаграммы в документе Word можно вво дить текст по ходу работы или же воспользоваться существующим текстом из Word, Microsoft PowerPoint или Microsoft Excel. Имеется набор гибких парамет ров, необходимых для настройки диаграммы в соответствии с документом. 1. Разместите текстовый курсор в том месте, где будет находиться диаграмма. 2. Выберите команду Вставка ►Рисунок ►Организационная диаграмма (Insert ► Picture ►Organization Chart). Word создаст базовую диаграмму —теперь в нее можно ввести текст и добавить необходимые фигуры (рис. 14.17).
Рис. 14.17. Word рисует простую орган! 1з а о н н у ю диаграмму и предоставляет инструменты для добавления фигур
Организационные диаграммы ♦
469
Элементы диаграммы В программе не так много элементов, имеющих отношение к организационной диаграмме. Для демонстрации взаимосвязей между людьми или процессами ис пользуются базовые формы: подчиненный, коллега и помощник, и к ним добав ляются ветви диаграммы. Ниже перечислены компоненты, с которыми происхо дит работа при построении диаграммы. ► Фигуры —текстовые надписи, использующиеся для имени персоны, описа ния шага алгоритма или определения отдела компании; ► Соединительные линии соединяют все фигуры диаграммы; ► Рамка диаграммы представляет собой границу вокруг организационной диа граммы — в сущности, это то же самое, что и полотно рисунка; она не выво дится на печать, но при желании можно добавить обычную границу; ► Панель инструментов Организационная диаграмма (Organization Chart) пре доставляет инструменты, необходимые для вставки, перемещения фигур и на стройки обтекания текстом. В табл. 14.2 перечислены все инструменты и даны примеры их использования. Таблица 14.2. Инструменты для обработки организационной диаграммы Кнопка
Название
Описание
Предназначается
Добавить фигу- Добавляет фигуру подчинен- для вставки новой позиции, перео ру (Insert Shape) ного, коллеги или помощника ны или проекта Макет (Layout)
в з
Изменяет структуру диаграм- Для демонстрации информации мы диаграммы в другой форме
Выбрать (Select) Отображает список для выбора элементов диаграммы
Для выделения конкретного уровня, например фигуры или ветви
Автоформат (AutoFormat)
Предоставляет коллекцию, из которой можно выбрать заданный стиль диаграммы
Для создания профессионального вида с согласованными цветами линиями
Обтекание текстом (Text Wrapping)
Показывает параметры обте- Для размещения текста вокруг, кания текста л, служащие для сверху и сньзу диаграммы или расположения текста вокруг даже на ней диаграммы
Масштаб (Zoom) Изменяет масштаб отображений
Для упрощения работы с диаграммой
Ввод текста Когда создана основа диаграммы, следующим шагом можно вводить текст в от дельные фигуры. Щелкните на форме вверху диаграммы и введите имя персоны, название места или процесса. Выровненный по левому краю фигуры текст по явится на экране (рис. 14.18). ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Обычные клавиши перехода между окнами — Enter, Tab и стрелки — не работают в ор ганизационной диаграмме. Чтобы перейти от фигуры к фигуре, переместите указатель мыши и щелкните.
470
♦
Глава 14. Демонстрация данных с помощью диаграмм и графиков
жЛ
Д*г я.'г; ■• ‘
|
I
1 Н« Только сетка строк (Specify Line Grid Only) позволяет выбрать параметры в разделе Строки (Lines): можно установить'размер интервала между стро ками, выбрав желаемое количество строк на странице или шаг, с которым появляются строки на листе; эти величины связаны между собой. > Сетка строк и знаков (Specify Line And Character Grid) делает доступными все параметры разделов Знаки (Character) и Строки (Lines); они позволяют определить количество знаков в строке и количество строк на странице, также здесь можно установить шаги для знаков и строк. > Привязать текст к сетке знаков (Text Snaps То Character Grid) отключает па раметр Шаг (Pitch), но оставляет возможность выбора параметров Знаки в строке (Characters Per Line) и Строки на странице (Lines Per Page). 4. Щелкните на стрелке списка Применить (Apply То) и выберите область доку мента, к которой нужно применить сетку. Затем щелкните на кнопке ОК. Если на вкладке Сетка документа (Document Grid) было изменено направление текста, Word создаст новую страницу, на которой применит настройки сетки. Если же направление текста сохранилось, изменения в параметрах сетки будут приведены в действие, как только вы начнете вводить текст в текущем разделе.
Отображение сетки документа Если вам хочется видеть сетку во время работы, вызовите диалоговое окно Пара метры страницы (Page Setup) на вкладке Сетка документа (Document Grid). Щелк ните на кнопке Сетка (Drawing Grid), находящейся в нижнем левом углу окна. В от крывшемся диалоговом окне Привязка к сетке (Drawing Grid) установите флажок Отображать линии сетки на экране (Display Gridlines On Screen) (рис. 15.9). Дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу, в котором появится сетка.
Посоргеоитллк: По Вертикали;
Г йспояьюмт» попя
I огоь-оонташ
Поудопчанито... | Р
ОК
|
Отмена
j
Рис. 15.9. В этом диалоговом окне определяются параметры отображения сетки ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------Линии сетки выводятся на экран только в режиме разметки страницы.
надстроек и XML-схем Как работает шаблон? Шаблон Normal.dot Создание документа на основе существующего шаблона Создание шаблона Применение к документу стилей из библиотеки стилей Присоединение шаблона к документу Общие шаблоны Редактирование существующих шаблонов Защита шаблонов Построение документов с помощью мастеров Надстройки Word Присоединение XML-схем
0
500
♦
Глава 16. Форматирование документа
Компьютеры день ото дня становятся все более умными, но, вне зависимости от сложности выполняемой задачи, им нужно объяснять, что именно требуется сде лать. Неудивительно, что новый документ Word всегда основывается на шабло не, содержащем параметры создаваемого документа, используемые по умолча нию. Шаблоны служат для документов образцами, определяющими стили, пара метры автотекста, панели инструментов и прочее. Они располагаются как на ва шем компьютере, так и в Интернете. Контролировать взаимодействие документа и шаблона можно несколькими способами, например, создавая документы на ос нове базовых шаблонов, формируя новые шаблоны и редактируя существующие. Помимо шаблонов для создания стилей и документов можно использовать инте рактивные мастера. Word предоставляет набор мастеров, каждый из которых от крывает по нескольку диалоговых окон, помогающих в формировании конкрет ного типа документа: веб-страницы, резюме, письма, календаря и других стан дартных документов. Дополнительные мастера можно загрузить из Интернета. Также можно управлять интерфейсом Word путем добавления команд и средств, входящих в надстройки. Надстройкой называется дополнительная программа, направленная на расширение специфических возможностей Word. К ним можно отнести программы обновления Microsoft Office, инструменты правки текста, приложения-помощники (такие как Stamps.com, конвертер ScanSoft PDF и т. д.), звуковые файлы, графические фильтры, дополнительные шаблоны и мастера. Наконец, с помощью Word 2003 можцо создавать XML-документы или присо единять XML-схемы. По умолчанию в Word, когда документ сохраняется как XML-документ, используется схема под названием WordML. Если у вас есть другая XML-схема, которую хотелось бы присоединить к документу, программа позволит сделать и это. Итак, в данной главе вы подробно познакомитесь с применением шаблонов, мас теров, надстроек и XML-схем с целью усовершенствования и автоматизации процедур по созданию, редактированию и форматированию документов.
Как работает шаблон? Как уже упоминалось, любой документ Word основан на шаблоне. Шаблоном является файл (или группа связанных файлов) с расширением .dot, содержащий схему для формирования стиля и вида документа и настройки инструментов. Шаблон может определять параметры шрифтов, стилей, разметки документа, па нелей инструментов, макросов, автотекста, клавиатурных комбинаций, меню, ко лонтитулов и специального форматирования. По умолчанию новый документ базируется на шаблоне Normal.dot (мы обратимся к нему подробнее ниже, в раз деле «Шаблон Normal.dot»). Основной задачей шаблона является максимально возможно автоматизировать вставку данных в документ и их форматирование: чем меньше приходится вы полнять операций для ввода и форматирования текста, тем лучше. Помимо уве личения скорости создания документа, шаблон предоставляет настраиваемую среду редактирования для конкретных проектов и клиентов, поскольку в нем хранятся настройки элементов интерфейса, таких как панели инструментов,
Шаблон Normal.dot ♦
501
макросы и меню, а также параметры форматирования и макета. Таким образом, шаблоны помогут при создании документа следующими способами. ► Предоставив все необходимые стили. Как уже упоминалось в главе 9, для каждого документа можно формировать наборы стилей. Создайте шаблон, со храните в нем свои рабочие стили, и вам будет гораздо удобнее использовать их в похожих документах. ► Предоставив стандартный текст, параметры автотекста, колонтитулы и текст для замены. Шаблоны избавляют от необходимости вводить несколько раз одну и ту же информацию, поскольку на их основе можно создавать документы, в которых уже содержится стандартный текст, а также заданы параметры авто текста (например, название компании и текст контракта) и текст для замены. Автотекст подробно рассматривается в главе 7, а колонтитулы —в главе 15. ► Предоставив необходимые (и легко настраиваемые) панели инструментов и меню. Если создание конкретной разновидности документов всегда требу ет наличия специальных инструментов, сформируйте шаблон со специально подготовленным интерфейсом. Подробнее настройка панелей инструментов и меню рассматривается в главе 5. ► Предоставив специальные макросы. Для ускорения работы над докумен том в шаблон часто добавляют макросы* Макросами называются специаль ные программы, предназначенные для выполнения одной задачи или набора задач, которые можно связать с кнопкой панели инструментов или клавиа турными комбинациями. Дополнительная информация о макросах находится в главе 32. Независимо от типа хранящейся в них информации, шаблоны делятся на общие и шаблоны документов. Общие шаблоны (к?которым относится Normal.dot) со держат параметры, доступные для всех документов. Напротив, шаблоны доку ментов, такие как шаблон веб-страницы, содержат параметры, доступные только документам, основанным на этом шаблоне. Если документ базируется на шабло не, шаблон связывается с документом (подробнее мы рассмотрим этот момент ниже). Если разница между общими шаблонами и шаблонами документов пока не очень понятна, не расстраивайтесь —к концу этой главы вы научитесь разли чать, редактировать, создавать и использовать шаблоны для своих документов.
Шаблон Normal.dot Шаблон Normal.dot всегда открыт, независимо от того, какой шаблон используется в конкретном документе. По умолчанию он хранится в папке ...\Application Data\ Microsoft\LLJa6noHbi (...\Application Data\Microsoft\Templates). При запуске Word первым делом ищет этот шаблон по адресу, указанному на вкладке Расположе ние (File Locations) диалогового окна Параметры (Options) (команда Сервис ►Па раметры (Tools ►Options)). СМОТРИ ТАКЖ Е ----------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об изменении расположения шаблонов можно найти в главе 5.
502
♦
Глава 16. Форматирование документа
Шаблон Normal.dot содержит набор стилей, используемых по умолчанию, а так же параметры автотекста (но без стандартного текста), которые становятся дос тупны при создании нового документа. В процессе работы с документом все из менения стилей, параметров автотекста, макросов и прочего сохраняются в этом шаблоне, если не указывается другой вариант. Можно отредактировать шаблон Normal.dot, чтобы изменить форматирование, использующееся по умолчанию. Разумеется, чем дольше идет работа в Word, тем больше изменяется Normal.dot Если файл Normal.dot оказывается поврежден, перемещен, утрачен или переиме нован, при следующем запуске Word создает новый шаблон с этим же именем, основанный на параметрах, используемых по умолчанию. В новом шаблоне будут отсутствовать изменения, внесенные в предыдущую версию. Разумеется, в случае намеренной замены имени файла Normal.dot с целью создания нового шаблона можно скопировать требуемые компоненты из старого шаблона в но вый через Организатор (Organizer), как описано ниже. Чтобы переименовать шаблон, закройте Word, найдите файл Normal.dot в папке ...\Application Data\ Microsoff\tUaGjiOHbi (...\Application Data\Microsoft\Templates), щелкните на нем пра вой кнопкой мыши, выберите команду Переименовать (Rename) и введите новое название. Теперь при следующем запуске Word загрузится стандартный шаблон с первоначальными настройками. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы переименовали файл Normal.dot или удалили его из папки Шаблоны (Template), он не появится в этой папке до тех пор, пока в программе не будут сделаны такие изме нения, которые записываются в шаблон (создание или редактирование стилей, панелей инструментов, макросов и т. д.) А пока используются стандартные настройки, Word бу дет загружать исходный шаблон, не сохраняя его в папке шаблонов.
ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Поскольку шаблон Normal.dot является необходимым и постоянно используемым ком понентом программы, на его уничтожение или повреждение чаще всего нацелены ви русные программы. Поэтому имеет смысл создавать резервную копию этого шаблона каждые несколько недель, особенно в случае большого количества внесенных измене ний. Если уже сделаны все требуемые преобразования и файл не будет часто обнов ляться, можно присвоить ему атрибут «только для чтения». Это защитит файл от воз можных атак вирусов, стремящихся заменить или добавить в него информацию.
Если Word отказывается запускаться, можно быстро определить, в чем пробле ма: повреждён системный реестр или файл Normal.dot. Для этого сначала попро буйте запустить файл winword.exe с ключом /а (все ключи для запуска Word перечислены в табл. 16.1). При этом открывается сама программа, но все уста новленные надстройки и общие шаблоны не загружаются автоматически. Выпол ните следующее. 1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Выполнить (Run). 2. В диалоговом окне Запуск программы (Run) введите в поле Открыть (Open) сле дующий текст: «C:\Program files\Microsoft office\office11\winword.exe» /а (или замените записанный в кавычках путь к файлу, если последний расположен в другой папке) и щелкните на кнопке ОК.
Шаблон Normal.dot ♦
503
Если программу удалось запустить, можно проверить, виноват ли поврежденный файл Normal.dot. В Проводнике (Windows Explorer) найдите файл и переименуй те его, а затем попытайтесь запустить Word обычным способом. Если программа откроется, будет создан новый файл Normal.dot, и с помощью средства Организа тор (Organizer) можно будет скопировать нужные компоненты из старого шабло на в новый. Если же переименование файла Normal.dot не помогло и программа по-прежнему не запускается, вероятнее всего проблема в поврежденном реестре. Можно по пробовать исправить неполадки, открыв Word из Диалогового окна Запуск про граммы (Run) и выбрав команду Справка ►Найти и восстановить (Help ►Detect And Repair). Второй вариант: попробовать запустить программу установки Windows, выбрав команду Windows Пуск ►Настройка ►Панель управления (Start ►Settings ► v Control Panel). На панели управления дважды щелкните на значке Установка и удаление программ (Add Or Remove Programs), в появившемся диалоговом окне выберите пункт Microsoft Office или Microsoft Word в списке Установленные про граммы (Currently Installed Programs) и щелкните на кнопке Изменить (Change). В диалоговом окне программы установки выберите вариант Переустановить или восстановить (Reinstall Or Repair), чтобы реконструировать файлы Word и пара метры реестра. Таблица 1 6 .1 .
Ключи для запуска Word
Ключ
Результат
/а
Запускается Word, но все установленные надстройки и шабло ны не загружаются автоматически
1\
Запускается Word и загружается указанная надстройка
/т
Word запускается без загрузки всех автоматически выполняе мых макросов. Загрузку макросов также можно отключить без использования ключа: нажмите клавишу Shift в момент запуска Word i *» t
/т < н а з в а н и е м а к р о с а >
Запускается Word и загружается указанный макрос
Л*
Открывается новое окно Word без запуска документа, а в спи ске Меню Окно (Windows) не появляются названия всех уже от крытых в Word документов
/pxslt
Запуркается Word и открывается новый XML-документ, осно ванный на определенном расширяемом языке стилей для пре образований (extensible Stylesheet Language for Transformation — XSLT)
/safe
Word запускается в безопасном режиме Office (Office Safe Mode)
/ П < н а зва н и в ш а б л о н а > *
Запускается Word и создается новый документ на основе ука занного шаблона, отличного от Normal.dot
/w
Открывается новое окно Word, в котором создается новый до кумент. При этом названия всех уже открытых документов Word не появляются в списке меню Окно (Windows)
504
♦
Глава 16. Форматирование документа
Создание документа на основе существующего шаблона При установке программы также устанавливается набор мастеров и шабло нов. Дополнительные шаблоны можно найти в Интернете, например, на страни це шаблонов сайта Microsoft Office Online . Набор шаблонов настолько велик, что на первых порах можно создавать документы на их основе, не чувствуя необ ходимости в новых шаблонах. Этот раздел посвящен формированию документов на базе имеющихся (или легко доступных) шаблонов, а создание собственных шаблонов мы рассмотрим далее в этой главе. Если Word устанавливался в рамках стандартной конфигурации Office, некото рые шаблоны и мастера уже скопированы на компьютер, но часть из них уста новится с компакт-диска только при первом обращении к ним. Воспользуй тесь выборочной установкой компонента Office и определите, какие из мастеров и шаблонов нужно скопировать на компьютер. Чтобы получить доступ к дополнительным шаблонам уже после установки про граммы, выполните следующие действия. 1. Запустите программу установки (с компакт-диска или через меню Установка и удаление программ (Add Or Remove Programs) панели управления), выбери те пункт Добавить или удалить компоненты (Add Or Remove Features) и щелк ните на кнопке Далее (Next). 2. Установите флажок Расширенная настройка приложений (Choose Advanced Customization Of Applications) и щелкните на кнопке Далее (Next). 3. В списке компонентов щелчком на значке «плюс» раскройте раздел Word и в нем —раздел Мастера и шаблоны (Wizards And Templates), чтобы вывести на экран полный список встроенных шаблонов и мастеров. 4. Щелкните на стрелке вниз папки Мастера и шаблоны (Wizards And Templates) и выберите в раскрывающемся меню команду Запускать все с моего компью тера (Run All From My Computer). Чтобы установить на компьютер конкретные шаблоны и мастера, щелкните на каждом из значков и выберите пункт Запус кать с моего компьютера (Run From My Computer). 5. Щелкните на кнопке Обновить (Update). Теперь все указанные шаблоны и мастера установятся на компьютер и станут доступны из Word.
Создание новых документов через диалоговое окно Шаблоны Как уже упоминалось, Word предоставляет набор шаблонов, которые можно ис пользовать при создании новых документов. Ссылки на эти шаблоны располо жены в области задач Создание документа (New Document). Выберите команду Файл ►Создать (File ►New), чтобы вывести на экран область задач, и щелкните в разделе Шаблоны (Templates) на ссылке На моем компьютере (On My Compu ter). На экране появится диалоговое окно Шаблоны (Templates), показанное на рис. 16.1.
Создание докуме нта на основе существующего шаблона ♦
^
Oomtie
1v -
j
.' Ч
I _6 Др;г*елокум
гы
л I 1
505
Ся'тяни*) Запи жи
]
Отчеты
Щ пШ
Гохмотр >“■1r^H .'——I
XML-докум... Ваб-сцмиим Сообщим миктрени...
Г\, «мотряввож « и ,
.
■' ./ | Шв&ад**«**узл«ШквOnlrw .| OK | *>тем» | Я I s jh iд к й в а д я в Я Рис. 16.1. Диалоговое окно Шаблоны предоставляет доступ как к встроенным, так и к нестандартн. *»г шаблонам
Диалоговое окно Шаблоны (Templates) предоставляет доступ ко всем встроен ным шаблонам (адреса всех групп шаблонов указаны в списке Типы файлов (File Types) на вкладке °асположение (File Locations) диалогового окна Параметры (Options)), а также ко всем созданным вами шаблонам, хранящимся в папке ...Application Data\Microsoft\llla6nоны (...Application Data\Microsoft\Templates). Ка ждая вкладка диалогового окна Шаблоны (Templates) представляет вложенную папку, и копируя или создавая новый шаблон, можно обеспечить его присутст вие в этом диалоговом окне, сохранив его в папке Шаблоны (Templates). Для создания нового документа на основе шаблона из диалогового окна Шабло ны (Templates) выполните следующие действия. 1. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New), чтобы вывести на экран об, ласть задач, и щелкните на ссылка На моем компьютере (On My Computer). 2. В диалоговом окне Шаблоны (Templates) перейдите к вкладке, содержащей нужный шаблон. 3. Убедитесь в том, что в разделе Создать (Crei 1е New) выбран пункт Документ (Document), и дважды щелкните на выбранном шаблоне (или выделите шаб лон и щелкните на кнопке ОК). Если выбранный шаблон присутствует на компьютере, тут же будет создан но вый документ. В противном случае сначала шаб юн загрузится с компакт-диска.
Добавление и удаление шаблонов и вкладок в диалоговом окне Шаблоны Появление шаблонов^ вкладок в диалоговом окне Шаблоны (Templates) до неко торой степени можно контролировать путем установки только требуемых шаб лонов и мастеров и удалением ненужных. Выполняется это следующим образом. 1. Закройте все программы из пакета Office и выберите в Windows команду Пуск ►Настройка ►Панель управления (Start ►Settings ►Control Panel).
506
♦
Глава 16. Форматирование документа
2. Раскройте диалоговое окно Установка и удаление программ (Add Or Remove Pro grams), выберите в списке пункт Microsoft Office 2003 или Microsoft Word 2003 и щелкните на кнопке Заменить (Change). 3. В окне установки Office щелкните на варианте Добавить или удалить компо ненты (Add Or Remove Features) и щелкните на кнопке Далее (Next). 4. В открывшемся окне Выборочная установка (Custom Setup) установите фла жок Расширенная настройка приложений (Choose Advanced' Customization Of Applications) и щелкните на кнопке Далее (Next). 5. В списке появившегося окна щелкните на значке +, чтобы раскрыть папку Microsoft Office Word, и точно так же раскройте папку Мастера и шаблоны (Wizards And Templates). 6. Чтобы удалить вкладку из диалогового окна Шаблоны (Templates), щелкните на кнопке слева от названия группы шаблонов (например, Письма (Letters)) и выберите команду Компонент недоступен (Not Available). А если нужно доба вить вкладку, выберите команду Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). 7. Завершив настройку, щелкните на кнопке Обновить (Update). Когда вы в следующий раз откроете диалоговое окно Шаблоны (Templates), на его вкладках и доступных шаблонах отразятся выполненные изменения. Если требуется восстановить исходный вид окна, откройте программу установки й вос становите все настройки. Чтобы добавить в окно Шаблоны (Templates) нестандартную вкладку, предостав ляющую доступ к нестандартному, например разработанному вами, шаблону, создайте новый каталог в папке ...Application Оа1а\МгсгозоА\Шаблоны (...Applica tion Data\Microsoft\Templates) и сохраните в нем свои шаблоны. \
Получение шаблонов с веб-узла Microsoft Office Если вы не обнаружили нужный шаблон на своем компьютере или же вам пона добилось увеличить количество настроек в каком-то конкретном шаблоне, по пробуйте загрузить дополнительные шаблоны с веб-страницы шаблонов Micro soft Office. На рис. 16.2 представлена часть коллекции, хранящейся на сайте Microsoft Office Online. , Чтобы обратиться к библиотеке шаблонов Microsoft Office, войдите в Интернет и выполните следующее. 1. Вызовите область задач Создание документа (New Document) и щелкните на ссылке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). 2. На веб-странице, появившейся в браузере, выберите подходящую категорию и просмотрите записанные в нее шаблоны. Чтобы просмотреть сам шаблон, щелкните на его названии или на ярлыке (ярлыки появляются после имени каждого шаблона и обозначают тип файла Office —Word или Excel). 3. Когда найдете подходящий шаблон, щелкните на нем, на кнопке загрузить (Download Now) и затем, если требуется, щелкните на кнопке Принять (Accept), чтобы принять соглашение по использованию.
Создание документа на основе существующего шаблона ♦
Шаблоны (пи iu ;oft Olfice
th £«
507
М юн ft Internet bxploier
Pawnte jteofe He? Ш Ы : SialCfV,.. Favaiirf Refedth Hwnr
s -fi hdpV/oNмммсгоо.1с. ^Л*jiuiw. *лрйгЛН' .^.яьааадаац
.«aeom
3FW'*~~11tO risjrfCffl0 22711" 1049tCrN6 заг ~ ii
рх?А«*сЛо-> •-
а
Диги»w iiifw Р аам смм сабитий
Уммимми в лрофочя пмт«ж*Ж«»
Т«««Я«Я* *■**«*
npuwwn ГУмумП»ИМЬммтмк ОтЦММПГкяшот»* ГКШНк»nt-ywt
Щтттт
Гк>м*»жм цродог*
У34МOfferн*Р4МЫ1 10 Nwnet Рис . 16.2. Доступные шаблоны разделены по категориям
СОВЕТ ------- :-----------------------------------------------------------------------------------------------Получить доступ к шаблонам на сайте Office Online можно и из диалогового окна Шаблоны (Templates), щелкнув на кнопке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online).
После того как шаблон будет загружен и открыт в Word, его разрешается редак тировать и сохранять как шаблон или как документ. Имейте в виду, что поиск подходящего шаблона займет существенное времА, поскольку область их исполь зования простирается от маркетинга до частных писем.
Шаблоны с других веб-узлов и из локальной сети Помимо библиотеки шаблонов, хранящейся на веб-сайте Microsoft Office, из Word можно загрузить шаблоны, находящиеся в локальной сети или на других веб-узлах. В больших компаниях принято совместно работать с шаблонами, по этому их удобно хранить в сети —это упрощает доступ к Ним и гарантирует, что все сотрудники C M O iy r воспользоваться новыми версиями шаблонов. Итак, что бы создать документ Word на основе одного из таких шаблонов, подключитесь к Интернету или к локальной сети и выполните следующее. 1. Вызовите область задач Создание документа (New Document) и щелкните на ссылке На моих веб-узлах (On My Web Sites) в разделе Шаблоны (Templates). Откроется диалоговое окно Создание из шаблонов на моих веб-узлах (New From Templates On My Web Sites), представленное на рис. 16.3.
508
♦
Глава 16. Форматирование документа
*
Рис. 16.3. Это диалоговое окно ооеспечнвает доступ к папке Мое сетевое окружение, содержащей ссылки на шаблоны в сети и на веб-узлах
2. Дважды щелкните на ярлыке веб-узла, содержащего шаблон. По умолча] шю хранящиеся на веб-узлах шаблоны записываются в папку _sharedtemplates, как на рис. 16.3, но их можно сохранить в любую другую папку. 3. Если требуется, дважды щелкните на папке с шаблоном и затем дважды щелк ните на файле шаблона. После открытия файла с шаблоном на его основе создается документ, который можно сохранить на своем компьютере или на сервере точно так же, как и обыч ный документ. Если в диалоговом окне Создание из шаблона на моих веб-узлах (New From Tem plates On My Web Sites) не оказалось ссылки на нужный веб-узел и, следователь но, на нужный шаблон, значит, необходимо сохранить шаблон в определенной папке удаленного компьютера и создать ярлык для соо* оетсгвующего локально го сервера или веб-узла прежде, чем пытаться создать на основе этого шаблона документ. Если у вас нет собственного веб-сайта или пространства в локальной сети, мож но хранить файлы на одном из специально предназначенных для этого веб-узлов со свободным доступом. Например, можно зайти на сайт groups.msn.com и полу чить собственное виртуальное пространство, называемое MSN Group. После формирования папки, в которой хранятся ваши шаблоны, нужно создать ссылку на эту папку. В Microsoft Windows ХР выполните следующее. 1. Откройте папку Мое сетевое окружение (My Network Places) (выбрав команду Пуск ►Сетевое окружение (Start ►My Network Places)) и дважды щелкните на ссылке Новое место в сетевом окружении (Add Network Place), расположенной на панели Сетевые задачи (Network Tasks). 2. В окне Мастер добавления в сетевое окружение (Add Network Place Wizard) щелкните на кнопке Далее (Next), щелкните на элементе Выбрать другое сете-
Создание шаблона ♦
509
вое размещение (Choose Another Network Location) и еще раз на кнопке Далее (Next). 3. Введите адрес папки в сети или адрес веб-сервера (или щелкните на кнопке Обзор (Browse) и найдите в открывшемся окне свой источник шаблонов), щелкните на кнопке Далее (Next), введите название ярлыка, еще раз щелкни те на кнопке Далее (Next) и на кнопку Готово (Finish). Теперь можно щелкнуть на ссылке в диалоговом окне Создание из шаблонов на моих веб-узлах (New From Templates On My Web Sites), чтобы получить доступ' к шаблонам, хранящимся в Интернете.
Создание шаблона Теперь, когда вы познакомились с основными принципами устройства и исполь зования шаблонов, можно перейти к их созданию. В Word для этого существует три способа: формирование абсолютно нового шаблона, на основе существующе го документа или на базе на другого (существующего) шаблона. Выбор способа зависит от текущей ситуации и находящихся под рукой средств. ► Создайте шаблон на основе документа, если имеется документ, содержащий большинство нужных настроек и параметров. ► Создайте шаблон на основе другого шаблона, если в последний требуется внести лишь незначительное количество изменений и при этом желательно сохранить оригинал. ► Создайте новый шаблон, если у вас нет подходящего объекта для основы. Создав шаблон, сохраните его в папке ...\Application Data\Microsoft\LUa6noHbi (...\Application Data\Microsoft\Templates), чтобы он был доступен в диалоговом окне Шаблоны (Templates). Содержащиеся в этой папке шаблоны появляются в диалоговом окне на вкладке Общие (General) (из этого следует, что ко всем шаб лонам не из указанной папки вообще нет доступа через диалоговое окно Шабло ны (Templates)). Если вы предпочитаете хранить новые шаблоны в отдельной папке и на отдельной вкладке, создайте в указанном каталоге новые папки и за пишите в них свои файлы. Имейте в виду, что каждой вложенной папке каталога Шаблоны (Templates) в диалоговом окне соответствует своя вклад] а, но папки, в которых нет ни одного шаблона, в нем не отображаются. Теперь рассмотрим процесс создания шаблонов более подробно. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------- ----------------------------------------------------------------Файл шаблона должен иметь расширение .dot, но по умолчанию любой документ, со храненный в папке ...\Applicaiion Data\Microsoft\LUa6noHbi (...\Application Data\Microsoft\ Templates), может служить шаблоном При записи шаблонов и их поиске удобно настро ить Windows так, чтооьа выводились на экран расширения файлов.. В Windows ХР по умолчанию они скрыты. Выберите команду Пуск » Панель управления (Start ►Control Panel) и дважды щелкните на пункте Свойства папки (Folder Options). В открывшемся диалоговом окне щелкните на вкладке Вид (View) и снимите флажок Скрывать расшире ния для зарегистрированных типов файлов (Hide Extensions For Known File Types).
510
♦
Глава 16. Форматирование документа
СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------- ---------------------------------------— ------------- --------Шаблоны можно хранить на жестком диске компьютера, включать в библиотеку доку ментов или использовать как шаблон для совместной работы. Дополнительную инфор мацию о совместно используемых шаблонах можно найти в главе 24, а библиотеки до кументов рассматриваются в главе 25.
Создание шаблона на основе существующего документа Если шаблон создается на основе конкретного документа, в него войдут все сти ли, макросы, панели инструментов, схемы и другие параметры этого документа. Вероятно, потребуется немного изменить часть настроек, чтобы они удовлетво ряли требованиям шаблона. Сделать это несложно, но не забывайте, что преоб разовываться должен шаблон, а не документ, поэтому начните с создания шабло на, затем закройте документ и редактируйте шаблон. 1. Выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open). 2. В диалоговом окне Открытие документа (Open) выберите файл, содержащий требуемое форматирование и/или текст. 3. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As). 4. В диалоговом окне Сохранение документа (Save As) в раскрывающемся спи ске Тип документа (Save As Туре) выберите пункт Шаблон документа (Document Template), ка к показано на рис. 16.4. Г онр внени. д о и у м гн тл
Л j
^
/
и
* С е р в и с-
MU.T1LEX.DOT
.1-. м м 1 * t Мои последние документы
iShebion.dot J s h a b tg n fo tM .d e t
Рис. 16.4. При выборе шаблона в качестве типа.сохраняемого файла в диалоговом окне по умолчанию отображается папка Шаблоны
5. По умолчанию шаблон будет сохранен в папке Шаблоны (Templates), а его ярлык появится на вкладке Общие (General) диалогового окна Шаблоны (Templates). Чтобы ярлык шаблона располагался на отдельной вкладке, создайте в катало ге Шаблоны (Templates) папку и сохраните шаблон в ней.
Создание шаблона ♦
511
6. В поле Имя файла (File Name) введите название шаблона и щелкните на кноп ке Сохранить (Save). 7. Добавьте в новый шаблон нужный текст или графику, удалите лишнее. 8. Внесите необходимые изменения в настройки (поля страницы, размер и ори ентацию страницы, стили, параметры абзаца и т. д.). 9. Сохраните шаблон. Теперь стоит проверить, соответствует ли шаблон вашим пожеланиям. Для этого создайте документ на его основе: щелкните на ссылке На моем компьютере (On My Computer) в области задач, перейдите на нужную вкладку, удостоверьтесь, что в разделе Создать (Create New) диалогового окна Шаблоны (Templates) вы бран вариант Документ (Document), и дважды щелкните на значке шаблона. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------ 1 -------------------------------------------Если вы сформировали для сво лУ. нужд шаблон и уверены, что вам придется обращать ся к нему достаточно часто, удобно добавить на одну из панелей инструментов кнопку или же расположить ярлык шаблона на рабочем столе. Щелчок на любом из этих эле ментов приведет к созданию нового документа на базе вашего шаблона. Например, можно вставить кнопку на стандартную панель инструментов сразу после кнопки Соз дать файл (по умолчанию) (New Blank Document), и тогда для образования нового доку мента достаточно будет сделать всего один щелчок. Добавление кнопок подробно рас сматривается в главе 5.
Чтобы поместить на рабочий стол ярлык, щелкните на столе правой кнопкой мыши, выберите команду Создать ►Ярлык (New ►Shortcut), введите путь к шаб лону или определите его местоположение, щелкнув на кнопке Обзор (Browse), щелкните на кнопке Далее (Next), введите текст ярлыка (здесь можно оставить предлагаемое название файла) и щелкните на кнопке Готово (Finish).
Создание нового шаблона на основе существующего Если у вас есть шаблон, который мог бы послужить отправной точкой для нового, создайте новый шаблон на его основе примерно так же, как на базе документа. Единственная разница заключается в том, что расширение открываемого в нача ле процедуры файла будет .doc вместо .dot. Итак, для создания нового шаблона на основе существующего выполните сле дующие действия. 1. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New). 2. Щелкните на ссылке На моем компьютере (On My Computer) в области задач, чтобы открыть диалоговое окно Шаблоны (Templates). 3. Щелкните на нужном шаблоне, установите переключатель в положение Шаб лон (Template) в разделе Создать (Create New) и щелкните на кнопке ОК. 4. После открытия шаблона выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) и сохраните шаблон под новым именемs. Отредактируйте файл и сохраните его еще раз.
512
♦
Глава 16. Форматирование документа
Редактирование стансн ится особенно актуальным при загрузке шаблонов с веб узла Office Online. Там хранится много разнообразных общих шаблонов, кото рые могут оказаться полезны при условии умелой настройки под существующие нужды. СМОТРИ ТАКЖ Е -------------•--------------------------------------------------------------------------------------Более подробно работа с ссылкой Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online) рассматривается в разделе «Получение шаблонов с веб-узла Microsoft Office» этой главы.
Создание нового шаблона Создавать шаблон можно не только на основе документа или другого шаблона. Новый шаблон формируется точно так же, как новый документ. 1. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New) и щелкните на Ссылке На моем компьютере (On My Computer) в области задач, чтобы открыть диалоговое окно Шаблоны (Temptates). ‘ 2. Установите флажбк Шаблон (Template) в разделе Создать (Create New) и два жды щелкните на значке Новый документ (Blank Document) на вкладке Общие (General). СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Существует еще один способ создания нового шаблона: сформируйте новый документ и сохраните его как шаблон. -4 Г ' £
После определения нового файла шаблона добавьте в него стили, стандартный текст, панели инструментов, макросы и другие элементы. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------В процессе создания шаблона можно встроить в него так называемые темы. Темой на зывается набор цветов, шрифтов и графических элементов (таких как линейки и марке ры), которые, объединяясь друг с другом, обеспечивают единообразный стиль доку мента. Даже если вы не нашли подходящей встроенной темы, не заОьсайте, что можно применить ее к шаблону и затем изменить ее компоненты. Темы рассматриваются в следующей главе.
Применение к документу стилей из библиотеки стилей Самое замечательное в шаблонах то, что. определив один раз содержащиеся в них стили, вы не остаетесь привязанными к определенным форматам. Программа по зволяет в любой момент изменять форматирование путем преобразования сти лей, и это удобно делать с помощью библиотеки стилей. Последняя предоставля ет возможность предварительного просмотра документа в новом виде, и тот стиль, который вам понравится, можно будет незамедлительно скопировать в до кумент. Рассмотрим просмотр и применение стилей из библиотеки.
Присоединение шаблона к документу ♦
513
1. Выберите команду Формат ►Тема (Format ►Theme). 2. В диалоговом окне Тема (Theme) щелкните на кнопке Библиотека стилей (Style Gallery). Окно библиотеки стилей представлено на рис. 16.5.
Рис. 16.5. Библиотека стилей позволяет просмотреть и применить стили из других шаблонов к текущему документу
3. Выберите шаблон из списка и установите переключатель в разделе Просмот реть (Preview) в одно из следующих положений: > Документ (Document) —в окне предварительного просмотра отобразится те кущий документ, отформатированный в соответствии с выбранным шаб лоном; > Пример (Example) — в окне предварительного просмотра отобразится не кий файл, отформатированный в соответствии с выбранным шаблоном; t> Образцы стилей (Style Samples) —в окне предварительного просмотра бу дет отображен формат каждого из стилей выбранного шаблона. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить выбранные стили к документу. Учтите, что при выполнении описанной выше операции связанный с докумен том шаблон не изменяется, Ь вместо этого к текущему документу применяются стили из других шаблонов. Чтобы присоединить к документу другой шаблон, нужно выполнить алгоритм из следующего раздела.
Присоединение шаблона к документу С каждым документом связан какой-либо шаблон, определяющий параметры макета и настройки форматирования, используемые по умолчанию. К новому документу обычно присоединяется встроенный общий шаблон Normal.dot. А при создании на основе существующего шаблона к документу-присоединяется ука занный шаблон. Независимо от активного шаблона, связать с документом можно
514
♦
Глава 16. Форматирование документа
любой другой. При замене связанного с документом шаблона можно установить автоматическое обновление стилей текста, и тогда все элементы документа, от форматированные с помощью стилей, изменятся в соответствии с новым шаб лоном. Для замены шаблона и обновления стилей выполните следующие действия. 1. Откройте документ и выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ► Templates And Add-Ins). На экране появится одноименное диалоговое окно, по казанное на рис. 16.6. Ш аблоны п н а д стр о йки
кш и р е **» Л.
tU c fiw w |
.
C M ,*-* * * " " $ j
Ц аблоидои/г-ит*
/TpHtygAHatiTt? j J
йвтамтичвскмобкжмпгь «яви .
р * •***+< Общиеимльрнь,* 6тие^>1ыс»леиантъ. .
|
|:
СГ
^
.JWOW
Рис. 16.6. Это диалоговое окно позволяет связать документ с другим шаблоном, автоматически обновить стили и проконтролировать шаблоны и надстройки
2. Щелкните на кнопке Присоединить (Attach), чтобы вызвать на экран диалого вое окно Присоединение шаблона (Attach Template), похожее на окно Открытие документа (Open). В нем по умолчанию отображается содержимое папки с шаб лонами. 3. Если требуется, перейдите к нужной папке и дважды щелкните на выбранном шаблоне или выделите его, а потом щелкните на кнопке Открыть (Open). 4. Для обновления стилей документа установите флажок Автоматически обнов лять стили (Automatically Update Document Styles). 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу и заменить шаблон. Если выбрано автоматическое обновление стилей, имейте в виду, что названия стилей в старом и новом шаблоне, применяющихся для форматирования одного и того же текста, могут не совпадать. Если стиль назывался одинаково в обоих шаблонах, форматирование изменится автоматически, если же названия не сов падают, придется заменять стили вручную. В последнем случае удобно восполь зоваться командой Выделить все (Select All) области задач Стили и форматирование (Styles And Formatting), чтобы выделить все фрагменты документа с одинаковым «старым» форматированием и затем применить к выделенному тексту новый стиль.
Общие шаблоны ♦
515
СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией об изменении стилей обращайтесь к главе 9.
Возможно, иногда намного проще отредактировать текущий шаблон вместо того, чтобы заменять его на другой — например, когда основная часть шаблона вам подходит и требуется изменить несколько мелочей или добавить что-то новое. Редактирование связанного шаблона выполняется по следующим правилам. ► Изменения макросов, параметров автотекста, панелей инструментов и произ вольных команд в шаблоне появляются в любом основанном на нем докумен те, включая уже существующие. ► Изменения в стилях не сразу отражаются на существующих документах. ► Вставка дополнительных или изменение старых элементов, таких как стан дартный текст, графика и параметры форматирования (поля страницы, пара метры столбцов и т. п.), не отражаются на существующих и применяются только к новых документам. Если нужно обновить существующий файл, б43ировавшийся на старой версии шаблона, вызовите диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And AddIns) и установите флажок Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles). Новые параметры будут учтены после щелчка на кнопке ОК.
Общие шаблоны Как мы уже упоминали, шаблоны делятся на общие и шаблоны документов. Все документы имеют доступ к общему шаблону Normal.dot, и многие документы связаны с шаблонами документов, содержащими указания по форматированию. Также разрешается загрузить нужный шаблон документа в качестве общего. Учи тывая все вышесказанное, становится понятно, что настройки интерфейса Word и стили документа могут хран ггься в следующих шаблонах: ► общий шаблон Normal.dot; с ► шаблон документа, содержащий настройки форматирования и стили; ► дополнительные общие шаблоны, в которых хранятся такие элементы, как макросы и параметры панелей лнс грументов, то есть относ лщиеся к настрой ке интерфейса и работе с программой. Если открыто несколько шаблонов и название стиля в них совпадает, приоритет имеют параметры, заданные в шаблоне документа, а не в общих шаблонах. Это связано с тем, что главной задачей общих шаблонов является хранение макро сов, параметров автотекста, панелей инструментов, меню и клавиатурных комби наций, которые используются при работе со всеми докумен гами, а не с каким-то конкретным, в отличие от шаблона документа, хранящего форматирование. Предполагается, что шаблон можно употреблять в качестве общего, если его на стройки можно применить к любому открытому документу. Чаще всего при работе над документом используются настройки, сохраняемые либо в присоединенном шаблоне документа, либо в шаблоне Normal.dot Если вам потребуются элементы другого шаблона, загрузите его в качестве общего —
516
♦
Глава 16. Форматирование документа
это позволит применить его настройки, не изменяя Normal.dot или шаблон доку мента. После объявления шаблона общим его параметры и макросы доступны любому документу до конца работы в Word.
Загрузка общих шаблонов При загрузке общих шаблонов можно указать, будут ли они доступны только в течение одного сеанса работы в Word или всегда. Выполните следующее: 1. Откройте диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins). 2. В разделе Общие шаблоны и надстройки (Global Templates And Add-Ins) вклад ки Шаблоны (Templates) щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы вызвать диалоговое окно Добавление шаблона (Add Template), в котором по умолча нию отображается содержимое папки шаблонов, и дважды щелкните на на звании нужного шаблона. 3. Установите флажки напротив тех шаблонов, которые должны быть загруже ны на этот сеанс работы (рис. 16.7).
Июйэдны | ХИ лСия а I Пакеты
Шаблондокупайте ► «» 'Л Автоматическиot»* вляч»;тчли
I 04 ] СвявнимеСМ]
Л "V".седеть.
Г
путь; С ф 1т«ь-»УЧ H-cabonoatay' гюоНШгйлоны\Яик о* cot
г*
ОК
I
Отце
.
UUUB
Рис. 16.7. Выберите, какие шаблоны будут использоваться в качестве общих в течение этого сеанса работы в Word
4. Щелкните на кнопке ОК. Если вам постоянно приходится загружать один и тот же общий шаблон, сделай те так, чтобы Word делал это автоматически при запуске. Проще всего реали зовать данную идею, скопировав файл шаблона в папку автозагрузки Word .. .Application Data\Microsoft\Word\Startup. ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------Имейте в виду, что загрузка общих шаблонов повышает расход системной памяти и за медляет процесс запуска Word.
Редактирование существу ощих шаблонов ♦
517
Выгрузка общих шаблонов По умолчанию, если общие шаблоны не находятся в папке ...Application Data\ Microsoft\Word\Startup, они не загружаются автоматически при запуске Word. Но при желании можно выгрузить шаблон, не завершая работы с программой, —по лучив от общего шаблона все, что требуется, вы можете удалить его из списка общих шаблонов или выгрузить. Заметьте, что в обоих случаях файл не удаляет ся, а просто перестает служить общим шаблоном. Чтобы выгрузить общий шаб лон, откройте диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins) и выполните одно из следующих действий: ► снимите флажки напротив выгружаемых шаблонов; ► выделите шаблон в списке общих шаблонов и щелкните на кнопке Удалить (Remove), чтобы выгрузить шаблон и удалить его из списка общих шаблонов. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Кйопка Удалить (Remove) будет недоступна, если общий шаблон сохранен в папке ...Application Data\Microsoft\Word\Startup. В этом случае предварительно понадобится переместить шаблон в другой каталог или просто удалить его.
Редактирование существующих шаблонов Word позволяет вручную внести в шаблон необходимые изменения, отредакти ровать документ, а потом сохранить изменение в присоединенном к нему шабло не, а также скопировать, удалить или переименовать компоненты шаблона через Организатор (Organizer). В любом случае внесенные изменения будут отражены только в новых документах, созданных на основе этого шаблона, а уже сущест вующие документы не изменятся (если не будут даны специальные указания в диалоговом окне Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins))'. л
Редактирование шаблона существующего документа Чтобы изменить существующий документ, отредактировав его шаблон, нужно сна чала из диалогового окна Открытие документа (Open) открыть файл как шаблон. 1. Выберите команду Файл ►Открыть (File ►Open), выберите пункт Шаблон до кумента (Document Templates) в списке Тип файлов (Files Of Туре) и откройте шаблон, подлежащий редактированию. По умолчанию все шаблоны хранят ся в папке ...\Application Data\Microsoft\Llla6noHbi (..ДАрplication Data\Microsoft\ Templates). 2. Внесите необходимые изменения (текст, графика, макросы, стили, формати рование, параметры автотекста, панели инструментов, настройки меню и го рячие клавиатурные комбинации) и сохраните файл. Помните, что любые преобразования необходимо тщательно тестировать, созда вая для этого новые документы. А чтобы применить внесенные изменения к существующим документам, основанным на данном шаблоне, достаточно вы звать диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins), установить
518
♦
Глава 16. Форматирование документа
в нем флажок Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles) и щелкнуть на кнопке ОК. (Если этот флажок был установлен из документа ра нее, при открытии документа шаблон обновится автоматически.)
Редактирование шаблона в процессе работы над документом Можно изменить шаблон и в процессе работы над документом. Например, доба вить стиль в шаблон документа, создав новый стиль (см. главу 9), и в диалого вом окне Создание стиля (New Style) или в аналогичном окне Изменение стиля (Modify Style), если оказалось проще изменить существующий стиль, установив флажок Добавить в шаблон (Add То Template). Тогда при сохранении документа появится диалоговое окно с запросом на подтверждение обновления присоеди ненного к документу шаблона, изображенное на рис. 16.8.
№
- 3 ___J
Рис. 16.8. При работе над документом можно изменить и его шаблон
Удаление, переименование и копирование стилей через Организатор Помимо непосредственной работы с файлами шаблона или связанного с ним до кумента, можно управлять компонентами шаблона через Организатор (Organizer). Диалоговое окно Организатор (Organizer) содержит вкладки для стилей, автотек ста, панелей инструментов и макросов, как показано на рис. 16.9.
£тнли } £рп>т«ксг | Оаивои | Ц кро сы j L
rfTl,
rtoTcmoo
Обычнаятаблица Обычы) Ооммойшрифтабмца
Рис, 16.0* Организатор позволяет копировать, удалять и переименовывать стили, параметры автотекста, панели инструментов и макросы документов и шаблонов
Редактирование существующих шаблонов ♦
519
Чтобы скопировать любой из этих элементов из одного шаблона или документа в другой шаблон или документ, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And AddIns) и щелкните на кнопке Организатор (Organizer). 2. В диалоговом окне Организатор (Organizer) выберите подходящую вкладку. 3. Чтобы скопировать элементы файла или шаблона, щелкните на кнопке Закрыть файл (Close File) справа —закроется активный документ и соответствующий ему шаблон. Затем щелкните на кнопке Открыть файл (Open File) и выберите в Появившемся диалоговом окне нужный шаблон или документ. Выделите его элементы и щелкните на нужной кнопке: Копировать (Сору), Удалить (Delete) или Переименовать (Rename). 4. Закончив работу с организатором, щелкните на кнопке Закрыть (Close). ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -----------------------------------------------------------------------Если попытаться скопировать какие-либо элементы в защищенный шаблон, может не получиться открыть его, отклонить или принять изменения или сохранить их в шаблоне. Проблема может быть вызвана следующими причинами: шаблон защищен от записи исправлений, комментариев или форм; шаблон требует введения пароля; для сохране ния изменений требуется пароль совместного использования; без пароля файл досту пен только для чтения; если файл имеет атрибут «только для чтения»; у вас нет доступа . к серверу, на котором хранится шаблон; шаблон открыт на другом компьютере в сети. Для сохранения изменений придется удалить из шаблона параметры защиты, узнать пароль или дождаться момента, когда другие пользователи закроют шаблон.
Защ ита шаблонов Иногда бывает полезно установить защиту шаблона, чтобы быть уверенным в це лостности и неизменности файла. Это имеет особое значение в случае совместного использования шаблона с другими пользователями по сети или через Интернет. Шаблоны защищаются так же, как и обычные документы (последние рассматри ваются в главе 28). В частности, можно: ► Объявить файл предназначенным только для чтения. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Se curity) и установите флажок Рекомендовать доступ только для чтения (Read-Only Recommended). ► Установить пароль для открытия шаблона. Выберите команду Сервис ►Па раметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Security), введи те пароль в поле Пароль для открытия файла (Password То Open), щелкните на кнопке ОК, введите пароль еще раз и снова щелкните на кнопке ОК. ► Установить пароль для изменения шаблона. Выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Security), вве дите пароль в поле Пароль разрешения записи (Password То Modify), щелкните на кнопке ОК, введите пароль еще раз и еще раз щелкните на кнопке ОК. ► Защитить от редактирования и изменения форматов. Выберите коман- /гч ду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document). Откроется ж З
520
♦
Глава 16. Форматирование документа
область задач .Защита документа (Protect Document), позволяющая ввести ог раничения на определенные виды форматирования и редактирования. ► Защитить документ от перемещения, редактирования или копирования неуполномоченными пользователями. Примените средство Управление правами на доступ к данным (Information Rights Management — IRM), щелкнув на кнопке Не распространять (Permission) на стандартной панели ин струментов. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------- ------------------------- г - ------------------------------------------Дополнительная информация об отслеживании исправлений и добавлении коммента риев находится в главе 27, а сведения о создании и защите форм — в главе 31. Средст во IRM и проблемы безопасности в Word подробнее рассматриваются в главе 28.
Построение документов с помощью мастеров Наиболее опытнее пользователи Word часто используют в работе мастера, пре доставляющие набор интерактивных диалоговых окон, которые помогают созда вать документы. Попросту говоря, мастера задают вопросы и в соответствии с полученными ответами формируют элементы. Мастер создает базу для доку мента, а за*ем вы заполняете все остальное детальной информацией. По умолчанию мастера распож жены в диалоговом окне Шаблона (Templates), вместе с шаблонами. Их легко отличить от шаблонов —значок мастера снабжен волшебной палочкой. Чтобы открыть мастер, требуется дважды щелкнуть на его значке, а дальше нужно всего лишь следовать инструкциям, появляющимся на экране. На рис. 16.10 приведен пример: заставка мастера записок (доступного на вкладке Записки (Memos) диалогового окна Шаблоны (Templates)). Слева пере числены все шаги создания страницы, а теютпий шаг выделен зеленым цветом
'"'тиэма |
> Готово ЕШ/елее ШШШМ ............
Рис. 16.10. Мастера помогают создавать документы или набор документов
Надстройки Word ♦
521
Обратившись к этой схеме, в любой момент можно оценить, какая стадия про цесса выполняется в данный момент. Правда, такая удобная схема есть не у всех мастеров.
Надстройки Word И, наконец, последний способ изменения рабочей среды Word —это надстройки. называется дополнительная отдельная программа, запускающаяся из среды Word и встраивающая в стандартный интерфейс свои команды или средства. Некоторые надстройки, по аналогии с общими шаблонами, можно за гружать только на текущий сеанс работы или навсегда, причем делается это точ но так же, как и с общими шаблонами. Помимо надстроек Microsoft Office (кото рые можно установить вместе с пакетом Office или загрузить с веб-сайта Office Online), существуют еще и надстройки COM (Component Object Model —модель компонентных объектов), которые предназначаются для конфигурирования сис темы и обычно проектируются поставщиками решений и разработчиками. Про смотр COM-надстроек и управление ими несколько отличаются от работы с над стройками Microsoft и общими шаблонами, как станет видно дальше. Приведем примеры типичных надстроек, предлагаемых как компанией Microsoft, так и другими производителями. ► Microsoft Office Proofing Tools —набор инструментов проверки текста на бо лее чем 30 языках, включая шрифты, средства проверки грамматики и орфо графии, словари и многое другое; ► MSN Money Stock Quotes — предоставляет сводку о текущей активности на рынке ценных бумаг, ► Office Troubleshooters — является набором инструментов, предназначенных для диагностики и исправления стандартных проблем Office; ► Stamps.com —позволяет печатать собственные марки; ► Supplement Templates And Wizards —предоставляет набор дополнительных мастеров для использования дома и на работе. Чтобы найти надстройки, зайдите на сайт Microsoft Office, вобрав команду Спра вка ►Office в Интернете (Help ►Office On The Web).
Надстройкой
ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------- --------------------------------------------He забывайте правильно устанавливать полученные надстройки. Чаще всего на веб-узле предоставлена информация об установке, и нужно только распечатать ее, чтобы иметь под рукой.
Просмотр COM-надстроек Word Чтобы увидеть, какие из COM-надстроек доступны в Word, выполните следую щее. 1. В Word выберите команду Справка ►О программе (Help ►About Microsoft Word) и щелкните на кнопке О системе (System Info).
522
♦
Глава 16. Форматирование документа
2. В окне Сведение о системе (System Information) раскройте группу Приложения Office 2003 (Office 2003 Applications), затем раскройте группу Microsoft Office Word 2003 и щелкните на строке Надстройки COM (COM Add-Ins). Список COM-надстроек появится в правой части окна, причем в первой строке будет стоять общее количество надстроек, как показано на рис. 16.11. Обратите внимание, что если щелкнуть на пункте Отчет (Summary) в группе Microsoft Office Word 2003, установленные COM-надстройки не будут указаны как надстройки.
Л С— д о и о о о с т и ! - О С м м ж я о октана ф - £ } Ресурсы аппаратуры ${йЗКМ Лонанты
ф-01Г^юпитнмсрм»
M5WD -го окна Свойства рамки (Frame Properties). Учтите, что если файл, на который ссылает ся страница с рамками, переименован, нужно также отредактировать название файла в поле Начальная страница (Initial Page).
Границы рамок, изменение их размера и полосы прокрутки Word позволяет не только определять документ, который будет отображаться в рамке, настраивать ее размер и название, но и контролировать границы рамок и полосы прокрутки. Чтобы получить доступ к свойствам этих элементов, вы полните следующее. 1. Щелкните на нужной рамке. 2. Щелкните на кнопке Свойства рамки (Frame Properties) панели инструмен тов Рамки (Frames) или выберите команду Формат ►Рамки ►Свойства рамки (Format ►Frames ►Frame Properties). 3. Щелкните на вкладке Границы (Borders), показанной на рис. 17.7.
[ » Г
границы
2тсутстеух>т
|jixaseTb ■раницы все* ран«“
jjgpxweгрймииы. М и 3 ^еотграииц» j ^ jTJ д«лым*вам*«| е 0б«р 8м т1 -
гкжюыв» ь1х>лоецлрокр,тг1
РДОЗДггьм e^ewepa-^poe
нмбходиности Я
Рис. 17.7. Вкладка Границы в диалоговом окне Свойства рамки предоставляет параметры для настройки границ рамки и полос прокрутки
542
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
Доступные параметры вкладки Границы (Borders) перечислены ниже: ► Границы отсутствуют (No Borders) —если желательно, чтобы рамки отобража лись без границ, выберите этот вариант; ► Показать границы всех рамок (Show All Frame Borders) —выберите этот вари ант, если требуется показывать границы; ► Ширина границы (Width Of Border) —если границы рамок отображаются, мож но ввести в это поле значение или пощелкать на стрелках вверх и вниз, уста навливая таким образом ширину границы, отображаемой между рамками; ► Цвет границы (Border Color) —щелкните на стрелке ▼ поля Цвет границы (Bor der Color), чтобы получить доступ к стандартной палитре цветов и определить цвет границы между рамками; ► Показывать полосы прокрутки (Show Scrollbars In Browser) —щелкните на стрел ке вниз и выберите в раскрывающемся списке вариант, определив таким об разом, когда нужно отображать полосы прокрутки выделенной рамки: всегда, никогда или при необходимрсти.; ► Разрешить изменение размеров (Frame Is Resizable In Browser) — установите этот флажок, если требуется, чтобы пользователи могли изменять размер вы деленной рамки; для рамки, которая должна всегда появляться на экране в соответствии с уже определенными размерами, снимите флажок (если ак тивная рамка будет изменяемой, соседние также следует отформатировать как изменяемые). Во время определения границ в окне просмотра демонстрируется, как будет вы глядеть рамка. Чтобы применить установленные параметры к активному доку менту, щелкните на кнопке ОК. ♦
Удаление рамок Если для изменения структуры страницы требуется удалить рамки, можно легко сделать это. Помните, что при выполнении данной операции программа убирает только рамку —отображаемый в ней файл не удаляется. Щелкните на рамке, за тем на кнопке Удалить рамку (Delete Frame) панели инструментов Рамки (Frames) или выберите команду Формат ►Рамки ►Удалить рамку (Format ►Frames ►Delete Frame). ВНИМАНИЕ ---------------------------г - ---------*---------------------------------- --------------------При удалении рамки теряется возможность возврата предыдущих настроек щелчком на кнопке Отменить (Undo). Ерли нужно восстановить удаленную рамку, придется заново создать ее с помощью панели инструментов Рамки (Frames), а затем установить необ ходимые параметры вдиалоговом окне Свойства рамки (Frames Propeties).
Фон и подложка Чтобы добавить информацию в документ или привлечь внимание читателя, мож но вставить фон или подложку в веб-документы пли документы для печати. Фон чаще всего используется на веб-страницах, документах, предназначенных для просмотра на компьютере и электронных писем, и не очень хорошо подходит для
Фон и подложка ♦
543
печати. Увидеть его можно во всех режимах просмотра, кроме обычного и режи ма структуры. Если же требуется создать печатаемый фон, лучше применить подложку; ею может быть неяркий текст или бледный рисунок, появляющийся под текстом документа. С помощью подложек пользователи стараются придать документу визуальную привлекательность или определить его статус, например, вставив на задний план слова «Эскиз» или «Срочно». Подложки видны в режи ме разметки страницы, в режиме предварительного просмотра или в напечатан ном документе. В этом разделе вы научитесь создавать фон и подложки, управ лять ими и удалять их со своих веб-страниц или документов для печати.
Создание фона или подложки При формировании фона для заполнения страницы используются цветной гра диент, узоры, рисунки, сплошные цвета или текстуры, которые, повторяясь, как мозаика или кафельная плитка, заполняют собой страницу. Для подложки при меняются осветленный текст или рисунки (обычно черно-белые), которые появ ляются за содержимым документа. Если это текст, то программа позволяет вы брать любую из встроенных фраз или ввести свою собственную.
Добавление фона к страницам, предназначенным для просмотра на компьютере Чтобы добавить фон к таким страницам, как веб-страница, почтовое электрон ное сообщение или просто предназначенным для просмотра на компьютере, вы берите команду Формат ►Фон (Format> Background) и затем выполните любое из следующих действий: ► щелкните в цветовой палитре, чтобы добавить фон сплошного цвета; ► выберите команду Другие цвета (More Colors), чтобы получить доступ к до полнительным цветам, к^рторые можно применить в качестве фона; ► выберите команду Способы заливки (Fill Effects), чтобы открыть любую из вкла док Градиент (Gradient), Текстура (Texture), Узор (Pattern) и Рисунок (Picture) диалогового окна Способы заливки (Fill Effects), которые позволят создать соб ственный фон. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Заливка подробно рассматривается в главе 12.
После выбора цвета или создания текстуры Word автоматически применит фон к активному документу. Фон можно увидеть во всех режимах, кроме обычного и режима структуры, а при печати документа по умолчанию фон не печатается. Если все же требуется, чтобы на бумаге документ появился вместе с фоном, нуж но перед печатью выполнить следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкните на вклад ке Печать (Print). 2. В разделе Печатать (Include With Document) установите флажок Фоновые цвета и рисунки (Background Colors And Images) и щелкните на кнопке ОК.
544
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------- -------------------------------------- ------При сохранении веб-страницы с фоном Word сохраняет текстуру фона и градиенты в JPEG-файлах, а узоры — как GIF-файлы.
Добавление подложки к печатаемым документам Чтобы вставить подложку, отобразите документ в режиме просмотра Разметка страницы (Print Layout) (если работа ведется в режиме Обычный (Normal), то по сле добавления подложки переключение в режим разметки страницы выполнит ся автоматически), затем выберите команду Формат ►Фон ►Подложка (Format ► Background ►Printed Watermark). Откроется диалоговое окно Печатная подложка (Printed Watermark), продемонстрированное на рис. 17.8.
Рис. 17.8. Диалоговое окно Печатная подложка служит для добавления к документу подложки в виде текста или рисунка
Для вставки подложки установите в открывшемся диалоговом окне параметры, описанные ниже. ► Подложка в виДе рисунка. Щелкните на варианте Рисунок (Picture Watermark) и, чтобы выбрать изображение для подложки, щелкните на кнопке Выбрать (Select Picture). В качестве подложки можно использовать цветные рисунки и изображения в градациях серого. Список Масштаб (The Scale) позволяет определить размер рисунка подложки. В большинстве случаев следует уста новить флажок Обесцветить (Washout), чтобы подложка на мешала чтению документа. ► Текстовая подложка. Щелкните на варианте Текст (Text Watermark) и введите свой текст в поле списка Текст (Text) или выберите фразу из этого раскры вающегося списка. Затем установите параметры Шрифт (Font), Размер (Size), Цвет (Color) и Расположение (Layout). Текст подложки можно отобразить по диагонали или горизонтально. В большинстве случаев следует установить флажок Полупрозрачный (Semitransparent), ч^обы подложка не перекрывала информацию документа.
Фон и подложка ♦
545
Настроив текстовую подложку или подложку-изображение, щелкните на кноп ке ОК, чтобы применить ее к активному документу. На рис. 17.9 показан доку мент в режиме предварительного просмотра с подложкой Секретно.
Рис. 17.9. Word позволяет легко вставить подложку в документ, предназначенный для печати ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Работая в версиях Word до 2002, пользователи создавали подложки путем добавления объектов (таких как автофигуры) и изображений г верхний колонтитул документа. Сей час также можно применить этот способ: вставьте вручную объект или рисунок в колон титул документа. Но тогда для установки свойств подложки не удастся воспользоваться диалоговым окном Печатная подложка (Printed Watermark). Поэтому, Чтобы упростить свою задачу, создавайте подложки, когда это возможно, с помощью диалогового окна.
Изменение и удаление фона и подложки После добавления фона или подложки к веб-документам или к печатному доку менту можно в любой момент изменить свое решение. Фон и подложка легко ре дактируются или удаляются. Чтобы преобразовать их, воспользуйтесь одним из следующих методов: ► Изменение фона. Выберите команд}' Формат ►Фон (Format ►Background) и ус тановите новые параметры; ► Изменение подложки. Выберите команду Формат ►Фон ►Подложка (Format ► Background ►Printed Watermark) и определите новые настройки в диалоговом окне Печатная подложка (Printed Watermark). ,
546
♦
Глава 17. Надписи, рамки, фон и темы
Чтобы удалить фон и подложкугпримените один из методов: ► Удаление фона. Выберите команду Формат ►Фон ►Мет заливки (Format ► Background ►No Fill); ► Удаление подложки. Выберите команду Формат ►Фон ►Подложка (Format ► Background ►Printed Watermark). В открывшемся диалоговом окне щелкните на варианте Без подложки (No Watermark) и щелкните на кнопке ОК. Если удалить фон из веб-страницы, при отображении документа будут исполь зоваться цвета, установленные по умолчанию в браузере пользователя. Обычно фоном по умолчанию является белый или серый. ПРИМЕЧАНИЕ -------------- ------------------------------------------------------------------------------Если подложка создавалась вставкой в колонтитул документа, для ее редактирования или удаления необходимо открыть колонтитул и вручную выполнить все изменения, по тому что здесь нельзя воспользоваться диалоговым окном Подложка документа (Printed Watermark).
Стилизация документов с помощью тем Если вы хотите продвинуться на пути освоения Word еще на шаг дальше, чем добавление фона, примените любую из тем к веб-странице, почтовому сообще нию, документу, который будет просматриваться на компьютере или только в Word или предназначается для печати* Тема представляет собой набор согласованных элементов дизайна, объединенных с цветовой схемой. Когда документ оформля ется с помощью темы, Word настраивает в соответствии с ней цвета фона, марке ры и текст списков, стили заголовков, основной текст, горизонтальные линии, гиперссылки, цвета таблицы и т. д. О том, как добавить тему к почтовому сооб щению, можно узнать в главе 24. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------:----------------------Кроме того, темами допускается пользоваться при создании веб-узла с помощью мас тера веб-страниц и для формирования собственного шаблона. За дополнительной ин формацией о работе с мастером веб-страниц обращайтесь к главе 26, а подробное описание создания нестандартного шаблона находится в главе 16.
Предварительный просмотр и применение тем Для этих операций предназначено диалоговое окно Тема (Theme). Кроме того, в нем можно установить следующие параметры выделенной темы. ► Живые цвета (Vivid Colors) изменяет цвета, используемые для стилей и границ таблиц, на более яркие. Различия в оформлении документа, создаваемые этим параметром, становятся видны в окне предварительного просмотра, если ус тановить, а потом снять флажок Живые цвета (Vivid Colors). ► Активная графика (Active Graphics) включает анимацию графики, такую как мерцание маркеров, когда страница отображается в веб-браузере. В большин стве случаев лучше отключить активную графику, потому что она требует за трат, неадекватных получаемому визуальному эффекту.
Стилизация документов с помощью тем ♦
547
► Фоновый рисунок (Background Image) применж 1 рисунок, показанный в окне просмотра, к активному документу. Если хочется оставить равномерный цвет фона или документ планируется для печати без фона, снимите этот флажок. ► По умолчанию (Set Default) устанавливает выбранный вариант как тему, ис пользуемую по умолчанию. Если щелкнуть на этой кнопке, тема будет авто матически применяться всякий раз при создании нового чистого документа или новой веб-страницы (в зависимости от типа документа, который был от крыт в момент щелчка на кнопке По умолчанию (Set Default). ► Библиотека стилей (Style Gallery) отображает диалоговое окно Библиотека сти лей (Style Gallery), которое позволяет получить доступ к различным шаблонам. СМОТРИ ТАКЖЕ -----------------------------------------------------------------------------------------Подробнее библиотека стилей рассматривается в главе 16.
Чтобы применить тему к документ}', выполните следующее. 1. Откройте документ, который нужно отформатировать, или новый документ, или чистую веб-страницу. 2. Выберите команду Формат ►Тема. 3. В диалоговом окне Тема (Theme) в списке Выберите тему (Choose A Theme) щелкните на названии темы — она появится в окне просмотра. (Если тема еще не установлена, Word сообщит об этом и предоставит кнопку Установить (Install), нажав на которую вы сможете загрузить темы с установочного ком пакт-диска. Этот процесс описывается в следующем разделе.) На рис. 17.10 продемонстрировано диалоговое окно Тема (Theme) с выделенной темой Япон ская кисть. iany:
CiM >1гемыЯгюнскв»кисты З а го л о в о к 1 ¥ Маркированный список Г 4 Маркированный список 2 ,# Чай>ровлн11ый списоюЗ Горизонтальная лим ю: ••••
Заголовок 2 Образец обычно! ^ текст*»
Пютлюяжтю гипе&с ж а а цвета
•лк- 1вн«я tpatpm-O £оноаь й р и ^ н ж
Оиумопчанпю7.
Рис. 17.10. Word предоставляет набор тем для оформления веб-страниц и других документов
548
♦
Глава yi. Надп» "и, рамки, фон и темы
4. Выделите тему и при необходимости установите или снимите флажки Живые цвета (Vivid Colors), Активная графика (Active Graphics) и Фоновый рисунок (Back ground Image). Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить тему к активному документу. Если в диалоговом окне Тема (Theme) выбрать тему и щелкнуть на кнопке По умолчанию (Set Default), то впоследствии можно будет создавать новый документ, основанный на этой теме, щелкнув на кнопке Создать файл (по умолчанию) (New Blank Document) стандартной панели инструментов или выбрав команду Файл ► Создать (File ►New) — откроется область задач Создание документа (New Docu ment), и в ней нужно щелкнуть На ссылке Новая веб-страница (Blank Web Page) или Новый документ (Blank Document). Чтобы отменить автоматическое примене ние темы к новым документам, в диалоговом окне Тема (Theme) выберите вари ант (нет темы) ((No Theme)).
Установка дополнительных тем Если в диалоговом окне Тема* (Theme) выделена тема, которая не установлена в пакете Office, то, как мы уже говорили, в окне предварительного просмотра появится кнопка Установить (Install). Чтобы установить дополнительные темы, вставьте установочный компакт-диск Office и щелкните на этой кнопке. На экра не появится окно, сообщающее об установке тем, —оно изображено на рис. 17.11. После завершения установки тема отобразится в окне просмотра диалогового окна Тема (Theme).
Рис. 17.11. По умолчанию при выполнении стандартной установки Word не устанавливает все темы, поэтому в некоторых случаям вам придется дополнительно установить их с компакт-диска
СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно загрузить дополнительные темы с сайта Microsoft Office Online. Для этого соеди нитесь с Интернетом и выберите команду Справка ►Office в Интернете (Help ►Microsoft Office Online). Попав, на сайт Microsoft Office, найдите темы с помощью поиска.
Изменение и удаление тем Можно легко изменить или удалить тему, отображаемую в данный момент в до кументе или установленную по умолчанию. Для этого выполните одну из сле дующих процедур. ► Изменение текущей темы документа. Выберите команду Формат ►Тема (For mat ►T,heme), в открывшемся диалоговом окне выделите новую тему и щелк ните на кнопке ОК.
Стилизация документЪв с помощью тем ♦
549
► Изменение темы, используемой по умолчанию. Отобразите документ или веб-страницу, оформленные с помощью темы по умолчанию, затем выберите команду Формат ►Тема (Format ►Theme). В диалоговом окне Тема (Theme) выделите новую тему, щелкните на кнопке По умолчанию (Set Default), под твердите свой выбор, щелкнув на кнопке Да (Yes), затем щелкните на кноп ке ОК. ► Удалить тему из текущего документа. Выберите команду Формат ►Тема (Format ►Theme), чтобы открыть диалоговое окно Тема (Theme), выберите ва риант (нет темы) ((No Theme)) и щелкните на кнопке ОК. ► Удаление темы, как используемой по умолчанию для новых веб-страниц и чистых документов. Как и в предыдущей операции, установите вариант (нет темы) ((No Theme)), щелкните на кнопке По умолчанию (Set Default) и щелк ните на кнопке ОК. СОВЕТ ------------------------------------ -------------------------------------------------------------- ----------------Как упоминалось выше, с помощью тем также можно оформлять электронные почтовые сообщения. За дополнительной информацией о создании и форматировании в Word этих объектов обращайтесь к главе 24.
привлекаем внимание читателя Простая граница Создание сложной границы Создание частичной границы Граница страницы Границы разделов и абзацев Параметры границы Разделительные линии Заливка разделов
Простая граница ♦
551
Иногда самое эффективное воздействие оказывает самый простой документ — текст на белом фоне. Но если требуется привлечь внимание аудитории и вы ищете максимально адекватный вид и впечатляющий дизайн, одним из методов решения задачи может стать добавление к тексту на белой странице рамок и за ливки. Ниже перечислены несколько способов применения рамок и цветовых эффектов, но, разумеется, на самом деле их гораздо больше. ► Очертите рамку вокруг таблицы, расположенной в середине текста. ► Сделайте заголовок, например, в виде белого текста на синем фоне. ► Выделите раздел текста, относящийся к самому важному моменту документа. ► Подчеркните оглавление, чтобы его легко можно было найти. ► Заливкой отделите друг от друга разные части веб-страницы. СОВЕТ ------------------------------------------------------------- --------------------------Граница не обязательно должна окружать элемент целиком. Она может располагаться только снизу, сбоку, с обеих сторон или с одной. Более подробно мы поговорим об этом ниже.
Простая граница Проще всего добавить обычную границу к элементу документа следую- m щим образом: выделите элемент и щелкните на кнопке Граница (Border) панели инструментов Форматирование (Formattinng). При этом к элементу при менится та граница, которая отображена на кнопке в данный момент. Но щелчком на стрелке рядом с кнопкой (вместо щелчка на самой кнопке) можно раскрыть палитру границ и выбрать любой из доступных вариантов, которые перечислены в табл. 18.1. Помните, что кнопка Граница (Border) является переключателем, то есть если границы еще нет, в результате щелчка на кнопке она ставится, а если граница уже нарисована, щелчок на кнопке ее снимает. i Также границы можно создавать с помощью панели инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders). Чтобы отобразить ее, достаточно щелкнуть И на кнопке Панель границ (Tables and Borders) на стандартной панели инструмен тов. Панель инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders), показанная на рис. 18.1, содержит кнопкуТраница (Border) в том же самом виде, что и панель форматирования. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------После формирования границ с помощью кнопки Граница (Border) на ней активизирует ся последний из использованных вариантов. Например, если последним инструментом был Внешние границы (Outside Border), значок на кнопке будет отображать выбранную границу и применить ее можно простым щелчком, не обращаясь к палитре границ. Кнопка Граница (Border) имеется и на панели форматирования, и на панели таблиц и границ, и на каждой из них запоминается свой последний вариант выбора границ. Кроме того, при перезапуске Word кнопка Граница (Border) с обеих панелей возвраща ется к инструменту Внешние границы (Outside Border), используемому по умолчанию.
5 5 2 ♦ Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя Выровнять высоту строк Разбить ячейки Вставить таблицу Ластик
Толщина линии Граница
Стиль автоформата таблицы Сортировка по возрастанию Автосумма
Создать таблицу Тип линии
Цвет границы Цвет заливки Объединить ячейки Выравнивание
Сортировка по убыванию Напрвление текста Выровнять ширину столбцов
Рис. 18.1. Панель инструментов Таблицы и границы предназначена, как следует из ее названия, для создания таблиц и различных границ
СОВЕТ Чтобы создать простую границу вокруг выделенного фрагмента, выберите вариант Внешние границы {Outside Border) в палитре Граница (Border).
СМОТРИ ТАКЖЕ Кнопки панели инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders) описаны в табли це 13.2 главы 13.
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------ ,-----------------------------------Хотя можно удалять границы, воспользовавшись свойством переключателя кнопки Гра ница (Border), зачастую удобнее сначала стереть все границы и затем настроить их за ново. Для этого нужно выделить подлежащий редактированию фрагмент, выбрать в па литре границ инструмент Удалить границы (No Border) и затем, не снимая выделения, применить новые границы.
Таблица 18.1. Возможные границы Кнопка Название
Описание
В
Внешние границы (Outside Border)
Добавляет или удаляет только внешнюю рамку вокруг выде ленного фрагмента документа, ячеек таблицы или рисунка
ш
Все границы (All Borders)
Добавляет или удаляет границу вокруг выделенного элемента (в случае текста добавляет горизонтальные и вертикальные линии, отделяя абзацы друг от друга; если выделена табли ца, рисуются границы всех ячеек)
Верхняя граница (Top Border)
Добавляет или удаляет границу только сверху выделенного фрагмента документа, ячеек таблицы или рисунка
Левая граница (Left Border)
Добавляет или удаляет границу только слева от выделенного фрагмента документа, ячеек таблицы или рисунка
Горизонтальные границы (Inside Horizontal Border)
Добавляет или удаляет горизонтальную линию или несколько линий между выделенными абзацами, ячейками таблицы или другими элементами
.j : И"!
*3
Диагональная сверху Добавляет или удаляет диагональную линию (из верхнего вниз (Descending правого угла в нижний левый) в ячейке или в выделенных Diagonal Border) ячейках таблицы
Создание сложной границы ♦
553
Кнопка Название
Описание
"аЕ1 Адг
Добавить горизонтальную линию (Horizontal Line)/
Добавляет художественную горизонтальную линию в месте расположения текстового курсора. Чтобы вставить линию над текущей строкой текста, нужно поместить курсор в начало строки; под строкой — поместить курсор в конец строки или нажать клавишу Enter и вставить линию в новую строку. Ли нию можно добавить в текст, в таблицу и определить ее оформление. Подробно этот процесс рассматривается далее
Внутренние границы (Inside Border)
Добавляет или удаляет границы между строками и столбца ми таблицы, но не трогает"внешнюю границу; в тексте встав ляет или убирает границы между абзацами
Удалить границы (No Border)
Стирает все границы
Нижняя граница (Bottom Border)
Добавляет или удаляет границу только внизу выделенного фрагмента документа, ячеек таблицы или другого элемента
Правая граница (Right Border)
Добавляет или удаляет границу только справа от выделенно го фрагмента документа, ячеек таблицы или другого эле мента
ЕЕ
Вертикальные грани Добавляет или удаляет вертикальные линии между выделен ными ячейками таблицы , цы (Inside Vertical Border) Диагональная снизу вверх (Ascending Diagonal Border)
Рисует диагональную линию (из нижнего правого угла в верх ний левый) в ячейке или в выделенных ячейках таблицы
Создание сложной границы Если требуется сформировать границу, более сложную, чем обычная линия, об ратитесь к диалоговому окну Границы и заливка (Borders And Shading). Устанав ливая различные параметры, здесь можно выбрать заливку, трехмерные и тене вые эффекты, изменить стиль, цвет и толщину линии. Это же окно позволяет задать частичные границы. Создание сложной границы начинается с размещения текстового курсора в тре буемом месте или выделения фрагмента документа. Затем выберите команду1 Формат ►Границы и заливка (Format ►Borders And Shading), чтобы на экране по явилось одноименное диалоговое окно (рис. 18.2). Word предлагает несколько основных типов границы, на основе которых, изме няя цвета, стили, ширину вид линий и затенение, можно создавать неограничен ное количество разнообразных границ. Тип границы задает общий вид, и именно он выбирается в первом разделе Тип (Settings). Набор представленных здесь ва риантов зависит от того, какому элементу назначается пэаница: таблице или стандартному тексту. • 1 Здесь и далее авторы предлагают вызывать это диалоговое окно через команды меню. Не забывайте, что оно также появится при щелчке на кнопке Цвет границы (Border color) панели инструментов Таблицы и границы (Borders and Shading). — Примеч. перее.
5 5 4 ♦ Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Рис. 18.2. В диалоговом окне Границы и заливка можно выбрать тип границы, ширину, цвет и стиль линии 1
Для текста доступны следующие границы: ► тип Нет (None) установлен по умолчанию; обозначает отсутствие границы; ► тип Рамка (Box) соответствует простой линии вокруг выделенного объекта; ► тип Тень (Shadow) обводит объект рамкой и добавляет отбрасываемую тень ниже и справа от объекта; ► тип Объемная (3-D ) создает трехмерный эффект, заставляя границу выступать из текста; ► тип Другая (Custom) позволяет пользователю сформировать границу само стоятельно, выбрав и настроив в окне предварительного просмотра только не обходимые сегменты. Для таблиц и входящих в них ячеек Word предоставляет следующие варианты: ► тип Нет (None) обозначает отсутствие границ; ► тип Рамка (Box) создает простую границу вокруг выделенных ячеек или таб лицы, без внутренних границ; ► тип Все (АН) установлен по умолчанию; рисуются как внешние, так и внут ренние границы; ► тип Сетка (Grid) —рисуются как внешние, так и внутренние границы; для внеш ней границы используется более толстая линия, чем для внутренних; ► тип Другая (Custom) позволяет пользователю сформировать границу само стоятельно, выбрав и настроив в окне предварительного просмотра только не обходимые сегменты. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Для достижения требуемого эффекта допустимо смешивать типы границ. Например, можно добавить границы к части ячеек, а для остальной таблицы границы скрыть — то гда будет казаться, что документ имеет сложную структуру. Также можно комбиниро вать различные параметры, такие как цвет и толщина линий
Создание сложной границы ♦
555
Выделите элемент документа, к которому требуется добавить границы: абзац, таблицу, изображение и т. п., или просто щелкните на нем. Затем откройте диа логовое окно Границы и заливка (Borders And Shading) и выберите тип границы на вкладке Границы (Borders). Если результат вас устраивает, щелкните на кноп ке ОК —указанная граница появится в документе. Если перед вызовом диало гового окна курсор располагался в начале нового, пустого абзаца, граница воз никнет вокруг Строки и будет расширяться по мере ввода текста, добавления абзацев, вставки рисунков, таблиц и других элементов. Чтобы прекратить рас ширение границы, щелкните за пределами отформатированной области или по местите курсор в ее конец, нажмите клавишу Enter и примените к образовавше муся абзацу вариант Удалить границу (No Border) из палитры границ. С О В Е Т -------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------Если становится ясно, что созданная граница не подходит к документу, отмените опера цию, нажав сочетание клавиш Ctrl+Z или выбрав команду Правка ►Отменить (Edit ► Undo), или удалите границы, выбрав в палитре границ инструмент Удалить границу (No Border) или воспользовавшись кнопками палитры как переключателями. Также можно сразу выбрать другой тип в диалоговом окне Границы и заливка (Borders And Shading).
ВНИМАНИЕ ----------------------------------------- -----------------------------------------------------Если, изменив границу или заливку таблицы, вы обнаруживаете, что после закрытия диалогового окна Границы и заливка (Borders And Shading) ничего не произошло, про верьте, выделены ли были отметки форматирования таблицы. Чтобы вообще избежать подобных проблем, перед форматированием выведите на экран непечатаемые знаки, щелкнув на кнопке Непечатаемые знаки (Show/Hide) на стандартной панели инструмен тов. А потом, выделяя таблицу, убедитесь, что отметки на концах строк попали в выде ление, и только после этого вызывайте окно Границы и заливка (Borders And Shading) ‘ и изменяйте настройки.
Выбор стиля В Word представлено 24 стиля линий границы: от обычной прямой до точечной, штрихпунктирной, двойной и тройной. Примерь^ различных стилей границ при ведены на рис. 18.3. Чтобы изменить стиль линии, выберите подходящий в списке Тип (Style) на вклад ке Границы (Borders) диалогового окна Границы и заливка (Borders And Shading). В окне предварительного просмотра сразу отобразится результат. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------— Если вы создали двойную границу и не видите разницы между составляющими ее ли ниями разной толщины, попробуйте изменить ширину границы. Для этого щелкните или выделите область с границей и откройте диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading). В нем в списке Ширина (Width) выберите подходящую толщину и в окне предварительного просмотра щелкните на той линии, к которой нужно применить эту настройку.
Выбор цвета По умолчанию выбранная граница будет нарисована черным цветом, но цвет можно изменить. ^
556
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
„^ Д о к у м е н т !
M ic ro s o ft W o rd
13 0 «ИЦЫ И ■р • ГI*1•. —* :?
Т Рис. 18.7. Здесь настраиваются поля и выравнивание границы
564
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Для границы страницы по умолчанию Word отсчитывает поля от края страницы, но можно задать в качестве полей расстояние между границей и окружаемым ею текстом. Для этого щелкните на стрелке ▼ списка Относительно (Measure From) и выберите пункт Текста (Text). Если же настраивается граница любого другого элемента, ее расстояние отсчитывается только от текста (а не от краев страницы). Остальные параметры будут доступны только при работе с границей раздела или страницы. По умолчанию верхние и h i икние колонтитулы попадают внутрь гра ницы, и флажок Всегда впереди (Always Display In Front) установлен. Это озна чает, что граница всегда отображается поверх любого объекта, с которым она пе ресекается. Если внутри фрагмента, к которому применена граница, находятся таблицы или другие границы, становится доступным флажок Выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы (Align Paragraph Borders And Table Edges With Page Borders). Установите его, если выравнивание необходимо.
Щелкните на кнопке ОК дважды, чтобы вернуться к документу. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------- -------------------------------------------- ------------------------Если перед обращением к диалоговому окну Границы и заливка (Borders And Shading) была выделена таблица, в списке Прик енить к (Apply То) будут находиться пункты Абза цу (Paragraph), Таблице (Table) и Ячейке (Cell). Аналогично, если выделить изображе ние, в списке появится пункт Рисунку (Pictures).
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ -------------------------------------------------------------------------Если при печати документа оказывается, что одна из границ не печатается или располо жена слишком близко к краю страницы, проверьте настройки полей границы. В диало говом окне Границы и заливка (Borders And Shading) на вкладке Страница (Page Border) щелкните на кнопке Параметры (Options), чтобы вызвать диалоговое окно Параметры границы й заливки (Border And Shading Options). Если граница задавалась’от края стра, ницы, увеличьте числовые значения полей, в противном случае — уменьшите, чтобы, граница не попадала в область листа, на которой принтер не печатает. Большинство принтеров не может печатать символы в полосе по периметру страницы шириной око ло 1,3 см.
Разделительные линии Иногда удобнее выделять разделы или другие элементы документа, создавая не полную границу, а только горизонтальные линии. Например, на веб-страницах достаточно часто разделы отделяются друг от друга горизонтальными линиями. В таких ситуациях можно применить инструмент Горизонтальные линии (Inside Horizontal Line) из палитры границ, вставить только верхнюю и нижнюю границу или же добавить художественную горизонтальную линию. Первые два варианта мы обсудили ранее в этой главе, а работу с художественными линиями —линия ми, являющимися изображениями, рассмотрим ниже.
Добавление горизонтальной линии Word предоставляет целую библиотеку различных линий, которые вполне мож но использовать как элемент дизайна. Чтобы вставить в документ горизонталь ную линию, выполните следующие действия.
Разделительные линии ♦
565
1. Установите текстовый курсор в соответствующее место документа. 2. Вызовите на экран диалоговое окно Границы и запивка (Borders And Shading). 3. На любой из вкладок щелкните на кнопке Горизонтальная линия (Horizontal Line). На экране появится одноименное диалоговое окно (рис. 18.8). 4. Выберите подходящий вариант и щелкните на кнопке ОК.
Рис. 18.8. В диалоговом окне Горизонтальная линия представлен встроенный набор линий, которые можно вставить в документ
Вставленную в документ линию можно выделять, копировать, изменять в разме ре, перемещать и удалять, как любой графический объект. Далее мы рассмотрим некоторые способы форматирования художественных лиНий. г
Форматирование горизонтальной линии Word позволяет настраивать некоторые параметры художественной горизон тальной линии как изображения, в частности ее ширину, высоту и цвет. Если го ворить более конкретно, вы можете выполнить следующие операции. 1. Вручную изменить позицию и размер линии. Для этого щелкните на линии и потяните любой из появившихся маркеров, чтобы увеличить или умень шить ее размер, или перетащите саму линию в новое место. На рис. 18.9 при ведено несколько примеров художественных линий с измененным размером. 2. Настроить свойства линий. У каждой линии можно изменить ширину, высо ту, цвет, выравнивание, яркость и контраст, а также некоторые линии допус кается обрезать. Все это выполняется с помощью диалогового окна Формат горизонтальной линии (Format Horizontal Line), представленного на рис. 18.10. Чтобы его открыть, нужно щелкнуть на линии правой кнопкой мыши и вы брать одноименную команду (или выделить линию и нажать сочетание кла виш Alt+0+L или выбрать команду Формат ►Горизонтальная линия (Format ►
566
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Horizontal Line)). Воспользовавшись, например, соответствующим пунктом списка Цвет (Color) вкладки Рисунок (Picture) диалогового окна, линию мож
но обесцветить. j | Д о кум е н т!
M ic ro s o ft W o rd
введитдгопрсл
Рис. 18.9. Длину и высоту линии можно изменить вручную
Рис. 18.10. Это диалоговое окно предназначено для настройки вида и местоположения горизонтальных линий
Разделительные линии ♦
567
Импорт линии Можно нарисовать линии в другой программе (Windows Paint, Microsoft Power Point или даже Word) и добавь гь эти файлы в коллекцию линий Word. Допус кается импорт файлов следующих форматов: ► BMP, RLE, DIB (Microsoft Windows Bitmap); ► EMF (Enhanced Metafile); ► EPS (Encapsulated Postscript); ► GIF (Graphics Interchange Format); ► JPG (Joint Photographic Experts Group); ► PNG (Portable Network Graphics); ► TIFF (Tagged Image File Format); ► WMF (Windows Metafile). СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об импортировании объектов и файлов в документы Word можно найти в главе 15.
Чтобы добавить свой файл в коллекцию линей', так чтобы он стал доступен в диа логе вом окне Горизонтальная линия (Horizontal Line), выполните следующие дей ствия. 1 1. Сохраните нарисованную линию в файле одного из перечисленных форма тов. 2. В Word вызовите на экран диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading).
$
3. Щелкните на кнопке Горизонтальная линия (Horizontal Line), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. 4. Щелкните на кнопке Импорт (Import). На экране появится диалоговое окно Добавление клипов в коллекцию (Add Clips То Organizer).
5. Найдите нужный файл и щелкните на кнопке Добавить (Add). Теперь линия добавлена в коллекцию и выделена. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить линию в документ. 7. После вставки в документ первого экземпляра горизонтальной линии сле дующие копии можно добавлять, не обращаясь к диалоговому окну Горизон тальная линия (Horizontal Line), —достаточно щелкнуть на кнопке Добавить го ризонтальную линию (Horizontal Line), расположенную на палитре границ на панели форматирования или панели таблиц и границ. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------ -------------------------------------Чтобы удалить из коллекции импортированную линию, необходимо открыть область за дач Коллекция клипов (Clip Art), там найти и удалить нужное изображение.
568
♦
Глава 18. Границы и заливка: привлекаем внимание читателя
Заливка разделов Иногда для выделения заголовка, текста или картинки из основного текста од ной только границы недостаточно. Попробуйте воспользоваться заливкой.
Заливка таблиц и абзацев Word предоставляет набор встроенных форматов таблиц, включающих в себя различные виды заливок. Просмотрите их, выделив таблицу и выбрав команду Таблица ►Автоформат таблицы (Table ►Table AutoFormat). Если все же решено создать нестандартную заливку таблицы, абзаца или ^ заголовка, можно воспользоваться кнопкой Цвет заливки (Shading Color) панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) или выполнить пе речисленные ниже действия. 1. Выделите заливаемый элемент. 2. Вызовите на экран диалоговое окно Границы и заливка (Borders And Shading). 3. Перейдите на вкладку Заливка (Shading), представленную на рис. 18.11
Рис. 18.11 . Выберите цвет и узор заливки
ПРИМЕЧАНИЕ Имейте в виду, что создание границ и заливок происходит независимо. Это означает, что если нужны оба эти элемента, придется задавать их по отдельности.
4. В разделе Заливка (Fill) укажите подходящий цвет. Если в палитре не нашлось нужного варианта, щелкните на кнопке Другие цвета (More Colors) и выберите желаемый цвет в диалоговом окне Цвета (Color). Вкладка Спектр (Custom) этого окна позволяет выбрать любой цвет или определить его Путем ввода чи словых значений.
Заливка разделов ♦
569
5. В разделе Узоры (Patterns) щелкните на стрелке списка Тип (Style) и выберите плотность цвета или узор заливки. Чем меньше плотность, тем более
Глава 19. Форматирование: колонки и разделы Глава 20. Главный документ: создание и использование Глава 21. Оглавление Глава 22. Указатели Глава 23. Сноски и перекрестные ссылки
колонки и разделы Планирование документа Шаблоны с колонками Документы с несколькими колонками Разделы
\
Планирование документа ♦
573
При создании колонок и разделов пользователи в основном полагаются на средст ва Word. Комбинирование колонок и разделов позволяет задавать вид текста в различных частях документа. Можно разместить текст и другую информацию в нескольких колонках одинакового или разного размера с разделительной ли нией или с пустым промежутком между ними. Использование колонок дает воз можность оформлять документы в газетном стиле и формировать страницы с интересным и необычным внешним видом. Еще один элемент —разделы —по зволяет получить дополнительный контроль над расположением и оформлением содержимого документа. Например, можно сделать одну колонку в первом раз деле, несколько колонок во втором и закончить все текстом в одной колонке. Эта глава посвящена формированию в Word колонок и разделов с целью разработки интересных форматов рассылок новостей, отчетов и прочих подобных доку ментов.
Планирование документа Если дизайн документа зависит от вас, будет полезно взять в руки лист бумаги и точно изобразить структуру будущей страницы прежде, чем сесть за компью тер. На ней будет две колонки или три? Нужно, чтобы они имели равную шири ну Или однд была бы уже, а две другие —шире? Продуманная концепция доку мента облегчит задачу его создания. В Word можно создать максимум 13 колонок, в этом случае ширина каждой из них составит всего лишь 1,27 см (0,5 дюйма). Поэтому, за исключением довольно редких случаев (таких как список слов или цифр), используется существенно меньшее количество —одна, две или три колонки. Если разместить на странице четыре колонки, то на каждой строке поместятся всего лишь несколько слов. Перечислим вопросы, которые стоит рассмотреть в процессе планирования до кумента. ► Сколько колонок будет в документе? В табл, 19.1 указана ширина столбца, используемая по умолчанию при размещении на книжной странице формата А4 от одной до шести колонок. Таблица 19.1. Ширина колонок, принимаемая Word по умолчанию Количество колонок
Ширина, каждой колонки
1
13 см
2
5,86 см с промежутком 1,27 см
3
3,48 см с промежутком 1,27 см
4
2,3 см с промежутком 1,27 см
5
1,58 см с промежутком 1,27 см
6
1,27 см с промежутком 1,27 см1
1 В американской версии Word по умолчанию с уменьшением ширины колонок уменьша ется и промежуток между ними от 0,5 дюйма до 0,16 дюйма, а ширина колонок рассчиты вается для формата Letter. — Примеч. перев.
574
♦
Глава 19. Форматирование: колонки и разделы
► Будет ли документ содержать графические элементы, которые должны состы ковываться с текстом в колонках? 4 ► Будут ли колонки равной ширины? ► Сколько места нужно оставить между колонками? ► Будете ли вы включать в колонки таблицы, которые занимают больше про странства, чем обычный текст? ► Настройки колонокгбудут применяться ко всей странице или в верхней ее части Требуется создать раздел, использующий только одну колонку?
Шаблоны с колонками Word содержит несколько профессионально разработанных шаблонов. Два из них —шаблоны Брошюра (Brochure) и Справочник (Directory) —содержат колон ки1. Чтобы взглянуть на шаблоны и создать документ на основе любого из них, выполните перечисленные ниже шаги. * 1. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New). Справа от рабочего окна по явится раздел области задач Создание документа (New Document). 2. В разделе Шаблоны (Templates) выберите На моем компьютере (On My Com puter). Раскроется диалоговое окно Шаблоны (Templates), в котором нужно щелкнуть на вкладке Публикации (Publications) (рис. 19.1.)
Р ис. 1 9 .1 . Можно начать работу с колонками, применяя встроенные шаблоны Word
1 Необходимо отметить, что эти шаблоны не устанавливаются по умолчанию при стан дартной установке Word — они видны в списке, но их нельзя просмотреть. Чтобы доба вить шаблоны, выполните следующее: в Windows выберите Пуск ►Настройка ►Панель управления ►Установка и удаление программ ►Microsoft Office ХР (при этом дистрибу тив Office должен или находиться на жестком диске, в противном случае вставьте уста новочный компакт-диск Office в дисковод) ►Добавить или удалить компоненты ► Microsoft Word для Windows ►Мастера и шаблоны. Щелкните на. пункте Дополнитель ные шаблоны и макросы* в раскрывающемся меню выберите вариант Запускать с моего компьютера и щелкните на кнопке Обновить. — Примеч. перев.
Ша'блоны с колонками ♦
575
3. Если щелкнуть на шаблоне, его содержимое отобразится в окне предваритель ного просмотра. Если установленных по умолчанию шаблонов недостаточно, можно установить дополнительные шаблоны. Шаблоны Брошюра и Справоч ник (рис. 19.2 и 19.3 соответственно) созданы с использованием колонок.
Рис. 10.2. В шаблоне Ьрошюра используется разбиение на три колонки в режиме альбомная для создания буклета
Рис. 10.3. В шаблоне Справочник используется разбиение на три колонки в режиме книжная для создания справочно ков
4. Чтобы открыть один из шаблонов, щелкните на нем и нажмите кнопку ОК.
576
♦
Глава 19. Форматирование: колонки и разделы
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Параметры книжная (portrait) и альбомная (landscape) являются терминами разметки, используемыми для описания ориентации страницы при печати. В режиме альбомная (landscape) документ печатается так, что в формате А4 длинный край бумаги становится верхом документа. В режиме книжная (portrait) документ печатается как обычно.
Документы с несколькими колонками Существует несколько способов приведения документа к виду с несколькими колонками. Мгновенно создать до четырех колонок позволяет кнопка Колонки (Columns). Если же требуется задать параметры, например точные размеры ко лонок или промежутков между колонками, или формировать больше четырех столбцов, воспользуйтесь диалоговым окном Колонки (Columns). СОВЕТ ----------------------- ---------------------------------------------------------- t--------------------Перед началом работы с колонками переключитесь в режим Разметка страницы (Print Layout). В режимах Обычный ((Normal), Веб-документ (Web Layout) и Структура (Outline) нельзя увидеть колонки так, как они появятся при печати. Чтобы перейти в режим раз метки страницы, выберите команду Вид ►Разметка страницы (View ►Print Layout) или щелкните на кнопке Режим разметки страницы (Print Layout View), находящейся слева на горизонтальной полосе прокрутки.
Использование кнопки Колонки Колонки Проще всего создавать документ с несколькими колонками с помощью кнопки Колонки (Columns), находящейся на стандартной панели инструмен тов. При щелчке на кнопке раскрывающееся меню предлагает выбрать от одной до четырех колонок (рис. 19.4). Щелкните на подходящем варианте, и Word ав томатически обновит разметку документа.
Рис. 19.4. Кнопка Колонки позволяет создавать до четырех столбцов включительно
Документы с несколькими колонками ♦
577
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------Если требуется создать колонки только в части документа, то перед щелчком на кнопке Колонки (Columns) выделите ту область, к которой нужно применить формат колонок. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Увидеть, что Word действительно создал колонки в пустом документе, можно, обратив внимание на расположение маркеров полей на линейке. Если в данный момент линейка не выведена на экран, вызовите ее с помощью команды Вид ►Линейка (View ►Ruler).
Настройка свойств колонок Предположим, что вы создаете дополнительный отчет, имеющий стандартный формат, принятый в вашем отделе. Тогда точные параметры колонок известны и их нужно задать. Это позволяет сделать диалоговое окно Колонки (Columns). 1. Выберите команду Формат ►Колонки (Format ►Columns). На экране появится диалоговое окно Колонки (Columns). 2. Если в разделе Тип (Presets) есть вариант, удовлетворяющий поставленным требованиям, щелкните на нем. В разделе Образец (Preview) отображается вы бранный формат колонок (рис. 19.5).
Ширина и промежуток 1
ширина:
"
лроивжуток;
Я "» *»
_
1Р.*опсмад ; ПрИ^вНК!*:::||СОКМуДОКуМНту
J*]
Г' 3
Рис. 19.5. В диалоговом окне Колонки можно задать индивидуальные параметры колонок
3. Щелкните на кнопке ОК для применения выбранных параметров. По умолчанию Word предлагает создать колонки, равные по размеру (кроме вари антов Слева (Left) или Справа (Right)) и без разделительной линии. Если нужно до бавить разделитель колонок, установите флажок Разделитель (Line Between).
Создание колонок в части документа По умолчанию Word применяет формат колонок к целому документу. Если тре буется создать колонки, начиная с текущей позиции курсора, щелкните на стрел ке у поля Применить (Apply То) и выделите пункт До конца документа (This Point Forward). Этот вариант подходит для тех случаев, когда документ начинается с нескольких абзацев, расположенных в одной колонке, а оставшаяся часть тек ста имеет формат с тремя колонками (рис. 19.6).
5 7 8 ♦ Глава 19. Форматирование: колонки и разделы ПРИМЕЧАНИЕ Если добавить в документ разрыв раздела, в раскрывающемся списке Применить (Apply То) один из пунктов изменится на К текущему разделу (This Section). .
Д( ку м гм т 1
U 1 а
т
ro * i> ft Wo» d
: 'Д
Вставка
Форцет
Сервис
ДОлиц*
С^ко
90%
5 :=
TIm m N hw Reman
.$. , . 9 . | . 1
I ■< • I •> • I
1 -М
-
-v
-
I О- I - И 1 • Ц ‘ •
•!>• I ‘И* I
Это ч с т у п и т е т я и гасть. Это вступительна! часть. Это вступительна! часть Это ■ступитЕльви част» Это вступительная часть. Это вступительная часть. Это вступительна! часть. Это эступнтальнал часть Это вступитслы и ч а с а . Это вступительна! ч а с а . Это вступительная часть. Это вступительна! часть. Это вступительна! *ОС7ь. Это гступительная часть. Это вступительна! часть. Это вступительная часть. Это вступительная часть. Это вступительная «есть.
Коломна 1, Колонка 1. Колонка!. Колонка 1. Колонка I. Колонка 1 Колонна 1. Колонки 1. Колонка I Колонка 1. Колонка 1. К о л о т I. Колоши I. К о л о т I. К о л о т 1. К о л о т 1. К о л о т 1. К о л о т 1 К олот! К олот! К олот 1 К олот! К о л о т 1. К о л о т I К о л о т 1. К о л о т I
К о л о т К о л о т 2. Колоюса 2. К о л о т 2. Колонка 2 К о л о т 2. К о л о т 2 К о л о т 2. К о л о т 2 К о л о т 2. К о л о т 2 . К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2 К о л о т 2. К олот2 К олот! К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2. К о л о т 2.
К о л о т 3. К о л о т 3. Колоша 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. Колоше 3 К о л о т 3 К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. КолошаУ К о л о т 3 К о л о т 3. Колоше 3. К о л о т 3. К о л о т 3. К о л о т 3. Колошаj
Рис. 19.6. В одном документе можно смешивать форматы с разным количеством колонок
Для создания смешанного формата выполните указанные ниже действия. Введите текст, оставляя при этом формат документа с одной колонкой. 1. Поместите курсор в место, от которого требуется создать колонки, и выбери те команду Формат ►Колонки (Format ►Columns). На экране появится диало говое окно Колонки (Columns). 2. Определите нужное количество колонок, при необходимости введите разме ры колонок и промежутков между ними. 3. Установите флажок Разделитель (Line Between), если необходимо, чтобы меж ду колонками была нарисована линия. 4. Щелкните на стрелке списка Применить (Apply То) и выберите пункт До конца документа (This Point Forward). Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Ко лонки закроется, и вы сможете вернуться к работе с документом.
Создание колонок разной ширины Некоторые параметры в диалоговом окне Колонки (Columns) Word устанавлива ет сам, но при необходимости их можно изменить. Выбирая типы Слева (Left) или Справа (Right), можно сформировать колонки разной ширины. При варианте
Документы с несколькими колонками ♦
579
Слева (Left) левая колонка будет меньше правой, а при выборе типа Справа (Right) все происходит наоборот.
Ширину колонок задают с помощью диалогового окна Колонки (Columns). 1. Для вывода на экран диалогового окна Колонки (Columns) выберите команду Формат ►Колонки (Format ►Columns). 2. Введите количество колонок в поле Число колонок (Number Of Columns). 3. Снимите флажок Колонки одинаковой ширины (Equal Column Width). Тогда для всех колонок станут доступны поля Ширина (Width), и можно будет задать свои параметры (рис. 19.7). ?f*f
однв
да-
зри
сд»м
,ор«#а •f]
I
E ft" д е л и те л ь
Эбр« ец
>*
u.jdHKHОЛ'ИЖОвОЙЦ-ipUHfci
При118жть:1хо»с«иу11ту
41 »■”
_»] г I- ■1
Рис. 19.7. Диалоговое окно Колонки позволяет определять ширину колонок и промежутков между ними
4. Измените настройки Ширина (Width) и Промежуток (Spacing). Раздел Образец (Preview) покажет результаты изменений.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить настройки и вернуться к документу. !
Изменение ширины колонки с.помощью линейки Кроме того, ширину колонок можно изменить, перетаскивая маркеры на линей ке, находящейся сверху от рабочего окна экрана. Если требуется сохранить вели чину промежутка между колонками, расположите указатель мыши по центру по лосы промежутка. Когда указатель примет форму двойной стрелки, переместите полосу в желаемом направлении. Например, чтобы сделать левую колонку уже, перетащите полосу промежутка влево, а чтобы расширить левую колонку, пере двиньте указатель вправо (рис. 19.8)1. Также можно уменьшать или увеличивать пространство между колонками, пере таскивая края полосы промежутка вправо или влево. Например, чтобы расши 1Это работает в том случае, когда в диалоговом окне снят флажок, отвечающий за одина ковую ширину колонок. Тогда на линейке посреди полосы промежутка появляется мар кер, который мо5\но перегаы,ить и тем самым изменить ширину колонок. Иначе можно только поменять ширину полосы промежутка, а сдвинуть колонки нельзя. —Примеч. перев.
580
♦
Глава 19. Форматирование: колонки и разделы
рить пробел справа от .первой колонки, перетащите правый край полосы проме жутка вправо. Размер первой колонки уменьшится на величину, добавленную к интервалу между колонками. Маркер ширины колонки
Размеры колонки
Рис. 19.8. Можно изменять ширину колонок, перетаскивая полосу промежутка на линейке СОВЕТ ---------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------Увидеть точные размеры колонок и изменить их можно прямо на линейке. Нажав и удер живая клавишу Alt, передвигайте край полосы промежутка на линейке. На колонке по явятся точные размеры колонки, с которой вы работаете, и можно будет подбирать точ ный размер.
Текст при разметке документа с колонками Разработчики Word исходили из принципа, что любая операция должна быть простой. Если нужно переделать документ с одной колонкой в документ с не сколькими колонками, программа самостоятельно выполнит практически всю работу. От вас потребуется только вывести на экран диалоговое окно Колонки (Columns), определить количество колонок, настроить их ширину и величину промежутков между ними, установить-разделитель или отменить его и щелкнуть на кнопке ОК. После этого Word расположит данные в выбранном формате в лю бом случае: если документ уже заполнен текстом или если страница еще пуста. При вводе текста в уже сформированные колонки вторая колонка остается пус той до тех пор, пока не будет заполнена первая. Таким образом, если требуется расположить в левой колонке только один заголовок, а текст разместить в пра вой, придется заполнять пробелами или пустыми строками пространство между заголовком и концом колонки, и лишь тогда Word перенесет курсор в первую строку второй колонки. Например, в документе, изображенном на рис. 19.9, мож но увидеть отметки абзацев, показывающие пустые строки, вставленные в текст для перехода ко второй колонке. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------- ------------------------------------------------Самый быстрый способ выполнить эту операцию — добавить разрыв колонок после ввода в колонки всей необходимой информации. Мы рассмотрим эту процедуру позже, в разделе «Вставка разрывов колонок» этой главы:
Документы с несколькими колонками ♦
581
M *cro«olt W n n i
$айл Qp4eK4 6*4 бстврка Фвро»т Сервис 1«блт*
Это-ветуттелышй-абзац.’Это'встуштепшый'збэац-Эта-встушпельный'абмц.'Этовстутгг^ный-абмц.-Это-вс1ушггельный-аб**ц.-Это-«ступительяь1Й-аБаац.| Это-встуштелишй'а&1ац-это-»спу1шташ1ый-»6з*ц-это-вступитсяьный'а6з«ц.|
I
f ...... j............... .....-Р«р> ■ рамам (на т«кушайcip—к ) Колонка-2.-Колонка*?.* Колоша* 1.'Колонка-1.| Колоша*3. *Колоиа*3.1 Колоша-1 -Колони-1 Колонп*3. *Колоюа*3. * Колоша* 1 -Колонка-1.| Колоша*3. *К0лоша*31 Колоша*1.*Колонка*1.* Колокка*1.-Колонка-1, | Колоша-3. *Колоша-3.| Колоша-3. ‘Колонка*3 Коломг 1 Колонка* 1.Колоша*3.-Колонка-3.f Колонка-1 Колонка-11 Колота*? -Колонка-2. * Колонка-1.'Колоша-1.■ Колоша-3. -Колой a 3 f Колоша* 1.'Колоша'1.1 Колоши*?. -Колонкг-31 Колонка*] .*Колонка*1.* Колонка-7.-Колонка-3Колонка!.-Колонка-1.| Колоша-3. -Колонка-3 f Колоша* 1.'Колонка* 1.■! Колонка-З. -Колонка-21 Колоша*3. -Колонкв-31 1 Колоша-3. Колоша'З | 1 Колоша*3.*Колоша*3* Колонка*? -Колонка-З.! l/t
ha 1-
Cr
iZ
Колоша-3. -Колонка-З. Колонка-З.-Колоша-3.1 Колонка-З.-Колоша-3.* Колонка-З. *Колоша*3.1 Колонха'З. -Колоша'3.| Колонка-З -Колонка-З • Колонш-З.-Колоша'З | Колонка-З-Колонка-З 1 Колонка-З -Колонка-2 • Колоша'З.-Колоша-31 Колоша-3.-Колонка-З ■ Колонка-З. "Колоша-31 Колонка-З.-Колоша’З | Колонка-З.-Колонка-З* Колонка-З. *Колоша-3.| Колонка-З.-Колоша*3.| Колонка‘3.-Колоша-3.'
Коп
Рис. 10.9. Первая колонка должна быть заполнена перед переносом текста во вторую колонку
Выравнивание текста Вид документа и удобство работы с ним во многом зависят от выбранного спосо ба выравнивания. Традиционно текст выравнивается по левому краю, этот же способ часто применяется к заголовкам. В обычных документах выравнивание по правому краю используется реже. Еще один чг^сто встречающийся вид вырав нивания —по ширине —выравнивает текст как по левому, так и по правому полям, добавляя пробелы между словами, чтобы растянуть текст на достаточное расстоя ние. Таблица 19.2 дает представление о разнице между типами выравнивания. Т аблица 1 9 .2 . Типы выравнивания • Тип выравнивания Использование Пример Т ЫЧ|>»1аяр1г«9«айчг p**frapb‘Thtf*ira‘ мщЛгчиэдзг
c t k n 'k il i i i r l t g iM M - l t o l m - K th w l 1 соЬам*1*соЬми-1-‘1*с«}им*1чо1|ИШ 1‘1•Cotum*1•
pmarapVTbe-tr*
рйпдгфЬЯмНгг Hrtfrtpk-Tkjrirr
Tliirtrrt—p l r p f liny pm trtpi Tbttnrt*
*4 ' (* ■«!((* ■^
► ,
чгг < ’
%
•
* -
»,.«•>
Правка 8*д ьггавк» Ф»к-'t CspM I £dqo Qym* о Приват п вуем Вас на ежегодном семинаре по астрономии! ПЛАН СЕМИНАРА В Я Ш Я
Г
К | Д е н ь 1 (1 4 д е к а б р я 2003) И Д д н н ь 2 (1 5 д е к а б р я 2003) н ь 3 ( 1 6 д е к а б р я 2003) X I • 9 0 0 1 2 :0 0 П л с н н р н л я и кипя п об
х
•
• • ш
• Д| к~1с
1? Э0 13 ОС Л ин ч в к а ф е т е р и и 13 00-1 "' 0 0 Раий
ГТГ
M i< r o io f t W o rd
Правке
Ь д
В е тх и м
т
Серейс
Хаблииа
С *и о
Справка
Правила составления оглавления........................................................
1
Создание оглавления..................................................................................2 Добавление записей оглавления вручную ....................................... 3 Выбор формата........................................................................................5 Редактирование и оСнсэление оглавления.......................................... б Подготовка оглавления для веб-документа
.......................... .....
6
Создание оглавления в рамке................................................................ 7 Настройка оглавления.............................................................................. 8 ( Другие таблицы ссылок.......................................................................... 9 Список иллюстраций.............................................................................. 9 Таблица ссылок
.................................................................................. 11
!tar »г 1 5, 13
Разд I
13/13
На 19,в ек
русский
Рис. 21.2. По умолчанию Word создает оглавление, в котором номера страниц расположены по правому краю листа и используется заполнитель в виде точек СОВЕТ ------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------Можно просмотреть созданное оглавление двумя различными способами. Изменив ре жим просмотра на Разметка страницы (Print Layout), вы увидите полное оглавление с номерами страниц и заполнителем. Если отобразить документ в режиме веб-доку мента, будут показаны гиперссылки на разделы текста.
Добавление записей оглавления вручную В оглавлении используются не только заголовки разделов. Можно выделить в документе любое слово или фразу, чтобы затем вставить ее в оглавление. 1. Выделите нужный текст. 2. Нажмите Alt+Shift+O. Откроется диалоговое окно Определение элемента ог лавления (Mark Table Of Contents Entry), продемонстрированное на рис. 21.3. Выделенная фраза появится в поле Элемент (Entry). 3. Если в документе присутствует несколько оглавлений, щелкните на стрелке списка Идентификатор (Table Identifier), чтобы поместить запись в нужный список. (Этот шаг следует пропустить, если оглавление одно.) 4. В поле Уровень (Level) укажите уровень, на котором должна появиться в ог лавлении данная запись. По умолчанию установлен первый уровень. 5. Чтобы добавить запись, щелкните на кнопке Пометить (M a rk).
Создание оглавления ♦
609
О п р е д е л е н и е эле*4емга о г д а в я е и к я
Рис. 21.3. Введите вручную элементы оглавления в диалоговом окне Определение элемента оглавления
6. Для вставки следующего элемента выделите новый текст, щелкните на поле Элемент (Entry) (щелчок вызовет появление слов в этом поле) и щелкните на кнопке Пометить (Mark). 7. Закончив операцию, щелкните на кнопке Закрыть (Close). СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------Если нужно, чтобы оглавление состояло только из заданных вручную записей, снимите флажки Стили (Styles) и Уровни структуры (Outline Levels). Когда требуется включить в оглавление все элементы, установите все три флажка. Затем, чтобы создать оглавление, включающее определенные вручную записи, проде лайте следующее.
8. Расположите курсор там, куда нужно вставить оглавление. 9. Выберите команду Вставка ►Ссылка ►Оглавление и указатели (Insert ►Refe rence ►Index And Tables). 10. На вкладке Оглавление (Table Of Contents) щелкните на кнопке Параметры (Options). 11. В диалоговом окне Параметры оглавления (Table Of Contents) установите фла жок Поля элементов оглавления (Table Entry Reids). В результате выделенные записи будут добавлены в оглавление. (Сведения об этом диалоговом окне находятся в разделе «Настройка оглавления* ниже в этой главе.) 12. Дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговые окна, а если ста рое оглавление заменяется на новое, то для подтверждения операции щелк ните на кнопке ОК еще раз. Программа вставит оглавление после того места, где располагается курсор.
Выбор формата Простейший формат выдает стандартное оглавление с номерами страниц по пра вому краю листа, точечным заполнителем и заголовками, выровненными по ле вому краю. Но в Word встроено несколько специализированных форматов, по зволяющих подобрать оглавление, подходящее к стилю конкретной публикации. Можно определить формат оглавления при его создании. Для этого на вкладке Оглавление (Table Of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели (Index And Tables) щелкните на стрелке списка Форматы (Formats). Форматы, представ ленные здесь —Из шаблона (From Template), Классический (Classic), Изысканный (Distinctive), Затейливый (Fancy), Современный (Modern), Формальный (Formal)
6 1 0 ♦ -Глава 21. Оглавление
и Простой (Simple), — предлагают различные комбинации текстовых стилей. Щелкните на одном из них, стиль тут же будет показан в окне Образец печатного документа (Print Preview), и Образец веб-документа (Web Preview). Когда найдете желаемый стиль, щелкните на кнопке ОК. Word создаст оглавление и применит к нему выбранный формат. С О В Е Т ----------------------- :-------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется изменить формат уже созданного оглавления, выделите его, затем от кройте диалоговое окно Оглавление и указатели (Index And Tables). Щелкните на вклад ке Оглавление (Table Of Contents), в списке Форматы (Formats) выберите подходящий стиль и, наконец, щелкните на кнопке ОК. Word спросит, действительно ли вы хотите за менить выделенное оглавление — щелкните на кнопке ОК, и программа обновит оглав ление, применив новый формат.
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ---------------------- *--------------------------------------------------После создания оглавления просмотрите документ и внимательно проверьте названия разделов. Если какой-то из заголовков пропущен, значит, он был расположен в теле надписи или в выноске на рисунке. Word создает оглавление, собирая все заголовки и поля элементов, но текст, вставлен ный в рисунки, будет пропущен. Чтобы добавить в оглавление подобные элементы, вы делите их, скопируйте и вставьте в основной текст. Затем нажмите клавишу F9, чтобы обновить оглавление.
Редактирование и обновление оглавления Продолжая работу над документом, можно передвигать разделы, добавлять текст и заголовки и редактировать их. Как только название раздела изменится, создан ное оглавление устареет. Обновить оглавление можно двумя способами: ► нажмите клавишу F9; ► щелкните на кнопке Обновить оглавление (Update TOC) г. ^ожгьогя •• лен-, панели инструментов Структура (Outlining). Word просмотрит документ и обновит оглавление в соответствии с внесенными изменениями. „■ Если нужно заново отформатировать или отредактировать оглавление, пере- Щ меститься к нему можно в любой момент —просто щелкните на кнопке Пе- ® рейти к оглавлению (Go То ТОС) панели инструментов Структура (Outlining).
Подготовка оглавления для веб-документа При создании оглавления на вкладке Оглавление (Table Of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели (Index And Tables) отображается два образца: для пе чатного документа и для веб-страницы. Попробуйте сделать веб-оглавление. Для этого расположите курсор в нужном месте, затем, как обычно, откройте вкладку Оглавление (Table Of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели (Index And Tables). Убедитесь в том, что установлен флажок Гиперссылки вместо номе ров страниц (Use Hyperlinks Instead Of Page Numbers), и щелкните на кнопке ОК. Оглавление будет вставлено в место расположения курсора. Чтобы просмотреть
Создание оглавления ♦
611
его в веб-формате, выберите команду Вид ►Веб-документ (View ►Web Layout). Оглавление представляет собой список активных гиперссылок, каждая из кото рых переносит читателя к соответствующему разделу документа (рис. 21.4). .^ Д о к у м е ш б
M rcro so R W o rd
Правила составления оглавления Создание оглавления Добавление записей оглавления в р у ч н у ю
Подготовка оглпвлендя для веб-докумевта Создание оглавления в рамке Настройка оглавления
Список иллюстраций Таблица ссылок
ангинною*! Рис. 21.4. Перейдя в режим просмотра Веб-документ, вы увидите гиперссылки своего оглавления
Создание оглавления в рамке Если на веб-странице вы используете рамки, это дает возможность показать на экране одновременно несколько элементов, файлов или рисунков. Размещение оглавления в одной из рамок позволит посетителям страницы легко переходить к различным разделам документа. Щелкнув на заголовке темы во фрейме оглав ления, можно отобразить в другом фрейме содержимое выбранного раздела Как и при создании традиционных оглавлений, для того чтобы Word правильно собрал веб-оглавление, нужно использовать для заголовков встроенные стили, распознаваемые программой. Если следовать этому правилу, можно автоматиче ски сформировать оглавление в левом фрейме на веб-странице с рамками. Чтобы создать такре оглавление, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Формат ►Рамки ►Оглавление в рамке (Format ►Frames ► Table Of Contents In Frame).
2. Если на экране появится запрос подтверждения выбранного действия, щелк ните на кнопке Да (Yes) и сохраните документ. На экране появится веб-стра ница с новым оглавлением в левой рамке, как продемонстрировано на рис. 21.5.
612
♦
Глава 21, Оглавление
Дохумеш J Microsotl Word О р а г'
Бил
Б адем
Форцагг
Cfpanc
сводитеnortec
Окно
■ g f t r w a a i*
ОНИ U '
х
г n r ■«'
Н Jaroacaoic I + 1 - Times New Romm
JL---------- —
мша
Глава 21. Оглавление Пс*зала составления оглавления
£ашаде«2!да£адд Добавление ааписей orflflWS.ttW9РГ«нт ВыборФормы» Редактирование и обновление оглавление Подготовка оглавления для веб-документа
Cpmhhsb?ssamssMJt рамке Другие таблицы ссылок
С.ДЙ^К.!ИМ№.с.га*Ций Таблица ссылок
Глава 21. Оглавление □ Эффективное оглавление а Создание оглавления О Подготовка оглавления для Rg6 ДйШ5£ЙХ9 □ Настройка оглавления □ Другие таблицы ссылок У каждого был в жизни случай, когда требовалась хорошая карта— местности или города Даже если вы всегда представляете себе направление дальнейшего перемещения, в тот момент, когда срочно необходимо что-то найти, наличие правильно составленного оглавления может оказаться жизненно важяым. Осталось три минуты до деловой встречи, а вы не помните название нового программного п ро ду т, который будете представлял*. Где же этот раздел, посвященный программам? Ох, если бы было составлено оглавление... Оглавление перечисляет важные заголовки документе, предоставляя обзор
Рис. 2 1 .5 . Можно создать оглавление в левой рамке веб-страницы
СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией о работе с рамками на веб-странице обращайтесь к главе 26.
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Если оглавление для своей веб-страницы отображается в отдельной рамке, перед на жатием F9 для обновления оглавления щелкните внутри этой рамки. В противном слу чае оглавление обновится некорректно.
Настройка оглавления Элементы, включенные в оглавление, и использованные для них стили можно изменять. На рис. 21.6 показано диалоговое окно П араметры оглавления (Table Of Contents Options) и доступные средства. Чтобы отобразить это окно, выберите ко манду Вставка ►Ссылка ►Оглавление и указатели (Insert ►Reference ►Index And Tables), щелкните на вкладке Оглавление (Table Of Contents) и на кнопке Пара метры (Options). В диалоговом окне Параметры оглавления (Table Of Contents Options) также можно определить, какие стили нужно применять к различным элементам оглавления. Например, на рис. 21.6 заголовкам 1,2 и 3 назначены уровни 1,2 и 3. Но, если тре буется, можно прокрутить список и выбрать другие стили документа —созданные или уже существующие —и ввести в поля справа их уровень в оглавлении. Они будут включены в оглавление при его формировании или обновлении.
Другие таблицы ссылок ♦
613
L-ОбрИь о гл а в л в т в , п а т » : , ;*• стили Д о с т у п а - .тили?
ффшми Li
or;, »
ВыйммЯЦИМ М
S9
■1 13
-pmfifl
Ш Ш Ш Ш Ш Ш Ш ЯШ Ш ЯШ
Рис. 22.1. Word сортирует элементы указателя в алфавитном порядке
Создание элементов указателя ♦
621
В процессе обработки указателя Word вставляет коды, обозначающие нача- По! ло и конец темы, и вносит в список соответствующие номера страниц. Каж- — дый элемент указателя маркируется кодом ХЕ, но все коды являются скрытыми знаками. Чтобы отобразить их на экране, щелкните на кнопке Непечатаемые зна ки (Show/Hide) стандартной панели инструментов. СОВЕТ Если у вас есть набор терминов, которые обязательно нужно включить в указатель, вставьте их в специальный файл. Подробнее о его создании вы узнаете в последнем разделе этой главы.
Создание элементов указателя В диалоговом окне Определение элемента указателя (Mark Index Entries) можно добавить основные и второстепенные элементы, а также вставить перекрестные ссылки и диапазоны страниц.
Определение элементов указателя Создать элемент указателя можно двумя способами: ► если вы работаете с текстом (словом или фразой), который уже содержится в документе, выделите и используйте его; ► если требуется добавить элемент указателя, который не соответствует слову или фразе документа, расположите текстовый указатель в нужном абзаце. Чтобы добавить элемент указателя, выполните следующие действия. 1. Выделите фрагмент текста или разместите текстовый курсор в нужном месте и нажмите клавиши Alt+Shift+X. На экране появится диалоговое окно Опреде ление элемента указателя (Mark Index Entries), показанное на рис. 22.2.
Элемент у к а м т е п я
основной!
д оооаиктельм ы й;
ТП П олудорный олудорный Т ^
«жив
И спользуйте д е нное о к н о д л я пом етки элементов у казател я.
Р ои е ти ть
}
П ом етить у е
{
Отмена
J
Рис. 22.2. Для ввода основных и дополнительных элементов воспользуйтесь диалоговым окном Определение элемента указателя
I' 622
♦
Глава 22. Указатели
2. Если текст был предварительно выделен, он окажется в поле Основной эле мент указателя (Main Entry). При необходимости отредактируйте его. Если текст не был выделен, введите вручную элемент указателя. 3. Щелкните на кнопке Пометить (Mark), чтобы закрыть окно и ввести код эле мента указателя в документ. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Не забывайте редактировать элементы указателя, чтобы сделать их максимально воз можно очевидными.
Создание второстепенных элементов указателя
\ Второстепенным элементом указателя является подтема, суэкающая круг обсуж даемых вопросов. Например, если глава учебника по математическому анализу посвящена вещественным числам, то основной и дополнительные элементы ука зателя могут выглядеть так: ( Введение в анализ/Вещественные числа, 5 Метод математической индукции, 6 Сечение, 10 Абсолютная величина, 12 Верхняя и нижняя грани, 15 Абсолютная и относительная погрешности, 17 Задачи, 19
Второстепенные элементы являются дополнительными ссылками для читателя. Они увеличивают глубину и функциональность указателя, а также облегчают поиск. Существует быстрый способ создания второстепенных элементов указателя, по зволяющий избежать повторяющихся действий. Введите в диалоговом окне Оп ределение элемента указателя (Mark Index Entries) основной и второстепенные элементы, разделив их двоеточием. Так можно создать до семи уровней элемен тов, но чтобы не пугать читателя, лучше ограничиться одним или двумя уровня ми. Созданные таким способом второстепенные уровни будут выглядеть следую щим образом: Введение в анализ/Вещественные числа: Метод математической индукции, 6 Введение в анализ/Вещественные числа* Сечение, 10 Введение в анализ/Вещественные числа: Абсолютная величина, 12 Введение в анализ/Вещественные числа: Верхняя и нижняя грани, 15 Введение в анализ/Вещественные числа: Абсолютная и относительная погрешности, 17 Введение в анализ/Вещественные числа: Задачи, 19
Создание элементов указателя ♦
623
СОВЕТ --------------------------------------------- ---------------------------------------------------------Если вы обнаружили, что конкретной теме соответствует слишком много второстепен ных элементов указателя, возможно, стоит придумать еще одну тему, чтобы разделить второстепенные элементы на две группы. Если в указателе список второстепенных эле ментов растянулся на целую колонку, читатель просто забудет соответствующий основ ной элемент указателя.
Выделение повторяющихся элементов Чтобы собрать вместе все ссылки на конкретный термин, воспользуйтесь диало говым окнск Определение элемента указателя (Mark Index Entries). Выделите тер мин, нажмите клавиши Alt+Shift+X, введите (при необходимости) второстепенный элемент и щелкните на кнопке Пометить все (Mark All). Теперь Word просмотрит весь документ и вставит коды во всех местах, где упоминается выбранный тер мин. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------У этого замечательного средства есть одно ограничение: отсутствие гибкости. Это оз начает, что Word пометит только те грамматические формы, которые полностью совпа дают с оригиналом.
Форматирование элементов указателя По мере ввода элементов указателя можно задавать параметры форматирования символов и номеров страницы, и это существенно сэкономит ваше время. 1. Выделите текст элемента. 2. Нажмите клавиши Alt+Shift+X, чтобы вывести на экран диалоговое окно. 3. Отредактируйте текст основного элемента. 4. Выделите текст основного элемента, подлежащий форматированию. 5. Нажмите клавиши Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U, чтобы сделать текст полужирным, кур сивом или подчеркнуть, соответственно. 6. Щелкните на кнопке Пометить (Mark). ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------На этой стадии невозможно задать какие-либо дополнительные параметры формати рования. Если вы попытаетесь изменить цвет или шрифт, эти изменения будут приме нены к выделенному в документе тексту, а не элементу указателя.
Здесь же можно задавать формат номеров страниц указателя, снимая и устанав ливая флажки в разделе Формат номера страницы (Page Number Format). Номера страниц можно выделять полужирным шрифтом или курсивом, чтобы привлечь внимание читателя: ► полужирным Шрифтом можно выделить страницы, на которых расположены основные формулы; ► курсивом можно выделить страницы с биографическими или историческими данными по конкретной теме.
624
♦
Глава 22. Указатели
Добавление перекрестных ссылок Не всем элементам указателя соответствуют номера страниц. Перекрестная ссыл ка перемещает читателя к другому элементу (или группе) указателя, который со ответствует дополнительной информации. Чтобы создать перекрестную ссылку, выполните перечисленные ниже действия. 1. Выделите текст для создания элемента или разместите текстовый курсор в нуж ном месте. 2. Нажмите клавиши Alt+Shift+X, чтобы вывести на экран диалоговое окно Опре деление элемента указателя (Mark Index Entries). • 3. Введите или отредактируйте текст основного элемента указателя. 4. Установите флажок Перекрестная ссылка (Cross-Reference). 5. После слов См. (See) введите элемент указателя, к которому ведет ссылка. Например, перекрестная ссылка может выглядеть так: Сроки высаживания семян, 122—163. См. Ранние культуры
Определение диапазона страниц По умолчанию Word ставит в соответствие элементу указателя номер текущей страницы. Если вы предпочитаете указать вместо одной страницы несколько, воспользуйтесь предварительно сделанными закладками. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если вам требуется информация о создании закладок, обратитесь к главе 4
Чтобы воспользоваться закладками, выполните следующие действия. 1. Нажмите клавиши Alt+Shift+X, чтобы вывести на экран диалоговое окно Опре деление элемента указателя (Mark Index Entries). Ч 2. Введите текст основного и второстепенного элементов. 3. Установите флажок Диапазон страниц (Page Range). 4. Щелкните на стрелке вниз возле списка Закладка (Bookmark) и выберите под ходящую закладку из списка. 5. Щелкните на кнопке Пометить (Mark).' 6. Позже, при создании указателя, Word вставит тире между номерами страниц.
Создание указателя Если в документе отмечены все элементы указателя, Word готов обработать и создать индекс. В процессе обработки Word собирает все элементы, сопостав ляет им номера страниц и сортирует в алфавитном порядке. В конце процедуры указатель будет вставлен в документ в месте расположения текстового курсора.
Создание указателя ♦
625
СОВЕТ ------------------------------------------------------------- ----------------------------------------Разумеется, можно обновить указатель, нажав F9 (вернувшись назад и отредактировав элементы), но в этом случае вы утратите все форматирование, выполненное после ком пиляции указателя. Поэтому имеет смысл затратить время на просмотр элементов ука зателя д о компиляции. Щелкните на кнопке Непечатаемые знаки (Show All), чтобы вы вести на экран коды указателя, и просмотрите весь документ.
Расположите текстовый курсор в том месте, где будет находиться указатель до кумента, и выберите команду Вставка ►Ссылка ►Оглавление и указатели (Insert ► Reference ►Index And Tables). На вкладке Указатель (Index) можно задать формат элементов указателя и номеров страниц (рис. 22.3). □Iпавшниеиуказатели
'/Л* №wJ;
И П »53
№
i оечлпъго дцкуяентд
^Аристотель, 2
F
Ifiyno,
отступе
[Астероиды, пене. См. Юпитер ^Атмосфера
(русский(Россия)
Земля ионосфера, 4
Помг'кп | а^олояетк^
.j
----- £ -
Рис. 22.3. На вкладке Указатель Находятся все параметры, которые нужны для создания указателя
ПРИМЕЧАНИЕ Обратите внимание на кнопку Пометить (Mark Entry) на вкладке Указатель (Index). Если вы вспомнили о забытом термине, который нужно вставить в указатель, щелкните на этой кнопке, чтобы открыть диалоговое окно Определение элемента указателя (Mark Index Entries).
Выбор формата .указателя Одним из наиболее важных моментов является выбор формата указателя, опре деляющего его внешний вид. Щелкните на стрелке v возле поля Форматы (For mats) и выберите один из следующих вариантов: ► Из шаблона (From Template) —формат, используемый по умолчанию, —про пускает заголовки (буквы алфавита); ► Классический (Classic) —располагает заголовки над колонками, по центру; ► Затейливый (Fancy) —заключает заголовки в рамку с тенью; ► Современный (Modern) —дает заголовки курсивом, с линией сверху; ► Строгий (Bulleted) — выводит заголовки «рубленым шрифтом» (печатными буквами), располагает их над колонками, по центру;
626
♦
Глава 22. Указатели
► Формальный (Formal) —выравнивает номера страниц по правому краю, добав ляет пунктирную линейку между элементом и номером страницы, дает заго ловки курсивом и выравнивает их по левому краю; ► Простой (Simple) —пропускает заголовки и специальное форматирование. Любой из выбранных форматов отображается в окне предвар] [тельного просмотра. Если изменить впоследствии, например, выравнивание номеров страниц, это действие отредактирует соответствующие параметры, принадлежащие выбран ному формату. с о в е т -----------------------------------------------
:-------------- -1--------------------------------------
Поэкспериментируйте с различными форматами прежде, чем принять окончательное решение.
Выбор выравнивания
Page Setup) и попробуйте уменьшить ниж нее поле в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. Старайтесь делать сноски не очень длинными —?одна, максимум две строки. Если сно ска все же получается длинной, сделайте е е концевой, чтобы она располагалась не вни зу страницы, а в конце дркумента.
Пользуемся перекрестными ссылками При работе над длинным документом, в одной части которого регулярно прихо дится ссылаться на другую, воспользуйтесь перекрестными ссылками, которые существенно облегчат участь читателя. Word позволяет ссылаться на различные элементы документа: заголовки, разделы, сноски и закладки.
Создание перекрестной ссылки Если потребовалось вставить перекрестную ссылку, установите текстовый кур сор в нужном месте и выполните указанные ниже действия.
636
♦
Глава 23. Сноски и перекрестные ссылки
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------- — -------------------------------------------Помните, что перекрестные ссылки можно добавлять только в текущий документ. Мож но в самом начале длинного отчета вставить ссылку на таблицу, расположенную ближе к концу и содержащую статистические данные по ходу исследования, но вставить ссыл ку на таблицу из другого документа, увы, невозможно. Если вы работаете со вложенными документами, перейдите к главному и раскройте все вложенные документы, щелкнув на кнопке Раскрыть вложенные документы (Expand Subdocuments) панели инструментов Структура (Outlining). Теперь можно создавать ссылки во всем наборе документов.
1. Добавьте в текст фразу, предшествующую ссылке (что-нибудь вроде «Доказа тельство этого утверждения приведено в»). 2. Выберите команду Вставка ►Ссылка ►Перекрестная ссылка (Insert ►Reference ► Cross-Reference). На экране появится диалоговое окно Перекрестные ссылки (Cross-Reference), показанное на рис. 23.6. тшттшцн
гИИг*г?
Перекрестные ссылки
1ипС СЫ ЛКИ'
‘■/Старить ссылку на %
(Заголоеок Р f давить ivjK
ипф
Г~ • .
:ылку
«Текст заголовка
Г
инк*
в
для какого I №олхк*
Всту^гение______________ ____ Классификация этнических стереотипов Стьраотилижмия и ее функции. Функции этнических стереотипов Свойства этнических стереотипов Способыизучения этнических стереотипов Степень истинности этнических стереотипов Этнические стереотипы и межэтнические конфликты Заключение §с~.а т .
]
Отчета
Рис. 23.6. Использование перекрестных ссылок позволяет адресовать читателя к другой части документа
3. Щелкните на стрелке ▼ возле поля Тип ссылки (Reference Туре) и выберите в раскрывающемся списке один из следующих пунктов: > Абзац (Numbered Item) —перечисляет в поле Для какого абзаца (For Which Numbered Item) все нумерованные абзацы документа; > Заголовок (Heading) —показывает все заголЬвки, созданные на основе встро енных стилей Заголовок 1, 2, 3 или уровней структуры; > Закладка (Bookmark) —отображает все закладки документа; > Сноска (Footnote) — показывает все сноски, вставленные в документ; > Концевая сноска (Endnote) — выводит все концевые сноски, вставленные в документ; > Формула (Equation) —перечисляет все формулы документа; О Рисунок (Figure) —показывает все рисунки в документе; > Таблица (Table) —перечисляет все таблицы, вставленные в документ.
Пользуемся перекрестными ссылками ♦
637
4. Щелкните на стрелке ▼ списка Вставить ссылку на (Insert Reference То) и вы берите вариант, который нужно вставить в документ в месте расположения текстового курсора. 5. В поле Д ля какого абзаца (For Which Numbered Item) выберите элемент, на ко торый нужно сослаться. 6. Щелкните на кнопке Вставить (Insert), и перекрестная ссылка появится в ва шем документе. 7. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться к документу. V ;
\
СОВЕТ ----------------------------------------- -------------- :---------------------:------------------------Если планируется превратить документ в веб-страницу или сделать его доступным в ка честве электронного файла, превратите перекрестные ссылки в гиперссылки, чтобы упростить посетителям веб-узла перемещение с одной страницы на другую. Чтобы пре образовать перекрестную ссылку в гиперссылку, выделите е е и вызовите окно Пере крестные ссылки (Cross-Reference), выбрав команду Вставка ►Ссылка ►Перекрестная ссылка (Insert ►Reference ►Cross-Reference). Установите флажок Вставить как гипер ссылку (Insert As Hyperlink) и щелкните на кнопке Вставить (Insert).
Перемещение, редактирование и обновление перекрестных ссылок Текст, связанный с перекрестной ссылкой, можно редактировать, перемещать и удалять так же, как обычный текст документа. Если понадобится'изменить объект перекрестной ссылки, выполните следующие действия. 1. Выделите элемент, вставленный в виде перекрестной ссылки (например, Таб лица 1.1).
2. Вызовите окно Перекрестные ссылки (Cross-Reference), выбрав меню Вставка ► Ссылка ►Перекрестная ссылка (Insert ►Reference ►Cross-Reference). 3. В поле Для какого абзаца (For Which Numbered Item) выберите другой элемент, на который должна указывать перекрестная ссылка. 4. Щелкните на кнопке Вставить (Insert) и затем Закрыть (Close). СОВЕТ ---------------------------------------------------------------- -------------------------------------Word может создавать так называемые «относительные ссылки». Выберите параметры для ссылки в диалоговом окне Перекрестные ссылки (Cross-Reference) и установите флажок Добавить слово «выше» или «ниже» (Include Above/Below). Если ссылка и объ ект, на который ссылаются, находятся на одной странице, Word самостоятельно выбе рет и добавит к ссылке слова «выше» или «ниже».
Если потребуется переместить ссылку, выделите ее в тексте, затем вырежьте и вставьте, как обычный текст. После перемещения ссылки нажмите клавишу F9, чтобы Word обновил ссылку и создал связь с новым местом расположения. При необходимости обновления всех ссылок выделите весь документ и нажмите кла вишу F9.
638
♦
Глава 23. Сноски и перекрестные ссылки
ПРИМЕЧАНИЕ ---------- л"--------------------------------------------------------------------------------Если понадобилось удалить перегрестную ссылку, выделите ее и нажмите клавишу Delete.
ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ --------------------------------------------------------------------■----Если после создания ссылки вы обнаруживаете на ее месте сообщение об ошибке (Error! Reference source not found), удостоверьтесь в том, что элемент, на который вы ссылаетесь, находится в документе. Если все в порядке, попробуйте решить проблему, виделив ссылку и нажав F9. Если проблема была вызвана перемещением объекта ссыл ки, она должна исчезнуть.
9
Часть V V'
Работаем в локальной сети и Интернете Глава 24. Word и работа online Глава 25. Совместная работа с документами Глава 26. Создание профессиональных веб-узлов Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования Глава 28. Защита информации
I
I
\
Task Рапе), и пользуйтесь различными областями задач, переключиться между которыми можно, щелкнув на строке заголовка области задач. С помощью области задач можно выполнить перечисленные ниже действия. ► Создать новую веб-страницу или электронное письмо. В области задач Соз дание документа (New Document) щелкните на ссылке Веб-страница (Web Page) или Электронное сообщение (E-mail Message).
Документ с точки зрения использования в Интернете ♦
645
► Получить доступ к шаблонам, хранящимся на личных веб-узлах, а также к коллекции шаблонов Microsoft Office. В разделе Шаблоны области задач Создание документа (New Document) щелкните на ссылке Шаблоны на моих веб-узлах (Templates On My Web Site) или Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). ► Реализовать доступ к сайтам Microsoft Office Online и Office Update. При помощи области задач Справка Word можно получить доступ к службе под держки, справке и учебному курсу на сайте Microsoft Office Online. Вы также можете получить доступ к группам новостей, Щелкнув на ссылке Сообщества (Communities), и посетить сайт Office Update, выбрав ссылку Загрузка. Нако нец, в разделе С и. также (See Also) содержатся ссылки на дополнительную справочную информацию. ► Реализовать поиск в Интернете. В области задач Поиск можно выбрать ко манды Office в Интернете и Автономная справка. ► Найти в Интернете изображения. В области задач Коллекция клипов (Clip Art) щелкните на ссылке Картинки на узле Office Online (Clip Art on Office Online). ► Получить службы на странице решений партнеров Office. В разделе Спра вочные материалы вы можете искать нужный элемент с уточнением места по иска. Кроме того, вы можете щелкнуть на ссылке Получить службы решений партнерЬв Office и обновить базы поиска через Интернет. ► Перевести документы online. В разделе Перевод (Translate) щелкните на кноп ке ОК в секции Перевод через веб (Translate Via The Web). СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------- \ За дополнительной информацией о загрузке изображений из Интернета обращайтесь к главе 11. Информацию об использовании шаблонов и мастеров, полученных из Интер нета, вы найдете в главе 22. Более подробно об online-справке можно узнать в главе 3.
Документ с точки зрения использования в Интернете Как вы уже знаете, последние усовершенствования сделали удобным использо вание Word в качестве интерфейса для создания и редактирования веб-страниц. Большинство разработчиков нашли Word 2000 интересным с этой точки зрения, но недоработанным, поскольку в HTML-коде, генерируемом Word, присутство вало слишком много дополнительных команд, связанных с Word. Начиная с Word 2002, пользователь легко может избавиться от дополнительных команд прежде, чем выкладывать веб-документ в Интернет, что делает Word более удоб ным редактором веб-страниц. В процессе создания и редактировании веб-страниц воспользуйтесь следующи ми возможностями просмотра. ► Предварительный просмотр веб-страницы (Web Page Preview) отображает текущий документ в браузере, чтобы вы точно представляли себе, как он будет выглядеть в Интернете. Выберите команду Файл ►Предварительный просмотр веб-страницы (File ►Web Page Preview), и если браузер не был запущен до этого, то Word откроет его. Закончив просмотр документа, можно будет вернуться в Word
646
♦
Глава 24. Word и работа online
► Режим просмотра Веб-документ (Web Layout) позволяет работать над доку ментом, который воспроизводится на экране в виде, похожем на его отобра жение в браузере —документ будет представлен как одна длинная страница с текстом и таблицами, подогнанными по ширине страницы. Этот режим необ ходимо использовать, если вы создаете веб-страницу. Чтобы перейти в этот режим просмотра, выберите команду Вид ►Веб-документ (View ►Web Layout). ► Редактор сценариев (Microsoft Script Editor) позволяет редактировать веб сценарии и HTML-код конкретного документа. Открыть Редактор сценариев можно, выбрав Вид ►Код HTML (View ►HTML Source) или Сервис ►Макрос ► Редактор сценариев (Tools ►Macro ►Microsoft Script Editor). Для того чтобы ус тановить Редактор сценариев, необходимо выбрать его в меню Сервис. После установки редактора можно вызывать его в меню Вид или нажав Alt+Shift+F11. При работе в режиме просмотра веб-документа имейте в виду, что Word предо ставляет в этом режиме возможность настройки некоторых параметров. В част ности, можно управлять отображением на экране якорей объектов и границ текста. Якоря объектов указывают прйвязку к абзацу или таблице, а границами текста называют точечные линии, показывающие интервалы и поля для страниц, таб лиц, колонок и объектов. Чтобы отобразить на экране или скрыть якоря и грани цы текста, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и установите или снимите соответствующие флажки в разделе Параметры режима разметки и веб-документа (Print And Web Layout Options) вкладки Вид (View). На рис. 24.4 представлена веб-страница с границами текста. 1ф ф ективная р и б ь и W in d o w s Х Р Э
6 н г К
И?
З и хе р т.
Ми r c w f t W o rd
взаг
л Ш к
т т ш т В Т *"
гСаталагизданий^ посериям|потаиам
flO V n.it I НУИУ
Эффективная работа. Windows ХР
MicrosoftWindowsХРInsideOut, EdBott,CartSiechei* ЗткертК, S o n 9.
■тор . 5- » J 723- 023-2 17x 2- сн
Пароль:
,
. % 1672СТР. е*х о « а :
[Закамть » }
Логин:
мягкаяобложка I продам- ’
..
за б ы л ил арол ь/л огин ?
/ноеый пол»м»«т«ль1
3 0 8 руб. ДЛЯ « М е т » кл#ба Проф SCnonaS 2 6 2 руб.' й> д о ста в ки и оплаты ]
одержание|отрывок ккниге» отзывы»
•Каталог изд ан ий
Рейтингпродаж Тр^Йсл.:*’
о щ ixji читателей:
лЫ.' -
*г
Рис. 24.4. При установленном флажке Границы текста Word обозначает поля и интервалы для страниц, таблиц и колонок точечными линиями
Работа с личными веб-узлами ♦
647
Работа с личными веб-узлами Воспользуйтесь Word для создания, копирования, сохранения и управления папками и файлами в локальной сети, Интернете, на FTP-сервере или в общей рабочей области. После создания ссылки на online-папку можно работать с ее содержимым, как если бы папка находилась на вашем компьютере, если вы име ете право доступа к ней. Разумеется, все это возможно только при наличии связи с локальной сетью или Интернетом. »
Создание подключения удаленного доступа Чтобы создать ссылки на существующие личные веб-узлы в Word, сначала при дется создать подобные ссылки в Windows, воспользовавшись мастером добав ления веб-папок. Для создания веб-папки в Windows 200Q и далее выполните пе речисленные ниже действия. 1. Выберите Пуск ►Подключение (Start ►My Network Places). 2. На панели задач Сетевые подключения (My Network Places) щелкните на знач ке Мастер нооых подключений (Add A Network Place Wizard). 3. Следуете указаниям Мастера новых подключений (Add ANetwork Place Wizard), чтобы создать ссылку на веб-папку. Теперь можно создав; гь ссылки на веб-узлы или папки в Word.
Ссылки на FTP-серверы При наличии соединения с Интернетом или сетью можно создать ссылки на FTP-серверы так же, как на веб-узлы. Чтобы создать ссылку на FTP-сервер в Word, выполните следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Открыть (Open) стандартной панели инструментов, что бы вызвать на экран диалоговое окно Открытие документа (Open). 2. Щелкните на стрелке вниз возле поля Папка (Look In) и выберите пункт Доба вить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations). Откроется одноименное диалоговое окно. 3. Введите адрес в поле Имя узла FTP (Name Of FTP Site) —например, ftp.micro• sott.com или 207.46.133.140. 4. Укажите тип-входа на узел — анонимно или с использованием имени поль зователя и (при необходимости) пароля. Пример внесения данных в диалого вое окно Добавить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations) представ лен на рис. 24.5. 5. Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить в список адрес, и затем на кнопке ОК для возврата к документу. После роздания ссылки можно дважды щелкнуть на ней в диалоговом окне От крытие документа (Open), чтобы перейти к ее содержимому. Чтобы изменить или удалить ссылку, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите соответст вующий пункт в контекстном меню.
648
♦
Глава 24. Word и работа online
Д об ави ть
i3»m г#>гь
fi- ir'crotc^t-com воитч: '* хрежин»апопу~эи* ! Г ЛОДидвнвц (' 1 /
.-FTP
— .... .
1
,.. , ..
Л
f l g j ЯВИТ1
ш
rM b iF T P -,
Рис. 24.5. Добавление FTP-узла в список доступных веб-узлов может ускорить FTP-процедуры, такие как передача больших файлов и загрузка веб-страниц на сервер
Доступ к ресурсам, хранящимся на веб-узлах Доступ к online-ресурсам осуществляется так же, как и доступ к файлам и пап кам на вашем компьютере. Нужно всего лишь переместиться к online-файлам и Папкам в диалоговом окне Открытие документа (Open) и при желании создать ссылку на документ. Для этого выполните следующие действия. 1. Выберите Файл ►Открыть (File ►Open) (можно также ще чкнуть на значке От крыть (Open) на стандартной панели инструментов или нажать клавиши Ctrl+O). 2. Щелкните на стрелке вниз возле поля Паг.ка (Look In) и выберите пункт Веб папки (My Network Places) или Адреса FTP (FTP Locations) или щелкните на значке Мое сетевое окружение (My Network Places) в левой полосе окна, и вы берите требуемый ресурс. После выбора ресурса Word идентифицирует его тип с помощью значка. В табл. 24.1 перечислены все возможные значки. Таблица 24.1. Значки сетевых ресурсов Значок
Описание FTP-сервер Совместно используемая папка в локальной сети Папка на веб-узле
Сохранение документов на веб-узлах Может потребоваться не только открывать расположенные на веб-узлах файлы, но и сохранять их. После создания ссылок на веб-узлы процедура сохранения файлов ничем не отличается от локального сохранения.
Совместная работа с 'файлами и папками ♦
649
1. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As). 2. В левой полосе окна Сохранение документа (Save As) щелкните на значке Веб-папки (My Network Places). 3. Дважды щелкните на ссылке, соответствующей нужному узлу, и выберите подходящую папку. 4. Введите имя файла и щелкните на кнопке Сохранить (Save). ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------ :------------------------------------------Если вы открываете документ из Интернета, то сохранить опНпе-документ можно, щелк нув на значке Сохранить на стандартной панели инструментов или нажав клавиши Ctrl+S. Однако для того, чтобы сохранить документ на вашем компьютере, вам необхо димо воспользоваться функцией Сохранить как и выбрать место сохранения документа.
5. При работе с удаленными ресурсами всегда старайтесь отслеживать, не рабо тает ли с ними кто-то еще. В противном случае вы (и не только вы) можете потерять результаты долгой работы, поскольку поверх будет записана другая версия файла. Более подробно о совместном использовании файлов и папок в сетях читайте в следующем разделе. /
Совместная работа с файлами и папками Самое замечательное в работе по сети — возможность совместного использова ния файлов, папок и аппаратных ресурсов (таких как компьютеры, сканеры, принтеры, zip-дисководы и т. д.) с любым пользователем, который подключен к сети. К тому же у вас появляется возможность быстрого доступа к данным из различных мест. Это очень удобно и экономит большое количество времени, позволяя не создавать копии файлов на всех компьютерах, за которыми может вестись работа. Поскольку Word предназначен для создания документов, особое внимание будет уделено совместному использованию файлов и папок.
Совместная работа с данными Word в режиме реального времени Существует несколько способов совместной работы с данными в Word. Для наи более эффективного использования информации следует тщательно продумать схему разделения ресурсов, основываясь на том, кто будет иметь доступ к дан ным и в каком виде эти данные будут представлены. Можно реализовать совме стное использование данных одним из предложенных ниже способов. ► Поместить данные в общедоступный каталог на сервере Microsoft Exchange. Например, можно открыть файл и выбрать команду Файл ►Отправить ►Папка Exchange (File ►Send То ►Exchange Folder), если в вашей сети установлены расширения для сервера обмена. ► Сохранить данные на групповом веб-узле. Работа с групповыми веб-узлами будет рассмотрена более подробно в главе 25.
650
♦
Глава 24. Word и работа online
► Сохранить данные в папке, предназначенной для совместной работы и рас положенной в локальной сети или Интернете. Подробно об этом рассказано ранее в этой главе. ► Послать копию файла при помощи службы мгновенных сообщений. Мно гие службы мгновенных сообщений позволяют посылать файлы. Эту функ цию Поддерживают Windows Messenger и MSN Messenger, доступ к которым возможен из Word, как описано ранее в этой главе. ► Отправить копию файла по электронной почте или факсу. О пересылке до кументов при работе в Word вы узнаете ниже в этой главе. ► Поместить данные на сервер конференции. Вы можете обсудить опНпе-документы на серверах конференций или с помощью службы SharePoint Team Services. Выбрать способ использования данных несложно. Например, в случае сети из равноправных узлов (без выделенного файл-сервера), содержащих только выве ренные ресурсы, вероятно, проще всего будет объявить файлы и папки совмест но используемыми с помощью средств Windows. Наоборот, если известно, что имеющиеся данные заинтересуют большое количество людей во всем мире, име ет смысл разместить их в Интернете. Чтобы воспользоваться другими методами совместного доступа к информации, потребуется определить, установлены ли на вашем сервере расширения Exchange Server, Office Server или служба SharePoint Team Services.
Совместное использование ресурсов внутренней сети в Windows 2000 и Windows ХР В Windows 2000 и Windows ХР достаточно просто объявить папку совместно используемой для внутренней сети. Единственная проблема состоит в том, что для этого необходимо войти в систему в качестве администратора или любого другого привилегированного пользователя. После входа в систему выполните ука занные ниже действия. 1. В окне программы Проводник (Windows Explorer) щелкните правой кнопкой мыши на требуемой папке и выберите в контекстном меню пункт Доступ (Sharing) или Общий доступ и безопасность. 2. Установите флажок Открыть общий доступ к этой папке (Share This Folder) на вкладке Доступ (Sharing) диалогового окна Свойства (Properties). 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Свойства (Proper ties). Теперь значок папки изменился на руку, держащую папку. Этот значок легко по зволяет пользователю определить, какие папки на его компьютере являются со вместно используемымй. Сделать документ доступным для других пользователей можно также, поместив его в папку Общие документы (Shared Documents). Для этого выберите Пуск ► Мой компьютер (Start ►My computer). В окне Мой компьютер вы увидите папку Общие документы.
Совместная работа с файлами и папками ♦
651
Совместное использование документов для различных версий Word Программное обеспечение изменяется гораздо быстрее, чем его обновляют раз личные компании и пользователи. Если добавить к этому факту разнообразие платформ и операционных систем, то вероятность того, что вам потребуется со вместно использовать документ с человеком, который работает в другой версии Word, окажется не так уж и мала. В Word присутствует несколько средств, по зволяющих решить эту проблему. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------В Word 2003 можно открыть документ, созданный в Word 2003, Word 2002, Word 2000, Word 97, Word 95 и Word 6.0. При этом будут сохранены информация и форматирование исходного документа.
Совместное использование документов дли Word 97 и более поздних версий В случае совместного использования данных с пользователями, работающими с Word 97 и более поздними версиями, можно сохранять документы в стандарт ном формате Word. При необходимости можно создать новый документ или приспособить уже имеющийся к работе в Word 97, отключив средства, не под держивающиеся в этой версии. Для отключения лишних средств выполните сле дующие действия. 1. Откройте требуемый документ в Word. 2. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Сохранение (Save), показанной на рис. 24.6. ш ш ш ш ш яш ш щ ш ш щ ш ш щ 1 6НД
1
J Общие j Праька j 1>четь
Пар
Совпестиность
]\
Расположение
а
Сохрвп-* «в 1 Безопасность | Г^.авси'Исвние
тро, «охр^чения
Т~
t
копию -Г" предлагать гагсииение свонсге документа у Г разреши, ь острое сохранение , I «прок Насражение шаблона fJprmaJ do*Р разрешить фоновое сохранен Т софанять тсль^одан-** дня фор* тичёские данные Г" внедрять щрифты Тш*Ту;е ', Р внедрять
Г
S
■1 ■
ц
* *. i ‘. >.* ».• t'W
СОздвватья&капьные копии файлов, сохраненных насет-еие и Сгсмнь* диски
,Р
бетесох каждые; | 0 .1J чннут Р йнедрят^смарт-тагм ^ . охранять снарт-тегн как свойства XML е ввб-страшцах
Форматлрумолчатю с о ^а н а ть ф а й л ы Word t:arW M S H T b tp e jic ie a ,
]д о * у и » н т W ord (*.d o c )
3
:*H cro«oft W ord97
Рис. 24.в. На вкладке Сохранение можно задать формат, используемый по умолчанию для сохраняемых документов, а также отключить средства, не поддерживающиеся в более ранних версиях программы
652
♦
Глава 24. Word и работа online
3. Установите флажок Отключить средства, реализованные после (Disable Features Introduced After), твыберите в раскрывающемся списке версию программы и щелкните на кнопке ОК. Теперь при попытке сохранения файла Word пред ставит на экране список средств, присутствующих в документе, которые не поддерживаются в выбранной версии программы (рис. 24.7). После ее про смотра закройте окно справки и щелкните на кнопке Продолжить (Continue) Microsoft Office Word
шШт
ММ
Некоторые свойства данного документа не поддержиI йются Microsoft Word 6.D/95,
^ведений
Количество
Гиперссыпга будет поте р ян . Текст гиперссылки 1 остаются подчеркнутым, ко неактивных.
Рис. 24.7. Word представит на экране список средств, присутствующих в документе, которые не поддерживаются в выбранной версии программы
4. После сохранения документа с ним можно работать в указанной версии про граммы, а при его открытии в Word 2002 некоторые пункты меню станут недоступны. При попытке выбрать недоступный пункт меню для документа, сохраненного в формате Word 6.0/95 (например, Вставка ►Гиперссылка (Insert ► Hyperlink)), на экране появится окно с напоминанием об отключении выбран ного средства. В этом окне также присутствует кнопка Дополнительно (Tell Me More), предназначенная для получения дополнительной информации о вы бранном средстве. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Невозможно отключить средства, не поддерживающиеся в более ранних версиях про граммы, в случае работы над веб-страницами, поскольку Word 97 и более ранние вер сии не работают с расширением .html.
Совместное использование документов для Word 95 Документ Word можно сохранить так, чтобы с ним могли работать не только пользователи Word 97 и более поздних версий, но и обладатели Word 6.0 или Word 95 для Microsoft Windows 95. Это возможно при использовании одного из перечисленных ниже методов. ► Сохранить существующий документ в формате RTF для большинства вер. сий, включая Word 6.0 или Word 95. Для того чтобы сохранить документ в формате RTF выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) и затем выберите в раскрывающемся списке Тип файла (Save As Туре) пункт Word 972003&6.0/95—RTF(*doc). При этом сохранении документ можно будет от крыть при помощи многих текстовых редакторов. Недостаток такого сохра
Совместная работа с файлами и папками ♦
653
нения — то, что некоторые элементы текста и форматирования могут быть потеряны. Кроме того, документы этого формата будут большего размера, по скольку в Word 97 и более поздних версиях программы используется более эффективное сжатие изображений. ► Отключить средства, не поддерживаемые в выбранном формате. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вкладке Сохране ние (Save). Выполните все действия, описанные в предыдущем разделе. Этот метод позволяет создать новые документы или изменить существующие спе циально для работы в Word 6.0 или Word 95. ► Послать пользователям программу преобразования или просмотра. Компа ния Microsoft предоставляет набор программ преобразования и просмотра для различных версий Word и различных операционных систем, которые можно загрузить с веб-страницы Microsoft Office Update (http://offlceupdate.microsoft. com). Вы можете послать программу преобразования и просмотра пользова телям Word 6.0, Word 95 или Microsoft Works для Microsoft Windows, Microsoft Windows NT или операционйой системы Macintosh. После установ ки подобной программы пользователь легко откроет на своем компьютере файл Word 2002. Если требуется узнать, какая программа преобразования использовалась при от крытии файла, можно настроить Word так, чтобы он отображал на экране диало говое окно Преобразование файла (Convert File). / Convert File Convert ре trr Plain Text Encoded Text
ш таяш
HTML Document Single Fie Web Page 'XML Document | Outlook Address Book !PDF (Portable Document Format)
Для этого выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Общие (General). 2. Установите флажок Подтверждать преобразование при открытии (Confirm Con version At Open) и щелкните на кнопке ОК. Теперь при открытии файла, требующего преобразования, на экране появится диалоговое окно Преобразование файла (Convert File). Если щелкнуть на кноп ке ОК, файл будет преобразован и открыт; если щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel) —процесс будет прерван. Также в этом диалоговом окне можно выбрать формат открываемого файла. Например, при попытке открыть веб-страницу можно выбрать формат Обычный текст, и на экране появится текстовый файл с HTMLкодом вместо веб-страницы.
654
♦
Глава 24. Word и работа online
Преобразование нескольких файлов в другой формат Может случиться так, что вам потребуется изменить не один файл, а несколько. Например, нужно передать набор файлов пользователю, у которого установлен WordPerfect вместо Word. Разрешить возникшую проблему поможет мастер преобразований, встроенный в Word. 1. Поместите все нужные вам файлы в одну папку. 2. Выберите команду Файл ►Создать (File ►New), чтобы показать на экране об ласть задач Создание документа (New Document). . 3. В разделе Шаблоны (Templates) области задач щелкните на ссылке На моем компьютере (On My Computer). 4. В диалоговом окне Шаблоны (Templates) выберите вкладку Другие документы (Other Documents). 5. Дважды щелкните на значке Мастер преобразований (Batch Conversion Wizard). На экране появится диалоговое окно мастера, показанное на рис. 24.8. М астер
■ -1
р
> го 6 р а ? о р а н и и
Начало П реобразование
С
.
Въб
В ы бор ф айлов
Мастер преобразовании Этот m etep поможет выполнить преобразование выделенных файлов в Формат Word кагяоку&кгов Word в
Jv
О тм ена:
Р ис. 2 4 .8 . Мастер преобразований поможет изменить формат нескольких файлов одновременно '
6. Щелкните на кнопке Далее (Next) и выберите нужный вариант: преобразо
вать документы в формат Word или из формата Word в какой-либо другой. 7. Щелкните на кнопке Далее (Next) и в окне, посвященном выбору папки, на жмите на кнопку Обзор (Browse) в разделе Начальная папка (Source Folder). Откроется диалоговое окно Обзор папки (Browse For Folder), представленное на рис. 24.9. Выберите нужную папку и щелкните на кнопке ОК. 8 . Щелкните на кнопке Обзор (Browse) в разделе Конечная папка (Destination Folder), выберите папку, в которой будут храниться преобразованные файлы, и щелкните на кнопке ОК.
Совместная работа с файлами и папками ♦
655
Р ис. 2 4 .0 . В диалоговом окне Обзор папки можно выбрать папку, содержащую файлы, предназначенные для преобразования, и папку, предназначенную для хранения преобразованных файлов.
9. Щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к окну выбора файла, пока занному на рис. 24.10. Для выделения файла дважды щелкните на его назва нии в списке Доступно (Available) — теперь название выбранного файла по явится в списке Выбрано (То Convert). Если нужно преобразовать все файлы из списка Доступно (Available), щелкните на кнопке Выбрать все (Select All). Список Доступно (Available) можно фильтровать выбором типа файлов в соот ветствующем раскрывающемся списке.
Р и с. 2 4 .1 0 . В этом окне можно выбрать файлы, подлежащие преобразованию I
10. Файлы из списка Доступно (То Convert) можно удалять по одному двойным щелчком мыши или все сразу щелчком на кнопке Удалить все (fiemove All). После завершения выбора нужных файлов щелкните на кнопке Далее (Next) и затем — на кнопке Завершить (Finish), чтобы произвести Преобразование. На экране появится диалоговое окно с индикатором процесса преобразова-
656
♦
Глава 24. Word и работа online
ния, а затем еще одно окно с вопросом о необходимости еще одного преобра зования. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы обработать следующий набор файлов, или на кнопке Нет (No), чтобы завершить процесс. Полезно помнить, что при выполнении преобразования исходные файлы не за трагиваются. Вместо этого создаются копии существующих файлов, записанные в другом формате. Если приходится часто сохранять документы в одном и том же формате, отлич ном от Word 2002, можно изменить формат, используемый по умолчанию для сохранения документов. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Сохранение (Save). 2. В разделе Формат по умолчанию (Default Format) щелкните на стрелке ▼возле списка Сохранять файлы Word как (Save Word Files As) и выберите подходящий формат, который будет использоваться по умолчанию. 3. Щелкните на кнопке ОК. i Имейте в виду, что внесенные изменения коснутся только новых документов. При сохранении уже существующих документов их формат не изменится.
Групповые шаблоны Самым удобным способом поддержания единообразия коллективных докумен тов является хранение общих шаблонов на сервере. Подобные совместно исполь зуемые шаблоны обычно называются групповыми. Этот способ гарантирует, что все участники одного проекта будут использовать одну и ту же последнюю вер сию шаблона, а также избавляет руководителя проекта от необходимости пере дачи каждому индивидуальной копии шаблона. Групповые шаблоны создаются так же, как и обычные. Затем следует выбрать папку для их хранения и удостовериться в том, что компьютеры всех пользова телей настроены на работу именно с этой папкой. Обычно групповые шаблоны предназначаются только для чтения, чтобы избежать внесения случайных изме нений. При необходимости установки ограничения на количество людей, имею щих доступ к файлам шаблонов, можно создать пароль или ограничить возмож ности совместного использования файлов только чтением. СМОТРИ ТАКЖЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о создании шаблонов вы найдете в главе 16. Защита до кументов рассматривается в главе 28.
Чтобы указать на конкретном компьютере место расположения групповых шаб лонов, выполните следующие действия. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Расположение (File Locations). ) 2. В списке типов файлов выберите пункт Общие шаблоны (Workgroup Templates) (рис. 24.11)1.
Word в качестве редактора электронных писем ♦
.ИРРЧ»V»К.г:j)b-*.. -
?crx омбниефаи! e
румцо* IfoHoflSrjfa
йчлть ' v .TV
РЬСП0«ЬНИ
-
Гипы-Ьей*^;
С, tk«tye\Mi>iдокументы С :at'sdocs\WORD2003
А Н
C:\...\ketya\Appte*bonDeta\Mfcro C:\ProgramH**\Mlcro*oftOffice\OFFICEI1 C:\...AppkeUonDet*V«roMft\Word\START..
аетосохранамные аггомгружаеиы» гпоеари
r » 3»W М | Ш 1
,« ■■«л SergeyOrlov(sortov. SofyaDreyband(sof... sofye— StanislavGornakov sgom TheodoreAlexandrov... theo< Tur(tur$maiman.pd... tur®» ValentinEvstaftev(va... valev VJachesievBrylyey
Й' x
i
H
Полг-^ат*пи сообщения
дополнительно т - --------a ----
Отмена-
Р и с. 2 4 .1 6 . Диалоговое окно Выбор имен позволяет определить адреса для полей Кому, Копия и СК
► Копия (Сс). Можно послать копию сообщения другим людям, указав их адре са в поле Копия (Сс) (сокращение от английского carbon сору). Введите ин формацию в поле или щелкните на заголовке Копия (Сс), выделите имя в диа логовом окне Выбор HMGH.(Select N am es), щелкните на кнопке Копия (Сс) и на кнопке ОК. Когда вы определяете адреса в поле Копия (Сс), их могут видеть
все получатели сообщения. ► СК (Всс). Воспользуйтесь полем СК (Всс) (сокращение от скрытая копия, поанглийски blind carbon сору), чтобы послать копию сообщения, не информи руя об этом остальных адресатов, указанных в полях Кому (То) и Копия (Сс). Итак, чтобы отправить скрытую копию любого сообщения, введите адреса в поле СК (Всс) или щелкните на заголовке поля, выделите имя в открывшемся диалоговом окне Выбор имен (Select Names), щелкните на кнопке СК (Всс) и на кнопке ОК. Если на панели электронной почты нет поля СК (Всс), щелк ните на стрелке кнопки Параметры (Options) и выделите в списке пункт СК (Всс).
664
♦
Глава 24. Word и работа online
СОВЕТ --------- ---------------------------------------------------------------------------------------------Если в диалоговом окне Отправитель (Sender) (которое появляется, если щелкнуть на заголовке поля От (From) панели электронной почты) или в диалоговом окне Выбор имен (Select Names) (открывающемся при щелчке на заголовках Кому (То), Копия (Сс) или СК (Всс)) отсутствует нужное имя, проверьте источник адресов, отображаемый в раскрывающемся списке Источник адресов (Show Names From The). По умолчанию Word предоставляет адреса, хранящиеся в папке Контакты (Contacts) в Outlook, как по казано на рис. 24.16.
Установка приоритета электронных сообщений В некоторых случаях может понадобиться пометить сообщения как срочные или, наоборот, не срочные (также называемые сообщениями низкого приоритета). По получении письма этот значок высвечивается у адресатов, использующих Outlook или Outlook Express, чтобы они уделили внимание отмеченным сообщениям (или, наоборот, могли не торопиться с их прочтением). Для установки приоритета пи сем сделайте следующее. ► Для отправки срочного сообщения щелкните на кнопке Важность: высокая ГЩ (Importance: High) панели электронной почты. Тогда, если адресат рабо- л е тает с Outlook или Outlook Express, в папке Входящие (Inbox) в столбце Важ ность (Importance) у полученного сообщения появится красный восклицатель ный знак. (В других почтовых программах срочные сообщения могут быть отмечены иным образом.) ► Для отправки несрочного сообщения щелкните на кнопке Важность: Низ- ПЗЗ кая (Importance: Low) панели электронной почты. В Outlook или Outlook Ька Express адресат увидит синюю стрелку, направленную вниз, расположенную в столбце Важность (Importance) данного сообщения. По умолчанию электронные сообщения имеют обычный приоритет, то есть они не сопровождаются никакими значками. Существует второй способ настройки уровня важности письма: щелкните на кнопке Параметры (Options) панели элек тронной почты, в открывшемся диалоговом окне Параметры сообщения (Message Options) щелкните на стрелке списка Важность (Importance) и выберите один из вариантов: Низкая (Low), Обычная (Normal) или Высокая (High).
Отметка сообщения Можно к сообщению добавить значок с изображением флага, чтобы отме тить, что вы и адресат должны выполнить некоторые действия с письмом. Флаг появляется только в Outlook (не в Word) в столбце Сортировка: состояние отметки (Sort By: Flag Status). i
1. Щелкните на кнопке Отметить сообщение (Message Flag) панели электронной почты. Появится диалоговое окно Отметка к исполнению (Flag For Follow Up). 2. Щелкните на стрелке списка Отметка (Flag То) и выберите тип отметки, на пример Позвонить (Call), К исполнению (Follow Up), Не пересылать (Do Not For ward) и т. д.
Word в качестве редактора электронных пиОем ♦
665
3. Щелкните на стрелке Срок (Due By) и выберите дату в открывшемся календа ре. Кроме того, можно щелкнуть на стрелке следующего списка и определить срок по времени. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. I Когда вы отправите сообщение, оно будет сопровождаться флагом в вашей папке Исходящие (Sent) в Outlook и в папке адресата Входящие (Inbox), если он исполь зует Outlook или Outlook Express, флаги можно добавлять или удалять из суще ствующих сообщений в вашей папке Входящие (Infcjox).
Отправка присоединенного файла Одной из наиболее часто встречающихся задач, связанных с электронными сооб щениями, является передача вместе с письмом файлов или объектов. Может по надобиться послать присоединенные файлы, если адресат не пользуется почто вой программой, распознающей формат HTML, или если требуется переслать большой документ, рисунок, фильм, объемную таблицу и т. п. Присоединяются файлы к письму в Word точно так же, как и в других почтовых программах. ► Откройте документ, который нужно присоединить к сообщению, и выберите команду Файл ►Отправить ►Сообщение (как вложение) (File ►Send То ►Mail Recipient(As Attachment)). ► Щелкните на кнопке Добавить файл (Insert File) панели электронной поч- « ты, чтобы открыть диалоговое окно Вставка файла (Insert File). Выделите нужный файл и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Обратите внима ние, что название файла появилось в поле Вложить (Attach) панели электрон ной почты, как изображено на рис. 24.17.
Р и с. 2 4 .1 7 . Панель электронной почты отображает названия всех файлов, присоединенных к текущему сообщению
► В Проводнике (Windows Explorer) щелкните правой кнопкой на файле и выбе рите пункт Отправить ►Адресат (Send То ►Mail Recipient). ь
Если в письмо вложен файл, адресат может сохранить его на своем компьютере и просматривать отдельно от сообщения.
Добавление подписи к сообщению Как вы, возможно, заметили, переписываясь по электронной почте, многие люди включают в конец сообщения небольшие сведения'о себе. Эти данные называ
666
♦
Глава 24. Word и работа online
ются подписью. Подписи часто содержат дополнительную контактную инфор мацию, ссылки на веб-страницы и, иногда, смешные или остроумные коммента рии. Удобно, что можно редактировать или удалять подписи после их вставки в сообщение, как и остальной текст. Чтобы создать свою подпись, выполните сле дующее. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на вкладке Общие (General), затем на кнопке Параметры электронной почты (E-Mail Options). Если требуется, щелкните на вкладке Электронная подпись (E-Mail Signature). Диалоговое окно Параметры электронной почты (E-Mail Options) примет вид, продемонстрированный на рис. 24.19. f d p a ■ (р ы э л е и г р т п * г^ т р о н и м П О Д П И С Ь
|HRШ
очты
j
I SJfcr* I $&*;' .'f
М аренной ncyunn
'
ea va списка
ША&тъ 1 ть ‘
5тиена
Рис. 24.21. В списке Кому диалогового окна Маршрут отображается список адресатов, включенных в маршрут. Порядок адресатов можно менять
Адресаты из списка будут получать электронное сообщение с информацией, что присоединенный документ направлен по маршруту. Открыв и просмотрев до кумент в Word, адресат должен выбрать команду Файл ►Отправить ►Следующий адресат (File ►Send То ►Next Routing Recipient), чтобы переслать документ следую щему человеку в списке. Если адресат хочет переслать документ другому имени из списка, он может выбрать команду Файл ►Отправить ►Другой адресат (File ► Send То ►Other Routing Recipient). Поскольку документ послан по маршруту, его автор получит сообщение, информирующее его о последнем действии (например, Андрей отослал документ название документа Наталье).
Форматирование сообщений с помощью бланков и тем Если решено послать электронное сообщение в формате HTML, используйте для него темы, предоставляемые Word, которые рассматривались в главе 17. Кроме того, можно добавить личный бланк сообщения. По сути, личный бланк являет ся упрощенной версией тем, и процесс его применения аналогичен применению темы. 1. Откройте диалоговое окно Параметры электронной почты (E-Mail Options). 2. Щелкните на вкладке Личный бланк (Personal Stationery), продемонстрирован ной на рис. 24.22. 3. Щелкните на кнопке Тема (Theme). Откроется диалоговое окно Тема или бланк (Theme Or Stationery), показанное на рис. 24.23.
670
♦
Глава 24. Word и работа online
Рис. 2 4 .2 2 . Вкладка Личный бланк предоставляет набор средств форматирования электронных сообщений, включая кнопку Тема
1ем а или б л ан к
А рктика Атлас , Бетон
1 ВБ*кл*°еточку(Б лейк) Весне
ЙВода
I Геометрическая Л Голубая бездна Горизонт День Д еньги (Б ланк) I Закругление * Затмение
I Ирис 1Каньон
I Капсулы I Карамельке(Бланк) I Каскад * Квадрант
Заголовок 1 •!’ Маркированный список 1 > Маркированный список 2 ■ Маркированный список 3 Горизонтальная линия:
Заголовок 2 Образец обычного текста Гипгрссылка > Просмотренная гиперссылка
Отмен*
Рис. 2 4 .2 3 . Воспользуйтесь диалоговым окном Тема или бланк для выбора и просмотра тем или бланков сообщений перед их применением
4. Выберите название в списке Выберите тему (Choose A Theme). Обратите вни мание на то, что некоторые из названий тем содержат слово Бланк (Stationery) — это упрощенные темы, которые определяют фон электронного сообщения и стандартные настройки текста (такие как цвет и шрифт). 5. Выделяйте темы в окне просмотра до тех пор, пока не найдете нужную. Оста новитесь на ней, щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Те
Word в качестве редактора электронных писем ♦
671
ма или бланк (Theme Or Stationery), и еще два раза щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть остальные диалоговые окна. Когда вы устанавливаете тему, используемую по умолчанию, Word начинает при менять ее ко всем создаваемым электронным сообщениям, но тема не использу ется для уже сформированных писем или документов. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно применить новую тему к существующему сообщению перед его отправкой, не зависимо от того, была ли уже использована в нем другая тема. Для этого выберите команду Формат ►Тема (Format ►Theme), в открывшемся диалоговом окне выделите тему, просмотрите е е и щелкните на кнопке ОК. В этом случае вы не увидите бланков и не сможете применить их к сообщению.
Настройка параметров электронного сообщения Из Word моя$но настроить некоторые параметры электронного сообщения, уста навливая их в диалоговом окне Параметры сообщения (Message Options), пока занном на рис. 24.24. Чтобы открыть его, щелкните на кнопке Параметры (Op tions) панели электронной почты. П.Фометрысообщен, я Натрййкасообит*тя в
а
ж
П сиетм .
и
р
с
бвххтасносп» т
ь
И
ж
fОбычное
ё
н
в ~
н
и
в
m o ' f • т р о е б е м п л с т с т и с о о б и ш ки я
П ара м етр ы б с то п д с н о с ти
| .
тр ы го л о с о е а ж я и отсл еж ивания
К*дажиголосования-,.н— I --------------- ----------------— У »е до м кт«! q д о с т а е к » п о г о , с оо б щ ени я
я
У е в д о и я ть в п р о ч т а м ш гт о го соо бщ ения
Параметруотправки I :Т * Отправлять. отеиты:
Рис. 24.24. Щелкните на кнопке Параметры панели электронной почты, чтобы получить доступ к диалоговому окну Параметры сообщения
Диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options) позволяет устанавли вать следующие параметры. ► Важность (Importance) отмечает сообщение как Низкой (Low), Обычной (Normal) или Высокой (High) важности. За дополнительной информацией об этой функ ции обращайтесь к разделу «Установка приоритета электронных сообщений» этой главы.
672
♦
Глава 24. Word и работа online
► Пометка (Sensitivity) позволяет определить, является ли сообщение Обычным (Normal), Личным (Personal), Частным (Private) Или ДСП (Confidential). Эта функ ция является всего лишь индикатором, она не защищает ваш документ. ► Параметры безопасности (Security Settings) открывает диалоговое окно Свой ства безопасности (Security Properties), которое позволяет зашифровывать со общения и добавлять цифровые подписи. Подробную информацию о безопас ности можно получить в главе 34. ► Кнопки голосования (Use Voting Buttons) включает в электронные сообщения кнопки голосования, так что адресаты могут ответить на сообщение, щелкнув на кнопках, таких как Одобрить (Approve) или Отвергнуть (Reject). ► Уведомить о доставке этого сообщения (Request A Delivery Receipt For This Mes sage) посылает вам сообщение, когда письмо прибывает к адресату. ► Уведомить о прочтении этого сообщения (Request A Read Receipt For This Mes sage) посылает вам сообщение, содержащее дату и время открытия письма адре сатом (разумеется, это не гарантирует, что адресат все-таки прочел письмо). ► Отправлять ответы (На^е Replies Sent То) посылает ответы на текущее сообще ние пр другим электронным адресам, определенным вами. ► После отправки сохранить в (Save Sent Message То) сохраняет отправленное сообщение в определенной папке. По умолчанию посланные письма хранятся в папке Отправленные (Sent Items) в Outlook. ► Не доставлять до (Do Not Deliver Before) сохраняет сообщение в папке Исходя щие (Outbox) до определенных вами даты и времени. ► Не действительно после (Expires After) позволяет определить дату, после кото рой сообщение становится недоступным. ► Формат вложения (Attachment Format) определяет формат, используемый при 4 отправке присоединенного файла. Можно выбрать варианты: По умолчанию (Default), MIME, UUEncode и BINHEX. ► Кодировка (Encoding) позволяет определить набор символов, используемый в сообщении. ► Контакты (Contacts) отображает список имен и адресов контактов, с которыми можно связать сообщения в Outlook. ► Категории (Categories) помогает назначить слова, используемые для поиска и группировки элементов в Outlook. После установки параметров в диалоговом окне Параметры сообщения (Message Options) щелкните на кнопке "Закрыть (Close), чтобы применить их и Продолжить создание электронного сообщения.
Настройка HTML-параметров электронного сообщения Помимо установки параметров в диалоговом окне Параметры сообщения (Mes sage Options), можно управлять специализированными HTML-насхройкаМи, при меняющимися для электронных сообщений в формате HTML. Чтобы получить к ним доступ, выполните следующее.
Word в качестве редактора электронных писем ♦
673
1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), щелкните на кнопке Общие (General) и на кнопке Параметры электронной почты (E-Mail Options).
2. В открывшемся диалоговом окне щелкните на вкладке Общие (General), про демонстрированной на рис. 24.25. К П ар а м етр ы
)лемроннох п о ч ты
'■ глектроннж. п о н .-^ с ь
хШ
___ _ v s, , _ .
с к.ан к
J 6 iu n e
Л }»rtcrpb*HiTML П_,'а«етрыудаленияНТК тегов Удалерй*HTML*.-юву еныизе. размер-ос&де»№ П| иэтом як^тся тексти"cw вноеформитгхвв^чв однако«опобьрь ть,,»рянывай ые деты, необходима, i ™,рт^>,дляробегыcocMapi -тегаминшрисунке»**, сохе
g e j , д елен ия Сохранит*? св ед ен ия а ф орм атировании (самы й больш ой | азмег ф - tna)
' Sei>1 vmtl- Mfcrasofl Office 20U3 f a x Service
Нх-.шье
679
•
Рис. 24.28. Окно сообщения Послано с использованием Microsoft Office 2003 открывается автоматически, если вы отправляете факд при помощи служб факса Интернета, и включает в себя панель задач Служба факса
ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Помимо возможности создания титульных листов, панель задач Служба факса дает воз можность рассчитать стоимость отправки факса и содержит ссылку на сайт вашего по ставщика службы факса.
5. Заполните титульный лист. Если функция смарт-тегов д т имен включена, то в поля Кому (То) и От (From) можно вставлять смарт-теги. 6. После внесения всей информации на титульный лист щелкните на ссылке Просмотр (Preview) области зацач Служба факса для того, чтобы посмотреть, как будет выглядеть документ после преобразования в факс. Факс откро ется в окне просмотра Microsoft Office Document Imaging, как показано на рис. 24.29. 7. Для просмотра всех страниц в Microsoft Office Document Imaging последо вательно выбирайте эскизы страниц в панели Эскизь1(Thumbnails).‘Если вас устраивает полученный документ, закройте окно Microsoft Office Document Imaging. 8. Щелкните на кнопке Отправить (Send) на линейке инструментов в окне от правки факса. После отправки факса через Интернет большинство служб факсов присылают сообщение с уведомлением об успешной доставке факса или о невозможности выполнить данную операцию.
6 *0
♦
Глава 24. Word и работа online
f v Mg* (if IPuvl w)
I
retoft Of).*» Powim*n> bnag.ni
fe ;
fc irC rtriM CM*>W«y
Plwnr
Rorttand, OR 97321 Fax; Пню :
Ш 'Ш Ш » (503) JJ5-55M
М к
ta i- - * » } i« ‘ Watt M a rU im
М м уМ М 8Vr’ 34th к ftrtU m i, t
(503)555Йиг' Пюм:" ( i ) ¥
.Ч*я far Cti««
71!C
Р ис. 2 4 .2 9 . После создания факса в формате TIFF и оформления титульного листа можно просмотреть документ в окне просмотра Microsoft Office Document Imaging
Если у вас возникли проблемы с выравниванием текста на титульном листе, то, возможно, курсор стоит слишком близко к именам полей, существующим по умолчанию в шаблонах факсов. Для того чтобы иметь возможность отформати ровать текст, передвиньте курсор дальше от меток. Например, разместите его по сле номера, указанного в поле Факс (Fax), а не прямо после имени поля Факс Для отображения скрытых объектов и полей выберите Вид ►Панели йнструме! Гтов ►Стандартная (View ►Toolbars ►Standard) и на основной панели щелкните на значке Непечатаемые знаки (Show/Hide). При использовании службы факсов Интернета происходит преобразование ис ходного документа в формат TIFF, а получ*гнный докумс нт посылается в качест ве вложения в электронное сообщение, отправляемое на факсимильный аппарат или факс-модем. Основной текст письма содержит титульный лист, а вложе ние имеет расширение .tif. Для того чтобы пользоваться услугами служб факса Интернета, необходимо, чтобы на компьютере были установлены Outlook 2003 и Word 2003. Если вы подозреваете, что факс не был отправлен, выполните сле дующие действия. ► Проверьте, отправил ли Outlook 12003 ваше электронное сообщение. Для этого откройте папку Отправленные (Sent Items) в Outlook. Вы увидите ваше элек тронное сообщение с прикрепленным к нему факсом в формате TIFF. Если же ваше сообщение находится в папке Исходящие (Outbox), щелкните на кноп ке Отправить и получить (Send/Recieve) стандартной панели инструментов в Outlook 2003. ► Проверьте, нет ли в папке Входящие (Inbox) уведомления от поставщика служ бы факса о результате попытки отправки факса через Интернет. Обычно по ставщики служб посылают уведомление о доставке на ваш почтовый ящик.
Отправка факсов с помощью Word ♦
681
► Убедитесь, что Microsoft Office Document Image Writer установлен на вашем компьютере в разделе Принтеры и факсы (Printers And Faxes), В протиыгам слу чае установите эту программу, выбрав Пуск ►Панель управления ►Установка и удаление программ (Start ►Control Panel ►Add Or Remove PrjKvams). В открыв шемся окне выберите Microsoft Office и щелкните на кнопке Изменить (Change). Затем установите флажок Добавить или удалить компоненты (Add Or Remove Features) и щелкните на кнопке Далее (Next). Установите флажок Расширен ная настройка приложений (Choose Advanced Customization Of Applications). Вы берите Средства Office (Office Tools) ►Microsoft Office Document Imaging ►Mic rosoft Office Document Image Writer, щелкните левой кнопкой мыши, выберите Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). Щелкните на кнопке Обновить (Update)» а по завершении процесса обновления —на кнопке ОК. ► Убедитесь, что вы активизировали службу факса Интернета. За помощью об ращайтесь к службам поддержки в режиме реального времени или пошлите .. сообщение группе поддержки поставщика этой услуги. Обычно после регист рации поставщик высылает электронное сообщение с общим описанием служ бы, информации для пользователей и параметрами входа в систему. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------Вы можете послать несколько документов в факсе с помощью Мастера слияния (Mail Merge Wizard). Сначала откройте первый документ и выберите Сервис ►Письма и рассылки ►Слияние (Tools ►Letters And Mailings ►Mail Мёгде). Откроется область задач Слияш:п (Mail Merge). Когда мастер слияния выведет окно Печать (Print), то в строке Имя (Name) раздела Принтер (Printer) выберите используемое вами приложение. Под робнее о слиянии документов будет рассказано в главе 30.
Преобразование и отправка в виде факса файлов различных типов Word 2003 предоставляет возможность преобразования файлов различных типов для отправки их в виде факсов. Для уого чтобы воспользоваться дан © ной дозможнсстью. у вас должна быть установлена программа для огкрытня фай лов других форматов, например Adobe Acrobat Reader для файла формата PDF. Кроме того, Microsoft Office Document Image Writer должен быть установлен как принтер в папке Принтеры и факсы (Print And Faxes) Панели управления (Control Panel). Если выполнены оба условия, вы можете преобразовать выбранный вами файл в формат TIFF. Для этого необходимо выполнить следующие действия. 1. Откройте файл, выберите Файл ►Печать (File ►Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print). 2. В строке Имя (Name) раздела Принтер (Printer) выберите Microsoft Office Docu ment Image Writer. 3. Щелкните на кнопке Свойства (Properties), выберите вкладку Дополнительно (Advanced). 4. Установите флажок TIFF — черно-белый факс и щелкните на хнопкс ОК. 5. В диалоговом окне Печать щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
682
♦
Глава 24. Word и работа online
6. Выберите имя и расположение файла в формате TIFF. 7. После этого документ можно отправлять как фа^с из Word. Для этого выбе рите Файл ►Отправить ►Факс пользователю службы факсов Интернета (File ► Send То ►Recipient Using Internet Fax Service). В открывшемся окне нового сооб щения очистите строку Вложить (Attach) (щелкнув на правой кнопке мыши или выбрав Очистить (Clear) в меню), щелкните на значке Добавить файл (Attach). Откроется диалоговое окно Вставка файла (Insert File), в котором можно выбрать необходимый документ. Когда вы сохранясге файл с расши рением .tif как вложение, он отсылается как факс. Для топ >чтобы увидеть, как будет выглядеть документ-вложение, щелкните на кнопке Просмотр (Preview) области задач Службы факсов (Fax Service). СОВЕТ Для того чтобы послать документ с расширением .tiT не открывая Word, откройте его двойным щелчком. Он автоматически откроется в окне Microsoft Office Document Imaging. Затем выберите Файл ►Отправить ►Факс пользователю службы факсов Ин тернета (File ►Send То ►Recipient Using Internet Fax Service).
Отправка файлов в формате PDF Если ваш поставщик службы факсов Интернета поддерживает отправку файлов в формате PDF, вы можете отправить его прямо из Word 2033, не преобразуя его в формат TIFF. Для этого откройте Word или Outlook, а затем выберите Файл ►Отправить ►Факс пользователю службы факсов Интернета. В от крывшемся окне нового сообщения очистите строку Вложить (Attach), щелкните на значке Добавить файл (Attach). Откроется диалоговое окно Вставка файла (Insert File), в котором можно выбрать необходимый документ. После §того офор мите письмо и щелкните на значке Оправить (Send). Появится диалоговое окно, сообщающее, что формат вложения будет преобразован. Щелкните на кнопке ОК. После этого появится диалоговое окно, сообщающее, что Office не может преоб разовать файл, но, возможно, это может сделать поставщик службы факсов Ин тернета. Щелкните на кнопке Да (Yes), и сообщение с вложением будет послано службе факсов Интернета для преобразования файла. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------- :-----------------------------------Поскольку Office 2003 не поддерживает формат PDF, функция предварительного про смотра документа будет недоступна. Для того чтобы просмотреть документ, вам при дется предварительно совершить преобразование файла в формат TIFT.
Пересылка online-факса при помощи Microsoft Office Document Imaging (MODI) Вы можете переслать факс через несколько дней. Это можно сделать не сколькими способами. Во-первых, вы можете переслать факс как электрон ное сообщение с файлом-вложением в формате TIFF, просто переслав сообще ние, сохраненное в папке Входящие (Inbox) или Отправленные (Sent), так же, как вы пересылаете обычные электронные сообщения (щелкните на значке .сообще ния, а потом выберите Переслать (Forward) на панели инструментов Outlook).
0
Общение по сети с помощью NetMeeting ♦
683
Если же вы хотите создать новое сопроводительное письмо, вы можете открыть вложение (двойной щелчок на его значке пли вариант Открыть (Open) в контек стном меню при нажатии правой кнопки мыши). По умолчанию вложение бу дет открыто в MODI. После этого вы можете создать новый факс, выбрав Файл ► Отправить ►Факс пользователю службы факсов Интернета в окне Microsoft Office Document Imaging.
Удаление личной информации из online-факса при помощи MODI Иногда вы хотите удалить часть личной информации из факса, например, когда факс является общим документом. Используя Microsoft Office Document Imaging, вы можете убирать часть информации из документа с рас ширением .tif и удалять страницы1, содержащие, к примеру, информацию о дос тавке. Если вы хотите, чтобы все изменения файла сохранялись, убедитесь, что установлен флажок Сохранять примечания вместе с документом (Make Annotations Permanent When Document Is Saved). Чтобы установить флажок, выберите Сервис ► Параметры ►Примечания ►Сохранять примечания вместе с документом (Tools ► Options ►Annotations ►Make Annotations Permanent When Document Is Saved). После этого щелкните на кнопке ОК. Определите, хотите ли вы убрать некоторую информацию из факса. Если да, то выполните следующие действия. 1. Щелкните правой кнопкой мыши на значке документа в формате TIFF, яв ляющегося вложением в сообщении в Outlook. Выберите Открыть (Open). В окне сообщения также выберите Открыть. По умолчанию файл будет от крыт в MODI. 2. Для того чтобы удалить страницу, выделите ее среди эскизов, а затем выбери те Страница ►Вырезать страницу (Раде ►Cut Раде). Это также можно сделать, нажав комбинацию клавиш Ctrl+Shift+X. ■ 3. Для маскир овки информации щелкните на стр ллке рядом со значком Перо (Реп) и выберите Пара* етры пера (Pen Settings). В диалоговом окне Парамет ры пера и выделения (Pen& Highlighter Settings) выберите вкладку Параметры пера (Pen Settings), в ней ‘маркер (10.5 мм) (Chisel Marker (10.5 mm)). Затем щелкните на кнопке ОК, 4. Щелкнув на кнопке Перо (Реп) на панели инструментов, закрасьте ту инфор мацию, которую вы хотите удалить. 5. После окончания работы с документом TIF F сохраш n t изменения, после чего выберите Файл ►Отправить ►Факс пользователю службы факсов Интернета.
©
Общение по сети с помощью NetMeeting Word, как и другие приложения Office, работает с Internet Explorer, чтобы пре доставить возможность сотрудничества по сети, будь то интранет или Интернет. Такая технология позволяет проводить конференции в интерактивном режиме.
684
♦
Глава 24. Word и работа online
NetMeeting — это программа для интерактивного общения пользователей по сети, содержащая следующие компоненты: ► совместный доступ к приложениям; ► аудиосредства; ► разделение файлов и общий доступ к ним; ► звонки через Интернет; ► беседа с помощью текстовых сообщений; ► видеосредства; ► виртуальная доска. Разумеется, использование аудио- и видеосредств требует наличия у участ h i ik o b разговора колонок; микрофонов и веб-камер, установленных в системах. Чтобы воспользоваться NetMeeting в Word, сначала нужно настроить его в Internet Explorer, как описано ниже. /
Установка NetMeeting и знакомство с программой Программа NetMeeting может уже присутствовать в системе, если у вас установ лен Internet Explorer. Чтобы найти ее, откройте Internet Explorer и выберите ко манду Файл ►Создать ►Вызов по Интернету (File ►New ►Internet Call). Если NetMeeting установлен, но вы никогда им не пользовались, откроется мастер настройки NetMeeting, показанный на рис. 24.30. Заполните форму на второй странице мастера и следуйте его указаниям.
Рис. 24.30. Мастер NetMeeting проведет вас через процесс настройки программы. Микрофон и веб-камера должны быть установлены предварительно
Если NetMeeting не установлен на вашем компьютере, можно загрузить его по следнюю версию с сайта компании Microsoft по адресу www.microsoft.com/windows/
Общение по сети с помощью NetMeeting ♦
685
netmeeting. После загрузки необходимо будет настроить программу с помощью мастера. После окончания работы мастера настройки NetMeeting'bncpoeTCfl окно програм мы NetMeeting. Для того чтобы окно NetMeeting открывалось прямо из Word, выберите Сервис ►Совместная работа ►Начать собрание (Tools ►Online Collabora tion ►Meet Now), или откройте NetMeeting через Internet Explorer, выбрав Файл ► Создать ►Вызов по Интернету (File ►New ►Internet Call). После открытия про граммы вы можете использовать окно сообщенийлля отправки сведений (в том числе и видео) или управлять Net Meeting при помощи панели инйрументов Собрание по сети (Online Meeting). После входа в NctMeeting можно проверить направление и угол видеокамеры, щелкнув на кнопке Включить видео (Start Video). На рис. 24.31 показан интерфейс NetMeeting в режиме включенного видео. N e tM e e tin g
н е т связи
BbQoe £>н CgpLr-
•«
X
м
Рис. 2 4 .3 1 . Интерфейс NetMeeting предоставляет средства, необходимые для сотрудничества Online с другими пользователями, у которых установлен NetMeeting
Чтобы ускорить процесс изучения NetMeeting, мы перечислили кнопки его окна в табл. 24.2. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------- ------------------------------------------Для подробного знакомства с NetMeeting и его возможностями обратитесь к меню По мощь (Help) в окне NetMeetlng.
686
♦
Глава 24. Word и работа online
Таблица 24.2. Инструменты NetMeeting Кнопка
Название
Описание
Вызвать (Place Call)
Открывает* диалоговое окно Вызов (Place A Call), с по мощью которого можно вызвать другого пользователя NetMeeting
Конец вызова (End Call)
Отключает компьютер от конференции
Поиск пользователя в ка Открывает диалоговое окно Поиск пользователя (Find талоге (Find Someone In) Someone), содержащее ссылку на Windows Messenger. Возможности Wii Hows K/.essenger замещают те воз можности, которые предоставлял каталог Интернет в более ранних версиях NetMeeting Включить видео/Выключить видео (Start Video/Stop Video)
Запускает и останавливает передачу изображения
Картинка в картинке (Picture-ln-Picture)
Отображает ваше изображение как маленькую картин ку в нижнем правом углу видеоэкрана, так что вы мо жете видеть свое изображение вместе с изображением другого участника конференции (учтите, что во время встречи только два человека могут одновременно ис пользовать в1щео. даже если камеры имеет большее число участников)
Настройка громкости звука (Adjust Audio Volume)/ Вывод списка участников (View Participant List)
Отображает двихкй настройки чувствительности микрофона и громкости динамиков. При этог.: кнопка ме няет вид на Вывод списка участников (View Participant List) Щелкните на ней, чтобы вернуться к списку участ ников конференции
Общие приложения (Share Program)
Открывает диалоговое окно Общий доступ (Sharing), которс э Позволяет предоставить доступ к ресурсам ва шего компьютера другим участникам конференции
Разговор (Chat)
Открывает окно Разговор (Chat), позволяющее общать ся участников встречи путем ввода текста
Доска (Whitet oard)
Открывает окно Доска (Whiteboard), предоставляющее обычные средства рисования
Передача файлов (Transfer Files)
Открывает окно Передача файлов (File Transfer), позво ляющее передавать файлы участникам конференции
Веб-обсуждения Другим способом связи online является принятие участия в веб-обсуждениях.. Средство Веб-обсуждения (Web Discussions) в Office позволяет присоединять комментарии и вставлять примечания к веб-странице или любому файлу, кото рый можно открыть в программах Office и просмотреть в браузерах (с расшире ниями htm, .xls, .doc и .ppt). Эти комментарии появляются в документе, когда он отображается online, но хранятся они на сервере обсуждения, а не в документе
Веб-обсуждения ♦
687
(и необязательно на том же самом сервере, на котором сохранен сам документ). Рисунок 24.32 демонстрирует документ, содержащий комментарии. Обратите внимание, что некоторые примечания были вставлены прямо в документ, ос тальные расположены под ним. Бы можете вставить свой комментарий в любое место и просмотреть каждое обсуждение. Помните, что администратор сервера должен установить средство Веб-обсуждения (Web Discussions) перед тем, как вы начнете им пользоваться. И Д И
Уф Ш: ¥** -И** ****-
НФ
пр»
Registration Fonn Summit Redmond, Washington TO ENSURE SPACE AT THE SUMMIT, RETURN BEFOR' To reguter. please send email with this completed form or con Corporation, attention Jan. With confirmation o f registration, згой will receive a list o f hot. , detailed schedule information within 3 business days. P A h sh ® emails outlining business session activities and information ( b f ‘ meet die publisher" day and the Book Fair. £3
1»
»
‘
i t T"
\ k^
и,гу
jJL.
г»
UtAtlOIk
| Vft sfcouMm»M tftr fax num&v. contact е т н чм гме.ам ptwn* numt*r.
1 Pig. i
i« i
I/Г " М.г.Г
«7
Cat 4
(
Рис. 24.32. Средство Веб-обсуждения р Office позволяет добавлять комментарии к веб-документам, чтобы другие могли прочитать их и ответить на них
Соединение с сервером обсуждения После того как администратор установит средство Веб-обсуждения (Web Discus sions), вы сможете соединиться с сервером обсуждения и принять участие в дис куссии. 1. Выберите команду Сервис ►Совместная работа ►Веб-обсуждения (Tools ►Online Collaboration ►Web Discussions). Появится панель инструментов Веб-обсужде ния (Web Discussions), показанная на рис. 24.33. V j
Веб-обсуждения
assaa MX
•Закрыть 1
Рис. 24.33. Панель инструментов Веб-обсуждения предоставляет кнопки для связи с сервером обсуждения и принятия участия в дискуссии
I 688
♦
Глава 24. Word и работа online
2. Щелкните на кнопке Обсуждения (Discussions) панели инструментов Веб-об1 суждения (Web Discussions), чтобы открыть меню, изображенное на рис. 24.34, и выберите пункт Параметры обсуждения (Discussion Options). Откроется диа логовое окно Параметры обсуждения (Discussion Options).
Добавить к документ... #М,— *»*
fa rm *
loots
T *te -JBndow
tm
Jut IcmWrtih
OpW**»inbr—-
Registration Form Suininit Redmond. Washington
L ям* ernatto«lmefflb|Doc1
Тмрф ^йп*:
ф *б -с ф » м *а
j *
I
Сэдми т» угменэ
У
,
Рис. 26.8. Если определить тип файла вес-страница, диалоговое окно Сохранение документа изменяет свой вид — появляется кнопка Изменить
3. Щелкните на этой кнопке. Откроется диалоговое окно Задание заголовка страницы (Set Page Title), продемонстрированное на рис. 26.9. xj ОлоооГ',
Г ЗагОПовс: страницы отображается о строк» «головкаобозревгеяг bit.
Отмена
Рис. 26.9. Диалоговое окно Задание заголовка страницы позволяет добавлять или изменять текст титульной стро • a a e te < M ta ow e* < a e ta < lln k < lln k
OC6_e.doc Д оку*и т17 рисунси doc
h t t p - e q u l v * C o n t e n t - T y p e c o n t e n t - " t e x t / h t a l ; ch«LC 8eta v l n d o * s - 1 2 5 1 " > n a m e - P r o g ld c o n t m t - V o r d D o c u a e n t> M n r C t M C K D r c o n t e n t - " H i c r o a o f t B o rd 1 1 "> n a m e 'O c l g i n a t o c c o n t e n t - " H i c r o a o f t j f o r d l l " > r e J * F l l e - L i 8 t h r e f “ " B o d le r - f lo w e r s . f l l e a / f l l e l l s t x a l" > r e l - E d i t - T la e - D a t a i i r e f • " B o d l e r - f l o v e r s . f i l c g / e J i t d & t a . ш ло” » t !k a o ]>
( b e h a v i o r m r l ( H d e f a v ilt # V H L ) ; > ( b e h a v i o r : u r l ( # d e f a u lt # V H L ) : ) ( b e h a v io r i n t i K d e fd U ltfV S L ) j >
.s h a p e ( b e h a v i o r : u c l ( # d e f « u l t # V J n . ) < /a ty le > < ! [e n d lt) — > < tltl» ID K p a k Б о д л е р . Ц вети s n a < / t lt le > < ! — ( i f g t e mao S ] x x a l > < o : D o c ia n e n tP r o p e r t l e »> K / o : k e v l e lo n > < o :T o ta lT ia e > 3 < /o : T jta lT lr # e > < o : C r e « c * d > 2 0 0 ' - 0 5 - 0 6 T 1 0 s3 0 j O O K / o : C r e a t e d » < o : P a g e s > l< /o ! P u g e r i
Рис. 26.23. Microsoft Script Editor предоставляет удобный интерфейс для редактирования исходного кода веб-страниц
Публикация веб-страниц Последней стадией создания веб-страницы является ее публикация. Сформи ровав и сохранив файлы веб-страниц, вы готовы опубликовать свое творение, чтобы его видел весь мир (по крайней мере, ваши приятели или работодатели). Публикация веб-страницы означает копирование относящихся к ней файлов и папок с вашего компьютера на веб-сервер. Учтите, что в процессе копирова ния следует сохранить взаимное расположение файлов веб-страницы и их име на. Например, если графические файлы хранятся во вложенной папке, следует
Публикация веб-страниц ♦
753
скопировать и ее, не меняя при этом названия файлов и папки. (Помните, что изменение верхнего регистра на нижний меняет название файла или папки.) Чаще всего веб-страницы публикуются на серверах с помощью специальных при ложений, называемых клиент-программами FTP (File Transfer Protocol —прото кол передачи файлов). Создав веб-страницу в Word, можно поместить ее файлы на сервер, щелкнув на кнопке Мое сетевое окружение (My Network Places) в диа логовом окне Сохранение документа (Save As) и сохранив файлы по сети. Где бы вы ни публиковали веб-страницы, всегда следует просматривать их сразу лосле загрузки. Если страницы нужно исправить, измените их копию на своем компьютере и затем загрузите на сервер, записывая новые файлы поверх уста ревших. Если страницы загружены и работают, вы вполне готовы приступить к следующей стадии веб-разработок: поддержке и обновлению собственного веб узла,—но это уже тема для совсем другой книги.
инструментов рецензирования Знакомство с инструментами рецензирования выделение цветом Добавление и изменение примечаний Исправления
I
Сравнение и объединение документов Работа с несколькими версиями одного документа
Знакомство с инструментами рецензирования ♦
755
Ч
Как вы знаете, большинство крупных документов (и, прежде всего, эта книга) является результатом совместной работы многих людей. Даже самый простой буклет создается автором, изменяется редактором, дополняется техническим ре дактором и, наконец, утверждается руководителем проекта. Одной из задач Microsoft Word является упрощение коллективной обработки текста.
Знакомство с инструментами рецензирования В процессе совместной работы над документом с помощью Word можно отслежи вать и объединять различные изменения и комментарии, выделять цветом те части документа, к которым требуется привлечь внимание, а также сохранять различные еерспи документа по ходу работы. Исправления i юмечаются в тексте специальны ми маркерами, описанными ниже в разделе «Добавление и изменение примечаний ► , ► Инструмент выделения цветом привлекает внимание к конкретному фраг менту (букве, «лову, фразе, абзацу, картинке и т. д.), добавляя к выбранному объекту цветной фон, как описано в разделе «Выделение цветом». ► Вставка рукописных примечаний на планшетных ПК позволяет писать и рисов&ть на документах при помощи пера или иных инструментов. Использование рукописных замечаний обсуждается подробнее далее в этой главе. ► Средство отслеживания изменений сохраняет внесенные исправления, вклю чая удаленный и добавленный текст. Word может отслеживать изменения, вне сенные различными рецензентами, которые можно затем принять или удалить, как по очереди, так и все ^ / откх>*.>в ^
р м ж »^;..: j
Рис. 27.1. На панели инструментов Рецензирование находятся кнопки, служащие
для добавления, изменения, удаления и принятия комментариев и изменений вдокументе
Из рис. 27.1 видно, что панель инструментов Рецензирование (Reviewing) при пе реносе из Word 2002 в Word 2003 несколько видоизменилась. Следует отметить I
7 5 6 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
появление непосредственно на панели инструментов кнопок Добавить звуковое примечание (Insert Voice) и Выделение цветом (Highlight). Эти функции были дос тупны уже в Word 2002, однако соответствующие кнопки отсутствовали, а, сле довательно, доступ к функциям был затруднен. Кнопки панели инструментов описаны в табл. 27.1. Таблица 2 7 .1 . Кнопки панели инструментов Рецензирование Кнопка
Название
Описание
Отобразить для про верки (Display For Review)
Управление отображением на экране изме нений и примечаний. Возможны варианты Исправления*в измененном документе, Из мененный документ, Исправления в исход ном докуме нте Исходный документ
Показать (Show)
Вызов раскрывающегося меню, позволяю щего задать отображение и параметры за меток, добавлений, удалений, рукописных примечаний, списка рецензентов, выносок
Предыдущее исправле Переход к предыдущему (относительно рас положения текстового курсора) изменению ние или примечание или примечанию (Previous) Следующее исправле ние или примечание (Next)
Переход к следующему (относительно распо ложения текстового курсора) изменению или примечанию
Принять в. 'деленные исправления (Accept Change)
Принятие выделенного исправления или всех изменений в документе
Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Comment)
Отклонение выделенного изменения или удаление выделенного примечания, либо отклонение всех изменений или удаление всех примечаний в документе
Добавить рукописное примечание (Insert Ink Annotations) (только для планшетных компьютеров)
Открытие линейки инструментов Рукописные примечания (Ink Annotations), позволяющей добавлять рукописные заметки непосредственно в документ Word на экране компьютера так же, как если бы это был печатный документ
Рукописное примеча ние
Создание нового окна примечания, в кото ром можно вводить рукописный текст
Добавить примечание (Insert Comment)
Создание нового окна примечания, в кото ром можно вводить текст
Добавить звуковое примечание (Insert Voice) \
Открытие окна Звуковой объект (Sound Object), позволяющего записать звуковое примечание, если компьютер оборудован микрофоном
Выделение цветом (Highlight)
Легкое управление цветовым выделением текста. Цветом выделяются самые важные части документа
Исправления (Track Channes;
Включение и выключение отслеживания из менений в документе
Выделение цветом ♦
Название
Кнопка
757
Описание
Принять/отклонить ис- Просмотр исправлений в документе, созданправления (Reply With ном с использованием режима исправления Changes)
Replywith
Окно просмотра (Reviewing Рапе)
_
рв
Выведение на экран и сворачивание окна просмотра, в котором представлены все ис правления и примечания
Теперь, когда у вас появилось общее представление о средствах рецензирования, давайте перейдем к более тонким моментам. Начнем с самого простого инстру мента —Выделение цветом (Highlight). I
Выделение цветом Инструмент Выделение цветом (Highlight) не изменился по сравнению с преды дущими версиями Word. Единственное усовершенствование этой функции в Word 2003 по сравнению с Word 2002 —введение кнопки Выделение цветом на панели инструментов Редактирование. Выделение цветом призвано привлечь вни мание к важным и/или спорным местам рассматриваемого документа (рис. 27.2). Этот метод чаще всего применяется при работе с документом в электронном виде, хотя ничто не мешает также использовать его для работы с напечатанным текстом.
7. - Ноьоияц
чтобы гом там оам »- ф о р п г W ord, и с л о п р ус**#' по- у м м к и м ,-
вымрите-комянду ■(Сорос > Параметры- (Toofe ►ОрЬолзУмоидау Coxpwtt w (Say»),-
feel»»-
■ иь.. ч — I, •COBETI
’
УдалениетилерссылонЦ Иногда- M w w tr п о и ш и б т м гу а м и п ги и д к е м я м г (и«- только ф ормжтрт м а и , но-и•а м го б м кш )--У д ш ш о т с г о м г точио- m - ю , c « irim w ip p m H № T « w rH i кг] м у м ж -
ямдошхгтрйушухишформшию-иwewwrrKiji4sn>rfW ,-няи-е к& ’***■f
Веб-графикаЦ ■ы-
Рис. 27.2. Выделение цветом привлекает внимание к отдельным местам рассматриваемого документа
7 5 8 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
Основные действия, которые выполняются при работе с этим инструментом, со стоят в добавлении, удалении, замене цвета и поиске выделенных областей.
Выделение информации Выделить цветом можно как одиночный блок текста или картинку, так и ggb. % ряд фрагментов текста или графики. Чтобы раскрасить один элемент, вы делите его и щелкните на кнопке Выделение цветом (Highlight), расположенной на панели инструментов форматирования. Если нужно выделить несколько фрагментов текста, щелкните на кнопке и затем поочередно выделяйте требуе мые элементы. Для отмены режима выделения цветом щелкните на кнопке по вторно или нажмите клавишу Esc. Чтобы изменить цвет, щелкните на стрелке вниз возле кнопки и выберите нуж ный оттенок в раскрывающейся палитре. Выбранный цвет будет использоваться по умолчанию. СОВЕТ -------------------------------- ----------------------------------------------------------------------Если планируется распечатывать документ, пользуйтесь только светлыми оттенками для выделения текста, особенно если печать будет выполняться на черно-белом или матричном принтере. Если текст будет просматриваться несколькими людьми, поза ботьтесь о том, чтобы каждому рецензенту соответствовал свой цвет. В качестве аль тернативного варианта можно сопоставить цвета смысловым моментам: например, би рюзовым цветом можно выделять неоконченные ссылки, ярко-зеленым — лишние повторы и т. д.
Если раскрашиваемый документ является веб-страницей, выделение цветом будет сохранено как часть каскадной таблицы стилей веб-страницы. Inter net Explorer 3 и Netscape Navigator 4 адекватно отреагируют на это, но более ран ние версии данных браузеров (и другие, менее распространенные) не отобразят выделение цветом. Если вы не обладаете информацией о типе браузера, который будет использоваться, постарайтесь выбрать другие способы привлечения вни мания читателя. Например, можно применить цветной шрифт, создать выделе ние цветом в виде картинки или таблицы с заливкой.
Удаление выделения цветом Если привлечение внимания к фрагменту текста или картинке больше не требу ется, удалите выделение цветом» 1. Выдблите фрагмент, из которого требуется удалить цвет, или нажмите соче тание клавиш Ctrl+A, чтобы выделить весь документ. 2. Щелкните на стрелке ▼возле кнопки Выделение цветом (Highlight) и выбери те в раскрывшейся палитре пункт Нет (None). После этого все выделение цветом будет удалено из документа. СОВЕТ Можно скрывать выделение цветом на экране и при печати, не удаляя его. Для этого вы берите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и снимите флажок Выделение цветом (Highlight) в разделе Показывать (Show) вкладки Вид (View).
выделение цветом ♦ 7 5 9
Поиск фрагментов, выделенных цветом Если при работе с документом требуется перемещаться от одного цветного элемента к другому, воспользуйтесь диалоговым окном Найти и заменить (Find And Replace). 1. Выберите команду Правка ►Найти (Edit ►Find) или нажмите Ctrl+F. 2. Чтобы развернуть вкладку, щелкните на кнопке Больше (More). 3. Щелкните на кнопке Формат (Format) и выберите в раскрывшемся списке пункт Выделение цветом (Highlight). 4. Для перехода к следующему фрагменту щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). По окончании работы щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы за крыть диалоговое окно. При необходимости можно выделить все цветные фрагменты документа, уста новив флажок Выделить все элементы, найденные в (Highlight All Items Found In), выбрав пункт Основной документ (Main Document) в списке, расположенном под флажком, и щелкнув на кнопке Найти все (Find All). СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------Для того чтобы прекратить поиск по формату выделения цветом в диалоговом окне Найти и заменить (Find And Replace), щелкните на кнопке Снять форматирование (No Formatting). Дополнительную информацию о работе с диалоговым окном Найти и заме нить (Find And Replace) вы найдете в главе 4.
Изменение цвета фрагментов Можно заменить один цвет, встречающийся в документе, на другой или заме нить все цвета выделенных фрагментов одним и тем же цветом. Чтобы изменить цвет одного выделенного блока, выберите на палитре кнопки Выделение цветом (Highlight) требуемый цвет и выделите блок. Раскраска блока изменится. Чтобы изменить цвет нескольких фрагментов, воспользуйтесь диалоговым окном Найти и заменить (Find And Replace). Исходный цвет можно заменить любым. 1. Щелкните на стрелке вниз возле кнопки Выделение цветом (Highlight) и выбе рите на раскрывшейся палитре нужный цвет. 2. Выберите команду Правка ►Заменить (Edit ►Replace) или нажмите Ctrl+H. На экране появится диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace). 3. Чтобы развернуть вкладку, щелкните на кнопке Больше (More). 4. Разместите текстовый курсор в поле Найти (Find What), щелкните на кнопке Формат (Format) и выберите в раскрывшемся списке пункт Выделение цветом (Highlight), предварительно убедившись в том, что в полях Найти (Find What) и Заменить на (Replace With) нет текста. 5. Разместите текстовый курсор в поле Заменить на (Replace With), щелкните на кнопке Формат (Format) и выберите в раскрывшемся списке пункт Выделение цветом (Highlight). 6. Щелкните на кнопке Заменить все (Replace Ail). Затем щелкните на кноп ке ОК в появившемся сообщении о количестве произведенных замен. 7. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно.
7 6 0 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
Можно заменить цвет отдельных выделенных фрагментов, а не всех. Для этого выполните описанную выше процедуру, но в пункте 6 щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), вместо Заменить все (Replace All). Word будет предлагать заме нить цвет во всех выделенных фрагментах по очереди, так что можно будет вы брать требуемые. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Изменить цвет всех цветных фрагментов также можно через вкладку Найти (Find) диа логового окна Найти и заменить (Find And Replace), как описано в разделе «Поиск фраг ментов, в с е л е н н ы х цветом», с.последующим выбором нового цвета в палитре.
Добавление и изменение примечаний При совместной работе над документом примечания предназначены для разме щения вопросов, предложений, замечаний и комментариев без изменения основ ного текста документа. Примечания, содержащиеся в документе, можно вывести на экран в специальном окне просмотра, расположенном ниже рабочего окна, или в виде выносок, расположенных справа или слева на полях документа. Окно про смотра доступно в любом режиме просмотра документа, выноски —только в ре жиме просмотра Веб-документ (Web Layout) или Разметка страницы (Print Layout). На рис. 27.3 представлен документ в режиме Разметка страницы (Print Layout) с комментариями, расположенными как в выносках, так и в области проверки. Окно просмотра *, I Э т и ч е с к и е с т е р т о г и я м d o t
Cr'W**
Выноска примечания I
Маркер примечания
ЯШ
M i r r o i o f t W o rd
5ПС***
вторые - лишь при >й напряженно^. Г В Ы М »_ «мг* «^иродн п$ср$ксугфсш» называет *М
нвдм*тором
начальной
формы
Гр еч*м ц.1• *_ .1 »tpyJb4.itt>aoLK. М ~«га, 4»*4» ПB i» l Bfa я
ской актнпапм i. - |цругой сторону. можно рассмагривать этнические стереотипы как родовое • и предубежде ий и предрассудков, и в таком случае основная ошибка 'тождествлеаш части н целого. гласно Т.
одеддо, можно выделать трн основных «намерения»
содержание, направленность (положительная - отрицательна*) н степень постя. O n ш 1сят от реально существующих межэтнических отношений.
Ка к 0*-т 0« в ш 0М0Г 0ч м п 1м я Н ( 1«01у ю
пшвив?!
Сп> »
Him
3 i«
Н» I»
»1
■« Л И « щ у щ га е го я ваям и.
Ст (3
П о и д и д п И я к р и и п гш т а т я ^ -м о ж ц -п к го ч и п р м м а н о
Кда «
Рис. 27.3. В Word 2003 примечания маркируются цветом и располагаются в выносках и в окне просмотра. При выборе любого варианта в примечании отображается имя рецензента и порядковый номер примечания
Добавление и изменение примечаний ♦
761
Помимо выносок Word 2003 предоставляет набор визуальных отметок примеча ний. Например, на рисунке видно, что как на полях, так и в окне просмотра ком ментарии помечены словом Примечания (Comment). Далее вы узнаете, что точно так же можно выводить на экран сведения о вставке, удалении и изменении форма тирования фрагментов документа. И в выносках, и в области проверки примечания могут выделяться цветом, чтобы различать комментарии различных рецензентов, а в окне просмотра, помимо этого, указывается имя рецензента, добавившего при мечание. В Word 2003 появилось введение имени рецензента в поле примечания, а также нумерации примечаний. Кроме того, начиная с Word 2003, фраг мент текста, к которому оставлено примечание, выделен цветом для более удоб ной работы с примечаниями. Это выделение совпадает по цвету с цветом выноски, который, в свою очередь, соответствует определенному рецензенту. Сочетание этих трех возможностей ведет к упрощению работы с примечаниями, как видно из рис. 27.3. Это выполняет одну из стратегических задач создателей Word 2003 — оптимизирует работу с примечаниями.
0
Задание имени рецензента Перед тем как взяться за примечания, нужно объяснить Word, как идентифици ровать эти комментарии. Другими словами, вам следует ввести ваше имя, чтобы использовать максимум предоставляемых возможностей рецензирования. Для этого требуется всего лишь задать параметры на вкладке Пользователь (User Information) диалогового окна Параметры (Options) описанным ниже способом. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Пользователь (User Information). 2. В поле Имя и фамилия (Name) введите имя, которое будет использовано для идентификации примечаний; в поле Инициалы (Initials) введите свои инициа лы (рис. 27.4). j * 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. Необходимо иметь в виду, что введенная вами информация будет использовать ся всеми программами Microsoft Office1. Соответственно, любые внесенные из менения отразятся во всех будущих документах всех программ. Если, например, вы работаете на чужом компьютере, замените имя пользователя перед началом работы и восстановите имя хозяина по окончании. В этом случае созданный документ будет отражать ваши комментарии, несмотря на другое рабочее место.
Задание цвета, связанного с рецензентом По умолчанию Word автоматически использует различные цвета для изменений и комментариев, внесенных различными рецензентами. Если желательно задать единый цвет для всех сделанных модификаций, обратитесь к диалоговому окну Исправления (Track Changes) одник из следующих способов: 1 По умолчанию Microsoft Office и другие программы используют информацию о пользо вателе, вводимую при установке системы. — Примеч. перев.
7 6 2 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
► щелкните на кнопке Показать (Show) панели Рецензирование (Reviewing) и вы берите в раскрывшемся списке пункт Параметры (Options); на экране появит ся диалоговое окно Исправления (Track Changes), представленное на рис. 27.5; ► выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Исправления (Track Changes); ее внешний вид аналогичен одноименному диалоговому окну.
Вид
{ Общи# } п м е к* I Печать
Исправления
Праеиость j Рвапвлож»"*-'
1
Б е > сп- h o t.fu . | :
Палыоытвяь
■
в ед ени я о п о /ъ х ж в г е я е
И ияи
фажяия:
m
ге с е и и в :
m
__________
|$уцн«>ы;
. ЛV , Bt;
I I WT
-
______ :
Рис. 27.4. Информация о пользователе служит
для идентификации примечаний в документе I
Рис. 27.5. По умолчанию для изменений и комментариев, внесенных
различными рецензентами, используются различные цвета
Добавление и изменение примечаний ♦
763
В диалоговом окне Исправления (Track Changes) можно выбрать цвет, используе мый для внесенных изменений и примечаний. По умолчанию в лоле Цвет (Color) выбран пункт Авторский (Bv Author), что означает автоматический подбор цветов для разных рецензентов. Имейте в виду, что совпадение цветов'для одного и того же рецензента каждый раз абсолютно не обязательно. Этот параметр гарантиру ет всего лишь различие цветов для разных рецензентов. Таким образом, скорее всего цвет для примечаний и изменений будет меняться при повторном откры тии документа. За более подробной информацией об изменении настроек в диа логовом окйе Исправления обращайтесь к разделу- ^Настройка параметров ото бражения исправлений» далее в этой главе. При работе с документом, в котором присутствуют исправления, внесенные не сколькими рецензентами, можно легко сопоставить цвета рецензентам. Для это го щелкните на кнопке Показать (Show) панели Рецензирова! ine (Reviewing) и вы берите в раскрывшемся списке пункт Рецензенты (Reviewers). В появившемся подменю представлен список всех рецензентов, каждому имени соответствует цветной квадратик (рис. 27.6). В этом же подменю можно выбрать, изменения какого рецензента показать на экране, а какого скрыть, снимая и устанавливая флажки напротив их имен. При работе в режимах просмотра Веб-документ (Web Layout) и Разметка страни цы (Print Layout) после снятия флажка из текста исчезают выноски на полях, со ответствующие комментариям и исправлениям выбранного рецензента, а встав ленный им текст перестает отличаться по формату от основного текста. Для того чтобы восстановить отображение изменений и примечаний, снова выберите ре цензента на панели Рецензирование.
Все рецензенты
^9 fefWCKH Л
Сблесть проверки
В Сотрудник I
Кет*
^ э е ~ : .. Рис. 27.6. в этом подменю можно определить соответствие цветов и имен рецензентов, а также выбрать, изменения какого рецензента показать на экране, а какого скрыть
Если в качестве почтовой программы используется Microsoft Outlook, а в качест ве редактора писем —' Word, появляется возможность добавлять примечания к письмам так же, как и к обычным документам. Для этого нужно настроить Word, чтобы он отображал ваше имя в комментариях к электронным письмам. 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Общие (General). 2. Щелкните на кнопке Параметры электронной почты (E-Mail Options) и выбери те вкладку Личный бланк (Personal Stationery).
7 6 4 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
3. Установите флажок Пометка для примечаний (Mark My Comments With) и вве дите в соответствующее поле свое имя или инициалы. Параметры электронной почты
Н гидлил Д бланк j Qpum* j Тенеилибланкдтоновогосообщенаэлектронно*почты I»*».». | Невыбранониоднойт«мы ичный
й Ш
,Л*»И НиыеСОо&цвния
Шрифт..,
4. Щелкните на кнопке ОК дважды, чтобы закрыть все диалоговые окна. Теперь ваше имя будет отображаться при добавлении текста к уже существую щему письму. Чтобы отменить это средство, просто снимите флажок. СОВЕТ При работе в обычном режиме просмотра отключение исправлений конкретного рецен зента приведет к тому, что удаленный рецензентом текст будет восстановлен, а встав ленный будет отображаться как обычный текст. Это приведет к путанице и странному содержанию документа, поэтому лучше отключать исправления, находясь в режиме Веб-документ (Web Layout) или Разметка страницы (Print Layout).
Защита документа Можно контролировать, кто из рецензентов имеет право вставлять в документ примечания, а кто нет, с помощью раздела Ограничение на редактирование облас ти задач Защита документа (Protect Document), показанной на рис. 27.7. С помо щью данного раздела можно настроить свойства так, что рецензенты смогут лишь добавлять примечания. Выполните указанные ниже действия. 1. Выберите команду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document). 2. В области задач Защита документа выберите Разрешить только указанный спо соб редактирования документов ►Примечания (Allow Only This Type Of Editing In The Document ►Comments).
3. Выберите группу из списка или щелкните на кнопке Другие пользователи (More users), для которых будет сделано исключение и которые смогут редактиро вать документ.
Добавление и изменение примечаний ♦
765
4. Щелкните на кнопке Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection). От кроется диалоговое окно Включить защиту (Start Enforcing Protection). 5. При необходимости задайте пароль, щелкните на кнопке ОК, подтвердите па роль и еще раз щелкните на кнопке ОК. Теперь рецензент должен ввести па роль, чтобы получить возможность вставлять примечания в документ.
Рис. 27.7. Область задач Защита документа позволяет автору документа ограничивать действия рецензентов, а также задавать пароль, необходимый для внесения исправлений I ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------------------В случае веб-страниц защита с помощью пароля не работает.
Если пароль не задан, рецензенты смогут только вставлять комментарии. Но если рецензент выберет команду Сервис ►Снять защиту (Tools ►Unprotect Docu ment), то у него появится возможность произвольного редактирования докумен та. Таким образом, описанное средство является скорее информирующим, чем запрещающим. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация о защите документов находится в следующей главе.
Если защита была установлена, но пароль утерян, защиту можно обмануть. Для этого выделите весь документ, нажав Ctrl+A, скопируйте его (Ctrl+C) и вставьте в новый документ (Ctrl+V). Новый документ не содержит пароля.
7 6 6 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
В Word 2002 скопированный документ также содержит все исправления, ком ментарии и цветовые пометки. Однако в Word 2000 и более ранних версиях про граммы все изменения считались принятыми в новом документе.
Добавление примечаний Теперь можно вставлять в документ примечание Процесс достаточно прост: расположите в нужном месте текстовый курсор или выделите фрагмент текста, к которому относится примечание. В первом случае наличие примечания будет обозначено цветным значком текстового курсора (см. рис. 27.3), во втором —Word выделит выбранный текст цветом и заключит его в скобки. Чтобы добавить к тексту примечание, выполните следующие действия. 1. Расположите в нужном месте текстовый курсор или выделите фрагмент тек ста, к которому относится примечание. 2. Выполните одно из трех действий: С> выберите команду Вставка ►Примечание (Insert ►Comment); ' > щелкните на кнопке Добавить примечание (Insert Comment) на панели ин струментов Рецензирование (Reviewing); > нажмите Ctrl+Alt+M. При работе в режимах просмотра Веб-документ (Web Layout), Разметка стра ницы (Print Layout) и Режим чтения (Reading Layout) на полях появится пустая выноска, в случае обычного режима просмотра внизу экрана откроется область проверки. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию в режимах Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout) и Режим чтения (Reading Layout) появление выносок разрешено. В противном случае можно добавлять примечания в области проверки, которая существует во всех режимах просмотра.
3. Введите текст примечания в выноске или окне просмотра и щелкните снару жи, чтобы завершить ввод. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------Чтобы завершить ввод примечания и вернуться к текстовому курсору в документе при работе с выноской, нажмите Esc.
Если потребовалось изменить текст примечания после его создания, щелкните внутри выноски или окна просмотра и отредактируйте примечание так же, как обычный текст. Если примечание оказалось слишком длинным и не показывает ся целиком в выноске, отформатируйте его в области проверки. Для вывода на экран окна просмотра щелкните на кнопке Окно просмотра (Reviewing Рапе) па нели инструментов Рецензирование (Reviewing). Повторный щелчок на кнопке или нажатие Alt+Shift+C приведет к закрытию области проверки.
Добавление и изменение, примечаний ♦
797
РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА В ОКНЕ ПРОСМОТРА ----------- :------- — ------------ г — Как в Word 2002, так и в Word 2003 невозможно удалить текст, выделив его и кожэв Backspace. Для того чтобы удал'.ть текст, нужно либо выделить текст и нажать Delete, либо расположить курсор рядог.: с текстов, который вы хотитй’удалить, а поело этого нажать Backspace или Delete. Для удаления целых слов вы можете использовать сочета ние клавиш Ctrl+Delete или Ctrl+Backspace. Если вы хотите заменить тикст в окне про смотра, выделите тот текст, который необходимо заменить, или поместите курсор пе ред его началом и щелкните дважды на значке ЗАМ (OVR) в строке состояния внизу окна для того, чтобы перейти в режим замены, после чего введите новый текст.
Добавление звуковых примечаний Помимо обычных можно добавить к документу звук* гёые примечания. Чаще всего в роли звуковых примечаний выступают сделанные вами записи, присоединенные к документу. Для создания звуковых примечаний в компьютере должны быть зву ковая карта и микрофон. Соответственно, у того, кто будет читать документ и слушать комментарии, должны быть звуковая карта и колонки. Так же как и у обычных примечаний, у звукового примечания есть выноска в тексте и отметка в окне просмотра. Чтобы создать звуковое примечание, выведите на экран панель инструментов ре цензирования и выполните следующие действия. 1. На панели инструментов Рецензирование (Reviewing) щелкните на кноп- ф ь ке Добавить звуковое примечание (Insert Voice). ^ 2. На экране появится диалоговое окно Звуковой объект (Sound Object) (рис. 27.8). феею эффект* Спраж* вложение: шШШШШЩ ’ Тяйь 1 ошс. - Я т ю ■ ■ : 0.00 - Л . '■/
С
■
-.л
-
щ
i f 1 •• I р i m 1 • 1: Рис. 27.8. Диалоговое окно Звуковой объект является несложнь м приложением, позволяющим вставлять в документ звуковые комментарии^
3. Щелкните на кнопке записи и произнесите в микрофон текст примечания. ЯНЦ 4. Щелкните на кнопке остановки и закройте диалоговое окно после pjfiaj окончания записи примечания. Звуковые примечания появляются в вы- , носках, как показано на рис. 27.9. 5. После создания звукового примечания с ним можно производить следующие действия: . > прослушать звуковое примечание —щелкните дважды на значке звуково го примечания в выноске, чтобы прослушать запись; при этом программа записи звука не запускается; > открыть программу записи звука перед прослушиванием примечания — выделите значок звукового примечания и щелкните дважды на значке зву кового примечания; выберите в контекстном меню пункт Объект Документ звукозаписи ►Изменить (Sound Recorder Document Object ►Edit);
7 6 8 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
Рис. 27.9. Чтобы прослушать звуковое примечание, дважды щелкните на значке звукового примечания в выноске или в окне просмотра.
> изменить звуковое примечание —щелкните правой кнопкой мыши на вы носке звукового примечания и выберите в контекстном меню пункт Объ ект Документ звукозаписи ►Изменить (Sound Recorder Document Object ►Edit);
t> преобразовать звуковое примечание из формата WAV в другие форма ты —щелкните правой кнопкой мыши на выноске звукового примечания и выберите в контекстном меню пункт Объект Документ звукозаписи ►Пре образовать (Sound Recorder Document Object * Convert);
> удалить звуковое примечание —выделите значок звукового примечания и нажмите клавишу Delete; выберите пункт Вырезать (Cut) в контекстном меню; щелкните на примечании и выберите Отклонить примечание об из менении или удалении (Reject Change/Delete Comment) на панели инстру ментов Рецензирование. Если вы решили вставить в документ звуковые комментарии, постарайтесь огра ничить их размер. Звуковые комментарии представляются в виде прикрепленных к документу файлов в формате .wav, которые могут занимать очень много места.
Вставка рукописных примечаний и замечаний Если вы пользуетесь планшетным ПК, то в Word 2003 можете применять е перо для ввода рукописных примечаний и замечаний прямо в документ. Рукописные замечания отличаются от обычных примечаний только способом
Добавление и изменение примечаний ♦
769
ввода (рукописные замечания вводятся при помощи пера планшета, а не клавиа туры). На рис. 27.10 показан пример рукописного замечания. Отметьте, что ру кописное замечание отражается в выноске и в окне просмотра. Введитевопрос 100%
ОбычНЫИ+ М
Агш
I If I
■ - С - I - и - I -В
примем
|Цва режима рукописного ввода. В
_ __
I•
«ниш такого л ин>«рф«йи, «PC « ftp- встав»* рисунков w? "рчстовых нвдписда Дл- наброска пользователи предоставляется «полотно в пределах документа, которое действует как рукописный рисунок Двойным щелчком рукописного изображения вызывается i окно «Тчюмат рукописн-х данных» та* «а, для текстовой надписи или рисунка, позволяющее гстачовип обтакамив г*кст« вокруг наброска, изменить размеры полотна и
ы ............................................ •
Две панели инструментов рукописного ввода. Одна панель инструментов предназначена для рисования и рукописного ввода, а другая для ввода примечаний. В каждой имеется набор ручек, фломастеров и средств выделения, цвет и ширину которых можно менять.
« » Ш /Ш
иП)*кч»'чкв1ия и ш.мш1Н1в>)дикумрите Примечание lE V lp
Ьаделу&УмАгу
Рис. 27.10. Если вы пользуетесь Word 2003 на планшетном ПК, то вы можете вводить рукописные замечания при помощи пера. После этого ваше примечание будет отображаться на любом компьютере
Вы также можете вводить рукописные примечания, которые несколько отлича ются от рукописных замечаний. При использовании данной возможности вы пи шете прямо на опИпе-документе точно так же, как и на бумажном документе (рис. 27.11). Далее описывается способ введения рукописных примечаний и за мечаний.
Вставка рукописных замечаний рукописных замечаний аналогична вставке примечаний. Примене © Вставка ние рукописных замечаний возможно в режимах Если вы
Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout), Режим чтения (Reading Layout). попытаетесь вставить рукописное замечание в режимах Обычный (Normal) или Структура (Outline), Word автоматически переключится в режим разметки стра
ницы. Чтобы вставить рукописное замечание выполните следующие действия.
7 7 0 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
O SSl
- Рукописный врод Microsoft Word ДНГ8вопрос »
ш г
т
rt
.
г
.
1 X 1
1law.
Рис. 27.11. При помощи функции рукописных примечаний вы можете отмечать отдельные места в документе на экране компьютера так же, как вы выделяете информацию ручкой или текстовыделителем в документе, отпечатанном на бумаге.
1. Поместите курсор в то место, где Вы хотите поставить указатель примечания или выделите тот фрагмент текста, к которому должно относиться приме чание. 2. Щелкните на кнопке Рукописное замечание (Ink Comment) или выберите * Вставка ►Рукописное замечание (Insert ►Ink Comment). Появится выноска примечания и линейка инструментов Рукописное замечание (1пЦ Comment), содержащая кнопки Перо (Реп) и Ластик (Eraser) (рис. 27.12). По умолчанию выбран инструмент Перо.
Перо Ластик Рис. 27.12. Линейка инструментов Рукописное примечание содержит кнопки Перо и Ластик. Ластик используется для удаления рукописных элементов их примечаний
3. Зайдите в тело выноски и введите примечание пером.
Добавление и изменение примечаний ♦
771
Когда другие просматривают ваши примечания, рукописные замечания отра жаются наряду с другими примечаниями в выносках и в окне просмотра. На рис. 27.13 показан фрагмент документа, в котором выноски рукописных заме чаний, примечаний и исправлений находятся справа от текста документа. Маегер и Маргарита Microsoft Word ♦ IL jip I 4 ■I- S
rzm ? fW
. ’JV 1
i•I • t •7• I
взглцду на дьявола, который отстаивал в книг* «Столп и утверждение
истины»
философ
и
богослов
| П.А.Флоренский: ffpex бесплоден^ потону что он —^не
.
IpNMMMltVlX
жизнь, а смерть. А смерть влачит ссов призрачное \ бытие лишь жизнью и несчбт Жизни, питается от Жизни
\
и существует лишь постольку, поскольку Жизнь двбт от себя ей питание То, что есть у смерти - это лишь испоганенная ею жизнь же. Даже на «чбрной мессе», в самом гнезде
ДШОДМШШ.
Диавол со
своими
Удаяеик
поклонниками не могли придумать ничего иного, как Кощунственно пародировать тайнодействия литургии, делая вс* наоборот. Какая пустота| Какое нищенство! | Какие плоские «глубины! Это -^»Ц{*Аокм»л>льст1 о что
и.' ..{Удмт ------
нет ни на сыном деле, ни даже в мысли ни Бейроновского, ни ЛЯМОНГОЮДО. ни
I Диавола , ввличдстмннога и царстаенного^ а .всть ._ , {Уд—«но;
__ _ ____
лишь жалкая «обезьяна Боп»[„)........................................
Рис. 27.13. Рукописные замечания отражаются наряду с примечаниями и исправлениями на полях документа и в окне просмотра. Вы можете копировать и удалять рукописные примечания, но не можете вводить дополнительный текст
Вставка рукописных примечаний Если вы пользуетесь планшетным ПК, то можете добавлять рукопис- rjj? ные примечания в документ Word поверх текста документа. Напри- " мер, вы можете обвести фрагмент текста или нарисовать что-нибудь на рисунке, выделить важную информацию или удалить элементы диаграммы. Эта функция доступна при использовании Word 2003 на планшетном ПК. Для достижения оптимальных результатов рекомендуется работать в режиме Разметка страницы (Print Layout). Более того, перед использованием рукописных примечаний забло кируйте режим документа. Это необходимо для того, чтобы ваши комментарии отображались корректно. Рукописные примечания прикреплены к абзацам. Это значит, что если вы редактируете другие абзацы, это никак не влияет на руко писные примечания, однако если вы производите изменения в том абзаце, к ко торому прикреплено примечание (например, добавляете или удаляете информа-
©
7 7 2 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
цию, меняете шрифт иди размер шрифта), это может привести к нежелательным изменениям примечаний. При работе с рукописными примечаниями не забывай те, что они находятся в особом поле поверх текста документа. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о блокировке слоев и защите документов рассказано в главе 28. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы вводите рукописные примечания в режиме чтения, убедитесь, что нажата кноп ка Вид при печати (Actual Page) на панели инструментов Режим чтения (Reading Layout). В противном случае введенные вами рукописные примечания могут быть искажены при переходе в режим Веб-документ (Web Layout) или Разметка страницы (Print Layout).
Для того чтобы вставить рукописное примечание, выберите Вставка ►Рукописное примечание (Insert ►Ink Annotations). При этом по умолчанию появляется панель инструментов Рукописные примечания (Ink Annotations), содержащая инструмен ты, необходимые для работы с рукописными примечаниями. В табл. 27.2 пере числены кнопки панели инструментов Рукописные примечания. Т аблица 2 7 .2 . Кнопки панели инструментов Рукописные примечания Кнопка
Название
Описание
Авторучка (Ball Point Pens)/ Фломастер (Felt Tip Pens)/ Маркер (Highlighter)
Выбор типа и цвета пера. Для режимов Авторучка и Фломастер доступны черный, красный и синий цвета, а маркер может быть желтым, бирюзовым или розовым. Дополнительные цвета находятся в меню Цвет линий (Line Color)
Ластик (Eraser)
Переход в режим Ластик, в котором можно удалять выбранные рукописные примечания
Выделить объект (Select Object)
Выделение объектов, в том числе меток рукопис ных примечаний, что может быть полезно, если вы хотите переместить примечание на странице
Цвет линий (Line Color)
Выбор и применение цвета линий
Тип линии (Line Type)
Выбор толщины и стиля линий
Выбор отображения или скрытия разметки в теку Показать или скрыть разметку (Show/Hide Markup) щем документе
Изменение параметров выносок и окна просмотра При работе с выносками, в которые помещаются примечания (а также исправ ления), можно задавать их параметры. В частности, можно форматировать текст меток выносок и окна просмотра (меткой называется текст, расположенный в цвет ной полосе над каждым примечанием), включать и выключать выноски и изме нять их ширину и место расположения.
Добавление и изменение примечаний ♦
773
Изменение стиля меток выносок и окна просмотра Сталь меток в выносках и окне просмотра (в том числе имени рецензента и сло ва Примечание {Comment)) можно изменять точно так же, как стиль обычного текста, используя раздел области задач Стили и форматирование (Styles And For matting). Чтобы отредактировать стиль текста выноски, выполните следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Стили и форматирование (Styles And Formatting) панели форматирования, чтобы вызвать на экран область задач. 2. В разделе Стили и форматирование (Styles And Formatting) щелкните на стрел ке ▼ возле поля Показать (Show) и выберите в раскрывающемся списке пункт Специальное (Custom), чтобы вызвать диалоговое окно Настройки формата (Format Settings). 3. Установите флажок Текст выноски (Balloon Text) в списке Отображаемые сти ли (Styles То Be Visible) и щелкните на кнопке ОК. 4. В разделе Выберите форматирование для применения (Pick A Formatting То Apply) щелкните правой кнопкой мыши на пункте Текст выноски (Balloon Text) (од новременно со стилем выноски задается стиль области проверки) и выберите в контекстном меню пункт Изменить (Modify). На экране появится диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style). 5. Выберите параметр, требующий изменения, и щелкните на кнопке Формат (For mat). 6. После настройки всех требуемых параметров установите флажок Обновлять автрматически (Automatically Update), если требуется, чтобы внесенные изме нения отразились на всех примечаниях документа, и щелкните на кнопке ОК. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о работе со стилями можно найти в главе 9. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------j Если после выполнения описанных выше действий диалоговое окно Настройки форма' та (Format Settings) не появилось, вероятнее всего, текстовый курсор находился в окне просмотра. Щелкните на тексте документа, снова щелкните на стрелке вниз возле поля . Показать (Show) и выберите в раскрывающемся списке пункт Специальное (Custom).
Большая часть внесенных изменений коснется только меток выносок и окна просмотра. Для изменения стиля текста примечания в выноске и окне просмотра придется обратиться к параметру Текст примечания (Comment Text), как описано ниже.
Изменение стиля текста примечаний в выносках и окне просмотра Можно контролировать стиль текста примечаний в выносках и окне просмотра, редактируя стиль Текст примечания (Comment Text). Изменение этого стиля по влияет только на текст примечаний в выносках, но не на текст исправлений в выносках и окне просмотра (см. ниже раздел «Исправления»). Для внесения
7 7 4 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
изменений выполните только что описанную процедуру, заменив в шагах 3 и 4 Текст выноски (Balloon Text) на Текст примечания (Comment Text).
Управление отображением выносок Если вам не нравятся выноски и вы предпочитаете работу с окном просмотра, просто скройте их. 1. Щелкните на кнопке Показать (Show) на панели рецензирования и в раскрыв шемся меню выберите Выноски (Balloons). 2. В меню Выноски (Balloons) выберите Всегда (Always), Никогда (Never) или Толь ко для примеч./формат. (Only for Comments/Formdtting) и щелкните на кноп ке ОК. 3. Когда выноски скрыты, примечания будут отображаться в виде всплываю щих подсказок при наведении курсора мыши на маркер примечания, разме щенный в тексте (рис. 27.14^ i л н и ч ! chi с C T e p e o Tun M .d < K
Qper'a
M ic r o v o lt W 'jr d
£ид Встдека Форй*-
Сесеис
I
Введите eonpoc
0бкмм й+12г - Лти NewReman 'Испр—леиииеияш тж сн дскунекте j
je n f_ .n
_Ы31 и ными споре
сущеггатощим>> доночап*скими, политическими.
, Сотрудник, 1003Л^12ЭСЭ9Я0 социальными причинами. БолI доб— « ю примечи те: шы и этнические j Какое-то и аксиое очень имя. Н>негу предрассудки соответствуют раз» вспоннить,где я его слыишм...Поискала ряжеииости. так как . i вИнтернете и не нашла, ножет, ты его
первые проявляются при любы; негрееыьио пишешь? повышенной напряженности. Г.
гторые - лишь при
в книге «Природа предрассудка» называет
предубеждения
индикатором
начальной
формы
межэтнической антипатии». С другой стороны, можно рассматривать этнические стереотипы как родовое понятие для предубеждений и предрассудков, и в таком случае основная ошибка состоит в отождествлении части н целого. Согласно Т. Р гефанеико.
можно выделить три основных «измерения»
стереотипов: содержание, направленность (положительная - отрицательная) н степень благоприятности. Они зависят от реально существующих межэтнических отношений.
Рис; 27.14. Если выноски скрыты, примечания будут отображаться в виде всплывающих подсказок ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Настроить параметры выносок можно также в диалоговом окне Исправления (Track Changes). Для того чтобы открыть его, выберите Показать ►Параметры (Show ►Options). В разделе Выноски (Balloons) открывшегося окна можно внести необходимые изме нения.
Добавление и изменение примечаний ♦
775
ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если выноски скрыты, вставки и удаления будут отображаться в основном тексте, а из менения форматирования будут отображаться только в режимах Измененный документ (Final) и Исправления в измененном документе (Final Showing Markup), описанных ниже. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------На вкладке Исправления (Track Changes) также можно устанавливать или снимать фла жок Показывать линии выносок (Show Lines Connect To Text), управляя отображением на f экране линий, соединяющих выноску и основной текст. Если флажок снят, линия вынос ки рисуется тонкой и штриховой, а при выделении выноски линия становится сплошной.
Управление размером выноски и ее расположением Выноски появились только в Word 2002, и, возможно, к ним придется некоторое время привыкать, особенно если вы много работали с документами, содержащи ми примечания, в более ранних версиях Word. Для повышения уровня комфорта при работе с выносками Word предоставляет возможность контроля размера и расположения выноски на странице. В этом разделе мы рассмотрим только на стройку параметров, относящуюся к работе с документом в электронном виде, а подбор параметров для печати документа будет рассмотрен немного позже. Настройка* ширины и расположения выносок производится в диалоговом окне Исправления (Track Changes) или на одноименной вкладке диалогового окна Па раметры (Options). 1. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и в раскрыв шемся меню выберите Параметры (Options) или выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вкладке Исправления (Track Changes).
2. Убедитесь в том, что в строке Использовать в режиме разметки и веб-докумен та (Use Balloons (Print And Web Layout)) установлен вариант Всегда (Always) или Только для примеч./формат. (Only For Comments/Formatting). 3. Щелкните на стрелке вниз возле поля Единицы (Measure In) и выберите еди ницы измерения: проценты или сантиметры (в английском варианте про граммы —дюймы). 4. В поле Ширина (Preferred Width) введите требуемый размер в выбранных еди ницах. 5. В поле Поле (Margin) выберите Справа (Right) или Слева (Left), указывая, с ка кой стороны от основного текста будут располагаться выноски. 6. Щелкните на кнопке ОК. К сожалению, в диалоговом окне нет области предварительного просмотра, по этому придется немного поэкспериментировать. При выборе размеров выносок Word не изменяет ширину основного текста, а про сто увеличивает общую ширину документа. Рассмотрим ситуацию на примере двух единиц измерения: сантиметров и процентов. Если в качестве единиц измерения указаны сантиметры, размер выноски задает ся относительно полей документа. Например, если выбрана ширина 5 см, шири на документа на экране увеличится так, чтобы помещались выноски в 5-санти-
7 7 6 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
метровой полосе, начинающейся от полей документа. Если выбраны проценты от ширины страницы, ширина основного текста не изменится. В частности, если установить ширину выноски 100 %, то эффективная ширина документа на экра не увеличится вдвое. Оценить реальное расположение выносок и текста можно, переключившись в ре жим предварительного просмотра щелчком на соответствующей кнопке стан дартной панели инструментов.
Просмотр примечаний Представим себе, что работа над документом подходит к концу и нужно просмот реть комментарии всех рецензентов. Примечания можно просматривать как вме сте с внесенными исправлениями, так и отдельно. В этом разделе мы коснемся только просмотра примечаний (о просмотре исправлений будет рассказано поз же), и сначала придется скрыть все исправления. Перейдите в режим просмотра Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout) или Режим чтения (Reading Layout) и выполните следующие действия. 1. При необходимости выберите команду Вид ►Разметка (View ►Markup), чтобы отобразить на экране примечания и исправления. Эта команда является пере ключателем, то есть повторное обращение к ней скроет примечания и исправ ления. 2. Убедитесь, что на панели рецензирования в поле Отобразить для проверки (Display For Review) выбран режим Исправления в измененном документе (Final Showing Markup) или Исправления в исходном документе (Original Showing Markup).
3. Щелкните на кнопке Показать (Show) и снимите в раскрывающемся меню все флажки, кроме Заметки (Comments). Теперь в документе остались только примечания. Их можно Просматривать, про листывая документ вручную или переходя от одного примечания к другому на жатием на кнопки Назад (Previous) и Далее (Next) на панели рецензирования.. В зависимости от используемого режима просмотра комментарии отображаются следующим образом: ► в режиме просмотра Обычный (Normal) примечания отображаются в окне просмотра; если она закрыта, Word открывает ее автоматически; ► в режимах просмотра Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout) или Режим_чтения (Reading Layout) с включенными вынос ками примечание отображается в ярко очерченной выноске со сплошной со единяющей линией; ► в режимах просмотра Веб-документ (Web Layout) и Разметка страницы (Print Layout) с выключенными выносками примечание отображается в окне просмотра; если она закрыта, Word открывает ее автоматически; ► в Режиме чтения (Reading Layout) с выключенными выносками последо вательно выделяются примечания, однако окно просмотра не открывается, и увидеть примечание можно, наведя курсор на метку примечания, после чего откроется всплывающая подсказка.
Добавление и изменение примечаний ♦
777
ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------- --------------------------------Переход между примечаниями также может осуществляться с помощью средства Вы бор объекта перехода (Select Browse Object) (Ctrl+Alt+Home) или вкладки Перейти (Go То) диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace). В последнем случае нужно выбрать пункт Примечание (Comment) в поле Объект перехода (Go То What) и выбрать в списке Введите имя рецензента (Enter Reviewer’s Name) пункт Любой рецензент (Any Reviewer) или имя конкретного рецензента. Дополнительную информацию по этим средствам вы найдете в главе 4.
При просмотре примечаний в виде выносок обратите внимание, что у некоторых из них присутствует значок эллипса в правом нижнем углу. Это означает, что примечание не поместилось целиком в рамке выноски. Щелкните на значке эл липса, чтобы открыть область проверки и прочитать полный текст примечания. По мере чтения Примечаний на них можно отвечать, используя одну из следую щих методик: ► ввести текст непосредственно в примечание, но при этом ваш ответ не будет выделен цветом; ► щелкнуть на примечании, затем щелкнуть на кнопке Создать примечание'(New Comment) панели рецензирования (или нажать Ctrl+Alt+M, или выбрать ко манду Вставка ►Примечание (Insert ►Comment)). Новое примечание располо жится сразу за тем, на которое вы отвечаете; ► вы можете также удалить ставшие ненужными после просмотра примечания; процедура удаления описана в следующем разделе. СОВЕТ ------------------- 1----------------------------------------------------------------------------------Чтобы быстро получить информацию об авторе примечания и времени его создания, разместите курсор мыши над выноской. На экране появится всплывающая подсказка, содержащая дату, время и имя автора. Эта же информация находится в метках приме чания в окне просмотра.
Если имя пользователя в примечаниях й изменениях заменяется словом Автор (Author) каждый раз при сохранении файла, обратитесь к вкладке Безопасность (Security) диалогового окна Параметры (Options) и снимите флажок Удалять лич ные сведения из свойств файла при сохранении (Remove Personal Information From this File On Save). СМОТРИ ТАКЖЕ -------------«-------------------------------- ------------------------------------------Дополнительную информацию о параметрах безопасности вы найдете в главе 28.
Удаление примечаний На самом деле примечания являются временными объектами —рецензенты встав ляют комментарии, автор их просматривает, производит некоторые изменения в документе, и перед отправкой в печать примечания удаляются. При работе с документом, содержащим примечания, следует знать, как их удалять, чтобы не включить их случайно в конечную версию документа. Существует несколько способов удаления примечаний. В частности, можно удалить одно примечание, все примечания одного из рецензентов или вообще все примечания.
7 7 8 ♦ Глава 27, Правка до^уг юнтов с помощью инструментов рецензирования
► Удаление одного примечания. Щелкните правой кнопкой мыши на выноске с.примечанием и выберите в контекстном меню пункт Удалит.» примечание, (Delete Comment). Также можно выделить выноску с примечанием и щелк нуть на кнопке Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Com ment) панели рецензирования. ► Удаление всех примечаний конкретного рецензента. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели инструментов рецензирования, выберите пункт Ре цензенты (Reviewers) и снимите в раскрывшемся подменю все флажки, кроме одного. Теперь на экране отображаются только примечания выбранного ре цензента. Чтобы удалить их, щелкните на стрелке возле кнопки Отклонить вы деленные исправления (Reject Change/Delete Comment) и выберите пункт Уда лить все отображаемые примечания (Delete All Comments Shown).
► Удаление всех примечаний в документе. Убедитесь в том, что отображаются комментарии всех рецензентов. Обычно это происходит по умолчанию, в про тивном случае щелкните на кнопке Показать (Show) панели инструментов ре цензирования, выберите пуйкт Рецензенты (Reviewers) и установите флажок Все рецензенты (All Reviewers) в раскрывшемся подменю. Щелкните на стрелке возле кнопки Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Com ment) и выберите пункт Удалить все примечания в документе (Delete All Com ments in the Document).
Помните, что удаление примечаний посл< дним из описанных способов действу ет на все примечания, независимо от того, выведены ли они на экран. С О В Е Т -------------------------------- -------- :--------------------------------------------------------------------------Удалять примечания поочередно также можно через обласУь проверки. Щелкните на примечании в области проверки, затем на кнопке Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Comment) панели рецензирования или щелкните правой кнопкой мыши на примечании и выберите в контекстном меню пункт Удалить примечание (Delete Comment). СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Раскрывающееся меню кнопки Отклонить выделенные исправления (Reject Change/ Delete Comment) содержит пункт Удалить все рукописные примечания в документе (De lete All Ink Annotations In Document). Таким образом, вы можете удалить из документа все рукописные примечания.
Печать примечаний Ранее мы уже рассматривали способы управления отображением примечаний на экране, теперь обратимся к комментариям в документах, предназначенных для печати. В этом разделе будут описаны все способы печати примечаний. При под готовке к печати документа, содержащего примечания (и исправления), мож но изменять параметры в двух местах: в диалоговом окне Исправления (Track Changes) и диалоговом окне Печать (Print). Начнем с диалогового окнф Исправле ния (Track Changes). \ Щелкните на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и выберите пункт Параметры (Options), чтобы вывести на экран диалоговое окно Исправления (Track Changes). В разделе Печать (с выносками) (Printing (With Balloons)) можно указать
Добавление и изменение примечаний ♦
779
ориентацию бумаги, подходящую для размещения выносок, выбрав один из сле дующих пунктов. ► Авто (Auto) означает, что вы предоставляете Word самостоятельный выбор ориентации бумаги, основываясь на значениях полей и ширины выносок. ► Не изменять (Preserve) задает ориентацию бумаги, указанную в диалоговом окне I Параметры страницы (Page Setup). ► Всегда альбомная (Force Landscape) определяет альбомную ориентацию бума ги, предоставляющую больше места для выносок. Теперь, когда ориентация бумаги выбрана, можно переходить к параметрам диа логового окна Печать (Print). В этом диалоговом окне (выберите команду Файл ►Печать (File ►Print)) можно указать, что печатать: весь документ с исправлениями и примечаниями (исполь зуется по умолчанию, если примечания и изменения отображаются на экране) или только список исправлений и примечаний. Если планируется работать с рас печатанным материалом, возможно, стоит распечатать весь документ, поскольку в списке исправлений можно запутаться. Самый простой способ распечатать документ с комментариями состоит в выводе на экран только выносок с примечаниями. Остальные выноски (со вставками, удалениями и изменениями формата) следует скрыть. Чтобы успешно распеча тать документ с примечаниями, выполните следующие действия. 1. Выберите режим просмотра разметки страницы. 2. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и снимите все флажки, кроме Заметки (Comments). Теперь для печати останутся только вы носки с комментариями, и вам не придется просматривать многочисленные ненужные выноски исправлений. 3. Выберите команду Файл ►Печать (File ►Print), чтобы открыть диалоговое окно Печать (Print). N 4. Выберите в поле Напечатать (Print What) пункт Документ с исправлениями (Document Showing Markup) и щелкните на кнопке ОК. 5. Документ будет напечатан вместе с выносками примечаний. Ширина основ ного текста будет уменьшена, чтобы разместить на странице текст и выноски, но при печати без выносок обычная ширина будет восстановлена.
Сохранение документа с примечаниями в виде веб-страницы '
Можно сохранить документ с примечаниями и даже исправлениями в виде веб страницы. При этом Word оставит комментарии и примечания в тексте, хотя различная раскраска будет утрачена. Чтобы сохранить документ как веб-страницу, выберите команду Файл ¥ Сохранить как (File ►Save As), выберите пункт Веб страница (Web Page) в списке Тип файла (Save As Туре), введите название и щелк ните на кнопке Сохранить (Save). Необходимо помнить, что вид примечании и исправлений веб-страницы зависит от браузера. В Microsoft Internet Explorer 4 и более поздних версиях примечания
7 8 0 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
выглядят как всплывающие подсказки (рис, 27.15), а исправления выводятся подчеркнутым или перечеркнутым шрифтом другого цвета (но цветовое разли чие текстов разных рецензентов исчезает). В более ранних версиях Microsoft Internet Explorer, а также в Netscape Navigator 4 и далее примечания выводятся в виде ссылок, расположенных внизу страницы. . \ Этнические гтереотипыд!ос Microsoft Word
межэтнической ____________
неприязни,
__________
социальным и причинами.
вызванными
т-____
скорее
существую Соп>уд»«. 13.002004 2&39Я0 д о б а в л е н о примечание*
__________ Какое-то хакоиов очей» пня. Немогу
.е того, этнические стереотипы
гдаяагослыщала Поискала
а Ливрг»т« и и« нашла, ножат, ты его
разным уровням межэтнической напряженности, так как первы маграаилмог»»ившь?
контактах, а вторые - лишь при повышенной напряженности. Г. 6fow6>06 в книге «Природа предрассудка» называет предубеждения
ньэд индикатором начальной формы
межэтнической
антипатии» С другой стороны, можно рассматривать этнические стереотипы как родовое понятие для предубеждений и предрассудков, и в таком случае основная ошибка состоит в отождествлении части и целого. Согласно Т.
можно выделить три основных «измерения» стереотипов: содержание,
направленность (положительная- отрицательная) и степень благоприятности. Они зависят от реально существующих межэтнических отношений.
Рис. 27.15. Если документ с исправлениями и комментариями сохранен в виде веб-страницы, комментарии представляются в виде всплывающих подсказок при совмещении курсора мыши с ключевым словом
Исправления Трудно переоценить значение примечаний к документу, если рецензенту пона добится прокомментировать или уточнить какой-то момент, но помимо этого требуются и другие инструменты, позволяющие реализовать построчное редак тирование, чтобы отшлифовать стиль и формат. Именно для этого предназначе но средство Исправления (Track Changes). ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы давно пользуетесь Word, вы, наверное, помните это средство, которое раньше называлось Отслеживание изменений (Revision Marks).
При включенном средстве Исправления (Track Changes) Word запоминает удале ния, вставки и форматирование, произведенные каждым из рецензентов. По умол чанию изменения, внесенные различными рецензентами, отображаются разными
Исправления ♦
781
цветами, что упрощает дальнейшую работу с исправлениями. При работе с доку ментом, в котором есть отслеженные исправления, удобно пользоваться раскры вающимся списком Отобразить для проверки (Display For Review), находящемся на панели инструментов рецензирования, чтобы выбирать вид документа. ► Вид Исправления в измененном документе (Final Showing Markup) показы вает удаленный текст в выносках и вставленный текст и форматирование — непосредственно в строке. ► Вид Измененный документ (Final) показывает,лсак будет выглядеть документ, если принять все исправления. ► Вид Исправления в исходном документе (Original Showing Markup) пока зывает удаленный текст перечеркнутым в строке, а вставленный текст и фор матирование —в выносках. ► Вид Исходный документ (Original) показывает, как будет выглядеть документ, если отклонить все исправления. Возможность выбора вида документа поможет добавить, принять или отклонить изменения. Кроме того, можно изменять параметры отображения на экране ис правлений (как и примечаний, которые рассматривались выше). В данном разде ле вы найдете способы изменения этих параметров, а также ссылки на уже рас смотренные разделы, если они одинаковы для исправлений и примечаний. Полезно помнить, что Word не отслеживает изменения некоторых элементов документа, в том числе: ► автоматически расставляемых заголовков; ► цвета фона; ► встроенных шрифтов; ► размера рисунков и объектов; ► некоторых изменений, внесенных пользователем, в частности наличия произ вольных кнопок на панели инструментов; . ► некоторых типов информации о слиянии писем, в частности разницу между файлом основного документа и файлом с данными. Обычно отслеживать изменения именно в этих объектах не требуется, но полез но на всякий случай помнить о существовании таких ограничений. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------- 1--------------------------------------------------------------------------Несмотря на то что Word не отслеживает изменения размеров графики и других объек тов, изменение их расположения он все-таки запоминает. Например, при перемещении рисунка Word покажет его старое место нахождения в виде удаленного объекта и вста вит новый рисунок. Таким образом, на экране появятся два графических объекта — ста рый и новый.
Отслеживание исправлений в процессе работы с документом Если при работе над документом ведется отслеживание изменений, их можно вывести на экран или скрыть. Чаще всего при создании и редактировании доку мента удобнее скрывать изменения, и наоборот, выводить на экран при рецен
7 8 2 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
зировании. Удаления й вставки, как уже упоминалось, автоматически изобража ются в виде выносок, если вы работаете в режиме просмотра Веб-документ (Web Layout), Разметка страницы (Print Layout) или в Режиме чтения (Reading Layout). Изменения выглядят следующим обраьом: ► вставленный текст выделяется цветом рецензента с подчеркиванием; ► удаленный текст остается видимым, но приобретает цвет рецензента с пере черкиванием; ► текст, добавленный рецензентом и затем удаленный, не отображается в до кументе. Помимо этого, Word добавляет по левому полю вертикальную черту в месте на хождения внесенного изменения. Линия появляется как при исправлении тек ста, так и при редактировании форматирования. На рис. 27.16 представлен документ в режиме Исправления в измененном доку менте (Final Showing Markup), гДе вставленный текст расположен прямо в строке, удаленный текст находится в выносках, а в области проверки можно увидеть оба вида исправлений. По левой границе текста размещается вертикальная линия — индикатор внесения изменений. Более подробно о параметрах этой линии вы узнаете далее. Линия, указывающая на внесенные исправления спи стерео гипьмйк М М М *тдо
Вставленный текст
Word •ыщ лг
феррит
Д ои»
awo
1
cnp«wi
обриы ,- и- цш - этап- csodh груш е- цриш сы м ю ю г кэсл о'к гелш о - 1
киеетм,*-|фрт(^01?вд1«домопес1м.ОДшболее-ч m e w n n f f l f i f r м еркм ы ы й- o 6 p u v п р г кс тором* • и рш уге » ЩЩЯНГЗЯр. гюжоххгеяьшвг чертам- собгаепиго' м ж сг- Ц еп^ тгрго' «таете* .
Выноска
пропгшостиламе- тух- групп,- ври- котором- собсасянм,- то- есть] фоиигодит-- U TSSSifSSS ■ош ягом не- собспеяюВ- грутиы- н- ц итяжа г чу»г4- Ив-жнг W «виде-
{маг» I{«труд и м | ! М
- ii
Иаогда- r r t прогаопбепалеме- может прож ипог мевее- нвтекепко,- жырисми- ж* различно!.- \ амоцаоншиноВ-оцекхе-практкчесхя-одяашовых-кпеств.-!
« Г ------I
Si»
*• •
1сн
Окно просмотра
Ст
зг'
й
- ........
т
Состояние индикатора ИСПР
Рис. 27.16. В режиме Исправления в измененном документе вставленный текст расположен прямо в строке, удаленный текст находится в выносках, а в области проверки можно увидеть оба вида исправлений
Исправления ♦
783
На рис. 27.16 индикатор ИСПР (TRK) в строке состояния выделен, что показывает отслеживание изменений. Средство Исправления (Track Changes) можно вклю чать и выключать двойным щелчком на этой кнопке. Рассмотрим отслеживание изменений в документе. 1. Откройте нужный документ и выберите режим просмотра —Обычный (Normal), Веб-документ (Web Layout), Режим чтения (Reading Layout) или Разметка стра ницы (Print Layout). 2. Включите отслеживание изменений одним из следующих способов (все пред ставленные команды являются переключателями): > выберите команду Сервис ►Исправления (Tools ►Track Changes); > нажмите Ctrl+Shift+E; > щелкните на кнопке Исправления (Track Changes) панели инструментов рецензирования; > дважды щелкните на индикаторе ИСПР (TRK), расположенной в строке со стояния. 3. Внесите в документ необходимые исправления (включая удаление, вставку, перемещение и форматирование текста). Изменения запоминаются независи мо от выбранного режима отображения на экране. Как уже упоминалось, внесенные исправления могут отображаться на экране по ходу редактирования, а могут быть скрыты. Если изменения не видны, всегда можно удостовериться в том, что они отслеживаются, взглянув на кнопку ИСПР (TRK) в строке состояния. Если она выделена черным цветом, значит все в по рядке. В противном случае позже исправления будет невозможно автоматически отследить. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно ограничить доступ к редактированию документа через диалоговое окно Защита документа (Protect Document), которое уже рассматривалось в разделе Защита доку мента, посвященном добавлению примечаний в документ. Чтобы рецензенты могли только вносить свою правку, но не могли принимать или отклонять чужие изменения, выберите команду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document) и установите Записи исправлений (Tracked Changes) в поле Разрешить только указанный способ ре дактирования документа (Allow Only This Type Of Editing In The Document) области задач Защита документа (Protect Document) и щелкните на кнопке Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection). При необходимости введите пароль и щелкните на кноп ке ОК. После этого все исправления будут выделены и рецензенты не смогут менять или отклонять исправления, сделанные другими рецензентами.
Настройка параметров отображения исправлений Отображение исправлений задается точно так же, как рассмотренное выше ото бражение примечаний. Основная часть параметров исправлений соответствует параметрам примечаний. ► Имена рецензентов. См. раздел «Задание имени рецензента». ► Цвета. См. раздел «Задание цвета, связанного с рецензентом».
7 8 4 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
► Параметры выносок и области проверки. См. раздел «Изменение парамет ров выносок и окна просмотра». Помимо этого, можно задавать отображение на экране вставленного и удаленно го текста, форматирования и линий-индикаторов исправлений. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Изменение параметров отображения исправлений отразится на всех документах с от слеживанием правки.
Отображение вставок и форматирования текста Чтобы задать вид вставленного и переформатированного текста, нужно выпол нить следующие действия. 1. Щелкните на кнопке Показать (Show) на панели рецензирования и выберите в списке пункт Параметры (Options) или выберите команду Сервис ►Пара метры (Tools ►Options) и перейдите к вкладке Исправления (Track Changes).
2. Щелкните на стрелке ▼ списка Вставки (Insertions) и выберите вид вставлен ного текста. Можно представить вставку как текст без специального форма тирования (то есть не отличающийся от основного), цветной текст без допол нительного форматирования или цветной текст с курсивом, полужирным, подчеркнутым, дважды подчеркнутым или шрифтом с зачеркиванием. По умолчанию текст вставки подчеркнут и имеет цвет, соответствующий рецен зенту. 3. Щелкните на стрелке списка Удаления (Deleting) и выберите вид удаленного текста. Можно представить удаленный текст как текст без специального фор матирования (то есть не отличающийся от основного), цветной 1екст без до полнительного форматирования или цветной текст с курсивом, полужирным, подчеркнутым, дважды подчеркнутым шрифтом, шрифтом с зачеркиванием, знаком вставки (А) или решетки (#). По умолчанию текст вставки зачеркнут и имеет цвет, соответствующий рецензенту. 4. Щелкните на стрелке списка Форматирования (Formatting) и выберите в списке вид переформатированного текста (варианты аналогичны вариантам в списке Вставки (Insertions)). По умолчанию переформатированный текст никак не выделяется (возможно, с целью избежать смешения исходного и измененного форматирования). 5. В списке Цвет примечаний (Color) выберите, хотите вы оставить авторский цвет или выбрать другой вариант из списка. При желании можно выбрать цвет из списка вручную, однако проследите за тем, чтобы он не совпадал с цветом, приписанным другому рецензенту. Во избежание проблем в таких случаях при командной работе часто вариант Авторский (Author) устанавливается по умол чанию. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить выбранные параметры. 7. Независимо от выбранных параметров, можно настроить вид линий, указы вающих на измененные строки.
Исправления ♦
785
Отображение линий-индикаторов Как видно из рис. 27.16, Word автоматически отмечает измененные строки вер тикальными черными линиями, расположенными на полях. Можно указать цвет линий-индикаторов, а также их расположение: на левом, правом или внешнем поле. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и выберите в спи ске пункт Параметры (Options) или выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ► Options) и перейдите к вкладке Исправления (Track Changes). В разделе Пометка исправлений (Markup) щелкните на стрелке возле поля Изме ненные строки (Changed Lines) и выберите одно из трех расположений линии. Если вы предпочитаете отказаться от линий-индикаторов, выберите пункт Нет (None), Результат можно увидеть в области предварительного просмотра. По умолчанию линии-индикаторы располагаются на внешнем поле (тЬ есть на поле, противоположном переплету). Щелкните на стрелке вниз возле поля Цвет (Color) и Ьыберите цвет линий-инди каторов. Выбрать произвольный цвет в этой ситуации не удастся. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить выбранные параметры. Теперь все документы, содержащие отслеженные исправления, будут выглядеть в соответствии с только что выбранными параметрами. Документ, открытый в мо мент изменения параметров, также изменит свой вид. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------- -----------------------------------------------В обычном режиме просмотра линии-индикаторы всегда отображаются слева, незави симо от установленных параметров. Линии-индикаторы отображаются на экране во всех режимах просмотра.
Принятие и отклонение изменений После того как документ просмотрели все рецензенты и он вернулся к автору, можно просмотреть все исправления и принять pi6o отклонить каждое. Можно принимать решение по каждой вставленной запятой или принять все исправления, даже не рассматривая их. В любом случае для принятия и отклонения изменений служат кнопки панели инструментов рецензирования или соответствующие пунк ты контекстного меню. На рис. 27.17 представлено контекстное меню, которое появ ляется на экране при щелчке правой кнопкой мыши на удалекном тексте.
* *
(М имть Кргиромг Остуить Щ ифт...
я
Абаац... Сцкск. .
Щ £тняь... , финатья^грлдвние
-•> finowMKTb удмам» | Гидахылса...
Рис. 27.17. Через контекстное меню можно Отклонить или принять предлагаемое изменение
7 8 6 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования СОВЕТ ------------------------ ---------------------------------------- ---------------------------- — -----------------Бывает полезно сохранить копию документа со всеми исправлениями прежде, чем на чать с ним работать. Таким образом, вы всегда сможете вернуться к оригиналу.
Поочередное рассмотрение исправлений Ключевым моментом при работе с исправлениями является правильный выбор вида документа. Прежде чем рассматривать внесенные изменения, выполните сле дующие действия. ► Выберите вид документа. Установите один из двух видов: Исправления в из мененном документе (Final Showing Markup) или Исправления в исходном доку менте (Original Showing Markup). ДЛя этого нужно выбрать соответствующий пункт в списке Отобразить для проверки (Display For Review) на панели рецен зирования или выбрать команду Вид ►Разметка (View ►Markup). ► Выберите отображаемые из менения. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели инструментов рецензирования и выберите одни из следующих типов изменений: Заметки (Comments), Рукописные примечания (Ink Annotations), До бавления и удаления (Insertions And Deletions) и Форматирование (Formatting). Типы изменений можно просматривать в любом сочетании. ► Выберите рецензента. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели инстру ментов рецензирования и выберите в подменю Рецензенты (Reviewers) одного или нескольких рецензентов, чьи исправления будут рассматриваться. Мож но выбрать всех рецензентов или любую их комбинацию. ► Выберите вид отображения выносок. Щелкните на кнопке Показать (Show) панели инструментов рецензирования и выберите в подменю Выноски (Balloons) один из трех вариантов: всегда использовать выноски, никогда не исполь зовать выноски или использовать их только для примечаний и форматиро вания. ► Выберите, отображать окно просмотра или нет. Для того чтобы окно про смотра отображалось, щелкните на кнопке Область просмотра (Reviewing Рапе) на панели инструментов Рецензирование (Reviewing) или выберите Об ласть проверки (Reviewing Рапе) в меню Показать (Show). Теперь, когда фронт работ определен, можно перемещаться между исправления ми с помощью кнопок панели рецензирования Назад (Previous) и Далее (Next) (так же, как вы перемещались между примечаниями). Кроме того, можно про сматривать и редактировать изменения в области проверки или просматривать весь документ. Независимо от способа, которым вы добрались до исправления, мож] ю обработать его: ► щелкнуть на исправлении правой кнопкой мыши (в документе, области про верки или выноске) и выбрать в контекстном меню отклонение или принятие изменения; ► щелкнуть на исправлении И:затем на кнопке Принять выбранные исправления (Accept Change) или Отклонить выбранные ncnpaBneHHR(Reject Change) панели рецензирования;
Исправления ♦
787
► выделить область текста и на кнопке Принять выбранные исправления (Accept Change) или Отклонить выбранные исправления (Reject Change) панели рецен зирования; выбранное действие будет применено ко всем исправлениям в дан ной области сразу. После отклонения или принятия исправления Word отображает его как стандарт ный текст. Если принятое решение оказалось неверным, его можно отменить, щелкнув на кнопке Отменить (Undo) стандартной панели инструментов или на жав сочетание клавиш Ctrl+Z. /
СОВЕТ ------------------------------------------------- -----------------------------------------------------При работе со списком нельзя отклонить изменения, связанные'с форматированием номеров или маркеров списка Исправления в тексте списка можно принимать и откло нять. Если нужно отклонить изменение формата списка, придется принять его и затем восстановить нужный формат вручную.
Принятие и отклонение всех исправлений одновременно Иногда появляется необходимость принять или отклонить все исправления в до кументе. Например, вы прочитали документ в режиме Измененный документ (Final), и вас все устроило —тогда можно принять все исправления, не рассмат ривая их по отдельности. Это делается нажатием одной кнопки. Чтобы отклонить или принять все изменения в документе, нужно выбрать ко манды Применить все изменения в документе (Accept All Changes In Document) или Отклонить все изменения в документе (Reject All Changes In Document) соот ветственно. Чтобы получить доступ к этим командам, следует щелкнзть на стрелке вниз возле кнопки Принять исправление (Accept Change) или Отклонить изменение/Удалить примечание (Reject Change/Delete Comment) панели рецензи рования (рис. 27.18). щ
__________ ,
Отклонитьлрм«ч*«* об юмионии или удамит О ткм м пькю то брякм м тм н н я Отклоштисвщ ж иин » докуимгг» .................... ......... —1- "—-""'1.— К м я л ы » QTofeM H i
при ИЧИ 1И
Удцитистприиц т иаандииито f'Mffrtb «с*ру>лгисмыв в Рис. 27.18. Чтобы отклонить или принять все изменения в документе, выберите команды Применить все изменения в документе или Отклонить все изменения в документе
При желании можно принять или отклонить всю правку, предложенную кон кретным рецензентом. Для этого нужно оставить на экране только его исправ-* ления, щелкнув на кнопке Показать (Show) панели рецензирования и установив флажок в подменю Рецензенты (Reviewers), а затем щелкнуть на стрелке ▼возле кнопки Принять исправление (Accept Change) или Отклонить изменение/Удалить примечание (Reject Change/Delete Comment) панели рецензирования и выбрать команды Применить все отображаемые изменения (Accept All Changes Shown) или Отклонить все отображаемые изменения (Reject All Changes Shown) соответственно.
7 8 8 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------- *----------Не обязательно ударяться в крайности и обрабатывать изменения по одному или все сразу. Истина всегда находится где-то посередине, и в нашем случае она состоит в принятии или отклонении изменений в выделенном фрагменте текста. Для этого йужно выделить блок текста — например, пару абзацев — и щелкнуть на кнопке Принять выде ленные исправления (Accept Change) или Отклонить выделенные исправления (Reject Change/Delete Comment) панели рецензирования.
Печать документов с исправлениями При необходимости можно распечатать документ со всеми исправлениями и вы носками. По умолчанию при печати документа с исправлениями Word сам вы бирает масштаб и ориентацию бумаги, чтобы оптимально разместить выноски. Дополнительно можно распечатать отдельно список исправлений, выбрав в спи ске Напечатать (Print What) диалогового окна Печать (Print) пункт Список исправ лений (List Of Markup). СМОТРИ ТАКЖ Е --------------------- (-----------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о печати документа с исправлениями, примечаниями и выносками можно найти выше, в разделе «Печать примечаний».
Чтобы распечатать документ с исправлениями, выполните следующие действия. 1. Откройте документ и перейдите в режим просмотра разметки страницы. 2. Отобразите на экране исправления в том виде, в котором они должны быть напечатаны, выбрав подходящий пункт из списка Отобразить для проверки (Display For Review) панели рецензирования. Щелкните на кнопке Показать (Show) и в подменю Рецензенты (Reviewers) выберите, чьи исправления и при мечания будут выведены на экран и, соответственно, на печать. 3. Выберите команду Файл ►Печать (File ►Print), чтобы вывести на экран диало говое окно Печать (Print). Выберите в списке Напечатать (Print What) пункт До кумент с исправлениями (Document Showing Markup) и щелкните на кнопке ОК, чтобы распечатать документ.
Сравнение и объединение документов Можно ускорить процесс рецензирования, разослав несколько копий документа различным рецензентам. Word предоставит возможность добавить все внесен ные изменения из всех копиц в исходный документ. Можно собрать сколько угодно разновидностей документа в один, в котором бу^ут отражены исправле ния, внесенные каждым из рецензентов.
Объединение документов При просмотре исправлений в документе вы можете объединить любое количест во документов в один, который будет содержать исправления всех рецензентов. ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------- ------------------------------------------------------------------Word отследит и пометит изменения даже в том случае, если рецензент забыл включить их отслеживание.
Сравнение и объединение документов ♦
789
Чтобы собрать несколько вариантов документа в один, выполните следующие действия. 1. Откройте оригинал документа, в который должны быть помещены все изме нения. Например, это может быть та копия документа, которая осталась у вас, когда другие отсылались рецензентам. 2. Выберите команду Сервис ►Сравнить и объединить документы (Tools ►Com pare And Merge Documents). На экране появится одноименное окно, показан ное на рис. 27.19.
Рис. 27.19. Диалоговое окно Сравнить и объединить документы похоже, на окно Открытие документа с дополнительными кнопками в правом нижнем углу
3. Найдите и выделите документ, который необходимо объединить с текущим. 4. Щелкните на стрелке вниз возле кнопки Объединить (Merge) в правом ниж нем углу окна и выберите в раскрывающемся меню (рис. 27.20) пункт Объ единить в текущий документ (Merge Into Current Document).
ОоуДииить 7|_____ Обдоииить Объединитьв хвкуший документ Объединить• ЦМЫЙдскумнг
Рис. 27.20. Кнопка Объединить позволяет выбрать способ объединения документов
5. Повторяйте шаги 2-4, пока все копии не будут объединены в один документ. 6. При объединении документов на экране может появиться сообщение о кон фликте форматов (рис. 27.21). Поскольку Word может хранить только один набор форматов для одного документа, придется выбрать, какой из двух фор матов оставить —формат оригинала или измененной копии. Выберите доку мент, формат которого будет сохранен, и щелкните на кнопке Продолжить объединение (Continue With Merge). При щелчке на кнопке Отмена (Cancel)
7 9 0 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
процедура объединения прерывается. Если вы точно знаете, что оставите форматирование оригинала во всех возможных ситуациях, снимите флажок Найти формат (Find Formatting) в диалоговом окне Сравнить и объединить ис правления (Compare And Merge Documents).
Существуетвозможностьсохрзиежятолькоодногонабораи5меп*мийформатированияв *Qwч.юнt1beA)v*^,AC»cyjM#iT< В( берите боризменениформатирования,котС,..ни и >ау тti анить СвфК'-’ТО, фог“атиоо»л1ТО!-.з: (• ,utдок,.-,ойт\*тнолин'ейст>-1са.копия gj 1,?УСсйдокументi\»Z7.doO | .^одол^тьслияние | ptwcm | Рис. 27.21. В случае объединения документов с различным форматированием Word поинтересуется, какой из двух вариантов вь-брать СОВЕТ --------------------------------------------------------- -------------------------------------------------- --------Для достижения лучшего результата при выполнении объединения нескольких доку ментов установите флажок Сохранить случайное число для повышения точности слия ния (Store Random Number То Improve Merge Accuracy) на вкладке Безопасность (Secu rity) (Сервис ►Параметры (Tools ►Options)).
Отображение отличий между документами в черных строках При сравнении документов можно сохранить найденные отличия в отдельном файле. При этом оба исходных документа остаются нетронутыми и создается третйй файл. Воспользоваться этим средством можно только в случае сравнения двух документов. Чтобы сохранить различия между документами в отдельном файле, выполните следующие действия. 1. Откройте копию документа, присланную рецензентом, и выберите команду Сервис ►Сравнить и объединить исправления (Tools ►Compare And Merge Do cuments). 2. В диалоговом окне Сравнить и объединить исправления (Compare And Merge Documents) выберите оригинал, установите флажок Черные строки (Legal Blackline) и щелкните на кнопке Сравнить (Compare). СОВЕТ ---------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------Если вы используете средство Версии (Versions), чтобы хранить в одном файле не сколько версий документа, и теперь хотите сравнить их между собой, это возможно. Сохраните более раннюю версию в отдельном файле и затем сравнивайте с последней версией, как обычно. Подробнее об этом будет рассказано ниже в разделе «Работа с несколькими версиями одного документа».
3. Если хотя бы в одном из документов присутствуют отслеженные изменения, на экране появится окно с сообщением о том, что Word воспринимает эти из менения, как принятые. Чтобы продолжить сравнение, щелкните на кнопке Да (Yes).
Сравнение и объединение документов ♦
791
В программе появится новое окно с файлом без названия, содержащим различия между документами. При необходимости сохраните файл. !
Сравнение документов рядом Иногда необходимо сравнивать документы, не объединяя их. В Word 2003 йто можно легко осуществить, рассматривая документы, находящиеся ря дом на экране. С помощью этой функции вы можете просматривать и прокручи вать документы одновременно для того, чтобы найти отличия. Для того чтобы воспользоваться этой возможностью, необходимо иметь как ми нимум два открытых документа. Если открыто три и более документа, необходи мо будет выбрать В меню Окно (Windowj, какие два из них будут располагаться рядом. Когда вы рассматриваете два документа рядом, два окна располагаются верти кально рядом друг с другом, а также отображается панель инструментов Срав нить рядом (Compare Side By Side), содержащая следующие кнопки: ► Синхронная прокрутка (Synchronous Scrolling) позволяет задавать одно временную прокрутку документов при сравнении рядом; ► Восстановить рядом (Beset Window Position) возвращает к режиму срав нения рядом; ► Закрыть открытые рядом документы (Close Side By Side) закрывает окно сравнения рядом и одноименную панель инструментов. Когда функция Синхронная прокрутка (Synchronous Scrolling) включена, вы може те пользоваться полосой прокрутки, навигационными клавишами (например, Page Up и Page Down), диалоговым окном Перейти (Go То), прокруткой на мыши и другими инструментами прокрутки для перемещения по обоим документам одновременно. Кроме того, при использовании данной функции изменение ре жима просмотра в одном документе повлечет за собой аналогичные изменения вида другого документа. Так, например, если оба документа находятся в режиме разметки страницы, в&1 можете щелкнуть на кнопке Обычный режим (Normal View) горизонтальной полосы прокрутки, после чего оба документа автоматиче ски будут отображаться в обычном режиме. При отключении функции Синхрон ная прокрутка (Synchronous Scrolling) вы можете перемещаться в каждом доку менте отдельно и независимо. На рис. 27.22 показаны два сравниваемых рядом документа в обычном режиме с панелью инструментов Сравнить рядом (Compare Side By Side).
Чтобы сравнить рядом два документа, выполните следующие действия. 1. Откройте оба документа. 2. Если у вас открыто больше чем два документа, войдите в один из тех, кото рый вы собираетесь сравнивать. 3. Выберите Окно ►Сравнить рядом с... (Window ►Compare Side By Side With...). Отметим, что если у вас одновременно открыто только два документа, имя второго документа появится в меню Окно (Window) в следующем виде: Срав нить рядом с название документа. I
7 9 2 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
Рис. 27.22. Функция Сравнить рядом, появившаяся в Word 2003, облегчает сравнение и одновременный просмотр двух документов
После окончания сравнения щелкните на кнопке Закрыть открытые рядом доку менты (Close Side By Side) панели инструментов Сравнить рядом (Compare Side By Side). Документы будут отображаться в прежнем полноэкранном масштабе. На экране останется последний документ, с которым вы работали. Все открытые документы также будут доступны в меню Окно (Window). С О В Е Т ---------------------- ------------------------------------Если вы закрыли панель инструментов Сравнить рядом (Compare Side By Side), то ее можно повторно открыть, выбрав Сервис ►Настройка ►Панели инструментов ►Срав нить рядом (Tools ►Customize ►Toolbars ►Compare Side By Side). После этого щелкните на кнопке Закрыть (Close).
Работа с несколькими версиями одного документа Word предоставляет средство, позволяющее хранить в одном файле несколько версий текущего документа, тем самым позволяя отслеживать изменения, после довательно вносимые в документ в течение довольно большого промежутка вре мени. Это средство упрощает работу с несколькими файлами (со схожими имена ми), а также экономит пространство на жестком диске, поскольку сохраняются не копии файлов, а только отличи^ между ними. При наличии нескольких вер сий одного документа можно открыть, просмотреть и удалить каждую версию. Создавать версии можно одним из двух способов:
Работа с несколькими версиями одного документа ♦
793
► вручную —в любой момент времени можно создать очередную версию доку мента, сохранив его текущее состояние; ► автоматически —можно настроить Word так, что при каждом закрытии до кумента будет сохраняться очередная версия. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Будьте осторожны при сохранении документа, имеющего версии, в качестве веб-стра ницы. В этом случае вся информация о версиях пропадет, поэтому необходимо заранее сделать копию файла с расширением .doc.
Сохранение версии документа вручную Чтобы сохранить копию документа в качестве версии, выполните следующие действия. X. Откройте документ и выберите команду Файл ►Версии (File ►Versions). На эк ране появится диалоговое окно Версии (Versions), показанное на рис. 27.23. При создании первой версии диалоговое окно будет пустым.
Рис. 27.23. В диалоговом окне Версии можно сохранить очередную версию, а также получить доступ к предыдущим
2. Щелкните на кнопке Сохранить (Save Now). На экране появится диалоговое окно Сохранение версии (Save Version), представленное на рис. 27.24. В нем можно ввести комментарии к сохраненной версии. [(-охранениеверсии Дета*»ареия. 2S03.200423:54:00 Сохранвд: - .Vi-:' VС.отрудник
K fjji!
I 1 OK
| Отнвнл j
Рис. 27.24. Добавление комментариев позволит позже ориентироваться в большом количестве похожих версий
3. Введите необходимую информацию и щелкните на кнопке ОК.
7 9 4 ♦ Глава 27. Правка документов с помощью инструментов рецензирования
4. Версия сохранена, и информация о ней появится в диалоговом окне Версии (Versions), если вы закроете его и откроете заново. С 0 В Е Т ----------------------------------------------- -----------По умолчанию в диалоговом окне Версии (Versions) добавленные к версии комментарии отображаются лишь частично. При необходимости просмотреть их полностью выберите нужную версию и щелкните на кнопке Заметки (View Comments). На экране появится од ноименное диалоговое окно с полным текстом комментариев.
Автоматическое сохранение версии документа Можно настроить Word так, что при каждом закрытии документа будет созда ваться очередная версия. Это бывает полезно, если требуется часто записывать внесенные изменения. Чтобы настроить программу на автоматическое сохране ние версий, выполните указанные ниже действия. 1. Откройте документ и выберите команду Файл ►Версии (File ►Versions). 2. В диалоговом окне Версии (Versions) установите флажок Автоматически со хранять версию при закрытии (Automatically Save A Version On Close). 3. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). 4. Открыв диалоговое окно Версии (Versions) впоследствии, вы обнаружите на бор версий, и для каждой из них будут известны дата и время создания, автор и комментарии.
Работа со старыми версиями документа Смысл сохранения версий состоит в возможности в любой момент обратиться к более раннему варианту документа. Можно открыть любую из существующих версий, и в ней, разумеется, будут находиться более ранние версии. Чтобы от крыть версию документа, выполните следующие действия. 1. Откройте документ и выберите команду Файл ►Версии (File ►Versions). 2. В диалоговом окне Версии (Versions) выберите нужную версию и щелкните на кнопке Открыть (Open). Выбранная старая версия будет отображаться в окне документа под текстом текущего документа, отделенная от него горизонталь ной чертой. 3. Поскольку версии документа являются архивной информацией, вносить в них изменения невозможно. При желании можно сохранить открытую версию под другим именем и вносить все требуемые изменения в новый файл.
Удаление версий Любую из версий можно удалить, зайдя в диалоговое окно Версии (Versions), вы брав версию и щелкнув на кнопке Удалить (Delete). На экране появится диалоговое окно с запросом подтверждения удаления версии. Щелкните на кнопке Да (Yes). СОВЕТ ----------------------------------------------- 1-------------------------------------------------------------------Если вы планируете показать кому-либо документ с версиями (положить в локальную сеть для совместного использования или отослать на рецензирование), удалите преды дущие версии, чтобы уменьшить размер файла и удалить ненужную информацию.
Улучшение защиты документа с помощью управления правами на доступ к данным Защита документа с помощью пароля Документы, предназначенные только для чтения Ограничения на форматирование Запрет на отслеживание исправлений и добавление информации в поля форм и примечания Защита отдельных разделов документа Удаление персональной информации и скрытых данных Использование цифровых'меток , для подписи файлов и макросов Защита от макровирусов Кодировка электронных писем
796
♦
Глава 28. Защита информации
По мере распространения персональных компьютеров и работы с локальными сетями особую важность приобретает совместное использование файлов, в том числе работа с документами Word. Соответственно, растет необходимость защиты файлов от любых несанкционированных действий. Большинство активных поль зователей хорошо представляют себе важность защиты доступа на уровне ло кальных сетей, но защита на уровне работы с файлами может оказаться не менее актуальной. Word предоставляет несколько уровней защиты документа. В част ности, можно: ► ограничить доступ к открытию, редактированию, распространению и печати документа; ► задать список изменений, которые можно внести в документ; ► удалить персональную и скрытую информацию; ► создать цифровую подпись, определяющую автора документа; ► установить защиту от вирусов, передающихся через^макросы; ► задать параметры защиты при работе с электронными письмами. В этой главе мы рассмотрим различные схемы защиты документа, доступные в Word. Все средства защиты можно использовать как независимо, так и совме стно, и может случиться так, что потребуется применить максимум средств за щиты.
Улучшение защиты документа с помощью управления правами на доступ к данным Управление правами на доступ к данным (Information Rights Management (IR M )) — это средство защиты информации, рассчитан- 1£$> ное на защиту документов, которое доступно всем пользователям Micro soft Office Professional Edition 2003, или самостоятельным версиям Word 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003, или Outlook 2003. Защиту IRM можно установить, если эти программы работают вместе с Windows Server 2003 или с .NET Passport Service. Пользователи, не использующие эти приложения, могут открыть доку менты, защищенные IRM, установив помощника по управлению правами досту па для Internet Explorer (Rights Management Add-on for Internet Explorer). До полнительную информацию- вы можете получить на веб-узле http://www. microsoft.com/windows/le/downloads/addon/faq.asp.
0
IRM был разработан для защиты ценной информации от случайных утечек и не авторизованных читателей. В основе своей документы, защищенные IRM, — это файлы Word, Excel и Powepoint, содержимое которых зашифровано. Следует от метить, что IRM не просто запрещает доступ к документу с помощью файловой системы, а защищает саму информацию, содержащуюся в документе. Используя IRM для защиты документа, вы можете контролировать доступ пользователей к документу, а также их права в работе с докумен^м, который вы будете совме стно использовать, разослав по сети или по Интернету. Другими словами, вы
Улучшение защиты документа- ♦
797
сможете определять пользователей, которым вы даете право на доступ к доку менту, И для каждого пользователя устанавливать «уровень доверия», то есть возможность работать с информацией и вносить изменения.
Установка уровней доступа IRM Средство IRM в Word 2003 позволяет ограничить достзш к документам и инфор мации, в них содержащейся, совершенно новым образом. Суть заключается в том, что помимо защиты с помощью пароля и ограничениям на редактирование до кумента (эти средства были доступны в предыдущих версиях Word), теперь вы можете воспользоваться преимуществами настроек IRM и установить срок, ко гда документ можно будет переслать, напечатать или просто открыть. Применяя средство IRM в Word 2003, вы сможете установить три уровня доступа к доку ментам. ► Чтение (Read). Пользователи могут только открывать и просматривать до кумент, но не метут ни редактировать его, ни печатать, ни копировать. ► Изменение (Change). Пользователи M o iy r просматривать, редактировать и со хранять изменения в документе, но не могут печатать его. ► Полный доступ (Full Control). Пользователи имеют те оке права, что и автор, и могут„производить с документом любые действия. (Авторы документа все гда имеют вариант доступа Полный доступ (Full Control).) Установить уровни доступа различных пользователей можно в диалоговом окне Разрешения (Permission), показанном на рис. 28.1.
Р
Dajpeiuema на доступ л л он
докупопТй
„у е д е те ад тег# р д о с гр о ж о й почты пол. л л в те п е й е г ш я "Чтеми*’ и г кои с Измени I» v e ri< a # **» m n сит-‘i Рвэд< п я т е и ч т и >вПЯ|чг»( ), 1 'ТС&)1 ittrtCpa в H fro rta w «реСНО ЙКЬЦГВ, НвЖЦИТв КНОПКУ ’ Ч п л и в*’ и л * “ Изменени*
П шьэомт(.”ч. ivjbomw‘твние»(0гут чи та ть этот файл локупемтд, н о ив могут »>ИвЬЯТ»;
ГС*ЧоТ4ТЪ И KWli4uOe3Tt т о
«одер о м ■*
floraeиих.г#-пмия т ьгг'авг*1нви^е,< вние1«х>Т изменений» читал >4с о х р а н я т ь ■ т о й файле документа, ж н е п с у т
течлать*од«ржиг5в
‘ ололните'о-чыв оар»-*?тры
Рис. 28.1. Используйте диалоговое окно Разрешения, чтобы устанавливать уровни доступа Чтение и Изменение для пользователей, вводя их адреса в соответствующие поля
Чтобы открыть диалоговое окно Разрешения (Permission), щелкните на кнопке Разрешение (Permission) панели инструментов Стандартная (Standard) или выбе рите команду Файл ►Разрешения ►Не распространять (File ►Permission ►Do Not
798
♦
Глава 28. Защита информации
Distribute). В открывшемся диалоговом окне Разрешения (Permission) установите флажок Ограничить разрешения на доступ к этому файлу документа (Restrict Per mission То This Document), чтобы активизировать поля Чтение (Read) и Измене ние (Change).
Дополнительные разрешения и настройки Кроме установки уровней доступа в диалоговом окне Разрешения (Permission) Можно установить дополнительные разрешения и настройки. Для этого выбе рите Дополнительные параметры (More Options) в диалоговом окне Разрешения (Permission). В открывшемся диалоговом окне Разрешения (Permission) вы може те изменить уровень доступа определенного пользователя, щелкнув на настрой ке Уровень доступа (Access Level) рядом с адресом пользователя и выбрав новый уровень доступа, как продемонстрировано на рис. 28.2.
f? О граничить разрешения ш д о с т у п * файлу документ» Ра зре ш ени е н а д о с т у п к ф а й л у д о к у м е н т а и м е ю т с л е д у м х д и е о о л ь з о е а те п и :
IИмя
!Уровень д оступ»
j|
Д об авит^...
j'
ghraga(S>pitei.com
-------^
Com peiptar.com
Д о гю я н и т в л ь н м е р а з р е ш е н и я д а й п о л ь з о в а т е л е й ' Г”
I | Я
С рок действия д о кум е н т* и с те ка е т'
Печать сод врж нко'о
Г
Разрешить пользователя** с Правок на чтение &отфоеет|> содержимое
Г
Г а р а ж н ы й д оступ к содержимому:
Дополнительные параметры: ( 7 Пользователи могут запросить дополнителен * одрещ ения у ;.сс Г
pC ’cVk^*.com
Р а з ^ л у и т » п о л ь з о в а т е л я м п р е д ы д у щ и х в е р с и й O ffic e ч т е н и е с
использованием обозревателей, поддерживающих упр*еле-*"« правами на д оступ к данным (Размер файла ували«* « в т с * , )
1
:]
Г* З а д а т ь зн а ч е н и я ц о у м о л ч а н а . .
Рис. 28.2. Вы можете изменить разрешение на доступ к документу для любого пользователя
Вы также можете установить для каждого пользователя следующие дополнитель ные разрешения и параметры: ► Срок действия документа истекает —позволяет установить «срок годности» документа, то есть дату, после которой документ будет недоступен определен ным пользователям; ► Печать содержимого —позволяет давать отдельным пользователям с уровнем доступа Чтение (Read) или Изменение (Change) право на печать документа;
Улучшение*защиты документа ♦
799
► Разрешить пользователям с правом на чтение копировать содержимое —по зволяет давать пользователям с уровнем доступа Чтение (Read) право, копи ровать документ; ► Программный доступ к содержимому — позволяет давать пользователям право на использование некоторых программных средств Word, например смарт-тегов; ► Пользователи могут запросить дополнительные разрешения у —позволяет определить адрес, по которому пользователи будут направлять просьбы о§ изменении данных им разрешений; ► Разрешить пользователям предыдущих версий Office чтение с использова нием обозревателей, поддерживающих управление правами на доступ к данным. (Размер файла увеличивается) —позволяет давать пользователям право открыть документ с защитой IRM в браузере после загрузки и установ ки помощника по управлению правами с веб-узла Microsoft; за дополнитель ной информацией обращайтесь к веб-узлу http://www.microsoft.com/windows/ie/ downloads/addon/faq.asp. ► Обязательное подключение для проверки разрешений пользователя — по зволяет сделать обязательным подключение к Интернету для всех пользова телей (для их проверки) каждый раз, когда они открывают документ; ► Задать значения по умолчанию —позволяет установить текущие параметры как параметры по умолчанию для документов с ограниченным доступом. Если вы отсылаете документ, защищенный с помощью IRM, пользователю, не использующему Word 2003, ваш адресат сможет загрузить помощника по управ лению правами для Internet Explorer (Right Management Add-on For Internet Explorer) или для другого обозревателя, который поддерживает файлы с ограни-* чением разрешений. По умолчанию веб-страница Right Management Add-On For Internet Explorer, (http://www.microsoft.com/windows/ie/downioads/addon/faq.asp) открывается, когда пользователь пытается открыть документ, защищенный с по мощью IRM, если при этом у пользователя не работает приложение Microsoft Office, поддерживающее средство IRM. Пользователь сможет загрузить помощь прямо с этой веб-страницы, чтобы открыть защищенный документ в браузере.
Применение защиты j . . . IRM к документам Чтобы установить защиту IRM, выполните следующие действия. 1. Откройте документ, на кото] >ый вы хотите установить защиту. 2. Щелкните на кнопке Разрешение (Permission) панели инструментов Стан дартная (Standard). Если вы используете различные учетные записи и хотите определить, для какой учетной записи установить вариант доступа Полный доступ (Full Control), выберите команду Файл ►Разрешения ►Ограничить раз решения (File ►Permission ►Restrict Permission As). Откроется диалоговое окно Выбор пользователя (Select User). В этом диалоговом окне выберите учетную запись, которая будет впредь выдавать разрешения, и щелкните на кноп ке ОК.\
800
♦
Глава 28. Защита информации
3. В диалоговом окне Разрешения (Permission) установите флажок Ограничить раз решения на доступ к этому файлу документа (Restrict Permission То This Document).
4. Щелкните на кнопке Изменение (Change) или на кнопке Чтение (Read) (они становятся кнопками, только если навести на них курсор). Теперь вы можете просмотреть свою адресную книгу или ввести адреса пользователей, которым разрешен доступ к документу. Можно ввести несколько адресов для одного пользователя, разделив их точкой с запятой. Можно также установить допол нительные разрешения, выбрав Дополнительные параметры (More Options). 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить процедуру. 6. Теперь, когда разрешения IRM на доступ ц документу установлены, можно просмотреть параметры разрешений на вкладке Состояние (Status) области задач Общая рабочая область (Shared Workspace), как показано на рис. 28.3. На вкладке теперь есть значок Разрешения (Permission), дважды щелкнув на котором вы отобразите диалоговое окно Разрешения (Permission).
Сначала я, натурально, жил без веяного разуменья Затем подрос, но, будучи сцеп, рассчитывал на чутье. Потом однажды раздался звон, послышалось дуновенье И вдруг открылись мои глаза. И я увидел ее. Желанье чуда светилось в ней прожилкою голубою, Но я еще не умел ни дать, ни вымолвить ничего... Она была - то кристалл, то газ; а я представлял собою Какое-то неизвестное химикам бурое вещество. Потом я видел ее на перекрестках шумного града: Клыки молодых людей то здесь, то там ее стерегли. То здесь, то там движением каблучка, плеча или взгляда Она приказывала клыкам не сметь - и те не могли. Статистов, как мотыльков в огонь, влекла ее пантомима, Суля призы и казни - кому зазря, кому поделом. Мой брат ступал по ее следам, страдая неутолимо... Лишь я скучал в стороне. И все текло своим чередом.
Рис. 2 8 .3 . В области задач Общая рабочая область вы найдете информацию о параметрах разрешений и ссылки, используя которые вы сможете изменить параметры разрешений
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Следите за улучшением средства IRM в будущих версиях Microsoft Office.
Документ, защищенный с помощью IRM, можно послать как вложение в элек тронное письмо, при этом разрешения IRM не будут изменены. Если вы посы лаете в качестве вложения документ, не защищенный IRM, но при этом само почтовое сообщение защищено с помощью IRM, документ получит те же разре-
Защита документа с помощью пароля ♦
801
шения, что установлены для почтового сообщения. Однако это произойдет толь ко с документами, поддерживающими защиту IRM. Все прочие документы, даже если будут вложены в защищенное IRM сообщение, будут полностью доступны всем пользователям. В настоящее время только документы, созданные в Micro soft Word 2003, Microsoft Excel 2003 и Microsoft PowerPoint 2003, поддерживают защиту IRM.
Защита документа с помощью пароля Другой способ ограничить круг людей, которые -смогут открыть документ и вне сти в него изменения, —это использовать пароль. Пользователи должны будут ввести пароль, чтобы получить возможность открыть или редактировать защи щенный документ. Стандартный пароль Word содержит до 15 знаков в разных регистрах, в число которых могут входить буквы, цифры, пробелы и символы. СОВЕТ ------------------------------------------------- ;----------------------------------------------------При необходимост/ввести пароль длиннее 15 знаков нужно выбрать другую кодировку документа. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вклад ке Безопасность (Security), щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced) и выберите кодировку RC4 в диалоговом окне Тип шифрования (Encryption Туре). Теперь пароль может содержать до 255 знаков.
Чтобы добавить к документу пароль, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ► Options) и перейдите к вкладке Безопасность (Security). Большинство средств за щиты выбираются именно здесь (рис. 28.4).
Исг^лг;ний ^
ПОП л сяатйп ь
0С>мие
П ечать
j
С свм егтипоси,
I
г с п о п о ж е кш
безопасность
гр ш сп е а те
^ а р а г в т р и ц и ф р « а н и я д л я д а н т д о ^ м вн та М йльдеп
ткрытия ф ай л а
д о п о я ^ г г ^ н р ...
j
парам етр! с и в тс т » у о мспсиьэов * ил для д * « с г о д сху е и г пврод» раэр«ил»*
3 ia ii'T B o r макросов,.
wqsocoa
О мена
Рис. 28.4. На вкладке Безопасность диалогового окна Параметры расположено много параметров защиты документа
802
♦
Глава 28. Защита информации
Задать пароль, предназначенный для ограничения доступа к чтению или измене нию документа, можно одним из следующих действий: ► в в е с ти п а р о л ь , н е о б х о д и м ы й д л я о т к р ы т и я д о к у м е н т а — в в е д и те п а р о л ь в п о л е П арол ь для открытия ф айла (P a ss w o rd Т о O p e n ) и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К; п о д тв е р д и те п а р о л ь в п о я в и в ш е м с я д и а л о го в о м о к н е Подтверждение пароля (C o n firm P a ss w o rd ) и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К ещ е р а з, с о х р а н и те д о к у м е н т; ► в в е с ти п а р о л ь , н е о б х о д и м ы й д л я и з м е н е н и я д о к у м е н т а — в в е д и те п а р о л ь в п о л е П ароль разрешения записи (P a ss w o rd Т о M o d ify ) и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К ; п о д тв е р д и те п а р о л ь в п о я в и в ш е м с я д и а л о го в о м о к н е и щ е л кн и т е н а к н о п к е О К ещ е р а з; с о х р а н и те д о к у м е н т .
После задана пароля, необходимого для открытия документа, любая попытка получить доступ к файлу приведет к появлению на экране диалогового окна Па роль (Password), представленного на рис. 28.5. Чтобы открыть документ, необхо димо ввести правильный парол ь и щелкнуть на кнопке ОК. Если пользователь не знает пароля, он может щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel). Пароль ведите napgr j , д ли открытии ф аипа С ^М Й М 5е гб\Д о кум ен ты \Ц о к )«вн т1 Joe
ск '
Qt> йз, j
Рис. 28.5. Пользователю придется ввести пароль прежде, чем документ откроется
При наличии пароля, требующегося Для редактирования документа, пользова тель увидит на экране диалоговое окно Пароль (Password), представленное на рис. 28.6, перед открытием документа. х 1'Дог^иьп г1ч защ иту" п а р о ле ^ Сотоуднмк.
йведит* пароль разрешения з а т е и либо р к р е й те документ голькг цля 'чтения П?роль -
.
Твдыяз утение
СЖ
О тм е м
Рис. «28.6. Если пользователь не знает пароля, он сможет только ознакомиться с содержимым документа
При появлении на экране диалогового окна Пароль (Password) пользователь мо жет выполнить одно из следующих действий: ► ввести пароль и щелкнуть на кнопке ОК, получая доступ к чтению и редак тированию документа;
Документы, предназначенные только для чтения ♦
803
► щелкнуть на кнопке Только чтение (Read Only), получая возможность про смотра, но не изменения содержимого документа; ► щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel), отменяя работу с файлом. Если открыть документ в режиме Только чтение (Read Only), внесенные измене ния нельзя будет сохранить в этом же файле, придется создать новый. СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Можно задать два пароля — один для чтения документа и один для редактирования, тем самым устанавливая два уровня защиты документа-.
Чтобы снять защиту с документа, нужно получить к нему доступ, то есть нужно знать пароли. После открытия документа удалите пароли, обозначенные звездоч ками на вкладке Безопасность (Security), это действие снимет защиту с докумен та. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Security) и удалите пароли в полях Пароль для открытия файла (Password То Open) и Пароль разрешения записи (Password То Modify). Щелкните на кнопке ОК и сохраните документ. ВНИМАНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------------------В большинстве случаев сохранение документа в формате, отличном от. .doc, приводит к потере защиты. Помимо этого, невозможно установить пароль на документ, сохранен ный как веб-страница.
Документы, предназначенные только для чтения Как вы только что узнали, на документ можно установить пароль, препятствую щий редактированию. Пользователь, не знающий пароля, вынужден будет от крыть документ в режиме, предназначенном только для чтения и не позволяю щем сохранить изменения. Помимо этого, можно настроить Word так, чтобы при открытии документа на экране появлялось диалоговое окно, позволяющее без паро ля выбрать между обычным или предназначенном только для чтения режимами. Такая необходимость может появиться в случае, скажем, шаблона. Основной части пользователей вр&д ли понадобится что-то редактировать, а от случайных изменений документ будет защищен. С другой стороны, кому-то все же может потребоваться изменить шаблон, поэтому не стоит жестко блокировать возмож ность редактирования и делать документ предназначенным только для чтения. Чтобы реализовать описанную выше схему, выполните следующие действия. • 1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Безопасность (Security). 2. Установите флажок Рекомендовать доступ только для чтения (Read-Only Recom mended), щелкните на кнопке ОК и сохраните документ. При попытке открыть документ с установленным флажком Рекомендовать дос туп только для чтения (Read-Only Recommended) на экране появится диалоговое окно, представленное на рис. 28.7. Пользователю задается вопрос, хочет ли он от крыть документ в режиме, предназначенном только для чтения, на который мож
804
♦
Глава 28. Защита информации
но ответить Д а (Y es), Нет (N o ) или Отмена (C ancel). Все изменения в документе, предназначенном только для чтения, можно сохранить, создав новый файл.
Рис. 28.7. Выберите вариант открытия документа
Ограничения на форматирование В Word 2003 есть способ ограничить стили и возможности форматирования документа. Когда вы накладываете ограничения на форматирование, пользо ватели могут открыть документ, но не могут применить к тексту стили формати рования, не входящие в список определенных вами заранее. Большая часть средств форматирования символов на панели инструментов Форматирование (Form atting), как и другие средства форматирования текста (например, команды на кнопках клавиатуры и команды меню), недоступна, когда на форматирование на ложены ограничения. Более того, в области задач Стили и форматирование (Styles And Form atting) при ограничении форматирования доступны только заранее опре деленные стили. Чтобы наложить ограничения на форматирование документа, ис пользуйте область задач Защита документа (P rotect Document) и диалоговое окно Ограничения на форматирование (Form atting Restrictions), как показано на рис. 28.8.
0
Рис. 28.8. В области задач Защита документа вы можете активизировать ограничения на форматирование, чтобы предотвратить форматирование символов и применение нежелательных стилей к тексту документа
Ограничения на форматирование ♦
805
Чтобы установить ограничения на форматирование, проделайте следующие дей ствия. 1. Выберите команду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document). На экране появится область задач Защита документа (Protect Document). 2. Установите флажок Ограничить набфр разрешенных стилей (Limit Formatting То A Selection Of Styles), затем щелкните на ссылке Настройки (Settings). Появит ся диалоговое окно Ограничения на форматирование (Formatting Restrictions). 3. В этом диалоговом окне укажите стили, которые следует использовать при форматировании документа, убедитесь, что отмечены только те стили, кото рые вам нужны. Можно сделать этанесколькими способами: > вручную установить флажки тех стилей, которые пользователи могут при менять; > щелкнуть на кнопке Рекомендованный минимум (Recommended Minimum), чтобы ограничить список разрешенных стилей только группой рекомендо ванных; > щелкнуть на кнопке Нет (None), если вы не хотите давать пользователям возможности применять стили. 4. Щелкните на кнопке ОК. Если документ содержит стили, не включенные в ваш список разрешенных, появится окно сообщения с вопросом, следует ли уда лить запрещенные стили и форматирование, содержащиеся в документе. Щелк ните на кнопке Нет (No), чтобы применить настройки форматирования, не меняя текущего форматирования документа, или на кнопке Да (Yes), если вы хотите удалить эти стили из Документа. Не стоит забывать, что если вы вы брали Нет (None) на третьем шаге нашей инструкции, а на этом шаге выбрали в окне сообщения Да (Yes), весь документ будет отформатирован в стиле Обыч ный (Normal). Скорее всего, вам потребуется сохранить текущее форматирование документа, соответственно, следует выбрать в окне сообщения Нет (No). 5. В области задач Защита документа (Protect Document) выберите Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection). Появится диалоговое окно Включить защиту (Start Enforcing Protection).
6. В этом диалоговом окне введите пароль и подтвердите его. Если вы не хотите устанавливать защиту с помощью пароля, оставьте поля пустыми. Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить процедуру. 7. Теперь, когда вы наложили ограничения на форматирование, пользователи не смогут применить форматирование символов или стили, которые не были включены в список разрешенных. С 0 В Е Т ------------------------------------------------------ :----------------------------------------------------------------Если вы хотите, чтобы пользователи могли применять средство Автоформат (AutoFormatting), например, замену дефисов на тире, английских порядковых (1st) на надстроч ные знаки, дробей на соответствующие символы и т. д., в диалоговом окне Ограничения на форматирование (Formatting Restrictions) выберете Не учитывать эти ограничения при автоматическом форматировании (Allow AutoFormat То Override Formatting Restrictions). За дополнительной информацией об Автоформате (AutoFormatting) обращайтесь к гла ве 7.
806
♦
Глава 28. Защита инфоомации
8. Чтобы снять ограничения на форматирование, откройте область задач Защи та документа (Protect Document), выберите Отключить защиту (Stop Protection), введите пароль, если это требуется, й щелкните на кнопке ОК.
Запрет на отслеживание исправлений и добавление информации в поля форм и примечания Можно не накладывать запрета на доступ, редактирование и форматирование всего документа, но разрешить вносить только заранее определенные изменения. В частности, можно выбрать следующие ограничения: 1► разрешить отслеживание исправлений —в этом режиме любой пользователь может внести в документ исправления, но они будут отслежены и выделены из основного текста, чтобы автор мог их просмотреть впоследствии и принять либо отклонить; при этом отключить отслеживание изменений или принять/ отклонить исправления невозможно; ► разрешить добавление примечаний —в этом режиме пользователь может толь ко добавлять к документу примечания; f ► разрешить запись данных в поля форм —в этом режиме пользователь не мо жет вносить в документ изменения, кроме записи данных в поля форм или в незащищенные разделы; ' ► запретить любые изменения документа —в этом режиме документ доступен пользователю только для чтения. Рассмотрим, как установить любое из описанных выше ограничений. 1. Откройте требуемый документ и выберите команду Сервис ►Защитить документ (Tools ►Protect Document) (или нажмите сочетание клавиш Ctrl+FI, в отобра зившейся области задач выберите из списка названий областей задач вариант Защита документа (Protect Document)). На экране появится область задач За щита документа (Protect Document), как уже было показано на рис. 28.8. 2. В разделе Ограничения на редактирование (Editing Restrictions) установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа (Allow Only This Type Of Editing In The Document). 3. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка и выберите подходящи! t ва риант из четырех вариантов защиты: Запись исправлений (Tracked Changes), Примечания (Comments), Ввод данных в поля форм (Filling In Forms) или Только чтение (No Changes (Read Only)). 4. Щелкните на кнопке Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection) в этой же области задач. 5. Чтобы быть уверенным в том, что защиту не снимут, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно) (Enter New Password (Optional)), подтвердите пароль в поле Подтверждение пароля (Reenter Password То Confirm) и щелкни те на кнопке ОК. При отсутствии пароля любой пользователь сможет снять защиту, выбрав команду Сервис ►Снять защиту (Tools ►Unprotect Document)
Защита отдельных разделов документа ♦
807
или щелкнув на кнопке Отключить защиту (Stop Protection) в области задач Защита документа (Protect Document). При наличии пароля снять защиту можно, только введя пароль. Теперь ограничения на вносимые изменения установлены. Чтобы снять их, вы берите команду Сервис ►Снять защиту (Tools ►Unprotect Document) или щелкни те на кнопке Отключить защиту (Stop Protection) в области задач Защита докумен та (Protect Document), введя пароль, если он был задан. После снятия защиты документ будет незащищен, пока вы снова не установите все настройки в облас ти задач Защита документа (Protect Document).
Защита отдельных разделов документа Установка защиты документа не обязательно действует по принципу «все или ничего». При желании можно позволить отдельным пользователям вносить из менения в определенные разделы документа, предварительно установив один из двух вариантов защиты документа: Примечания (Comments) или Только чтение (No Changes (Read Only)). После того как вы выбрали вариант защиты Примечания (Comments) или вари ант Только, чтение (No Changes (Read Only)), в области задач Защита документа (Protect Document) появляется новый раздел Исключения (Exceptions), где на ходится список групп разных права доступа: Все (Everyone), Полный доступ (Full Control) и Изменение (Change), и список пользователей, которым разрешен Пол ный доступ (Full Access) или Изменение (Change) документа, как показано на рис. 28.9. На этом шаге вы уже можете выделить отдельные разделы документа и проставить флажки напротив тех групп в разделе Исключения (Exceptions) облас ти задач Защита документа (Protect Document), которым разрешено редактировать эти выделенные разделы. Можно установить различные комбинации пользо вателей для разных разделов текста. Например, можно выделить часть докумен та (или несколько частей, нажав и удерживая Ctrl) и указать, какие пользователи и/или группы имеют право на редактирование этого раздела или разделов. Затем можно выделить другие части документа и определить новых пользователей и/или группы, имеющих право на редактирование этих новых частей. Когда вы даете право на редактирование раздела нескольким пользователям или группам, к тексту раздела по умолчанию применяется выделение цветом. Чтобы определить исключения, подлежащие редактированию, выполните следую щие действия. 1. Установите настройку Примечания (Comments) или Только чтение (No Changes (Read Only)) в разделе Исключения (Exceptions) области задач Защита докумен та (Protect Document), затем выделите текст документа, в котором вы разре шаете редактирование. 2. В области задач Защита документа (Protect Document) отметьте всех пользова телей и группы, которым вы даете полное право редактирования выделенного текста. При выборе более одного пользователя создается группа, состоящая из выбранных пользователей. Таким образом, в дальнейшем будет проще отме тить всех пользователей, которым разрешено редактирование данного раздела.
808
♦
Глава 28. Защита информации
введите вопрос
Основной текст
К t* м■м$Ж ч:яШ 1Ш»ЦУ
Times New Roman
рмаст»*»**** М еж этн ические*
отн о ш е н и я ' -
чауяльная-
на-
е гс д о ’ Только чтение
у р е гу л и р о в а н и е
ьац н о н а
ьн ье
• ко н ф
т и кго р
н с с то ф я * н г п р и кл а д ы в а в ы с - уси л и я ,
не
- —
>диа
разреш ена
и з
гл о б а гв i
до* сих* n o t
больше- лноснтсг- к- политичди
р
у,в ч р к ж » ,
0«
ч ^ т« м
1й 11
: >1ммп.« ч^4о*шлт»« I
психу
«чгтчд». а прпмгш»»■»
МАЖГЛИЛЛТЬ'
поним а
ф ImyvtegTny .со т, э т о т п р о ц е с с о б у с л о в л е н .| ^л н и н е ь ки е м е ж эш н че скн х*
|
■нддарнальнь.О
''# т о ю ш н Щ
|г а к -
о б у с л а в л и в а ю щ е й - х а р а к т е р ,- н
стереотипы к а к
о н и
Щ д н о
'Ф р с н с
П
Все
Пользователи:
од новрем енно*
с л е д е (в и е м .* п р о я в л е н и е м ,
И ш пост}
Р
privet8Xnoy.ru
17 provertaeiexainple.com
что этнические-стерео-гапь! дакая-коыл атл межзтншеш»ртнов^1 В
« Э тн о п с и х о л о ги ч е с ко м *
"
словаре»*
тацнональны й*
тер, £
....................
т
||
О proverochkae>exampte.cor
Рис. 28.0. Можно контролировать объем текста, подлежащего редактированию, выделяя разделы документа, в которые разрешено вносить изменения, и определяя, какие пользователи имеют право редактировать эти разделы
3. Продолжайте выделение текста и определение пользователей, имеющих пра во редактирования, пока не закончите создание всех примечаний. 4. Щелкните на незанятой текстом области документа, чтобы снять выделение последнего раздела, с которым вы работали. Каждый раздел будет выделен цветом, обозначающим пользователя или группу, которым дано право на ре дактирование. 5. Щелкните на стрелке прокрутки внизу области задач Защита документа (P ro te c t D ocum ent), а затем выберите Да, включить защ иту (Yes, S tart Enforcing P rotection) в разделе Включить защ иту (S ta rt Enforcem ent). Область задач изме нит свой вид, теперь там будут указаны активные настройки защиты, как по казано на рис. 28.10. Вы можете применять и снимать выделение текста, уста навливая и убирая флажок Выделить области, которые я м огу редактировать (H ighlight The Regions I Can E dit) в области задач. Вы можете убрать исключение для отдельного раздела: выберите Отключить за щиту (S top P rotection) в области задач Защита документа (P rote ct D ocum ent) (или выберите команду Сервис ►Снять защ иту (Tools ►U nprotect D ocum ent)), выделите отрывок текста и измените установку флажков пользователей, которым разре шено редактирование. Чтобы полностью убрать исключения из всего текста, выберите Отключить защ иту (S top P rotection) в области задач Защита документа (P rote ct D ocum ent) (или выбе
Удаление персональной информации и скрытых данных ♦
809
рите команду Сервис ►Снять защиту (Tools ►Unprotect Document)), затем сними те флажок Выделить области, которые я могу редактировать (Allow Only This Type Of Editing In The Document). Появится окно сообщения, где сказано, что все ис ключения в документе будут пропущены. Выберите Да (Yes), если вы хотите удалить все исключения.
Рис. 28.10. После того как вы определили возможность редактирования для разделов документа, в области задач Защита документа появляются средства для пользователей, чтобы находить области документа, в которые им разрешено вносить изменения
Удаление персональной информации и скрытых данных При работе с документом, находящемся в совместном использовании, можно скрыть информацию, которую другие не должны видеть. Например, можно скрыть личные сведения, чтобы остальные пользователи не знали имени автора и рецен зентов. Также можно удалить скрытую информацию, например, связанную с версией документа и быстрым сохранением. Скрытые данные, если их не уда лить, становятся видны, если сохранить файл в другом формате и открыть в дру гом приложении. В этом разделе мы рассмотрим способы удаления сведений, не предназначенных для посторонних.
810
♦
Глава 28. Защита информации
ПРИМЕЧАНИЕ —------- у;--------------------------------------------------------------------------------Прежде чем предоставить документ в совместное пользование, помимо персональной информации, версии и данных быстрого сохранения, нужно удалять скрытый текст и принимать либо отклонять исправления в документе. Подроино скрытый текст рас сматривается в главе 2, а принятие и отклонение исправлений — в главе 27.
Удаление личной информации В Word можно удалить следующую персональную информацию: ► свойства файла, такие как имя автора и руководителя, название компании и сведения о последнем сохранении; . * ► имена, связанные с примечаниями (Word может автоматически заменить их на слово Автор (Author))] ► маршрут, то есть список имен рецензентов; ► личные данные, по умолчанию появляющиеся в окне почтового сообщения; ► имена, связанные с различна ми версиями (Word может автоматически заме нить их на слово Автор (Author)). Чтобы удалить эти данные, выполните следующие действия. 1. Откройте файл и выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), за тем перейдите к вкладке Безопасность (Security). 2. Установите флажок Удалять личные сведения из свойств файла при сохране нии (Remove Personal Information From File Properties On Save) и щелкните на кнопке ОК. .3. Сохраните документ. Необходимо помнить, что удаляются только имена, связанные с различной ин формацией, а сами данные остаются нетронутыми. Например, имена рецензен тов будут заменены словом Автор (Author), но примечания никуда не денутся. То же самое произойдет и с различными версиями документа: версии останутся, а информация об авторах будет утрачена.
Удаление версий Если используется средство Версии (Versions), в файле с документом в качестве скрытой информации присутствуют различные его версии. Это очень удобно с точки' зрения работы над документом, поскольку всегда можно вернуться к бо лее ранним вариантам, но если послать кому-нибудь такой документ, адресат сможет ознакомиться со всеми версиями точно так же, как и их создатель. К тому же версии, как и любые скрытые данные, перестанут быть скрытыми при сохра нении документа в другом формате. Чтобы избежать ненужного распростране ния информации, нужно удалить версии из документа прежде, чем отсылать его. Сделать это можно двумя способами. ► Создать новый документ. Если вы предпочитаете сохранить старые версии, сохраните текущую версию в качестве отдельного документа и пошлите имен но его. Для этого нужно выбрать команду Файл ►Версии (File ►Versions), вы брать в диалоговом окне Версии (Versions) нужную версию и щелкнуть на
Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов ♦
811
кнопке Открыть (Open). Затем выберите команду Файл ►Сохранить как (File ► Save As) и сохраните эту версию в виде отдельного документа. ► Удалить все версии. Если работа над документом окончена и старые версии больше не нужны, их можно просто удалить. Для этого следует выбрать команду Файл ►Версии (File ►Versions), указать в диалоговом окне Версии (Versions) желаемую версию (несколько версий можно выбрать, держа нажа той клавишу Ctrl) и щелкнуть на кнопке Удалить (Delete). Теперь можно не волноваться о том, что лишняя информация станет доступной для посторонних. Подробнее о работе с версиями документа можно узнать в главе 27.
Удаление информации, связанной с быстрым сохранением Еще одна разновидность скрытых данных появляется при быстром сохранении до кумента. Если при сохранение документа в его свойствах был установлен флажок Разрешить быстрое сохранение (Allow Fast Saves), можно открыть файл как тексто вый (.txt), и с удивлением обнаружить в нем недавно стертые фрагменты. Это связа но с тем, что при быстром сохранении записываются только внесенные в документ изменения, а не весь файл. Проблема решается обычным сохранением документа. Перед тем как передать кому-либо файл, выполните указанные ниже действия. 1. Откройте документ, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вкладке Сохранение (Save). 2. Снимите флажок Разрешить быстрое сохранение (Allow Fast Saves) и щелкни те на кнопке ОК. 3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), расположенной на стандартной пане ли инструментов. Дополнительным преимуществом описанной выше процедуры является тот факт, что при подобном сохранении размер файла уменьшается —ведь раньше помимо содержания документа в файле находились еще и внесенные изменения.
Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов V
В Microsoft; Office ХР используется технология Microsoft Authenticode, предна значенная для создания цифровой подписи в файлах или макросах методом циф рового сертифицирования. Цифровой сертификат можно сравнить с идентифи кационной картой, прикрепленной к макросу или документу. Цифровая подпись удостоверяет авторство документа, а также гарантирует, что документ не был кем-либо изменен. Цифровой сертификат содержит информацию о держателе сертификата, а также об органе, выдавшем сертификат.
Получение цифрового сертификата Цифровой сертификат можно купить в центре сертификации (например, VeriSign, www.verisign.com, или E-Lock, www.elock.com); получить у специалиста по инфор
812
♦
Глава 28. Защита информации
мационным технологиям или администратора, ответственного за безопасность вашей организации; или, наконец, создать собственную цифровую подпись для локального использования. В последнем случае цифровая подпись не будет за свидетельствована центром сертификации. Если с документом, в котором при сутствует подобная подпись, будет работать пользователь, у которого установлен средний уровень защиты, Word выдаст специальное предупреждение, а в случае высокого уровня защиты документ не будет рассматриваться вообще. Более под робно об уровнях защиты мы поговорим позже в этой главе.
Общение с центром сертификации и администратором, ответственным за безопасность Чтобы получить цифровой сертификат в центре сертификации, нужно указать приложение, для которого сертификат предназначается, и заплатить некоторую сумму (обычно годовой взнос, размер которого зависит от уровня защиты). Обыч но к сертификату прилагается инструкция по установке. При получении серти фиката у администратора, ответственного за безопасность, нужно ознакомиться с условиями распространения сертификатов и способом установки программы.
Создание цифрового сертификата Если вы предпочитаете создать собственный сертификат для личного пользова ния, воспользуйтесь программой Selfcert.exe, входящей в Office. При работе с по добными сертификатами необходимо помнить о том, что ваша цифровая под пись не засвидетельствована центром сертификации. Установка приложения Selfcert.exe По умолчанию это приложение не устанавливается, поэтому придется начать с установки программы с фирменного диска Office. 1. Запустите программу установки Office е Диска, выберите пункт Добавить или удалить компоненты (Add Or Remove Features) в окне Параметры режима со провождения (Maintenance Mode Options) и щелкните на кнопке Далее (Next). 2. В списке Устанавливаемые компоненты (Feature То Install) раскройте папку Об щие средства Office (Office Shared Features), выберите Цифровая подпись для проектов VBA (Digital Signature For VBA Projects) и выберите пункт Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). ' 3. Щелкните на кнопке Обновить (Update). После этой процедуры приложение Selfcert.exe устанавливается на компьютер, обычно в папку C:\Program Files\Microsoft Office\Office11. Создание сертификата После установки Selfcert.exe можно приступить к созданию собственного серти фиката. 1. Найдите файл Selfcert.exe и дважды щелкните на нем. Если его нет в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Office11, щелкните на кнопке Пуск (Start) и вы берите Найти (Search), Файлы и папки (For Files Or Folders) и запустите поиск файла Selfcertexe. После двойного щелчка на значке файла на экране появится
Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов ♦
диалоговое окно Создание показанное на рис. 28.11. S'* i m it< »
" 4
813
циф рового сертиф иката (C reate Digital C ertificate),
lw ' « « f*
М Г Ш : '* данная программа создгйт u i -л ф и к г
«,мм^й
о попьзоват- г й - б ш г \> гу ч а п , х файле®, содержащи* макрос» с собственной
Сертификатыt
1адисыс' ,|лзд«л1нмЛ
пояьзоьанйя Если д а подтип* мэмнерчеоад w u : р л г р . » Г|«иа*ж 1 > ^ р ,-е о ь 'b d S f s r t a за ве ре ж ы
гада), 4 0 o 6 '" w » * j >абр«йя>“ * р ц ен тр ивр^иф икл^
Ъ'/Шш* Jm' Спи ок ппатнь ' йантоов сартисвикаш» вашего
’ •"
______ Отмена
Рис. 28.11. Приложение Selfcert.exe позволяет создавать цифровые сертификаты
Введите свое имя в поле Ваше имя (Your Nam e) и щелкните на кнопке ОК. На экране появится сообщение, информирующее об успешном создании цифро вого сертификата (рис. 28.12).
Рис. 28.12. Сообщение, информирующее об успешном создании цифрового сертификата
Теперь у вас есть собственный цифровой сертификат, правда, не засвидетельст вованный центром сертификации. Его можно использовать как для тренировки в обращении с сертификатами, так и для подписи документов и макросов.
Прикрепление цифрового сертификата к файлу После получения (создания) цифрового сертификата можно удостоверять соз данные документы и макросы путем добавления цифровой подписи. Эти слова, по сути, означают, что к файлу или макросу прикрепляется сертификат. В дан ной главе мы рассмотрим работу с файлами, а способы подписывания макросов будут рассмотрены в главе 32. 1. Откройте документ, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►O ptions) и перейдите к вкладке Безопасность (S ecurity).
/ 814
♦
Глава 28. Защита информации i
_
2. Щелкните на кнопке Цифровые подписи (Digital Signatures). На экране появит ся диалоговое окно Цифровая подпйсь (Digital Signature), представленное на рис. 28.13.
Подписи
j
Созданная в Office цифровая подпись может не составлять легальную подпись, см. дополнительные сведен я о цифровые подписях а спр *еке. Цифровые подписи документа: П рухь* •
--.у.. , дя по. пись выдана
ОК
.ата
Отмене
Рис. 28.13. Диалоговое окно Цифровая подпись содержит список цифровых сертификатов, прикрепленных к документу, а также предоставляет возможность просмотра, удаления и добавления сертификатов
3. Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы вызвать диалоговое окно Выбор сертификата (Select Certificate), представленное на рис. 28.14.
Рис. 28.14. В диалоговом окне Выбор сертификата представлен список доступных цифровых сертификатов
\
Использование цифровых меток для подписи файлов и макросов ♦
815
ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------------- --------При работе в обычном режиме просмотра щелчок на кнопке Добавить (Add) может при вести к появлению сообщения, информирующего о том, что текст и рисунки могут не отображаться в выбранном режиме просмотра. Если документ не был сохранен, по явится другое сообщение о том, что прежде, чем прикреплять сертификат, необходимо сохранить файл в качестве документа Word. Если вы не принимали исправлений, может появиться сообщение, в котором будет предложено принять или отклонить исправле ния, прежде чем прикреплять сертификат. В обоих случаях щелкните на кнопке Отмена (Cancel), если вы хотите выполнить рекомендации, или на кнопке Да (Yes), если вы хоти те продолжить процедуру прикрепления сертификата.
4. Выберите подходящий цифровой сертификат. Щелкните на кнопке Просмотр сертификата (View Certificate), чтобы получить доступ к информации о выбран ном сертификате. На экране появится вкладка Общие (General) диалогово го окна Сертификат (Certificate) (рис. 28.15). Обратите внимание на красную метку в виде буквы X в правом нижнем углу значка сертификата, означаю щую, что сертификат не засвидетельствован центром сертификации.
Сведения о сертификате Нет дом рия к «тому корим ому сертификату центра сертификации. Чтобы включить доверие, установите этот сертификат а хранилище доверенных корневых сертификатов центров сертификации.
Кому выдан:
Сотрудн*
Кем выдан:
Сотрудник
) Действителен с 01.01.2004 по 01.01.2010 f * Есть мкрьльй Krtov, соотаггстаующ^ угону сартификату
Рис. 28.15. В диалоговом окне Сертификат представлена информация 0 выбранном цифровом сертификате
1/ 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Выбор сертифи ката (Select Certificate). 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы добавить выбранный сертификат к докумен ту. Теперь его название появится в списке диалогового окна Цифровая под пись (Digital Signature).
816
♦
Глава 28. Защита информации
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Цифровая подпись (Digital Signature), и еще раз —чтобы закрыть диалоговое окно Параметры (Op
tions). Цифровой сертификат можно удалить из документа в любой момент. Для этого нужно всего лишь выбрать команду Сервис ►Параметры (Tools > Options), пе рейти к вкладке Безопасность (Security), щелкнуть на кнопке Цифровые подписи (Digital Signatures), выбрать удаляемый сертификат, щелкнуть на кнопке Удалить (Remove) и дважды — на кнопке ОК. Эти действия удаляют цифровой сертифи кат из документа, оставляя сам сертификат нетронутым. Как уже упоминалось, на значке сертификата, созданного с помощью программы Selfcert.exe, присутствует красная метка в виде буквы X в правом нижнем углу, означающая, что сертификат не засвидетельствован центром сертификации. Эта метка может появляться в следующих случаях: ► подписанный файл или макрос был подделан; ► сертификат не является продуктом, выпущенным центром сертификации; ► сертификат выпущен, но не засвидетельствован центром сертификации (на пример, пробный бесплатный экземпляр); ► сертификат был недействителен в тот момент, когда использовался для под писи файла или макроса. Наличие этой метки на значке сертификата является первым признаком нали чия каких-то проблем с цифровым сертификатом документа.
Просмотр цифровых сертификатов, прикрепленных к файлу При работе с файлом, в котором присутствует цифровая подпись, можно про смотреть прикрепленные цифровые сертификаты. Процесс просмотра сертифи ката схож с процедурой его прикрепления. Чтобы посмотреть сертификат, вы* полните следующие действия. 1. Откройте документ, выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options), перейдите к вкладке Безопасность (Security) и щелкните на кнопке Цифровые подписи (Digital Signatures). 2. Выберите подпись, сведения о которой требуется получить, и щелкните на кнопке Просмотр сертификата (View Certificate). 3. Трижды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ. Если вам понадобится экспортировать цифровой сертификат в файл (например, чтобы установить его на другом компьютере), воспользуйтесь мастером экспорта сертификатов. Выберите вкладку Состав (Details) диалогового окна Сертификат (Certificate) и щелкните на кнопке Скопировать в файл (Copy То File). Запустится мастер экспорта и проведет вас через всю процедуру, от начала до конца. К про цессу копирования сертификатов нужно относиться аккуратно, поскольку вся секретность сертификата основывается на секретности его кодов. Как только эти коды становятся кому-либо известны, смысл сертификата пропадает.
Защита от макровирусов ♦
817
Защита от макровирусов Основной задачей макросов является упрощение основных задач, регулярно вы полняемых в Word и других приложениях, но также макросы могут оказаться эффективными распространителями компьютерных вирусов. Макровирусами на зываются компьютерные вирусы, возникающие в файле, шаблоне или надстройке. В процессе рассмотрения различных степеней защиты, доступных в Word, необ ходимо изучить макровирусы и способы настройки программы для отслежива ния потенциальных проблем. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------На веб-сайте компании Microsoft есть много разделов, посвященных защите информа ции, например www.microsoft.com/technet/security и www.microsoft.com/security. Также можно зайти на сайт www.microsoft.com/office и запустить поиск по слову security.
Предотвращение появления вирусов в документах Word Одним из способов борьбы с макровирусами может послужить прикрепление цифровой подписи к макросам, чтобы их источник всегда можно было узнать. Таким образом можно проверить цифровую подпись и разрешить использование макроса. Тем не менее этот метод не обнаруживает и не убивает вирусы. Помимо использования цифровых сертификатов, можно указать, как Word дол жен реагировать на наличие в открываемом документе макросов. Для этого не обходимо установить соответствующий уровень защиты. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Наиболее действенная защита от вирусов достигается установкой специального анти вирусного программного обеспечения, помимо конфигурирования защиты Word.
Уровни безопасности Word При открытии документа Word определяет, содержатся ли в нем макросы. Если макросов нет, документ открывается без дополнительных условий. При наличии макросов Word руководствуется текущими параметрами защиты. Можно уста новить один из трех уровней безопасности: ► Высокий (High) —Этот уровень позволяет запустить только макросы, подпи санные и засвидетельствованные центрами сертифицирования, находящими ся в списке «надежных источников»; неподписанные макросы автоматически отключаются до открытия документа; ► Средний (Medium) —в этом случае при открытии каждого файла будет выда ваться диалоговое окно с вопросом о целесообразности запуска макросов; проблема выбора ставится каждый раз, когда открываемый файл содержит макрос, подписанный центром сертификации, не входящим в список; ► Низкий (Low) —этот уровень защиты разрешает запуск всех макросов, незави симо от их свойств; низким уровнем защиты следует пользоваться только в том случае, когда вы абсолютно уверены, что на компьютере стоит последняя,
818
♦
Глава 28. Защита информации
постоянно обновляемая версия программы-антивируса, которой можно дове рить свою безопасность. По умолчанию в Word используется самый высокий уровень защиты, и мы реко мендуем не изменять его. Установить уровень защиты можно, выбрав команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и щелкнув на кнопке Защита от макросов (Macro Security) на вкладке Безопасность (Security). Выберите в диалоговом окне Безопасность (Security) вкладку Уровни безопасности (Security Level) (рис. 28.16). Здесь можно изменить уровень защиты, но мы настоятельно рекомендуем поль зоваться уровнем, отличным от высшего, только при необходимости.
безопасности
1а л е ж _«
уточнив»
О н д оь м сохая.Р а р шлется и п у с к i w *>ko нацнгсое уст. н о м ь н н у х в надежных раслсм о ж-жя;.. бсас^тальньиподписа! ы * н нтгэдписанные г « кр о гы откл гоч в ктся Jff
;ая. Рээрешввт-я sariyc* толы >пидгисапяых я икрош » ш ••адежньюисточнпсс*- Н е г о д л и е в н н ь й гж р с ^ с г к л с ^ а к и ч п
•втичат^квек**
'
»,няй Реи~,-> опфываемь
-1
ДОКуМвНТJE..
l_
2 . J
Рис. 28.16. На вкладке Уровни безопасности диалогового окна Безопасность можно задать реакцию программы на документ, содержащий макросы
Просмотр и удаление элементов списка центров сертификации При открытии файла, в котором содержатся макросы, подписанные и засвиде тельствованные центрами сертифицирования, не находящимися в списке «надеж ных издателей», пользователю будет задан вопрос, стоит ли добавить эти центры в список. Прежде чем добавлять в список новый центр сертифицирования,, необ ходимо тщательно изучить сертификат, особенно поля Кому выдан (Issued То), Кбм выдан (Issued By) и Срок действия (Valid From). После добавления центра в список, Word станет автоматически запускать макросы с соответствующей циф ровой подписью. Если вы заменили свою предыдущую версию Word на Word 2003, то в диалоговом окне Безопасность (Security) будет содержаться вкладка Надеж ные источники в предыдущей версии (Prior Trusted Sources), на которой вы найде те список надежных источников, внесенных в предыдущих версиях Word. Если вы будете добавлять новые надежные источники, они будут добавлены в список Надежные издатели (Trusted Publishers). Если впоследствии вы решите удалить центр сертифицирования из списка, вы полните следующие действия.
Кодировка электронных писем ♦
819
1. Выберите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options) и перейдите к вклад ке Безопасность (Security). 2. Щелкните на кнопке Защита от макросов (Macro Security), чтобы открыть диа логовое окно Безопас чость (Security). 3. Щб лкните на вкладке Надежные издатели (Trusted Publishers), показанной на рис. 28.17. Г& (лез irt*a TTt
Letters And Mailings ►Show Mail Merge Toolbar)
Рис. 30.1. Мастер слияния поможет вам в выполнении процесса слияния
Основной документ ♦
841
Выбор типа документа Прежде всего придется выбрать тип создаваемого документа. Это будет письмо или факс? Или хотелось бы начать с создания конвертов и наклеек? Возможно, вам требуется создать каталог для хранения списков данных, гаких как имена и адреса покупателей, информация о продуктах, персональные данные? Сделать выбор придется именно в этот момент. 1. Выберите команду Сервис ►Письма и рассылки ►Слияние (Tools ►Letters And Mailings ►Mail Merge). На экране появится раздёЛ области задач, посвященный слиянию. 2. В разделе Выбор типа документа (Select Document Туре) выберите нужный тип документа. СОВЕТ ----------— ;---------------------------------------------------------------------------------- -----------------Если вы пользуетесь панелью инструментов слияния, можно щелкнуть на кнопке На стройка главного документа (Main Document Setup), чтобы вывести на экран диалоговое окно Тип основного документа (Main Document Туре), выбрать в нем ну.кный тип доку мента и щелкнуть на кнопке ОК.
3. Выбрав тип документа, щелкните на ссылке Далее (Next). Следующим шагом будет выбор основного документа или стандартного письма для использова ния в качестве базы слияния. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------- ------------------------------------ --------------------------------------------Если в качестве типа документа выбрано электронное письмо, вид документа автомати чески изменится на Веб-документ (Web Layout).
Основной документ Основным называется тот документ, текст которого не меняется, —он будет при сутствовать во всех рекламных рассылках или поздравлениях с днем рождения. В качестве основного документа можно выбрать один из следующих вариантов: ► использовать текущий документ; ► создать из шаблона; ► создать на основе существующего документа.
Использование активного документа Если в качестве основного используется документ, над которым вы работаете, просто введите в него текст в том виде, в котором он должен быть. Можно опус тить приветствие и адрес, поскольку Word вставит их автоматически позже, при выборе полей слияния. На рис. 30.2 представлен экземпляр стандартного письма. Тем не менее при создании основного документа следует принимать во внима ние следующее соображение: электронное письмо, перегруженное графикой, бу дет слишком долго загружаться, раздражая адресата.
842
♦
Глава 30. Выполнение слияния
I j#»
Ист0рмхв1к>тсявд«мд*>тмм'н»г гжшктих вжезд Вопросилпроисхо*я«н« кмолкцин ж&киыхтяяджиштс)!якой рюжя «строиомнккапекесмозонил Нвяья «икот», чтоэто СфОфМфОМШММ1Щ/КЛ, мс как множество псюте»иимя имадрпся«щ»вепцпк рюрабошк. и, розяожж», vsnomnoctvy жкогд» неуюкжя tycecywtb гужипьиостьэтих н у д «уадпоисам тЯ. nowwwiwe«второе«$о«дта вкосмогсиоо», Гур«яич»» Ц/руце
Рис. 30.2. В основном документе содержится текст, присутствующий во всех письмах
Создание писем в Word 2003 трудно назвать сложной задачей, но иногда может потребоваться помощь. Именно на этот случай создан Мастер писем (Letter Wizard), помогающий выбрать дизайн страницы и тип письма. Чтобы запустить мастера писем, выберите команду Сервис ►Письма и рассылки ► Мастер писем (Tools ►Letters And Mailings ►Letter Wizard). На экране появится диа логовое окно мастера писем, в котором можно выбрать все необходимые пара*метры. Щелкните на кнопке ОК, и в текущем окне будет создано письмо. Если планировалось использовать письмо для слияния, вызовите мастер слия ния, выбрав команду Сервис ►Письма и рассылки ►Слияние (Tools ►Letters And Mailings ►Mail Merge).
Использование шаблона Если текущий документ вас не устраивает, воспользуйтесь шаблоном. В Word встроено 10 шаблонов слияния, которые можно отредактировать, чтобы они луч ше подходили для конкретной задачи. 1. Выберите пункт Шаблон (Start From A Template) на втором шаге работы с мас тером слияния. 2. Перейдите к разделу Шаблон (Start From A Template) и щелкните на ссылке Выбор шаблона (Select Template), чтобы отобразить на экране вкладку Слия ние (Mail Merge) диалогового окна Выбор шаблона (Select Template) (рис. 30.3).
Основной документ ♦
843
Рис. 30.3. В Word встроено 10 различных шаблонов для документов слияния
3. Для каждого из трех типов документов —списка адресов, факса или письма — присутствует несколько шаблонов. 4. Щелкните на подходящем шаблоне и затем на кнопке ОК. Шаблон откроется в окне Word. ПРИМЕЧАНИЕ --------------------------------------------------------------------------------------------Если в Word присутствует открытый документ, вы получите предупреждение о том, что вся информация, присутствующая в нем, будет утеряна. Если нужно оставить текущий документ открытым и создать новый документ для слияния из шаблона, щелкните на кнопке Создание документа (New Document) прежде, чем запустить мастера слияния.
ПРИМЕЧАНИЕ —------------------------ :------------------- т--------------------------------- ---------В Word 2003 вы можете моментально получить дополнительные шаблоны. Откройте диалоговое окно Выбор шаблона (Select Template), и если подходящего вам шаблона там нет, щелкните на кнопке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). Если соединение с Интернетом установлено, откроется страница с десятками шабло нов Microsoft Office в 15 категория:* Вы можете просмотреть эти шаблоны и загрузить их на свой компьютер.
Использование существующего документа Если у вас есть старое письмо с подходящим текстом или хотелось бы сэконо мить время за счет превращения части маркетингового обзора в рекламную рас сылку, откройте уже существующий документ и используйте его в качестве ос новного. В основном документе могут содержаться следующие элементы: текст, картинки, границы, цвета, заливка, таблицы и все остальное, что обычно присут ствует в документе Word. Если предполагается использовать для слияния существующий документ, вы берите пункт Существующий документ (Start From Existing Document) на втором
844
♦
Глава 30. Выполнение слияния
шаге работы с мастером слияний. В разделе Существующий докум ент (Start From Existing Document) появится список файлов, из которых можно выбрать нужный, щелкнув на нем и затем — на кнопке Открыть (Open). Файл откроется в Word. С О В Е Т --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если в архиве присутствует когда-то использовавшееся для слияния стандартное пись мо, можно использовать его снова, даже если оно было создано в более ранней версии программы. Просто откройте уже существующий документ до обращения к мастеру слияния и присоедините к нему источник данных. При необходимости можно удалить, вставить или отредактировать старые поля слияния в процессе работы с мастером.
СОВЕТ ------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно создать несложный документ слияния, прбсто откройте уже существующий подобный документ и отредактируйте его.
Выбор получателей
* Вы выбрали основу для слияния и теперь перешли к выбору получателей. Это означает, что пришло время обратиться к источнику данных. Это может быть уже существующий список, список контактов из Outlook Contacts или новый список, который вы сейчас создадите.
Использование существующего источника данных Чтобы вызвать существующий список, щелкните на ссылке Обзор (Browse) Шшц в разделе Существующий список (Use An Existing List). Если вы используете ЯШ панель инструментов слияния, щелкните на кнопке Открыть источник данных (Open Data Source). В обоих случаях на экране появится диалоговое окно Выбор источ ника данных (Select Data Source). Перейдите к нужному файлу и щелкните на кноп ке Открыть (Open). Откроется диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients), показанное на рис. 30.4.
I
( К * 1 ' W JH h f 1
яш ш м
Д л я сори .-теки сгмсг^ щ е / ю т а с огеетавую щ ии э а го л гв и к сто лб '!' ' гобы « го б р л т ь оп р еделенны r-rmyuaienefy н л р и м в р т одного города. * грелку »1я д у н е эагояое^ш £ ю с п а ^ у и тесь ф п .ж к э и '!. » w -to rva w д ля добавлен tfl или ? д а ;.з м я голучв! впей слияния Списоь п л у ч з т е л г й .
" -i-sTf1 Фамилия ?
□
ме/кхов 1Астахова
Йця . . ^
Григорий :Ксения '
Обращение
j » < ^ ан й ш и я f r j
Ь — ■' • ~ - - j L-
ill Выделить все
Ож аить все
Йайту
йэ^енитъ...
•
—*
--------Г1~ Ойкать — .Ц ■«I.эо W .4Iвер I»|и»и|■ ить нииЦи».Ij. ...
Рис. 30.4. Мастер слияния позволяет раиотать с различными источниками данных
Выбор получателей ♦
845
Если предполагается использовать список в том виде, в котором он существует, просто щелкните на кнопке ОК и продолжайте работать с мастером слияния. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------— Если вы впоследствии вспомните об изменениях, которые следовало бы внести в список, не огорчайтесь — такая возможность еще появится до окончания операции слияния.
Выбор, сортировка и редактирование списка получателей V В диалоговом окне Получатели слияния (Mail Merge Recipients) можно выбирать, сортировать и редактировать информацию, находящуюся в файле-источнике. Здесь можно изменить адрес клиента, название компании или удалить данные покупа теля, с которым ваша компания больше не работает. Соответствующие операции перечислены в табл. 30.1. Таблица 30.1. Операции редактирования списка получателей Действие
Результат
Удалите флажок в первой колонке, чтобы снять выделение строки получателя
Исключение получателя из текущей операции слияния
Установите флажок в первой колонке
Добавление получателя к текущей операции слияния
Щелкните на стрелке в заголовке столбца, по которому нужно провести сортировку
Изменение порядка записей (например, если список шел по алфавиту от А до Я, щелчок на заголовке столбца изменит порядок на Я—А)
Щелкните на существующем элементе списка Добавление к списку нового получателя и затем на кнопке Изменить (Edit). В появив шемся диалоговом окне щелкните на кнопке Добавить (New Entry) и введите данные ново го получателя. Повторите при необходимости и щелкните на кнопке Закрыть (Close) Щелкните на кнопке Найти (Find) и введите в Поиск конкретного получателя (первый най появившемся диалоговом окне данные, кото денный элемент выделяется цветом в списке) рые необходимо найти. Щелкните на кнопке Найти первый (Find Next) для запуска поиска Щелкните на кнопке Выделить все (Select All) Выделение всех получателей (установка флажков) Щелкните на кнопке Очистить все (Clear All)
Снятие выделения всех получателей (снятие флажков)
Щелкните на кнопке Обновить (Refresh)
Обновление данных, отображаемых в диало говом окне
Щелкните на кнопке Проверить (Validate)
Проверка правильности адресов (при наличии соответствующей программы)
Редактирование списка получателей Добавив к документу список получателей, можно отредактировать его в лю- у бой момент до завершения процедуры слияния, щелкнув на кнопке Получа- ^ тели (Mail Merge Recipients) соответствующей панели инструментов или на ссылке
846
♦
Глава 30. Выполнение слияния
(Edit Recipient List) на пятом этапе работы с мастером слияний. Можно отредактировать список, например, внося или удаляя поля, сортируя за писи, изменяя элементы списка или изменяя порядок полей. При щелчке на ссыл ке Изменить список (Edit Recipient List) на экране появляется диалоговое окно По лучатели слияния (Mail Merge Recipients). После щелчка на кнопке ОК внесенные изменения сохраняются автоматически. Изменить список
Использование списка контактов Outlook Возможно, самым простым способом включения в документ наиболее современ ной информации для рассылок является использование Microsoft Outlook. Если вы постоянно пользуетесь этой программой, ее адресная книга содержит самые последние изменения адресов. В адресную книгу автоматически добавляются электронные адреса из писем, которые получены и отправлены, поэтому она яв ляется наиболее полным источником данных. Разумеется, полная информация о клиенте, включая имя, адрес, домашний и рабочий телефоны, адрес электронной почты, веб-страницы и дату рождения, сама по себе не появится, ее нужно целе направленно вводить. Это означает, что осмысленность использования адресной книги напрямую связана с тем, как часто и планомерно заносится в нее новая информация. Чтобы открыть адресную книгу, выберите вариант Контакты Outlook (Select From Outlook Contacts) в разделе Выбор получателей (Select Recipients) области задач Слияние (Mail Merge). Щелкните на ссылке Выбор папки контактов (Choose Con tacts Folder), выберите конфигурацию, если необходимо, и щелкните на кноп ке ОК. Появится диалоговое окно Выбор папки контактов (Select Contact List Folder), как показано на рис. 30.5. Выберите Контакты и щелкните на кнопке ОК. В диало говом окне Получатели слияния (Mail Merge Recipient) появится список контактов.
* Рис. 30.5. Контакты из Outlook можно легко использовать в Word для операций слияния СОВЕТ ----------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------Работа с Microsoft Outlook имеет смысл, даже если ваша адресная книга заполнена не полностью. Существует возможность создавать и загружать в Microsoft Outlook другие адресные книги, поэтому вы можете воспользоваться чужими данными. Если у вас есть доступ к файлам адресных книг в формате Microsoft Exchange Server, Microsoft Outlook Express, Microsoft Internet Mail and News. Eudora Light and Pro, Netscape Mail and Mes senger и других MAPI-совместимых1программ, импортируйте их в Outlook и применяйте для слияния в Word.
1MAPI (Messaging API) —интерфейс программирования систем передачи сообщений. — Примеч. перев.
Выбор получателей ♦
847
Если вы хотите использовать контакты Outlook как основу для процедуры слия ния, необходимо сперва извлечь из Outlook все нужные вам данные в таком виде, в котором их распознает Word. Это делается очень просто. 1. Откройте Microsoft Outlook и выберите папку Контакты (Contacts). 2. Создайте новую папку для списка рассылки (это можно сделать с группой контактов, даже если это не отдельный список): выберите команду Файл ► Создать ►Папка (File ►New ►Folder). Введите название для папки (проверьте, открыта ли папка Контакты (Contacts)), затем щелкните на кнопке ОК. 3. Скопируйте список рассылки (или выбранные контакты) в созданную папку, нажав и удерживая клавишу Ctrl, пока перетаскиваете список в папку. 4. Откройте созданную папку, выберите команду Файл ►Импорт и экспорт (File ► Import And Export), затем выберите, если необходимо, Outlook. 5. В появившемся диалоговом окне Мастер импорта и экспорта (Import And Ex port Wizard) выберите Экспорт в файл (Export То A File), затем щелкните на кнопке Далее (Next). 6. Выберите тип создаваемого файла и щелкните на кнопке Далее (Next) (фай лы Access и Excel хорошо подходят для сохранения списков и сохраняются в виде, который удобен для других приложений Microsoft Office). 7. Выберите папку для экспорта и щелкните на кнопке Далее (Next). 8. Щелкните на кнопке Обзор (Browse) и выберите имя и расположение файла. Возможно, стоит сохранить этот файл в папке Мои источники данных (My Data Sources), так как файлы из этой папки появляются по умолчанию, когда вы выбираете файл-источник для процедуры слияния. Щелкните на кнопке ОК, затем на кнопке Далее (Next), затем на кнопке Готово (Finish). 9. В Word щелкните на ссылке Выбор другого списка (Select A Different List) и выберите созданный файл из списка файлов в диалоговом окне Выбор ис точника данных (Select Date Sources). 10. Щелкните на кнопке Открыть (Open), чтобы внести список контактов в Word.
Создание нового источника данных Мастер слияния предоставляет ворможность создания и использования нового источника данных непосредственно в процессе выбора параметров слияния. Для этого нужно выбрать пункт Создание списка (Type a New List) в разделе Выбор получателей (Select Recipients). ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Список, созданный таким способом, будет сохранен с расширением .mdb и им можно будет воспользоваться впоследствии
Щелкните на ссылке Создать (Create), чтобы вывести на экран диалоговое окно Новый список адресов (New Address List), представленное на рис. 30.6. Здесь мож но ввести полную информацию о компании или клиенте. Чтобы добавить какую-либо информацию, просто щелкните в ружном поле и вве дите текст. Перемещение между полями осуществляется нажатием клавиши Tab
848
♦
Глава 30. Выполнение слияния
или мышью. Для создания нового элемента списка щелкните на кнопке Создать запись (New Entry), и в диалоговом окне появится новый комплект пустых полей. После окончания работы над списком щелкните на кнопке Закрыть (Close). |н ^' П
'
V :
одданны х
*
адреса
т....
Г
шшгчзшг*.
К
Обращение: Имя
-■.
?
Фамигич
!
* Организация
Адрес 1 Адресг Город ГЛ ы тгц
О о зд -ть запись
Хдапйть. jc tm c i »
Настрой.
i описей
Рис. 30.6. Можно создать новый источник данных непосредственно в процессе слияния
Изменение полей списка адресов Если вас не устраивают поля, соответствующие получателям в диалоговом окне Новый список адресов (New Address List), щелкните на кнопке Настройка (Custo mize). На экране появится диалоговое окно Настройка списка адресов (Customize Address List), показанное на рис. 35.7. В список полей можно внести изменения. ► Для добавления нового поля щелкните на кнопке Добавить (Add). Введите на звание поля в диалоговом окне Добавить поле (Add Field) и щелкните на кноп ке ОК. ► Чтобы удалить поле и содержащуюся в нем информацию, выделите поле, щелк ните на кнопке Удалить (Delete) и подтвердите удаление в появившемся диа логовом окне. ► Для изменения названия поля выделите его и щелкните на кнопке Переиме новать (Rename). Введите новое название и щелкните на кнопке ОК. ► Для перемещения поля в списке полей выделите его и щелкайте на кнопке Вверх (Move Up) или Вниз (Move Down). По окончании работы с полями щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диа логовое окно Новый список адресов (New Address List), выполните необходимые действия и щелкните на кнопке ОК, чтобы перейти к мастеру слияния.
Добавление полей слияния ♦
849
После щелчка на кнопке Закрыть (Close) на экране появится диалоговое окно Выбор источника данных (Save Address List) (рис. 30.7), в котором по умолчанию предполагается сохранение списка ‘в папке Мои источники данных (My Data Sources). Введите имя файла и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Теперь созданный список выведен на экран в диалоговом окне Получатели слияния (Mail Merge Recipients), и у вас есть возможность перегруппировывать, сортировать и выделять получателей. Произведите необходимые действия и щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к работе с мастером слияния.
Рис. 30.7. Списки адресов Microsoft Office по умолчанию хранятся в папке Мои источники данных
Добавление полей слияния Итак, документ и список адресатов выбраны. Теперь необходимо расставить по документу специальные маркеры, указывающие, где будут располагаться инди видуальные данные каждого из получателей. Щелкните на ссылке Далее (Next). Здесь предс гав. юн список ссылок на поля слияния, которые можно вставить в до кумент: ► Блок адреса (Address Block) отоб] >ажает на экране диалоговое окно Вставка блока адреса (Insert Address Block), где можно выбрать формат имени и адреса получателя; ► Строка приветствия (Greeting Line) отображает на экране одноименное диало говое окно, позволяющее выбрать тип приветствия и формат имени; ► Электронная доставка писем (Electronic Postage) позволяет использовать поля, принятые почтовой стожбой США, если у вас установлено это средство;
850
♦
Глава 30. Выполнение слияния
► Почтовая марка (Postal Bar Code) отображает на экране диалоговое окно Вставка почтовой марки (Insert Postal Bar Code), в котором можно выбрать место рас положения электронной почтовой марки; ► Другие элементы (More Items) выводит на экран диалоговое окно Добавление поля слияния (Insert Merge Field), позволяющее добавить к документу допол нительные поля.
Вставка блока адреса Блок адреса (Address Block) включает в себя наиболее часто используемые дан ные: имя получателя, его почтовый адрес и код города. При желании также можно включить сюда название компании и страну проживания. Чтобы доба вить поле Блок адреса (Address Block) к основному документу, выполните сле дующие действия. 1. Расположите текстовый курсор в том месте документа, в которое нужно вста вить поле. 2. На’четвертом этапе работы с мастером слияния щелкните на ссылке Блок щ адреса (Address Block) или щелкните на кнопке Вставить блок адреса аяР>£ (Insert Address Block) панели инструментов слияния. На экране появится диалоговое окно Вставка блока адреса (Insert Address Block), показанное на рис. 30.8. 141» Задании»л«мен1«зsypjca В а з е гть чмя рор'',‘'.,'вля в формате:
г-н Иванов Иван Иванович Ивхов Иван -Ь: нИванович Иванов г-н кЬаное Иван г-н Иван Иванович Иванов и в д н : ь а н п п и ч : .з д н о в м п В с г э в т ь н а . » » * * * а р и н ки л ц и и
’ е^таци1в п : -дави й адрес Г
hMN-гда h j I ■'яючать в адр_с страну
С
рсвгда
и а д *., с [рану
в вкпочать страну, [рлы® “елионаотл о • .сяот:
Ф орм влф оеать а др е се соответствии со rT p oK j
, с^м аром вш м схм ух!, такКжмножество пютезнид«П ншдоггс* ‘ще»слиии рирботхм, к, «оэммио, чвювпостчу яисого m уя*сто« ^рсасрмя» цишяькосп» утж
в« Рюд I
;■ _ J/$_
jj______
Н) 2.4СМ СТ 1
Kon i
Ш И Ш . >i)
__
_
&*Х*ИИ^
Рис. 30.13. При просмотре данные слияния отображаются автоматически в основном документе
Поиск заданного элемента Если необходимо просмотреть данные слияния, касающиеся конкретного получателя, щелкните на ссылке Найти получателя (Find A Recipient) или на “® кнопке Поиск элемента (Find Entry) при просмотре слияния. На экране П 0’явится диалоговое окно Поиск элемента (Find Entry). Введите в поле Найти (Find) искомые данные, укажите поле, в котором нужно вести поиск, и щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Word найдет заданный тест и выделит его в до кументе.
Исключение получателя Если требуется исключить какого-либо получателя из текущей операции слия ния, щелкните на ссылке Исключить получателя (Exclude This Recipient) в разделе Выполнение изменений (Make Changes) области задач. Из списка исчезнет полу
Слияние документов ♦
857
чатель, присутствующий в текущем документе слияния, и на экране появится документ с данными следующего по списку получателя. Если после этого все же потребуется включить получателя обратно в список, щелк ните на ссылку Изменить список (Edit Recipient List), чтобы вывести на экран диа логовое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients). Найдите в списке вы черкнутого получателя и установите напротив его имени флажок. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. СОВЕТ ----------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------Распечатайте тестовый экземпляр письма, чтобы убедиться в том, что все сделано пра вильно, особенно если вы внесли изменения в старый бланк.
Поиск ошибок Если операция слияния проводится с сотнями и тысячами записей, имеет смысл провести проверку на наличие ошибок прежде, чем операция слияния будет выпол нена. Щелкните на кнопке Поиск ошибок (Error Check Merge) панели инструмен тов слияния, чтобы вывести на экран одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 30.14. Вам предлагается на выбор три возможности: смоделировать слия ние и перечислить ошибки в отдельном документе; запустить процедуру слия ния, останавливаясь на каждой ошибке; позволить Word провести слияние без остановок и создать отдельный список ошибок.
tотчет об ошибка*
Форца'
‘.spMic
Покупатель
1«6лим
Орнс
уравкл
Оценка сервиса
Пожелания
«КНЙ*Й» Рис. 31.8. Можно создать простую форму, используя таблицу Word
СОВЕТ —----------------------------------------------------------------------- ;-------------Сформировав форму желаемого вида, не забудьте сохранить ее как шаблон, чтобы за тем с его помощью встраивать интерактивные средства, служащие для получения дан ных. Выберите команду Файл ►Сохранить как (File ►Save As) и перейдите к папке, в ко торой будет сохранен файл. Щелкните на стрелке списка Тип файла (Save As Туре) и выделите вариант Шаблон документа (Document Template). Введите название шаблона в поле Имя файла (File name) и щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Выбор шаблона формы из Интернета Word также позволяет работать с шаблонами форм, доступными в Интернете, — их можно загрузить и отредактировать в соответствии ср своими требованиями. Чтобы найти шаблоны в сети, выполните следующее. 1. Установите соединение с Интернетом. 2. Выберите команду Файл > Создать (File ►New). Откроется область задач Соз
дание документа (New Document). 3. Щелкните на ссылке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). Откроется ваш веб-браузер и отобразит страницу Шаблоны Microsoft Office (Microsoft Office Template Gallery), на которой можно найти необходимые шаб лоны и загрузить их на свой компьютер.
4. В разделе Обзор шаблонов (Browse Templates) щелкните на ссылках тех типов шаблонов, которые вам необходимы.
Создание формы ♦
879
5. Просмотрите список доступных шаблонов и выберите понравившийся для более подробного просмотра. 6. Когда вы выберете нужный шаблон, щелкните на кнопке Загрузить (Download Now). Шаблон будет открыт в окне Word, а в области задач Справка по шабло ну (Template Help) можно будет ввести свою оценку (рис. 31.9), которая впо следствии поможет другим пользователям при выборе шаблона* •Д окум ент I
M itm io f t Word
дуй» Омвка лд Встгкв Фi '.вт С?
•-I'пт
-1~-• I «I
ХаЬлииа
Справке
«.идии*Д| ntai I ■» I
rUACK02trrTOH*I>»nUCJ*'ЙМ*]Ц Кочг4 м лсковоттонч>оГ >«м сцА [а л о , ч « и т . rtM ok - »
• Иаичт и е иип строками или*
Iмежду
iHACROBxrrtmrixrfiiwaiai t»л ожЫЫерм^К
OИ aaО — anДB tiM CкU i'1И1.___ |»М |*И «пM г»fW м»бi-B ж*чM иM >°a»rln ^Иm 1»c|И СO КT ОT ВO Дir-P ТТО УРdоГ ИdС tM A C R O B O TIO irD e rh ld C M p ________________^ М М Ю в У Т Т Ю Г D > liiV C b t» ' _ __ |. Q 1 — Т fa»ГЦАСКОВРТТОУРоУМЦШ ае___ ■
“ J l 01 ■0Н*1 ЛмМ" ш
тра щдицот ц ап» » y n f r |
Помощь на Office Onlnai методы работы, советы и ресурсы д м Mh-ocoft Office
Отэьв Оцените »тот шаблон:
АЛЛЛДГ №иен1ть.
Рис. 31.0. После загрузки шаблона с узла Office Online вы можете изменить его так, чтобы вам было удобно с ним работать
7. Закончив загрузку новых форм, закройте браузер.
Панель инструментов Формы Панель инструментов Формы (Forms) используется для создания и вставки по лей форм в свои бланки. Чтобы отобразить ее, вызовите команду Вид ►Панели инструментов ►Формы (View ►Toolbars ►Forms). В табл. 36.3 описаны функции кнопок панели инструментов Формы (Forms). Если вы впервые создаете форму, некоторые термины окажутся новыми. Ниже приведены их краткие определения. ► Элементы управления — элементы, используемые в фдрме, такие как тексто вые поля, флажки, полосы прокрутки или командные кнопки. Они называют ся управляющими, потому что позволяют контролировать ввод информации в форму.
8 8 0 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
► Полями формы являются хранилища данных, куда пользователи вводят свои данные. Одним из полей формы может быть, например, Имя заказчика, позво ляющее ввести имена всех заказчиков в форму. ► Свойством называется характеристика объекта: цвет, размер, расположение или отображение элемента. Таблица 36.3. Панель инструментов Формы кнопка Название
Описание
Текстовое поле (Text Form Field)
Добавляет в точку расположения курсора тек стовое поле, куда пользователи могут вводить свои данные
Флажок (Check Box Form Field)
Вставляет в точку расположения курсора поле-флажок
м
Поле со списком (Drop-Down Form Field)
Создает раскрывающийся список, содержащий варианты для выбора
ш
Параметры поля формы (Form Field Options)
Отображает настройки поля формы после до бавления его в форму
Нарисовать таблицу (Draw Table)
Открывает панель инструментов Таблицы и гра ницы (Tables And Borders), позволяющую добав лять таблицы и их элементы в формы
Добавить таблицу (Insert Table)
Позволяет создавать таблицу с определенным количеством строк и столбцов
Добавить рамку (Insert Frame)
Добавляет в форму плавающую рамку
Затенение полей формы (Form Field Shading)
Работает переключателем между отображением и скрытием затенения текста, флажков и рас крывающихся списков
Очистить поле формы (Reset Form Fields)
Возвращает полям формы их параметры, ис пользуемые по умолчанию
Защита формы (Protect Form)
Включает и отключает защиту формы или ее части
аЫ
т ~л т
а а-
т ш
Защита форм Кнопка Защита формы (Protect Form) является важной частью панели инст-"п ц рументов Формы (Forms). Чтобы увидеть форму так, как она предстанет пе- Ш ред пользователями, ее следует защитить. При блокировке формы поля закрепляются, на своих местах так, что никто не сможет изменить их форматы или свойства, но возможность обычного использо вания раскрывающихся списков, установки флажков и ввода текста в текстовые поля остается. Чтобы заблокировать форму, щелкните на кнопке Защита формы (Protect Form), чтобы разблокировать, щелкните на ней еще раз. Когда форма за щищена, поля появляются в том виде, в котором их увидят пользователи, в про тивном случае можно наблюдать только названия полей или образцы данных, введенные вами в поля.
Защита форм ♦
881
Пароль для защиты формы Для защиты формы с целью контроля снятия блокировки выполните следую щее. 1. При необходимости разблокируйте форму щелчком на кнопке Защита формы (Protect Form) панели инструментов Формы (Forms). 2. Вызовите команду Сервис ►Параметры (Tools ►Options). В диалоговом окне Параметры (Protect Document) выберите вкладку Безопасность (Security), про демонстрированную на рис. 31.10. В верхней части окна вы видите два пре доставляемых варианта: пароль для открытия файла и пароль разрешения за писи.
Исправлена •»ч.
j
Общ*
оаоольАляотгрмтияФДйлл: j т
?*
*—
Параметрысоеие:тногоиспопьммжрдляданногодокумента мр©я> разрешений ыя»»си
J
ыГшмвпдОвЛТЪ pflClyn го м и ртт
1
1
и и Ф Й *" >ПядПиОг . , . ; |
Установит» »ащ иту.
■iaf апвтрь. МШИТ) I кгнф ид! -,JOr, .in fra уд& пятьли
сведе»*да и» свойств Д О л я гр и и
A Vty^gaaTb перед печатью , сохраненной и -у трлвкойфаи >и, содержаоткрыт»*»*.с» защита|г#«кросов м ~И**й№пг» гоовнябезопасностипоиот*»д*тж чоторьли#ут««№Р**»ь«яру»еи----«адпгчьиразработчиковнакроем»;
ЭаШйт»
*сут*у®ы-рассчит породно >can?t
по«местномутелеканалу ь.И»рекламныхлистаж*
Рис. 31.11. Можно просмотреть создаваемое поле, щелкнув на нем и на кнопке Защита формы
Вставка текстового поля Скорее всего, текстовые поля окажутся наиболее .часто используемым типом по лей, потому что они являются основным инструментом ввода данных —записы вают информацию, введенную пользователем. Например, в форме запроса неко торых услуг текстовые поля будут включать имя заказчика, его адрес, телефон и адрес электронной почты. Другие текстовые поля могут запоминать любые ком ментарии по поводу выполненной услуги. Чтобы добавить текстовое поле в форму, выполните указанные ниже дейст вия. 1. Расположите курсор в нужном месте. 2. Щелкните на кнопке Текстовое поле (Text Form Field) панели инструмен- ■ ■ тов Формы (Forms). Word вставит в документ код {FORMTEXT}, размес- H i тив его в точке курсора. \ ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Коды полей, автоматически вставляемые программой, нельзя отредактировать вруч ную; чтобы изменить параметры добавленного типа поля, воспользуйтесь кнопкой Па раметры поля формы (Form Field Options) панели инструментов Формы (Forms).
8 8 4 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
Установка параметров поля форм Как только код поля {FORMTEXT} появляется в документе, становится доступной кнопка Параметры поля формы (Form Field Options) панели инстру- 1 ■ ментов Формы (Forms). Щелкните на ней, и на экране появится диалоговое окно Параметры текстового поля (Text Form Field Options), показанное на рис. 31.12. Параметры тексroewv, по«к» «кетовоеполе 1ип: Текстдоуио/мднкю; }обыч>мйтекст Г Цаксималычаядлина: Дррноттексте; St*к леитьмакрос прив&оде:
прив^уодг:
Ш$ гтрыполя
аакладка: Р*р^рвшитьижекемия
НГ вычислитьпривыходе rqjgrr {правки... j 1 ОК
|
Отняна j
Рис. 31.12. Настройки текстового поля находятся в диалоговом окне Параметры текстового поля
Выбор типа текстового поля В диалоговом окне Параметры текстового поля (Text Form Field Options) вы уста навливаете тип поля, a Word соответственно изменяет его код. Выберите в рас крывающемся списке Тип (Туре) один из следующих типов: ► поле Обычный текст (Regular Text) может включать текст, числа, символы и про белы; ► поле Число (Number) допускает только цифры; ► поле Дата (Date) требует ввода даты; ► поле Текущая дата (Current Date) отображает текущую дату и не может изме няться пользователями; ► поле Текущее время (Current Time) показывает текущее время и не может из меняться пользователями; ► поле Вычисления (Calculation) подсчитывает числа и не может изменяться поль зователями. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------В текстовое поле можно включить запись, используемую по умолчанию, так что пользо вателю не придется ничего вводить в том случае, если он согласен с этой записью. Для этого в диалоговом окне Параметры текстового поля (Text Form Field Options) введите текст в поле Текст по умолчанию (Default T6xt) и установите флажок Разрешить измене ния (Fill-In Enabled). Теперь этот текст будет отображаться в форме до тех пор, пока пользователь не щелкнет на нем и не введет новые данные.
Ввод полей форм ♦
885
Определение длины поля Можно определить длину создаваемого текстового поля. Если вы задаете вопрос, требующий ответа в свободной форме, например просите пользователя поделить ся впечатлениями о новых средствах, добавленных на сайт, можно оставить для поля фактически неограниченное пространство. Но, с другой стороны, если тре буется получить в ответ несколько слов, установите предел длины поля. 1. Щелкните на коде текстового поля, чтобы выделить его. 2. Щелкните на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options) панели инст рументов Формы (Forms). Откроется диалоговое окно Параметры текстового поля (Text Form Field Options). 3. В поле Максимальная длина (Maximum Length) щелкните на стрелке вверх и выберите максимальное количество знаков или щелкните на самом поле и введите число вручную. Знаки могут быть буквами, цифрами или символами. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к форме. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------- ----------------------------------------------------------------------------------Если требуется присоединить к текстовому полю предварительно созданную закладку, введите ее название в поле Закладка (Bookmark) в диалоговом окне Параметры тексто вого поля (Text Form Field Options). Подробнее о закладках рассказано в главе 4.
Управление отображением текста Если это имеет значение, можно выделить заглавными буквами текст, вводимый пользователем в поле формы. То есть введенные данные можно отображать за главными буквами, строчными или сочетать оба регистра. Чтобы определить способ демонстрации текста, выполните следующее. 1. Щелкните на коде поля, чтобы его выделить. 2. Щелкните на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options), чтобы от крыть диалоговое окно Параметры текстового поля (Text Form Field Options). 3. Щелкните на стрелке списка Формат текста (Text Format). Выберите один из следующих вариантов: > Прописные буквы (Uppercase) форматирует данные заглавными буквами; > Строчные буквы (Lowercase) показывает запись строчными буквами; > Первая прописная (First capital) отображает текст с первой заглавной буквой; > Первые прописные (Title case) рассматривает введенную информацию как заголовок. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к фор ме. Word добавит необходимый код, так что вводимые данные будут отобра жаться в заданном виде. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется, чтобы Word пересчитывал поля каждый раз при выходе из формы, устано вите флажок Вычислить при выходе (Calculate On Exit) в диалоговом окне Параметры тек стового поля (Text Form Field Options) и щелкните на кнопке ОК. Тогда при выходе из фор мы Word будет обновлять числовые поля и пересчитывать включенные в бланк формулы.
886
♦
Глава 31. Коды полей и бланки
1
Добавление флажков
* Если понадобилось включить в форму набор вариантов, чтобы пользователь мог выбрать несколько из них, создайте список, состоящий из нескольких флажков. Например, отдел информационных технологий выполняет опрос, чтобы узнать, довольны ли служащие технической поддержкой. Тогда фрагмент анкеты с во просом может выглядеть следующим образом. ► Какие из перечисленных ниже услуг важны для вас? t> ответ на запрос в течение дня; > разговор с сотрудником службы технической поддержки, а не с автомати ческой системой; > возможность получить другой компьютер вместо своего, пока последний находится в ремонте. Этот список можно составить из флажков, чтобы пользователи могли выделить все, что для них является важным. Рассмотрим создание поля-флажка. Расположите текстовый курсор в нужном месте в документе. 1. Щелкните на кнопке Флажок (Check Box) панели инструментов Формы р* (Forms). Word вставит значок флажка и код {FORMCHECKBOX} в точку Я1 расположения курсора. 2. Добавьте к флажку подпись, нажав на пробел и введя текст по вашему усмот рению. 3. Если требуется, повторите операцию вставки флажков. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно увидеть, какой код вставил Word в документ при добавлении поля с помо щью панели инструментов Формы (Forms), просто нажмите Alt+F9. Чтобы вернуться к исходному представлению полей, нажмите Alt+F9 еще раз.
Изменение размера флажка По умолчанию поле-флажок создается в соответствии с размером окружающего его текста. Если нужно выделить флажок, можно изменить размер символов под писи флажка. Для этого требуется отредактировать параметр Размер флажка (Check Box Size) в диалоговом окне Параметры флажка (Check Box Form Field Options). 1. Дважды щелкните на флажке или выделите его и щелкните на кнопке Пара метры поля формы (Form Field Options) панели инструментов Формы (Forms). Откроется диалоговое окно Параметры флажка (Check Box Form Field Options), изображенное на рис. 31.13. 2. В разделе Размер флажка (Check Box Size) щелкните на варианте Точно (Exactly) и затем, измените величину размера поля в соответствии со своими требова ниями. 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить изменения и вернуться к форме. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется заблокировать флажок так, чтобы его было невозможно переделать, снимите флажок Разрешить изменения (Check Box Enabled) в диалоговом окне Пара метры флажка (Check Box Form Field Options).
Ввод полей форм ♦
887
Рис. 31.13. Диалоговое окно Параметры флажка позволяет настраивать вид и действие флажка
Создание поля с раскрывающимся списком Раскрывающийся список используется в том случае, когда нужно предоставить пользователю набор вариантов для выбора. Чтобы создать его, выполните сле дующие действия. 1. Расположите текстовый курсор в нужном месте. 2. Щелкните на кнопке Поле со списком (Drop-Down Form Field). Word вста- я вит раскрывающийся список в форму в точку, где находится курсор. 3. Дважды щелкните на поле или выделите его и щелкните на кнопке Парамет ры поля формы (Form Field Options) панели инструментов Формы (Forms), что бы отобразить диалоговое окно Параметры поля со списком (Drop-Down Form Field Options) (рис. 31.14).
Рис. 31.14. В диалоговое окно Параметры поля со списком вы будете вводить элементы раскрывающегося списка
888
♦
Глава 31. Коды полей и бланки
4. Создайте элементы «писка, вводя их в поле Элемент списка (Drop-Down Item) и щелкая на кнопке Добавить (Add). 5. Вставив все необходимые пункты, щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Добавление справки по формам Если предполагается, что при заполнении формы может понадобиться справка, информирующая о том, как вводить запрашиваемую информацию, создайте соб ственные справочные сообщения. 1. Откройте шаблон формы. 2. Если требуется, снимите защиту с формы щелчком на кнопке Защита формы (Protect Form^ панели Инструментов Формы (Forms). 3. Дважды щелкните на нужном поле формы. Откроется диалоговое окно Пара метры поля формы (Form Field Options) для соответствующего типа поля (вид этого диалогового окна различен для текстового поля, флажка и раскрываю щегося списка). 4. В нем щелкните на кнопке Текст справки (Add Help Text). Появится диалого вое окно Текст справки для поля формы (Form Field Text Help). 5. Выберите один из вариантов: > чтобы отобразить справочный текст в строке состояния внизу окна Word, щелкните на вкладке Строка состояния (Status Ваг); щелкните на тексто вом поле и введите текст справки, затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к форме; > чтобы показать справку в окне сообщения, появляющемся при нажатии на клавишу F1, щелкните на вкладке Клавиша F1 (Help Key (F1)), показанной на рис. 31.15. Введите текст справки и щелкните на кнопке ОК, чтобы вер нуться к форме. Теист спр |вк« дня паля
Строк*сестр*** с Нет ■ Л
«> i
Кл»иш аР1
j
йлв«*ит «етотекст»: [ СТРАНИЦА1вкст справки:
Рис. 31.15. Можно добавить к форме собственную справочную информацию, которая поможет пользователям во вводе данных
6. Для восстановления блокировки щелкните на кнопке Защита формы (Protect Form).
,
Макросы форм ♦
889
При щелчке на поле формы справка появляется в строке состояния (если был выбран первый вариант справки). Чтобы отобразить справку второго типа, щелк ните на поле и нажмите клавишу F1 —вспомогательный текст будет показан в сво ем собственном окне* как продемонстрировано на рис. 31.16. ■ № ! ': BESSES гидоока ~ . . . . j . ... ‘ £слИ>томшп«реыг1ви>ит ТоссГовьтвэтополепустим
Г.С *
*1
J
Рис. 31.16. Чтобы отобразить справку, созданную в ее собственном окне, щелкните на защищенном поле и нажмите клавишу F1 ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Сообщение справочного окна может содержать до 255 знаков. Справка, находящаяся в строке состояния, должна быть меньше 138 знаков.
Макросы форм В некоторых случаях может оказаться удобным, чтобы действие пользователя вызывало выполнение макроса, добавленного к форме. Присоединяется макрос к шаблону формы точно так же, как и к любому другому документу. 1. Откройте шаблон, к которому нужно добавить макрос. 2. Щелкните на поле и щелкните на кнопке Защита формы (Protect Form) пане ли инструментов Формы (Forms), чтобы снять блокировку поля. 3. Дважды щелкните на поле, чтобы открыть его диалоговое окно Параметры по ля формы (Form Field Options). 4. Выберите макрос в разделе Выполнить макрос (Run Macro On) диалогового окна: > если нужно, чтобы макрос выполнялся, когда пользователь вводит данные или выделяет поле, щелкните на стрелке списка При входе (Entry) и выбе рите желаемый макрос в раскрывающемся списке; макросы, отображаемые в списке, являются доступными в текущем документе (подробнее о добав лении макроса к форме рассказано в главе 32); > если требуется, чтобы макрос выполнялся после того, как пользователь выходит или снимает выделение поля, щелкните на стрелке списка При выходе (Exit) и выберите макрос из списка, как показано на рис. 31.17. 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и сохранить пара метры. 6. Щелкните на кнопке Защита формы (Protect Form), чтобы восстановить защи ту формы. Теперь макрос присоединен к полю и будет выполняться, когда пользователь обратится к полю.
8 9 0 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
Рис. 31.17. Выберите, когда Word будет запускать макрос
' < Если не получается найти макрос, который хотите присоединить к полю, про блема может заключаться в том, что он не добавлен к текущей форме. Чтобы присоединить макрос к активному документу, выполните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Шаблоны и надстройки (Tools ►Templates And AddIns). Откроется диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-Ins). 2. Щелкните на кнопке Организатор (Organizer). 3. Щелкните на вкладке Стили (Styles). 4. Щелкните на кнопке Закрыть файл (Close File) с левой стороны диалогового окна, затем нажмите на кнопку Открыть файл (Open File) и выделите название файла, содержащего нужный макрос. 5. Теперь выберите желаемый макрос в списке слева и щелкните на кнопке Ко пировать (Сору). Макрос появится в списке с правой стороны диалогового окна. 6. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы сохранить изменения и вернуть ся к документу.
Добавление элементов управления В отдельных ситуациях могут понадобиться элементы управления, чтобы осуще ствить некоторые действия, когда пользователь выделяет элемент формы. Эле менты управления можно использовать, например, для запуска макроса, автома тизирующего выполнение задачи. Для работы с элементами управления нужно хорошо разбираться в приложениях Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) или Microsoft Script Editor. Чтобы добавить в форму элемент управления, вы полните указанные ниже действия. 1. Откройте шаблон формы. 2. Снимите с нее защиту, щелкнув на кнопке Защита формы (Protect Form) пане ли инструментов Формы (Forms).
Добавление элементов управления ♦
891
3. Расположите текстовый курсор там, куда будете вставлять элемент управления. 4. Выведите на экран панель инструментов Элементы управления (Control Tool box), выбрав команду Вид ►Панели инструментов ►Элементы управления (View ► Toolbars ►Control Toolbox). 5. Щелкните на кнопке панели инструментов, соответствующей желаемому эле менту управления. Word создаст элемент и отобразит панель инструментов Выход из режима конструктора (Exit Design Mode), как показано на рис. 31.18. Элементы управления
[(Jnpocпоспит' пейdot М иггosoflWord
Кзддигеfrofipoc 100%,
ПтмNwvRomer
V
=
К
О ц е н к а к а ч с с 1М
Ф^СЛуЖИММИЯ Покупатель '03/2004 г Е/03/2004
Оценка сервиса
Возрсст
Пожелания Улучшить « [« н е П обольш е
сладкого
1/03/2004 703/2004
Паркинг
21 /03/2004
Акции
Н*ПЛсиСгИ Элемент управления
Выход из режима конструктора
Рис. 31.18. Добавив в форму элемент управления, Word переключается в режим конструктора ПРИМЕЧАНИЕ Пользуйтесь элементами управления, создаваемыми с помощью панели инструментов Элементы управления (Control Toolbox), для форм, которые будут просматриваться и заполняться в Word, но не употребляйте их для веб-форм. Многие браузеры не под держивают эти элементы.
Изменение свойств элемента управления Можно изменить способ отображения элемента управления, изменив его свойст ва. Щелкните правой кнопкой мыши на элементе управления и выберите в кон текстном меню пункт Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно Proper ties (Свойства), продемонстрированное на рис. 31.19.
8 9 2 ♦ Глава 31. Коды полей и бланки
ГТгДОШе ■WoedWrep В font BjMhtc пя плш а (K018-Uj 111lag
Параметры; X бетеепятьразриеыстрок Завершатьстрок»: л! разрешитьподстановкузнаков С*брзмц.
~7\
'г
-1ЮЗШМ-/IJYIOY^VH»^ Г2Й2ШМ';-24-;5-(,36";'Улучш1п»c * p i * '. ’4 D30004". ,39‘/ 5- ., l 2; ."Побогыш-шжоюго’ , 1*Л 4Ш М % ^ 1^ . ^ Л 1р о ц у к » и » ШвО*Т1000»",‘144",ч93‘;'9“."31",Тиржю1г’;',14Л4Д004";'9б,,"10";'39”;"Н«тТ|
Рис. 31.21. Сохраняя данные формы в текстовом файле, Word выводит на экран параметры преобразования ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------ -------------------------------------------Каждый раз, открывая 'копию формы, пользователь должен установить флажок Сохра нять только данные для форм (Save Data Only for Forms), если нужно запоминать только данные. Поэтому можно добавить к форме подсказку, сообщающую пользователю о не обходимости этого действия. Кроме того, можно создать макрос, автоматически уста навливающий этот параметр. За дополнительной информацией о макросах Word обра щайтесь к главе 32.
создание и использование Встроенные команды Word Создание макросов с помощью средства записи макросов ' Просмотр и редактирование VBA-кода макросов Запуск макросов Копирование макросов в другие шаблоны и документы Переименование макропроектов Снабжение макросов цифровой подписью Удаление макросов и макропроектов
8 9 6 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
Если вам регулярно приходится выполнять одну и ту же задачу, упростите себе жизнь, создав макрос на языке Visual Basic for Applications (VBA —Visual Basic для приложений). Используемые соответствующим образом макросы VBA мо гут выполнить некоторую часть работы за пользователей. Многие люди пуга ются даже упоминания о макросах, но на самом деле нет абсолютно никаких причин их бояться. Макрос —это набор команд и инструкций, сгруппированных вместе и действующих как единая команда. Например, можно записать макрос, который создает таблицу, отформатированную определенным способом, и назна чить его кнопке панели инструментов. Затем, когда понадобится создать таблицу с тем же самым форматированием, просто щелкните на этой кнопке — ничего магического в этом действии нет, зато работать становится удобнее. Обычно пользователи создают макросы для осуществления следующих задач: ► автоматизации выполнения сложной серии действий; ► объединения нескольких команд (таких как вставка таблиц и форматирование); ► получения более быстрого доступа к меню и вложенным меню; ► ускорения процедур редактирования и форматирования, установления границ, затемнения и т. д.; ► доступа к часто используемым документам: шаблонам, таблицам стилей, ру ководствам; ► вставки стандартного текста из другого документа: девиза компании, текста договора и т. д.; ► вставки часто используемых графических объектов: логотипа компании, от метки'обновления для веб-каталогов и т. д. Начав пользоваться макросами, вы увидите, что они могут пригодиться во мно жестве различных ситуаций и позволят полностью настроить для себя рабочую среду. В Microsoft Word можно создавать и запускать макросы несколькими способа ми: просматривать и выполнять встроенные команды Word, записывать макросы с помощью средства записи макросов и писать вручную код программ, исполь зуя редактор Microsoft Visual Basic Editor (VBE). В этой главе мы подробно опи шем первые два метода и кратко рассмотрим редактор Visual Basic, но детальное обучение всем особенностям работы с этим средством, к сожалению, выходит за рамки данной книги.
Встроенные команды Word Перрд тем как начать создавать собственные макросы, стоит познакомиться со встроенными командами Word. Программа предоставляет достаточно большой набор стандартных команд (более 1000), и многие из них уже связаны с кнопками панелей инструментов, командами меню и клавиатурными комбинациями. На пример, команда FileClose соответствует пункту Закрыть (Close) меню Файл (File). Можно просматривать, запускать команды Word и присоединять их к кнопкам панелей инструментов, пунктам меню и клавиатурным комбинациям точно так же, как и при работе с создаваемыми макросами.
Встроенные команды Word ♦
897
Просмотр встроенных команд Word Как упоминалось выше, выполняются встроенные команды Word так же, как и обычные макросы. Некоторые из них используются постоянно, но их запуск не заметен (например, щелчок на кнопке Печать (Print) стандартной панели инстру ментов), другие же команды не назначены по умолчанию кнопкам панелей инст рументов и меню. Чтобы просмотреть список встроенных команд Word, выполните указанные ниже действия. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros) или на жмите Alt+F8. Откроется диалоговое окно Макрос (Macros). 2. Щелкните на стрелке списка Макросы из (Macros In) и выберите вариант Ко манд Word (Word Commands). Появится список встроенных команд Word, как продемонстрировано на рис. 32.1.
Рис. 3 2.1. Используя диалоговое окно Макрос, можно просмотреть встроенные команды Word и выполнить любую из них
3. Просмотрите список. При выделении названия команды в поле Описание (Description) отображается краткое описание действия команды. Чтобы осу ществить это действие, щелкните на кнопке Выполнить (Run). Чтобы закрыть диалоговое окно Макрос (Macros), щелкните на кнопке Отмена (Cancel). Если в списке присутствует команда, которая может понадобиться в дальнейшем, можно создать для нее кнопку панели инструментов, пункт меню или клавиатурную комбинацию — этой операции посвящен следующий раздел. Новые встроенные команды, появившиеся в Word 2003, описаны в табл. 32.1.
е
Таблица 3 2 .1 .
Название таблицы
Команда Word
Описание
CloseReadingMode
Переход в режим чтения (переключатель)
CopylnkAsText
Копирование выделенного фрагмента рукописных данных и занесение его текстового эквивалента в буфер обмена Продолжение &
8 9 8 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
Таблица 32.1.
Продолжение
Команда Word
Описание
DeleteAlllnkAnnotations
Удаление всех рукописных примечаний
DisplaySharedWorkspacePane
Отображение области состояния документа
DocumentActionsPane
Область смарт-документа
OoNotDistrlbute
Кнопка для переключения разрешений на панели инстру ментов
EditFindReadingMode
Поиск указанного текста или форматирования
EmailAttachmentOptions
Отображение или скрытие области задач Параметры вложения
EmailChooseAccount
Активизация системы выбора учетной записи электронной почты
FaxService
Отправка документа по факсу через Интернет
FilePermission
Ограничение разрешений для документа
FileVerslonsServer
Работа с серверными версиями документа
FormattingRestrictions
Настройки и блокирование стилей
GettingStartedPane
Открытие области задач Приступая к работе
HelpCheckForUpdates
Запуск веб-обозревателя и выведение страницы, посвя щенной обновлениям продукта
HelpContactUs
Запуск веб-обозревателя и выведение страницы, содержа щей сведения о контактах
InsertlnkAnnotations
Вставка рукописных аннотаций
InsertlnkComment
ВСтавка рукописных примечаний
InsertlnkSplitMenu
Отображение или скрытие рукописных примечаний и пане ли инструментов Рукописные примечания
InsertSoundComment
Вставка звукозаписи в документ
NeverUseBalloons
Никогда не использовать выноски
NolnsertionDeletionBalloons
Не использовать выноски вставок/удалений
ReadingMode
Переход в режим чтения (переключатель)
ReadingModeGrowFont
Увеличение размера символов в режиме чтения
ReadingModelnkOff
Разблокировка документа для рукописного ввода
ReadingModeLayout
Переход в режим чтения (переключатель)
ReadingModeLookup
Средства поиска в режиме чтения
ReadingModeMini
Переход f режим чтения (переключатель)
ReadingModePageView
Использование фактического размера символов в режиме чтения
ReadingModeShrlnkFont
Уменьшение размеров символов в режиме чтения
Research
Открытие области справочных материалов
ResearchLookup
Поиск слова в справочных материалах
ResetSideBySide
Восстановить положение окна при расположении рядом
Встроенною команды Word ♦
899
Команда Word
Описание
ShowlnkAnnotations
Отображение или скрытие рукописного примечания
ShowSmPane
Вывод области обновления документов
SqmDialog
Параметры контроля качества
SyncScrollSideBySide
Синхронная прокрутка двух расположенных рядом окон
ToggleReadingMode2Pages
Отображение или скрытие режима просмотра двух страниц
ToggleReadingModeHelp
Справка для рукописных примечаний
ToggleReadingModelnk
Разрешение рукописных примечаний
ToggleThumbnail
Отображение или скрытие режима эскизов
ToggleXMLTagView
Отображение или скрытие режима просмотра XML-тегов
ToolsProtect
Установить защиту активного документа/выделенного фраг мента
:ToolsThesaurusRR
Отображение синонимов для выделенного слова в области справочных материалов
UseBalloons
Всегда использовать выноски
ViewDocumentMapReadingMode Отображение или скрытие схемы документа ViewXMLStructure
Вывод области структуры XML
WindowArrangeSideBySide
Расположение двух окон рядом
XMLDocument
Применение преобразования XML к данному документу
XMLOptions
Изменение настроек XML для документа
Быстрый доступ к командам Word Познакомившись со встроенными командами Word, можно получить быстрый доступ к некоторым из них. Конечно, процесс fотображения диалогового окна Макрос (Macros) и запуск команд из него не является прямым способом выпол нения макросов. Чтобы сделать более доступными приглянувшиеся команды Word, можно назначить их кнопкам панелей инструментов, пунктам меню или сочета ниям клавиш. 1. Выберите команду Сервис ►Настройка (Tools ►Customize), Откроется диало говое окно Настройка (Customize). 2. Щелкните на вкладке Команды (Commands), затем выберите вариант Все ко манды (All Commands) в списке Категории (Categories). Полный список дос тупных команд Word отобразится в списке Команды (Commands), как показа но на рис. 32.2. Просмотрите список и обратите внимание, что части команд Word уже поставлены в соответствие кнопки панелей управления —их знач ки изображены в сером столбце слева от названий команд. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если требуется удалить кнопку панели инструментов или команду меню, независимо от того, когда они были добавлены, перетащите элемент из панели инструментов или меню за их пределы при открытом диалоговом окне Настройка (Customize).
9 0 0 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
Hai тропка
'
iwewecrpfw^rcw In r»«r-> i. j : . .К .." Что6йдоба»ип>.командунаПанель.Ы•^л -вптй#,в. ы берите катвгс(типеретащитеко-wayиуэтогоокнепап*-ель.;. Квтеррии ... Корагды{ ............. ... IОкне и справка [рисование IАвтофигуры Границы Слияние
Ц
AccaptAKhangesIrOoc
Л
AcceptAKhangecShown
t J r AccaptChange^Sebcted
Щ Activet«Object Макросы
Щрифты
ftt
AKaps
‘Ф
A m otatiorE dt
ЮЯ»
CcjjpanHTb « iNormal.dot . ' ________
jfesmi
' SMW
Ш Ш 1
Упоря4с»пв команды
Ku |Г‘г«М
Закрыть
Рис. 32.2. Вкладка Команды покажет все доступные команды, если щелкнуть на варианте рее команды в списке Категории
3. Чтобы присоединить команду к кнопке панели инструментов или меню, выде лите ее в списке и перетащите на панель инструментов или меню. Для созда ния комбинации клавиш щелкните на кнопке Клавиатура (Keyboard) и настрой те параметры в диалоговом окне Настройка клавиатуры (Customize Keyboard). (За дополнительной информацией о создании кнопок панелей инструментов, команд меню и клавиатурных комбинаций обращайтесь к разделу «Назначе ние макросов кнопкам, пунктам меню и сочетаниям клавиш» этой главы.) 4. Закончив формирование окна Word, нажмите кнопку Закрыть (Close) диало гового окна Настройка (Customize). Отобразив команду Word в виде пункта меню или кнопки одной из панелей ин струментов, можно щелкнуть правой кнопкой мыши на только что созданном элементе, чтобы настроить его параметры, —это также описывается далее в раз деле «Назначение макросов кнопкам, пунктам меню и сочетаниям клавиш». Бо лее того, если назначить команде Word сочетание клавиш, его также можно из менить, вызвав диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard).
Создание макросов с помощью средства записи макросов Как мы уже говорили, в Word можно создавать макросы, используя средство за писи макросов, вводя код VBA в окне редактора Visual Basic или комбинируя эти способы (например, можно записать большую часть кода с помощью средст ва записи и затем отредактировать его в редакторе Visual Basic). В данном разде ле мы рассмотрим формирование макросов с использованием средства записи.
Планирование макросов Независимо от способа создания макроса, перед началом работы следует со браться с мыслями. Это особенно важно, если планируется формировать макрос
Создание макросов с помощью средства записи макросов ♦
901
с помощью средства записи. После запуска средство записи макросов отслежи вает все действия, включая любую коррекцию, нажатие клавиш или выбор меню. И, разумеется, поскольку Word записывает каждую операцию, то чем больше дви жений и команд будет выполнено, тем сложнее и длиннее получится макрос. По этому перед началом процедуры записи стрит наметить наиболее простой способ осуществления поставленной задачи. Если требуется, можно даже набросать краткий план дальнейших действий. Перечислим основные моменты, крторые следует обдумать. ► Тщательно спланируйте набор действий и копганд, которые будет выполнять макрос. ► Убедитесь в том, что вы знаете все необходимые клавиатурные комбинации, особенно для перемещения по тексту документа. (К сожалению, в теле доку мента нельзя пользоваться мышью при записи макросов.) Кроме того, помните, что клавиатурные комбинации обычно предоставляют более быстрый способ передвижения по документу, чем клавиши со стрглка «и. (Например, нажатие Ctrl+End для перемещения в конец документа более эффективно, чем нажатие стрелки вниз 10 раз.) СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------Различные полезные клавиатурные комбинации рассматриваются в главе 2.
► Попробуйте перед записью макроса по крайней мере один раз выполнить процедуру и примите во внимание все нюансы. ► Учтите, что любое сообщение Word может остановить макрос или вызвать сбой при его выполнении. Например, если макрос включает команду Найти (Find) или Заменить (Replace) меню Правка (Edit), щелкните на кнопке Боль ше (More), расположенной на вкладке Найти (Find) или Заменить (Replace), и затем выберите в списке Направление (Search) вариант Везде (АН). В про тивном случае, если поиск будет выполняться по документу только вперед или назад, Word отобразит окно с сообщением, когда поиск достигнет конца или начала документа. ► Убедитесь, что макрос не будет зависеть от содержания текущего документа. СОВЕТ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Если нужно создать макрос, который форматирует текст, выделите фрагмент докумен та перед запуском средства записи макросов, затем включите средство и отформати руйте выделенный блок текста, причем желательно пользоваться клавиатурными ком бинациями или кнопками панели управления, а не диалоговым окном Шрифт (Font).
После аккуратного планирования задач макроса и способа их осуществления можно запускать средство записи макросов. Помните, что при записи создается код на языке Visual Basic, который всегда можно просмотреть и отредактировать.
Вызов средства записи макросов Чтобы начать запись макроса, сначала нужно открыть диалоговое окно Запись макроса (Record Macro), изображенное на рис. 32.3, выбрав команду Сервис ►
9 0 2 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
Макрос ►Начать запись (Tools ►Macro ►Record New Macro). Это диалоговое окно позволяет установить параметры макроса до его записи.
Рис. 32.3. В диалоговом окне Запись макроса вы устанавливаете первую г?орцию параметров макроса
Окнб предназначается для присвоения макросу названия, добавления описания; определения того, как будет осуществляться доступ к макросу после его созда ния, и выбора места хранения. Хотя эти параметры можно устанавливать и из менять после записи макроса, лучше назначить их прямо сейчас, пока открыто диалоговое окно Запись макроса (Record Macro). Если отложить эти задачи, то потом можно просто забыть о них и столкнуться позднее с неожиданными про блемами.
Создание макросов в редакторе Visual Basic Данная глава преимущественно рассказывает об использовании средства записи макросов, но также можно вводить их код вручную. Чтобы начать создание мак роса в редакторе Visual Basic, выполните перечисленные ниже действия. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros). 2. В диалоговом окне Макрос (Macros) введите название макроса в поле Имя (Macro Name). (Информация о присвоении макросам названий приводится в следующем разделе.) 3. Проверьте, что список Макросы из (Macros In) отображает тот шаблон или до кумент, в котором требуется сохранить макрос. 4. Щелкните на кнопке Создать (Create). Откроется редактор Visual Basic (рис. 32.9), в котором можно вводить VBA-код макроса.
Название макроса Как видно из рис. 32.3, диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) содержит поле Имя (Macro Name). По умолчанию Word присваивает названия всем созда ваемым макросам: МасгоЧ, Масго2 и т. д. Такая структура имен не проясняет назначения макросов, и мы рекомендуем связать со своим макросом название,
Создание макросов с помощью средства записи макросов ♦
903
описывающее его более подробно. К счастью, можно снабдить макрос любым именем, удовлетворяющим следующим правилам: ► название макроса должно начинаться с буквы; ► оно может содержать цифры; ► его длина не должна превышать 80 знаков; ► название не может включать пробелы и другие символы. Если задать неправильное название макроса, после щелчка на кнопке ОК появит ся сообщение об ошибке, продемонстрированное На рис. 32.4.
Рис. 32.4. Word отобразит сообщение об ошибке, если ввести неверное название макроса в поле Имя диалогового окна Запись макроса ВНИМ АНИЕ ---------------------------------------------------------------------:--------------------------------------Если новому макросу присвоить название уже существующего или команды Word, его действие заменит собой действие существующего макроса. Если вы решитесь заме нить встроенную команду Word, следует быть особенно внимательным. При попытке создания макроса с уже существующим названием Word отобразит предупреждающее сообщение, в которрм попросит подтверждения действий. Здэсь можно щелкнуть на кнопке Да (Yes), чтобы заменить макрос, или щелкнуть на варианте Нет (No), чтобы вер нуться к диалоговому окну Запись макроса (Record Macro) (и ввести новое название макроса или щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel), чтобы прервать процесс создания макроса).
Сохранение макросов Диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) также позволяет определить ме сто хранения создаваемого макроса. Им может стать шаблон или отдельный до кумент. Макрос будет доступен только тогда, когда открыт документ или шаб лон, в котором он сохранен. Чаще всего макросы содержатся в шаблоне Normal, и поэтому их можно выполнить в любое время (шаблон Normal является общим, о чем рассказывалось в главе 16). Word предлагает сохранить макрос в следую щих местах. ► Активный документ. Если планируется использовать макрос в конкретном документе, сохраните макрос в нем. При выборе данного варианта макрос бу дет работать только, когда этот документ открыт и активен. ► Все документы (шаблон Normal dot). Можно сохранить макрос в шаблоне Normal, таким образом сделав его доступным для всех открытых файлов. По умолчанию Word сохраняет создаваемые макросы именно в шаблоне Normal. ► Шаблон. Можно сохранить макрос в шаблоне, отличном от Normal, если этот шаблон присоединен к текущему документу или открыт во время создания макроса. В этом случае макрос становится доступен Только тогда, когда дан ный шаблон открыт или связан с активным документом.
9 0 4 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic, сс щание и использование
Чтобы определить, гд< нужно сохранить макрос откроит з диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) (команда Сервис ►Макрос ►Начать запись (Tools ►Macro ► Record New Macro)), щелкните на стрелке списка Макрос доступен для (Store Macro In) и укажите место хранения макроса.
Присоединение описания к макросу Диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) также позволяет снабдить соз даваемый макрос кратким описанием, которое может оказаться полезным, осо бенно если предполагается, что с макросов будут работать несколько человек или он будет редактироваться и обновляться в будущем, flo умолчанию Word пишет в поле Описание (Description) дату создав ил макроса и имя его автора. Эти сведе ния можно изменить или удалить й ввести собственную информацию. Помните, что текст поля Описание (Description) нельзя отредактировать для команд Word и других макросов, предназначенных только для чтения. ^
i
Назначение макросов кнопкам, пунктам меню и сочетаниям клавиш Создав макрос, можно присоединить его к клавиатурной комбинации, кнопке панели инструментов или команде меню (или не присоединять ни к чему). Если связать макрос с каКим-нибудь элементом, процесс записи начнется сразу после назначения, а если пропустить этот шаг, можно приступать к записи, описанной в разделе «Запись макросов» этой главы. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------- :-------------------------------------Если не присоединять макрос ни к какому элементу, то каждый раз, когда понадобится выполнить его, придется открь 1вать диалоговое окно Макрос (Macros), выделять назва ние и щелкать на кнопке'Выполнить (Run).
Назначение макроса кнопке или пункту меню Чтобы облегчить доступ к макросу, можно присоединить его к кнопке панели инструментов или пункту меню. Как вы увидите, настройка кнопок и меню с макросами аналогична обычной работе с этими элементами. Для создания кно пок или команд меню с присоединенным макросом выполните следующие дей ствия. 1. В диалоговом окне Запись макроса (Record Macro) (команда Сервис ► ШЛ Макрос ►Начать запись (Tools ►Macro ►Record New Macro)) щелкните на ИВ кнопке Панели (Toolbars). 2. В диалоговом окне Настронка (Customize) щелкните на вкладке Команды (Commands), как показано на рис. 32.5. 3. В списке Команды (Commands) щелкните на названии записываемого макроса и перетащите его в подходящую панель инструментов или меню.
Создание макросов с помощью средства записи макросов ♦
905
дш Команды: Д
V
Normal.NewMacrof.Макрос!
Рис. 32.5. Можно добавить кнопку с макросом к панели инструментов или команду с макросом к меню, перетащив название макроса из диалогового окна Настройка на панель инструментов или меню
СОВЕТ Если вы хотите создать новую панель инструментов, содержащую ваш макрос, выбери те вкладку Панели инструментов (Toolbars) в диалоговом окне Настройка (Customize) и щелкните на кнопке Создать (New) Будет создана новая панель инструментов. После этого убедитесь, что новэя панель инструментов появилась на Экране, и перетащите созданный макрос из вкладки Команды (Commands) на панель инструментов. Подробно о создании панелей инструментов рассказано в главе 5.
После добавления макроса в панель инструментов или меню можно настроить его вид, щелкнув на названии правой кнопкой мыши и выбрав подходящий ва риант из контекстного меню. Рисунок 32.6 демонстрирует контекстное меню для кнопки панели инструментов. Обратите внимание на возможность изменить изображение кнопки. СЙ>* Кдалнть ta g :
№лм1.МвнМасго5.Макрос8
Кргмраеать значок на т о л ка В ст|риты нам ок для кнопки Восстановить значок m кнопка Цмонил значок на кнопке... Быбьапь • • ЧОКАЙЙКмОГКИ
Щ
Основной ОСНОВНОЙстиль
/_
Т о (*к° такст (всегда) Тоомсо текст ( • м н ю )
1
Значок и вкст
Назначить гип|рссылку
*
£ 4) Л
» Q
Ъa V 4 4 4 • »• \
* * * ♦ &м
► * С ц если нужно применить уже определенный в окне сертификат, щелкните на кнопке ОК. * 6. Добавив подпись к своему макросу, закройте редактор Visual Basic и сохрани те документ. Еще одним важным моментом является настройка уровня безопасности в Word. Можно задать уровень безопасности документа, содержащего макрос. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Безопасность (Tools ►Macro ►Security). 2. В диалоговом окне Безопасность (Security) щелкните на вкладке Уровень безо пасности (Security Level) и определите нужный рариант Высокая (High), Сред няя (Medium) или Низкая (Low). 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить уровень безопасности. СМОТРИ ТАКЖ Е ---------------------------------------------------------------------------------------------------За дополнительной информацией об уровнях безопасности Word и о том, как програм ма обрабатывает каждый уровень, обращайтесь к главе 34.
Как правило, присоединять к макросу цифровую подпись следует только после создания, включая процедуру тестирования. Всякий раз, когда код с подписью
9 1 4 ♦ Глава 32. Макросы Visual Basic: создание и использование
изменяется, подпись удаляется. Если компьютер имеет собственную цифровую подпись, она будет автоматически назначаться макросу при его сохранении. Та ким образом, редактирование макроса с подписью вызовет выполнение дополни тельных операций.
Удаление макросов и макропроектов Последнее, чему следует научиться при создании макросов — это их удаление. Иногда приходится удалять макросы в процессе их формирования, а также в случае, когда создается несколько копий макроса, которые затем не понадобятся. Кроме того, может оказаться, что макрос больше не нужен или требуется умень шить размер файла документа. Независимо от причин, побудивших вас к этому действию, удалить можно как отдельный макрос, так и целый макропроект (со держащий все макросы выделенного документа или шаблона). {
Удаление отдельного макроса Конкретный макрос можно удалить с помощью диалогового окна Макрос (Macros). 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros). 2. В диалоговом окне Макрос (Macros) выделите название нужного макроса в поле Имя (Macro Name). Если требуемого макроса нет в списке, укажите в списке Макрос из (Macros In) другой документ или шаблон. 3. Щелкните на кнопке Удалить (Delete). Word покажет сообщение, просящее вас подтвердить свои намерения относительно удаления макроса. 4. Щелкните на кнопке Да (Yes) (щелкните на кнопке Нет (No), чтобы завершить процесс, не удаляя макрос). 5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Макрос (Macros). Если после удаления макроса оказывается, что нужно его опять применить, мак рос придется создавать заново.
Удаление макропроекта Помимо удаления макросов с помощью диалогового окна Макрос (Macros), можно удалять целые макропроекты, используя средство Организатор (Organizer). При этом исчезают все макросы, созданные и добавленные к документу или шаблону. •‘I ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------После удаления макропроекта и сохранения файла вы уже не сможете восстановить макросы.
Чтобы удалить макропроект, выполните следующее. 1. Выберите команду Сервис ►Макрос ►Макросы (Tools ►Macro ►Macros) или на жмите клавиши Alt+F8, чтобы открыть диалоговое окно Макрос (Macros).
Удаление макросов и макропроектов ♦
915
2. Щелкните на кнопке Организатор (Organizer). 3. В диалоговом окне Организатор (Organizer) выделите макропроект для удале ния и щелкните на кнопке Удалить (Delete). 4. Word отобразит сообщение, спрашивающее, уверены ли вы в том, что нужно удалить этот макропроект. Для продолжения щелкните на кнопке Да (Yes). 5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть окно Организатор. По умолчанию Word показывает в левом списке макропроекты, содержащиеся в текущем документе, а справа —макропроекты, сохраненные в шаблоне Normal. Можно воспользоваться любым списком, чтобы перейти к требуемому докумен ту или шаблону.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Word 2003 Подготовка к установке Установка Office 2003 Добавление и удаление компонентов Восстановление Word 2003 Обновления Word
Подготовка к установке ♦
917
Если вы приобрели Word в составе пакета Microsoft Office, то Word по умолча нию устанавливается в составе Microsoft Office. Обычно установка запускается автоматически, когда вы вставляете первый установочный диск. Если вы позже хотите изменить или удалить какие-то программы, то это можно сделать, выбрав Пуск ►Панель управления ►Установка и удаление программ (Start ►Control Panel ► Add Or Remove Programs). Это приложение проведет вас через процесс установки и обновления вашей версии Word. Вы также узнаете, как найти и восстановить ошибки, возможные при работе с Word. ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Microsoft Office совместим только со следующими операционными системами: Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздней версии; Microsoft Windows ХР.
Подготовка к установке Установить Word очень легко. Надо всего лишь вставить компакт-диск в диско вод, запустить утилиту Setup и следовать указаниям на экране. Однако при уста новке OffiCe следует помнить о следующем: ► если вы работаете в локальной сети, обязательно посоветуйтесь с системным администратором прежде, чем устанавливать что-либо на свой компьютер; ► если вы работаете в домашней сети или на индивидуальном компьютере, убе дитесь перед установкой, что ваш компьютер удовлетворяет системным тре бованиям (см. ниже); ► если у вас возникают проблемы с вашей версией Word, после установки вы можете воспользоваться функцией Найти и восстановить (Detect And Repair) меню Справка (Help). ► если вы хотите обновить вашу версию Word, это можно сделать, выбрав функ цию Проверить наличие обновлений (Check For Updates) в меню Справка (Help).
Системные требования Минимальные системные требования: ► Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздней версии; Microsoft Windows ХР; ► компьютер, технические характеристики которого позволяют установить опе рационную систему Windows 2000 или Windows ХР; ► Pentium с тактовой! частотой 233 МГц или выше (рекомендуется Pentium III); ► 128 Мбайт ОЗУ; ► от 260 до 700 Мбайт свободного места на жестком диске (в зависимости от версии и устанавливаемых функций); ► дисковод для компакт-дисков.
918
♦
Приложение А. Установка и восстановление Word 2003
Особые требования: профессиональный выпуск Microsoft Office 2003 требует больше всего свобод ного места на диске — 190 Мбайт для Outlook 2003 (включая Business Con tact Manager) и дополнительно 290 Мбайт при условии сохранения устано вочных файлов.
Установка Office 2003 Перед установкой убедитесь, что вы создали резервные копии необходимых до кументов. После этого выполните следующие действия. 1. Вставьте компакт-диск в дисковод и следуйте указаниям на экране до тех пор, пока не появится окно Выберите тип установки (Choose The Type Of Installation) (если установка не начинается автоматически после того, как вы вставили компакт-диск в дисковод, выберите файл Setup.exe в содержимом компактдиска для того, чтобы запустить процесс установки), 2. После вода ключа продукта и информации о пользователе, а также подписи под лицензионным соглашением необходимо выбрать тип установки: Обычная установка (Typical Install), Полная установка (Complete Install), Минимальная ус тановка (Minimal Install) или Выборочная установка (Custom Install). При обыч ной установке устанавливаются только наиболее часто используемые ком поненты Office. Полная установка — установка всех приложений, включая дополнительные функции. Минимальная установка рекомендуется при не большом количестве свободного места на диске. Выборочная установка —ус тановка лишь отдельных компонентов, рекомендуемая для опытных пользо вателей. 3. Щелкните на кнопке Далее (Next). Следуйте дальнейшим указаниям вплоть до завершения процесса установки. 4. После завершения копирования файлов появляется окно, сообщающее об ус пешном завершении процесса установки. Щелкните на кнопке ОК, чтобы за крыть окно сообщения.
Добавление и удаление компонентов Вы можете добавлять и удалять компоненты в процессе работы Word. Для того чтобы внести необходимые изменения, воспользуйтесь диалоговым окном Уста новка и удаление программ (Add Or Remove Programs) для запуска мастера уста новки. Выполните следующие действия. 1. Выберите Пуск ►Панель управления (Start ►Control Panel). 2. Дважды щелкните на значке Установка и удаление программ (Add Or Remove Programs). 3. В списке Установленные программы (Currently Instatled Programs) выделите Microsoft Office — профессиональный выпуск версии 2003 (Microsoft Office Professional Edition 2003) и щелкните на кнопке Изменить (Change).
Восстановление Word 2003 ♦
919
4. Выберите нужный вариант для установки, переустановки или удаления Office 2003, как показано на рис. А.1
Рис. А.1. Для установки, переустановки и удаления Office можно воспользоваться диалоговым окном Установка Microsoft Office 2003
5. Следуйте указаниям для выполнения изменений.
Восстановление Word 2003 Иногда при работе Word возникают проблемы. Неправильное завершение рабо ты компьютера или'сбои в питании приводят к плачевным результатам. И хотя могут помочь средства сохранения и восстановления Wprd, вы также можете вос пользоваться функцией Найти и восстановить (D etect And R epair) в меню Справка (H elp).
Средство Найти и восстановить произведет поиск испорченных файлов и их вос становление. Для этого выполните следующие действия. 1. Запустите Word, выберите Справка ►Найти и восстановить (H elp ►Detect And R epair). На экране появится одноименное диалоговое окно, показанное на рис. А.2.
Рис. А.2. Окно Найти и восстановить позволяет исправить ошибки в Word
920
♦
Приложение А. Установка и восстановление Word 2003
2. Если вы хотите, чтобы ярлыки были восстановлены автоматически, поставьте флажок Восстановить ярлыки (Restore My Shortcuts While Repairing) и щелкни те на кнопке Начать (Start). Word произведет поиск и совершит необходимые . восстановления.
Обновления Word Word периодически предоставляет всем зарегистрированным пользователям обновления для приложений Office. Узнать, есть ли .новые обновления, можно, войдя в Интернет и выбрав в Word Справка ►Проверить наличие обновлений (Help ► Check For Updates). Откроется страница обновлений, показанная на рис. А.З. З а гр у ж а е м о е к о м п о н е н ты M icrosoft Offt< е, Д о м м о ц яи с тр а н и ц а
*вия
Лр»**.
Вид
иэб раж ос
Сервис
in tp riv » f
Справка Медиа
Переход ; Ссылки V
Послинм вбнввлмм ■ Обмо*м»мс Offk* 2002 » C ffi* X P fP 2 * Oftk* 2000SP3
Пр*долс*тъ и гружмммб «вМГОНМГ Пмвмчпы* и* Гдомпмь Ornpartrrk ctA #
Фшт Cffc« 2003 дм jwrpyj** Фэйлм Office 2UuO дм здоузии
Ф*Длм OHkt ХР ДМ** РУ***
Offfc*VW *м пгрую
Рис. А.З. При выборе Справка ►Проверить наличие обновлений вы автоматически переходите на страницу Загружаемые компоненты Microsoft Office, на которой отображены доступные обновления
Щелкните на ссылке Проверить важные обновления (Check For Updates). После этого будет проведена автоматическая проверка вашей системы (рис. А.4), после чего на экране появится окно со списком доступных обновлений. Вы можете ус тановить обновления с сайта.
Обновления Word ♦
Г .
ПЛМД *
Tew*
921
-Избранное
Адрьо р^^^^№сГмаомк!ссп^Мс«^в(еАп1пСв1А^!^хКПЙнр^сгфт м> . п у м ш т и ЩШЫШЖЦЩ
- •'-
~
хи'лъх-.»- — - а и г ^
Рис. А.4. Сайт Microsoft Offico произведет автоматическую проверку вашей системы. ПРИМЕЧАНИЕ Для того чтобы иметь все необходимье обновления, достаточно ежемесячно проводить проверку вашей системы на сайте Microsoft Office.
i
Многоязыковая поддержка Установка пакета MuitiLanguage Pack Настройка языка и стандартов в Windows Выбор раскладки клавиатуры
Многоязыковая поддержка ♦
923
Если вы работаете в вирт ильном офисе, охва ывающем весь земной шар, или часто обмениваетесь документами с клиентами и сотрудниками с других конти нентов, вам понравятся средства многоязыковой поддержки Microsoft Word 2002 — они интуитивно понятны в использовании. Эти средства могут понадобиться, например, в следующ] ix ситуациях: ► если нужно автоматически определить, на каком языке написан документ, и воспользоваться соответствующим языку стилем, правилами пунктуации и методами редактирования; ► при создании документа, содержащего текст на других языках или применяю щего специальные знаки и символы; ► при редактировании текста, написанного справа налево; ► если требуется переключаться [ между документами на разных языках, сравни вая их содержание и формат; ► для правки документов, созданных на других языках, когда под рукой нет про грамм третьих фирм. В этой главе рассматриваются средства многоязыковой поддержки и их улучше ния, появившиеся в Word 2002. Вы оцените возможности работы с несколькими языками и узнаете о парам* гграх и функциях, связан] гых с многоязыковым редактировайием.
Многоязыковая поддержка Многоязыковую поддержку в Word обеспечивает пакет Microsoft Office ХР Mul tilingual User Interface Pack (M U I). Multilingual User Interface Pack присутствует на фирменном компакт-диске пакета Microsoft Office, но M U I Pack имеет свою собственную установочную утилиту, с помощью которой можно установить язы ки для использования их в Word. После установки M U I Pack станут доступны все его компоненты, перечисленные ниже. ► Автоматическое определение языка. Word автоматически распознает до 80 различных языков и использует соответствующие орфографические словари, правила пунктуации и соглашения о сортировке. ► Поддержка шрифтов. Все программы Office связаны со вторым набором символов на случай, если в первичном шрифте нет необходимых знаков, ха рактерных для определенного языка. ► Форматы дать*, времени и чисел. Word форматирует дату, время и число так, как эго принято в выбранном языке. ► Редактирование текста, написанного справа налево. Даже при работе с язы ком, в котором используется такое направление письма, вы сможете редакти ровать документы в Word. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------- :--------------------------------Word применяет знаки Unicode для отображения букв многих языков. Unicode — стан дарт кодировки знаков, который использует более одного байта для хранения каждого символа, давая таким образом единый набор знаков для представления всех языков.
924
♦
Приложение Б. Различные языки
Установка пакета MultiLanguage Pack Чтобы установить средство MultiLanguage для Office ХР, вставьте в соответ ствующий дисковод установочный компакт-диск, который входит в набор фир менных дисков Office ХР. Программа установки запустится автоматически, и на экране появится окно, демонстрирующее соглашения с компанией Microsoft. Прочтите договор и щелкните на кнопке Next (Далее). Затем выполните следую щие действия. 1. Мастер попросит вас выбрать язык для процесса установки. Поставьте фла жок у нужного языка и щелкните на кнопке Next (Далее). 2. Выберите вид меню и справки. Три предлагаемых по умолчанию варианта для выбора соответствуют настройкам и языку вашей системы. Чтобы выпол нить изменения, щелкните на стрелке списка и установите нужный вариант. Для продолжения щелкните на кнопке Next (Далее). 3. Выберите тип установки: щелкните, на варианте Install Now (Установить сей час), чтобы использовать те же самые компоненты, что были выбраны при ус тановке Office, или выберите один из видов: Complete (Полная), Proofing Tools Only (Только инструменты корректуры) или Custom (Выборочная). 4. Щелкните на кнопке Install (Установить). Office установит пакет MultiLanguage Pack и попросит щелкнуть на кнопке ОК по завершении операции.
СО ВЕТ------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------После установки пакета MultiLanguage Pack можно изменять настройки этого приложе ния. Выберите меню Пуск > Настройки ►Панель управления (Start ►Settings ►Control Panel) и дважды щелкните на значке Установка/Удаление программ (Add/Remove Pro grams).
Настройка языка и стандартов в Windows После установки многоязыковой поддержки можно настроить Windows на авто матическое распознавание даты, времени и чисел, введенных на других языках, отредактировав по своему желанию связанные с ними параметры. 1. Выберите команду Windows Пуск ►Панель управления (Start ►Control Panel). 2. В окне Панель управления (Control Panel) дважды щелкните на значке Язык и региональные стандарты (Regional And Language Options). Откроется диало говое окно Язык и региональные стандарты (Regional And Language Options). 3. Выберите вкладку Региональные параметры (Regional Options), как показано на рис. Б.1. 4. В разделе Расположение (Location) щелкните на стрелке списка и выберите расположение. После этого щелкните на кнопке ОК.
Выбор раскладки клавиатуры ♦
925
Рис. Б.1. Установите региональные параметры для дат, времени и числовых форматов с помощью диалогового окна Язык и региональные стандарты
Выбор раскладки клавиатуры Большинство языков основывается на своем собственном наборе знаков, и если вы используете не только стшдартаыи английский, то, чтобы разрешить ввод всех необходимых символов, необходимо изменить раскладку клавиатуры. На стройка клавиатуры происходит в соответствии с установленными языками. 1. Выберите Пуск ►Панель управления (Start ►Control Panel). 2. В панели управления дважды щелкните на значке Язык и региональные стан дарты (Regional And Language Options). 3. На вкладке Языки (Languages) щелкните на кнопке Подробнее (Details). По явится диалоговое окно Языки и службы текстового ввода (The Text Services And Input Languages) (рис. Б.2). 4. Щелкните на стрелке списка Язык ввода по умолчанию (Default Input Language) и выберите язык. 5. В разделе Установленные службы (Installed Services) щелкните на стрелке спи ска и выберите желаемую раскладку. 6. Нажмите кнопку ОК дважды, чтобы вернуться на рабочий стол.
926
♦
Приложение Б Различные языки
Рис. Б.2. Добавьте раскладку клавиатуры с помощью диалогового окна Язык и службы текстового ввода
Установка клавиатурной комбинации для переключения языков Если вы хотите указать клавиатурную комбинацию, упрощающую переключе ние между раскладками клавиатуры, откройте диалоговое окно Службы текстово го ввода (Text Services), как описано в предыдущем разделе. Затем выполните следующее. 1. Щелкните на кнопке Параметры клавиатуры (Key Settings). Откроется диало говое окно Дополнительные параметры клавиатуры (Advanced Key Settings). 2. Выберите действие, для которого требуется назначить клавиатурную комби нацию. 3. Щелкните на кнопке Смена сочетания клавиш (Change Key Sequence). На эк ране появится одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. Б.З. 4. Установите флажок Допустимые сочетания клавиш (Enable Key Sequence). В диа логовом окне появятся комбинации, используемые по умолчанию. 5. Если вы хотите изменить установки по умолчанию для языков ввода (Alt слева+Shift), щелкните на варианте Ctrl. Второй элемент Переключать раскладки клавиатуры (Switch Keyboard Layouts) изменится автоматически. 6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. Новое сочетание клавиш запишется в диалоговом окне Дополнительные параметры клавиатуры (Advanced Key Settings).
Выбор раскладки клавиатуры ♦
927
Рис. Б.З. Для ускорения смены клавиатуры можно назначить этому действию комбинацию клавиш ПРИМЕЧАНИЕ -------------------------------------------------------------------------------------------------------Если ваша клавиатура не работает при попытке ввода текста на новом языке, убедитесь в том, что вы нажали сочетание клавиш, выбранное для переключения на новую рас кладку клавиатуры.
Доступ к языкам Чтобы получить возможность редактирования документа, написанного на дру гом языке, нужно сделать этот язык доступным в Word. Когда программа добав ляет новый язык, в меню Формат (Format) появляются новые команды, позво ляющие работать с пунктуацией и символами, характерными для этого языка. 1. Выберите Пуск ►Все программы ►Microsoft Office ►Средства Microsoft Office ► Языковые параметры Microsoft Office (Start ►All Programs ►Microsoft Office Tools ► Microsoft Office 2003 Language Settings). 2. Откроется одноименное диалоговое окно с выбранной вкладкой Доступные языки (Enabled Languages), как показано на рис. Б.4.
Рис. Б.4. Выберите языки, с которыми вы собираетесь работать
928
♦
Приложение Б. Различные языки
3. Щелкните на нужном языке в списке Список языков (Available Languages). 4. Щелкните на кнопке Добавить (Add). Office вставит язык в список Доступные языки (Enabled Languages). Повторите последние два действия для всех язы ков, которые вы хоште использовать в будущем. 5. Если требуется изменить язык, применяемый по умолчанию в Office, щелк ните на стрелке списка Язык по умолчанию для приложений Microsoft Office (Choose The Language That Defines Default Behavior In Microsoft Office Applications) и выберите нужный язык. 6. Щелкните на кнопке ОК. Office отобразит сообщение о том, что следует пере загрузить компьютер, чтобы новый язык стал доступен. 7. Если система готова к перезагрузке, щелкните на кнопке Да (Yes). Office об новит настройки и включит новый язык в список доступных языков.
Редакторы методов ввода Редактор методов ввода (IM E — Input Method Editor) является дополнительной утилитой для работы с несколькими языками, позволяющей вводить текст на вос точно-азиатских языках с помощью обычной клавиатуры со 101 клавишей. Ко гда вводится код, Word преобразует текст в символы, соответствующие Выбран ному на да нный момент языку. Если испо. 1ьзуется версия Office с языком, отличным от китайского с упрощен, ным или традиционным письмом, корейского или японского, необходимые ре дакторы методов ввода *аожно загрузить с сервера Microsoft Office (Microsoft Office Download Center — http:// oflice.micrpsoft.com/OfficeUpdate/ default.aspx). После загрузки и установки редактор метода ввода появится в языковой панели. Для выбора необходимого языка нужно просто щелкнуть на языковой панели для вывода меню. Щелкните на выбранном варианте, и Office обновит парамет ры клавиатуры.
\
\
Алфавитный указатель V ■
*, подстановочный знак, 154 .NET Passport Service, 796 7, подстановочный знак, 142,154 @, подстановочный знак, 155
О
идентификтгог) поля, 865,870 подстановочный знак, 155 {n,m}, подстановочный знак, 155 , подстановочный знак, 154
А
HTML-код, 645 HTML-код веб-сгоаницы, просмотр, 724 HTML-сообщения, 658 HTML-сообщения электронной почты 4параметры, 672 Hypertext Markup Language, 825 I
InfoPath, программа, 876 Information Rights Management, IRM, 796 M
E
MHTML-файл, 723 Microsoft Authenticode, 811 Microsoft Office Document Imaging, 107 окно просмотра, 679 панель Эскизе 679 установка, 681 факс, удаление личной информации, 683 Microsoft Office Online Template веб-страница, 506 Microsoft Office Online Templates, 60 Microsoft Office Online веб-сайт, 504 MicrosoftSciiptEditor, 749 Microsoft Windows Messenger, 641 . Microsoft.com, соединение, 55 MIME, 723 MSN Messenger, 643
End, клавиша, 63 Esc, клавиша, 63 Extensible Markup Language, 824
NetMeeting, программа, 684
F
о
Adobe, 338 Alt, клавиша, 63 ALT-текст, 420,737 ANSI-chi [волн, поиск в документах, 157 ASCII, 717 ASCII-символы, поиск в документах, 157
с
Cascading style sheets, CSS, 748 Ctrl, клавиша, 63
D Digital Image Pro 9, 338 Dynamic Data Exchange, 362
FrontPage, 716 FTP-сервер, создание ссылки, 647
н
Home, клавиша, 63
N Office Safe Mode, 503
P Page Down, клаииша, 63 Page Up, клавиша, 63
930
♦
Алфавитный указатель
s
W ordArt (продолжение) текстура объекта, 418 формы объектов, 415 World Wide Web Consortium, 825
ScanSoft PDF, конвертер, 500 Script Editor, 738 Selfcertexe, приложение, 812 SharePoint Team Services, 692 Shift, клавиша, 63
X
T Tab, клавиша, 63
V VBA-код, 902,908,910 Visual Basic for Applications, 896
W
T
Windows Server 2000, 693 Windows Server 2003, 796 Word I автоматический запуск, 164 встроенные команды, 897 запуск, 34,164 ключ, 165 Word 96/6.0, совместное использование файлов, 652 WordArt вертикальный текст, 418 вращение объекта, 415 выравнивание букв по высоте, 419 текста, 419 градиентная заливка, 418 замещающий текст, 420 изменение встроенного стилй объекта, 411 размера объегста, 415 формы объекта, 415 цветовой схемы объекта, 416 искажение текста, 415 использование объекта как гиперссылки, 731 кернинг, 420 маркеры выделения объекта, 415 масштабирование объекта, 416 межзнаковый интервал, 420 наложение теней на объект, 418 перемещение объекта, 413 расположение объекта в документе, 413 редактирование текста объекта, 412 режимы просмотра документа, 413 создание объекта, 409
XML возможности, 826 настройка параметров, 834 определение, 824 основные термины, 823 открытие •X М L-доку мента, 112 параметры просмотра, 836 сохранение как XML-документа, 104 структура, область задач, 826 схема, 104 XML-документ открытие, 828 создание, 829 сохранение, 823 XML-схема, 523 Библиотека схем, 831 нарушения, 834 общие сведения, 826 XML-файлы сохранение, 837 XSD-файл, 826 XSL, преобразование определение, 823 XSLT, 104
Z z-порядок объектов на рисунке, 406
А абзац, 247 настройки по умолчанию, 303 стиль следующего абзаца, 304 абзацные стили, 289 автовосстановление, 113 автозамена добавление элемента в список, 231 замена элемента списка, 233 настройка для слов с ошибкой, 189 параметры, 229 символы и специальные знаки, 97 список исключений, 233 удаление элемента из списка, 233 автоматическая проверка потенциальные ошибки, 187
Алфавитный указатель ♦
автоматическая проверка орфографии и грамматики, 186 отключение, 190 выделения ошибок, 191 потенциальные ошибки, 186 автоматическое обновление стилей документа, 514 автоподбор размеров таблицы, 433 автотекст автозавершение, 236 в колонтитулах, 235 вставка в документ, 235 выбор шаблона для сохранения, 238 добавление элемента, 237 копирование элементов из шаблона в шаблон, 239 отключение, 237 печать списка элементов, 240 удаление элемента, 237 автофигуры блок-схемы, 383 вращениё, 401 выделение нескольких элементов, 403 выноски, 385 выравнивание объектов, 405 группировка объектов, 406 добавление текста, 399 дополнительные автофигуры, 385 замена фигуры с сохранением форматирования, 381 звезды, 384 изменение формы, 401 ленты, 384 линии, 380 наложение тени, 395 основные фигуры, 380 отражение, 402 разгруппирование объектов, 406 распределение объектов, 405 по слоям, 406 рисование нестандартных фигур, 380 сдвиг, 403 соединительные линии, 381 стрелки, 380 фигурные, 380 трехмерные эффекты, 397 форматирование серии автофигур, 379 автоформат ' диаграммы, 475 организационной диаграммы, 472
931
автоформат (продолжение) отмена неиспользуемых параметров, 221 параметры, 219 при вводе текста, 221 ■ форматирование текста, 300 применение, 218 проверка предложений форматирования, 219 создайие стилей при форматировании текста, 300 списков, 271,286 таблицы, 436 администратор, ответственный за безопасность, 812 адрес базовый адрес для гиперссылок, 731 интернет-адрес, пропуск при проверке правописания, 195 электронной почты гиперссылка, 732 пропуск при проверке правописания, 195 адресат выбор при слиянии, 844 исключение из списка операции слияния, 856 сообщения электронной почты, 663 список получателей при слиянии, 845 факса, 676 адресная книга Outlook, 846 информация об отправителе факса, 676 получатели при слиянии, 846 акронимы проверка правописания, 195 анализ предложений автореферат, 209 уровень удобочитаемости документа, 212 анимация, 90 антонимы замена слова антонимом, 205 поиск в тезаурусе, 206 аппроксимация в диаграмме, 467 аргументы кода поля, 870 поля, 865 атрибуты форматирования, 262 аудиоинформация ввод звуковых примечаний, 767 индивидуальная настройка, 176
932
♦
Алфавитный указатель
Б базовый адрес для гиперссылок, 731 бегущая строка на веб-странице, 745 безопасность блокировка ноля, 875 формы, 880 защита IRM, 799 документа, 804,807 защита документа, 806 с помощью пароля, 801 макровирусы, 817 ограничения на форматирование, 804 открытие файла только Для чтения, 803 сообщений электронной почты, 819 удаление « версии документа, 794,810 данных быстрого сохранения, 811 личных сведений из файла, 777,810 уровни безопасности, 817,913 цифровой сертификат, 811 присоединение к макросу, 912 библиотека стилей, просмотр шаблонов, 513 биржевая диаграмма, 467 блок адреса, поле слияния, 840,849 текста, вставка с помощью автоформата, 232 блокирование соединений, 367 блокировка поля, 875 браузер выбор, 714 задание начальной страницы, 644 оптимизация веб-страницы, 713 тестирование веб-страниц, 725 брошюра, 486 буква, поиск с помощью подстановочных знаков, 157 буквица, 268 создание, 268 удаление, 269 буфер обмена, 62 взаимодействие с системным, 74 ' вставка элемента из буфера, 245 использование, 74 отображение, 73 очистка, 74 удаление с экрана содержимого буфера, 245
буфер обмена Office, 160 вставка элементов из буфера, 245 параметры, 245
В варианты показа фильма посетителю веб-страницы, 743 введение к сообщению электронной почты, 661 ввод текста возможности, 62 вставка из другого файла, 63 режимы, 62 свободный ввод, 78 веб-графика, 735 горизонтальная линия, 738 замещающий текст, 361, 737 клипы, 741 рисованный маркер, 740 форматы файлов, 339 веб-документ, 536 оглавление, 610 рамка, 537 границы, 542 добавление в документ, 537 изменение размеров, 542 назначение рамкам документов, 539 отображение первой страницы, 541 отображение полос прокрутки, 542 присвоение названия, 540 страница рамок, 537 удаление, 542 фон, 542 веб-обсуждения, 686 добавление комментариев, 688 ответ на комментарий, 689 соединение с сервером обсуждений, 687 веб-оглавление, 610 веб-палитра список цветов, 570 веб-сайт Microsoft Office Online, 504 Microsoft Office Online Templates, 60 Office Online, 512, 521 коллекции шаблонов на веб-сайтах, 506 веб-страница HTML-код, 724 бегущая строка, 745 в одном файле, 723 выделение цветом, 758 выравнивание с помощью таблиц, 726
Алфавитный указатель ♦
веб-страница ( продолжение) задание начальной страницы, 644 замещающий текст для изображения, 737 исходный код, 723 каскадные таблицы стилей, 750 кодировка, 716 мультимедийные компоненты, 741 на основе существующего документа, 710 оглавление, 611 .оптимизация для браузеров, 713 для мониторов, 716 параметры кодировки символов, 717 папок, 715 файлов, 715 предварительный просмотр, 645 публикация на сервере, 752 размещение мультимедийных файлов для веб-страницы, 742 папок *и файлов, 715 рамка границы, 542 удаление, 542 редактирование исходного кода, 751 редактор веб-страниц по умолчанию, 716 режим просмотра, 724 Веб-документ, 646 резервная копия, 720 создание, 710,718 сравнение со стандаотньш документом, 710 текст заголовка, 720 тестирование на разных , платформах, 724 удаление специальных тегов Microsoft Office, 722 фильм, 742 фон, 542 фоновый звук, 744 формы, 746 . шаблоны, 710 шрифт, 717 моноширинный, 718 пропорциональный, 718 распознаваемый на разных платформах, 718 ... шрифт, используемый по умолчанию, 83
933
веб-страницы, формат, 722 векторная графика, 338,351 форматы файлов, 338 величины в таблице данных Microsoft Graph, 457 версия документа n автоматическое сохранение, 794 открытие предшествующих версий, 794 сохранение вручную, 793 удаление, 794 ветви организационной диаграммы, 470 взаимозависимость, иллюстрация с помощью блок-схемы, 383 вкладка Личный (бланк, 669 вложение в сообщения электронной почты, 665, 672 в факс, 674 вложенное поле, 874 вложенный документ блокировка, 600 восстановление связи с главным, 597 вставка в главный документ, 595 выделение нескольких вложенных документов, 602 значки вложенных документов, 591 изменение п удаление клавиатурных комбинаций, 175 ' Настройки формата, 151, 293, 773 Новый список адресов, 847 Нумерация названий, 614 Объект, 368 создание из файла, 369 Объект, вкладка Создание из файла, 364 Оглавление и указатели вкладка Оглавление, 607 вкладка Список иллюстраций, 615 вкладка Таблица ссылок, 617 вкладка Указатель, 625, 628 параметры указателя, 620 Определение элемента оглавления, 608 Определение элемента таблицы ссылок, 616 Определение элемента указателя, 621 диапазон страниц, 624 \ индексирование повторяющихся элементов, 623
диалоговое окно ( продолжение) определение элементов, 621 перекрестные ссылки, 624 раздел Формат номера страницы, 623 форматирование номеров страниц, 623 форматирование элементов указателя, 623 Организатор, 238, 518 вкладка Макросы, 911 вкладка Стили, 310 управление компонентами шаблона, 518 Орфография, 189 Открытие документа, 109 выбор режима просмотра, 110 Отметка к исполнению, 664 Параметры, 252 вкладка Безопасность, 519, 777, 801 вкладка Вид, 47, 224, 758,873 вкладка Исправления, 762, 774, 785 вкладка Общие, 653 вкладка Пользователь, 761 вкладка Правописание, 198 вкладка Расположение, 656 вкладка Состояние проверки правописания, 191 вкладка Сохранение, 893 настройка проверки грамматики, 203 отключение выделения ошибок, 191 параметры проверки орфографии, 195 повторная проверка документа, 195 Фоновая печать, флажок, 125 Параметры веб-документа, 713 вкладка Картинки, 716 вкладка Кодировка, 716 вкладка Обозреватели, 713 вкладка Файлы, 714 Параметры веб-страницы вкладка Шрифты, 717 Параметры границы и заливки, 563 Параметры диаграммы, 459 вкладка Подписи данных, 461 вкладка Сетка, 461 Параметры импорта данных, 453 Параметры обсуждения, 688 Параметры оглавления, 609, 612 Параметры пера и выделения, 683
Алфавитный указатель ♦
диалоговое окно ( продолжение) Параметры поля, 872 . Параметры поля со списком, 887 Параметры поля форм добавление макросов, 889 раскрывающийся список, 887 текстовые поля, 884 флажок, 886 Параметры сообщения, 664, 671-672, 820 Параметры страницы, 479-480 Бумага, вкладка, 480 вертикальное выравнивание текста, 489 изменение настроек по умолчанию, 482 колонтитулы, 488 Макет, вкладка, 481, 487 настройка для многостраничных f документов, 485 начало раздела, 488 Несколько страниц, 485 нумерация строк, 489 ориентация страницы, 484 подача бумаги, 487 Поля, вкладка, 480 размер бумаги, 486 Сетка документа, вкладка, 480-481,497 Параметры текстового поля, 884 Параметры флажка, 886 Параметры электронной почты вкладка Личный бланк, 669, 763 вкладка Общие, 673 вкладка Электронная подпись, 666 параметры HTML, 673 Пароль, 802 Перекрестные ссылки гиперссылки на веб-страницы, 637 изменение связанного с ссылкой текста, 637 создание перекрестных ссылок, 636 Печатная подложка, 544 Печать, 131, 681 раздел Страницы, 127 Подбор полей, 854 Подсказка для гиперссылки, 730 Поискошибок, 857 Поле, 865 ввод аргументов кодов, 870 вставка поля, 866 параметры поля, 868
939
диалоговое окно ( продолжение) Получатели слияния, 844 Правописание, 192 возобновление проверки, 194 обработка грамматических ошибок, 193, 202 обработка орфографических ошибок, 193 отключение и включение проверки грамматики, 202 Преобразование в текст, 447 Преобразование файла, 653 Преобразовать в таблицу, 447 Привязка к сетке, 403,498 Присоединение шаблона, 514 Просмотр сносрк, 633 Разбиение ячеек, 433 Разрешения, 797 Разрыв, 491 Расстановка переносов, 266-267 Регистр, 92 редактирования словарей, 197 Рисованный маркер, 278-280,741 Свойства вкладка Доступ, 650 Свойства безопасности, 672 Свойства рамки, 539, 541 вкладка Рамка, 539 Свойства таблицы, 434 вкладка Строка, 443 вкладка Таблица, 434,442 вкладка Ячейка, 442 размер таблицы, 441 Связанные таблицы стилей CSS, 750 Связи, 366 t блокирование соединений, 367 обновление соединений, 367 обращение к файлу-источнику, 367 просмотр списка соединений, 366 разрыв соединений, 368 Сервис, вкладка Вид, 294 Сертификат, 815 Сжатие рисунков, 357 Символ, 95, 276 вкладка Специальные знаки, 96 Символы, 634 Сноски, 631 Создание из имеющегося документа, 710 Создание из шаблонов на моих веб-узлах, 507
940
♦
Алфавитный указатель
диалоговое окно (продолжение) Создание стиля, 292,299,518 1 создание стиля, 301 стиль следующего абзаца, 304 Создание цифрового сертификата, 813 Создание Элемента автотекста, 237 Сортировка текста, 445 Составные новые документы, 858 Составные электронные письма, 858 Сохранение версии, 793 Сохранение документа, 101 Сохранение документа, сохранение на веб-узле, 649 Специальная вставка, 365, 368 Список, 274, 282, 331 вкладка Многоуровневый, 330 Способы заливки, 416 вкладка Градиентная, 390 ( Сравнить и объединить исправления, 789 Стиль, 289 Стиль таблицы по умолчанию, 436 Табуляция, 258,260-262 настройки табуляции по умолчанию, 260 открытие, 260 удаление табуляции, 261 установка табуляции, 260 Текст справки для поля формы, 888 вкладка Строка состояния, 888 клавиша F1, 888 Тема, 513 параметры темы, 546 применение темы к документу, 547 установка тем, 548 Тема или бланк, 669 Тип диаграммы, 457 вкладка Нестандартные, 455 вкладка Стандартные, 454 выбор типа диаграммы, 454 Удаление ячеек, 432 Фильм, 742 1 поле Число повторов, 743 Фоновый звук, 744 Формат вкладка Шрифт, 4G4 Формат автофигуры, 378 вкладка Надпись, 530 Формат горизонтальной линии, 565
диалоговое окно (продолжение) Формат надписи, 530 вкладка Надпись, 530 настройка полей, 531 преобразование в плавающую рамку, 530 Формат объекта WordArt вкладка Веб, 421 вкладка Цвета и линии, 416 размер, 416 Формат оси, 461 Формат полотна, 408 Формат рисунка, 356, 360 Формат рядов данных, 467 Формат трехмерной проекции, 465 Формула, 446 Цвета, 388, 556 Цифровая подпись, 814, 912 Шаблоны, 506, 657 вкладка Веб-страницы, 710 мастера, 520 создание нового документа, 504 Шаблоны и надстройки выгрузка общих шаблонов, 517 загрузка общих шаблонов, 516 определение шаблона активного документа, 305 присоединение XML-схемы к документу, 523 присоединение шаблона к документу, 514 Шрифт, 276 вкладка Анимация, 90 вкладка Интервал, 92 вкладка Шрифт, 85-87 Язык и стандарты, 924 Языковые параметры Microsoft Office, 927 вкладка Доступные языки. 927 диапазон печати, 127 печать списка исправлений, 130 страниц в указателе, 624 длинные имена файлов для веб-страниц, 715 документ ввод текста, 62 восстановление, 114 выделение, 63 выравнивание клавиатурные комбинации, 77
Алфавитный указатель ♦
документ ( продолжение) по левому краю, 77 по правому краю, 77 по ширине, 77 выравнивание содержимого по центру, 77 добавление стилей, 300 линия, горизонтальная, художественная, 564 масштаб, 44 определение шаблона активного документа, 305 оформление с помощью тем, 546 перемещение, 63 печать фона, 543 подгонка в режиме предварительного просмотра, 122 подложка, 543 позиция курсора, 51 прикрепление цифрового«сертификата, 813 присоединение XML-схем, 523 присоединение шаблона, 514 просмотр, 41 работа с несколькими версиями, 792 рассылка по маршруту, 667 создание, 53 сохранение, 100 в форматах предыдущих версий Word, 652 как XML-документ, 523 на веб-узле, 648 статистика, 533 структуризация, 313 удаление версии, 794, 810 фон, 542 форматы, 102 документ в формате T1FF факс, 680 документы, сравнение, 46 доступные языки в Word, 927 3
заголовок в структуре документа вставка, 324 выбор уровня, 325 главного, 592 изменение уровня, 314 копирование и вставка без текста, 321
941
заголовок (продолжение) перемещение без текста, 328 повышение и понижение уровня, 326 скрытие параметров форматирования, 322 создание структуры документа, 319 форматирование, 319 вложенного документа, 591 оглавление, 606, 610 отображение в режиме Структура, 593 ссылка оглавления, 538 закладка диапазон страниц в указателе, 624 создание, 162 закрытие документов без сохраненияг 101 заливка вращение вместе с объектом, 401 градиентная, 390,418 рисунком, 393 таблицы, 568 текстура, 391,418 узором, 393 форматирование абзаца, 568 замена порядка слов, 159 замещающий текст для Интернета, 361 вместо фильма, 743 графика, 737 запись исправлений, индикатор режима, 51 макроса, 902, 907 заполнители, 260 запрет висячих строк, 264 запуск ■ Word, 53,164 макроса, 910 затемнение полей, 873 защита документа вложенного, 600 запись данных в поля форм, 806 ограничение действий рецензентов, 764,783 ограничения на форматирование, 804 отдельные разделы, 807 отслеживание исправлений, 806 с помощью пароля, 801 управление правами на доступ к данным, 796 уровни доступа, 797 файл только для чтения, 803 шаблонов, 519
942
♦
Алфавитный указатель
звуковое сопровождение индивидуальная настройка, 176 фоновый звук на веб-странице, 744 звуковые примечания, 767 знак интервал, 93 кернинг, 93 , маркеры списка, 274 масштаб, 92 настройка по умолчанию, 93 подстановочный в поисковых запросах, 149 сноски схема нумерации, 631 удаление сноски, 634 специальный в поисковых запросах, 149 ( вставка, 96 поиск в документах, 156 значение поля, отображение, 872 значки форматирования, 248 отображение, 224 поиск в документах, 157 значок FTP-сервера, 648 папки на веб-узле, 648 сетевого ресурса, 648 совместно используемой папки, 650 идентификатор поля, 865 изменение отмена, 123 размера диаграммы, 475 объекта WordArt, 415 объектов рисунка, 400 полотна рисунка, 407 шрифта, 82 расположения -теней на рисунке, 396 регистра текста, 92 изображение GIF* 735 JPEG/JPG, 736 веб-графика замещающий текст, 361 t форматы файлов, 339 влияние на размер файла, 358 вращение, 355
изображение ( продолжение) вставка из области задач Коллекция клипов, 339 выбор в Коллекции картинок Microsoft, 343 горизонтальная линия, 738 добавление изображений в коллекцию, 344 замещающий текст, 737 изменение размеров, 354-355 импорт в документ, 349 как фон документа, 348 ключевые слова для изображений, 347 настройка контрастности, 353 яркости, 353 обрезка, 354 обтекание текстом, 358 отмена настройки, 352 панель инструментов Настройка изображения, 352 поиск, 345 поиск изображений в коллекции, 340 преобразование в черио-бедое, 352 просмотр свойств, 346 рисунок в качестве маркера списка, 339 сжатие, 357 сохранение избранных, 343 удаление из Коллекции картинок Microsoft, 348 форматирование, 360 форматы файлов, 338 > цифровое, 350 импорт данных для диаграммы, 452 индивидуальная настройка голосовые команды, 176 звуковых эффектов, 176 цвета текста, 176 индикатор внесения изменений, 783 Состояние проверки правописания, 187 инструмент Выбор объекта перехода, 37, 66 Двусторонняя стрелка, 380 Линия, 380 Обтекание текстом маркеры обтекания, 359 отображение, 358
Алфавитный указатель ♦
инструмент (продолжение) Рисованная линия, 380 Формат по образцу, 260 интерактивная форма загрузка шаблона из Интернетаг 878 затемнение полей, 873 защита, 880 использование, 893 макрос, 889 на веб-странице, 746 панель инструментов Формы, 879 планирование, 876 поле определение, 880 раскрывающийся список, 882,887 текстовое ноле, 882 флажок, 882, 886 получение заполненной по электронной почте, 747 просмотр полей, 882 свойство, определение, 880 снятие защиты, 881 создание ... из нового документа, 877 из существующего документа, 877 сохранение данных, 893 справочное сообщение, 889 элементы управления, 890 интервал между абзацами, 257 между строками, 255 Интернет доступ из Word, 643 соединение настройка, 56 шаблоны, 60 интерфейс Word, 34 исправления, 780 в нескольких версиях документа, 792 линия, указывающая на внесенные исправления, 782,785 ограничение действий рецензентов, 783 отображение изменений в документе, 782, 784 принятие или отклонение исправлений, 785 режимы просмотра, 781 соединение примечаний, 789 сравнение изменений в двух документах, 790
943
источник данных, слияние Outlook, 846 подбор полей, 854 редактирование, 845 создание нового, 847 существующий, 844 исходный код веб-страницы редактирование, 751
К кавычки, аргументы кода поля, 870 каскадная таблица стилей, 719, 748 выделенная информация, 758 изменение порядка, 751 отсоединение от веб-страницы, 751 присоединение к веб-странице, 750 редактирование, 749 электронные сообщения в формате HTML, 673 категория поля, 867 Автоматизация, 867 Дата и время, 867 код поля, 866 Нумерация, 868 О документе, 867 Пользователь, 868 Слияние, 868 Формулы, 867 кернинг, 93, 420 объекты WordArt, 420 клавиатурные комбинации вид шрифта, 80 всплывающие подсказки, 166 вставка символов, 97 специальных знаков, 97 встроенные стили, 289 выделение, 64 выравнивание, 82 абзаца, 250 для перехода по гиперссылке, 727 для символов и специальных знаков, 174 изменение размера шрифта, 82 инструмент Формат по образцу, 89 команды меню, 39 назначение встроенным командам Word, 899 командам и кнопкам, 173 макросам, 906 стилям, 306
944
♦
Алфавитный указатель
клавиатурные комбинации (iпродолжение) переключение раскладки клавиатуры, 926 перемещение по веб-страницам, 643 по документу, 64 печать списка, 63 удаление, 175 клавиша Alt, 63 Ctrl, 63 End, 63 Esc, 63 Home, 63 Page Down, 63 Page Up, 63 Shift, 63 Tab, 63 ; клиент-программа FTP, 753 клипы анимация, 741 ключ легенды, диаграмма, 462 поля, 865 Блокирование результатов, 871 Отображение даты или времени, 871 Числовой формат, 871 ключевые слова, 347 для изображений, 347 кнопка Автосумма, 427 Автоформат, панель инструментов Организационная диаграмма, 469 Автоформат таблицы, 427 Адрес, 644 Бегущая строка, 745 Вертикальная надпись, 528 Вертикальные границы, 553 Верхняя граница, 552 Вкл/выкл тень, 396 Включить видео/Выключить видео, 686 Внешние границы, 427,552 Внутренние границы, 553 Во весь экран, 119 Возобновить, 194 Восстановить рядом, 791 Все границы, 552 всплывающие подсказки, 166 Вставить вложенный документ, 589 Выделение цветом, 756 Выделить поля слияния, 859 Вызвать, 686
кнопка (продолжение) Выровнять буквы WordArt по высоте, 419 Выровнять высоту строк, 427 Выровнять ширину столбцов, 427 Выровнять ячейки, 427 Горизонтальные границы, 552 Граница, 551 Диагональная сверху вниз, 552 Диагональная снизу вверх, 553 Диаграмма или организационная диаграмма, 473 для веб-страницы, 400 Добавить горизонтальную линию, 553 Добавить диаграмму или организационную диаграмму, 374 Добавить звуковое примечание, 756 Добавить обсуждение в документ, 689 Добавить обсуждение документа, 689 Добавить объект WordArt, 411 Добавить примечание, 756 Добавить рамку, 880 Добавить рисунок, 351 Добавить рукописное примечание, 756 Добавить столбцы, 431 Добавить строки, 431 Добавить таблицу, 424, 427 добавление и удаление, 50, 79, 167, 169 Доска, 686 Заблокировать документ, 590 Заменить, 159 Заменить все, 159 Затенение полей форм, 880 Защита формы, 880 Избранное, 644 изменение вида, 170 Изменить направление текста, 427,435 Исправления, 756 Картинка в картинке, 686 Клавиатура, 174 Колонки, 576 Конец вызова, 686 копирование с одной панели на другую, 169 Копировать формат, 88 Ластик, 427 Левая граница, 552 Легенда, 461 Линейка, 118 Линии сетки оси значений, 461 Линии сетки оси категорий, 461 Линия, 373, 377
Алфавитный указатель ♦
кнопка (