Vademecum beneficjenta

Wydanie II uzupełnione ISBN 978-83-7633-052-5 Wydawca: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ul. Pańska 81/83 00-834 Warszawa www.parp.gov.pl © Copyright by Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa 2009

Wprowadzenie

Wprowadzenie Oddajemy w Państwa ręce drugie wydanie „Vademecum”. W odpowiedzi na oczekiwania beneficjentów zostało ono wzbogacone o rozdział poświęcony zarządzaniu finansami projektów szkoleń otwartych, zamkniętych i studiów podyplomowych w ramach poddziałania 2.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). Oprócz wielu cennych wskazówek rozdział „Realizacja i rozliczanie projektu” zawiera przykładowe zestawienie kosztów kwalifikowanych oraz dokumentów potwierdzających wydatki. Ponadto szerzej omówiono obowiązki informacyjne  i promocyjne, spoczywające na instytucji realizującej projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Przedsiębiorstwom oraz ich pracownikom możliwość udziału w szkoleniach organizowanych w ramach priorytetu II PO KL (w nim mieści się między innymi wspomniane poddziałanie 2.1.1) oferuje Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Uczestnictwo w tych kursach kosztuje mniej dzięki temu, że są dofinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. Z dotacji pokrywana jest różnica między ceną rynkową szkoleń i studiów podyplomowych a wysokością opłat uiszczanych przez firmy (za udział pracowników) lub przez samych uczestników (w przypadku studiów podyplomowych). Taki system dofinansowania stwarza zachętę zarówno dla instytucji szkoleniowych, jak i dla przedsiębiorstw i ich pracowników. Dlaczego potrzebujemy zachęt? Dla wielu firm największym kapitałem, często też atutem decydującym o przewadze przedsiębiorstwa na rynku, są zatrudnieni ludzie. Pomimo świadomości walorów wynikających z posiadania wysoko wyspecjalizowanej kadry, przedsiębiorcy rzadko planują działania nakierowane na podnoszenie kwalifikacji pracowników. Strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi powinno być standardem każdego przedsiębiorstwa. Rozumieją to szefowie wielu europejskich spółek. W Polsce potrzeba kształcenia pracowników, a także kadry menedżerskiej nie jest jeszcze przez pracodawców odpowiednio doceniana. Tymczasem ciągle zmieniające się otoczenie biznesowe, rozwój nowych technologii, a także zmiany w organizacji pracy wymuszają konieczność stałego dokształcania się i podnoszenia umiejętności. „Vademecum” ma pomóc przedsiębiorcom i ich pracownikom w zapoznaniu się z działaniami i projektami realizowanymi przez PARP w ramach PO KL 2007–2013



Wprowadzenie

oraz zachęcić do korzystania z szansy, jaką dał Europejski Fundusz Społeczny. Stanowi też „pierwszy podręcznik” dla firm i instytucji szkoleniowych, wprowadzając je w problematykę projektów finansowanych z EFS. Nie tylko wprowadza w tematykę takich przedsięwzięć, ale także wskazuje źródła finansowania projektów, podpowiada, jak się starać o dofinansowanie, a potem właściwie przeprowadzić i rozliczyć szkolenie lub studia podyplomowe. Ponadto publikacja dostarcza ogólnych informacji na temat projektów szkoleniowych o zasięgu regionalnym, finansowanych również w ramach PO KL, przede wszystkim w priorytecie VIII, wdrażanym przez instytucje wskazane przez samorządy województw. Czytelnicy znajdą przykłady realizowanych projektów szkoleniowych oraz uzupełnienia w postaci słowiczka i odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania. Dzięki „Vademecum” można uzyskać „pierwszy stopień wtajemniczenia”. Podręcznik nie zwalnia jednak od zapoznawania się ze źródłowymi dokumentami programowymi. Podmiotom realizującym projekty prawdziwą satysfakcję daje zadowolenie uczestników kursów i pozytywnie rozparzony wniosek o płatność końcową. Tego życzymy wszystkim beneficjentom. Owocnej lektury!



Spis treści: 1. Informacje ogólne o PO KL

5

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

14

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

25

4. Projekty systemowe realizowane przez PARP

47

5. Poradnik projektodawcy

51

6. Realizacja i rozliczanie projektu

65

7. Dobre praktyki

88

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

111

9. Notatki

125

Teksty: Jerzy Gontarz (działania krajowe PO KL, „Dobre praktyki”, słowniczek), Agnieszka Łagan („Poradnik projektodawcy”, „Realizacja i rozliczanie projektu”), Karolina Maciaszek (zebranie i opracowanie danych), Urszula Gielniowska (opisy działań regionalnych PO KL) Współpraca, redakcja i konsultacje: Aleksandra Berg-Koza, Sylwia Brożyna, Mariola Gniadek, Renata Olech, Mirosława Płyta – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości 



1. Informacje ogólne o PO KL

Kapitał Ludzki – nowe wyzwania Celem głównym PO KL jest wzrost poziomu zatrudnienia i spójności społecznej. Cel ten jest realizowany m.in. poprzez aktywizację zawodową, rozwijanie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw i ich pracowników, podniesienie poziomu wykształcenia społeczeństwa, zmniejszenie obszarów wykluczenia społecznego oraz wsparcie mechanizmów efektywnego zarządzania w administracji państwowej. PO KL jest najsprawniej wdrażanym programem krajowym. Od 1 stycznia 2008 r. do 4 maja 2009 r. zakontraktowano z beneficjentami prawie 17% środków (8,5 mld zł) przeznaczonych na jego realizację. Projektodawcy złożyli w tym okresie 40 955 wniosków o dofinansowanie, które poprawnie przeszły ocenę formalną. Ich wartość przekroczyła 38 mld zł, co stanowi ok. 75% budżetu programu na lata 2007–2013. Te liczby obrazują ogromne zainteresowanie programem i potencjał projektodawców. Program Kapitał Ludzki ma pomóc nie tylko w osiągnięciu celów założonych w Strategii Lizbońskiej, ale także złagodzić społeczne skutki kryzysu gospodarczego. W roku 2008 w obliczu pogarszającej się sytuacji ekonomicznej Komisja Europejska opracowała „Europejski plan naprawy gospodarczej”. W komunikacie z listopada 2008 r. skierowanym do Rady Europy KE określiła cztery cele strategiczne planu naprawczego: 1. Pobudzenie w szybki sposób popytu oraz wzmocnienie zaufania konsumentów. 2. Zmniejszenie kosztów społecznych spowolnienia gospodarczego i jego wpływu na grupy najbardziej narażone. W związku z tym konieczne są działania zmierzające do wyhamowania redukcji miejsc pracy, a następnie umożliwienia szybkiego powrotu na rynek pracy tym osobom, które zagrożone są długotrwałym bezrobociem. 3. Zapewnienie pomocy Europie w przygotowaniu się do działania w sytuacji ponownego ożywienia gospodarczego, tak by gospodarka europejska była w stanie sprostać wymogom konkurencyjności oraz przyszłym potrzebom przedstawionym w strategii lizbońskiej na rzecz wzrostu i zatrudnienia. Oznacza to realizację niezbędnych reform strukturalnych, wspomaganie innowacji oraz stworzenie gospodarki opartej na wiedzy. 4. Przyśpieszenie przejścia w kierunku gospodarki opartej na technologii niskoemisyjnych.



1. Informacje ogólne o PO KL

Komisja Europejska uznała, że dziania współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego mogą skutecznie wspierać drugi oraz trzeci spośród wymienionych celów. W Polsce szczególnym wyzwaniem stało się zapewnienie takich możliwości realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, aby stanowił on skuteczny instrument służący minimalizowaniu kosztów społecznych spowolnienia gospodarczego i jednocześnie stwarzał warunki dalszego rozwoju zasobów ludzkich w istniejącej sytuacji gospodarczej. W związku z tym Instytucja Zarządzająca PO KL opracowała pakiet zmian dotyczących wdrażania EFS, których efektem powinno być złagodzenie negatywnych skutków spowolnienia gospodarczego w Polsce. Zaproponowano następujące szczegółowe zmiany w procedurach oraz w dokumentach programowych (m.in. dotyczące kryteriów wyboru projektów): • Procedura przyspieszonego wyboru projektów („szybka ścieżka”) w konkursach ogłaszanych w planach działania na 2009 i 2010 r. • Aneksowanie umów z beneficjentami realizującymi projekty w celu zwiększenia kwoty środków przeznaczonych na dotacje dla osób fizycznych planujących rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej. • Zwiększenie alokacji na konkursy ogłaszane w ramach PO KL. • Jednorazowy dodatek relokacyjny (mobilnościowy) dla osób pozostających bez zatrudnienia, podejmujących pracę poza miejscem zamieszkania. • Jednorazowy dodatek motywacyjny dla uczestników programów outplacementu, podejmujących nową pracę za wynagrodzeniem niższym niż u poprzedniego pracodawcy. • Rozszerzenie zakresu wsparcia o możliwość przyznawania środków na rozpoczęcie działalności gospodarczej dla pracowników objętych programem zwolnień monitorowanych. • Projekty „szybkiego reagowania” w zakresie reintegracji zawodowej osób dotkniętych negatywnymi skutkami spowolnienia gospodarczego. • Szkolenia zamiast zwolnień (uatrakcyjnienie zasad udzielania pomocy publicznej przedsiębiorstwom dotkniętym skutkami spowolnienia gospodarczego). • Nowy środek pomocy dla przedsiębiorstw w trudnej sytuacji ekonomicznej. • Udzielanie pomocy de minimis na szkolenia i doradztwo. • Wysokospecjalistyczne szkolenia dla zwalnianych pracowników. Wiele z tych propozycji już zostało wprowadzonych w życie.



1. Informacje ogólne o PO KL

Rola PARP Program obejmuje dziesięć priorytetów, z których pięć pierwszych jest realizowanych na poziomie centralnym, a kolejne cztery na poziomie regionalnym (priorytet X to „Pomoc techniczna”). Koniecznym warunkiem zapewnienia stabilnego wzrostu gospodarczego jest ciągłe inwestowanie w rozwój kadr i pracowników polskich przedsiębiorstw. Tym obszarem na skalę ogólnopolską zajmuje się PARP. Agencja realizuje dwa działania w ramach priorytetu II PO KL „Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących” (wdrażane centralnie): • Działanie 2.1 „Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki” • Działanie 2.2 „Wsparcie dla systemu adaptacyjności kadr”. Wykres 1. Udział środków przeznaczonych na działania realizowane przez PARP w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki (kwoty w euro) Działanie 2.1 504 224 045 4%

Pozostałe działania PO KL 10 747 905 335 95%

Działanie 2.2 168 077 682 1%

Działanie 2.1 dzieli się na trzy poddziałania: • 2.1.1 „Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach” (w ramach niego realizowane są projekty konkursowe) • 2.1.2 „Partnerstwo dla zwiększania adaptacyjności” (w ramach niego realizowane są projekty konkursowe) • 2.1.3 „Wsparcie systemowe na rzecz zwiększania zdolności adaptacyjnych pracowników i przedsiębiorstw” (w ramach niego realizowane są projekty systemowe). Działanie lub poddziałanie – szczegółowy instrument wsparcia finansowego projektów, będący narzędziem realizacji programu operacyjnego. Więcej w rozdziale „Pytania i odpowiedzi. Słowniczek”.





1. Informacje ogólne o PO KL

Działanie 2.2 dzieli się na dwa poddziałania: • 2.2.1 „Poprawa jakości usług świadczonych przez instytucje wspierające rozwój przedsiębiorczości i innowacyjności” (w ramach niego realizowane są projekty systemowe) • 2.2.2 „Poprawa jakości świadczonych usług szkoleniowych” (w ramach niego realizowane są projekty systemowe). Większość pieniędzy, którymi dysponuje PARP na realizację tych działań, przeznaczonych jest na szkolenia i studia podyplomowe (poddziałanie 2.1.1). Wykres 2. Alokacja środków na poszczególne poddziałania PO KL, realizowane przez PARP (w mln euro)

Dokumentem uzupełniającym Program Operacyjny Kapitał Ludzki jest „Szczegółowy opis priorytetów PO KL”, który stanowi kompendium wiedzy dla potencjalnych beneficjentów programu na temat możliwości i sposobu realizacji projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego. Zawarte w nim informacje szczegółowo opisują kryteria oceny poszczególnych typów projektów, system wdrażania oraz wskazują potencjalnych beneficjentów i grupy docelowe wsparcia. Dokumentem precyzującym zasady ubiegania się o wsparcie projektów konkursowych są „Wytyczne dla projektodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”. Są one oparte na obowiązujących w tym zakresie aktach prawnych oraz wytycznych ministra rozwoju regionalnego. Ponadto informacje o rocznych alokacjach i planowanych terminach naborów, a także obowiązujących kryteriach dostępu i kryteriach strategicznych można znaleźć w dokumencie „Plan działania”, przyjmowanym na



1. Informacje ogólne o PO KL

dany rok i obejmującym II priorytet PO KL. Wszystkie niezbędne dokumenty można pobrać ze stron internetowych www.parp.gov.pl lub www.efs.gov.pl. Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki Celem działania 2.1 jest „podnoszenie i dostosowanie do wymogów gospodarki opartej na wiedzy kwalifikacji pracowników i przedsiębiorców”. W ramach działania realizowane są ponadregionalne zamknięte projekty szkoleń i doradztwa, adresowane do konkretnych firm, grup firm bądź ich oddziałów znajdujących się w różnych regionach kraju. Ponadto dofinansowanie udzielane jest projektom studiów podyplomowych i szkoleń otwartych, z których mogą korzystać pracownicy różnych firm oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą. Diagnoza sposobu funkcjonowania polskich przedsiębiorstw, zwłaszcza z sektora MSP, pokazała konieczność wprowadzenia nowych form i metod organizacji pracy, zarządzania oraz planowania strategicznego. Pozwoli to na lepsze wykorzystanie kapitału ludzkiego oraz zwiększenie potencjału adaptacyjnego firm. Działania  w tym zakresie służą zarówno wzmocnieniu konkurencyjności przedsiębiorstw, jak i zachowaniu istniejących miejsc pracy oraz równowagi pomiędzy elastycznością i konkurencyjnością a bezpieczeństwem zatrudnienia. Konieczne jest zwiększenie dostępności i dopasowania szkoleń do potrzeb przedsiębiorstw, także poprzez zastosowanie szkoleń e-learningowych i mieszanych (blended learning). Wpłynie to pozytywnie na wykorzystywanie nowych technologii w firmach, co jest zgodne z trendami gospodarczymi oraz założeniami Strategii Lizbońskiej. Rozwój przedsiębiorstwa, sprostanie wymogom konkurencji czy utrzymanie pozycji na rynku w coraz większym stopniu zależą od jakości kapitału ludzkiego  i identyfikacji potrzeb w tym zakresie. Niezbędna jest zatem realizacja projektów badawczych, pomagających w identyfikacji barier w prowadzeniu działalności gospodarczej, prognozowaniu kierunków rozwojowych oraz zmian w gospodarce. Wiele tzw. projektów systemowych, które mają dostarczyć wiedzy o zapotrzeboSerwis stanowi część portalu www.funduszeeuropejskie.gov.pl. W odniesieniu do Polski do najważniejszych działań prowadzących do pomyślnego spełnienia założeń Strategii Lizbońskiej uznano m.in. modernizację systemów edukacji i kształcenia zawodowego, tak aby systemy te były zdolne do antycypacyjnej i elastycznej adaptacji do zmieniających się potrzeb i podaży na rynku pracy oraz aby przyczyniły się do zwiększenia udziału osób dorosłych w kształceniu przez całe życie (szczegóły na stronie www.mrr.gov.pl w zakładce Polityka spójności po 2013).

2 

10

1. Informacje ogólne o PO KL

waniu na nowe zawody i kwalifikacje, realizuje PARP. Wyniki tych badań pozwolą opracować, przetestować i wdrożyć nowe metody doskonalenia kadr dla różnych grup zawodowych i sektorów (jak firmy rodzinne). Ponadto Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości realizuje projekty promocyjne i szkoleniowo-doradcze, przygotowane w odpowiedzi na wyniki prowadzonych badań w zakresie trendów w gospodarce i na rynku pracy. Warunkiem rozwoju gospodarki opartej na wiedzy jest wspieranie innowacyjności. Podnoszenie świadomości w zakresie innowacyjności wśród polskich przedsiębiorców, w szczególności sektora MSP, realizowane będzie poprzez ogólnopolskie projekty badawcze, informacyjne, promocyjne i upowszechniające innowacyjność. Zaplanowano następujące efekty realizacji działania 2.1 do końca 2015 r: • Wsparcie 60 tys. przedsiębiorstw oraz 1,8 tys. przedstawicieli reprezentatywnych partnerów społecznych na poziomie centralnym. • Podniesienie kwalifikacji 350 tys. pracowników przedsiębiorstw, w tym 70 tys. osób w wieku powyżej 50. roku życia. • Przeprowadzenie analizy oczekiwanych efektów restrukturyzacji dla 8 branż. • Objęcie działaniami szybkiego reagowania 2,3 tys. pracowników zagrożonych negatywnymi skutkami procesów restrukturyzacji. Wsparcie dla systemu adaptacyjności kadr W rozwoju polskich przedsiębiorstw ważną rolę odgrywają instytucje otoczenia biznesu, które świadczą usługi doradcze i informacyjne, a także udzielają pożyczek, gwarancji i poręczeń dla przedsiębiorców oraz osób rozpoczynających działalność gospodarczą. Z drugiej strony przedsiębiorstwa powinny stale podnosić kompetencje swoich kadr, które w dużym stopniu decydują o innowacyjności i konkurencyjności firm. Aby ten proces był efektywny, należy zapewnić wysoką jakość usług szkoleniowych. W odpowiedzi na te potrzeby w ramach programu W „Planie działania na rok 2009” jako ważne kryterium strategiczne wprowadzono udział w projekcie co najmniej 40% osób w wieku powyżej 45 lat, które otrzymują zindywidualizowane wsparcie (np. doradztwo, coaching) lub korzystają z modułu szkoleniowego w zakresie ICT. Kryterium powyższe wpisuje się w realizację rządowej strategii na rzecz zwiększenia aktywności zawodowej osób po 45./50. roku życia. Dzięki powyższemu kryterium zwiększony zostanie udział w szkoleniach osób powyżej 45. roku życia, a oferta wsparcia zostanie zbudowana z myślą o poprawie kompetencji tych osób. Indywidualne podejście gwarantuje, że umiejętności nabyte w trakcie szkoleń zostaną wdrożone na stanowisku pracy, przyczyniając się do faktycznego wzrostu kompetencji pracowników 45+.



11

1. Informacje ogólne o PO KL

Kapitał Ludzki, finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, stworzono działanie 2.2 „Wsparcie dla systemu adaptacyjności kadr”. Działanie umożliwia rozwój istniejących sieci wspierających przedsiębiorczość. Zostanie stworzony i wzmocniony system kompleksowych usług świadczonych dla przedsiębiorców i osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą. W skali ogólnokrajowej szczególnie ważne jest także odpowiednie dostosowanie oferty instytucji szkoleniowych do obecnego poziomu wiedzy. Powinny one również stosować najnowocześniejsze metody i formy szkoleń. Aby sprostać tym wymogom, konieczna jest ciągła aktualizacja i doskonalenie kwalifikacji i umiejętności pracowników tych instytucji. Zaplanowano następujące efekty realizacji działania 2.2 do końca 2015 r.: • Objęcie usługami doradczymi, szkoleniowymi lub innymi formami podwyższania kwalifikacji 1,6 tys. konsultantów akredytowanych instytucji otoczenia biznesu. • Podniesienie kwalifikacji potwierdzone uzyskaniem certyfikatu przez 4 tys. przedstawicieli kadry szkoleniowej. • Skorzystanie z usług świadczonych w akredytowanych instytucjach przez 350 tys. przedsiębiorstw i osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą. Komplementarność z innymi programami Opisane działania są komplementarne w stosunku do Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (w zakresie zwiększania innowacyjności przedsiębiorstw, badań i rozwoju, społeczeństwa informacyjnego, wykorzystania technik informacyjnych i komunikacyjnych w procesach kształcenia, przedsiębiorczości), a także w stosunku do priorytetu I „Nowoczesna gospodarka” w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej (w zakresie społeczeństwa informacyjnego, wspierania innowacji, przedsiębiorczości). PARP jako Instytucja Wdrażająca działania 2.1 i 2.2 PO KL Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości jest Instytucją Pośredniczącą II stopnia (Instytucją Wdrażającą) w procesie wdrażania działań II priorytetu PO KL (podporządkowane są one tzw. celowi szczegółowemu: „rozwój wykwalifikowanej i zdol-

12

1. Informacje ogólne o PO KL

nej do adaptacji siły roboczej”). W przypadku projektów konkursowych do zadań PARP należy m.in.: • przyjmowanie wniosków aplikacyjnych • dokonywanie wyboru projektów • podpisywanie umów o dofinansowanie • monitorowanie realizacji poszczególnych projektów • weryfikowanie wykorzystania środków przez beneficjentów • sprawdzanie okresowych sprawozdań beneficjentów. PARP opracowuje również projekty własne (systemowe), które w jej imieniu realizują wykonawcy wybrani w trybie zamówień publicznych.

13

1. Informacje ogólne o PO KL

14

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach – projekty konkursowe Poddziałanie 2.1.1 Głównym celem projektów realizowanych w ramach tego instrumentu jest inwestowanie w wiedzę i umiejętności pracowników oraz menedżerów polskich przedsiębiorstw. Dotychczasowe doświadczenia wykorzystania możliwości finansowania szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników świadczą o potrzebie kontynuacji tych działań oraz zasadności prowadzenia dalszych edycji szkoleń i studiów podyplomowych dla polskich kadr w ramach PO KL, finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Kwota przeznaczona na finansowanie poddziałania 2.1.1 wynosi prawie 374 mln euro, w tym na wkład ze środków unijnych przypada 318 mln euro, natomiast na wkład ze środków publicznych krajowych 56 mln euro. Kto korzysta ze szkoleń i studiów podyplomowych Oferta jest skierowana do przedsiębiorców i ich pracowników. Decydując się na szkolenie dofinansowane z EFS, należy pamiętać, że ich uczestnikami mogą być pracownicy, którzy zostali wydelegowani przez swoich pracodawców oraz właściciele i menedżerowie firm. Z kolei z oferty studiów podyplomowych mogą skorzystać osoby, które potwierdzą fakt zatrudnienia w przedsiębiorstwie, a także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Dlaczego to się opłaca Opłata za udział w projekcie jest w znacznym stopniu pokrywana ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Pozostałą kwotę wnosi pracodawca bądź uczestnik (studia podyplomowe). W przypadku szkoleń ogólnych ze środków PO KL pokrywanych jest do 80% wydatków objętych pomocą publiczną przypadających na mikroprzedsiębiorcę i małego przedsiębiorcę, do 70% wydatków przypadających na średniego przedsiębiorcę oraz do 60% wydatków przypadających na dużego przedsiębiorcę. W przypadku szkoleń specjalistycznych (dotyczących wyłącznie obecnego lub przyszłego stanowiska pracy oraz związanych ze specyfiką działania danej firmy) z programu można pokryć do 45% wydatków objętych pomocą publiczną przypadających na mikroprzedsiębiorcę i małego przedsiębiorcę, do 35% wydatków przypadających na średniego przedsiębiorcę i do 25% wydatków przypadających

15

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

na dużego przedsiębiorcę. Intensywność pomocy wzrasta o 10 punktów procentowych w przypadku pracowników znajdujących się w gorszym położeniu, jednakże nie może przekroczyć maksymalnego progu 80% wydatków. Przy usługach doradczych przedsiębiorca może liczyć na dofinansowanie w wysokości 50% wydatków przeznaczonych na pokrycie kosztów doradztwa. PARP finansuje do 80% wydatków bezpośrednio związanych z realizacją studiów podyplomowych. Pozostałe 20% stanowi wkład prywatny uczestnika studiów podyplomowych wnoszony w formie pieniężnej. Kto może otrzymać dofinansowanie na projekt O dofinansowanie na realizację projektów skierowanych do opisanych powyżej grup mogą się ubiegać przedsiębiorcy oraz podmioty działające na rzecz zatrudnienia, rozwoju zasobów ludzkich lub potencjału adaptacyjnego przedsiębiorców, czyli m.in.: instytucje szkoleniowe, przedsiębiorcy prowadzący działalność szkoleniową, instytucje systemu oświaty i szkolnictwa wyższego. Projektodawcy mogą składać wnioski wspólnie z partnerami. Partnerem może być wyłącznie przedsiębiorca lub podmiot działający na rzecz zatrudnienia, rozwoju zasobów ludzkich lub potencjału adaptacyjnego. Za właściwą realizację projektu odpowiada projektodawca pełniący funkcję lidera. Typy projektów i wybrane kryteria Projekty realizowane w ramach poddziałania 2.1.1 mają charakter ogólnopolski i ponadregionalny. Zaklasyfikowane zostały według następujących typów: • Ponadregionalne zamknięte projekty szkoleń i doradztwa dla przedsiębiorców przygotowane w oparciu o indywidualne strategie rozwoju firm. • Ogólnopolskie otwarte projekty szkoleń i doradztwa dla przedsiębiorców oraz pracowników przedsiębiorstw. • Studia podyplomowe dla przedsiębiorców oraz pracowników przedsiębiorstw. Poniżej przedstawiono najważniejsze kryteria, które musiały spełniać poszczególne typy projektów w dotychczas ogłaszanych konkursach.  

Sprawdź w rozdziale „Pytania i odpowiedzi. Słowniczek”. Co rok w ramach poszczególnych działań PO KL opracowywane są tzw. „Plany działania”, które precyzują kryteria dostępu (obligatoryjne) i kryteria strategiczne (dodatkowo punktowane). Jest to cenna lektura dla projektodawców i potencjalnych uczestników szkoleń.

16

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

Ponadregionalne zamknięte projekty szkoleń i doradztwa – to projekty „szyte na miarę”, czyli przygotowane na potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa lub grupy przedsiębiorstw, oparte na indywidualnych strategiach rozwoju firm. Najważniejsze kryteria tego typu projektów: • Do aplikowania uprawnieni są przedsiębiorcy, grupy przedsiębiorstw, podmioty działające na rzecz rozwoju zasobów ludzkich. • Grupy docelowe objęte projektem: przedsiębiorcy, pracownicy przedsiębiorstw. • Kondycja finansowa wnioskodawcy pozwala na płynną realizację projektu. • Maksymalny okres realizacji: 2 lata. • Minimalna wartość projektu: 400 tys. zł; maksymalna wartość: 15 mln zł. • Maksymalna liczba partnerów w projekcie: czterech (lider + 4 partnerów). • Projekt ma charakter ponadregionalny, tj. beneficjent, przedsiębiorstwo ma struktury organizacyjne (przedstawicielstwa, filie, oddziały) w co najmniej dwóch województwach, a uczestnicy szkoleń wykonują pracę w ramach struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa znajdujących się w co najmniej dwóch województwach10. • Projekt zawiera moduł szkoleniowo-doradczy skierowany do kadry zarządzającej, dotyczący zagadnień związanych z zarządzaniem wiekiem w przedsiębiorstwie-beneficjencie pomocy oraz obejmuje opracowanie strategii/planu wdrożenia zarządzania wiekiem w przedsiębiorstwie (jeśli beneficjent pomocy nie posiada takiej strategii/planu). Ważne są kryteria strategiczne stosowane przy ocenie wniosków (za ich spełnienie projektodawcy otrzymują dodatkowe punkty i ich projekty zyskują większą szansę na dofinansowanie). Kryteria te mogą się zmieniać (podobnie zresztą jak kryteria Przez grupę przedsiębiorstw należy rozumieć przedsiębiorstwa powiązane lub partnerskie, o których mowa w Załączniku I (art. 6) do Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008, bądź powiązane umowami franczyzy, agencyjnymi, działające wspólnie na podstawie wspólnej strategii lub współpracujące w formie powiązania kooperacyjnego albo klastra.  W 2009 r. suma średniomiesięcznych wartości złożonych projektów nie mogła być wyższa niż suma średniomiesięcznych przychodów wnioskodawcy (partnerów) za ostatni rok obrotowy.  Z doświadczenia PARP zdobytego m.in. przy wdrażaniu działania 2.3 SPO RZL schemat a wynika, że partnerstwa większe niż 5 podmiotów nie sprawdzają się. W tak dużych konsorcjach występują problemy w komunikacji wewnętrznej i nie potrafią one elastycznie dostosowywać się do zmian w projekcie. 10 Liczba osób objętych wsparciem z danego województwa nie może przekroczyć 90% ogółu uczestników szkoleń. 

17

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

obligatoryjne). Na przykład w roku 2008 dodatkowo premiowane były projekty uwzględniające uczestnictwo osób 50+ (20 punktów więcej otrzymywały przedsięwzięcia zakładające, że co najmniej 20% uczestników szkolenia będą stanowiły osoby powyżej 50. roku życia). Rok później nastąpiły zmiany w zakresie kryteriów strategicznych. W ramach projektów zamkniętych za co najmniej 40-procentowy udział osób powyżej 45. roku życia projekt mógł dostać 10 punktów więcej. Drugie tyle otrzymywał, jeśli osoby 45+ w takim odsetku miały uczestniczyć w module z zakresu technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT). Ogólnopolskie otwarte projekty szkoleń i doradztwa – to projekty adresowane do wielu przedsiębiorstw (każdy przedsiębiorca może zgłosić na szkolenia swoich pracowników). Warunkiem uznania projektu za ogólnopolski jest zapewnienie udziału pracowników firm lub przedsiębiorców z co najmniej pięciu województw oraz realizacja szkoleń w co najmniej pięciu województwach. Liczba osób objętych wsparciem, pochodzących z jednego województwa, nie może przekroczyć 30% ogółu osób planowanych do objęcia wsparciem. Najważniejsze kryteria tego typu projektów: • Do aplikowania uprawnieni są przedsiębiorcy, grupy przedsiębiorstw i podmioty działające na rzecz rozwoju zasobów ludzkich. • Grupy docelowe objęte projektem: przedsiębiorcy i pracownicy przedsiębiorstw. • Kondycja finansowa wnioskodawcy pozwala na płynną realizację projektu. • Maksymalny okres realizacji: 2 lata. • Minimalna wartość projektu: 400 tys. zł; maksymalna wartość: 15 mln zł. • Maksymalna liczba partnerów w projekcie: czterech (lider + 4 partnerów). • Wnioskodawca może złożyć maksymalnie 3 wnioski o dofinansowanie, w których występuje samodzielnie lub jako lider konsorcjum11. • Warunkiem uznania projektu za ogólnopolski jest zapewnienie udziału pracowników przedsiębiorstw lub przedsiębiorców z co najmniej pięciu województw oraz realizacja szkoleń w co najmniej pięciu województwach.

Kryterium ma na celu minimalizację ryzyka związanego z realizacją przez jednego wnioskodawcę większej liczby projektów, co może poważnie ograniczać jego potencjał instytucjonalny i stanowić zagrożenie dla skutecznej realizacji przedsięwzięć.

11

18

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

Należy pamiętać o kryteriach strategicznych12. W 2008 r. dodatkowo premiowane były projekty, które kończą się egzaminem zewnętrznym lub uzyskaniem powszechnie uznawanego lub branżowego certyfikatu (w tym międzynarodowego). Projekt mógł otrzymać dodatkowo 20 punktów wówczas, gdy co najmniej 80% uczestników programu szkoleniowego miało możliwość zdania egzaminu zewnętrznego potwierdzającego zdobyte kwalifikacje lub możliwość uzyskania certyfikatu. W 2009 r. premiowane (5 punktami) były programy szkoleń, których uczestnikami w co najmniej 70% byli mikroprzedsiębiorcy i mali przedsiębiorcy lub u nich zatrudnieni pracownicy. Obok udziału osób powyżej 45+ (minimalny odsetek: 40% ogółu uczestników w ramach projektu) promowano jednoczesne uczestnictwo kobiet (co najmniej 55% uczestników)13. Dodatkowe punkty otrzymywały projekty skierowane do osób słabiej wykształconych. Badania i statystyki OECD pokazują bowiem, iż osoby z niskim wykształceniem rzadko uczestniczą w szkoleniach i szansa ich na udział w podnoszeniu kwalifikacji i rozwoju kompetencji osobistych jest dużo niższa niż osób lepiej wykształconych. Studia podyplomowe dla przedsiębiorców oraz pracowników przedsiębiorstw – są to studia charakteryzujące się tym, iż jedna ich edycja powinna obejmować powyżej 150 godzin lekcyjnych i odbywać się dla grup liczących od 20 do 40 uczestników. Najważniejsze kryteria tego typu projektów: • Do aplikowania uprawnione są podmioty działające na rzecz rozwoju zasobów ludzkich. • Grupy docelowe objęte projektem: przedsiębiorcy, pracownicy przedsiębiorstw. • Kondycja finansowa wnioskodawcy pozwala na płynną realizację projektu. • Maksymalny okres realizacji: 36 miesięcy14. • Minimalna wartość projektu: 400 tys. zł, maksymalna wartość: 15 mln zł. • Maksymalna liczba partnerów w projekcie: czterech (lider + 4 partnerów). • W ramach jednej edycji studiów podyplomowych nie może być więcej niż 20% osób zatrudnionych u tego samego pracodawcy. Sprawdź szczegółowe zapisy w „Planach działań” na poszczególne lata. Do pobrania ze strony: http:// www.efs.gov.pl/Dokumenty/Strony/Plandzialanpokl.aspx. Ze względu na wcześniejszy niż w przypadku mężczyzn wiek dezaktywizacji zawodowej do kobiet skierowane są działania w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, aby przeciwdziałać nierównemu traktowaniu płci (zasada gender mainstreaming). 14 W odpowiedzi na postulaty szkół wyższych okres realizacji projektów wydłużono z 2 do 3 lat. Uczelnie zwróciły uwagę, że okres realizacji studiów MBA w wielu przypadkach jest dłuższy niż 2 lata ze względu na czas konieczny na obronę prac podyplomowych. 12

13

19

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

Z badań wynika, że w Polsce brakuje inżynierów i pracowników z wykształceniem technicznym, dlatego w 2009 r. szczególnie premiowane są projekty studiów o charakterze technicznym. Projekt mógł otrzymać dodatkowo 15 punktów, jeśli powyżej 60% planowanych do przeszkolenia osób miało możliwość studiowania na studiach podyplomowych technicznych (o profilu technicznym). 5 punktami premiowane było co najmniej 40-procentowe uczestnictwo w studiach osób powyżej 45. roku życia. Inne warunki PARP nie udziela wsparcia na projekty obejmujące tylko usługi doradcze. Aby projekt mógł otrzymać dofinansowanie, musi zawierać komponent szkoleniowy, a usługi doradcze muszą być powiązane ze szkoleniami. Jednocześnie nie ma możliwości łączenia różnych typów projektów w jednym wniosku o dofinansowanie. Nie ma również możliwości organizacji studiów podyplomowych ani delegowania pracowników na studia podyplomowe w ponadregionalnych zamkniętych projektach szkoleń i doradztwa, ani też organizowania szkoleń w projektach dotyczących studiów podyplomowych. Każdy projekt powinien zawierać elementy wartości dodanej, m.in. charakteryzować się innowacyjnymi rozwiązaniami mogącymi stanowić wzór przy opracowywaniu następnych projektów, promowaniem zasady równych szans kobiet i mężczyzn oraz osób niepełnosprawnych. Ponadto przedsięwzięcia nakierowane na podnoszenie kompetencji kadr powinny zakładać dostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia EFS. Projekty muszą być realizowane na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (oznacza to m.in., że wszystkie działania projektu, jego biuro, administracja oraz dokumentacja projektu muszą być zlokalizowane w Polsce).

20

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

Więcej informacji można uzyskać w Punkcie Informacyjnym PARP: ul. Pańska 81/83 00-834 Warszawa tel. (022) 432 89 91, 432 89 92, 432 89 93 lub infolinia: 0 801 33 22 02 e-mail: [email protected] www.parp.gov.pl oraz w Punktach Konsultacyjnych (PK) w sieci Krajowego Systemu Usług dla MSP (KSU). Informacje teleadresowe o PK w poszczególnych województwach znajdują się na stronach PARP – www,parp.gov.pl oraz www.ksu.parp.gov.pl

21

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

Partnerstwo dla zwiększania adaptacyjności – projekty konkursowe realizowane przez partnerów społecznych Poddziałanie 2.1.2 Głównym celem programu jest stworzenie warunków rozwoju i adaptacyjności przedsiębiorstw poprzez m.in. wprowadzenie nowoczesnych form zarządzania opartego na narzędziach planowania strategicznego. Wdrożenie skutecznych metod organizacji pracy może pozwolić na zwiększenie potencjału przedsiębiorstw, a także lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich, zapewniając jednocześnie stabilność zatrudnienia. Kwota na finansowanie projektów realizowanych w ramach poddziałania 2.1.2 wynosi przeszło 30,2 mln euro, w tym wkład ze środków unijnych – ponad 25,7 mln euro, natomiast wkład z krajowych środków publicznych – ponad 4,5 mln euro. Kto może otrzymać dofinansowanie na projekt Do ubiegania się o dofinansowanie projektu uprawnione są reprezentatywne organizacje związkowe i organizacje pracodawców w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o Trójstronnej Komisji ds. Społeczno-Gospodarczych i wojewódzkich komisjach dialogu społecznego (Dz. U. z 2001 r. nr 100, poz. 1080 z późniejszymi zmianami). Są to między innymi ogólnokrajowe związki zawodowe, ogólnokrajowe zrzeszenia (federacje) związków zawodowych i ogólnokrajowe organizacje międzyzwiązkowe (konfederacje). Kto skorzysta z projektów Z tego typu projektów mogą korzystać przedsiębiorstwa i ich pracownicy, przedstawiciele organizacji pracodawców oraz organizacji związkowych (osoby delegowane do udziału w projekcie przez te organizacje). Pomoc publiczna w tych przedsięwzięciach nie występuje, a jeśli są wydatki związane z działaniami skierowanymi do konkretnego przedsiębiorcy, objęte są zasadami pomocy de minimis (o znikomym znaczeniu)15. Typy projektów Celem przedsięwzięć ponadregionalnych realizowanych w poddziałaniu 2.1.2 jest wzmocnienie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw poprzez wspieranie nowych rozwiązań w zakresie organizacji pracy, form świadczenia pracy, zarządzania Sprawdź w rozdziale „Pytania i odpowiedzi. Słowniczek”.

15

22

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

zmianą gospodarczą, promocji podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz społecznej odpowiedzialności biznesu. Projekty mogą dotyczyć m.in. (katalog otwarty): • trendów rozwojowych i zmian gospodarczych w skali ogólnopolskiej, nowych form kształcenia pracowników, w tym e-learningu oraz szkoleń typu blended learning (szkolenia mieszane/hybrydowe) • standardów działania wykorzystywanych w procesie restrukturyzacji przedsiębiorstw • standardów zarządzania wiekiem oraz zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwach • budowy i realizacji strategii innowacyjnych w przedsiębiorstwach • promocji rozwiązań w zakresie zarządzania zmianą gospodarczą, w tym lobbingu • współpracy między instytucjami działającymi na rzecz doskonalenia organizacji pracy • rozwoju nowych form zatrudnienia. Kryteria Najważniejsze kryteria, które dotyczą projektów składanych w konkursie w roku 2009: • Do aplikowania uprawnione są reprezentatywne organizacje związkowe i reprezentatywne organizacje pracodawców. • Grupy docelowe objęte projektem: przedsiębiorstwa i ich pracownicy, przedstawiciele organizacji pracodawców, przedstawiciele organizacji związkowych. • Maksymalny okres realizacji: 36 miesięcy16. • Minimalna wartość projektu: 200 tys. zł, maksymalna – 4 mln zł. • Wnioskodawca może złożyć najwyżej 3 wnioski o dofinansowanie, w których występuje samodzielnie lub jako lider w projekcie partnerskim17. • Projekty muszą być realizowane na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, co oznacza m.in., że wszystkie działania projektu, jego biuro, administracja oraz dokumentacja muszą się znajdować w Polsce.

Okres realizacji projektów został wydłużony z 2 do 3 lat, aby umożliwić realizację przedsięwzięć wieloetapowych z elementami badawczymi. 17 Podobnie jak w przypadku projektów szkoleń otwartych chodzi o potencjał instytucjonalny projektodawcy. 16

23

2. Projekty konkursowe finansowane przez PARP

Partnerstwo przy realizacji projektów daje możliwość szerszej wymiany doświadczeń i poglądów, pozwala zaangażować większą grupę podmiotów, dzięki czemu można osiągnąć lepsze efekty i skuteczniej upowszechnić rezultaty. W 2009 r. 5 punktami premiowano projekty realizowane przez partnerstwa co najmniej dwóch podmiotów uprawnionych do aplikowania spośród następujących: NSZZ „Solidarność”, Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych, Forum Związków Zawodowych, Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych, Konfederacja Pracodawców Polskich, Związek Rzemiosła Polskiego oraz Business Centre Club. Większą wagę przypisano projektom wspierającym ideę zarządzania wiekiem w przedsiębiorstwie18. Projekt powinien zawierać elementy wartości dodanej, takie jak innowacyjność podejścia, zastosowanie rozwiązań mogących stanowić wzór przy opracowywaniu następnych projektów, promowanie zasady równych szans kobiet i mężczyzn oraz osób niepełnosprawnych. Więcej informacji można uzyskać w Punkcie Informacyjnym PARP: ul. Pańska 81/83 00-834 Warszawa tel. (022) 432 89 91, 432 89 92, 432 89 93 lub infolinia: 0 801 33 22 02 e-mail: [email protected] www.parp.gov.pl

Zgodnie z rządową strategią zwiększenia aktywności zawodowej osób 45+.

18

24

25

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Kiedy projekt podlega dofinansowaniu z komponentu regionalnego PO KL? Szkolenia dla przedsiębiorców, pracowników firm lub osób planujących uruchomienie działalności gospodarczej finansowane są także z regionalnego komponentu PO KL. Są to przedsięwzięcia realizowane tylko w granicach jednego województwa, skierowane do pracowników, którzy są mieszkańcami danego regionu, a także przedsiębiorców zarejestrowanych na jego terenie. Minimalna kwota dofinansowania dla tych projektów jest często znacznie mniejsza niż w działaniu 2.1 i wynosi najczęściej 50 tys. zł. Tak właśnie przebiega linia demarkacyjna między komponentem centralnym a regionalnym w PO KL. Wsparcie można uzyskać przede wszystkim z instrumentów zaplanowanych w ramach priorytetu VIII. W „Vademecum” omówione zostało także działanie z priorytetu VI PO KL, dotyczące m.in. samozatrudnienia, jako przykład formy rozwoju przedsiębiorczości. Są tu informacje o adresatach projektów oraz o podstawowych kryteriach. Województwa mają jednak pewną swobodę w ustalaniu kryteriów, więc bliźniacze formy wsparcia w różnych regionach nieco różnią się między sobą. Dla ułatwienia na końcu rozdziału podano punkty kontaktowe, w których można uzyskać szczegółowe informacje o konkretnych działaniach. Warto pamiętać, że w związku z przyjęciem przez województwa w 2009 r. pakietów antykryzysowych dla regionalnych rynków pracy, wprowadza się wiele uproszczeń i zmian w kryteriach działań konkursowych. Szczegółowych informacji dotyczących kryteriów, a także budżetów na konkursy w danym roku kalendarzowym należy szukać w „Planach działań”. Dokumenty te można pobrać ze stron instytucji wdrażających lub ze strony www.efs. gov.pl (zakładka „Dokumenty i wytyczne”)19.

Link do strony ze wszystkimi „Planami działań”: http://www.efs.gov.pl/Dokumenty/Strony/Plandzialanpokl.aspx.

19

26

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Poddziałanie 8.1.1 Rosnące zainteresowanie podnoszeniem kompetencji i umiejętności przez pracowników, a także ich pracodawców zwiększa zapotrzebowanie na szkolenia. Duże zapotrzebowanie na takie usługi istnieje przede wszystkim wśród firm rozwijających się. Często jednak nie posiadają one wystarczających zasobów finansowych i doświadczenia, pozwalających na zakup odpowiedniego szkolenia. Problem ten pozwala rozwiązać komponent regionalny PO KL, który wspiera realizację projektów szkoleniowych dla przedsiębiorców i ich pracowników. Powinny być one dostosowane do potrzeb i możliwości zainteresowanych podmiotów, ale także wspierać rozwój i konkurencyjność poszczególnych regionów. Typy projektów W ramach poddziałania 8.1.1 w każdym województwie możliwa jest realizacja trzech typów projektów: • Ogólne i specjalistyczne szkolenia oraz doradztwo związane ze szkoleniami dla kadr zarządzających i pracowników przedsiębiorstw w obszarze m.in.: zarządzania, identyfikacji potrzeb w zakresie kwalifikacji pracowników, organizacji pracy, zarządzania BHP, elastycznych form pracy, wdrażania technologii produkcyjnych przyjaznych środowisku, wykorzystania w prowadzonej działalności technologii informacyjnych i komunikacyjnych. • Doradztwo dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw (MMSP), również dla osób samozatrudnionych, w zakresie ekonomii, finansów, zarządzania zasobami ludzkimi lub rachunkowości. • Szkolenia, kursy i doradztwo zawodowe skierowane do dorosłych osób pracujących (w szczególności o niskich lub zdezaktualizowanych kwalifikacjach), które są zainteresowane nabyciem nowych, uzupełnianiem i podwyższaniem kwalifikacji i umiejętności. Dla kogo W zależności od typu realizowanych projektów wsparcie kierowane jest do różnych grup. W projektach szkoleniowych i doradczych dla kadr zarządzających i pracowników projektów oraz w projektach doradczych dla sektora MSP mogą brać udział przedsiębiorcy i ich pracownicy (w tym zatrudnieni na podstawie

27

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

umów cywilnoprawnych). Natomiast w przypadku szkoleń, kursów i doradztwa skierowanych do osób, które z własnej inicjatywy chcą podnosić swoje kwalifikacje, uczestnikami mogą być pracujące osoby dorosłe (powyżej 18. roku życia), wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania, spółdzielczej umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło. O dofinansowanie na realizację projektów mogą się ubiegać m.in. instytucje szkoleniowe, przedsiębiorcy, instytucje systemu oświaty i szkolnictwa wyższego. Istnieje także możliwość realizacji projektów partnerskich. Kryteria Ze względu na regionalny charakter poddziałania niektóre kryteria określane są indywidualnie w poszczególnych województwach. Oto przykłady najczęściej stosowanych kryteriów w konkursach ogłaszanych w 2009 r.: • Maksymalny okres realizacji projektu wynosi najczęściej 2–3 lata. • Minimalna wartość projektu zazwyczaj wynosi 50 tys. zł (ale np. w województwie wielkopolskim wyznaczono ja na poziomie 200 tys. zł). • Pomoc publiczna mieści się w przedziale 35–80%. Nie we wszystkich województwach jest wymagany wkład własny. • W niektórych województwach premiowane są projekty skierowane do osób powyżej 45. roku życia lub do mikro- i małych przedsiębiorstw. Budżet Alokacja na działanie 8.1 „Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie”, którego częścią jest poddziałanie 8.1.1, w każdym województwie jest inna i wynika z podziału środków PO KL między regiony. Największą pulę funduszy na to działanie ma do dyspozycji województwo mazowieckie – 162,3 mln euro, najmniejszą województwo opolskie – 31,2 mln euro. Województwa mogą dokonywać przesunięć środków pomiędzy działaniami tego samego priorytetu (tak zrobiono na przykład w województwie śląskim po analizie wyników konkursów przeprowadzonych w 2008 r.).

28

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Wykres 1. Podział środków pomiędzy województwa na realizację działania 8.1 (w mln euro) w latach 2007–2013

Źródło: „Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”20 .

W wersji obowiązującej od 20 lutego 2009 r. Tabela z podziałem środków programu między województwa w rozbiciu na priorytety i działania zamieszczona jest na str. 288. Dokument do pobrania ze strony internetowej: www.efs.gov.pl (zakładka „Dokumenty i wytyczne”).

20

29

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie Poddziałanie 8.1.2 Występujące w regionach procesy restrukturyzacyjne wymuszają potrzebę podnoszenia kompetencji kadr przedsiębiorstw w zarządzaniu zmianami organizacyjnymi. PO KL umożliwia uzyskanie wsparcia na organizację szkoleń przekwalifikowujących dla pracowników, doradztwo w zakresie wyboru nowego pracodawcy, a także na prowadzenie badań trendów rozwojowych i prognozowania zmian gospodarczych. Aby projekty przebiegały sprawnie, niezbędna jest współpraca przedsiębiorstw, ich pracowników oraz instytucji rynku pracy i samorządu lokalnego. Działania realizowane w tym zakresie w poszczególnych regionach są spójne z instrumentami przewidzianymi w centralnym komponencie PO KL. Typy projektów W ramach poddziałania 8.1.2 w każdym województwie możliwa jest realizacja sześciu typów projektów, w tym następujących szkoleń: • Wsparcie dla pracodawców przechodzących procesy adaptacyjne i modernizacyjne; projekty dotyczą tworzenia i wdrażania programów zwolnień monitorowanych, w tym szkoleń i doradztwa zawodowego. • Podnoszenie świadomości pracowników i kadr zarządzających modernizowanych firm zakresie możliwości i potrzeby realizacji projektów wspierających procesy zmian poprzez szkolenia i doradztwo. • Szkolenia przekwalifikowujące i usługi doradcze w zakresie wyboru nowego zawodu i zdobycia nowych umiejętności zawodowych (w tym indywidualne plany działań i pomoc w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia). • Szkolenia i doradztwo dla przedsiębiorców, wspomagające proces zmiany profilu działalności firmy. Dla kogo Odbiorcami wsparcia w ramach poddziałania 8.1.2, oprócz pracodawców i pracowników firm przechodzących procesy adaptacyjne i modernizacyjne, mogą być partnerzy społeczni (organizacje pracodawców i związki zawodowe), samorządy gospodarcze i zawodowe, jednostki samorządu terytorialnego, instytucje rynku pracy, społeczność lokalna i organizacje pozarządowe. 30

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

O dofinansowanie na realizację projektów mogą się ubiegać wszystkie podmioty, z wyłączeniem osób fizycznych, m.in. przedsiębiorcy, instytucje systemu oświaty i szkolnictwa wyższego, partnerzy społeczni, samorządy gospodarcze i zawodowe, jednostki samorządu terytorialnego, instytucje rynku pracy. Istnieje możliwość realizacji projektów partnerskich. Kryteria Ze względu na regionalny charakter poddziałania niektóre kryteria określane są indywidualnie w poszczególnych województwach. Oto przykłady najczęściej stosowanych kryteriów w konkursach ogłaszanych w 2009 r.: • Maksymalny okres realizacji projektu wynosi najczęściej 2–3 lata albo też nie ma określonego terminu. • Minimalna wartość projektu zazwyczaj wynosi 50 tys. zł. Niektóre województwa, jak łódzkie, określają maksymalną wartość projektów (np. na 2 mln zł). W województwie śląskim w przypadku projektów nieobjętych regułami pomocy publicznej wniesienie przez projektodawcę wkładu własnego do realizacji projektu nie jest wymagane. Dla projektów powyżej 200 tys. zł projektodawca powinien spełniać jeden z poniższych warunków: przychód projektodawcy w ostatnim lub obecnym roku obrachunkowym nie może być mniejszy niż 50% wartości projektu (w tym przypadku wartość projektu może wynieść do 200% przychodów projektodawcy) lub projektodawca należy do sektora finansów publicznych. • Pomoc publiczna mieści się w przedziale 35–80%. • W niektórych województwach, jak w dolnośląskim, przyznawane są dodatkowe punkty projektom, które mają być realizowane w partnerstwie. Z kolei w województwie opolskim premiowane są projekty realizowane na terenie gmin i powiatów o niskim wskaźniku przedsiębiorczości. Budżet Pula funduszy na działanie 8.1 „Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie”, którego częścią jest poddziałanie 8.1.2, w każdym województwie jest inna i wynika z podziału środków PO KL między regiony (zobacz wykres 1. „Podział środków pomiędzy województwa na realizację działania 8.1”).

31

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Wsparcie dla współpracy sfery nauki i przedsiębiorstw Poddziałanie 8.2.1 Wysoka aktywność innowacyjna przedsiębiorstw oraz efektywne wykorzystanie przez przemysł wiedzy i badań naukowych są obecnie kluczowymi czynnikami konkurencyjności gospodarki zarówno na poziomie krajowym, jak i regionalnym. Skala tworzenia i wdrażania innowacyjnych rozwiązań jest w Polsce niewystarczająca. W ramach PO KL finansowane są inicjatywy wspierające współpracę sektora naukowego z przedsiębiorcami, w tym tworzenie na poziomie regionów partnerstw oraz wypracowanie wspólnych działań strategicznych. Typy projektów Większość typów projektów określonych w ramach poddziałania 8.2.1 skierowana jest przede wszystkim do pracowników sektora naukowego bądź też ma na celu promocję i wspieranie współpracy z przemysłem. Przewidziano jednak realizację staży i szkoleń praktycznych dla pracowników przedsiębiorstw w jednostkach naukowych. Takie działania mają uświadomić przedsiębiorcom potrzebę finansowania działalności badawczo-rozwojowej, a także potencjał tkwiący we współpracy sektora przedsiębiorczości ze sferą nauki. Dla kogo W projektach zakładających przeprowadzenie staży i szkoleń grupę docelową stanowią przedsiębiorcy, pracownicy przedsiębiorstw, uczelnie, jednostki naukowe i ich pracownicy, oraz pracownicy naukowi i naukowo-dydaktyczni uczelni. O dofinansowanie realizacji projektów mogą się ubiegać przede wszystkim przedsiębiorcy, jednostki naukowe i uczelnie. Istnieje możliwość składania wniosków partnerskich. Preferowana jest współpraca przedsiębiorstw z jednostkami naukowymi i naukowo-badawczymi. Kryteria Ze względu na regionalny charakter poddziałania niektóre kryteria określane są indywidualnie w poszczególnych województwach. Oto przykłady najczęściej stosowanych kryteriów w konkursach ogłaszanych w 2009 r.: • Maksymalny okres realizacji projektu wynosi najczęściej 2–3 lata albo też nie ma określonego terminu.

32

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

•

• •

•

Minimalna wartość projektu zazwyczaj wynosi 50 tys. zł, ale np. w województwie dolnośląskim określono ją na 500 tys. zł. W województwie opolskim minimalna wartość projektu wynosi 50 tys. zł, a maksymalna – 900 tys. zł. W przypadku projektów złożonych przez beneficjentów działających nie dłużej niż 1 rok maksymalna wartość projektu wynosi 200 tys. zł. Pomoc publiczna zazwyczaj mieści się w przedziale 35–80%, nie we wszystkich województwach jest wymagany wkład własny. Projekty mogą, a czasem muszą być realizowane w partnerstwie. Na przykład w województwie dolnośląskim projekt powinien być realizowany w partnerstwie przynajmniej dwóch rodzajów podmiotów typu: instytucje otoczenia biznesu (np. agencje rozwoju regionalnego, parki przemysłowe lub inne podmioty biorące udział w realizacji Dolnośląskiej Strategii Innowacji), jednostki badawczo-rozwojowe lub uczelnie wyższe, przedsiębiorstwa i jednostki samorządu terytorialnego. W województwie dolnośląskim dodatkowo punktowane są projekty złożone przez beneficjentów (liderów projektów) posiadających doświadczenie w realizacji inicjatyw sieciowych w zakresie transferu wiedzy, technologii i innowacji pomiędzy przedsiębiorstwami a instytucjami badawczo-rozwojowymi, uczelniami i innymi podmiotami. Natomiast w województwie pomorskim szczególny nacisk kładzie się na projekty realizowane w formie partnerstwa przedsiębiorców i sektora naukowo-badawczego oraz projekty szkoleniowe pozwalające w efekcie na założenie firmy typu spin off/out.

Budżet Pula funduszy na działanie 8.2 „Transfer wiedzy”, którego częścią jest podddziałanie 8.2.1, w każdym województwie jest inna i wynika z podziału środków PO KL między regiony. Najwięcej funduszy otrzymało województwo mazowieckie – prawie 41 mln euro, najmniej województwo opolskie – niecałe 8 mln euro.

33

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Wykres 2. Podział środków pomiędzy województwa na realizację działania 8.2 (w mln euro) w latach 2007–2013

Źródło: „Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”.

34

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia Działanie 6.2 Rozwój przedsiębiorczości jest jedną z form skutecznego przeciwdziałania bezrobociu, podnosi poziom aktywności zawodowej społeczeństwa, a także stymuluje rozwój ekonomiczny i społeczny regionów. Wsparcie w ramach działania kierowane jest do osób fizycznych, które mają zamiar rozpocząć własną działalność gospodarczą. Kluczowym elementem projektów są jednak szkolenia i doradztwo. Jest to kontynuacja działań z lat ubiegłych, które cieszyły się bardzo dużym zainteresowaniem i dzięki którym mogło powstać wiele nowych mikroprzedsiębiorstw. Typy projektów W ramach działania 6.2 przewidziano kompleksowe wsparcie dla osób fizycznych (w tym pracujących), które są zainteresowane rozpoczęciem własnej działalności. Dofinansowanie otrzymują projekty bezpośrednio skierowane do osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą, zakładające zastosowanie jednego lub kilku instrumentów: • Doradztwo (indywidualne i grupowe) oraz szkolenia umożliwiające uzyskanie wiedzy i umiejętności potrzebnych do założenia i prowadzenia działalności gospodarczej. • Przyznanie środków finansowych na rozwój firmy w wysokości do 40 tys. zł. • Wsparcie pomostowe w okresie do 6 lub 12 miesięcy na zachowanie „płynności finansowej” nowo powstałej firmy. W ramach działania możliwa jest również realizacja projektów promocyjno-informacyjnych. Dla kogo Wsparcie kierowane jest przede wszystkim do osób fizycznych zamierzających otworzyć własną firmę. Osoby, które w okresie 1 roku przed przystąpieniem do projektu posiadały zarejestrowaną działalność, nie mogą w nim uczestniczyć. Odbiorcy szkoleń to przede wszystkim: • osoby pozostające bez zatrudnienia przez co najmniej kolejnych 12 miesięcy w ciągu ostatnich dwóch lat • kobiety (zwłaszcza wchodzące po raz pierwszy na rynek pracy lub powracające po przerwie związanej z urodzeniem i wychowaniem dzieci) • osoby do 25. roku życia

35

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

• • •

niepełnosprawni osoby po 45. roku życia mieszkańcy gmin wiejskich i miejsko-wiejskich oraz miast do 25 tys. mieszkańców.

O dofinansowanie na realizację projektów mogą się ubiegać m.in. instytucje szkoleniowe, przedsiębiorcy, instytucje systemu oświaty szkolnictwa wyższego, instytucje rynku pracy. Istnieje możliwość realizacji projektów partnerskich. Przekazywanie środków na otworzenie działalności gospodarczej odbywa się dwuetapowo. Na pierwszym etapie w trybie konkursowym wyłaniane są podmioty, które będą prowadzić szkolenia i doradztwo oraz rozdzielać dotacje pomiędzy osoby zainteresowane utworzeniem firm. Takie osoby (przyszli uczestnicy projektów – beneficjenci pomocy) zgłaszają się bezpośrednio do projektodawców (beneficjentów). Beneficjenci pomocy muszą przejść cykl szkoleniowo-doradczy i przygotować biznesplan swojej działalności. Jeśli uzyska on rekomendację do dofinansowania, to następnie można wnioskować o przyznanie dotacji i wsparcia pomostowego. Należy jednak pamiętać, że nie wszyscy uczestnicy szkoleń i doradztwa mogą uzyskać dofinansowanie na otwarcie działalności gospodarczej. Kryteria Ze względu na regionalny charakter poddziałania niektóre kryteria określane są indywidualnie w poszczególnych województwach. Oto przykłady najczęściej stosowanych kryteriów w konkursach ogłaszanych w 2009 r.: • Maksymalny okres realizacji projektu to najczęściej 2–3 lata. • Minimalna wartość projektu zazwyczaj wynosi 50 tys. zł. W województwie podkarpackim wyznaczono ją na 300 tys. zł. Natomiast w województwie dolnośląskim minimalna wartość projektu skierowanego do osób zainteresowanych uruchomieniem własnej działalności gospodarczej wynosi 500 tys. zł. Dla pozostałych typów projektu – 50 tys. zł. Wkład własny w dolnośląskim nie jest wymagany. • W niektórych regionach ustalono dodatkowe kryteria strategiczne. Na przykład w województwie podkarpackim premiowane są projekty, w ramach których wsparcie adresowane jest do co najmniej dwóch następujących grup docelowych: osoby zamieszkujące tereny wiejskie, kobiety,

36

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

•

ludzie młodzi (18–34 lata), długotrwale bezrobotni, a także osoby o niskich kwalifikacjach zawodowych. Projekty mogą być realizowane w partnerstwie. Często od projektodawców wymaga się udokumentowanego doświadczenia w realizacji tego typu przedsięwzięć.

Budżet Pula funduszy na działanie 6.2 „Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia” w każdym województwie jest inna i wynika z podziału środków PO KL między regiony. Najwięcej pieniędzy ma do dyspozycji województwo mazowieckie – ok. 51,2 mln euro, najmniej opolskie – 9,8 mln euro. Wykres 3. Podział środków pomiędzy województwa na realizację działania 6.2 (w mln euro) w latach 2007–2013

Źródło: „Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”.

Punkty kontaktowe w poszczególnych województwach Poniżej podano dane kontaktowe do regionalnych instytucji wdrażających poszczególne działania. W niektórych województwach omówione wyżej instrumenty finansowe wdraża kilka podmiotów. Dla ułatwienia wskazujemy, za które działania odpowiadają wymienione niżej instytucje: 37

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Województwo dolnośląskie działania 6.2, 8.1: Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia we Wrocławiu Punkt Informacyjny ul. Armii Krajowej 54 50-541 Wrocław infolinia 0 800 700 337 (tylko z tel. stacjonarnego) tel. (071) 782 92 00, wew. 202, 204 e-mail: [email protected] www.pokl.dwup.pl działanie 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Punkt informacyjny i naboru wniosków PO KL ul. Mazowiecka 17 50-412 Wrocław tel. (071) 776 96 17,  (071) 776 96 03, (071) 776 95 51  e-mail: [email protected] www.efs.dolnyslask.pl

Województwo kujawsko-pomorskie działanie 6.2: Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu Oddział ds. Informacji i Promocji EFS ul. Szosa Chełmińska 28 87-100 Toruń tel. (056) 657 41 30 e-mail: [email protected] www.wup.torun.pl/pokl

38

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

działania 8.1, 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Departament Polityki Regionalnej Punkt Informacyjny ul. M. Skłodowskiej-Curie 73 87-100 Toruń tel. (056) 656 10 55 e-mail: [email protected] www: www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl

Województwo lubelskie działanie 6.2: Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie Punkt Konsultacyjny ul. Okopowa 5 20-022 Lublin tel. (081) 463 53 63 e-mail: [email protected] www.wup.lublin.pl/pokl/ działania 8.1 i 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Punkt Informacyjny i Naboru Wniosków ul. Czechowska 19 20-072 Lublin infolinia 0 800 888 337 tel. (081) 441 68 43 e-mail: [email protected] www.efs.lubelskie.pl

39

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Województwo lubuskie działanie 6.2: Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze ul. Wyspiańskiego 15 65-036 Zielona Góra tel. (068) 456 56 32, (068) 456 56 30, (068) 456 56 04 e-mail: [email protected] www.wup.zgora.pl działania 8.1, 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego Punkt Informacyjny EFS ul. Podgórna 7 65-057 Zielona Góra tel. (068) 456 52 51, (068) 456 55 21 e-mail: [email protected] e-mail: [email protected]   www.efs.lubuskie.pl Województwo łódzkie działanie 6.2: Wojewódzki Urząd Pracy w Łodzi Punkt Informacyjny EFS ul. Wólczańska 49 90-608 Łódź tel. (042) 632 01 12, wew. 119, 120 e-mail: [email protected] http://efs.wup.lodz.pl

40

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

działania 8.1, 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Punkt Informacyjny Departamentu ds. PO Kapitał Ludzki ul. Roosevelta 15 90-051 Łódź tel. (042) 663 33 92 e-mail: [email protected] www.pokl.lodzkie.pl Województwo małopolskie działania 6.2, 8.1, 8.2: Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie Punkt Informacyjny EFS Plac na Stawach 1 30-107 Kraków tel. (012) 424 07 37, (012) 424 07 02 e-mail: [email protected] www.pokl.wup-krakow.pl

Województwo mazowieckie działania 6.2, 8.1, 8.2: Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Punkt Kontaktowy ul. Jagiellońska 74 03-301 Warszawa infolinia: 0 801 101 101 e-mail: [email protected] www.pokl.mazowia.eu

41

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Województwo opolskie działania 6.2, 8.1: Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu Punkt Informacyjny o EFS ul. Głogowska 25c 45-315 Opole tel. (077) 441 67 54 e-mail: [email protected] www.pokl.opolskie.pl działanie 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego ul. Piastowska 12 45-082 Opole tel. (077) 541 66 30 www.pokl.opolskie.pl

Województwo podkarpackie działania 6.2, 8.1, 8.2: Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie Punkt Informacyjny ul. płk. L. Lisa-Kuli 20 35-026 Rzeszów tel.  (017) 850 92 00, (017) 850 92 35, (017) 850 92 73 e-mail: [email protected] http://pokl.wup-rzeszow.pl/

42

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Województwo podlaskie działania 6.2, 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Punkt Informacyjny ul. Kleeberga 20 15-691 Białystok infolinia: 0 801 30 80 13 tel. (085) 654 82 33 e-mail: [email protected] e-mail: [email protected] www.pokl.wrotapodlasia.pl działanie 8.1: Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku Wydział Informacji i Promocji EFS ul. Pogodna 22 15-354 Białystok tel. (085) 749 72 47 e-mail: [email protected] www.pokl.up.podlasie.pl

Województwo pomorskie działania 6.2, 8.1, 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Augustyńskiego 2 80-819 Gdańsk tel. (058) 326 82 21 (priorytet VI), (058) 326 82 15 (priorytet VIII) e-mail: [email protected] (priorytet VI), [email protected] (priorytet VIII) www.defs.woj-pomorskie.pl 43

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Województwo śląskie działania 6.2, 8.1: Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach Punkt Informacyjny EFS ul. Kościuszki 30 40-048 Katowice tel. (032) 757 33 11 e-mail: [email protected] http://efs.wup-katowice.pl działanie 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Dąbrowskiego 23 40-037 Katowice tel. (032) 774 01 93 e-mail: [email protected] www.efs.silesia-region.pl

Województwo świętokrzyskie działania 6.2, 8.1: Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Punkt Informacyjny PO KL ul. Witosa 86 25-561 Kielce tel. (041) 364 16 22 e-mail: [email protected] www.wup.kielce.pl/pokl

44

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

działanie 8.2: Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego Biuro Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ul. Jagiellońska 70 25-956 Kielce tel. (041) 335 05 02, wew. 107 e-mail: [email protected] www.pokl.sbrr.pl

Województwo warmińsko-mazurskie działania 6.2, 8.1: Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie Punkt Informacyjny EFS ul. Głowackiego 28 10-448 Olsztyn tel. (089) 522 79 55, (089) 522 79 65 www.up.gov.pl/pokl działanie 8.2: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Emilii Plater 1 10-562 Olsztyn tel. (089) 521 97 21 e-mail: [email protected] www.efs.warmia.mazury.pl

45

3. Projekty konkursowe o zasięgu regionalnym

Województwo wielkopolskie działania 6.2, 8.1, 8.2: Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu Punkt Informacyjny EFS ul. Kościelna 37 60-537 Poznań tel. (061) 846 38 23 e-mail: [email protected] www.efs.wup.poznan.pl

Województwo zachodniopomorskie działania 6.2, 8.1, 8.2: Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie Punkt Informacyjny EFS ul. A. Mickiewicza 41 70-386 Szczecin tel. (091) 425 61 63, (091) 425 61 64 e-mail: [email protected] www.pokl.wup.pl

46

47

4. Projekty systemowe realizowane przez PARP

Jakie projekty systemowe realizuje PARP? Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości prowadzi badania i testy nowych rozwiązań systemowych, których celem jest znalezienie nowych form wsparcia sektora biznesowego oraz zwiększenie efektywności szkoleń dla przedsiębiorców i pracowników firm. Projekty te są współfinansowane w ramach trzech poddziałań PO KL: • Wsparcie systemowe na rzecz zwiększania zdolności adaptacyjnych pracowników i przedsiębiorstw (poddziałanie 2.1.3). • Poprawa jakości usług świadczonych przez instytucje wspierające rozwój przedsiębiorczości i innowacyjności (poddziałanie 2.2.1). • Poprawa jakości świadczonych usług szkoleniowych (poddziałanie 2.2.2). PARP przygotowała dla firm, instytucji wspierających przedsiębiorczość oraz pracowników przedsiębiorstw i osób interesujących się rozpoczęciem działalności gospodarczej projekty systemowe21, które można podzielić na kilka wymienionych poniżej typów: Promocja kształcenia „Promocja szkoleń i popularyzacja idei podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez całe życie”, „Akademia PARP”, „Program szkoleń dla rozwoju małych firm  w regionach Wschodniej Polski”, „Każdy pracownik jest ważny – podnoszenie kompetencji pracowników o niskich kwalifikacjach” – to projekty, których założeniem jest tworzenie społeczeństwa informacyjnego, o wysokim potencjale rozwojowym i adaptacyjnym. Innowacje Wspieranie innowacyjności poprzez podnoszenie wśród przedsiębiorców (głównie z sektora MSP) świadomości co do znaczenia innowacyjności oraz ułatwianie im dostępu do informacji z zakresu transferu nowoczesnych technologii i przedsiębiorczości to działania realizowane przez PARP. Wcielane są one w życie w ramach systemowych ogólnopolskich projektów informacyjno-promocyjnych, np. „Upowszechnianie i promowanie innowacyjności” czy „Portal Innowacji jako platforma informacyjna na rzecz rozwoju innowacji”.

Sprawdź w rozdziale „Pytania i odpowiedzi. Słowniczek”.

21

48

4. Projekty systemowe realizowane przez PARP

Badania i pilotaże W celu zidentyfikowania najbardziej przydatnych kwalifikacji dla tworzenia nowoczesnej gospodarki realizowane są projekty badawcze – „Foresight kadr nowoczesnej gospodarki” oraz „Przedsiębiorczość akademicka (rozwój firm spin off, spin out) – zapotrzebowanie na szkolenia służące jej rozwojowi”. Z kolei Projekty: „Bilans kapitału ludzkiego” i „Analiza oczekiwanych efektów restrukturyzacji i ich wpływu na rynek pracy” pozwolą odpowiedzieć na pytania związane z powstawaniem luk kompetencyjnych na rynku pracy oraz określeniem potrzeb szkoleniowych zatrudnionych w restrukturyzowanych branżach. Ponadto PARP opracowała oryginalny projekt pilotażowy (z komponentem badawczym) „Firmy rodzinne”. Ze specjalnie dobranych szkoleń i doradztwa skorzystają firmy rodzinne w województwach, w których stanowią istotny element gospodarki. Instytucje otoczenia biznesu Do założeń PO KL należy tworzenie i wzmacnianie systemu kompleksowych usług świadczonych dla przedsiębiorców i osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą. Aby osiągnąć te cele, PARP realizuje następujące przedsięwzięcia: „Wsparcie i rozwój instytucji świadczących usługi na rzecz przedsiębiorczości oraz ich sieci” i „Wsparcie systemu kompleksowych usług informacyjnych dla przedsiębiorców oraz osób pragnących rozpocząć działalność gospodarczą poprzez finansowanie sieci Punktów Konsultacyjnych”. Projekt „Wsparcie i rozwój instytucji świadczących usługi na rzecz przedsiębiorczości oraz ich sieci” umożliwi wzmocnienie istniejących sieci instytucji świadczących usługi dla firm i osób podejmujących działalność gospodarczą. Przeznaczony jest dla ok. 150–200 podmiotów wspierających rozwój przedsiębiorczości. W ramach projektu zakłada się podnoszenie kwalifikacji konsultantów, badania, standaryzację i promocję usług, a także pilotażowe testowanie nowych usług. Działania te mają na celu zapewnienie najwyższej jakości usług, zidentyfikowanych jako wymagające wsparcia państwa. Celem projektu „Wsparcie systemu kompleksowych usług informacyjnych dla przedsiębiorców oraz osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą poprzez finansowanie sieci Punktów Konsultacyjnych” jest zapewnienie dostęp-

49

4. Projekty systemowe realizowane przez PARP

ności do bezpłatnych usług informacyjnych. W ramach tego przedsięwzięcia zostanie utworzona ogólnopolska sieć 120 Punktów Konsultacyjnych (PK). Jednostki te otrzymają również wsparcie finansowe na prowadzenie działalności. Przewiduje się, że 120 tys. przedsiębiorców i osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą skorzysta z bezpłatnych usług informacyjnych PK. Podnoszenie kompetencji kadry szkoleniowej Poziom usług szkoleniowych świadczonych dla przedsiębiorstw zależy od kwalifikacji i umiejętności trenerów i wykładowców działających na polskim rynku. PARP promuje i upowszechnia nowoczesne metody prowadzenia szkoleń. W odpowiedzi na diagnozę rynku szkoleniowego Agencja opracowała projekt własny pod nazwą „Podnoszenie kompetencji kadry szkoleniowej”, finansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach programu Kapitał Ludzki (działanie „Poprawa jakości świadczonych usług szkoleniowych”). Zaplanowano w nim działania mające na celu podniesienie kwalifikacji co najmniej 4 tys. przedstawicieli kadry szkoleniowej. Obejmuje organizację konkursów na projekty szkoleniowe dla trenerów, trenerów wewnętrznych w organizacjach szkoleniowych, wykładowców, coachów, mentorów i doradców pracujących z przedsiębiorstwami. W ramach projektu przewidziano trzy konkursy dla szkół trenerskich. W ramach pierwszego, przeprowadzonego w 2008 r., dofinansowanie otrzymały kursy trenerskie na poziomie podstawowym i zaawansowanym. Na drugim etapie wsparciem objęte będą kursy tematyczne i specjalistyczne. Na trzecim etapie PARP wybierze najlepsze projekty szkoleniowe skierowane do coachów, mentorów i doradców pracujących z przedsiębiorstwami oraz programy certyfikujące kompetencje trenerskie. W wyniku zakończenia pierwszego konkursu we wrześniu 2008 r. do PARP wpłynęły 23 wnioski na łączną kwotę prawie 40 mln zł. Podpisano umowy z 13 wykonawcami22. Kolejny konkurs rozpisano w maju 2009 r.23.

Sprawdź listę szkół trenerskich, realizujących kursy na poziomie podstawowym: http://www.parp.gov. pl/files/74/150/227/3950.xls. 23 Informacja o drugim konkursie: http://www.parp.gov.pl/index/index/1009. 22

50

51

5. Poradnik projektodawcy

Od czego zacząć? Pomysł na projekt – jak go przygotować? Wszystko zaczyna się od pomysłu. Jednak realizacja nawet najlepszych pomysłów napotyka wiele trudności, a nierzadko kończy się fiaskiem. Co zrobić, by projekty kończyły się sukcesem? Przede wszystkim należy skoncentrować się na precyzyjnym planowaniu i budowaniu projektu (nie wniosku o dofinansowanie; wypełnienie wniosku to ostatnia czynność polegająca na przełożeniu naszego projektu w sformalizowane ramy wniosku aplikacyjnego zgodnie z wytycznymi i instrukcją wypełniania wniosku opracowaną przez Instytucję Zarządzającą lub instytucję ogłaszającą konkurs). Projekt unijny, podobnie jak przedsięwzięcia „komercyjne”, to zespół czynności podejmowanych dla osiągnięcia określonych celów, w wyznaczonym czasie, przy wsparciu przeznaczonego na to budżetu. Już zrozumienie tej krótkiej definicji pozwala na właściwe podejście do formułowania problemu i odpowiednie ułożenie harmonogramu prac. Mając pomysł na projekt szkoleniowy należy dokonać wstępnej analizy i odpowiedzieć na kilka pytań: • jakie problemy chcemy rozwiązać? • jakie środki musimy przedsięwziąć, by osiągnąć postawione sobie cele? • jak zamierzamy osiągnąć nasze cele? • kim będą uczestnicy projektu? Po zdefiniowaniu odpowiedzi na powyższe pytania można przystąpić do analizowania dokumentów warunkujących przyznanie dofinansowania i odnalezienie właściwego konkursu, w odpowiedzi na który przygotujemy projekt. Co jest przedmiotem projektu? – wstępny zarys, uzasadnienie Fundusze unijne to „środki celowe”, które przeznaczane są na określone cele będące odpowiedzią na zidentyfikowane problemy społeczne opisane w programach operacyjnych, w tym przypadku w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki. Warto odwołać się do dokumentów programowych, by w sposób właściwy sformułować cele nadrzędne w projekcie24. Następnym krokiem jest określenie tzw. celów Wypełniając wniosek o dofinansowanie w oparciu o przygotowany projekt, należy opis celów poprzedzić uzasadnieniem potrzeby realizacji danego przedsięwzięcia. Uzasadnienie powinno odnosić się do konkretnych problemów. Przykładowo dla poddziałania 2.1.1 będą to problemy stanowiące bariery dla rozwoju firmy czy wzrostu jej konkurencyjności.

24

52

5. Poradnik projektodawcy

szczegółowych (bezpośrednich), czyli zdefiniowanie, co chcemy zrobić, w jakim czasie i jakie środki finansowe zamierzamy na to przeznaczyć. Jeśli pomysł wiąże się z organizacją szkoleń dla określonej grupy odbiorców, to należy pamiętać, że szkolenia nie mogą być celem, lecz jedynie środkiem do osiągnięcia wyznaczonych celów projektu. Definiując cele bezpośrednie, warto posłużyć się ogólnie przyjętymi kanonami „sensowności”, takimi jak kryteria SMART25, należy również pamiętać o uwzględnieniu założeń polityk horyzontalnych prowadzonych przez Unię Europejską: • równość płci – równość szans, praw kobiet i mężczyzn w życiu prywatnym i publicznym26 • budowanie społeczeństwa informacyjnego – podnoszenie poziomu edukacji społeczeństwa, doskonalenie umiejętności korzystania z nowoczesnych technologii informacyjnych itp. Po zdefiniowaniu celów nadrzędnych, szczegółowych, a także działań, rezultatów oraz umieszczeniu przedsięwzięcia w ramach czasowo-budżetowych, przychodzi czas na uzasadnienie potrzeby realizacji projektu. Uzasadnienie powinno odnosić się do problemów społecznych, gospodarczych, kulturowych, jakie pojawiają się na poziomie grupy społecznej, regionu lub kraju. Informacje te znajdują się w strategiach rozwoju miast, regionów czy strategiach sektorowych dla danej branży. Na tym etapie mogą okazać się przydatne różnego rodzaju dane statystyczne, dostępne analizy albo na przykład przeprowadzenie ankiety wśród potencjalnych uczestników szkolenia lub studiów. Pozwoli to na zweryfikowanie, czy zaplanowane przedsięwzięcie ma sens. Argumentując potrzebę realizacji projektu, należy: • uzasadnić wybór rodzaju i charakteru zaproponowanego wsparcia (podejmowanych działań) • wskazać, czy wsparcie ma charakter kompleksowy i na czym ta kompleksowość polega • zastanowić się, czy zaproponowane działania mają charakter innowacyjny, jeśli tak, to na czym ta innowacyjność polega Sprawdź w rozdziale „Pytania i odpowiedzi. Słowniczek”. Sprawdź w rozdziale „Pytania i odpowiedzi. Słowniczek”: Jak w projekcie uwzględnić perspektywę równości szans kobiet i mężczyzn?

25 26

53

5. Poradnik projektodawcy

•

•

zdefiniować bariery, jakie mogą napotkać potencjalni uczestnicy (beneficjenci pomocy), np.: osobiste, organizacyjne, geograficzne, wykształcenia, płci itp. wskazać, w jaki sposób projekt przyczyni się do przezwyciężenia i eliminacji opisanych trudności.

Uzasadnienie projektu to zdefiniowanie zauważonych problemów. Odpowiednie skorelowanie opisu projektu (opisu, który powinien zawierać propozycje rozwiązania zauważonych problemów, wskazywać cele oraz przedsiębrane środki) z uzasadnieniem często przeważa o pozytywnej ocenie projektu. Kim będą beneficjenci – ostateczni odbiorcy? Odpowiednie zdefiniowanie grupy odbiorców jest kolejnym elementem nie bez znaczenia dla właściwego ukierunkowania naszego projektu. Należy opisać, kim są nasi beneficjenci, a przede wszystkim wskazać w oparciu o dokumenty programowe, że wybrana przez nas grupa kwalifikuje się do otrzymania wsparcia. Warto pamiętać, że decydując się na objęcie wsparciem wybranej grupy odbiorców po 45. roku życia, których w obecnym programowaniu uprzywilejowano, można otrzymać dodatkowe punkty za spełnienie kryterium strategicznego. Wzrośnie także stopień trudności, bowiem konieczne będzie wykazanie się znajomością problemów tej grupy i uwzględnienie takiego zespołu działań, który będzie odpowiedzią na zdefiniowane bolączki. Po określeniu grupy odbiorców należy się zastanowić, jak zapewnić udział wybranej grupy osób w naszym projekcie. Odpowiednie dobranie metody rekrutacji, zastosowanie właściwych technik i narzędzi rekrutacyjnych jest warunkiem koniecznym do zrealizowania zakładanych przez nasz rezultatów. Aby przekonać instytucję przyznającą dotację, że zakładana liczba uczestników jest możliwa do osiągnięcia, należy opisać m. in:: • przewidziane mechanizmy zgłaszania się do projektu • narzędzia, którymi posłużą się beneficjenci przy rejestracji • sposoby rejestracji • kanały i sposoby przekazywania informacji • metody weryfikacji kwalifikowalności zgłaszających się osób do projektu • moment, w którym uczestnik zostaje objęty projektem. 54

5. Poradnik projektodawcy

Działania rekrutacyjne w ścisły sposób wiążą się z promocją projektu. Bez właściwie dobranych metod i kanałów promocji nie zostanie zapewniona odpowiednia liczba odbiorców. Ponadto otrzymując dotację, zgodnie z zapisami dokumentów programowych (Rozporządzenie Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie WE nr 1260/1999, Wytyczne IZ27) oraz umowy o dofinansowanie, należy informować o tym fakcie. Na etapie tworzenia projektu trzeba zatem zaplanować i przewidzieć działania promocyjne, jakie powinny zostać podjęte i koszty, jakie należy ponieść. Kto i jak będzie realizował projekt? Mając określone cele, działania, grupę docelową oraz po pierwszych przymiarkach w zakresie uzasadnienia celowości realizacji potrzebny czas na zastanowienie się nad sposobem zarządzania projektem. Odpowiednie zaplanowanie przebiegu realizacji oraz dobór członków zespołu gwarantuje spójność organizacyjną i finansową projektu. Pierwsze pytanie, jakie pojawia się na tej płaszczyźnie, brzmi: Czy projekt będzie realizowany samodzielnie, czy w partnerstwie? Dobór odpowiedniego partnera to kluczowa decyzja na etapie przygotowywania projektu. Stosownie do zapisów dokumentów programowych i dokumentacji konkursowych, partnerstwo to nie więcej niż pięć podmiotów – instytucji, organizacji, firm, zmierzających do osiągnięcia wspólnego celu w postaci zrealizowania projektu, powiązanych ze sobą umową, która określa wzajemne obowiązki stron. Jeden z podmiotów odgrywa rolę lidera. To on podpisuje umowę o dofinansowanie, a co za tym idzie czuwa nad poprawnością realizacji i rozliczeń. Na konto lidera spływają środki z dotacji, które później w odpowiednich proporcjach przekazywane są partnerom. Partnerzy mogą się wycofać (lub można ich wykluczyć), natomiast lider przez cały Na lata 2007–2013 przygotowany został „Plan komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”, który jest dokumentem strategicznym i wyznacza orientacyjne kierunki działań informacyjnych i promocyjnych podejmowanych w latach 2007–2015. „Plan komunikacji PO KL” jest zgodny z Wytycznymi ministra rozwoju regionalnego w zakresie informacji i promocji Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007–2013 oraz Strategią komunikacji funduszy europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności w latach 2007–2013. Dokumenty te spełniają kryteria określone w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r., zawierającym przepisy wykonawcze do Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 odnośnie do obowiązków informacyjnych i komunikacyjnych stosowanych przez Państwa Członkowskie. Sprawdź na stronach: www.funduszeeuropejskie.gov.pl (zakładka „Zasady promocji Funduszy Europejskich”) oraz www.efs.gov.pl (zakładka „Zasady promocji Programu”).

27

55

5. Poradnik projektodawcy

okres realizacji projektu musi pozostac ten sam. W projekcie należy opisać zakres odpowiedzialności i stopień zaangażowania każdego z partnerów oraz zasady, na jakich partnerstwo będzie oparte. Relacje z partnerami, formalne i nieformalne powiązania mają wpływ na realizację projektu. Udział w projekcie w roli partnera oznacza bezpośrednie zaangażowanie w odpowiedniej ściśle określonej roli, oddelegowanie części kadry, uzyskanie pokrycia kosztów poniesionych w związku z projektem. Są to niewątpliwe plusy. Takie zaangażowanie wiąże się jednak ze skomplikowanymi rozliczeniami, dlatego warto rozważyć inną formę uczestnictwa w projekcie – podwykonawstwo. Podwykonawca to podmiot (instytucja, firma itp.), który realizuje odpowiednią część projektu, wyłoniony z zachowaniem zasad konkurencyjności oraz – jeśli to konieczne – zgodnie z Prawem zamówień publicznych. Podwykonawca nie musi być znany w trakcie przygotowywania projektu, można go wybrać już podczas realizacji przedsięwzięcia. Zaletą tego rodzaju rozwiązania jest przede wszystkim prostota wzajemnych rozliczeń (faktura lub rachunek wystawiany przez podwykonawcę). Po podjęciu decyzji co do podmiotów aplikujących o dofinansowanie i ustaleniu wzajemnych relacji i powiązań czas na dobranie kadry zaangażowanej w realizację przedsięwzięcia. Precyzyjne opracowanie struktury zarządzania i zakresu odpowiedzialności członków zespołu projektowego pozwoli na zminimalizowanie, a nawet wyeliminowanie sytuacji krytycznych, tzw. wąskich gardeł. Na tym etapie należy zastanowić się nad formą zatrudnienia odpowiednich osób, np. ekspertów, specjalistów, pracowników administracyjnych. Ich praca może być rozliczana na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Wydatki na księgowość warto uwzględnić w kosztach pośrednich, które – jeśli rozliczane są ryczałtowo – stanowią odpowiedni procent kosztów bezpośrednich w zależności od wartości projektu28. W przypadku niewielkich projektów zespół nie powinien być zbyt rozbudowany i musi się skoncentrować na kilku podstawowych funkcjach, np.: kierowniku projektu, specjaliście ds. szkoleń (promocji i rekrutacji), specjaliście ds. rozliczeń (lub logistyk) oraz obsłudze kadrowo-księgowej. W projektach realizowanych na więk Sprawdź w rozdziale „Pytania i odpowiedzi. Słowniczek”.

28

56

5. Poradnik projektodawcy

szą skalę, w których zaangażowanych jest kilku partnerów, liczba osób i komórek zaangażowanych w realizację jest bardziej rozbudowana. Chcąc przedstawić i opisać w projekcie sposób zarządzania, należy na etapie formułowania ustalić schemat organizacyjny, uwzględniający wszystkie pozycje, zadania oraz relacje pomiędzy osobami i instytucjami. Na tym etapie trzeba odpowiedzieć sobie również na pytanie, czy przewidujemy zastosowanie konkretnego systemu zarządzania zasobami ludzkimi, danymi, jakością, logistyką itp. Należy również opracować system zarządzania finansami w projekcie29. W trakcie realizacji projektu można dokonywać zmian w zaplanowanej strukturze oraz zespole, lecz jeśli to możliwe, powinno się uniknąć tego rodzaju modyfikacji, bo zwykle negatywnie wpływają na przebieg projektu. Okres realizacji projektu Po stworzeniu zrębów projektu przyszedł czas na ułożenie harmonogramu. Określone zostały już wstępnie ramy czasowe, teraz należy uporządkować wszystkie działania i umiejscowimy je w czasie. Poszczególne zadania oraz działania rozpisywane są na miesiące, tygodnie, a nawet dni. Przygotowując harmonogram, należy pamiętać o uwzględnieniu: • czasu trwania poszczególnych czynności • terminów rozpoczęcia i zakończenia zadań oraz czynności cząstkowych w projekcie • rezerw czasowych dla poszczególnych czynności oraz całego projektu • ścieżki krytycznej projektu, czyli ciągu czynności (od pierwszej do ostatniej), w którym występują minimalne bądź nie występują żadne rezerwy czasowe. Informacje niezbędne do określenia czasu trwania zadań i czynności w projekcie powinny wynikać z rozpoznania specyfiki rynku, wykonawców, środków oraz zasobów zaangażowanych do realizacji. Można oprzeć się na doświadczeniu zdobytym przy realizacji tego rodzaju przedsięwzięć lub skorzystać z doświadczenia specjalistów. Przygotowane dane, najlepiej na wzorze odzwierciedlającym harmonogram z generatora wniosków, przenoszone są w końcowej fazie w ramy wnio Wydatki na „zarządzanie” nie powinny przekraczać 20% kosztów bezpośrednich, a stosunek liczby dni pracy osób zarządzających projektem i zajmujących się organizacją szkoleń do dni szkoleniowych nie powinien przekraczać 4:1.

29

57

5. Poradnik projektodawcy

sku. Dobrze opracowany harmonogram okaże się cennym narzędziem nie tylko na etapie konstruowania projektu, ale przede wszystkim w trakcie jego realizacji i kontroli poprawności. Montaż finansowy – budżetowanie Opierając się na harmonogramie, należy przystąpić do określenia ram finansowych projektu i przygotowania szczegółowego budżetu. Poprawne skonstruowanie budżetu jest odzwierciedleniem naszego projektu, świadczącym o jego gruntownym przemyśleniu i dopracowaniu. Od poprawnego montażu finansowego i właściwie skonstruowanego budżetu zależy pomyślna realizacja przedsięwzięcia30. Ubiegając się o dofinansowanie, należy oszacować całkowite koszty planowanego projektu. Podstawowe koszty, jakie pojawiają się przy projektach szkoleniowych, to: • koszty związane z personelem (koszty osobowe wraz z obciążeniami socjalnymi; koszty związane z realizacją zadań powierzonych personelowi np. dojazdy na miejsce realizacji szkoleń, wyżywienie, nocleg) • koszty związane z beneficjentami ostatecznymi (np. dojazdy na miejsce realizacji szkoleń, wyżywienie, nocleg, koszt wykładowcy, koszty najmu sal itp.) • inne wydatki (np. promocja projektu). Następnie na podstawie dokumentów programowych oraz wytycznych należy dokonać podziału kosztów na kwalifikowane i niekwalifikowane. Koszty kwalifikowane będą stanowiły podstawę do procentowego określenia wkładu funduszy pomocowych w finansowanie danego przedsięwzięcia. Koszty kwalifikowane to wydatki, które mogą być pokryte ze środków otrzymanych na realizację projektu (wydatek spełniający warunki umożliwiające jego całkowite lub częściowe pokrycie środkami przeznaczonymi na realizację danego programu operacyjnego – tu: PO KL)31. By dany wydatek mógł być uznany za kwalifikowany, powinien spełniać następujące warunki: • musi zostać poniesiony w ramach projektu • jest niezbędny do jego realizacji • jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania • jest zgodny z obowiązującymi przepisami • został faktycznie poniesiony. Sprawdź w rozdziale „Realizacja i rozlicznie projektu”. Sprawdź w rozdziale „Pytania i odpowiedzi. Słowniczek”.

30 31

58

5. Poradnik projektodawcy

Najwięcej kontrowersji wywołuje sformułowanie: „wydatek jest niezbędny do realizacji projektu”, zwłaszcza w kontekście zakupu sprzętu szkoleniowego. Należy jednak pamiętać, że w przypadku projektów miękkich istnieje określony limit wydatków na zakup sprzętu – do 10% wartości projektu (celem projektu nie jest dokonywanie inwestycji w środki trwałe firmy). Sprzęt można zakupić w ramach tzw. cross-financingu, czyli zasady elastycznego finansowania32. Katalogi kosztów kwalifikowanych, niekwalifikowanych, bezpośrednich i pośrednich, a także tych, które mogą być objęte cross-financingiem znajdują się w dokumentach programowych oraz dokumentacji konkursowej. Mierzenie efektywności Na wstępie, budując projekt, zostały określone cele, dobrane działania oraz spodziewane efekty. Wskazane efekty to nic innego jak wskaźniki, które pozwolą Instytucji Wdrażającej ocenić, czy cele projektu zostały osiągnięte. Definiowanie wskaźników (za które przy ocenie wniosków można otrzymać najwięcej punktów) to jeden z trudniejszych elementów projektowania. Warto w tym miejscu odwołać się do dokumentów programowych i zaprezentowanych tam list wskaźników dla poszczególnych priorytetów i działań. Wskaźniki efektywności projektów – rezultaty w ramach EFS można podzielić na dwie zasadnicze grupy: miękkie i twarde. Rezultaty twarde, inaczej: ilościowe, to na przykład: • liczba osób przeszkolonych • liczba osób, które znalazły zatrudnienie • liczba przeprowadzonych kursów • liczba wydanych certyfikatów • liczba osób, które przystąpiły do egzaminu • liczba wydanych materiałów szkoleniowych. Rezultaty miękkie to: • wzrost samooceny, wiedzy, zadowolenia • zwiększenie zdolności komunikacyjnych • zwiększenie motywacji do działania • nabycie nowych umiejętności, np. obsługi komputera • zmniejszenie fluktuacji kadry • pozyskanie nowych klientów itp. Sprawdź w rozdziale „Pytania i odpowiedzi. Słowniczek”.

32

59

5. Poradnik projektodawcy

Prawidłowe zdefiniowanie wskaźników pozwoli na zmierzenie postępów realizacji w kontekście postawionych celów, a w razie pojawienia się odchyleń pozwoli na podjęcie działań naprawczych. Jednak o sukcesie projektu świadczy nie dobór wskaźników, lecz ich osiągnięcie, stąd metody pomiaru są równie ważne jak poprawne ich zdefiniowanie. Źródła weryfikacji mogą pochodzić z dokumentów projektu. Typowe źródła weryfikacji rezultatów miękkich to: • listy obecności uczestników szkoleń • ankiety wypełniane przez uczestników szkoleń • sprawozdania z realizacji projektu. Gromadzenie dowodów i weryfikowanie wskaźników może stanowić odrębne zadanie projektowe, którego koszt jest kwalifikowany. Warto pamiętać, że opisując, jakie rezultaty zamierza się osiągnąć i w jaki sposób, koniecznie należy zidentyfikować zagrożenia dla realizacji projektu w tym zakresie. Im więcej zagrożeń zostanie zidentyfikowanych, tym mniej będzie nieprzewidzianych sytuacji w trakcie realizacji projektu. Zagrożenia zostaną szybciej i sprawniej wyeliminowane. Realizacja i zarządzanie projektem Realizacja projektu to faza, która rozpoczyna się po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Umowa, której jedną stroną są beneficjenci, a drugą instytucja przyznająca dofinansowanie, określa przede wszystkim: • sposób finansowania • warunki i harmonogram płatności • warunki, sposób i zasady rozliczeń i sprawozdawczości • sankcje za naruszenie warunków umowy. Integralną część umowy stanowi wniosek, będący sformalizowaną wersją projektu. Podpisując umowę, należy pamiętać o założeniu subkonta (dwóch subkont), jeżeli projekt jest realizowany samodzielnie. Jeśli jednak zdecydowaliśmy się na partnerstwo, a lider przekazuje część dofinansowania swoim partnerom, którzy również dokonują płatności33, to konieczne jest założenie rachunków przez W odniesieniu do tej sytuacji również faktury i rachunki wystawiane są odpowiednio na partnerów i lidera, w zależności od tego, kto ponosi dany wydatek stosownie do zapisów umowy, która określa odpowiedzialność poszczególnych podmiotów za realizację danego zadania (czynności) w projekcie.

33

60

5. Poradnik projektodawcy

wszystkich partnerów. Koszty prowadzenia tych rachunków są kwalifikowane (pod warunkiem, iż zostało to przewidziane w budżecie projektu). Warunkiem otrzymania pierwszej płatności jest złożenie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu. Jeśli wartość przyznanego w umowie dofinansowania nie przekracza 1 miliona złotych, zabezpieczeniem jest weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Jeśli przyznana kwota przekracza 1 milion złotych, wówczas zabezpieczenie ustanawiane jest w jednej lub kilku formach enumeratywnie wymienionych w dokumentach programowych lub dokumentacji konkursowej34. Koszty ustanowienia zabezpieczenia są kosztami kwalifikowanymi pod warunkiem, iż zostały przewidziane w budżecie projektu. Zarządzanie finansowe35 to kluczowe zadanie w projekcie i jedno z najtrudniejszych. Osoba zarządzająca odpowiedzialna jest przede wszystkim za płynne pozyskiwanie kolejnych transz dotacji oraz rozliczanie z ewentualnymi partnerami, a także pracownikami. Jeśli nie dołoży się wszystkich starań przy planowaniu projektu przed złożeniem aplikacji, to na tym etapie szybko będzie można zauważyć niedociągnięcia i braki, jakie pojawiły się w budżecie i harmonogramie. Szybko będzie można się zorientować, jak istotne jest założenie, że okres oczekiwania na kolejną płatność to nawet 60 dni. Realizacja projektu dofinansowanego ze środków unijnych wiąże się z obowiązkiem prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej, która ma umożliwić łatwy dostęp do dokumentów finansowych, zwłaszcza podczas kontroli i audytu. Sposób przechowywania dokumentów projektowych, w tym w szczególności księgowych, ma gwarantować ich bezpieczeństwo i poufność. Wymagane jest, by każdy dokument księgowy był odpowiednio opisany „zadekretowany” i skorelowany z właściwymi wydatkami projektu oraz zatwierdzony przez osobę upoważnioną przez projektodawcę. Jeśli to możliwe, to płatności w projekcie dokonywane powinny być dopiero po faktycznym wykonaniu zlecenia. Wszystkie należności dla naszych projektowych kontrahentów powinny być regulowane z kont projektowych.

Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15 września 2008 r. O finansach więcej w rozdziale „Realizacja i rozlicznie projektu”.

34 35

61

5. Poradnik projektodawcy

Jeżeli w trakcie realizacji okazuje się, że wzrosły niektóre koszty, to są one nadal kwalifikowane, choć nadwyżkę będzie można pokryć z ewentualnych oszczędności w ramach danego zadania. Przesunięcia pomiędzy zadaniami lub też zmiany przekraczające 10% wymagają zgody instytucji, z którą została podpisana umowa. Instytucja, weryfikując złożony wniosek o płatność, sprawdza między innymi, czy rozliczony wydatek jest zgodny z budżetem projektu. Należy pamiętać, że zmiany wymagają zatwierdzenia przed poniesieniem danego wydatku. Mimo iż projekt jest realizowany pod ścisłym nadzorem instytucji, która przyznaje dofinansowanie, należy się liczyć z kontrolą w zakresie prawidłowości realizacji projektu. Kontrole przeprowadzane są nie tylko przez instytucję przyznającą dofinansowanie, ale również przez wszystkie instytucje krajowe do tego uprawnione, m.in. Urząd Kontroli Skarbowej, Najwyższą Izbę Kontroli. Obowiązek poddania się kontroli istnieje zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu (stosownie do zapisów umowy o dofinansowanie obowiązek przechowywania dokumentacji projektu i poddania się kontroli istnieje nawet do 31 grudnia 2020 r.). Bieżące weryfikowanie dokumentów i czuwanie nad ich poprawnością niewątpliwie pozwoli uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji. O każdej kontroli instytucje powiadamiają odpowiednio wcześniej. Kontrole przebiegną sprawniej, jeśli wcześniej przygotujemy wszelkie dokumenty oraz w trakcie trwania kontroli obecne będą osoby kluczowe dla projektu, mogące udzielić niezbędnych informacji. W obecnym programowaniu kontrole będą miały szczególne znaczenie, bowiem do wniosków o płatność nie załączone są już kopie dokumentów finansowych. Instytucje na miejscu będą mogły zweryfikować poprawność dokumentów oraz przyjętych metodologii rozliczania kosztów pośrednich. Środki finansowe wykorzystane niezgodnie z ich przeznaczeniem podlegają zwrotowi! W trakcie realizacji projektu kolejnym istotnym elementem obok śledzenia budżetu jest monitoring, czyli bieżące ocenianie rozwoju wydarzeń, działań partnerów, prac zespołu, zachowań beneficjentów ostatecznych oraz osiąganych rezultatów. Rezultaty działań monitorujących są istotne nie tylko dla realizatorów projektu, ale przede wszystkim dla instytucji, bowiem wraz z wnioskami o płatność przedkładamy informacje dotyczące postępów w zakresie realizacji przedsięwzięcia i osią-

62

5. Poradnik projektodawcy

ganych rezultatów. Monitorowanie odbywa się na wszystkich poziomach realizacji projektu, mierząc postępy względem zaplanowanych założeń, działań, rezultatów oraz budżetu. Ze względu na powyższe przed przystąpieniem do realizacji warto opracować system monitorowania jego formy, poziom szczegółowości i sposoby realizacji. Ewaluacja jest metodą systematycznego badania, czy w wyniku podejmowanych w projekcie działań powstały spodziewane rezultaty oraz czy przekładają się (jeśli tak, to w jaki sposób) na realizację celów projektu. Działania ewaluacyjne powinny zostać zaplanowane już na etapie tworzenia projektu, chociażby ze względu na koszty, które będziemy musieli w związku z ich realizacją ponieść. Należy określić również, jak będzie wyglądała ewaluacja naszych działań, w tym m.in.: • cele ewaluacji • sposoby zbierania informacji • terminy cząstkowe • odbiorcy ewaluacji. Ze względu na moment przeprowadzenia ewaluacji można wyróżnić podstawowe jej typy: • ewaluacja ex-ante – przeprowadzana przed wdrożeniem przedsięwzięcia, pozwala na ocenę, na ile zaplanowane działania odpowiadają potrzebom, są spójne co do celów i sposobów ich realizacji • ewaluacja mid-term – przeprowadzana w połowie realizacji projektu, pozwala na zbadanie osiągniętych na danym etapie rezultatów i dokonanie oceny realizacji przedsięwzięcia • ewaluacja ex-post – przeprowadzana po zakończeniu projektu. Bada oddziaływanie projektu i trwałość osiąganych efektów, pozwala na całościową ocenę efektywności, trafności i użyteczności przedsięwzięcia • ewaluacja on-going – prowadzona w sposób ciągły w trakcie trwania projektu, umożliwia bieżące diagnozowanie pojawiających się problemów, ocenę zarządzania realizacją przedsięwzięcia i poszukiwanie możliwości rozwiązania problemów. Jest wiele sposobów zbierania informacji. Najważniejsze z nich to: • Ankieta • Wywiad

63

5. Poradnik projektodawcy

• •

Obserwacja Analiza dokumentów.

Jeżeli wszystkie omówione elementy uwzględnimy podczas przygotowywania projektu, rosną szanse na otrzymanie dotacji. Ta faza przygotowawcza ma kluczowe znaczenie dla realizacji przedsięwzięcia. Im lepiej jest ono zaplanowane, tym łatwiej przyjdzie zrealizować wszystkie działania i rozliczyć projekt. Oczywiście nie można zapomnieć o zapoznaniu się z podstawowymi dokumentami programowymi, w których omówione są kryteria obligatoryjne i strategiczne, jakie musi spełniać nasz projekt. Warto zapoznać się z procedurą wyboru projektów – jej znajomość pozwoli sprawnie reagować na informacje nadsyłane przez Instytucję Wdrażającą.

64

65

6. Realizacja i rozliczanie projektu

I. Kiedy można ponosić wydatki? Budżet zadaniowy Realizacja projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki to faza – jak już wspominaliśmy w poprzednim rozdziale – rozpoczynająca się po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Okres realizacji projektu wskazany we wniosku o dofinansowanie (pkt. 1.8 wniosku o dofinansowanie; § 5 umowy o dofinansowanie projektu) jest równoznaczny z okresem kwalifikowalności wydatków każdego pojedynczego projektu. Możliwe jest kwalifikowanie wydatków przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, jednakże Instytucja Pośrednicząca (w przypadku działań 2.1 i 2.2 PO KL – PARP) może ograniczyć taką możliwość poprzez odpowiednie zastrzeżenie w dokumentacji konkursowej36. Wydatki dotyczące projektu można ponosić: • w okresie realizacji projektu wskazanym we wniosku o dofinansowanie, dołączonym do umowy o dofinansowanie (możliwe jest przesunięcie okresu realizacji lub wydłużenie okresu realizacji projektu – wyłącznie za zgodą Instytucji Pośredniczącej) • po zakończeniu realizacji projektu, lecz przed złożeniem końcowego wniosku o płatność, o ile wydatki te dotyczą zadań wykonanych w „okresie realizacji projektu” (np. ZUS/PIT od wynagrodzeń wypłaconych za okres realizacji projektu). Pamiętajmy, że końcowy wniosek o płatność należy złożyć w terminie 30 dni od zakończenia realizacji projektu. Wszystkie wydatki ponoszone w związku z realizacją projektu muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, dołączonym do umowy o dofinansowanie, a w szczególności z: • opisem projektu (część III wniosku o dofinansowanie) • budżetem projektu (część IV wniosku o dofinansowanie) • harmonogramem realizacji projektu (umieszczonym we wniosku o dofinansowanie). Przy czym w trakcie realizacji projektu istnieje możliwość wprowadzania zmian (patrz poniżej). W ramach PO KL koszty projektu są przedstawiane we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego (część IV wniosku). Ponadto benefi Daty graniczne kwalifikowania wydatków w ramach PO KL to: początek – 12 grudnia 2006 r.; koniec – 31 grudnia 2015 r. Instytucja Pośrednicząca w porozumieniu z Instytucją Zarządzającą może określić wcześniejszą datę kwalifikowalności wydatków dla beneficjentów na potrzeby dokonania zamknięcia pomocy w ramach PO KL (patrz: Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007–2013 – Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL z 27 marca 2009 r.).

36

66

6. Realizacja i rozliczanie projektu

cjent wykazuje w załączniku do wniosku o dofinansowanie szczegółowy budżet projektu ze wskazaniem kosztów jednostkowych, który stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków na etapie oceny wniosku . Budżet zadaniowy projektu składa się z dwóch głównych grup kosztów kwalifikowanych: 1) kosztów bezpośrednich (ujętych w zadania) 2) kosztów pośrednich. II. Koszty bezpośrednie W ramach kosztów bezpośrednich (czyli wydatków kwalifikowanych w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z poszczególnymi zadaniami37) beneficjent wykazuje we wniosku rodzaje działań, jakie planuje realizować w ramach projektu, na przykład: szkolenia, staże, promocja, zarządzanie itp. Określa przy tym limit kosztów, które zostaną poniesione na ich realizację. Rozliczając koszty, nie można przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowanych w ramach danego projektu (wynikających z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu oraz umowy, § 2). Każdy beneficjent, a tym samym jego projekt, jest rozliczany ze zrealizowanych zadań i przyporządkowanych im limitów kosztów. Oznacza to, że ponosząc wydatki, należy: • przyporządkować każdy wydatek do konkretnego zadania (chyba że wydatek należy do kosztów pośrednich) • przestrzegać limitu kosztów określonego dla każdego z zadań (z uwzględnieniem procedury wprowadzania zmian do projektu). Jednocześnie nie ma konieczności ścisłego przestrzegania limitów dla poszczególnych pozycji kosztów w budżecie szczegółowym projektu. Poszczególne wydatki mogą być niższe lub wyższe od zakładanych (z zastrzeżeniem pozycji, które podlegały negocjacjom – PARP zaleca ostrożność w zakresie przekraczania cen jednostkowych negocjowanych pozycji). Możliwe jest również dodanie niezbędnych pozycji kosztów w ramach danego zadania, o ile pozwolą na to oszczędności w pozostałych pozycjach w tym zadaniu.

(Sprawdź Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007–2013 – Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL z 27 marca 2009 r.).

37

67

6. Realizacja i rozliczanie projektu

Szczególnym rodzajem kosztów bezpośrednich są koszty personelu. Odnośnie do kosztów personelu zatrudnionego na umowę o pracę, rozliczanych w ramach kosztów bezpośrednich projektu, konieczne jest spełnienie następujących warunków, by wydatki mogły być kwalifikowane: • zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu • odpowiednie udokumentowanie zatrudnienia lub oddelegowania do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu (należy uzupełnić umowy o pracę o odpowiednie postanowienia oraz zapisy w zakresie czynności służbowych, opis stanowiska pracy itp.) • okres zatrudnienia lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu jest kwalifikowany wyłącznie do końcowej daty kwalifikowania wydatków w ramach projektu (oznaczonej w umowie o dofinansowanie § 5, wniosku o dofinansowanie). W przypadku personelu zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy w ramach projektu uwzględnia się jako kwalifikowane proporcjonalnie tę część wynagrodzenia, jaka odpowiada wymiarowi czasu pracy w ramach projektu (przy czym przyjmuje się, że wynagrodzenie personelu zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 100%). Wydatkami kwalifikowanymi w przypadku wynagrodzenia personelu mogą być również nagrody, premie, dodatki do wynagrodzeń pod warunkiem spełnienia określonych przesłanek38. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków bezpośrednich: 1. Faktury VAT i inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej (m.in.: listy płac, rachunki i listy wypłat do umów cywilnoprawnych, delegacje itp.). 2. Dokumenty zapłaty: wyciągi bankowe i raporty kasowe, przy czym – zgodnie z Wytycznymi – w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny równoważny dokument z adnotacją „zapłacono gotówką” lub „forma płatności – gotówka”. Nagrody i premie kwalifikowane są przy spełnieniu następujących warunków: a) Nagrody/premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji, b) Zostały wprowadzone w danej instytucji w okresie przynajmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu, c) Potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji. (patrz: Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007–2013 – Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL z 27 marca 2009 r. Rozdział 4, Podrozdział 3). 38

68

6. Realizacja i rozliczanie projektu

Oznacza to, że od strony finansowej każdy wydatek bezpośredni musi być potwierdzony przez co najmniej dwa dokumenty: dokument księgowy i dokument zapłaty, na przykład wydatek na wynajem sali szkoleniowej (zapłata z rachunku bankowego): faktura VAT + wyciąg bankowy. Jak płacić za wydatki bezpośrednie? Zaleca się stosowanie wyłącznie płatności bezgotówkowej z kont projektowych (dotacji i wkładu prywatnego) w celu zachowania przejrzystości i uproszczenia rozliczeń z Instytucją Pośredniczącą. Wytyczne dopuszczają płatności gotówkowe. W sytuacji stosowania płatności gotówkowej konieczne jest prowadzenie wyodrębnionego raportu kasowego projektu. Każdy koszt bezpośredni powinien zostać zapłacony z: 1) odrębnego rachunku bankowego projektu przeznaczonego do rozliczania dotacji lub 2) odrębnego rachunku bankowego projektu przeznaczonego do rozliczania wkładu prywatnego w postaci gotówki, lub 3) odrębnej kasy projektu. Dany wydatek może być zapłacony w całości z jednego z rachunków albo częściowo z jednego i częściowo z drugiego rachunku. Należy pamiętać, aby na koniec okresu rozliczeniowego (zapisanego w aktualnym harmonogramie płatności) zachować odpowiednie proporcje pomiędzy źródłami finansowania całkowitej kwoty poniesionych wydatków. Proporcje te, stosownie do progów pomocy publicznej, określone są w umowie o dofinansowanie realizacji projektu (§ 2 i § 4 umowy). Jeżeli brak odpowiedniej ilości środków na rachunku bankowym dotacji, wydatki można regulować z firmowego rachunku bankowego, niezwiązanego z projektem. Następnie, po dokonaniu przelewu środków przez Instytucję Pośredniczącą, wydatki te zostaną zrefundowane z rachunku bankowego dotacji.

69

6. Realizacja i rozliczanie projektu

Przykłady kosztów bezpośrednich wraz z zestawieniem przykładowych dokumentów potwierdzających ich poniesienie: I. Zadanie: Zarządzanie projektem, w tym: – koszty wynagrodzenia koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem – koszty wynagrodzenia innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w realizację projektu (np. specjalista ds. zamówień publicznych, pracownik ds. obsługi finansowej projektu, pracownik ds. monitorowania projektu itp.) – koszty podróży, zakwaterowania oraz wyżywienia personelu – koszty związane z zakupem lub amortyzacją sprzętu niezbędnego do zarządzania projektem – inne koszty bezpośrednio dotyczące z koordynacji i zarządzania projektem, w tym m.in. koszty związane z otwarciem i prowadzeniem rachunku, ustanowieniem zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. Kwalifikowane są wszystkie składniki wynagrodzenia personelu, w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy oraz Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Natomiast niekwalifikowane są składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Rodzaj kosztu

Dokumenty

1. Pracownicy zatrudnieni na pełen etat do realizacji projektu

– lista płac – deklaracja ZUS DRA – nota wewnętrzna informująca o kwocie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – umowa o pracę – zakres czynności – dokument potwierdzający oddelegowanie pracownika na czas realizacji projektu (dotyczy pracowników zatrudnionych u Beneficjenta przed rozpoczęciem realizacji projektu) – miesięczne karty czasu pracy (karta czasu pracy powinna zawierać co najmniej: imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, wykaz zadań, wskazanie godzin przepracowanych do projektu, podsumowanie godzin).

2. Pracownicy zatrudnieni na etat, częściowo związani z realizacją projektu

– jw. + miesięczne karty czasu pracy (karta czasu pracy powinna zawierać co najmniej: imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, wykaz zadań, wskazanie godzin przepracowanych do projektu, podsumowanie godzin).

70

6. Realizacja i rozliczanie projektu

3. Pracownicy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych w celu realizacji projektu (pracownicy administracyjni) Koszty wynagrodzenia pracowników etatowych beneficjenta zatrudnionych do projektu na podstawie umów cywilnoprawnych są kwalifikowane, jeżeli pracownicy w zakresie obowiązków ze stosunku pracy nie mają wpisanej realizacji zadań związanych z projektem.

– – – –

rachunek umowa cywilnoprawna deklaracja ZUS DRA nota wewnętrzna informująca o kwocie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – karta czasu pracy (jeśli umowa przewiduje stawkę godzinową) – oświadczenie zleceniobiorcy do umowy zlecenie/umowy o dzieło dla potrzeb ubezpieczeń społecznych.

4. Właściciel lub współwłaściciel firmy realizujący zadania w ramach projektu

– nota księgowa podpisana przez księgową oraz kierownika projektu – dokument potwierdzający zapłatę podatku dochodowego wraz z dowodem zapłaty lub oświadczenie, że od kwoty wskazanej w nocie księgowej zostanie odprowadzony do właściwego urzędu skarbowego podatek dochodowy, jeśli zaistnieją odpowiednie przesłanki zgodnie z ordynacją podatkową – zakres realizowanych w projekcie zadań.

5. Koszty podróży, zakwaterowania oraz wyżywienia pracowników zaangażowanych w realizację projektu. Wydatki te muszą być niezbędne do realizacji projektu i dotyczyć kosztów poniesionych poza miejscem stałego zamieszkania.

– rachunki uproszczone lub faktury wystawione na beneficjenta, który realizuje projekt.

a) Osoby zatrudnione na umowę o pracę korzystające z samochodu służbowego

– polecenie wyjazdu służbowego – ewidencja przebiegu pojazdu ze wskazaniem: • rodzaju samochodu (służbowy) • nr rejestracyjnego samochodu • pojemności silnika • liczby przejechanych kilometrów – oświadczenie zawierające rozliczenie zużycia paliwa na 100 km przedstawione w oparciu o indywidualne normy zużycia paliwa samochodu służbowego wraz z wyliczeniem kwoty kwalifikowanej (średnie zużycie paliwa na 100 km x liczba km) – faktura za zakup paliwa wraz z dowodem zapłaty (na fakturze nr rejestracyjny samochodu, zgodny z nr na poleceniu wyjazdu służbowego).

71

6. Realizacja i rozliczanie projektu

b) Osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej korzystające z samochodu służbowego oraz właściciel lub współwłaściciel firmy (osoba prowadząca lub współprowadząca działalność gospodarczą) W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej koszt ten będzie uznany za kwalifikowany pod warunkiem zawarcia odpowiednich zapisów w umowie.

– ewidencja przebiegu pojazdu (wzór w załączniku) ze wskazaniem: • rodzaju samochodu (służbowy) • nr rejestracyjnego samochodu • pojemności silnika • liczby przejechanych kilometrów – oświadczenie zawierające rozliczenie zużycia paliwa na 100 km przedstawione w oparciu o indywidualne normy zużycia paliwa samochodu służbowego wraz z wyliczeniem kwoty kwalifikowanej (średnie zużycie paliwa na 100 km x liczba km) – faktura za zakup paliwa wraz z dowodem zapłaty (na fakturze nr rejestracyjny samochodu, zgodny z nr na poleceniu wyjazdu służbowego) – nota wewnętrzna/PK (jeśli została wystawiona).

c) Osoby zatrudnione na umowę o pracę korzystające z samochodu prywatnego W przypadku korzystania z samochodów prywatnych do celów służbowych koszty dojazdu personelu ustalamy ryczałtowo na podstawie: „liczby kilometrów x stawka za 1 km” (w zależności od pojemności silnika i nie więcej niż stawka przewidziana w rozp. MPiPS, Dz.U. 236 poz. 1990 z 2002 r.).

– polecenie wyjazdu służbowego – ewidencja przebiegu pojazdu ze wskazaniem: • rodzaju samochodu (prywatny) • nr rejestracyjnego samochodu • pojemności silnika • ilości przejechanych kilometrów – umowa o wykorzystaniu samochodu prywatnego do celów służbowych lub pisemne zezwolenie dla pracownika wystawione przez osobę upoważnioną (na wyjazd samochodem prywatnym w celach służbowych) – dowód zapłaty.

d) Osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, korzystające z samochodu prywatnego

– ewidencja przebiegu pojazdu ze wskazaniem: • rodzaju samochodu (prywatny) • nr rejestracyjnego samochodu • pojemności silnika • ilości przejechanych kilometrów – nota wewnętrzna/PK (jeśli została wystawiona), – dowód zapłaty.

e) Osoby zatrudnione na umowę o pracę korzystające ze środków transportu komunikacji publicznej

– polecenie wyjazdu służbowego – bilety komunikacji publicznej w zależności od środka transportu (bilety kolejowe II klasy, bilety PKS, bilety komunikacji miejskiej lub bilety komunikacji podmiejskiej).

72

6. Realizacja i rozliczanie projektu

f) Osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej korzystające ze środków transportu komunikacji publicznej

– zestawienie zrefundowanych kosztów na podstawie biletów komunikacji publicznej w zależności od środka transportu (bilety kolejowe II klasy, bilety PKS, bilety komunikacji miejskiej lub bilety komunikacji podmiejskiej) – bilety komunikacji publicznej w zależności od środka transportu (bilety kolejowe II klasy, bilety PKS, bilety komunikacji miejskiej lub bilety komunikacji podmiejskiej).

7. Koszty prowadzenia rachunku bankowego

– umowa na prowadzenie rachunku bankowego – dokument potwierdzający zaksięgowanie opłat w ewidencji projektu – wyciąg bankowy potwierdzający opłaty za dokonane operacje lub prowadzenie rachunku bankowego.

8. Koszty operacji przeprowadzanych na rachunku bankowym

– umowa na prowadzenie rachunku bankowego – dokument potwierdzający zaksięgowanie opłat w ewidencji projektu – wyciąg bankowy potwierdzający opłaty za dokonane operacje lub prowadzenie rachunku bankowego.

9. Koszt zakupu nowego sprzętu/ – faktura VAT wyposażenia niezbędnego na po- – dokument stwierdzający przyjęcie na stan (np. trzeby projektu (cross-financing) dokument OT, protokół zdawczo-odbiorczy, Sprzęt i wyposażenie zakupione w rawpis do ewidencji wyposażenia). mach projektu nie może zostać zbyte za uzyskaniem korzyści majątkowej w ciągu 5 lat od zakończenia realizacji projektu. 10. Koszt zakupu sprzętu używanego na potrzeby projektu (crossfinancing) Kupując używany sprzęt, beneficjent jest zobowiązany wykazać, że: – wartość rynkowa zakupionego sprzętu jest porównywalna do sprzętu o podobnych danych technicznych i podobnym okresie użytkowania – właściwości techniczne nabywanego sprzętu pozwalają na właściwe jego użytkowanie przy realizowanym projekcie.

– faktura VAT – oświadczenie sprzedającego, że przedmiotowy sprzęt w ostatnich 7 latach nie został zakupiony z pomocy krajowej lub wspólnotowej oraz informacja o pochodzeniu sprzętu – umowa kupna sprzedaży między sprzedającym a kupującym (jeśli występuje).

73

6. Realizacja i rozliczanie projektu

11. Leasing W ramach tej kategorii kosztem kwalifikowanym jest część rat leasingowych związanych ze spłatą kapitału leasingowanego aktywu. Leasing jest kwalifikowany tylko za okres realizacji projektu. Ponadto wysokość wydatków kwalifikowanych zależy od stopnia wykorzystania leasingowego sprzętu w projekcie. Niekwalifikowane są koszty związane z umową leasingu, w tym w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania wydatków, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe.

– – – –

faktura VAT potwierdzenie odbioru sprzętu umowa leasingu potwierdzenie zapłaty raty.

II. Zadanie: Promocja projektu, w tym: – zakup powierzchni reklamowych, spotów radiowych i telewizyjnych – opracowanie wizualizacji projektu – opracowanie materiałów promocyjnych i informacyjnych – druk materiałów promocyjnych i informacyjnych (plakaty, ulotki itp.).

Rodzaj kosztu

Dokumenty

1. Zakup materiałów promocyjnych

– faktura VAT/rachunek.

2. Usługa zlecona

– faktura VAT/rachunek – umowa na zlecenie usługi (jeżeli występuje).

3. Przygotowanie publikacji a) Usługa zlecona

– umowa – faktura VAT/rachunek – publikacja.

b) Zatrudnienie personelu

Dokumenty – analogicznie jak w zadaniu „zarządzanie projektem”.

III. Zadanie: Szkolenia, w tym: – wynagrodzenia trenerów – najem sal szkoleniowych – zakup materiałów szkoleniowych – wyżywienie uczestników szkoleń – nocleg uczestników szkoleń itp.

74

6. Realizacja i rozliczanie projektu

Rodzaj kosztu

Dokumenty

1. Wynagrodzenie trenerów a) Pracownicy zatrudnieni na pełen etat w celu realizacji projektu, a także pracownicy zatrudnieni na etat częściowo związani z realizacją projektu

– lista płac wraz z dowodami zapłaty – deklaracja ZUS DRA wraz z dowodami zapłaty – nota wewnętrzna informująca o kwocie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – umowa o pracę – zakres czynności – oddelegowanie pracownika na czas realizacji projektu (dotyczy pracowników zatrudnionych u beneficjenta przed rozpoczęciem realizacji projektu) – dzienna karta czasu pracy (karta czasu pracy powinna zawierać m.in.: imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, wykaz zadań, wskazanie godzin przepracowanych do projektu, podsumowanie godzin).

b) Pracownicy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych w celu realizacji projektu Koszty wynagrodzenia pracowników etatowych zatrudnionych do projektu na podstawie umów cywilnoprawnych są kwalifikowane, jeżeli pracownicy w zakresie obowiązków ze stosunku pracy nie mają wpisanej realizacji zadań związanych z projektem. Kosztem kwalifikowanym w przypadku trenerów prowadzących szkolenia jest również koszt wyżywienia, dojazdu i zakwaterowania pod warunkiem ujęcia odpowiednich zapisów w umowie.

– rachunek wraz z dowodami zapłaty – deklaracja ZUS DRA wraz z dowodami zapłaty – nota wewnętrzna informująca o kwocie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wraz z dowodem zapłaty – umowa cywilnoprawna – dzienna karta czasu pracy.

2. Koszt szkolenia (usługa zlecona)

– umowa – faktura VAT/rachunek (ewentualnie nota obciążeniowa) – specyfikacja zawierająca zestawienie wydatków do faktury/rachunku – w przypadku braku wyszczególnienia na umowie – lista osób, które odbyły szkolenie.

75

6. Realizacja i rozliczanie projektu

3. Sale szkoleniowe a) Wynajem sal szkoleniowych

– umowa – faktura VAT/rachunek

b) Rozliczenie sal własnych W celu wyliczenia kosztów wykorzystania sal własnych na potrzeby realizacji projektu należy sporządzić przejrzystą metodologię wyliczenia kosztów, które przypadają na realizację projektu biorąc pod uwagę, np. liczbę uczestników projektu, powierzchnię sal wykorzystanych na potrzeby projektu, ilość godzin zajęć przeprowadzonych w salach w ramach projektu itp.

– faktura VAT/rachunek (np. za czynsz, energię elektryczną, energię cieplną, wodę itp.) – wyliczenie kwoty kwalifikowalnej.

4. Koszty dojazdów uczestników projektu a) Podróż komunikacją publiczną

– zestawienie kosztów podróży uczestników sporządzane na podstawie biletów komunikacji publicznej (bilety kolejowe II klasy, bilety PKS, bilety komunikacji miejskiej, bilety komunikacji podmiejskiej lub zaświadczenie przewoźnika publicznego (np. PKS) o koszcie przejazdu na danej trasie), jednorazowych lub miesięcznych, rozliczanych odpowiednio za czas trwania szkolenia (koszt biletu miesięcznego/30 dni x liczba dni szkolenia) lub – wniosek/oświadczenie uczestników o zwrot kosztów dojazdu. Koszty ponoszone przez uczestników powinny być udokumentowane biletem komunikacji zbiorowej (w obie strony) za każdy dzień udziału w projekcie (bilety kolejowe II klasy, bilety komunikacji miejskiej, bilety komunikacji podmiejskiej) lub w przypadku braku możliwości skorzystania z komunikacji publicznej kwalifikowanym jest koszt dojazdu samochodem prywatnym – zwrot następuje do wysokości odpowiadającej cenie biletu najtańszym środkiem komunikacji.

b) Podróż samochodem prywatnym

– wniosek o zwrot kosztów dojazdu – informacja od przewoźnika/kopia innych biletów w celu zweryfikowania wysokości kosztu na trasie dojazdu; – kserokopia dowodu rejestracyjnego; – upoważnienie do korzystania z samochodu osobowego (jeśli właścicielem nie jest beneficjent ostateczny).

76

6. Realizacja i rozliczanie projektu

c) Organizacja dojazdu zbiorowego Kwalifikowalne są koszty dojazdu uczestników także w sytuacji, gdy szkolenie/doradztwo odbywa się w miejscu zamieszkania uczestnika.

– umowa – faktura VAT/rachunek.

5. Koszty wyżywienia uczestników projektu a) Usługa zlecona

– umowa – faktura VAT/rachunek z wyszczególnieniem ilości osób/ posiłków, których dokument dotyczy. Wysokość wydatków kwalifikowanych zależy od rodzaju umowy zawartej z firmą cateringową. Najczęściej spotykane rozwiązania to: – Beneficjent płaci wyłącznie za podane posiłki (w tym przypadku należy zwrócić uwagę, aby ilość wydanych posiłków była zgodna z listami obecności beneficjentów w dniach wydawania posiłków) – liczba wydawanych posiłków jest zawsze jednakowa (zaplanowana z góry), określona w umowie lub w innym dokumencie; posiłki przewidziane są dla wszystkich uczestników uczestniczących w formie wsparcia i wydawane zgodnie z planem/ umową.

b) Samodzielne zapewnienia wyżywienia przez beneficjenta

– faktura VAT/rachunek za zakup artykułów spożywczych – oświadczenie beneficjenta, że koszty wyżywienia są adekwatne do liczby osób, które brały udział w szkoleniu, wraz z podaniem nazwy szkolenia, terminu i ilości osób.

6. Koszty zakwaterowania uczestników projektu

– faktura VAT/rachunek (wystawiony na beneficjenta).

7. Koszty egzaminu lub uzyskania certyfikatu

– faktura VAT/rachunek – imienny wykaz osób, które przystąpiły do egzaminu.

8.Ubezpieczenie uczestników pro- – polisa ubezpieczeniowa jektu – lista osób objętych ubezpieczeniem. IV. Zadanie: Doradztwo Rodzaj kosztu a) Usługa zlecona b) Zatrudnienie personelu

Dokumenty – umowa – faktura VAT/rachunek. Dokumenty – analogicznie jak w zadaniu „zarządzanie projektem”.

77

6. Realizacja i rozliczanie projektu

V. Zadanie: Analizy, badania, ewaluacja projektu itp. Rodzaj kosztu

Dokumenty

1. Analizy

– umowa – faktura VAT/rachunek – analiza.

2. Badania

– faktura VAT/rachunek – wyniki badań.

3. Ewaluacja projektu a) Usługa zlecona

– umowa – faktura VAT/rachunek – opinia.

b) Zatrudnienie personelu

Dokumenty - analogicznie jak w zadaniu „zarządzanie projektem”.

Wymienione powyżej dokumenty potwierdzające poniesienie danego wydatku są tylko przykładami i nie stanowią katalogu zamkniętego39. Zgodnie z generalną zasadą, dokumenty te powinny być zgodne z przepisami krajowymi. Rekomendowane zasady obiegu dokumentów Obieg dokumentów księgowych Beneficjenta jest określony w jego polityce rachunkowości. W związku z powyższym również obieg dokumentów księgowych związanych z realizowanym projektem powinien być analogiczny. Schemat obiegu dokumentów powinien składać się co najmniej z następujących elementów: 1. Przyjęcie dokumentu księgowego – rejestracja dokumentu wraz z datą wpływu. 2. Sprawdzenie dokumentu księgowego: • formalnorachunkowe (m.in. czy faktura zawiera np.: dane dostawców: nazwy, numery NIP, adresy, podpis, czy nie ma błędów rachunkowych w przeliczeniach kwot) • merytoryczne (m.in. czy faktura dotyczy projektu, czy kwoty oraz przedmiot opisany na fakturze jest zgodny z umową z odpowiednim dostawcą). 3. Opisanie dokumentu księgowego (na odwrocie lub na dodatkowej karcie).

Warunki uznawania kosztów za kwalifikowane szerzej są omówione w „Wytycznych dla projektodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” (rozdział 3.1, wersja z 30 czerwca 2008).Dokument do pobrania ze strony www.parp.gov.pl/index/index/644 (należy wybrać zakładkę „Dokumentacja konkursowa”, dotyczącą odpowiedniego konkursu).

39

78

6. Realizacja i rozliczanie projektu

Wzór: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Numer umowy o dofinansowanie: .................................................................................................................. Nazwa zadania: ........................................................................................................................................................... Kwota kwalifikowana: .............................................................................................................................................. Sprawdzono pod względem merytorycznym: Data i podpis Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: Data i podpis ......................................................................................... Data i podpis Kierownika Projektu

W przypadku dokumentów, które tylko w części dotyczą projektu: • należy opisać je tak, aby widoczny był podział kwot na związane z projektem i niezwiązane • należy dołączyć do nich dokumentację potwierdzającą prawidłowość podziału kwot (kalkulacje, specyfikacje do list płac itp.). 4. Zaksięgowanie dokumentu w systemie księgowym. 5. Zapłacenie dokumentu (z rachunku bankowego projektu lub z kasy projektu; w przypadku kasy projektu – wprowadzenie dokumentu do raportu kasowego). 6. Wpisanie daty i formy zapłaty na odwrocie dokumentu lub na dodatkowej karcie (w przypadku płatności bezgotówkowej – przez datę zapłaty rozumie się datę obciążenia rachunku bankowego, a nie datę zlecenia przelewu) oraz ewentualnie numeru odpowiednio wyciągu bankowego (WB) lub raportu kasowego (RK). Wyodrębniona ewidencja księgowa wydatków ponoszonych w ramach projektu Beneficjent realizujący projekt jest zobowiązany prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową w obszarze ksiąg rachunkowych dotyczącą wydatków projektu tak, aby: • możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem (z wyjątkiem kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem) 79

6. Realizacja i rozliczanie projektu

•

możliwe było uzyskanie z systemu finansowo-księgowego, dla żądanego zakresu dat, zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki bezpośrednie w podziale na zadania, zawierającego co najmniej następujące dane: o zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkami o wewnętrzny (systemowy) numer dokumentu księgowego (ewidencyjny nr notowany przez operatorów na źródłowych dokumentach w celu identyfikacji zasobów komputerowych z archiwum źródłowych dokumentów) o datę wystawienia dokumentu księgowego o określenie zakupionego towaru/usługi (rodzaj wydatku kwalifikowanego) o kwotę wydatków kwalifikowanych (wydatki brutto kwalifikowane i VAT kwalifikowany) o datę zapłaty o informację na temat poniesienia wydatku w ramach cross-financingu (jeśli dotyczy).

Zestawienie to jest załącznikiem do wniosku o płatność. W wersji elektronicznej przekazuje się je w formacie PDF (Adobe Acrobat Dokument), uniemożliwiającym nanoszenie poprawek. Jeśli nie jest możliwe wydrukowanie powyższego zestawienia bezpośrednio z informatycznego systemu finansowo-księgowego, dopuszcza się eksportowanie wybranych danych do arkusza kalkulacyjnego. Zestawienie to musi być spójne z utrwalonymi danymi w systemie finansowo-księgowym. Wymagana jest odrębna ewidencja w szczególności dla: • kont kosztów • VAT • przychodów (jeśli występują przychody związane z realizacją projektu) • rachunku bankowego • rozrachunków.

80

6. Realizacja i rozliczanie projektu

W polityce rachunkowości należy: • opisać zasady ewidencji wydatków kwalifikowanych dotyczących projektu • zapewnić ścieżkę audytu, tj. opisać sposób powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym (znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów). Umowy z podwykonawcami W przypadku zlecania części zadań wykonawcy w ramach kosztów bezpośrednich w umowie z nim należy zastrzec: a) prawo wglądu do jego dokumentów związanych z projektem, w tym dokumentów finansowych b) obowiązek przechowywania przez niego dokumentów przez okres wskazany w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), zaś w przypadku dokumentów dotyczących pomocy publicznej przez 10 lat. Będzie to służyć m.in. ewentualnej „kontroli krzyżowej” przeprowadzanej przez instytucje publiczne. Zasada konkurencyjności Podczas realizacji projektów należy zwrócić szczególną uwagę na zasadę konkurencyjności, zapisaną w umowie o dofinansowanie (wzór umowy o dofinansowanie, wersja z 27 marca 2009 r., § 20), obowiązującą przy zlecaniu podwykonawstwa. Beneficjenci z mocy prawa zobowiązani są do stosowania przepisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) z uwzględnieniem zaleceń MRR z 29 lutego 2008 r. Beneficjenci nieobjęci obowiązkiem stosowania ustawy PZP zobowiązani są do stosowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania podczas realizacji zamówień przekraczających kwotę 14 tys. euro netto, wykonywanych przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą, a związane z odpłatnym nabywaniem towarów i zlecaniem usług w ramach projektu. Zasady powyższej nie stosuje się w odniesieniu do osób i usług rozliczanych w ramach kosztów personelu w projekcie.

81

6. Realizacja i rozliczanie projektu

Wartość transakcji ustala się zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z 29 stycznia 2004 r. PZP (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655). Stosując zasadę konkurencyjności, należy dokonać wyboru oferenta poprzez porównanie co najmniej trzech ofert. Zapytanie ofertowe powinno zawierać opis przedmiotu transakcji oraz kryteria oceny oferty. Dokonując wyboru wykonawcy, beneficjent stosuje zasadę jawności i przejrzystości oraz równego traktowania potencjalnych kontrahentów. Transakcja powinna zostać zawarta z wykonawcą, którego oferta jest najbardziej korzystna zgodnie z kryteriami wskazanymi w zapytaniu ofertowym. Wybór najkorzystniejszej oferty musi zostać udokumentowany protokołem, do którego zostaną dołączone zebrane oferty. III. Koszty pośrednie Koszty pośrednie (związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania40) mogą obejmować następujące koszty administracyjne: koszty zarządu, personelu obsługowego/biurowego, obsługi księgowej, opłaty administracyjne, opłaty za energię elektryczną, prąd, usługi pocztowe, telefoniczne, kurierskie, koszty materiałów biurowych, archiwizacyjnych, koszty ubezpieczeń majątkowych, koszty ochrony czy sprzątania pomieszczeń itp. Koszty te mogą być rozliczane na dwa sposoby: a) ryczałtowo (stosownie do określonych limitów kosztów bezpośrednich pomniejszonych o cross-financing)41 b) na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (z pełnym udokumentowaniem wydatków).

(Sprawdź Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007–2013 – Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL z 27 marca 2009r. Rozdział 4, Podrozdział 2). 41 Odpowiednio: – 20% kosztów bezpośrednich projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu – w przypadku projektów o wartości do 2 mln zł, – 15% kosztów bezpośrednich projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu – w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln zł włącznie, – 10% kosztów bezpośrednich projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu – w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln zł, (patrz: Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007–2013 – „Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL” z 27 marca 2009 r., rozdział 4, podrozdział 2). 40

82

6. Realizacja i rozliczanie projektu

Wyboru jednego z wyżej wymienionych sposobów rozliczania kosztów pośrednich beneficjent dokonuje przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. Na tym etapie powinien również przewidzieć odpowiednie kategorie kosztów, które wymienione są wraz z oszacowaniem kwot i szczegółowo opisane (wraz z metodologią42) w „Uzasadnieniu kosztów pośrednich” (ostatnie strony wniosku o dofinansowanie). W przypadku wyboru sposobu rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem procentowy limit kosztów pośrednich jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu ( § 4 ust. 2). Koszty pośrednie będą rozliczone na poziomie odpowiedniego procentu (X%) rozliczonych (uznanych przez Instytucję Pośredniczącą) kosztów bezpośrednich, co oznacza, że w przypadku niższych kosztów bezpośrednich, proporcjonalnie niższe będą rozliczone koszty pośrednie. W związku z powyższym należy na początku realizacji projektu podjąć decyzję, jak często będziemy dokonywali przeksięgowania odpowiednio naliczonych kwot z rachunku projektu na rachunek firmowy na poczet kosztów pośrednich. Faktycznym limitem kosztów pośrednich jest więc każdorazowo (na etapie każdego wniosku o płatność) nie kwota całkowita (oszacowana w „Uzasadnieniu kosztów pośrednich”), lecz limit procentowy (X%), obliczony według wzoru: szacowana całkowita kwota kosztów pośrednich szacowana całkowita kwota kosztów bezpośrednich – szacowana kwota cross-financingu Przez „szacowaną kwotę” rozumie się kwotę zaplanowaną we wniosku o dofinansowanie dołączonym do umowy o dofinansowanie. Wprowadzanie zmian do wniosku o dofinansowanie Są dwa rodzaje zmian, które można wprowadzić do wniosku o dofinansowanie: 1) zmiany bez informowania Instytucji Pośredniczącej 2) zmiany podlegające obowiązkowi uzyskania zgody Instytucji Pośredniczącej. Metodologia wyliczenia kosztów pośrednich powinna być przygotowana w oparciu o dotychczasowe wartości kosztów pośrednich dla każdej kategorii przewidzianych kosztów. Metodologia podlega weryfikacji na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu i po ocenie merytorycznej może być negocjowana.

42

83

6. Realizacja i rozliczanie projektu

Ad. 1. Bez konieczności informowania Instytucji Pośredniczącej można dokonać przesunięć w budżecie projektu – określonym we wniosku załączonym do umowy o dofinansowanie – do 10% wartości środków przeznaczonych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na które przesuwane są środki. Przy czym zmiany te nie mogą zwiększać łącznej wysokości wydatków objętych cross-financingiem, wartości zadania „Zarządzanie projektem”, a także nie mogą wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej. Ad. 2. W przypadku pozostałych zmian beneficjent może je wprowadzić pod warunkiem: • zgłoszenia ich Instytucji Pośredniczącej w formie pisemnej nie później niż 1 miesiąc przed zakończeniem realizacji projektu • uzyskania pisemnej akceptacji Instytucji Pośredniczącej w terminie 15 dni roboczych od zgłoszenia (akceptacja ta nie wymaga aneksowania umowy o dofinansowanie). IV. Działania informacyjne i promocyjne (wizualizacja projektu) Beneficjent ma obowiązek informować opinię publiczną o tym, iż jego projekt jest dofinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Oznacza to konieczność zamieszczania (o ile istnieje taka techniczna możliwość) odpowiednich informacji w formie graficznej (logotypy) i tekstowej we wszelkich: • materiałach papierowych i elektronicznych związanych z projektem (np. na prezentacjach multimedialnych wykorzystywanych w czasie prowadzenia szkoleń, w materiałach szkoleniowych, na długopisach, notatnikach i innych materiałach udostępnianych uczestnikom szkoleń) • dokumentach dotyczących projektu (np. na certyfikatach, deklaracjach uczestnictwa podpisywanych przez uczestników, umowach o pracę z personelem projektu, umowach cywilnoprawnych, umowach z wykonawcami, fakturach, dokumentach związanych z rozliczaniem projektu itp.) • budynkach i pomieszczeniach, w których realizowany jest projekt (budynki i pomieszczenia biurowe, sale szkoleniowe powinny być odpowiednio oznaczone plakatami, roll-upami itp.) • na sprzęcie i wyposażeniu zakupionym ze środków projektu (rzutniki, komputery itp.). 84

6. Realizacja i rozliczanie projektu

O tym, że realizujemy projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, powinniśmy informować w formie ustnej uczestników szkoleń czy słuchaczy studiów. Przez „informację o współfinansowaniu”, którą należy zamieszczać we wspomnianych miejscach, rozumie się tekst informujący o tym, że projekt, dane działanie jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Informacja o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego powinna być umieszczona wraz z logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Unii Europejskiej oraz podpisem „Unia Europejskia” i „Europejski Fundusz Społeczny”, stosowanymi zgodnie „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL” (stanowiącymi załącznik i integralną część Planu Komunikacji, PO KL)43. Podstawowym dwóm logotypom mogą towarzyszyć inne uzupełniające logotypy, np. herby lub godła województw, logotypy instytucji, beneficjentów, partnerów oraz hasło promocyjne zarezerwowane dla Programu Kapitał Ludzki „Człowiek – najlepsza inwestycja”. Jeśli ze względu na niewielkie rozmiary materiałów promocyjnych (np. długopisy) nie sposób umieścić wszystkich logotypów, można nanieść tylko znak PO KL oraz UE. Informacja o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego powinna być skierowana do: • uczestników projektu • pracowników projektu i instytucji współpracujących (w tym wykonawców) • ogółu społeczeństwa (choć w przypadku projektu zamkniętego w mniejszym stopniu). W stosowaniu logotypów PO KL, Instytucji Pośredniczącej lub Wdrażającej (tu: PARP) i UE należy zwrócić szczególną uwagę na zasady dotyczące: • kolorystyki logotypów • zachowania proporcji ich kształtów • zachowania pola ochronnego wokół logotypów Od tej zasady są wyjątki (opisane w „Zasadach finansowania PO KL”, wydanych przez ministra rozwoju regionalnego, np.: faktury, rachunki i inne dokumenty finansowo-księgowe nie muszą być oznaczane przez zamieszczenie logotypów).

43

85

6. Realizacja i rozliczanie projektu

•

•

zachowania odpowiednich graficznych proporcji pomiędzy „informacją o współfinansowaniu” a pozostałymi informacjami na plakacie, tablicy, naklejce itp. (informacja o współfinansowaniu wraz z logotypami powinna zajmować co najmniej 25% powierzchni roll-upu, tablicy, naklejki itp.) zestawienia logotypów (np. sposób ułożenia znaków w nagłówku plakatu itp.).

PARP zastrzega sobie prawo do akceptacji wszystkich elementów wizualizacji w ramach projektu. Beneficjent jest zobowiązany do przesłania do PARP elektronicznej wersji projektów materiałów promocyjnych. Koordynator projektu akceptuje je w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania prawidłowych dokumentów. Użycie materiałów niezaakceptowanych przez PARP może skutkować niekwalifikowanością kosztów poniesionych w związku z nimi. Szczegółowe zasady w tym zakresie regulują: 1. Wytyczne ministra rozwoju regionalnego w zakresie informacji i promocji Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007–2013. 2. Strategia komunikacji funduszy europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności w latach 2007–2013, która spełnia kryteria Planu komunikacji określone w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. określającym przepisy wykonawcze do Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 odnośnie obowiązków informacyjnych i komunikacyjnych stosowanych przez Państwa Członkowskie. 3. „Plan komunikacji PO KL 2007–2013”. 4. „Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL” (stanowiące załącznik i integralną część Planu Komunikacji, PO KL). 5. Paragraf 22 umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 6. Materiały informacyjne PARP, w tym „Księga identyfikacji wizualnej PARP” oraz „Księga wzorów materiałów promocyjno-informacyjnych PO KL 2007–2013”.

86

6. Realizacja i rozliczanie projektu

Dokumenty wymienione w punktach od 1 do 4 można pobrać ze strony www. funduszeeuropejskie.pl (zakładka „Zasady promocji”44). PARP zapewnia dostęp do oficjalnych i wymaganych znaków graficznych (logotypy, informacje techniczne dla drukarni lub administratorów stron internetowych), zdań oraz sloganów umieszczanych w materiałach dotyczących PO KL, w formacie gotowym do zastosowania.

Link do strony o zasadach promocji projektów: http://www.efs.gov.pl/ZPFE/Strony/zasady.aspx

44

87

7. Dobre praktyki

88

7. Dobre praktyki

Pierwsze konkursy w ramach poddziałania 2.1.1 „Rozwój kapitału ludzkiego przedsiębiorstw” W 2008 r. PARP rozpoczęła wdrażanie programu Kapitał Ludzki, który wspiera inwestycje w szkolenia pracowników firm i przedsiębiorców dzięki środkom EFS (służy temu poddziałanie 2.1.1 „Rozwój kapitału ludzkiego przedsiębiorstw”). Podczas pierwszego konkursu na wsparcie projektów szkoleń i studiów podyplomowych, ogłoszonego w lipcu 2008 r., do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości złożono ponad 800 wniosków na łączną kwotę 2,13 mld zł. Dofinansowanie przyznano 214 projektom. Tylko dzięki tym szkoleniom i studiom kwalifikacje oraz umiejętności podniesie ponad 137 tys. osób z ok. 30 tys. firm. Wykres 1. Wyniki naboru wniosków do poddziałania 2.1.1 w roku 2008

Źródło: PARP.

Spośród 214 wybranych projektów 133 dotyczy szkoleń zamkniętych (przygotowanych w odpowiedzi na potrzeby konkretnych firm), 61 – szkoleń otwartych, a 20 – studiów podyplomowych. Ostatecznie podpisano 211 umów na realizację projektów konkursowych, na łączną kwotę dofinansowania ponad 420 mln zł. Poniżej zamieszczona została krótka ilościowa charakterystyka projektów otwartych, które stanowiły 28,5% wszystkich rekomendowanych do wsparcia w ramach działania 2.1.1 (nabór 2008): • największa wartość projektu – 19,4 mln zł • największa kwota dofinansowania – 15,3 mln zł • najmniejsza wartość projektu – 563 tys zł • najmniejsza kwota dofinansowania – 492 tys. zł

89

7. Dobre praktyki

• • • •

• • •

średnia kwota dofinansowania – 2,69 mln zł średnia wartość projektu – 3,22 mln zł średni poziom dofinansowania – 83,5% całkowitych wydatków pracownicy objęci wsparciem – 68 339 osób (85,7% z sektora MSP, 14,3% z dużych przedsiębiorstw), w tym 1310 (1,9%) pracowników w gorszym położeniu przedsiębiorstwa objęte wsparciem – 26 350 (92,3% z sektora MSP oraz 7,7% dużych przedsiębiorstw) średnia liczba osób objętych wsparciem w projekcie – 1 120 29 projektów spełnia kryterium strategiczne „umożliwienie zdobycia powszechnie uznawanego certyfikatu”.

Wykres 2. Pracownicy objęci wsparciem w ramach poszczególnych typów projektów, którym przyznano dofinansowanie w 2008 r.

Źródło: PARP.

W 2009 r. zmieniony został sposób przeprowadzania konkursów w ramach poddziałania 2.1.1. Odbyły się trzy odrębne dla każdego typu projektu nabory (tym razem w trybie zamkniętym). W okresie od 16 lutego 2009 r. do 31 marca 2009 r. przyjęto łącznie 1092 wnioski o dofinansowanie na kwotę wynoszącą ponad 2 mld zł (to czterokrotnie więcej niż dostępny budżet wynoszący 509 mln zł). Ocenie formalnej poddano 569 wniosków o dofinansowanie projektów szkoleń otwartych, 352 wniosków o dofinansowanie projektów szkoleń zamkniętych oraz 171 wniosków o dofinansowanie studiów podyplomowych.

90

7. Dobre praktyki

Kryteria formalne oraz szczegółowe kryteria dostępu spełniło 527 wniosków dotyczących szkoleń otwartych (dofinansowanie na kwotę 1,11 mld zł), 298 wniosków dotyczących szkoleń zamkniętych (471 mln zł) oraz 150 wniosków dotyczących studiów podyplomowych (304 mln zł)45. Dofinansowanie otrzymują 124 projekty zamknięte, 48 projektów dotyczących studiów podyplomowych oraz 98 ogólnopolskich projektów otwartych. Wnioskowana kwota udzielonego dofinansowania dla 270 projektów wyniesie ponad 483 mln zł. Przykłady szkoleń otwartych realizowanych w ramach PO KL (dofinansowanych w wyniku konkursu z 2008 r.)46: 1. Akademia handlowca – rozwój MSP poprzez wzrost kompetencji pracowników. Projekt obejmuje 83 szkolenia dla pracowników mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, mających siedzibę na terenie całej Polski. Zaplanowano dwudniowe szkolenia na następujące tematy: „Negocjacje handlowe – techniki negocjacji”; „Skuteczna rekrutacja i selekcja pracowników”; „Elastyczne formy zarządzania czasem pracy”; „Efektywne motywowanie pracowników”; „E-business: wykorzystanie Internetu w promocji i rozwoju firmy”; „Komunikacja interpersonalna w relacjach z klientem”; „Team building dla handlowców, czyli skuteczne budowanie zespołu”. 2. Audytor bezpieczeństwa teleinformatycznego. To szkolenie zawodowe dostarcza wiedzy na temat zabezpieczeń systemu informatycznego. Uczestnicy kursów zapoznają się z dobrymi praktykami norm ISO 27001 oraz ISO 17799 w zakresie bezpieczeństwa teleinformatycznego. Ponadto poznają metody oraz narzędzia audytu systemów teleinformatycznych. Szkolenie pozwoli na samodzielne budowanie nowoczesnych systemów zarządzania informacjami. Projekt obejmuje województwa: śląskie, mazowieckie, dolnośląskie, małopolskie, łódzkie i lubelskie. 3. E-podpis – rewolucja w obiegu dokumentów w polskiej gospodarce. Jest to jednodniowe szkolenie z podstaw polskiego i unijnego prawa dotyczące e-podpisu, bezpieczeństwa e-podpisu, jego zalet i funkcjonalności oraz technicznej strony obsługi. Kurs jest skierowany do właścicieli oraz menedżerów MSP. Celem szkolenia jest uświadomienie grupie docelowej korzyści i oszczędności pły Gdy zamykano to wydanie do druku, nieznane były jeszcze wyniki oceny merytorycznej wniosków złożonych w konkursie z 2009 r. 46 Wybór szkoleń dofinansowanych w ramach poddzialania 2.1.1 na stronie: www.szkoleniaparp.pl. 45

91

7. Dobre praktyki

nących ze stosowania e-podpisu w praktyce. Pomimo relatywnie niskiego kosztu tego rozwiązania oraz ogromnych korzyści (oszczędności czasu, pieniędzy, zwiększone bezpieczeństwo obiegu informacji etc.) e-podpis jest rozwiązaniem mocno niedocenianym przez decydentów w polskich przedsiębiorstwach. Szkolenie obejmuje swym zasięgiem województwa: mazowieckie, śląskie, wielkopolskie, małopolskie, dolnośląskie, łódzkie, pomorskie. 4. Inwestycja w kreatywność – wsparcie sektora usług kreatywnych – Adobe Acrobat PRO. Szkolenie przeznaczone jest dla kreatywnych twórców, grafików, fotografików, którzy potrzebują komunikować się i współpracować z klientami za pomocą Adobe PDF – standardu wymiany dokumentów elektronicznych. Po ukończonym kursie uczestnik szkolenia potrafi tworzyć elektroniczne dokumenty PDF, własne prezentacje multimedialne, archiwizować dokumenty, łączyć je, używać programu Acrobat do pracy grupowej, szybko wyszukiwać potrzebne informacje, konwertować dane do formatu Adobe PDF. Pozwala to na zwiększenie bezpieczeństwa wymiany danych, konsultację z odbiorcami świadczonych usług w sprawie projektów i dokumentów, wspólną pracę z klientami, współpracownikami i partnerami. Szkolenie skierowane jest do słuchaczy z województw: dolnośląskiego, łódzkiego, małopolskiego, mazowieckiego, pomorskiego, śląskiego i wielkopolskiego. Szkolenia w latach 2005–2008 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości w latach 2004–2008 w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL) wdrażała działanie 2.3 „Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki”. Jego celem było podniesienie konkurencyjności i rozwój potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw poprzez inwestycje w kadry. Od roku 2005 do połowy roku 2008 w szkoleniach i studiach podyplomowych, finansowanych z EFS w ramach SPO RZL, uczestniczyło ponad pół miliona osób z ponad 180 tys. firm i przeszło 4 tys. instytucji. Od początku realizacji działania 2.3 poziom swoich kwalifikacji zawodowych poświadczonych certyfikatem podniosło prawie 470 tys. osób. Dane te mniej więcej trzykrotnie przewyższyły zakładane rezultaty. Działanie składało się z trzech schematów: • „Doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr”. • „Promocja rozwiązań systemowych w zakresie potencjału adaptacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy”.

92

7. Dobre praktyki

• •

„Podnoszenie umiejętności i kwalifikacji pracowników służby zdrowia”. W schemacie a „Doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr” realizowano projekty szkoleń i studiów podyplomowych dla pracowników przedsiębiorstw i kadr zarządzających, mające na celu podwyższenie lub zdobycie nowych kwalifikacji. Swym charakterem schemat a był zbliżony do obecnie realizowanego poddziałnia 2.1.1 PO KL.

W schemacie b „Promocja rozwiązań systemowych w zakresie potencjału adaptacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy” realizowanych było 20 dużych projektów własnych PARP. Miały one na celu promocję rozwiązań systemowych w zakresie potencjału adaptacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy w przedsiębiorstwach (podobne projekty do realizowanych w działaniu 2.1.2 PO KL). Organizowano szkolenia dla przedsiębiorstw o znaczeniu sektorowym (np. BHP, ochrona środowiska), projekty promujące dialog na rzecz zmian w organizacji pracy, podnoszenie jakości szkoleń i usług doradczych dla przedsiębiorstw oraz ideę doskonalenia zawodowego. Ponadto projekty obejmowały pilotażowe działania szkoleniowo-doradcze w zakresie nowoczesnych form pracy (rotacja miejsc pracy, telepraca). Wsparcie udzielane w ramach tego schematu skierowane było przede wszystkim do pracowników firm (96%) i w mniejszym zakresie do pracowników instytucji (4% beneficjentów to m.in. pracownicy jednostek samorządu terytorialnego, instytucji szkoleniowych, organizacji pracodawców). Łączna wartość tych projektów przekroczyła 221 mln zł. W schemacie c „Podnoszenie umiejętności i kwalifikacji pracowników służby zdrowia” realizowany był jeden projekt przez Centrum Onkologii – Instytut im. Marii Skłodowskiej-Curie w Warszawie. Do beneficjentów należeli lekarze specjaliści, średni personel medyczny oraz techniczny związany z populacyjnymi badaniami skryningowymi raka piersi i raka szyjki macicy (m.in. lekarze, onkolodzy, patolodzy, radiolodzy, cytotechnicy, pielęgniarki i położne, fizycy medyczni). Od początku realizacji szkolenia do końca I półrocza 2008 r. swoje kwalifikacje podniosło prawie 1,8 tys. osób. Wartość projektu wyniosła prawie 2 mln zł. W ramach schematu a „Doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr” w przeprowadzonych przez PARP konkursach brały udział instytucje i firmy szkoleniowe oraz szkoły wyższe. Kryteria konkursowe okazały się bardzo wymagające. Spośród złożonych w ramach wszystkich ośmiu konkursów 3 186 wniosków o dofinansowanie

93

7. Dobre praktyki

na ogólną kwotę ponad 4,48 mld zł rekomendowano do wsparcia 740 wniosków. PARP podpisała z wnioskodawcami 682 mowy na łączną kwotę dofinansowania 764 mln zł. Liczby te obrazują ogromną skalę zainteresowania programem wśród organizatorów szkoleń i studiów podyplomowych. Wykres 3. Liczba umów o dofinansowanie szkoleń i studiów podpisanych w poszczególnych województwach w ramach SPO RZL 2.3a dolnośląskie kujawsko-pomorskie

116

Liczba wniosków zarejestrowanych od początku uruchomienia programu

107

Liczba projektów, którym przyznano dofinansowanie na podstawie umowy

29

lubelskie lubuskie

189

45

21 2

Źródło: PARP

29

łódzkie

192

59

małopolskie

294

57

mazowieckie opolskie podkarpackie podlaskie

32

4

58

13 10

pomorskie

warmińsko-mazurskie

201 265

61 44 11 6

42

wielkopolskie zachodniopomorskie

64

44

śląskie świętokrzyskie

1 131

228

313

72 20

109

94

7. Dobre praktyki

Jednakże zainteresowanie programem w poszczególnych województwach (wnioski składano do Regionalnych Instytucji Finansujących) było bardzo nierównomierne (wykres 1). Najwięcej wniosków złożyły podmioty w woj. mazowieckim (ponad 1130), wielkopolskim (313), małopolskim (294) i śląskim (265), najmniej w świętokrzyskim (44), warmińsko-mazurskim (42), opolskim (32) i lubuskim (29). Najwięcej projektów realizowali beneficjenci w województwie mazowieckim (ponad 230), gdzie również najwięcej osób skorzystało z dofinansowywanych szkoleń (blisko 200 tys.). W województwie lubuskim dotację otrzymały jedynie dwa projekty. Szkolenia mogły mieć charakter otwarty lub zamknięty. Przeważały szkolenia otwarte (wykres 2). W poddziałaniu 2.1.1 programu Kapitał Ludzki po pierwszym konkursie przeważają szkolenia zamknięte. Wykres 4. Typy szkoleń w projektach rozliczonych w ramach działania 2.3a SPO RZL

szkolenia zamknięte 45%

Źródło: PARP.

szkolenia otwarte 55%

Źródło: PARP

Najwięcej uczestników projektów realizowanych w ramach działania 2.3 SPO RZL pochodziło z województwa mazowieckiego (17,6%), a najmniej z województw świętokrzyskiego, opolskiego i lubuskiego (wykres 3). Liczba projektów szkoleniowych oferowanych w poszczególnych województwach była różna. Realizowano 377 projektów ogólnokrajowych. Dodatkowo w każdym z województw realizowane były projekty o charakterze regionalnym. Różnice między województwami w liczbie projektów regionalnych wynosiły od kilkunastu do kilkudziesięciu. Najwięcej projektów zostało zrealizowanych w województwie mazowieckim – łącznie 453 (377 projektów o charakterze ogólnokrajowym i 76 projektów o charakterze regionalnym).

95

7. Dobre praktyki

Wykres 5. Uczestnicy szkoleń według województw (jako % wszystkich uczestników)

Źródło: PARP.

Wśród uczestników projektów przeważały firmy jednoosobowe oraz średniej wielkości (między 10 a 49 pracowników). Dominowały firmy pochodzące z dużych i zurbanizowanych województw: mazowieckiego oraz śląskiego, dolnośląskiego, małopolskiego i wielkopolskiego. Najrzadziej w projektach uczestniczyli pracownicy firm z województw opolskiego oraz lubuskiego. Najwięcej firm, które wzięły udział w programie więcej niż raz, było z województw śląskiego, mazowieckiego oraz kujawsko-pomorskiego (ok. 25%). Najmniej wielo-

96

7. Dobre praktyki

krotnych uczestników pochodziło z województw warmińsko-mazurskiego, lubuskiego oraz świętokrzyskiego (ok. 17%). Wielokrotnymi uczestnikami były zdecydowanie firmy duże: średnio jej pracownicy brali udział w 3 różnych projektach. Firmy jednoosobowe brały udział średnio tylko w jednym szkoleniu. Aż 90% uczestników wzięło udział tylko w jednym szkoleniu. Wśród wszystkich projektów najczęściej realizowane były szkolenia i studia z zakresu zarządzania – ok. 15% na 1381 wszystkich bloków szkoleniowych i kierunków studiów (wykres 4). Następnie szkolenia zawodowe (ponad 11%), doskonalące umiejętności sprzedażowe (prawie 9%), dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi (ok. 8%) oraz umiejętności interpersonalnych, nowoczesnych technologii, języków obcych (mniej więcej po 6%) i zarządzania jakością (około 5%). Preferencje co do tematyki szkoleń zależały od wielkości firmy. Wśród firm jednoosobowych przeważały szkolenia zawodowe, IT oraz techniki sprzedaży. Wśród firm średnich relatywnie największą popularnością cieszyły się tematy związane z zarządzaniem, podatkami oraz prawem pracy. Wśród firm największych popularne były szkolenia z IT, podatków, prawa pracy oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Z perspektywy osób najpopularniejsze były szkolenia z zarządzania oraz szkolenia zawodowe. Najmniej osób wzięło udział w szkoleniach dotyczących prawa pracy, rachunków oraz języków obcych. PARP koordynowała kwartalne badania ewaluacyjne projektów realizowanych w ramach działania 2.3. W siedmiu edycjach badania, które zostały zrealizowane od czerwca 2006 roku, wzięło udział łącznie ponad 21 tys. osób oraz 14 tys. przedsiębiorstw. Większość z ankietowanych przedsiębiorców stwierdziła, że nie posłałaby na szkolenia swoich pracowników, gdyby nie były one współfinansowane z EFS. Aż 96% szefów firm stwierdziło, że tematyka kursów była zgodna z ich oczekiwaniami. 83% uczestników dobrze i bardzo dobrze ocenia przydatność zdobytej wiedzy.

97

7. Dobre praktyki

Wykres 6. Kategorie tematyczne szkoleń otwartych i zamkniętych łącznie (liczba szkoleń)

Źródło: PARP.

Ważny jest również wymiar mikro: uczestnicy projektów oprócz cennej wiedzy często otrzymują nowy zastrzyk energii do działania. „Uwierzyłam we własne umiejętności, teraz nie boję się negocjacji z fachowcami”, „zdobyłem nową wiedzę, dzięki której poprawiłem standardy pracy mojego działu”, „awansowałam”, „więcej zarabiam” – to często słyszane przez autorów relacje. Są one jednocześnie wymarzoną recenzją dla organizatorów projektów. Wiele osób podkreśla, że udział w kursach odświeżył ich sposób myślenia o pracy i zwiększył motywację. Unijne programy perspektywy finansowej 2004–2006 dały pozytywny impuls szkołom wyższym i firmom szkoleniowym do tworzenia nowych produktów i uelastycznienia podejścia wobec przedsiębiorców. Wreszcie zaczęto się wsłuchiwać w ich rzeczywiste potrzeby. Rynek szkoleń dla przedsiębiorstw – mimo 98

7. Dobre praktyki

obaw ekspertów z niezależnych instytucji szkoleniowych (niektórzy wieścili wręcz zepsucie tego rynku) – rzeczywiście się rozwinął. Wiele wskazuje na to, że dzięki programowi Kapitał Ludzki 2007–2013 powtórzy się sukces tego typu projektów realizowanych w latach 2005–2008. Dobre praktyki Poniżej można się zapoznać z przykładami projektów zrealizowanych w latach 2005–2008. Swą wiedzą dzielą się organizatorzy szkoleń i studiów. Uczestnicy projektów i przedstawiciele firm wyrażają swoje opinie. Projekty te zostały opisane w książce „Dobre praktyki SPO RZL”, wydanej w 2008 r. przez PARP.

99

7. Dobre praktyki

Przykład szkolenia otwartego: „Rozwój zasobów ludzkich leśnych przedsiębiorstw usługowych – konieczność i szansa” Od przedsiębiorcy po drwala Poziom wykształcenia i kwalifikacji kadr przedsiębiorstw leśnych jest bardzo niski. Ponad 80% (ok. 3500 osób) kierujących firmami pracującymi dla Lasów Państwowych nie posiada wystarczających kwalifikacji z zakresu gospodarki leśnej – taki obraz branży pokazały badania przeprowadzone m.in. przez Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu. Projekt „Rozwój zasobów ludzkich leśnych przedsiębiorstw usługowych – konieczność i szansa”, współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego, przełamał ten impas. Przeszkolono ponad 1700 osób, których większość potwierdziła przydatność zdobytych umiejętności. Według 89% właścicieli firm objętych wsparciem, zdobyte kwalifikacje mają decydujący wpływ na kierunek rozwoju ich przedsiębiorstw, 60% zauważyło istotny wpływ na poprawę bezpieczeństwa pracy, 40% odczuło poprawę jakości pracy zatrudnionych, a 31% – wzrost wydajności pracy. Geneza projektu Przedsiębiorstwa leśne powstały w okresie przemian społeczno-gospodarczych w Polsce na początku lat 90. ubiegłego wieku. Utworzono je na drodze przemian prywatyzacyjnych, jakie zaszły w jednym z największych polskich przedsiębiorstw – Lasach Państwowych. Zrezygnowano z pracowników etatowych wykonujących prace leśne, tzw. robotników leśnych, i przesunięto ich do prywatnego sektora usługowego. Robotnik leśny przestał więc być pracownikiem Lasów Państwowych, a stawał się prywatnym przedsiębiorcą wykonującym prace usługowe jako firma zewnętrzna. Rozwiązanie to poprawiło sytuację ekonomiczną Lasów Państwowych, ale jednocześnie okazało się, że nowa sytuacja przerasta możliwości, kwalifikacje i umiejętności nowo powstałych przedsiębiorców. Po wejściu w życie znowelizowanej ustawy Prawo zamówień publicznych i podporządkowaniu jej Lasów Państwowych warunkiem ubiegania się o zlecenie jest posiadanie udokumentowanych kwalifikacji z zakresu gospodarki leśnej. Poziom wykształcenia i kwalifikacji, jaki reprezentują kadry tych przedsiębiorstw, jest bardzo niski. – Nasz projekt był szansą dla nich, a także dla ich pracowników na

100

7. Dobre praktyki

podniesienie niskich kwalifikacji i nabycie nowych umiejętności, co jest konieczne ze względu na postęp technologiczny dokonujący się w usługowym wykonawstwie prac leśnych. Wpłynie to także na wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw – mówi inż. Dariusz Rutkowski, który kierował kilkuosobowym zespołem koordynującym projekt. Dla każdego coś dobrego Przedsięwzięcie to zrealizowało Centrum Kształcenia Przedsiębiorców Leśnych działające w ramach Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu przy Leśnym Zakładzie Doświadczalnym w Siemianicach. Trwało od 1 stycznia 2006 r. do 31 marca 2008 r. „Doskonaląc siebie, inwestujesz w przyszłość” – to hasło było mottem szkoleń, podczas których nie tylko uczono, jak prawidłowo ścinać drzewa czy pielęgnować młodniki, ale też oferowano kursy z zakresu pisania biznesplanów i pozyskiwania unijnych funduszy. Ofertę skierowano do pracowników mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw oraz osób prowadzących działalność gospodarczą. Organizatorzy zaoferowali 6 rodzajów szkoleń: • Studium przedsiębiorczości leśnej. • Kurs dla drwali – operatorów pilarki. • Pielęgnacja upraw i młodników. • Zamówienia publiczne z elementami biznesplanu. • Nowoczesne technologie w pozyskaniu drewna. • Dotacje europejskie dla zakładów usług leśnych 2007–2013. Zajęcia prowadzili głównie wykładowcy AR w Poznaniu, a także fachowcy z Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, Państwowej Inspekcji Pracy, zakładów usług leśnych oraz radca prawny. W trakcie badań poprzedzających realizację projektu za główną barierę w rozwoju przedsiębiorstw leśnych uznano niski poziom wykształcenia ich właścicieli. Niezrozumienie obowiązujących przepisów i brak podstawowej wiedzy ekonomicznej nie pozwalały na sprawne prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Zbyt duża ostrożność w podejmowaniu ryzyka inwestycji hamuje rozwój tej branży. Dlatego w programie szkoleń znalazły się kursy poświęcone zamówieniom publicznym, dotacjom unijnym i nowym technologiom.

101

7. Dobre praktyki

Cenna wiedza – Szkolenia przygotowano znakomicie. Dzięki uczestnictwu w kursie dostrzegłem szansę na zdobycie unijnych pieniędzy. Sytuacja w mojej branży jest trudna, a dzięki zdobytej wiedzy staram się dostosować działalność mojej firmy do wymogów rynku, zwiększyć zatrudnienie – mówi Marian Horyan, prowadzący Zakład Usług Leśnych i Usług Ciągnikowo-Transportowych Marian Horyan z Powidza (województwo wielkopolskie). – Jestem bardzo zadowolona, że zdecydowałam się pójść na kurs, dzięki któremu mam większą wiedzę na temat hodowli i wykorzystywania zasobów leśnych – Elżbieta Katafiasz, Zakład Prac Leśnych Usługi Wielobranżowe SC Elżbieta i Zbigniew Katafiasz w Królikowie (województwo kujawsko-pomorskie), uczestniczka „Kursu przedsiębiorczości leśnej”. – Mimo że jestem osobą bardzo aktywną, m.in. jestem sołtysem i radną, zyskałam większą pewność siebie, odwagę i swobodę w kontaktach z leśniczym i przedstawicielami nadleśnictwa. Dzięki temu, że zdobyłam dodatkową wiedzę, czuję się bardziej kompetentna podczas takich rozmów. W szkoleniu uczestniczyli również dwaj moi synowie, którzy teraz lepiej orientują się w pracy. Oprócz niskiego poziomu wykształcenia właścicieli firm barierę rozwoju stanowią niskie kwalifikacje pracowników. – Badania pokazały, że często nie posiadają oni podstawowej wiedzy z zakresu wykonywanych prac, popełniają błędy, pracują niewydajnie, wymagają ciągłego nadzoru – mówi Dariusz Rutkowski. Dla nich przygotowano m.in. kursy: „Nowoczesne technologie – sortymentowa metoda pozyskiwania drewna z elementami ergonomicznych technik pracy pilarką” i „Kurs drwala – operatora pilarki”. – Potrzebę kształcenia zawodowego pracowników i przedsiębiorców działających w branży leśnej wymuszają również międzynarodowe standardy – dodaje kierownik projektu. Projekt, którego ogólna wartość wyniosła 2,2 mln zł, a kwota dofinansowania – 1,9 mln zł, pozwolił rozszerzyć działalność Centrum Kształcenia Przedsiębiorców Leśnych i wesprzeć organizowane tam szkolenia. – Przedsiębiorstwa leśne m.in. ze względu na duże uzależnienie od usługodawcy – monopolisty (Lasów Państwowych) nigdy nie reprezentowały wysokiego poziomu ekonomicznego – mówi Dariusz Rutkowski. – Dofinansowanie szkoleń pozwoliło przełamać barierę kosztów i udostępnić kursy szerokiej grupie odbiorców.

102

7. Dobre praktyki

Przykład szkolenia zamkniętego: „Rozwój kompetencji pracowników spółek: Nutricia Polska i Nutricia Zakłady Produkcyjne” Drzwi do rozwoju Wymagania dotyczące sprawozdawczości, rozliczeń finansowych oraz bieżąca dokumentacja szkoleniowa mogą być dużym obciążeniem, ale nie muszą. Na pewno nie były w projekcie realizowanym przez DOOR Poland Sp. z o.o. dla spółek Nutricia Polska i Nutricia Zakłady Produkcyjne. Tu procedury ustawiono tak, by usprawniały realizację projektu i wzmacniały efekty szkoleń. Projektodawcą i wykonawcą projektu „Rozwój kompetencji pracowników spółek: Nutricia Polska i Nutricia Zakłady Produkcyjne” była firma szkoleniowa DOOR Poland Sp. z o.o., która zrealizowała 16 projektów współfinansowanych ze środków UE w ramach działania 2.3, schemat a, SPO RZL. Szkolenia wystartowały 17 października 2005 r. i zakończyły się w połowie 2008 r. Struktura zarządzania projektem W trosce o profesjonalne zarządzanie projektem na początku powołano Komitet Sterujący (KS), w którego skład weszli przedstawiciele beneficjenta ostatecznego (BO), w tym jedna z osób decyzyjnych, audytor wewnętrzny projektu oraz przedstawiciel wnioskodawcy. Podstawowym zadaniem Komitetu Sterującego było monitorowanie procesu realizacji projektu pod kątem zgodności z zasadami EFS. Ponadto KS akceptował na bieżąco decyzje podejmowane przez zespół projektowy w ramach działań związanych z wykonywaniem projektu. Sprawował też kontrolę nad budżetem projektu oraz nadzór nad prawidłowością przebiegu czynności projektowych w stosunku do obowiązującego harmonogramu realizacji projektu. Zarządzaniem projektem zajmował się zespół projektowy, utworzony przez: menedżera projektu ds. EFS, menedżera projektu ds. merytorycznych, eksperta ds. badań oraz eksperta ds. oceny potrzeb szkoleniowych. Szefem zespołu odpowiedzialnego za zarządzanie projektem był menedżer ds. EFS. Spotkania zespołu projektowego odbywały się cyklicznie. W sytuacji nagłych zdarzeń zespół projektowy natychmiast reagował, szukając optymalnych rozwiązań. Dwustopniowa struktura zarządzania pozwala na bardzo rzetelną i szczegółową kontrolę działań projektowych i elastyczną reakcję, jeśli dojdzie do zakłóceń w przebiegu realizacji projektu.

103

7. Dobre praktyki

Zaplanowany na 32 miesiące projekt uwzględniał 6 tematów: 1. Coaching. 2. Inspirujące przywództwo I. 3. Inspirujące przywództwo II. 4. Negocjacje, sprzedaż profesjonalna I. 5. Sprzedaż profesjonalna II, techniki prezentacji. 6. Zarządzanie zmianą, zarządzanie czasem. Kontekst – otocznie firm Uczestnikami projektu byli pracownicy dwóch przedsiębiorstw: Nutricia Polska i Nutricia Zakłady Produkcyjne (mających siedzibę w dwóch województwach), działających na terenie całej Polski i będących znaczącymi pracodawcami w swoich regionach. Przedsięwzięcie skierowane było do specjalistów, średniej i wyższej kadry menedżerskiej oraz przedstawicieli handlowych i medycznych. Nutricia Zakłady Produkcyjne zatrudnia ok. 530 osób w Opolu oraz ok. 130 w Krotoszynie. Nutricia Polska zatrudnia 225 pracowników. Zakłady produkcyjne w Opolu i Krotoszynie należą do największych lokalnych pracodawców i działają w regionach o poziomie bezrobocia zbliżonym do średniej w kraju. Związek z rynkiem dostawców powoduje, że rozwój tych przedsiębiorstw zapewnia jednocześnie pozytywne zmiany na lokalnym rynku pracy. „Rozwój kompetencji pracowników spółek: Nutricia Polska i Nutricia Zakłady Produkcyjne” był projektem zamkniętym, skierowanym do pracowników tych spółek. Jego podstawowym celem było podniesienie kompetencji pracowników obu przedsiębiorstw, tak by wzmocniły one swoją pozycję na konkurencyjnym rynku europejskim. Zwiększony dostęp pracowników do szkoleń pozwala osiągnąć poziom kompetencji wymagany w przedsiębiorstwach. Projekt był częścią szerszych działań w zakresie rozwoju zasobów ludzkich firm koncernu Royal Numico – największego w Europie producenta żywności dla niemowląt i dzieci oraz żywności klinicznej dla osób wymagających specjalnej diety. Rekrutacja W projektach zamkniętych problemów z rekrutacją uczestników raczej się nie napotyka. – Obie firmy od lat prowadzą zaawansowaną politykę personalną. Pracownicy rozwijają swoje kompetencje, uczestnicząc w kolejnych cyklach szkoleń

104

7. Dobre praktyki

– mówi Beata Deszcz, koordynator projektu DOOR Poland Sp. z o.o. – Współfinansowanie z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach SPO RZL pozwoliło na zintensyfikowanie dotychczasowych działań i objęcie szkoleniami większej liczby osób w okresie budżetowym. Już na etapie tworzenia harmonogramu określono, którzy pracownicy będą przeszkoleni w pierwszych 12 miesiącach. Stworzone zostały imienne listy z podziałem na grupy. Pracownicy odpowiednio wcześniej byli informowani o terminie i miejscu szkolenia. Koordynacją całego procesu zajmował się zespół projektowy wraz z osobami koordynującymi projekt po stronie klienta. Sprawna współpraca pozwalała na realizację projektu zgodnie z harmonogramem oraz zaplanowanym budżetem. Działania w zakresie rozwoju zasobów ludzkich wspomagały realizację strategii koncernu, wzmocniły rozwój zdolności organizacyjnych i przyczyniły się do wdrażania nowych rozwiązań produkcyjnych. Nowa inwestycja i związane z nią potrzeby szkoleniowe to jeden z podstawowych elementów projektu. Konstrukcja organizacyjna i merytoryczna projektu została wypracowana w ciągu kilkuletniej współpracy firmy DOOR Poland (wnioskodawcy) z wymienionymi przedsiębiorstwami. W toku uzgadniania przez przedsiębiorstwa form wsparcia szkoleniowego na najbliższe lata powstał plan przedsięwzięcia zmierzającego do wzmocnienia pozycji firm na europejskim rynku. Przekładanie wiedzy na praktykę Zarówno dla firmy, jak i pracowników ważna jest umiejętność przekładania zdobywanych podczas szkoleń doświadczeń i wiedzy na praktykę. – Firma DOOR Poland wyszła naprzeciw naszym sugestiom i elastycznie reagowała na nasze potrzeby biznesowe. Jesteśmy zadowoleni z zachowywania wysokich standardów zarówno poziomu merytorycznego, jak i organizacyjnego – ocenia Joanna Wiecińska, Nutricia Polska, specjalista ds. rozwoju zasobów ludzkich. – Trenerzy wykazali się dużym zaangażowaniem w trakcie prowadzenia zajęć. Duży nacisk położono na stronę praktyczną i rozwój wiedzy i umiejętności naszych pracowników przy efektywnym wykorzystywaniu wielu technik i metod szkoleniowych. – Dzięki organizacji cyklu szkoleń mieliśmy możliwość podniesienia kompetencji pracowników zakładów produkcyjnych w dużo szerszym zakresie, niż byłoby to możliwe bez udziału w projekcie EFS – mówi Małgorzata Hofman, kierownik ds. zasobów ludzkich, Nutricia Zakłady Produkcyjne Sp. z o.o. – Ponieważ przed rozpoczęciem projektu przeprowadziliśmy gruntowną weryfikację potrzeb roz-

105

7. Dobre praktyki

wojowych, tematy szkoleń były tak dobrane, aby uczestnicy mogli w pełni wykorzystać przekazaną im wiedzę i umiejętności bezpośrednio po powrocie do pracy. W rezultacie zarówno sami uczestnicy, jak i ich przełożeni bardzo szybko zauważali większą efektywność działania i lepsze radzenie sobie z codziennymi problemami. Trener – anioł stróż Współpraca obu firm rozpoczęła się jeszcze przed otrzymaniem dofinansowania. – Jej efektem było bardziej szczegółowe poznanie przez DOOR firm Nutricia Polska i Nutricia Zakłady Produkcyjne, ich polityk kadrowych i standardów zatrudnienia – mówi Beata Deszcz. – Na podstawie tej wiedzy stworzono plany działania dla pracowników, obejmujące nie tylko samo uczestnictwo w szkoleniu, uzyskanie teoretycznych informacji, ale również ofertę pomocy i nadzoru nad wdrażaniem, praktycznym wykorzystaniem zdobytej wiedzy w pracy zawodowej. Uczestnik po szkoleniu otoczony był opieką trenera. W razie wątpliwości czy trudności mógł się zwrócić bezpośrednio do niego o pomoc. Osoba uczestnicząca w projekcie poddana była badaniom opartym na czterostopniowym pomiarze skuteczności szkoleń według prof. Donalda L. Kirkpatricka. – Ostatniego pomiaru dokonuje się pięć miesięcy od zakończenia szkolenia i ma on na celu określenie, jak szkolenia przyczyniły się zmiany postawy i kompetencji osób. Efektem badania jest raport stworzony przez eksperta i omówienie go w obecności zainteresowanych pracowników. Wypracowany system „opieki” nad uczestnikiem gwarantuje, że szkolenia na trwałe wpłyną na postawę pracownika i dadzą asumpt do dalszego kształcenia – wyjaśnia Beata Deszcz. Procedury dla przejrzystości Zasada jasności i przejrzystości projektów współfinansowanych z EFS i środków publicznych nakłada na beneficjentów dodatkowe obowiązki, które realnie zwiększają pracę i zaangażowanie osób w prawidłową realizację. – Wymagania dotyczące sprawozdawczości, rozliczeń finansowych oraz bieżąca dokumentacja szkoleniowa, początkowo były dużym obciążeniem. Zwłaszcza uciążliwe były zmiany wprowadzane w kolejnych rozporządzeniach i niejasna interpretacja przepisów. Kolejne miesiące współpracy z Instytucją Wdrażającą oraz dobrze zorganizowana praca zespołu projektowego, jego systematyczność, dokładność, korzystanie z wypracowanych standardów współpracy z podwykonawcami, pozwoliły na

106

7. Dobre praktyki

stworzenie sprawnego systemu powiązanych z sobą dokumentów – ocenia Beata Deszcz. Przygotowane proste narzędzia kompatybilne z dokumentacją projektową, systematycznie prowadzone bazy danych, stosowanie wielopoziomowej kontroli finansów znacznie obniżają możliwość popełnienia błędu i sprawiają, że w dużym stopniu zmniejszają się obciążenia projektowe.

107

7. Dobre praktyki

Przykład studiów podyplomowych: „Europejski Menedżer – studia podyplomowe MBA dla kadry zarządzającej przedsiębiorstw” Mistrzowie w biznesie Studia przypadku, symulacje komputerowe, laboratoria menedżerskie, wirtualne grupy dyskusyjne, projekty biznesowe, zajęcia prowadzone po angielsku, czyli studia MBA. Dwa lata ciężkiej pracy to unikatowe umiejętności i prawo do posługiwania się dyplomem Master of Business Administration. Szkoła Biznesu Politechniki Warszawskiej to jedna z najlepszych uczelni menedżerskich w Polsce, nr 1 w rankingu MBA tygodnika „Wprost” z 2007 r. Ponadto szkoła ta posiada od 2006 r. międzynarodową akredytację EPAS (European Programme Accreditation System), która jest potwierdzeniem stosowania najwyższych europejskich standardów jakości. Od 2006 r. umiejętności menedżerskie można było w niej zdobywać również w ramach projektu dwuletnich studiów Executive MBA (Master of Business Administration), prowadzonych w trybie weekendowym głównie w języku angielskim, a dofinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt „Europejski Menedżer – studia podyplomowe MBA dla kadry zarządzającej przedsiębiorstw” o całkowitej wartości w wysokości prawie 1,9 mln zł otrzymał wsparcie na poziomie 81,92% kosztów. Dzięki temu studia stały się jeszcze bardziej atrakcyjne dla przedsiębiorstw kierujących tam swoją kadrę menedżerską. Jakość i atuty Program powstał w odpowiedzi na konkretne potrzeby szkoleniowe dwóch dużych firm: Banku BPH (jeszcze przed wykupieniem jego części przez Pekao) i Telekomunikacji Polskiej SA. Skorzystały z niego jednak przede wszystkim inne przedsiębiorstwa – głównie małe i średnie. Kierownikiem projektu został Zbigniew Turowski, zastępca dyrektora Szkoły Biznesu Politechniki Warszawskiej. – Partnerzy przedsięwzięcia mieli zagwarantowaną pulę 30% miejsc na studiach. W trybie otwartego konkursu odbyła się rekrutacja kadry menedżerskiej z małych i średnich przedsiębiorstw. W grupie słuchaczy powstała bardzo szeroka reprezentacja całego spektrum sektorów działalności gospodarczej, co stanowi niezwykle atrakcyjną platformę wymiany doświadczeń – mówi Zbigniew Turowski.

108

7. Dobre praktyki

Celem projektu było podniesienie kwalifikacji kadry menedżerskiej polskich przedsiębiorstw – zarówno dużych, jak i MSP. Spodziewany efekt: budowanie przewagi konkurencyjnej firm uczestniczących w programie. Zbigniew Turowski wymienia sześć głównych atutów programu: 1) unikatowa możliwość poznania różnych stylów zarządzania w Europie i odniesienia ich do polskiej sceny gospodarczej 2) kompleksowość – program studiów MBA obejmuje wszystkie najważniejsze sfery działalności przedsiębiorstwa 3) uniwersalność – dyplom MBA jest potwierdzeniem przygotowania absolwenta do używania jednolitego międzynarodowego języka pojęć dla opisu działalności przedsiębiorstwa i zjawisk gospodarczych 4) nowoczesne metody nauczania – studium przypadku, symulacje komputerowe, laboratorium menedżerskie, wirtualne grupy dyskusyjne, projekty biznesowe 5) prezentacja praktycznych aspektów działalności firmy 6) nacisk na zastosowanie nowoczesnych technologii w zarządzaniu. Wyśrubowany poziom Do realizacji projektu zaangażowano wysokiej klasy wykładowców wywodzących się zarówno ze Szkoły Biznesu Politechniki Warszawskiej, jak i z uczelni partnerskich oraz świata biznesu. Duże wymagania postawiono przyszłym absolwentom studiów. Każdy z nich musiał legitymować się wyższym wykształceniem na poziomie magisterskim, co najmniej pięcioletnim doświadczeniem zawodowym i pełnioną funkcją menedżerską. W ten sposób zrekrutowano 50 studentów w 70% z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. W większości byli to dyrektorzy zarządzający (54%) i menedżerowie średniego szczebla (30%). Średnia wieku przyjętych na studia wynosiła nieco ponad 35 lat, a średnie doświadczenie zawodowe – dziewięć. – Zajęcia odbywały się praktycznie w każdy weekend (piątkowy wieczór, cała sobota, niedzielne przedpołudnie) – mówi Tomasz Kierzkowski, dyrektor Biura Funduszy Unii Europejskiej i Programów Publicznych w Banku Pekao S.A. – Do większości z nich trzeba się było wcześniej przygotować (praca odbywa się głównie na case’ach ilustrujących teorię). Sporo prac do napisania, do tego co pół roku sesja egzaminacyjna składająca się z dwóch egzaminów. Na zakończenie duża, grupowa praca końcowa. Ale na pewno warto było „odcierpieć” te dwa lata, gdyż okres ten pozwolił mi z jednej strony poznać dużo nowych rzeczy, a z drugiej usyste-

109

7. Dobre praktyki

matyzować i pogłębić wiedzę już posiadaną. Bardzo pomocna była w tym forma studiów łącząca wykłady z zajęciami praktycznymi. Dla Tomasza Kierzkowskiego najciekawszym elementem studiów była praca końcowa. W sześcioosobowej grupie tworzył nowatorski na polskim rynku projekt dotyczący analizy marketingowej nowego stadionu Legii Warszawa – nowatorski ze względu na fakt, iż żaden stadion w Polsce nie posiada całego zaplecza biznesowego, które w 2010 roku powinno być udostępnione na zmodernizowanym obiekcie Legii. Twórcy projektu oparli się na doświadczeniach w zarządzaniu stadionami zachodnioeuropejskimi. Warszawa, Londyn, Paryż, Bergen Rozpoczynając naukę, każdy miał przed sobą 740 godzin zajęć w większości w języku angielskim. W programie studiów znalazły się takie przedmioty, jak business English, matematyka, ekonomia, rachunkowość, finanse, marketing, strategia, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie operacyjne, kontrola zarządzania i systemy informacyjne, prawo oraz etyka i etykieta biznesu. Studenci byli oceniani na podstawie semestralnych pisemnych egzaminów, wykonanych zadań i projektów oraz aktywności na zajęciach. Są to kryteria stosowane również w partnerskich uczelniach w Europie Zachodniej, co daje pewność, że osoby, które otrzymają tytuł MBA w Warszawie, będą posiadały w pełni porównywalne wykształcenie, jak ich koledzy i koleżanki w Londynie, Paryżu czy Bergen. Dodatkową korzyścią dla uczestników projektu jest też możliwość nawiązania interesujących, przydatnych kontaktów i możliwość zaangażowania się w kluczowe zagadnienia biznesowe w Polsce. Jest to efekt poszerzenia standardowej oferty edukacyjnej o spotkania ze znanymi osobistościami ze świata biznesu i administracji rządowej. Trudności nie przesłaniają celu Studia były wymagające zarówno dla studentów, jak i organizatorów projektu, o czym przekonująco mówi jego kierownik: – PARP postawiła nam bardzo wysokie wymagania dotyczące jakości programu i jego realizacji. Musieliśmy potwierdzić merytoryczny poziom kadry wykładowców i przygotowanie do realizacji profesjonalnie prowadzonego projektu. Dobrze zapisany i przemyślany sposób zarządzania projektem gwarantuje zarówno poprawność działań operacyjnych, jak i łatwość kontroli działań ze strony PARP. Prawdziwym wyzwaniem było sprostanie w początkowej fazie biurokratycznej sprawozdawczości. Jednakże przeszkody te nikogo nie zniechęciły.

110

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

111

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

Pytania i odpowiedzi Jak wygląda procedura uzyskania dofinansowania na projekt szkoleniowy lub dotyczący studiów podyplomowych? W odpowiedzi na ogłoszony konkurs projektodawcy składają wnioski o dofinansowanie planowanych przedsięwzięć. Wnioski, oparte na dokumentacji konkursowej, należy wprowadzić do Generatora Wniosków Aplikacyjnych PO KL (dostępny na stronach internetowych). Najlepiej, gdy projekty (ich skrócony opis stanowi element wniosku) powstają z większym wyprzedzeniem. Trzeba dopilnować, aby odpowiadały na zidentyfikowane potrzeby firm, zawierały element innowacyjności i spełniały kryteria określone w „Szczegółowym opisie priorytetów PO KL” dla poddziałania 2.1.1. PARP daje beneficjentom wystarczająco dużo czasu, aby można było się dobrze zapoznać z wymaganiami konkursu oraz przelać swój pomysł na formularz wniosku. Proces kontraktacji poprzedzony jest wyborem wniosków o dofinansowanie. Najpierw dokonywana jest weryfikacja formalna. Prawidłowe pod względem formalnym wnioski są kierowane do oceny merytorycznej. Te, które na tym etapie uzyskają minimum 60% punktów, mają szansę na dofinansowanie. To, czy zostanie ono przyznane, zależy od miejsca na liście rankingowej i dostępności środków w ramach konkursu. Jeśli beneficjent otrzyma informacje o przyznaniu wsparcia, musi dostarczyć PARP konieczne do podpisania umowy dokumenty. Jeszcze przed jej zawarciem przeprowadzane są negocjacje pomiędzy beneficjentem a PARP, dotyczące na przykład niektórych pozycji budżetu. Podpisanie umowy zbliża wprawdzie perspektywę otrzymania wsparcia finansowego na realizację projektu, ale prócz tego oznacza podjęcie dużego zobowiązania. Projekt należy przeprowadzić zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie i prawidłowo rozliczyć poniesione koszty. Podobne procedury obowiązują w konkursach regionalnych. Kto może być uczestnikiem studiów podyplomowych (poddziałanie 2.1.1 PO KL) ? Uczestnikiem studiów podyplomowych może być pracownik przedsiębiorcy lub przedsiębiorca będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, przy czym w ramach jednej edycji studiów podyplomowych nie może brać udziału więcej niż 20% osób zatrudnionych u tego samego pracodawcy.

112

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

Od których wydatków należy obliczyć wymagany 20-procentowy wkład prywatny w przypadku projektu studiów podyplomowych? Wymagany od uczestnika wkład prywatny w wysokości 20% powinien zostać obliczony jedynie od tych wydatków, które w sposób bezpośredni związane są z procesem dydaktycznym (wynagrodzenie wykładowców, materiały dydaktyczne, amortyzacja wyposażenia wykorzystywanego na potrzeby realizacji programu studiów, eksploatacja lub wynajem sal wykładowych itp.). Czy w ramach projektów zamkniętych w poddziałaniu 2.1.1 PO KL można realizować studia podyplomowe? Nie ma możliwości łączenia ze sobą różnych typów projektów. W związku z tym nie ma możliwości realizacji studiów podyplomowych w ramach ponadregionalnych projektów zamkniętych. Czy kryterium strategiczne związane z objęciem wsparciem osób w wieku powyżej 45. roku życia może stanowić również kryterium stosowane w trakcie rekrutacji? Tak. PARP wskazując w dokumentacji konkursowej takie kryterium strategiczne położyła nacisk na objęcie wsparciem tej właśnie grupy docelowej. Zatem w przypadku, gdy projektodawca zakłada osiągnięcie kryterium strategicznego, powinien wskazać jego charakterystykę jako jedno z kryteriów rekrutacji i selekcji uczestników studiów. Czy w ramach poddziałania 2.1.1 można organizować konferencje lub warsztaty zamknięte dla ok. 130 osób? Czy tylko szkolenia (grupy od 5 do 30 osób) i doradztwo (poniżej 5 osób)? Wnioskodawca może realizować szkolenia i doradztwo odbiegające od ogólnych zasad opisanych w wytycznych do poddziałania 2.1.1, ale musi to zostać uzasadnione we wniosku o dofinansowanie. Konferencje są dopuszczalne jako forma promocji projektu. Na jakiej podstawie liczona jest zdolność finansowa projektodawcy? Czy są brane pod uwagę promesy kredytowe? Zdolność finansowa projektodawcy liczona jest na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Sprawozdanie finansowe jest jedynym dopuszczalnym załącznikiem do wniosku. Do badania zdolności finansowej nie są brane pod uwagę inne dokumenty, takie jak promesa kredytu.

113

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

Jak należy dokumentować czas udziału w zajęciach e-learningowych? Dokumentacją uczestnictwa w zajęciach e-learningowych będzie historia logowania potwierdzająca czas korzystania uczestnika ze szkolenia. Czy trzeba mieć zgodę od uczestników na przetwarzanie danych osobowych? Jest to warunek obligatoryjny. Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwia wzięcie udziału w szkoleniach. Czy w przypadku szkoleń certyfikowanych kosztem kwalifikowanym jest opłata za egzamin? Tak, opłata egzaminacyjna stanowi koszt kwalifikowany. Czy w ramach poddziałania 2.2.2 pomoc de minimis występuje tylko w przypadku tych uczestników, którzy są pracownikami przedsiębiorstw i zostali skierowani na szkolenie, czy również wówczas, jeżeli zgłosili się na szkolenie dobrowolnie? Zgodnie z pkt 2.3 „Wytycznych”, pomoc de minimis w odniesieniu do beneficjentów ostatecznych udzielana jest w sytuacji, gdy są oni przedsiębiorcami lub pracownikami przedsiębiorców delegowanymi przez pracodawców. Jak należy weryfikować spełnienie „efektu zachęty” przez dużego przedsiębiorcę, do którego skierowana jest pomoc (któremu projektodawca zamierza udzielić pomocy publicznej zgodnie z Rozporządzeniem KE nr 800/2008)? Projektodawca jest zobowiązany do weryfikacji, czy wsparcie udzielane beneficjentowi pomocy (dużemu przedsiębiorcy otrzymującemu pomoc publiczną) spełnia warunek występowania „efektu zachęty” oraz czy dokumentacja przygotowana przez beneficjenta pomocy zakłada spełnienie „efektu zachęty”. Beneficjent pomocy musi w tym celu posiadać wewnętrzny dokument prezentujący analizę wykonalności działań szkoleniowo-doradczych objętych pomocą na wypadek otrzymania pomocy lub bez jej udziału. Taki dokument powinien zostać sporządzony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie lub przed zgłoszeniem się przedsiębiorcy na szkolenie/doradztwo, a projektodawca powinien zapewnić sobie oraz organom kontrolnym prawo wglądu do ww. dokumentu. 114

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

Czy w ramach projektów realizowanych w poddziałaniu 2.1.1 PO KL należy stosować ustawę Prawo zamówień publicznych? Konieczność stosowania ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych odnosi się do beneficjentów zobowiązanych podmiotowo do zastosowania tej ustawy. Natomiast pozostałe podmioty korzystające ze wsparcia w ramach poddziałania 2.1.1 PO KL nie są zobowiązane do stosowania Prawa zamówień publicznych przy wyborze podwykonawców. Zlecając podwykonawcy wykonanie części działań w ramach projektu, beneficjent zobowiązany jest do wyboru podwykonawców z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania. Oznacza to, że wybór najbardziej korzystnej oferty dostępnej w danej chwili na rynku powinien nastąpić na skutek porównania minimum trzech ofert. W ponadregionalnych projektach zamkniętych podwykonawcą nie może być firma, która korzysta ze szkoleń. Wybór najkorzystniejszej oferty musi zostać udokumentowany protokołem, do którego zostaną dołączone zebrane oferty. Minimalna kwota zamówienia, od której należy dokumentować wybór oferty, wynosi 14 tys. euro. Przeliczenia na złote należy dokonywać zgodnie z rozporządzeniami prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. Jak w projekcie uwzględnić perspektywę równości szans kobiet i mężczyzn? Na wszystkich etapach projektowania i realizacji projektu należy brać pod uwagę zasadę gender mainstreaming. Ważne są dane segregowane ze względu na płeć, które należy wykorzystać przy opisie grupy docelowej. Należy być konsekwentnym w stosowaniu wyników analizy i pamiętać o celach prowadzących do zmniejszenia nierówności, odpowiedniej liczbie beneficjentów i beneficjentek (zasadę warto stosować również na poziomie języka), działaniach, rezultatach, monitoringu, ewaluacji, a nawet budżetowaniu. Na przykład uwzględniając politykę równości płci na poziomie ewaluacji, warto wziąć pod uwagę kryterium adekwatności i odpowiedzieć na pytanie, na ile nasze działania były trafne w przypadku danej grupy beneficjentów czy beneficjentek. Możemy też badać, na ile działania projektowe były użyteczne, a więc przyjąć kryterium użyteczności. Przydatne jest zbadanie skuteczności projektu, czyli tego, w jakim stopniu osiągnął zakładane cele. Kolejne kryterium to wydajność, czyli jaki był stosunek nakładów do osiągniętych efektów. Możemy w końcu zanalizować trwałość – na ile zmiany wywołane projektem są trwałe i stabilne. Więcej o tej problematyce w publikacji „Poradnik – realizacja zasady równości szans kobiet i mężczyzn

115

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

w projektach PO KL”, opracowanej przez Maję Brankę, Martę Rawłuszko i Agnieszkę Siekierę. Warto też odwiedzić strony internetowe: www.gm.undp.org.pl, www. bezuprzedzen.org. Jak rozumieć dyskryminację ze względu na płeć? Dyskryminacja ze względu na płeć oznacza wszelkie zróżnicowanie, wyłączenie lub ograniczenie stosowane ze względu na płeć, które powoduje lub ma na celu uszczuplenie albo uniemożliwienie jednej z płci przyznania bądź korzystania na równi z drugą płcią z praw człowieka oraz podstawowych wolności w dziedzinach życia politycznego, gospodarczego, społecznego, kulturalnego, obywatelskiego i innych. W dokumentach programowych często pojawia się pojęcie „Koszty kwalifikowane”. Czym one są, czym się różnią od „normalnych” kosztów? Koszty kwalifikowane stanowią podstawę do procentowego określenia wkładu funduszy pomocowych w finansowanie danego przedsięwzięcia. To wydatki, które mogą być pokryte ze środków otrzymanych na realizację projektu (wydatek spełniający warunki umożliwiające jego całkowite lub częściowe pokrycie środkami przeznaczonymi na realizację danego programu operacyjnego – tu PO KL). By dokładnie zrozumieć, jakie koszty uznaje się za koszty kwalifikowane, należy przeczytać następujące dokumenty: • Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007–2013. • Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (obowiązująca wersja z 19 września 2008 r.). • Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z 15 września 2008 r. Katalogi kosztów kwalifikowanych, niekwalifikowanych, bezpośrednich i pośrednich, a także tych, które mogą być objęte cross-financingiem, znajdziemy w dokumentach programowych oraz dokumentacjach konkursowych. Czym są koszty pośrednie w projekcie i jak je rozliczać? Koszty pośrednie to wydatki związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu (np. koszty księgowości, materiałów biurowych, wynagrodzenia osób pracujących przy projekcie itp.). Mogą być rozliczane na dwa sposoby: a) na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej z pełnym udokumentowaniem wydatków)

116

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

b) ryczałtowo, do wysokości: • 20% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu w przypadku projektów o wartości 2 mln zł • 15% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln zł • 10% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln zł. Przy czym właściwy limit procentowy jest określany przez beneficjenta na etapie konstruowania budżetu projektu47.

Pytania i odpowiedzi zadawane ekspertom PARP podczas konkursów można znaleźć na stronie: http:// www.parp.gov.pl/index/index/961.

47

117

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

Słowniczek – podstawowe terminy Audyt (lub: audit) – ogół działań, poprzez które uzyskuje się niezależną ocenę funkcjonowania instytucji – ich legalności, gospodarności, celowości, rzetelności. Audyt jest zazwyczaj przeprowadzany przez odrębną komórkę, podporządkowaną bezpośrednio kierownikowi instytucji (audyt wewnętrzny) lub przez firmę zewnętrzną (audyt zewnętrzny). Beneficjent (projektodawca) – jednostka składająca do instytucji wdrażającej wniosek o dofinansowanie realizacji projektu. Beneficjent ostateczny – osoba, instytucja lub środowisko (grupa społeczna) bezpośrednio korzystająca z wdrażanej pomocy, np. biorąca udział w szkoleniach organizowanych przez projektodawców. Cross-financing – to zasada elastycznego finansowania, która umożliwia finansowanie działań objętych zakresem pomocy innego funduszu (wybrane działania objęte zakresem pomocy EFS finansowane są z EFRR i na odwrót). Dokumenty programowe (operacyjne) – dokumenty w postaci programów lub planów rozwoju, opracowywane na potrzeby wydatkowania środków wstępnie przyznanych (alokowanych) danemu obszarowi lub sektorowi przez Komisję Europejską w ramach funduszy strukturalnych. Określają m.in. cele i główne kierunki wydatkowania środków na podstawie analizy aktualnej sytuacji i trendów rozwojowych danego obszaru lub sektora, kryteria i sposoby realizacji konkretnych projektów, osoby i instytucje odpowiedzialne za wykonanie określonych zadań oraz szacowaną wielkość i rozbicie środków z uwzględnieniem współfinansowania ze wszystkich osiągalnych źródeł budżetowych. Dokumentami programowymi są np. Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007–2013 oraz „Szczegółowy opis priorytetów PO KL 2007–2013”. Działanie – grupa projektów realizujących ten sam cel. Działanie stanowi etap pośredni między priorytetem a projektem. Na przykład w „Vademecum” omówiono działanie 2.1 programu Kapitał Ludzki „Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki”. Działania dzielą się często na poddziałania (np. działanie 2.1 obejmuje trzy poddziałania). W praktyce działania i poddziałania traktowane są jako szczegółowe

118

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

instrumenty wsparcia finansowego projektów, będące narzędziem realizacji programu operacyjnego. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR) – jeden z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, którego zadaniem jest zmniejszanie dysproporcji w poziomie rozwoju regionów należących do Unii Europejskiej. Z EFRR pochodzi m.in. wsparcie inwestycji produkcyjnych i infrastrukturalnych oraz wsparcie udzielane małym i średnim przedsiębiorcom. Europejski Fundusz Społeczny (EFS) – jeden z funduszy strukturalnych, który powołany został w celu wspierania wspólnotowej polityki społecznej. Finansuje on działania Państw Członkowskich w zakresie przeciwdziałania bezrobociu i rozwoju zasobów ludzkich. Ze środków funduszu finansowane są szkolenia zawodowe, stypendia, praktyki zawodowe, doradztwo i pośrednictwo zawodowe, analizy i badania dotyczące rynku pracy itp. (zobacz hasło: Obszary wsparcia EFS). Ewaluacja – ocena oddziaływania pomocy strukturalnej Wspólnoty w odniesieniu do postawionych jej celów oraz analiza jej wpływu na problemy strukturalne. Jest ona prowadzona przed rozpoczęciem programu – ocena wstępna (tzw. ex-ante), w trakcie programu – ocena bieżąca (tzw. on-going) i po zakończeniu – ocena końcowa (tzw. ex-post). Fundusze strukturalne – zasoby finansowe UE służące realizacji polityki strukturalnej. Celem polityki strukturalnej jest pomoc słabiej rozwiniętym regionom i sektorom gospodarek Państw Członkowskich i w konsekwencji zmniejszenie różnic w poziomie rozwoju i życia pomiędzy poszczególnymi obszarami. Na fundusze strukturalne składają się: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR) i Europejski Fundusz Społeczny (EFS). Gender mainstreaming – to pojęcie uwzględniające społeczny i kulturowy wymiar płci we wszystkich dziedzinach życia oraz we wszystkich działaniach Unii Europejskiej. Władze Wspólnoty zalecają włączanie perspektywy gender (społeczno-kulturowe uwarunkowania płci) do wszystkich aktywności realizowanych przez kraje członkowskie, we wszystkich wymiarach życia społecznego, ekonomicznego, politycznego, we wszystkich realizowanych projektach, bez względu na ich tematykę. Wszystkie realizowane polityki muszą być weryfikowane pod kątem zapewniania równego dostępu i równego udziału obu płci.

119

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

Instytucja Pośrednicząca (IP) – jednostka podlegająca Instytucji Zarządzającej (IZ), której IZ przekazuje część uprawnień. Do zadań Instytucji Pośredniczącej należy m.in. zagwarantowanie prawidłowości operacji finansowych, przedkładanie i potwierdzanie wniosków o płatność do Instytucji Zarządzającej, przygotowywanie rocznej prognozy wydatków oraz rocznego raportu o nieprawidłowościach w realizacji programu. W ramach priorytetu II programu Kapitał Ludzki Instytucją Pośredniczącą jest Departament Wdrażania EFS w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Instytucja Pośrednicząca II stopnia (lub: Instytucja Wdrażająca) – jednostka, która jest odpowiedzialna za zlecanie beneficjentowi (projektodawcy) realizacji projektu i przyznająca pomoc. Do obowiązków instytucji wdrażającej należy m.in. ogłaszanie konkursów, przeprowadzanie oceny formalnej wniosków, organizowanie prac Komisji Oceny Projektów, podpisywanie umów z projektodawcami, monitorowanie realizacji projektów, refundacja kosztów poniesionych przez projektodawców, przedkładanie wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji działania instytucji pośredniczącej. Instytucją Wdrażającą w ramach priorytetu II PO KL jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Instytucje rynku pracy – są to publiczne służby zatrudnienia, Ochotnicze Hufce Pracy, agencje zatrudnienia, instytucje szkoleniowe, instytucje dialogu społecznego, instytucje partnerstwa lokalnego oraz wszystkie instytucje wpływające na rynek pracy poprzez kształtowanie i obsługę procesów na nim zachodzących. Instytucja Zarządzająca (IZ) – instytucja wyznaczona przez Państwo Członkowskie, odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym lub jednolitym dokumentem programowym. W przypadku PO KL funkcję tę pełni Departament Zarządzania EFS w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. Kapitał społeczny – można go rozumieć jako powiązania występujące pomiędzy podmiotami gospodarczymi i społecznymi, interakcje zachodzące między nimi, a także sposób, w jaki one się organizują w celu pobudzenia rozwoju. Tworzą go zarówno nieformalne sieci społeczne, jak i sformalizowane relacje pomiędzy instytucjami. Jakość wypracowanego kapitału społecznego współdecyduje o wzroście gospodarczym i umiejętności dostosowywania się do zachodzących zmian gospodarczych i społecznych.

120

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

Komisja Oceny Projektów (KOP) – komisja powoływana przez Instytucję Wdrażającą do oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Ocena KOP stanowi podstawę do ułożenia listy rankingowej projektów i rekomendowania jej do akceptacji dyrektorowi Instytucji Wdrażającej. W skład Komisji Oceny Projektów wchodzą przedstawiciele IW. W pracach mogą również uczestniczyć niezależni eksperci. Kontrola finansowa – mechanizmy i środki zapewniające prawidłowe funkcjonowanie procesu gromadzenia i dysponowania funduszami Wspólnoty. Monitorowanie – proces systematycznego zbierania i analizowania wiarygodnych informacji finansowych i statystycznych dotyczących wdrażania projektów, którego celem jest zapewnienie zgodności realizacji projektów i programu z wcześniej zatwierdzonymi założeniami. Może ono dotyczyć zarządzania środkami pochodzącymi z funduszy strukturalnych lub postępów w realizacji programów i projektów. Obszary wsparcia Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) – Rozporządzenie Rady i Parlamentu Europejskiego nr 1784/1999 w sprawie EFS określa obszary wspierające i uzupełniające działania nakierowane na rozwój zasobów ludzkich i rynku pracy – tzw. obszary wsparcia EFS. Są to: aktywna polityka rynku pracy • przeciwdziałanie zjawisku wykluczenia społecznego • kształcenie ustawiczne • doskonalenie kadr gospodarki oraz rozwój przedsiębiorczości • równość szans kobiet i mężczyzn na rynku pracy. Okres programowania – okres obowiązywania dokumentów programowych, stanowiących podstawę ubiegania się o pomoc ze środków funduszy strukturalnych. Program Kapitał Ludzki został przygotowany na lata 2007–2013. Jednakże realizacja projektów i rozliczanie programu potrwa do końca 2015 r. Kolejny okres programowania obejmie lata 2014–2020. Partnerstwo (na poziomie projektów) – może to być np. konsorcjum, federacja związek czy sieć partnerów, którzy wspólnie podejmują działania w ramach projektów. Takie współdziałanie ma wiele zalet: daje możliwość wspólnej realiza-

121

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

cji zadań przez instytucje pochodzące np. z różnych sektorów, w tym podmioty, które samodzielnie nie mogłyby wystąpić o środki EFS (ze względu na ograniczenia konkursowe). Partnerstwa pozwalają na wymianę doświadczeń i dzięki współpracy różnych podmiotów projekty zwykle są bogatsze i lepiej odpowiadają na rzeczywiste potrzeby. Dlatego w ramach PO KL często promuje się projekty partnerskie poprzez wpisywanie partnerstw w kryteria strategiczne albo nawet w kryteria dostępu. Pomoc de minimis – może być udzielona określonemu przedsiębiorcy pod warunkiem, że łącznie z inną pomocą de minimis, otrzymaną w danym roku oraz w ciągu dwóch poprzedzających go lat podatkowych (z różnych źródeł i w różnych formach) nie przekroczy kwoty 200 tys. euro, a w przypadku podmiotu prowadzącego działalność w sektorze transportu drogowego – 100 tys. euro. Pracownik w gorszym położeniu – zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 68/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 Traktatu WE do pomocy szkoleniowej oraz odwołującym się do tej definicji Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 800/2008, „pracownik w gorszym położeniu” w kontekście udziału w projekcie szkoleniowym oznacza pracownika, który: • nie ukończył 25. roku życia i przed podjęciem zatrudnienia u pracodawcy delegującego go na szkolenie nie miał swej pierwszej regularnie opłacanej pracy ani nie prowadził działalności gospodarczej • w dniu zawarcia umowy szkoleniowej był zatrudniony u pracodawcy nie dłużej niż 6 miesięcy, a bezpośrednio przed podjęciem zatrudnienia u tego pracodawcy był bezrobotny przez 12 kolejnych miesięcy • w dniu zawarcia umowy szkoleniowej był zatrudniony u pracodawcy delegującego go na szkolenie nie dłużej niż 6 miesięcy, a bezpośrednio przed podjęciem zatrudnienia u tego pracodawcy pozostawał bez pracy przez co najmniej 3 lata ani nie prowadził działalności gospodarczej • jest niepełnosprawny w rozumieniu ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. Nr 123, poz. 776, z późn. zm.) • jest cudzoziemcem lub repatriantem i potrzebuje szkolenia zawodowego lub językowego • ukończył 45. rok życia i ma co najwyżej średnie wykształcenie. 122

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

Projekty systemowe – polegają na dofinansowaniu ze środków programu operacyjnego zadań publicznych realizowanych przez poszczególne organy administracji publicznej i inne jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych. PARP realizuje kilka rodzajów takich projektów: badawczo-diagnostyczne, związane z upowszechnianiem i promowaniem rozwiązań czy postaw oraz pilotażowe, o charakterze szkoleniowo-doradczym. W ramach projektów systemowych prowadzone są m.in. badania zapotrzebowania na szkolenia, badania trendów na rynku pracy, działania promujące wiedzę o innowacjach, uświadamiające potrzebę kształcenia przez całe życie czy testujące nowe rozwiązania w zakresie szkoleń. W przypadku działania 2.1 PO KL są to projekty własne PARP, które realizują wykonawcy wybrani w trybie zamówień publicznych. Przedsiębiorstwo społeczne – podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który stawia przed sobą przede wszystkim cele społeczne (np. reintegracja społeczna i zawodowa osób narażonych na wykluczenie społeczne, m.in. niepełnosprawnych, długotrwale bezrobotnych, wychodzących z uzależnienia czy byłych więźniów). Takie przedsiębiorstwo wypracowany dochód przeznacza na dalszą działalność oraz na wspólnotę. Rezultaty – bezpośrednie i natychmiastowe efekty zrealizowanego programu lub projektu. Rezultaty dostarczają informacji o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku wdrożenia programu lub projektu u beneficjentów ostatecznych, bezpośrednio po uzyskaniu przez nich wsparcia. SMART – reguła mnemotechniczna podkreślająca najistotniejsze kryteria, które muszą spełniać cele projektu (angielski przymiotnik smart ma konotacje wybitnie pozytywne i znaczy „zmyślny”, „bystry”, „elegancki”). Simple – PROSTE. Ich zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i nie pozostawiać miejsca na luźną interpretację. Measurable – MIERZALNE. Musi istnieć miara oceny stopnia realizacji celu. Najlepiej, gdy jest to kryterium wymierne, określone liczbowo. Gdy nie jest to możliwe, konieczne jest poszukiwanie jak najbardziej jednoznacznych kryteriów jakościowych. Achievable – OSIĄGALNE (REALISTYCZNE). Ustalanie celu musi uwzględniać realną analizę sytuacji (zasoby, mocne strony, zagrożenia itd.). Cel ma więc być wykonalny i jednocześnie nie nazbyt łatwy w odniesieniu do możliwości jednostki lub zespołu.

123

8. Pytania i odpowiedzi. Słowniczek

Rational – RACJONALNE. Cel ma sens wyłącznie w odniesieniu do struktury żywotnych interesów organizacji lub jednostki i musi być umieszczony w hierarchii priorytetów. Timely defined – OKREŚLONY W CZASIE. Cele powinny mieć dokładnie określony horyzont czasowy, w jakim zamierzamy je osiągnąć. Na każdym etapie realizacji musi istnieć możliwość określenia, czy i w jakim stopniu zbliżamy się do osiągnięcia celu. Takie monitorowanie umożliwia np. podjęcie działań korygujących. Sprawozdawczość – sprawozdawanie przez Instytucję Zarządzającą postępu z wdrażania EFS. Projektodawcy zobowiązani są do składania do Instytucji Wdrażającej sprawozdań kwartalnych, rocznych i końcowych, służących informowaniu o postępach i ewentualnych trudnościach wynikłych podczas realizacji projektu. Wdrażanie – realizacja projektu lub programu. Etap wdrażania następuje po etapie programowania. Współfinansowanie ze źródeł krajowych – środki pochodzące z budżetu państwa, Funduszu Pracy, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, budżetów jednostek samorządu terytorialnego i środków Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, które w zależności od działania zapewniają współfinansowanie realizacji projektów. Wkład krajowy przewiduje również udział środków prywatnych.

124

9. Notatki

9. Notatki

9. Notatki

9. Notatki

9. Notatki