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magnum
Works Suite 2003 Michael Kolberg
ko m p a k t ko m p e t e n t ko m p le t t
Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar.
Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschrumpffolie – zum Schutz vor Verschmutzung – ist aus umweltverträglichem und recyclingfähigem PE-Material.
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06 05 04 03
ISBN 3-8272-6436-7
© 2003 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Lektorat: Jürgen Bergmoser,
[email protected] Herstellung: Ulrike Hempel,
[email protected] Coverkonzept: independent Medien-Design, Widenmeyerstr. 16, 80538 München Coverlayout: Sabine Krohberger Layout und Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld (www.reemers.de) Druck und Verarbeitung: Kösel, Kempten (www.KoeselBuch.de) Printed in Germany
Quickview Teil 1 Im ersten Teil lernen Sie das Kernprogramm der Suite – das Programmpaket Works 7.0 – kennen. Es enthält die wichtigsten Werkzeuge für das Home-Computing, inklusive Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank, Kalender. Mit der Textverarbeitung können Sie Dokumente wie Briefe, Referate oder Lebensläufe schreiben. Mit der Tabellenkalkulation von Works können Sie Ihr privates Budget verwalten, Ihre Hypotheken oder Kredite analysieren oder Aufgabenlisten erstellen. Die Ergebnisse können mithilfe unterschiedlicher Typen von Diagrammen grafisch dargestellt werden. Mit der Datenbank können Sie Listen von Sammlungen, Vereinsmitgliedern, Bestandslisten, Rezepte und vieles andere verwalten. Die wichtigsten Inhalte einer Datenbank können Sie in Berichten zusammenfassen. Mit dem Kalender können Sie Ihre Termine planen, spezielle Ereignisse verfolgen und Erinnerungen einrichten.
Teil 2 Der zweite Teil hat das Programm Microsoft Word 2002 zum Inhalt – eine der meistverwendeten Applikationen zum Erstellen und Gestalten von Dokumenten wie Berichte, Briefe, Broschüren oder Lebensläufen für den Druck und die Publikation im World Wide Web. Es stellt dem Anwender leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sich der Prozess des Erstellens, Weitergebens, Korrigierens und Publizierens von Texten verfeinern lässt.
Teil 3 Im dritten Teil sind die weiteren Programme der Works 2003 Suite zusammengefasst. Dazu gehören einerseits die drei Anwendungsprogramme Microsoft Encarta Enzyklopädie Standard 2003, Picture It! Photo 7.0 und AutoRoute 2002, mit denen Sie Informationen nachschlagen, Ihre Fotos bearbeiten und Urlaubs- und Geschäftsreisen planen können. Andererseits finden Sie hier die Beschreibung für die wichtigsten Zusatzanwendungen für die Kommunikation im Internet: das WindowsAdressbuch, den Microsoft Internet Explorer und Outlook Express. Diese Komponenten gehören eigentlich zur Standardinstallation des Betriebssystems Microsoft Windows, werden aber bei der Installation der Works Suite 2003 auf den neuesten Stand gebracht und können auch von mehreren Programmen der Suite direkt angesprochen werden:
Anhang Der Anhang liefert Hinweise zu Aspekten, auf die Sie vermutlich seltener zugreifen werden: Anwender, die mit dem Betriebssystem Microsoft Windows nur wenig Erfahrungen haben, finden im Anhang A eine
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knappe Einführung dazu. Sollten die Programme der Works Suite noch nicht installiert sein, können Sie die Hinweise im Anhang B nutzen, um diese Installation nachzuholen oder abzuändern. Den Abschluss des Buches bildet eine Darstellung der eingebauten Funktionen für die Bereiche Tabellenkalkulation und Datenbanken.
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Inhaltsverzeichnis Einführung .......................................................................................... Zum Buch ................................................................................... Zum Autor .................................................................................. Feedback – Schreiben Sie uns! ..................................................... Symbole helfen bei der Orientierung ...........................................
13 14 17 17 18
Teil 1 Microsoft Works 7.0 ............................................ 19 1
Works-Grundlagen...................................................................... 1.1 Works starten ................................................................... 1.2 Das Programm Works-Start .............................................. 1.3 Bildschirmelemente ........................................................... 1.4 Standardbefehle ................................................................ 1.5 Dateiverwaltung................................................................ 1.6 Fenster .............................................................................. 1.7 Works-Projekte ................................................................. 1.8 Works-Portfolio ................................................................ 1.9 Programmhilfen ................................................................ 1.10 Works beenden .................................................................
21 22 24 29 33 35 44 45 51 54 57
2
Textverarbeitung ......................................................................... 59 2.1 Programm starten ............................................................. 60 2.2 Bildschirmelemente ........................................................... 61 2.3 Text eingeben.................................................................... 64 2.4 Texte editieren .................................................................. 66 2.5 Elemente einfügen ............................................................. 76 2.6 Texte formatieren ............................................................. 85 2.7 Objekte im Text ................................................................ 99 2.8 Optionen......................................................................... 127
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Tabellenkalkulation .................................................................. 3.1 Starten ............................................................................ 3.2 Bildschirmelemente ......................................................... 3.3 Daten eingeben und korrigieren ...................................... 3.4 Zellbereiche .................................................................... 3.5 Formeln und Funktionen................................................. 3.6 Kalkulationstabellen editieren ......................................... 3.7 Kalkulationstabellen formatieren .................................... 3.8 Optionen für Kalkulationstabellen ..................................
129 130 130 133 139 143 153 162 171
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Diagramme ............................................................................... 4.1 Diagramm definieren ...................................................... 4.2 Datenreihen editieren ...................................................... 4.3 Diagrammtyp ändern ...................................................... 4.4 Beschriftungen ................................................................ 4.5 Farben und Schattierungen.............................................. 4.6 Achsen ............................................................................ 4.7 Diagramme verwalten .....................................................
175 176 180 181 187 190 192 194
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Datenbanken............................................................................. 5.1 Datenbank erstellen ........................................................ 5.2 Liste-Ansicht ................................................................... 5.3 Formular-Ansicht............................................................ 5.4 Daten eingeben ............................................................... 5.5 Datensätze bearbeiten ..................................................... 5.6 Sortieren, Durchsuchen und Filtern .................................
197 199 201 206 212 218 219
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Berichte ..................................................................................... 6.1 Berichte definieren .......................................................... 6.2 Berichtsvorschau ............................................................. 6.3 Bericht editieren .............................................................. 6.4 Bericht formatieren ......................................................... 6.5 Berichte verwalten...........................................................
227 228 234 235 238 239
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Kalender.................................................................................... 7.1 Kalender starten.............................................................. 7.2 Bildschirmelemente ......................................................... 7.3 Ansichten ........................................................................ 7.4 Termin festlegen.............................................................. 7.5 Termine suchen und filtern ............................................. 7.6 Optionen zum Kalender ..................................................
241 242 242 245 248 253 256
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Drucken, versenden und im Web veröffentlichen ...................... 8.1 Kopf- und Fußzeilen........................................................ 8.2 Seite einrichten................................................................ 8.3 Seitenansicht ................................................................... 8.4 Ausdruck ........................................................................ 8.5 Faxen .............................................................................. 8.6 Serienbriefe ..................................................................... 8.7 Briefumschläge und Etiketten .......................................... 8.8 Per E-Mail versenden ...................................................... 8.9 Im Web veröffentlichen...................................................
259 260 262 265 267 269 271 277 280 280
Inhaltsverzeichnis 0
Teil 2 Microsoft Word 2002......................................... 285 9
Word-Grundlagen ..................................................................... 9.1 Word starten ................................................................... 9.2 Programmoberfläche ....................................................... 9.3 Dateiverwaltung.............................................................. 9.4 Eigenschaften eines Dokuments ...................................... 9.5 Smarttags ........................................................................ 9.6 Programmhilfen .............................................................. 9.7 Word beenden.................................................................
287 287 288 298 309 310 312 317
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Texte eingeben und bearbeiten .................................................. 10.1 Texte eingeben ................................................................ 10.2 Texte editieren ................................................................ 10.3 Textelemente einfügen .................................................... 10.4 Tabellen .......................................................................... 10.5 Rechtschreibung und Grammatik.................................... 10.6 Überarbeitungskontrolle .................................................
319 320 325 332 343 356 360
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Formatieren............................................................................... 11.1 Werkzeuge ...................................................................... 11.2 AutoFormat .................................................................... 11.3 Dokument....................................................................... 11.4 Absatz ............................................................................. 11.5 Tabulatoren .................................................................... 11.6 Nummerierung und Aufzählungszeichen ......................... 11.7 Rahmen und Schattierung ............................................... 11.8 Zeichen ........................................................................... 11.9 Formatvorlagen............................................................... 11.10 Silbentrennung ................................................................ 11.11 Seitenumbruch ................................................................
367 368 372 374 378 379 380 384 387 390 393 394
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Grafiken und andere Objekte ................................................... 12.1 Zeichnungsbereich .......................................................... 12.2 Symbolleiste Zeichnen .................................................... 12.3 ClipArt............................................................................ 12.4 Persönliche Bilder............................................................ 12.5 Schematische Darstellungen ............................................ 12.6 WordArt ......................................................................... 12.7 Andere Objekte ...............................................................
395 396 397 404 406 408 409 412
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Organisationshilfsmittel ............................................................ 13.1 Referenzen ...................................................................... 13.2 Felder.............................................................................. 13.3 Arbeiten in der Gliederungsansicht ................................. 13.4 Zentral- und Filialdokumente ......................................... 13.5 Makros ...........................................................................
415 416 424 428 434 438
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Inhaltsverzeichnis
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Drucken .................................................................................... 14.1 Seitenansicht ................................................................... 14.2 Ausdruck ........................................................................ 14.3 Seriendokumente............................................................. 14.4 Briefumschläge und Etiketten ..........................................
445 445 446 448 458
15
Webseiten.................................................................................. 15.1 Webseite erstellen............................................................ 15.2 Hyperlinks ...................................................................... 15.3 Formatieren .................................................................... 15.4 Als Webseite speichern....................................................
463 464 468 470 474
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Programmeinstellungen ............................................................. 477 16.1 Symbolleisten und Menüs anpassen ................................ 477 16.2 Optionen......................................................................... 482
Teil 3 Begleitprogramme .............................................. 493
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Microsoft Picture It! Foto 7.0.................................................... 17.1 Startseite ......................................................................... 17.2 Öffnen und Importieren .................................................. 17.3 Bearbeiten ....................................................................... 17.4 Arbeiten mit mehreren Objekten ..................................... 17.5 Speichern ........................................................................ 17.6 Drucken und versenden................................................... 17.7 Designs ........................................................................... 17.8 Optionen.........................................................................
495 496 498 502 526 532 537 542 543
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Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003 ...................................... 18.1 Bildschirmelemente ......................................................... 18.2 Suchen ............................................................................ 18.3 Karten............................................................................. 18.4 Features .......................................................................... 18.5 Drucken und kopieren .................................................... 18.6 Optionen.........................................................................
547 547 550 553 555 560 561
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Microsoft AutoRoute 2002 ....................................................... 19.1 Bildschirmelemente ......................................................... 19.2 Arbeiten in der Karte ...................................................... 19.3 Pins ................................................................................. 19.4 Suchen ............................................................................ 19.5 Routen und Fahrtanweisungen........................................ 19.6 Dateiverwaltung.............................................................. 19.7 Drucken und versenden................................................... 19.8 Nützliche Zusatzfunktionen............................................ 19.9 Redewendungen.............................................................. 19.10 Optionen.........................................................................
563 564 567 572 576 579 584 590 593 594 595
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Adressbuch................................................................................ 20.1 Programmoberfläche ....................................................... 20.2 Neuen Kontakt eingeben ................................................. 20.3 Gruppen.......................................................................... 20.4 Kontakte und Gruppen editieren ..................................... 20.5 Kontakte suchen ............................................................. 20.6 Aktionen ......................................................................... 20.7 Drucken .......................................................................... 20.8 Programmoptionen .........................................................
597 598 601 608 611 612 617 618 619
21
Internet Explorer....................................................................... 21.1 Programmoberfläche ....................................................... 21.2 Navigation ...................................................................... 21.3 Suchen ............................................................................ 21.4 Favoriten......................................................................... 21.5 Verlauf............................................................................ 21.6 Weitere Explorer-Leisten................................................. 21.7 Inhalte verarbeiten ..........................................................
621 622 627 629 632 635 636 636
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Outlook Express ....................................................................... 22.1 Programm starten ........................................................... 22.2 Programmoberfläche ....................................................... 22.3 E-Mail-Konten ................................................................ 22.4 Ordner ............................................................................ 22.5 Kontakte ......................................................................... 22.6 E-Mail erstellen ............................................................... 22.7 Nachricht eingeben ......................................................... 22.8 Formatieren .................................................................... 22.9 Elemente einfügen ........................................................... 22.10 Optionen festlegen .......................................................... 22.11 E-Mail senden und empfangen ........................................ 22.12 Posteingang ..................................................................... 22.13 Beantworten und weiterleiten.......................................... 22.14 E-Mails verwalten ........................................................... 22.15 Newsgroups .................................................................... 22.16 Optionen......................................................................... 22.17 Identitäten....................................................................... 22.18 Import/Export.................................................................
641 643 645 650 656 661 662 668 669 674 678 679 681 688 690 699 703 719 720
Anhang ............................................................... 723 A
Windows-Grundlagen ............................................................... A.1 Tastatur und Maus ......................................................... A.2 Anmelden........................................................................ A.3 Benutzeroberfläche.......................................................... A.4 Programme .....................................................................
725 726 730 731 737
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Inhaltsverzeichnis
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A.5 A.6 A.7 A.8 A.9
Exkurs über das Arbeiten mit Programmen..................... Dateiverwaltung.............................................................. Suchen ............................................................................ Systemsteuerung.............................................................. Windows XP beenden .....................................................
743 756 760 761 767
B
Installationen ............................................................................ B.1 Works Suite 2003 installieren ......................................... B.2 Drucker........................................................................... B.3 Modem ........................................................................... B.4 Faxgerät.......................................................................... B.5 Verbindung zum Internet ................................................ B.6 Internet-Optionen ...........................................................
769 770 778 783 788 793 803
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Works-Funktionen .................................................................... 821 Stichwortverzeichnis.................................................................. 847
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Einführung Die Works Suite 2003 stellt Ihnen alle grundlegenden Werkzeuge zur Verfügung, die Sie zur schnellen und einfachen Erledigung Ihrer Aufgaben auf den Computer im privaten Bereich benötigen, ist also das (fast) komplette Softwarepaket für alle, denen das große Büropaket Microsoft Office zu teuer und zu aufgeblasen ist. Anwender finden hier Programme für alle wichtigen Büro- und Heimanwendungen: Sie können etwa Briefe und andere Dokumente schreiben, Berechnungen in einer Tabelle durchführen und die Ergebnisse in Diagrammen darstellen, Daten in einer einfachen Datenbank verwalten und auswerten oder den Kalender zur Organisation ihrer privaten und geschäftlichen Termine verwenden. Zusätzlich lassen sich Bilder in Fotoqualität bearbeiten, in einem Multimedia-Nachschlagewerk weiterführende Artikel nachschlagen und Urlaubs- und Geschäftsreisen planen. Außerdem enthält das Paket die neuesten Versionen der Microsoft-Programme zum Surfen im Internet und zum Verwalten von elektronischer Post. Wer also ein günstiges Büropaket sucht, der ist mit der Works Suite 2003 gut beraten. Wenn Sie die Works Suite 2003 auf Ihrem Computer einsetzen wollen, sollte dieser über gewisse Mindestanforderungen verfügen (siehe Tabelle E.1). Bereich
Anforderungen
Computer/Prozessor
Multimedia PC mit einem Pentium Prozessor 200 MHz (300 MHz werden von Microsoft empfohlen) oder höher
Arbeitsspeicher
32 MB RAM für Windows 98, Windows Me (64 MB werden von Microsoft empfohlen); 64 MB RAM Minimum für Windows 2000 oder Windows XP
Festplatte
1.045 MB verfügbarer Festplattenspeicher für typische Installation aller Applikationen; benutzerdefinierte Installationen können mehr oder weniger Festplattenspeicher benötigen
Laufwerk
Vierfach-CD-ROM-Laufwerk oder schneller
Peripherie
Super VGA, 16-Bit-Farbmonitor für Auflösungen von 800x600 Bildpunkten oder höher, Grafikkarte mit 1MB VRAM
Betriebssystem
Microsoft Windows 98, Windows Me, Windows XP, Windows 2000 Professional oder höher
Sonstiges
Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse oder kompatibles Zeigegerät; Lautsprecher oder Kopfhörer für die Ausgabe von Audio empfohlen
Tabelle E.1: Mindestanforderungen für den Einsatz der Microsoft Works Suite 2003
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Zum Buch 0
Zum Buch Die Microsoft Works Suite 2003 besteht aus mehreren selbstständigen Programmen bzw. Programmpaketen: Dieses Buch behandelt alle Komponenten der Works Suite 2003 – also sowohl die eigentlichen Programme Works 7.0, Word 2002, Picture It! 7.0, Encarta Enzyklopädie 2003 und AutoRoute 2002 als auch die diversen Hilfsprogramme wie Adressbuch, Internet Explorer und Outlook Express, die von den zuvor genannten Anwendungen direkt oder indirekt angesprochen werden können. Es richtet sich sowohl an Anfänger als auch an fortgeschrittene Anwender und ist in vier Teile untergliedert:
Teil 1: Microsoft Works 7.0 Im ersten Teil lernen Sie das Kernprogramm der Suite – das Programmpaket Works 7.0 – kennen. Es enthält die wichtigsten Werkzeuge für das Home-Computing, inklusive Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank, Kalender und mehr als 250 Vorlagen, die dem Anwender das Organisieren der Daten seines privaten und geschäftigen Lebens erleichtern. 쮿
Mit der Textverarbeitung können Sie Briefe, Referate oder Lebensläufe schreiben.1 Die AutoKorrektur überprüft und korrigiert Ihre Rechtschreibung direkt beim Schreiben. Sie können Ihre Texte durch grafische oder andere Elemente illustrieren und auch einfache Webseiten damit erstellen.
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Mit der Tabellenkalkulation von Works können Sie Ihr privates Budget verwalten, Ihre Hypotheken oder Kredite analysieren oder Aufgabenlisten erstellen. Die Ergebnisse können mithilfe unterschiedlicher Typen von Diagrammen grafisch dargestellt werden.
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Mit der Datenbank können Sie Listen von Sammlungen, Vereinsmitgliedern, Bestandslisten, Rezepte und vieles andere verwalten. Die wichtigsten Inhalte einer Datenbank können Sie in Berichten zusammenfassen.
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Mit dem Kalender können Sie Ihre Termine planen, spezielle Ereignisse verfolgen und Erinnerungen einrichten.
Das Zusammenfügen von Text, Fotos und weiteren Elementen ist mithilfe des neuen Works Portfolio leichter als je zuvor. Alle Elemente lassen sich auch im Handumdrehen in andere Dokumente und E-Mails einfügen. Die Methoden zum Ausdrucken und Versenden sind Für alle diese Typen – mit wenigen Ausnahmen – identisch.
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Bei einer Standardinstallation der Works Suite 2003 wird die Works-Textverarbeitung durch das im zweiten Teil beschriebene Programm Word 2002 ersetzt. Damit aber auch Anwender, denen die Arbeit mit Word für den Anfang zu kompliziert erscheint, einen einfachen Einstieg diesen Bereich gewinnen können, wird die Works-Textverarbeitung an dieser Stelle angesprochen. Diese Anwender finden dort und auch im Anhang B Hinweise dazu, wie man bei einer bereits vorhandenen Installation der Works Suite 2003 mit Word 2002 wieder zur Works-Textverarbeitung zurückkehren kann.
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Einführung
Teil 2: Microsoft Word 2002 Der zweite Teil konzentriert sich auf das Programm Microsoft Word 2002 – eine der meistverwendeten Applikationen zum Erstellen und Gestalten von Dokumenten wie Berichte, Briefe, Broschüren oder Lebensläufen für den Druck und die Publikation im World Wide Web. Es stellt dem Anwender leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sich der Prozess des Erstellens, Weitergebens, Korrigierens und Publizierens verfeinern lässt. Word erleichtert darüber hinaus die Weitergabe und Korrektur durch andere Anwender, ohne die gewohnte Vorgehensweise bei der Arbeit mit Word zu verändern. Wenn Sie sich erst einmal an den umfangreichen Funktionsvorrat gewöhnt haben, können Sie mit diesem Programm ansprechende und professionell gestaltete Dokumente wesentlich schneller erstellen, die Ergebnisse im Team prüfen und korrigieren.
Teil 3: Begleitprogramme Im dritten Teil dieses Buches sind die weiteren Programme der Works 2003 Suite zusammengefasst. Dazu gehören einerseits drei Anwendungsprogramme für spezielle Aufgaben: 쮿
Reichhaltige, zuverlässige und aktuelle Inhalte machen die Microsoft Encarta Enzyklopädie Standard 2003 zum idealen MultimediaNachschlagewerk für alle Anwender. In dieser multimedialen Enzyklopädie finden Sie weiterführende Artikel, die für die schnelle Suche organisiert wurden. Bilder, Videos, Grafiken, Statistiken und Tondokumente machen auch komplexe Sachverhalte transparent.
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Mithilfe von Picture It! Photo 7.0 bearbeiten Sie Ihre Fotos. Auf einfache Weise können Sie damit typische Fotoprobleme wie rote »Blitzlicht-Augen«, Kratzer oder Fehlfarben korrigieren. Darüber hinaus können Sie Fotos oder andere Bilder in Grußkarten oder Kalender einbinden und so mit Freunden und Familienmitgliedern teilen. Mit 20.000 Kombinationen für Rahmen und 2.000 Fotos und Projektvorlagen sind die Möglichkeiten recht groß.
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Mit Microsoft AutoRoute 2002 lassen sich Urlaubs- und Geschäftsreisen im Handumdrehen planen. Mehr als 4,8 Millionen Straßenkilometer in ganz Europa werden akkurat abgebildet und erlauben die Routenplanung von Adresse zu Adresse. Darüber hinaus sind auch eine Vielzahl von Sehenswürdigkeiten sowie nützliche Einrichtungen wie Tankstellen, Raststätten oder Hotels im Datenbestand des Programms gespeichert.
Andererseits finden Sie in diesem Teil die Beschreibung für die beiden wichtigsten Zusatzanwendungen für die Kommunikation im Allgemeinen und im Internet im Speziellen. Diese Komponenten gehören eigentlich zur Standardinstallation des Betriebssystems Microsoft Windows, werden aber bei der Installation der Works Suite 2003 auf den neuesten Stand gebracht und können auch von mehreren Programmen der Suite direkt angesprochen werden:
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Zum Buch 0
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Im Windows-Adressbuch verwalten Sie die Daten ihrer Kontakte, also von Geschäftspartnern, Familienmitgliedern und Freunden. Diverse Programme – so auch Works oder Word – können unter Windows auf diese Daten zugreifen und sie als Grundlage für unterschiedliche Kommunikationsaufgaben nutzen. Ein Beispiel dafür finden Sie bei der Erstellung von Serienbriefen und auch im später beschriebenen Programm Microsoft Outlook Express.
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Der Microsoft Internet Explorer bietet die Plattform zum komfortablen Surfen im World Wide Web und im Internet. Die eigentliche »Arbeit« in einem solchen Browserprogramm besteht im Navigieren zwischen den einzelnen Webseiten. Welche Methoden ihnen dazu zur Verfügung stehen und wie Sie dabei vorgehen, wird in diesem Kapitel beschrieben.
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Outlook Express ist die Anwendung, mit der Sie von einer zentralen Stelle aus Ihre gesamte elektronische Post und alle damit zusammenhängenden Aufgaben erledigen können: Nachrichten – sowohl E-Mails als auch News – empfangen, lesen, schreiben und senden und auch E-Mail- und sonstige Adressen verwalten. Dieses Kapitel stellt zunächst die programmspezifischen Elemente und deren Funktion vor und erklärt Schritt für Schritt, wie Sie die damit im Zusammenhang stehenden Aufgaben bewältigen.
Teil D: Anhang Der Anhang liefert Hinweise zu Aspekten, auf die Sie vermutlich seltener zugreifen werden: 쮿
Anwender, die mit dem Betriebssystem Microsoft Windows im Allgemeinen oder Windows XP im Speziellen nur wenig Erfahrungen haben, finden hier eine knappe Einführung in die Arbeit mit den Eingabegeräten Tastatur und Maus, die Windows-Oberfläche sowie die Arbeit mit Programmelementen wie Menüs, Symbolleisten und Dialogfeldern.
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In vielen Fällen sind die Programme der Works Suite 2003 beim Kauf eines neuen Computers bereits auf diesem vorinstalliert. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie die Hinweise im Anhang B nutzen, um diese Installation nachzuholen oder abzuändern. Sie finden in diesem Kapitel auch Beschreibungen weiterer wichtiger Komponenten wie beispielsweise Hinweise zur Installation von Druckern, Faxgeräten oder Modems und das Einrichten des Zugangs zum Internet.
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Den Abschluss des Buches bildet eine Darstellung der eingebauten Funktionen für die Bereiche Tabellenkalkulation und Datenbanken.
CD-ROM Die diesem Buch beiliegende CD-ROM beinhaltet einige zusätzliche Programme zur Verwendung in Windows XP sowie eine Sammlung zusätzlicher Programme aus anderen wichtigen Bereichen der Software.
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Einführung
Zum Autor Michael Kolberg studierte neben seiner Schulzeit Musik am Städtischen Konservatorium Berlin und nach seinem Abitur Luft- und Raumfahrttechnik an der Technischen Universität Berlin. Nach Abschluss mit als Diplomingenieur war er für zwei Jahre bei der NATO in den Bereichen Operations Research (Unternehmensforschung) und militärische Aufklärung aktiv. Nach einem Aufbaustudium in Betriebswirtschaft an der Harvard School of Business Adinistration arbeitete er für sieben Jahre für die Unternehmensberatungsfirma McKinsey&Co., Inc. und war kurze Zeit leitender Controller bei einen großen deutschen Einzelhandelskonzern. Anschließend wechselte er seine Karriereziele und nahm zunächst an einem einjährigen Managementprogramm zum Studium der japanischen Sprache und Geschichte an der Waseda-Universität in Tokyo teil. Seit 1984 ist er als Unternehmensberater und Autor selbstständig. Er hat etwa 100 Bücher bei verschiedenen Verlagen – vordringlich zu Themen im Bereich der Microsoft Office-Programme und deren Anwendung im betriebswirtschaftlichen Bereich – geschrieben.
Feedback – Schreiben Sie uns! Autor und Verlag sind immer bemüht Ihnen, unseren Kunden und Lesern die optimale Information zum Thema zu bieten. Scheuen Sie sich deshalb nicht, uns über Fehler und andere Ärgernisse zu informieren. Nur so können wir laufend an der Verbesserung unserer Bücher arbeiten. Aber auch Lob, Erfolgserlebnisse und Ihre Ergebnisse interessieren uns. Schreiben Sie uns unter
[email protected], Ihre Mails werden sofort an den Autor weitergeleitet! Ihr Markt+Technik-Buchlektorat Jürgen Bergmoser
[email protected] 17
Symbole helfen bei der Orientierung
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Symbole helfen bei der Orientierung In diesem Buch finden Sie verschiedene Symbole, die Ihnen die Arbeit mit dem Buch erleichtern sollen. Dieses Symbol kennzeichnet Tipps und Tricks die Ihnen ein besseres Arbeiten ermöglichen. Das kann eine versteckte Funktion sein oder ein anderer wissenswerter Kniff, der etwas aus der Reihe tanzt. Bei diesem Symbol erhalten Sie zusätzliche Informationen und wichtige Hinweise auf weitere Quellen zum Thema. Hinweis und Tipp könne sich teilweise überschneiden. Bei diesem Symbol ist Vorsicht geboten! Hier finden Sie Hinweise auf Stolperstellen und Problemquellen. Hier wird auf Dateien oder Programme verwiesen, die sich auf der beiliegenden CD-ROM befinden
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Teil 1 Microsoft Works 7.0 Im ersten Teil lernen Sie das Kernprogramm der Suite – das Programmpaket Works 7.0 – kennen. Es enthält die wichtigsten Werkzeuge für das Home-Computing, inklusive Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank, Kalender und mehr als 250 Vorlagen, die dem Anwender das Organisieren der Daten seines privaten und geschäftigen Lebens erleichtern.
1 Works-Grundlagen Wahrscheinlich sind Sie schon ganz begierig darauf, Ihr erstes WorksDokument zu erstellen. Um aber mit Microsoft Works vernünftig arbeiten zu können, sollten Sie einige Grundlagen beherrschen, die in diesem ersten Kapitel angesprochen werden. Dazu gehören: 쮿
die verschiedenen Möglichkeiten zum Starten von Works vom Desktop des Betriebssystems aus (siehe Abschnitt 1.1),
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das Verwenden des Programms Works-Start, über das Sie dem Programm mitteilen, welche Art von Aufgabe als Nächstes durchgeführt werden soll (siehe Abschnitt 1.2),
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die Kenntnis der wesentlichsten Elemente, mit denen sich Microsoft Works auf dem Bildschirm Ihres Rechners präsentiert und die Grundtechniken der Bedienung mithilfe von Menüs oder Dialogfeldern (siehe Abschnitt 1.3),
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die Bedeutung der wichtigsten Standardbefehle wie das Kopieren oder Verschieben einzelner Elemente, das Einstellen des Vergrößerungsmaßstabs auf dem Bildschirm oder die Rücknahme von Befehlen (siehe Abschnitt 1.4),
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die für die Verwaltung von Dateien – also das Erstellen, Speichern, Schließen, Öffnen usw. – zu verwendenden Techniken inklusive der Verwendung von Vorlagen (siehe Abschnitt 1.5),
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das Arbeiten mit Fenstern auf dem Bildschirm, die Ihnen eine gleichzeitige Darstellung der Inhalte mehrere Dateien ermöglichen (siehe Abschnitt 1.6),
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den Einsatz der so genannten Works-Projekte (siehe Abschnitt 1.7), fertige Sammlungen von Aufgaben, mit deren Hilfe Sie schnell ein größeres Projekt oder Ereignis in Angriff nehmen können,
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die Bedienung des Programms Works-Portfolio, mit dessen Hilfe Sie während der Arbeit Textelemente, Bilder u.a. sammeln und später an geeigneten Stellen in Ihre Dokumente einfügen können (siehe Abschnitt 1.8).
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die Arbeit mit den vom Programm zu Verfügung gestellten Hilfsfunktionen, die Ihnen bei Problemen zur Seite stehen (siehe Abschnitt 1.9) und
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die Befehle zum Beenden von Works (siehe Abschnitt 1.10).
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Works starten
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Die Mehrzahl dieser Works-Grundlagen ist mit denen anderer Windows-Anwendungsprogramme identisch. Wenn Sie sich also in einer solchen anderen Anwendung bereits zu Hause fühlen, werden Sie auch bei der Arbeit mit Microsoft Works 7.0 keine Schwierigkeiten haben. Für die Leser, die mit Windows keine oder nur geringe Erfahrungen haben, hält der Anhang A in diesem Buch eine kurze Einführung in diesen Bereich bereit. Wirkliche Anfänger können hier auch die Grundelemente der Arbeit mit der Computertastatur und der Maus kennen lernen. Alle hier beschriebenen Hinweise – genau wie die Beschreibungen in den nachfolgenden Kapiteln – setzen voraus, dass sowohl Microsoft Windows als Betriebssystem als auch Microsoft Works 7.0 bzw. Works Suite 2003 auf Ihrem Rechner installiert wurden. Sollte dies noch nicht geschehen sein, müssen Sie zunächst die Works-Installation vornehmen. Hinweise dazu finden Sie im Anhang B. Die Angaben in diesem Buch beziehen sich – wenn nicht speziell auf einen Sonderfall hingewiesen wird – immer auf eine vollständige Installation des Programms.
1.1 Works starten Um Works aufrufen zu können, muss Microsoft Windows gestartet sein.1 Zum Aufruf von Microsoft Works gehen Sie genauso vor wie bei jeder anderen Windows-Anwendung: Sie können dazu das WindowsMenü START oder – falls vorhanden – eine Verknüpfung zum Programm verwenden.
Über das START-Menü aufrufen Öffnen Sie zunächst das START-Menü von Windows, indem Sie auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste anklicken. Lassen Sie dann die auf dem Rechner installierten Windows-Anwendungen anzeigen, indem Sie auf ALLE PROGRAMME2 klicken oder den Mauszeiger darauf ruhen lassen. Die Liste der installierten Anwendungen wird angezeigt (siehe Abbildung 1.1). Wenn Sie auf den Eintrag MICROSOFT WORKS mit der kleinen Pfeilspitze klicken, wird ein Untermenü geöffnet, in dem die einzelnen Bestandteile von Microsoft Works aufgelistet werden. Sie können hier direkt zu einem dieser Programme wechseln, indem Sie mit der Maus die entsprechende Option anklicken.
1
2
Works 7.0 verlangt Microsoft Windows 98 oder höher. Dieses Buch wurde auf der Basis des Betriebssystems Windows XP geschrieben – einfach deswegen, weil es das aktuellste ist. Andere Betriebssysteme als Grundlage liefern eine leicht andere Optik, die Funktionalität der Works-Programme bleibt aber im Prinzip dieselbe. ALLE PROGRAMME heißt es nur bei Windows XP. Ältere Windows-Versionen verwenden die Bezeichnung PROGRAMME.
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
Bild 1.1: Programme auf einem Windows XP-Desktop
Bei dem eigenartigen Kasten, den Sie am oberen Rand des WindowsDesktop sehen, handelt es sich um das so genannte Works-Portfolio – einen Teil von Works 7.0. Sie können damit während der Arbeit Textelemente, Bilder und Anderes sammeln und später an geeigneten Stellen in Ihre Dokumente einsetzen. Näheres zu den Aufgaben von Works-Portfolio erfahren Sie weiter unten in diesem in Kapitel. Falls Sie dieses Bildschirmelement bei der Arbeit stören sollte, können Sie es abschalten, indem Sie auf die Schließen-Schaltfläche klicken.
Über Verknüpfung Wenn bei der Installation eine Verknüpfung zu Microsoft Works auf dem Windows-Desktop erstellt wurde, können Sie das Programm auch direkt durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf diesem Verknüpfungssymbol starten. Wenn Sie wünschen, dass Microsoft Works bei jedem Start von Microsoft Windows automatisch geöffnet wird, können Sie eine Verknüpfung zu Microsoft Works im Ordner Autostart ablegen.3 3
3
Hinweise zum Anlegen einer solchen Verknüpfung finden Sie im Anhang B.
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Das Programm Works-Start
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1.2 Das Programm Works-Start Das Programm Works-Start ist eine Art Vorschaltprogramm zu den eigentlichen Bestandteilen des Pakets. Works hält darin u.a. für die üblicherweise am häufigsten durchgeführten Tätigkeiten vorgefertigte Aufgaben bereit, bei deren Verwendung Ihnen ein Großteil der Arbeit vom Programm abgenommen wird. Bevor Sie mit einer neuen Arbeit beginnen, sollten Sie kontrollieren, ob Works nicht bereits eine fertige Lösung zur Verfügung stellt. Wenn Sie unter den angebotenen Aufgaben keine finden, die Ihren Vorstellungen entspricht, müssen Sie Ihre Arbeit mit einer neuen Datei beginnen. Je nach Art der Arbeit müssen Sie dabei zwischen den Bereichen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Datenbank unterscheiden.
1.2.1
Starten
Sie öffnen das Programm entweder über das START-Menü, indem Sie nacheinander die Menübefehle ALLE PROGRAMME/MICROSOFT WORKS/ MICROSOFT WORKS-START aufrufen oder indem Sie auf der automatisch angelegten Verknüpfung zu Works doppelklicken. Beim ersten Öffnen nach der Installation wird – nach dem kurzzeitigen Einblenden eines Programmlogos – automatisch die Startseite dieses Programms angezeigt (siehe Abbildung 1.2).
Bild 1.2: Die Startseite von Works-Start
Kenner der vorherigen Version von Microsoft Works werden bemerken, dass diese Homepage jetzt noch vielseitiger geworden ist:
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
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Von der Startseite aus haben Sie jetzt Zugriff auf die Works-Projekte. Bei diesen Projekten handelt es sich um eine der Neuerungen der Version 7.0. Diese Works-Projekte sind fertige Sammlungen von Aufgaben, mit deren Hilfe Sie schnell ein größeres Projekt oder Ereignis in Angriff nehmen können. Hinweise dazu finden Sie weiter unten in diesem Kapitel. Auf der rechten Seite finden Sie einen Kalender, in dem das gerade aktuelle Datum markiert ist. Darunter werden gegebenenfalls Termine angezeigt, die Sie innerhalb eines Works-Projekts vereinbart hatten. Über die beiden Schaltflächen in der Titelleiste dieser Liste können Sie wählen, ob die Termine des aktuellen Tags oder der laufenden Woche wiedergegeben werden sollen. Ein Klick auf Termine bearbeiten öffnet den Works-Kalender (siehe Kapitel 7).
Von dieser einführenden Seite aus können Sie zu anderen Seiten wechseln. Dazu klicken Sie auf der Startseite auf einen der Links4 Aufgaben, Programme, Verlauf usw. unterhalb der Titelleiste der Seite. Nachdem Sie später eine andere Seite angewählt haben, zeigt das Programm diese vorher gewählte Seite beim späteren Öffnen automatisch an. Über den Link Homepage kehren Sie beispielsweise von anderen Seiten zu dieser zurück. Freunde der Tastatur können auch Tastenkürzel für diese Tätigkeiten benutzen (siehe Tabelle 1.1). Tastenkürzel
führt zu(r)
(Alt)+(M)
Startseite (Homepage)
(Alt)+(F)
Aufgaben
(Alt)+(P)
Programme
(Alt)+(V)
Verlauf
(Strg)+(ÿ___)
nächsten Seite
(Strg)+(ª)+(ÿ___)
vorherigen Seite
Tabelle 1.1: Tastenkürzel zur Auswahl der Registerkarten im Programm Works-Start
1.2.2
Aufgaben
Wenn Sie mit Works noch nicht vertraut sind, bietet Ihnen die Seite Aufgaben einen schnellen Einstieg (siehe Abbildung 1.3). Klicken Sie zum Anzeigen auf den Link Aufgaben unterhalb der Titelleiste.
4
Der Begriff Link oder Hyperlink bezeichnet einen Bereich auf dem Bildschirm, den Sie über die Maus anklicken können, um eine bestimmte Aktion durchzuführen. Meist besteht diese Aktion in der Anzeige eines anderen Bildschirminhalts.
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Das Programm Works-Start
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Bild 1.3: Microsoft Works-Start, Seite Aufgaben
Anschließend müssen Sie angeben, welche Aufgabe Sie mit Works durchführen wollen: 쮿
Klicken Sie zunächst mit der Maus auf eine der Gruppenbezeichnungen in der linken Spalte. Weitere Aufgabenbereiche können Sie anzeigen lassen, indem Sie die Bildlaufleiste benutzen. Wenn Sie beispielsweise einen Brief erstellen wollen, klicken Sie auf Briefe & Etiketten. Ihre Auswahl wird markiert.
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Rechts von dieser Markierung werden die zu dieser Gruppe gehörenden Aufgaben aufgelistet. Wählen Sie hier die gewünschte Aufgabe aus. Haben Sie die Gruppe Briefe & Etiketten gewählt, können Sie beispielsweise zwischen den Aufgaben Absenderetiketten, Begleitschreiben, Briefe, Briefpapier usw. wählen. Im rechten Bildschirmbereich wird eine kurze Beschreibung der aktuell gewählten Aufgabe angezeigt.
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Klicken Sie abschließend auf den Link Start, um die aktuell markierte Aufgabe zu starten.
Nachdem Sie eine Aufgabe gewählt haben, öffnet Works-Start automatisch das entsprechende Programm bzw. das Programm und das Dokument, das Sie für die Durchführung der Aufgabe benötigen. Einige Aufgaben öffnen neben dem Programm noch eine Vorlage (ein Dokument mit bereits vorgefertigten Elementen) oder einen Assistenten (eine Liste von Fragen, deren Beantwortung das Erstellen eines Dokuments erleichtern). Beispiele für solche Aufgaben finden Sie auf den ersten Seiten der nachfolgenden Kapitel über die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation
26
Kapitel 1 · Works-Grundlagen
und Datenbanken. Andere Aufgaben führen ein Programm aus, mit dem Sie die Aufgabe direkt erledigen können. Wenn Sie Aufgaben wie die Überprüfung von E-Mails oder den Vergleich von Fahrzeugpreisen auswählen, wird das E-Mail-Programm Outlook Express geöffnet bzw. die entsprechende Seite im Internet Explorer eingeblendet. Sie können zur Auswahl einer Aufgabe auch im Textfeld im oberen linken Bildschirmbereich eine Frage eingeben und dann auf die Schaltfläche Suchen klicken. Falls Works eine Lösung bereithält, wird diese markiert. Starten müssen Sie sie aber noch selbst.
1.2.3
Programme
Wenn Sie schon wissen, mit welchem der Works-Programme Sie Ihre Arbeit durchführen möchten, wählen Sie die Seite Programme (siehe Abbildung 1.4). Auf dieser Seite müssen Sie zunächst in der Spalte im linken Bildschirmbereich angeben, welches der Works-Programme wie Word, Works-Tabellenkalkulation, Works-Datenbank usw. Sie verwenden wollen. Sie können sich hier auch für einen Bereich entscheiden, zu dem Works einen direkten Zugriff ermöglicht – wie Internet Explorer, Outlook Express usw.
Bild 1.4: Microsoft Works-Start, Seite Programme
Nach einem Klick auf eine dieser Optionen wird diese markiert. Rechts von der Programmspalte werden die für das gewählte Programm verfügbaren Aufgaben aufgelistet. 쮿
Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Aufgabe aus. Sowohl im Programm Word 2002 als auch in der Works-Textverarbeitung können Sie beispielsweise wieder zwischen Aufgaben wie Absender-
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Das Programm Works-Start
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etiketten, Begleitschreiben, Briefe, Briefpapier usw. wählen. Im rechten Bildschirmbereich wird eine kurze Beschreibung der aktuell gewählten Aufgabe angezeigt. Klicken Sie anschließend auf den Link Start, um die Aufgabe zu starten. 쮿
Anstatt eine der Aufgaben zu verwenden, können Sie auch mit einer vollständig leeren Datei des vorher gewählten Programmbereichs beginnen. Klicken Sie auf den oberhalb der Aufgaben angezeigten Link – beispielsweise auf Beginnen Sie ein leeres Textverarbeitungsdokument bzw. Rufen Sie ein leeres Word-Dokument auf. Der Name diese Links ändert sich je nach dem vorher gewählten Works-Programm. Haben Sie vorher das Programm Works-Tabellenkalkulation gewählt, heißt der Link Leere Tabellenkalkulation. Nach dieser Wahl wird eine neue leere Datei für das gewünschte Programm erstellt. Bevor Sie aber eine neue leere Datei für einen bestimmten Zweck erstellen, sollten Sie immer kontrollieren, ob Works nicht bereits für diese Aufgabe eine Lösung bereithält.
Auch auf dieser Seite können Sie wieder eine Frage eingeben und nach der Lösung suchen lassen. Von der Startseite aus können Sie direkt zu einer leeren Datei eines Programmbereichs wechseln, indem Sie auf eine der Schaltflächen im oberen linken Bereich des Bildschirms klicken.
1.2.4
Works-Start anpassen
Alle Works-Programme beinhalten die Möglichkeit, bestimmte Funktionen an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten und Wünsche anzupassen. Im Programm Works-Start benutzen Sie dazu den Link Anpassen unterhalb der Titelleiste. Besonders wichtig ist hier die Möglichkeit zur Verlaufsprotokollierung der bearbeiteten Dokumente.
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Sounds abspielen spielt bei der Wahl einer Aktion in Works-Start einen Klang (Klick) ab.5 Wenn Sie dieser Klick stören sollte, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
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Verlauf protokollieren bewirkt, dass Works die Namen der bearbeiteten Dokumente verfolgt. Diese Namen werden in Works-Start auf der Seite Verlauf und in den einzelnen Works-Programmen im unteren Bereich des Menüs DATEI angezeigt.
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Durch einen Klick auf Verlauf löschen entfernen Sie sämtliche Dateinamen aus der Verlaufsliste von Works-Start und am unteren Rand des Menüs DATEI in den einzelnen Works-Programmen – nicht aber die Dokumente selbst.
Der Ordner Sounds und Audiogeräte in der Windows-Systemsteuerung erlaubt das Ändern des mit einer Aktion verbundenen Klanges. Bei Windows-Versionen vor XP heißt dieser Ordner Akustische Signale.
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
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Mit den Optionen unter Stil-Works-Start können Sie festlegen, wie die Aufgaben und Programme in Programm Works-Start angezeigt werden sollen. Die oben gezeigten Abbildungen zeigen die Standardform Listenansicht. Über die Symbolansicht können Sie diese Elemente auch auf eine andere Weise anzeigen, bei der die üblichen Textbeschreibungen in Works-Start durch leicht erkennbare Symbole für Aufgaben und Programme ersetzt werden.
1.3 Bildschirmelemente Die speziellen Bildschirmelemente der Works-Programme sind je nach ihrem speziellen Aufgabenbereich – wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank usw. – unterschiedlich. Die Grundelemente sind aber bei allen Programmen identisch (siehe Abbildung 1.5). Die Bedienung dieser Elemente bei Works unterscheidet sich nicht von der bei anderen Windows-Anwendungen. Die nachfolgenden Ausführungen fassen diese Elemente noch einmal kurz zusammen. Sollten Sie damit nur wenig oder keine Erfahrungen haben, schlagen Sie bitte im Anhang A dieses Buchs nach.
Bild 1.5: Works-Tabellenkalkulation
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Das Programm selbst wird in einem Fenster angezeigt. Innerhalb dieses Fensters werden alle Elemente des Programms wiedergegeben. Dieses Fenster kann die gesamte Bildschirmfläche ausfüllen, aber auch soweit verkleinert werden, dass neben dem aktuellen WorksDokument auch andere geöffnete Works-Dokumente bzw. weitere unter Microsoft Windows laufende Anwendungen auf dem Bildschirm sichtbar sind (siehe Abschnitt 1.6).
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Bildschirmelemente 0
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In der Titelleiste des Fensters wird der Name des Programms zusammen mit dem Dateinamen angezeigt.
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Die beiden Zeilen unterhalb der Titelleiste des Programms beinhalten die Elemente zur Programmsteuerung: die Menüleiste und die Symbolleiste. Die Menüleiste beinhaltet die Namen der Menüs, mit denen Sie Befehle zu Steuerung geben können. Diese Menünamen unterscheiden sich teilweise in den einzelnen Works-Programmen. In der Symbolleiste finden Sie diverse Schaltflächen, über die für das jeweilige Programm typische Tätigkeiten durch einfaches Anklicken mit der Maus abgewickelt werden können. Die mit diesen Symbolen verknüpften Befehle sind übrigens auch zusätzlich als Menübefehle vorhanden.
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In der Statusleiste am unteren Rand des Fensters werden zusätzliche Hinweise zum Programmablauf angezeigt.
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Standardmäßig wird im rechten Bildschirmbereich eine Hilfespalte zu dem gerade aktiven Programm eingeblendet. Sie können dieses Hilfefenster aus- und bei Bedarf wieder einblenden (siehe Abschnitt 1.9).
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Den Großteil des Bildschirms nimmt der eigentliche Arbeitsbereich des jeweiligen Works-Programms ein. Hier geben Sie Ihre Daten ein. Dieser Bereich zeigt – je nach Works-Programm – ein unterschiedliches Aussehen. Die anschließenden Kapitel zeigen diese Unterschiede auf.
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Mithilfe der Bildlaufleisten und den darin integrierten Bildlauffeldern am unteren und am rechten Rand eines Fensters können Sie den im Fenster angezeigten Bereich verschieben.
Über Befehle im Menü ANSICHT können Sie die Symbolleiste(n) und die Statusleiste ab- und wieder anschalten.
1.3.1
Menüleiste und Menüs
Die wesentlichsten Steuerungsfunktionen des Programms sind in den Menüs zusammengefasst. Die einzelnen Befehle sind dort nach ihrer Funktion sortiert: Im Menü EINFÜGEN finden Sie beispielsweise Befehle, die etwas mit dem Einfügen von Elementen in das Dokument zusammenhängen (siehe Abbildung 1.6). Welche Elemente eingefügt werden können, hängt auch vom aktuellen Works-Programm ab. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf bestimmte Teile des Bildschirms können Sie so genannte Kontextmenüs anzeigen lassen, in denen die wichtigsten Befehle zu diesem Element zusammengefasst sind (siehe Abbildung 1.7). Zur Auswahl eines Menübefehls arbeiten Sie dann wie bei den Menüs der Menüleiste.
30
Kapitel 1 · Works-Grundlagen
Bild 1.6: Menü EINFÜGEN in der Textverarbeitung
Bild 1.7: Zwei Kontextmenüs in der Tabellenkalkulation
1.3.2
Symbolleiste
In der Symbolleiste finden Sie diverse Schaltflächen, über die für das jeweilige Programm typische Tätigkeiten durch einfaches Anklicken mit der Maus abgewickelt werden können (siehe Abbildung 1.8). Um einen mit einem Symbol verknüpften Befehl auszuführen, klicken Sie mit der linken Maustaste darauf. Die mit diesen Symbolen verknüpften Befehle sind immer zusätzlich als Menübefehle vorhanden. Die Bedeutung einer Schaltfläche erfahren Sie, wenn Sie den Mauszeiger darauf ruhen lassen.
Bild 1.8: Symbolleiste der Textverarbeitung (oben) und der Tabellenkalkulation (unten)
Einige dieser Schaltflächen finden Sie bei allen Works-Programmen in derselben Form vor. Andere tauchen nur bei bestimmten Programmen auf. Auf die Bedeutung dieser speziellen Schaltflächen werden wir an den ent-
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Bildschirmelemente 0
sprechenden Stellen im Buch hinweisen. Machen Sie sich aber schon jetzt mit der Bedeutung der wichtigsten Symbole vertraut (siehe Tabelle 1.2). Symbol
Name und Wirkung Neu – erstellt ein neues leeres Dokument vom selben Typ wie das aktuelle Dokument. Wenn Sie beispielsweise ein Textdokument geöffnet haben, erzeugt ein Klick auf diese Schaltfläche ein weiteres leeres Textdokument. Öffnen – ermöglicht das Öffnen eines gespeicherten Dokuments. Nach einem Klick darauf wird das Dialogfeld Öffnen angezeigt, über das Sie das gewünschte Dokument auswählen können. Speichern – zeigt beim ersten Aufruf das Dialogfeld Speichern unter an, über das Sie der Datei einen Namen geben und den Speicherort festlegen können. E-Mail – öffnet Ihr E-Mail-Programm und stellt den Inhalt des aktuellen Dokuments als Anlage zu einer Nachricht bereit (bei der Textverarbeitung). Drucken – druckt das aktuelle Dokument mit den dafür festgelegten Standardeinstellungen. Seitenansicht – zeigt den Inhalt des Dokuments zur Kontrolle vor dem Drucken auf dem Bildschirm an. Rechtschreibung und Grammatik – startet die Prüfung der Rechtschreibung im aktuellen Dokument (bei der Textverarbeitung). Ausschneiden – schneidet den im Dokument markierten Bereich aus und legt ihn in der Windows-Zwischenablage ab. Kopieren – kopiert den im Dokument markierten Bereich in die Windows-Zwischenablage. Einfügen – fügt den Inhalt der Windows-Zwischenablage an der markierten Stelle im Dokument ein. Rückgängig – widerruft den zuletzt gegebenen Befehl oder die zuletzt vorgenommene Eingabe (bei der Textverarbeitung). Wiederherstellen – führt den zuletzt widerrufenen Befehl oder die Eingabe erneut aus (bei der Textverarbeitung).
Tabelle 1.2: Wichtige Schaltflächen der Symbolleiste
Über die Befehl im Untermenü SYMBOLLEISTEN des Menüs ANSICHT können Sie die jeweils verfügbare Symbolleiste einzeln an- und abschalten. Über den Befehl GROßE SYMBOLE in diesem Untermenü können Sie die Größe der Schaltflächen in etwa verdoppeln. Ein erneuter Aufruf dieses Befehls schaltet zurück zur Normaldarstellung.
32
Kapitel 1 · Works-Grundlagen
1.3.3
Dialogfelder
Drei Punkte hinter einem Menübefehl (siehe beispielsweise Abbildung 1.6) zeigen an, dass der Befehl nicht unmittelbar ausgeführt, sondern ein Dialogfeld angezeigt wird. Solche Dialogfelder dienen dazu, verschiedene Gruppen von Einstellungen zu einem bestimmten Themenbereich vorzunehmen und diese dann gemeinsam zu bestätigen. In der Titelleiste finden Sie die Bezeichnung für das Dialogfeld. Nach Abschluss der Einstellungen in einem Dialogfeld müssen Sie diese entweder durch Anklicken der Schaltfläche mit der Beschriftung OK im Programm übernehmen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen ablehnen. Dabei werden auch jene Änderungen verworfen, die Sie auf anderen Registerkarten dieses Dialogfeldes vorgenommen haben. Details zur Arbeit mit Dialogfeldern finden Sie im Anhang A. Sie können ein Dialogfeld auf dem Bildschirm verschieben. Dazu führen Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste des Dialogfelds, drücken die linke Maustaste und ziehen das Dialogfeld bei gedrückt gehaltener Maustaste an eine andere Stelle auf der Arbeitsfläche.
1.4 Standardbefehle Einige Menübefehle finden Sie in allen Works-Programmen und auch bei praktisch allen unter Microsoft Windows laufenden Anwendungen. Dazu gehören die Einstellung des Vergrößerungsmaßstabs zur Bildschirmanzeige, die Befehle zum Kopieren und Verschieben von Dateielementen und die Rücknahme von Befehlen.
1.4.1
Vergrößerungsmaßstab
Mit dem Befehl ZOOM in Menü ANSICHT finden Sie in allen Works-Programmen die Möglichkeit, den Maßstab der Vergrößerung Ihrer Daten auf dem Bildschirm zu regeln. Die Größe des Ausdrucks wird davon nicht beeinflusst. Nach Auswahl des Befehls wird das Dialogfeld Zoom angezeigt, in dem Sie den gewünschten Maßstab einstellen können (siehe Abbildung 1.9).
Bild 1.9: Dialogfeld Zoom, Textverarbeitung (links) und Tabellenkalkulation (rechts)
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Standardbefehle 0
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Mit den Optionen im linken Bereich stellen Sie den Maßstab der Vergrößerung ein. Standardmäßig wird ein Maßstab von 100% gewählt.
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Wenn Sie die Option Benutzerdefiniert % aktiviert haben, können Sie hier den gewünschten Maßstab zwischen 25 und 1.000 Prozent selbst eingeben.
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In der Textverarbeitung finden Sie auf der rechten Seite zusätzliche Optionen, bei denen der Maßstab in Abhängigkeit von der Größe der benutzten Seite gewählt wird.
Bei der Mehrzahl der Works-Programme können Sie den Vergrößerungsmaßstab auch über die Schaltfläche Zoom in der Standard-Symbolleiste oder an anderen Stellen einstellen. Sie können dazu auf die nach unten zeigenden Pfeilspitze klicken und den Maßstab aus dem dann geöffneten Listenfeld auswählen. Alternativ dazu können Sie den gewünschten Wert auch direkt im Feld als Prozentzahl eingeben.
1.4.2
Kopieren und verlagern
Um von Ihnen eingegebene Daten an eine andere Stelle des Dokuments oder gar in andere Dokumente zu kopieren oder zu verschieben, können Sie mit der Windows-Zwischenablage arbeiten. Die Windows-Zwischenablage ist ein zusätzlicher Speicher, in dem Sie Daten kurzzeitig ablegen können, um sie an einer anderen Stelle erneut zu verwenden. 쮿
Markieren Sie zuerst den Bereich, den Sie verschieben oder kopieren möchten. Wie man markiert, ist teilweise abhängig vom jeweiligen Works-Programm. Details dazu erfahren Sie in den späteren Kapiteln. Wollen Sie die Daten verschieben, wählen Sie AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Ausschneiden in der Symbolleiste. Die markierten Daten werden in die (nicht sichtbare) Zwischenablage verlagert und aus dem Dokument entfernt. Wollen Sie die Daten stattdessen kopieren, wählen Sie KOPIEREN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren in der Symbolleiste. Eine Kopie der markierten Daten wird in der Zwischenablage abgelegt, die Originaldaten bleiben an der bisherigen Stelle erhalten.
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Markieren Sie dann die Stelle, zu der die Daten verschoben/kopiert werden sollen. Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen in der Symbolleiste. Der Inhalt der Zwischenablage wird an der gewählten Stelle eingefügt. Direkt nach dem ersten Einfügen können Sie den Inhalt der Zwischenablage noch an weiteren Stellen einfügen.
34
Kapitel 1 · Works-Grundlagen
Sie können dafür auch Tastenkürzel benutzen (siehe Tabelle 1.3). Tastenkürzel
Wirkung
(Strg)+(X)
In die Zwischenablage verschieben
(Strg)+(C)
In die Zwischenablage kopieren
(Strg)+(V)
Aus der Zwischenablage einfügen
Tabelle 1.3: Tastenkürzel zum Kopieren und Verschieben
1.4.3
Befehle rückgängig machen
Falls Sie einen Befehl irrtümlich aufgerufen haben, können Sie ihn über RÜCKGÄNGIG im Menü BEARBEITEN widerrufen. Denselben Effekt erfüllt ein Klick mit der Maus auf die Schaltfläche Rückgängig in der Symbolleiste. Um einen rückgängig gemachten Befehl wieder gültig zu machen, wählen Sie WIEDERHERSTELLEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen in der Symbolleiste. Auch diese Befehle können Sie über Tastenkürzel direkt aufrufen (siehe Tabelle 1.4). Tastenkürzel
Wirkung
(Strg)+(Z)
Rückgängig machen
(Strg)+(Y)
Wiederherstellen
Tabelle 1.4: Tastenkürzel zum Rückgängigmachen und Wiederherstellen
Bei Works kann jeweils nur der letzte Befehl bzw. die letzte Eingabesequenz rückgängig und nur der zuletzt rückgängig gemachte Befehl wiederhergestellt werden!
1.5 Dateiverwaltung Wesentlich für die Beherrschung der Grundlagen eines Programms ist die Kenntnis der Methoden der Dateiverwaltung: Sie müssen wissen, wie man Dateien erstellt, speichert, schließt usw. 쮿
Beim Starten eines Works-Programms – wie Works-Textverarbeitung oder Works-Tabellenkalkulation – vom Windows-Desktop mit den oben beschriebenen Methoden wird auch automatisch immer eine Datei des gewählten Programmtyps erstellt, in der Sie Ihre Daten eingeben können.
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Wenn Sie später – nach dem Beenden und erneuten Starten von Works – auf diese Daten wieder zugreifen wollen, müssen Sie die Datei speichern, bevor Sie sie schließen und/oder Works verlassen.
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Dateiverwaltung 0
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Wenn Sie nach dem Fertigstellen einer Aufgabe eine weitere Aufgabe durchführen wollen, werden Sie im Allgemeinen dafür eine weitere Datei erstellen.
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Später können Sie dann die Dateien, die Sie vorher gespeichert haben, innerhalb von Works wieder öffnen. Sie können dann neue Daten eingeben, Änderungen, Ergänzungen oder Kürzungen durchführen.
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Für häufig wiederkehrende Aufgaben können Sie auch eigene Vorlagen erstellen, die Ihnen – ähnlich wie die von Works bereit gestellten Lösungen – jene Tätigkeiten abnehmen, die sich ständig wiederholen.
Die eben beschriebenen Aufgaben werden unter dem Begriff Dateiverwaltung zusammengefasst und erfordern bei allen Works-Programmen dieselben Arbeitsschritte. Dank Windows haben sich ja die Unterschiede zwischen verschiedenen Anwendungen hinsichtlich dieses Problemkreises auf ein Minimum reduziert. Innerhalb von Works werden Sie zwischen den einzelnen Bereichen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation usw. – mit der Ausnahme unterschiedlicher Dateiformate – keine Unterschiede feststellen können. Die Befehle dazu finden Sie im Menü DATEI. Die wichtigsten Befehle zur Dateiverwaltung können Sie auch über Schaltflächen im linken Bereich der Symbolleiste aufrufen. NEU zeigt das Programm Works-Start an, von dem aus Sie eine neue Aufgabe beginnen können. Darüber können Sie eine neue leere Datei eines Works-Programms – beispielsweise für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation usw. – erstellen. ÖFFNEN dient dazu, eine bereits vorhandene Datei von einem Datenträger (Festplatte oder Diskette) wieder in den Arbeitspeicher des Rechners zurückzuholen. 쮿
SCHLIEßEN entfernt die aktuelle Datei aus dem Arbeitspeicher. Über SPEICHERN und SPEICHERN UNTER können Sie die aktuelle Datei auf einen Datenträger schreiben.
Alle Befehle zur Dateiverwaltung können Sie auch über Tastaturkürzel ausführen (Tabelle 1.5). Tastenkürzel
Wirkung
(Strg)+(N)
Befehl NEU im Menü DATEI ausführen
(Strg)+(O)
Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI ausführen
(Strg)+(S)oder (F12)
Befehl SPEICHERN im Menü DATEI ausführen
(Strg)+(W)
Befehl SCHLIEßEN im Menü DATEI ausführen
Tabelle 1.5: Tastaturkürzel für Befehle zur Dateiverwaltung
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
1.5.1
Datei erstellen
Es wurde eben schon erwähnt: Beim Starten von Works vom WindowsDesktop mit den oben beschriebenen Methoden wird automatisch immer eine Datei des gewählten Programmtyps erstellt, in der Sie Ihre Daten eingeben können. Wenn Sie Works bereits geöffnet haben und eine weitere Datei benötigen, können Sie die Anzeige von Works-Start auch über den Befehl NEU im Menü DATEI innerhalb eines Works-Programms bewirken. Die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste eines solchen Programms bewirkt das Erstellen einer neuen Datei des gerade aktiven Works-Programms. Bei einer aktiven Datei der Textverarbeitung erstellen Sie damit also eine weitere Datei dieses Typs. Sie können nacheinander mehrere Dateien gleicher oder unterschiedlicher Works-Programme erstellen und geöffnet halten. Alle neu erstellten Works-Dateien werden in einem separaten Fenster angezeigt (siehe Abschnitt 1.6). In der Taskleiste des Betriebssystems wird für jede erstellte Datei ein Symbol angezeigt (siehe Abbildung 1.10). Wenn Sie den Inhalt einer dieser Dateien auf dem Bildschirm anzeigen lassen wollen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol.
Bild 1.10: Windows XP-Taskleiste bei mehreren geöffneten Works-Dateien
1.5.2
Datei speichern
Neu erstellte Dateien werden zunächst mit einem vorläufigen Namen versehen, der in der Titelleiste des Fensters angezeigt wird. Dort steht dann beispielsweise Unbenanntes Dokument oder Ungespeicherte Kalkulationstabelle. Um mit den in einer Datei vorgenommenen Eingaben zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten zu können, müssen Sie sie spätestens vor dem Beenden des Works-Programms speichern. Dabei wird der vorläufige Name durch den von Ihnen gewünschten ersetzt. Sie müssen zwischen dem ersten und den weiteren Speichervorgängen unterscheiden: 쮿
Beim ersten Speichern geben Sie dem Dokument einen Namen und legen fest, in welchem Laufwerk und Ordner die Datei abgelegt werden soll. Gegebenenfalls können Sie auch ein spezielles Dateiformat festlegen.
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Beim wiederholten Speichern sorgen Sie im Allgemeinen nur dafür, dass Erweiterungen oder Änderungen des Dokuments erhalten bleiben.
Mit denselben Methoden können Sie ein Microsoft Works-Dokument in ein für andere Anwendungen lesbares Format exportieren.
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Dateiverwaltung 0
Zum ersten Mal speichern Zum ersten Speichern wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER aus dem DATEI-Menü oder klicken auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste. Geben Sie die notwendigen Daten im Dialogfeld Speichern unter ein (siehe Abbildung 1.11).
Bild 1.11: Dialogfeld Speichern unter
Speicherort Die Speicherung wird immer in dem Ordner vorgenommen wird, der im Feld Speichern unterhalb der Titelzeile angezeigt wird. Works verwendet standardmäßig zunächst den Ordner Eigene Dateien als aktuellen Ordner. Wollen Sie das Dokument an einem anderen Ort speichern, müssen Sie diesen zuerst auswählen. Dabei können Sie sich in der vorhandenen Ordnerhierarchie nach oben oder unten bewegen oder selbst einen neuen Ordner erstellen (siehe Tabelle 1.6). Element
Wirkung In Hauptbereich des Dialogfeldes werden die im aktuellen Ordner vorhandenen Unterordner angezeigt. Um einen davon als Speicherort zu wählen, doppelklicken Sie auf das Symbol. Damit machen Sie diesen Ordner zum aktuellen. Um einen anderen Ordner oder ein anderes Laufwerk einzustellen, klicken Sie auf den unten zeigenden Pfeil neben dem Feld Speichern. Ein Listenfeld wird geöffnet, in dem Sie mit einem Mausklick den gewünschten Ordner oder das Laufwerk einstellen können. Wollen Sie beispielsweise einen Ordner auf einem anderen Laufwerk ansteuern, klicken Sie auf die entsprechende Laufwerksbezeichnung. Die oberste Ebene der Ordnerstruktur innerhalb dieses Laufwerks wird dann im Hauptbereich des Dialogfelds angezeigt. Wollen Sie von dort zu einer tieferen Ebene wechseln, doppelklicken Sie auf das entsprechende Ordnersymbol.
Tabelle 1.6: Navigieren im Dialogfeld Speichern unter
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
Element
Wirkung Mit der Schaltfläche Eine Ebene nach oben können Sie die zum gerade aktuellen Ordner übergeordnete Ebene aktuell machen. Ein Klick auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen legt im aktuellen Ordner einen neuen Ordner an. Weisen Sie diesem anschließend einen Namen zu. Mithilfe der Schaltfläche Menü Ansicht können Sie die Form der Darstellung der Ordner und Dateien im Hauptbereich des Dialogfeldes ändern. Beispielsweise liefert die Ansicht Details Informationen zur Größe und zum Datum des letzten Speichervorgangs.
Tabelle 1.6: Navigieren im Dialogfeld Speichern unter (Forts.)
Es können auch Tastenkürzel zur Wahl der gewünschten Ebene verwendet werden (siehe Tabelle 1.7). Tastenkürzel
Wirkung
(Alt)+(I) oder(F4)
Feld Speichern anwählen
(Alt)+(¼)
Listenfeld aufklappen
(Pos1)
Erster Eintrag im Listenfeld
(Ende)
Letzter Eintrag im Listenfeld
(½)
Zum nächsten Eintrag
(¼)
Zum vorherigen Eintrag
(¢)
Markierten Eintrag einstellen
Tabelle 1.7: Ordnerebene im Dialogfeld Speichern unter auswählen
Eine einfache Möglichkeit zum Wechsel des Laufwerks besteht im Eintippen des Laufwerkskennzeichens (Buchstabe und Doppelpunkt – beispielsweise A:) im Textfeld für den Dateinamen und einer anschließenden Bestätigung mit (¢). Das Dialogfeld Speichern unter bleibt geöffnet und zeigt die Ordnerstruktur des so gewählten Laufwerks an.
Dateiname Beim Aufruf des Dialogfelds Speichern unter wird automatisch das Feld Dateiname markiert. Hier können Sie der Datei einen Namen geben. Wählen Sie einen Namen, der Auskunft über den Inhalt gibt – also nicht
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Brief1, sondern besser Hausverwaltung 20-06-2002. Ein Dateiname kann bis zu 215 Zeichen enthalten, einschließlich Leerzeichen. Nicht zulässig sind allerdings die folgenden Zeichen: \ / : * ? » < > und |. Sie können eine Datei direkt in einem bestimmten Laufwerk und Ordner speichern, indem Sie zusätzlich den Pfad angeben. Wollen Sie beispielsweise die Datei Brief auf einer Diskette im Laufwerk A: speichern, geben Sie A:Brief ein und bestätigen.
Dateiformate Standardmäßig werden die Dateien im Standardformat des jeweiligen Works-Programms gespeichert. Sollten Sie Ihre Dateien immer nur mit Works weiterverarbeiten, besteht kein Grund, von dieser in der Grundeinstellung markierten Option abzuweichen. Wollen Sie Ihre Dateien aber später auch in ein anderes Programm einlesen, müssen Sie ein entsprechendes Dateiformat wählen. Dazu bedienen Sie sich der Eintragungen im Listenfeld Dateityp im Dialogfeld zum Befehl SPEICHERN UNTER. Die möglichen Formate unterscheiden sich teilweise bei den einzelnen Works-Programmen. 쮿
Bei der Textverarbeitung entfernt das Format Text zwar sämtliche Formatierungen, ist aber von den meisten Programmen lesbar. Zum Speichern in einem von Microsoft Word lesbaren Format sollten Sie die gewünschte Programmversion beachten.
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Die Formate Text & Semikolon und Text & Tabulatoren (.txt) werden von den meisten Programmen für Datenbanken und Kalkulationstabellen gelesen. Diverse Angaben über den Aufbau der Datei oder Berechnungsformeln gehen aber verloren. Zum Export nach Microsoft Excel verwenden Sie die gewünschte Programmversion.
Datei wiederholt speichern Wichtig ist ein häufiges Speichern der Datei. Ist die Datei schon einmal gespeichert worden, führt ein Aufruf von SPEICHERN im Menü DATEI oder ein Klick auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste zu einer kommentarlosen weiteren Speicherung. Gespeichert wird dabei immer nur die gerade aktuelle Datei. Wollen Sie eine Datei zusätzlich noch einmal unter einem anderen Namen und/oder an einem anderen Ort speichern, verwenden Sie wieder das Dialogfeld Speichern unter. Works schlägt dort zunächst den bisherigen Dateinamen und Speicherort vor. Sie können diese beliebig abändern oder überschreiben.
1.5.3
Datei öffnen
Wenn Sie auf die in einer gespeicherten Datei gespeicherten Daten später – nach dem Beenden und erneuten Starten von Works – wieder zugreifen wollen, müssen Sie sie erneut öffnen. Dazu können Sie das Programm Works-Start oder Befehle des Menüs DATEI verwenden.
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
Über Works-Start Im Programm Works-Start können Sie die Seite Verlauf verwenden, um Dateien wieder zu öffnen. Auf dieser Seite finden Sie eine Liste der zuletzt in Works verwendeten Dateien. Diese werden nach Name, Datum des letzten Zugriffs, Aufgabe und Works-Programm aufgelistet und können nach diesen Größen auch auf- oder absteigend sortiert werden. Klicken Sie auf ein Feld in der Titelleiste, um die Einträge in der Liste nach diesem Feld zu sortieren. Bei der Spalte, nach der gerade sortiert wird, ist die Überschrift etwas dunkler unterlegt. Eine kleine Pfeilspitze zeigt die Richtung der Sortierung an. Durch einen zweiten Klick auf diese Titelleiste können Sie die Sortierfolge umkehren. Um die Liste der Datei zu löschen, klicken Sie in Works-Start zunächst auf Anpassen und im daraufhin geöffneten Dialogfeld Optionen auf die Schaltfläche Verlauf löschen. Die Dateien selbst werden dabei nicht gelöscht.
Über DATEI-Menü öffnen Haben Sie gerade schon in dem entsprechenden Works-Programm gearbeitet haben, können Sie das Menü DATEI verwenden, um eine Datei dieses Programms zu öffnen. Im unteren Bereich des Menüs finden Sie eine Kurzform der Liste der zuletzt in diesem Works-Programm verwendeten Dateien. Um eine dieser Dateien erneut zu öffnen, reicht es aus, deren Namen in dieser Liste wie einen normalen Menübefehl anzuklicken. Wenn Sie in dieser Liste die gewünschte Datei nicht finden, benutzen Sie den Befehl ÖFFNEN in diesem Menü und wählen die Datei in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld Öffnen aus (siehe Abbildung 1.12). Dieses Dialogfeld können Sie auch durch einen Klick auf die Schaltfläche Öffnen in der Symbolleiste anzeigen lassen.
Bild 1.12: Dialogfeld Öffnen
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Standardmäßig werden zunächst die Dateien im Ordner Eigene Dateien angezeigt. Hatten Sie die Datei in einem anderen Ordner gespeichert, müssen Sie diesen zunächst anwählen. Dazu verwenden Sie dieselben Techniken wie im Dialogfeld Speichern unter (siehe oben).
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Dateiverwaltung
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Sie öffnen eine Datei, indem Sie auf den Namen doppelklicken. Stattdessen können Sie auch den Namen der Datei im Feld Dateinamen eingeben und bestätigen. Wollen Sie Dateien aus einem anderen Ordner als dem gerade aktuellen öffnen, ohne zuvor einen Wechsel der Einstellung des Verzeichnisses vorzunehmen, müssen Sie den Pfad mit angeben. Wenn Sie beispielsweise eine Datei namens Brief auf einer Diskette im Laufwerk A: öffnen wollen, geben Sie A:Brief ein. Mithilfe der Optionen im Untermenü zur Schaltfläche Menü Ansicht können Sie die Form der Anzeige der Dateien im Dialogfeld wählen. Die meisten Informationen liefert dabei die Ansicht Details. Klicken Sie darin auf ein Feld in der Titelleiste, um die Einträge in der Liste nach diesem Feld zu sortieren. Durch einen zweiten Klick können Sie die Sortierfolge umkehren.
Über START-Menü öffnen Über den Befehl ZULETZT VERWENDETE DOKUMENTE im START-Menü können Sie eine gespeicherte Datei direkt vom Windows-Desktop aus zusammen mit dem dazugehörenden Works-Programm öffnen.
Nach Dateien suchen Sollten Sie die gewünschte Datei mit den bisher beschriebenen Methoden nicht finden, können Sie sie durch einen Klick auf den Link Dateien oder Ordner suchen im oberen Bereich der Seite Verlauf im Programm WorksStart suchen lassen. Im anschließend angezeigten Dialogfeld müssen Sie angeben, was Sie noch von Ihrer Datei wissen. Je genauer Sie Ihre Angaben spezifizieren, desto schneller kann der Assistent die Datei lokalisieren. Sie können in allen verfügbaren Feldern Eintragungen vornehmen. Je exakter Sie das Ziel der Suche spezifizieren, desto weniger Ergebnisse werden gemeldet und desto einfacher ist dann die Entscheidung zwischen diesen. Bedenken Sie dabei aber auch, dass nur solche Elemente als Suchergebnis gemeldet werden, auf die alle eingegebenen Kriterien zutreffen.
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Im Feld Gesamter oder Teil des Dateinamens geben Sie hier so viel vom Dateinamen ein, wie Sie wissen.
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Im Feld Ein Wort oder ein Begriff innerhalb der Datei können Sie Dateiinhalte – beispielsweise Texteintragungen in der Datei – angeben, nach denen gesucht werden soll.
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Geben Sie hier gegebenenfalls an, welches Laufwerk durchsucht werden soll. Wenn Sie nur noch wissen, dass Sie keine Diskette zum Speichern verwendet haben, benutzen Sie die Option Lokale Festplatten.
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Bestätigen Sie, nachdem Sie die Suchkriterien eingegeben haben, mit der Schaltfläche Suchen. Nach Anschluss der Suche wird eine Liste der Dateien angezeigt, die der Spezifikation entsprechen. Sollten mehrere Dateien als gesuchte in Frage kommen, können Sie in dieser Liste eine davon markieren und durch einen Doppelklick öffnen.
Kapitel 1 · Works-Grundlagen
1.5.4
Eigene Vorlagen
Statt mit einer leeren Datei oder einer der mitgelieferten Vorlagen zu beginnen, können Sie auch mit einer selbst erstellten Vorlage arbeiten. Ein typisches Beispiel für eine solche Vorlage in der Textverarbeitung ist ein Briefkopf. Wenn Sie einen solchen als Vorlage speichern, können Sie ihn bei Bedarf wiederverwenden. Eigene Vorlagen können Sie für alle Works-Programme erstellen.
Vorlagen erstellen Erstellen Sie zunächst eine Datei, die die Elemente beinhaltet, die Sie für die Vorlage benötigen – aber keine zusätzlichen Elemente. Beim Beispiel Briefkopf könnten Sie alle Textbestanteile eingeben, die Sie bei jedem Ihrer Briefe verwenden. Speichern Sie diese Datei dann als Vorlage: Wählen Sie dazu den Befehl SPEICHERN UNTER aus dem DATEI-Menü oder klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste. 쮿
Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf die Schaltfläche Vorlage. Das Dialogfeld Als Vorlage speichern wird angezeigt. Geben Sie hier der Vorlage einen Namen.
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Wollen Sie die Vorlage generell für alle neu zu erstellenden Dateien dieses Works-Programms verwenden, aktivieren Sie die Option Diese Vorlage für alle ... verwenden. Die Vorlage wird dann immer geöffnet, wenn Sie den Befehl zum Erstellen einer neuen Datei dieses Typs geben.6
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Wenn Sie diese Vorlage später nicht mehr als Standard verwenden wollen, lassen Sie das Dialogfeld Als Vorlage speichern erneut anzeigen und klicken darin auf Standard. Damit kehren Sie beim Erstellen von neuen Dateien wieder zur vollständigen Leerform – wie in der Grundeinstellung des Programms vorgesehen – zurück.
Eigene Vorlage öffnen Um eine vorhandene Vorlage zu verwenden, wählen Sie im Programm Works-Start aus dem Register Aufgaben zuerst die Gruppe Persönliche Vorlagen. Wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf den Link Start, um sie zu öffnen.
1.5.5
Datei schließen
Wenn Sie eine der geöffneten Dateien nicht mehr benötigen, können Sie sie schließen. Wählen Sie SCHLIEßEN im Menü DATEI oder klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Kreuz in der Titelleiste des Dateifensters. Haben Sie die Datei vor dem Schließen bereits gespeichert und nach dem Speichern keine Änderungen mehr daran durchgeführt, verschwindet das 6
Diese Option empfiehlt sich beispielsweise auch, wenn Sie bestimmte Parameter der Formatierung – wie beispielsweise eine bestimmte Schriftart bei der Textverarbeitung oder eine bestimmte Spaltenbreite bei der Tabellenkalkulation – als Standard verwenden wollen. Erstellen Sie dazu eine leere Datei des gewünschten Typs, nehmen Sie die gewünschten Formatierungen vor und speichern Sie die sonst leere Datei als Vorlage unter Aktivierung der Option Diese Vorlage für alle ... verwenden.
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Fenster 0
Dokumentfenster kommentarlos vom Bildschirm. Andernfalls werden Sie in einem Dialogfeld gefragt, ob Sie die seit dem letzten Speichern durchgeführten Änderungen speichern möchten. 쮿
Bestätigen Sie hier mit Ja, wird die Datei unter dem vorhandenen Namen auf dem angemeldeten Laufwerk gespeichert. Hatten Sie die Datei bisher noch nicht gespeichert, wird automatisch das Dialogfeld Speichern unter angezeigt, in dem Sie diese Daten festlegen können.
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Mit Nein bewirken Sie, dass die Datei aus dem Arbeitsspeicher entfernt wird, ohne dass die Datei selbst oder die Änderung darin gespeichert werden.
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Mit Abbrechen geben Sie an, dass Sie das Programm doch nicht beenden und an der Datei weiterarbeiten wollen.
1.6 Fenster Sie können nacheinander mehrere Dateien gleicher oder unterschiedlicher Works-Programme erstellen oder öffnen. Jede Datei wird in einem separaten Fenster angezeigt (siehe Abbildung 1.13). Die Fenster der geöffneten Programme haben dann keine festen Umrandungen, sondern können in Lage und Größe verändert werden und bieten so die unterschiedlichsten Möglichkeiten zur Gestaltung des Bildschirmaufbaus.
Fenster wechseln Haben Sie mehrere Fenster geöffnet, ist immer nur ein Fenster aktiv. In diesem können Sie Ihre Daten eingeben. Sie wählen das aktive Fenster, indem Sie eine beliebige Stelle des Fensters oder sein Symbol in der Taskleiste mit der Maus anklicken.
Bild 1.13: Mehrere Fenster
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
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Das gerade aktive Fenster erkennen Sie am farbigen Rahmen und an dem »gedrückt« erscheinenden Symbol in der Taskleiste.
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Zum Verschieben des Fensters bewegen Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste, drücken die Maustaste und verschieben das Fenster bei gedrückt gehaltener Taste.
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Zum Ändern von Größe oder Breite eines Fensters bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Fensterrand. Drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Durch Verschieben der Maus ändern Sie jetzt die Größe des Fensters.
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In der Taskleiste werden alle geöffneten Fenster als Symbol angezeigt. Wenn Sie ein anzuzeigendes Fenster auf dem Bildschirm nicht sehen können, klicken Sie auf sein Symbol.
Darstellungsformen Jedes Fenster kann in drei verschiedenen Formen auf dem Bildschirm angezeigt werden. Standardmäßig wird das Fenster für ein neu geöffnetes Works-Programm auf dem Bildschirm in der Maximaldarstellung angezeigt. Dabei wird der verfügbare Platz vom Fenster voll genutzt. Benutzen Sie diese Darstellungsform, wenn Sie ausschließlich mit diesem Fenster arbeiten wollen. In der Fensterdarstellung können Sie Lage und Abmessungen des Fensters frei ändern. Verwenden Sie diese Darstellungsform, wenn Sie mehrere Fenster gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigen wollen. In der Minimaldarstellung wird das Fenster zu einem Symbol in der Taskleiste reduziert. In dieser Form können Sie im Fenster keine Eingaben vornehmen. Benutzen Sie diese Form dann, wenn Sie das Fenster momentan nicht benötigen. Durch einen Klick auf das Symbol in der linken Ecke der Titelleiste eines Fensters öffnen Sie das Systemmenü von Microsoft Works. Hierüber können Sie unter anderem die Position und Größe des Microsoft WorksFensters einstellen
1.7 Works-Projekte Works-Projekte sind fertige Sammlungen von Aufgaben, mit denen Sie schnell ein größeres Vorhaben oder Ereignis in Angriff nehmen können. Jedes Works-Projekt enthält eine fertige Aufgabenliste mit bereits zugeordneten Vorschlägen für Works-Aufgaben. Beispielsweise wird die Aufgabenliste im Projekt Umzug in ein neues Haus bereits komplett mit Verknüpfungen zu nützlichen Works-Aufgaben und Vorlagen geliefert, wie z.B. Packlisten und Adressänderungskarten. Um eines dieser Works-Projekte zu nutzen, wählen Sie zunächst unter den vorhandenen Standardprojektvorlagen das gewünschte aus uns passen Sie es Ihren Vorstellun-
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Works-Projekte 0
gen an. Wenn Sie unter diesen kein geeignetes finden sollten, können Sie auch selbst ein Projekt erstellen und es mit entsprechenden Aufgaben füllen. Speichern Sie dann das Projekt unter einem eigenen Namen. Für die weitere Arbeit am Projekt – beispielsweise für die Verfolgung des Fortschritts – arbeiten Sie dann mit dieser Kopie.
1.7.1
Standardprojekte
Den Zugriff auf die für Projekte vorhandenen Vorlagen haben Sie auf der Registerkarte Works-Projekte der oben beschriebene Startseite. Klicken Sie auf den Namen in der linken Spalte eines Projekts in der linken Spalte. Im mittleren Bereich des Bildschirms wird eine kurze Beschreibung zum Projekt geliefert. Wenn Sie die Projektvorlage öffnen wollen, klicken Sie auf den Link Start (siehe Abbildung 1.14). Auch hier können Sie zu Auswahl über das Feld Suchen nach bestimmten Elementen suchen lassen.
Bild 1.14: Works-Projekt starten
Nach dem Öffnen einer Projektvorlage werden die diesem Projekt zugeordneten Aufgaben in der Aufgabenliste angezeigt (siehe Abbildung 1.15). Die Zeilen in der Aufgabenliste beschreiben die einzelnen Aufgaben, die Sie für das Projekt erledigen müssen. Aufgaben stellen die Ziele und Ereignisse eines Projekts dar. Sie ermöglichen es Ihnen, alles zu organisieren und den Überblick über alles zu behalten, was Sie zum Abschluss des Projekts benötigen. Zu diesem Zweck verfügen Aufgaben über eine Vielzahl von Optionen. Jede dieser Aufgaben verfügt über einen Namen, ein Terminfeld, ein zugeordnetes Element, in dem Sie Details zur Aufgabe spezifizieren können, und ein Feld, über das Sie die Aufgabe als abgeschlossen definieren
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
können. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine Anmerkung zur jeder Aufgabe einzugeben. Auf der linken Seite des Fensters werden in einem Aufgabenbereich mehrere Werkzeuge zur Bearbeitung der Aufgaben und zum Nutzen der definierten Zuordnungen angezeigt.
Bild 1.15: Projekt Gute Noten in der Schule
Termine An rechten Rand finden Sie eine Reihe von Feldern, in denen Sie ein Fälligkeitsdatum für das Projekt als Ganzes und die einzelnen Aufgaben angeben können. Ein Klick auf die nach unten weisende Pfeilspitze zeigt ein Kalenderelement an, in dem Sie den gewünschten Termin auswählen können. Das Datum des aktuellen Tages ist markiert.
Bild 1.16: Kalenderelement
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Works-Projekte 0
Um ein Datum auszuwählen, klicken Sie auf das entsprechende Feld im Kalender. Über die beiden nach rechts und nach links weisenden Pfeilspitzen in der Titelleiste können zu jeweils benachbarten Monaten wechseln. Ein Klick auf den Monatsnamen öffnet ein Listenfeld, über das Sie den anzuzeigenden Monat schnell einstellen können. Wenn Sie auf die Jahreszahl klicken, können Sie diese über ein Drehfeld ändern. Nach der Bestätigung fügt Works das Datum zum Kalender hinzu. Ist das Datum erreicht, sendet Works Ihnen eine Erinnerung (siehe Abbildung 1.17). Details zu diesem Dialogfeld finden Sie in Kapitel 7.
Bild 1.17: Erinnerung an Termine
Zuordnungen Jeder Aufgabe ist bereits ein Vorschlag für die Arbeit damit zugeordnet. Zum Anzeigen eines solchen Vorschlags klicken Sie lediglich auf das große Symbol rechts neben den Namen der Aufgabe. Für unterschiedliche Typen werden verschiedene Symbole verwendet (siehe Tabelle 1.8). Symbol
Quelle Textverarbeitung (siehe Kapitel 2 und 9 bis 16)
Kalkulationstabelle (siehe Kapitel 3)
Datenbank (siehe Kapitel 5)
Kalender (siehe Kapitel 7)
Picture It! Foto (siehe Kapitel 17)
Tabelle 1.8: Beispiele für Zuordnungssymbole
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
Symbol
Quelle Encarta (siehe Kapitel 18)
AutoRoute 2002 (siehe Kapitel 19)
Internet (siehe Kapitel 21)
Tabelle 1.8: Beispiele für Zuordnungssymbole (Forts.)
Wenn Sie beispielsweise im Projekt Gute Noten in der Schule auf das entsprechende Symbol zur Aufgabe Stundenplan klicken, wird eine Kalkulationstabelle (siehe Kapitel 3) geöffnet, in die Sie nur noch die Einzelheiten eintragen müssen (siehe Abbildung 1.18).
Bild 1.18: Stundenplantabelle
Außerdem können Sie einer Aufgabe andere Elemente zuordnen – beispielsweise eine andere Works-Aufgabe oder Vorlage, ein vorhandenes Dokument, ein leeres Dokument oder einen Link zu einer Adresse im Internet. Das Zuweisen eines Elements zu einer Aufgabe oder das Hinzufügen einer Anmerkung für eine Aufgabe ist hilfreich, wenn Sie einen Überblick über Informationen behalten möchten, die mit der Aufgabe in Zusammenhang stehen. Dazu klicken Sie auf die nach unten weisende Pfeilspitze neben dem Symbol für das bereits vorhandene Element und wählen das neue Element über das Listenfeld aus. Nachdem ein Element einer Aufgabe zugewiesen wurde, ändert sich das Zuweisungssymbol, um den Typ des zugewiesenen Elements wiederzugeben. Sie können das Element öffnen, um es anzuzeigen, zu bearbeiten oder aus der Aufgabe zu entfernen. Jede Aufgabe kann nur ein zugewiesenes Element und eine Anmerkung aufweisen.
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Works-Projekte 0
Anmerkungen Wenn Sie auf das Symbol rechts neben dem Zuordnungssymbol klicken, wird ein Feld geöffnet, in dem sie die Aufgabe mit einer Anmerkung versehen können. Dies ist ein guter Weg, um einen Überblick über Ideen und Vorschläge zu behalten. Sie können Informationen direkt in eine Anmerkung für eine Aufgabe eingeben oder kopieren und direkt in die Anmerkung einfügen. Sie können jedoch keine Absatz- oder Schriftartformatierung auf den Inhalt einer Anmerkung anwenden. Nachdem Sie Inhalte zu einer Anmerkung hinzugefügt haben, werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen automatisch gespeichert. Nachdem Sie die Anmerkung geschlossen haben, können Sie sie jederzeit öffnen, um sie anzuzeigen oder zu bearbeiten.
Neue Aufgaben hinzufügen Wenn Sie einem Projekt eine weitere Aufgabe hinzufügen wollen, klicken Sie entweder auf Neue Aufgabe durch Klicken hinzufügen oder auf Neue Aufgabe hinzufügen im Bereich Aufgaben bearbeiten. Geben Sie in dem angezeigten leeren Feld der neuen Aufgabe einen Namen und bestätigen Sie durch Drücken von (¢). Die neue Aufgabe wird der Liste hinzugefügt. Wenn Sie anschließend auf das Zuordnungssymbol klicken, sucht Works nach Aufgaben und Vorlagen, die am ehesten der eingegebenen Aufgabe entsprechen. Wenn Works keine geeignete Vorlage vorschlägt, können Sie einen genaueren Begriff verwenden. Wenn Sie beispielsweise eine Einladungsliste für eine Party erstellen möchten, geben Sie »Einladungsliste« statt lediglich »Liste« ein.
Projekt speichern Nach der Eingabe von Details, Änderungen oder Ergänzungen müssen Sie ein Projekt speichern, um später daran weiterarbeiten zu können, beispielsweise den Projektfortschritt zu verfolgen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Speichern am unteren Rand des Fensters. Das daraufhin angezeigte Dialogfeld Speichern unter unterscheidet sich etwas von der sonst innerhalb von Works verwendeten Form, arbeitet aber im Prinzip identisch. Nähere Hinweise dazu finden Sie in Kapitel 9. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen ein, unter dem Sie Ihr jetzt personalisiertes Projekt verwalten wollen und bestätigen Sie über Speichern.
1.7.2
Projekt verfolgen
Nach dem Speichern eines Projekts wird eine Kopie der Projektvorlage mit Ihren Detailangaben, Erweiterungen oder Änderungen erzeugt – falls sie solche vorgenommen haben sollten. Wenn Sie auf diese Kopie zugreifen wollen, wählen Sie sie über die Registerkarte Meine Projekte der Startseite aus. Hier werden nur die Projekte aufgelistet, die Sie vorher aus der Liste der Projektvorlage als eigene Projekte gespeichert haben.
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
An Aufgaben arbeiten Nach dem Öffnen eines eigenen Projekts können Sie an den einzelnen Aufgaben arbeiten. Über die beiden Sammlungen im Aufgabenbereich auf der linken Seite des Fensters können Sie die Aufgaben entweder weiter spezifizieren oder die erforderlichen Tätigkeiten direkt in den zugeordneten Elementen durchführen. Wie man dazu im Einzelnen vorgeht, beschreiben die nachfolgenden Kapitel.
Aufgabe abschließen Wenn Sie eine Aufgabe fertiggestellt haben, sollten Sie sie als erledigt markieren, um einen optischen Eindruck des Erreichten zu erhalten. Dazu klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Namen der Aufgabe. Im Kästchen erscheint ein Häkchen, die Bezeichnung der Aufgabe wird durchgestrichen.
1.7.3
Eigene Projekte
Sie können auch eigene Projekte erstellen und diese mit Aufgaben Ihrer Wahl versehen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Works-Projekte der Seite Homepage auf den Link Leeres Projekt starten. Ein leeres Projektformular wird angezeigt. Geben Sie Im Feld Projektname dem Projekt einen Namen. Fügen Sie dann Aufgaben hinzu, indem Sie entweder auf Neue Aufgabe durch Klicken hinzufügen oder auf Neue Aufgabe hinzufügen im Bereich Aufgaben bearbeiten klicken.
1.8 Works-Portfolio Automatisch wird nach dem Starten Ihres Rechners auf dem WindowsDesktop der Zugang zum Programm Works-Portfolio angezeigt, mit dessen Hilfe Sie während der Arbeit Textelemente, Bilder und anderes sammeln und später an geeigneten Stellen in Ihre Dokumente einfügen können. Die von Ihnen gesammelten Informationen werden in einer Sammlung gespeichert. Sie können das Portfolio entlang jeder beliebigen Kante Ihres Computerbildschirms platzieren. Klicken Sie einfach auf das Portfolio und ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.
1.8.1
Ansichten
Um mit dem Works-Portfolio zu arbeiten, klicken Sie es mit der Maus an. Das Bildschirmelement wird um drei Schaltflächen erweitert, mit deren Hilfe Sie die gewünschte Ansicht des Portfolios regeln können. Das Works-Portfolio verfügt über verschiedene Ansichten, um Ihnen eine effiziente Arbeitsweise zu ermöglichen (siehe Tabelle 1.9). Verwenden Sie jeweils die Bildlaufleiste, um durch die einzelnen Elemente zu blättern.
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Works-Portfolio 0
Symbol
Name und Wirkung Die Kompaktansicht ist die Form, in der das Portfolio den geringsten Platz auf dem Bildschirm belegt. In der Symbolleistenansicht wird das Portfolio als Leiste am rechten Bildschirmrand dargestellt. In der Katalogansicht wird es in maximaler Größe dargestellt. In dieser Ansicht können Sie die Elemente der Reihe nach durchsuchen, Details zu einem Element einblenden oder einem Element eigene Kommentare hinzufügen (siehe Abbildung 1.19). Durch einen Klick auf diese Pinnadel sorgen Sie dafür, dass die Sammlung in der Kompaktansicht auch geöffnet bleibt, wenn Sie den Mauszeiger aus ihr herausbewegen. Nach einem weiteren Klick zeigt die Sammlung wieder ihr normales Verhalten und wird geschlossen, wenn Sie den Mauszeiger auf eine außerhalb liegende Stelle bewegen.
Tabelle 1.9: Schaltflächen zur Ansicht im Portfolio
Wenn Sie das Portfolio in eine Ecke verschieben, wechselt Works automatisch in die Symbolleistenansicht und behält diese Position bei, damit Sie bis zum nächsten Verschieben damit arbeiten können.
Bild 1.19: Portfolio in Katalogansicht
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
1.8.2
Menüs
Über die drei Menüs des Works-Portfolios können Sie dessen Funktionen steuern. Diese Menüs sind in allen Ansichten identisch. Über das Menü AUFGABEN steuern Sie unter anderem das Einfügen neuer Elemente. Über das Menü SAMMLUNG können Sie zwischen den vorhandenen Sammlungen wechseln oder auch neue Sammlungen erstellen. Im Menü AKTIONEN sind die Befehle zum Arbeiten mit einzelnen Elementen zusammengefasst.
1.8.3
Sammlungen
Das Portfolio beinhaltet anfangs nur eine Sammlung. Über den Befehl NEUE SAMMLUNG im Menü SAMMLUNG erstellen Sie im Portfolio eine neue Sammlung, in der Sie beispielsweise spezifische Daten für einen bestimmten Anwendungsbereich eingeben können. Neue Sammlungen werden standardmäßig mit den Bezeichnungen Sammlung 1, Sammlung 2 usw. versehen. Sie können aber auch eigene Namen verwenden.
1.8.4
Elemente aufnehmen
Um ein Element in die Sammlung aufzunehmen, kopieren oder verschieben Sie es zuerst über die Befehle KOPIEREN oder AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN des aktuellen Programms in die Windows-Zwischenablage (siehe oben). Öffnen Sie dann die Sammlung und wählen Sie EINFÜGEN im Menü AUFGABEN. Sie können auch mit der Drag&Drop-Funktion arbeiten: Klicken Sie auf die markierten Informationen und halten Sie die Maustaste gedrückt, bis Sie die Informationen auf das Portfolio gezogen haben.
1.8.5
Element verwenden
Elemente können einzeln, zu mehreren gleichzeitig oder als komplette Sammlungen in andere Dokumente und E-Mail-Nachrichten eingefügt werden. Klicken Sie im Portfolio auf das Element, das eingefügt werden soll. Zum Markieren mehrerer Elemente halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt. Wählen Sie dann ELEMENT SENDEN AN im Menü AKTIONEN und klicken Sie auf das Dokument oder den Speicherort, an dem die ausgewählten Informationen eingefügt werden sollen.
1.8.6
Kommentare
Einem Element können in jeder Ansicht Kommentare hinzugefügt werden. In der Miniaturansicht oder der Symbolleistenansicht doppelklicken Sie auf das Element. In der Katalogansicht klicken Sie auf das gewünschte Element. Sie können auch ELEMENTDETAILS im Menü AKTIONEN wählen. Das Dialogfeld Elementdetails wird geöffnet. Geben Sie den gewünschten Text im Feld Kommentare ein und klicken Sie auf OK.
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Programmhilfen 0
1.8.7
Drucken
Sie können entweder einzelne, mehrere oder alle Text- und Bildelemente aus einer Sammlung drucken. Audio- und Videodateien können nicht gedruckt werden. Markieren Sie zuerst das oder die zu druckende(e) Element(e). Um mehrere Elemente zu markieren, halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt. Wählen Sie dann ELEMENT DRUCKEN aus dem Menü AKTIONEN. Zum Drucken aller Elemente verwenden Sie den Befehl AKTUELLE SAMMLUNG DRUCKEN im Menü AUFGABEN. Details zum Drucken in Works finden Sie in Kapitel 8.
1.8.8
Optionen
Über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü AUFGABEN können Sie die generelle Verhaltensweise des Programms regeln (siehe Abbildung 1.20).
Bild 1.20: Optionen zum Portfolio
1.9 Programmhilfen Works verfügt über ein umfangreiches Hilfesystem. Den Zugang zur Hilfe liefert das ?-Menü (siehe Abbildung 1.21).
Bild 1.21: Menü ? (Hilfe)
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
1.9.1
Schnelleinführung
Die Option SCHNELLEINFÜHRUNG im Menü ? fasst die für den typischen Anfänger interessantesteten Themen zusammen. Einen Überblick über die einzelnen Bereiche der in dieser Schnelleinführung vorhandenen Elemente bekommen Sie auch, wenn Sie auf der Homepage auf den Link Works-Schnelleinführung klicken. Wählen Sie darin das gewünschte Thema, indem Sie auf eine Überschrift klicken.
1.9.2
Hilfespalte
In der Grundeinstellung wird im rechten Bildschirmbereich eine Hilfespalte mit Hinweisen zum jeweils benutzten Programm eingeblendet (siehe beispielsweise Abbildung 1.5). Ist die Spalte ausgeblendet, können Sie sie über den Befehl WORKS-HILFE im Menü ? oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Hilfe in der Standard-Symbolleiste wieder anzeigen lassen. In dieser Hilfespalte finden Sie anfangs hauptsächlich Informationen zu den Grundlagen. Benutzen Sie die Bildlaufleiste, um weitere Teile der Information zu zeigen. Durch Anklicken der blau unterstrichenen Elemente können Sie zu den entsprechenden Seiten springen. Die Titel von bereits einmal besuchten Seiten werden in einer anderen Farbe angezeigt. Die Arbeit damit unterscheidet sich nur wenig vom Hilfesystem zu Microsoft Windows. Über die Schaltflächen in der Titelleiste und der Symbolleiste können Sie innerhalb der Hilfe navigieren (siehe Tabelle 1.10).7 Symbol
Name/Wirkung Größe der Hilfe verändern – schaltet zwischen verschiedenen Spaltenbreiten um.7 Hilfe schließen – blendet die Hilfespalte aus. Zurück – zeigt nach einem Wechsel der Seite die vorher angezeigte Hilfeseite wieder an. Antwort-Assistent – zeigt den Assistenten an (siehe unten). Inhalt – Zeigt den Inhalt der Hilfe an (siehe unten). Index – Zeigt den Index der Hilfe an (siehe unten). Drucken – druckt die angezeigte Seite der Hilfe aus.
Tabelle 1.10: Schaltflächen in der Hilfespalte 7
Um die Breite der Spalte manuell zu verändern, setzen Sie den Mauszeiger auf den linken Rand, halten die Maustaste gedrückt und verschieben die Maus.
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Programmhilfen
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Antwort-Assistent Standardmäßig meldet sich die Hilfespalte in der Ansicht Antwort-Assistent (siehe ). Von anderen Ansichten können Sie dorthin über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste der Hilfespalte zurückschalten. In Feld Antwort-Assistent können Sie eine Frage direkt eingeben. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Suchen, um Antworten zu erhalten.
Inhalt Über den Befehl INHALT im Menü ? oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Inhalt in der Hilfespalte lassen Sie das Inhaltsverzeichnis der Hilfe anzeigen (siehe Abbildung 1.22 links). Wählen Sie das gewünschte Thema aus, indem Sie mit der Maus darauf klicken. In den meisten Fällen müssen Sie dann das gewünschte Hilfethema durch eine Auswahl weiter einengen. Dies erreichen Sie durch einen Klick auf die Anzeige des betreffenden Unterthemas. Verwenden Sie gegebenenfalls die Bildlaufleisten, um tiefer liegende Teile des Textes sichtbar zu machen.
Bild 1.22: Hilfespalte, Inhalt (links) und Index (rechts)
Index Über den Befehl INDEX im Menü ? oder durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem Fernglas in der Hilfespalte lassen Sie den Index der Hilfe anzeigen (siehe Abbildung 1.22 rechts). Geben Sie im Textfeld die ersten Buchstaben des Begriffs ein, nach dem Sie im Hilfesystem suchen lassen wollen. Oder doppelklicken Sie in dem darunter liegenden Listenfeld auf einen Begriff. Anschließend werden im darunter liegenden Feld unten die zu diesem Begriff gefundenen Themen oder Themengruppen angezeigt. Sie können die Bildlaufleiste benutszen, um durch die Anzeige zu blättern. Doppelklicken Sie auf das anzuzeigende Thema.
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Kapitel 1 · Works-Grundlagen
1.9.3
Weitere Hilfequellen
Über die sonstigen Befehle im Menü ? können Sie Hilfeinformationen zu weiteren Themenkreisen aufrufen: 쮿
Der Befehl HILFE ZU EINGABEHILFEN im Menü liefert Hinweise zu Werkzeugen, die Menschen mit Behinderungen den Umgang mit Microsoft Windows und Anwendungsprogrammen erleichtern.
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Eine gute Einführung in das Programm bietet das Online-Handbuch, das Sie über den Befehl ERSTE SCHRITTE anzeigen lassen können.
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Wenn Sie über einen Zugang zum Internet verfügen, können Sie über den Befehl MICROSOFT IM WEB im Menü ? zusätzliche Informationen abrufen. Ein Klick auf einen der Befehle im Untermenü verbindet Sie zu der entsprechenden Seite im Internet. Hinweise zur Arbeit mit dem Internet Explorer finden Sie in Kapitel 21.
1.9.4
Hilfe zum Dialogfeld
Um Hilfe zu einem Dialogfeld zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Fragezeichen in der Titelleiste des Dialogfelds. Dem Mauszeiger wird ein Fragezeichen hinzugefügt. Klicken Sie dann die Stelle im Dialogfeld an, zu der Sie weitere Informationen wünschen. Die Hilfe wird in einem separaten Fenster angezeigt (siehe Abbildung 1.23). Durch Anklicken eines beliebigen Teils des Bildschirms können Sie die Hilfe wieder ausblenden.
Bild 1.23: Hilfe im Dialogfeld
1.10 Works beenden Wenn Sie keine weiteren Arbeiten in einem der Programmbereiche von Microsoft Works mehr durchführen wollen, können Sie das Programm beenden. Dazu wählen Sie den Befehl BEENDEN im Menü DATEI oder klicken auf die Schaltfläche mit dem Kreuz in der Titelleiste des Programmfensters. Sind zu diesem Zeitpunkt Works-Dateien geöffnet, die noch
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Works beenden
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nicht gespeicherte Daten beinhalten, erscheint dasselbe Dialogfeld auf dem Schirm wie beim Schließen einer Datei. Sie müssen wiederum festlegen, was mit den noch nicht gespeicherten Daten geschehen soll.
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2 Textverarbeitung Mit der Works-Textverarbeitung schreiben Sie Ihre Korrespondenz und andere Schriftstücke schnell und unkompliziert. Sie können damit beispielsweise Briefe, Referate und Lebensläufe schreiben. Die Grundlagen der Arbeit damit erfahren Sie in diesem Kapitel. Anwender der Works Suite 2003 wundern sich vielleicht, warum gerade dieser Programmbereich als erster vertieft behandelt wird, da er doch in der Suite durch Word 2002 ersetzt wird. Die Antwort dazu lautet: Gerade für Anfänger ist dieses Programm wegen seiner Einfachheit besonders geeignet. Wenn Sie sich aber zu dieser Gruppe der Anfänger nicht zugehörig fühlen, können Sie dieses und die nachfolgenden beiden Kapitel getrost überspringen und sich in Bezug auf die Textverarbeitung an den zweiten Teil dieses Buches (Kapitel 9 bis 16) wenden. 쮿
Wenn Sie mit einer Standardinstallation der Works Suite 2003 arbeiten, müssen Sie sich zum Starten dieses Programmbereichs eines Tricks bedienen, da hier Word 2002 als Programm für Textverarbeitung der Standard ist (siehe Abschnitt 2.1).
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Machen Sie sich nach dem Starten mit der Oberfläche dieses Programmbereichs und den typischen Bildschirmelementen vertraut (siehe Abschnitt 2.2).
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Nach dem Erstellen einer Datei für die Textverarbeitung oder dem Öffnen einer Vorlage können Sie Ihren Text eingeben, indem Sie die Tastatur wie eine Schreibmaschine benutzen (siehe Abschnitt 2.3).
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Einer der wesentlichen Vorteile der Arbeit mit dem Computer gegenüber der mit der Schreibmaschine besteht darin, dass Sie Ihre Text jederzeit verändern oder erweitern können. Sie können beispielsweise Textelemente – also Buchstaben, Wörter, Sätze, Absätze usw. – an andere Stellen kopieren oder verschieben, löschen, oder durch andere Bestandteile ersetzen. Außerdem können Sie Ihren Text einer Rechtschreib- und/oder Grammatikprüfung unterziehen (siehe Abschnitt 2.4).
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Nach oder während der Texterstellung können Sie weitere Elemente in das Textdokument einsetzen. Dazu gehören beispielsweise Seitenzahlen, Datums- und/oder Uhrzeitangaben, Adressen aus dem Adressbuch, Sonder- oder Steuerzeichen, Fußnoten, frei bewegliche Textrahmen und andere Elemente (siehe Abschnitt 2.5).
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Während der Eingabe oder abschließend können Sie Ihren Text formatieren. Darunter versteht man alle Tätigkeiten, die sich nicht auf den eigentlichen Inhalt eines Dokuments, sondern auf die optische Gestaltung seiner Elemente beziehen (siehe Abschnitt 2.6).
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Insbesondere bei der Works-Textverarbeitung, aber auch in anderen Unterprogrammen des Pakets – beispielsweise der Formularansicht einer Datenbank – können Sie diverse grafische und andere Elemente
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Programm starten
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zur Information und Illustration in das Dokument einfügen (siehe Abschnitt 2.7). 쮿
Wie alle Works-Programme beinhaltet der Bereich Textverarbeitung die Möglichkeit, bestimmte Funktionen an Ihre Arbeitsgewohnheiten anzupassen (siehe Abschnitt 2.8).
Den Ausdruck des Dokuments bewirken Sie analog zu den anderen Works-Programmen (siehe Kapitel 8). Sie können darüber hinaus Ihre Works-Textdokumente im HTML-Format speichern und auf diese Weise Webseiten erzeugen. Andere Netzwerkbenutzer können – beispielsweise über den Microsoft Internet Explorer – auf diese Datei zugreifen. Webseiten unterscheiden sich nicht wesentlich von Dokumenten, die für den Ausdruck gedacht sind.
2.1 Programm starten Wenn Sie statt mit Works Suite 2003 mit der normalen Version Works 7.0 arbeiten oder eine Einzelinstallation der Programmteile der Suite durchgeführt haben (siehe Anhang B), können Sie natürlich die Textverarbeitung entweder über das Untermenü zum Programm MICROSOFT WORKS im START-Menü über das Programm Works-Start aufrufen. Bei einer Standardinstallation der Works Suite 2003 wird die Works-Textverarbeitung aber durch das im zweiten Teil dieses Buches beschriebene Programm Word 2002 ersetzt. Aber auch in diesem Fall kann man mithilfe eines kleinen Tricks auf die klassische Works-Textverarbeitung zugreifen. Dazu öffnen Sie den Arbeitsplatz und navigieren zum dem Ordner, in dem die Works-Programme installiert wurden. Im Allgemeinen ist das der Order C:\Programme\Microsoft Works. Suchen Sie dort das Programm WksWP.exe – oder einfach WksWP – und markieren Sie es durch einen einfachen Klick. Klicken Sie dann das Symbol mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl AN STARTMENÜ ANHEFTEN aus dem Kontextmenü. Anschließend können Sie den Ordner wieder schließen. Damit haben Sie erreicht, dass im oberen linken Bereich des Windows STARTMenüs ein Symbol für die Works-Textverarbeitung erstellt wird. Klicken Sie darauf, um diese zu starten.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Für viele Aufgaben stellt Works 7.0 eine – zumindest teilweise – automatisierte Abwicklung bereit. Anwender, die Works 7.0 und nicht die Works Suite 2003 verwenden, finden unter den Aufgaben beispielsweise Vorlagen für Briefe, Briefpapier, Faxe, Umschläge und Etiketten, Broschüren und Einladungen, Flugblätter, Rundschreiben und Serienbriefe, einen Lebenslauf und Urkunden. Diese Seite können Sie bei einer Standardinstallation von Works Suite 2003 nicht anzeigen lassen. Um beispielsweise einen Brief mithilfe dieses Assistenten zu erstellen, wählen Sie im Programm Works-Start zunächst das Register Aufgaben und darin die Option Briefe & Etiketten. Im Bereich rechts davon wählen Sie Briefe. Anschließend starten Sie die Aufgabe durch einen Klick auf den Link Start. Der Assistent führt Sie durch vier Seiten, in denen Sie die gewünschte Alternative auswählen und die notwendigen Eingaben durchführen müssen. Im linken Bereich einer Seite wird der Status der Aufgabe angezeigt. Nachdem Sie die auf einer Seite notwendigen Eingaben abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um zur nächsten Seite zu gelangen. Ein Klick auf Zurück zeigt die vorherige Seite wieder an. Durch einen Klick auf Assistenten minimieren können Sie das Dialogfeld verkleinern. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt der Arbeit direkt in der Textdatei kontrollieren. Ein typisches Beispiel dafür ist die Erstellung eines Briefes mithilfe des BriefAssistenten. Die Vorgehensweise ist dieselbe wie beim Verwenden dieses Assistenten im Programm Word 2002 (siehe Kapitel 9).
2.2 Bildschirmelemente Um neue Texte eingeben zu können, müssen Sie zuerst eine neue Datei für die Textverarbeitung erstellen (siehe Kapitel 1). Besonders bei der Textverarbeitung sollten Sie vorher prüfen, ob Works nicht bereits für diese von Ihnen geplante Tätigkeit eine vorgefertigte Lösung bereithält, die Ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen kann. Sie finden unter den Aufgaben beispielsweise Vorlagen für Briefe, Briefpapier, Faxe, Umschläge und Etiketten, Broschüren und Einladungen, Flugblätter, Rundschreiben und Serienbriefe, einen Lebenslauf und Urkunden. Der übernächste Abschnitt liefert ein Beispiel für die Arbeit mit einer solchen Aufgabe. Nach dem Öffnen des Programms einer Datei wird ein leeres Textdokument angezeigt. Machen Sie sich vor der weiteren Arbeit mit den typischen Bildschirmelementen der Works-Textverarbeitung vertraut (siehe Abbildung 2.1):
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Bildschirmelemente 0
Bild 2.1: Oberfläche der Works-Textverarbeitung
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Im Gegensatz zu anderen Works-Programmen finden Sie in der Textverarbeitung zwei Symbolleisten: Die gewohnte Standard-Symbolleiste (siehe Tabelle 2.1) und die so genannte Format-Symbolleiste. Über die Format-Symbolleiste können Sie die Formate der vorher markierten Textbereiche regeln (siehe Abschnitt 2.5).
Symbol
Name und Wirkung E-Mail – sendet das Textdokument als E-Mail (siehe Kapitel 8). Drucken – druckt die aktuelle Datei (siehe Kapitel 8). Seitenansicht – zeigt das aktuelle Dokument in der Seitenansicht an (siehe Kapitel 8). Rechtschreibung und Grammatik – startet die Rechtschreibprüfung (siehe unten). Ausschneiden, Kopieren und Einfügen – dienen zum Verlagern und Kopieren von vorher markierten Elementen (siehe unten). Rückgängig und Wiederholen – widerruft Befehle und stellt widerrufene Befehle wieder her (siehe Kapitel 1).
Tabelle 2.1: Besondere Schaltflächen der Symbolleiste bei der Textverarbeitung
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Symbol
Name und Wirkung Tabelle einfügen – fügt eine Tabelle ein. Kalkulationstabelle einfügen – fügt eine Kalkulationstabelle ein (siehe Kapitel 3). Diese fünf Schaltflächen dienen zum Einfügen von Grafikelementen in die Textdatei. Alle anzeigen – zeigt auch die nicht druckbaren Zeichen an bzw. blendet sie aus. Zoom – ermöglicht die Wahl der Vergrößerung auf dem Bildschirm (siehe Kapitel 1).
Tabelle 2.1: Besondere Schaltflächen der Symbolleiste bei der Textverarbeitung (Forts.)
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Unterhalb der Symbolleisten wird ein Lineal eingeblendet, in dem neben den gewählten Maßangaben auch wichtige Absatzparameter – wie Einzüge oder Tabulatorstopps – angezeigt werden. Sie können es auch abschalten. Die Einheit des Maßstabs können Sie über die Maßeinheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS wählen (siehe Abschnitt 2.8). Sie haben dort die Wahl zwischen Zoll, Zentimeter, Pica und Punkt. Als Nullpunkt des Absatzlineals gilt der linke Rand – wie er im Dialogfeld für den Befehl SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI festgelegt wurde. Die kreisförmige Marke zeigt das Ende des Dokuments an.1 Die blinkende Schreibmarke in Form eines kleinen senkrechten Strichs bezeichnet die Stelle, an der die eingegebenen Zeichen auf dem Bildschirm erscheinen. Durch die fortlaufende Eingabe werden die Schreibmarke und damit auch die Ende-Marke nach hinten verschoben. Die Zahlen in der Statusleiste geben die aktuell angezeigte Seite und die Gesamtzahl der Seiten im Dokument an. Diese Angaben im rechten Bereich dieser Zeile zeigen den Status der für die Textverarbeitung wichtigen Feststell- und Umschalttasten an. Aktivierte Tasten werden mit schwarzer Schrift angezeigt.
Über mehrere Befehle des ANSICHT-Menüs können Sie verschiedene Elemente der Oberfläche an- und abschalten. Ein Häkchen vor einem Befehl zeigt den eingeschalteten Zustand an. Der Befehl ALLE ZEICHEN in diesem Menü zeigt die im Allgemeinen unsichtbaren Steuerzeichen an, die durch Drücken von Tasten wie (¢), (ÿ___)oder der (____)-Taste entstehen. Sie können diese Option auch über die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste ein- und ausschalten. 1
Diese und einige andere Symbole werden nur dann auf dem Bildschirm angezeigt, wenn die Option ALLE ZEICHEN im Menü ANSICHT eingeschaltet ist (siehe unten).
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Text eingeben 0
2.3 Text eingeben Nach dem Erstellen einer Datei für die Textverarbeitung oder dem Öffnen einer Vorlage können Sie Ihren Text eingeben, indem Sie die Tastatur wie eine Schreibmaschine benutzen. Wenn Sie diese Arbeit noch nicht gewohnt sind, sollten Sie grundsätzlich bei der Eingabe von Text einige zusätzliche Besonderheiten beachten.
2.3.1
Zeichen eingeben
Das zu einer gedrückten Taste gehörende Zeichen wird auf dem Bildschirm an der durch die Schreibmarke gekennzeichneten Stelle angezeigt. 쮿
Durch die fortlaufende Eingabe des Textes wird diese Schreibmarke und damit das Ende des Dokuments automatisch nach hinten verschoben. Für Korrekturen können Sie die Schreibmarke zurück und wieder nach vorn setzen. Hinter das Ende der Eingaben in der Datei kann die Schreibmarke nicht bewegt werden.
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Beachten Sie, dass sich die Schreibmarke unter Umständen in einem anderen als dem gerade auf dem Bildschirm angezeigten Teil der Datei befindet. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um den Bereich zu verschieben.
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Kleine Buchstaben und Zahlen erzeugen Sie durch Drücken der entsprechenden Taste. Um große Buchstaben oder die oben auf einer Taste angezeigten Zeichen zu erzeugen, halten Sie gleichzeitig die Taste (ª)gedrückt.
쮿
Für einen Zwischenraum zwischen Wörtern benutzen Sie die (____)Taste. Um einen neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie die Taste (¢). Wenn die Option ALLE ZEICHEN im Menü ANSICHT aktiv ist, werden Leerzeichen durch einen kleinen Punkt und Absatzendemarken durch das Zeichen ¶ angezeigt. Wenn Sie die (º___)-Taste drücken, werden alle Buchstaben als Großbuchstaben dargestellt. In der Statusleiste sehen Sie eine entsprechende Anzeige. Zum Abschalten dieses Modus drücken Sie noch einmal (º___).
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Wird ein Wort am Ende einer Zeile so lang, dass es nicht mehr in die Zeile passt, wird es automatisch in die nächste Zeile gesetzt. An einen Zeilenvorschub brauchen Sie also nicht zu denken.
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Einen zusätzlichen Zeilenvorschub – also eine Leerzeile – können Sie mit einer zusätzlichen Betätigung der Taste (¢) erreichen. Wollen Sie zwischen zwei Absätzen einen Leerraum schaffen, erreichen Sie das besser über ein entsprechendes Format für den Absatzabstand (siehe Abschnitt 2.6).
Mit dem Befehl WÖRTER ZÄHLEN im Menü EXTRAS können Sie die Anzahl der Wörter im gesamten Dokument zählen lassen. Wollen Sie nur die Wörter in einem Bereich zählen, markieren Sie ihn vorher.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
2.3.2
Hilfszeichen
Wenn Sie die Option ALLE ZEICHEN im Menü ANSICHT oder die gleichbedeutende Schaltfläche Alle anzeigen in der Standard-Symbolleiste aktiviert haben, werden neben Ihren Eingaben auch noch andere Zeichen auf dem Bildschirm angezeigt. Diese Zeichen werden nicht ausgedruckt und dienen nur der Information. Beispielsweise können Sie am Vorhandensein des Zeichens ¶ erkennen, dass Sie am Ende einer Zeile mithilfe der Taste (¢) eine Absatzendemarke gesetzt haben. Ein etwas hoch gestellter Punkt symbolisiert ein Leerzeichen.
2.3.3
Einfache Korrekturen
Falls Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist, müssen Sie zur Korrektur die Schreibmarke zurück zu der betreffenden Stelle bewegen. Setzen Sie dort die gewünschten Zeichen ein und/oder entfernen Sie die nicht gewünschten.
Schreibmarke bewegen Die Schreibmarke können Sie nur innerhalb des bereits eingegebenen Textes bewegen. Bei der Arbeit mit der Maus bewegen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Position und klicken die Maustaste an. Zur Bewegung der Schreibmarke mit der Tastatur dienen die Pfeiltasten bzw. Kombinationen davon mit der Taste (Strg) (siehe Tabelle 2.2). Taste(n)
Bewegung
(½)
Um eine Zeile nach oben
(Strg)+(½)
Zum Absatzanfang
(¼)
Um eine Zeile nach unten
(Strg)+(¼)
Zum Anfang des nächsten Absatzes
(Æ)
Um ein Zeichen nach rechts
(Strg)+(Æ)
Um ein Wort nach rechts
(æ)
Um ein Zeichen nach links
(Strg)+(æ)
Um ein Wort nach links
(Pos1)
Zum Zeilenanfang
(Ende)
Zum Zeilenende
(Bild_½)
Um eine Bildschirmhöhe nach oben
(Strg)+(Pos1)
Zum Textanfang
(Bild_¼)
Um eine Bildschirmhöhe nach unten
(Strg)+(Ende)
Zum Textende
Tabelle 2.2: Tastenkürzel für die Bewegung im Text
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Texte editieren 0
Löschen und Überschreiben Einzelne Zeichen können Sie mit den Tasten (Entf) oder (æ___) löschen (siehe Tabelle 2.4). Wollen Sie mehrere zusammenhängende Buchstaben löschen, können Sie natürlich Buchstabe für Buchstabe löschen. Sinnvoller ist es aber, den zu löschenden Textabschnitt zuerst als Ganzes zu markieren und dann in einem Zug zu löschen. Taste
Löscht das Zeichen ...
(Entf)
nach der Schreibmarke
(æ___)
vor der Schreibmarke
Tabelle 2.3: Tasten zum Löschen
Works verfügt über einen Überschreibmodus. Dieser bewirkt, dass beim Eintippen weiterer Zeichen innerhalb eines bereits vorhandenen Textes die nach der Position der Schreibmarke schon vorhandenen Zeichen überschrieben werden. Sie schalten den Überschreibmodus durch Drücken der (Einfg)-Taste ein und aus. Dass der Überschreibmodus eingeschaltet ist, erkennen Sie an dieser Anzeige im rechten Teil der Statusleiste.
2.4 Texte editieren Einer der wesentlichen Vorteile der Arbeit mit dem Computer gegenüber der mit der Schreibmaschine besteht darin, dass Sie Ihre Text jederzeit verändern oder erweitern können. Sie können beispielsweise Textelemente – also Buchstaben, Wörter, Sätze, Absätze usw. – an andere Stellen kopieren, verschieben, löschen oder durch andere Bestandteile ersetzen. Die wesentlichsten Befehle zum Editieren von Texten finden Sie im Menü BEARBEITEN.
2.4.1
Markieren
Viele Befehle zum Editieren verlangen ein vorheriges Markieren des zu bearbeitenden Textbereichs. Eine Markierung erkennen Sie an der inversen Darstellung auf dem Bildschirm. Markieren können Sie mit der Tastatur oder über die Maus: Zum Markieren über die Tastatur können Sie die (ª)-Taste gedrückt halten und die Markierung mit den Tasten zur Bewegung der Schreibmarke erweitern (siehe Tabelle 2.6). Um einen Bereich mit der Maus zu markieren, überstreichen Sie ihn mit gedrückt gehaltener Maustaste. Mithilfe eines Doppel- oder Dreifachklicks können Sie Wörter oder Absätze schnell markieren (siehe Abbildung 2.2).
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Bild 2.2: Markieren von Textelementen
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Um einen Bereich von zusammenhängenden Zeichen zu markieren, bewegen Sie den Zeiger auf ein Ende des zu markierenden Bereichs, drücken die Maustaste und halten sie gedrückt, bewegen den Mauszeiger zum anderen Ende des Bereichs und lassen die Maustaste los.
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Wollen Sie mehrere zusammenhängende Worte markieren, halten Sie die Maustaste nach dem zweiten Klick gedrückt und erweitern die Markierung.
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Wollen Sie nur ein einzelnes Wort markieren, doppelklicken Sie auf das Wort.
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Zum Markieren einer Zeile klicken Sie links auf Höhe der gewünschten Zeile. Wollen Sie mehrere, aufeinander folgende Zeilen markieren, markieren Sie die erste Zeile, halten aber die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie dann die Maus abwärts, bis alle Zeilen markiert sind, und lassen Sie erst dann die Taste wieder los.
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Doppelklicken Sie links auf der Höhe des Absatzes, um diesen zu markieren. Wollen Sie mehrere aufeinander folgende Absätze markieren, halten Sie anschließend die Maustaste gedrückt und bewegen den Mauszeiger abwärts.
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Um den gesamten Text zu markieren, wählen Sie den Befehl ALLES MARKIEREN im Menü BEARBEITEN.
Um eine bestehende Markierung wieder aufzuheben, bewegen Sie den Mauszeiger auf eine beliebige Stelle auf der Arbeitsfläche und klicken mit der linken Maustaste.
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Texte editieren 0
Tasten
Markierung erweitern bis ...
(ª)+(½)
Zeile oberhalb
(ª)+(Strg)+(½)
Absatzanfang
(ª)+(¼)
Zeile unterhalb
(ª)+(Strg)+(¼)
Absatzende
(ª)+(Æ)
Zeichen rechts
(ª)+(Strg)+(Æ)
Wort rechts
(ª)+(æ)
Zeichen links
(ª)+(Strg)+(æ)
Wort links
(ª)+(Pos1)
Zeilenanfang
(ª)+(Ende)
Zeilenende
(ª)+(Bild_½)
Bildschirm oberhalb
(ª)+(Strg)+(Pos1)
Textanfang
(ª)+(Bild_¼)
Bildschirm unterhalb
(ª)+(Strg)+(Ende)
Textende
(Esc)
Schaltet den Erweiterungsmodus aus.
Tabelle 2.4: Markieren per Tastatur
2.4.2
Löschen
Markieren Sie zuerst den Teil des Textes, den Sie löschen wollen, und wählen dann LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN oder drücken die Taste (Entf). Auch bei einer Eingabe eines Zeichens wird ein vorher markierter Textbereich automatisch gelöscht.
2.4.3
Verschieben oder Kopieren
Zum Verschieben oder Kopieren von Textbereichen zu anderen Stellen können Sie direkt mit der Maus oder über die Windows-Zwischenablage arbeiten.
Über die Maus Für die Arbeit über die Maus markieren Sie zunächst den gewünschten Textbereich. Bewegen Sie den Mauszeiger in die Markierung. Drücken Sie die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie dann den Mauszeiger zur gewünschten Stelle. Lassen Sie die Maustaste los. Der Textbereich wird eingefügt (siehe Abbildung 2.3). Wenn Sie den Bereich kopieren wollen, halten Sie zusätzlich die (Strg)-Taste gedrückt. Ein zusätzliches Pluszeichen wird angezeigt.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Bild 2.3: Verschieben von Textinhalten
Über die Zwischenablage Auch wenn Sie mit der Zwischenablage arbeiten wollen, markieren Sie zuerst die zu verlagernden oder zu kopierenden Bereiche. Wollen Sie Texte verschieben, wählen Sie AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die Schaltfläche Ausschneiden in der Symbolleiste. Der markierte Text werden in die (nicht sichtbare) Zwischenablage verlagert. Wollen Sie die Texte stattdessen kopieren, wählen Sie KOPIEREN im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die Schaltfläche Kopieren in der Symbolleiste. Eine Kopie des markierten Textes wird in der Zwischenablage abgelegt. 쮿
Markieren Sie dann die Stelle, an die der Text verlagert/kopiert werden soll. Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen in der Symbolleiste. Der Inhalt der Zwischenablage wird an der gewählten Stelle eingefügt. Direkt nach dem ersten Einfügen können Sie den Inhalt der Zwischenablage noch an weiteren Stellen einfügen.
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Texte editieren 0
Wenn Sie an der Zielstelle vor dem Einfügen einen Bereich markieren, wird der im Bereich markierte Text durch den bewegten Text ersetzt.
Tasten
Wirkung
(ª)+(Entf)
In die Zwischenablage verlagern
(Strg)+(Einfg)
In die Zwischenablage kopieren
(ª)+(Einfg)
Aus der Zwischenablage einfügen
Tabelle 2.5: Tastenkürzel zum Verschieben und Kopieren vorher markierter Bereiche
2.4.4
Gehe zu, Suchen und Ersetzen
Sie haben die Möglichkeit, zu einer bestimmten Stelle in Dokument zu springen, nach einem Begriff suchen zu lassen oder einen Begriff automatisch durch einen anderen ersetzen zu lassen. Das Suchen und/oder Ersetzen beginnt an der aktuellen Position der Schreibmarke. Befindet sich diese nicht am Dateianfang, wird am Ende des Dokuments abgefragt, ob am Anfang des Textes fortgefahren werden soll. Wenn Sie nur in einem Teil eines Textes nach einem Begriff suchen oder diesen ersetzten lassen wollen, müssen Sie diesen Teil zuerst markieren.
Gehe zu Wählen Sie GEHE ZU im Menü BEARBEITEN. Die Registerkarte Gehe zu des Dialogfelds Suchen und Ersetzen wird angezeigt (siehe Abbildung 2.4). Geben Sie hier im Listenfeld Gehe zu Element zunächst die Art des Elements an, zu dem Sie springen wollen. Geben Sie dann die entsprechende Nummer – beispielsweise die Nummer der Seite, der Fuß- oder Endnote oder der Tabelle – oder den Namen des Feldes ein und bestätigen Sie.
Bild 2.4: Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Gehe zu
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Suchen Wählen Sie SUCHEN im Menü BEARBEITEN, um einen Text nach bestimmten Zeichenfolgen durchsuchen zu lassen. Die Registerkarte Suchen des Dialogfelds Suchen und Ersetzen wird angezeigt (siehe Abbildung 2.5).
Bild 2.5: Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Suchen
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Geben Sie im Feld Suchen nach die Zeichenkette ein, nach der gesucht werden soll. Sie können weiterhin festlegen, ob bei der Suche ein Unterschied zwischen Groß- und Kleinschreibung gemacht werden soll oder nicht. Legen Sie bei Bedarf fest, ob der eingegebene Begriff nur als ganzes Wort oder auch dann gemeldet werden soll, wenn er als Teil eines Wortes auftaucht.
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Über die Schaltfläche Sonderzeichen öffnen Sie eine Liste, mit deren Eintragungen Sie nach Sonderzeichen suchen lassen können. Die Wahl eines solchen Elements fügt einen Code im Feld Suchen nach ein – beispielsweise ^T für einen Tabulatorstop oder ^P für eine Absatzendemarke.
Nach der Bestätigung beginnt das Programm mit der Suche. Jede einzelne Fundstelle wird vom Programm markiert. Durch nochmalige Bestätigung können Sie mit der Suche nach dem nächsten Auftreten des Begriffs fortfahren. Taste(n)
Wirkung
(Strg)+(F)
Dialogfeld Suchen anzeigen
(Strg)+(H)
Dialogfeld Ersetzen anzeigen
Tabelle 2.6: Tasten zum Aufruf von Suchen und Ersetzen
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Texte editieren 0
Ersetzen Wählen Sie ERSETZEN im Menü BEARBEITEN. Das Dialogfeld stellt eine Erweiterung zum Befehl SUCHEN dar (siehe Abbildung 2.6). Geben Sie im Feld Suchen nach den Begriff ein, der ersetzt werden soll, und im Feld Ersetzen durch den Begriff, durch den ersetzt werden soll.
Bild 2.6: Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Ersetzen
Wie ersetzt wird, hängt von der Form Ihrer Bestätigung ab: 쮿
Wenn Sie mit Ersetzen bestätigen, werden Sie bei jeder Fundstelle gefragt, ob ersetzt werden soll oder nicht.
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Bestätigen Sie mit Alle ersetzen, wird der in Suchen nach eingegebene Begriff im gesamten Text automatisch durch den in Ersetzen durch eingegebenen ersetzt.
2.4.5
Rechtschreibung und Grammatik
Mit der Rechtschreibprüfung können Sie das gesamte Dokument oder einzelne markierte Bereiche auf Fehler in der Rechtschreibung und der Grammatik untersuchen und gegebenenfalls korrigieren lassen. Die zu verwendende Sprache können Sie über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS auswählen. Sie können ferner festlegen, ob Wörter in GROSSBUCHSTABEN, Wörter mit Zahlen bzw. Internet- und Dateiadressen bei der Rechtschreibung ignoriert werden sollen oder nicht (siehe Abschnitt 2.8). Wahlweise können Sie hier auch die Neue deutsche Rechtschreibung an- oder abschalten.
Im Hintergrund Wenn Sie im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS die Option Rechtschreibprüfung im Hintergrund eingeschaltet haben, werden mögliche Fehler direkt im Text mit einer wellenförmigen roten Unterstreichung gekennzeichnet (siehe Abbildung 2.7).
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Bild 2.7: Rechtschreibprüfung in Hintergrund
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein solches Wort, um es über das Kontextmenü zu korrigieren. In der Mehrzahl der Fälle werden in diesem Kontextmenü einen oder mehrere Korrekturvorschläge geliefert. Klicken Sie auf die gewünschte Option, um den Fehler durch den Korrekturvorschlag zu ersetzen. Der Befehl NIE ÄNDERN ignoriert alle Stellen, an denen das Wort wie ursprünglich geschrieben auftritt. HINZUFÜGEN fügt die Schreibweise dem Wörterbuch der richtig geschriebenen Wörter hinzu.
Über Menübefehl Wählen Sie RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK im Menü EXTRAS oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Die Rechtschreibprüfung wird gestartet (siehe Abbildung 2.8). Im Feld Nicht im Wörterbuch wird das gefundene Wort und unter Vorschläge ein Vorschlag oder eine Liste mit Vorschlägen für die Korrektur angezeigt. Wählen Sie hier das richtige Wort aus.
Bild 2.8: Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik
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Ignorieren behält die Schreibweise des markierten Worts bei.
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Nie ändern behält die Schreibweise des markierten Worts innerhalb des gesamten Bereichs bei.
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Texte editieren 0
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Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, können Sie über die Schaltfläche Hinzufügen das aktuell markierte Wort in das Wörterbuch aufnehmen.
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Ändern korrigiert das markierte Wort entsprechend Ihrer Wahl im Feld Vorschläge.
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Alle ändern ändert in die angezeigte Schreibweise im gesamten Bereich.
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Über die Schaltfläche Optionen öffnen Sie das Dialogfeld Optionen, das Sie auch über den gleichnamigen Befehl im Menü EXTRAS anzeigen lassen können (siehe Abschnitt 2.8). In diesem Dialogfeld können Sie u.a. Einstellungen für das Verhalten des Programms bei der Rechtschreibprüfung festlegen. Diese Einstellungen gelten dann für alle Textdokumente. Im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik selbst können Sie unter Rechtschreiboptionen die Einstellungen für die Rechtschreibprüfung des aktuellen Dokuments abändern.
Geprüft wird nach dem Aufruf des Befehls nur der Text unterhalb der Schreibmarke. Wenn Sie nur einen Teil eines Textes prüfen lassen wollen, müssen Sie diesen Teil zuerst markieren.
Grammatik Wenn die Option Grammatik überprüfen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS eingeschaltet ist, werden auch Fehler in der Grammatik Ihres Textes angezeigt (siehe Abbildung 2.9). Im Feld Kongruenz wird die Regelverletzung grün markiert. Darunter werden Vorschläge zu Änderung angezeigt.
Bild 2.9: Grammatikfehler
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
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Ignorieren ignoriert die als Regelverletzung gemeldete Stelle und schreitet mit der Prüfung fort.
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Regel ignorieren ignoriert alle Stellen im Dokument, an denen diese Regel verletzt wurde, und schreitet mit der Prüfung fort.
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Regel erklären zeigt ein zusätzliches Fenster an, in dem die verletzte Regel erklärt wird.
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Klicken Sie auf Ändern, um die im Feld Vorschläge markierte Änderung durchzuführen.
2.4.6
Thesaurus
Den Thesaurus setzen Sie ein, um Ersatzwörter für ein Wort zu suchen – beispielsweise dann, wenn Sie die häufige Wiederholung eines Wortes in einem Text umgehen möchten. Sie können zuerst das Wort, zu dem Sie Synonyme suchen, im Dokument markieren. Wählen Sie dann THESAURUS im Menü EXTRAS. Im Dialogfeld müssen Sie bei einigen Wörtern zunächst die Bedeutung des Wortes bestimmen. Anschließend können Sie ein Ersatzwort dazu auswählen (siehe Abbildung 2.10).
Bild 2.10: Dialogfeld Thesaurus
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Im Feld Synonyme für wird das markierte Wort angezeigt. Sie können hier auch ein anderes Wort direkt eingeben.
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In Feld darunter finden Sie – wenn vorhanden – unterschiedliche Bedeutungen des vorher gekennzeichneten Wortes. Markieren Sie die gewünschte Bedeutung.
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Die gewählte Bedeutung wird im Feld Durch Synonym ersetzen angezeigt. Im Feld darunter finden Sie Ersatzwörter für das markierte Wort in der markierten Bedeutung. Andere Ersatzwörter werden angezeigt, wenn Sie eine andere Bedeutung markieren.
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Klicken Sie auf Ersetzen, um das ursprüngliche Wort durch das markierte Synonym zu ersetzen.
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Durch einen Klick auf die Schaltfläche Nachschlagen lassen Sie nach weiteren Synonymen für das vorher gewählte Ersatzwort suchen.
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Elemente einfügen 0
Über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie die dem Thesaurus zugrunde liegende Sprache und die jeweiligen nationalen Varianten einstellen.
2.5 Elemente einfügen Weitere Elemente können Sie über Befehle des Menüs EINFÜGEN in das Textdokument einsetzen. Sie können darüber u.a. einen manuellen Seiten- oder Spaltenwechsel, Seitenzahlen, Datum- und/oder Uhrzeitangaben, Felder aus einer Datenbank, Adressen aus dem Adressbuch, Sonderoder Steuerzeichen, Fußnoten, frei bewegliche Textrahmen oder diverse grafische Elemente einfügen. Setzen Sie vorher jeweils die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Text, indem Sie diese mit der Maus anklicken oder die Schreibmarke mit den Pfeiltasten dorthin bewegen.
2.5.1
Seitenzahl und Datum/Uhrzeit
Mit den Befehlen SEITENZAHLEN und DATUM UND UHRZEIT im Menü EINFÜGEN können Sie entsprechende Angaben an der Markierung in Ihr Textdokument einfügen. 쮿
Der Befehl SEITENZAHLEN erstellt im Text einen Platzhalter für die automatische Seitennummerierung. Es wird immer die für dieses Element aktuelle Seitenzahl angezeigt.
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Mit DATUM UND UHRZEIT können Sie das Datum, die Uhrzeit oder beides in die Textdatei einfügen. Im Dialogfeld Datum und Uhrzeit können Sie entscheiden, welche Art von Information eingefügt werden soll. Wenn Sie die Option Beim Drucken automatisch aktualisieren in diesem Dialogfeld abgeschaltet lassen, werden Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Einfügens angezeigt und ändern sich später nicht. Aktivieren Sie diese Option, wenn der zum Zeitpunkt des Ausdrucks aktuelle Wert angegeben werden soll.
Für viele Angaben wie Seitenzahlen, Datum, Uhrzeit usw. eignen sich besonders die Kopf- und/oder Fußzeilen des Dokuments. Als zusätzlicher Vorteil zeigt sich hier, dass Sie die Eingaben bei mehrseitigen Dokumenten nur einmal – und nicht auf jeder Seite separat – durchführen müssen. Informationen zur Arbeit mit Kopf- und Fußzeilen finden Sie in Kapitel 8.
2.5.2
Sonderzeichen
Über den Befehl SONDERZEICHEN im Menü EINFÜGEN können Sie Symbolzeichen oder bestimmte Steuerzeichen wie beispielsweise einen Zeilenwechsel einfügen. Auf der Registerkarte Symbol finden Sie einen großen zusätzlichen Vorrat an Symbolzeichen (siehe Abbildung 2.11). Fügen Sie das gewünschte Zeichen durch einen Doppelklick oder durch Markieren und anschlie-
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
ßendes Bestätigen über Einfügen ein. Der verfügbare Zeichenvorrat ändert sich durch Wahl einer anderen Schriftart. Währungskennzeichen wie beispielsweise €, £, ¥, Brüche wie ¼, ½, ¾, Umlaute wie à, á, â, ã, å, æ oder Ähnliches können Sie in allen gängigen Schriftarten erstellen. Einen Satz häufig verwendeter mathematischer Zeichen finden Sie in der Schriftart Symbol. Grafische Elemente finden Sie beispielsweise in der Schriftart Wingdings.
Bild 2.11: Dialogfeld Sonderzeichen einfügen, Registerkarte Symbol
Die Registerkarte Sonderzeichen ermöglicht das Einfügen von Steuerzeichen und häufig verwendeten Symbolen (siehe Abbildung 2.12).
Bild 2.12: Dialogfeld Sonderzeichen einfügen, Registerkarte Sonderzeichen
Einige dieser Sonderzeichen werden nur angezeigt, wenn Sie ALLE ZEICHEN im Menü ANSICHT eingeschaltet oder die Schaltfläche mit dem Zeichen ¶ in der Standard-Symbolleiste aktiviert haben.
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Elemente einfügen 0
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Ein Bedingter Trennstrich trennt ein Wort dann, wenn es sich am Ende einer Zeile befindet. Befindet sich das Wort in der Mitte einer Zeile, erscheint das Trennzeichen im Ausdruck nicht.
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Ein Geschützter Trennstrich ist ein Bindestrich, der am Zeilenende nicht getrennt wird. Beim Verwenden eines normalen Minuszeichens als Bindestrich zwischen zwei Wörtern wird dieses Zeichen als Trennzeichen verwendet, wenn das erste der beiden Wörter am Zeilenende steht.
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Mit den Geschützten Leerzeichen zwischen zwei Wörtern wird vermieden, dass diese zwei Wörter durch einen Zeilenumbruch getrennt werden.
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Eine Zeilenendemarke bewirkt, dass der Text an dieser Stelle umbrochen und auf der nächsten Zeile fortgesetzt wird, ohne dass ein neuer Absatz erzeugt wird.
Sie können zur Eingabe auch Tastenkürzel verwenden (siehe Tabelle 2.7). Taste(n)
Zeichen oder Funktion
(ª)+(¢)
Zeilenwechsel
(Strg)+(-)
Bedingter Trennstrich
(Strg)+(ª)+(-)
Geschützter Trennstrich
(Strg)+(ª)+(____)
Geschützter Wortzwischenraum
(Strg)+(;)
Aktuelles Datum
(Strg)+(ª)+(.)
Aktuelle Uhrzeit
Tabelle 2.7: Tastenkürzel für Sonderzeichen
2.5.3
Fußnoten
Mithilfe des Befehls FUßNOTE im Menü EINFÜGEN können Sie ein Fußnotensymbol in den Text einsetzen lassen (siehe Abbildung 2.13).
Bild 2.13: Dialogfeld Fußnote und Endnote
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Beim Ausdruck erscheinen die Fußnoten am Ende der jeweiligen Seite oder am Ende des Dokuments. Zwischen diesen beiden Möglichkeiten können Sie über die Optionen unter der Überschrift Einfügen wählen.
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Bei Nummerierung können Sie unter zwei Möglichkeiten wählen: Standardmäßig wird mit arabischen Ziffern durchnummeriert. Diese Option hat den Vorteil, dass die Fußnotenzeichen zusammen mit den dazugehörenden Texten automatisch verwaltet werden. Wird beispielsweise zwischen zwei bereits existierenden Fußnoten eine neue einsetzt oder ein Textbereich mit Fußnoten verlagert, sorgt das Programm für eine automatische neue Nummerierung.
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Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie ein beliebiges Zeichen zur Identifikation der Fußnote definieren (siehe Tabelle 2.8). Es können auch mehrere Zeichen verwendet werden. In diesem Fall wird eine automatische Anordnung der Fußnoten nicht durchgeführt.2
Tasten2
Zeichen
(Alt)+(0134)
†
(Alt)+(0135)
‡
Tabelle 2.8: Typische Fußnotenzeichen
Nach dem Einfügen springt die Schreibmarke automatisch in den Fußnotenbereich und fügt auch dort das Symbol ein. In diesem Bereich können Sie den zur Fußnote gehörenden Text eingeben. Die Arbeit funktioniert genauso wie im eigentlichen Text. Sie können hier alle Befehle zur Bearbeitung nutzen, die Ihnen auch im eigentlichen Text zur Verfügung stehen.
2.5.4
Textfelder
Ein Textfeld mit entsprechenden Eingaben können Sie frei in Dokument positionieren. Wählen Sie dazu TEXTFELD im Menü EINFÜGEN. Das damit eingefügte Textfeld wird durch einen Rahmen umgeben, der in der Grundeinstellung nicht gedruckt wird. Zum Ändern der Lage des Feldes setzen Sie den Mauszeiger auf den Rahmen und verschieben es mit gedrückter Maustaste. Über die Ziehpunkte können Sie die Größe des Textfeldes regeln. Eingaben nehmen Sie genauso vor wie im Hauptteil des Dokuments. Vorher müssen Sie das Feld durch einen Mausklick auswählen. Um die Abstände zwischen dem Rahmen und dem im Textfeld eingegebenen Text zu regeln, markieren Sie das Feld und wählen die Registerkarte Textfeld im Dialogfeld zum Befehl TEXTFELD im Menü FORMAT. 2
HaltenSie die Taste (Alt) gedrückt und geben Sie den angegebenen Code über den Nummernblock der Tastatur ein. Die Taste (Num) darf dabei nicht aktiviert sein.
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Elemente einfügen 0
Die vier Felder unter der Überschrift Innerer Seitenrand erlauben ein individuelles Einstellen der Abstände (siehe Abbildung 2.14). Aktivieren Sie die Option Automatisch an Eingabe anpassen, wenn sich die Größe des Textrahmens automatisch an die Länge des eingegebenen Textes anpassen soll.
Bild 2.14: Dialogfeld Textfeld formatieren, Registerkarte Textfeld
Sie können ein Textfeld auf unterschiedliche Weise bearbeiten, beispielsweise mit einem druckbaren Rahmen versehen oder auch drehen. Um das Textfeld zu entfernen, markieren Sie es und wählen LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN.
2.5.5
Adressen
Sie können – statt die Daten für den Namen und die Anschrift des Empfängers eines Briefes manuell einzutippen – einzelne Adressen aus dem Adressbuch übertragen. Setzen Sie die Schreibmarke auf eine beliebige Stelle in der Textdatei und wählen Sie ADRESSE im Menü EINFÜGEN. Das Adressbuch wird angezeigt (siehe Abbildung 2.15). Wählen Sie hier die gewünschte Adresse aus, indem Sie die entsprechende Zeile anklicken. Bei umfangreichen Adressbüchern empfiehlt es sich, den gewünschten Namen im Feld oben links einzugeben und danach suchen zu lassen. Nach der Bestätigung durch einen Klick auf OK wird die Adresse in ein Textfeld eingefügt. Als Daten werden die kompletten Daten der Anschrift aus dem Adressbuch übertragen. Die eingefügte Adresse bleibt mit der Textdatei fest verbunden. Spätere Änderungen an der Adresse im Adressbuch werden in der Textdatei nicht aktualisiert. Weitere Hinweise zum Arbeiten mit dem Adressbuch finden Sie in Kapitel 20.
80
Kapitel 2 · Textverarbeitung
Bild 2.15: Adressbuch
2.5.6
Tabellen
Für Aufstellungen im Text können Sie die Befehle des Menüs TABELLE verwenden (siehe Abbildung 2.16). Mithilfe einer solchen Tabelle können Sie aber keine Berechnungen durchführen. Sollten Sie auf diese Möglichkeit angewiesen sein, fügen Sie eine Kalkulationstabelle ein (siehe Kapitel 3).
Bild 2.16: Menü TABELLE
Einfache tabellarische Aufstellungen können Sie aber auch mithilfe von Tabulatoren erstellen (siehe Abschnitt 2.6).
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Tabelle erstellen Setzen Sie die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Dokument und wählen Sie TABELLE EINFÜGEN im Menü TABELLE oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. In Dialogfeld Tabelle einfügen geben Sie die Größe der gewünschten Tabelle an und wählen ein Format dafür aus (siehe Abbildung 2.17).
Bild 2.17: Dialogfeld Tabelle einfügen
쮿
Geben Sie in den Feldern Zeilenanzahl und Spaltenanzahl die Anzahl der Zeilen und Spalten ein oder benutzen Sie die Drehfelder zum Einstellen.
쮿
Wählen Sie im Listenfeld oben links das gewünschte Tabellenformat. Im Feld Beispiel wird das eingestellte Layout angezeigt. Dieses können Sie später noch ändern und/oder verfeinern.
Nach der Bestätigung wird die Tabelle erstellt.
Eingaben Zur Eingabe markieren Sie die gewünschte Zelle der Tabelle und geben die Daten ein. Zur Navigation in der Tabelle können Sie auch die Tastatur benutzen (siehe Tabelle 2.9). Taste(n)
In einer Tabelle
(ÿ___)
Zur nächsten Zelle
(ª)+(ÿ___)
Zur vorhergehenden Zelle
(½)
Zur vorherigen Zeile
(¼)
Zur nächsten Zeile
(¢)
Neuer Absatz in einer Zelle
Tabelle 2.9: Tasten zur Bewegung in Tabellen
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Tabelle editieren Zum Editieren der Tabelle benutzen Sie die Befehle des Menüs TABELLE. Gegebenenfalls müssen Sie vorher eine Spalte, eine Zeile oder zumindest eine Zelle darin markieren.
Bild 2.18: Zeilen oder Spalten markieren
쮿
Zum Markieren einer Zeile/Spalte klicken Sie den Kopf der entsprechenden Zeile/Spalte an. Eine markierte Zeile/Spalte wird invers dargestellt (siehe Abbildung 2.18). Um mehrere benachbarte Zeilen/ Spalten gemeinsam zu markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und überstreichen die entsprechen Zeilen-/Spaltenköpfe.
쮿
Klicken Sie auf den linken Rand der Zelle, um die Zelle allein zu markieren.
쮿
Ziehen Sie mit der Maus bei gedrückter linker Taste über benachbarte Zellen, um diese gemeinsam zu markieren.
쮿
Zum Ändern der Breite einer Spalte oder Höhe einer Zeile markieren Sie zumindest eine beliebige Zelle in der Spalte oder Zeile, die Sie ändern wollen, und wählen ZELLENHÖHE UND -BREITE im Menü TABELLE. Im Dialogfeld können Sie die Werte angeben (siehe Abbildung 2.19). Sie können aber diese Einstellung auch direkt mit der Maus ändern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf den unteren Rand der Zeile oder den rechten Rand der Spalte, die Sie ändern wollen, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben die Maus in die gewünschte Richtung.
Bild 2.19: Dialogfeld Zellenhöhe und -breite(links), Ändern mit der Maus (rechts)
쮿
Zusätzliche Spalten und Zeilen können Sie über die Befehle SPALTE EINFÜGEN und ZEILE EINFÜGEN der Tabelle hinzufügen. In beiden Fällen müssen Sie über ein Untermenü entscheiden, ob Sie das neue Tabellenelement vor oder hinter der aktuell markierten Position einfügen wollen.
쮿
Über den Befehl ZELLEN LÖSCHEN können Sie die vorher markierten Elemente aus der Tabelle entfernen.
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Elemente einfügen 0
2.5.7
Hyperlinks
Mithilfe von Hyperlinks können Sie von einem Works-Textdokument aus Sprünge zu Webseiten, zu einer E-Mail-Adresse oder zu einer anderen Datei auf Ihrem Rechner bewirken. Diese Funktion können Sie einerseits vom normalen Bildschirm der Works-Textverarbeitung aus benutzen. Darüber hinaus können Sie Ihre Works-Textdokumente im HTMLFormat3 speichern und auf diese Weise Websites4 erzeugen. Andere Netzwerkbenutzer können – beispielsweise über den Microsoft Internet Explorer – auf diese Datei zugreifen. Ein Hyperlink verweist auf die Adresse eines anderen Speicherorts im Web und erlaubt damit ein Bewegen im Web. Wählen Sie nach dem Markieren der Stelle, an der Sie den Hyperlink einfügen wollen, den Befehl HYPERLINK im Menü EINFÜGEN. Nehmen Sie im Dialogfeld Hyperlink die notwendigen Einstellungen vor (siehe bis ).
Bild 2.20: Hyperlinks
Hyperlinks erkennen Sie normalerweise an einer bestimmten Farbe oder Unterstreichung. Ein Klick auf einen Hyperlink bewirkt einen Sprung. Das Sprungziel wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf dem Hyperlink ruhen lassen.
Zu einer Webseite oder Datei im Internet Mit der Option Einer Website oder einer Datei im Internet können Sie zu einer anderen Webseite im Netz springen. Verwenden Sie diese Option beispielsweise dazu, dem Leser Links zu Websites ähnlichen Inhalts zur Verfügung zu stellen. Geben Sie im Feld Internetadresse die Adresse ein. Klicken Sie die benachbarte Schaltfläche an, um den Ordner Favoriten anzuzeigen. Hier können Sie aus den dort vermerkten Adressen die gewünschte auswählen. Im Feld Text anzeigen als geben Sie an, mit welchem Text der Hyperlink in Ihrem Textdokument erscheinen soll.
Zu einer E-Mail-Adresse Mit der Option Einer E-Mail-Adresse erstellen Sie einen Hyperlink, der den E-Mail-Editor öffnet. Beispielsweise können Sie hier Ihre eigene Adresse eingeben, wenn Sie dem Leser eine bequeme Möglichkeit bieten wollen, Ihnen zu antworten. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die 3
4
HTML steht für HyperText Markup Language und ist die standardmäßige Auszeichnungssprache, die für Dokumente im World Wide Web verwendet wird. Bei dieser Programmiersprache werden so genannte HTML-Tags verwendet, um anzugeben, wie Seitenelemente wie beispielsweise Text und Grafiken in einem Webbrowser angezeigt werden sollen und wie ein Webbrowser auf Benutzeraktionen wie beispielsweise das Aktivieren von Hyperlinks durch Tastendruck oder Mausklick reagieren soll. Tags sind also eingebettete Befehle, die Informationen zur Struktur, zum Erscheinungsbild und zu den Inhalten der Seite enthalten. Unter einer Website versteht man eine Homepage und die hiermit verbundenen Seiten, Grafiken, Dokumente, Multimedia- und andere Dateien, die auf einem Webserver oder auf der Festplatte eines Computers gespeichert sind.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Adresse ein, zu der der Hyperlink führen soll. Sie können auch eine Adresse aus dem Adressbuch (siehe Kapitel 20) auswählen. Im Feld Text anzeigen als können Sie einen separaten Text eingeben, der in Ihrem Textdokument als Hyperlink angezeigt wird.
Zu einer Datei auf der Festplatte Die Option Einer Datei auf der Festplatte fügt einen Hyperlink zu einer anderen Datei auf Ihrem Computer oder in Ihrem Netzwerk ein. Geben Sie unter Dateipfad den Namen der Datei – zusammen mit dem Pfad – an. Sie können auch auf Durchsuchen klicken, um das Dialogfeld Öffnen anzuzeigen. Hierüber können Sie Pfad und Namen der Datei auswählen. Im Feld Text anzeigen als können Sie einen separaten Text für den Hyperlink im Dokument formulieren. Wenn Sie später auf diesen Hyperlink klicken, wird die Datei geöffnet.
2.6 Texte formatieren Unter Formatieren versteht man alle Tätigkeiten, die sich nicht auf den eigentlichen Inhalt eines Dokuments, sondern auf die optische Gestaltung seiner Elemente beziehen. Man unterscheidet dabei im Allgemeinen zwei Untergruppen: Die Zeichenformatierung betrifft die Wahl von Schriftart, -größe und -farbe sowie damit zusammenhängende Aspekte. Die Absatzformatierung bezieht sich auf die Ausrichtung einzelner Absätze sowie Einzüge und Abstände zwischen den Absätzen. 쮿
Für die Darstellung einzelner Zeichen oder Wörter können Sie die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.) sowie die Farbe und sonstige Effekte verändern. Um ein solches Zeichenformat für einen Textabschnitt festzulegen, markieren Sie diesen vorher.
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Für einen Absatz können Sie die Ausrichtung, die Einzüge, die Abstände dazwischen und zwischen den Zeilen, die Position der Tabulatorstopps, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierungen sowie andere Größen definieren. Um einen Absatz mit bestimmten Formaten zu versehen, reicht es aus, die Schreibmarke in diesen zu setzen.
2.6.1
Grundregeln
Zum Formatieren von Texten gibt es einige allgemeine Grundregeln, die für die Festlegung der Schriftart, die Gestaltung der Absätze und die Wahl der Tabulatoren zutreffen. 쮿
Generell gilt, dass zunächst das Format gewählt werden sollte, mit dem der größte Teil des Textes geschrieben wird. Das gilt sowohl für die Schrift, die Absatzjustierung als auch für alle anderen Parameter – wie beispielsweise die Tabulatorstopps.
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Anschließend können Sie die Teile des Textes – also einzelne Zeichen, Wörter, Sätze oder Absätze –, die in einer anderen Form darge-
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Texte formatieren 0
stellt werden sollen, entsprechend anders formatieren. Von diesen Grundformaten abweichende Formatierungen können Sie parallel zur Eingabe eines Textes oder aber auch nach dessen Fertigstellung festlegen: Im ersten Fall schalten Sie vor jedem Textteil, der abweichend vom gewählten Standard dargestellt werden soll, auf das neue Format um, geben den Textteil ein und schalten anschließend wieder zurück. Wollen Sie den Text erst nach Abschluss der Eingabe formatieren, müssen Sie die entsprechenden Stellen, die vom Standardformat abweichen, zuerst markieren und dann die entsprechenden Formatierungsanweisungen geben. Die Schriftart und -größe können Sie vor oder nach der Eingabe des Textes festlegen. Im ersten Fall legen Sie die beiden Parameter fest und beginnen mit der Eingabe. Wechseln Sie die Einstellungen, sobald ein anderes Format beginnen soll. Der gesamte eingegebene Text ist dann bereits in der damit vorgegebenen Form formatiert. Der Vorteil dieser Form des Vorgehens liegt darin, dass der auf dem Bildschirm dargestellte Zeilenumbruch bereits dem Druckbild entspricht. Wollen Sie die Schrift erst nach der Eingabe des Textes bestimmen oder wollen Sie eine gewählte Schrift ändern, müssen Sie den jeweiligen Text markieren und dann die Schriftart und -größe festlegen. Bereits eingegebene Formatierungen für einen bestimmten Schriftstil – wie Fett, Kursiv usw. oder eine Position wie Hochgestellt – bleiben allerdings bei einem solchen nachträglichen Wechsel erhalten.
2.6.2
Werkzeuge
Die Befehle zum Formatieren finden Sie im Menü FORMAT der Textverarbeitung. Alternativ können Sie die Formate über Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen (siehe Abbildung 2.21 und Tabelle 2.10).
Bild 2.21: Format-Symbolleiste bei der Textverarbeitung Symbol
Name und Wirkung Schriftart – zeigt die Schriftart an der durch die Schreibmarke markierten Stelle an. Ein Klick auf die Pfeilspitze öffnet ein Verzeichnisfeld mit den verfügbaren Schriftarten (siehe Abbildung 2.51). Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um weitere Schriftarten anzuzeigen. Schriftgrad – zeigt die Schriftgröße an der durch die Schreibmarke markierten Stelle an. Ein Klick auf die Pfeilspitze öffnet das Verzeichnisfeld mit den verfügbaren Schriftgrößen (siehe Abbildung 2.22).
Tabelle 2.10: Schaltflächen der Format-Symbolleiste in der Textverarbeitung
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Symbol
Name und Wirkung Schriftfarbe – zeigt die Schriftfarbe an der durch die Schreibmarke markierten Stelle an. Ein Klick auf die Pfeilspitze erlaubt die Wahl der Schriftfarbe (siehe Abbildung 2.51). Fett – formatiert den markierten Textbereich als fett bzw. entfernt dieses Format. Kursiv – formatiert den markierten Textbereich als kursiv bzw. entfernt dieses Format. Unterstrichen – formatiert den markierten Textbereich als unterstrichen bzw. entfernt dieses Format. Linksbündig – setzt die Ausrichtung des markierten Absatzes auf linksbündig. Zentriert – setzt die Ausrichtung des markierten Absatzes auf zentriert. Rechtsbündig – setzt die Ausrichtung des Absatzes auf rechtsbündig. Blocksatz – setzt die Ausrichtung des Absatzes auf Blocksatz. Aufzählungszeichen – fügt dem Absatz Aufzählungszeichen hinzu. Nummerierung – nummeriert aufeinander folgende Absätze. Einzug verkleinern – verkleinert den Absatzeinzug. Einzug vergrößern – vergrößert den Absatzeinzug. Formatierungskatalog – zeigt das Dialogfeld Formatierungskatalog an.
Tabelle 2.10: Schaltflächen der Format-Symbolleiste in der Textverarbeitung (Forts.)
Einige dieser Schaltflächen arbeiten als Umschalter. Ein erstes Anklicken eines dieser Symbole schaltet das Format ein, ein zweites schaltet es wieder aus. Beachten Sie, dass beispielsweise die Schaltflächen Fett, Kursiv und Unterstrichen nicht alternativ, sondern auch gleichzeitig angeschaltet werden können. Sie können also auch einen unterstrichenen kursiven Fettdruck einstellen.
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Texte formatieren 0
Bild 2.22: Schriftart (links), Schriftgrad (Mitte) und Schriftfarbe (rechts)
Die Format-Symbolleiste können Sie über den Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT an- und abschalten (siehe Kapitel 1).
2.6.3
Formatierungskatalog
Über den Befehl FORMATIERUNGSKATALOG im Menü FORMAT oder die entsprechende Schaltfläche in der Format-Symbolleiste können Sie schnell das Format Ihres Textdokuments ändern (siehe Abbildung 2.23). Durch Verschieben der beiden Regler Schriftpalette und Farbpalette können Sie die zu verwenden Schriften und Farben unabhängig voneinander verändern. Wollen Sie nur einen Bereich im Text ändern, markieren Sie diesen vorher.
Bild 2.23: Formatierungskatalog, Registerkarten Alle formatieren und Element formatieren
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
2.6.4
Zeichenformate
Der wahrscheinlich für Sie wichtigste Parameter bei der Zeichenformatierung ist die Schriftart. Markieren Sie den zu formatierenden Bereich und wählen Sie ZEICHEN im Menü FORMAT. Im Dialogfeld Zeichen können Sie sämtliche Änderungen an den markierten Zeichen in einem Schritt vornehmen (siehe Abbildung 2.24). Sie können die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.) und die Position der Schrift (normal, tiefgestellt oder hochgestellt) sowie die Farbe und sonstige Effekte verändern. Die eingestellten Optionen werden im Feld Beispiel skizziert. Die wichtigsten Parameter zur Zeichenformatierung – Schriftart, Schriftgröße und -farbe sowie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen – können Sie auch über Schaltflächen der Symbolleiste oder über Tastenkürzel (siehe Tabelle 2.12) einstellen.
Bild 2.24: Dialogfeld Zeichen
Die Einstellung der Schriftart nehmen Sie über das Listenfeld in der oberen linken Ecke vor5. Sie können diese Schriftart auch über das Listenfeld in der Symbolleiste festlegen (siehe Abbildung 2.23 links). Schriften mit dem davor gestellten Druckersymbol sind Schriften, die 5
Die beiden wesentlichen Arten vom Schriften sind die Serifenschriften, auch Antiqua – englisch roman – genannt, und die serifenlosen, auch Grotesk – oder englisch modern – genannt. Serifen sind bei einer Schrift die geschwungenen oder rechteckigen Enden der Striche, auch Endstriche genannt. Serifenlose Schriften werden vielfach als modern empfunden und zunehmend auch in umfangreichen Texten eingesetzt. Man sollte jedoch beachten, dass bei größeren Texten Serifenschriften für die meisten Menschen eine bessere Lesbarkeit mit sich bringen. Eine Schrift, bei der die Zeichen verschiedene Zeichenbreiten (diese werden als Dickten bezeichnet) haben, nennt man Proportionalschrift. Dies ist für die meisten Druckschriften heute der Standard. Schriften, die im Gegensatz dazu für jedes Zeichen die gleiche Breite aufweisen, werden als dicktengleiche – oder englisch monospaced – Schriften bezeichnet. Kennzeichnend für Schreibschriften ist, dass die Zeichen in einem Wort fast oder konkret aneinander anschließen, sodass das Bild einer handgeschriebenen Schrift entsteht. Symbolschriften ermöglichen die Darstellung von grafischen Symbolen.
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Ihnen der eingestellte Drucker zur Verfügung stellt. Sie ändern sich also je nach verwendetem Drucker. Bei den Schriften mit dem davor gesetzten doppelten T handelt es sich um so genannte TrueTypeSchriften. Diese werden mit Microsoft Works beziehungsweise Windows mitgeliefert und können auf jedem grafikfähigen Drucker gedruckt werden. 쮿
Wählen Sie einen Schriftschnitt, um den vorher markierten Teil des Textes hervorzuheben.
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Über das Listenfeld Schriftgrad legen Sie die Größe der Schrift6 fest.
쮿
Über das Listenfeld Unterstreichung legen Sie die Form einer Unterstreichung fest.
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Die Optionen unter der Überschrift Effekte erlauben zusätzliche Variationen (siehe Tabelle 2.11).
Option
bewirkt
Beispiel
Durchgestrichen Streicht die Zeichen durch. Hochgestellt
Erzeugt hochgestellten Text in kleinerer Schriftgröße. Verwenden Sie diese Option beispielsweise für Exponenten.
Tiefgestellt
Erzeugt tiefgestellten Text in kleinerer Schriftgröße. Verwenden Sie diese Option beispielsweise für Indizes.
Schattiert
Erzeugt einen Schatten um den Text.
Outline
Höhlt die Schriftzeichen aus.
Relief
Fügt dem Text eine Schattierung hinzu.
Gravur
Erstellt einen vertieften Eindruck.
Kapitälchen
Zeigt in der Größe reduzierte Großbuchstaben für Kleinbuchstaben an.
Großbuchstaben
Alle Buchstaben werden groß angezeigt.
Tabelle 2.11: Zusätzliche Optionen 6
Bei Dokumenten, die mit normalem Abstand zwischen Augen und Papier gelesen werden, sollte die Grundschrift einen Schriftgrad zwischen acht und zwölf Punkt haben. Für Informationen, die aus größerer Entfernung gelesen werden, gelten natürlich andere Regeln. Für Anmerkungen, Hinweise und Fußnoten empfehlen sich Schriftgrade von sechs bis zehn Punkt. Sie sollten jedenfalls ein bis zwei Punkt unterhalb des Schriftgrads der Grundschrift liegen. Überschriften müssen Texte gliedern und eine schnelle Suche im Text erleichtern, deshalb sollten sie sich vom Grundtext abheben. Die Größe, die man verwendet, ist sehr stark von der Art des Dokuments abhängig.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Taste(n)
Wirkung
(Strg)+(ª)+(F)
Text fett formatieren
(Strg)+(ª)+(K)
Text kursiv formatieren
(Strg)+(ª)+(U)
Text unterstreichen
(Strg)+(ª)+(Q)
Text als Kapitälchen formatieren
(Strg)+(____)
Formatierung auf Standard zurücksetzen
(Strg)+(+)
Tiefstellen zuweisen oder entfernen
(Strg)+(ª)+(+)
Hochstellen zuweisen oder entfernen
Tabelle 2.12: Tastenkürzel für Zeichenformatierung
Zeichenformate entfernen Wenn Sie bestimmte Zeichenformate aus einem Textbereich entfernen wollen, markieren Sie diesen Bereich und rufen das Dialogfeld für Schriftart und Schriftstil auf. Entfernen Sie dort das gewünschte Format durch ein zweimaliges Anklicken des entsprechenden Optionsfelds.
2.6.5
Absatzformat
Der Standardabsatz ist linksbündig und zeigt weder Einzüge noch Anfangs- oder Endabstände. Der Zeilenabstand passt sich an die maximal vorhandene Zeichengröße an. Um diese Einstellungen zu ändern, setzten Sie die Schreibmarke in den gewünschten Absatz und wählen Sie ABSATZ im Menü FORMAT (siehe Abbildung 2.25 und Tabelle 2.13).
Einzüge und Ausrichtung Auf der ersten Registerkarte können Sie die Einzüge und Ausrichtung für den markierten Absatz festlegen (siehe Abbildung 2.25). Ihre Einstellungen werden im Feld Vorschau skizziert.
Bild 2.25: Dialogfeld Absatz formatieren, Registerkarte Einzüge und Ausrichtung
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Unten links finden Sie vier Optionsfelder für die Ausrichtung des Absatzes. Die Standardeinstellung ist eine linksbündige Ausrichtung. Sie können auch eine rechtsbündige, zentrierte oder eine Darstellung im Blocksatz wählen (siehe Tabelle 2.13).
Option
Symbol
Wirkung
Links
Der linke Rand wird bündig abgeschlossen, rechts flattert der Rand.
Zentriert
Beide Ränder flattern.
Rechts
Der rechte Rand wird bündig abgeschlossen, links flattert der Rand.
Blocksatz
Rechter und linker Rand werden bündig abgeschlossen.
Beispiel
Tabelle 2.13: Ausrichtung
쮿
Ein Absatz kann mit einem rechten und einem linken Einzug versehen werden. Für die erste Zeile ist ein separater Einzug einstellbar. Standardmäßig verfügt der Absatz über keinerlei Einzüge. Über das Feld Links können Sie den Abstand vom linken Druckrand einstellen, Rechts ist entsprechend für den Abstand von rechten Druckrand zuständig. Das Feld Erste Zeile bestimmt den Einzug der ersten Zeile eines Absatzes. Gemessen wird hierbei von dem durch den linken Einzug bestimmten Nullpunkt. Ein positiver Wert verschiebt den Anfang der ersten Zeile nach rechts, ein negativer verschiebt den Anfang nach links.
Im Absatzlineal werden u.a. die Einzuge für den Absatz markiert und können mithilfe der Maus geändert werden (siehe Abbildung 2.26 und Tabelle 2.14).
Bild 2.26: Zeilenlineal
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Symbol
Bedeutung Rechter oder linker Einzug Erstzeileneinzug Erlaubt ein gemeinsamen Verschieben von linkem Einzug und Erstzeileneinzug
Tabelle 2.14: Symbole für Einzüge im Lineal
Auch Tastenkürzel zum Einstellen der Absatzparameter sind vorhanden (siehe Tabelle 2.15). Tasten
Absatzausrichtung
(Strg)+(L)
Linksbündig
(Strg)+(R)
Rechtsbündig
(Strg)+(E)
Zentriert
(Strg)+(B)
Im Blocksatz
(Strg)+(Q)
Standard-Absatz
Tabelle 2.15: Tastenkürzel zum Ausrichten
Abstände Vor und hinter einem Absatz können Sie einen Abstand festlegen. Beispielsweise sollte der Abstand oberhalb und unterhalb einer Überschrift ausreichend groß und jeweils so gewählt sein, dass klar ist, zu welchem Teil die Überschrift gehört. Das erübrigt das zusätzliche Einfügen von Leerzeilen, wenn Sie Absätze optisch voneinander absetzen wollen. Benutzen Sie dazu die zweite Registerkarte des Dialogfeldes Absatz formatieren. Über die Felder Zeilen vor und Zeilen nach können Sie die Abstände zeilenweise einstellen. Verwenden Sie dazu in den Drehfeldern die pfeilspitzenförmigen Schaltflächen oder tippen Sie den gewünschten Abstand direkt in das Feld ein. Die Abstände zwischen den Zeilen können Sie separat regeln. Sie können zwischen einem einfachen, 1,5-fachen, doppelten, dreifachen und vierfachen Abstand wählen. Zum Einstellen können Sie auch Tastenkürzel verwenden (siehe Tabelle 2.16).
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Tasten
Zeilenabstand
(Strg)+(1)
einzeilig
(Strg)+(2)
zweizeilig
(Strg)+(5)
1,5-zeilig
Tabelle 2.16: Tastenkürzel zum Einstellen des Zeilenabstands
2.6.6
Tabulatoren
Durch Drücken der Taste (ÿ___) springt die Schreibmarke in der Textverarbeitung zum nächsten Tabulatorstopp.7 Standardmäßig sind linksbündige Tabulatorstopps bereits alle 1,27 cm8 gesetzt. Um eigene Tabulatorstopps für einen Absatz zu vereinbaren, setzen Sie die Schreibmarke in den Absatz und wählen TABSTOPP im Menü FORMAT. Das Dialogfeld Tabstopps wird angezeigt (siehe Abbildung 2.27). Individuell gesetzte Tabulatoren können unterschiedlich ausgerichtet und mit Füllzeichen versehen werden.
Bild 2.27: Dialogfeld Tabstopps
쮿
7 8
Geben Sie unter Tabstoppposition die gewünschte Stelle ein. Gemessen wird vom linken Druckrand an. Bestätigen Sie über die Schaltfläche Festlegen, um den neuen Stopp zu setzen und das Dialogfeld
Um tabellarische Aufstellungen zu erzeugen, können Sie – statt mit Tabulatoren zu arbeiten – auch eine Tabelle in den Text einfügen. Wollen Sie in einer solchen Tabelle auch rechnen, fügen Sie eine WorksKalkulationstabelle ein (siehe Kapitel 3). Dieser etwas eigenartige Wert entspricht ½ Inch (1 Inch = 2,54 cm). Die deutsche Bezeichnung für Inch ist Zoll.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
weiterhin geöffnet zu halten. Ein Klick auf OK setzt den Stopp und schließt das Dialogfeld. Bestätigen Sie aber erst, nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben. 쮿
Unter Ausrichtung können Sie festlegen, wie der Text nach dem Tabulatorstopp gesetzt werden soll. Die Option Dezimal richtet die Eingaben auf das Dezimalzeichen – also Komma oder Punkt – aus.
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Den nicht durch andere Zeichen belegten Raum vor einem Tabulatorstopp können Sie automatisch durch bestimmte Füllzeichen ausfüllen lassen. Dazu müssen Sie unter Füllzeichen eine Option wählen.
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Im Feld Tabstopps werden die manuell eingegebenen Tabulatorstopps aufgelistet. Um einen gesetzten Tabulatorstopp zu löschen, markieren Sie ihn im Verzeichnisfeld Tabstopps und klicken auf Löschen. Alle Löschen löscht alle manuell gesetzten Tabulatorstopps im Absatz.
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Über das Feld Standardtabstopps können Sie die Abstände für die Standard-Tabulatorstopps ändern. Diese Angabe gilt für das gesamte Textdokument.
Beim manuellen Setzen eines neuen Stops werden alle standardmäßig gesetzten Tabulatoren links vom neu eingegebenen Tabulator für diesen Absatz gelöscht bzw. unwirksam. Im Absatzlineal werden die manuell gesetzten Stopps durch kleine Markierungen angezeigt (siehe Abbildung 2.28).
Bild 2.28: Lineal mit Tabstopps
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Sie können einen Tabulatorstopp setzen, indem Sie im Absatzlineal die gewünschte Stelle doppelt anklicken. Dadurch öffnen Sie das Dialogfeld Tabstopps, in dem die Stelle, an der Sie in das Lineal geklickt hatten, bereits als Maß für den neuen Stopp vermerkt ist.
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Um einen Stopp zu löschen, setzen Sie den Mauszeiger auf sein Symbol im Absatzlineal und führen den Mauszeiger zusammen mit dem Symbol – bei gedrückt gehaltener Maustaste – aus dem Lineal heraus.
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Zum Ändern der Position setzen Sie den Mauszeiger auf das Symbol im Lineal, drücken die Maustaste und verschieben den Tabstopp an die gewünschte Position.
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2.6.7
Nummerierung/Aufzählungszeichen
Um aufeinander folgende Absätze mit Nummern oder Markierungszeichen zu versehen, markieren Sie die Absätze und wählen den Befehl NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN im Menü FORMAT. Aufzählungszeichen oder Nummern werden vor den Absatz gesetzt, der Absatz wird automatisch um ein bestimmtes Maß eingezogen.
Aufzählungszeichen Über die Registerkarte Aufzählungen können Sie ein Grafiksymbol als Zeichen wählen (siehe Abbildung 2.29 links). Sie können stattdessen auch die entsprechende Schaltfläche in der Format-Symbolleiste verwenden. Damit setzen Sie das Standardzeichen – einen Punkt – vor den Absatz.
Bild 2.29: Dialogfeld Nummerierung und Aufzählungszeichen
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Wählen Sie in der Tabelle die Form des Aufzählungszeichens, indem Sie darauf klicken. Standardmäßig wird ein Punkt benutzt.
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Das Aufzählungszeichen selbst wird ohne Einzug vor den Absatz gesetzt. Wenn Sie einen zusätzlichen Einzug wünschen, geben Sie ihn unter Einzug des Aufzählungszeichens ein. Unabhängig davon können Sie den Abstand zwischen Aufzählungszeichen und nachfolgendem Text über das Feld Einzug des Textes einstellen.
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Um das Aufzählungszeichen aus dem markierten Text zu entfernen, klicken Sie auf Entfernen.
Nummerierung Auf der Registerkarte Nummerierung haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Formen der Nummerierung (siehe Abbildung 2.29 rechts). Mit der entsprechenden Schaltfläche in der Format-Symbolleiste
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
setzen Sie arabische Zahlen mit einem Punkt dahinter. Nach der Bestätigung werden die vorher markierten Absätze fortlaufend durchnummeriert. Wird eine solche Folge durch eine andere Form von Absatz unterbrochen, beginnt die Nummerierung von vorn. Sie können aber die Startnummer frei wählen und so auch für eine durchgehende Nummerierung von unterbrochenen Absätzen sorgen. 쮿
Wählen Sie unter Nummerierungsformat die Form der Nummerierung. Mit Nummerierung beginnt bei können Sie wählen, mit welcher Nummer die Zählung begonnen werden soll. Nach einer Unterbrechung durch eine andere Absatzform können Sie danach wieder mit der korrekten Nummer beginnen.
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Standardmäßig wird die Nummerierung selbst ohne Einzug vor den Absatz gesetzt. Wenn Sie einen zusätzlichen Einzug wünschen, geben Sie ihn unter Einzug der Nummerierung ein. Separat davon können Sie unter Texteinzug den Einzug zwischen der Nummerierung und dem nachfolgenden Text festlegen.
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Um die Nummerierung aus einem vorher markierten Absatz zu entfernen, klicken Sie auf Entfernen.
2.6.8
Rahmen und Schattierung
Sie können einen Absatz oder eine ganze Seite mit einem Rahmen und/ oder einer Schattierung versehen. Markieren Sie dazu den entsprechenden Absatz und wählen den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT (siehe Abbildung 2.30). Wollen Sie einen gemeinsamen Rahmen um mehrere Absätze ziehen, müssen Sie diese vorher auch gemeinsam markieren.
Bild 2.30: Dialogfeld Rahmen und Schattierung
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Wählen Sie zuerst über das Feld Übernehmen für, ob Sie die Einstellungen für den vorher markierten Absatz oder für die Seite festlegen wollen. Legen Sie dann die restlichen Parameter fest. Sie können sowohl die Form der für den Rahmen zu verwendenden Linien festlegen als auch die Schattierung bestimmen.
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Wenn Sie einen Rahmen wünschen, legen Sie unter Linienart und Linienfarbe die Art der Linien für den Rahmen fest. Der Rahmen um einen Absatz kann vollständig oder nur zum Teil – das heißt als Linie unterhalb, oberhalb, rechts oder links vom Absatz – gezeichnet werden. Einen vollständigen Rahmen um mehrere Absätze definieren Sie am einfachsten mit der Option Umriss. Einen Rahmen um die Seite können Sie zusätzlich mit Effekten versehen.
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Absätze können mit einer Schattierung versehen werden. Zusätzliche Effekte können Sie mit zwei Farben erreichen. Stellen Sie unter Schattierungsart die Art der Schattierung für den Absatz ein und wählen Sie die beiden Farben, die in der Schattierung kombiniert werden sollen.
2.6.9
Spalten
Über den Befehl SPALTEN im Menü FORMAT können Sie Dokumente in mehreren fortlaufenden Spalten erstellen. Diese Spalten werden auf das gesamte Dokument angewendet. Alle Spalten werden mit gleicher Breite erstellt. Legen Sie unter Spaltenanzahl die Anzahl der Spalten auf der Seite fest. Den Abstand zwischen den Spalten können Sie festlegen. Auf Wunsch können Sie zwischen den Spalten vertikale Linien ziehen lassen.
2.6.10 Seitenumbruch Works führt bei der Textverarbeitung einen permanenten Seitenumbruch durch. Jede die Länge einer Seite beeinflussende Änderung im Text führt zu einer Verschiebung aller nachfolgenden Seitenwechsel. Um an einer beliebigen Stelle im Text – sinnvollerweise am Anfang eines Absatzes oder einer Zeile – einen gezielten Seitenumbruch durchzuführen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Dokument und wählen MANUELLER UMBRUCH im Menü EINFÜGEN. Im Untermenü können Sie wählen, ob Sie einen Seitenumbruch oder einen Spaltenwechsel einfügen wollen. Für einen Seitenumbruch können Sie auch die Tastenkombination (Strg)+(¢) verwenden. Ein manueller Seitenumbruch wird im Dokument angezeigt, wenn die Option ALLE ZEICHEN im Menü ANSICHT eingeschaltet ist.
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Um in einem mehrspaltigen Dokument mit einer neuen Spalte zu beginnen, fügen Sie einen Spaltenwechsel ein.
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Um einen manuell eingefügten Wechsel zu löschen, markieren Sie ihn durch einen Doppelklick und löschen ihn – wie jedes Zeichen – über (Entf) oder den Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN.
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2.7 Objekte im Text Insbesondere bei der Works-Textverarbeitung, aber auch in anderen Unterprogrammen des Pakets – beispielsweise der Formularansicht einer Datenbank – können Sie diverse grafische und andere Elemente zur Information und Illustration in das Dokument einfügen. 쮿
Zum Einfügen von vorhandenen Grafikdateien stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Über die ClipArt-Gallery können Sie zwischen mehreren tausend Grafiken wählen. Auf Datei vorliegende Grafiken können ebenfalls eingefügt werden. Besonders interessant sind hier Bilder von der Foto-CD oder einer digitalen Kamera.
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Eigene Zeichnungen und Bilder können mit verschiedenen Grafikprogrammen erstellt und bearbeitet werden. Wesentlich ist dabei der Unterschied zwischen Raster- und Vektorgrafiken: Rastergrafiken (auch Bitmaps genannt) sind Grafiken, die aus einer Reihe kleiner Punkte bestehen. Auch alle gescannten Abbildungen, einschließlich Fotografien, sind Bitmaps.9 Bitmaps werden in Works mit Malprogrammen wie beispielsweise Microsoft Paint erstellt. Vektorgrafiken (auch als objektorientierte Grafiken bezeichnet) bestehen intern aus einer Reihe von Anweisungen zum Zeichnen von Linien, Kurven, Rechtecken und anderen Objekten. Die einzelnen Teile einer Vektorgrafik können separat erstellt und auch nach dem Erstellen in Größe und Lage geändert werden. Sie verwenden zum Erstellen ein vektororientiertes Zeichenprogramm – beispielsweise Microsoft Drawing.
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Spezielle Designs für kürzere Textpassagen können mit Microsoft WordArt erstellt werden. Sie haben damit Zugriff auf Formen, die mit der normalen Textverarbeitung nicht erstellbar wären.
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Wenn Sie eine Tabelle mit Berechnungsfunktion in einem Textdokument benötigen, können Sie eine Works-Kalkulationstabelle direkt in den Text einfügen. Die Daten in dieser Tabelle können Sie auch grafisch darstellen lassen und dieses Diagramm im Text anzeigen.
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Sie können auch (fast) jedes andere Objekt einfügen, das aus einem Anwendungsprogramm stammt, das unter Windows ausgeführt wird. Das Objekt wird dabei zwar Teil des Works-Dokuments, bleibt aber mit der ursprünglichen Anwendung verknüpft und kann später in dieser bearbeitet werden.
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Eingefügte Grafiken und andere Objekte können Sie innerhalb eines Works-Programms bearbeiten.
In der Works-Textverarbeitung finden Sie die Befehle zum Einfügen der eben angesprochenen Elemente im Menü EINFÜGEN und dort im Untermenü zum Befehl GRAFIK. Sie können sich dazu aber auch mehrerer Schaltflächen in der Symbolleiste bedienen (siehe Tabelle 2.17).
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Anwender der Works 2003-Suite können das Programm Microsoft Picture It! verwenden, um ein Bild in Fotoqualität nachzubearbeiten.
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Objekte im Text 0
Symbol
Name und Wirkung ClipArt einfügen – öffnet das Dialogfeld ClipArt einfügen, über das Sie einen geeigneten Clip suchen und diesen in das Dokument einfügen können. Grafik einfügen – erlaubt das Einfügen einer bereits vorhandenen Grafikdatei. Neues Bild – öffnet das Programm Microsoft Paint, mit dem Sie eine Rastergrafik erstellen und in das Dokument einfügen können. Neue Zeichnung – öffnet das Programm Microsoft Drawing, mit dem Sie eine Vektorgrafik erstellen und in das Dokument einfügen können. WordArt einfügen – öffnet das Programm WordArt, mit dem Sie spezielle Designs für Textpassagen erstellen können. Kalkulationstabelle einfügen – fügt eine leere Works-Kalkulationstabelle in das Dokument ein.
Tabelle 2.17: Schaltflächen zum Einfügen in der Symbolleiste bei der Textverarbeitung
2.7.1
ClipArt
Mithilfe von ClipArts können Sie Ihre Dokumente auf einfache Weise individuell gestalten. Sie können hierüber Grafiken, Klänge und Videos in eine Works-Datei einfügen. Markieren Sie zunächst die Stelle im Dokument, an der Sie einen Clip einfügen wollen und wählen Sie dann CLIPART im Untermenü zum Befehl EINFÜGEN/GRAFIK oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste.10
Clip suchen Um nach geeigneten Clips zu einem bestimmten Thema zu suchen, wählen Sie im Dialogfeld ClipArt einfügen die Registerkarte Suchen und geben ein Schlüsselwort ein. Hatten Sie das Dialogfeld schon einmal benutzt, können Sie auch über die Liste zu diesem Feld auf frühere Suchläufe zurückgreifen. Sie können zusätzlich im Feld darunter die Anzeige auf einen bestimmten Medientyp beschränken. Klicken Sie dann auf Suchen, um die mit dem eingegebenen Schlüsselwort verbundenen Clips anzuzeigen (siehe Abbildung 2.31). Zur Anzeige im Dialogfeld stehen Ihnen mehrere Ansichten zur Verfügung. Die Standardeinstellung Mittlere Miniaturen ist für die Mehrzahl der Bedürfnisse ausreichend.
10 Um den Speicherplatz auf der Festplatte Ihres Rechners nicht übermäßig zu beanspruchen, verbleiben die Clips standardmäßig auf der Microsoft Works-CD und werden nicht installiert. Wenn Sie Zugang zu diesen Dateien haben möchten, legen Sie die CD in das zur Installation verwendete Laufwerk ein.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Bild 2.31: Dialogfeld ClipArt einfügen, Registerkarte Suchen
Nach Clip durchsuchen Sollte die Suche nach dem von Ihnen benutzten Schlüsselwort nicht zu dem gewünschten Ergebnis führen, können Sie über die Registerkarte Durchsuchen die verfügbaren Clips nach Kategorien sortiert anzeigen lassen. Zur gewählten Kategorie können Sie zusätzlich eine Unterkategorie bestimmen. Um die Auswahl einzuschränken, können Sie vorher einen Medientyp wählen.
Clip einfügen Sie importieren einen Clip in das aktuelle Dokument, indem Sie ihn im Listenfeld auf der rechten Seite markieren und über die Schaltfläche Einfügen bestätigen. Ein Doppelklick auf dem Clip erfüllt denselben Zweck.
Clip-Eigenschaften Über das Kontextmenü zu einem Clip können Sie u.a. die zu dem Clip definierten Eigenschaften und eine vergrößerte Vorschau anzeigen lassen. Hier sind auch jene Schlüsselwörter aufgelistet, auf die der Clip bei der Suche reagiert.
2.7.2
Grafikdatei einfügen
Wenn Sie keinen der Clips, sondern eine andere auf einem Datenträger vorhandene Grafikdatei einfügen wollen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Dokument, wählen zunächst GRAFIK im Menü EINFÜGEN und
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dann im Untermenü den Befehl AUS DATEI. Denselben Effekt erreichen Sie auch durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Das Dialogfeld Grafik einfügen wird angezeigt .11 쮿
Stellen Sie – falls notwendig – zunächst das Laufwerk und Verzeichnis ein, auf dem die Grafikdatei abgelegt ist. Beim Lesen von einer FotoCD wechseln Sie gegebenenfalls in das Verzeichnis Images. Die im ausgewählten Verzeichnis gefundenen Grafikdateien des eingestellten Formats werden aufgelistet. Sie wählen eine davon aus, indem Sie sie markieren oder den Namen im Feld Dateiname eingeben.
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Sie haben außerdem die Möglichkeit, die angezeigten Dateien auf ein bestimmtes Grafikformat zu beschränken. Welche Grafikformate unterstützt werden, ist eine Frage der installierten Konvertierungsfilter.
Von Foto-CD Zum Einlesen einer Datei von einer Foto-CD wechseln Sie in Dialogfeld Grafik einfügen in das Verzeichnis Images der CD. Die einzelnen Bilder sind im Allgemeinen unter den Dateinamen Img0001, Img0002 usw. abgelegt. Wählen Sie die gewünschte Datei wie gewohnt aus. Nach dieser Wahl müssen Sie entscheiden, in welcher Auflösung das Bild geladen werden soll. Neben der standardmäßig gewählten Auflösung können Sie zwischen mehreren benutzerdefinierten Auflösung wählen. Die Qualität des Bildes – aber auch der Speicherbedarf – steigt proportional mit der Auflösung.
2.7.3
Microsoft Paint
Bitmaps werden mit Malprogrammen erstellt. Innerhalb von Works erstellen Sie eine Bitmap am einfachsten über einen Zugriff auf das Programm Microsoft Paint, das zum Lieferumfang aller Windows-Versionen gehört. Sie greifen auf dieses Programm durch Wahl von NEUES BILD im Untermenü zum Befehl GRAFIK im Menü EINFÜGEN oder durch einen Klick auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste zu. Sie können dieses Programm auch über das START-Menü von Windows direkt vom Desktop aus starten. Wählen Sie dazu MICROSOFT PAINT im Bereich ALLE PROGRAMME/ZUBEHÖR. Die dann erstellte Grafikdatei können Sie allerdings nicht – wie nachfolgend beschrieben – direkt in das Dokument einfügen, sondern müssen sie entweder über die Zwischenablage dorthin kopieren oder zuerst speichern und dann wieder in das Dokument einlesen.
Bildschirmelemente Nach dem Öffnen meldet sich Microsoft Paint mit einem Programmfenster, das unter anderem mit einem Zeichenbereich und zwei Symbolleisten – der Palette und der Toolbox – ausgestattet ist (siehe Abbildung 2.32). 11 Die Funktion der Elemente in diesem Dialogfeld entspricht der im Dialogfeld Öffnen (siehe Kapitel 1).
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Bild 2.32: Oberfläche von Microsoft Paint innerhalb der Textverarbeitung
Die Menüs dieses Fensters beziehen sich – mit Ausnahme des Menüs DATEI – auf Microsoft Paint. Die Befehle des DATEI-Menüs regeln weiterhin die Verwaltung der Works-Dokumente. Mithilfe der Befehle im Menü ANSICHT wählen Sie, was auf der Arbeitsfläche angezeigt werden soll. Neben dem Befehl wird ein Häkchen angezeigt, wenn er aktiviert ist. Über den Befehl ANSICHT/ZOOMFAKTOR/BENUTZERDEFINIERT können Sie den Vergrößerungsmaßstab individuell wählen. Zum schnellen Umschalten können Sie die Lupe aus der Toolbox (siehe unten) verwenden, die den Bereich der Zeichnung vergrößert, auf den Sie klicken. Wenn Sie eine hohe Vergrößerung gewählt haben, können Sie auf der Zeichnungsfläche über den Befehl ANSICHT/ZOOMFAKTOR/RASTER ANZEIGEN ein zusätzliches Raster einblenden lassen, das Ihnen die Arbeit an Details der Zeichnung erleichtern kann.
Zeichnung erstellen Sie erstellen die Bitmap in dem hellen Hauptbereich des Programmfensters. Die Größe der dafür zur Verfügung stehenden Fläche können Sie anpassen, indem Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte auf den Rand bewegen und diesen bei gedrückt gehaltener linker Maustaste in die gewünschte Richtung bewegen.
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Objekte im Text 0
Palette Wählen Sie zuerst die zum Zeichnen zu verwendende Farbe über die Palette am unteren linken Rand des Programmfensters aus.12 Sie können zwei unterschiedliche Farben auswählen, die standardmäßig für den Vorder- und Hintergrund eines Objekts in der Grafik verwendet werden. Die Vordergrundfarbe wird für Linien, Konturen und Text verwendet. Die Hintergrundfarbe wird zum Ausfüllen von geschlossenen Konturen und für den Hintergrund von Textrahmen verwendet. Klicken Sie zur Wahl der Vordergrundfarbe mit der rechten Maustaste auf eine Farbe der Palette, zur Wahl der Hintergrundfarbe verwenden Sie die linke Maustaste. Die gewählten Farben werden in den beiden Rechtecken links neben der Palette angezeigt. Im oberen Feld wird die Vordergrundfarbe dargestellt, im unteren Feld die Hintergrundfarbe.
Toolbox Zum Zeichnen verwenden Sie vordringlich die Schaltflächen der so genannten Toolbox am oberen linken Rand des Programmfensters. Wählen Sie zuerst ein Zeichenwerkzeug durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Toolbox (siehe Tabelle 2.18). Zum Zeichnen von linienartigen Elementen verwenden Sie beispielsweise die Werkzeuge Stift, Pinsel, Linie und Bögen. Das gewählte Zeichenwerkzeug wird durch die Form des Mauszeigers angezeigt, sobald sich dieser im Zeichenbereich befindet. Für die Mehrzahl dieser Werkzeuge können Sie im Bereich unterhalb der eigentlichen Toolbox bestimmte Optionen einstellen. Haben Sie beispielsweise den Pinsel als Zeichenwerkzeug gewählt, können Sie hier die Form des Pinsels einstellen, indem Sie auf die entsprechende Stelle in diesem Bereich klicken. Die eingestellte Form wird durch eine Markierung in diesem Bereich angezeigt. Einige Werkzeuge – wie die zur Auswahl oder zum Einfügen von Text – verfügen über die Möglichkeit, bei der Eingabe die vorher markierte Auswahl zu löschen oder auf dem bereits vorhandenen Hintergrund deckend zu arbeiten. Werkzeug Option
Radierer
Beschreibung Das Radierwerkzeug erlaubt das Entfernen von bereits eingegebenen Elementen. Radiert wird mit der Hintergrundfarbe. Nach der Wahl des Radierers können Sie dessen Größe festlegen. Der Farbfüller füllt einen umrahmten Bereich mit der Vordergrundfarbe.
Farbfüller Tabelle 2.18: Werkzeuge der Toolbox
12 Über den Befehl PALETTE BEARBEITEN im FARBEN-Menü können Sie die Farbpalette umdefinieren.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Werkzeug Option
Farbe auswählen
Beschreibung Mit diesem Werkzeug können Sie die Farbe eines schon gezeichneten Elements als Farbeinstellung wählen. Setzen Sie den Mauszeiger auf das Element und klicken Sie mit der linken Maustaste, um die Farbe als Vordergrundfarbe zu wählen. Mit der rechten Maustaste übernehmen Sie die Farbe als Hintergrundfarbe. Die Lupe vergrößert die Ansicht. Nach der Wahl können Sie den Vergrößerungsfaktor festlegen.
Lupe Das Stift-Werkzeug erlaubt ein freies Zeichnen. Stift
Pinsel
Airbrush
Text
Linie
Bögen
Das Pinsel-Werkzeug ermöglicht das Zeichnen breiterer Flächen. Nach der Wahl können Sie die Form des Pinsels festlegen.
Das Airbrush-Werkzeug ermöglicht das Sprayen mit der Vordergrundfarbe. Nach der Wahl können Sie die Form der Sprühdüse bestimmen.
Ermöglicht die Eingabe von Text. Über die Ziehpunkte im Rahmen um den Text können Sie den Umbruch ändern. Die Schriftarten-Symbolleiste wird nach der Wahl des Werkzeugs automatisch angezeigt. Erstellt gerade Linien in der Vordergrundfarbe. Nach der Wahl des Werkzeugs können Sie die Linienstärke bestimmen. Halten Sie die (ª)-Taste gedrückt, wenn Sie nur Winkel mit einem Vielfachen von 45° zulassen wollen. Erstellt einen Bogen. Zeichen Sie zuerst eine gerade Linie vom Anfangspunkt zum Endpunkt des gedachten Bogens. Klicken Sie dann die Stelle des gewünschten Scheitelpunkts an. Die Dicke des Strichs können Sie wählen.
Tabelle 2.18: Werkzeuge der Toolbox (Forts.)
Mithilfe die unteren vier Werkzeuge in der Tollbox können Sie Rechtecke, Vielecke, Ellipsen und Rechecke mit abgerundeten Ecken sowie Spezialfälle wie beispielsweise Quadrate oder Kreise zeichnen (siehe Tabelle 2.19). Unter den Optionen können Sie jeweils wählen, ob Sie das gewählte Element als reinen Rahmen, als Fläche mit Rahmen oder nur als Fläche erstellen wollen.
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Objekte im Text 0
Werkzeug Option
Rechteck
Vieleck
Ellipse
Gerundetes Rechteck
Beschreibung Erstellt ein Rechteck. Halten Sie während des Zeichnens die (ª)-Taste gedrückt, wenn Sie ein Quadrat erstellen wollen.
Zeichnet ein Vieleck. Lassen Sie an jeder Ecke die Maustaste kurz los. Schließen Sie die Zeichnung durch einen Doppelklick ab. Falls notwendig, wird das Ende der Linienführung automatisch mit dem Anfang verbunden. Erstellt eine Ellipse oder einen Kreis. Halten Sie die (ª)-Taste während des Zeichnens gedrückt, wenn Sie einen Kreis erstellen wollen.
Zeichnet ein Rechteck mit abgerundeten Ecken. Halten Sie die (ª)-Taste während des Zeichnens gedrückt, wenn Sie ein Quadrat mit abgerundeten Ecken erstellen wollen.
Tabelle 2.19: Werkzeuge der Toolbox zum Zeichen von Flächen
Zeichnen Erstellen Sie dann die Zeichnung, indem Sie die Maustaste gedrückt halten und die Maus bewegen. Durch Arbeiten mit der linken Maustaste verwenden Sie die Vordergrundfarbe, durch Drücken der rechten Maustaste die Hintergrundfarbe. Zur genauen Positionierung helfen Ihnen die in der Statusleiste angezeigten Koordinaten des gewählten Werkzeugs. Gemessen wird in Pixel. Im linken Bereich wird der Abstand der aktuellen Position vom linken Rand des Zeichenbereichs und – nach einem Komma – der Abstand vom oberen Rand angegebenen. Wenn Sie mit einem der Werkzeuge Linien, Bögen, Rechteck, Vieleck, Ellipse oder Gerundetes Rechteck arbeiten, werden nach dem ersten Klick im rechten Bereich der Statusleiste zusätzlich die Maße für die Breite und die Höhe des Zeichenobjekts angezeigt. Gemessen wird wiederum in Pixel.
Text Zum Einfügen von Text in die Grafik können Sie nach der Wahl des Werkzeugs und der gewünschten Option auf eine beliebige Stelle in der Grafik klicken. Sie erstellen damit einen kleinen Textrahmen, in den Sie den Text eingeben können. Alternativ dazu können Sie den Mauszeiger auf eine Ecke des geplanten Rahmens setzen, die Maustaste gedrückt halten, einen Rahmen in der gewünschten Größe aufspannen und dann die Maustaste loslassen. Geben Sie anschließend den Text ein. Solange der Rahmen aktiv ist, können Sie seine Größe und Lage – vor oder nach der
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Texteingabe – mithilfe der Maus ändern. Die Größe regeln Sie über die Ziehpunkte im Rahmen. Die Lage können Sie ändern, indem Sie den Mauszeiger in den Rahmen setzen und ihn verschieben. Nach dem Einfügen eines Textrahmens wird automatisch die Symbolleiste Schriftarten angezeigt, über die Sie die Schriftart, Schriftgröße, Zeichensatz und Schriftschnitt einstellen können.
Editieren Das Menü BEARBEITEN liefert die üblichen Befehle zum Editieren. Sie können darüber ausgewählte Bereiche der Grafik kopieren, verschieben oder löschen und zusätzliche grafische Elemente einfügen.13
Markieren Vor dem Einsatz eines solchen Befehls müssen Sie den zu bearbeitenden Bereich der Zeichnung markieren. Dazu stehen Ihnen in der Toolbox zwei Werkzeuge zur Verfügung (siehe Tabelle 2.20). Nach dem Markieren können Sie die Befehle des Menüs BEARBEITEN auf die Auswahl anwenden oder die Auswahl direkt über die Maus verschieben. Werkzeug Optionen Wirkung Die Freihandauswahl ermöglicht ein freies Markieren eines Bereichs. Freihandauswahl
Auswahl
Ermöglicht die Definition einer rechteckigen Auswahl. Über die Ziehpunkte können Sie die Auswahl nach dem Erstellen verändern.
Tabelle 2.20: Werkzeuge zur Auswahl
Der ausgewählte Bereich wird anschließend durch eine gestrichelte Linie markiert. Wollen Sie die gesamte Zeichnung markieren, verwenden Sie BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN. Um die markierte Auswahl wieder abzubrechen, klicken Sie im Zeichnungsbereich auf eine Stelle außerhalb der Markierung. Um die Markierung der gesamten Zeichnung abzubrechen, drücken Sie die Taste (Esc).
Kopieren, verschieben oder löschen Vorher ausgewählte Bereiche der Zeichnung können Sie kopieren, verschieben oder löschen. Dazu können Sie die entsprechenden Befehle im Menü BEARBEITEN verwenden oder direkt mit der Maus arbeiten.
13 Die Befehle BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG und BEARBEITEN/WIEDERHOLEN erlauben ein Widerrufen und Wiederherstellen der zuletzt durchgeführten Befehle. Sie können maximal bis zu drei Änderungen rückgängig machen.
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Beim Verschieben oder Löschen wird der leere Bereich in der Grafik automatisch mit der gewählten Hintergrundfarbe angezeigt. Wählen Sie hierfür also die gewünschte aus, bevor Sie die entsprechende Aktion starten. 쮿
Die Techniken beim Kopieren oder Verschieben über das Menü BEARBEITEN entsprechen den bei Anwendungen unter Windows üblichen: Zum Verschieben wählen Sie zunächst AUSSCHNEIDEN und anschließend EINFÜGEN. Um eine Kopie an einer anderen Stelle zu erzeugen, wählen Sie KOPIEREN und dann EINFÜGEN. Nach dem Einfügen wird der vorher ausgeschnittene oder kopierte Bereich immer in der oberen linken Ecke des Zeichnungsbereichs innerhalb einer Auswahl angezeigt. Sie können diesen Bereich dann über die Maus an die gewünschte Stelle der Grafik verschieben. Das Verschieben oder Kopieren eines markierten Bereichs geht einfacher, wenn Sie den Mauszeiger auf den automatisch angezeigten Vierfachpfeil im Bereich setzen. Bei gedrückt gehaltener Maustaste können Sie den Bereich in der Grafik verschieben. Wenn Sie vor dem Drücken der Maustaste die Taste (Strg) drücken und gedrückt halten, kopieren Sie den Bereich. Zum Löschen wählen Sie nach dem Markieren BEARBEITEN/ LÖSCHEN oder klicken auf die Taste (Entf). Kleinere Bereiche der Grafik können Sie mithilfe der Radiergummis in der Toolbox löschen. Ziehen Sie nach der Wahl dieses Werkzeugs und der Wahl der Radiererform den Mauszeiger über den Bereich, den Sie löschen möchten. Die vorher ausgewählte Hintergrundfarbe entspricht der Farbe, die der Radierer beim Radieren hinterlässt. Um das gesamte Bild zu löschen, wählen Sie BILD/BILD LÖSCHEN. Falls Sie eine Auswahl markiert hatten, müssen Sie diese vorher abschalten.
Farben ersetzen Sie können eine bestimmte Farbe durch eine andere ersetzen lassen. Wählen Sie als Vordergrundfarbe die Farbe aus, die Sie ersetzen möchten und als Hintergrundfarbe die Farbe, die stattdessen erscheinen soll. Wenn Sie dann den Radierer benutzen, können Sie mit der rechten Maustaste im Bild nur diese Farbe ersetzen.
Bilder einfügen Mithilfe von BEARBEITEN/EINFÜGEN können Sie vorhandene Grafikdatei in die Grafik importieren. Wählen Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld die gewünschte Datei aus und bestätigen Sie über die Schaltfläche Öffnen.14 Achten Sie gegebenenfalls auf die richtige Einstellung im Feld Dateityp oder wählen Sie hier die Option Alle Bilddateien.
14 Die Technik der Arbeit mit diesem Dialogfeld entspricht der mit dem Dialogfeld Öffnen (Kapitel 3).
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Nach dem Einfügen ist der Inhalt der Grafikdatei zunächst automatisch ausgewählt. Sie können dieses Element innerhalb Ihrer Zeichnung an die gewünschte Stelle verschieben. Durch einen Klick außerhalb des ausgewählten Bereichs heben Sie diese Auswahl auf.
Verfremden Die Befehle im Menü BILD ermöglichen eine Manipulation der gewählten Markierung (siehe Abbildung 2.33). Sie können diese Befehle auf das gesamte Bild oder die vorher markierte Auswahl anwenden.
Bild 2.33: Menü BILD
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Über den Befehl BILD/DREHEN/SPIEGELN können Sie das Bild vertikal oder horizontal spiegeln oder um einen Winkel von 90°, 180° oder 270° drehen lassen (siehe Abbildung 2.34).
Bild 2.34: Bild drehen und spiegeln, Bild strecken und zerren
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Der Befehl BILD/STRECKEN/ZERREN öffnet ein Dialogfeld, über das Sie das Bild in vertikaler und/oder horizontaler Richtung strecken oder verzerren können (siehe Abbildung 2.34). Geben Sie jeweils die Prozentsätze ein, um den das Bild verfremdet werden soll. Die kleinen Grafiken am linken Rand des Dialogfelds skizzieren die spätere Wirkung.
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Der Befehl BILD/FARBEN UMKEHREN kehrt die Farben um. Sie werden durch ihre Komplementärfarben ausgetauscht.
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Der Befehl BILD/ATTRIBUTE zeigt bestimmte Attribute der Zeichnung wie das Datum der letzten Speicherung oder die Abmessungen der Grafik an (siehe Abbildung 2.35).
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Objekte im Text 0
Bild 2.35: Attribute
Über die Felder Breite und Größe können Sie durch Eingabe anderer Werte eine Änderung der Abmessungen erreichen. Beim Vergrößern werden dem Bild leere Streifen in der aktuellen Hintergrundfarbe am unteren und am rechten Rand hinzugefügt. Beim Verkleinern werden diese beiden Ränder beschnitten. Die zur Anzeige und Änderung der Größe zu verwendende Maßeinheit können Sie im Bereich darunter einstellen. Die beiden Optionen unter der Überschrift Farben erlauben einen Wechsel zwischen farbiger und schwarzweißer Darstellung.
Farben Über den Befehl PALETTE BEARBEITEN im FARBEN-Menü können Sie die Farbpalette umdefinieren (siehe Abbildung 2.36).
Bild 2.36: Farben bearbeiten
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Wenn Sie eine der vordefinierten Grundfarben ändern wollen, markieren Sie die gewünschte im oberen linken Bereich. Wollen Sie eine zusätzliche benutzerdefinierte Farbe erstellen, verwenden Sie den standardmäßig leeren Bereich unten links. Durch Verschieben des Fadenkreuzes im bunt eingefärbten Bereich können Sie eine eigene Farbkombination einstellen.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Über den Schieberegler am rechten Rand regeln Sie die Helligkeit. 쮿
Mithilfe der beiden Gruppen von je drei Feldern in der unteren rechten Ecke können Sie die Farbwerte auch entweder im RGB- oder HSB-Farbmodell direkt eingeben.
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Durch einen Klick auf Farben hinzufügen setzen Sie die gewählte Farbe in die vorher vorgenommene Markierung.
Die so gewählte neue Farbe wird im Bereich Benutzerdefinierte Farben der Palette des Dialogfelds angezeigt.
Grafik verwenden Wenn Sie Microsoft Paint von Works aus aufgerufen haben, wird die damit erstellte Grafik automatisch ein Bestandteil des Works-Dokuments. Sie kehren zum Dokument zurück, indem Sie auf eine Stelle außerhalb des Zeichnungsbereichs klicken. Die bekannte Oberfläche von Works wird zusammen mit der gerade erstellten Grafik wieder angezeigt. Wenn Sie an der Grafik weiterarbeiten wollen, markieren Sie sie und wählen BEARBEITEN im Untermenü zum Befehl BITMAP-OBJEKT. Noch einfacher ist es, auf der eingefügten Grafik einen Doppelklick auszuführen. Die Grafik wird dann wieder innerhalb der Oberfläche von Microsoft Paint angezeigt. Zum Verschieben oder Skalieren der eingefügten Grafik benutzen Sie die auf alle eingefügten Objekte anwendbaren Techniken.
2.7.4
Microsoft Drawing
Mithilfe von Microsoft Drawing können Sie vektororientierte Zeichnungen erzeugen. Wählen Sie NEUE ZEICHNUNG im Untermenü zum Befehl GRAFIK im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Auf dem Bildschirm wird ein mit Microsoft Drawing 1.01 ... benanntes Fenster angezeigt (siehe Abbildung 2.37).
Bild 2.37: Oberfläche von Microsoft Drawing 1.01
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Objekte im Text 0
Farben Über die Paletten am unteren Rand des Dialogfelds können Sie die zu verwendenden Farben wählen. Die obere Reihe dieser Palette dient zum Einstellen der Farbe des Elements. Über die untere Reihe können Sie dem Element eine Füllfarbe zuordnen. Um einem bereits gezeichneten Element eine bestimmte Farbe zuzuweisen, markieren Sie das Element und klicken auf eine Farbe in der Palette am unteren Rand des Fensters. Weitere Farben können Sie über die Schaltflächen Andere einstellen. Im Dialogfeld Farbe können Sie diese durch einen Klick auf eine der Grundfarben auswählen. Durch einen Klick auf Farben definieren erweitern Sie das Dialogfeld Farben. Sie können damit Farben selbst definieren (siehe Abbildung 2.36).
Zeichnung erstellen Um ein Zeichenelement zu erstellen, wählen Sie die gewünschte Form von Zeichenelement über die Werkzeuge der Symbolleiste auf der linken Seite aus (siehe Tabelle 2.21). Setzen Sie dann den Mauszeiger auf den gewünschten Anfangspunkt, halten Sie die Maustaste gedrückt und erstellen Sie die Zeichnung. Symbol
Name und Wirkung Zeiger – Dieses Werkzeug dient zum Markieren von bereits gezeichneten Objekten Zoom – Über die Lupe können Sie Teile Ihrer Zeichnung vergrößern, indem Sie nach der Wahl des Werkzeugs darauf klicken. Zusätzlich können Sie zum Einstellen der Vergrößerung auch mehrere Befehle des Menüs ANSICHT benutzen. Linie – Setzen Sie den Zeiger an die Stelle, an der die Linie beginnen soll. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie sie, um eine Linie zu zeichnen. Lassen Sie die Maustaste los, um die Linie zu beenden. Um eine Linie ausgehend von ihrem Mittelpunkt zu zeichnen, drücken Sie die Taste (Strg) und halten sie gedrückt, während Sie ziehen. Um eine Linie im nächsten 45°-Winkel (0°, 45°, 90°, 135° usw.) zu zeichnen, drücken Sie (ª) und halten die Taste gedrückt, während Sie ziehen. Die Dicke können Sie vor oder nach dem Erstellen über die Optionen im Untermenü zum Befehl LINIENART im Menü ZEICHNEN einstellen. Ellipse – Setzen Sie den Zeiger an eine Ecke eines imaginären Auswahlrahmens, der das Element umschließt, das Sie zeichnen möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie sie, um eine Ellipse zu zeichnen. Lassen Sie die Maustaste los, um die Ellipse zu beenden. Um eine Ellipse ausgehend von ihrem Mittelpunkt zu zeichnen, drücken Sie die Taste (Strg) und halten sie gedrückt, während Sie ziehen. Um einen Kreis zu zeichnen, drücken Sie (ª) und halten sie die Taste gedrückt, während Sie ziehen.
Tabelle 2.21: Werkzeuge in Microsoft Drawing
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Symbol
Name und Wirkung Abgerundetes Rechteck – Setzen Sie den Zeiger in eine Ecke des abgerundeten Rechtecks, das Sie zeichnen möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie ein Rechteck auf. Lassen Sie die Maustaste los, um das abgerundete Rechteck zu beenden. Um ein abgerundetes Rechteck ausgehend von seinem Mittelpunkt zu zeichnen, drücken Sie die Taste (Strg) und halten sie gedrückt, während Sie ziehen. Um ein Quadrat mit abgerundeten Ecken zu zeichnen, drücken Sie (ª) und halten die Taste gedrückt, während Sie ziehen. Rechteck – Setzen Sie den Zeiger in eine Ecke des Rechtecks, das Sie zeichnen möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie ein Rechteck auf. Lassen Sie die Maustaste los, um das Rechteck zu beenden. Um ein Rechteck ausgehend von seinem Mittelpunkt anstatt von einer Ecke aus zu zeichnen, drücken Sie die Taste (Strg) und halten sie gedrückt, während Sie ziehen. Um ein Quadrat zu zeichnen, drücken Sie (ª) und halten die Taste gedrückt, während Sie ziehen. Bogen – Setzen Sie den Zeiger an die Stelle, an der sich ein Ende des Bogens befinden soll. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Bogen auf. Die Richtung, in die Sie ziehen, bestimmt den Quadranten der Ellipse (oben links, unten rechts usw.), den Sie zeichnen. Lassen Sie die Maustaste los, um den Bogen zu beenden. Um einen Kreissegmentbogen zu zeichnen, halten Sie (ª) gedrückt, während Sie ziehen. Um den Bogenwinkel zu ändern (d.h. einen Bogen zu erhalten, der mehr oder weniger als 90° einer Ellipse misst), markieren Sie den Bogen und klicken anschließend im Menü BEARBEITEN auf BOGEN BEARBEITEN. Freihandobjekt – Setzen Sie den Zeiger an die Stelle, an der die Figur beginnen soll, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Nach einer kurzen Pause wird der Zeiger zu einem Stift. Während Sie die Maustaste gedrückt halten, ziehen Sie den Zeiger, um das Freihandobjekt zu zeichnen. Sie können die Figur auf zwei Arten fertig stellen: Um eine geschlossene Figur zu erhalten, klicken Sie nahe dem Anfang der Figur. Vom letzten Punkt der Figur wird dann zum ersten Punkt eine gerade Linie gezeichnet. Um eine offene Figur zu erhalten, doppelklicken Sie auf die Maustaste. Um ein Kombinationsobjekt (mit Geraden und Freihandkurven in der gleichen Figur) zu zeichnen, klicken und ziehen Sie abwechselnd. Text – Klicken Sie auf die Stelle, an der der Text beginnen soll. Die Texteinfügemarke wird angezeigt. Geben Sie den Text ein. Sie können nur eine Textzeile eingeben. Verwenden Sie die Taste (æ___), die Maus oder die Pfeiltasten, um Fehler zu korrigieren. Wenn der Text Ihren Vorstellungen entspricht, drücken Sie die Taste (¢) oder (Esc) oder klicken Sie außerhalb des Textobjekts. Mit den Befehlen aus dem Menü TEXT können Sie die Auszeichnung, die Ausrichtung, die Schriftart oder den Schriftgrad eines fertiggestellten Textobjekts ändern.
Tabelle 2.21: Werkzeuge in Microsoft Drawing (Forts.)
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Zeichnung editieren Nachdem Sie mehrere Elemente erstellt haben, können Sie jedes davon abändern, indem Sie darauf klicken. Flächige Elemente wie Kreise, Rechtecke, Freihandformen usw. werden mit Ziehpunkten versehen, über die Sie Größe und Proportionen ändern können. Zusätzlich können Sie: 쮿
markierte Elemente über die Befehle des Menüs BEARBEITEN ausschneiden, kopieren und an anderen Stellen wieder einfügen,
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über die Befehle des Menüs ZEICHNEN beispielsweise zusätzliche Muster oder Strichstärken wählen (siehe Abbildung 2.38 links),
Bild 2.38: Menüs ZEICHNEN (links ) und TEXT (rechts)
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über das Menü TEXT vorher markierte Textelemente formatieren (siehe Abbildung 2.38 rechts) und
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über den Befehl GRAFIK IMPORTIEREN im Menü DATEI auch Bilder in Ihre Zeichnung einbinden.
Um die in Microsoft Drawing erstellte Zeichnung in das Works-Textdokument zu übertragen, wählen Sie AKTUALISIEREN im Menü DATEI. Wollen Sie die Arbeit daran beenden, benutzen Sie BEENDEN UND ZURÜCKKEHREN im selben Menü.
2.7.5
WordArt
Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit WordArt. WordArt ermöglicht eine grafische Textgestaltung, die Text unterschiedliche Formen zuweist, die sonst mit den Werkzeugen der Textverarbeitung nicht verfügbar wären. Sie geben hier-
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
bei zwar Textelemente ein – wie Buchstaben oder Zahlen –, bearbeiten diese aber als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textverarbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines WordArt-Objekts nicht angewendet werden.
Aufrufen Wählen Sie WORDART im Untermenü zum Befehl GRAFIK im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste (siehe Abbildung 2.39).
Bild 2.39: Wordart eingefügt
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Als Platzhalter befindet sich im Dialogfeld zunächst das Wort Beispieltext, das auch im WordArt-Rahmen erscheint. Ersetzen Sie diesen Platzhalter durch den Text, den Sie mit WordArt gestalten wollen. Bei längeren Texten können Sie wie in einem normalen Textrahmen mit der Tastenkombination (ª)+(¢) einen Zeilenumbruch durchführen oder mit (¢) ein Absatzende einfügen.
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Nach der Eingabe bestätigen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Ansicht aktualisieren. Die ursprüngliche Anzeige Beispieltext weicht daraufhin dem von Ihnen eingegebenen Text. Wenn Sie keinen weiteren Text eingeben wollen, können Sie das Fenster schließen.
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Sonderzeichen einfügen öffnet das Dialogfeld Sonderzeichen mit einer breiten Palette von Sonderzeichen.
Designelemente Über die Schaltflächen der Symbolleiste können Sie verschiedene Designelemente einstellen (siehe Abbildung 2.40). Für viele Schaltflächen in dieser Symbolleiste finden Sie gleichbedeutende Befehle im Menü FORMAT.
Bild 2.40: Symbolleiste bei WordArt
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Das Listenfeld mit der Voreinstellung Normal erlaubt die Wahl der Form des Textes. Beispielsweise können Sie durch geeignete Wahl dem Text einen Schwung verleihen.
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Objekte im Text 0
Bild 2.41: Listenfeld für Form (links) und ein Beispiel (rechts)
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Im Listenfeld mit der Voreinstellung Auto nehmen Sie die Wahl der Schriftgröße vor. Die Option Auto bewirkt, dass sich die Größe der Schrift automatisch der Größe des WordArt-Rahmens anpasst – auch bei einer nachträglichen Änderung der Rahmengröße. Die ersten beiden Schaltflächen daneben schalten die Attribute Fett und Kursiv ein bzw. aus. Die Schaltfläche mit den beiden Buchstaben stellt die kleinen Buchstaben in derselben Größe wie die großen dar. Die nächste Schaltfläche dreht den Text um 180° nach links. Über die Schaltfläche mit den Buchstaben und den vier Pfeilen können Sie den Text in alle vier Richtungen strecken. Die Schaltfläche daneben öffnet ein Menü mit Optionen zu Ausrichtung. Die ersten drei Optionen ermöglichen die Ausrichtung im Rahmen. Die drei letzten Optionen funktionieren nur dann, wenn Sie den Parameter Schriftgröße nicht auf Auto gesetzt haben. Sie strecken damit das WordArt-Objekt entweder durch eine breitere Schrift, durch einen größeren Abstand zwischen den Wörtern oder durch einen größeren Abstand zwischen den Buchstaben. Dieselben Effekte können Sie auch über die entsprechenden Befehle des FORMATMenüs bewirken.
Die Schaltfläche mit den beiden Buchstaben A und V öffnet das Dialogfeld für den Zeichenabstand (siehe Abbildung 2.42). Den Aufruf erreichen Sie auch über ZEICHENABSTAND im Menü FORMAT. Hierin können Sie den Zeichenabstand variieren oder prozentual einen selbst definierten Abstand festlegen. Durch Aktivieren von Zeichenabstand automatisch ausgleichen sorgen Sie dafür, dass der Abstand zwischen den Zeichen automatisch geregelt wird, wenn der Text gestreckt wird.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Bild 2.42: Dialogfeld Zeichenabstand und ein Beispiel
Über die Schaltfläche mit dem gedrehten Pfeil öffnen Sie das Dialogfeld Spezialeffekte (siehe Abbildung 2.43). Hier können Sie wählen, um wie viel Grad Ihr Text gedreht werden soll. Auch können Sie prozentual den Verzerrungseffekt einstellen.
Bild 2.43: Dialogfeld Spezialeffekte und ein Beispiel
Ein Klick auf die Schaltfläche mit dem schraffierten Rechteck öffnet ein Dialogfeld für die Schraffierung der Zeichen (siehe Abbildung 2.44). Hier können Sie ein Muster und die Farben für den Vorderund Hintergrund wählen.
Bild 2.44: Dialogfeld Schraffierung und ein Beispiel
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Objekte im Text 0
Die Schaltfläche mit dem Rechteck erlaubt die Wahl zwischen acht verschiedenen Schattenwürfen (siehe Abbildung 2.45). Das Dialogfeld können Sie auch über den Befehl SCHATTEN im Menü FORMAT anzeigen lassen. Die Farbe des Schattens können Sie darin separat festlegen.
Bild 2.45: Dialogfeld Schatten und ein Beispiel
Die Schaltfläche mit den übereinander angeordneten Linien öffnet das Dialogfeld Konturlinien. Sie haben die Auswahl zwischen sieben verschiedenen Konturlinienstärken, die Sie auch mit einer Farbe versehen können.
Bild 2.46: Dialogfeld Konturlinien und ein Beispiel
Einfügen Sobald Sie auf einen Bereich außerhalb des WordArt-Rahmens anklicken, wechseln Sie zurück zur Microsoft Works-Arbeitsfläche. Nach einem erneuten Markieren des WordArt-Rahmens können Sie durch einen Doppelklick zu WordArt zurückkehren. Sie können zum Bearbeiten auch die Optionen im Untermenü zum Befehl MICROSOFT WORDART OBJEKT im Menü BEARBEITEN verwenden. Darin führt Sie der Befehl BEARBEITEN zurück zu WordArt. ÖFFNEN öffnet das Dialogfeld WordArt, in dem die Werkzeuge zum Editieren des Textes zusammengefasst sind.
118
Kapitel 2 · Textverarbeitung
2.7.6
Wasserzeichen
Ein Wasserzeichen ist ein Bild, das hinter dem Text im Dokument angezeigt wird – und zwar auf allen Seiten. Es erhöht das visuelle Interesse an Ihrem gedruckten Dokument. Sie können für ein Wasserzeichen ein beliebiges Bild auf dem Computer verwenden. Nach Auswahl des Bildes können Sie dessen Größe und Position ändern und den Grad der Ausbleichung anpassen, damit der Text leicht zu lesen ist.
Bild 2.47: Wasserzeichen im Dokument
Wählen Sie zum Einfügen den Befehl WASSERZEICHEN im Menü EINFÜGEN. Wählen Sie dann im Dialogfeld Bildwasserzeichen aus, und klicken Sie dann auf Bild auswählen. Suchen Sie im Dialogfeld Bild einfügen das gewünschte Bild, wählen Sie es aus und klicken Sie dann auf Einfügen. Im Dialogfeld Wasserzeichen einfügen wird der Name der Bilddatei angegeben (siehe Abbildung 2.48).
Bild 2.48: Dialogfeld Wasserzeichen einfügen
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Objekte im Text 0
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Wählen Sie in der Liste Skalieren aus, wie Works die Größe des Bildes auf der Seite festlegen soll. Der in der Liste Skalieren angezeigte Prozentwert gibt manchmal nicht die tatsächlichen Abmessungen des Bildes an, das zum Erstellen des Wasserzeichens verwendet wird. Works reduziert möglicherweise die Abmessungen des Wasserzeichens, um eine optimale Dateigröße zu erhalten. Die Reduzierung hat keinen Einfluss auf das Bild, mit dem das Wasserzeichen erstellt wird.
쮿
Geben Sie unter Position an, wo das Wasserzeichen auf der Seite positioniert werden soll. Wenn Sie die zusätzliche Option Übereinander aktivieren, werden mehrere Zeichen auf der Seite angezeigt.
쮿
Stellen Sie über den Regler unter Ausblenden der Grad der Stärke der Anzeige ein.
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Den Effekt Ihrer Einstellungen können Sie im Dokument selbst kontrollieren, nachdem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen geklickt haben. Schließen Sie die Eingabe durch einen Klick auf OK ab.
Nachdem Sie ein Wasserzeichen zu dem Dokument hinzugefügt haben, kann der Grad der Ausbleichung nicht mehr geändert werden. Sie können jedoch Größe und Position weiterhin ändern. Wenn Sie den Grad der Ausbleichung eines Wasserzeichens ändern müssen, nachdem Sie es zu einem Dokument hinzugefügt haben, müssen Sie das Wasserzeichen entfernen und anschließend erneut hinzufügen. Zum Löschen eines Wasserzeichens klicken Sie erneut im Menü EINFÜGEN auf WASSERZEICHEN, wählen die Option Kein Wasserzeichen aus und klicken dann auf OK. Wenn Sie das Dokument in einem Format speichern, das keine Wasserzeichen unterstützt, wird das Wasserzeichen nicht mit dem Dokument gespeichert.
2.7.7
Kalkulationstabellen und Diagramme
Wenn Sie eine Tabelle mit Berechnungsfunktion in einem Textdokument benötigen, können Sie eine Works-Kalkulationstabelle direkt in den Text einfügen. Die Daten in dieser Tabelle können Sie auch grafisch darstellen lassen und dieses Diagramm im Text anzeigen.
Tabelle Markieren Sie die Stelle im Dokument, an der die Tabelle eingefügt werden soll. Wählen Sie KALKULATIONSTABELLE im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Auf dem Bildschirm wird das Textdokument wird von dem Fragment einer Kalkulationstabelle überlagert (siehe Abbildung 2.49).
120
Kapitel 2 · Textverarbeitung
Bild 2.49: Tabelle eingefügt und aktiv
Mit Ausnahme der Befehle des Menüs DATEI entsprechen die Befehle der Menüs und die Schaltflächen der Symbolleiste denen der Works-Tabellenkalkulation (siehe Kapitel 3). Sie können damit das Tabellenfragment genauso wie eine normale Kalkulationstabelle bearbeiten. Geben Sie die Daten ein und formatieren Sie die Tabelle nach Ihren Wünschen. Verwenden Sie die Ziehpunkte, um weitere Zeilen und/oder Spalten der Tabelle anzuzeigen. Durch einen Klick außerhalb der Tabelle beenden Sie die Arbeit daran. Die Tabelle wird in das Textdokument eingefügt und als Gitternetz mit den von Ihnen eingegebenen Daten angezeigt. In dieser Ansicht betreffen alle Elemente der Menü- und Symbolleiste wiederum das Textdokument. Sie können die Tabelle über die Ziehpunkte in der Größe ändern und skalieren. Wenn Sie die Inhalte der Tabelle ändern möchten – beispielsweise andere Daten eingeben oder weitere Zeile und/oder Spalten hinzuzufügen –, müssen Sie zuerst wieder zur Tabellenkalkulation zurückkehren. Dazu doppelklicken Sie auf die Tabelle.
Diagramm Die Daten in der Tabelle können Sie wie üblich in einem Diagramm darstellen lassen (siehe Kapitel 4). Das können Sie auch mit den Daten einer Tabelle machen, die in ein Textdokument eingefügt ist: Geben Sie zuerst die gewünschten Daten in die Tabelle ein, markieren Sie den darzustellenden Bereich und erstellen Sie die Tabelle wie gewohnt (siehe Abbildung 2.50). Über die beiden Schaltfelder am unteren Rand der eingebetteten Tabelle können Sie zwischen Tabellenkalkulation und Diagramm wechseln.
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m a gnu gn u m
Objekte im Text 0
Bild 2.50: Diagramm im Textdokument
2.7.8
Sonstige Objekte
Sie können auch (fast) jedes andere Objekt einfügen, das aus einem Anwendungsprogramm stammt, das unter Windows ausgeführt wird. Das Objekt wird dabei zwar Teil des Works-Dokuments, bleibt aber mit der ursprünglichen Anwendung verknüpft und kann später in dieser bearbeitet werden. Markieren Sie zunächst die Stelle, an der Sie das Objekt einfügen wollen, und wählen Sie OBJEKT im Menü EINFÜGEN. Entscheiden Sie dann, ob Sie jetzt ein Objekt neu erstellen oder ein bereits in einer Datei vorhandenes Objekt einfügen wollen (siehe Abbildung 2.51 und Abbildung 2.52).
Neu erstellen Haben Sie Neu erstellen gewählt, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Art von Objekt Sie einfügen wollen (siehe Abbildung 2.51). Nach der Bestätigung wird das vorher markierte Ursprungsprogramm auf dem Bildschirm angezeigt. In diesem Programm können Sie jetzt das Objekt erstellen. Die Option Über den Text legen bewirkt, dass das Objekt frei über dem Text verschiebbar ist. Aktivieren Sie die Option Als Symbol anzeigen, wenn Sie das Objekt nicht in voller Größe, sondern nur als Symbol anzeigen lassen wollen.
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Kapitel 2 · Textverarbeitung
Bild 2.51: Dialogfeld Objekt einfügen, Option Neu erstellen
Aus Datei erstellen Bei der Einstellung Aus Datei erstellen wird nach der Bestätigung zunächst ein neues Dialogfeld gezeigt, in dem Sie angeben müssen, welche Datei benutzt werden soll (siehe Abbildung 2.52). Geben Sie im Feld Datei den Namen der Datei ein, die Sie als Objekt einfügen wollen. Den Pfad zum Speicherort müssen Sie mit angeben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Durchsuchen können Sie das Programm dazu bewegen, die im aktuellen Verzeichnis vorhandenen Dateien anzuzeigen. Hierüber können Sie auch die gewünschte Datei wählen.
Bild 2.52: Dialogfeld Objekt einfügen, Option Aus Datei erstellen
Sie können entscheiden, ob eventuelle spätere Änderungen am Original der eingefügten Datei auch im Works-Dokument angezeigt werden sollen oder nicht. Haben Sie die Option Verknüpfung aktiviert, wird garantiert, dass bei einer Änderung in der Datei auch die Anzeige in Works aktualisiert wird.
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Objekte im Text 0
Datenaustausch Der einfachste Weg zum Datentausch besteht natürlich darin, Bestandteile einer Datei über die Windows-Zwischenablage in eine andere Datei zu kopieren. Diese Technik funktioniert beim Datentausch zwischen allen Works- und auch bei den meisten anderen Programmen. 쮿
Öffnen Sie zunächst die Quell- und die Zieldatei.
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Markieren Sie in der Quelldatei den zu kopierenden Bereich. Wählen Sie KOPIEREN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste.
쮿
Wechseln Sie zur Zieldatei und markieren Sie die Stelle, an der die Kopie eingefügt werden soll. Wählen Sie EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
Wenn Sie statt des Befehls EINFÜGEN den Befehl INHALTE EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN wählen, können Sie bei einigen Inhalten der Windows-Zwischenablage vor dem Einfügen entscheiden, in welcher Form Sie diesen Inhalt einfügen wollen (siehe Abbildung 2.53).
Bild 2.53: Inhalte einfügen
2.7.9
Objekte bearbeiten
Wollen Sie eine Grafik nach dem Einfügen noch bearbeiten, können Sie in den meisten Fällen durch einen Doppelklick auf die Grafik zum jeweiligen Erstellungsprogramm – wenn vorhanden – zurückkehren und dort die Bearbeitung durchführen. Außerdem können Sie die Grafik als Ganzes bearbeiten: Dazu markieren Sie zuerst die Grafik und wählen dann den entsprechenden Menübefehl. Über die Befehle des Menüs BEARBEITEN können Sie den Grafikrahmen samt Inhalt ausschneiden, kopieren oder löschen. Die Befehle des Menüs FORMAT erlauben zusätzlich ein Formatieren der Grafik: Die Registerkarte Einzüge und Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ABSATZ
124
Kapitel 2 · Textverarbeitung
ermöglicht die Wahl der Ausrichtung des Objekts. Über die Registerkarte Abstände können Sie die Abstände vor und hinter der Grafik einstellen. RAHMEN UND SCHATTIERUNG zeichnet einen Rahmen um die Grafik. Bei sich überlappenden Grafikelementen können Sie hier die Reihenfolge der Anzeige über die Befehle des Untermenüs REIHENFOLGE regeln.15
Größe und Textfluss Das Dialogfeld Objekt formatieren, das nach dem Markieren der Grafik über den Befehl OBJEKT im Menü FORMAT auf dem Bildschirm erscheint, ermöglicht die Einstellung von Größe, Textfluss und anderen Parametern. 쮿
Über die Registerkarte Umbruch bestimmen Sie das Zusammenspiel von Grafik und umgebendem Text (siehe Abbildung 2.54). Mit Text in Zeile beschränken Sie den Textfluss auf die Bereiche ober- und unterhalb der Grafik. Rechteck richtet den Textfluss am Grafikrahmen aus. Passend richtet den Textfluss an den Konturen des Bildes selbst (nicht am Grafikrahmen) aus. Haben Sie oben die Option Rechteck gewählt, können Sie über die Optionen Kein Text links und Kein Text rechts die Anzeige von Text rechts oder links von der Grafik abschalten.
Bild 2.54: Dialogfeld Objekt formatieren, Registerkarte Umbruch
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Die Größe einer Grafik werden Sie im Allgemeinen mit der Maus direkt im Dokument regeln (siehe unten). Für Feineinstellungen können Sie auch die Registerkarte Größe im Dialogfeld Objekt formatieren verwenden (siehe Abbildung 2.55). Stellen Sie die Höhe und die Breite ein. Durch geeignete Wahl der Maße können Sie die Grafik auch verzerren. Die ursprünglichen Maße werden im unteren Bereich angezeigt. Ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen eliminiert Ihre Änderungen und stellt diese wieder her. Sie können einige Grafiktypen auch drehen. Der Wert im Feld Drehung beschreibt den Winkel in Uhrzeigerrichtung.
15 Ein Überlappen von Grafiken ist nur möglich, wenn Sie auf der Registerkarte Umbruch im Dialogfeld Objekt formatieren eine der Optionen Rechteck oder Passend gewählt haben.
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Objekte im Text
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0
Bild 2.55: Dialogfeld Objekt formatieren, Registerkarte Größe
Größe und Lage der Grafiken können Sie direkt mit der Maus einstellen. Setzen Sie den Mauszeiger auf den Rand einer markierten Grafik, um die Lage zu ändern. Über die Ziehpunkte regeln Sie die Größe und die Proportionen der Grafik. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte, bis er die Form eines Doppelpfeils angenommen hat. Zum Zuschneiden einer einzelnen Seite verwenden Sie nur den entsprechenden Ziehpunkt am oberen, unteren oder einem der Seitenränder. Mit dem Ziehpunkt in einer Ecke können Sie zwei benachbarte Seiten gleichzeitig zuschneiden. Wenn Sie zusätzlich die Taste (ª) gedrückt halten, wird das Verhältnis von Länge und Breite konstant gehalten. Über die Registerkarte Textfeld können Sie die Maße zwischen dem Rahmen und dem darin eingegebenen Test regeln.
Zuschneiden Angenommen, Sie möchten die Grafik für ein Dokument zuschneiden – also Teile eines Bildes an den Rändern entfernen –, um den Bildmittelpunkt zu ändern oder hervorzuheben (siehe Abbildung 2.56).
Bild 2.56: Grafik zuschneiden
126
Kapitel 2 · Textverarbeitung
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Markieren Sie die Grafik, die Sie zuschneiden möchten. Rund um die Grafik werden Ziehpunkte angezeigt.
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Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte, bis er die Form eines Doppelpfeils angenommen hat. Zum Zuschneiden einer einzelnen Seite verwenden Sie nur den entsprechenden Ziehpunkt am oberen, unteren oder einem der Seitenränder. Mit dem Ziehpunkt in einer Ecke können Sie zwei benachbarte Seiten gleichzeitig zuschneiden.
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Klicken Sie auf den entsprechenden Ziehpunkt der Grafik und ziehen Sie ihn mit gedrückter (Strg)-Taste bis zum Rand des Bereichs, der entfernt werden soll. Lassen Sie zuerst die Maustaste und anschließend (Strg) los.
Wenn Sie erst (Strg) und dann die Maustaste loslassen, ändern Sie die Größe der Grafik, anstatt sie zuzuschneiden.
2.8 Optionen Alle Works-Programme beinhalten die Möglichkeit, bestimmte Funktionen an Ihre Arbeitsgewohnheiten anzupassen. Im Works-Programm für Textverarbeitung verwenden Sie den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Im Dialogfeld können Sie die standardmäßig zu verwendenden Maßeinheiten wählen sowie Optionen für die Korrekturhilfen einstellen (siehe Abbildung 2.57).
Bild 2.57: Optionen für Textverarbeitung
127
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Optionen 0
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Das Listenfeld Maßeinheit dient zur Wahl der zu verwendenden Maßangaben. Sie finden hier die Alternativen Zoll, Zentimeter, Millimeter, Punkt und Picas (siehe Tabelle 2.22).Die hier aufgelisteten Optionen betreffen vordringlich die Steuerung von Formatangaben. Alle Werte, die Sie ohne Angabe einer Einheit in den entsprechenden Feldern eingeben, werden vom Programm als Angaben in der hier gewählten Einheit verstanden. Sie können aber unabhängig von der in diesem Dialogfeld gewählten Einstellung auch gezielt Angaben mit anderen Einheiten eingeben. Dabei gelten die Abkürzungen in oder « für Zoll, cm für Zentimeter, pi für Pica und pt für Punkt.
Zoll
Zentimeter
Millimeter
Punkt
Picas
1,00
2,54
25,4
72,00
6,00
0,39
1,00
10
28,35
2,36
0,17
0,42
4,2
12,00
1,00
0,01
0,04
0,4
1,00
0,08
Tabelle 2.22: Umrechnung von Zoll, Zentimeter, Millimeter, Punkt und Picas
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Unter Wörterbuch wählen legen Sie das für die Rechtschreibprüfung zu verwendende Wörterbuch fest. Die zur Verfügung stehenden Alternativen hängen von den in Ihrem Betriebssystem eingerichteten Sprachen ab (siehe Abbildung 2.58 links). Auch den Thesaurus können Sie wählen. Über Grammatik überprüfen legen Sie fest, dass bei der Rechtschreibprüfung auch die Grammatik überprüft wird. Unter Schreibstil wählen Sie den Stil aus, den Works bei der Überprüfung der Grammatik im Dokument verwenden soll (siehe Abbildung 2.58 rechts)
Bild 2.58: Optionen für Wörterbuch und Schreibstil
128
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Rechtschreibprüfung im Hintergrund bewirkt, dass die Rechtschreibprüfung während der Eingabe ausgeführt wird. Fehler werden durch eine rote Unterstreichung hervorgehoben. Wahlweise können Sie die Neue deutsche Rechtschreibung an- oder abschalten.
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Über die drei Optionen, deren Bezeichnung mit ignorieren endet, können Sie festlegen, ob Wörter in GROSSBUCHSTABEN, Wörter mit Zahlen und Internet- und Dateiadressen bei der Rechtschreibung ignoriert werden sollen oder nicht.
3 Tabellenkalkulation In einer Works-Kalkulationstabelle können Sie Zahlenwerte und dazugehörige Bezeichnungen eingeben sowie Berechnungen durchführen. Mit der Tabellenkalkulation können Sie beispielsweise Ihr privates Budget verwalten, Ihre Hypotheken oder Kredite analysieren oder Aufgabenlisten erstellen. 쮿
Auch im Programmbereich Tabellenkalkulation sollten Sie prüfen, ob Works nicht bereits für die von Ihnen geplante Tätigkeit eine vorgefertigte Lösung bereithält, die Ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen würde (siehe Abschnitt 3.1).
쮿
Nach dem Erstellen oder Öffnen einer Datei für Tabellenkalkulation können Sie sofort mit der Eingabe von Daten beginnen. Machen Sie sich aber vor der ersten Arbeit mit diesem Works-Programm mit den Besonderheiten des Bildschirms vertraut (siehe Abschnitt 3.2).
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Tabellen können Texte und Zahlenwerte beinhalten. Zahlenwerte können Sie mit unterschiedlichen Formaten in eine Tabelle eingeben. Dazu gehören beispielsweise numerische oder logische Werte sowie Datums- und Uhrzeitangaben. Für die Eingabe stehen Ihnen mehrere Hilfsmittel zur Verfügung (siehe Abschnitt 3.3).
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Bereiche mit Eingaben in der Tabelle können auch mit individuellen Namen versehen werden, was ein späteres Ansprechen erleichtert (siehe Abschnitt 3.4).
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Felder in Kalkulationstabellen können neben Zahlen- oder Texteingaben auch Formeln beinhalten. Formeln dienen dazu, Werte zu berechnen, oder – allgemeiner gesagt – den Inhalt einer oder mehrerer anderer Felder in einer bestimmten Weise auszuwerten. Und das ist ja eigentlich der Hauptgrund für die Existenz von Kalkulationstabellen. Für einfache Berechnungen verwenden Sie Formeln, mit denen Sie die Inhalte einzelner Zellen mittels so genannter Operatoren verknüpfen. Für die Verarbeitung komplizierter Sachverhalte dienen Funktionen (siehe Abschnitt 3.5). Einen zusammenfassenden Überblick über alle in der Works-Tabellenkalkulation verwendbaren Funktionen finden Sie im Anhang C.
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Vorhandene Eingaben in einer Kalkulationstabelle können Sie verlagern, kopieren oder löschen. Bei Bedarf können zusätzliche Zeilen und Spalten eingefügt oder gelöscht werden. Wie auch bei der Textverarbeitung haben Sie die Möglichkeit, nach einer Zeichenfolge suchen zu lassen oder diese automatisch durch eine andere zu ersetzen (siehe Abschnitt 3.6).
쮿
Zur optischen Aufbereitung der Tabelle stehen Ihnen diverse Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung: Sie können Zahlenwerte in unterschiedlichen Formen darstellen und mit unterschiedlichen Schriftarten, Ausrichtungen, Rahmen oder Schattierungen arbeiten (siehe Abschnitt 3.7).
129
m a gnu gn u m
Starten 0
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Alle Works-Programme beinhalten die Möglichkeit, bestimmte Funktionen an Ihre Arbeitsgewohnheiten anzupassen (siehe Abschnitt 3.8).
Die Zahlenwerte in Kalkulationstabellen können Sie als Diagramm darstellen lassen (siehe Kapitel 4). Zwölf Grundformen mit einer Vielzahl von Varianten stehen Ihnen zur Verfügung. Die Diagramme und Achsen können Sie beschriften und mit unterschiedlichen Formaten versehen. Den Ausdruck einer Tabelle oder eines Diagramms bewirken Sie wie bei den anderen Works-Programmen (siehe Kapitel 8).
3.1 Starten Um neue Daten in eine Tabelle einzugeben, müssen Sie zuerst eine neue Datei für Tabellenkalkulation erstellen (siehe Kapitel 1). Wählen Sie auf der Seite Programme des Programms Works-Start die Option WorksTabellenkalkulation. Wenn Sie mit einer leeren Kalkulationstabelle beginnen wollen, klicken Sie auf den Link Leere Tabellenkalkulation. Auch hier sollten Sie aber vorher prüfen, ob Works nicht bereits für diese von Ihnen geplante Tätigkeit unter den Aufgaben eine vorgefertigte Lösung bereithält, die Ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen würde. Sie finden im Bereich Tabellenkalkulation beispielsweise Vorlagen mit Umrechnungstabellen für Maßeinheiten und Währungen, Berechnungsgrundlagen für Kredite und andere Finanzprobleme, Listen für Aufgaben, den Haushalt und den schulischen Bereich. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Vorlage aus. Im rechten Bildschirmbereich wird eine kurze Beschreibung der aktuell gewählten Aufgabe angezeigt. Klicken Sie abschließend auf den Link Start, um die Aufgabe zu starten. Im Gegensatz zur Textverarbeitung bestehen die Assistenten bei der Tabellenkalkulation meist nur aus einem Schritt, in dem Sie im Prinzip nur das gewünschte Format der Vorlage auswählen.
3.2 Bildschirmelemente Nach dem Erstellen einer Datei können Sie mit der Eingabe der Daten beginnen. Machen Sie sich aber vor der ersten Arbeit mit diesem WorksProgramm mit den Besonderheiten des Bildschirms vertraut (siehe Abbildung 3.1).
130
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Bild 3.1: Kalkulationstabelle
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Die Arbeitsfläche einer Tabelle ist in Zeilen und Spalten untergliedert. Beide sind fortlaufend bezeichnet. Insgesamt verfügt eine Kalkulationstabelle über 256 Spalten und 16.384 Zeilen. Für die Bezeichnung der Zeilen werden Zahlen verwendet. Zur Bezeichnung der Spalten werden Buchstaben verwendet: Die Spaltenbezeichnungen laufen dabei von A bis Z, werden dann mit AA, AB, AC usw. bis AZ fortgesetzt, dann folgt BA, BB, BC usw. bis zur letzten Spalte, die mit IV bezeichnet wird.
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Die Elemente einer Tabelle – die Schnittpunkte der Spalten und der Zeilen – werden als Zellen, manchmal auch als Felder – bezeichnet. In diesen Zellen nehmen Sie die einzelnen Eingaben vor. Die einzelnen Zellen werden durch Angabe der Spalten und der Zeilenbezeichnung benannt. So trägt beispielsweise das Feld in der oberen linken Ecke den Namen bzw. die Adresse A1. Eines dieser Felder ist immer aktiv. Dieses Feld erkennen Sie an einer stärkeren Umrandung. In diesem Feld erscheinen die über die Tastatur eingegebenen Zeichen. Die Adresse des gerade aktiven Feldes wird außerdem in der Editierzeile im oberen Teil der Tabelle angezeigt.
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Der Mauszeiger hat in der Tabelle die Form eines kleinen Kreuzes, solange sich der Zeiger innerhalb der Tabelle befindet. Über den Bereich in der unteren linken Ecke können Sie den Vergrößerungsmaßstab einstellen. Klicken Sie auf die angezeigte Prozentzahl, um die Liste der Standardvergrößerungen anzuzeigen. Wählen Sie dann den gewünschten Maßstab. Die Option Benutzerdefiniert zeigt das Dialogfeld Zoom an, über das Sie auch einen benutzerdefi-
131
m a gnu gn u m
Bildschirmelemente 0
nierten Maßstab eingeben können. Außerdem können Sie über die Schaltflächen mit dem Plus- und dem Minuszeichen den Maßstab verändern. 쮿
Unterhalb der Schaltflächen in der Symbolleiste befindet sich die so genannte Editier- oder Bearbeitungszeile. In dieser Zeile erscheinen die in der aktiven Zelle eingegebenen Daten bei der Eingabe und während der Korrektur.
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Um weitere Teile der Tabelle anzuzeigen, können Sie die Bildlaufleisten benutzen. Die Bildlaufleiste am rechten Bildschirmrand dient zur vertikalen, die am unteren Rand zur horizontalen Bewegung in der Tabelle.
Auch der Bildschirm für die Tabellenkalkulation verfügt über eine Symbolleiste, bei der einige der Schaltflächen typisch für dieses Works-Programm sind (siehe Tabelle 3.1). Symbol
Wirkung Schriftart – zeigt die Schriftart an der durch die Schreibmarke markierten Stelle an. Ein Klick auf die Pfeilspitze öffnet ein Verzeichnisfeld mit den verfügbaren Schriftarten. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um weitere Schriftarten anzuzeigen. Schriftgrad – zeigt die Schriftgröße an der durch die Schreibmarke markierten Stelle an. Ein Klick auf die Pfeilspitze öffnet das Verzeichnisfeld mit den verfügbaren Schriftgrößen Duckt die aktuelle Datei (siehe Kapitel 8). Zeigt die Seitenansicht an, über die Sie das Erscheinungsbild vor dem Ausdruck kontrollieren können (siehe Kapitel 8). Fett – formatiert den markierten Zellbereich als fett bzw. entfernt dieses Format. Kursiv – formatiert die markierten Zellen als kursiv bzw. entfernt dieses Format. Unterstrichen – formatiert den markierten Textbereich als unterstrichen bzw. entfernt dieses Format. Linksbündig – regelt die Ausrichtung der Daten in der markierten Zelle als linksbündig. Zentriert – richtet die Eintragung in der markierten Zelle zentriert aus.
Tabelle 3.1: Besondere Schaltflächen der Symbolleiste bei der Tabellenkalkulation
132
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Symbol
Wirkung Rechtsbündig – richtet die Eintragung in der markierten Zelle rechtsbündig aus. AutoSumme – dient zum automatischen Summieren von Zahlenwerten in Zeilen und Spalten. Währung – schaltet für den vorher markierten Bereich das Format Währung ein. AutoFormel – zeigt das Dialogfeld AutoFormel an, über das Sie Formeln in die zuvor markierte Zelle eingeben können. Neues Diagramm – startet die grafische Darstellung eines zuvor markierten Bereichs (siehe Kapitel 4).
Tabelle 3.1: Besondere Schaltflächen der Symbolleiste bei der Tabellenkalkulation (Forts.)
Einige dieser Schaltflächen arbeiten als Umschalter. Ein erstes Anklicken eines dieser Symbole schaltet das Format ein, ein zweites Anklicken schaltet es wieder aus. Beachten Sie, dass beispielsweise die Schaltflächen Fett, Kursiv und Unterstrichen nicht alternativ, sondern auch gleichzeitig angeschaltet werden können. Sie können also auch einen unterstrichenen kursiven Fettdruck einstellen.
3.3 Daten eingeben und korrigieren In die Zellen einer Kalkulationstabelle können Sie Zahlenwerte oder Texte eingeben. Zur Eingabe von Zahlenwerten können Sie unterschiedliche Formate verwenden – auch Datums- oder Uhrzeitangaben gehören dazu. Texteingaben werden im Allgemeinen nur zur Beschreibung der Bedeutung der Zahlenwerte – etwa als Überschriften, Zeilen- und Spaltenbezeichnungen – verwendet. Nach der Eingabe oder der Korrektur eines Fehlers müssen Sie die Eingabe bestätigen. Dazu können Sie verschiedene Techniken benutzen.
3.3.1
Zellen markieren
Die Eingaben können nur in der momentan aktiven Zelle vorgenommen werden. Das gilt auch, wenn Sie einen Fehler in einer bereits vorgenommenen Eingabe entfernen wollen. Sie erkennen die gerade aktive Zelle auch an der stärkeren Umrandung. Außerdem wird die Adresse der aktiven Zelle angezeigt. Wenn Sie also eine Eingabe in einer anderen als der gerade aktiven Zelle vornehmen wollen, müssen Sie diese zuerst auswählen und damit aktiv machen. Dazu können Sie sowohl die Tastatur als auch die Maus benutzen: 쮿
Zum Markieren mit der Maus bewegen Sie einfach den Mauszeiger auf die gewünschte Zelle und klicken mit der linken Maustaste.
133
m a gnu gn u m
Daten eingeben und korrigieren 0
쮿
Für kleine Bewegungen in der Tabelle mit der Tastatur dienen die Pfeiltasten. Um größere Sprünge zu machen, verwenden Sie die Tastenkombinationen aus Tabelle 3.2.
Wenn Sie die aktive oder die zu aktivierende Zelle nicht sehen können, benutzen Sie die Bildlaufleisten.
Taste(n)
Bewegung um/zur ...
(Æ)
ein Feld nach rechts
(æ)
ein Feld nach links
(½)
ein Feld nach oben
(¼)
ein Feld nach unten
(Strg)+(æ)
einen Block nach links
(Strg)+(Æ)
einen Block nach rechts
(Strg)+(½)
einen Block nach oben
(Strg)+(¼)
einen Block nach unten
(Pos1)
ersten Spalte
(Ende)
letzten benutzte Spalte
(Bild_½)
einen Bildschirm aufwärts
(Strg)+(Bild_½)
einen Bildschirm links
(Bild_¼)
einen Bildschirm abwärts
(Strg)+(Bild_¼)
einen Bildschirm rechts
Tabelle 3.2: Tasten zur Bewegung in einer Tabelle
3.3.2
Eingaben
Nach dem Markieren der gewünschten Zelle können Sie darin über die Tastatur die gewünschten Eingaben vornehmen. Works unterscheidet bei der Eingabe in die Felder einer Kalkulationstabelle zwischen Text- und Zahleneingaben – Letztere in diversen Formaten. Eine Eingabe müssen Sie entweder durch eine Bestätigung abschließen oder verwerfen – also abbrechen –, bevor Sie mit der nächsten Eingabe fortfahren können. Dazu können Sie Schaltflächen in der Bearbeitungsleiste verwenden, die nach der Eingabe des ersten Zeichens auftauchen (siehe Tabelle 3.3)
134
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Symbol
Wirkung Bestätigt die Eingabe. Bricht die Eingabe ab. Zeigt Hilfeinformationen zur Eingabe einer Formel an.
Tabelle 3.3: Schaltflächen in der Bearbeitungsleiste
Alternativ können Sie dazu auch bestimmte Tasten verwenden (siehe Tabelle 3.4). Diese Tasten bewirken standardmäßig auch ein Verschieben der Markierung. Taste
Bestätigung und ...
(¢)
eine Zelle nach unten
(ÿ___)
eine Zelle nach rechts
(½), (¼), (Æ), (æ)
ein Feld in die entsprechende Richtung
(Esc)
Eingabe abbrechen
Tabelle 3.4: Tasten zu Bestätigung einer Eingabe
Wenn Sie die Option Einfügemarke durch Drücken der (¢)-Taste um eine Zelle nach unten verschieben auf der Registerkarte Dateneingabe des Dialogfelds zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS einschalten, wird nach der Bestätigung eines Zell- oder Feldeintrags mittels der (¢)-Taste automatisch die darunter liegende Zelle markiert. Texteingaben werden linksbündig, andere Eingaben rechtsbündig dargestellt. Das gilt aber nur, solange Sie noch keine speziellen Angaben zur Festlegung der Ausrichtung in der Zelle gegeben haben. Allen Texteingaben wird nach der Bestätigung automatisch ein Anführungszeichen vorangestellt. Dieses ist aber nur in der Bearbeitungsleiste, nicht aber auf der Arbeitsfläche sichtbar (siehe Abbildung 3.2).
135
Daten eingeben und korrigieren
m a gnu gn u m
0
Bild 3.2: Daten eingegeben
3.3.3
Eingabeformate
Zahlenwerte können Sie mit unterschiedlichen Formaten in eine Tabelle eingeben (siehe Tabelle 3.5). Dazu gehören beispielsweise numerische oder logische Werte sowie Datums- und Uhrzeitangaben. Typ
Kommentar
Dezimal
Sie können Zahlen mit und ohne Dezimalzeichen eingeben. In der Grundeinstellung werden die Stellen nach dem Dezimalzeichen in der Tabelle nur angezeigt, wenn sie von 0 verschieden sind. Über einen geeigneten Formatierungsbefehl können Sie aber jede beliebige Anzahl von Stellen hinter dem Dezimalzeichen anzeigen lassen.
Prozent
Zur Eingabe einer Prozentzahl fügen Sie der Zahl einfach ein %-Zeichen hinzu. Nach der Bestätigung zeigt die Tabelle die Zahl im Prozentformat an. In der Bearbeitungsleiste steht die Zahl als Dezimalwert.
Exponential Die Exponentialdarstellung dient im Allgemeinen zur Darstellung von sehr großen oder sehr kleinen Zahlen. Verwenden Sie beispielsweise den Ausdruck 1,674E–24 für 1,674*10–24. Bei Bestätigung der Eingabe wird die Zahl in das Standardformat umgewandelt, sofern die gewählte Feldbreite dazu ausreicht. Sehr kleine Zahlen können durch negative Exponenten eingegeben werden. Tabelle 3.5: Eingabetypen für Zahlenwerte
136
Beispiel
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Typ
Kommentar
Logisch
So genannte logische Abfragen – also beispielsweise Abfragen der Form Ist X gleich Y? – liefern als Ergebnis einen der Wahrheitswerte WAHR oder FALSCH. Sie können diese auch direkt eingeben.
Datum
Für die Eingabe eines vollständigen Datums sind zwei Formen der Eingabe möglich: Wenn Sie den Monat ausschreiben, wird er auch in der Zelle ausgeschrieben wiedergegeben. Bei Eingabe des Monats in Zahlenform – also beispielsweise 12 für den Monat Dezember – verwendet das Programm ebenfalls Zahlenangaben zur Anzeige des Monats.
Uhrzeit
Für Zeitangaben trennen Sie die Zahlenwerte für die Angabe der Stunde, Minute und Sekunde jeweils durch einen Doppelpunkt. Die Angabe für die Sekunden können Sie auch weglassen. Zwei Eingabeformate sind möglich: Im 24-Stunden-Format oder die Verwendung der Zahlen von 1 bis 24 zur Angabe der Stunden. Im 12-Stunden-Format verwenden Sie dafür die Zahlen von 1 bis 12 und zusätzlich die Angaben AM für den Vormittag und PM für den Nachmittag.
Beispiel
Tabelle 3.5: Eingabetypen für Zahlenwerte
3.3.4
Korrekturen
Auch wenn Sie in einer Zelle einen Fehler korrigieren wollen, müssen Sie diese – wenn notwendig – vor einer Korrektur zuerst markieren. Anschließend können Sie die gesamte Eingabe für das betreffende Feld wiederholen – das ist natürlich bei kurzen Eingaben sinnvoll. Sind die vorhanden Eingaben länger, sollten Sie im Bearbeiten-Modus korrigieren. Dazu klicken Sie nach dem Markieren in die Bearbeitungsleiste oder doppelklicken direkt in die Zelle. Markieren Sie die Stelle mit dem Fehler (siehe Abbildung 3.3). Den eingeschalteten Bearbeiten-Modus erkennen Sie an der entsprechenden Anzeige in der Statusleiste. Löschen Sie nicht erwünschte Zeichen und/oder geben die richtigen ein. Solange sich die Tabelle im Bearbeiten-Modus befindet, können Sie mithilfe der Pfeiltasten innerhalb der Eingabezelle navigieren. Bestätigen Sie abschließend die Korrektur oder verwerfen Sie sie (siehe Tabelle 3.6).
137
m a gnu gn u m
Daten eingeben und korrigieren 0
Bild 3.3: Bearbeiten-Modus zu Fehlerkorrektur Taste
Wirkung
(F2)
Bearbeitungs-Modus ein-/ausschalten
(Æ)
Ein Zeichen nach rechts
(æ)
Ein Zeichen nach links
(Pos1)
Zum Anfang der Eingabe
(Ende)
Zum Ende der Eingabe
(Entf)
Löscht das Zeichen nach der Schreibmarke.
(æ___)
Löscht das Zeichen vor der Schreibmarke.
Tabelle 3.6: Tasten zum Bearbeiten von Eingaben
Beachten Sie die Option auf der Registerkarte Dateneingabe im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS (siehe Abschnitt 3.8): Sie können darüber wählen, wo Korrekturen durchgeführt werden können (Bearbeitungsleiste und/oder Zelle selbst) und eine Bewegung der Markierung nach der Bestätigung mittels der Taste (¢) abschalten.
3.3.5
Besonderheiten
Beachten Sie einige Besonderheiten, die auftauchen, wenn die Breite der Zelle zur Anzeige der von Ihnen eingegebenen Daten nicht ausreicht (siehe Tabelle 3.7). Dabei wird zwischen Texten und Zahlenwerten unterschieden. Die Breite der Spalten können Sie übrigens individuell ändern (siehe Abschnitt 3.7).
138
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Typ
Kommentar
Text
Ist eine Texteingabe für die eingestellte Breite der Zelle zu lang, ragt diese in die nächste Zelle hinein. Befindet sich in der nächsten Zelle eine Eingabe, wird der überlappende Teil durch diese verdeckt. In der Bearbeitungsleiste finden Sie die vollständige Eingabe.
Zahl
Zahlenwerte werden nur vollständig wie eingegeben angezeigt, wenn die Spaltenbreite dafür ausreicht. Reicht die Breite nicht zur Darstellung einer Dezimalzahl aus, wird im Standardformat auf das Exponentialformat umgeschaltet. Ist die Spaltenbreite generell zu klein für einen Zahlenwert, wird dies durch die Zeichen ####### angezeigt. Dies ist keine Fehlermeldung! Alle Berechnungen in der Tabelle verlaufen trotzdem korrekt.
Beispiel
Tabelle 3.7: Besonderheiten bei der Eingabe
3.4 Zellbereiche Viele Befehle im Programm Tabellenkalkulation sollen sich auf einen bestimmten Teil der Tabelle beziehen. Dieser Teil ist im Normalfall die gerade markierte Zelle. Wenn Sie einen Befehl auf mehr als eine Zelle gleichzeitig anwenden wollen, müssen Sie diesen Zellbereich vorher markieren. Solche Bereiche können – genau wie einzelne Felder – mit einem Eigennamen versehen und unter diesem angesprochen werden. Beispielsweise können Sie durch Auswahl des Namens im Dialogfeld Gehe zu den Bereich schnell markieren. Eine bestehende Markierung heben Sie durch Auswahl einer beliebigen Zelle auf. Klicken Sie dazu eine beliebige Zelle an oder benutzen Sie eine der Pfeiltasten auf der Tastatur.
3.4.1
Bereiche markieren
Zum Markieren eines Bereichs können Sie direkt mit der Maus, über die Tastatur oder mit Menübefehlen arbeiten.
Mit der Maus Zum Markieren eines Bereichs mit der Maus überstreichen Sie ihn mit gedrückt gehaltener linker Maustaste: Setzen Sie den Mauszeiger auf ein Feld in der Ecke des Bereichs, halten Sie die Maustaste gedrückt, überstreichen Sie mit dem Mauszeiger den zu markierenden Bereich und lassen Sie die Maustaste wieder los. Der markierte Bereich wird invers markiert. Der gerade markierte Bereich wird auf dem Bildschirm links in der Bearbeitungsleiste durch Angabe von zwei durch einen Doppelpunkt getrennten Feldadressen gemeldet. Dabei bezeichnet die erste Adresse das Feld oben links im Bereich und die zweite Adresse das Feld unten rechts im Bereich (siehe Abbildung 3.4).
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Zellbereiche 0
Bild 3.4: Bereiche markieren
쮿
Zum Markieren einer Zeile klicken Sie die Zeilennummer an. Wollen Sie mehrere zusammen liegende Zeilen markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und überstreichen mehrere Zeilennummern.
쮿
Zum Markieren einer bestimmten Spalte klicken Sie die Spaltenbezeichnung an. Auch hier können Sie mehrere zusammen liegende Spalten markieren, indem Sie die Maustaste gedrückt halten und mehrere Spaltenbezeichnungen überstreichen. Um die gesamte Tabelle zu markieren, klicken Sie auf die Stelle in der Tabelle, in der sich Zeilen- und Spaltenköpfe treffen.
Über die Tastatur Zum Markieren über die Tastatur markieren Sie die Zelle in einer beliebigen Ecke des zu markierenden Bereichs und erweitern dann die Markierung über die Pfeiltasten in Kombination mit der Taste (ª) (siehe Tabelle 3.8). Taste(n)
Erweitert die Markierung um/auf ...
Im Normalmodus (ª)+(Æ)
eine Zelle nach rechts
(ª)+(æ)
eine Zelle nach links
Tabelle 3.8: Tasten zum Markieren
140
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Taste(n)
Erweitert die Markierung um/auf ...
(ª)+(½)
eine Zelle nach oben
(ª)+(¼))
eine Zelle nach unten
(Strg)+(F8)
die aktuelle Zeile
(ª)+(F8)
die aktuellen Spalte
(Strg)+(ª)+(F8)
die gesamte Tabelle
Tabelle 3.8: Tasten zum Markieren (Forts.)
Alternativ können Sie auch im so genannten Erweiterungsmodus arbeiten. Auch dazu markieren Sie zunächst die Zelle in einer beliebigen Ecke des zu markierenden Bereichs. Drücken Sie dann (F8). Der eingeschaltete Erweiterungsmodus wird in der Statusleiste mit der Abkürzung ERW. angezeigt. Anschließend benutzen Sie die Pfeiltasten auf der Tastatur, um die bisherige Markierung auf einen Bereich zu erweitern (siehe Tabelle 3.9). Durch Drücken von (Esc) schalten Sie den Erweiterungsmodus wieder ab. Taste
Bewirkt Erweiterung um ...
(Æ)
eine Zelle nach rechts
(æ)
eine Zelle nach links
(½)
eine Zelle nach oben
(¼)
eine Zelle nach unten
Tabelle 3.9: Markierung erweitern im Erweiterungsmodus
Über Menübefehl Die zur gerade aktiven Zelle gehörende Zeile oder Spalte können Sie über die Befehle ZEILE MARKIEREN und SPALTE MARKIEREN im Menü BEARBEITEN markieren. Der Befehl ALLES AUSWÄHLEN markiert die gesamte Tabelle.
3.4.2
Bereichsnamen
Sie können für einzelne Felder oder Bereiche Namen vergeben. Das macht es besonders bei größeren Tabellen einfacher, zu diesem Bereich zu springen. Sie brauchen sich also nicht mehr die Zelladresse zu merken.
Bereiche benennen Dazu markieren Sie – wie eben beschrieben – das zu benennende Feld bzw. den zu benennenden Bereich und wählen den Befehl BEREICHSNAME im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Bereichsname werden unter Wählen
141
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Zellbereiche 0
Sie einen Namen aus die für die aktuelle Tabelle bereits vergebenen Namen zusammen mit den dazugehörigen Adressen aufgelistet (siehe Abbildung 3.5).
Bild 3.5: Dialogfeld Bereichsname
쮿
Im Feld Name können Sie einen Namen für den vorher markierten Bereich definieren. Das Programm schlägt manchmal selbst einen Namen vor – beispielsweise dann, wenn der markierte Bereich in der Tabelle über eine Spalten- oder Zeilenbezeichnung verfügt. Bereichsnamen müssen mit einem Punkt oder Unterstrich beginnen und dürfen nur Buchstaben, Zahlen, Punkte oder Unterstriche – keine Leerstellen oder Sonderzeichen –– beinhalten. Bestätigen Sie anschließend die Eingabe mit OK.
쮿
Um einen bereits vergebenen Namen zu löschen, markieren Sie ihn im Verzeichnisfeld und bestätigen über das Schaltfeld Löschen.
쮿
Um die vergebenen Namen zusammen mit den dafür definierten Bereichsadressen direkt in der Tabelle anzuzeigen, markieren Sie vorher eine freie Stelle in der Tabelle und klicken auf die Schaltfläche Auflisten.
Um einen vergebenen Namen zu ändern, müssen Sie den dazugehörigen Bereich wieder markieren und ihm über das Dialogfeld Bereichsname den neuen Namen geben. Nach der Bestätigung existieren dann allerdings zwei verschiedene Namen mit demselben Bezug. Wenn Sie den alten Namen nicht benötigen, löschen Sie ihn.
Bereich ansteuern Um einen Zellbereich – oder eine einzelne Zelle – gezielt anzusteuern, verwenden Sie den Befehl GEHE ZU im Menü BEARBEITEN. Die Registerkarte Gehe zu im Dialogfeld Suchen und Ersetzen können Sie auch durch Drücken von (F5) anzeigen lassen (siehe Abbildung 3.6).
142
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Bild 3.6: Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Gehe zu
쮿
Wenn Sie in der Tabelle Namen vergeben haben, werden diese im unteren Teil des Dialogfelds unter Wählen Sie einen Bereichsnamen aus aufgelistet. Wollen Sie einen der benannten Bereiche anwählen, markieren Sie im Dialogfeld den Namen und bestätigen.
쮿
Wenn Sie zu einer Adresse oder einem Bereich springen wollen, für die Sie keine Namen vergeben haben, geben Sie im Feld Gehe zu die Adresse der Zelle oder des Bereichs ein, zu der bzw. dem Sie springen wollen.
쮿
Nach der Bestätigung wird der angegebene Bereich markiert.
3.5 Formeln und Funktionen Felder in Kalkulationstabellen können neben Zahlen- oder Texteingaben auch Formeln beinhalten. Formeln dienen dazu, Werte zu berechnen, oder – allgemeiner gesagt – den Inhalt einer oder mehrerer anderer Felder in einer bestimmten Weise auszuwerten. Und das ist ja eigentlich der Hauptgrund für die Existenz von Kalkulationstabellen. Wenn Sie mit der Formulierung mathematischer Zusammenhänge innerhalb einer Formel vertraut sind, können Sie eine Formel direkt in die gewünschte Zelle eingeben. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie sich zur Eingabe des Befehls AUTOFORMEL bedienen. Für kompliziertere Berechnungen können Sie außerdem Funktionen verwenden. Beachten Sie auf jeden Fall die unterschiedlichen Formen der Eingabe der Zelladressen, auf die sich die Formeln oder Funktionen beziehen.
3.5.1
AutoFormel
Die problemloseste Form einer Formeleingabe besteht in der Verwendung des Befehls AUTOFORMEL im Menü EXTRAS. Denselben Effekt erfüllt ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
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Formeln und Funktionen
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Geben Sie zunächst die Zahlen in die Tabelle ein, mit denen die Berechnung durchgeführt werden soll. Theoretisch können Sie das auch später tun, es ist aber einfacher, wenn Sie wissen, auf welche Zelladressen sich die Berechnung beziehen soll.
쮿
Rufen Sie dann den Befehl AUTOFORMEL im Menü EXTRAS auf. Eine bestimmte Zelle brauchen Sie nicht zu markieren.
쮿
Legen Sie im Dialogfeld AutoFormel fest, welche Form der Berechnung Sie durchführen wollen. Wollen Sie beispielsweise zwei Zahlen voneinander abziehen, wählen Sie den Eintrag Subtrahieren. Wechseln Sie anschließend durch einen Klick auf Weiter zur nächsten Seite des Dialogfelds.
쮿
Klicken Sie anschließend nacheinander die Zellen an, mit deren Inhalten Sie die Berechnung durchführen wollen. Wenn Sie die Zahl in der Zelle B2 von der in der Zelle B1 abzeihen wollen, klicken Sie erst auf B1 und dann auf B2. Die Formel wird dann im Feld Werteliste angezeigt (siehe Abbildung 3.7). Sie könnten auch den Ausdruck B1-B2 direkt im Feld Werteliste eingeben. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 1
Bild 3.7: AutoFormel, Adressen auswählen
Beachten Sie, dass in diesem Feld die Formel nicht mit den eingegebenen Werten (beispielsweise 1000-800) sondern mit den Zelladressen (beispielsweise B1-B2) gebildet wird. Das ist typisch für die Berechnung in einer Kalkulationstabelle und hat den Vorteil, dass die Formel auch dann noch richtig funktioniert, wenn Sie in den Zellen B1 und/oder B2 andere Werte eingeben als 1000 und 800.1
1
Sie können aber auch in einer Formel direkt mit Zahlenwerten arbeiten – beispielsweise indem Sie die Formel =1000-800 eingeben. Als Ergebnis erhalten Sie den Zahlenwert 200.
144
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Falls das Dialogfeld die gewünschten Zellen verdecken sollte, können Sie es verschieben oder durch einen Klick auf das Feld mit dem Doppelpfeil in seiner Größe reduzieren. Anschließend können Sie die gewünschten Zellen anklicken. Nach jedem Klicken erscheint das Dialogfeld wieder in voller Größe. 쮿
Klicken Sie dann auf die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll. Als Voreinstellung im Feld Ergebnis bei zeigt das Dialogfeld die aktuell in der Tabelle markierte Zelle an.
쮿
Bestätigen Sie abschließend durch einen Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen. Das Ergebnis der Berechnung wird in der gewählten Zelle angezeigt (siehe Abbildung 3.8). Wenn diese Zelle markiert ist, können Sie die Formel in der Bearbeitungsleiste sehen. Diese Formel funktioniert auch dann noch richtig, wenn Sie in den Bezugszellen B1 oder B2 einen anderen Wert eingeben (siehe Abbildung 3.8 rechts).
Bild 3.8: Ergebnis der Arbeit (links) und Ausgangswert geändert (rechts)
3.5.2
Manuelle Eingabe
Für die manuelle Eingabe von Formeln und/oder deren Korrektur gelten im Prinzip dieselben Regeln wie bei der Eingabe oder Korrektur von Zahlenwerten oder Texteingaben (siehe oben). Wichtig ist aber, dass Sie durch ein einleitendes Gleichheitszeichen dem Programm mitteilen, dass es sich nicht um eine Texteingabe handelt.2 Möglich sind auch + oder –; Works setzt dann das Gleichheitszeichen selbst vor den Formelausdruck. Nach dem Gleichheitszeichen müssen Sie den Inhalt der eigentlichen Formel eingeben. In einfachen Fällen sind das zwei Zelladressen, die durch einen so genannten Operator miteinander verknüpft sind (siehe Tabelle 3.10). Beispielsweise addieren Sie die Inhalte zweier Zellen mit dem Additionsoperator +. Dazu geben Sie zunächst die erste Zelladresse ein, anschließend den Operator und dann die zweite Adresse.
2
Die Eingabe B1-B2 ohne einleitendes Gleichheitszeichen würde vom Programm als Texteingabe interpretiert.
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Formeln und Funktionen 0
Symbol
Wirkung/Bedeutung
+
Addieren
-
Subtrahieren
*
Multiplizieren
/
Dividieren
^
Potenzieren
Größer als
Größer gleich
=
Gleich
Ungleich
&
Textverknüpfung
Tabelle 3.10: Operatoren
Operatoren für Grundrechenarten Die Operatoren für die so genannten Grundrechenarten verwenden Sie so, wie Sie es gewohnt sind; nur dass Sie im Allgemeinen statt Zahlenwerten einzelne Feldadressen miteinander verknüpfen (siehe Abbildung 3.9).
Bild 3.9: Operatoren für Grundrechenarten, Formel (links) und Ergebnis (rechts)
Das Potenzieren funktioniert übrigens auch mit ungeraden Zahlen für den Exponenten. Die Formel 3^(1/3) bedeutet beispielsweise 3 1/3 oder 3. Wurzel aus 3.
146
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Vergleichsoperatoren Außerdem erlauben die Vergleichsoperatoren einen Vergleich von Zahlenwerten. Als Ergebnis wird entweder WAHR oder FALSCH – bzw. deren Äquivalente 1 und 0 – angezeigt (siehe Abbildung 3.10).
Bild 3.10: Logische Operatoren, Formel (links) und Ergebnis (rechts)
Operatoren für die Verknüpfung von Texten Über den Operator & können Sie Texteingaben miteinander verknüpfen (siehe Abbildung 3.11). Um zwischen verknüpften Texteingaben andere Zeichen zu setzen – beispielsweise ein Leerzeichen – müssen Sie diese in Anführungszeichen einschließen.
Bild 3.11: Verknüpfungen von Texten, Formel (links) und Ergebnis (rechts)
Datums- und Uhrzeitangaben Auch mit Datums- oder Uhrzeitangaben können Sie Berechnungen durchführen (siehe Abbildung 3.12). Beispielsweise können zwei Datumsangaben voneinander abgezogen werden. Das Ergebnis ist die Differenz dieser beiden Werte in Tagen. Analog dazu können Sie durch Addition eines Zahlenwertes zu einer Datumseingabe einen Wert erzeugen, der dem Datum entspricht, das um die eingegebene Anzahl von Tagen später liegt als der erste Datumswert. Wenn Sie diesen Wert auf die Anzeige eines Datumswerts formatieren, können Sie das Datum selbst im Feld anzeigen lassen.
Bild 3.12: Rechnen mit Datumsangaben, Formel (links) und Ergebnis (rechts)
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Formeln und Funktionen
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Das funktioniert ähnlich bei Uhrzeitangaben (siehe Abbildung 3.13). Um die Differenz zwischen zwei Uhrzeitangaben in Stunden auszudrücken, müssen Sie das Ergebnis noch mit 24 multiplizieren.
Bild 3.13: Rechnen mit Uhrzeitangaben, Formel (links) und Ergebnis (rechts)
3.5.3
Berechnungsautomatik
In der Grundeinstellung berechnet Works bei jeder Eingabe die gesamte Tabelle neu. Das hat den Vorteil, dass die Tabelle immer die richtigen Zahlenwerte anzeigt. Sie können diese Automatik abschalten, indem Sie auf der Registerkarte Dateneingabe das Kontrollkästchen Werte manuell berechnen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menüs EXTRAS aktivieren. Anschließend werden Sie mit einem Hinweis in der Statusleiste darauf hingewiesen, dass die letzte Eingabe möglicherweise noch nicht bei der Berechnung mit berücksichtigt worden ist. Eine Neuberechnung erreichen Sie dann über NEU BERECHNEN im Menü EXTRAS oder auch über die Betätigung der Taste (F9). Durch Wahl von FORMELN im Menü ANSICHT können Sie statt der Berechnungsergebnisse auch die dahinter stehenden Berechnungsformeln anzeigen lassen. Die Breite der Felder wird hierbei automatisch verdoppelt. Sie können in diesem Modus weiterhin wie gewohnt editieren, sehen aber natürlich nicht die Ergebnisse der Berechnung. Durch eine weitere Anwahl dieses Befehls werden die Formeln aus- und die Ergebnisse wieder eingeblendet.
3.5.4
Bezüge
In Formeln werden also im Allgemeinen Zelladressen miteinander verknüpft. Bezugsadressen können Sie entweder über die Tastatur eingeben, die betreffenden Zellen aber auch nacheinander markieren. Für Freunde der Maus ist das oft einfacher.
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Markieren Sie zunächst die Zelle, in der die Formel eingegeben werden soll, und beginnen die Eingabe mit einem Gleichheitszeichen.
쮿
Markieren Sie dann das erste Bezugsfeld über die Maus oder mittels der Pfeiltasten (siehe Abbildung 3.14 links).
쮿
Tippen den Operator zum zweiten Bezugsfeld ein und markieren Sie das zweite Bezugsfeld usw. (siehe Abbildung 3.14 rechts).
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Bild 3.14: Bezugszellen markieren
3.5.5
Funktionen
Für kompliziertere Berechnungen können Sie Funktionen verwenden. Diese lassen sich – wie andere Zellinhalte – über die Tastatur eingeben. Da aber die Namen einiger Funktionen recht kompliziert sind, können Sie sie auch über ein Dialogfeld auswählen.
Funktion einfügen Markieren Sie zunächst die Zelle, in der Sie die Funktion einfügen wollen, und wählen Sie den Befehl FUNKTION im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Funktion einfügen können Sie die Funktion auswählen (siehe Abbildung 3.15). Die vorherige Wahl einer passenden Kategorie schränkt die Anzeige im Listenfeld Funktion entsprechend ein. Haben Sie beispielsweise die Kategorie Statistik gewählt, werden nur Funktionen für statistische Berechnungen angezeigt.
Bild 3.15: Dialogfeld Funktion einfügen
Nach der Bestätigung über Einfügen müssen Sie die zunächst allgemein gehaltenen Bereichsadressen durch die von Ihnen gewünschten ersetzen und die nicht gewünschten Teile löschen. Sie können die Bezüge dann – wie oben beschrieben – durch Zeigen oder Eingabe der gewünschten Zelladresse ersetzen (siehe Abbildung 3.16).
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Formeln und Funktionen
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Bild 3.16: Bezüge ersetzen
Nach der Bestätigung erscheint das Ergebnis der Berechnung in der Zelle. Die Formel sehen Sie in der Bearbeitungsleiste, solange die entsprechende Zelle markiert ist. Für die Berechnung einer Summe können Sie auch die Schaltfläche in der Symbolleiste oder die Tastenkombination (Strg)+(M) verwenden. Die wahrscheinlichen Bezüge für die Summenfunktion werden vom Programm als Voreinstellung angeboten. Wenn Sie mit der Voreinstellung einverstanden sind, bestätigen Sie.
Bild 3.17: Summe, Bezugszellen markiert (links) und bestätigt (rechts)
Beispiele Works stellt Funktionen für Statistik, Datum und Uhrzeit, Mathematik, Finanzmathematik und mehr zur Verfügung.
Statistische Funktionen Mithilfe der Funktionen der Kategorie Statistik können Sie die Werte in einem Zellbereich auf verschiedene Arten statistisch auswerten (siehe Abbildung 3.18). Die Namen der Funktionen SUMME; MITTELWERT usw. – erklären im Prinzip auch deren Bedeutung.
150
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Bild 3.18: Statistische Funktionen, Formel (links) und Ergebnis (rechts)
Datums- und Uhrzeitfunktionen Über die Kategorie Datum und Uhrzeit können Sie Zahlenwerte in Datums- und Uhrzeitangaben umwandeln und umgekehrt (siehe Abbildung 3.19). DATUM erzeugt einen Datumswert aus den Zahlen für Tag, Monat und Jahr, JAHR, MONAT und TAG errechnen das Jahr, den Monat und den Tag aus einem Datumswert und JETZT gibt das aktuelle Datum aus.3
Bild 3.19: Datumsfunktionen, Formeln (links) und Ergebnisse (rechts)
Hinter einem Datumswert verbirgt sich ein Zahlenwert. Diese Zahl repräsentiert das Datum als die Anzahl der Tage seit dem 31. Dezember 1899. Die Zahl 1 steht also für den 1. Januar 1900, das Datum 17. 10. 88 ergibt den Wert 32433. Um eine Zahl als Datumswert anzuzeigen, benutzen Sie ein entsprechendes Format. ZEIT bestimmt eine Uhrzeitangabe aus Zahlenwerten für Stunde, Minute und Sekunde, STUNDE, MINUTE und SEKUNDE berechnen die Zahlenwerte für Stunde, Minute und Sekunde aus einer Uhrzeitangabe und JETZT gibt in einem Uhrzeitformat die aktuelle Uhrzeit aus (siehe Abbildung 3.20).
3
Damit die Funktionen DATUM, UHRZEIT und JETZT den entsprechenden Wert auch als Datumsbzw. Uhrzeitwert anzeigen, müssen Sie für die Zelle ein geeignetes Format wählen.
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Formeln und Funktionen
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Bild 3.20: Uhrzeitfunktionen, Formeln (links) und Ergebnisse (rechts)
Intern verarbeitet Works Uhrzeitangaben ähnlich wie Datumsangaben. Die Zahl 1 steht für 24 Stunden, jede andere Uhrzeit wird als Anteil von 1 dargestellt.
Mathematische und trigonometrische Funktionen Mathematische und trigonometrische Funktionen können Sie aus der Kategorie Math. und Trigonom. einfügen. LOG, LN und EXP berechnen Logarithmen und die Exponentialfunktion, GANZZAHL gibt den ganzzahligen Anteil einer Zahl aus (siehe Abbildung 3.21).
Bild 3.21: Mathematische Funktionen, Formeln (links) und Ergebnis (rechts)
PI zeigt den Wert der Zahl π an. SIN, COS und TAN bestimmen die Werte von trigonometrischen Funktionen (siehe Abbildung 3.22).
Bild 3.22: Trigonometrische Funktionen, Formeln (links) und Ergebnis (rechts)
Finanzmathematische Funktionen Die Kategorie Finanzmathematik ermöglicht finanzmathematische Berechnungen wie beispielsweise Zinsraten oder Laufzeiten (siehe Abbildung 3.23). BW bestimmt den Gegenwartswert einen Zahlungsreihe, ZW deren Zukunftswert, ZZR bestimmt die notwendige Laufzeit, ZINS den Zinssatz.
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Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Bild 3.23: Finanzmathematische Funktionen, Formeln (links) und Ergebnis (rechts)
3.6 Kalkulationstabellen editieren Zum Editieren von Tabellen stehen Ihnen diverse Werkzeuge zur Verfügung: Die wichtigsten Befehle dazu finden Sie im Menü BEARBEITEN. Sie können darüber beispielsweise Zellinhalte verlagern, kopieren oder löschen oder Zellbereiche automatisch mit Daten füllen lassen. Außerdem können Sie über das Menü EINFÜGEN Spalten oder Zeilen löschen oder zusätzliche einfügen.
3.6.1
Verlagern oder Kopieren
Sie können die Inhalte von Zellen oder Zellbereichen an eine andere Stelle in der Tabelle kopieren oder verschieben. In beiden Fällen können Sie mit der Maus oder über die Zwischenablage arbeiten. An der Zielstelle eventuell vorhandene Inhalte werden beim Bewegen von Feldern generell überschrieben.
Arbeiten mit der Maus Am schnellsten verschieben oder kopieren Sie die Eingaben in Zellen über die Maus: 쮿
Zum Verschieben markieren Sie zuerst den gewünschten Bereich. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Rand der Markierung. Drücken Sie die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie den Mauszeiger zu der gewünschten Stelle und lassen Sie die Maustaste los. Der Zielbereich wird automatisch markiert (siehe Abbildung 3.24).
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Kalkulationstabellen editieren
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Bild 3.24: Verschieben mit der Maus
쮿
Wollen Sie kopieren, drücken Sie zusätzlich die (Strg)-Taste und halten Sie sie gedrückt.
Arbeiten über die Zwischenablage Das Kopieren oder Verschieben über die Zwischenablage funktioniert wie üblich: 쮿
Markieren Sie zuerst den zu verschiebenden oder zu kopierenden Bereich. Um die Daten zu verschieben, wählen Sie AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Ausschneiden in der Symbolleiste. Die markierten Daten werden in die (nicht sichtbare) Zwischenablage verlagert. Wollen Sie die Daten stattdessen kopieren, wählen Sie KOPIEREN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie die Schaltfläche Kopieren in der Symbolleiste an. Eine Kopie der markierten Daten wird in der Zwischenablage abgelegt. Markieren Sie dann die Stelle, zu der die Daten verschoben/kopiert werden sollen. Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen in der Symbolleiste. Der Inhalt der Zwischenablage wird an der gewählten Stelle eingefügt. Direkt nach dem ersten Einfügen können Sie den Inhalt der Zwischenablage noch an weiteren Stellen einfügen.
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Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Sie können dafür auch Tastenkürzel benutzen (siehe Tabelle 3.11). Tasten
Arbeiten mit der Zwischenablage
(Strg)+(X)
In die Zwischenablage verlagern
(Strg)+(C)
In die Zwischenablage kopieren
(Strg)+(V)
Aus der Zwischenablage einfügen
Tabelle 3.11: Tasten zum Verschieben und Kopieren
Um den Inhalt der Zwischenablage an mehreren Stellen der Tabelle einzufügen, markieren Sie direkt nach dem ersten Einfügen die nächste Zielstelle und wiederholen dort den Vorgang.
3.6.2
Relative, absolute und gemischte Bezüge
Beim Kopieren von Formeln können Ergebnisse auftauchen, die Sie vielleicht nicht beabsichtigt haben. In diesem Zusammenhang ist es notwendig, sich noch einmal mit den unterschiedlichen Formen von Bezugsadressen zu beschäftigen. Diese Bezugsadressen in Formeln und Funktionen können absoluter, relativer oder gemischter Natur sein. Die Unterschiede zeigen sich beim Kopieren des Feldes mit der Formel.
Relative Bezüge Die in den vorherigen Abschnitten beschriebene Form der Bezüge in einer Formel wird als relative Adressierung bezeichnet. Das bedeutet, dass beim Kopieren der Formel in eine andere Zelle die Bezugadressen an diese neue Position abgepasst werden. Angenommen, Sie haben in der Zelle B4 die Formel =B2-B3 eingegeben, mit der Sie die Werte in den Zellen B2 und B3 voneinander abziehen (siehe Abbildung 3.25 links). Wenn Sie die Formel nun in die Zelle C4 kopieren, ändert sie sich zu =C2-C3 (siehe Abbildung 3.25 rechts).
Bild 3.25: Formel in Zelle B4 eingegeben (links) und nach Zelle C4 kopiert (rechts)
Diese automatische Anpassung hat ihre Vorteile, wenn man davon ausgeht, dass eine kopierte Formel nicht auf genau dieselben Zellen zugreifen, sondern eine sinngemäß entsprechende Aufgabe ausführen soll.
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Kalkulationstabellen editieren
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Absolute Bezüge Wenn Sie vermeiden wollen, dass Formeln beim Kopieren automatisch angepasst werden, müssen Sie bereits bei der ersten Eingabe die ursprüngliche Formel mit absoluten Bezügen eingegeben. Absolut bedeutet den Bezug auf bestimmte feste Felder in der Kalkulationstabelle. Absolute Bezüge formulieren Sie, indem Sie vor der Spalten- und der Zeilenbezeichnung der Adresse jeweils ein $-Zeichen eingeben. Wenn Sie die Formel mit relativen Bezüge =B2-B3 in absoluter Form eingeben wollen, schreiben Sie =$B$2-$B$3. Eine solche Formel ändert sich beim Kopieren nicht (siehe Abbildung 3.26). Diese Adressen der Bezugsfelder in der Formel bleiben auch dann dieselben, wenn Sie die Formel an eine andere Stelle in der Tabelle bewegen oder kopieren.
Bild 3.26: Formel in Zelle B4 eingegeben (links) und nach Zelle C4 kopiert (rechts)
Gemischte Bezüge Sie können auch mit gemischten Bezügen arbeiten. Dabei ist entweder der Spaltenbezug absolut und der Bezug auf die Zeile relativ – beispielsweise in der Form $B2 – oder umgekehrt, wie bei der Formulierung B$2. Solche Bezüge verhalten sich beim Kopieren bezüglich der Spalten- und Zeilenbezeichnung unterschiedlich (siehe Abbildung 3.27): 쮿
Ist beispielsweise der Bezug auf die Zeile relativ – wie beispielsweise $B2 –, verhält sich der Ausdruck beim Kopieren in eine andere Zeile relativ. Kopieren Sie hingegen innerhalb derselben Zeile, verhält sich der Ausdruck absolut.
쮿
Haben Sie für den Bezug auf die Spalte eine relative Form gewählt – wie beispielsweise in B$2 –, bleibt der Ausdruck beim Kopieren in eine andere Zeile identisch. Beim Kopieren in eine andere Spalte ändert er sich.
Bild 3.27: Gemischte Bezüge, Zelle C2 in Zelle C3 kopiert
156
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Bezüge umwandeln Wenn Sie Bezüge mittels den Methoden des Zeigens eingeben, werden zunächst relative Ausdrücke erstellt. Durch mehrfaches Drücken der Taste (F4) können sie diese direkt nach der Eingabe in eine absolute oder gemischte Form umwandeln (siehe Tabelle 3.12). Taste(n)
Relativer Bezug eingegeben
(Beispiel: A1)
1 x (F4)
Absoluter Bezug
(Beispiel: $A$1)
2 x (F4)
Gemischter Bezug
(Beispiel: $A1)
3 x (F4)
Gemischter Bezug
(Beispiel: A$1)
4 x (F4)
Zurück zum relativen Bezug
(Beispiel: A1)
Tabelle 3.12: Bezüge umwandeln
3.6.3
Inhalte einfügen
Statt der Formeln können Sie auch nur die aktuellen Berechnungsergebnisse dieser Formeln an einer Zielstelle einfügen lassen. Dazu kopieren oder verlagern Sie eine Zelle mit einer Formel als Inhalt über einen der Befehle KOPIEREN oder AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN in die Windows-Zwischenablage. Markieren Sie anschließend die Zelle, an der Sie den Wert einfügen wollen, und wählen Sie den Befehl INHALTE EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN. Im Dialogfeld müssen Sie entscheiden, wie mit dem Wert verfahren werden soll (siehe Abbildung 3.28). Befinden sich an der Zielstelle bereits Zahlenwerte, können Sie zusätzlich die Berechnungsergebnisse zu diesen Werten addieren oder von diesen subtrahieren.
Bild 3.28: Dialogfeld Inhalte einfügen
3.6.4
Ausfüllen
Liegt beim Kopieren der Zielbereich direkt rechts oder unterhalb des Quellbereichs, können Sie das Kopieren noch einfacher gestalten.
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Kalkulationstabellen editieren
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Rechts oder unten ausfüllen Auch dazu können Sie die Maus oder einen Menübefehl verwenden: Beim Arbeiten allein über die Maus markieren Sie zunächst die Zelle oder den Bereich, die Sie kopieren wollen, und setzen den Mauszeiger auf die untere rechte Ecke der Zelle. Drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie den Mauszeiger in die gewünschte Richtung. Lassen Sie die Maustaste los, sobald der gewünschte Bereich markiert ist. Die Eingabe in der ursprünglich markierten Stelle wird in den gesamten Bereich kopiert (siehe Abbildung 3.29). Etwa vorhandene Eintragungen im Zielbereich werden dabei überschrieben.
Bild 3.29: Nach unten ausfüllen
Auf diese Weise können Sie auch Formeln einfach in benachbarte Zeile oder Spalten kopieren (siehe Abbildung 3.30).
Bild 3.30: Ausfüllen von Formeln
Die Ausfüllfunktion für die Maus verfügt über eine gewisse Intelligenz: Wenn Sie beispielsweise Kombinationen aus Wörtern mit einer angehängten Ziffer – wie beispielsweise den Ausdruck Produkt 1 – als Anfangswert verwenden, werden daraus die Ausdrücke Produkt 2, Produkt 3 usw. erzeugt.
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Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Bild 3.31: Automatisch ausfüllen
Wenn Sie einen Menübefehl verwenden wollen, markieren Sie dazu die betreffende Zelle zusammen mit dem Bereich, der ausgefüllt werden soll. Wählen Sie RECHTS AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN, wenn Sie nach rechts, beziehungsweise UNTEN AUSFÜLLEN, wenn Sie nach unten ausfüllen wollen.
Datenreihen ausfüllen Sie können auch Bereiche mit gleichmäßig an- oder absteigenden Werten füllen. Sie können dabei in den Bereich entweder Zahlen- oder Datumswerte eintragen lassen. Dazu geben Sie zunächst einen Anfangswert ein. Markieren Sie die Zelle mit dem Anfangswert zusammen mit dem Bereich, der ausgefüllt werden soll. Dieser Bereich kann rechts oder unterhalb der Zelle liegen (siehe Abbildung 3.32).
Bild 3.32: Datenreihen ausfüllen
Wählen Sie dann den Befehl DATENREIHEN AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN. Im Dialogfeld können Sie weitere Angaben vornehmen (siehe Abbildung 3.33).
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Kalkulationstabellen editieren
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Bild 3.33: Datenreihen ausfüllen, Automatisch (links), Wert (Mitte) und Datum (rechts)
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Wenn Sie einen Zahlenwert markiert haben, erstellt AutoAusfüllen eine Zahlenreihe, die auf der Basis der Zahl im Feld Inkrement ansteigt oder sinkt. Diese Schrittweite muss nicht ganzzahlig sein. Auch negative Schrittweiten sind möglich. Sie führen dann zu einer abfallenden Zahlenreihe. Hatten Sie Texteingaben mit einer angehängten Zahl – wie beispielsweise Quartal 1, Quartal 2, Quartal 3, Quartal 4, Wochentage und Monate – markiert, werden diese automatisch fortgeschrieben.
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Hatten Sie einen Datumswert markiert, haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Werte in Tagen, Wochentagen – also ohne die Tage des Wochenendes –, Monaten oder Jahren auf- oder absteigen zu lassen.
쮿
Bestätigen Sie anschließend über die Schaltfläche OK. Der markierte Bereich wird daraufhin mit Zahlenwerten ausgefüllt, die mit dem Anfangswert beginnen und sich jeweils um die definierte Schrittweite unterscheiden.
3.6.5
Zeilen/Spalten entfernen
Um eine Zeile oder Spalte aus der Tabelle zu entfernen, müssen Sie zumindest eine beliebige Zelle darin markieren. Wählen Sie dann den Befehl ZEILE LÖSCHEN oder SPALTE LÖSCHEN im Menü EINFÜGEN. Die eingegebenen Berechnungsformeln werden nach dem Löschen automatisch an die neue Situation angepasst. Das bedeutet aber auch, dass Bezüge auf Felder in den gelöschten Bereichen nicht mehr ausgeführt werden können. Sie können auch die gesamte zu löschende Zeile/Spalte markieren. Wollen Sie mehrere benachbarte Zeilen oder Spalten in einem Arbeitsgang löschen, markieren Sie entsprechend viele Felder bzw. gleiche Spalten oder Zeilen.
3.6.6
Zeilen/Spalten einfügen
Um eine Spalte oder eine Zeile in eine Tabelle einzufügen, markieren Sie mindestens eine Zelle in der Spalte oder Zeile über bzw. links von der neu einzufügenden Zeile oder Spalte. Wählen Sie anschließend den
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Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Befehl ZEILE EINFÜGEN bzw. den Befehl SPALTE EINFÜGEN im Menü EINFÜGEN. Die Bezüge der bereits eingegebenen Berechnungsformeln werden dabei automatisch an die neue Situation angepasst. Wenn Sie mehrere nebeneinander liegende Zeilen oder Spalten gleichzeitig aus der Tabelle entfernen möchten, markieren Sie entsprechend viele Felder.
3.6.7
Sortieren
Durch Sortieren können Sie die Reihenfolge ausgewählter Zellen der Tabelle automatisch nach den Inhalten der Felder einer Spalte anordnen lassen. Voraussetzung ist, dass sich die zu sortierenden Zeilen direkt untereinander befinden. Kennzeichnen Sie zuerst den zu sortierenden Bereich. Wählen Sie dann den Befehl SORTIEREN im Menü EXTRAS (siehe Abbildung 3.34).
Bild 3.34: Dialogfeld Sortieren
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Legen Sie fest, ob nur die von der Markierung betroffenen Zellen der Tabelle oder auch die Spalten daneben mit sortiert werden sollen oder nicht. Durch Aktivieren von Markierung enthält Zeile für Kopfzeile können Sie verhindern, dass eine zusätzlich markierte Überschriftenzeile mit sortiert wird.
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Legen Sie dann die Spalten fest, nach deren Inhalte sortiert werden soll. Wählen Sie die Spalte im ersten Listenfeld aus und bestimmen Sie, ob aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll.
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Wenn Sie nach den Inhalten mehrerer Spalten nacheinander sortieren möchten, gehen Sie mit dem zweiten und dritten Listenfeld ebenso vor. Ein Sortieren nach den Inhalten der zweiten festgelegten Spalte kommt erst dann zur Wirkung, wenn die Inhalte der ersten identisch sind. Entsprechendes gilt für die dritte Spalte.
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Kalkulationstabellen formatieren
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3.7 Kalkulationstabellen formatieren Das Menü FORMAT dient natürlich zum Formatieren von Tabellen. Um eine Zelle oder einen Zellbereich zu formatieren, müssen Sie diese zuerst markieren. Besonders wichtig in Tabellen ist die Wahl von ZAHLENFORMAT. Dazu gehören auch Währungs-, Datums- und Uhrzeitformate. Die restlichen Befehle in der obersten Gruppe ermöglichen die Einstellung diverser Darstellungsformate für SCHRIFTART, AUSRICHTUNG, RAHMEN und SCHATTIERUNG. Sehr bequem ist der Einsatz des Befehls AUTOFORMAT, über den Sie dem vorher markierten Zellbereich in einem Arbeitsgang einen ganzen Satz von Formatierungselementen zuweisen können. Außerdem können Sie die Höhe der Zeilen und die Breite der Spalten individuell einstellen. Sieben Schaltflächen erlauben die Wahl der wichtigsten Formate über die Symbolleiste (siehe Tabelle 3.13). Symbole
Wirkung Setzt den markierten Bereich auf Fett, Kursiv oder Unterstrichen. Ein zweiter Klick auf die Schaltfläche entfernt das Attribut wieder. Richtet die Eintragungen im Bereich Linksbündig, Zentriert oder Rechtsbündig aus. Stellt die markierten Zahlenwerte im Währungsformat mit zwei Stellen hinter dem Komma dar.
Tabelle 3.13: Schaltflächen zum Formatieren
Standardmäßig verwendet die Works-Tabellenkalkulation bestimmte Grundeinstellungen für die einzelnen Formate – beispielsweise die Schriftart Arial in der Größe 10 Punkt. Sie können diese Einstellungen ändern: Erstellen Sie eine leere Datei für Tabellenkalkulation und markieren Sie die gesamte Tabelle. Stellen Sie – bei bestehender Markierung – die gewünschten Formate ein. Speichern Sie die leere Tabelle als Vorlage. Verwenden Sie dabei die Option Diese Vorlage für alle neuen Tabellenkalkulationsdokumente verwenden.
3.7.1
Bildschirmformate
Zwei spezielle Formate erlauben besonders bei größeren Tabellen eine bequemere Anzeige: Sie können die Überschriften fixieren oder den Bildschirm teilen.
Überschriften fixieren Sie können erreichen, dass vorher definierte Zeilen und Spalten am oberen und linken Rand der Tabelle immer auf den Bildschirm angezeigt werden. Markieren Sie zuerst die erste Zelle des Teils der Tabelle, die nicht fixiert werden soll – beispielsweise die Zelle B2, wenn die Spalte A
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Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
und die Zeile 1 immer auf dem Bildschirm sichtbar bleiben sollen (siehe Abbildung 3.35). Wählen Sie dann den Befehl TITEL FIXIEREN im Menü FORMAT.
Bild 3.35: Überschriften fixiert
Nach dem Fixieren bleiben die Bereiche oberhalb und links von der vorher markierten Zelle immer sichtbar. Die fixierten Zeilen und Spalten werden auch beim Ausdruck auf jeder Seite gedruckt.
Bildschirm teilen Sie können die Bildschirmdarstellung und somit mehrere unterschiedliche Teile der Tabelle gleichzeitig darstellen lassen. Wählen Sie TEILEN im Menü ANSICHT und verschieben Sie den »Teiler« an die gewünschte Stelle (siehe Abbildung 3.36). Die Teile können Sie gemeinsam oder einzeln über die Maus verschieben. In den einzelnen Teilen können Sie unterschiedliche Bereiche der Tabelle anzeigen lassen. Die angezeigten Bereiche können Sie individuell über die Bildlaufleisten regeln. Um die Teilung wieder aufzuheben, verschieben Sie den »Teiler« über den Rand des Bildschirms hinaus.
Bild 3.36: Geteilter Bildschirm
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Kalkulationstabellen formatieren 0
3.7.2
Zahlenformate
Die Zahlenwerte in einer Kalkulationstabelle können in elf verschiedenen Formaten dargestellt werden. Markieren Sie zum Ändern des Formats die entsprechende(n) Zelle(n) und wählen Sie ZAHLENFORMAT im Menü FORMAT (siehe Abbildung 3.37 und Tabelle 3.14).
Bild 3.37: Dialogfeld Zellen formatieren, Registerkarte Zahl
Das Format Standard wird verwendet, wenn keine anderen Angaben getroffen werden. Ganze Zahlen und Dezimalzahlen werden mit bis zu neun Stellen (bei Dezimalzahlen inklusive Dezimalzeichen) vollständig wiedergegeben. Bei höheren Stellenzahlen werden die letzten Stellen gerundet beziehungsweise die Werte exponentiell dargestellt. Mit Ausnahme der Formate Standard und Text kann für jeden Typ der ersten sechs Formate die Anzahl der Dezimalstellen separat festgelegt werden. Die Grundeinstellung dafür beträgt zwei Dezimalstellen. Diese Grundeinstellung kann über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS abgeändert werden. Format
Wirkung
Zahl
Stellt Zahlen mit einer festen Zahl von Dezimalstellen dar. Setzt zwischen jeder dritten Stelle vor dem Dezimalkomma einen Punkt.
Währung Versieht die Zahlenwerte mit dem in der Windows-Systemsteuerung eingestellten Währungskennzeichen (in der Regel €). Im Währungsformat können Sie negative Werte rot darstellen lassen. Tabelle 3.14: Zahlenformate
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Beispiel
Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Format
Wirkung
Prozent
Versieht die Zahl mit einem Prozentzeichen. Der Wert 1,00 wird als 100% dargestellt.
Beispiel
Exponen- Stellt den Zahlenwert als Vieltiell faches einer Zehnerpotenz dar. Führende Füllt eine Zahl so weit mit Nullen Nullen davor auf, dass eine Zahl mit einer bestimmten Anzahl von Ziffern entsteht. Verfügt die Zahl selbst über mehr Stellen, werden die ersten Stellen abgeschnitten. Bruch
Stellt eine Dezimalzahl als Bruch dar. Das Bruchformat können Sie wählen. Benutzt beispielsweise das nächstliegende Vielfache von 1/4. Rundet auf die nächste Bruchzahl – bis zu einer Auflösung von 1/100.
Wahrheitswert
Setzt eine Zahl auf das Format Wahrheitswert. Das Ergebnis heißt WAHR, wenn die Zahl ungleich 0 ist, und lautet FALSCH, wenn die Zahl gleich 0 ist.
Datum
Erlaubt die Darstellung von Zahlenwerten in diversen Datumsformaten.
Uhrzeit
Erlaubt die Wahl eines Uhrzeitformats.
Text
Stellt den Zellinhalt als Text dar und stellt ihm ein Anführungszeichen voran. Damit können beispielsweise Vorwahlnummern (089) wie eingegeben angezeigt werden. Andernfalls würden führende Nullen nicht angezeigt werden.
Tabelle 3.14: Zahlenformate (Forts.)
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Kalkulationstabellen formatieren
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Das Format Währung können Sie auch über die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolzeile einstellen.
3.7.3
Spaltenbreite und Zeilenhöhe
In der Grundeinstellung beträgt die Breite einer Spalte 10 Zeichen, die Zeilenhöhe beträgt 12 Punkt. Bei Wahl einer größeren Schrift passt sich in der Grundeinstellung die Zeilenhöhe automatisch an diese an. Zum Ändern arbeiten Sie entweder mit der Maus oder markieren ein beliebiges Feld der Spalte/Zeile und wählen SPALTENBREITE beziehungsweise ZEILENHÖHE im Menü FORMAT. 쮿
Im Dialogfeld Zeilenhöhe geben Sie die Höhe der Zeile(n) – gemessen in Punkt – ein (siehe Abbildung 3.38). Für ein ansprechendes Aussehen hat sich ein Verhältnis von 12:10 für Zeilenhöhe zu Schriftgröße bewährt. Dieses 12:10-Verhältnis können Sie auch über die Schaltfläche Standard verwenden automatisch einstellen lassen. Als Grundlage wird hierbei die größte in einer Zeile vorkommende Schriftgröße benutzt.
Bild 3.38: Dialogfeld Zeilenhöhe
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Im Dialogfeld Spaltenbreite geben Sie die gewünschte Breite (gemessen in Zeichen) ein (siehe Abbildung 3.39). Bestätigen Sie abschließend. Alle Spaltenbreiten zwischen 0 und 79 werden akzeptiert. Über Spaltenbreite ... anpassen bewirken Sie, dass die Spaltenbreite an die Breite der längsten Eingabe in der Spalte angepasst wird. Standard verwenden setzt die Breite zurück auf zehn Zeichen.
Bild 3.39: Dialogfeld Spaltenbreite
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Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Eine Spaltenbreite von 0 bewirkt, dass die Spalte ausgeblendet wird. Die in den Feldern dieser Spalte stehenden Zahlenwerte und Berechnungsformeln sind aber weiterhin im Berechnungskreislauf wirksam. Sie können diese Maße auch direkt über die Maus ändern. Zum Ändern der Zeilenhöhe setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zur darunter liegenden Zeile, halten die Maustaste gedrückt und verschieben die Trennlinie (siehe Abbildung 3.40). Einen Doppelklick auf diese Stelle stellt die Höhe optimal ein. Zum Ändern der Breite einer Spalte setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zur nächsten Spalte, halten die Maustaste gedrückt und verschieben die Linie. Auch hier stellt ein Doppelklick auf diese Stelle die Breite optimal ein.
Bild 3.40: Zeilenhöhe oder Spaltenbreite mit der Maus ändern
3.7.4
Gestaltungsformate
Einige Befehle zum Formatieren einer Tabelle bezieht sich auf deren optische Gestaltung. Dazu gehören Befehle zur Wahl von Schriftart und größe, zur Ausrichtung im Feld sowie von Rahmen und Mustern.
AutoFormat Die einfachste Form der Festlegung dieser Parameter liegt in der Verwendung des Befehls AUTOFORMAT im Menü FORMAT. Sie rufen damit ein Dialogfeld auf, mit dessen Hilfe Sie aus diversen Standardformaten ein geeignetes auswählen können (siehe Abbildung 3.41). Wählen Sie in der Liste Wählen Sie ein Format das gewünschte Format. Die Auswirkungen Ihrer Wahl werden im Feld Vorschau an einem Beispiel skizziert.
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Kalkulationstabellen formatieren
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Bild 3.41: Dialogfeld AutoFormat
In der Grundeinstellung wird angenommen, dass die erste Zeile und Spalte und die rechte und die unterste Zeile der Tabelle beziehungsweise des markierten Tabellenbereichs als Überschriften und Summenzeilen bzw. -spalten gesondert abgesetzt werden sollen. Wollen Sie das vermeiden, schalten Sie diese entsprechenden Optionen unter der Überschrift Der markierte Bereich enthält ein. Sollten Sie unter den vorhandenen AutoFormaten keines finden, das Ihren Vorstellungen vollständig entspricht, wählen Sie jenes aus, das Ihren Wünschen am nächsten kommt, und ändern es anschließend ab.
Schriftart Mit dem Befehl SCHRIFTART können Sie – wie bei der Textverarbeitung – die Schriftart, die Schriftgröße, den Stil und die Farbe der Schrift wählen (siehe Abbildung 3.42). Sie können die Schriftart und -größe sowie den Schriftstil und die Ausrichtung auch über die Schaltfelder in der Symbolzeile festlegen. Über die Schaltfläche Als Standard festlegen bewirken Sie, dass die gewählten Schriftparameter als Standardeinstellung für alle neuen Kalkulationstabellen verwendet werden.
Ausrichtung Mit dem Befehl AUSRICHTUNG im Menü FORMAT legen Sie die horizontale und die vertikale Ausrichtung der Eintragung in einer Zelle fest (siehe Tabelle 3.15).
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Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Bild 3.42: Dialogfeld Zellen formatieren, Registerkarte Schriftart Format
Wirkung
Standard
Standardmäßig werden Texte linksbündig und Zahlenwerte rechtsbündig dargestellt. Zu den Zahlenwerten gehören hier auch Datums- und Uhrzeitangaben sowie die logischen Ausdrücke.
Links, Rechts, Zentriert
Richtet die Eingabe linksbündig, rechtsbündig oder zentriert aus.
Ausfüllen
Hiermit können Sie bewirken, dass eine Eingabe im derart formatierten Feld so oft wiederholt wird, bis die Zelle vollständig ausgefüllt ist.
Über Auswahl zentrieren
Diese Option erlaubt es, den Inhalt einer Zelle innerhalb einer Gruppe vorher markierter Zellen zu zentrieren.
Vertikal
Drei Optionen unter der Überschrift Vertikal erlauben das Festlegen der senkrechten Ausrichtung der Eintragung in einer Zelle. Sie können auf Texte und Zahlenwerte eingesetzt werden. Sichtbar werden diese Einstellungen erst bei einer größeren Zeilenhöhe.
Zeilenumbruch
Hiermit erreichen Sie, dass eine Texteintragung in einer Zelle in Abhängigkeit der Länge der Zelle umbrochen wird. Auf Zahlenwerte wirkt diese Einstellung nicht.
Beispiel
Tabelle 3.15: Optionen zur Ausrichtung in einer Zelle
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Kalkulationstabellen formatieren
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Drei der wichtigsten Alternativen für die horizontale Ausrichtung können Sie mit den Schaltflächen auch über die Symbolleiste ansprechen.
Rahmen und Linien Sie können einzelne Felder oder Bereiche mit einem Rahmen umgeben. Einen solchen Rahmen können Sie vollständig oder nur zum Teil – das heißt als Linie unterhalb, oberhalb, rechts oder links – zeichnen lassen. Markieren Sie zuerst den Bereich, der mit einem Rahmen oder mit Linien versehen werden soll. Wählen Sie dann RAHMEN im Menü FORMAT (siehe Abbildung 3.43).
Bild 3.43: Dialogfeld Zellen formatieren, Registerkarte Rahmen
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Wählen Sie unter der Überschrift Rahmen, welche Ränder des Zellbereichs mit einer Linie versehen werden sollen. Durch Anklicken des Feldes können Sie die Linie ein- und ausschalten. Wollen Sie beispielsweise einen markierten Zellbereich nur außen umranden, wählen Sie die Option Umriss.
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Legen Sie unter Linientyp die Art der Linie fest. Im Listenfeld auf der linken Seite wählen Sie die Farbe der Linie aus. Für jeden Rand einer Zelle oder eines Zellbereichs können Sie Art und Farbe der Linie separat wählen. Die in diesen beiden Listenfeldern gewählte Einstellung wirkt nur auf die gerade aktivierte Option in der mit Rahmen überschriebenen Gruppe.
Schattierung Um einem Zellbereich eine Schattierung zuzuweisen, wählen Sie SCHATTIERUNG im Menü FORMAT (siehe Abbildung 3.44). Im Feld Vorschau wird ein Beispiel der gewählten Einstellungen skizziert.
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Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Bild 3.44: Dialogfeld Zellen formatieren, Registerkarte Schattierung
Wenn Sie eine einfache farbige Unterlegung wünschen, wählen Sie die gewünschte Option im Listenfeld Farbe aus, lassen aber Farbmuster auf Automatisch und Muster auf Ohne eingestellt. Sie können hier auch eine Schattierung verwenden, die sich aus einem Muster mit einer Vordergrund- und einer Hintergrundfarbe zusammensetzt. Dazu bestimmen Sie am besten zuerst unter Muster die Form des Musters, dann unter Farbe den Hintergrund und unter Farbmuster den Vordergrund.
3.8 Optionen für Kalkulationstabellen Alle Works-Programme beinhalten die Möglichkeit, bestimmte Funktionen an Ihre Arbeitsgewohnheiten anzupassen. Bei der Tabellenkalkulation sind die wichtigsten Einstellungen in einem Dialogfeld zusammengefasst, das Sie über den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS anzeigen lassen können. Für Kalkulationstabellen und Datenbanken können Sie – mit einer Ausnahme – über drei Registerkarten jeweils dieselben Optionen einstellen.
Allgemein Über die Registerkarte Allgemein können Sie u.a. die Einheiten angeben, in welchen Längeneinheiten gemessen werden soll (siehe Abbildung 3.45). 쮿
Die Alternativen in der linken oberen Ecke dienen zur Wahl der zu verwendenden Maßeinheiten. Die hier aufgelisteten Optionen betreffen vordringlich die Steuerung von Formatangaben. Alle Werte, die Sie bei der Arbeit im Programm ohne Angabe einer Einheit in den entsprechenden Feldern eingeben, werden als Angaben in der hier gewählten Einheit verstanden.
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Optionen für Kalkulationstabellen
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Bild 3.45: Optionen für Tabellen und Datenbanken, Registerkarte Allgemein
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Unter Tabelle in E-Mail senden als können Sie festlegen, ob ein Dokument als Text oder als Datei in einer Mail-Nachricht gesendet werden soll (siehe Kapitel 8).
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Unter Bei der Rechtschreibprüfung: können Sie bestimmen, dass bestimmte Typen von Wörtern bei der automatischen Korrektur nicht berücksichtigt werden sollen.
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Über das Listenfeld in der unteren rechten Ecke können Sie das für die Rechtschreibung zu verwendende Wörterbuch auswählen. Die zur Verfügung stehenden Alternativen hängen von den in Ihrem Betriebssystem eingerichteten Sprachen ab.
Ansicht Über die Registerkarte Ansicht können Sie festlegen, welche Elemente auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. 쮿
Statusleiste anzeigen legt fest, dass am unteren Rand des WorksFensters die Statusleiste angezeigt wird. Ein Abschalten vergrößert die für die Dateiansicht nutzbare Bildschirmfläche, blendet aber auch Informationen aus.
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Über Schriftartvorschau ... erreichen Sie, dass die Schriftarten selbst in den entsprechenden Listenfeldern angezeigt werden. Dies erleichtert die Wahl der Schriftart, reduziert aber die Geschwindigkeit etwas. Wenn Sie die Option ausschalten, werden nur die Namen der Schriftarten aufgelistet. Namen der Mauszeiger anzeigen legt fest, dass bei bestimmten Tätigkeiten unter dem Mauszeiger der Name der Tätigkeit anzeigt wird.
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Kapitel 3 · Tabellenkalkulation
Dateneingabe Auf der Registerkarte Dateneingabe legen Sie Parameter für die Eingabe, Korrektur und Anzeige fest (siehe Abbildung 3.46).
Bild 3.46: Optionen für Tabellen und Datenbanken, Registerkarte Dateneingabe
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Über die Optionen im oberen linken Bereich können Sie wählen, ob eine Bearbeitung von Daten in der Bearbeitungszeile, in der Zelle beziehungsweise dem Feld selbst oder in beiden geschehen soll.
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Ein Aktivieren von Nullwerte ausblenden bewirkt, dass Zellen mit Nullwerten als Berechnungsergebnis als leere Zellen anzeigt werden.
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Werte manuell berechnen bedeutet, dass nach einer Eingabe mit der Neuberechnung gewartet wird, bis dazu mit der Taste (F9) der Befehl dazu gegeben wird. Vor einer Neuberechnung sind die Ergebnisse von Formeln möglicher Weise nicht korrekt. In der Statusleiste wird mit BERECH. angezeigt, dass die Berechnung noch nicht erfolgt ist.
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Die Einstellung im Feld Legen Sie fest, wie viele Dezimalstellen ... dient als Grundeinstellung und wird als Vorgabe wirksam, wenn Sie über den Befehl ZAHLENFORMAT im Menü FORMAT ein Format für eine Zahl bestimmen.
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Die Option Einfügemarke ... nach unten verschieben bewirkt, dass nach der Bestätigung einer Eingabe mittels der Taste (¢) automatisch die darunter liegende Zelle markiert wird.
Die Einstellungen für Nullwerte ausblenden und Werte manuell berechnen gelten nur für die gerade aktive Kalkulationstabelle. Alle anderen Optionen gelten für sämtliche neu geöffneten
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4 Diagramme Die in den Zellen einer Kalkulationstabelle eingegebenen oder berechneten Zahlenwerte können Sie grafisch als Diagramme darstellen. Works stellt dafür diverse Formen von Diagrammen zur Verfügung. 쮿
Lernen Sie zunächst, wie man ein Diagramm auf Basis der Zahlen einer Tabelle erstellt. Dazu brauchen Sie nur die darzustellenden Daten in der Tabelle zu markieren und über den Diagrammassistenten den gewünschten Typ festzulegen. Die Darstellung des Diagramms erfolgt in einem separaten Fenster. In diesem können Sie das im Rohzustand definierte Diagramm verfeinern oder abändern (siehe Abschnitt 4.1).
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Nachdem Sie ein Diagramm erstellt haben, können Sie die darin dargestellten Datenreihen editieren. Sie können neue hinzufügen, vorhandene löschen oder ganz andere Datenreihen abbilden (siehe Abschnitt 4.2).
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Auch den anfänglich festgelegten Typ des Diagramms können Sie nachträglich ändern. Beachten Sie aber, dass sich bestimmte Typen besonders gut zur Darstellung bestimmter Aussagen eignen, andere weniger. Außerdem können Sie den gewählten Typ weiter verfeinern: Sie können beispielsweise Gitternetzlinien oder eine logarithmische Skala hinzufügen (siehe Abschnitt 4.3).
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Diagramme ohne Beschriftung sagen recht wenig aus. Um ein Diagramm zu beschriften, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können beispielsweise zwei untereinander angeordnete und zentriert gesetzte Titelzeilen vergeben, die Achsen beschriften, Legenden für die einzelnen Datenreihen darstellen und die Zahlen an die Größen im Diagramm schreiben lassen. Diese Beschriftungen können Sie – ähnlich wie in der Textverarbeitung – individuell formatieren (siehe Abschnitt 4.4).
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Das Format der grafischen Elemente – also die Farben und Schattierungen der Punkte, Linien, Säulen usw. im Diagramm – wird vom Programm zunächst automatisch gewählt. Sollten Sie mit diesem Ergebnis nicht zufrieden sein, können Sie diese Elemente individuell an Ihre Wünsche anpassen (siehe Abschnitt 4.5).
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Die Mehrzahl der Diagrammtypen verfügt über zwei aufeinander senkrecht stehende Achsen. Auch deren Skalierung wird zunächst vom Programm automatisch eingestellt. Sie können aber diverse Parameter selbst abändern (siehe Abschnitt 4.6). Beispielsweise können Sie festlegen, ob die Achse überhaupt angezeigt werden soll oder ein Beschriftungsintervall festlegen.
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Über Befehle des Menüs EXTRAS können Sie Diagramme nach Belieben umbenennen, kopieren oder löschen (siehe Abschnitt 4.7).
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Diagramm definieren
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Wichtig zu wissen ist, dass eine Grafik mit den Feldadressen einer Kalkulationstabelle, nicht aber mit den zahlenmäßigen Inhalten verknüpft ist. Wenn Sie die Zahlenwerte nach der Definition der Grafik ändern, zeigt die Grafik die geänderten Zahlenwerte an. Sie brauchen also nach einer Änderung der Zahlen keine neue Grafik zu erstellen. Eine Grafik wird auch (nur) zusammen mit der Kalkulationstabelle abgespeichert.
4.1 Diagramm definieren Ein Diagramm ist mit den Feldadressen einer Kalkulationstabelle verknüpft. Wenn Sie die Zahlenwerte nach der Definition des Diagramms ändern, zeigt das Diagramm automatisch die geänderten Zahlenwerte an. Zum Erstellen eines Diagramms müssen Sie also zunächst die darzustellenden Zahlenwerte in eine Kalkulationstabelle eingeben bzw. diese darin berechnen lassen. Sorgen Sie dafür, dass sich die Werte in einer oder mehreren direkt nebeneinander liegenden Spalten oder Zeilen befinden. Für die Mehrzahl der Diagrammtypen brauchen Sie mindestens zwei Datenreihen: eine für die Abschnitte auf der waagerechten Achse, die meist als X-Achse bezeichnet wird, außerdem mindestens eine für die senkrecht darauf anzuzeigenden Werte. Zum Erstellen des Diagramms markieren Sie zunächst den gesamten darzustellenden Bereich in der Tabelle (siehe Abbildung 4.1). Um beispielsweise die horizontale Achse des Diagramms mit Jahreszahlen zu versehen, müssen Sie diese Jahreszahlen mit markieren. Möglich ist die Abbildung von maximal sechs Datenreihen über der X-Achse. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Werte in Spalten oder in Zeilen angeordnet sind.
Bild 4.1: Datenreihen markiert
Wählen Sie dann den Befehl NEUES DIAGRAMM ERSTELLEN im Menü EXTRAS oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste. Im Dialogfeld Neues Diagramm können Sie alle wichtigen
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Kapitel 4 · Diagramme
Parameter für die Darstellung einstellen. Alle Einstellungen können aber auch später – nach der Fertigstellung des Diagramms – abgeändert und verfeinert werden. Auf der Registerkarte Grundfunktionen können Sie den gewünschten Typ des Diagramms einstellen (siehe Abbildung 4.2).
Bild 4.2: Dialogfeld Neues Diagramm, Registerkarte Grundfunktionen
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Sie haben hier die Wahl zwischen 12 Grundtypen – 8 zweidimensionalen und 4 dreidimensionalen. Wählen Sie den geeigneten Diagrammtyp durch Klick auf das Symbol aus. Der gewählte Typ wird im rechten Teil des Dialogfeldes skizziert. Standardmäßig wird zunächst der Typ Balkendiagramm verwendet. Welche Form von Diagramm als Standard gewählt wird, können Sie später über den Befehl STANDARDDIAGRAMM EINRICHTEN im Menü FORMAT des Diagramms festlegen.
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Im Textfeld Titel des Diagramms können Sie das Diagramm mit einer Titelzeile versehen. Einen zusätzlichen Untertitel können Sie später hinzufügen.
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Über die beiden Kontrollkästchen am unteren Rand können Sie das Diagramm mit einem umgebenden Rahmen oder mit Gitternetzlinien versehen.
Auf der zweiten Registerseite Weitere Optionen müssen Sie angeben, wie Daten in der Kalkulationstabelle angeordnet sind (siehe Abbildung 4.3).
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Diagramm definieren 0
Bild 4.3: Dialogfeld Neues Diagramm, Register Weitere Optionen
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Über die beiden Optionen im oberen linken Bereich geben Sie an, in welche Richtung die anfangs in der Tabelle markierten Datensätze verlaufen bzw. wie diese im Diagramm dargestellt werden sollen.
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Wenn Sie in der Tabelle zusätzlich die Zeilenbezeichnungen markiert haben, können Sie angeben, ob diese als Legendenbezeichnung und/ oder Beschriftung für die waagerechte Achse verwendet werden sollen.
4.1.1
Diagramm-Ansicht
Die Darstellung des Diagramms erfolgt nach der Bestätigung des Dialogfeldes Neues Diagramm in einem separaten Fenster (siehe Abildung 4.5). In diesem können Sie das im Rohzustand definierte Diagramm verfeinern oder abändern. Zwischen einer Tabelle und dafür definierten Diagrammen können Sie entweder durch Anklicken oder mit Hilfe der Befehle im unteren Bereich des Menüs FENSTER wechseln. Haben Sie bereits Diagramme definiert, werden diese im Menü unter den Namen Diagramm 1, Diagramm 2 usw. oder unter den für sie vergebenen Namen aufgelistet. Wählen Sie das gewünschte Diagramm aus. Das Diagrammfenster verfügt über eine eigene Symbolleiste, deren Schaltflächen Sie kennen sollten, um effektiv arbeiten zu können (siehe Tabelle 4.1).
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Kapitel 4 · Diagramme
Bild 4.4: Neues Diagramm erstellt Symbol
Name und Wirkung Neues Diagramm – erstellt ein neues Diagramm auf der Basis der Daten des aktuellen Diagramms. Diagrammtyp – ermöglicht den Wechsel zu anderen Diagrammformen. Rahmen – erstellt einen Rahmen um das Diagramm. Gitternetzlinien – fügt bei einigen Diagrammtypen ein Gitternetz hinzu. 3D – zeigt das Diagramm in dreidimensionaler Form an. Gehe zur 1.Datenreihe – markiert in der Tabelle die erste Datenreihe des Diagramms.
Tabelle 4.1: Besondere Schaltflächen in der Symbolleiste des Diagrammfensters
Wie bei allen Fenstern können Sie auch im Diagramfenster zwischen unterschiedlichen Darstellungen wählen. In der Fensterdarstellung können Lage und Größe frei eingestellt werden. Zum Ändern der Position bewegen Sie den Mauszeiger in die Titelleiste. Die Größe ändern Sie über den Rand oder eine Ecke des Fensters. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Mauszeiger.
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Datenreihen editieren
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Wenn Sie ein Diagrammfenster geschlossen haben oder eine Tabelle erneut öffnen, für die schon Diagramme definiert sind, müssen Sie für den Zugang zu diesen Diagrammen diese erst separat öffnen. Wählen Sie dazu den Befehl DIAGRAMM im Menü ANSICHT. Wählen Sie hier das/die zu öffnende(n) Diagramm(e) aus.
4.2 Datenreihen editieren Zum Editieren der im aktuellen Diagramm dargestellten Datenreihen wählen Sie den Befehl DATENREIHE im Menü BEARBEITEN. Im Dialogfeld können Sie die darzustellenden Bereiche nach Belieben ändern oder ergänzen (siehe Abbildung 4.5).
Bild 4.5: Dialogfeld Datenreihen
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Die ersten sechs Positionen dienen zur Definition der Y-Datenreihen. Geben Sie die Adresse des Bereichs ein oder führen Sie die gewünschten Änderungen durch. Haben Sie in der Tabelle die darzustellenden Zahlenreihen mit Bereichsnamen versehen, können Sie auch diese verwenden.
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Den Bereich der X-Achse definieren Sie entsprechend über das darunter liegende Feld.
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Wenn Sie einen Zahlenbereich in der Tabelle vorher mit dem Befehl KOPIEREN in der Zwischenablage abgelegt haben, können Sie ihn auch durch einen Klick auf die Schaltfläche Einfügen im vorher markierten Feld ablegen.
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Um eine Datenreihe zu entfernen, löschen Sie die vorhandenen Eintragungen. Nach der Bestätigung wird der Datenbereich im Diagramm nicht mehr verwendet.
Kapitel 4 · Diagramme
Zur Erweiterung eines Diagramms können Sie auch die Datenreihe aus der Tabelle über die Maus in das Diagramm hineinschieben. Markieren Sie den neuen Datenbereich und setzen Sie den Mauszeiger auf einen Rand der Markierung. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Datenreihe in das Diagramm.
Datenbereich in der Tabelle markieren Zum Erweitern oder Verkürzen eines vorhandenen Datenbereichs ist es oft einfacher, den ursprünglichen Bereich zuerst einmal in der Tabelle zu markieren. Wählen Sie dazu GEHE ZU im Menü BEARBEITEN des Diagramm-Modus oder drücken Sie bei aktivem Diagramm die Taste (F5). Im Dialogfeld werden die bereits definierten Datenreihen aufgelistet (siehe Abbildung 4.6). Nach der Bestätigung wechselt das Programm zur Tabelle und die gewählte Datenreihe wird markiert. In der Tabelle können Sie jetzt Änderungen durchführen. Wollen Sie den Bereich verkürzen oder erweitern, arbeiten Sie im Erweiterungs-Modus.
Bild 4.6: Dialogfeld Gehe zu Datenreihe
Wollen Sie nur die erste der im Diagramm angezeigten Datenreihen in der Tabelle markieren, können Sie auch die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste des Diagramm-Modus anklicken.
4.3 Diagrammtyp ändern Wählen Sie den Befehl DIAGRAMMART im Menü FORMAT. Über das Dialogfeld können Sie den eingestellten Diagrammtyp ändern und/oder diesen weiter spezifizieren. 쮿
Wollen Sie den Typ des Diagramms wechseln, wählen Sie ihn auf der ersten Registerkarte des Dialogfelds aus (siehe Abbildung 4.7).
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Diagrammtyp ändern
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Bild 4.7: Dialogfeld Diagrammtyp, Registerkarte Grundtypen
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Auf der zweiten Registerkarte können Sie nach der Wahl der Grundform des Diagramms dieses weiter spezifizieren (siehe Abbildung 4.8). Die hier zur Verfügung stehenden Alternativen unterscheiden sich je nach gewähltem Grundtyp. In den nachfolgenden Abschnitten werden diese skizziert.
Bild 4.8: Dialogfeld Diagrammtyp, Registerkarte Varianten
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Kapitel 4 · Diagramme
4.3.1
Flächendiagramm
Im Flächendiagramm werden die Werte durch den Abstand zwischen zwei übereinander liegenden Linien repräsentiert. Sie eignen sich also zur Darstellung der Entwicklung einer Summe mehrerer Werte als auch deren Zusammensetzung. Die oberste Linie im Diagramm stellt also die Gesamtsumme dar. Flächendiagramme zeigen dieselben Charakteristika wie Liniendiagramme, mit dem Unterschied, dass die Werte gestapelt angezeigt werden und die Fläche unter einer Linie eingefärbt wird.
Bild 4.9: Varianten für Flächendiagramm
In der Standardeinstellung werden die Werte in absoluter Form angezeigt (siehe Abbildung 4.9). Sie können auch auf 100% normieren lassen. Zusätzlich können Sie ein horizontales oder vertikales Gitternetz einblenden oder Werte an das Diagramm schreiben lassen. Die dreidimensionalen Typen dieses Diagramms zeigen ähnliche Varianten.
4.3.2
Säulendiagramm
In Säulendiagrammen werden die Datenbereiche als nebeneinander stehende Säulen oder Balken dargestellt, deren Länge die Größe der zugrunde liegenden Zahlenwerte widerspiegelt. Solche Diagramme vermitteln den Eindruck, als würde für jeden Abschnitt der waagerechten Achse ein Wert existieren – beispielsweise ein Umsatzwert für jedes Jahr. Mehrere Variationen sind möglich (siehe Abbildung 4.10).
Bild 4.10: Varianten für Säulendiagramm
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In der Grundeinstellung werden mehrere Wertebereiche nebeneinander dargestellt. Auch negative Werte können dargestellt werden.
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Diagrammtyp ändern 0
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Gestapelte Säulendiagramme zeigen die Werte als Abschnitte im Balken an. Sie eignen sich für Fälle, in denen man sowohl die Entwicklung der Summe mehrerer Werte als auch deren Zusammensetzung darstellen möchte. Achten Sie darauf, dass eine solche Summe auch einen Sinn ergibt – addieren Sie also beispielsweise hier nicht Umsatz und Gewinn.
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Bei der gestapelten Form können Sie auch eine Normierung vornehmen – also die Anteile von der Gesamtsumme anzeigen. Diese Form eignet sich besonders dann, wenn Sie die Entwicklung einer Zusammensetzung betonen wollen, die Gesamtsumme aber nur eine geringere Rolle spielt.
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Außerdem können zusätzlich waagerechte Gitternetzlinien überlagert und außerdem die angezeigten Werte an die Säulen geschrieben werden.
4.3.3
Liniendiagramm
Im Liniendiagramm werden die Zahlenwerte als Punkte wiedergegeben, die durch Linien verbunden sind. Liniendiagramme werden vordringlich dazu verwendet, einen Trend über die Zeit aufzuzeigen. Sie erwecken den Eindruck einer kontinuierlichen Entwicklung.
Bild 4.11: Varianten für Liniendiagramm
Standardmäßig werden die Daten als Punkte mit verbindenden Linien angezeigt. Sie können die Punkte oder die Linien auch weglassen oder zusätzlich waagerechte und senkrechte Gitternetzlinien zeichnen lassen (siehe Abbildung 4.11). In einem Spannweitendiagramm werden der höchste und der niedrigste Y-Wert für einen Punkt der X-Datenreihe durch eine senkrechte Linie verbunden. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Y-Datenbereich sich diese Extremwerte befinden. Das Programm legt sie für jeden Satz von Werten automatisch fest.
4.3.4
Kreisdiagramm
Mit Kreisdiagrammen können Sie die Verteilung von Einzelwerten im Verhältnis zu deren Summe anzeigen. Ein Kreisdiagramm eignet sich nicht zur Darstellung einer Entwicklung. Es kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden. Der Wertebereich muss in einer einzelnen Y-Datenreihe definiert werden. Negative Werte können nicht dargestellt werden.
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Kapitel 4 · Diagramme
Bild 4.12: Varianten für Kreisdiagramm
Die Grundform zeigt den Kreis ohne weitere Beschriftungen an. Sie können die Segmente aber auch auf unterschiedliche Weise – prozentual oder mit absoluten Werten – beschriften lassen (siehe Abbildung 4.12). Bei der explodierenden Form eines Kreisdiagramms können alle oder einzelne Elemente herausgezogen werden. Benutzen Sie diese Form, wenn Sie bestimmte Segmente des Kreises besonders betonen wollen.
4.3.5
Tortendiagramm
Tortendiagramme erfüllen den selben Zweck wie Kreisdiagramme, werden aber in einer flachen Form wiedergegeben. Auch hier kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden (siehe Abbildung 4.13).
Bild 4.13: Varianten für Tortendiagramm
4.3.6
Gestapeltes Liniendiagramm
In einem gestapelten Liniendiagramm werden die Werte durch den Abstand zwischen zwei übereinander liegenden Linien repräsentiert. Die oberste Linie im Diagramm stellt die Gesamtsumme dar.
Bild 4.14: Varianten für Gestapeltes Liniendiagramm
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Diagrammtyp ändern 0
Als Standard werden die Werte durch Punkte repräsentiert, die durch Linien verbunden sind. Sie können wahlweise waagerechte und/oder senkrechte Bezugslinien hinzufügen (siehe Abbildung 4.14).
4.3.7
Punktdiagramm
Bei Punktdiagrammen (XY) werden die zugrunde liegenden Werte paarweise angezeigt. Die Reihenfolge der Eingabe der Datenpaare in der Tabelle spielt keine Rolle, da die Werte im Diagramm sortiert werden.
Bild 4.15: Varianten für Punktdiagramm
Die Grundeinstellung zeigt die Datenwerte nur als Punkte mit unterschiedlichen Markierungen. Die Punkte können mit Linien verbunden werden. Außerdem können die Datenpunkte zusammen mit Referenzlinien angezeigt werden. Ferner ist die Verwendung eines einfachen logarithmischen Maßstabs möglich (siehe Abbildung 4.15).
4.3.8
Netzdiagramm
Netzdiagramme erlauben einen Vergleich mehrerer Charakteristika relativ zu einem Zentralpunkt. Verschiedene Parameter werden an radial verlaufenden Achsen aufgetragen. Sie sind für das unerfahrene Auge etwas schwer zu lesen, besonders dann, wenn sich im Diagramm mehrere Linien überschneiden.
Bild 4.16: Varianten für Netzdiagramm
In der Grundeinstellung werden die Werte auf den Achsen mit Punkten unterschiedlicher Markierung angezeigt. Zusammengehörende Punkte werden durch Linien verbunden. Die Markierungspunkte und/oder die verbindenden Linien können Sie auch weglassen, tangential verlaufende Referenzlinien anzeigen oder die Achsen im logarithmischen Maßstab darstellen (siehe Abbildung 4.16).
186
Kapitel 4 · Diagramme
4.3.9
Verbunddiagramm
In einem Verbunddiagramm werden unterschiedliche Muster von Grundtypen miteinander kombiniert (siehe Abbildung 4.17). Beispielsweise können Sie ein Säulen- mit einem Liniendiagramm mit einer gemeinsamen einzelnen Y-Achse oder zwei Liniendiagramme mit unterschiedlichen Y-Achsen miteinander kombinieren. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie mindestens zwei Wertebereiche über die Rubrikenachse darstellen lassen.
Bild 4.17: Varianten für Verbunddiagramm
Alle Varianten können Sie nach Wahl des gewünschten Grundtyps auch über Befehle der Menüs BEARBEITEN und FORMAT manuell einstellen. Die am häufigsten verwendeten Formen von Diagrammtypen lassen sich auch über eine der Schaltflächen in der Symbolleiste anwählen. Alternativ steht Ihnen in der Symbolleiste auch eine Schaltfläche zur Darstellung dreidimensionaler Varianten zur Verfügung.
4.4 Beschriftungen Um ein Diagramm zu beschriften, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können zwei untereinander angeordnete und zentriert gesetzte Titelzeilen vergeben, die Achsen beschriften, Legenden für die einzelnen Datenreihen darstellen und die Zahlen an die Größen im Diagramm schreiben lassen.
4.4.1
Titel und Achsenbeschriftungen
Mit dem Befehl TITEL im Menü BEARBEITEN können Sie ein Diagramm mit einer Überschrift und einem darunter gesetzten Untertitel versehen. Außerdem können die Achsen beschriftet werden. Das Dialogfeld Titel hat Raum für zwei Titelzeilen und drei Achsenbeschriftungen (siehe Abbildung 4.18). Anstatt den Titel im Dialogfeld einzugeben, können Sie hier auch einen Bezug auf ein Feld in der Tabelle – beispielsweise A1 – formulieren.
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Beschriftungen 0
Bild 4.18: Dialogfeld Titel
4.4.2
Legenden
Um ein Diagramm mit Legenden zu versehen, wählen Sie zunächst den Befehl LEGENDE/REIHENBESCHRIFTUNGEN im Menü BEARBEITEN (siehe Abbildung 4.19). Über die Option Legende anzeigen können Sie festlegen, ob Legenden im Diagramm dargestellt werden sollen oder nicht.
Bild 4.19: Dialogfeld Legende/Reihenbeschriftung
Im Bereich darunter können Sie nach Wahl von Werte in Tabelle ... verwenden angeben, welche Zellinhalte der Tabelle im Diagramm als Legenden für die einzelnen Datenreihen angezeigt werden sollen. Die Legendentexte ändern sich automatisch, wenn Sie den Inhalt der entsprechenden Zelle in der Tabelle ändern. Sie können in den Textfeldern die-
188
Kapitel 4 · Diagramme
ses Dialogfelds auch die gewünschten Legendetexte selbst eingeben. Die Wahl der Option Beschreibende Namen ... verwenden führt zur Anzeige von 1. Datenreihe, 2. Datenreihe usw. als Legendentext. Bei Flächendiagrammen können Sie die Beschriftung auch direkt in das Diagramm schreiben lassen. In Kreisdiagrammen können Sie keine Legenden definieren. Hier werden die einzelnen Segmente automatisch mit den im X-Datenbereich vorhandenen Angaben außerhalb des Kreises beschriftet.
4.4.3
Beschriftungen formatieren
Unterschiedliche Schriftgrößen werden standardmäßig für die erste Titelzeile und den Rest der Schriftelemente festgelegt. Schriftart, Schriftgrad und Schriftschnitt der im Diagramm angezeigten Beschriftungen können Sie aber auch individuell einstellen. Sie können entweder ein gemeinsames Format für alle Beschriftungen im Diagramm einstellen oder einzelne Beschriftungselemente vorher markieren, indem Sie sie mit der Maus anklicken (siehe Abbildung 4.20).
Bild 4.20: Beschriftungen markiert
Über den Befehl SCHRIFTART im Menü FORMAT lassen Sie das Dialogfeld Zeichen anzeigen, das – mit wenigen Ausnahmen – dem entsprechenden Dialogfeld bei der Textverarbeitung oder der Tabellenkalkulation entspricht (siehe Abbildung 4.21).
189
Farben und Schattierungen
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0
Bild 4.21: Dialogfeld Zeichen
Im Feld Zu formatierendes Objekt wird gegebenenfalls das vorher markierte Beschriftungselement angezeigt.
4.5 Farben und Schattierungen Das Format der grafischen Elemente – also der Punkte, Linien, Säulen usw. – können Sie über den Befehl SCHATTIERUNG UND FARBE im Menü FORMAT wählen. Das Dialogfeld zur Festlegung der Farbe und Schattierung können Sie auch durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Balken oder die Linie anzeigen lassen. Die Inhalte des Dialogfelds sind, je nach Typ des Diagramms, leicht unterschiedlich. Dies zeigt sich besonders bei Kreisdiagrammen. Die Verzeichnisfelder für die Wahl der Formate stehen in der Grundeinstellung für alle Datenreihen auf Automatisch. In diesem Fall wählt Works die Einstellung für die einzelnen Bereiche automatisch. Um für eine bestimmte Datenreihe eine andere Darstellung zu wählen, markieren Sie zunächst auf der linken Seite des Dialogfelds das zu formatierende Element (siehe Abbildung 4.22). Legen Sie dann die gewünschte Farbe oder das Muster fest und bestätigen Sie über das Feld Formatieren. Über Alle formatieren haben Sie die Möglichkeit, alle Datenreihen – auch die im Dialogfeld momentan nicht markierten – eines Diagramms auf dasselbe Format zu setzen.
190
Kapitel 4 · Diagramme
Bild 4.22: Dialogfeld Schattierung und Farbe bei einem Säulendiagramm
Bei Kreisdiagrammen finden Sie links das Feld Segmente (siehe Abbildung 4.23). Die Anzahl der Elemente in diesem Feld ändert sich je nach Anzahl der im Kreisdiagramm dargestellten Werte. Durch Einschalten des Optionsfeldes Segment ausrücken können Sie das gerade markierte Segment herauslösen. Die Option kann für jedes einzelne Segment getrennt aus- und eingeschaltet werden.
Bild 4.23: Dialogfeld Schattierung und Farbe bei einem Kreisdiagramm
Bei Liniendiagrammen können Sie separat den Linientyp und – falls gewünscht – die Form der Markierung für den Datenpunkt festlegen (siehe Abbildung 4.24).
Bild 4.24: Dialogfeld Schattierung und Farbe bei einem Liniendiagramm
191
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Achsen 0
4.6 Achsen Bis auf Kreis- und Netzdiagramme verfügen alle Typen von Diagrammen über zwei Achsen. Für diese können Sie unterschiedliche Parameter festlegen. Die Dialogfelder zum Formatieren der Achsen können Sie auch durch einen Doppelklick auf die entsprechende Achse öffnen.
4.6.1
X-Achse
Mit X-ACHSE (HORIZONTAL) im Menü FORMAT können Sie – mit Ausnahme von Kreis- oder Netzdiagrammen – die Parameter für die X-Achse des aktuellen Diagramms einstellen. Für Säulen-, Flächen- und Liniendiagramme einerseits und Punktdiagramme andererseits finden Sie hier unterschiedliche Möglichkeiten zur Einstellung. 쮿
Für Säulen-, Flächen- und Liniendiagramme können Sie über die Option Keine X-Achse bestimmen, ob die Achse angezeigt werden soll (siehe Abbildung 4.25). Das Feld mit der Beschriftung Wählen Sie die gewünschten Optionen dient der Angabe des Beschriftungsintervalls.1 Dieser Wert gibt an, wie häufig die Beschriftung an die Achse geschrieben werden soll. Die Grundeinstellung lautet 1, d.h., dass alle Werte in der Datenreihe gezeigt werden. Bei 2 würde jeder zweite gezeigt werden usw. Außerdem können Sie hier mit der Option Gitternetzlinien ... vorgeben, dass ein vertikales Liniennetz über das Diagramm gelegt wird. Zusätzliche waagerechte Linien können Sie über den Befehl Y-ACHSE (VERTIKAL) einstellen. Die Optionen auf der rechten Seite des Dialogfeldes regeln die Lage der Beschriftung der Achse.
Bild 4.25: Dialogfeld X-Achse
쮿
1
Für Punktdiagramme können Sie das Minimum, das Maximum und die Schrittweite der Skala bestimmen (siehe Abbildung 4.26). Die Voreinstellung Automatisch bedeutet, dass in etwa die Extremwerte der in der Tabelle markierten Werte als Minimal- und Maximalwerte gewählt werden.
Hier hat Microsoft geschlampt: Die Bezeichnungen Beschriftungsintervall und Wählen Sie die gewünschten Optionen wurden im Dialogfeld vertauscht.
192
Kapitel 4 · Diagramme
Bild 4.26: Dialogfeld Punktdiagramm – X-Achse
4.6.2
Y-Achse
Zum Bearbeiten der Y-Achse wählen Sie Y-ACHSE (VERTIKAL) im Menü FORMAT (siehe Abbildung 4.27). Hier können Sie den Minimalwert, den Maximalwert und die Schrittweite der Y-Achse als Zahlenwert einstellen. Die Voreinstellung Automatisch bedeutet, dass in etwa die Extremwerte der in der Tabelle markierten Werte als Minimal- und Maximalwerte gewählt werden.
Bild 4.27: Dialogfeld Y-Achse
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Diagramme verwalten 0
Gitternetzlinien ... zeigt waagerechte Gitternetzlinien an. Zusätzliche senkrechte Linien können Sie über den Befehl X-ACHSE (HORIZONTAL) einstellen. Über die Optionen auf der rechten Seite können Sie die Datenreihen übereinander stapeln lassen. Hier ist auch eine Normierung auf 100% möglich.
4.6.3
Zwei Y-Achsen
Für Diagramme mit mehreren Y-Datenbereiche können Sie über den Befehl ZWEI Y-ACHSEN im Menü FORMAT festlegen, welche Datenreihen über eine zweite Achse angezeigt werden sollen. Hier können Sie die Y-Datenreihen einer der beiden Y-Achsen zuordnen. In der Voreinstellung sind alle Datenreihen der linken Y-Achse zugeordnet. Die zweite Y-Achse wird in diesem Fall nicht angezeigt. Nachdem Sie damit eine zweite Y-Achse definiert haben, können Sie über den Befehl RECHTE Y-ACHSE im Menü FORMAT deren Parameter bestimmen.
4.6.4
Diagramme kombinieren
Um eine gemeinsame Darstellung als Linien und Balken in einem Diagramm zu erreichen, erstellen Sie zunächst ein Linien- oder ein Säulendiagramm und wählen dann LINIEN- UND BALKENDIAGRAMM im Menü FORMAT. Legen Sie hier für die einzelnen definierten Datenreihen die Art der Darstellung fest – also Linie oder Balken – und bestätigen Sie (siehe Abbildung 4.28). Die Voreinstellung ist durch den ursprünglichen Diagrammtyp bestimmt.
Bild 4.28: Dialogfeld Linien- und Balkendiagramm
4.7 Diagramme verwalten Über Befehle des Menüs EXTRAS können Sie Diagramme nach Belieben umbenennen, kopieren oder löschen (siehe Abbildung 4.29).
194
Kapitel 4 · Diagramme
Bild 4.29: Menü EXTRAS im Diagramm-Modus
Die zu diesen Befehlen gehörenden Dialogfelder haben alle eine ähnliche Struktur. Beispielsweise erlaubt es der Befehl DIAGRAMM UMBENENNEN, dem Diagramm einen eigenen Namen – beispielsweise Umsatzentwicklung – zu geben (siehe Abbildung 4.30).
Bild 4.30: Dialogfeld Diagramm umbenennen
Das Kopieren eines Diagramms ist sinnvoll, wenn man für ein neues Diagramm einen großen Teil der Parameter eines bereits vorhandenen Diagramms übernehmen will. Nach dem Kopieren muss man nur noch die Parameter ändern, in denen sich das alte und das neue Diagramm unterscheiden sollen.
195
5 Datenbanken Mit der Datenbank können Sie Listen von Sammlungen, Vereinsmitgliedern, Bestandslisten, Rezepte und vieles andere verwalten. Unter einer Datenbank versteht man eine Sammlung von Informationen, die in mehreren Gruppen mit jeweils gleicher Struktur zusammengestellt sind. Ein typisches Beispiel dafür wäre ein Adressenverzeichnis: Die Summe aller Informationen, die hierin für jeweils eine Person zusammengestellt sind – beispielsweise der Name, der Vorname, der Wohnort usw. –, nennt man einen Datensatz. Die einzelnen Elemente wie beispielsweise der Name, Vorname oder Wohnort werden als Datenfelder bezeichnet. Works ermöglicht die Darstellung einer Datenbank in zwei Ansichten: 쮿
In der Liste-Ansicht wird die Datenbank in Tabellenform gezeigt – die einzelnen Felder werden nebeneinander und die Datensätze untereinander dargestellt (siehe Abbildung 5.1 links). Diese Liste liefert einen zusammenhängenden Überblick über die Felder in mehreren Datensätzen.
쮿
In der Formular-Ansicht ist auf dem Bildschirm jeweils nur ein Datensatz sichtbar, die einzelnen Felder können Sie nach Ihren Wünschen positionieren (siehe Abbildung 5.1 rechts). In dieser Darstellung können Sie einzelne Datensätze in einem mehrere Bildschirmseiten langen und breiten Formular darstellen.
Bild 5.1: Datenbank in der Ansicht Liste (links) und Formular (rechts)
In beiden Ansichten können Sie Datensätze eingeben oder editieren. Datenfelder können sowohl Texte als auch numerische Werte beinhalten. Außerdem können die Werte in einem Datenfeld aus anderen Feldern desselben Datensatzes berechnet werden. Insgesamt kann eine Works-Datenbank 32.000 Datensätze mit je 256 Feldern aufnehmen. Beachten Sie aber, dass mit steigender Zahl der Sätze und Felder die Verarbeitungsgeschwindigkeit – etwa beim Durchsuchen der Datenbank nach bestimmten Informationen – stark abnimmt. Formular- und Listendarstellung sind unabhängig bezüglich Breite und Reihenfolge der Felder. Sie können also Feldspalten in der Liste-Ansicht austauschen, ohne die Formulardarstellung zu beeinflussen. Sie können sogar Feldspalten in der Liste ausblenden, im Formular aber beibehalten.
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m a gnu gn u m 0
쮿
Um eine Datenbank benutzen zu können, müssen Sie zuerst eine neue Datenbankdatei erstellen oder eine der Vorlagen öffnen. Im Gegensatz zu anderen Works-Programmen – wie Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation – erhalten Sie nach dem Erstellen einer Datenbank-Datei nicht sofort einen leeren Bildschirm für diesen Funktionsbereich, sondern müssen zunächst Angaben über die in der Datenbank zu verwendenden Felder vornehmen (siehe Abschnitt 5.1).
쮿
Nach dem Erstellen der Datenbank befindet sich diese in der ListeAnsicht. In dieser Ansicht können Sie die Struktur der Datenbank ändern, indem Sie weitere Felder hinzufügen, nicht benötigte löschen oder deren Reihenfolge ändern. Auch ein Formatieren ist möglich (siehe Abschnitt 5.2).
쮿
Neben der Liste-Ansicht verfügt die Works-Datenbank über eine Formular-Ansicht (siehe Abschnitt 5.3). Auch hierin können Sie Änderungen in der Struktur durchführen und das Formular formatieren. Zusätzlich zu den eigentlichen Feldern können Sie das Formular mit Beschriftungen versehen. Sie können beispielsweise Führungslinien ziehen, Überschriften formulieren oder Hinweise für die Eingabe auf dem Bildschirm anzeigen.
쮿
Datensätze können sowohl in der Liste als auch in der FormularAnsicht eingegeben und korrigiert werden. Mehrere Werkzeuge sind Ihnen dabei behilflich (siehe Abschnitt 5.4).
쮿
Eingegebene Datensätze oder Teile davon können Sie editieren – beispielsweise können Sie sie kopieren oder zu anderen Stellen in der Datenbank verlagern (siehe Abschnitt 5.5).
쮿
Um die Inhalte der Datenbank besser sichtbar zu machen, können Sie die Datenbank nach gewissen Kriterien sortieren, nach Datensätzen suchen, in denen bestimmte einzelne Informationen auftreten, oder nur Datensätze mit bestimmten Informationen anzeigen lassen (siehe Abschnitt 5.6).
Sinnvoll wird eine Datenbank oft erst dann, wenn man Informationen in einer brauchbaren und unter Umständen komprimierten Form zurückgewinnen kann. Dafür besitzt Works die Bericht-Ansicht, in der Sie den Inhalt einer Datenbank nach von Ihnen wählbaren Kriterien zusammenfassen können (siehe Kapitel 6). Auf diese Weise können Sie beispielsweise Trends und Muster erkennen. Datenbanken können in allen Ansichten gedruckt werden. Den Ausdruck bewirken Sie wie bei den anderen Works-Programmen. Wenn Sie Informationen über die Steuerung von Serienbriefen und zum Druck von Etiketten über die Feldinhalte von Datenbanken suchen, schlagen Sie im Kapitel 8 nach.
198
Kapitel 5 · Datenbanken
5.1 Datenbank erstellen Um neue Daten einzugeben, müssen Sie zuerst eine neue Datenbankdatei erstellen. Wenn Sie zum Starten mit dem Befehl MICROSOFT WORKSDATENBANK im Untermenü zu MICROSOFT WORKS im Windows STARTMenü arbeiten, müssen Sie entscheiden, ob Sie eine leere Datenbank erstellen, eine Vorlage verwenden oder eine bestehende Datenbank öffnen wollen. Über das Programm Works-Start können Sie stattdessen über die Seite Programme eine leere Datenbank oder eine Vorlage dafür erstellen.
5.1.1
Vorlagen
Wenn Sie sich in Datenbanken noch nicht so richtig auskennen – und das tun die Wenigsten – beginnen Sie am besten mit einer Vorlage. Wählen Sie auf der Seite Programme des Programms Works-Start die Option Works-Datenbank. Anschließend werden rechts von der Programmspalte die für diesen Bereich verfügbaren Aufgaben aufgelistet. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte aus. Im rechten Bildschirmbereich wird eine kurze Beschreibung der aktuell gewählten Aufgabe angezeigt. Klicken Sie abschließend auf den Link Start, um die Aufgabe zu starten. In einigen Fällen müssen Sie im Assistenten noch die gewünschte Formatvorlage auswählen. Nach einem Klick auf Fertig stellen wird die Datenbank erstellt und als Formular angezeigt. Hier können Sie direkt mit der Eingabe von Daten beginnen.
5.1.2
Selbst erstellen
In der Mehrzahl der Fälle werden Sie die Datenbank aber selbst aufbauen müssen. Dazu müssen Sie die Namen für die gewünschten Felder festlegen und das Format dafür definieren.
Felder definieren Nach der Wahl von Leere Datenbank wird das Dialogfeld Datenbank erstellen angezeigt, in dem Sie die zu verwendenden Feldnamen nacheinander eingeben und das Format dafür festlegen müssen (siehe Abbildung 5.2). Geben Sie im Textfeld Feldname den für das erste Feld zu verwendenden Namen ein. Beschränken Sie sich dabei auf möglichst kurze Namen, da deren Länge die Breite der Feldspalte bestimmt. Zusätzliche Erklärungen zu Feldnamen können Sie – falls erforderlich – im Formular separat eingeben. Insgesamt können Sie nacheinander bis zu 256 Feldnamen definieren, deren Namen allerdings jeweils unterschiedlich sein müssen.
199
m a gnu gn u m
Datenbank erstellen 0
Bild 5.2: Datenbank erstellen
Format festlegen Legen Sie für jedes Feld ein Format fest. Wenn Sie ein bestimmtes Format fordern, werden Eingaben in einem anderen Format nicht akzeptiert. Außerdem erlauben einige Formate ein genaueres Festlegen der Form der Anzeige (siehe Tabelle 5.1). Format
Optionen
Beschreibung
Standard
Keine
Im Format Standard können Sie Zahlenwerte und Texte eingeben. Zahlen werden so genau wie möglich angezeigt und rechtsbündig ausgerichtet. Text wird linksbündig ausgerichtet.
Zahl
Im Format Zahl werden nur Zahlenwerte akzeptiert. Die Anzahl der Dezimalstellen, mit der die Eingaben angezeigt werden, können Sie wählen. Währungsformate erlauben die automatische Darstellung von negativen Zahlen in roter Farbe.
Datum
Im Format Datum können Sie unter verschiedenen Darstellungsformen wählen.
Tabelle 5.1: Feldformate
200
Kapitel 5 · Datenbanken
Format
Optionen
Im Format Uhrzeit können Sie unter verschiedenen Darstellungsformen wählen.
Uhrzeit
Text
Beschreibung
Keine
Formatiert alle Einträge – auch Zahlenwerte – in diesem Feld als Text. Das Format Text ist auch nützlich, wenn Sie Zahlen eingeben, die Sonderzeichen enthalten (z.B. ein Bindestrich in einer Telefonnummer).
Bruch
Mit dem Format können Sie alle Einträge in diesem Feld als Bruchzahlen anzeigen lassen.
Seriell
Hierüber können Sie jedem Datensatz eine eindeutige Nummer zuweisen. Die Einstellung Inkrement gibt an, welcher Wert dem nächsten Datensatz, der dieses Feld enthält, zugewiesen wird. Wenn Sie den Standardwert wählen, werden die Zahlen jeweils um eins erhöht.
Tabelle 5.1: Feldformate (Forts.)
Ein Eintrag im Feld Automatisch einen Standardwert einsetzen bewirkt, dass in einem neuen Datensatz automatisch eine Voreinstellung im Feld angezeigt wird. Nach Eingabe des Namens, des Formats und der sonstigen Optionen bestätigen Sie über die Schaltfläche Hinzufügen. Das Dialogfeld ist dann bereit zur Eingabe des zweiten Feldnamens. Nach Eingabe aller Feldnamen bestätigen Sie im Dialogfeld über die Schaltfläche Fertig.
5.2 Liste-Ansicht Nach dem Erstellen der Datenbank befindet sich diese in der ListeAnsicht (siehe Abbildung 5.3). Diese Liste liefert einen zusammenhängenden Überblick über die Felder in mehreren Datensätzen. Die Datenbank wird in einer Form dargestellt, die der einer Kalkulationstabelle
201
m a gnu gn u m
Liste-Ansicht 0
ähnelt. Die eingegebenen Feldnamen werden als Bezeichnung für die Spalten verwendet, und zwar in der Reihenfolge ihrer Definition. Für jeden Datensatz steht eine Zeile zur Verfügung.
Bild 5.3: Leere Liste
Über den Bereich Zoom in der linken unteren Ecke können Sie den Vergrößerungsmaßstab einstellen. Klicken Sie dazu auf das Feld mit der Prozentzahl, um die Liste der Vergrößerungen anzuzeigen, und wählen Sie den Maßstab. Die Option Anpassen zeigt das Dialogfeld Zoom an, über das Sie auch einen benutzerdefinierten Maßstab eingeben können. Ein Klick auf die Schaltflächen mit den Plus- und Minuszeichen ändert ebenfalls den Maßstab.
5.2.1
Symbolleisten
Einige Schaltflächen der Symbolleiste sind spezifisch für das Works-Programm Datenbanken. Diese sind aber bei allen Ansichten der Datenbank identisch. Machen Sie sich vor der weiteren Arbeit mit diesen vertraut (siehe Tabelle 5.2). Symbol
Name und Wirkung Formularansicht – schaltet zur Formular-Ansicht der Datenbank. Listenansicht – schaltet zur Liste-Ansicht. Formularentwurf – zeigt die Ansicht Formularentwurf an. Berichtansicht – schaltet in die Bericht-Ansicht (siehe Kapitel 6).
Tabelle 5.2: Besondere Schaltflächen der Symbolleiste bei Datenbanken
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Kapitel 5 · Datenbanken
Symbol
Name und Wirkung Datensatz einfügen – fügt einen leeren Datensatz an der Markierung ein. Filter – ermöglicht das Filtern nach bestimmten Datensätzen.
Tabelle 5.2: Besondere Schaltflächen der Symbolleiste bei Datenbanken (Forts.)
5.2.2
Elemente markieren
Für viele Arbeiten in der Liste müssen Sie oft einzelne Elemente – Datenfelder, Datensätze (Zeilen) oder Feldspalten – markieren.
Einzelne Felder Um ein einzelnes Feld mit der Maus zu markieren, klicken Sie das Feld an. Über die Tastatur benutzen Sie die Pfeiltasten. Sie können ein Feld auch über den Befehl GEHE ZU im Menü BEARBEITEN anzusteuern (Abbildung 5.4), das Sie auch über die Taste (F5) anzeigen lassen können. Im Dialogfeld finden Sie in dem mit Ein Feld auswählen bezeichneten Verzeichnisfeld alle Feldnamen der Datenbank. Im Textfeld Gehe zu können Sie entweder die Nummer des Datensatzes oder aber den Namen des Feldes eingeben, zu dem Sie springen wollen.
Bild 5.4: Dialogfeld Gehe zu
Bereiche Um einen Bereich zu markieren, wählen Sie zumindest ein Feld im zu markierenden Bereich und verwenden die Befehle DATENSATZ MARKIEREN oder FELD MARKIEREN im Menü BEARBEITEN. Alternativ können Sie auch einfach auf die entsprechenden Zeilen- oder Spaltenköpfe klicken: Zum Markieren einer Zeile klicken Sie in die vertikale Zahlenleiste am linken Rand. Zum Markieren einer Feldspalte klicken Sie den Feldnamen an. Wenn Sie benachbarte Spalten markieren wollen, halten Sie die Maustaste nach dem Markieren der ersten Spalte gedrückt und verschieben den Mauszeiger entsprechend nach rechts oder links. Um die gesamte Liste zu markieren, klicken Sie an den Schnittpunkt von Feld- und Datensatzbezeichnung. Außerdem können Sie zum Markieren Tastenkürzel verwenden (siehe Tabelle 5.3).
203
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Liste-Ansicht 0
Taste(n)
Markierung
(Strg)+(F8)
Aktueller Datensatz
(ª)+(F8)
Aktuelle Feldspalte
(Strg)+(ª)+(F8)
Gesamte Datei
Tabelle 5.3: Tastenkürzel zum Markieren in der Liste
5.2.3
Struktur ändern
In der Liste-Ansicht können Sie Felder löschen, Feldspalten verschieben – und damit die Reihenfolge ändern – oder neue Felder hinzufügen.
Feldspalten löschen Um eine Feldspalte zu löschen, markieren Sie ein beliebiges Feld der entsprechenden Spalte und wählen FELD LÖSCHEN im Menü DATENSATZ.
Zusätzliche Feldspalten Markieren Sie die Stelle in der Liste, an der Sie eine weitere Spalte einfügen wollen, und wählen Sie den Befehl FELD EINFÜGEN im Menü DATENSATZ. Sie müssen dann entscheiden, ob Sie die neue Spalte vor oder hinter der Markierung einfügen wollen. Anschließend müssen Sie im Dialogfeld Datenbank erstellen die Parameter des Feldes festlegen (siehe Abbildung 5.5).
Feldspalte verschieben Feldspalten können Sie über die Maus verschieben: Markieren Sie die zu verschiebenden Feldspalte und setzen Sie den Mauszeiger auf den Namen im Spaltenkopf. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Mauszeiger an die gewünschte Stelle. Lassen Sie dort die Maustaste los. Die Spalte wird verschoben (siehe Abbildung 5.5).
Bild 5.5: Feldspalte verschieben
204
Kapitel 5 · Datenbanken
Stattdessen können Sie auch über die Zwischenablage arbeiten: Markieren Sie die Feldspalte und verschieben Sie sie über AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN in die Zwischenablage. Markieren Sie dann die Zielstelle und wählen Sie den Befehl EINFÜGEN im selben Menü. Beachten Sie aber, dass beim Einfügen die Inhalte der vorher markierten Spalte überschrieben werden. Wenn Sie diese nicht verlieren wollen, erstellen Sie vor dem Verschieben über die Zwischenablage eine neue leere Feldspalte an der gewünschten Stelle und fügen den Inhalt der Zwischenablage in diese ein.
5.2.4
Formatieren
Eine unterschiedliche Formatierung der einzelnen Datensatzzeilen ist nicht möglich, wohl aber Unterschiede in den einzelnen Feldspalten. Markieren Sie zunächst das zu formatierende Element und wählen Sie dann den gewünschten Befehl im Menü FORMAT aus. 쮿
Über den Befehl FELD in diesem Menü können Sie zwischen den schon oben angesprochenen Feldformaten wählen (siehe Tabelle 5.1).
쮿
Mit AUSRICHTUNG können Sie – wie bei Formatieren der Zelle in einer Kalkulationstabelle – die Ausrichtung der Feldinhalte in horizontaler und vertikaler Richtung festlegen. Auch die Befehle SCHRIFTART UND SCHRIFTSCHNITT, RAHMEN und SCHATTIERUNG funktionieren ähnlich wie in der Tabellenkalkulation.
쮿
Der Befehl FELDSCHUTZ erlaubt den Schutz des vorher markierten Feldes gegen Überschreiben oder Änderungen. Aktivieren Sie im Dialogfeld die Option Feld schützen, wenn Sie den Schutz aktivieren wollen. Im Allgemeinen werden Sie diesen Befehl erst verwenden, nachdem Sie Daten eingegeben haben. Er ist besonders nützlich in Feldern, die ihren Inhalt aus den Daten anderer Felder berechnen.
쮿
Der Befehl DATENSATZHÖHE stellt die Höhe der vorher markierten Zeile ein. Über die Schaltfläche Optimal sorgen Sie dafür, dass die Höhe der Zeile automatisch an die größte im Datensatz verwendete Schrift angepasst wird. Das ist auch die Standardeinstellung.
쮿
Der Befehl FELDBREITE stellt die Breite der vorher markierten Spalte ein. Optimal bewirkt ein Anpassen an die längste Eintragung in der Spalte.
Einige Parameter wie die Datensatzhöhe oder die Feldbreite können Sie auch direkt über die Maus ändern (siehe Abbildung 5.6).
Bild 5.6: Höhe und Breite über die Maus ändern
205
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Formular-Ansicht 0
5.3 Formular-Ansicht Neben der Liste-Ansicht, in der die Daten wie in einer Tabelle dargestellt werden, verfügt die Works-Datenbank über eine Formular-Ansicht. In dieser wird jeweils immer nur ein Datensatz auf dem Bildschirm dargestellt. Auch in dieser Ansicht können Sie Datensätze eingeben, kontrollieren oder editieren (siehe unten).
5.3.1
Umschalten
Zum Umschalten zwischen den Ansichten dienen die Befehle FORMULAR und LISTE des Menüs ANSICHT bzw. die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste. Sie können zum Umschalten auch Tastenkürzel verwenden (siehe Tabelle 5.4). Taste(n)
In einer Datenbank
(F9)
Formularansicht
(ª)+(F9)
Liste-Ansicht
(Strg)+(F9)
Formularentwurf
Tabelle 5.4: Tasten zum Umschalten
5.3.2
Formular
Um zum Formular umzuschalten, wählen Sie den Befehl FORMULAR des Menüs ANSICHT oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste. Beim ersten Umschalten zum Formular werden im Formular die in der Liste festgelegten Felder untereinander angezeigt (siehe Abbildung 5.7). Die Position können Sie u.a. manuell ändern.
Bild 5.7: Formularansicht
206
Kapitel 5 · Datenbanken
5.3.3
Formularentwurf
Um Änderungen in der Struktur eines Formulars vornehmen zu können, müssen Sie über den Befehl FORMULARENTWURF im Menü ANSICHT oder die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste zur Entwurfsansicht umschalten. Dieser Formularentwurf ähnelt der Formular-Ansicht (siehe Abbildung 5.8). Im Gegensatz zu dieser können Sie hier aber die Schreibmarke über die Maus frei bewegen und sind nicht auf die Markierung von Feldern beschränkt. Sie können zum Bewegen auch die Tastatur verwenden (siehe Tabelle 5.5).
Bild 5.8: Formularentwurf
Mit den beiden Koordinaten im oberen linken Bereich wird die augenblickliche Stellung der Schreibmarke im Formular angegeben. Der erste Wert beschreibt den Abstand vom linken Rand, der zweite ist ein Maß für den Abstand vom oberen Rand. Taste(n)
Schreibmarke bewegen um/zum ...
(½)
eine Zeile nach oben
(¼)
eine Zeile nach unten
(Æ)
ein Zeichen nach rechts
(æ)
ein Zeichen nach links
(Bild_½)
eine Bildschirmhöhe nach oben
(Bild_¼)
eine Bildschirmhöhe nach unten
(Strg)+(æ)
eine Bildschirmbreite nach links
Tabelle 5.5: Tasten zum Bewegen der Schreibmarke
207
m a gnu gn u m
Formular-Ansicht 0
Taste(n)
Schreibmarke bewegen um/zum ...
(Strg)+(Æ)
eine Bildschirmbreite nach rechts
(Pos1)
linken Ende der Datei
(Ende)
rechten Ende der Datei
Tabelle 5.5: Tasten zum Bewegen der Schreibmarke (Forts.)
5.3.4
Elemente einfügen und editieren
Im Formularentwurf können Sie über die Befehle des Menüs EINFÜGEN zusätzliche Elemente – wie neue Feldnamen oder Beschriftungen in das Formular eingeben, vorhandene korrigieren oder entfernen. Klicken Sie vorher die gewünschte Stelle im Formularentwurf an.
Feld einfügen Um ein Feld einzufügen, markieren Sie zuerst die gewünschte Stelle. Die Koordinaten zeigen die Position der Schreibmarke an. Wählen Sie dann FELD im Menü EINFÜGEN. Anschließend müssen Sie im Dialogfeld Feld einfügen den Namen und das Format des Feldes festlegen. Sie können den Namen auch direkt an der vorher markierten Stelle eintippen. Fügen Sie einen Doppelpunkt hinzu, um die Eingabe als Feldnamen zu kennzeichnen.
Beschriftungen einfügen Zusätzlich zu den eigentlichen Feldern können Sie das Formular mit Beschriftungen – so genannten Etiketten – versehen. Zum Einfügen markieren Sie die gewünschte Stelle und wählen ETIKETT im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Etikett einfügen geben Sie den Text für die Beschriftung ein (siehe Abbildung 5.9). Sie können die Beschriftung auch direkt im Formular eintippen. Verwenden Sie zum Abschluss keinen Doppelpunkt! Anderenfalls wird Ihre Eingabe als neuer Feldname missverstanden. Wollen Sie eine Beschriftung unbedingt mit einem Doppelpunkt abschließen, müssen Sie die Eingabe mit einem "-Zeichen einleiten.
Bild 5.9: Dialogfeld Etikett einfügen
In der Formular-Ansicht eingegebene Etiketten werden in der ListeAnsicht nicht wiedergegeben.
208
Kapitel 5 · Datenbanken
Namen ändern Um den Namen eines Feldes oder Etiketts zu ändern, markieren Sie den zu ändernden Feldnamen oder das Etikett. Ändern Sie dann den Namen in der Editierzeile.
Elemente löschen Markieren Sie das gewünschte Element und wählen Sie den Befehl MARKIERTES LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN. Taste(n)
Löschen von Elementen
(Entf)
Löscht die Markierung
(¢)
Bestätigt das Löschen
Tabelle 5.6: Tasten zum Löschen
Elemente verschieben Die Elemente des Formulars können in der Entwurfsansicht frei verschoben werden. Markieren Sie zunächst das zu verlagernde Element. Sobald Sie den Mauszeiger auf einen Feldnamen oder eine Bezeichnung bewegen, taucht die Anzeige Ziehen auf. Verschieben Sie dann das Feld über die Maus (siehe Abbildung 5.10) oder wählen Sie AUSWAHL POSITIONIEREN im Menü BEARBEITEN. Sie können dann die Markierung mit den Pfeiltasten verschieben. An der Zielstelle bestätigen Sie mit der Taste (¢).
Bild 5.10: Element verschieben
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Formular-Ansicht 0
Durch Aktivieren des Befehls AM RASTER AUSRICHTEN im FORMATMenü können Sie erreichen, dass beim Verschieben nur eine schrittweise Bewegung möglich ist. Damit erleichtern Sie das Positionieren auf der Höhe anderer Elemente im Formular. Für eine freie Bewegung beim Verlagern schalten Sie diese Option ab. Mehrere Eintragungen können Sie gemeinsam markieren, indem Sie einen Rahmen darum aufspannen. Setzen Sie dazu den Mauszeiger an eine Stelle außerhalb der zu markierenden Elemente, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Maus diagonal. Sorgen Sie dafür, dass der dabei aufgespannte Rahmen die zu markierenden Elemente vollständig umschließt (siehe Abbildung 5.11). Nachdem Sie die Maustaste loslassen, bleiben die Elemente innerhalb des Rahmens invers markiert und können gemeinsam editiert werden. Denken Sie daran, dass Feld und Feldname zwei unterschiedliche Elemente sind. Durch geeignete Rahmen können Sie entweder nur die Felder selbst, nur die Feldnamen selbst oder beide markieren.
Bild 5.11: Rahmen aufspannen, Felder und Feldnamen markiert
5.3.5
Formatieren
In der Formularentwurf-Ansicht können Sie die Datenbank auch formatieren. Markieren Sie jeweils vorher den gewünschten Bereich. Hierbei können Sie zwischen der Bezeichnung und dem Feld selbst unterscheiden. Markieren Sie zuerst den zu formatierenden Bereich. Mehrere Felder können Sie markieren, indem Sie einen Rahmen darum aufspannen. Die Befehle finden Sie im Menü FORMAT (siehe Abbildung 5.12). Die gewählten Formate gelten dann für alle Seiten des Formulars.
Bild 5.12: Menü FORMAT im Formularentwurf
210
Kapitel 5 · Datenbanken
Feld Über den Befehl FELD können Feldformate in zwölf verschiedenen Formaten dargestellt werden. Die Inhalte der Registerkarte Feld im Dialogfeld Format entsprechen dem Dialogfeld Datenbank erstellen (siehe Abbildung 5.16). Hierüber können Sie auch den Namen des Feldes ändern oder einen Standardwert zuweisen. Die weiteren Registerkarten im Dialogfeld können Sie auch über die Befehle AUSRICHTUNG, SCHRIFTART UND SCHRIFTSCHNITT, RAHMEN und SCHATTIERUNG des Menüs FORMAT direkt aufrufen. Die Optionen entsprechen im wesentlichen den entsprechenden Befehlen bei der Tabellenkalkulation (siehe Kapitel 3).
Feldgröße Mit dem Befehl FELDGRÖßE im Menü FORMAT können Sie die Höhe und Breite eines Feldes einstellen. Sie können hier auch mehrzeilige Felder erzeugen. Geben Sie dazu im Feld Höhe einen höheren Wert als 1 ein. Die Breite und die Höhe eines Feldes können Sie auch über die Maus regeln. Markieren Sie das Feld und bewegen Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte. Ändern Sie die Größe bei gedrückt gehaltener Maustaste.
Bild 5.13: Dialogfeld Feldgröße festlegen
Sind Zahlenwerte zu lang, um bei der gewählten Formatierung vollständig in einem Feld dargestellt werden zu können, wird im Feld [######] angezeigt.
Feldnamen ausblenden Der Befehl FELDNAMEN ANZEIGEN im Menü FORMAT erlaubt es, einzelne Feldnamen entweder darzustellen oder abzuschalten.
Aktivierfolge Über das Dialogfeld zum Befehl AKTIVIERFOLGE im Menü FORMAT legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Felder beim Wechsel über die Taste (ÿ___)angesprochen werden sollen (siehe Abbildung 5.14).
211
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Daten eingeben 0
Bild 5.14: Dialogfeld Aktivierfolge formatieren
Markieren Sie im Listenfeld das Feld, dessen Lage in der Reihenfolge Sie ändern wollen, und schieben Sie es durch Anklicken einer der Schaltflächen Nach oben oder Nach unten in die gewünschte Richtung.
5.4 Daten eingeben Datensätze können Sie sowohl in der Liste als auch in der Formularansicht eingeben. Beide Varianten haben ihre Vorteile.
5.4.1
Datensatz wählen
In der Liste-Ansicht wählen Sie den Datensatz automatisch durch Markieren des Feldes, in dem Sie Eingaben machen wollen. Da im Formular immer nur ein Datensatz auf dem Bildschirm angezeigt wird, müssen Sie dort zuerst definieren, in welchem Datensatz Sie Eingaben vornehmen wollen. Dazu bedienen Sie sich der Navigationsschaltflächen in der linken unteren Ecke des Formulars (siehe Abbildung 5.15 und Tabelle 5.7).
Bild 5.15: Navigationsschaltflächen Symbol
Wirkung Zeigt den ersten Datensatz in der Datenbank an. Bewegt die Anzeige um einen Datensatz weiter. Bewegt die Anzeige um einen Datensatz zurück. Zeigt den ersten freien Datensatz nach dem Ende der Datenbank an.
Tabelle 5.7: Navigationsschaltflächen
212
Kapitel 5 · Datenbanken
Das Feld mit der Beschriftung Datensatz ... und einer nachfolgenden Zahl in der Mitte dieser Navigationselemente zeigt die Nummer des aktuellen Datensatzes an. Durch einen Klick darauf rufen Sie das Dialogfeld Gehe zu auf den Bildschirm, in dem Sie das gewünschte Feld auswählen können. Die beiden Zahlen am rechten Rand der Statuszeile – beispielsweise 2/2 – bedeuten, dass von insgesamt zwei eingegebenen Datensätzen alle beide angezeigt werden können, also keiner ausgeblendet (siehe unten) worden ist. Sie können zur Navigation zwischen Datensätzen auch Tastenkürzel verwenden (siehe Tabelle 5.8). Tasten
Datensatz wechseln zum ...
(Strg)+(Bild_¼)
nächsten Datensatz
(Strg)+(Bild_½)
vorherigen Datensatz
(Strg)+(Pos1)
ersten Datensatz
(Strg)+(Ende)
ersten freien Datensatz
Tabelle 5.8: Tastenkürzel zum Wechseln zwischen Datensätzen
5.4.2
Eingaben
Nachdem Sie das gewünschte Feld markiert haben, geben Sie die Daten ein. Sowohl in der Liste als auch im Formular erscheinen die Eingaben sowohl im Feld als auch in der Editierzeile (siehe Abbildung 5.16). Hier können sie auch korrigiert werden.
Bild 5.16: Eingabe in der Liste und im Formular
Anschließend müssen Sie die Eingabe bestätigen oder verwerfen. Dazu können Sie die Schaltfelder in der Editierzeile verwenden (siehe Tabelle 5.9), die erst nach Eingabe des ersten Zeichens angezeigt werden.
213
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Daten eingeben 0
Symbol
Wirkung Bricht die Eingabe ab. Bestätigt die Eingabe. Zeigt Hilfeinformationen zur Eingabe einer Formel an.
Tabelle 5.9: Schaltflächen in der Editierzeile
Eine Bestätigung können Sie auch durch einen Wechsel des markierten Feldes erreichen (siehe Tabelle 5.10). Taste(n)
Eingaben bestätigen und ...
(¢)
kein Wechsel
(ÿ___)
zum nächsten Feld
(ª)+(ÿ___)
zum vorherigen Feld
(Pfeiltaste)
in Richtung des Pfeils
(Pos1)
zum ersten Feld
(Ende)
zum letzten Feld
(Esc)
Eingabe abbrechen
Tabelle 5.10: Tasten zur Bestätigung der Eingabe
Nach der Bestätigung erscheint die Eingabe im Feld. Texteingaben werden linksbündig, andere Eingaben rechtsbündig dargestellt. Das gilt allerdings nur, solange das Format nicht geändert worden ist. Falls die Breite einer Spalte für die Darstellung des Feldinhalts nicht ausreicht, müssen Sie sie vergrößern.
Eingaben in Bereiche In der Liste-Ansicht können Sie Eingaben in benachbarten Feldern einfach durchführen: Mit den Befehlen RECHTS AUSFÜLLEN beziehungsweise UNTEN AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN können Sie einen konstanten Eintrag in einem Feld über mehrere Datensätze hinweg oder in einem Datensatz über mehrere Felder eingeben. Geben Sie zunächst in das erste Feld den gewünschten Wert ein und markieren Sie den Bereich, in den eingegeben werden soll. Wählen Sie dann UNTEN AUSFÜLLEN. Der Wert wird als feste Größe in die nachfolgenden Zeilen kopiert (siehe Abbildung 5.17).
214
Kapitel 5 · Datenbanken
Bild 5.17: Eingaben in Bereiche
Sie können Wertereihen mit einem festen Inkrement in den Bereich einer Feldspalte eintragen lassen (siehe Abbildung 5.18).
Bild 5.18: Datenreihen ausfüllen
Geben Sie zuerst in einem Feld einen Startwert ein und markieren Sie dann in der Spalte den auszufüllenden Bereich zusammen mit diesem Startwert. Wählen Sie den Befehl DATENREIHEN AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN. Die Optionen im Dialogfeld unterscheiden zwischen unterschiedlichen Formaten (siehe Abbildung 5.19).
Bild 5.19: Dialogfeld Datenreihen ausfüllen
쮿
Wenn Sie einen Zahlenwert markiert haben, erstellt AutoAusfüllen eine Zahlenreihe, die auf der Basis der Zahl im Feld Inkrement ansteigt oder sinkt. Diese Schrittweite muss nicht ganzzahlig sein. Auch negative Schrittweiten sind möglich. Sie führen dann zu einer abfallenden Zahlenreihe. Haben Sie Texteingaben mit einer ange-
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Daten eingeben 0
hängten Zahl – wie beispielsweise Quartal 1, Quartal 2, Quartal 3, Quartal 4, Wochentage und Monate – markiert, werden diese automatisch fortgeschrieben. 쮿
Hatten Sie einen Datumswert markiert, haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Werte in Tagen, Wochentagen – also ohne die Tage des Wochenendes –, Monaten oder Jahren auf- oder absteigen zu lassen.
Bestätigen Sie anschließend über das Schaltfeld OK. Der markierte Bereich wird daraufhin mit Zahlenwerten ausgefüllt, die mit dem Anfangswert beginnen und sich jeweils um die definierte Schrittweite unterscheiden.
Fehler korrigieren Wenn Sie einen Fehler in einer Eingabe bemerken, markieren Sie gegebenenfalls das Feld mit dem Fehler. Anschließend können Sie die gesamte Eingabe für das betreffende Feld wiederholen – das ist natürlich bei kurzen Eingaben sinnvoll. Sie die vorhanden Eingaben länger, sollten Sie im Bearbeiten-Modus korrigieren. Dazu klicken Sie nach dem Markieren in die Bearbeitungszeile oder doppelklicken direkt in der Zelle selbst. Markieren Sie die Stelle mit dem Fehler. Den eingeschalteten BearbeitenModus erkennen Sie an einer Anzeige in der Statusleiste. Löschen Sie nicht erwünschte Zeichen und/oder geben die richtigen ein. Solange sich die Tabelle im Bearbeiten-Modus befindet, können Sie mithilfe der Pfeiltasten innerhalb der Eingabe navigieren (siehe Tabelle 5.11). Bestätigen Sie abschließend die Korrektur oder verwerfen Sie sie. Taste
Wirkung
(F2)
Bearbeiten-Modus ein-/ausschalten
(Æ)
Ein Zeichen nach rechts
(æ)
Ein Zeichen nach links
(Pos1)
Zum Anfang der Editierzeile
(Ende)
Zum Ende der Editierzeile
(Entf)
Löscht das Zeichen nach der Schreibmarke.
(æ___)
Löscht das Zeichen vor der Schreibmarke.
Tabelle 5.11: Tasten zum Editieren
Beachten Sie die Option auf der Registerkarte Dateneingabe im Dialogfeld zum Befehl EINSTELLUNGEN im Menü EXTRAS: Sie können hier wählen, wo Korrekturen durchgeführt werden können (Editierzeile und/oder Zelle selbst) und eine Bewegung der Markierung nach der Bestätigung mittels der Taste (¢) abschalten.
216
Kapitel 5 · Datenbanken
5.4.3
Formeln
Formeln dienen in Datenbanken dazu, den Inhalt einer oder mehrerer anderer Felder eines Datensatzes in einer bestimmten Weise auszuwerten. Eine Formel in einem Feld eines Datensatzes gilt für alle Datensätze. Die Eingabe von Formeln geschieht wie in einer Kalkulationstabelle (siehe Kapitel 3). Als Adressen dienen die Feldnamen. Sie können in der Datenbank die von der Tabellenkalkulation her gewohnten Funktionen verwenden.
Bild 5.20: Formel in der Liste
쮿
Wie bei der Tabellenkalkulation besteht eine Formel aus drei Teilen: dem einleitenden Gleichheitszeichen – möglich sind auch (+) oder (–), den Feldnamen als Bezugsadressen und den verbindenden Operatoren (siehe Tabelle 5.12). Zum Verknüpfen von Texteingaben verwenden Sie den Operator &.
Operator
Wirkung
+
Addieren
–
Subtrahieren
*
Multiplizieren
/
Dividieren
^
Potenzieren
&
Texte verknüpfen
Größer als
Größer gleich
=
Gleich
Ungleich
Tabelle 5.12: Operatoren
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Datensätze bearbeiten 0
쮿
Eine eingegebene Formel gilt in allen Datensätzen. Das Ergebnis der Berechnung wird aber erst sichtbar, wenn Sie in diesem Datensatz in einem beliebigen Feld eine Eintragung vornehmen.
쮿
Sie können aber in Feldern, die mit einer Formel versehen sind, auch Eingaben vornehmen – also die Formel in diesem Datensatz überschreiben, ohne dass dabei die Gültigkeit der Formel in den anderen Datensätzen beeinflusst wird.
Wollen Sie die Wirkung einer Formel aus einem einzelnen Datenfeld entfernen, können Sie das Feld mit einem Leerzeichen überschreiben.
5.5 Datensätze bearbeiten Eingegebene Datensätze oder Teile davon können Sie editieren. Sie finden die Befehle dazu bei beiden Modi der Datenbank der Menüs BEARBEITEN und DATENSATZ (siehe Abbildung 5.21).
Bild 5.21: Menü DATENSATZ in der Liste (links) und im Formular (rechts)
5.5.1
Verschieben/Kopieren
Sie können ganze Datensätze oder einzelne Feldinhalte verschieben oder an andere Stellen kopieren. Dazu können Sie mit der Maus oder über die Windows-Zwischenablage arbeiten. Beim Arbeiten mit der Maus markieren Sie zuerst den zu verschiebenden oder zu kopierenden Datensatz. Setzen Sie dann den Mauszeiger auf den Rand der Markierung und verschieben Sie die Markierung bei gedrückt gehaltener Maustaste (siehe Abbildung 5.22). Zum Kopieren drücken Sie zusätzlich die Taste (Strg).
218
Kapitel 5 · Datenbanken
Bild 5.22: Verschieben eines Datensatzes
5.5.2
Einfügen
Um an einer Stelle der Datenbank einen neuen leeren Datensatz einzufügen, markieren Sie die Stelle, an der Sie den Datensatz einfügen wollen, und wählen Sie dazu DATENSATZ EINFÜGEN im Menü DATENSATZ.
5.5.3
Löschen
Beim Löschen müssen Sie unterscheiden, was gelöscht werden soll. 쮿
Um die Inhalte eines Datenfeldes oder -satzes zu löschen, den Datensatz als solchen aber zu behalten, markieren Sie den entsprechenden Bereich und wählen Sie LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN.
쮿
Um den ganzen Datensatz zu entfernen, markieren Sie zunächst ein beliebiges Feld darin und wählen dann DATENSATZ LÖSCHEN im Menü DATENSATZ.
쮿
Wollen Sie eine Formel vollständig – also aus allen Datensätzen eines Feldes – entfernen, markieren Sie dieses Feld in einem beliebigen Datensatz und wählen den Befehl FORMEL LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN (dieser Befehl steht nur in der Formularansicht zur Verfügung, nicht in der Listenansicht).
쮿
Haben Sie in einem Feld eine Formel mit einem Wert überschrieben, können Sie die Formel wieder gültig machen, indem Sie den Feldinhalt in diesem Feld löschen.
5.6 Sortieren, Durchsuchen und Filtern Um die Inhalte der Datenbank besser sichtbar zu machen, können Sie die Datenbank nach gewissen Kriterien sortieren, nach Datensätzen suchen, in denen bestimmte einzelne Informationen auftreten, oder nur Datensätze mit bestimmten Informationen anzeigen lassen. Befehle für Aufgaben dieser Art sind in den Menüs DATENSATZ und BEARBEITEN zusammengefasst.
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Sortieren, Durchsuchen und Filtern
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0
5.6.1
Auswahl
Sie können einzelne in der Datenbank vorhandene Datensätze markieren und diese dann nach Belieben bearbeiten. Die nicht markierten Sätze bleiben dabei von der Anzeige ausgenommen. Im Allgemeinen werden Sie sich dazu wegen der besseren Übersicht der Liste-Ansicht bedienen. Das Ganze funktioniert aber auch im Formular.
Markieren Markieren Sie zumindest ein Feld des Datensatzes und wählen Sie den Befehl DATENSÄTZE MARKIEREN im Menü DATENSATZ. Das Kontrollkästchen links neben der Datensatznummer zeigt bei einem markierten Datensatz ein Häkchen an (siehe Abbildung 5.23). Durch nochmalige Anwahl desselben Befehls können Sie die Markierung wieder abschalten.
Bild 5.23: Drei Datensätze ausgewählt
Zum Markieren eines Datensatzes in der Liste können Sie auch direkt auf das Kontrollkästchen klicken. Durch einen nochmaligen Klick auf einen bereits markierten Datensatz schalten Sie die Markierung wieder ab. Wollen Sie alle Datensätze markieren, klicken Sie auf das entsprechende Optionsfeld in Höhe der Spaltenbezeichnungen. Beachten Sie, dass es beim Markieren vieler Datensätze günstiger ist, zuerst alle zu markieren und dann die Markierung der nicht erwünschten wieder abzuschalten.
Anzeigen/Ausblenden Über die Befehle des Untermenüs zum Befehl ANZEIGEN im Menü DATENSATZ können Sie regeln, welche Datensätze angezeigt werden sollen.
Bild 5.24: Untermenü zum Befehl ANZEIGEN
220
Kapitel 5 · Datenbanken
Dass Datensätze ausgeblendet sind, erkennen Sie auch an den Zahlen in der Statusleiste. Die Anzeige 3/5 bedeutet beispielsweise, dass 3 von insgesamt 5 vorhandenen Datensätzen angezeigt werden. Unabhängig von der Markierung können Sie Datensätze von der Anzeige ausblenden, indem Sie sie markieren und den Befehl DATENSATZ AUSBLENDEN im Menü DATENSATZ aufrufen. Über den Befehle ALLE DATENSÄTZE im Untermenü ANZEIGEN bringen Sie sie wieder zur Ansicht.
5.6.2
Sortieren
Zum Sortieren einer Datenbank dient der Befehl DATENSÄTZE SORTIEREN im Menü DATENSATZ. Über das Dialogfeld können Sie dann nach den Inhalten von bis zu drei Feldern gleichzeitig sortieren lassen, und zwar bei jedem Feld wahlweise in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge (siehe Abbildung 5.25).
Bild 5.25: Dialogfeld Datensätze sortieren
Vor dem Sortieren müssen Sie angeben, nach welchen Feldnamen sortiert werden soll. Sortiert wird zuerst nach dem im Dialogfeld bezeichneten ersten Feld. Sind Datensätze vorhanden, in denen die Eintragungen in diesem Feld identisch sind, können Sie diese nach den Inhalten im zweiten Feld sortieren lassen. Durch Anklicken von OK starten Sie den Sortierprozess. Beinhaltet ein Feld sowohl numerische als auch alphabetische Inhalte, werden bei aufsteigender Sortierung zuerst die Datensätze mit alphabetischen, dann die mit numerischen Eintragungen aufgelistet. Sind die Felder, nach denen sortiert wird, nicht besetzt, werden die Datensätze an das Ende der Liste gesetzt.
221
Sortieren, Durchsuchen und Filtern
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0
5.6.3
Suchen
Um nach Datensätzen mit bestimmten Inhalten zu suchen, wählen Sie den Befehl SUCHEN im Menü BEARBEITEN. Im Dialogfeld müssen Sie zunächst den Suchbegriff eingeben. Außerdem können Sie festlegen, wie die Suchergebnisse angezeigt werden sollen. 쮿
Aktivieren Sie die Option Nächstem Datensatz, wenn nur die nächste Fundstelle angezeigt werden soll. Wenn Sie vermuten, dass der Suchbegriff mehrfach in der Datenbank auftaucht, können Sie mit der Taste (F7) den Suchprozess wiederholen. Die Suche beginnt dann hinter der aktuellen Fundstelle.
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Aktivieren Sie die Option Allen Datensätzen, wenn alle Datensätze herausgefiltert werden sollen, in denen der Suchbegriff in irgendeiner Form auftaucht. Über den Befehl ALLE DATENSÄTZE im Untermenü DATENSATZ/ANZEIGEN können Sie erreichen, dass wieder alle Datensätze angezeigt werden.
Wenn Sie den Suchbegriff nicht vollständig kennen, können Sie mit Stellvertreterzeichen arbeiten. Dabei steht das Zeichen ? für ein einzelnes Zeichen und das Zeichen * für eine beliebige Anzahl von Zeichen.
5.6.4
Filtern
Um einen Filter einzusetzen, legen Sie zunächst bestimmte Kriterien fest. Dann können Sie die Filter durchführen und damit diejenigen Datensätze, die den Kriterien entsprechen, anzeigen lassen oder genau das Gegenteil tun, also die den Kriterien entsprechenden Datensätze aus der Datenbank vorläufig ausblenden.
Filterkriterien festlegen Wählen Sie den Befehl FILTER im Menü EXTRAS. Denselben Effekt erreichen Sie, indem Sie die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste anklicken. Im ersten Dialogfeld müssen Sie dem zu erstellenden Filter einen Namen zuweisen (siehe Abbildung 5.26).
Bild 5.26: Filter benennen
Nach der Vergabe eines Namens für den Filter können Sie die Kriterien für den Filterprozess festlegen. Im Dialogfeld Filter finden Sie mit AutoFilter und Filtern mit Formel zwei Optionen, die beide die Definition desselben Filters bewirken.
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Kapitel 5 · Datenbanken
AutoFilter AutoFilter ermöglicht eine einfache Definition durch Auswahl von Feldnamen und Vergleichskriterien aus Listenfeldern (siehe Abbildung 5.27). Insgesamt können Sie mit drei Kriterien arbeiten.
Bild 5.27: AutoFilter
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Haben Sie bereits mehrere Filter definiert, können Sie den zu bearbeitenden hier auswählen.
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Wählen Sie unter Feldname den Namen des Feldes, für das die Filterung durchgeführt werden soll. Im Listenfeld werden alle in der Datenbank verwendeten Felder angezeigt. Unter Vergleich finden Sie die Vergleichskriterien, von denen Sie ein geeignetes Kriterium wählen müssen (siehe Abbildung 5.28). Geben Sie dann unter Vergleichen mit an, mit welchem Wert das Feld verglichen werden soll.
Bild 5.28: Vergleichskriterien
Sie können auch kompliziertere Filtern erstellen, indem Sie zusätzliche Kriteriensätze der zuvor beschriebenen Art festlegen. Beachten Sie, dass diese entweder über Und oder über Oder mit den vorherigen verknüpft werden können.
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Sortieren, Durchsuchen und Filtern 0
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Eine Oder-Verknüpfung bewirkt, dass alle Datensätze angezeigt werden, die entweder dem einen oder dem anderen Kriterium genügen.
쮿
Über eine Und-Verknüpfung erreichen Sie, dass nur solche Datensätze übrig bleiben, auf die beide Kriterien zutreffen.
Nach der Bestätigung mit der Schaltfläche Filter anwenden werden in der Datenbank nur noch Datensätze angezeigt, die dem Filterkriterium entsprechen. Das gilt sowohl für das Formular als auch für die Liste. Durch Aktivieren der Option Filter umkehren im Dialogfeld Filter kehren Sie die Wirkung des Filters um.
Filtern mit Formel Über die Option Filtern mit Formel werden die Kriterien mittels Filteroperatoren wiedergegeben (siehe Abbildung 5.29).
Bild 5.29: Filtern mit Formel
Diese Filter entsprechen im Wesentlichen den schon von der Arbeit mit der Tabellenkalkulation her bekannten logischen Operatoren (siehe Tabelle 5.13). Im einfachsten Fall ist dieser Filteroperator ein Gleichheitszeichen. Damit wird die Datenbank nach denjenigen Datensätzen abgefragt, bei denen der Inhalt des Feldes genau dem Vergleichswert entspricht. Mit dem Filteroperator können Sie beispielsweise erreichen, dass die Datenbank nach allen Datensätzen abgefragt wird, die dem anschließend eingegebenen Begriff nicht entsprechen. Mehrere Filterformeln können Sie über #UND# oder #ODER# miteinander verknüpfen. Operator
Bedeutung
=
Gleich
Ungleich
>
Größer als
Tabelle 5.13: Vergleichsoperatoren
224
Kapitel 5 · Datenbanken
Operator
Bedeutung
=
Großer als oder gleich
oder einen Bindestrich, jeweils gefolgt von einem Leerzeichen oder Tabstopp, eingeben. Wenn Sie nach Eingabe des Textes die Taste (¢) drücken, um das nächste Listenelement hinzuzufügen, wird automatisch das nächste Aufzählungszeichen eingesetzt. Wenn Sie die Aufzählung beenden wollen, drücken Sie zweimal (¢) oder einmal die (æ___)-Taste.
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Entsprechend erstellt Automatische Nummerierung automatisch eine nummerierte Liste, wenn Sie am Absatzanfang eine Zahl oder einen Buchstaben eingeben, auf die ein Punkt, ein Leerzeichen, eine schließende Klammer oder ein Tabstopp folgt.
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Rahmenlinien bewirkt die Eingabe einer dünnen Rahmenlinie vor dem Absatz bei Eingabe von drei Bindestrichen (Unterstriche für dicke Linien und Gleichheitszeichen für Doppellinien).
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Mit Tabellen erstellen Sie eine Tabelle, indem Sie eine Folge von Trennzeichen und Pluszeichen eingeben. Beispielsweise legt die Zeichenfolge + – - - + - - - + eine zweispaltige Tabelle an.
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Ist Integrierte Formatvorlage für Überschriften aktiviert, wird einer Eingabe durch eine abschließende zweimalige Betätigung der (¢)Taste die Formatvorlage einer Überschrift zugewiesen.
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Texte eingeben 0
10.1.2 Einfache Korrekturen Falls Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist, sollten Sie zur Korrektur die Schreibmarke zurück zu der betreffenden Stelle bewegen. Anschließend können Sie den Fehler korrigieren, indem Sie die gewünschten Zeichen eingeben und/oder die nicht gewünschten löschen.
Schreibmarke bewegen Die Schreibmarke können Sie nur innerhalb des bereits eingegebenen Texts bewegen. Bei der Arbeit mit der Maus bewegen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Position und klicken mit der Maustaste. Zur Bewegung der Schreibmarke mit der Tastatur dienen die Pfeiltasten bzw. Kombinationen davon mit der Taste (Strg) (siehe Tabelle 10.2). Taste(n)
Bewegung ...
(½)
um eine Zeile nach oben
(Strg)+(½)
zum Absatzanfang
(¼)
um eine Zeile nach unten
(Strg)+(¼)
zum Absatzende
(Æ)
um ein Zeichen nach rechts
(Strg)+(Æ)
um ein Wort rechts
(æ)
um ein Zeichen nach links
(Strg) +(æ)
im ein Wort nach links
(Pos1)
zum Zeilenanfang
(Ende)
zum Zeilenende
(Bild_½)
um eine Bildschirmhöhe nach oben
(Strg)+(Pos1)
zum Textanfang
(Bild_¼)
um eine Bildschirmhöhe nach unten
(Strg)+(Ende)
zum Textende
Tabelle 10.2: Tasten zur Bewegung der Schreibmarke
Löschen und Überschreiben Einzelne Zeichen können Sie mit den Tasten (Entf) oder (æ___) löschen. Die Taste (Entf) löscht das Zeichen nach der Schreibmarke, (æ___) das Zeichen davor. Wollen Sie mehrere zusammenhängende Buchstaben löschen, können Sie natürlich Buchstaben für Buchstaben löschen. Sinnvoller ist es aber, den zu löschenden Textabschnitt zunächst als Ganzes zu markieren und dann in einem Zug zu löschen (siehe unten).
324
Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Microsoft Word verfügt über einen Überschreibmodus. Dieser bewirkt, dass beim Eintippen weiterer Zeichen innerhalb eines bereits vorhandenen Textes die nach der Position der Schreibmarke schon vorhandenen Zeichen überschrieben werden. Sie schalten den Überschreibmodus durch einen Doppelklick auf die Anzeige ÜB in der Statusleiste oder durch Drücken der Taste (Einfg) an und ab.
10.2 Texte editieren Die wichtigsten Befehle zum Editieren von Texten finden Sie im Menü BEARBEITEN (siehe Abbildung 10.3).
Bild 10.3: Menü BEARBEITEN
10.2.1 Markieren Viele Befehle zum Editieren verlangen ein vorheriges Markieren des zu bearbeitenden Textbereichs. Eine Markierung erkennen Sie an der unterlegten Darstellung auf dem Bildschirm. Markieren können Sie mit der Tastatur oder per Maus.
Mit der Maus Um einen Bereich mit der Maus zu markieren, überstreichen Sie ihn mit gedrückt gehaltener Maustaste. Mithilfe eines Doppelklicks können Sie Wörter oder Absätze schnell markieren (siehe Abbildung 10.4):
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Texte editieren 0
Bild 10.4: Bereiche markieren
쮿
Um einen Bereich von zusammenhängenden Zeichen zu markieren, bewegen Sie den Zeiger auf den Anfang des zu markierenden Bereichs, drücken die Maustaste und halten sie gedrückt, bewegen den Mauszeiger zum anderen Ende des Bereichs und lassen die Maustaste los.
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Wollen Sie mehrere zusammenhängende Wörter markieren, halten Sie die Maustaste nach dem Klick gedrückt und erweitern die Markierung in die gewünschte Richtung.
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Wollen Sie nur ein einzelnes Wort markieren, doppelklicken Sie auf das Wort.
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Zum Markieren einer Zeile klicken Sie links auf Höhe der gewünschten Zeile. Wollen Sie mehrere aufeinander folgende Zeilen markieren, markieren Sie die erste Zeile, halten aber die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie dann die Maus abwärts, bis alle Zeilen markiert sind, und lassen Sie erst dann die Taste wieder los.
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Doppelklicken Sie links auf der Höhe des Absatzes, um diesen zu markieren. Wollen Sie mehrere aufeinander folgende Absätze markieren, halten Sie anschließend die Maustaste gedrückt und bewegen den Mauszeiger abwärts.
Um eine Markierung wieder abzubrechen, bewegen Sie den Mauszeiger auf eine beliebige Stelle auf der Arbeitsfläche und klicken mit der Maustaste.
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Mit der Tastatur Zum Markieren mit der Tastatur können Sie unterschiedliche Methoden benutzen: 쮿
Sie können die (ª)-Taste gedrückt halten und die Markierung mit den Tasten zur Bewegung der Schreibmarke erweitern.
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Außerdem können Sie zum Markieren mit dem Erweiterungsmodus arbeiten. Dabei können Sie die Markierung allein mit den Tasten zur Bewegung der Schreibmarke definieren, ohne die (ª)-Taste gedrückt zu halten. Diesen Modus schalten Sie durch einen Klick auf die Anzeige ERW in der Statusleiste oder durch Drücken der Taste (F8) an und ab.
Um den gesamten Text im Dokument zu markieren, wählen Sie den Befehl ALLES MARKIEREN im Menü BEARBEITEN.
10.2.2 Löschen Um einen vorher markierten Bereich zu löschen, rufen Sie den Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN auf oder drücken die Taste (Entf). Außerdem wird der markierte Bereich bei einer Eingabe eines beliebigen Zeichens automatisch gelöscht und durch das neu eingegebene Zeichen ersetzt.
10.2.3 Verschieben oder Kopieren Zum Verschieben oder Kopieren von Textbereichen an andere Stellen können Sie direkt mit der Maus, mit der Zwischenablage oder der Office-Zwischenablage arbeiten. Über die Gliederungsansicht können Sie schnell auch größere Abschnitte von Texten unterhalb von Überschriften – beispielsweise Kapitel oder Unterkapitel – an andere Stelle im Dokument verschieben und so den logischen Fluss der Argumentation steuern (siehe Kapitel 13).
Über die Maus Zum Verschieben eines Textbereichs per Maus markieren Sie zunächst den gewünschten Textbereich. Bewegen Sie dann den Mauszeiger in die Markierung. Drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie den Mauszeiger – zusammen mit den angezeigten Marken – zur gewünschten Stelle. Lassen Sie die Maustaste los. Der Textbereich wird verschoben. Wenn Sie den markierten Bereich kopieren wollen, gehen Sie vor wie beim Verschieben, halten aber zusätzlich die (Strg)-Taste gedrückt. Ein zusätzliches Pluszeichen wird dabei angezeigt.
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Über Menübefehle Zum Verschieben oder Kopieren von Zellbereichen können Sie auch die Zwischenablage verwenden. 쮿
Markieren Sie den Textbereich, der verschoben oder kopiert werden soll. Um den Zellbereich zu verschieben, wählen Sie im Menü BEARBEITEN oder im Kontextmenü den Befehl AUSSCHNEIDEN oder klicken die gleichbedeutende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste an. Um den Zellbereich zu kopieren, wählen Sie im Menü BEARBEITEN oder im Kontextmenü den Befehl KOPIEREN oder klicken die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste an. Zum Einfügen markieren Sie die gewünschte Stelle im Text und wählen im Menü BEARBEITEN oder im Kontextmenü den Befehl EINFÜGEN oder klicken die Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste an.
Office-Zwischenablage Die Microsoft Office-Zwischenablage verfügt über eine Funktion, die es ermöglicht, bis zu 24 unterschiedliche Inhalte in der Zwischenablage abzulegen. Zur Arbeit mit diesen Inhalten dient der Arbeitsbereich Zwischenablage, der automatisch angezeigt wird, sobald Sie mehr als einen Zellinhalt kopiert oder ausgeschnitten haben (siehe Abbildung 10.5 links). In der Titelzeile wird angezeigt, wie viele Inhalte bereits in der Zwischenablage abgelegt sind.
Bild 10.5: Office-Zwischenablage und Optionen dazu
Nachdem Sie eines der im Bereich darunter angezeigten Elemente ausgewählt haben, können Sie über ein kleines Menü wählen, ob Sie dieses Element an der aktuell markierten Stelle einfügen oder aus der Zwischen-
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
ablage löschen wollen. Über die Schaltflächen im oberen Bereich können Sie außerdem alle Elemente dieser Zwischenablage einfügen oder aus der Zwischenablage löschen. Über die Schaltfläche Optionen können Sie mehrere Möglichkeiten zum Arbeiten mit dieser Form der Zwischenablage anzeigen (siehe Abbildung 10.5 rechts)
Einfügeoptionen Nach dem Einfügen wird neben dem Bereich eine Optionsschaltfläche angezeigt, über deren Optionen Sie zusätzliche Einstellungen regeln können. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen. Die Mehrzahl der Optionen bezieht sich im Allgemeinen auf das Format des einzufügenden Bereichs. Ja nach Art des Objektes können hier aber auch andere Alternativen vorgestellt werden.
10.2.4 Suchen und ersetzen Sie haben die Möglichkeit, zu einer bestimmten Stelle im Dokument zu springen, nach einem Begriff suchen zu lassen oder einen Begriff automatisch durch einen anderen ersetzen zu lassen. Das Suchen und/oder Ersetzen beginnt an der aktuellen Position der Schreibmarke. Befindet sich diese nicht am Dateianfang, wird am Ende des Dokuments abgefragt, ob am Anfang des Textes fortgefahren werden soll. Wenn Sie nur in einem Teil eines Textes nach einem Begriff suchen oder diesen ersetzen lassen wollen, müssen Sie diesen Teil zunächst markieren.
Gehe zu, Suchen und Ersetzen Wählen Sie den Menübefehl GEHE ZU im Menü BEARBEITEN und geben Sie an, zu welcher Stelle Sie springen wollen (siehe Abbildung 10.6).
Bild 10.6: Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Gehe zu
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Wählen Sie zuerst im Feld Gehe zu Element die Art des Elements aus, zu dem Sie springen wollen – beispielsweise Seite oder Abschnitt.
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Geben Sie dann die entsprechende Nummer des Elements – beispielsweise die Nummer der Seite, der Fuß-/Endnote, der Tabelle oder den Namen des Feldes ein.
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Texte editieren 0
Suchen Wählen Sie den Menübefehl BEARBEITEN/SUCHEN, um einen Text nach bestimmten Zeichenfolgen durchsuchen zu lassen (siehe Abbildung 10.7).
Bild 10.7: Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Suchen
Geben Sie im Feld Suchen nach die Zeichenkette ein, nach der gesucht werden soll. Sie können auch Stellvertreterzeichen benutzen (siehe Tabelle 10.3). Zeichen
Sucht ...
*
nach einer beliebigen Anzahl von Zeichen.
?
nach einem beliebigen Zeichen.
~*
nach *
~?
nach ?
Tabelle 10.3: Stellvertreterzeichen
Nach der Bestätigung über die Schaltfläche Weitersuchen beginnt das Programm mit der Suche.1 Jede einzelne Fundstelle wird vom Programm markiert. Durch nochmaliges Bestätigen der Schaltfläche Weitersuchen können Sie die Suche nach dem nächsten Vorkommen des Begriffs fortsetzen. Wenn Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Erweitern klicken, können Sie zusätzliche Optionen definieren (siehe Abbildung 10.8). Der Name der Schaltfläche ändert sich in Reduzieren, wenn weitere Suchkriterien angezeigt werden. Klicken Sie auf Reduzieren, um die zusätzlichen Suchoptionen wieder auszublenden.
1
Wenn Sie die (ª)-Taste gedrückt halten, während Sie die Schaltfläche Weitersuchen wählen, können Sie die gewählte Suchrichtung umkehren.
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Bild 10.8: Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit erweiterter Registerkarte Suchen
Begonnen wird die Suche an der aktuellen Position der Einfügemarke. Über das Feld Suchen können Sie bestimmen, in welche Richtung gesucht werden soll. Über Gesamt können Sie das gesamte Dokument durchsuchen lassen. Andernfalls werden Sie gefragt, ob die Suche fortgesetzt werden soll, wenn das Ende oder der Anfang des Dokuments erreicht ist. 쮿
Sie können festlegen, ob bei der Suche zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden soll oder nicht.
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Legen Sie fest, ob der eingegebene Begriff nur als ganzes Wort oder auch dann gemeldet werden soll, wenn er als Teil eines Wortes auftaucht. Mit der Schaltfläche Format können Sie nach Zeichen, Absätzen, Sprachen, Formatvorlagen, Tabulatorstopps, Positionsrahmen oder Hervorhebungen in Verbindung mit Text oder ohne Text suchen lassen. Unterhalb des Feldes Suchen nach werden die gewählten Format-Suchkriterien angezeigt.
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Über die Schaltfläche Sonstiges öffnen Sie eine Liste, mit deren Eintragungen Sie nach Sonderzeichen suchen lassen können. Die Wahl eines solchen Elements fügt einen Code im Feld Suchen nach ein – beispielsweise ^t für einen Tabulatorstopp oder ^p für eine Absatzendemarke.
Ersetzen Rufen Sie den Menübefehl BEARBEITEN/ERSETZEN auf. Das Dialogfeld stellt eine Erweiterung zum Befehl SUCHEN dar. Sie können hier einen Such- und einen Ersatzbegriff dafür eingeben (siehe Abbildung 10.9). Auch beim Ersetzen können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Erweitern zusätzliche Optionen anzeigen lassen.
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Textelemente einfügen
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Bild 10.9: Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit erweiterter Registerkarte Ersetzen
Geben Sie im Feld Suchen nach den Begriff ein, der ersetzt werden soll, und im Feld Ersetzen durch den Begriff, durch den ersetzt werden soll. Wie ersetzt wird, hängt von der Form Ihrer Bestätigung ab. 쮿
Wenn Sie mit Ersetzen bestätigen, werden Sie bei jeder Fundstelle gefragt, ob ersetzt werden soll oder nicht.
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Bestätigen Sie mit Alle ersetzen, wird der im Feld Suchen nach eingegebene Begriff im gesamten Text automatisch durch den im Feld Ersetzen durch eingegebenen Begriff ersetzt.
Die sonstigen Optionen entsprechen jenen im Dialogfeld Suchen.
10.3 Textelemente einfügen Nach oder auch während der Texteingabe können Sie weitere Elemente in das Textdokument einfügen. Sinnvoll wären beispielsweise Datumsund/oder Uhrzeitangaben, Sonder- oder Steuerzeichen, AutoTexte und Textfelder. Als Werkzeuge dienen die Befehle des Menüs EINFÜGEN und deren Entsprechungen in den Schaltflächen der Standard-Symbolleiste. Setzen Sie vorher jeweils die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Text. Die Befehle im unteren Bereich des Menüs erlauben das Einfügen von Tabellen, Diagrammen und diversen grafischen Elementen (siehe Kapitel 12).
10.3.1 Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen werden – zumindest bei einfachen Dokumenten – auf allen Seiten eines Dokuments in der gleichen Form angezeigt und müssen auch nur einmal für das gesamte Dokument eingegeben werden. Ausnahmen davon bilden die Fälle, in denen Sie im Dokument mehrere
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Bereiche definiert haben oder in denen Sie Unterschiede zwischen geraden und ungeraden Seiten wünschen (siehe Kapitel 11). In diesen Fällen müssen Sie die Kopf- und Fußzeilen für jeden Bereich – bzw. für alle geraden und für alle ungeraden Seiten – separat festlegen. Um diese Zeilen zu definieren, wählen Sie KOPF- UND FUßZEILE im Menü ANSICHT. Der Bereich für die Kopfzeile der aktuellen Seite wird angezeigt und die Symbolleiste Kopf- und Fußzeilen wird eingeblendet (siehe Abbildung 10.10 und Tabelle 10.4).
Bild 10.10: Bereich für Kopfzeile und dazugehörige Symbolleiste
In dem für Kopf- und Fußzeilen bereitgestellten Absatz ist ein zentrierter Tabstopp für die Mitte der Seite und ein rechtsbündiger Tabstopp am rechten Rand bereits vordefiniert. Sie können diese Stopps als Haltepunkte für linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Eintragungen benutzen, aber auch eigene Einstellungen – wie beispielsweise andere Tabulatorstopps, mehrere Absätze usw. – definieren. Schaltflächen zum Einfügen der in den Kopf- und Fußzeilen am häufigsten benutzten Elemente sowie solche für einen schnellen Wechsel zwischen diesen Zeilen finden Sie in der dazugehörigen Symbolleiste. Wenn Sie die Schaltflächen zum Einfügen benutzen, markieren Sie vorher die Stelle in der Kopf-/Fußzeile, an der Sie das Element einfügen wollen. Symbol
Name und Wirkung AutoText einfügen – liefert den Zugriff auf die definierten AutoTexte. Seitenzahl einfügen – trägt die aktuelle Seitenzahl an der markierten Stelle ein.
Tabelle 10.4: Schaltflächen in der Symbolleiste für Kopf- und Fußzeilen
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Textelemente einfügen 0
Symbol
Name und Wirkung Anzahl der Seiten einfügen – trägt die Gesamtzahl der Seiten des Dokuments an der markierten Stelle ein. Seitenzahlen formatieren – öffnet das Dialogfeld Seitenzahlenformat. Datum einfügen – trägt das aktuelle Datum an der markierten Stelle ein. Uhrzeit einfügen – trägt die aktuelle Uhrzeit an der markierten Stelle ein. Seite einrichten – zeigt das Dialogfeld Seite einrichten an (siehe Kapitel 11). Dokumenttext anzeigen/ausblenden – zeigt den Text im Hauptteil des Dokuments an oder blendet ihn aus. Wie vorherige – übernimmt die Kopf-/Fußzeile vom vorherigen Abschnitt. Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln – wechselt zwischen Kopf- und Fußzeile des Bereichs. Text anzeigen/verbergen: Blendet das Textdokument aus/zeigt es an. Vorherige anzeigen – zeigt die Kopf- bzw. Fußzeile des vorherigen Bereichs an. Nächste anzeigen – zeigt die Kopf- bzw. Fußzeile des nächsten Bereichs an. Schließen – schließt die Anzeige der Kopf-/Fußzeilen.
Tabelle 10.4: Schaltflächen in der Symbolleiste für Kopf- und Fußzeilen (Forts.)
Wenn Sie ein aus mehreren Dateien bestehendes Dokument mit gemeinsamen Kopf- und Fußzeilen versehen wollen, können Sie dieses auch in ein Masterdokument eingliedern (siehe Kapitel 13).
10.3.2 Seitenzahlen Der Befehl SEITENZAHLEN im Menü BEARBEITEN fügt im Text einen Platzhalter für die automatische Seitennummerierung ein. Nach dem Einfügen wird auf jeder Seite immer die aktuelle Seitenzahl angezeigt. Die Einstellungen nehmen Sie im gleichnamigen Dialogfeld vor (siehe Abbildung 10.11).
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Bild 10.11: Dialogfeld Seitenzahlen
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Wählen Sie die gewünschte Position der Seitenzahl auf der Seite. Sie haben die Wahl zwischen der Kopfzeile und der Fußzeile.
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Im Feld Ausrichtung legen Sie die horizontale Position der Seitennummer fest. Bei Dokumenten, die – beispielsweise wie ein Buch – mit gegenüberliegenden Seiten erstellt werden, sollten Sie sich für eine der Alternativen Innen oder Außen entscheiden. Im Dialogfeld zum Befehl SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI müssen Sie die entsprechenden Optionen eingestellt haben (siehe Kapitel 11).
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Separat können Sie festlegen, ob die Seitennummer auch auf der ersten Seite gedruckt werden soll oder nicht.
Wählen Sie bei Bedarf die Schaltfläche Format, um das für die Nummerierung zu verwendende Zahlenformat festzulegen (siehe Abbildung 10.12).
Bild 10.12: Dialogfeld Seitenzahlenformat
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Mehrere Zahlenformate stehen Ihnen zur Verfügung. In der Grundeinstellung werden dafür arabische Zahlen verwendet. In unterschiedlichen Abschnitten des Dokuments können Sie unterschiedliche Formate verwenden.
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Wenn Sie das Kontrollkästchen Kapitelnummer einbeziehen aktivieren, erhalten Sie Zugriff auf die darunter gezeigten Listenfelder. Mit diesen können Sie der Seitenzahl die Nummerierung der gewählten Überschriftenebene hinzufügen – beispielsweise in der Form II-1 für Seite 1 in Kapitel II. Kapitelüberschriften müssen hierzu mit einer einheitlichen und nummerierten Formatvorlage (siehe Kapitel 11) formatiert sein.
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Textelemente einfügen
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Im Bereich Seitennummerierung können Sie festlegen, mit welcher Zahl die Nummerierung beginnen soll.
Wenn Sie ein aus mehreren Dateien bestehendes Dokument mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen wollen, können Sie dieses auch in ein Masterdokument eingliedern (siehe Kapitel 13).
10.3.3 Datum und Uhrzeit Mit dem Befehl DATUM UND UHRZEIT im Menü EINFÜGEN können Sie das Datum, die Uhrzeit oder beide Angaben in die Textdatei einfügen. Setzen Sie vorher die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Dokument. Im Dialogfeld Datum und Uhrzeit können Sie entscheiden, welche Art von Information eingefügt werden soll (siehe Abbildung 10.13).
Bild 10.13: Dialogfeld Datum und Uhrzeit
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Über das Listenfeld Sprache können Sie bewirken, dass die landestypischen Formate für Datums- und Uhrzeitangaben angezeigt werden. Im Feld Verfügbare Formate können Sie dann zwischen unterschiedlichen Formaten wählen.
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Sie haben außerdem die Möglichkeit, diese Daten entweder für den Zeitpunkt des Einfügens oder zum Zeitpunkt des Ausdrucks anzeigen zu lassen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren deaktiviert lassen, werden Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Einfügens angezeigt und ändern sich später nicht. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wird der zum Zeitpunkt des Ausdrucks aktuelle Wert in das Dokument eingefügt.
10.3.4 Sonderzeichen und Symbole Über den Befehl SYMBOL im Menü EINFÜGEN können Sie Symbolzeichen oder bestimmte Steuerzeichen – wie beispielsweise einen Zeilenwechsel – einfügen. Das Dialogfeld bleibt nach dem Einfügen eines Zeichens geöffnet und ermöglicht so das Einfügen von Zeichen an verschiedenen Stellen des Dokuments. Zum Schließen des Dialogfelds wählen Sie die Schaltfläche Abbrechen.
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Sonderzeichen Die Registerkarte Sonderzeichen ermöglicht das Einfügen von Steuerzeichen und häufig verwendeten Symbolen (siehe Abbildung 10.14). Im Dialogfeld werden zusätzlich die jeweiligen Tastaturkürzel angegeben.
Bild 10.14: Dialogfeld Symbol, Registerkarte Sonderzeichen
Einige dieser Sonderzeichen werden nur angezeigt, wenn Sie die nebenstehend gezeigte Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden in der StandardSymbolleiste aktiviert haben. 쮿
Einen Halbgeviertstrich kennen Sie wahrscheinlich unter dem Begriff Gedankenstrich. Sie benutzen ihn zur optischen Trennung von in einen Satz eingefügten Nebenbemerkungen – wie etwa auch in diesem Satz.
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Ein bedingter Trennstrich trennt ein Wort dann, wenn es sich am Ende einer Zeile befindet. Befindet sich das Wort in der Mitte einer Zeile, erscheint das Trennzeichen beim Ausdruck nicht. Sie können dieses Zeichen benutzen, wenn die Trennautomatik von Word Wörter immer an einer falschen und ungünstigen Stelle trennt. Beispielsweise kann die Automatik dazu führen, dass Word das Wort Autorennennung zwischen Autorennen und nung trennt. Sinnvoller ist hier sicherlich eine Trennung zwischen Autoren und nennung. Das erreichen Sie durch die Eingabe eines bedingten Trennstrichs an der gewünschten Stelle.
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Der geschützte Trennstrich ist ein Bindestrich, der am Zeilenende nicht getrennt wird. Beim Verwenden eines normalen Minuszeichens als Bindestrich zwischen zwei Wörtern wird dieses Zeichen als Trennzeichen verwendet, wenn das erste der beiden Wörter am Zeilenende steht. Wollen Sie beispielsweise vermeiden, dass ein Ausdruck wie LH2-LOX-Triebwerk am Bindestrich zwischen LH2 und LOX getrennt wird, benutzen Sie diesen geschützten Trennstrich.
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Textelemente einfügen
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Das geschützte Leerzeichen zwischen zwei Wörtern vermeidet, dass diese zwei Wörter durch einen Zeilenumbruch getrennt werden. Typische Beispiele dafür finden Sie bei den Namen von Königen – etwa Ludwig XIV –, bei denen der Name und die nachfolgende römische Zahl nicht auf verschiedenen Zeilen stehen sollten.
Symbole Auf der Registerkarte Symbole finden Sie einen großen zusätzlichen Vorrat an Symbolzeichen (siehe Abbildung 10.15). Der verfügbare Zeichenvorrat lässt sich durch Wahl einer anderen Schriftart beeinflussen.
Bild 10.15: Dialogfeld Symbol, Registerkarte Symbole
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Durch Wahl einer anderen Schriftart können Sie andere Zeichen anzeigen lassen. Währungskennzeichen wie beispielsweise €, £, ¥, Brüche wie ¼, ½, ¾, sprachenabhängige Umlaute und andere Zeichen wie à, á, â, ã, å, æ oder Ähnliches können Sie in allen gängigen Schriftarten erstellen. Einen Satz häufig verwendeter mathematischer Zeichen finden Sie in der Schriftart Symbol. Grafische Elemente finden Sie in der Schriftart Wingdings.
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Fügen Sie das gewünschte Zeichen durch einen Doppelklick oder durch Markieren und anschließendes Bestätigen über die Schaltfläche Einfügen ein.
Über die Schaltfläche Tastenkombination können Sie für das gerade markierte Element ein Tastenkürzel definieren.
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
10.3.5 Textfelder Textfelder sind Behälter für Text oder Grafiken, der verschoben und in der Größe geändert werden können. Ein Textfeld ist nicht an die durch die Absatzmarken bestimmte Position gebunden, sondern kann frei im Dokument bewegt werden. Verwenden Sie Textfelder, wenn Sie mehrere Textblöcke auf einer Seite anordnen oder bestimmten Text anders ausrichten möchten als den restlichen Text in einem Dokument. Dieses Werkzeug ist auch dienlich, wenn Sie Texte drehen oder kippen wollen.
Einfügen Zum Einfügen eines solchen Feldes wählen Sie TEXTFELD im Menü EINFÜGEN. Sie können auch die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Zeichnen benutzen. Spannen Sie bei gedrückt gehaltener Maustaste einen Rahmen in der Größe des gewünschten Feldes auf oder klicken Sie in Ihrem Dokument auf die Stelle, an der das Textfeld eingefügt werden soll. Lassen Sie dann die Maustaste los. Das Textfeld wird erstellt (siehe Abbildung 10.16). Es ist der besseren Sichtbarkeit wegen mit einem Rahmen umgeben, den Sie über die Befehle des Dialogfelds zum Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT abschalten oder variieren können. Wenn Sie ein Textfeld einfügen, wird dieses automatisch mit einem Zeichnungsbereich versehen (siehe Kapitel 12). Sie können das Textfeld aber bei Bedarf aus dem Zeichnungsbereich heraus ziehen.
Bild 10.16: Textfeld mit Eingabe
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Geben Sie die gewünschten Daten in das Textfeld ein. Eingaben nehmen Sie genauso vor wie im Hauptteil des Dokuments. Vorher müssen Sie das Feld durch einen Mausklick darin auswählen.
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Zum Verschieben setzen Sie den Mauszeiger auf den Rahmen und bewegen ihn bei gedrückt gehaltener Maustaste. Zum Ändern der Größe können Sie die Ziehpunkte an den Rändern benutzen.
Mithilfe der Optionen auf der Symbolleiste Zeichnen können Sie Textfelder genauso wie andere Zeichnungsobjekte bearbeiten – beispielsweise eine Füllfarbe dafür festlegen.
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Textelemente einfügen 0
Textfelder verknüpfen Durch Verknüpfen mehrerer Textfelder können Sie Text in einem Teil des Feldes beginnen lassen und in einem anderen Feld fortsetzen. Verwenden Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Textfeld, die automatisch angezeigt wird, wenn ein Textfeld markiert ist (siehe Tabelle 10.5). Symbol
Name und Wirkung Textfeld verknüpfen – startet das Verknüpfen des markierten Textfeldes mit einem anderen. Textfeldverknüpfung aufheben – löst die Verknüpfung zum nächsten Textfeld. Vorheriges Textfeld – wechselt die Markierung von einem verknüpften Textfeld zum vorherigen. Nächstes Textfeld – wechselt die Markierung von einem verknüpften Textfeld zum nächsten. Textrichtung ändern – dreht den Inhalt des markierten Textfeldes um 90° nach rechts.
Tabelle 10.5: Schaltflächen der Symbolleiste Textfeld
Zum Verknüpfen von Textfeldern markieren Sie zunächst das erste Textfeld. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger über den Rahmen eines Textfeldes, bis dieser die Form eines Vierfachpfeils annimmt, und klicken Sie dann auf den Rahmen. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Textfeld verknüpfen auf der Symbolleiste Textfeld. Der Mauszeiger ändert seine Form zu einem kleinen Krug. Klicken Sie dann auf das Textfeld, in dem der Text fortgesetzt werden soll. Wenn der Krug über ein Textfeld verschoben wird, für das eine Verknüpfung erstellt werden kann, nimmt er die Form eines gekippten Kruges an. Um Verknüpfungen mit weiteren Textfeldern zu erstellen, klicken Sie auf das Textfeld, für das Sie soeben eine Verknüpfung erstellt haben, und wiederholen den Vorgang. 쮿
Geben Sie im ersten Textfeld den gewünschten Text ein oder fügen Sie ihn aus der Zwischenablage ein. Nimmt das Textfeld keinen weiteren Text mehr auf, wird der Text in den anderen verknüpften Textfeldern fortgesetzt (siehe Abbildung 10.17).
Bild 10.17: Drei Textfelder verknüpft
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Wenn Sie auf Textfeld verknüpfen geklickt haben und sich dann entscheiden, keine Verknüpfung mit einem anderen Textfeld zu erstellen, drücken Sie (Esc), um den Verknüpfungsvorgang abzubrechen.
Form des Textfeldes ändern Sie können für ein Textfeld auch die Form eines Rechtecks wählen. Erstellen Sie zuerst das Textfeld und markieren Sie es. Wenn Sie mehreren verknüpften Textfeldern dieselbe Form geben wollen, markieren Sie sie gemeinsam. Halten Sie die dazu die Taste (ª) gedrückt und markieren die einzelnen Textfelder mit dem Mauszeiger in Gestalt eines Vierfachpfeils. Klicken Sie auf der Symbolleiste Zeichnen auf Zeichnen, wählen Sie AutoForm ändern und eine Kategorie und klicken Sie auf die gewünschte Form (siehe Abbildung 10.18).
Bild 10.18: Form ändern
10.3.6 AutoText Sie können häufig verwendete Textpassagen als AutoText speichern und später schnell an der gewünschten Position im Text einfügen. Auf diese Weise müssen Sie immer wiederkehrende Texte nicht jedes Mal neu schreiben. Word beinhaltet bereits einige vorgefertigte AutoTexte, die Sie über die Untermenüs zum Befehl AUTOTEXT im Menü EINFÜGEN abrufen können (siehe Abbildung 10.19).
Bild 10.19: Beispiele für Standard-AutoTexte
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Textelemente einfügen
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Wurde für einen Teil des Dokuments eine andere Sprache definiert, werden zusätzlich auch die entsprechenden fremdsprachigen AutoTexte angezeigt.
AutoText erstellen Um einen neuen AutoText zu erstellen, geben Sie den Text zunächst in ein Dokument ein. Falls gewünscht, können Sie den Text auch formatieren und/oder zusätzliche Elemente – wie Grafiken oder Ähnliches – mit eingeben. Markieren Sie dann den gesamten Bereich, den Sie als Baustein verwenden wollen, und wählen Sie NEU im Untermenü zu AUTOTEXT im Menü EINFÜGEN. Weisen Sie im Dialogfeld AutoText erstellen dem Textbaustein einen Namen zu.2 Die ersten 14 Zeichen des markierten Elements werden als Voreinstellung für den Namen angezeigt2.
AutoText einfügen Um einen bereits definierten AutoText in ein Dokument einzufügen, setzen Sie die Schreibmarke an die gewünschte Stelle und wählen den Eintrag über die Untermenüs zum Befehl AUTOTEXT im Menü EINFÜGEN aus. Alternativ können Sie im Untermenü auch den Befehl AUTOTEXT wählen und die Eintragung über die Registerkarte AutoText im Dialogfeld AutoKorrektur in E-Mail vornehmen (siehe Abbildung 10.20).
Bild 10.20: Dialogfeld AutoKorrektur, Registerkarte AutoText 2
AutoTexte werden in der aktuellen Dokumentvorlage – nicht in dem aktuellen Dokument – gespeichert (siehe Kapitel 11).
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
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Über die Option AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen schalten Sie die entsprechende Funktion ein: Dabei wird nach Eingabe der ersten vier Zeichen der vollständige AutoText eingeblendet. Durch Drücken der (¢)-Taste wird der vollständige AutoText an der aktuellen Position der Schreibmarke eingefügt.
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Im Feld Vorschau wird der markierte Eintrag skizziert.
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Über Löschen können Sie einen markierten AutoText-Eintrag aus der Liste entfernen.
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Symbolleiste zeigt eine Symbolleiste an, mit der Sie AutoTexte erstellen, anzeigen lassen und einfügen können.
10.3.7 Textmarken Textmarken dienen dazu, Markierungen im Text zu definieren, zu denen Sie später schnell wechseln können. Textmarken lassen sich darüber hinaus hervorragend zur Erstellung von Querverweisen oder von Seitenbereichen für Indexeinträge einsetzen. Setzten Sie die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Text. Sie können auch einen Bereich markieren, wenn die Marke diesen enthalten soll. Wählen Sie dann TEXTMARKE im Menü EINFÜGEN und nehmen Sie die Eingaben im Dialogfeld vor: 쮿
Geben Sie im Feld Name der Textmarke einen Namen ein. Dieser Name muss mit einem Buchstaben beginnen, der Rest kann aus bis zu 40 Buchstaben, Zahlen und Unterstrichen bestehen. Leerzeichen sind nicht zugelassen.
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In der darunter stehenden Liste werden die bereits vergebenen Namen angezeigt. Diese können Sie alphabetisch oder nach ihrer Position im Text sortieren lassen.
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Bestätigen Sie über Hinzufügen, um die aktuelle Markierung als neue Textmarke aufzunehmen.
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Über Löschen können Sie einen markierten Eintrag aus der Liste entfernen.
Damit Textmarken im Dokument mit angezeigt werden, müssen Sie auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Menübefehl OPTIONEN im Menü EXTRAS das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.
10.4 Tabellen Viele Informationen lassen sich besser in Tabellenform darstellen. Dazu haben Sie im Programm Word selbst mehrere Möglichkeiten. Einerseits können Sie dafür Tabulatoren einsetzten (siehe Kapitel 11). Eleganter ist es, wenn Sie dafür eine Word-Tabelle verwenden. Solche Tabellen bestehen aus einzelnen Zellen, die in vertikale Spalten und horizontale Zeilen
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angeordnet sind. Diese Zellen können Text, Zahlen, Grafiken usw. enthalten. Der wesentliche Vorteil der Verwendung einer Tabelle gegenüber dem Einsatz von Tabulatoren besteht darin, dass in den einzelnen Spalten auch mehrzeilige Eintragungen ohne zusätzlichen Aufwand vorgenommen werden können.
Bild 10.21: Tabulatoren und Tabelle
Eintragungen in solchen Tabellen können im Prinzip wie normaler Text bearbeitet werden. Außerdem verfügt dieses Mittel über recht einfache Methoden zur Formatierung, wie beispielsweise die Anpassung der Spaltenbreiten, der Einsatz von Gitternetzlinien usw. Auch Berechnungen können Sie in einer Word-Tabelle durchführen. Sollten Sie aber größere Mengen und/oder komplizierte Kalkulationen darin beabsichtigen, empfiehlt es sich, dafür eine Tabelle aus einem Programm für Tabellenkalkulation einzusetzen (siehe Kapitel 12).
10.4.1 Werkzeuge Als Werkzeuge zum Arbeiten mit einer Word-Tabelle benutzen Sie die Befehle des Menüs TABELLE oder die Schaltflächen der Symbolleiste Tabellen und Rahmen. Die Tabellen und Rahmen-Symbolleiste wird automatisch angezeigt, wenn die Tabelle markiert ist. Sie können sie aber auch über eine Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste anzeigen lassen oder wieder ausblenden. Über die Schaltflächen der Symbolleiste Tabellen und Rahmen wählen Sie die entsprechenden Werkzeuge zum Editieren und Formatieren einer Tabelle aus (siehe Abbildung 10.22 und Tabelle 10.6).
Bild 10.22: Symbolleiste Tabellen und Rahmen Symbol
Wirkung Ermöglicht das Zeichnen einer Tabelle mit der Maus. Der Radiergummi erlaubt das Entfernen von Elementen aus der Tabellenstruktur. Ermöglicht die Wahl der Linienart.
Tabelle 10.6: Schaltflächen der Symbolleiste Tabelle und Rahmen
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Symbol
Wirkung Erlaubt die Wahl der Linienstärke Bestimmt die Rahmenfarbe Definiert die Form des Rahmens Ermöglicht die Wahl einer Schattierungsfarbe Fügt eine Tabelle an der Markierung ein Verbindet mehrere markierte Zellen zu einer einzigen Teilt eine vorher markierte Zelle in mehrere Zellen auf Richtet den Eintrag in einer markierten Zelle aus Verteilt die Zeilen gleichmäßig Verteilt die Spalten gleichmäßig Öffnet das Dialogfeld AutoFormat Ändert die Textrichtung (dreht den Text) Sortiert aufsteigend Sortiert absteigend Berechnet eine AutoSumme
Tabelle 10.6: Schaltflächen der Symbolleiste Tabelle und Rahmen (Forts.)
10.4.2 Tabelle erstellen Zum Erstellen einer Tabelle stellt das Programm mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Setzen Sie in jedem Fall die Schreibmarke vorher auf die gewünschte Stelle im Dokument.
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Tabellen 0
Über Menübefehl Wählen Sie TABELLE EINFÜGEN im Untermenü TABELLE/EINFÜGEN. Im Dialogfeld Tabelle einfügen müssen Sie die Art der Tabelle spezifizieren (siehe Abbildung 10.23).
Bild 10.23: Dialogfeld Tabelle einfügen
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Geben Sie in den Feldern Spaltenanzahl und Zeilenanzahl die gewünschten Werte ein oder benutzen Sie die Drehfelder zum Einstellen. Sie können später die Anzahl erweitern oder reduzieren.
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Im Bereich Einstellung für optimale Breite können Sie die gewünschte Breite der Spalten festlegen: Über die Option Feste Spaltenbreite können Sie eine bestimmte Breite eingeben oder den Eintrag Auto wählen, um Spalten gleicher Größe zwischen den Dokumenträndern einzufügen.
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Optimale Breite: Inhalt passt je nach eingegebener Textmenge automatisch die Breite der Spalten in der Tabelle an.
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Optimale Breite: Fenster verändert die Größe der Tabelle automatisch so, dass sie in das Fenster eines Webbrowsers passt.
Nach Bestätigung des Dialogfeldes wird die Tabelle in der gewünschten Art und Größe erstellt.
Über Symbolleiste Wenn Sie Schaltfläche Tabelle einfügen in der Standard-Symbolleiste anklicken, können Sie in dem dann eingeblendeten Schema die gewünschte Anzahl der Spalten und Zeilen wählen (siehe Abbildung 10.24). Sie können damit Tabellen mit maximal fünf Spalten und vier Zeilen erzeugen. Größere Tabellen können Sie dann daraus durch das Einfügen von weiteren Zeilen und Spalten erstellen.
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Bild 10.24: Tabelle einfügen
Zeichnen Nachdem Sie auf die Schaltfläche Tabelle zeichnen in der Symbolleiste Tabelle und Rahmen geklickt haben, wird der Mauszeiger zu einem Bleistift. Sie können eine einzelne Zelle zeichnen, indem Sie einen Rahmen aufspannen (siehe Abbildung 10.25).
Bild 10.25: Tabelle zeichnen
Sie können auf diese Weise auch eine komplexe Tabelle zeichnen, die beispielsweise Zellen unterschiedlicher Höhe oder unterschiedlich viele Spalten pro Zeile enthält. Dazu zeichnen Sie innerhalb dieses Rechtecks anschließend die gewünschten Spalten- und Zeilenlinien.
Text in Tabelle umwandeln Wie schon gesagt, können Sie einfache tabellarische Aufstellungen auch mit der Hilfe von Tabulatoren erstellen. Sie können diese bei Bedarf in Tabellen umwandeln: Markieren Sie den gesamten in eine Tabelle umzuwandelnden Bereich und wählen Sie den Eintrag TEXT IN TABELLE im Untermenü TABELLE/UMWANDELN. Im Dialogfeld müssen Sie Ihren Wunsch konkretisieren (siehe Abbildung 10.26).
Bild 10.26: Dialogfeld Text in Tabelle umwandeln
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Prüfen Sie im Bereich Tabellengröße die Anzahl der Zeilen und Spalten.
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Im Bereich Einstellung für optimale Breite können Sie die gewünschte Breite der Spalten festlegen: Über die Option Feste Spaltenbreite können Sie eine bestimmte Breite eingeben oder Sie wählen den Eintrag Auto, um Spalten gleicher Größe zwischen den Dokumenträndern einzufügen.
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Optimale Breite: Inhalt passt je nach eingegebener Textmenge automatisch die Breite der Spalten in der Tabelle an.
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Optimale Breite: Fenster verändert die Größe der Tabelle automatisch so, dass sie in das Fenster eines Webbrowsers passt.
Wollen Sie die im Dialogfeld Tabelle einfügen gewählten Einstellungen später ändern, wählen Sie den Befehl AUTOANPASSEN im Menü TABELLE. Im Untermenü finden Sie dieselben Optionen. Über TABELLE IN TEXT im Untermenü TABELLE/UMWANDELN können Sie eine vorher markierte Tabelle wieder in normalen Text zurückwandeln. Im Dialogfeld müssen Sie festlegen, wie die Zelltrennung in der Tabelle im zu erstellenden Text behandelt werden soll (siehe Abbildung 10.27).
Bild 10.27: Dialogfeld Tabelle in Text umwandeln
10.4.3 Eingaben in Tabellen Markieren Sie – wenn notwendig – zuerst die Tabelle. Wählen Sie dann die Zelle, in die Sie Text eingeben wollen. Klicken Sie dazu in die gewünschte Zelle oder wählen Sie sie über die Pfeiltasten auf der Tastatur an. Geben Sie dann die Daten ein. Ein Zeilenumbruch wird automatisch erzeugt, sobald Sie das Zellenende erreicht haben. Über die Taste (¢) erzeugen Sie innerhalb einer Zelle einen neuen Absatz. Mittels der Taste (ÿ___) springen Sie zur nächsten Zelle. Mit (ª)+(ÿ___) springen Sie zurück.
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
10.4.4 Tabelle editieren Sie können die Lage und Größe einer vorhandenen Tabelle ändern, Spalten und/oder Zeilen in die Tabelle einfügen und diese auch wieder löschen. Nebeneinander liegende Zellen können Sie verbinden und Zellen auch in mehrere weitere Zellen unterteilen. Zum Bearbeiten einzelner Bereiche der Tabelle müssen Sie gegebenenfalls vorher die Tabelle, eine Spalte, eine Zeile oder zumindest eine Zelle darin markieren.
Tabellenelemente markieren Klicken Sie dazu eine Zelle an, die zu dem zu markierenden Bereich gehört, und rufen Sie den Menübefehl MARKIEREN im Menü TABELLEN auf. Im zugehörigen Untermenü können Sie festlegen, was Sie markieren möchten. Sie können zum Markieren auch die Maus verwenden (siehe Abbildung 10.28):
Bild 10.28: Tabellenelemente markieren
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Klicken Sie auf den linken Rand der Zelle, um die Zelle allein zu markieren klicken.
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Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste über benachbarte Zellen, um diese gemeinsam zu markieren.
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Zum Markieren einer Zeile klicken Sie den Kopf der entsprechenden Zeile an.
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Entsprechend klicken Sie zum Markieren einer Spalte den Kopf der Spalte an.
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Um mehrere benachbarte Zeilen/Spalten gemeinsam zu markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und überstreichen die entsprechenden Zeilen/Spalten.
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Zum Markieren der gesamten Tabelle überstreichen Sie diese bei gedrückt gehaltener Maustaste.
Lage und Größe Zum Ändern der Größe und/oder der Proportionen der Tabelle setzen Sie den Mauszeiger in das Ziehkästchen neben der rechten unteren Ecke und verändern die Maße bei gedrückt gehaltener Maustaste. Während des Ziehens zeigt eine Linie die neuen Maße an (siehe Abbildung 10.29).
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Tabellen 0
Bild 10.29: Größe und/oder der Proportionen ändern
Um die Position der Tabelle im Dokument zu verändern, setzen Sie den Mauszeiger auf das Kästchen neben der oberen linken Ecke der Tabelle und verschieben sie mit gedrückt gehaltener Maustaste (siehe Abbildung 10.30).
Bild 10.30: Position der Tabelle ändern
Zeilen und Spalten einfügen Markieren Sie zunächst zumindest eine Zelle neben der Stelle, an der Sie ein Element – beispielsweise eine Spalte oder eine Zeile – einfügen wollen. Rufen Sie dann den Menübefehl EINFÜGEN im Menü TABELLE auf. Im zugehörigen Untermenü müssen Sie entscheiden, welche Elemente wo – relativ gemessen zur vorher markierten Zelle – eingefügt werden sollen (siehe Abbildung 10.31 links). Beispielsweise bewirkt ZEILEN OBERHALB, dass oberhalb der markierten Zelle eine Zeile eingefügt wird.
Bild 10.31: Elemente einfügen und Zellen einfügen
Wenn Sie nur eine einzelne Zelle – und nicht eine Spalte oder Zeile – einfügen wollen, müssen Sie angeben, wohin die schon vorhandenen Zellen nach dem Einfügen verschoben werden sollen (siehe Abbildung 10.31 rechts).
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Zeilen und Spalten löschen Markieren Sie zuerst zumindest eine Zelle des zu löschenden Bereichs und rufen Sie den Menübefehl LÖSCHEN im Menü TABELLE auf. Im Untermenü müssen Sie angeben, was Sie löschen wollen (siehe Abbildung 10.32 links). Mit dem Befehl ZEILEN löschen Sie beispielsweise die gesamte zur markierten Zelle gehörende Zeile.
Bild 10.32: Elemente löschen und Zellen löschen
Nach Wahl des Befehls ZELLEN müssen Sie separat angeben, wie die verbleibenden Zellen nach dem Löschen verschoben werden sollen (siehe Abbildung 10.33 rechts). Außerdem können sie zum Löschen von Elementen in der Tabelle mit der Schaltfläche in der Symbolleiste Tabelle und Rahmen arbeiten (siehe Abbildung 10.33).
Bild 10.33: Linie löschen
Zellen verbinden oder teilen Sie können eine Zelle in mehrere Zellen unterteilen. Markieren Sie die zu teilende(n) Zelle(n) und wählen Sie den Menübefehl ZELLEN TEILEN im Menü TABELLE oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste Tabelle und Rahmen. Im Dialogfeld müssen Sie angeben, wie die Zelle(n) geteilt werden soll(en) (siehe Abbildung 10.34).
Bild 10.34: Zellen teilen
Sie können auch zwei oder mehr benachbarte Zellen zu einer einzigen verbinden. Markieren Sie die zu verbindenden Zellen und wählen Sie den Menübefehl ZELLEN VERBINDEN im Menü TABELLE oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste Tabelle und Rahmen.
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Tabellen 0
10.4.5 Tabelleneigenschaften Über die Tabelleneigenschaften regeln Sie die Breite der Spalten, die Höhe der Zeilen und die Abstände zwischen den Zellen. Markieren Sie den Bereich – oder zumindest eine Zelle davon –, für den Sie die Eigenschaften festlegen wollen. Rufen Sie anschließend den Menübefehl TABELLENEIGENSCHAFTEN im Menü TABELLE auf. Das Dialogfeld verfügt über vier Registerkarten. Die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe können Sie aber auch über die Maus regeln. Setzten Sie dazu den Mauszeiger auf eine Linie in der Tabelle. Der Mauszeiger wird als Doppelpfeil angezeigt. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie in die gewünschte Richtung (siehe Abbildung 10.35).
Bild 10.35: Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern
Registerkarte Tabelle Über die Registerkarte Tabelle können Sie die bevorzugten Einstellungen für die gesamte Tabelle regeln. Diese Vorzugseinstellungen können Sie später für ausgewählte Elemente – wie einzelne Spalten, Zeilen oder Zellen – abändern (siehe Abbildung 10.36).
Bild 10.36: Dialogfeld Tabelleneigenschaften, Registerkarte Tabelle
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite, wenn Sie eine solche eingeben wollen. Geben Sie anschließend die gewünschte Tabellenbreite ein oder wählen diese aus. Wählen Sie im Feld Maßeinheit entweder eine feste Maßeinheit oder einen Prozentsatz der Seitenbreite oder der Bildschirmbreite.
Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
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Mit den Optionen im Bereich Ausrichtung stellen Sie die bevorzugte Bündigkeit der Eingaben in die Zellen der Tabelle ein. Sie können auch einen Einzug definieren.
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Im Bereich Textfluss bestimmen Sie mit der Option Ohne, dass Text nicht um die Tabelle fließt. Umgebend legt fest, dass Text um die Tabelle fließt.
Über die Schaltfläche Optionen können Sie die Abstände zwischen der Zelleintragung und dem Zellenrand und außerdem einen zusätzlichen Abstand zwischen den Zellen vereinbaren (siehe Abbildung 10.37).
Bild 10.37: Dialogfeld Tabellenoptionen
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Über die Felder im Bereich Standardzellenbegrenzungen legen Sie die Ränder für alle Zellen in der Tabelle fest.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Standardzellenabstand, wenn Sie den Abstand zwischen den Zellen in der Tabelle festlegen möchten.
Diese Einstellungen gelten beim Aufruf von der Registerkarte Tabelle aus wiederum als Vorzugseinstellung für die gesamte Tabelle. Um diese Werte für eine einzelne Zelle zu ändern, rufen Sie das Dialogfeld Optionen von der Registerkarte Zelle aus auf.
Registerkarte Zeile Über die Registerkarte Zeile regeln Sie unter anderem die Höhe einer vorher markierten Zeile (siehe Abbildung 10.38 links). 쮿
Über Höhe definieren ändern Sie die Zeilenhöhe. Tippen Sie die gewünschte Zeilenhöhe ein oder wählen Sie diese aus. Bei Wahl der Option Mindestens wird – ab einer gewissen Größe – die Höhe der Zeile an den jeweils größten Eintrag darin angepasst.
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Tabellen 0
Bild 10.38: Dialogfeld Tabelleneigenschaften, Registerkarten Zeile und Spalte
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Über das Kontrollkästchen Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen kennzeichnen Sie die markierten Zeilen als Tabellenüberschrift, die auf den nachfolgenden Seiten wiederholt wird, wenn sich die Tabelle über mehr als eine Seite erstreckt. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die erste Zeile der Tabelle in den markierten Zeilen enthalten ist.
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Über die Schaltflächen Vorherige Zeile oder Nächste Zeile können Sie die entsprechenden Zeilen der Tabelle markieren, ohne das Dialogfeld schließen zu müssen.
Zum Ändern der Höhe einer Zeile über die Maus setzen Sie den Mauszeiger auf die Linie unterhalb der Zeile an und verändern die Höhe mit gedrückt gehaltener Maustaste. Der Mauszeiger ändert sein Aussehen in einen Doppelpfeil.
Registerkarte Spalte Über die Registerkarte Spalte regeln Sie die Breite einer vorher markierten Spalte (siehe Abbildung 10.38 rechts). 쮿
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite und geben Sie anschließend die gewünschte Spaltenbreite ein oder wählen diese aus. Wählen Sie im Feld Maßeinheit entweder eine feste Maßeinheit oder einen Prozentsatz der Seitenbreite.
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Über die Schaltflächen Vorherige Spalte oder Nächste Spalte können Sie die entsprechenden Spalten der Tabelle markieren, ohne das Dialogfeld schließen zu müssen.
Zum Ändern der Breite einer Spalte über die Maus setzen Sie den Mauszeiger auf die Linie hinter einer Spalte. Verändern Sie die Breite mit gedrückt gehaltener Maustaste. Der Mauszeiger ändert sein Aussehen zu einem Doppelpfeil.
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Registerkarte Zelle Über die Registerkarte Zelle können Sie die Breite der vorher markierten Zelle und die Ausrichtung des Eintrags bestimmen. 쮿
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite und geben Sie anschließend die gewünschte Breite für die markierte Zelle ein oder wählen diese aus. Klicken Sie auf die Liste Maßeinheit, um die Angabe der Zellenbreite in eine feste Maßeinheit oder in einen Prozentsatz der gesamten Tabelle zu ändern.
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Die Optionsfelder im Bereich Vertikale Ausrichtung ermöglichen das vertikale Positionieren eines Eintrags in der Zelle. Sichtbar wird die Wirkung besonders bei hohen Zellen.
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Über die Schaltfläche Optionen können Sie für die markierte Zelle die Abstände zwischen der Zelleneintragung und dem Zellenrand und außerdem einen zusätzlichen Abstand zwischen den Zellen vereinbaren.
10.4.6 Tabelle formatieren Das Format einer neu erstellten Tabelle können Sie Ihren Wünschen entsprechend ändern. Der schnellste Weg dazu besteht in der Verwendung der AutoFormat-Funktion. Markieren Sie zumindest eine Zelle der Tabelle und rufen Sie den Menübefehl AUTOFORMAT FÜR TABELLEN im Menü TABELLE auf (siehe Abbildung 10.39). Wenn Sie bereits bei der Erstellung der Tabelle eines der vorgegebenen Formate zuweisen wollen, wählen Sie die Option AutoFormat im Dialogfeld Tabelle erstellen. Im Dialogfeld Tabelle AutoFormat wählen Sie das gewünschte Tabellenformat aus. Dieses können Sie später noch ändern und/oder verfeinern.
Bild 10.39: Dialogfeld Tabelle AutoFormat
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Rechtschreibung und Grammatik
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Im Listenfeld Tabellenformatvorlagen können Sie zwischen mehreren Formatvorlagen wählen. In Feld Vorschau wird ein Beispiel für das eingestellte Layout angezeigt.
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Die Kontrollkästchen unter Sonderformate übernehmen ermöglichen es, einzelne Komponenten des gewählten Layouts auf Wunsch einoder auszublenden.
Zusätzliche Änderungen und Erweiterungen können Sie sowohl über die entsprechenden Schaltflächen der Symbolleiste Tabellen und Rahmen als auch über die Befehle des Menüs FORMAT und die Schaltflächen der Format-Symbolleiste vornehmen (siehe Kapitel 11).
10.5 Rechtschreibung und Grammatik Mit der Rechtschreibprüfung können Sie das gesamte Dokument oder einzelne markierte Bereiche davon auf Fehler in der Rechtschreibung und der Grammatik untersuchen und – gegebenenfalls – korrigieren lassen.3
10.5.1 Sprache Microsoft Word sollte die Sprache Ihres Textes und darin enthaltenen fremdsprachigen Ausdrücke automatisch erkennen. Falls das Programm damit Probleme hat, können Sie diese über das Dialogfeld zum Befehl SPRACHE FESTLEGEN im Untermenü zu SPRACHE im Menü EXTRAS beseitigen. Markieren Sie bei mehrsprachigen Dokumenten gegebenenfalls vorher die einzelnen Textbereiche und legen Sie für diese die Sprache individuell fest. Über die Schaltfläche Standard ändern Sie die Standardbearbeitungssprache für den Text in neuen Dokumenten.
10.5.2 Rechtschreibung Mit der Rechtschreibprüfung können Sie das gesamte Dokument oder einzelne markierte Bereiche auf Fehler in der Rechtschreibung und der Grammatik untersuchen und – gegebenenfalls – korrigieren lassen. Die zu verwendende Sprache können Sie über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS auswählen. Sie können ferner festlegen, ob Wörter in GROSSBUCHSTABEN, Wörter mit Zahlen und Internet- oder Dateiadressen bei der Rechtschreibung ignoriert werden sollen oder nicht (siehe Kapitel 16). Wahlweise können Sie hier auch die Neue deutsche Rechtschreibung an- oder abschalten.
Im Hintergrund Wenn Sie im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik die Option Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen aktiviert haben, werden mögliche Fehler direkt im Text angezeigt. 3
Auch die Texteingaben in anderen Microsoft Office-Programmen können einer Rechtschreibprüfung unterzogen werden. Die dafür verwendeten Wörterbücher sind dieselben, wie sie auch von Microsoft Word benutzt werden.
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Bild 10.40: Rechtschreibfehler
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Mögliche Fehler werden mit einer wellenförmigen roten Unterstreichung gekennzeichnet.
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Zur Korrektur klicken Sie bei gleichzeitigem Drücken von (Strg) mit der Maustaste auf ein solches Wort, um es über das Kontextmenü zu korrigieren.
Über Menübefehl Rufen Sie den Menübefehl RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK im Menü EXTRAS auf oder klicken Sie auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik in der Standard-Symbolleiste. Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich im Dokument prüfen wollen, markieren Sie diesen zuerst. Über das Dialogfeld können Sie die Korrekturen vornehmen (siehe Abbildung 10.41).
Bild 10.41: Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik
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Im Feld Nicht im Wörterbuch wird das von Word als falsch gekennzeichnete Wort hervorgehoben.
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Rechtschreibung und Grammatik
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Unter Vorschläge wird ein Vorschlag oder eine Liste mit Vorschlägen für die Korrektur angezeigt. Wählen Sie hier das richtige Wort aus oder korrigieren Sie das Wort im darüber liegenden Feld manuell.
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Ein Klick auf Einmal ignorieren behält die Schreibweise bei diesem Wort bei, meldet aber bei einem weiteren Auftreten die Schreibweise erneut als Fehler.
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Über Alle ignorieren können Sie erreichen, dass die Schreibweise des Wortes innerhalb des gesamten Bereichs beibehalten und nicht mehr als Fehler gemeldet wird.
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Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, dies dem Programm aber unbekannt ist, können Sie es über die Schaltfläche Hinzufügen in das aktuelle Wörterbuch aufnehmen.
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Ändern korrigiert das Wort entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Vorschläge.
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Bei einer Bestätigung über Alle ändern wird sowohl das aktuell hervorgehobene als auch jedes weitere Auftreten dieses Wortes entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Vorschläge geändert.
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AutoKorrektur übernimmt die fehlerhafte und die richtige Schreibweise in die AutoKorrektur.
Über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie auf der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik zusätzliche Optionen für die Rechtschreibprüfung einstellen.
10.5.3 Grammatik Wenn die Option Grammatik überprüfen im Dialogfeld RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK aktiviert ist, werden auch Fehler in der Grammatik Ihres Textes angezeigt (siehe Abbildung 10.42).
Bild 10.42: Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
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Im oberen Feld wird die Regelverletzung hervorgehoben.
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Unter Vorschläge wird die Regelverletzung erklärt und es werden Vorschläge zur Änderung angezeigt.
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Klicken Sie auf Ändern, um die im Feld Vorschläge markierte Änderung durchzuführen.
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Ignorieren ignoriert die als Regelverletzung gemeldete Stelle und setzt die Prüfung fort.
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Regel ignorieren ignoriert alle Stellen im Dokument, an denen diese Regel verletzt wurde und setzt die Prüfung fort.
10.5.4 Thesaurus Damit die Feinheiten der deutschen Sprache auch im Zeitalter des Computers nicht untergehen, können Sie den Thesaurus einsetzen, um Ersatzwörter für ein Wort zu suchen – beispielsweise dann, wenn Sie die häufige Wiederholung eines Wortes in einem Text umgehen möchten. Markieren Sie das Wort, zu dem Sie Synonyme suchen, und wählen Sie den Befehl THESAURUS im Untermenü zu SPRACHE im Menü EXTRAS. Im Dialogfeld müssen Sie bei einigen Wörtern zunächst die Bedeutung des Wortes bestimmen. Anschließend können Sie dazu ein Ersatzwort auswählen (siehe Abbildung 10.43).
Bild 10.43: Dialogfeld Thesaurus
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Im Feld Synonyme für wird das markierte Wort angezeigt.
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Im Feld Bedeutungen finden Sie – falls vorhanden – unterschiedliche Bedeutungen des vorher gekennzeichneten Wortes. Markieren Sie die gewünschte Bedeutung. Die gewählte Bedeutung wird im Feld Ersetzen durch Synonym angezeigt.
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Unterhalb des Feldes Ersetzen durch Synonym finden Sie Ersatzwörter für das in der Liste Bedeutungen markierte Wort. Andere Ersatzwörter werden angezeigt, wenn Sie eine andere Bedeutung markieren.
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Klicken Sie auf Ersetzen, um das ursprüngliche Wort durch das markierte Synonym zu ersetzen.
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Überarbeitungskontrolle
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10.6 Überarbeitungskontrolle Besonders wenn mehrere Personen an einem einzigen Dokument arbeiten, ist es oft nützlich, sämtliche Einfüge- und Löschvorgänge sowie Änderungen in der Formatierung verfolgen zu können, die Sie oder eine andere Person am Dokument vornehmen. Solche Änderungen werden auf dem Bildschirm gesondert gekennzeichnet. Unabhängig davon können Sie bestimmte Stellen im Dokument mit Kommentaren versehen. Später können Sie dann die Änderungen überprüfen (lassen) und jede Änderung individuell annehmen oder ablehnen, Kommentare können Sie beantworten oder löschen.
10.6.1 Änderungen nachverfolgen Zum Ein- und Ausschalten dieser Funktion klicken Sie im Menü EXTRAS auf ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN. Wenn die Funktion aktiviert ist, erscheinen die Buchstaben ÄND auf der Statusleiste im unteren Bildschirmbereich. Wenn Sie die Funktion deaktivieren, werden diese Buchstaben abgeblendet. Nachdem Sie diese Funktion eingeschaltet haben, werden Änderungen im Dokument gesondert markiert. In der Grundeinstellung von Word werden diese in roter Farbe angezeigt. Eingefügter Text wird unterstrichen, gelöschte Elemente durchgestrichen.
Bild 10.44: Angezeigte Änderungen
Auf der Registerkarte Änderungen verfolgen im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN können Sie die Form dieser Anzeige ändern. Neben anderen Farben und Unterstreichungen können Sie hier auch bewirken, dass gelöschte Elemente oder Formatierungsänderungen in Sprechblasen angezeigt werden (siehe Abbildung 10.45). Weitere Hinweise zu diesen Optionen finden Sie in Kapitel 16.
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Bild 10.45: Anzeige der Änderungen in Sprechblasen
10.6.2 Kommentare Kommentare sind von einem Autor oder Bearbeiter hinzugefügte Notizen bzw. Anmerkungen zu einem Dokument. Microsoft Word zeigt den Kommentar in einer Sprechblase im Rand des Dokuments oder im Überarbeitungsfenster an (siehe Abbildung 10.46). Mithilfe dieser Sprechblasen können Sie die Änderungen und Kommentare eines Bearbeiters leicht erkennen und darauf reagieren. Wenn Kommentare und Überarbeitungen in Sprechblasen angezeigt werden sollen, müssen Sie in der Seitenlayoutansicht oder der Weblayoutansicht arbeiten.
Bild 10.46: Kommentar
Kommentar einfügen Markieren Sie den Text oder das Element, zu dem Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, oder klicken Sie am Ende des Textes. Wählen Sie dann KOMMENTAR im Menü EINFÜGEN und geben Sie den Kommentartext in der Kommentarsprechblase ein. Sie können die Einfügemarke über der Sprechblase belassen, bis der Name des Bearbeiters angezeigt wird. Kommentare können über die Registerkarte Änderungen verfolgen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS ein- und ausgeblendet werden (siehe Kapitel 16). Wenn die Sprechblasen ausgeblendet sind, können Sie den Kommentar im Überarbeitungsfenster eingeben (siehe Abbildung 10.47). Zur Anzeige klicken Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Überarbeitungsfenster.
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Überarbeitungskontrolle 0
Bild 10.47: Kommentar im Überarbeitungsfenster eingeben
Kommentare beantworten Zur Beantwortung eines Kommentars klicken Sie in den Kommentar, auf den Sie antworten möchten, und anschließend im Menü EINFÜGEN auf KOMMENTAR. Geben Sie Ihre Antwort in der neuen Kommentarsprechblase ein.
10.6.3 Symbolleiste Überarbeiten Angezeigte Änderungen und eingefügte Kommentare können Sie über die Symbolleiste Überarbeiten abarbeiten (siehe Abbildung 10.48 und Tabelle 10.7). Diese wird automatisch angezeigt, wenn Sie die Funktion ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN aktiviert haben.
Bild 10.48: Symbolleiste Überarbeiten
Beim Überprüfen der Kommentare können Sie diese löschen oder beantworten. Symbol
Name und Wirkung Anzeige für Überarbeitung – legt die Form der Anzeige im Dokument fest. Anzeigen – erlaubt die Wahl zwischen der Anzeige unterschiedlicher Änderungen und von Kommentaren. Zurück – markiert die vorherige Änderung oder den vorherigen Kommentar. Weiter – markiert die nächste Änderung oder den nächsten Kommentar.
Tabelle 10.7: Schaltflächen der Symbolleiste Überarbeiten
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Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Symbol
Name und Wirkung Änderungen annehmen – übernimmt die aktuell markierte Änderung. Über das Listenfeld können Sie auch alle Änderungen im Dokument übernehmen. Änderungen ablehnen/Kommentar löschen – verwirft die aktuell markierte Änderung oder lösch den aktuell markierten Kommentar. Neuer Kommentar – fügt an der markierten Stelle einen Kommentar hinzu. Änderungen verfolgen – schaltet die gleichnamige Funktion an oder ab. Überarbeitungsfenster – zeigt das Überarbeitungsfenster an oder blendet es aus.
Tabelle 10.7: Schaltflächen der Symbolleiste Überarbeiten (Forts.)
Auswahl vornehmen Über das Listenfeld Anzeige für Überarbeitung in der Symbolleiste Überarbeiten können Sie wählen, welcher Zustand des Dokuments auf dem Bildschirm angezeigt werden soll: 쮿
Bei der Wahl von Original werden alle noch nicht bestätigten Änderungen ausgeblendet und das Dokument in seinem Zustand vor Eingabe dieser Änderungen angezeigt.
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Endgültig nimmt an, dass alle noch nicht bestätigten Änderungen akzeptiert wurden und zeigt das Dokument mit diesen Änderungen an.
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Die Option Endgültige Version enthält Markups ist für einen Redakteur oder anderen Bearbeiter geeignet.
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Über Originalversion enthält Markups kann der Autor die von einem Redakteur vorgenommenen Änderungen bearbeiten.
Wenn Sie eine der Optionen Endgültige Version enthält Markups oder Originalversion enthält Markups gewählt haben, können Sie über das Listenfeld zur Schaltfläche Anzeigen bestimmen, welche Elemente auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Sie können eine Auswahl nach Typ oder nach Bearbeiter vornehmen. Es werden nur die Elemente angezeigt, die mit einem Häkchen gekennzeichnet sind. Zum schnellen Anzeigen aller Überarbeitungen oder Kommentare klicken Sie im Menü ANSICHT auf MARKUP. Daraufhin werden alle Kommentare und Änderungen im Dokument ein- oder ausgeblendet.
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Überarbeitungskontrolle
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Bild 10.49: Optionen zur Anzeige
Annehmen oder verwerfen Zum Durchsehen und Bearbeiten aller Elemente in Folge klicken Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten auf Weiter oder Zurück. Das jeweils nächste oder vorherige Element wird dann markiert. Klicken Sie auf Änderungen annehmen oder auf Änderung ablehnen/Kommentar löschen. Wenn Sie alle Änderungen gleichzeitig annehmen wollen, klicken Sie auf den Pfeil neben Änderungen annehmen und dann auf Alle Änderungen im Dokument annehmen. Wollen Sie alle Änderungen gleichzeitig ablehnen oder alle Kommentare löschen, klicken Sie auf den Pfeil neben Änderung ablehnen/Kommentar löschen. Sie können Überarbeitungen und Kommentare beim Drucken wahlweise aus- oder einblenden. Wenn mit ausgedruckt werden sollen, wählen Sie im Dialogfeld Drucken im Feld Drucken die Option Dokument mit Markups. Wenn Sie ein Dokument mit eingeblendeten Markierungen drucken, wählt Word die optimale Vergrößerungseinstellung und Seitenausrichtung, um die Markierungen in Ihrem gedruckten Dokument lesbar anzuzeigen. Sie können auch lediglich eine Liste aller Markierungen in einem Dokument drucken.
10.6.4 Vergleichen und zusammenführen Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments in separaten Dateien gespeichert haben, können Sie deren Inhalte miteinander vergleichen und – wenn gewünscht – zu einem neuen Dokument zusammenführen. Öffnen Sie dazu eine Version des Dokuments und wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl DOKUMENTE VERGLEICHEN UND ZUSAMMENFÜHREN. Wählen Sie im Dialogfeld die Datei, mit der Sie die aktuell geöffnete vergleichen wollen. Klicken Sie auf den Pfeil neben Ausführen und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
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Klicken Sie auf Ausführen, um die Ergebnisse des Vergleichs im Originaldokument anzuzeigen.
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Klicken Sie auf In aktives Dokument zusammenführen, um die Ergebnisse im gegenwärtig geöffneten Dokument anzuzeigen.
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Klicken Sie auf In neues Dokument zusammenführen, um die Ergebnisse in einem neuen Dokument anzuzeigen.
Kapitel 10 · Texte eingeben und bearbeiten
Die Unterschiede werden zwischen den Inhalten werden daraufhin auf dem Bildschirm rot markiert (siehe Abbildung 10.50).
Bild 10.50: Unterschiede markiert
Um die bestmöglichen Ergebnisse beim Zusammenführen zu erzielen, sollten Sie das Kontrollkästchen Zufallszahl zur Verbesserung der Zusammenführungsgenauigkeit speichern auf der Registerkarte Sicherheit des Dialogfelds zum Menübefehl EXTRAS/OPTIONEN aktivieren. Wenn Sie im Menü DATEI den Befehl VERSIONEN verwendet haben, um mehrere Versionen eines Dokuments in einer Datei zu speichern, und nun die aktuelle Version mit einer älteren vergleichen möchten, speichern Sie zunächst die ältere Version als separate Datei unter einem anderen Namen.
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11 Formatieren Zu den wichtigsten Aufgaben der Textverarbeitung gehört die Dokumentgestaltung. Microsoft Word stellt dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. 쮿
Machen Sie sich zunächst mit unterschiedlichen Formatierungselementen und den Werkzeugen zum Formatieren vertraut (siehe Abschnitt 11.1). Bevor Sie einen Formatbefehl auswählen, müssen Sie zunächst den zu formatierenden Textbereich markieren. Je nach dem zu formatierenden Textelement müssen Sie dabei unterschiedliche Vorschriften beachten.
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Ein einfacher Weg, ein Dokument zu formatieren, besteht in der Verwendung der Funktion AutoFormat, mit der Microsoft Word unformatierten Texten geeignete Formatvorlagen und Formatierungen zuweist. Diese können anschließend individuell geprüft und akzeptiert oder abgelehnt werden (siehe Abschnitt 11.2).
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Wenn Sie unter den zur Verfügung gestellten AutoFormaten keines finden, das Ihren Vorstellungen entspricht, müssen Sie die einzelnen Elemente des Textes individuell formatieren. Die wichtigsten Gestaltungsmerkmale betreffen die Gestaltung der Absätze (siehe Abschnitt 11.3), den Einsatz von Tabulatoren (siehe Abschnitt 11.5), die Markierung durch Nummerierung und Aufzählungszeichen (siehe Abschnitt 11.6), das Verwenden von Rahmen und Schattierungen (siehe Abschnitt 11.7), den Einsatz von Spalten und – nicht zuletzt – die Gestaltung der einzelnen Zeichen (siehe Abschnitt 11.8).
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Sie können diese Elemente auch gemeinsam verwenden: Durch den Einsatz von Formatvorlagen können Sie eine Liste mit Formatdefinitionen für die Darstellung von Absätzen und Zeichen einzelnen Textelementen zuweisen (siehe Abschnitt 11.9). Mit einer Formatvorlage als Grundlage können Sie mehrere oder alle Dokumente einheitlich gestalten.
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Nach der Formatierung können Sie eine Silbentrennung durchführen lassen, um den Flattersatz an den Rändern bzw. im Blocksatz die Lücken zwischen den Wörtern zu reduzieren (siehe Abschnitt 11.10). Wenn gewünscht, können Sie außerdem einen Seitenumbruch vornehmen (siehe Abschnitt 11.11).
Weitere Hinweise zur Formatierung, die vordringlich für die Gestaltung von mit Word erstellten Webseiten interessant sind, finden Sie in Kapitel 15. Einige der dort beschriebenen Techniken können auch für Druckdokumente sinnvoll eingesetzt werden.
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Werkzeuge 0
11.1 Werkzeuge Das Programm unterscheidet– zwischen Dokument-, Absatz- und Zeichenformaten: 쮿
Dokumentformate liefern die Randbedingungen für die weitere Formatierung. Diese gelten im einfachsten Fall für das gesamte Dokument. Wenn einzelne Bereiche des Dokuments anders als der Rest dargestellt werden sollen – beispielsweise mit einer anderen Spaltenzahl – müssen Sie das Dokument in mehrere Abschnitte unterteilen und diese entsprechend formatieren.
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Für einen Absatz können Sie die Ausrichtung, die Einzüge, die Abstände zwischen zwei Absätzen und zwischen den Zeilen, die Position der Tabulatorstopps, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierungen sowie andere Größen definieren. Ein Absatz wird durch eine Abatzmarke definiert, die auf dem Bildschirm durch das Zeichen ¶ angezeigt wird. In diesem Zeichen sind alle Angaben zu Formatierung des Absatzes enthalten. Wird eine Absatzmarke gelöscht, werden damit auch alle Absatzformatierungen entfernt. Wenn Sie in einem bereits mit Absatzformaten versehenen Absatz die Taste (¢) betätigen, übernimmt der damit erstellte neue Absatz die Formatierungsmerkmale des vorherigen.
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Für die Darstellung einzelner Zeichen oder Wörter können Sie Zeichenformate wie beispielsweise Schriftart, Schriftgröße, Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.) sowie die Farbe und sonstige Effekte einstellen.
Zunächst sollten Sie immer die Formate wählen, mit denen der größte Teil des Dokuments dargestellt werden soll – beispielsweise die Grundschrift für den Fließtext. Markieren Sie dazu den gesamten Text und geben Sie die Formatbefehle ein. Anschließend können Sie einzelne Teile des Textes – also einzelne Zeichen, Wörter, Sätze oder Absätze – in einer von diesem Standard abweichenden Form formatieren. Zum Formatieren eines Textdokuments können Sie unterschiedliche Werkzeuge benutzen: die Befehle im Menü FORMAT, die Format-Symbolleiste, den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Format oder Tastenkürzel.
11.1.1 Menü FORMAT Im Menü FORMAT sind alle Befehle zum Formatieren Ihrer Dokumente zusammengefasst (siehe Abbildung 11.1).
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Kapitel 11 · Formatieren
Bild 11.1: Menü FORMAT
11.1.2 Format-Symbolleiste Alternativ können Sie die Formate über Schaltflächen in der FormatSymbolleiste einstellen (siehe Tabelle 11.1). Symbol
Wirkung Zeigt den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung an. Öffnet eine Liste der definierten Formatvorlagen. Zeigt die aktuelle Schriftart an, öffnet eine Liste mit Schriftarten. Zeigt die aktuelle Schriftgröße an, öffnet eine Liste mit den verfügbaren Schriftgrößen. Schaltet das Zeichenformat Fett ein und aus. Schaltet das Zeichenformat Kursiv ein und aus. Schaltet das Zeichenformat Unterstrichen ein und aus. Setzt die Ausrichtung des Absatzes auf Linksbündig. Setzt die Ausrichtung des Absatzes auf Zentriert.
Tabelle 11.1: Schaltflächen der Format-Symbolleiste bei Microsoft Word
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Werkzeuge 0
Symbol
Wirkung Setzt die Ausrichtung des Absatzes auf Rechtsbündig. Setzt die Ausrichtung des Absatzes auf Blocksatz. Erlaubt die Wahl des Zeilenabstands. Nummeriert nacheinander folgende Absätze. Fügt dem Absatz Aufzählungszeichen hinzu. Verkleinert den Absatzeinzug. Vergrößert den Absatzeinzug. Setzt einen Rahmen um den Absatz, zeigt die möglichen Rahmenformen an. Setzt eine Hintergrundfarbe, zeigt die Farben an. Stellt die Schriftfarbe ein, zeigt die Farben an.
Tabelle 11.1: Schaltflächen der Format-Symbolleiste bei Microsoft Word (Forts.)
11.1.3 Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung Den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung blenden Sie durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Format-Symbolleiste ein (siehe Abbildung 11.2). 쮿
Im oberen Bereich wird das Format des gerade markierten Bereichs im Dokument angezeigt.
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Unter der Überschrift Wählen Sie eine Formatierung können Sie für diesen Bereich eine andere Formatierung wählen. Über die Optionen im Feld Anzeigen können Sie wählen, was im Aufgabenbereich angezeigt werden soll.
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Kapitel 11 · Formatieren
Bild 11.2: Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung
11.1.4 Lineal Das horizontale Lineal am oberen Rand des Dokumentfensters dient zum einen als Bezugsmaßstab für die Position der einzelnen Elemente im Text. Zum anderen lassen sich hier auch die Einzüge und Tabulatorstopps für den momentan aktuellen Absatz markieren und mithilfe der Maus ändern.
Bild 11.3: Lineal
Die im Lineal zugrunde liegende Maßeinheit können Sie über die Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl VOREINSTELLUNGEN selbst festlegen. Sie haben dort die Wahl zwischen Zoll, Zentimeter, Pica und Punkt. Als Nullpunkt des Absatzlineals gilt der linke Rand – wie er im Dialogfeld zum Menübefehl FORMAT/DOKUMENT festgelegt wurde. Die im Lineal angezeigten Symbole können Sie auch direkt verschieben (siehe Tabelle 11.2). Symbol
Bedeutung Tabulatorstopp linksbündig Tabulatorstopp zentriert Tabulatorstopp rechtsbündig
Tabelle 11.2: Symbole im Lineal
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Symbol
Bedeutung Tabulatorstopp dezimal Tabulatorstopp vertikale Linie Rechter oder linker Einzug Erstzeileneinzug Erlaubt ein gemeinsames Verschieben von linkem Einzug und Erstzeileneinzug.
Tabelle 11.2: Symbole im Lineal (Forts.)
11.1.5 Markieren Bevor Sie einen Formatbefehl auswählen, müssen Sie zunächst den zu formatierenden Textbereich markieren: 쮿
Zur Einstellung des Dokumentformats spielt die Position der Einfügemarke keine Rolle. Haben Sie mehrere Bereiche festgelegt, müssen Sie die Schreibmarke zumindest in den Bereich setzen, dessen Format Sie ändern wollen.
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Zur Vergabe eines Absatzformats (Einzüge und Abstände, Zeilenund Seitenumbruch, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierung, Tabulatorstopps) setzen Sie die Schreibmarke an eine beliebige Stelle im Absatz.
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Wollen Sie das Zeichenformat für ein ganzes Wort festlegen, genügt es, die Schreibmarke an eine beliebige Stelle im Wort zu setzen. In allen anderen Fällen müssen Sie zur Zuweisung eines Zeichenformates den gesamten zu formatierenden Bereich markieren.
Weitere Hinweise zum Markieren von Text finden Sie in Kapitel 10.
11.2 AutoFormat Ein einfacher Weg, ein Dokument zu formatieren, besteht in der Verwendung der Funktion AutoFormat, mit der Microsoft Word unformatierten Texten geeignete Formatvorlagen und Formatierungen zuweist. Diese können anschließend individuell geprüft und akzeptiert oder abgelehnt werden. Setzen Sie die Einfügemarke an den Anfang des Dokuments oder des zu formatierenden Abschnitts. Rufen Sie den Befehl AUTOFORMAT im Menü FORMAT auf und nehmen Sie die Einstellungen im Dialogfeld vor (siehe Abbildung 11.4).
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Kapitel 11 · Formatieren
Bild 11.4: Dialogfeld AutoFormat
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Wenn Sie die Option AutoFormatierung durchführen aktivieren, können Sie die Änderungen abschließend nicht mehr prüfen und gegebenenfalls noch ablehnen. In der Grundeinstellung ist aber AutoFormat mit Anzeige der Änderungen aktiviert. Nach der Bestätigung wird die AutoFormatierung durchgeführt. Sie können dann die Änderungen überprüfen und annehmen oder ablehnen.
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Wählen Sie im darunter liegenden Listenfeld den Dokumenttyp aus – beispielsweise Allgemeines Dokument, Briefe usw. –, anhand dessen die Formatierung durchgeführt werden soll.
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Über die Schaltfläche Optionen können Sie festlegen, welche Elemente Ihres Dokuments durch die AutoFormatierung automatisch ersetzt werden sollen (siehe Abbildung 11.4). Diese Optionen entsprechen im Wesentlichen den auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe im Dialogfeld zum Befehl AutoKorrektur aufgeführten.
Bild 11.5: Dialogfeld AutoKorrektur, Registerkarte AutoFormat
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11.3 Dokument Bestimmte Formate beziehen sich auf das gesamte Dokument. Dazu gehören beispielsweise die Größe der zu verwendendenden Seiten oder die Ränder oder die Ausrichtung auf der Seite. Diese Formate sind in einem Dialogfeld zusammengefasst, das Sie über den Befehl SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI auf den Bildschirm bringen. Microsoft Word ist aber so vielseitig, dass Sie innerhalb eines Dokuments verschiedene Abschnitte festlegen können, für die sie unterschiedliche Einstellungen dieser Dokumentformate festlegen können. Beispielsweise könnten Sie einen Teil des Dokuments im Hochformat gestalten, einen anderen Teil im Querformat oder Sie könnten auf bestimmten Seiten einen zusätzlichen Rand für Notizen vorsehen.
11.3.1 Seite einrichten Nach Wahl des Befehls SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI wird das Dialogfeld Seite einrichten angezeigt, in dem Sie die Parameter auf drei Registerkarten einstellen können. Die Standardwerte für diese Parameter werden über die Einstellungen im Betriebssystem festgelegt. Auf allen Registerkarten finde Sie einen Bereich mit der Überschrift Übernehmen für. Hier können Sie angeben, ob die gewählten Einstellungen für das gesamte Dokument oder nur für den Bereich nach der aktuellen Position der Schreibmarke gelten sollen.
Register Format Über die Registerkate Format können Sie das zu verwendende Papierformat entweder aus einer Liste der international gängigen Maße auswählen oder selbst über die Felder Breite und Höhe definieren (siehe Abbildung 11.6 links). Die beiden Optionsfelder unter Zufuhr haben für Sie nur dann Bedeutung, wenn Sie über einen Drucker mit mehreren Einzugschächten arbeiten.
Bild 11.6: Registerkarten Format und Seitenränder im Dialogfeld Seite einrichten
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Kapitel 11 · Formatieren
Registerkarte Seitenränder Auf der Registerkarte Seitenränder legen Sie im Bereich Seitenränder die Randeinstellungen für die Seite fest. Geben Sie unter Orientierung an, ob Sie ein Layout im Hochformat oder im Querformat wünschen. Über das Listenfeld Seiten können Sie wählen, ob unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für gerade und ungerade Seiten erstell werden sollen oder nicht. Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, das in einer buchähnlichen Form publiziert werden soll, können Sie hier durch Wahl der Option Gegenüberliegende Seiten dafür sorgen, dass die rechten und linken Teile der Kopf- und Fußzeilen entsprechend vertauscht werden (siehe Abbildung 11.6 rechts).
Registerkarte Layout Über die Registerkarte Layout können Sie unterschiedliche Parameter festlegen (siehe Abbildung 11.7).
Bild 11.7: Registerkarte Layout im Dialogfeld Seite einrichten
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Über das Listenfeld Abschnittsbeginn können Sie den gewünschten Beginn des aktuell markierten Abschnitts festlegt. Unter einem Abschnitt versteht man einen Teil eines Dokuments, in dem bestimmte Optionen für die Seitenformatierung festgelegt werden. Sie erstellen einen neuen Abschnitt, wenn Sie Änderungen bei bestimmten Eigenschaften, wie beispielsweise Zeilennummerierung, Spaltenanzahl oder Kopf- und Fußzeilen, vornehmen.
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Im Bereich Kopf- und Fußzeilen legen Sie die Art dieser Zeilen fest. Gerade/ungerade anders erstellt für Seiten mit gerader Seitenzahl andere Kopf- bzw. Fußzeilen als für Seiten mit ungerader Seitenzahl. Erste Seite anders erstellt für die erste Seite eines Abschnitts oder Dokuments eine andere Kopf- bzw. Fußzeile als für die folgenden Seiten. Unter Abstand vom Seitenrand legen Sie die Abstände dieser
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Dokument 0
Zeilen vom Rand des Papiers fest. Ist der im Feld Kopfzeile eingegebene Wert größer als der Wert im Feld Oben, wird der Textkörper unter der Kopfzeile gedruckt. 쮿
Wählen Sie im Feld Vertikale Ausrichtung die gewünschte Option für vertikale Ausrichtung des Textes zwischen dem oberen und unteren Seitenrand. Die Einstellung Blocksatz wirkt sich nur auf volle Seiten aus; teilweise beschriebene Seiten werden dabei am oberen Seitenrand ausgerichtet.
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Über Ränder legen Sie die Optionen zum Zuweisen von Rahmen zu jeder Seite eines Dokuments fest. Zeilennummern fügt dem für ausgewählten Teil des Dokuments eine Zeilennummerierung hinzu oder entfernt diese.
11.3.2 Spalten Über den Menübefehl SPALTEN im Menü FORMAT können Sie Dokumente mit mehreren fortlaufenden Spalten erstellen (siehe Abbildung 11.8). Diese Spalten werden auf das gesamte Dokument oder auf einzelne Abschnitte innerhalb des Dokuments angewendet.
Bild 11.8: Dialogfeld Spalten
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Über die ersten drei Alternativen im Bereich Voreinstellungen können Sie die Anzahl der Spalten festlegen. Wenn Sie mehr als drei Spalten benötigen, benutzen Sie das Feld Spaltenanzahl. Alle Spalten werden zunächst mit gleicher Breite erstellt.
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Über die Optionen Links und Rechts können Sie jeweils eine schmalere Marginalspalte erstellen lassen.
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Die Felder im Bereich Breite und Abstand ermöglichen eine individuelle Einstellung der einzelnen Spalten.
11.3.3 Abschnitte Wie oben erwähnt, können Sie ein Dokument in mehrere Abschnitte unterteilen. Ein solcher Abschnitt ist ein Teil eines Dokuments, in dem bestimmte Optionen für die Seitenformatierung festgelegt werden. Zu
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Kapitel 11 · Formatieren
diesen Optionen gehören unterschiedliche Layouts innerhalb einer Seite aber auch andere Eigenschaften, wie beispielsweise die Form der Zeilennummerierung, die Spaltenanzahl oder die Inhalte der Kopf- und Fußzeilen. Um einen neuen Abschnitt zu beginnen, fügen Sie einfach an der gewünschten Stelle einen Abschnittsumbruch ein. Ein solches Zeichen markiert das Ende eines Abschnitts und speichert bestimmte Formatierungselemente des Bereichs. Dazu gehören Seitenränder, Papierformat und -ausrichtung, Papierzufuhr für einen Drucker, vertikale Ausrichtung, Kopf- und Fußzeilen, Spalten, Seitennummerierung, Nummerieren von Zeilen sowie Fuß- und Endnoten. Beachten Sie, dass durch einen Abschnittsumbruch die Abschnittsformatierung des vorhergehenden Abschnitts festgelegt wird. Wenn Sie z.B. einen Abschnittsumbruch löschen, wird der vorhergehende Text in den folgenden Abschnitt übernommen, wobei ihm auch die Abschnittsformatierung des folgenden Abschnitts zugewiesen wird. Beachten Sie auch, dass mit der letzten Absatzmarke im Dokument die Abschnittsformatierung für den letzten Abschnitt im Dokument festgelegt wird – oder für das ganze Dokument, falls es keine Abschnitte enthält. Zum Einfügen eines Abschnittsumbruchs verwenden Sie den Befehl MANUELLER UMBRUCH im Menü EINFÜGEN (siehe Abbildung 11.9).
Bild 11.9: Manueller Umbruch
Über die Optionen im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie vier Arten von Abschnittsumbrüchen einfügen: 쮿
Bei Nächste Seite fügt Word einen Abschnittsumbruch ein und beginnt den neuen Abschnitt auf der nächsten Seite.
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Bei Fortlaufend fügt Word einen Abschnittsumbruch ein und beginnt den neuen Abschnitt auf derselben Seite.
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Bei Ungerade Seite oder Gerade Seite fügt Word einen Abschnittsumbruch ein und beginnt den neuen Abschnitt auf der nächsten ungeraden oder geraden Seite.
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Absatz 0
11.4 Absatz Der Standardabsatz ist linksbündig und zeigt weder Einzüge noch Anfangs- oder Endabstände. Der Zeilenabstand passt sich automatisch an die maximal vorhandene Zeichengröße an. Um diese Einstellungen zu ändern, setzen Sie die Schreibmarke in den gewünschten Absatz und rufen den Menübefehl ABSATZ im Menü FORMAT auf. Bestimmen Sie dann die Parameter auf den beiden Registerkarten des Dialogfelds.
11.4.1 Einzüge und Abstände Über die Registerkarte Einzüge und Abstände regeln Sie die wichtigsten Absatzparameter (siehe Abbildung 11.10).
Bild 11.10: Dialogfeld Absatz, Registerkarte Einzüge und Abstände
Über das Feld Ausrichtung können Sie den Absatz linksbündig, zentriert, rechtsbündig und im Blocksatz (sowohl rechts- als auch linksbündig) ausrichten. Sie können dafür auch die vier entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste verwenden.
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Sie können einem Absatz eine Gliederungsebene zuweisen. Diese wird dann beispielsweise in der Gliederungsansicht verwendet (siehe Kapitel 13).
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Ein Absatz kann mit einem rechten und einem linken Einzug versehen werden. Gemessen wird vom Seitenrand. Durch Eingabe einer negativen Zahl wird ein negativer Einzug erzeugt. Im Lineal werden die Einzüge für den Absatz markiert, in dem sich die Schreibmarke befindet. Mithilfe der Maus können Sie die Einzüge verschieben.
Kapitel 11 · Formatieren
Für die erste Zeile des Absatzes ist über das Feld Sondereinzug ein separater Einzug einstellbar. Gemessen wird hierbei von dem durch den linken Einzug bestimmten Nullpunkt. Ein positiver Wert verschiebt den Anfang der ersten Zeile nach rechts, ein negativer verschiebt den Anfang nach links. 쮿
Vor und hinter einem Absatz können Sie einen Abstand festlegen. Das erübrigt das zusätzliche Einfügen von Leerzeilen. Diese Abstände werden in Punkt angegeben. Die Abstände zwischen den Zeilen können Sie separat regeln. Die Zeilenabstände geben Sie als Vielfaches des Standardwerts an.
Einige dieser Einstellungen können Sie auch über die Format-Symbolleiste oder im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung einstellen.
11.4.2 Zeilen- und Seitenumbruch Sie können für den Absatz festlegen, wie er bei einem Seitenwechsel umbrochen werden soll. Verwenden Sie dazu die Registerkarte Zeilenund Seitenumbruch. 쮿
Ein Aktivieren der Option Absatzkontrolle bewirkt, dass keine einzelnen Zeilen eines Absatzes am Ende oder am Anfang einer Seite angezeigt werden.
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Zeilen nicht trennen verhindert generell ein Aufteilen des Absatzes auf zwei Seiten.
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Absätze nicht trennen garantiert, dass der aktuelle zusammen mit dem folgenden Absatz auf einer Seite erscheint. Das ist beispielsweise wichtig für Überschriften.
11.5 Tabulatoren Tabulatoren diesen als Haltepunkte innerhalb einer Zeile. Durch Drücken der Taste (ÿ___) springt die Schreibmarke in der Textverarbeitung zum nächsten Tabulatorstopp. Standardmäßig sind linksbündige Tabulatorstopps bereits alle 1,25 cm gesetzt. Individuell gesetzte Tabulatoren können unterschiedlich ausgerichtet und mit Füllzeichen versehen werden. Beim manuellen Setzen eines neuen Tabstopps werden alle standardmäßig gesetzten Tabulatoren links vom neu eingegebenen Tabulator für diesen Absatz unwirksam. Um eigene Tabulatorstopps für einen Absatz zu vereinbaren, setzen Sie die Schreibmarke in den Absatz und wählen den Menübefehl TABULATOR im Menü FORMAT. Legen Sie die Tabulatoren im Dialogfeld fest (siehe Abbildung 11.11).
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Nummerierung und Aufzählungszeichen
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Bild 11.11: Dialogfeld Tabstopps
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Geben Sie im Feld Tabstoppposition die gewünschte Position für den neuen Tabstopp ein. Gemessen wird vom linken Druckrand an.
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Wählen Sie die Form der Ausrichtung und gegebenenfalls das Füllzeichen. Letztere werden in den nicht durch andere Zeichen belegten Raum vor einem Tabulatorstopp gesetzt.
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Bestätigen Sie über die Schaltfläche Festlegen, um den neuen Tabstopp zu setzen und das Dialogfeld weiterhin geöffnet zu halten.
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Die manuell eingegebenen Tabulatorstopps werden im linken Bereich aufgelistet. Um einen gesetzten Tabulatorstopp zu löschen, markieren Sie ihn im Verzeichnisfeld Tabstopps und klicken auf die Schaltfläche Löschen. Über Alle löschen löschen Sie alle manuell festgelegten Tabstopps. Die standardmäßig gesetzten linksbündigen Tabulatorstopps werden dann wieder gültig.
11.6 Nummerierung und Aufzählungszeichen Aufeinander folgende Absätze können mit Nummern oder Markierungszeichen versehen werden. Aufzählungszeichen oder Nummern werden vor den Absatz gesetzt, der Absatz wird um ein bestimmtes Maß eingezogen. Markieren Sie dazu die Absätze und rufen Sie den Menübefehl NUMMEAUFZÄHLUNGSZEICHEN im Menü FORMAT auf. Stellen Sie die Parameter auf den jeweiligen Registerkarten des Dialogfelds ein.
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11.6.1 Aufzählungszeichen Über die Registerkarte Aufzählungszeichen können Sie ein Grafiksymbol als Aufzählungszeichen festlegen. Wählen Sie im Dialogfeld das gewünschte Aufzählungszeichen aus (siehe Abbildung 11.12).
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Kapitel 11 · Formatieren
Bild 11.12: Dialogfeld Nummerierung und Aufzählungszeichen, Registerkarte Aufzählungszeichen
Anpassen Um für ein Aufzählungszeichen eine andere Form zu wählen oder die Abstände zwischen Aufzählungszeichen und Text zu ändern, markieren Sie zuerst das Aufzählungszeichen, das Ihrer Vorstellung am nächsten kommt und wählen dann Anpassen. Nehmen Sie dann die Einstellungen im separaten Dialogfeld Aufzählung anpassen vor. 쮿
Im Bereich Aufzählungszeichen können Sie die Form des gewünschten Zeichens auswählen. Zugriff auf zusätzliche Zeichen erhalten Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Schriftart. Das Dialogfeld Zeichen wird angezeigt.
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Mittels des Feldes Aufzählungszeichenposition regeln Sie den Abstand des Zeichens vom für den Absatz festgelegten linken Einzug. Textposition erlaubt ein Ändern des Abstandes zwischen Aufzählungszeichen und dem eigentlichen Text des Absatzes.
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Über die Schaltfläche Aufzählungszeichen in der Format-Symbolleiste setzen Sie das Standardzeichen vor den Absatz.
11.6.2 Nummerierung Wenn Sie die vorher markierten Absätze fortlaufend durchnummerieren wollen, können Sie über die Registerkarte Nummerierung zwischen unterschiedlichen Formen der Nummerierung wählen (siehe Abbildung 11.13).
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Nummerierung und Aufzählungszeichen
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Bild 11.13: Dialogfeld Nummerierung und Aufzählungszeichen, Registerkarte Nummerierung
Auch mit der Schaltfläche Nummerierung in der Format-Symbolleiste oder der Formatierungspalette setzen Sie arabische Zahlen mit einem Punkt dahinter. Wird eine Folge durchnummerierter Absätze durch einen Absatz mit einer anderen Formatierung unterbrochen, beginnt die Nummerierung zunächst von vorn. Sie können das aber über die Optionen ändern, die Ihnen nach einem Klick auf die Schaltfläche Anpassen im Dialogfelds Nummerierung und Aufzählungszeichen zur Verfügung stehen.
Anpassen Um eine andere Form zu wählen, mit einer bestimmten Nummer zu beginnen oder die Abstände zwischen Nummer und Text zu ändern, markieren Sie zunächst die Form, die Ihren Vorstellungen am nächsten kommt. Klicken Sie dann auf Anpassen und nehmen Sie die Einstellungen in einem separaten Dialogfeld vor.
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Beginnen Sie mit der Einstellung im Feld Zahlenformatvorlage. Hier können Sie zwischen unterschiedlichen Formen des eigentlichen Nummerierungszeichen wählen.
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Die gewählte Nummerierung wird anschließend im Feld Zahlenformat angezeigt. Über dieses Feld können Sie dem vorher gewählten Format weitere Zeichen – wie Klammern, Punkte, Leerzeichen usw. – hinzufügen.
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Beginnen mit erlaubt die Festlegung eines Anfangswerts.
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Über Nummernposition, Ausrichtung, Textposition und Einzug bei regeln Sie die Position der Nummerierung relativ zum Text des Absatzes.
Kapitel 11 · Formatieren
11.6.3 Gliederung Eine gegliederte Liste zeichnet sich durch eine hierarchische Struktur aus. Die einzelnen Hierarchieebenen können durch Nummerierungen und/ oder Aufzählungszeichen kenntlich gemacht werden. Markieren Sie die zu gliedernden Absätze und aktivieren Sie die Registerkarte Gliederung im Dialogfeld Nummerierung und Aufzählungszeichen (siehe Abbildung 11.14).
Bild 11.14: Dialogfeld Nummerierung und Aufzählungszeichen, Registerkarte Gliederung
Um für die Gliederung eine andere Form zu wählen, wählen Sie zunächst die Form, die Ihrer Vorstellung am meisten entspricht. Klicken Sie dann auf Anpassen und nehmen die Einstellungen im separaten Dialogfeld Gliederung anpassen vor (siehe Abbildung 11.15).
Bild 11.15: Dialogfeld Gliederung anpassen
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Wählen Sie zuerst über das Feld Ebene die Gliederungsebene aus, die Sie ändern wollen. Die gewählte Ebene wird in der Vorschau markiert.
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Rahmen und Schattierung
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Nehmen Sie dann die Einstellung im Feld Zahlenformatvorlage vor. Hier können Sie zwischen unterschiedlichen Formen von Nummerierungsformaten und Zeichen wählen.
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Die gewählte Form wird im Feld Zahlenformat angezeigt. Hier können Sie dem vorher gewählten Format weitere Zeichen – wie Klammern, Punkte, Leerzeichen usw. – hinzufügen.
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Beginnen mit erlaubt das Setzen eines Anfangswertes.
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Über Nummernposition, Ausrichtung, Textposition und Einzug bei regeln Sie die Position der Nummerierung relativ zum Text des Absatzes.
Um die einem Absatz zugeordnete Gliederungsebene zu ändern, können Sie auch die Schaltflächen Einzug vergrößern oder Einzug verkleinern in der Format-Symbolleiste verwenden.
11.7 Rahmen und Schattierung Absätze oder ganze Seiten können an jedem Rand mit einer Linie oder einem umgebenden Rahmen versehen werden. Außerdem können Sie eine Schattierung unterlegen. Setzen Sie die Schreibmarke auf die gewünschte Stelle und wählen Sie den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT. Wählen Sie Ihre Einstellungen auf den drei Registerkarten des Dialogfelds aus.
11.7.1 Rahmen Um einen Absatz mit Linien an den einzelnen Rändern oder einem vollständigen Rahmen zu versehen, aktivieren Sie die Registerkarte Rahmen (siehe Abbildung 11.16). Wollen Sie einen gemeinsamen Rahmen um mehrere Absätze ziehen, müssen Sie diese vorher auch gemeinsam markieren.
Bild 11.16: Dialogfeld Rahmen und Schattierung, Registerkarte Rahmen
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Kapitel 11 · Formatieren
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Es empfiehlt sich, zuerst die Linienart, die Farbe und die Breite (oder besser gesagt, die Stärke) der Linien bzw. des Rahmens festzulegen. Anschließend können Sie sich für eine der fünf Optionen im Bereich Einstellung entscheiden. Das Ergebnis wird dann in der Vorschau angezeigt.1
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Zusätzlich können Sie weitere Elemente über die Schaltflächen am Rand des Felds Vorschau oder durch den Klick auf eine entsprechende Stelle in der Vorschau ein weiteres Element mit der vorher eingestellten Art, Farbe und Breite erstellen.
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Durch einen Klick auf ein bereits vorhandenes Element in der Vorschau blenden Sie es aus. Um alle Rahmen oder Linien wieder zu entfernen, wählen Sie die Voreinstellung Ohne.
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Um die Art und/oder die Farbe eines Elements nachträglich zu ändern, wählen Sie zuerst die neue Art und/oder Farbe aus. Klicken Sie dann in der Vorschau auf das zu ändernde Linienelement.
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Hatten Sie anfangs einen Textbereich markiert, können Sie mit dem Feld Übernehmen für festlegen, wofür Sie den Rahmen übernehmen wollen.
Zum Anzeigen eines Rahmens oder einer Linie können Sie sich der Schaltfläche Rahmen in der Format-Symbolleiste bedienen. Klicken Sie auf die nach unten weisende Pfeilspitze, um das Listenfeld mit den Alternativen für Rahmen und Linien zu öffnen. Um eine einmal gewählte Alternative an anderen Stellen wiederzuverwenden, genügt es, nur auf die Schaltfläche zu klicken.
11.7.2 Seitenrand Über die Registerkarte Seitenrand können Sie Rahmen um den Seitenrand ziehen. Die Vorgehensweise der Arbeit mit dieser Registerkarte entspricht der auf der Registerkarte Rahmen.
11.7.3 Schattierung Absätze oder einzelne Textabschnitte können über die Registerkarte Schattierung mit einer Schattierung versehen werden. Beachten Sie, dass sich diese Hintergrundfarbe von der verwendeten Schriftfarbe unterscheiden sollte.
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Über die Schaltfläche Optionen können Sie die Abstände des Rahmens bzw. der Linie vom Text einstellen.
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Rahmen und Schattierung
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Bild 11.17: Dialogfeld Rahmen und Schattierung, Registerkarte Schattierung
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Wählen Sie im Bereich Ausfüllen die Grundfarbe für den markierten Bereich aus. Über Weitere Farben können Sie unter zusätzlichen Farben wählen.
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Wenn Sie diese Grundfarbe mit einem zusätzlichen Muster versehen wollen, können Sie dies im Bereich Muster durch Definition von Linienart und Farbe erreichen.
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Im Feld Vorschau wird die gewählte Kombination von Farbe und Muster zur Kontrolle angezeigt.
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Wählen Sie im Feld Übernehmen für, ob Sie die Einstellungen für den vorher markierten Textbereich, den Absatz oder für die Seite festlegen wollen.
Mithilfe der Schaltfläche Rahmenlinie in der Format-Symbolleiste können Sie dem markierten Zellbereich Rahmen, Linien oder Muster zuweisen, ohne das Dialogfeld öffnen zu müssen (siehe links). Zum Einstellen einer der Schrift unterlegten Farbmarkierung können Sie sich der Schaltfläche Hervorheben in der Format-Symbolleiste bedienen. Klicken Sie auf die nach unten weisende Pfeilspitze, um das Listenfeld mit den Farben zu öffnen. Um eine einmal gewählte Farbe an anderer Stelle wiederzuverwenden, genügt es, nur auf die Schaltfläche zu klicken.
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Kapitel 11 · Formatieren
11.8 Zeichen Für die Darstellung einzelner oder mehrerer Zeichen (Buchstaben, Ziffern usw.) können Sie die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.) und die Position der Schrift (normal, tiefgestellt oder hochgestellt) sowie die Farbe und sonstige Effekte verändern.
11.8.1 Schrift Wenn Sie neben der Schriftart auch andere Parameter ändern wollen, markieren Sie den zu formatierenden Bereich und verwenden das Dialogfeld zum Menübefehl ZEICHEN im Menü FORMAT. Auf der Registerkarte Schrift können Sie sämtliche Änderungen an den markierten Zeichen in einem Schritt vornehmen.
Bild 11.18: Dialogfeld Zeichen, Registerkarte Schrift
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Wählen Sie in den Listenfeldern die Schriftart, den Schriftschnitt (Standard, Kursiv, Fett, Fett kursiv) und den Schriftgrad (die Schriftgröße) aus.
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Wählen Sie gegebenenfalls eine Schriftfarbe aus.
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Zum Unterstreichen stehen mehrere Alternativen zur Verfügung. Nachdem Sie eine der Formen gewählt haben, können Sie die Farbe für die Unterstreichung einstellen.
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Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie zusätzliche Effekte auswählen. Einige dieser Effekte können gemeinsam aktiviert werden, andere schließen sich aus – wie beispielsweise Hochgestellt und Tiefgestellt.
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Die eingestellten Optionen werden in der Vorschau skizziert.
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Zeichen 0
Die wichtigsten Parameter zur Zeichenformatierung – beispielsweise Schriftart, Schriftgröße und -farbe sowie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen – können Sie auch über Schaltflächen der Symbolleiste oder im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung einstellen.
11.8.2 Zeichenabstand Über die Registerkarte Zeichenabstand können Sie Zeichen sperren, unterschneiden sowie höher oder tiefer stellen (siehe Abbildung 11.19).
Bild 11.19: Dialogfeld Zeichen, Registerkarte Zeichenabstand
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Skalieren streckt oder komprimiert die Zeichen horizontal in einem bestimmten Prozentsatz. Eingaben von 1 bis 600 sind möglich.
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Über die Laufweite vergrößern oder verkleinern Sie den Abstand zwischen den Zeichen entsprechend dem im Feld um angegeben Maß.
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Über das Feld Position können Sie den Text in Bezug auf die Grundlinie der Zeile höher oder tiefer stellen.
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Wenn Sie eine Unterschneidung wünschen, aktivieren Sie die Option Unterschneidung ab und geben im Feld daneben den kleinsten Schriftgrad ein, für den Sie das Kerning anpassen möchten.
11.8.3 Texteffekte Über die Registerkarte Texteffekte können Sie Texte blinkend, in einem Laufrahmen oder funkelnd darstellen. Markieren Sie den zu animierenden Textbereich und stellen Sie den gewünschten Effekt ein. Diese Optionen können Sie beispielsweise für die Erstellung von Webseiten verwenden (siehe Kapitel 15).
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Kapitel 11 · Formatieren
11.8.4 Zeichenformate entfernen Wenn Sie bestimmte Zeichenformate aus einem Textbereich entfernen wollen, markieren Sie diesen Bereich und rufen das Dialogfeld zum Menübefehl ZEICHEN im Menü FORMAT auf. Entfernen Sie dort das gewünschte Format, indem Sie es erst für den gesamten Bereich ein- und dann wieder ausschalten. Auch die entsprechenden Schaltflächen der Format-Symbolleiste wirken als Umschalter. Um beispielsweise ein fett formatiertes Wort wieder normal darzustellen, markieren Sie das Wort und klicken auf die gedrückt dargestellte Schaltfläche Fett.
Groß- und Kleinschreibung Auch das Format Groß- und Kleinschreibung ist ein Zeichenformat. Markieren Sie zuerst den zu formatierenden Bereich. Die Optionen im Dialogfeld Groß-/Kleinschreibung sind selbsterklärend (siehe Abbildung 11.20).
Bild 11.20: Groß- und Kleinschreibung
11.8.5 Initiale Obwohl Sie mit dem Befehl INITIAL die Schrift ändern, zählt der Befehl zu den Absatzformaten, da Sie damit den jeweils ersten Buchstaben eines Absatzes in eine spezielle Form bringen. Setzen Sie die Einfügemarke in den gewünschten Absatz und rufen Sie den Menübefehl INITIAL im Menü FORMAT auf. Wählen Sie die Form im Dialogfeld aus (siehe Abbildung 11.21).
Bild 11.21: Dialogfeld Initial
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Formatvorlagen 0
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Über die drei Schaltflächen im Bereich Position können Sie die Grundform des Initials einstellen.
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Haben Sie dabei eine der Optionen Im Text oder Im Rand gewählt, können Sie in den darunter liegenden Feldern die Schriftart, die Initialhöhe und den Abstand zum Text festlegen.
11.9 Formatvorlagen Eine Formatvorlage ist eine Liste mit Formatdefinitionen für die Darstellung von Absätzen und Zeichen. Nach dem Zuweisen eines Elements dieser Liste zu einem Absatz oder einem Wort wird dieses Textelement mit den in der Vorlage festgelegen Parametern angezeigt. Beispielsweise können Sie in der Vorlage ein Format mit dem Namen Überschrift 1 definieren und dieses Format im Dokument der ersten Überschriftenebene zuweisen. Wenn Sie das Format dieser Überschriftenebene ändern wollen, brauchen Sie diese Änderung nur in der Formatvorlage durchzuführen. Alle an diese Vorlage gekoppelten Absätze ändern ihr Format automatisch.
11.9.1 Formatvorlage zuweisen Um einem Absatz oder einer Zeichenkette ein Format aus der aktuellen Vorlage zuzuweisen, markieren Sie das gewünschte Textelement und wählen den Befehl FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG im Menü FORMAT. Wählen Sie aus den im Feld Wählen Sie eine Formatierung aufgelisteten Vorlagen die gewünschte aus (siehe Abbildung 11.22).
Bild 11.22: Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung
Einfacher können Sie die gewünschte Vorlage über das Feld Formatvorlage in der Format-Symbolleiste der Markierung zuweisen.
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Kapitel 11 · Formatieren
11.9.2 Formatvorlage erstellen Neu erstellte Formatvorlagen gelten standardmäßig für das aktuelle Dokument. Sie können aber auch anderen Dokumenten zugewiesen werden. Wählen Sie die Schaltfläche Neue Formatvorlage im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung, um das zugehörige Dialogfeld zu öffnen (siehe Abbildung 11.23).
Bild 11.23: Dialogfeld Neue Formatvorlage
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Weisen Sie der neuen Vorlage einen Namen zu.
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Geben Sie im Feld Formatvorlagentyp an, ob Sie eine Zeichen- oder eine Absatz-Formatvorlage definieren wollen.
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Wenn Sie im Feld Formatvorlage basiert auf eine bereits vorhandene Vorlage angeben, werden die für diese bereits definierten Formatelemente als Voreinstellung für die neue Vorlage übernommen. Sie brauchen dann nur noch anzugeben, in welchen Punkten die neue Formatvorlage von der alten abweichen soll.
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Im Feld Formatvorlage für Folgeabsatz können Sie festlegen, welche Vorlagen dem nächsten Absatz automatisch zugewiesen werden soll, wenn Sie am Ende des aktuellen Absatzes die Taste (¢) betätigen.
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Legen Sie die Eigenschaften für das Zeichen bzw. den Absatz fest. Über das Listenfeld zur Schaltfläche Format können Sie wählen, welche Formate (Zeichen, Absatz, Tabulator, Rahmen, Sprache, Positionsrahmen, Nummerierung) Sie definieren wollen. Dadurch öffnet sich jeweils ein Dialogfeld, in dem Sie das Format wie gewohnt festlegen können.
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Formatvorlagen 0
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Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Zur Vorlage hinzufügen erreichen Sie, dass die neue Vorlage der aktiven Dokumentvorlage des Dokuments hinzugefügt wird. Die neue Formatvorlage ist damit allen Dokumenten zugänglich, die auf dieser Dokumentvorlage basieren. Bei deaktiviertem Kontrollkästchen wird die Formatvorlage nur dem aktiven Dokument hinzugefügt.
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Mit Automatisch aktualisieren wird bewirkt, dass die Formatvorlagen automatisch neu definiert werden, wenn Sie einen beliebigen Absatz mit dieser Formatvorlage manuell formatieren. Word aktualisiert dann alle Absätze im aktiven Dokument, die mit dieser Formatvorlage formatiert sind.
11.9.3 Formatvorlage ändern Um die Einstellungen für eine Formatvorlage zu ändern, klicken Sie im Arbeitsbereich Formatvorlagen und Formatierung auf diese und wählen ÄNDERN im dem dann angezeigten Menü. Die Arbeit mit dem Dialogfeld Formatvorlage ändern entspricht im Wesentlichen der mit dem Dialogfeld Neue Formatvorlage.
11.9.4 Dokumentvorlagen Mit einer Dokumentvorlage als Grundlage können Sie mehrere oder alle Ihre Dokumente einheitlich gestalten. Eine solche Vorlage kann sich aus mehreren Elementen zusammensetzen: Texte und grafische Elemente, Formatvorlagen, AutoTexte, Makros, benutzerdefinierte Menüs, Symbolleisten und Tastaturkürzel. Die Standard-Dokumentvorlage Normal.dot wird automatisch beim Erstellen eines neuen Dokuments verwendet, wenn Sie keine andere Vorlage wählen. Eine eigene Dokumentvorlage können Sie auf unterschiedliche Arten erstellen: durch Abändern einer bereits vorhandenen Vorlage, durch Abwandeln eines Dokuments zu einer Vorlage oder durch vollständige Neugestaltung der Vorlage. Wenn Sie bereits ein Dokument mit den gewünschten Elementen vorliegen haben, erfordert die zweite Alternative den geringsten Arbeitsaufwand. Sie können die Dokumentvorlage eines Dokuments wechseln, um auf die Inhalte anderer Dokumentvorlagen zugreifen zu können. Wählen Sie dazu den Befehl VORLAGEN UND ADD-INS im Menü EXTRAS (siehe Abbildung 11.24). Im Feld Dokumentvorlage wird die aktuell benutzte Vorlage angegeben. Um eine andere zu verwenden, öffnen Sie diese mittels Klick auf die Schaltfläche Anfügen. Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt. Wählen Sie hier die gewünschte Vorlage aus und bestätigen Sie über Öffnen.
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Kapitel 11 · Formatieren
Bild 11.24: Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins
11.10 Silbentrennung Erst nach der Formatierung sollten Sie eine Silbentrennung durchführen lassen, um den Flattersatz an den Rändern bzw. im Blocksatz die Lücken zwischen den Wörtern zu reduzieren. Dabei werden Wörter, die nicht mehr in eine Zeile passen, automatisch getrennt. Der dabei eingefügte Trennstrich ist ein bedingter Trennstrich. Er wirkt nur dann als Trennstrich, solange sich die entsprechende Silbe am Ende der Zeile befindet. Passt das getrennte Wort aufgrund von Textverschiebungen doch wieder in eine Zeile, ist der Trennstrich nicht mehr sichtbar. Rufen Sie den Befehl SILBENTRENNUNG im Untermenü EXTRAS/SPRACHE auf und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen im Dialogfeld vor (siehe Abbildung 11.25).
Bild 11.25: Dialogfeld Silbentrennung
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Bei einem aktivierten Kontrollkästchen Automatische Silbentrennung führt Microsoft Word während der Texteingabe automatisch eine Silbentrennung durch.
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Standardmäßig werden auch Wörter in Großbuchstaben getrennt. Das können Sie durch Abschalten der entsprechenden Option unterbinden.
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Seitenumbruch 0
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Im Feld Silbentrennzone geben Sie die Position zum rechten Rand an, bis zu der Microsoft Word versuchen soll zu trennen. Je breiter die Silbentrennzone, umso weniger Silben werden getrennt.
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Über Aufeinanderfolgende Trennstriche können Sie regeln, wie viele untereinander stehende Zeilen mit einem Trennstrich enden dürfen.
Sollten dem Programm beim Trennen Fehler unterlaufen, können Sie durch Wahl von Manuell die Silbentrennung von Hand erledigen. Da sich die Position der Wörter in einer Zeile meist ändert, wenn Sie Korrekturen im Dokument durchführen, sollten Sie sich zu einer manuellen Trennung erst dann entscheiden, nachdem Sie alle Korrekturen eingegeben haben. Falls Sie Ihr Dokument formatieren wollen, sollten Sie die Silbentrennung erst anschließend durchführen, da sich die Proportionen der Elemente im Dokument durch das Formatieren ändern.
11.11 Seitenumbruch Microsoft Word führt bei der Textverarbeitung einen permanenten Seitenumbruch durch. Jede die Länge einer Seite beeinflussende Änderung im Text führt später zu einer Verschiebung aller nachfolgenden Seitenumbrüche. Um an einer beliebigen Stelle im Text – sinnvollerweise am Anfang eines Absatzes oder einer Zeile – einen gezielten Seiten- oder Spaltenumbruch durchzuführen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Dokument und wählen MANUELLER UMBRUCH im Menü EINFÜGEN. Legen Sie fest, ob ein Spalten- oder ein Seitenumbruch erfolgen soll. 쮿
Ein manueller Seitenumbruch unterbricht den automatisch ablaufenden Umbruch an der vorher markierten Stelle. Alle darauf folgenden – automatischen – Seitenumbrüche werden an diesen manuell gesetzten angepasst. Ein manueller Seitenumbruch wird im Dokument als Linie angezeigt, wenn über die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden in der Standard-Symbolleiste die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen aktiviert ist.
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Um bei mehrspaltigen Dokumenten mit einer neuen Spalte zu beginnen, fügen Sie einen Spaltenumbruch ein.
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Ein Textflussumbruch beendet die aktuelle Zeile und veranlasst, dass der Text unterhalb eines Bildes, einer Tabelle oder eines anderen Elements fortgesetzt wird.
Um einen manuell eingefügten Umbruch zu löschen, markieren Sie ihn per Doppelklick und löschen ihn – wie jedes Zeichen – über (Entf) oder den Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN.
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12 Grafiken und andere Objekte Microsoft Word bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, mit denen sich Dokumente durch Einfügen grafischer Motive anschaulicher gestalten lassen: Über die Befehle des Untermenüs Einfügen/Grafik finden Sie eine Reihe von Möglichkeiten, Bilder und Grafiken zu importieren. Sie können dazu auf eine Vielzahl von Clips im Clip Organizer, früher Clip Gallery genannt, zugreifen, Bilder aus einer Datei einfügen oder Bilder und Fotos direkt vom Scanner oder einer digitalen Kamera auf Ihren Rechner laden. 쮿
Wenn Sie eine eigene Zeichnung in einem Dokument erstellen wollen, können Sie das auf verschiedene Weise tun: Sie können einerseits die Zeichnung direkt im Dokument platzieren und sie anschließend formatieren. Wenn Sie eine komplexere Zeichnung einfügen wollen – beispielsweise ein eigenes Firmenlogo, das Sie aus mehreren verschiedenen Zeichenobjekten und Bildern arrangieren wollen – empfiehlt es sich aber, diese Objekte innerhalb eines speziell dafür vorgesehenen Zeichnungsbereichs zu erstellen (siehe Abschnitt 12.1).
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Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste haben Sie Zugriff auf sämtliche Hilfsmittel, die zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von AutoFormen, anderen Zeichnungsobjekten und Clips verfügbar sind (siehe Abschnitt 12.2). Sie können darüber einerseits einfache Zeichenelemente erstellen. Sie haben aber auch die Auswahl zwischen über 100 verschiedenen AutoFormen wie beispielsweise Blockpfeile, Legenden und Sterne und Banner, die bereits über objektspezifische Merkmale verfügen, ohne dass Sie sie mühsam zeichnen müssen.
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Der aktualisierte Clip Organizer enthält Hunderte neuer Clips, die Sie als grafische Elemente einer Webseite hinzufügen können. Im Gegensatz zu der vorherigen ClipArt Gallery können Sie jetzt einen Clip direkt über den Aufgabenbereich Clip Art einfügen auswählen sowie dieselben Möglichkeiten zum Organisieren von Clips und zum Finden neuer digitaler Darstellungen im Web nutzen, ohne vorher den Clip Organizer auf dem Bildschirm anzuzeigen (siehe Abschnitt 12.3).
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Um persönliche Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument anzuzeigen, können Sie eine auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddatei hinzuzufügen oder eine Grafik direkt vom Scanner oder von einer Digitalkamera importieren (siehe Abschnitt 12.4). Die entsprechende Hardware-Ausstattung ist natürlich Voraussetzung.
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Organisations- und Konzeptdiagramme erlauben eine Integration von Tabellendaten und grafischen Elementen. Folgende Diagrammtypen stehen zur Verfügung: Organigramm, Zyklusdiagramm, Zieldiagramm, Kreisdiagramm, Venn-Diagramm und Pyramidendiagramm. Sie können damit Ihre Ideen anschaulicher präsentieren und Dokumente lebendiger gestalten (siehe Abschnitt 12.5).
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Zeichnungsbereich
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Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit WordArt (siehe Abschnitt 12.6). WordArt ermöglicht eine grafische Textgestaltung, die Text unterschiedliche Formen zuweist, die sonst mit den Werkzeugen der Textverarbeitung nicht verfügbar wären. Sie geben hierbei zwar Textelemente wie Buchstaben oder Zahlen ein, bearbeiten diese aber als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textverarbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines WordArt-Objekts nicht angewendet werden.
12.1 Zeichnungsbereich Wenn Sie eine eigene Zeichnung in einem Dokument erstellen wollen, können Sie das auf verschiedene Weise tun: Sie können einerseits über die Zeichnen-Symbolleiste eine beliebige AutoForm auswählen und sie direkt in Dokument aufziehen und anschließend formatieren. Wenn Sie eine komplexere Zeichnung einfügen wollen – beispielsweise ein eigenes Firmenlogo, das Sie aus mehreren verschiedenen Zeichenobjekten und Bildern arrangieren wollen – empfiehlt es sich aber, diese Objekte innerhalb eines speziell dafür vorgesehenen Zeichnungsbereichs zu erstellen.
12.1.1 Zeichnungsbereich definieren Einen Zeichnungsbereich definieren Sie, indem Sie im Untermenü EINFÜGEN/GRAFIK den Befehl NEUE ZEICHNUNG wählen (Abbildung 12.1). Daraufhin wird eine zunächst leere Zeichnungsfläche und die Symbolleiste Zeichnungsbereich angezeigt. In diesem Bereich können Sie Zeichenobjekte erstellen oder bereits vorhandene Bilder einfügen.
Bild 12.1: Zeichnungsbereich mit Symbolleiste
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Kapitel 12 · Grafiken und andere Objekte
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Einen Zeichnungsbereich und die Objekte innerhalb – die Sie auch einzeln bearbeiten können – können Sie als eine Einheit verschieben, ausschneiden, kopieren und wieder einfügen.
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Sämtliche Optionen zum Formatieren eines Zeichnungsbereichs stehen Ihnen über das Dialogfeld Zeichnungsbereich formatieren zur Verfügung. Um dieses Dialogfeld aufzurufen, doppelklicken Sie innerhalb des Bereichs. Die Optionen sind identisch mit den Optionen des Dialogfelds zum Formatieren einer AutoForm (siehe unten).
12.1.2 Größe ändern Die Größe des Zeichnungsbereichs können Sie über die Schaltflächen der Symbolleiste oder durch Ziehen mit der Maus an den Eckpunkten verändern: 쮿
Um die Größe eines Zeichnungsbereichs den Objekten anzupassen oder zu erweitern, markieren Sie den Zeichnungsbereich und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
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Um einen Zeichnungsbereich und die Objekte, die sich darin befinden, zu skalieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeichnung skalieren und ziehen Sie an den entsprechenden Ziehpunkten.
12.1.3 Symbolleiste Zeichnungsbereich Zusammen mit dem Zeichnungsbereich wird die gleichnamige Symbolleiste angezeigt (siehe Tabelle 12.1). Symbol
Wirkung Passt die Größe des Zeichnungsbereichs den eingefügten Objekten an. Erweitert die Größe des Zeichnungsbereichs stufenweise. Schaltet die Anzeige der Ziehpunkte zum Skalieren des Zeichnungsbereichs ein oder aus.
Tabelle 12.1: Schaltflächen der Zeichnungsbereich-Symbolleiste
12.2 Symbolleiste Zeichnen Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste, die Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen in der Standard-Symbolleiste von Word anzeigen lassen, haben Sie Zugriff auf alle Hilfsmittel, die zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von AutoFormen, anderen Zeichnungsobjekten und Clips verfügbar sind (siehe Abbildung 12.2 und Tabelle 12.2).
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Symbolleiste Zeichnen 0
Bild 12.2: Zeichnen-Symbolleiste
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Über einige Schaltflächen klappen Sie ein Menü oder DropdownFeld mit weiteren Optionen zur Auswahl auf oder Sie rufen ein Dialogfeld auf, über das Sie die weiteren Einstellungen treffen können. Beispielsweise können Sie über die Schaltfläche AutoFormen ein Menü mit einer Auswahl von verschiedenen Paletten von AutoFormen aufklappen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen ein Untermenü öffnen, im dem Sie vorwiegend Optionen zum Gruppieren und Anordnen von Objekten finden.
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Ein Klick auf andere Schaltflächen – beispielsweise die Tools zum Erstellen eines Rechtecks oder einer geraden Linie – aktiviert direkt die Funktion. Sie können darüber ein Zeichenobjekt im Dokument oder im Zeichnungsbereich aufziehen.
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Im rechten Bereich der Symbolleiste finden Sie mehrere Schaltflächen, über die Sie Dropdown-Felder zur Auswahl einer anderen Füll-, Linien- oder Schriftfarbe aufklappen und diverse Einstellungen für die Darstellung von Linien treffen sowie einen Schatten- oder 3D- Effekt für ein markiertes Objekt auswählen können.
Symbol
Name und Wirkung Zeichnen – erlaubt die Wahl einer AutoForm und das Anordnen bereits erstellter Zeichenelemente. Objekt markieren: – dient zum Auswählen bereits erstellter Zeichenelemente. AutoFormen – ermöglicht das Erstellen einer so genannten AutoForm, eines Standardzeichnungselements. Linie – zeichnet eine Linie. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart und Linienfarbe festlegen. Pfeil – zeichnet einen Pfeil. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart und Linienfarbe festlegen. Rechteck – zeichnet ein Rechteck oder ein Quadrat. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart, Linienfarbe und Füllfarbe festlegen. Ellipse – zeichnet eine Ellipse oder einen Kreis. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart, Linienfarbe und Füllfarbe festlegen.
Tabelle 12.2: Werkzeuge der Zeichnen-Symbolleiste
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Kapitel 12 · Grafiken und andere Objekte
Symbol
Name und Wirkung Textfeld – erstellt ein Feld, in dem Sie einen Text eingeben können. WordArt einfügen – ermöglicht das Einfügen eines grafischen Textelements. Schematische Darstellung oder Organigramm einfügen – erstellt schematische Darstellungen oder Organigramme. ClipArt einfügen – öffnet den Aufgabenbereich Clip Art einfügen, über den Sie Clips in das Dokument einfügen können. Grafik einfügen – öffnet das Dialogfeld Bild, über das Sie eine als Datei vorhandene Grafik einfügen können. Füllfarbe – verwendet die angezeigte Farbe für die Innenfläche des vorher markierte Objekts bzw. öffnet die aktuelle Farbpalette. Linienfarbe – verwendet die angezeigte Farbe für die Linie des vorher markierte Objekts bzw. öffnet die aktuelle Farbpalette. Schriftfarbe – verwendet die angezeigte Farbe für den vorher markierten Text bzw. öffnet die aktuelle Farbpalette. Linienart – öffnet das Listenfeld der verfügbaren Linienarten. Strichart – öffnet das Listenfeld der verfügbaren Stricharten. Pfeilart – öffnet das Listenfeld der verfügbaren Pfeilarten. Schattenart – öffnet das Listenfeld der verfügbaren Schattenarten. 3D-Art – öffnet das Listenfeld der verfügbaren Arten für die dreidimensionale Darstellung.
Tabelle 12.2: Werkzeuge der Zeichnen-Symbolleiste (Forts.)
12.2.1 Einfache Elemente Über die Schaltflächen Linie, Rechteck, Ellipse und Pfeil können Sie einfache Zeichenelemente erstellen. In der Grundeinstellung zeichnen Sie damit einfache Formen mit einen durchgezogenen Stich in der Stärke von 0,75 Punkt. Die Dicke und Art der Linie können Sie anschließend über die Schaltflächen Linienart und Strichart der Zeichnen-Symbolleiste ändern. Linien können Sie nachträglich Pfeilspitzen zuordnen. Nach dem Erstellen des Elements ist dieses durch eine bestimmte Anzahl von Ziehpunkten markiert.
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Symbolleiste Zeichnen
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Zum Zeichnen einer Linie setzten Sie nach der Wahl der Schaltfläche den Mauszeiger auf einen Endpunkt der geplanten Linie, halten die Maustaste gedrückt, führen den Zeiger zum anderen Ende und lassen die Maustaste los. In der Grundeinstellung können Sie so Linien in jedem gewünschten Winkel zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der (ª)-Taste können Sie den Winkel der Linie auf Schritte von jeweils 15° einschränken. Damit wird auch das Zeichnen von senkrechten oder waagerechten Linien vereinfacht. Wenn Sie gleichzeitig die (Strg)-Taste drücken, können Sie die Linie aus ihrem späteren Mittelpunkt heraus aufziehen.
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Zum Zeichnen eines Rechtecks setzen Sie den Mauszeiger nach der Wahl der Schaltfläche Rechteck auf einen der vier Eckpunkte des geplanten Rechtecks, halten die Maustaste gedrückt und führen den Zeiger auf die Position des diagonal gegenüberliegenden Eckpunktes. Lassen Sie die dann die Maustaste los. In der Grundeinstellung können Sie so Rechtecke mit beliebigen Proportionen zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der (ª)-Taste können Sie bewirken, dass nur Quadrate – also Rechtecke mit gleicher Höhe und Breite – gezeichnet werden können. Wenn Sie gleichzeitig die (Strg)-Taste drücken, können Sie die Linie beginnen von ihrem späteren Mittelpunkt aus aufziehen.
12.2.2 AutoFormen Neben einfachen Formen wie Rechtecke, Ovale und Linien haben Sie die Auswahl zwischen vielen verschiedenen AutoFormen, die Sie in einem Dokument erstellen können: 쮿
Klicken Sie dazu in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche AutoFormen. Wählen Sie dann beispielsweise den Eintrag STANDARDFORMEN. Dadurch klappen Sie die Palette mit den Schaltflächen der dort verfügbaren AutoFormen auf (siehe Abbildung 12.3).
Bild 12.3: Standardform auswählen
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Kapitel 12 · Grafiken und andere Objekte
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Klicken Sie anschließend auf die entsprechende Schaltfläche und ziehen Sie mit der Maus auf der Arbeitsfläche die Form in der gewünschten Größe auf.
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Nachdem Sie das Zeichenobjekt erstellt haben, können Sie durch Ziehen mit der Maus die Position verändern. Ziehen Sie an einem der Größenziehpunkte, um die Größe des Objekts zu verändern.
Jedes beliebige Zeichenobjekt (außer ein durch eine Freihandlinie erzeugtes Objekt) können Sie mit allen Formatierungsmerkmalen an gleicher Position durch eine andere AutoForm austauschen. Markieren Sie dazu das bereits vorhandene Zeichenobjekt und wählen Sie in der ZeichnenSymbolleiste den Befehl AutoForm ändern. Klicken Sie auf den Befehl zum Öffnen einer AutoForm-Palette und dann auf die Form, die Sie gegen die vorhandene austauschen wollen.
Größe Die Höhe und Breite einer markierten AutoForm können Sie durch Ziehen über einen Größenziehpunkt mit der Maus ändern. Außerdem können Sie zum Einstellen der vorher markierten AutoForm die Registerkarte Größe im Dialogfeld zum Befehl AUTOFORM im Menü FORMAT verwenden: Stellen Sie im Feld Höhe und Breite die Maße (in cm) des markierten Objekts ein. Über das Feld Drehung können Sie einen Prozentwert definieren, um den das markierte Objekt gedreht werden soll. Im Bereich Skalierung können Sie die Größe proportional um einen Prozentsatz verändern.
Position Sie können die Position einer AutoForm verändern, indem Sie die markierte Form mit der Maus an eine neue Stelle ziehen. Die Werte für eine genaue Position eines Objekts lassen sich über die Dreh- und Listenfelder auf der Registerkarte Position exakt einstellen. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie beispielsweise bestimmte Objekte auf verschiedenen Folien immer an der gleichen Position abbilden wollen. Markieren Sie dazu die AutoForm, rufen Sie den Befehl AUTOFORM im Menü FORMAT auf und aktivieren die Registerkarte Position. Stellen Sie im Feld Horizontal den Abstand zwischen dem linken Rand des Objektes und dem linken Rand ein. Im Feld Vertikal geben Sie den Abstand des Objekts zwischen dem oberen und dem unteren Rand des Objekts ein. Über die mit Von bezeichneten Felder legen Sie den Bezug für die Positionierung des markierten Objekts fest.
12.2.3 Farben, Linien, Schatten und 3D-Effekte zuweisen Jedes von Ihnen erstellte Zeichenelement können Sie nachträglich noch verändern. Dabei lassen sich beispielsweise Füll- und Linienfarben neu bestimmen und Schatten mit unterschiedlichen Einfallswinkeln oder 3DEffekte zuweisen.1 1
Einem Objekt lässt sich entweder ein Schatten oder ein 3D-Effekt zuweisen, eine gleichzeitige Zuweisung beider Effekte ist jedoch nicht möglich.
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Symbolleiste Zeichnen
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Sie können Farben eines Elements – getrennt für Linien, Flächen und den gegebenenfalls darin vorhandenen Text – ändern. Markieren Sie dazu das Zeichenelement, klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf die entsprechende Schaltfläche und wählen Sie aus dem Dropdown-Feld die gewünschte Einstellung aus. In der Palette klicken Sie entweder auf ein Farbfeld oder öffnen über die Befehle WEITERE FARBEN und FÜLLEFFEKTE die Dialogfelder zur Auswahl einer anderen Farbe oder eines Fülleffekts. Weiterhin können Sie über das Feld Gestrichelt eine geeignete Linie aus einer Liste mit unterschiedlichen unterbrochenen Linien auswählen. Linienart und Stärke stellen Sie über die Listenfelder rechts daneben ein. Die Felder im Bereich Pfeile zum Aufklappen von verschiedenen Pfeiloptionen sind nur dann aktivierbar, wenn Sie als Zeichenobjekt eine Linie oder einen Pfeil markiert haben. Wählen Sie dort verschiedene Pfeilarten aus. Bei 3D-Effekten können Sie Tiefe, Farbe und Drehung, den Winkel und die Richtung des Lichteinfalls sowie die Oberflächenstruktur eines Objekts ändern. Um einen solchen Effekt zuzuweisen, markieren Sie das Zeichnungsobjekt. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste zuerst auf die Schaltfläche Zeichnen und anschließend im Untermenü auf 3D-EFFEKT, um die Palette mit den Schaltflächen für verschiedene Effekte anzuzeigen. Wählen Sie dort einen 3D-Effekt aus. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf Schatten, um die Palette mit Schaltflächen für verschiedene Schattenwürfe anzuzeigen. Wählen Sie dann einen Schattenwurf aus. Die Option Kein Schatten entfernt einen bereits zugewiesenen Schatten. Über die Option Schatteneinstellungen öffnen Sie eine Symbolleiste, über deren Schaltflächen Sie die Ausrichtung sowie die Farbe eines Schattenwurfs ändern können. Über den Befehl 3D-EINSTELLUNGEN rufen Sie eine Symbolleiste auf, über deren Schaltflächen Sie unter anderem einen 3D-Effekt in verschiedene Richtungen kippen sowie Tiefe, Lichteinfall, Oberflächenstruktur und Farbe eines Effekts verändern können. Um alle Änderungen des Formats in einem Schritt vorzunehmen, arbeiten Sie am besten über das Dialogfeld AutoForm formatieren. Dazu markieren Sie zuerst das Zeichenobjekt. Klicken Sie in der ZeichnenSymbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und dann auf AutoForm formatieren oder wählen Sie im Menü FORMAT den Befehl AUTOFORMAT. Im Dialogfeld AutoForm formatieren klicken Sie im Bereich Ausfüllen auf den Pfeil neben dem Feld Farbe. Dadurch wird eine Palette mit den Farbfeldern und Optionen zum Auswählen einer Füllfarbe aufgeklappt.
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Kapitel 12 · Grafiken und andere Objekte
12.2.4 Anordnen und Gruppieren Durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen öffnen Sie ein Untermenü, über das Sie – neben dem Aufruf des Dialogfelds zum Formatieren einer markierten AutoForm – vorwiegend die Optionen zum Anordnen und Gruppieren von Objekten finden. 쮿
Objekte werden in der Reihenfolge, in der Sie sie erstellen, stapelweise nacheinander auf dem Bildschirm abgelegt. Daraus ergeben sich unter Umständen unerwünschte Effekte; beispielsweise kann in einer AutoForm eingegebener Text durch eine andere AutoForm verdeckt werden. Wenn Sie ein markiertes Objekt in einem solchen Stapel auf eine andere Ebene setzen wollen, klicken Sie in der ZeichnenSymbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und rufen im aufgeklappten Menü den Befehl REIHENFOLGE auf. Wählen Sie dort die gewünschte Ebene aus.
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Sie können mehrere verschiedene Objekte zu einer Gruppe zusammenfassen und diese Objektgruppe anschließend als zusammenhängendes, einzelnes Objekt bearbeiten. Das empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie eine komplexe Zeichnung aus mehreren Freihandobjekten erstellt haben und deren Zusammenhang sichern wollen. Markieren Sie dazu alle nebeneinander liegenden Objekte, die Sie zu einer Gruppe zusammenfassen wollen, indem Sie mit der Maus einen Rahmen um die betreffenden Objekte ziehen. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und wählen den Befehl GRUPPIERUNG, um mehrere markierte Objekte zu einer Objektgruppe zusammenzufassen. Die Objekte, die zu einer Objektgruppe zusammengefasst wurden, sind mit einem gemeinsamen Markierungsrahmen versehen. Jede Änderung, die Sie an diesem Objekt hinsichtlich Größe, Farbe, Position usw. vornehmen, wirkt sich jetzt auf die gesamte Gruppe aus. Wenn Sie eine markierte Objektgruppe wieder auflösen wollen – um beispielsweise ein einzelnes Objekt zu bearbeiten – klicken Sie auf den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN. Der Befehl GRUPPIERUNG WIEDERHERSTELLEN stellt die ursprüngliche Gruppierung einer aufgelösten Gruppe bei markierten Objekten wieder her.
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Über den Befehl DREHEN ODER KIPPEN können Sie Objekte in einem vordefinierten Winkel horizontal, vertikal, links oder rechts kippen oder in einem beliebigen Winkel drehen.
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Über den Befehl AUSRICHTEN ODER VERTEILEN können Sie mehrere Ausrichtungsarten und die Richtung bestimmen, in der Objekte angeordnet werden.
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Über den Befehl GITTERNETZ legen Sie fest, ob Sie ein Objekt automatisch an einem unsichtbaren Raster oder an einem Gitternetz ausrichten lassen möchten.
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ClipArt 0
12.3 ClipArt Über den Befehl CLIPART können Sie vorgefertigte Grafiken in ein Dokument einfügen. Der aktualisierte Clip Organizer enthält viele neue Clips, die Sie als grafische Elemente einem Dokument hinzufügen können. Im Gegensatz zu der vorherigen ClipArt Gallery können Sie jetzt einen Clip direkt über den Aufgabenbereich Clip Art einfügen auswählen.
12.3.1 ClipArt einfügen Um ein ClipArt aus dem Clip Organizer einem Dokument hinzuzufügen, klicken Sie entweder im Menü EINFÜGEN auf den Befehl GRAFIK und im Untermenü auf CLIPART oder Sie klicken auf die Schaltfläche ClipArt einfügen in der Zeichnen-Symbolleiste. Dadurch zeigen Sie den Aufgabenbereich Clip Art einfügen an (Abbildung 12.4). Dieser Aufgabenbereich ermöglicht Ihnen die Suche nach einem geeigneten Clip. Darüber hinaus haben Sie hier auch den Zugriff zu Klang- und Videodateien.
Bild 12.4: Suchbegriff eingeben (links) und Ergebnis angezeigt (rechts)
Geben Sie im Feld Text suchen einen oder mehrere Begriff(e) ein, die den Inhalt der gesuchten Grafik beschreiben. Wo gesucht werden soll, wählen Sie über das Feld Suchen in. Unter Andere Suchoptionen können Sie die Suche auf bestimmte Sammlungen des Clip Organizers beschränken und/oder auswählen, welche Mediendateien – beispielsweise Fotos, Filme oder Sounddateien mit verschiedenen Dateiformaten – als Suchergebnis angezeigt werden sollen. 쮿
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Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen. Die Ergebnisse einer erfolgreichen Suche werden anschließend im Aufgabenbereich angezeigt. Über das Untermenü zu einem markierten Clip können Sie diverse Aktionen durchführen. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Abbildung oder markieren Sie sie und klicken Sie auf Einfügen, um den Clip dem aktuellen Dokument hinzuzufügen. Nach dem Einfügen können Sie den Clip über die Ziehpunkte skalieren und drehen.
Kapitel 12 · Grafiken und andere Objekte
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Im unteren Bereich des Aufgabenbereichs finden Sie Schaltflächen, über die Sie Clips zuordnen und katalogisieren können. Über die Schaltfläche Clips Online öffnen Sie die Clip Organizer live über Ihren Standardbrowser im Internet, wo Sie aus einer Vielzahl von Clips, die laufend aktualisiert werden, die für Ihre Zwecke geeigneten dem Organizer hinzufügen können.
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Über den Pfeil neben einer Abbildung aktivieren Sie ein Kontextmenü mit sämtlichen Befehlen zum Einfügen, Anzeigen und Organisieren eines ClipArts. Dieses Kontextmenü können Sie ebenso direkt über den Clip Organizer öffnen, wenn Sie dort eine Abbildung markieren.
12.3.2 Clip Organizer Die standardmäßig zur Verfügung stehenden Clips sind unter dem Begriff Office Sammlungen in verschiedenen Untersammlungen (früher Kategorien) abgelegt. In den Office Sammlungen selbst können Sie keine Änderungen vornehmen. Sie haben aber die Möglichkeit, eigene Clips oder Sammlungen davon anzulegen, indem Sie sie unter dem Begriff Meine Sammlung hinzufügen. Bei diesem Vorgang werden vom Clip Organizer in Sammlungsordnern Verknüpfungen zu den Dateien, die in ihren ursprünglichen Ordnern bleiben, erstellt. Über diese Verknüpfungen können Sie eine Vorschau einer Datei anzeigen und die Datei öffnen oder einfügen, ohne zu dem Ordner zu wechseln, in dem die Datei installiert ist.
Clips hinzufügen Dieses Hinzufügen können Sie automatisch vom Programm oder durch Einfügen ausgewählter Mediendateien manuell durchführen. Bevor Sie zum ersten Mal ein ClipArt einfügen, können Sie angeben, dass Ihr Computer automatisch nach Fotos und anderen Mediendateien durchsucht werden soll. Allerdings ist bei diesem Vorgang Vorsicht geboten. Wundern Sie sich nicht, wenn der Inhalt Ihrer gesamten Festplatte als Sammlung – beispielsweise die im Windows-Ordner vorhandenen Grafikdateien oder Arbeitsdateien, die Grafiken enthalten – im Clip Organizer aufgelistet ist. Ignorieren Sie zunächst am besten dieses Dialogfeld, um ein langwieriges Löschen von Verknüpfungen zu Dateien aus dem Organizer zu vermeiden. Diesen Vorgang können Sie – falls wirklich notwendig – zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt durchführen. Der Clip Organizer ist laut Microsoft benutzerfreundlicher geworden. Neben den bisher bekannten Tools zum Organisieren von Clips in Kategorien (jetzt Sammlungen) und Eigenschaften (jetzt Schlüsselwörtern) steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, die Ihnen das Auffinden von Clips jeglicher Art erleichtern soll.
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Persönliche Bilder
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Bild 12.5: Clip Organizer
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Auf der linken Seite des Clip Organizers ist standardmäßig zunächst die Sammlungsliste angezeigt.
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Durch Anklicken einer Sammlung bzw. einer Untersammlung werden im Bereich rechts Miniaturabbildungen der dort abgelegten ClipArts angezeigt.
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Um ein Clip aus dem Clip Organizer einem Dokument hinzuzufügen, ziehen Sie das Miniaturbild einfach aus dem Organizer an die gewünschte Stelle des Dokuments.
Über die Schaltfläche Suchen in der Symbolleiste des Clip Organizers wird statt der Sammlungsliste der Bereich Suchen angezeigt. Das Erscheinungsbild sowie die Eingaben innerhalb dieses Bereichs sind identisch mit dem Suchvorgang, den Sie über den Aufgabenbereich Clip Art einfügen starten können. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Abbildungen der Suchergebnisse im Feld daneben angezeigt werden.
12.4 Persönliche Bilder Um persönliche Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument anzuzeigen, können Sie eine auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddatei hinzuzufügen oder eine Grafik direkt vom Scanner oder von einer Digitalkamera importieren. Die entsprechende Hardware-Ausstattung ist natürlich Voraussetzung.
12.4.1 Aus Datei Über den Befehl AUS DATEI im Untermenü EINFÜGEN/GRAFIK können Sie eine auf einem Datenträger gespeicherte Grafikdatei in das Dokument einfügen. Alternativ dazu können Sie auch auf die Schaltfläche Grafik
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Kapitel 12 · Grafiken und andere Objekte
einfügen in der Zeichnen-Symbolleiste klicken. Dadurch öffnen Sie das Dialogfeld Grafik einfügen. Hier ist automatisch im Feld Datei das Format Alle Grafiken eingestellt, um die Auswahl auf die Anzeige von Grafikdateien einzuschränken. Markieren Sie die einzufügende Grafik und bestätigen Sie Ihre Wahl über Einfügen.2 Sie können die Größe und Position der Grafik ändern und sie über die Grafik-Symbolleiste weiter bearbeiten. Weitere Hinweise zum Einfügen einer Grafikdatei finden Sie in Kapitel 2.
12.4.2 Von Scanner oder Kamera In Microsoft Word können Sie eine Grafik direkt vom Scanner oder von einer Digitalkamera importieren. Die entsprechende Hardware-Ausstattung ist natürlich Voraussetzung. Setzen Sie die Einfügemarke in den Bereich der Webseite, an der die zu importierende Grafik eingefügt werden soll und wählen Sie den Menübefehl EINFÜGEN/GRAFIK/VON SCANNER ODER KAMERA. Wählen Sie anschließend im Dialogfeld Bild von Kamera oder Scanner einfügen die gewünschte Quelle aus. Der weitere Vorgang wird dann von der Geräte-Software durchgeführt, die je nach Hersteller unterschiedlich ist.
12.4.3 Symbolleiste Grafik Nutzen Sie die Schaltflächen der automatisch eingeblendeten GrafikSymbolleiste, um die Grafik oder den Clip zu editieren (siehe Abbildung 12.6 und Tabelle 12.3).
Bild 12.6: Symbolleiste Grafik
Sie können über diese Symbolleiste die Farbe, Helligkeit und Kontrast variieren oder die Grafik zuschneiden und drehen. Eine zusammenfassende Darstellung dieser Optionen bietet auch das Dialogfeld Grafik formatieren. Ein Klick auf die Schaltfläche Grafik zurücksetzen setzt die Grafik in den Ausgangszustand zurück. Symbol
Wirkung Ermöglicht das Einfügen einer Grafikdatei. Erlaubt das Ändern von Farbintensität und das Wechseln zur Schwarzweißdarstellung.
Tabelle 12.3: Werkzeuge der Symbolleiste Grafik 2
Die sonstige Vorgehensweise ist identisch mit der zum Öffnen oder Suchen von Dateien im Dialogfeld Öffnen (Kapitel 3).
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Schematische Darstellungen
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Symbol
Wirkung Verstärkt den Kontrast. Verringert den Kontrast. Erhöht die Helligkeit. Verringert die Helligkeit. Ermöglicht ein Zuschneiden der Grafik. Dreht die Grafik um 90° nach links. Erlaubt die Wahl der Stärke einer Linie um das Objekt. Öffnet das Dialogfeld Bilder komprimieren. Ermöglicht die Wahl des Textflusses um die Grafik. Färbt die Grafik neu ein. Ermöglicht die Wahl einer transparenten Farbe. Setzt die Grafik in den ursprünglichen Zustand zurück.
Tabelle 12.3: Werkzeuge der Symbolleiste Grafik (Forts.)
12.5 Schematische Darstellungen Organisations- und Konzeptdiagramme erlauben eine Integration von Tabellendaten und grafischen Elementen. Folgende Diagrammtypen stehen zur Verfügung: Organigramm, Zyklusdiagramm, Zieldiagramm, Kreisdiagramm, Venn-Diagramm und Pyramidendiagramm. Sie können damit Ihre Ideen anschaulicher präsentieren und Dokumente lebendiger gestalten. Wählen Sie den Befehl SCHEMATISCHE DARSTELLUNG im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche der ZeichnenSymbolleiste. Wählen Sie im Dialogfeld Diagrammsammlung die gewünschte Form aus (siehe Abbildung 12.7).
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Kapitel 12 · Grafiken und andere Objekte
Bild 12.7: Diagrammsammlung
Nach der Bestätigung wird diese in das Dokument eingefügt. Beim Erstellen oder Ändern eines Diagramms wird das Diagramm mit Ziehpunkten und einem nicht druckbaren Rahmen in einem Zeichnungsbereich angezeigt. Durch die Verwendung von Befehlen zur Veränderung der Größe können Sie die Größe des Diagramms bestimmen und so beispielsweise den Zeichnungsbereich vergrößern, um mehr Bearbeitungsfläche zu erhalten, oder den Rahmen enger um das Diagramm legen, um ungenutzte Flächen zu reduzieren. Sie können Farben und Text hinzufügen, die Linienstärke und -art verändern und Füllbereiche, Strukturen und Hintergründe hinzufügen. Um Elemente oder Segmente hinzuzufügen oder zu verschieben, verwenden Sie die Symbolleiste, die mit Ihrem Diagramm angezeigt wird. 쮿
Über den umgebenden Rahmen können Sie das gesamte Objekt verschieben. Mithilfe der Kanten ändern Sie die Höhe und Breite des Objekts.
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Um Text hinzuzufügen, klicken Sie in die entsprechende Form und geben den Text ein. Zu Linien oder Verbindungen kann kein Text hinzugefügt werden.
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Die eingeblendeten Symbolleisten unterscheiden sich je nach der gewählten schematischen Darstellung.
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Klicken Sie außerhalb der Zeichnung, wenn Sie den Vorgang beendet haben.
12.6 WordArt Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit WordArt3. WordArt ermöglicht eine grafische Textgestaltung. Sie können damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen, die sonst mit den Werkzeugen der Textverarbeitung nicht verfügbar wären. Sie geben hierbei zwar Textelementewie Buchstaben oder Zahlen 3
WordArt ist in Works Suite 2003 ist in zwei Versionen verfügbar – einerseits in einer älteren Version innerhalb der Works-Textverarbeitung, und andererseits über Microsoft Word 2002.
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ein, bearbeiten diese aber als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textverarbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines WordArt-Objekts nicht angewendet werden.
12.6.1 WordArt-Objekt erstellen Um ein WordArt-Objekt einem Dokument hinzuzufügen, setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der Sie das Objekt erstellen wollen. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche WordArt einfügen. Dadurch wird das Dialogfeld WordArt-Katalog mit bereits vorgefertigten Schriftzügen angezeigt (siehe Abbildung 12.8).
Bild 12.8: WordArt-Design auswählen
Klicken Sie auf ein Feld, um das Design für den Schriftzug auszuwählen und bestätigen Sie Ihre Wahl. Anschließend wird das Dialogfeld WordArt-Text bearbeiten geöffnet, in dem Sie im Feld Text den Beispieltext durch eigenen Text ersetzen müssen (siehe Abbildung 12.9). Bei längeren Texten können Sie – wie in einem normalen Textrahmen – mit der Tastenkombination (Strg)+(¢) einen Zeilenumbruch durchführen oder mit (¢) ein Absatzende einfügen.
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Über das Feld Schriftart lässt sich dem Text eine andere Schrift zuweisen. Vergessen Sie dabei nicht, den Text vorher zu markieren.
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Daneben können Sie eine zur gewählten Schriftart verfügbare Schriftgröße auswählen sowie durch Anklicken der Schaltflächen den Text fett und/oder kursiv formatieren.
Kapitel 12 · Grafiken und andere Objekte
Bild 12.9: WordArt-Text eingeben
Nach der Eingabe Ihres Textes bestätigen Sie mit OK. Der von ihnen eingegebene Text wird in dem Design, das Sie vorab aus dem Dialogfeld WordArt-Katalog ausgewählt haben, im Dokument angezeigt (siehe Abbildung 12.10).
Bild 12.10: WordArt-Schriftzug im Dokument
Der Schriftzug weist mehrere Punkte auf, über die Sie durch Ziehen mit der Maus Veränderungen vornehmen können (siehe Abbildung 12.11).
Bild 12.11: Änderungen im Erscheinungsbild
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Andere Objekte 0
12.6.2 Design-Elemente Gleichzeitig mit dem WordArt-Schriftzug wird die WordArt-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie sämtliche WordArt-typischen Formatierungsmöglichkeiten ansprechen können (siehe Tabelle 12.4). Symbol
Wirkung Öffnet das Dialogfeld WordArt-Katalog zum Erstellen eines neuen Schriftzugs. Ruft das Dialogfeld WordArt-Text bearbeiten zum Ändern des Textes auf. Im Dialogfeld WordArt-Katalog ein neues Design für den Schriftzug auswählen. Öffnet ein Dialogfeld, über das Sie Farben, Linien, Größe und Position eines WordArt-Objekts ändern können. Klappt die Palette zur Auswahl einer neuen WordArt-Form auf. Erlaubt die Einstellung des Textflusses um die WordArtGrafik. Stellt Klein- und Großbuchstaben des Schriftzugs in gleicher Höhe dar. Stellt den Text des WordArt-Objekts vertikal dar. Klappt ein Untermenü mit klassischen und in WordArt möglichen Ausrichtungen auf. Zeigt ein Untermenü mit den möglichen Zeichenabständen an.
Tabelle 12.4: Schaltflächen der WordArt-Symbolleiste
Sollte diese Symbolleiste nicht angezeigt sein, rufen Sie sie auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das WordArt-Objekt klicken und im Kontextmenü den Eintrag WORDART-SYMBOLLEISTE ANZEIGEN wählen.
12.7 Andere Objekte Wenn Sie ein neues Objekt, beispielsweise eine Tabelle oder ein Diagramm, in Ihr Dokument einfügen möchten, markieren Sie die Stelle im Dokument, an der das Objekt erscheinen soll. Wählen Sie den Befehl OBJEKT im Menü EINFÜGEN. Auf der Registerkarte Neu erstellen im Dialogfeld Objekt können Sie die Art des Objekts wählen (siehe Abbildung 12.12).
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Kapitel 12 · Grafiken und andere Objekte
Bild 12.12: Dialogfeld Objekt, Register Neu erstellen
Über die Registerkarte Aus Datei erstellen können Sie auf eine bereits vorhandene Datei zurückgreifen (siehe Abbildung 12.13). Geben Sie im Feld Dateiname den Namen der Datei zusammen mit dem entsprechenden Pfad ein oder verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um diese Daten auszuwählen.
Bild 12.13: Dialogfeld Objekt, Registerkarte Aus Datei erstellen
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13 Organisationshilfsmittel Wenn Sie Microsoft Word nicht gerade nur zum Schreiben von Briefen oder anderen kurzen Dokumenten verwenden wollen, sondern auch zum Verfassen von längeren und auch komplexeren Arbeiten, wird Sie der Inhalt dieses Kapitels – zumindest zum Teil – interessieren. Word bietet eine Reihe von unterschiedlichen Funktionen, die Ihnen das Organisieren Ihrer Dokumente erleichtern. 쮿
Damit sich Leser besser in Ihrem Dokument zurechtfinden, können Sie sie mit Fußnoten, Beschriftungen, Indizes und Verzeichnissen unterstützen. Microsoft Word stellt für die Arbeit mit derartigen Referenzen Werkzeuge bereit (siehe Abschnitt 13.1).
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Mithilfe von Feldern können Sie Informationen in ein Dokument einfügen, deren konkreter Inhalt sich ändern kann. Typische Beispiele dafür sind Felder für die Seitennummerierung oder für Indexeinträge und Verzeichnisse. Microsoft Word stellt aber darüber hinaus auch weitere Feldtypen für die unterschiedlichsten Zwecke zu Verfügung (siehe Abschnitt 13.2).
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Das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht es Ihnen, auf schnelle Weise den logischen Fluss der Argumentation im Dokument festzulegen oder zu korrigieren (siehe Abschnitt 13.3). Beispielsweise können Sie darin festlegen, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Aussagen zu Papier bringen wollen und ob eine Aussage als selbstständiges Element in der Argumentationskette oder als Unterpunkt zu einer anderen Aussage dargestellt werden soll.
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Mithilfe eines Zentraldokuments – auch Masterdokument genannt – kann ein aus mehreren Teilen bestehendes Werk, beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes Buch, innerhalb eines Dokuments zusammengefasst und verwaltet werden. Ein solches Zentraldokument enthält meist nur Verknüpfungen zu einzelnen Filialdokumenten – den einzelnen Bestandteilen (siehe Abschnitt 13.4).
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Wenn Sie an Ihren Dokumenten häufiger Routineaufgaben durchführen wollen, die immer dieselbe Sequenz von Befehlen verlangen, können Sie diese mithilfe von Makros automatisieren. Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle oder Eingaben –, die Microsoft Word automatisch ausführt, nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Sie können Makros aufzeichnen, indem Sie den Makrorecorder starten und dem Programm die auszuführenden Schritte vorführen. Makros können also praktisch alle Befehle beinhalten, die Sie normalerweise über die Tastatur oder die Maus aufrufen (siehe Abschnitt 13.5).
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13.1 Referenzen Sie können Ihre Dokumente mit Fußnoten, Beschriftungen, Indizes und Verzeichnissen versehen. Microsoft Word stellt für die Arbeit mit derartigen Elementen Werkzeuge bereit. Für den Zugriff darauf sorgen die Befehle im Untermenü zu EINFÜGEN/REFERENZ (siehe Abbildung 13.1).
Bild 13.1: Befehle zum Untermenü REFERENZ
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Fuß- und Endnoten werden in gedruckten Texten als Erläuterungen, Kommentare oder Textverweise in einem Dokument verwendet. Mithilfe von Fußnoten können Sie nähere Erläuterungen und mit Endnoten Quellenangaben bereitstellen.
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Sie können die unterschiedlichsten Elemente im Dokument mit einer fortlaufenden automatischen Beschriftung versehen und auf diese im Text verweisen. Wenn Sie später an einer beliebigen Stelle im Dokument eine weitere Beschriftung einfügen, wird die Nummerierung automatisch angepasst. Damit ist es beispielsweise auch möglich, in einem Dokument Querverweise auf Abbildungen oder Tabellen einzufügen. Ein Beispiel dafür ist die Beschriftung der Abbildungen und der Verweise darauf.
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Ein Index enthält Stichwörter mit den entsprechenden Seitenverweisen darauf, wo Sie im Dokument Informationen zu dem Stichwort finden. Bei einem Verzeichnis handelt es sich beispielsweise um das klassische Inhaltverzeichnis, das anhand der Überschriften im Dokument erstellt wird. Sie können aber auch verschiedene andere Arten von Verzeichnissen erstellen.
13.1.1 Fuß- und Endnoten Fuß- oder Endnoten benutzt man im Allgemeinen dazu, dem Leser zu einem bestimmten Begriff oder einer Aussage im Fließtext zusätzliche Erläuterungen zu liefern, die im Fließtext selbst von der beabsichtigten Argumentation ablenken würden. Solche erläuternde Ergänzungen werden in Word entweder als Fußnoten am Ende der aktuellen Seite oder als Endnote am Ende des Dokuments angezeigt. Eine Fußnote oder eine Endnote besteht aus zwei miteinander verknüpften Teilen, dem Fuß-/
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
Endnotenzeichen im eigentlichen Fließtext und dem Fuß- bzw. Endnotentext am Ende der Seite oder des Dokuments. Sie können in eine Fußoder Endnote Text von beliebiger Länge eingeben und diesen Text wie normalen Text formatieren. Zusätzlich lassen sich benutzerdefinierte Fuß-/Endnotentrennlinien erstellen, die den Dokumenttext vom Fußoder Endnotentext trennen. Mithilfe des Befehls FUßNOTE im Untermenü EINFÜGEN/REFERENZ können Sie ein Fußnotensymbol in den Text einfügen lassen (siehe Abbildung 13.2). Setzen Sie die Schreibmarke vorher an die Stelle im Text, an der das Fußnotenzeichen erscheinen soll. Nach dem Einfügen springt die Schreibmarke automatisch in den Fußnotenbereich und fügt auch dort das Symbol ein. Geben Sie anschließend den Text zur Fußnote ein. Die Arbeit funktioniert genauso wie im eigentlichen Text. Sie können hier praktisch alle Befehle zur Bearbeitung und Formatierung nutzen, die Ihnen auch im eigentlichen Text zur Verfügung stehen.
Bild 13.2: Dialogfeld Fußnote und Endnote
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Legen Sie im Dialogfeld fest, ob Sie eine Fußnote oder eine Endnote eingeben wollen.
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Wenn Sie eine der Optionen im Listenfeld Zahlenformat wählen, haben Sie den Vorteil, dass die Fußnotenzeichen zusammen mit den dazugehörigen Texten automatisch verwaltet werden. Wird beispielsweise zwischen zwei bereits existierenden Fußnoten eine neue eineingefügt oder ein Textbereich mit Fußnoten verlagert, sorgt das Programm automatisch für eine neue Nummerierung.
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Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie ein beliebiges Zeichen zur Identifikation der Fußnote definieren. Es können auch mehrere Zeichen verwendet werden. In diesem Fall wird eine automatische Anordnung der Fußnoten nicht durchgeführt. Über die Schaltfläche Symbol können Sie ein geeignetes Zeichen auswählen.
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Das Feld Zahlenformat ermöglicht die Wahl einer Voreinstellung für die Option AutoWert im Dialogfeld Fuß- und Endnote. Standardmäßig wird mit arabischen Ziffern durchnummeriert.
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Über Beginnen bei können Sie festlegen, mit welcher Ziffer begonnen werden soll. So können Sie bei einem aus mehreren Dateien bestehenden Dokument für eine fortlaufende Nummerierung sorgen.
13.1.2 Beschriftungen Sie können die unterschiedlichsten Elemente – beispielsweise Abbildungen, Tabellen, Formeln usw. – im Dokument mit einer fortlaufenden automatischen Beschriftung versehen und auf diese im Text verweisen. Wenn Sie später an einer beliebigen Stelle im Dokument eine weitere Beschriftung einfügen, wird die Nummerierung automatisch angepasst. Damit ist es beispielsweise auch möglich, in einem Dokument Verzeichnisse der Abbildungen oder Tabellen zu erstellen. Markieren Sie den Eintrag im Dokument, dem Sie eine Beschriftung zuweisen wollen, beispielsweise eine Tabelle oder eine Abbildung. Wählen Sie dann BESCHRIFTUNG im Menü EINFÜGEN. In Dialogfeld können Sie Art und Ort der Beschriftung wählen (siehe Abbildung 13.3).
Bild 13.3: Dialogfeld Beschriftung
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Den Eintrag im Feld Beschriftung können Sie erweitern oder auch komplett neu schreiben.
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Wenn Sie in einem Dokument mehrere unterschiedliche Arten von Elementen in Ihrem Textdokument beschriften wollen, beispielsweise sowohl Abbildungen als auch Tabellen, müssen Sie im Feld Bezeichnung die aktuell gewünschte auswählen. Standardmäßig haben Sie hier die Wahl zwischen den Kategorien Abbildung, Formel und Tabelle. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Neue Bezeichnung können Sie aber auch weitere Kategorien definieren (siehe Abbildung 13.4 links).
Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
Bild 13.4: Dialogfelder Beschriftung hinzufügen und Nummerierung der Beschriftung
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Wie eine Beschriftung nummeriert werden soll, legen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Nummerierung fest. Sie können im Dialogfeld das Format der Nummerierung wählen und die Kapitelnummer mit in die Beschriftung einbeziehen (siehe Abbildung 13.4 rechts).
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Wenn Sie ein Element im Text – beispielsweise eine Abbildung – vor dem Aufrufen des Dialogfelds markiert haben, lässt sich über das Feld Position festlegen, wo die Beschriftung hinzugefügt werden soll.
Das Dialogfeld, das Sie über die Schaltfläche AutoBeschriftung aufrufen, erlaubt die Zuordnung von automatischen Bezeichnungen zu Elementen, die Sie aus anderen Anwendungen einfügen (siehe Abbildung 13.5).
Bild 13.5: Dialogfeld AutoBeschriftung
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Im Feld Beschriftung beim Einfügen hinzufügen werden die Anwendungen angezeigt, die vom Programm unterstützt werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Element, dem automatisch eine Beschriftung hinzugefügt werden soll.
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Wählen Sie im Feld Bezeichnung einen Kategorienamen für die Beschriftung aus. Möchten Sie eine weitere Kategorie erstellen, klicken Sie auf Neue Bezeichnung.
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13.1.3 Querverweise Mithilfe von Querverweisen können Sie Verweise im Text auf bestimmte andere Elemente angeben. Ein Querverweis bezieht sich beispielsweise auf eine Abbildung oder eine Tabelle. Diese Verweise werden automatisch aktualisiert, wenn Sie im Dokument Änderungen durchführen. Markieren Sie zuerst die Stelle, an der der Verweis im Text eingetragen werden soll, und wählen Sie QUERVERWEIS im Untermenü EINFÜGEN/ REFERENZ. Legen Sie dann den Querverweis im Dialogfeld fest (siehe Abbildung 13.6).
Bild 13.6: Dialogfeld Querverweis
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Wählen Sie im Feld Verweistyp den Elementtyp, für den Sie einen Querverweis erstellen möchten. Aufgelistet werden hier alle definierten Kategorien.
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Im Feld Verweisen auf legen Sie fest, was Sie in den Text des Querverweises einbeziehen möchten – beispielsweise das Wort Abbildung und die zugehörige Nummer. Die Elemente in dieser Liste entsprechen der Auswahl im Feld Verweistyp.
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Wählen Sie abschließend im Feld Für welche Beschriftung, auf welches Element der Verweis Bezug nehmen soll.
13.1.4 Index und Verzeichnisse Ein Index enthält Stichwörter mit den entsprechenden Seitenverweisen darauf, wo Sie im Dokument Informationen zu dem Stichwort finden. Bei einem Verzeichnis handelt es sich beispielsweise um das klassische Inhaltverzeichnis, das anhand der Überschriften im Dokument erstellt wird. Sie können aber auch verschiedene andere Arten von Verzeichnissen erstellen.
Indexeintrag erstellen Bevor Sie einen Index erstellen können, müssen Sie die entsprechenden Stellen in Ihrem Dokument als Indexeinträge kennzeichnen. Setzen Sie dazu die Schreibmarke an die zu kennzeichnende Stelle oder markieren Sie den entsprechenden Text im Dokument. Wählen Sie den Untermenü-
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
befehl EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE. Aktivieren Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld die Registerkarte Index und klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag festlegen. Im nun geöffneten Dialogfeld Indexeintrag festlegen können Sie den Eintrag spezifizieren (siehe Abbildung 13.7).
Bild 13.7: Dialogfeld Indexeintrag festlegen
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Falls Sie vor dem Aufruf des Dialogfelds einen Eintrag markiert haben, wird dieser im Feld Haupteintrag angezeigt. Sie können diesen aber auch direkt eingeben oder bearbeiten.
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Im Feld Untereintrag können Sie einen Unterpunkt zum Haupteintrag definieren. Wollen Sie mit mehr als zwei Ebenen arbeiten, geben Sie die weiteren auch hier – jeweils getrennt durch einen Doppelpunkt – ein. Falls der Indexeintrag einen Doppelpunkt aufweisen soll, müssen Sie diesen zwei Mal eingeben, also »::«.
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Im Bereich Optionen wird standardmäßig auf die jeweils aktuelle Seite des Eintrags verwiesen. Über die Option Querverweis kann stattdessen ein Verweis auf einen anderen Indexeintrag eingegeben werden. Den Vorgabetext Siehe können Sie ändern. Mit Seitenbereich können Sie auf eine vorher definierte Textmarke verweisen.
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Als Seitenzahlenformat können Sie zwischen Fett und Kursiv wählen, wenn Sie einen bestimmten Eintrag als besonders wichtig hervorheben wollen.
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Über die Schaltfläche Alle festlegen werden alle Stellen im Dokument als Indexeintrag gekennzeichnet, bei denen die Schreibweise exakt mit dem Haupteintrag übereinstimmt.
Mit Festlegen schließen Sie die Definition des aktuellen Eintrags ab. Das Dialogfeld bleibt danach für die Kennzeichnung weitere Indexeinträge im Dokument geöffnet. Sie können also zwischen dem Dialogfeld und dem Text beliebig hin und her wechseln. Schießen Sie es mit Abbrechen, nachdem Sie alle Eintrage im Dokument gekennzeichnet haben.
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Index erstellen und formatieren Nachdem Sie die zu erfassenden Einträge im Dokument gekennzeichnet haben, können Sie diese im eigentlichen Index zusammenfassen. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der der Index erstellt werden soll (in der Regel am Ende des Dokuments), und wählen Sie die Registerkarte Index im Dialogfeld zum Untermenübefehl EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE (siehe Abbildung 13.8). Die Einträge im Feld Seitenansicht dienen nur als Beispiel.
Bild 13.8: Dialogfeld Index und Verzeichnisse, Registerkarte Index
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Definieren Sie unter Typ, ob die Untereinträge in separaten Zeile mit Einzug oder nacheinander, durch Semikolon getrennt, in einer Zeile angeordnet werden sollen.
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Die Anzahl der Spalten können Sie separat festlegen.
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Sie können die Seitenzahlen rechtsbündig – statt direkt hinter dem Eintrag – anzeigen lassen. Diese Option ist nicht für Fortlaufend wählbar. Wenn Sie unter Typ die Option Fortlaufend und außerdem Seitenzahlen rechtsbündig gewählt haben, können Sie ein Füllzeichen zwischen Indexeintrag und Seitenzahl wählen.
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Für die Formate stehen Ihnen mehrere Alternativen zur Verfügung: Am flexibelsten bleiben Sie, wenn Sie die Option Von Vorlage wählen und das Format der einzelnen Ebenen über die Index-Formatvorlagen bestimmen (siehe Kapitel 11).
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Mit Eintrag festlegen lässt sich das Dialogfeld Indexeintrag festlegen anzeigen (siehe Abbildung 13.7).
Nach Bestätigung über die Schaltfläche OK wird der Index an der vorher markierten Position im Dokument generiert.
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Inhaltsverzeichnis Standardmäßig erstellt Microsoft Word ein Inhaltsverzeichnis auf der Basis der integrierten Überschrift-Formatvorlagen (siehe Kapitel 11). Dabei wird anhand der Überschriftenebenen die Gliederung des Textes erkannt und im Inhaltverzeichnis wiedergegeben. Um ein Inhaltsverzeichnis anzeigen zu lassen, setzen Sie die Schreibmarke an die dafür gewünschte Stelle und wählen die Registerkarte Inhaltsverzeichnis im Dialogfeld zum Untermenübefehl EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE (siehe Abbildung 13.9).
Bild 13.9: Dialogfeld Index und Verzeichnisse, Registerkarte Inhaltsverzeichnis
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Im Feld Ebenen können Sie festlegen, wie viele Überschriftenebenen im Verzeichnis aufgelistet werden sollen.
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Die Seitenzahlen können Sie anzeigen lassen oder ausblenden. Außerdem können diese Seitenzahlen rechtsbündig geschrieben oder direkt an die entsprechende Überschrift gesetzt werden. Wenn Sie sie rechtsbündig schreiben lassen, können Sie ein Füllzeichen zwischen Eintrag und Seitenzahl auswählen oder definieren.
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Für das Format stehen Ihnen mehrere Alternativen zur Verfügung: Am flexibelsten bleiben Sie, wenn Sie die Option Von Vorlage wählen und das Format der einzelnen Ebenen über die Verzeichnis-Formatvorlagen bestimmen (siehe Kapitel 11). Diese können Sie im Dialogfeld Index und Verzeichnisse auch über die Schaltfläche Ändern anzeigen lassen.
Sie erstellen abschließend das Verzeichnis durch einen Klick auf OK. Über die Schaltfläche Optionen lassen Sie das Dialogfeld Optionen für Inhaltverzeichnis anzeigen, über das Sie die zu berücksichtigenden Ebenen festlegen können (siehe Abbildung 13.10).
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Bild 13.10: Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis
Wenn Sie das Kontrollkästchen Formatvorlagen aktivieren, wird das Verzeichnis anhand der Formatvorlagen erstellt, ansonsten auf der Basis der Verzeichnisfelder. In der Liste unter der Überschrift Verfügbare Formatvorlagen werden die für das Dokument definierten Vorlagen aufgelistet. Standardmäßig werden zunächst die Überschriften für das Inhaltsverzeichnis verwendet. Diese sind mit einem Häkchen versehen. Sie können aber jede andere Formatvorlage als Eintrag für das Inhaltsverzeichnis verwenden. Geben Sie dazu neben der Bezeichnung für die Vorlage in der Spalte Inhaltsverzeichnisebene den entsprechenden Zahlwert für die gewünschte Ebene ein.
13.2 Felder Felder werden als Platzhalter für sich ändernde Daten in einem Dokument oder zum Erstellen von Serienbriefen und Etiketten in Seriendruckdokumenten verwendet. Felder sind Codes, mit deren Hilfe Sie Informationen in ein Dokument einfügen, deren konkreter Inhalt sich ändern kann. Microsoft Word fügt selbsttätig Felder in ein Dokument ein, wenn Sie bestimmte Befehle verwenden – beispielsweise den Befehl DATUM UND UHRZEIT im Menü EINFÜGEN. Weitere Beispiele dafür sind Felder für die Seitennummerierung oder für Indexeinträge und Verzeichnisse. Standardmäßig werden in diesen Feldern bestimmte Ergebnisse – wie ein Datum oder eine Seitenzahl – angezeigt. Diese hinter diesen Angaben stehenden Platzhalter können Sie sichtbar machen, indem Sie die Option Feldfunktionen auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Menü OPTIONEN im Menü EXTRAS aktivieren (siehe Tabelle 13.1).
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
Zeigt an
Platzhalter
Seitenzahl
{ PAGE }
Datum
{ TIME \@ »dd.MM.yyyy« }
Verknüpfte Grafik
{ INCLUDEPICTURE »Grafik.bmp« \* MERGEFORMAT \d }
Querverweis
{ REF _Ref18579727 \h }
Inhaltsverzeichnis
{ TOC \o »1-3« \h \z \u }
Tabelle 13.1: Beispiele für Feldfunktionen
Feldcodes werden in geschweifte Klammern {...} gefasst. Die Felder ähneln den Formeln in Microsoft Excel, der Feldcode entspricht der Formel und das Feldergebnis entspricht dem Ergebniswert der Formel. Diese Feldklammern können nicht direkt über die Tastatur eingegeben werden. Verwenden Sie stattdessen die Tastenkombination (Strg)+(F9).
13.2.1 Felder eingeben Microsoft Word stellt aber darüber hinaus auch Feldtypen für die unterschiedlichsten Zwecke zu Verfügung. Mit dem Befehl FELD im Menü EINFÜGEN können Sie manuell eigene Felder einfügen, um Informationen über ein Dokument anzuzeigen – wie beispielsweise den Namen des Autors, die Dateigröße oder die Seitenanzahl – oder um Additionen, Subtraktionen oder sonstige Berechnungen durchzuführen (siehe Abbildung 13.11). Vor dem Einfügen eines Feldes setzen Sie die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Dokument.
Bild 13.11: Dialogfeld Feld
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Wählen Sie zunächst eine der gewünschten Kategorien aus, um eine Vorauswahl zu treffen. Die Auswahl einer Kategorie schränkt die unter Feldnamen verfügbaren Optionen ein.
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Wählen Sie dann aus dem Listenfeld Feldnamen den gewünschten Feldtyp aus. Im unteren Teil des Dialogfelds wird eine Beschreibung für den markierten Feldnamen angezeigt. Nach der Wahl einer Option unter Feldnamen stehen Ihnen weitere Optionen – beispielsweise zum Format der Anzeige – zur Verfügung. Der Bereich Feldoptionen liefert die erforderliche Syntax.
13.2.2 Beispiele Wie oben schon angedeutet, können Sie einen größeren Teil der über diese Felder darstellbaren Informationen auch über andere Befehle des Menüs EINFÜGEN auf bequemere Weise in ein Dokument einfügen. Andere verfügbare Felder dienen speziellen Zwecken. Die nachfolgenden Abschnitte liefern einige Beispiele.
Informationen zum Dokument Um Informationen zum aktuellen Dokument einzufügen, können Sie beispielsweise die Felder Author, FileSize oder NumPages verwenden (siehe Abbildung 13.12). Sie finden diese Felder in der Kategorie Dokumentinformationen.
Bild 13.12: Informationen zum Dokument
Berechnungen Mithilfe von Feldfunktionen können Sie auch einfache Berechnungen wie Additionen, Subtraktionen, Multiplikation usw. durchführen. Auch komplizierte Berechnungen sind möglich, aber etwas umständlich. Für solche Fälle sollten Sie besser eine Kalkulationstabelle in das Dokument einfügen. Für einfache Berechnungen im Text müssen Sie die Ausgangsdaten als Textmarke kennzeichnen. Wollen Sie beispielsweise in einem Rechnungsdokument aus einem Nettowert die Mehrwertsteuer und den Bruttowert berechnen, müssen Sie den Bereich des Nettowertes mit einer Textmarke versehen. Anschließend können Sie dann damit Berechnungen durchführen. Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der das Ergebnis erscheinen soll, und wählen Sie die Schaltfläche Formeln in Dialogfeld Feld. Geben Sie hier im Feld Formel die Berechnungsvorschrift ein. Über Zahlenformat können Sie das Format der Anzeige wählen (siehe Abbildung 13.13).
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
Bild 13.13: Formel eingegeben
Nach der Bestätigung wird das Feldergebnis angezeigt (siehe Abbildung 13.14). Wenn Sie später den Ausgangswert ändern, müssen Sie das Ergebnis aktualisieren lassen. Dazu markieren Sie den Bereich, in dem das Ergebnis angezeigt wird, und drücken die Taste (F9).
Bild 13.14: Formeln im Dokument
Sie können sich Berechnungen einfacher machen und die manuelle Vergabe von Textmarken sparen, wenn Sie die Ausgangswerte und Ergebnisse in einer Word-Tabelle anordnen. Beim Durchführen von Berechnungen in Tabellen wird auf die Zellen der Tabelle mit einem Buchstaben als Spaltenangabe und einer Zahl als Zeilenangabe Bezug genommen – beispielsweise A1, A2, B1, B2 usw. (siehe Abbildung 13.15). Zellbezüge in Microsoft Word sind im Gegensatz zu Zellbezügen in einem Tabellenkalkulationsprogramm immer absolute Bezüge und werden nicht mit Dollarzeichen angezeigt.
Bild 13.15: Berechnung in einer Tabelle
Wenn gewünscht, können Sie die automatisch angezeigten Rahmenlinien der Tabelle auch ausblenden.
Separate Verzeichnisse Über die Kategorie Index und Verzeichnisse können Sie auf Wunsch auch Indizes oder andere Verzeichnisse in ein Dokument einfügen. Die Mehrzahl der in dieser Kategorie verfügbaren Felder entspricht denen,
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Arbeiten in der Gliederungsansicht
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die Sie auch über das Untermenü EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE in das Dokument aufnehmen können. Interessant ist aber der Feldausdruck RD, mit dessen Hilfe Sie solche Indizes und Verzeichnisse in einem separaten Dokument erstellen können, von dem aus auf die Inhalte anderer Dokumente Bezug genommen wird. Beispielsweise können Sie darüber das gemeinsame Inhaltsverzeichnis eines aus mehreren Dokumenten – beispielsweise Kapiteln – bestehenden Buches in einem neuen Dokument erstellen lassen. Dazu sind in dem separaten Dokument zwei Arten von Eingaben notwendig (siehe Abbildung 13.16): 쮿
Einerseits müssen Sie angeben, welche Form von Index oder Verzeichnis in diesem separaten Dokument angezeigt werden soll. Das erreichen Sie über einen der Befehle zum Untermenü REFERENZ/ INDEX UND VERZEICHNISSE im Menü EINFÜGEN oder durch Eingabe des entsprechenden Feldcodes.
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Andererseits müssen Sie angeben, auf welche Dokumente sich dieser Index oder dieses Verzeichnis beziehen soll. Dazu benutzen Sie den Feldcode RD zusammen mit der Angabe von Pfad und Name der Bezugsdatei(en).
Bild 13.16: Separates Inhaltverzeichnis
Um ein solches Verzeichnis zu aktualisieren, markieren Sie – wie bei anderen Feldfunktionen – mindestens einen Teil des angezeigten Ergebnisses und drücken (F9).
13.3 Arbeiten in der Gliederungsansicht Das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht es Ihnen, auf schnelle Weise den logischen Fluss der Argumentation im Dokument festzulegen oder zu korrigieren. Beispielsweise können Sie darin festlegen, in welcher Reihenfolge Ihre Aussagen im Dokument erscheinen sollen und ob eine Aussage als selbstständiges Element in der Argumentationskette oder als Unterpunkt zu einer anderen Aussage dargestellt werden soll. Um zur Gliederungsansicht zu wechseln, wählen Sie den Befehl GLIEDERUNG im Menü ANSICHT oder klicken Sie auf die Schaltfläche Gliederungsansicht am unteren Rand des Hauptfensters.
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
Bild 13.17: Gliederungsansicht
In dieser Ansicht werden die vorher mit vordefinierten Überschriftenformatvorlagen oder Gliederungsebenen formatierten Texte als Gliederungsebenen besonders hervorgehoben (siehe Kapitel 11). Im Allgemeinen arbeitet man in dieser Ansicht vorzugsweise auf der Ebene dieser Überschriften. Sie können aber in dieser Ansicht auch Eingaben bis hinunter zum eigentlichen Textkörper vornehmen oder diese editieren. Da die Gliederungsansicht aber über eine auf ihre speziellen Zwecke der Organisation ausgerichtete Darstellungsform verfügt, sollten Sie für ausführlichere Arbeiten am Textkörper aber besser zu Seitenlayoutansicht wechseln.
13.3.1 Symbolleiste Gliederung Bei einem Wechsel zu dieser Ansicht wird automatisch die Symbolleiste Gliederung angezeigt (siehe Abbildung 13.18 und Tabelle 13.2). Über deren Schaltflächen können Sie die Gliederung verändern. Dabei sind meist zwei unterschiedliche Aufgaben zu bewerkstelligen: Einerseits müssen einzelnen Abschnitte – Überschriftenebenen mit den dazugehörigen Unterpunkten und Texten – in der Reihenfolge verschoben werden, ohne
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Arbeiten in der Gliederungsansicht 0
dass sich dabei deren Gliederungsebene ändert. Andererseits ergibt sich manchmal auch die Notwendigkeit, die Gliederungsebene oder Einzugsebene solcher Abschnitte zu ändern, diese also höher oder tiefer zu stufen. Details dazu finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.
Bild 13.18: Symbolleiste Gliederung in der Gliederungsansicht
Die letzten sechs Schaltflächen in dieser Symbolleiste bezeihen sich auf die Arbeit mit Master- und Filialdokumenten (siehe unten). Symbol
Name und Wirkung Zu »Überschrift 1« höher stufen – weist dem markierten Bereich die Überschriftenebene 1 zu. Höher stufen – weist dem markierten Bereich die nächsthöhere Überschriftenebene zu. Gliederungsebene – zeigt die Ebene des markierten Bereichs an. Über das Listenfeld können Sie ihm eine andere Ebene zuweisen. Tiefer stufen – weist dem markierten Bereich die nächsttiefere Überschriftenebene zu. Umwandeln in Textkörper weist dem markierten Bereich die Ebene des normalen Textkörpers zu. Nach oben – verschiebt den markierten Absatz vor den vorhergehenden Absatz. Nach unten – verschiebt einen Absatz hinter den nachfolgenden Absatz. Erweitern – zeigt, wenn noch möglich, eine weitere Ebene unterhalb der markierten Stelle an. Reduzieren – blendet, wenn noch möglich, die unterste Ebene unterhalb der markierten Stelle aus. Ebene anzeigen – zeigt die Anzahl der angezeigten Ebenen an. Über das Listenfeld können Sie die Anzahl für das gesamte Dokument ändern. Nur erste Zeile – ermöglicht das Umschalten zwischen der ersten Zeile des Textkörpers und dem gesamten Text darin. Formatierung anzeigen – blendet in der Gliederungsansicht die Zeichenformate ein/aus.
Tabelle 13.2: Schaltflächen der Symbolleiste Gliederung
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
Symbol
Name und Wirkung Inhaltsverzeichnis aktualisieren – aktualisiert nach einer Änderung der Gliederung ein eingefügtes Inhaltsverzeichnis. Gehe zu Inhaltsverzeichnis – markiert ein eingefügtes Inhaltsverzeichnis. Masterdokumentansicht – zeigt die Masterdokumentansicht an oder blenden Sie aus, blendet die nachfolgenden fünf Schaltflächen ein/aus. Unterdokumente erweitern/reduzieren – zeigt in einem Masterdokument die Unterdokumente entweder vollständig oder als Hyperlink an. Unterdokument erstellen – erstellt in einem Masterdokument ein neues leeres Unterdokument. Unterdokument entfernen – entfernt ein markiertes Unterdokument aus dem Masterdokument. Unterdokument einfügen – fügt ein bereits vorhandenes Unterdokument in ein Masterdokument ein. Unterdokument verbinden – verbindet mehrere markierte Unterdokumente zu einem Dokument.
Tabelle 13.2: Schaltflächen der Symbolleiste Gliederung (Forts.)
Auch in anderen Ansichten – beispielsweise in der Normalansicht oder der Seitenlayoutansicht – können Sie über den Untermenübefehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/GLIEDERUNG diese Symbolleiste anzeigen lassen. Dabei steht aber nur eine begrenzte Zahl an Schaltflächen zu Verfügung.
Bild 13.19: Symbolleiste Gliederung in der Normalansicht
13.3.2 Elemente markieren Bevor Sie beginnen, Textelemente zu verändern, müssen Sie vorab das, was Sie bearbeiten wollen, markieren. Das geht am einfachsten mit der Maus: Um einen Textbereich – also eine Überschrift samt der in den Ebenen darunter vorhandenen Unterüberschriften und dem dazugehörigen Textkörper – zu markieren, klicken Sie auf das kleine Kreuz links von der Überschrift. Um nur einen Teil des Textkörpers zu markieren, klicken Sie auf das kleine Rechteck links davor.
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Arbeiten in der Gliederungsansicht
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13.3.3 Ebenen anzeigen In der Grundeinstellung werden nach dem Wechseln zur Gliederungsansicht alle Ebenen im Dokument inklusive der Bestandteile des Textkörpers vollständig angezeigt. Sie können die Dokumentstruktur oft besser überblicken, sich leichter durch das Dokument bewegen und größere Textabschnitte neu anordnen, wenn Sie eine Gliederung so reduzieren, dass nur die von Ihnen gewünschten Überschriftenebenen und Teile des Textkörpers angezeigt werden. Beachten Sie, dass nur mit vordefinierten Überschriftenformatvorlagen oder Gliederungsebenen formatierte Überschriften ein- und ausgeblendet werden können. Sie können dazu einerseits die Anzahl in der Ansicht der anzuzeigenden Ebenen generell festlegen. Dazu wählen Sie über das Listenfeld zur Schaltfläche Ebene anzeigen die gewünschte Anzahl. Beispielsweise können Sie durch Wahl von Ebene 1 anzeigen bestimmen, dass nur die Überschriften der ersten Ebene angezeigt werden. Wollen Sie wieder alle Ebenen inklusive des Textkörpers anzeigen, wählen Sie darin Alle Ebenen anzeigen. Um nur die Gliederung innerhalb eines bestimmten Bereichs zu reduzieren, platzieren Sie die Einfügemarke in die erste Überschrift dieses Bereichs. Klicken Sie dann – gegebenenfalls mehrfach – in der Symbolleiste Gliederung auf Reduzieren. Bei jedem Klick wird die jeweils unterste Ebene ausgeblendet. Um sie wieder anzuzeigen, klicken Sie auf Erweitern. Sie können auch in einem Schritt alle Unterüberschriften und Textkörper unterhalb einer Überschrift ausblenden oder wieder anzeigen, indem Sie auf das Kreuz neben der Überschrift doppelklicken. Auch ein zu langer Textkörper erschwert die Übersicht in der Gliederungsansicht. Um diesen Textkörper im gesamten Dokument bis auf die erste Zeile in jedem Abschnitt auszublenden, klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf Nur erste Zeile. Auf die erste Zeile folgende Auslassungspunkte weisen darauf hin, dass weitere Textzeilen reduziert sind. Um den Text wieder vollständig anzuzeigen, klicken Sie erneut auf diese Schaltfläche. Wenn Sie die Zeichenformatierung – beispielsweise große Schriftarten oder Kursivschrift – irritiert, können Sie die Gliederung als einfachen Text anzeigen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste Gliederung auf Formatierung anzeigen. Ein nochmaliger Klick darauf zeigt die Formatierung wieder an.
13.3.4 Reihenfolge ändern Ein häufig durchgeführter Arbeitsschritt bei der Bearbeitung eines Dokuments besteht darin, dass die Reihenfolge einzelner Abschnitte geändert wird. In der Normalansicht und der Seitenlayoutansicht können Sie für diese Aufgaben die Befehle des Menüs Bearbeiten und die entsprechenden Schaltflächen der Standard-Symbolleiste zum Ausschneiden und Ein-
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
fügen von Text benutzen. Einfacher arbeiten Sie aber in der Gliederungsansicht über die Schaltflächen der Gliederung-Symbolleiste oder durch Ziehen mit der Maus. Wenn Sie eine Überschrift mit reduziertem untergeordnetem Text markieren, wird auch der reduzierte Text markiert, obwohl er nicht angezeigt wird. Änderungen an einer Überschrift – beispielsweise das Verschieben, Kopieren oder Löschen – wirken sich auch auf den reduzierten Text aus.
Ändern der Reihenfolge über die Symbolleiste Gliederung Um einen Abschnitt samt seiner Unterelemente zu verschieben, markieren Sie ihn, indem Sie auf das Kreuz vor seiner Überschrift klicken. Um diesen Bereich dann im Dokument nach unten zu verlagern, klicken Sie anschließend – falls notwendig mehrmals – auf die Schaltfläche Nach unten in der Gliederung-Symbolleiste. Um einen markierten Text nach oben zu verschieben, benutzen Sie die Schaltfläche Nach oben in der Gliederung-Symbolleiste. Beachten Sie, dass dabei die Ebene der Gliederung nicht verändert wird. Auch die zur vorher markierten Ebene gehörigen Unterüberschriften und der Textkörper werden damit ebenfalls verschoben.
Ändern der Reihenfolge über die Maus Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie das Gliederungssymbol – das Kreuz vor der Überschrift – nach oben oder unten ziehen. Beim Ziehen zeigt Microsoft Word für jede mögliche Einfügeposition eine vertikale Linie an. Lösen Sie an der gewünschten Stelle die Maustaste, um dem Text die neue Position zuzuweisen. Der Text wird vor der durch die Markierung gekennzeichneten Position eingefügt und behält seine ursprüngliche Gliederungsebene bei. Auch hierbei werden die dazugehörigen Unterüberschriften und der Textkörper ebenfalls mit verschoben.
13.3.5 Einzugsebenen ändern In der Gliederungsansicht können Sie Überschriften auch höher oder tiefer stufen. Beispielsweise können Sie damit eine Überschrift eine Ebene tiefer setzen und die Aussage damit zu einem Unterpunkt der vorherigen machen.
Einzugsebene ändern über die Symbolleiste Gliederung Markieren Sie zunächst die Abschnitte, die Sie neu anordnen wollen. Benutzen Sie dann die Schaltflächen in der Symbolleiste. Klicken Sie in der Gliederung-Symbolleiste auf die Schaltfläche Tieferstufen, um den Einzug eine Ebene tiefer zu stufen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Höherstufen, um den Absatz eine Ebene höher zu stufen. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung so oft auf die entsprechende Schaltfläche, bis der Text die gewünschte Ebene erreicht hat.
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Zentral- und Filialdokumente
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Um schnell einer beliebigen Überschrift oder einem Element aus dem Textkörper die Überschriftebene 1 zuzuweisen, klicken Sie nach dem Markieren auf die Schaltfläche Zu »Überschrift 1« höher stufen. Um umgekehrt eine Überschrift in einen Textkörper umzuwandeln, klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf Umwandeln in Textkörper.
Einzugsebene ändern über die Maus Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie die Gliederungssymbole für die Überschriften und Textkörper nach links oder rechts ziehen. Auch hierbei ändern die dazugehörigen Unterüberschriften und der Textkörper ihre Ebene.
13.4 Zentral- und Filialdokumente Ein Zentraldokument – auch Masterdokument genannt – ist ein Behälter für eine bestimmte Anzahl von separaten Unterdokumenten, die auch Filialdokumente genannt werden. Mithilfe eines Masterdokuments kann ein aus mehreren Teilen bestehendes Werk – beispielsweise ein aus mehreren Teilen bestehendes Buch – erstellt und verwaltet werden. Dazu erstellen Sie die einzelnen Teile in separaten Dateien, den Filialdokumenten, und fassen diese in einem Zentraldokument zusammen. Das Zentraldokument enthält meist nur Verknüpfungen zu den einzelnen Filialdokumenten, die dazu verwendet werden, Kopien der Filialdokumente in das Zentraldokument einzufügen. Änderungen an Daten in den Quelldateien der Filialdokumente werden im Zieldokument ebenfalls gespeichert. Sie können diese Technik verwenden, um ein umfangreiches Dokument in einzelne Teile aufzuspalten, zu organisieren und zu verwalten. In einer Arbeitsgruppe können Sie ein Zentraldokument in einem Netzwerk freigeben und in Filialdokumente aufteilen.
13.4.1 Erstellen von Zentral- und Filialdokumenten Bevor Sie einen solchen Satz von Dokumenten erstellen, sollten Sie zunächst einen gemeinsamen Speicherort für diese Dokumente festlegen. Erstellen Sie dazu – beispielsweise über den Windows-Explorer – einen Ordner dafür. Wenn Sie bereits vorhandene Word-Dokumente als Filialdokumente verwenden möchten, verschieben oder kopieren Sie diese Dokumente in diesen Ordner.
Zentraldokument erstellen Zur Definition eines Zentraldokuments erstellen Sie innerhalb von Microsoft Word ein neues Dokument. Wählen Sie dann gleich zu Anfang die Ansicht Gliederung, indem Sie den Befehl GLIEDERUNG im Menü ANSICHT oder die entsprechende Schaltfläche anklicken. Geben Sie die Überschriften für den Gesamttitel des Dokuments und darunter die für jeden Abschnitt ein, den Sie später durch die Filialdokumente ausfüllen wollen. Wenn Sie nach der Eingabe einer Überschriftenzeile die Taste (¢) drücken, wird diese Zeile automatisch mit der integrierten Überschriftenformatvorlage Überschrift 1 formatiert.
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
Weisen Sie den Überschriften für die Filialdokumente eine geeignete Überschriftenformatvorlage zu. Wenn Sie nur auf einer Ebene arbeiten wollen, verwenden Sie Überschrift 2 für jedes Filialdokument, ansonsten Überschriften für entsprechende Unterebenen. Sie können dazu die Schaltflächen auf der Symbolleiste Gliederung benutzen, indem Sie die Überschriften tiefer oder höher stufen. Alternativ dazu können Sie auch ein bestehendes Dokument in ein Zentraldokument umwandeln: Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Zentraldokument verwenden möchten, und weisen Sie jeder Überschrift eine geeignete Überschriftenformatvorlage zu. Wechseln Sie dann in die Gliederungsansicht.
Filialdokumente erstellen Nachdem ein Zentraldokument über eine Gliederung verfügt, können Sie die Filialdokumente anhand der vorhandenen Gliederungsüberschrift erstellen lassen. Dabei werden im Prinzip die Überschriften durch separate Dateien ersetzt. Dazu markieren Sie in der Gliederungsansicht im Zentraldokument die Überschriften und Texte, die Sie in Filialdokumente aufteilen möchten. Vergewissern Sie sich, dass die erste Überschrift der Markierung mit der Überschriftenformatvorlage – oder mit der Gliederungsebene – formatiert ist, die Sie für den Beginn jedes Filialdokuments verwenden möchten. Haben Sie beispielsweise das Zentraldokument mit der Überschriftenebene 1 übertitelt und darunter mehrere Überschriften der Ebene 2 eingegeben, müssen Sie mindestens eine dieser Überschriften der Ebene 2 markieren, um diese Überschrift in ein Filialdokument umzuwandeln. Wenn Sie mehrere Überschriften der Ebene 2 markieren, werden nachfolgend mehrere Filialdokumente erstellt – für jede Überschrift der Ebene 2 eines. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf Filialdokument erstellen. Word fügt einen fortlaufenden Abschnittsumbruch vor und hinter jedem Filialdokument ein (siehe Abbildung 13.20). Ein solcher Abschnittsumbruch speichert die Formatierungselemente des Bereichs, wie beispielsweise Ränder, Seitenausrichtung, Kopf- und Fußzeilen sowie fortlaufende Seitenzahlen.
Bild 13.20: Filialdokumente in einem Zentraldokument
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Zentral- und Filialdokumente
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Wenn die Schaltfläche Filialdokument erstellen nicht verfügbar ist, müssen Sie zuerst auf Filialdokumente erweitern klicken. Speichern Sie dann das Zentraldokument. Word weist jedem Filialdokument auf der Grundlage der ersten Zeichen der Überschrift des Filialdokuments in der Gliederung des Zentraldokuments automatisch einen Dateinamen zu. So wird ein Filialdokument, das mit der Gliederungsüberschrift Titel des Filialdokuments 1 beginnt, Titel des Filialdokuments 1.doc genannt. Dies können Sie über ein Dialogfeld wie Speichern unter oder Öffnen kontrollieren.
Bestehendes Dokument als Filialdokument hinzufügen Wenn Sie ein bestehendes Word-Dokument als Filialdokument in ein Zentraldokument einfügen wollen, öffnen Sie zunächst das Zentraldokument in der Gliederungsansicht. Markieren Sie die Stelle in Zentraldokument, an der das bestehende Dokument hinzugefügt werden soll. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Sie auf eine Leerzeile zwischen den bestehenden Filialdokumenten klicken. Klicken Sie dann in der Symbolleiste Gliederung auf Filialdokument einfügen. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen des Dokuments ein, das hinzugefügt werden soll, und klicken Sie dann auf Öffnen.
13.4.2 Ansichten Sie können Filialdokumente in vollständiger oder reduzierter Ansicht im Masterdokument anzeigen lassen. Zum Wechsel zwischen diesen beiden Ansichten klicken Sie auf die Schaltfläche Unterdokumente erweitern/ reduzieren in der Symbolleiste Gliederung. 쮿
In der vollständigen Ansicht wird der gesamte Inhalt der Filialdokumente in Zentraldokument angezeigt (siehe Abbildung 13.20).
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In der reduzierten Ansicht werden die Inhalte der Unterdokumente ausgeblendet und diese nur als Hyperlinks angezeigt (siehe Abbildung 13.21).
Bild 13.21: Unterdokumente reduziert
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
13.4.3 Arbeiten mit den Dokumenten Nachdem Sie die Struktur von Zentral- und Filialdokumenten festgelegt haben, können Sie diese gemeinsam bearbeiten.
Eingaben und Änderungen Eingaben und Änderungen in bereits vorhandenen Inhalten können Sie innerhalb des Masterdokuments – teilweise aber auch an den Filialdokumenten – durchführen. 쮿
Direkt zum Masterdokument gehörende Inhalte können Sie natürlich nur direkt in diesem eingeben. Die Reihenfolge der Filialdokumente im Masterdokument können Sie über die Schaltflächen der Symbolleiste Gliederung oder direkt über die Maus verändern.
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Um den Inhalt eines Filialdokuments zu bearbeiten, können Sie einerseits dieses Dokument selbstständig öffnen und dann darin arbeiten. Zum Öffnen können Sie entweder wie gewohnt das Dialogfeld Öffnen benutzen oder auf den in der reduzierten Ansicht des Masterdokuments angezeigten Hyperlink klicken. Auch nach dem Klicken auf den Hyperlink zeigt Microsoft Word das Filialdokument in einem separaten Dokumentfenster an. Andererseits können Sie die Eingaben oder Änderungen in einem Filialdokument auch direkt im Hauptdokument in der nicht reduzierten Ansicht vornehmen (siehe Abbildung 13.22).
Bild 13.22: Zentraldokument mit Inhalten in der Gliederungsansicht
Zur Anzeige von Details können Sie das Masterdokument auch in einer anderen Ansicht als der Gliederungsansicht anzeigen lassen – beispielsweise der Seitenlayoutansicht. Wenn Sie in einer solchen Ansicht Änderungen direkt im Masterdokument vornehmen, sei es im Masterdoku-
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ment selbst oder in einem darin integrierten Filialdokument, sollten Sie sicherstellen, dass Sie diese Änderungen an der richtigen Stelle vornehmen. Die Abschnittswechselmarken liefern die entsprechenden Hinweise. Diese werden nur angezeigt, wenn Sie die Option ¶ einblenden/ausblenden aktiviert haben.
Verzeichnisse Im Zentraldokument selbst können Sie für alle Filialdokumente ein Inhaltsverzeichnis, einen Index, Querverweise und Kopf- bzw. Fußzeilen erstellen. Die Inhalte der Filialdokumente werden dabei automatisch berücksichtigt.
Formatierungen Die für die Ansicht und das Drucken des gesamten Dokuments verwendeten Formatvorlagen richten sich nach der für das Zentraldokument verwendeten Dokumentvorlage. Sie können für das Zentraldokument und die einzelnen Filialdokumente auch verschiedene Vorlagen bzw. verschiedene Einstellungen innerhalb der Vorlagen verwenden. In der Gliederungsansicht des Zentraldokuments werden die Formatierungen nur dann angezeigt, wenn Sie die Schaltfläche in der Symbolleiste Gliederung aktiviert haben.
Schützen Wenn eine Person ein Filialdokument bearbeitet, ist das Dokument für andere Personen gesperrt. Dies bedeutet, dass Sie das Filialdokument zwar betrachten, aber erst dann bearbeiten können, wenn die Person, die das Dokument bearbeitet, dieses schließt. Um zu verhindern, dass nicht befugte Personen das Zentraldokument oder Filialdokumente einsehen oder bearbeiten, können Sie das Dokument öffnen und mit einem Kennwort versehen, um den Zugriff auf das Dokument zu beschränken. Sie können auch eine Option festlegen, mit der die Datei schreibgeschützt geöffnet wird. Beachten Sie, dass bei einer Freigabe mit Schreibschutzoption das Filialdokument für andere Benutzer gesperrt ist.
13.5 Makros Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle oder Eingaben –, die Microsoft Word automatisch ausführt, nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Makros können beispielsweise für die Automatisierung von Routineaufgaben eingesetzt werden. Sie können Makros aufzeichnen, indem Sie den Makrorecorder starten und dem Programm die auszuführenden Schritte vorführen. Makros könne,n also praktisch alle Befehle beinhalten, die Sie normalerweise über Tastatur oder Maus eingeben. Anschließend können Sie ein aufgezeichnetes Makro über verschiedene Methoden ausführen lassen. Die aufgezeichneten Makros werden zusammen als so genannte Sub-Prozedur in der Programmiersprache Visual Basic gespeichert. Sie können über den Visual Basic-Editor das Makro korrigieren oder weitere Makros ohne den Makrorecorder direkt manuell erstellen.
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
Den Zugriff zur Arbeit mit Makros bietet der Untermenübefehl MAKRO im Menü EXTRAS. Über den Befehl SICHERHEIT im MAKRO-Untermenü können Sie festlegen, welche Sicherheitsstufe beim Öffnen eines Dokuments benutzt werden soll.
13.5.1 Makro erstellen Die einfachste Methode, ein Makro zu erstellen, besteht in der Verwendung des Makro-Rekorders. Dieser Makro-Rekorder arbeitet wie ein Kassettenrekorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt bzw. ausgeführt werden zu können. Wie Sie ein Makro ohne Verwendung des Rekorders selbst schreiben, wird am Ende dieses Kapitels angedeutet.
Namen vergeben Wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKRO und im Untermenü den Befehl AUFZEICHNEN. Das Dialogfeld Makro aufzeichnen wird angezeigt (siehe Abbildung 13.23).
Bild 13.23: Dialogfeld Makro aufzeichnen
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Im Feld Makroname können Sie dem Makro einen individuellen Namen geben oder einfach die Vorgabe übernehmen. Der Name des Makros darf nicht mehr als 80 Zeichen beinhalten. Er muss mit einem Buchstabe beginnen und darf außer Buchstaben und Zahlen keine Leer- oder sonstigen Sonderzeichen enthalten. Verwenden Sie auch keine Namen, die bereits in Visual Basic verwendet werden.
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Im Feld Makro speichern geben Sie an, wo das zu erstellende Makro gespeichert werden soll. Wählen Sie hier die Option ... (Dokument), wenn das Makro nur im aktuellen Dokument zur Verfügung stehen soll. Optional können Sie hier einen Kommentar zu dem Makro eingeben. Über die beiden Schaltflächen Symbolleisten und Tastatur können Sie dem Makro für den späteren direkten Aufruf eine Schaltfläche oder eine Tastenkombination zuweisen.
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Durch einen Klick auf OK starten Sie die Aufzeichnung.
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Tastenkombination Die Zuweisung einer Tastenkombination zu einem Makro ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie das Makro häufiger verwenden wollen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Tastatur im Dialogfeld Makro aufzeichnen öffnen Sie das Dialogfeld Tastatur anpassen, über das Sie eine solche Kombination festlegen können (siehe Abbildung 13.24).
Bild 13.24: Dialogfeld Tastatur anpassen
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Geben Sie im Feld Neue Tastenkombination an, welcher Tastenkombination das Makro zugeordnet werden soll. Drücken Sie eine oder zwei Steuerungstasten – wie (Strg), (Alt) oder (ª)– zusammen mit einer Buchstaben- oder Zifferntaste. Sie können auch eine zweite Buchstaben- oder Zifferntaste hinzufügen. Die gedrückte Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
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Geben Sie im Feld Speichern in an, wo die Zuordnung der Tastenkombination gespeichert werden soll. In der Mehrzahl der Fälle empfiehlt sich hier derselbe Speicherort, den sie auch für das Makro selbst gewählt haben.
Eine von Ihnen zum Starten eines Makros definierte Tastenkombination überschreibt eventuell vorhandene in Microsoft Word vordefinierte Tastatur-Shortcuts. Achten Sie dazu auf den nach dem Drücken der gewünschten Tastenkombination angezeigten Hinweis Derzeit zugewiesen an.
Aufzeichnung starten Sie starten die Aufzeichnung eines Makros durch Wahl von OK im Dialogfeld Makro aufzeichnen. Eine Symbolleiste mit zwei Schaltflächen wird eingeblendet (siehe Abbildung 13.25). Führen Sie dann die Aktionen aus, die Sie aufzeichnen möchten. Es spielt keine Rolle, ob Sie dabei die Maus oder die Tastatur benutzen.
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
Bild 13.25: Symbolleiste während der Makroaufzeichnung
Über die Schaltfläche Aufzeichnung anhalten können Sie die Aufzeichnung für einige Zeit unterbrechen. Wenn Sie darauf klicken, werden Ihre Aktionen so lange nicht mehr aufgezeichnet, bis Sie wieder auf dieselbe Schaltfläche klicken. Um die Aufzeichnung abzuschließen, wählen Sie entweder den Befehl AUFZEICHNUNG BEENDEN im Untermenü EXTRAS/MAKRO im Menü oder Sie klicken die nebenstehende Schaltfläche an. Sollten Sie die Symbolleiste vorher versehentlich geschlossen haben, können Sie zum Beenden auch den eben erwähnten Menübefehl benutzen.
13.5.2 Makro ausführen Um ein aufgezeichnetes Makro ausführen, können Sie das Makro über das Dialogfeld Makros auswählen, die vereinbarte Tastenkombination verwenden oder das Makro mit einer Schaltfläche oder einem anderen Element verbinden und zur Ausführung einfach darauf klicken.
Makroausführung über Menübefehl Rufen Sie den Untermenübefehl EXTRAS/MAKRO/MAKROS auf. Im Dialogfeld Makros werden die Namen aller definierten Makros angezeigt (siehe Abbildung 13.26).
Bild 13.26: Aufgezeichnete Makros werden angezeigt.
Um eines der vorhandenen Makro auszuführen, markieren Sie es und klicken auf die Schaltfläche Ausführen. Statt ein Makro auszuwählen, können Sie den gewünschten Makronamen auch im Feld Makroname eingeben. Sollten Sie das gewünschte Makro in der Liste nicht finden, haben Sie es wahrscheinlich an einem anderen Ort gespeichert. Die zur Verfügung stehenden Speicherorte können Sie über das Listenfeld Makros in anzeigen lassen.
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Makroausführung über die Tastatur Wenn Sie im Dialogfeld Makro aufzeichnen über die Option Tastatur eine Tastenkombination vereinbart haben, können Sie diese zum Starten des Makros verwenden.
Makroausführung über eine Schaltfläche in der Symbolleiste Wählen Sie den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS. Erstellen Sie eine neue Symbolleiste und fügen Sie in diese eine Schaltfläche für die Ausführung das Makros ein. Wie man dazu vorgeht, wird in Kapitel 16 beschreiben. Klicken Sie nach dem Schließen des Dialogfelds auf die Schaltfläche und weisen Sie ihr das auszuführende Makro zu.
13.5.3 Makros überarbeiten Der beim Aufzeichnen erstellte Code wird in ein Visual Basic-Projekt aufgenommen. Zur Anzeige und/oder eventuellen Änderung rufen Sie den Untermenübefehl EXTRAS/MAKRO/VISUAL BASIC-EDITOR auf oder klicken im Dialogfeld Makros auf die Schaltfläche Bearbeiten. Der Editor zeigt in der Grundeinstellung die drei Fenster Projekt, Eigenschaften und das Code an (siehe Abbildung 13.27). Gegebenenfalls können Sie die Anzeige der Fenster über die Befehle CODE, PROJEKT-EXPLORER und EIGENSCHAFTENFENSTER im Menü ANSICHT beziehungsweise über die entsprechenden Schaltflächen in der VBA-Symbolleiste regeln.
Bild 13.27: Visual Basic-Editor
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Kapitel 13 · Organisationshilfsmittel
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Im Projekt-Fenster werden die vorhandenen Projekte und deren Elemente in einem Verzeichnisbaum angezeigt. Hier können Sie das zu bearbeitende Projekt auswählen und als Ganzes bearbeiten.
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Im Eigenschaftenfenster werden die Eigenschaften des im Projektfenster ausgewählten Objekts angezeigt.
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Im Codefenster wird der Programmcode für das im Projektfenster markierte Element angezeigt.
Sie können im Codefenster die gewünschten Änderungen zum Makro durchführen. Einfache Änderungen können Sie auch ohne Kenntnis von Visual Basic direkt über die Tastatur eingeben. Beispielsweise können Sie in einem Makro, über das bestimmte Dokumente geöffnet werden, die Namen der Arbeitsmappen oder das Verzeichnis abändern. Speichern Sie abschließend Ihre Änderungen.
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14 Drucken In diesem Kapitel geht um das Drucken eines Word-Dokuments. Die Unterschiede zum Ausdruck bei Works – wie in Kapitel 8 beschrieben – sind nicht allzu groß. Im Detail ergeben sich aber einige Abweichungen. Wie bei Works sollten Sie aber generell anhand der folgenden Reihenfolge vorgehen: 쮿
Legen Sie im Dialogfeld Seite einrichten die Optionen dafür – das Papierformat, die Seitenränder, die Abstände für eventuelle Kopfund Fußzeilen usw. – fest (siehe Kapitel 11).
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Kontrollieren Sie die auszudruckenden Seiten auf dem Bildschirm mithilfe der Seitenansicht (siehe Abschnitt 14.1).
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Wählen Sie gegebenenfalls einen Drucker aus, legen Sie eventuell erforderliche Eigenschaften fest und führen Sie den Ausdruck durch (siehe Abschnitt 14.2). Wenn Sie das Dokument faxen wollen, verwenden Sie im Prinzip dieselben Schritte. Zusätzlich müssen Sie natürlich die Empfängerdaten angeben.
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Durch Einfügen von Feldern aus einer Datenbank in eine Textdatei können Sie Serienbriefe erzeugen (siehe Abschnitt 14.3). Beim Ausdruck wird für jeden Satz der Datenbank ein Exemplar der Textdatei mit den entsprechenden Feldinhalten gedruckt. Hier zeigen sich aufgrund der höheren Funktionsvielfalt des Programms die meisten Unterschiede zu Works.
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Sie können auch Briefumschläge oder Etiketten für Ihre Briefe und Serienbriefe ausdrucken lassen (siehe Abschnitt 14.4). Beim Etikettendruck haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, entweder die Seriendruckfunktion zu benutzen oder eines oder mehrere dieser Etiketten mit einer gleichbleibenden Aufschrift zu versehen.
Wenn Sie über einen Zugang zum Internet verfügen, können Sie ein Word-Dokument auch als E-Mail versenden. Hier gehen Sie wie bei Works vor. Weitere Hinweise zur Arbeit mit dem Programm Microsoft Outlook Express, das als Standardprogramm für die Verwaltung von elektronischen Nachrichten zum Lieferumfang der Works Suite 2003 gehört, finden Sie in Kapitel 22.
14.1 Seitenansicht Sie sollten die auszudruckenden Seiten vor dem Druck auf dem Bildschirm kontrollieren, um sicherzugehen, dass der Ausdruck wie von Ihnen beabsichtigt ausfällt. Wählen Sie dazu den Befehl SEITENANSICHT im Menü DATEI oder klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht in der Standard-Symbolleiste. Im Fenster für die Seitenansicht wird eine ganzseitige Druckansicht der ersten Seite des aktiven Dokuments angezeigt (siehe Abbildung 14.1). Über die Bildlaufleiste können Sie bei mehrseiti-
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gen Dokumenten zur nächsten bzw. vorherigen Seite blättern. Die Genauigkeit der Anzeige im Seitenansichtfenster hängt aber auch von den verfügbaren Schriftarten, der Druckerauflösung und den verfügbaren Farben ab, die durch den gewählten Drucker vorgegeben sind.
Bild 14.1: Seitenansicht
Zusätzlich wird die Seitenansicht-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie die Anzeige regeln und ändern können. Über die Lupe können Sie zwischen einer vergrößerten Ansicht und der Ganzseitenansicht hin- und herschalten. Die Druckgröße wird hiervon nicht beeinflusst. Sie können alternativ den Mauszeiger auf dem Blatt positionieren, der dann seine Form in eine Lupe ändert. Ein Klick auf die gewünschte Stelle im Blatt vergrößert die entsprechende Stelle. Ein nochmaliges Klicken verkleinert die Seitenansicht wieder.
14.2 Ausdruck Zum Ausdruck wählen Sie DRUCKEN im Menü DATEI. Legen Sie die verbleibenden Parameter im Dialogfeld Drucken fest (siehe Abbildung 14.2). Über die Schaltfläche Drucken in der Standard-Symbolleiste wird die aktive Datei mit den im Dialogfeld Drucken aktuellen Einstellungen gedruckt, ohne dass das Dialogfeld vorher angezeigt wird. 쮿
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Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben können Sie im Listenfeld Name den gewünschten auswählen. Haben Sie ein Faxgerät installiert, können Sie auch dieses hierüber ansteuern.
Kapitel 14 · Drucken
Bild 14.2: Dialogfeld Drucken
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Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie druckerspezifische Parameter einstellen. Was Sie hier einstellen können, hängt von dem gewählten Drucker ab. Viele Parameter sind aber so wichtig, dass sie über die Qualität des Ausdrucks entscheiden. Lesen Sie bitte bei eventuellen Problemen mit den Einstellungen in diesem Dialogfeld im Handbuch zu Ihrem Drucker nach.
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Um den Ausdruck des Dokuments in eine Datei umzuleiten, aktivieren Sie die gleichnamige Option.
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Geben Sie im Bereich Exemplare die Anzahl der vom aktuellen Dokument auszudruckenden Exemplare an. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken wollen, können Sie über das Kontrollkästchen Sortieren festlegen, dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird, bevor das nächste ausgegeben wird. Beachten Sie dabei aber, dass der gesamte Druckvorgang eventuell wesentlich länger dauern kann, da jede einzelne Dokumentseite erneut in den Drucker geladen werden muss. In manchen Fällen kann es sinnvoller sein, die Seiten von Hand zu sortieren.
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Legen Sie im Abschnitt Seitenbereich fest, was gedruckt werden soll: Wählen Sie die Option Alles, um das ganze Dokument zu drucken.
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Über das Listenfeld Drucken können Sie angeben, welche Elemente des Dokuments gedruckt werden sollen. Sollen beispielsweise nur die Eigenschaften des Dokuments gedruckt werden, wählen Sie Dokumenteigenschaften.
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Unter Druckauswahl können Sie entweder das gesamte Dokument oder nur die geraden bzw. die ungeraden Seiten drucken. Dies wäre beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Seiten doppelseitig bedrucken möchten.
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Seriendokumente
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14.3 Seriendokumente Sie können ein Microsoft Word-Dokument zusammen mit einer Datenquelle für die Produktion einer Vielzahl von Seriendokumenten – wie Serienbriefe, Adressetiketten oder bedruckte Briefumschläge – verwenden. Beim Ausdruck wird für jeden Satz der Datenbank ein Exemplar des Dokuments mit den entsprechenden Feldinhalten gedruckt. Zwei Methoden stehen Ihnen dafür zur Verfügung: Der Works-Adressbuch Seriendruck und die Seriendruckfunktion von Word selbst. Nach Wahl von ADRESSBUCH SERIENDRUCK im Menü EXTRAS müssen Sie den gewünschten Typ von Seriendokument – beispielsweise Serienbrief oder Umschläge – wählen. Fahren Sie dann fort wie in Kapitel 8 beschrieben. Wenn Sie die Seriendruckfunktion von Word selbst benutzen wollen haben Sie wiederum mindestens zwei Möglichkeiten zur Vorgehensweise: Einerseits können Sie die einzelnen Schritte – sozusagen rein manuell – direkt über Schaltflächen der Symbolleiste Seriendruck durchführen. Andererseits können Sie auch über den Seriendruck-Assistenten eine gewisse Unterstützung anfordern. Die Befehle dazu finden Sie im Untermenü zu BRIEFE UND SENDUNGEN im Menü EXTRAS (siehe Abbildung 14.3).
Bild 14.3: Untermenü zu BRIEFE UND SENDUNGEN im Menü EXTRAS
Über die Befehle dieses Untermenüs können Sie später auch zusätzliche Aufgaben mit derselben Datenquelle – wie das Bedrucken von Umschlägen nach dem Erstellen der Briefe – initiieren.
14.3.1 Über Symbolleiste Seriendruck Zur Anzeige der Symbolleiste wählen Sie SERIENDRUCK-SYMBOLLEISTE in diesem Untermenü. Über die Schaltflächen in dieser Symbolleiste können Sie die gewünschten Felder erstellen und den Seriendruck steuern (siehe Tabelle 14.1). EINBLENDEN
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Kapitel 14 · Drucken
Symbol
Bewirkt Erlaubt das Festlegen des gewünschten Typs von Seriendokument. Öffnet die Datenquelle für den Seriendruck. Zeigt die Liste der Seriendruckempfänger an. Erlaubt die Wahl eine Grußzeile. Fügt ein Seriendruckfeld ein. Zeigt die Seriendruckvorschau an. Hebt die Seriendruckfelder hervor. Ermöglicht die Wahl von Feldern für die Arbeit mit Adressen. Zeigt den ersten Datensatz an. Zeigt den vorherigen Datensatz an. Liefert die Nummer des aktuellen Datensatzes. Zeigt den nächsten Datensatz an. Zeigt den letzten Datensatz an. Erlaubt die Suche nach einem Eintrag. Startet die Fehlerprüfung. Startet den Seriendruck des Dokuments. Sendet den Seriendruck an den Drucker. Gibt das Seriendruckergebnis als E-Mail aus. Gibt den Seriendruck als Fax aus.
Tabelle 14.1: Schaltflächen der Symbolleiste Seriendruck
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Seriendokumente
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Im weiteren Vorgehen sollten Sie – falls notwendig – den Typ des Dokuments festlegen, die zu verwendende Datenquelle wählen, den notwendigen Text verfassen, die Seriendruckfelder einfügen, das Ergebnis kontrollieren und dann den Ausdruck vornehmen.
Typ des Dokuments festlegen Um den Typ des gewünschten Seriendruckdokuments – Brief, Umschlag, Etiketten usw. – festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptdokument festlegen in der Symbolleiste Seriendruck. Wählen Sie im Dialogfeld den Typ aus. Für einen Serienbrief wählen Sie im Dialogfeld Hauptdokumententyp die Option Briefe. Sie können dann über weitere Schaltflächen der Symbolleiste Seriendruck Adressen, Grußzeilen und weitere Felder einfügen. Über die Befehle dieses Dialogfelds können Sie später auch zusätzliche Aufgaben mit derselben Datenquelle – wie das Bedrucken von Umschlägen nach dem Erstellen der Briefe – bewirken.
Datenquelle Eine Datenquelle ist eine Datei mit Daten, die in jeder Kopie eines Seriendruckdokuments unterschiedlich sind. Sie können sich eine Datenquelle als Tabelle vorstellen. Jede Spalte der Datenquelle entspricht einer Informationskategorie oder einem Datenfeld, beispielsweise Vorname, Nachname, Adresse und Postleitzahl. Der Name jedes Datenfeldes ist in der ersten Tabellenzeile aufgeführt und wird als Steuersatz bezeichnet. Jede nachfolgende Zeile enthält einen Datensatz, der einen vollständigen Satz zusammengehöriger Informationen darstellt. Bei der Verwendung der Seriendruckfunktion werden die Daten der einzelnen Empfänger in die Felder in Ihrem Hauptdokument eingefügt. Über die Symbolleiste Seriendruck wählen Sie die Datenquelle über die Schaltfläche Datenquelle öffnen. Wählen Sie dann im Dialogfeld die gewünschte Quelle aus.
Felder einfügen Die Felder aus der Datenquelle können Sie mittels der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen in den Text einbauen. Wählen Sie im gleichnamigen Dialogfeld zunächst unter Einfügen, welche Art von Feldern angezeigt werden sollen (siehe Abbildung 14.4). Markieren Sie das Feld und bestätigen Sie über Einfügen. Sie können nacheinander mehrere Felder einfügen, markieren Sie aber vorher jeweils die dafür gewünschte Stelle in der Textdatei. Vergessen Sie nicht, aufeinander folgende Platzhalter – wie in einem normalen Text – durch Leerzeichen zu trennen, da sie sonst ohne Zwischenraum gedruckt werden.
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Kapitel 14 · Drucken
Bild 14.4: Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen
Grußzeile Über die Schaltfläche Grußzeile einfügen in der Symbolleiste Seriendruck können Sie eine entsprechende Zeile erstellen. Legen Sie im Dialogfeld Grußzeile die gewünschte Form fest (siehe Abbildung 14.5).
Bild 14.5: Dialogfeld Grußzeile
Über die drei Felder unter der Überschrift Format für Grußzeile können Sie die Anrede, die Form des Namens und das abschließende Satzzeichen bestimmen. Mit Grußzeile für ungültige Empfängernamen legen Sie die Grußzeile für die Fälle fest, in denen beispielsweise nur der Firmenname in der Datenbank angegeben ist oder der Name des Empfängers anderweitig unvollständig ist. Über die Schaltfläche Felder wählen lassen Sie das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen anzeigen, über das Sie einzelne Komponenten für Adressfelder auswählen können. Nach der Bestätigung wird die Grußzeile im Dokument eingefügt.
Ergebnis und Kontrolle Nach dem Einfügen der Felder werden diese im Dokument angezeigt. Sie können den Text einfügen, der für alle Empfänger in gleicher Form gedruckt werden soll (siehe Abbildung 14.6).
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Bild 14.6: Felder im Serienbrief
Zur Kontrolle können Sie die Seitenansicht für den Seriendruck verwenden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Seriedruckvorschau in der Symbolleiste Seriendruck. Die eingegebenen Feldnamen werden durch die entsprechenden Inhalte aus der Datenquelle ersetzt (siehe Abbildung 14.7).
Bild 14.7: Feldinhalte angezeigt
Fünf Schaltflächen in der Symbolleiste Seriendruck erlauben eine Navigation zwischen den bereits eingegebenen Datensätzen (siehe Tabelle 14.2). Symbol
Bewirkt einen Sprung zum ersten Datensatz zum vorherigen Datensatz zum Datensatz der eingegebenen Nummer zum nächsten Datensatz zum letzten Datensatz
Tabelle 14.2: Schaltflächen zur Navigation
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Kapitel 14 · Drucken
Über die Schaltfläche Eintrag suchen rufen Sie ein Dialogfeld auf, mit dessen Hilfe Sie nach bestimmten Eintragungen suchen lassen können. Markieren Sie gegebenenfalls vorher das Feld, in dem Sie suchen wollen.
Übereinstimmende Felder Sollten bei der späteren Anzeige der Feldinhalte im Seriendokumente falsche Angaben – beispielsweise die Angabe eines Landes statt eines Namens oder Ähnliches – auftauchen, können Sie das in den meisten Fällen über das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen korrigieren, das Sie über die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Seriendruck anzeigen lassen (siehe Abbildung 14.8).
Bild 14.8: Übereinstimmende Felder festlegen
Die Beschriftung auf der linken Seite kennzeichnen die von Microsoft Word verwendeten Feldnamen. Über die rechts daneben stehenden Listenfelder können Sie dazu die von der Datenquelle verwendeten Feldbezeichnungen zuordnen.
Empfänger filtern Wenn Sie bestimmte Empfänger aus der übernommenen Datenquelle aus dem Seriendruck ausschließen möchten, können Sie das über das Dialogfeld Seriendruckempfänger erreichen, das Sie durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Seriendruck anzeigen lassen.
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Bild 14.9: Dialogfeld Seriendruckempfänger
Alle Empfänger der Datenquelle werden hierin aufgelistet und sind standardmäßig für den Seriendruck aktiviert. Um für einen Empfänger kein Dokument zu drucken, deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen in der linken Spalte des Dialogfelds. Mittels Suchen können Sie nach bestimmten Informationen in einzelnen Feldern suchen lassen. Bearbeiten erlaubt das Ändern der Daten eines vorher markierten Empfängers. Über Alle markieren aktivieren Sie alle Empfänger, über Alle löschen deaktivieren Sie sie.
Fehlerbehandlung Fehler in einem Seriendruck haben meist eine Vergeudung größerer Mengen von Papier oder aber die Notwendigkeit zum Nachdruck einzelner Exemplare zur Folge. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Fehlerprüfung in der Symbolleiste Seriendruck können Sie zumindest einen Teil der möglichen Fehlerquellen vom Programm aufspüren lassen. Legen Sie anschließend fest, welche Art von Prüfung durchgeführt werden soll.
Ausgabe Die Ausgabe der Ergebnisse können Sie auf eine von zwei Weisen vornehmen: Entweder Sie senden das Ergebnis direkt an den Drucker. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Seriendruck an Drucker. Oder Sie erstellen über die Schaltfläche Seriendruck in neues Dokument zunächst ein mit dem Namen Serienbrief versehenes WordDokument, in dem alle Exemplare der Serie enthalten sind. Diese Dokumente können Sie anschließend nochmals prüfen – und auch nicht gewünschte Exemplare entfernen – und anschließend wie ein normales Word-Dokument ausdrucken.
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Kapitel 14 · Drucken
In jedem Fall können Sie nach dem Klick auf die entsprechende Schaltfläche entscheiden, ob Sie den Seriendruck für alle Datensätze, nur den aktuellen oder für eine bestimmte Anzahl aufeinander folgender Datensätze durchführen möchten (siehe Abbildung 14.10).
Bild 14.10: Dialogfeld Seriendruck in Neues Dokument
Durch Wahl der Schaltfläche Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben können Sie die Ergebnisse als einzelne E-Mail-Nachrichten versenden.1 Sie müssen dann angeben, welches Datenfeld als Adresse verwendet werden soll und zusätzlich den Inhalt der Betreffzeile eingeben. Auch hier können Sie wählen, welche Datensätze gesendet werden sollen (siehe Abbildung 14.11).
Bild 14.11: Seriendruck in E-Mail
Mittels der Schaltfläche Seriendruckergebnis in Fax ausgeben können Sie – die entsprechende Hardware-Ausstattung vorausgesetzt – das Seriendokument über das Faxmodem versenden. Sie müssen das als Faxnummer zu verwendende Feld angeben und können wiederum wählen, welche Datensätze gesendet werden sollen.
14.3.2 Seriendruck-Assistent Dieselben Aufgaben können Sie über den Seriendruck-Assistenten durchführen. Wählen Sie BRIEFE UND SENDUNGEN im Menü EXTRAS und im Untermenü den Befehl SERIENDRUCK-ASSISTENT. Als Folge wird dieser im Aufgabenbereich am rechten Bildschirmrand angezeigt. Dieser Assistent führt Sie in sechs Schritten durch den gesamten Prozess des Seriendrucks. Wechseln Sie nach Abschluss der Arbeit an einem Schritt über den Link Weiter ... zum nächsten. 1
Der Unterschied zu einer E-Mail an mehrere Empfänger besteht darin, dass Sie über die Seriendruckfunktionen die Nachricht speziell auf den Empfänger abstimmen können.
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Seriendokumente
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Im Prinzip können Sie hier das eigentliche Druckdokument und die zu verwendende Datenquelle definieren oder abändern und die Daten von Druckdokument und Datenquelle zusammenführen.
Dokumenttyp wählen Wählen Sie im ersten Schritt, was Sie tun wollen. Sie können Serienbriefe, E-Mail-Nachrichten, Etiketten, Umschläge oder ein Verzeichnis erstellen (siehe Abbildung 14.12).
Bild 14.12: Schritt 1 und 2 des Seriendruck-Assistenten
Dokument wählen Auf der nächsten Seite können Sie entweder ein leeres Dokument erstellen oder ein vorhandenes öffnen. Der Schritt 2 des Assistenten erlaubt es, diese Entscheidung nochmals zu revidieren.
Datenquelle wählen Im dritten Schritt müssen Sie angeben, welche Datenbank Sie als Quelle für die Daten verwenden wollen. Mit Vorhandene Listen verwenden sind die über das Dialogfeld Kontakte zusammenführen gewählten Kontakte gemeint, die in einer temporären Datei bereitgehalten werden (siehe Abbildung 14.13). Sie können aber hier auch noch eine andere Quelle wählen.
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Kapitel 14 · Drucken
Bild 14.13: Schritt 3 und 4 des Seriendruck-Assistenten
Brief schreiben Anschließend können Sie den Brief schreiben. Die Links Adressblock, und Grußzeile und Weitere Elemente erlauben das Einfügen der entsprechenden Elemente.
Vorschau Im Schritt 5 des Seriendruck-Assistenten werden die für den Seriendruck ausgewählten Datensätze im Dokument angezeigt (siehe Abbildung 14.14).
Bild 14.14: Schritt 5 und 6 des Seriendruck-Assistenten
Mithilfe der Navigationsschaltflächen können Sie zwischen den Datensätzen wechseln. Der Link Empfänger suchen erlaubt es, den Brief für einen bestimmten Empfänger in der Datenquelle anzeigen zu lassen.
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Briefumschläge und Etiketten
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Über die Schaltfläche Empfänger ausschließen können Sie verhindern, dass später ein Brief für den aktuell angezeigten Empfänger ausgedruckt wird. Mit Empfängerliste bearbeiten können Sie die gewünschten Empfänger in Dialogfeld Seriendruckempfänger zusammenhängend auswählen (siehe Abbildung 14.9).
Seriendruck starten Im letzten Schritt des Assistenten können Sie entweder das Ergebnis Drucken oder Individuelle Briefe bearbeiten.
14.4 Briefumschläge und Etiketten Sie können auch Briefumschläge oder Etiketten für Ihre Serienbriefe ausdrucken lassen. Praktisch wird man meist Briefe und Umschläge oder Etiketten mit derselben Datenbasis drucken wollen. Es empfiehlt sich deshalb, zunächst den Serienbrief zu verfassen. Verbleiben Sie anschließend in Microsoft Word und wählen Sie dort die neue Seriendruckfunktion. Diese Wahl treffen Sie entweder über das Dialogfeld zur Schaltfläche Hauptdokument-Setup in der Symbolleiste Seriendruck oder über den ersten Schritt des Seriendruck-Assistenten.
14.4.1 Umschläge Wenn Sie nicht bereits ein vorhandenes Umschlagdokument gewählt haben, müssen Sie es zuerst anlegen.
Über Hauptdokument-Setup Nach der Wahl von Umschläge und der Bestätigung wird das Dialogfeld Umschlagoptionen geöffnet, in dem Sie das Umschlagformat und die Form des Einzugs festlegen (siehe Abbildung 14.15).
Bild 14.15: Dialogfeld Umschlagoptionen
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Anschließend wird ein neues leeres Dokument im gewählten Umschlagformat erstellt, in dem bereits Felder für die Eingabe von Empfänger und Absender markiert sind. Geben Sie hier die gewünschten Felder ein.
Über Seriendruck-Assistent Über den Seriendruck-Assistenten gehen Sie ähnlich wie beim oben beschriebenen Erstellen eines Serienbriefes vor: 쮿
Im ersten Schritt legen Sie Umschläge als Seriendokument fest. Anschließend müssen Sie das zu verwendende Dokument bestätigen oder ändern.
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Schritt 3 erlaubt über den Link Optionen für Umschläge das Festlegen des Umschlagformats und die Form des Einzugs über das Dialogfeld Umschlagoptionen (siehe Abbildung 14.15).
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Im dritten Schritt müssen Sie angeben, welche Datenbank Sie als Quelle für die Daten verwenden wollen. Mit Vorhandene Liste sind wiederum die über das Dialogfeld Kontakte zusammenführen gewählten Kontakte gemeint, die in einer temporären Datei bereitgehalten werden (siehe Abbildung 14.16).
Bild 14.16: Schritte 2 und 3 des Assistenten für Seriendruck
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Die verbleibenden Schritte entsprechen dem Vorgehen beim Erstellen von Serienbriefen. Über den Link Adressblock können Sie schnell alle Adressdaten in einem Arbeitsschritt einfügen.
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Vervollständigen Sie den Umschlag durch Eingabe der Absenderadresse. Gegebenenfalls wird auch als Voreinstellung Ihr Name und Ihre Adresse bereits angezeigt. Sie können diese Daten editieren.
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Im Schritt 5 des Seriendruck-Assistenten werden die für den Seriendruck ausgewählten Datensätze im Dokument angezeigt.
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Briefumschläge und Etiketten
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14.4.2 Etiketten Statt mit Briefumschlägen können Sie auch mit Etiketten arbeiten. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie beim Erstellen von Serienbriefumschlägen: Wählen Sie den Menübefehl EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/ UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Schaltfläche Optionen. Damit rufen Sie das Dialogfeld Etiketten einrichten auf den Bildschirm, in dem Sie das Format der Etiketten festlegen (siehe Abbildung 14.17).
Bild 14.17: Dialogfeld Etiketten einrichten
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In diesem Dialogfeld sollten Sie zunächst im oberen Bereich den zu verwendenden Drucktyp wählen, da sich daraus unterschiedliche Optionen ergeben. Anschließend werden die marktgängigen Etiketten für den Typ angezeigt.
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Wählen Sie im Feld Etikettenmarke den Hersteller bzw. die Marke der Etiketten. Unter Bestellnummer wählen Sie dann den Typ der verwendeten Etiketten aus.
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Wenn Sie unter diesen Eintragungen nicht das gewünschte Format der Etiketten finden, können Sie es über das Schaltfeld Neues Etikett selbst einstellen (siehe Abbildung 14.18).
Bild 14.18: Dialogfeld zum Definieren eines neuen Etikettformats
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Kapitel 14 · Drucken
Nach dem Schließen des Dialogfelds Seriendruck-Manager wird ein Dokument in Form eines Etikettenbogens erstellt.
Über Seriendruck Assistent Über den Seriendruck-Assistenten gehen Sie ähnlich wie beim oben beschriebenen Erstellen eines Serienbriefes vor: 쮿
Im ersten Schritt legen Sie Etiketten als Seriendokument fest. Anschließend müssen Sie das zu verwendende Dokument bestätigen oder ändern.
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Der Schritt 3 erlaubt über den Link Etikettenoptionen das Festlegen des Formats der Etiketten (siehe Abbildung 14.17).
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Im dritten Schritt müssen Sie angeben, welche Datenbank Sie als Quelle für die Daten verwenden wollen. Mit Vorhandene Liste sind wiederum die über das Dialogfeld Kontakte zusammenführen gewählten Kontakte gemeint, die in einer temporären Datei bereitgehalten werden (siehe Abbildung 14.19).
Bild 14.19: Schritte 2 und 3 des Seriendruck-Assistenten
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In Schritt 4 fügen Sie durch einen Klick auf den Link Adressblock alle Adressdaten in das Adressformular in der oberen linken Ecke ein. Anschließend können Sie über die Schaltfläche Alle Etiketten aktualisieren dafür sorgen, dass alle auch die sonstigen Etiketten auf dem Bogen mit den Adressdaten gefüllt werden (siehe Abbildung 14.20).
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Briefumschläge und Etiketten
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Bild 14.20: Schritte 4 und 5 des Seriendruck-Assistenten
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Im Schritt 5 des Seriendruck-Assistenten werden die für den Seriendruck ausgewählten Datensätze im Dokument angezeigt. Den Ausdruck nehmen Sie wie oben beschrieben vor.
15 Webseiten Vom Erstellen von Webseiten war bereits im Kapitel 8 die Rede. Wenn Ihnen die dort vorgestellten Möglichkeiten innerhalb von Works zur Durchführung dieser Aufgabe nicht ausreichen, können Sie stattdessen Microsoft Word 2002 benutzen. Sie können damit einige zusätzliche Techniken der Webseitengestaltung einsetzen. Ihre Texte speichern Sie wiederum im HTML-Format, sodass die wesentlichsten Formate erhalten bleiben und auch von Benutzern angezeigt werden können, die Word nicht verwenden. In vielen Fällen entspricht die Arbeit mit der Erstellung von Webseiten der mit Textdokumenten. Die nachfolgenden Ausführungen in diesem Kapitel beschreiben darum nur die Besonderheiten der Arbeit mit Webseiten: 쮿
Am Besten arbeiten Sie zum Erstellen Ihrer ersten Webseite mit einer Vorlage. Der Webseiten-Assistent führt Sie über mehrere Dialogfelder durch eine Reihe von Fragen, über die Sie die wesentlichsten Bestandteile einer Website – nicht nur einer Seite – festlegen können (siehe Abschnitt 15.1). Anschließend können Sie Texte und andere Elemente wie bei einem normalen Druckdokument eingeben. Viele Informationen lassen sich besser in Tabellenform darstellen (siehe Kapitel 10).
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Nach oder auch während der Texteingabe können Sie weitere Elemente in das Dokument einfügen (siehe Abschnitt 15.2). Für den Einsatz in Webseiten sind zusätzlich zu den in den vorherigen Kapiteln genannten Elementen beispielsweise Hyperlinks sinnvoll.
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Die umfangreichen Formatierungswerkzeuge können auch für Webseiten eingesetzt werden (siehe Kapitel 11). Außerdem finden Sie einfache Wege, einer Seite ein anderes Format zuzuweisen. Damit können Sie Ihren Webseiten ein einheitliches Erscheinungsbild verleihen und spezielle Informationen hervorheben. Für die Gestaltung von Hintergründen stellt Microsoft Word spezielle Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie auch spezielle Verläufe und Fülleffekte erstellen können (siehe Abschnitt 15.3).
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Wenn Sie Ihr Web im World Wide Web oder im Intranet Ihrer Firma anzeigen möchten, müssen Sie Ihr Web veröffentlichen.1 Zum Veröffentlichen im World Wide Web benötigen Sie einen Internet-Dienstanbieter, der Ihnen den erforderlichen Speicherplatz bereitstellt. Bei einer Veröffentlichung in einem Intranet müssen Sie gegebenenfalls über eine Zugangsberechtigung verfügen (siehe Abschnitt 15.4).
Wie alle Programme des Pakets Microsoft Office XP verfügt Word 2002 über eine Vielzahl von Möglichkeiten zur individuellen Anpassung des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen (siehe Kapitel 16). Beachten Sie hier besonders die Weboptionen, die Sie über die Registerkarte Allge1
Wenn Sie die Website direkt auf dem Webserver erstellen, können Sie natürlich die Webseiten bearbeiten und sie direkt auf dem Server speichern, ohne sie anschließend veröffentlichen zu müssen.
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Webseite erstellen
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mein im Dialogfeld zum Menübefehl EXTRAS/OPTIONEN im Menü anzeigen lassen können. Nicht alle der hier aufgeführten Optionen sind für das Erstellen von Webseiten relevant, einige beziehen Sie eher auf das Öffnen von Webseiten in Microsoft Word. Es empfiehlt sich, vor dem Erstellen der Webseiten die Einstellungen für die Weboptionen innerhalb von Word zu kontrollieren und gegebenenfalls mit den gewünschten Einstellungen abzugleichen. Sie können dabei festlegen, wie Webseiten erstellt und formatiert werden sollen. Bestimmte Formate beschleunigen das Downloaden und Speichern von Webseiten in einem Webbrowser und die Webseiten beanspruchen weniger Speicherplatz. Beachten Sie aber, dass unterschiedliche Browser unterschiedliche Formate unterstützen. Beispielsweise unterstützen ältere Webbrowser einige Formatierungsspezifikationen noch nicht. Wenn also zu erwarten ist, dass die Betrachter Ihrer Webseite mit unterschiedlichen Browsern und/oder unterschiedlichen Bildschirmeinstellungen arbeiten, sollten Sie Ihre Webseiten mit diesen Alternativen testen. Bei Webseiten für das Intranet sollten Sie sich auch darüber informieren, welche Formate vom Server unterstützt werden.
15.1 Webseite erstellen Wählen Sie NEU im Menü DATEI. Sie können dann über den Aufgabenbereich Neues Dokument eine von mehreren Alternativen wählen (siehe Kapitel 9). 쮿
Für eine neue Seite klicken Sie unter der Überschrift Neu auf den Link Leere Webseite.
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Wenn Sie eine der in Word vorhandenen Vorlagen benutzen wollen, verwenden Sie eine der unter der Überschrift Mit Vorlage beginnen aufgelisteten Optionen. Der Link Allgemeine Vorlagen öffnet das Dialogfeld Vorlagen, das auf der Registerkarte Webseiten mehrere Vorlagen für diesen Einsatzzweck bereithält (.
Das Aussehen der Mehrzahl dieser Vorlagen erklärt sich aus ihrer Bezeichnung. Besonders interessant ist die Vorlage Webseiten-Assistent. Über Dokument wählen unterhalb von Neu aus vorhandenem Dokument können Sie in Word eine Webseite auf der Basis einer anderen Webseite – beispielsweise einer über Microsoft FrontPage erzeugten – erstellen. In diesem Fall wählen Sie im Dialogfeld den entsprechenden Ordner, in dem die bereits vorhandene Seite gespeichert ist, markieren die Datei und bestätigen im Untermenü zur Schaltfläche Öffnen mit In Microsoft Word öffnen.
15.1.1 Webseiten-Assistent Die Vorlage Webseiten-Assistent, die Sie auch über den gleichnamigen Link im Aufgabenbereich Neues Dokument aufrufen können, führt Sie über mehrere Dialogfelder durch eine Reihe von Fragen, über die Sie die wesentlichsten Bestandteile einer gesamten Website – nicht nur einer Seite – festlegen können.
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Kapitel 15 · Webseiten
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Nach einem einleitenden Dialogfeld können Sie der Website einen Namen geben und deren Speicherort.
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Wählen Sie anschließend die Form der Navigation aus. Sie können einen horizontalen oder vertikalen Frame für eine separate Seite (ohne Frames) verwenden.
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Im folgenden Schritt können Sie die in der Website zu verwendenden Seiten festlegen. Die definierten Seiten werden im Feld Aktuelle Seiten auf der Website aufgelistet. Über Neue leere Seite hinzufügen können Sie eine solche zum Web hinzufügen. Die Schaltfläche Vorlagenseite hinzufügen erlaubt die Wahl einer der Vorlagen, die Sie auch über die Registerkarte Webseiten im Dialogfeld Vorlagen finden. Die Schaltfläche Datei hinzufügen ermöglicht das Importieren einer zusätzlichen Datei – beispielsweise einer bereits vorhandenen Webseite – zum Web.
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Nachdem Sie die Seiten in der Site festgelegt haben, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten deren Reihenfolge in den Navigationselementen angeben. Mithilfe der Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie die Position der markierten Seite – relativ zu den anderen – verändern.
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Der folgenden Schritt ermöglicht das Hinzufügen eines Designs zu den Seiten des Webs. Wenn Sie ein Design wünschen, aktivieren Sie Visuelles Thema hinzufügen und wählen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Themen durchsuchen das gewünschte Design aus (siehe Abbildung 15.1).
Bild 15.1: Dialogfeld Design
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Webseite erstellen
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Im abschließenden Schritt des Assistenten müssen Sie über die Schaltfläche Fertig stellen das Erstellen des neuen Webs bestätigen. Das Web wird erstellt (siehe Abbildung 15.2).
Bild 15.2: Neue Webseite in Word
15.1.2 Frames Eine Frameseite ist eine spezielle Art von HTML-Dokument, bei dem die Darstellung einer Seite in mehrere Bereiche – in so genannte Frames – unterteilt wird. Jeder dieser Frames kann eine Webseite aufnehmen. Frameseiten fassen also mehrere Webseiten zu einer gemeinsamen Darstellung im Browser zusammen. Über separate Bildlaufleisten können Sie innerhalb eines Frames den Inhalt individuell anzeigen lassen, ohne dass dadurch die Anzeige in den anderen Frames beeinflusst wird. In der Mehrzahl der Fälle wird bei einer solchen Darstellung die Bildschirmfläche des Browsers in einen größeren und einen oder mehrere kleinere Frames unterteilt. Im größeren – dem so genannten Hauptframe – werden die eigentlichen Inhalte angezeigt, die kleineren Frames dienen oft zur Navigation zwischen diesen Inhalten. Diese letzteren beinhalten dann Hyperlinks, deren Ansprache zu einem Wechsel des Inhalts im Hauptframe führt. Beispiele für den Einsatz einer solchen Struktur sind Kataloge und Artikellisten, bei denen es sinnvoll ist, per Klick auf einen Hyperlink in einem Frame eine Seite in einem anderen Frame anzuzeigen. Wenn Sie im Assistenten die Verwendung von Frames festgelegt haben, wird zusätzlich die Symbolleiste Frames eingeblendet, über die Sie zusätzliche Frames erstellen, vorhandene löschen und bearbeiten können (siehe Abbildung 15.3).
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Kapitel 15 · Webseiten
Bild 15.3: Symbolleiste Frames Schaltfläche
Wirkung Erstellt ein Inhaltsverzeichnis im aktuellen Frame. Fügt einen neuen Frame links vom aktuell markierten ein. Fügt einen neuen Frame rechts vom aktuell markierten ein. Fügt einen neuen Frame oberhalb vom aktuell markierten ein. Fügt einen neuen Frame unterhalb vom aktuell markierten ein. Entfernt den aktuell markierten Frame von der Seite. Zeigt die Eigenschaften des aktuell markierten Frames an.
Tabelle 15.1: Schaltflächen der Symbolleiste Frames
Über FRAMEEIGENSCHAFTEN im Untermenü FORMAT/FRAMES oder durch einen Klick auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste Frames lassen Sie die Eigenschaften des aktuell markierten Frames anzeigen. 쮿
Über die Registerkarte Frame können Sie die Anfangsseite des Frames, den Namen und die Größe festlegen (siehe Abbildung 15.4).
Bild 15.4: Frameeigenschaften, Registerkarte Frame
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Hyperlinks 0
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Die Registerkarte Rahmen ermöglicht das Festlegen der Parameter des Rahmens um den Frame (siehe Abbildung 15.5).
Bild 15.5: Dialogfeld Frameeigenschaften, Registerkarte Rahmen
15.2 Hyperlinks Es wurde schon in Kapitel 2 erklärt: Ein Hyperlink verweist auf die Adresse eines anderen Speicherorts. Hyperlinks können Sprünge zu anderen Stellen des aktuellen Dokuments, zu einer Webseite, zu einer E-Mail-Adresse oder zu einer anderen Datei auf dem Server bewirken. Sie können dazu an der vorher im Dokument markierten Stelle einen Text erstellen lassen, durch dessen Anklicken der gewünschte Sprung bewirkt wird. Sie können aber auch ein bereits im Dokument vorhandenes Element – einen Textbereich, eine Grafik usw. – vorher markieren und diesem Element die Funktion eines Hyperlinks zuweisen. TextHyperlinks erkennen Sie normalerweise an einer bestimmten Farbe oder Unterstreichung. Nachdem ein Text-Hyperlink von einem Leser angeklickt wurde, verändert sich die Farbe des Links. Wählen Sie nach dem Markieren den Menübefehl HYPERLINK im Menü EINFÜGEN und nehmen Sie im Dialogfeld Hyperlink einfügen die notwendigen Einstellungen vor. Generell können Sie auf den drei Registerkarten des Dialogfelds Hyperlink einfügen bestimmen, wohin der Sprung erfolgen soll.
Webseite oder Datei Verwenden Sie in der Navigationsleiste unter der Überschrift Link zu die Option Datei oder Webseite, wenn über den Hyperlink ein Sprung zu einer bestimmten Webseite oder einer Datei auf dem Server erfolgen soll (siehe Abbildung 15.6).
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Kapitel 15 · Webseiten
Bild 15.6: Dialogfeld Hyperlink einfügen, Datei oder Webseite
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Über die zweite Navigationsleiste können Sie unter Aktueller Ordner, Besuchte Webseiten und Zuletzt verwendet eine weitere Vorauswahl treffen und aus den angebotenen Adressen eine auswählen.
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Geben Sie unter Adresse die Internetadresse der Seite an, zu der der Sprung erfolgen soll.
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Im Feld Text anzeigen als können Sie eine Beschreibung für das Ziel angeben. Diese Beschreibung wird im Dokument angezeigt. Hatten Sie vorher einen Bereich im Dokument markiert, wird in diesem Feld ein Verweis darauf angezeigt.
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Über die Felder Textmarke und Zielframe können Sie zusätzlich zu einer bestimmten Stelle auf der Webseite springen.
Aktuelles Dokument Im Bereich Aktuelles Dokument können Sie einen Hyperlink für einen Sprung innerhalb des Dokuments eingeben (siehe Abbildung 15.7).
Bild 15.7: Dialogfeld Hyperlink einfügen, Aktuelles Dokument
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Formatieren
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Verfahren Sie hier genauso wie bei der Arbeit im Bereich Datei oder Webseite – nur dass es sich bei dem Sprungziel nicht um eine andere Webseite handelt, sondern um eine Stelle im aktuellen Dokument.
E-Mail-Adresse Im Bereich E-Mail-Adresse erstellen Sie einen Hyperlink, das den E-MailEditor des Benutzers öffnet. Beispielsweise können Sie hier Ihre eigene Adresse eingeben, wenn Sie dem Leser eine bequeme Möglichkeit bieten wollen, Ihnen zu antworten (siehe Abbildung 15.8).
Bild 15.8: Dialogfeld Hyperlink einfügen, E-Mail-Adresse
Auch hier gehen Sie bei der Arbeit wie im Bereich Datei oder Webseite vor.
QuickInfo Auf allen Registerkarten des Dialogfelds Hyperlink einfügen finden Sie die Schaltfläche QuickInfo, über die Sie das Dialogfeld Hyperlink-QuickInfo festlegen öffnen können. Hier können Sie einen zusätzlichen Text angeben, der angezeigt wird, wenn der Mauszeiger auf dem Hyperlink ruht.
15.3 Formatieren Zu den wichtigsten Aufgaben der Textverarbeitung gehört die Dokumentgestaltung. Auch bei der Verwendung als Editor für Webseiten stellt Ihnen Microsoft Word dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. Die Grundprinzipien und Techniken entsprechen hier denen, die Sie schon bei der Formatierung von allgemeinen Word-Dokumenten kennen gelernt haben. Einige Formatierungsbefehle sind speziell auf den Einsatz in Webseiten zugeschnitten. Sie können aber im Prinzip auch auf Druckdokumente angewendet werden.
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Kapitel 15 · Webseiten
15.3.1 Design Der einfachste Weg, einer Seite ein anderes Format zuzuweisen, besteht in der Anwendung des Befehls DESIGN im Menü FORMAT. Über das Dialogfeld Design können Sie zwischen mehreren Vorlagen wechseln (siehe Abbildung 15.9).
Bild 15.9: Dialogfeld Design
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Wählen Sie im Listenfeld unter der Überschrift Design auswählen ein Design aus. Im rechten Bereich des Dialogfelds werden die wesentlichen Komponenten Ihrer Wahl skizziert.
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Über die drei Optionen in der unteren linken Ecke können Sie Lebendige Farben, Aktive Grafiken oder ein Hintergrundbild fordern.
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Ein Klick auf die Schaltfläche Formatvorlagenkatalog öffnet eine Liste von Vorlagen, in der Sie eine der Vorlagen auswählen können.
15.3.2 Hintergrund Für Hintergründe sollten Sie keine Flächengrafiken verwenden, da diese beim Herunterladen viel Zeit beanspruchen. Microsoft Word stellt für diesen Zweck spezielle Hintergründe zur Verfügung, mit denen Sie auch spezielle Verläufe und Fülleffekte erstellen können. Wählen Sie dazu den Befehl HINTERGRUND im Menü FORMAT. Über das zugehörige Untermenü können Sie Ihrer Seite einen anderen Hintergrund zuweisen.
Weitere Farben Durch Anklicken von WEITERE FARBEN öffnen Sie ein Dialogfeld mit zwei Registerkarten, über die Sie zusätzliche Farben festlegen oder mischen können. Markieren Sie vorher in der Farbtabelle zum Befehl HINTERGRUND im Menü FORMAT die Farbe, die Sie ändern wollen.
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Formatieren 0
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Auf der Registerkarte Standard klicken Sie auf die gewünschte Farbe, um sie statt der vorher markierten zu übernehmen.
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Die Registerkarte Benutzerdefiniert erlaubt das Einstellen einer Farbmischung und einer Helligkeit. Die Parameter der gewählten Farbe werden angezeigt. Sie können hier auch Änderungen direkt eingeben.
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Rechts unten werden die alte und die neu gewählte Farbe angezeigt.
Fülleffekte zuweisen Sowohl über das Dropdown-Feld zum Zuweisen einer Füllfarbe in der Zeichnen-Symbolleiste als auch über die Farbpalette im Bereich Ausfüllen im Dialogfeld AutoForm formatieren können Sie über Fülleffekte ein Dialogfeld aufrufen, um den Füllbereich einer AutoForm mit einem speziellen Effekt zu versehen. Auf vier Registerkarten können Sie zwischen verschiedenen Schattierungen, Strukturen, Mustern und Grafiken die passende Füllung eines Zeichenobjekts auswählen. Auf der Registerkarte Graduell haben Sie die Wahl zwischen einfarbigen, zweifarbigen und voreingestellten Farbverläufen (siehe Abbildung 15.10 links).
Bild 15.10: Fülleffekte Graduell und Struktur
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Je nachdem, welche Option Sie im Bereich Farben aktivieren, ändert sich die Anzeige der Einstellungen, die Sie in diesem Bereich vornehmen können.
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Ist die Option Einfarbig aktiv, klappen Sie über den Pfeil im Feld Farbe 1 ein Dropdown-Feld zur Wahl einer Farbe auf. Danach können Sie durch Ziehen des Felds darunter die Helligkeit des Farbverlaufs einstellen.
Kapitel 15 · Webseiten
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Bei Zweifarbig müssen Sie zunächst in einem Dropdown-Feld die erste Farbe einstellen und dann in einem weiteren Dropdown-Feld die zweite Farbe auswählen.
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Bei Wahl einer Voreinstellung klappen Sie eine Liste auf, aus der Sie einen passenden Stimmungseffekt – wie beispielsweise Früher Sonnenuntergang oder Abenddämmerung – auswählen können.
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Bei allen Farbverläufen können Sie im Feld Transparent den Beginn und das Ende eines Farbverlaufs teiltransparent darstellen. Geben Sie entweder einen Wert ein oder ziehen Sie den Schieberegler nach rechts, um die Transparenz zu erhöhen.
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Im Feld Schattierungsarten wählen Sie die Richtung aus, von der aus ein Farbverlauf erfolgt. Danach werden im Feld Varianten die zur Schattierungsart möglichen Varianten angezeigt. Aktivieren Sie die entsprechenden Optionskästchen und klicken Sie auf das Feld einer Variante, um dem Zeichenobjekt den Fülleffekt zuzuweisen.
Über die Registerkarte Struktur greifen Sie auf eine große Auswahl von Strukturfüllungen zu, wie zum Beispiel verschiedenfarbiger Marmor, Pergament oder Sand (siehe Abbildung 15.10 rechts). 쮿
Markieren Sie das Feld der Strukturfüllung, die Sie zuweisen wollen, und bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.
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Über Weitere Strukturen öffnen Sie ein Dialogfeld, über das Sie eine andere Datei öffnen können, die Sie als strukturierten Füllbereich verwenden können.
Auf der Registerkarte Muster stehen Ihnen verschiedene Muster zur Auswahl, bei denen Sie Vorder- und Hintergrundfarbe ändern können (siehe Abbildung 15.11 links).
Bild 15.11: Fülleffekte Muster und Grafik
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Als Webseite speichern
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Wählen Sie in den Feldern Vordergrund und Hintergrund die entsprechenden Farben des Musters aus.
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Markieren Sie im Bereich Muster das Feld des Musters, das Sie zuweisen wollen, und bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.
Über die Registerkarte Grafik können Sie eine beliebige Grafik einem Zeichenobjekt als Füllung hinzufügen (siehe Abbildung 15.11 rechts). Klicken Sie auf Grafik auswählen, um über ein weiteres Dialogfeld eine passende Grafik festzulegen. Die gewählte Grafik wird im Feld Beispiel angezeigt.
15.3.3 Zeichen Für die Darstellung einzelner oder mehrerer Zeichen (Buchstaben, Ziffern usw.) können Sie – wie bei Druckdokumenten – die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.) und die Position der Schrift (normal, tiefgestellt oder hochgestellt) sowie die Farbe und sonstige Effekte verändern. Als zusätzliche Besonderheit können Sie im Webseiten animierte Schriften verwenden, die bei Druckdokumenten weniger effektiv zum Tragen kommen. Markieren Sie dazu den zu animierenden Textbereich und wählen Sie die Registerkarte Texteffekte im Dialogfeld zum Befehl ZEICHEN zum Menü FORMAT. Stellen Sie dort den gewünschten Effekt ein.
15.4 Als Webseite speichern Wenn Sie Ihr Web im World Wide Web oder im Intranet Ihrer Firma anzeigen möchten, müssen Sie Ihr Web veröffentlichen. Zum Veröffentlichen im World Wide Web benötigen Sie einen Internet-Dienstanbieter, der Ihnen den erforderlichen Speicherplatz bereitstellt. Bei einer Veröffentlichung auf einem Intranet müssen Sie gegebenenfalls über eine Zugangsberechtigung verfügen.
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Bevor Sie eine Website veröffentlichen, sollten Sie sicherstellen, dass die Entwurfsphase dafür soweit wie möglich abgeschlossen ist. Deswegen ist es ratsam, vorab eine Browservorschau anzuzeigen und die wesentlichsten Berichtsfunktionen des Programms zur Prüfung von eventuellen Fehlern und deren Berichtigung durchzuführen.
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Anschließend können Sie die erste Veröffentlichung vornehmen. Das Veröffentlichen besteht im Wesentlichen aus dem Kopieren der Webdateien an eine Zielposition, wie einen Webserver, auf dem Besucher das Web durchsuchen können. Mitunter kann es auch sinnvoll sein, diese Funktion zum Erstellen einer Sicherungskopie der Website an einem bestimmten Speicherort auf Ihrem Computer oder auf einem Netzlaufwerk zu benutzen.
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Nachdem Sie sämtliche Angaben erfüllt haben, wird nach der Bestätigung das Web veröffentlicht. Sie sollten nach der Veröffentlichung die Funktionsfähigkeit des Webs kontrollieren.
Kapitel 15 · Webseiten
15.4.1 Testen Bevor eine Webseite veröffentlicht wird, sollten Sie sich vergewissern, dass sie entsprechend vorbereitet ist, und anschließend das Web testen, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei funktioniert. Überprüfen Sie, ob die Website fehlerhafte Hyperlinks enthält, und stellen Sie sicher, dass die Seiten wie gewünscht aussehen. Dazu zeigen Sie eine Vorschau der Website in einem Webbrowser an und navigieren durch die Site. Öffnen Sie – falls notwendig – die zu testende Webseite und wählen Sie WEBSEITENVORSCHAU im Menü DATEI. Im Webbrowser können Sie einen Teil der Funktionsfähigkeit der Webseite testen.
15.4.2 Speicherort Im Kapitel 8 wurden bereits einige Methoden zum Veröffentlichen von Webseiten vorgestellt. Zusätzlich zu diesen können Sie eine Webseite von Word aus u.a. auf einem FTP-Server veröffentlichen. Dazu müssen Sie den Namen und den Verzeichnispfad des FTP-Servers kennen. Der FTPServername ist der Domänenname des Webservers, auf dem Sie veröffentlichen, beispielsweise ftp://home-up.t-online.de.2 Wenn Sie auf Ihrem System diesen Speicherort noch nicht definiert haben, können Sie dies über das Listenfeld Speichern in im Dialogfeld Speichern unter tun. Hier finden Sie im Allgemeinen einen Eintrag FTP-Adressen mit einem Untereintrag FTP-Adressen hinzufügen/ändern. Doppelklicken Sie auf den Untereintrag. Im Dialogfeld geben Sie im Feld Name der FTP-Site den Standort eines FTP-Webservers – beispielsweise ftp://home-up. t-online.de – und gegebenenfalls Ihr Kennwort ein. Nach Bestätigung der Eingabe dieser Daten wird die Adresse als zusätzlicher Eintrag im Listenfeld Suchen in vermerkt und kann später direkt aus diesem heraus erneut angewählt werden.
15.4.3 Speichern im Web Wählen Sie ALS WEBSEITE SPEICHERN im Menü DATEI. Im Dialogfeld Speichern unter können Sie die Parameter für das Speichern festlegen.
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Legen Sie den Ordner fest, in dem gespeichert werden soll. Wählen Sie dazu im Listenfeld Speichern in die entsprechende FTP-Adresse aus.3
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Titel ändern, wenn Sie der Seite einen Titel geben wollen. Geben Sie dann den gewünschten Titel ein.
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Im Feld Dateiname geben Sie der Datei den gewünschten Namen.
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Den Dateityp Webseite müssen Sie wie eingestellt belassen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Ihr Benutzername, Ihr Kennwort oder der FTP-Standort lauten, setzen Sie sich mit Ihrem Internet-Dienstanbieter in Verbindung. Hinweise zum Erstellen oder Ändern einer FTP-Adresse finden Sie in der Einleitung zu diesem Teil des Buches.
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Als Webseite speichern
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Durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern bestätigen Sie die Einstellungen und speichern die Daten als Webseite. Sie werden dann über das Netz mit dem gewählten Ort verbunden bzw. müssen die Verbindung manuell herstellen. In der Mehrzahl der Fälle müssen Sie für weitere Eingaben Ihre Berechtigung zum Zugriff nachweisen. Anschließend werden die dort gespeicherten Ordner und Dateien angezeigt (siehe Abbildung 15.12).
Bild 15.12: Inhalt des Speicherordners
Durch ein nochmaliges Anklicken von Speichern sorgen Sie dafür, dass die Seite zum Speicherort übertragen wird. Hatten Sie die Seite bereits unter demselben Namen dort schon einmal gespeichert, werden Sie darauf hingewiesen. Über Ihren Browser können Sie später das Ergebnis kontrollieren.
15.4.4 Im lokalen Dateisystem Sie können Ihr Web auch in einem Ordner auf Ihrem lokalen Dateisystem veröffentlichen. So können Sie zum Beispiel eine Sicherungskopie Ihres gesamten Webs anfertigen, indem Sie es an einem neuen Standort auf Ihrer Festplatte wie C:\Backup veröffentlichen. Durch das Veröffentlichen eines Webs anstelle des Kopierens von Dateien wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Dateien gesichert werden und in der korrekten Struktur vorliegen. Geben Sie dazu im Feld Geben Sie die Adresse an, an der Ihr Web veröffentlicht werden soll den Pfad des Ordners in Ihrem Dateisystem ein, wie zum Beispiel C:\Backup oder \\Webs\MeinOrdner. Um den Ordner zu finden, klicken Sie auf Durchsuchen.
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16 Programmeinstellungen Word 2002 verfügt über eine Vielzahl von Möglichkeiten, um das Programm an Ihre persönlichen Präferenzen anzupassen. Beispielsweise können Sie die Symbolleisten und Menüs des Programms bei Bedarf vereinfachen, ändern oder erweitern (siehe Abschnitt 16.1). Die Befehle dazu finden Sie im Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS. Den Großteil der Möglichkeiten zur Anpassung des Programms finden Sie im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Dieser Befehl öffnet ein mit elf Registerkarten ausgestattetes Dialogfeld. Über die einzelnen Registerkarten können Sie eine Vielzahl von Einstellungen vornehmen und so Microsoft Word an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen (siehe Abschnitt 16.2). Die Vielfalt der Möglichkeiten ist so groß, dass hier nur die wichtigsten vorgestellt werden können.
16.1 Symbolleisten und Menüs anpassen Microsoft Word 2002 verfügt über 13 integrierte Symbolleisten, die Sie – falls Sie Platz auf der Arbeitsfläche benötigen – wahlweise ein- beziehungsweise ausblenden oder verschieben können. Diesen Symbolleisten können Sie bei Bedarf weitere Schaltflächen hinzufügen. Außerdem können Sie auch neue benutzerdefinierte Symbolleisten erstellen und in diese Schaltflächen integrieren, die Sie zur täglichen Arbeit benötigen. Auf ähnliche Weise können Sie auch Änderungen in den Menüs des Programms durchführen.
16.1.1 Symbolleisten ein- und ausblenden Über den Untermenübefehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN können Sie wählen, welche Symbolleisten Sie für Ihre augenblickliche Arbeit benötigen (siehe Abbildung 16.1).
Bild 16.1: Untermenü ANSICHT/SYMBOLLEISTEN
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Symbolleisten und Menüs anpassen
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Über den Befehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN öffnen Sie das Dialogfeld Anpassen, über dessen Optionen Sie sowohl Symbol- als auch Menüleisten ändern können.
16.1.2 Symbolleiste verschieben Sollten Sie den Platz, den eine Symbolleiste standardmäßig auf dem Bildschirm einnimmt, für andere Zwecke nutzen wollen, können Sie sie verschieben. Ziehen Sie dazu den Ziehpunkt am linken Rand der verankerten Symbolleiste an die gewünschte Stelle. Nachdem Sie eine Symbolleiste aus der Verankerung gelöst haben, können Sie sie durch Verschieben der Ränder mit der Maus in ihrer Form verändern (siehe Abbildung 16.2).
Bild 16.2: Frei verschiebbare Format-Symbolleiste
Um eine unverankerte Symbolleiste an eine andere Stelle auf dem Bildschirm – oder an ihren ursprünglichen Platz – zu verschieben, ziehen Sie sie mit der Maus an der Titelleiste an die gewünschte Stelle oder doppelklicken auf die Titelleiste.
16.1.3 Schaltflächen anzeigen und ausblenden Die einzelnen Symbolleisten verfügen über Standardschaltflächen. Bei einer geringen Bildschirmauflösung werden dabei nur die Schaltflächen angezeigt, die Sie am häufigsten verwenden. Sie können aber bestimmte Schaltflächen auch von der Anzeige aus- und bei Bedarf wieder einblenden. Klicken Sie dazu in einer beliebigen Symbolleiste auf die Schaltfläche Optionen für Symbolleisten am rechten Rand der Leiste. Wählen Sie dann die Option Schaltflächen hinzufügen oder entfernen und dann die Symbolleiste, deren Schaltflächen Sie anzeigen oder ausblenden wollen. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie ein Optionskästchen, um die Anzeige der dazugehörigen Schaltfläche in der Symbolleiste ein- oder auszuschalten.
16.1.4 Schaltflächen einfügen oder löschen Statt nur die standardmäßig vorhandenen Schaltflächen in einer Symbolleiste ein- oder auszublenden, können Sie in jeder Symbolleiste auch zusätzliche Schaltflächen einfügen oder die vorhandenen löschen.
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Kapitel 16 · Programmeinstellungen
Schaltflächen einfügen Sorgen Sie zunächst dafür, dass die gewünschte Symbolleiste auf dem Bildschirm angezeigt wird. Wählen Sie dann den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS oder den entsprechenden Befehl im Untermenü zum Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT. Wechseln Sie im Dialogfeld Anpassen zur Registerkarte Befehle (siehe Abbildung 16.3).
Bild 16.3: Registerkarte Befehle im Dialogfeld Anpassen
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Wählen Sie im Feld Kategorien zuerst eine Kategorie aus, um eine Vorauswahl für die angezeigten Befehle zu treffen.
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Im Feld Befehle werden die Befehle/Schaltflächen zur gewählten Kategorie angezeigt. Wenn Sie einen Befehl markieren und auf die Schaltfläche Beschreibung klicken, erfahren Sie die Bedeutung dieses Befehls in Kurzform.
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Ziehen Sie die gewünschte Schaltfläche aus dem Feld Befehle an die Stelle in der Symbolleiste, an der sie eingefügt werden soll. An der Markierung wird die Schaltfläche eingefügt.
Schaltflächen löschen Um eine Schaltfläche aus einer Symbolleiste zu löschen, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass die Symbolleiste auf dem Bildschirm angezeigt wird. Lassen Sie über den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS oder den entsprechenden Befehl im Untermenü zum Befehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN das Dialogfeld Anpassen anzeigen. Ziehen Sie dann die Schaltfläche, die Sie entfernen wollen, mit der Maus aus der Symbolleiste heraus.
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Symbolleisten und Menüs anpassen
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Menüs anpassen Sie können über das Dialogfeld Anpassen auch Änderungen in den Menüs des Programms durchführen: 쮿
Um einem Menü einen neuen Befehl hinzuzufügen, wählen Sie den Befehl auf der rechten Seite des Dialogfelds und verschieben ihn mit der Maus in das vorher geöffnete Menü an die gewünschte Stelle. Eine Markierung zeigt die Stelle an, vor der der Befehl eingefügt wird (siehe Abbildung 16.4).
Bild 16.4: Neuen Befehl einfügen
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Um einen Befehl aus einem Menü zu entfernen, öffnen Sie das Dialogfeld Anpassen und das entsprechende Menü und ziehen den Befehl mit der Maus aus dem Menü heraus.
Symbolleisten hinzufügen und ändern Bei Bedarf können Sie neue Symbolleisten erstellen. Diese Arbeit nehmen Sie im Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS oder über den entsprechenden Befehl im Untermenü ANSICHT/SYMBOLLEISTEN vor. Auf der Registerkarte Symbolleisten finden Sie eine Liste der verfügbaren integrierten Symbolleisten (siehe Abbildung 16.5). Ein Häkchen vor einer Option bedeutet, dass diese Symbolleiste momentan auf dem Bildschirm angezeigt wird. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie ein Optionskästchen, um die Anzeige einer Symbolleiste ein- oder auszuschalten.
Bild 16.5: Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen
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Kapitel 16 · Programmeinstellungen
Neue Symbolleiste Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue benutzerdefinierte Symbolleiste zu erstellen. Weisen Sie dieser Symbolleiste anschließend einen Namen zu. Auf der Arbeitsfläche wird dann eine neue leere Symbolleiste erstellt. Diese wird auch im Feld Symbolleisten angezeigt. Sie können anschließend – wie oben beschrieben – Schaltflächen Ihrer Wahl einfügen.
Umbenennen, Löschen und Zurücksetzen Über die Schaltflächen Umbenennen und Löschen können Sie einer vorher markierten benutzerdefinierten Symbolleiste einen neuen Namen geben und/oder sie gegebenenfalls wieder löschen. Integrierte Symbolleisten können weder umbenannt noch gelöscht werden, sondern nur in ihren ursprünglichen Zustand zurückgesetzt werden. Über den Befehl Zurücksetzen können Sie eine integrierte Symbolleiste, an der Sie Änderungen vorgenommen haben, wieder auf ihren ursprünglichen Zustand zurücksetzen.
16.1.5 Optionen Auf der Registerkarte Optionen des Dialogfelds zum Befehl ANPASSEN finden Sie einige zusätzliche Einstellungen für das Erscheinungsbild von Symbolleisten und Menüs (siehe Abbildung 16.6).
Bild 16.6: Registerkarte Optionen im Dialogfeld Anpassen
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Ist die Option Standard- und Formatsymbolleiste in zwei Zeilen anzeigen deaktiviert, werden die standardmäßig immer angezeigten Standard- und Format-Symbolleisten in einer einzigen Zeile angezeigt.
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Ist Menüs immer vollständig anzeigen deaktiviert, werden in den Menüs nach dem Aufklappen die Befehle zuerst angezeigt werden, die Sie zuletzt verwendet haben. In diesem Fall können Sie zusätzlich alle Befehle nach einer kurzen Verzögerung anzeigen lassen.
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Über die Schaltfläche Zurücksetzen setzen Sie die durch Ihre Arbeit mit dem Programm automatisch eingestellten Änderungen in den Symbolleisten und Menübefehlen auf die Grundeinstellung zurück. Ebenfalls werden die Änderungen, die selbst vorgenommen haben, zurückgenommen.
Um die Zugänglichkeit zu verbessern, können Sie große Symbole auf Symbolleisten oder Tastenabkürzungen in den QuickInfos anzeigen. 쮿
Über die Option Große Symbole vergrößern Sie die Schaltflächen auf etwa das Vierfache. Das ist besonders bei einer hohen Bildschirmauflösung sinnvoll.
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Schriftartennamen in Schriftart anzeigen bewirkt, dass in den Listenfeldern für die Schriftart die Schriftart mit angezeigt wird.
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Die Option QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen bewirkt, dass eine kurze Beschreibung zur Funktion der Schaltfläche angezeigt wird, wenn der Mauszeiger auf ihr ruht (siehe Abbildung 16.7 links).
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Tastenkombinationen in QuickInfo anzeigen aktiviert eine zusätzliche Anzeige der Tastenkombination im QuickInfo. Diese wird eingeblendet, wenn Sie dem Mauszeiger auf einer Schaltfläche ruhen lassen (siehe Abbildung 16.7 Mitte).
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Menüanimationen ermöglicht unterschiedliche Animationseinstellungen für die Menüs (siehe Abbildung 16.7 rechts).
Bild 16.7: QuickInfo, Tastenkombination in QuickInfo und Menüanimationen
16.2 Optionen Den Großteil der Möglichkeiten zur Anpassung des Programms finden Sie im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Dieser Befehl öffnet ein mit elf Registerkarten ausgestattetes Dialogfeld. Über die einzelnen Registerkarten können Sie eine Vielzahl von Einstellungen vornehmen und so Microsoft Word an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.
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Kapitel 16 · Programmeinstellungen
16.2.1 Registerkarte Ansicht Mit Hilfe der Registerkarte Ansicht können Sie die Darstellung des Dokuments in den verschiedenen Ansichten des Programms festlegen (siehe Abbildung 16.8). Wählen Sie vor dem Aufruf des Dialogfeldes also die Ansicht aus, für die Sie die Anzeige ändern wollen.
Bild 16.8: Dialogfeld Optionen, Registerkarte Ansicht
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Mit den Kontrollkästchen im Bereich Anzeigen können Sie einstellen, was in der vorher gewählten Ansicht auf den Bildschirm angezeigt wird.
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Formatierungszeichen liefert die Optionen dafür, welche Art dieser Zeichen angezeigt wird, wenn Sie die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden deaktivieren – also auf ausblenden stellen.
16.2.2 Registerkarte Allgemein Über die Registerkarte Allgemein können Sie allgemeine Optionen sowie Optionen für das Publizieren im Web einstellen (siehe Abbildung 16.9).
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Bild 16.9: Dialogfeld Optionen, Registerkarte Allgemein
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Die Gruppe der Optionen unter der Überschrift Allgemeine Optionen liefert Einstellungen für die optische und akustische Wiedergabe. Ist das Kontrollkästchen Automatische Verknüpfungen ... aktiviert, werden beim Öffnen von Dateien, die Verknüpfungen zu anderen Programmen beinhalten, diese Verknüpfungen aktualisiert.
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Über die Option Liste zuletzt geöffneter Dateien können Sie festlegen, wie viele der von Ihnen früher geöffneten Datei im Menü DATEI als Eintrag angezeigt werden.
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Die zu verwendende Maßeinheit können Sie über das gleichnamige Listenfeld einstellen. Diese wirkt sich auf das Lineal und die Maßangaben in den Dialogfeldern aus.
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Über die Schaltfläche Weboptionen lässt sich ein Dialogfeld öffnen, über das Sie diverse Parameter für die Veröffentlichung im Web festlegen können.
16.2.3 Registerkarte Bearbeiten Über die Registerkarte Bearbeiten können Sie Optionen einstellen, mit denen Sie das Programm an Ihre Präferenzen bei der Arbeit an Dokumenten anpassen können (siehe Abbildung 16.10).
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Über Eingabe ersetzt Auswahl geben Sie an, ob ein vorher markierter Bereich durch eine Eingabe gelöscht wird.
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Textbearbeitung durch Drag Drop ermöglicht das Kopieren und Verschieben von Textelementen mit der Maus.
Kapitel 16 · Programmeinstellungen
Bild 16.10: Dialogfeld Optionen, Registerkarte Bearbeiten
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Überschreibmodus aktiviert diesen Modus als Grundeinstellung. Sie können ihn dann mit der Taste (Einfg) ab- und wieder anschalten.
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Im Bereich Klicken und Eingeben können Sie die gleichnamige Funktion an- und abschalten.
16.2.4 Registerkarte Drucken Über die Optionen auf der Registerkarte Drucken steuern Sie die Vorgänge beim Ausdruck (siehe Abbildung 16.11). Einige dieser Option werden von manchen Druckern nicht unterstützt.
Bild 16.11: Dialogfeld Optionen, Registerkarte Drucken
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Die wichtigsten Einstellmöglichkeiten finden Sie unter der Überschrift Druckoptionen: 쮿
Konzeptausdruck druckt das Dokument mit minimaler Formatierung, wodurch der Druckvorgang beschleunigt wird.
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Wenn Sie Umgekehrte Druckreihenfolge aktivieren, werden mehrseitige Dokumente in umgekehrter Reihenfolge ausgedruckt, die letzte Seite also zuerst. Sollen Briefumschläge gedruckt werden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen nicht.
16.2.5 Registerkarte Speichern Über die Registerkarte Speichern können Sie festlegen, in welcher Form und wie oft Ihre Dokumente gespeichert werden (siehe Abbildung 16.12).
Bild 16.12: Dialogfeld Optionen, Registerkarte Speichern
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Sicherungskopie immer erstellen bewirkt das automatische Erstellen einer Sicherungskopie im Arbeitsordner bei jedem Speichervorgang. In diesem Fall ist eine Schnellspeicherung nicht möglich.
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Eine Schnellspeicherung speichert nur die Änderungen und aktualisiert nicht das Dokument. Damit wird der Speichervorgang beschleunigt. Ist die Option aktiviert, können keine Sicherungskopien automatisch erstellt werden.
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Über das Kontrollkästchen AutoWiederherstellen-Info ... können Sie ein Intervall in Minuten angeben, in dem Infos zum automatischen Wiederherstellen von Dateien gespeichert werden. Stürzt das Programm ab, können so Dateien wiederhergestellt werden.
Kapitel 16 · Programmeinstellungen
16.2.6 Registerkarte Sicherheit Auf der Registerkarte Sicherheit können Sie einen Großteil der von Microsoft Word zur Verfügung gestellten Funktionen zum Sichern und Schützen Ihrer Dokumente aktivieren (siehe Abbildung 16.13).
Bild 16.13: Dialogfeld Optionen, Registerkarte Sicherheit
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Wenn Sie im Feld Kennwort zum Öffnen ein Kennwort eingegeben haben, kann das Dokument nur geöffnet werden, wenn ein Benutzer das korrekte Kennwort eingibt. Wenn Sie das Kennwort vergessen oder verlieren, kann das Dokument nicht geöffnet werden. Ein Kennwort kann aus einer beliebigen Kombination von Buchstaben, Ziffern, Leerzeichen und Sonderzeichen bestehen und ist auf eine Länge von maximal 15 Zeichen begrenzt. Bei Aktivierung von erweiterten Verschlüsselungsoptionen kann das Kennwort sogar noch mehr Zeichen umfassen (siehe Abbildung 16.14).
Bild 16.14: Verschlüsselungstyp
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Wird im Feld Schreibschutzkennwort ein Kennwort eingegeben, kann das Dokument nur bearbeitet und in der geänderten Version gespeichert werden, wenn ein Benutzer das korrekte Kennwort eingibt. Ein Benutzer kann das Dokument aber mit Schreibschutz öffnen. Es muss dann nach einer Änderung unter einem anderen Namen gespeichert werden.
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Schreibschutz empfehlen blendet beim Öffnen der Datei die Empfehlung ein, dass andere Benutzer das Dokument mit Schreibschutz öffnen sollen. Das Kontrollkästchen Schreibschutz empfehlen kann aktiviert werden, ohne dass ein Kennwort festgelegt werden muss.
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Ein Aktivieren von Persönliche Informationen ... verhindert das unbeabsichtigte Verteilen von verborgenen Informationen, wie beispielsweise des Verfassers des Dokuments oder der mit Kommentaren oder verfolgten Änderungen verbundenen Informationen.
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Enthält ein Dokument verfolgte Änderungen oder Kommentare, können Sie diese durch das Aktivieren von Warnungen anzeigen ... entfernen, bevor Sie es speichern oder verteilen. Dadurch können Sie vermeiden, dass Sie versehentlich vertrauliche Daten weitergeben.
Makrosicherheit E-Mail-Nachrichten und Elemente, die Sie empfangen, können Makros und Skripte mit Viren enthalten. Um Ihren Computer vor Viren aus diesen Quellen zu schützen, wird in Microsoft Word als Standardsicherheitsstufe Hoch verwendet. Sie können die Sicherheitsstufe in Dialogfeld Sicherheit ändern, indem Sie auf die Schaltfläche Makro Sicherheit klicken. Aktivieren Sie die Registerkarte Sicherheitsstufe und wählen Sie darin die gewünschte Sicherheitsstufe aus (Abbildung 16.15 und Tabelle 16.1).
Bild 16.15: Dialogfeld Sicherheit
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Kapitel 16 · Programmeinstellungen
Sicherheitsstufe
Bewirkt
Hoch
Sie können nur Makros ausführen, die digital signiert sind, und für die Sie bestätigen, dass sie von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen. Bevor Sie eine Quelle als vertrauenswürdig einstufen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Quelle für die Sicherheit verantwortlich ist und vor dem Signieren von Makros einen Virenscanner verwendet, da das Makro in Word ohne Warnmeldung geöffnet wird, wenn die Quelle vertrauenswürdig ist. Wenn Sie dann ein Dokument öffnen oder ein Add-In laden, das von einer dieser Quellen entwickelte Makros enthält, werden die Makros automatisch aktiviert. Unsignierte Makros werden automatisch deaktiviert.
Mittel
Word zeigt eine Warnmeldung an, sobald ein Makro aus einer Quelle gefunden wird, die nicht in Ihrer Liste der vertrauenswürdigen Quellen enthalten ist. Sie können auswählen, ob diese Makros beim Öffnen des Elements aktiviert oder deaktiviert werden sollen. Falls das Element möglicherweise einen Virus enthält, empfiehlt es sich, Makros zu deaktivieren.
Niedrig
Wenn Sie sicher sind, dass alle Elemente und Add-Ins, die Sie öffnen, einwandfrei sind, können Sie diese Option wählen. Dadurch wird der Makrovirenschutz in Word deaktiviert, d.h., Makros sind immer aktiviert, wenn Sie Elemente öffnen.
Tabelle 16.1: Sicherheitsstufen
16.2.7 Registerkarte Kompatibilität Auf der Registerkarte Kompatibilität definieren Sie Kompatibilitätsaspekte für Dokumente, die mit einer anderen Word-Version bzw. einem anderen Textverarbeitungsprogramm erstellt wurden, um diese so ähnlich wie in Word darzustellen (siehe Abbildung 16.16).
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Bild 16.16: Dialogfeld Optionen, Registerkarte Kompatibilität
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Werden im Dokument Schriftarten verwendet, die auf Ihrem Rechner nicht verfügbar sind, können Sie diese nach Anklicken der Schaltfläche Schriftarten ersetzen durch ähnliche Schriftarten ersetzen.
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Unter Empfohlene Optionen für können Sie das Programm bzw. die Version auswählen, für das bzw. die die darunter aufgelisteten Optionen gelten sollen.
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Legen Sie unter Optionen die gewünschten Parameter fest.
16.2.8 Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik Mittels der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik können Sie eine Vielzahl von Standardeinstellungen für diese Funktion festlegen (siehe Abbildung 16.17). Im oberen Bereich finden Sie Optionen für die Prüfung der eigentlichen Rechtschreibung:
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Über die Option Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen können Sie diese an- oder abschalten.
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Wenn Sie Rechtschreibfehler ausblenden aktivieren, werden von der Rechtschreibprüfung nicht oder als falsch erkannte Wörtern nicht mit einer roten Schlangenlinie unterlegt.
Kapitel 16 · Programmeinstellungen
Bild 16.17: Dialogfeld Optionen, Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik
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Mit einer aktivierten Option Immer Korrekturvorschläge unterbreiten werden für jedes gefundene Wort Vorschläge zur richtigen Schreibweise angezeigt.
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Wenn Sie Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch aktivieren, werden mögliche Vorschläge aus geöffneten Benutzerwörterbüchern nicht mit angezeigt.
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Sind Optionen aktiviert, deren Bezeichnung mit dem Wort ... ignorieren endet, werden die entsprechenden Elemente bei der Rechtschreibprüfung nicht berücksichtigt (Wörter im GROSSBUCHSTABEN, Wörter mit Zahlen sowie Internet- und Dateiadressen).
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Über Benutzerwörterbücher können Sie eine Liste mit allen geöffneten Benutzerwörterbüchern anzeigen lassen. Wählen Sie dasjenige Wörterbuch aus, in das Ihre Neueingaben bei der Rechtschreibprüfung aufgenommen werden soll.
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Im Bereich Grammatik finden Sie entsprechende Optionen zur Prüfung der Grammatik. Ist Lesbarkeitsstatistik anzeigen aktiviert, wird auch eine Statistik angezeigt, die – in bedingten Maßen – Rückschlüsse auf die Lesbarkeit des Dokuments zulässt.
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Über die Schaltfläche Einstellungen können Sie Grammatikbereiche für die Prüfung aktivieren oder deaktivieren und Schwellenwerte für die Prüfung festlegen.
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Neue deutsche Rechtschreibung benutzt die mit der Rechtschreibreform neu festgelegten Regeln.
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16.2.9 Registerkarte Änderungen verfolgen Die Angaben auf der Registerkarte Änderungen verfolgen dienen dazu, die von anderen Personen an Ihren Dokumenten vorgenommenen Änderungen kenntlich zu machen (siehe Abbildung 16.18).
Bild 16.18: Dialogfeld Optionen, Registerkarte Änderungen verfolgen
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Unter der Überschrift Markierungsoptionen können Sie festlegen, wie eingefügter Text zu kennzeichnen ist.
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Aktivieren die gewünschten Optionen unter Sprechblasen, um Markierungselemente – wie beispielsweise Kommentare und verfolgte Änderungen – mithilfe von Sprechblasen auf dem Rand Ihres Dokuments anzuzeigen.
16.2.10 Registerkarte Benutzerinformationen Auf der Registerkarte Benutzerinformationen geben Sie den Namen an, der im Dialogfeld EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI auf Briefen und Umschlägen, zum Verfolgen von Änderungen und zum Kennzeichnen aller in ein Dokument eingefügten Anmerkungen verwendet werden.
16.2.11 Registerkarte Speicherort für Dateien Auf der Registerkarte Speicherort für Dateien werden die standardmäßigen Speicherorte sowie der Suchpfad für Dokumente, Vorlagen und andere Elemente aufgelistet, die in Word erstellt oder verwendet werden. Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf das zu ändernde Element und dann auf Ändern. Legen Sie anschließend den neuen Standardspeicherort fest.
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Teil 3 Begleitprogramme Im dritten Teil sind die weiteren Programme der Works 2003 Suite zusammengefasst. Dazu gehören einerseits die drei Anwendungsprogramme Microsoft Encarta Enzyklopädie Standard 2003, Picture It! Photo 7.0 und AutoRoute 2002, mit denen Sie Informationen nachschlagen, Ihre Fotos bearbeiten und Urlaubs- und Geschäftsreisen planen können. Andererseits finden Sie hier die Beschreibung für die wichtigsten Zusatzanwendungen für die Kommunikation im Internet: das Windows-Adressbuch, den Microsoft Internet Explorer und Outlook Express.
17 Microsoft Picture It! Foto 7.0 Microsoft Picture It! Foto 7.0 ist ein Programmpaket zur Bearbeitung und zum Drucken von Fotos und Projekten. Das Programm ist einerseits aufgrund der einheitlichen Bedienungsoberflächen recht einfach zu bedienen. Andererseits erscheint es auf den ersten Blick etwas komplex und die Arbeit damit gewöhnungsbedürftig, da man oft nicht weiß, wo man die vielen Möglichkeiten zur Bildbearbeitung findet. Und wer die Vorgängerversion dieses Programms kennt, merkt bald, dass Microsoft wahrscheinlich derselben Meinung ist. Hat man aber erst einmal verstanden, wie es funktioniert, kann das Programm viel Freude bereiten. Im Prinzip besteht dieses Programm aus mehreren Arbeitsbereichen, zwischen denen Sie wählen können, nachdem Sie das Programm gestartet haben (siehe Abschnitt 17.1). 쮿
Im Allgemeinen werden Sie ein oder mehrere Bilder zunächst auswählen und öffnen (siehe Abschnitt 17.2). Hierfür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können die auf der Festplatte Ihres Computers gespeicherten Bilddateien verwenden oder Bilder direkt von einer digitalen Kamera oder einem Scanner in das Programm übertragen.
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Nachdem Sie die gewünschten Bilder geöffnet haben, können Sie sie auf unterschiedliche Weise bearbeiten (siehe Abschnitt 17.3). Dies ist der erste wichtige Bereich des Programms. Das wohl wichtigste Werkzeug dafür ist das Retuschieren. Damit können Sie die Fotoqualität verbessern und allen Projekten ein professionelles Aussehen verleihen. Das Minilabor vereint viele der am häufigsten verwendeten Bildbearbeitungsaufgaben und ermöglicht das automatische Retuschieren von Bildern. Diverse Foto- und Farbeffekte ermöglichen ein Ändern von Farbe und Struktur des Bildes, das Ändern der Schärfe, das Hervorheben einzelner Teile und andere Verfremdungen.
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Sie können mit Picture It! nicht nur einzelne Bilddateien individuell bearbeiten, sondern auch mehrere davon als Objekte eines so genannten Projekts zusammenfügen. Unter einem Projekt versteht man eine Gruppe von grafischen Elementen, die aus organisatorischen Gründen zusammengefasst worden sind. Beispielsweise können ein Foto und ein darauf platzierter Text ein Projekt bilden. Zur individuellen Bearbeitung werden diese beiden Objekte im Programm getrennt verwaltet. In Ausdruck erscheinen diese beiden Elemente zusammen. Neben Bildern können Sie einem solchen Projekt auch andere Elemente – beispielsweise Texte oder beliebige grafische Objekte – hinzufügen (siehe Abschnitt 17.4).
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Sie können Bilder auf zahlreiche verschiedene Arten speichern: als neue Dateien, in einem Format, das für die direkte Verwendung auf Webseiten geeignet ist, als Hintergrundbild auf dem Computerdesktop oder direkt im Web (siehe Abschnitt 17.5).
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Die Optionen zum Drucken ermöglichen den Ausdruck auf Ihrem privaten Drucker in unterschiedlichen Formaten und den Onlinekontakt zu Firmen für professionelle Abzüge (siehe Abschnitt 17.6). Außerdem können Sie Ihre Arbeiten direkt vom Programm aus per E-Mail versenden.
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Zur weiteren Verfeinerung können Sie mit den so genannten Designs arbeiten. Ein Design ist eine Vorlage, in der Sie unterschiedliche Objekte zusammenfassen können. Beispiele dafür wären Albumseiten, Urkunden und Gutscheine, Kalender, Karten oder Ähnliches. Sie können unter einer großen Zahl von Mustervorlagen wählen und in diesen Ihre Projekte oder einzelnen Bilder anordnen (siehe Abschnitt 17.7).
17.1 Startseite Sie starten das Programm entweder, indem Sie auf der linken Spalte der Seite Programme des Programms Works-Start die Option Picture It! Foto 7.0 wählen und auf den dann angezeigten Link Picture It! Foto 7.0 starten klicken. Über die Optionen unterhalb dieses Links können Sie auch direkt zu einem der speziellen Bereiche dieses Programms wechseln. Sie können das Programm aber auch direkt über das Windows STARTMenü anzeigen lassen, indem Sie im Untermenü ALLE PROGRAMME den Eintrag PICTURE IT! FOTO 7.0 wählen. Wenn Sie häufiger mit dem Programm arbeiten, empfiehlt es sich, eine Verknüpfung dazu auf dem Windows Desktop anzulegen. Sie können dann das Programm mit einem Doppelklick auf das Verknüpfungssymbol starten. Wie man eine solche Verknüpfung erstellt, wird im Anhang B beschrieben. Nach dem Einblenden eines Programmlogos wird ein Startfenster angezeigt, in dem Sie festlegen können, mit welcher Arbeit Sie im Programm beginnen wollen (siehe Abbildung 17.1).
Bild 17.1: Startfenster
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Kapitel 17 · Microsoft Picture It! Foto 7.0
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Recht interessant sind die Anregungen, die Sie über die Schaltflächen unter der Überschrift Hilfecenter auf den Bildschirm bringen können. Von anderen Programmbereichen aus haben Sie über das Menü ? Zugriff auf einen großen Teil dieser Hilfsmittel.
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Die eigentliche Arbeit aber beginnt nach einem Klick auf eine der fünf Schaltflächen im oberen Bereich des Fensters (siehe Tabelle 17.1).
Symbol
Wirkung Um ein Bild von einem Datenträger des Rechners her zu öffnen, verwenden Sie die Schaltfläche Öffnen. Damit zeigen Sie zunächst das Dialogfeld Dateibrowser an. In diesem können Sie die zu öffnenden Bilddateien auswählen. Bei vielen Kameramodellen können Sie mithilfe der Option Import von Kamera auf deren Bilder genauso einfach wie auf Bilder von einer CD oder der Festplatte Ihres Computers zugreifen. Bild scannen erlaubt das Importieren einer Bildvorlage von einem an den Rechner angeschlossenen Scanner.
Wenn Sie bestimmte Techniken zum Retuschieren gleichzeitig auf mehrere Bilder anwenden wollen, sollten Sie das Minilabor benutzen, das Sie durch Wahl der Option Mehrere Bilder bearbeiten auf den Bildschirm holen können. Das Minilabor ist ein Fotolabor, in dem alle häufig verwendeten Bildbearbeitungsfunktionen zentral verfügbar sind. Die Optionen unter Projekte erstellen erlauben die Auswahl eines Designs, in dem Sie Ihre Bilder einfügen können (siehe Abschnitt 17.7). Sie können entweder unter diversen Vorlagen eine geeignete wählen oder mit einem leeren Projekt beginnen. Ob Sie Ihre Arbeit mit einem Design oder einem Bild bzw. Projekt beginnen, bleibt Ihnen überlassen. Tabelle 17.1: Hauptoptionen
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Die Miniaturansichten der Bilder unter Zuletzt geöffnete Dateien werden erst dann angezeigt, wenn Sie schon einmal Bilder im Programm geöffnet hatten. Durch einen Doppelklick können Sie das Bild wieder öffnen. Der Link [Mehr Dateien] führt Sie zum Dialogfeld Dateibrowser (siehe unten).
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Den Zugriff zu den Elementen im Startfenster haben Sie später auch über die Befehle der Menüs und die Schaltflächen der Symbolleiste. Wenn Sie in Zukunft auf die automatische Anzeige dieses Startfensters verzichten wollen, deaktivieren Sie die Option Beim Starten anzeigen in der unteren linken Ecke.
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Öffnen und Importieren
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Nach der Wahl einer der eben beschriebenen Optionen verschwindet das Startfenster vom Bildschirm. Sie können es später über die entsprechende Schaltfläche in der Leiste Allgemeine Aufgaben oder über den Befehl STARTFENSTER im Menü DATEI wieder anzeigen lassen.
17.2 Öffnen und Importieren Die ersten drei Schaltflächen im oberen Bereich des Startfensters liefern unterschiedliche Möglichkeiten, einzelne Bilder im Programm zu öffnen. Sie können ein Bild von einem Datenträger des Rechners, von einer digitalen Kamera oder von einem Scanner auf die Arbeitfläche bringen.
17.2.1 Öffnen Um ein Bild von einem Datenträger des Rechners aus zu öffnen, verwenden Sie die Schaltfläche Öffnen. Damit zeigen Sie zunächst das Dialogfeld Dateibrowser an. Wenn das Startfenster nicht angezeigt wird, können Sie denselben Effekt über den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI oder die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste erreichen. Dieses Dialogfeld entspricht in seiner Funktion dem Dialogfeld Öffnen in anderen Programmen der Works Suite 2003, besitzt aber ein anderes Aussehen und zusätzliche Funktionalität. Der Bereich auf der linken Seite verfügt über die beiden Registerkarten Ordner und Aufgaben.
Ordner Über die Registerkarte Ordner können Sie den Speicherort angeben, dessen Inhalte angezeigt werden sollen (siehe Abbildung 17.2). Automatisch wird hier der Ordner gewählt, den Sie zuletzt gewählt haben. Nach der Wahl eines Ordners werden im rechten Bereich des Dialogfelds standardmäßig alle in diesem Ordner enthaltenen Grafikdateien angezeigt.
Bild 17.2: Dateibrowser, Registerkarte Ordner
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Kapitel 17 · Microsoft Picture It! Foto 7.0
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Um eine der angezeigten Grafikdateien zu öffnen, markieren Sie sie und klicken auf die Schaltfläche Öffnen oder führen einen Doppelklick auf dem Bild darauf aus. Sie können mehrere Bilder in einem Arbeitsgang öffnen, indem Sie die Taste (Strg) gedrückt halten und die gewünschten Bilder nacheinander anklicken. Ein weiterer Klick auf ein bereits ausgewähltes Bild entfernt das Bild wieder aus der vorhandenen Auswahl. Das oder die ausgewählte(n) Bild(er) werden anschließend geöffnet (siehe Abbildung 17.3). Über den Schieberegler in der oberen linken Ecke können Sie in der Miniaturansicht den Vergrößerungsmaßstab der Bilder im Dialogfeld einstellen. Wenn Sie möglichst viele Bilder auf einmal anzeigen lassen wollen, verschieben Sie den Regler in Richtung des Minuszeichens, zur Kontrolle von Details auf einem Bild schieben Sie ihn in Richtung des Pluszeichens.
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Über das Listenfeld Dateityp können Sie die Anzeige auf ein bestimmtes Dateiformat einschränken. Picture It! ist mit den meisten Grafikprogrammen kompatibel.
Aufgaben Nachdem Sie über die Registerkarte Ordner den gewünschten Speicherort gewählt haben, können Sie zur Registerkarte Aufgaben wechseln. Auf dieser Registerkarte werden im linken Bereich des Dialogfelds zwei Bereiche mit den Namen Bildaufgaben und Datei- und Ordneraufgaben angezeigt, über deren Elemente Sie spezielle Formen des Öffnens und Verwaltungsaufgaben durchführen können (siehe Abbildung 17.3).
Bild 17.3: Dateibrowser, Registerkarte Aufgaben
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Öffnen und Importieren
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Über die Bildaufgaben können Sie Bilder auf unterschiedliche Weise öffnen: 쮿
Um ein Bild lediglich zur Bearbeitung zu öffnen, markieren Sie es und klicken auf Öffnen und bearbeiten. Wie auf der Registerkarte Ordner können Sie es auch öffnen, indem Sie einen Doppelklick auf dem Bild ausführen.
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Sie können mehrere Bilder in einem Arbeitsgang öffnen, indem Sie die Taste (Strg) gedrückt halten und die gewünschten Bilder nacheinander anklicken. Ein weiterer Klick auf ein bereits ausgewähltes Bild entfernt das Bild wieder aus der Auswahl. Wollen Sie beispielsweise sämtliche Bilder bis auf eines im Ordner öffnen, wählen Sie zunächst Alles markieren unter den Bildaufgaben, halten die Taste (Strg) gedrückt und klicken das nicht zu öffnende Bild an. Anschließend klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Öffnen oder auf Öffnen und bearbeiten unter den Bildaufgaben.
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Die beiden Optionen Im Uhrzeigersinn drehen und Gegen den Uhrzeigersinn drehen ermöglichen Ihnen, die vorher markierten Bilder vor dem Öffnen um 90° nach rechts oder links zu drehen. Dies können Sie später auch bei der Bearbeitung der Bilder durchführen. Im Dialogfeld Dateibrowser macht dies dann Sinn, wenn Sie mehrere Bilder bereits in gedrehter Form öffnen wollen. Achten Sie darauf, dass dabei die Originaldatei geändert wird.
Über die Optionen im Bereich Datei- und Ordneraufgaben können Sie Verwaltungsaufgaben für Dateien durchführen – beispielsweise können Sie mehrere Dateien umbenennen, kopieren oder verschieben. 쮿
Wenn Sie Bilder mit einer digitalen Kamera aufnehmen, benennt die Kamera die Bilder normalerweise mit Zahlen, die bei der Identifizierung der Bilder wenig hilfreich sind. Sie können diese Bilder in einem Schritt umbenennen und dabei einen aussagekräftigeren Namen verwenden. Über die Option Batch umbenennen können Sie den Dateien einen anderen Namen geben. Dabei weisen Sie den Dateien einen Basisnamen zu, an den das Programm eine vierstellige Zahl anfügt. Auf diese Weise können Sie beispielsweise die von einer Kamera importierten JPEG-Dateien 001.jpg, 002.jpg und 003.jpg mit dem Basisnamen Haus versehen und erhalten so Dateien mit den Namen Haus0001.jpg, Haus0002.jpg und Haus0003.jpg. Wählen Sie zunächst die Dateien aus. Dazu stellen Sie über die Registerkarte Ordner zunächst den Speicherort ein und wählen dann in der Registerkarte Aufgaben unter Datei- und Ordneraufgaben die Option Alles markieren oder markieren die umzubenennenden Dateien einzeln manuell. Klicken Sie unter Datei- und Ordneraufgaben auf Batch umbenennen. Geben Sie in das Feld Basisdateiname den Namen ein, den Sie beim Umbenennen der Bilder verwenden möchten. Geben Sie in das Feld Startnummer bei die Anfangsnummer ein, die an den Basisdateinamen angehängt werden soll, oder wählen Sie eine Nummer aus. Nach einer Bestätigung werden die Dateien umbenannt.
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Sie können auch Dateien schnell und einfach mit dem Dateibrowser stapelweise aus einem Ordner in einen anderen kopieren. Wechseln Sie dazu wieder über die Registerkarte Ordner zu dem Ordner, der die zu kopierenden Dateien enthält, und markieren Sie über die Registerkarte Aufgaben die zu kopierenden Dateien. Klicken Sie unter Datei- und Ordneraufgaben auf Batch kopieren. Geben Sie im Feld Ziel den Pfad zu dem Ordner ein, in den Sie die Bilder kopieren möchten, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordner auszuwählen. Nach einem Klick auf OK werden die Dateien kopiert.
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Auf praktisch dieselbe Weise können Sie ausgewählte Dateien auch in einen anderen Ordner kopieren. Dazu verwenden Sie die Option Batch kopieren unter den Datei- und Ordneraufgaben.
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Auch mithilfe der Option Duplizieren können Sie Kopien der vorher markierten Dateien erstellen. Diese werden automatisch im selben Ordner gespeichert wie die Originaldateien.
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Über Indexblatt drucken können Sie schnell eine Liste der vorher ausgewählten Dateien drucken lassen.
17.2.2 Digitale Kamera Mit vielen Scanner- und Kameramodellen können Sie auf deren Bilder genauso einfach wie auf Bilder von einer CD oder der Festplatte Ihres Computers zugreifen.1 Um die auf einer digitalen Kamera gespeicherten Bilder zu übernehmen, klicken Sie im Startfenster auf die Option Import von Kamera. Von anderen Programmbereichen aus können Sie dazu auch den Befehl DIGITALE KAMERA im Untermenü DATEI/BILD LADEN AUS oder die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste verwenden. Folgen Sie auf der dann angezeigten Seite den in der linken Spalte angegebenen Schritten: Wenn Sie mehrere Kameras verwenden, wählen Sie zunächst die Kamera aus. Prüfen Sie, ob die Kamera mit dem System verbunden ist. Geben Sie an, ob nach dem Herunterladen die Bilder im Minilabor bearbeitet werden sollen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Download. Der Inhalt der Kamera wird in der Mehrzahl der Fälle automatisch im Miniaturformat angezeigt. Die hier verwendete Software ist aber ein Element des für Ihre Kamera installierten Treibers. Gegebenenfalls lassen sich die Bilder erst durch einen Klick auf Bilder holen (oder ähnlich) anfordern. Über die restlichen Schaltflächen am unteren Rand des Dialogfelds können Sie festlegen, was mit den Bildern geschehen soll. In dem oben gezeigten Beispiel (also wiederum abhängig von der Kamera-Software) übernimmt Aufnehmen das aktuell markierte Bild, Alle Aufnehmen übernimmt alle Bilder der Kamera, Klare Kamera löscht alle Bilder in der 1
Um direkt von diesem Programm auf Bilder zugreifen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Scanner oder Ihre Kamera bzw. ihre jeweiligen Treiber korrekt installiert sind. Wenn bei der Verwendung Ihres Scanners oder Ihrer Digitalkamera mit diesem Programm Probleme auftreten, überprüfen Sie die Installation Ihres Geräts und des dazugehörigen Treibers. Bei Scannern sollten Sie sicherstellen, dass der TWAIN-Treiber installiert ist. Sie können auch die Website des Herstellers besuchen, um sich über Treiberaktualisierungen und Kompatibilität zu informieren.
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Kamera. Bei anderen Kameramodellen kann das Dialogfeld anders aussehen. Das Bild oder die Bilder werden anschließend gelesen und in einer Leiste am unteren Bildschirmrand angezeigt.
17.3 Bearbeiten Nachdem Sie ein Bild geöffnet haben, können Sie dieses bearbeiten. Dazu stehen Ihnen viele Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können beispielsweise das Bild zuschneiden, drehen, retuschieren, zusätzliche Effekte zuweisen oder Ränder hinzufügen.
17.3.1 Programmoberfläche Bevor Sie daran gehen, sollten Sie sich mit den typischen Elementen des Bildschirms für diese Aufgabe vertraut machen (siehe Abbildung 17.4).
Bild 17.4: Bild geöffnet
Menüs und Symbolleiste Die Menüleiste befindet sich am oberen Bildschirmrand unterhalb der Titelleiste. Sie enthält die Standardmenüs wie DATEI, BEARBEITEN und ANSICHT. Mithilfe von Kontextmenüs können Sie bequem häufig verwendete Befehle wie AUSSCHNEIDEN oder EINFÜGEN ausführen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Objekt in Ihrem Projekt klicken, erscheint ein Kontextmenü mit häufig verwendeten Befehlen zum gewählten Objekt. Zudem haben Sie über die Symbolleiste Zugriff auf weitere wichtige Befehle. Machen Sie sich oberflächlich mit den Funktionen der besonde-
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ren Schaltflächen in diesem Programm vertraut (siehe Tabelle 17.2).2 Andere Schaltflächen werden angezeigt, wenn Sie statt eines Bildes ein Textelement markiert haben. Symbol
Name und Wirkung Neu – zeigt ein neues leeres Projekt an und fügt es dem Bereich Geöffnete Projekte hinzu. Öffnen – zeigt Sie das Dialogfeld Dateibrowser an. Darüber können Sie festlegen, welche Bilder zum Bearbeiten geöffnet werden sollen (siehe Abschnitt 17.2). Speichern – zeigt bei noch nicht gespeicherten Bildern oder Projekten das Dialogfeld Speichern unter an. Bei schon einmal gespeicherten Objekten werden eventuelle Änderungen kommentarlos gespeichert. Scanner – öffnet die Seite Bild scannen, über deren Option Sie ein Bild direkt von einem abgeschlossenen Scanner übernehmen können. Digitale Kamera – erlaubt es, die auf einer digitalen Kamera gespeicherten Bilder zu übernehmen. Drucken – zeigt in der Optionsspalte den Bereich Drucken an. Sie können hierüber nach Eingabe der gewünschten Parameter das aktuelle Bild ausdrucken. Text einfügen – ermöglicht das Hinzufügen eines horizontalen Textes. Kontrast automatisch korrigieren – gleicht die Kontraste des Bildes automatisch aufeinander ab. Unter Kontrast versteht man den Unterschied zwischen den hellsten und den dunkelsten Stellen des Bildes. Licht- und Schattenwerte automatisch korrigieren – gleicht die Helligkeitswerte des Bildes automatisch aufeinander ab. Darunter versteht man die Stärke des Lichtes, das ein Bild auszustrahlen scheint. In einem Foto bestehen diese aus Schatten, Mitteltönen und Glanzlichtern. Farbton anpassen – öffnet die Optionsspalte zum Anpassen des Farbtons. Unter Farbton versteht man eine Farbnuance. Wenn ein Foto einen Farbstich hat – wie beispielsweise einen Orangestich durch Innenbelichtung – können Sie dies durch Anpassen des Farbtons korrigieren.
Tabelle 17.2: Wichtige Schaltflächen der Symbolleiste
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Die Beschreibung der für eine Windows-Anwendung üblichen Standardschaltflächen finden Sie in Kapitel 1.
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Symbol
Name und Wirkung Rote-Augen-Effekt korrigieren – öffnet die Optionsspalte zur Korrektur von roten Augen, die durch das Blitzlicht verursacht werden, das von den Augen reflektiert wird. Bildschärfe regulieren – zeigt die gleichnamige Optionsleiste an. Über die Schieberegler können Sie die Schärfe des Bildes ändern. Rechtschreibung – startet die Rechtschreibprüfung für die im Objekt vorhandenen Textelemente. Diese entspricht in vereinfachter Form dem entsprechenden Werkzeug bei der Textverarbeitung (siehe Kapitel 2 oder 10). Horizontal kippen – spiegelt das Objekt an der senkrechten Achse. Vertikal kippen – spiegelt das Objekt an der waagerechten Achse. Gegen den Uhrzeigersinn drehen – dreht das Objekt um 90° nach rechts. Im Uhrzeigersinn drehen – dreht das Objekt um 90° nach links. Leinwand zuschneiden – zeigt die Seite Zuschneiden an, über die Sie die Ränder des Objekts ändern können.
Tabelle 17.2: Wichtige Schaltflächen der Symbolleiste (Forts.)
Allgemeine Aufgaben Die Liste Allgemeine Aufgaben befindet sich auf der linken Seite des Bildschirms. Über diese Liste kann schnell auf die häufigsten durchzuführenden Aufgaben zugegriffen werden (siehe Abbildung 17.5). Sie wählen eine Aktionsgruppe – beispielsweise Retuschieren –, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Die meisten verfügen über Unterpunkte. Unter Retuschieren finden Sie beispielsweise Befehle zum Ändern von Helligkeit und Kontrast oder zum Einstellen des Farbtons. Über die Schaltfläche Minimieren können Sie die Optionsleiste auf die Breite der darin angezeigten Symbole reduzieren. So haben Sie mehr Platz für das zu bearbeitende Bild. Ein nochmaliger Klick auf diese Schaltfläche zeigt die Optionsleiste wieder in der ursprünglichen Breite an. Fast alle Untermenüs verfügen über die Option Mehr erfahren. Ein Klick darauf zeigt die entsprechende Seite aus der Programmhilfe an.
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Bild 17.5: Allgemeine Aufgaben mit Unteroptionen
Objekte Am rechten und am unteren Rand des Bildschirms werden zwei Leisten angezeigt, in denen die aktuell geöffneten Elemente angezeigt werden. 쮿
Im Bereich Geöffnete Projekte am unteren Bildschirmrand werden alle derzeit geöffneten Bilder und Projekte angezeigt. Jedes neue geöffnete Element wird hier eingefügt. Sie können ein Element aus dieser Liste entfernen, indem Sie es markieren und den Befehl SCHLIEßEN im Menü DATEI wählen. ALLE SCHLIEßEN im selben Menü entfernt sämtliche Objekte, lässt das Programm aber für weitere Tätigkeiten geöffnet.
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Ein Bild kann aus mehreren Objekten bestehen, die im Programm individuell verwaltet werden können. Beispielsweise können Sie einem zugrunde liegenden Foto andere Fotos, Formen, Textfelder, Linien oder Animationen hinzufügen. Diese zusätzlichen Elemente werden nicht – wie etwa im Windows-Programm Paint (siehe Kapitel 2) – fest in die Grundlage eingefügt, sondern können auch später noch individuell bearbeitet, beispielsweise anders skaliert oder gelöscht werden, ohne dass sich diese Änderungen auf die übrigen Objekte des Bildes auswirken. Der Stapel ist der Streifen am rechten Rand des Bildschirms, in dem diese Bildebenen angezeigt werden. Haben Sie beispielsweise einen Text als Beschriftung zu einem Bild hinzugefügt, werden in diesem Stapel das Bild und der Text als getrennte Elemente angezeigt. Die Reihenfolge der Ebenen kann über den Stapel geändert werden.
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Arbeitsbereich Der Arbeitsbereich ist der graue Bereich in der Mitte des Bildschirms. Hierin können Sie ein Bild bearbeiten. Wenn Sie nur ein Bild geöffnet haben, wird dieses automatisch hier angezeigt. Hatten Sie mehrere Bilder geöffnet, können Sie das aktuell gewünschte durch einen Klick in der darunter liegenden Leiste Geöffnete Projekte wählen. Wenn das aktuelle Bild aus mehreren Elementen oder Ebenen besteht, können Sie ein Element zum Bearbeiten auswählen, indem Sie im Stapel darauf klicken. Es wird dann im Hauptbereich markiert dargestellt. 쮿
Der breite graue Bereich, der ein Druckprojekt umgibt, ist der Konzeptbereich. In diesem Bereich können Sie Objekte aufbewahren, während Sie arbeiten. Ziehen Sie die Objekte, die Sie möglicherweise verwenden möchten, in den Konzeptbereich, bis Sie sie in Ihrem Projekt benötigen. Die Objekte im Konzeptbereich stehen Ihnen für alle Seiten des Projekts zur Verfügung.
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Der Arbeitsbereich enthält die so genannte Leinwand. Diese Leinwand ist das weiße Rechteck innerhalb des Arbeitsbereichs und stellt gewissermaßen das »Papier« dar, auf dem das Bild bearbeitet wird.
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Am oberen und linken Rand des Arbeitsbereichs befinden sich die Lineale, die die tatsächliche Größe des gedruckten Bildes angeben. An diesen Linealen wird mithilfe von Markierungen die horizontale und die vertikale Position des Mauszeigers angezeigt. Die verwendete Maßeinheit können Sie über das Dialogfeld zum Menübefehl EXTRAS/OPTIONEN einstellen. Sie können diese Lineale auch aus Ihrer Verankerung lösen und über die Leinwand schieben. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf ein Lineal, bis sich ein Doppelpfeil zeigt. Verschieben Sie dann das Lineal bei gedrückt gehaltener linker Maustaste.
Ziehpunkte Objekte können im Arbeitsbereich mithilfe von Ziehpunkten bearbeitet werden. In Picture It! sind zwei Typen von Ziehpunkten verfügbar. Diese können über den Befehl ZIEHPUNKTE im Menü ANSICHT ein- oder ausgeschaltet werden. 쮿
Verwenden Sie die Größenziehpunkte an den Ecken, um ein Bild proportional zu vergrößern. Verwenden Sie die Ziehpunkte oben, unten und an den Seiten, um ein Bild zu strecken.
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Verwenden Sie den Drehpunkt, um ein Bild im Uhrzeigersinn oder gegen den Uhrzeigersinn zu drehen.
Wenn Sie die Option DREHUNG MIT EINRASTEN im Menü EXTRAS aktivieren, werden die Objekte beim Drehen so angeordnet, dass sie genau horizontal, vertikal oder in 45°-Winkeln ausgerichtet sind. Wenn Sie das Objekt in Schritten von etwa 45° drehen, rastet das Objekt bei genau 45° ein.
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Ausschnitt und Maßstab Das Schwenk- und Zoomwerkzeug finden Sie in der rechten unteren Bildschirmecke. Es ermöglicht Ihnen das Vergrößern oder Verkleinern über die Maus (siehe Tabelle 17.3). Den Anzeigemaßstab können Sie über den Schieberegler oder das Textfeld darin ändern. Ziehen Sie den Schieberegler nach rechts, um ein Objekt zu vergrößern, bzw. nach links, um ein Objekt zu verkleinern. Auch über das Menü ANSICHT können Sie die Größe der Ansicht Ihren Wünschen anpassen. Symbol
Name und Wirkung Auf ganze Seite zoomen – Der Zoomfaktor wird so angepasst, dass die gesamte Seite benutzt wird. Auf Seitenbreite zoomen – Der Zoomfaktor so angepasst, dass die gesamte Breite der Seite angezeigt wird. Auf markierten Bereich zoomen – Das markierte Objekt wird zentriert dargestellt.
Tabelle 17.3: Schwenk- und Zoomwerkzeug
Sie können auch auf bestimmte Bereiche eines Objekts schwenken. Klicken Sie dazu im Schwenk- und Zoombereich auf die Miniaturansicht, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Maus.
Elemente anzeigen und ausblenden Über das Menü ANSICHT können Sie die wesentlichsten Elemente des Bildschirms ein- und ausblenden (siehe Abbildung 17.6).
Bild 17.6: Menü ANSICHT
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17.3.2 Grundlegende Arbeitstechnik Um eines der geöffneten Projekte zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf seine Miniaturdarstellung in der Leiste Geöffnete Projekte. Daraufhin wird das Projekt vollständig im Arbeitsbereich des Bildschirms angezeigt, seine einzelnen Elemente im Stapel auf der rechten Seite. Wenn ein Projekt aus mehreren Elementen besteht, beispielsweise ein Foto mit einer eingefügten Beschriftung, müssen Sie zunächst das Element auswählen, das Sie bearbeiten wollen. Dazu klicken Sie im Stapel auf das gewünschte Element. Dieses wird im Hauptbereich markiert dargestellt. Anschließend geben Sie an, welche Bearbeitungsfunktion Sie wünschen. Dazu können Sie sich mehrerer Methoden bedienen: Sie können entweder einen Menübefehl, eine Schaltfläche der Symbolleiste oder ein Element der Leiste Allgemeine Aufgaben wählen. Nach dieser Wahl wird die gewünschte Form der Bearbeitung entweder kommentarlos automatisch durchgeführt – beispielsweise bei Wahl einer der Schaltflächen Kontrast automatisch korrigieren oder Licht- und Schattenwerte automatisch korrigieren in der Symbolleiste – oder im linken Bereich des Bildschirms erscheint eine Optionsleiste, in der die eigentlichen Optionen für die gewünschte Form der Bearbeitung angezeigt werden. Sie finden hier Schaltflächen, Listenfelder, Schieberegler u.a.3 Die Auswirkung der Bearbeitung können Sie direkt im Hauptbereich des Bildschirms kontrollieren. Wenn Sie den gewünschten Effekt erreicht haben, können Sie diesen Bearbeitungsprozess durch einen Klick auf die Schaltfläche Fertig beenden. Bei einigen Aufgaben verfügt die Optionsleiste über die Registerkarten Objekt und Ganzes Bild. Damit wird der Bereich festgelegt, für den die Aktion angewendet wird. Durch Auswählen der Registerkarte Objekt wird die Aktion nur auf das ausgewählte Objekt angewendet, während durch das Auswählen der Registerkarte Ganzes Bild die Aktion auf das gesamte Bild mit allen darin befindlichen Objekten angewendet wird. Oft führen Aktionen beim Bearbeiten eines Bildes nicht zu den gewünschten Effekten. Sie sollten sich darum gleich zu Anfang vergewissern, wie Sie solch ein nicht erwünschtes Ergebnis wieder rückgängig machen können: 쮿
Wenn Sie eine Änderung rückgängig machen wollen und noch nicht auf Fertig geklickt wurde, klicken Sie im linken Fenster auf Abbrechen oder Zurücksetzen. Wenn Sie eine Änderung bereits abgeschlossen haben, klicken Sie im Menü BEARBEITEN auf RÜCKGÄNGIG oder verwenden die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Sie können mehrere Male auf RÜCKGÄNGIG klicken, um die zuletzt ausgeführten Aktionen in umgekehrter Reihenfolge zu widerrufen.
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Wenn Sie einen Ausschnitt erstellen, wird das ursprüngliche Bild im Bereich Geöffnete Projekte gespeichert. Um einen Ausschnitt rückgängig zu machen, doppelklicken Sie auf das ursprüngliche Bild im
Falls Sie Informationen zu solchen Elementen benötigen, schlagen Sie im Anhang A nach.
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Bereich Geöffnete Projekte. Der Ausschnitt, den Sie erstellt haben, ist immer noch im Bereich Geöffnete Projekte verfügbar. Wenn Sie das Bild nach dem Ausschneiden oder Ausstanzen unter dem gleichen Dateinamen und im gleichen Format wie das Original speichern, können Sie die Änderungen nicht mehr zurücknehmen. Beachten Sie auch, dass sich das gewünschte Endergebnis erst einstellt, nachdem Sie mehrere Bearbeitungsschritte unterschiedlicher Art durchgeführt haben. Zum Restaurieren eines alten Bildes müssen Sie beispielsweise einerseits Kratzer und Flecken entfernen, andererseits den Kontrast und die Schärfe erhöhen. Das tun Sie über unterschiedliche Befehle in der Leiste Allgemeine Aufgaben.
17.3.3 Zuschneiden oder drehen Die erste Gruppe von Bearbeitungsfunktionen in der Leiste Allgemeine Aufgaben nennt sich Zuschneiden und drehen. Was sich dahinter verbirgt, können Sie wahrscheinlich schon erahnen.
Drehen und kippen Unter Drehen versteht man das Drehen des Bildes um seinen Mittelpunkt, Kippen bedeutet das Spiegeln an der waagerechten oder senkrechten Mittellinie (siehe Abbildung 17.7).
Bild 17.7: Original, nach rechts gedreht und horizontal gekippt
Um ein Bild zu drehen, verwenden Sie die Option Drehen im Bereich Zuschneiden oder drehen der Leiste Allgemeine Aufgaben. Über die Optionsleiste können Sie dann festlegen, wie gedreht werden soll. Sie können zur Anzeige der Optionsleite zum Drehen auch dem Befehl DREHEN im Menü FORMAT ansprechen. Über die Schaltflächen Gegen den Uhrzeigersinn drehen und Im Uhrzeigersinn drehen können Sie das Objekt auch direkt jeweils um 90° nach links oder rechts drehen. Wenn Sie das Bild kippen wollen, benutzen Sie die Befehle im Untermenü FORMAT/KIPPEN. Über die Optionsleiste können Sie die Richtung des Kippens wählen. Über die beiden Schaltflächen Horizontal kippen und Vertikal kippen in der Symbolleiste können Sie ein Bild direkt kippen.
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Zuschneiden Möglicherweise ist Ihr Bild wesentlich größer, als Sie es eigentlich haben möchten. Beispielsweise könnten sich Objekte im Hintergrund befinden, die vom Vordergrund ablenken. Über Zuschneiden können Sie die Kanten eines Bildes abschneiden – beispielsweise quadratisch oder herzförmig – und sogar verschiedene Formen miteinander kombinieren. Um ein Bild zuzuschneiden, wählen Sie die Option Leinwand zuschneiden im Bereich Zuschneiden oder Drehen in der Leiste Allgemeine Aufgaben oder den Befehl LEINWAND im Untermenü FORMAT/ZUSCHNEIDEN. In der Optionsleiste können Sie über das Feld Wählen Sie eine Größe ein gewünschtes Format festlegen (siehe Abbildung 17.8). Klicken Sie dann im Bild auf einen Startpunkt und ziehen Sie den gewünschten Umriss auf. Wenn Sie im Feld Wählen Sie eine Größe eine andere Option als Benutzerdefiniert wählen, ist das Verhältnis von Länge zu Breite festgelegt und Sie können nur einen Zuschnitt mit diesen Proportionen bestimmen. Sie können für eine Feinabstimmung auch über die Felder Höhe und Breite die entsprechenden Zahlenwerte direkt eingeben oder über das Drehfeld ändern. Eine andere Form des Zuschnitts können Sie über das darunter liegende Listenfeld zu Schritt 2 auswählen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem nach rechts weisenden Pfeil können Sie alle zur Verfügung stehenden Formen anzeigen lassen. Nachdem die Form das Bild überlagert, können Sie über die Ziehpunkte die Lage und Größe dem gewünschten Bereich anpassen oder über den größeren gelben Punkt drehen.
Bild 17.8: Zuschnitt festlegen
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Ausschnitt erstellen Ein Ausschnitt ist ein Bereich eines Bildes oder Objekts, der nicht unbedingt die Form eines Rechtecks oder einer der Standardformen haben muss. Sie können also beispielsweise die Konturen einer Person aus einem Bild ausschneiden und diesen Ausschnitt dann zu einem weiteren Foto von anderen Personen hinzufügen. Um einen solchen Ausschnitt zu erstellen, wählen Sie die Option Ausschnitt erstellen im Bereich Zuschneiden oder drehen der Leiste Allgemeine Aufgaben oder benutzen Sie den gleichnamigen Befehl im Menü FORMAT. Sie können dann unter vier Möglichkeiten wählen, um den auszuschneidenden Bereich festzulegen: 쮿
Über die Option Mit der Randerkennung lassen Sie die automatische Randerkennung die exakten Ränder eines Bereichs finden, nachdem Sie die ungefähren Ränder angezeigt haben. Vergrößern Sie das Bild so, dass der auszuschneidende Bereich weitestgehend vollständig dargestellt wird und markieren Sie grob die Ränder des auszuscheidenden Bereichs (siehe Abbildung 17.9). Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie dann die Breite der automatischen Randerkennung. Wenn sich der gewünschte Bereich im Original bereits farblich oder hinsichtlich der Helligkeit vom Rest des Bildes abhebt, können Sie eine hohe Breite wählen. Sollte der so markierte Bereich nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, können Sie ihn korrigieren, indem Sie die Randlinie mit der Maus verschieben. Nach einem Klick auf Weiter können Sie festlegen, was mit dem Bereich geschehen soll (siehe unten).
Bild 17.9: Mit der automatischen Randerkennung arbeiten
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Alternativ zur automatischen Randerkennung können Sie freihändig einen Ausschnitt festlegen, indem Sie den Bereich nachzeichnen.
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Oder Sie wählen eine Farbe des Bildes aus und erfassen damit alle Bereiche des Bildes, in denen diese Farbe vorkommt (siehe Abbildung 17.10). Sie können nacheinander auf mehrere Bereiche des Bildes klicken, um alle im gewünschten Ausschnitt vorhandenen Farben zu markieren. Nach einem Klick auf Weiter können Sie wiederum festlegen, was mit dem Bereich geschehen soll (siehe unten).
Bild 17.10: Markieren durch Wahl einer Farbe
Sie können auch eine vordefinierte Form verwenden, um den Bereich abzudecken. Wählen Sie zunächst eine Form aus, die dem gewünschten Ausschnitt entspricht. Über die Schaltfläche mit dem nach rechts weisenden Pfeil können Sie alle verfügbaren Formen anzeigen lassen. Nachdem die Form das Bild überlagert, können Sie über die Ziehpunkte in Lage und Größe dem gewünschten Bereich anpassen oder über den größeren gelben Punkt drehen. Nach einem Klick auf Weiter können Sie wiederum festlegen, was mit dem Bereich geschehen soll (siehe unten). Nachdem Sie den Ausschnitt über eine der eben beschriebenen Methoden festgelegt haben, können Sie durch einen Kick auf Weiter festlegen, was mit dem definierten Bereich geschehen soll . Prüfen Sie zunächst, ob Sie mit der vorgenommenen Auswahl zufrieden sind. Wenn nicht, können Sie durch Wahl einer der im oberen Bereich aufgeführten Optionen eine Korrektur des Ausschnitts vornehmen. Anschließend können Sie wählen, ob der Ausschnitt in einem separaten Projekt abgelegt oder im aktuellen belassen werden soll. Klicken Sie abschließend auf Fertig. Wenn Sie den
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Ausschnitt im Projekt belassen haben, wird er als separates Element im Stapel eingefügt. Sie können ihn dann beispielsweise verschieben und so ein Duplikat im Bild davon erstellen.
17.3.4 Retuschieren Die wohl wichtigsten Werkzeuge finden Sie im Bereich Retuschieren, dessen Elemente Sie über den gleichnamigen Bereich in der Leiste Allgemeine Aufgaben oder das Menü RETUSCHIEREN anwählen können. Damit können Sie die Fotoqualität verbessern und allen Projekten ein professionelles Aussehen verleihen. Sie können beispielsweise die Helligkeit und/oder den Kontrast des Bildes ändern, Staub und Kratzer entfernen, eine alte Fotografie so bearbeiten, dass sie wieder wie neu aussieht oder die nicht benötigten Teile eines Fotos entfernen. Bei einigen dieser Werkzeuge können Sie entweder das gesamte Bild oder mit dem Retuschierpinsel nur einen kleinen Bereich retuschieren.
Helligkeit und Kontrast Besonders wichtig sind hier im Allgemeinen zunächst die Begriffe Helligkeit und Kontrast: Die Helligkeit ist die Stärke der Leuchtkraft einer Farbe oder eine Graustufe, der Kontrast der Grad des Unterschieds zwischen dem hellsten und dem dunkelsten Element in einem Bild (siehe Abbildung 17.11 und Abbildung 17.12).
Bild 17.11: Geringere und höhere Helligkeit (gleicher Kontrast)
Bild 17.12: Geringerer und höherer Kontrast (gleiche Helligkeit)
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Sie können die Einstellungen für die Helligkeit und den Kontrast der Programmautomatik überlassen und dazu die Befehle KONTRAST AUTOMATISCH KORRIGIEREN oder LICHT- UND SCHATTENWERTE AUTOMATISCH KORRIGIEREN im Menü FORMAT oder die gleichnamigen Schaltflächen in der Symbolleiste ansprechen. Im Allgemeinen liefert das gute Ergebnisse. Um diese Werte individuell zu ändern, wählen Sie Helligkeit und Kontrast unter Retuschieren in der Leiste Allgemeine Aufgaben oder den gleichnamigen Befehl im Menü RETUSCHIEREN (siehe Abbildung 17.13 links). Auch über die Optionsleiste können Sie angeben, dass die Korrektur automatisch erfolgen soll. Wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, klicken Sie auf Zurücksetzen und arbeiten dann mit den Schiebereglern. Ziehen Sie einen Schieberegler nach rechts, um den entsprechenden Wert zu erhöhen, oder nach links, um den Wert zu verringern.
Farbton Wenn ein Foto einen Farbstich – also eine leichte Farbgrundierung, die sich auf das gesamte Foto auswirkt – aufweist, können Sie dies durch Anpassen des Farbtons korrigieren. Ein Farbstich wird bei der Aufnahme des Fotos von der Farbe der Lichtquelle (Sonnenlicht oder künstliches Licht) bewirkt, wie beispielsweise einen Orangestich durch Innenbeleuchtung. Sie können den Farbton für das gesamte Bild anpassen, indem Sie die Option Farbton anpassen unter Retuschieren in der Leiste Allgemeine Aufgaben, den Befehl FARBTON ANPASSEN im Menü RETUSCHIEREN oder die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste wählen (siehe Abbildung 17.13 Mitte).
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Sie können entweder die Automatik des Programms nutzen. Automatisch Retuschieren erkennt den hellsten Punkt im Bild und färbt ihn weiß. Dadurch werden automatisch alle Farben im Bild korrigiert, ohne dass Weiß als Referenzfarbe verwendet wird. Die meisten Farbtonprobleme werden damit behoben. Diese Funktion dient auch zum Ändern der Helligkeit und des Kontrasts.
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Sollte das nicht zu einem zufrieden stellenden Ergebnis führen, klicken Sie auf Zurücksetzen, um die Änderungen zu verwerfen. Klicken Sie dann in dem Bild auf einen Punkt, der weiß sein soll. Dieser weiße Punkt dient als Referenzpunkt, an den das übrige Bild automatisch angepasst wird. Alle anderen Farben in dem Bild werden automatisch korrigiert. Achten Sie darauf, dass Sie auf einen weißen Punkt innerhalb des Bildes klicken, und nicht auf den Hintergrund, der ebenfalls weiß erscheint. Wenn Sie auf einen Hintergrundpunkt klicken, wird der Farbton des Bildes nicht korrigiert. Sie können auch surrealistische Farbeffekte in dem Bild erzeugen, indem Sie auf einen farbigen Punkt klicken, anstatt auf einen weißen.
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Wenn das Ergebnis auch jetzt nicht Ihren Vorstellungen entspricht, passen Sie den Farbton manuell an. Dazu klicken Sie wieder auf Zurücksetzen und verwenden die Schieberegler für Farbe und Farbwert, um die Anpassungen vorzunehmen.
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Um die Verfärbung zu entfernen, verschieben Sie den Schieberegler Farbe auf die Farbe, die entfernt werden soll. Ziehen Sie anschließend den Schieberegler für Farbwert nach links.
Farbnuance und Sättigung Unter einer Farbnuance versteht man die Abstufung einer Farbe und unter Sättigung die Intensität einer Farbe. Sie können die Farbnuance und Sättigung eines Bildes ändern, um die Farben kräftiger oder gedämpfter zu gestalten. Wählen Sie dazu FARBNUANCE UND SÄTTIGUNG im Menü RETUSCHIEREN oder die gleichnamige Option in der Leiste Allgemeine Aufgaben unter Effekte (siehe Abbildung 17.13 rechts). Wählen Sie zunächst die zu ändernde Farbe aus, indem Sie im Bild darauf klicken. Die gewählte Farbe wird durch die Stellung der kleinen Punkte in den beiden konzentrischen Kreisen angezeigt. Durch Verschieben dieser Punke können Sie die Farbe ändern: Verschieben Sie den gelben Kreis außen um das Farbrad herum, um die Farbnuance zu ändern, verschieben Sie den blauen Kreis innerhalb des Farbrades, um die Farbsättigung zu ändern, oder verschieben Sie den blauen Kreis in die Mitte des Farbrades oder daraus heraus, um die Farbhelligkeit zu ändern.
Bild 17.13: Farbton korrigieren
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Bildschärfe regulieren Über den Befehl BILDSCHÄRFE REGULIEREN im Menü RETUSCHIEREN können Sie die Bildschärfe anpassen, falls dies erforderlich sein sollte. Zum Aufruf der Funktion können Sie auch die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste verwenden. Benutzen Sie dann zur Einstellung den Schieberegler in der Optionsleiste. Im Allgemeinen wird man scharfe Bilder bevorzugen. Als Hintergrund – beispielsweise bei Webseiten – sind aber auch unscharfe Bilder interessant und lenken weniger vom Vordergrund ab.
Rote-Augen-Effekt korrigieren Um den wohl allgemein bekannten Rote-Augen-Effekt aus einem Bild zu entfernen, klicken Sie in der Leiste Allgemeine Aufgaben auf Retuschieren und dann auf Rote-Augen-Effekt korrigieren oder wählen Sie den gleichnamigen Befehl im Menü FORMAT oder die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Verwenden Sie die Zoomfunktion, um die Augen zu vergrößern, und klicken Sie auf die roten Bereiche der Augen. Wählen Sie dann in der Optionsleiste die Option Rote Augen autom. korrig.
Kratzer und Staub entfernen Wenn Sie Kratzer oder Staub vom Bild entfernen wollen, wählen Sie die entsprechenden Optionen im Untermenü RETUSCHIEREN/ANDERE FOTOREPARATUR (siehe Abbildung 17.14 rechts und Mitte). 쮿
Wenn Sie einen Kratzer entfernen wollen, stellen Sie zunächst eine geeignete Vergrößerung des Bildes ein und wählen Sie dann eine Pinselgröße. Klicken Sie auf eine Ecke des Kratzers und führen den Mauszeiger am Kratzer entlang.
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Wollen Sie Staubflecken entfernen wollen, brauchen Sie nur auf einen der Kreise zu klicken, um denn Wirkungsbereich festzulegen. Der Rest geschieht automatisch.
Beachten Sie, dass Kratzer und Staub entfernt werden, indem die entsprechenden Stellen mit den jeweils benachbarten Bildpunkten überschrieben werden. Es kann deswegen – besonders beim Entfernen von Staub – zu unscharfen Ergebnissen kommen. Wählen Sie in diesen Fällen einen kleineren Wirkungsbereich oder entfernen Sie einzelne Staubkörnchen einzeln mit der Technik zum Entfernen von Kratzern. In manchen Fällen werden Sie Details im Bild gezielt mit anderen Methoden retuschieren müssen. Verwenden Sie dazu die Option FREIHAND im Untermenü EFFEKTE/PINSEL (siehe unten).
Altes Bild restaurieren Um ein ausgeblichenes Schwarzweißbild zu restaurieren, können Sie über zwei Schieberegler die Schärfe (Fokus) und den Kontrast ändern. Wählen Sie dazu den Befehl ALTES BILD RESTAURIEREN im Untermenü RETUSCHIEREN/ANDERE FOTOREPARATUR (siehe Abbildung 17.14 rechts).
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Bild 17.14: Kratzer entfernen, Staub entfernen und Altes Bild restaurieren
17.3.5 Effekte Neben den in den vorherigen Abschnitten beschrieben Techniken zum Retuschieren – die sich auf Aufgaben beziehen, die zum Korrigieren des Originals dienen – können Sie einem Bild auch zusätzliche Effekte hinzufügen. Dazu dienen die Positionen unter Effekte in der Leiste Allgemeine Aufgaben und die Befehle im Menü EFFEKTE (siehe Abbildung 17.15).
Bild 17.15: Menü EFFEKTE mit Untermenüs
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Antik Sie könne den Befehl ANTIK im Menü EFFEKTE verwenden, um Ihren Bildern einen Glanz aus alten Zeiten zu verleihen. Bei der Anwendung dieses Effekts wird ein großer Anteil der Farbe vom Bild entfernt, indem ein Sepiafilter auf das gesamte Bild angewendet wird (siehe Abbildung 17.16 links).
Schwarzweiß Über SCHWARZWEIß im Menü EFFEKTE können Sie ein Farbbild in herkömmliches Schwarzweißkamerafoto umwandeln.
Negativ In der klassischen Fotografie handelt es sich bei einem Negativ um das Originalbild, von dem Filmabzüge erstellt werden. Aus chemischen Gründen sind in einem Negativ eines Schwarzweißbildes schwarze Bereiche weiß und weiße Bereiche schwarz gefärbt. Wenn ein Bild also in sein Negativ geändert wird, werden Farben und Schatten umgekehrt. Diesen Effekt können Sie über den Befehl NEGATIV im Menü EFFEKTE erreichen (siehe Abbildung 17.16 rechts)
Bild 17.16: Effekte Antik und Negativ
Filter Sie können die Stimmung eines ganzen Bildes oder eines Objekts innerhalb eines Bildes ändern, indem Sie einen Filter anwenden (siehe Abbildung 17.17 und Abbildung 17.18). Dazu benutzen Sie die Befehle des Untermenüs EFFEKTE/FILTER. Mit Filtern können Sie beispielsweise Farbeffekte hinzufügen: Der Kreidefilter beispielsweise erzeugt die Wirkung einer Kreidezeichnung. Sie können auch Kontrasteffekte hinzufügen: Der Kohlefilter beispielsweise verwandelt ein Foto in eine Schwarzweißzeichnung. Sie können auch eine dramatische Wirkung erzeugen: Der Chromfilter beispielsweise lässt ein Bild aussehen, als ob es aus flüssigem Metall wäre. Durch die Verwendung einer Kombination von Filtern können Sie sogar noch mehr Effekte erzielen.
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Bild 17.17: Filter Kohle, Chrom und Prägen
Bild 17.18: Filter Mosaik, Wasserfarbe und Wasserglas
Freihandzeichnung Über die Option FREIHANDZEICHNUNG im Untermenü EFFEKTE/PINSEL können Sie Details im Bild bearbeiten. 쮿
Sie müssen zunächst einen Farbeffekt bestimmen, den Sie ändern wollen. Dazu wählen Sie das Zeichenwerkzeug, die Farbe und die Größe des Pinsels (siehe Abbildung 17.19 links).
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Durch einen Klick auf Weitere Farben können Sie eine benutzerdefinierte Farbe einstellen (siehe Abbildung 17.19 Mitte). Wählen Sie die gewünschte Farbe aus, indem Sie auf einen Punkt innerhalb des Farbkreises klicken. Über den äußeren Ring können Sie die Farben aus ihren Grundbestandteilen mischen, der innere Ring sorgt für die Helligkeit. Sie können auch eine Farbe aus dem Bild übernehmen, indem Sie auf den entsprechenden Punkt klicken. Alternativ können Sie die Farbdaten auch über die darunter angezeigten Felder einstellen.
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Nachdem Sie auf Farbeinst. anpassen geklickt haben, können Sie weitere Einstellungen vornehmen: Sie können die Form des Pinsels, die Farbtransparenz oder eine Struktur vorgeben (siehe Abbildung 17.19 rechts).
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Bild 17.19: Freihandzeichnung, Farbe bestimmen und Farbeinstellung anpassen
Anschließend führen Sie die Arbeit mit dem Pinsel im Hauptbereich auf dem Bild durch: Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie beginnen möchten, halten Sie dann die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Bereich.
Stempelzeichnung Wenn Sie mit einem Stempel zeichnen, können Sie einen virtuellen Gummistempel in das Bild einfügen. Sie können die von Picture It! bereitgestellten Stempel verwenden oder einen eigenen Stempel erstellen. Über den Befehl STEMPEL im Untermenü EFFEKTE/PINSEL können Sie solche Stempel definieren und einsetzen (siehe Abbildung 17.20 links). Wählen Sie zunächst einen Stempelstil aus. Der Stempel mit der Bezeichnung Radieren erlaubt später ein Entfernen eines eingefügten Stempels. Wählen Sie anschließend die Form des Stempels aus (siehe Abbildung 17.20 rechts).
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Nach einem Klick auf Stempel erstellen können Sie auch eigene Stempel herstellen. Sie können dazu einen Clip aus der Galerie oder ein anderes Bild aus einer vorhandenen Grafikdatei, einer digitalen Kamera oder einem Scanner als Grundlage verwenden (siehe Abbildung 17.20 links).
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Wählen Sie unter Klicken Sie auf eine Stempelgröße die Größe des Stempels aus.
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Bild 17.20: Stempelzeichnung und Stempel anpassen
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Optional können Sie den gewählten Stempel anpassen. Dazu klicken Sie zunächst auf Stempel anpassen. Über einen Schieberegler können Sie die Transparenz des Drucks zu ändern. Außerdem können Sie für einfache Stempel eine andere Farbe – auch eine benutzerdefinierte – oder eine Struktur wählen (siehe Abbildung 17.21 rechts).
Bild 17.21: Stempel erstellen und Stempel anpassen
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Nach der Wahl des Stempels klicken Sie auf das Bild, um einen Stempel zu setzen. Wenn Sie einen ganzen Bereich stempeln wollen, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen den Zeiger über den Bereich.
Ausbleichen mit Transparenz Beim Ausbleichen handelt es sich um einen Übergangseffekt, der die Transparenz eines Objekts an bestimmten Stellen erhöht. An diesen Stellen scheint der Hintergrund durch das Bild durch. Sie können damit beispielsweise in einer Bildcollage eine gleichmäßige Ausbleichung von einem Foto zu einem anderen erstellen. Über das Untermenü EFFEKTE/ AUSBLEICHEN MIT TRANSPARENZ haben Sie die Möglichkeit, entweder mit der Option GLEICHMÄßIG das gesamte Bild im selben Maße auszubleichen oder über die Option SCHRITTWEISE bestimmte Stellen – beispielsweise alle oder bestimmte Ränder – mehr als andere auszubleichen. 쮿
Zum gleichmäßigen Ausbleichen verwenden Sie den Schieberegler oder geben einen Zahlenwert im Feld ein (siehe Abbildung 17.22). 0 bedeutet undurchsichtig, 100 vollständig durchsichtig.
Bild 17.22: Gleichmäßiges Ausbleichen
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Zum so genannten schrittweisen Ausbleichen legen Sie einen Verlauf für den Übergang von dem transparenten zum undurchsichtigen Bereich fest (siehe Abbildung 17.23). Mit Richtung des Farbverlaufs kippen ist gemeint, dass die Richtung des Übergangs umgekehrt wird.
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Bild 17.23: Schrittweises Ausbleichen
17.3.6 Ränder Sie können einem ganzen Bild oder einzelnen Objekten in einem Bild Ränder, Rahmen und Passepartouts hinzufügen, um ihnen ein professionelles, künstlerisches oder individuelles Aussehen zu verleihen. Benutzen Sie dazu die Befehle im Untermenü EFFEKTE/RÄNDER oder die Optionen zu Ränder in der Leiste Allgemeine Aufgaben.
Ränder Ränder zeichnen den Umriss eines ausgewählten Objekts oder eines ganzen Bildes mit Farben oder Formen nach: 쮿
Mit hervorgehobenen Rändern können Sie zu einem Objekt oder einem Bild einen bunten Umriss hinzufügen. Über Rand anpassen können Sie die Form, die Breite und die Farbe des hervorgehobenen Randes ändern.
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Mit weichen Rändern können Sie die äußeren Ränder ausbleichen. Sie können die Randbreite und Transparenz der weichen Ränder gemeinsam ändern.
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Gestempelte Ränder fügen einen Umriss in Stempelform hinzu. Sie können Breite, Farbe und Form des gestempelten Randes ändern. Darüber hinaus können Sie einen gestempelten Rand erstellen, der eine benutzerdefinierte Form verwendet.
Bild 17.24: Hervorgehobener, weicher und gestempelter Rand
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Rahmen Rahmen legen einen quadratischen oder rechteckigen Umriss um ein ausgewähltes Objekt oder ein ganzes Bild. Die Rahmenbreite kann geändert werden. Rahmen umgeben alle anderen Objekte in einem Bild, einschließlich Passepartouts. Wenn Sie einen Rand auf ein Bild anwenden, das die Leinwand vollständig ausfüllt, müssen Sie die Größe des Bildes anpassen, um sicherzustellen, dass die Ränder ordnungsgemäß ausgedruckt werden. Die Option Seitenrand erlaubt das Hinzufügen eines Rahmens zum ausgewählten Objekt. Nach der Wahl müssen Sie im Dialogfeld einen Rahmen bestimmen (siehe Abbildung 17.25).
Bild 17.25: Dialogfeld Rahmen
Passepartouts Passepartouts fügen ein künstlerisches Element zwischen einem Bild und seinem Rahmen hinzu. Damit können Sie einem Bild den letzten Schliff geben. Sie können aus einer Vielfalt von bestehenden Rahmen auswählen oder benutzerdefinierte Rahmen und Passepartouts erstellen. Nach Wahl von Rahmen und Passepartouts im Bereich Ränder der Leiste Allgemeinen Aufgaben wird die Seite Design auswählen angezeigt. Wählen Sie unter Themen zunächst eine Kategorie und dann im Hauptbereich ein Design für das Passepartout.
17.3.7 Minilabor Wenn Sie eine oder mehrere der in den vorherigen Abschnitten beschriebenen Techniken zum Retuschieren auf mehrere Bilder anwenden wollen, sollten Sie das Minilabor benutzen. Das Minilabor ist ein Fotolabor, in dem alle häufig verwendeten Bildbearbeitungsfunktionen zentral verfügbar sind. Sie können eine oder mehrere Optionen auf ein Bild oder auf mehrere Bilder gleichzeitig anwenden. Die Bilder werden automatisch im
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Kapitel 17 · Microsoft Picture It! Foto 7.0
Minilabor geöffnet, wenn Sie beispielsweise beim Übernehmen von einer digitalen Kamera die entsprechende Option eingeschaltet hatten. Manuell können Sie das Minilabor auch über die Option Mehrere Bilder bearbeiten im Startfenster oder Mehrere Bilder retuschieren in der Leiste Allgemeine Aufgaben starten (siehe Abbildung 17.26).
Bild 17.26: Minilabor
Wählen Sie zuerst ein oder mehrere zu bearbeitende Bilder aus. Um ein einzelnes Bild auszuwählen, klicken Sie darauf. Um mehrere nacheinander angezeigte Bilder zu wählen, klicken Sie auf das erste Bild, halten die (ª)-Taste gedrückt und klicken dann auf das letzte Bild der Reihe. Um mehrere – nicht aufeinander folgende – Bilder zu markieren, halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und klicken Sie die gewünschten Bilder an. Durch einen zweiten Klick bei gedrückt gehaltener (Strg)-Taste können Sie ein Bild wieder aus der Auswahl entfernen. Wenn Sie alle Bilder des Projekts auswählen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Bilder auswählen. Legen Sie anschließend die gewünschte Bearbeitungsoption fest. Automatische Bearbeitungsfunktionen – beispielsweise Licht- und Schattenwerte automatisch korrigieren – wirken auf alle ausgewählten Bilder. Bei Funktionen, die eine oder mehrere manuelle Einstellungen erfordern – wie beispielsweise Helligkeit und Kontrast – werden die Bilder nacheinander einzeln angezeigt und Sie können die gewünschten Korrekturen individuell vornehmen (siehe die entsprechenden Abschnitte in diesem Kapitel). Klicken Sie nach Abschluss der Bearbeitung eines Bildes auf Weiter, um mit dem nächsten Bild fort zu fahren.
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Arbeiten mit mehreren Objekten
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17.4 Arbeiten mit mehreren Objekten Die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Aufgaben beziehen sich auf die Bearbeitung einzelner oder mehrerer Bilder, deren Inhalte jeweils in einer einzigen Datei gespeichert sind. Picture It! erlaubt es darüber hinaus, mit Projekten zu arbeiten. Unter einem Projekt versteht man hier die gemeinsame Darstellung mehrerer Objekte innerhalb eines Bildes. Diese Objekte können unterschiedlicher Natur sein – beispielsweise untergeordnete Bilder, Formen, Textfelder, Linien oder Animationen. Die einzelnen Objekte eines Projekts werden einzeln verwaltet und können, solange Sie das Projekt im Format Picture It! PNG Plus gespeichert haben, auch nach einem erneuten Öffnen der Datei einzeln bearbeitet oder aus dem Projekt entfernt werden.
17.4.1 Objekte hinzufügen Über Hinzufügen unter den Hauptoptionen in der Leiste Allgemeine Aufgaben können Sie dem Bild unterschiedlichste Objekte hinzufügen. Sie können dazu auch die Befehle des Menüs EINFÜGEN benutzen. Die hinzugefügten Elemente werden anschließend einerseits dem Hauptbereich und andererseits dem Stapel am rechten Bildschirmrand hinzugefügt (siehe Abbildung 17.27).
Bild 17.27: Elemente eingefügt
Bild, Ausschnitt oder Clip Über Bild, Ausschnitt oder Clip unterhalb der Ebene Hinzufügen können Sie dem aktuellen Bild unterschiedliche Elemente hinzufügen. Die Techniken zur Auswahl des Elements entsprechen denen, die Sie auch zum Öffnen von Bildern verwenden (siehe Abschnitt 17.2).
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Kapitel 17 · Microsoft Picture It! Foto 7.0
Texte Zum Hinzufügen von Text zum Bild haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können einerseits Text auf geraden Linien oder aber auch geformten Text einfügen. Für geradlinigen Text wählen Sie Text unter Hinzufügen in der Leiste Allgemeine Aufgaben oder TEXT EINFÜGEN im Menü TEXT bzw. die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste. Dem Bild wird ein Objekt mit dem Inhalt Ihr Text überlagert. Markieren Sie diese Voreinstellung und geben Sie den von Ihnen gewünschten Text ein. 쮿
Wenn Sie einen geformten Text eingeben wollen, benutzen Sie den Befehl GEFORMTEN TEXT EINFÜGEN im Menü TEXT oder Geformter Text unter Hinzufügen in der Leiste Allgemeinen Aufgaben. Daraufhin müssen Sie eine Form wählen und dann den gewünschten Text in einem Dialogfeld eingeben. Anschließend wird der Text in der gewählten Form dem Bild hinzugefügt.
Ist ein Textelement ausgewählt, werden im rechten Bereich der Symbolleiste zusätzliche Schaltflächen eingeblendet (siehe Tabelle 17.4). Symbol
Name und Wirkung Schriftfarbe – ermöglicht die Wahl der Farbe für den vorher markierten Text. Fett – zeigt den vorher markierten Text fett an. Kursiv – zeigt den vorher markierten Text kursiv an. Unterstrichen – zeigt den vorher markierten Text unterstrichen an (nur bei geradem Text). Schatten – erzeugt einen Schattenwurf (nur bei geformtem Text). Umriss – höhlt die Buchstaben aus (nur bei geformtem Text). Ausrichtung – ermöglicht die Wahl der Ausrichtung – Links, Mitte, Rechts und Blocksatz – des Textes (nur bei geformtem Text). Textlayout ändern – schaltet zwischen senkrechten und waagerechten Anzeige um (nur bei geformtem Text). Form ersetzen – öffnen die Liste der Formen und erlaubt die Wahl einer anderen Form (nur bei geformtem Text). Nummerierung und Aufzählungszeichen – fügt einem Textabsatz eine Nummerierung oder Aufzählungszeichen hinzu (nur bei geradem Text).
Tabelle 17.4: Schaltflächen zum Editieren von Textelementen
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Arbeiten mit mehreren Objekten
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Eingegebene Texte können Sie über die Befehle des Kontextmenüs formatieren, das Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das vorher markierte Textobjekt anzeigen lassen können. Zusätzliche Befehle können Sie im Menü TEXT auswählen. Die Befehle in diesen Menüs entsprechen weitestgehend den von der Textverarbeitung her bekannten (siehe beispielsweise Kapitel 2).
Formen oder Linien Über die Optionen Formen und Linien im Bereich Hinzufügen der Leiste Allgemeine Aufgaben können Sie weitere grafische Elemente in das Projekt aufnehmen. Dieselben Befehle finden Sie auch im Menü EINFÜGEN. 쮿
Zum Einfügen einer geraden Linie benutzen Sie den Befehl LINIE. Zeichnen Sie die Linie mit gedrückt gehaltener Maustaste. Nach dem Einfügen hat die Linie an ihren Enden zwei Ziehpunkte, über die Sie die Eckpunkte verschieben können. Auf diese Weise können Sie Länge, Position und Winkel der Linie ändern. Das Kontextmenü zur Linie erlaubt u.a. ein Ändern der Form und der Stärke.
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LINIE ZEICHNEN ermöglicht es, eine Freihandlinie zu erstellen. Zwei Techniken sind dazu möglich: Wenn Sie eine aus mehreren geraden Teilstücken zusammen gesetzte Linie erstellen wollen, klicken Sie nur die einzelnen Eckpunkte nach einander an. Für eine geschwungene Linie halten Sie beim Zeichnen die Maustaste gedrückt. Zum Abschließen der Zeichnung klicken Sie auf die während der Arbeit eingeblendete Schaltfläche Fertig. Über das Kontextmenü können Sie anschließend u.a. eine Füllfarbe wählen und die Farbe und Stärke ändern.
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FORM erlaubt die Auswahl aus einer Liste von 36 Grundformen. Klicken Sie zum Einfügen einfach auf die Form. Nach dem Einfügen können Sie Lage und Größe über die Ziehpunkte ändern und die Form drehen. Über das Kontextmenü können Sie anschließend – unter anderem – eine Füllfarbe wählen und die Farbe und Stärke ändern.
Bild 17.28: Gerade Linie, Freihandlinie und Form
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FORM ZEICHNEN funktioniert wie LINIE ZEICHNEN, allerdings ist der Ausgangspunkt der Zeichnung immer mit dem Endpunkt verbunden, sodass eine geschlossene Form entsteht.
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Über WEITERE FORMEN rufen Sie die Kategorie Geometrisch der Sammlung Formen aus der ClipGalery4 auf den Bildschirm. Daraus können Sie mit einer Füllfarbe versehene Formen übernehmen. Weitere Formen finden Sie in der Kategorie Sonstige der selben Sammlung. Die Farbe stellen Sie über den Befehl FARBNUANCE UND SÄTTIGUNG im Menü RETUSCHIEREN ein.
Bilder Die Optionen Bild von meinem Computer, Bild vom Scanner und Bild von digitaler Kamera in der Gruppe Hinzufügen der Leiste Allgemeine Aufgaben bzw. ihre Entsprechungen im Untermenü zu BILD im Menü EINFÜGEN funktionieren genauso wie am Anfang dieses Kapitels für das Öffnen eines Bildes beschrieben. BILD AUS DER GALERIE öffnet ebenfalls die ClipGalery auf dem Bildschirm. Diese Galerie organisiert sowohl Fotos, Sounddateien als auch Animationen. Darin finden Sie neben den Clips, die von Anfang an darin enthalten waren, gegebenenfalls auch Objekte, die Sie selbst hinzugefügt haben. Über die beiden Registerkarten Suchen und Durchsuchen in der linken Spalte dieser Seite können Sie eine effektive Suche nach dem richtigen Clip in der Galerie durchführen (siehe Abbildung 17.29):
Bild 17.29: Galerie durchsuchen, Registerkarten Suchen und Durchsuchen 4
Diese Galerie enthält Bilder und ClipArt-Objekte, die Sie zum Erweitern Ihrer Projekte verwenden können. Sie können nach Bildern suchen, indem Sie durch die Sammlungen der Galerie blättern Eine Sammlung ist Gruppe von Objekten in der Galerie mit ähnlichem Inhalt. Sammlungen können beispielsweise Tiermotive, Animationen und Hintergründe enthalten. Die Sammlungen sind in Kategorien untergliedert. Eine Kategorie ist eine thematische Gruppe von Objekten innerhalb einer Sammlung in der Galerie. Innerhalb von Eigene Sammlung können Sie neue Kategorien hinzufügen, vorhandene Kategorien umbenennen und Kategorien entfernen.
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Auf der Registerkarte Durchsuchen können Sie eine Sammlung wählen, die Sie durchsuchen möchten. Klicken Sie auf eine Kategorie und wählen Sie dann den Objekttyp aus, nach dem Sie suchen möchten. Klicken Sie dann auf Suchen. Wenn Sie nicht fündig geworden sind, klicken Sie auf die Registerkarte Suchen, um eine Stichwortsuche durchzuführen. 쮿
Suchen Sie möglichst mit mehr als einem Schlüsselwort. Grenzen Sie bei der Eingabe jeder Wortfolge die Wörter durch Leerstellen, Kommata oder Strichpunkte voneinander ab. In diesem Fall wird die Galerie nach Objekten mit allen eingegebenen Schlüsselwörtern durchsucht. Wird kein Objekt mit allen drei Schlüsselwörtern gefunden, wird nach Objekten mit einem dieser Schlüsselwörter gesucht.
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Wenn Sie die Anzahl der gefundenen Objekte in Ihrem Suchergebnis verringern wollen, suchen Sie nach mehreren voneinander durch und getrennten Wörtern. Wenn Sie ein Bild suchen, das sowohl eine Rakete als auch ein Flugzeug darstellt, können Sie Rakete und Flugzeug eingeben. Durch Verwenden von oder können Sie das Spektrum erweitern: Wenn Sie ein Bild mit einer Rakete oder einem Flugzeug benötigen, geben Sie Rakete oder Flugzeug ein.
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Sie können auch nach der Erweiterung des Dateinamens suchen lassen: Geben Sie beispielsweise jpg ein, um alle in diesem Format gespeicherten Bilder zu finden.
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Wenn Sie weitere Optionen wünschen, klicken Sie auf Erweiterte Suche. Anschließend können einen Datumsbereich eingeben. Wenn Sie anhand eines Datums suchen, werden nur die Clips angezeigt, die Sie selbst mit Daten katalogisiert und eingegeben haben. Die mitgelieferten Galerieclips weisen kein Datum auf. Sie können aber Galerieclips auch Daten zuordnen.
Die gefundenen Elemente werden im Hauptbereich des Bildschirms angezeigt. Wählen Sie ein oder mehrere Objekte aus und klicken Sie auf Öffnen. Wenn Sie den Mauszeiger über eine Miniaturansicht in der Galerie halten, erscheint eine QuickInfo mit Angaben zum Dateinamen, Schlüsselwort und gegebenenfalls einer Beschreibung zum ausgewählten Clip. Die Galerie speichert die aktuellsten Schlüsselwortsuchen in einer Liste. Wenn Sie eine Suche wiederholen möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Suchen die gewünschte Suche in der Schlüsselwortliste aus und klicken auf Suchen.
17.4.2 Positionieren Durch Klicken auf ein Element im Stapel können Sie das Element auswählen und anschließend im Hauptbereich editieren – beispielsweise in Größe und Lage ändern oder drehen:
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Zum Verschieben der Lage setzen Sie den Mauszeiger so auf das Element, dass sich der Zeiger in einen Vierfachpfeil verwandelt. Verschieben Sie das Element dann bei gedrückt gehaltener Maustaste. Zum Ändern der Größe verwenden Sie die Ziehpunkte an den Ecken und Kanten. Durch Verschieben des kleinen Knopfes können Sie in vielen Fällen die Form drehen.
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Durch Drücken von (Entf) können Sie das markierte Element aus dem Stapel und damit auch aus dem Projekt entfernen.
Gemeinsam markieren Sie können mehrere Objekte vorübergehend gemeinsam markieren. Drücken Sie dazu die Taste (Strg) und klicken dann die Objekte nacheinander an – entweder im Stapel oder innerhalb der Leinwand. Wenn die Objekte beispielsweise klein sind, nahe nebeneinander liegen oder von anderen Objekten verdeckt werden, wählen Sie die Objekte über den Stapel. Wollen Sie alle im Projekt vorhandenen Objekte markieren, wählen Sie ALLES MARKIEREN im Menü BEARBEITEN. Sie können die Objekte dann beispielsweise als zusammengehörige Gruppe verschieben, löschen und ausrichten. Wenn Sie jedoch außerhalb der Gruppe der ausgewählten Objekte klicken, wird die Gruppierung aufgehoben
Mehrere Objekte ausrichten Sie können zwei oder mehr Objekte gleichzeitig in einem Bild automatisch am linken, rechten, oberen oder unteren Randes eines Bereichs ausrichten. Außerdem lassen sich Objekte automatisch auf der Leinwand zentrieren oder horizontal bzw. vertikal mit gleichmäßigem Abstand ausrichten. Wählen Sie dazu zuerst die gewünschten Objekte gemeinsam aus. Anschließend wählen Sie MEHRERE OBJEKTE AUSRICHTEN im Menü FORMAT und entscheiden sich für eine Ausrichtung: Die vertikale Ausrichtung wird an dem obersten bzw. untersten Objekt der Auswahl vorgenommen. Die horizontale Ausrichtung wird an dem am weitesten links stehenden bzw. dem am weitesten rechts stehenden Objekt der Auswahl vorgenommen.
17.4.3 Gruppieren von Objekten Wenn Sie Objekte gruppieren, können Sie sie als ein zusammenhängendes Objekt behandeln, auch wenn Sie außerhalb der Auswahl klicken. Sie können die Gruppierung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufheben, um Änderungen an den einzelnen Objekten vorzunehmen oder neue Gruppen zu erstellen. Es ist jedoch möglich, dass ein Effekt, den Sie auf eine Gruppe von Objekten angewendet haben, nicht mehr angewendet wird, wenn Sie die Gruppierung aufheben. Um mehrere Objekte zu gruppieren, wählen Sie zuerst die dafür gewünschten Objekte gemeinsam aus.
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Das Symbol, das neben oder unter den Objekten angezeigt wird, bedeutet, dass mehrere Objekte ausgewählt, jedoch noch nicht gruppiert sind. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Objekte zu gruppieren oder wählen Sie GRUPPIEREN im Menü BEARBEITEN. Anschließend wird die Gruppe mit einem gemeinsamen Satz von Ziehpunkten ausgestattet. Das Symbol kennzeichnet die Objekte als gruppiert. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Gruppierung aufzuheben oder wählen Sie GRUPPIERUNG AUFHEBEN im Menü BEARBEITEN.
Bild 17.30: Objekte zusammen markiert und gruppiert
17.5 Speichern Sie können Bilder auf zahlreiche unterschiedliche Arten speichern: als neue Dateien, in einem Format, das für die direkte Verwendung auf Webseiten geeignet ist, als Hintergrundbild auf dem Computerdesktop oder direkt im Web. Die Befehle dazu finden Sie im Menü DATEI.
17.5.1 Auf eigenem Computer Denken Sie daran, Bilder häufig zwischenzuspeichern, wenn Sie sie bearbeiten. Beachten Sie aber, dass dabei die Originaldatei dabei immer überschrieben wird. Nach dem Schließen und erneuten Öffnen einer solchen Datei sind die früheren Zustände einer Bilddatei meist bedeutend schwieriger wiederherzustellen als beispielsweise bei einer Textdatei.
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Änderungen speichern Zum Speichern der Änderungen an einem Bild stehen Ihnen mehrere Befehle zur Verfügung. In allen Fällen wird dabei die ursprüngliche Bilddatei durch die geänderten überschrieben. Wenn Sie das ursprüngliche Bild nicht überschreiben möchten, speichern Sie das Bild unter einem neuen Namen mithilfe des Befehls SPEICHERN UNTER. Der Befehl SPEICHERN dient zum Speichern der Änderungen im aktuell ausgewählten Bild. Diese Funktion können Sie auch über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste aufrufen. 쮿
Über ALLE SPEICHERN können Sie alle geöffneten Bilder gleichzeitig unter ihrem ursprünglichen Namen und Dateiformat speichern.
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Mithilfe von KOPIE SPEICHERN UNTER speichern Sie eine Kopie des ursprünglichen Bildes und lassen die ursprüngliche Datei geöffnet. Damit stellen Sie sicher, dass an dem Original keine Änderungen vorgenommen werden.
Wenn Sie zu einem ursprünglich aus einem einzelnen Bild bestehenden Projekt zusätzliche Elemente hinzugefügt haben und dieses über einen der eben genannten Befehle zu speichern versuchen, werden Sie aufgefordert, das Projekt im PNG Plus-Format zu speichern. Nur wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, bleiben die einzelnen Teile des Projekts nach einem erneuten Öffnen der Datei als eigenständige Elemente im Stapel erhalten. Anderenfalls werden sie zu einer einzigen Bilddatei vereinigt.
Als neue Datei Über SPEICHERN UNTER im Menü DATEI können Sie Ihr Bild als neue Datei speichern. Dabei wird das ursprüngliche Bild nicht ersetzt. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. In seiner Funktionalität entspricht dieses Dialogfeld den bei anderen Windows-Programmen, in seiner Optik aber eher dem Dateibrowser von Picture It! (siehe Abschnitt 17.2). Wählen Sie in der Liste Ordner den Ordner aus, in dem das Bild gespeichert werden soll, und geben Sie im Feld Dateiname einen Dateinamen für das Bild ein. Nach der Bestätigung speichert das Programm das Bild und öffnet dieses dann als neue Datei. Die ursprüngliche Datei wird geschlossen. Wenn Sie das Bild später in einem anderen Programm öffnen möchten, müssen Sie es möglicherweise in einem bestimmten Bildformat – beispielsweise .jpg oder .bmp – speichern. Hierfür werden Dateiformate für die gängigsten Grafik- und Bildprogramme bereitgestellt.
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Optional können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Optionen zusätzlich bestimmte Optionen für den Dateityp festlegen (siehe Abbildung 17.31). Manche davon stehen in Abhängigkeit vom gewählten Dateityp möglicherweise nicht zur Verfügung.
Bild 17.31: Speicheroptionen
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Wählen Sie in der Liste Farbtiefe die gewünschte Farbtiefe für das Bild aus. Für Fotoqualität sollten Sie die Option True Color beibehalten.
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Legen Sie über die Liste Komprimierungsart die Komprimierungsmethode für das Bild fest. Erhöhen oder verringern Sie den Komprimierungsfaktor der Datei. Eine Erhöhung führt sowohl zu einer niedrigeren Bildqualität als auch zu einer kleineren Dateigröße.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Miniaturansicht in Datei speichern, um zusätzlich ein verkleinertes Abbild des Bildes zu speichern, das für die Vorschau des Bildes verwendet wird.
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Wählen Sie in der Liste Bildgröße das gewünschte Bildformat aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Größenverhältnis beibehalten, wenn das Verhältnis von Breite zu Höhe des Bildes bei einer Größenänderung nicht geändert werden soll.5 Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, können Sie Höhe und Breite des Bildes getrennt ändern, sodass das Bild gedehnt oder gestaucht wird.
Bevor Sie ein Projekt speichern, sollten Sie sich überlegen, ob Sie die einzelnen Elemente eines Projekts später noch individuell bearbeiten möchten. In diesem Fall sollten Sie zumindest eine Sicherungskopie davon im PNG Plus-Format speichern. Praktisch alle anderen Formate fügen beim Speichern die einzelnen Elemente im Stapel zu einer gemeinsamen Einheit zusammen. 5
Das Größenverhältnis eines Bildes ist das Verhältnis der Breite eines Bildes (oder eines Bildbereiches) zu seiner Höhe. Ein Bild mit einem Größenverhältnis von 3:1 besitzt die dreifache Breite der Höhe.
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Als Hintergrundbild Mit dem Befehl ALS HINTERGRUNDBILD SPEICHERN im Untermenü DATEI/BESONDERER SPEICHERVORGANG können Sie Bilder auch als Hintergrundbild für den Desktop Ihres Computers speichern. Dabei ersetzen Sie das Bild bzw. das Muster, das vorher auf dem Desktop angezeigt wurde. Um das ursprüngliche Muster oder Bild wieder anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen Sie dann den Befehl EIGENSCHAFTEN aus dem Kontextmenü. Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Anzeige auf die Registerkarte Hintergrund und wählen Sie dann den gewünschten Hintergrund aus.
Als Bild fürs Web Über den Befehl ALS BILD FÜRS WEB SPEICHERN im Untermenü DATEI/ BESONDERER SPEICHERVORGANG können Sie ein Bild im JPEG-Format gespeichert, wobei die Größe und Qualität der Bilddatei für die Onlineanzeige optimiert werden. Verwenden Sie diesen Befehl, wenn Sie Ihr Bild in einer E-Mail oder online bereitstellen oder das Bild zu einer Webseite hinzufügen möchten. 쮿
Wählen Sie in dem mit Klicken Sie auf eine Bildgröße überschriebenen Feld eine Bildgröße aus. Die Dateigröße und die Zeiten zum Herunterladen werden für mehrere Übertragungsgeschwindigkeiten angezeigt. Klicken Sie dann auf Weiter.
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Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Wählen Sie hier in der Liste Ordner den Ordner aus, in dem das Bild gespeichert werden soll und weisen Sie im Feld Dateiname dem Bild eine Bezeichnung zu.
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Klicken Sie in der Liste Dateityp auf den Dateityp für das Bild.
17.5.2 Im Web speichern Sie können ein Bild als Webseite auf dem Computer speichern, ein Bild auf einer Website veröffentlichen oder ein Bild in einem Browser anzeigen.6 Wenn Bilder per E-Mail versendet oder online bereitgestellt werden, benutzt das Programm die standardmäßigen Einstellungen für die Webverbindung, um eine Verbindung mit dem Internet herzustellen. In diesen Einstellungen wird festgelegt, wie Ihr Computer mit Ihrem Internet Service Provider eine Verbindung herstellt, einschließlich der Informationen wie der Zugangstelefonnummer zu Ihrem ISP, Ihr Benutzername und Ihr Kennwort für Ihr ISP-Konto. Hinweise zu diesen Einstellungen liefert der Anhang B. Wenn Sie bereits über einen ISP verfügen, müssen Sie diese Einstellungen vermutlich nicht mehr ändern. Sollten Sie trotzdem Änderungen daran durchführen wollen, verwenden Sie den Befehl EINSTELLUNGEN FÜR WEBVERBINDUNG im Untermenü DATEI/IM WEB SPEICHERN. 6
Eine Webseite ist eine Seite, auf die über das Web zugegriffen werden kann, eine Website ist eine Zusammenstellung von solchen Seiten. Damit Sie ein Projekt veröffentlichen können, benötigen Sie Zugang zum Internet sowie einen Website-Host. Ein Host stellt im Internet Platz für Ihre Website bereit. Sie können eine Website verwenden, die von Ihrem ISP (Internet Service Provider, Internetdienstanbieter) zur Verfügung gestellt wird, oder einen der vielen Websitehosts auswählen, die Hostdienste anbieten. Manche Hostdienste bieten Serverplatz kostenlos an, andere berechnen eine bestimmte Gebühr dafür.
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Als Webseite auf eigenem Computer Ein Weg zur Nutzung der Fähigkeiten von Picture It! zum Erstellen von Webseiten besteht darin, in diesem Programm die grafische Grundlage – beispielsweise ein Hintergrundbild – zu erstellen und dieses dann in einem geeigneten Programm, etwa Microsoft Word, zu einer vollständigen Webseite auszubauen. Dazu können Sie als Zwischenschritt ein Projekt als Webseite auf Ihrem Rechner speichern. Wählen Sie den Befehl IN EINEN ORDNER AUF DEM ARBEITSPLATZ EXPORTIEREN im Untermenü DATEI/IM WEB SPEICHERN. Geben Sie unter Startseite für Ihre Website auswählen oder eingeben einen Dateinamen für die Homepage mit dem Bild ein (siehe Abbildung 17.32). Die Standarddateinamen für eine Homepage im Web sind in der Regel default.htm oder index.htm. Diese Seiten werden im Allgemeinen automatisch angezeigt, sobald ein Besucher den entsprechenden Ordner auf dem Webserver anwählt. Sie können aber für die Seite mit dem Projekt auch einen anderen Namen verwenden, beispielsweise dann, wenn Sie später von der Homepage oder einer anderen Seite über einen Hyperlink auf diese Seite gelangen wollen.
Bild 17.32: In Ordner veröffentlichen
Geben Sie unter Projekt in diesem Ordner speichern den Ordner ein, in dem das Bild gespeichert werden soll, oder klicken Sie auf Durchsuchen und legen Sie den Ordner fest. Klicken Sie auf OK und dann in dem angezeigten Bestätigungsdialogfeld erneut auf OK.
Vorschau im Browser Eine so gespeicherte Webseite können Sie über einen Browser – beispielsweise den Microsoft Internet Explorer – kontrollieren. Die Kontrollfunktion können Sie auch direkt über den Untermenübefehl DATEI/IM WEB SPEICHERN/VORSCHAU IM WEBBROWSER aufrufen.
MSN Fotos Der Microsoft-Webdienst MSN Fotos ist eine Partnerwebsite von Microsoft .NET Passport. Wenn Sie sich bei .NET Passport anmelden, können Sie Bilder bis zu einem Gesamtumfang von 30 MB ins Web zu stellen und so anderen Personen die Möglichkeit geben, diese Bilder anzusehen. Wenn Sie noch kein .NET Passport-Konto haben, müssen Sie sich zunächst registrieren, bevor Sie sich anmelden.
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Die beiden Befehle IN MSN FOTOS SPEICHERN und FOTOS ONLINE BEREITSTELLEN unter DATEI/IM WEB SPEICHERN funktionieren anfangs identisch. Mit FOTOS ONLINE BEREITSTELLEN haben Sie im weiteren Verlauf dieser Aktion die Möglichkeit, Freunde und Verwandte zum Betrachten Ihrer Bilder über das Netz einzuladen und online Anzüge und Fotogeschenke davon zu bestellen. Sie müssen nach Wahl eines dieser Menübefehle wählen, ob Sie nur das aktuelle Projekt oder Bild oder alle geöffneten ins Web stellen möchten. An dieser Stelle haben Sie auch noch einmal die Möglichkeit, zusätzliche Bilder zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf Weiter und stellen Sie die Verbindung zum Internet her. Wenn Sie mehrere Bilder geöffnet und anfangs die Option Alle Bilder im Bereich »Geöffnete Projekte« gewählt haben, haben Sie nochmals die Möglichkeit, die zu veröffentlichen Bilder auszuwählen. Ein ausgewähltes Bild wird durch ein kleines Häkchen in der oberen linken Ecke des umgebenden Rahmens gekennzeichnet. Klicken Sie dann auf Weiter. Wenn Sie den Dienst bereit einmal verwendet haben, können Sie wählen, in welchem Ordner Sie die Bilder bereitstellen wollen. Sie können einen neuen Ordner erstellen oder auch einen schon benutzen verwenden. Anschließend können Sie – wenn Sie anfangs FOTOS ONLINE BEREITSTELLEN gewählt hatten – eine Nachricht verfassen, über die Sie anderen Personen mitteilen können, wo sich die Bilder ansehen lassen. Erfahrungsgemäß ändern sich Optik und Verfahrensweise solcher Webdienste recht häufig. Folgen Sie den Anweisungen auf der jeweils angezeigten Webseite. Nachdem Ihre Fotos auf den Server geladen wurden, können Sie sich Ihre Bilder ansehen. Über die beiden Aufgabenblöcke auf der linken Seite können Sie weitere Tätigkeiten mit Ihrer Sammlung oder einzelnen Bilden durchführen. Was diese bedeuten, erklärt sich eigentlich selbst. Beispielsweise können Sie Fotogeschenke und Abzüge mit Ihren Fotos bestellen. Einige der hier angezeigten Dienste können Sie auch direkt über das Untermenü PROFESSIONELLE ONLINEABZÜGE im Menü DATEI einleiten.
17.6 Drucken und versenden Die Optionen zum Drucken ermöglichen den Ausdruck auf Ihren privaten Drucker in unterschiedlichen Formaten und den Onlinekontakt zu Firmen für professionelle Abzüge (siehe Abbildung 17.33 links). Außerdem können Sie Ihre Arbeiten direkt vom Programm aus per E-Mail versenden.
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Drucken und versenden
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Bild 17.33: Druckoptionen und einzelnes Bild drucken
17.6.1 Einzelnes Bild Zum Ausdruck des aktuellen Bilden wählen Sie DRUCKEN im Menü DATEI. Abschließend können Sie einen Drucker festlegen und die Ausrichtung des Papiers bestimmen. Um das Bild für den Druck auf einem T-Shirt zu spiegeln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für T-Shirt- Druck spiegeln. Legen Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare fest und bestimmen Sie das Seitenformat. Wenn Sie das Format Benutzerdefiniert gewählt haben, können Sie anschließend die gewünschten Maße für die Höhe und Breite eingeben. Die Maßeinheit können Sie separat wählen (siehe Abbildung 17.33 rechts). Klicken Sie abschließend auf Drucken.
17.6.2 Sonderdruck Mit den Optionen unter SONDERDRUCK können Sie das Bild oder Projekt auf Standardpapier, Etiketten oder Spezialpapier oder in anderen Formaten drucken lassen. Außerdem können Sie ein Indexblatt Ihrer Bilder drucken lassen.
Etiketten und Multifotoblatt Sie können verschiedene Etiketten drucken, beispielsweise Adressetiketten, Versandetiketten und Etikettenbögen. Darüber hinaus können Sie Fotos auf verschiedene Papierarten drucken, wie Fotopapier, T-ShirtTrägerpapier und Magnetbögen. Informationen zu den von ihrem Drucker unterstützten Papierarten erhalten Sie im Handbuch zu ihrem Drucker. Dazu rufen Sie den Untermenübefehl DATEI/SONDERDRUCK/ ETIKETTEN ODER SPEZIALPAPIER auf. Wählen Sie einen Drucker aus und klicken Sie auf Weiter.
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Anschließend wählen Sie unter Klicken Sie auf eine Kategorie eine Layoutkategorie und dann unter Klicken Sie auf eine Orientierung das gewünschte Format. Im rechten Bereich des Fensters können Sie anschließend eine Vorlage auswählen, auf die die Bilder gedruckt werden sollen (siehe Abbildung 17.34).
Bild 17.34: Seitenformat und Etiketten
Über die beiden Schaltflächen in der oberen rechten Ecke der Optionsleiste können Sie die Form der Anzeige der Etikettenformate wählen. Optional können Sie nach einem Klick auf Erweiterte Optionen anzeigen auslaufende Ränder für die Bilder und eine Feinabstimmung der Bildpositionierung festlegen (siehe Abbildung 17.35 links). Nach einem Klick auf Weiter können Sie angeben, ob das Etikettenblatt mit einem Projekt oder mit mehreren – aus den geöffneten – Projekten bedruckt werden soll (siehe Abbildung 17.35 Mitte). Nach einem nochmaligen Klick auf Weiter können Sie entweder das Kontrollkästchen Größe an Bereich anpassen aktivieren, um die Bildgröße an den gesamten Druckbereich anzupassen oder das Kontrollkästchen Überlappen u. zuschneiden, um die Bildränder über die Ränder des Druckbereichs hinauszuziehen (siehe Abbildung 17.35 rechts).
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Drucken und versenden
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Bild 17.35: Formularblatt mit Projekten füllen
Abschließend müssen Sie die zu druckenden Elemente mit der Maus aus der Liste der Geöffneten Projekte an die entsprechende Stelle im Formular ziehen. Wenn Sie das Formular nicht vollständig bedrucken wollen, sollten Sie vorher die Option Mehrere Projekte wählen und nur die gewünschten Stellen des Formularblatts mit Bildern füllen. Klicken Sie wiederum auf Weiter und geben Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare an. Klicken Sie dann auf Drucken.
Indexblatt Sie können ein Indexblatt Ihrer Bilder drucken, in dem Miniaturansichten und optional die Dateinamen der Bilder gespeichert sind. Ein solches Indexblatt kann als Referenz dienen, um Bilder schneller zu finden. Rufen Sie dazu den Untermenübefehl DATEI/SONDERDRUCK/INDEXBLATT auf.
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Anschließend können Sie einerseits angeben, dass nur eine Liste der Bilder der aktuell im Bereich geöffneten Projekte gedruckt werden soll. In diesem Fall können Sie nach einem Klick auf Weiter angeben, ob Sie die Dateinamen unter den Bildern drucken wollen, welchen Drucker Sie benutzen wollen und wie viele Kopien erstellt werden sollen.
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Alternativ können Sie auch eine Liste der Bilder in einem Ordner ausdrucken lassen. In diesem Fall wählen Sie Auf meinem Computer und navigieren im anschließend angezeigten Dialogfeld Dateibrowser zu dem Ordner, dessen Inhalt an Bilddateien gedruckt werden
Kapitel 17 · Microsoft Picture It! Foto 7.0
sollen. Wählen Sie dann die Bilder aus: Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben und dann auf Alles markieren oder wählen Sie die Bilder einzeln bei gedrückter Taste (Strg) aus. Klicken Sie auf Öffnen. Fahren Sie dann mit den für den Fall des Drucks der aktuell geöffneten Bilder beschriebenen Tätigkeiten fort.
Professionelle Onlineabzüge Die Optionen unter Professionelle Onlineabzüge verbinden Sie über das Internet mit einer Fotosite im Web. Die Fotoverarbeitungsdienste bieten eine Vielzahl von Diensten an – vom Entwickeln von Filmen und Herstellen von digitalen Bildern über das Bearbeiten und Versenden von Fotos bis hin zum Bereitstellen von Speicherplatz. Sehen Sie sich am besten erst einmal die Websites an, die eine Filmverarbeitung anbieten. Wenn Sie eine digitale Kamera oder einen Scanner verwenden und keine Fotoverarbeitung benötigen, probieren Sie einmal Websites zum Austausch von Fotos aus.
17.6.3 Als E-Mail versenden Sie können Ihre Projekte auch direkt von Picture It! aus als E-Mail versenden. Zum Versenden von Bildern oder Projekten per E-Mail müssen sowohl der Sender als auch der Empfänger ein E-Mail-Programm verwenden, das Anlagen senden und empfangen kann – beispielsweise Outlook Express (siehe Kapitel 22). Erstellen oder öffnen Sie das Dokument und wählen Sie SENDEN ALS im Menü DATEI. Im Untermenü können Sie entscheiden, ob Sie das Bild als BILDANLAGE oder als ausführbare EXE-ANLAGE versenden wollen. Wenn Sie mehrere Mailprogramme installiert haben, können Sie über die OPTIONEN das gewünschte auswählen. Anderenfalls wird das standardmäßig verwendete Mailprogramm geöffnet. 쮿
Wenn Sie das Objekt als Bildanlage senden wollen, müssen Sie nach der Wahl dieser Option die gewünschte Bildgröße auswählen. Klicken Sie dann auf Weiter. Anschließend können Sie auf Projekt in eine E-Mail- Nachricht einfügen klicken, um das Bild sofort in einer E-Mail-Nachricht zu senden oder Sie klicken auf Projekt später als E-Mail speichern. Die erste Möglichkeit öffnet das gewählte E-MailProgramm und erstellt den Entwurf für eine Nachricht mit dem Bild als Anlage (siehe ). Mit der zweiten Alternative öffnen Sie das Dialogfeld Speichern unter, über das Sie das Bild speichern und später als Anlage an eine E-Mail-Nachricht hinzufügen können. Damit die Empfänger die Bildanlage erhalten, müssen sie ein E-Mail-Programm verwenden, das das Senden und Empfangen von Anlagen unterstützt – wie beispielsweise Microsoft Outlook Express. Außerdem muss beim Empfänger ein Programm installiert sein, das .jpg-Dateien öffnen kann, da Picture It! Dateien für E-Mails im .jpg-Format speichert.
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Auch wenn Sie die Option EXE-Anlage gewählt haben, wird das gewählte E-Mail-Programm geöffnet und der Entwurf für eine Nachricht mit dem Bild als Anlage. Einige Internetdienstanbieter unterstützen nicht das Senden und Empfangen von EXE-Anlagen. Um diese Einschränkung zu umgehen, können Sie Bilder als Bildanlagen senden oder auf dem Computer speichern und dann in einem anderen Format senden.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und senden Sie dann die E-Mail-Nachricht. Das weitere Vorgehen zum Erstellen und Versenden mit dem Programm Microsoft Outlook Express wird in Kapitel 22 beschrieben. Sie können das Minilabor verwenden, um mehrere Bilder zu versenden.
17.7 Designs Zur weiteren Verfeinerung können Sie mit den so genannten Designs arbeiten. Ein Design ist eine Vorlage, in der Sie unterschiedliche Objekte zusammenfassen können. Beispiele dafür sind Albumseiten, Urkunden und Gutscheine, Kalender, Karten oder Ähnliches. Sie können unter einer großen Zahl von Mustervorlagen wählen und in diesen Ihre Projekte oder einzelnen Bilder anordnen. Zur Auswahl wählen Sie Projekt erstellen im Startfenster oder den Befehl PROJEKT ERSTELLEN im Menü DATEI. Die Seite Design auswählen wird angezeigt (siehe Abbildung 17.36). Wenn Sie den Mauszeiger über die einzelnen Titel bewegen, werden im rechten Bereich Beispiele für die einzelnen Designarten angezeigt. Bei einigen Kategorien müssen Sie nach der Wahl noch eine Unterkategorie festlegen.
Bild 17.36: Design auswählen
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Kapitel 17 · Microsoft Picture It! Foto 7.0
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Verwenden Sie die hier vorgestellten Musterprojekte, wenn Sie in Eile sind, die kreativen Ideen eines professionellen Designers nutzen möchten oder nach Inspirationen für eigene Projekte suchen. Diese Musterprojekte liefern Ihnen Vorschläge für die Integration von Texten und Bildern. Sie können ein Projekt so belassen, wie es ist, oder das Aussehen oder die Mitteilung individuell gestalten.
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Wenn Sie mit einer leeren Karte ganz von vorne anfangen, haben Sie den größten Spielraum für Ihre eigenen Ideen. Klicken Sie dazu auf der Seite Öffnen & Bearbeiten auf Leere Projekte und wählen Sie dann eine Unterkategorie. Bei leeren Karten haben Sie volle Gestaltungsfreiheit: Sie können beliebige Elemente hinzufügen, um ein Design zusammenzustellen, das genau Ihren Vorstellungen entspricht. Sie können leere Karten speichern und später wieder verwenden, indem Sie Text, Objekte und Bilder durch neue Elemente ersetzen, ganz wie in einer normalen Vorlage.
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Um ein bestimmtes Design zu finden, können Sie auch durch einen Klick auf den Link Suchen unterhalb der Überschrift Design suchen danach suchen lassen. Geben Sie anschließend Stichwörter zu dem gesuchten Projekt ein, beispielsweise Geburtstag, und klicken Sie dann auf Suchen. Wenn Sie Ihre Suche eingrenzen möchten, wählen Sie in der Liste Projekttypen die gewünschte Option. Wenn Sie eine passende Vorlage gefunden haben, klicken Sie darauf und klicken dann im linken unteren Bildschirmbereich auf Vorschau, um eine größere Version der Vorlage anzuzeigen.
17.8 Optionen Zur Einstellung der im Programm Picture It! verfügbaren Optionen wählen Sie den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Über die allgemeinen Optionen werden die Standardoptionen für Picture It! festgelegt, beispielsweise, ob eine automatische Überprüfung auf verfügbare Produktupdates durchgeführt werden soll und welche Maßeinheit für die Abmessungen der Bilder und die Lineale verwendet werden soll.
Bild 17.37: Optionen
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Optionen 0
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach Onlineupdates suchen, um eine automatische Überprüfung auf Produktupdates durchzuführen, wenn eine Verbindung zum Internet besteht.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen STRG beim Zoomen mit Microsoft IntelliMouse (TM), um festzulegen, dass die Taste (Strg) gedrückt sein muss, um bei Verwendung einer Microsoft IntelliMouse-Maus die Funktionalität zum Vergrößern/Verkleinern über das Rad zu aktivieren.
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Wählen Sie aus der Liste Maßeinheit die Maßeinheit aus, die Sie für die Anzeige im Lineal und für die Bildmaße verwenden möchten.
17.8.1 Bildoptionen Über die Bildoptionen werden die Standardauflösung sowie der Standardkomprimierungsfaktor für das Speichern der Bilder festgelegt.
Bild 17.38: Bildoptionen
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Über die Auflösung wird die Anzahl der Pixel pro Zoll7 in dem Bild festgelegt. Je höher die Auflösung, also die Anzahl der Pixel pro Zoll, desto höher ist die Bildqualität. Sie können zwischen vier Auflösungen wählen (siehe Tabelle 17.5).
Pixel pro Zoll (ppi, Pixel per Inch) ist eine Maßeinheit für die Schärfe bzw. die Detailschärfe auf dem Bildschirm. Ein hoher Pixel pro Zoll-Wert führt zu einer höheren Bildqualität. Der Umfang der Datei des digitalen Bildes wird jedoch ebenfalls erhöht.
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Kapitel 17 · Microsoft Picture It! Foto 7.0
Pixel pro Zoll
Einsatzzweck
600
Zum Drucken in professioneller Qualität und für den Posterdruck.
300
Zum Drucken in hoher Qualität auf Fotopapier.
150
Wenn die Druckqualität eine weniger wichtige Rolle spielt.
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Um Bilder online oder über E-MailNachrichten bereitzustellen.
Tabelle 17.5: Auflösungen
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Über den Komprimierungsgrad wird festgelegt, wie stark die Größe der Bilddatei beim Speichern oder beim Konvertieren des Bildes in das PNG-Format8 verringert wird. Der Komprimierungsfaktor beeinflusst sowohl den Dateiumfang als auch die Bildqualität. Je höher der Komprimierungsfaktor ist, desto geringer ist der Dateiumfang und desto geringer ist auch die Bildqualität.
17.8.2 Scanner-/Kameraoptionen Über die Scanner- und Kameraoptionen wird der Leistungsmodus beim Downloaden von Bildern von dem Scanner bzw. der Digitalkamera festgelegt. Sie können zwischen zwei Leistungsmodi auswählen (siehe Abbildung 17.39).
Bild 17.39: Scanner-/Kameraoptionen
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Das PNG-Dateiformat (Portable Network Graphics-Dateiformat) wird von neueren Anwendungen zur Bildbearbeitung unterstützt und zur verlustfreien Komprimierung sowie für die Anzeige in Webseiten verwendet. PNG unterstützt 24-Bit-Bilder und transparente Hintergründe.
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Der Standardmodus verwendet beim Download nicht den Arbeitsspeicher des Computers, was das Downloaden der Bilder im Vergleich zum erweiterten Modus langsamer macht. Treten beim Downloaden von Bildern im erweiterten Modus Probleme auf, legen Sie den normalen Modus fest und versuchen Sie dann, den Vorgang erneut auszuführen.
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Der erweiterte Modus verwendet den Arbeitsspeicher des Computers, um Bilder schneller zu downloaden.
17.8.3 Anzeigeeinstellungen Nach der Wahl von ANZEIGEEINSTELLUNGEN im Menü EXTRAS können Sie die Anzeigeeinstellungen Ihres Computers, beispielsweise die Anzahl der Farben oder die Bildschirmauflösung, so ändern, dass sie Ihren Anforderungen für die Bildbearbeitung entsprechen. Picture It! erfordert High Color (16-Bit) und eine Bildschirmauflösung von mindestens 800 x 600 Pixel (siehe Abbildung 17.40). Ein Ändern der Einstellungen wirkt sich auch außerhalb von Picture It! aus.
Bild 17.40: Anzeigeeinstellungen
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18 Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003 Works Suite 2003 enthält die Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003. Reichhaltige Inhalte machen dieses Programm zu einem guten Multimedia-Nachschlagewerk für die ganze Familie. Sie finden darin weiterführende Artikel, die für eine schnelle Suche organisiert wurden. Bilder, Videos, Grafiken, Statistiken und Tondokumente machen komplexe Sachverhalte transparent und das Lernen interessant. 쮿
Machen Sie sich danach zunächst mit den typischen Bildschirmelementen des Programms vertraut (siehe Abschnitt 18.1).
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Die eigentliche »Arbeit« im Programm Encarta besteht im Suchen nach Informationen. Dafür stehen Ihnen das Stichwortverzeichnis und mehrere Suchmethoden zur Verfügung (siehe Abschnitt 18.1.2). In vielen Fällen werden Sie dabei in der großen Zahl der im Programm abgelegten Artikel eine Antwort auf Ihre Fragen finden.
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Wenn Sie nach geografischen Informationen suchen, können Sie dazu aber auch mit dem umfangreichen Kartenmaterial des Programms arbeiten (siehe Abschnitt 18.3).
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Über das Menü FEATURES können Sie bestimmte Elemente des Programms – wie Karten, Videos oder Webaktivitäten – gezielt auflisten lassen (siehe Abschnitt 18.4). Sie finden darin auch die Möglichkeit, den Datenbestand des Programms über das Netz zu aktualisieren.
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Sie können viele Inhalte von Encarta zum persönlichen Gebrauch ausdrucken oder in andere Dokumente kopieren (siehe Abschnitt 18.5). Beachten Sie, dass Ihnen die Inhalte unter einem Lizenzvertrag zur Verfügung gestellt wurden und nur nach Maßgabe der Bedingungen dieses Vertrags benutzt oder kopiert werden dürfen.
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Im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie Ihre Programmeinstellungen anpassen (siehe Abschnitt 18.6).
18.1 Bildschirmelemente Sie starten das Programm entweder, indem Sie auf der linken Spalte der Seite Programme des Programms Works-Start die Option Encarta Enzyklopädie wählen und auf den dann angezeigten Link Starten Sie Encarta Enzyklopädie klicken. Sie können das Programm aber auch direkt über das Windows START-Menü anzeigen lassen, indem Sie ENZYKLOPÄDIE 2003 im Bereich MICROSOFT ENCARTA wählen. Anschließend wird die so genannte Homepage oder Startseite des Programms angezeigt (siehe Abbildung 18.1).
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Bildschirmelemente
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Wenn Sie häufiger mit dem Programm ENCARTA arbeiten, empfiehlt es sich, eine Verknüpfung dazu auf dem Windows Desktop anzulegen. Sie können dann das Programm mit einem Doppelklick auf das Verknüpfungssymbol starten. Wie man eine solche Verknüpfung erstellt, wird im Anhang B beschrieben. Standardmäßig wird nach dem Öffnen des Programms die Encarta-Startseite angezeigt. Diese Seite zeigt – wie die meisten anderen Seiten des Programms – eine mit Stichwortverzeichnis bezeichnete Spalte am linken Rand und den Hauptbereich, in dem die eigentlichen Informationen angezeigt werden (siehe Abbildung 18.1).
Bild 18.1: Encarta-Startseite
Mithilfe des Stichwortverzeichnisses können Sie nach Artikeln suchen, die die von Ihnen gewünschten Informationen enthalten. Auch Suchergebnisse werden hier aufgelistet. Sie können diese Spalte über die kleine Schließen-Schaltfläche aus- und durch einen Klick auf Suchen in der Symbolleiste wieder einblenden lassen. 쮿
Der Hauptbereich des Bildschirms dient später zur Anzeige der eigentlichen Informationen. Auf der Startseite finden Sie hier die Möglichkeit zur Schnellauswahl einzelner Bereiche (siehe unten).
Zu dieser Startseite können Sie von jeder Stelle innerhalb von Encarta zurückkehren, indem Sie im Menü ANSICHT den Befehl GEHE ZU und im Untermenü dazu die Option HOMEPAGE wählen, die Tastenkombination (Alt)+(M) betätigen oder die Schaltfläche mit dem kleinen Haus anklicken.
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Kapitel 18 · Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003
18.1.1 Symbolleiste Die Schaltflächen der Symbolleiste dienen hauptsächlich zur Navigation zwischen den einzelnen Seiten des Programms (siehe Tabelle 18.1). Symbol
Wirkung Zeigt nach einem Wechsel zu einer anderen Seite wieder die vorher angezeigte Seite an. Wechselt nach einem Rücksprung wieder zur nachfolgend angezeigten Seite. Zeigt die Startseite des Programms an. Lädt neue und aktualisierte Inhalte aus dem Internet herunter. Zeigt den Weltatlas an. Von dort aus können Sie einzelne Regionen einblenden lassen. Öffnet das Dialogfeld Artikel durchsuchen, über das Sie innerhalb des aktuellen Artikels nach einem Begriff suchen können. Kopiert den ausgewählten Inhalt in die Zwischenablage. Druckt den ausgewählten Inhalt aus.
Tabelle 18.1: Schaltflächen der Symbolleiste
18.1.2 Schnellauswahl Die sechs Links im rechten Bereich der Startseite dienen zur Schnellauswahl und erlauben einen Sprung zu wesentlichen Bestandteilen des Programms (siehe Tabelle 18.2). Einige dieser Optionen erfordern eine Verbindung zum Internet.
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Suchen 0
Bereich
Inhalt
Artikelstudio
Verbindet Sie mit dem eingebauten Artikelstudio. Sie haben hier die Möglichkeit, entweder im Stichwortverzeichnis eine Liste aller in Encarta vorhandenen enzyklopädischen Artikel anzeigen zu lassen oder über die Länderliste einen Zugriff auf Daten der Länder der Welt zu erhalten.
Kartenstudio
Das Kartenstudio zeigt den Weltatlas an, über den Sie Länder und Regionen in unterschiedlichen Maßstäben abbilden können. Außerdem können Sie über die enzyklopädischen Karten beispielsweise geschichtliche Zusammenhänge oder politische Strukturen darstellen lassen.
Multimediastudio
Zeigt das Multimediastudio an, über das Sie schnell zu den Sammlungen der in Encarta verfügbaren Audios, Videos, Abbildungen anderen ähnlichen Elementen springen können.
Onlinestudio
Über das Onlinestudio können Sie den Inhalt von Encarta aktualisieren lassen, Encarta online besuchen oder über das Webcenter andere Webseiten anzeigen.
Statistikstudio
Über da Statistikstudio haben Sie Zugriff auf statistische Daten aller Art.
Spielestudio
Das Spielestudio bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Ablenkung von Ihren eigentlichen Absichten.
Tabelle 18.2: Schnellauswahl
18.2 Suchen Mithilfe des Stichwortverzeichnisses im linken Bereich des Bildschirms können Sie nach Artikeln suchen, die die gewünschten Informationen enthalten. Falls dieses Stichwortverzeichnis noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf Suchen in der Symbolleiste. Sie haben drei Möglichkeiten, im Stichwortverzeichnis nach Artikeln zu suchen: die normale Suche, die erweiterte Suche und die Schnellsuche. Um die Trefferquote bei Ihren Suchergebnissen zu verbessern, sollten Sie verschiedene Suchmethoden ausprobieren.
18.2.1 Normale Suche Bei der normalen Suche können Sie aus einer Liste mit allen Suchergebnissen auswählen, die den eingegebenen Suchbegriffen entsprechen. Geben Sie im Textfeld Suchen des Stichwortverzeichnisses Ihre Suchbegriffe ein und klicken Sie auf OK. Die Suchergebnisse werden in der Liste unter dem Textfeld Suchen angezeigt. Wählen Sie dann beispielsweise einen der dort aufgelisteten Artikel, indem Sie darauf klicken. Der Inhalt wird im Hauptfenster angezeigt.
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Kapitel 18 · Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003
Mit dem Stichwortverzeichnis von Encarta können Sie nach einer Übereinstimmung zwischen dem eingegebenen Begriff und den Artikeltiteln suchen lassen. Außerdem wird eine Volltextsuche durchgeführt. Das Resultat einer Suche sind also zum einen alle Artikel, die den eingegebenen Begriff im Artikeltitel enthalten. Diese werden im Verzeichnis unter Treffer für »...« aufgelistet. Zum anderen findet die Volltextsuche alle Artikel und Medien, die den eingegebenen Begriff irgendwo im Text enthalten. Die Ergebnisse dieses Teils der Suche werden unter Artikel mit dem Wort/Wörtern »...« angezeigt. Angezeigt werden auch alle Fälle, bei denen das eingegebene Wort Teil eines längeren Wortes ist. Um die Suche tatsächlich auf das eingegebene Wort einzuschränken, geben Sie nach diesem Wort ein Leerzeichen ein. Sie können im Feld Suchen des Stichwortverzeichnisses auch mehr als einen Suchbegriff eingeben. Dann werden in der Ergebnisliste nur Artikel angezeigt, in denen alle eingegebenen Begriffe enthalten sind. Wenn ein Artikel jedoch alle Suchbegriffe enthält, diese aber durch mehr als acht andere Wörter voneinander getrennt sind, enthält Ihre Ergebnisliste diesen Artikel nicht. Um in diesem Fall optimale Suchergebnisse zu erhalten, sollten Sie im Feld Suchen des Stichwortverzeichnisses einen Suchoperator verwenden. 쮿
Verwenden Sie den Operator UND, um nach Artikeln zu suchen, in denen die beiden eingegebenen Suchbegriffe oder mehr Begriffe enthalten sind. Wenn Sie beispielsweise nach Fürth UND Nürnberg suchen, wird Ihnen eine Liste mit Artikeln ausgegeben, in denen sowohl das Wort Fürth als auch das Wort Nürnberg vorkommt.
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Verwenden Sie den Operator ODER, um nach Artikeln zu suchen, in denen entweder der eine oder der andere Suchbegriff enthalten ist. Wenn Sie beispielsweise nach Fürth ODER Nürnberg suchen, wird Ihnen eine Liste mit Artikeln ausgegeben, in denen entweder das Wort Fürth oder das Wort Nürnberg vorkommt.
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Verwenden Sie den Operator NICHT, um nach Artikeln zu suchen, in denen ein Suchbegriff enthalten ist, der andere jedoch nicht. Wenn Sie beispielsweise nach Fürth NICHT Nürnberg suchen, wird Ihnen eine Liste mit Artikeln ausgegeben, in denen zwar das Wort Fürth vorkommt, nicht aber das Wort Nürnberg.
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Um nach einem Artikel mit einem besonderen Ausdruck zu suchen, setzen Sie den gesuchten Begriff in Anführungszeichen. Wenn Sie beispielsweise den Ausdruck »grüner Baum« eingeben, wird Ihnen eine Liste mit Artikeln ausgegeben, in denen dieser Ausdruck vorkommt.
Wenn eine Suche kein Ergebnis liefert, liegt dies häufig daran, dass Sie vorher eine erweiterte Suche durchgeführt haben und der dafür benutzte Filter noch aktiv ist. Das erkennen Sie an der Anzeige Erweiterte Suche (aktiviert) unterhalb der Ergebnisliste im Stichwortverzeichnis. Über die Schaltfläche Zurücksetzen (F5) oder durch Drücken der Taste (F5) können Sie den vorher eingegebenen Suchbegriff löschen und anschließend eine neue Suche starten.
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18.2.2 Erweiterte Suche Bei der erweiterten Suche werden die Suchergebnisse so gefiltert, dass Ihnen nur die Übereinstimmungen innerhalb der ausgewählten Kategorie angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise in der Kategorie Geographie nach Fürth suchen, werden Ihnen lediglich jene Artikel angezeigt, die innerhalb dieser Kategorie den Suchbegriff Fürth enthalten. Geben Sie wieder im Textfeld Suchen des Stichwortverzeichnisses Ihre Suchbegriffe ein und klicken Sie dann auf OK. Die Ergebnisse der erweiterten Suche werden in der Liste unter dem Textfeld Suchen angezeigt. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Erweiterte Suche bzw. durch Drücken von (F6) öffnen Sie das gleichnamige Dialogfeld, in dem Sie die Suche entsprechend einschränken können. Im oberen Bereich können Sie wählen, welche Inhaltstypen bei der Suche gemeldet werden sollen. Im unteren Bereich können Sie Kategorien und – wenn verfügbar – Unterkategorien wählen, in denen gesucht werden soll. Nach einer Bestätigung über OK werden die Suchergebnisse angezeigt. Beachten Sie, dass die Einstellungen im Dialogfeld Erweiterte Suche auch dann aktiv bleiben, wenn Sie einen neuen Suchbegriff eingeben. Das erkennen Sie an der Anzeige Erweiterte Suche (aktiviert) in der linken unteren Ecke. Um diese Einstellungen abzuschalten, klicken Sie auf Zurücksetzen oder drücken (F6).
18.2.3 Schnellsuche Bei der Schnellsuche können Sie Artikel aus einer kurzen Liste mit großen Übereinstimmungen auswählen. Geben Sie im Textfeld Suchen des Stichwortverzeichnisses Ihre Suchbegriffe ein. Während der Eingabe und vor der Bestätigung erscheint eine Dropdown-Liste mit Suchoptionen und Suchergebnissen (siehe Abbildung 18.2). Klicken Sie im Abschnitt Schnellsuche auf den Namen des Artikels, den Sie öffnen möchten. Im Allgemeinen brauchen Sie nur die ersten Buchstaben des Begriffs einzugeben.
Bild 18.2: Schnellsuche
In der Dropdown-Liste mit Suchoptionen und Suchergebnissen bei der Schnellsuche finden Sie auch die Überschrift Suchstrategien. Darunter werden weitere Möglichkeiten zur Suche angezeigt. Sie können hier – neben der Suche in den Artikeln – auch nach Atlas-Karten oder Websites zu dem eingegebenen Begriff suchen lassen (siehe unten).
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Kapitel 18 · Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003
18.2.4 Artikelgliederung Da die detaillierten Artikel in Encarta viele Unterthemen enthalten, können die Artikel recht lang sein. In diesen Fällen wird nach dem Öffnen eines Artikels zunächst eine Seite angezeigt, die eine Übersicht mit einer Artikelgliederung liefert (siehe Abbildung 18.3). Durch einen Klick auf ein Thema der Gliederung können Sie direkt zum gewünschten Artikelabschnitt springen.
Bild 18.3: Gliederung des Artikels zu Kreta
18.2.5 Im Artikel suchen Sie können auch innerhalb eines angezeigten Artikels nach einem bestimmten Wort oder Ausdruck suchen. Öffnen Sie zunächst den Artikel, den Sie durchsuchen möchten, mit den oben beschriebenen Methoden. Sie müssen den Artikel selbst öffnen, nicht seine Inhaltsübersicht. Wählen Sie den Befehl ARTIKEL DURCHSUCHEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste. Geben Sie im Feld Suchen nach das gesuchte Wort ein. Klicken Sie dann auf Suchen.
18.3 Karten Sie können die Karten im Weltatlas nutzen, um sich einen Überblick zu verschaffen oder Details anzuzeigen. Wählen Sie im Menü FEATURES auf die Option KARTEN und klicken Sie dann auf den Befehl WELTATLAS. Ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste erfüllt denselben Zweck. Auf dem Bildschirm wird eine Weltkugel angezeigt (siehe Abbildung 18.4). Sie können von der Weltkarte schnell zu Karten mit
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Karten 0
einem höheren Detaillierungsgrad wechseln, indem Sie auf eine bestimmte Stelle der Weltkugel klicken. Über ein Untermenü können Sie dann wählen, welche Region vergrößert angezeigt werden soll.
Bild 18.4: Weltatlas
Auch mithilfe der Schaltflächen im linken oberen Bereich können Sie die Darstellung ändern (siehe Tabelle 18.3). Symbol
Wirkung Über diese verkleinerte Weltkugel können Sie die große Weltkugel auf dem Bildschirm drehen. Setzen Sie den Mauszeiger in diesen Bereich, drücken Sie die Maustaste und verschieben Sie den Zeiger in die gewünschte Richtung.
Um die Karte zu verschieben, klicken Sie auf den Pfeil, der in die gewünschte Richtung zeigt.
Tabelle 18.3: Werkzeuge zum Ändern von Maßstab und Vergrößerung
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Kapitel 18 · Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003
Symbol
Wirkung Durch Verschieben dieses Reglers können Sie den Vergrößerungsmaßstab ändern. Denselben Effekt erreichen Sie durch einen Klick auf die benachbarten Schaltflächen mit dem Plusund dem Minuszeichen. Um die Karte zu schwenken, klicken Sie auf diese Schaltfläche und ziehen dann das Handsymbol über die Karte. Um einen Teil der Karte auszuwählen, klicken Sie auf diese Schaltfläche und ziehen dann ein Kästchen um den gewünschten Kartenbereich.
Tabelle 18.3: Werkzeuge zum Ändern von Maßstab und Vergrößerung (Forts.)
Sie können zur Anzeige von Karten auch mit dem Stichwortverzeichnis arbeiten. Geben Sie im Feld Suchen den Namen des gesuchten Ortes ein. Es erscheint eine Dropdown-Liste mit Suchoptionen und Suchergebnissen. Klicken Sie auf Atlaskarten von »...« suchen. Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf einen Bereich der Karte können Sie den anzuzeigenden Bereich neu auswählen: Beispielsweise können Sie detailliertere Karten nahe gelegener Orte anzeigen lassen oder zur Anzeige von Artikeln darüber wechseln. Wenn Sie mit der rechten Maustaste klicken, können Sie den Maußstab verändern bzw. die Karte kopieren oder drucken (siehe Abbildung 18.5)
Bild 18.5: Kontextmenüs mit linker und rechter Maustaste
18.4 Features Über das Menü FEATURES können Sie bestimmte Elemente des Programms – wie Karten, Videos oder Webaktivitäten – gezielt auflisten lassen (siehe Abbildung 18.6). Über den jeweils ersten Befehl in einem Untermenü werden die sonstigen Optionen des Untermenüs gemeinsam dargestellt. Die Wirkung entspricht also der Schnellauswahl auf der Encarta-Startseite. Beispiele zu einigen dieser Features finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.
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Features 0
Bild 18.6: Menü FEATURES
18.4.1 Artikel Nach Wahl der Option ENZYKLOPÄDIE-ARTIKEL werden alle vorhanden Artikel im Stichwortverzeichnis aufgelistet. In der LÄNDERLISTE finden Sie Nationalhymnen, Flaggen und Statistiken zu den Ländern der Welt, ausführliche Informationen zum Klima, zur Topografie, Gesellschaft, Wirtschaft und Regierung eines Landes.
18.4.2 Karten Sie können die Karten im WELTATLAS nutzen, um sich einen Überblick zu verschaffen oder Details anzuzeigen (siehe oben). Über ENZYKLOPÄDISCHE KARTEN können Sie Karten zu geschichtlichen Themen und Ähnlichem anzeigen lassen. Klicken Sie in der Ergebnisliste des Stichwortverzeichnisses auf den Namen der Karte, die Sie öffnen möchten (siehe Abbildung 18.7).
Bild 18.7: Beispiel für eine enzyklopädische Karte
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Kapitel 18 · Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003
18.4.3 Multimedia Auf der Startseite INTERNETMEDIEN finden Sie Radiosendungen und Wetterberichte aus Orten auf der ganzen Welt. Über die Optionen darunter können Sie die multimediale Elemente des Encarta-Datenbestands – wie Abbildungen, Audio- und Videodaten – in einzelnen Kategorien anzeigen lassen.
18.4.4 Onlinefeatures Über die ONLINEFEATURES können Sie den Datenbestand des Programms aktualisieren, das Webcenter anzeigen lassen oder die Webseite Encarta.msn.de besuchen.
Aktualisieren von Encarta Sie können die aktuellsten Encarta-Artikel aus dem Netz herunterladen.1 Dazu wählen Sie ENCARTA AKTUALISIEREN im Untermenü ONLINEFEATURES des Menüs FEATURES. Kicken Sie auf der Seite Encarta aktualisieren auf die gleichnamige Schaltfläche und stellen Sie die Verbindung zum Internet her. Die Daten werden automatisch heruntergeladen und auf einer Festplatte Ihres Systems gespeichert. Der Fortschritt wird angezeigt. Nach Abschluss der Übertragung werden die neuen Daten angezeigt und in das System integriert. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn Sie das Programm registriert haben.
Webcenter Sie können eine Suche im Web durchführen, indem Sie im Webcenter nach den besten verfügbaren Onlineinformationen suchen. Wählen Sie im Menü FEATURES das Untermenü ONLINEFEATURES und darin den Befehl WEBCENTER. Das Webcenter wird angezeigt und die von der Encarta-Redaktion empfohlenen Sites werden aufgelistet. Durch Eingabe eines Suchbegriffs und/oder einer Kategorie können Sie die Menge der angezeigten Links reduzieren. Sie können dann eine Website ausprobieren, indem Sie auf den entsprechenden Link klicken. Alternativ können Sie über die Schaltfläche Allgemeine Websuche das gesamte Web durchsuchen lassen.
Encarta.msn.de Über die Option ENCARTA.MSN.DE können Sie die gleichnamige Webseite im Programmbrowser anzeigen lassen. Geben Sie im Feld unter der Überschrift Stichwortverzeichnis Enzyklopädie einen Suchbegriff ein und klicken Sie dann auf OK. Anschließend können Sie über die sonstigen Schaltflächen den Informationsfluss steuern (siehe Tabelle 18.4).
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Benutzer von Windows 2000 oder Windows XP müssen über Administrator- oder Hauptbenutzerrechte verfügen, um das Feature Encarta aktualisieren verwenden zu können.
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Schaltfläche
Wirkung Öffnet das Dialogfeld Suchen, über das Sie nach einem Begriff auf der aktuellen Seite suchen lassen können. Stoppt den Seitenaufbau bzw. das Herunterladen von Webseiten; bereits empfangene Teile werden weiterhin angezeigt. Lädt die aktuelle Seite erneut ins Browserfenster. Damit werden die Daten auf der Seite aktualisiert. Die vorherige Version wird überschrieben. Zeigt die aktuelle Seite in Ihrem Standardbrowser – beispielsweise dem Internet Explorer (siehe Kapitel 21) – an. Bewirkt, dass die aktuellsten Encarta-Artikel aus dem Netz heruntergeladen werden.
Tabelle 18.4: Schaltflächen in Encarta.msn.de
Um über Encarta Webseiten zu einen Begriff anzuzeigen, können Sie auch im Feld Suchen den gewünschten Begriff eingeben. Es erscheint eine Dropdown-Liste mit Suchoptionen und Suchergebnissen. Klicken Sie hier auf Website über »...« suchen.
18.4.5 Statistiken Statistisches Material, das sich auf die Länder der Erde bezieht, finden Sie im Menü FEATURES unter STATISTIKEN. Sie können hier Daten und Fakten zu einem Land anzeigen lassen oder auch einen Vergleich mehrerer Länder durchführen.
Daten und Fakten Um Daten und Fakten zu einem Land anzuzeigen wählen Sie den gleichnamigen Link im Statistikstudio. Alternativ können Sie auch im Menü FEATURES das Untermenü STATISTIKEN und dort den Befehl DATEN UND FAKTEN wählen. Geben Sie im Textfeld Suchen des Stichwortverzeichnisses den Namen des Landes ein oder wählen Sie ihn aus der Liste. Nach einer Bestätigung über OK werden die Daten und Fakten zum Land angezeigt (siehe Abbildung 18.8). Über die Schaltflächen unterhalb der Flagge des Landes können Sie auch seine Nationalhymne wiedergeben.
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Kapitel 18 · Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003
Bild 18.8: Daten und Fakten zu Griechenland
Länderstatistiken Über den Link Länderstatistiken im Vergleich im Statistikstudio können Sie einen statistischen Ländervergleich durchführen (siehe Abbildung 18.9). Wählen Sie zunächst im Feld Kategorien eine Kategorie und im Feld Statistiken einen Wert. Anschließend können Sie in den vier Feldern unter der Überschrift Land angeben, für welche Länder der Vergleich durchgeführt werden soll.
Bild 18.9: Beispiel für einen statistischen Vergleich
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Drucken und kopieren
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18.5 Drucken und kopieren Sie können viele Inhalte von Encarta zum persönlichen Gebrauch ausdrucken oder in andere Dokumente kopieren. Beachten Sie aber, dass die Inhalte Ihnen unter einem Lizenzvertrag zur Verfügung gestellt wurden und nur nach Maßgabe der Bedingungen dieses Vertrags benutzt oder kopiert werden dürfen. Sie als Benutzer sind verantwortlich für das Einhalten aller anwendbaren Urheberrechtsgesetze.
18.5.1 Drucken Sie können viele Artikel, Karten und Abbildungen in Encarta zum persönlichen Gebrauch ausdrucken.2 Beim Drucken des Dokuments wird dem Text oder dem Medienelement automatisch eine kurze Quellenangabe mit den Urheberrechten hinzugefügt. Um einen ganzen Artikel zu drucken, öffnen Sie zunächst den Artikel, den Sie drucken möchten. Klicken Sie dann im Menü DATEI auf DRUCKEN. Wählen Sie in Dialogfeld Drucken die Option Gesamten Artikel und klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Um nur einen Teil eines Artikels zu drucken, markieren Sie diesen vorher und wählen in Dialogfeld die Option Textauswahl. Wenn Sie nur eine Abbildung drucken wollen, klicken Sie auf die Abbildung, die Sie drucken möchten, bis sie mit einer Bildunterschrift in einem eigenen Fenster erscheint. Im Dialogfeld verwenden Sie die Option Abbildung. Zum Drucken einer Karte klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Karte und wählen dann DRUCKEN aus dem Kontextmenü.
18.5.2 Kopieren Sie können Medienelemente und Text aus Encarta in die Zwischenablage von Windows kopieren und dann in eine andere Anwendung, beispielsweise ein Textverarbeitungsprogramm, einfügen. Wenn Sie einen Text aus Encarta kopieren und einfügen, wird entweder unter dem eingefügten Objekt oder in der Fußnote automatisch eine kurze Quellenangabe hinzugefügt.
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Um einen ganzen Artikel zu kopieren, öffnen Sie ihn und wählen KOPIEREN im Menü BEARBEITEN. Im Dialogfeld wählen Sie die Option Gesamten Inhalt und klicken dann auf die Schaltfläche Kopieren.
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Um nur einen Teil eines Artikels zu kopieren, markieren Sie diesen vorher. Wählen Sie dann wieder KOPIEREN im Menü BEARBEITEN und im Dialogfeld die Option Textauswahl. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren.
Vor einer weiteren Verwendung des Ausdrucks sollten Sie die urheberrechtlichen Informationen zum Drucken von Daten aus Encarta beachten.
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Kapitel 18 · Microsoft Encarta Enzyklopädie 2003
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Um Abbildungen zu kopieren, öffnen Sie die Abbildung und wählen KOPIEREN im Menü BEARBEITEN. In Dialogfeld klicken Sie auf Gesamten Inhalt, Bildunterschrift oder auf Abbildung und dann auf die Schaltfläche Kopieren.
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Zum Kopieren einer Karte verfahren Sie ähnlich wie oben beschreiben. Wollen Sie nur einen Ausschnitt daraus in die Zwischenablage übertragen, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Ziehen eines Rahmens und markieren den gewünschten Teil der Karte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich und wählen dann KOPIEREN aus dem Kontextmenü.
Vor dem Kopieren sollten Sie wichtige urheberrechtliche Informationen zum Kopieren von Daten aus Encarta beachten (siehe oben).
18.6 Optionen Im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie Ihre Programmeinstellungen anpassen (siehe Abbildung 18.10). Wählen Sie die gewünschte Hyperlinkfarbe aus, schalten Sie die akustischen Signale für Menüs und Schaltflächen ein oder aus und geben Sie an, ob der Internetzugriff vor dem Herstellen einer Internetverbindung bestätigt werden soll. Um eine Option zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, klicken Sie auf die gewünschte Option. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu übernehmen oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen.
Bild 18.10: Dialogfeld Optionen
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19 Microsoft AutoRoute 2002 Mit Microsoft AutoRoute 2002 lassen sich Urlaubs- und Geschäftsreisen planen. Der zugrunde liegende Datenbestand umfasst etwa 5 Millionen Straßenkilometer in Europa. Die deutschsprachige Version von AutoRoute enthält neben den Daten aus Deutschland detaillierte Straßenkarten für England, Schottland und Wales in Großbritannien, Belgien, Luxemburg und die Niederlande. Zwar sind nicht alle Gebiete voll detailliert erfasst, wohl aber die wichtigsten. Sie können innerhalb dieser Bereiche nach fast allen Straßen suchen. 쮿
Machen Sie sich in diesem Kaptitel zunächst mit den wesentlichsten Bildschirmelementen des Programms Microsoft AutoRoute 2002 vertraut (siehe Abschnitt 19.1).
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Eine der wesentlichsten Grundelemente des Programms ist die Karte (siehe Abschnitt 19.2). Mehrere Formen der Ansicht stehen Ihnen hierin zur Verfügung. Außerdem können Sie den auf der Karte angezeigten Bereich ändern, indem Sie entweder den Ausschnitt oder den Maßstab der Vergrößerung ändern. Auch ein Zeichnen innerhalb der Karte ist möglich. Beachten Sie, dass Sie diese Eingaben speichern können bzw. müssen, wenn Sie sie später wieder verfügbar haben möchten.
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Eine wichtige Art von Zeichenelement stellen die Pins dar. Sie können sie verwenden, um Orte zu markieren (siehe Abschnitt 19.3). Es stehen über 254 Symbole für die Darstellung eines Pins auf der Karte zur Verfügung. Diese Pins entsprechen den Stecknadeln, die üblicherweise in eine Wandkarte gesteckt werden. Sie können damit einer Karte persönliche Informationen hinzufügen.
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Sie können nach Orten, Adressen oder durch Angabe des Längenund Breitengrades oder durch Eingabe eines Gitternetzverweises nach den gewünschten Stellen auf der Karte suchen lassen (siehe Abschnitt 19.4).
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Mit einer Routenplanung von Adresse zu Adresse und Karten auf Straßenebene können Sie bequem das gewünschte Ziel ansteuern. Außerdem können Sie Fahrtanweisungen für solche Routen erstellen (siehe Abschnitt 19.5). Die standardmäßig angezeigten Elemente solcher Fahrtanweisungen können Sie über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS festlegen (siehe Abschnitt 19.10). Darüber hinaus ist auch eine Vielzahl von Sehenswürdigkeiten und sonstigen nützlichen Einrichtungen – wie Tankstellen, Raststätten oder Hotels – in diesen Daten gespeichert.
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Alle Eingaben, die Sie selbst auf einer Karte vornehmen – wie beispielsweise Pins, Routen und andere Zeichenelemente –, gehen verloren, wenn Sie das Programm schließen. Sie können aber Ihre Eingaben speichern und so die Daten für eine spätere Verwendung verfügbar halten (siehe Abschnitt 19.6). Im Bedarfsfall können Sie dann die Informationsdatei wieder öffnen.
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Bildschirmelemente
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In AutoRoute können Sie unterschiedliche Kartentypen und die Fahrtanweisungen für eine Route drucken oder über das Netz versenden (siehe Abschnitt 19.7). Beachten Sie aber, dass Inhalt und Karten von AutoRoute urheberrechtlich geschützt sind.
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AutoRoute beinhaltet einer Reihe weiterer nützliche Zusatzfunktionen, die an dieser Stelle nur zusammenfand erwähnt werden können. Dazu gehören beispielsweise ein Euro-Währungsumrechner oder die Übersetzung fremdsprachlicher Redewendungen (siehe Abschnitt 19.8).
19.1 Bildschirmelemente Zum Starten des Programms können Sie zwischen (mindestens) zwei Alternativen wählen: 쮿
Sie öffnen das Programm Works-Start und wählen die Seite Programme. Wählen Sie dort zuerst AutoRoute und klicken Sie dann auf Microsoft AutoRoute starten. Über diese Seite können Sie auch direkt zu den wesentlichen Funktionsbereichen des Programms – Adresssuche, Fahrtanweisungen, Nahe gelegene Einträge suchen und Ortsuche – gelangen.
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Oder klicken Sie auf die Schaltfläche START in der Windows-Taskleiste und wählen Sie ALLE PROGRAMME. Wählen Sie dann MICROSOFT AUTOROUTE 2002.
Wenn Sie häufiger mit dem Programm AutoRoute arbeiten, empfiehlt es sich, eine Verknüpfung dazu auf dem Windows Desktop anzulegen. Sie können dann das Programm mit einem Doppelklick auf das Verknüpfungssymbol starten. Wie man eine solche Verknüpfung erstellt, wird im Anhang B beschrieben. Der Datenbestand des Programms wird bei einer Standardinstallation nicht auf die Festplatte Ihres Rechners übertragen, sondern verbleibt auf dem Datenträger – also entweder auf der DVD oder auf der CD 3. Dieser Datenträger sollte sich vor dem Starten von AutoRoute in einem geeigneten Laufwerk befinden, sodass das Programm darauf zugreifen kann. Der Bildschirm zeigt in der Grundeinstellung nach dem Starten des Programms zwei Fenster an (siehe Abbildung 19.1). 쮿
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Der Großteil des Bildschirms wird von einer Karte ausgefüllt. Standardmäßig ist das ein Teil einer Europakarte, in deren Zentrum sich Deutschland befindet. Diese Karte können Sie auf vielfältige Weise variieren (siehe Abschnitt 19.2).
Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
Bild 19.1: Bildschirm in der Standardeinstellung
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Im linken Bereich wird das Fenster Legende und Übersicht eingeblendet. Im oberen Teil, der Übersicht, können Sie den markierten Ausschnitt über die Maus verschieben und damit den in der Karte angezeigten Bereich verändern. Die Legende im unteren Bereich erklärt die auf der Karte verwendeten Zeichen. Klicken Sie auf ein Pluszeichen vor einer Überschrift, um die Inhalte dazu einzublenden.
19.1.1 Symbolleisten Vier Symbolleisten werden standardmäßig eingeblendet: Standard (siehe Tabelle 19.1), Navigation (siehe Tabelle 19.2), Ort und Maßstab (siehe Abbildung 19.2) und Zeichnen (siehe Tabelle 19.3). Je nach Bedarf können Sie diese über den Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT ausund wieder einblenden. Symbol
Wirkung Erstellt eine neue Karte. Standardmäßig wird dafür eine Europakarte ausgewählt. Zeigt das Dialogfeld Öffnen an, über das Sie eine gespeicherte Karte wieder anzeigen lassen können. Speichert die Eingaben in der aktuellen Karte. Im Dialogfeld Speichern können Sie der Datei einen Namen geben. Druckt die aktuelle Anzeige mit den Standardeinstellungen.
Tabelle 19.1: Schaltflächen der Symbolleiste Standard
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Wirkung Öffnet das Dialogfeld Seite einrichten. Schneidet den markierten Bereich aus und verlagert ihn in die Windows-Zwischenablage. Kopiert den markierten Bereich in die Windows-Zwischenablage. Fügt den Inhalt der Zwischenablage ein. Zeigt das Fenster Legende und Übersicht an bzw. blendet es aus. Zeigt die nahe gelegenen Einträge zum markierten Ort oder zu aktuellen Route an. Zeigt einen Routenplan an bzw. blendet ihn aus. Zeigt die Fahranweisungen zur Route an bzw. blendet sie aus. Startet den Datenimport-Assistenten. Zeigt Informationen zu bestimmten Orten an. Stellt die Verbindung zum Internet her. Schaltet die Symbolleiste Zeichnen an und ab. Schaltet die Symbolleiste Ort und Maßstab an und ab. Zeigt die Programmhilfe an.
Tabelle 19.1: Schaltflächen der Symbolleiste Standard (Forts.)
Am oberen Rand des gezeigten Kartenausschnitts finden Sie die Symbolleiste Ort und Maßstab. Sie können diese Symbolleiste auch über eine Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste an- und abschalten.
Bild 19.2: Symbolleiste Ort und Maßstab
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
19.2 Arbeiten in der Karte Eines der wesentlichsten Grundelemente des Programms ist die Karte. Mehrere Formen der Ansicht stehen Ihnen hierin zur Verfügung. Außerdem können Sie den auf der Karte angezeigten Bereich ändern, indem Sie entweder den Ausschnitt oder den Maßstab der Vergrößerung ändern. Dazu können Sie unterschiedliche Methoden verwenden: Sie können die Maus, die Tastatur und mehrere zusätzliche Navigationswerkzeuge verwenden. Diese Werkzeuge finden Sie u.a. in den Befehlen in einigen Untermenüs des Menüs BEARBEITEN und in den Schaltflächen der Symbolleiste Navigation (siehe Tabelle 19.2). Symbol
Wirkung Nachdem Sie die Kartenansicht gewechselt haben, können Sie über die Schaltfläche Zurück die vorher angezeigte Karte wieder anzeigen lassen. Nachdem Sie Zurück gewählt haben, können Sie über die Schaltfläche Vorwärts wieder zur vorher angezeigten Ansicht wechseln. In diesem Listenfeld werden die von Ihnen in der Karte bereits markierten Orte oder Adressen vermerkt. Klicken Sie auf Suchen, um nach einem Ort oder einer Adresse zu suchen. Damit öffnen Sie das Fenster Suchen. Verkleinert den Maßstab der Karte. Über diesen Regler können Sie den von Karte benutzen Maßstab verändern. Die QuickInfo zeigt den aktuellen Maßstab an. Sorgt für ein Vergrößern des Maßstabs der Karte. Ermöglicht das Markieren eines Ausschnitts der Karte. Nach dem Markieren können Sie durch einen Klick in den Bereich diesen vergrößert anzeigen. Schwenken dient zum Ziehen des angezeigten Kartenausschnitts in die gewünschte Richtung. Erlaubt die Wahl zwischen Straßenkarte, Topografische Karte und Politische Karte.
Tabelle 19.2: Symbolleiste Navigation
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Arbeiten in der Karte
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19.2.1 Ansichten Über das Listenfeld am rechten Rand der Symbolleiste Standard oder den Befehl KARTENART im Menü ANZEIGEN können Sie zwischen der Anzeige einer Straßenkarte, einer Topografischen Karte oder einer Politischen Karte wählen (siehe Abbildung 19.3).
Bild 19.3: Politische Karte (links) und topgrafische Karte (rechts)
Die Bedeutung der auf den Karten verwendeten Symbole können Sie dem Fenster Legende und Übersicht entnehmen, das Sie über die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Standard anzeigen und ausblenden lassen. Außerdem ermöglicht AutoRoute die Wahl zwischen der Darstellung der Karte als Zylinderprojektion oder als Globus. Letztere wird nur mit Zoomebenen über 9.200 Kilometer erkennbar. Um zwischen Zylinderprojektion und Globusansicht zu wechseln, wählen Sie GLOBUSANSICHT BEI VERKLEINERUNG im Menü ANSICHT. Der Wechsel zur Zylinderprojektion empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie weit auseinander liegende Länder gleichzeitig auf der Karte darstellen möchten (siehe Abbildung 19.4 rechts).
Bild 19.4: Globusansicht (links) und Zylinderprojektion (rechts)
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
19.2.2 Ausschnitt andern Zum Ändern des in der Karte angezeigten Ausschnitts haben Sie mehrere Möglichkeiten: Wenn das Fenster Legende und Übersicht eingeblendet ist – das erreichen Sie über die entsprechende Schaltfläche in der StandardSymbolleiste – können Sie im Bereich Übersicht den markierten Ausschnitt über die Maus verschieben und damit den in der Karte angezeigten Bereich verändern. Diese Methode sollten Sie vordringlich für eine grobe Auswahl des abzubildenden Bereichs einsetzen. Für das geringfügigere Verschieben des Bereichs klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Schwenken. Führen Sie den Mauszeiger, der seine Form zu einem Handsymbol geändert hat, auf die Karte, halten die Maustaste gedrückt und schieben die Karte in die gewünschte Richtung. In dieser Situation ändert sich das Aussehen des Mauszeigers zu einem Pfeil, wenn Sie ihn zu einem der Kartenränder oder einer Ecke der Karte bewegen. Klicken Sie dann auf die linke Maustaste, um den Ausschnitt in Richtung des Pfeils zu verschieben. Diese Technik eignet sich wiederum besonders für etwas größere Änderungen des Ausschnitts.
19.2.3 Maßstab ändern Auch zum Ändern des in der Karte verwendeten Maßstabs1 haben Sie mehrere Möglichkeiten. In fast allen Fällen bleibt beim Ändern des Maßstabs das vorherige Zentrum der Anzeige weiterhin im Mittelpunkt der Karte. Mithilfe der beiden Schaltflächen Verkleinern und Vergrößern in der Symbolleiste Navigation können Sie den Maßstab der Karte ändern. Klicken Sie zuerst auf die Schaltflächen und dann in der Karte auf die Stelle, die nach der Änderung des Maßstabs in der Mitte der Karte angezeigt werden soll. Der zwischen diesen beiden Schaltflächen angezeigte Regler erlaubt ebenfalls ein Ändern des Maßstabs. In der QuickInfo zu diesem Regler wird außerdem der Vergrößerungsmaßstab angezeigt. Mithilfe der Schaltfläche Markieren können Sie einen Ausschnitt der aktuell angezeigten Karte gezielt vergrößern lassen. Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Markieren. Zeigen Sie dann auf eine Ecke des zu vergrößernden Bereichs, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Zeiger auf die diagonal gegenüberliegende Ecke des Bereichs. Lassen Sie die Maustaste los und klicken Sie in das eben gezeichnete Rechteck. Der markierte Bereich wird vergrößert angezeigt. 1
Um Verwirrungen zu vermeiden: Man spricht von einem größeren Maßstab, wenn auf der Karte mehr Details erkennbar sind. Beispielsweise werden im Maßstab 1:10.000 mehr Einzelheiten angezeigt als im Maßstab 1:1.000.000.
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Arbeiten in der Karte
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Sie können die Umgebung eines vorher markierten Ortes vergrößert anzeigen lassen. Markieren Sie einen Ort auf der Karte, indem Sie darauf klicken. Gegebenenfalls müssen Sie den gewünschten Ort genauer spezifizieren. Doppelklicken Sie anschließend auf den markierten Ort. Die Umgebung des Ortes wird in der Karte angezeigt.
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Auch über die Symbolleiste Ort und Maßstab am oberen Rand der Karte können Sie den Maßstab ändern. In dieser Symbolleiste wird auf der linken Seite die gerade dargestellte Region in mehreren hierarchischen Stufen angegeben. Wenn Sie beispielsweise Bayern auf der Karte abbilden, finden Sie in der Symbolleiste Ort und Maßstab die Angaben Erde Europa Deutschland Bayern. Diese Angaben haben die Wirkung von Schaltflächen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Deutschland in der Kette können Sie von Erde Europa Deutschland Bayern zu Erde Europa Deutschland wechseln. Das funktioniert natürlich nur in einer Richtung – in der eines kleineren Maßstabs. Um zum vorher angezeigten Maßstab zurückzukehren, verwenden Sie die Schaltfläche Zurück in der Standard-Symbolleiste.
Fast immer sichtbar ist die Schaltfläche Erde in dieser Symbolleiste. Durch einen Klick darauf wird eine Weltkarte angezeigt. Auf dieser Karte können Sie einzelne Bereiche (Kontinente, Subkontinente oder größere Länder) markieren. Ein Doppelklick auf einen markierten Bereich vergrößert diesen. Auf diese Weise können Sie sich stufenweise in die darzustellende Region hineinbewegen.
19.2.4 Entfernungen messen Wenn Sie die Entfernung zwischen zwei Orten auf der Karte messen wollen, wählen Sie zunächst den Befehl ENTFERNUNG MESSEN im Menü EXTRAS. Der Mauszeiger wird als Fadenkreuz dargestellt. Klicken Sie dann in der Karte auf den Ort, ab dem die Entfernung bestimmt werden soll.
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Um eine gerade Linie zu einem anderen Ort zu zeichnen, klicken Sie diesen Ort einfach an. Zusammen mit der Linie wird die Entfernung zwischen den Orten angezeigt (siehe Abbildung 19.5 links). Sie können anschließend weitere Orte auf der Karte anklicken, um das Zeichnen von Linien fortzusetzen. Doppelklicken Sie, um diesen Vorgang zu beenden, oder drücken Sie die (Esc)-Taste.
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Um eine Freihandlinie zu zeichnen, halten Sie die Maustaste gedrückt und führen Sie den Mauszeiger entlang der gewünschten Route. Die laufende Summe der Entfernung wird beim Ziehen des Mauszeigers über die Karte angezeigt (siehe Abbildung 19.5 rechts). Doppelklicken Sie, um die Berechnung zu beenden, oder drücken Sie die Taste (Esc).
Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
Bild 19.5: Entfernung messen
Wenn Sie während der Entfernungsmessung die Ansicht vergrößern oder verkleinern möchten, verwenden Sie auf der Zehnertastatur die Tasten (+) und (–). Sie können die Breite und Farbe einer Linie ändern, indem Sie auf der Symbolleiste Zeichnen die Schaltfläche Linienart oder Linienfarbe verwenden. Um die Linie wieder zu entfernen, markieren Sie sie und drücken (Entf).
19.2.5 Zeichnen auf der Karte Sie können die Karte mit den Werkzeugen in der Symbolleiste Zeichnen anpassen, indem Sie eigene Bezeichnungen und Formen hinzufügen. Sie können beispielsweise über Markieren eine hervorgehobene Linie auf der Karte zeichnen. Sie können außerdem Richtungsangaben mit Linien und Pfeilen vornehmen, ein Textfeld für Informationen zu einem Ort einfügen oder Orte durch Freihandformen, Kreise, Ovale, Rechtecke und Quadrate markieren. Diese Formen in AutoRoute ähneln den Formen in anderen Programmen wie Microsoft Word. Der größte Unterschied besteht darin, dass die Formen bei AutoRoute nicht auf einem flachen Dokument, sondern auf einem runden Globus gezeichnet werden. Wenn Sie auf diesem Globus eine Linie zeichnen, folgt diese einem großen Kreis. Mit anderen Worten: Eine Linie bildet immer einen Abschnitt eines imaginären Kreises entlang der Erdoberfläche. Einige Schaltflächen haben jedoch eine ganz besondere Bedeutung (siehe Tabelle 19.3 und unten). Symbol
Name und Wirkung Zeichnen – erlaubt das Anordnen bereits erstellter Zeichenelemente. Pin erstellen – erstellt einen Pin auf der Karte. Das zur Schaltfläche gehörende Listenfeld zeigt unterschiedliche Pinformen und Farben an (siehe Abbildung 19.6). Markieren – wird im Allgemeinen zum Hervorheben von Stellen auf der Karte benutzt.
Tabelle 19.3: Symbolleiste Zeichnen
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Symbol
Name und Wirkung Skizze – ermöglicht das Zeichnen einer Freihandfigur auf der Karte. Linie und Pfeil – dient zum Zeichnen von geraden Linien mit oder ohne Pfeilspitzen. Pfeilspitzen können über die Schaltfläche Pfeilart hinzugefügt, geändert oder entfernt werden. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart und Linienfarbe festlegen. Freihandform, Rechteck und Oval – erlauben das Zeichnen der entsprechenden geschlossenen Formen.
Tabelle 19.3: Symbolleiste Zeichnen (Forts.)
Nachdem Sie eine Zeichnung erstellt haben, können Sie die Werkzeuge der Symbolleiste Zeichnen verwenden, um die Farbe, Größe oder Form der Zeichnung zu ändern. Um ein Zeichenelement zu löschen, markieren Sie es und drücken (Entf).
19.3 Pins Eine wichtige Art von Zeichenelement stellen die Pins dar. Sie können sie verwenden, um Orte zu markieren. Es stehen über 254 Symbole für die Darstellung eines Pins auf der Karte zur Verfügung. Diese Pins entsprechen den Stecknadeln, die üblicherweise in eine Wandkarte gesteckt werden. Sie können damit einer Karte persönliche Informationen hinzufügen: Beispielsweise können Sie mit Pins Ihre Wohnung oder Ihr Büro oder einen beliebigen anderen Ort auf der Karte markieren. Sie können einem Pin einen Namen geben. Mithilfe des Namens können Sie den Pin auf der Karte identifizieren. Sie können einen Pin mit Text versehen, um wichtige Informationen zu einem Ort hinzuzufügen. Sie können auch einen Hyperlink zu einer Website, Intranetsite oder einer anderen Datei im Textfenster aufnehmen.
19.3.1 Pins erstellen Zum Erstellen eines Pins auf der Karte lassen Sie die Karte zunächst mit den oben beschriebenen Methode im gewünschten Maßstab anzeigen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Pin erstellen in der Symbolleiste Zeichnen. Über das Listenfeld zur Schaltfläche können Sie die gewünschte Form des Pins auswählen (siehe Abbildung 19.6 links). Anschließend klicken Sie auf die gewünschte Stelle in der Karte. Der Pin wird erstellt (siehe Abbildung 19.6).
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
Bild 19.6: Form des Pins (links) und Pins eingefügt
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Mit dem Mauszeiger auf dem Pin können Sie ihn mit gedrückten Maustaste verschieben. Sie löschen einen Pin, indem Sie ihn auf der Karte markieren und die Taste (Entf) drücken.
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Einen eingefügten Pin können Sie benennen und zusätzlichen Text hinzufügen. Überschreiben Sie dazu die Voreinstellung Unbenannt im grauen Bereich des Textfensters und bestätigen über die Taste (¢). Maximal können Sie 128 Zeichen für den Namen verwenden. Um zusätzlichen Text hinzuzufügen, klicken Sie in die darunter liegende Zeile(n) und geben den Text ein. Sie können hier auch Hyperlinks eingeben. Durch einen Doppelklick auf den Pin können Sie das Textfeld ausblenden. Ein weiterer Doppelklick blendet es wieder ein.
Wenn Sie die eingefügten Pins auf der Karte behalten wollen, müssen Sie die Karte speichern (siehe Abschnitt 19.6.1).
19.3.2 Pingruppen Jeder neu erstellte Pin wird automatisch in einer Gruppe namens Meine Pins platziert und zusammen mit Ihrer Karte gespeichert. Sie können auch mit mehreren Pingruppen arbeiten. Beispielsweise können Sie Ihre Jagdreviere und die Adressen Ihrer Kunden in verschiedenen Gruppen ablegen.
Pingruppen erstellen Um eine neue Pingruppe zu bilden, erstellen Sie zunächst einen neuen Pin wie gewohnt. Wenn Sie noch keine individuellen Gruppen erstellt haben, wird dieser in der Gruppe Meine Pins abgelegt. Markieren Sie dann den Pin, auf dem die Pingruppe basieren soll und wählen Sie PINEIGENSCHAFTEN im Menü DATEN. Das Dialogfeld Pineigenschaften wird angezeigt (siehe Abbildung 19.7 links).
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Bild 19.7: Dialogfelder Pineigenschaften (links) und Neuer Datensatz (rechts)
Zum Erstellen einer neuen Gruppe klicken Sie im Dialogfeld auf Neuer Datensatz. Geben Sie einen Namen für die neue Gruppe ein und bestätigen Sie über OK (siehe Abbildung 19.7 rechts). Nach dem Erstellen wird der Name im Dialogfeld Pineigenschaften unter Datensatzname angezeigt. Bestätigen Sie die Einstellungen im Dialogfeld Pineigenschaften nochmals über OK. Die definierten Gruppen werden im Fenster Legende unter Pins angezeigt (siehe Abbildung 19.8).
Bild 19.8: Pingruppen mit Standardsymbol (links) und individuellem Symbol (rechts)
Sie können im Dialogfeld Pineigenschaften jedem Pin ein anderes Symbol zuweisen. Wenn Sie mit mehreren Gruppen arbeiten, empfiehlt sich aber, für jede neue Pingruppe ein anderes Symbol zu verwenden (siehe unten). So können Sie auf der Karte einfacher zwischen den Pins der einzelnen Gruppen unterscheiden.
Eigenschaften von Pingruppen Nachdem Sie unterschiedliche Pingruppen gebildet haben, können Sie dazu zusätzliche Eigenschaften definieren oder die bereits vorhandenen ändern. Markieren Sie die Gruppe, für die Sie die Eigenschaften ändern wollen, im Fenster Legende und doppelklicken Sie auf den Eintrag oder
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
wählen Sie DATENSATZEIGENSCHAFTEN im Menü DATEN. Das Dialogfeld Eigenschaften wird angezeigt (siehe Abbildung 19.9 und ). Die Angaben darin beziehen sich nur auf die vorher markierte Gruppe.
Bild 19.9: Eigenschaften einer Pingruppe, Registerkarten Allgemein und Zuordnungen
Über die Registerkate Allgemein können Sie den Namen der Gruppe ändern und ihren Elementen ein anderes Symbol zuweisen. Mit diesem Symbol werden dann alle Pins der Gruppe gekennzeichnet. Dieses Symbol wird dann auch im Fenster Legende benutzt (siehe Abbildung 19.9 rechts). Auf der Registerkarte Zuordnungen werden alle Einträge des Datensatzes aufgelistet. Außerdem wird angegeben, ob der Datensatz einem Eintrag auf der Karte zugeordnet ist oder ob er beim Zuordnungsvorgang übersprungen wurde. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Datensätze nach Namen oder zugeordnetem Status zu sortieren. Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes und dann auf Datensatz zuordnen, um den Datensatz einem Eintrag auf der Karte zuzuordnen. Die dritte Registerkarte ermöglicht die Zuordnung von Hyperlinks. 쮿
Die Option Hyperlinks aus Pinfensternotizen verwenden gibt an, dass die mit der Pingruppe verknüpften Hyperlinks von Ihnen einzeln zu den Pinfensternotizen für jeden Pin hinzugefügt werden. Wenn Sie einen Hyperlink zu einer Pinfensternotiz hinzufügen möchten, doppelklicken Sie auf den Pin und geben Sie im weißen Abschnitt des Pinfensters die Adresse zu diesem Link ein. Wenn Sie mehr als einen Hyperlink hinzufügen, wird der erste Link verwendet.
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Über Hyperlinks aus importierten Daten verwenden erreichen Sie, dass die Hyperlinks, die dem gegenwärtigen Datensatz zugeordnet sind, direkt aus Ihren importierten Daten stammen. Wenn Sie die Hyperlinks in eine Pinfensternotiz einfügen möchten, klicken Sie auf den Pfeil in diesem Feld und wählen Sie aus der Liste der Spaltenüberschriften die Spalte aus, die Hyperlinks enthält.
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Mit Hyperlinks automatisch von AutoRoute erstellen lassen bewirken Sie, dass AutoRoute die mit der gegenwärtigen Pingruppe verknüpften Hyperlinks auf der Grundlage der geografischen Einheit, die Ihren Daten zugeordnet ist, und der hier eingegebenen Hyperlinkvorlage erstellt. Wählen Sie diese Option, wenn Sie Hyperlinks zu mehreren Websites erstellen möchten, die alle die gleiche Adressstruktur für Links verwenden. Wenn Ihre Daten beispielsweise nach der geografischen Einheit Ort zugeordnet sind und Sie als Hyperlinkvorlage http://www.msn.com/*.htm (wobei * für den Ortsnamen steht) eingeben, erstellt AutoRoute automatisch den Link http://www.msn.com/ Hamburg.htm für Daten, die Hamburg zugeordnet sind:.
Die Hyperlinks können auch in eine aus der Kartendatei erstellte Webseite eingefügt werden. Klicken Sie dazu im Menü DATEI auf ALS WEBSEITE SPEICHERN (siehe unten).
19.4 Suchen Sie können nach Orten, Adressen oder durch Angabe des Längen- und Breitengrades oder durch Eingabe eines Gitternetzverweises nach den gewünschten Stellen auf der Karte suchen lassen.
19.4.1 Ortssuche Um einen Ort zu suchen, überschreiben Sie die Voreinstellung Ort oder Adresse eingeben im Feld Ort suchen der Symbolleiste Standard mit seinem Namen und bestätigen Sie durch einen Klick auf die daneben liegende Schaltfläche Suchen oder durch Drücken von (¢). Da Ortsnamen mehrfach auf der Erde auftauchen können, werden Sie den Ort in der Mehrzahl der Fälle im Dialogfeld Suchen spezifizieren müssen. Klicken Sie dazu einfach auf einen Eintrag in der Liste. Die entsprechende Karte wird angezeigt. Nach einer Bestätigung über OK bleibt der gewählte Kartenausschnitt auf dem Bildschirm angezeigt.
19.4.2 Adresssuche Wenn Sie eine bestimmte Adresse suchen wollen, klicken Sie auf SUCHEN im Menü BEARBEITEN. Wählen Sie im Dialogfeld Suchen die Registerkarte Adresse (siehe Abbildung 19.10). Geben Sie über das Listenfeld Land/Region zunächst an, in welchem geografischen Bereich gesucht werden soll. Geben Sie anschließend in den Feldern Straße, Postleitzahl und Ort die Daten der Adresse ein, die Ihnen bekannt sind, und klicken Sie zur Bestätigung auf Suchen. Wenn Sie diese Daten nicht vollständig eingegeben haben, müssen Sie meist anschließend noch festlegen, welche Adresse Sie meinen (siehe Abbildung 19.10 rechts).
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
Bild 19.10: Dialogfeld Suchen, Register Adresse
Nach der Bestätigung über OK wird ein Kartenausschnitt mit der eingegebenen Adresse angezeigt und mit einem Pin gekennzeichnet. Der Detaillierungsgrad geht so weit, dass sogar die einzelnen Hausnummern wiedergegeben werden. Die Texte zu Pins, die über das Suchen nach einer Adresse automatisch in die Karte eingefügt wurden, können nicht geändert werden.
19.4.3 Weitere Suchmöglichkeiten Über die beiden Registerkarten Breite/Länge und Gitternetz im Dialogfeld Suchen haben Sie die Möglichkeit, Kartenausschnitte durch Angabe des Längen- und Breitengrades oder durch Eingabe eines Gitternetzverweises zu spezifizieren (siehe Abbildung 19.11).
Bild 19.11: Dialogfeld Suchen, Registerkarten Breite/Länge (links) und Gitternetz (rechts)
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Die Koordinaten für Breiten- und Längengrade können als Dezimalwert oder im DMS-Format (Grad, Minuten und Sekunden) angeben werden. Wenn Sie die Koordinaten im Dezimalformat eingeben und sich die Position südlich vom Äquator oder westlich von Greenwich (England) befindet, geben Sie die Breite oder Länge als negativen Wert ein.2 DMS-Koordinaten können folgendermaßen eingegeben werden, wobei D die Richtung angibt: Format dd.mm.ss.sD dd:mm:ss.sD dd mm ss.sD dd°mm'ss.s'D Tabelle 19.4: DMS-Eingaben (N für Norden, S für Süden, O für Osten oder W für Westen)
Diesen Prozess können Sie auch umkehren: Sie können die zu einem Ort auf der Karte gehörenden Breiten- und Längengrade anzeigen lassen. Klicken Sie dazu im Menü EXTRAS auf POSITIONSBESTIMMUNG und zeigen Sie anschließend auf einen beliebigen Punkt der Karte. Die Positionsbestimmung zeigt die Breiten- und Längengrade mit Dezimalangaben an (siehe Abbildung 19.12)
Bild 19.12: Geografische Position von Fürth 2
Die geografische Breite gibt an, wie weit sich ein Ort nördlich oder südlich vom Äquator befindet. Der Äquator selbst hat die Breite 0°. Der Nordpol liegt auf 90° nördlicher Breite oder einfach auf 90°, da nördliche Breitengrade durch positive Werte angegeben werden. Der Südpol liegt auf 90° südlicher Breite bzw. auf –90°. Alle Breitengrade liegen im Bereich von 0° bis (+/-) 90°. Die geografische Länge gibt an, wie weit sich ein Ort östlich oder westlich vom Nullmeridian befindet. Der Nullmeridian verläuft durch Greenwich in England. Die Länge wird als östliche Länge mit positiven Werten oder als westliche Länge mit negativen Werten angegeben. Alle Längengrade liegen im Bereich von 0° bis (+/–) 180°.
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
Um die Anzeige der Längen- und Breitengrade zu deaktivieren, klicken Sie oben rechts auf der Positionsbestimmung auf die Schließen-Schaltfläche. AutoRoute-Karten basieren auf WGS-84-Daten (World Geodetic System 1984). Einige Karten und GPS-Systeme basieren auf anderen Daten. Längen- und Breitengrade von einer Karte oder einem GPS-System, das auf anderen Daten beruht, erscheinen in AutoRoute-Karten unter Umständen an anderer Stelle.
19.5 Routen und Fahrtanweisungen Sie können mit AutoRoute Routen und Fahrtanweisungen von einem Ort zu einem anderen oder zu mehreren Orten nacheinander erstellen. Wählen Sie den Befehl ROUTENPLANER im Menü ROUTE. Geben Sie im Feld Ort oder Adresse eingeben den Namen des Ortes ein und bestätigen Sie über Zu Route hinzufügen. Gegebenenfalls müssen Sie den Ort noch genauer spezifizieren. Die eingegebenen Bezeichnungen werden dem Planer hinzugefügt. Um den Fensterausschnitt Routenplaner aus- oder wieder einzublenden, wählen Sie im Menü ROUTE den Befehl ROUTENPLANER oder klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Routenplaner. Die Orte werden zunächst in der Reihenfolge im Routenplaner eingefügt, in der Sie sie hinzu gefügt haben. Mithilfe der beiden Schaltflächen Nach oben verschieben und Nach unten verschieben können Sie die vorher im Routenplaner markierte Ortsbezeichnung verlagern und so die Reihenfolge ändern. Außerdem stehen Ihnen weitere Schaltflächen zum Verfeinern der Route zur Verfügung (siehe Tabelle 19.5). Symbol
Bedeutung Geplante Pause – legt eine Verweilzeit an einem Ort fest. Nach oben verschieben – verschiebt den markierten Ort in der Route nach oben – er wird also vorher angefahren. Nach unten verschieben – verschiebt den markierten Ort in der Route nach unten – er wird also später angefahren. Zwischenstopp löschen – löscht den im Routenplaner markierten Eintrag. Route löschen – entfernt alle Angaben aus dem Routenplaner.
Tabelle 19.5: Schaltflächen im Routenplaner
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Routen und Fahrtanweisungen
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19.5.1 Pins verwenden Sie können auch vorhandene Pins als Marken für die Fahrtanweisungen verwenden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Pin oder sein Textfeld und wählen Sie Route im Kontextmenü aus. Über das Untermenü können Sie den Ort als Ausgangspunkt, Zielpunkt oder Zwischenstopp wählen (siehe Abbildung 19.13)
Bild 19.13: Pin als Teil der Route wählen
19.5.2 Zwischenstopps Sie können zu einer Route Zwischenstopps hinzufügen und diese wieder entfernen. Über die Schaltfläche Geplante Pause oder den gleichnamigen Befehl im Menü ROUTE können Sie angeben, dass Sie am vorher im Routenplaner markierten Ort eine Pause einlegen möchten. Diese Pause können Sie entweder durch Angabe der Dauer oder durch Ankunfts- und Abfahrtszeit regeln (siehe Abbildung 19.14).
Bild 19.14: Geplante Pause
19.5.3 Weitere Optionen Über die Schaltfläche Weitere Optionen im Routenplaner rufen Sie ein Dialogfeld mit fünf Registerkarten auf den Bildschirm, über die Sie verschiedene Randbedingungen für die Route eingeben können (siehe Abbildung 19.15 bis Abbildung 19.17).
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
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Über die Registerkarte Profil können Sie festlegen, wann die Fahrt morgens beginnen und abends enden soll (siehe Abbildung 19.15 links). Das hat besonders bei längern Routen seine Bedeutung, für die Sie mehre Tage benötigen werden. Über das Feld Flexibilität können Sie angeben, ob diese Zeitangaben genau eingehalten werden müssen. Außerdem können Sie fordern, dass automatische Pausen eingehalten werden.
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Die Registerkarte Fahrtgeschwindigkeiten erlaubt die Abstimmung Ihrer typischen Fahrgeschwindigkeit auf verschiedene Straßentypen (siehe Abbildung 19.15 rechts).
Bild 19.15: Dialogfeld Weitere Routenoptionen, Registerkarten Profil und Fahrgeschwindigkeiten
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Über die Registerkarten Kraftstoff und Kosten können Sie Angaben für den Kraftstoffverbrauch und die zu verwendenden Preise machen (siehe Abbildung 19.16).
Bild 19.16: Dialogfeld Weitere Routenoptionen, Registerkarten Kraftstoff und Kosten
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Routen und Fahrtanweisungen
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Die Registerkarte Streckenabschnitte erlaubt es, die Kürzeste oder die Schnellste Verbindung zwischen den Orten zu wählen (siehe Abbildung 19.17 links). Durch Wahl von Bevorzugte Straßen können Sie Typen von Straßen einstellen, die Sie bevorzugt benutzen möchten (siehe Abbildung 19.17 rechts).
Bild 19.17: Registerkarte Streckenabschnitte und Dialogfeld Bevorzugte Straßen
19.5.4 Routenplan Nach der Eingabe der Orte in den Routenplan werden diese auf der Karte mit den Zahlen markiert, die auch im Routenplan verwendet werden. Über den Befehl ROUTENPLAN im Menü ROUTE können Sie die geplante Route in die Karte zeichnen und eine Liste mit Fahrtanweisungen anzeigen lassen (siehe Abbildung 19.18 ).
Bild 19.18: Anweisungen und Route in der Karte
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
Mit den Optionen unter der Überschrift Anweisungen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS können Sie festlegen, was im Fenster Anweisungen angezeigt wird (siehe unten). Um die Liste der Anweisungen aus- oder wieder einzublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Anweisungen in der Standard-Symbolleiste oder wählen den Befehl ANWEISUNGEN im Menü ROUTE.
19.5.5 Nahe gelegene Einträge suchen Sie können nach interessanten Einträgen in der Nähe eines Ortes oder in Routennähe suchen lassen. Markieren Sie dazu den Ort oder erstellen Sie eine Route und wählen Sie den Befehl NAHE GELEGENE EINTRÄGE SUCHEN im Menü EXTRAS oder klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Nahe gelegene Einträge suchen. Das Fenster Nahe gelegene Einträge suchen wird im linken Bildschirmbereich eingeblendet (siehe Abbildung 19.19).
Bild 19.19: Nahe gelegenen Einträge suchen
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Welche Einträge in diesem Fenster angezeigt werden sollen, können Sie selbst bestimmen. Klicken Sie dazu auf Einträge ein- oder ausblenden und aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen neben jeder Ortskategorie, die auf der Karte angezeigt werden soll. Bestätigen Sie dann durch einen Klick auf OK. Um schnell einige wenige Kategorien auszuwählen, klicken Sie auf Alle deaktivieren und markieren dann das Kontrollkästchen neben den Kategorien, die auf der Karte angezeigt werden sollen.
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Geben Sie im Fenster Nahe gelegene Einträge suchen im Feld Suchen den Suchradius an.
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Geben Sie in der Liste Umgebung an, auf welchen Punkt sich die Suche konzentrieren soll. Die Streckenabschnitte und Zwischen-
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Dateiverwaltung
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stopps auf Ihrer Route werden namentlich angezeigt. Sie können Ihre Suche auch auf die ganze Route oder eine ausgewählte Anweisung im Fensterausschnitt Anweisungen konzentrieren. Um Orte im Umfeld einer bestimmten Routenanweisung zu finden, doppelklicken Sie im Fenster Anweisungen auf die gewünschte Anweisung, um sie auf der Karte zu markieren. Wählen Sie dann in der Liste Umgebung den Eintrag Ausgewählte Fahrtanweisung aus. 쮿
Geben Sie in der Liste Sortieren an, ob die Suchergebnisse in alphabetischer Reihenfolge nach den Namen oder nach der Entfernung vom auf der Karte markierten Punkt angezeigt werden sollen.
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Klicken Sie auf Suchen, um eine Liste der nahe gelegenen Orte aufzulisten. Längere Listen müssen Sie erst durch einen Klick auf das Pluszeichen öffnen. Klicken Sie dann auf einen Namen in der Ergebnisliste, um seine Position auf der Karte anzuzeigen. Ein Doppelklick liefert zusätzliche Informationen – beispielsweise Adressen, Telefonnummern oder Links zum Internet.
Um diese Informationen zu erhalten, können Sie auch den gewünschten Eintrag in der Ergebnisliste oder der Karte markieren und auf die Schaltfläche Informationen anzeigen klicken.
19.6 Dateiverwaltung Alle Eingaben, die Sie selbst auf einer Karte vornehmen – wie beispielsweise Pins, Routen und andere Zeichenelemente –, gehen verloren, wenn Sie das Programm schließen. Sie können aber Ihre Eingaben speichern und so die Daten für eine spätere Verwendung verfügbar halten. Im Bedarfsfall können Sie dann die Informationsdatei wieder öffnen.
19.6.1 Speichern Zum ersten Speichern wählen Sie – wie üblich – SPEICHERN UNTER im Menü DATEI oder klicken auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste Standard. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Die Arbeit in diesem Dialogfeld entspricht der in anderen Programme, beispielsweise Microsoft Word (siehe Kapitel 9). Geben Sie unter Dateiname einen aussagekräftigen Namen ein und bestätigen Sie über Speichern. Meist reicht aber der vom Programm gelieferte Vorschlag als Dateiname aus. Weitere Änderungen in der Datei brauchen Sie nur noch über den Menübefehl DATEI/SPEICHERN zu bestätigen.
19.6.2 Öffnen Wenn Sie eine Kartendatei öffnen, werden alle Karteninformationen genauso angezeigt, wie sie vor dem letzten Speichern der Karte vorhanden waren. Zum Öffnen wählen Sie den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der StandardSymbolleiste.
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
19.6.3 Neue Karte Wenn Sie eine neue Route planen, sollten Sie das auf einer neuen leeren Karte tun. Die bisherigen Eingaben können Sie vorher speichern (siehe oben). Um eine neue Karte anzulegen, wählen Sie den Befehl NEU im Menü DATEI. Im Dialogfeld Neu können Sie wählen, ob Sie eine neue Europakarte erstellen oder den Datenimport-Assistenten starten wollen. Ein Klick auf die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste Standard erstellt direkt eine neue Europakarte.
19.6.4 Vorlagen Wenn Sie regelmäßig Karten mit Fahrtanweisungen zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Wohnung erstellen, können Sie eine Vorlage erstellen, in der dieser Ort bereits als Zielpunkt eingerichtet ist. Vorlagen erleichtern das Entwerfen von Karten. Jede AutoRoute-Karte basiert auf einer Vorlage, die die Standardeinstellungen und die Darstellung der Karte bestimmt. AutoRoute enthält eine Standardkartenvorlage, aber Sie können Kartenvorlagen entsprechend Ihrem Bedarf erstellen. Dabei können Sie praktisch jede Einstellung oder Änderung in AutoRoute als Vorlage speichern. Sie können daher Vorlagen für jede Kartenart erstellen, die Sie in Zukunft verwenden werden. Beispielsweise können Sie eine Vorlage mit einer Kartenansicht entwerfen, in der ein bestimmtes Gebiet bereits vergrößert dargestellt ist, wenn Sie häufig Karten in einem bestimmten Gebiet erstellen. Eine Vorlage empfiehlt sich auch, wenn Sie mehrere Karten mit gemeinsamen Informationen erstellen. Sie können in Vorlagen auch detaillierte Einstellungen speichern, die Sie immer wieder verwenden können. Um eine Vorlage anzufertigen, stellen Sie zunächst die gewünschten Parameter ein und gehen dann ähnlich wie beim Speichern einer Karte vor: Wählen Sie SPEICHERN UNTER im Menü DATEI und legen als Dateityp die Einstellung Kartenvorlage (*.axt) fest. Später können Sie diese Vorlage über das Dialogfeld zum Befehl NEU im Menü DATEI wieder öffnen (siehe oben). Wenn eine abgeänderte auf einer vorhandenen Karte basieren soll, sollten Sie nicht den Befehl SPEICHERN verwenden, sondern den Befehl SPEICHERN UNTER. Andernfalls ändern Sie die vorhandene Karte, deren Originalzustand nicht wiederhergestellt werden kann.
19.6.5 Als Webseite speichern Sie können Karten als Webseite speichern – beispielsweise, um Besuchern der Seite den Weg zu bestimmten Adressen zu weisen. Beachten Sie, dass die Karten urheberrechtlich geschützt sind.
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Dateiverwaltung 0
Erstes Speichern Legen Sie zunächst fest, was auf der Webseite enthalten sein soll. Beispielsweise können Sie Hyperlinks mit den Pins Ihrer Karte verknüpfen, eine Route mit Fahrtanweisungen erstellen oder eine Legende hinzufügen. Anschließend wählen Sie ALS WEBSEITE SPEICHERN im Menü DATEI (siehe Abbildung 19.20).
Bild 19.20: Dialogfeld Als Webseite speichern
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Geben Sie im Feld Titel den Ausdruck ein, der als Überschrift angezeigt werden soll. Dieser Titel wird auch im Dialogfeld Gespeicherte Webseiten verwalten angezeigt.
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Aktivieren Sie im Abschnitt Zu speichernde Elemente die Kontrollkästchen neben den Elementen, die in die Webseite eingefügt werden sollen: –
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Karte: fügt die aktuelle Kartenansicht oder das auf der Karte markierte Gebiet ein. Diese Kartenansicht kann nicht geändert werden, nachdem die Webseite gespeichert wurde. Um die Abmessungen der Karte in der aktuellen Kartenansicht zu ändern, geben Sie in den Feldern Breite und Höhe neue Werte ein. Die Standardbreite und -höhe stellen die aktuelle Kartenansicht oder das markierte Gebiet so dar, wie es auf dem Bildschirm erscheint. Wenn Sie diesen Standardwert ändern, wird die für die Webseite gespeicherte Kartenansicht geändert. Wenn Sie beispielsweise den Wert für die Breite und Höhe erhöhen, ist dies mit einem Vergrößern des Kartenfensters zum Anzeigen eines größeren Kartenausschnitts vergleichbar, während der Maßstab gleich bleibt. Der Wert für die Breite und Höhe muss zwischen 32 und 3.500 Pixel liegen.
Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
–
Hyperlinks einfügen: fügt die mit der Karte verknüpften Hyperlinks ein. Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn auch die Option Karte ausgewählt ist.
–
Miniaturansichtsseite erstellen: erstellt eine zusätzliche Webseite, die eine Miniaturansicht der mit der Webseite verknüpften Karte enthält. Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn auch die Option Karte ausgewählt ist.
–
Fahrtanweisungen: fügt die Fahrtanweisungen für die Route Ihrer Karte ein. Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn eine Route auf Ihrer Karte berechnet wurde.
–
Legende: fügt die erweiterten Abschnitte der geöffneten Kartenlegende ein.
–
Übersichtskarte: fügt die Übersichtskarte ein.
–
Link zu einer separaten Kopie dieser Kartendatei erstellen (.axe): erstellt eine separate Kopie der Kartendatei an demselben Speicherort, an dem sich die Webseite befindet, und fügt auf der Webseite einen Hyperlink zu dieser Datei ein.
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Geben Sie im Feld Dateiname den Speicherort und Dateinamen für die Webseite ein. Wenn die Option Miniaturansichtsseite erstellen ausgewählt wurde, stehen hier der Dateiname und der Speicherort der Miniaturansichtsseite. Die Hauptwebseite hat denselben Dateinamen, befindet sich jedoch im Unterordner der Grafikdateien.
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Um Ihre Webseite automatisch mit Änderungen, die Sie an der Karte vorgenommen haben, zu aktualisieren, sobald Änderungen für die Kartendatei (AXE-Datei) gespeichert werden, aktivieren Sie Diese Karte immer automatisch als Webseite speichern. Um Ihre neue Webseite automatisch zu öffnen, nachdem Sie sie erstellt haben, klicken Sie auf Gespeicherte Webseite jetzt in Browser öffnen.
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Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.
Wenn Sie eine Karte als Webseite speichern, werden mehrere Grafikdateien (GIF-Dateien) zusammen mit der Webseite (HTM-Datei) im Layoutordner gespeichert. Wenn Sie beispielsweise eine Karte als Webseite mit dem Dateinamen Eigene Karte.htm im Ordner Eigene Dateien speichern, wird unter Eigene Dateien ein Unterordner mit dem Namen Eigene Karte_Dateien erstellt, der alle Grafikdateien enthält. Dazu benötigen Sie jedoch die Berechtigungen zum Erstellen von Ordnern auf Ihrem Computer.
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Dateiverwaltung 0
Sie können mehrere Webseiten aus einer Kartendatei speichern. Dabei kann jede Webseite eine andere Kartenansicht oder eine beliebige Kombination der anderen Optionen darstellen. Das Einzige, worauf Sie achten müssen, ist, in Schritt 6 jede Webseite unter einem eindeutigen Dateinamen zu speichern. Sie können in Schritt 3 auch jeder Webseite einen eindeutigen Titel geben.
Aktualisieren einer Webseite Wenn Sie beim ersten Speichern der Webseite im Dialogfeld Als Webseite speichern das Kontrollkästchen Diese Karte immer automatisch als Webseite speichern aktiviert haben, wird jedes Mal, wenn Sie in Ihrer Kartendatei Änderungen speichern, automatisch diese Webseite aktualisiert. Außerdem wird eine Meldung mit mehreren Optionen angezeigt (siehe Abbildung 19.21 und Tabelle 19.6):
Bild 19.21: Meldung beim erneuten Speichern als Webseite Option
Bedeutung
... Automatisch als Webseite speichern ...
Ein Deaktivieren aktualisiert die Webseite nicht mit den Änderungen, die während der aktuellen Sitzung für die Kartendatei gespeichert werden. Wenn Sie die Kartendatei erneut öffnen, ist AutoSpeichern wieder aktiviert. Beim nächsten Speichern von Änderungen wird diese Meldung angezeigt.
... Automatisch als Webseite speichern ...
Ein Aktivieren aktualisiert die Webseite mit den Änderungen, die Sie an der Kartendatei vorgenommen und gespeichert haben. Diese Meldung wird während der aktuellen Sitzung nicht mehr angezeigt; sie erscheint aber, wenn Sie die Kartendatei das nächste Mal öffnen und Änderungen speichern.
Diese Meldung nicht mehr anzeigen
Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn Sie zuvor die Option Automatisch als Webseite speichern aktiviert haben. Sie unterdrückt diese Meldung für die geöffnete Kartendatei und jede andere Kartendatei.
Tabelle 19.6: Optionen beim erneuten Speichern als Webseite
Um die Meldung nach einem Abschalten erneut zu aktivieren, klicken Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN und aktivieren dann das Kontrollkästchen Beim Speichern AutoSpeicher-Meldung anzeigen (siehe unten).
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
19.6.6 Datenimport AutoRoute unterstützt mehrere Datenquellen für das Importieren von Daten. Sie können beispielsweise Adressen aus Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Outlook-Kontakte oder anderen Datenbanken unter der Verwendung einer Microsoft-Datenverknüpfung importieren. Wenn die Datenbank oder das Programm, das Sie verwenden, hier nicht aufgeführt ist, können Sie möglicherweise Ihre Daten in eines der oben genannten Formate konvertieren. Die Vorgehensweisen zum Importieren von Daten unterscheiden sich leicht je nach dem benutzten Datenmaterial. In Prinzip folgen Sie aber der nochfolgend beschriebenen Struktur: 쮿
Rufen Sie den Befehl DATENIMPORT-ASSISTENT im Menü DATEN auf und wählen Sie im Dialogfeld die Datei aus, die die zu importierenden Daten enthält. Klicken Sie auf Öffnen, um den Importvorgang fortzusetzen.
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Geben Sie an, welche Zeichen zur Trennung zwischen den Feldern benutzt werden (siehe Abbildung 19.22). Wenn Sie sich nicht sicher sind, probieren Sie alle Alternativen aus, bis sich im unteren Bereich des Dialogfelds ein vernünftiges Bild ergibt. Bestätigen Sie dann durch einen Klick auf Weiter.
Bild 19.22: Datenimport-Assistent, Trennzeichen wählen
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Falls die Daten vom Programm nicht automatisch zugeordnet werden können, müssen Sie für die geografischen Ortsangaben wie Straße, Postleitzahl usw. eine Überschrift aus der Liste im Feld Datentyp auswählen (siehe Abbildung 19.23). Noch vorhandene Probleme werden im unteren Teil des Dialogfelds angezeigt. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Importvorgang abzuschließen.
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Drucken und versenden
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Bild 19.23: Datenimport-Assistent, Datensätze zuordnen
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Wenn die Ortsangaben einzelner Datensätze nicht automatisch eindeutig zugeordnet werden können, müssen Sie dies noch manuell nachholen. Die verfügbaren Alternativen werden angezeigt. Wählen Sie die richtige aus oder überspringen Sie die Zuordnung.
Anschließend werden für alle importierten Datensätze Pins mit entsprechenden Informationen auf der Karte erstellt.
19.7 Drucken und versenden In AutoRoute können Sie unterschiedliche Kartentypen und die Fahrtanweisungen für eine Route drucken. Beachten Sie, dass Inhalt und Karten von AutoRoute urheberrechtlich geschützt sind. Solange Sie die Copyright-Anmerkungen nicht aus der Karte entfernen und die Karte nicht verkaufen, können Sie eine Karte ausdrucken und an beliebige Orte mitnehmen. Sie dürfen Karten auch in ein Textverarbeitungsprogramm kopieren und für ein Flugblatt, eine Broschüre oder anderes Werbematerial verwenden. Die Urheberrechtsgesetze gestatten Ihnen aber nicht, eine Karte oder einen Artikel für kommerzielle Veröffentlichungen zu verwenden.
19.7.1 Ausdruck Wählen Sie zum Drucken den Befehl DRUCKEN im Menü DATEI und legen Sie die gewünschten Einstellungen im Dialogfeld fest (siehe Abbildung 19.24). Ein Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste startet den Ausdruck unter Verwendung der Standardeinstellungen. 쮿
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Mit den Optionen unter der Überschrift Drucken können Sie festlegen, was ausgedruckt werden soll (siehe Tabelle 19.7).
Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
Bild 19.24: Dialogfeld Drucken Typ
Druckt ...
Aktuelle Kartenansicht
... den gegenwärtig auf dem Bildschirm gezeigten Kartenausschnitt.
Fahrtanweisungen
... die Fahrtanweisungen für die berechnete Route als Text ohne Karte. Karten werden nicht gedruckt.
Karte mit Abzweigungen
... Kartenabschnitte zu den Streckenabschnitten zwischen den einzelnen Abzweigungen der Route. Die Fahrtanweisungen für jeden Streckenabschnitt werden unterhalb der zugehörigen Karte ausgedruckt.
Tabelle und Karte
... aufeinander folgende Teile einer Karte auf der linken Seite zu den zugehörigen Fahrtanweisungen auf der rechten Seite. Bei mehrseitigen Routenausdrucken gibt der Kartenstreifen den Routenabschnitt wieder, der auf der jeweiligen Seite in den Fahrtanweisungen beschrieben wird.
Karte von markiertem Gebiet
... nur den Kartenausschnitt, den Sie mit dem Kartentool Markieren festgelegt haben.
Karten von markierten Orten
... Straßenkarten mit zugehörigem Text für alle markierten Orte oder Pins auf der Karte.
Faxbare Karte drucken
... eine kontrastreiche Karte in Graustufendarstellung für den Versand per Fax.
Tabelle 19.7: Druckoptionen
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Drucken und versenden 0
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Die erste Seite des Ausdrucks wird im Dialogfeld Drucken in der Layoutvorschau angezeigt. Zusammen mit Ihrem Dokument können Sie zusätzliche Informationen ausdrucken (siehe Tabelle 19.8):
Information
Druckt ...
Übersichtskarte
... zusätzlich zum Dokument eine Übersichtskarte. Wenn Sie eine Route drucken, gibt die Übersichtskarte die gesamte Route wieder.
Legende
... zusätzlich zum Dokument die Legende zur Karte.
Statistik der Reiseübersicht
... die Reiseübersicht zu Ihrer Route, einschließlich Entfernung, Reisedauer, Fahrtzeit und Kosten.
Tabelle 19.8: Zusätzliche Informationen
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In AutoRoute können Sie das Druckbild von Dokumenten genau festlegen. Diverse Möglichkeiten stehen Ihnen zum Anpassen der Druckqualität zur Verfügung (siehe Tabelle 19.9):
Kartenqualität
Bedeutung
Entwurf
Die Karten werden mit der höchsten Geschwindigkeit und etwas geringerer Auflösung als bei den anderen Optionen gedruckt.
Standard (Standardeinstellung)
Die Karten werden mit guter Auflösung und mittlerer Geschwindigkeit gedruckt.
Präsentation
Die Karten werden mit der höchsten Auflösung und mit geringerer Geschwindigkeit als bei den anderen Optionen gedruckt. Für diese Art des Ausdrucks ist mehr Speicherplatz auf dem Computer erforderlich als für die anderen.
Tabelle 19.9: Druckqualität
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Für Karten mit Routen können Sie die Seitenumbrüche detailliert festlegen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Weitere Optionen und legen Sie im Dialogfeld die gewünschte Art des Umbruchs – beispielsweise das Drucken einer Route auf möglichst wenigen Seiten – fest (siehe Abbildung 19.25).
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Geben Sie im Feld Titel unter Optionen den gewünschten Titel für die Karte oder das Dokument ein.
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Über die Schaltfläche Seite einrichten im Dialogfeld Drucken oder über den gleichnamigen Befehl im Menü DATEI öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie das gewünschte Papierformat, die Papierzufuhr, die Ausrichtung und die Ränder festlegen können.
Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
Bild 19.25: Dialogfeld Weitere Druckoptionen
Die im Dialogfeld Seite einrichten vorgenommenen Einstellungen werden als Standarddruckereinstellungen verwendet. Sie können die Standardeinstellungen für einen bestimmten Druckauftrag im Dialogfeld Drucken ändern.
19.7.2 Über das Web versenden Es gibt zwei Möglichkeiten, AutoRoute-Karten als E-Mail zu versenden: als Anlage der E-Mail-Nachricht oder als Bild in einer E-Mail. Wenn Sie eine Kartendatei als Anlage per E-Mail versenden, muss der Empfänger AutoRoute installiert haben, um die Datei öffnen zu können. Öffnen Sie die Karte, die Sie senden möchten. Wenn Sie in der Kartendatei noch Änderungen vornehmen möchten, speichern Sie die Änderungen, bevor Sie die Datei senden. Wählen Sie dann SENDEN AN im Menü DATEI und im Untermenü dazu die gewünschte Form der Sendung. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und senden Sie die Nachricht (siehe Kapitel 22).
19.8 Nützliche Zusatzfunktionen AutoRoute beinhaltet einer Reihe weiterer nützlicher Zusatzfunktionen, die an dieser Stelle nur zusammenfassend erwähnt werden können. Dazu gehören beispielsweise ein Euro-Währungsumrechner oder die Übersetzung fremdsprachlicher Redewendungen.
19.8.1 Euro-Währungsumrechner Über den Befehl EUROUMRECHNUNG im Menü EXTRAS rufen Sie eine Seite auf den Bildschirm, in der Sie diverse Währungen zueinander umrechnen können (siehe Abbildung 19.26).
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Redewendungen
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Bild 19.26: Euro-Währungsumrechner
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Um Euros umzurechnen, geben Sie im Feld Euro den gewünschten Betrag ein und klicken Sie dann auf Umrechnen.
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Um eine andere Währung umzurechnen, geben Sie den gewünschten Währungsbetrag in das entsprechende Feld ein und klicken Sie dann auf Umrechnen.
Der eingegebene Betrag wird automatisch in alle angezeigten Währungen – einschließlich des Euro – umgerechnet. Alle Werte – mit Ausnahme der italienischen Lira – werden mit zwei Dezimalstellen angegeben. Die Lira wird ohne Dezimalstellen gerundet.
19.9 Redewendungen Sie können mit der neuesten Version des Programms fremdsprachliche Redewendungen wiedergeben lassen. Klicken Sie dazu im Menü EXTRAS auf REDEWENDUNGEN und wählen Sie im linken Bereich des Dialogfelds die gewünschte Sprache (siehe Abbildung 19.27). Klicken Sie dann auf eine Kategorie, um die entsprechenden Redewendungen anzuzeigen. Klicken Sie abschließend auf eine Redewendung, um die korrekte Aussprache wiederzugeben.
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Kapitel 19 · Microsoft AutoRoute 2002
Bild 19.27: Sprache und Kategorie wählen
19.10 Optionen Über den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS legen Sie einige Standards zum Verhalten des Programms, beispielsweise die Anzeige der Fahrtanweisungen, fest (siehe Abbildung 19.28).
Bild 19.28: Dialogfeld Optionen
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Unter der Überschrift Einheit bestimmen Sie, wie Entfernungsangaben angegeben werden sollen.
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Mit den Optionen unter der Überschrift Anweisungen können Sie festlegen, was im Fenster Anweisungen angezeigt wird: Schriftgrad legt den Schriftgrad fest, der in den Fahrtanweisungen verwendet
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Optionen 0
wird. Zeit gibt an, ob die Startzeit für jede Fahrtanweisung angezeigt wird. Entfernung gibt an, ob die Kilometerzahl für jede Fahrtanweisung angezeigt wird. Anweisung bestimmt, ob die Fahrtanweisung für jede Abzweigung auf der Route wieder gegeben werden. Teilstrecke legt fest, ob die Teilstrecke für jede Fahrtanweisung dargestellt wird. Richtung gibt an, ob die Spalte Richtung in der Tabelle angezeigt wird. Diese Spalte enthält große Städte und Sehenswürdigkeiten, die etwa in der Richtung liegen, in die Sie fahren. 쮿
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Wenn Sie die Option unter Als Webseite speichern aktivieren, wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn Sie eine Karte mit verknüpften Webseiten speichern, für die das Feature Automatisch als Webseite speichern aktiviert ist.
20 Adressbuch Das Windows-Adressbuch ist eine eigenständige Anwendung, in der Sie die Daten von Geschäftspartnern, Familie und Freunden, beispielsweise deren Namen, Post und E-Mail-Adressen, sowie andere Informationen verwalten. Auf diese Daten können unter Windows diverse Programme zugreifen und sie als Grundlage für unterschiedliche Kommunikationsaufgaben verwenden. Ein Beispiel dafür finden Sie im Programm WorksStart, der Textverarbeitung von Works, in Word oder auch in Microsoft Outlook Express, das in Kapitel 22 beschrieben wird. 쮿
Machen Sie sich zu Beginn zunächst mit der Oberfläche des Programms vertraut (siehe Abschnitt 20.1).
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Eintragungen im Adressbuch werden als Kontakte bezeichnet. Die Daten dazu müssen Sie zuerst eingeben. Sie können für einen Kontakt mehrere Adressen, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen oder sonstige privaten oder geschäftliche Informationen übersichtlich in mehreren Formularen aufnehmen (siehe Abschnitt 20.2). Ganz nach Bedarf können diese Informationen umfassend oder kurz gehalten sein. Beispielsweise könnten Sie sich bei Geschäftspartnern auf Namen und Post sowie E-Mail-Adresse beschränken, bei Freunden und Bekannten hingegen ausführlichere Angaben wie Privatadresse, Spitzname, diverse Telefonnummern und den Geburtstag aufnehmen.
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Sie können von Gruppen von Kontaktpersonen – wie Geschäftspartner, Verwandte oder Sportfreunde – anlegen, die Ihnen die Verwaltung von Kontakten erleichtern (siehe Abschnitt 20.3). So können Sie beispielsweise eine bestimmte E-Mail-Nachricht in einem Arbeitsgang an alle Personen einer Gruppe senden und müssen nicht die einzelnen Mitglieder separat ansprechen.
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Die eingegebenen Daten für einen Kontakt oder eine Gruppe können Sie nachträglich noch erweitern, ändern oder insgesamt löschen (siehe 20.4).
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Wenn Sie eine große Anzahl von Kontakten und Gruppen in Ihrem Adressbuch verwalten, stehen Ihnen bei der Suche nach einem bestimmten Eintrag unterschiedliche Hilfsfunktionen zur Verfügung (siehe Abschnitt 20.5). Darüber hinaus haben Sie Zugriff auf Internetverzeichnisdienste, über die Sie die Suche nach Personen und Unternehmen im Internet starten können.
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Die Eintragungen im Adressbuch dienen als gemeinsame Datenbasis für Aktionen, die Sie in anderen Programmen durchführen wollen – beispielsweise das Erstellen einer neuen Nachricht über das Programm Microsoft Outlook Express (siehe Kapitel 22). Einige dieser Aktionen können Sie direkt vom Adressbuch aus einleiten (siehe Abschnitt 20.6).
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Programmoberfläche
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Die Eintragungen im Adressbuch können Sie ausdrucken lassen. Dafür stehen Ihnen mehrere Formate zur Verfügung (siehe Abschnitt 20.7).
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Sie können Ihre Kontakte in eigenen Ordnern verwalten. Die Daten können auch in mehreren Formaten exportiert oder importiert werden (siehe Abschnitt 20.8).
20.1 Programmoberfläche Um Einblick in die Daten Ihres Adressbuchs zu bekommen, wählen Sie in der linken Spalte der Seite Programme des Programms Works-Start die Option Adressbuch und klicken auf den Link Adressbuch öffnen. Über die Unterpunkte dazu können Sie auch direkt zu einer der Funktionen des Programms schalten. Sie können das Adressbuch beispielsweise auch direkt über das STARTMenü von Windows anzeigen lassen, indem Sie ADRESSBUCH im Bereich ZUBEHÖR unter ALLE PROGRAMME wählen.1 Wenn Sie ein anderes Programm als das Adressbuch zur Verwaltung Ihrer Kontakte eingerichtet haben – beispielsweise das Office-Programm Outlook –, werden Sie darauf hingewiesen. Sie können dann entscheiden, ob Sie zum WindowsAdressbuch als Standard wechseln wollen oder nicht. Anschließend wird das Adressbuch angezeigt (siehe Abbildung 20.1).
Bild 20.1: Adressbuch
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Im Hauptbereich des Adressbuchs werden die Namen und E-MailAdressen der bereits eingegebenen Kontakte und Gruppen angezeigt. Die Form, wie die Eintragungen angezeigt werden, können Sie ändern und zusätzlich unterschiedliche Kriterien wählen, nach denen diese Einträge sortiert werden. Ein Klick auf ein Symbol markiert einen Kontakt, ein Doppelklick öffnet ein Dialogfeld mit den Eigenschaften.
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Das mit Namen eingeben oder auswählen beschriftete Feld ermöglicht eine einfache Suche in den eingegebenen Kontakten (siehe Abschnitt 20.5.1).
Sollten Sie für das Adressbuch, im Programm Outlook Express oder einem anderen Programm, das auf das Adressbuch zugreift, verschiedene Identitäten verwenden, müssen Sie an dieser Stelle die aktuell zu verwendende Identität – gegebenenfalls auch das dafür notwendige Kennwort – eingeben.
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Kapitel 20 · Adressbuch
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Die Spalte auf der linken Seite wird mit Ordner und Gruppen bezeichnet. Standardmäßig finden Sie hier nur den Eintrag Kontakte – einen Ordner, der die einzelnen Eintragungen im Hauptbereich des Adressbuchs zusammenfasst. Wenn Sie mehrere Einzelkontakte zu Gruppen zusammenfassen, werden in dieser Spalte auch die Namen dieser Gruppen angezeigt.
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In der Statusleiste wird die aktuelle Anzahl der Kontakte im aktuellen Ordner angezeigt.
20.1.1 Ansichten Über das Menü ANSICHT können Sie die Symbolleiste, die Statusleiste und die Liste der Ordner und Gruppen ein- und ausblenden. Außerdem regeln Sie hier, in welcher Form die Kontakte angezeigt und sortiert werden sollen.
Anzeige Die vier Optionen GROßE SYMBOLE, KLEINE SYMBOLE, LISTE und DETAILS liefern unterschiedliche Darstellungsformen der eingegebenen Kontakte (siehe Abbildung 20.2). Standardmäßig werden Kontakte in der Ansicht Details angezeigt, die über mehrere Spalten mit Detailinformationen verfügt (siehe Abbildung 20.1).
Bild 20.2: Ansichten Große Symbole und Kleine Symbole
Sortieren In allen Ansichten können Sie die Kontakte über vier Befehle des Menüs ANSICHT nach Nachnamen oder Vornamen sowie aufsteigend oder absteigend sortieren. In der Ansicht Details können Sie den Sortiervorgang zusätzlich über die angezeigten Spaltenüberschriften bewirken. Klicken Sie dazu auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste nach den Eintragungen in dieser Spalte sortieren zu lassen. Eine nach unten weisende Pfeilspitze in einer Spaltenüberschrift zeigt an, dass die Liste nach den Eintragungen in dieser Spalte aufsteigend sortiert ist. Um die Sortierfolge umzukehren, klicken Sie die Spaltenüberschrift nochmals an. Beachten Sie also die Richtung der Pfeilspitze.
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Programmoberfläche 0
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Klicken Sie auf eine andere Spaltenüberschrift, um nach den Eintragungen in dieser Spalte zu sortieren. Nach welcher Zeile gerade sortiert wird, erkennen Sie an der Anzeige der Pfeilspitze.
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Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren, werden zuerst alle Elemente nach dem ersten Feld sortiert und dann, innerhalb dieser Sortierung, nochmals nach dem zweiten Feld.
Die gewählte Sortierung bleibt auch nach dem Schließen und erneuten Öffnen des Programms erhalten.
Spalten Außerdem können Sie in der Ansicht Details die Reihenfolge der Spalten ändern. Beispielsweise können Sie dafür sorgen, dass die für Sie wichtigsten Informationen in den ersten Spalten angezeigt werden. Um die Reihenfolge der Spalten zu ändern, zeigen Sie auf eine Spaltenüberschrift – Name, E-Mail-Adresse, Rufnummer (privat) usw. – und ziehen danach mit gedrückter linker Maustaste die Spalte nach rechts oder links, bis sie an der gewünschten Stelle angezeigt wird. Lassen Sie dann die Maustaste los. Die Breite der in dieser Ansicht angezeigten Feldspalten können Sie über die Maus einstellen. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen zwei Überschriften und verschieben diese bei gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Stelle.
20.1.2 Symbolleiste Über die Schaltflächen der Symbolleiste im Adressbuch können Sie die wichtigsten Aktionen des Programms schnell durchführen (siehe Tabelle 20.1). Bei der Mehrzahl der Aktionen müssen Sie vorher den betreffenden Kontakt markieren. Schaltfläche
Wirkung Erstellt einen neuen Kontakt oder eine neue Gruppe. Geben Sie anschließend die Daten dazu ein.
Zeigt die zum markierten Kontakt oder einer markierten Gruppe eingegebenen Daten an. Sie können diese Daten dann einsehen oder auch korrigieren. Löscht den vorher markierten Kontakt oder die markierte Gruppe.
Tabelle 20.1: Schaltflächen der Symbolleiste im Programm Adressbuch
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Kapitel 20 · Adressbuch
Schaltfläche
Wirkung Öffnet das Dialogfeld Personen suchen, über das Sie Kontakte innerhalb des Adressbuchs und über einen Internetverzeichnisdienst suchen können. Öffnet das Dialogfeld Drucken, über das Sie das gesamte Adressbuch oder die Daten einzelner Kontakte drucken lassen können. Öffnet das Kommunikationsprogramm und sendet eine E-Mail oder ruft den vorher markierten Kontakt an (siehe Abschnitt 20.6).
Tabelle 20.1: Schaltflächen der Symbolleiste im Programm Adressbuch (Forts.)
20.2 Neuen Kontakt eingeben Um die Daten einer Person oder Institution einzugeben, wählen Sie NEUER KONTAKT im Menü DATEI oder klicken in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu und wählen im Dropdown-Menü den Befehl NEUER KONTAKT.2 In dem zunächst mit Eigenschaften benannten Dialogfeld können Sie auf sieben Registerkarten die gewünschten Daten zum neuen Kontakt eingeben. Geben Sie für jeden neuen Kontakt zumindest auf der Registerkarte Name den Vornamen und den Nachnamen ein. Der Name des Dialogfelds wird durch den Namen des Kontakts erweitert, sobald Sie die entsprechenden Daten dafür eingegebenen haben. Nach der Bestätigung Ihrer Eingaben wird der Kontakt im Hauptbereich des Adressbuchs angezeigt. Wenn Sie später die zu einem Kontakt vorgenommenen Eingaben editieren wollen, doppelklicken Sie einfach auf den Kontakt im Hauptbereich oder markieren den gewünschten Eintrag und wählen EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI oder klicken auf die Schaltfläche Eigenschaften in der Symbolleiste.
20.2.1 Name Auf der Registerkarte Name geben Sie den Namen der Person und Informationen zur E-Mail-Adresse ein (siehe Abbildung 20.3).
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Das Programm Outlook Express (siehe Kapitel 22) können Sie so einrichten, dass bei einer Antwort auf eine Nachricht die Personen, denen Sie antworten, automatisch dem Adressbuch hinzugefügt werden. Außerdem können Sie immer, wenn Sie in Outlook Express Nachrichten empfangen oder senden, die Namen von Absender oder Empfänger dem Adressbuch hinzufügen.
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Neuen Kontakt eingeben
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Bild 20.3: Eigenschaften für neuen Kontakt, Registerkarte Name
Die Mehrzahl der Felder auf dieser Registerkarte erklärt sich selbst. Geben Sie im oberen Bereich Titel, Vorname(n) und Namen der Person ein. Drei Felder benötigen vielleicht einige zusätzliche Erläuterungen:
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Für jeden Kontakt ist ein Anzeigename erforderlich. Unter diesem wird der Kontakt nach Abschluss der Eingaben im Hauptbereich des Adressbuchs aufgelistet. In welcher Reihenfolge die einzelnen Bestandteile des Namens später in dieser Liste angezeigt werden sollen, können Sie über das Feld Anzeige festlegen. Standardmäßig wird dafür die Reihenfolge Vorname, 2. Vorname und Nachname benutzt und diese Reihenfolge wird automatisch im Feld Anzeige angezeigt. Die Dropdown-Liste enthält zusätzliche Variationen von Vornamen und Nachnamen sowie die Möglichkeit, die Eingaben in den Feldern Rufnamen und Firma auf der Registerkarte Geschäftlich anzuzeigen. Besonders wenn Sie eine größere Anzahl von Kontakten im Adressbuch verwalten, empfiehlt sich hier eine gewisse Konsistenz zwischen den einzelnen Kontakten: Lassen Sie beispielsweise alle Kontakte beginnend mit dem Nachnamen anzeigen.
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Die E-Mail-Adresse einer Person geben Sie zunächst im Feld E-MailAdressen ein. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen wird die eingegebene Adresse im darunter liegenden Feld angezeigt. Durch Wiederholen dieser Vorgehensweise können Sie einem Kontakt auch mehrere Adressen zuordnen. Bereits eingegebenen Adressen können Sie nach dem Markieren der entsprechenden Zeile bearbeiten oder löschen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Bei mehreren eingegebenen E-Mail-Adressen können Sie über die Schaltfläche Standard die gerade markierte als Standard definieren. Anfänglich wird die zuerst eingegebene Adresse automatisch als Standard übernommen.
Kapitel 20 · Adressbuch
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Wenn Sie die Option E-Mail als Nur-Text senden aktivieren, ist beim Erstellen neuer Nachrichten an diese Person automatisch das Format Nur-Text eingestellt. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Kontakt über ein E-Mail-Programm verfügt, das nur reinen Text und keine E-Mail-Nachrichten im HTML-Format lesen kann.
20.2.2 Privat Wechseln Sie zur Registerkarte Privat, um die private Adresse und Telefonnummern, Fax und gegebenenfalls die Adresse der Website des Kontaktes einzugeben (siehe Abbildung 20.4).
Bild 20.4: Eigenschaften für neuen Kontakt, Registerkarte Privat
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Die Bedeutung der Adressfelder im oberen linken Bereich der Registerkarte erklärt sich wiederum selbst.
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Wenn Sie mehrere Adressen zu einem Kontakt auf den verschiedenen Registerkarten des Dialogfelds eingeben wollen, sollten Sie angeben, welche davon beim Erstellen eines Briefes an diesen Kontakt als Voreinstellung für die Postanschrift eingefügt werden soll. Soll die Privatadresse angegeben werden, aktivieren Sie die Option Standard auf der Registerkarte Privat. Diese Adresse wird dann auch zum Drucken von Adressetiketten und Briefumschlägen oder zum Erstellen von Serienbriefen bei Programmen verwendet, die über entsprechende Funktionen verfügen und auf das Adressbuch zugreifen – wie beispielsweise Microsoft Word oder der Bereich Textverarbeitung von Microsoft Works.
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Um eine Karte mit der geografischen Umgebung zum Wohnort eines Kontakts anzuzeigen, klicken Sie auf Straßenkarte. Der Webbrowser wird gestartet, der dann die Seite Address Finder von Expedia.com öffnet. Meist müssen Sie die Angaben noch weiter spezifizieren – bei-
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Neuen Kontakt eingeben 0
spielsweise dann, wenn mehrere Orte des gesuchten Namens auf der Welt existieren. Anschließend können Sie die Karte in mehreren Maßstäben anzeigen und auch ausdrucken lassen. 쮿
Für die Eingabe von Telefon- und Faxnummer verwenden Sie sicherheitshalber das kanonische Adressformat: Dabei handelt es sich um ein universelles Format für Telefonnummern, die von der WindowsTAPI (Telefonie-API) erkannt werden. Durch dieses Format werden die Komponenten einer Telefonnummer richtig identifiziert und von TAPI gemäß der für ein Land bzw. für eine Region anzuwendenden Wählregeln übersetzt. Im kanonischen Format hat eine Telefonnummer das Aussehen +Landeskennzahl (Ortskennzahl) Teilnehmernummer – beispielsweise +49 (0)89 21031366 (siehe Tabelle 20.2).
Komponente
Beschreibung
+
Gibt an, dass die Nummer im kanonischen Format vorliegt.
Landeskennzahl
Die Standardlandeskennzahl, mit der das Land bzw. die Region für eine Telefonnummer angegeben wird. Diese Zahl besteht aus einer oder mehreren Ziffern zwischen 0 und 9. Die Landeskennzahl wird durch ein Leerzeichen von den folgenden Komponenten abgetrennt.
(Ortskennzahl)
Diese Kennzahl enthält eine oder mehrere Ziffern zwischen 0 und 9 und wird durch Klammern von den übrigen Komponenten abgetrennt. Diese Komponente entfällt für Länder, in denen keine Ortskennzahlen verwendet werden.
Teilnehmernummer
Diese Zahl besteht aus einer oder mehreren Ziffern zwischen 0 und 9, Formatierungszeichen oder Steuerzeichen für den Wählvorgang: Die Teilnehmernummer darf keines der Zeichen (, ) oder ^ enthalten: Bei Formatierungszeichen in der Teilnehmernummer handelt es sich in der Regel um Leerzeichen, Punkte und Bindestriche. Mithilfe von Formatierungszeichen können Telefonnummern gut lesbar angezeigt werden. Diese Zeichen werden von TAPI nicht berücksichtigt und wirken sich daher nicht auf den Wählvorgang aus.
Tabelle 20.2: Kanonisches Adressformat
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3
Wenn der Kontakt eine eigene Website besitzt, können Sie die URL3 dazu im Feld Website vermerken. Ein Klick auf die Schaltfläche Gehe zu zeigt diese Website an.
URL steht für Uniform Resource Locator. Das ist eine Zeichenfolge, mit der die Internetadresse einer Website oder einer Ressource im World Wide Web zusammen mit dem Protokoll angegeben wird, mit dem auf die Site oder die Ressource zugegriffen wird. Der am häufigsten verwendete URL-Typ ist http://, womit die Internetadresse einer Webseite angegeben wird. Andere URL-Typen sind gopher://, womit die Internetadresse eines Gopher-Verzeichnisses angegeben wird, und ftp://, womit die Netzwerkadresse einer FTP-Ressource bezeichnet wird.
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Kapitel 20 · Adressbuch
20.2.3 Geschäftlich Die Felder auf der Registerkarte Geschäftlich entsprechen zum größten Teil denen der Registerkarte Privat – die Eintragungen hier sollten aber die beruflichen Informationen zum Kontakt enthalten. Beachten Sie zur Eingabe der Daten dieselben Hinweise wie zur Eingabe auf der vorherigen Registerkarte. Zusätzlich finden Sie hier Felder für den Namen der Firma, der Abteilung und weitere berufliche Daten.
20.2.4 Persönlich Auf der Registerkarte Persönlich können Sie Angaben zur Familie und zu Jahrestagen machen (siehe Abbildung 20.5).
Bild 20.5: Eigenschaften für neuen Kontakt, Registerkarte Persönlich
Den Namen des Partners oder der Partnerin geben Sie direkt im Feld ein. Zur Eingabe der Namen von Kindern klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Hinzufügen und ersetzen dann die im Feld Kinder angezeigte Voreinstellung durch den entsprechenden Namen. In den Feldern Geburtstag und Jahrestag können Sie die Daten nach dem Markieren von Tag, Monat oder Jahr direkt eintippen oder auf den Pfeil am rechten Rand des Feldes klicken, um ein Datum aus dem Kalender zu wählen (siehe Abbildung 20.6). Die Felder werden dann automatisch aktualisiert und aktiviert angezeigt. Wenn Sie über ein kompatibles Kalenderprogramm verfügen, wird das aktivierte Datum dort angezeigt.
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Neuen Kontakt eingeben
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Bild 20.6: Kalender, Wahl des Monats und Einstellen der Jahreszahl
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Das Datum des heutigen Tages wird durch eine Umrandung markiert.
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Um ein anderes Datum zu wählen, klicken Sie auf das entsprechende Feld. Das gewählte Datum wird dunkel unterlegt.
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Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilspitzen können Sie zu zeitlich benachbarten Monaten wechseln.
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Für einen schnellen Wechsel zu weiter entfernt liegenden Monaten setzen Sie den Mauszeiger auf den Monatsnamen in der Titelleiste und halten die Maustaste gedrückt. Wählen Sie dann den gewünschten Monat im Listenfeld aus.
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Zur Wahl des Jahres klicken Sie auf die Jahreszahl und stellen das gewünschte Jahr über das Drehfeld ein.
20.2.5 Andere Die Registerkarte Andere beinhaltet einige Felder zur Eingabe zusätzlicher Informationen zum Kontakt. Außerdem werden hier die Gruppen angezeigt, denen der Kontakt gegebenenfalls zugeordnet wurde.
20.2.6 NetMeeting Wenn Sie Microsoft NetMeeting oder eine andere Konferenzsoftware verwenden, können Sie Konferenzkontoinformationen wie E-Mail- und Serveradressen zusammen mit anderen Kontaktinformationen speichern und anschließend direkt vom Adressbuch aus eine Konferenzschaltung herstellen.
20.2.7 Digitale IDs Um einer Person eine verschlüsselte E-Mail zu senden, müssen Sie die digitale ID des Empfängers besitzen. Auf der Registerkarte Digitale IDs lassen sich die Daten speichern, die zum Erstellen verschlüsselter E-Mails an diesen Kontakt angewandt werden sollen (siehe Abbildung 20.7). Wenn ein Kontakt eine digitale ID besitzt, wird seiner Karte in Ihrem Adressbuch ein rotes Band hinzugefügt.
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Kapitel 20 · Adressbuch
Bild 20.7: Eigenschaften für neuen Kontakt, Registerkarte Digitale IDs
Um die digitale ID eines Kontaktes zu erhalten, bitten Sie diesen, Ihnen eine mit einer digitalen Unterschrift versehene E-Mail-Nachricht zu senden. Wenn Sie beispielsweise mit Microsoft Outlook Express als E-MailProgramm arbeiten, werden dem Adressbuch digitale IDs automatisch hinzugefügt, wenn Sie eine digital signierte E-Mail von diesem Kontakt erhalten.4
Importieren In einigen Fällen wird nach dem Erhalt der ID diese zunächst als Datei in einem von Ihnen gewählten Ordner auf Ihrem System abgelegt.5 Um diese Daten innerhalb des Adressbuchs nutzen zu können, klicken Sie dazu in der Registerkarte Digitale IDs auf die Schaltfläche Importieren. Geben Sie im Feld Importdatei den Namen und den Pfad der ID-Datei ein oder stellen Sie ihn über die Schaltfläche Durchsuchen ein. Im Feld Kennwort geben Sie den mit der Zertifizierungsstelle vereinbarten Code ein. Geben Sie im Feld Name der digitalen ID Ihren Anzeigenamen ein. Nach einer Bestätigung – gegebenenfalls erst nach einem Neustart des Programms – ist die kopierte ID verfügbar. Sie können die digitale ID einer Person auch erhalten, indem Sie sie von der Website einer Zertifizierungsstelle übertragen.
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Um dem Adressbuch die digitale ID eines Kontakts automatisch hinzuzufügen, wählen Sie im Programm Outlook Express den Befehl EXTRAS/OPTIONEN. Auf der Registerkarte Sicherheit klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert und aktivieren das Kontrollkästchen Absenderzertifikate automatisch dem Adressbuch hinzufügen. Sie sollten sicherheitshalber diese Datei auf einem Wechseldatenträger aufbewahren.
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Gruppen 0
20.3 Gruppen Das Bilden von Gruppen für die Kontaktpersonen – wie Geschäftspartner, Verwandte oder Sportfreunde – erleichtert die Verwaltung der Kontakte. Sie können dann beispielsweise eine E-Mail-Nachricht in einem Arbeitsgang an alle Personen einer bestimmten Gruppe senden –beispielsweise die Mitteilung eines bestandenen Examens an alle Kontaktpersonen unter der Gruppe Familie.
20.3.1 Gruppe definieren Um eine Gruppe zu erstellen, wählen Sie den Befehl NEUE GRUPPE im Menü DATEI oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu und wählen im Dropdown-Menü den Befehl Neue Gruppe. Der neuen Gruppe geben Sie im Feld Gruppenname zunächst einen Namen – beispielsweise Verein Hubertus, wenn Sie in dieser Gruppe die Kontakte von Vereinsmitgliedern zusammenfassen wollen. Im Feld Gruppenmitglieder werden später die Mitglieder der Gruppe aufgelistet (siehe Abbildung 20.9). Sie können der Gruppe einen bereits im Adressbuch eingetragenen Kontakt hinzufügen, indem Sie im Dialogfeld Eigenschaften auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen klicken (siehe Abbildung 20.8).
Bild 20.8: Gruppenmitglieder auswählen
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Wenn das Adressbuch über mehrere Ordner verfügt, können Sie den gewünschten Ordner über das Feld mit der standardmäßigen Eintragung Kontakte von Hauptidentität auswählen.
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Markieren Sie den Namen auf der linken Seite des Dialogfelds und klicken anschließend auf Auswählen, um den Kontakt in das gleichnamige Feld als Mitglied aufzunehmen. Führen Sie diesen Prozess für alle Personen durch, die Sie als Mitglieder der Gruppe hinzufügen wollen. Sie können auch eine Mehrfachauswahl treffen oder einfach
Kapitel 20 · Adressbuch
in der Liste auf einen Eintrag doppelklicken. Der Name wird dann automatisch in das Feld Mitglied übernommen. Wollen Sie einen der so ausgewählten Mitglieder wieder aus der Liste entfernen, markieren Sie ihn im Feld Mitglied und drücken (Entf). 쮿
Nach Eingabe der ersten Zeichen eines Namens im Feld Namen eingeben oder auswählen springt die Markierung im Listenfeld darunter auf die Namen mit diesen Anfangsbuchstaben.
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Mit der Schaltfläche Personen suchen lässt sich das gleichnamige Dialogfeld anzeigen, in dem Sie einen Namen oder einen Teil davon eingeben können (siehe Abschnitt 20.5). Nach der Bestätigung werden im Listenfeld nur noch Namen angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen.
Nach der Bestätigung werden die Mitglieder der Gruppe im Dialogfeld Eigenschaften angezeigt (siehe Abbildung 20.9).
Bild 20.9: Eigenschaften der Gruppe, Registerkarte Gruppe
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Über die Schaltfläche Neuer Kontakt können Sie die Daten für einen neuen Kontakt eingeben. Nach der Bestätigung wird dieser automatisch in die Gruppe aufgenommen.
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Über Löschen entfernen Sie das vorher in der Liste markierte Mitglied aus dieser Gruppe.
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Eigenschaften zeigt die Daten eines links markierten Gruppenmitglieds an.
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Über die beiden Felder Name und E-Mail am unteren Rand des Dialogfelds können Sie die Daten für Personen eingeben, die zwar als Gruppenmitglieder aufgezählt, nicht aber als individuelle Kontakte im Adressbuch vermerkt werden sollen. Bestätigen Sie die Eingabe über Hinzufügen.
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Gruppen 0
20.3.2 Gruppeninfo Über die Registerkarte Gruppeninfo können Sie Informationen eingeben, die die Gruppe als Ganzes betreffen (siehe Abbildung 20.10). Wenn es sich beispielsweise bei der Gruppe um die Mitglieder eines Vereins handelt, könnten Sie hier den Tagungsort oder sonstigen Sitz des Vereins eingeben.
Bild 20.10: Eigenschaften der Gruppe, Registerkarte Gruppeninfo
20.3.3 Anzeige Nach der Bestätigung der Eingaben wird die Gruppe im Adressbuch angezeigt (siehe Abbildung 20.11).
Bild 20.11: Adressbuch mit Gruppeneintrag
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Standardmäßig erfolgt die Anzeige in der Liste Ordner und Gruppen im linken Bereich des Bildschirms als untergeordnetes Element zum Ordner Kontakte. Über das Plus- bzw. Minuszeichen vor dem übergeordneten Ordner können Sie die Anzeige dieser Elemente ein- bzw. ausblenden.
Kapitel 20 · Adressbuch
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Solange in dieser Liste der übergeordnete Ordner Kontakte ausgewählt ist, wird der Name der Gruppe auch im Hauptbereich des Adressbuchs angezeigt.
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Wenn Sie in der Liste Ordner und Gruppen den Gruppenordner markieren, werden im Hauptbereich die Gruppenmitglieder aufgelistet.
20.4 Kontakte und Gruppen editieren In vielen Fällen ergeben sich sowohl bei Personen als auch bei Gruppen bestimmte Veränderungen – wie beispielsweise eine neue Adresse oder die Auflösung eines Vereins. Deshalb möchten Sie sicher die eingegebenen Daten für einen Kontakt oder einer Gruppe später ändern und gegebenenfalls zusätzliche Informationen hinzufügen oder sie insgesamt löschen.
20.4.1 Kontaktdaten editieren Um die zu einem Kontakt eingegebenen Daten anzuzeigen und gegebenenfalls zu korrigieren, markieren Sie ihn in der Liste der Kontakte und wählen EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI oder klicken auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste. Ein Doppelklick auf den Kontakteintrag führt zum selben Ergebnis: Das Dialogfeld mit den Eigenschaften wird angezeigt. 쮿
Auf der Registerkarte Zusammenfassung werden die wichtigsten Daten zum Kontakt gemeinsam dargestellt.
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Wenn Sie bei den Eintragungen zu einem Kontakt Korrekturen durchführen wollen, geben Sie die Änderung in den entsprechenden Feldern auf den weiteren Registerkarten im Dialogfeld Eigenschaften ein. Deren Struktur entspricht jener, die Sie schon bei der Eingabe der Kontaktdaten kennen gelernt haben (siehe Abschnitt 20.2).
20.4.2 Gruppendaten editieren Um die Daten einer Gruppe einzusehen oder zu ändern, markieren Sie das entsprechende Gruppensymbol – entweder im Hauptbereich oder in der Liste Ordner und Gruppen – und wählen EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste. Ein Doppelklick auf den Gruppeneintrag führt zum selben Ergebnis: Das Dialogfeld Eigenschaften wird angezeigt, in dem Sie u.a. der Gruppe neue Mitglieder hinzufügen können.
20.4.3 Löschen Um einen im Adressbuch eingetragenen Kontakt oder eine Gruppe zu löschen, markieren Sie ihn und wählen LÖSCHEN im Menü DATEI oder klicken auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste. Die Ausführung müssen Sie separat bestätigen. Das Löschen eines Gruppenmitglieds beeinflusst nicht die Kontakteintragung im Adressbuch selbst.
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Kontakte suchen
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20.5 Kontakte suchen Im Laufe der Zeit kann die Anzahl der Kontakte und unter Umständen auch die der Gruppen im Adressbuch so heranwachsen, dass Sie Mühe haben, einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen herzustellen. Bevor Sie die Liste der Kontakte und/oder Gruppen durchforschen, bedienen Sie sich besser der Suchfunktionen des Programms.
20.5.1 Einfache Suche Zum schnellen Auffinden eines Kontaktes geben Sie im Adressbuch die ersten Buchstaben des Anzeigenamens im Feld Namen eingeben oder auswählen ein. Sobald Sie genügend Buchstaben zur eindeutigen Identifikation des Kontakts eingegebenen haben, wird dieser im unteren Bereich markiert.
20.5.2 Im Ordner Kontakte Für eine aufwändigere Suche wählen Sie den Befehl PERSONEN SUCHEN im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste. Im anschließend angezeigten Dialogfeld Personen suchen brauchen Sie nicht den kompletten Namen einzugeben, sondern geben einige der Daten des Kontaktes ein, die Ihnen im Gedächtnis sind. Platzhalterzeichen brauchen Sie dafür nicht zu benutzen. Ein Klick auf die Schaltfläche Suche starten startet die Suche. Das Dialogfeld wird automatisch erweitert und in unteren Bereich werden die Ergebnisse der Suche angezeigt (siehe Abbildung 20.12).
Bild 20.12: Personen suchen
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Kapitel 20 · Adressbuch
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Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie die Daten zum vorher unter den Suchergebnissen markierten Kontakt anzeigen lassen. Ein Doppelklick auf die Zeile erfüllt denselben Zweck.
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Über Alle löschen können Sie die vorher im Dialogfeld vorgenommen Eintragungen entfernen und mit einer neuen Suche starten.
20.5.3 Im Internet Das Adressbuch unterstützt das LDA-Protokoll (für Lightweight Directory Access Protocol) für den Einsatz von Internetverzeichnisdiensten. Solche Verzeichnisdienste stellen »virtuelle« Adressbücher zur Verfügung, in denen Sie anhand verschiedener Kriterien nach Personen und E-Mail-Adressen im Internet suchen können.6 Standardmäßig werden im Adressbuch unter Windows XP vier Verzeichnisdienste installiert. Wählen Sie zum Einsatz einer dieser Dienste wieder den Befehl PERSONEN SUCHEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste. Wählen Sie im Dialogfeld Personen suchen über das Listenfeld Suchen in den gewünschten Dienst aus und geben Sie den Namen der Person ein, deren E-MailAdresse Sie suchen (siehe Abbildung 20.13).
Bild 20.13: Personen suchen über Internet
Auf der Registerkarte Erweitert können Sie zusätzlich auch in mehreren Schritten verschiedene Kriterien festlegen, u.a. Nachname, Vorname und Organisation. Falls Ihnen der Name nicht mehr ganz geläufig sein sollte, können Sie Bestandteile davon eingeben. Nach einer Bestätigung über die Schaltfläche Suche starten wird der Zugang zum Internet hergestellt und der Verzeichnisdienst startet die Suche mit den von Ihnen vorgenommenen Eingaben. Die maximale Suchdauer können Sie über die Eigenschaften zum Verzeichnisdienst festlegen. Bei erfolgreicher Suche werden die Ergebnisse gemeldet (siehe Abbildung 20.14). 6
Um ein LDAP-Adressbuch anzuzeigen, ist eine Internetverbindung erforderlich.
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Kontakte suchen
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Bild 20.14: Suchergebnisse angezeigt
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Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie Details zu einem vorher markierten Suchergebnis anzeigen lassen. Natürlich werden nur solche Daten angezeigt, die die Person dem Verzeichnisdienst angegeben hat.
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Wenn Sie die Daten einer der gefundenen Personen in Ihr Adressbuch übernehmen wollen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf Hinzufügen. In anschließend angezeigten Dialogfeld Eigenschaften können Sie – falls bekannt – weitere Daten hinzufügen.
20.5.4 Verzeichnisdienste verwalten Um die Liste der installierten Verzeichnisdienste anzuzeigen, wählen Sie im Adressbuch den Befehl KONTEN im Menü EXTRAS (siehe Abbildung 20.15). Im so aufgerufenen Dialogfeld können Sie sich Informationen zu einem bereits aufgeführten Verzeichnisdienst anzeigen lassen und weitere Dienste hinzufügen oder die dort angezeigten entfernen. Weiterhin können Sie hierüber Verzeichnisdienste importieren bzw. exportieren sowie die Reihenfolge, in der die Dienste aufgerufen werden, verändern.
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Kapitel 20 · Adressbuch
Bild 20.15: Internetkonten, Registerkarte Verzeichnisdienst
Verzeichnisdienst hinzufügen Um einen neuen Verzeichnisdienst hinzuzufügen, wählen Sie Hinzufügen. Daran anschließend müssen Sie die Einstellungen für diesen Dienst festlegen: Geben Sie im Feld Servername den Servernamen ein, den Sie von Ihrem Internetdienstanbieter erhalten haben. Falls der angegebene Server kennwortgeschützt ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldung erforderlich und geben Sie im dann zusätzlich eingeblendeten Dialogfeld Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Nachdem Sie alle erforderlichen Eingaben vorgenommen haben, wird der neue Verzeichnisdienst in der Liste des Dialogfelds Internetkonten angezeigt.
Eigenschaften des Verzeichnisdienstes In der Mehrzahl der Fälle müssen Sie weitere Einstellungen festlegen. Markieren Sie dazu den Verzeichnisdienst im Dialogfeld Internetkonten und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften (siehe Abbildung 20.16). Die Registerkarte Allgemein regelt generelle Daten: 쮿
Geben Sie unter Verzeichnisdienstkonto den Namen für das LDAPAdressbuch ein, der im Programm angezeigt werden soll.
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Geben Sie unter Serverinformationen den Servernamen und die Anmeldedaten, die Sie von Ihrem Internetdienstanbieter oder Systemadministrator erhalten haben, ein.
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Kontakte suchen
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Bild 20.16: LDAP-Verzeichnis
Über die Registerkarte Erweitert können Sie – falls erforderlich – die Servereinstellungen ändern.
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Unter Serverport wird die Anschlussnummer festgelegt, unter der Sie eine Verbindung mit dem Verzeichnisdienstserver herstellen können. Normalerweise ist dies die Anschlussnummer 389. Nach einer Änderung können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Standard wieder dorthin zurückkehren.
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Ein festgelegtes Suchzeitlimit gibt die maximale Anzahl von Sekunden/Minuten an, die das Programm für die Suche im LDAP-Verzeichnis zur Namensauflösung in einer Nachricht aufwendet.
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Über Maximale Entsprechungen können Sie einschränken, wie viele Namen im Adressbuch als Ergebnis einer erfolgreichen Suche nach einem Namen aufgelistet werden.
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Im Feld Suchbasis können Sie die Basis- oder Stammebene festlegen, auf der der Verzeichnisdienst nach Namen sucht. Dies kann ein Land, eine Organisation oder eine beliebige andere Art von Gruppierung sein. Diese Angabe ist nicht bei allen Servern erforderlich. Wenn die Angabe benötigt wird, stellt der Anbieter des Verzeichnisdienstes sie zur Verfügung.
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Einfache Suchfilter verwenden legt fest, dass eine einfachere Suche für diesen Verzeichnisdienst eingestellt werden soll, um bessere Suchergebnisse zu erzielen.
Kapitel 20 · Adressbuch
20.6 Aktionen Die Eintragungen in Adressbuch dienen im Prinzip als gemeinsame Datenbasis für die Arbeit in weiteren Programmen – beispielsweise zum Erstellen von Nachrichten über das Programm Outlook Express (siehe Kapitel 22). Einige dieser Aktionen können Sie direkt über das Adressbuch einleiten. Dazu gehören standardmäßig das Einleiten einer E-MailNachricht oder einer telefonischen Kontaktaufnahme. Außerdem können Sie die Daten zu einem Kontakt oder das gesamte Adressbuch ausdrucken lassen.
20.6.1 E-Mail-Nachricht Um eine E-Mail-Nachricht an einen Kontakt zu verfassen, markieren Sie ihn in der Liste und wählen den Befehl AKTION im Menü EXTRAS und dann im Untermenü die Option E-MAIL SENDEN oder den gleichnamigen Befehl aus dem Untermenü zur Schaltfläche Aktion in der Symbolleiste. Wenn ein Kontakt über mehrere E-Mail-Adressen verfügt, können Sie anschließend die gewünschte auswählen (siehe Abbildung 20.17). Ansonsten wird die als Standard festgelegte Adresse angesprochen.
Bild 20.17: E-Mail-Adresse auswählen
Daraufhin wird das Standard-E-Mail-Programm gestartet (siehe Abbildung 20.18). In der Adresszeile An: ist der Name des Kontaktes bereits vermerkt.7 Verfügt ein Kontakt über mehrere Konten, wird das ausgewählte mit in der Adresszeile angezeigt.
Bild 20.18: Outlook Express als E-Mail-Programm
Geben Sie dann die restlichen Bestandteile der Nachricht ein und senden Sie die Nachricht ab (siehe Kapitel 22).
20.6.2 Anrufen Um einen Kontakt anzurufen, markieren Sie ihn in der Liste und wählen Sie unter VORGANG im Menü EXTRAS die Option WÄHLEN oder den gleichnamigen Befehl aus dem Untermenü zur Schaltfläche Vorgang in der Symbolleiste. Im Dialogfeld Neuer Anruf sind der Name des vorher mar7
Wenn Sie dieselbe Nachricht an mehrere Kontakte aus dem Adressbuch versenden wollen, markieren Sie vor der Wahl von AKTION/E-MAIL SENDEN diese Kontakte gemeinsam.
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Drucken 0
kierten Kontakts und die als Standard vorgegebene Rufnummer vermerkt (siehe Abbildung 20.19). Über das Listenfeld Rufnummer können Sie bei mehreren Telefonnummern für den Kontakt die aktuell gewünschte auswählen. Wählparameter zeigt die Wählregeln für den eigenen Standort an. Klicken Sie nach der Wahl der Einstellungen auf die Schaltfläche Anrufen.
Bild 20.19: Neuer Anruf
20.7 Drucken Die Eintragungen im Adressbuch können Sie ausdrucken lassen. Dafür stehen Ihnen mehrere Formate zur Verfügung. Wählen Sie DRUCKEN in Menü DATEI oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste. Im Dialogfeld Drucken müssen Sie weitere Parameter angeben (siehe Abbildung 20.20).
Bild 20.20: Drucken
Die Mehrzahl der Optionen entspricht denen, die Sie im Dialogfeld Drucken für den Ausdruck von anderen Druckdokumenten aufrufen können (siehe beispielsweise Kapitel 8). Darum werden in diesem speziellen Fall nur zwei Feldgruppen hervorgehoben.
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Im Abschnitt unter Druckbereich können Sie wählen, ob Sie den oder die gerade markierten Kontakte oder alle Kontakte drucken wollen.
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Als Druckformat können Sie entweder Memo, Visitenkarte (vCard) oder Telefonliste wählen.
Kapitel 20 · Adressbuch
20.8 Programmoptionen Zur einfacheren Verwaltung können eigene Unterordner festgelegt werden. Außerdem können Sie Kontaktdaten importieren und exportieren.
20.8.1 Kontakteordner Bei einen selbstständigen Adressbuch können Sie zur besseren Organisation der Kontakte neue Ordner erstellen und neue Kontakte in diesen ablegen bzw. bereits bestehende Kontakte dorthin verlagern.
Neuen Ordner erstellen Wählen Sie NEUER ORDNER im Menü DATEI oder den gleichnamigen Befehl aus dem Untermenü zur Schaltfläche Neu. Geben Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld dem neuen Ordner einen Namen. Die neu erstellten Ordner werden anschließend in der Liste Ordner und Gruppen angezeigt (siehe Abbildung 20.21). Über das Plus- bzw. Minuszeichen vor dem übergeordneten Ordner können Sie die Anzeige dieser Elemente ein- und ausblenden.
Bild 20.21: Neue Ordner
Untergeordnete Ordner werden immer in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Diese Reihenfolge können Sie nicht ändern.
Kontakte kopieren Mithilfe der Befehle KOPIEREN und EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN können Sie einen vorher markierten Kontakt von einem Ordner in einen anderen kopieren.
20.8.2 Exportieren und Importieren Bei einen selbstständigen Adressbuch können Sie die Kontakte und andere Daten aus diesem exportieren und in dieses importieren. Wählen Sie dazu die Optionen in den Untermenüs zu den Befehlen IMPORTIEREN und EXPORTIEREN im Menü DATEI.
Adressbuch (WAB) Zum Exportieren oder Importieren von Kontaktdaten als WindowsAdressbuch klicken Sie auf die Option Adressbuch (WAB). Geben Sie dann den gewünschten Dateinamen an und bestätigen Sie.
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Programmoptionen
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Visitenkarten Visitenkarten stellen die neue Art dar, Kontaktinformationen elektronisch zu senden. Wenn Sie eine Visitenkarte im Adressbuch erstellen, werden die Kontaktinformationen im vCard-Format gespeichert, sodass sie zwischen unterschiedlichen Programmen – beispielsweise E-Mail, Adressbücher und persönlicher Planer – und zwischen unterschiedlichen digitalen Geräten – beispielsweise Desktopcomputer, Laptops oder tragbare Computer, persönliche digitale Assistenten und Telefoniegeräte – ausgetauscht werden können. 쮿
Zum Erstellen einer Visitenkarte markieren Sie den entsprechenden Kontakt und wählen VISITENKARTE (VCARD) unter EXPORTIEREN im Menü DATEI. Weisen Sie der Visitenkartendatei einen Namen zu. Standardmäßig wird vom Programm der Name des Kontakts als Voreinstellung angezeigt.
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Über VISITENKARTE (VCARD) unter IMPORTIEREN im Menü DATEI können Sie die Daten einer vorhandenen Visitenkartendatei in das Adressbuch übernehmen.
Anderes Adressbuch Sie können ein persönliches Adressbuch aus zahlreichen gängigen E-Mail-Programmen importieren, einschließlich Microsoft Exchange, Eudora Light und Eudora Pro, Netscape Communicator, Microsoft Internet Mail für Windows 3.1 sowie jedes Programm, das Textdateien mit Kommas als Trennzeichen (CSV) exportiert. Wählen Sie das Adressbuch oder den Dateityp, den Sie importieren wollen, und klicken danach auf Importieren (siehe Abbildung 20.22). Das gewählte Adressbuch wird gesucht und automatisch importiert. Sollten bei der Suche Schwierigkeiten auftreten, können Sie das gewünschte Adressbuch anschließend selbst auswählen.
Bild 20.22: Anderes Adressbuch importieren
Für den Export können Sie standardmäßig den Dateityp Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen) einstellen.
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21 Internet Explorer Der Microsoft Internet Explorer erleichtert es Ihnen, im Internet und im World Wide Web effektiv nach neuen Informationen zu suchen oder in Ihren bevorzugten Websites zu browsen. Wenn Sie den Internet Explorer nutzen wollen, machen Sie sich zuerst mit den Elementen der Programmoberfläche des Internet Explorers vertraut (siehe Abschnitt 21.1). Beachten Sie hierbei die unterschiedlichen Verbindungsmodi Online- und Offlinebetrieb und die Optionen zur Anzeige zusätzlicher Elemente im Menü ANSICHT. 쮿
Die eigentliche »Arbeit« in einem Browserprogramm besteht im Navigieren zwischen den einzelnen Webseiten. Das Programm hält dafür mehrere effiziente Möglichkeiten für Sie bereit (siehe Abschnitt 21.2).
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Über die Suchfunktion im Internet Explorer können Sie sich Webseiten mit Informationen zu einem bestimmten Suchbegriff anzeigen lassen (siehe Abschnitt 21.3). Dabei können Sie bestimmte Begriffe über die Adressleiste suchen oder über den Suchassistenten arbeiten.
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Häufig besuchte Webseiten können Sie dem Ordner Favoriten – oder einem Unterordner dazu – hinzufügen (siehe Abschnitt 21.4). Hierüber können Sie auch Seiten auf der lokalen Festplatte speichern, um diese offline permanent zur Verfügung zu haben.
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Die Explorer-Leiste Verlauf enthält ein Protokoll über die von Ihnen in einem bestimmten Zeitraum zuletzt geöffneten Webseiten und Dokumente (siehe Abschnitt 21.5). Sie können diese Eintragungen dazu benutzen, um Seiten erneut anzuzeigen, die Sie bereits besucht haben – auch wenn Sie diese nicht im Ordner Favoriten vermerkt hatten.
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Neben den vordringlich für die Navigation bestimmten ExplorerLeisten Suchen, Favoriten und Verlauf finden Sie im Untermenü zu ANSICHT/EXPLORER-LEISTE die Optionen zum Anzeigen von Leisten für spezielle Aufgaben (siehe Abschnitt 21.6). Außerdem können Sie über das Netz zusätzliche Explorer-Leisten herunterladen.
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Die auf einer Webseite vorhandenen Inhalte können Sie auf vielfältige Arten weiterverarbeiten. Sie können u.a. diese Daten speichern, ausdrucken oder an andere Personen über E-Mail weiterleiten (siehe Abschnitt 21.7).
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Über den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS bringen Sie ein mit sieben Registerkarten ausgestattetes Dialogfeld auf den Bildschirm, über das Sie die wesentlichsten Einstellungen zum Verhalten des Programms festlegen können (siehe Anhang B). Die hier integrierten Technologien können Ihnen dabei helfen, beim Durchführen von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Internet, zum Beispiel dem automatischen Vervollständigen von Webadressen und Formularen und dem automatischen Erkennen von Netzwerk- und Verbindungsstatus, Zeit zu sparen.
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Programmoberfläche
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21.1 Programmoberfläche Sie können den Internet Explorer über die Seite Programme von WorksStart her öffnen. Wählen Sie dazu in der linken Spalte die Option Internet Explorer und klicken Sie dann auf den Link Internet Explorer starten. Über die Unterpunkte dazu können Sie auch direkt zu einer der Funktionen des Programms schalten. Zum Starten des Programms über den Windows-Desktop wählen Sie INTERNET EXPLORER in der Liste ALLE PROGRAMME des START-Menüs oder klicken Sie auf eine der gleichbedeutenden Schaltflächen im linken Bereich des START-Menüs oder in der Schnellstart-Leiste von Windows. Diesen Schaltflächen werden wegen der hohen Priorität des Programms bei der Installation des Betriebssystems automatisch hinzugefügt. Das Programmfenster des Internet Explorers wird daraufhin geöffnet (siehe Abbildung 21.1).
Bild 21.1: Internet Explorer
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In der Titelleiste finden Sie – vor der Bezeichnung Microsoft Internet Explorer – den Titel der angezeigten Seite.
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Über die Schaltflächen der Standard-Symbolleiste können Sie u.a. im Internet bzw. zwischen den zuvor angezeigten Seiten navigieren, das E-Mail-Programm aufrufen, die Suchfunktion starten und weitere Listen anzeigen lassen (siehe Tabelle 21.1). In der darunter gezeigten Adressleiste wird der Standort des Dokuments angezeigt. Sie können hier direkt die URL der Seite eingeben, zu der Sie wechseln wollen, oder Sie wählen eine der vorher besuchten Adressen im Dropdown-Listenfeld zu dieser Leiste aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Wechseln zu oder drücken Sie die Taste (¢), um die in der Adressleiste angezeigte Seite zu öffnen.
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Kapitel 21 · Internet Explorer
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In Hauptbereich des Bildschirms wird die gewählte Webseite bzw. das im Browser geöffnete Dokument angezeigt. An den Stellen in diesem Bereich, an denen der Mauszeiger beim Verweilen die Form einer Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger anzeigt, können Sie durch einen Klick mit der linken Maustaste eine meist auch zusätzlich beschriebene Aktion ausführen – wie beispielsweise zu einer anderen Webseite verzweigen.
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Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf einen bestimmten Bereich des Bildschirms zeigen Sie ein Kontextmenü dazu an, über das Sie die wichtigsten zu diesem Objekt anwendbaren Befehle aufrufen können (siehe Abbildung 21.16). Beispielsweise werden durch einen Klick in die Symbolleiste die Möglichkeiten zum Anpassen derselben angezeigt. Nach einem Klick auf ein Bild in der Seite oder auf vorab markierten Text können Sie dieses Element kopieren.
21.1.1 Verbindungsmodi Standardmäßig wird beim Starten des Programms versucht, die Verbindung zum Netz herzustellen. Wenn Sie beim Einrichten der DFÜ-Verbindung das notwendige Kennwort nicht zur Speicherung auf dem System freigegeben haben und/oder wenn Sie festgelegt haben, dass die Verbindung nicht automatisch hergestellt werden soll, müssen Sie diese Angaben im Dialogfeld DFÜ-Verbindung noch nachholen. Geben Sie dazu im Feld Kennwort Ihr persönliches beim Dienstanbieter registriertes Kennwort ein und klicken Sie anschließend auf Verbinden, um den Verbindungsaufbau zu starten. Nachdem der Verbindungsaufbau abgeschlossen ist und die Verbindung hergestellt wurde, zeigt ein Symbol in der Windows-Taskleiste an, dass die Verbindung aktiv ist. Außerdem wird die Übertragungsgeschwindigkeit der Verbindung in einer Blase angezeigt. Helle Bildschirmsymbole bedeuten, dass Daten übertragen werden. Außerdem zeigt die sich bewegende Fahne in der oberen rechten Ecke an, dass Daten aktualisiert werden. 쮿
Über die Schaltfläche Offlinebetrieb im Dialogfeld zur DFÜ-Verbindung können Sie den Internet Explorer offline starten – das heißt, es wird keine Verbindung zum Internet hergestellt. In diesem Fall wird in der Statusleiste ein entsprechendes Symbol eingeblendet. Sollte die vereinbarte Startseite noch auf der Festplatte des lokalen Systems vorhanden sein, wird Sie im Browserfenster angezeigt.
Wenn Sie länger auf einer heruntergeladenen Seite verweilen und nicht unbedingt mit dem Internet verbunden bleiben wollen, doppelklicken Sie auf das Verbindungssymbol in der Windows-Taskleiste und trennen Sie die Verbindung. Wenn Sie die aktuelle Version der angezeigten Seite anzeigen lassen wollen, wählen Sie AKTUALISIEREN im Menü ANSICHT oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste, um zur aktualisierten Version der Seite in den Onlinebetrieb zu wechseln .
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Programmoberfläche
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21.1.2 Startseite Welche Seite beim Aufruf des Internet Explorers zuerst angezeigt wird, können Sie über die Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl INTERNETOPTIONEN im Menü OPTIONEN festlegen. Die letzte – und in vielen Fällen nicht mehr aktuelle – Version der Startseite wird auch angezeigt, wenn Sie das Programm offline starten. Voraussetzung dafür ist wieder, dass die vereinbarte Startseite noch auf der Festplatte des lokalen Systems vorhanden ist. Zur eingestellten Startseite können Sie von jeder Seite durch einen Klick auf die Schaltfläche Startseite zurückkehren.
21.1.3 Ansichten Über das Menü ANSICHT können Sie regeln, was in welcher Form auf der Programmoberfläche angezeigt werden soll (siehe Abbildung 21.2). Aktivieren Sie hierüber, welche Elemente zusätzlich auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen.
Bild 21.2: Menü ANSICHT
21.1.4 Symbolleisten Über das Untermenü zum Befehl SYMBOLLEISTEN regeln Sie, welche Symbolleisten auf dem Bildschirm angezeigt werden. Standardmäßig sind alle verfügbaren Symbolleisten präsent. Sie sind in ihrer Lage fest verankert, können also nicht über die Maus verschoben werden. Durch Deaktivieren von SYMBOLLEISTEN FIXIEREN können Sie die Leisten aus ihrer Verankerung lösen. Am linken Rand der Symbolleisten werden dann einige Punkte angezeigt. Setzen Sie den Mauszeiger auf diesen Bereich und verschieben Sie die Leiste bei gedrückt gehaltener Maustaste.
Standardschaltflächen Über die Symbole der Standard-Symbolleiste können Sie im Internet navigieren, Mails und News anzeigen lassen und vieles andere mehr. Diese Befehle können Sie auch über die entsprechenden Menübefehle ausführen (siehe Tabelle 21.1).
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Kapitel 21 · Internet Explorer
Schaltfläche Wirkung Blättert eine Seite zurück. Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn Sie von der Startseite aus zumindest zu einer anderen Seite gewechselt haben. Blättert nach dem Zurückblättern wieder nach vorn. Die Schaltfläche kann nur dann angesprochen werden, wenn Sie nach dem Starten zu einer Seite zurückgeblättert haben. Stoppt den Seitenaufbau bzw. das Herunterladen von Webseiten; bereits empfangene Teile werden weiterhin angezeigt. Lädt die aktuelle Seite erneut ins Browserfenster. Damit werden die Daten auf der Seite aktualisiert. Die vorherige Version wird überschrieben. Zeigt die Seite an, die Sie im Dialogfeld Internetoptionen als Startseite festgelegt haben. Startet die Suchen-Funktion, über die Sie über von Ihnen eingegebene Begriffe nach Webseiten suchen können (siehe Abschnitt 21.3). Öffnet die Favoritenliste mit Verknüpfungen zu Seiten, die Sie als Ihre Favoriten festgelegt haben (siehe Abschnitt 21.4). Zeigt die Explorer-Leiste Medien an (siehe Abschnitt 21.6).
Öffnet die Verlaufsliste mit der Anzeige der zuletzt besuchten Seiten. Hierüber können Sie sich auch Seiten nach bestimmten Kriterien anzeigen lassen sowie nach Kriterien suchen. Öffnet ein Untermenü, über das das Programm zum Lesen und Erstellen von News und/oder Mails geöffnet werden kann. Druckt die aktuelle Seite (siehe Abschnitt 21.7.3).
Zeigt die aktuelle Seite im eingestellten Editor an.
Startet eine Diskussion.
Tabelle 21.1: Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste
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Schaltfläche Wirkung Zeigt die im Programm Outlook Express oder einem anderen Kommunikationsprogramm festgelegten Kontakte an. Startet den MSN Messenger Service.1
Tabelle 21.1: Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste (Forts.)
Adressleiste.1 Über die unter der Standard-Symbolleiste abgebildeten Adressleiste können Sie die Adresse der Webseite, die Sie besuchen möchten, eingeben (siehe Abbildung 21.3).
Bild 21.3: Adressleiste
Wenn Sie die Adresse kennen, geben Sie sie über die Tastatur ein und bestätigen über die Taste (¢) oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Wechseln zu. 쮿
In Listenfeld Adresse werden die vorher besuchten Seiten aufgelistet. Um eine dieser Seiten erneut anzuzeigen, öffnen Sie die Liste und klicken auf die entsprechende Zeile.
Links In der Symbolleiste Links können Sie Verknüpfungen zu den von Ihnen bevorzugten Webseiten ablegen. Hier werden bereits Links zu Seiten von allgemeinem Interesse angezeigt (siehe Abbildung 21.4).
Bild 21.4: Symbolleiste Links
Standardmäßig teilen sich die Adressleiste und die Leiste Links eine Zeile.
21.1.5 Explorer-Leiste Im Untermenü zum Befehl EXPLORER-LEISTE im Menü ANSICHT finden Sie eine größere Zahl von Optionen, über die Sie zusätzliche Spalten am linken Bildschirmrand einblenden können. Meist werden diese Explorer1
Mit Windows Messenger erhalten Sie Auskunft darüber, wenn Ihre Kontakte mit dem Internet verbunden sind. Sie können daraufhin mit diesen Kontakten Sofortnachrichten austauschen. Der Windows Messenger unterstützt sowohl Text- als auch Audio-Kommunikation in Echtzeit. Auch Videobesprechungen sind möglich.
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Kapitel 21 · Internet Explorer
Leisten zum Suchen und Navigieren verwendet. Darüber hinaus können Sie beispielsweise auch die Ordnerstruktur Ihres Systems anzeigen lassen, nach Seiten im Web suchen lassen und mehr. In der Mehrzahl können Sie über die Explorer-Leisten je nach Leistentyp bestimmte Aktionen durchführen. Wenn vorhanden, regeln Sie über die in die Explorer-Leiste integrierte Schaltfläche Ansicht deren Darstellung.
21.1.6 Sonstige Über weitere Befehle im Menü ANSICHT können Sie das Programm an Ihre persönlichen Gewohnheiten und Bedürfnisse anpassen: 쮿
Über die Optionen im Menü zum Befehl SCHRIFTGRAD im Menü ANSICHT können Sie die Größe der Schrift auf der Webseite ändern.
쮿
CODIERUNG im Menü ANSICHT ermöglicht die Wahl eines anderen Zeichensatzes. ANSICHT/VOLLBILD blendet die Mehrzahl der Symbolleisten aus und zeigt den Inhalt der Webseite in fast voller Bildschirmgröße an. Ein Klick auf die Schaltfläche Wiederherstellen bringt Sie zurück zur normalen Darstellung.
쮿
Über QUELLTEXT ANZEIGEN im Menü ANSICHT können Sie den HTML-Code der aktuellen Seite in einem separaten Fenster einblenden .
21.2 Navigation Eine Website – die auch kurz als Web bezeichnet wird – ist eine Gruppe so genannter Webseiten – hier manchmal kurz als Seiten bezeichnet –, auf denen jeweils mehrere Abschnitte eines Themas angezeigt werden. Es ist zwar möglich, dass eine Website nur aus einer einzigen Seite besteht, normalerweise setzt sich eine Website jedoch aus zahlreichen Seiten zusammen, die Bilder, Hyperlinks und andere Elemente enthalten. Zum Navigieren zwischen den einzelnen Webseiten stellt Ihnen das Programm mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.
21.2.1 Adressleiste Sie gelangen schnell zu einer Website, indem Sie in der Adressleiste deren Internet- oder Webadresse eingeben. Eine solche Adresse – wie beispielsweise http://www.microsoft.com/ setzt sich normalerweise aus vier Bestandteilen zusammen: 쮿
einem Protokollnamen – beispielsweise http: für das HypertextÜbertragungsprotokoll,
쮿
der Adresse der Site – beispielsweise www als Hinweis darauf, dass sich die Site im World Wide Web befindet,
쮿
dem Namen der Organisation, die die Site verwaltet, beispielsweise microsoft und
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Navigation 0
쮿
eine Nachsilbe, die die Art der Organisation kennzeichnet – beispielsweise .com für eine kommerzielle Organisation.
Bestätigen Sie nach der Eingabe dieser Daten mit der Taste (¢) oder klicken Sie auf die Schaltfläche Wechseln zu, um die in der Adressleiste eingegebene Seite zu öffnen. Anschließend gelangt der Besucher meist auf die so genannte Homepage der Website. Diese Homepage ist die Zugangsseite zu einer Reihe von Webseiten und anderen Dateien in einer Website.
21.2.2 Hyperlinks Von der Homepage aus kann der Besucher mithilfe so genannter Hyperlinks zu anderen Stellen wechseln. Dabei kann es sich um andere Stellen auf derselben Seite, andere Seiten derselben Website oder auch Stellen auf anderen Websites handeln.2 Hyperlinks treten in unterschiedlichen Formen auf: Sie finden sie in Form von Textelementen, auf Bildern und Teilen eines Bildes. Dass eine Stelle auf einer Seite mit einem Hyperlink versehen ist, erkennen Sie theoretisch nur daran, dass der Mauszeiger sein Aussehen zu einer Hand mit einem ausgestreckten Zeigefinger wandelt, wenn Sie ihn auf die Stelle bewegen. Ein Mausklick auf eine solche Stelle führt Sie zu dem entsprechenden Ziel oder löst eine andere Aktion aus.3 Hyperlinks in Textform erkennen Sie meist auch daran, dass der entsprechende Textbereich unterstrichen dargestellt wird. Oft gibt der Inhalt des Textes selbst Aufschluss darüber, wohin Sie der Hyperlink führt oder was er bewirkt. Hyperlinks auf kleineren Bildern werden oft dazu benutzt, eine vergrößerte Darstellung dieses Bildes anzuzeigen. Sie können aber auch andere Aktionen – beispielsweise den Wechsel zu einer anderen Seite – bewirken.
2
3
쮿
Einem Bild können außerdem ein oder mehrere Hotspots – das sind kleine Felder, über die Sie einen Hyperlink definieren – zugewiesen worden sein. Eine Grafik mit einem Hotspot wird als Imagemap bezeichnet. Der Besucher kann dann auf verschiedene Bereiche des Bildes klicken, um zu unterschiedlichen Zielen zu gelangen.
쮿
Eine spezielle Form von Hyperlink ist die Hoverschaltfläche. Diese wird zusätzlich in einer bestimmten Form animiert, wenn der Mauszeiger über die Schaltfläche bewegt wird oder wenn man auf die Schaltfläche klickt.
Beispielsweise werden Hyperlinks dazu eingesetzt, eine E-Mail-Nachricht an einen bestimmten Empfänger zu senden. Durch einen Klick auf einen solchen Link wird das E-Mail-Programm auf dem lokalen System des Besuchers geöffnet und das Formular zum Erstellen einer Nachricht angezeigt. Die Adresse des Empfängers ist darin bereits eingegeben. Sie können ferner mit einem Hyperlink eine Dateiübertragung herunterladen. In der Mehrzahl der Fälle können Sie entscheiden, ob Sie die Datei öffnen oder speichern möchten. Das setzt die Verwendung der standardmäßig benutzten Form des Mauszeigers voraus.
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Kapitel 21 · Internet Explorer
21.2.3 Framesseiten Unter einer Framesseite versteht man eine Seite, mit der das Fenster eines Webbrowsers in verschiedene Bereiche, so genannte Frames, unterteilt wird, in denen unabhängig voneinander mehrere Webseiten angezeigt werden können. Ein Frame kann über Bildlauffelder verfügen und in seiner Größe veränderbar sein. In vielen Fällen werden Frames dazu verwendet, ein Inhaltsverzeichnis zu den sonstigen Bestandteilen der Website anzuzeigen, das unabhängig von den im Hauptbereich der Seite angezeigten Elementen immer auf dem Bildschirm sichtbar bleibt. Dieses Inhaltsverzeichnis verfügt im Allgemeinen über Hyperlinks, über die Sie schnell zu den entsprechenden Seiten gelangen.
21.3 Suchen Über die Suchfunktion im Internet Explorer können Sie sich Webseiten mit Informationen zu einem bestimmten Suchbegriff anzeigen lassen. Dabei können Sie bestimmte Begriffe über die Adressleiste suchen oder mit dem Suchassistenten arbeiten.
21.3.1 Über die Adressleiste Geben Sie ein Wort oder einen Ausdruck in die Adressleiste ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Wechseln zu bzw. drücken Sie die Taste (¢). Der Internet Explorer startet einen Suchvorgang über einen vordefinierten Suchanbieter. Sobald zu diesem Begriff Einträge gefunden wurden, wird die Explorer-Leiste Suchen mit gefundenen Ergebnissen angezeigt.
21.3.2 Über die Suchassistenten Um über einen Assistenten zu suchen, wählen Sie SUCHEN unter EXPLORER-LEISTE im Menü ANSICHT oder klicken in der Standard-Symbolleiste auf die gleichbedeutende Schaltfläche. Standardmäßig wird im linken Bildschirmbereich die Explorer-Leiste Suchen mit dem Assistenten Alles klar angezeigt.4 Geben Sie im Suchfeld den gewünschten Begriff ein und bestätigen Sie mit der (¢)-Taste oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Suchen. Die Ergebnisse werden aufgelistet (siehe Abbildung 21.5). Klicken Sie auf einen der angezeigten Hyperlinks, um die Website in Hauptfenster anzuzeigen. Sie können so die einzelnen Webseiten anzeigen, ohne dass Sie Ihre Liste mit den Suchergebnissen verlieren.
4
Welcher Assistent standardmäßig angezeigt wird, entscheidet Microsoft von Fall zu Fall. Außerdem können Sie die Reihenfolge des Einsatzes der zur Verfügung gestellten Assistenten selbst festlegen.
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Suchen 0
Bild 21.5: Suchen
Der Internet Explorer engagiert mehrere solcher Suchassistenten, die je nach Suchbegriff unterschiedlich erfolgreich arbeiten. Sollte der standardmäßig zuerst eingesetzte nicht das gewünschte Ergebnis liefern, können Sie über einen anderen nach demselben Begriff suchen lassen. Das erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter. Über das Untermenü zu dieser Schaltfläche können Sie auch einen bestimmten Assistenten zur Suche auswählen (siehe Abbildung 21.6). Die konkreten Verfahrenweisen unterscheiden sich leicht je nach aktuellem Assistenten. Beispielsweise können Sie bei einigen eine erweiterte Suchfunktion aktivieren. Die konkreten Verfahrenweisen unterscheiden sich leicht je nach aktuellem Assistenten. Beispielsweise können Sie bei einigen eine erweiterte Suchfunktion aktivieren.
Bild 21.6: Suchassistenten wählen
Ein Klick auf die Schaltfläche Neu löscht die Suchergebnisse und ermöglicht eine neue Suche.
Suchassistenten anpassen Sie können die Reihenfolge, in der die Assistenten zum Suchen aufgerufen werden, selbst bestimmen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Anpassen in der Explorer-Leiste Suchen. Gegebenenfalls müssen Sie die Verbindung zum Internet herstellen. Anschließend wird das Dialogfeld Anpassen von Sucheinstellungen angezeigt (siehe Abbildung 21.7).
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Kapitel 21 · Internet Explorer
Bild 21.7: Anpassen der Sucheinstellungen
Standardmäßig ist die Option Der Suchassistent aktiviert. Das bedeutet nur, dass mehrere Assistenten nacheinander für die Suche aufgerufen werden können. Sie können durch Deaktivieren der Kontrollkästchen einen Assistenten für die Suche ausschließen und die Reihenfolge Ihres Einsatzes über die Schaltflächen mit den Pfeilsymbolen ändern. 쮿
Über die Option Ein Suchanbieter können Sie einen einzelnen Assistenten für die Suche auswählen.
쮿
Nach einem Klick auf die Schaltfläche AutoSuchen-Einstellungen können Sie den bei der Suche über das Adressfenster aktiven Assistenten auswählen und festlegen, was als Ergebnis der Suche gemeldet werden soll (siehe Abbildung 21.8).
Bild 21.8: Einstellungen für die automatische Suche anpassen und zugehörigen Optionen
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Favoriten 0
21.3.3 Verwandte Links Über den Befehl VERWANDTE LINKS ANZEIGEN im Menü EXTRAS können Sie in der Explorer-Leiste die Adressen von anderen Webseiten anzeigen lassen, die der gerade angezeigten ähneln, ohne dass Sie eine weitere Suche durchführen müssen.
21.3.4 Auf der aktuellen Seite suchen Nachdem Sie zu einer Webseite gewechselt sind, können Sie mithilfe des Befehls SUCHEN im Menü BEARBEITEN nach bestimmten Zeichenketten auf der aktuell angezeigten Seite suchen lassen (siehe Abbildung 21.9). Geben Sie im Feld Suchen nach die Zeichenkette ein, nach der gesucht werden soll.
Bild 21.9: Suchen
21.4 Favoriten Häufig besuchte Webseiten können Sie dem Ordner Favoriten hinzufügen. Dadurch erhalten einen schnellen Zugriff auf diese Seiten. Innerhalb dieses Ordners können Sie die Adressen in untergeordneten Ordnern organisieren und die Objekte in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge sortieren. Darüber hinaus können Sie auch Seiten auf der lokalen Festplatte speichern, um diese offline permanent zur Verfügung zu haben. Den Zugriff zu diesen Techniken bietet Ihnen das Menü FAVORITEN (siehe Abbildung 21.10).
Bild 21.10: Menü FAVORITEN
21.4.1 Favoriten hinzufügen Um eine Seite zu den Favoriten hinzuzufügen, öffnen Sie sie im Browser und wählen ZU FAVORITEN HINZUFÜGEN im Menü FAVORITEN. Das Dialogfeld Zu Favoriten hinzufügen wird zunächst in verkürzter Form angezeigt. Sie erweitern es durch einen Klick auf die Schaltfläche Erstellen in (siehe Abbildung 21.11).
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Kapitel 21 · Internet Explorer
Bild 21.11: Zu Favoriten hinzufügen
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Im Feld Name wird der vom Betreiber der aktuellen Website gewählte Name angezeigt. Sie können die Daten unter diesem Namen speichern oder hier einen anderen eingeben, der den Inhalt vielleicht besser beschreibt.
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Ein Klick auf OK speichert die Seite im Ordner Favoriten.
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Sie können in diesem Ordner auch Unterordner erstellen. Dies empfiehlt sich, wenn Sie eine größere Zahl von Dateien darin ablegen wollen. Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Ordner und geben Sie dem Ordner einen Namen.
쮿
Um die Seite in einem Unterordner des Ordners Favoriten zu speichern, markieren Sie zuerst den gewünschten Ordner im Feld Erstellen in und klicken dann auf OK.
쮿
Durch Wahl des automatisch erstellten Unterordners Links können Sie bewirken, dass eine Verknüpfung zur Adresse in der Links-Symbolleiste abgelegt wird.
21.4.2 Favoriten anzeigen Die von Ihnen als Favoriten gekennzeichneten Webseiten werden in der Explorer-Leiste Favoriten angezeigt. Wählen Sie zur Anzeige den Befehl FAVORITEN unter EXPLORER-LEISTE im Menü ANSICHT oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste. Klicken Sie darin auf einen Ordner, um den Inhalt anzuzeigen. Klicken Sie auf die Verknüpfung zu einer Seite, um sie im Browserfenster anzuzeigen.
21.4.3 Favoriten verwalten Wenn Sie viele Verknüpfungen im Ordner Favoriten abgelegt haben, ergibt sich oft die Notwendigkeit, diese in einer bestimmten Form zu organisieren, um den Überblick zu verbessern. Wählen Sie dazu FAVORITEN VERWALTEN im Menü FAVORITEN oder klicken Sie auf die gleichna-
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Favoriten 0
mige Schaltfläche in der Explorer-Leiste Favoriten. Im rechten Bereich des Dialogfelds werden die von Ihnen festgelegten Favoriten und Unterordner angezeigt (siehe Abbildung 21.12).
Bild 21.12: Favoriten verwalten
Sie können über dieses Dialogfeld neue Ordner erstellen sowie Verknüpfungen und Ordner verschieben, umbenennen oder löschen. 쮿
Um einen neuen Ordner zu erstellen, wählen Sie zunächst im rechten Bereich die Ebene aus, unterhalb der der neue Ordner als Unterordner eingerichtet werden soll. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche und geben dem neuen Ordner einen Namen.
쮿
Um eine Verknüpfung oder einen Ordner zu verschieben, markieren Sie auf der rechten Seite zunächst das zu verschiebende Element und wählen Verschieben. Geben Sie in dem dann angezeigten Dialogfeld die Ebene an, in die das vorher gewählte Element verschoben werden soll.
21.4.4 Offline verfügbar machen Wenn Sie eine Webseite offline verfügbar machen, können Sie sie auch dann einsehen, wenn Ihr Computer nicht mit dem Internet verbunden ist. Dazu müssen Sie die entsprechenden Inhalte auf die Festplatte Ihres lokalen Systems herunterladen.5 Sie können dabei bestimmen, wie viele Inhalte Sie verfügbar haben möchten. Beispielsweise können Sie nur eine Seite oder eine Seite und alle darauf abgelegten Links herunterladen und bestimmen, wie Sie diese Inhalte auf Ihrem Computer aktualisieren möchten. Dazu müssen Sie den Prozess zunächst anpassen.6 5
6
Wenn Sie eine Seite nur offline anzeigen möchten und den Inhalt später nicht aktualisieren müssen, können Sie die Seite auf Ihrem Computer speichern. Es gibt verschiedene Methoden, um eine Webseite zu speichern. Die Möglichkeiten reichen vom bloßen Speichern des Textes bis hin zum Speichern des Textes mit sämtlichen Bildern, die benötigt werden, um eine Seite so anzuzeigen, wie sie im Web zu sehen ist. In den vorausgegangenen Versionen des Internet Explorers wurde die Offlineanzeige als Abonnieren bezeichnet.
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Kapitel 21 · Internet Explorer
Anpassen Aktivieren Sie dazu im Dialogfeld Zu Favoriten hinzufügen die Option Offline verfügbar machen und klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen. Der Offlinefavoriten-Assistent wird gestartet. Nach einem einleitenden Dialogfeld müssen Sie zunächst festlegen, ob Sie nur die gerade aktuelle Seite verfügbar haben möchten oder auch Seiten, auf die von dieser aus verwiesen wird. Wenn Sie im Feld Seiten bis zu einer Tiefe von ... Links downloaden einen Wert eingeben, der größer ist als 1, werden auch Seiten heruntergeladen, auf die von diesen Folgeseiten aus verzweigt wird. Nach einem Klick auf Weiter müssen Sie angeben, wie die Seite synchronisiert werden soll. Das können Sie einerseits über den Befehl SYNCHRONISIEREN im Menü EXTRAS manuell erledigen. Bei Seiten mit oft wechselnden Inhalten empfiehlt sich das Festlegen eines Zeitplans für die automatische Synchronisation. In diesem Fall müssen Sie auf der folgenden Seite des Assistenten angeben, wie oft und um welche Uhrzeit die Übertragung vorgenommen werden soll. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Eine Verbindung automatisch herstellen, ... können Sie ferner dafür sorgen, dass das System versucht, selbstständig den Kontakt zum entsprechenden Server aufzubauen und die neuen Inhalte herunterzuladen. Falls zum Zugriff auf die Site eine Legitimierung erforderlich ist, können Sie diese in einem abschließenden Schritt eingeben. Klicken Sie anschließend auf Fertig stellen. Nach der Bestätigung des Dialogfelds Zu Favoriten hinzufügen werden die geforderten Webseiten heruntergeladen. Nach der Übertragung können Sie über OFFLINEBETRIEB im Menü DATEI in den Offlinemodus wechseln und die Seiten in Ruhe lesen. Um die Seiten später einzusehen, wählen Sie sie aus der Favoritenliste.
21.5 Verlauf Die Explorer-Leiste Verlauf enthält ein Protokoll über die von Ihnen geöffneten Webseiten und Dokumente. Sie können diese Entragungen dazu benutzen, um zu Seiten zurückzukehren, die Sie in der letzten Zeit besucht haben – auch wenn Sie diese nicht im Ordner Favoriten abgelegt haben. Wählen Sie zur Anzeige den Befehl VERLAUF unter EXPLORERLEISTE im Menü ANSICHT oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die gleichbedeutende Schaltfläche. 쮿
Über die Optionen zur Schaltfläche Ansicht können Sie ein Kriterium wählen, nach dem die Verlaufsliste angezeigt werden soll. Standardmäßig ist hier das Kriterium Nach Datum eingestellt. Wenn Sie die Ansicht Nach Datum eingestellt haben, wählen Sie den Zeitraum aus, in dem die besuchten Webseiten angezeigt werden sollen. Verknüpfungen zu in Websites besuchten Seiten werden innerhalb von Ordnern abgelegt, die den Namen der Site tragen. Klicken Sie auf einen Ordner, um seinen Inhalt anzuzeigen. Doppelklicken Sie innerhalb des gewählten Ordners auf die entsprechende Seite, um sie im Browserfenster anzuzeigen.
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Weitere Explorer-Leisten
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21.6 Weitere Explorer-Leisten Neben den in der Hauptsache für die Navigation bestimmten ExplorerLeisten Suchen, Favoriten und Verlauf finden Sie im Untermenü zu EXPLORER-LEISTE im Menü ANSICHT die Optionen zum Anzeigen von Leisten für spezielle Aufgaben. Außerdem können Sie über das Netz zusätzliche Explorer-Leisten herunterladen.
21.6.1 Medien Über die Explorer-Leiste Media können Sie Musik und andere Mediendaten aus dem Internet herunterladen und wiedergeben. Über die Medienoptionen können Sie wählen, was im Hauptbildschirm des Browsers angezeigt werden soll (siehe Abbildung 21.13).
Bild 21.13: Medienoptionen
Wählen Sie dann im Browser die gewünschten Einstellungen – beispielsweise die Radiostation oder den Titel. Über die Schaltflächen des in die Explorer-Leiste integrierten Players können Sie die Wiedergabe steuern.
21.7 Inhalte verarbeiten Die auf einer Webseite vorhandenen Inhalte können Sie auf vielfältige Arten weiterverarbeiten. Über die Befehle des Menüs DATEI können Sie u.a. diese Daten speichern oder ausdrucken lassen (siehe Abbildung 21.14). Weitere Optionen im Menü EXTRAS bewirken das Weiterleiten von Inhalten über E-Mail.
Bild 21.14: Menü DATEI
636
Kapitel 21 · Internet Explorer
21.7.1 Seite speichern Über den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI können Sie die aktuelle Seite speichern. Legen Sie wie üblich den Ort und den Namen fest. Beachten Sie besonders die Optionen im unteren Bereich des Dialogfelds (siehe Abbildung 21.15).
Bild 21.15: Speicheroptionen
쮿
Um alle Dateien zu speichern, die zum Anzeigen dieser Seite benötigt werden – einschließlich Grafiken, Frames und Stylesheets –, wählen Sie als Dateityp Webseite, komplett. Diese Option speichert jede Datei in ihrem Originalformat.
쮿
Um alle Informationen zu speichern, die zum Anzeigen dieser Seite in einer einzigen, MIME-codierten (Multipurpose Internet Mail Extension) Datei benötigt werden, wählen Sie Webarchiv. Dieses Verfahren eignet sich besonders dann, wenn Sie eine Webseite als Anlage zu einer E-Mail versenden wollen, da sich sämtliche Dateien in einem Ordner befinden.
쮿
Wählen Sie Webseite, nur HTML, um nur die aktuelle HTML-Seite zu speichern. Diese Option speichert die Informationen auf der Webseite, nicht jedoch Grafiken, Sounds oder sonstige Dateien.
쮿
Über die Option Nur Tegxt speichern Sie nur den Text der aktuellen Webseite in einem einfachen Textformat.
21.7.2 Elemente speichern Sie können die gesamte Webseite oder einen beliebigen Teil davon – beispielsweise Text, Grafiken oder Links – speichern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Objekt und wählen Sie den entsprechenden Befehl im Kontextmenü aus (siehe Abbildung 21.16).
Bild 21.16: Kontextmenü zum markierten Text und zu einem Bild
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Inhalte verarbeiten 0
Um ein Bild von einer Webseite als Hintergrundbild für den Desktop verfügbar zu haben, wählen Sie ALS HINTERGRUNDBILD.
21.7.3 Drucken In manchen Fällen werden Sie die Inhalte von Webseiten auch ausdrucken wollen. Die dafür zur Verfügung stehenden Druckformate verfügen über unterschiedliche Optionen. Generell sollten Sie bei einem Ausdruck in der folgenden Reihenfolge vorgehen: Lassen Sie die Seite anzeigen, deren Inhalt Sie vollständig oder nur zum Teil ausdrucken wollen. Legen Sie die Parameter für die Seiten – beispielsweise das Papierformat, die Seitenränder, eventuelle Kopf- und Fußzeilen und den Bereich – fest. Kontrollieren Sie die Seiten, die Sie ausdrucken wollen, auf dem Bildschirm mithilfe der Druckvorschau und leiten Sie den Druckvorgang ein.
Seite einrichten Nach Wahl des Befehls SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI wird das Dialogfeld Seite einrichten angezeigt, in dem Sie die gewünschten Parameter für Abmessungen des Papierformats, dessen Aufteilung und die Ränder für den Druck einstellen können. 쮿
Im Bereich Papier können Sie die Größe aus den international gängigsten Maßen auswählen. Einige Drucker verfügen außerdem über unterschiedliche Arten der Papierzufuhr.
쮿
Über die Felder unter Kopf- und Fußzeilen können Sie den Ausdruck von Zeilen festlegen, die auf allen Seiten des Ausdrucks in derselben Form angezeigt werden sollen. Das Programm verwendet einen Code für bestimmte Angaben (siehe Tabelle 21.2).
Code
Druckt
&w
Fenstertitel
&u
Adresse der Seite
&d
Datum im Kurzformat
&D
Datum im Langformat
&t
Uhrzeit im Standardformat
&T
Uhrzeit im 24-Stunden-Format
&p
Laufende Seitenzahl
&P
Gesamte Zahl der Seiten
&&
&-Zeichen
Tabelle 21.2: Codes für Kopf- und Fußzeilen
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Kapitel 21 · Internet Explorer
쮿
Geben Sie unter Orientierung an, ob Sie ein Layout im Hochformat oder im Querformat wünschen.
쮿
Im Bereich Ränder legen Sie die Randeinstellungen für die Seite fest.
Druckvorschau Sie sollten die Seiten vor dem Druck auf dem Bildschirm kontrollieren, um sicherzugehen, dass der Ausdruck wie von Ihnen beabsichtigt ausfällt. Wählen Sie dazu den Befehl DRUCKVORSCHAU im Menü DATEI. Zusätzlich wird die Druckvorschau-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie die Anzeige regeln und ändern können (Abbildung 21.17 und Tabelle 21.3).
Bild 21.17: Druckvorschau Symbol
Wirkung Drucken startet den Ausdruck mit den für das Dokument festgelegten Einstellungen. Blendet das Dialogfeld Seite einrichten ein. Zeigt bei mehrseitigen Dokumenten die erste bzw. letzte Seite an. Zeigt bei mehrseitigen Dokumenten die vorherige bzw. nächste Seite an. Zeigt bei mehrseitigen Dokumenten die eingegebene Seite an. Verkleinert oder vergrößert die Anzeige stufenweise. Die Größe des Ausdrucks wird hiervon nicht beeinflusst. Stellt einen anderen Vergrößerungsmaßstab auf dem Bildschirm ein. Zeigt die kontextsensitive Hilfe an. Beendet die Druckvorschau.
Tabelle 21.3: Schaltflächen der Druckvorschau-Symbolleiste
Ausdruck Zum Einleiten des Druckvorgangs wählen Sie DRUCKEN im Menü DATEI oder öffnen das Dialogfeld Drucken über die entsprechende Schaltfläche auf dem Dialogfeld Seite einrichten oder über die Seitenansicht. Legen Sie die verbleibenden Parameter im Dialogfeld Drucken fest (siehe beispielsweise Kapitel 8). Im Internet Explorer finden Sie im Dialogfeld Drucken die zusätzliche Registerkarte Optionen. Handelt es sich bei der Seite, die
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Inhalte verarbeiten
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Sie ausdrucken wollen, um eine Framesseite, können Sie hier festlegen, wie die einzelnen Frames gedruckt werden sollen. Außerdem können Sie hier festlegen, dass nicht nur die aktuelle Seite gedruckt wird, sondern auch die Seiten, zu denen Hyperlinks auf der aktuellen Seite verweisen. Über die Schaltfläche Drucken in der Standard-Symbolleiste wird die aktive Datei mit den im Dialogfeld Drucken aktuellen Einstellungen gedruckt.
21.7.4 Weiterleiten Über die Optionen des Untermenüs zum Befehl MAIL UND NEWS im Menü EXTRAS oder zur Schaltfläche E-Mail in der Standard-Symbolleiste können Sie an Sie gerichtete E-Mail-Nachrichten anzeigen lassen, selbst Nachrichten erstellen oder auch die aktuell angezeigte Webseite an andere Personen über das Standard-Kommunikationsprogramm weiterleiten (siehe Abbildung 21.18).
Bild 21.18: Menü EXTRAS und Schaltfläche E-Mail
쮿
E-Mail lesen öffnet Microsoft Outlook Express oder das festgelegte Kommunikationsprogramm, ruft die Nachrichten vom Server ab und zeigt sie an.
쮿
Neue Nachricht öffnet das E-Mail-Programm und zeigt das Formular zum Erstellen einer neuen Nachricht an (siehe Kapitel 22).
쮿
Bei Link senden wird im Textbereich der Nachricht ein Hyperlink abgelegt.
Bild 21.19: Neue Nachricht und Link senden
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Mit Seite senden senden Sie den Inhalt der aktuell im Browserfenster angezeigten Seite als Text. Falls die aktuelle Seite Frames oder andere Elemente enthält, die über das Kommunikationsprogramm nicht bearbeitet werden können, wird dies angezeigt.
쮿
News lesen öffnet den installierten Newsreader, stellt die Verbindung zum Server her, ruft die News ab und zeigt sie an (siehe Kapitel 22).
22 Outlook Express Microsoft Outlook Express ist die Anwendung, mit der Sie von einer zentralen Stelle aus Ihre gesamte elektronische Post und die damit zusammenhängenden Aufgaben erledigen können: Nachrichten – sowohl E-Mails als auch News – empfangen, lesen, schreiben und senden und auch E-Mails und sonstige Adressen verwalten. Dieses Kapitel stellt zunächst die programmspezifischen Elemente und deren Funktion vor und erklärt Schritt für Schritt, wie Sie die damit im Zusammenhang stehenden Aufgaben bewältigen: 쮿
Beim Starten des Programms sollten Sie einige Dinge beachten (siehe Abschnitt 22.1). Das gilt besonders, wenn Sie Outlook Express zum ersten Mal nach der Installation benutzen.
쮿
Nachdem Sie das Programm aufgerufen haben, wird Ihnen die Programmoberfläche von Outlook Express vorgestellt (siehe Abschnitt 22.2). Machen Sie sich gleich zu Beginn mit den Anpassungsmöglichkeiten dieser Oberfläche an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten vertraut.
쮿
Bevor Sie sich mit der Übermittlung von Nachrichten beschäftigen, sollten Sie sich zunächst darüber informieren, wo die eingehenden und ausgehenden Nachrichten gespeichert werden (siehe Abschnitt 22.3). Diese Speicherorte werden auf der Oberfläche des Programms durch die Eintragungen in der Ordnerliste als Symbole dargestellt.
쮿
Mit den Funktionen zur Adressverwaltung von Outlook Express können Sie die Daten Ihrer persönlichen und geschäftlichen Ansprechpartner organisieren und stetig aktualisieren (siehe Abschnitt 22.5). Bei einer entsprechenden Konfiguration spielt Outlook Express direkt mit dem Windows-Adressbuch (siehe Kapitel 20) zusammen.
Nachdem Sie sich mit dem Programmstart und den Elementen der Programmoberfläche vertraut gemacht haben, wird in diesem Kapitel die Vorgehensweise des Nachrichtenaustauschs in der Reihenfolge, in der Sie sie in der Praxis meist anwenden werden, erklärt: 쮿
Eine neue E-Mail-Nachricht können Sie auf unterschiedliche Weise erstellen: Sie können entweder mit einem vollständig leeren Formular dafür beginnen und die Adressen selbst eintippen oder den bzw. die Empfängeradressen direkt aus dem Adressbuch übernehmen (siehe Abschnitt 22.6).
쮿
Anschließend können Sie Ihre Nachricht verfassen. Geben Sie unterhalb der Adressfelder einen Hinweis in der Betreff-Zeile und im Feld darunter Ihre eigentliche Nachricht ein (siehe Abschnitt 22.7). Die Grundregeln für die Texteingabe und -bearbeitung sind im Prinzip identisch mit der Vorgehensweise in anderen Textverarbeitungspro-
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grammen und werden Ihnen wahrscheinlich schon bekannt sein. Zusätzlich stehen Ihnen auch hier diverse Werkzeuge zum Editieren Ihrer Nachricht zur Verfügung.
1
쮿
Nachdem Sie die Nachricht eingegeben haben, können Sie Textpassagen oder Zeichen durch diverse Formate den letzten Schliff verleihen. Diese Möglichkeiten, eine Nachricht optisch hervorzuheben, sind abhängig von dem Editor, den Sie verwenden (siehe Abschnitt 22.8). Hier zeigen sich wesentliche Unterschiede zwischen den beiden Alternativen Rich-Text (HTML) und Nur-Text.
쮿
Nach oder während des Verfassens der eigentlichen Nachricht können Sie nach Wunsch unterschiedliche Elemente ein- bzw. hinzufügen (siehe Abschnitt 22.9). Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang Anlagen und Hyperlinks. Anlagen sind beispielsweise selbstständige Dateien, die Sie zusammen mit der Nachricht an den Empfänger übermitteln. Mithilfe von Hyperlinks können Sie Verknüpfungen zu anderen Adressen oder Dateien innerhalb des Netzes eingeben.
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Vor dem Senden einer Nachricht können Sie bestimmte Optionen festlegen, wie die Nachricht beim Empfang übermittelt werden soll (siehe Abschnitt 22.10). Dazu gehört beispielsweise die Anzeige von Indikatoren für die Wichtigkeit oder Vertraulichkeit der Nachricht, die Forderung nach einer Lesebestätigung und anderes.1
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Anschließend können Sie die Nachricht senden (siehe Abschnitt 22.11). Je nach Konfiguration Ihres Systems und des Programms ergeben sich dabei unterschiedliche Aspekte, die Sie beachten sollten.
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Standardmäßig werden, nachdem Sie den Sendevorgang eingeleitet haben, Ihre Nachrichten an den Server Ihres Dienstanbieters weitergeleitet und von dort aus an Sie gerichtete Informationen auf Ihr System übermittelt. Ist das der Fall, können Sie diese jetzt anzeigen und lesen (siehe Abschnitt 22.12). Hierbei ergeben sich je nach der Art des verwendeten Kontos (POP, IMAP usw.) besondere Aspekte.
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In der Mehrzahl der Fälle werden Sie nach dem Empfang einer Nachricht auf diese reagieren wollen. Sie können beispielsweise darauf antworten oder sie an einen anderen Empfänger weiterleiten. Dabei ersparen Sie sich zumindest die für die erneute Eingabe der Adressen benötigte Zeit, wenn Sie dabei direkt von empfangenen Nachrichten ausgehen (siehe Abschnitt 22.13).
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Genau wie Dateien können Sie auch die bei Ihnen eingegangenen E-Mail-Nachrichten verwalten: Sie können Elemente auswählen, danach suchen lassen, sie kopieren, verschieben, separat speichern oder löschen. Zusätzlich können Sie diese Elemente auch sortieren, filtern oder gruppieren sowie Verknüpfungen zwischen unterschiedlichen Elementen erstellen und einzelne Elemente besonders kennzeichnen (siehe Abschnitt 22.14).
Optionen können auch standardmäßig so festgelegt werden, dass sie für alle ausgehenden Nachrichten gelten.
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Kapitel 22 · Outlook Express
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Zum Ausdruck von Nachrichten stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung (siehe Abschnitt).
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Microsoft Outlook Express verfügt über eine große Zahl von Möglichkeiten, das Programm an Ihre persönlichen Präferenzen individuell anzupassen (siehe Abschnitt 22.15). Die in diesem Abschnitt des Kapitels beschriebenen Optionen sind mehr zum Nachschlagen geeignet. Auf die wichtigsten davon wird jeweils in den Fußnoten verwiesen.
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Eine Identität besteht aus einer Reihe von Einstellungen, die festlegen, wie Sie mit Outlook Express arbeiten (siehe Abschnitt 22.17). Eine solche Identität kann beispielsweise angeben, dass Nachrichten über eine bestimmte Internetverbindung gesendet und empfangen werden. Wenn Sie einen Computer unter demselben Benutzerkonto gemeinsam mit anderen Personen benutzen, können Sie durch die Vergabe von Identitäten erreichen, dass jeder dieser Benutzer nur Zugriff auf seine persönlichen Daten hat.
쮿
Wenn Sie von einem anderen Kommunikationsprogramm aus zu Outlook Express oder umgekehrt wechseln, werden Sie in der Mehrzahl der Fälle die im ursprünglichen Programm gespeicherten Daten – zumindest die Nachrichten und die Namen, Adressen und Telefonnummern von Kontakten – in anderen Programm weiterverwenden wollen. Von Outlook Express aus stehen Ihnen für den Austausch der Daten mit anderen Programmen mehrere Funktionen für den Import und Export zur Verfügung (siehe Abschnitt 22.18).
22.1 Programm starten Sie können Outlook Express über die Seite Programme von Works-Start her öffnen. Wählen Sie dazu in der linken Spalte die Option Outlook Express und klicken Sie dann auf den Link Outlook Express starten. Über die Unterpunkte dazu können Sie auch direkt zu einer der Funktionen des Programms schalten. Zum Starten des Programms vom Windows-Desktop aus wählen Sie OUTLOOK EXPRESS in der Liste ALLE PROGRAMME des START-Menüs oder klicken Sie auf eine der gleichbedeutenden Schaltflächen in der linken oberen Ecke des START-Menüs oder in der Windows-Schnellstartleiste. Diese Schaltflächen werden wegen der hohen Priorität des Programms bei der Installation des Betriebssystems standardmäßig hinzugefügt. Außerdem finden Sie in vielen Microsoft-Programmen Menübefehle, die es Ihnen ermöglichen, die in diesen Programmen erstellten Dokumente schnell innerhalb einer E-Mail-Nachricht über Outlook Express zu versenden:2
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Outlook Express meldet sich in diesen Fällen nur dann automatisch, wenn Sie es als Standardprogramm für den Austausch von E-Mail-Nachrichten festgelegt haben.
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Programm starten
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Beispielsweise können Sie in diversen Anwendungsprogrammen – etwa Works oder Word – über den Befehl SENDEN im Menü DATEI das aktuelle Dokument zum Senden über Outlook Express vorbereiten (siehe Kapitel 8). Innerhalb des Internet Explorers können Sie über die Optionen des Untermenüs zum Befehl MAIL UND NEWS im Menü EXTRAS oder über die Schaltfläche E-Mail in der Standard-Symbolleiste an Sie gerichtete E-Mail-Nachrichten im Programm Outlook Express anzeigen lassen. Weiterhin können Sie hierüber selbst Nachrichten erstellen oder auch die aktuell angezeigte Webseite an andere Personen weiterleiten (siehe Kapitel 21).
Direkt nach dem Start von Outlook Express melden sich – vor der Anzeige der eigentlichen Programmoberfläche – unter Umständen einige Abfragen und/oder Assistenten, die Sie bearbeiten müssen, bevor Sie mit dem Programm arbeiten können. Diese betreffen Identitäten, die Verbindung zum Internet, den Verbindungsmodus und das Einrichten des Programms als Standardprogramm. 쮿
Sollten Sie mehrere Identitäten installiert haben, erfolgt die Anmeldung mit der für den Start eines Programms festgelegten Identität. Ist ein zusätzlicher Schutz über ein Kennwort aktiviert, werden Sie außerdem zur Eingabe dieser Legitimation aufgefordert.
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Nur beim ersten Start nach der Installation des Programms oder nach dem Einrichten einer neuen Identität müssen Sie gegebenenfalls über den Assistenten für den Internetzugang zusätzliche Einstellungen vornehmen, die die Verbindung zu einem lokalen Netzwerk, zum Internet und die Konten, die Sie dafür verwenden wollen, betreffen (siehe Anhang B).
22.1.1 Verbindungsmodus Standardmäßig wird direkt nach dem Start des Programms versucht, eine Verbindung zu dem festgelegten Server aufzubauen und Nachrichten auszutauschen.3 Sollten Sie die Verbindung zum Netz nicht so konfiguriert haben, dass die Verbindungsaufnahme automatisch erfolgt, wird zusätzlich das Dialogfeld DFÜ-Verbindung angezeigt, über das Sie über Ihren Dienstanbieter eine Verbindung zum Internet herstellen können. Geben Sie hier – wenn notwendig – die noch geforderten Eingaben ein. Wählen Sie im Dialogfeld DFÜ-Verbindung die Schaltfläche Verbinden, um den Kontakt zum Internet herzustellen, oder klicken Sie auf Offlinebetrieb, um die Programmoberfläche im Offlinemodus anzuzeigen. Beide Betriebsarten haben ihre Vor- und Nachteile:
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Diesen Versuch der Verbindungsaufnahme können Sie unterbinden, indem Sie auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN die Option Beim Start von Outlook Express automatisch Nachrichten senden und empfangen deaktivieren (siehe Abschnitt 22.15).
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Kapitel 22 · Outlook Express
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Im Onlinebetrieb ist die Verbindung zum Internet permanent hergestellt. Der Vorteil dabei ist, dass an Sie gerichtete Nachrichten in einem festlegbaren Rhythmus an das lokale System übermittelt werden und von Ihnen erstellte Nachrichten sofort an den entsprechenden Server weiter geleitet werden. Der Nachteil besteht in den durch die permanente Verbindung entstehenden Kosten.
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Im Offlinebetrieb besteht keine Verbindung zu Internet. Die von Ihnen erstellten Nachrichten werden zunächst auf dem lokalen System verwahrt. Um diese an den Server weiterzuleiten, müssen Sie die Verbindung zum Netz erst manuell herstellen. Nur während die Verbindung besteht, werden auch an Sie gerichtete Nachrichten übermittelt. Die Kosten werden durch die Häufigkeit und Dauer der Verbindung bestimmt.
Der gewählte Verbindungsmodus wird anschließend durch ein entsprechendes Symbol in der Statusleiste angezeigt. Um von einem in den anderen Modus zu wechseln, können Sie – neben anderen Möglichkeiten – den Befehl OFFLINEBETRIEB im Menü DATEI wählen.
22.1.2 Standardprogramm Wenn Sie mehrere Kommunikationsprogramme auf Ihrem lokalen System installiert und Outlook Express nicht als Standardprogramm für den Austausch von E-Mail-Nachrichten festgelegt haben, werden Sie bei jedem Starten von Outlook Express gefragt, ob Sie Outlook Express als Standardprogramm festlegen wollen. 쮿
Durch eine Bestätigung mit Ja erreichen Sie, dass Outlook Express immer aufgerufen wird, wenn Sie auf einen entsprechenden Link auf einer Webseite klicken oder den Mailbefehl in Ihrem Webbrowser auswählen. Wenn Sie später ein anderes Programm als Standardprogramm wünschen, können Sie dies beispielsweise im Dialogfeld Internetoptionen festlegen.4
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Wenn Sie die Anzeige dieser Nachfrage für die Zukunft abschalten möchten, deaktivieren Sie die Option Überprüfung bei jedem Aufruf von Outlook Express durchführen. Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt Outlook Express als Standardprogramm festlegen, können Sie das über die Option unter Standardnachrichtenprogramme auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS bewirken.
22.2 Programmoberfläche Nach dem Starten von Microsoft Outlook Express wird – nach einem kurzen Einblenden des Programmlogos – die Arbeitsfläche des Programms auf dem Bildschirm angezeigt (siehe Abbildung 22.1).
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Hinweise dazu finden Sie im Anhang B.
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Programmoberfläche
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Bild 22.1: Outlook Express-Oberfläche
Drei Bildschirmelemente der Programmoberfläche sind spezifisch für Microsoft Outlook Express: Die Listen der Ordner und der Kontakte, die im linken Bereich des Bildschirms angezeigt werden, und das Informationsfenster rechts davon. Die Größe der den drei Elementen auf dem Bildschirm zugeordneten Flächen können Sie – in gewissen Grenzen – über die Maus regeln. 쮿
In der Menüleiste finden Sie sechs Menüs, die aufgabenspezifische Befehle enthalten.
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Über die Schaltflächen der Symbolleiste(n) können Sie die wichtigsten Befehle aufrufen, ohne vorher ein Menü öffnen zu müssen.
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In der Statusleiste am unteren Rand des Bildschirms werden einige wichtige Informationen zum aktuellen Programmstatus oder zum Programmablauf angezeigt.
Einige dieser Elemente können Sie wahlweise – vordringlich über das Menü ANSICHT – ab- und wieder anschalten.
22.2.1 Informationsfenster Der größte Teil des Bildschirms wird durch das Informationsfenster – auch Ansichtsbereich genannt – ausgefüllt, in dem der Inhalt des gerade über die Ordnerliste gewählten Nachrichtenordners angezeigt wird. Standardmäßig meldet sich das Programm hier mit einem Übersichtsbildschirm, in dem Hyperlinks zu den wichtigsten Aufgaben zusammengefasst sind (siehe Abbildung 22.1).5 In dieser Übersicht finden Sie Links 5
Die nachfolgenden Beschreibungen setzen eine standardmäßige Einrichtung des Programms voraus. Über das Menü ANSICHT können Sie die Anzeige einzelner Elemente manuell ein- und ausschalten.
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Kapitel 22 · Outlook Express
für den Zugang zu unterschiedlichen Informationen und Aktionen. Sie können darüber beispielsweise eingegangene Nachrichten einsehen, neue erstellen, News lesen oder Kontakte editieren. Wenn sich ungelesene Nachrichten im Ordner Posteingang oder noch nicht gesendete Nachrichten im Ordner Postausgang befinden, wird deren Anzahl hier in fett gesetzter Form angezeigt. Durch einen Klick auf Gehe zu msn öffnen Sie die das Browserprogramm und lassen sich die Übersichtsseite von Microsoft Network anzeigen. 쮿
In der mit Tipps und Tricks überschriebenen Spalte am rechten Bildschirmrand werden Hinweise zur Bedienung des Programms angezeigt. Über die Schaltflächen Weiter und Zurück können Sie durch diese Hinweise blättern. Sie können diese Spalte durch einen Klick auf die Schließen-Schaltfläche ausblenden.
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Über das Listenfeld Identitäten können Sie die Identität wechseln, eine Neue Identität hinzufügen, Identitäten verwalten oder die aktuelle Identität abmelden.
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Durch Aktivieren der Option Beim Starten von Outlook Express zum Posteingang wechseln bewirken Sie, dass nach dem nächsten Öffnen des Programms nicht mehr dieser Übersichtsbildschirm, sondern direkt der Inhalt des Ordners Posteingang angezeigt wird.
22.2.2 Symbolleiste Die in der Symbolleiste verfügbaren Schaltflächen zum schnellen Zugriff auf bestimmte Funktionen variieren je nach angezeigtem Ordner und den damit erforderlichen bzw. möglichen Programmfunktionen. Bestimmte Funktionen sind jedoch in jeder Ansicht verfügbar – wie beispielsweise Neue E-Mail, sodass Sie aus allen Anzeigen heraus E-Mails erstellen können. Solange Sie in der Ordnerliste den übergeordneten Ordner Outlook Express gewählt haben, beinhaltet die Symbolleiste nur vier Schaltflächen zum Erstellen, Senden und Empfangen von E-Mails, Öffnen des Adressbuchs und zum Aktivieren der Suchfunktion an (siehe Tabelle 22.1). Schaltfläche
Wirkung Ein Klick auf diese Schaltfläche erstellt ein leeres Formular für eine neue E-Mail-Nachricht. Über das Dropdown-Menü zur Schaltfläche können Sie ein Briefpapier für die Nachricht wählen. Ein Klick auf die Schaltfläche bewirkt den Austausch der Nachrichten. Über das Dropdown-Menü zur Schaltfläche können Sie wählen, wenn Sie Nachrichten nur senden oder nur empfangen möchten.
Tabelle 22.1: Schaltflächen der Outlook Express-Symbolleiste
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Wirkung Öffnet das Windows-Adressbuch, über das Sie Zugriff auf die von Ihnen eingegebenen Kontaktpersonen und Gruppen haben (siehe Kapitel 20). Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet das Dialogfeld Nachricht suchen. Über die Optionen des Dropdown-Menüs können Sie außerdem nach Personen oder Texteintragungen in einer vorher geöffneten Nachricht suchen lassen.
Tabelle 22.1: Schaltflächen der Outlook Express-Symbolleiste
Die Funktionsweise der Schaltflächen, die in anderen Ansichten angezeigt werden sind zum gewissen Teil spezifisch für den jeweiligen Programmbereich; eine vollständige Beschreibung finden Sie darum in den nachfolgenden Abschnitten.
22.2.3 Bildschirmelemente an- und abschalten Über den Befehl LAYOUT im Menü ANSICHT können Sie u.a. die Anzeige der Outlook-Leiste, der Symbolleiste und der Statusleiste ab- und wieder anschalten (siehe Abbildung 22.2).
Bild 22.2: Eigenschaften von Layout des Fensters
Die Mehrzahl der Optionen im Bereich unter der Überschrift Standard erklären sich selbst. Zwei Elemente können zusätzlich zu den standardmäßig angezeigten eingeblendet werden (siehe Abbildung 22.3):
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Kapitel 22 · Outlook Express
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Über die Option Outlook-Leiste können Sie die Elemente der Ordnerliste als größere Symbole wiedergeben lassen. Das vereinfacht den Zugriff. Wenn Sie diese Option verwenden, können Sie die Ordnerleiste abschalten, da in diesen beiden Bildschirmelementen – zumindest in der Grundeinstellung – dieselben Verknüpfungen angezeigt werden.6
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Durch Aktivieren von Ansichtenleiste können Sie bei geöffneten Ordnern wählen, welche Nachrichten Sie anzeigen lassen wollen.
Bild 22.3: Outlook-Leiste und Ansichtenleiste
Symbolleiste anpassen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Symbolleiste anpassen können Sie bestimmen, welche Schaltflächen in der Symbolleiste angezeigt werden sollen (siehe Abbildung 22.4). Im Dialogfeld Symbolleiste anpassen finden Sie im linken Bereich die für die Symbolleiste generell zur Verfügung stehenden Schaltflächen, rechts werden die aktuell verwendeten aufgelistet.
Bild 22.4: Symbolleiste anpassen 6
Unterschiede in der Struktur ergeben sich aber, wenn Sie zusätzliche Ordner definiert und zudem gefordert haben, dass diese nicht in der Outlook-Leiste angezeigt werden sollen (siehe Abschnitt 22.3).
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Um der Symbolleiste eine zusätzliche Schaltfläche hinzuzufügen, markieren Sie diese im Listenfeld Verfügbare Schaltflächen und klicken dann auf Hinzufügen.
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Entsprechend können Sie eine Schaltfläche aus der Symbolleiste entfernen, indem Sie nach deren Markierung im Listenfeld Aktuelle Schaltflächen auf Entfernen klicken.
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Über die Schaltfläche Zurücksetzen können Sie die Standardeinstellung der Symbolleiste wiederherstellen.
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Die Reihenfolge der Anzeige der Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie ändern. Markieren Sie zuerst die Schaltfläche, deren Position Sie – relativ zu den anderen Schaltflächen – verändern wollen. Verändern Sie dann ihre Positionen über die Schaltflächen Nach oben und Nach unten.
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Das Listenfeld Textoptionen ermöglicht die Wahl zwischen beschrifteten und unbeschrifteten Schaltflächen. Unbeschriftete verringern die Höhe der Symbolleiste und lassen mehr Platz für andere Dinge auf dem Bildschirm.
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Über Symboloptionen können Sie die Größe der Schaltflächen einstellen. Größere Symbole sind bei einer höheren Bildschirmauflösung besser für Ihre Augen.
22.3 E-Mail-Konten Zum Einrichten von E-Mail-Konten verwenden Sie den Befehl E-MAILKONTEN im Menü EXTRAS. Das Dialogfeld Internetkonten wird angezeigt, über das Sie ein neues Konto erstellen oder das bzw. die bereits eingerichteten Konten kontrollieren und gegebenenfalls ändern können (siehe Abbildung 22.5).
Bild 22.5: Dialogfeld Internetkonten
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22.3.1 Neues E-Mail-Konto erstellen Zum Einrichten eines neuen Kontos wählen Sie Hinzufügen und anschließend E-Mail. Der Assistent für den Internetzugang wird gestartet. Im Feld Ihr Name geben Sie den Anzeigenamen an, der zu Ihrer E-Mail-Adresse gehört. Beim Versenden von Nachrichten wird dieser Name im Feld Von Ihrer ausgehenden Nachrichten angezeigt. Das Feld E-Mail-Adresse gibt die Adresse an, die zu verwenden ist, um über dieses Konto E-Mail-Nachrichten an Sie zu senden. Die Adresse muss das Format name@firma besitzen. Anschließend müssen Sie zunächst den zu verwendenden Servertyp und die Namen der Server festlegen. Als grundlegende Informationen zum Einrichten eines E-Mail-Kontos benötigen Sie zunächst von Ihrem Serviceanbieter den Typ des Kontos und die Namen der Posteingangs- und Postausgangsserver. Beide können identisch sein. Alle Server- und Adresseinträge werden in Kleinbuchstaben eingegeben, solange Sie von Ihrem Dienstanbieter keine anderen Angaben erhalten haben.7 Outlook Express unterstützt diverse Internet E-Mail-Server wie POP3, IMAP oder HTTP. POP steht für Post Office Protocol und IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Beide Protokolle stellen Regeln dar, wie zwei Rechner, die an das Internet angeschlossen sind, miteinander kommunizieren müssen, um elektronische Nachrichten austauschen zu können. Der Unterschied besteht im Wesentlichen in der Form der Verwaltung von Nachrichten:
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Bei POP3 befinden sich alle Nachrichten in einem einzigen Ordner des Servers. Beim Öffnen dieses Ordners wird der Inhalt – einschließlich der Anhänge – in den Speicherbereich des lokalen Systems kopiert und anschließend standardmäßig vom Server gelöscht.8 Die anschließende Verwaltung findet auf dem lokalen System statt. Der Vorteil von POP ist also die Möglichkeit, nach der Übertragung der Nachrichten die Verbindung beenden und offline weiterarbeiten zu können. Ein Nachteil entsteht, wenn Sie Ihre Nachrichten auf verschiedenen Computern bearbeiten wollen. Heruntergeladene Nachrichten sind lokal auf der Festplatte des Systems gespeichert, von dem aus Sie den Download vorgenommen haben. Um von einem anderen Ort aus an diese Nachrichten zu kommen, muss man Kontakt zu diesem Rechner haben.
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Bei IMAP findet die gesamte Nachrichtenverwaltung auf dem Server statt. Damit hat man von jedem Ort, von dem man seine Mail abruft, den gleichen Stand an gelesenen, noch nicht gelesenen oder gelöschte Nachrichten. Über ein IMAP-Konto werden eingehende Nachrichten nicht mehr wie gewohnt direkt auf Rechner heruntergeladen, son-
Einige Dienstanbieter fordern eine Kombination von Klein- und Großbuchstaben für Kennwörter, um die Sicherheit zu erhöhen. Informieren Sie sich, ob ein Kennwort in gemischter Groß-/Kleinschreibung erforderlich ist. Über die Option Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen im Dialogfeld Internet-E-Mail-Einstellungen, Registerkarte Erweitert, haben Sie die Möglichkeit, das Löschen der Nachrichten vom Server zu verhindern (22.3.2). Dieses Verfahren kann aber den Nachteil haben, dass die Mailbox sehr groß und damit die Ladezeit immer länger wird. Zudem werden Nachrichten, die man bereits gelesen hat, immer wieder als neue Nachrichten präsentiert.
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E-Mail-Konten
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dern Sie erhalten – wie bei einem Newsserver – zunächst nur eine Liste der Nachrichten mit den Betreffzeilen. Die Nachricht wird erst dann angezeigt, wenn Sie einen Doppelklick darauf ausführen. IMAP setzt also normalerweise eine bestehende Verbindung zum Server voraus. Sie können darüber hinaus auf dem Server Ordner einrichten, in die Sie Nachrichten verschieben können. IMAP erlaubt außerdem, zunächst nur die Titel der Mail anzuschauen und auszuwählen, welche Mail man vom Server laden und lesen möchte. Gerade bei Nachrichten mit Anhängen verkürzen sich so die Ladezeiten erheblich. 쮿
HTTP-Konten – wie beispielsweise Microsoft Hotmail – legen die Nachrichten auf Webseiten ab, die nur Ihnen zugänglich sein sollten. Die Nachrichten können auch ohne spezielles Kommunikationsprogramm dort eingesehen und auch beantwortet werden. Wenn Sie die Nachrichten in Outlook Express herunterladen wollen, müssen Sie auch hier ein spezielles Konto einrichten.
Nach Eingabe dieser Daten müssen Sie die Zugangsdaten eingeben, mit denen Sie sich beim Anbieter anmelden: 쮿
Unter Benutzername geben Sie Ihren Kontonamen an. Dieser kann dem Teil Ihrer E-Mail-Adresse links vom @-Zeichen entsprechen. Bei T-Online geben Sie hier die Benutzernummer ein.
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Im Feld Kennwort geben Sie das Kennwort ein, das Ihnen von Ihrem Internetdienstanbieter zugewiesen wurde.9 Aus Sicherheitsgründen werden die Eingaben in diesem Feld durch ein Sternchen ersetzt.
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Aktivieren Sie das Optionskästchen Kennwort speichern, wenn dieses in Outlook Express gespeichert werden soll. Sie müssen dann das Kennwort bei der Verbindungsaufnahme nicht jedes Mal erneut eingeben. Allerdings können dann auch andere Personen von Ihrem System aus das Konto benutzen.
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Ein Aktivieren von Anmeldung durch gesicherte Authentifizierung bewirkt, dass Sie sich beim Server damit anmelden. In diesem Fall müssen Sie sich meist auch dann beim Server anmelden, wenn eine Verbindung bereits besteht.
Nach der Eingabe der Daten in diesem Dialogfeld müssen Sie gegebenenfalls über die Schaltfläche Einstellungen zusätzliche Informationen zur Abwicklung des Nachrichtenverkehrs festlegen. Wenn Sie mehr als ein Konto verwenden, können Sie angeben, welches Konto das Standardkonto ist, sodass es als erstes Konto verarbeitet wird. Markieren Sie dazu das gewünschte Konto und wählen Sie die Schaltfläche Standard.10
9 Das Kennwort für den Zugang per POP wird unverschlüsselt übertragen. 10 Beispielsweise sendet Microsoft Outlook Express Ihre Nachrichten mit dem Standardkonto, es sei denn, Sie klicken in der Nachricht auf die Schaltfläche Konten in der Symbolleiste des Formulars, um ein anderes Konto auszuwählen, das für diese Nachricht verwendet werden soll.
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Kapitel 22 · Outlook Express
22.3.2 Kontoeigenschaften Um die eingerichteten Konten zu kontrollieren und gegebenenfalls zu bearbeiten, markieren Sie im Dialogfeld Internetkonten das entsprechende Konto und klicken auf die Schaltfläche Einstellungen. Im Dialogfeld Eigenschaften können Sie auf vier Registerkarten die Parameter kontrollieren und zusätzliche Einstellungen vornehmen.
Allgemein Auf der Registerkarte Allgemein können Sie das Konto umbenennen und ein Ersatzkonto für Antworten auf Ihre Nachrichten angeben. 쮿
In das Feld unter der Bezeichnung E-Mail-Konto können Sie dem Konto einen beliebigen Namen geben, unter dem es innerhalb des Programms geführt wird.
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Über das Feld Antwortadresse können Sie eine andere E-MailAdresse angeben, an die Antworten auf Ihre Nachrichten gesendet werden sollen. Beispielsweise können Sie Nachrichten über
[email protected] versenden und fordern, dass Antworten darauf an
[email protected] geschickt werden. Wenn Sie in dieses Feld keine Daten eintragen, werden Antworten automatisch an das Konto übermittelt, von dem aus sie versendet wurden.
Server Auf der Registerkarte Server können Sie die Namen und Einstellungen für den Posteingangs- und den Postausgangsserver kontrollieren und ändern. Alle Daten müssen so eingegeben werden, wie von Ihrem Dienstanbieter gefordert. Achten Sie unter Umständen auf Groß- und Kleinschreibung. 쮿
Der Typ des Servers wird im Feld Posteingangsserver ist ein ... Server angezeigt. Er kann hier nicht geändert werden. Falls Sie sich bei der Eingabe geirrt haben sollten, löschen Sie das Konto über das Dialogfeld Internetkonten und erstellen ein neues Konto mit den richtigen Daten.
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Unter Posteingang ... und Postausgang ... werden die Adressen der für diese Zwecke zuständigen Server angegebenen.
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Unter Kontoname geben Sie Ihren Kontonamen an. Dieser kann je nach Dienstanbieter dem Teil Ihrer E-Mail-Adresse links vom @-Zeichen entsprechen. Beim Anbieter T-Online muss hier die Benutzernummer eingegeben werden.
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Im Feld Kennwort geben Sie das Kennwort ein, das Ihnen von Ihrem Internetdienstanbieter zugewiesen wurde. Aus Sicherheitsgründen werden die Eingaben in diesem Feld durch ein Sternchen ersetzt.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung, wenn Sie sich beim Server damit anmelden wollen. Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie sich meist auch dann beim Server anmelden, wenn bereits eine Verbindung besteht.
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Aktivieren Sie unter der Überschrift Postausgangsserver die Option Server erfordert Authentifizierung, wenn der Server für ausgehende E-Mail-Nachrichten eine Anmeldung fordert. In diesem Fall müssen Sie sich beim Server anmelden, wenn Sie eine Verbindung herstellen. Dabei werden Sie im Allgemeinen nach Ihrem Benutzernamen und Kennwort gefragt. Nach dem Aktivieren ist die Schaltfläche Einstellungen anwählbar. Nach einem Klick darauf können Sie die für eine automatische Anmeldung notwendigen Daten eingeben. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Internetdienstanbieter bei der Kontoeinrichtung.
Verbindung Auf der Registerkarte Verbindung geben Sie an, welche Art von Verbindung Sie für den E-Mail-Empfang und -Versand verwenden möchten. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Verbindung über eine Telefonleitung unter Verwendung eines Modems herzustellen. Sie können die Verbindung manuell herstellen oder vom DFÜ-Netzwerk beim Starten von Outlook automatisch eine Verbindung herstellen lassen. 쮿
Wenn Sie sich über ein lokales Netzwerk einwählen möchten, wählen Sie LAN-Verbindung verwenden. Sie können dann zusätzlich über das Kontrollkästchen Mit Modemverbindung verbinden, wenn LAN nicht zur Verfügung steht angeben, dass im Fall der Nichtverfügbarkeit des Netzwerkes die Verbindung über das Modem hergestellt wird.
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In diesem Fall und dann, wenn Sie Über Modem verbinden gewählt haben, können Sie im Feld Folgende DFÜ-Netzwerkverbindung verwenden die gewünschte Verbindung auswählen. Damit wird auch das zu verwendende Modem bestimmt. Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie die dafür zu verwendenden Parameter – wie die Telefonnummer, die Wählregeln und Wahlwiederholungsoptionen – ändern. Die Schaltfläche Hinzufügen ermöglicht das Erstellen einer weiteren DFÜ-Verbindung.
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Über Verbindung manuell herstellen geben Sie an, dass Sie die Verbindung manuell wählen möchten.
Sicherheit Die Registerkarte Sicherheit ermöglicht Ihnen, ein Zertifikat und Verschlüsselungseinstellungen für das Konto festzulegen. Details dazu finden Sie in Kapitel 20. Unter Algorithmus legen den Verschlüsselungsalgorithmus fest, den andere Personen zum Verschlüsseln von Nachrichten an Sie verwenden sollen. Diese Einstellung wird mit jeder digital signierten E-Mail-Nachricht übertragen, die Sie senden. Sofern Sie Ihre Nachrichten nicht häufig über verschiedene Computer empfangen, die unterschiedliche Algorithmen unterstützen, ist es nicht erforderlich, diese Einstellung zu ändern.
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Erweitert Auf der Registerkarte Erweitert können Sie weitere Einstellungen zur Verbindung mit dem Server festlegen 쮿
Für die in den beiden Feldern Postausgangsserver ... und Posteingang ... einzugebenden Zahlen finden Sie eine Voreinstellung, die sich am Typ des Kontos (POP3, IMAP usw.) orientiert und die Sie nur nach Anweisung durch Ihren Internetdienstanbieter ändern sollten. Möchten Sie nach einer Änderung zu den vom Betriebsystem verwendeten Standardeinstellungen zurückkehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Standard.
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Ein Aktivieren des Kontrollkästchens Dieser Server verwendet eine sichere Verbindung (SSL) bewirkt, dass beim Verbinden mit diesem Server das Sicherheitsprotokoll SSL (Secure Sockets Layer) verwendet werden soll. Der für den Server zuständige Internetdienstanbieter gibt Auskunft, ob und für welche Server SSL erforderlich ist.
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Unter der Überschrift Zeitlimit des Servers geben Sie an, wie lange auf eine Antwort vom Server gewartet werden soll, bevor der Versuch zur Verbindungsaufnahme gestoppt wird. –
Wenn Sie über eine schnelle Verbindung zum Server verfügen, bewegen Sie den Schieberegler auf Niedrig.
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Ist die Verbindung langsam oder der Server stark ausgelastet, bewegen Sie den Schieberegler in Richtung Hoch, um dem Server genügend Zeit zum Antworten zu geben.
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Einige sehr alte Server haben Probleme, Nachrichten mit einer Größe von mehr als 64 Kbyte zu übermitteln. Falls Sie auf derartige Schwierigkeiten aufmerksam gemacht werden, können Sie zur Übermittlung solcher Nachrichten diese durch Aktivieren von Nachrichten größer als ... KB aufteilen in kleinere Blöcke unterteilen. Legen Sie zusätzlich die Größe der Blöcke fest.
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Standardmäßig werden eingehende Meldungen vom Server gelöscht, nachdem Sie sie auf Ihren Computer heruntergeladen haben. Das gilt zumindest für POP3-Konten. Mittels der Optionen unter der Überschrift Zustellung können Sie veranlassen, dass eine Kopie aller empfangenen Nachrichten auf dem Server gespeichert werden soll. Falls Ihr Internetdienstanbieter das Speichern von Nachrichten auf dem Server nicht zulässt, wird bei der Verbindungsaufnahme ein Dialogfeld mit dieser Information eingeblendet.11 Beachten Sie aber, dass nach einem Aktivieren von Kopie aller Nachrichten auf Server belassen die Servermailbox immer größer wird, bis irgendwann kein Platz mehr auf dem Server vorhanden ist und darum keine neuen Nachrichten mehr aufgenommen werden können.
11 Manche Internetdienstanbieter beschränken die Anzahl von Nachrichten, die auf dem Server gespeichert werden können, oder lassen das Speichern von Nachrichten auf dem Server überhaupt nicht zu. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden Nachrichten eventuell nach einem bestimmten Zeitraum oder beim Überschreiten der Obergrenze automatisch gelöscht.
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Geben Sie daher über das Feld Vom Server nach ... Tag(en) entfernen an, dass auf dem Server verbliebene Nachrichten nach der angegebenen Zahl von Tagen gelöscht werden sollen. Zusätzlich können Sie festlegen, dass eine Nachricht vom Server entfernt wird, wenn Sie diese Nachricht endgültig aus dem Ordner Gelöschte Objekte auf Ihrem System löschen.
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Bei IMAP-Konten finden Sie die zusätzliche Registerkarte IMAP.
22.4 Ordner Bevor Sie sich mit den interessanteren Fragen der Übermittlung von Nachrichten beschäftigen, sollten Sie sich darüber informieren, wo die eingehenden und ausgehenden Nachrichten gespeichert werden. Diese Speicherorte werden auf der Oberfläche des Programms durch die Eintragungen in der Ordnerliste und – wenn eingeschaltet – in der OutlookLeiste symbolisiert.12 Durch einen Klick auf eines dieser Symbole lassen Sie den Inhalt des Ordners im Informationsfenster anzeigen. Welche Ordner vom Programm automatisch erstellt und in der Ordnerliste angezeigt werden, ist eine Frage der Konfiguration Ihres Systems und der von Ihnen eingerichteten zusätzlichen E-Mail-Konten.
22.4.1 Standardordner Standardmäßig finden Sie beim Vorhandensein eines einzigen E-MailKontos sieben Ordner auf drei Ebenen: 쮿
Ein Klick auf den übergeordneten Ordner Outlook Express liefert die zusammenfassende Übersicht über den aktuellen Status des Programms (siehe Abbildung 22.1). Ist dieser Ordner markiert, liefern die Links im Informationsfenster den Zugang zu unterschiedlichen Informationen und Aktionen.
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Die Ebene Lokale Ordner fungiert als Überschrift zu den standardmäßig für den Betrieb im lokalen System eingerichteten Ordnern. Ein Klick auf die Beschriftung Lokale Ordner zeigt eine Liste der darin vorhandenen Unterordner an (siehe Abbildung 22.6). Über das Minuszeichen können Sie die Unterordner ausblenden. Über das daraufhin angezeigte Pluszeichen blenden Sie sie wieder ein.
Bei einer Einrichtung als lokales System – mit oder ohne Anbindung zum Internet – enthält die Ordnerliste standardmäßig die Ordner Posteingang, Postausgang, Gesendete Objekte und Gelöschte Objekte und Postausgang. Diese Ordner werden auch erstellt, wenn die Konfiguration – beispielsweise mangels eines Internetzugangs – noch keinen Nachrichtenaustausch zulässt.
12 Beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um wirkliche physikalische Ordner auf einer Festplatte Ihres Systems handelt, sondern vielmehr um Verknüpfungen zu den einzelnen Elementen des Programms.
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Bild 22.6: Lokale Ordner
Über den Posteingang lassen sich (fast) alle im Zusammenhang mit dem Austausch von E-Mail anstehenden Aufgaben erledigen. Sie können darüber beispielsweise Nachrichten verfassen, versenden, empfangen und beantworten. Die von Ihnen gesendeten Nachrichten werden in der Standardeinstellung des Programms zunächst im Ordner Postausgang in die Sendewarteschlange abgelegt. Sie können dort auch noch kontrolliert werden, bevor sie zum Mailserver übertragen werden. Nach einem erfolgreichen Sendevorgang wird der Ordner Postausgang geleert. Standardmäßig wird dann eine Kopie der gesendeten Nachrichten im Ordner Gesendete Objekte abgelegt. Durch Anzeige des Inhalts können Sie später nachvollziehen, an wen Sie wann welche Nachricht gesendet haben. Im Ordner Gelöschte Objekte werden die aus anderen Ordnern entfernten Objekte – wie nicht mehr benötigte Post, Kontakte usw. – zunächst aufbewahrt. Von dort aus können Sie diese Objekte bei Bedarf wieder reaktivieren oder aber auch endgültig löschen. Verwechseln Sie diese Ablage nicht mit dem Papierkorb von Windows XP. Der Ordner Entwürfe dient zur Aufnahme von Nachrichten, die Sie erst später senden wollen. Sie können hier auch Standardvorlagen für Nachrichten oder unfertige Konzepte ablegen. Verstehen Sie diese standardmäßig vom Programm angelegte Struktur als Grund- oder Minimaleinstellung beim Betrieb eines POP-Kontos.
22.4.2 Ordner für mehrere Konten Wenn Outlook Express mehr als ein E-Mail-Konto verwaltet, ergeben sich in der eben beschriebenen Struktur möglicherweise Änderungen oder Erweiterungen.
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Anzeige in der Ordnerliste Diese Anzeige der zusätzlichen Konten in der Ordnerliste hängt vom Typ des Kontos ab: 쮿
Ein POP3-Konto verwaltet die Nachrichten auf Ihrem lokalen System. Wenn Sie ein zusätzliches Konto dieses Typs einrichten, verwendet dieses die standardmäßig angelegten Unterordner unterhalb der Ebene Lokale Ordner. Es treten also keine Änderungen im Erscheinungsbild auf.
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Bei einem IMAP-Konto findet die gesamte Nachrichtenverwaltung auf dem Server statt. Im Gegensatz zu Internetmailprotokollen – wie beispielsweise POP3 – erstellt IMAP unterschiedliche Ordner auf einem Server und speichert/organisiert darin Nachrichten, die durch andere Computer abgerufen werden können. Sie können dabei in der Standardeinstellung nur Nachrichtenkopfzeilen lesen und dann entscheiden, welche Nachrichten heruntergeladen werden sollen. Ein IMAP-Konto wird separat auf der hierarchischen Ebene des Standardordners Lokale Ordner angezeigt. Die unterhalb dieser Ebene verfügbaren Ordner hängen von dem verwendeten IMAP-Server ab.
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Auch HTTP-Konten werden in der Ordnerliste separat angezeigt. Zahl und Namen der Unterordner hängen vom Anbieter ab.
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Generell können Sie die jeweils untergeordneten Ordner über das Minus- bzw. Pluszeichen von dem Namen des übergeordneten Ordners aus- und einblenden.
IMAP-Ordner anzeigen Bestimmte IMAP-Ordner können über den Befehl IMAP-ORDNER im Menü EXTRAS ein- und ausgeblendet werden (siehe Abbildung 22.87).
Bild 22.7: IMAP-Ordner einblenden/ausblenden
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Zum Ausblenden markieren Sie den Ordner und klicken auf Ausblenden. Nach der Bestätigung wird der Ordner nicht mehr in der Ordnerliste angezeigt.
22.4.3 Neue Ordner Sobald die Datenbestände in den einzelnen Ordnern ein gewisses Volumen erreichen, werden Sie wahrscheinlich den Wunsch verspüren, die vorgegebene Struktur zu erweitern oder – vielleicht vollständig – anders zu organisieren. Sie können dazu für die Verwaltung der Daten auf Ihrem System unterhalb der Ebene Lokale Ordner weitere Ordner erstellen.13 Dabei kann es sich um unterschiedliche Typen von Ordnern handeln – je nachdem, für welchen Zweck Sie den Ordner benötigen. Markieren Sie dazu ein beliebiges Element in der Ordnerliste innerhalb der Gruppe Lokale Ordner und wählen Sie ORDNER im Untermenü zum Befehl NEU im Menü DATEI oder im Untermenü zur Schaltfläche Neu in der Standard-Symbolleiste. 쮿
Geben Sie im Feld Ordnername den Namen des zu erstellenden Ordners – beispielsweise Privat oder Geschäft – ein.
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Im Listenfeld im unteren Bereich müssen Sie den bereits vorhandenen Ordner markieren, unter dem der neue Ordner erstellt werden soll. Sie können durch Wahl der Ebene Lokale Ordner bzw. der entsprechenden Ebene bei anderen Konten einen Ordner parallel zu den bereits vorhandenen in die Struktur einfügen. Sie können aber neue Ordner auch als Unterordner zu einem bereits vorhandenen Ordner erstellen – beispielsweise Unterordner für die getrennte Aufnahme von privaten und geschäftlichen Nachrichten unterhalb des bereits vorhandenen Ordners Posteingang.
Nach der Bestätigung wird der neue Ordner erstellt. In der Ordnerliste können Sie das Ergebnis kontrollieren. Über den Befehl DER OUTLOOKLEISTE HINZUFÜGEN im Kontextmenü zu einer Zeile in der Ordnerliste können Sie dafür sorgen, dass neu erstellte Ordner auch in der Outlook-Leiste angezeigt werden. Zum Entfernen eines Symbols aus der Outlookleiste verwenden Sie den Befehl VON DER OUTLOOKLEISTE ENTFERNEN im Kontextmenü zum Symbol in der Outlook-Leiste.
22.4.4 Ordner organisieren Sie können die selbst hinzugefügten Unterordner unterschiedlich organisieren – beispielsweise umbenennen, kopieren oder verschieben. Die vom Programm angelegten Standardordner können Sie damit nicht bearbeiten. Die Befehle zum Organisieren von Ordnern finden Sie im Untermenü zum Befehl ORDNER im Menü DATEI. Diese Befehle beziehen sich zum großen Teil auf den aktuellen Ordner.
13 Falls Sie ein IMAP-Konto betreiben, können Sie die nachstehend beschriebenen Techniken auch auf die Ordner dieses Servers einsetzen. Sie können beispielsweise neue Ordner darauf anlegen. Abschließend sollten Sie aber die so angelegten Strukturänderungen über den Befehl EXTRAS/IMAP-ORDNER synchronisieren.
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Ordner verschieben oder kopieren Die Option VERSCHIEBEN im Untermenü zum Menübefehl ORDNER im Menü DATEI ermöglicht das Verschieben des aktuellen Ordners an eine andere Stelle innerhalb der Ebene der lokalen Ordner. Der Befehl KOPIEREN erzeugt eine Kopie des Ordners. Nach Wahl eines dieser Befehle wählen Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld den Ort aus, zu dem Sie den Ordner verschieben oder kopieren wollen. Markieren Sie dazu in der Liste den Ordner oder Unterordner, in dem Sie den aktuellen Ordner ablegen wollen.
Ordner umbenennen Selbst erstellte Ordner können Sie auch umbenennen. Markieren Sie dazu den Ordner und wählen Sie im Untermenü zum Menübefehl ORDNER im Menü DATEI den Eintrag ORDNER UMBENENNEN. Geben Sie dem Ordner im Dialogfeld Umbenennen einen neuen Namen oder editieren Sie den bisherigen. Die bei Windows XP sonst übliche Methode, einem Ordner nach einen langsamen zweifachen Klick auf einen Ordnernamen– beispielsweise in der Ordnerliste – einen neuen Namen zu vergeben, können Sie hier nicht anwenden.
Ordner löschen Mittels ORDNER LÖSCHEN im Untermenü zum Menübefehl ORDNER im Menü DATEI können Sie den aktuellen Ordner und seinen Inhalt in den Ordner Gelöschte Objekte verlagern. Vollständig gelöscht wird der Ordner erst dann, wenn Sie den Ordner Gelöschte Objekte leeren (siehe Abschnitt 22.16).
22.4.5 Ordner-Eigenschaften Für jeden Ordner ist eine Reihe von Eigenschaften definiert, die Sie über den Befehl EIGENSCHAFTEN im Kontextmenü zum Ordner – den Sie entweder in der Ordner- oder der Outlook-Leiste markieren – anzeigen lassen können. Für die lokalen Ordner verfügt das Dialogfeld nur über eine Registerkarte, auf der der Inhalt und der Speicherplatz des Ordners vermerkt sind. Die Dialogfelder zum Befehl EIGENSCHAFTEN bei IMAP- und HTTP-Ordnern verfügen über zwei zusätzliche Registerkarten, deren Optionen den besonderen Eigenschaften dieser Kontotypen Rechnung tragen. Diese sind notwendig, da bei diesen Kontotypen die Verwaltung der Nachrichten auf dem Server selbst stattfindet. 쮿
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Auf der Registerkarte Synchronisieren können Sie festlegen, was bei der Kontaktaufnahme mit dem für dieses Konto zuständigen Nachrichtenserver passieren soll. Falls Sie einen automatischen Nachrichtenaustausch wünschen, aktivieren Sie die Option Beim Synchronisieren ... downloaden und geben Sie dann an, was heruntergeladen
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werden soll. Sie können hier entweder nur die Kopfzeilen der neuen Nachrichten, die neuen Nachrichten vollständig oder alle auf dem Server vorhandenen Nachrichten übertragen lassen.14 Diese Optionen finden Sie auch im Untermenü zum Befehl EINSTELLUNGEN SYNCHRONISIEREN im Kontextmenü zum Ordner. 쮿
Auf der Registerkarte Lokale Datei werden Informationen zu dem Ordner angezeigt, in dem die vom IMAP-Server heruntergeladenen Duplikate der Nachrichten abgelegt sind. Die zusätzlich über die Schaltflächen vorhandenen Optionen werden im Dialogfeld erklärt.
22.5 Kontakte Im Bereich Kontakte in der linken unteren Ecke des Bildschirms können Sie die Informationen speichern, die Ihnen zu privaten und geschäftlichen Kontaktpersonen oder -institutionen vorliegen. Wenn das Adressbuch über den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS entsprechend konfiguriert ist, werden die Daten in diesem Bereich mit den Daten im Adressbuch automatisch synchronisiert. Neue Eingaben oder Änderungen werden in den Kontakten innerhalb von Outlook Express auch im Adressbuch angezeigt und umgekehrt. Innerhalb von Outlook Express können Sie in dieser Liste auf einen Namen doppelklicken, um eine neue Nachricht an diesen Kontakt zu erstellen.
22.5.1 Neuen Kontakt erstellen Über die Option KONTAKT im Untermenü zu Befehl NEU im Menü DATEI rufen Sie das schon vom Programm Adressbuch (siehe Kapitel 20) her bekannte Dialogfeld Eigenschaften auf den Bildschirm, in dem Sie die Daten von Geschäftspartnern, Familie und Freunden – beispielsweise deren Namen, Post- und E-Mail-Adressen, Geburtstage – und andere Informationen eintragen können. Der Name des Dialogfelds wird durch den Namen des Kontaktes erweitert, sobald Sie die entsprechenden Daten dafür eingegeben haben. Sie können die Informationen ganz nach Bedarf umfassend oder kurz gehalten eingeben. Beispielsweise können Sie sich bei Geschäftspartnern auf Namen und E-Mail-Adresse beschränken, bei Freunden und Bekannten hingegen ausführlichere Angaben wie Privatadresse, Spitzname, diverse Telefonnummern und den Geburtstag aufnehmen. Die Registerkarten dieses Dialogfelds und die Besonderheiten bei der Eingabe der Daten in den einzelnen Feldern entsprechen den Eingaben, die Sie dafür im Programm Adressbuch vornehmen können.
14 Wenn Sie alle Nachrichten herunterladen lassen, sind auch solche davon betroffen, die Sie schon einmal übermittelt hatten – es sei denn, Sie haben diese auf dem Server bereits gelöscht. In diesem Fall erscheint die Nachricht auf Ihrem lokalen System in doppelter Ausfertigung.
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22.5.2 Automatische Aufnahme In der Standardeinstellung des Programms werden die Grunddaten zu einem neuen Kontakt automatisch in die Kontaktliste und damit – bei entsprechender Konfiguration – auch in das Adressbuch aufgenommen, wenn Sie auf eine eingegangene Nachricht über den Befehl ABSENDER ANTWORTEN im Menü NACHRICHT oder über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste antworten. Über den Befehl ZUM ADRESSBUCH HINZUFÜGEN im Menü EXTRAS können Sie aber auch die Absenderadresse jeder anderen geöffneten Nachricht der Liste der Kontakte hinzufügen.
22.5.3 Kontakt editieren Zum Editieren der für einen Kontakt eingegebenen Daten markieren Sie die entsprechende Zeile in der Kontaktliste und wählen den Befehl EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI oder den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmenü zur Kontakteintragung. Das Dialogfeld Eigenschaften wird in leicht abgeänderter Form angezeigt. Nehmen Sie auf den Registerkarten in den entsprechenden Feldern die gewünschten Änderungen vor oder geben Sie zusätzliche Daten ein.
22.6 E-Mail erstellen Um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können mit einem vollständig leeren Formular dafür beginnen und die Adressen selbst eintippen oder sie aus dem Adressbuch übernehmen. Wenn Sie eine Nachricht an einen schon vermerkten Kontakt senden wollen, können es sich einfacher machen und direkt von diesem Kontakteintrag ausgehen. Um aus einem beliebigen Ordner heraus eine neue Nachricht zu erstellen, wählen Sie den Befehl E-MAIL-NACHRICHT unter NEU im Menü DATEI oder klicken in der Symbolleiste auf das Symbol für Neue E-Mail in der Standard-Symbolleiste. Im standardmäßig beim Starten des Programms angezeigten Hauptordner Outlook Express können Sie auch auf den Link Neue E-Mail-Nachricht erstellen klicken. In beiden Fällen wird das Formular Neue Nachricht ohne weitere Eintragungen angezeigt. 쮿
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Über die Optionen im Untermenü zur Schaltfläche Neue E-Mail können Sie zusätzlich eines der installierten Briefpapiere als Hintergrund für die Nachricht wählen, falls Sie ein solches wünschen (siehe Abschnitt 22.8). In diesem Fall wird der Nachrichtenbereich des Formulars mit einem Hintergrundbild versehen.
Kapitel 22 · Outlook Express
Bild 22.8: Optionen für Neue E-Mail
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Wenn der Empfänger der Nachricht bereits in der Liste Kontakte angezeigt wird, können Sie die betreffende Zeile markieren und aus dem Kontextmenü den Befehl E-MAIL-NACHRICHT SENDEN wählen. Sie können auch in der Liste der Kontakte auf den Namen der Person doppelklicken, an die Sie die E-Mail senden wollen. In beiden Fällen wird der Name des Empfängers bereits im Adressfeld des Formulars Neue Nachricht vermerkt. Sie brauchen ihn also nicht mehr einzugeben.15
22.6.1 Formular für neue Nachricht Ganz egal, welche Methode Sie zum Erstellen einer neuen E-Mail gewählt haben, in allen Fällen rufen Sie das Dialogfeld Neue Nachricht auf, in dem Sie – falls nicht schon bereits angezeigt – die E-Mail Adresse des oder der Empfänger(s), den Betreff, den Text der E-Mail und gegebenenfalls Anlagen eingeben können (siehe Abbildung 22.9).
Bild 22.9: Formular für neue Nachricht
15 Haben Sie das Adressbuch geöffnet, können Sie auch von diesem Programm aus das Erstellen einer neuen Nachricht bewirken.
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Symbolleisten Dieses Formular verfügt – wie alle Formulare des Programms Microsoft Express – über eigene Symbolleisten. Die Standard-Symbolleiste zeigt Schaltflächen zum Editieren und für die Abwicklung der Nachricht an (siehe Tabelle 22.2). Einige dieser Schaltflächen sind erst dann ansprechbar, wenn sich die Schreibmarke im eigentlichen Nachrichtenbereich des Formulars befindet. Zusätzlich wird die Format-Symbolleiste angezeigt, über die Sie den Text der Nachricht formatieren können (siehe Abschnitt 22.8). Schaltfläche
Wirkung Sendet die Nachricht. Wenn Sie online arbeiten, wird die Nachricht direkt an den Mailserver übermittelt. Anderenfalls wird sie zunächst im Ordner Postausgang abgelegt. Schneidet einen vorher markierten Bereich aus und überträgt ihn in die Windows-Zwischenablage. Die Schaltfläche ist nur anwählbar, wenn Sie vorher im Nachrichtenbereich einen Bereich markiert haben. Kopiert einen vorher markierten Bereich in die WindowsZwischenablage. Die Schaltfläche ist nur anwählbar, wenn Sie vorher einen Bereich markiert haben. Fügt den aktuellen Inhalt der Windows Zwischenablage an der vorher markierten Stelle ein.
Macht den zuletzt eingegebenen Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig.
Prüft die Richtigkeit der eingegebenen Adressen anhand der Eintragungen im Adressbuch oder der installierten LDAPDienste. Startet die Rechtschreibung für den eingegebenen Text und ermöglicht eine Korrektur eventuell vorhandener Schreibfehler. Erlaubt das Einfügen von vorhandenen Dateien als Anlage zur Nachricht.
Ermöglicht die Wahl der Priorität der Nachricht. Dem Empfänger wird ein entsprechendes Symbol angezeigt.
Tabelle 22.2: Schaltflächen der Symbolleiste im Formular Neue Nachricht
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Kapitel 22 · Outlook Express
Die Anzeige der Symbolleisten sowie der Statusleiste können Sie über die Befehle des Menüs ANSICHT getrennt an- und abschalten. Ein Häkchen vor einer Option zeigt an, dass die entsprechende Leiste momentan angezeigt wird.
Adressfelder Im Formular finden Sie die Felder zur Eingabe der Empfängeradressen standardmäßig in den Zeilen An: und Cc:. Hier geben Sie die Adressen des oder der Empfänger(s) Ihrer Nachricht ein. Im Feld An: geben Sie den oder die Empfänger an, an den/die die Nachricht adressiert werden soll. Cc: steht für Carbon Copy, also Durchschlag. Sie lassen damit dem hier eingetragenen Empfänger eine Kopie der E-Mail zukommen. Nach Aktivierung von ALLE KOPFZEILEN im Menü ANSICHT wird eine zusätzliche Zeile mit der Bezeichnung Bcc: angezeigt. Bcc: steht für Blind Carbon Copy (Blindkopie) und funktioniert ähnlich wie Cc:. Auch hier können Sie Empfänger auflisten, die eine Kopie erhalten sollen. Diese Zeile ist aber insofern »blind«, als sie bei den unter An: und Cc: aufgelisteten Empfängern nicht angezeigt wird. Die unter Bcc: aufgeführten Empfänger bleiben also den eigentlichen Adressaten der Nachricht gegenüber anonym.
22.6.2 Adressen eingeben Zur Eingabe der Adresse(n) des oder der Empfänger(s) gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie können die Adresse selbst eintippen oder aus der Liste der Kontakte wählen. Sie können jeweils mehrere Empfänger angeben. Als Trennzeichen zwischen mehreren Empfängern können Sie immer ein Semikolon verwenden.
Adresse eingeben Sie können die Empfängeradresse – vollständig und exakt – direkt in einem der Felder An:, Cc: oder Bcc: eintippen (siehe Abbildung 22.10). Das empfiehlt sich aber nur dann, wenn der Empfänger nicht bereits in der Liste der Kontakte vermerkt ist und Sie ihn dort auch nicht aufnehmen wollen – beispielsweise bei einer einmaligen Nachricht an diese Person.16
Bild 22.10: Adresse direkt eingegeben
16 Sie können eine Adresse auch aus anderen Stellen oder anderen Programmen in das Adressfeld kopieren.
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Wenn die Adresse bereits in der Liste der Kontakte vorhanden ist, können Sie statt der vollständigen Adresse auch einfach einen Namen aus dieser Liste eingeben. Nach dem Eintippen des oder der ersten Buchstaben wird der Name vom Programm automatisch vervollständigt. Sind Sie mit diesem Vorschlag einverstanden, können Sie diese durch Drücken von (¢) bestätigen und einen weiteren Empfänger eingeben oder auch direkt mit der Eingabe in anderen Feldern fortfahren. Wünschen Sie eine andere Adresse, setzen Sie die Eingabe derselben fort.
Kontaktdressen auswählen Wenn Sie die Adresse bereits in der Liste Kontakte existiert, können Sie die dort vorhandenen Daten direkt verwenden. Die einfachste Möglichkeit dazu besteht – wie oben erwähnt – darin, den entsprechenden Kontakt bereits vor dem Erstellen des Formulars Neue Nachricht in der Liste der Kontakte zu markieren und den Befehl E-MAIL SENDEN aus dem Kontextmenü zu wählen oder einfach einen Doppelklick auf die Zeile auszuführen. Die Adresse wird dann automatisch im Feld An: angezeigt. Wird ein leeres Formular Neue Nachricht bereits auf dem Bildschirm angezeigt, können Sie die Daten aus den vorhandenen Kontakten auswählen. Diese Methode ist auch besonders interessant, wenn Sie die Nachricht an mehrere Empfänger senden wollen. Wählen Sie dazu EMPFÄNGER AUSWÄHLEN im Menü EXTRAS oder klicken auf eines der Felder An:, Cc: oder – wenn angezeigt – Bcc:. Über das so aufgerufene Dialogfeld Empfänger auswählen können Sie die Auswahl selektiv für die drei Felder An:, Cc: oder Bcc: vornehmen (siehe Abbildung 22.11).
Bild 22.11: Dialogfeld Empfänger auswählen
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Wenn das Programm Outlook Express über einen Zugriff auf mehrere Kontaktlisten oder Adressbücher verfügt, können Sie diese über das Feld mit der standardmäßigen Eintragung Kontakte auswählen. Im Listenfeld werden zumindest die Kontakte mit den ent-
Kapitel 22 · Outlook Express
sprechenden Unterordnern angezeigt. Haben Sie mehrere Identitäten definiert, können Sie neben der aktuellen auch die Daten der Hauptidentität anzeigen lassen. 쮿
Markieren Sie dann den gewünschten Namen auf der linken Seite des Dialogfelds und klicken anschließend auf eines der Felder An:, Cc: oder Bcc: – je nachdem, welchem Feld der Empfänger zugeordnet werden soll. Führen Sie diesen Prozess für alle Kontakte durch, an die die Nachricht gesendet werden soll. Sie können auch eine Mehrfachauswahl treffen, indem Sie durch Klicken und gleichzeitiges Drücken der (Strg)-Taste mehrere Namen auswählen und diese dann gemeinsam einem Feld hinzufügen. Sie können auch einfach in der Liste auf einen Eintrag doppelklicken. Der Name wird dann automatisch in das Feld An: übernommen.
Wollen Sie einen der so ausgewählten Adressen wieder aus der Liste der Empfänger entfernen, markieren Sie ihn in einem der Felder An:, Cc: oder Bcc: und drücken (Entf). Das Dialogfeld Empfänger auswählen verfügt noch über einige zusätzliche Werkzeuge: 쮿
Nach Eingabe der ersten Zeichen eines Namens im Feld Namen eingeben oder auswählen springt die Markierung im Listenfeld darunter auf den ersten Namen mit diesen Anfangsbuchstaben.
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Durch einen Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften lassen Sie das Dialogfeld Kontakt zum vorher markierten Namen anzeigen.
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Über Neuer Kontakt können Sie dem Adressbuch einen neuen Empfänger hinzufügen (siehe auch Kapitel 20).
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Mit der Schaltfläche Suchen lässt sich das Dialogfeld Personen suchen anzeigen, in dem Sie einen Namen oder einen Teil davon eingeben können (siehe Kapitel 20). Im Feld Suchen in haben Sie auch Zugriff auf die installierten LDAP-Dienste, deren Liste Sie durch einen Klick auf den Pfeil anzeigen lassen können.
Nachdem Sie die Ihnen bekannten Informationen in den entsprechenden Feldern eingegeben haben – beispielsweise den Namen »Michael« im Feld Name – starten Sie die Suche über Suche starten. Die Personen, auf die dieser Name zutrifft, werden als Ergebnis der Suche in einem zusätzlichen Bereich des Dialogfelds angezeigt.
22.6.3 Namen überprüfen Outlook Express verfügt über die Möglichkeit, die eingegebenen Namen auf die korrekte Schreibweise bzw. Adresse hin zu überprüfen: Wählen Sie dazu den Befehl NAMEN ÜBERPRÜFEN im Menü EXTRAS oder klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfen in der Symbolleiste des Formulars. Wird eine genaue Übereinstimmung gefunden, wird der Name unterstrichen
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Nachricht eingeben
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angezeigt. Wird keine Übereinstimmung mit den Eintragungen in den lokalen Adressbüchern festgestellt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung angezeigt. Sie können dann im Dialogfeld Personen suchen über das Feld Suchen in einen der installierten LDAP-Dienste auswählen und in diesem nach der Adresse der gewünschten Person suchen lassen.
22.7 Nachricht eingeben Nachdem Sie sämtliche Empfängeradressen in den entsprechenden Feldern eingegeben bzw. hinzugefügt haben, schreiben Sie Ihre eigentliche Nachricht. Geben Sie dazu unterhalb der Adressfelder einen Hinweis in der Betreffzeile und im Feld darunter Ihre Nachricht ein.
22.7.1 Betreffzeile Das Feld Betreff: sollte einen Hinweis darüber enthalten, worum es in der Nachricht geht. Diese Information wird – neben Ihrem Namen – dem Empfänger bei praktisch jedem Mail-Programm angezeigt. Der in dieses Feld eingefügte Text wird anschließend auch als Titel des Dialogfelds Nachricht verwendet.
22.7.2 Text eingeben und bearbeiten Den eigentlichen Text geben Sie im darunter liegenden Feld ein. Die Grundregeln für die Texteingabe und -bearbeitung sind Ihnen vielleicht aus anderen Programmen für die Textverarbeitung bekannt. Sie entsprechen – mit einigen Ausnahmen – den für Microsoft Works (siehe Kapitel 2) oder Microsoft Word (siehe Kapitel 10) genannten Methoden. Der Texteditor des Programms bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zu Bearbeitung. Die wesentlichsten dafür sind in den Befehlen des Menüs BEARBEITEN zusammengefasst.
22.7.3 Rechtschreibung Nach dem Verfassen der Nachricht können Sie den Text einer Rechtschreibprüfung unterziehen. Wählen Sie dazu den Befehl RECHTSCHREIBUNG im Menü EXTRAS oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Im Dialogfeld Rechtschreibung werden nacheinander die Wörter angezeigt, die das Prüfprogramm als nicht korrekt erkennt (siehe Abbildung 22.12).
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Im Feld Nicht im Wörterbuch wird das als falsch erkannte Wort hervorgehoben.
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Unter Vorschläge wird ein Vorschlag oder eine Liste mit Vorschlägen für die Korrektur angezeigt. Wählen Sie hier das richtige Wort aus oder korrigieren Sie das Wort im darüber liegenden Feld Ändern in manuell.
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Ein Klick auf Ignorieren behält die Schreibweise bei dem gefundenen Begriff bei, meldet aber bei einem weiteren Auftreten die Schreibweise erneut als Fehler.
Kapitel 22 · Outlook Express
Bild 22.12: Rechtschreibung
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Über Alle ignorieren können Sie erreichen, dass die Schreibweise des Begriffs innerhalb des gesamten Bereichs beibehalten und nicht mehr als Fehler gemeldet wird.
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Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, dies dem Programm aber unbekannt ist, können Sie es über die Schaltfläche Hinzufügen in das aktuelle Wörterbuch aufnehmen.
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Ändern korrigiert das Wort entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Vorschläge.
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Bei einer Bestätigung über Alle ändern wird sowohl das aktuell hervorgehobene als auch jedes weitere Auftreten dieses Wortes entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Vorschläge geändert.
22.8 Formatieren Die Möglichkeiten zur optischen Gestaltung der Nachricht hängen davon ab, welchen Editor Sie verwenden. Hier zeigen sich wesentliche Unterschiede zwischen der beiden Alternativen Rich-Text (HTML) und Nur-Text. Alle nachfolgend beschriebenen Formatierungsoptionen stehen nur dann zur Verfügung, wenn Sie Rich-Text (HTML) eingestellt haben, um E-Mail-Nachrichten zu formatieren. Bei Zuweisung von NurText werden die Optionen im Menü FORMAT sowie der Format-Symbolleiste im Programm Outlook Express abgeblendet.
22.8.1 Nachrichtenformat Bevor Sie beginnen, einen Text zu formatieren, sollten Sie sich entscheiden, welches Nachrichtenformat Sie verwenden wollen. Outlook Express stellt dafür die Formate Rich-Text (HTML) und Nur-Text zur Verfügung, zwischen denen Sie über die gleichnamigen Befehle im Menü FORMAT wählen können. 쮿
Das Nachrichtenformat Rich-Text (HTML) unterstützt viele Textformatierungen, wie beispielsweise Zeichenformate, Ausrichtung, Aufzählung und Nummerierung, horizontale Linien, Bilder und Hintergründe, HTML-Formatvorlagen, Signaturen und Webseiten. Die Wahl dieses Formats bringt beim Absender oft Freude über das gelungene Design der Nachricht, beim Empfänger aber auch oft Probleme. Einerseits wird es nur von Outlook Express, Outlook 97
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(oder höher) sowie Microsoft Exchange Client und 4.0 (oder höher) verstanden. Aber auch manche Anwender dieser Programme schätzen es nicht, Mails im HTML-Format zu erhalten. Einige schalten sogar aus Sicherheitsgründen im Mail-Programm explizit das Anzeigen von HTML-Nachrichten aus. Je nach Mail-Programm werden solche Mails ohnehin nicht richtig angezeigt bzw. der gesamte HTML-Text wird als Beilage zur Nachricht beigefügt. Letzteres erfordert beim vorsichtigen Empfängern ein Abspeichern mit anschließendem Virenscannen. 쮿
Das einzige zuverlässige und einigermaßen vertrauenswürdige Nachrichtenformat ist Nur-Text. Der Vorteil dieses Formats liegt darin, dass es von allen bekannten E-Mail-Programmen erkannt wird. Es unterstützt jedoch keinerlei Textformatierungen. Die Optionen im Menü FORMAT sowie der Format-Symbolleiste im Programm Outlook Express sind dementsprechend abgeblendet. Sie können außerdem keine Bilder direkt im Nachrichtentext anzeigen. Sie können diese jedoch als Anlagen einfügen.
Durch Wahl des Menübefehls NUR-TEXT im Menü FORMAT im Nachrichtenfenster können Sie auch eine im Format Rich-Text (HTML) bestehende Nachricht in das Format Nur-Text umwandeln. Alle bereits vorhandenen Formatierungselemente gehen aber dabei verloren.
22.8.2 Werkzeuge Den Zugriff zu den Formatierungswerkzeugen erhalten Sie über die automatisch eingeblendete Format-Symbolleiste und die Befehle des Menüs FORMAT (siehe Abbildung 22.13 und Abbildung 22.14 sowie Tabelle 22.3).
Bild 22.13: Menü FORMAT in Outlook Express
Bild 22.14: Format-Symbolleiste
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Kapitel 22 · Outlook Express
Symbol
Wirkung Öffnet die Liste der verfügbaren Schriftarten. Ermöglicht das Ändern der Schriftgröße. Erlaubt die Wahl eines Stils. Legt die Schriftfarbe fest. Zeigt den Schriftschnitt als fett, kursiv oder unterstrichen an. Fügt dem Absatz Aufzählungszeichen oder Nummerierungen hinzu. Verkleinert oder vergrößert den Einzug des Absatzes. Setzt die Ausrichtung des Absatzes auf linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder auf Blocksatz. Fügt eine waagerechte Linie an der Markierung ein. Öffnet nach einem Markieren eines Textbereichs das Dialogfeld Hyperlink, über das Sie die URL für einen Hyperlink eingeben können. Öffnet das Dialogfeld Bild, über das Sie ein Bild in die Nachricht einfügen können,
Tabelle 22.3: Schaltflächen der Format-Symbolleiste
Bevor Sie einen Formatbefehl auswählen, müssen Sie zunächst den Textbereich, dem Sie formatieren wollen, markieren. Unterscheiden Sie dabei zwischen dem Zuweisen von Hintergrund-, Absatz- und Zeichenformaten: 쮿
Zur Einstellung des Hintergrunds spielt die Position der Einfügemarke keine Rolle.
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Zur Vergabe eines Absatzformates setzen Sie die Schreibmarke an eine beliebige Stelle im Absatz.
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Wollen Sie das Zeichenformat für ein ganzes Wort festlegen, genügt es, die Schreibmarke an eine beliebige Stelle im Wort zu setzen. In allen anderen Fällen müssen Sie den gesamten Bereich, dem Sie ein Zeichenformat zuweisen wollen, markieren.
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22.8.3 Hintergrund Mit dem Menübefehl HINTERGRUND im Menü FORMAT können Sie entweder eine Farbe oder ein Bild für den Hintergrund wählen. Außerdem können Sie der Nachricht durch Einblenden eines Audiosignals eine zusätzliche persönliche Note geben.
Bild Nach Wahl des Befehls BILD im Untermenü können Sie über das Dialogfeld Hintergrundbild eine Grafikdatei als Hintergrundmuster wählen. Achten Sie bei der Zuweisung von Hintergründen darauf, dass sich der Text ausreichend vom Hintergrund abhebt und die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt wird. Wählen Sie dafür entweder eine entsprechende Schriftfarbe oder fügen als Hintergrund Bilder mit hoher Helligkeit und geringem Kontrast ein. Weniger geeignete Grafiken können Sie beispielsweise über ein geeignetes Grafikprogramm entsprechend bearbeiten. Diese Hinweise für ein Hintergrundbild gelten auch, wenn Sie stattdessen eine Farbe verwenden wollen.
Sound Als Sound (Audiosignal) können Sie eine Klangdatei wählen, die automatisch abgespielt wird, wenn der Empfänger die Nachricht öffnet. Das Dialogfeld zum Einfügen eines Hintergrundsounds rufen Sie auf, indem Sie im Untermenü FORMAT/HINTERGRUND den Befehl SOUND wählen.
Bild 22.15: Hintergrundsound
Geben Sie den Pfad der gewünschten Audiodatei ein oder stellen Sie ihn über Durchsuchen her. Anschließend können Sie unter der Überschrift Wiederholungseinstellungen angeben, wie oft das Signal beim Empfänger wiederholt werden soll oder ob es kontinuierlich abgespielt wird, solange die E-Mail gelesen wird.
22.8.4 Absatz Über den Menübefehl ABSATZ im Menü FORMAT können Sie einerseits unter der Überschrift Ausrichtung im oberen Teil des Dialogfelds Absatzformat eine von vier Alternativen zur Ausrichtung des markierten Absatzes regeln. Die Ausrichtung können Sie auch über vier Schaltflächen in der Format-Symbolleiste ändern. Standardmäßig wird eine linksbündige Ausrichtung vom Programm benutzt.
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Kapitel 22 · Outlook Express
Andererseits haben Sie unter der Überschrift Aufzählungszeichen in unterem Teil des Dialogfelds die Möglichkeit, Absätze mit punktförmigen Aufzählungszeichen hervorzuheben oder mit einer fortlaufenden Nummerierung zu versehen. Auch hier können Sie stattdessen über entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste arbeiten.
22.8.5 Formatierung Ein Absatzformat können Sie auch über den Menübefehl FORMATIERUNG im Menü FORMAT wählen. Im Untermenü haben Sie Zugriff auf 16 Formate, die für die meisten Zwecke ausreichen dürften (siehe Abbildung 22.13). Diese Auswahl können Sie auch über die Schaltfläche Absatzformatvorlage in der Format-Symbolleiste vornehmen.
22.8.6 Schriftart Über den Menübefehl SCHRIFTART im Menü FORMAT können Sie die Schriftart, den Schnitt, den Grad (Größe), die Farbe und die Unterstreichung für den vorher markierten Text einstellen (siehe Abbildung 22.16). Im Feld Muster werden die Auswirkungen Ihrer Einstellungen skizziert. Sie können diese Formate auch über Listenfelder und Schaltflächen in der Format-Symbolleiste zuweisen (siehe Tabelle 22.3):
Bild 22.16: Dialogfeld Schriftart
Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen denen des gleichnamigen Dialogfelds im Programm Microsoft Works (siehe Kapitel 2).
22.8.7 Briefpapier Ein Briefpapier ermöglicht Ihnen die individuelle Gestaltung von E-MailNachrichten. Bei Briefpapieren handelt es sich um Zusammenstellungen einheitlicher Designelemente und Farbschemata, die Sie auf E-MailNachrichten anwenden können. Dadurch werden Schriftarten, Aufzählungszeichen, Hintergrundfarben, horizontale Linien, Bilder und andere Designelemente festgelegt, mit denen Sie Ihre ausgehenden E-Mail-Nachrichten gestalten können.17 Sie können aus einer vordefinierten Liste das 17 Wenn Sie Ihren ausgehenden E-Mail-Nachrichten automatisch Text hinzufügen möchten, beispielsweise eine Standardantwort auf Nachrichten, verwenden Sie zusätzlich zum Briefpapier eine Signatur.
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Elemente einfügen
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gewünschte Briefpapier auswählen oder eines dieser Muster nach Ihrem Geschmack verändern. Sie können auch ein neues Briefpapier erstellen oder aus dem Web herunterladen. Sie können das Briefpapier für die Nachricht bereits beim Erstellen der Nachricht festlegen, indem Sie es über die Optionen im Untermenü zur Schaltfläche Neue E-Mail auswählen. Zur späteren Wahl suchen Sie über die Optionen zum Befehl BRIEFPAPIER im Menü FORMAT (siehe Abbildung 22.13) ein geeignetes aus. Hier werden standardmäßig sieben Briefpapiere aufgelistet. Den Zugriff auf weitere Alternativen erhalten Sie durch die Wahl von WEITERE BRIEFPAPIERE in diesem Untermenü. Über das Dialogfeld Briefpapier auswählen können Sie die darauf basierende HTML-Grafik wählen (siehe Abbildung 22.17).
Bild 22.17: Wählen Sie ein Briefpapier aus
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Ihre Wahl wird im Feld Vorschau skizziert. Nach der Bestätigung wird ein leeres Formular mit dem gewählten Design erstellt.
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Über die Schaltflächen Neu erstellen und Bearbeiten können Sie ein neues Briefpapier erstellen oder das vorher markierte bearbeiten.
Nachdem Sie ein Briefpapier aus dem Dialogfeld Briefpapier auswählen zugewiesen haben, wird der Name des benutzten Designs – beispielsweise Blätter – an erster Stelle im Untermenü FORMAT/BRIEFPAPIER angezeigt.18
22.9 Elemente einfügen Wenn Sie HTML als Nachrichtenformat gewählt haben, können Sie über die Befehle des Menüs EINFÜGEN Texte, Bilder, horizontale Linien und Hyperlinks in den Textbereich der Nachricht einfügen. In Format NurText steht Ihnen hier nur die Option DATEIAUSZUG zur Verfügung. Generell können Sie aber einer Nachricht eine oder mehrere Datei(en) als Anlage, eine Visitenkarte und eine Signatur hinzufügen.
18 Sie können auch auf der Registerkarte Erstellen im Dialogfeld Optionen im Feld Standardbriefpapier ein solches als Voreinstellung festlegen.
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Kapitel 22 · Outlook Express
22.9.1 Anlage einfügen Sie fügen Anlagen hinzu, wenn Sie dem Empfänger einer Nachricht eine vorhandene Datei übermitteln möchten. Dabei spielt es – in gewissen Grenzen – keine Rolle, um welchen Dateityp es sich dabei handelt. Wenn Sie Ihrer Nachricht eine Datei als Anlage anhängen möchten, wählen Sie DATEIANLAGE im Menü EINFÜGEN oder klicken auf die Schaltfläche Einfügen in der Standard-Symbolleiste. Wählen Sie dann aus dem Dialogfeld Anlage einfügen die gewünschte Datei aus oder geben Sie Ihren Namen ein.19 Durch Aktivieren von Verknüpfung mit dieser Datei erstellen bewirken Sie, dass ein Link zu der eingefügten Datei erzeugt wird. Nach Bestätigung über Einfügen werden die hinzugefügten Dateien und Elemente dann im neu angezeigten Feld Einfügen angezeigt (siehe Abbildung 22.18). Der Empfänger einer solchen Nachricht kann die Anlagen durch einen Doppelklick öffnen.
Bild 22.18: Dateien als Anlage eingefügt
22.9.2 Text von Datei einfügen Mithilfe von DATEIAUSZUG im Menü EINFÜGEN können Sie an einer vorher markierten Stelle den Inhalt einer Textdatei in die Nachricht einfügen. Die Datei müssen Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld Textdatei einfügen auswählen. Die sonstigen Techniken der Arbeit mit diesem Dialogfeld entsprechen denen in Dialogfeld Öffnen (siehe Kapitel 1).
22.9.3 Bild Über BILD im Menü EINFÜGEN können Sie der Nachricht ein Bild hinzufügen. Den selben Effekt bewirken Sie durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Format-Symbolleiste. Setzten Sie vorher die Einfügemarke an die gewünschte Stelle. Im Dialogfeld können Sie die Bilddatei auswählen und zusätzliche Parameter festlegen (siehe Abbildung 22.19). 쮿
Im Feld Bildherkunft geben Sie den Pfad und Dateinamen der Bilddatei, die Sie einfügen wollen, an. Über Durchsuchen können die diese Daten manuell einstellen.
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Das Feld Text ändern dient zur Eingabe eines Textes, der angezeigt wird, wenn der Empfänger in seinem Kommunikationsprogramm die Anzeige von Bildern unterbindet. Dieser Text wird auch beim Öffnen der Bilddatei angezeigt.
19 Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen denen in den Dialogfeldern zum Öffnen oder Speichern (siehe Kapitel 2).
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Bild 22.19: Bild
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Unter der Überschrift Layout können Sie über das Feld Ausrichtung festlegen, wie das Bild in der Nachricht angeordnet werden soll.
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Das Feld Breite des Randes und die beiden Felder unter Abstand ermöglichen jeweils eine Eingabe zwischen 0 und 999 Pixel.
22.9.4 Horizontale Linie Der Menübefehl HORIZONTALE LINIE im Menü EINFÜGEN fügt eine entsprechende Linie an der vorher markierten Stelle ein. Denselben Effekt bewirken Sie durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Format-Symbolleiste.
22.9.5 Hyperlinks Ein Hyperlink verweist auf die Adresse eines anderen Speicherorts. Innerhalb des Nachrichtenbereichs von Outlook Express können Hyperlinks Sprünge zu einer Webseite, zu einer E-Mail-Adresse oder zu einer anderen Datei auf dem Server bewirken. Der Empfänger der Nachricht erkennt Hyperlinks normalerweise an einer bestimmten Farbe oder Unterstreichung. Nachdem ein Text-Hyperlink von einem Leser angeklickt wurde, verändert sich die Farbe des Links. Sie können einen Hyperlink an einer leeren Stelle der Nachricht eingeben oder aber auch ein bereits in der Nachricht vorhandenes Element – ein Textbereich, eine Grafik usw. – vorher markieren und diesem Element die Funktion eines Hyperlinks zuweisen. Um einen Hyperlink in den Text einzufügen, setzen Sie die Schreibmarke auf die gewünschte Stelle im Text oder markieren Sie den Textbereich, der als Hyperlink definiert werden soll. Wählen Sie dann den Menübefehl HYPERLINK im Menü EINFÜGEN. Denselben Effekt bewirken Sie durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Format-Symbolleiste. Über das Feld Typ können Sie die Art des Hyperlinks, den Sie hinzufügen wollen, auswählen. Ergänzen Sie anschließend die Adresse durch Eingabe der URL.20 Wenn Sie den Namen bestimmter Internetprotokolle in den Textbereich einer Nachricht eingeben, wandelt Outlook Express den Text nach der vollständigen Eingabe automatisch in einen Hyperlink um (siehe Tabelle 22.4). 20 Falls die Internetadresse Leerzeichen bzw. chinesische, japanische oder koreanische Zeichen enthält, müssen Sie die gesamte Adresse in spitze Klammern einschließen.
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Kapitel 22 · Outlook Express
Protokoll
Beschreibung
http://
Das am häufigsten für Webseiten verwendete Protokoll.
https://
Ein Protokoll, das speziell für die sichere Kommunikation mit HTTP über das Internet entwickelt wurde.
file://
Ein Protokoll, das zum Öffnen einer Datei in einem Intranet verwendet wird.
ftp://
File Transfer Protocol (FTP). Ein Protokoll, mit dem Dateien über das Internet übertragen werden.
mailto:
Ein Protokoll, das zum Senden von Nachrichten an eine E-MailAdresse verwendet wird. Wenn der Empfänger auf diesen Hyperlink klickt, wird eine neue Nachricht geöffnet, bei der die E-MailAdresse des Mailto-Empfängers bereits eingetragen ist.
gopher://
Ein Protokoll zur Nutzung des Dienstprogramms Gopher, das Informationen sucht und sie in der Form von Menüs, Untermenüs und Dateien anzeigt, die heruntergeladen und angezeigt werden können.
news:
Ein Protokoll, mit dem eine Internet-Newsgroup geöffnet wird.
nntp://
Network News Transfer Protocol. Ein Protokoll, mit dem bestimmte Usenet-Newsbeiträge im Internet angefordert und bereitgestellt werden können.
telnet://
Ein Protokoll, das es einem Benutzer ermöglicht, sich von einem Remotecomputer aus anzumelden und Befehle so einzugeben wie bei einem direkt an den Computer angeschlossenen Terminal.
Tabelle 22.4: Internetprotokolle
22.9.6 Signieren Sie können eine Signatur zuweisen, mit der den von Ihnen verschickten Nachrichten automatisch ein bestimmter Text hinzufügt wird.21 Beispielsweise können Sie eine Signatur erstellen, die Ihren Namen sowie Ihre Position und Telefonnummer beinhaltet. Sie können unterschiedliche Signaturen für verschiedene Adressatenkreise erstellen: Beispielsweise können Sie bei Nachrichten an Freunde und Familienangehörige nur Ihren Vornamen, bei Nachrichten an geschäftliche Kontakte jedoch Ihren vollständigen Namen mitsamt E-Mail-Adresse verwenden. Sie können in einer Signatur auch angeben, wie der Empfänger auf Ihre Nachrichten antworten soll.
21 Verwechseln Sie diese Option nicht mit einer Digitalen Signatur.
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Optionen festlegen
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Eine Signatur müssen Sie zuerst anlegen.22 Danach wählen Sie zum Einfügen den Befehl SIGNATUR im Menü EINFÜGEN. Falls Sie mehrere Signaturen festgelegt haben können Sie die gewünschte über das Untermenü zum Befehl auswählen.
22.10 Optionen festlegen Vor dem Senden können Sie mehrere Optionen zu Ihrer Nachricht definieren: Sie können eine Stufe für die Wichtigkeit wählen, eine Lesebestätigung fordern und die Nachricht sowie gegebenenfalls beigefügte Anlagen verschlüsseln und zusätzlich digital signieren. Diese Optionen stellen Sie über Befehle in den Menüs NACHRICHT und EXTRAS oder auch über die Optionen zur Schaltfläche Priorität ein (siehe Abbildung 22.20).
Bild 22.20: Nachrichtenoptionen
22.10.1 Priorität Über die Optionen zum Befehl PRIORITÄT FESTLEGEN im Menü NACHRICHT oder zur Schaltfläche Priorität in der Standard-Symbolleiste können Sie zwischen drei verschiedenen Prioritätsstufen wählen. Standardmäßig wird die Stufe Normale Priorität gewählt. Bei hoher oder niedriger Priorität wird die gewählte Stufe dem Empfänger durch ein Symbol angezeigt, bei normaler Priorität erfolgt keine Anzeige.
22.10.2 Lesebestätigung Die Wahl von LESEBESTÄTIGUNG ANFORDERN im Menü EXTRAS kann dafür sorgen, dass Ihnen nach der Übermittlung eine Empfangsbestätigung angezeigt wird. Diese Option bewirkt, dass beim Empfänger ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem er das Öffnen der Nachricht bestätigen muss.23 Ihre Nachrichten gewinnen damit aber nicht den Charakter eines Einschreibens. Für Empfangsbestätigungen von E-Mail-Nachrichten gibt es nämlich keinen allgemein gültigen Standard: Einerseits unterscheiden sich die verschiedenen Mail-Server voneinander. Beispielsweise ignorieren einige Unix-Server die von Ihnen hinsichtlich der Empfangsbestätigung gesetzten Forderungen komplett, da von diesen das Format von Microsoft nicht unterstützt wird. Andererseits stellen auch die von den 22 Verwenden Sie dazu die Registerkarte Signaturen im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN. Über die Schaltfläche Neu können Sie neue Signaturen erstellen. 23 Wenn Sie die Option Immer Lesebestätigungen senden auf der Registerkarte Bestätigungen im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN aktivieren, werden Bestätigungen an den Absender automatisch gesendet, wenn dieser eine Lesebestätigung fordert.
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Kapitel 22 · Outlook Express
Empfängern benutzten Mail-Programme eine Hürde dar. Auch wenn dieser ebenfalls mit Microsoft Outlook arbeitet, wird er vor die Wahl gestellt, eine Bestätigung zu versenden oder dies abzulehnen.
22.10.3 Sicherheitseinstellungen Sie erhöhen die Sicherheit, wenn Sie die Nachricht – sowie gegebenenfalls beigefügte Anlagen – verschlüsseln und zusätzlich digital signieren. Dazu benötigen der Empfänger sowie der Absender jeweils die Information über das verwendete Verschlüsselungsprotokoll und eine digitale ID, also einen öffentlichen und privaten Schlüssel. Diese können Sie bei einer der diversen Zertifizierungsstellen – beispielsweise bei VeriSign – beantragen. Der Verkehr von verschlüsselten Nachrichten zwischen zwei Parteien funktioniert nur dann, wenn beide Parteien die ID und das Zertifikat des jeweils anderen im Ordner Kontakte vermerkt haben. 쮿
Über VERSCHLÜSSELN im Menü EXTRAS können Sie festlegen, dass sowohl die Nachricht als auch gegebenenfalls beigefügte Anlagen so verschlüsselt werden, dass nur der Empfänger sie lesen kann.
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Durch Aktivieren von DIGITAL SIGNIEREN im Menü EXTRAS fügen Sie der Nachricht eine digitale Signatur hinzu.
Auf der Ebene der Adressleiste werden diese Aktionen durch entsprechende Symbole angezeigt (siehe Abbildung 22.21).
Bild 22.21: Digital signierte und verschlüsselte Nachricht
22.11 E-Mail senden und empfangen Nach dem Fertigstellen der Nachricht wählen Sie den Befehl NACHRICHT im Menü DATEI oder klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der Symbolleiste des Formulars. Das Formular wird daraufhin geschlossen und die Nachricht wird soweit wie möglich auf den Weg gebracht. Wie weit, ist eine Frage der Konfiguration Ihres Systems und der gewählten Einstellungen. In der Grundeinstellung gelten die folgenden Regeln für die Übermittlung: SENDEN
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Wenn Sie im Offlinebetrieb – beispielsweise bei einem mobilen Rechner ohne permanente Anbindung an ein Netz – arbeiten, landet die Nachricht zunächst im Ordner Postausgang. Sie werden über diese Tatsache informiert. Dort kann Sie noch kontrolliert oder editiert werden. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Verbindung zum Mailserver herstellen und die Nachricht(en) von dort aus auf den Weg zum Empfänger bringen. Dasselbe Verhalten gilt, wenn Sie OFFLINE ARBEITEN im Menü DATEI aktiviert haben.
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E-Mail senden und empfangen
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Besteht eine augenblickliche Verbindung zum Netz, versucht Outlook, die Nachricht zu senden.
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Wenn die aktuelle Konfiguration die Aufnahme einer Verbindung zu einem Mailserver erlaubt, diese aber momentan nicht besteht, hängt das Verhalten von der Einstellung im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS ab: Ist auf der Registerkarte Senden im Dialogfeld Optionen das Kontrollkästchen Nachricht sofort senden aktiviert, werden Ihre Nachrichten bei einer bestehenden Verbindung sofort an den Mailserver im Netz weitergeleitet. Besteht die Verbindung nicht, wird versucht, sie aufzubauen. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden die Nachrichten generell zuerst im Ordner Postausgang gespeichert, von wo aus sie erst nach Anklicken von Senden/Empfangen weitergeleitet werden.
22.11.1 Postausgang Wenn Sie im Offline-Modus arbeiten, ist der Ordner Postausgang die Sammelstelle, in der E-Mails abgelegt werden, bevor sie endgültig an Ihre Empfänger übermittelt werden. Das hat den Vorteil, das Sie mehrere E-Mails in einem Schritt versenden können. Im Postausgang werden die von Ihnen gesendeten Nachrichten zunächst in die Sendewarteschlange gestellt. Sie können dort noch einmal kontrolliert werden, bevor sie zum Mailserver übertragen werden. 쮿
Sollten Sie eine Nachricht im Postausgang nochmals überprüfen oder bearbeiten wollen, können Sie sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile wieder öffnen. Damit ändern Sie allerdings den Status der Nachricht und die Nachricht kann nicht gesendet werden. Einen solchen geänderten Status erkennen Sie nach einem Blick in den Postausgang daran, dass die Kopfzeile nicht mehr kursiv angezeigt wird. In diesem Fall müssen Sie einfach den Status der Nachricht wieder zurücksetzen, indem Sie sie öffnen und nochmals auf die Schaltfläche Senden klicken.
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Sollten Sie die Nachricht doch nicht senden wollen, können Sie sie über die Schaltfläche Löschen wieder entfernen.
22.11.2 Übertragen Wenn keine permanente Verbindung zum Netz besteht, müssen Sie die Übertragung manuell starten. Sie können dafür mit den Standardeinstellungen arbeiten oder ausgewählte Übertragungsvorgänge oder Verbindungen benutzen. Microsoft Outlook Express stellt die Verbindung zum Server Ihres Dienstanbieters her und führt den Nachrichtenaustausch durch. Empfangene Nachrichten werden im Ordner Posteingang angezeigt.
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Kapitel 22 · Outlook Express
Standardeinstellung Wenn Sie alle ausgehenden und eingehenden Nachrichten übertragen möchten, wählen Sie den Befehl SENDEN UND EMPFANGEN im Untermenü EXTRAS/SENDEN UND EMPFANGEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Senden/Empfangen in der Standard-Symbolleiste. Dabei wird die standardmäßig eingestellte DFÜ-Verbindung angewählt. In einem Dialogfeld wird der Status der Übermittlung angezeigt.
Ausgewählte Übertragung Wenn Sie zum Starten der Übertragung über die Befehle im Untermenü zu SENDEN UND EMPFANGEN im Menü EXTRAS oder der Schaltfläche Senden/Empfangen arbeiten, können Sie auswählen, was genau übertragen werden soll. Welche Befehle hier verfügbar sind, hängt davon ab, welche Konten Sie auf Ihrem System installiert haben (siehe Abbildung 22.22).
Bild 22.22: Untermenüs zum Befehl EXTRAS/SENDEN UND EMPFANGEN und zur Schaltfläche Senden/Empfangen
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Mit SENDEN UND EMPFANGEN werden ausgehende und eingehende Nachrichten zu allen Postordnern übermittelt. Das entspricht einem Klick auf die Schaltfläche Senden/Empfangen in der Standard-Symbolleiste.
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Mit ALLE SENDEN werden alle ausgehenden Nachrichten übermittelt.
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ALLE EMPFANGEN bewirkt den Empfang der an Sie gerichteten Nachrichten.
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Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten installiert haben, haben Sie die Möglichkeit, die Nachrichten für jedes Konto einzeln zu übermitteln.
22.12 Posteingang Nach der Übermittlung vom Mailserver werden die an Sie adressierten Nachrichten im jeweiligen Ordner Posteingang angezeigt (siehe Abbildung 22.23). Die Anzahl der noch nicht gelesenen Nachrichten wird zusätzlich in der Ordnerliste hinter Posteingang und in der Übersichtsseite des Programms in Klammern angegeben .24
24 Die hier beschriebenen Prozeduren gelten im Prinzip nur für den Einsatz eines POP3-Kontos.
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Bild 22.23: Posteingang mit empfangenen Nachrichten
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Im oberen Bereich des Informationsfensters werden standardmäßig die eingegangenen – und noch nicht gelöschten – Nachrichten angezeigt. Hier werden die noch nicht gelesenen Nachrichten in fetter Schrift, die bereits gelesenen in normaler Schrift wiedergegeben.25 In den drei ersten Spalten werden gegebenenfalls Symbole für die Wichtigkeit, das Vorhandensein einer Anlage und anderes angezeigt (siehe Tabelle 22.5).
Symbol
Bedeutung der Spalte In der Spalte Wichtigkeit finden Sie Symbole für die durch den Sender der Nachricht gewählte Stufe. Die Spalte Anlagen zeigt ein Büroklammersymbol, wenn der Nachricht eine Anlage beigefügt ist. In der Spalte Kennzeichnungsstatus wird beispielsweise ein Symbol angezeigt, wenn die Nachricht zur Nachverfolgung gekennzeichnet ist.
Tabelle 22.5: Symbole in der Kopfzeile
25 Bei wachsendem E-Mail-Verkehr erhöht sich die Anzahl der im Ordner Posteingang abgelegten Nachrichten. Damit ergibt sich die Notwendigkeit, den E-Mail-Verkehr – besonders aber die Ablage der empfangenen Nachrichten – verstärkt zu organisieren. Dafür bieten sich sowohl manuelle als auch automatische Techniken an. Einen Überblick dazu liefert der Abschnitt 22.14.
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Kapitel 22 · Outlook Express
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Im unteren Bereich des Informationsfensters für den Posteingang wird ein Vorschaufenster eingeblendet, in dem Sie den Inhalt einer beliebigen markierten Nachricht am unteren Rand des OutlookFensters anzeigen lassen können, ohne die Nachricht öffnen zu müssen. Auf diese Weise können Sie schnell feststellen, welche Nachrichten gelesen und welche direkt gelöscht werden können.
Sie können die Höhe des Vorschaufensters Ihren Bedürfnissen anpassen, indem Sie seinen oberen Rand nach oben oder nach unten ziehen. Um die Inhalte dieser Nachrichten zu lesen, können Sie sich unterschiedlicher Methoden bedienen. Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben zunächst, wie man dabei bei den heute noch am meisten verbreiteten Kontotyp POP3 vorgeht. Anweichungen davon bei den Kontotypen IMAP und HTTP finden Sie anschließend erläutert.
22.12.1 Symbolleiste Das Fenster für den Posteingang verfügt über eine eigene Symbolleiste, deren Schaltflächen für die Bearbeitung eingehender Nachrichten angepasst sind (siehe Tabelle 22.6). Schaltfläche
Wirkung Ein Klick auf die Schaltfläche erstellt ein leeres Formular für eine neue E-Mail-Nachricht. Über das Dropdown-Menü zur Schaltfläche können Sie ein Briefpapier für die Nachricht wählen. Erstellt ein Formular zum Antworten auf die vorher markierte Nachricht (siehe Abschnitt 22.13).
Antwortet auf alle in der Nachricht festgelegten Empfänger (siehe Abschnitt 22.13).
Leitet die markierte Nachricht weiter (siehe Abschnitt 22.13).
Druckt die markierte Nachricht aus.
Löscht die markierte Nachricht. In einem PPOP3-Konto wird sie in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben.
Tabelle 22.6: Schaltflächen der Symbolleiste im Posteingang
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Wirkung Sendet die Nachricht. Wenn Sie online arbeiten, wird die Nachricht direkt an den Mailserver übermittelt. Anderenfalls wird sie zunächst im Ordner Postausgang abgelegt. Öffnet das Adressbuch mit den Daten Ihrer Kontakte.
Öffnet ein Dialogfeld, über das Sie nach Eingabe von unterschiedlichen Kriterien nach einer bestimmten Nachricht suchen können. Tabelle 22.6: Schaltflächen der Symbolleiste im Posteingang (Forts.)
22.12.2 Ansichten Mithilfe der Befehle im Menü ANSICHT können Sie die Voranzeigen im Posteingang an Ihre Wünsche anpassen (siehe Abbildung 22.24). Beispielsweise können Sie andere Felder anzeigen lassen oder die dort abgelegten Elemente anders sortieren oder filtern.26
Bild 22.24: Menü ANSICHT im Posteingang
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Über die Befehle im Untermenü zu AKTUELLE ANSICHT im Menü ANSICHT können Sie festlegen, welche Nachrichten im Informationsfenster angezeigt werden sollen. Sie können alle Nachrichten anzeigen oder bestimmte Nachrichten ausblenden lassen.
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Über SORTIEREN NACH im Menü ANSICHT können Sie verschiedene Sortierkriterien für die Anzeige der Elemente wählen und zusätzlich einstellen, ob der Sortiervorgang in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erfolgen soll.
26 Diese Optionen gelten in derselben Weise für anderen lokale Ordner.
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Kapitel 22 · Outlook Express
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Außerdem können Sie über die Optionen zu WEITER im Menü ANSICHT festlegen, welches Element automatisch angezeigt werden soll, nachdem Sie im Fenster zur Anzeige der Nachricht auf eine der Schaltflächen Weiter oder Zurück klicken (siehe unten).
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Über SCHRIFTGRAD im Menü ANSICHT regeln Sie die Größe der Schrift, über ZEICHENSATZ im Menü ANSICHT die verwendete Codierung.
Layout Über LAYOUT im Menü ANSICHT können Sie die wesentlichsten Elemente der Programmoberfläche ein- und ausschalten. Der obere Bereich des Dialogfelds enthält die selben Optionen wie das entsprechende Dialogfeld zum Übersichtsbildschirm des Programms (siehe Abschnitt 22.2). Im unteren Bereich können Sie die Anzeige des Vorschaufensters sowie dessen Kopfzeile ein- und ausschalten. Haben Sie es eingeschaltet, können Sie es neben oder unterhalb der Nachrichten anzeigen lassen.
Ansicht anpassen Dia Anpassungsmöglichkeiten einer Ansicht sind vielfältig. So können Sie über den Befehl AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN unter AKTUELLE ANSICHT im Menü ANSICHT ein Dialogfeld öffnen, in dem Sie einstellen können, dass nur bestimmte Typen von Nachrichten angezeigt werden (siehe Abbildung 22.25).
Bild 22.25: Aktuelle Ansicht anpassen
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Wählen Sie im oberen Bereich zunächst eine Bedingung aus. Standardmäßig ist die Bedingung Für alle Nachrichten markiert. Um eine andere Bedingung zu wählen, müssen Sie diese Bedingung zuerst deaktivieren. Abschließend können Sie eine oder mehrere der anderen Bedingungen aktivieren.
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Nach der Wahl einer Bedingung werden im unteren Teil unterstrichene Links eingeblendet. Klicken Sie nacheinander auf jeden dieser Links und legen Sie das gewünschte Kriterium dafür fest. In der Grundeinstellung können Sie Für alle Nachrichten zwischen den Optionen Nachrichten einblenden und Nachrichten ausblenden wählen (siehe Abbildung 22.25). Haben Sie beispielsweise die Bedingung Wenn die Nachricht sicher ist gewählt, müssen Sie über einen Link den Grad der Nachrichtensicherheit (verschlüsselt oder signiert) festlegen und dann bestimmen, ob Nachrichten mit diesem Sicherheitsgrad angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.
Spalten Über den Befehl SPALTEN im Menü ANSICHT können Sie zusätzliche Spalten für Informationen wählen, die dann im rechten Bereich der Ansicht des Ordners Posteingang hinzugefügt werden (siehe Abbildung 22.26). Einzelnen Nachrichten werden hierin bestimmte Symbole vorangestellt, die einen Aufschluss über deren Natur liefern.
Bild 22.26: Spalten ein- oder ausblenden
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Durch Aktivieren oder Deaktivieren der Kontrollkästchen vor der Spaltenbezeichnung können Sie die Spalte ein- und ausblenden. Stattdessen können Sie auch den entsprechenden Eintrag markieren und auf die Schaltflächen Anzeigen oder Ausblenden klicken.
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Über die beiden Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie die Positionen der vorher markierten Spalten – relativ zu den anderen Spalten – ändern.
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Durch Eingabe eines Wertes im Feld Die ausgewählte Spalte soll ... Pixel breit sein können Sie die Breite der Spalte festlegen. Diese können Sie auch direkt im Fenster durch Ziehen mit der Maus an der Markierung der Spaltenüberschrift ändern.
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Ein Klick auf Zurücksetzen stellt die standardmäßig vom Programm vorgesehene Grundeinstellung wieder her.
Kapitel 22 · Outlook Express
22.12.3 Lesen/Nicht gelesen Standardmäßig werden im Informationsfenster für den Posteingang die noch nicht gelesenen Nachrichten in fetter Schrift, die bereits gelesenen in normaler Schrift angezeigt. Der Status einer Nachricht wird erst dann auf Gelesen gestellt, nachdem Sie sie geöffnet haben.27 Sie können diesen Status aber auch manuell ändern: Sie können über die Befehle ALS GELESEN MARKIEREN und ALS UNGELESEN MARKIEREN im Menü BEARBEITEN einer Nachricht den gewünschten Status zuweisen. Über den Menübefehl ALLE ALS GELESEN MARKIEREN im Menü BEARBEITEN weisen Sie allen Nachrichten im aktuellen Ordner den Status Gelesen zu.
22.12.4 E-Mail öffnen Um eine Nachricht vollständig anzuzeigen, doppelklicken Sie auf eine Nachrichtenzeile im Informationsfenster. Sie können die Zeile auch markieren und den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI wählen. Hierbei ist auch eine Mehrfachauswahl möglich, über die Sie beispielsweise mehrere Nachrichten nach der Markierung öffnen können. Jede geöffnete Nachricht wird in einem eigenen Formular angezeigt. 쮿
Die Empfängerfelder werden in abgeblendeter Form angezeigt. Die Nachricht selbst kann nicht editiert werden. Über die beiden Schaltflächen Weiter und Zurück können Sie zu den im Posteingang vorhandenen anderen Nachrichten wechseln. Welche Nachrichten dann angezeigt werden – beispielsweise nur ungelesene Nachrichten –, können Sie über die Option im Untermenü zu WEITER im Menü ANSICHT auswählen.
Bei IMAP- und HTTP-Konten ergeben sich einige Besonderheiten beim Lesen der Nachrichten. Bei diesen werden standardmäßig bei der oben beschriebenen Übermittlungsaufnahme nur die Kopfzeilen der Nachrichten übertragen. Der Grund dafür ist, dass die Nachrichtenverwaltung – zumindest teilweise – auf dem Server stattfindet, das heißt, die Nachrichten verbleiben dort auch, wenn Sie sie abgerufen haben. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass man von jedem beliebigen Ort, von dem man seine Mail abruft, den gleichen Stand an gelesenen, noch nicht gelesenen oder gelöschten Nachrichten hat. Um den Inhalt dieser Nachrichten anzeigen zu können, müssen Sie zunächst die Inhalte der Ordner auf dem lokalen System und dem Server in Übereinstimmung bringen. Dazu aktivieren das Kontrollkästchen Einstellungen synchronisieren für den oder die gewünschten Ordner und klicken auf die Schaltfläche Konto synchronisieren. Die Verbindung mit dem Server wird hergestellt. Anschließend können Sie die Nachrichten im entsprechenden Unterordner anzeigen lassen. Doppelklicken Sie dort auf die Nachrichtenzeile, um den Inhalt vollständig anzuzeigen. 27 Über die Registerkarte Lesen im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN können Sie auch eine Einstellung vornehmen, mit der eine Nachricht automatisch den Status Gelesen erhält, sobald Sie für eine bestimmte Zeit im Vorschaufenster angezeigt wurde (siehe Kapitel 8).
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Beantworten und weiterleiten
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22.12.5 Anlagen verarbeiten Hat der Sender seiner Nachricht eine Datei als Anlage beigefügt, wird das in der zweiten Spalte des Posteingangs durch ein kleines Büroklammersymbol angezeigt. Nachdem Sie die Nachrichtenzeile markiert haben wird auch in der Titelleiste des Vorschaufensters ein großes derartiges Symbol gezeigt. Dieses Symbol hält ein Untermenü bereit, über das Sie wählen können, ob Sie die Anlage öffnen oder speichern wollen. Wenn Sie die Nachricht öffnen, wird die Anlage in der Nachricht in einer separaten Zeile unter der Zeile Betreff angezeigt.28 In diesem Fall können Sie über das Kontextmenü zur Anlage entscheiden, welcher weitere Vorgang erfolgen soll (siehe Abbildung 22.27).
Bild 22.27: Anlage in der Nachricht
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Über ÖFFNEN können Sie die Datei mit einem der auf Ihrem Rechner installierten Programme öffnen. Dazu können Sie auch auf den Namen der Anlage doppelklicken.
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Die Option SPEICHERN UNTER bzw. ANLAGEN SPEICHERN bewirkt, dass die Anlage zunächst auf Ihrem lokalen System gespeichert wird. Über das anschließend angezeigte Dialogfeld können Sie den Speicherort für die Anlage festlegen. In beiden Fällen können Sie auch ebenso den Speichervorgang über den Befehl ANLAGEN SPEICHERN im Menü DATEI einleiten.
22.13 Beantworten und weiterleiten In der Mehrzahl der Fälle werden Sie auf den Empfang einer Nachricht reagieren wollen. Dazu müssen Sie nicht eine neue Nachricht erstellen, sondern können auf die ursprüngliche Nachricht antworten oder sie eventuell zu Diskussionszwecken an einen anderen Empfänger weiterleiten. Damit sparen Sie sich die für die erneute Eingabe der Adressen benötigte Zeit und können direkt auf Bezugspunkte der empfangenen Nachricht eingehen. Um Antworten und Weiterleitungen auf den Weg zu bringen, verfahren Sie anschließend genauso wie beim Senden einer von Ihnen selbst erstellten Nachricht. 28 In einigen Fällen erfolgt die Anzeige der Anlage in einer Rich-Text-Nachricht im Textbereich selbst.
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Kapitel 22 · Outlook Express
22.13.1 E-Mail beantworten Wenn Sie nur dem eigentlichen Absender einer Nachricht antworten wollen, markieren Sie im Posteingang die Nachricht oder öffnen sie und wählen den Menübefehl ANTWORTEN im Menü AKTIONEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Antworten in der Standard-Symbolleiste. Wurde die ursprüngliche Nachricht nicht nur an Sie, sondern auch an andere Empfänger gesandt und Sie wollen Ihre Antwort auch den unter Cc: aufgelisteten zusätzlichen Empfängern zukommen lassen, klicken Sie auf Allen antworten in der Standard-Symbolleiste. Ebenso können Sie dafür den Menübefehl ALLEN ANTWORTEN im Menü AKTIONEN wählen. Diese Befehle oder Schaltflächen können Sie bei markierter Nachricht im Ordner Posteingang oder, falls Sie die Nachricht geöffnet haben, über das Formular ansprechen. Das Formular für die Nachricht wird dann – wenn noch notwendig – geöffnet. Der Empfänger ist bereits vermerkt (siehe Abbildung 22.28). In der Betreffzeile finden Sie die ursprüngliche Eingabe mit dem vorangestellten Re:.
Bild 22.28: Antworten und Allen antworten
Standardmäßig wird die eigentliche Nachricht im unteren Teil angezeigt. Darüber können Sie Ihre Antwort eingeben.
Format ändern Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, ist in Outlook Express das Nachrichtenformat eingestellt, in dem die Nachricht ursprünglich erstellt worden ist. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mail-Empfänger die Antworten sofort lesen können, was der Sinn der Sache ist. Sie haben allerdings die Möglichkeit, für Ihre Antwort ein anderes Format einzustellen. Wählen Sie dazu nach dem Öffnen des Formulars im Menü FORMAT das gewünschte Nachrichtenformat aus.
Optionen ändern Falls Sie der Antwort ein besonderes Gewicht verleihen wollen, können Sie die bislang für die Antwort gültigen Optionen wie Einstellungen zu Sicherheit und Vertraulichkeit, Abstimmung, Verlauf und Übermittlung Ihren Vorstellungen gemäß ändern. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Verfassen einer Nachricht.
22.13.2 Weiterleiten Um eine empfangene Nachricht – beispielsweise zu Diskussionszwecken – an andere Empfänger weiterzuleiten, markieren Sie die Nachricht oder öffnen sie und wählen den Befehl WEITERLEITEN im Menü AKTIONEN
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E-Mails verwalten
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oder die Schaltfläche Weiterleiten in der Symbolleiste. Auch hier können Sie den Befehl oder die Schaltfläche bei markierter Nachricht über den Ordner Posteingang oder – falls Sie die Nachricht geöffnet haben – über das Formular ansprechen. 쮿
In der Betreffzeile finden Sie die ursprüngliche Eingabe mit dem vorangestellten Fw:.
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Die Empfängeradressen müssen Sie noch angeben. Zusätzliche Anlagen und Eingaben im Textbereich können Sie ebenfalls noch vornehmen.
22.14 E-Mails verwalten In vielen Fällen ergibt es sich, dass die Nachrichtenlisten in den Ordnern relativ schnell anwachsen und damit unübersichtlich werden können. Um den Überblick zu behalten, können Sie, ähnlich wie Sie Dateien organisieren, auch die bei Ihnen eingegangenen E-Mail-Nachrichten verwalten: Sie können Elemente auswählen, danach suchen lassen, sie kopieren, verschieben, separat speichern oder löschen. Zusätzlich können Sie diese Elemente auch sortieren, filtern oder gruppieren, Verknüpfungen zwischen unterschiedlichen Elementen erstellen und einzelne Elemente besonders kennzeichnen. Die Befehle dazu sprechen Sie teils über das Menü ANSICHT, teils über das Menü BEARBEITEN an.
22.14.1 Suchen Wenn Sie in den Ordnern viele Elemente abgelegt haben, kann es schwierig werden, das gewünschte Element zu finden. Noch komplizierter wird dies, wenn Sie neben den standardmäßig abgelegten Ordnern weitere als parallele oder Unterordner hinzugefügt haben und/oder mit mehreren Konten arbeiten. Für solche Fälle bieten Ihnen die Suchfunktionen des Programms die Möglichkeit, Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben schnell aufzufinden. Sie können nach einer erfolgreichen Suche die angezeigten Ergebnisse sortieren, gruppieren und ändern, um die Informationen auf unterschiedliche Weise zu organisieren. Um schnell eine Nachricht zu finden, markieren Sie zunächst in der Ordnerliste den Ordner, in dem – oder in dessen Unterordnern – Sie die Nachricht vermuten. Wählen Sie den Menübefehl NACHRICHT unter SUCHEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen in der Standard-Symbolleiste. Als Ergebnis wird das Dialogfeld Nachricht suchen angezeigt (siehe Abbildung 22.29). 쮿
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Im Feld Suchen in wird standardmäßig der Name des in der Ordnerliste markierten Ordners angezeigt. Durch Aktivieren von Untergeordnete Ordner einbeziehen können Sie dafür sorgen, dass auch die zum aktuellen Ordner definierten Unterordner mit durchsucht werden. Wenn Sie einen anderen Ordner durchsuchen wollen, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen in einem weiteren Dialogfeld den Ordner aus.
Kapitel 22 · Outlook Express
Bild 22.29: Nachricht suchen
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Mithilfe der Felder Von:, An:, Betreff: und Nachricht: geben Sie die Daten ein, die Ihnen zu der Nachricht, die Sie suchen wollen, noch in Erinnerung sind.
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Über die Felder Empfangen vor dem und Empfangen nach dem können Sie gegebenenfalls eine Einschränkung bezüglich der Datierung der Nachricht treffen. Wählen Sie zuerst die Form dieser zeitlichen Einschränkung durch Aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens und geben Sie dann das gewünschte Datum an.
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Durch Aktivieren der Kontrollkästchen Nachricht hat Anlagen und Die Nachricht ist markiert können Sie weitere Einschränkungen treffen.
Starten Sie abschließend die Suche durch einen Klick auf die Schaltfläche Suche starten. Als Ergebnis werden die unter den von Ihnen definierten Kriterien gefundenen Nachrichten im Dialogfeld aufgelistet. Doppelklicken Sie dann beispielsweise auf ein gefundenes Element, um die vollständige Nachricht im Formularfenster anzuzeigen. Über die Schaltfläche Neue Suche können Sie die eingegebenen Suchkriterien löschen sowie die Ergebnisse wieder ausblenden. Danach können Sie erneut eine Nachricht in einem anderen Ordner und/oder nach anderen Kriterien suchen lassen.
22.14.2 Kopieren und Verschieben Zum Verschieben oder Kopieren von Nachrichten als Ganzes können Sie über die Menübefehle IN ORDNER VERSCHIEBEN oder IN ORDNER KOPIEREN im Menü BEARBEITEN operieren. Das ist dann besonders sinnvoll, wenn Sie bestimmte Nachrichten in einem gesonderten Ordner aufbewahren oder beispielweise eine gut gelungene Mail zu feierlichen Anlässen als Entwurf abgelegen wollen. Diese Technik ist aus zwei Gründen bequem:
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E-Mails verwalten
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Einerseits können Sie das Ziel des Verschiebens direkt anwählen, müssen also nicht in zwei Stufen über eine Zwischenablage arbeiten.
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Andererseits können Sie den Befehl sowohl auf mehrere in einer Ansicht markierte Elemente als auch auf das gerade geöffnete Element ohne weitere Markierung einsetzen.
Nach Wahl des entsprechenden Befehls öffnet sich ein Dialogfeld, über das Sie den gewünschten Zielordner für die vorher markierte(n) Nachricht(en) aus dem gesamten Ordnersystem des lokalen Systems auswählen können. Direkt in diesem Dialogfeld können Sie auch einen neuen Ordner anlegen. Markieren Sie dazu zuerst die Ebene, unter der Sie den neuen Ordner einfügen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner und geben Sie einen neuen Namen für den Ordner ein.
22.14.3 Sortieren Zum Sortieren der Nachrichten können Sie einerseits über die Optionen im Untermenü zu SORTIEREN NACH im Menü ANSICHT arbeiten (siehe Abbildung 22.24). Sie können hier das Sortierkriterium der Anzeige wählen und einstellen, ob der Sortiervorgang in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erfolgen soll. Außerdem können Sie die vorhandenen Elemente schnell über die Felder in den Spaltenüberschriften sortieren: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste nach den Eintragungen in dieser Spalte sortieren zu lassen. Eine nach unten weisende Pfeilspitze in einer Spaltenüberschrift zeigt an, dass die Liste nach den Eintragungen in dieser Spalte aufsteigend sortiert ist. Um die Sortierfolge umzukehren, klicken Sie die Spaltenüberschrift nochmals an. Beachten Sie die Richtung der Pfeilspitze. 쮿
Klicken Sie auf eine andere Spaltenüberschrift, um nach den Eintragungen in dieser Spalte zu sortieren. Nach welcher Richtung gerade sortiert wird, erkennen Sie an der Anzeige der Pfeilspitze.
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Wenn Sie nach mehr als einer Spalte sortieren, werden zuerst alle Elemente nach der ersten Spalte sortiert, und dann, innerhalb dieser Sortierung, nochmals nach der zweiten Spalte.
22.14.4 Kennzeichnen Sie können eine Nachricht mit einem speziellen Kennzeichen versehen, damit Sie daran erinnert werden, dass Sie die Angelegenheit noch nachverfolgen müssen. Markieren Sie dazu die Nachricht und wählen Sie NACHRICHT KENNZEICHNEN im Menü NACHRICHT. Wenn eine Nachricht gekennzeichnet ist, wird in der Spalte Kennzeichnungsstatus ein entsprechendes Symbol angezeigt. In der geöffneten Nachricht wird die Kennzeichnung am oberen Rand der Nachricht angezeigt (siehe Abbildung 22.30).
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Kapitel 22 · Outlook Express
Bild 22.30: Nachricht gekennzeichnet
22.14.5 Löschen Der einfachste Weg dazu, den Inhalt des Ordners übersichtlich zu halten, besteht darin, nicht mehr benötigte Nachrichten löschen. Da man sich aber nie ganz sicher sein kann, welche Nachrichten man später noch benötigt, empfiehlt sich dieser Weg nur, wenn man davon absolut überzeugt ist. Besser ist es immer, Sie verschieben die Nachricht in einen neu angelegten Ordner, wie weiter vorn beschrieben. Wenn Sie eine Nachricht trotzdem löschen wollen, markieren Sie sie im Informationsfenster und wählen den Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die Schaltfläche Löschen in der Standard-Symbolleiste. Je nachdem, welche Kontoart Sie benutzen, ergeben sich bei diesem Vorgang einige Unterschiede.
POP-Konto Bei einem POP-Konto – bei dem die gesamte Verwaltung auf dem lokalen System stattfindet – wird die Nachricht standardmäßig in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben, der in seiner Struktur den anderen Ordnern für den Nachrichtenaustausch entspricht. Von dort aus kann sie auch wieder aktiviert werden. Der endgültige Löschvorgang erfolgt erst dann, wenn Sie diesen Ordner leeren.29 쮿
Über das Untermenü zum Befehl AKTUELLE ANSICHT im Menü ANSICHT können Sie festlegen, was im Ordner wie angezeigt wird.
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Um ein Element aus dem Ordner Gelöschte Objekte heraus wieder in einen anderen Ordner zu verschieben, gehen Sie genauso vor wie beim Verschieben zwischen sonstigen Ordnern. Markieren Sie das Element und rufen Sie den Me
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nübefehl IN ORDNER VERSCHIEBEN im Menü BEARBEITEN auf. Wählen Sie anschließend den gewünschten Zielordner aus.
IMAP-Konto Ein etwas anderes Verfahren wird bei der Arbeit mit IMAP-Konten angewandt, bei dem die Verwaltung der Nachrichten auf dem Server stattfindet. Hier wird die heruntergeladene Nachricht – bzw. die Kopfzeile davon – bei Wahl von LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN nur zum Löschen vorgemerkt. Im Outlook-Ordner Posteingang werden solche Nachrichten durchgestrichen angezeigt (siehe Abbildung 22.31). 29 Achten Sie besser darauf, dass auf der Registerkarte Wartung im Dialogfeld zu EXTRAS/OPTIONEN das Kontrollkästchen Ordner »Gelöschte Elemente« beim Beenden leeren nicht aktiviert ist.
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E-Mails verwalten
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Bild 22.31: Nachrichten zum Löschen gekennzeichnet
Zum endgültigen Löschen auf dem Mailserver stellen Sie zunächst die Verbindung zum Server her und wählen GELÖSCHTE NACHRICHTEN ENDGÜLTIG LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN. Die angezeigten Nachrichten werden dann auch aus den Outlook Express-Ordner entfernt.
22.14.6 Entwürfe Outlook Express speichert ungesendete Nachrichten nach Abfrage automatisch im Ordner Entwürfe. Sie können aber auch Vorlagen für Nachrichten oder unvollständige Nachrichten gezielt in diesem Ordner speichern. Später können Sie diese Nachrichten(-fragmente) öffnen, sie gegebenenfalls vervollständigen und absenden. Diese Verfahrensweise eignet sich beispielsweise für häufig wiederkehrende Nachrichten mit identischem oder fast identischen Inhalt.
Entwurf erstellen Um einen Entwurf oder eine Vorlage zu erzeugen, gehen Sie im Prinzip zunächst genauso vor wie beim Erstellen einer neuen Nachricht. Für eine Vorlage sollten Sie dafür alle Eingaben und Einstellungen vornehmen, die Sie später beim Benutzen der Vorlage als Voreinstellung benötigen. So können Sie beispielsweise bei einer häufig wiederkehrenden Bestellung unterschiedlicher Mengen eines bestimmten Artikels vom selben Lieferanten die Empfängeradresse und den allgemeinen Text eingeben, die Nachricht signieren und die Optionen zum Senden festlegen. Die Menge, die Sie bestellen wollen, und das Datum lassen Sie offen. Senden Sie die Nachricht jedoch nicht ab. Stattdessen speichern Sie die Nachricht als Entwurf, indem Sie den Befehl SPEICHERN im Menü DATEI wählen oder auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste klicken. Anschließend können Sie das Formular schließen. Die Nachricht wird automatisch im Ordner Entwürfe gespeichert. Über den Befehl SPEICHEN UNTER im Menü DATEI können Sie diese Nachrichtenvorlage auch außerhalb des Outlook Express-Dateisystems speichern.
Entwurf verwenden Um einen Entwurf später als neue Nachricht zu senden, öffnen Sie den Ordner Entwürfe und die darin befindliche Nachricht. Geben Sie die restlichen Daten ein und senden Sie die Nachricht ab. Der Entwurf ver-
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bleibt in seiner ursprünglichen Form im Ordner Entwürfe erhalten und kann für ähnliche Zwecken immer wieder verwendet werden.
22.14.7 Regeln Unter Regeln müssen Sie sich Vorschriften für Aktionen vorstellen, die Outlook Express beim Eintreten gewisser Bedingungen automatisch mit den davon betroffenen Nachrichten durchführt. Sie können ein- und ausgehende Nachrichten automatisch verschieben, löschen, weiterleiten oder kennzeichnen. Durch Festlegen bestimmter Bedingungen und Aktionen für eine Regel können Sie beispielweise: 쮿
alle Nachrichten von einem bestimmten Absender nach Eintreffen in Ihrem Posteingang in einen bestimmten Ordner oder an einen anderen Empfänger weiterleiten.
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Nachrichten mit einer bestimmten Eintragung im Feld Betreff: oder einem anderen Element in einer bestimmten Farbe anzeigen lassen.
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erreichen, dass Outlook Sie benachrichtigt, wenn Nachrichten, die mit einer hohen Priorität markiert sind, im Posteingang eintreffen.
Nachdem Sie eine Regel erstellt haben, wendet das Programm diese auf Nachrichten in Ihrem Posteingang oder auf die zur Sendung anstehenden Nachrichten an – je nachdem, auf welche Nachrichten die Regel zielen soll. 쮿
Weiterhin können Sie die von Ihnen erstellten Regeln ein- oder ausschalten sowie die Reihenfolge ändern, in der Regeln angewendet werden.
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Sie können für Regeln Ausnahmen definieren, beispielsweise, wenn eine Nachricht mit einer Nachverfolgungsaktion gekennzeichnet oder als besonders wichtig markiert ist. Eine Regel wird dann nicht auf eine Nachricht angewendet, wenn eine der von Ihnen angegebenen Ausnahmen zutrifft.
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Außerdem können Sie Regeln auch manuell ausführen. Dabei können Sie Regeln auch auf Nachrichten anwenden, die sich bereits in Ihrem Posteingang oder in einem anderen Ordner befinden.
Den Zugang zu den Regeln finden Sie im Untermenü zu NACHRICHTENREGELN im Menü EXTRAS.
Regeln für E-Mail Wählen Sie den Befehl E-MAIL unter NACHRICHTENREGELN im Menü EXTRAS. Wenn Sie noch keine weiteren Regeln definiert haben, wird das Dialogfeld Neue E-Mail-Regel angezeigt (siehe Abbildung 22.32), anderenfalls erscheint das Dialogfeld Nachrichtenregeln (siehe Abbildung 22.35). Im oberen Teil des Dialogfelds Neue E-Mail-Regel müssen Sie Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen angeben. In dem unteren Bereich werden die von Ihnen eingestellten Bestandteile der Regel gesam-
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melt dargestellt Bei einigen der gewählten Optionen ist möglicherweise die Angabe eines Wertes erforderlich. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass eine Nachricht in einen bestimmten Ordner verschoben wird, müssen Sie diesen Ordner angeben. Generell liefert der Regel-Assistent eine Vielzahl von Möglichkeiten, und die auf einen Schritt folgenden Schritte hängen immer von den bereits vorgenommenen Eingaben ab. Verstehen Sie also die nachfolgenden Ausführungen nur als Beispiel für eine mögliche Anwendung.
Bild 22.32: Neue E-Mail-Regel
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Wählen Sie im oberen Teil des Dialogfelds zunächst eine Bedingung aus.
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Wenn Sie beispielsweise Enthält den Absender »Absender« in der »Von:«-Zeile gewählt haben, können Sie im unteren Teil unter der Überschrift Regelbeschreibung durch einen Klick auf »Absender« das Dialogfeld Personen auswählen öffnen, über das Sie die Personen festlegen können, auf die sich die Regel beziehen sollen (siehe Abbildung 22.33). Sie können die Namen direkt im oberen Feld eintippen oder aus dem Adressbuch auswählen. Klicken Sie nach der Eingabe auf Hinzufügen und geben Sie – falls gewünscht – weitere Namen ein.
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Anschließend können als Aktion festlegen, was im Fall des Eintretens der eben definierten Bedingung geschehen soll. Wenn beispielsweise eine Nachricht automatisch in einen bestimmten Ordner verschoben werden soll, wählen Sie die Option In den Ordner »...« verschieben.
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In diesem Fall können Sie unter der Überschrift Regelbeschreibung durch einen Klick auf »...« das Dialogfeld Verschieben öffnen, in dem Sie festlegen, in welchen Ordner die Nachricht verschoben werden soll.
Kapitel 22 · Outlook Express
Bild 22.33: Personen auswählen
Abschließend können Sie der so definierten Regel einen Namen geben (siehe Abbildung 22.34).
Bild 22.34: Regel definiert
Regeln anwenden Die von Ihnen erstellten Regeln werden im Dialogfeld Nachrichtenregeln aufgelistet (siehe Abbildung 22.35). Dieses wird nach Wahl von EXTRAS/ REGELN/E-MAIL angezeigt, nachdem Sie mindestens eine Regel erstellt haben. Hier können Sie angeben, ob die Regel automatisch oder manuell angewendet werden soll.
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E-Mails verwalten
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Bild 22.35: Nachrichtenregeln
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Zum Einschalten oder Ausschalten einer Regel aktivieren oder deaktivieren Sie im Feld Diese Regeln werden auf E-Mail-Nachrichten angewendet das Kontrollkästchen neben der Regel. Alle aktivierten Regeln werden automatisch angewendet.
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Regeln werden in der Reihenfolge von oben nach unten übernommen. Dies ist insofern wichtig, als weiter unten in der Liste stehende Regeln nicht mehr auf eine Nachricht wirken, wenn diese bereits durch weiter oben stehende Regel verschoben wurde. Mithilfe der Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie eine markierte Regel in der Liste nach oben oder unten verschieben.
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Über Kopieren können Sie eine vorher markierte Regel kopieren. Wenn Sie mehrere Nachrichtenkonten eingerichtet haben, können Sie dabei zunächst wählen, für welches Konto die Kopie eingesetzt werden soll. Anschließend wird die Kopie der Regel erstellt.
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Eine Regel – das gilt natürlich auch für Kopien – können Sie ändern. Markieren Sie dazu die Regel und klicken Sie auf Ändern. Anschließend müssen Sie die einzelnen Schritte des Regel-Assistenten erneut durchlaufen und an den entsprechenden Stellen die gewünschten Änderungen durchführen. Sobald Sie alle Änderungen vorgenommen haben, können Sie die noch verbleibenden Schritte überspringen, indem Sie auf Fertig stellen klicken.
Eine Regel manuell anzuwenden empfiehlt sich, wenn sich Regeln auf Nachrichten auswirken sollen, die bereits Ihrem Posteingang oder einem anderen Ordner zugestellt wurden. Wählen Sie dazu Anwenden im Dialogfeld Nachrichtenregeln. Über das Dialogfeld Regel jetzt anwenden können Sie festlegen, welche der definierten Regeln worauf angewendet werden sollen.
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Kapitel 22 · Outlook Express
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Aktivieren Sie im Feld Regel markieren die Regel(n), die Sie einsetzen wollen.
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Im Feld Auf folgenden Ordner anwenden wird der Ordner angezeigt, auf den sich die Regel(n) beziehen. Über Durchsuchen können Sie einen anderen Ordner dafür wählen. Unterordner können wahlweise mit einbezogen werden.
Durch einen Klick auf Anwenden bewirken Sie den Einsatz der aktivierten Regel(n).
News-Regeln Auf ähnliche Weise können Sie über den Befehl NEWS unter NACHRICHTENREGELN im Menü EXTRAS Regeln für News erstellen (siehe Abschnitt 22.15).
Blockierte Absender Über den Befehl LISTE DER BLOCKIERTEN ABSENDER unter NACHRICHTENREGELN im Menü EXTRAS können Sie festlegen, dass Nachrichten von bestimmten Absendern automatisch in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben werden. Klicken Sie im Dialogfeld Nachrichtenregeln auf der Registerkarte Blockierte Absender auf die Schaltfläche Hinzufügen und geben Sie im Feld Adresse die E-Mail-Adresse oder die Domäne des zu blockierenden Absenders ein. In unteren Bereich können Sie wählen, für welche Art von Nachrichten die Blockierung gelten soll. Nach der Bestätigung wird der blockierte Absender im Dialogfeld Nachrichtenregeln angezeigt. Durch An- oder Abschalten der beiden Optionsfelder können Sie wählen, für welchen Nachrichtentyp die Blockade gelten soll. Mindestens eine dieser Optionen muss aktiviert sein. Um die Einstellungen für einen Absenden zu ändern oder diesen aus der Liste zu entfernen, verwenden Sie die entsprechenden Schaltflächen am rechten Rand des Dialogfelds.
22.15 Newsgroups Newsgroups sind eine sehr interessante Art, an viele verschiedene Informationen zu gelangen. Mithilfe des zum Programm Outlook Express gehörenden Newsreader erhalten Sie Zugriff auf die verschiedenen Arten von Newsgroups und können News-Nachrichten herunterladen, lesen und Antworten hierauf übermitteln.
22.15.1 Konten Für jede Newsgroup, an der Sie teilnehmen möchten, müssen Sie ein Konto erstellen. Für das erste Konto können Sie auf den Link NewsgroupsKonto erstellen der Titelseite von Outlook Express klicken. Stattdessen – und für zusätzliche Konten – können Sie auch KONTEN im Menü EXTRAS wählen und auf der Registerkarte News des Dialogfelds Internetkonten auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken. Wählen Sie anschließend die
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Option News. Der Assistent für den Internetzugang wird gestartet. Sollten Sie bereits einen Internetzugang eingerichtet haben, werden in den ersten Schritten die bereits vorhandenen Daten für Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angezeigt. Geben Sie im darauf folgenden Schritt die Adresse des Newsservers – beispielsweise news.t.online.de – ein. Klicken Sie im nächsten Schritt auf Fertig stellen. Das neue eingerichtete Konto wird anschließend im Dialogfeld Internetkonten angezeigt. Mithilfe der Schaltflächen Importieren und Exportieren können Sie dieses Konto auf einen anderen Rechner übertragen.
22.15.2 Kontoeinstellungen Im Allgemeinen können Sie mit einem so eingerichteten Konto sofort arbeiten. Sollten Probleme auftauchen, wählen Sie KONTEN im Menü EXTRAS und markieren Sie auf der Registerkarte News des Dialogfelds Internetkonten das entsprechende Konto. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Eigenschaften. In Dialogfeld können Sie auf vier Registerkarten die Einstellungen zum Konto spezifizieren. Die Optionen darauf entsprechen im Wesentlichen denen für Eigenschaften eines E-Mail-Kontos.
22.15.3 News abonnieren Sie werden nach dem Erstellen eines Newskontos gefragt, ob Sie die Informationen vom hinzugefügten Konto herunterladen möchten. Nach einer positiven Bestätigung wird ein Newskonto eingerichtet, eine Liste der auf dem Server vorhandenen Newsgroups heruntergeladen und im Dialogfeld Newsgroup-Abonnements angezeigt (siehe Abbildung 22.36). Dies kann – besonders bei ergiebigen Servern – einige Minuten dauern. Die Übertragung braucht aber nur einmal ausgeführt zu werden.
Bild 22.36: Newsgroup-Abonnements
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Kapitel 22 · Outlook Express
In der Spalte Konto werden die von Ihnen eingerichteten Newskonten aufgelistet. 쮿
Über die Registerkarten unterhalb des Informationsfensters können Sie entweder Alle auf den Server vorhandenen Newsgroups anzeigen lassen oder nur Abonnierte oder Neue.
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Durch Eingabe eines Begriffs im Feld Newsgroups mit folgendem Inhalt anzeigen können Sie die angezeigten Newsgroups auf solche einschränken, in deren Namen der eingegebene Begriff auftaucht. Durch Aktivieren von Beschreibungen durchsuchen dehnen Sie die Suche auf die zusätzliche Beschreibung zum Inhalt der Newsgroup aus. Gegebenenfalls müssen diese Beschreibungen erst heruntergeladen werden (siehe Abbildung 22.37). Auch dieser Download muss pro Konto nur einmal durchgeführt werden.
Bild 22.37: Inhalte anzeigen
Sie können eine Newsgroup abonnieren, indem Sie diese markieren und auf die Schaltfläche Abonnieren klicken. Durch Abonnement aufheben können Sie es wieder von der Liste streichen. Die abbonierten Newsgroups wenden durch ein Symbol gekennzeichnet. Die Registerkarte Abonnierte zeigt die von Ihnen abonnierten Newsgroups an. Wenn Sie später weitere oder andere Newsgroups abbonieren oder ein Abonnement kündigen möchten, können Sie das Dialogfeld Newsgroupabonnements über den Befehl NEWSGROUPS im Menü EXTRAS oder den Link Newsgroups abonnieren auf der Titelseite des Programms anzeigen lassen.
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Newsgroups 0
22.15.4 News bearbeiten Nachdem Sie ein oder mehrere Konten eingerichtet haben und eine oder mehrere Newsgroups abboniert haben, führt ein Klick auf den Link News lesen auf der Titelseite des Programms zur Anzeige der Optionen im Outlook Express Newsreader. Diese Übersicht können Sie auch durch Wahl des entsprechenden Newsordners in der Ordnerliste erreichen. 쮿
Um neue Nachrichten anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Newsgroup und klicken auf die Schaltfläche Konto synchronisieren. Die Nachrichten werden heruntergeladen und können anschließend gelesen werden. Über die Schaltfläche Einstellungen können Sie festlegen, was beim Herunterladen übertragen werden soll.
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Über Newsgroups lassen Sie das Dialogfeld Newsgroupabonnements anzeigen (siehe Abbildung 22.36).
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Nach der Wahl des entsprechenden Gruppenordners werden die Inhalte der Gruppe angezeigt. Markieren Sie eine Zeile, um den Inhalt des Beitrags im Vorschaufenster anzuzeigen. Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile oder Wahl von ÖFFNEN im Menü DATEI können Sie den Inhalt der markierten Nachrichtenzeile vollständig anzeigen lassen. Ein kleines Pluszeichen vor einer Zeile signalisiert, dass der Beitrag bereits beantwortet wurde. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Antwort(en) anzuzeigen. Auch Antworten können wieder beantwortet worden sein.
Anschließend können Sie auf angezeigte Beiträge antworten oder selbst einen Beitrag leisten: Mit dem Befehl NEWSGROUP ANTWORTEN im Menü NACHRICHT oder einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche können Sie den vorher markierten Beitrag kommentieren. Wenn Sie auf einen Beitrag direkt an den Absender antworten wollen, ohne dass Ihre Antwort in der Newsgroup erscheint, wählen Sie ABSENDER ANTWORTEN im Menü NACHRICHT oder klicken auf die Schaltfläche Antworten. Um selbst einen Beitrag zu leisten, wählen Sie den Befehl NEWSBEIunter NEU im Menü DATEI oder klicken auf die Schaltfläche Newsgroup antworten. Über das Menü zu Schaltfläche können Sie ein Briefpapier wählen.
TRAG
In allen Fällen wird das Formular Neue Nachricht angezeigt. Die jeweilige Empfängeradresse ist bereits angegeben. Geben Sie Ihren Text ein und schicken Sie die Nachricht ab.
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Kapitel 22 · Outlook Express
22.16 Optionen Microsoft Outlook Express verfügt über eine große Zahl von Möglichkeiten, das Programm an Ihre persönlichen Präferenzen individuell anzupassen. Einen Großteil der Einstellungen, die Sie dafür treffen können, finden Sie im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Die in diesem Kapitel beschriebenen Optionen sind mehr zum Nachschlagen geeignet. Auf das Vorhandensein der wichtigsten Möglichkeiten wurde darum auch schon in den vorherigen Kapitel dieses Teils – insbesondere in den Fußnoten – verwiesen.
22.16.1 Allgemein Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie generelle Einstellungen zur Arbeitsweise von Outlook Express (siehe Abbildung 22.38).
Bild 22.38: Optionen, Registerkarte Allgemein
Allgemein Unter der Überschrift Allgemein können Sie einstellen, was beim Starten des Programms passieren soll: 쮿
Standardmäßig wird beim Starten des Programms der übergeordnete Ordner Outlook Express angezeigt. Durch Aktivieren von Beim Start direkt zum Ordner »Posteingang« wechseln können Sie bewirken, dass nach dem Öffnen sofort der Ordner Posteingang angezeigt wird.
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Durch Aktivieren von Bei neuen Newsgroups benachrichtigen erreichen Sie, dass Sie beim Lesen neuer News über das Vorhandensein neuer Newsgroups informiert werden. Falls neue Newsgroups gefun-
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Optionen 0
den werden, können Sie die Liste der neuen Newsgroups anzeigen lassen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, können Sie weiterhin nach Newsgroups suchen, indem Sie NEWSGROUPS im Menü EXTRAS wählen. 쮿
Automatisch Ordner mit ungelesenen Nachrichten anzeigen bewirkt, dass E-Mail-Ordner und Newsgroupsordner mit ungelesenen Nachrichten/Beiträgen automatisch angezeigt werden.
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Mit Automatisch an Windows Messenger anmelden erreichen Sie, dass Sie automatisch mit dem Windows Messenger-Dienst verbunden werden, wenn Sie Outlook Express öffnen.
Nachrichten senden/empfangen Die Optionen unter Nachrichten senden/empfangen legen das Grundverhalten für den Empfang von Nachrichten fest: 쮿
Sound bei Nachrichteneingang abspielen bewirkt, dass eine Klangdatei abgespielt wird, wenn Nachrichten eingehen.
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Beim Start von Outlook Express Nachrichten senden und empfangen bedeutet, was es sagt: Beim Öffnen des Programms wird automatisch die Verbindung zum Server hergestellt und die vorhandenen Nachrichten werden ausgetauscht.
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Durch Aktivieren von Nachrichteneingang alle ... Minute(n) prüfen können Sie bewirken, dass regelmäßig die Verbindung zum Server aufgenommen wird und eingehende Nachrichten übermittelt werden. Über die Optionen im Listenfeld Falls gerade keine Verbindung mit dem Internet besteht können Sie festlegen, ob diese Verbindung auch aufgenommen werden soll, wenn Sie im Offlinebetrieb arbeiten.
Standard-Mail-Programme Im unteren Bereich des Dialogfelds wird angezeigt, ob Outlook Express als Standardprogramm für die Bearbeitung von E-Mail-Nachrichten und News arbeiten soll. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche Als Standard, wenn Sie das Programm als solches einrichten wollen. Sie erreichen damit, dass Outlook Express immer aufgerufen wird, wenn Sie auf einen entsprechenden Link auf einer Webseite klicken oder den Mailbefehl in Ihrem Webbrowser auswählen.
22.16.2 Lesen Die Registerkarte Lesen ermöglicht Ihnen, Einstellungen für das Lesen von Nachrichten und News vorzunehmen (siehe Abbildung 22.39)
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Kapitel 22 · Outlook Express
Bild 22.39: Optionen, Registerkarte Lesen
Nachrichten lesen Unter der Überschrift Nachrichten lesen legen Sie das Verhalten beim Lesen eingegangener Nachrichten fest: 쮿
Nachricht nach ... Sekunde(n) als gelesen markieren gibt an, ob eine Nachricht als gelesen markiert wird, nachdem Sie sich die Nachricht während der angezeigten Anzahl von Sekunden in der Vorschau angesehen haben. Falls Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wird eine Nachricht erst dann als gelesen markiert, wenn Sie die Nachricht in einem Nachrichtenfenster öffnen oder die Nachricht in der Liste markieren und dann ALS GELESEN MARKIEREN im Menü BEARBEITEN wählen.
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Über Gruppierte Nachrichten automatisch einblenden geben Sie an, ob Diskussionsleitfäden und alle Antworten in der Nachrichtenliste angezeigt werden, sobald Sie eine Newsgroup öffnen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird nur die ursprüngliche Nachricht angezeigt.
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Durch Aktivieren von Nachrichten im Vorschaufenster automatisch downloaden erreichen Sie, dass der Nachrichtentext in der Vorschau angezeigt wird, wenn der Nachrichtenkopf in der Nachrichtenliste ausgewählt ist. Falls Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, können Sie den Nachrichtentext anzeigen, indem Sie den Nachrichtenkopf auswählen und die Taste LEER drücken.
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Tooltipps ... legt fest, ob QuickInfos in der Nachrichtenliste angezeigt werden sollen, falls ein Element von einer anderen Spalte abgeschnitten wird.
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News Die Optionen unter News regeln das Standardverhalten beim Lesen von News. 쮿
Download von ... Kopfzeilen gleichzeitig gibt an, welche Zahl von Nachrichten beim Anzeigen einer Newsgroup vom Server heruntergeladen werden sollen. Ist die Option deaktiviert, werden alle Nachrichten heruntergeladen.
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Beim Verlassen alle Nachrichten als gelesen markieren bewirkt, dass alle Nachrichten einer angezeigten Newsgroup als gelesen markiert werden, wenn Sie diese verlassen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, können Sie weiterhin einzelne Nachrichten als gelesen markieren.
Schriftarten Unter der Überschrift Schriftarten legen Sie fest, wie die Nachrichten angezeigt werden sollen. Diese Einstellungen betreffen nicht die Anzeige ausgehender Nachrichten beim Empfänger. 쮿
Über die Schaltfläche Schriftarten öffnen Sie ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie die Schriftparameter für den Fall festlegen können, dass Sie eine andere als die standardmäßig für Windows XP festgelegte Codierung verwenden. Im Listenfeld werden die auf Ihrem Rechner installierten Zeichensätze angegeben. Wählen Sie hier einen Zeichensatz aus und bestimmen Sie in den darunter liegenden Feldern die Schriftparameter dazu.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Internationale Einstellungen öffnen Sie das gleichnamige Dialogfeld, in dem Sie Einstellungen für den internationalen Nachrichtenverkehr festlegen können. Durch Aktivieren von Standardzeichensatz für alle eingehenden Nachrichten verwenden lassen Sie alle eingehenden Nachrichten mithilfe der Standardcodierung unabhängig vom Nachrichtenkopf anzeigen. Unter Standardzeichensatz wird jener Zeichensatz angezeigt, der bei Aktivierung eingestellt wird. Wählen Sie diese Option nur dann, falls Ihre Nachrichten häufig nicht lesbar sind, da die im Nachrichtenkopf angegebene Sprache nicht mit dem Nachrichtentext übereinstimmt.
22.16.3 Bestätigungen Auf der Registerkarte Bestätigungen können Sie die Automatik für Lesebestätigungen und Sicherheitsbestätigungen regeln (siehe Abbildung 22.40).
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Kapitel 22 · Outlook Express
Bild 22.40: Optionen, Registerkarte Bestätigungen
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Die Option unter Anfordern von Lesebestätigungen bewirkt, dass für alle ausgehenden Nachrichten eine Lesebestätigung angefordert wird. Empfänger von Nachrichten können aber angeben, ob sie eine Lesebestätigung senden möchten oder nicht. Wenn der Empfänger einer Lesebestätigung zustimmt, wird die Bestätigung gesendet, sobald die empfangene Nachricht geöffnet wird.
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Unter Versenden von Lesebestätigungen können Sie festlegen, wie auf die Anforderung von Lesebestätigungen bei eingehenden Nachrichten reagiert werden soll. Haben Sie hier die Option Immer Lesebestätigung senden gewählt, können Sie zusätzlich entscheiden, ob eine Bestätigung auch dann gesendet werden soll, wenn Ihr Name nur im Feld Bcc: genannt wird. In diesem Fall wird Ihre E-MailAdresse nicht an die anfordernde Person weitergegeben. Durch Wählen dieser Option vermeiden Sie ein unerwünschtes Weiterleiten Ihrer E-Mail-Adresse an unbekannte Personen in der Verteilerliste.
Unter Sicherheitsbestätigungen können Sie Optionen zum Anfordern und Senden von sicheren Lesebestätigungen festlegen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sicherheitsbestätigungen, um diese anzuzeigen. Nur digital signierte Nachrichten können Anforderungen für sichere Lesebestätigungen enthalten. 쮿
Sie können hier fordern, dass bei allen gesendeten, digital signierten Nachrichten eine sichere Lesebestätigung angefordert werden soll. Die Lesebestätigung wird gesendet, sobald die Nachricht geöffnet wird. Die Empfänger der Nachricht können angeben, ob Sie eine Lesebestätigung senden möchten oder nicht.
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Unter der Überschrift Versenden von Sicherheitsbestätigungen können Sie angeben, wie standardmäßig auf die Anforderung solcher Bestätigungen reagiert werden soll.
22.16.4 Senden Auf der Registerkarte Senden legen Sie die Standardeinstellungen für das Erstellen und Senden eigener Nachrichten fest (siehe Abbildung 22.41).
Bild 22.41: Optionen, Registerkarte Senden
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Ist Kopie im Ordner »Gesendete Objekte« speichern aktiviert, werden Kopien der von Ihnen gesendeten Nachrichten im Ordner Gesendete Objekte gespeichert und können dort wieder eingesehen werden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, können Sie trotzdem eine Kopie einer Nachricht speichern, indem Sie Ihren eigenen Namen in die Zeile An:, Cc: oder Bcc: der Nachricht einfügen.
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Nachrichten sofort senden bewirkt, dass Nachrichten im Onlinebetrieb nicht zunächst im Ordner Postausgang verwahrt, sondern sofort an den Server übermittelt werden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden von Ihnen gesendete Nachrichten in Ihrem Postausgang abgelegt und erst dann gesendet, wenn Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Senden/Empfangen klicken.
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Mit Adresse beim Antworten in das Adressbuch übernehmen bewirken Sie, dass beim Antworten auf eine E-Mail-Nachricht die Namen und E-Mail-Adressen von Empfängern zum Adressbuch hinzugefügt werden.
Kapitel 22 · Outlook Express
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Ist Beim Erstellen E-Mail-Adressen automatisch vervollständigen aktiviert, wird nach der Eingabe der ersten Zeichen des Empfängernamens der Rest des Namens vorgeschlagen.
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Über Originalnachricht in Antwort einbeziehen können Sie festlegen, dass beim Antworten auf eine Nachricht der ursprüngliche Text der Nachricht eingefügt wird. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, enthält der Nachrichtentext nur den Teil, den Sie eingeben oder einfügen.
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Außerdem können Sie einstellen, dass Antworten auf Nachrichten dasselbe Format aufweisen, entweder Nur-Text oder HTML.
Internationale Einstellungen Durch einen Klick auf die Schaltfläche Internationale Einstellungen öffnen Sie das gleichnamige Dialogfeld, in dem Sie Einstellungen für den internationalen Nachrichtenverkehr festlegen können. 쮿
Über Standardzeichensatz stellen Sie die gewünschte Standardsprache für neue Nachrichten ein. Hier werden nur Sprachen angezeigt, die auf Ihrem Computer installiert sind.
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Beim Antworten auf Nachrichten englische Kopfzeilen verwenden bewirkt die Anzeige der englischen Version der Nachrichtenkopffelder für Antworten oder weitergeleitete Nachrichten. Beispielsweise wären hierbei die Beschriftungen für die Felder Von, Gesendet, An und Betreff in Englisch.
Nachrichtenformate In unteren Bereich der Registerkarte können Sie das gewünschte Standardformat für Nachrichten und News einstellen. Über die Schaltflächen HTML-Einstellungen und Nur-Text-Einstellungen können Sie die Parameter für diese beiden Fälle getrennt festlegen. 쮿
Das Feld Textcodierung mit im Dialogfeld HTML-Einstellungen erlaubt die Wahl eines der verfügbaren Bit- und Binärformate zur Codierung Ihrer Nachricht.
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Ein Aktivieren von 8-Bit-Zeichen in Kopfzeilen zulassen gibt an, dass andere Zeichensätze, der erweiterte ASCII-Zeichensatz oder Doppelbyte-Zeichensätze (DBCS) ohne Codierung in den Kopfdaten eingefügt werden können. Falls dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, werden diese Zeichen codiert.
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Nachricht mit Bildern senden bestimmt, ob eventuell in der Nachricht vorhandene Abbildungen – einschließlich Hintergrundbilder – zu der Nachricht hinzugefügt werden. Falls dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird nur ein Verweis auf die Abbildung eingefügt. Schalten Sie diese Option ein, wenn die Empfänger von Nachrichten keinen Zugriff auf die Abbildungen haben. Das Hinzufügen von Abbildungen macht die Nachricht größer, sodass das Downloaden mehr Zeit benötigt.
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Optionen 0
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Nachricht in Antwortmail einrücken gibt an, dass der ursprüngliche Text einer Nachricht bei Antworten eingerückt wird. Ist diese Option deaktiviert, wird die gesamte Nachricht linksbündig ausgerichtet.
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Im Dialogfeld Nur-Text-Einstellungen können Sie unter der Überschrift Nachrichtenformat zwischen den Formaten MIME und UUEncode entscheiden. MIME ist das Format, das von den meisten Internet-Mail-Programmen verwendet wird. UUEncode wird im Allgemeinen zum Senden von binären Dateien als Anlagen von Nachrichten verwendet, die in Newsgroups bereitgestellt werden.
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Unter Automatischer Zeilenumbruch nach ... können Sie angeben, wie lang der Text in einer Zeile von ausgehenden Nachrichten werden darf und dann automatisch umbrochen werden soll, damit keine Zeile mehr als die angegebene Zahl an Zeichen aufweist. Bei einigen E-Mail-Programmen werden Nachrichten mit Zeilen, die länger als 80 Zeichen sind, nicht ordnungsgemäß angezeigt.
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Außerdem können Sie festlegen, wie beim Weiterleiten oder beim Antworten auf eine Nachricht der ursprüngliche Text der Nachricht behandelt werden soll. Standardmäßig werden die Zeilen der ursprünglichen Nachricht eingerückt und mit dem Zeichen > gekennzeichnet.
22.16.5 Erstellen Auf der Registerkarte Erstellen legen Sie die Standardschriftart und – falls gewünscht – ein Briefpapier sowie eine Visitenkarte für die ausgehenden Nachrichten fest (siehe Abbildung 22.42).
Bild 22.42: Optionen, Registerkarte Erstellen
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Kapitel 22 · Outlook Express
Schriftart Unter der Überschrift Schriftart können Sie – getrennt für E-Mail-Nachrichten und News – eine Schriftart auswählen. In allen Fällen können Sie im Dialogfeld Schriftart die Schriftart, den Schriftschnitt, den Grad, die Darstellungsoptionen Durchgestrichen und Unterstrichen sowie die Farbe wählen. Hinweise zur Arbeit mit diesem Dialogfeld finden Sie in Kapitel 2.
Briefpapier Wenn Sie als Format für neue Nachrichten die Option HTML gewählt haben, können Sie die Schriftart und – mithilfe von Briefpapier – auch den Hintergrund der Nachricht ändern. Unter der Überschrift Briefpapier können Sie ein Standardbriefpapier – getrennt für Nachrichten und News – festlegen. Dieses wird dann generell zugewiesen. Außerdem können Sie hierüber die Einstellungen für ein vorhandenes Briefpapier ändern oder ein neues erstellen. Aktivieren Sie dazu zunächst das entsprechende Kontrollkästchen und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen. Wählen Sie das Papier über die Optionen im Listenfeld Briefpapier. Ihre Auswahl wird in der Vorschau angezeigt.
Briefpapier bearbeiten Wenn Sie die für das gewählte Briefpapier vorhandenen Einstellungen ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Der Briefpapierassistent wird gestartet. Im ersten Schritt können Sie bestimmen, was als Hintergrund angezeigt werden soll. Alternativ dazu können Sie entweder ein Bild, eine Farbe oder keines von beiden wählen. Haben Sie die Option Bild gewählt, können Sie über Durchsuchen auch aus einer Vielzahl von Bilddateien eine geeignete wählen.30 Im zweiten Schritt legen Sie die Parameter der Nachrichtenschriftart fest. Im dritten Schritt des Assistenten geben Sie die gewünschten Ränder an. Abschließend müssen Sie dem von Ihnen definierten Briefpapier einen Namen geben.
Visitenkarten Unter der Überschrift Visitenkarten können Sie auf der Registerkarte Erstellen die Daten einer Visitenkarte, die Sie gegebenenfalls einer Nachricht hinzufügen möchten, eingeben. Die Möglichkeit besteht getrennt für die Arbeit in E-Mail-Nachrichten und News. Aktivieren Sie dazu zunächst das entsprechende Kontrollkästchen und wählen Sie dann die Daten aus der Liste der eingegebenen Kontakte aus. In der Mehrzahl der Fälle werden Sie Ihre persönlichen Daten für diesen Zweck angeben. Durch Klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten können Sie die Daten anzeigen lassen und ändern.
30 Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen denen in den Dialogfeldern zum Öffnen oder Speichern (siehe Kapitel 2).
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Optionen 0
22.16.6 Signaturen Ausgehenden Nachrichten können Sie automatisch eine Signatur hinzufügen. Über die Registerkarte Signaturen können Sie eine Standardsignatur und weitere Signaturen auswählen (siehe Abbildung 22.43).
Bild 22.43: Optionen, Registerkarte Signaturen
Eine Signatur müssen Sie zuerst erzeugen. Um eine neue Signatur zu erstellen, wählen Sie auf der Registerkarte Signatur die Schaltfläche Neu. Im Feld Signaturen wird automatisch eine Signatur mit der Bezeichnung Signatur #1 angezeigt. Anschließend müssen Sie im Bereich Signatur bearbeiten angeben, was diese Signatur beinhalten soll. Sie haben die Wahl zwischen einem Text und einer Datei. 쮿
Wenn Sie die Option Text wählen, können Sie diesen im daneben stehenden Feld eingeben.
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Bei der Wahl von Datei können Sie Pfad und Namen zu einer Textdatei eingeben oder – nach einem Klick auf Durchsuchen – auswählen.
Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten betreiben, können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Erweitert ein Dialogfeld öffnen, in dem Sie angeben können, für welche Konten die aktuell markierte Signatur gelten soll. Auf diese Art können Sie verschiedene Signaturen für unterschiedliche Zwecke erstellen. Nach dem Schreiben einer Nachricht können Sie wählen, welche Signatur in die Nachricht eingefügt werden soll. Zum Bearbeiten einer vorhandenen Signatur markieren Sie sie und klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten. Nachdem Sie Signaturen erstellt haben, können Sie im oberen Teil der Registerkarte Signaturen angeben, wie diese zugewiesen werden sollen:
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Kapitel 22 · Outlook Express
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Sie können fordern, dass Ihre Signatur allen ausgehenden Nachrichten hinzugefügt wird. Haber Sie mehrere Signaturen definiert, wird dafür die Standardsignatur verwendet. Wenn Sie das entsprechende Kontrollkästchen deaktivieren, enthalten ausgehende Nachrichten keine Signatur, es sei denn, Sie fügen die Signatur einzelnen Nachrichten hinzu.
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Separat können Sie angeben, ob Ihre Signatur auch hinzugefügt wird, wenn Sie auf eine Nachricht antworten oder eine Nachricht weiterleiten.
22.16.7 Rechtschreibung Die Optionen auf der Registerkarte Rechtschreibung betreffen hier die Optionen, die in Microsoft Outlook Express verfügbar sind (siehe Abbildung 22.44).
Bild 22.44: Optionen, Registerkarte Rechtschreibung
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Mittels Rechtschreibprüfung immer vor dem Senden prüfen können Sie eine solche automatisch nach einem Klick auf die Schaltfläche Senden starten lassen.
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Über die Option Rechtschreibkorrekturen vorschlagen können Sie diese an- oder abschalten.
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Sind Optionen im Bereich Bei der Rechtschreibprüfung immer ignorieren aktiviert, werden die entsprechenden Elemente bei der Rechtschreibprüfung nicht berücksichtigt.
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Über das Listenfeld unter der Überschrift Sprache können Sie eine Liste mit allen verfügbaren Wörterbüchern anzeigen lassen. Wählen Sie hier das für Sie geeignete aus.
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Optionen 0
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Über die Schaltfläche Benutzerwörterbuch bearbeiten öffnen Sie den Windows-Editor, über den Sie Eintragungen im Wörterbuch erstellen, bearbeiten oder entfernen können. Haben Sie beispielsweise versehentlich ein falsch geschriebenes Wort in das Benutzerwörterbuch übernommen, können Sie es hier korrigieren oder entfernen. Wählen Sie anschließend im Editor den Menübefehl SPEICHERN im Menü DATEI und schließen Sie dann das Wörterbuch.31
22.16.8 Sicherheit Die Optionen auf der Registerkarte Sicherheit dienen zum Einstellen der standardmäßig angewandten Sicherheitseinstellungen (siehe Abbildung 22.45).
Bild 22.45: Optionen, Registerkarte Sicherheit
Virenschutz E-Mail-Nachrichten und Elemente, die Sie empfangen, können Makros und Skripte mit Viren enthalten. Um Ihren Computer vor Viren aus diesen Quellen zu schützen, ist in Microsoft Outlook Express die Standardsicherheitsstufe Hoch eingestellt. Sie können die Sicherheitsstufe mithilfe dieses Verfahrens ändern, es sei denn, Ihr Administrator hat für Ihre Organisation bereits eine Sicherheitsstufe implementiert und die Möglichkeit einer anderen Stufe deaktiviert. Durch Auswahl der Sicherheitszonen können Sie wählen, welche der vordefinierten Sicherheitseinstellungen für eingehende E-Mail-Nachrichten gelten sollen. Diese Vordefinition können Sie über die Internetoptionen ändern.32 31 Dieses Wörterbuch wird auch von anderen Programmen verwendet. 32 Hinweise dazu finden Sie im Anhang B.
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Kapitel 22 · Outlook Express
Standardmäßig sperrt Microsoft Outlook Anlagedateien, die Viren enthalten können (siehe Tabelle 22.7). Sie können die Anlage nicht anzeigen oder öffnen. Im Posteingang wird in der Spalte Anlage ein Büroklammersymbol angezeigt, damit Sie wissen, dass die Nachricht eine Anlage enthält. In der Infoleiste oben in der Nachricht wird eine Liste der gesperrten Anlagedateien angezeigt. Erweiterung
Dateityp
*.ade
Microsoft Access-Projekterweiterung
*.adp
Microsoft Access-Projekt
*.bas
Microsoft Visual Basic-Klassenmodul
*.bat
Stapelverarbeitungsdatei
*.chm
Kompilierte HTML-Hilfedatei
*.cmd
Microsoft Windows NT-Befehlsskript
*.com
Microsoft MS-DOS-Programm
*.cpl
Systemsteuerungserweiterung
*.crt
Sicherheitszertifikat
*.exe
Programm
*.hlp
Hilfedatei
*.hta
HTML-Programm
*.inf
Installationsinformationen
*.ims
Internetnamensdienst
*.isp
Internetkommunikationseinstellungen
*.js
JScript-Datei
*.jse
Verschlüsselte JScript-Datei
*.lnk
Verknüpfung
*.mda
Microsoft Access-Add-In
*.mdb
Microsoft Access-Datenbank
*.mde
Microsoft Access MDE-Datenbank
*.mdz
Microsoft Access-Assistentenprogramm
*.msc
Microsoft Common Console-Dokument
Tabelle 22.7: Gesperrte Dateitypen der Stufe 1
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Optionen 0
Erweiterung
Dateityp
*.msi
Microsoft Windows Installer-Paket
*.msp
Windows Installer-Patch
*.mat
Visual Test-Quelldateien
*.pcd
Photo CD-Bild oder kompiliertes Microsoft Visual Test-Skript
*.pif
Verknüpfung mit MS-DOS-Programm
*.reg
Registrierungseinträge
*.scr
Bildschirmschoner
*.sct
Windows Script-Komponente
*.shs
Shell Scrap-Objekt
*.url
Internetverknüpfung
*.vb
VBScript-Datei
*.vbe
Verschlüsselte VBScript-Datei
*.vbs
VBScript-Datei
*.wsc
Windows Script-Komponente
*.wsf
Windows Script-Datei
*.wsh
Windows Script Host-Einstellungsdatei
Tabelle 22.7: Gesperrte Dateitypen der Stufe 1 (Forts.)
Sichere Nachrichten Zum Senden sicherer Nachrichten benötigen Sie eine digitale ID, auch als Zertifikat bezeichnet. Diese stellt eine Möglichkeit dar, im Internet Ihre Identität nachzuweisen. Mit einer digitalen ID können Sie Ihre Nachrichten mit einer digitalen Unterschrift versehen, damit für potenzielle Empfänger sichergestellt ist, dass die Nachricht tatsächlich von Ihnen kommt. Die dafür zur Verfügung stehenden Zertifikate können Sie in Bereich Sichere E-Mail einstellen.
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Ein Klick auf die Schaltfläche Details öffnen das Outlook ExpressHilfe zum Thema Sicherheit.
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Nach einem Klick auf die Schaltfläche Digitale ID anfordern werden Sie mit einer entsprechenden Webseite verbunden, über die Sie den Zugriff zu mehreren Zertifizierungsstellen erhalten.
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Per Klick auf die Schaltfläche Digitale IDs öffnen Sie das Dialogfeld Zertifikate, über das Sie die vorhandenen Zertifikate verwalten können.
Kapitel 22 · Outlook Express
22.16.9 DFÜ-Verbindung Auf der Registerkarte Verbindung können Sie den Kontakt des Programms zur DFÜ-Verbindung regeln. 쮿
Ist Hinweis beim Wechsel einer DFÜ-Verbindung gewählt, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, wenn Sie die DFÜ-Verbindung wechseln.
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Bei einer nur temporären Verbindung zum Internet empfiehlt es sich, die Option Nach dem Senden bzw. Empfangen auflegen aktiviert zu halten. Damit wird die Verbindung nach dem Download und dem Senden aus dem Postausgang automatisch geschlossen.
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Wie auch auf der Registerkarte beschrieben, werden von Outlook Express dieselben Verbindungseinstellungen wie vom Internet Explorer verwendet. Durch einen Klick auf Ändern lassen Sie das Dialogfeld Eigenschaften von Internet anzeigen, über das Sie die Parameter ändern können (siehe Anhang B).
22.16.10 Wartung Auf der Registerkarte Wartung können Sie die in den einzelnen Ordnern abgelegten Nachrichten aufräumen und veranlassen, dass eine Protokolldatei erstellt wird (siehe Abbildung 22.46).
Bild 22.46: Optionen, Registerkarte Wartung
Nachrichten aufräumen Unter der Überschrift Nachrichten aufräumen finden Sie Optionen zum Komprimieren und Bereinigen der Datenbestände: 쮿
Seien Sie vorsichtig beim Aktivieren der Option Ordner »Gelöschte Objekte« beim Beenden leeren. Damit bewirken Sie, dass Outlook
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Optionen 0
Express Nachrichten immer aus dem Ordner Gelöschte Objekte löscht, wenn Sie das Programm beenden. Falls Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden die gelöschten Nachrichten im Ordner Gelöschte Objekte erst dann endgültig gelöscht, wenn Sie den Ordner öffnen, die Nachrichten markieren und dann löschen. 쮿
Wenn Sie einen IMAP-Ordner benutzen, können Sie über Gelöschte Nachrichten beim Verlassen der IMAP-Ordner entfernen fordern, dass als gelöscht markierte IMAP-Nachrichten bereinigt werden, sobald Sie den IMAP-Ordner verlassen.
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Um den Speicherbedarf kleiner zu halten, können Sie Nachrichten im Hintergrund komprimieren lassen. Diese können aber weiterhin in Outlook Express verwendet werden. Wenn Sie Nachrichten im Hintergrund komprimieren aktiviert haben, stehen Ihnen weitere Unteroptionen zur Verfügung: –
Sie können alle gelesenen Newsgroupnachrichten aus dem Speicher Ihres Computers löschen, wenn Sie Outlook Express beenden und/oder alle Newsgroupnachrichten – gelesene und ungelesene – löschen lassen, nachdem die angegebene Anzahl von Tagen überschritten wurde.
–
Über Nachrichten bei ... % ungenutztem Speicher komprimieren können Sie angeben, dass Outlook Express im Speicher abgelegte Dateien komprimiert, wenn der ungenutzte Speicherplatz über dem angegebenen Prozentsatz liegt.
Jetzt bereinigen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Jetzt bereinigen können Sie den Datenbestand von Outlook Express aufräumen. Die möglichen Aktionen werden im Dialogfeld erläutert (siehe Abbildung 22.47).
Bild 22.47: Ungenutzten Speicherplatz freigeben
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Kapitel 22 · Outlook Express
Speicherordner Klicken Sie auf die Schaltfläche Speicherordner, um das Verzeichnis Ihres persönlichen E-Mail-Speichers zu kontrollieren oder zu ändern.
Problemsuche Durch Aktivieren einer oder mehrerer Optionen unter der Überschrift Problemsuche bewirken Sie, dass alle Befehle, die zu und vom entsprechenden Mailserver gesendet werden, in einer Protokolldatei gespeichert werden. Die Protokolldatei ist für die Problembehandlung nützlich.
22.17 Identitäten Wenn Sie einen Computer unter demselben Benutzerkonto gemeinsam mit anderen Person benutzen, können Sie durch die Vergabe von Identitäten erreichen, dass jeder dieser Benutzer nur Zugriff auf seine persönlichen Daten hat.
22.17.1 Neue Identität festlegen Zum Festlegen einer neuen Identität wählen Sie IDENTITÄTEN VERWALTEN unter IDENTITÄTEN im Menü DATEI. Im anschließend angezeigten Dialogfeld (siehe Abbildung 22.48) klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Anschließend können Sie der neuen Identität einen Namen geben. Geben Sie dazu beispielsweise Ihren eigenen Namen ein. In vielen Fällen empfiehlt es sich, den Zugang zu einer Identität nur über ein Kennwort zuzulassen. Um beim Erstellen der neuen Identität diese mit einem Kennwort zu verbinden, aktivieren Sie das Optionskästchen Kennwort anfordern und geben das Kenwort in doppelter Ausfertigung ein. Nach der Bestätigung der neuen Daten wird die neue Identität zusammen mit der bereits definierten im Dialogfeld Identitäten verwalten aufgelistet (siehe Abbildung 22.48).
Bild 22.48: Identitäten verwalten
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Import/Export
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Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie festlegen, welche der definierten Identitäten beim Öffnen des Adressbuchs oder eines anderen Programms, das auf dieses Adressbuch zugreift, angezeigt werden soll. Separat können Sie einstellen, welche Identität angezeigt werden soll, wenn das betreffende Programm keine Wahl zwischen Identitäten gestattet.
Identität wechseln Wenn Sie mehrere Identitäten festgelegt haben, können Sie über den Befehl IDENTITÄT WECHSELN im Menü DATEI zwischen diesen wechseln. Im Dialogfeld Identitäten wechseln markieren Sie die gewünschte Identität und bestätigen Ihre Wahl (siehe Abbildung 22.49). Falls Sie der Identität ein Kennwort zugeordnet hatten, müssen Sie dieses vorher eingeben.
Bild 22.49: Identität wechseln
Ein Klick auf Identitätsabmeldung schließt das Programm.
22.18 Import/Export Wenn Sie von einem anderen Kommunikationsprogramm aus zu Outlook Express wechseln oder umgekehrt, werden Sie in der Mehrzahl der Fälle die im ursprünglichen Programm gespeicherten Daten – zumindest die Nachrichten und die Namen, Adressen und Telefonnummern von Kontakten – in anderen Programmen weiterverwenden wollen. Auf der Seite von Outlook Express stehen Ihnen für den Austausch der Daten mit anderen Programmen mehrere Funktionen für den Import und Export zur Verfügung. Den Zugang dazu finden Sie in den entsprechenden Befehlen des Menüs DATEI. Der Export und Import von Adressen funktioniert wie im Programm Adressbuch (siehe Kapitel 20).
22.18.1 Nachrichten Über die Option Nachrichten können Sie einerseits einen Datentausch zwischen Outlook Express und anderen Programmen derselben Ausrichtung – beispielsweise Outlook, Eudora Pro und Light, Netscape Mail und Messenger – bewerkstelligen. Natürlich ist ebenfalls ein Übertragen der Daten zwischen Systemen möglich, auf denen das Programm Out-
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Kapitel 22 · Outlook Express
look Express installiert ist. Das Exportieren ist auch eine geeignete Möglichkeit, um eine Sicherungskopie von einem Ordner zu erstellen. Beim Exportieren werden die Elemente, die im Ordner enthalten sind, in die Exportdatei kopiert.
Export Um Nachrichten zu exportieren, wählen Sie NACHRICHTEN unter EXPORTIEREN im Menü DATEI. Anschließend müssen Sie angeben, welche Ordner exportiert werden sollen.
Import Zum Importieren von Nachrichten wählen Sie NACHRICHTEN unter IMPORTIEREN im Menü DATEI. Anschließend wählen Sie das Programm, aus dem heraus Sie die Daten importieren möchten. Bei einigen Programmen – beispielsweise beim Import aus Microsoft Outlook – müssen Sie angeben, welchen der in diesem Programm vorhandenen Ordner Sie importieren möchten. In der Mehrzahl der Fälle findet das Programm die gewünschte Datei selbstständig und importiert die Daten.
22.18.2 E-Mail-Einstellungen Zum Importieren von Nachrichten wählen Sie E-MAIL-KONTOEINSTELLUNGEN unter IMPORTIEREN im Menü DATEI. Der Assistent für den Internetzugang wird gestartet und durchsucht das System nach bereits eingerichteten E-Mail-Konten. Der Erfolg wird gemeldet. Wenn mehrere entsprechende Programme gefunden wurden, müssen Sie zunächst dasjenige auswählen, aus dem Sie die Einstellungen für ein E-Mail-Konto importieren möchten. Falls Sie für das ausgewählte Programm mehrere Konten installiert hatten, müssen Sie in einem weiteren Schritt das Konto, das Sie importieren wollen, bestimmen.
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magnum
Anhang Der Anhang liefert Hinweise zu Aspekten, auf die Sie vermutlich seltener zugreifen werden: Anwender, die mit dem Betriebssystem Microsoft Windows nur wenig Erfahrungen haben, finden im Anhang A eine knappe Einführung dazu. Sollten die Programme der Works Suite noch nicht installiert sein, können Sie die Hinweise im Anhang B nutzen, um diese Installation nachzuholen oder abzuändern. Den Abschluss des Buches, der Anhang C bildet eine Darstellung der eingebauten Funktionen für die Bereiche Tabellenkalkulation und Datenbanken.
A Windows-Grundlagen Aller Anfang ist schwer. Speziell, wenn Sie bisher nicht mit Microsoft Windows oder vielleicht noch gar nicht – oder wenig – mit einem Computer gearbeitet haben. Aber wie bei fast allen Hindernissen, kann auch dieses übersprungen werden und Sie können den Umgang mit dem PC, einem Betriebssystem und einem Anwendungsprogramm – wie beispielsweise Microsoft Works – lernen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, wird in diesem Kapitel Schritt für Schritt erklärt, welche Komponenten Ihnen zur Steuerung des Betriebssystems Windows XP zur Verfügung stehen und wie Sie bei der Arbeit damit am besten vorgehen. In diesem Kapitel werden Works und die anderen Komponenten der Works Suite 2003 nicht erwähnt, da es für einen Anfänger einfachere Methoden gibt, die Grundlagen kennen zu lernen. 쮿
Nur wenn Sie sich mit den typischen Eingabegeräten für den Computer – der Tastatur und der Maus – noch nicht auskennen, sollten Sie den ersten Abschnitt in diesem Kapitel durchlesen (siehe Abschnitt A.1).
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Informieren Sie sich anschließend darüber, was Sie berücksichtigen müssen, nachdem Sie den Computer eingeschaltet haben (siehe Abschnitt A.2).
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Anschließend sollten Sie sich mit den wichtigsten Funktionen des Betriebssystems beschäftigen, das die Grundlagen für Ihre Arbeiten am Computer liefert. In diesem Kapitel wird dafür Windows XP benutzt, weil dies die aktuelle Version ist. Die erste Aufgabe eines solchen Betriebsystems ist es, eine Arbeitsfläche bereitzustellen, über deren Funktionen der Benutzer des Rechners seine Eingaben und Befehle an den Rechner übermitteln kann. Das, was Sie nach dem Starten auf dem Bildschirm sehen, wird Benutzeroberfläche oder auch Desktop genannt. Bei Windows wird eine so genannte grafisch orientierte Oberfläche angezeigt, auf der Sie primär Ihre Befehle über die Maus ansprechen oder zumindest einleiten können (siehe Abschnitt A.3).
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Eine weitere Aufgabe eines Betriebssystems besteht darin, dem Anwender den Zugang zu Programmen zu ermöglichen. Windows XP selbst beinhaltet in der Grundausstattung zwar nur relativ wenig Programme, die aber zu unterschiedlichen Anwendungszwecken eingesetzt werden können. Lernen Sie zunächst, wie man diese Programme startet und verschaffen Sie sich einen kurzen Überblick über die vorhandenen Programme (siehe Abschnitt A.4).
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Die Oberfläche von praktisch allen für Windows geschriebenen Programmen weisen bestimmte Charakteristika auf, die es auch einem Neuanfänger erlauben, sich schnell zurechtzufinden, wenn er schon einmal mit einem Programm gearbeitet hat. Grundlegende Kenntnisse über den Umgang mit einem Programm in Windows XP helfen Ihnen also, Aufgaben in anderen Programmen schnell und effizient
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Tastatur und Maus
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auszuführen. Diese Elemente lernen Sie am besten anhand eines praktischen Beispiels kennen (siehe Abschnitt A.5). Dieses Wissen wird Ihnen beim Arbeiten mit den Programmen der Works Suite sehr nützlich sein. 쮿
Eine der wesentlichsten Aufgaben eines Betriebssystems besteht in der Verwaltung der Daten, die nach dem Speichern auf der Festplatte oder auf einem anderen Datenträger Ihres Computers abgelegt und aufbewahrt werden. Wichtig sind in diesem Zusammenhang die Begriffe, die Windows für diese Speicherorte – Datenträger, Ordner und Dateien – verwendet, und in welcher hierarchischen Struktur sie angeordnet sind (siehe Abschnitt A.6).
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Unter dem Begriff Systemsteuerung verbirgt sich eine Vielzahl von Funktionen, über die Sie praktische alle Einstellungen für die Systemkomponenten des Betriebssystems regeln können. Sie können darüber beispielsweise die Form der Anzeige auf dem Bildschirm Ihren Bedürfnissen gemäß individuell anpassen, die Zugriffsteuerung auf das Netzwerk verwalten, die Hardware Ihres Computers konfigurieren, Benutzerkonten einrichten und vieles mehr. Als Anfänger sollten Sie sich aber gleich an dieser Stelle – zumindest oberflächlich – mit den Inhalten der einzelnen Elemente der Systemsteuerung vertraut machen (siehe Abschnitt A.7).
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Der dieses Kapitel abschließende Teil beschreibt, wie Sie Windows XP beenden (siehe Abschnitt A.9).
Wenn Sie Neuling sind, raten wir Ihnen, die hier beschriebenen Vorgehensweisen nicht gleich beim ersten Durchlesen am Computer auszutesten, sondern sich zunächst nur einen Überblick zu verschaffen. Sinnvoller ist es, dieses Kapitel zuerst durchzulesen und einen praktischen Test erst in einem zweiten Durchgang durchzuführen. Wenn Sie dies tun, versuchen Sie nicht, mehr nachzuvollziehen, als im Text beschrieben oder angedeutet wird.
A.1 Tastatur und Maus Die Mehrzahl der Befehle zur Steuerung des Betriebssystems oder eines Programms wie beispielsweise Word können Sie bei Works alternativ über die Tastatur oder über die Maus eingeben. Was die einzelnen Bestandteile dieser Eingabegeräte sind, wie Sie sie einsetzen und durch welche Aktion Sie was bewirken, wird Ihnen im Folgenden kurz erklärt. Für eine vollständige Beschreibung aller Eigenheiten reicht der Platz allerdings nicht aus.
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Anhang A · Windows-Grundlagen
A.1.1
Tastatur
Die eigentlichen Daten – also Buchstaben, Zahlen usw. – müssen Sie immer über die auch von der Schreibmaschine her bekannten Tasten eingeben. Zusätzlich verfügt die typische Computertastatur noch über zusätzliche Tasten, mit denen Sie programmspezifische Steuerungsfunktionen durchführen können (siehe Tabelle A.1). Taste
Bedeutung
(Esc)
Diese Taste dient im Allgemeinen zum Abbrechen von Arbeitsschritten – beispielsweise zum Ausblenden von vorher aufgerufenen Dialogfeldern.
(F1)bis (F12)
Die so genannten Funktionstasten haben in den einzelnen Programmen meist unterschiedliche Bedeutungen. Wenn Sie eine solche Taste benutzen sollen, werden Sie im Regelfall darauf hingewiesen.
(1)bis(0)
Über die Tasten in dieser Reihe geben Sie Ziffern ein. Die oben auf den Tasten angezeigten Zeichen können Sie eingeben, indem Sie gleichzeitig die Taste (ª) gedrückt halten.
(ÿ___)
Springt zum nächsten Feld innerhalb eines Dialogfelds oder erzeugt im Programm zur Textverarbeitung einen Tabulatorsprung.
(º___)
Stellt die (ª)-Taste fest. Nach dem Einschalten werden beim Drücken einer Buchstabentaste Großbuchstaben erzeugt. Durch späteres Drücken der (ª)-Taste schalten Sie diesen Modus wieder aus.
(ª)
Halten Sie die (ª)-Taste gleichzeitig gedrückt, wenn Sie Großbuchstaben oder die oben auf einer Taste angezeigten Zeichen eingeben wollen.
(____)
Mit dieser (____)-Taste erzeugen Sie ein Leerzeichen.
(Start)
Bewirkt unter dem Betriebsystem Windows die Anzeige des so genannten START-Menüs.
(Strg)
Die (Strg)-Taste – Strg von Steuerung – finden Sie im linken Bereich der Tastatur. Sie hat praktisch immer nur dann eine Funktion, wenn man sie zusammen mit einer anderen Taste betätigt. Welche Kombinationen der Taste (Strg) mit einer anderen Taste welche Funktion bewirkt, ist nicht standardisiert und damit abhängig von der jeweils verwendeten Software.
(Alt)
Durch gleichzeitiges Drücken einer dieser Tasten zusammen mit einer anderen Taste können Sie dem Programm einen Befehl geben.
(¢)
Die (¢)-Taste hat unterschiedliche Aufgaben. In viele Fällen schließen Sie damit einen Vorgang (Bestätigen) oder eine Eingabe ab.
Tabelle A.1: Einige wichtige Spezialtasten
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Tastatur und Maus 0
Taste
Bedeutung
(@),(~),(\)
Auf manchen Tasten ist noch ein zusätzliches Zeichen abgebildet. Beispielsweise zeigt die Taste (Q) auch das Zeichen (@). Drücken Sie diese Taste zusammen mit der Taste (Alt_Gr), um das Zeichen @ zu erzeugen.
(½), (¼), (Æ), (æ)
Diese Tasten werden als Pfeiltasten bezeichnet. Damit bewegen Sie die Schreibmarke in die gewünschte Richtung.
(0)bis (9)
Der Tastenblock auf der rechten Seite der Tastatur wird als Numerikblock bezeichnet. Die Tasten können zu unterschiedlichen Zwecken benutzt werden: Ist die Taste (Num) eingeschaltet, können Sie darüber Zahlen eingeben. Bei deaktivierter (Num)-Taste haben die Tasten die Funktionen der Pfeiltasten.
(Num)
Das ist die (Num)-Taste. Die Taste wirkt als Umschalter und legt die Funktion der Tasten des Numerikblocks fest.
Tabelle A.1: Einige wichtige Spezialtasten (Forts.)
In einigen Fällen müssen Sie zwei oder drei Tasten gleichzeitig drücken – beispielsweise (ª)+(F10.)Die einfachste Methode dazu ist, die erste Taste – beispielsweise (ª) – gedrückt zu halten, kurz auf die zweite – beispielsweise (F10) – zu drücken und dann die erste wieder loszulassen. Kehren Sie die genannte Reihenfolge nicht um, da das sonst in manchen Fällen andere Effekte bewirkt.
A.1.2
Maus
Primär sind die Betriebssysteme der Windows-Familie für die Bedienung mit der Maus ausgerichtet. Durch Bewegen der Maus auf der Unterlage in eine beliebige Richtung, bewegen Sie ebenso den Mauszeiger auf dem Bildschirm.1 Wenn Sie bisher keine Erfahrung mit der Maus haben, probieren Sie es einfach aus, aber ohne eine Taste zu drücken, die im Regelfall eine bestimmte Aktion bewirken.
Maustasten Zur Steuerung von Programmen – beispielsweise zur Wahl eines Befehls – dienen die beiden Tasten im oberen Bereich der Maus. Wenn Sie den Mauszeiger auf bestimmte Stellen des Bildschirms führen und kurz auf die linke Maustaste drücken – man nennt das Klicken –, bewirken Sie das Ausführen einer Aktion. Welche Aktion das sein kann, hängt von der speziellen Stelle ab und wird in den nachfolgenden Abschnitten ausführlich erklärt.
1
Wie weit Sie die Maus auf der Unterlage bewegen müssen, damit der Zeiger einen bestimmten Weg auf dem Bildschirm zurücklegt, können Sie im Betriebssystem einstellen. Wenn Sie keine Erfahrung mit diesem Werkzeug haben, sollten Sie dabei vielleicht eine stärkere Übersetzung wählen. Im Übrigen empfehlen sich die mit Windows gelieferten Spielprogramme zum Erlernen des Umgangs mit der Maus.
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Anhang A · Windows-Grundlagen
In einigen Fallen können Sie durch einen Doppel- oder Dreifachklick (das heißt die linke Taste schnell hintereinander ganz kurz zu drücken) auf die linke Maustaste besondere Effekte erreichen. Durch Drücken und Gedrückthalten der linken Maustaste und Bewegen des Mauszeigers können Sie beispielsweise Elemente an eine andere Position verschieben (ziehen) und in vielen Fällen Bereiche in einem Dokument markieren.2 Die Mehrzahl der Mausaktionen bewirken Sie durch einen Klick auf die linke Maustaste. Wenn in den anderen Kapiteln die Taste nicht mehr explizit genannt wird, ist immer die linke Taste gemeint ist. Auf Aktionen mit der rechten Maustaste werden Sie gesondert hingewiesen.2
Mauszeiger Je nach Arbeitssituation nimmt der Mauszeiger in manchen Fällen eine andere Form auf dem Bildschirm an (siehe Tabelle A.2). Sie erkennen daran, welcher Arbeitsschritt gerade mit der Maus möglich ist bzw. in welchem Betriebszustand sich der Computer befindet.3 Zeiger
Bedeutung Normalerweise zeigt er sich in Form eines kleinen Pfeils. Ein Fragezeichen neben dem Pfeil signalisiert, dass die so genannte Direkthilfe eingeschaltet ist. Wenn Sie diesen Mauszeiger auf ein Symbol auf dem Bildschirm bewegen und auf die linke Maustaste klicken, erhalten Sie Hinweise zur Bedeutung dieses Symbols. Wenn neben dem Pfeil eine Sanduhr angezeigt wird, ist das ein Zeichen dafür, dass der Computer in Hintergrund eine Aktivität durchführt. Eine Sanduhr allein ist Zeichen dafür, dass der Computer beschäftigt ist und im Augeblick keine weiteren Befehle annehmen kann. Für die Präzisionsauswahl steht in einigen Programmen – meist sind das Zeichenprogramme – ein Zeiger in Form eines Fadenkreuzes zu Verfügung. Innerhalb eines Programms für Textverarbeitung hat der Mauszeiger meist das Aussehen eines senkrechten Strichs mit aufgesetzten geschweiften Klammern, solange er sich im eigentlichen Text befindet.
Tabelle A.2: Unterschiedliche Mauszeiger und Ihre Bedeutung
2 3
Die Funktion der Maustasten können Sie auch umkehren. Wenn Sie Linkshändler sind, ist das vielleicht für Sie interessant. Welche Formen generell für den Mauszeiger möglich sind, können Sie einstellen (siehe Kapitel 9). Beispielsweise können Sie statt des normalen Zeigers auch einen kleinen Dinosaurier anzeigen lassen.
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Zeiger
Bedeutung Ein Schreibstift wird beispielsweise dann angezeigt, wenn Sie über die Maus handschriftliche Eingaben von Zeichen vornehmen sollen. Dieses Symbol bedeutet, dass die Aktion, die Sie über die Maus ausführen möchten, momentan nicht verfügbar ist. Wenn der Mauszeiger auf den Rand bestimmter Elemente auf dem Bildschirm geführt wird, ändert sich sein Aussehen in einen Doppelpfeil. Sie können dann bei gedrückter linker Maustaste den Rand verschieben und damit die Größe des jeweiligen Objektes ändern. Ein Vierfachpfeil zeigt an, dass Sie ein Element verschieben können. Das Symbol einer Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger weist Sie daraus hin, dass sich der Zeiger auf einem so genannten Hyperlink befindet. In diesem Fall bewirkt ein Klick auf die linke Maustaste, dass zu einer anderen Stelle gesprungen wird.
Tabelle A.2: Unterschiedliche Mauszeiger und Ihre Bedeutung (Forts.)
IntelliMouse Einige Mausmodelle verfügen noch über ein zusätzliches Rad zwischen den beiden Maustasten. Diese Mäuse werden vom Microsoft – und mittlerweile auch allgemein – als IntelliMouse bezeichnet. Works unterstützt auch die Zoomfunktion dieser IntelliMouse. Mithilfe dieses Rädchens wird die Ausführung einiger Arbeiten wesentlich erleichtert.
A.2 Anmelden Nach dem Einschalten des Rechners wird im Regelfall nach einem kurzen Einblenden des Windows XP-Logos die Benutzeroberfläche von Windows angezeigt. Das gilt zumindest dann, wenn Sie der alleinige Benutzer sind und nichts weiteres festgelegt haben. Wenn Sie oder jemand anders aber bei der Installation oder später festgelegt haben, dass mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Konten an dem Computer arbeiten sollen, muss sich der aktuelle Benutzer nach dem Einschalten des Rechners erst identifizieren lassen. Das tut er, indem er den Mauszeiger auf seinen Namen oder auf das davor gesetzte Bild führt und mit der linken Maustaste klickt. Ist ein Kennwort zur Anmeldung mit diesem Konto vereinbart worden, müssen Sie dieses anschließend eingeben. Da man nie genau weiß, wer einem gerade über die Schulter blickt, werden die Zeichen nach der Eingabe auf dem Bildschirm nur als Symbole angezeigt. Achten Sie also bei solchen Kennworteingaben genau darauf, was Sie tippen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Pfeil wird die Oberfläche von Windows XP mit den für dieses Konto gewählten Einstellungen angezeigt.
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Ein Klick auf die Schaltfläche Computer ausschalten führt dazu, dass das Betriebsystem gar nicht erst vollständig geladen, sondern der Computer wieder ausgeschaltet wird.
A.3 Benutzeroberfläche Aufgabe eines Betriebsystems ist es, eine Arbeitsfläche bereitzustellen, über deren Funktionen der Benutzer des Rechners seine Eingaben und Befehle an den Rechner übermitteln kann. Bei Windows wird eine so genannte grafisch orientierte Benutzeroberfläche angezeigt, auf der Sie primär Ihre Befehle über die Maus ansprechen oder zumindest einleiten können (siehe Abbildung A.1). Wegen der Eigenschaft, verschiedene Utensilien (Arbeitsplatz, Verknüpfungen zu Programmen usw.) darauf ablegen zu können, wird dieses Element auch als Desktop – das englische Wort für Schreibtischoberfläche – bezeichnet.
Bild A.1: Windows XP-Desktop
Diese Arbeitsfläche zeigt mehrere Elemente an: das Hintergrundbild, einige darauf abgelegte so genannte Desktopelemente (standardmäßig der Papierkorb) und die Taskleiste am unteren Rand mit der Schaltfläche Start und weiteren Symbolen. Die folgenden Abschnitte erklären die Bedeutung dieser Komponenten.
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Benutzeroberfläche 0
A.3.1
Hintergrundbild
Das bei Windows XP standardmäßig angezeigte Hintergrundbild hat keine weitere Funktion, als Sie mit der Zeit an ein vertrautes Bild bei der Arbeit am Rechner zu gewöhnen. Falls Ihnen das Bild nicht zusagen sollte, können Sie es durch ein anderes austauschen.
A.3.2
Desktop-Elemente
Auf diesem Hintergrund sind grafische Elemente abgelegt, die zur besseren Identifikation mit einer Unterschrift versehen sind. Diese Elemente erfüllen keinen dekorativen Zweck, sondern haben die Funktion von Schaltflächen. Wenn Sie den Mauszeiger auf eines dieser Elemente führen und kurze Zeit warten, wird die Bedeutung des Elements in einem Informationsfenster eingeblendet. Standardmäßig wird der Papierkorb angezeigt. Sollten bei Ihnen weitere Elemente angezeigt sein, so ist dass nicht weiter tragisch, dies ist abhängig von der Installationsart, die Sie vorgenommen haben (siehe Tabelle A.3). Sie können später zusätzliche Elemente dieser Art hinzufügen. Symbol
Bedeutung Speichert gelöschte Objekte bis zum endgültigen Entfernen vom Computer.
Zeigt den Inhalt des Ordners Eigene Dateien an, der als Voreinstellung für die Ablage eigener Dokumente dient.
Zeigt den Inhalt des Arbeitsplatzes an. Verwenden Sie den Arbeitsplatz, wenn Sie den Inhalt eines Datenträgers oder eines einzelnen Ordners anzeigen möchten. Tabelle A.3: Wichtige Desktopelemente
Durch einen schnellen Doppelklick mit der linken Maustaste auf ein solches Element führen Sie eine bestimmte Aktion aus oder leiten diese zumindest ein.4 Beispielsweise können Sie durch einen solchen Doppelklick auf das mit Papierkorb unterschriebene Symbol den Ordner Papierkorb öffnen. Die Geschwindigkeit, mit der ein solcher Doppelklick ausgeführt werden muss, ist Gewohnheitssache. Viele Anfänger klicken dabei viel zu langsam. Sollte sich nach einem solchen erfolglosen Doppelklickversuch nichts ereignen, versuchen Sie es nochmals – aber diesmal schneller.
4
Die Geschwindigkeit, mit der zwei nacheinander folgende Kicks auf eine Maustaste erfolgen müssen, damit sie vom Betriebssystem als Doppelklick erkannt werden, können Sie einstellen (siehe Kapitel 9)
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Den geöffneten Papierkorb können Sie – wie jedes Ordnerfenster – über den Menübefehl DATEI/SCHLIEßEN oder einen Klick auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der rechten Ecke der Titelleiste ausblenden.
Desktopelemente verschieben Die Anordnung der Elemente auf dem Desktop können Sie ändern. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Desktopelement, halten die linke Maustaste gedrückt und verschieben das Element bei gedrückt gehaltener Taste an die gewünschte Stelle. Lassen Sie dann die Maustaste los.
A.3.3
Taskleiste
In der Grundeinstellung befindet sich am unteren Rand des Desktops die Taskleiste (von task = Aufgabe) mit der Start-Schaltfläche und dem Infobereich (in dem beispielsweise die aktuelle Uhrzeit angezeigt wird).
Bild A.2: Taskleiste
Außerdem werden hier die Schnellstart-Symbolleiste und – wie Sie später sehen werden – die Leiste mit den Task-Symbolen der geöffneten Anwendungen und Objekte angezeigt. Im rechten Bereich können auch je nach Konfiguration Ihres Systems zusätzliche Symbole eingeblendet werden.
Schaltflächen zum Programmstart Bei einer Standardinstallation des Betriebsystems wird in der Taskleiste rechts neben der Schaltfläche Start die Schnellstart-Leiste mit drei Schaltflächen zum Starten zweier wichtiger Pogramme und für die anschließende Rückkehr zum Desktop angezeigt (siehe Tabelle A.4): Symbol
Wirkung Zeigt den Windows-Desktop an. Über diese Schaltfläche wechseln Sie schnell zur vollen Anzeige des Desktops ohne beispielsweise andere geöffneten Anwendungen schließen zu müssen. Startet den Microsoft Internet Explorer, über den Sie Seiten im Internet einsehen können (siehe Kapitel 21). Voraussetzung dafür sind ein mit dem Computer und dem Telefon angeschlossenes und installiertes Modem, ein Vertrag mit einen Internetdienstanbieter und eine funktionierende Datenübertragung. Über den Windows Media Player steuern Sie die Wiedergabe von Klang- und Videodateien.
Tabelle A.4: Schaltflächen in der Taskleiste
Sollten bei Ihnen andere Symbole angezeigt werden, ist das nicht von Bedeutung. Sie können die hier angezeigten Programme selbst wählen. Im Allgemeinen nutzt man diesen Bereich für Programme, die man häufi-
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ger als andere verwendet. Außerdem können sich nach der Installation anderer Programme an dieser Stelle automatisch weitere Symbole einnisten. Beispielsweise wird hier nach der Installation des Programmpakets Microsoft Office XP automatisch ein Symbol für das Kommunikationsprogramm Outlook angezeigt. Außerdem können Sie die Anzeige weitere Programmsymbole in der Taskleiste selbst festlegen.
Zusätzliche Symbole Am rechten Rand der Taskleiste finden Sie im so genannten Infobereich zusätzliche Symbole unterschiedlicher Bedeutung. Was hier nach dem Starten des Systems angezeigt wird, hängt von den an den Computer angeschlossenen oder in diesen eingebauten Zusatzgeräten ab. Zwei Anzeigen finden Sie (fast) immer (siehe Tabelle A.5). Symbol
Bedeutung Zeigt die Zeit der in dem Computer eingebauten Uhr – die so genannte Systemzeit – an. Ein Doppelklick auf dieses Symbol öffnet ein Feld, über das Sie die Uhrzeit, das Datum und andere Einstellungen ändern können. Zeigt einen Code für die aktuelle Spracheinstellung an. DE steht beispielsweise für Deutsch. Wenn mehrere Sprachen installiert sind, können Sie die gewünschte nach einem Klick auf das Symbol auswählen.
Tabelle A.5: Zusätzliche Symbole im Infobereich der Taskleiste
Wenn weitere Symbole in diesem Bereich vorhanden sein sollten, werden diese einige Zeit nach dem Starten ausgeblendet. Meist werden dann nur noch die Symbole für die aktuelle Spracheinstellung und die Uhrzeit angezeigt. Durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem Doppelpfeil können Sie sie für kurze Zeit wieder einblenden lassen.
A.3.4
Kontextmenüs
Die jeweils wichtigsten Befehle zu einem bestimmten Element der Programmoberfläche sind in so genannten Kontextmenüs zusammengefasst. Sie zeigen ein Kontextmenü an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Element des Bildschirms klicken oder das Element über die Tastatur markieren und (ª)+(F10) drücken.
Kontextmenü zum Desktop Wenn Sie beispielsweise den Mauszeiger auf eine leere Stelle auf dem Windows-Desktop bewegen und die rechte Maustaste anklicken, wird das Kontextmenü zum Desktop angezeigt (siehe Abbildung A.3). Hier können Sie wie beim Aufklappen eines Menüs der Menüleiste Befehle wählen, die dann entweder direkt ausgeführt werden oder ein Untermenü mit zusätzlichen Optionen anzeigen.
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Bild A.3: Kontextmenü zum Desktop
A.3.5
START-Menü
Fast alle Befehle, die Sie über das Betriebssystem Windows ausführen können, sind im so genannten START-Menü zusammengefasst (siehe Abbildung A.4). Der Begriff Menü wird deswegen verwendet, weil es sich hier um eine Liste von Befehlen handelt, aus dem Sie nach dem Aufruf – ähnlich wie in einer Speisekarte – den gewünschten auswählen. Bewegen Sie zur Anzeige dieses Menüs den Mauszeiger auf die Schaltfläche Start und klicken Sie anschließend mit der linken Maustaste. Falls Ihre Tastatur über die Taste (Start) verfügt, können Sie zur Anzeige auch diese Taste drücken, anderenfalls können Sie über die Tastenkombination (Strg)+(Esc) arbeiten. Ein Mausklick außerhalb des Startmenüs oder das Drücken der Taste (Esc) blendet es wieder aus.
Bild A.4: START-Menü nach dem ersten Starten von Windows
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In der Titelleiste des START-Menüs wird – wenn vorhanden – der Name des anfangs gewählten Benutzerkontos angezeigt. Wenn keine zusätzlichen Benutzerkonten definiert wurden, finden Sie hier die Anzeige Administrator.
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Darunter sind im linken Bereich Symbole für die wichtigsten oder am häufigsten benutzen Programme abgelegt. Was hier an Programmen angezeigt wird, ist abhängig von der Situation, welche Programme Sie wie oft auf dem System schon einmal ausgeführt haben. Beim ersten Starten des Systems nach der Installation werden im STARTMenüs nur zwei Programme angezeigt, die Sie schon von der Taskleiste her kennen sollten (siehe Tabelle A.6).
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Bedeutung Startet den Internet Explorer, über den Sie Seiten im Internet einsehen können (siehe Kapitel 21). Outlook Express ermöglicht den Austausch von E-Mail-Nachrichten mit der Außenwelt (siehe Kapitel 22).
Tabelle A.6: Standardprogramme im START-Menü
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Der Menüeintrag ALLE PROGRAMME führt Sie zu einen so genannten Untermenü über das Sie weitere auf Ihrem System installierten Programme kontrollieren und starten können (siehe unten).
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Auf der rechten Seite finden Sie im START-Menü im oberen Bereich vier Schaltflächen, die Ihnen die Einsicht in die am standardmäßig verfügbaren Speicherordner ermöglicht (siehe Tabelle A.7). Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.
Schaltfläche
Bedeutung Zeigt den Inhalt des Ordners Eigene Dateien an. Hierin werden standardmäßig die von Ihnen erstellten Dateien abgelegt (siehe Kapitel 1). Zeigt den Inhalt des Ordners Eigene Bilder an. Hierin werden standardmäßig die von Ihnen erstellten Bilddateien abgelegt. Zeigt den Inhalt des Ordners Eigene Musik an. Hierin werden standardmäßig die von Ihnen erstellten Musikdateien abgelegt. Zeigt den Inhalt des Arbeitsplatzes an.
Tabelle A.7: Schaltflächen für den Zugang zu Speicherorten
Die darunter angezeigten Schaltflächen liefern Ihnen den Zugang zu weiteren wichtigen Funktionen des Betriebssystems (siehe Tabelle A.8).
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Schaltfläche
Bedeutung Zeigt die Elemente der Systemsteuerung an. Darüber können Sie praktisch alle wichtigen Einstellungen zur Arbeit mit Windows XP vornehmen (siehe Abschnitt A.8). Listet die eingerichteten Netzwerkverbindungen auf und ermöglicht das Anlegen neuer Verbindungen. Öffnet das Hilfesystem zu Windows XP, in dem Sie Antworten auf Ihre Frage(n) erhalten. Erlaubt die Suche nach Dateien, Ordnern und Computern im Netz sowie nach Personen und Begriffen im Internet. Startet Programme, die nicht im START-Menü aufgelistet sind.
Tabelle A.8: Schaltflächen im rechten Teil des START-Menüs
Über die beiden Schaltflächen Abmelden und Ausschalten am unteren Rand des Start-Menüs können Sie den Computer ausschalten oder sich – falls mehrere Benutzerkonten installiert wurden – als Benutzer abmelden (siehe Abschnitt A.9).
A.4 Programme Eine der wichtigsten Aufgaben eines Betriebssystems besteht darin, dem Anwender den Zugriff auf Programme zu ermöglichen. Im Allgemeinen können Sie bei einem bestimmten Betriebssystem nur mit solchen Programmen arbeiten, die speziell für dieses geschrieben wurden – das gilt im weitesten Sinn auch für Windows XP.
A.4.1
Programm starten
Wenn Sie nicht gerade mit einem der bereits durch ein Symbol im STARTMenü angezeigten Programme Internet Explorer oder Outlook Express arbeiten wollen, finden Sie den Zugang zur Mehrzahl der sonst noch auf dem Computer installierten Programme über die Schaltfläche ALLE PROGRAMME im START-Menü.5
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Wenn ein Programm nicht im Untermenü ALLE PROGRAMME oder einem seiner Untermenüs angezeigt wird, können Sie nach dem Programm suchen, eine Verknüpfung erstellen und dann die Verknüpfung auf das Menü START oder ALLE PROGRAMME ziehen.
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Bild A.5: Programm starten
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Öffnen Sie das START-Menü, indem Sie die Schaltfläche Start in der Taskleiste klicken.
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Führen Sie den Mauszeiger innerhalb des START-Menüs auf die Schaltfläche ALLE PROGRAMME und klicken Sie mit der linken Maustaste. Die Liste der auf dem Computer installierten Programme wird angezeigt. In dieser Liste finden Sie einerseits eigenständige Programme – wie beispielsweise INTERNET EXPLORER oder OUTLOOK EXPRESS. Weniger wichtige Programme sind in dieser Liste aus Organisationsgründen zu Gruppen zusammengefasst – beispielsweise in der Gruppe ZUBEHÖR. Eine Gruppe erkennen Sie immer daran, dass die Zeile am rechten Rand eine nach rechts weisende Pfeilspitze aufweist.
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Eine Gruppe beinhaltet einerseits weitere Programme, aber auch zusätzliche Untergruppen. Beispielsweise enthält die Gruppe ZUBEHÖR die Untergruppen EINGABEHILFEN, KOMMUNIKATION oder SPIELE und auch eigenständige Programme wie ADRESSBUCH, PAINT oder WORDPAD. Um den Inhalt einer Gruppe anzuzeigen, führen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und klicken Sie darauf oder lassen Sie den Mauszeiger für eine kurze Zeit darauf ruhen.
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Auch Untergruppen müssen Sie wiederum zunächst öffnen, um Zugriff auf ihren Inhalt zu erhalten. Wenden Sie dazu dieselbe Technik an.
Anhang A · Windows-Grundlagen
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Um ein Programm zu starten, führen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und klicken Sie mit der linken Maustaste, um das Programmfenster zu öffnen.
A.4.2
Übersicht
Windows XP beinhaltet in der Grundausstattung zwar nur relativ wenig Programme, aber auch das sind für den Anfänger oft mehr als genug. Zusätzlich erschwerend kommt dazu, dass man als Anfänger nicht weiß, was man mit diesen Programmen anstellen kann. Die Übersicht liefert Ihnen einen kurzen Einblick über die Anzahl und den Zweck dieser Programme (siehe Abbildung A.6 und die nachfolgenden Tabellen).
Bild A.6: Windows-Programme (ohne die Installation zusätzlicher Anwendungen)
Programme unter ALLE PROGRAMME Das Untermenü ALLE PROGRAMME enthält neben den Gruppenoptionen AUTOSTART, SPIELE und ZUBEHÖR standardmäßig nur vier Programme (siehe Tabelle A.9).
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Beschreibung Über den Internet Explorer können Sie Seiten im Internet einsehen. Voraussetzung dafür sind ein im Computer installiertes und mit dem Telefon verbundenes Modem und ein Vertrag mit einen Internetdienstanbieter und eine funktionierende Datenübertragung. Outlook Express ermöglicht den Austausch von E-Mail-Nachrichten mit der Außenwelt. Auch hierfür müssen einige Voraussetzungen gegeben sein. Über den MSN Explorer erhalten Sie Auskunft darüber, wenn Ihre Kontakte mit dem Internet verbunden sind. Sie können daraufhin Sofortnachrichten austauschen, Telefongespräche über den Computer führen, Nachricht an ein mobiles Gerät senden und mehr. Über den Windows Media Player steuern Sie die Wiedergabe von Klang- und Videodateien.
Tabelle A.9: Weitere Programme
Programme der Gruppe ZUBEHÖR In der Programmgruppe ZUBEHÖR sind – neben weiteren Untergruppen – diverse kleinere Programme für unterschiedliche Aufgaben zu finden (siehe Tabelle A.10). Symbol
Beschreibung Im Adressbuch verwalten Sie die Daten ihrer Kontakte – also von Geschäftspartnern, Familie und Freunden. Diverse Programme können auf diese Daten zugreifen und sie als Grundlage für unterschiedliche Kommunikationsaufgaben verwenden. Der Editor ist ein Werkzeug zum Sichten und Bearbeiten von Textdateien, wie beispielsweise Protokoll-, Informations- und Konfigurationsdateien. Über die Eingabeaufforderung öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie unter anderem alles das erledigen können, was Sie früher direkt auf der DOS- Ebene bewerkstelligt haben. Mithilfe des Zeichenprogramms Paint können Sie bestimmte Grafiktypen – so genannte Bitmap-Grafiken erstellen und bearbeiten. Über das Programm Rechner können Sie ähnlich wie mit einem Taschenrechner einfache, aber auch komplizierte Rechenoperationen abwickeln. Die Rechenergebnisse können mithilfe der Windows-Zwischenablage zwischen Rechner und den Feldern des Programms kopiert werden.
Tabelle A.10: Programme der Gruppe ZUBEHÖR
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Symbol
Beschreibung Aktivieren Sie Synchronisieren, wenn Sie die Offlinedateien mit den im Netzwerk gespeicherten Daten abgleichen wollen, damit die Dateien denselben Inhalt anzeigen. Der Windows Movie Maker ist eine Anwendung, über die Sie Sound und Video mit der entsprechenden Hardware aufnehmen und anschließend bearbeiten können. Über den Windows-Explorer zeigen Sie fast alle Komponenten von Windows XP an und können deren Eigenschaften festlegen sowie Ordnerstrukturen und Dateien neu organisieren. Im Programm WordPad erstellen und bearbeiten Sie einfache Textdokumente.
Tabelle A.10: Programme der Gruppe ZUBEHÖR (Forts.)
Programme der Gruppe ZUBEHÖR/EINGABEHILFEN In der Untergruppe ZUBEHÖR/EINGABEHILFEN finden Sie vier Programme, die behinderten Personen ein Mindestmaß an Hilfsfunktionen bieten (siehe Tabelle A.11). In den meisten Fällen benötigen diese Personen zusätzliche besondere Dienstprogramme mit einem erweiterten Funktionsumfang für den täglichen Gebrauch. Symbol
Beschreibung Die Bildschirmtastatur ist ein Programm in Windows, das auf dem Bildschirm eine virtuelle Tastatur anzeigt. Mit der Bildschirmlupe können Sie einen Teil des Bildschirms vergrößern, sodass der Bildschirminhalt leichter lesbar ist. Über den Eingabehilfen-Assistent nehmen Sie Einstellungen verschiedener Arbeitserleichterungen für behinderte Personen vor. Über den Hilfsprogramm-Manager regeln Sie die Anzeige von zusätzlichen Eingabehilfen, wie beispielsweise Bildschirmtastatur und Bildschirmlupe.
Tabelle A.11: Programme der Gruppe ZUBEHÖR/EINGABEHILFEN
Programme der Gruppe ZUBEHÖR/KOMMUNIKATION Die Programme der Gruppe ZUBEHÖR/KOMMUNIKATION dienen neben den schon oben erwähnten Programmen Internet Explorer oder Outlook Express zur Kommunikation mit der Außenwelt.
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Programme der Gruppe ZUBEHÖR/SYSTEMPROGRAMME In der Gruppe ZUBEHÖR/SYSTEMPROGRAMME finden Sie vordringlich Programme zur Systempflege (siehe Tabelle A.12). Symbol
Beschreibung Defragmentierung ermöglicht es Ihnen, Volumes zu defragmentieren (Leerstellen aufzufüllen), damit Ihr Computer schneller arbeiten kann. Über Sicherung archivieren Sie Ihren Datenbestand, um Verlusten vorzubeugen. Systeminformationen zeigt, wie der Name schon sagt, Informationen zu Ihrem System an. Mit der Systemwiederherstellung können Sie fehlerhaft am Computer durchführte Änderungen wieder rückgängig machen. Übertragen von Dateien und Einstellungen, migriert Dateien von einem Computer auf einen anderen. Windows aktivieren leitet den Aktivierungsvorgang Ihres Windows XP Betriebsystems entweder übers Telefon oder übers Internet ein. Über die Zeichentabelle können Sie Sonderzeichen einfügen. Sie finden hier einen großen zusätzlichen Vorrat an Sonderzeichen, dabei lässt sich der verfügbare Zeichenvorrat durch Wahl einer anderen Schriftart beeinflussen. Datenträgerbereinigung entfernt nicht mehr benötigte Dateien von einem ausgewählten Datenträger. Geplante Tasks ermöglicht die Planung von Vorgängen, die automatisch ausgeführt werden sollen.
Tabelle A.12: Programme der Gruppe ZUBEHÖR/SYSTEMPROGRAMME
Programme der Gruppe ZUBEHÖR/ UNTERHALTUNGSMEDIEN Über die Programme der Gruppe ZUBEHÖR/UNTERHALTUNGSMEDIEN können Sie Einstellungen für Bild und Klangdateien vornehmen (siehe Tabelle A.13).
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Symbol
Beschreibung Über den Audiorecorder können Sie Klangereignisse aufnehmen, in begrenztem Maß editieren und wiedergeben.
Über das Programm Lautstärke können Sie für die Klangwiedergabe die Lautstärke, Balance sowie die Höhen und Tiefen regeln. Der Windows Media Player ermöglicht die Wiedergabe von Klangund Videodateien. Tabelle A.13: Programme der Gruppe ZUBEHÖR/UNTERHALTUNGSMEDIEN
Programme der Gruppe SPIELE Unter dem Gruppennamen Spiele sind alle im Lieferumfang von Windows enthaltenen Spiele zusammengefasst. Einige Spiele laufen direkt auf dem lokalen Rechner ab, das heißt, Sie können die Spiele direkt aufrufen und spielen. Dazu gehören Freecell, Hearts, Minesweeper, Pinball, Solitär und Spider Solitäre. Zusätzlich können Sie Spiele über die MSN Gaming Zone im Internet oder in einem Netzwerk spielen. Dazu gehören Internet-Backgammon, Internet-Dame, Internet-Reversi, InternetHearts und Internet-Spades.
Weitere Programme Über den Bereich Software in der Systemsteuerung können Sie problemlos neue Programme hinzufügen oder vorhandene entfernen, wenn mehr Festplattenkapazität benötigt wird. Nach der Installation stehen Ihnen mehrere Wege für das Starten von Programmen zur Verfügung. Zudem können Sie an geeigneten Orten Verknüpfungen für häufig angewandte Programme ablegen.
A.5 Exkurs über das Arbeiten mit Programmen Die Oberfläche von praktisch allen für Windows geschriebenen Programmen weisen bestimmte Charakteristika auf, die es auch einem Neuling in einem bestimmten Programm erlauben, sich schnell zurechtzufinden, wenn er schon einmal mit einem anderen Programm gearbeitet hat. Grundlegende Kenntnisse über den Umgang mit einem Programm in Windows XP helfen Ihnen also, Aufgaben in anderen Programmen schnell und effizient auszuführen. Diese Elemente lernen Sie am besten anhand eines praktischen Beispiels kennen. Works ist hierfür vielleicht schon etwas zu kompliziert. Das Programm WordPad – mit dessen Hilfe Sie einfache Texte eingeben und bearbeiten können – ist wegen seiner Einfachheit dafür besser geeignet.
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Exkurs über das Arbeiten mit Programmen
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A.5.1
WordPad starten
Zum Starten des Programms WORDPAD gehen Sie wie im vorherigen Abschnitt beschrieben vor. Sie finden das Programm in der Untergruppe ZUBEHÖR (siehe Abbildung A.7).
Bild A.7: WordPad starten
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Öffnen Sie das START-Menü, indem Sie die Schaltfläche Start in der Taskleiste klicken.
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Führen Sie den Mauszeiger innerhalb des START-Menüs auf die Schaltfläche Alle Programme und klicken Sie diese mit der linken Maustaste an.
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Führen Sie den Mauszeiger auf die Zeile ZUBEHÖR und klicken Sie darauf oder lassen Sie den Mauszeiger für eine kurze Zeit darauf ruhen. Daraufhin wird der Inhalt der Gruppe angezeigt.
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Um das Programm WORDPAD zu starten, führen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und klicken Sie mit der Maus.
A.5.2
Programmoberfläche
Nach dem Starten eines Programms verlassen Sie die eigentliche Oberfläche des Betriebssystems und begeben sich auf die des Anwendungsprogramms. Standardmäßig werden Programme unter Windows XP in einer so genannten Fensterdarstellung geöffnet. Das heißt, dass der vom Programm benutzte Bereich die Fläche des Bildschirms nicht vollständig ausfüllt, sondern in einem Fenster angezeigt wird (siehe Abbildung A.8).
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Bild A.8: Oberfläche von WordPad
Die Grundstruktur der Programmoberfläche von WordPad entspricht in vielen Elementen denen anderer Programme. Hier zunächst eine Kurzfassung. Eine ausführliche Beschreibung der Funktion dieser Elemente finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten. 쮿
In der Titelleiste wird vor dem Programmnamen der Name der aktuell angezeigten Datei angezeigt. Bis Sie beim ersten Speichern der Datei einen eigenen Namen geben, finden Sie hier die Beschriftungen Dokument – der vorläufige Dateiname – und WordPad – der Name des Programms.
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Über die Menüs der Menüleiste können Sie die Befehle zur Steuerung des Programms aufrufen.
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Über die Schaltflächen der Symbolleiste(n) können Sie die wichtigsten Befehle ansprechen, ohne vorher ein Menü aufklappen zu müssen (siehe Abschnitt A.5.8 unten).
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In der Statusleiste am unteren Rand des Bildschirms werden aktuelle Informationen zum jeweiligen Programmstatus oder zum Programmablauf angezeigt.
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Im Dokumentbereich können Sie Ihre Daten eingeben – beispielsweise einen Text im Programm WordPad.
Beachten Sie auch, dass in der Taskleiste ein Symbol für das geöffnete Programm angezeigt wird (siehe Abbildung A.9). Wenn Sie mehrere Programme geöffnet haben, werden auch für diese Symbole in der Taskleiste angezeigt.6
Bild A.9: Taskleiste mit Programmsymbol 6
Wenn die Taskleiste nicht angezeigt wird, haben Sie wahrscheinlich die Funktion zum automatischen Ausblenden aktiviert. Wenn Sie die Taskleiste wieder anzeigen möchten, zeigen Sie auf den Bereich Ihres Bildschirms, in dem sich die Taskleiste befindet (normalerweise am unteren Bildschirmrand).
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Exkurs über das Arbeiten mit Programmen
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Wenn Sie bei einem geöffneten Programm den Windows-Desktop wieder voll anzeigen lassen wollen, klicken Sie auf das Symbol Desktop anzeigen in der Taskleiste. Wollen Sie zum Programmfenster zurückehren, klicken Sie auf das entsprechende Programmsymbol in der Taskleiste.
A.5.3
Fenster
Die Fensterdarstellung eines Programms hat u.a. den Vorteil, dass Sie schnell zwischen dem Programm und den sonst auf dem Desktop noch sichtbaren Elementen wechseln können. Zusätzlich können Sie sowohl die Lage und Größe eines solchen Fensters verändern. Sie können die Lage eines solchen Fensters auf dem Bildschirm verschieben, indem Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste setzen, die Maustaste gedrückt halten und das Fenster über die Maus an eine andere Position ziehen. An der gewünschten Stelle lassen Sie die Maustaste los. Über die Ecken eines Fensters können Sie die Größe und Breite eines Fensters diagonal verändern. Setzen Sie den Mauszeiger auf eine Ecke und ziehen Sie die neue Größe bei gedrückt gehaltener Maustaste. Die neuen Proportionen werden angezeigt. Um die Breite des Programmfensters zu ändern, setzen Sie den Mauszeiger auf den rechten oder linken Fensterrand und ziehen diesen bei gedrückt gehaltener Maustaste in die gewünschte Richtung. Entsprechend können Sie die Höhe des Programmfensters ändern, indem Sie den oberen oder unteren Fensterrand über die Maus auf eine neue Größe ziehen. Wenn der vertikale Rollbalken grau unterlegt ist, wissen Sie, dass das Dokument nicht in seinem vollen Umfang im Fenster angezeigt wird. Sie können dann den im Fenster angezeigten Bereich des Dokuments verschieben. Klicken Sie in dem Bereich oberhalb des kleinen Rechtecks, um höher gelegene Teile des Dokuments anzuzeigen, klicken Sie in den Bereich darunter, um zu tiefer gelegenen Teilen zu wechseln. Für schnellere Bewegungen können Sie das Kästchen (Bildlauffeld) mit gedrückt gehaltener Maustaste in die gewünschte Richtung verschieben.
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Entsprechendes gilt für eine waagerechte Bewegung mithilfe des horizontalen Rollbalkens.
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Am rechten Rand der Titelleiste finden Sie drei – für WindowsAnwendungen typische – Schaltflächen, über die Sie durch einen Klick die Fensterdarstellung regeln sowie das Programm schließen können (siehe Tabelle A.14).
Anhang A · Windows-Grundlagen
Symbol
Name und Wirkung Minimieren: Reduziert das Fenster zu einem Symbol in der Taskleiste. Ein Klick auf dieses Symbol zeigt den Inhalt wieder an. Wiederherstellen: Schaltet von der vollen Bildschirmgröße zur Fensterdarstellung um.7 Maximieren: Schaltet von der Fensterdarstellung auf die volle Bildschirmgröße um. Damit nutzen Sie den zu Verfügung stehenden Platz voll aus. Schließen: Schließt das Programm.
Tabelle A.14: Schaltflächen in der Titelleiste
Systemmenü7 Die Mehrzahl der Programme verfügt in der linken Ecke der Titelleiste über eine Schaltfläche, über die Sie ein so genanntes Systemmenü anzeigen lassen können (siehe Abbildung A.10). Sie finden darin auch die Befehle, die Sie auch über die Schaltflächen in der rechten Ecke der Titelleiste ansprechen können.
Bild A.10: Systemmenü
Über Verschieben aktivieren Sie den Vierfachpfeil, über den Sie das Fenster mit der Maus auf dem Bildschirm verschieben können, wenn beispielsweise die Titelleiste so weit nach oben verschoben wurde, dass Sie es nicht darüber verschieben können. Nach Wahl des Befehls Größe ändern können Sie die Größe des Programmfensters über die Pfeiltasten ändern. Wählen Sie zuerst eine der Tasten (½), (¼), (Æ) oder (æ), um den gewünschten Fensterrand zu markieren. Benutzen Sie dann dieselben Tasten zum Ändern der Größe.
A.5.4
Mehrere Programme
Wenn Sie mehrere Programme geöffnet haben, werden diese in separaten Fenstern angezeigt. Auf dem Bildschirm können Sie die Fenster über die oben beschriebenen Methoden nach Belieben anordnen. 7
Die Fensterdarstellung erlaubt es, die Größe und Position des Fensters zu verändern: Sie verschieben ein Fenster auf dem Bildschirm, indem Sie den Mauszeiger in die Titelleiste des Fensters setzen und es mit gedrückt gehaltener Maustaste verschieben. Über die rechte untere Ecke eines Fensters können Sie dieses in seiner Form und Größe verändern. Setzen Sie den Mauszeiger auf diese Ecke und verschieben Sie sie bei gedrückt gehaltener Maustaste. Die neuen Proportionen werden angezeigt.
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Exkurs über das Arbeiten mit Programmen
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Um von einem Fenster zu einem anderen zu wechseln, klicken Sie einen beliebigen sichtbaren Teil des Fensters an. Stattdessen können Sie auch auf die entsprechenden Symbole in der Taskleiste klicken. Diese zweite Methode empfiehlt sich auch dann, wenn Sie die Programme in voller Bildschirmgroße anzeigen lassen. Das gerade aktive Programm erkennen Sie an den stark ausgeprägten Konturen und Farben. Die Elemente der anderen Programme werden etwas schwächer dargestellt.
A.5.5
Bildschirmelemente an- und abschalten
Welche Bestandteile zusätzlich auf der Oberfläche angezeigt werden, regelt ein Programm oft selbst. So werden nach dem Einfügen und Erstellen bestimmter Elemente – wie beispielsweise Grafiken oder Tabellen – oft automatisch weitere Symbolleisten angezeigt, deren Schaltflächen zum Bearbeiten dieser Objekte dienen. Zusätzlich können Sie über das Menü ANSICHT U. A. Symbolleisten aus- und wieder einschalten (siehe Abbildung A.11). Ein Häkchen vor einer Menüposition zeigt den eingeschalteten Zustand an. Ist die Option ausgeschaltet, fehlt es.
Bild A.11: Menü ANSICHT bei WordPad
A.5.6
Menüs
Die wichtigsten Befehle zur Steuerung des Programms finden Sie in den Menüs. In der Menüleiste werden zunächst die Namen der Menüs angezeigt (siehe Abbildung A.12). Die einzelnen Teile dieser Menüleiste müssen Sie jeweils als Titel zu den dazugehörigen Menübefehlen oder Menüpositionen verstehen. Bei dem DATEI-Menü sind das beispielsweise Befehle, die vorwiegend mit dem Öffnen und Speichern, dem Erstellen von Dateien oder allgemein mit der Arbeit an Dateien zu tun haben.
Bild A.12: Menüleiste
Zu diesen Menübefehlen gelangen Sie im Allgemeinen erst, nachdem Sie das Menü aufgeklappt haben (siehe Abbildung A.13).
Steuern über die Maus Das Steuern der Menüs über die Maus ist einfach, wenn man sich erst einmal an die Arbeit mit diesem Zeigeinstrument gewöhnt hat: Klicken Sie dazu auf den Namen eines Menüs – beispielsweise DATEI – um die einzelnen Befehle des Menüs anzuzeigen. Obwohl die Namen der Menüs
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Anhang A · Windows-Grundlagen
mit einigen Ausnahmen in vielen Programmen identisch sind, können die dazugehörigen Befehlspositionen von Programm zu Programm verschieden sein.8
Bild A.13: Menü EINFÜGEN
Das Aufklappen eines Menüs selbst bewirkt noch nichts. Wichtig sind die in den Menüs aufgelisteten Befehle. Klicken Sie auf einen Befehl, um ihn auszuführen.
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Die Mehrzahl der Menübefehle wird nach dem Aufruf sofort ausgeführt. Eine Ausnahme bilden die Befehle, die mit drei Punkten enden. Bei diesen wird nach deren Anwahl ein Dialogfeld (siehe Abschnitt A.5.7 unten) mit weiteren Optionen angezeigt.
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Bei Menübefehlen, die rechts mit einem kleinen Dreieck versehen sind, erscheint nach der Anwahl ein Untermenü, in dem Sie Ihren Befehl weiter spezifizieren müssen.
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Bei mehreren Befehlen werden die für den Befehl definierten Tastenkürzel mit angezeigt.
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Einige Menübefehle sind manchmal etwas blasser dargestellt. Diese sind im konkreten Fall nicht verfügbar und werden erst dann angezeigt, wenn die entsprechende Funktion auf dem Bildschirm aktiv ist. Dafür gibt es meist einen einfachen Grund. Beispielsweise ist der Befehl ZULETZT VERWENDETE DATEI im DATEI-Menü beim ersten Aufruf von WordPad schattiert dargestellt und damit nicht ausführbar, weil noch keine Dateien erstellt wurden. Das ändert sich, sobald Sie eine Datei gespeichert haben.
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Die jeweils wichtigsten Befehle zu einem bestimmten Element der Oberfläche eines Programms sind – wie im Betriebssystem selbst – in so genannten Kontextmenüs zusammengefasst. Sie zeigen ein Kontextmenü an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Element des Bildschirms klicken oder das Element über die Tastatur markieren und (ª)+(F10) drücken.
Die Programme der Microsoft Office 2000- oder Office XP-Familie (wozu auch Word 2002 aus der Works Suite 2003 gehört) verwenden adaptive Menüs – auch SmartMenüs genannt –, in denen zunächst nur die standardmäßig oft verwendeten Befehle angezeigt werden. Im Verlauf der Arbeit werden die Befehle automatisch personalisiert, das heißt: Die Befehle, die Sie am häufigsten aufrufen, werden angezeigt und die Befehle, die Sie nie ansprechen, werden entfernt.
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Steuern über die Tastatur Die Steuerung des Menüs über die Maus hat sich wohl allgemein eingebürgert. Sie können dafür aber auch die Tastatur verwenden (siehe Tabelle A.15). Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie – wie in der Textverarbeitung – gerade sowieso viel tippen müssen. Um die Menüzeile über die Tastatur aufzurufen, drücken Sie auf die Taste (Alt). Danach können Sie mithilfe der Cursortasten (Æ) und (æ) zwischen den Menünamen wählen. Durch eine nochmalige Betätigung von (Alt) oder durch Drücken von (Esc) können Sie diesen Befehl wieder rückgängig machen. Um ein Menü nach der Betätigung von (Alt) aufzuklappen, drücken Sie (¢). Mithilfe der Tasten (½) und (¼) können Sie den gewünschten Menübefehl auswählen. Nach dieser Wahl drücken Sie (¢), um den Befehl auszuführen. Wenn in der Menüleiste einzelne Menünamen einen unterstrichenen Steuerungsbuchstaben aufweisen, können Sie zu Aufruf eines Menüs auch die (Alt)-Taste zusammen mit diesem Buchstaben drücken. Drücken Sie beispielsweise (Alt)+(D), um das DATEI-Menü aufzuklappen. Dabei ist es gleichgültig, ob Sie große oder kleine Buchstaben auf der Tastatur verwenden. In einem solchen Fall können Sie dann zur Ausführung eines Menübefehls auch die Taste für den entsprechenden Steuerungsbuchstaben drücken. Status
Taste(n)
bewirkt
Menü geschlossen
(Alt)+(Buchstabe)
Menü mit unterstrichenen Buchstaben aufklappen
(Alt)
Menüleiste nur aktivieren
(Æ)
Menü rechts davon aktivieren
(æ)
Menü links davon aktivieren
(¢)
Aktiviertes Menü aufklappen
(Esc)
Menüleiste deaktivieren
(¼)
Nächsten Menübefehl markieren
(½)
Vorherigen Menübefehl markieren
(Buchstabe)
Befehl mit unterstrichenen Buchstaben ausführen
(¢)
Markierten Menübefehl ausführen
(Esc)
Aufgeklapptes Menü zuklappen
2 x (Esc)
Menü zuklappen und Menüleiste deaktivieren
Menüleiste aktiviert
Menü aufgeklappt
Tabelle A.15: Tastenkürzel zur Menüsteuerung
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Anhang A · Windows-Grundlagen
A.5.7
Dialogfelder
Dialogfelder dienen dazu, verschiedene Einstellungen zu einem bestimmten Themenbereich vorzunehmen und diese dann gemeinsam zu bestätigen (siehe Abbildung A.14). Sie werden im Allgemeinen durch die Menübefehle aufgerufen, die mit drei Punkten enden – beispielsweise dem Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS.
Bild A.14: Beispiele für Dialogfelder bei WordPad
In einem Dialogfeld finden Sie verschiedene Möglichkeiten, Programmoptionen einzustellen: Registerkarten, Kontrollkästchen, Optionsgruppen, Textfelder, Drehfelder, Listenfelder usw. (siehe Tabelle A.16). Symbol
Bedeutung In der Titelleiste finden Sie die Bezeichnung für das Dialogfeld. Einige Dialogfelder verfügen über mehrere Registerkarten. Klicken Sie auf eine der Registerlaschen, um die gewünschte Registerkarte anzuzeigen. Je nachdem, welche Registerkarte Sie aktivieren, zeigt das Dialogfeld unterschiedliche Inhalte. Sie können zum Wechsel auch Tastenkürzel verwenden (siehe Tabelle A.19). In einer Optionsgruppe kann immer nur eine Option eingeschaltet sein. Klicken Sie die gewünschte an. Die aktuell aktive Option erkennen Sie an einem Punkt im Kreis.
Tabelle A.16: Elemente eines Dialogfeldes
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Exkurs über das Arbeiten mit Programmen
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Symbol
Bedeutung Über Kontrollkästchen können Sie die damit verbundene Option aktivieren oder deaktivieren. Eine aktivierte Option erkennen Sie an dem Häkchen im Kästchen. Zum Aktivieren oder Deaktivieren klicken Sie innerhalb der Umrahmung. Innerhalb einer Gruppe können auch mehrere Kontrollkästchen aktiviert sein. In ein Textfeld können bzw. müssen Sie Daten eingeben. Einige dieser Felder akzeptieren nur bestimmten Formen von Daten. Viele Textfelder zeigen bereits eine Voreinstellung. Ist eine Eintragung schon markiert – das erkennen Sie an der inversen Darstellung – können Sie sie direkt überschreiben. Anderenfalls müssen Sie sie zuerst markieren. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie auf der vorhandenen Voreinstellung einen Doppelklick ausführen. Sie können die vorhandene Voreinstellung aber auch für Ihre Eingabe mit verwenden und editieren (siehe Tabelle A.17). Über Drehfeldern können Sie einen Wert einstellen. Benutzen Sie dazu die Schaltflächen mit den Pfeilen. Die nach oben zeigen Spitze erhöht den Wert, die nach unten zeigende verringert ihn. Oder tippen Sie den gewünschten Wert direkt im Feld ein. Bei Listenfeldern müssen Sie einen Wert aus einer Liste mit mehreren Alternativen auswählen. Längere Listen verfügen über Bildlaufleisten, über die Sie den auf dem Bildschirm angezeigten Teil der Liste verändern können.
Ein geschlossenes Dropdown-Listenfeld müssen Sie erst aufklappen, um darin eine Auswahl vornehmen zu können. Sie tun dies, indem Sie auf das Pfeilsymbol neben dem Feld klicken. Auch hier finden Sie bei längeren Listen Bildlaufleisten, über die Sie durch die Liste blättern können. Ein Klick auf eine Schaltfläche, deren Bezeichnung mit drei Punkten endet, bewirkt die Anzeige eines weiteren Dialogfelds. Tabelle A.16: Elemente eines Dialogfeldes (Forts.)
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Symbol
Bedeutung Bestätigen Sie Ihre Einstellungen erst dann über die Schaltfläche OK, wenn Sie alle gewünschten Änderungen – auch die auf den anderen Registerkarten des Dialogfeldes – vorgenommen haben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen werden sämtliche Änderungen, die Sie auch auf anderen Registerkarten in diesem Dialogfeld vorgenommen haben, verworfen. Die Schaltfläche mit dem Kreuz dient zum Schließen des Dialogfeldes. Denselben Effekt erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen. Die Schaltfläche mit dem Fragezeichen benutzen Sie, wenn Sie sich über die Funktion eines Elements in einem Dialogfeld nicht im Klaren sind.
Tabelle A.16: Elemente eines Dialogfeldes (Forts.)
Taste
Wirkung
(Æ), (æ)
Schreibmarke bewegen
(Pos1)
Schreibmarke vor das erste Zeichen
(Ende)
Schreibmarke hinter das letzte Zeichen
(æ___)
Zeichen vor der Schreibmarke löschen
(Entf)
Zeichen nach der Schreibmarke löschen
Tabelle A.17: Tasten zum Editieren der Inhalte von Textfeldern
Tasten
Wechselt zur
(Strg)+(ÿ___)
nächsten Registerkarte
(Strg)+(ª)+(ÿ___)
vorherigen Registerkarte
Tabelle A.18: Tastenkürzel zum Wechseln zwischen Registerkarten
Sie können ein Dialogfeld verschieben, wenn es Objekte auf dem Bildschirm verdeckt, die Sie bei der Wahl der Einstellungen sehen möchten. Dazu führen Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste des Dialogfelds, drücken die Maustaste und ziehen das Dialogfeld bei gedrückt gehaltener Maustaste an eine andere Stelle.
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Exkurs über das Arbeiten mit Programmen 0
Sie können zur Auswahl der Einstellungen in einem Dialogfeld auch die Tastatur benutzen (siehe Tabelle A.19). Das ist zwar recht umständlich, kann aber hilfreich sein, wenn die Maus einmal Ihren Dienst aufgibt. Taste(nkombination)
Zweck
(Strg)+(ÿ___)
Vorwärts durch die Registerkarten gehen
(ª)+(Strg)+(ÿ___)
Rückwärts durch die Registerkarten gehen
(ÿ___)
Vorwärts durch die einzelnen Optionen des Dialogfelds gehen
(ª)+(ÿ___)
Rückwärts durch die Optionen gehen
(____)
Eine Schaltfläche aktivieren, sofern das aktuelle Steuerelement eine Schaltfläche ist oder ein Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, sofern das aktuelle Steuerelement ein Kontrollkästchen ist
(¼)
Ein ausgewähltes Dropdown-Listenfeld öffnen
(¢)
Eine ausgewählte Schaltfläche aktivieren
(Esc)
Den aktuellen Vorgang abbrechen und das Dialogfeld ohne Übernahme der Änderungen schließen
Tabelle A.19: Tastenkombinationen in Dialogfeldern
A.5.8
Symbolleisten
Über die Schaltflächen der Symbolleiste(n) können Sie die wichtigsten Befehle direkt ansprechen, ohne vorher ein Menü aufklappen zu müssen. Die Anzahl der in einem Programm angezeigten Symbolleisten ist von Programm zu Programm unterschiedlich.9 WordPad verfügt nur über eine Standard-Symbolleiste und über die Formatierungsleiste, deren Schaltflächen vorwiegend zum Formatieren von Texten dienen (siehe Kapitel 2). Andere Programme verwalten weitere Symbolleisten, die teilweise nach Bedarf automatisch eingeschaltet werden. Über das Menü ANSICHT können Sie deren Anzeige manuell ein- und ausschalten (siehe Abbildung A.15). 9
Bei den Programmen der Microsoft Office 2000- oder Microsoft Office XP-Familie werden – neben den Menüs – auch die Symbolleisten automatisch personalisiert, sodass sie nur die Schaltflächen enthalten, die Sie am häufigsten verwenden. Das wirkt sich aber nur dann aus, wenn der durch die gewählte Bildschirmauflösung verfügbare Platz nicht für eine vollständige Darstellung einer Symbolleiste ausreicht.
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Bild A.15: Standard-Symbolleiste bei WordPad
Auch die in einer Symbolleiste angezeigten Schaltflächen unterscheiden sich von Programm zu Programm. Einige dieser Schaltflächen finden Sie aber bei (fast) allen Programmen. Bei WordPad wird die Bedeutung einer Schaltfläche in der Statusleiste angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf ruhen lassen (siehe Tabelle A.20). Auch bei anderen Programmen wird diese Beschreibung über eine so genannte QuickInfo vermittelt – einem kleinen Feld, das unterhalb des Mauszeigers eingeblendet wird. Symbol Wirkung Erstellt ein neues Dokument. Zeigt das Dialogfeld Datei öffnen an, über das Sie eine vorher gespeicherte Datei wieder öffnen und beispielsweise daran weiter arbeiten können. Zeigt das Dialogfeld Speichern unter an. Über dieses Dialogfeld können Sie eine Datei speichern. Startet den Ausdruck mit den festgelegten Druckparametern. Öffnet das Dialogfeld Suchen. Verlagert das markierte Element in die Zwischenablage. Kopiert das markierte Element in die Zwischenablage. Fügt das Element aus der Zwischenablage an der markierten Stelle ein. Macht den letzten Befehl oder eine Anzahl von Befehlen rückgängig. Fügt das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Uhrzeit ein. Tabelle A.20: Schaltflächen der Symbolleiste im Programm WordPad
A.5.9
Programm beenden
Um ein Programm zu beenden, wählen Sie BEENDEN im DATEI-Menü oder klicken auf die Schließen-Schaltfläche in der rechten Ecke der Titelleiste des Programms. Falls vom Programm festgestellt wird, dass gewisse Aufgaben vor dem Schließen noch erledigt werden sollten, werden Sie darauf hingewiesen.
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Dateiverwaltung 0
A.6 Dateiverwaltung Eine weitere wesentliche Aufgabe eines Betriebssystems besteht in Verwaltung der Daten, die Sie speichern. Diese werden beim Speichern permanent auf den so genannten Massenspeichern abgelegt.10 Sie bleiben also auch dann gespeichert, wenn Sie den Computer ausschalten. Die Laufwerke, die die Speicher – als feste oder austauschbare Bestandteile – beinhalten, werden für die Kommunikation mit dem Computer durch Buchstaben – gefolgt von einem Doppelpunkt – gekennzeichnet. Das erste Diskettenlaufwerk wird im Allgemeinen mit A:, das zweite – wenn vorhanden – mit B: gekennzeichnet. Die Festplatten setzen dann diese Reihe fort, werden also mit C: oder D: usw. angesprochen. Ein Datenträger kann in mehrere Verzeichnisse oder Ordner unterteilt werden. Standardmäßig wird bei der Installation des Betriebsystems automatisch eine große Zahl von Ordnern erstellt, in denen dann die einzelnen Bestandteile des Betriebssystems abgelegt werden. Ordner können weitere Unterordner enthalten (siehe Abbildung A.16).
Bild A.16: Datenträger, Ordner und Unterordner
A.6.1
Strukturen
Wesentlich sind in diesem Zusammenhang zunächst die hierarchische Struktur und die Bezeichnungen dafür, die Windows für die Darstellung dieser Speicherorte – der Datenträger, Ordner und Unterordner – bereitstellt. 쮿
Der Begriff Desktop wird als oberste Ebene angezeigt. Standardmäßig beinhaltet dieser Desktop u.a. die Ordner Arbeitsplatz, Eigene Dateien und Papierkorb (siehe Abbildung A.17).
10 Diese Massenspeicher funktionieren meist nach dem Prinzip der Magnetisierung einer entsprechend präparierten rotierenden Scheibe. Man unterscheidet grob zwischen Disketten- und Plattenlaufwerken. Disketten können aus dem Laufwerk entfernt werden und eignen sich deswegen besonders für den Transport von Daten. Platten oder Festplatten sind fest in ihrem Laufwerk eingebaut und verfügen über eine höhere Speicherkapazität als Disketten.
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Bild A.17: Desktop und untergeordnete Ordner
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Auf der Ebene Arbeitsplatz finden Sie einerseits die auf Ihrem System installierten Datenträger – getrennt nach Festplatten und Geräten mit Wechselmedien wie Disketten- und CD-Laufwerken.
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Die Ebene Eigene Dateien beinhaltet die Unterordner Eigene Bilder, Eigene Musik usw. Diese Ebenen wird standardmäßig beim Speichern eines selbst erstellten Dokuments angezeigt. Grafikprogramme greifen beim Speichern oder Öffnen automatisch auf den Ordner Eigene Bilder zu, Musikprogramme auf den Ordner Eigene Musik.
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Über das START-Menü können Sie die Inhalte dieser Ordner durch einen Doppelklick auf die entsprechenden Schaltflächen anzeigen lassen (siehe Tabelle A.21).
Schaltfläche
Bedeutung Zeigt den Inhalt des Ordners Eigene Dateien an. Hierin werden standardmäßig die von Ihnen erstellten Dateien abgelegt. Zeigt den Inhalt des Ordners Eigene Bilder an. Hierin werden standardmäßig die von Ihnen erstellten Bilddateien abgelegt. Zeigt den Inhalt des Ordners Eigene Musik an. Hierin werden standardmäßig die von Ihnen erstellten Musikdateien abgelegt. Zeigt den Inhalt des Arbeitsplatzes an.
Tabelle A.21: Schaltflächen für den Zugang zu Speicherorten
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Dateiverwaltung 0
Beispielsweise können Sie durch einen Klick auf Eigene Dateien den gleichnamigen Ordner anzeigen lassen (siehe Abbildung A.18). Dieser enthält – wie bereits beschrieben – die Unterordner Eigene Bilder, Eigene Musik, weitere Ordner sowie die von Ihnen in diesem Ordner abgelegten Dokumente.
Bild A.18: Eigene Dateien
A.6.2
Symbolleiste
Wie in einem Programm finden Sie auch in den Ordnerfenstern eine Symbolleiste, über deren Schaltflächen Sie die wichtigsten Befehle ausführen können, ohne erst ein Menü aufklappen zu müssen (siehe Tabelle A.22). Die Mehrzahl dieser Befehle dient zur Navigationen zwischen dem aktuellen und anderen Ordnern des Systems. Symbol
Bewirkt Nachdem Sie vom ursprünglich angezeigten Ordner zu einem anderen gewechselt haben, können Sie über diese Schaltfläche zurück zum vorher angezeigten schalten. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Zurück erlaubt diese Schaltfläche wieder die Anzeige des vorher angezeigten Ordners. Zeigt den Inhalt des Ordners an, der dem aktuell angezeigten direkt übergeordnet ist. Beispielsweise gelangen Sie damit von Eigene Bilder zu Eigene Dateien.
Tabelle A.22: Schaltflächen der Symbolleiste im Ordnerfenster
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Symbol
Bewirkt Öffnet den Aufgabenbereich Suchen, über den Sie nach Dateien und Ordnern, Computern im Netzwerk, Personen oder im Internet suchen lassen können. Zeigt eine zusätzlich Ordnerliste an, über die Sie schnell einen anderen Ordner wählen können. Ermöglicht die Wahl der Darstellung der im Ordner angezeigten Symbole.
Tabelle A.22: Schaltflächen der Symbolleiste im Ordnerfenster (Forts.)
Zusätzlich können Sie einen der im Ordnerfenster angezeigten Ordner aktuell machen, indem Sie ihn über die Maus markieren und den Befehl DATEI/ÖFFNEN wählen. Schneller geht es, wenn Sie einfach auf dem Symbol des Ordners doppelklicken. In beiden Fällen wird der Inhalt des Ordners angezeigt. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Aufwärts können Sie zum vorher angezeigten, übergeordneten Ordner zurückkehren.
A.6.3
Aufgabenbereiche
In allen Ordnern finden Sie standardmäßig im linken Teil des Fensters einen Bereich, in dem die typischen Aufgaben, andere Speicherorte und sonstige Details angezeigt werden. Die Inhalte dieser Bereiche können Sie über die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke aus- und einblenden.
Aufgaben Die aufgelisteten typischen Aufgaben unterscheiden sich je nachdem, ob Sie im Ordnerfenster keine Markierung vorgenommen oder einen Ordner oder eine Datei markiert haben (siehe Abbildung A.19).
Bild A.19: Aufgaben ohne Markierung, bei markierten Ordner und markierter Datei
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Haben Sie im Fenster keine Markierung vorgenommen, können Sie einen neuen Ordner erstellen oder den aktuellen Ordner im Web veröffentlichen.
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Bei einem markierten Unterordner können Sie diesen umbenennen, verschieben oder kopieren, im Web veröffentlichen oder löschen (wegwerfen).
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Haben Sie eine Datei im Ordnerfenster markiert, können Sie diese umbenennen, verschieben oder kopieren, im Web veröffentlichen, als E-Mail versenden, drucken oder löschen.
Details Auch der Bereich Details unterscheidet sich je nach der vorgenommenen Markierung. Haben Sie im Fenster keine Markierung vorgenommen, werden die Angabe zum aktuellen Ordner angezeigt. Ist ein Ordner markiert, werden sein Name und das Datum der letzten Änderung angezeigt. Bei einer markierten Datei wird zusätzlich der Autor und die Größe wiedergegeben.
A.7 Suchen Durch einen Klick auf die Schaltfläche Suchen im START-Menü wird zunächst der neue Such-Assistent angezeigt. Dieser befindet sich in einem Arbeitsbereich am linken Bildschirmrand, mit dessen Hilfe Sie nach Dateien und Ordnern, Computern im Netzwerk, Personen oder im Internet suchen lassen können (siehe Abbildung A.20). Sie können das Erscheinungsbild des Assistenten nach einem Klick auf den Link Bevorzugte Einstellungen ändern auf vielfältige Art anpassen.
Bild A.20: Suchassistent
Entscheiden Sie dann, nach was gesucht werden soll, indem Sie auf den entsprechenden Link – Bilder, Musik oder Videos, Dokumenten ..., Allen Dateien und Ordnern oder Computern und Personen – im linken Teil dieses Bereichs klicken. Die Inhalte des Bereichs ändern sich je nach Ihrer Wahl (siehe Abbildung A.21).
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Bild A.21: Suchen nach Bilden, Dokumenten und Dateien
Über den Link Computern oder Personen können Sie das Netzwerk nach einem bestimmten Computer und in diversen Adressbüchern nach Personen suchen lassen (siehe Abbildung A.22). Auch die installierten LDAPVerzeichnisse sind hierüber zugänglich (siehe Kapitel 20).
Bild A.22: Suchen nach einem Computer, nach einer Person
Die Details in den einzelnen Suchen-Dialogfeldern entsprechen in etwa denen der Vorgängerversionen. Geben Sie die erforderlichen Daten ein und starten Sie die Suche durch einen Klick auf die Schaltfläche Suchen.
A.8 Systemsteuerung Unter dem Begriff Systemsteuerung verbirgt sich eine Vielzahl von Funktionen, über die Sie praktisch jede Art von Verhaltensweise des Betriebssystems regeln können. Dazu gehört beispielsweise das Einstellen unterschiedlicher Formen der Anzeige auf dem Bildschirm, die Vergabe von Benutzerkonten, die Kontrolle der Eingabe und Ausgabegeräte wie Tastatur, Maus oder Drucker. Weiterhin nehmen Sie hier die Einstellungen für die sonstige Hardware wie die Parameter zur Kontrolle der Speicher, die Installation oder Deinstallation von Software sowie die Verwaltung des Systems als Ganzes vor. Den Zugang zu diesen Komponenten erhalten Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Systemsteuerung innerhalb des START-Menüs. Sie öffnen damit standardmäßig den gleichnamigen
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Systemsteuerung
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Bereich in der so genannten Kategorienansicht (siehe Abbildung A.23). In dieser Ansicht sind die einzelnen Komponenten der Systemsteuerung zu Kategorien oder zu Gruppen zusammengefasst.
Bild A.23: Systemsteuerung in der Kategorieansicht
Alternativ können Sie in der Kategorienansicht der Systemsteuerung auch auf den Link Zur klassischen Ansicht wechseln im oberen linken Bereich des Fensters klicken. Als Ergebnis werden die einzelnen Komponenten der Systemsteuerung separat angezeigt (siehe Abbildung A.24).
Bild A.24: Systemsteuerung in der klassischen Ansicht
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Anhang A · Windows-Grundlagen
A.8.1
Kategorien
Durch einen Klick auf einen Link in der Kategorieansicht – beispielsweise Darstellung und Designs oder Drucker und andere Hardware – lassen Sie die einzelnen Elemente dieser Kategorie anzeigen (siehe Abbildung A.25).
Bild A.25: Kategorie Darstellung und Designs
Auf dieser Ebene finden Sie im oberen Bereich eine Liste der Aufgaben, die Sie in diesem Zusammenhang häufig erledigen wollen. Um eine dieser Aufgaben durchzuführen, klicken Sie auf die Beschreibung oder auf das davor angezeigte Pfeilsymbol. Alternativ dazu können Sie auch direkt eines der im unteren Bereich angezeigten Symbole der klassischen Ansicht der Systemsteuerung wählen – beispielsweise Anzeige. In beiden Fällen wird als Folge ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen können (siehe Abbildung A.26). Der Unterschied zwischen beiden Methoden der Wahl besteht nur darin, dass bei der Wahl einer Aufgabe bereits die jeweils richtige Registerkarte des Dialogfelds angezeigt wird, während Sie die bei der Wahl eines Steuerungssymbols diese erst ansteuern müssen.
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Systemsteuerung 0
Bild A.26: Dialogfeld Eigenschaften von Anzeige als Beispiel
A.8.2
Komponenten
Als Anfänger sollten Sie sich gleich an dieser Stelle – zumindest oberflächlich – mit den Inhalten der einzelnen Komponenten der Systemsteuerung vertraut machen (siehe Tabelle A.23). Kategorieansicht
Symbol
Verantwortlich für
Anzeige
Wahl von Design und Desktophintergrund, Einrichten eines Bildschirmschoners, Festlegen der Darstellung, Bildschirmauflösung und Farbtiefe
Darstellung und Designs
Festlegen der im Startmenü und in der Taskleiste angezeigten Elemente Taskleiste und Startmenü
Ordneroptionen
Optionen zur Darstellung von Ordnersymbolen und der Anzeige des Ordenfensters einstellen
Tabelle A.23: Kategorien und klassische Elemente der Systemsteuerung
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Kategorieansicht
Symbol
Verantwortlich für
Tastatur
Geschwindigkeitseinstellungen (Anschlagverzögerung, Wiederholrate, Cursorblinkgeschwindigkeit) und Treiber für die Tastatur vornehmen
Drucker und andere Hardware Maus
Spieloptionen
Drucker und Faxe
Scanner und Kameras
Tastenkonfiguration, Doppelklickgeschwindigkeit, Zeigerdarstellung, zusätzliche Zeigeroptionen, Radkonfiguration und Treiber wählen Installation und Konfiguration von Gamecontrollern, die Sie zum Spielen unter Windows angeschlossen haben Verwaltung, Konfiguration und Installation neuer Ausgabegeräte wie Drucker und Faxgeräte Installation und Konfiguration neuer Eingabegeräte wie Scanner und digitale Kameras Installation und Konfiguration von Geräten zur Datenübertragung
Telefon und Modemoptionen
Internetoptionen
Komponenten wie Programme, Verbindungen, Sicherheit und Datenschutz für den Internetzugriff konfigurieren
Netzwerkverbindungen
Assistenten für die Konfiguration für Netzwerk- und DFÜ-Verbindungen aktivieren sowie Einstellungen für bereits bestehende Verbindungen vornehmen
Benutzerkonten
Einrichten und Ändern von Benutzerkonten, Anmeldung und Vergabe von Kennwörtern
Netzwerk. und Internetverbindungen
Benutzerkonten
Tabelle A.23: Kategorien und klassische Elemente der Systemsteuerung (Forts.)
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Systemsteuerung 0
Kategorieansicht
Symbol
Verantwortlich für
Software
Installation und Deinstallation von weiteren Programmen sowie zusätzliche Windows-Komponenten hinzufügen oder nicht benötigte entfernen
Software
Ändern von Systemdatum, Systemzeit und Zeitzonen Datums-, Zeit, Sprach- und Regionaleinstellungen
Sounds, Sprachein-/ ausgabe und Audiogeräte
Datum und Uhrzeit Regionale Einstellungen für die Formate von Zahlen, Währungen, Uhrzeit und Datum, Sprachen und EingaRegions- und Sprach- bemethoden festlegen optionen
Sounds und Audiogräte
Sprachein-/ausgabe
Eingabehilfen
Eingabehilfen
Verwaltung Leistung und Wartung Geplante Tasks
System
Akustische Signale unter Windows XP einstellen und Audiogeräte konfigurieren
Eigenschaften, Stimme und andere Optionen für Text in Sprache umwandeln ändern Zusätzliche Optionen für Eingabegeräte wie Tastatur und Maus festlegen und über einen Assistenten Optionen entsprechend Ihrer Sehstärke, Ihrem Gehör und Ihrer Beweglichkeit einstellen Enthält Verknüpfungen zu Anwendungen, mit denen eine erweiterte Verwaltung und Untersuchung Ihres Computers möglich ist. Verwaltungsaufgaben planen, die dann automatisch durchgeführt werden. Zeigt Informationen über Ihr Computersystem an und ermöglicht Einstellungen für Hardware, Systemleistung und automatische Updates. Konfiguriert die Energiespareinstellungen für Ihren Computer.
Energiesparoptionen Tabelle A.23: Kategorien und klassische Elemente der Systemsteuerung (Forts.)
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Anhang A · Windows-Grundlagen
Zum Schließen der Systemsteuerung wählen Sie – wie vorher für ein Programm beschrieben – den Befehl DATEI/BEENDEN oder klicken auf die Schaltfläche Schließen in der rechten Ecke der Titelleiste. Die Ansicht, die Sie vor dem Verlassen der Systemsteuerung angezeigt hatten, wird beim nächsten Aufruf wieder angezeigt.
A.9 Windows XP beenden Die Zeiten, in denen man die Arbeit am Computer – über den Ein-/Ausschalter oder noch brutaler durch Unterbrechen der Stromzufuhr – beenden konnte, sollten Sie spätestens seit der Einführung von Windows 95 vergessen haben. Benutzen Sie zum Ausschalten Ihres Computers immer die dafür vorgesehenen Schaltflächen im START-Menü. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausschalten, wenn Sie den Computer ausschalten, neu starten oder in den Standby-Modus umschalten wollen. Mit der Schaltfläche Abmelden können Sie Ihr Benutzerkonto schließen und den Computer im eingeschalteten Zustand einem anderen Anwender überlassen. Dieser muss sich dann – wie am Anfang dieses Kapitels beschrieben – wiederum selbst anmelden. In den nachträglich eingeblendeten Dialogfeldern können Sie Ihre Entscheidung weitere spezifizieren (siehe Abbildung A.17).
Bild A.27: Computer ausschalten und Windows-Abmeldung
Mit Standby bewirken Sie, dass der Computer in den Energiesparmodus umschaltet. Geöffnete Programme bleiben weiterhin geöffnet. Durch Bewegen der Maus oder einen Tastendruck können Sie das System wieder aufwecken. Ausschalten beendet die Aktivitäten des Computers. Die Einstellungen werden gespeichert und das Betriebssystem wird heruntergefahren. Sie können das System auch so konfigurieren, dass Sie – wie in den frühen Jahren des PCs – einfach den Hauptschalter zum Ausschalten benutzen können. Auch Neu starten bewirkt ein Herunterfahren des Betriebsystems. Anschließend wird automatisch ein Neustart des Systems vorgenommen. Auch hierbei müssen Sie wieder das Benutzerkonto auswählen und gegebenenfalls das Kennwort eingeben.
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Windows XP beenden
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Klicken Sie auf Benutzer wechseln, wenn Sie sich selbst abmelden und den Rechner einem zweiten Benutzer überlassen. Ihre Programme können Sie geöffnet lassen. Ein neuer Benutzer muss sich gegebenenfalls mit seinem Passwort anmelden. Nach einem erneuten Wechsel können Sie mit Ihren vorher nicht geschlossenen Programmen und Dokumenten weiter arbeiten. Sollte der zweite Benutzer den Computer ausschalten, wird er darauf hingewiesen, dass ein weiterer Benutzer angemeldet ist und dass diese Aktion zu einem Datenverlust führen kann. Er kann den Computer aber ausschalten. Die Schaltfläche Abmelden benutzen Sie, wenn Sie die Arbeit beenden wollen, der Rechner aber weiterhin eingeschaltet bleiben soll. Speichern Sie Ihre Daten, bevor Sie diese Schaltfläche wählen. Geöffnete Programme werden automatisch heruntergefahren. Anschließend wird die Startseite wieder angezeigt.
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B Installationen In vielen Fällen sind beim Kauf eines neuen Computers die dabei mit erworbenen Programme, beispielsweise das Betriebssystem und die Anwendungsprogramme, bereits vorinstalliert. Sie können also nach dem Einschalten des Rechners direkt mit der Arbeit beginnen. Ist das nicht der Fall – wenn Sie beispielsweise die entsprechende Software separat kaufen –, müssen Sie diese Installation nachholen. Der erste Abschnitt dieses Kapitels beschäftigt sich mit der Installation der Works Suite 2003. Dafür stehen Ihnen mehrere Varianten zur Verfügung (siehe Abschnitt B.1). Sollten Sie nach einer Installation weitere Programmkomponenten benötigen oder nicht benötigte von der Festplatte entfernen wollen, können Sie diesen Vorgang über eine Programmwartung einleiten. Für einen schnellen Zugang zu den einzelnen Programmen vom Windows-Desktop aus können Sie zusätzlich eine Verknüpfung auf diesem einrichten. Zusätzlich zur Installation von Works Suite 2003 müssen Sie unter Umständen weitere Komponenten auf Ihrem Computer installieren oder konfigurieren. Die Unterschiede zwischen den dafür notwendigen Aufgaben können erheblich sein. Dafür liefern Ihnen die weiteren Abschnitte in diesem Kapitel die notwendigen Informationen: 쮿
Wenn Sie ein Dokument erstellen oder Daten in eine Kalkulationstabelle eingeben, möchten Sie wahrscheinlich auch sehen, wie Ihre Arbeit gedruckt aussieht. Dafür müssen Sie einen Drucker installieren (siehe Abschnitt B.2).
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Über ein Modem können Sie über die Telefonleitung eine Verbindung mit einem anderen Computer oder dem Firmennetzwerk herstellen. Neuere Geräte werden von Windows XP meist automatisch erkannt. Ist das nicht der Fall, müssen Sie die erforderlichen Treiber für das Gerät festlegen. Anschließend müssen Sie die Parameter für die Konfiguration bestimmen (siehe Abschnitt B.3).
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Mithilfe des in Windows XP integrierten Faxprogramms können Sie Dokumente genauso einfach faxen, als würden Sie in einem geöffneten Dokument in einem Windows-Programm auf DRUCKEN klicken. Um Faxe zu senden und zu empfangen, benötigen Sie lediglich ein Faxgerät, beispielsweise ein Faxmodem. Auch dieses müssen Sie installieren und konfigurieren, um damit arbeiten zu können (siehe Abschnitt B.4).
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Bevor Sie mit einem Kommunikationsprogramm wie beispielsweise dem Internet Explorer oder Outlook Express arbeiten können, müssen Sie die Verbindung zu einem Internetdienstanbieter herstellen. Das erreichen Sie über einen Assistenten, der bei allen Betriebssystemen in ähnlicher Form funktioniert (siehe Abschnitt B.4).
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Works Suite 2003 installieren
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Nachdem Sie die technischen Voraussetzungen für die Verbindung zum Internet geschaffen haben, können Sie theoretisch sofort eines der in den vorherigen Kapiteln besprochenen Kommunikationsprogramme nutzen. Es empfiehlt sich aber, vorher die gewünschten Einstellungen für die Kommunikation über das Netz – beispielsweise für die gewünschten Sicherheiten – festzulegen (siehe Abschnitt B.6).
B.1 Works Suite 2003 installieren Wenn beim Kauf des Computers die Works Suite 2003 nicht bereits vorinstalliert wurde, müssen Sie das nachholen. Sie sind dann in der glücklichen Lage, von vorneherein entscheiden zu können, ob die einzelnen Programme als Paket verknüpft oder einzeln installiert werden sollen. 쮿
Bei einer Paketinstallation wird automatisch das Programm Microsoft Word 2002 zur Textverarbeitung eingesetzt. Über das Programm Works-Start können Sie also die Textverarbeitung von Works nicht mehr aufrufen (siehe Kapitel 1). Word wird aber – genau wie die restlichen Bestandteile der Suite – voll in das Paket integriert. Anwender, die für die Textverarbeitung nur mit Word und nicht mit dem entsprechenden Programmbereich von Works arbeiten wollen, sollten diese Installationsform wählen.
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Wenn Sie aber nur die Textverarbeitung von Works – beispielsweise wegen ihrer Einfachheit – nutzen wollen, müssen Sie eine Einzelinstallation der einzelnen Programmteile vornehmen. Nach Abschluss haben Sie dann über das Programm Works-Start Zugriff zu allen Programmteilen von Works 7.0, nicht aber zu Word 2002 und auch nur bedingt zu den anderen Teilen der Suite. Diese können Sie aber – wie bei Windows üblich – direkt über das START-Menü öffnen.
B.1.1
Paketinstallation
Works Suite 2003 ist entweder in einem Paket von CDs oder einer DVD erhältlich. Die DVD-Version bietet alle Inhalte auf einem einzigen Datenträger, die CD-Version besteht aus fünf CDs. Vor der Installation schließen Sie bitte alle geöffneten Anwendungen. Legen Sie dann entweder die CD mit der Nummer 1 oder die DVD in ein für den jeweiligen Datenträger geeignetes Laufwerk Ihres Rechners. Sollte für das Laufwerk die Funktion Autorun eingeschaltet sein, wird automatisch die Datei Setup.exe gestartet. Andernfalls müssen Sie Setup.exe vom Stammverzeichnis des Datenträgers aus selbst ausführen. Wählen Sie dazu die Option AUSFÜHREN im Menü START und geben Sie im Feld Öffnen den Namen und den Pfad zum Setup-Programm ein: Haben Sie beispielsweise den Datenträger in das Laufwerk E: eingelegt, geben Sie das Kennzeichen dieses Laufwerks zusammen mit dem Namen des auszuführenden Programms ein (siehe Abbildung B.1). Bestätigen Sie den Befehl abschließend durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
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Anhang B · Installationen
Bild B.1: Setup ausführen
Installationsform wählen Das Installationsprogramm meldet sich anschließend mit einer einführenden Seite, auf der Sie die allgemeine Form der Installation festlegen können, indem Sie auf eine der Schaltflächen Standard, Minimum oder Benutzerdefiniert klicken (siehe Abbildung B.2). Die Angaben in diesem Buch beziehen sich – wenn nicht speziell auf einen Sonderfall hingewiesen wird – insgesamt auf eine Standardinstallation des Programmpakets.
Bild B.2: Works Suite 2003-Setup
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Bei ausreichender Festplattenkapazität empfiehlt sich hierbei die Option Standard, bei der alle wichtigen Komponenten des Programmpakets auf die Speicher Ihres Systems übertragen und installiert werden. Sie können nach Wahl dieser Option noch entscheiden, ob Sie – beispielsweise aus Gründen des vorhandenen Speicherplatzes – einzelne Komponenten des Pakets nicht installieren möchten. In diesem Fall deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen vor den jeweiligen Programmnamen (siehe Abbildung B.3). Micro-
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Works Suite 2003 installieren
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soft Works 7.0 als Grundkomponente des Pakets wird aber immer automatisch installiert. Im unteren Bereich der Seite wird der für die gewählte Konfiguration erforderliche und der auf Ihren Rechner verfügbare Speicherplatz angezeigt.
Bild B.3: Standardinstallation
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Sollten Sie von vorneherein wissen, dass die Kapazität Ihres Systems für eine Standardinstallation nicht ausreichen wird, wählen Sie die mit Minimum bezeichnete Option. Dabei werden zunächst nur die Komponenten des Programms von der CD kopiert, die der durchschnittliche Anwender im Allgemeinen minimal benötigt.
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Über die Option Benutzerdefiniert können Sie sowohl einzelne Teile des Programmpakets – beispielsweise Word, AutoRoute oder Encarta – zur Installation auswählen als auch innerhalb der Installation dieser Teile festlegen, welche Komponenten dieser Programme Sie übernehmen möchten. Letzteres trifft besonders für die umfangreichen Optionen bei Microsoft Word zu. Dieser Installationstyp erfordert eine gewisse Kenntnis der einzelnen Programme. Einem weniger erfahrenen Anwender ist davon abzuraten. Haben Sie die Option Benutzerdefiniert auf der einleitenden Seite gewählt, können Sie zunächst angeben, welche Programme des Pakets Sie installieren möchten. Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen vor dem Namen des entsprechenden Programms (siehe Abbildung B.4). Auch hier wird Microsoft Works 7.0 als Grundkomponente des Pakets immer mit installiert.
Anhang B · Installationen
Bild B.4: Benutzerdefinierte Installation
Ablauf Nach Abschluss dieser Routine beginnt das Programm mit der Installation.1 Dabei werden die Dateien auf die Festplatte(n) Ihres Computers kopiert und zusätzliche Eintragungen in den Steuerungsdateien von Microsoft Windows vorgenommen. Das Installationsprogramm blendet nacheinander mehrere Dialogfelder2 ein, in denen Sie meist auch gewisse Eingaben vornehmen müssen. Lesen Sie immer zuerst die Hinweise auf dem Bildschirm, geben Sie die erforderlichen Daten ein und bestätigen Sie dann durch Anklicken der Schaltfläche Weiter am unteren Rand des Dialogfeldes. Anschließend wird das nächste Dialogfeld angezeigt. Wenn Sie im Falle der Installation von CDs diese wechseln müssen, werden Sie darauf hingewiesen. Falls Ihr Rechner über mehrere CD-Laufwerke verfügt, verwenden Sie immer dasselbe Laufwerk. Abschließend erhalten Sie eine Vollzugsmeldung, in der Sie gegebenenfalls aufgefordert werden, Ihr System neu zu starten. Die durchzuführenden Tätigkeiten sind aufgrund der ausreichenden Beschreibungen auf den einzelnen Programmseiten eigentlich problemlos durchzuführen. Die folgenden Abschnitte listen einige zusätzliche Tipps dazu auf: 쮿
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Sie werden während der Installation aufgefordert, Ihren Namen und den so genannten Product Key – die Seriennummer Ihrer Kopie des Programms – einzugeben. Diesen finden Sie im Allgemeinen auf der Rückseite der Hülle des Datenträgers. Beachten Sie, dass diese Angaben oft schwer zu lesen sind. Zeichen wie 0, O und D werden beispielsweise oft verwechselt.
Sollten bestimmte Programme, die den Erfolg der Installation gefährden könnten (z.B. Antiviren-Programme), noch geöffnet sein, werden Sie aufgefordert, diese zu schließen. Hinweise zum Arbeiten mit Dialogfeldern finden Sie im Anhang A.
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Works Suite 2003 installieren
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Auf der Seite, auf der der Lizenzvertrag angezeigt wird, müssen Sie – nach dem Lesen dieses Vertrags – das Kontrollkästchen Ich stimme den Bedingungen ... zu aktivieren. Sonst können Sie mit der Installation nicht fortfahren. In einigen Fällen wird diese Seite erst beim ersten Start des Programms nach der Installation angezeigt.
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Sollten auf Ihrem Rechner bereits ältere Versionen der zu installierenden Programme befinden, wird das gemeldet. Sie müssen in diesem Fall angeben, ob diese entfernt oder beibehalten werden sollen.
Benutzerdefinierte Installation Wenn Sie eine benutzerdefinierte Installation gewählt haben, müssen Sie vor der Installation einiger der einzelnen Programme noch zusätzliche Angaben zur speziellen Installationsart machen. Beispielsweise wird im Feld Installieren nach der automatisch gewählte Ordner für den Ort der Installation angezeigt. Wenn Sie diesen ändern wollen, können Sie den gewünschten Pfad direkt im Feld eintippen oder aber auch nach einem Klick auf die Schaltfläche Durchsuchen in einem Dialogfeld auswählen (siehe Abbildung B.5).
Bild B.5: Installationsart von Word 2002
Außerdem müssen Sie in einigen Fällen angeben, welche Installationsart Sie für das spezielle Programm wünschen. Wenn Sie in diesem Fall die Installationsart Benutzerdefiniert gewählt haben, müssen Sie bei Programmen wie Word 2002 festlegen, welche Komponenten Sie zur Installation übernehmen wollen (siehe Abbildung B.6). Über die Angaben in der unteren rechten Ecke des Dialogfeldes können Sie kontrollieren, ob noch genügend Platz für die Änderung der Installation auf der Festplatte zur Verfügung steht.
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Anhang B · Installationen
Bild B.6: Installationsoptionen wählen
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Im Feld Zu installierende Features zeigen Symbole mit einen Plusoder Minuszeichen davor an, dass zu dieser Ebene weitere Unterebenen existieren, deren Installation separat ein- oder ausgeschaltet werden kann. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Unterebenen anzuzeigen oder auf das Minuszeichen, um sie auszublenden.
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Nach dem Markieren einer Zeile wird die Bedeutung der Komponente für das Programm unterhalb der Überschrift Beschreibung angezeigt. Durch den Klick auf das vor der Komponente stehende Symbol öffnen Sie ein Untermenü, über das Sie die Form der Installation dieser Komponente auswählen können (Abbildung B.7).
Bild B.7: Installationsoptionen
Vier Formen der Installation der einzelnen Komponenten von Word 2002 sind möglich: Nicht verfügbar bedeutet, dass die Komponente weder von der Festplatte noch von der CD aus gestartet werden kann. Die Option Vom Arbeitsplatz starten kopiert die betreffende Komponente auf Ihre Festplatte. Für eine übergeordnete Gruppe können Sie mit Alles vom Arbeitsplatz starten dafür sorgen, dass alle zu dieser Gruppe gehörenden Komponenten auf die Festplatte übertragen werden.
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Works Suite 2003 installieren 0
Mit der Option Bei der ersten Verwendung installieren werden die Komponenten vorerst auf der CD belassen. Sobald Sie diese Komponente aber über einen entsprechenden Menübefehl ansprechen, wird die Installation vorgenommen. Dazu muss sich der Datenträger im Installationslaufwerk befinden. Zeigen die Symbole einer übergeordneten Gruppe eine graue Schattierung an, bedeutet das, dass nicht alle Komponenten dieser Gruppe auf der Festplatte installiert sind. Zusätzliche – und für mehrere Programme wichtige – Funktionen finden Sie bei Word 2002 in der Gruppe Office-Tools.
B.1.2
Einzelinstallation
Alternativ zur Paketinstallation können Sie die einzelnen Programme der Works Suite 2003 auch einzeln installieren. Gehen Sie dabei zunächst genauso vor wie bei der Paketinstallation: Vor der Installation schließen Sie alle geöffneten Anwendungen. Legen Sie dann entweder die CD mit der Nummer 1 oder die DVD in ein für den jeweiligen Datenträger geeignetes Laufwerk Ihres Rechners und schließen Sie dieses. Wenn sich das Setup-Programm automatisch melden sollte, schließen Sie es durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen und bestätigen Sie den Abbruch. Anschließend öffnen Sie den Arbeitsplatz und darin das Laufwerk mit der CD oder DVD, deren Inhalt Sie installieren wollen. Sie finden auf der CD 1 acht Ordner, auf der DVD entsprechend mehr. Installieren Sie jetzt die einzelnen Programme einzeln. Öffnen Sie nacheinander die Ordner der Programme und starten Sie das in diesem Unterordner enthaltene Setup-Programm. Um beispielsweise Works 7.0 allein zu installieren, öffnen Sie den Ordner MSWorks und führen Setup bzw. Setup.exe aus. Die einzelnen Seiten der Installationsroutine entsprechen im Wesentlichen dem oben beschriebenen Fall der Paketinstallation. Wiederholen Sie dieses Vorgehen für alle zu installierenden Programme. Wenn Sie eine CDVersion benutzen, müssen Sie auch die Programme auf den CDs mit den Nummern 2, 4 und 5 installieren (siehe Tabelle B.1). Die CD 3 beinhaltet keine installierbaren Programme, sondern den Datenbestand von AutoRoute 2002. Programm
CD
Ordner
Works 7.0
1
MSWorks
Word 2002
1
MSWord
AutoRoute
2
Stammverzeichnis
Encarta
4
Stammverzeichnis
Picture It!
5
Stammverzeichnis
Tabelle B.1: Programme auf CDs
776
Anhang B · Installationen
B.1.3
Aktivierung
Um dem durch Software-Piraterie bedingten Umsatzverlust zu begegnen, verlangt Microsoft bei Programmen der Office XP-Serie und anderer neuerer Programme eine so genannte Aktivierung des Produktes. Word 2002 gehört zu dieser XP-Familie. Sie werden deswegen nach der Installation dieses Programms bzw. beim ersten Starten von der Aktivierungsroutine begrüßt. Freundlich, aber bestimmt fordert Microsoft Sie auf, das Programm aktivieren zu lassen. Sie können Word 2002 vor der Aktivierung insgesamt 50-mal ausführen. Wenn Sie bis dahin noch keine Aktivierung durchgeführt haben, steht Ihnen nur eine eingeschränkte Funktionalität des Programms zur Verfügung. Die Aktivierung kann entweder direkt über das Internet erfolgen oder per Anruf bei Microsoft. Wenn Sie die Aktivierung – und gegebenenfalls die Registrierung – über das Netz durchführen wollen, erfolgt der Austausch der Daten automatisch. Wer sich für die Variante per Telefon entscheidet, darf dem Microsoft-Mitarbeiter eine mehrstellige Zahl vorlesen und sich eine ebenso lange Zahl diktieren lassen, die dann eingegeben werden muss. Tippfehler sind da vorprogrammiert. Im Gegensatz zur Registrierung – die Sie durchführen können, aber nicht müssen und dabei Ihren Namen und die Adresse angeben – müssen Sie bei der Aktivierung außer dem Land keine weiteren Daten eingeben. Das Programm erstellt aus der Seriennummer der erworbenen Software und »unbedenklichen Informationen zur eingesetzten Hardware« – das sind zehn typische Merkmale der Hardware Ihres Systems, eine so genannte Identifikationsnummer. Persönliche Daten werden mit der Identifikationsnummer angeblich nicht übermittelt. Tauscht der Anwender später grundlegende Komponenten wie Mainboard oder Prozessor aus, wird der Code möglicherweise ungültig. Einen neuen gibt es per Anruf bei Microsoft. Wer nur eine zusätzliche Komponente einbaut oder die Grafikkarte tauscht, dürfte wohl keine Probleme haben.
B.1.4
Programmwartung
Wenn Sie weitere – bisher nicht installierte – Programmkomponenten benötigen oder nicht benötigte von der Festplatte entfernen wollen, führen Sie eine Programmwartung durch. Schließen Sie alle Programme und legen Sie die Datenträger in das Laufwerk. Das Setup-Programm wird dann im Allgemeinen automatisch gestartet. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie es auch manuell starten (siehe oben). Die Bedeutung der auf der ersten Seite verfügbaren Optionen erklärt sich selbst. Dieser Teil des Setup-Programms bietet Ihnen beispielsweise auch die Möglichkeit, von einer Installation des Programms Microsoft Word zur Works-Textverarbeitung zu wechseln und umgekehrt:
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Drucker 0
B.1.5
Verknüpfungen erstellen
Bei einigen Programmen der Suite – beispielsweise Works-Start – werden Sie während der Installation oder nach dem ersten Starten gefragt, ob eine Verknüpfung auf dem Desktop Ihres Rechners angelegt werden soll. Solche Verknüpfungen zu einem Programm erlauben ein schnelles Starten dieses Programms ohne Verwendung des START-Menüs durch einen Doppelklick auf dem Verknüpfungssymbol. Wenn Sie auch zu den Programmen, die eine solche automatische Erstellung nicht vorsehen, eine Verknüpfung erstellen möchten, können Sie sich einer der nachfolgend beschriebenen Methoden bedienen.
Vom Programmordner aus Wenn Sie vom Programmordner ausgehen wollen, öffnen Sie zunächst den Arbeitsplatz und navigieren von dort aus zu dem Ordner, in dem sich das Programm befindet, zu dem Sie eine Verknüpfung erstellen wollen. Suchen Sie dort das gewünschte Programmsymbol und markieren Sie es durch einen einfachen Klick. Klicken Sie dann das Symbol mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl SENDEN AN aus dem Kontextmenü. Im Untermenü zu diesem Befehl wählen Sie DESKTOP (VERKNÜPFUNG ERSTELLEN). Sie können ein Objekt auch mithilfe der rechten Maustaste vom jeweiligen Ordner auf den Desktop ziehen und dann auf VERKNÜPFUNGEN HIER ERSTELLEN aus dem Menü wählen, das beim Loslassen der Maustaste automatisch angezeigt wird.
Vom Desktop aus Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen Sie den Befehl NEU aus dem Kontextmenü. Klicken Sie im Untermenü dann auf VERKNÜPFUNG. Geben Sie unter Geben Sie den Speicherort des Elements ein den Pfad und den Namen des Programms an, für das ein Symbol hinzugefügt werden soll, oder klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie das Programmsymbol selbst aus. Nach einem Klick auf Weiter geben Sie den Namen ein, den Sie dem Symbol zuweisen möchten. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen. Zur Änderung der Eigenschaften der Verknüpfung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung und wählen im Kontextmenü den Eintrag EIGENSCHAFTEN. Beim Löschen einer Verknüpfung zu einem Objekt wird das Originalobjekt selbst nicht gelöscht. Es ist weiterhin am ursprünglichen Speicherort auf dem Computer vorhanden.
B.2 Drucker Wenn Sie ein Dokument erstellen oder Daten in eine Kalkulationstabelle eingeben, möchten Sie sich vielleicht ansehen, wie Ihre Arbeit gedruckt aussieht. Dafür müssen Sie einen Drucker installieren. Der Drucker kann direkt an den Computer angeschlossen werden, es kann jedoch auch gemeinsam auf einen Netzwerkdrucker zugegriffen werden. In Windows XP werden die meisten Drucker automatisch installiert. Möglicherweise
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Anhang B · Installationen
müssen Sie für die Installation älterer Drucker diese Aufgabe selbst durchführen. Der Drucker wird dabei zunächst mit den dafür vorgesehenen Standardeinstellungen installiert. Nach der Installation steht eine Vielzahl von Einstellungen und Druckoptionen zur Verfügung. Sie sollten diese nach der Installation zumindest kontrollieren und gegebenenfalls Ihren Vorstellungen anpassen. Auf diese Weise erfahren Sie meist auch schnell, welche besonderen Fähigkeiten Ihr Drucker zur Verfügung stellt oder welche nicht verfügbar sind.
B.2.1
Drucker einrichten
Schließen Sie den Drucker an den entsprechenden Anschluss des Computers an, den Sie der Dokumentation des Herstellers entnehmen können. Windows XP sollte neu an Ihrem Computer angeschlossene Drucker automatisch erkennen, sofern es sich dabei um ein Plug&Play-Gerät handelt. Das gilt sowohl für einen USB-, einen IEEE 1394- oder einen Infrarotanschluss.3 Je nachdem, welchen Drucker Sie installieren, erscheint eine Meldung, dass neue Hardware erkannt wurde, oder der Assistent für das Suchen neuer Hardware teilt Ihnen mit, dass der Drucker entdeckt und die Installation begonnen wurde. Das Druckersymbol wird dem Ordner Drucker hinzugefügt. Der Computer muss weder heruntergefahren noch neu gestartet werden. Möglicherweise müssen Sie für die Installation älterer Drucker manuelle Einstellungen vornehmen. Dazu wählen Sie den Befehl DRUCKER UND FAXGERÄTE im START Menü. Nach dieser Wahl werden alle auf dem System installierten Drucker und Faxgeräte in einem Ordnerfenster angezeigt. Hier können Sie manuell neue Geräte hinzufügen und bereits vorhandene konfigurieren. Die wesentlichsten Aufgaben und Befehle zu diesem Bereich finden Sie in der Liste der Aufgaben und im Kontextmenü zu einem markierten Drucker. Zum manuellen Hinzufügen eines neuen Druckers müssen Sie den Druckerinstallations-Assistenten aufrufen.4 Dazu wählen Sie DATEI/DRUCKER HINZUFÜGEN oder klicken auf Drucker hinzufügen im Aufgabenbereich. Sie müssen dann entscheiden, ob Sie einen lokalen oder einen Netzwerkdrucker hinzufügen wollen.
Lokaler Drucker Ein Lokaler Drucker ist ein Gerät, das direkt mit Ihrem Computer – entweder durch ein Kabel oder drahtlos – verbunden ist. Wenn Sie den Drucker bereits angeschlossen und eingeschaltet haben, empfiehlt es sich, die Option Plug&Play-Drucker automatisch ermitteln und installieren zu 3
4
Bei einer Infrarotverbindung stellen Sie die beiden infrarotfähigen Geräte in ungefähr einem Meter Abstand voneinander auf, um eine kabellose Infrarotverbindung herzustellen. Nach einigen Sekunden erkennt der Computer den Drucker, das Druckersymbol wird im Infobereich der Taskleiste angezeigt und die entsprechenden Treiber werden auf dem Computer installiert. Zum Hinzufügen und Konfigurieren eines Plug&Play-Druckers sind keine Administratorrechte erforderlich. Wenn Sie jedoch einen nicht Plug&Play-fähigen Drucker direkt an Ihren Computer anschließen und einrichten möchten, müssen Sie als Mitglied der Gruppe Administratoren angemeldet sein. Wenn der Computer mit einem Netzwerk verbunden ist, verhindern möglicherweise auch die Richtlinieneinstellungen des Netzwerkes die Ausführung dieser Schritte.
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Drucker 0
aktivieren. Einige Druckermodelle können dann gegebenenfalls automatisch erkannt und installiert werden. Nach einem Klick auf Weiter müssen Sie den Anschluss angeben. In der Regel wählen Sie einen der parallelen Anschlüsse (LPT) aus der Liste Folgenden Anschluss verwenden aus. Für einige Plotter müssen Sie möglicherweise einen der seriellen Anschlüsse (COM) auswählen. Anschließend müssen Sie die Druckersoftware installieren. Wählen Sie zuerst den Hersteller und dann eines der angegebenen Modelle. Sollten die erforderlichen Treiber nicht in der Datenbank des Betriebssystems enthalten sein, müssen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Diskette auf die zusammen mit dem Drucker ausgelieferten Datenträger zurückgreifen. Im nächsten Schritt können Sie dem Drucker einen Namen geben und müssen entscheiden, ob der neue Drucker jetzt als Standarddrucker verwendet werden soll. Wenn Sie eine Testseite drucken möchten, stellen Sie zuerst sicher, dass der Drucker eingeschaltet und betriebsbereit ist. Im letzten Schritt des Assistenten werden die vorgenommenen Einstellungen zusammengefasst. Kontrollieren Sie die Daten. Änderungen können Sie über Zurück durchführen. Nach der Bestätigung über Fertig stellen wird die Installation durchgeführt.
Netzwerkdrucker Alternativ dazu können Sie eine Verbindung zu einem Drucker im Netzwerk herstellen. Wählen Sie dazu zu Beginn des DruckerinstallationsAssistenten die Option Netzwerkdrucker oder Drucker, der an einen anderen Computer angeschlossen ist. Sie können anschließend nach einem Drucker im Netzwerk suchen lassen oder die Adresse selbst eingeben. Beispiele für das jeweilige Adressformat finden Sie im Dialogfeld. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Herstellung der Verbindung zum Netzwerkdrucker abzuschließen. Auf einer abschließenden Seite werden die vorgenommenen Einstellungen zusammengefasst. Das Symbol für den Drucker wird im Ordner Drucker angezeigt.5 Nachdem Sie in einem Netzwerk eine Verbindung zu einem freigegebenen Drucker hergestellt haben, können Sie diesen wie einen an den eigenen Computer angeschlossenen Drucker verwenden.
B.2.2
Eigenschaften
Der Drucker wird mit den eben beschriebenen Schritten zunächst mit gewissen Standardeinstellungen installiert. Sie sollten diese nach der Installation zumindest kontrollieren und gegebenenfalls Ihren Vorstellungen anpassen. Auf diese Weise erfahren Sie meist auch schnell, welche besonderen Fähigkeiten der Drucker besitzt. Zu den verfügbaren Optionen gehören beispielsweise das Freigeben eines Druckers, das Hinzufügen und Konfigurieren eines Anschlusses, das Festlegen der Verfügbarkeit eines Druckers, das Zuweisen von Berechtigungen sowie das 5
Wenn Sie die Verbindung zum Drucker nicht anhand des oben aufgeführten allgemeinen Formats für die URL herstellen können, schlagen Sie in der Dokumentation des Druckers nach
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Anhang B · Installationen
Zuordnen eines Papierformats zu einem Schacht. Eine Änderung der Druckereigenschaften wirkt sich lediglich auf den ausgewählten Drucker aus. Eine Anpassung nehmen Sie über das Dialogfeld Eigenschaften vor, das Sie über den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmenü zum Druckersymbol anzeigen lassen. Sie können auch auf den Link Druckereigenschaften festlegen im Aufgabenbereich klicken, nachdem Sie die gewünschten Drucker markiert haben. Im Dialogfeld Eigenschaften des Druckers legen Sie die Optionen fest, die für den Drucker und alle gedruckten Dokumente standardmäßig gültig sind. Welche Optionen in Einzelfall im Dialogfeld verfügbar oder ansprechbar sind, ist auch abhängig vom gewählten Druckermodell. Das gilt auch für die Anzahl der Registerkarten. Verstehen Sie also die nachfolgenden Ausführungen nur als Beispiel für eine Konfiguration:
Allgemein Auf der Registerkarte Allgemein werden die für den aktuellen Drucker getroffenen Einstellungen zusammengefasst. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Druckeinstellungen können Sie die Einstellungen für die Art, wie Dokumente gedruckt werden, ändern. Die verfügbaren Optionen werden durch den verwendeten Drucker bestimmt. Meist gehören dazu das Ändern des Layouts eines Textes auf einer Seite durch die Auswahl von Hoch- oder Querformat, das Ändern der Anzahl von Kopien, die gedruckt werden sollen und das Festlegen des Druckens auf der Vorder- und Rückseite des Papiers. Alle hier vorgenommenen Änderungen führen zu einer Veränderung der Standarddokumenteinstellungen für den Drucker und wirken sich auf alle an den Drucker gesendeten Dokumente aus.6 Sie können diese Einstellungen auch über den Befehl DRUCKEINSTELLUNGEN aus dem Kontextmenü oder durch einen Klick auf den Link Druckeigenschaften auswählen im Aufgabenbereich zum markierten Druckersymbol anzeigen lassen.
Layout Über die Registerkarte Layout können Sie die Standardeinstellungen für die Orientierung, die Seitenreihenfolge und die Anzahl der Kopieren festlegen. Im Anzeigebereich des Dialogfeldes werden die ausgewählten Einstellungen grafisch skizziert. 쮿
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Unter Orientierung geben Sie an, in welcher Richtung das Papier bedruckt werden soll. Wenn Sie hier Querformat gedreht, gewählt haben, wird der Inhalt auf der Seite Inhalte um 90º gegen den Uhrzeigersinn gedreht gedruckt. Diese Optionen werden im Dialogfeld nur angezeigt, wenn der Drucker diese Funktion unterstützt.
Um die Druckeinstellungen für einzelne Dokumente in einem Programm zu ändern, klicken Sie im Menü Datei des jeweiligen Programms auf Seite einrichten oder Drucker einrichten und nehmen dann die gewünschten Änderungen vor.
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Drucker 0
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Unter Seitenreihenfolge können Sie angeben, in welcher Reihenfolge die Seiten gedruckt werden sollen. Bei der Wahl sollten Sie vorher kontrollieren, in welcher Form die fertigen Seiten vom Drucker abgelegt werden.
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Duplexdrucker ermöglichen es, Papier einseitig oder beidseitig zu bedrucken. Die Option Beidseitiger Druck (Duplex) wird im Dialogfeld nur angezeigt, wenn der Drucker diese Funktion unterstützt. Die verfügbaren Optionen werden durch den verwendeten Drucker bestimmt: Wählen Sie Kein, wenn nur eine Papierseite bedruckt werden soll. Wählen Sie Kurze Seite, wenn beide Papierseiten bedruckt und die Seiten am oberen Rand gebunden werden sollen. Wählen Sie Lange Seite, wenn beide Papierseiten bedruckt und die Seiten am linken Rand gebunden werden sollen.
Papiergröße Über die Registerkarte Papier/Qualität können Sie für Drucker mit mehreren Einzugschächten den Standardschacht festlegen. Außerdem können Sie die Art des benutzen Papiers einstellen. Bei Farbdruckern können Sie auch wählen, ob standardmäßig in Farbe oder in Schwarzweiß gedruckt werden soll. Die Schaltfläche Erweitert führt Sie zu einem Dialogfeld, über das modellspezifische Einstellungen vorgenommen werden können. Einige Tintenstrahldrucker verfügen hier beispielsweise über Dienstprogramme zu Düsenreinigung.
Anschlüsse Über die Registerkarte Anschlüsse können Sie den bei der Installation festgelegten Anschluss ändern. Aktivieren Sie das oder die entsprechenden Kontrollkästchen. Wenn der Drucker physisch an den Druckserver angeschlossen ist, wählen Sie den entsprechenden lokalen Anschluss aus. LPT1 bis LPT3 sind parallele Anschlüsse, bei COM1 bis COM4 handelt es sich um serielle Anschlüsse. Wenn ein Anwendungsprogramm über einen Druckeranschluss druckt, der als FILE gekennzeichnet ist, wird der Benutzer zur Eingabe des Dateinamens aufgefordert, und die Ausgabe wird als .prn-Datei gespeichert. Anschlüsse müssen im Allgemeinen nicht konfiguriert werden. Sollte Ihr Drucker- oder Plottermodell jedoch eine Änderung der Standards verlangen, können Sie diese nach dem Markieren des Anschlusses über die Schaltfläche Konfigurieren vornehmen.
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Anhang B · Installationen
In zahlreichen auf Windows basierenden Programmen wird bei Auswahl des Befehls DATEI/DRUCKEN ein Standarddrucker verwendet, es sei denn, Sie geben einen anderen Drucker an. Wenn auf Ihrem System mehrere Drucker installiert sind, muss einer davon als Standard definiert sein. Dieser ist mit einem Häkchen in einem kleinen schwarzen Kreis gekennzeichnet. Markieren Sie dazu den gewünschten Drucker und wählen Sie ALS STANDARD DEFINIEREN aus dem Kontextmenü zum Druckersymbol. Der als Standard gewählte Drucker wird durch ein Häkchen als zusätzliches Symbol gekennzeichnet.
B.3 Modem Wenn Sie über ein Modem verfügen, können Sie über die Telefonleitung eine Verbindung zu einem anderen Computer oder dem Firmennetzwerk herstellen. Telefonleitungen, die in einem herkömmlichen Telefonsystem verwendet werden, sind dafür ausgelegt, die menschliche Stimme mittels Analogsignalen zu übertragen. Computer speichern und verarbeiten Daten im digitalen Format und kommunizieren sowohl intern als auch untereinander in Binärzahlen. Wenn zwei Computer über eine herkömmliche Telefonleitung miteinander kommunizieren, übersetzt das Modem die Binärinformationen in ein Analogsignal und ungekehrt.7 Sowohl Standardmodems als auch Faxmodems führen diese Umwandlung durch. Es gibt auch ISDN- und Kabelmodems, die eine direkte digitale Kommunikation ermöglichen. Dies sind keine eigentlichen Modems, da sie keine Digital- und Analogsignale umwandeln. Der Installationsprozess für ein Modem läuft in mindestens drei Schritten ab (siehe unten für Details):
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Zunächst sollten Sie die Hardwareinstallation vornehmen – also eine interne Modemkarte in das Gerät einbauen oder die Kabelverbindung zu einem externen Gerät herstellen.8 Anschließend müssen Sie Windows XP starten und – falls das von Windows XP nicht automatisch erledigt wird – die erforderlichen Treiber für das Gerät installieren.
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Das Modem wird zunächst mit gewissen Standardeigenschaften konfiguriert und diese Eigenschaften sind nicht immer die für den aktuellen Fall benötigten. Sie sollten diese Parameter für die Konfiguration kontrollieren und gegebenenfalls korrigieren. Dazu gehören Aufgaben wie das Ändern der Lautstärke des Modemlautsprechers, der maximalen Übertragungsrate, das Warten auf ein Freizeichen vor
Diese Umwandlung von Binär- in Analoginformationen nennt man Modulation und die Rückumwandlung von Analoginformationen in Binärinformationen wird als Demodulation bezeichnet. Das Wort Modem, die Kurzform für Modulator/Demodulator, bezeichnet das Gerät, das diese Umwandlungen vornimmt. Falls Sie ein externes Modem installieren, das ohne Kabel geliefert wurde, finden Sie weitere Informationen zur Modemverkabelung in der Begleitdokumentation des Modemherstellers. In der Regel können die meisten Standardkabel verwendet werden, bei einigen Kabeln sind jedoch nicht alle Stifte belegt. Verwenden Sie keine der häufig mit der Maushardware ausgelieferten 9-auf-25-Konverter, da einige dieser Konverter keine Modemsignale übertragen.
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Modem 0
dem Wählen oder das Hinzufügen zusätzlicher Initialisierungsbefehle. In diesem Schritt können Sie auch die Kommunikation zwischen Computer und Modem testen. 쮿
Nach der Installation und Konfiguration können Sie die Wählregeln für den Modembetrieb festlegen. Sie können dabei beliebig viele Standorte erstellen, um unterschiedlichen Wählsituationen gerecht zu werden. Ein Standort kann einem geografischen Ort entsprechen, beispielsweise einem Büro oder Hotelzimmer, an dem eine Kennzahl vorgewählt werden muss, wenn eine Verbindung hergestellt werden soll.
B.3.1
Installieren
Die meisten Modems werden von Windows XP erkannt und automatisch installiert sowie konfiguriert. Ältere Modems oder externe serielle Modems werden jedoch möglicherweise nicht erkannt. Auch wenn Windows XP nach dem Starten meldet, dass eine neue Hardwarekomponente gefunden wurde und die notwendigen Treiber installiert wurden, sollten Sie diese Automatik mit den folgenden Schritten zumindest überprüfen. Um einen Treiber für ein Modem zu installieren, wählen Sie zunächst in der Kategorieansicht der Systemsteuerung die Kategorie Netzwerk und Internetverbindungen. Im Bereich Netzwerk und Internetverbindungen wählen Sie das Steuerungssymbol Telefon und Modemoptionen. In der klassischen Ansicht der Systemsteuerung können Sie direkt das Steuerungssymbol Telefon und Modemoptionen ansprechen. Das Dialogfeld Telefon- und Modemoptionen wird angezeigt, in dem auf der Registerkarte Modems die bereits installierten Modemtreiber – zusammen mit dem zugewiesenen Anschluss – aufgelistet werden. Beachten Sie, dass mehrere Modemtypen unterschiedliche Treiber verwenden können. Informieren Sie sich in diesem Fall im Handbuch zu Ihrem Modem darüber, welcher Treiber für die vorliegenden Randbedingungen der geeignete ist.
Neuen Treiber einrichten Um einen weiteren Treiber zu installieren, klicken Sie im Dialogfeld Telefon- und Modemoptionen auf die Schaltfläche Hinzufügen. Der Hardware-Assistent führt Sie durch die weiteren Schritte: 쮿
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Legen Sie hier zuerst die Form der Geräteerkennung fest: Lassen Sie die Option Modem auswählen ... deaktiviert, wenn das Betriebssystem das Modem automatisch erkennen und einrichten soll. Die Erkennung neuer Hardware sollte eigentlich bereits beim Starten des Betriebssystems erfolgen. Falls ein neu angeschlossenes Gerät nicht automatisch erkannt wurde, können Sie wahrscheinlich davon ausgehen, dass eine nochmalige automatische Erkennung keine neuen Ergebnisse liefert und die Option Modem auswählen gleich für eine manuelle Auswahl aktivieren. Nach der Bestätigung über Weiter können Sie den Hersteller und das Modell selbst festlegen.
Anhang B · Installationen
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Wählen Sie zuerst den Hersteller und dann eines der angegebenen Modelle9. Sollten die erforderlichen Treiber nicht in der Datenbank des Betriebssystems enthalten sein, müssen nach einem Klick auf die Schaltfläche Diskette auf die mit dem Modem ausgelieferten Datenträger zurückgreifen. Falls möglich, sollten Sie dabei die neuesten Installationsdatenträger oder die neueste für Windows XP entwickelte .inf-Datei für das Modem vom jeweiligen Hersteller beziehen. Diese Dateien können normalerweise von den Webseiten des Herstellers heruntergeladen werden, dazu benötigt man natürlich ein funktionierendes Modem! Falls Sie keine Windows XP-Installationsdateien zur Hand haben, können Sie versuchen, einen Installationsdatenträger oder eine .inf-Datei für Windows 2000 oder Windows 98 zu verwenden. Diese Dateien funktionieren möglicherweise auch unter Windows XP.
B.3.2
Konfigurieren
Das Modem wird zunächst mit gewissen Standardeigenschaften konfiguriert und diese Eigenschaft sind nicht immer die für den aktuellen Fall benötigten. Sie sollten diese anschließend kontrollieren und gegebenenfalls korrigieren. Markieren Sie dazu im Dialogfeld Telefon- und Modemoptionen das gewünschte Gerät und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften (). Nicht alle auf den fünf – manchmal sind es auch mehr – Registerkarten des Dialogfelds Eigenschaften aufgeführten Optionen werden von allen Modems unterstützt. Wichtig ist, dass die auf diesen Registerkarten festgelegten Optionen vom Betriebssystem (nur) als Standardeinstellungen für das entsprechende Gerät verwendet werden. Für die Verwendung des Geräts – beispielsweise innerhalb einer DFÜ-Verbindung – können Sie beim Konfigurieren der Verbindung weitere oder andere Daten für das Gerät angeben, die die hier festgelegten Einstellungen überschreiben, solange das Gerät bei der Verbindung aktiv ist.
Allgemein Die Registerkarte Allgemein zeigt eine Zusammenfassung der Eigenschaften des gewählten Modems an (Abbildung B.8 links). Über die Optionen im Listenfeld Geräteverwendung können Sie ein installiertes Gerät ab- und wieder einschalten. Nutzen Sie die Möglichkeit zum Abschalten, wenn Windows XP immer wieder automatisch einen nicht gewünschten Treiber installiert. Beachten Sie besonders die Anzeigen unter Gerätestatus. Sollten hier Probleme angezeigt werden, klicken Sie zur Lösung auf die Schaltfläche Problembehandlung und verwenden Sie den Modem-Ratgeber des Hilfesystems.
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Unter der Herstelleroption (Standardmodemtypen) finden Sie auch die beiden Modelle Kommunikationskabel ... und Paralleles Kabel ..., über die Sie zwei Systeme über die Standardanschlüsse miteinander verbinden können.
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Modem 0
Modem
Bild B.8: Modemeigenschaften, Registerkarten Allgemein und Modem
Die Registerkarte Modem liefert einige Einstellmöglichkeiten für den Modemlautsprecher und die Übertragungsgeschwindigkeit (Abbildung B.8 rechts). Mit Lautstärke können Sie bei einigen Modellen den Modemlautsprecher steuern. Über das Listenfeld Maximale Übertragungsrate wählen Sie die höchste Übertragungsgeschwindigkeit, die das Gerät für die Verbindung zwischen angewählten Computer und dem Modem verwenden kann. Die dabei erreichbaren Geschwindigkeiten hängen stark von der eingesetzten Technologie ab. Falls Ihr Modem das Freizeichen am aktuellen Standort nicht erkennt oder Sie von Hand wählen müssen, deaktivieren Sie die Option Vor dem Wählen auf Freizeichen warten. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich unter Umständen, wenn eine Telefonleitung nicht über ein Standardfreizeichen verfügt.
B.3.3
Diagnose
Vor dem eigentlichen Einsatz eines Modems sollten Sie das Gerät und die dafür gewählten Einstellungen testen. Bei Windows XP müssen Sie die Registerkarte Diagnose im Dialogfeld Eigenschaften wählen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Modem abfragen überträgt der Computer eine Reihe von Testbefehlen zum Modem und listet diese und die vom Modem erhaltenen Antworten darauf in unteren Teil des Dialogfelds auf. Sobald in der Rückmeldung keine Fehlermeldungen auftauchen, können Sie davon ausgehen, dass zumindest die Verbindung zwischen Ihren Computer und dem Modem funktioniert. Als problemlose Rückmeldungen gelten die Antworten OK oder Wird nicht unterstützt. Wenn Sie vor der Abfrage das Kontrollkästchen An Protokoll anhängen aktivieren, können Sie im Anschluss daran nach einem Klick auf die Schaltfläche Protokoll anzeigen den gesamten Datenverkehr zwischen Computer und Modem anzeigen lassen.10 10 Die an das Modem gesendeten Befehle werden in der Datei: Windows\System32\ModemLog_Modell.txt gespeichert. Modell entspricht dem Modemnamen, so wie er in der Liste der installierten Modems angegeben ist. Dies ist bei der Verbindungsüberwachung und der Problembehandlung nützlich.
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Anhang B · Installationen
B.3.4
Weitere Registerkarten
Einige ISDN-Geräte verfügen über weitere Registerkarten. Beispielsweise müssen Sie bei manchen Faxmodemgeräten auf einer Registerkarte ISDN den zu verwendenden Modus und die Telefonnummern eingeben. Unter D-Kanal-Protokoll wählen Sie den von Ihrer Telefongesellschaft verwendeten Vermittlungstyp aus. Geben Sie in die Felder Erste Nummer und Zweite Nummer die vollständige von der Telefongesellschaft vergebene Telefonnummer für die ISDN-Kanäle ein. In dieses Feld können nur Ziffern eingegeben werden. Vermeiden Sie daher Leerzeichen, Bindestriche, Klammern oder andere nicht numerische Zeichen.
B.3.5
Wählregeln
Nach der Installation und Konfiguration können Sie die Wählregeln festlegen. Auf der Registerkarte Wählregeln im Dialogfeld Telefon- und Modemoptionen können Sie den Standardstandort auswählen, einen neuen Standort erstellen oder vorhandene Standorte bearbeiten (Abbildung B.9). Bei einem Standort handelt es sich um eine Gruppe von Parametern, mit denen Telefonnummern analysiert und die zu wählende Ziffernabfolge ermittelt werden. Sie können beliebig viele Standorte erstellen, um unterschiedlichen Wählsituationen gerecht zu werden. Ein Standort kann einem geografischen Ort entsprechen, beispielsweise einem Büro oder Hotelzimmer, an dem eine Kennzahl vorgewählt werden muss, wenn eine Verbindung hergestellt werden soll. Wenn Sie in verschiedenen Städten oder Ländern arbeiten, können Sie einen Standort für jede Orts- bzw. Landeskennzahl erstellen. Ein Standort kann außerdem für Wählregeln erstellt werden, die nicht unbedingt mit einem geografischen Ort in Zusammenhang stehen. So können Sie beispielsweise unterschiedliche Wählregeln für verschiedene Firmenkonten, Callingcards oder Ferngesprächsdienste einrichten. Standortinformationen umfassen den Namen, das Land oder die Region, die Ortskennzahl, Wählregeln, Ortskennzahlregeln und Callingcardinformationen.
Bild B.9: Telefon und Modemoptionen, Registerkarte Wählregeln
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Faxgerät 0
Standardmäßig finden Sie in dieser Liste nur die Eintragung Eigener Standort. Zusätzliche Standorte müssen Sie nur dann festlegen, wenn Sie Windows XP auf einem mobilen System betreiben und dieses an verschiedenen Orten mit verschiedenen Ortskennzahlen oder mit unterschiedlichen Einstellungen für eine Callingcard verwenden wollen. In diesem Fall können Sie die Parameter für einen neuen Standort nach einem Klick auf die Schaltfläche Neu festlegen. Sie sollten aber die nach der Installation eines Modems automatisch eingestellten Regeln immer überprüfen, indem Sie – gegebenenfalls nach einem Markieren der Zeile für den Standort – auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken.
B.4 Faxgerät Mithilfe dieses Faxprogramms können Sie Textdokumente oder Bilder genauso einfach faxen, als würden Sie in einem geöffneten Dokument in einem Windows-Programm auf Drucken klicken. Um Faxe zu senden und zu empfangen, benötigen Sie lediglich Windows XP und ein Faxgerät, beispielsweise ein Faxmodem. Das Faxgerät muss über die Datenstandards hinaus auch Faxfunktionen unterstützen. Einige Modems bieten beide Funktionen, die Funktionalitäten sind jedoch nicht austauschbar. Das Faxprogramm unterstützt die Klassen 1, 2 und 2.0. Bei Anschluss eines Faxgeräts wird das Gerät beim Starten von Windows XP erkannt und der Faxdienst sowie ein Faxdrucker installiert. Wird eine solche Komponente nicht beim Starten erkannt, kann die Erkennung und Installation der Komponente mithilfe des Hardware-Assistenten durchgeführt werden. Nachdem der Faxdienst installiert wurde, können Sie die das Dialogfeld Eigenschaften verwenden, um Faxdrucker und Faxgeräte zu konfigurieren, um Faxe zu senden und zu empfangen und um Benachrichtigungen zu konfigurieren, die Sie über Faxereignisse informieren. Nach dem ersten Aufruf des Faxprogramms wird automatisch der Faxkonfigurations-Assistent gestartet. Durch das Konfigurieren haben Sie die Möglichkeit, Absenderinformationen anzugeben. Diese Absenderinformationen werden standardmäßig für alle Faxe übernommen, die Sie mit einem Deckblatt senden (siehe unten).
B.4.1
Faxgerät einrichten
Schließen Sie das Faxgerät an den entsprechenden Anschluss des Computers an, den Sie der Dokumentation des Herstellers entnehmen können. In Windows XP werden die meisten Geräte automatisch installiert. Möglicherweise müssen Sie für die Installation älterer Geräte manuell vornehmen. Dazu verwenden Sie den Bereich Drucker und andere Hardware in der Kategorieansicht der Systemsteuerung. Klicken Sie dann auf den Link Drucker hinzufügen oder verwenden Sie das Steuerungssymbol Drucker und Faxe. Letzteres ist auch direkt in der klassischen Ansicht der Systemsteuerung ansprechbar. Nach dieser Wahl werden alle auf dem System installierten Drucker und Faxgeräte angezeigt. Sie können hierüber manuell neue Geräte hinzufügen und vorhandene konfigurieren. Zum hinzufügen wählen Sie den Link Drucker hinzufügen aus den Druckeraufgaben oder den Befehl DRUCKER HINZUFÜGEN im Menü DATEI.
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Anhang B · Installationen
B.4.2
Eigenschaften
Im Dialogfeld Eigenschaften legen Sie die Optionen der Geräte fest, die für das Faxgerät und den gegebenenfalls angeschlossenen Drucker gültig sind. Die hier verfügbaren Optionen entsprechen zum Teil denen für die Eigenschaften eines normalen Druckers. Allerdings werden freigegebene Faxdrucker nicht von Fax für Windows XP unterstützt. Dies bedeutet, dass ein Faxdrucker nicht für andere Benutzer in einem Netzwerk freigegeben werden kann. Zur Anzeige der Eigenschaften wählen Sie den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmenü zum Gerätesymbol oder markieren dieses und wählen EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI. Das Dialogfeld Eigenschaften von Fax verfügt standardmäßig über fünf Registerkarten. Wenn Sie auf der Registerkarte Ansicht für das Systemsteuerungssymbol Ordneroptionen die Option Einfache Dateifreigabe verwenden (empfohlen) deaktivieren, können Sie über zwei zusätzliche Registerkarten Parameter für die Faxsicherheit einstellen. Diese Größen entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie auch für Ordner und Dateien unter diesem Dateisystem festlegen können. Administratoren können für andere Benutzer über die Registerkarte Sicherheitseinstellungen Berechtigungen festlegen, die das Anzeigen und Ändern der Faxeinstellungen ermöglichen.
Allgemein Auf der Registerkarte Allgemein werden die für das aktuelle Gerät vorgenommenen Einstellungen zusammengefasst (siehe Abbildung B.10 links). Über die Schaltfläche Druckeinstellungen wählen Sie das Papierformat, die Druckqualität und die Orientierung für den angeschlossenen Drucker.
Bild B.10: Eigenschaften von Fax, Registerkarten Allgemein und Geräte
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Faxgerät 0
Geräte Auf der Registerkarte Geräte werden die installierte Faxgeräte aufgelistet (siehe Abbildung B.10 rechts). Der festgelegte Sende- und Empfangsstatus wird für jedes Gerät angezeigt. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften können Sie diese Parameter für das vorher markierte Gerät festlegen.
Senden Auf der Registerkarte Senden können Sie das Sendeverhalten festlegen (siehe Abbildung B.11 links). Wenn Sie das Gerät zum Senden von Faxen verwenden wollen, schalten Sie zunächst die Option Gerät für das Senden aktivieren ein, um Zugriff auf die sonstigen Optionen zu erhalten.
Bild B.11: Eigenschaften für Faxmodem, Registerkarten Senden und Empfangen
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Die Absenderkennung gibt an, welche Benutzerinformationen des Absenders oben auf jeder Seite der Faxnachricht angezeigt werden sollen. Um die Benutzerinformationen des Absenders anzuzeigen oder zu ändern, klicken Sie auf Start, danach auf Systemsteuerung, doppelklicken auf Fax und aktivieren dann die Registerkarte Benutzerinformationen. Hier geben Sie die Identifikationsnummer der Übertragungsstation für das ausgewählte Faxgerät ein. In der Regel handelt es sich hierbei um die Faxnummer des Geräts. Diese wird dann auf dem Deckblatt gesendeter Faxe und auf der Bedienerkonsole des Faxgeräts, das die Nachricht empfängt, angezeigt.
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Über Banner einfügen können Sie ausgehenden Faxen ein Banner hinzufügen. Banner sind Informationen, die am Rand jeder Seite eines übertragenen Faxes angezeigt werden.
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Unter Anzahl der Wiederholungen geben Sie ein, wie oft die Faxdienstverwaltung versuchen soll, das Fax zu übertragen, nachdem der erste Versuch fehlgeschlagen ist. Wiederholung nach gibt an, wie viele Minuten die Faxdienstverwaltung dabei bis zur Neuwahl warten soll.
Anhang B · Installationen
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In den beiden unteren Feldern geben Sie den Zeitraum an, in dem niedrigere Verbindungsgebühren ausgenutzt werden können. Wenn Benutzer ein Fax unter Ausnutzung niedriger Verbindungsgebühren senden möchten, wird dieses nur innerhalb dieses Zeitraums gesendet.
Empfangen Auf der Registerkarte Empfangen können Sie das Empfangsverhalten festlegen (siehe Abbildung B.11 rechts). Wenn Sie das Gerät zum Empfangen von Faxen verwenden wollen, schalten Sie zunächst die Option Gerät für das Empfangen aktivieren ein, um Zugriff auf die sonstigen Optionen zu erhalten. 쮿
Anschließend geben Sie die Empfängerkennung der gerufenen Station für das ausgewählte Faxgerät ein. In der Regel handelt es sich hierbei um die Faxnummer des jeweiligen Empfangsgeräts. Beim Faxempfang wird die Faxnummer des Empfangsgeräts dann in der Ereignisanzeige der Computerverwaltung aufgeführt. Bei einem Faxgerät enthält die Identifikationsnummer der gerufenen Station und die der Übertragungsstation normalerweise dieselben Informationen.
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Für den Empfang können Sie zwischen einer manuellen und einer automatischen Annahme wählen. Wenn Sie eine Automatik wünschen, können Sie angeben, nach wie vielen Rufzeichen ein Anruf entgegengenommen werden soll. Ist die Telefonleitung für das ausschließliche Senden und Empfangen von Faxen reserviert, geben Sie 1 ein.
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Durch Aktivieren von Ausdruck auf können Sie angeben, dass Faxe ausgedruckt werden sollen, nachdem sie von diesem Faxgerät empfangen wurden. Wählen Sie dann einen Drucker in der Liste aus.
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Kopie in Ordner speichern bewirkt, dass Faxe nach dem Empfang separat gespeichert werden. Nachdem Sie das Kontrollkästchen aktiviert haben, geben Sie den Speicherpfad im rechts angezeigten Feld ein oder klicken auf die daneben stehende Schaltfläche, um einen Ordner zu suchen.
Bereinigen Auf der Registerkarte Bereinigen können Sie angeben, wie viele Tage ein nicht gesendetes Fax vom Faxprogramm gespeichert bleiben soll.
Nachverfolgung Im Listenfeld der Registerkarte Nachverfolgung des Dialogfelds Eigenschaften von Fax werden die lokalen Faxgeräte angezeigt (siehe Abbildung B.12 links). Durch Auswahl des von Ihnen zum Senden und Empfangen von Faxen verwendeten Geräts können Sie den Status ein- und ausgehender Faxe auf diesem Gerät nachverfolgen und Benachrichtigungen über aufgetretene Faxereignisse empfangen.
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Faxgerät 0
Bild B.12: Eigenschaften von Fax, Registerkarte Nachverfolgung und Archive
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Fortschritt ... zeigen gibt an, dass die Benachrichtigung den Status ein- und ausgehender Faxe überwachen soll.
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Über die beiden Optionen Über Erfolg und Fehler ... benachrichtigen können Sie bewirken, dass die Benachrichtigung Sie beim erfolgreichen Empfangen eines eingehenden oder ausgehenden Faxes oder beim Auftreten eines Fehlers informieren soll.
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Über die Optionen unter der Überschrift Faxmonitor können Sie bewirken, dass der Faxmonitor beim Faxversand oder bei Entgegennahme eines Anrufs automatisch geöffnet wird. Der aktuelle Status wird angezeigt und Faxereignisse werden protokolliert. Außerdem besteht die Möglichkeit, einen Faxanruf zu unterbrechen oder die manuelle Anrufannahme für den nächsten Anruf zu deaktivieren.
Über die Schaltfläche Akustische Benachrichtigungen können Sie erreichen, dass der Faxempfang durch ein akustisches Signal angezeigt wird. In der Systemsteuerung können Sie über das Symbol Sounds und Audiogeräte ein akustisches Signal für eingehende Faxe einrichten.
Archive Über die Registerkarte Archive können Sie angeben, ob und in welchen Ordnern eingehende und ausgehende Faxe abgelegt werden sollen (siehe Abbildung B.12 rechts). Durch die Möglichkeit zum Archivieren von Faxen, die Sie senden und empfangen, können Sie Ihre Faxaktivitäten verwalten und nachverfolgen. In einer Umgebung, in der Sie nur ein lokales Faxgerät verwenden, verbleibt ein Fax so lange im Archivordner, bis Sie es löschen. Die Eigenschaften archivierter Faxe werden auch im Anzeigebereich der Faxkonsole angezeigt. Dieser Bereich enthält Standardspalteninformationen, die Sie ändern oder zu denen Sie weitere Spalten hinzufügen können, um die Ansicht an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
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Anhang B · Installationen
B.4.3
Faxkonfiguration
Nach dem ersten Aufruf des Faxprogramms wird automatisch der Faxkonfigurations-Assistent gestartet. Nach einem einleitenden Bild müssen Sie Ihre Absenderdaten eingeben, das Gerät zum Senden und Empfangen auswählen und die Verteilungsoptionen festlegen. Der Assistent führt Sie durch eine Reihe von Abfragen. Nach einem einleitenden Bild müssen Sie Ihre Absenderdaten eingeben, das Gerät zum Senden und Empfangen auswählen und die Verteilungsoptionen festlegen.
B.5 Verbindung zum Internet Bevor Sie mithilfe eines Kommunikationsprogramms – wie beispielsweise dem Internet Explorer oder Outlook Express – arbeiten können, müssen Sie die Verbindung zu einem Internetdienstanbieter herstellen. Ein Internetdienstanbieter – kurz ISP für Internet Services Provider genannt – ist ein Unternehmen, das Internetzugriffsdienste für Einzelpersonen, Unternehmen und andere Organisationen anbietet. Dazu müssen Sie eine DFÜ-Verbindung zu diesem herstellen. DFÜ steht für Datenfernübertragung. Über eine DFÜ-Verbindung stellen Sie eine Verbindung mit einem Netzwerk oder dem Internet her, indem Sie ein Gerät einsetzen, das ein Telefonnetz verwendet.11 Hierbei kann es sich um ein Modem, das eine Standardtelefonleitung verwendet, oder eine ISDN-Karte mit einer Hochgeschwindigkeitsleitung handeln. Diese Geräte sollten Sie vor dem Einrichten der Verbindung installiert haben. Die Möglichkeiten dafür finden Sie in der Kategorie Netzwerk- und Internetverbindungen der Systemsteuerung. Anschließend sollten Sie über die Internetoptionen die gewünschten Einstellungen für die Kommunikation mit dem Netz vornehmen. Dazu gehören beispielsweise Einstellungen für die Sicherheit, den Datenschutz und die zu verwendenden Programme (siehe Abschnitt B.6).
B.5.1
DFÜ-Verbindung
Im Gegensatz zu den Vorläuferversionen von Windows verwendet XP zur Definition einer DFÜ-Verbindung eine relativ strenge Logik, die sowohl den unterschiedlichen Verbindungstypen als auch den dafür eingesetzten Geräten Rechnung trägt. Die Optionen in den dafür verwendeten Dialogfeldern sind stärker auf den Verbindungstyp und manchmal auf das eingesetzte Gerät zugeschnitten. Sie unterscheiden sich deswegen voneinander. Damit entfällt jetzt die bei den Vorgängerversionen übliche Vielzahl vom Registerkarten und Optionen. Zum Einrichten einer DFÜ-Verbindung wählen Sie den Befehl ASSISTENT FÜR NEUE VERBINDUNGEN unter ALLE PROGRAMME/ZUBEHÖR/KOMMUNIKATION. Sie können auch im Bereich Netzwerkverbindungen der Systemsteuerung den Befehl NEUE VERBINDUNG im Menü DATEI verwenden. Der Assistent führt Sie durch die weiteren Schritte: Nach einem 11 Um eine Verbindung mit einem Onlinedienst herzustellen, verwenden Sie HyperTerminal anstelle des DFÜ-Netzwerkes.
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Verbindung zum Internet
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einleitenden Dialogfeld müssen Sie festlegen, welche Art von Verbindung Sie einrichten möchten. Die Bedeutung der verschiedenen Optionen wird in Dialogfeld beschrieben.
B.5.2
Internetverbindung einrichten
Nach der Wahl von Internetverbindung müssen Sie wählen, welche Art von Verbindung zum Netz Sie nutzen wollen. Die technischen Voraussetzungen dafür – wie Modem, Telefonanschluss usw. – müssen natürlich gegeben sein. 쮿
Die Alternative CD eines Dienstanbieters verwenden ist für einen Anfänger oft die einfachste Lösung, da er sich dabei meist nicht mit den oft nervigen Eingabe von Zugangsdaten beschäftigen muss. Die Form der Durchführung unterscheidet sich je nach Dienstanbieter.
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Nach Wahl von Einen Internetanbieter aus der Liste wählen sollte Ihnen bei etwas Glück eine Liste der für Ihren aktuellen Standort tätigen Dienstanbieter übermittelt werden, aus der Sie eine auswählen können. Die weitere Verfahrensweise unterscheiden sich wiederum je nach Anbieter.
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Wenn Sie bereits über etwas Erfahrung in diesem Bereich verfügen, sollten Sie die Option Verbindung manuell einrichten verwenden.
Manuell einrichten Wenn Sie die Verbindung zum Internet manuell einrichten wollen, benötigen Sie dafür im Allgemeinen die Telefonnummer des Dienstanbieters, den Benutzernamen und das Kennwort. Sie müssen entscheiden, mit welcher Hardware Sie die Verbindung herstellen wollen. Die Beschreibung der Alternativen werden wieder im Dialogfeld angegeben. Im Ergebnis zeigen sich die Unterschiede im Wesentlichen in den verschiedenen Geschwindigkeiten. Unabhängig von Ihrer Wahl müssen Sie anschließend das installierte Gerät festlegen, über das die Verbindung bewerkstelligt werden soll. Falls Sie mehr als ein Gerät dieser Art angeschlossen haben, müssen Sie durch Aktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen das gewünschte Gerät auswählen. Sie können gegebenenfalls mehrere Geräte auswählen. Sollte das gewünschte Gerät nicht in der Liste aufgeführt werden, haben Sie es nicht installiert. Brechen Sie die Arbeit ab, installieren Sie das Gerät und versuchen Sie es erneut. Nach einer Bestätigung über Weiter geben Sie zunächst der neuen DFÜVerbindung einen Namen. Dieser dienst nur zur Verwaltung und Unterscheidung innerhalb des lokalen Systems. Sie können also eine freie Wahl dafür treffen. Anschließend geben Sie die Telefonnummer für den Zugang zu Ihrem Dienstanbieter ein. Für eine Verbindung zu T-Online benutzen Sie in Deutschland bundesweit die Nummer 0191011.
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Anhang B · Installationen
Im nächsten Schritt müssen Sie sich mit der Eingabe der diversen Zugangsdaten herumschlagen: Was hier eingegeben werden muss, unterscheidet sich je nach Dienstanbieter. Bei T-Online erhalten Sie mit der Auftragsbestätigung für einen Internetzugang drei Nummern, die als Grundlage für die Kontaktaufnahme mit dem Dienstanbieter dienen: die T-Online-Nummer (elf oder zwölfstellig), die Anschlusskennung (im Allgemeinen zwölfstellig) und das Persönliche Kennwort (im Allgemeinen achtstellig). Standardmäßig geben Sie bei diesem Anbieter als Benutzernamen – nacheinander und ohne Zwischenraum – die Anschlusskennung, die T-Online-Nummer und anschließend 0001 (bei einer nur elfstelligen T-Online Nummer #0001) ein. Die Eingabe des Kennworts müssen Sie wiederholen. Die Eingaben werden auf dem System gespeichert. Wenn Sie hier keine oder nur einen Teil der Daten – beispielsweise nur den Benutzernamen, aber kein Kennwort – eingeben, müssen Sie die Eingabe der noch fehlenden Daten bei jeder Verbindungsaufnahme zum Internet über diese DFÜ-Verbindung nachholen.
Bild B.13: Anmeldedaten
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Durch Aktivieren von Diesen Kontonamen ... für alle Benutzer ... verwenden können Sie anderen Kontoinhabern des lokalen Systems die Möglichkeit zur Verwendung dieses Kontos einräumen. Wenn Sie diese Option abschalten, haben nur Sie Zugriff darauf.
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Durch Aktivieren von Verbindung als Standardinternetverbindung verwenden bewirken Sie, dass diese Verbindung immer bei der Verbindungsaufnahme zum Internet verwendet wird.
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Eine Firewall ist eine Methode zum Schützen der Dateien und Programme auf einem Netzwerk vor Benutzern in einem anderen Netzwerk. Es dient einerseits als Sperre für unerwünschte Zugriffe von draußen und ermöglicht andererseits dem geschützten Netzwerk den Zugriff auf Netzwerke außerhalb der Firewall. Durch Aktivieren von Internetverbindungsfirewall ... schalten Sie diesen integrierten Schutz ein.
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Verbindung zum Internet
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Abschließend werden die wichtigsten Daten der Verbindung zusammengefasst. Durch Aktivieren von Verknüpfung auf dem Desktop hinzufügen sorgen Sie dafür, dass auf dem Windows-Desktop ein Symbol erstellt wird, auf das Sie zur Aufnahme der Verbindung klicken können. Die neu erstellte DFÜ-Verbindung wird im Bereich Netzwerkverbindungen der Systemsteuerung – zusammen mit den bereits vorhandenen Verbindungen – notiert. Zur Anzeige wählen Sie in der Kategorieansicht der Systemsteuerung den Link Netzwerk- und Internetverbindungen und klicken dann auf das Systemsteuerungssymbol Netzwerkverbindungen. Dieses Symbol können Sie in der klassischen Ansicht auch direkt ansprechen. Alternativ können Sie zur Anzeige auch im START-Menü den Befehl ALLE VERBINDUNGEN ANZEIGEN unter VERBINDEN MIT wählen. Sie können mehrere DFÜ-Verbindungen herstellen, indem Sie die Verbindungen in den Ordner Netzwerkverbindungen kopieren. Anschließend können Sie die Verbindungen umbenennen und die Verbindungseinstellungen ändern. Auf diese Weise können Sie rasch verschiedene Verbindungen für mehrere Modems, Wählprofile usw. erstellen.
B.5.3
Verbindung testen
Nach der Eingabe aller Parameter für eine Verbindung sollten Sie diese testen. Doppelklicken Sie dazu im Bereich Netzwerkverbindungen der Systemsteuerung auf das Symbol für die Verbindung. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Computer mit dem Internet verbunden werden kann. Falls Sie für Ihr Kennwort die Option Kennwort speichern nicht aktiviert haben, müssen Sie dieses zusätzlich eingeben. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Wählen. Bei korrekter Funktionsweise wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Im Infobereich der Taskleiste wird ein Symbol eingeblendet, solange die Verbindung aktiv ist. Durch einen Doppelklick darauf können Sie den Status der Verbindung anzeigen lassen (siehe rechts). Um die Verbindung zu beenden, klicken Sie auf Verbindung trennen.
B.5.4
Eigenschaften der Internetverbindung
Wenn die Verbindung nicht zustande kommen sollte oder falls Sie Änderungen an den aktuellen Parametern vornehmen wollen, sollten Sie das Dialogfeld der Eigenschaften zur DFÜ-Verbindung bemühen. Wählen Sie im Untermenü zu EINSTELLUNGEN im Windows START-Menü den Befehl DFÜ-NETZWERK. Markieren Sie im Ordner das Symbol für die Verbindung und wählen Sie EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI oder im Kontextmenü zum Symbol. Die Eigenschaften legen Sie dann über ein Dialogfeld mit fünf Registerkarten fest.
796
Anhang B · Installationen
Allgemein Über die Registerkarte Allgemein können Sie die bereits bei der Einrichtung festgelegten Parameter ändern (siehe Abbildung B.14 links).
Bild B.14: DFÜ-Verbindung, Registerkarte Allgemein und Modemkonfiguration
Im Listenfeld Verbindung herstellen über können Sie durch Aktivieren der Kontrollkästchen einstellen, welches der installierten Geräte für die Verbindsaufnahme genutzt werden soll. Wenn Sie mehrere Geräte aktivieren, werden diese nacheinander in der angezeigten Reihenfolge angesprochen. Diese Reihenfolge können Sie ändern. Markieren Sie dazu eine Zeile und verwenden Sie die Schaltflächen am rechten Rand, um Sie – relativ zu den anderen – nach oben oder unten zu verschieben. Wenn Sie das zu verwendende Gerät bei der Verwendung für die aktuelle Verbindung anders konfigurieren wollen als bei der Installation desselben festgelegt, markieren Sie es und klicken Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren. Sie lassen damit ein Dialogfeld anzeigen, über das Sie für das vorher markierte Modem zusätzliche Konfigurationsanweisungen geben können (siehe Abbildung B.14 rechts). Die Eingaben betreffen hier die Verwendung des Modems für die aktuelle DFÜ-Verbindung. Die für das Modem gewählten Standardeinstellungen werden nicht beeinflusst – bleiben also bei einem Betrieb außerhalb dieser DFÜ-Verbindung weiterhin wirksam. 쮿
Im Feld Max. Übertragungsrate wird eine Liste der mit dem Modem möglichen Übertragungsgeschwindigkeiten angezeigt. Wählen Sie hier die maximale Geschwindigkeit, die das Modem verwenden kann. Damit wird die Verbindung zwischen Computer und Modem angegeben, nicht die maximale Übertragungsgeschwindigkeit von Modem zu Modem, die durch andere Stationen in der Verbindung eingeschränkt sein kann.
797
Verbindung zum Internet
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Über Hardwareflusssteuerung aktivieren geben Sie an, ob eines der bei der Konfiguration des Geräts festegelegten Protokolle XON/ XOFF oder RTS/CTS verwendet wird, um den Datenfluss zwischen Modem und Computer zu steuern.
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Modemfehlerkontrolle aktivieren richtet die Fehlerkontrolle ein.
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Modemkomprimierung aktivieren komprimiert die Daten, sodass die Datenübertragung beschleunigt wird.
Über die Optionen unter der Überschrift Rufnummer können Sie festlegen, welche Geräte welche Rufnummern benutzen sollen. Standardmäßig finden Sie hier die bei der Definition der Verbindung eingegebenen Daten und die Option Alle Geräte verwenden dieselbe Nummer ist aktiviert. 쮿
Wenn Sie die Nummer für die Verbindung für alle Geräte ändern wollen, geben Sie die neuen Daten für die Ortskennzahl, Rufnummer und/oder Landeskennzahl ein.
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Soll nur eines der Geräte andere Daten verwenden, deaktivieren Sie zunächst die Option Alle Geräte verwenden dieselbe Nummer und markieren Sie dann das gewünschte Gerät. Geben Sie dann die Daten für dieses Gerät ein.
Nach dem Aktivieren von Wählregeln verwenden können Sie für alle Geräte oder – wenn Alle Geräte verwenden dieselbe Nummer ausgeschaltet ist – für das markierte Gerät Wählregeln festlegen. Auch diese überschreiben bei der Verwendung des Geräts in der aktuellen Verbindung die bei der Konfiguration festgelegten.
Alternative Rufnummern Durch einen Klick auf die Schaltfläche Andere auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld Eigenschaften lassen Sie das Dialogfeld Alternative Telefonnummern anzeigen. 쮿
Um eine weitere Telefonnummer hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen und geben die zu wählende Nummer ein. Wie bei der Eingabe der ersten können Sie hier nach einem Aktivieren von Wählregeln verwenden Ortskennzahl und Länderkennzahl eingeben bzw. Auswählen und mit wählen lassen. Wenn Ihr lokaler Einwahlknotenpunkt für das Internet oft überastet ist, können Sie auf diese Weise für dringende Fälle den nächstgelegenen Knoten anwählen lassen. Die Reihenfolge der Nummern in der Liste können Sie ändern. Markieren Sie dazu eine Zeile und verwenden Sie die Schaltflächen am rechten Rand, um Sie – relativ zu den anderen – nach oben oder unten zu verschieben.
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798
Durch Aktivieren von Nächste Rufnummer wählen, falls Wählversuch fehlschlägt sorgen Sie dafür, dass die Nummern nacheinander ausprobiert werden, bis die Verbindung zustande kommt. Nach der letzen wird wieder die erste gewählt.
Anhang B · Installationen
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Ist die Option Rufnummer bei Verbindung in der Liste nach oben verschieben aktiviert, werden die Nummern nach jeder Verbindungsaufnahme neu sortiert, sodass immer die bisher erfolgreichsten zuerst gewählt werden.
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Bearbeiten ermöglicht ein Ändern der Daten der vorher markierten Nummer, Löschen entfernt diese aus der Liste.
Optionen Die Registerkarte Optionen im Dialogfeld zu den Eigenschaften einer DFÜ-Verbindung erlaubt Einstellungen für das Wählen, die Wahlwiederholung und die gleichzeitige Verwendung mehrerer Geräte (siehe Abbildung B.15 links).
Bild B.15: Eigenschaften der DFÜ-Verbindung, Registerkarte Optionen und Sicherheit
Unter den Wähloptionen können Sie festlegen, was während der Verbindungsaufnahme passieren soll. Was Sie hier einstellen, wird im Dialogfeld zur Verbindungsaufnahme angezeigt. 쮿
Status während des Wählens anzeigen blendet während der Verbindungsaufnahme die Daten des aktuellen Status ein. An der Anzeige darin können Sie beispielsweise erkennen, an welcher Stelle die Verbindungsaufnahme scheitert.
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Name, Kennwort, Zertifikat usw. abfragen bewirkt, dass die zur Verbindungsaufnahme notwendigen Identifizierungsdaten automatisch ausgetauscht werden.
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Windows-Anmeldedomäne mit einbeziehen legt fest, dass die Domäne vor der Verbindungsaufnahme gewählt sein muss. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Name, Kennwort, Zertifikat usw. abfragen aktiviert ist.
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Rufnummer abfragen bedeutet, dass die gewählte Nummer vor der Wahl angezeigt wird und gegebenenfalls geändert werden kann.
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Verbindung zum Internet
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Mit den Wahlwiederholungsoptionen können Sie angeben, was passieren soll, wenn der Kontakt bei dem ersten Versuch zur Verbindungsaufnahme nicht zustande kommt. 쮿
Mit Anzahl der Wahlwiederholungen geben Sie an, wie oft die Versuche wiederholt werden soll.
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Der Wert im Feld Zeit zwischen Wahlwiederholungen definiert eine Pause zwischen diesen Versuchen.
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Über die Leerlaufzeit, nach der aufgelegt wird wird festgelegt, wann die Verbindung unterbrochen werden soll, wenn kein Datenverkehr stattfindet.
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Wählvorgang wiederholen, falls Verbindung getrennt wurde meint das, was es sagt.
Unter der Überschrift Mehrere Geräte haben Sie die Möglichkeit, mehrere Geräte für die gleichzeitige Verbindung zu einem Server zu nutzen und damit die notwendige Übertragungszeit zu reduzieren. Die Multilink-Technik ist zwar für ISDN-Modems vorgesehen, kann jedoch auch für zwei oder mehrere analoge Modems mit gleicher oder auch mit unterschiedlicher Übertragungsgeschwindigkeit verwendet werden. Bei analogen Modems kann es allerdings zu seriellen Überlauffehlern kommen, die die Leistung der Multilinkverbindung erheblich beeinträchtigen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie über mehrere Telefonleitungen – oder einen ISDN-Anschluss – verfügen und mehrere Geräte im System installiert. Außerdem müssen auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zu den Eigenschaften der Verbindung mindestens zwei der installierten Geräte für diese Verbindung aktiviert sein.12 Darüber hinaus muss auch Ihr Internetdienstanbieter PPP- und Multilinkverbindungen unterstützen.13 Über das standardmäßig auf die Option Alle Geräte verwenden eingestellte Listenfeld können Sie alternativ die Optionen Nur das erste verfügbare Gerät verwenden und Geräte nur falls erforderlich wählen einstellen. Im letzten Fall können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Konfigurieren die Einstellungen zum gemeinsamen Betrieb festlegen. Der Grund ist darin zu sehen, dass eine Nutzung mehrerer Geräte nur dann sinnvoll ist, wenn die aktuelle Verbindung sich bei Verwendung eines einzelnen Geräts an der Kapazitätsgrenze bewegt. 쮿
Unter der Überschrift Automatisches Wählen geben Sie an, unter welchen Bedingungen sich das zweite Gerät an einer bereits bestehenden Datenübertragung beteiligen soll.
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Entsprechend können Sie unter Automatisches Auflegen bestimmen, unterhalb welcher Ausnutzung der Kapazität das zweite Gerät auflegen soll.
12 Falls Sie ein ISDN-Modem verwenden, das beide Kanäle gleichzeitig benutzen kann, können Sie den erforderlichen Treiber dafür zweimal installieren und Ihr Gerät als zwei unterschiedliche ansprechen. 13 Wenn die Verbindung beim ersten Modem erfolgreich hergestellt wird, beim zweiten Modem jedoch fehlschlägt, unterstützt Ihr ISP vermutlich keine Multilinkverbindungen.
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Anhang B · Installationen
Sicherheit Auf der Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zu den Eigenschaften der Verbindung können Sie zusätzliche Sicherheit für die Verbindung fordern (siehe Abbildung B.15 rechts). Die Option Typisch unter den Sicherheitsoptionen gibt an, dass ein darunter noch festzulegender Satz von Optionen gelten soll. Die Grundeinstellungen dafür können Sie einsehen, indem Sie kurzzeitig die Option Erweitert wählen und auf die Schaltfläche Einstellungen klicken. Über Identität haben Sie die Wahl zwischen Unsicheres Kennwort zulassen, Sicheres Kennwort erforderlich und SmartCard erforderlich. Ihre Möglichkeiten sind hier auch durch die Art des angesprochenen Kontotyps oder die Servicefreundlichkeit des Dienstanbieters eingeschränkt. POP3Konten erlauben beispielsweise nur ein unsicheres Kennwort. Die darunter angezeigten Optionen können nur angewählt werden, wenn Sie die Option Sicheres Kennwort erforderlich verwenden. Nach Wahl der Option Erweitert können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Einstellungen die Sicherheitsoptionen selbst festlegen.
B.5.5
Netzwerk
Über die Registerkarte Netzwerk legen Sie den Typ des Servers, die Protokolle und weitere Optionen fest. 쮿
Die Liste Typ des anzurufenden Einwählservers zeigt die verfügbaren Servertypen an. Eine Änderung des Servertyps hat im Allgemeinen keine Auswirkungen auf die bestehende Verbindung. Zusätzliche Einstellungen zum gewählten Server können Sie über die Schaltfläche Einstellungen vornehmen.
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Wählen Sie unter der Überschrift Die Verbindung verwendet folgende Elemente diejenigen aus, die für die Verbindung benutzt werden sollen. Für die Verbindung zum Internet ist zumindest das Internetprotokoll (TCP/IP) notwendig.
TCP/IP-Einstellungen Eine Internet-Verbindung benötigt die Einstellung TCP/IP. TCP steht für Transmission Control Protocol und IP für Internet Protocol. Das ist eine Internetsoftware, mit der die Daten für die Übertragung über das Internet in Pakete unterteilt werden. Damit Computer über das Internet miteinander kommunizieren können, muss IP ausgeführt werden. Die IPAdresse ist die standardmäßige Methode zur Kennzeichnung eines Computers, der mit dem Internet verbunden ist, vergleichbar mit einer Telefonnummer, mit der ein Anschluss in einem Telefonnetz bezeichnet wird. Eine IP-Adresse besteht aus vier Zahlen, die durch Punkte voneinander getrennt sind, wobei jede Zahl zwischen 0 und 255 liegen darf, beispielsweise 192.200.44.69. Ein Computer erhält seine IP-Adresse vom Webserveradministrator oder vom Internetdienstanbieter.
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Verbindung zum Internet
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TCP ist eine Internetnetzwerksoftware, mit der die Übertragung von Datenpaketen über das Internet gesteuert wird. Neben anderen Aufgaben prüft TCP auf verlorene Pakete, bringt Daten aus eine Vielzahl von Paketen in die richtige Reihenfolge und fordert fehlende oder fehlerhafte Pakete erneut an. Damit Computer mit Webservern kommunizieren können, muss TCP ausgeführt werden. Haben Sie das Protokoll TCP/IP aktiviert, können Sie nach dem Markieren dieser Zeile über die Schaltfläche Eigenschaften die Einstellungen dafür vornehmen. 쮿
Die meisten Server vergeben die IP-Adresse dynamisch. Aktivieren Sie in diesem Fall die Option IP-Adresse automatisch beziehen. Damit erreichen Sie, dass das DFÜ-Netzwerk eine IP-Adresse von einem PPP-Server akzeptiert. Wenn Ihr Server jedoch eine feste (statische) IP-Adresse erwartet, wählen Sie stattdessen die Option Folgende IP-Adresse verwenden und geben Ihre IP-Adresse ein. Das DFÜ-Netzwerk versucht dann zuerst, diese Adresse zu verwenden.
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Wenn Sie über mehrere Internetkonten verfügen und unterschiedliche IP-Adressen für unterschiedliche Verbindungen nutzen möchten, verwenden Sie die Möglichkeiten im mittleren Teil des Dialogfelds. Über DNS-Serveradresse automatisch beziehen können Sie wiederum eine dynamische Festlegung vornehmen. Die Option Folgende DNS-Serveradressen verwenden erlaubt die Eingabe unterschiedlicher IP-Adressen Ihres ersten und zweiten DNS (Domain Name Server).
B.5.6
Erweitert
Auf der Registerkarte Erweitert im Dialogfeld zu den Einstellungen der DFÜ-Verbindung können Sie die Firewall aktivieren und Einstellungen für die gemeinsame Nutzung mit anderen Nutzer des lokalen Systems oder – wenn vorhanden – des Netzwerks vornehmen.
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Durch Aktivieren der Option unter der Überschrift Internetverbindungsfirewall verhindern Sie, dass Computer von außerhalb auf die Ressourcen Ihres Systems zugreifen.
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Unter der Überschrift Gemeinsame Nutzung der Internetverbindung können Sie anderen Benutzern im Netzwerk gestatten, Ihre Verbindung zum Internet mit zu benutzen. Dabei wird dem vorhandenen Netzwerkadapter automatisch eine neue statische IP-Adresse zugewiesen. Die bereits vorhandenen TCP/IP-Verbindungen gehen verloren und müssen gegebenenfalls neu eingerichtet werden. Wenn Sie durch Aktivieren von Anderen Benutzern im Netzwerk gestatten, ... diese Erlaubnis erteilen, können Sie zusätzlich angeben, ob eine DFÜ-Verbindung zum Internet hergestellt werden soll, wenn ein anderer Benutzer diese benötigt. Außerdem können Sie diesen Benutzern die Möglichkeit geben, den Verbindungsstatus zu kontrollieren.
Anhang B · Installationen
B.6 Internet-Optionen Nachdem Sie die technischen Voraussetzungen für die Verbindung zum Internet durch den Aufbau der DFÜ-Verbindung geschaffen haben, können Sie theoretisch sofort eines der in den vorherigen Kapiteln besprochenen Kommunikationsprogramme nutzen. Es empfiehlt sich aber, vorher die gewünschten Einstellungen für die Kommunikation festlegen. Zum Festlegen dieser Einstellungen wählen Sie in der Kategorienansicht der Systemsteuerung den Link Netzwerk- und Internetverbindungen und dann das Systemsteuerungssymbol Internetoptionen. Dieses können Sie in der klassischen Ansicht auch direkt ansprechen. Sie können diese Einstellungen auch über den verwendeten Browser bestimmen. Im Microsoft Internet Explorer finden Sie die Möglichkeit beispielsweise im Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Sie bringen damit ein mit sieben Registerkarten ausgestattetes Dialogfeld auf den Bildschirm, über das Sie die wesentlichsten Einstellungen zum Verhalten des Systems bei der Kommunikation mit dem Internet festlegen können.
B.6.1
Allgemein
Auf der Registerkarte Allgemein ist eine größere Zahl unterschiedlicher Optionen zusammengefasst (siehe Abbildung B.16).
Bild B.16: Eigenschaften von Internet, Registerkarte Allgemein
Startseite Unter Startseite können Sie im Feld Adresse die Adresse der Seite eingeben, mit der sich der Browser beim Aufruf melden soll. Wenn Sie das Dialogfeld aus dem Browser heraus aufrufen, können Sie durch einen Klick auf Aktuelle Seite die gerade angezeigte als Startseite wählen. Standardseite überlässt dem Browserprogramm die Wahl. Beim Microsoft Internet Explorer ist das die Homepage von MSN.
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Internet-Optionen
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Temporäre Internetdateien Die von Ihnen besuchten Internetseiten werden auf dem lokalen System als temporäre Dateien gespeichert. Unter Temporäre Internetdateien können Sie einige Verwaltungsaufgaben für diese Dateien durchführen: 쮿
Klicken Sie auf Einstellungen, um eine Liste der temporären Internetdateien anzuzeigen, die Größe des für diese Dateien zur Verfügung stehenden Speicherplatzes auf Ihrer Festplatte festzulegen oder den Speicherort des Ordners Temporary Internet Files zu ändern (siehe Abbildung B.17). Eine solche Änderung ist eigentlich nur notwendig, wenn Sie die entsprechende Festplatte neu formatieren und die Daten sichern wollen.
Bild B.17: Einstellungen für temporäre Internetdateien
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Ein Klick auf Dateien löschen entfernt die Inhalte des Ordners. Diese Option ist nützlich, wenn der Speicherplatz auf Ihrer Festplatte knapp ist und Sie keine Seiten besuchen möchten, die Sie bereits zuvor angezeigt haben.
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Cookies löschen bewirkt, dass diese Dateien gelöscht werden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte von einigen Websites gespeichert werden. Cookies enthalten Informationen über Sie und Ihre Interessen. Theoretisch können aber nur Informationen, die Sie angeben oder auswählen, in einem Cookie gespeichert werden.
Verlauf Im Ordner Verlauf werden Verknüpfungen zu den Seiten gespeichert, die Sie in dieser und in vorausgegangenen Browsersitzungen angezeigt haben. Sie können über die Schaltfläche Verlauf in der Symbolleiste aufgelistet werden. Im Bereich Verlauf auf der Registerkarte Allgemein des Dialogfelds zu den Eigenschaften können Sie die Anzahl der Tage festlegen, innerhalb derer das Browserprogramm die von Ihnen angezeigten Seiten in der Verlaufsliste protokolliert. Wenn der Speicherplatz auf Ihrer Festplatte knapp ist, sollten Sie diesen Wert möglicherweise verringern. Das erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche »Verlauf« leeren.
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Anhang B · Installationen
Sonstige Über die Schaltflächen am unteren Rand der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zu den Eigenschaften können Sie die Farben, Schriftarten, Sprachen einstellen. In der Grundeinstellung gelten die hier vorgenommenen Einstellungen nur für den Fall, dass der Autor einer Webseite keinen speziellen Angaben für die Farben, Schriftarten und Spracheinstellungen gemacht hat. Über die zusätzliche Schaltfläche Eingabehilfen können Sie aber bewirken, dass diese Einstellungen immer die von einer Website festgelegten Einstellungen überschreiben. 쮿
Farben öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie die Standardeinstellungen für Text- und Hintergrundfarben ändern können. Wenn Sie das Kontrollkästchen Windows-Farben verwenden aktivieren, zeigen Webseiten, für die keine Farben festgelegt wurden, die von Ihnen für Windows ausgewählten Farben an. Nach den Deaktivieren können Sie eigene Farben für Text und Hintergrund festlegen. Um eine Farbe auszuwählen, klicken Sie auf eines der Felder Text oder Hintergrund und wählen dann die gewünschte Farbe.14 Im rechten Bereich können Sie die Farben festlegen, die für Links angezeigt werden sollen, die Sie besucht oder die Sie nicht besucht haben. Klicken Sie zur Wahl einer anderen Farbe wiederum zunächst auf das entsprechende Feld und wählen Sie dann die Farbe aus. Durch Aktivieren der zusätzlichen Option Hoverfarbe verwenden erreichen Sie, dass Links bei Mauskontakt markiert werden. Die Farbe der Markierung können Sie dann separat festlegen.
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Über die Schaltfläche Schriftarten öffnen Sie ein Dialogfeld, über das Sie die Schriftart für Fälle festlegen können, in denen vom Autor einer Webseite keine Angaben zur Schrift gemacht wurden. Die Einstellungen gelten jeweils für ein Sprachskript. Nachdem Sie einen Zeichensatz ausgewählt haben, können Sie dafür die Schriftart ändern.
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Manche Webseiten zeigen mehrsprachige Inhalte an. Wenn Sie beim Browsen im Web auf Sites gelangen, die in mehreren Sprachen verfasst sind, kann der Internet Explorer Ihren Computer mit den Zeichensätzen aktualisieren, die Sie benötigen, um diese Sites ordnungsgemäß anzuzeigen. Über die Schaltfläche Sprachen lassen Sie die auf Ihrem Computer installierten Zeichensätze auflisten (siehe Abbildung B.18). Um eine zusätzliche Sprache einzurichten, müssen Sie deren Zeichensatz installieren. Das erreichen Sie über die Schaltfläche Hinzufügen. Nachdem Sie einen Zeichensatz ausgewählt haben, können Sie die Schriftart ändern.
14 Die Auswahl erfolgt aus einer so genannten browsersicheren Palette. Dabei handelt es sich um eine Farbpalette, die nur 216 von 256 möglichen Farben enthält und die verwendet wird, um die Farben von Grafiken und Bildern in Webbrowsern plattformübergreifend präzise wiederzugeben. Die verbleibenden 40 Farben unterscheiden sich auf IBM- und Macintosh-kompatiblen Computern und werden daher nicht verwendet.
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Internet-Optionen 0
Bild B.18: Spracheinstellung und Sprache hinzufügen
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Eingabehilfen, um Ihre Einstellungen für Farbe, Schriftart und Stil festzulegen und zu speichern, damit Ihre Einstellungen immer die von einer Website festgelegten Einstellungen überschreiben.
B.6.2
Sicherheit
Die angezeigten Webseiten können Makros und Skripts mit Viren enthalten. Um Ihr System vor solchen ungebetenen Gästen zu schützen, nehmen Sie die nötigen Einstellungen auf der Registerkarte Sicherheit vor (siehe Abbildung B.19 links). Durch den Einsatz von Sicherheitszonen können Sie verschiedene Sicherheitsstufen für verschiedene Bereiche des Webs einstellen, die Ihnen beim Schutz Ihres Computers helfen.
Bild B.19: Eigenschaften von Internet, Registerkarte Sicherheit und Sicherheitseinstellungen
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Anhang B · Installationen
Über das Listenfeld zur Webinhaltszone können Sie wählen, welche der vordefinierten Sicherheitseinstellungen gelten sollen. Standardmäßig ist für die Zone Internet die Sicherheitsstufe Mittel eingestellt. Die Bedeutung wird im Dialogfeld skizziert.15 Anschließend können Sie nach einem Klick auf Schaltfläche Stufe anpassen die Einstellungen für die gewählte Stufe ändern (siehe Abbildung B.19 rechts).16 Zum Erhöhen der Sicherheit können Sie beispielsweise alle Optionen unter der Überschrift ActiveX-Steuerelemente und Plugins deaktivieren.16
B.6.3
Datenschutz
Viele Internetsites sind so eingerichtet, dass Unbefugte am Zugriff auf ein- und ausgehende Daten gehindert werden. Diese werden gesicherte Sites genannt. Beispielsweise unterstützt der Internet Explorer die von gesicherten Sites verwendeten Sicherheitsprotokolle. Wenn Sie eine sichere Website besuchen, sendet diese Ihnen automatisch ihr Zertifikat und der Internet Explorer zeigt das Symbol eines Schlosses in der Statusleiste an. Über die Registerkarte Datenschutz können Sie die Einstellungen dafür über den Schieberegler in drei Stufen ändern (siehe Abbildung B.20). Die Bedeutung dieser Stufen wird im Dialogfeld erklärt.
Bild B.20: Eigenschaften von Internet, Registerkarte Datenschutz 15 Für alle anderen Zonen können Sie auch Websites definieren, für die Sie besondere Einstellungen wünschen. 16 Bei ActiveX handelt es sich um eine Sammlung von Techniken, die es Softwarekomponenten ermöglichen, in einer Netzwerkumgebung zusammenzuarbeiten, und zwar ungeachtet der Programmiersprache, in der die Komponenten erstellt wurden. ActiveX wird in erster Linie zum Entwickeln interaktiver Inhalte für das World Wide Web verwendet, kann jedoch auch in Desktopanwendungen und anderen Programmen eingesetzt werden. ActiveX-Steuerelemente können in Webseiten eingebettet werden, um Animations- und andere Multimediaeffekte, interaktive Objekte und innovative Anwendungen zu produzieren. Sie können in einer Vielzahl von Programmiersprachen wie beispielsweise C, C++ und Visual Basic geschrieben werden. Plug-Ins sind Softwaremodule, die in Webbrowser integriert sind, um deren Fähigkeiten zur Anzeige interaktiver und multimedialer Elemente zu erweitern.
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B.6.4
Inhalt
Auf der Registerkarte Inhalte im Dialogfeld Eigenschaften von Internet können Sie die Anzeige von Webseiten mit bestimmten Inhalte verhindern, Zertifikate für die Identität oder die Sicherheit einer Website verwalten und die Eingabe persönlicher Informationen über AutoVervollständigen vereinfachen (siehe Abbildung B.21).
Bild B.21: Eigenschaften von Internet, Registerkarte Inhalte
Inhaltsratgeber Mit dem Inhaltsratgeber können Sie anstößige oder beleidigende Inhalte ausblenden, indem Sie einen Filter darauf setzen. Der Inhaltsratgeber ist beispielsweise dann sehr nützlich, wenn Sie Kinder haben und kontrollieren möchten, welche Inhalte diese im Internet anzeigen können. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Inhalte unter Inhaltsratgeber auf Aktivieren. Im Dialogfeld Inhaltsratgeber können Sie auf vier Registerkarten den Zugang zu den Seiten des Web einschränken. Ist der Inhaltsratgeber bereits aktiviert, müssen Sie auf Einstellungen klicken, um die Vorgaben ändern zu können. Geben Sie dann Ihr Kennwort ein. Auf der Registerkarte Filter werden die Kategorien fragwürdiger Inhalte aufgelistet. Um ein Filtersystem für einen Benutzer einzurichten, klicken Sie auf eine Kategorie in der Liste. Unten wird die aktuelle Einschränkungsebene für die Kategorie angezeigt. Sie können die Ebene mithilfe des Schiebereglers ändern (siehe Abbildung B.22 links). Dies funktioniert aber nur für Websites, die eine diesbezügliche Filterkennzeichnung aufweisen.
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Anhang B · Installationen
Bild B.22: Inhaltsratgeber, Registerkarten Filter und Gebilligte Sites
Wenn Sie – ungeachtet der Einstellungen im Register Filter – den Zugriff auf eine bestimmte Website immer verhindern oder immer zulassen möchten, die keine Filterkennzeichnungen aufweist und daher nicht von den auf der Registerkarte Erweitert getroffenen Einstellungen beeinflusst wird, wählen Sie die Registerkarte Gebilligte Sites. Geben Sie die Internetadresse für die Website ein und klicken Sie dann auf Immer oder Nie, um festzulegen, dass andere Benutzer diese Site immer bzw. nie besuchen können (siehe Abbildung B.22 rechts). Der untere Bereich zeigt anschließend die Liste der Websites an, die Sie – oder andere Benutzer – immer oder in keinem Fall besuchen dürfen.17 Auf der Registerkarte Allgemein des Inhaltsratgebers können Sie das Supervisorkennwort festlegen und zusätzliche Filtersysteme verwalten (siehe Abbildung B.23 rechts)
Bild B.23: Inhaltsratgeber, Registerkarten Allgemein und Erweitert 17 Die auf der Registerkarte Erweitert vorgenommenen Einstellungen spielen dabei keine Rolle.
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Internet-Optionen
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Zugang auf ungefilterte Sites zulassen gibt an, ob Benutzer dieses Computers nicht klassifiziertes Material ansehen dürfen. Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, können Benutzer unter Umständen fragwürdige Inhalte anzeigen, wenn der Autor der Webseite sie nicht hinsichtlich des von Ihnen verwendeten Filtersystems bewertet hat. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, können Benutzer unbewertete Webseiten nicht ansehen, wie sicher der Inhalt der Seite auch sein mag.
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Durch Aktivieren der darunter stehenden Option können Sie angeben, das Benutzer, denen das Supervisorkennwort bekannt ist, durch Eingabe des Kennworts Webseiten mit potenziell unerwünschtem Inhalt anzeigen lassen können.
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Durch Vergabe eines Kennworts können Sie sicherstellen, dass die Einstellungen des Inhaltsratgebers nur von Personen geändert werden können, denen dieses Kennwort bekannt ist. Wenn ein Kennwort geändert werden soll, muss zuerst das alte Kenwort eingegeben werden.
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Klicken Sie auf Filtersysteme, um die Liste der auf dem Computer installierten Filtersysteme anzuzeigen, zu erweitern oder zu ändern. Über Hinzufügen können Sie weitere Filtersystemdateien öffnen.
Die Registerkarte Erweitert im Inhaltsratgeber stellt ein Feld zur Verfügung, in dem Sie den Namen einer Freigabeinstitution eingeben können (siehe Abbildung B.23 rechts). Der untere Bereich erlaubt die Installation einer PICSRules-Datei zur Steuerung des Zugriffs auf Websites. Diese Dateien verwenden ein Filtersystem, das bestimmt, welcher Inhalt angezeigt werden darf. Nur Websites, die PICS-Kennzeichnungen enthalten, sind von dieser Filterung betroffen.
Zertifikate Ein Zertifikat ist eine Bescheinigung, die die Identität einer Person oder die Sicherheit einer Website garantiert. Sichere Websites senden ein Zertifikat, das bestimmte Informationen über die Sicherheit dieser Site enthält. Zertifikate werden an eine bestimmte Organisation für einen bestimmten Zeitraum ausgegeben. Der Internet Explorer verifiziert die in dem Zertifikat gespeicherte Internetadresse und überprüft, ob das aktuelle Datum vor dem Gültigkeitsdatum liegt. Wenn ein Problem auftritt, kann das eine Warnung anzeigen. Das Anzeigen von Informationen birgt so gut wie niemals ein Sicherheitsrisiko, das Senden von Informationen – beispielsweise Ihrer Kreditkartennummer – jedoch häufig. Über die Schaltfläche Zertifikate rufen Sie ein Dialogfeld auf, über das Sie u.a. die möglichen Zertifizierungsstellen anzeigen und editieren können (siehe Abbildung B.B).
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Anhang B · Installationen
Bild B.24: Zertifizierungsstellen
Persönliche Informationen Im Bereich Persönliche Informationen auf der Registerkarte Inhalt des Dialogfelds zu den Internetoptionen können Sie Einstellungen für die automatische Eingabe in Formularen vornehmen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche AutoVervollständigen öffnen Sie ein Dialogfeld, über das Sie festlegen können, dass bestimmte Eingaben auf einer Webseite bei einer Wiederholung automatisch vorgenommen werden (siehe Abbildung B.25).
Bild B.25: AutoVervollständigen
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Internet-Optionen
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Webadressen bewirkt, dass das Programm empfohlene Internetadressen während der Eingabe in der Adressleiste automatisch auflistet. Wenn Sie die Website bereits zuvor besucht haben, schlägt das Feature für die automatische Vervollständigung während Ihrer Eingabe eine Übereinstimmung vor.
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Formulare gibt an, dass bei der Eingabe in Formularen auf Webseiten automatisch empfohlene Einträge aufgelistet werden. Wenn Sie beispielsweise dazu aufgefordert werden, Ihren Namen einzutragen, kann das Programm andere Namenseinträge auflisten, die Sie zuvor eingegeben haben. Anschließend können Sie einen Vorschlag auswählen.
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Durch Aktivieren von Benutzernamen und Kennwörter für Formulare können Sie fordern, dass das Programm Einträge für Benutzernamen vorschlägt und automatisch das Kennwort einträgt, das zum Namen gehört.18 Dazu müssen diese zuvor gespeichert worden sein. Das bewirken Sie durch Aktivieren von Nachfragen, ob Kennwörter gespeichert werden sollen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden keine weiteren Kennwörter gespeichert und Sie müssen das Kennwort bei neuen Benutzernamen und Kennwörtern, die zuvor nicht gespeichert wurden, jedes Mal eingeben.
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Klicken Sie auf Formulare löschen, um aus Ihrem Verlaufsordner sämtliche Einträge zu löschen, die Sie zuvor in Webseiten gemacht haben. Über Kennwörter löschen können Sie separat aus Ihrem Verlaufsordner sämtliche Benutzernamen- und Kennworteinträge löschen. Dadurch ist sichergestellt, dass niemand sonst auf Ihren Computer zugreifen und dabei versuchen kann, beliebige private Informationen anzuzeigen, die Sie zuvor eingegeben haben, indem er nachsieht, welche Einträge von AutoVervollständigen aufgelistet werden.
Profile werden im Internet Explorer vom Profil-Assistenten erzeugt, um Websites häufig angeforderte Informationen, z.B. Ihre Adresse oder Ihren E-Mail-Namen, zur Verfügung zu stellen. Dadurch müssen Sie die Informationen nicht wieder und wieder eingeben, wenn Sie eine neue Website aufrufen, die diese Informationen anfordert. Ohne Ihre Zustimmung kann jedoch keine dieser Informationen von einer Website angezeigt oder verwendet werden. Klicken Sie auf Profil anzeigen, um persönliche Informationen festzulegen, die freigegeben werden können, wenn Websites Informationen von ihren Besuchern anfordern (siehe Abbildung B.26). 쮿
Die Option Neuen Eintrag im Adressbuch ... erstellen bewirkt, dass nach der Bestätigung ein Formular zur Eingabe Ihrer Daten angezeigt wird. Die hier eingegebenen Daten werden im Adressbuch19 gespeichert und stehen dann automatisch für die persönliche Repräsentation zur Verfügung.
18 Aus Sicherheitsgründen zeigt Internet Explorer keine Kennworteinträge an und listet diese auch nicht auf. Alle Zeichen in einem Kennwortfeld werden durch Symbole dargestellt. 19 Hinweise zur Arbeit mit dem Adressbuch finden Sie in Kapitel 20.
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Anhang B · Installationen
Bild B.26: Profil auswählen
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Über Wählen Sie einen Eintrag ... können Sie stattdessen auch einen bereits vorhandenen Eintrag als Informationen für Ihr Profil im Adressbuch auswählen. Markieren Sie diesen vor der Bestätigung.
B.6.5
Verbindungen
Auf der Registerkarte Verbindungen geben Sie an, welche Art von Verbindung Sie für Zugang zum Internet benutzen möchten (siehe Abbildung B.27).
Bild B.27: Internetoptionen, Registerkarte Verbindungen
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Über Setup können Sie schnell eine neue Verbindung zum Internet mithilfe des Assistenten erstellen (siehe Abschnitt B.5.1).
813
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Internet-Optionen 0
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Unter DFÜ- und VPN-Einstellungen werden die für den Zugang zum Internet definierten Verbindungen aufgelistet. Über Hinzufügen können Sie eine neue Verbindung erstellen, über Einstellungen die Parameter für die vorher markierte ändern.
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Über die drei Optionen darunter können Sie festlegen, ob und welche von diesen Verbindungen für den Kontakt zum Internet benutzt werden soll: –
Bei Wahl von Keine Verbindung wählen müssen Sie Ihre DFÜVerbindung manuell herstellen. Anschießend stellen Sie dann eine Verbindung zum Internet her.
–
Nur wählen, wenn keine Netzwerkverbindung besteht gibt an, dass der Internet Explorer bei Bedarf automatisch versucht, über Ihre standardmäßige DFÜ-Netzwerkverbindung eine Verbindung herzustellen.
–
Immer Standardverbindung wählen bewirkt, dass automatisch versucht wird, die Standardverbindung zu verwenden.
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Durch einen Klick auf die Schaltfläche Als Standard können Sie die vorher markierte Verbindung als Standardverbindung definieren.
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Über die Schaltfläche Einstellungen unter LAN-Einstellungen können Sie zusätzliche Parameter für den Zugang zum Internet über das Netz festlegen (siehe Abbildung B.28).
Bild B.28: Einstellungen für lokales Netzwerk
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Die Option Automatische Suche der Einstellungen gibt an, dass die Einstellungen des Proxyservers oder die Einstellungen der automatischen Konfiguration erkannt werden, die zum Herstellen einer Internetverbindung und zum Anpassen des Internet Explorers verwendet werden.
Anhang B · Installationen
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Über Automatisches Konfigurationsskript verwenden können Sie fordern, dass der Internet Explorer die Datei mit Konfigurationsinformationen anspricht, die Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben.
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Ein Proxyserver dient als Vermittler zwischen dem internen Netzwerk – dem Intranet – und dem Internet, der Dateien von entfernten Webservern abruft und bereitstellt. Ein Aktivieren von Proxyserver verwenden bewirkt, dass die Konfigurationseinstellungen in der darunter zu spezifizierenden Datei übernommen werden.
B.6.6
Programme
In Microsoft Windows wird jeder Dateityp einer Standardanwendung oder einem Editor zugeordnet. Bestimmten Bilddateien können beispielsweise dem Programm Microsoft Image Composer zugeordnet werden. Wenn Sie eine Datei zum Bearbeiten öffnen, wird diese im zugeordneten Standardeditor geöffnet. Auf der Registerkarte Programme des Dialogfelds Eigenschaften von Internet können Sie diese Zuordnung für Programme festlegen, die das Internet im weitesten Sinn betreffen (siehe Abbildung B.29). Die Wahl des Befehls ÖFFNEN oder ein Doppelklick auf ein Dateisymbol – beispielsweise in einem Ordnerfenster – öffnet die entsprechende Datei in der hier genannten Anwendung.20
Bild B.29: Internetoptionen, Registerkarte Programme
20 Wenn Sie versuchen, eine Datei mit einem Dateityp zu öffnen, für den in der Liste kein Eintrag besteht, wird der Editor verwendet, der diesem Dateityp vom Betriebssystem zugeordnet wurde, um die Datei zu öffnen.
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Internet-Optionen 0
Standardmäßig sind Outlook Express (msimn.exe), der Editor (notepad.exe) und NetMeeting (conf.exe) als Programme eingestellt. Sie können aber auch andere auf Ihrem System installierte Programme für diese Zwecke festlegen. Eintragungen in den Feldern Kalender und Kontakte finden Sie nur, wenn die entsprechenden Programme installiert wurden.
B.6.7
Erweitert
Auf der Registerkarte Erweitert des Dialogfelds zu den Internetoptionen finden Sie eine Vielzahl zusätzlicher Einstellmöglichkeiten (siehe Abbildung B.30).
Bild B.30: Internetoptionen, Registerkarte Erweitert
Aktivieren Sie die gewünschten Optionen und deaktivieren Sie die nicht gewünschten (siehe Tabelle B.2). Über die Schaltfläche Standard wiederherstellen löschen Sie die selbst vorgenommenen Änderungen und stellen die Grundeinstellung wieder her. Option
Gibt an, ...
dass im Web überprüft wird, ob eine neuere Version des Automatische Internet Explorers verfügbar ist. Wenn Sie diese EinstelÜberprüfung auf Aktualisierungen ... lung wählen, sucht der Internet Explorer ungefähr alle 30 Tage im Web nach einer neueren Version, benachrichtigt Sie, falls eine verfügbar ist, und fragt an, ob Sie diese downloaden möchten. Benachrichtigen, wenn Download beendet ist
dass am Ende eines Dateidownloads eine Nachricht angezeigt wird, dass der Download abgeschlossen worden ist.
Tabelle B.2: Einige wichtige Optionen auf der Registerkarte Erweitert
816
Anhang B · Installationen
Option
Gibt an, ...
Die Schaltfläche »Wechseln zu« in der Adressleiste anzeigen
dass die Schaltfläche Aktualisieren neben der Adressleiste angezeigt wird. Sie können eine Adresse in der Adressleiste eingeben und dann auf Aktualisieren klicken, um zu dieser Seite zu wechseln.
Installation bei Bedarf aktivieren
dass Webkomponenten automatisch gedownloadet und installiert werden, wenn eine Webseite diese benötigt, um eine Seite richtig anzuzeigen oder eine bestimmte Aufgabe auszuführen.
Kurze HTTPFehlermeldung anzeigen
ob eine detaillierte Beschreibung mit Hinweisen zum Korrigieren des Problems geliefert wird, wenn ein Problem beim Verbinden zum Server besteht.
Links unterstreichen
wie Links auf Webseiten unterstrichen werden. Wählen Sie eine der genannten Einstellungen.
Nicht verwendete dass alle vorher geöffneten Ordner in der Liste geschlosOrdner ... schließen sen werden, wenn Sie über die Schaltflächen Favoriten oder Verlauf oder über das Dialogfeld Favoriten verwalten einen Ordner öffnen. Optimierten Bildlauf verwenden
ob ein spezieller Bildlauftyp verwendet wird, um Inhalte in einer zuvor festgelegten Geschwindigkeit anzuzeigen.
Ordneransicht für FTP-Sites verwenden
dass FTP-Sites in der Ordneransicht angezeigt werden, wobei die Sites ähnlich wie Ordner im Windows Explorer dargestellt werden.
Seitenübergänge aktivieren
dass der Internet Explorer beim Wechseln von einer Webseite zu einer anderen die Seite ausblendet, die Sie verlassen, und die einblendet, zu der Sie wechseln.
Skriptdebugging deaktivieren
dass Sie das Fehlersuchprogramm für Skripts deaktivieren möchten, wenn ein solcher installiert ist.
Skriptfehler anzeigen
ob die aktuellen Skriptfehler angezeigt werden, wenn eine Seite durch Probleme bei der Skriptausführung nicht richtig angezeigt wird.
URLs immer als UTF-8 senden
ob UTF-8 eingesetzt wird. Dies ist ein Standard, der Zeichen definiert, sodass diese in jeder Sprache lesbar sind. Dies ermöglicht Ihnen das Austauschen von Internetadressen, die Zeichen aus einer beliebigen Sprache enthalten.
URLs in Kurzform anzeigen
ob Sie in der Statusleiste die kurzen Anzeigenamen einer Seite anzeigen möchten. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, zeigt der Internet Explorer die vollständige Internetadresse an.
Tabelle B.2: Einige wichtige Optionen auf der Registerkarte Erweitert (Forts.)
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m a gnu gn u m
Internet-Optionen 0
Option
Gibt an, ...
Verknüpfungen im gleichen Fenster öffnen
dass die Webseite in der aktuellen Instanz des Internet Explorers geöffnet wird, wenn Sie in einem Programm auf einen Hyperlink zum Internet klicken.
Verwenden von AutoVervollständigen
dass der Internet Explorer die Einträge auf der Basis der zuvor verwendeten Einträge vervollständigt, wenn Sie die Webadressen in der Adressleiste eingeben.
Zeitplan zur Synchronisierung ...
dass eine automatische Aktualisierung von Offlineobjekten gemäß des Zeitplans bzw. der Zeitpläne gestattet wird, den bzw. die Sie für diese Objekte festgelegt haben.
Hintergrundfarben ... drucken ...
dass der Internet Explorer beim Drucken einer Webseite auch Hintergrundfarben und Bilder druckt.
Immer alternativen Text für Bilder anzeigen
ob die Bildgröße so erweitert werden soll, dass sie den gesamten anderen Text aufnehmen kann, wenn das Kontrollkästchen Bilder anzeigen aktiviert ist.
HTTP 1.1 verwenden
ob beim Herstellen einer Verbindung zu Websites versucht werden soll, das Protokoll HTTP 1.1 zu verwenden. Viele Websites verwenden noch HTTP 1.0. Wenn Sie also Schwierigkeiten haben, die Verbindung zu einigen Websites herzustellen, können Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren.
Animationen in Webseiten wiedergeben
ob beim Anzeigen von Seiten Animationen wiedergegeben werden können. Seiten, die Animationen enthalten, werden manchmal sehr langsam angezeigt.
Bilder anzeigen
ob grafische Bilder beim Anzeigen von Seiten mit eingeschlossen werden sollen. Gelegentlich werden Seiten, die mehrere grafische Bilder enthalten, sehr langsam angezeigt.
Optimierten Bildverlauf verwenden
ob der Internet Explorer Bilder optimiert, damit diese bei der Anzeige weniger verzerrt erscheinen.
Platzhalter für den Bilderdownload anzeigen
ob anstelle von grafischen Bildern Platzhalter zu sehen sind, während die Bilder gedownloadet werden.
Sounds in Webseiten wiedergeben
ob Musik und andere Sounds wiedergegeben werden. Manchmal werden Seiten, die Audioclips enthalten, sehr langsam angezeigt.
Videos in Webseiten wiedergeben
ob Videoclips wiedergegeben werden, wenn Seiten angezeigt werden. Manchmal werden Seiten, die Videoclips enthalten, sehr langsam angezeigt.
Tabelle B.2: Einige wichtige Optionen auf der Registerkarte Erweitert (Forts.)
818
Anhang B · Installationen
Option
Gibt an, ...
Auf ... Serverzertifi- dass der Internet Explorer das Zertifikat einer Internetsite kate überprüfen daraufhin überprüft, ob es widerrufen wurde, bevor dieses vom Programm als gültig akzeptiert wird. Auf zurückgezogene Zertifikate von Herausgebern überprüfen
dass der Internet Explorer das Zertifikat eines Softwareherausgebers daraufhin überprüft, ob es widerrufen wurde, bevor dieses vom Programm als gültig akzeptiert wird.
Beim Wechsel ... warnen
ob Internet Explorer Sie warnen soll, wenn Sie zwischen sicheren und unsicheren Sites wechseln.
Leeren des Ordners ...
ob der Ordner Temporary Internet Files gelöscht wird, wenn Sie den Browser schließen.
Profil-Assistent aktivieren
ob die Anforderung von Informationen aus dem ProfilAssistenten durch Websites akzeptiert wird. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden keine Informationen aus dem Profil-Assistenten bereitgestellt und Sie werden nicht zum Bereitstellen von Informationen aufgefordert.
SSL 2.0 verwenden
ob Sie sichere Informationen über SSL2 (Secure Sockets Layer Level 2) – das Standardprotokoll für sichere Übertragungen – senden und empfangen möchten. Alle sicheren Websites unterstützen dieses Protokoll.
SSL 3.0 verwenden
ob Sie sichere Informationen über SSL3 (Secure Sockets Layer Level 3) – ein Protokoll, das sicherer als SSL2 sein soll – senden und empfangen möchten.
TLS 1.0 verwenden ob sichere Informationen mit TLS (Transport Layer Security) – einem offenen Sicherheitsstandard vergleichbar mit SSL3 – gesendet und empfangen werden. Verschlüsselte ob sichere Informationen in Ihrem Ordner für temporäre Seiten nicht auf der Internetdateien gespeichert werden. Die ist nützlich, Festplatte speichern wenn Sie Internet Explorer von einem freigegebenen Computer aus verwenden und nicht möchten, dass andere Personen Zugriff auf Ihre sicheren Informationen haben. Warnen, falls Formulardaten umgelenkt werden
dass Sie gewarnt werden, wenn Sie Informationen über ein webbasiertes Formular senden, die Informationen jedoch an einen anderen Ort im Web gesendet werden als den, an dem sich das Formular befindet.
Tabelle B.2: Einige wichtige Optionen auf der Registerkarte Erweitert (Forts.)
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m a gnu gn u m
Internet-Optionen 0
Option
Gibt an, ...
Ergebnisse anzeigen ...
dass Ihnen beim Suchen nach Websites in der Adressleiste diejenige Website angezeigt wird, die mit größter Wahrscheinlichkeit dem nahe kommt, was Sie suchen. Links zu anderen Websites, die in Frage kommen, werden in der Suchleiste angezeigt.
Ergebnisse im Hauptfenster anzeigen ...
dass Ihnen beim Suchen nach Websites von der Adressleiste aus die Liste der Suchergebnisse im Hauptfenster angezeigt wird.
Tabelle B.2: Einige wichtige Optionen auf der Registerkarte Erweitert (Forts.)
820
C Works-Funktionen In diesem Anhang finden Sie eine alphabetische Auflistung der WorksFunktionen. Sie können diese in Kalkulationstabellen und die meisten davon auch in Datenbanken einsetzen. Am Ende eines jeden Abschnitts finden Sie in der Mehrzahl ein oder mehrere Beispiele für den Einsatz in einer Tabelle. Beachten Sie, dass, obwohl einige Funktion keine Argumente besitzen, die angegebenen Klammern immer mit eingegeben werden müssen.
ABS(x) ABS liefert den absoluten – also den positiven – Wert von x. Ein absoluter Wert ist die Zahl ohne ihr Plus- oder Minuszeichen. Beim Eingeben der Formel können Sie x auch durch einen Zellbezug auf eine Zelle ersetzen, die eine Zahl enthält. Beispiel =ABS(8-10) und =ABS(10-8) ergeben beide 2.
ANZAHL(Bereichsbezug0;Bereichsbezug1;...) ANZAHL liefert als Ergebnis die Anzahl der Zellen mit Inhalt, die in Bereichsbezug enthalten sind. Der Wert für ANZAHL erhöht sich um 1 für jede Zelle, die eine Zahl, eine Formel, Text, FEHLER oder NV enthält. Leere Zellen werden in Bereichsbezügen ignoriert.
Bild C.1: Beispiel für ANZAHL
ARCCOS(x) ARCCOS liefert als Ergebnis den Arkuskosinus von x. Der Arkuskosinus ist der Winkel, dessen Kosinus x ist. ARCCOS gibt die Größe des Winkels im Bogenmaß an. Der Wert x muss im Bereich zwischen -1 und 1 liegen. Das Bogenmaß des Winkels liegt zwischen 0 und π, was einem Winkelbereich zwischen 0° und 180° entspricht. Beispiele =ARCCOS(-0,5) ergibt 2,094 , also 2π/3. =ARCCOS(-0,5)*180/Pi() ergibt 120°.
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m a gnu gn u m 0
ARCSIN(x) ARCSIN liefert als Ergebnis den Arkussinus von x. Der Arkussinus ist der Winkel, dessen Sinus x ist. ARCSIN gibt die Größe des Winkels im Bogenmaß an. Dabei muss x im Bereich zwischen -1 und 1 liegen. Das Bogenmaß des Winkels liegt zwischen -π/2 –also -90° – und π/2 – also 90°. Beispiele =ARCSIN(-0,5) ergibt -0,524 (-π/6). =ARCSIN(-0,5)*180/Pi() ergibt -30°.
ARCTAN(x) ARCTAN liefert als Ergebnis den Arkustangens von x. Der Arkustangens ist der im Bogenmaß angegebene Winkel, dessen Tangens x ist. ARCTAN gibt die Größe des Winkels im Bogenmaß an. Dabei liegt das Bogenmaß des Winkels zwischen -π/2 (für -90°) und π/2 (für 90°). Beispiele =ARCTAN(1) ergibt 0,785, also π/4. =ARCTAN(1)*180/Pi() ergibt 45°.
ARCTAN2(x-Koordinate;y-Koordinate) ARCTAN2 liefert als Ergebnis den Arkustangens des Winkels, der durch die x- und y-Koordinaten definiert ist. Der Arkustangens ist der im Bogenmaß angegebene Winkel, der durch den von den Koordinaten angegebenen Punkt festgelegt wird. Dieser Winkel wird im Bogenmaß im Bereich von -π (-180°) bis π (180°) (π nicht eingeschlossen) angegeben. Sind x-Koordinate und y-Koordinate gleich 0, liefert ARCTAN2 den Wert 0. Beispiele =ARCTAN2(1;1) ergibt 0,785 (π/4 im Bogenmaß). =ARCTAN2(-1;-1) ergibt -2,356 (-3π/4 im Bogenmaß). =ARCTAN2(-1;-1)*180/PI() ergibt -135°.
BW(Zahlung;Zins;Zeitraum) BW steht für Barwert und liefert als Ergebnis den aktuellen Wert einer gewöhnlichen Jahresrente mit gleichmäßigen Zahlungen, die bei einem festen Zinssatz pro Zeitabschnitt über eine bestimmte Anzahl von Zeitabschnitten (Zeitraum) läuft. Die Funktion ist beispielweise dann nützlich, wenn Sie herausfinden möchten, wie hoch Sie sich für einen Hauskauf verschulden können. Die Funktion setzt voraus, dass die erste Zahlung am Ende des ersten Zeitabschnitts erfolgt. Beispiel Angenommen, Sie erhalten eine jährliche Rente, die 10 Jahre lang jeweils 15.000,00 € beträgt. Wenn Sie annehmen, dass die Inflationsrate über die nächsten 10 Jahre bei 3,5% liegen wird, kann die folgende Formel zur Berechnung des aktuellen Wertes dieser Jahresrente verwendet werden:
822
Anhang C · Works-Funktionen
=BW(15000;3,5%;10) ist gleich 124.749,08 €. Beim Ändern des Zinssatzes auf 10% ändern sich Formel und Ergebnis entsprechend: =BW(15000;10%;10) ergibt 92.168,50 €.
COS(x) COS liefert als Ergebnis den Kosinus von x. Dabei ist x der Winkel im Bogenmaß. Beispiele =COS(1,047) ergibt 0,5. =COS(60*PI()/180) ergibt 0,5 (Kosinus von 60°).
DATUM(Jahr;Monat;Tag) DATUM liefert als Ergebnis eine serielle Zahl für das Datum, das durch die Argumente Jahr, Monat und Tag festgelegt wird. Die serielle Zahl ist eine Ganzzahl, die im Bereich von 1 bis 65534 liegt und ein Datum zwischen dem 1. Januar 1900 und dem 3. Juni 2079 darstellt. Die Argumente der Funktion DATUM – Jahr, Monat und Tag – sollten ein gültiges Datum innerhalb dieses Zeitraums angeben. Jahr muss eine Zahl im Bereich von 0 (1900) bis 179 (2079) sein. Monat ist im Allgemeinen eine Zahl im Bereich von 1 bis 12 und Tag ist eine Zahl im Bereich von 1 bis 31. Wenn die Zahlen für Monat und Tag außerhalb dieser Bereiche liegen, passt die Funktion DATUM die Zahlen dem korrekten Datum an. Sollten Jahr, Monat und Tag kein gültiges Datum innerhalb des Works-Kalenders angeben, liefert DATUM als Ergebnis den Fehlerwert FEHLER. Beispiele Sie können DATUM in einer Formel verwenden, wie beispielsweise =DATUM(60;10;30), um ein unveränderliches Datum in eine Zelle einzugeben. Es ist jedoch einfacher und schneller, das Datum als 30.10.60 oder 30. Okt. 1960 direkt einzugeben. DATUM kann auch in einer umfangreicheren Formel verwendet werden. So berechnet beispielsweise die Formel =DATUM(92;3;29)-DATUM (60;10;30) die Anzahl der Tage zwischen dem 30. Oktober 1960 und dem 29. März 1992. Auch hier ist es jedoch möglicherweise einfacher und schneller, die Formel direkt in eine Zelle einzugeben, beispielsweise mit ='29.3.92'-'30.10.60'.
DIA(Kosten;Rest;Dauer;Zeitraum) Die Funktion DIA verwendet die Methode der digitalen Abschreibung, um den Abschreibungsbetrag für einen bestimmten Zeitraum zu berechnen. Kosten ist der Betrag, den Sie für ein Anlageobjekt bezahlt haben. Rest ist der erwartete Wiederverkaufswert nach Ablauf der Nutzungsperiode. Dauer ist die erwartete Nutzungsdauer des Objekts, die im Allgemeinen in Jahren angegeben wird. Zeitraum ist der Zeitraum, für den Sie den Abschreibungswert berechnen möchten.
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Beispiel Angenommen, Sie kaufen einen LKW zum Preis von 100.000,00 €. Nach Ablauf einer auf 10 Jahre geschätzten Nutzungsdauer erwarten Sie einen Wiederverkaufswert von 18.000,00 €. Die Höhe der Abschreibung für das 7. Jahr wird anhand der digitalen Abschreibungsmethode wie folgt berechnet: =DIA(100000;18000;10;7) ergibt 5.963,64 €.
ERSETZEN(AlterText;Beginn;Länge;NeuerText) Mit ERSETZEN können Sie eine Zeichenfolge durch eine andere ersetzen. 쮿
AlterText kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss.
쮿
Beginn gibt an, an welchem Zeichen von AlterText mit dem Ersetzen durch NeuerText begonnen werden soll. Das erste Zeichen in AlterText ist das Zeichen 0, das zweite ist das Zeichen 1 usw.
쮿
Länge ist die Anzahl von Zeichen in AlterText, angefangen bei Beginn, die Sie durch NeuerText ersetzen möchten.
쮿
NeuerText ist der Text, der AlterText ersetzen soll. NeuerText kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss.
Der gesamte in NeuerText enthaltene Text ersetzt immer die durch Länge und Beginn festgelegten Zeichen in AlterText. Wenn Sie beispielsweise zwei Zeichen in AlterText durch NeuerText ersetzen möchten, der 10 Zeichen enthält, dann ersetzen alle 10 Zeichen von NeuerText die zwei Zeichen von AlterText. Beispiele Die folgende Formel ersetzt die fünf Zeichen nach dem fünften Zeichen in AlterText durch NeuerText: =ERSETZEN(»abcdefghijk«;5;5;»*«) ergibt abcde*k. Die folgende Formel ersetzt die letzten zwei Ziffern von 1992 durch 93: =ERSETZEN(»1992«;2;2;»93«) ergibt 1993 (Works betrachtet die Zahlen 1992 und 93 als Text in dieser Formel, da sie beide in Anführungszeichen eingeschlossen sind).
EXP(x) EXP potenziert die Basis e mit x, wobei e die mathematische Konstante für die Basiszahl des natürlichen Logarithmus (2,7182818...) darstellt. EXP ist die Umkehrfunktion von LN, dem natürlichen Logarithmus einer Zahl. Bei einer mit zwei Dezimalstellen formatierten Zelle liefert =LN(5) das Ergebnis 1,61, und =EXP(1,61) ergibt 5. Verwenden Sie zum Berechnen der Potenzen anderer Basiszahlen den Potenzierungsoperator (^).
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Anhang C · Works-Funktionen
Beispiele =EXP(1) ergibt 2,718282 – den Wert der Basis der natürlichen Logarithmen, e. =EXP(LN(3)) ergibt 3.
FALSCH() FALSCH benötigt keine Argumente und liefert den Wert 0. Wenn Sie wollen, dass das Wort FALSCH ausgegeben wird, stellen Sie sicher, dass die Zelle im Format Wahrheitswert formatiert ist. Diese Funktion wird hauptsächlich zum Überprüfen von Sachverhalten eingesetzt. Beispiel Wenn die Zelle A1 die Zahl 5 enthält, dann gilt: =WENN(A1>10;WAHR();FALSCH()) ergibt 0 oder FALSCH.
FEHLER() FEHLER liefert als Ergebnis den Fehlerwert FEHLER. Diese Funktion wird verwendet, um die Anzeige von FEHLER in einer Zelle zu erreichen, wenn bestimmte Bedingungen vorliegen. Sie können FEHLER verwenden, um Zellen zu suchen, die sich auf die fehlerhafte Zelle beziehen. Beispiel Wenn die Zelle A1 die Zahl 0 enthält, dann gilt: =(WENN(A1=0;FEHLER();A1)) ergibt FEHLER.
FINDEN(Suchtext;Text;Beginn) FINDEN findet eine Zeichenfolge innerhalb einer anderen Zeichenfolge und gibt eine Zahl aus, die angibt, an welcher Stelle Suchtext gefunden wurde. Die Funktion FINDEN beachtet dabei unterschiedliche Großund Kleinschreibung. 쮿
Suchtext kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den gewünschten Text auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen eingeschlossen werden muss. Sollte Suchtext nur »« (eine leere Zeichenfolge) sein, liefert FINDEN als Ergebnis 0. Suchtext darf keine Platzhalterzeichen aufweisen.
쮿
Text ist der Text, der den von Ihnen gesuchten Text enthält. Text kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss.
쮿
Beginn gibt an, bei welchem Zeichen mit der Suche begonnen werden soll. Das erste Zeichen in Text ist das Zeichen 0, das zweite Zeichen ist das Zeichen 1 usw.
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m a gnu gn u m 0
Beim Verwenden der Funktion FINDEN wird Works den Fehlerwert FEHLER anzeigen, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft: 쮿
Suchtext ist nicht in Text enthalten.
쮿
Beginn ist nicht größer als 0.
쮿
Beginn ist größer als die Länge von Text.
Beispiel Wenn die Zelle A10 den Text Willi Müller enthält, dann gilt: =FINDEN(»Müller«;A10;0) ergibt 6. =FINDEN(»illi«;»Willi«;4) ergibt 1. =FINDEN(»Müller«;»Maier«;0) ergibt FEHLER.
GANZZAHL(x) Die Funktion GANZZAHL liefert als Ergebnis den ganzzahligen Wert von x. Dabei werden die Stellen rechts vom Dezimalkomma ohne Aufoder Abrunden entfernt. (Verwenden Sie die Funktion RUNDEN, wenn Sie x auf die nächste Ganzzahl runden möchten.) Beispiele =GANZZAHL(8,9) ergibt 8. =GANZZAHL(-8,9) ergibt -8.
GDA(Kosten;Rest;Dauer;Zeitraum) GDA – für Geometrisch Degressive Abschreibung – liefert als Ergebnis den Abschreibungswert eines Anlageobjekts in einem bestimmten Zeitraum. 쮿
Kosten ist der Betrag, den Sie für das Objekt bezahlt haben.
쮿
Rest ist der erwartete Wiederverkaufswert nach Ablauf der Nutzungsperiode.
쮿
Dauer ist die erwartete Nutzungsdauer des Objekts, die im Allgemeinen in Jahren angegeben wird.
쮿
Zeitraum ist der Zeitraum, für den Sie den Abschreibungswert berechnen möchten.
Beispiel Angenommen, bei Ihrem Anlageobjekt handelt es sich um einen LKW, den Sie für 100.000,00 € erworben haben. Sie erwarten eine Nutzungsdauer von 10 Jahren und einen Wiederverkaufswert von 8.000,00 €. Mit dem Verfahren der geometrisch degressiven Abschreibung wird die Abschreibung für das 7. Jahr wie folgt berechnet: =GDA(100000;8000;10;7) ergibt 5.242,88 €.
826
Anhang C · Works-Funktionen
GLÄTTEN(Textwert) GLÄTTEN entfernt außer den Leerzeichen zwischen Wörtern alle sonstigen Leerzeichen aus Textwert. Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss. Beispiel Wenn die Zelle E2 den Text »Monatlicher Bericht« enthält, dann ergibt =GLÄTTEN(E2) den Text »Monatlicher Bericht«.
GROSS(Textwert) Die Funktion GROSS wandelt alle Kleinbuchstaben des Textes in Textwert in Großbuchstaben um. Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss. Beispiel Wenn die Zelle A4 den Text Bilanz enthält, dann gilt: =GROSS(A4) ergibt BILANZ. =GROSS(»bilanz«) ergibt BILANZ.
GROSS2(Textwert) Mit der Funktion GROSS2 können Sie den ersten Buchstaben jedes Wortes und jeglichen Textes, der auf ein anderes Zeichen als einen Buchstaben folgt, beispielsweise ein Komma oder ein Leerzeichen, in einer Zeichenfolge großschreiben. Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss. Beispiel GROSS2(»Dies ist ein Buch«) ergibt Dies Ist Ein Buch. Wenn die Zelle F35 die Zeichenfolge 93BuDgEt enthält, ergibt =GROSS2(F35) den Wert 93Budget.
HSUCHEN(Suchwert;Bereichsbezug;Zeilenzahl) HSUCHEN – für horizontales Suchen – sucht in der obersten Zeile von Bereichsbezug nach der Zahl, die mit dem Suchwert übereinstimmt. Dann geht die Funktion um die Anzahl der durch Zeilenzahl festgelegten Zeilen in der Spalte nach unten und liefert den in der entsprechenden Zelle gefundenen Eintrag. Die Zahlen in der obersten Zeile sollten in aufsteigender Reihenfolge angeordnet sein. Works sucht in der obersten Zeile nach der größten Zahl, die kleiner oder gleich dem Suchwert ist. Ist Zeilenzahl negativ beziehungsweise größer oder gleich der Anzahl der Zeilen von Bereichsbezug, dann gibt Works den Fehlerwert FEHLER aus.
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Bild C.2: Beispiel für HSUCHEN
Die Funktion HSUCHEN kann nur in der Tabellenkalkulation von Works eingesetzt werden, nicht in einer Datenbank.
IDENTISCH(Textwert0;Textwert1;...) IDENTISCH vergleicht zwei Zeichenfolgen und liefert als Ergebnis den Wert 1 (WAHR), wenn diese genau miteinander übereinstimmen, oder 0 (FALSCH), wenn Sie sich voneinander unterscheiden. Die Funktion beachtet hierbei die Groß- und Kleinschreibung (sie macht beispielsweise einen Unterschied zwischen Works und works), eine unterschiedliche Formatierung wird aber außer Acht gelassen. Sie können damit beispielsweise überprüfen, ob Texteinträge in der Tabellenkalkulation oder der Datenbank korrekt vorgenommen wurden. Textwert0;Textwert1 können auch Zellbezüge auf Zellen sein, die Text enthalten. Es ist auch möglich, die beiden Zeichenfolgen einfach in die Formel einzugeben. Beachten Sie hierbei aber, dass diese in Anführungszeichen eingeschlossen werden müssen. Beispiele Wenn die Zellen A9 und G9 den Text Auf enthalten und die Zelle D9 enthält den Text Ab, dann gilt: =IDENTISCH(A9;G9) ergibt 1 (WAHR). =IDENTISCH(A9;D9) ergibt 0 (FALSCH). =IDENTISCH(»links«;D9) ergibt 0 (FALSCH).
IKV(Schätzwert;Bereichsbezug) Die Funktion IKV liefert als Ergebnis den internen Kapitalverzinsungssatz für einen regelmäßigen Cashflow, der durch die Zahlen innerhalb von Bereichsbezug dargestellt wird. Dieser interne Kapitalverzinsungssatz entspricht dem Zinssatz, der für den Cashflow einen Netto-Gegenwartswert von 0 ergibt. IKV wendet bei der Berechnung eine iterative Methode an, die zu mehreren Ergebnissen führen kann. Das Ergebnis darf nach 20 Iterationen nur eine Abweichung von 0,0000001 oder weniger aufweisen, sonst gibt die Funktion IKV als Ergebnis den Fehlerwert FEHLER aus. Der Schätzwert ist der Ausgangswert dieser Iteration. Wenn die Funktion den Kapitalverzinsungssatz auf der Basis eines Schätzwertes nicht festlegen kann, geben Sie einen anderen Schätzwert ein. Im Allgemeinen liefert ein aber ein beliebiger Ausgangswert zwischen 0 und 1 ein Ergebnis.
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Anhang C · Works-Funktionen
Die Funktion IKV kann nur in der Tabellenkalkulation von Works eingesetzt werden, nicht in einer Datenbank.
INDEX(Bereichsbezug;Zeile;Spalte) Die Funktion INDEX liefert den Inhalt einer bestimmten Zelle in Bereichsbezug. Angefangen bei der Zelle in der oberen linken Ecke von Bereichsbezug, zählt die Funktion INDEX zuerst um Zeile nach rechts und dann um Spalte nach unten. Wenn die angegebene Zahl für Spalte oder Zeile negativ ist oder die Anzahl der Spalten oder Zeilen innerhalb des Bereichs überschreitet bzw. genau mit ihr übereinstimmt, dann gibt Works den Fehlerwert FEHLER aus.
Bild C.3: Beispiel für INDEX
=INDEX(B2:D5;2;1) ergibt 13 (Zelle D3). =INDEX(B2:D5;1;2) ergibt 60 (Zelle C4). =INDEX(B2:D5,0,0) ergibt 10 (Zelle B2). =INDEX(B2:D5;3;4) ergibt FEHLER. =INDEX(B2:D5;-1;-1) ergibt FEHLER. Die Funktion INDEX kann auch Text als Ergebnis liefern, kann aber nur in der Tabellenkalkulation von Works eingesetzt werden.
ISTFEHL(x) Die Funktion ISTFEHL liefert als Ergebnis den Wahrheitswert 1 (WAHR), wenn x der Fehlerwert FEHLER ist. Andernfalls wird der Wahrheitswert 0 (FALSCH) ausgegeben. Beispiel Wenn die Zelle A2 die Formel =3/0 enthält, dann ergibt =ISTFEHL(A2) den Wert 1 (WAHR).
ISTNV(x) ISTNV liefert als Ergebnis den Wahrheitswert 1 (WAHR), wenn x der Wert NV (Nicht verfügbar) ist. Andernfalls wird der Wahrheitswert 0 (FALSCH) ausgegeben.
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Beispiel Wenn die Zelle A2 die Formel =NV() enthält, dann ergibt =ISTNV(A2) der Wert 1 (WAHR).
JAHR(Datum-Zahl) Die Funktion JAHR liefert als Ergebnis die Zahl für das Jahr, das in dem durch Datum-Zahl dargestellten Datum angegeben wird. Das Ergebnis wird als Ganzzahl im Bereich von 0 bis 179 ausgegeben. Beispiel Wenn die Zelle A1 das Datum 12.4.92 (oder die entsprechende serielle Zahl 33706) enthält, dann ergibt =JAHR(A1) den Wert 92 (1992).
JETZT() Die Funktion JETZT liefert als Ergebnis das aktuelle Datum oder die aktuelle Uhrzeit (oder die entsprechende serielle Zahl, je nach der Formatierung der Zelle), die bei jeder Neuberechnung aktualisiert wird. Wenn das Datum oder die Uhrzeit nicht korrekt angezeigt werden, überprüfen Sie die Angaben für Datum und Uhrzeit, die von der internen Systemuhr Ihres Computers geliefert werden. Beispiel Beim Datum 23. März 1994 und der Uhrzeit 12:00 ergibt =JETZT() den Wert 23.3.94, 12:00 oder 34416,5.
KLEIN(Textwert) Die Funktion KLEIN wandelt alle Großbuchstaben des Textes in Textwert in Kleinbuchstaben um. Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss. Beispiel Wenn die Zelle B12 den Text E. Kolberg enthält, dann gilt: =KLEIN(B12) ergibt e. Kolberg. =KLEIN(»Apt. 2B«) ergibt apt. 2b.
LÄNGE(Textwert) Sie können die Funktion LÄNGE dazu verwenden, die Anzahl von Zeichen in einer Zeichenfolge zu bestimmen. Beim Zählen der Zeichen in der Zeichenfolge werden Leerzeichen und Satzzeichen mitgezählt. Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss. Beispiel Wenn die Zelle B5 den Text München, Deutschland enthält, dann ergibt =LÄNGE(B5) den Wert 21.
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Anhang C · Works-Funktionen
LIA(Kosten;Rest;Dauer) Die Funktion LIA wendet die Methode der linearen Abschreibung an, um den Abschreibungswert für einen Zeitraum zu berechnen. Kosten ist der Betrag, den Sie für ein Anlageobjekt bezahlt haben. Rest ist der erwartete Wiederverkaufswert nach Ablauf der Nutzungsperiode. Dauer ist die erwartete Nutzungsdauer des Objekts, die im Allgemeinen in Jahren angegeben wird. Beispiel Angenommen, Sie kaufen einen LKW für 100.000,00 € mit einer erwarteten Nutzungsdauer von 10 Jahren. Sie schätzen den Wiederverkaufswert auf 18.000,00 €. Der jährliche Abschreibungsbetrag unter Verwendung der linearen Abschreibungsmethode berechnet sich mit =LIA(100000;18000;10) zu 8.200,00 €.
LINKS(Textwert;Länge) Die Funktion LINKS liefert ein oder mehrere Zeichen, die ganz links in einer Zeichenfolge enthalten sind. 쮿
Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss.
쮿
Länge gibt an, wie viele Zeichen die Funktion LINKS extrahieren soll. Länge muss größer als 0 sein. Ist Länge größer als die Länge des Textes in Textwert, dann liefert LINKS als Ergebnis den ganzen Text in Textwert.
Beispiele Wenn die Zelle A1 den Text Schmidt enthält, dann ergibt =LINKS(A1;1) den Wert S. Wenn die Zelle F19 die Zeichenfolge Maier enthält, dann ergibt =LINKS(F19;4) den Text Maie.
LN(x) Die Funktion LN liefert als Ergebnis den natürlichen Logarithmus von x. Dabei muss x eine positive Zahl sein. Natürliche Logarithmen verwenden als Basis die mathematische Konstante e (2,7182818...). Der Logarithmus ist die Potenz, um die die Basis erhoben werden muss, um die Zahl zu liefern. Beispiele =LN(EXP(3)) ergibt 3. =LN(8)/LN(2) ergibt 3 (den Logarithmus von 8 zur Basis 2).
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LOG(x) Die Funktion LOG liefert als Ergebnis den Logarithmus von x zur Basis 10. Dabei muss x eine positive Zahl sein. Diese Funktion ist die Umkehrung der Exponentialfunktion zur Basis von 10. Beispiele =LOG(10) ergibt 1. =LOG(100000) ergibt LOG(1E5) ergibt 5. =LOG(10^5) ergibt 5. =LOG(8)/LOG(2) ergibt 3 (den Logarithmus von 8 zur Basis von 2).
MAX(Bereichsbezug0;Bereichsbezug1;...) Die Funktion MAX liefert als Ergebnis den größten in Bereichsbezüge enthaltenen Wert. Bereichsbezüge können Zahlen, Zellbezüge, Bereichsbezüge oder Formeln sein. Leere Zellen werden in Bereichsbezügen ignoriert und in Zellbezügen mit 0 bewertet. Text wird in allen Bezügen mit 0 bewertet.
Bild C.4: Beispiel für MAX
MIN(Bereichsbezug0;Bereichsbezug1;...) Die Funktion MIN liefert als Ergebnis den kleinsten in Bereichsbezüge enthaltenen Wert. Bereichsbezüge können Zahlen, Zellbezüge, Bereichsbezüge oder Formeln sein. Leere Felder werden in Bereichsbezügen ignoriert und in Zellbezügen mit 0 bewertet. Text wird in allen Bezügen mit 0 bewertet.
Bild C.5: Beispiel für MIN
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Anhang C · Works-Funktionen
MINUTE(Zeit-Zahl) Die Funktion MINUTE liefert die Zahl für die Minute, die in der durch Zeit-Zahl dargestellten Uhrzeit angegeben wird. Das Ergebnis wird als Ganzzahl im Bereich von 0 bis 59 ausgegeben. Beispiel Wenn die Zelle A1 die Uhrzeit 17:24:26 (oder die entsprechende serielle Zahl 0,7253) enthält, dann ergibt =MINUTE(A1) den Wert 24.
MITTELW(Bereichsbezug0;Bereichsbezug1;...) Die Funktion MITTELW liefert als Ergebnis den mittleren Wert (Durchschnittswert) der Werte in Bereichsbezügen. Bereichsbezüge können Zahlen, Zellbezüge, Bereichsbezüge oder Formeln sein. In Zellbezügen werden leere Zellen mit 0 bewertet, in Bereichsbezügen werden sie ignoriert. Text wird in allen Bezügen als 0 bewertet.
Bild C.6: Beispiel für MITTELW
MONAT(Datum-Zahl) Die Funktion MONAT liefert die Zahl für den Monat, der in dem durch Datum-Zahl dargestellten Datum angegeben wird. Das Ergebnis wird als Ganzzahl im Bereich von 1 bis 12 ausgegeben. Beispiel Wenn die Zelle A1 das Datum 12.4.92 (oder die entsprechende serielle Zahl 33706) enthält, dann ergibt =MONAT(A1) den Wert 4.
N(Bereichsbezug) Die Funktion N gibt als Ergebnis den Eintrag in der ersten Zelle eines Bereichs als einen Wert aus. Enthält die Zelle Text, liefert N den Wert 0. Bereichsbezug ist eine Zelle, ein Zellbereichsbezug oder ein Bereichsname.
Bild C.7: Beispiel für N
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N/V() Die Funktion NV liefert als Ergebnis den numerischen Wert NV. Die Funktion NV dient hauptsächlich dem Überprüfen bestimmter Sachverhalte. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie wollen, dass in einer Zelle der Fehlerwert N/V ausgegeben wird, oder um anzugeben, wenn gewisse Informationen nicht verfügbar sind. Beispiel Wenn die Zelle A1 die Zahl 0 enthält, dann ergibt =WENN(A1=0;NV(); A1) den Wert NV.
NBW(Zins;Bereichsbezug) Die Funktion NBW liefert als Ergebnis den Nettobarwert einer Investition, bestehend aus einer Reihe von regelmäßigen Cashflow-Zahlungen, die mit einem festen Zinssatz pro Zeitabschnitt diskontiert und durch die Werte in Bereichsbezug dargestellt werden. 쮿
Zins ist der Zinssatz, den Sie zur Diskontierung eines bestimmten Zeitabschnitts verwenden. Angenommen, Sie haben einen Jahreszinssatz von 12% und möchten ihn auf monatlicher Basis berechnen, dann dividieren Sie dazu den Jahreszinssatz durch 12, um den Monatszinssatz zu erhalten (in diesem Fall 1%).
쮿
Das Argument Bereichsbezug muss der Bezug auf eine einzelne Zelle oder einen Teil einer einzelnen Spalte oder Zeile sein. Der Bereich darf nicht mehr als eine Zeile und nicht mehr als eine Spalte umfassen.
Die Funktion geht bei der Berechnung des Nettobarwertes einer Cashflow-Serie davon aus, dass die Zahlungen am Ende von Zeiträumen gleicher Länge anfallen. Wenn die Zahlungen zu Beginn der Zeiträume anfallen, müssen Sie den Betrag der ersten Zahlung und den Nettobarwert der darauffolgenden Zahlungen addieren. Beispiel Angenommen, Sie sind an einem Mietvertrag interessiert, der einen Ertrag von 10% in einer Laufzeit von 5 Monaten verspricht. Die monatlichen Zahlungen fallen am Ende jedes Monats an. Die Zellen B2:F2 enthalten die voraussichtlichen monatlichen Zahlungen von jeweils 500 €. Mit der Formel NBW(10%;B2:F2) wird berechnet, ab wann diese Investition rentabel ist. Das Ergebnis ist 9.784,82 €. Wenn die monatlichen Zahlungen am Anfang jedes Monats anfallen, muss die Formel in =500+NBW(10%;C2:F2) -B1 geändert werden.
NICHT(Wahrheitswert) Die Funktion NICHT kehrt den Wert Ihres Arguments um. Wahrheitswert ist ein Wert oder ein Ausdruck, der als WAHR oder FALSCH bewertet werden kann. Ist Wahrheitswert FALSCH, liefert NICHT den Wert 1 (WAHR); ist Wahrheitswert WAHR, liefert NICHT den Wert 0 (FALSCH).
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Anhang C · Works-Funktionen
Beispiele =NICHT(1+1=3) ergibt 1 (WAHR). =NICHT(1+1=2) ergibt 0 (FALSCH).
ODER(Wahrheitswert0;Wahrheitswert1;...) Die Funktion ODER liefert 1 (WAHR), falls ein oder mehrere Argumente WAHR sind; sie liefert 0 (FALSCH), wenn alle Argumente FALSCH sind. Wahrheitswert0;Wahrheitswert1;... sind bis zu 14 zu überprüfende Bedingungen, die entweder WAHR oder FALSCH sein können. Die Argumente sollten logische Werte oder Bezüge auf Zellen oder Felder sein, die Werte enthalten. Wenn ein Bezugsargument Text oder leere Zellen enthält, werden diese Werte ignoriert. Die Funktion ODER akzeptiert auch Bereichsbezüge, die auf Bereiche verweisen, die zugleich Zellen mit Text und Zellen mit Werten einschließen. Text-Argumente werden als FALSCH gewertet. Beispiele Wenn der Bereich A1:A3 die Werte WAHR, FALSCH und WAHR enthält, dann ergibt =ODER(A1:A3) den Wert 1 (WAHR). =ODER(1+1=1;2+2=5) ergibt 0 (FALSCH).
PI() Die Funktion PI liefert als Ergebnis die Zahl 3,14159¼, eine Annäherung an die mathematische Konstante π. Obwohl diese Funktion keine Argumente benötigt, sind Klammern dennoch notwendig. Beispiel =COS(60*PI()/180) ergibt 0,5 (Kosinus von 60°).
RECHTS(Textwert;Länge) Die Funktion RECHTS liefert ein oder mehrere Zeichen, die ganz rechts in einer Zeichenfolge enthalten sind. 쮿
Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss.
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Länge gibt an, wie viele Zeichen die Funktion RECHTS extrahieren soll. Länge muss größer als 0 sein.
Ist Länge größer als die Länge des Textes in Textwert, dann liefert RECHTS als Ergebnis den ganzen Text in Textwert. Beispiele Wenn die Zelle D5 den Text »Verkäufe Gesamt« enthält, dann ergibt =RECHTS(D5;6) den Wert Gesamt. =RECHTS(»Nummer«;1) ergibt r.
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REST(Zähler;Nenner) Die Funktion REST liefert bei einer Division den Rest, nachdem der Zähler durch den Nenner dividiert worden ist. Z.B. ergibt 5 geteilt durch 3 einen Rest von 2, die Formel =REST(5;3) liefert also 2. Der Rest besitzt das gleiche Vorzeichen wie der Zähler. Wenn der Nenner gleich 0 ist, gibt die Funktion REST den Fehlerwert FEHLER aus. Beispiele =REST(3;2) ergibt 1 und =REST(-3;2) ergibt -1. =REST(3;-2) ergibt 1 und =REST(-3;-2) ergibt -1. =REST(7;4) ergibt 3.
RMZ(Kapital;Zins;Zeitraum) Die Funktion RMZ liefert als Ergebnis den Betrag der regelmäßigen Zahlungen für ein Darlehen oder eine Investition. Die Zahlungen werden anhand des Kapitals bei einem festen Zinssatz (Zins) pro Zeitraum über eine bestimmte Anzahl von Zeitabschnitten berechnet. Works nimmt dabei an, dass die Zahlungen am Ende von gleich langen Zeitabschnitten erfolgen. Zins ist der Zinssatz für einen einzelnen Zeitabschnitt. Bei einem Darlehen mit 12% Verzinsung und monatlichen Zahlungen müssen Sie beispielsweise den jährlichen Zinssatz durch 12 dividieren, um den monatlichen Zinssatz (in diesem Fall 1%) zu berechnen. Works verwendet die folgende Formel zur Berechnung der regelmäßigen Zahlungen: Beispiel Für den Kauf eines Autos benötigen Sie ein Darlehen von 12.000,00 € bei einem Jahreszinssatz von 9%. Wenn das Darlehen eine Laufzeit von 24 Monaten hat, berechnet man die monatliche Abzahlungsrate mit =RMZ(12000;9%/12;24) zu 548,22 € pro Monat.
RUNDEN(x;Dezimalstellen) Die Funktion RUNDEN rundet den Wert x auf die festgelegten Dezimalstellen vor oder nach dem Dezimalkomma auf oder ab. Wenn Dezimalstellen positiv ist, werden die Zahlen rechts vom Komma auf- oder abgerundet. Ist Dezimalstellen 0, wird x auf die nächste Ganzzahl auf- oder abgerundet. Wenn Dezimalstellen negativ ist, rundet Works die Ganzzahlstellen links vom Komma. Das Argument Dezimalstellen kann im Bereich von -14 bis 14 liegen. Beispiele Wenn die Zelle A5 den Wert 2,15 enthält, dann ergibt =RUNDEN(A5;1) den Wert 2,2. =RUNDEN(2,149;1) ergibt 2,1. =RUNDEN(-1,475;2) ergibt -1,48. Wenn die Zelle B8 den Wert 891 enthält, dann ergibt =RUNDEN (B8;-2) den Wert 900. =RUNDEN(36,25;0) ergibt 36.
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Anhang C · Works-Funktionen
SEKUNDE(Zeit-Zahl) Die Funktion SEKUNDE liefert als Ergebnis die Zahl, die in der durch Zeit-Zahl dargestellten Uhrzeit angegeben wird. Das Ergebnis wird als Ganzzahl im Bereich von 0 bis 59 ausgegeben. Beispiel Wenn die Zelle A1 die Uhrzeit 17:24:26 (oder die entsprechende serielle Zahl 0,7253) enthält, dann ergibt =SEKUNDE(A1) den Wert 26.
SIN(x) Die Funktion SIN liefert den Sinus von x, wobei x ein Winkel im Bogenmaß ist. Beispiele =SIN(0) ergibt 0. =SIN(1,047) ergibt 0,866. =SIN(PI()/2) ergibt 1. =SIN(3*PI()/2) ergibt -1
SPALTEN(Bereichsbezug) Die Funktion SPALTEN liefert als Ergebnis die Anzahl der Spalten in Bereichsbezug.
Bild C.8: Beispiel für SPALTEN
Wenn der Bereich B2:D5 den Namen Tabelle trägt, dann ergibt =SPALTEN(Tabelle) den Wert 3. =SPALTEN(B2:D5) den Wert 3.
STABW(Bereichsbezug0;Bereichsbezug1;...) Die Funktion STABW liefert als Ergebnis die Standardabweichung der Bereichsbezüge. Bereichsbezüge können Zahlen, Zellbezüge, Bereichsbezüge oder Formeln sein. Leere Zellen werden in Bereichsbezügen ignoriert. In Zellbezügen werden leere Zellen als 0 betrachtet. Text wird in allen Bezügen mit 0 bewertet.
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Bild C.9: Beispiel für STABW
STUNDE(Zeit-Zahl) Die Funktion STUNDE liefert die Zahl für die Stunde, die in der durch Zeit-Zahl dargestellten Uhrzeit angegeben wird. Das Ergebnis wird als Ganzzahl im Bereich von 0 bis 23 ausgegeben. Beispiel Wenn die Zelle A1 die Uhrzeit 17:24:26 (oder die entsprechende serielle Zahl 0,7253) enthält, dann ergibt =STUNDE(A1) den Wert 17.
SUMME(Bereichsbezug0;Bereichsbezug1;...) Die Funktion SUMME liefert als Ergebnis die Summe aller Werte in Bereichsbezüge. Verwenden Sie SUMME, wenn Sie schnell die Zahlen in einer Gruppe von Zellen addieren möchten. Die Formel =SUMME(A1:A5) addiert beispielsweise die Zahlen in den Zellen A1, A2, A3, A4 und A5. Bereichsbezüge können Zahlen, Zellbezüge, Bereichsbezüge oder Formeln sein. Leere Zellen werden in Bereichsbezügen ignoriert und in Zellbezügen mit 0 bewertet. Sie können eine Mischung aus Zahlen und Bereichsbezügen in Ihre Formel aufnehmen. Im zweiten Beispiel weiter unten werden Zahlen, auf die durch einen Bereichsbezug verwiesen wird (A1:A5), zu einer Zahl (5) hinzugezählt. Beispiel Wenn der Zellbereich A1:A5 die Zahlen 10, 7, 9, 27 und 2 enthält und B1:B5 enthält die Zahlen 5, 13, 2, 30 und 19, dann berechnet =SUMME(A1:A5) das Ergebnis 55, =SUMME(A1:A5;5) den Wert 60 und =SUMME(A1:B5) den Wert 124.
TAG(Datum-Zahl) Die Funktion TAG liefert die Zahl für den Tag, der im durch DatumZahl dargestellten Datum angegeben wird. Das Ergebnis wird als Ganzzahl im Bereich von 1 bis 31 ausgegeben. Beispiel Wenn die Zelle A1 das Datum 12.4.92 (oder die entsprechende serielle Zahl 33706) enthält, dann ergibt =TAG(A1) den Wert 12.
TAN(x) Die Funktion TAN liefert den Tangens von x, wobei x ein Winkel im Bogenmaß ist. Ein Tangens ist das Verhältnis der x-Koordinate zur yKoordinate auf einem Kreis und das Verhältnis von Sinus zu Kosinus. Das Argument für TAN kann nicht -π/2 sein.
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Anhang C · Works-Funktionen
Beispiele =TAN(0,785) ergibt 1. =TAN(45*PI()/180) ergibt 1.
TEIL(Textwert;Beginn;Länge) Die Funktion TEIL liefert als Ergebnis eine von Ihnen bestimmte Anzahl von Zeichen aus einer Zeichenfolge, angefangen an einer ebenfalls von Ihnen angegebenen Position. 쮿
Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss.
쮿
Beginn ist die Position des ersten Zeichens, das Sie aus Textwert extrahieren möchten. Das erste Zeichen in Textwert besitzt Beginn 0 das zweite Beginn 1 usw.
쮿
Ist Beginn größer als die Länge des Textes, liefert TEIL als Ergebnis »« (eine leere Zeichenfolge). Ist Beginn größer als 0, aber kleiner als die Länge von Textwert, aber Beginn plus Länge geht über die Länge von Textwert hinaus, dann liefert TEIL die Zeichen bis zum Ende von Textwert. Ist Beginn kleiner als 0, gibt TEIL den Fehlerwert FEHLER aus.
Beispiel Wenn die Zelle B12 den Text »Harald Schmidt« enthält, dann gilt: 쮿
=TEIL(B12;0;7) ergibt Harald.
쮿
=TEIL(B12;8;7) ergibt Schmidt.
쮿
=TEIL(B12;11;2) ergibt »« (eine leere Zeichenfolge).
UND(Wahrheitswert0;Wahrheitswert1;...) Die Funktion UND ergibt 1 (WAHR), wenn alle Argumente WAHR (ungleich Null) sind, und 0 (FALSCH), wenn ein oder mehrere Argumente FALSCH sind. Wahrheitswert0;Wahrheitswert1;... sind bis zu 14 zu überprüfende Bedingungen, die entweder WAHR oder FALSCH sein können. Die Argumente sollten logische Werte sein oder Bezüge auf Zellen, die logische Werte enthalten. Wenn ein Argument Text oder leere Zellen enthält, werden diese ignoriert. Beispiele =UND(1;0) ergibt 0 (FALSCH). =UND(2+2=4;2+3=5) ergibt 1 (WAHR). Wenn der Bereich B1:B3 die Werte WAHR, FALSCH und WAHR enthält, dann ergibt =UND(B1:B3) den Wert 0 (FALSCH). Wenn die Zelle B4 eine Zahl zwischen 1 und 100 enthält, dann ergibt =UND(110;»KAUFEN«;»VERKAUFEN«) ergibt KAUFEN.
WERT(Textwert) Die Funktion WERT gibt eine als Text eingegebene Zahl als numerischen Wert aus. Mit dieser Funktion können Sie Text, der aus Zahlen besteht, in Werte umwandeln, die dann in Berechnungen verwendet werden können. Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die eine Zahl enthält, die aber als Text eingegeben wurde. Beispiel Angenommen, die Zelle K5 enthält den Text 554,00 € – beim Markieren der Zelle wird 554,00 € in der Bearbeitungszeile mit einem Anführungszeichen am Anfang angezeigt. =WERT(K5) ergibt 554 dann als einen Wert, nicht als Text, und Sie können jetzt den Zellbezug der Zelle, die
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diese Formel enthält, in allen Formeln (außer in Formeln, die Textfunktionen enthalten) verwenden. Sie können die den Wert enthaltende Zelle auch im Währungsformat formatieren, damit Works 554,00 € anzeigt.
WIEDERHOLEN(Textwert;Multiplikator) Sie können die Funktion WIEDERHOLEN dazu verwenden, einen bestimmten Text so oft zu wiederholen, wie in Multiplikator angegeben. Textwert kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die Text enthält. Sie können den Text aber auch direkt in die Formel eingeben, wobei dieser in Anführungszeichen gesetzt werden muss. Wenn Sie für Multiplikator einen anderen Wert als eine Ganzzahl angeben, wird der Wert entsprechend abgeschnitten. Beispiel Wenn die Zelle A3 den Text »Hallo« enthält, dann ergibt =WIEDERHOLEN(A3;2) den Wert HalloHallo.
WURZEL(x) WURZEL liefert als Ergebnis die Quadratwurzel von x. Dabei muss x ein positiver Wert sein. Ist er negativ, gibt Works den Fehlerwert FEHLER aus. Beispiel Wenn die Zelle B15 den Wert 16 enthält, dann ergibt =WURZEL(B15) den Wert 4.
Z(Bereichsbezug) Die Funktion Z gibt als Ergebnis den Text in der ersten Zelle eines Bereichs aus. Enthält die Zelle einen Wert (eine Zahl) oder ist sie leer, dann liefert Z eine leere Zeichenfolge (eine Zeichenfolge mit einer Länge von Null). Bereichsbezug ist eine Zelle, ein Zellbereichsbezug oder auch ein Bereichsname. Beispiel Wenn die Zelle C10 die Zeichenfolge »CIA« enthält und die Zellen C11 und C12 enthalten 95678 und 90266, dann ergibt =Z(C10:C12) den Text CIA. Ist die Zelle D10 leer und die Zellen D11 und D12 enthalten die Zeichenfolge »München« und »Fürth«, dann ergibt =Z(D10:D12) eine leere Zeichenfolge.
ZEICHENFOLGE(x;Dezimalstellen) Die Funktion ZEICHENFOLGE gibt einen zu Text konvertierten Wert mit der angegebenen Anzahl von Dezimalstellen aus. ZEICHENFOLGE ist dann nützlich, wenn Sie eine Zahl für die Verwendung in einer Textformel zu Text konvertieren müssen. x kann ein Zellbezug auf eine Zelle sein, die einen Wert (eine Zahl) enthält. Sie können die Zahl aber auch direkt in die Formel eingeben. Dezimalstellen ist die Anzahl von Dezimalstellen, die Works für die zu Text konvertierte Zahl anzeigen soll.
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Anhang C · Works-Funktionen
Beispiel Wenn die Zelle B3 den Wert 345 enthält, dann ergibt =ZEICHENFOLGE(B3;2) den Wert 345,00 als Text. Beim Markieren der Zelle wird 345,00 in der Bearbeitungszeile mit einem Anführungszeichen am Anfang angezeigt.
ZEILEN(Bereichsbezug) Die Funktion ZEILEN liefert als Ergebnis die Anzahl der Zeilen innerhalb von Bereichsbezug.
Bild C.12: Beispiel für ZEILEN
Wenn der Bereich B2:D5 den Namen Tabelle trägt, dann gilt: =ZEILEN(Tabelle) ergibt 4. =ZEILEN(B2:D5) ergibt 4.
ZEIT(Stunde;Minute;Sekunde) Die Funktion ZEIT liefert als Ergebnis einen Zeitwert für die durch Stunde, Minute und Sekunde angegebene Uhrzeit. Der Zeitwert ist eine Dezimalzahl im Bereich von 0 bis 0,999, die die Uhrzeiten 0:00:00 bis 23:59:59 darstellt. Stunde, Minute und Sekunde sollten eine gültige Uhrzeit in diesem Bereich angeben. Verwenden Sie die Funktion ZEIT, wenn Sie eine Uhrzeit direkt in eine Formel aufnehmen möchten. Beispiele =ZEIT(16;48;0)-ZEIT(15;48;0) ergibt 0,042 (als Zahl formatiert) oder 1:00:00 (als Uhrzeit formatiert). Sie können auch Zellbezüge oder Verweise auf Felder, die Uhrzeitangaben enthalten, in eine Formel aufnehmen (ohne die Funktion ZEIT zu verwenden). Wenn die Zelle A1 die Uhrzeit 16:48:00 und die Zelle A2 die Uhrzeit 15:48:00 enthält, dann ergibt =A1-A2 den Wert 0,042 (als Zahl formatiert) oder 1:00:00 (als Uhrzeit formatiert).
ZINS(Zukunftswert;Gegenwartswert;Zeitraum) Die Funktion ZINS liefert als Ergebnis den festen Zinssatz, der notwendig ist, damit eine Investition über mehrere Zeitabschnitte (Zeitraum) von Gegenwartswert auf Zukunftswert anwachsen kann.
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Beispiel Angenommen, Sie beabsichtigen den Kauf eines Mietshauses zum Preis von 750.000,00 € und erwarten, es nach Ablauf von 6 Jahren zum Preis von 1.500.000,00 € wieder verkaufen zu können. Die jährliche Rendite der Investition beläuft sich auf: =ZINS(1500000;750000;6) ergibt 12,25%.
ZUFALLSZAHL() Die Funktion ZUFALLSZAHL liefert als Ergebnis eine positive Zufallszahl im Bereich von 0 bis 1 (1 nicht eingeschlossen). Obwohl diese Funktion keine Argumente benötigt, müssen die Klammern mit eingegeben werden. Bei jeder Neuberechnung der Tabelle oder der Datenbank wird eine neue Zufallszahl erzeugt. Geben Sie =ZUFALLSZAHL() in eine Zelle ein und führen Sie dann eine Neuberechnung der Tabelle durch. Bei jeder Neuberechnung wird in der Zelle, die die Funktion ZUFALLSZAHL enthält, eine andere Zahl angezeigt. Beispiele Die Formel =GANZZAHL(ZUFALLSZAHL()*11) liefert bei jeder Neuberechnung eine neue Zufallszahl zwischen 0 und 10. Die folgende Formel =GANZZAHL(ZUFALLSZAHL()*10)+ 1 liefert bei jeder Neuberechnung eine neue Zufallszahl zwischen 1 und 10: Die folgende Formel simuliert bei jeder Neuberechnung das Werfen von drei Würfeln: =(GANZZAHL(ZUFALLSZAHL()*6)+1)+(GANZZAHL (ZUFALLSZAHL()*6)+1)+(GANZZAHL(ZUFALLSZAHL()*6)+1)
ZW(Zahlung;Zins;Zeitraum) Die Funktion ZW liefert als Ergebnis den zukünftigen Wert einer Jahresrente, die auf regelmäßigen, konstanten Zahlungen und einem konstanten Zinssatz (Zins) beruht. Dabei wird die Investition über mehrere Zeitabschnitte (Zeitraum) mit Zinseszinsen berechnet. Works geht bei der Berechnung davon aus, dass die erste Zahlung am Ende des ersten Zeitabschnitts fällig ist. Beispiel Angenommen, Sie beabsichtigen, über die nächsten 8 Jahre pro Jahr 1.500,00 € auf Ihr Sparkonto einzuzahlen. Der Jahreszinssatz liegt bei 8,75% und wird jährlich berechnet. Mit =ZW(1500;8,75%;8) berechnen Sie den Betrag, der sich nach Ablauf der 8 Jahre auf Ihrem Konto befindet, zu 16.393,61 €. Wenn Sie die ersten 1.500,00 € zu Beginn des ersten Jahres einzahlen, wird der Betrag mit =ZW(1500;8,75%;8)*(1+8,75%) zu 17.828,05 € berechnet.
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Anhang C · Works-Funktionen
ZZR(Zahlung;Zins;Zukunftswert) Die Funktion ZZR liefert als Ergebnis die Anzahl der benötigten Zeitabschnitte, um eine Serie gleichmäßiger Zahlungen bei einem festen Zinssatz (Zins) pro Zeitraum auf den Zukunftswert anwachsen zu lassen. Beispiel Angenommen, Sie zahlen jeden Monat 200,00 € auf ein Sparkonto ein. Der Jahreszinssatz ist 8,75% und wird monatlich berechnet. Um zu berechnen, weil lange Sie benötigen, um Ihr Sparguthaben auf 5.000,00 € anwachsen zu lassen, verwenden Sie =ZZR(200;8,75%/12;5000). Das ergibt 23,05 (Monate).
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Stichwortverzeichnis A ■■■■■■■■■■ ABS (Funktion) 821 Absatz, formatieren 378 Absatzeinzug, Word 370, 378 Absatzendemarke 289 Absatzformat Outlook Express 672 Word 368 Works 91 Abschnitte, eines Dokuments 376 Achsen 192 Adressbuch 597 Aktionen 617 Ansichten 599 Drucken 618 Exportieren und Importieren 619 Gruppen 608 anzeigen 610 definieren 608 editieren 611 Info dazu 610 Kontakt eingeben 601 Optionen 619 Ordner 619 Programmoberfläche 598 Symbolleiste 600 Adressfeld, Works 80 Adressleiste, Internet Explorer 622 Änderungen, nachverfolgen 360 Änderungen verfolgen, Registerkarte bei Word 492 Aktivierung 777 Aktualisieren, Encarta 557 Alle Zeichen Works 65 Works-Textverarbeitung 63 Allgemein (Registerkarte bei Word) 483 Altes Bild 516 Anlage, hinzufügen Datei 675 verarbeiten 688
Anmelden 730 Ansicht, Gliederung Word 296 Kalender 245 Menü bei Outlook Express 648 Menü in einem Programm 748 Registerkarte bei Word 483 Seitenlayout, Word 296 Weblayout, Word 296 Word 295 Antik 518 Antwort-Assistent 316 Works 56 Antworten, auf E-Mail 688 ANZAHL (Funktion) 821 Anzeigen, Datensatz 220 ARCCOS (Funktion) 821 ARCSIN (Funktion) 822 ARCTAN (Funktion) 822 ARCTAN2 (Funktion) 822 Artikel, Encarta 556 Artikelgliederung, Encarta 553 Aufgaben 25 in Ordnerfenstern 759 Registerkarte bei Picture It! 499 Tabellenkalkulation 130 Aufgabenbereich 289, 294, 306 an- und abschalten 294 ClipArt einfügen 404 Inhalt wählen 295 Aufzählungszeichen Word 380 Works 96 Ausbleichen 522 Ausblenden, Datensatz 220 Ausdruck 267 Serienbrief 276 Ausfüllen Datenreihen 159 Tabellenkalkulation 157 Ausrichtung, Format Works 91 Tabellenkalkulation 168
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Stichwortverzeichnis 0
Ausschalten 767 Ausschnitt, Picture It! 511 Auswählen, Datensatz 220 AutoBericht 228 AutoForm aufziehen 400 Größe ändern 401 Position neu bestimmen 401 AutoFormat für Tabelle 355 Tabellenkalkulation 167 Word 322, 372 AutoFormel, Tabellenkalkulation AutoKorrektur Optionen 311 Word 321 Autor, Hinweise dazu 17 AutoRoute 563, 582, 584, 593 Bildschirmelemente 564 Dateiverwaltung 584 Datenimport 589 Drucken 590 Fahrtanweisung 579 Karten Ansichten 568 arbeiten damit 567 Ausschnitt ändern 569 Entfernungen messen 570 Maßstab ändern 569 zeichnen darauf 571 Nahe gelegene Einträge 583 Öffnen 584 Optionen 595 Pingruppen 573 Pins 572 erstellen 572 Redewendungen 594 Routen 579 Speichern als Webseite 585 Suchen 576 Adresssuche 576 eeitere Möglichkeiten 577 Ortssuche 576 Symbolleiste 565 Vorlagen 585 Zwischenstopps 580 AutoText 341
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B ■■■■■■■■■■
143
Bearbeiten Termin im Kalender 252 von Bildern Picture It! 502 Bearbeiten (Registerkarte bei Word) 484 Bearbeiten-Modus 137 Bedingter Trennstrich 337 Beenden ein Programm 755 Windows XP 767 Works 57 Benutzer, wechseln 768 Benutzerinformationen, Registerkarte bei Word 492 Benutzeroberfläche, Überblick 731 Bereiche 139 markieren 139 Namen dafür 141 Bericht 227 AutoBericht 228 Bereiche markieren 235 definieren 228 Definition 233 editieren 235 Elemente löschen 238 Felder 229 Filtern 231 formatieren 238 Gruppieren 230 Inhalte einfügen 236 Seite einrichten 265 Sortieren 230 Spalten einfügen 236 Titel 228 verwalten 239 Vorschau 234 Zeilen einfügen 236 Beschriftungen 418 Betreff 668 Betreffzeile 668 Bezüge 155 Bezug, Tabellenkalkulation 148 Bildschärfe regulieren 516
Stichwortverzeichnis
Bildschirm, teilen 163 Bildschirmelemente an- und abschalten 748 AutoRoute 564 Encarta 547 Kalender 242 Word 288 Works Tabellenkalkulation 130 Textverarbeitung 61 Brief-Assistent 299f. Briefkopf, erstellen 300 Briefpapier 673 bearbeiten 711 Briefumschlag 458 Drucken 277 BW (Funktion) 822
C ■■■■■■■■■■ Clip Organizer 405 ClipArt 404 Eigenschaften 101 einfügen 101, 404 suchen 100 Works 100 ClipGalery, Picture It! 529 COS (Funktion) 823
D ■■■■■■■■■■ Datei als Anlage einfügen 675 erstellen Works 37 öffnen Works 40 schließen Word 309 Works 43 speichern Works 37 suchen Works 42 Dateiformat, Works 40 Dateiname, Works 39
Dateiverwaltung AutoRoute 584 Überblick 756 Word 298 Works 35 Datenaustausch 124 Datenbank 197 AutoFilter 223 Daten eingeben 212 Datensätze bearbeiten 218 Datensatz wählen 212 Durchsuchen 219 erstellen 199 Felder definieren 199 Filtern 219, 222 Formatieren 205, 210 Formeln 217 Formular 206 Formularentwurf 207 Kopf- und Fußzeilen 261 Liste 201 Seite einrichten 265 Serienbrief 271 Sortieren 221 Struktur ändern 204 Symbolleiste 202 Vorlagen dafür 199 Datenreihen, im Diagramm editieren 180 im Diagramm festlegen 176 Datensatz bearbeiten 218 einfügen 219 eingeben 213 kopieren 218 löschen 219 Sortieren 219 suchen 222 verschieben 218 wählen 212 Datenschutz, Internet 807 DATUM (Funktion) 823 Datum einfügen, Works 76 Datum und Uhrzeit, in Text einfügen 336 Datumsnavigation 244
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Stichwortverzeichnis
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Design Picture It! 542 Word 471 WordArt 412 Desktop-Elemente Überblick 732 verschieben 733 DFÜ-Netzwerk, Verbindung herstellen 796 DFÜ-Verbindung 793 DIA (Funktion) 823 Diagramm 175 Achsen 192 Achsenbeschriftungen 187 Ansicht 178 Beschriftungen 187 formatieren 189 Datenreihen editieren 180 definieren 176 Farbe 190 Flächendiagramm 183 in Text einfügen 120 Kreisdiagramm 184 Legende 188 Liniendiagramm 184 mehrere kombinieren 194 Netzdiagramm 186 Punktdiagramm 186 Säulendiagramm 183 Schattierung 190 Titel 177, 187 Tortendiagramm 185 Typ ändern 181 Typ festlegen 177 Verbunddiagramm 187 verwalten 194 X-Achse 192 Y-Achse 193 Dialogfeld 749 Elemente 751 Optionen 751 Überblick 751 verschieben 753 Digitale IDs 606 Digitale Kamera, Picture It! 501 Direkthilfe 313
850
Dokument, Eigenschaften 309 Dokumentbereich, eines Programms 745 Dokumente vergleichen 364 zusammenführen 364 Dokumentformat 368 Dokumentstruktur (Ansicht) 296 Dokumentvorlage 392 Drag & Drop, An- und Abschalten bei Word 484 Drehen, Picture It! 509 Drehfeld 752 Dropdown-Listenfeld 752 Drucken 267 Adressbuch 618 Ausdruck 446 AutoRoute 590 Briefumschlag 277, 458 Dokumente 267 Encarta 560 Etikett 277f., 460 Kalender 268 Picture It! 537 Registerkarte bei Word 485 Seitenansicht 445 Serienbrief 271, 276 Seriendokumente 448 Webseiten 638 Word-Dokument 445 Works-Portfolio 54 Drucker 778 Anschlüsse 782 Eigenschaften 780 Allgemein 781 Layout 781 Papiergröße 782 einrichten 779 im Netzwerk 780 lokaler 779 Druckvorschau, Webseiten 639
Stichwortverzeichnis
E ■■■■■■■■■■ Effekt Picture It! 517 Rote-Augen 516 Eigenschaften Dokument 309 Internetverbindung 796 Einfügemarke bei Microsoft Word 289 Einfügen Datensatz 219 Menü 749 Optionen 311, 329 von Elementen Word 332 Eingabeformate, Tabellenkalkulation 136 Eingabehilfen 741 Einzug, Format Works 91 Word 378 Einzugsebenen, ändern 433 E-Mail Adressbuch 617 Adressfelder 665 Anlagen 675, 688 beantworten 688f. Betreff 668 Briefpapier 673 Elemente einfügen 674 Empfänger festlegen 665 Entwürfe 694 erstellen 662 Formatieren 669 Formular für neue Nachricht 663 Hintergrund 672 kennzeichnen 692 Konto 650 HTTP 652 IMAP 651 neues erstellen 651 POP 651 kopieren 691 Lesebestätigung 678 lesen 687
löschen 693 Nachricht eingeben 668 Nachrichtenformat 669 Namen überprüfen 667 öffnen 687 Optionen 678 Picture It! 541 Priorität 678 Regeln 695 senden 679 signieren 677 sortieren 692 suchen 690 verschieben 691 versenden 280 verwalten 690 weiterleiten 688f. Encarta 547, 556, 561 Aktualisieren 557 Artikel 556 Artikelgliederung 553 Bildschirmelemente 547 Drucken 560 Features 555 Karten 553 Kopieren 560 Multimedia 557 Onlinefeatures 557 Schnellauswahl 549 Statistiken 558 Suchen 550 Symbolleiste 549 Webcenter 557 Endenote, Word 416 Entfernungen messen, Autoroute 570 Entwürfe (für E-Mail) erstellen 694 verwenden 694 Ersetzen, Text Works 70 Ersetzen (Befehl), Microsoft Word 331 ERSETZEN (Funktion) 824 Erstzeileneinzug 379 Erweiterungsmodus 141 bei Word 327
851
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Stichwortverzeichnis 0
Etiketten 460 Drucken 277f. Picture It! 538 Eudora, Daten daraus importieren Euro-Währungsumrechner, AutoRoute 593 EXP (Funktion) 824
F ■■■■■■■■■■ Fahrtanweisung, AutoRoute 579 FALSCH (Funktion) 825 Farbe Diagramm 190 im Internet 805 Farbnuance 515 Farbton 514 Favoriten, Internet Explorer 632 Fax, Eigenschaften 789 Archive 792 Geräte 790 Nachverfolgung 791 einrichten 788 Konfiguration 793 Faxen 269 Features, Menü in Encarta 555 FEHLER (Funktion) 825 Feld Bericht 229 Serienbrief 272 Word 424 Fenster 44 für Programme 746 Filialdokument 434 bestehendes Dokument hinzufügen 436 erstellen 435 Filter Bericht 231 Picture It! 518 Filtern Datenbank 219, 222 Serienbrief 274 Termin 255 FINDEN (Funktion) 825 Firewall 802
852
720
Flächendiagramm 183 Form, Picture It! 528 Format, Word 368, 370 Formatieren, Absatzformat Works 91 Bericht 238 Datenbank 205, 210 E-Mail-Nachricht 669 Grundregeln 85 Text Works 85 Word 367 Absatz 378 Abschnitte 376 Aufzählungszeichen 380 AutoFormat 372 Dokument 374 Formatvorlagen 390 Gliederung 383 Nummerierung 380 Rahmen 384 Schattierung 384 Seitenumbruch 379, 394 Silbentrennung 393 Spalten 376 Tabulator 379 Zeichen 387 Zeichenabstand 388 Zeilenumbruch 379 Zeichen Works 89 Formatierungskatalog, Works 88 Format-Symbolleiste Outlook Express 670 Word 369 Format-Symbolzeile, Works 86 Formatvorlage 390 Formel Datenbank 217 Tabellenkalkulation 143 Formular, Datenbank 206 Formularentwurf, Datenbank 207 Foto-CD 102 Framesseiten 629 Freihandzeichnung, Picture It! 519 Fülleffekte 472
Stichwortverzeichnis
Funktionen Datum und Uhrzeit 151 finanzmathematische 152 mathematische 152 statistische 150 Tabellenkalkulation 143, 149 trigonometrische 152 Fußnote Word 416 Works 78 Fußzeile 260
G ■■■■■■■■■■ Ganzer Bildschirm (Ansicht) 296 GANZZAHL (Funktion) 826 GDA (Funktion) 826 Geburtstage, Kalender 252 Gehe zu Tabellenkalkulation 142 Text Works 70 Gehe zu (Befehl), Microsoft Word 329 Geschäftlich, Registerkarte im Adressbuch 605 Geschützter Trennstrich 337 GLÄTTEN (Funktion) 827 Gliederung 383 Ansicht 428 Ebenen 432f. Reihenfolge 432 Symbolleiste 429 Gliederung (Ansicht) 296 Grafik als Fülleffekt 474 in Text einfügen 101 zuschneiden 126 Grammatik, Works 72 Grammatikprüfung 358 GROSS (Funktion) 827 Groß- und Kleinschreibung, Word 389 GROSS2 (Funktion) 827 Grundlagen, Works 21 Gruppen, im Adressbuch 608 Gruppieren 230, 531 Bericht 230
H ■■■■■■■■■■ Halbgeviertstrich 337 Helligkeit, Picture It! 513 Hilfe 312 Antwort-Assistent 316 Works 56 anzeigen 312 ausblenden 317 direkt 313 Erste Schritte Works 57 Hyperlinks 316 Index 316 Works 56 Inhalt 315 Works 56 Office im Web 317 Office-Assistent 312 Werkzeuge 312 Works 54 zu Eingabehilfen Works 57 zum Dialogfeld Works 57 Hilfespalte, Works 55 Hintergrund E-Mail-Nachricht 672 Word 471 Hintergrundbild Picture It! 535 zum Desktop 732 Homepage 628 Hoverfarbe 805 HSUCHEN (Funktion) 827 HTML 84 Tag 84 HTTP, Kontotyp 652 Hyperlink 628 in der Hilfe 316 Outlook Express 676 Word 468
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Stichwortverzeichnis 0
I ■■■■■■■■■■ IDENTISCH (Funktion) 828 Identität 719 neue festlegen 719 wechseln 720 IKV (Funktion) 828 IMAP 651 Kontotyp 658 IMAP(4), Nachrichten löschen 693 Importieren, AutoRoute 589 Index 316, 420 INDEX (Funktion) 829 Indexblatt 540 Inhalte einfügen Bericht 236 Tabellenkalkulation 157 Inhaltsratgeber 808 Inhaltsverzeichnis 423 Initiale 389 Installation 769 Ablauf 773 benutzerdefinierte 774 Form wählen 771 Works Suite 2003 770 als einzelne Programme 776 als Paket 770 Intellimaus 730 Internet Datenschutz 807 DFÜ-Verbindung 793 Farben 805 Inhalt 808 Optionen 803 Schriftarten 805 Sicherheit 806 Sprachen 805 Temporäre Dateien 804 Verbindung 793 Verbindung einrichten 794 Internet Explorer 621 Adressleiste 627, 629 Ansichten 624 Drucken 638 Explorer-Leiste 626, 636 Favoriten 632
854
Inhalte verarbeiten 636 Navigation 627 Programmoberfläche 622 Startseite 624 Suchen 629 Symbolleisten 624 Verlauf 635 Internetverbindung, Eigenschaften 796 ISTFEHL (Funktion) 829 ISTNV (Funktion) 829
J ■■■■■■■■■■ JAHR (Funktion) 830 JETZT (Funktion) 830
K ■■■■■■■■■■ Kalender 241 Ansichten 245 Bildschirmelemente 242 Datumsnavigation 244 Drucken 268 Geburtstage 252 Menüs 243 Monatsansicht 247 Optionen 256 starten 242 Symbolleiste 243 Tagesansicht 246 Termin ändern 252 festlegen 248 filtern 255 suchen 253 wiederkehrender 250 Wochenansicht 247 Kalkulationstabelle editieren 153 formatieren 162 in Text einfügen 120 Karte AutoRoute 567 Encarta 553, 556
Stichwortverzeichnis
Kategorien, in der Systemsteuerung 763 Kippen, Picture It! 509 KLEIN (Funktion) 830 Kommentar 361 Kommunikation 741 Kompatibilität (Registerkarte bei Word) 489 Konfiguration, Modem 785 Kontakt, Adressbuch eingeben 601 editieren 611 suchen 612 Internet 613 lokales System 612 Kontakte (Outlook Express) 661 automatische Aufnahme 662 editieren 662 neue erstellen 661 Kontextmenü 734, 749 Überblick 734 Konto, einrichten weitere Einstellungen 653 einrichten bei Outlook Express 651 Kontrast, Picture It! 513 Kontrolle, im Web 284 Kontrollkästchen 752 Kopf- und Fußzeilen Symbolleiste 333 Word 332 Kopfzeile 260 Kopieren Datensatz 218 Encarta 560 Tabellenkalkulation 153 Text Works 68 von Text Word 327 Works 34 Korrekturen, Tabellenkalkulation 137 Kratzer, Picture It! 516 Kreisdiagramm 184
L ■■■■■■■■■■ LÄNGE (Funktion) 830 Leerzeichen 289 Legende 188 Lesebestätigung 678 LIA (Funktion) 831 Lineal Word 371 Works 63, 92 Linie, Picture It! 528 Liniendiagramm 184 gestapeltes 185 LINKS (Funktion) 831 Liste, Datenbank 201 Listenfeld 752 Lizenzvertrag 774 LN (Funktion) 831 Löschen Bericht 238 Datensatz 219 E-Mail 693 Textverarbeitung Works 66 von Text 327 Word 324 LOG (Funktion) 832
M ■■■■■■■■■■ Makro 438 ausführen 441 erstellen 439 überarbeiten 442 Markieren Bericht 235 Datenbank 203 Datensatz 220 in der Gliederungsansicht 431 von Text Word 325, 372 Maßeinheit, Works 63 Maus, Überblick 728 Mauszeiger, Überblick 729 MAX (Funktion) 832
855
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Stichwortverzeichnis 0
Menü adaptiv 290 anpassen 477, 480 Befehl 749 Überblick 748 Untermenü dazu 749 Menübefehl, Hilfe 313 Menüleiste 289f. eines Programms 745 Microsoft AutoRoute 563 Microsoft Drawing 111 Microsoft Paint 102 Microsoft Picture It! Foto 7.0 495 Microsoft Word Eingaben 319 Objekte einfügen 395 Programmeinstellungen 477 Tabellen 343 Textelemente einfügen 332 Microsoft WordArt 114 MIN (Funktion) 832 Minilabor 524 MINUTE (Funktion) 833 MITTELW (Funktion) 833 Modem 783 konfigurieren 785 neues einrichten 784 Treiber dafür installieren 784 MONAT (Funktion) 833 Monatsansicht, Kalender 247 MSN Fotos 536, 538 Multimedia, Encarta 557
N ■■■■■■■■■■ N (Funktion) 833 N/V (Funktion) 834 Nachrichtenformat (Outlook Express) 669 Name Registerkarte im Adressbuch überprüfen 667 NBW (Funktion) 834 Negativ 518 Netscape, Daten daraus importieren 720
856
601
Netzdiagramm 186 Netzwerkdrucker 780 Neu starten 767 Newsgroup 699 Konto erstellen 699 News anzeigen 702 NICHT (Funktion) 834 Nicht druckbaren Zeichen (Microsoft Word) 289 Nummerierung Word 380 Works 96
O ■■■■■■■■■■ Oberfläche eines Programms 745 Outlook Express 645 Programme 744 Objekt ausrichten 531 bearbeiten 124 einfügen Word 412 hinzufügen Picture It! 526 in Text einfügen 99 Picture It! 526 positionieren 530 Objekte (bei Word als Editor) 395 ODER (Funktion) 835 Öffnen, Picture It! 498 Office-Assistent 312 anpassen 312 Offlinebetrieb 623 Onlineabzüge 537, 541 Operator, Tabellenkalkulation 146 Optionen anpassen 481 AutoRoute 595 Encarta 561 für E-Mail aktuelle Nachricht 678 für Word 477 Kalender 256 Outlook Express 703
Stichwortverzeichnis
Picture It! 543 Tabellenkalkulation 171 Works-Portfolio 54 Works-Textverarbeitung 127 Optionsgruppe 751 Ordner bei Outlook Express 657 Outlook Express 656 Eigenschaften 660 kopieren 660 löschen 660 neue erstellen 659 umbenennen 660 verschieben 660 Registerkarte bei Picture It! 498 Ordnerfenster Aufgaben 759 Symbolleiste 758 Orientierung 781 Outlook Express 641 Absatz 672 Anlagen 675 Bildschirmelemente an- und abschalten 648 Briefpapier 673 Elemente einfügen 674 E-Mail 662 E-Mail senden 679 E-Mail-Konten 650 E-Mails verwalten 690 Entwürfe 694 Formatieren 669 Hyperlink 676 Import/Export 720 Informationsfenster 646 Kontakte 661 Nachrichtenformat 669 Neue Ordner 659 Optionen 678, 703 Allgemein 703 Bestätigungen 706 Briefpapier 711 DFÜ-Verbindung 717 Erstellen 710 Internationale Einstellungen 709 Lesen 704
Nachrichten lesen 705 Nachrichten senden/ empfangen 704 Nachrichtenformat 709 News 706 Rechtschreibung 713 Schriftarten 706 Senden 708 Sicherheit 714 Standard-Mail-Programme 704 Ordner 656 Ordner organisieren 659 Postausgang 680 Posteingang 681 Rechtschreibung 668 Regeln 695 Sicherheitseinstellungen 679 Signieren 677 Symbolleiste 647 Übertragen 680 Zeichenformat 673
P ■■■■■■■■■■ Paint Bildschirmelemente 102 Palette 104 Toolbox 104 Zeichnen 106 Papier Ausrichtung 263 Größe 263 Zufuhr 263 Papiergröße 782 Passepartout 524 Persönlich, Registerkarte im Adressbuch 605 PI (Funktion) 835 Picture It! Bearbeiten 502 ClipGalery 529 Designs 542 Digitale Kamera 501 Drucken 537 E-Mail 541 Etiketten 538
857
Stichwortverzeichnis
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Farbton korrigieren 514 Fokus 516 Grundlegende Arbeitstechnik 508 Indexblatt 540 Objekt hinzufügen 526 Öffnen 498 Onlineabzug 541 Optionen 543 Retuschieren 513 Rote-Augen-Effekt korrigieren 516 Speichern 532 Startseite 496 Pin, Gruppen 573 Eigenschaften festlegen 574 erstellen 573 Pins, AutoRoute 572 POP 651 Kontotyp 658 Nachrichten löschen 693 Portfolio, Works 51 Postausgang (Outlook Express) 680 Posteingang (Outlook Express) 681 Privat, Registerkarte im Adressbuch 603 Product Key 773 Programme 27 Arbeiten damit 743 beenden 755 Fenster 746 Gruppe Alle Programme 739 Gruppe Spiele 743 Gruppe Zubehör 740 Gruppe Zubehör/Eingabehilfen 741 Gruppe Zubehör/ Kommunikation 741 Gruppe Zubehör/ Systemprogramme 742 mehrere öffnen 747 Oberfläche 744 Registerkarte bei Internetoptionen 815 starten 737, 744 Überblick 737 Übersicht 739 Zubehör/Unterhaltungsmedien 742
858
Programmeinstellungen, für Word 477 Programmhilfen 312 Works 54 Programmoberfläche Internet Explorer 622 Outlook Express 645 Word 288 Programmwartung 777 Punktdiagramm 186
Q ■■■■■■■■■■ Querverweis 420 QuickInfo, in Symbolleiste 482
R ■■■■■■■■■■ Rahmen Picture It! 524 Tabellenkalkulation 170 Works-Textverarbeitung 97 Rahmen (bei Word) 384 Rand, Picture It! 523 RECHTS (Funktion) 835 Rechtschreibprüfung, Word 356 Rechtschreibung Outlook Express 668 Word 356 Works 72 Rechtschreibung und Grammatik (Registerkarte bei Word) 490 Redewendungen, AutoRoute 594 Referenzen 416 Regeln 695 Registerlasche 751 REST (Funktion) 836 Retuschieren 513 RMZ (Funktion) 836 Rote-Augen, Picture It! 516 Rote-Augen-Effekt korrigieren 516 Route, AutoRoute 579 Routenplan, AutoRoute 582 Rückgängig machen, Works 35 RUNDEN (Funktion) 836
Stichwortverzeichnis
S ■■■■■■■■■■ Sättigung 515 Säulendiagramm 183 Schaltfläche 752 Schattierung Diagramm 190 Tabellenkalkulation 170 Works-Textverarbeitung 97 Schattierung (bei Word) 384 Schematische Darstellungen 408 Schnellauswahl, Encarta 549 Schreibmarke, bewegen Word 324 Schriftart in Internet 805 Tabellenkalkulation 168 Schriftformat Outlook Express 673 Word 387 Schwarzweiß 518 Seite einrichten 262, 374 AutoRoute 592 Bericht 265 Datenbank 265 Seitenrand 262 Tabellenkalkulation 264 Textverarbeitung 264 weitere Optionen 264 Seitenansicht 265, 445 Seitenlayout (Ansicht) 296 Seitenrand 262 Seitenumbruch 379, 394 Works-Textverarbeitung 98 Seitenzahl in Text einfügen 334 Works 76 SEKUNDE (Funktion) 837 Serienbrief 271 Ausdruck 276 Datenbank wählen 271 Datensätze auswählen 274 Felder einfügen 272 Namen auswählen 275 Sortieren 276 Seriendokumente 448
Seriendruck über Assistent 455 über Symbolleiste 448 Servername 475 Sicherheit Internet 806 Registerkarte bei Word 487 Sicherungskopie, automatisches Erstellen 486 Signatur digital 679 normale 677 Silbentrennung 393 SIN (Funktion) 837 SmartMenü 290, 749 Smarttag 310 Sonderzeichen 336 Works 76 Sortieren Bericht 230 Datenbank 221 Datensatz 219 im Adressbuch 599 Serienbrief 274, 276 Tabellenkalkulation 161 Spalte (bei Word) 376 Spalten Bericht 236 Breite 166 einfügen 160 entfernen 160 Works-Textverarbeitung 98 SPALTEN (Funktion) 837 Speichern als Bild fürs Web 535 als Hintergrundbild 535 als Webseite 474 AutoRoute 584 im Web 535 Optionen Word 308 Picture It! 532 Registerkarte bei Word 486 Word 301 Speichern unter, Picture It! 533
859
Stichwortverzeichnis
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Speicherort 38 für Dateien Registerkarte bei Word 492 Spiele, Überblick 743 Sprache festlegen (bei Word) 356 Sprachen, im Internet 805 STABW (Funktion) 837 Standardbefehle, Works 33 Starten, Works 22 über Start-Menü 22 über Verknüpfung 23 Works-Start 24 Startfenster, Picture It! 496 Start-Menü, Überblick 735 Startseite Internet 803 Picture It! 496 Statistik, Encarta 558 Statusleiste eines Programms 745 Outlook Express 646 Word 289, 292 Statuszeile, WorksTextverarbeitung 63 Staub, Picture It! 516 Stempel 520 Stichwortverzeichnis, Encarta 548 Straßenkarte 603 Struktur 473 STUNDE (Funktion) 838 Suchen AutoRoute 576 Datensatz 219, 222 E-Mail 690 Encarta 550 erweiterte Suche 552 im Artikel 553 normale Suche 550 Schnellsuche 552 Internet Explorer 629 nach Text Word 293, 330 Termin 253 Text Works 70 Überblick 760
860
SUMME (Funktion) 838 Summenfunktion 150 Symbolleiste 289 Adressbuch 600 ändern 480 anpassen 477 AutoRoute 565 Datenbank 202 Diagramm 178 Druckvorschau 639 ein- und ausblenden 477 eines Programms 745 Encarta 549 hinzufügen 480 in zwei Zeilen anzeigen 481 Kalender 243 löschen 481 neue erstellen 481 Ordnerfenster 758 Outlook Express 646f. Schaltflächen anzeigen und ausblenden 478 Schaltflächen einfügen 478 Schaltflächen löschen 479 Seitenansicht 265, 446 Standard Works-Textverarbeitung 62 Tabellenkalkulation 132 Überarbeiten 362 Überblick 754 umbenennen 481 verschieben 478 Word 290 WordArt 412 Zeichnungsbereich 397 zurücksetzen 481 Systemmenü 747 Systemprogramme 742 Systemsteuerung Kategorienansicht 762f. klassische Ansicht 762 Komponenten 764 Überblick 761
Stichwortverzeichnis
T ■■■■■■■■■■ Tabelle 343 Works 81 Tabellenkalkulation 129 Daten eingeben 133 Kopf- und Fußzeilen 261 Seite einrichten 264 Zellen markieren 133 Tabulator Word 379 Works 94 Tabulatorsprung 289 Tag 84 TAG (Funktion) 838 Tagesansicht, Kalender 246 TAN (Funktion) 838 Taskleiste, Überblick 733 Tastenkombinationen, in Dialogfeldern 754 TCP-IP 801 TEIL (Funktion) 839 Termin ändern 252 festlegen 248 wiederkehrender 250 Text, automatisch eingeben Word 320 bearbeiten Word 324f. editieren Works 66 einfügen Picture It! 527 eingeben Word 319f. Works 64 Elemente einfügen Works 76 ersetzen Works 70 formatieren Works 85 in Tabelle umwandeln 347 kopieren 327 Works 68
löschen Word 327 Works 68 markieren 325 Works 66 suchen Works 70 verschieben 327 Works 68 Textbaustein 341 Textfeld 339, 752 Works 79 Textmarken 343 Textverarbeitung Seite einrichten 264 Works 59 Bildschirmelemente 61 Thesaurus 359 Works 75 Titel, Bericht 228 Titelleiste 751 eines Programms 745 Tortendiagramm 185
U ■■■■■■■■■■ Überarbeitungskontrolle 360 Überschreiben von Text 324 Überschriften, fixieren 162 Übertragung (Outlook Express) 680 Übertragungsrate 797 Uhrzeit einfügen, Works 76 UND (Funktion) 839 Unterhaltungsmedien 742
V ■■■■■■■■■■ VARIANZ (Funktion) 840 Verbunddiagramm 187 Vergrößerungsmaßstab, Works Verknüpfung, erstellen 778 Verlagern Tabellenkalkulation 153 Works 34
33
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Stichwortverzeichnis 0
Verlauf Internet 804 Internet Explorer 635 Verlaufsordner 306 Veröffentlichen im lokalen Dateisystem 476 Vorbereitungen dafür 475 Verschieben Datensatz 218 Text Works 68 von Text Word 327 Versenden, AutoRoute 590 Verwalten, Bericht 239 Verzeichnis 420 Verzeichnisdienste 613 verwalten 614 Visitenkarten 620 Vorlage AutoRoute 585 Briefassistent 300 Datenbank 199 Word anpassen 299 öffnen 299 von Works 299 Works 43 Vorschau, Bericht 234 VSUCHEN (Funktion) 840
W ■■■■■■■■■■ WAHL (Funktion) 840 Wahlwiederholungsoptionen WAHR (Funktion) 841 Wartung 777 Wasserzeichen 119 Webcenter, Encarta 557 Weblayout (Ansicht) 296 Webseite Assistent 464 AutoRoute 585 Word 463 Weiterleiten 688
862
800
WENN (Funktion) 841 WERT (Funktion) 841 WIEDERHOLEN (Funktion) 842 Windows XP-Desktop 23 Wochenansicht, Kalender 247 Wörter, zählen Works 64 Wörter zählen (Befehl) 320 Word 343 Ansichten 295 Aufgabenbereich 294 Bilder einfügen 406 Dateiverwaltung 298 Dokument erstellen 298 Dokument öffnen 305 Dokument speichern 301 Dokument suchen 305 drucken 445 Formatieren 367 Webseite 470 Grammatikprüfung 358 Makros 438 Objekte einfügen 412 Organisationshilfsmittel 415 Programmhilfen 312 Programmoberfläche 288 Rechtschreibung 356 Referenzen 416 Schematische Darstellungen 408 Schutzfunktionen 307 Seriendokumente 448 Smarttags 310 starten 287 Text automatisch eingeben 320 eingeben 320 korrigieren 324 Thesaurus 359 Vorlagen 299 Webseiten 463 Zeichnungsbereich 396 WordArt 114, 409 aufrufen 115 Designelemente 115, 412
Stichwortverzeichnis
einfügen 118 erstellen 410 Symbolleiste 412 WordPad, starten 744 Word-Tabelle Editieren 349 Eigenschaften 352 Eingaben 348 erstellen 345 formatieren 355 Zeilen und Spalten einfügen 350 Zeilen und Spalten löschen 351 Zellen verbinden oder teilen 351 Works beenden 57 Grundlagen 21 Textverarbeitung 59 Works-Portfolio 51 Ansichten 51 Drucken 54 Elemente aufnehmen 53 Elemente verwenden 53 Kommentare 53 Menüs 53 Optionen 54 Sammlungen 53 Works-Start 24 Aufgaben 25 Datei öffnen 41 Programme 27 starten 24 Verlauf 41 WURZEL (Funktion) 842
X ■■■■■■■■■■ X-Achse 192 XON/XOFF 798
Y ■■■■■■■■■■ Y-Achse 193 zwei 194
Z ■■■■■■■■■■ Z (Funktion) 842 Zahlenformate, Tabellenkalkulation 164 Zeichenabstand 388 ZEICHENFOLGE (Funktion) 842 Zeichenformat Outlook Express 673 Word 368, 387, 474 Works 89 Zeichnen, Autoroute 571 Zeichnen-Symbolleiste 397 Zeichnung editieren 114 erstellen 103, 112 Zeichnungsbereich 396 definieren 396 Größe ändern 397 Symbolleiste 397 Zeile Bericht 236 entfernen 160 einfügen 160 Zeilen, Höhe 166 ZEILEN (Funktion) 843 Zeilenwechsel 289 ZEIT (Funktion) 843 Zellen, Bereiche 139 Zentraldokument 434 arbeiten damit 437 erstellen 434 Zertifikat 606 importieren 607 Ziehpunkt, Picture It! 506 ZINS (Funktion) 843 Zubehör 740 ZUFALLSZAHL (Funktion) 844 Zuschneiden einer Grafik 126 Picture It! 510 ZW (Funktion) 844 ZZR (Funktion) 845
863
