Word 2002 для чайников

Word 2OO2 ДЛЯ

"ЧАЙНИКОВ^

Word 2O02 FOR

DUMMIES by Dan Gookin

Hungry Minds™ HUNGRY MINDS, INC. Bes;-Selling Books • Digital Downloads • e-Books • Answer Network; • e-Newsleiters • Branded Web Sites • e-Learning

New York, NY •* Cleveland, OH •» Indianapolis, IN

Word 20O2
_ л л 'я Т . и г! T - l f Т ]

V

\

Регистровые клавиши \ Регистровые клавиши Клавиатура пишущей машинки

Вспомогательная цифровая клавиатура

Рис. 1.5. Типичная клавиатура стандартного ПК Обратите внимание на тот факт, что клавиатура разделена на самостоятельные зоны, у каждой из которых свое назначение. Это клавиши, с которыми вы работаете в Word; их можно использовать по отдельности или в различных комбинациях. i< /

S

V

функциональные клавиши. Расположены в верхнем ряду клавиатуры и помечены буквой F в сочетании с цифрами от I до 12: , , ... . Они используются как самостоятельно, так и в сочетании с клавишами , и <Shift>. Клавиатура пишущей машинки. Это набор буквенных (A-Z и А-Я), и цифровых (0-9) клавиш плюс клавиши с разными экзотическими символами. Клавиши управления курсором. Речь идет о клавишах-стрелках, с помощью которых 1-образный курсор перемещается по экрану. Тут же находятся клавиши , <End>, (или <Page Up>), (или <Page Down>), и . Вспомогательная цифровая клавиатура. Представленные здесь клавиши работают и для управления курсором, и для ввода цифр. Это какое-то раздвоение личности: на каждой клавише присутствует по два символа. Цифровая клавиатура активизируется нажатием клавиши , при этом загорается соответствующая лампочкаиндикатор. Если же действуют клавиши управления курсором (со стрелками или

Глава 1. Общий план Word

33

надписями типа Ноте), индикатор Num Lock выключен. А еще большие клавиши со знаками ''плюс" и "минус" — они тоже здесь. ;' ^ Регистровые клавиши <Shift>, и . Сами по себе эти клавиши ничего не делают. Работают они только в комбинации с другими клавишами. О некоторых клавишах стоит поговорить отдельно. - S

<Enter>. Обозначена словом "Enter", иногда в сочетании с искривленной стрелкой. Используется для завершения абзаца текста.

Клавиша пробела. Единственная клавиша без маркировки; применяется для отбивки слов. S Клавиша табуляции . Вставляет в текст "символ" табуляции, который размещает очередную порцию текста в определенном месте. Заслуживающая внимания клавиша, о которой почему-то часто забывают (описана в главе 13, "Установка табуляторов"). , S . Удаляет символы, перемещая курсор влево. Очень полезная клавиша. i S . Иногда она обозначается как . Подобно клавише , удаляет символы, но не перемещает курсор влево. Подробнее о ней будет сказано в главе 4, "Основы редактирования". S

Как правильно нажимать клавиши Когда я говорю: "Нажмите клавишу <Enter>", вы должны отыскать на клавиатуре клавишу <Enter>, строго посмотреть на нее и сказать примерно следующее: "Эй, ты, клавиша <Enter>! Ты еще тут? Бездельница! Другие клавиши тебя презирают. Пора бы приняться за работу, ишь, расселась! Ну-ка, давай, за дело, а не то..." Да, вот это я называю "нажать". Некоторые называют это "наехать". Надеюсь, вы не станете обращаться со своими клавишами таким жестоким образом. Достаточно просто нажимать их. Нажимать — и отпускать. Такое плавное быстрое движение. Самые лучшие клавиатуры при этом издают приятный щелкающий звук, так что, когда работа спорится, шуму вы издаете не меньше, чем при работе на дедушкиной пишущей машинке.

Комбинации клавиш В отличие от ввода обычного текста, для ввода некоторых команд Word использует комбинации клавиш. Например: Или, если у вас очень длинные пальцы, попробуйте выполнить вот это: Обе эти команды открывают диалоговое окно Печать, которое вам в данный момент совершенно не нужно. Сейчас главное— обратить внимание на техническую сторону упражнения: сначала надо нажать клавишу и, не отпуская ее, нажать <Shift>, a затем, удерживая обе в таком состоянии, нажать еще и . Теперь отпустите все три клавиши. А можете нажать клавишу одновременно с клавишей , после чего ОТПУСТИТЬ обе. Всегда сначала нажимайте и удерживайте первую клавишу (или клавиши), а уже потом — последнюю. Нажав, отпустите все.

34

Часть I. Знакомство с Word

Комбинации клавиш используются очень часто и с той же иелью, с какой мы нажимаем <Shift+A> для получения прописной "А". Разница только в том, что применяются эти странные клавиши и . Да. чтобы выполнить некоторые комбинации, придется поразмять пальчики! Не надо изо всех сил бить по клавишам. Если какая-то команда у вас не работает, применение силы не заставит Word взяться за ум.. Не думайте, что в ответ на ваши решительные действия компьютер скажет себе что-то вроде; "Да, хозяин совсем разбушевался. Наверное, ему действительно надо, чтобы я выполнил эту команду. Ладно, сделаем! 11 . Вполне достаточно легкого прикосновения. Не забудьте, что после нажатия нужно отпустить все клавиши. Например, нажать и, не отпуская, нажать , а потом отпустить обе клавиши. Если вы не знаете, какую клавишу отпускать первой, отпустите сначала вторую, а затем (<Shift>, ). Если при выполнении этих упражнений случайно откроется окно Печать, щелкните на кнопке Отмена или нажмите на клавиатуре клавишу <Esc>. О том, как отменить печать, можно прочитать в главе 9 "Все о принтерах и печати".

вышли из Word Как известно, воспитанный человек тем и отличается, что всегда безошибочно определяет момент, когда пора уходить. Иногда своевременное исчезновение — это вообще единственный способ компенсировать свое появление. Но Word все равно не оценит вашей деликатности. Поэтому, если вы закончили печатать, т.е. набирать текст, уходите. 1. Выберите команду ФайлоВыход. Щелкните на команде Файл. Появится меню. Щелкните на команде Выход (в нижней части меню). Так завершают любую программу в Windows. 2. Сохраните файлы, если Word предложит вам сделать это. Word очень предупредителен. Если у вас не сохранена какая-то работа, он предложит сохранить ее на диске. Помощник Office также напомнит об этом, если только будет находиться на экране (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Не спешите прощаться! Щелкните на кнопке Да, если хотите сохранить свой файл. Если у документа еще нет имени, Word попросит вас придумать таковое. Под этим именем документ и будет сохранен. (Как это делается, вы узнаете в главе 2, "Как работать в Word".) Если то, что вы набрали, недостойно сохранения, щелкните на кнопке Нет. Глава 1, Общий план Word

В вашем распоряжении имеется также кнопка Отмена, щелчок на которой уберет с экрана окно с командой выхода и позволит вам вернуться к любимой работе. Если вы решили все-таки выйти из Word, то он исчезнет с экрана, и перед вами окажется рабочий стол Windows, где вы сможете скоротать время до конца рабочего дня, раскладывая пасьянс "Косынка". Никогда, ни при каких обстоятельствах не выходите из Word, перезагружая или выключая ПК, поскольку таким образом можно повредить содержимое жесткого диска- С компьютерами и без ваших стараний хлопот не оберешься, так что не стоит создавать проблемы своими руками.

satcftbttnb q fie £toJcoqsi из Wont Если вы закончили работать с документом, можно убрать его с экрана и приступить к работе над новым, не закрывая Word. Ддя этого надо "закрыть" документ— то же самое, что вынуть лист из пишущей машинки, только без характерного "Ш-ш-шшшш!". Чтобы закрыть документ, выберите команду Фа и л "^Закрыть. Этим вы закроете окно документа и заставите его исчезнуть с экрана. "Пустое пространство" в окне исчезнет. Чтобы организовать новый документ, выберите команду Файл^Создать. На экране появится окно Создание документа в области задач. Выберите параметр Новый документ. Еще проще щелкнуть на кнопке Создать стандартной панели инструментов. Документ, который уже есть на диске, можно открыть с помощью команды Файл^Открыть, которая будет вам представлена в главе 2, "Как работать в Word". Почему вообще нужно закрывать документ? Да потому, что вы закончили работать с ним! Может быть, вам захочется поработать с другими документами или выйти из Word. Как это делается, я расскажу в главе 2, "Как работать в Word". gS

*

./ V

36

Но, честно говоря, документ можно и не закрывать. Лично я иногда работаю с одним и тем же документом в течение нескольких дней и все это время держу его открытым (а свой ПК— включенным). От этого нет никакого вреда. (Единственное, о чем следует помнить, — это о регулярном сохранении документа на диске. Это очень важно.) Если вы вздумаете закрыть не сохраненный документ, Word предупредит вас об этом посредством специального диалогового окна. Чтобы сохранить документ, щелкните на кнопке ОК. Если вы хотите продолжить редактирование документа, щелкните на кнопке Отмена. Окно исчезнет, и вы продолжите работу. Если вы работаете с несколькими документами одновременно, то после закрытия одного окна на его месте появится другое. Не нужно выходить из Word, чтобы начать работу нал новым документом.

Часть I, Знакомство с Word

Глава 2

Как работать в Word В этой главе,.. > Как начать новый документ в Word >

Рекомендации по набору текста

>

Форматирование

> Как получить справку > Сохранение документа на диске > Как распечатать текст > Как закрыть документ амый длинный путь начинается с первого шага. (Если у вас неподходящая обувь, ша^•" гов будет немного.) Понимаете, что я хочу сказать? Чем бы вы ни занимались, приходится с чего-то начинать. Водите ли вы машину, пеленаете ли младенца или готовите рагу — в любом случае бывает момент, когда вы делаете это впервые. Всему нужно учиться. Работа в Word — не исключение. В данной главе будет рассказано, с чего надо начать, чтобы научиться общению с Word. Здесь собраны основы основ (тогда как в остальных главах книги эта информация повторяется более подробно — теперь вы понимаете, почему она столько стоит).

0 и клавишу с изображением буквы, вы получите соответствующую прописную букву. (Как на пишущей машинке, если вы когдалибо пользовались таким архаичным устройством.)

,

Клавиша действует так же, как клавиша фиксации верхнего регистра в пишущей машинке. После того как вы нажшш эту клавишу, все, что вы набираете, будет отображаться ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

,•

Прошу прощения за постоянные аналогии с пишущей машинкой.

,•

Клавиши с цифрами с правой стороны клавиатуры представляют собой цифровую клавиатуру. Чтобы она заработала, надо нажать на клавиатуре клавишу , При этом на клавиатуре зажигается лам почка-индикатор Num Lock. Если этого не сделать, клавиши цифровой клавиатуры будут выполнять только функцию перемещения курсора (подробности — в главе 3, "Прогулки по документу"). На самом деле второй древнейшей профессией является животноводство (я так думаю).

Когда нажимать клавишу <Enter> В текстовом процессоре клавишу <Enter> следует нажимать только в конце абзаца. Это не так просто. Я немного порассуждаю на эту тему, а вы следите за ходом мысли. Клавиша <Enter> в компьютере действует не так, как клавиша "возврат каретки" пишущей машинки. В далекие времена (когда телевизоры были черно-белыми, а компьютеры — о-оочень большими) работающему на пишущей машинке приходилось нажимать клавишу "возврат каретки" в конце каждой строки. Обычно перед этим машинка издавала мелодичное "динь!". При работе в текстовом процессоре этого делать не надо. Введите, для примера, небольшой текст. Смело набирайте его и не думайте, где надо нажать клавишу <Enter>, просто забудьте о ее существовании.

Глава 2. Как работать в Word

39

Желая обнаружить самых лучших специалистов по машинописи во Вселенной, Федерация обратилась к Максину Корнхизеру, инструктору машинописи 7-го разряда. Путешествуя по галактикам, Корнхизер почти нашел то, что искал: это был народ Доулсори с Плантекс 9, Доулсори печатали очень быстро, ловко манипулируя своими несколькими руками с двенадцатью раздвоенными пальцами на каждой. К сожалению, у Доулсори напрочь отсутствовал позвоночник, так что их кандидатуру отвергли по причине неправильной осанки. Вы заметили, что текст переходит на другую строчку ("заворачивается'')? Word подхватывает любое слово, собирающееся перейти за границу правого поля, и переносит его на следующую строку. Автоматически! При этом, достигая правого края листа, вы не слышите знакомого "динь-динь" и не нажимаете <Enter> в конце строки. Поэтому <Enter> надо нажимать только в конце абзаца, даже если абзац такой короткий, что занимает всего одну строчку. ?V

|

дважды, а некоторые — один раз. Если вы хотите, чтобы между абзацами было побольше места, обратитесь к главе 12, "Форматирование абзацев", и узнаете, как это сделать.

^

Дгш отделения абзацев двойным межстрочным интервалом существует специальная команда форматирования строк, о которой тоже рассказывается в главе 12. Не надо использовать для этой цели клавишу <Enter>.

S

Для того чтобы в новом абзаце сделать отступ, то. нажав <Enter>, нажмите клавишу ,

S

Если мистер Корнхизер решил принять участие в вашей работе и появился на экране в виде красной зигзагообразной подчеркивающей линии, это значит, что Word предполагает наличие в подчеркнутом слове грамматической ошибки. (Более подробно об этом можно прочитать в главе 7, "Работа над ошибками".)

S

Если Корнхизер подчеркнул слово (линией, похожей на красный зигзаг, но все же это — пунктирная линия), то таким способом Word сообщает вам, что с этой неприятностью он справился. Если говорить без шуток, лиловая пунктирная линия — это интеллектуальный знак, особенности которого подробно описаны в главе 34, "Десять удивительных возможностей, о которых мало кто знает".

V

Если нажать <Enter> в середине уже готового абзаца, Word создаст новый абзац и перенесет оставшуюся часть текста в его начало. Клавиша <Enter> работает так же, как любая другая клавиша. Разница лишь в том, что при нажатии <Enter> вводится специальный символ, который создает новый абзац, т.е. текст, расположенный до курсора, остается в предыдущем абзаце, а весь текст, расположенный после курсора, образует новый абзац.

S

Символ конца абзаца можно уничтожить с помощью клавиш или . Удаление символа конца абзаца соединяет два абзаца в один.

Часть I. Знакомство с Word

Этот удобный "мягкий ввод" ^^

Существует еще один способ закончить абзац — с помощью так называемого мягкого ввода или, как его еще называют, разрыва строки. Делается это с помощью нажатия комбинации клавиш <Shift+Enter>. На самом деле при нажатии <Shift+Enter> абзац не заканчивается, заканчивается лишь строка абзаца. Следующая строка будет вводиться без отступа, т.е. будет относиться к тому же абзацу. Давайте наберем строку: Старый дон Корлеоне

Теперь нажмем <Shift+Enter>. Курсор перейдет на новую строку. Продолжим набирать текст: На эту роль нужно подобрать наиболее разнопланового а к т е р а . Он может быть высоким или коротышкой, толстяком или худым, способным вызывать смех и ж а л о с т ь , и для 75% публики он должен к а з а т ь с я изящным, для 30% — восторженным и у 10% публики вызывать отвращение. Весь этот текст набирается одним абзацем, однако текст Старый дон Корлеоне должен занимать отдельную строку. В этом суть и удобство использования мягкого ввода или разрыва строки. Как правило, этот способ применяется при создании таблиц, но вы сможете сделать его полезным при создании бланков, Web-страниц и еще каких-либо документов — одним словом, когда ваша фантазия подскажет о необходимости обратиться к данному приему. I •/ ;" S

Нет, конечно, вам не придется пользоваться мягким вводом так же часто, как и обычным вводом (который еще называют по аналогии жестким вводом). Более подробную информацию по данной теме ищите в главе 20, "Работа с таблицами".

Когда использовать клавишу пробела Клавиша пробела применяется для отделения слов и предложений. Безнеговаштекстневозможнобудетпрочгтшть. При работе на компьютере в любом приложении, в том числе и в Word, между предложениями необходимо вставлять только один пробел. (Конечно, если вы — машинистка со стажем, то вам будет очень трудно избавиться от привычки вставлять по несколько пробелов для выравнивания текста.) Клавиша пробела имеет только один "недостаток": слишком многие пользователи Word стремятся использовать ее вместо табулятора. Это совершенно неправильно. Если вы тоже сделаете эту ошибку, то в скором времени убедитесь, что при распечатке ваши документы выглядят просто ужасно. Да, ужасно и неопрятно. Для того чтобы создавать отступы или выравнивать текст, надо применять клавишу табулятора . Это лучший способ размещения текста на экране. В отличие от пробела, клавиша переносит текст на точно заданное расстояние, поэтому при печати он выглядит аккуратно и красиво. Более подробно о табуляторе рассказывается в главе 13, "Установкатабуляторов".

I

Пользуйтесь клавишей пробела только для ввода символа пробела, отделяющего слова и предложения друг от друга. I ^ Вводите пробел только между словами и предложениями, хотя ветераны пишущих машинок (и я в том числе) между предложениями ставят два пробела. Этого делать не следует. S

Глава 2. Как работать в Word

41

Для создания отступа применяйте клавишу ; клавишу пробела нажимайте только для образования интервала между словами и предложениями. Я не шучу: отступы и выравнивание текста нельзя производить с помощью клавиши пробела. Если вы не прислушаетесь к моему совету, вам будет оченьочень стыдно. Каждый раз, когда у вас появляется желание поставить в строке больше двух пробелов подряд, пользуйтесь клавишей . Древние народы писали свои тексты в основном без пробелов — во-первых, чтобы экономить пергамент (папирус, глиняные таблички, каменные стелы), а вовторых, по той причине, что пробелы все равно не оплачивались.

На что обращать внимание при наборе текста Пока вы набираете текст, на экране происходит много интереснейших событий. Одни из них ставят вас в тупик, другие вызывают раздражение, а третьи и вовсе пугают до потери памяти.

Строка состояния Первое, на что следует обращать внимание при наборе текста, —- это строка состояния, расположенная в нижней части экрана. Содержащиеся здесь сведения могут кое-что сообщить о документе и о том, в какой его части вы в данный момент работаете. На рис. 2.1 показаны все элементы строки состояния, хотя лично я считаю важной только информацию Стр. (сообщает номер страницы, которую вы редактируете) и количество страниц в документе (последнее число в пункте 'Текущая страницаЮбщее число страниц в документе" на рис. 2.1). А) Страница, которую редактируете С) Текущая страница/общее число страниц в документе F) Номер колонки (позиция символа в строке текста) Стр. 1

Рзэд'1

Е) Номер строки, в которой находится курсор D) Расстояние в дюймах от верхнего края страницы до курсора В) Не обращайте внимания Рис. 2.1. Что можно узнать из строки состояния

Мне не нравится эта линия точек! Время от времени вы видите на своем экране линию, состоящую из точек, которая, подобно шеренге воинственных муравьев, тянется от правого к левому краю листа. Не пытайтесь уничтожить их с помощью жидкости от насекомых. Эти точки ("шеренга муравьев") ооозначают конец одной страницы и начало другой и называются знаком разделения страниц. Не думайте, что от этой линии точек нет проку: зачастую набранный текст оказывается на двух страницах, а вам хотелось бы видеть его на одной, или наоборот. Поэтому пользуйтесь всегда информацией, представленной в строке состояния (см. рис. 2.1). Здесь можно увидеть, на скольких страницах размещается ваш текст и на какой странице находится в данный момент курсор. Но Word позволяет получить ту информацию с помощью рабочего поля экрана (т.е. увидеть, где начинается новая страница). Дня этой цели предназначены две визуальные формы. Выбрать одну из них можно в меню Вид, Если вы выберете в меню команду Вид^Разметка страницы (в этом режиме Word показывает все наиболее натурально), разделитель страниц будет выглядеть более привычно. На рис. 2,2 все можно увидеть в деталях, в том числе цвет фона и разделительного поля.

42

Часть I. Знакомство с Word

Предыдущая страница

Следующая страница

Разделитель страниц

Certification Guide 'эти книги по воля! вам продоллить обучение и вплотнут подойти к сдаче тестов Ко 1 сем книгам на ксрмпаи-диске irjjinsrae средство lecnqwBnww. помог ющее овладегь нлвьшпю! сдачи тесюв

Рис. 2.2. Так выглядит разделитель страниц в режиме Разметка страницы Если же вы выберете в меню команду Вид'ФОбычный, то муравьи вновь начнут маршировать по экрану. Именно в этом режиме Word работает преобладающую часть времени. Такая линия точек является разделителем страниц в режиме Обычный. Текст, который вы видите над муравьями, — ой, простите, над точками — находится на предыдущей странице; текст под точками находится на следующей странице. •S

Вам не удастся удалить линию точек. Но подумайте — зачем вам это надо? Вы же знаете этих муравьев: стоит смахнуть одного, как на его место приползает целый десяток. Чудо природы!

S

Ряд тесно прижатых друг к другу точек с сообщением Разрыв страницы в середине этой шеренги отмечает принудительный разделитель страницы. Подробности — в главе 14, "Форматирование документов".

Как избавиться от точек между словами Не стоит впадать в панику, если на экране появятся точки (или квадратики) в местах нажатия клавиши пробела или клавиши <Enter>. Текст будет выглядеть так: Это«может»сильнс*раздражать . Иногда такие же символы появляются между словами текста. Это специальные символы, не выводимые на печать. Они представляют собой пробелы (вставляемые с помощью соответствующей клавиши), метки окончания абзаца (клавиша <Enter>) и метки табуляции (маленькие стрелочки, которых в нашем примере нет). Пробелы представляются точками, метки окончания абзаца— символом *[, метки табуляции — маленькими стрелками. Конечно, появление на экране этих символов может раздражать, но и польза от таких "непечатаемых", скрытых символов очевидна (Только не нужно путать с '"непечатными" словами!) Увидев их, бывает легко понять, почему "свернулся" ваш текст. Например, два набранных подряд символа табуляции на одной строке могут внезапно перекрутить вводимый текст, и только отображение скрытых символов позволяет обнаружить причину такого явления. Для того чтобы скрыть непечатаемые символы, используйте комбинацию клавиш 8> (цифру 8 следует набирать на стандартной клавиатуре, а не на вспомогательной цифровой). Если нажать эту комбинацию клавиш еще раз, символы опять появятся на экране. Возможно, это вас как-то развлечет.

Глава 2. Как работать в Word

43

При необходимости отобразить или спрятать скрытые символы можно также щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы стандартной панели инструментов. Компьютер показывает скрытые символы на экране, но, к счастью, не выводит на печать.

Подчеркивающие волнистые линии Подчеркивание слов в тексте — не прихоть, оно поднимает уровень оформления текста и уровень вашей грамотности. В главе 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста", будет подробно рассказано о применении этой функции. Однако бывают моменты, когда Word вдруг подчеркивает что-то в тексте красной, зеленой или лиловой волнистой линией либо точками. Тем самым он пытается привлечь внимание к содержимому текста. (Иногда это очень раздражает!) Если при работе в Word вы допускаете орфографические ошибки или опечатки, программа подчеркивает "неправильные" слова красной волнистой линией. Так работает программа проверки правописания "на лету". На грамматические ошибки Word указывает подчеркиванием зеленой волнистой линией. которая вызывает еще большее раздражение, чем красная. Появление зеленой линии свидетельствует о том, что вы не очень хорошо владеете родным языком — во всяком случае, по мнению Word. Загляните в главу 7, "Работа над ошибками", и вы узнаете, как отключить или перенастроить проверку грамматики, если вам станет невмоготу терпеть эти придирки. Для того чтобы обратить ваше внимание на имена, которые вы упоминаете в тексте, Word, обладая феноменальной памятью на имена собственные, подчеркивает таковые линией лиловых точек. Более подробную информацию о том, как пользоваться этой услугой редактора и как ее отключить, можно найти в главе 34, "Десять удивительных возможностей, о которых мало кто знает". Вообще-то, я рекомендовал бы вам отключить все эти волнистые линии на время работы в режиме редактирования документа, (Но если вам не терпится включить все предоставляемые Word услуги, учтите, что это существенно замедлит набор текста.)

Присматривайте за Бобиком В то время как вы набираете текст, Помощник проделывает разные интересные штучки, некоторые из них могут показаться даже забавными. Например, если вы надолго задумались в поисках подходящего слова, Помощник может завалиться спать (как наш Бобик на полях). Возможно, это заставит вас отвлечься от приятных мыслей на посторонние темы, шлепнуть рукой по клавише и вернуться к работе.

Ой! Ошибка! Если вы сделали ошибку, нажмите клавишу , которая возвращает вас на один символ назад, при этом удаляя ненужное. На клавиатуре эта клавиша обозначается либо словом "Backspace", либо длинной стрелкой, указывающей влево (, и Бобик ответит: 'Тав! Аууу! УууууГ.

1амие1сы

Рис. 2.3. Спросите что-нибудь у Бобика

Глава 2. Как работать в Word

45

Это шутка. А если говорить серьезно, то отвечать Бобик будет с помощью текста. Например, вы спросили: ''Как сохранить документ в формате WordPerfect?" В ответ Бобик покажет список возможных ответов. Щелкните на выбранном варианте, и получите дальнейшие инструкции. Если вы не видите на экране Бобика (т.е. Помощника, возможно, в ином виде), можете задать вопрос в окне Введите вопрос, расположенном в правом верхнем углу окна Word. Завершите операцию ввода нажатием клавиши <Enter>. Ответы вы получите на сей раз без участия суетящегося на экране Бобика (некоторых он просто нервирует!). Положитесь на опыт автора и не спешите пользоваться параметром Ничего подходящего нет, обратитесь за помощью к Web из меню Справка, если не хотите потратить уйму времени. •S Искренне надеюсь, что в конце концов вы предпочтете искать советы в моей книге, а не спрашивать их у всяких там собак и кошек. ^ Да, я знаю, что Помощники бывают не только в виде собак! Но мне собаки как-то ближе... S

CoxftoHsuiine свои Компьютеры глупы. Забывчивы. Вечно все теряют. Чтобы ваш ПК запомнил что-то, ему нужно приказать это сделать. Не надейтесь, что Word сам вспомнит, чем вы занимались при работе за компьютером в последний раз. Вы должны дать ему приказ сохранить работу! То, что находится на экране, должно быть сохранено на диске в виде документа. Чтобы сохранить документ на диске, выберите команд)' Файл ^Сохранить или нажмите комбинацию клавиш . (Можете также щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов — на этой кнопке изображена маленькая дискета.) Если данный документ еще ни разу не сохранялся на диске, появится диалоговое окно Сохранение документа, показанное на рис, 2.4. -I последа £*™

Пажа; 1

':

-

РЙЗПОД j Tin i >*»*нан njr*j C9.01.2002 19 57 Ы КбаЛг До^мевг Мсго... 09A1.2D02 19 57 91 КСайг /^>^нечт Mtrg .. 09.01 .?ТО2 19 ^ В Гага 09,01.2002 19:43 па-кл 0901.20021^2?

^lA.sBS'axe

jjj!H Ждоиал

^7D ---- 'it>' rj^-Ce»*-

14>я

j

•;

?]Ctco if Меи д[*-}**енть

iD3M

Монднс^мэиты .

" Рабочий стол

jjc^r ^J Соггрииг Netwart Es^loM'S 5] 1S871303K iJ Еп;РвП,СС E vw

'

ilo иэЭранж

Sj«L

MISS

вОКбачт ДогпчэшМсто... 05.01.2002 1340 Ла*а 26. 12.2001 0 : i 26rifauT Дскучг-и Mlcrc... гг. 12.2001 10 31 Пало Ы.12.2001 16 51 и кбзйт Дск^-че" мета .. 2Г-1г.гоо1 ц 21 - бит Лотчвн Мёго .. 2г.12.го01 it 21

«w«^£i*y*tojMW Mit™ sa!i2.2ooiHa

; 7 №йт Дск,че" Mtrn... Ы. 12.2001 14 21 IE t£stn Дскуне- Micro.. 22.12.203114:21 Латка 19. 12.20013. 09

Мдагатаэое '»«'файгв; |Cf«2

JLJ

Т",*^

d

|*^««

|

йт*мь owaa

-1i

Д«7. 2.4. Диалоговое окно Сохранение документа Введите данные в поле Имя файла, например Запеканка молочная рисовая с сыром, Если при наборе имени файла вы сделали ошибку, устраните ее с помощью клавиши . Щелкните на кнопке Сохранить, и ваш документ будет сохранен.

Часть I. Знакомство с Word

»

-/•

/

V" V

Более подробно операция сохранения документа рассматривается в главе 8. "Вопросы сохранения". Имя файла — это то, что поможет вам узнать данный документ позже, когда вы захотите снова поработать над ним — отредактировать или распечатать. Быстрее всего сохранить документ можно с помощью клавиатуры. Делается это посредством комбинации клавиш . Нажмите клавишу и, не отпуская. нажмите <S>. Если для ваших пальцев это непосильная задача, воспользуйтесь другой комбинацией клавиш — <Shtft+F 12>, Сохраняя документ, обратите внимание на панель состояния. В ней в этот момент должно появиться сообщение о том, что Word сохраняет ваш документ (или о том, что идет быстрое сохранение, если вы часто проделываете эту процедуру). , Если то, что вы ввели как имя файла, не воспринимается программой в этом качестве. Бобик сообшит вам об этом. Щелкните на кнопке ОК и попробуйте сделать это еще раз, вняв совету четвероногого друга. После сохранения документа на диске его и м я появится в панели заголовка окна. Благодаря этому вы будете знать, что документ сохранен. Если сегодня вы несколько рассеянны, то можете присвоить своему файлу имя, под которым на диске сохранен другой документ. Это очень нехорошо, потому что новый файл будет записан поверх того документа, который уже существует под данным именем на диске. Например, если вы решили сохранить новое письмо в файле под именем ПИСЬМО, а файл с таким названием на диске уже имеется, новый файл будет записан на место старого. В этом случае изначальный файл будет для вас навеки утерян, так что придумайте лучше новое имя. Прежде чем вы выполните роковое действие, Бобик все-таки спросит у вас: Заменить существующий файл? Щелкните на кнопке Нет. Воспользуйтесь другим именем.

С экрана — на rftfjccut/ Великие писатели не думали о том, как их творения будут выглядеть при печати. Льву Толстому никогда не приходилось сохранять документы или пользоваться режимом предварительного просмотра. Гюго писал "Отверженных" на обычной бумаге, так что текст получался уже ''распечатанным". А Марк Твен, написавший "Приключения Тома Сойера" на таком новомодном изобретении, как пишущая машинка, считал, что он даже опережает технический прогресс. А вы? Распечатка— это конечный результат вашей работы в текстовом процессоре. Помните Геракла? Ему как-то пришлось вычистить конюшни некоего Авгия— большого грязнули. Ваша задача ничуть не проще: распечатать документ, который на бумаге должен выглядеть аккуратно и красиво, я бы даже сказал — профессионально.

Предварительный просмотр Чтобы увидеть, как будет выглядеть ваш документ на бумаге, не обязательно его печатать. Для этой цели можно воспользоваться командой Файл^ Предварительный просмотр или щелкнуть мышью на удобной кнопке Предварительный просмотр стандартной панели инструментов.

Глава 2. Как работать в Word

•>,

На рис. 2.5 показано, как выглядит документ в режиме Предварительный просмотр. Именно так он будет выглядеть и на бумаге, с картинками, верхними и нижними колонтитулами, прочими элементами. Поэтому очень важно проследить, чтобы все это имело вид, a readme (npocnoip)

Рис, 2.5. Режим предварительного просмотра Обратите особое внимание на то, как расположен документ на странице. Посмотрите на поля документа. Если в документе есть сноски или колонтитулы, удостоверьтесь в том. что они хорошо видны. Короче говоря, проверьте все это до того, как документ будет напечатан. 'х

Ну, что? Все в порядке? Щелкните на кнопке Закрыть и возвращайтесь к документу для распечатки или дальнейшего редактирования.

Распечатка документа Чтобы распечатать весь документ Word, от начала до конца, выполните следующее. 1.

Убедитесь, что принтер включен и готов к работе. Если на этом этапе у вас возникли затруднения, обратитесь к главе 9, "Все о принтерах и печати", где подробно рассказывается, как подготовить принтер к работе.

2. Выполните команду Файл^Печать. Откроется диалоговое окно Печать, с помощью которого вы можете контролировать процесс распечатки и связанные с ним действия. 3. Щелкните на кнопке ОК. Документ появится из принтера. ? S

48

Диалоговое окно Печать можно также вызвать с помощью комбинации клавиш или . Эти методы пригодятся вам в трех случаях; ес-

Часть I. Знакомство с Word

ли у вас очень длинные пальцы, если у вас есть вязальные спицы или если ваша мышь отлучилась по делам на кухню. В главе 9, "Все о принтерах и печати'', содержится исчерпывающая информация о том, как печатать документы, и о том, как проверить готовность принтера к печати. Не забудьте сохранить документ на диске, прежде чем начинать печатать. Вообще-то, это необязательно, но я горячий приверженец теории, которая гласит: "Почаще сохраняйте свою работу— не прогадаете".

зшфм&ь Чтобы закрыть документ, работу над которым вы завершили, выберите команду Файл ^Закрыть (). Таким образом вы закроете окно документа и заставите его исчезнуть с экрана. Вжик! (Этот звук должны издавать вы; Word молчит, он же не пишущая машинка.) Более подробно данная процедура (закрытия документа, а не воспроизведения звука) описывается в главе 1, "Общий план Word", в разделе "Как закрыть документ, не выходя из Word". IV

Для чего вообще надо закрывать документ? Вы же закончили работу с ним! Возможно, теперь вы захотите перейти к другим документам или вообще покинуть Word. ^ Если вы попытаетесь закрыть документ, не сохранив его, Word выведет на экран предупреждающее диалоговое окно. Щелкните в нем на кнопке Да, и документ будет сохранен. Если хотите продолжить работу над документом, щелкните на кнопке Отмена . •I V Если вы работали над документом, а затем его закрыли, Word станет похож на брошенный дом: исчезнут почти все элементы меню, полосы прокрутки и прочие украшения экрана. Не паникуйте. После закрытия документа программе практически нечего делать. Word терпеливо сидит в ожидании вашей новой команды. I S Закончив работу с Word, можно закрыть его. А можно начать работу над другим документом. Для того чтобы узнать, как это сделать, см. раздел "Как создать новый документ" данной главы.

Глава 2. Как работать в Word

49

Глава 3

Прогулки по документу В этой главе... > Клавиши управления курсором >

Комбинации с клавишей

>

Как пользоваться командой Перейти

> Как пользоваться очень полезной командой Закладка > Прокрутка документа Наверно, мне уж не воспеть в стихах зеленую дубраву. Особенно с тех пор, как огромный сук свалился с дуба мне на темя... о время работы в текстовом процессоре вам то и дело приходится перечитывать или хотя бы просто просматривать создаваемый текст. Если у вас богатое воображение, представьте, что документ находится в компьютере в виде свитка, лишь небольшая часть которого видна на экране. Вам все время приходится перематывать, как Т_ору. Попробуйте сделать это с помощью только клавиш со стрелками! Спорю на что угодно, вас ненадолго хватит! К счастью, в Word имеются специальные команды, управляющие движением курсора. Благодаря таким командам можно быстро прокручивать документ, если нужно его просмотреть или отредактировать, В данной главе вы познакомитесь с этими командами и, я надеюсь, начитесь ими пользоваться. Главное— не бояться и не лениться!

не/г&мещшньса по Когда вы пишете что-то на листе бумаги, он у вас всегда находится перед глазами. Именно так обстояло дело во времена пишущих машинок. Но в Word ваш документ может быть огромного размера. К сожалению, на экране компьютера помещается только небольшая часть документа. Чтобы перебираться из одного места документа в другое, надо знать все премудрости перемещения по документ)', т.е. специальные клавиши и команды.

Вверх-вниз, влево-вправо — клавиши со стрелками Самый простой способ перемещения по документу — использование клавиш со стрелками, которые еще называются клавишами упра&чения курсором, поскольку управляют перемещением курсора по экрану. Эти клавиши используются как самостоятельно, так и в комбинации с другими (. <Shift> и т.д.). С помощью комбинаций клавиш вы можете легко перемешаться из одной части документа в другую. ,-.

Пользуясь клавишами управления курсором, находящимися на вспомогательной клавиатуре, убедитесь, что индикатор отключен. Для этого надо нажать клавишу . Если индикатор не отключен, курсор не сможет перемещаться по экрану — вместо этого будут вводиться цифры, что-то вроде этого.

Глава 3. Прогулки по документу

51

Четыре основные клавиши управления курсором — это клавиши со стрелками, направленными вверх, вниз, влево и вправо. На дополнительной цифровой клавиатуре— это клавиши с цифрами 2, 4, 6 и 8. Переводит курсор в тексте на одну строку вверх Переводит курсор в тексте на одну строку вниз Переводит курсор на один символ вправо Переводит курсор нз один символ влево Если нажать клавишу и, не отпуская ее, нажать одну из клавиш со стрелкой, указатель курсора перепрыгнет сразу через несколько символов. Это, скажем так, режим реактивного движения курсора (название не научное, запоминать необязательно).

Перемещает курсор на один абзац вверх



Перемещает курсор на один абзац вниз



Перемещает курсор на одно слово вправо



Перемещает курсор на одно слово влево

Нажмите клавишу и, не отпуская ее, нажмите нужную клавишу со стрелкой. Отпустите обе клавиши. Не надо нажимать очень сильно; используйте так же, как клавишу <Shift>, когда нажимаете ее одновременно с буквенной клавишей для получения прописной буквы. F •/

( S

V

Нельзя перемещать курсор за пределы, установленные ограничителями документа. Прокрутить текст "выше" первой строки и "ниже" последней строки текста не получится, не стоит даже пытаться щелкнуть мышью на полосе, разделяющей страницы. Если захочется, можно заставить Word подавать звуковой сигнал при всякой попытке переместить курсор за пределы, установленные ограничителями документа. Выполните команду Сервис^Параметры, щелкните на вкладке Общие диалогового окна Параметры, а затем установите флажок Звуковое сопровождение событий и щелкните на кнопке ОК. Теперь Word будет истошно вопить всякий раз, когда вам вздумается прогуляться курсором за пределы страницы. При движении курсора по тексту символы не уничтожаются; для их удаления предназначены клавиши и , об использовании которых можно будет прочитать в главе 4, "Основы редактирования".

Двигайтесь большими прыжками! Не все пальцы на руке имеют одинаковую длину. Посмотрите и убедитесь в этом. Видите? Одни длиннее, другие короче. Те, что покороче, наверняка стали такими из-за того, что вы' неправильно нажимаете клавиши со стрелками — другими словами, слишком часто без помощи . Это неразумно. Ведь перемещаться по документу можно гораздо более экономными способами, например большими прыжками.

Часть I. Знакомство с Word

Постоянное тыканье пальцем в клавиатуру может привести к возникновению опасного (и трудноизлечимого) синдрома дятла. Так что прислушайтесь к разумным советам следующего раздела и перемешайтесь по документу большими прыжками. •

Вверх и вниз на один экран

"PgUp" на языке клавиатуры означает Page Up (На страницу вверх), "PgDn" — Page Down (На страницу вниз). На вашей клавиатуре имеется два комплекта таких клавиш: на вспомогательной цифровой клавиатуре и на блоке клавиш для управления курсором (справа от основного блока клавиш). Очень мило, не так ли? Логично предположить, что нажатие клавиш и переносит вас соответственно на страницу вверх и вниз. На самом деле это не так. Эти клавиши служат для перемещения вверх и вниз на один экран. У Word своя логика, привыкайте.

Перемещает курсор на один экран вверх. Если вы находитесь на первой странице документа, курсор переместится в самую верхнюю часть экрана



Перемещает курсор на один экран вниз или в конец документа, если вы находитесь на последней странице



Переносит курсор в начало текущего экрана



Переносит курсор в конец текущего экрана

Что касается меня, то я никогда не пользуюсь этими клавишами. Мне намного удобней протащить мышь по тексту и щелкнуть в нужном месте. Использование клавиш и и сочетании с клавишей на книжной странице показать непросто. В таком сочетании они служат для просмотра текста в режиме броузера, на основании параметров, выбираемых неприметными кнопками перехода на полосе прокрутки текста. Ниже об этом можно прочитать подробнее. У компьютеров вообще очень своеобразная логика.

Перемещение в начало или конец документа (строки) При работе с документом часто приходится переходить в начало (или конец) документа (или строки). Для этого имеются специальные клавиши с очень удачными названиями. <End>

Нажатие этой клавиши переносит курсор, установленный в любом месте строки, в ее конец



Нажатие этой клавиши переносит курсор, установленный в любом месте строки, в ее начало



Эта комбинация клавиш перемещает курсор в конец документа



Эта комбинация клавиш перемещает курсор в начало документа

Комбинацию клавиш -End> очень просто нажать случайно. В таком случае вы будете отброшены в конец документа, в буквапьном смысле слова. Если это произошло вопреки вашему желанию, нажмите <Shift+F5>, чтобы вернуться в нужное место. (См. также ниже раздел "Как вернуться к предыдущей позиции курсора".)

Глава 3, Прогулки по документу

53

Другие способы перемещения Мышь позволяет быстро и легко перемешать курсор по экрану документа. Для начала выберите место на экране, куда вы хотите переместить курсор. Затем переведите в это место указатель мыши и щелкните ее левой кнопкой. Курсор немедленно окажется там, куда вы его отправили. Перемещаться по документу можно также с помощью вертикальной полосы прокрутки (расположена справа от окна с документом). Полосы прокрутки — это стандартно применяемые в Windows инструменты, в Word они используются точно так же. Единственной приятной отличительной особенностью является то, что в Word рядом с кнопкой, перетаскиваемой мышью по полосе прокрутки, выпадает транспарант, подсказывающий, какая приблизительно страница документа в данный момент мелькает на экране (рис. 3.1). Можно также увидеть заголовок текущей части или главы.

Рис. 3.1. Прокручивание документа сопровождается показом номера текущей страницы Наконец, если ваш ПК оборудован новинкой — мышью с колесиком модели Microsoft IntelliMouse, вы можете прокручивать документ с помощью специального колесика, встроенного между двумя обычными кнопками, проделывая следующие манипуляции. . S

Вращая колесико от себя вы сможете прокручивать документ вверх, а вращая к себе —- вниз (скорость прокручивания строк устанавливается с помощью пиктограммы Мышь, расположенной в окне Панель управления).

S

Щелкнув на колесике и установив указатель мыши на вертикальной полосе прокрутки, можно войти в "супермышиный" режим ускоренного прокручивания документа.

•S

Перетаскивая мышь при нажатом колесе, можно плавно прокручивать документ либо перемещаться по нему в горизонтальной плоскости.

Ну как тут не полюбить этих милых мышек! •S

Пользуясь вертикальной полосой прокрутки, не забывайте, что при прокручивании экрана курсор остается на месте! Для того чтобы переместить его в новое место, надо щелкнуть е этом месте кнопкой мыши. Например, вам нужно прокрутить текст до страницы 5, но курсор по-прежнему "подмигивает вам" на странице 3. Если вы начнете вводить текст, он появится на странице 3, там, там где расположен курсор, а не на странице 5, которую вы видите в данный момент на экране. Чтобы перевести курсор (точку ввода текста) в новое место, надо щелкнуть в этом месте кнопкой мыши. Если вы этого не сделаете, компьютер сам не догадается, чего вы от него хотите.

пользоваться, командой JLefteutOu Поговорим об экономии времени. Предположим, вам надо попасть на страницу 14, тогда как вы находитесь на странице 1. В вашем распоряжении четыре варианта того, как это можно сделать. Во-первых, вы можете найти нужную страницу, перемещая бегунок, во-вторых, воспользоваться

54

Часть I. Знакомство с Word

клавишами . благодаря чему через 28 (или несколько больше) нажатий окажетесь, где надо. В-третьих, вы можете 14 000 раз нажать клавишу . немедленно оказываемся на странице 14. S •/ S

V

Чтобы попасть на вкладку Перейти диалогового окна Найти и заменить, можно также нажать клавишу . С этой же целью можно воспользоваться комбинацией . (Выглядит как-то осмысленнее, чем просто .) Вкладка Перейти появится, как джин из лампы, и в том случае, если вы дважды щелкнете в панели состояния на номере страницы (бормоча при этом: "Давай страницу сюда. Давай-давай !"). Чтобы эффективнее использовать возможности команды Перейти и не пытаться загнуть уголок страницы на мониторе, обратитесь к расположенному ниже разделу, в котором описывается полезная команда Закладка.

позиции

ic fcifftcofta

Говорят, сделанного не воротишь. Старина, это неправда, во всяком случае в Word. Если вы попали не туда, куда надо, нажмите <Shift+F5>, и Word вернет вас на место. Команда <Shift+F5> работает только в Word, в реальной жизни вы не можете ее использовать. Нажав <Shift+F5>, вы вернетесь в то место, где находились раньше; нажав еще раз — туда, где были до этого. Это срабатывает раза три, потом начинается повторение.

Глава 3. Прогулки по документу

пользоваться очень полезной командой Захлау/са У вас так бывает: вы работаете над огромным документом и вам все время приходится возвращаться к определенным разделам? Машинально вы пытаетесь засовывать закладки в монитор, чтобы облегчить себе поиск. Я все время ловлю себя на желании сделать это. К счастью, в Word есть команда, которая дает возможность пользоваться закладками, не повреждая компьютер. Это очень, ну очень полезная команда — Закладка.

Как установить закладку Чтобы установить закладку на страницах своего документа, выполните следующее. 1.

Установите курсор в то место, где должна находиться закладка.

2. Выберите команду Вставка "^Закладка (или воспользуйтесь комбинацией клавиш ). Появится диалоговое окно Закладка (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Диалоговое окно Закладка

3. Наберите имя закладки. Проявите сообразительность! Имя закладки должно быть связано с содержимым отмеченного участка документа. Поэтому, если вы создаете, скажем, жизнеописание политического деятеля, вполне уместна закладка с названием Приговор. Кстати, в имени закладки не должно быть пробелов. Зато можно использовать комбинации строчных и прописных букв (см. рис. 3.3). 4.

Нажмите клавишу <Enter> или щелкните мышью на кнопке Добавить.

Как найти закладку и вернуться к отмеченному участку документа Чтобы вернуться к закладке, воспользуйтесь командой Перейти (подробнее об этом — в разделе "Как пользоваться командой Перейти" выше в данной главе). Это избавит вас от необходимости перелистывания страниц, в процессе которого можно потерять удачную мысль. 1.

Нажмите клавишу .

Часть I, Знакомство с Word

На экране появится диалоговое окно Найти и заменить. 2.

Выделите строку Закладка в списке Объект перехода. Надпись Введите номер страницы будет заменена надписью Введите имя закладки. Вы увидите имя последней установленной вами закладки.

3.

Если вы не видите имени своей закладки, щелкните на стрелке, направленной вниз, и перед вами появится длинный список всех закладок вашего документа. Щелкните кнопкой мыши на той, которая вам нужна. Щелкните на кнопке Перейти. Вот вы и на месте!

4.

Чтобы избавиться от диалогового окна Перейти, щелкните на кнопке Закрыть и возвращайтесь к редактированию документа.

на полосе нфемещенма /го В нижней части вертикальной полосы прокрутки притаились три кнопки. Это кнопки перехода, которые позволяют вам перемещаться по документу прыжками различного размера. Верхняя кнопка — это кнопка прокрутки назад. Нижняя кнопка —- это кнопка прокрутки вперед. О

Средняя кнопка — это кнопка со сложным названием Что же мы прокручиваем?

Щелкнув на средней кнопке (с кружком в центре), вы получите табличку с набором пиктограмм, каждая из которых представляет собой объект прокрутки (рис. 3.4). Подведите указатель мыши к любой пиктограмме, и в нижней части таблицы появится текст, объясняющий назначение указанного на ней элемента.

Рнс.3.4. Так выглядят объекты прокрутки Чаще всего применяется пиктограмма Страницы. (Ее вы видите на поле слева.) В этом случае щелчки на кнопках прокрутки перемещают вас соответственно к началу или концу документа по одной странице за раз. Кнопки прокрутки имеют отношение и к команде Найти (более подробно о ней рассказывается в главе 5, "Найти и заменить"). Щелчок на кнопках прокрутки вперед или назад переводит курсор к искомому месту расположения последнего объекта поиска. Такой поиск можно осуществить и вручную, выбрав пиктограмму Найти (бинокль) в появившемся окне объектов прокрутки (см. рис. 3.4). Но в любом случае, если применялась команда Найти, кнопки прокрутки автоматически перенесут курсор к объекту поиска. Вы можете выбрать и другие объекты прокрутки из окна объектов прокрутки, хотя вряд ли вам это понадобится. Глава 3. Прогулки по документу

57

Возвращаясь теперь к вопросу применения клавиш и , можно более полно объяснить предназначение комбинаций клавиш и . Фактически они выполняют усеченные функции кнопок прокрутки. Однако, если объект прокрутки не выбран, нажатие комбинаций клавиш и приводит к прокручиванию документа экран за экраном, а если же объект выбран— использование указанных выше комбинаций клавиш приводит к выполнению функции прокрутки, позволяя перемешаться по документу в соответствии с выбранным объектом из окна объектов прокрутки. Попробуйте, получится здорово!

58

Часть I. Знакомство с Word

Глава 4

Основы редактирования В этой главе... > Режимы вставки и замены >

Удаление текста с помощью клавиш и

> Как удалять строки, предложения и абзацы >

Как вернуть то, что вы удалили

>

Команда Вернуть (отменяющая команду Отменить)

едактирование. От этого слова веет порядком, ухоженностью, не так ли? В нем слышится что-то спасительное. "Вашу работу можно спасти! Я слегка прикоснусь к вашему детищу, подправлю, выпестую. Заострю мысли, расставлю акценты!" Такой представляется многим эта работа. Но реальность гораздо прозаичней. В действительности редактирование сродни разрушению. Редактировать- — значит резать, кромсать, ломать. Оставить после себя скошенное жнивье с выжженной стерней отработанных слов и непричесанных корявых мыслей. И все это ради того, чтобы уложить их в прокрустово ложе печатной страницы. Именно в этом настоящая суть редактирования. О чем и будет рассказано в данной главе. Набор текста — это только начало работы над документом. После того как текст будет набран, вы еще с ним намучаетесь. Его надо будет редактировать — что-то заменять, что-то удалять, а потом, спохватившись, возвращать то, что было удалено минуту назад. О том, как все это делать, вы и узнаете из текста настоящей главы, который я сначала набрал, а потом отредактировал (что-то заменил, что-то удалил, а кое-что и вернул).

/З&навка или замена? вон в чем вопрос Обычно Word работает в режиме вставки (никогда не знал, что это так называется!). Это означает, что текст, который вы вводите, появляется перед мигающим I-образным курсором. Новый текст вытесняет старый, сдвигая его вправо и вниз. Это и называется режимом вставки. Но у этого режима есть злобный брат-близнец — режим замены. В режиме замены вновь вводимый текст заменяет собой существовавший раньше. Для перехода в режим замены существует клавиша . Точнее, две клавиши: одна () на блоке клавиш справа от основной клавиатуры, а вторая () — на вспомогательной цифровой клавиатуре. Здесь эта клавиша работает только при отключенном режиме Num Lock. Когда вы работаете в режиме замены, в строке состояния буквы ЗАМ приобретают черный цвет. Переходить из режима вставки в режим замены (и обратно) можно с помощью двойного щелчка на этих буквах. Я не понимаю, для чего кому-нибудь может понадобиться режим замены; режим вставки гораздо удобнее; кроме того, существует сотня способов удалить ненужный текст в мгновение ока. Об этих способах я расскажу вам на страницах данной главы.

Глава 4. Основы редактирования

59

В режиме замены вновь вводимый текст пожирает тот. что был на экране. Если вы увидите, что происходит такая ерунда, быстренько щелкните дважды на буквах ЗАМ на панели состояния, а потом нажмите , чтобы спасти пропавшее, если, конечно, оно вам нужно. Следовательно, правильным ответом на вопрос, заданный в заголовке раздела, будет "Вставка".

Utficuc,

t/qatettue ine/ccffia...

Знавал я одного писателя, который панически боялся уничтожить хоть что-нибудь. Вместо того чтобы наугад выкинуть из текста пару-тройку абзацев, он переносил их (в виде блоков текста] в конец документа — как он выражался, "на всякий случай". Если бы у него был шанс стать Вильямом Шекспиром наших дней, потомки имели бы возможность наслаждаться всеми его черновиками. По сути, удаление текста— такая же часть процесса редактирования, как и набор. Каждый из нас набирает текст, никто не избежал и удаления. Можно выкинуть любую часть любого документа — будь то окончательный вариант или черновик. Если вам надо уничтожить кусок своей работы (по собственной воле или по распоряжению начальства), обращайтесь к этой главе. В процессе редактирования документа мы гораздо чаще прибегаем к уничтожению текста, чем к созданию. ;;

S

S

Говорят, Айзек Азимов сразу писал начисто. И не потому, что не был знаком с приемами редактирования, а потому, что был действительно хорошим писателем. Процедура перемещения блоков текста рассматривается в главе 6, "Работа с блоками текста".

Основные клавиши удаления и Чтобы удалить символ текста, можно использовать одну из двух клавиш: i S S

— удаляет символ слева от курсора; — удаляет символ справа от курсора.

В меня уже ничего больше не влезет. Ну, разве что пару кусочков торта. В этом примере указатель курсора притаился между буквами "и" и "ч" в слове "ничего". Если вы нажмете клавишу , в слове "ничего" будет удалена буква "и", если нажмете — исчезнет "ч". ^^ tS t S

60

После удаления символа текст, который находится правее или ниже него, сдвинется и заполнит образовавшуюся пустоту. Нажатие клавиши всегда перемешает текст вправо, даже если вы работаете в режиме замены. в Word выполняет иную функцию, нежели клавиша возврата пишущей машинки. Разница в том, что в Word при нажатии курсор возвращается назад и удаляет один символ. (Аналогом клавиши возврата пишущей м а ш и н к и в Word является клавиша со стрелкой, направленной влево.)

Часть /. Знакомство с Word

•S

н •/

В Word текст специального назначения не может быть удален так же просто, как обычный текст. Например, обновляемое текстовое поле, в котором специальными символами представлена текущая дата. Если попробовать такой текст удалить, он высветится на сером фоне. Таким способом Word пытается напомнить о специальном назначении данного текста. Чтобы все-таки удалить его, нужно повторно нажать клавишу или . Если нажать и не отпускать клавишу или , можно устроить "массовое уничтожение'' символов. Когда решите прекратить этот геноцид, отпустите клавишу,

Как удалить слово Word может "проглотить" сразу целое слово, если вы воспользуетесь помошью одной из двух команд серии ''Слово, удались!". ." V \ ^

— удаляет слово, находящееся перед курсором (слева от него). — удаляет слово, находящееся за курсором (справа от него).

Чтобы удалить слово с помощью комбинации . поместите курсор на последнюю букву этого слова. Нажмите , и слово исчезнет! После этого курсор переместится на последнюю букву предыдущего слова или в начало строки (если удаленное слово было первым в абзаце). Для удаления слова с помощью комбинации установите курсор на первую букву этого слова. Нажмите , и слово исчезнет! После этого курсор перенесется на первую букву следующего слова или в конец строки (если удаленное слово было последним словом в абзаце). К сожалению, если курсор находится в середине слова, обе эти комбинации удаляют все символы, начиная с того, на котором находится курсор, и заканчивая последней (или первой) буквой слова. Поэтому я настоятельно рекомендую пользоваться следующим способом. Чтобы удалить слово (одно-единственное, и ничего больше), поместите указатель мыши в любую его часть и дважды щелкните кнопкой мыши. Таким образом вы выделите все слово, подсветив его на экране. Теперь нажмите клавишу , и слова не станет. После удаления текста Word сдвигает оставшиеся слова, чтобы между ними не оставалось пустого промежутка. Ни один ластик не сравнится с командами и no скорости и жуткой эффективности.

Удаление строк, предложений и абзацев Для Word строка текста, предложение и абзац — разные вещи. S Строка— это просто набор символов, помещающихся между левым и правым полями (а вовсе не грамматическая категория). Индикатор Ст в строке состояния сообщает, на какой строке вы находитесь, если считать от начала страницы. В данный момент, например, Word сообщает мне, что я нахожусь на строке 10. 1 ^ Предложение — это предложение, Как учили в школе, начинается с прописной буквы, заканчивается точкой, восклицательным или вопросительным знаком. v / Абзац — это фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши <Enter>. В абзаце может содержаться одно слово, одна строка текста, одно или несколько предложений.

Глава 4. Основы редактирования

61

Вы спросите, кому нужны эти сведения? Вам. Они понадобятся, когда вы соберетесь уничтожать фрагменты текста. Потому что строки, предложения и абзацы удаляются по-разному.

Как удалить строку текста На клавиатуре вы не найдете такой клавиши, которая удаляла бы сразу строчку текста. В Word — тоже. Но имея под рукой мышь, для удаления целой строки достаточно один раз щелкнуть и один раз нажать клавишу. Делается это следующим образом. 1.

2. 3. 4.

Переместите указатель мыши к левому полю документа. Курсор примет вид стрелки, указывающей, скорее, на северо-восток, чем на северо-запад. Подул ветер перемен! Подведите указатель мыши к строке текста (он примет вид стрелки), которую решили удалить. Щелкните левой кнопкой мыши. После этого строка подсветится — вы ее выделили. Нажмите клавишу , и вы навсегда расстанетесь со строкой.

Когда указатель мыши примет вид стрелки, направленной на северо-восток, вы можете протащить его по левому полю и выделить столько строк текста, сколько решили уничтожить за раз. Теперь, чтобы уничтожить их все, достаточно одного нажатия клавиши . В главе 6, "Работа с блоками текста", также рассказывается о выделении текста в блок для последующего уничтожения.

Как удалить предложение Полагаю, вы уже догадались, как это сделать. Например, можно нажимать клавишу , уничтожая по одному символу за раз. Но, как это часто бывает при работе с компьютером, существует более простой способ. 1.

2.

3.

Твердой рукой поместите указатель мыши куда-нибудь в середину неудачного предложения. Щелкните кнопкой мыши. Трижды нажмите клавишу . Однократное нажатие клавиши включает режим расширенного выбора (более подробно о нем рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста"). Нажатие этой клавиши два раза выделяет слово, а три раза — предложение. Нажмите клавишу . Все готово. Нажатие клавиши трижды приводит к выделению (подсвечивает) одного предложения.

Если вы передумали удалять, нажмите клавишу <Esc>. Этим вы отмените режим расширенного выбора. Нажмите любую клавишу со стрелкой или щелкните кнопкой мыши, чтобы снять выделение.

Как удалить абзац Существует два — нет, три! — способа выделения абзаца, который надо удалить. ? S

62

Три щелчка. Поместите указатель мыши в абзац и трижды шелкните кнопкой мыши. Щелк-щелк-шелк! Это надо делать быстро. Таким образом вы выделите абзац как блок. Теперь нажмите клавишу , и текст мгновенно испарится!

Часть I, Знакомство с Word

^

•S

, , , . Можно также установить курсор в любое место абзаца и четыре раза нажать клавишу . Последующее нажатие клавиши завершит работу! Курсор на поля, двойной щелчок. Если вам понравился указатель мыши в виде направленной на северо-восток стрелки, переместите его на левое поле страницы (именно там он превратится в такую стрелку), а затем дважды щелкните кнопкой мыши. Абзац, находящийся справа от указателя мыши, будет выделен и готов к удалению. Нажимайте !

Как удалять блоки текста Word может удалять символы, слова и строки. Чтобы удалить что-нибудь еще, нужно отметить это как блок текста и затем уничтожить. За дальнейшими инструкциями по борьбе с блоками текста обратитесь к главе 6, "Работа с блоками текста". Если говорить коротко, процедура выглядит так: после того как блок текста выделен, его легко удалить с помощью клавиши . (Жалко, что этот способ не годится для бритья. ..)

О&ме/ш Действуйте смелее! Чего бояться? В Word есть очень удобная команда Отменить, которая запоминает несколько последних ваших действий, в том числе, если вы что-то удаляли или вставляли. Таким образом, у вас всегда имеется возможность исправить любую из своих ошибок, даже самую грубую. Но мало того, есть еще команда Вернуть, которая, в сущности, представляет собой команду Отменить отмену, хотя, я полагаю, вам пока не стоит в это вникать. "А мир устроен так, что все возможно в нем, но после ничего исправить нельзя!" — поет Алла Борисовна. И ошибается.

Да здравствует команда Отменить! Случайно удаленный текст можно восстановить одним из следующих способов. •S Путем нажатия . I ^ С помощью команды Правка-^Отменить ввод. I ^ Щелчком на кнопке Отменить в панели инструментов. Как видите, имеется три способа применения команды Отменить, но самый быстрый способ отменить последнее действие — это нажать . Команда Правка^Отменить ввод отменяет последнее из выполненных действий; если вы тут же выбираете Правка^Отменить ввод еще раз. происходит отмена предпоследнего действия (т.е. выполненного перед последним действием). Отличие этой команды от других команд Word заключается в том, что при повторении вы не отменяете результат первого применения. С помощью команды Отменить ввод, находящейся в меню Правка, можно вернуть в прежнее состояние все что угодно: выделение полужирным шрифтом, ввод текста, плохое настроение жены и т.д. После небольшой тренировки вы научитесь отменять конец света и незваных гостей. Щелчок на кнопке раскрытия списка (она находится возле кнопки Отменить в стандартной панели инструментов) приведет к появлению краткого списка всех действий, которые Word запомнил и в состоянии отменить. Можно из

Глава 4. Основы редактирования

63

списка с помощью мыши выбрать целую группу действий и отменить все отмеченные одним махом. Чтобы отменить команду Отменить, выберите в меню команду Правка^ Вернуть ввод. Подробности — ниже, в разделе "Как отменить отмененное".

О/кмела не /мм/ъае/Яса? Сознайтесь: ничто так не выводит вас из себя, как отказ Word выполнить команду Отменить. Такое редко, но бывает. Тогда в меню появляется строка: Нельзя отменить. Что же происходит? А вот что: Word просто не может отменить сделанное вами — что бы это ни было. Причины этого безобразия разные: нечего отменять, потому что вы ничего не сделали; не хватает памяти для выполнения команды Отменить; Word отказывается выполнить операцию отмены потому, что вы сделали что-то очень сложное; у Word приступ склероза; Word вас больше не любит. Продолжите список самостоятельно... Я понимаю, как это действует на нервы, но что делать. Привыкайте.

Как отменить отмененное Если вы отменили то, что отменять совсем не следовало, немедленно воспользуйтесь командой Вернуть. Для этого выполните один из следующих способов. "i -S Нажмите комбинацию клавиш . ? •/ Выполните команду Правка^Вернуть ввод. Как найти фрагмент текста > Возможности команды Найти > Как искать текст выше или ниже точки его ввода > Как искать непечатаемые фрагменты текста > Как искать коды форматирования > Работа с командой Заменить старину алхимики верили, что свинец можно превратить в золото. В наше время уже не найти человека, который бы в это поверил. "Ха! Ха! Ха!"— скажете вы, потому что знаете, что и золото и свинец являются основными элементами периодической таблицы и химическим путем не могут быть преобразованы друг в друга. По крайней мере об этом вам расскажет учитель химии в любой школе. Вот досада! Как было бы здорово уметь из свинца делать золото! Или бензин из воды! Или пиццу из макулатуры! Но не надо спешить с выводами! Оказывается, алхимики были правы. Можно преобразовать свинец в золото — по крайней мере тогда, когда речь идет о словах в вашем тексте, а вы пользуетесь замечательной командой Найти и Заменить текстового редактора Word. Вы сможете убедиться сами, что Word способен мгновенно обнаружить тяжеловесные, свинцовые слова и ловко преобразовать их в словесное золото. И делает он это быстро и аккуратно. Может быть, это совсем не то, о чем мечтали алхимики, но все-таки это тоже похоже на чудо. В данной главе можно будет детально познакомиться с этим процессом.

чМо л нашей/ Word может найти любой фрагмент текста в любом месте вашего документа, будь то бесконечная передовица для местной газеты или тщательно продуманный заговор против директора зоомагазина. Команда, используемая для поиска текста, называется коротко и ясно: Найти. Она проживает в меню Правка. Чтобы с помощью команды Найти отыскать фрагмент текста, затерявшийся в бескрайних просторах вашего документа, выполните следующее. 1.

Определите, какой фрагмент текста вы хотели бы найти. Например, слово свинец. 2. Выберите команду Правка^Найти. Перед вами появится диалоговое окно Найти и заменить, показанное на рис. 5.1. Обратите внимание, что это окно используется как для команды Заменить, так и для команды Перейти (в диалоговом окне есть соответствующие вкладки). Поскольку вы хотите найти текст, открывается вкладка Найти. Отлично. 3. Введите текст, который надо найти. Введите текст, который хотите найти, в поле Найти. В нашем случае это слово свитц. Вводить его надо в той форме, в какой оно должно быть найдено.

Глава 5. Найти и заменить

65

Яда. 5, /. Диалоговое окноНайти и заменить

Если вы не знаете точно, как это слово написано в тексте строчными буквами, используйте строчные.

прописными или

Щелкните на кнопке Найти далее, чтобы начать поиск. Или нажмите клавишу <Enter>. Когда фрагмент текста найден, он выделяется на экране, но диалоговое окно Найти и заменить не исчезает с экрана до тех пор, пока вы не щелкнете на кнопке Отмена или не нажмете клавишу <Esc>. (Диалоговое окно остается на экране для того, чтобы можно было продолжить поиск нового фрагмента текста, если это будет необходимо.)

•/

,--

v

6IS

Быстро открыть диалоговое окно Найти и заменить позволяет комбинация клавиш (здесь буква "F", как вы понимаете, означает find— искать, находить]. Текст, который вы вводите в окне Найти, должен в точности совпадать с искомым фрагментом. Не ставьте в конце точку, если только не хотите, чтобы найденный фрагмент тоже оканчивался точкой. Если нужный текст не обнаружен, Бобик (или Помощник в ином, выбранном вами, виде) спросит, хотите ли вы провести поиск текста с начала. Выберите Да или Нет. Если текст не найден, Помощник сообщит вам об этом. (Если вы отправите Помощника с глаз долой, то все сообщения будут появляться в обычном диалоговом окне.) Если вы получили сообщение о том, что текст не найден, но уверены, что он на месте, проведите операцию поиска еще раз. Проверьте для начала, не допустили ли вы ошибки при наборе текста, который надо искать. Если вы работаете с несколькими документами одновременно, помните, что Word проводит поиск только в текущем окне (т.е. в том, которое в данный момент находится на экране). При необходимости выполнить поиск в другом документе щелкните на кнопке этого документа в строке задач и повторите процедуру. Если вам интересно, как ведется поиск сразу в нескольких документах, обратитесь к главе 28, "Работа с несколькими документами", Чтобы выяснить, где еще в документе встречается искомый текст (т.е. текст, введенный вами в диалоговом окне Найти), щелкните мышью на кнопке Найти далее. Найти другие вхождения текста можно также с помощью кнопок прокрутки Прокрутить вперед и Прокрутить назад— даже если диалогового окна Найти и заменить уже нет на экране. Если вы уже искали слово свинец и нашли его, щелкните на кнопке Прокрутить вперед, и программа покажет вам, где это слово встречается еще раз. (Можно также воспользоваться комбинацией

Часть I. Знакомство с Word

клавиш или , чтобы перейти на этот же фрагмент текста в предыдущей или следующей части документа.) После того как окно Найти и заменить будет закрыто, над головой Помощника появится электрическая лампочка. Щелчок на этой лампочке вызовет на экран окно с дополнительной информацией о команде Найти. В основном эта информация повторяет то, о чем вы уже прочитали в данном разделе.

Повторный поиск Word запоминает последний фрагмент текста, который вы искали в документе. Он выбирается (т.е. выделяется цветом) всякий раз, когда вы обращаетесь к диалоговому окну Найти и Заменить. Это удобно в тех случаях, когда снова необходимо найти тот же фрагмент текста или когда разыскиваемый текст мало отличается от искомого ранее (в этом случае удобнее отредактировать в окне старый фрагмент, нежели набирать его заново). В правой части текстового окна Найти можно увидеть нечто, напоминающее стрелку, направленную вниз (см. рис. 5.1). Если щелкнуть на этом "нечто", то появится прокручиваемый список текстовых фрагментов, которые уже искали по тексту. Чтобы повторно найти какойлибо фрагмент текста из тех. по которым поиск уже производился, щелкните сначала на направленной вниз стрелке, а затем — на фрагменте текста, который вы хотите снова найти. Щелкните на кнопке Найти далее, и вы опять отправитесь в путь.

Что еще можно искать с помощью команды Найти Окно Найти и заменить в своем каноническом виде (см. рис. 5.1) вполне пригодно для быстрого поиска обычных фрагментов текста, как в предыдущем примере. Но иногда вам нужно провести более сложный поиск или найти такой объект, который не отображается на экране после ввода с клавиатуры (например, знак конца абзаца). Или вы хотите найти, предположим, слово Кол (с прописной буквы), а не просто кол. В этом случае пользуйтесь дополнительными возможностями команды Найти. Нажмите , появится окно Найти и заменить, в котором щелкните на кнопке Больше. Диалоговое окно увеличится по вертикали, и в нижней его части вы увидите некоторые дополнительные опции (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Окно Найти и заменить в расширенном виде Теперь я объясню, для чего вам понадобятся расширенные возможности диалогового окна Найти и Заменить.

Глава 5. Найти и заменить

67

Поиск с учетом регистра Между Верой и верой есть разница, согласитесь. Вера— женское имя. а вера— комплекс убеждений (можно уточнить в словаре). Чтобы заставить компьютер искать только Веру (а не веру}, установите флажок Учитывать регистр раздела Параметры поиска. Теперь Word будет искать только слово Вера (женское имя, начинающееся с прописной буквы).

Поиск слова целиком Параметр Только слово целиком заставляет Word при поиске заданного слова показывать его лишь как самостоятельное слово и не предлагать слова, в которых оно присутствует в виде части. Другими словами, если вы хотите найти слово кол, установите флажок Только слово целиком, и Word будет искать лишь это слово, не обращая внимание на слова типа колбаса и прикол.

Использование подстановочных знаков (поиск текста, который вы помните только частично)

•#•06

А теперь я вас порадую. Для поиска слов, точного написания которых вы не помните, можно использовать шаблоны — группы символов, часть которых представляет собой обычные буквы, а другая часть — специальные символы (подстановочные знаки). Все это очень непросто, так что лучше отложите бутерброд, а тем более пиво.

В шаблонах используются два подстановочных знака: знак вопроса (?) — для замены одного символа, звездочка (*)— для замены группы символов. Предположим, вы набираете в поле Найти такой текст: к?т

Если вы выбрали параметр Подстановочные знаки, Word предложит все трехбуквенные сочетания, начинающиеся с буквы "к" и заканчивающиеся буквой "т". Между ними может оказаться любая буква: вы получите и кот, и кит, и кат. к*т

Увидев звездочку, Word станет искать слова, в которых между первой буквой "к" и последней "т" находится произвольная группа символов. Например, крот. Для разминки: придумайте как можно больше слов, начинающихся с "к" и заканчивающихся на 'V. Количество букв между указанными в задании не ограничено. Есть и другие шаблоны, с помощью которых можно искать текст различными интересными способами. Например: м[ь:о] шка Что это значит? Это значит, что вы не помните, кто был главным героем вашего последнего романа — мышка или мошка. Поэтому вы указываете оба варианта, надеясь, что, по крайней мере, это были не мушка и не мишка. В Word применяется немало символов, используемых в качестве подстановочных знаков, хотя ? и * встречаются чаше всего. Чтобы просмотреть остальные подстановочные знаки, щелкните на кнопке с вопросительным знаком (в правой верхней части диалогового окна Найти и заменить), затем выберите опцию Подстановочные знаки.

Поиск текста, сходного по звучанию Параметр Произносится как позволяет искать слова, похожие по звучанию на заданное. Например,мак я.маг, пас и паз и т.д. Какой от этого прок, не знаю. Вниманию начинающих поэтов! Искать рифмы с помошью этой команды бесполезно,

68

Часть I. Знакомство с Word

Поиск вариантов заданного слова "Нет, нет и еше раз нет! Супермены не ходят, они летают". Что ж, придется войти в Word и поискать все варианты слова ход: ходил, холок, ходули и т.п. Word это умеет. Нужно ввести ход в окне Найти и выбрать параметр Все словоформы. Поэкспериментируйте с ней, хотя мне кажется, что работает она крайне своеобразно.

Поиск вверх и вниз, налево и направо Команда Найти — это вам не Янус, древнеримский бог с двумя лицами, глядящими в разных направлениях. Команда Найти всегда смотрит в одну (указанную вами) сторону и производит поиск соответственно только в этом направлении. Обычно поиск осуществляется с того места, в котором находится курсор, до конца документа. После того как достигнут конец документа, Word (точнее, Помощник) спрашивает, хотите ли вы продолжить поиск с начала документа. Если хотите, щелкните на кнопке Да. Word выполнит поиск с начала документа до того места, в котором находился курсор в момент обращения к диалоговому окну Найти и заменить. Конечно, вовсе не обязательно вести поиск только в направлении Вперед. Можно также искать в противоположном направлении, т.е. Назад. А можно сразу сказать, что искать надо Везде, и заняться другими делами. Все эти указания даются Word в разделе Направление, в той части окна Найти и заменить, которая появляется после нажатия кнопки Больше. Найдите раздел Направление и раскрывающийся список возле него (см. рис. 5.2J. Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вниз. Вам будет предложено три варианта. Вперед. Искать от курсора до конца документа. Назад. Искать от курсора до начала документа. Везде. Плевать на курсор — ищем по всему документу! Поиск налево и направо, о котором я упоминал в названии раздела — не более чем шутка. "Налево", строго говоря, означает "назад"' или "перед курсором"; "направо"-- значит "вперед" или "после курсора". Если вы работаете на портативном" компьютере где-то посреди мирового океана, помните, что "правый борт" — это "направо", а "левый борт" — соответственно "налево".

Поиск "непечатных" символов Вы думаете, это то, что называется "нецензурными выражениями"? Ничего подобного. Речь идет о символах, которые просто нельзя напечатать в поле Найти диалогового окна Найти и заменить, и их правильное название— непечатаемые. Попробуйте ввести сюда, например, символ табуляции: нажмите клавишу . Ну, и?.. — ничего не получается. Дело в том, что символ табуляции, как и ряд других, является специальным, и для того чтобы поместить его в диалоговое окно, приходится применять хитрость. Чтобы провести поиск специальных скрытых символов, в диалоговом окне Найти и заменить щелкните на кнопке Больше, затем — на кнопке Специальный (см. рис. 5.2). (Внимание! Кнопка Специальный доступна только при установке определенных флажков в подокне Параметры поиска. — Прим. ред.) Вы увидите список различных символов, которые Word умеет искать, но которые, как вы уже убедились, чертовски трудно набрать (рис. 5.3). Выберите любой специальный символ из этого списка, и в поле Найти появится его специальное, подчас забавное, обозначение (например, A t — для табуляции). Щелкните на кнопке Найти далее, и Word начнет поиск этого символа. Глава 5. Найти и заменить

69

а-вк абзаца

Paspee стра>цл=| нерзэр^еый дефл BepaipteHfcfi rtx^efi МятиЛ перенос е гростраство

Яда 55 £ помощью этого списка можно искать специальные символы Сейчас я расскажу о некоторых наиболее полезных символах, которые скрываются под кнопкой Специальный. 5 s Любой знак, Любая цифра, Любая буква— могут представлять практически что угодно. Они используются как трафареты символов, в которые вы подставляете нужные вам поисковые элементы. - ^ Знак крышки — позволяет найти символ знака вставки (А), который является признаком специального символа. Если просто ввести данный символ (А), Word воспримет это как сигнал, что следующим будет введен специальный символ. : V

!

Знак абзаца (^[) — это то же самое, что и символ Enter; вы вводите его в конце каждого абзаца, нажимая клавишу <Enter>. S Знак табуляции — перемещает курсор к следующей метке табуляции. S Символ Пустое пространство— означает любое незаполненное пространство (пробел, метку табуляции и т.д.).

Кстати, вы можете совместно использовать специальные символы и обычный текст, т.е. если вам нужно найти слово Кол, перед которым стоит символ табуляции, введите символ табуляции (на экране он будет выглядеть, как A t ) , используя список Специальный, а слово Кол наберите вручную. Это выглядит приблизительно так: -Ч Кол

Вам не нужно будет пользоваться списком Специальный, если вы сможете запомнить список служебных символов. Я пользуюсь им постоянно, так как знаю, что сочетание клавиш л р заменяет клавишу <Enter>, и предпочитаю пользоваться им. а не щелкать на кнопке Больше в диалоговом окне Найти и заменить. Полезно будет запомнить следующие сочетания клавиш для основных служебных символов; Знак абзаца Знак табуляции Любой знак Любая цифра Любая буква

70

Т Л

•)

Часть I. Знакомство с Word

Знак крышки Разрыв строки Разрыв страницы Пустое пространство

Л

1 т A w

л

Как искать коды форматирования Последняя и самая необычная услуга, которую команда Найти готова вам предоставить, — это поиск кодов форматирования, вплетенных в ваш документ. Например, вам надо найти слово каникулы, выделенное полужирным. Сделать это очень просто. Поиск элементов форматирования требует от вас хотя бы приблизительных знаний о том, как Word форматирует текст, символы и документы. Поэтому я настоятельно рекомендую: прежде чем пускаться в эксперименты с поиском этих символов, ознакомьтесь с частью II этой книги. Для поиска кодов форматирования щелкните на кнопке Больше диалогового окна Найти и заменить (см. рис. 5.2). В открывшейся части диалогового окна щелкните на кнопке Формат, чтобы открыть список параметров форматирования Word (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Параметры форматирования, которые можно искать с помощью диалогового окна Найти и заменить Выбор каждого из элементов меню выводит на экран диалоговое окно, позволяющее выбирать параметры форматирования, которые можно найти. (Повторяю еще раз: прежде чем этим заниматься, неплохо бы узнать, для чего эти опции служат.) Выбор параметров Шрифт и Абзац вызывает на экран диалоговые окна, хорошо знакомые большинству пользователей Word. В качестве примера, напоминаю, попробуем найти слово каникулы, выделенное полужирным. 1.

Откройте диалоговое окно Найти и заменить. Единственный достойный способ сделать это— использовать комбинацию клавиш . Возможно, в окне Найти и заменить в поле Найти придется удалить текст, который был введен для предыдущего поиска. (Такой текст всегда остается в окне Найти, очевидно, на тот случай, если вы забудете, что искали в прошлый раз.) 2. Щелкните на кнопке Больше, чтобы открыть нижнюю часть диалогового окна Найти и заменить. Это действие представляется излишним, если окно Найти и заменить и так открыто — шире некуда. 3.

Щелкните на кнопке Формат. Появляется меню Формат. Давайте выделим слово каникулы полужирным с помощью диалогового окна Шрифт,

Глава 5. Найти и заменить

71

4.

5. 6.

7. 8.

Щелкните на параметре Шрифт. Появится диалоговое окно Шрифт. (Если вы желаете посмотреть на него, обратитесь к главе 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста".) Вам нужно найти элемент полужирный, поэтому нужно выбрать в диалоговом окне Шрифт параметр Полужирный. Выберете Полужирный в списке Начертание. Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Шрифт исчезнет, и перед вами снова окажется диалоговое окно Найти и заменить. Обратите внимание, что под окном Найти появился текст, которого прежде не было. Текст состоит из слов Формат: Шрифт: Полужирный. Это значит, что Word самым серьезным образом настроился искать только полужирный текст. Если теперь вы щелкнете на кнопке Найти далее, Word просто найдет ближайший выделенный полужирным начертанием текст. Однако вам надо найти конкретное слово, отформатированное таким образом. Введите слово "каникулы" в поле Найти. Чтобы начать поиск, шелкните на кнопке Найти далее. Word найдет текст, который вы отформатировали — если вы, конечно, не забыли это сделать. Word запоминает заданные вами опции форматирования! Когда в следующий раз вы решите искать не отформатированный текст, надо будет щелкнуть на кнопке Снять форматирование. Этим вы отмените параметры форматирования и сможете опять искать обычный текст. Конечно, сначала вы обязательно будете об этом забывать и страшно ругаться, когда Word не сможет отыскать никакого текста. Не забывайте отменять форматирование, чтобы вернуть Word в режим поиска обычного текста. С помощью этого окна вы можете находить текст, набранный, например, шрифтом Courier или Times New Roman. Для этого, прокрутив список шрифтов, выберите из него нужный. Вы можете искать шрифт определенного размера (например, 24 кегля), если выберете этот размер из списка в окне Размер. (О форматировании символов подробно рассказывается в главе 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста".) Меню Формат диалогового окна Найти и заменить дает возможность искать отформатированные абзацы. Для этого в нем надо выбрать параметр Абзац, а не Шрифт. Поближе познакомиться с форматированием абзацев можно в главе 12, "Форматирование абзацев". Прочие элементы меню Формат довольно загадочны, хотя, освоив Word, вы сможете с их помощью искать различным образом отформатированный текст.

Hautnu и заменись Команда Найти сама по себе вовсе не плоха. Но ее тайная сила заключается в способности не только находить текст, но и заменять его чем-то другим. Именно благодаря этой своей возможности текстовые процессоры оставили без работы производителей пишущих машинок. Если вы уже освоили команду Найти, то к концу главы запросто получите черный пояс по команде Заменить. Говорю сразу: самое трудное при работе с командой Заменить— это запомнить ее комбинацию клавиш.

72

Часть I. Знакомство с Word

Нет, это не , как вы подумали (зная, что заменить на английском — replace). Комбинация используется для выравнивания текста по правому краю. Наверняка в Microsoft решили, что пользователям гораздо чаше придется выравнивать свои тексты по правому краю, чем заниматься поиском и заменой текста. Ну, у них свои представления о жизни... Что ж, не буду вас мучить. Комбинация клавиш для вызова диалогового окна Заменить.,. правильно, ! Запомнили? Тогда попрактикуемся. Предположим, вы хотите заменить слово лягушка словом царевна. Word с помощью команды Заменить проделывает это мгновенно во всем тексте, 1.

Выберите команду Правка3аменить. Или воспользуйтесь комбинацией , если вам удалось запомнить, что она вызывает диалоговое окно Найти и заменить. На экране появится уже знакомое диалоговое окно Найти и заменить, но открытое на вкладке Заменить (рис. 5.5). Эта вкладка очень похожа на вкладку Найти, но имеет дополнительное поле для текста замены.

вдгщн s j

Злцанлъ

Рис. 5.5. Диалоговое окно Найти и заменить с активизированной вкладкой Заменить

4.

5.

На вкладке Заменить также есть кнопка Больше. Если вы видите окно расширенным, щелкните на кнопке Меньше, и оно станет таким, как на рис. 5.5. Можно обратиться также к разделу "Что еще можно искать с помощью команды Найти" выше в этой главе. В окно Найти введите текст, который вы хотели бы найти. Этот текст будет найден и заменен другим. Например, вы вводите лягушк — неизменяемую часть слова, чтобы заменить слово лягушка сразу во всех падежах. Закончив, нажмите клавишу . В поле Заменить на введите текст, которым хотите заменить уже существующий. Например, введите царевн — также неизменяемую часть слова царевна. Для Ивана это звучит куда престижнее, чем лягушка, при полном сохранении смыслового содержания в контексте нашей сказки. Спросите себя: "Хочу ли я думать при каждой следующей замене?" Если да, выберите кнопку Найти далее. Если нет, можете выбрать кнопку Заменить все. В таком случае поиск и замена будут проводиться автоматически, не оставляя вам шанса передумать. Если вы выбрали Найти далее, Word будет останавливаться перед каждой заменой. Найденный фрагмент текста появляется на экране выделенным, как при обычном поиске. После этого вы можете либо щелкнуть на кнопке Заменить и провести замену, либо щелкнуть на Найти далее и, пропустив данный фрагмент, перейти к следующему. Когда это вам надоест, щелкните мышью на кнопке Отмена или нажмите клавишу <Esc>.

Глава 5, Найти и заменить

73

Может случиться так, что Word найдет указанный вами текст внутри другого слова, например рысь в слове брысь. Чтобы этого не произошло, щелкните на кнопке Больше и установите флажок Только слово целиком. Когда операция поиска и замены завершится, Бобик сообщит об этом так: Достигнут конец документа. Сделано 19 з а м е н ( ы ) . Естественно, количество замен может меняться в зависимости от обстоятельств.

.'

V

Обязательно введите текст в поле Заменить на. Оттого что вы забудете это сделать, команда Заменить не превратится в команду Найти. Нет, Word просто решит, что вы хотите найти некий текст и заменить его... пустотой. Другими словами, уничтожить. Результат может оказаться трагическим, поэтому всегда лучше проводить замену не спеша, щелкая на кнопке Найти далее. В противном случае вы методически уничтожите весь свой текст, причем с бессмысленной жестокостью маньяка. Это уже будет не "найти и заменить", а "найти и уничтожить". Тут может оказаться бессильной даже команда Отменить! Совет: старайтесь все время пользоваться кнопкой Найти далее. А к кнопке Заменить все обращайтесь только тогда, когда абсолютно уверены в своем решении (редкий случай — по крайней мере, в моей практике). Если вы перестарались с использованием команды Заменить, верните документ в первоначальное состояние с помощью команды Отменить. Долгое время применение комбинации клавиш в качестве команды Заменить было для меня лишено смысла. Но один дотошный читатель однажды надоумил: клавиша на клавиатуре расположена рядом с клавишами и . Получилась удачная последовательность комбинаций клавиш для трех команд, обеспечивающих работу в диалоговом окне Найти и заменить: — для команды Найти, — для команды Перейти, — для команды Заменить. Легко запомнить! Если вам нужно найти и заменить не просто слова или буквы, а коды форматирования, например, заменить во всем тексте подчеркнутые слова теми же словами, но набранными курсивом. Для этого сначала нужно щелкнуть мышью в окне Найти и выбрать форматирование, которое необходимо найти (об этом речь шла выше). Затем нужно щелкнуть в диалоговом окне Заменить на и выбрать форматирование, которым требуется заменить. Нет нужды напоминать, что прежде чем приступать к подобным экспериментам в Word, которые являются чем-то средним между трюкачеством и внедрением самых передовых идей, следует обязательно сохранить документ.

Часть I. Знакомство с Word

Глава 6

Работа с блоками текста В этой главе... > > > >• > > >*

Как выделить текст в блок с помощью клавиши <Shift> Как выделить текст с помощью мыши Как выделить блок с помощью клавиши Как снять выделение Копирование и перемещение блоков текста Использование области задач Буфер обмена Форматирование, поиск, распечатка и удаление блока текста

*77 if ри

редактировании документов Word невозможно обойтись без блоков текста. *^ ** Замечательное изобретение! Облегчает жизнь писателя, как ничто другое. Любую статью можно превратить в десяток, просто поменяв ее фрагменты местами. По научному эти фрагменты (в Word) называются блоками. Отличная штука этот блок — что-то вроде кубика в детском конструкторе. Word позволяет выбрать из текста любую часть — букву, слово, строчку, абзац, страницу, раздел или просто очень большой кусок, а затем обращаться с ним как с самостоятельной единицей, т.е. блоком. Блок можно копировать, перемещать, удалять, вставлять, форматировать, проверять на наличие ошибок, проделывать с ним массу других интересных вешей. Эта глава посвящена исключительно блокам текста.

. Небольшие фрагменты текста — слово, строку или абзац — удобно выделять с помощью клавиши <Shift> в комбинации с клавишами управления курсором. В табл. 6.1 кратко рассказывается, как это делается.

Глава б. Работа с блоками текста

75

Таблица 6.1. Выделение текста с помощью клавиши <Shift> Для того чтобы...

Нажмите...

Выделить один символ справа от курсора

<Shift+—>>

Выделить один символ слева от курсора

<Shift+

Выделить блок текста от курсора до конца строки

<Shift+End>

Выделить блок текста от курсора до начала строки

<Shift+Home>

Выделить блок текста от курсора до этого же места в строке выше

<Shift+T>

Выделить блок текста от курсора до этого же места в строке ниже

<Shift+4->

Еще несколько слов о клавише <Shift>.

у

S

•/

При выделении текста обе клавиши <Shift> работают идентично. С помощью комбинаций клавиши <Shift> и клавиш управления курсором удобно выделять мелкие фрагменты текста: не больше одной-двух строк. Для выделения более крупных фрагментов текста существуют другие, более удобные способы. О клавишах управления курсором более подробно рассказывается в главе 3, "Прогулки по документу". Лично я привык использовать для выделения текста левую клавишу <Shift> и клавиши управления курсором справа от клавиатуры. Попробуйте, думаю. вам это тоже покажется удобным. Если с помощью клавиши <Shift> вы отмечаете текст от курсора до конца абзаца, обратите внимание, что символ конца абзаца (то место, где вы нажали клавишу <Enter>) также будет выделен. В выделенном тексте символ конца абзаца выглядит как пробел (тоже выделенный!) после точки. Что это значит? А вот что: если теперь вы удалите или переформатируете выделенный блок, весь абзац, в котором он находился, изменится: примет форматирование следующего абзаца. Чтобы избежать этого, надо снять выделение с символа конца абзаца. Сделайте это так: после того как текст будет выделен, нажмите <Shift+.

Как выделить блок текста с помощью мыши Может быть, Микки Маус и был рожден для управления королевством, но его компьютерный сородич, без сомненья, был сотворен для работы с текстом. Кроме изощренной компьютерной графики, со всеми другими элементами текста компьютерная мышь справляется с непревзойденным искусством

Я "тащусь", выделяя текст Удобней всего выделять блок с помощью мыши, следуя такому порядку. 1. 2.

Установите указатель мыши в начало текста, который хотите выделить. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская, протащите указатель по тексту. Когда вы протаскиваете указатель мыши по тексту, строки выделяются, или подсвечиваются, как показано на рис. 6,1. Чтобы выделить какую-то часть текста в блок, протащите указатель от начала до конца выбранного фрагмента текста. Обратите внимание: когда вы протаскиваете мышь по тексту, Word автоматически выделяет по одному слову за раз. Если вам это почему-то не нравится, выберите в меню команду Сервис^ Параметры. На вкладке Правка снимите флажок Автоматически выделять слова. Чтобы сохранить изменение параметра, щелкните на кнопке ОК.

Часть I. Знакомство с Word

3.

Отпустите кнопку мыши, чтобы обозначить коней блока.

[рхкэ ЕНД Встдака Фсриаг

Сервис 1лб;ща

gatfiType

С*к>

CorelDRAW 9 allows you to enter dates into the Objett Data Mruingei (ODMj datasheet t'oi botli tJie 2ut]i mid 2И centuries wluic slBl nstjiia 2-digil shortcuts. Ifycni enter 00 to-19, Hit date will be assimied to be 2000 to -049. If you enter SO to 99. the date will lie assumed to be 1450 In 1999. You can override the century assumption by enrerme 4 dtjut? for the year, siicli я? 4.2&2Q97. To edit dates in tlie Object Data li you remove arid teenier the last two digits of :i dale entered into anODM datasheet, the mgrnnl century will remain If yon remove all 4 digits and reenter the last two digits, tlie | ;ei«my «ill be assiuned accor*Luig to the cntoif dates described above If vou want to cliajiac lie century assiunptiou. yon iniisl enter all 4 (liiyb; for the dale. ^•HV^I

Го set Uie Object Data Manager datasheet display to default to 4 digits: When yon creak a new ODM datasheet in CorelDRAW S, the iull Hiite display is set to 2 digits. We lecommend that you change the date default to display all 4 dibits so thai yon trai easily see wliich cenhiry is being assumed toi tlie dnfes entered and rtisplayed To do tin?, double click on the field whrcliopen^ the Object Data Field Editor Click on Change (under Fornint). and choose Fouiint Type > Date-'Tanc. Then select a 4 dig.it year display 0.~-РаМ1

ИЙ1

На 14см

Ст 17 Kan 1

-" «.'••:;....-;.- pyreuwfpo

Ямс, и! /. /и злуале выделен блок текста С помощью мыши можно выделить фрагмент текста любого размера. Однако я советую применять этот способ только для выделения фрагментов, размер которых не превышает текущего экрана. Если вы захотите выделить фрагмент побольше, вам придется тащить мышь по тексту, одновременно прокручивая экран, а это довольно неудобно; мышь прокручивает текст очень быстро и, как ни стараешься, поймать точку остановки почти невозможно.

Выделение текста одним щелчком В табл. 6.2 перечислены способы, позволяющие выделять фрагменты текста разного размера с помощью мыши. Таблица б.2. Выделение текста с помощью мыши Для того чтобы...

Нужно...

Выделить слово

Подвести указатель мыши к слову и дважды щелкнуть

Выделить строку

Перевести указатель мыши на левое поле радом со строчкой, которую хотите вьделить. Указатель мыши примет форму стрелки (указывающей, как мы уже установили, на северо-восток). Если вы хотите выбрать только одну строку, достаточно одного щелчка Если нужно выделить несколько строк, следует нажать кнопку мыши и протащить указатель вверх или вниз, пока не будет вьщелено нужное количество строк

Выделить предложение

Перевести указатель мыши в любое место предложения, нажать клавишу и щелкнуть кнопкой мыши

Выделить абзац

Перевести указатель мыши в любое место абзаца и трижды щелкнуть кнопкой мыши

Глава 6, Работа с блоками текста

77

"Пошаришь и найдешь " — старый способ выделения текста Это последний способ из моего арсенала; его я называю "пошаришь и найдешь". 1.

Установите курсор в начало блока текста, который хотите выделить — "бросьте якорь". 2. Прокрутите документ, пользуясь полосой прокрутки. Прокручивайте текст только с помошью полосы прокрутки. Если вы станете перемешаться по тексту с использованием клавиш управления курсором, то при этом будет меняться и положение курсора, что вас никак не устраивает. 3. Нажмите клавишу <Shift> и, удерживая ее, щелкните мышью в точке, которая должна стать концом блока. . Текст от курсора до точки, где вы щелкнули мышью, будет выделен в блок. Таким способом можно выделять любые фрагменты текста, но особенно он удобен тогда, когда необходимо прокручивать документ, чтобы попасть в конец блока.

Выделение блока текста с помощью клавиши Скажите, нормальный человек мог присвоить клавише функцию выделения текста? Я думаю, нормальный — нет. Разве что эти напыщенные умники из Microsoft, которые уже порадовали нас клавишей повтора — . Я же говорил, что их логика недоступна моему пониманию... Но, как бы там ни было, если вам удастся запомнить, что клавиша предназначена для выделения текста, вы сможете этим воспользоваться с пользой для себя. Ведь данная клавиша позволяет выделять текст такими кусками, которые не поддаются выделению другими способами. Но давайте начнем с того, что попроще. Выделение одного слова. Чтобы выделить одно слово, подведите к нему курсор и дважды нажмите клавишу . Здорово, да? Но, честно говоря, раз уж вы подвели к слову курсор, почему бы тут же не выделить это слово двойным щелчком кнопкой мыши? Выделение предложения. Чтобы выделить предложение, установите курсор в любую точку предложения и трижды нажмите клавишу . Выделение абзаца. Чтобы выделить абзац., поместите курсор в любую точку абзаца и нажмите клавишу четыре раза. Выделение документа целиком. Чтобы выделить весь свой документ, нажмите пять раз. И все же я хочу предупредить: есть более элегантные способы сделать это. (Обратитесь к разделу "Как выделить весь документ целиком" ниже в этой главе.) Ага! Вы нажали клавишу только один раз? Ну и что получилось? Компьютер предложил вам чашечку кофе? Превратился в телевизор? Заговорил человеческим голосом? Нет? Ну что ж, читайте дальше, и поймете, что случилось.

Клавиша "бросает якорь"! Однократное нажатие клавиши переводит Word в весьма удобный (но порой раздражающий) режим расширенного выделения. Находясь в этом режиме, "бросает якорь" в начале блока текста, после чего вы продолжаете выделять текст самостоятельно -— с помощью мыши, клавиш управления курсором или клавиш с буквами. Главное, запомните: пока Word находится в режиме расширенного выделения, он занят исключительно выделением текста, и вам не удастся добиться от него ничего иного.

78

Часть I. Знакомство с Word

Погодите ругаться. Конечно, режим расширенного выделения хоть кого сведет с ума, но, тем не менее, это самый лучший способ выделения текста, размер которого превышает один экран, Вот как пользоваться режимом расширенного выделения. 1. 2.

Установите курсор в начало блока текста, который хотите выделить. Нажмите клавишу . Это команда начала выделения. Клавиша "бросает якорь", которым отмечается одна граница блока. Обратите внимание, что буквы ВДЛ в строке состояния становятся подсвеченными. Это очень своевременная подсказка. Ведь в расширенном режиме выделения все клавиши служат только для выделения текста! Помните об этом! Выделите блок текста. Используйте для этого клавиши управления курсором, о которых я подробно рассказывал в главе 3, "Прогулки по документу". Клавиши с буквами действуют следующим образом: как только вы нажимаете клавишу с буквой, например, А, происходит выделение текста от этой буквы до следующей А включительно. Так же удобно, как и все остальное...

Word выделяет текст от точки, где вы бросили якорь с помощью клавиши , до точки, в которой вы щелкнули кнопкой мыши. Выделенный текст подсвечивается, т.е. превращается в белый на черном фоне (см. рис. 6.1). 4. После того как блок выделен, вы можете что-нибудь с ним сделать. 5. Попробуйте сделать что-нибудь! Это не так-то просто! После того как блок будет выделен, необходимо выполнить какуюнибудь операцию с блоком. Взгляните на строку состояния— буквы ВДЛ по-прежнему подсвечены. Вы все еще находитесь в режиме расширенного выделения. Теперь вам нужно выполнить какую-либо операцию с блоком текста, например вырезать, или скопировать, или вставить, или проверить орфографию, или сделать что-нибудь еще, иначе вы так и останетесь в режиме расширенного выделения. Чтобы отменить режим выделения блока, нажмите клавишу <Esc> или дважды щелкните на слове ВДЛ в строке состояния. (Поэтому-то и необходимо следить за состоянием транспаранта ВДЛ, если не хотите позже попасть впросак.) !^

5. S

щ •/

Попробуйте одновременно работать клавишей и мышью, Поместите курсор в начало предполагаемого блока и нажмите . Щелкните левой кнопкой мыши в точке, где блок должен оканчиваться. Весь текст — от "якоря" до точки, в которой вы щелкнули кнопкой мыши, будет мгновенно выделен. Сколько бы раз вы ни нажимали клавишу , в вашем тексте всегда появляется "якорь". Если вы нажали дважды или трижды (см. предыдущий раздел), выделение происходит немедленно, но Word по-прежнему остается в режиме расширенного выделения блоков текста. Сделайте что-нибудь с выделенным блоком или нажмите клавишу <Esc>. Если привыкнуть к клавише , работа с ней может показаться вам даже приятной..,

Выделение сразу нескольких фрагментов текста Не сомневайтесь, это можно сделать, но есть ли необходимость объединять несколько фрагментов текста в один блок? Предположим, нужно собрать в один блок какие-то фамилии, разбросанные по тексту. На рис. 6.2 показано как это делается.

Глава 6. Работа с блоками текста

79

Corel doesnof lecojiuiiendmsta version (e.g, | that yon install Я Ш applications tf a new folclei

Дя?. й£ Так выделяют одновременно несколько блоков Чтобы выделить в один документ несколько фрагментов текста, приходится манипулировать одновременно мышью и клавишей . Последовательность действий выглядит так. 1.

Сначала выделите блок текста. Для этого можно воспользоваться любым из описанных выше способов. 2. Затем нажмите и не отпускайте клавишу . Можно пользоваться любой из двух клавишей , расположенных на клавиатуре. 3. Протащив мышь, выделите еще один блок. Повторяйте последнюю операцию, чтобы выделить все необходимые фрагменты текста. Обратите внимание на тот факт, что в один блок попали все фрагменты текста, которые на экране выделены цветом. Не выделенный текст, расположенный между выделенными фрагментами, в блок не попадет. Эту операцию обеспечивает клавиша , которую необходимо удерживать нажатой во время протаскивания по тексту мыши. Выделенный таким способом текст Word воспринимает как один отдельный блок, несмотря на то, что он собран из отдельных фрагментов вашего документа. Если вы попробуете вырезать текст, все выделенные фрагменты исчезнут из него. Если теперь вы попытаетесь вставить текст назад в документ, то каждый такой фрагмент будет вставлен в документ отдельным абзацем.

Как выделить документ целиком Чтобы выделить в блок документ целиком, выберите в меню команду ПравКЭОВыделить все. В Windows общепринятым эквивалентом команды Выделить все является комбинация клавиш . В Word для этой цели используется также комбинация клавиш (клавиша на цифровой клавиатуре) или пятикратное нажатие клавиши . Самый простой способ — комбинация !

tfaic Теперь, когда у вас появился выделенный фрагмент текста, что вы намерены с ним делать? И как вернуться к нормальной работе? Как убрать с экрана этот черный фон? Сейчас узнаете! Отменить выделение можно с помощью нескольких способов. - S

-/

80

Нажмите клавишу . При этом вы снимаете выделение и возвращаете курсор в начало блока (или в начало документа, если был выделен весь документ). Данный метод годится для тех случаев, когда для выделения текста вы использовали мышь или клавишу <Shift>. Щелкните кнопкой мыши. Это действие снимает выделение и переводит курсор в то место, на котором вы щелкнули кнопкой мыши. Подходит для случаев, когда операция выделения выполнена с помощью мыши или клавиши <Shift>. Нажмите клавишу <Esc>, а затем клавишу . Так снимается выделение, выполненное в расширенном режиме выделения блоков текста (с использованием клавиши и подсвеченными буквами ВДЛ, помните?).

Часть I. Знакомство с Word

He забывайте о команде <Shift+F5>! Эта комбинация не только снимает выделение с блока текста (как бы он ни был выделен — с помощью клавиши <Shift>, или мышью, или с помощью ), но и возвращает вас к тексту, который вы редактировали до того, как взялись за процедуру выделения.

асошфовсипь Выделенный блок можно копировать в любую часть документа. Текст блока при этом никак не меняется. Чтобы скопировать блок из одной части документа в другую, выполните следующее. 1.

Выделите текст в блок. Подробнейшее описание этого процесса вы найдете в предыдущих разделах данной главы. 2. Выполните команду Правка=>Копировать. Word перемещает копию отмеченного блока в буфер обмена— специальное место для хранения текста или графического изображения, которые только что были вырезаны или скопированы и вот-вот должны быть куда-то вставлены. Чтобы завершить операцию копирования, осталось только вставить блок в документ. О том, как это сделать, будет рассказано ниже, в разделе "Как вставить блок". В Word (равно как и в Windows) для копирования выделенного текста используется комбинация клавиш . 1 S Чтобы скопировать выделенный блок текста, можно также щелкнуть на кнопке Копировать стандартной панели инструментов. : ^ Если комбинация клавиш случайно была нажата дважды, появится панель Буфер обмена. Более подробно об этом можно прочитать ниже в этой же главе, в разделе "Копирование в буфер обмена нескольких блоков (собрать и вставить)". '•f S Дополнительную информацию о работе с буфером обмена также можно найти в разделе "Копирование в буфер обмена нескольких блоков (собрать и вставить)". ^

/с Чтобы переместить фрагмент текста, его нужно вырезать и вставить. Такими суровыми терминами назвали эти операции ребята из Microsoft. Перемещение текста обычно присутствует в любом текстовом процессоре. А вот вырезают и вставляют слова первоклассники в школе. Но не будем отвлекаться! Перемещение блока напоминает процесс копирования, только вместо используется комбинация (или команда ПравкаОВырезать). При этом выделенный блок исчезает из текста. Пусть вас это не пугает! На самом деле блок всего лишь переместился в буфер обмена. А оттуда его теперь можно вставить в любое место документа. Конечно, становится страшно, когда блок исчезает. Но так уж работает операция перемещения блока. Вырезанный блок можно будет вставить в любое место текста. (Об этом вы прочитаете в следующем разделе.) ^ |^

Для перемещения блока можно использовать кнопку Вырезать стандартной панели инструментов. Дополнительную информацию о том, как выделить блок, ищите в первых двух разделах данной главы.

Глава 6. Работа с блоками текста

В1

Комбинадия клавиш отменяет операцию перемещения блока. После того как блок скопирован, его можно вставить в документ еще раз. Как это сделать, будет рассказано ниже, в разделе "Как вставить блок".

в&навшпь Когда блок уже скопирован или вырезан, наступает черед операции вставки этого блока в текст. Не имеет значения, был он скопирован или вырезан, вставка блока производится одинаково. Чтобы вставить блок, выполните следующие операции. 1.

Переместите курсор туда, куда намерены скопировать блок. Пусть вас не беспокоит, что там маловато места; Word вставит ваш блок в текст так, как будто вы набирали его вручную. 2. Выполните команду Правка ^Вставить. Теперь в вашем документе две копии блока. В Word возле вставленного фрагмента появляется пиктограмма Параметры вставки, похожая на ту, что вы сейчас видите на полях страницы. Пожалуйста, не пугайтесь. Если подвести указатель мыши к этой пиктограмме, на ней появится кнопка, с помощью которой можно установить режим форматирования для вставленного фрагмента, потому что изначально может оказаться, что вставленный блок отформатирован так, что на документ станет страшно смотреть. Пользоваться пиктограммой Параметры вставки или нет— решать вам. Можно просто продолжить работу в Word, например вводить текст, и пиктограмма мгновенно исчезнет. Если же вы решите настроить параметры форматирования вставленного текста, выполните следующее. 1. Установите указатель мыши на пиктограмме Параметры вставки. При этом пиктограмма превратится в "кнопку", с одной стороны которой будет расположена кнопка раскрытия списка. 2. Щелкните на кнопке раскрытия списка. В появившемся меню можно выбрать различные параметры форматирования (рис. 6.3). _

ь исуод

'.. Иот&льзэвгть " Coip8-firc только текст ; -4 Применить сти(Ъ ни Осоматиров*+«..,

Рис. 6.3. Параметры форматирования, которые можно выбрать для вставленного блоха Вот перечень некоторых наиболее используемых параметров. Сохранить исходное форматирование Использовать форматирование конечного фрагмента Сохранить только текст Применить стиль или форматирование

82

Форматирование полностью удовлетворяет, не нужно ничего делать Переформатирует вставленный блок в соответствии с форматами текста, в который блок вставлен Только вставляет текст. Форматирование снимает Отображает в области задач различные фрагменты текста, стили и другие атрибуты текста, определяющие его вид

Часть I. Знакомство с Word

Выберите параметр, подходящий для необходимого вам форматирования. Я порекомендовал бы вам пользоваться первым или вторым параметром из приведенной таблицы. Если рискнете испытать последний параметр, результат может быть непредсказуемым. i: •/ Для вставки блока в текст можно также пользоваться комбинацией клавиш . Ну и, конечно же, можно щелкнуть на кнопке Вставить, если блок уже скопирован или вырезан. Как видите, вариантов предостаточно. Выбирайте! Обычно пиктограмма Параметры вставки остается на экране до тех пор, пока вы не начнете вводить текст или какие-либо команды редактирования. .' Если вам уже невмоготу терпеть присутствие на экране пиктограммы Параметры вставки, можете избавиться от нее так: откройте Сервис^ Параметры и выберите вкладку Правка, сбросьте флажок Показать кнопки возможностей вставки, а затем щелкните на кнопке ОК. Вставив один раз блок в текст, вы можете сделать это еще раз. Дело в том, что Word запоминает скопированный или вырезанный блок. Благодаря этому блок можно вставлять в текст сколько угодно раз, как будто операция вставки повторяется снова и снова. На самом деле выполняется копирование предыдущей вставки в новое место. Для выполнения команды Вставка пользуйтесь комбинацией клавиш . Если вы работаете одновременно с несколькими документами, вырезанный блок можно вставить и в другой документ и даже в другое приложение. (Хотя мы и работаем в Word, но эти фокусы выполняет Windows, так что лучше об этом почитать в соответствующих книгах.)

Не просто вставка, а Специальная вставка astf&' I Когда Word вставляет скопированный фрагмент в ваш текст, этот фрагмент появляется в тексте полностью от- ; форматированным, со всеми украшениями, которые он имел там, откуда вы его скопировали. Но все предыду- щее форматирование можно отменить, выбрав любой из параметров, которые вам предлагает пиктограмма ] Параметры вставки. Можно даже, не вставив еще фрагмент текста, распорядиться относительно того, в каком виде Word должен будет вставить текст. Для этого применяется команда ПравкаСпециальная вставка. Может случиться так, что, открыв меню Правка, вы не увидите в ней команды Специальная вставка. Не расстраивайтесь, а щелкните на стрелке вниз, которая находится в нижней части меню Правка. На экране появится полное меню, с такими командами, о каких вы, возможно, никогда и не слышали. Не обра- \ щайте на них внимания, а ищите команду Специальная вставка. После щелчка на команде Специальная вставка появляется одноименное диалоговое окно. В нем содержит- i ся несколько параметров, которыми можно пользоваться при вставке текста: Microsoft Word Document {объект}, Текст в формате RTF, Неформатированный текст, Рисунок и т.д. Эти параметры предназначены i для указания Word, в каком виде должен быть вставлен текст. Если вам интересно, для чего служат остальные параметры, щелкните на каждом из них и прочитайте описание в поле /&г>я&гагдиалогового окна. Например, если захочется вставить в текст какой-либо фрагмент Web-страницы, но без всех этих HTML- ; "прибамбасов", которыми она напичкана, следует воспользоваться командой Специальная вставка* вы- | брать параметр Неформатированный текст. После щелчка на кнопке СУГфрагмент будет вставлен в ваш . текст, но не как объект Web-страницы, а как обычный текст. Между прочим, именно это диалоговое окно используется для вставки связей с другими приложениями ; Office, например с электронными таблицами Excel или базами данных Access. Чтобы связать вставлен- \ ные объекты, нужно выбрать из списка параметр Microsoft Word Document (объект).

Глава 6. Работа с блоками текста

83

и neft&ueutettue &u>/ca Если вам нужно переместить блок текста на небольшое расстояние, используйте для этого мышь. Это очень удобно; правда, я бы советовал применять данный метод только в тех случаях, когда копирование и перемещение проводятся в области документа, которую вы видите на экране. Иначе вам придется прокручивать документ с помощью мыши, а это дело не всякому по плечу. [\ J~U

Выделенный блок текста можно переместить, просто перетаскивая мышь: подведите к блоку указатель мыши и, нажав левую кнопку, перетащите его в новое место. Теперь отпустите кнопку мыши. Обратите внимание, что при перетаскивании блока к указателю мыши "приклеивается" маленький прямоугольник, похожий на почтовую марку. Он показывает, что блок только перемещается, но не копируется.

С£_ .гЕЦ

Копирование блока текста с помощью мыши выполняется так же, как перемещение, но при нажатой клавише . При этом около указателя мыши появляется не только "почтовая марка", но и квадратик с "плюсом" внутри. Это означает, что блок копируется, а не просто переносится из одного места в другое. |/

Пиктограмма Параметры вставки появляется рядом со вставляемым текстом после того, как вы "уроните" фрагмент текста на выбранное место. Можете еще раз прочитать в предыдущем разделе о пиктограмме Параметры вставки s S При перетаскивании фрагмента текста с помощью мыши копирование текста в буфер обмена не производится. Поэтому вы не сможете воспользоваться командой Вставить () при необходимости вернуть блок обратно. Если выделенный блок перемещается с помощью мыши при одновременном нажатии клавиш и <Shift> (обеих!), вы получаете связанную копию. После того как вы отпустите кнопку мыши, блок окажется на новом месте, но в несколько непривычном виде — на сером фоне. Например: {LINK Word.Document.I "Document2" "OLE_LINK2" \a \r} Теперь, если вы станете редактировать оригинал, точно такие же изменения будут автоматически вноситься в копию. Странно, но Word действительно умеет это делать; и вы никогда не простили бы мне, если бы я умолчал о такой замечательной возможности. Но не спешите ставить эксперименты, пользуясь этим фокусом,— подождите, пока я напишу более солидную книгу по Word.

лес/сом>/сшс

и Одной из замечательных особенностей Word, которой не достает другим приложениям Windows, является способность одновременно хранить в буфере обмена более одного вырезанного или скопированного блока. Поэтому вы можете вырезать, вырезать, вырезать или копировать, копировать, копировать и только после этого выбирать из этих блоков те, которые будут собраны в один блок и вставлены в документ. Этот параметр называется Собрать и вставить. Безусловно, указанная функция Word очень полезна и найдет широкое применение. Но сначала о ней нужно поговорить поподробней.

Часть I. Знакомство с Word

В буфере обмена могут быть собраны блоки текста любого размера. Но чаше всего в нем хранится лишь один блок.

Познакомьтесь с буфером обмена Word позволяет просмотреть скопированные или вырезанные фрагменты текста, помещенные в специальный буфер обмена. Вот как это делается. 1.

Откройте область задач. Если область задач отсутствует в правой части рабочей области экрана (см. рис. 1.3), выберите команду Вид^Область задач. 2. Откройте область задач Буфер обмена. Щелкните на треугольной стрелочке в области задач. Выберите в меню Буфер обмена. Буфер обмена займет область задач, как показано на рис. 6.4. Щелкните здесь, чтобы увидеть меню управления фрагментом. f * Буфер обмана (7 из 24) т- л

Щелкните здесь, чтобы увидеть выпадающее меню области задач.

I»,—.,.*."*-,*

"1^п:":^^;- ;

)— Это вырезанные фрагменты текста (некоторые даже из других приложений),

Я1 прнсосчусь» e^die'-iv деши^.

CTpi«*Ljw fp' VTO — ИЙСТОИШ&* ,^

•Па

Г

Прокрутка списка фрагментов

^psirsac

Щелкните на фрагменте, чтобы вставить его в документ. Рис. 6.4. Так выглядит область задач Буфер обмена

В прокручиваемом списке можно просмотреть несколько последних фрагментов текста, которые, возможно, были скопированы не только из документов Word, но и из других приложений. Как фрагменты из буфера обмена вставляются в документ, будет рассказано в следующем разделе. |s

i

В буфер обмена могут быть помещены не более 24 фрагментов. Если в буфере уже находится 24 фрагмента и туда копируется или вырезается еще один фрагмент, то самый "старый" фрагмент будет "вытолкнут' из буфера, чтобы освободить место для вновь поступившего. Количество фрагментов, помешенных на данный момент в буфер обмена, отображается в верхней строчке области задач. Функция "собрать и вставить" с успехом используется и в других приложениях Microsoft Office (в частности, в Excel и PowerPoint). Если вы закончили собирать и вставлять фрагменты текста, можно закрыть область задач, щелкнув мышью на кнопке х в правом верхнем углу области задач.

Глава 6, Работа с блоками текста

85

Как переносить фрагменты текста из буфера обмена в документ Чтобы вставить находящийся в буфере обмена текст в документ, щелкните на нужном фрагменте и таковой будет скопирован в ту точку вашего документа, где расположен курсор. Однако все содержимое буфера обмена можно вставить единым блоком. Для этого щелкните на кнопке Вставить все. Шлеп! И все, что было в буфере обмена, теперь вставлено в ваш документ. Теперь вы можете собирать фрагменты текста в буфер, а потом определять, какой из них должен быть вставлен в документ. Для этого установите курсор в точку вставки и щелкните на том фрагменте, который вам нужен. Затем переместите курсор в другую точку вставки и опять щелкните на том же или другом фрагменте. Таким образом фрагменты можно вставлять хоть целый день, лишь бы область задач оставалась на экране. После вставки фрагмента в документ возле него появляется пиктограмма Параметры вставки. Об использовании этой функции рассказывалось выше, в разделе "Как вставить блок".

Если нужно почистить буфер обмена Наводить порядок в буфере обмена можно в любой момент, когда открыта область задач Буфер обмена. Чтобы удалить отдельный фрагмент, установите на него указатель мыши, щелкните на кнопке раскрытия списка (см. рис. 6.4), и в появившемся меню выберите команду Удалить. Чтобы таким же образом расправиться со всеми фрагментами сразу, щелкните на кнопке Удалить все в верхней части окна Буфер обмена. Я проделываю эту операцию всякий раз перед тем, как хочу собрать новую порцию фрагментов текста для вставки в документ единым блоком. Обычно я щелкаю на команде Удалить все. а затем убираю с экрана область задач и копирую блоки, копирую... Затем устанавливаю курсор на то место в документе, куда собираюсь вставить собранный блок, открываю область задач и щелкаю на кнопке Вставить все. Дело сделано! Будьте осторожны! Операцию очистки всего буфера обмена или удаления отдельного фрагмента отменить невозможно.

еще можно с Эмками Я имею в виду выделенные блоки. С ними можно проделать массу интересных вещей. Кстати, если у вас выделен блок текста, то все команды, которые вы применяете, действуют только по отношению к содержимому этого блока. Наряду с выполнением команд Копировать, Вырезать и Вставить, с которыми мы уже близко познакомились, вы можете выполнить с блоками текста и другие действия. Отформатировать блок (см. часть II). С помощью команды Заменить произвести поиск и замену только в выделенном блоке (об этом читайте в главе 5, "Найти и заменить"). Распечатать блок (глава 9, "Все о принтерах и печати"). Удалить блок с помощью клавиши или .

86

Часть I. Знакомство с Word

Глава 7

Работа над ошибками В этой главе... > Что такое проверка "на лету" > Пусть Word сам исправит ваши ошибки >

Пусть Word сам набирает текст с помощью команды Автотекст

> Исправление ошибок > Поищем синонимы > Как пользоваться тезаурусом (словарем синонимов} > Word поможет перевести на иностранный язык > Как сосчитать слова "Правильное произношение — признак скорее таланта, чем образованности. " — Марк Твен з-за чего мы мучаемся с английским произношением? Из-за гласных, вот из-за чего. Добавьте к этому бесчисленное количество разных правил и исключений из правил, которые делают бессмысленным изучение самих правил, "Резиновые" грамматические конструкции с маленькой ложкой меда латинской грамматики не оставят без куска хлеба академиковязыковедов. И, наконец, постоянный приток лексики из всех языков мира, пополняющий английский язык, К тому же эта заимствованная без всяких фонетических изменений лексика претендует считаться родным, исторически сложившимся языком. Не зря ведь считают фонетику и грамматику английского языка духовной пищей для сумасшедших. Можно подумать, нам с вами страшно повезло, что наш родной язык — русский. А между тем в английской лоции XVI века о русском языке написано буквально следующее: "Сумасшедший, безумно трудный по произношению и количеству непредсказуемых исключений". Кто бы говорил!.. Добавим к этому, что русский — третий по сложности язык в мире (после венгерского и китайского), и вы поймете, как вам здорово повезло, что вы не должны его учить как иностранный. Понимая все это, англичане поучают весь остальной мир: "Не существует настоящих правил" (Марк Твен называл их "необязательными'''). Так что вам, дорогой читатель, остается выбрать одно из трех правил, которыми вы будете руководствоваться: вопервых, забыть все грамматические правила и снова начать использовать латинский язык в качестве всемирного языка (lingua tmmdum — безукоризненный язык, но уж позвольте не согласиться в этом с латинянами); во-вторых, разговаривать на русском (или на английском!), но ни слова не писать; в-третьих, использовать замечательные способности Word по проверке фонетики и грамматики языка, чтобы все читающие ваши тексты были убеждены в безупречности вашего родного языка, по крайней мере, на бумаге.

заслон.

^езг/taMO/HHOc/ftu

В наше время даже школьники знают, что современные текстовые процессоры успешно выявляют ошибки в написании и прочие подозрительные слова. Да что там говорить, даже

Глава 7. Работа над ошибкам»

87

программное обеспечение вашей электронной почты справляется с такой задачей (если нет, — значит, вы просто поленились.обновить программное обеспечение). Современные компьютеры имеют такое быстродействие, что успевают выявлять фонетические и грамматические ошибки в тексте прямо по ходу вашей работы с документом. Можно заставить Word исправлять отдельные ошибки даже без вашего участия. И будьте спокойны, он не ошибется. Остальные же ошибки будут подчеркнуты красной зигзагообразной линией — фонетические ошибки, и зеленой линией — грамматические. Не думаю, что кому-то приятно, когда его тычут носом в каждый промах. Так что, хочешь не хочешь, а придется с этим "проверяльщиком" правописания, который торчит в Word, разобраться по серьезному. Когда Word проверяет правописание, он мгновенно реагирует, если не узнает введенное слово. Ну а если слово введено правильно, но по смыслу1 не подходит — пеняйте на себя: Word в эти дела не вмешивается, хотя такой документ не назовешь грамотно написанным.

Подключение (и отключение) автоматической проверки правописания Если вы хотите, чтобы Word автоматически проверял ваш текст при наборе, выберите в меню команду Сервис1^Параметры, а затем щелкните на ярлыке вкладки Правописание (рис. 7.1),

i не выделять стан Р вягдз rpaiiarать jiycraTB слова -лз гесгкчл fyta : CJlPBil С ЩЙРЯ01 11*тврнета и |««на файлщ

Рис. 7.1. На этой вкладке собраны все параметры проверки орфографии и грамматики Установите в верхней части флажок Автоматически проверять орфографию. Поздравляю! Вы запустили автоматическую проверку правописания "налету". Если она вам не нравится (а она многим не нравится), отключите ее. сняв флажок Автоматически проверять орфографию (т.е. еще раз щелкните на нем кнопкой мыши). Word перестанет тыкать вас носом в ошибки, подчеркивая красной волнистой линией неправильно написанные слова, но вы всегда сможете проверить правописание, обратившись к команде Сервис^Правописание. Щелкните на кнопке ОК. чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.

Часть I. Знакомство с Word

Автоматическая проверка правописания "налету" не работает! Иногда такое случается. Для борьбы с этим безобразием попробуйте следующее. Во-первых, убедитесь, что у вас включена автоматическая проверка правописания. Как это сделать, опи- ; сывается в разделе "Подключение (и отключение) автоматической проверки правописания" Во-вторых, обратитесь к диалоговому окну Параметры. Выберите Сервис^ Параметры. Щелкните на яр- • лыке вкладки Правописание. Если флажок Не выделять слова с ошибками установлен, снимите его. • Щелкните на кнопке ОК. В-третьих, автоматическая проверка правописания не работает в том случае, если ваш документ отфор- I матирован как без проверки. В этом случае выделите текст всего документа, нажав комбинацию клавиш . Затем выберите команду Сервис^Язык^Выбрать язык. (Если в меню Сервис вы не видите элемента Язык, щелкните на направленной вниз стрелке в нижней части меню.) В диалоговом окне Язык щелкните на языке Русский, а затем на кнопке ОК. Этим действием вы подключаете к работе программу , автоматической проверки грамматики.

Автоматическая проверка правописания в действии Весь текст, который вы вводите, Word тут же автоматически проверяет. Если вы допустите ошибку, Word тут же на нее укажет. Когда вы вводите пробел или какой-либо символ пунктуации, Word проводит соответствующие исследования и радостно сообщает, что вы ошиблись, ошиблись, ошиблись, подчеркивая сомнительное слово красной волнистой линией. Как это выглядит в чернобелом варианте, показано на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Word показывает, что слово "коффе" содержит ошибку Если у вас крепкие нервы, набирайте дальше, как ни в чем не бывало. Гораздо важнее не потерять мысль, чем немедленно бросаться исправлять ошибку. (Тем более, что в следующем разделе я расскажу, как заставить Word автоматически исправлять ошибки прямо при наборе.) Когда набор текста закончен, можно заняться исправлением ошибок. Лично я делаю это после набора каждых двух-трех абзацев. 1.

Найдите слово с ошибкой. Оно подчеркнуто красной волнистой линией.

2.

Щелкните на нем правой кнопкой мыши. Появится небольшое меню — такое же, как на рис. 7.3. Выберите в списке правильный вариант указанного программой слова. В нашем случае это слово "кофе". Щелкните на нем кнопкой мыши, и оно автоматически заменит ошибочное. Переходите к следующему неправильно написанному слову. Вы можете просто просматривать текст в поисках следующей красной волнистой линии, но лучше дважды щелкнуть в строке состояния на изображении книжки. Двойной щелчок немедленно перенесет вас к следующему слову, в котором допущена орфографическая (или грамматическая) ошибка.

3.

4.

Глава 7. Работа над ошибками

89

кофе кофре . кофте кофее Гоффе

& Орфография.

Рис. 7.3. В этом списке вам надо выбрать правильный вариант Если нужного вам слова в словаре не оказалось, не отчаивайтесь. В конце концов, Word — это всего-навсего компьютерная программа, а не Институт русского языка при Академии наук. Возьмите настоящий большой словарь, поищите слово там. Есть и другой вариант: вы наделали в слове столько ошибок, что Word просто не узнает его. Попробуйте исправить слово самостоятельно, а потом снова проконсультируйтесь у Word. Если Word считает ошибочным слово, которое на самом деле таковым не является, выберите команду Пропустить все. Ошибочными .Word может считать имена собственные (Умберто Эко), названия городов (Карлолибкнехтовка), адреса Internet и прочие незнакомые ему слова. После того как вы выберете команду Пропустить все, претензий к означенному слову у Word не будет, по крайней мере в этом документе. Если какие-то слова, которыми вы постоянно пользуетесь, Word считает неправильными, внесите их в словарь. Например, фамилию автора этой книги Word обязательно воспримет как слово с ошибкой и даже предложит вариант замены (проверьте сами). Чтобы этого не происходило, следует щелкнуть на команде Добавить, и слово будет включено в словарь Word. /

Команда Пропустить все действует только в рамках того документа, с которым вы сейчас работаете. Если вы хотите, чтобы программа никогда не отмечала данное слово как ошибочное, его надо включить в словарь Word. Если слово подчеркнуто красным зигзагом, но вы не видите ничего в нем ошибочного, вполне возможно, что это слово введено дважды. Word считает это ошибкой, ну а ваше дело выбирать — удалить его или проигнорировать ошибку, если вы хотели ввести это слово два раза подряд.

Удаление слов из словаря Время от времени вы ловите себя на том, что уж слишком увлеклись пополнением словаря. В словаре оказалось множество слов, написание которых вам известно, но в словаре их не было. Вам захотелось добавить в словарь названия улиц, городов, реквизиты родственников, слова иностранного происхождения и тому подобное. Для хранения таких слов в Word служат вспомогательные словари. Вспомогательным словарем не приходится постоянно пользоваться, вот почему разговор о нем вынесен в рубрику "технические подробности*. Но периодически по электронной почте приходят сообщения от читателей о том, что они хотели бы удалить из вспомогательного словаря кое-что из того, что было туда случайно занесено. Вот так штука. Чтобы это сделать, нужно, по крайней мере, иметь доступ к вспомогательному словарю. Вот как это делается. 1. Выполните команду Сервис^ Параметры. 2. В появившемся диалоговом окне Параметры щелкните на ярлыке вкладки Правописание.

90

Часть I. Знакомство с Word

3. Щелкните на кнопке Словари. Появится список вспомогательных словарей. Скорее всего, в списке вы увидите только словарь CUSTOM.DIC (по умолчанию). 4. Выберите в списке файл словаря CUSTOM.DIC (по умолчанию) и щелкните на кнопке Изменить. Перед вами появится список слов, которые раньше были занесены во вспомогательный словарь. Можно удалить любое слово из списка, выбрав его, а затем щелкнув на кнопке Удалить. (Здесь же можно и добавить слово, набрав его в текстовом окне Слово и щелкнув на кнопке Добавить.) Если все действия, которые нужно было проделать со словарями, завершены, щелкайте на всех ] кнопках ОК до тех пор, пока вы не окажетесь в режиме ввода текста.

Незаменимая, Есть слова, в которых просто невозможно не сделать ошибки. Точнее, опечатки. Например, у меня никогда не получается набрать слово "потому". Вместо него всегда получается "птому". В вашем репертуаре, можно не сомневаться, тоже имеются такие слова. Вот тут-то Word себя и покажет: исправит "птому" на "потому" сразу при попадании этого слова в документ, уберет двойной пробел и другие, ошибочно поставленные знаки пунктуации. Такое чудо возможно потому, что наиболее распространенные ошибки в часто используемых словах уже занесены во внутренний список Word Автозамена. Это не автоматическая проверка орфографии "налету"! Word не отмечает ошибочные слова, а просто их исправляет, даже не сообщая вам об этом. В Word к списку Автозамена можно добавить собственный список ошибочных слов. Как это делается, вы узнаете в следующем разделе.

Автозамена в работе Использовать в своей работе функцию Автозамена \гожет каждый, тем более что работать она может без вашего участия, автоматически. Единственная трудность связана с дополнением списка слов автозамены. Но этому тоже не сложно научиться. Щелкните на слове правой кнопкой мыши, и на экране появится контекстное меню. Выберите команду Автозамена. Появится еще одно небольшое меню, в котором вам предстоит выбрать правильный вариант написания данного слова (рис. 7.4). Это слово будет занесено в словарь функции Автозамена, a Word, в качестве особой услуги, откорректирует это слово в вашем тексте. Крем Крым карим Кроим . | Прзгт/О/ггь все добавить в сповч*> iETcasw&i!

>

Крем

Кроим :{i естаь-гь

«У

параметры
, чтобы вернуться в документ.

104

Часть I. Знакомство с Word

Даже при включенной функции автосохранения вам, в случае внезапного отключения компьютера, вряд ли удастся вернуть документ со всеми последними изменениями, но большую его часть вы все-таки спасете. Так что не зевайте! Лучше всего, если при включенной функции автосохранения вы будете почаше нажимать или щелкать на кнопке Сохранить в стандартной панели инструментов. Не нужно следить за работой автосохранения — эта функция работает все время, даже без вашего участия. Но, предположим, случилось что-то непредвиденное, например, пьяный лось повалил телеграфный столб рядом с вашим домом. Электричество пропало, а вы, естественно, не успели сохранить свой документ. Вот тут-то остается уповать на автосохранение — может быть, большая часть текста все-таки уцелела. Наконец, столб поставили на место, лося отвезли в вытрезвитель и снова появилось электричество. Если теперь запустить Word, то на экране появится панель Восстановление документов (рис. 8.2). Здесь будут перечислены все файлы, которые Word сохранил автоматически. Например, документ MYFILE . doc, показанный на рис. 8.2, был сохранен автором, но функция Автосохранение создала его копию на диске позже, значит текст в ней свежее.

Файл

цзавка

Вид

вставка

Формат

с&вьк

"£а6лица - aattiType

QSHO

Отравка

о сйа*Дзц:аг&™! :> ч= §^ - ? . - • •Исправления Б измененном доку

-ГКбмать- • *> *>

Восстановление документе Word восстановил следующие файлы. Сохраните требуемые. Доступные фей ль i MafriTypeCommandsF... _* Последнее сохранение... 16:49 26 январи 2002 г.

(3) Ката* .

Диалоговое окно Печать закроется, а ваша страница будет распечатана. (Возможно, это произойдет не сразу, поскольку Word надо собраться с мыслями,) Несмотря на то, что печатается только одна страница, у нее сохраняются все установки форматирования, которые вы выбрали для своего документа. Например, если вы снабдили свой текст колонтитулами и проставили номера страниц, эти элементы вы увидите на готовой странице —словно вы напечатали ее как часть целого документа. Этот способ хорош в том случае, если вы распечатали большой документ и на некоторых страницах обнаружили ошибки (или их испортил принтер — такое бывает нередко). Заново печатать весь документ глупо и нерационально (да и лесных массивов на планете становится все меньше). Исправьте ошибки и снова напечатайте эти страницы. Медведи и белки скажут вам "спасибо".

Как распечатать несколько страниц Word позволяет напечатать одну страницу, несколько страниц подряд, а также произвольный набор страниц документа. Чтобы распечатать несколько выбранных наугад или идущих подряд страниц, выполните следующее. 1. 2. 3.

Выполните команду Файл ^Печать или нажмите комбинацию клавиш . В диалоговом окне Печать выберите параметр Номера в группе Страницы. Введите номера страниц (последовательно)— для печати вразброс, или первый и последний номера страниц (включительно) — если страницы следуют одна за другой. Чтобы распечатать страницы с третьей по пятую, введите 3-5.

Глава 9. Все о принтерах и печати

115

4.

^

Если надо напечатать страницы с первой по седьмую, введите 1-7. А при необходимости распечатать вторую и шестую страницы следует ввести 2, 6. Щелкните на кнопке ОК. Будут распечатаны только выбранные вами страницы (и никакие другие). Вы можете сразу задать номера всех страниц, которые надо напечатать. Например, если вы хотите распечатать третью страницу, затем с пятой по девятую, а дальше с пятнадцатой по семнадцатую и. наконец, девятнадцатую, то введите 3, 5-9,15-17,19 (и постарайтесь больше никогда не проливать кофе на важные бумаги).

Печать в фоновом режиме Word может печатать, не мешая вам заниматься чем-то другим. Если бы в Microsoft до этого не додумались, вам пришлось бы часами дожидаться окончания распечатки своего документа. Если хотите убедиться, что ваш принтер может печатать в фоновом режиме, откройте диалоговое окно Печать и щелкните в нем на кнопке Параметры (чтобы добраться до кнопки Параметры, нажмите последовательно комбинации клавиш и ). Появится диалоговое окно Параметры^ активизированной вкладкой Печать. Во вкладке Печать вы найдете группу Р&кми. Установите флажок Фсисвдо печать {традиционным спосо-™ бом или нажмите ). Теперь щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры, а затем - на кнопке Закрыть, чтобы расстаться с гостеприимным окном Печать. Поздравляю: вы установили режим Фоновая печать.

Как распечатать текст, выделенный в блок Когда на экране имеется выделенный блок текста, вы можете попросить команду Печать распечатать только этот блок. Для этого выполните следующие действия. 1. Выделите блок текста, который хотите распечатать. О том, как выделить текст в блок, подробно рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста". 2. Выберите команду Файл^Печать. 3. Установите флажок Выделенный фрагмент. Флажок Выделенный фрагмент доступен, только когда у вас в тексте имеется выделенный фрагмент. Установить данный флажок можно также с помощью комбинации клавиш . (Флажок Выделенный фрагмент находится в области Страницы диалогового окна Печать.) Этим вы скажете программе, что печатать нужно только выделенный блок. 4. Щелкните на кнопке ОК. Через несколько мгновений из принтера появится так называемая "твердая копия". При печати выделенный блок будет расположен на странице в том же месте, в котором он находился в документе (т.е. будут напечатаны колонтитулы, если они были расставлены в документе).

/6ж (гоенечшпшнь несколько Может показаться, что лучший способ печати нескольких документов сразу заключается в том, чтобы загрузить по очереди каждый из них и печатать по очереди. Между тем есть способ более элегантный. Можно воспользоваться диалоговым окном Открытие документа — тем самым, с помощью которого вы открываете документы, хранящиеся на диске. Чтобы распечатать сразу несколько файлов, выполните следующее.

115

Часть L Знакомство с Word

J.

г. v

Убедитесь, что принтер включен и желает поскорее приступить к работе. Выберите команду Файл^Открыть. Можно воспользоваться и любым другим способом, чтобы открыть диалоговое окно Открытие документа. Выделите документы, которые надо распечатать. Для этого шелкните кнопкой мыши на каждом из них, удерживая нажатой клавишу . Выбранные документы будут выделены. Щелкните на кнопке Сервис диалогового окна Открытие документа. Появится список команд (рис. 9.3), в котором вы найдете команду Печать.

Рис. 9.3. Выбрано несколько документов для печати Щелкните мышью на команде Печать. Word, повизгивая от счастья, распечатает все указанные вами документы. Если вы отправляете на печать несколько документов, они просто будут распечатаны (т.е. без дополнительных установок). Вы не увидите диалогового окна Печать, a Word не станет интересоваться, хватит ли у вас бумаги на такое мероприятие и понравится ли это вашему начальнику.

нонечшншнь нес/омь/со копий одного Каждый год я пишу семейное рождественское письмо и радую сердца многочисленных родственников и знакомых, посылая каждому из них по копии. Вместо того чтобы идти в магазин напротив и платить там за размножение своего послания, я взваливаю всю работу по изготовлению нескольких дюжин копий на Word. Это намного удобнее при условии, что имеется достаточное количество бумаги и известно, какую опцию следует выбрать в окне Печать. Итак, печатаем несколько копий документа. 1. Всесторонне подготовьтесь. Удостоверьтесь, что этот документ вообще стоит печатать (просмотрите его в режиме Предварительный просмотр, о котором мы говорили выше в этой главе). Проверьте, есть ли в принтере бумага. 2, Выполните команду Файл о Печать или нажмите комбинацию клавиш . Как я уже отмечал, когда вам необходимо задать определенные условия печати, нельзя пользоваться кнопкой Печать стандартной панели инструментов. Поэтому для получения нескольких копий она вам не пригодится, если, конечно, вы не собираетесь щелкать на ней столько раз, сколько копий вам нужно получить.

Глава 9. Все о принтерах и печати

117

3.

Укажите количество копий в поле Число копий в группе Копии. Группа Копии находится в диалоговом окне Печать (см. рис. 9.2), В поле Число копий укажите число копий документа, которое вы непременно хотите получить. Например, чтобы напечатать три копии, введите число 3.

4. Щелкните на кнопке ОК. Обычно Word печатает сначала одну копию документа, потом вторую и т.д. Однако если вы печатаете семь копий письма и хотите получить сначала семь первьк страниц, потом семь вторых и т.д., снимите флажок Разобрать по копиям. (Как правило, он устанавливается по умолчанию.)

fauc otHMettutnb команд Леьшпь Если вам необходимо отменить печать документа, действуйте следующим образом. 1.

Дважды щелкните на пиктограмме с изображением принтера, расположенную в правой области панели задач. Откроется окно с информацией о состоянии вашего принтера (рис. 9.4). В нем вы увидите список документов, стояших в очереди на печать.

Привар

ДЕЖ^ЧИТ

вид

Спрп

Д°ч"*" !MJMicrQitflWad-5 html Wj Micrcsc'c W«d 5 3 Wirt

175525 Ж01.И1В

И

Рис. 9.4. Документы, ожидающие своей очереди на печать 2. Щелкните на имени вашего документа в списке печати. 3. Выберите команду ДокументООтменить. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы остановить печать. Если вы пользуетесь сетевым принтером, может оказаться, что с вашего компьютера нельзя отменить печать документа. Однако учтите, что принтер может отреагировать на вашу команду не сразу, и продолжать печатать документ еще несколько минут. Поскольку принтер имеет собственную память (ОЗУ), в ней могут находиться несколько страниц документа, и они будут распечатаны даже после того, как вы прикажете принтеру прекратить бесполезную работу. (Это, согласитесь, парадокс: чем большую память этот печатник имеет, тем тупее выглядит.)Отмените еще несколько заданий на печать, если в вас бушует демон разрушения. Для этого выполните пп. 2-4 столько раз. сколько документов вы хотите удалить из очереди на печать. 5. Закончив, закройте окно принтера. Для этого выполните команду ПрИНтерОЗакрЫТЬ. Вы вернетесь в Word, где сможете продолжить редакторскую деятельность. Понятно, что отмена задания печати — акт отчаяния. В стремлении облегчить жизнь пользователю Windows изо всех сил помогает воплощать в жизнь все его решения, даже если они противоречат принятым пять минут назад. Отмена печати может однажды и не сработать. Поэтому мой совет— будьте внимательны при работе с командой Печать.

118

Часть I. Знакомство с Word

Глава 10

Советы опытного пользователя В этой главе... > > > > >* > > >

Как пользоваться советами Помощника Office Как вернуться к тому месту документа, в котором вы вчера закончили работу Клавиши повтора Предварительный просмотр документов с помощью диалогового окна Открытие документа Как подсчитать количество повторений слова в тексте Работа с несколькими документами Просмотр документа в двух окнах Разделение экрана

tf w а протяжении последних десяти лет я пользуюсь в основном только текстовым * •* процессором Microsoft Word. Так что я стал если не экспертом, то, по крайней мере, очень опытным пользователем, и у меня накопилась целая куча полезных советов, которыми я горю желанием с кем-нибудь поделиться. В этой главе я собрал некоторые соображения и идеи, относящиеся к разным главам данной книги. Я решил выделить их в отдельную главу, которую можно использовать как минисправочник. Это советы и подсказки, которых мне лично очень не хватало, когда я только начинал работать в Word. Возможно, этого не знают и более опытные пользователи.

О чем 3aqtfM€uesi Когда вы приступаете к выполнению какого-либо стандартного задания Word, у Помощника появляется волшебная лампочка. Это означает, что он знает, как упростить вашу работу. Чтобы ознакомиться с подсказкой, щелкните на лампочке. Помощник предложит вам свой совет в форме, показанной на рис. 10.1. Щелкните на кнопке ОК, чтобы скрыть подсказку. Дя« пвве.ода к ан дыжды uiE

Рис. Ю. /. У Помощника всегда наготове полезный совет Если Помощника на экране нет, выберите в меню команду СправкаоПоказать Помощника.

Глава 10. Советы опытного пользователя

119

fauc

gefttttfffibcsi tc zqe вы faefia остановились

Начиная новый рабочий день, вы открываете документ. А что же дальше? Правильно, прокручиваете его, пытаясь вспомнить, где вчера закончили редактирование. На это может уйти масса времени и нервов, особенно если документ имеет большой объем. К сожалению, комбинация клавиш <Shift+F5> не поможет вам вернуться к тому месту в документе, на котором вы остановились вчера (разве что вы не закрыли Word, уходя домой). Лично я, если собираюсь вернуться к редактированию документа с определенного места, вставляю в текст какую-нибудь комбинацию символов, например два символа &&. Вот как это выглядит на экране. Начиная новый рабочий день, вы открываете документ. А что же дальше? Правильно, прокручиваете его, пытаясь вспомнить, где вчера закончили редактирование. На это может уйти масса времени и нервов, особенно & & Итак, два символа && выступают в роли закладки. Чтобы перейти в нужное место сразу же после открытия документа, следует нажать . Появится диалоговое окно Найти и заменить, в котором в поле Найти необходимо ввести &&. На экране отобразится страница документа, содержащая данные символы. Далее окно Найти и заменить необходимо закрыть с помощью клавиши <Esc> и можно приступать к работе. Однако вы не обязаны использовать именно такие символы для обозначения определенного места документа. Выберите что-нибудь удобное для себя, например несколько вопросительных знаков, введенных подряд, или комбинацию цифр, Главное, запомните идею. Отличный способ!

Очень удобные клавиши Когда команде Вернуть () нет работы (т.е. не было предшествующей команды Отменить), ее можно использовать в Word для повтора последних операций; она даже принимает название Повторить, тем самым позволяя сэкономить уйму времени. Если вы ввели какую-либо команду или символ, нажали клавишу управления курсором, а после этого выбрали команду Повторить, то ваше предыдущее действие будет повторено. Например, вы набираете в Word следующие строки: Тук-тук. Кто там? Это я, почтальон Печкин. Кто-кто? Теперь нажмите комбинацию клавиш , Word повторит несколько последних операций. (Если для удаления какой-либо символа вы нажимали клавишу , то с помощью комбинации клавиш вы повторите только те действия, которые были выполнены после нажатия .) Для повтора также можно использовать команду Правка^Повторить или нажать клавишу . На практике эта команда может пригодиться, например, при создании бланка. Введите строку, состоящую из подчеркивания (это будет графа бланка), и нажмите клавишу <Enter>. Затем нажимайте клавиши до тех пор, пока вся страница не превратится в образцовый бланк.

120

Часть I. Знакомство с Word

fiftOCMtitfifl

qOWfM&UnOg

С

ПОМОЩЬЮ

диалоговою окна 0*н*ф&ипие Может случиться так, что вы присвоите документу самое емкое и содержательное имя в мире, а через несколько дней начисто забудете, о чем, собственно, шла речь в этом документе. Или другой случай: вы пишете книгу и забыли название главы 8. "Ну, и в чем проблема? — удивится читатель (не такой опытный пользователь, как автор). — Я открою файл и посмотрю!". Разумеется, вы можете поступить именно так, Но есть способ получше! Word позволяет с помощью окна Открытие документа взглянуть на документ еще до того, как вы его откроете, и сэкономить таким образом массу времени, не говоря о силах. Итак, если вы хотите прежде чем открыть файл, ознакомиться с его содержимым, действуйте следующим образом. 1.

Выберите команду Фай л Открыть.

2,

Можно также щелкнуть на кнопке Открыть на панели инструментов или нажать комбинацию клавиш — выбор за вами. Появится диалоговое окно Открытие документа. Щелкните на кнопке раскрытия списка Представления. Кнопка Представления находится в диалоговом окне Открытие документа. (Она не отличается от кнопки Представления в Windows 98.) После щелчка на этой кнопке появится меню.

3.

Выберите в меню команду Просмотр. Вид диалогового окна Открытие документа изменится. Теперь в его правой части вы сможете увидеть содержимое любого выбранного вами файла (рис. 10.2).

Рис. 10.2. Так можно ознакомиться с содержимым документа, не открывая его В окне просмотра документ можно прокручивать. Чтобы поближе познакомиться с каким-нибудь другим файлом, щелкните на нем кнопкой мыши. 4. Чтобы открыть файл, щелкните на кнопке Открыть. Если вы хотите просто взглянуть на документ, щелкните на кнопке Отмена. Диалоговое окно Открытие документа будет оставаться в режиме Просмотр до тех пор, пока вы не выберете в раскрывающемся списке другой режим. (Обычно Word находится в режиме Список.)

Глава 10. Советы опытного пользователя

121

Если в диалоговом окне Открытие документа в поле Тип файлов выбран элемент Все файлы, то можно просмотреть не только документы Word, но и другие файлы — графические, текстовые и даже таблицы Excel, При просмотре некоторых типов документов Word выводит на экран диалоговое окно Преобразование файла. Щелкните на кнопке ОК, если желаете открыть этот документ, если не желаете — щелкните на кнопке Отмена. Если вы захотите просмотреть таким способом документ с Web-страницы. сохраненный на диске, Windows может попытаться выйти в Internet, чтобы обновить информацию, содержащуюся в документе. (Вряд ли кому-то в голову придет такая безумная идея, но все-таки мое дело предупредить.) Если вы пытаетесь заглянуть в файл загадочного типа, который Word не может открыть в окне предварительного просмотра, вы получите сообщение Просмотр невозможен. Ну и не надо. Абсолютно все сведения о том, как можно открыть документ, собраны в главе 8, "Вопросы сохранения". О том, какие еще трюки может проделывать диалоговое окно Открытие документа, читайте в главе 28, "Папки, группы файлов и просто файлы17.

САО£ с помощью диалогового окна Лай&и и ЗамениМь Что мне особенно нравится в команде Заменить, так это то, что после окончания работы она сообщает, сколько указанных слов было обнаружено и заменено. Вы можете использовать это свойство в своих целях и узнать, сколько раз вы употребили в тексте то или иное слово. В качестве примера представим, что некто (не обязательно вы) злоупотребляет словосочетанием как бы. Два как бы на трехстраничный текст— еще куда ни шло, но если каждые пять слов перемежаются как бы — это уже чересчур. Чтобы узнать, сколько раз вы написали как бы, откройте диалоговое окно Найти и заменить и введите как бы в оба поля — и в Найти, и в Заменить на. Щелкните на кнопке Заменить. Word тщательно пересчитает все включения указанного слова-паразита в ваш текст. Ни одного не пропустит, можете быть уверены. Как бы. Никакой замены при этом не происходит, потому что Word заменяет найденный элемент точно таким же. (Хотите — верьте, хотите— нет, но даже Помощник Office не находит в этом занятии ничего предосудительного.) А вообще за своей речью надо как бы следить.

с несколькими Word позволяет работать с миллионами документов сразу — это очень удобно. Ну, ладно, не с миллионами, но уж с десятком точно. Каждый раз, когда вы открываете документ или создаете новый (с помощью команды Файл^Создать), Word открывает еще одно окно с документом.

122

Часть I. Знакомство с Word

Все открытые документы представлены кнопками в панели задач. Чтобы переходить от одного документа к другому, достаточно щелкнуть на соответствующей кнопке в панели задач. S

Сколько кнопок в панели задач, столько документов у вас открыто. Много кнопок— много документов. В этом нет ничего плохого. Напротив, я настоятельно рекомендую открывать столько документов, сколько вам нужно для работы.

S Самый быстрый способ перейти из одного окна в другое— воспользоваться комбинацией клавиш . J Переходить из окна в окно можно также с помощью меню Окно. К сожалению, в меню Окно представлено всего девять документов, хотя и это немало. Если у вас открыто более девяти документов, в нижней части меню Окно появляется команда Другие окна. С помощью этой команды вы сможете увидеть все открытые документы. •S

Действия, производимые над одним документом (т.е. проверка орфографии, форматирование и вывод на печать), никак не влияют на другие документы. Другими словами, они относятся только к тому документу, который вы видите на экране.

I/

Вы можете скопировать текст из одного документа в другой. Для этого выделите в блок текст в первом документе, скопируйте его (), затем откройте второй документ и вставьте туда блок (). (He забывайте, что можно пользоваться и кнопками Копировать и Вставить.) О работе с блоками подробно рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста".

|

Как закрывать документы Работая с несколькими документами, вы в любой момент можете закрыть любой из них щелчком на кнопке закрытия, которая находится в верхнем правом углу и помечена знаком х. Однако после того как будут закрыты все документы, не спешите щелкать на последней кнопке закрытия, потому что она относится к Word, и щелчок на ней закроет ваш текстовый процессор.

Как вывести на экран сразу несколько документов Вы можете удобно расположить на экране все документы, выбрав команду Окно*^ Упорядочить все. (Если этой команды на экране нет, щелкните на стрелке, расположенной в нижней части меню.) Данная команда помещает каждый документ в его собственное мини-окно, таким образом отображая на экране сразу все документы. Команду Окно^Упорядочить все уместно использовать при работе с двумя документами, например для сравнения текстов. Но при работе с большим числом документов область просмотра существенно уменьшится, а, следовательно, работать в таком режиме будет невозможно. ?^

Несмотря на то что вы можете одновременно видеть несколько документов, работать можно лишь с одним из н и х — с документом, у которого выделена строка заголовка.

S После упорядочения окон вы можете изменять их размер и расположение с помощью мыши. Щелкните на кнопке Развернуть и Word вернет окно в обычный полноэкранный режим.

Глава 10. Советы опытного пользователя

123

Работа с документом, размещенным в двух окнах Word позволяет просматривать один документ в двух, трех и более окнах. Благодаря этому вы можете видеть несколько частей одного и того же документа в полноэкранном режиме. 1 Чтобы создать для документа второе окно, выберите команду Окно ^ Новое. (Если вы не видите этой команды на экране, щелкните на стрелке в самом низу меню.) Откроется второе окно, а в панели задач появится вторая кнопка. Несмотря на то что у вас теперь два окна, вы работаете по-прежнему над одним документом. В отличие от разных документов, открытых в отдельных окнах, вторая (и третья, и последующие) копия одного документа "связана" с остальными, т.е. изменения, которые вы вносите в одну из копий, автоматически вносятся и в другие копии. (Если вы хотите сделать копию документа, скопируйте файл с помощью средств Windows.)

, кS

После того как работа со вторым окном закончена, щелкните на кнопке закрытия (х). Второе окно будет закрыто, но документ останется открытым, а на экране останется первое окно. (Команда ФайлоЗакрыть здесь не годится.) Это свойство пригодится вам при вырезании и переносе текста или графики из раздела в раздел в пределах одного документа, особенно если вы работаете с очень большим документом. Панель заголовка показывает, с какой копией документа вы работаете, выводя на экран после имени файла номер копии перед двоеточием. Например, документ может называться Chapt10:1 в первом окне и Chapt10:2 — во втором. Две части одного документа можно просматривать и другим способом, с помощью старого трюка с разделением экрана. Такая возможность рассматривается в... прямо здесь.

Старый трюк с разделением экрана Разделение экрана позволяет вам видеть две части документа в одном окне. Нет никакой необходимости возиться с дополнительными окнами. По правде говоря, я предпочитаю использовать Word так, чтобы на экране было поменьше "хлама". Поэтому, когда мне нужно видеть две части одного и того же документа, я просто делю экран — соломоново решение, а потом, закончив работу с этим документом, удаляю границ}' разделения. Чтобы разделить экран, выполните следующие действия. 1.

Подведите указатель мыши к маленькой серой полоске, которая находится над вертикальной полосой прокрутки (в правом верхнем углу документа). Очень запутано. Лучше просто посмотрите на рис. 10.3, чтобы понять, о чем идет речь.

Рис. 10,3. Эта серая штучка служит для разделения окна Когда вы найдете подведете указатель мыши к этой полоске, он превратится в две горизонтальные линии с направленными вверх и вниз стрелками. 2.

Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель вниз. При перемещении указателя велел за ним движется линия, которая режет документ на две части. Таким образом отмечается место разделения экрана.

3.

Отпустите кнопку мыши. Экран будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 10.4.

124

Часть I, Знакомство с Word

г* i! ««• -а № «U'JTlr

Лис. 10.4. Разделение экрана Вы можете работать с каждой частью экрана отдельно, прокручивая ее вверх и вниз. При этом в окнах по-прежнему находится один и тот же документ; изменения, которые вы вносите в одну из копий, тут же отображаются и в другой копии. Эта функция весьма полезна при вырезании и переносе текста или графики из раздела в раздел в пределах одного документа. Самый быстрый способ разделить экран — подвести указатель мыши к маленькой серой полоске и дважды щелкнуть кнопкой мыши. Этим же способом можно быстрее всего отменить разделение экрана: подведите указатель мыши к маленькой серой полоске и дважды щелкните кнопкой мыши. Разделить экран можно также с помощью команды Окно^Разделить; отменить разделение экрана вам поможет команда Окно^Снять разделение. (Команда Окно^Снять разделение может быть и не отображаться в меню. Чтобы увидеть ее, щелкните на стрелке "показать еще", расположенной в нижней части меню Окно.)

Глава 10. Советы опытного пользователя

125

Часть II

Форматирование в Word

"Вспомните, я вам говорила, что короткий J рассказ в нашем интернет-издании должен быть объемом от 5000 до 7500 слов. С чего вы взяли, что необходимо заполнить 32 Мбайт памяти?" т—'

в э&ои ча&ни . Форматирование текста — это искусство придать тексту столь привлекательный вид, что даже содержание его будет выглядеть более. совершенным. Это второй этап работы с текстом, который выполняют сразу после ввода текста, и зачастую на него приходится тратить больше времени, чем на операцию ввода. Но, в конце концов, текст остается текстом, вне зависимости от того, было у вас вдохновение сделать его привлекательным или нет. Но с помощью Word можно из скучного, серого текста сделать нечто привлекательное. (Даже если он останется малоинтересным для чтения, все равно он будет отлично "смотреться".) Поверьте мне, никакая другая работа не приносит такого удовольствия, как форматирование документа. В этой части книги вы узнаете, как отформатировать документ. Следуя за автором, вы будете форматировать текст, символы, абзацы, предложения к документ целиком. Также, вы узнаете о стилях и шаблонах, о способах автоматического форматирования и о различных трюках, с помощью которых документ можно превратить в "конфетку",

Глава 1 1

Форматирование символов, шрифтов и текста В этой главе... > > > > > > > >

Как менять шрифт Как выделять текст полужирным, курсивом и подчеркиванием Как пользоваться атрибутами текста Как изменять размер текста Как набирать символы выше и ниже уровня строки Как отменить форматирование Как справиться с диалоговым окном Шрифт Как превратить прописные буквы в строчные и наоборот

ак бы вы ни форматировали свой текст, в основе этого процесса всегда лежит работа с символами. Понятие символ включает буквы, цифры, а также героев литературных произведений, например: "Печорин — символ эпохи". Последняя категория форматированию с помощью Word не подлежит. Форматировать символы — значит выделять их полужирным шрифтом, подчеркиванием, курсивом, делать большими или маленькими, экспериментировать со шрифтами и цветом и даже оживлять — если вы создаете Web-страницу. Word наделяет вас практически неограниченной властью над внешним видом текста и позволяет создавать документы вполне профессионального вида. Ну что, звучит заманчиво? Тогда переходим к подробностям.

Форматировать текст можно двумя способами. Выбрать команду форматирования текста, потом набрать текст. В этом случае весь текст сразу будет набираться в заданном формате. Набрать текст, затем выделить его в блок и применить форматирование. Закончив набор, вы возвращаетесь и форматируете текст по своему вкусу. При работе с документами вы будете пользоваться обоими методами. Но какой из них вы бы ни выбрали, результатом будет отформатированный документ. Остановитесь на том, который удобнее для вас. О том, как выделять текст в блок, рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста".

№а/с изменяМь Одно из приятнейших свойств Word — это возможность использовать различные шрифты. Конечно, вы можете выделять текст полужирным, подчеркиванием, курсивом, изменять размер

Глава 1 ^. Форматирование символов, шрифтов и текста

129

символов и т.д., но выбирать шрифт в соответствии со своим настроением — это уже совершенно иной уровень. Чтобы использовать другую гарнитуру шрифта, выполните следующее. 1.

Откройте список Шрифт в панели инструментов форматирования. Щелкните мышью на кнопке раскрытия списка, расположенной возле окна с названием шрифта в панели инструментов форматирования, и список шрифтов откроется (рис. 11.1).

1 AlbtrtiH Medium 1 ALGERIA* •'* 4nlrt»S 1 jr'ffjtt Arimais 2 ;'* •'f-*. "< :l r Antique * Ar.uis;uiL 1Юо • т AruttiEiua EHTW т Antiqua-Bold IT Anal

~J

Рис. 11.1. Список шрифтов

(.

Просмотрите список шрифтов, чтобы найти подходящий. Названия шрифтов расположены в алфавитном порядке и отражают особенности начертания каждого из них (см. рис. 11.1). Чтобы выбрать шрифт, щелкните на нем кнопкой мыши.

Теперь любой текст будет набираться этим шрифтом — вы увидите это на экране. Так же он будет выглядеть и в распечатке, вы можете изменить гарнитуру шрифта в уже существующем тексте, выделив его сначала в блок, а затем выбрав из списка нужный шрифт. Название шрифта, с которым вы работаете, отображается в поле Шрифт в панели инструментов форматирования. Обычно это Times New Roman. После того как вы выбрали другой шрифт, его название сразу появляется в поле Шрифт. Если вы знаете точное название нужного вам шрифта, это позволит вам сэкономить время: в поле Шрифт введите название (хотя бы несколько первых букв, a Word автоматически допишет остальные). Будьте внимательны, не сделайте ошибку. Для получения доступа к шрифтам можно использовать комбинацию клавиш . а затем нажать клавишу (в блоке клавиш управления курсором). С помощью этой клавиши вы можете просмотреть весь список шрифтов. Ответственность за шрифты Word целиком и полностью несет Windows. Новые шрифты устанавливаются с помощью панели управления Windows (совсем несложная процедура). В распоряжении Windows имеются тысячи шрифтов, и они работают во всех приложениях Windows. Список шрифтов находится в панели форматирования. Интересные сведения об этой панели можно найти в главе 29, "Настройка Word". (Там же рассказывается, что делать, если в вашей панели форматирования нет поля Шрифт.)

Как быстро вернуться к прежнему шрифту Список шрифтов может оказаться очень длинным (его вы задали при инсталляции Windows). К счастью, Word запоминает несколько шрифтов, с которыми вы работали в последнее время. Эти шрифты помешаются в верхнюю часть списка Шрифт. Если вы хотите снова вернуться к одному из них, щелкните на его названии.

130

Часть II. Форматирование в Word

Основы фв/1мшни/10#шшл символов После выбора шрифта самый простой способ украсить текст— это выделить его полужирным, курсивам или подчеркивании. Для применения этих стилей можно использовать комбинации клавиш и кнопки в панели форматирования — очень удобно. Чтобы выделить текст полужирным, нажмите или щелкните на кнопке Полужирный в панели инструментов форматирования. Выделенный таким образом текст становится похожим на идущего в гору начальника. У него появляется чувство собственного достоинства. Его сразу заметно на странице, он начинает важничать, чрезвычайно ценит собственное мнение, разговаривает со всеми на "ты", — ну, вы знаете. Если вы хотите выделить текст курсивом, нажмите или щелкните на кнопке Курсив, расположенной на панели инструментов форматирования. Когда вместо текстовых процессоров использовались пишущие машинки (давненько это было!), вместо курсива применялось подчеркивание, Курсив выглядит гораздо лучше! Он светел и легок, свободен и поэтичен. Я очень люблю использовать его в тексте, поскольку, по-моему, он выглядит куда элегантнее, чем жалкое подчеркивание. Подчеркивание — это стиль бюрократа в припадке вдохновения. Чтобы выделить текст подчеркиванием, воспользуйтесь комбинацией клавиш или щелкните на кнопке Подчеркнутый, расположенной на панели инструментов форматирования. Сегодня, для того чтобы "подчеркнуть" те или иные слова, мы выделяем их курсивом. Но если вам больше нравится подчеркивание, я не стану возражать. I-S

Все перечисленные выше стили форматирования символов применяются к тексту, выделенному в блок. Если же вы сначала применили один из этих стилей, а потом начали набор текста, новый текст будет вводиться в указанном вами стиле. V Чтобы отменить стиль форматирования символов, используйте команду стиля еще раз. Например, если вы нажали клавиши для выделения текста курсивом, то повторное нажатие вернет вас к обычному начертаНИЮ СИМВОЛОВ. V Вы можете соединять различные приемы форматирования символов; текст можно выделить, например, одновременно полужирным, подчеркиванием и курсивом. Чтобы добиться этого, нажмите соответствующие клавиши, чтобы подключить нужные форматы, а затем вводите текст. Итак, вы получите текст, выделенный одновременно тремя стилями, если нажмите , и . Чтобы вернуться к обычному тексту, нажмите все три комбинации еще раз. | V Для того чтобы применить форматирование к одному-единственному слову, установите на него курсор и выполните команду форматирования. Например, если вы установили курсор на слово "символ" и нажали (или щелкнули на кнопке Курсив, расположенной на панели инструментов форматирования), все слово немедленно будет выделено курсивом. ь •/ Кнопки Полужирный, Курсив и Подчеркнутый в панели инструментов форматирования показывают, какой из стилей применен к тексту. Например, если курсор установлен на слово, выделенное полужирным, кнопка Полужирный выглядит "нажатой".

I

1

Глава 11. Форматирование символов, шрифтов и текста

131

Разница между жирным и полужирным Среда Windows наряду с полужирным начертанием символов предлагает пользователю особые "жирные" шрифты, например Anal Rounded Ml Bold. На первый взгляд это может показаться диким, но поскольку мы имеем дело с компьютерами, приходится мириться с их так называемой логикой. Сейчас я все объясню, Дело в том, что жирные шрифты (в их названиях обычно присутствует слово Bold) специально сконструированы таким образом, чтобы быть жирными. И на экране, и на бумаге они выглядят лучше, чем обычный шрифт, который по команде Полужирный становится толще и темнее. Команда Полужирный хороша, но все-таки ее результат уступает в качестве специальному, изначально жирному шрифту. Конечно, для выделения одного или нескольких слов удобнее пользоваться командой Полужирный, чем переключаться на другой шрифт, но в некоторых случаях, например при оформлении заголовков или в текстах объявлений, я рекомендую применять специальные шрифты.

Пример: выделение курсивом Чтобы выделить текст курсивом, выполните следующие действия. 1.

Нажмите комбинацию клавиш . Активизировался режим выделения текста курсивом! (Такой же результат можно получить, если щелкнуть мышью на кнопке Курсив, расположенной на панели инструментов форматирования.) 1. Излейте на экране все, что у вас на душе! Смотрите, как по экрану струится ваш текст с изящным наклоном вправо. Где вы, каллиграфы прошлых лет? Плачьте от зависти! 2. Закончив, снова нажмите . Выделение курсивом отключено. (Такого же эффекта можно добиться, щелкнув мышью на кнопке Курсив.) Вместо курсива можно использовать любую другую команду форматирования, например выделение полужирным или подчеркивание. Для этого нажмите соответственно или . Если вы хотите применить курсивное начертание к уже имеющемуся тексту, выделите его как блок, а затем нажмите или щелкните на кнопке Курсив. Как отмечать блоки текста, рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста".

Как пользоваться атрибутами текста Полужирный шрифт, курсив, подчеркивание— самые распространенные способы украшения текста. О них речь шла в предыдущих разделах. Однако это всего лишь малая часть огромных возможностей Word в области форматирования символов. Если у вас есть желание изменить внешний вид своего документа, к вашим услугам целый арсенал атрибутов отображения текста. Многие из них, включая известные вам команды Полужирный, Курсив и Подчеркнутый, представлены в табл. 11.1. Чтобы применить к вводимому или выделенному в блок тексту один из этих довольно загадочных приемов форматирования, возьмите за образец последовательность действий из раздела "Пример: выделение курсивом", только вместо воспользуйтесь соответствующей комбинацией клавиш из табл. 11.1.

132

Часть II. Форматирование в Word

Таблица 11.1. Примеры команд форматирования Комбинация клавиш Кнопка на пане- Внешний вид форматирования ли инструментов

fv

aA ж

i $



к



ЙБС



a



w

ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

Полужирное начертание

Д во йноелод ^еркимыие

Скрытый текст (не печатается, специально для шпионов!) Курсив МАЛЫЕ ПРОПИСНЫЕ

Сплошное подчеркивание Подчеркивание сш h™™«c (ниже уровня строки)



x£

Версий ИКАЙ.С (Выше уровня СТрОКИ]

^

Некоторых кнопок, приведенных в табл. 11.1, нет на панели инструментов. Вы можете их туда добавить (если собираетесь использовать этот атрибут достаточно часто). В Word 2002 настроить по своему вкусу можно абсолютно все\ Как это сделать, вы узнаете в главе 29, "Настройка Word". Обратите особое внимание на непрерывное подчеркивание и подчеркивание слов. Одним нравится первое, другим — второе. Если вы хотите применить подчеркивание слов, нажимайте , а не . Скрытый текст — что в нем хорошего? Он может пригодиться, когда вы хотите записать какие-то свои мысли, а затем спрятать их при печати документа. Конечно, и на экране вы их не увидите, Чтобы обнаружить скрытый текст, надо использовать команду Найти, о которой говорилось в главе 5, и отыскать специальный атрибут скрытого текста. Выберите в меню Формат команду Шрифт, а затем в диалоговом окне Шрифт установите флажок Скрытый. (Перед началом поиска убедитесь в том, что у вас имеется скрытый текст.)

tiLeicciH,мемсий Такие атрибуты текста, как выделение полужирным, курсивом, подчеркивание и др., являются лишь частью способов форматирования символов. Другая часть связана с размерами текста. С помощью соответствующих команд вы можете сделать свой текст как крошечным, так и громадным. Для начала вам следует познакомиться с официальным термином для характеристики размера текста — это кегль шрифта. Единица измерения кегля — пункт (point). Именно этот термин является правильным: не размер, а кегль шрифта. Как вы уже догадались, этот кегль не имеет ничего общего с популярной игрой в кегли. Наш кегль характеризует размер шрифта. Один пункт равен 1/72 дюйма. Эти мне термины...

Глава 11. Форматирование символов, шрифтов и текста

133

Чем больше кегль, тем крупнее шрифт. Самый распространенный размер шрифта для обычного текста— 10 или 12 пунктов. Размер шрифта заголовков, как правило, составляет от 14 до 24 пунктов. •• J

Большинство шрифтов могут иметь размер от 1 до 1638 пунктов. Установка кегля ниже 6 пунктов делает чтение текста весьма затруднительным.

IV

72 пункта — это 1 дюйм.

\- S

На досуге можете подсчитать свой рост в пунктах. Рост автора этой книги, например, составляет 5112 пунктов.

Как изменить размер текста Размер текста устанавливается в поле Размер в панели инструментов форматирования (справа от поля Шрифт). Щелкнув в этом окне на стрелке, направленной вниз, вы получите список возможных размеров используемого вами шрифта (рис. 31.2).

в

а

9

g

—

»: i

ЕШН 11

к

и ••

.

•

Рис. 112. Здесь можно выбрать размер шрифта Выбор нового размера шрифта приведет к изменению всего текста, выделенного в блок (если таковой имеется). Если же текст на экране не выделен, то новые соглашения вступят в силу лишь при вводе нового текста. При установке размера шрифта следует иметь в виду, что: jj S 1 •/ S

поле Размер можно открыть с помощью оригинальной комбинации клавиш ; в.поле Размер можно ввести нужный размер вручную; чем больше число, тем крупнее текст; уменьшение числа означает соответственно уменьшение размера символов.

Как уменьшить или увеличить размер текста Если вы хотите изменить размер имеющегося текста (размер его шрифта, разумеется), сначала следует выделить этот текст в блок, а затем уже вносить коррективы. Есть шрифты, которые не во всех кеглях смотрятся хорошо. Чтобы установить оптимальный размер выбранного шрифта, в вашем распоряжении имеются следующие комбинации клавиш: .

Глава 11. Форматирование символов, шрифтов и текста

137

Эта команда может быть применима к выделенному' блоку текста или, за неимением такового, к слову, на котором установлен курсор (либо к слову, перед которым установлен курсор). Однократное нажатие <Shift+F3> делает прописной первую букву в слове, написанном строчными буквами. Повторное нажатие делает прописными все буквы этого слова. Если нажать <Shift-i-F3> еще раз, все буквы опять станут строчными. Каждое нажатие <Shift+F3> будет вызывать повторение этих преобразований. Я предпочитаю для перехода с прописных букв на строчные и наоборот комбинацию клавиш <Shift+F3>. Но можно также воспользоваться командой Формат^РегиСтр. Эта команда вызывает диалоговое окно Регистр (рис. П.4), где можно выбрать специфические наборы как прописных букв, так и строчных.

Рис. 11.4. Диалоговое окно Регистр Изменения, производимые в диалоговом окне Регистр, будут применены только к слову. на котором установлен курсор, а если есть выделенный блок текста, то ко всему этому блоку.

138

Часть II. Форматирование в Word

Глава 12

Форматирование абзацев В этой главе... > > > > > > > >

Выравнивание абзацев (центрирование, выравнивание, сдвиг) Как изменять расстояние между строками Как увеличивать расстояние между абзацами Как установить абзацный отступ Как создавать висячий отступ Двойной абзацный отступ О линейке Что нужно помнить при форматировании абзаца

С^^У орматирование абзацев — это следующий шаг после форматирования слов. Дело * это не такое уж и сложное, потому что с абзацем особенно не пофантазируешь. Как обычно, о главном позаботится Word, располагая абзацы на странице и расставляя позиции табуляции; даже промежутки между абзацами сам установит. Однако все это Word делает в присущей ему несколько странной манере. Данная глава поможет вам понять суть форматирования абзацев.

абзацев Word располагает несколькими способами форматирования абзацев. |^

Сначала можно выбрать команду форматирования абзаца, а затем ввести текст нового абзаца в выбранном формате.

\S

Использовать команду форматирования для одного абзаца, чтобы отформатировать только его. (Для этого надо установить курсор в любое место абзаца, после чего применить команду форматирования.)

е^

Использовать команду форматирования для нескольких абзацев, выделенных в блок, чтобы отформатировать их одновременно.

Команды форматирования абзацев Word действуют только на абзацы и никак не влияют на слова и предложения. Другое дело, если абзац представляет собой всего одно слово или предложение. Если вы горите желанием узнать, что представляет собой блок текста и что с ним можно сделать, обратитесь к главе 6, "Работа с блоками текста". Чтобы создать абзац из одного слова, наберите это слово и нажмите клавишу <Enter>. Вы еще не забыли, что абзац — это фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши <Enter>? Если необходимо отформатировать отдельные символы или только часть текста, составляющего абзац, обратитесь к главе I I , "Форматирование символов, шрифтов и текста".

Глава 12. Форматирование абзацев

139

Вы можете отформатировать сразу все абзацы документа, если предварительно будет выделен весь документ. (Для этого следует применить команду ПравкаОВыделить все или нажать комбинацию клавиш .) Если вы хотите, чтобы в конце каждого абзаца отображался символ конца абзаца (f), выполните команду СерВИС^Параметры. Щелкните на ярлыке вкладки Вид. В группе Знаки форматирования установите флажок Знаки абзацев, Затем щелкните на кнопке ОК. Теперь после каждого нажатия клавиши <Enter> на экране будет появляться символ f. (Многие пользователи Word предпочитают работать именно в таком режиме.)

Выравнивание абзацев Правые, левые, центристы! Неужели Word уже сумел влезть в политику? Увы, пока еще вся эта терминология относится к положению абзацев на странице. В Word есть четыре способа выравнивания абзацев: по левому краю, по центру, по правому краю и выровнять полностью (по ширине). К огромному удовлетворению всех левых в мире, общепринятым считается выравнивание текста по левому краю. Именно таким образом выравнивали печатный текст машинистки на своих пишущих машинках: левый край абзаца должен был быть ровным и аккуратным, правый край мог быть каким угодно. Чтобы выровнять текст по левому краю, нажмите или выберите кнопку По левому краю в панели инструментов форматирования. Выровненный по центру текст располагается на одинаковом расстоянии от центра страницы в каждой строке. Если набирать выровненный по центру абзац, состоящий из нескольких строк, то каждая строка абзаца располагается одна под другой симметрично относительно середины страницы. Я полагаю, этот способ выравнивания абзацев придуман исключительно для поэтов-авангардистов. Он придает произведению такую симметричность и оригинальность! Но при чтении большого абзаца, набранного таким образом, читатель ощущает неудобство. Поэтому обычные пользователи прибегают к этому виду выравнивания только в заголовках. Чтобы выровнять абзац по центру, нажмите или щелкните на кнопке По центру в панели инструментов форматирования. Выравнивание по правому краю означает, что слова в строках выравниваются у правого поля, а слева болтаются, как придется. Такое впечатление, что экран наклонили вправо и потрясли. Не знаю, где можно бы было применить этот тип выравнивания. И всем советую, не рисковать, используя его. Чтобы выровнять документ по правому краю, нажмите или щелкните мышью на кнопке По правому краю в панели инструментов форматирования.

140

Часть //. Форматирование в Word

И, наконец, можно выровнять текст полностью, когда и левая кромка текста, и правая выглядят как подстриженные. Такой вид, как правило, имеет текст в газетах и журналах; узкие колонки, заполненные полностью текстом, приятнее читать. Word выравнивает обе кромки текста за счет дополнительных пробелов между словами. Чтобы выровнять текст полностью — и по левому, и по правому краю — щелкните мышью на кнопке По ширине или нажмите .

/

Полиграфисты применяют другую терминологию. Об абзаце, выровненном по левому краю, они говорят рваный правый край, об абзаце, выровненный по правому краю, — рваный левый край. Рваный низ — новое модное течение в молодежной моде (это я придумал сам). Не существует опции "отменить выравнивание". Не выравнивать абзац — значит просто выбрать выравнивание по левому краю. Запомните: по умолчанию выравнивание производится по левому краю. Чтобы облегчить доступ к кнопкам По правому краю и По ширине, расположите панели стандартных инструментов и форматирования одну над другой. Иначе для того чтобы увидеть эти кнопки на экране, вам придется каждый раз щелкать на направленной вниз стрелке в конце панели инструментов форматирования. В главе 29, "Настройка Word" можно найти полную информацию о способах перемещения панелей инструментов по экрану. Одно-единственное слово в строке тоже можно выровнять, используя табуляцию, по левому краю или по центру — о том, как это сделать, рассказывается в главе 13, "Установка табуляторов". Когда вы начинаете новый абзац при нажатой кнопке По правому краю, каждый новый символ стремится прижаться к правому краю. Получается очень похоже на иврит! Если вы сумеете выровнять свое тело по центру космического корабля в невесомости, то прославитесь куда больше, чем выравнивая по центру текст.

Кшс ftaciHAtUfinb

ineicctfi

Растянуть текст по вертикали можно двумя способами. Первый, традиционный, заключается в том, чтобы увеличить расстояние между строками. Второй способ состоит в увеличении расстояния между абзацами. Увеличение расстояния между строками достигается за счет увеличения межстрочного интервала во всем тексте или в выделенном абзаце. Что такое межстрочный интервал и как его изменить, я расскажу в разделе "Как изменить расстояние между строками". Увеличение расстояния между абзацами — это примерно то же самое, что и двукратное нажатие клавиши <Enter> в конце абзаца. Однако Word избавит вас от необходимости увеличивать расстояние между абзацами вручную. Подробности читайте ниже в данной главе, в разделе "Как увеличить расстояние между абзацами". Изменение расстояния между строками, равно как и все другие способы форматирования абзацев, относится только к текущему абзацу (то есть к абзацу, на котором стоит курсор} или ко всем абзацам, выделенным в блок.

Как изменить расстояние между строками Самыми распространенными межстрочными интервалами (т.е. расстоянием между строками) считаются одинарный, полуторный и двойной. Для установки каждого из них имеется удобная комбинация клавиш.

Глава 12. Форматирование абзацев

141

Чтобы установить расстояние между строками в один интервал, нажмите (в одном абзаце или в нескольких, выделенных в блок). * ^ Нажмите , и вы получите пол>торный интервал между строками. !: S Нажмите , чтобы установить между строками двойной интервал. S

Межстрочный интервал обычно увеличивается для того, чтобы осталось место на тот случай, если кто-то захочет внести исправления вручную (карандашом или ручкой). В частности, двойной интервал просто необходим особо въедливым редакторам, которым мало обычных полей, и они вписывают свои комментарии прямо между строк. Студенты, обратите внимание! Если надо подготовить реферат натри страницы, достаточно написать одну страницу и установить двойной межстрочный интервал. « S S

Комбинация клавиш означает, что межстрочное расстояние составляет 1,5 интервала, а вовсе не 5. При нажатии комбинации не пользуйтесь клавишей , расположенной на дополнительной цифровой клавиатуре, иначе вы введете команду выделения всего текста документа. Пользуйтесь той "пятеркой", которая находится на основной клавиатуре.

Как изменить интервал между строками На панели инструментов форматирования есть специальная кнопка Междустрочный интервал, которая служит для изменения расстояния между строками. Щелкнув на этой кнопке, вы увидите раскрывающийся список с опциями междустрочных интервалов (рис. 12.1). Чтобы установить новый междустрочный интервал, выберете его значение из списка.

Рис, 12.1 Выберете значение междустрочного интервала

Как установить необычный интервал между строками Продвинутые пользователи Word уже и сами догадались, что можно устанавливать не только те междустрочные интервалы, что показаны на рис. 12,1. Я же решил рассказать всем читателям, как можно установить расстояние между строками, скажем, равное 1.2 интервала или 0.9 интервала. Все это можно проделать в диалоговом окне Абзац. 1. Выберите в меню команду ФорматО Абзац. Откроется диалоговое окно Абзац, показанное на рис. 12.2. 2. Выберите элемент Множитель в раскрывающемся списке Междустрочный. 3. Введите нужный вам междустрочный интервал в поле Значение. Например, щелкая на кнопках со стрелками, расположенных справа от этого поля, расстояние между строками можно изменять от 0.5 интервала до величины, которую вы только можете себе вообразить, но с шагом 0.5 .интервала. Однако если вам необходимо уплотнить текст в абзаце на какую-то промежуточную величину, можно непосредственно ввести значение интервала в это поле, начиная со значения 0.1 и заканчивая любым значением с шагом 0.1 интервала. 4. Щелкните на кнопке ОК.

142

Часть П. Форматирование в Word

Рис. 12.2. Диалоговое окно Абзац Новый междустрочный интервал будет установлен для текущего абзаца или для всех абзацев, выделенных в блок. В диалоговом окне Абзац вы можете не только выбрать междустрочный интервал, но и задать очень много других полезных функций. Следующие несколько разделов этой главы будут посвящены знакомству с ними.

ttcuc tf£eAU4Mffib /tacc/HOSi/tue между У некоторых пользователей, и у меня в том числе, есть привычка дважды нажимать <Enter>. Имеется в виду, что для завершения абзаца я нажимаю <Enter, Enter>, хотя в Word достаточно сделать так один раз. Это такая же дурная привычка, как двойной пробел после точки — атавизм, совершенно бессмысленный в эпоху современных текстовых процессоров. Если вы хотите, чтобы расстояние между абзацами было побольше, надо всего лишь приказать Word добавить в текст побольше "пространства", т.е. сделать то, что вы сами проделывали со своими чересчур краткими рефератами; пошире поля, покрупнее буквы... Ну и, конечно, побольше расстояние между абзацами. В Word эта проблема решается так. 1.

Установите курсор в любое место абзаца, выше и ниже которого вы хотите добавить пустое пространство (или выделите в блок несколько абзацев, если нужно увеличить промежуток между ними). Увеличить пустое пространство можно и выше, и ниже абзаца. 2. Выберите команду Формат^Абзац. Появится диачоговое окно Абзац, показанное на рис. 12.2. Активизируйте вкладку Отступы и интервалы. Если эта вкладка где-то прячется, щелкните на ее ярлыке или нажмите комбинацию клавиш . Теперь вам предстоит сосредоточиться на той области вкладки, которая называется Интервал. 3. Чтобы увеличить промежуток перед абзацем, введите нужное вам значение в поле Перед. 4. Чтобы увеличить промежуток после абзаца, введите нужное значение в поле После.

Глава 12. Форматирование абзацев

143

Лично я всегда пользуюсь здесь кнопками со стрелками, направленными вверх и вниз. Например, чтобы увеличить пробел после каждого абзаца (как бы два раза нажать <Enter>), я дважды щелкаю на кнопке со стрелкой, направленной вверх, возле поля После. Значение 12 пт означает, что абзацы будут отделяться пустым пространством шириной примерно в одну строку. Если даже вы хотите увеличить интервал после абзаца, все равно следует щелкать на кнопке с направленной вверх стрелкой, расположенной возле поля После. Это выглядит не очень логично: увеличивать пространство внизу, а нажимать кнопку со стрелкой, направленной вверх, поэтому ошибочных щелчков мышью вам не избежать. Ничего не поделаешь— тот, кто разрабатывал эту программу, не читал книжек по психологии. Чтобы как-то удержать в памяти эти загадочные пт, запомните, что при каждом щелчке на кнопке со стрелкой, расположенной возле поля Перед или поля После, пустое пространство соответственно перед или после абзаца увеличивается на значение, равное половине строки (6 пт составляют половину строки текста). Добавив 12 пт вы увеличите пустое пространство соответственно на одну дополнительную строку. Пт — это сокращенное обозначение единицы измерения интервала, называемой пунктом. (Более подробно об этом можно прочитать ниже, во врезке "Что такое пт?".} Хотите увидеть, как будет выглядеть текст с новыми промежутками между абзацами? Обратите внимание на расположенную в нижней части диалогового окна Абзац область Образец. Щелкните на кнопке ОК. Ваш абзац (или абзацы, если был выделен блок) изменит свой облик. После того как вы нажмете клавишу <Enter> (или щелкнете на кнопке ОК), интервал между абзацем, в котором был установлен курсор, и следующим изменится.

-/

Итак, какое поле вы изменили, Перед или После? Мой вам совет: меняйте значение в поле После, увеличивая тем самым расстояние между текущим абзацем и следующим. Поле Перед я использую редко. Чтобы ваши абзацы были отделены друг от друга пустой строкой, выполните все перечисленные выше действия и в поле После введите значение 12 пт. Увеличение интервала перед или после абзаца не вводит двойной интервал в текст абзаца. Говоря точнее, изменение расстояния между абзацами никак не влияет на межстрочный интервал.

Что такое пт? Пространство, которое устанавливает Word между абзацами, измеряется в пунктах. Эта придумали полиграфисты. (В пунктах измеряется также размер шрифта - помните?). ЕСЛИ вы уже сталкивались с понятием "размер шрифта" (читайте главу 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста"), то уже имеете представление о пунктах, хотя в списке Размер диалогового окна Шрифт аббревиатура пт не использовалась. В одном дюйме 72 пункта. Если вы используете 12-пунктовый шрифт и установили промежуток между абзацами в 12 пунктов, то получается как раз одна пустая строка между абзацами; следовательно, 6 пунктов {6 пт) - это полстроки. Поля, в которых вводятся значения в пунктах, снабжены "колесиками* прокрутки. Щелкая на стрелках, направленных вверх или вниз, вы увеличиваете или уменьшаете межстрочный интервал с шагом в 6 пунктов. Если вы хотите задать иное значение, введите его вручную непосредственно в поле. (Правда, лично мне всегда хватало интервалов в 6,12 и 18 пт.)

144

Часть II. Форматирование в Word

изменение абзацною Мне приходилось видеть, как мучаются с абзацными отступами те, кто не умеет работать в Word. Могу поспорить, что и вы в начале каждого абзаца нажимаете клавишу . Конечно, это непрофессионально, но вам простительно — вы ведь только учитесь. Поэтому запомните: Word сам сделает абзацные отступы — автоматически! В следующих разделах мы рассмотрим несколько вариантов абзацного отступа. В Word имеется два способа разделения абзацев. Во-первых, можно увеличить пустое пространство после абзаца, как это описано в предыдущем разделе. Второй способ — не увеличивать интервал между абзацами, зато в начале первой строки каждого абзаца делать отступ.

Отступ первой строки абзаца Нет, нет и нет! Клавишу трогать не нужно! Word сам создаст необходимые отступы. Однако для этого необходимо предварительно выполнить следующие действия. 1. Выберите команду Формат=> Абзац. Появится диалоговое окно Абзац. Щелкните на корешке вкладки Отступы и интервалы (рис. 12.2). 2.

Откройте список Первая строка. Вы найдете его в правой части области Отступ диалогового окна.

3. 4.

Выберите в списке Первая строка элемент Отступ. В поле На укажите величину отступа. Если вы ничего не перепутали, в этом поле по умолчанию указывается 1Д7 см. Это значит, что Word будет сдвигать первую строку каждого абзаца на полдюйма от левого поля. (Здесь все измеряется в сантиметрах (или дюймах — это зависит от установки вашего компьютера), а не в пунктах.) 5. Щелкните на кнопке ОК.

Выделенный блок текста или текущий абзац (где установлен курсор), а также все абзацы, которые вы будете набирать, будут иметь в первой строке абзацный отступ. Чтобы отменить отступ, проделайте то же самое, но в списке Первая строка выберите элемент (Нет). Щелкните на кнопке ОК.

Как создать висячий отступ Висячий отступ не имеет ничего общего с нераскрытым преступлением. Это отступ, при котором только первая строка начинается обычным образом от левого поля, а все остальные имеют отступ, — абзац как бы уцепился левой рукой за край страницы. Для примера я отформатировал таким образом следующий текст. Чисто вы водитель "Сюрприз". Новый стиральный порошок, который не выводит пя.тен, имеет неприятный запах и загрязняет окружающую среду. Зато все честно! Для состоятельных клиентов. (При заказе больше Юупаковок — наценка 8%.) Чтобы получить такой абзац, выполните следующее. 1.

Установите курсор в абзац, в котором хотите установить висячий отступ. Или установите курсор в точку, откуда должен начаться новый абзац с висячим отступом. (Можно также выделить блок текста.)

Глава 12. Форматирование абзацев

145

Нажмите , комбинацию клавиш для команды Выступ. перемешает весь абзац до первой позиции табулятора, оставляя на месте первую строку. Эти действия можно выполнить с помощью диалогового окна Абзац. В списке Первая строка выберите элемент Выступ, в поле На введите величину (обычно это полдюйма — 1,27 см). Щелкните на кнопке ОК! 2.

IS

Не сомневайтесь, в абзаце с висячим отступом сдвигаются абсолютно все строки, кроме первой. •S Если вы хотите увеличить отступ, нажмите комбинацию несколько раз. S Странно, что в Word есть комбинация клавиш для создания висячего отступа, но нет комбинации для создания отступа первой строки. Последний, мне кажется, встречается гораздо чаще. •/ Чтобы отменить висячий отступ, нажмите . Эта комбинация живо заставит ваш абзац держать "руки по швам".

Отступ всего абзаца Отступ абзаца — это не просто отступ его первой строки, который можно легко получить с помощью табулятора. Нет, в данном случае речь идет о таком изменении облика абзаца, когда он целиком выравнивается по первой позиции табулятора. Вот как это делается. 1.

Установите курсор в любое место внутри абзаца. Не важно, есть ли у вас уже набранный абзац или вы только собираетесь вводить новый текст. Попрактиковаться можно и на большом фрагменте текста, выделив его в блок. 2. Установите параметр Задать левый отступ с помощью комбинацию клавиш . Хм-м — отступ! Отступ, хм-м! Повторите еще разок. Вроде бы сработало. (Вы также можете щелкнуть на кнопке Увеличить отступ в панели инструментов форматирования.) 3. Если абзаца еще нет, начинайте его вводить. Если у вас был выделенный в блок текст, он весь сместится до ближайшей позиции табулятора. | J Чтобы увеличить отступ абзаца до следующей позиции табулятора, еще раз нажмите . •/ Чтобы вернуться к первоначальной величине левого поля, нажмите . Можно также щелкнуть на кнопке Уменьшить отступ в панели инструментов форматирования. S

Устанавливать или отменять отступ всего абзаца можно также с помощью диалогового окна Абзац (см. рис. 12.2). Величина отступа для сдвига всего абзаца вправо задается в области Отступ поля Слева.

. Поэтому, когда вы привыкнете пользоваться ими (надеюсь, это произойдет до того, как вы выйдете на пенсию), проблем с запоминанием не будет.

146

Часть II. Форматирование в Word

Двойной абзацный отступ Иногда одного отступа слева для абзаца недостаточно. Бывают случаи, когда абзац нужно сжать и слева, и справа (например, если вы приводите цитату из какой-то статьи и не хотите обвинений в плагиате). Я постоянно проделываю это с работами своего шефа. Если вы хотите последовать моему примеру, действуйте так. 1. Выберите нужный абзац. Если абзац еще не написан, то курсор надо установить в то место, куда будет вводиться новый текст. Но курсор можно установить в любую точку внутри абзаца, а также в выделенный блок, состоящий из нескольких абзацев. 2. Выберите команду Формат^ Абзац. Появится диалоговое окно Абзац (см. рис. 12.2). Вкладка Отступы и интервалы должна быть активизирована. 3.

Введите значение левого отступа в поле Слева. Щелкните кнопкой мыши на поле Слева. Введите значение, например 1.27 (чтобы укоротить абзац слева на 0,5 дюйма). Можно просмотреть список возможных значений отступа, щелкая на стрелках, расположенных справа от поля Слева.

4.

Введите значение правого отступа в поле Справа. Перейдите к полю Справа, щелкнув на нем мышью или нажав клавишу , и снова введите 1.27. После выполнения этих действий абзац будет иметь отступ, равный 0,5 дюйма и слева, и справа. Воспользовавшись областью просмотра Образец, проверьте, так ли изменился ваш абзац, как вы планировали.

5. Щелкните на кнопке ОК. Чтобы отменить двойной отступ в абзаце, нужно повторить всю последовательность действий и ввести в поля Слева и Справа значение 0. Будьте внимательны и при установке значений не перепутайте поля Слева, Справа, а также Первая строка^Отступ и Первая строка^Выступ. Иначе это сведет вас с ума. Ну а юристы фирмы Microsoft обязательно докажут, что вы сами в этом виноваты.

H/tuqt/Mcu э/н1/ мшейщ? Ничто в Word так не напоминает о прежних, докомпьютерных временах, как линейка. Ее можно использовать для быстрого изменения абзацных отступов и установки позиций табуляторов. (Подробнее о табуляторах рассказывается в главе 13, "Установка табуляторов".) Если на вашем экране нет линейки, выполните команду В ид ^Линейка. (Возможно, придется щелкнуть на направленной вниз кнопке со стрелкой стрелке в нижней части меню Вид.) Линейка Word показана на рис. 12.3. Обратите внимание на три части линейки, которые имеют отношение к созданию отступов в одном или нескольких (выделенных в блок) абзацах. Кнопка табуляции Отступ первой страт I

Отступ справа

Выступ

Рис. 12.3. Обычная линейка Word

Глава 12. Форматирование абзацев

147

Вот какие действия изменят форматирование абзаца, в котором установлен курсор, или нескольких абзацев, выделенных в блок. ^ Чтобы изменить отступ правого края абзаца, щелкните кнопкой мыши на метке Отступ справа и, не отпуская кнопку, перетащите метку вправо или влево по линейке. F) Чтобы изменить левый отступ, проделайте ту же операцию с меткой Отступ слева. Обратите внимание, что вместе с квадратиком Отступ слева перемешаются треугольнички Выступ и Отступ первой строки. 0 Чтобы изменить левый отступ, не меняя отступ первой строки, захватите метку Выступ и перетащите ее право или влево. [3 Чтобы изменить отступ первой строки, захватите метку Отступ первой строки и перетащите ее вправо или влево. Линейка — это инструмент мыши. Именно с помощью мыши изменяются установки линейки. Однако все изменения текста, которые выполняются с помощью линейки, можно произвести и в диалоговом окне Абзац. ^ Метка табулятора на левом краю линейки служит для установки различных видов табулятора. Подробности — в главе 13. S Линейку удобно использовать для установки отступов, что называется, "на глаз". Если же вам нужно задать точные значения, обратитесь к диалоговому окну Абзац, О том, как указывать величину отступов, рассказывалось выше в этой главе. S Установка отступов — это не то же самое, что установка полей. Поля задаются на уровне форматирования страницы. Если вас интересует, как изменять поля, читайте главу 14, "Форматирование страниц".

S

Что нужно помнить при форматировании абзаца В приведенной ниже таблице содержатся все команды форматирования абзацев, состоящие из комбинации клавиши с буквой или цифрой. Не вздумайте увильнуть от заучивания этого списка наизусть. Комбинация клавиш Назначение Выравнивает абзац по ширине до тех пор, пока не появится ряд точек, обозначающий начало новой страницы. Совершенно очевидно, что это нелепо и непрофессионально. : -S Верный способ: нажать комбинацию клавиш . Готово! Новая страница к вашим услугам.

Глава 14. Форматирование страниц

165

— это комбинация клавиш для вставки жесткого разделителя страницы, который требует, чтобы Word начал новую страницу точно в указанном месте. Именно этот способ я вам настоятельно рекомендую! В режиме Вид^ОбЫЧНЫЙ (описывается в главе 2, "Как работать в Word") жесткий разделитель страницы представляет собой строку из плотно прижатых друг к другу точек. Он указывает на начало новой страницы, причем линия точек сопровождается надписью Разрыв страницы, напоминающей, что ввод страницы — дело ваших рук. Так выглядит символ разделителя страниц.

В режиме В ид "=> Разметка страницы жесткий разделитель страниц выглядит так же, как обычный разделитель (см. рис. 2.2). При установке жесткого разделителя страниц имейте в виду следующее.

,.

-/

./

/

V-'

766

ЖесткиЙ разделитель страниц можно ввести также с помощью команды Вставка^Разрыв. Выберите параметр Новую страницу и щелкните на кнопке ОК. По сравнению с нажатием комбинации клавиш , это довольно хлопотная процедура, поэтому неудивительно, что большинство пользователей предпочитают все же . Вставка жесткого разделителя страниц работает так же, как обычная разбивка на страницы, за одним исключением: вы сами решаете, в каком месте будет начата страница. Поместите курсор туда, где вы намереваетесь установить жесткий разделитель страниц, и нажмите . Нажатие комбинации вводит в ваш документ символ перехода к новой странице, который с данного момента все время находится на этом месте, создавая переход к новой странице, независимо от того, как вы изменяете текст предыдущих страниц. Жесткий разделитель отличается от обычной разбивки на страницы тем, что он не учитывает возможность редактирования текста. Вы можете удалить жесткий разделитель страниц, выделив его с помощью м ы ш и и нажав или . Если это произошло случайно, примените комбинацию еще раз или нажмите , чтобы отменить удаление. Если вы установили жесткий разделитель страниц, то, прежде чем распечатывать документ, взгляните на него в режиме Предварительный просмотр. Иногда в процессе редактирования текст сильно меняется, и жесткий разделитель страниц становится ненужным. О команде Предварительный просмотр рассказывается в главе 9, "Все о принтерах и печати". Не поддавайтесь искушению применять жесткий разделитель для упорядочения нумерации страниц. У вашего компьютера достаточно возможностей, чтобы справиться с этой задачей, не прибегая к форматированию страниц (подробнее — читайте выше, в разделе "Где поместить номер страницы").

Часть И, Форматирование в Word

Глава 15

Форматирование документов В этой главе... > Разбивка документа на разделы > Что можно делать с разделами >

Верхние и нижние колонтитулы

>

Создание колонтитулов для четных и нечетных страниц

>

Создание первой страницы без колонтитулов

> Работа с панелью инструментов Колонтитулы

окумент — это звучит гордо. Многозначительно. Серьезно. Вряд ли вам когда-либо приходило в голову, что легкомысленное письмо приятельнице можно считать документом. Но Word отличается тем, что ко всему относится очень ответственно, поэтому любая безделица, созданная с его помощью, приобретает вес и значение. Моя жена, например, завела привычку записывать все, что я должен сделать по дому, в файл под названием Надо, Теперь мне стало значительно труднее отлынивать от своих обязанностей! С точки зрения форматирования, документ— это далеко не то же самое, что страница (даже если он состоит из одной страницы). Документ— понятие более глобальное. Запомните хотя бы это, потому что все остальное из представленного в данной главе вам вряд ли понадобится — во всяком случае в тех документах, с которыми вы обычно работаете. Запомните и то, что настоящая глава — самое лучшее место, куда следует обращаться в том случае, если вы вдруг захотите пополнить свои знания о Word и подняться до уровня (страшно сказать!) профессионала.

уокцмешпа на Многие команды форматирования Word применяются ко всему документу целиком. Так, большинство команд форматирования страницы, которые обсуждались в главе 14, "Форматирование страниц", представляют собой команды, работающие в масштабах всего документа: установка полей, размера бумаги, ориентации и т.д. Добавление колонтитулов (эта тема будет рассмотрена ниже) также относится к числу команд, действующих на весь документ. Если однажды вы решите по-разному отформатировать различные части документа, например, изменить ориентацию отдельной страницы или изменить выравнивание в нескольких страницах, то вам не обойтись без деления документа на разделы. Другими словами, вам придется форматировать страницы в одном разделе независимо от форматирования таковых в другом разделе. Например, чтобы создать титульную страницу с самостоятельными признаками форматирования, ее надо выделить в раздел. Можно выделить в раздел также таблицы.

Глава 15. Форматирование документов

167

Говоря о разделах, я имею в виду элементы форматирования, а не части научной работы или что-нибудь еще столь же отвлеченное. У этих разделов есть интересное свойство: при взгляде на готовый распечатанный документ никто не догадается, что он был разбит на разделы. Единственное, что бросится в глаза, — это аккуратность и профессионализм вашей работы. Прочитав следующие разделы этой главы, вы узнаете все, что необходимо знать о создании разделов в документе.

I

S

Раздел — это часть документа, форматирование которой никак не связано с форматированием остального документа.

S Разделы применяются при создании множества оригинальных и забавных типов документов, речь о которых пойдет в части IV этой книги.

\S

Вообще, деление на разделы— это более высокий уровень мастерства. Большинство пользователей практически никогда этим не занимаются. Лично мне пришлось сталкиваться с разбивкой документа на разделы лишь несколько раз за все время работы с текстовыми процессорами. К чему я веду? К тому, что вы можете спокойно пропустить эту главу!

Вставка разрыва Вставить в документ разрыв несложно. Дчя этого в Word имеется удобное диалоговое окно Разрыв, вызвать которое можно с помощью команды Вставка^Разрыв. На рис. 15.1 представлено диалоговое окно Разрыв. В его верхней области представлены виды разрывов текста, а в нижней — виды разрывов страниц.

Рис. 15.1. Диалоговое окно Разрыв Предположим, вам необходимо создать титульную страницу документа. Для этого выполните следующие действия. 1.

Выберите в меню команду Вставка^РазрЫВ. Появится диалоговое окно Разрыв, представленное на рис. 15.1. 2. В группе Новый раздел выберите переключатель Со следующей страницы. Параметр Со следующей страницы действует как жесткий разделитель страницы, он вводит в документ жесткий разделитель страницы и разрыв раздела одновременно. Это самая удобная форма разрыва раздела, поскольку все элементы форматирования, с которыми вам придется работать, относятся к уровню страницы. 3. Щелкните на кнопке ОК. В режиме Разметка страницы новый разрыв раздела выглядит как жесткий разделитель страницы. В режиме Обычный он имеет такой вид:

168

Часть II. Форматирование в Word

Следующий этап — перемещение курсора на первую (титульную) страницу, которая находится в предыдущем разделе, и ее форматирование по своему вкусу. ^

S

S

S S S •/

Если вы хотите в одном разделе объединить несколько стилей форматирования, используйте разрыв На текущей странице. Например, если на одной странице у вас есть и колонки, и обычный текст, разрыв На текущей странице — лучший способ объединить форматы этих двух элементов. В главе 21, "В колонки стройся!" об этом рассказывается более подробно. Параметры С четной страницы и С нечетной страницы позволяют начать новый раздел соответственно с четной или с нечетной страницы. Например, если создаваемый вами документ после распечатки должен быть сшит, то те или иные разделы должны находиться на определенных (четных или нечетных) страницах. (Правда, я еще никогда не видел, чтобы кто-нибудь пользовался этим параметром.) Разбивка на разделы также облегчает работу с документом, состоящим из большого количества частей. Каждая часть может быть выделена в самостоятельный раздел: титульный лист, введение, глава!, Приложение А. Чтобы начать работу с нужным разделом, используйте команду Перейти. Более подробно об этой команде рассказывалось в главе 3, "Прогулки по документу". О том, как начинать новую страницу с помощью жесткого разделителя страниц, рассказывается в главе 14, "Форматирование страниц". Вставить жесткий разделитель страниц можно также с помощью комбинации клавиш . В главе 21, "В колонки стройся!", речь идет о разбиении текста на колонки. К сожалению, я тоже не в состоянии объяснить, почему туалетная бумага рвется не по намеченным дырочкам.

Удаление разрыва раздела Символ разрыва можно удалить с помощью клавиши или . При случайном удалении символа разрыва раздела вы потеряете все специфические режимы форматирования, присущие данному разделу. Поэтому если с вами случится такая неприятность, постарайтесь сразу щелкнуть на кнопке Отменить или нажать комбинацию клавиш — еще до того, как вы выполните какие-либо другие действия. Обращайтесь осторожно с отформатированным разделом! Если вы особым образом отформатировали, скажем, страницу, а затем удалили разрыв раздела, все ваше форматирование будет "поглощено" стилем форматирования всего документа. Кроме того, перед распечаткой всегда пользуйтесь командой Предварительный просмотр, как бы красиво ни выглядел ваш документ на экране. (Подробности о предварительном просмотре вы найдете в главе 9. "Все о принтерах и печати".)

Верхние и нижние Шапка — это вовсе не головной убор. Точнее, не только головной убор. Шапкой, или верхним колонтитулом, называют текст, повторяющийся вверху каждой страницы документа. Например, в некоторых книгах в верхней части каждой страницы присутствует название главы или раздела. Это и есть верхний колонтитул, или шапка. Нижний колонтитул потому и нижний, что находится

Глава 15. Форматирование документов

169

внизу страницы. Примером нижнего колонтитула может служить, в частности, старомодная фраза "Прошу перевернуть страницу", хотя есть и более содержательные колонтитулы, включающие в себя номера страниц, название главы или документа и еще что-нибудь полезное. В этой книге в нижней части страницы указывается название части и главы. Нижний колонтитул создается по тому же принципу, что и верхний. Верхний колонтитул может содержать ваше имя, название документа, дату, номер страницы, заголовок, номер телефона, рекламный слоган — на ваше усмотрение.

i S

Нижний колонтитул может содержать все то же самое. Нижний колонтитул и сноска — разные веши. Прочитав главу 22, "Оглавление и указатели", вы узнаете, в чем заключается разница между ними.

Как создать колонтитул Только колонтитулы способны придать документу настоящий шик. Не обязательно использовать верхний и нижний одновременно — хватит и одного. В любом случае для их создания применяется одна и та же команда. Итак, попробуем ввести верхний или нижний колонтитул. 1.

Выберите команду Вид'ФКолонтитулы. Окно документа изменится, и вашему вниманию будет предложен образец колонтитула с надписью Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в верхнем левом углу. Кроме того, появится плавающая панель инструментов Колонтитулы. Как это выглядит, показано на рис. 15.2.

от. ..Бык"

Рис. 15.2. Пример колонтитула с плавающей панелью инструментов Колонтитулы 2.

Щелкните на пиктограмме переключения между верхним и нижним колонтитулом В е р х н и й / н и ж н и й колонтитул, чтобы выбрать тот, который вам нужен. Переход от верхнего колонтитула к нижнему и обратно выполняется однократным щелчком мыши.

3.

Введите текст колонтитула. Текст колонтитула можно изменять с помощью тех же команд форматирования, что и любой текст Word, включая табуляцию (если вы забыли, как выполняется форматирование, прочтите главы 11-13, посвященные форматированию символов, абзацев и установке табуляторов).

4.

Для введения специальных элементов пользуйтесь кнопками панели инструментов Колонтитулы. Подведите указатель мыши к любой кнопке, и появится краткое описание ее функции (также, как в обычных панелях инструментов!).

170

Часть II. Форматирование в Word

Например, для того чтобы установить номер страницы в центре нижнего колонтитула, надо нажать клавишу , а потом щелкнуть на кнопке Номер страницы. | вставить аз-оте*ст-| С помощью раскрывающегося списка Вставить автотекст в колонтитулы можно ввести элементы автотекста. Параметры, которые можно выбрать для вставки в колонтитул, являются обновляемыми "полями", отражающими различные особенности вашего документа (рис. 15.3). Например, пункт меню Вставить автотекст— Стр. из — вводит в колонтитул номер текущей страницы из общего числа страниц документа. -Р1ЛЕAuthor, Page*, Date СсШИа-кИ, Page #, Date СгезййЬу Geatedon ; filename

' Ftename агИ patTi

Рис. 15.3 Вот что можно вставить в колонтитул из раскрывающегося списка Вставить автотекст 5.

Закончив работу, щелкните на кнопке Закрыть. Вы вернулись к своему документу.

В режиме Разметка страницы в документе можно видеть верхний и (или) нижний колонтитулы, отображаемые призрачно-серым цветом. В режиме Обычный колонтитулов не видно, хотя они никуда не делись. (Просмотреть колонтитулы можно также с помощью команды Предварительный просмотр, которой я уделил немало времени в главе 9, "Все о принтерах и печати".) В колонтитулы можно поместить все, что вы включаете в обычный документ, даже графику (см. рис. 15.2). Это весьма удобно, если в колонтитул надо ввести логотип компании. О том, что это такое, и как вводить в текст графику, вы узнаете из главы 23, "Рисунки и картинки". S

Для того чтобы установить в колонтитуле нумерацию страниц, начиная с 1, вовсе не обязательно переходить на первую страницу. Word достаточно сообразителен, чтобы правильно пронумеровать страницы, независимо оттого, на какой из них вы редактируете колонтитул. В режиме Разметка страницы можно быстро отредактировать колонтитул, дважды щелкнув на его "призрачном" изображении. Возможно, перед номером страницы вам захочется поместить какойнибудь текст (чтобы номер не чувствовал себя слишком одиноким). В порыве творческого вдохновения вы вводите слово Страница и пробел, после чего щелкаете на кнопке со значком #; конечно, можно придумать и что-нибудь поинтереснее.

/

Колонтитулы могут быть созданы для каждого раздела, на которые разбит документ. Если в документе несколько разделов, название колонтитула отображается вместе с номером раздела, например, так: Верхний ко-

Глава 15. Форматирование документов

171

лонтитул-Раздел 2-. Не забывайте, любые дополнения к колонтитулам или их изменения в одном разделе не отражаются на колонтитулах в остальных разделах документа. У

Если вы хотите ввести в колонтитул текущую дату или время, в панели инструментов Колонтитулы надо щелкнуть соответственно на кнопке Дата или Время.

v-

Не забывайте, что для-перехода из верхнего колонтитула в нижний и обратно в панели инструментов Колонтитулы предусмотрена кнопка Верхний/Нижний колонтитул.

Четные колонтитулы для четных страниц, нечетные - для нечетных Word позволяет создавать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Чтобы увидеть, как это выглядит, рассмотрите книгу, которую держите в руках. Колонтитул четной страницы содержит ее номер и название части, колонтитул нечетной — номер и название главы и номер страницы. Вы тоже можете создать такой колонтитул! (А потом смело проситься на работу в издательство "Диалектика".) Если вы хотите создать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, действуйте следующим образом. 1. Выберите команду Вид^Колонтитулы. В вашем документе появится верхний или нижний колонтитул, а также плавающая панель инструментов Колонтитулы (см. рис. 15.2). 2.

В панели инструментов Колонтитулы щелкните на кнопке Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы с вкладкой Источник бумаги на переднем плане (рис. 15.4).

Рис. 15.4, Вкладка Источник бумаги диалогового окна Параметры страницы

172

Часть II. Форматирование в Word

3.

В группе Различать колонтитулы установите флажок четных и нечетных страниц. Этим вы сообщите Word, что хотите создать два комплекта верхних и нижних колонтитулов: один — для четных страниц, другой — для нечетных. Обратите внимание, как изменилось изображение в области Образец— теперь вы видите две страницы рядом. Здорово, не правда ли!

4. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернулись в режим редактирования верхнего/нижнего колонтитула, но теперь перед одним колонтитулом появилась надпись Верхний (нижний) колонтитул четной страницы, а перед другим, соответственно Верхний {нижний} колонтитул нечетной страницы. 5.

Создайте четный (нечетный) верхний (или нижний) колонтитул. О том, как это сделать, рассказывается в предыдущем разделе.

6.

Создайте нечетный (четный) верхний (или нижний) колонтитул.

б"1 Щелкните на кнопке Переход к следующему, и вы сможете увидеть следующий нижний колонтитул вашего документа. Можно также щелкнуть на кнопке Переход к предыдущему. Эти две кнопки позволяют просматривать четные и нечетные колонтитулы.

"I • '"'

7.

,_.

Плил

Закончив редактирование колонтитулов, щелкните на кнопке Закрыть. Ну, что скажете? Оказывается, в процессе создания колонтитулов нет ничего сложного, не так ли?

Но мне не нужен колонтитул на первой странице! Первая страница документа— обычно это титульный лист— не должна содержать колонтитулов. Чтобы не дать им туда проникнуть, обратитесь к диалоговому окну Параметры страницы, открыв на нем вкладку Источник бумаги (о нем рассказывалось в предыдущем разделе). В диалоговом окне Параметры страницы в области Различать колонтитулы установите флажок Первой страницы. Щелкните на кнопке ОК. Вернувшись в свой документ для редактирования колонтитулов, щелкните несколько раз на кнопке Переход к предыдущему, пока не найдете самый первый верхний (нижний) колонтитул, озаглавленный Верхний (Нижний) колонтитул первой страницы. Оставьте его пустым. Эта процедура вводит на первую страницу пустой верхний колонтитул; на других страницах верхний колонтитул появится в заданном вами виде. С помощью этой же процедуры можно установить специальный колонтитул первой страницы — например, с графикой и декоративным текстом.

Побольше колонтитулов, хороших и разных! Колонтитул действует обычно в пределах одного раздела документа. Для большинства документов, которые состоят из одного раздела, это хорошо. Но предположим, что вам по каким-то причинам в одном документе нужно расставить разные колонтитулы, или, наоборот,

Глава 15. Форматирование документов

173

необходимо отключить колонтитулы в каких-то частях документа, например в тех, где много графики, поскольку вы не хотите перегружать страницы информацией. В любом случае вам нужны разные колонтитулы (собственно колонтитулы, без колонтитулов, снова колонтитулы). Чтобы добиться этого, надо разбить документ на разделы. Для каждого раздела можно установить свои колонтитулы, которые не будут повторяться в других разделах. При этом изменения, вносимые в колонтитулы одного раздела, никак не скажутся на колонтитулах других разделов. Чтобы получить самую подробную информацию о разбивке документа на разделы, вернитесь к разделу "Разбивка документа на разделы" этой главы.

/ 74

Часть II. Форматирование в Word

Глава 16

Работа со стилями В этой главе... > > ** > > *?• >

Как пользоваться командой Стиль Как создать стиль Как изменить стиль Как назначить стилю комбинацию клавиш Как применить стиль Работа со стилями заголовков Как управлять стилями

я J чень интересно ходить с детьми в зоопарк. Одно плохо — довольно быстро насту^^ пает момент, когда вы понимаете: этих зверей слишком много. Это же ощущение возникает, когда вы принимаетесь за форматирование документа. Да, говорите вы себе, тут столько всего... Конечно, если вы создаете небольшой и непритязательный документ (например, об осмотре одного-единственного белого медведя), никаких проблем не возникает. Но если ваш документ обширен и многообразен, то вы, скорее всего, потратите на форматирование больше времени, чем на набор текста. Это все равно, что потратить на дорогу больше времени, чем на разглядывание представленной в зоопарке фауны (конечно, поездка на автобусе сама по себе вполне может заменить посещение зоопарка— в том случае, если вам еще не стукнуло пять лет). Но не забывайте, что рядом с вами волшебник—- Word. Достаточно поманипулировать его командами, создать стиль форматирования, а потом одним щелчком отформатировать фрагмент текста или даже целый документ. Трудно в это поверить? Думаете, это фокусы, а реальная работа будет иной? Попробуйте сами! Но сначала прочитайте главу 16 "Работа со стилями". А потом — смелее за работу. И вы сумеете с помощью Word собирать множество команд форматирования в единую команд}', которая и называется стилем.

Ч,1но tncucoe Стиль — это совокупность приемов форматирования, которая имеет название и задается в отдельном поле. Так что, если вам необходимо набрать абзац текста с отступом, со шрифтом курсивного начертания, размер которого составляет 10 пунктов, достаточно применить к этому абзацу соответствующий стиль. Просто и быстро! IV

Исторически появление стилей вызвано тем, что возникла необходимость сохранять тяжелый труд по форматированию. По мере совершенствования текстовых процессоров и разработки новых моделей принтеров, способных печатать разными шрифтами, и благодаря тому, что Windows научилась отображать на экране то, что будет распечатано, возникали все более совершенные и разнообразные команды форматирования текста. Чтобы справиться с лавинообразным потоком нового форматирования, были придуманы стили.

Глава 16. Работа со стилями

175

V

В Word любой текст набран каким-то стилем. Пока вы не выбрали какой-то оригинальный стиль, Word применяет к тексту свой, так называемый Обычный стиль, в котором установлены следующие параметры форматирования: шрифт Times New Roman размером равным 12 пунктам, а абзац выровнен по левому краю и не имеет отступов. Использование стилей не является обязательным в Word. Однако применение стилей сделает вашу работу по форматированию легкой и приятной.

С/пили, tqe бас искшнь? В Word стили задаются в панели инструментов форматирования и в диалоговом окне Стиль, подобраться к которому можно с помощью команды Формат^Стиль, На практике стили чаще выбирают с помощью панели инструментов форматирования. Диалоговое окно Стиль используется только для создания и редактирования стилей документа.

Стили в панели инструментов Самый простой способ применения стиля предлагает нам раскрывающийся список Стиль, который находится в панели инструментов форматирования и, как правило, содержит слово Обычный (отличное название!). Раскрывающийся список Стиль показан на рис. 16.1. Э| Документу - Microsoft Word

-К- ' '1Э' ' ' М - " -15' i 46

О'НКПНЬ формат 1. Number

т

Заголовок 1 ' " » I': Заголовок 2 ' Заголовок 3 __ ^ Обычный

Ч

-Т

Рис. 16.1. Раскрывающийся список Стиль в панели инструментов форматирования Возможно, в вашей панели инструментов форматирования нет этого окна. В таком случае придется заняться настройкой панели. Вы хотите заняться этим прямо сейчас? Тогда открывайте главу 29, "Настройка Word". Я подожду. Стили, которые вы видите в раскрывающемся списке, можно применять ко всему документу целиком. На рис. 16.1 перечислены стандартные стили, которые Word применяет к ка-

176

Часть II. Форматирование в Word

ждому новому документу. Всего в этом наборе четыре стиля: Обычный, который применим ко всему тексту документа, и три стиля заголовков, Кто-то из программистов Microsoft установил эти стили, облегчив вашу работу. Параметр Очистить формат в списке Стиль следует назвать не стилем, а, скорее, командой, отменяющей все форматирование текста. Вновь созданные вами стили добавляются к уже имеющимся в списке. Если вы вносите изменения в существующий стиль, скажем, меняете шрифт на другой, в списке появляется новый стиль, отражающий эти изменения. Например, если вы поменяете шрифт на Arial, в верхней части списка Стиль появится запись Обычный+Arial. Название шрифта (в нашем случае — Arial) будет внесено в список стилей. Но это, конечно, не лучший способ пополнения списка стилей. В настоящей главе вы узнаете, как это делать правильно. В окне Стиль все предлагаемые стили отображаются так, как они будут выглядеть в документе. Например, стиль Заголовок 1 имеет полужирное начертание и 16-й кегль, а Обычный представлен 10-м кеглем шрифта Times New Roman. Символ абзаца fl[), расположений рядом с названием стиля, говорит о том, что это стиль абзаца. Команды форматирования, объединенные в стиль, управляют абзацами так же, как и текстом. Подчеркнутая буква "а" (а), расположенная справа от названия стиля, показывает, что это стиль символа. Команды форматирования в этом случае управляют только символами. Не существует отдельных команд форматирования абзацев. Если количество имеющихся стилей превышает число, доступное в раскрывающемся списке Стиль, последним параметром списка становится Больше. В результате выбора этого параметра на экране появится область задач, работа с которой будет обсуждаться в следующем разделе. Стандартные стили хранятся в шаблоне документа, который Word применяет для всех новых документов. Шаблон называется NORMAL (или NORMAL.DOT). (О шаблонах речь пойдет в главе 17, "Шаблоны и мастера".) Не следует путать заголовки с верхними колонтитулами. (О них речь шла в главе 15, "Форматирование документов".) Колонтитулы всегда находятся в верхней части страницы, а заголовки стоят в начале главы или раздела, но могут располагаться в любом месте страницы текста, или Web-страницы.

Стили в области задач Большую часть работы со стилями приходится выполнять в области задач. Если до сих пор вы, работая в Word, предпочитали обходиться без ее помощи, то теперь вам придется смириться с ее присутствием на экране, несмотря на то, что область задач занимает четвертую часть его рабочего пространства. Даже не знаю, плакать вам или смеяться! Чтобы вызвать на экран область задач Стили и форматирование, щелкните на кнопке Стили и форматирование, представленной пиктограммой с изображением двух букв АА и расположенной слева от раскрывающегося окна Стиль. Есть и другой способ: выберите в меню команду Формат^Стили и форматирование. И... приветствуйте появление на экране области задач Стили и форматирование, которая похожа на ту, что вы видите на рис. 16.2. Область задач Стили и форматирование— это то самое место, где вам предстоит выполнять различные манипуляции со стилями вашего документа. Здесь появятся все стили, которые будут в нем применены. Используемый в текущий момент стиль (т.е. стиль выделенного фрагмента текста или текста, на котором в данный момент стоит, подмигивая вам, курсор) отображается в верхнем окне. На рис. 16.2 — это стиль Обычный.

Глава 16. Работа со стилями

177

* ч Сг"/м н форматирование

. -

Форма!ириван-'е ныиепеннсго TeKtl

выдатаъ* вя

г Создач

ыбер^-тс? форма 1ирова**че для

Очистить форМЕТ

Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 3 Обычный

Рис. 16.2. Область задач Стили и форматирование Установите указатель мыши на названии стиля, имеющегося в списке, и вам будет предоставлена дополнительная информация об этом стиле. Вы, наверно, сразу заметили справа от названия стиля стрелку, направленную вниз. Щелкнув на ней, можно открыть меню, относящееся к конкретному стилю (рис. 16.3), Кроме того, если задержать указатель мыши на названии стиля, то появится раскрывающееся окно со специфической информацией, относящейся к данному стилю форматирования. На рис. 16.3 видно, что основой стиля Заголовок 1 является стиль Обычный, к которому добавлены различные дополнительные опции форматирования. Информация о форматировании Имя стиля

[Заголовок 1 к i : Обыч-tii ' HfHtT (CefsJt; Arial, pt, толуЖ1*"ый. КФН1ИГ ст 16 pt, штереал Па ia: 12 пт, После: 3 rn, № отрьвэтъ эт с.-^ду^ Уров»ь 1

Щелкните для отображения списка стилей

Рас. 16.3. Информация о стиле, представленная в раскрывающемся окне

•/

ч ••'


. Введенный вами стиль пополнит список стилей, которые уже имеются в вашем документе. Только что созданный стиль применен к исходному абзацу (к тому, на основании которого вы создали этот стиль). Он же будет применен к новому абзацу, если вы станете вводить текст. Этот стиль можно применить также к любым уже имеющимся абзацам. 1S

Давайте своим стилям имена, отражающие их специфику. Названия типа Список с отступом или Основной текст таблицы просто замечательны, поскольку сами объясняют свое назначение. Имен типа Стиль 3 или Новый 2 желательно избегать.

Глава 16. Работа со стилями

179

Новые стили применяются только в том документе, в котором они были созданы. Если вы создали целый набор стилей, от которого просто в восторге, и хотели бы пользоваться им и в других документах, то следует создать так называемый шаблон. Подробнее об этом рассказывается в главе 17, "Шаблоны и мастера". Возможно, вам понадобится внести изменения в тот или иной стиль. Для этого нужно воспользоваться областью задач Стили и форматирование. Об этом рассказывается ниже, в разделе "Как изменить стиль" этой главы.

Создание стиля с помощью области задач Создавать стили, находясь в области задач, очень удобно. Правда, для этого надо уметь пользоваться командами стиля Word, в том числе и теми, о которых речь пойдет в следующей части книги. Но если вы еще не успели с ними познакомиться, не расстраивайтесь. С моей помощью вы сможете создать собственный стиль и миновать все ловушки диалогового окна Стиль.

1.

Выберите в меню команду Формат-ФСтили и форматирование. Появится область задач Стили \л форматирование (см. рис. 16.2). Обратите внимание: мы не создавали предварительно ни абзаца текста, ни вообще чего-нибудь, чт*о можно было бы форматировать. Смелее — мы создаем новый стиль прямо с нуля! Щелкните на кнопке Создать стиль. Откроется диалоговое окно Создание стиля, показанное на рис. 16.4.

2.

Рис. 16.4. Диалоговое окно Создание стиля

3.

4.

180

В поле Имя введите название нового стиля. Название должно быть описательным и понятным; старайтесь избегать названий типа Стиль 1. Вот несколько удачных примеров: Заголовок таблицы, Текст примечания, Адрес. Если придуманное вами название уже существует, Word сообщит об этом, и вам придется изобрести другое. Выберите тип стиля в раскрывающемся списке Стиль. Чаще всего вы будете создавать в Word стили Абзаца, т.е. стили, в которых применяются всевозможные опции форматирования, относящиеся к шрифтам или тексту на уровне абзаца.

Часть //. Форматирование в Word

Стили форматирования символов (стили Знака) используются редко. Лично я столкнулся с такой необходимостью только однажды, когда писал книгу, в которой команды должны были отображаться полужирным шрифтом Courier New, к тому же голубого цвета. Пришлось создать специальный стиль символа, которому я дал название Голубой текст. Зато потом, когда нужно было применить такое сложное форматирование к фрагменту текста, я просто выбирал для него Голубой текст. Стиль Таблицы предназначен для форматирования таблиц. (О таблицах читайте в главе 20, "Работа с таблицами".) Для создания списков применяется стиль Список. В Word он находит применение в первую очередь при составлении планов. Но прежде чем приступать к форматированию таблиц и списков, я бы рекомендовал вам прочитать о них в этой книге. Выберите в раскрывающемся списке элемент Основан на стиле. Вы сэкономите время и силы, если в качестве основы для нового стиля возьмете уже существующий. Если вы хотите, скажем, создать стиль заголовка, который напоминал бы основной стиль текста (например, Текст), воспользуйтесь раскрывающимся списком Основан на стиле. Тогда вам достаточно будет просто несколько изменить стиль Текст— увеличить размер шрифта, добавить полужирное начертание и т.д. Это гораздо проще, чем создавать совершенно новый стиль. В основе всех стилей лежит стиль Обычный. С помощью раскрывающегося списка можно просмотреть множество стилей. Просмотрите список, и вы найдете то, что вам придется по вкусу (а может быть, ознакомившись со всем списком, вы все же решите остановиться на стиле Обычный). Выберите в раскрывающемся списке элемент Стиль следующего абзаца. Этот удобный параметр устанавливается на названии стиля, созданного последним. Поэтому все абзацы будут вводиться этим стилем. С помощью этой функции могут быть созданы оригинальные приемы форматирования, с которыми можно будет познакомиться ниже, в разделе "Автоматическое изменение стилей". Выберите параметры форматирования для нового стиля. В диалоговом окне Создание стиля столько различных кнопок и списков, что хотелось бы знать, назначение каких из них необходимо помнить, а каких — необязательно. Вам может помочь в этом окно предварительного просмотра. Если вам потребуется специфическое форматирование текста, например двойное подчеркивание или установка табуляторов, щелкните на кнопке Формат. Откроется меню с традиционными для Word командами форматирования (подобными тем, что мы видим в меню Формат). Выбор какой-либо команды вызывает появление соответствующего диалогового окна с полным набором присущих ему опций. Работа с этими диалоговыми окнами описана во многих разделах данной книги. Но вам обязательно нужно запомнить следующее: будучи открытыми из диалогового окна Создание стиля, они оперируют исключительно создаваемыми вами стилями, а не текстом вашего документа. (По крайней мере, пока не оперируют текстом.) Работать в диалоговом окне Создание стиля можно лишь в том случае, если вы знаете, какие форматы заложены в используемый вами стиль. Если вы этого не знаете, то лучше применять технологию, описанную выше, в разделе "Как создать стиль на основе отформатированного абзаца". Щелкните на кнопке ОК, и стиль будет создан. Диалоговое окно Создание стиля исчезнет, а имя созданного вами стиля появится в списке Стиль.

Глава 16. Работа со стилями

181

Автоматическое изменение стилей В процессе работу над книгой, каждую новую главу я начинаю со следушртзтект-/}ш?7зш-7»(7или,£ ' или Л5), к которому применяю стиль Номер главы. Далее следует заголовок глшы, для юторого также имеется ^соспветствующий стиль (Заголовок главы]. После этого едет фраза В этой главе.,, (стиль Barofy, за которой с/едет краткий перечень тем, освещаемых в данной главе (стиль Маркированный /), и так далее - каждый аб; зац вводится с учетом определенного стиля. Но нет никакого смысла всякий раз вручную выбирать нужный . стиль, если можно заставить Word при необходимости менять стили автоматически, j В диалоговом окне Создание стиля (или в диалоговом окне Изменение стил$ откройте раскрывающийся ; список Стиль следующего абзаца. После того как будет нажата завершающая абзац клавиша <Enter>, ! < Word переключит стиль на тот, который в данный момент находится в первой строке списка. Обычно это ; г тот же стиль, каким был введен предыдущий абзац, потому что так обычно выглядит документ. Но если вы знаете, что после определенного абзаца стиль должен поменяться, нужно определить для Word новый стиль. Вы можете набирать текст стилем Номер главы, но в раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца^ выбран стиль Заголовок главы, поэтому, как только вы завершите ввод абзаца нажатием клавиши [ < Enter>, следующий абзац будет вводиться уже стилем Заголовок главы. Красиво сделано, не правда ли?

Создание стиля, воздействующего только на символы Чаще всего вы будете создавать в Word стили абзаца, т.е. стили, которые форматируют текст на уровне абзаца. Если вы хотите, чтобы стиль форматировал символы (знаки), надо создать специальный стиль символа. Как уже отмечалось, стили такого типа помечены в списке Стиль подчеркнутой буквой "а", вот такой: а. Допустим, вам необходимо, чтобы все формулы в тексте были набраны полужирным курсивным шрифтом красного цвета, размер которого превышал бы размер шрифта основного текста. Конечно, вы могли бы набрать весь текст, потом выделить каждую формулу в блок и с помощью команды ФорматО Шрифт изменить начертание, цвет и размер шрифта. Но заниматься такой неблагодарной работой -— это значит забыть, что мы живем в век персональных компьютеров. Эту работу можно существенно облегчить, создав собственный стиль, в котором будут установлены требуемые параметры форматирования. Это будет стиль, применяемый только к символам, и не обращающий никакого внимания на абзацы. Для создания такого стиля используется примерно такая же процедура, что и в предыдущем разделе. Однако после выполнения п. 4, когда откроется диалоговое окно Создать стиль, в раскрывающемся списке Стиль следует выбрать элемент Знака. Теперь все настройки окна Создать стиль будут установлены ятя создания стиля символа. Далее продолжайте действовать в диалоговом окне Создать СТИЛЬ так, как описывалось в предыдущем разделе, выбирая различные параметры для символа. Когда все будет сделано, щелкните на кнопке ОК, и стиль готов.

i

s

:; S V S

182

Специальные стили форматирования символов не оказывают влияния на форматирование абзацев. Другими словами, эти стили можно применять лишь к отдельным буквам, словам, фрагментам текста для изменения их шрифта, начертания, размера и цвета, но никак не для абзаца целиком. Помните! За окном — XXI век, все должно делаться одним нажатием кнопки! Если вы хотите сделать свой текст непревзойденным, читайте главу 19, раздел "Оригинальный текст — белым по черному". Существует быстрый способ применения формата символа. О нем рассказывается в главе 18, "Маленькие хитрости форматирования", в разделе "Как позаимствовать форматирование символов". Часть II. Форматирование в Word

Как изменить стиль Стили меняются. Брюки клеш снова вошли в моду. Кто бы мог подумать! Моя жена смотрит на меня, как на сумасшедшего, но я все время проверяю, не съела ли моль дедушкин сюртук. Я твердо верю, что и это вернется... Впрочем, я опять отвлекся. Да. Times New Roman — проклятие стиля Обычный — конечно, восхитительный шрифт... если вы и сейчас носите галстук "собачья радость" и полагаете, что графический эквачайзер — это рецепт коктейля или предводитель восстания рабов в Древнем Риме. И все же Times New Roman — та рабочая лошадка, которая безотказно пашет везде и повсюду. Возможно, вы захотите выгнать ее с пастбища и использовать в качестве стандартного стиля какой-нибудь другой шрифт. Если хотите — пожалуйста Вот инструкции по изменению любого стиля (не только стиля Обычный). 1. Откройте область задач Стили и форматирование. Щелкните на пиктограмме Стили и форматирование или выберите в меню команду ФорматоСтили и форматирование. 2. Поместите указатель мыши на тот стиль, который вы намерены изменить. 3. Откройте меню стиля. На рис. ] 6.3 показано, где нужно щелкнуть мышью, чтобы меню стиля открылось. 4. Выберите в нем параметр Изменить. На экране появится диалоговое окно Изменение стиля. Оно очень похоже на диалоговое окно Создание стиля (см. рис. 16.4), разница только в названии. Работа в этом окне отличается от работы в диалоговом окне Создание стиля лишь тем, что все выбираемые параметры будут заменять параметры уже существующего стиля. 5. Приступайте к изменению параметров форматирования в стиле. Можно выбирать любые параметры форматирования для замены в стиле. Вы можете добавить новые параметры форматирования или присвоить стилю новую комбинацию клавиш. (Как присвоить стилю комбинацию клавиш, описано в следующем разделе.) 6. Закончив, щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Изменение стиля. Закройте область задач, если работа в ней закончена. ^ ^ Изменение стиля изменяет тип оформления всех абзацев документа, которые были отформатированы этим стилем. Причем изменение происходит мгновенно, что является одним из главных достоинств применения стилей. •„У На мой взгляд, изменение стиля — замечательная возможность! Вместо того чтобы, скажем, вручную вводить абзацный отступ во всех абзацах, отформатированных с применением стиля Текст разделов, достаточно изменить стиль. Как только вы щелкнете на кнопке ОК в диалоговом окне Изменение СТИЛЯ, внешний вид всех абзацев станет другим. Отлично придумано! \ ^ Если вы решили улучшить стиль Обычный и внесли в него изменения, значит, нужно отредактировать и шаблон NORMAL. DOT. О том, как это сделать, рассказывается в главе 17, "Шаблоны и мастера".

(

Как присвоить стилю комбинацию клавиш Стили позволяют воспользоваться преимуществами быстрого форматирования абзаца текста. Комбинации быстрых клавиш еще больше ускоряют процесс форматирования; ведь нажатие, например. для получения стиля Обычный действует гораздо быстрее, чем возня со списком Стиль или с диалоговым окном, — особенно, если у вашего текста уже целая куча стилей. (Напоминаю читателю, что на страницах данной книги все примеры клавишных комбинаций с использованием буквенных клавиш основаны на латинской раскладке клавиатуры. — Прим. ред.)

Глава 16. Работа со стилями

183

Чтобы присвоить стилю определенную комбинацию клавиш, действуйте следующим образом. 1. Отобразите на экране область задач Стили и форматирование. 2. Откройте меню стиля для конкретного стиля (см. рис. 16.3). 3. Выберите в меню стиля элемент Изменить. На экране появится диалоговое окно Изменение стиля. 4. Щелкните на кнопке Формат. 5. Выберите в меню элемент Сочетание клавиш. Перед вами появится загадочное диалоговое окно Настройка клавиатуры. Не тратьте время на его разглядывание и переходите к п. 6. 6. Введите выбранную вами комбинацию клавиш. Лучше всего использовать комбинации , или , где буква— это любая клавиша клавиатуры. Например, для стиля Письмо годится комбинация . Введенная вами комбинация клавиш появляется в окне Новое сочетание клавиш. Если вы допустили ошибку, всю комбинацию можно удалить с помощью клавиши . 7. Убедитесь, что данная комбинация не используется для других целей. Например, применяется в Word для задания полужирного начертания символов. Указание на то, что данная комбинация клавиш уже используется, появится в области под заголовком Текущее назначение. Следите за этой областью окна! Если предлагаемая вами комбинация уже используется, нажмите клавишу и вернитесь к п. 5. Интересная деталь: полужирному начертанию соответствует также комбинация . Хотите совет? Смело используйте эту комбинацию для своих нужд, а для полужирного начертания оставьте . Если комбинация клавиш свободна, в поле Текущее назначение появится надпись [нет]. 8. Щелкните на кнопке Назначить. 9. Щелкните на кнопке Закрыть. Диалоговое окно Настройка клавиатуры исчезнет с экрана. 10. Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Изменение стиля тоже улетучится. Закройте область задач, если работа в ней закончена. Поздравляю: теперь для вашего стиля существует удобная комбинация клавиш.

Какудалить стиль Если вы решили удалить любой из созданных вами стилей, знайте, что сделать это очень просто: необходимо открыть область задач Стили и форматирование, в списке выделить нужный стиль, а затем, открыв меню этого стиля, выбрать в нем опцию Удалить. Но прежде чем удалить стиль, Word спросит, уверены ли вы в том, что хотите это сделать. Если у вас нет сомнений, — щелкните на кнопке Да, и стиль будет удален окончательно. Word не разрешит вам удалить стандартные стили: Обычный, Заголовок н и м подобные.

184

Часть II. Форматирование в Word

ttftuMettsunb Вы не используете стиль, вы его применяете. Режимы форматирования символов и абзацев, упрятанные в стиль, применяются к тексту, находящемуся на экране, к участку текста, выделенному в блок, или к тексту, который вы сейчас будете вводить. Применять стили очень просто, если выполнять все шаг за шагом. 1.

Определите, к какому тексту вы собираетесь применить стиль. Если это уже готовый абзац на экране, то курсор нужно поместить в любую его точку. Можно также выделить текст в блок. В противном случае стиль будет применен к вводимому тексту.

2.

Выберите интересующий вас стиль в раскрывающемся списке Стиль панели инструментов форматирования. Конечно, если открыта область задач Стили и форматирование, стиль можно выбрать в ней. Но специально открывать область задач для того чтобы выбрать не нужно, все-таки она занимает значительную часть рабочего поля экрана. Не забывайте о различиях между стилем абзаца и стилем символа. Стиль абзаца нельзя применить только к одному слову абзаца. Если вы попытаетесь сделать это, стиль все равно будет применен к абзацу целиком. Применить стиль можно с помощью комбинации клавиш. Об этом я рассказывал в разделе ''Как присвоить стилю комбинацию клавиш". Для того чтобы применить стиль сразу ко всему документу, выполните команду Правка^Выделить все. Затем выберите стиль, в котором собираетесь выдержать весь документ.

/Запоенные ctfuuu заголовков Word предоставляет в ваше распоряжение три встроенных стиля заголовков (иногда больше). Вы можете и должны применять их, если хотите, чтобы в тексте были заголовки разных уровней. Например, в этой главе имеются заголовки первого уровня (в их числе название этого раздела "Встроенные стили заголовков") и второго уровня, в частности, "Как изменить стиль". Заголовки первого уровня выделены стилем Заголовок 1, заголовки второго уровня — стилем Заголовок 2. Возможно, вам покажется, что эти стили выглядят скучновато, но ведь вы уже умеете изменять их, в том числе и встроенные стили заголовков. О том, как это делается, я рассказывал выше, в разделе "Как изменить стиль". В использовании встроенных стилей заголовков есть определенные преимущества. Вопервых, эти заголовки выводятся в окне подсказки при перетаскивании бегунка по полосе прокрутки. Во-вторых, с помощью кнопок просмотра (они находятся в нижней части вертикальной полосы прокрутки) можно перемещаться по документу от заголовка к заголовку. Об этом говорилось в главе 3, "Прогулки по документу", если вы помните. | V гS

Стили заголовков, как и стили Обычный и Основной шрифт абзаца, нельзя удалить из документа. На самом деле Word содержит много стилей заголовков, от Заголовок 1 до Заголовок 9. Они выходят на сцену, когда вы переходите в режиме структуры документа. Более подробно об этом рассказывается в главе 26, '"У меня есть план!".

Глава /6. Работа со стилями

185

анилями для "нашиисов Если вам удалось создать по-настоящему удачный стиль, используйте его как можно чаще и в разных документах. Причем создавать этот стиль в каждом новом документе заново вам не придется. Вам даже не надо использовать шаблон документа (этот интересный предмет мы обсудим в главе 17, "Шаблоны и мастера"). Управление стилями в Word осуществляется с помощью диалогового окна Организатор, Найти его не так уж просто, но попробуем это сделать. 1. 2.

Вызовите на экран область задач Стили и форматирование. В списке Показать выберите элемент Специальное. (Раскрывающийся, или выпадающий, список Показать находится в нижней части области задач.) На экране появилось диалоговое окно Настройка формата, которое сейчас вас не должно интересовать (кроме одной кнопки).

3.

Щелкните на кнопке СТИЛИ.

Ну, почти добрались! Появилось диалоговое окно Стиль, но. . . оно нас тоже не интересует. 4. Щелкните на кнопке Организатор. Наконец-то! Можно отдышаться! Появилось диалоговое окно Организатор, открытое на вкладке Стили, как показано на рис. 16,5 J

Заголовок 1 .,.„№ т

Зеголсеок.1 :С6ы*ньй + ШриЬт: tpefaJt) Artal, 16 pt, полужирный, кернинг от 16 pt, интервал Пфед: 12т, После: 3 т,Не отрьвать от следующего, Урсвеьь 1

Рис. 16.5. Извлеченное из чрева Word диалоговое окно Организатор

Назначение окна Организатор — управление стилями (и другими элементами, но в этой главе мы говорим о стилях). Управление стилями осуществляется'посредством копирования стилей из документа в документ и из шаблона в шаблон Word. Рассмотрим пример. На рис. 16.5 в левой части окна Организатор представлены стили вашего документа. В правой части— стили шаблона NORMAL. DOT. (NORMAL. DOT— это файл, в котором содержатся все стандартные установки Word.) Для копирования стилей из документа в документ используется кнопка Копировать. Выберите стиль (в любой части окна Организатор) и щелкните на кнопке Копировать. Этот стиль будет скопирован в другую часть. Таким способом осуществляется обмен и разделение стилей между документами. Если вы хотите выбрать другой документ или шаблон, щелкните на кнопке Закрыть файл. Она тут же превратится в кнопку Открыть файл, с помощью которой можно открыть любой документ Word, хранящийся на диске. Как только вы откроете файл, в окне появится список стилей данного документа. Закончив работу со стилями, щелкните на кнопке Закрыть. Как можно видеть на рис. 16.5, диалоговое окно Организатор используется также для управления элементами Автотекст, панелями инструментов и макросами (которые являются сложными функциями Word и в данной книге не рассматриваются). Элементы же Автотекст или специальные панели инструментов можно копировать из документа в документ и из шаблона в шаблон с помощью диалогового окна Организатор — точно так же, как и стили. Если хотите точно узнать, что такое шаблон документа, откройте главу 17, "Шаблоны и мастера".

186

Часть //. Форматирование в Word

Глава 17

Шаблоны и мастера В этой главе.., > Как пользоваться шаблоном > Как создать шаблон документа > Изменение шаблона > Знакомство с шаблоном NORMAL.DOT > Как присоединить шаблон к документу аблон представляет собой собрание стилей и других элементов, призванное облегчить оформление документов определенного рода. В качестве примера можно упомянуть огромные дорожные знаки "STOP", которые ГАИ с удовольствием ставит на всех перекрестках. Эти знаки выполнены как раз с помощью шаблонов: специальные художники из ГАИ наносят по трафарету краску, и — готово! Вы, чертыхаясь, жмете на тормоза. Правда, мне кажется, что шаблоны Word работают несколько по-другому... Шаблон в Word — это, если можно так выразиться, скелет документа, на который вы наращиваете текст. Шаблон содержит в первую очередь стили, но в нем может храниться и текст, и графика, и даже его собственная панель инструментов. Все это мы рассмотрим в этой главе, за исключением панели инструментов шаблона, знакомство с которой я отложил до главы 29 "Настройка Word".

Нескшько шси$м>ш/ Шаблоны документов— очень удобная штука. У меня их несколько— для факсов, для писем и т.д. Имеется и шаблон этой книги, он называется Dummies Style и включает в себя все использованные здесь стили. Каждый раз, когда мне надо начать новую главу, я задаю в меню команду ФайлОСоздать и выбираю в списке шаблон Dummies Style. Это удобно и облегчает работу моему редактору. Стоит потратить время на создание шаблонов для всех типов документов, с которыми вы постоянно работаете. В следующих разделах будет рассказано, как это сделать. I^ '; •/ I -S

По умолчанию Word использует обычный шаблон документа, называемый также NORMAL . DOT. Однако вы можете выбрать любой другой шаблон. Чтобы больше узнать о шаблоне NORMAL . DOT, обратитесь к разделу "Что представляет собой шаблон NORMAL.DOT" этой главы. Я советую сначача создать документ, а потом на его основе выполнить шаблон. В принципе можно пойти и другим путем — сначала шаблон, потом документы на его основе, но для этого надо очень хорошо ориентироваться в командах форматирования и стилях Word.

Глава 17. Шаблоны и мастера

187

Вы установили Word, в котором уже имеется целый набор собственных шаблонов документов, которые не только могут служить образцом для создания собственного шаблона, но позволяют использовать их для быстрого создания документов. Чтобы создать документ на базе стандартного шаблона Word, выполните следующее. 1.

Вызовите на экран область задач Создание документа. В области задач можно работать со стандартными шаблонами Word. Откройте область задач, задав в меню команду Файл^Создать. Затем выберите в меню области задач параметр Создание документа.

2.

Щелкните на кнопке Общие шаблоны. Откроется диалоговое окно Шаблоны (рис. 17.1). Здесь вы увидите много вкладок, причем в каждой содержится большое количество шаблонов, мастеров и еще бог знает чего. На рис. 17.1 открыта вкладка Общие (в ней вы сможете увидеть все шаблоны, которые будете создавать сами). г З*ХА

j

Qi

Рис. 17.1. Диалоговое окно Шаблоны 3.

Выберите нужный вам шаблон. Все шаблоны в диалоговом окне Шаблоны сгруппированы по типу документа, который вы хотите создать, и помещены в соответствующие вкладки. Для примера щелкните на ярлычке вкладки Письма и факсы. Вы увидите различные шаблоны и мастера, с помощью которых можно быстро написать письмо или факсимильное сообщение. Мастера — это такие программы, которые берут вас за руку и проводят через весь процесс создания нового документа. Шаблоны — это особые документы Word, в которых собраны различные стили, может содержаться текст и даже графические элементы — все, что необходимо для работы с новым документом. Например, шаблон Professional Letter, содержащийся во вкладке Письма и факсы, включает всевозможные графы, не заполненные в определенных позициях. Заполнив или отредактировав эти графы, вы получите типовое деловое письмо. Шаблон Новый документ на вкладке Общие— не что иное, как шаблон NORMAL.DOT. Word предлагает его всякий раз, когда вы открываете новый документ. Ну и зануда этот Word!

4.

188

Щелкните на кнопке ОК.

Часть II. Форматирование в Word

Word начнет новый документ, полностью подготовленный к работе: к нему подсоединены различные стили, шрифты и все, что ваша фантазия включила в шаблон. Вы получили возможность использовать любой стиль из этого шаблона, видеть текст, который имеется в шаблоне, использовать его в своем документе и редактировать при необходимости. S

Когда вы открываете документ с шаблоном, последний не изменяется; новый документ просто "использует" стили шаблона и текст, который в нем уже содержится. Как изменить шаблон, вы узнаете из следующего раздела.

|S

Получить подробную информацию о мастерах можно в главе 18, "Маленькие хитрости форматирования".

IS

Word может использоваться в качестве редактора вашей электронной почты, если вы применяете встроенную программу Microsoft Outlook или Outlook Express. Новое электронное сообщение можно создать, выбрав в диалоговом окне Шаблоны, на вкладке Общие, шаблон Сообщение электронной почты (см. рис. 17.1). Еще один способ создания электронного сообщения — щелчок на кнопке Сообщение в панели инструментов. В этом случае Word просто является редактором электронных сообщений. Поскольку в данной книге собраны только основные сведения о работе текстового процессора, вы не найдете в ней информации о работе Word с программой Outlook или Outlook Express, поэтому за.такого рода сведениями вам придется обратиться к другим источникам. Некоторые собственные шаблоны Word можно использовать при разработке Webстраниц, Но, положа руку на сердце, нужно сказать, что редактором Web-страниц Word можно признать с большой натяжкой. Иначе зачем было фирме Microsoft разрабатывать и продвигать на рынок программного обеспечения свою программу Front Page?

coeqainb tuadUoH. уо/а/мек/па Создавать собственные шаблоны документов не так уж сложно, а польза от их применения огромная. Поработав некоторое время с текстовым процессором, вы начинаете понимать, что создаваемые вами документы зачастую похожи друг на друга. Прежде чем начинать создание нового документа, как говорится, "с нуля", попробуйте сначала разработать новый шаблон, а потом на его базе создать документ. Все ваши стили будут сохраняться в шаблоне, поэтому, создавая новый документ, вам не нужно будет снова создавать стили. Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия. 1.

Выберите документ, на основе которого станете создавать шаблон. Несмотря на то, что в Word можно создавать шаблоны тоже "с нуля", положитесь на мой опыт: лучше начинать эту работу на базе имеющегося документа. Можно взять уже готовый документ, или создать новый. Когда вы создаете новый документ, то должны позаботиться о том, чтобы в нем были заложены все необходимые стили, а также текст, особенно тот, который вы постоянно используете в разного рода документах. Например, шаблон этой книги (по крайней мере, пока я пишу книги о компьютерах, а не детективы) содержит все стили, которые я применяю в этой книге, и слово Глава в начале каждой страницы. Слово Глава я включил в шаблон, потому что каждый мой документ— это новая глава. То обстоятельство, что данное слово само появляется при создании нового документа, сберегает немало моего времени и энергии.

Глава 17. Шаблоны и мастера

189

Если для создания шаблона используется уже имеющийся документ, прежде всего сделайте на диске его копию (на всякий случай!). Теперь можно вырезать из него весь текст, присутствие которого в шаблоне вам кажется неуместным, а также удалить все лишние графические элементы. Отредактируйте колонтитулы так, чтобы в них остались только те элементы, которые, по вашему мнению, должны присутствовать в шаблоне. На рис. 17.2 представлен готовый шаблон, в котором содержится и текст, и графический элемент. Помните, что в шаблоне должны быть только стили и текст, который должен появиться во всех документах. На рисунке мы видим текст, который обязательно должен быть включен в каждый документ; остальной текст будет вводиться после открытия нового документа, созданного на базе этого шаблона,

Расписание сстреч

Рис. 17.2, С любовью созцзнный шаблон 2. Выберите в меню команду ФайлОСохранить как. На экране появилось диалоговое окно Сохранить как. Это то самое диалоговое окно, которое использовалось для сохранения любых файлов. Если вам необходимо освежить в памяти, как это делается, обратитесь к главе 8, "Вопросы сохранения". 3.

Введите имя документа. Имя нужно набрать в поле Имя файла. Оно должно быть кратким и описательным; слово "шаблон" в имени использовать не надо —- Word сам об этом позаботится.

4.

В раскрывающемся списке Тип файла выберите элемент Шаблон документа. Теперь я должен открыть секрет: документ может быть сохранен как документ, а может— как шаблон. После того как вы выберете тип файла Шаблон документа, Word уже сам позаботится о том, чтобы этот документ был сохранен как шаблон и помешен в специальную папку для шаблонов Ша бл оны.

5.

Щелкните на кнопке Сохранить. Теперь ваше детище, которое стало называться шаблоном документа, надежно спрятано на диске в специально предназначенном для него месте, где Word хранит все свои шаблоны документов.

190

Часть П. Форматирование в Word

Если вы захотите создать какой-то другой шаблон, то новый шаблон можно будет построить на основе только что созданного. Например, если у вас есть шаблон Письмо, то на его основе можно создать шаблона для писем другого типа. Закройте шаблон документа. Выберите в меню команду ФаЙЛ1^ Закрыть или щелкните на кнопке закрытия окна х, и окно с шаблоном документа будет закрыто. Закрыть окно нужно обязательно, иначе любое редактирование, какое вы будете с этого момента выполнять, будет изменять шаблон, а не документ. Если же вы хотите использовать этот шаблон для создания нового документа, выберите его сначала в диалоговом окне Шаблоны, как описывалось в предыдущем разделе данной главы. Если вы хотите вернуть шаблон на экран и внести в него изменения, обратитесь за советом к следующем)' разделу этой главы. |S

Помните, что назначение шаблона— хранить стили и постоянно используемую информацию в одном месте. Шаблону можно присвоить любое имя. Если вы случайно зададите имя, которое уже имеет какой-то шаблон, Word выдаст предупреждающее сообщение. Это общепринятая процедура сохранения файлов. В таком случае нужно просто присвоить шаблону другое имя, и работа будет продолжена.

Как ввести в шаблон сегодняшнюю дату Любой текст, который вы включаете в шаблон, становится его неотъемлемой частью. Вообще-то это прекрасно, но что делать, если в ваш шаблон входит дата, которая, как известно, меняется буквально каждый день? К счастью, решение есть. Несмотря на то, что дело это непростое, с помощью следующей процедуры вы сможете ввести в шаблон обновляемое лада даты. I. Поместите курсор в то место шаблона, где должна быть дата. 2. Выберите команду ВставкамДата и время. Появится диалоговое окно Дата и время. 3. В списке Форматы выберите стиль отображения даты. 1 4. Установите флажок Обновлять автоматически. ! 5. Щелкните на кнопке ОК. Теперь в вашем шаблоне есть поле даты, (Хочу заметить, что таким способом можно вставить дату в : любой документ, не только в шаблон.)

изм&ш&ь ию&им Изменение и редактирование шаблона — это то же самое, что и изменение и редактирование обычного документа. Разница состоит лишь в том, что нужно открыть шаблон, а не документ. Разница невелика, но существенна, поскольку шаблон все же не является документом. 1. Откройте шаблон с помощью команды Файл^Открыть. Это обычная команда Открыть, которая вызывает на экран обычное диалоговое окно Открытие документа. Ничего нового. Пока...

Глава 17. Шаблоны и мастера

191

2.

В диалоговом окне Открытие документа из списка Тип файлов выберите Шаблоны документов. Вы наверняка предполагаете, что Word — - достаточно интеллектуальная программа, чтобы не задумываясь открыть папку Шаблоны, как это он сделал, когда вы сохраняли созданный шаблон. Увы, на сей раз вы ошибаетесь. В данной ситуации Word выглядит довольно глупой программой. Вам придется вручную отыскать путь к папке Шаблоны или к любой другой папке, в которой вы храните шаблоны документов. 3. Найдите папку вашего шаблона. Если вы не спрятали шаблоны в каком-нибудь другом укромном месте, вам предстоит искать папку Шаблоны Вот краткие инструкции по ее поиску. •

Найдите диск С. Можете призвать на помощь раскрывающийся список Папка.

•

Откройте двойным щелчком папку Windows.

•

Откройте папку Application Data.

•

Откройте папку Microsoft.

•

Откройте папку Шаблоны.

•

Откройте бутылку пива.

Откройте шаблон, предназначенный для редактирования. Дважды щелкните мышкой на его имени. Как только вы откроете шаблон, он, как и любой другой документ, появится в Word, оставаясь при этом шаблоном. (Хитро!) Внесите изменения. Шаблон редактируется точно так же, как и любой другой документ. Не забывайте только, что вы имеете дело с шаблоном, а не с "настоящим" документом. Все изменения стиля или текста вызовут изменение шаблона, а потом будут сохранены на диске как тот же шаблон. 6. Сохраните отредактированный шаблон, выбрав в меню команду Файл ^Сохранить. Или выберите Файл1^ Сохранить как, чтобы присвоить измененному шаблону новое имя, а исходный шаблон оставить без изменений. 7. Закройте шаблон документа, выбрав в меню команду Файл ^Закрыть. Изменения, внесенные вами в шаблон, не повлияют на документы, созданные с помощью этого шаблона раньше. Однако они отразятся на документах, которые вы создадите после изменения шаблона.

Шаблон NORMAL . DOT — хитрая штука. Во-первых, название NORMAL . DOT — это старое название шаблона, доставшееся от MS DOS. Во-вторых, за этим названием скрывается шаблон Обычный. Именно в данном шаблоне содержатся все стили, которые Word по умолчанию устанавливает для каждого нового документа, создающегося с помощью комбинации клавиш или щелчка на кнопке Создать в панели инструментов.

192

Часть II. Форматирование в Word

NORMAL . DOT появляется в диалоговом окне Шаблоны (см. рис. 1 7. 1) как шаблон Новый документ. Почему же я уделяю этому вопросу столько внимания? Потому что вы можете самостоятельно изменить шаблон Обычный. Для чего? Для того, например, чтобы изменить стандартный шрифт и его размер (а также другие признаки форматирования), которые Word использует для каждого создаваемого документа. Просто внесите эти изменения в шаблон NORMAL . DOT. Измените шрифты и размеры полей в стиле Обычный, а затем сохраните на диске файл NORMAL . DOT. Вот и все. |S

Более полную информацию о том, как найти и изменить файл NORMAL. DOT, можно найти выше, в разделе "Как изменить шаблон документа" этой главы.

S

Если вдруг возникнет необходимость поменять шрифт, установленный по умолчанию, прочтите в главе 1 1 вкладку "Как изменить шрифт, устанавливаемый по умолчанию".

hfiucoequttutfib иииЗлон. /с Как правило, все документы создаются по какому-то шаблону, поэтому шаблон для документа — как фамилия для человека. При создании документа либо вы сами выбираете шаблон с помощью диалогового окна Шаблоны (см. рис. 17.1), либо Word устанавливает шаблон NORMAL. DOT, если вы просто создаете новый документ. Но что делать, если необходимо заменить шаблон документа? На самом деле шаблон документа не меняется— просто для этого документа можно назначить новый шаблон, как говорят, присоединить шаблон к документу. Вот как это делается. 1. Выберите в меню команду Сервис^ Шаблоны и надстройки. Откроется диалоговое окно Шаблоны и надстройки, как показано на рис. 17.3.

1

Рис. 17.3. Диалоговое окно Шаблоны и настройки 2.

Щелкните на кнопке Присоединить. На экране появится диалоговое окно Присоединение шаблона, которое во многом напоминает диалоговое окно Открытие документа. По умолчанию в этом диалоговом окне открывается папка Шаблоны, где обычно хранятся все шаблоны, которые можно подсоединить к документу.

3.

Выберите шаблон, который нужно присоединить. Если шаблон не отображается в диалоговом окне Присоединение шаблона, откройте диалоговое окно Папка и найдите папку, содержащую нужный шаблон.

Глава 17. Шаблоны и мастера

193

4. Щелкните на кнопке Открыть. 5. Щелкните на кнопке ОК. Стили (а также панели инструментов и макросы) присоединенного шаблона стали теперь доступны в вашем документе. Обратите внимание, что текст и графические элементы присоединенного шаблона не переходят в прежний шаблон. Только новые стили (а также панели инструментов и макросы) влились в ваш документ.

194

Часть II. Форматирование в Word

Глава 18

В этой главе... > Как узнать все о форматах документа > Что можно сделать с полями номера страницы > Цветной текст > Центрирование страницы между верхним и нижним краями >

Щелкнул и печатай — что это значит

> Как позаимствовать форматирование символа > >

Использование команды Автоформат Как пользоваться мастерами Word

*W f ичто так не оживляет самый скучный документ, как умелое форматирование. * *^ Целая часть этой книги посвящена форматированию, а также таким сложным материям, как создание стилей и использование шаблонов. Теперь пора немного отдохнуть и повеселиться. В этой главе содержатся советы и подсказки по оформлению документов, которые, я надеюсь, облегчат вам работу по форматированию. Здесь собраны все маленькие хитрости и полезные советы, которые скопились у меня за долгие годы работы в Word. Возможно, некоторые из приемов, о которых я рассказываю в этой главе, покажутся вам не слишком полезными, но все-таки положите закладку на этой странице. Можете не сомневаться, что настанет день, когда они вам понадобятся.

с

неладное qbofuia/нами/

О, эти загадочные форматы! Вот вы с чувством глубочайшего удовлетворения (и законной гордости) просматриваете свой последний шедевр, и вдруг — что за шутки? — обнаруживается абзац, не похожий на остальной текст. Что-то случилось с форматированием, но что? Если хотите узнать, установите курсор на этот абзац и начинайте выбирать разные команды форматирования, пока не найдете подходящую. Вам не нравится такой способ? Мне тоже. Вот как действуют в таких случаях профессионалы. Профессионалы нажимают комбинацию клавиш <Shift+Fl>. Указатель мыши превращается в стрелку с вопросительным знаком! Далее необходимо щелкнуть на любом символе или слове любого абзаца. Word выведет на экран область задач Показать форматирование (рис. 18.1), где подробно описаны все элементы форматирования выбранного текста.

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

195

4 - Поианть форма тир» - X HhjABWHHbiS тенет... _ Образе ц текста 1

1 . Сра&НИТВ С ДРУ** фЭЭ"»** •

.

Форматирование выдепенма го

1

ЭШ|М*1 10 pt

Я=ьк: руки* pctoipj ЗАбнц"

..

::в=и Оси

справа G см

:

Пэра**етры О Рээгччать источ»»! сг^пе

Рис. 18.1. Чтобы узнать всю правду о форматировании, следует применить комбинацию клавиш Можете щелкать на тексте и проверять форматирование, пока не надоест. Когда почувствуете, что с вас достаточно, нажмите клавишу <Esc>. Указатель мыши примет обычный вид. S

•/

Информацию о форматировании можно использовать для определения ошибок форматирования или просто для получения сведений о параметрах форматирования данного текста. Комбинация клавиш активизирует режим контекстной подсказки Word. После того как к стрелке "приклеится" вопросительный знак, вы сможете получить справку по каждому элементу окна документа.

Wont

за вас/

Не устаю повторять: существует много, очень много операций, который Word может выполнить за вас. К сожалению, еще остались пользователи, которые этого не знают и попусту расходуют драгоценное время и нервы на разного рода неквалифицированный труд. В этом разделе я собрал некоторые примеры того, как Word может помочь вам в работе, Пусть Word поработает за вас!

Ах, какая прелесть - обновляемые поля! Поле — это особый фрагмент текста, который вы специально включаете в свой документ. Этот фрагмент текста выглядит, как обычный текст, но на самом деле предназначен для отображения специальной информации: текущей даты, номера страницы, фамилии автора документа и прочей информации, которая может изменяться. Как вы помните, в главе 17, "Шаблоны и мастера", рассказывалось о том, что можно вставить обновляемое поле даты в шаблон. Оказывается, подобные манипуляции возможны не только с полями даты, и не только в шаблонах, а в любом, создаваемом вами документе, с различными по назначению полями. А поможет вам создать обновляемые поля команда Вставка=5Поле. (Если команды Поле нет в меню, щелкните на направленной вниз стрелке, расположенной в нижней части меню.) На экране появится диалоговое окно Поле, показанное на рис. 18.2. В левой части диалогового окна находится список Поля (полей в списке собралось довольно много); а правая часть диалогового окна меняется в зависимости от того, какое поле выбрано в, списке.

796

Часть //. Форматирование в Word

одичпь фермат tin обюепв«м

Лис 18.2. Диалоговое окно Попе Для примера выберите в списке поле Author (Автор). Щелкните на кнопке ОК. Теперь ваше имя или имя кого-нибудь — одним словом, того, кто зарегистрировался в качестве владельца Word, будет введено в ваш документ. На экране это имя отображается на сером фоне, вот так: Дэн Гукин

Серый фон указывает на то, что данный текст является обновляемым полем, а не обыкновенным введенным текстом.

у

,-

Чтобы увидеть, для чего служит какое-либо поле, щелкните на названии этого поля в списке Поля диалогового окна Поле. В области Описание, расположенной под раскрывающимся списком, можно прочесть о назначении этого поля. Очень эффектно выглядит вставка в текст поля автоматической нумерации страницы. В отличие от команды Вставка1^Номера страниц, которая имеет ограниченную область применения, вставку поля страницы можно произвести в любое место документа. Выберите параметр Page в списке Поля, и вы сможете вставить номер текущей страницы в любое место вашего документа. Еще я часто использую поле PrintDate, которое позволяет вставлять в документ текущую дату. О том, как вставлять номера страниц, было рассказано в главе 14, "Форматирование страниц". В главе 15, "Форматирование документов", рассказывается о включении номеров страниц в колонтитулы. Текст в поле номера страницы нельзя редактировать. Единственное, что с ним можно сделать,— это удалить. Для этого необходимо выделить все поле в блок и нажать клавишу .

Раскрасьте текст, чтобы его было лете найти В Word форматировать цвет текста так же просто, как выделять его полужирным или курсивным начертанием. Юные девушки, конечно же. будут печатать свои письма шрифтом розового цвета; банкиры любят, чтобы у них все было зелененькое; редактор напишет о моей галиматье, наверное, красным. Чтобы изменить цвет шрифта, выделите текст в блок, а затем щелкните на направленной вниз стрелке, расположенной возле кнопки Цвет шрифта в панели инстру-

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

197

ментов {см. пиктограмму на полях). Щелчок на стрелке открывает раскрывающуюся палитру цветов. Стоит вам выбрать цвет, и выделенный текст тут же изменится. S •/ S

•/


. Заголовок уже сам занял свое место в верху страницы.

3.

После того как будет набрана последняя строка, выполните команду ВставкаоРазрыв. Появится диалоговое окно Разрыв.

4.

В поле Новый раздел выберите переключатель Со следующей страницы. Этот шаг дает двойной эффект: во-первых, вы вводите разрыв страницы, во-вторых, создается новый раздел. Вследствие этого ваша титульная страница отделится от остального документа, как в буквальном смысле этого слова, так и в плане форматирования: команды центрирования страницы будут воздействовать только на первый раздел, который является и первой страницей документа.

5.

Щелкните на кнопке ОК. На экране появился новый раздел.

6.

Снова переместите курсор на титульную страницу. Нужно поместить курсор на страницу, которую необходимо отформатировать.

7. Выполните команду Файл^Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы. S.

Щелкните на ярлыке вкладки Источник бумаги.

9.

В раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание выберите элемент По центру. Эту опцию следует искать в области Страница, расположенной в нижней части диалогового окна.

10. Щелкните на кнопке ОК. В режиме Обычный вы не получите визуального подтверждения того, что центрирование страницы выполнено. Чтобы убедиться, что все получилось как надо, в панели инструментов щелкните на кнопке Предварительный просмотр. При необходимости вернуться из режима Предварительный просмотр в обычный режим работы с документом щелкните на кнопке Закрыть.

щемсш/л, /нам и ffloqu Вы видели когда-нибудь настоящего художника? Он стоит перед мольбертом в живописном берете, в одной руке палитра, в другой — кисть. "Сюда немного голубого, — бормочет он и тычет кистью куда-то в середину картины, — а сюда зеленого..." И снова тычет, но уже в угол. И опять тычет, тычет... А потом он заломит за свою мазню полмиллиона долларов и отправится пожинать лавры своей известности куда-нибудь в Париж. . . Но я отклонился от темы.

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

199

В общем, если вы его не видели, то, надеюсь, живо представили. Главное, Word лает вам шанс побыть таким же сумасшедшим художником своего собственного документа. Для этого у него есть функция под условным названием "где щелкнул, там и печатай". Вы можете, подобно художнику, вставить немного текста в середину документа, немного — в угол и т.д. Практически куда угодно! И к черту правила форматирования! Чтобы применить эту оригинальную функцию, перейдите в режим Разметка страницы с помощью команды Вид^Разметка страницы. Кроме того, эту функцию лучше исследовать, начав новую страницу. (Прежде чем приступать к исследованиям, откройте диалоговое окно Параметры (Сервис^ Параметры), щелкните на ярлыке вкладки Правка и убедитесь, что установлен флажок Разрешить свободный ввод (поле Свободный ввод). — Прим, ред.) Поперемещайте указатель мыши по пустой странице, и вы увидите, что он изменяет свой вид. Таким образом курсор подсказывает, как будет отформатирован текст, если вводить его в том или ином месте страницы. Двойной щелчок при таком виде указателя мыши вводит абзац с отступом, выровненный по левому краю. Причем отступ абзаца начнется в том месте строки, на котором вы щелкнули. Двойной щелчок при таком виде указателя мыши вводит абзац с отступом, выровненный по левому краю. Абзац разместится на странице, начиная с того места, на котором вы дважды щелкнули кнопкой мыши. Двойной щелчок в документе при таком виде указателя мыши создает на месте щелчка выровненный по центру абзац. Двойной щелчок указателем такого вида обязывает Word создать абзац, выровненный по правому краю. Блестящая работа! Лично я предпочитаю работать в обычном режиме, хотя бы потому, что умею пользоваться командами форматирования. Если вы готовы пуститься в рискованные эксперименты с переменчивым указателем мыши, смело вперед! Однако когда дело дойдет до настоящей работы, вам все равно придется обратиться к стандартным приемам форматирования. Если вы почувствовали, что в состоянии воспользоваться всеми прелестями функции "где щелкнул, там и печатай", уменьшите масштаб представления документа, благодаря чему вы сможете лучше рассмотреть результаты своей деятельности (см. главу 29, "Настройка Word").

фо(гм,сипи/1овсшие символов Раз уж мы заговорили о сумасшедших художниках, нельзя не упомянуть о кнопке на стандартной панели инструментов, рисунок на которой отдаленно напоминает кисть живописца. С помощью этого инструмента (он называется Формат ПО Образцу) можно скопировать в документе стиль символа из одной части текста в другую. Вот как это делается. 1.

2.

200

Установите курсор в середину текста, формат символов которого вы хотели бы скопировать. Курсор нужно поставить в середину слова, ни справа от слова, ни слева (конечно же, не в точно вымеренную середину, .он просто должен находиться "внутри слова"). Если не придерживаться данного условия, в работе может произойти сбой. Щелкните на кнопке Формат по образцу в стандартной панели инструментов.

Часть II. Форматирование в Word

Возможно, вам придется изменить панель инструментов, если вы не сможете отыскать на ней эту кнопку. О том, как это сделать, рассказывается в главе 29. Указатель примет I-образный вид с изображением кисточки (справа внизу). Это специальный курсор. После того как с его помощью будет выделен какой-нибудь текст, этот текст приобретет признаки форматирования того фрагмента, который был выделен перед этим. 3. Найдите текст, который хотите изменить. 4. Выделите этот текст. Установите курсор-кисточку в начало фрагмента текста, который хотите изменить, и протащите до конца этого фрагмента — "закрасьте" его. (Для этого нужно воспользоваться мышью.) Ура! Текст изменился. Сумасшедшие абстракционисты могут лишь мечтать о таком помощнике. S J

S

•S

-S

Формат по образцу можно использовать только при форматировании символа или абзаца, но не страницы. Чтобы изменить форматирование символов в нескольких фрагментах текста, дважды щелкните на кнопке Формат по образцу. Тогда курсор копирования формата останется активным и сможет скопировать формат на несколько фрагментов текста (один и тот же формат, не забывайте!). Когда заниматься копированием формата вам наскучит, нажмите клавишу <Esc>. Если работа с мышью вам надоела, можете воспользоваться комбинацией клавиш и попытаться скопировать формат символа из выделенного блока текста в другую часть своего документа. Для вставки формата символа в различные места документа используйте комбинацию клавиш . Достаточно выделить текст в документе и нажать , чтобы формат символа был немедленно вставлен в этот текст. Вы можете легко запомнить комбинации клавиш (для копирования форматов символов) и (для вставки формата), поскольку они напоминают комбинации клавиш и , применяемые соответственно для копирования и вставки, только с дополнительной клавишей <Shift>. Не путайте кнопку Формат по образцу с кнопкой Выделение цветом, о которой мы еще поговорим в главе 27, "Если с документом работают несколько человек".

пользоваться командой Команда Автоформат не имеет абсолютно ничего общего с форматированием в смысле изменения символов или абзацев. Нет, задача этой команды другая: навести порядок в вашем документе, убрать лишние пробелы и вставить недостающие, применить форматы заголовков к необходимым, с точки зрения Word, фрагментам текста, а также выполнить разные мелкие обязанности. В общем, эта команда убирает тот мусор, который большинство из нас, не задумываясь, оставляет в документах. Прежде чем Автоформат сможет приступить к выполнению своих обязанностей, вам следует написать текст документа. Пишите! Пишите! Пишите! Пишите письма, заявления, поэмы, романы - — что угодно. Затем выполните следующие действия.

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

201

1. Сохраните документ на диске. Этот шаг— самый важный, это то, что вы должны делать постоянно. Сохраните свой документ еше в одном файле, прежде чем Word начнет его автоматически форматировать. Более подробно о сохранении файлов написано в главе 8. 2. Выберите команду Формат^Автоформат. Если команды Автоформат нет в списке, щелкните на направленной вниз стрелке в конце меню. Появится диалоговое окно Автоформат (рис. 18.3).

Рис. 18.3. Диалоговое окно Автоформат 3.

Щелкните на кнопке ОК. О-ок! Эх! Ух! 4. Форматирование закончено. Word тщательно просмотрел и почистил ваш документ. Вы можете обнаружить новые заголовки, маркированные списки и другие поразительные вещи, автоматически включенные в ваш текст. А вот несколько фирменных полезных советов от команды Автоформат. S

S

S •/

Вы можете щелкнуть в диалоговом окне Автоформат на кнопкепереключателе С просмотром каждого изменения и следить за каждым шагом команды Автоформат, решая, пойдет он вам на пользу или нет. Если ваш текст несколько нудноват, не ждите, что Автоформат как-то его оживит. Не обольщайтесь. Автоформат хорош для создания заголовков и списков, но он не умеет читать мысли. Вы всегда можете применить команду Отменить, если результат деятельности команды Автоформат вам не по душе. Если вы интересуетесь автоматическим форматированием, обратитесь к разделу о мастерах, представленном ниже в этой главе.

Порой Word проявляет такие чудеса интеллекта, что становится страшно. Совсем недавно нам казалось чудом, что при выходе программа сообщала о необходимости сохранить документ на диске. А теперь... зачем проклятый Word напоминает мне утром, что вчера я опять забыл о вечерней пробежке и стремительно набираю лишние килограммы, хотя, ребята, тот вишневый пирог был просто восхитителен. Только текстовому процессору этого не понять — пока...

Как автоматически форматировать текст по мере набора Word сам по себе не станет слишком умничать. Чтобы он проявил свои способности, надо отдать ему соответствующее распоряжение. Итак, если вы хотите воспользоваться преимуществами автоматических режимов, действуйте следующим образом.

202

Часть II. Форматирование в Word

I. 2.

Выполните команду Формат=>Автоформат. На экране появится диалоговое окно Автоформат. Щелкните на кнопке Параметры, расположенной в правом нижнем углу. Появится диалоговое окно Автозамена, показанное на рис. 18.4. (В это окно Microsoft поместила вкладку Автоформат. Наверное потому, что оба эти слова начинаются с Авто.)

.идо.* »чв[

Лик 18.4. Диалоговое окно Автозамена ,5.

4.

Поскольку вы не знаете, за что эти параметры отвечают, установите все флажки. Ага! Они все уже установлены! Такова настройка Word. Если какие-то флажки не установлены, значит, кто-то менял настройку вашей программы. Как бы там ни было, ваша задача— сделать так, чтобы флажки стояли везде. Щелкните на кнопке ОК и еще раз на ОК. Закройте оба окна. Теперь можно сделать кое-что интересное — подробности в следующем разделе.

Автоматическая нумерация списка Проще всего понять, что это такое, выполнив следующие действия. 1.

Создайте новый документ. Нажмите, например, комбинацию клавиш .

2.

Введите следующий текст: Дела на сегодня: В конце строки нажмите <Enter>. Вводите дальше. 1.Убить ди-джея местной радиостанции. А теперь — внимание — нажмите <Enter>, чтобы перейти на новую строку. Вы увидите на экране то, что показано на рис. 18.5.

№• 1 Пойцузмашин 2. I

Рис. 18.5. Word автоматически нумерует список

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

203

3.

Word не только автоматически начинает новую строку с цифры 2, но и изменяет форматирование списка, выделяя каждый из его элементов абзацным отступом. Великолепно! Восхитительно! Продолжайте свой список. Если вы не хотите, чтобы автоматическая нумерация абзацев продолжалась до самого конца документа (вплоть до слов "Я сам там бьш, мед-пиво пил..."), нажмите <Enter> два раза подряд.

Если вам нравится текст в таком виде, продолжайте вводить текст. Но если вам надоел формат нумерованного списка, воспользуйтесь пиктограммой Параметры автозамены, всплывшей рядом с последним отформатированным текстом. Когда вы установите указатель мыши на эту пиктограмму, она превратится в кнопку, на которой можно щелкнуть мышью. Щелкните на кнопке, и появится меню, показанное на рис. 18.6.

___

Рис. 18.6. Управление параметрами автоформатирования во время печати Если вы решили дальше не нумеровать список или хотите самостоятельно проставлять номера, выберите параметр Отменить автоматическую нумерацию. Этим вы дадите Word команду: "прекратить!". Выберите параметр Отключить автоматическое создание нумерованных списков, чтобы отключить автоматическое форматирование текста нумерованным списком. (Автоматическое форматирование можно снова включить, вызвав диалоговое окно Автозамена (см. рис. 18.4).) Выбор параметра Параметры автозамены выводит на экран диалоговое окно Автозамена. У вас всегда остается возможность нажать клавишу <Esc> и продолжать вводить список. Этот фокус работает также при буквенной нумерации (только с латинскими! — Прим. ред.), и при нумерации римскими цифрами. Введите прописную латинскую букву, а за ней точку. Word продолжит нумерацию в следующей строке со следующей буквы в алфавите, после которой поставит снова точку. Отменить автоматическое форматирование списка можно с помощью команды Отменить. Я не забыл, что в предыдущих главах книги не раз говорил о том, что для завершения абзаца нельзя дважды нажимать клавишу <Enter>. Сознаюсь, тогда я врал. Впрочем, вам действительно не нужно дважды нажимать <Enter>, чтобы прекратить автоматическое форматирование. Для этого можно нажать <Enter>, а следом— . Но два подряд нажатия клавиши <Enter> дают тот же эффект.

Как автоматически отформатировать границы В далекие времена, когда повсеместно господствовали пишущие машинки, мы, пытаясь как-то украсить свой документ, вводили в него строку, состоящую из длинного ряда дефисов, подчеркиваний или знаков равенства. Для этого приходилось стучать по нужной клавише подобно дятлу. До сих пор при воспоминании об этом у меня на глаза наворачиваются слезы: я всегда так усердно тыкал в клавишу, что строка из дефисов просто рвала бумагу пополам. При работе в текстовом процессоре такого не случится.

204

Часть П. Форматирование в Word

Если вы хотите разделить страницу линией, бегущей от левого поля текста к правому полю, введите три дефиса и нажмите <Enter>: Word тут же превратит три маленькие дефиса в сплошную линию. Хотите, чтобы линия была двойной? Тогда введите три знака равенства: Нажмите клавишу <Enter>, и Word протянет двойную линию от левого к правому полю текста через весь экран. Не достает жирной линии? Пожалуйста! Введите три знака подчеркивания: Как обычно, возле введенной линии появляется пиктограмма Параметры автозамены, позволяющая вмешаться в процесс автоформатирования или отключить его совсем. Ну а если вам действительно необходимо ввести три знака равенства подряд, вспомните о комбинации клавиш , нажав которую можно отменить преобразование трех знаков в сплошную линию.

Вы

ctfcfttfctuu:

и/шышиа&и

Вот мы и добрались до мастеров — волшебников страны Word... Мастер позволяет автоматически создавать почти идеальные документы. Все, что от вас требуется,'— это выбрать разные параметры и внести уточнения с помощью удобного и содержательного диалогового окна. Все остальное сделает Word. Это так просто, что даже както неловко. Чтобы вызвать мастера, выполните следующие действия. 1. Выполните команду ФаЙЛ^Создать. Эта команда открывает область задач Создание документа. 2. Щелкните на кнопке Общие шаблоны. Откроется диалоговое окно Шаблоны (см. рис. 17.1). 3. Выберите мастера. Word поставляется с целой бригадой мастеров. Конечно, ни один из них не сидит во вкладке Общие. Чтобы найти мастера, надо открыть какую-нибудь другую вкладку диалогового окна Шаблоны, например Письма и факсы. Мастера проживают вместе с шаблонами, но отличаются от них дизайном пиктограммы (смотри изображение на полях) и тем, что содержат в названии слово "Wizard" (мастер). Вы встретитесь с мастером факсов, мастером писем и мастером служебных записок и с мастером-сантехником (хотя вряд ли). Выберите мастер, щелкнув один раз кнопкой мыши на его пиктограмме. Если вам повезет, в области Просмотр, в правой части диалогового окна, вы сможете увидеть, что из себя представляет выбранный мастер. Лучше не придумаешь! 4. Щелкните на кнопке ОК. Несколько минут компьютер гудит и пощелкивает. Он думает. Это, без сомнения, болезненный процесс. Не мешайте ему. 5. Вашу жизнь осветило диалоговое окно Мастер. Самые совершенные мастера возьмут у вас интервью, предоставив диалоговое окно с перечнем вопросов, на которые вам придется ответить. На основании ответов мастер организует вам помощь в создании документа.

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

205

Некоторые мастера просто создают шаблон документа, поля которого вам надо заполнить. Например, в раздел, в котором написано что-нибудь вроде {введите сюда адрес получателя}, вам надо ввести соответствующий текст.

^

.•

206

Мастер. Мастер. Мастер. Это слово из тех, которые чем больше произносишь, тем нелепее они звучат. Несмотря на то, что ваш документ создан мастером, вам все равно нужно сохранить его на диске по окончании работы. Мастера, собственно, просто направляют вас в работе на верный путь. Затем вы работаете с документом так же, как и с любым другим. Не забывайте сохранять! В меню Word имеется специальная команда для вызова мастера: СервисоПисьма и рассылки^Мастер писем. Если вы выберите эту команду, дальше вам следует следовать советам Помощника Office и отвечать на различные вопросы, задаваемые в диалоговом окне. Некоторые мастера могут даже вводить в документ необходимый текст. Это уже не эксперты, а шулера высокого класса. Например, у Стивена Кинга имеется мастер, который пишет за него каждый день по книге.

Часть //. Форматирование в Word

Часть III

Пройдемся рукой мастера

Ты iiw,fc u V v p A l M W b A t W b ,

MiM Я

Sw ^лосл^жмл&я ^рошлУлйЫЬ мо

нобыи ромАн/

LMutwAtnb Ли МАНЬЯКОМ М^ЖА, ОН

Й-ОМЛ Й-О

6i6b KuifciAb & БАННОЙ KOMHAhVi, ЫОЖ1 l^KAl'tM&^itA

родного горойА1- .

э&о

4,actHU...

Word— это не просто текстовый процессор. (Если бы он был только текстовым процессором, книга уже закончилась бы.) Если быть точным, то работе с текстовым процессором посвящена лишь часть I этой книги. Вопросы форматирования, рассматриваемые в части П, лишь с большой натяжкой можно отнести к текстовым .процессорам. А о чем же часть Ш? Тема нашей беседы все более уходит в область знаний, традиционно относящихся к настольным издательским системам. Нам приходится уже работать не только со словами, но и с графическими объектами, ^таблицами, линиями, иллюстрациями, колонками, списками, объектами схем и 'чертежей и целым перечнем доселе непривычных объектов. Со всем этим Word умеет работать, хотя большая часть упомянутых объектов считалась традиционно сферой деятельности настольных издательских систем, Невольно приходишь к мысли, что для данного программного продукта, называемого Microsoft Word, уже более подходит название Microsoft Idea, потому что сфера, в которой находит применение эта программа, стала, можно сказать, сферой генерации и выражения новых идей, нежели простого манипулирования словами. Word столько всего умеет, что мне пришлось написать отдельную часть книги, посвященную исключительно необычайным возможностям этой программы. Кроме обычных сведений здесь вы найдете множество полезных, а иногда совершенно бесполезных (зато эффектных) трюков и фокусов. Большинство из них можно использовать для придания текстовому документу того последнего штриха, который свидетельствует об истинном профессионализме создателя.

Глава 19

Рамки, границы и затенение В этой главе... > > > > >

Как поместить текст в рамку Как взять в рамку всю страницу Как создать частичное обрамление Использование затенения Печать белым по черному

*у то ни говорите, но между текстовым процессором и настольной издательской сис**' темой есть существенные различия. Традиционно считалось, что текстовый процессор работает с текстом, а чтобы текст не выглядел слишком скучным, текстовый процессор может его слегка отформатировать. Настольная издательская система занимается графикой и дизайном текста, но никак не принимает участия в его создании. Все правильно. Дело только в том, что на сегодняшний день различия между этими двумя типами программ незаметно стерлись. Вот доказательство: десять лет назад текстовый процессор, который позволял окружить текст рамкой, считался пределом совершенства. Впрочем, на страницах этой книги я столько раз повторяю, что Word — это больше, нежели текстовый процессор... В этой главе мы рассмотрим такие темы, как обрамление и затенение текста. И еще я расскажу вам, как можно поместить в рамку буквально что угодно и как печатать белым по черному!

0