Wenn Excel nervt GERMAN

Wenn Excel nervt ...

Wenn Excel nervt ... Wie Sie die Macken Ihres Lieblingsprogramms in den Griff bekommen

Curtis Frye Deutsche Übersetzung von Lars Schulten

Beijing • Cambridge • Farnham • Köln • Paris • Sebastopol • Taipei • Tokyo

Die Informationen in diesem Buch wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet. Dennoch können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Autoren und Übersetzer übernehmen keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für eventuell verbliebene Fehler und deren Folgen. Alle Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt und sind möglicherweise eingetragene Warenzeichen. Der Verlag richtet sich im wesentlichen nach den Schreibweisen der Hersteller. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten einschließlich der Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: O’Reilly Verlag Balthasarstr. 81 50670 Köln Tel.: 0221/9731600 Fax: 0221/9731608 E-Mail: [email protected] Copyright der deutschen Ausgabe: © 2005 by O’Reilly Verlag GmbH & Co. KG 1. Auflage 2005 Die Originalausgabe erschien 2004 unter dem Titel Excel Annoyances im Verlag O’Reilly Media, Inc.

Copyright der im Buch und auf dem Cover verwendeten Illustrationen: © 2004 Hal Mayforth c/o theispot.com

Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

Übersetzung und deutsche Bearbeitung: Lars Schulten, Köln Lektorat: Alexandra Follenius, Köln Korrektorat: Sibylle Feldmann, Düsseldorf Satz: Conrad Neummann, München Umschlaggestaltung: Volume Design, Inc. Produktion: Karin Driesen, Köln Belichtung, Druck und buchbinderische Verarbeitung: Druckerei Media-Print, Paderborn ISBN 3-89721-410-5 Dieses Buch ist auf 100% chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.

Für Virginia, die mich so glücklich macht. Für meine Familie, die mich so lange so gut unterstützt hat. In Erinnerung an meine Großeltern Albert und Helen Frye, die ich sehr vermisse.

Inhalt Einführung

1

ÄRGER BEIM EINGEBEN VON DATEN

XVI

1

Ärgernisse bei der Dateneingabe 2

Kopieren und Einfügen

12

Mehrere Elemente in der Zwischenablage ablegen

12

Verhindern, dass die Office-Zwischenablage erscheint

14

Beim Einfügen Zellformate steuern

14

Einzelne Zellen einfügen oder löschen

14

Zeilen und Spalten vertauschen

15

Den Standard-Speicherort ändern

16

Clippy entsorgen

2

Bei der Dateneingabe führende Nullen beibehalten

3

Eine numerische Folge automatisch erweitern

4

Den Reihe-Dialog verwenden, um eine Wertreihe zu definieren

5

Datenreihen ohne die Maus anlegen

6

Navigation und Anzeige

16

Ausfüllreihen selbst definieren

6

Die gleiche Zelle aktiv halten, wenn Sie zu einem neuen Arbeitsblatt gehen

16

Das Excel-Fenster verkleinern

18

Eine Auswahl vergrössern

18

Zur letzten Zeile in einer Liste gehen

18

Daten in mehrere Arbeitsblätter auf einmal eingeben

7

Mehreren Personen erlauben, zugleich eine Datei zu bearbeiten

7

Dem Inhalt einer Zelle einen Wagenrücklauf hinzufügen

8

Excel-Arbeitsblättern Symbole hinzufügen

8

Einmischung der Autokorrektur beschränken

9

Die Kopfzeilen beim Scrollen im Blick halten 19 Einen Teil eines Arbeitsblatts durchsuchen

19

Ein Arbeitsblatt in mehrere scrollbare Bereiche aufspalten

20

Internetadressen und Dateipfade im Klartext belassen

10

Gültigkeit von Daten

Datenimport

10

Dateneingaben mit Gültigkeitsregeln beschränken

20

Beim Kopieren einer Word-Tabelle in Excel 97 werden Leerzeilen eingefügt

10

Ein Formular erzeugen, um die Dateneingabe zu vereinfachen

22

Daten in Word-Dateien stehen für den Import nicht zur Verfügung

12

Grundlegende Gültigkeitsregeln für Formelergebnisse

23

20

Daten in einem anderen Arbeitsblatt als Gültigkeitskriterien verwenden

23

Doppelte Einträge in einer Spalte verhindern

Formatierung von Arbeitsmappen

24

Excels Standardschriftart ändern

39

Daten-Gültigkeitsregeln erklären

24

Ungültige Arbeitsblattdaten hervorheben

26

Formatvorlagen von Formaten unterscheiden

39

Eine Gültigkeitsregel in eine andere Zelle kopieren

27

Die Formatierung bei Excel mit Formatvorlagen vereinfachen

40

Verhindern, dass Excel zu schnell scrollt

27

Zellen mit bestimmten Formatierungen suchen

40

39

Der Fall der verschwundenen Gitternetzlinien 42

2

ÄRGER MIT FORMATEN

29

Formatieren von Zellen

30

Teile des Zellinhalts formatieren

30

Den Text in einer Zelle mit einem einzigen Mausklick umbrechen

30

Die Farbe der Registerreiter von Arbeitsblättern ändern

30

Bedingte Formate

31

42

Blätter aus- und einblenden

43

Benutzerdefinierte Formate

43

Eigene Formate zur Anzeige von Zahlen anlegen

43

Einem angezeigten numerischen Wert Text hinzufügen

44

Werte runden, ohne die Funktion RUNDEN( ) zu verwenden

45

Den Wert auf die Million runden und nach ihm „Millionen €” ausgeben

46

Die Zahlen in einer Spalte am Dezimaltrenner ausrichten

46

Ein eigenes Datumsformat definieren

46

Eigene Zeitformate erstellen

47

Eine Arbeitsmappen-Mustervorlage erstellen 32

Datum und Zeit unter anderen Gebietsschema-Regeln verwenden

48

Eine Arbeitsblatt-Mustervorlage anlegen

Sonderformate für Postleitzahlen anwenden

49

Selbst Symbole für Fremdwährungen eingeben

49

ÄRGER MIT FORMELN

51 52

Die Formatierung einer Zelle in Abhängigkeit vom Zellwert ändern

31

Excel wendet das falsche bedingte Format an

31

Zellen mit bedingten Formaten ermitteln

32

Mustervorlagen

Farbverwaltung

VIII

Zeilen und Spalten aus- und einblenden

32 33

34

Mehrfach vorkommende Farben in Excels Farbpalette ersetzen

34

Der Zusammenhang zwischen Farbpalette, Farbnamen und ColorIndex-Wert

35

Die Farbpalette einer anderen Arbeitsmappe kopieren

36

Die RGB-Werte der Farben in der Farbpalette einer Arbeitsmappe ermitteln

Eingeben und Bearbeiten von Formeln

36

Farben und Formate mit einem speziellen Add-in verwalten

Verhindern, dass beim Kopieren von Formeln Zellbezüge geändert werden

52

37

Zwischen relativen und absoluten Bezügen umschalten

52

3

INHALT

Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsblättern 53 53

Die Anzahl von Arbeitstagen zwischen zwei Datumswerten ermitteln

70

54

Einer Zeit Stunden, Minuten oder Sekunden hinzufügen

70

In einer Formel die Schnittmenge zweier Bereiche definieren

55

Historiker mit römischen Ziffern beeindrucken

71

Funktionen in Funktionen einbetten

56

Die Kalenderwoche ermitteln

71

Eine Formel löschen und das Ergebnis aufbewahren

56

Zellen markieren, die eine Formel enthalten

56

Formeln in Zellen anzeigen

57

Die Z1S1-Notation lernen Einen Bezug auf eine PivotTable-Zelle erstellen

Benannte Bereiche

72

Benannte Bereiche erzeugen

72

Formeln aktualisieren, damit sie neue benannte Bereiche verwenden

73

Eine eigene Prozedur in eine Formel einfügen 57

Benannte Konstanten erstellen

73

Die gleiche Operation auf einer Gruppe von Zellen ausführen

58

Einen automatisch wachsenden benannten Bereich erstellen

73

Überwachungswerte im Blick halten

58

Eine Liste von Namen einfügen

74

Einer Formel Kommentare hinzufügen

59

Excels statistische Genauigkeit verbessern

60

Einen vollständigen benannten Bereich auswählen

75

Das Umbenennen von Zellen in einem benannten Bereich verhindern

75

Formelfehler und Überwachungen

61

Excel sagen, was ein Fehler ist und was nicht

61

Teilstrings fester Länge parsen

75

Formel-Vorgänger finden

61

Daten mit unterschiedlicher Länge parsen

76

Alle abhängigen Zellen anzeigen

63

Text auf mehrere Spalten aufteilen

77

Fehlermeldungen in einem Arbeitsblatt verbergen

63

Leerzeichen und unsichtbare Zeichen loswerden

78

Array-Formeln

64

Textformeln

Zählen und bedingten Summen

75

78

65

Werte summieren, die einem Kriterium genügen

78

Werte zählen, die einem Kriterium genügen

79

Jetzt neu berechnen!

65

Nicht-leere Zellen in einem Bereich zählen

79

Neuberechnungen beschleunigen

66

Leere Zellen in einem Bereich zählen

80

67

Die Anzahl eindeutiger Werte in einem Bereich zählen

80

Array-Formeln verteilen

Ärger beim Neuberechnen

Datum und Uhrzeit

64

Stundenbruchteile als Zahlen anzeigen

67

Stunden auf das nächste Zehntel einer Stunde runden

68

Stunden auf die nächste Viertelstunde aufrunden

69

Ein Datum oder eine Zeit als Text speichern

70

INHALT

IX

4

ÄRGER BEI DER DATENBEARBEITUNG

83

Fortgeschrittene PivotTable-Filter erstellen 107

84

Eine PivotTable anhand eines beliebigen Felds filtern

108

84

PivotTable-Add-Ins finden

109

Daten über eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge sortieren

84

Auf eine PivotTable das Autoformat anwenden

109

Daten von links nach rechts sortieren

85

Das Umordnen von PivotTables verhindern!

110

Arbeitsblattdaten filtern

86

Oberste oder unterste Werte anzeigen

86

PivotTable-Daten werden als Doppelkreuze angezeigt

110

Einen mehrstufigen Filter erstellen

87

„PivotTable ist nicht gültig”-Fehler

110

Doppelte Einträge in Datenlisten finden

87

PivotTable verliert die Formatierung

111

Nur die sichtbaren Zellen aus einer gefilterten Liste kopieren

88

In einer PivotTable berechnete Felder verwenden

112

Nur die sichtbaren Zellen zusammenfassen

90

Die Berechnung einer Zusammenfassung in einer PivotTable ändern

113

Die Funktion Verweis

91

Werte in Datenlisten suchen

91

Verborgene Daten erscheinen in der Zusammenfassung nicht

115

„Bezug ist ungültig”-Fehler

115

PivotTable-Daten als prozentuale Anteile einer Gesamtsumme anzeigen

116

ÄRGER MIT DIAGRAMMEN

119 120

Sortieren und Filtern Über Werte in mehreren Spalten sortieren

Einen Wert in einer beliebigen Spalte suchen 93 Falsche SVERWEIS( )-Ergebnisse in Excel 97 korrigieren

95

Text-Zahlen-Mischung verwirrt die Suche

95

Beim Suchen Groß-/Kleinschreibung berücksichtigen

96

Mit falschen Zeitreihen arbeiten

97

Mehrere Suchen beschleunigen

97

Den ersten oder letzten Treffer in einem Array finden

Erstellen und Formatieren von Diagrammen

98

Instant-Diagramme

120

Ein Diagramm auf die Schnelle aufpeppen

120 121

Was-Wäre-Wenn-Analysen Ein Szenario erstellen

98

Ein Diagramm aktualisieren, damit es neue Excel-Daten einschließt

Einen Wert ermitteln, der zu einem bestimmten Ergebnis führt

99

Diagramme aus Abfragedaten erstellen und aktualisieren

122

Solver verwenden, um Probleme mit mehreren Variablen zu lösen

Tortendiagramme sprengen

123

101

Zwei Diagramme zum Preis von einem

124

Die Datenanalyse in ein Menü packen

103

Diagramme für Datenreihen richtig erstellen

125

Diagrammelemente formatieren

126

Ihre Achsen beherrschen

127

PivotTables

X

98

5

103

Lernen, wie man PivotTables verwendet

103

Eine PivotTable erstellen

105

PivotTables umordnen

106

PivotTable-Daten filtern

107

Zur Achse eines Diagramms Text hinzufügen 128 Ihre Säulen zum Leuchten bringen

129 INHALT

Einem Diagramm Fehlerindikatoren hinzufügen

Bearbeitung von Diagrammen Diagramme als Bilder kopieren

Diagramm-Add-Ins und Hilfsanwendungen

130

131 131

142

Magische Add-Ins für Diagramme und Graphen

142

Bessere 2-D- und 3-D-Diagramme

143

Ein Diagramm auf ein separates Arbeitsblatt verschieben

131

Ein Diagramm ohne die umgebenden Daten drucken

3-D-Diagramme

132

Ihre Achsen wählen

132

In Excel 97 lassen sich 3-D-Farben nicht ändern

145

Mit einem Diagramm ein Ziel suchen

133

Boden in 3-D-Diagramm wird schwarz

145

Explodierte Kreisdiagramme in 3-D machen keinen Spaß

145

PivotCharts

134

PivotCharts und PivotTables gehören zusammen wie ...

134

Erst eine PivotTable, dann ein PivotChart

134

Auf Basis von PivotTables normale Diagramme erstellen

135

Austausch von Diagrammen

135

Ein Excel 97-Diagramm aus PowerPoint ausdrucken

135

Diagramm-Makro bringt Excel zum Absturz

135

Diagramme wachsen, wenn in ihnen Textfelder verschoben werden

136

Verschwindende Punkte von PunktDiagrammen im Web

137

Eingefügte Diagramme verwandeln sich in graue Rechtecke

137

Ein Diagramm von mehreren Arbeitsblättern lässt sich nicht veröffentlichen

138

Beim Verschieben eines Excel-Diagramms stürzt Word ab

138

Es wird nur eine Zeile von Diagrammtiteln angezeigt Diagramm-Vorschau lässt Excel 97 abstürzen

6

145

ÄRGER BEIM AUSTAUSCH VON DATEN 147 MS-Query- und DatenbankÄrgernisse

148

Ausgewählte Datenbank-Datensätze importieren

148

Doppelte Einträge vermeiden

151

Die Anzahl der importierten Datensätze steuern

152

Mehr als 65.536 Datensätze in Excel importieren

153

Mit Datenbanken ohne Zählerfeld arbeiten

155

Daten aus mehr als einer Tabelle importieren

160

Fehlermeldungen verstehen

162

Importieren und Exportieren

163

Daten zwischen Excel und Access hinund herschieben

163

139

Abgeschnittene Daten in Access

165

140

Eingebettete PowerPoint-Diagramme aktualisieren

166

Falsche Prozentangaben in einem Kreisdiagramm

141

Eine andere Datei in eine ExcelArbeitsmappe einschließen

166

Der Fall der verschwundenen Achsenbeschriftungen

142

Diagrammbild ist abgeschnitten

142

Aus einer Excel-Arbeitsmappe eine Verknüpfung zu einer anderen Datei herstellen

167

INHALT

XI

Datenformate

187

Benutzerdefinierte Seitennummern

188 189

167

Ein verwendbares Arbeitsblatt in eine Webseite stecken

168

Mehr Platz für Kopf- und Fußzeilen

Arbeitsblattnamen auf Webseiten ändern

169

Verknüpfungen auf externe Daten entfernen

170

Inhalt von Ausdrucken

Alle externen Verknüpfungen entfernen

171

Nur ausgewählte Felder importieren

172

Daten für eine Datenbank vorbereiten

173

Exportierte Daten verlieren 100 Jahre

PivotTable funktioniert in Excel, aber nicht im Web Dateiexport-Makro ignoriert Gebietsschema-Einstellungen

Einem Ausdruck Gitternetzlinien hinzufügen 190 191

173

Spaltenbuchstaben und Zeilennummern ausgeben

192

174

Spaltenüberschriften und Zeilenbeschriftungen auf jeder Zeile ausgeben

192

174

Auf jeder Seite einen besonderen Berichtstitel ausgeben

194

175

Arbeitsblattkommentare im Kontext ausgeben

194

PivotTables drucken, aber nicht den Rest des Arbeitsblatts

196

Den Ausdruck von Fehlermeldungen verhindern

197

177

Ärgernisse bei elementaren Druckfragen

178

Druckerverwaltung

197

Einen Standarddrucker festlegen

197

178

Ein Arbeitsblatt in wunderbarem Schwarzweiß drucken

198

178

Die optimale Druckqualität einstellen

198

Den Status Ihres Druckauftrags prüfen

199

Ein Arbeitsblatt als Fax senden

200

Das ganze Arbeitsblatt auf eine Seite quetschen Nur ausgewählte Bereiche drucken Eine ganze Arbeitsmappe drucken – oder mehrere ausgewählte Arbeitsblätter

180

Mehrere Arbeitsmappen in einem Druckauftrag ausdrucken

180

Eine Liste aus einem Arbeitsblatt heraus ausdrucken

181

Einen Teil eines Arbeitsblatts markieren, der immer ausgedruckt werden soll

182

182

Seitenumbrüche dort platzieren, wo Sie sie haben wollen

182

Die Reihenfolge ändern, in der Seiten ausgedruckt werden

185

Die Seitenränder von Arbeitsmappen ändern 186 Papiergröße und Orientierung einrichten

190

Ihrem Ausdruck Datum und Uhrzeit hinzufügen

ÄRGER BEIM DRUCKEN

Druck-Layout

XII

Eine Seite im Querformat, eine andere im Hochformat

Excel-Daten ins Web bringen

Outlook-Nachricht enthält zu viel vom Arbeitsblatt

7

167

8

ANPASSUNGEN, MAKROS UND VBA

203

Anpassung der Schnittstelle

204

Die Liste zuletzt geöffneter Dateien erweitern

204

Immer vollständige Menüs anzeigen

204

Ihre Arbeitsmappe schützen

204

Ihre Daten schützen

205

Zum Öffnen oder Verändern einer Arbeitsmappe ein Kennwort fordern

206

187 INHALT

Eine geschützte Arbeitsmappe öffnen

207

Vergessen Sie Kennwörter, verwenden Sie Verschlüsselung

208

Excel 2003-Arbeitsmappenberechtigungen verwenden

209

Die Anzahl von Rückgängig-Stufen erhöhen

211

Werkzeug- und Menüleisten

212

All Ihre Buttons anzeigen

212

Ihrer Symbolleiste Standard-Buttons hinzufügen

213

Einer Symbolleiste einen neuen Button hinzufügen

214

Das Aussehen eines SymbolleistenButtons ändern

Einen Herausgeber von Ihrer Liste entfernen

222

Ein digitales Zertifikat erwerben

222

Eine Arbeitsmappe digital signieren

223

VBA-Ärgernisse

223

Objektorientierte Programmierung lernen

223

Ein neues Codemodul erstellen

224

Das Objektmodell anzeigen

225

Eine Sub-Prozedur erstellen

225

Spaß mit Variablen

226

Variablen vor der Verwendung deklarieren

227

VBA-Code Kommentare hinzufügen

227

215

Eine eingebaute Symbolleiste ein- oder ausblenden

Eine Codezeile auf einer zweiten Zeile fortsetzen

227

216

Eine benutzerdefinierte Symbolleiste erstellen

Variablen erstellen, die auf Objekte verweisen

228

216

Eine Funktionsprozedur erstellen

228

Eine Symbolleiste oder ein Menü auf die Standardeinstellungen zurücksetzen

216

Ein Makro zwingen, auf der aktuellen Arbeitsmappe zu operieren

229

Einer Symbolleiste ein eingebautes Menü hinzufügen

216

Verhindern, dass eine Prozedur aus einer anderen Arbeitsmappe aufgerufen wird

229

Verschwinde, blödes Bildschirmflackern!

229

Makros machen meinen Rechner langsam

230

Eine If…Then-Entscheidungsanweisung verwenden

231

Einen String aus mehreren Werten zusammensetzen

231

Alle Member einer Collection bearbeiten

232

Ein Makro ausführen, wenn ein Ereignis eintritt

232

Ein selbst definiertes Menü erstellen und füllen

Makros

217

218

Ein Makro aufzeichnen

218

Ein Makro ausführen

218

Ein Makro mit relativen Bezügen aufzeichnen

218

Ein Makro in eine Symbolleiste oder ein Menü platzieren

219

Ein Makro schrittweise ausführen

219

Zum Betrachten des VBA-Codes ein Kennwort erforderlich machen

233

Ein Makro bearbeiten

220

Objektreferenzen in VBA-Code abkürzen

233

Ein Makro ausführen, das in einer anderen Arbeitsmappe gespeichert ist

220

Excel öffnet eine Arbeitsmappe im Reparatur-Modus

234

Datei lässt sich ohne Netzwerkverbindung nicht speichern

234

Die Laufzeitumgebung testen

235

Range.Calculate-Fehler

236

Makro-Sicherheit

220

Makro-Viren vermeiden

220

Ihrer Liste vertrauenswürdiger Herausgeber einen Herausgeber hinzufügen

221

INHALT

XIII

Praktische VBA-Prozeduren Eine Arbeitsmappe mit einem Arbeitsblatt für jeden Monat erstellen

237 237

Zufällige Einträge aus einer Liste auswählen 237 Eindeutige zufällige Werte generieren

9

EXCEL 2003-ÄRGERNISSE Ärger mit den Listen von Excel 2003

239 240

Eine Liste erstellen

240

Den Rahmen von Listen entfernen

242

XML in Excel 2003

XIV

237

Ärger mit Menüs und Funktionen in Excel 2003

247

Der Schließen-Button ist nicht verfügbar

247

Diagramm-Werkzeug erzeugt falsche R2-Werte

248

Interaktion von Excel 2003 mit anderen Programmen

249

Webseite lässt sich nicht in eine Arbeitsmappe exportieren

249

Excel stürzt ab, wenn ich LiveMeeting ausführe

250

Index

253

242

XML verstehen

242

Ein Schema aus XML-Daten ermitteln

243

Probleme beim Import von Schemas

243

Ein XML Schema durchgehen

244

Eine Datenzuordnung erstellen

245

Eine Arbeitsmappe füllen, für die eine XML-Zuordnung besteht

246

Daten aus einer mit einer Zuordnung versehenen Arbeitsmappe exportieren

246

INHALT

Einführung Der Oktober 2003 war ein guter Monat für mich. Eine Beziehung begann, sich sehr gut zu entwickeln, und mündete schließlich in einem angenommenen Heiratsantrag. Ich hatte gerade den ersten Entwurf eines dicken Buchs abgeschlossen, hatte meinen Excel Pocket Guide (O’Reilly) in den Buchhandlungen ankommen sehen und war frisch und bereit, ein neues Projekt anzugehen. Da erhielt ich einen Anruf von Robert Luhn, der kurz zuvor als Executive Editor bei O’Reilly eingestiegen war. Er fragte mich, ob ich nicht Lust hätte, einen Buchvorschlag für O’Reillys umgestaltete Reihe Wenn XYZ nervt ... zusammenzustellen. Wir spielten ein paar Ideen durch und entwarfen schließlich Wenn Excel nervt ..., das Buch, das Sie jetzt in den Händen halten. Mir gefiel der Weg, den Steve Bass in Wenn der PC nervt ... eingeschlagen hatte, und mir gefiel die Vorstellung, ihn für Excel noch einmal neu zu beschreiten – also begab ich mich in die Vorschlagsmühle, bat meine juristischen Berater, einen Vertrag auszuarbeiten, und setzte mich hin, um ernsthaft mit dem Schreiben zu beginnen.

WARUM ÜBER EXCEL-ÄRGERNISSE SCHREIBEN? Der Grund ist einfach: weil fast jeder mit Excel arbeitet. Die Anzahl der installierten Pakete ist gewaltig und umfasst mehrere Versionen des Programms. Tatsächlich ziehen viele Anwender die früheren Versionen vor oder können es sich nicht leisten, auf die neuesten und besten umzusteigen. Aus diesem Grund habe ich mich entschieden, alle Hauptversionen von Excel 97 bis Excel 2003 zu behandeln – und mein Netz damit ziemlich weit ausgeworfen. Es ist auch deswegen eine gute Sache, weil der Strom der Excel-Ärgernisse tief und heimtückisch ist und von einer Vielzahl von Arten scharfzahniger Raubfische bevölkert wird, die jederzeit bereit sind, herbeizuschwimmen und Ihre Daten aufzufressen. Wie tief und heimtückisch? Als wir in diversen Usergroups dieses schönen Landes nachgefragt hatten, erhielten wir innerhalb einer einzigen Woche 150 E-Mails! E-Mails von Excel-Neulingen und Excel-Meistern, von Hausfrauen und NASA-Ingenieuren, die alle am Ende ihrer Weisheit angekommen waren wegen irgendeines Excel-„Features”, -Fehlers, -Hakens, -Mangels oder einer einfach dämlichen Design-Entscheidung. Mein Job war es, gemeinsam mit den tollen Leuten bei O'Reilly herauszufinden, was die Menschen am meisten stört, und festzustellen, wie man diese Probleme löst. Außerdem wollte ich auf hilfreiche Werkzeuge, Websites und andere Ressourcen hinweisen, die ihnen das Leben erleichtern können.

WARUM DIESES BUCH GERADE JETZT WICHTIG IST Es gibt da draußen eine Menge aufgestauter Excel-Ängste, und jede neue Excel-Version trägt ihr Scherflein dazu bei. Aber wenn man eine Firma leiten muss (und wenn es nur eine Mannschaft in der Kreisliga ist), hat man keine Zeit, an den Nägeln zu kauen. Man braucht sofort eine Lösung. Je schneller Sie die Untiefen umschiffen können, um so schneller können Sie richtige Entscheidungen fällen, diesen Bonus verdienen, zum Partner befördert werden, mit vollem Gehalt in den Ruhestand abtreten und müssen Excel nie wieder benutzen. Wenn Sie dieses Ziel erreichen

XVI

wollen, stürzen Sie sich in dieses Buch – es erwarten Sie Lösungen zu den brennendsten Excel-Problemen.

IST „WENN EXCEL NERVT ...” DAS RICHTIGE BUCH FÜR SIE? Hat sich Excel geweigert, Spalten zu sortieren? Hat es ein Wort ohne Ihre Erlaubnis geändert? Hat es eine lange Zeile mit Daten in Zahlen wie 000,2222335 geändert? Hat es sich geweigert, eine Diagrammbeschriftung zu ändern? Hat es Ihre Anstrengungen verlacht, ein problematisches Makro zu flicken? Und sind Sie es leid, ####-Zeichen zu sehen? Wenn Sie irgendeine dieser Fragen mit „Ja” beantwortet haben, dann brauchen Sie dieses Buch!

HABEN SIE EIN ÄRGERNIS? Das Schwierige war nicht, die Ärgernisse zu finden, das Schwierige war zu entscheiden, welche behandelt werden können und welche aus Platzmangel weggelassen werden müssen. Natürlich haben wir nicht alle Excel-Ärgernisse behandeln können, die einem so begegnen. Aber geben Sie nicht auf. Wir haben uns vorgenommen, in kommenden Auflagen dieses Buchs Excels verschlungene Pfade weiter zu erforschen. Wenn Sie ein Lieblingsärgernis haben, das in Wenn Excel nervt ... nicht behandelt wird, können Sie uns gerne eine (englischsprachige) Mail an [email protected] schreiben, um uns zu sagen, was Ihnen am Herzen liegt. Vielleicht findet Ihr Ärgernis ja seinen Platz in der nächsten Auflage dieses Buchs.

WIE SIE DIESES BUCH VERWENDEN SOLLTEN Dieses Buch ist in Kapitel aufgeteilt. Jedes dieser Kapitel behandelt einen anderen Aspekt von Excel: Dateneingabe, Formulare, Formatierung, Datenaustausch, Drucken, Diagramme, Makros/VBA sowie das jüngste Mitglied der Excel-Familie, Excel 2003. Am besten ist es wahrscheinlich, dass Sie das Buch zumindest einmal von vorn bis hinten durchblättern, um sich so einen Überblick über die verfügbaren Lösungen zu verschaffen. Später können Sie dann zu den Seiten mit den Problemlösungen zurückkehren, die Ihnen bei Ihren unmittelbaren Problemen helfen.

EINF ÜHRUNG

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Halten Sie sich nicht damit auf, die langen Makro-, VBA- und XML-Codebeispiele einzutippen. Sie stehen unter http://www. oreilly.de/excelnervt zum Download bereit.

DIE IN DIESEM BUCH VERWENDETEN KONVENTIONEN In diesem Buch werden die folgenden typografischen Konventionen verwendet: Kursiv wird für Menüs, Buttons, Dateinamen, URLs, E-MailAdressen und Hervorhebungen verwendet. Nicht-Proportionalschrift wird für Befehle, Schlüsselwörter und Elemente verwendet, die wörtlich eingegeben werden sollen. Nicht-Proportionalschrift kursiv wird für Text verwendet, der durch Werte ersetzt werden soll, die vom Benutzer angegeben werden. Menüsequenzen werden kursiv dargestellt und durch Pfeile getrennt wie bei Daten → Liste → Liste erstellen. Registerkarten, Radiobuttons, Optionsfelder und Ähnliches werden anhand ihrer Beschriftung identifiziert wie in „klicken Sie auf die Registerkarte Optionen und kreuzen Sie die Option Immer vollständige Menüs anzeigen an.”

ÜBER 70 DOWNLOADS – SCHAU'N SIE AUF DER WEBSITE VORBEI! Haben Sie schon gemerkt, dass wir keine CD beigelegt haben? Dafür gibt's einen guten Grund, oder eigentlich zwei: Sie würde den Buchpreis nach oben treiben und in ungefähr 20 Minuten nicht mehr auf dem aktuellsten Stand sein. Stattdessen haben wir uns entschlossen, eine eigene Webseite zu erstellen, die über 70 kostenlose Werkzeuge und Utilities enthält, mit denen Ihr PC seine Beschwerden loswird. Die Apotheke für diese Medikamente sowie ein paar andere Allheilmittel finden Sie unter http://www. oreilly.de/excelnervt. EINF ÜHRUNG

DIE CODEBEISPIELE VERWENDEN Dieses Buch ist dazu da, Ihnen bei Ihrer Arbeit zu helfen. In der Regel können Sie den Code dieses Buchs in Ihren Programmen und Dokumentationen verwenden. Sie brauchen uns nicht um Erlaubnis zu fragen, solange Sie nicht einen beachtlichen Teil des Codes wiedergeben. Beispielsweise benötigen Sie keine Erlaubnis, um ein Programm zu schreiben, das einige Codeteile aus diesem Buch verwendet. Für den Verkauf oder die Verbreitung einer CDROM mit Beispielen von O’Reilly-Büchern brauchen Sie auf jeden Fall unsere Erlaubnis. Die Beantwortung einer Frage durch das Zitieren dieses Buchs und seiner Codebeispiele benötigt wiederum keine Erlaubnis. Wenn Sie einen erheblichen Teil der Codebeispiele dieses Buchs in die Dokumentation Ihres Produkts einfügen, brauchen Sie eine Erlaubnis. Wir freuen uns über einen Herkunftsnachweis, bestehen aber nicht darauf. Eine Referenz enthält i.d.R. Titel, Autor, Verlag und ISBN, zum Beispiel: „Wenn Excel nervt ... von Curtis Frye, Copyright 2005, O’Reilly Verlag, ISBN 3-89721-410-5.” Wenn Sie meinen, Ihre Verwendung unserer Codebeispielen könnte den angemessenen Gebrauch oder die hier gegebene Erlaubnis überschreiten, nehmen Sie einfach mit uns über [email protected] Kontakt auf.

ÜBER DEN AUTOR Curtis Frye begann mit einem Texas Instruments-Computer herumzuexperimentieren, als Diskettenlaufwerke noch hunderte von Mark kosteten. (Geizig, wie er war, hat er seine Programme auf Datasette gespeichert.) In der Highschool fuhr er fort, mit einem Apple IIe herumzuspielen, und unterstützte Anwender beim Academic Computing Services der Syracuse University mit Mac- und DOS-Textverarbeitungsprogrammen. Aber richtig losgelegt hat er mit Computern erst, als er seine Arbeit bei The MITRE Corporation in McLean, Virginia aufnahm und begann, Excel als Werkzeug für das Projekt-Management zu verwenden. Bestandteil der Abmachung war, dass er parallel aufs Graduierten-College der George Mason University ging und Informationssysteme, Strategien zum Technologietrans-

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fer, Betriebssysteme, Exportsteuerung, C- und Pascal-Programmierung, Datenbank-Design und systemübergreifende Datenströme studierte. Nach 5 Universitätsabteilungen und 13 Kursen hatte er zwar keinen M.A., M.S. oder M.F.A. – aber er wusste eine Menge toller Dinge und hatte viel Spaß dabei. Nachdem er sich fünf Jahre Mühe gegeben hatte, mit der Büroarbeit Freundschaft zu schließen, verließ Curt 1995 Washington D.C., kam schließlich nach Portland, Oregon und wurde hauptberuflicher Autor. Als Anfänger mit genau einem Zeitschriftenartikel unter dem Arm bedeutete das natürlich, dass nebenbei auch noch eine feste Anstellung erforderlich war. Curt arbeitete als Schauspieler, Komiker (was er nach 8 Jahren und 800 Auftritten auch weiterhin macht), Theaterschreiner, Lichttechniker und Lichtdesigner. Nach zwei Jahren, in denen er Artikel für kleine Zeitschriften schrieb, die (manchmal) zahlten, schaffte Curt den Durchbruch, als er auf eine E-Mail auf der Computer Book Publishing-E-Mail-Liste von einem Typen namens Tim antwortete. Tim fragte nach Büchern über Genetik-Algorithmen, einem Gebiet, mit dem Curt sich zufälligerweise auskannte. Curt antwortete mit einer etwas zu langen E-Mail, die die verfügbare Literatur aufführte, erwähnte, was erläutert wurde und was nicht, und gab einen Ausblick auf ein paar Aspekte, die man sich genauer ansehen könnte. Dieser Tim war natürlich Tim O’Reilly, der Curt sofort unter Vertrag nahm. Seine Aufgabe war die Unterstützung bei der Abfassung einer Marktanalyse zum Internethandel. 14 Bücher (plus eines Bündels von Online-Kursen und einigen Artikeln) später ist Curt ein etablierter Autor mit Titeln wie Microsoft Office Excel 2003 Step by Step, Excel Pocket Guide, Microsoft Office Excel 2003 Programming Inside Out (als Hauptautor), Master Visually Microsoft Access 2000 und Privacy-Enhanced Business (die Doktorarbeit, die er nie geschrieben hat). Es ist ein gutes Leben, und er ist glücklich, dass es in der Welt einen Platz für Leute gibt, die von Sonnenuntergang bis Sonnenaufgang arbeiten und nicht umgekehrt.

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ÜBER DIE MITWIRKENDEN Ken Bluttman schrieb den ersten Entwurf von Kapitel 6. Über ein Jahrzehnt entwarf er spezielle Office-Lösungen und ist, dementsprechend, Autor von Developing Microsoft Office Solutions. Er hat als Consultant für dutzende von marktführenden Unternehmen im Finanz-, Versicherungs-, Energie- und Gesundheitssektor gearbeitet. Er entwickelte außerdem Oracle- und SQL Server-Datenbank-Anwendungen, XML-Anwendungen und eine Vielzahl von Websites. Ken lebt mit seiner Frau, seinem Sohn und seinem Hund in New York. Laurie Ulrich Fuller schrieb Kapitel 7. Sie arbeitet seit den frühen Achtzigerjahren mit Computern und hat seit den Neunzigerjahren vielen Menschen beigebracht, wie man mit ihnen arbeitet. Im letzten Jahrzehnt hat sie hunderte von Schulungsunterlagen geschrieben und tausende von Schülern in Kursen bei Klienten, bei verschiedenen Trainingszentren für Unternehmen und der Temple University unterrichtet. In den frühen Neunzigerjahren hat sie ihre eigene Firma, Limehat & Company, Inc. gegründet und bietet Schulungen, Beratungen sowie technische Dokumentationen für aufstrebende Unternehmen und Nonprofit-Organisationen an. In den letzten zehn Jahren ist die Firma auch ins Webdesign und Service-Hosting eingestiegen. Laurie war als Autorin, Koautorin und Mitwirkende auch an mehr als 20 Computerbüchern für größere Verlage beteiligt. Dazu gehören: How to Do Everything with Office XP, Photoshop Elements 2 Bible und Troubleshooting Microsoft Excel 2002.

ÜBER DAS TECHNISCHE TEAM Michael Oliver-Goodwin, der Projekt-Lektor, ist vielveröffentlichter Autor und erfahrener Lektor. Er hat bei der Erstellung von Computerzeitschriften (PC World, MacWeek, InfoWorld) mitgewirkt, hat über Computer und Computertechnologien geschrieben (für Fortune, Good Housekeeping, Publish, Multimedia World, The Web und The San Jose Mercury News), hat Bücher über Computer geschrieben, hat Bücher zu Computern lektoriert und hat zu Büchern über Computer beigetragen. Abseits des Computerbereichs hat er On the Edge (eine bei William Morrow erschienene, nicht authorisierte Biografie über den RegisEINF ÜHRUNG

seur Francis Ford Coppola) und eine Reihe von Kochbüchern geschrieben. Er hat ein Filmskript an Ivan Reitmann, den Regisseur von Ghostbusters, verkauft (das nie verfilmt wurde). Sein Filmskript für Burden of Dreams half dem Filmemacher Les Blank, einen British Academy Award für Best Feature-Length Documentary zu gewinnen. Er hat für Rounder Records eine Reihe von Calypso-CDs aufgenommen und an der Journalismus-Abteilung der San Francisco State University das Schreiben von Zeitschriftenartikeln gelehrt. Michael hat jedes Gramm seiner beträchtlichen Fähigkeiten eingesetzt, um mich auf dem geraden und schmalen Weg guten Schreibens zu halten, und das ist mehr als ein Vollzeitjob. Ich danke ihm für seine Geduld, seine gute Laune und die vielen wertvollen Beiträge, die er zum Inhalt, zum Ton und zum allgemeinen Fortschritt des Buchs beigetragen hat. Jeff Webb, der technische Lektor, schreibt seit 20 Jahren über Computer und Computertechnologie. Zu seinen Büchern zählen Using Excel Visual Basic for Applications und Microsoft Visual Basic Developer’s Workshop. Er hat außerdem Programmkurse, Artikel und Beispiele für Microsoft und Digital Equipment Corporation geschrieben und dieses bei einigen der komplexeren Themen in diesem Buch, wie Datenbanken und der VBA-Programmierung, eingebracht. Jeff ist ein unglaublicher Programmierer mit einem instinktiven Gespür dafür, was in Excel funktioniert und was nicht. Wenn Sie unter Excel 2003 mit VBA arbeiten müssen, werfen Sie einen Blick in Excel 2003 Programming: A Developer’s Notebook von O’Reilly. Vielen Dank, Jeff, dass du mich auf dem Boden gehalten und so wunderbare Verbesserungen an meinem Text und (insbesondere) meinem Code vorgeschlagen hast. Robert Luhn ist verantwortlicher Lektor für O’Reillys Consumer-Titel. Er lektoriert Bücher und Artikel zu Tabellenkalkulationen seit den Tagen von VisiCalc, Microsoft Multiplan, VP-Planner und 1-2-3. Wenn er nicht gerade oben auf der Zugspitze in seiner Zuflucht vor dem Lektoren-Dasein zu seinem Vergnügen Makros schreibt, züchtet er „Hefekulturen, Krokusse und kleine, hässliche Tiere”. Robert ist im Juli 2003 bei O’Reilly eingestiegen, und es war ein Vergnügen, erst beim Excel Pocket Guide und später bei diesem Buch mit ihm zusammenzuarbeiEINF ÜHRUNG

ten. Manche Lektoren sind wie Theaterdirektoren, stellen Fragen und inspirieren den Schauspieler/Autor auf seiner Entdeckungsreise. Robert kann das auch, aber er hat keine Angst, direkt darauf hinzuweisen, was funktioniert, was nicht funktioniert und wie das geflickt werden kann, was geflickt werden muss. Zum Abschluss: Bitte nehmen Sie sich die Zeit, den Kolophon am Ende des Buchs zu lesen und Ihren Hut vor den Designern, Korrektoren, Grafikern, Herstellern, Illustratoren und unzähligen anderen verantwortungsbewusst und hart arbeitenden Fachkräften zu ziehen, die dafür gesorgt haben, dass dieser papierbasierte Quader, den wir Wenn Excel nervt ... nennen, zum Leben erweckt wurde. Ein Buch herauszugeben ist ungefähr so schwer, wie einen Kindergarten in eine geostationäre Umlaufbahn zu schießen, und diese Menschen haben das wunderbar gemeistert.

DANKSAGUNGEN Die Familie ist immer die Basis, oder? Ich bin da keine Ausnahme. Meine Eltern David Frye und Jane Fulgham waren immer für mich da, ganz gleich, ob ich eine Hand benötigte, die mir aufhalf, oder einen Tritt in den Hintern. Mein Zwillingsbruder Doug und ich haben die letzten zehn Jahre damit verbracht, uns abwechselnd gegenseitig Geld zukommen zu lassen, wenn einer von uns einen Job hatte und der andere nicht. Doug hat gerade seine Doktorarbeit über ein absolut langweiliges Thema abgeschlossen und innerhalb einer Woche einen Job gefunden: was heißt, dass ich davon ausgehen kann, dass ich im nächsten Jahr mein Geld zurückerhalten werde. Nicht wahr, Großer? Meine Verlobte, Virginia Belt, war Ballerina und arbeitet jetzt als Schauspielerin, Regisseurin, Choreografin und Universitätslehrerin. Sie ist die wunderbare Ergänzung zu meinem Leben, hat mich zum glücklichsten Mann auf der Welt gemacht und blickt gerade über meine Schulter, während ich dies schreibe. Habe ich etwas vergessen, Schatz? Nein? Gut. In der Computerbuch-Verlagswelt werde ich durch Neil Salkind von Studio B repräsentiert. Neil hat mehr Jobs als Virginia, und das sagt eine Menge. Und trotzdem findet er immer die Zeit, mir Arbeit zu verschaffen, meine Verträge

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auszuhandeln, das Geschäft für Studio B weiterzuentwickeln und an der University of Kansas Psychologie zu lehren. Er ist auf Kinderpsychologie spezialisiert. Das erklärt wahrscheinlich, warum er so gut mit Autoren umgehen kann. David und Sherry Rogelberg führen Studio B mit ruhiger Hand, und Stacey Barone und Jackie Coder helfen mir bei Verträgen und Tantiemen. Studio B gab mir 1998 eine Chance, und ich habe meine Entscheidung, mit ihnen zusammenzuarbeiten, nie bereut. Zum Abschluss möchte ich Pat Short und Ruth Jenkins, den Gründern von ComedySportz Portland, dafür danken, dass sie mich 1996 wieder in die Gruppe aufgenommen und mir die Chance (mehrere Chancen eigentlich) gegeben haben, den Ballast zu verarbeiten, den ich aus D.C. mitgebracht habe, und dabei Menschen zum Lachen zu bringen. Jeder in CSz ist ein wichtiger Teil meiner Familie – und ihr beide am meisten.

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1 Ärger beim

Eingeben von Daten Die Dateneingabe ist das Wichtigste bei Excel. Bekommen Sie Ihre Daten nicht schnell und sauber in Ihre Arbeitsblätter, können Sie auch all die raffinierten Werkzeuge nicht einsetzen, um die Daten zu analysieren. Excel macht vieles richtig, wenn es um die Dateneingabe geht, aber manches ist auch ziemlich seltsam. Sollte es Ihnen jemals passiert sein, dass Excel Ihre Eingaben korrigierte, obwohl Sie wussten, dass das, was Sie eingegeben haben, richtig war, dann wissen Sie, wovon ich spreche. Der erste Teil dieses Kapitels zeigt Ihnen, wie Sie die alltäglichen Ärgernisse pulverisieren, mit denen Excel Sie bei der Dateneingabe konfrontiert – von der Eigenart, führende Nullen zu entfernen, bis hin zum zwanghaften Korrekturdrang. Nervende Eigenarten werden Ihnen auch über den Weg laufen, wenn Sie Formulare erzeugen, Daten importieren, kopieren und einfügen, sich in und zwischen Arbeitsblättern hin und her bewegen und bei vielem mehr. Schließlich werden wir einen Blick auf Excels praktisches Feature zur Datenvalidierung werfen. Mit Gültigkeitsregeln können Sie die Arten von Daten beschränken, die ein Benutzer in bestimmte Zellen eingeben kann. Diese Regeln können fordern, dass Werte in bestimmte Bereiche fallen, oder können Benutzer dazu zwingen, Werte aus einer Liste auszuwählen. Das ist ein Geschenk für die Steuerung von Dateneingaben, aber die Einrichtung kann ein gewaltiges Ärgernis bedeuten.

ÄRGERNISSE BEI DER DATENEINGABE CLIPPY ENTSORGEN

Das Ärgernis: Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich schon fröhlich Daten eingegeben habe und sich dabei dieses verfluchte Briefklammer-„Helferlein” auf den Bildschirm geboxt hat. Bis ich ihn los bin, habe ich jedes Mal vergessen, was ich gerade machen wollte, und brauche Stunden, bis ich wieder in die Gänge komme. Wäre dieser Office-Assistent ein lebendiger Bürogehilfe, ich hätte ihn schon vor Jahren gefeuert! Wie erreiche ich, dass er verschwindet?

Das Gegenmittel: Clippy ist eine der meistgehassten Office-„Erfindungen” der Geschichte. Microsoft bewies ein gutes Händchen, als es Clippy und seine begleitenden Office-Assistenten-Figuren in Excel 2002 (der Office XP-Version) und späteren Versionen standardmäßig abschaltete. In Excel 97 können Sie Clippy für immer verbannen, indem Sie den Ordner \Programme\Microsoft Office\Office öffnen und den Unterordner Actors in irgendetwas wie Alte_Actors oder Ha_ha_ha umbenennen. Wenn Excel (und Ihre anderen Office-Programme) den Unterordner Actors nicht mehr findet, kann Clippy nicht mehr aus dem Nichts wie eine 1.000-€-Rechnung auftauchen und nerven. Wenn Sie Office 2000 oder XP einsetzen, können Sie Clippy ausschalten, indem Sie sich in die Systemsteuerung begeben und dort das Feld Software wählen. Unter Windows 2000 oder XP klicken Sie in der Liste Zurzeit installierte Programme (auf der Seite Programme ändern oder entfernen) auf Microsoft Office und dann auf den Button Ändern. Klicken Sie dann auf Features hinzufügen oder entfernen, erweitern Sie den Eintrag Office-Tools, wählen Sie Office-Assistenten und dann Nicht verfügbar. Bestätigen Sie Ihre Auswahl – und Sie haben es hinter sich.

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Wenn Sie Windows Me oder Windows 98 verwenden, wählen Sie (in der Systemsteuerung unter Software) den Eintrag für Microsoft Office unter der Registerkarte Installieren/Deinstallieren und klicken auf Hinzufügen/ Entfernen. Folgen Sie dann dem Assistenten, um den Office-Assistenten Clippy (der hier „Karl Klammer” heißen könnte) zu entfernen. Bei Office 2003 schalten Sie Clippy ab, indem Sie sich in den Abschnitt Programme hinzufügen oder entfernen des Systemsteuerungsfelds Software begeben. Klicken Sie in der Liste Zurzeit installierte Programme auf Microsoft Office 2003 und dann auf Ändern. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Option Features hinzufügen oder ändern und klicken Sie auf Weiter. Kreuzen Sie die Option Erweiterte Anpassung von Anwendungen an und klicken Sie erneut auf Weiter. Erweitern Sie den Knoten Gemeinsam genutzte Office-Features, klicken Sie zunächst auf Office-Assistent, dann auf Nicht verfügbar und abschließend auf Aktualisieren.

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Sie müssen damit rechnen, dass der Office-Aktualisierungs-Assistent nach Ihrer Office-Installations-CD fragt, um diese Änderungen durchführen zu können. Diese Aufforderung können Sie umgehen, indem Sie alle Office-Komponenten auf Ihrer Festplatte installieren. Es gibt viele amüsante Artikel dazu, wie man Clippy einen Tritt versetzt. Zwei davon finden Sie unter http://www. techsoc.com/clippyfired.htm und http://www.techsoc. com/clippynow.htm. Alle, die mit einem etwas schwärzeren Humor ausgestattet sind, können unter http://www. techsoc.com/clippycide.htm herausfinden, wie Ihnen Clippy beim Schreiben eines Abschiedsbriefs behilflich sein kann.

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BEI DER DATENEINGABE FÜHRENDE NULLEN BEIBEHALTEN

Das Ärgernis: Mein Arbeitgeber benutzt fünfstellige Produktkodes, und einige davon beginnen mit einer Null. Mein Problem ist, dass Excel die Null entfernt, wenn ich einen Produktkode mit einer führenden Null eingebe. Beispielsweise wandelt Excel das Produkt 03182 in das Produkt 3182 um, was zu fürchterlichen Fehlern in meinen Makros führt, von meinem Bestandsverzeichnis ganz zu schweigen. Wie beende ich dieses Verhalten?

Das Gegenmittel: Wenn Sie Excel nichts anderes sagen, geht es davon aus, dass Sie Zahlen ohne führende Nullen aufweisen. Das kann auch bei wissenschaftlichen Werten (z.B. 0,16 Micrometer) ein Problem sein, die ebenfalls führende Nullen haben. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, Excel davon zu überzeugen, dass Sie Werte mit führenden Nullen eingeben müssen. Sie erreichen das, indem Sie diese Werte als Textstücke und nicht als Zahlen behandeln. Das geht folgendermaßen: 1. Wählen Sie die Zelle aus, die Zahlen enthalten soll, die als Text gespeichert werden.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Format → Zellen. Klicken Sie dann (wie in Abbildung 1-1 zu sehen) auf die Registerkarte Zahlen. 3. Wählen Sie in der Liste Kategorie den Eintrag Text und klicken Sie auf OK. Damit haben Sie das Format der Zelle von Standard (das eine Zahl oder etwas erwartet, das einfach als Text zu identifizieren ist) in Text geändert, das alles (selbst Zahlen) so behandelt, als wäre es die Art von alphanumerischem Text, den Sie in einem Word-Dokument finden können. Sie können den gleichen Trick anwenden, um Excel davon abzuhalten, bestimmte Zahlen (wie 100349 oder 021264) ins Datums-/Uhrzeitformat zu konvertieren. (Dieses Problem wird in Kapitel 3 ausführlicher beschrieben.) Beispielsweise könnten Sie Zahlen wie diese im medizinischen Bereich, in dem Datenschutz eine außerordentliche Rolle spielt, als Patienten-Kennziffern einsetzen. Wenn Sie vermeiden möchten, dass Excel diese Zahlen in Datumswerte umwandelt (in den 10. März 1949 im ersten Beispiel), sollten Sie das Format der Zelle vor dem Import oder der Eingabe der Kennziffer in Text umändern.

Genetische Informationen in Gefahr Wenn Sie Excel bei der Forschung im Bereich Bioinformatik einsetzen, sollten Sie beim Import aus Anwendungen zur Gen-Sequenzierung besonders auf Fehler achten. Beispielsweise könnte Excel die RIKEN-Kennung 2310009E13 in die wissenschaftliche Zahl 2,31E+19 umwandeln. Mehr Informationen zu derartigen Problemen finden Sie unter http://www. biomedcentral.com/1471-2105/5/80. Abbildung 1-1: Mit dem Dialog „Zellen formatieren” können Sie Excel sagen, wie es die Daten behandeln soll, die Sie in Ihre Arbeitsmappe eingegeben oder importiert haben. ÄRGERNIS SE BEI DER DAT ENEINGABE

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EINE NUMERISCHE FOLGE AUTOMATISCH ERWEITERN

Das Ärgernis: Ich bin es absolut leid, kontinuierliche Folgen von Daten in Zellen einzugeben. Damit meine ich, 1 in Zelle A1, dann 2 in Zelle A2, dann 3 in Zelle A3, dann 4 in Zelle A4 … und das weiter bis 100 oder 200. Ich wüsste etwas Besseres mit meiner Zeit anzufangen! Gibt es keine Möglichkeit, Datenreihen automatisch zu erweitern, damit ich mir beim Eingeben von Zeilenköpfen keine Sehnenscheidenentzündung zuziehe?

Das Gegenmittel:

Datenreihen können Sie schnell und einfach eingeben, indem Sie die ersten beiden Zahlen der Folge in aneinander grenzende Zellen eingeben. Wählen Sie dann diese Zellen aus und ziehen Sie das Ausfüllen-Kästchen (das schwarze Rechteck, das, wie in Abbildung 1-2 zu sehen, an der rechten unteren Ecke des ausgewählten Bereichs erscheint) so weit, bis die gewünschten Werte in dem Tooltipp erscheinen, der neben Ihrem Cursor hergleitet.

Abbildung 1-2: Durch Ziehen des Ausfüllen-Kästchens können Sie nachfolgende Werte in Ihrer Reihe schnell eingeben.

Die ersten beiden Zahlen der Reihe bestimmen für den Rest der Reihe das Verhältnis zwischen den nachfolgenden Zellen. Wenn Sie in Zelle A1 die Zahl 1 und in Zelle A2 die Zahl 3 eingeben, würde das beispielsweise zu einer Reihe erweitert, bei der in A3 5, in A4 7 steht und so weiter. Geben Sie in Zelle A1 5 und in Zelle A2 10 ein,

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ergäbe das eine Reihe, in der in A3 15, in A4 20 steht und so weiter. Was aber, wenn Sie eine Reihe eingeben, in der es keine Regelmäßigkeit gibt? In diesem Fall verwendet Excel lineare Regression, um die folgenden Werte in der Reihe zu berechnen. Das kann ziemlich cool sein. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie haben Zusammenfassungen für Verkaufserträge in den letzten zehn Jahren und möchten gern herausfinden, wie die Zahlen aussehen würden, wenn sich der aktuelle Trend fortsetzte. Sie können dann einfach die Zellen auswählen und das Ausfüllen-Kästchen ziehen, um die zu erwartenden zukünftigen Werte einzusetzen.

ÜBER ZEILEN ODER SPALTEN HINAUS KOPIEREN Sie können den Inhalt einer einzelnen Zelle in andere Zellen derselben Zeile oder Spalte kopieren, indem Sie auf diese Zelle klicken und das Ausfüllen-Kästchen über die Zellen ziehen, in die Sie den Wert einfügen möchten. Um eine Zelle über einen rechteckigen Bereich von Zeilen und Spalten zu kopieren, wählen Sie die Zelle aus, die Sie kopieren möchten, und ziehen das AusfüllenKästchen über die Zeilen, in die Sie die Zelle kopieren möchten. Lassen Sie das Ausfüllen-Kästchen los. Packen Sie es dann erneut. Es sollte jetzt den ganzen Zellenbereich markieren, über den Sie ihn gerade gezogen haben. Ziehen Sie es dann über die Spalten, in die Sie den Wert einfügen möchten.

Das Einfügen von Datenreihen bei Excel hat allerdings noch viel mehr zu bieten als einfache lineare Projektionen. Auf die komplexeren Werkzeuge zur Eingabe von Reihen greifen Sie zu, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Ausfüllen-Kästchen klicken. Damit rufen Sie ein Kontextmenü auf, in dem Sie die Wachstumsart auswählen können, die Ihre Daten aufweisen sollen. Wählen Sie Linearer Trend, erhalten Sie die Art Vorhersage, die ich oben beschrieben habe. Wählen Sie Exponentieller Trend, erhalten Sie stattdessen eine Reihe, bei der die Werte exK APIT EL 1 ÄRGER BEIM EINGEBEN VON DAT EN

ponentiell erhöht werden. (Das heißt, dass der Basiswert quadriert wird.) Eine lineare Reihe würde beispielsweise mit 1, 2, 3, 4 beginnen, eine exponentielle Reihe hingegen mit 1, 2, 4, 8.

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Die hier erwähnten Wachstumsreihen repräsentieren Zweierpotenzen. Excel erkennt, dass das erste Element 20, das zweite 21, das dritte 22 und so weiter ist. Wären die ersten vier Elemente der Reihe 1, 4, 9, 16, würde Excel die Folge mit 25 (52), 36 (62) und so weiter fortsetzen. Das letzte Element in dem Kontextmenü, das Sie sehen, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das AusfüllenKästchen klicken, ist Reihe. Der Dialog Reihe (den Sie in Abbildung 1-3 sehen) bietet Ihnen Steuerelemente, über die Sie festlegen können, wie Sie die Datenreihe fortsetzen möchten, die Sie definiert haben. Beispielsweise können Sie eine lineare oder eine geometrische Fortsetzung wählen. Ein Klick auf die Option AutoAusfüllen bewirkt beim Fortsetzen einer Reihe das Gleiche wie das einfache Ziehen des Ausfüllen-Kästchens. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Trend, sagt das Excel, dass die durchschnittliche prozentuale Veränderung in den ausgewählten Zellen berechnet und in das Feld Inkrement eingefügt werden soll.

Abbildung 1-3: Der Dialog „Reihe” bietet Ihnen völlige Kontrolle über die Daten, die Sie in Ihre Zellen eingeben.

ÄRGERNIS SE BEI DER DAT ENEINGABE

Formeln, die sich beim Kopieren nicht ändern Manchmal möchten Sie aber nicht, dass Excel eine einfache Ziehen-und-Ablegen- oder Kopieren-und-Einfügen-Operation in eine Reihe umwandelt. Mehr Informationen zu relativen und absoluten Bezügen finden Sie im Ärgernis „Verhindern, dass beim Kopieren von Formeln Zellbezüge geändert werden” in Kapitel 3.

DEN REIHE-DIALOG VERWENDEN, UM EINE WERTREIHE ZU DEFINIEREN

Das Ärgernis: Kann ich nicht einfach die Anfangs- und Endwerte einer Datenreihe definieren und das Inkrement angeben? Die Zieherei ist ja ganz nett, aber wenn ich eine Reihe anlegen soll, dann soll diese auf einem Anfangswert, einem Endwert und dem Unterschied zwischen den einzelnen Werten basieren.

Das Gegenmittel:

Unten im Dialog Reihe befinden sich die Felder Inkrement und Endwert, die es Ihnen ermöglichen, eine Datenreihe zu erzeugen, die mit einem Wert beginnt, der in Ihrem Arbeitsblatt definiert ist. Das Inkrement ist der Unterschied zwischen den einzelnen Elementen der Reihe und der Endwert der letzte Wert in der Reihe. Nehmen Sie beispielsweise an, in Zelle A1 steht der Wert. Markieren Sie die Spalte A und wählen Sie Bearbeiten → Ausfüllen → Reihe. Geben Sie als Inkrement 2 und als Endwert 15 an, setzt Excel in den Bereich A1:A8 die Werte 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13 und 15. Sie müssen allerdings mindestens so viele Zellen auswählen, wie Sie für Ihre Reihe benötigen, sonst füllt Excel nur in die Zellen Werte ein, die Sie ausgewählt haben. Haben Sie beispielsweise die Zellen A1:A3 ausgefüllt, wenn Sie den gerade beschriebenen Anweisungen folgen, werden nur die Werte 1, 3 und 5 in diese Zellen eingesetzt.

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DATENREIHEN OHNE DIE MAUS ANLEGEN

Das Ärgernis:

Ich hasse meine Maus. Jedes Mal läuft es darauf hinaus, dass ich Zeug herumziehe, das ich nicht ziehen will, oder es in den falschen Zellen fallen lasse. Hier „rechtsklicken”, da den Ausfüllen-Zeiger „rechtsziehen”, allein der Gedanke daran lässt mich in Panik verfallen. Gibt es keine Möglichkeit, Datenreihen ohne Tippen, Klicken und Ziehen zu erzeugen?

Das Gegenmittel: Verwenden Sie im Dialog Reihe die Option AutoAusfüllen. Ohne die kleinste Zieherei können Sie auf Datumswerten und Tagen basierende Reihen anlegen. Excel kennt folgende vier Reihen: • Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag • So, Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa • Januar, Februar, März, April, Mai, Juni, Juli, August, September, Oktober, November, Dezember • Jan, Feb, Mrz, Apr, Mai, Jun, Jul, Aug, Sep, Okt, Nov, Dez Excel ergänzt auch Zeitreihen für Sie. Erweitern Sie beispielsweise eine Reihe, die mit 9:00 in Zelle A1 und 10:00 in Zelle A2 beginnt, wird in Zelle A3 11:00 und in Zelle A4 12:00 eingesetzt und so weiter. Weitere Informationen zum Erzeugen eigener Reihen finden Sie im nächsten Ärgernis.

AUSFÜLLREIHEN SELBST DEFINIEREN

Das Ärgernis:

Die dummen eingebauten Datenlisten von Excel kennen die Werte nicht, die ich benötige. Kann ich meine eigenen Ausfüllreihen erstellen?

Das Gegenmittel: Ja. Sie können problemlos Ihre eigenen Wiederholungssequenzen definieren. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie möchten die Mengen von Natriumchlorid, Kohlendioxid und Wasser festhalten, die bei einer chemischen Reaktion erzeugt werden. Dazu wollen Sie eine Spalte erstellen, in der diese Beschriftungen in immer der gleichen Reihenfolge erzeugt werden. Geben Sie dazu einfach die drei Werte in die Zellen A1:A3 ein, wählen Sie die Zellen aus und ziehen Sie das AusfüllenKästchen über alle Zellen, in die Sie die Sequenz einfügen wollen. Wenn Sie meinen, dass Sie diese Sequenz aus irgendeinem Grund später wieder verwenden möchten, oder wenn Sie sie einsetzen möchten, um die Daten in Ihrem Arbeitsblatt zu sortieren, können Sie eine benutzerdefinierte Liste erstellen. Das geht folgendermaßen: 1. Geben Sie die Werte, die Ihre benutzerdefinierte Liste enthalten soll, in eine zusammenhängende Gruppe von Zellen in einer einzigen Spalte oder Zeile ein. 2. Wählen Sie die Zellen aus, die Ihre Liste enthalten, wählen Sie dann Extras → Optionen und klicken Sie auf das Register Benutzerdefinierte Liste (Abbildung 1-4).

Es passieren interessante Dinge, wenn Sie eine numerische Reihe in eine Datums- oder Monatsreihe umwandeln und umgekehrt. Beispielsweise befinden sich in den Zellen A1:A3 die Zahlen 1 bis 3: Ziehen Sie jetzt das Ausfüllen-Kästchen mit der rechten Maustaste auf die Zelle A4, rufen den Dialog Reihe auf und wählen dort die Optionen Datum und Jahr, erhalten Sie eine Reihe, die folgendermaßen fortschreitet: 1, 367, 732, 1097. Die entsprechenden Inkremente sind 366 (die Anzahl der Tage in einem Schaltjahr – in diesem Fall 2004) und 365 (die Anzahl der Tage in den Jahren 2005 und 2006). Abbildung 1-4: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste und verwenden Sie diese, um Zellen in einem Arbeitsblatt auszufüllen und Daten zu sortieren.

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3. Prüfen Sie, ob der von Ihnen ausgewählte Zellbereich im Feld Liste aus Zellen importieren erscheint. Wenn nicht, klicken Sie auf den Dialog zusammenklappenButton (das kleine Symbol ganz recht im Feld), wählen die Zellen, die Ihre Liste enthalten, und klicken dann auf den Dialog aufklappen-Button (ganz rechts im Feld).

drückt, während Sie auf ein anderes klicken, um diesen Bereich von Blättern auszuwählen; oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Register und wählen Sie Alle Blätter auswählen, um alle auf einmal zu erwischen.

4. Klicken Sie auf Importieren und dann auf OK.

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In Ihre Liste wird nur der einfache Text der Listeneinträge übernommen. Wenn Sie versuchen, CO2 statt Kohlendioxid einzugeben, wird das Element als CO2 in die Liste übernommen. Abbildung 1-5: Daten in mehrere Arbeitsblätter gleichzeitig einzugeben spart Zeit und Mühe.

DATEN IN MEHRERE ARBEITSBLÄTTER AUF EINMAL EINGEBEN

Das Ärgernis: Ich gebe Daten in mehrere Arbeitsblätter ein, und einige korrespondierende Zellen in anderen Blättern sollen die gleichen Daten enthalten. Zum Beispiel: In den nächsten drei Monaten arbeiten fünf Vertreter und ein Manager jeden Tag von 9:00 bis 12:00 Uhr. Für jeden Monat muss ich ein eigenes Arbeitsblatt anlegen (siehe Abbildung 1-5), und es ist eine Qual, die Daten immer wieder neu eingeben zu müssen. Gibt es keine Möglichkeit, die Daten gleichzeitig auf allen drei Blättern in den Bereich C2:C7 einzugeben?

Das Gegenmittel: Es hört sich an, als sei es eine komplizierte Sache, Daten gleichzeitig in die korrespondierenden Zellen mehrerer Arbeitsblätter einzugeben. Aber eigentlich ist das ziemlich simpel. Wählen Sie einfach die Registerkarten für die gewünschten Arbeitsblätter aus (die Sie in der linken unteren Ecke des Excel-Fensters sehen) und beginnen Sie mit der Eingabe. Verwenden Sie eine der üblichen Windows-Techniken, um mehrere Blätter auszuwählen: Strg-Klicken Sie auf die einzelnen Blätter; klicken Sie auf ein Blatt und halten Sie Shift geÄRGERNIS SE BEI DER DAT ENEINGABE

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Wählen Sie mehr als ein Arbeitsblatt aus, erscheint in der Titelleiste der Arbeitsmappe die Ergänzung [Gruppe].

MEHREREN PERSONEN ERLAUBEN, ZUGLEICH EINE DATEI ZU BEARBEITEN

Das Ärgernis: Ich hasse es, wenn jeder an meinen Arbeitsmappen herumpfuschen kann. Aber jetzt stehe ich unter Zeitdruck, und daher muss einer meiner Mitarbeiter zur gleichen Zeit Daten in eine meiner Arbeitsmappen eingeben, in der ich auch mit ihr arbeite. Natürlich können wir nicht mit derselben Tastatur arbeiten. Gibt es trotzdem keine Möglichkeit, zeitgleich an der Datei arbeiten zu können?

Das Gegenmittel: Wenn Sie Excel 2000 oder höher einsetzen, können Sie mehreren Benutzern erlauben, zur gleichen Zeit eine Arbeitsmappe zu bearbeiten. Speichern Sie die Arbeitsmappe erst einmal in einem Ordern

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ab, auf den andere Benutzer zugreifen können. Wählen Sie dann Extras → Arbeitsmappe freigeben und aktivieren Sie die Option Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen. Wenn Sie jedoch die Benutzer einschränken möchten, die Ihre freigegebene Arbeitsmappe öffnen können, befolgen Sie die folgenden Schritte: 1. Wählen Sie Extras → Schutz → Arbeitsmappe schützen und freigeben und aktivieren Sie die Option Freigabe mit Änderungsprotokoll. 2. Geben Sie ein Kennwort in das Feld Kennwort (optional) ein. 3. Klicken Sie auf OK. Jetzt können nur noch die Personen die Arbeitsmappe öffnen, denen Sie das Passwort mitteilen.

DEM INHALT EINER ZELLE EINEN WAGENRÜCKLAUF HINZUFÜGEN

Das Ärgernis: In einige Zellen meines Arbeitsblatts muss ich längere Textpassagen einfügen, und es wäre klasse, wenn man diese oben mit einer kurzen Überschrift auf einer eigenen Zeile beginnen könnte. Aber jedes Mal, wenn ich Enter drücke, um die Überschrift vom eigentlichen Text zu trennen, bringt mich Excel in eine neue Zelle. Wie zum Teufel füge ich eine Wagenrücklauf bzw. Zeilenumbruch – wie man es auch immer nennen mag – ein? Das treibt mich noch in den Wahnsinn!

Das Gegenmittel: Bleiben Sie ganz ruhig. Sie können in eine Zelle einen Zeilenumbruch einfügen, indem Sie Alt-Enter drücken.

EXCEL-ARBEITSBLÄTTERN SYMBOLE HINZUFÜGEN

Das Ärgernis: Ich arbeite für ein multinationales Industrieunternehmen, und auch wenn ich ausschließlich in Englisch arbeite, muss ich gelegentlich einen Namen in einem anderen Alphabet eingeben. Mein Chef besteht

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PAPIERFORMULARE IMPORTIEREN Im Mai 2004 wartete ich am Portland International Airport auf einen Flug nach Frankfurt, als mir ein Flughafenangestellter einen Fragebogen in die Hand drückte, in dem man mich um meine Meinung zum Flughafen bat. Ich füllte ihn aus, gab ihn zurück und fragte, wer sich damit herumschlagen müsste, die Daten in Tabellen einzupflegen? Der Flughafenangestellte versicherte mir, dass niemand seine Zeit damit vergeuden müsse, die sinnlosen Daten einzugeben, das würde alles ein Computer erledigen. Ich bezweifele, dass man am Flughafen Excel einsetzt, um diese Formulardaten zu verarbeiten. Aber wenn Sie sparen müssen und gefaxte oder eingescannte Daten in Excel übernehmen wollen, können Sie FormIDEA von TechVision Software, zu finden unter http://www.tkvision.com/, einsetzen. FormIDEA zeichnet Strichkodes sowie Papierformulare mit Ankreuz- und Textfeldern auf und setzt sogar Algorithmen zur Handschriftenerkennung ein, um handgeschriebene Texte zu importieren. Eine besondere Version für Lehreinrichtungen unterstützt Lehrer dabei, Test zu bewerten, zu benoten und zu analysieren. Die Vollversion des Programms kostet $499, die Version für Lehreinrichtungen kostet für einen einzelnen Lehrer nur $249. Die Kosten für eine Schule mit ungefähr 600 Schülern wird mit $1.950 angegeben. Aber Sie sollten sich an das Unternehmen wenden, um bei allem, was über eine Ein-Benutzer-Lizenz hinausgeht, die Preise zu erfragen.

darauf, dass ich die Zeichen aus der ursprünglichen Sprache verwende (Dänisch, Deutsch und Französisch kommen oft vor), aber ich weiß nicht, wie man diese Buchstaben oder Symbole in die Zellen meines Arbeitsblatts einfügt. Hilfe!

K APIT EL 1 ÄRGER BEIM EINGEBEN VON DAT EN

Das Gegenmittel: In Excel 2002 und später können Sie Einfügen → Symbol wählen, um den Dialog Symbol aufzurufen. Darin können Sie das Symbol auswählen, das Sie einfügen möchten. Klicken Sie einfach auf den Einfügen-Button, wenn Sie das passende Symbol ausgewählt haben. In Excel 97 und 2000 müssen Sie das Windows-Hilfsprogramm Zeichentabelle verwenden, um die verfügbaren Symbole aufzurufen. Wählen Sie unter Windows XP, Me oder 98 Start → Alle Programme → Zubehör → Systemprogramme → Zeichentabelle, um dieses Programm zu öffnen. Hierin wählen Sie eine geeignete Schriftart, doppelklicken auf das gewünschte Zeichen (um es in die Zwischenablage zu kopieren) und fügen es dann in Ihre Zelle ein.

EINMISCHUNG DER AUTOKORREKTUR BESCHRÄNKEN

mich irre. Wie sorge ich dafür, dass das nicht mehr passiert?

Das Gegenmittel: Sie leiden unter dem Übereifer der AuroKorrektur-Funktion. Und obwohl Sie ihr all die Male dankbar sein sollten, die sie Sie davon abgehalten hat, „dei” statt „die” zu schrieben, ist es trotzdem eine Qual, wenn sie etwas ändert, von dem Sie wissen, dass das, was Sie eingegeben hatten, vollkommen in Ordnung war. Sie können die AutoKorrektur vollständig abschalten, indem Sie Extras → AutoKorrektur-Optionen wählen und auf der Registerkarte AutoKorrektur des Dialogs das Häkchen bei Während der Eingabe ersetzen entfernen (wie Sie es in Abbildung 1-6 sehen).

Das Ärgernis: Excel ist der unerschütterlichen Überzeugung, dass ich die Rechtschreibung nicht beherrsche. Aber Excel irrt sich! Ich arbeite für ein Unternehmen an einem internationalen Projekt namens „UDN”. Los, versuchen Sie einmal, diesen Namen in eine Zelle einzugeben. Ich warte so lange.

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Wenn Excel ein Wort ändert, das Sie eingegeben haben, können Sie Strg-Z drücken, um die Änderung rückgängig zu machen – vorausgesetzt, Sie haben nach der Eingabe des Worts, das Excel korrigiert hat, die Leertaste gedrückt. Wenn Sie die Tabulator- oder die EnterTaste gedrückt haben, führt Excel die Änderung aus und verschiebt dann den Fokus auf die nächste Zelle. Drücken Sie dann Strg-Z, führt das dazu, dass Excel die letzte Änderung in der Zelle löscht, die Sie gerade bearbeitet haben. Hat Excel es in „UND” geändert? Und Sie mussten in das Akronym gehen und es erneut eingeben, oder? Das macht ÄRGERNIS SE BEI DER DAT ENEINGABE

Abbildung 1-6: Stehen Sie zu dem, was richtig ist! Manchmal erfordert die AutoKorrektur ein wenig manuelle Nachhilfe.

Wenn Sie nur Teile des AutoKorrektur-Verhaltens ändern möchten, können Sie die unterschiedlichen Optionen auf dieser Registerkarte deaktivieren, damit Excel keine Wörter mehr korrigiert, die mit zwei oder mehr Großbuchstaben beginnen, oder auch Sätze (oder Dinge, die wie Sätze aussehen), die mit einem Kleinbuchstaben beginnen, klein geschriebene Tagesnamen oder die gefürchtete uNBEABSICHTIGTE vERWENDUNG dER fESTSTELLTASTE. Sie kön-

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nen sogar Ihre eigenen AutoKorrektur-Einträge definieren, indem Sie den zu ersetzenden Begriff in das Feld Ersetzen und den gewünschten Begriff in das Feld Durch eingeben und dann auf den Button Hinzufügen klicken. Auf der gleichen Registerkarte können Sie Ausnahmen für die Korrektur einleitender Großbuchstaben oder den Satzanfang mit Großbuchstaben definieren, indem Sie auf den Button Ausnahmen klicken und Ihre Ausnahmen in dem Dialog eingeben, der dann erscheint. Außerdem können Sie einzelne AutoKorrektur-Einträge wie die UDN-inUND-Ersetzung löschen, indem Sie den Eintrag in der Liste auswählen und dann auf den Löschen-Button klicken.

AUTOKORREKTUR VORTEILHAFT EINSETZEN Sie können die AutoKorrektur einsetzen, um Textschablonen mit bis zu 255 Zeichen einzufügen. Das könnten beispielsweise Kategoriebezeichnungen, Buchhaltungsmethoden oder Erläuterungen zu Ihren Zahlen sein. Schließlich ist es leichter, „winter04schlecht” einzugeben als „Die Vorhersage für die Frühjahrssaison 2005 sieht vielleicht etwas bescheiden aus, aber wir erwarten einen harten Winter, der die Reisesaison zwei oder drei Wochen länger hinausschiebt, als es 2004 der Fall war.” Der einzige Nachteil ist, dass Excel Ihnen nicht gestattet, mehr als einen AutoKorrektur-Eintrag in einer Zelle zu verwenden. Das können Sie umgehen, indem Sie einen zweiten AutoKorrektur-Eintrag in eine angrenzende Zelle eingeben und den zweiten Block dann mit Ausschneiden und Einfügen in die Zielzelle transferieren.

INTERNETADRESSEN UND DATEIPFADE IM KLARTEXT BELASSEN

Das Ärgernis: Wenn man eine Internetadresse in eine Zelle eingibt, wird diese automatisch in einen Hyperlink umgewandelt. In der Regel ist das genau das, was ich eigentlich nicht wollte. Wie beende ich das?

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Das Gegenmittel: Excel 97 wandelt URLs nicht automatisch in einen Hyperlink um. Sie haben also Glück gehabt. In Excel 2000 gibt es keine Möglichkeit, Excel davon abzuhalten, eine URL als Hyperlink zu formatieren. Aber Sie können direkt nach der Umwandlung StrgZ drücken, um die Formatierung zu entfernen. Wenn Sie das zu diesem Zeitpunkt verpassen, können Sie auch auf die Zelle klicken und Einfügen → Hyperlink → Hyperlink entfernen wählen. Bei Excel 2002 oder späteren Versionen, die standardmäßig die Hyperlink-Formatierung verwenden, können Sie Excel davon abhalten, eine URL oder einen Dateipfad in einen anklickbaren Link umzuwandeln, indem Sie die AutoKorrektur-Funktion anpassen. Wählen Sie Extras → AutoKorrektur-Optionen, klicken Sie auf die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe und deaktivieren Sie die Option Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks.

DATENIMPORT BEIM KOPIEREN EINER WORD-TABELLE IN EXCEL 97 WERDEN LEERZEILEN EINGEFÜGT

Das Ärgernis: Wenn ich eine Tabelle aus einem Word-Dokument in ein Excel 97-Arbeitsblatt kopiere, besteht Excel darauf, aus jeder Zelle in der Word-Tabelle zwei Zellen im Arbeitsblatt zu machen (siehe Abbildung 1-7). Noch schlimmer ist, dass es einige der Zellen zusammenzieht. Gibt es keine Möglichkeit, Excel davon abzuhalten, Zellen zusammenzuführen? Und falls nicht, kann ich die Zusammenführungen wenigstens rückgängig machen und die eingefügten Leerzeilen entfernen, nachdem ich meine Tabelle eingefügt habe?

Das Gegenmittel: David und Raina Hawley, die Autoren von Excel Hacks: 100 Industrial-Strength Tips and Tools (O’Reilly), haben ein großartiges Makro geschrieben, um Leerzeilen aus einer Auswahl zu entfernen. Ich habe oben einen Abschnitt hinzugefügt, um Textumbrüche und Zellenzusammenführungen aus der importierten Liste zu entfernen, damit alle Zeilen getrennt sind und Excel die Leerzeilen entfernen kann. Dieses Makro setzt voraus, K APIT EL 1 ÄRGER BEIM EINGEBEN VON DAT EN

dass die importierten Daten ausgewählt sind. Wenn die Liste nicht ausgewählt ist, klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Liste und drücken Strg-*, um die Liste auszuwählen. Dann können Sie das Makro ausführen, um Ihre Daten zu säubern:

David und Raina Hawley haben den Hauptteil dieses Makros (alles nach Dim Rw as Range) unter http://www.ozgrid. com/VBA/VBACode.htm veröffentlicht. Er wird hier mit ihrer Genehmigung wieder verwendet.

ASAP: PRAKTISCHES WERKZEUG FÜR IMPORTE Abbildung 1-7: Aus irgendeinem Grund entstehen aus jeder Zeile einer Word-Tabelle zwei Zeilen, wenn Sie sie in Excel 97 einfügen. Sub FixWordTableInExcel97() 'Alle Zellenzusammenführungen und Textumbrüche 'aus der eingefügten Tabelle entfernen und dann 'alle Leerzeilen löschen, die durch das Kopieren 'eingefügt wurden. With Selection .WrapText = False .MergeCells = False End With Dim Rw As Range With Application .Calculation = xlCalculationManual .ScreenUpdating = False Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select For Each Rw In Selection.Rows If WorksheetFunction.CountA(Selection. _ EntireRow) = 0 Then Selection.EntireRow.Delete End If Next Rw .Calculation = xlCalculationAutomatic .ScreenUpdating = True End With End Sub

DAT ENIMP OR T

Wenn Sie viele Daten in Excel importieren, egal ob Text-, Datenbank- oder Excel-Dateien, sind Sie es wahrscheinlich leid, sich jedes Mal mit dem TextkonvertierungsAssistenten herumzuschlagen, um nur ein paar Optionen auszuwählen. Statt immer wieder den Assistenten auszuführen oder sich die Zeit zu nehmen, ein Makro für die am häufigsten zu erledigenden Aufgaben zu schreiben, können Sie die freien ASAP Utilities von eGate Internet Solutions unter http://www.asap-utilities.com/ herunterladen. ASAP wurde von Bastien Mensink geschrieben und enthält VBA-Routinen, die Daten mit passenden Standard-Trennzeichen importieren, mehrere leerzeichenbegrenzte Textdateien in ein Arbeitsblatt importieren oder mehrere leerzeichenbegrenzte Textdateien zu einer Textdatei verschmelzen. Das Paket enthält außerdem eine Reihe zusätzlicher Werkzeuge, die Sie dabei unterstützen, Zellen auszuwählen, die bestimmten Kriterien entsprechen, die Druckeinstellungen eines Arbeitsblatts zu kopieren, eine Auswahl schnell nach HTML zu konvertieren, alle Zahlen in einer Zellenmenge zu löschen (während alle alphabetischen Zeichen erhalten bleiben) und vieles mehr.

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DATEN IN WORD-DATEIEN STEHEN FÜR DEN IMPORT NICHT ZUR VERFÜGUNG

Das Ärgernis: Ich habe eine Datei mit kommaseparierten Werten als Microsoft Word-Datei (.doc) gespeichert, die ich in Excel importieren möchte, aber es werden keine Word-Dateien angezeigt, wenn ich über Datei → Öffnen die Liste Dateitypen öffne. Warum? Und was kann ich dagegen tun?

Das Gegenmittel: Dass Sie keine Daten aus einer Word-Datei importieren können, liegt daran, dass Word-Dateien viel mehr Daten enthalten, als Sie auf dem Bildschirm sehen. Würde Excel tatsächlich eine WordDatei importieren, würde es höchstwahrscheinlich über Formatierungen und andere verwirrende Daten stolpern, die wie Listen kommaseparierter Werte aussehen – Ihr Arbeitsblatt würde vollkommen ruiniert. Der Trick ist, aus Ihrem Dokument alles zu löschen, was kein kommaseparierter Wert ist. Speichern Sie das Dokument dazu nicht in Words DOC-Format, sondern wählen Sie stattdessen Datei → Speichern unter. Wählen Sie dann aus dem Drop-downMenü Dateityp die Option Nur Text und klicken Sie auf Speichern. So speichern Sie das Dokument als Textdatei. Diese importiert Excel problemlos.

KOPIEREN UND EINFÜGEN MEHRERE ELEMENTE IN DER ZWISCHENABLAGE ABLEGEN

SCHWER ZU EXTRAHIERENDE DATEN VERWENDEN Daten aus Programmen, die kommaseparierte Textdateien exportieren können, lassen sich mit Excel leicht importieren. Aber manche Anwendungen (insbesondere Mainframe-Anwendungen, Programme, die nicht unter Windows laufen, und Anwendungen, die DatenschutzFunktionen enthalten) erzeugen Datendateien, die sich nicht so leicht in Excel übernehmen lassen. Wenn Sie mit Programmen arbeiten, die Ihre Importwünsche enttäuschen, werfen Sie einen Blick auf das Add-In Import Wizard von http://www.beside.com. Sie wollen wissen, welchen cleveren Trick Import Wizard anwendet? Beim Drucken legt fast jede Anwendung eine Datei auf der Festplatte an. Import Wizard liest diese temporäre Druckdatei und erzeugt eine Excel-Tabelle aus diesen Daten. Für jeden Berichtstyp müssen Sie ein Importmodell definieren, aber das Programm bietet Ihnen einen Assistenten, der Sie bei diesem Vorgang anleitet. Import Wizard ermöglicht Ihnen, Daten vor dem Import zu filtern, Nicht-Excel-Datums- und Zahlformate zu definieren, Daten aus mehreren Zeilen in eine einzige Zeile zu importieren und VBA-Funktionen zu verwenden, um eigene Import-Makros zu erstellen. Sie können eine 30Tage-Testversion herunterladen, die voll funktionsfähig ist. Danach müssen Sie für eine Ein-Benutzer-Lizenz $149 investieren.

Das Ärgernis: Häufig muss ich Elemente aus einer Arbeitsmappe in eine andere – oder sogar in eine andere Anwendung – kopieren. Es ist ziemlich mühsam, nacheinander alle Zellen, Objekte und Bilder zu kopieren, ein anderes Dokument zu öffnen, die kopierten Inhalte einzufügen und dann wieder zur Arbeitsmappe zurückzukehren, um weitere Inhalte zu kopieren. Ist es nicht möglich, alles, was ich ausschneide oder kopiere, in einem einzigen Zwischenspeicher abzulegen und von dort dann das einzufügen, was ich will?

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Das Gegenmittel: Bei Excel ist es möglich, die Elemente, die Sie ausschneiden und kopieren, an einem einzigen Ort zu sammeln. Aber die Vorgehensweise ist bei den verschiedenen Versionen jeweils vollkommen unterschiedlich. In Excel 97 müssen Sie eine separate Arbeitsmappe erzeugen und Ihre Sammlung dort einfügen. Das ist mühselig, aber es funktioniert. Kontrollieren Sie dabei die Größe Ihrer Arbeitsmappe, damit sie nicht Ihr System verlangsamt. Ich habe mir 1 MByte als Richtlinie gesetzt. K APIT EL 1 ÄRGER BEIM EINGEBEN VON DAT EN

Dann ist es an der Zeit, einen neuen Zentralspeicher anzulegen. Aber wenn Ihr System schon älter ist und über weniger Hauptspeicher verfügt, sollten Sie diese Grenze vielleicht auf 500 KByte heruntersetzen. Die Office-Zwischenablage hat Microsoft in Office 2000 eingeführt, und sie ist seitdem ein Teil des Pakets geblieben. Die Office-Zwischenablage hält die letzten Elemente fest, die Sie ausgeschnitten oder kopiert haben (12 in Office 2000, 24 in XP und 2003), und stellt sie bereit, damit Sie sie in jede beliebige Office-Anwendung einfügen können. Noch interessanter ist, dass alle Elemente, die Sie in einer Office-Version ausschneiden oder kopieren, unter anderen Office-Versionen verfügbar sind, die geöffnet sind. Ich hatte einmal Word 2003 sowie Excel 2000, 2002 und 2003 zur gleichen Zeit in Betrieb – und in der OfficeZwischenablage aller Programme standen dieselben drei Elemente zur Verfügung.

• Klicken Sie auf Alle löschen, um die Zwischenablage zu löschen. Befolgen Sie diese Schritte, um in Excel 2002 und Excel 2003 die Zwischenablage zu verwenden: 1. Wählen Sie Ansicht → Aufgabenbereich. 2. Klicken Sie auf den Pfeil Andere Aufgabenbereiche und wählen Sie Zwischenablage, um den Aufgabenbereich Zwischenablage anzuzeigen. (Die Excel 2003Version sehen Sie in Abbildung 1-9.)

Gehen Sie die folgenden Schritte, um die Zwischenablage in Excel 2000 zu verwenden: 1. Wählen Sie Ansicht → Symbolleisten → Zwischenablage, um die Office 2000-Zwischenablage anzuzeigen (siehe Abbildung 1-8).

Abbildung 1-8: Ein Copyshop: Mit Office‘ erweiterter Zwischenablage können Sie mehrere Auswahlen gleichzeitig kopieren und einfügen.

2. Befolgen Sie einen der folgenden Wege, um die Zwischenablage zu verwenden: • Klicken Sie auf ein Element und wählen Sie Einfügen, um dieses Element in Ihr Arbeitsblatt einzufügen. • Klicken Sie auf Alle einfügen, um alle Elemente in der Zwischenablage in Ihr Arbeitsblatt zu kopieren. KOPIEREN UND EINF ÜGEN

Abbildung 1-9: In Excel 2002 und 2003 ist die Office-Zwischenablage als Aufgabenbereich implementiert.

3. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten, um die Zwischenablage zu verwenden: • Klicken Sie auf ein Element, um es in Ihr Arbeitsblatt einzufügen.

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• Klicken Sie auf Alle einfügen, um alle Elemente in der Zwischenablage in Ihr Arbeitsblatt einzufügen. • Klicken Sie auf Alle löschen, um alle Elemente in der Zwischenablage zu löschen. • Lassen Sie den Mauszeiger über einem bestimmten Element schweben, klicken Sie auf den Pfeilnach-unten-Button, der daneben erscheint, und wählen Sie Löschen, um einzelne Einträge zu löschen.

VERHINDERN, DASS DIE OFFICE-ZWISCHENABLAGE ERSCHEINT

Das Ärgernis: Ich verwende Excel 2002, und jedes Mal, wenn ich etwas ausschneide oder kopiere, taucht die Office-Zwischenablage auf. Das treibt mich in den Wahnsinn. Wie schicke ich sie in die Wüste?

Das Gegenmittel:

In Excel 2000 erscheint die Zwischenablage-Symbolleiste nicht von allein. Wenn Sie sie aktiviert haben und anschließend wieder verschwinden lassen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste an eine leere Stelle in einer der Symbolleisten und deaktivieren Sie Zwischenablage. In Excel 2002 und 2003 kann der Aufgabenbereich Zwischenablage jedoch von allein erscheinen (und tut das oft auch), wenn Sie etwas kopieren oder ausschneiden. Befolgen Sie diese Schritte, um ihn davon abzuhalten: 1. Wählen Sie Ansicht → Aufgabenbereich. 2. Klicken Sie auf den Button Weitere Aufgabenbereiche und wählen Sie Zwischenablage, wenn Sie die Zwischenablage noch nicht vor sich haben. 3. Klicken Sie unten auf der Seite auf den Button Optionen und deaktivieren Sie die Option Office-Zwischenablage automatisch anzeigen.

BEIM EINFÜGEN ZELLFORMATE STEUERN

Das Ärgernis: Wenn ich Zellen von einem Ort an einer anderen Stelle einfüge, behalten sie ihre ursprüngliche Formatierung. Die aber passt nicht immer zu

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den Zellen in der neuen Umgebung. Gibt es eine einfache Möglichkeit, das Format der eingefügten Zellen an das der umgebenden Zellen anzupassen?

Das Gegenmittel:

In Excel 97 oder 2000 können Sie den Button Format übertragen verwenden, um ein vorhandenes Format von einer Zellgruppe auf eine andere zu übertragen. Klicken Sie einfach auf die Zelle mit dem Format, das Sie übertragen möchten, klicken Sie auf den Button Format übertragen auf der Standard-Symbolleiste (suchen Sie nach dem kleinen Pinsel), wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie das Format anwenden möchten, und lassen Sie die Maustaste los – schon wird das Format angepasst. Wenn Sie in Excel 2002 oder 2003 etwas einfügen, erscheint an der rechten unteren Ecke der eingefügten Zellen der Button Einfügen-Optionen. Klicken Sie darauf und wählen Sie die Option Formatierung der Zielzellen übernehmen, um zu erreichen, dass die eingefügten Zellen die Formatierung der Nachbarzellen übernehmen.

EINZELNE ZELLEN EINFÜGEN ODER LÖSCHEN

Das Ärgernis: Es ist kein Problem, eine Zeile oder Spalte einzufügen, indem man auf den Zeilen- oder Spaltenkopf klickt und Einfügen wählt. Manchmal muss ich aber bloß eine einzelne Zelle einfügen. In einem Arbeitsblatt habe ich die Verkaufsdaten richtig eingegeben, abgesehen davon, dass ich die Daten vergessen habe, die eigentlich in Zelle D4 stehen sollten (siehe Abbildung 1-10). Natürlich könnte ich die Daten einfach ausschneiden und einfügen. Aber gibt es keine einfachere Möglichkeit, an der Stelle D4 eine neue Zelle einzufügen? Und kann ich nicht genauso eine überflüssige Zelle loswerden?

Das Gegenmittel:

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Zelle in ein Arbeitsblatt einzufügen: 1. Wählen Sie die Zelle aus, an der Sie eine neue leere Zelle einfügen möchten. 2. Wählen Sie Einfügen → Zellen. Damit rufen Sie den Dialog Zelle einfügen auf. 3. Wählen Sie, je nachdem, was Sie benötigen, die Radio-Buttons Zellen nach rechts verschieben oder Zellen nach unten verschieben und klicken Sie dann auf K APIT EL 1 ÄRGER BEIM EINGEBEN VON DAT EN

2. Wählen Sie Bearbeiten → Löschen. 3. Wählen Sie den Radio-Button Zellen nach links verschieben oder Zellen nach oben verschieben aus und klicken Sie auf den OK-Button.

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Abbildung 1-10: Diese Arbeitsmappe braucht nur eine neue Zelle in D4.

den OK-Button. Das Ergebnis bei Auswahl von Zellen nach unten verschieben können Sie in Abbildung 1-11 sehen. Die vorhandene Zelle (mit dem Inhalt Mai) wird nach unten verschoben, und an ihrer Stelle wird eine neue leere Zelle eingefügt.

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Die Zellen müssen sich nicht in der gleichen Zeile oder Spalte befinden. Sie müssen nicht einmal aneinander grenzen. Drücken Sie einfach die Strg-Taste, klicken Sie auf die gewünschten Zellen und wählen Sie dann Bearbeiten → Löschen.

ZEILEN UND SPALTEN VERTAUSCHEN

Das Ärgernis: Mein Boss hat mich beauftragt, die wöchentlichen Verkaufszahlen aller Vertreter unseres Unternehmens einzugeben. Aus einem unerfindlichen Grund möchte er, dass die Namen der Vertreter als Spaltenüberschriften und die Wochennummern als Zeilenüberschriften verwendet werden. (Eine gekürzte Version des Arbeitsblatts sehen Sie in Abbildung 1-12.) Klasse! Machen wir es eben, wie er es will. Aber nachdem er gesehen hat, dass die Namen am rechten Bildschirmrand verschwinden, änderte er seine Meinung. Jetzt soll ich die Zeilen zu Spalten und die Spalten zu Zeilen machen. Gibt es eine Möglichkeit, das zu erreichen, ohne dass ich kopieren und einfügen muss, bis mir die Hände abfallen?

Abbildung 1-11: Eine neue Zelle dort erscheinen lassen, wo Sie sie benötigen.

Wenn Sie mehrere Zellen einfügen möchten, wählen Sie einfach die Zellen aus, bei denen neue leere Zellen eingefügt werden sollen. Diese Schritte unternehmen Sie, um eine oder mehrere Zelle(n) zu löschen:

Abbildung 1-12: Sie haben Ihre Daten mit der falschen Zeilen- bzw. Spaltenausrichtung eingegeben? Es gibt eine Möglichkeit, diese zu wechseln.

1. Wählen Sie die Zelle bzw. Zellen aus, die Sie löschen möchten. KOPIEREN UND EINF ÜGEN

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Das Gegenmittel: Das Vertauschen der Spal- DEN STANDARD-SPEICHERORT ÄNDERN ten und Zeilen in einer Datenauswahl ist nicht so kompliDas Ärgernis: Ich hasse es, dass Excel, wenn ich ziert. Befolgen Sie einfach diese Schritte: 1. Wählen Sie die Daten aus, von denen Sie die Spalten und Zeilen vertauschen möchten. Schließen Sie dabei die Spalten- und Zeilenüberschriften sowie die Daten selbst ein und wählen Sie Bearbeiten → Kopieren. 2. Klicken Sie auf eine Zelle außerhalb des gerade kopierten Bereichs und wählen Sie Bearbeiten → Inhalte einfügen. 3. Kreuzen Sie im Dialog Inhalte einfügen unten rechts die Option Transponieren an und klicken Sie dann auf OK. 4. Wählen Sie den ursprünglichen, nicht transponierten Block mit Daten einschließlich aller Kopfzeilen und -spalten aus und wählen Sie dann Bearbeiten → Löschen → Alles.

ein Dokument speichern will, zuerst jedes Mal versucht, es im Ordner Eigene Dateien zu speichern. Meist möchte ich es woanders speichern. Eine Idee?

Das Gegenmittel: Statt immer neu den Zielordner zu suchen, wenn Sie ein Dokument speichern möchten, sagen Sie Excel doch einfach, was der Standard-Speicherort sein soll. Wählen Sie Extras → Optionen und klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein, die Sie in Abbildung 1-14 sehen. Geben Sie im Feld Standardspeicherort den Namen des Speicherordners an, den Sie möchten (C:\Berichte\2004 beispielsweise), klicken Sie auf den OK-Button, und schon ist die Sache erledigt.

5. Markieren Sie die gerade eingefügten Daten und wählen Sie Bearbeiten → Ausschneiden. 6. Klicken Sie auf die Zelle, die sich oben links in dem Bereich befindet, in dem die eingefügten Daten erscheinen sollen, und wählen Sie dann Bearbeiten → Einfügen. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 1-13.

Abbildung 1-14: Verwenden Sie die Steuerelemente auf der Registerkarte „Allgemein” des Dialogs „Optionen”, um Ihr Standardverzeichnis einzustellen.

Abbildung 1-13: Geben Sie die Daten nicht neu ein – transponieren Sie sie!

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Formate lassen sich schlecht transponieren. Entfernen Sie alle Rahmen, Füllfarben und so weiter aus den Zellen, die Sie transponieren möchten. Nach dem letzten Einfügen können Sie sie dann wieder anwenden.

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NAVIGATION UND ANZEIGE DIE GLEICHE ZELLE AKTIV HALTEN, WENN SIE ZU EINEM NEUEN ARBEITSBLATT GEHEN

Das Ärgernis: Ich wechsele viel zwischen recht ähnlichen Arbeitsblättern hin und her und würde mir qualvolle Stunden ersparen, wenn ich beim Wechsel zu K APIT EL 1 ÄRGER BEIM EINGEBEN VON DAT EN

einem anderen Arbeitsblatt den Cursor im neuen Blatt an der gleichen Stelle hätte wie in dem, das ich gerade verlassen habe.

Das Gegenmittel:

Excel merkt sich von Haus aus für jedes Arbeitsblatt die zuletzt aktive Zelle und reaktiviert diese, wenn Sie das Blatt erneut öffnen. Es gibt allerdings ein Makro, das Sie zum nächsten Arbeitsblatt in Ihrer Arbeitsmappe führt und den Cursor in die Zelle setzt, die auf dem anderen Arbeitsblatt aktiv war (es funktioniert in jeder Excel-Version seit Excel 97): Sub NextSheetSameCell() Dim rngCurrentCell As Range Dim shtMySheet As Worksheet Dim strCellAddress As String

zum ersten Arbeitsblatt zurück, wenn Sie sich gerade beim letzten befinden) und wendet die aufgezeichnete Auswahl auf das neue Arbeitsblatt an. Möchten Sie dieses Makro so ändern, dass nur die aktive Zelle übertragen wird, müssen Sie vor die Zeile strCellAddress = ActiveCell.Address ein einfaches Anführungszeichen setzen und das einfache Anführungszeichen vor der Zeile trCellAddress = ActiveWindow.RangeSelection.Address entfernen. Falls Sie dieses Makro nützlich finden, können Sie es mit einem selbst definierten Button auf der Symbolleiste verknüpfen. Um zu erfahren, wie das geht, werfen Sie einen Blick auf „Ein Makro in eine Symbolleiste oder ein Menü platziern” in Kapitel 8.

'strCellAddress = ActiveCell.Address

EINFACHE NAVIGATION

'Kommentieren Sie die vorangehende Zeile aus, um 'die Adresse der zuletzt aktiven Zelle 'festzuhalten, oder kommentieren Sie die 'folgende Zeile aus, um die Adresse der aktiven 'Zelle festzuhalten.

Wenn Sie Arbeitsmappen mit mehreren Arbeitsblättern und benannten Bereichen erzeugen, verbringen Sie viel Zeit damit, die Registerleiste zu durchlaufen oder in der Name-Drop-down-Liste benannte Bereiche auszuwählen. Diese Navigationslast können Sie verringern, indem Sie die Shareware-Anwendung Navigator Utilities von http://www.robbo.com.au/download.htm herunterladen. Statt sich durch Excels Menüs zu wühlen, ist es mit Navigator ein Kinderspiel, verborgene Arbeitsblätter aufzurufen. Genauso einfach ist es, sie wieder zu verbergen und zu schützen, Links über Arbeitsmappen hinweg zu folgen und leistungsfähigere Suchen-undErsetzen-Funktionalitäten aufzurufen. Das Grundpaket ist kostenlos, aber für $20 Shareware-Registrierungsgebühr erhalten Sie eine Reihe zusätzlicher Fähigkeiten wie das Knacken von Passwörtern.

strCellAddress = _ ActiveWindow.RangeSelection.Address Set shtMySheet = ActiveWindow.ActiveSheet If Worksheets.Count > shtMySheet.Index Then shtMySheet.Next.Activate Range(strCellAddress).Activate Else Worksheets(1).Activate Range(strCellAddress).Activate End If Set shtMySheet = Nothing End Sub

Der Ausgewogenheit halber habe ich das Makro so geschrieben, dass Sie entweder zur gleichen aktiven Zelle oder zum gleichen Bereich ausgewählter Zellen gehen können. In beiden Fällen zeichnet das Makro die Adresse der ausgewählten Zelle oder Zellen auf, aktiviert das nächste Arbeitsblatt in Ihrer Arbeitsmappe (oder kehrt NAVIGATION UND ANZEIGE

DAS EXCEL-FENSTER VERKLEINERN

Das Ärgernis: Ich habe so viele Daten in meinem Arbeitsblatt, dass sie nicht auf einen einzelnen Bildschirm passen. Kann ich den Inhalt des Fensters verkleinern, damit ich alles auf einmal sehen kann?

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Das Gegenmittel:

Sie können die relative Größe des Inhalts das Excel-Fensters über das Zoom-Feld in Excels Standard-Symbolleiste steuern. Klicken Sie im Zoom-Feld der Symbolleiste (siehe Abbildung 1-15) auf den Pfeil-nach-unten und wählen Sie einen der vorgegebenen Zoom-Werte aus, oder geben Sie direkt einen Wert in das Feld ein. Die maximale Zoom-Vergrößerung ist 400%, die kleinste 10%.

habe versucht, das Feld zu zoomen, aber irgendwie bekomme ich es nicht hin. Habe ich da Pech?

Das Gegenmittel: Nein. Wählen Sie die gewünschten Zellen aus und befolgen Sie dann diese Schritte: 1. Wählen Sie Ansicht → Zoom, um (wie in Abbildung 1-16) den Dialog Zoom aufzurufen.

Abbildung 1-15: Das Zoom-Feld in der Werkzeugleiste steuert, in welcher Größe der Hauptteil Ihres Excel-Arbeitsblatts im Fenster erscheint. Sie können voreingestellte Werte wählen oder Ihren eigenen Vergrößerungsfaktor eingeben. Abbildung 1-16: Der Dialog „Zoom” bietet Ihnen eine Liste mit ZoomOptionen, aus der Sie eine Auswahl treffen können.

Eine andere Möglichkeit, ein Arbeitsblatt zu schrumpfen, das so groß ist, dass es nicht auf einen Bildschirm passt, ist, eine kleinere Schriftart zu verwenden und dann die Größe der Zeilen und Spalten so zu verändern, dass sie passen: 1. Drücken Sie Strg-A, um das ganze Arbeitsblatt auszuwählen, öffnen Sie auf der Symbolleiste das Dropdown-Menü für die Schriftart und wählen Sie eine kleinere Schriftart aus. 2. Wählen Sie, während immer noch das ganze Arbeitsblatt markiert ist, Format → Spalte → Optimale Breite festlegen. 3. Wählen Sie dann, während auch jetzt noch das ganze Arbeitsblatt markiert ist, Format → Zeile → Optimale Höhe.

EINE AUSWAHL VERGRÖSSERN

Das Ärgernis:

Ich verwende in meinem Arbeitsblatt nur einen kleinen Zellbereich und hätte gern, dass diese Zellen so groß angezeigt werden wie möglich. Ich

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2. Wählen Sie An Markierung anpassen. 3. Klicken Sie auf OK.

ZUR LETZTEN ZEILE IN EINER LISTE GEHEN

Das Ärgernis: Ich habe gerade eine DatenbankTabelle in mein Arbeitsblatt importiert, weiß aber jetzt nicht mehr, wie viele Zeilen in dieser Tabelle waren. Ich hasse es, meine Arbeitsblätter herunterzuscrollen, wenn ich nicht weiß, wie weit ich gehen muss. Gibt es keine Möglichkeit, direkt zur letzten Zeile in der Liste zu gehen?

Das Gegenmittel:

Drücken Sie Strg-Pfeilnach-unten, um zur letzten verwendeten Zelle in der aktiven Spalte zu gehen. Sie können auch Strg-Pfeil-nachoben drücken, um zur ersten Zelle der aktiven Spalte zu gehen. Gleichermaßen bringt Sie Strg-Pfeil-nach-rechts zur letzten und Strg-Pfeil-nach-links zur ersten verwendeten Zelle in der aktiven Spalte. Strg-Ende bringt Sie zur

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rechten unteren Ecke des Arbeitsblatts und Strg-Pos1 zur allerersten Zelle (A1).

DIE KOPFZEILEN BEIM SCROLLEN IM BLICK HALTEN

Das Ärgernis:

Ich habe eine Datenliste mit neun Spalten, die einige hundert Zeilen lang ist. Wenn ich nach unten scrolle, verschwinden die Kopfzeilen, die mir sagen, welche Spalten welche Daten enthalten, am oberen Bildschirmrand, und ich weiß nicht mehr, welche Spalte welche ist. Der Kollege, der mir früher gegenübersaß, wusste, wie er auf seinen Arbeitsblättern die Kopfzeilen sichtbar halten konnte, egal wie weit man nach unten scrollt. Aber er hat bei einer anderen Firma einen besseren Job gefunden und ist letzte Woche gegangen, ohne mir vorher zu sagen, wie man das anstellt. Wie hat er das gemacht?

Das Gegenmittel: Sie können eine oder mehrere Spalten, Zeilen bzw. Spalten und Zeilen fixieren, damit sie sichtbar bleiben, wenn Sie durch ein Arbeitsblatt blättern. Gehen Sie die folgenden Schritte, um eine oder mehrere Spalten am linken Rand Ihres Arbeitsblatts einzufrieren: 1. Klicken Sie auf die erste Zelle (oder auf den Spaltenkopf) der Spalte rechts der letzten Spalte, die Sie fixieren wollen. 2. Wählen Sie Fenster → Fenster fixieren. Fixieren Sie nun eine oder mehrere Zeilen am oberen Rand Ihres Arbeitsblatts folgendermaßen: 1. Klicken Sie in die erste Zelle (oder den Zeilenkopf) der Zeile unter der letzten Zeile, die Sie fixieren wollen. 2. Wählen Sie Fenster → Fenster fixieren. Und um am oberen und am linken Rand Ihres Arbeitsblatts Zeilen und Spalten zu fixieren: 1. Klicken Sie auf die Zelle unter und rechts von den Spalten und Zeilen, die Sie fixieren wollen (Zelle B3 in Abbildung 1-17). 2. Wählen Sie Fenster → Fenster fixieren. Um die Fixierung von Spalten und Zeilen aufzuheben, wählen Sie Fenster → Fixierung aufheben. NAVIGATION UND ANZEIGE

Abbildung 1-17: Es ist leichter, die Arbeitsblattdaten zu lesen, wenn die Zeilen- und Spaltenüberschriften sichtbar bleiben, wenn Sie scrollen.

Mit der Maus können Sie diese Fensterbereiche frei erzeugen und verändern. Greifen Sie sich einfach das kleine rechteckige Objekt direkt oberhalb des oberen Pfeils der vertikalen Scroll-Leiste. (Der Mauszeiger ändert sich dann in zwei Linien, an denen auf beiden Seiten ein Pfeil angebracht ist.) Ziehen Sie dieses einfach bis zu den Zeilen herunter, die Sie fixieren möchten. Machen Sie das Gleiche mit dem schmalen rechteckigen Objekt direkt rechts vom rechten Pfeil der horizontalen Scroll-Leiste und ziehen Sie es links neben die Zeilen, die Sie fixieren möchten.

EINEN TEIL EINES ARBEITSBLATTS DURCHSUCHEN

Das Ärgernis: Ich bin Lektor in einem großen Verlag und erstelle und pflege einige große Excel-Arbeitsblätter. Einige der Arbeitsblätter umfassen zehn oder zwölf gedruckte Seiten, enthalten Spalten mit den Daten, wann wir den Vertrag für das Buch angeboten haben, wann der unterschriebene Vertrag zurückgeschickt wurde, wann der Erstling des Autors ausgeliefert wurde und so weiter. Mein Problem: Wenn ich ein Datum in einer bestimmte Spalte oder sogar in einem Zellbereich suche, besteht Excel darauf, das gesamte Arbeitsblatt zu durchsuchen. Es muss eine Möglichkeit geben, das Suchen zu beschränken!

Das Gegenmittel: Ich verstehe das Problem, da ich täglich unter Lektoren leide – hm, von Lektoren profitiere. Glücklicherweise können Sie Ihre Suche auf einen Bereich eines Arbeitsblatts einschränken, indem Sie diesen Bereich markieren, bevor Sie Bearbeiten → Suchen wählen. Wenn Sie eine Spalte durchsuchen wollen, klicken Sie beispielsweise auf den Kopf der entsprechenden Spal-

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te. Um einen Ausschnitt des Arbeitsblatts zu durchsuchen, markieren Sie ihn einfach mit der Maus und beginnen über das Tastaturkürzel Strg-F mit der Suche. Excel markiert (oder eher markiert „umgekehrt”) die gefundene Zelle.

EIN ARBEITSBLATT IN MEHRERE SCROLLBARE BEREICHE AUFSPALTEN

Das Ärgernis: Aus irgendeinem Grund hat einer meiner Kollegen zwei unterschiedliche Datengruppen in ein Arbeitsblatt gepackt. Die ersten 50 Zeilen enthalten Daten zu unseren Produkten, die Zeilen 53 bis 66 Daten zu unseren Zulieferern. Eine der Datengruppen in ein anderes Arbeitsblatt zu verschieben würde Dutzende von Formeln in diesem und anderen Arbeitsblättern verhunzen. Aber ich würde gern, durch die Produktzeilen blättern und eine beliebige Zeile aus diesem Bereich auf dem Bildschirm halten können, während gleichzeitig die Zulieferer-Zeilen angezeigt werden. Gibt es eine Möglichkeit, das zu erreichen?

Abbildung 1-18: Ein geteiltes Arbeitsblatt ermöglicht es, weit verstreute Daten gleichzeitig zu betrachten.

GÜLTIGKEIT VON DATEN

Das Gegenmittel: Der Trick ist, das Arbeits- DATENEINGABEN MIT GÜLTIGKEITSREGELN blatt in zwei scrollbare Bereiche aufzuspalten. Wählen Sie die Zeile unter der letzten Zeile aus, die Sie im oberen scrollbaren Bereich sehen möchten, und wählen Sie dann Fenster → Teilen. Die Arbeitsblattbereiche haben getrennte Scroll-Leisten, wie Sie in Abbildung 1-18 sehen können. Diese ermöglichen es Ihnen, auf einmal zwei vollkommen unterschiedliche Bereiche Ihres Arbeitsblatts zu betrachten. Auf gleiche Weise können Sie den Bildschirm auch vertikal teilen. Sie müssen dann nur die Spalte rechts der letzten Spalte wählen, die im linken scrollbaren Bereich erscheinen soll. Um die Aufteilung aufzuheben, wählen Sie Fenster → Teilung aufheben. Wenn ein Arbeitsblatt in Bereiche aufgeteilt ist, können Sie F6 drücken, um sich zum im Uhrzeigersinn nächsten Bereich zu bewegen. Oder drücken Sie Shift-F6, um sich in umgekehrter Richtung zum nächsten Bereich zu begeben.

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BESCHRÄNKEN

Das Ärgernis:

Ich bin Manager in einem Industrieunternehmen und habe einen arbeitslosen Soziologen eingestellt, um Dateneingaben und andere ErbsenzählerArbeiten zu erledigen. Wir zahlen ihm nicht viel, haben aber vereinbart, dass er während der Dateneingabe auf unsere Kosten etwas über Computer lernt. Es gibt nur ein Problem: Er tippt so schlecht, dass er massenhaft Fehler macht – zusätzliche Zahlen einfügt, andere weglässt, manchmal sogar Buchstaben statt Zahlen eingibt. Können wir Excel nicht beibringen, dass es Fehler signalisiert, bevor er die Daten eingibt?

Das Gegenmittel: Der Schlüssel dazu ist die Gültigkeitsprüfung von Daten. Klicken Sie auf eine Zelle (oder eine Gruppe von ausgewählten Zellen) und schalten Sie dann die Funktionen zur Gültigkeitsprüfung ein, indem Sie Daten → Gültigkeit wählen und dann auf die Registerkarte Einstellungen klicken. Wählen Sie im Drop-downMenü Zulassen die Art von Gültigkeitskriterium, die Sie K APIT EL 1 ÄRGER BEIM EINGEBEN VON DAT EN

verwenden wollen, und geben Sie dann in den darunter auftauchenden Drop-down-Menüs die Parameter dafür an. Die Art der Gültigkeitsprüfung, die Sie oben auswählen, steuert, welche Optionen unten erscheinen. Wählen Sie Ganze Zahl, können Sie beispielsweise angeben, ob die eingegebenen Werte zwischen zwei anderen Werten liegen oder kleiner als bzw. größer als ein Wert sein müssen. Sie können den Wert fest vorgeben, indem Sie im Dropdown-Menü Daten gleich auswählen und den Wert in das Feld Wert eingeben. Abbildung 1-19 zeigt die Typen von Kriterien, die Sie erzeugen können.

Drop-down-Menü Zulassen wählen.) Ist die Option Leere Zellen ignorieren nicht verfügbar, wählen Sie im Dropdown-Menü Zulassen vorübergehend eine andere Option als Jeden Wert aus. Dann können Sie auf die Funktion Leere Zellen ignorieren zugreifen. Nachdem Sie sie deaktiviert haben, können Sie wieder Jeden Wert einstellen, wenn Sie das möchten, Leere Zellen ignorieren bleibt dann aktiviert, auch wenn kein Zugriff darauf mehr möglich ist. Er muss also etwas in die Zelle eingeben. Wenn Sie Ihre Benutzer davon abhalten wollen, Daten in eine Zelle einzutippen, können Sie sie auf die Auswahl von Einträgen aus einer Liste festlegen. Der Trick: Wählen Sie im Drop-down-Menü Zulassen den Eintrag Liste. Dadurch erscheint ein Feld mit dem Namen Quelle. Sie können die Werte der Liste definieren, indem Sie einen Zellbereich in einem anderen Arbeitsblatt auswählen oder indem Sie Werte in das Feld Quelle eingeben, die Sie jeweils durch Kommata voneinander abgrenzen. Einträge im Feld Quelle können Leerzeichen, Semikola und fast alle anderen Zeichen einschließen. Das einzige Zeichen, das Sie nicht verwenden können, ist das, mit dem die Einträge voneinander abgegrenzt werden, d.h. das Komma. Ihre Kategorienliste könnte beispielsweise so aussehen: Offene Fragen, Ablauf, Verkäufe, Haus-intern.

Abbildung 1-19: Es war noch nie einfacher, die Handlungsmöglichkeiten von Kollegen einzuschränken.

Soll er beispielsweise Postleitzahlen eingeben und Sie wollen sicherstellen, dass er keine Zahlen weglässt oder einfügt, können Sie die Gültigkeitsregel Textlänge so setzen, dass fünf Zeichen eingegeben werden müssen. Wenn er den Wert 94607 eingeben soll und fälschlich 9460 tippt, sieht er eine Fehlermeldung, die sagt: „Der eingegebene Wert ist ungültig.” Wenn Sie sicherstellen wollen, dass er nicht vergisst, Daten in eine wichtige Zelle einzugeben, deaktivieren Sie im Dialog Gültigkeitsprüfung das Kontrollkästchen Leere Zellen ignorieren. Das zwingt ihn, etwas in die Zelle einzugeben. (Wenn Sie möchten, können Sie genau festlegen, was er eingeben muss, indem Sie einen passenden Eintrag im GÜLTIGKEIT VON DAT EN

Einige besondere Datenformate Über Format → Zellen können Sie auf drei voreingestellte Formate zugreifen. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen und wählen Sie in der Kategorienliste Sonderformate. Rechts sehen Sie dann verschiedene, länderspezifische Einträge für Postleitzahl, VersicherungsnachweisNr., ISBN. Sie sollten jedoch beachten, dass die angezeigten Sonderformate jeweils von den lokalen Spracheinstellungen des Computers abhängig sind.

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EIN FORMULAR ERZEUGEN, UM DIE DATENEINGABE ZU VEREINFACHEN

Das Ärgernis: Ich bin Techniker in der Ausbildung, habe aber mit meinem Arbeitgeber ausgemacht, dass ich jeden Tag eine bestimmte Menge an Daten eingeben muss, bevor ich etwas Interessantes lerne. Das Problem ist, dass ich es hasse, Daten in ein Arbeitsblatt einzugeben. Ich mache Fehler. Ich verliere den Faden. Kann ich die Daten nicht in etwas eingeben, das wie die Formulare aussieht, die sich vor mir stapeln?

Das Gegenmittel: Natürlich! Sie müssen bloß eine Datenliste in Ihrem Arbeitsblatt auswählen. Excel verwendet diese dann, um ein Formular zur Dateneingabe mit einem Eingabefeld für jedes Element in Ihrer Liste anzulegen. Ich vermute, dass Ihre nächste Frage wahrscheinlich ist: „Was ist eine Datenliste?” In Bezug auf Excel 97, 2000 und 2002 kann ich Ihnen keine definitive Antwort geben. (Offiziell kennen diese Excel-Versionen das Konzept nicht.) Aber ich kann Ihnen etwas zeigen, dass Excel als Liste erkennt. Darauf können Sie dann aufbauen. Abbildung 1-20 zeigt Ihnen eine Datenliste und das daraus resultierende Formular.

Ihnen sollten ein paar Dinge an den Daten in diesem Arbeitsblatt auffallen: • Wie Sie in der Abbildung sehen können, werden die Spaltenköpfe in der ersten Zeile der Liste (TeilID, Teilname und so weiter) in Felder zur Dateneingabe umgewandelt. • Die Spalten in der Datenliste müssen entweder an der linken Kante des Arbeitsblatts ausgerichtet sein, oder es muss sich auf jeder Seite der Datenliste eine leere Spalte befinden.

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Sie können prüfen, welche Zellen Excel in Ihre Datenliste einschließt, indem Sie eine Zelle in dem auswählen, was Sie für die Liste halten, und Strg-Shift-+ drücken. Im Grunde sagt Ihnen das, welche Gruppe von Zellen die vorangehenden Kriterien erfüllt und welche nicht. Für alle VBA-Programmierer da draußen: Das entspricht einem Aufruf der Funktion ActiveCell.CurrentRegion.Select, wenn eine beliebige Zelle in der Liste die aktive Zelle ist.

Markieren Sie in Ihrer Kopfzeile eine beliebige Zelle oder eine Gruppe von Zellen und wählen Sie Daten → Maske, um eine Maske zur Dateneingabe zu erstellen. Excel erzeugt eine Maske wie die in Abbildung 1-20. Geben Sie neue Daten in die Maske ein und drücken Enter oder klicken auf den Neu-Button, werden die Daten in das Arbeitsblatt eingefügt. Mit der Tabulatortaste können Sie sich von Feld zu Feld bewegen. Mit Shift-Tab können Sie ein Feld zurückgehen. Vorhandene Daten können Sie mit den Buttons Vorherigen suchen und Weitersuchen finden.

Abbildung 1-20: Datenformulare bieten eine saubere und exaktere Schnittstelle zur Eingabe von Daten in ein Arbeitsblatt.

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K APIT EL 1 ÄRGER BEIM EINGEBEN VON DAT EN

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Diese Anweisungen funktionieren, wenn Sie mit Excel 97, 2000, 2002 und 2003 eine Datenmaske erstellen wollen. Denken Sie nur daran, dass der Begriff Liste bei Excel 2003 auf ein Datenkonstrukt verweist, das auf den XML-Einrichtungen (XML, Extensible Markup Language) dieser Version beruht. Mehr dazu, wie nervend Excel 2003 (im Allgemeinen) und XML (im Besonderen) sein können, erfahren Sie in Kapitel 9.

GRUNDLEGENDE GÜLTIGKEITSREGELN FÜR FORMELERGEBNISSE

Das Ärgernis: Ich verwende ein Arbeitsblatt, um Kundenbestellungen festzuhalten, und würde gern eine Gültigkeitsprüfung hinzufügen, die mir meldet, wenn Kunden Bestellungen aufgeben möchten, die ihre Kreditlinien sprengen. Ich weiß, dass ich in der Zelle neben der Gesamtbestellsumme eine Formel erzeugen könnte, die das erledigen würde. Aber ich würde lieber eine Gültigkeitsprüfung verwenden, damit ich benachrichtigt werde, bevor ich mit der Eingabe der Bestellung fertig bin. Was ist das Geheimnis?

5. Geben Sie in das Feld Formel =SUMME($C$2:$C$3)10000 oder 0;1)). Die Bereich-Argumente sind die Zellen, die die Liste mit den Namen enthalten, für die Sie die Anzahl von eindeutigen Werten finden möchten. Wenn sich die Liste der Namen in den Zellen A2:A308 befindet, wäre Ihre Formel beispielsweise =SUMME(WENN(HÄUFIGKEIT(VER GLEICH(A2:A308;A2:A308;0);VERGLEICH(A2:A308;A2: A308;0))>0;1)). Wenn Sie damit zufrieden sind, diese Formel als Rezept zu verwenden, wenden Sie sie einfach an. Möchten Sie aber wissen, was sie macht, lesen Sie weiter. Aber seien Sie gewarnt ... es ist ein komplexer Vorgang. Okay, arbeiten wir uns von innen nach außen vor. Die Funktion VERGLEICH() liefert die relative Position eines Elements in einem Array zurück, das durch das Argument Bereich angegeben wird. Die Null am Ende der Funktion VERGLEICH() sagt Excel, dass die Elemente genau übereinstimmen müssen. Die Funktion HÄUFIGKEIT() berechnet, wie oft bestimmte Werte in einem Zellbereich vorkommen, und liefert dann ein vertikales Array mit Zahlen zurück. (Das ist der Grund dafür, dass Sie diese Formel als Array-Formel eingeben müssen). Die Funktion HÄUFIGKEIT() erwartet zwei Argumente: Daten, der Zellbereich, der die nackten Werte enthält (in diesem Fall die Position der einzelnen Kundennamen), und Klassen, die Anzahl von „Klassen”, die die Funktion zum Zählen verwendet. In diesem Beispiel liefert die Funktion VERGLEICH() diese Werte. Die Funktion HÄUFIGKEIT() akzeptiert nur Zahlen. K APIT EL 3 ÄRGER MIT FORMELN

Deswegen müssen Sie die Funktion VERGLEICH() einsetzen, um die numerischen Werte des Platzes jedes Namens im Array zu ermitteln. Der nächste Schritt in der Formel ist zu ermitteln, ob die Häufigkeit für einen Namen größer als null ist. (Das macht die Funktion WENN().) Wenn ein Name mindestens einmal vorkommt, gibt die Funktion WENN() den Wert 1 aus. (Das ist die Bedeutung der 1 vor den letzten beiden Klammern.) Schließlich zählt die Funktion SUMME(), wie oft die Funktion WENN() eine 1 erzeugt hat, denn das ist die Anzahl der eindeutigen Namen in der Liste. Pfft. Verwenden Sie die Formel =SUMME(WENN(HÄUFIGKEIT(Be reich;Bereich)>0;1)), um die Anzahl eindeutiger numerischer Werte zu ermitteln. In diesem Fall müssen Sie nicht die Anzahl der Textwerte zählen, damit die Funktion HÄUFIGKEIT() funktioniert, wie es oben beschrieben wurde. Den Artikel der Knowledge Base finden Sie unter http://support.microsoft.com/support/kb/articles/ Q268/0/01.ASP.

TETRIS IS BACK Wenn die wichtigsten Wirtschaftsbarometer der Vereinigten Staaten kurz nach Erscheinen von Excel Annoyances plötzlich nach unten weisen, dann ist dieser Kasten schuld. Tetris, das klassische Spiel aus Russland, in dem es um die Anordnung geometrischer Formen geht (und das Sie in der folgenden Abbildung sehen), gibt es unter Excel umsonst. Sie finden es unter http://www. xl-logic.com/xl_files/games/tetris.zip. Entpacken Sie die Datei und öffnen Sie die Arbeitsmappe in Excel 97 oder höher. Darin finden Sie auch alle Anleitungen, die Sie benötigen, um das Spiel zu spielen.

Wahrscheinlich werde ich das bereuen. Aber es ist nicht leicht, einem alten Freund den Rücken zu kehren.

Z ÄHLEN UND BEDINGT E SUMMEN

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4 Ärger bei der

Datenbearbeitung In den Kapiteln 1 bis 3 ging es darum, wie man Daten in Excel hineinbekommt, zusammenfasst und dafür sorgt, dass sie schön aussehen. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Ihre Daten dazu bringen, Sie wissen zu lassen, was Sie wissen müssen, um ein Unternehmen zu führen, eine Sportmannschaft zu verwalten oder um zu ermitteln, wie viel Geld Sie benötigen, um diese Kreditzinsen zu zahlen. Ich beginne damit, Ihnen zu zeigen, wie Sie sich das Leben erleichtern, indem Sie Ihre Arbeitsblattdaten sortieren und filtern. Beispielsweise werden Sie lernen, wie Sie eine Formel erstellen, die nur mit sichtbaren Zellen arbeitet, wie Sie mehrstufige Filter beherrschen oder Sortieroperationen ausführen, die Ihre Daten auf eine handhabbare Größe zurechtstutzen. Obwohl Excel keine Datenbank ist, können Sie es – dank der verschiedenen Formeln zum Suchen in Tabellen – einsetzen, um Werte in Daten zu finden. Schließlich werde ich mich PivotTables zuwenden, dem vielfältigsten und nützlichsten Excel-Werkzeug, das in diesem Buch behandelt wird, das für Anfänger aber verzwickt und für Profis nervend sein kann. Sie erfahren, wie Sie beim Einrichten der Daten Fallgruben vermeiden, PivotTables erstellen, Ihre Daten analysieren und vieles mehr.

SORTIEREN UND FILTERN ÜBER WERTE IN MEHREREN SPALTEN SORTIEREN

Das Ärgernis: Es ist so einfach, Daten in einer

ob die Felder in aufsteigender oder absteigender Folge sortiert werden sollen. Eine Sortierung über die Spalte Tag (in aufsteigender Reihenfolge) und dann über die Spalte Abteilung (ebenfalls in aufsteigender Reihenfolge) würde zu der sortierten Datenliste führen, die in Abbildung 4-2 zu sehen ist

einzelnen Spalte zu sortieren, dass sogar ich herausgefunden habe, wie das geht. Ich klicke einfach eine beliebige Zelle in der Spalte an, die ich sortieren möchte, und klicke dann auf einen der Symbolleisten-Buttons Aufsteigend sortieren oder Absteigend sortieren. Aber werfen Sie einen Blick auf mein Arbeitsblatt (Abbildung 4-1). Ich habe meine Verkaufsdaten nach Abteilung (Ersatzteile, Fahrzeuge, Kundendienst) geordnet. Diese Ansicht ist eigentlich ganz praktisch. Aber sie ist nicht hilfreich, wenn ich sehen möchte, wie die täglichen Zahlen aussehen. Wie kann ich meine Verkaufsdaten nach Tagen sortiert ansehen?

Abbildung 4-2: In diesem Ergebnis sehen Sie alle Verkäufe, nach Typ und Tag geordnet.

DATEN ÜBER EINE BENUTZERDEFINIERTE SORTIERREIHENFOLGE SORTIEREN

Das Ärgernis: Ich hasse es, dass Excel mich dar-

Abbildung 4-1: Ihre Verkaufsdaten werden nach Abteilung aufgezeichnet – aber Sie müssen die täglichen Verkäufe sehen. Das heißt, Sie müssen das Arbeitsblatt über mehr als eine Spalte sortieren.

Das Gegenmittel: Sie müssen die Datenliste einfach über die Werte in mehr als einer Spalte sortieren. Wählen Sie Daten → Sortieren und verwenden Sie die Steuerelemente im Dialog Sortieren – insbesondere die Drop-down-Menüs Anschließend nach und Zuletzt nach –, um die Reihenfolge der Felder festzulegen und anzugeben,

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auf beschränkt, Daten in alphabetischer oder numerischen Reihenfolge zu sortieren! Mein Chef im Autohaus besteht darauf, dass nach der Reihenfolge der Wichtigkeit unserer Abteilungen sortiert wird: Fahrzeuge, Kundendienst, Ersatzteile. Er erwartet, dass die Daten in meinen Arbeitsblättern diese Wichtigkeit widerspiegeln, und Fahrzeuge in der Liste ganz oben steht, Kundendienst als zweites folgt (würden wir keine Fahrzeuge verkaufen, hätten wir auch nichts zu reparieren) und Ersatzteile am Schluss. Das Problem ist, dass Excel darauf besteht, die Abteilungen nur ein aufsteigender (Ersatzteile, Fahrzeuge, Kundendienst) oder in absteigender Reihenfolge (Kundendienst, Fahrzeuge, Ersatzteile) zu sortieren. Ich vergeude eine Menge Zeit damit, die Daten so umzuordnen, dass sie den Anforderungen meines Chefs genügen. Gibt es eine Möglichkeit, K APIT EL 4 ÄRGER BEI DER DAT ENBE ARBEIT UNG

Excel dazu zu bringen, die Namen der Abteilungen in eine Reihenfolge zu bringen, die ich definiere? Das würde mir jeden Monat Stunden an Arbeit sparen.

WAS IST EINE DATENLISTE? Eine Datenliste ist eine Folge von Daten in einem ExcelArbeitsblatt, bei der jede Spalte einen eindeutigen Namen hat und jede Zeile einen eindeutigen Datensatz repräsentiert (beispielsweise die gesamten Verkäufe eines Vertriebsmitarbeiters an einem bestimmten Tag). In einer Datenliste dürfen keine leeren Zeilen und Spalten vorkommen. Es darf keine leere Spalte zwischen den Spaltenüberschriften und den Daten geben, und in den Zellen neben der Liste dürfen keine nicht zur Liste gehörenden Daten stehen. Das bedeutet, dass es mindestens eine leere Spalte (oder den Rand des Arbeitsblatts) links und eine rechts der Daten geben muss sowie eine leere Zeile unter der Datenliste. Im Wesentlichen ähnelt eine Datenliste einer Tabelle in einer Datenbank und verhält sich auch so. In Abbildung 4-2 sehen Sie ein typisches Beispiel für eine Datenliste.

Das Gegenmittel: Wahrscheinlich müssen Sie jede Woche immer noch genauso viele Stunden arbeiten, aber dieser Trick hilft Ihnen, diese Stunden damit zu verbringen, Autos zu verkaufen, anstatt Daten zu sortieren. Der Trick ist eine benutzerdefinierte Liste, die Excel als Basis für das Sortieren verwenden kann. Die erste Aufgabe ist das Erstellen der benutzerdefinierten Liste. So geht‘s: 1. Geben Sie die Werte, die Sie benötigen, in einer Gruppe aneinander grenzender Zellen in einer Spalte oder Zeile in der Reihenfolge ein, in der Sie sortieren möchten. In Ihrem Fall geben Sie beispielsweise Fahrzeuge, Kundendienst und Ersatzteile in die Zellen A1, A2 bzw. A3 ein. 2. Wählen Sie die Zellen mit den gerade eingegebenen Werten aus. Wählen Sie anschließend Extras → Optionen und klicken Sie auf die Registerkarte Benutzerdefinierte Listen. SOR TIEREN UND F ILT ERN

3. Prüfen Sie, ob der Zellbereich, den Sie ausgewählt haben, im Feld Liste aus Zellen importieren erscheint. 4. Klicken Sie auf den Button Importieren und dann auf OK. Jetzt können Sie Ihre Daten in der Reihenfolge der Werte in Ihrer benutzerdefinierten Liste sortieren. Aber Sie müssen die benutzerdefinierte Liste als erstes Sortierkriterium verwenden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Daten anhand der Werte in Ihrer benutzerdefinierten Liste zu sortieren: 1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Datenliste und drücken Sie Strg-Shift-+, um die vollständige Liste auszuwählen. 2. Wählen Sie Daten → Sortieren und öffnen Sie im Dialog Sortieren das Drop-down-Menü Sortieren nach. Wählen Sie dann die Spalte aus, die Sie mit Ihrer benutzerdefinierten Sortierreihenfolge sortieren möchten. 3. Klicken Sie auf den Button Optionen und öffnen Sie im Dialog Sortieroptionen das Drop-down-Menü Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge. Wählen Sie dort aus der Liste Ihre benutzerdefinierte Liste aus. 4. Wenn Sie möchten, können Sie zusätzliche Sortierkriterien setzen. Klicken Sie auf OK und, wenn Sie zum Dialog Sortieren zurückgekehrt sind, erneut darauf, um Ihre Daten zu sortieren.

DATEN VON LINKS NACH RECHTS SORTIEREN

Das Ärgernis: Excel geht davon aus, dass alle Anwender ihre Daten in Spalten anordnen. Deswegen arbeiten alle Sortierfunktionen auf diese Weise. Manchmal möchte ich jedoch eine Zeile mit Werten sortieren. Wie stelle ich das an?

Das Gegenmittel: Markieren Sie die Zeile und wählen Sie Daten → Sortieren, klicken Sie auf den Button Optionen und wählen Sie im Abschnitt Orientierung Spalten sortieren. Mit einem Klick auf OK sortieren Sie dann die Zeile mit den Werten. Öffnen Sie nun das Drop-

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down-Menü Sortieren nach, wählen Sie die Zeile, die Sie sortieren möchten, wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend und klicken Sie auf OK.

len ein neues Kriterium im Drop-down-Menü aus. Übrigens ändert sich die Farbe des Pfeils in Blau, wenn der Filter aktiv ist.

ARBEITSBLATTDATEN FILTERN

Vermeiden Sie es, vor Beginn dieses Prozesses auf einen Spaltenkopf zu klicken (Excels graue Marken, die Spalte A, B, C usw. angeben). Wenn Sie das tun und dann Daten → Filter → AutoFilter wählen, fügt Excel nur der ausgewählten Spalte einen Filter-Pfeil hinzu.

Das Ärgernis: Ich erstelle große Arbeitsblätter. Ich habe tatsächlich ein Arbeitsblatt, das drei Spalten breit und 1.000 Zeilen lang ist. Ein Beispiel für das, was ich meine, sehen Sie in Abbildung 4-3.

Wählen Sie Daten → Filter → Alle anzeigen, um alle Filter aufzuheben. Wählen Sie erneut Daten → Filter → AutoFilter, um den Filtermodus vollständig zu verlassen und die Filter-Pfeile zu entfernen. In Excel 2003 sind die Filterfähigkeiten in die neuen Listenfunktionen integriert. Mehr Informationen zu Listen in Excel 2003 finden Sie in „Ärger mit den Listen von Excel 2003” in Kapitel 9.

OBERSTE ODER UNTERSTE WERTE ANZEIGEN

Das Ärgernis:

Abbildung 4-3: Diese Daten müssen erheblich beschnitten werden.

Heute möchte ich mal die Verkäufe des Verkäufers mit VerkID 1 sehen. Das ist alles. Nichts anderes. Nada mas. Zack und aus. Wie mache ich das?

Das Gegenmittel: Um nur die Zeilen anzuzeigen, die einen bestimmten Wert enthalten, klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Datenliste. Wählen Sie dann Daten → Filter → AutoFilter. In der ersten Zelle jeder Spalte der Liste erscheint eine Folge von Pfeil-nach-unten-Buttons. (Sie verbergen außerdem die Werte in diesen Zellen.) Das sind Filter-Pfeile. Wenn Sie auf einen davon klicken, wird eine Drop-down-Liste mit Filteroptionen angezeigt. Klicken Sie auf den Wert, den Sie als Filter verwenden möchten. Alle Zeilen, in denen dieser Wert in dieser Spalte nicht erscheint, verschwinden. Um die Ergebnisse erneut zu filtern, klicken Sie noch einmal auf den Pfeil und wäh-

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Ich verwende ein langes, kompliziertes Arbeitsblatt, das die stündlichen Verkäufe in dem Autohaus anzeigt, in dem ich arbeite. Anstatt Stunden mit einem Taschenrechner zu verbringen, um in der Liste die zehn Stunden mit den meisten Autoverkäufen zu suchen, hatte ich gehofft, dass Excel mir diese Arbeit abnehmen kann. Geht das?

Das Gegenmittel: Wenn Sie auf den FilterPfeil in der obersten Zeile Ihrer Datenliste klicken (siehe das vorangehende Ärgernis), sehen Sie eine Reihe von Filteroptionen. Eine dieser Optionen ist Top 10, mit der Sie den Dialog Top-10-AutoFilter aufrufen (Abbildung 4-4). Sie können die Steuerelemente dort verwenden, um festzulegen, ob Sie die obersten oder untersten Werte aus der Liste sehen möchten und wie viele Werte angezeigt werden sollen. Sie können auch angeben, ob die Zahl im mittleren Feld die Anzahl der anzuzeigenden Listeneinträgen repräsentiert oder den anzuzeigenden prozentualen Anteil aller Einträge in der Liste. Wenn Sie im mittleren Feld 10 angeben und im rechten Feld Prozent wählen, zeigt Excel die obersten 10% der Werte in dieser Spalte an.

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denen die Verkäufe 2.500 € übersteigen, wählen Sie im linken oberen Drop-down-Menü ist größer als aus und geben im rechten oberen Drop-down-Menü 2500 ein.

Abbildung 4-4: Mit „Top-10-AutoFilter” die besten und die schlechtesten Einträge in einer Liste finden.

EINEN MEHRSTUFIGEN FILTER ERSTELLEN

Das Ärgernis: Als ich zuletzt eine Präsentation auf Basis des gleichen Autoverkaufsarbeitsblatts erstellt hatte, wollte einer der Eigentümer eine Liste nur mit den Stunden sehen, in denen unsere Verkäufe von Ersatzteilen 2.500 € übersteigen. Das habe ich gemacht, indem ich die Liste zuerst über die Abteilung und dann in absteigender Reihenfolge über die Verkäufe sortiert habe. Aber das hat ewig gedauert, und am Ende saß mein Chef da und hat ungeduldig auf den Tisch getrommelt. Gibt es keine schnellere Möglichkeit, eine Datenliste anhand eines Kriteriums zu filtern?

Das Gegenmittel: Wählen Sie Daten → Filter → AutoFilter, klicken Sie auf den Filter-Pfeil oben in der Spalte, auf die Sie das Kriterium anwenden möchten, und wählen Sie Benutzerdefiniert, um Ihre Daten anhand eines Kriteriums zu sortieren. Damit rufen Sie den Dialog Benutzerdefinierter AutoFilter auf, den Sie in Abbildung 4-5 sehen. Sie können die Steuerelemente im Dialog Benutzerdefinierter AutoFilter verwenden, um zwei Kriterien zu erstellen, anhand deren Sie Ihre Daten filtern möchten. Wenn Sie das linke obere Drop-down-Menü öffnen, sehen Sie eine Liste mit Booleschen Operatoren (ist kleiner als, ist größer als oder entspricht usw.), die Sie auf Ihre Daten anwenden können. Im rechten oberen Drop-down-Menü sehen Sie eine Liste mit Werten aus der Spalte. (Wenn Sie möchten, können Sie auch selbst einen Wert eingeben.) Möchten Sie nun beispielsweise alle Stunden finden, in

SOR TIEREN UND F ILT ERN

Abbildung 4-5: Daten über Werte in mehreren Spalten filtern? Sicher!

Wenn Sie komplexere Kriterien erstellen möchten, setzen Sie die zweite Gruppe von Feldern des Dialogs Benutzerdefinierter AutoFilter ein und aktivieren den Und- oder den Oder-Radio-Button. Um alle Stunden mit Verkäufen von mehr als 2.500 € oder weniger als 500 € zu finden, würden Sie beispielsweise die Option Oder anklicken, dann im unteren linken Drop-down-Menü ist kleiner als auswählen und im rechten unteren Drop-down-Menü 500 eingeben. Der benutzerdefinierte AutoFilter filtert jeweils immer nur Werte aus einer Spalte, aber Sie können einen weiteren Filter verwenden, um die Ergebnisse, die der AutoFilter anzeigt, noch weiter einzugrenzen. Um die Anzahl der Ergebnisse für die Abteilung Ersatzteile einzuschränken, würden Sie beispielsweise auf den Filter-Pfeil der Spalte Abteilung klicken, in der Liste den Eintrag Ersatzteile wählen und dann den benutzerdefinierten Filter anwenden.

DOPPELTE EINTRÄGE IN DATENLISTEN FINDEN

Das Ärgernis: Ich bin frustriert! Ich habe ein Arbeitsblatt mit 8.500 Adressen, die ich in einem anstehenden Post-Mailing verwenden möchte. Aber ich muss die Liste auf 5.000 Einträge zurechtstutzen, weil diese Aktion sonst mein Post-Budget sprengt. Viele diese 8.500

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Einträge kommen mehrfach vor. Aber Excel weigert sich hartnäckig, diese für mich zu finden. Ein Freund hat mir gesagt, ich könne die Datenliste nach Access exportieren und Abfrage nach Duplikaten ausführen. Bitte sagen Sie mir, dass ich jetzt nicht auch noch Access lernen muss!

Das Gegenmittel:

Auch wenn zum Finden doppelter Einträge an sich ein VBA-Makro erforderlich ist, können Sie den Dialog Spezialfilter (Abbildung 4-6) verwenden, um die eindeutigen Zeilen aus einer Datenliste an einen anderen Ort in Ihrer Arbeitsmappe zu kopieren – und dabei praktischerweise alle doppelten Einträge zurücklassen.

5. Kreuzen Sie das Optionsfeld Keine Duplikate an und klicken Sie auf OK. Excel muss eine vollständige Übereinstimmung einschließlich der Interpunktion finden, damit zwei Einträge als gleich betrachtet werden. Wenn das Ihre Liste nicht hinreichend stark kürzt und Sie davon ausgehen, dass es immer noch ein paar nicht gefundene Duplikate gibt, versuchen Sie, die Adressliste nach Name, Vorname und Postleitzahl zu sortieren, um sich die Suche nach Duplikaten zu erleichtern.

NUR DIE SICHTBAREN ZELLEN AUS EINER GEFILTERTEN LISTE KOPIEREN

Das Ärgernis: Ich habe eine Datenliste gefiltert (die Sie in Abbildung 4-7 sehen), aber wenn ich versuche, die gefilterten Zeilen zu kopieren und in ein anderes Arbeitsblatt einzufügen, fügt Excel auch die unsichtbaren Zellen ein. Ich kann sehen, dass ich mehr als die sichtbaren Zellen ausgewählt habe, weil das Feld Name mir beim Auswählen mitteilt, dass ich einen Bereich ausgewählt habe, der 74 Zeilen mal 5 Spalten groß ist. Wie kann ich nur die sichtbaren Zellen in meiner Datenliste kopieren und einfügen? Abbildung 4-6: Der Dialog „Spezialfilter”: nicht annähernd so speziell, wie Sie erwarten könnten, und ziemlich nützlich.

Gehen Sie folgende Schritte, um nur die eindeutigen Einträge in einer Datenliste zu kopieren: 1. Wählen Sie Daten → Filter → Spezialfilter. 2. Wählen Sie An eine andere Stelle kopieren. 3. Klicken Sie auf den Button Dialog zusammenklappen im Feld Listenbereich und markieren Sie die Zellen, die Sie filtern möchten. Drücken Sie dann Enter. 4. Klicken Sie auf den Button Dialog zusammenklappen im Feld Kopieren nach und klicken Sie auf die Zelle oben links in dem Bereich, in den Sie die gefilterte Liste einfügen möchten. (Ich würde Ihnen vorschlagen, die Zelle A1 eines leeren Arbeitsblatts zu verwenden.) Drücken Sie Enter.

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Abbildung 4-7: Wenn Sie nur die sichtbaren Zellen kopieren möchten, verwenden Sie den Button „Sichtbare Zellen markieren”.

K APIT EL 4 ÄRGER BEI DER DAT ENBE ARBEIT UNG

Das Gegenmittel: Sie müssen Ihrer Symbolleiste den Button Sichtbare Zellen markieren hinzufügen, um nur die sichtbaren Zellen in die Zwischenablage zu kopieren. Gehen Sie zu Extras → Anpassen, klicken Sie auf die Registerkarte Befehle, wählen Sie in der Liste Kategorie Bearbeiten, scrollen Sie rechts in der Liste Befehle nach unten, bis Sie den Eintrag Sichtbare Zellen markieren finden, und ziehen Sie den Button auf eine Symbolleiste, um ihr diesen hinzuzufügen. Befolgen Sie dann diese Schritte, um nur die sichtbaren Zellen zu kopieren und einzufügen:

1. Filtern Sie die Datenliste und markieren Sie die sichtbaren Zellen. 2. Klicken Sie auf den Symbolleisten-Button Sichtbare Zellen markieren. 3. Wählen Sie Bearbeiten → Kopieren. 4. Wählen Sie Bearbeiten → Einfügen.

DER ZAUBERWÜRFEL IN EXCEL Heben Sie Ihre Hand, wenn Sie schon einmal mit einem Rubik-Zauberwürfel gespielt haben. Wow, ziemlich viele Hände in der Luft!

zwischen den Zügen zu verändern, während der Algorithmus läuft. Als ich es versucht habe, ist mir mein Rechner für zwei Minuten eingefroren.

Wenn es Ihnen seltsam vorkommt, in Ihrem Büro Spielzeug herumliegen zu lassen, Sie aber gelegentlich Lust auf eine Ablenkung hätten, die Ihre Visualisierungs- und Problemlösungsfähigkeiten herausfordert, laden Sie sich den kostenlosen (von Robin Glynn geschriebenen) Emulator für Rubiks Zauberwürfel von http://www.xl-logic.com/xl_files/ games/cube.zip herunter. Sie müssen nur die ZIP-Datei entpacken und die Arbeitsmappe cube.xls öffnen. Wie Sie in der Abbildung sehen, verändern Sie den Würfel, indem Sie auf die Abbildungen des Würfels am unteren Rand des Bildschirms klicken, die den Zug repräsentieren, den Sie machen möchten.

Der langen Tradition der Arbeitsplatz-Unterhaltungen entsprechend, gibt es einen Panic-Button, der die Arbeitsmappe sofort schließt. Sie verlieren Ihre Spielposition, behalten aber Ihren Arbeitsplatz.

Mit den Buttons auf der rechten Seite der Arbeitsmappe speichern Sie Ihre Position, stellen eine gespeicherte Position wieder her, verändern die Position des Würfels zufällig und lösen den Würfel automatisch. Sie können auch steuern, wie schnell der Computer den Würfel im AutoLösen-Modus bewegt. Versuchen Sie allerdings nicht, die Zeit

SOR TIEREN UND F ILT ERN

Verknoten Sie sich das Hirn, indem Sie einen Würfel verdrehen.

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NUR DIE SICHTBAREN ZELLEN ZUSAMMENFASSEN

Das Ärgernis: Mit Filtern habe ich keine Probleme, aber ich finde nicht heraus, wie ich eine Formel erstelle, die nur die sichtbaren Daten in einem Arbeitsblatt zusammenfasst. Ich arbeite beispielsweise mit Verkaufsdaten und benötige die Gesamtsumme der Verkäufe aller Verkäufer. Ich finde aber keine Möglichkeit, die Zellen für die einzelnen Verkäufer hinzuzufügen, ohne Formeln zu erstellen, die genau auf bestimmte einzelne Zellen verweisen. Als ich mit dem Arbeitsblatt aus Abbildung 4-3 gearbeitet habe, musste ich eine Formel erstellen, die die Zellen C2, C5, C9, C12, C17 und C22 hinzufügt, um die Gesamtsumme für den Verkäufer mit VerkID 1 herauszufinden. Dann musste ich die Werte in den Zellen C3, C10, C13, C18 und C23 für den Verkäufer 2 hinzufügen und so weiter. Ich kann die Datenliste filtern, um nur die Verkäufe eines Verkäufers anzuzeigen. Kann ich nicht eine Formel erstellen, die nur diese Zellen zusammenrechnet?

Wenn Sie auf den Symbolleisten-Button AutoSumme klicken, erzeugen Sie normalerweise eine gewöhnliche Summenformel, die alle Daten in allen Zellen im ausgewählten Bereich addiert und das Ergebnis genau darunter platziert. Aber wenn Sie auf den Symbolleisten-Button klicken, wenn eine Zelle unterhalb einer gefilterten Spalte mit Daten ausgewählt ist, erzeugt Excel eine Teilsummenformel. Was ist der Unterschied? Wenn Sie eine Teilsummenformel unter einer gefilterten Liste erstellen, wenn der Filter aktiv ist, berechnet der Filter die Gesamtsumme (oder den Mittelwert, das Minimum, das Maximum oder irgendetwas anderes) auf Basis der Zellen, die in der gefilterten Liste sichtbar sind. Die Teilsummenformel hat die Syntax =TEILERGEBNIS (Funktion; Bereich). Funktion ist dabei die Kennnummer der Summenberechnung, die durchgeführt werden soll, und Bereich ist der Bereich der Zellen in der gefil-

Tabelle 4-1: Daten mit der Funktion TEILERGEBNIS ( ) zusammenfassen.

Das Gegenmittel: Herauszufinden, was man

Kennnummer

Funktion

machen muss, wenn sich die eigenen Daten nicht verhalten, wie sie es sollten, ist einer der ärgerlichsten Aspekte der Arbeit mit Excel. Glücklicherweise ist die Lösung in diesem Fall recht einfach. Sie können einen Filter erstellen, der es Ihnen ermöglicht, den Verkäufer auszuwählen, dessen Daten Sie zusammenfassen möchten. Dann erstellen Sie in einer Zelle unter den Verkaufsdaten eine Teilgesamtsummen-Formel. Hier sehen Sie ausführlicher, wie das geht:

1

MITTELWERT (das numerische Mittel der sichtbaren Zellen)

2

ANZAHL (die Anzahl der sichtbaren Zellen)

3

ANZAHL2 (die Anzahl der sichtbaren Zellen, die einen Wert enthalten)

4

MAX (der maximale Wert in den sichtbaren Zellen)

5

MIN (der minimale Wert in den sichtbaren Zellen)

6

PRODUKT (das multiplikative Produkt der Werte in den sichtbaren Zellen)

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STABW (die Standardabweichung für die Werte in den sichtbaren Zellen)

2. Wählen Sie Daten → Filter → AutoFilter.

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3. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten in der Spalte VerkID und wählen Sie eine VerkID aus.

STABWN (die Standardabweichung aller in der Formel angegebenen Zellen)

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SUMME (die arithmetische Summe der Werte in den sichtbaren Zellen)

4. Klicken Sie in der Spalte Verkäufe auf eine Zelle, die sich unterhalb der Daten befindet.

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VARIANZ (die Varianz der Werte in den sichtbaren Zellen)

5. Klicken Sie auf den Button AutoSumme in Excels Standard-Symbolleiste und drücken Sie Enter.

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VARIANZEN (die Varianz aller Zellen, die in der Formel angegeben sind)

1. Klicken Sie eine beliebige Zelle in der Datenliste an. (Die Datenliste in Abbildung 4-3 ist der Zellbereich A1:C26.)

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K APIT EL 4 ÄRGER BEI DER DAT ENBE ARBEIT UNG

terten Spalte. Tabelle 4-1 führt die Summen-Operationen auf, die verfügbar sind, wenn Sie eine TEILERGEBNIS-Formel erstellen.

DIE FUNKTION VERWEIS WERTE IN DATENLISTEN SUCHEN

Das Ärgernis:

Ich weiß: Excel ist keine Datenbank ... das ist Access. Und ich weiß, dass ich keine Wunder erwarten sollte. Aber ich hoffe, Sie können mir helfen, einen Wert in einer Tabelle zu suchen. Nehmen Sie beispielsweise an, ich habe eine Liste mit Verkäufern, die anhand der Kennnummer der Angestellten sortiert ist (wie in Abbildung 4-8). Wenn ich nun einen Geschäftsabschluss mit einer Angestellten-Kennung sehe, möchte ich nachsehen können, zu wem diese Kennung gehört, ohne die Funktion Finden zu verwenden. Kann ich das in Excel?

Die erste Funktion, die Sie verwenden können, um in einem Arbeitsblatt einen Wert zu suchen, ist die Funktion VERWEIS(). Im Wesentlichen identifiziert die Funktion VERWEIS() eine Zeile in Ihrem Arbeitsblatt, indem sie beispielsweise in Spalte A nach einem von Ihnen angegebenen Wert sucht. Hat sie die Zeile gefunden, die in Spalte A diesen Wert enthält, blickt sie in Spalte C derselben Zeile und packt sich den Wert, den sie dort findet, um ihn „zurückzuliefern” oder in der Zelle anzuzeigen, die Ihre Formel enthält. Die Funktion VERWEIS() hat folgende Syntax: =VERWEIS(Suchkriterium; Suchvektor; Ergebnisvektor)

Die Argumente haben dabei folgende Bedeutung: • Suchkriterium ist die Zelle (oder der Wert), die (der) in der Tabelle gesucht werden soll. Es könnte die Kennung eines Angestellten sein, eine Sozialversicherungsnummer oder eine andere eindeutige Kennung. • Suchvektor ist der Bereich, in dem nach dem Suchkriterium gesucht werden soll. Wäre eine Liste mit Angestellten-Kennungen im Bereich A2:A34 gespeichert, würden Sie als Suchvektor A2:A34 eingeben. • Ergebnisvektor ist der Bereich, in dem ein korrespondierender Wert gesucht, gefunden und zurückgeliefert werden soll. Wenn die Namen der Angestellten im Bereich B2:B34 gespeichert sind, würden Sie an dieser Stelle diesen Bereich angeben.

Abbildung 4-8: Sie können korrespondierende Werte in Datenlisten finden.

Das Gegenmittel: Natürlich können Sie das! Der Vorgang schließt einige ziemlich abgehobene Schritte mit fortgeschrittenen Excel-Funktionen ein, aber wenn Sie einmal verstanden haben, was da vor sich geht, kommen Sie damit zurecht.

DIE F UNK TION VERWEIS

Mit anderen Worten: Sie sagen der Funktion VERWEIS(), wonach gesucht wird, wo gesucht wird und wo der korrespondierende Wert steht, der Sie eigentlich interessiert. Würden Sie im Arbeitsblatt in Abbildung 4-8 die Formel =VERWEIS(C3;A2:A21;B2:B21) in eine leere Zelle eingeben, nimmt sie den Wert, den Sie in C3 eingeben, sucht den passenden Wert in Spalte A (von Zeile 2 bis 21) und liefert den Wert in Spalte B zurück, der dem Wert in Spalte A zugeordnet ist. Geben Sie in Zelle C3 5 ein, würde Cornwall, Artur zurückgeliefert, geben Sie 16 ein, wäre es Vogel, Frieda. Die Funktion VERWEIS() ist dadurch etwas beschränkt, dass Suchvektor und Ergebnisvektor jeweils nur aus

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einer Zeile oder Spalte bestehen können. Es kann sogar passieren, dass Sie ein falsches Ergebnis erhalten: Wenn VERWEIS() das Suchkriterium im Suchvektor nicht finden kann, liefert es den größten Wert zurück, der kleiner oder gleich Suchkriterium ist. Beim Arbeitsblatt in Abbildung 4-8 könnte das passieren, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter eingestellt haben, dem die VerkID 21 zugewiesen wurde. Wenn Sie nach diesem Wert suchen, aber die Informationen für diesen Verkäufer noch nicht in das Arbeitsblatt eingegeben haben, würde Leiter, Katharina zurückgeliefert, und das ist natürlich nicht richtig. Scheuen Sie ein wenig mehr Arbeit nicht, können Sie falsche Treffer vermeiden und das Zwei-Spalten-Limit übersteigen, indem Sie stattdessen die Funktion SVERWEIS() verwenden. Die Funktion SVERWEIS() hat folgende Syntax: =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex; Bereich_Verweis)

Die Argumente haben dabei die folgende Bedeutung:

ten Wert zurück, der kleiner ist als Suchkriterium. Wird es auf FALSCH gesetzt, muss die Funktion einen genauen Treffer finden, oder sie zeigt einen #N/AFehlerkode an. Die SVERWEIS-Formel, die der oben besprochenen Formel =VERWEIS(C3;A2:A21;B2:B21) entspricht, ist =SVERWEIS (C3;A2:B21;2;WAHR). Übrigens berücksichtigt SVERWEIS() keine Groß-/Kleinschreibung bei Text. Wenn Sie eine VERWEIS-Formel erstellen müssen, die Groß-/Kleinschreibung berücksichtigen soll, werfen Sie einen Blick auf das Ärgernis „Beim Suchen Groß-/Kleinschreibung berücksichtigen” weiter unten in diesem Kapitel. SVERWEIS ist eine Kurzform für senkrechter Verweis. Das bedeutet, dass Excel davon ausgeht, dass Ihre Daten in Spalten angeordnet sind. Stehen Ihre Daten in Zeilen, wie es in Abbildung 4-9 der Fall ist, können Sie die Funktion WVERWEIS() verwenden, um nach korrespondierenden Werten zu suchen.

• Suchkriterium ist der zu suchende Wert. Es kann der Wert sein (die Kennnummer 14), ein Bezug auf eine Zelle, in der der Wert erscheint (Zelle D2), oder ein Textstring (die Kennnummer des Verkäufers Verk20). SVERWEIS sucht nach dem Suchkriterium immer in der ersten Spalte des Arrays. • Matrix ist der Zellbereich, in dem Excel nach dem Suchkriterium suchen soll. Die Matrix in Abbildung 4-8 ist der Bereich A2:B21. • Spaltenindex ist die Spaltennummer in Matrix, in der der zurückzuliefernde Wert gesucht werden soll. Bei einem Spaltenindex gleich 1 wird der Wert in der Spalte ganz links in Matrix zurückgeliefert, bei einem Spaltenindex von 2 ist es der Wert, der in der zweiten Spalte von Matrix gefunden wird und so weiter. Wenn Spaltenindex größer als die Anzahl von Spalten im angegebenen Matrix-Argument ist, zeigt SVERWEIS() einen #REF!-Fehlerkode an. • Bereich_Verweis ist ein optionales Argument. Wird es auf WAHR gesetzt oder leer gelassen, arbeitet SVERWEIS() genau wie die Funktion VERWEIS() und liefert, wenn Suchkriterium nicht gefunden wird, den größ-

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Abbildung 4-9: Excel kann auch in horizontal ausgerichteten Datenmengen nach Werten suchen.

Die Funktion WVERWEIS()-Funktion verwendet folgende Syntax: =WVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Zeilenindex; Bereich_Verweis)

Und sie funktioniert genau so wie SVERWEIS(), nur um 90° gedreht: • Suchkriterium ist der Wert, der in der ersten Zeile der Tabelle gesucht werden soll. • Matrix ist der zu durchsuchende Zellbereich. • Zeilenindex ist die Zeilennummer in Matrix, in der der korrespondierende Wert gesucht und als Formel-

K APIT EL 4 ÄRGER BEI DER DAT ENBE ARBEIT UNG

WARUM EINEN SPALTENINDEX VON 1 VERWENDEN? Wahrscheinlich ist Ihnen aufgefallen, dass Ihnen die Funktion SVERWEIS() ermöglicht, Werte aus der ersten Spalte der Matrix zurückzuliefern. Warum sollten Sie das tun, wo das doch der Ort ist, an dem Sie zunächst nach Werten suchen? Ein Fall, in dem das nützlich sein kann, ist, wenn Sie in der ersten Spalte eine Liste mit Datumswerten wie 15.3.2005, 17.3.2005 und 28.3.2005 haben. Dann könnten Sie die Formel =SVERWEIS(C3;A2: B200;1;WAHR) verwenden, um das Datum zu finden, das dem Datum in Zelle C3 am nächsten ist, aber nicht später liegt. Hätten Sie in Zelle C3 das Datum 27.3.2005 eingegeben, würde die Formel =SVERWEIS(C3;A2: B200;1;WAHR) beispielsweise 17.3.2005 zurückliefern.

EINEN WERT IN EINER BELIEBIGEN SPALTE SUCHEN

Das Ärgernis: Die Funktion SVERWEIS() ist ganz ordentlich. Aber Sie können sie nicht verwenden, um einen Wert in einer anderen Spalte als Spalte A zu suchen. Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, nach einem Wert in der fünften Spalte zu suchen und dann einen korrespondierenden Wert aus der dritten Spalte zurückzuliefern. Gibt es eine Möglichkeit, die Begrenzungen der Funktion SVERWEIS() zu umgehen?

Das Gegenmittel: Sie können Werte in einer beliebigen Spalte suchen und einen korrespondierenden Wert aus einer anderen Spalte zurückliefern, aber dazu müssen Sie eine Kombination der Funktionen INDEX() und VERGLEICH() verwenden. Die Funktion INDEX(), die die Adresse einer Zelle findet, die einem Kriterium genügt, hat folgende Syntax: =INDEX(Bezug; Zeile; Spalte; Bereich)

ergebnis zurückgeliefert werden soll. Mit anderen Worten: Wenn in der ersten Zeile Ihres Arbeitsblatts eine Folge von Angestellten-Kennnummern steht, in der zweiten die Namen der Angestellten und der dritten ihre Gehälter, würde bei einem Zeilenindex von 2 der Name, bei einem Zeilenindex von 3 hingegen das Gehalt zurückgeliefert. Wenn Zeilenindex kleiner als 1 ist, liefert WVERWEIS() einen #VALUE!-Fehler; ist Zeilenindex größer als die Anzahl der Zeilen in Matrix, liefert WVERWEIS() einen #REF!-Fehler. • Bereich_Verweis muss auf WAHR gesetzt oder weggelassen werden, wenn WVERWEIS() einen ähnlichen Treffer zurückliefern soll. Ist es auf FALSCH gesetzt, muss WVERWEIS() entweder einen genauen Treffer finden, oder ein #N/A-Fehler wird angezeigt. Bei dieser Tabelle sähe eine Formel, die ein Gehalt auf Basis einer Position (CEO, CIO, COO usw.) sucht, die in Zelle B12 eingegeben wurde, folgendermaßen aus: =WVERWEIS(B12;B2:F3;3;FALSCH).

DIE F UNK TION VERWEIS

Die Argumente haben dabei folgende Bedeutung: • Bezug ist ein Bezug auf eine oder mehrere Zellbereiche, die die Werte enthalten, nach denen die Funktion suchen und die sie zurückliefern soll. Wenn Sie eine nicht-kontinuierliche Gruppe von Zellen durchsuchen möchten, müssen Sie diese Referenzen in Klammern anschließen – z.B. (A1:B6; C3:D8; F1:G6). • Zeile ist die Nummer der Zeile in dem Bereich, der mit dem Argument Bezug angegeben wurde, in der die Funktion nach dem Wert suchen soll. • Spalte ist die Nummer der Spalte in dem Bereich, der mit dem Argument Bezug angegeben wurde, in der die Funktion nach dem Wert suchen soll. • Bereich ist der Zellbereich, der im Argument Bezug angegeben wurde, in dem die Funktion nach dem Wert suchen soll. Der erste ausgewählte oder eingegebene Bereich hat die Nummer 1, der zweite die Nummer 2 und so weiter. Wenn Bereich weggelassen wird, verwendet INDEX() Bereich 1. Wenn INDEX() die Bereiche A10:B14, C12:D16 und F14:G18 durchsucht, wäre Bereich 1 A10:B14, Bereich 2 C12:D16, und F14:G18 wäre Bereich 3.

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Im Unterschied dazu liefert die Funktion VERGLEICH() die relative Position eines Werts in einem Zellbereich zurück. Wenn der Zielwert beispielsweise in einem aus einer Spalte bestehenden Bereich drei Zeilen weiter unten stünde, würde VERGLEICH() den Wert 3 zurückliefern. Die Funktion VERGLEICH() hat die folgende Syntax: =VERGLEICH(Suchkriterium; Suchmatrix; Vergleichstyp)

Dabei haben die Argumente die folgende Bedeutung: • Suchkriterium ist der Suchbegriff, den Sie verwenden, um in einer Tabelle einen gewünschten Wert zu finden. • Suchmatrix ist ein kontinuierlicher Zellbereich, in dem eine Gruppe von Suchwerten gesucht werden soll. • Vergleichstyp ist die Zahl –1, 0 oder 1. Wenn Vergleichstyp gleich 1 ist, findet VERGLEICH() den größten Wert, der kleiner oder gleich Suchkriterium ist. Ist das Argument auf 1 gesetzt, müssen die Werte in Suchmatrix in aufsteigender Reihenfolge sortiert sein. Wenn Vergleichtyp gleich 0 ist, findet VERGLEICH() den ersten genauen Treffer für Suchkriterium. Ist dieses Argument auf 0 gesetzt, können die Werte in Suchmatrix in einer beliebigen Reihenfolge stehen. Wenn Vergleichstyp gleich –1 ist, findet VERGLEICH() den kleinsten Wert, der größer oder gleich Suchkriterium ist. Ist Vergleichstyp auf –1 gesetzt, müssen die Werte in Suchmatrix in absteigender Reihenfolge sortiert sein. Wenn Sie für das Argument Vergleichstyp keinen Wert angeben, verwendet Excel den Wert 1. Die Funktionen INDEX() und VERGLEICH() arbeiten gut zusammen, weil die Funktion VERGLEICH() die Zellposition liefert, die die Funktion INDEX() benötigt, um ihre Suche durchzuführen. Betrachten Sie als Beispiel die Datenmenge in Abbildung 4-10.

Abbildung 4-10: Nach links suchen? Nur mit SVERWEIS() ist das nicht möglich.

Wenn Sie das erste Mal die Stelle finden möchten, an der eine beliebige Abteilung das Verkaufsziel 500.000 € übertroffen hat, würden Sie das Arbeitsblatt erst so sortieren, dass die Spalte Verkäufe in absteigender Reihenfolge sortiert wird, dann würden Sie die Formel =INDEX(C3:C17;VERGLEICH(F3;D3:D17;-1)) verwenden, um die Abteilung zu finden, und anschließend die Formel =INDEX(B3:B17;VERGLEICH(F3;D3:D17;-1)), um das Jahr zu ermitteln, in dem das Verkaufsziel durchbrochen wurde. Hier ist eine Zusammenfassung dessen, was diese zusammengesetzten Formeln tun: • Das erste Argument der Funktion INDEX() definiert den Bereich mit den möglichen Rückgabewerten als C3:C17 (die Abteilungen des Autohauses). • Ihr zweites Argument leitet die Funktion INDEX() von der Funktion VERGLEICH() ab. Die Funktion VERGLEICH() verwendet den Wert in Zelle F3, um den Bereich D3:D17 nach dem kleinsten Wert zu durchsuchen, der größer ist als der Wert in F3. Dann liefert sie die Zellposition in diesem Bereich (hier: 5) an die Funktion INDEX() zurück. • Die Funktion INDEX(), die jetzt wie =INDEX(C3:C17;5) aussieht, liefert den Wert aus Zelle C7 fünf Zellen weiter unten im sortierten Bereich zurück.

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K APIT EL 4 ÄRGER BEI DER DAT ENBE ARBEIT UNG

FALSCHE SVERWEIS( )-ERGEBNISSE IN EXCEL 97 KORRIGIEREN

satzteil A3000, zurückgegangen und hat Scheinwerfer zurückgeliefert? Ich bin völlig verwirrt.

Das Ärgernis: Ich halte die Bestellungen meines Unternehmens in einer Excel 97-Arbeitsmappe fest, die ich aus Lotus 1-2-3 konvertiert habe. Die Bestellungen sind in einem Arbeitsblatt gespeichert, die eigentlichen Produkte in einem anderen. Aber wenn ich versuche, das Produkt zu suchen, das einer Bestellnummer entspricht, erhalte ich manchmal falsche Resultate. Wie kommt das?

Das Gegenmittel: Excel 97 hat einen Programmfehler, der sein hässliches Gesicht zeigt, wenn die zu durchsuchende Tabelle und die Zelle mit der SVERWEISFormel auf unterschiedlichen Arbeitsblättern stehen und Sie die Option Alternative Formelberechnung verwenden, um Excel dazu zu bringen, seine Formeln aufzulösen wie Lotus 1-2-3. (Die beiden Programme werten SVERWEISFormeln unterschiedlich aus.) Klicken Sie auf das Arbeitsblatt, das die zu durchsuchende Tabelle enthält, wählen Sie Extras → Optionen, klicken Sie auf die Registerkarte Umsteigen und deaktivieren Sie die Option Alternative Formelberechnung.

TEXT-ZAHLEN-MISCHUNG VERWIRRT DIE SUCHE

Das Ärgernis: Ich halte die Fahrzeug- und LkwErsatzteile fest, die wir in dem Autohaus lagern, in dem ich arbeite. Die Beschreibungen der Teile sind von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich, die Kodes natürlich auch. Viele Kodes von Ersatzteilen, beispielsweise wie A3000 oder T1648B, enthalten Buchstaben. Nun hatte ich gerade meine Liste mit Ersatzteilkodes in Excel importiert (siehe Abbildung 4-11) und dachte, ich könnte den Ersatzteilkode des Herstellers verwenden, um den Ersatzteilnamen und andere Informationen abzurufen. Aber als ich es versuchte, erhielt ich einen #N/A-Fehler. Ich hatte in das Feld Suchkriterium A2000 statt A3000 eingegeben. Warum hat die Formel deswegen einen Fehler erzeugt? Wenn ich den Ersatzteilkode 9815 an Stelle von 9816 eingebe, liefert die Funktion SVERWEIS() Zündkerze, den vorangehenden Eintrag in der Tabelle. Warum ist die Formel nicht zum Ersatzteil mit dem Kode 9816, dem Eintrag vor dem ErDIE F UNK TION VERWEIS

Abbildung 4-11: Diese Teileliste mischt Zahlen und Buchstaben und verwirrt damit gewöhnliche Suchformeln.

Das Gegenmittel: Excel verhält sich nicht so gut, wenn Sie in einer Suchtabelle Text und numerische Werte mischen. Excel versucht Ihnen zu helfen, indem es nur nach Textwerten sucht, wenn Sie einen Textwert eingeben, und nur nach numerischen Werten, wenn Sie einen numerischen Wert eingeben. Aber das kann zu Problemen führen. Ihr Beispiel-Arbeitsblatt enthält vor der Zeile mit A3000 eine Gruppe von numerischen Werten. Deswegen generiert die SVERWEIS-Formel einen Fehler, weil die Suche Excel dazu gebracht hat zu versuchen, eine Zelle vor den ersten Textwert zurückzugehen. Die beste Möglichkeit, das Auftauchen dieses Fehlers zu verhindern, ist, die Vermischung von Textwerten und numerischen Werten in Suchtabellen zu vermeiden. Wenn Sie das nicht können, formatieren Sie die Zellen als Text, bevor Sie die Daten importieren oder eingeben. (Gehen Sie zu Format → Zellen, klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen und wählen Sie in der Liste Kategorie den Eintrag Text.) Befinden sich die Daten bereits in der Arbeitsmappe, können Sie eine Array-Formel verwenden, um die Werte in der Ersatzteilkode-Liste als Text zu behandeln. (Es funktioniert nicht, wenn Sie die Zellen der Liste formatieren, nachdem die Daten eingegeben wurden.) Hier ist die Formel: Sie geht davon aus, dass sich der Wert, den Sie

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suchen möchten, in Zelle D2 befindet und die Liste mit den Ersatzteilkodes in den Zellen A1:A3:

Sie in Zelle B7 Jo eingeben, würden Sie jedoch erfahren, dass ihr Stundenlohn 14,00 € beträgt.

{=SVERWEIS(TEXT(D2;"@");TEXT(A1:A3;"@");1)}

Denken Sie daran, Strg-Shift-Enter zu drücken, um daraus eine Array-Formel zu machen. Sie erhalten einen #N/AFehler, wenn Sie einfach Enter drücken.

BEIM SUCHEN GROSS-/KLEINSCHREIBUNG BERÜCKSICHTIGEN

Das Ärgernis: Ich bin Eigentümer eines Geschäft für Kampfsport-Ausrüstungen und habe ein Problem mit einer meiner Angestellten. Jo ist eine wundervolle Angestellte, aber wenn ihr Name in Kleinbuchstaben geschrieben wird, entspricht er genau dem Wort für einen bestimmten Stock (jo), den man in einem Dojo (einer Kampfsporthalle) verwendet (und ist außerdem ein großartiges Wort für Scrabble!). Wenn ich versuche, es in einer Suchfunktion zu verwenden, um das Wort jo zu finden, erhalte ich manchmal Treffer für Jo. Es muss doch eine Möglichkeit geben, eine Suchfunktion dazu zu bringen, Groß-/Kleinschreibung zu berücksichtigen.

Das Gegenmittel: Wenn Sie nur eine einfache Suche durchführen, können Sie Excel auffordern, die Groß-/ Kleinschreibung des Suchbegriffs zu berücksichtigen, indem Sie im Suchen-Dialog (Bearbeiten → Suchen) die Option Groß-/Kleinschreibung beachten ankreuzen. Verwenden Sie allerdings eine der Suchfunktionen (INDEX(), SVERWEIS(), VERGLEICH(), VERWEIS() oder WVERWEIS()), gibt es keine einfache Möglichkeit, eine Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung zu erzwingen.

Abbildung 4-12: Manchmal liegt der einzige Unterschied zwischen zwei Werten in der Groß-/Kleinschreibung.

Die gleiche Technik funktioniert auch mit der Funktion VERWEIS(). Aber Sie müssen die Parameter etwas ändern, damit sie der Syntax der Funktion VERWEIS() entsprechen. In diesem Fall sind die Daten so angeordnet, dass sie mit der Funktion VERWEIS() durchsucht werden können (wie in Abbildung 4-13 zu sehen). Die Formel sollte dann =WENN(IDENTISCH(A7;VERWEIS(A7;A1:A5;A1: A5))=WAHR;VERWEIS(A7;A1:A5;B1:B5);"Kein Treffer") sein. Sie können auf die Daten in Abbildung 4-13 auch eine Formel mit der Funktion SVERWEIS() anwenden. Diese hätte folgende Form: =WENN(IDENTISCH(A7;SVERWEIS(A7;A1:B5 ;1;FALSCH))=WAHR;SVERWEIS(A7;A1:B5;2;FALSCH);"Kein Treffer").

Aber mit einer Kombination aus den Funktionen WENN() und IDENTISCH() können Sie das erreichen. Angenommen, Sie arbeiten mit dem Arbeitsblatt in Abbildung 4-12. Wenn Sie in Zelle C7 die Formel =WENN(IDENTISCH(B7; WVERWEIS(B7;A1:E2;1))=WAHR;WVERWEIS(B7;A1: E2;2);"Kein Treffer") und in Zelle B7 jo eingeben, würde die Formel Kein Treffer zurückliefern, weil der Suchwert in Zelle B7 nicht die gleiche Groß-/Kleinschreibung hat wie der Eintrag in der Tabelle in der Zelle D1. Wenn

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Abbildung 4-13: Es ist wichtig, dass Sie Ihren Formeln die Eingaben geben, die sie erwarten.

K APIT EL 4 ÄRGER BEI DER DAT ENBE ARBEIT UNG

MIT FALSCHEN ZEITREIHEN ARBEITEN

Das Ärgernis: Ich bin Meeresbiologe und habe zuletzt die Wachstumsrate einer bestimmten Bakterienart bei Fischen untersucht. Ich halte stündliche Wachstumsraten in einem Excel-Arbeitsblatt (Abbildung 4-14) fest. Aber manchmal erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich mit einer SVERWEIS()-basierten Formel Werte suche. Bisher hatte ich mit dieser Funktion noch nie Probleme. Warum mag sie diese bestimmten Daten jetzt nicht?

Arbeitsblatt. Anders gesagt: Wenn Sie Zahlen mit fünf Nachkommastellen haben, die Zellen aber so formatiert haben, dass nur die ersten beiden Nachkommastellen angezeigt werden, schneidet Excel die aktuellen Werte ab und vergisst die ursprünglichen Zellwerte. Ist das für Sie jedoch ein Problem (und wenn Sie Wissenschaftler sind, ist das wahrscheinlich der Fall), weil Sie die Daten lassen müssen, wie sie sind (d.h. mit vollständiger Genauigkeit), und wollen Sie trotzdem eine SVERWEIS()-basierte Formel einsetzen, die Zeitwerte verwendet, müssen Sie all diese Zeitwerte von Hand eingeben.

MEHRERE SUCHEN BESCHLEUNIGEN

Das Ärgernis: Ich pflege in Excel 97 eine Über-

Abbildung 4-14: Diese Uhrzeiten sehen ordentlich aus. Warum lässt Excel mich sie nicht in einer SVERWEIS-Formel verwenden?

Das Gegenmittel: Das Problem, das in jeder Excel-Version einschließlich Excel 2003 auftaucht, entsteht, wenn Sie das Ausfüllen-Kästchen verwenden, um eine Zeitreihe zu erweitern. In dem in Abbildung 4-14 gezeigten Arbeitsblatt haben Sie wahrscheinlich 13:00 in Zelle A2 sowie 14:00 in Zelle A3 eingegeben und die Reihe dann erweitert, indem Sie das Ausfüllen-Kästchen über die Zellen A4, A5 und A6 gezogen haben. Sie können das Problem vermeiden, indem Sie die Zeiten manuell eingeben. Aber das ist keine gute Lösung, wenn die Reihe aus mehr als drei oder vier Einträgen besteht. Eine mögliche Lösung ist, Extras → Optionen zu wählen und auf der Registerkarte Berechnung die Option Genauigkeit wie angezeigt anzukreuzen. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die sagt: Daten verlieren damit endgültig an Genauigkeit. Diese Aussage gilt für alle Daten in Ihrer Arbeitsmappe, nicht nur die im aktuellen DIE F UNK TION VERWEIS

blicks-Arbeitsmappe, die Daten aus allen – allen 35 – Projekten in meiner Abteilung zusammenfasst. Ich muss die Werte in meiner Überblicks-Arbeitsmappe aktualisieren, um über neue Käufe und den verschiedenen Projekten gewidmete Arbeitsstunden auf dem Laufenden zu bleiben. Und das bedeutet natürlich, dass meine Arbeitsmappe nicht gerade wenige SVERWEIS()-basierte Formeln verwendet, die Daten aus anderen Arbeitsmappen importieren müssen. Das Problem ist, dass es ewig (gut, einige Minuten) dauert, bis die Arbeitsmappe geöffnet wird, wenn ich Excel bitte, für mich diese Formeln und Links zu aktualisieren. In Excel 95 traten diese Verzögerungen nicht auf! Ist da irgendetwas zu Bruch gegangen?

Das Gegenmittel: Das Problem ist, dass Excel alle Dateien öffnen muss, auf die Verknüpfungen bestehen, damit es die aktualisierten Werte einlesen kann. Excel 97, Excel 2000 (vor Service Pack 1) und sogar Excel 2002 (vor Service Pack 3) haben das Öffnen verknüpfter Dateien nicht so gut gehandhabt. Das beste Mittel, dieses Problem zu umschiffen, ist, auf Excel 2000 oder 2002 umzusteigen und das erforderliche Service Pack zu installieren – oder in den sauren Apfel zu beißen und gleich auf 2003 umzusteigen. Das neueste Service Pack für Ihre Version können Sie herunterladen, indem Sie zu http://office.microsoft. com/OfficeUpdate/default.aspx gehen. Klicken Sie oben auf der Seite auf den Link Suchen nach Updates, dann ermittelt die Website Ihre Office-Version und zeigt Ihnen die verfügbaren Updates an.

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Wenn Sie aus irgendeinem Grund keins dieser Dinge tun können, stellen Sie wenigstens sicher, dass Sie alle verknüpften Dateien öffnen, bevor Sie die Werte in Ihrer Überblicks-Arbeitsmappe aktualisieren.

DEN ERSTEN ODER LETZTEN TREFFER IN EINEM ARRAY FINDEN

Das Ärgernis:

Ich halte die Bestellungen eines Kunden in einer Datenbank fest und importiere die Daten in ein Excel-Arbeitsblatt, damit ich eine PivotTable erstellen kann. In diesem Arbeitsblatt (Abbildung 4-15) stehen die Kennnummer des Kunden in der ersten und die Informationen zur Bestellung in den folgenden paar Spalten. Jedes Mal, wenn ich eine VERWEIS()- oder SVERWEIS()basierte Formel einsetze, um die Tabelle zu durchsuchen, findet die Formel das letzte Vorkommen in der Tabelle. Das ist praktisch, wenn man herausfinden möchte, wann ein Kunde das letzte Mal etwas bestellt hat. Aber ich würde gern wissen, wann ein Kunde das erste Mal etwas bestellt hat. Gibt es eine Möglichkeit, an Stelle des letzten Vorkommens das erste Vorkommen eines Werts in einer Liste zu finden?

le D2 eingegeben, würde die Formel =VERWEIS(D2;A1: A6;B1:B6) den Wert 5.1.2005 zurückliefern, die Formel =INDEX(A1:B6;VERGLEICH(D2;A1:A6;0);2) hingegen liefert 15.10.2004. Diese besondere Kombination der Funktionen INDEX() und VERGLEICH() ermöglicht Ihnen, die Operation durchzuführen, ohne die erste Spalte der Liste entweder in aufsteigender oder in absteigender Reihenfolge zu sortieren.

WAS-WÄRE-WENNANALYSEN EIN SZENARIO ERSTELLEN

Das Ärgernis: Ich habe zwei Vorgesetzte. Und das heißt, dass man mir eine Menge „Was wäre wenn”-Fragen stellt. Wenn ich ein Arbeitsblatt für eine ProjektkostenÜbersicht zusammenstelle, fragt mich jeder Vorgesetzte nach unterschiedlichen Sätzen von Variablen: Was wäre, wenn eine Komponente oder eine andere mehr oder weniger kostet? Könnte ich die Arbeitskosten durch Produktivitätssteigerungen verringern? Alles gute Fragen. Aber wenn ich versuche, sie in mein Arbeitsblatt zu integrieren, dreht sich mein Kopf im Kreis. Was ich wirklich bräuchte, wäre eine Möglichkeit, alternative Werte in ausgewählten Zellen wie Arbeitskosten oder Komponentenpreise anzuzeigen, und die Möglichkeit, zwischen ihnen hin- und herzuwechseln. Ist das möglich?

Das Gegenmittel: Sie haben zwei Vorgesetzte? Abbildung 4-15: Sie möchten herausfinden, wann ein Kunde das letzte Mal eine Bestellung aufgegeben hat? Oder wann zum ersten Mal? Beides ist möglich, wenn Sie wissen, wie Sie fragen müssen.

Das Gegenmittel: Sie können eine Kombination aus den Funktionen INDEX() und VERGLEICH() einsetzen, um das erste Vorkommen eines Werts in einer Liste zu finden. Wurde in dem in Abbildung 4-15 gezeigten Arbeitsblatt die Kunden-Kennnummer 001354 in Zel-

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Luxus. Als ich in Washington, DC arbeitete, hatte ich zwei offizielle und drei „übergreifende” Vorgesetzte, die mich über die Grenzen des Unternehmensorganigramms hinweg umherscheuchen konnten. Überflüssig zu erwähnen, dass ich einige Überlebensstrategien entwickelt habe. Eine davon ist das Szenario. Ein Szenario ist eine alternative Datenmenge, die Sie als als Teil eines Arbeitsblatts speichern können. Wenn Sie die alternativen Werte aufrufen möchten, rufen Sie einfach das alternative Szenario auf und fahren mit Ihrer Präsentation fort. Ein Szenario erstellen Sie folgendermaßen: K APIT EL 4 ÄRGER BEI DER DAT ENBE ARBEIT UNG

1. Wählen Sie Extras → Szenarios, um den Dialog Szenario-Manager aufzurufen. 2. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen und geben Sie Ihrem neuen Szenario einen Namen. 3. Klicken Sie auf den Button Dialog zusammenklappen im Feld Veränderbare Zellen, wählen Sie die Zellen aus, die Sie ändern möchten, und drücken Sie Enter. Denken Sie daran, dass Sie nicht zusammenhängende Gruppen von Zellen auswählen können, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten, wenn Sie die Zellen auswählen. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind. 4. Geben Sie im Dialog Szenariowerte (Abbildung 4-16) die neuen Werte für die ausgewählten Zellen ein. Klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen, und klicken Sie dann Schließen, um den Dialog SzenarioManager zu beenden.

Abbildung 4-16: Geben Sie hier Ihre neuen Szenariowerte ein …

Befolgen Sie diese Schritte, um ein Szenario anzuwenden: 1. Wählen Sie Extras → Szenarien, um den Dialog Szenario-Manager (Abbildung 4-17) aufzurufen. 2. Klicken Sie auf den Namen des anzuzeigenden Szenarios und dann auf den Button Anzeigen. 3. Klicken Sie auf Schließen, um den Dialog SzenarioManager zu schließen. Wenn Sie das Szenario wieder verbergen wollen, können Sie einfach auf den Rückgängig-Button in Excels Standard-Symbolleiste klicken.

WAS -WÄRE-WENN-ANALYSEN

Abbildung 4-17: … und zeigen Sie sie hier an.

WARNUNG: Verwenden Sie niemals Szenarios in Arbeitsmappen, die die einzige Kopie Ihrer Daten enthalten. Erstellen Sie immer eine Sicherheitskopie der Arbeitsmappe, die Sie für Ihre Szenario-„Was wäre wenn”-Analyse verwenden. Der Grund ist folgender: Wenn Sie die Szenario-Änderungen nicht sorgfältig rückgängig machen, lässt Excel die Werte des zuletzt aktiven Szenarios bestehen. Wenn Sie Ihre Arbeitsmappe dann speichern, ohne die ursprünglichen Werte mit einem Klick auf den Rückgängig-Button wiederherzustellen, überschreibt Excel die ursprünglichen Werte! Als zweite Sicherheitsmaßnahme sollten Sie ein Normal-Szenario erstellen, das die ursprünglichen Werte aller Zellen enthält, die von einem Ihrer Szenarios betroffen sind. Szenarios sind jeweils auf 32 Zelländerungen eingeschränkt. Eventuell müssen Sie also mehr als ein Szenario erstellen, um Ihre ursprünglichen Werte zu speichern. Aber die Arbeit lohnt sich! Sie sichert, dass Ihre ursprünglichen Daten unversehrt bleiben.

EINEN WERT ERMITTELN, DER ZU EINEM BESTIMMTEN ERGEBNIS FÜHRT

Das Ärgernis:

Ich habe eine Übersichtstabelle erstellt, die die Gesamteinkünfte der Ersatzteil-, Fahrzeug- und Kundendienst-Abteilungen in meinem Autohaus aufführt (Abbildung 4-18). Ich bin enttäuscht, dass

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unser Kundendienst nicht so stark ist. In den meisten Autohäusern macht der Kundendienst mindestens 20% der Gesamteinkünfte aus. Um wie viel müsste ich die Einkünfte des Kundendiensts also steigern, um seinen prozentualen Anteil auf 20% zu bringen? Wahrscheinlich könnte ich eine komplizierte Formel erstellen oder die Sache simulieren, indem ich Dutzende unterschiedlicher Ertragswerte für den Kundendienst einfüge, bis ich seinen Anteil auf 20% gebracht habe. Aber gibt es keine Möglichkeit, wie Excel mir die Arbeit abnehmen kann?

Abbildung 4-18: Jagen Sie nicht dem Rest Ihrer Daten nach! Lassen Sie Excel für sich arbeiten.

Das Gegenmittel: Befolgen Sie diese Schritte, um einen Wert zu ermitteln, der zu einem bestimmten Formelergebnis führt: 1. Wählen Sie Extras → Zielwertsuche, um den Dialog Zielwertsuche aufzurufen, den Sie in Abbildung 4-19 sehen.

ACHTEN SIE BEI ZIELWERTSUCHEN AUF PROZENTWERTE Wenn man in Zielwertsuchen mit Prozentwerten arbeitet, passiert es schnell, dass man einen falschen Wert eingibt. Im aktuellen Fall können Sie in das Feld Zielwert fälschlich 20 statt ,2 oder 20% eingeben. Wenn Sie diesen Fehler machen, versucht die Zielwertsuche, einen Wert zu finden, der Zelle E3 20-mal größer macht (oder 2000%) als den Wert in Zelle F3. Das ist natürlich unmöglich, weil der Wert in Zelle F3 die Gesamtsumme der Erträge der einzelnen Abteilungen darstellt, also immer auch den Wert in Zelle E3 einschließt und deswegen immer größer (oder zumindest gleich) E3 ist.

Klicken Sie dann auf denn Expandieren-Button und anschließend auf OK. 5. Excel zeigt dann die Lösung für das Problem an, wenn es eine gibt. Sie können entweder auf OK klicken, um den vorhandenen Arbeitsblattwert durch das Ergebnis zu ersetzen, oder auf Abbrechen, um zu den ursprünglichen Werten zurückzukehren.

2. Klicken Sie in das Feld Zielzelle und dann auf den Dialog zusammenklappen-Button auf der rechten Seite des Felds. Klicken Sie dann die Zelle mit der Formel an, die ein bestimmtes Ergebnis hervorbringen soll. (In diesem Beispiel ist das die Zelle E4.) 3. Geben Sie im Feld Zielwert den Wert ein, den die Formel liefern soll. (In diesem Beispiel wäre das entweder ,2 oder 20%.). 4. Klicken Sie in das Feld Veränderbare Zelle und dann auf den Dialog zusammenklappen-Button rechts in diesem Feld und wählen Sie im Arbeitsblatt die Zelle aus, die die Formeleingabe enthält, die Sie ändern möchten. (Das wäre in diesem Beispiel die Zelle E3.)

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Abbildung 4-19: Geben Sie Ihre Ziele an, und Excel prüft, ob es möglich ist, sie zu erreichen.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie die Zielwertsuche in Excel-Diagrammen einsetzen, werfen Sie einen Blick auf das Ärgernis „Mit einem Diagramm ein Ziel suchen” in Kapitel 5.

K APIT EL 4 ÄRGER BEI DER DAT ENBE ARBEIT UNG

SOLVER VERWENDEN, UM PROBLEME MIT MEHREREN VARIABLEN ZU LÖSEN

Das Gegenmittel:

• Ich möchte nicht mehr als 30 Werbeflächen bei einem Werbeträger kaufen.

Die Zielwertsuche funktioniert nur, wenn Sie lediglich den Wert einer einzigen Zelle variieren möchten. Um Probleme zu lösen, bei denen Sie die Werte in mehrere Zellen variieren können müssen, müssen Sie auf Solver umsteigen. Solver ist ein ExcelAdd-In von Frontline Systems, das frei mit Excel ausgeliefert wird. Ob Solver bei Ihnen installiert ist, können Sie sehen, wenn Sie ins Menü Extras gehen und prüfen, ob es dort (ungefähr in der Mitte) einen Eintrag Solver gibt. Gibt es ihn nicht, wählen Sie Extras → Add-Ins, kreuzen die Option Solver an und klicken auf OK, um Solver zu installieren. Wenn Solver im Dialog Add-Ins nicht aufgeführt wird, öffnen Sie das Startmenü. Wählen Sie Suchen → Dateien und Ordner (oder nur Suchen je nach dem von Ihnen verwendeten Betriebssystem) und suchen Sie nach der Datei Solver.xla. Haben Sie sie gefunden, wählen Sie in Excel Extras → Add-Ins, klicken auf den Button Durchsuchen und navigieren zu dieser Datei. Wenn Sie die Datei nicht finden können, müssen Sie eventuell das Office-Installationsprogramm ausführen, um die SolverKomponente hinzuzufügen.

• Ich kann keine Bruchteile von Werbeflächen kaufen, also müssen die variablen Zellen ganzzahlige Werte enthalten.

Wählen Sie nach der Installation von Solver Extras → Solver, um den Dialog Solver-Parameter aufzurufen, den Sie in Abbildung 4-21 sehen.

Das Ärgernis:

Ich fürchte, mein Problem geht weit über die Möglichkeiten der Zielwertsuche hinaus. Aber vielleicht irre ich mich ja. Ich versuche, die beste Mischung an Werbemitteln für mein Unternehmen zu ermitteln, und muss dabei die folgenden Bedingungen berücksichtigen: • Ich möchte meine Werbung so vielen Leuten präsentieren wie möglich. • Mein Werbebudget beträgt 200.000 €. • Ich muss mindestens 15 Werbeflächen auf Bussen kaufen, um meinen Vertrag mit der Stadt einzuhalten. • Ich muss mindestens drei Werbeflächen in der Zeitschrift mit der kleinsten Auflage kaufen, um den Redakteur (meinen Schwager) glücklich zu machen.

Wie kann ich auf Basis der in Abbildung 4-20 gezeigten Werbeträger-, Preis- und Publikumsinformationen die beste Werbemittelmischung für mein Unternehmen ermitteln?

Abbildung 4-21: Die Solver-Basisstation im Naturzustand.

Abbildung 4-20: Machen Sie Ihre Voraussetzungen so klar, dass Excel sie verstehen kann.

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Den Dialog Solver-Parameter benötigen Sie, um die Regeln für Ihr Problem einzugeben. Geben Sie im Arbeitsblatt neben Ihren Daten Ihre Voraussetzungen an – dort sind sie leichter zu finden als im Dialog Solver-Parameter.

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Hier sind die Schritte, die erforderlich sind, um das Modell zu erstellen, das oben in diesem Ärgernis beschrieben wurde: 1. Wählen Sie die Zelle G7 aus. Das ist die Zelle mit dem Wert, den Sie maximieren möchten (das Gesamtpublikum). Wählen Sie dann Extras → Solver. Der Dialog Solver-Parameter erscheint, und die Zelle G7 ist bereits als Zielzelle angegeben. 2. Klicken Sie auf den Dialog zusammenklappen-Button im Feld Veränderbare Zellen, markieren Sie die Zellen E3:E6 und klicken Sie auf den Dialog aufklappen-Button. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Dialog Nebenbedingungen hinzufügen aufzurufen, den Sie in Abbildung 4-22 sehen.

Abbildung 4-22: Lassen Sie Ihre Daten nicht aus dem Ruder laufen … beschränken Sie sie!

4. Um die Regel hinzuzufügen, die vorgibt, dass die Anzahl der gekauften Werbeflächen eine ganze Zahl sein muss, klicken Sie auf den Dialog zusammenklappenButton im Feld Zellbezug, markieren die Zellen E3:E6 und klicken auf den Dialog aufklappen-Button. Öffnen Sie dann das mittlere Drop-down-Menü des Dialogs, wählen Sie ganz und klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Achtung: Wenn Sie diese Einschränkung verwenden möchten, müssen Sie diese Regel immer als Erstes hinzufügen. Als ich diese Lösung eingegeben habe, habe ich die Regel „die Zahlen aller gekauften Werbeflächen muss ganzzahlig sein” zuletzt erstellt und erhielt aus irgendeinem Grund für Zeitschrift 1 den Wert 29,065 für die zu kaufenden Werbeflächen. Nachdem ich das Szenario gelöscht und wieder neu eingegeben und dabei die „alles muss ganzzahlig sein”-Regel als Erstes erstellt hatte, erhielt ich die

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gewünschte Lösung, in der alle Werte ganzzahlig waren. Die Lehre? Excel verarbeitet die Einschränkungen in der Reihenfolge, in der Sie sie eingegeben haben. Deswegen sollten Sie Ihre Formatierungseinschränkungen (z.B. „dieser Wert muss ganzzahlig sein”) vor den Einschränkungen angeben, die die Werte betreffen. 5. Klicken Sie in das Feld Zellbezug, klicken Sie auf den Dialog zusammenklappen-Button, markieren Sie die Zelle F7 und klicken Sie auf den Dialog aufklappenButton. Wählen Sie dann im mittleren Drop-downMenü = und im Feld Nebenbedingung die Zelle G11 und klicken Sie dann auf den Button Hinzufügen. 7. Klicken Sie in das Feld Zellbezug, klicken Sie auf den Dialog zusammenklappen-Button, markieren Sie die Zelle E3 und klicken Sie den Dialog aufklappen-Button. Öffnen Sie dann das mittlere Drop-down-Menü, wählen Sie hier >= und im Feld Nebenbedingung die Zelle G10 und klicken Sie dann auf den Button Hinzufügen. 8. Klicken Sie in das Feld Zellbezug, klicken Sie auf den Dialog zusammenklappen-Button, markieren Sie die Zellen E3:E6 und klicken Sie den Dialog aufklappenButton. Öffnen Sie dann das mittlere Drop-downMenü, wählen Sie hier