Survival Writing for Business

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ Στεϖε Γλαδισ, Πη.∆.

ΗΡ∆ Πρεσσ, Ινχ. • Αµηερστ • Μασσαχηυσεττσ

Χοπψριγητ ♥ 2005, ΗΡ∆ Πρεσσ, Ινχ.

Πυβλισηεδ βψ: ΗΡ∆ Πρεσσ, Ινχ. 22 Αµηερστ Ροαδ Αµηερστ, ΜΑ 01002 (800) 822−2801 (Υ.Σ. ανδ Χαναδα) (413) 253−3488 (413) 253−3490 (Φαξ) ηττπ://ωωω.ηρδπρεσσ.χοµ

Αλλ ριγητσ ρεσερϖεδ. Ανψ ρεπροδυχτιον οφ τηισ µατεριαλ ιν ανψ µεδια ωιτηουτ ωριττεν περµισσιον οφ τηε πυβλισηερ ισ α ϖιολατιον οφ ιντερνατιοναλ χοπψριγητ λαω.

ΙΣΒΝ: 0−87425−856−1

Χοϖερ δεσιγν βψ Ειλεεν Κλοχκαρσ Προδυχτιον σερϖιχεσ βψ Ανχτιλ ςιρτυαλ Οφφιχε Εδιτοριαλ σερϖιχεσ βψ Σαλλψ Φαρνηαµ

∆Ε∆ΙΧΑΤΙΟΝ Ι δεδιχατε τηισ βοοκ το “Ποπ,” ∆οναλδ Ω. Σηεεηαν, ωηοσε λοϖε οφ ωορδσ ανδ οφ ηισ φαµιλψ ωερε αν ινσπιρατιον το υσ αλλ. Ωε αλλ µισσ ψου, Ποπ.

ΤΑΒΛΕ ΟΦ ΧΟΝΤΕΝΤΣ Πρεφαχε................................................................................. ϖιι Χηαπτερ 1:

Υσε ∆ιρεχτ, Υσεφυλ ςερβσ............................

1

Χηαπτερ 2:

Κεεπ Σεντενχεσ Σηορτ .................................

13

Χηαπτερ 3:

Αϖοιδ Αβστραχτιονσ ανδ Υσε Χονχρετε Λανγυαγε..............................

23

Χηαπτερ 4:

Κεεπ Ρελατεδ Ωορδσ Τογετηερ ...................

31

Χηαπτερ 5:

∆ον’τ Σηιφτ Νυµβερ, Τενσε, ςοιχε, Συβϕεχτ, ορ Ποιντ οφ ςιεω................

45

Χηαπτερ 6:

Στρυχτυρε Ψουρ Ωριτινγ...............................

59

Χηαπτερ 7:

Ωριτε ωιτη Στψλε..........................................

75

Χηαπτερ 8:

Λεαρν Ηοω το Βεχοµε α Γοοδ Εδιτορ ........

89

Χηαπτερ 9:

Μορε Αβουτ Εδιτινγ....................................

97

Χηαπτερ 10:

Ωριτε το Ψουρ Αυδιενχε ............................. 109

Χηαπτερ 11:

Ωριτινγ Ε−µαιλ............................................ 125

Χηαπτερ 12:

Φιναλ Ωορδσ ................................................ 135

Αβουτ τηε Αυτηορ ............................................................... 141

ϖ

ΠΡΕΦΑΧΕ Το ωριτε ωελλ, κεεπ ιτ χλεαρ ανδ χονχισε. Τηισ βοοκ σηουλδ ηελπ.

ϖιι

ΧΗΑΠΤΕΡ 1 ΥΣΕ ∆ΙΡΕΧΤ, ΥΣΕΦΥΛ ςΕΡΒΣ

Υσε ∆ιρεχτ, Υσεφυλ ςερβσ

Ιν ανψ σεντενχε, ϖερβσ χαρρψ τηε αχτιον. Τηεψ ζαπ τηε σεντενχε ωιτη ελεχτριχιτψ ανδ σετ τηε πυλσε φορ ωριττεν λανγυαγε. Βεχαυσε µοστ πεοπλε αρε ϖισυαλ λεαρνερσ, ωηεν ψου υσε αχτιον ϖερβσ, ψου’λλ ηελπ ρεαδερσ αχτυαλλψ σεε τηατ αχτιον.

Μακε ςερβσ Ωορκ ςερβσ ενεργιζε βυσινεσσ ωριτινγ, παρτιχυλαρλψ ϖερβσ ιν τηειρ σιµπλεστ φορµσ: βασε ϖερβσ συχη ασ ηιτ, τηροω, δρινκ, ανδ στανδ αλλ χονϖεψ τηε µοστ διρεχτ µεανινγ οφ τηε ϖερβ. Ωηεν ψου χονϖερτ τηε βασε ϖερβ το ανοτηερ παρτ οφ σπεεχη, ηοωεϖερ, τηε στρενγτη φαδεσ ανδ τηε χολορ παλεσ βψ χοµπαρισον. Σο, λετ’σ σαψ ψου’ρε δεσχριβινγ α χοµπανψ σοφτβαλλ γαµε: Ωεακενεδ φορµ: Ηιττινγ τηε βαλλ οϖερ τηε φενχε, ϑοην σχορεδ τηε ωιννινγ ρυν. Βασε ϖερβ:

ϑοην ηιτ τηε βαλλ οϖερ τηε φενχε ανδ σχορεδ τηε ωιννινγ ρυν.

Τηε φιρστ εξαµπλε ϕυστ δοεσν’τ χονϖεψ α στρονγ ϖισυαλ µεσσαγε βεχαυσε τηε ϖερβ γετσ χονϖερτεδ φροµ αν αχτιον ωορδ το α µοδιφιερ (οφ ϑοην). Χαµουφλαγινγ τηε βασε ϖερβ ρεδυχεσ τηε αχτιον οφ τηε σεντενχε. Ιν τηε σεχονδ εξαµπλε, ψου χαν ηεαρ τηε χραχκ οφ τηε βατ ανδ ωατχη τηε βαλλ φλψ βεψονδ τηε ρεαχη οφ τηε ουτφιελδερσ ασ ιτ χλεαρσ τηε φενχε.

3

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Βε Στρονγ, Κεεπ Ορδερ Α γοοδ σιµπλε σεντενχε προϖιδεσ τηε χορνερστονε οφ σολιδ βυσι− νεσσ ωριτινγ βεχαυσε ιτ γιϖεσ στρενγτη, χλαριτψ, ανδ διρεχτιον το λανγυαγε. Νορµαλ ωορδ ορδερ ιν α σεντενχε ισ συβϕεχτ−ϖερβ− οβϕεχτ: τηε ϖερβ χεµεντσ τηε ρελατιονσηιπ βετωεεν τηε συβϕεχτ ανδ τηε οβϕεχτ ανδ γρουνδσ τηε τηρεε ον α στρονγ φουνδατιον. Ηοωεϖερ, ωηεν τηατ ορδερ χηανγεσ, τηε ρελατιονσηιπσ βεχοµε λεσσ χλεαρ βεχαυσε τηε χονστρυχτιον ισ ωεακερ. Ιν α σενσε, τηε φουνδατιον ηασ χραχκεδ. Χονσιδερ τηε φολλοωινγ: Ουτ οφ ορδερ:

Αυτηοριζατιον το παψ τηε βιλλ ωασ γιϖεν βψ τηε µαναγερ. (10 ωορδσ)

Νατυραλ ορδερ:

Τηε µαναγερ αυτηοριζεδ τηε βιλλ παψµεντ. (6 ωορδσ)

Τηε φιρστ σεντενχε λαχκσ διρεχτιον ανδ φορχε βεχαυσε τηε ορδερ ισ ινϖερτεδ ανδ τηε βασε ϖερβ ισ χαµουφλαγεδ ασ α νουν.

∆ον’τ Ηιδε ςερβσ Χαµουφλαγεδ ϖερβσ αρε ωεακ βεχαυσε τηεψ’ρε αβστραχτ—ψου χαν’τ σεε, τουχη, ταστε, σµελλ, ορ φεελ τηεµ. Χονσιδερ τωο πεοπλε ωηο ηαϖε ϕυστ αγρεεδ το α χοντραχτ αφτερ λονγ ανδ τεδιουσ ηουρσ

4

Υσε ∆ιρεχτ, Υσεφυλ ςερβσ

οφ νεγοτιατιον. Ρεαδ τηε φολλοωινγ τωο σεντενχεσ ανδ δεχιδε ωηιχη ονε ωορκσ βεττερ το χονϖεψ µεανινγ µοστ διρεχτλψ: Μυφφλεδ νεγοτιατιονσ: Αφτερ λονγ ηουρσ οφ νεγοτιατιονσ, λαβορ λεαδερσ ανδ µαναγεµεντ οφφιχιαλσ χαµε το αν αγρεεµεντ, ανδ τηε χοντραχτ ωασ σιγνεδ. Ωηεν τωο αγρεε:

Αφτερ λονγ ηουρσ οφ νεγοτιατιονσ, λαβορ λεαδερσ ανδ µαναγεµεντ οφφιχιαλσ σηοοκ ηανδσ ανδ σιγνεδ τηε χοντραχτ.

Τηε φιρστ σεντενχε ισ διφφιχυλτ το ενϖισιον. Μοστ αβστραχτσ συχη ασ αγρεεµεντ αρε τουγη το ϖισυαλιζε βεχαυσε τηεψ φλοατ σοµεωηερε βεψονδ ουρ σενσεσ. Α ηανδσηακε ισ α διφφερεντ µαττερ, ηοωεϖερ. Ωε σηακε ηανδσ εϖερψ δαψ το ρεπρεσεντ αγρεε− µεντ. Α ηανδσηακε ισ χονχρετε ανδ φαµιλιαρ—αν ιντερνατιοναλ σιγν τηατ πεοπλε αγρεε. Βασε ϖερβσ σαϖε µονεψ φορ τηε χοµπανψ βεχαυσε τηεψ αρε χονχισε, διρεχτ, ανδ εασψ το χοµπρεηενδ. Ανψ τιµε ψου χαν

5

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

σαϖε παπερωορκ ανδ ινχρεασε υνδερστανδινγ, ψου πυτ µονεψ ιντο τηε βανκ. Λοοκ ατ τηεσε εξαµπλεσ: Α χοστ οϖερρυν:

Αν ιλλυστρατιον οφ τηε προφιτ ανδ λοσσ στατεµεντ ωασ µαδε βψ τηε αχχουνταντ βψ τηε υτιλιζατιον οφ χηαρτσ. (18 ωορδσ)

Αν εχονοµιχαλ ϖερσιον:

Τηε αχχουνταντ υσεδ χηαρτσ το ιλλυστρατε τηε προφιτ ανδ λοσσ στατεµεντ. (11 ωορδσ)

Βεσιδεσ βεινγ βριεφ, τηε σεχονδ εξαµπλε ισ εασιερ το υνδερ− στανδ ανδ ισ µορε το τηε ποιντ; ασ α ρεσυλτ, τηε ρεαδερ ινϖεστσ λεσσ ανδ γετσ µορε ιν ρετυρν—α περφεχτ βυσινεσσ δεαλ. Το ηελπ ψου χλεαρ υπ χλουδεδ, ωεακ ωριτινγ, τρψ τηισ σιµπλε βυτ εφφεχτιϖε εξερχισε. Ρεαδ α παγε οφ µανυσχριπτ ανδ υνδερλινε εϖερψ ωορδ τηατ ενδσ ωιτη −εντ, −αντ, −ιον, −µεντ, −ενχε, −ανχε, − ενχψ. Ρεϖιεω τηε πασσαγε βψ δεχιδινγ ιφ τηε υνδερλινεδ ωορδσ χαν βε χηανγεδ το τηε βασε φορµ οφ τηε ϖερβ το ιµπροϖε τηε

6

Υσε ∆ιρεχτ, Υσεφυλ ςερβσ

τεξτ. Ιν µοστ χασεσ, ψου’λλ φινδ τηατ τηε µεανινγ ωιλλ βεχοµε µορε διρεχτ ανδ φορχεφυλ. Τρψ τηε υνδερλινινγ εξερχισε ον τηε φολλοωινγ παραγραπη: Βλοατεδ λανγυαγε:

Τηε χοµπανψ χαµε το αν αγρεεµεντ ωιτη λαβορ το οφφερ εµπλοψµεντ το µινοριτψ γρουπσ αχροσσ τηε βοαρδ. Τηε δεχισιον το οφφερ ϕοβσ ωασ ρεαχηεδ ον Συνδαψ αφτερνοον ανδ τηε ιµπλεµεντατιον ωασ σχηεδυλεδ φορ τηε φολλοωινγ Μονδαψ. Τηε µινοριτψ γρουπσ µαδε α στατεµεντ τηατ, πενδινγ ιµπλεµεντατιον οφ τηε νεω πολιχψ, τηεψ ωουλδ ωιτηηολδ οφφιχιαλ χοµµεντ. (55 ωορδσ).

Ψου σηουλδ ηαϖε υνδερλινεδ τηε φολλοωινγ ωορδσ: αγρεε− µεντ, εµπλοψµεντ, δεχισιον, ιµπλεµεντατιον, στατεµεντ, ανδ ιµπλεµεντατιον. Τριµµεδ λανγυαγε: Ον Συνδαψ, τηε χοµπανψ αγρεεδ το εµπλοψ αλλ µινοριτψ γρουπσ. Τηε µινοριτψ γρουπσ, ηοωεϖερ, ωουλδ νοτ χοµµεντ ον τηε προγραµ βεφορε ιτ βεγαν ον Μονδαψ. (25 ωορδσ)

7

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τηε φιρστ παραγραπη χονταινσ 55 ωορδσ ανδ τηε σεχονδ ονλψ 25 ωορδσ—τηατ’σ σαϖινγ µορε τηαν 50 περχεντ. Τηε φιρστ παρα− γραπη σουνδσ φυζζψ ανδ ϖαγυε; τηε σεχονδ, χλεαρ ανδ φορχεφυλ. Τηε φολλοωινγ ισ α σηορτ λιστ οφ χοµµονλψ χαµουφλαγεδ ωορδσ ανδ τηειρ βασε ϖερβσ: Χαµουφλαγεδ Ωορδσ

Βασε ςερβσ

Σεττλεµεντ Ασσιστανχε Χονσιδερατιον Αρβιτρατιον Ρεσισταντ Νεγλιγεντ Περφορµανχε

Σεττλε Ασσιστ Χονσιδερ Αρβιτρατε Ρεσιστ Νεγλεχτ Περφορµ

Ωηεν ψου’ρε τρψινγ το προϕεχτ τηε ιµαγε οφ α χοµπανψ τηατ δεαλσ στραιγητ ανδ γετσ τηε ϕοβ δονε ωιτηουτ φανφαρε, ωηιχη στψλε δο ψου τηινκ σερϖεσ τηε χοµπανψ βεστ?

Κεεπ Ψουρ ςοιχε Αχτιϖε Ιφ ρεαλ βυσινεσσπεοπλε σηουλδ υσε βασε ϖερβσ, τηεψ σηουλδ συρελψ υσε τηε αχτιϖε ϖοιχε ασ ωελλ. Ωηψ γο ηαλφωαψ? Το βε διρεχτ ανδ ϖιγορουσ, υσε τηε αχτιϖε ϖοιχε. Ρεµεµβερ τηισ χλιχη: Αχτιϖεσ σπεακ λουδερ τηαν πασσιϖεσ. Ιν τηε αχτιϖε ϖοιχε, τηε συβϕεχτ δοεσ τηε αχτιον. Ιν τηε πασσιϖε ϖοιχε, τηε συβϕεχτ ισ αχτεδ υπον.

8

Υσε ∆ιρεχτ, Υσεφυλ ςερβσ

Πασσιϖε: Τηε χηεφ ωασ φιρεδ βψ ϑοην. (6 ωορδσ) Αχτιϖε:

ϑοην φιρεδ τηε χηεφ. (4 ωορδσ)

Ιν τηε σεχονδ σεντενχε ϑοην αχτσ, βυτ ιν τηε φιρστ τηε χηεφ ισ αχτεδ υπον. Νοτ ονλψ ισ τηε σεχονδ σεντενχε µορε διρεχτ ανδ χονσιστεντ ωιτη τηε ιντενδεδ µεανινγ, βυτ ιτ’σ αλσο σηορτερ. Βρεϖιτψ βεχοµεσ α νονταξαβλε φρινγε βενεφιτ οφ τηε αχτιϖε ϖοιχε. Ηοωεϖερ, τηε πασσιϖε ϖοιχε προϖιδεσ γοοδ χαµουφλαγε ανδ α σαφε ηαϖεν φορ χοµπανψ βυρεαυχρατσ σεεκινγ αµβιγυιτψ, ανονψµιτψ, ανδ οβσχυριτψ. Τηε ωριτερ ωηο υσεσ τηε πασσιϖε ϖοιχε αϖοιδσ αυτηορσηιπ ανδ ρεσπονσιβιλιτψ. Υνφορτυνατελψ, τηε πασσιϖε ϖοιχε ηασ βεχοµε α τραδιτιον ιν βυρεαυχραχιεσ ανδ ηασ βεεν πασσεδ δοων το εαχη νεω γενερατιον λικε α χυρσε. Τηε τραδιτιον ηασ βεχοµε σο εντρενχηεδ τηατ υσε οφ τηε αχτιϖε ϖοιχε ισ οφτεν λοοκεδ υπον ασ οδδ. (Οοπσ! Ι σλιππεδ ιντο τηε πασσιϖε ϖοιχε, α σοµετιµεσ λεγιτιµατε πραχτιχε ιφ ιτ σερϖεσ α πυρποσε συχη ασ ϖαρψινγ τηε λανγυαγε. Ιτ’σ οκαψ το υσε ιτ φορ ϖαριετψ, βυτ βε χαρεφυλ τηατ ιτ δοεσν’τ βεχοµε τηε νορµ.)

9

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Ινδεφινιτε αππροαχη: Τηε ρεγυλατιονσ ωερε αππροϖεδ τηισ παστ ωεεκ ανδ ωιλλ βε ιµπλεµεντεδ ιµµεδιατελψ. ∆εφινιτε στψλε:

ϑαχκ Σµιτη αππροϖεδ τηε ρεγυλατιονσ λαστ ωεεκ ανδ ωιλλ ιµπλεµεντ τηεµ ιµµεδιατελψ.

Ρεαδινγ τηε φιρστ σεντενχε, τηε Χηαιρµαν οφ τηε Βοαρδ ωιλλ νοτ κνοω ωηο το χαλλ αβουτ τηε ιµπαχτ οφ τηε δεχισιον. Τηε σεχονδ σεντενχε ισ νοτ ονλψ µορε δεφινιτε βυτ αλσο µορε περ− σοναλ. Σαϖε τιµε ανδ ασσιγν ρεσπονσιβιλιτψ. Βε διρεχτ ανδ χλεαρ, ανδ υσε τηε αχτιϖε ϖοιχε—υνλεσσ ψου’ρε τρψινγ το χοϖερ υπ σοµε οβϖιουσλψ ποορ µοϖε. Τηεν βψ αλλ µεανσ υσε τηε πασσιϖε ϖοιχε, χαλλ ιν σιχκ, ορ γο ον ϖαχατιον.

Ωατχη Ουτ φορ Βψ’σ Πασσιϖε λανγυαγε ηασ χρεπτ σο ινσιδιουσλψ ιντο ουρ ωριτινγ τηατ ιτ ισ οφτεν διφφιχυλτ το ιδεντιφψ. Το ηελπ ψου σποτ τηε οβϖιουσ ορ ηιδδεν πασσιϖεσ, υσε τηισ αιδ: ωατχη φορ αλλ τηε βψ’σ ιν ψουρ σεντενχε—εϖεν τηε ιµπλιεδ βψ’σ.

10

Υσε ∆ιρεχτ, Υσεφυλ ςερβσ

Πασσιϖε: Τηε ρεδιστριχτινγ οφ τηε σαλεσ τερριτοριεσ ωασ αππροϖεδ (βψ σοµεονε) ανδ σεντ (βψ σοµεονε) το τηε πρεσιδεντ φορ αππροϖαλ. Τηε πλαν ωασ ρεϖιεωεδ βψ τηε πρεσιδεντ’σ σπεχιαλ ασσισταντ ανδ φιναλλψ αππροϖεδ βψ τηε πρεσιδεντ. Αχτιϖε:

Τηε σαλεσ βοαρδ αππροϖεδ τηε ρεδιστριχτινγ οφ τηε σαλεσ τερριτοριεσ ανδ σεντ ιτ το τηε πρεσιδεντ. Ηισ σπεχιαλ ασσισταντ ρεϖιεωεδ τηε πλαν βεφορε τηε πρεσιδεντ αππροϖεδ ιτ.

Τηε σεχονδ παραγραπη τελλσ τηε ρεαδερ ωηο αππροϖεδ ωηατ ανδ γετσ τηρουγη τηε µαττερ θυιχκλψ ανδ ωιτη νο χονφυσιον. Τηε αχτιϖε ϖοιχε ισ τηε στανδαρδ ραλλψινγ χρψ οφ ανψ δψναµιχ λεαδερ. Ιφ ψου υσε τηε αχτιϖε ϖοιχε, ψουρ ωριτινγ ωιλλ χλεαρλψ, διρεχτλψ, ανδ φορχεφυλλψ ρεπρεσεντ ψου ανδ ψουρ χοµπανψ. ∆ον’τ “σοφτ πεδαλ” ψουρ ωαρεσ. Ριδε το συχχεσσ βψ βεινγ µορε διρεχτ. Υσε τηε αχτιϖε ϖοιχε.

Βεωαρε οφ Λινκσ τηατ Λεεχη Ωηιλε µοστ ϖερβσ χονϖεψ αχτιον ορ στατε οφ βεινγ, σοµε ϖερβσ µερελψ λινκ τηε συβϕεχτ το ιτσ µοδιφιερ ορ στατε οφ βεινγ. Τηεσε

11

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

ϖερβσ, χαλλεδ λινκινγ ϖερβσ, αρε δανγερουσ βεχαυσε τηεψ λαχκ τηε ϖιταλιτψ οφ αχτιϖε ϖερβσ. Ρεαδ τηε φολλοωινγ εξαµπλεσ ανδ σεε: ∆ραινεδ:

ϑοην ωασ ηαππψ.

Λιϖελψ:

ϑοην λαυγηεδ σο ηαρδ τηατ τεαρσ χαµε το ηισ εψεσ.

Ιν τηε φιρστ εξαµπλε, ωασ ηαππψ εξπρεσσεσ ϕοψ, βυτ ονλψ ιν α βροαδ, βλανδ ωαψ; ιτ’σ υνσπεχιφιχ ανδ ωεακ. Ον τηε οτηερ ηανδ, λαυγηεδ ιν τηε σεχονδ εξαµπλε δεπιχτσ σοµετηινγ ψου χαν σεε ανδ ηεαρ; ιτ’σ µορε σπεχιφιχ βεχαυσε ιτ ινδιχατεσ τηε ιντενσιτψ οφ εξπρεσσιον. Βεωαρε οφ λινκινγ ϖερβσ τηατ στεαλ τηε ζεστ φροµ ψουρ ωριτινγ ανδ σαπ ιτσ στρενγτη. Ηερε ισ α λιστ οφ λινκσ τηατ λεεχη: • Το βε (ισ, αρε, ωασ, ετχ.)

• Φεελ

• Ταστε

• Αππεαρ

• Γροω

• Σµελλ

• Βεχοµε

• Αχτ

• Σουνδ

• Σεεµ

• Λοοκ

Ιν τηε βυσινεσσ οφ ωριτινγ, ϖερβσ αρε ωορτη τηειρ ωειγητ ιν γολδ. Στρονγ ϖερβσ γιϖε µεανινγ ανδ διρεχτιον το τηε σεντενχε ανδ τηυσ αδδ ϖαλυε το ψουρ µεσσαγε. Χυτ λιαβιλιτιεσ, σηορε υπ ϖαλυεσ, ανδ ινχρεασε ψουρ προφιτσ: υσε βασε ϖερβσ, αϖοιδ τηε πασσιϖε ϖοιχε, ανδ, ωηερε ποσσιβλε, σηυν λινκινγ ϖερβσ.

12

ΧΗΑΠΤΕΡ 2 ΚΕΕΠ ΣΕΝΤΕΝΧΕΣ ΣΗΟΡΤ

Κεεπ Σεντενχεσ Σηορτ

Ωηεν ισ ωριτινγ λικε πρεπαρινγ φοοδ? Σοµε ωουλδ σαψ, “Ωηεν ψου εατ ψουρ ωορδσ.” Αχτυαλλψ, ωριτινγ ισ α προχεσσ λικε φοοδ πρεπαρατιον; βοτη τακε τιµε ανδ χοστ µονεψ. Χονσιδερ τηε φολλοωινγ σχεναριο: ψουρ βοσσ ηασ ϕυστ τολδ ψου το ανσωερ α λεττερ ορ αν ε−µαιλ τηατ σηε ρεχειϖεδ φροµ τηε ΑΒΧ Χοµπανψ χοµπλαινινγ ανδ σεεκινγ α ρεφυνδ φορ ονε οφ ψουρ χοµπανψ’σ δεφεχτιϖε ωιδγετσ. Λοοκ νοω ατ ηοω τηε προχεσσ οφ ωριτινγ α ρεσπονσε χοστσ ψουρ χοµπανψ µονεψ. Φιρστ, ψου σπενδ 10 το 15 µινυτεσ το δεχιπηερ τηε βοσσ’σ νοτε ον τηε βοττοµ οφ τηε παγε. Φιναλλψ, ψου ρελεντ ανδ γο το τηε σουρχε. Αφτερ α λονγ−ωινδεδ σερµον ον ωηατ ιτ µεανσ το βε α σελφ−σταρτερ, σηε τρανσλατεσ ηερ χοµµεντ: “Ηανδλε τηισ.” Βεωιλδερεδ, ψου ρετυρν το ψουρ οφφιχε. Σο, ψου ρερεαδ τηε λεττερ, ανδ ωονδερ ιφ τηε βοσσ ρεαλλψ ηασ ανψ ιδεα οφ ειτηερ τηε προβλεµ ορ ωηατ σηε ωαντσ δονε. Αφτερ α τριπ το τηε χοµπανψ λιβραρψ φορ βαχκγρουνδ ινφορµατιον, ψου λυνχη ωιτη α βυδδψ ανδ ρελατε ψουρ στιµυλατινγ χονϖερσατιον ωιτη ψουρ βοσσ. Ψουρ φριενδ οφφερσ το γιϖε ψου α χοπψ οφ α σιµιλαρ λεττερ ηε ωροτε α ωεεκ αγο. Τηουγη τηε τοπιχ διφφερσ, τηε φορµατ ηελπσ ψου ωριτε αν ινιτιαλ δραφτ. Αφτερ ρεϖισιονσ ανδ α φεω τιπσ φροµ ψουρ βυδδψ, ψου φινιση τηε λεττερ ανδ σενδ ιτ αλονγ το ψουρ βοσσ. Σηε σενδσ ιτ βαχκ το ψου ωιτη α φεω αδδ− ιτιονσ ανδ δελετιονσ οφ ηερ οων. Εϖεντυαλλψ, ψου σενδ τηε λεττερ.

15

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τηε Εχονοµιχ Ιµπαχτ οφ Ωριτινγ Ιφ ψου δετερµινεδ τηε τοταλ προχεσσινγ χοστ οφ ψουρ λεττερ, ψου’δ βε συρπρισεδ. Σοµε εστιµατεσ ρανγε χονσερϖατιϖελψ ατ ∃20 περ παγε φορ τψπιχαλ βυσινεσσ χοµµυνιχατιονσ. Τηυσ, ωηεν ψου ωριτε, ψου ωαντ τηε προχεσσ το βε θυιχκ ανδ εφφιχιεντ ανδ τηε φιναλ προδυχτ το βε αχχυρατε, συχχινχτ, ανδ υνδερστανδαβλε. Ιφ νοτ, ψουρ χοµπανψ παψσ δεαρλψ. Ιφ ψου µυλτιπλψ τηε µιλλιονσ οφ ε−µαιλσ, λεττερσ, ανδ ρεπορτσ ωριττεν εϖερψ δαψ ιν γοϖερνµεντ ανδ βυσινεσσ βψ ∃20, ψου χαν σεε τηε φορτυνε το βε σαϖεδ βψ τριµµινγ βαχκ τηε φλοω οφ υννεχεσσαρψ ωορδσ. Ηενχε, τηε ωριτινγ προχεσσ δοεσ ηαϖε αν εχονοµιχ ιµπαχτ.

Τηε Ρυλε οφ Τηιρτψ Ταχκλινγ βυσινεσσ παπερωορκ χαν ιντιµιδατε τηε αϖεραγε περσον, εϖεν ωηεν αλλ ψουρ βιορηψτηµσ αρε ποσιτιϖε. Σο, σταρτ σµαλλ: βεγιν ωιτη τηε βασιχ σεντενχε. Το χονταιν τηε ϖερβαλ εξπλοσιον ιν βυσινεσσ, αππλψ τηε Ρυλε οφ Τηιρτψ το ψουρ σεντενχεσ: Κεεπ σεντενχε λενγτη το τηιρτψ ωορδσ—ορ νο µορε τηαν τηρεε τψπεδ λινεσ—ανδ ψου’λλ ηολδ ψουρ ρεαδερ’σ ιντερεστ. Τηε Ρυλε οφ Τηιρτψ νεχεσσαριλψ τριµσ βαχκ τηε φατ ανδ ρεϖεαλσ

16

Κεεπ Σεντενχεσ Σηορτ

ψουρ µεσσαγε. Ρεαδερσ χαννοτ εασιλψ χοµπρεηενδ ινφλατεδ, τεδιουσ σεντενχεσ. Τηεψ λοσε ιντερεστ—φαστ. Χονσιδερ τηε φολ− λοωινγ εξαµπλε: Ωορδ προλιφερατιον:

Τηισ λεττερ ισ ωριττεν χονχερνινγ ουρ προδυχτ τηατ ωασ τηε συβϕεχτ οφ ψουρ µοστ ρεχεντ ινθυιρψ χονχερνινγ ουρ µανυφαχτυρερ’σ ρεβατε ωηιχη ωε δο γιϖε το συχη ωελλ−ρεγαρδεδ χυστοµερσ λικε ψουρ χοµπανψ ωηιχη ηασ ενϕοψεδ α λονγ−στανδινγ ρελατιονσηιπ ωιτη ουρ φιρµ. (44 ωορδσ)

Τηισ σεντενχε ωουλδ χηαλλενγε εϖεν τηε µοστ ιντερεστεδ ρεαδερ. Λονγ, οϖερωριττεν, ανδ βορινγ, ιτ λοσεσ ιτσ τηρυστ βεχαυσε οφ ιτσ ωορδινεσσ. Το ηελπ ψου χαστ οφφ ιτσ εξχεσσ βαγγαγε, υσε τηε Ρυλε οφ Τηιρτψ. Βεγιν βψ υνδερλινινγ αλλ τηε κεψ ωορδσ— τηοσε ωορδσ εσσεντιαλ το ψουρ µεσσαγε. Ιν τηισ σεντενχε, ψου ωουλδ προβαβλψ υνδερλινε τηε φολλοωινγ ωορδσ: προδυχτ, µανυφαχτυρερ’σ ρεβατε, ωελλ−ρεγαρδεδ χυστοµερσ, ανδ ουρ φιρµ. Νεξτ, ωριτε τηε σεντενχε ιν µορε διρεχτ λανγυαγε, στιλλ κεεπινγ τηε µεσσαγε τηατ γοοδ χοµπανιεσ γετ ρεβατεσ.

17

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Εχονοµιχαλ ϖερσιον:

Ψεσ, ουρ φιρµ ωιλλ οφφερ ψου α προδυχτ ρεβατε βεχαυσε ψου αρε ονε οφ ουρ πρεφερρεδ χυστοµερσ. (16 ωορδσ)

Τηε νεω σηορτενεδ σεντενχε ισ ονλψ σιξτεεν ωορδσ λονγ. Ωε ηαϖε σαϖεδ τωεντψ−ειγητ ωορδσ. Τηατ ισ α χοστ ρεδυχτιον ιν ανψονε’σ βοοκ. Τηε Ρυλε οφ Τηιρτψ, ηοωεϖερ, ισ νοτ χηισελεδ ιν γρανιτε ανδ σηουλδ βε υσεδ ονλψ ασ α γυιδελινε ανδ νοτ ασ α χοµµανδµεντ. Ρεµεµβερ ωηεν τριµµινγ βαχκ εξχεσσ, υνδερ− λινε κεψ ωορδσ, χηοοσε λανγυαγε τηατ ισ αχτιϖε ανδ εξπρεσσιϖε, ανδ κεεπ ψουρ σεντενχεσ το νο µορε τηαν τηιρτψ ωορδσ.

Τηε Ωαψ το Βε Βριεφ Το ηελπ ψου τριµ βαχκ εξχεσσ ωορδσ, ψου σηουλδ: Χυτ Πρεποσιτιοναλ Πηρασεσ Τηεσε χαυσεσ οφ γραµµατιχαλ οβεσιτψ αρε ασ φαττενινγ ασ χηοχολατε−χοϖερεδ στραωβερριεσ. Φορ εξαµπλε: Οβεσε Αλονγ τηε λινεσ οφ Ασ οφ τηισ δατε Ατ τηε πρεσεντ τιµε

Τριµ Λικε Τοδαψ Τοδαψ

(χοντινυεδ)

18

Κεεπ Σεντενχεσ Σηορτ

Οβεσε Φορ τηε πυρποσε οφ Ινασµυχη, ασ Ιν ορδερ το Ιν ρελατιον το Ιν τηε εϖεντ τηατ Ον τηε βασισ οφ Ον α φεω οχχασιονσ Συβσεθυεντ το Ωιτη ρεφερενχε το

Τριµ Βεχαυσε Φορ, ασ Το Αβουτ Ιφ Βψ Οχχασιοναλλψ Αφτερ Χονχερνινγ

Το χυτ βαχκ ωορδψ πρεποσιτιοναλ πηρασεσ, υνδερλινε αλλ πρεποσιτιονσ συχη ασ βψ, ωιτη, ατ, ιν, το, ον, φορ, βετωεεν, ανδ φροµ. Τηεν, σηαρπεν ψουρ εδιτοριαλ χαρϖινγ κνιφε ανδ σλιχε τηε φατ αωαψ φροµ τηε λεαν. ∆ελετε ∆ουβλε−∆εαλινγ Ωορδσ Ωαστεδ τιµε χοστσ µονεψ ιν ανψ βυσινεσσ. ∆υπλιχατιον οφ εφφορτ, ωηετηερ ον τηε ϕοβ ορ ιν ωριτινγ, ωαστεσ τιµε φορ εϖερψονε χονχερνεδ. Ταυτολογιεσ αρε χλυστερσ ωιτη οϖερλαππινγ

19

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

µεανινγσ. Τηεψ δυπλιχατε εφφορτσ, βλοατ λανγυαγε, ανδ ωαστε τιµε. Τηε φολλοωινγ αρε εξαµπλεσ οφ ταυτολογιεσ ανδ εφφιχιεντ σολυτιονσ το τηεµ: Ταυτολογιεσ

20

Σολυτιονσ

Αδϖανχε πλαννινγ

Πλαννινγ

Ασκ τηε θυεστιον

Ασκ

Χοντινυε ον

Χοντινυε

Χοοπερατε ωιτη

Χοοπερατε

Προτεστ αγαινστ

Προτεστ

∆εφινιτε δεχισιον

∆εχισιον

Φρεε γιφτ

Γιφτ

Φρεε πασσ

Πασσ

Ινϖιτεδ γυεστσ

Γυεστσ

Ολδ αδαγε

Αδαγε

Περσοναλ φριενδ

Φριενδ

∆αση θυιχκλψ

∆αση

Τρυε φαχτσ

Φαχτσ

Ρεασον ωηψ

Ρεασον

Κεεπ Σεντενχεσ Σηορτ

Το φερρετ ουτ ταυτολογιεσ, λοοκ ατ τηε φολλοωινγ εξαµπλε φορ νονεσσεντιαλ ωορδσ, ανδ ψου ωιλλ φινδ ατ λεαστ παρτ οφ τηε ταυτολογψ: Ταυτολογψ τριαλ: ∆υρινγ τηε αντι−τρυστ τριαλ, τηε πρεσι− δεντ γαϖε τηε τρυε φαχτσ αβουτ τηε χονγλοµερατε’σ µεργερ πλαν.

Νοτε τηατ φαχτ ισ α ωορδ εσσεντιαλ το τηε σεντενχε, βυτ τρυε ισ νοτ. Ψου αρε µορε λικελψ το φινδ ταυτολογιεσ λυρκινγ αµονγ τηε υννεχεσσαρψ ωορδσ ανδ οφτεν ριγητ νεξτ το αν εσσεντιαλ ωορδ. Ωιτη α σηαρπ εψε, ψου χαν σποτ τηεσε δυπλιχατορσ, τηεν φλυση τηεµ ουτ οφ τηε σεντενχε. Βεωαρε οφ τηε Πασσιϖε ςοιχε Ασ ωε δισχυσσεδ ιν τηε πρεϖιουσ χηαπτερ, υσε οφ τηε πασσιϖε ϖοιχε νοτ ονλψ ωιλλ σαπ ωριτινγ οφ ιτσ ϖιταλιτψ, βυτ ωιλλ αλσο βλοατ ψουρ ωριτινγ. Τηε πασσιϖε ϖοιχε χονστρυχτιον αδδσ εξτρα ωορδσ—ϖερβσ οφ βεινγ (ισ, ωασ, ωερε) ασ ωελλ ασ θυαλιφιερσ— ανδ ιτ οφτεν λεαϖεσ τηε ρεαδερ ωιτη θυεστιονσ οφ αυτηορσηιπ. Οριγιναλ βιδ: Ιτ ισ ρεχοµµενδεδ τηατ τηε χοµπανψ αχχεπτ τηε βιδ συβµιττεδ βψ τηε χοντραχτορ. (13 ωορδσ)

21

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

“Ωηο ρεχοµµενδσ?” ισ τηε φιρστ προβλεµ τηατ τηε σεντενχε ποσεσ φορ τηε ρεαδερ. Τηε σεχονδ προβλεµ: Τηε ωριτερ µυστ εξπλαιν ωηιχη βιδ το αχχεπτ ανδ µυστ υσε εξτρα λανγυαγε το δο σο. Φιναλ βιδ: Ι ρεχοµµενδ τηατ ωε αχχεπτ τηε χοντραχτορ’σ βιδ. (8 ωορδσ)

Τηισ σεντενχε νειτηερ γενερατεσ θυεστιονσ νορ ρεθυιρεσ εξπλανατιονσ; µορεοϖερ, τηε σεντενχε ισ µορε τηαν 30 περχεντ σηορτερ. Ινχρεασεδ χλαριτψ ανδ ωορδ εχονοµψ δεποσιτ µονεψ ιν τηε χοµπανψ’σ βανκ αχχουντ. Εχονοµιχ ινφλατιον χαν βε χοµπαρεδ το ωριτινγ. ϑυστ ασ πριχεσ ινχρεασε, εροδινγ ουρ βυψινγ ποωερ, σο δο ωορδσ ασ τηεψ µυλτιπλψ, εροδινγ τηε ποωερ οφ ουρ ωριτινγ. Ωηεν ψου σεε ωορδ χλυστερσ χρεεπινγ ιντο ψουρ τεξτ, στοπ τηε πιλε υπ βψ λεαϖινγ τηεµ ουτ.

22

ΧΗΑΠΤΕΡ 3 ΑςΟΙ∆ ΑΒΣΤΡΑΧΤΙΟΝΣ ΑΝ∆ ΥΣΕ ΧΟΝΧΡΕΤΕ ΛΑΝΓΥΑΓΕ

Αϖοιδ Αβστραχτιονσ ανδ Υσε Χονχρετε Λανγυαγε

Μοστ οφ υσ ρεµεµβερ τηε ολδ Βιβλε ταλε οφ ηοω Γοδ γαϖε Μοσεσ τηε Τεν Χοµµανδµεντσ ον α µουνταιντοπ. Ασ τηε στορψ γοεσ, Γοδ ετχηεδ τηε Χοµµανδµεντσ ον τωο λαργε στονε ταβλετσ, ανδ τηεψ βεχαµε τηε βεστ κνοων λαωσ ιν ηιστορψ. Ωηψ? Βεχαυσε τηεψ αρε διρεχτ, χονχρετε, ανδ το τηε ποιντ, ανδ τηεψ µακε σενσε. ϑυστ χονσιδερ ονε οφ τηε Χοµµανδµεντσ ασ αν εξαµπλε: Τηου σηαλτ νοτ κιλλ. Τηουγη τηε λανγυαγε ισ δατεδ, ιτ λεαϖεσ νο δουβτ ιν τηε ρεαδερ’σ µινδ αβουτ ωηατ ισ εξπεχτεδ. Ον τηε οτηερ ηανδ, ωηατ ιφ τηε Χοµµανδµεντ ρεαδ λικε τηισ: Ηαϖινγ βεεν α παρτψ οφ ορ αν αχχοµπλιχε το τηε ωιλλφυλ τακινγ οφ ηυµαν λιφε, ωηετηερ πατριχιδε, φρατριχιδε, ορ ηοµι− χιδε οφ ανψ τψπε, ανδ ωηετηερ τηε δεεδ βε πρεµεδιτατεδ ορ σποντανεουσ, συχη αχτ πρεσεντσ τηε γραϖεστ οφ µοραλ, ετηιχαλ, ανδ σπιριτυαλ ραµιφιχατιονσ φορ τηε µαλεφαχτορ.

Συχη βλοατεδ λανγυαγε χαν ηαϖε αν ιµπαχτ. Φιρστ, Μοσεσ ωουλδ ηαϖε νεεδεδ α µοϖινγ ϖαν το ηαυλ τηε ταβλετσ φροµ τηε µουνταιντοπ. Σεχονδ, νο ονε ωουλδ ηαϖε εϖερ υνδερστοοδ τηε Τεν Χοµµανδµεντσ. Αβστραχτιονσ υσυαλλψ χονφυσε ρεαδερσ. Τηισ ισ νοτ το σαψ τηατ αβστραχτιονσ ηαϖε νο πλαχε ιν ουρ ωριτινγ. Το τηε χοντραρψ, αβστραχτιονσ ρεπρεσεντ µαν’σ αβιλιτψ το δεαλ ωιτη πυρε ιδεασ, το

25

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

υνιϖερσαλιζε, ανδ το δο ηιγηερ−ορδερ τηινκινγ. Ηοωεϖερ, εξχεπτ φορ πηιλοσοπηερσ, ωορδσ λοσε χλαριτψ ασ τηεψ λοσε τηειρ χολορ ανδ σενσε. Τανγιβλε ωορδσ χοµε το υσ τηρουγη τηε σενσεσ—ωε ηεαρ τηεµ, σεε τηεµ, ρεαχη ουτ ανδ τουχη τηεµ. Ασ ωε µοϖε αωαψ φροµ τηε σενσυαλ εξπεριενχεσ ανδ τοωαρδ ιντελλεχτυαλ ονεσ, ηοωεϖερ, ωε χρεατε αβστραχτιονσ. Βεχαυσε εαχη οφ υσ φορµσ αβστραχτιονσ διφφερεντλψ, διϖερσιτψ ανδ χονφυσιον οφτεν ρεσυλτ. Βψ µοϖινγ ουτ ανδ αωαψ φροµ τηε σενσεσ, ωριτινγ οφτεν λοσεσ ιτσ φοχυσ, λεαϖινγ τηε ρεαδερ βεηινδ ιν τηε προχεσσ.

Τηε Ριππλε Εφφεχτ οφ Αβστραχτιονσ Αβστραχτιονσ αρε λικε τηε χονχεντριχ ριππλεσ τηατ φορµ ωηεν ψου τηροω α ροχκ ιντο α πονδ. Α ροχκ εντερινγ τηε ωατερ ισ λικε τηε σολιδ, χονχρετε ιµαγε. Ονχε τηε ροχκ βρεακσ τηε συρφαχε, σηοχκ ωαϖεσ αρε σεντ ουτ ιν χονχεντριχ ριππλεσ, εαχη βιγγερ τηαν ιτσ πρεδεχεσσορ, ψετ λεσσ δεφινεδ. Το ιλλυστρατε τηε “ριππλε εφφεχτ” ιν λανγυαγε, λετ’σ χονσιδερ σοµετηινγ χριτιχαλ το βυσινεσσ: µονεψ. Το βεγιν ωιτη τηε µοστ χονχρετε ιµαγε οφ µονεψ— αναλογουσ το τηε ροχκ σπλασηινγ ιντο τηε ωατερ—πιχτυρε α νεω ονε δολλαρ βιλλ. Ψου χαν σεε ιτ ανδ φεελ ιτ. Ψου χαν φολδ ιτ, πυτ ιτ ιν ψουρ ωαλλετ, ανδ βυψ α χανδψ βαρ ωιτη ιτ. Ιτ’σ ρεαλ. Βυτ ασ τηε ριππλεσ µοϖε ουτ φροµ τηε 6∀ ⋅ 2∀, γρεεν ονε δολλαρ βιλλ, τηε

26

Αϖοιδ Αβστραχτιονσ ανδ Υσε Χονχρετε Λανγυαγε

ιµαγεσ γετ σοφτερ, µορε υνφοχυσεδ, ανδ µορε διφφιχυλτ το χοµπρεηενδ. Λοοκ ατ τηε φολλοωινγ λιστ το σεε τηε ριππλε εφφεχτ ον µονεψ: 1. δολλαρ βιλλ 2. φολδινγ χαση 3. µονεψ 4. φυνδσ 5. χυρρενχψ 6. µεδιυµ οφ εξχηανγε

Ψου χαν σεε τηατ ασ λανγυαγε µοϖεσ αωαψ φροµ τηε χονχρετε δολλαρ βιλλ, ιτ δεϖαλυεσ ραπιδλψ, ανδ ιτσ µεανινγ γετσ οβσχυρεδ ιν τηε προχεσσ. Αϖοιδ υννεχεσσαρψ αβστραχτιονσ ιν ψουρ ωριτινγ βψ εµπλοψινγ τηε Κεεπ−Ιτ−Σιµπλε ρυλε. Ωηεν ιν δουβτ αβουτ υσινγ αβστραχτιονσ, ϕουρναλιστσ ασκ τηεσε θυεστιονσ: Ωηο, Ωηατ, Ωηεν, Ωηερε, Ωηψ, ανδ Ηοω? Ανσωερ τηεσε θυεστιονσ αβουτ εαχη πιεχε ψου ωριτε, ανδ ψουρ ωριτινγ ωιλλ βριστλε ωιτη χονχρετε λανγυαγε. Λοοκ ατ τηε φολλοωινγ σεντενχεσ: ∆εϖαλυεδ λανγυαγε: Τηε βυσινεσσ εξεχυτιϖε τραϖελεδ ουτ οφ τοων το αττενδ α µεετινγ λαστ ωεεκ.

Ιν τηισ εξαµπλε, αβστραχτιονσ ανδ γενεραλιτιεσ αρε οϖερυσεδ. Εξεχυτιϖε, τραϖελεδ, ουτ οφ τοων, µεετινγ, ανδ λαστ ωεεκ αρε αλλ

27

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

αβστραχτ ωορδσ τηατ τελλ ονλψ α ϖαγυε στορψ. Βεχαυσε οφ αβστραχτιονσ, τηε ρεαδερ νατυραλλψ ασκσ: Ωηο ωεντ ουτ οφ τοων? Ηοω διδ τηατ περσον τραϖελ? Ωηερε ανδ ωηψ διδ τηατ περσον λεαϖε? Τηε θυεστιονσ ραισεδ βψ αβστραχτιονσ βογ δοων τηε ρεαδερ ανδ ωαστε τοο µυχη τιµε ον ιµαγεσ τηατ σηουλδ βε ιν χλεαρ φοχυσ φροµ τηε σταρτ. ςαλυε−βασεδ λανγυαγε: ϑοην Σλοανε φλεω το ∆ενϖερ λαστ Τηυρσδαψ το αττενδ τηε αννυαλ στοχκηολδερ’σ µεετινγ.

Ιν τηε σεχονδ εξαµπλε, τηε θυεστιονσ ραισεδ βψ τηε φιρστ αρε ανσωερεδ µερελψ βψ υσινγ διρεχτ, χονχρετε λανγυαγε. Εαχη χριτιχαλ ωορδ βεχοµεσ λικε α ροχκ σπλασηινγ ιντο τηε ωατερ ανδ βρεακινγ ιτσ συρφαχε ωιτη χρισπ ριππλεσ. Τηισ σεντενχε τελλσ τηε ρεαδερσ εϖερψτηινγ τηεψ ωαντ το κνοω.

Μορε Χλουδψ Λανγυαγε Εξχεσσιϖε ϖαριατιον αλσο χλουδσ υπ βυσινεσσ ωριτινγ. Το υνδερστανδ τηισ τερµ, ψου µυστ τηινκ βαχκ το ελεµενταρψ σχηοολ δαψσ ωηεν α τεαχηερ ωαρνεδ ψου νοτ το υσε τηε σαµε ωορδ τωιχε ιν τηε σαµε σεντενχε. Τηατ ινστρυχτιον φοχυσεδ ον

28

Αϖοιδ Αβστραχτιονσ ανδ Υσε Χονχρετε Λανγυαγε

ιµπροϖινγ στυδεντσ’ ϖοχαβυλαριεσ. Βυτ ιν αν αδυλτ ωορλδ, χον− σταντ ϖαριατιον (εξχεσσιϖε ϖαριατιον) οφτεν λεαδσ το χονφυσιον. Χονσιδερ τηε φολλοωινγ σεντενχεσ: ςαριατιον ον α τηεµε: Ονε εξεχυτιϖε ιν τηε χοµπανψ ρεχειϖεδ α ηανδσοµε βονυσ, ωηιλε ανοτηερ συπερϖισορ γοτ α λεσσερ αµουντ, ανδ ψετ ανοτηερ µαναγερ γοτ εϖεν λεσσ τηαν τηε οτηερσ. (26 ωορδσ) Χλεαρεδ υπ:

Τηε τηρεε χοµπανψ µαναγερσ ρεχειϖεδ τηρεε διφφερεντ βονυσ αµουντσ. (9 ωορδσ)

Ιν τηε φιρστ εξαµπλε, εξεχυτιϖε, µαναγερ, ανδ συπερϖισορ αρε ιντενδεδ το µεαν τηε σαµε τηινγ—βυτ τηε ρεαδερ ισ νοτ ρεαλλψ συρε. Τηε φιρστ σεντενχε αϖοιδσ ρεπεατινγ τηε σαµε ωορδ τηρεε τιµεσ, βυτ χονφυσεσ τηε ρεαδερ ιν τηε προχεσσ (εξχεσσιϖε ϖαριατιον). Τηε ρεαδερ ωιλλ νατυραλλψ ωονδερ: Αρε τηεσε τηρεε χοµπανψ οφφιχιαλσ οφ τηε σαµε εξεχυτιϖε λεϖελ? Τηυσ, τηε ρεαδερ ηασ το ωειγη εαχη ϖαριατιον αγαινστ τηε οτηερσ ανδ ιν µανψ χασεσ ισ δριϖεν το αν υναβριδγεδ διχτιοναρψ φορ δεφινιτιον οφ εσοτεριχ ωορδσ. Σιµπλε µεσσαγε: ∆ον’τ σηοω οφφ ψουρ ωιδε ϖοχαβυλαρψ ατ τηε ρεαδερ’σ εξπενσε.

29

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τηε ςαλυε οφ Χονχρετε Λανγυαγε Πεοπλε ρεαδ το λεαρν, νοτ το βε ιµπρεσσεδ, ινσυλτεδ, ορ εϖεν βελιττλεδ. Οϖερωριτινγ—α χλοσε χουσιν οφ εξχεσσιϖε ϖαριατιον— χαν αλσο ινηιβιτ µεανινγ. Οφ χουρσε, Ι αµ νοτ συγγεστινγ τηατ ψου ωριτε ονλψ ιν µονοσψλλαβλεσ. Σοµε λανγυαγε ϖαριατιον αδδσ σπιχε το ωριτινγ ανδ µακεσ τηε τεξτ µορε παλαταβλε. ϑυστ ρεµεµβερ τηατ τοο σπιχψ α διση χαυσεσ ινδιγεστιον. Ρεαδ τηε φολλοωινγ εξαµπλεσ: Στυφφψ στυφφ: ∆υε λαργελψ το α παυχιτψ οφ χονχερν, τηισ δαψ ηασ βεεν συµµαριλψ τερµινατεδ. Αιρεδ ουτ:

Βεχαυσε οφ α λαχκ οφ ιντερεστ, τοδαψ ηασ βεεν χανχελεδ.

Τηεσε τωο ϖερσιονσ νεεδ νο εξπλανατιον. Ωε ηαϖε αλλ βεεν γυιλτψ οφ σηοωινγ οφφ. Αϖοιδ χονφυσιον φορ τηε ρεαδερ βψ υσινγ χλεαρ, φαµιλιαρ λανγυαγε το χονϖεψ α σπεχιφιχ µεσσαγε. Γοοδ βυσινεσσ οπερατεσ βεστ ιν α χονχρετε ωορλδ. Το βε εφφεχτιϖε ιν βυσινεσσ, ψου µυστ χοµµυνιχατε ψουρ χοµπανψ’σ ιδεασ ιν ωορδσ τηατ πεοπλε υνδερστανδ θυιχκλψ ανδ χλεαρλψ. Τηε συρεστ ωαψ το ρελατε το οτηερσ ισ τηρουγη τηειρ σενσεσ—ωορδσ τηατ ηελπ ρεαδερσ τουχη, ταστε, σµελλ, σεε, ανδ ηεαρ. Υσε χονχρετε ανδ φαµιλιαρ λανγυαγε; στριϖε το χοµµυνιχατε, νοτ ιµπρεσσ.

30

ΧΗΑΠΤΕΡ 4 ΚΕΕΠ ΡΕΛΑΤΕ∆ ΩΟΡ∆Σ ΤΟΓΕΤΗΕΡ

Κεεπ Ρελατεδ Ωορδσ Τογετηερ

Νατυραλ ορδερ ρυλεσ τηε βυσινεσσ ωορλδ: εξπενσεσ υσυαλλψ χοµε βεφορε προφιτσ, δεσιγν βεφορε προδυχτιον, ανδ µαρκετινγ βεφορε σαλεσ. Λανγυαγε αλσο ηασ αν ορδερ. Στανδαρδ ωορδ ορδερ ιν τηε Ενγλιση λανγυαγε ισ συβϕεχτ−ϖερβ−οβϕεχτ. Στανδαρδ σεντενχε: Τηε βανκερ (συβϕεχτ) γαϖε (ϖερβ) τηε µονεψ (οβϕεχτ) το ηιµ.

Ιν φαχτ, Ενγλιση ρελιεσ ον ωορδ ορδερ φορ µεανινγ. Χονσιδερ τηε φολλοωινγ σεντενχεσ ιφ ψου ηαϖε ανψ δουβτ: Βοω:

Τηε δογ βιτ τηε µαν.

Ωοω: Τηε µαν βιτ τηε δογ.

Ιµπορταντ Ωορδσ Γο Φιρστ ορ Λαστ “Πυτ ψουρ βεστ φοοτ φορωαρδ.” Ηερε’σ α σαψινγ τηατ προϖιδεσ ωισε αδϖιχε φορ λιφε ανδ ωριτινγ. Πεοπλε ρεµεµβερ ωηατ τηεψ ηεαρ φιρστ—τηε λαω οφ πριµαχψ (φιρστ). Σο πλαχε ιµπορταντ ωορδσ ατ τηε βεγιννινγ οφ α σεντενχε. Βυριεδ εφφορτ: Τηισ ψεαρ ωε ρεδυχεδ εξπενσεσ βψ µονιτορινγ ουρ σπενδινγ ηαβιτσ. Υπ φροντ:

Ρεδυχεδ εξπενσεσ ρεσυλτεδ φροµ µονιτορινγ ουρ σπενδινγ.

33

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

“Σαϖε τηε βεστ φορ λαστ.” Ηερε’σ ανοτηερ σαψινγ. Τηισ ονε δεµονστρατεσ τηε ρυλε οφ ρεχενχψ—σαψ ιµπορταντ ωορδσ λαστ το εµπηασιζε τηεµ το ρεαδερσ. Συπποσε ψου ωαντεδ το εµπηασιζε το ψουρ βοσσ τηατ χερταιν εφφορτσ ηαϖε ρεσυλτεδ ιν βιγ προφιτσ φορ τηε χοµπανψ. Τηε κεψ ωορδ ισ προφιτσ. Χονσιδερ τηε ιµπαχτ οφ τηε νεξτ τωο σεντενχεσ: Μυφφλεδ προφιτσ:

Ιν τηε ρεχεντ παστ, ουρ εφφορτσ το ινχρεασε προφιτσ βψ χυττινγ οϖερηεαδ εξπενσεσ ηαϖε βεεν συχχεσσφυλ.

Ροαρινγ προφιτσ: Ρεχεντλψ, ουρ συχχεσσφυλ εφφορτσ το ρεδυχε οϖερηεαδ εξπενσεσ ηαϖε ινχρεασεδ προφιτσ.

Ιν τηε φιρστ εξαµπλε, προφιτσ γετσ βυριεδ ιν τηε σεντενχε, ανδ τηε ρεαδερ µυστ ειτηερ ρερεαδ ιτ το γετ ψουρ ποιντ ορ λοσε ιτ αµονγ τηε ωορδσ. Τηε σεχονδ σεντενχε, ηοωεϖερ, µακεσ συρε τηατ τηε ρεαδερ γετσ τηε ποιντ βψ πλαχινγ προφιτσ ιν αν οβϖιουσ ανδ προµινεντ ποσιτιον—λαστ. Το συµ υπ: Ιφ ψου ωαντ το εµπηασιζε α ωορδ, ειτηερ πυτ ιτ ατ τηε βεγιννινγ ορ ατ τηε ενδ οφ α σεντενχε. Ιφ ψου χηοοσε α πλαχε οτηερ τηαν τηεσε τωο λοχατιονσ, ψουρ εµπηασισ ωιλλ βε φλαττενεδ, περηαπσ λοστ. ϑυστ ρεµεµβερ ανοτηερ ολδ σαψινγ: “Ποσιτιον ισ εϖερψτηινγ ιν λιφε!”

34

Κεεπ Ρελατεδ Ωορδσ Τογετηερ

Μισπλαχεδ Μοδιφιερσ Χηαλκ υπ ονε οφ τηε µοστ χοµµον ερρορσ ιν βυσινεσσ ωριτινγ το µισπλαχεδ µοδιφιερσ. Αδϕεχτιϖεσ, αδϖερβσ, πηρασεσ, ανδ χλαυσεσ αλλ µοδιφψ ορ δεσχριβε σοµετηινγ ιν α σεντενχε. Ωηεν µισ− πλαχεδ, τηεψ µοδιφψ τηε ωρονγ τηινγ ανδ µισλεαδ τηε ρεαδερ: Μισπλαχεδ µοδιφιερ: Τψπινγ τηε ρεπορτ φυριουσλψ, τηε βοσσ ιντερρυπτεδ µε. Ρεαλιγνεδ ορδερ:

Ωηιλε τψπινγ τηε ρεπορτ, Ι ωασ ιντερρυπτεδ βψ τηε βοσσ.

Τηε φιρστ σεντενχε ηασ τηε ωρονγ περσον δοινγ τηε τψπινγ. Βψ µοϖινγ τηε τψπινγ χλοσερ το τηε ρεαλ ωορκερ βεε, ψου γετ τηε ϕοβ δονε φαστερ. Ασ α ρυλε, κεεπ τηε µοδιφιερσ ανδ ρελατεδ ωορδσ τογετηερ ιν α σεντενχε το αϖοιδ χονφυσιον λικε τηισ: Ποορ µαναγεµεντ:

Τηε ΧΕΟ δισχυσσεδ φιλλινγ τηε ϖαχανχιεσ ιν τηε µαιλ ροοµ ωιτη τηε σενιορ παρτνερσ.

35

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Ιν τηισ σεντενχε, ιτ λοοκσ ασ ιφ τηε βοσσ ισ γοινγ το πλαχε σοµε πρεττψ ηιγη−πριχεδ ταλεντ ιν εντρψ−λεϖελ ποσιτιονσ. Ωηατ τηε ωριτερ προβαβλψ ιντενδεδ το σαψ ωασ: Υνρυφφλεδ παρτνερσ:

Τηε ΧΕΟ ανδ τηε σενιορ παρτνερσ δισχυσσεδ τηε ϖαχανχιεσ ιν τηε µαιλ ροοµ.

Βψ µοϖινγ τηε σενιορ παρτνερσ χλοσερ το τηε βοσσ, ψου ωιλλ σαϖε ψουρσελφ αν εξπλανατιον µεµο το σοµε ρυφφλεδ εξεχυτιϖεσ.

Μισπλαχεδ Ωορδσ Τηε σιµπλε ωαψ το σολϖε αµβιγυιτψ τηατ αρισεσ φροµ µισπλαχεδ ωορδσ ισ το υνδερλινε τηε µοδιφιερσ ιν θυεστιον. Υνδερλινινγ ηελπσ ψου σεε τηε διστανχε βετωεεν τηε µοδιφιερ ανδ τηε ωορδ βεινγ µοδιφιεδ. Γαπσ βετωεεν τηε τωο ωιλλ σηοω υπ ιµµεδιατελψ. Μισπλαχεδ σαλεσµαν: Τηε σαλεσµαν µαδε αν ιµπορτ− αντ σαλε το α µαϕορ χλιεντ υσινγ ϖισυαλ αιδσ.

36

Κεεπ Ρελατεδ Ωορδσ Τογετηερ

Ιν τηισ σεντενχε, τηε χλιεντ σεεµσ το βε υσινγ τηε ϖισυαλ αιδσ ινστεαδ οφ τηε σαλεσµαν, ωηιχη ισ πρεττψ γοοδ σαλεσµανσηιπ ιφ ψου χαν δο ιτ! Τηε φολλοωινγ σεντενχε, ηοωεϖερ, ισ προβαβλψ µορε αχχυρατε: Γοοδ σαλεσµανσηιπ: Υσινγ ϖισυαλ αιδσ, τηε σαλεσµαν µαδε αν ιµπορταντ σαλε το α µαϕορ χλιεντ.

Σθυιντερσ Ωηεν µοδιφιερσ χαν µοδιφψ ωορδσ ον ειτηερ σιδε οφ τηεµσελϖεσ, τηεψ αρε σαιδ το “σθυιντ,” βεχαυσε τηεψ δο νοτ φοχυσ ωελλ ον τηε ωορδ ψου ωαντ το µοδιφψ. Ωηεν ιν δουβτ, πλαχε τηε µοδιφιερ νεαρεστ τηε ωορδ ψου ωαντ το µοδιφψ—ανδ ασ φαρ αωαψ ασ ποσσιβλε φροµ ανψ οτηερ ωορδ ωιτη ωηιχη ιτ χουλδ βε µιστακενλψ λινκεδ: Σθυιντινγ:

Τηε χοµµιττεε τηατ ωασ στυδψινγ ρεδιστριχτινγ οφ σαλεσ τερριτοριεσ ψεστερδαψ µαδε ιτσ ρεχοµµενδατιονσ το τηε νατιοναλ σαλεσ µαναγερ.

Οπεν εψεδ:

Αφτερ στυδψινγ ρεδιστριχτινγ οφ σαλεσ τερριτοριεσ, τηε χοµµιττεε ρεχοµµενδεδ χηανγεσ ψεστερδαψ το τηε νατιοναλ σαλεσ µαναγερ.

37

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Αφτερ ρεαδινγ τηε φιρστ εξαµπλε, ψου µιγητ τηινκ τηατ συχη α µαϕορ ρεοργανιζατιον ωασ δονε ρατηερ ηαπηαζαρδλψ ανδ ιν α ρυση βεχαυσε ψεστερδαψ λοοκσ λικε ιτ ρεφερσ το ηοω λονγ τηε χοµµιττεε µετ—ονε δαψ. Ψεστερδαψ, ηοωεϖερ, ρεφερσ το ωηεν τηε φιναλ ρεπορτ ωασ µαδε ανδ νοτ το τηε δυρατιον ορ τιµε σπεντ στυδψινγ. Τηατ ισ α βιγ διφφερενχε! Ιφ ψου ωερε τηε βοσσ, ωουλδν’τ ψου ηαϖε σοµε θυεστιονσ αβουτ τηε θυαλιτψ οφ τηε ρεπορτ αφτερ ρεαδινγ τηε φιρστ σεντενχε?

Πηρασεσ ανδ Χλαυσεσ ∆ανγλινγ πηρασεσ ορ χλαυσεσ ηανγ φρεελψ ωιτηουτ βεινγ χλεαρλψ χοννεχτεδ το ωηατεϖερ τηεψ αρε ιντενδεδ το µοδιφψ. Συχη µισπλαχεδ µοδιφιερσ χαν λεαδ το υνωαντεδ ηυµορ ανδ χονφυσιον αµονγ ρεαδερσ: Νερϖουσ βοσσ:

Αφτερ στραιγητενινγ ηισ τιε, χοµβινγ ηισ ηαιρ, ανδ χλεαρινγ ηισ τηροατ, τηε βοσσ ωασ βριεφεδ βψ τηε νεωεστ παρτνερ ιν τηε φιρµ.

Νεω παρτνερ:

Αφτερ στραιγητενινγ ηισ τιε, χοµβινγ ηισ ηαιρ, ανδ χλεαρινγ ηισ τηροατ, τηε νεωεστ παρτνερ βριεφεδ τηε βοσσ.

38

Κεεπ Ρελατεδ Ωορδσ Τογετηερ

Ιν τηε φιρστ σεντενχε, τηε βοσσ αππεαρεδ το βε γοινγ το α λοτ οφ τρουβλε το ιµπρεσσ τηε νεω παρτνερ. Τηε σεχονδ σεντενχε µακεσ µορε σενσε. Ωηεν α πηρασε ορ χλαυσε χοµεσ ατ τηε βεγιννινγ οφ α σεντενχε, τηε ωορδ µοδιφιεδ σηουλδ χοµε αφτερ τηε χοµµα ορ ασ χλοσε το ιτ ασ ποσσιβλε το αϖοιδ χονφυσιον.

Σεντενχεσ Α γαπ ιν α Ωηιτε Ηουσε ταπε χαυσεδ α χερταιν πρεσιδεντ σοµε ρεαλ προβλεµσ, ανδ α γαπ ιν ψουρ ταξαβλε ινχοµε χαυσεσ ψου βιγ προβλεµσ. Ρεµεµβερ ονε σιµπλε ρυλε το αϖοιδ χονφυσιον ιν ωριτινγ: γαπσ χαυσε τρουβλε. Κεεπ συβϕεχτσ ανδ οβϕεχτσ χλοσε το τηειρ ϖερβσ το αϖοιδ γαπσ ανδ χονφυσιον. Τηε γαπ:

Τηε φρεε τριπ το Ηαωαιι, ωηιχη ωασ τηε γρανδ πριζε γιϖεν εαχη ψεαρ βψ τηε Τ∆Ψ Χοµπανψ φορ τηε σαλεσπερσον ωηο σολδ τηε µοστ ωιδγετσ το τηε φεδεραλ γοϖερνµεντ, ωασ γιϖεν το Σαµαντηα ϑονεσ.

39

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τηε ρεαδερ γετσ λοστ εν−ρουτε ωηιλε τρψινγ το γετ τηε τριπ το Ηαωαιι ανδ Σαµαντηα ϑονεσ τογετηερ βεχαυσε τηε συβϕεχτ, τριπ, ανδ τηε ϖερβ, ωασ γιϖεν, αρε σεπαρατεδ βψ α ωιδε γαπ. Τρψ τηισ σεντενχε ασ α σολυτιον: Χλοσινγ τηε γαπ:

Τηε τριπ το Ηαωαιι ωασ γιϖεν το Σαµαντηα ϑονεσ ασ τηε γρανδ πριζε φορ σελλινγ τηε µοστ ωιδγετσ φορ τηε Τ∆Ψ Χοµπανψ το τηε φεδεραλ γοϖερνµεντ.

Τηισ σεντενχε ηελπσ βριδγε τηε γαπ το Ηαωαιι βψ γεττινγ τηε συβϕεχτ, τριπ, ανδ ϖερβ, ωασ γιϖεν, τογετηερ. Τηισ ωαψ, Σαµαντηα γετσ ηερ δεσερϖεδ ρεωαρδ µορε θυιχκλψ ανδ χλεαρλψ. Νοτε τηατ τηε σεντενχε χουλδ αλσο βε ρεωριττεν ωιτη Σαµαντηα ϑονεσ ασ τηε συβϕεχτ ιφ σηε ωερε το βε εµπηασιζεδ ανδ νοτ τηε τριπ. Ανοτηερ ωαψ: Σαµαντηα ϑονεσ ωον τηε Ηαωαιι τριπ ασ τηε γρανδ πριζε φορ σελλινγ τηε µοστ ωιδγετσ φορ τηε Τ∆Ψ Χοµπανψ το τηε φεδεραλ γοϖερνµεντ.

40

Κεεπ Ρελατεδ Ωορδσ Τογετηερ

Χονσιδερ τηε φολλοωινγ σεντενχε ανδ τρψ το φινδ τηε γαπ βετωεεν τηε µαιν ϖερβ ανδ ιτσ ϖερβ πηρασε: Γαπ: Τηε µαναγινγ εδιτορ τριεδ, φορ λιτεραλλψ ψεαρσ ωηιλε εµπλοψεδ ατ τηε νεωσπαπερ ιν τηε εδιτοριαλ γρουπ, το βε οβϕεχτιϖε ανδ φαιρ.

Βψ σπλιττινγ τηε ϖερβ τριεδ το βε, τηε ωριτερ χρεατεσ α γαπ ιν τηισ σεντενχε τηατ µαψ λεαδ τηε ρεαδερ το τηινκ τηε εντιρε εδιτοριαλ γρουπ ισ τρψινγ το βε οβϕεχτιϖε ανδ φαιρ—νοτ α βαδ ιδεα βυτ νοτ τηε ιντεντ οφ τηισ ωριτερ. Σιµπλψ πυτ: Τηε ρεαδερ ηασ το ϖαυλτ οϖερ τοο µυχη τερριτορψ το λανδ σαφελψ ον τηε οτηερ σιδε οφ τηισ γαπ. Σηορτεν τηε ϖερβαλ γαπ λικε τηισ: Βριδγεδ:

Ωηιλε εµπλοψεδ φορ ψεαρσ ιν τηε νεωσπαπερ’σ εδιτοριαλ γρουπ, τηε µαναγινγ εδιτορ τριεδ το βε οβϕεχτιϖε ανδ φαιρ.

41

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Νοω τηερε ισ λιττλε θυεστιον ωηο ισ τρψινγ το βε οβϕεχτιϖε ανδ φαιρ. Σορτ ουτ τηε ϖερβ ανδ ιτσ οβϕεχτ ιν τηε εξαµπλε βελοω ιφ ψου χαν: Ηεδγινγ: Τηε Χηαιρµαν οφ τηε Βοαρδ αννουνχεδ, αφτερ βραγγινγ αβουτ τηε ωονδερφυλ ηοτελ αχχοµ− µοδατιονσ, τηε φαβυλουσ σοχιαλ γαλασ φορ τηε ωεεκ, ανδ τηε γολφ ανδ τεννισ αρρανγεµεντσ, α δεφιχιτ φορ τηε ψεαρ.

Τηισ σεντενχε µακεσ ιτ αππεαρ λικε τηε γολφ ανδ τεννισ αρρανγεµεντσ ηαδ α δεφιχιτ ανδ νοτ ουρ υνφορτυνατε χοµπανψ. Τρψ τηισ ρεϖισιον: Φαχινγ τηε µυσιχ: Αφτερ βραγγινγ αβουτ τηε ωονδερφυλ ηοτελ αχχοµµοδατιονσ, τηε φαβυλουσ γαλασ φορ τηε ωεεκ, ανδ τηε γολφ ανδ τεννισ αρρανγεµεντσ, τηε Χηαιρµαν οφ τηε Βοαρδ αννουνχεδ α δεφιχιτ φορ τηε ψεαρ.

Ιφ ψου αρε τρψινγ το ηιδε τηε δεφιχιτ φροµ τηε στοχκηολδερσ, βψ αλλ µεανσ υσε τηε φιρστ σεντενχε! Ιφ, ηοωεϖερ, ψου ωαντ το µακε σενσε, βε ηονεστ, ανδ νοτ χονφυσε ψουρ ρεαδερ, υσε τηε σεχονδ σεντενχε.

42

Κεεπ Ρελατεδ Ωορδσ Τογετηερ

Σο το αϖοιδ χονφυσιον ανδ το ινχρεασε χλαριτψ: • Κεεπ ρελατεδ ωορδσ τογετηερ. • Στρεσσ ωορδσ βψ πλαχινγ τηεµ ατ τηε βεγιννινγ ορ ενδ οφ τηε σεντενχε. • Κεεπ µοδιφιερσ χλοσε το τηε ωορδσ τηεψ µοδιφψ. • Υνδερλινε το φινδ ψουρ ωορδ γαπσ. • ∆ο νοτ λετ µοδιφιερσ δανγλε. • Κεεπ συβϕεχτσ ανδ οβϕεχτσ χλοσε το τηειρ ϖερβσ.

43

ΧΗΑΠΤΕΡ 5 ∆ΟΝ’Τ ΣΗΙΦΤ ΝΥΜΒΕΡ, ΤΕΝΣΕ, ςΟΙΧΕ, ΣΥΒϑΕΧΤ, ΟΡ ΠΟΙΝΤ ΟΦ ςΙΕΩ

∆ον’τ Σηιφτ Νυµβερ, Τενσε, ςοιχε, Συβϕεχτ, ορ Ποιντ οφ ςιεω

Σηιφτινγ γαλλοπινγ ηορσεσ µιδστρεαµ µαψ βε αλλ ριγητ φορ χοωβοψσ, βυτ δο νοτ τρψ ιτ ωηεν ωριτινγ, ορ ψου µαψ γετ αλλ ωετ. Ανψ τιµε ψου σηιφτ νυµβερ, τενσε, ϖοιχε, συβϕεχτ, ορ ποιντ οφ ϖιεω ιν α σεντενχε, ψου στανδ α γοοδ χηανχε οφ δυµπινγ ψουρ ρεαδερσ ασ ωελλ.

Σηιφτινγ Νυµβερσ Προνουνσ ρεφερ βαχκ το νουνσ. Ηε, σηε, ιτ, ωε, τηεψ, ανδ οτηερ προνουνσ συβστιτυτε φορ νουνσ ανδ λενδ ϖαριετψ το ψουρ ωριτινγ βψ αϖοιδινγ τηε νεεδλεσσ ρεπετιτιον οφ νουνσ. Ωηεν υσεδ ινχορρεχτλψ, ηοωεϖερ, α προνουν χαν στοπ ρεαδερσ ιν τηειρ τραχκσ. ∆ωινδλινγ ινϖεστορσ:

Τηε ινϖεστορσ ωερε ιντερεστεδ ιν βυψινγ τηε προπερτψ υντιλ σηε σαω τηε χιτψ δυµπ αδϕαχεντ το ιτ.

Χονσιστεντ ινϖεστορσ:

Τηε ινϖεστορσ ωερε ιντερεστεδ ιν βυψινγ τηε προπερτψ υντιλ τηεψ σαω τηε χιτψ δυµπ αδϕαχεντ το ιτ.

Ιν τηε φιρστ εξαµπλε, τηε ινϖεστορσ σηιφτεδ το σηε, ανδ συδδενλψ α χονγλοµερατε βεχαµε αν ινδιϖιδυαλ. Τηε ρεαδερ γετσ χονφυσεδ ανδ χερταινλψ λοσεσ χονφιδενχε ιν α γρουπ οφ ινϖεστορσ τηατ δωινδλεσ σο θυιχκλψ το α σινγλε σηε.

47

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τηε σεχονδ εξαµπλε σταρτσ ωιτη α γρουπ, ινϖεστορσ, ανδ ενδσ ωιτη α γρουπ, τηεψ. Ιφ ψου ηαδ το ινϖεστ ιν ειτηερ οφ τηεσε τωο σεντενχεσ, ωηερε ωουλδ ψου πυτ ψουρ µονεψ? Μακε συρε τηατ προνουνσ αγρεε ωιτη τηε ωορδσ τηεψ ρελατε το. Λεαϖε τηε σηιφτινγ το ψουρ σπορτσ χαρ, νοτ ψουρ ωριτινγ.

Ινδεφινιτε Προνουνσ ανδ Λανγυαγε Αν ινδεφινιτε προνουν δοεσ νοτ ρεφερ το α σπεχιφιχ περσον ορ τηινγ. Προνουνσ συχη ασ εαχη, ειτηερ, εϖερψονε, εϖερψβοδψ, σοµεβοδψ, ανδ νοβοδψ αρε ονλψ σοµε εξαµπλεσ οφ ινδεφινιτε προνουνσ. Αλλ αρε σινγυλαρ. Βεχαυσε τηεψ αρε φρεθυεντλψ µιστακεν φορ τηε πλυραλ, τηεψ αρε οφτεν τηε σουρχεσ οφ υνενδινγ ερρορσ ιν ωριτινγ. Χονσιδερ τηε φολλοωινγ εξαµπλεσ: ∆εφινιτελψ χονφυσινγ:

Εϖερψονε βρουγητ τηειρ χοατσ το τηε µεετινγ.

Χλεαρ χυτ:

Εϖερψονε βρουγητ ηισ ορ ηερ χοατ το τηε µεετινγ.

Τηε φιρστ εξαµπλε χρεατεσ α χονφυσινγ ιµαγε φορ τηε ρεαδερ. Νο ονε ισ συρε ωηετηερ εαχη περσον ηασ σεϖεραλ χοατσ ορ τηε γρουπ οωνσ α φεω χοατσ. Τηε σεχονδ σεντενχε µακεσ ιτ χλεαρ τηατ εαχη περσον βρουγητ ονε χοατ—ηισ ορ ηερ χοατ. Ινδεφινιτε

48

∆ον’τ Σηιφτ Νυµβερ, Τενσε, ςοιχε, Συβϕεχτ, ορ Ποιντ οφ ςιεω

προνουνσ δο νοτ ηαϖε το χαυσε ινδεφινιτε λανγυαγε ιφ ψου σταψ ον τραχκ ανδ υσε τηε σινγυλαρ. Ιφ ψου ωαντ το αϖοιδ τηε ηισ/ηερ χονστρυχτιον, τυρν τηε σεντενχε χοµπλετελψ πλυραλ. Αν αλτερνατιϖε:

Αλλ βρουγητ τηειρ χοατσ το τηε µεετινγ.

Ηερε, ψου ρεταιν αν αχχυρατε αχχουντινγ οφ τηε εντιρε γρουπ.

Χολλεχτιϖε Νουνσ Ψου ρεµεµβερ τηε Χλασσ οφ 2000 ανδ τηε Ολψµπιχ Τεαµ? Ηοω αβουτ τηε Σενατε ανδ Ηουσε οφ Ρεπρεσεντατιϖεσ? Τηε χοµµιττεε, τηε γρουπ, τηε χουνχιλ, ορ τηε χλασσ—τηεψ αρε αλλ χολλεχτιϖε νουνσ. Ωηεν ψου υσε τηεµ ιν α σινγυλαρ ωαψ, υσε α σινγυλαρ προνουν; υσε α πλυραλ προνουν ιφ ψου αρε ρεφερρινγ το εαχη ινδιϖιδυαλ ιν τηε γρουπ. ϑυστ βε χονσιστεντ. Αλλ φορ ονε:

Τηε χοµµιττεε ον ωαστε ωορκσ ωελλ, ανδ ιτ σαϖεσ τηε χοµπανψ ινεστιµαβλε αµουντσ οφ µονεψ.

Ονε φορ αλλ:

Τηε χοµµιττεε ϖοτε τηειρ χονσχιενχεσ ον αλλ ισσυεσ ανδ αρε ϖερψ ινδεπενδεντ.

Ιν τηε φιρστ εξαµπλε, χοµµιττεε ισ υσεδ χολλεχτιϖελψ ανδ, τηερεφορε, τακεσ τηε σινγυλαρ προνουν ιτ ασ ωελλ ασ τηε σινγυλαρ ϖερβσ ωορκσ ανδ σαϖεσ. Τηε σεχονδ εξαµπλε υσεσ χοµµιττεε το

49

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

ρεφερ το τηε ινδιϖιδυαλ µεµβερσ οφ τηε χοµµιττεε; ηενχε, χοµµιττεε ισ υσεδ ιν α πλυραλ σενσε ανδ ρεθυιρεσ τηε πλυραλ προνουν τηειρ ανδ τηε πλυραλ ϖερβσ ϖοτε ανδ αρε.

Σηιφτινγ Τενσεσ Τιµε µεανσ µονεψ ιν βυσινεσσ. ∆εαδλινεσ ρυλε ινδυστρψ, ανδ ιφ ψου µισσ τηεµ χονσταντλψ, ψου µιγητ χονσιδερ τηε αδϖανταγεσ οφ υνεµπλοψµεντ. Φορ εξεχυτιϖεσ, τιµε ισ εσπεχιαλλψ πρεχιουσ, ανδ α ηοστ οφ βοοκσ ανδ χουρσεσ τεαχη λεαδερσ ηοω το σαϖε ιτ. Ωηεν ψου σηιφτ τενσεσ, ψου φορχε ρεαδερσ το ρερεαδ, ρεφλεχτ, ορ ρεφιγυρε ιν ορδερ το υνδερστανδ ψουρ µεσσαγε. Ιφ ρεαδερσ ρεφυσε το σπενδ συχη τιµε, τηεψ νεϖερ γετ ψουρ µεσσαγε. Τιµε ισ λιµιτεδ, σο δον’τ ωαστε ψουρ ρεαδερσ’. Πιχκ α τενσε ανδ στιχκ το ιτ. Τιµινγ προβλεµ:

Τηε ΧΕΟ στυδιεδ τηε προποσαλ τηορουγηλψ ανδ µακεσ α ωισε δεχισιον.

Ιν σψνχ:

Τηε ΧΕΟ στυδιεδ τηε προποσαλ τηορουγηλψ ανδ µαδε α ωισε δεχισιον.

Τηε φιρστ εξαµπλε σηιφτσ τενσεσ φροµ τηε παστ τενσε, στυδιεδ, το τηε πρεσεντ τενσε, µακεσ, λεαϖινγ τηε ρεαδερ χαυγητ ιν α τιµε ωαρπ ανδ υνχερταιν αβουτ ωηεν τηε αχτιον τοοκ πλαχε. Τηε σεχονδ κεεπσ αλλ τηε αχτιον ιν τηε παστ τενσε, στυδιεδ ανδ µαδε, τηυσ, σαϖινγ ρεαδερσ τηε εφφορτ οφ τιµε τραϖελ.

50

∆ον’τ Σηιφτ Νυµβερ, Τενσε, ςοιχε, Συβϕεχτ, ορ Ποιντ οφ ςιεω

Χηανγινγ ςοιχεσ Σηιφτινγ φροµ τηε αχτιϖε ϖοιχε το τηε πασσιϖε ϖοιχε αλσο χονφυσεσ µοστ ρεαδερσ ανδ αππεαρσ ασ ιµµατυρε ανδ ασ λαυγηαβλε ασ τηε σθυεακ οφ αν αδολεσχεντ’σ ϖοιχε. ςοιχε χηανγε:

Τηε χοµµιττεε χηαιρπερσον οπενεδ τηε µεετινγ αφτερ τηε νοτεσ ηαδ βεεν ρεϖιεωεδ.

Στραιγητ ταλκ:

Τηε χοµµιττεε χηαιρπερσον οπενεδ τηε µεετινγ αφτερ σηε ρεϖιεωεδ τηε νοτεσ.

Εϖεν στραιγητερ ταλκ:

Αφτερ ρεϖιεωινγ τηε νοτεσ, τηε χοµµιττεε χηαιρπερσον οπενεδ τηε µεετινγ.

Τηε φιρστ σεντενχε χαυσεσ τηε ρεαδερ το ωονδερ ωηο ρεϖιεωεδ τηε νοτεσ. Τηε σεχονδ σεντενχε ισ χλεαρερ ανδ λεαϖεσ λιττλε δουβτ: Τηε ρεαδερ ισ αβλε το φολλοω τηε σεντενχε ανδ χερταινλψ γαινσ χονφιδενχε ιν τηε χηαιρπερσον. Τηε τηιρδ σεντενχε χυτσ εϖεν χλοσερ το τηε βονε. Πλαχινγ τηε πηρασε υπ φροντ ανδ νεξτ το τηε χηαιρπερσον λεαϖεσ νο δουβτ αβουτ ωηο ρεϖιεωεδ τηε νοτεσ ανδ τηεν οπενεδ τηε µεετινγ. Σπεακ λουδ ανδ χλεαρ ανδ σπεακ ωιτη ονε ϖοιχε.

51

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Χηανγινγ τηε Συβϕεχτ Σοµετιµεσ ιν βυσινεσσ, χηανγινγ τηε συβϕεχτ ορ τοπιχ σερϖεσ ασ α υσεφυλ ταχτιχ. Ιτ ωιλλ δεφινιτελψ τηροω πεοπλε οφφ χουρσε, διϖερτ αττεντιον, ανδ σηιφτ τηε εµπηασισ το λεσσ δανγερουσ αρεασ— περηαπσ τηε σαφεστ χουρσε, εσπεχιαλλψ ιν στιχκψ σιτυατιονσ. Ηοωεϖερ, ιφ ψου ωαντ το βε ρεαδιλψ υνδερστοοδ βψ οτηερσ, στιχκ το τηε συβϕεχτ ιν αλλ οφ ψουρ σεντενχεσ: Συβϕεχτ σηιφτ:

Μρ. Εδωαρδσ χορρεχτεδ τηε χονφυσινγ ρεπορτ, ανδ τηε ρεπορτ ωασ ρετψπεδ.

Χονσιστεντ:

Μρ. Εδωαρδσ χορρεχτεδ τηε χονφυσινγ ρεπορτ, ανδ τηεν ηε ηαδ ιτ ρετψπεδ.

Ιν τηε φιρστ εξαµπλε, τηε συβϕεχτ σηιφτσ φροµ Μρ. Εδωαρδσ το ρεπορτ. Τηε ρεαδερ ωονδερσ ιφ Μρ. Εδωαρδσ ορ σοµεονε ελσε τψπεδ τηε ρεπορτ. Ψου σηουλδ αλσο νοτε τηατ α χονφυσινγ σηιφτ ιν συβϕεχτ οφτεν αχχοµπανιεσ τηε πασσιϖε ϖοιχε, ασ ισ τρυε ιν τηισ εξαµπλε. Τηε σεχονδ σεντενχε σµοοτηεσ ουτ τηε βυµπσ ανδ κεεπσ τηε συβϕεχτ χονσιστεντ τηρουγηουτ τηε σεντενχε: Μρ. Εδωαρδσ . . . ανδ τηεν ηε . . .

Α Ματτερ οφ Ποιντ οφ ςιεω Ψου µαψ ρεµεµβερ τηατ ποιντ οφ ϖιεω ρεφερσ το τηε περσπεχτιϖε φροµ ωηιχη α στορψ ισ τολδ. Φορ εξαµπλε, ιφ α ναρρατορ ισ ονε οφ τηε µαιν αχτορσ ιν α στορψ, σηε ωουλδ υσε τηε φιρστ περσον, Ι ορ ωε, ασ τηε ποιντ οφ ϖιεω. Ιφ ανοτηερ ναρρατορ διρεχτλψ αδδρεσσεσ τηε ρεαδερ, ηε ωουλδ υσε τηε σεχονδ περσον ανδ σαψ ψου. 52

∆ον’τ Σηιφτ Νυµβερ, Τενσε, ςοιχε, Συβϕεχτ, ορ Ποιντ οφ ςιεω

Φιναλλψ, ιφ ναρρατορσ τελλ στοριεσ αβουτ οτηερσ περφορµινγ τηε αχτιον, τηεψ ωριτε αβουτ ηε, σηε, ιτ, ορ τηεψ. Ωριτερσ ωιλλ οφτεν σηιφτ τηε ποιντ οφ ϖιεω ιν µιδ−σεντενχε ανδ λεαϖε τηε ρεαδερ ωονδερινγ ωηο’σ τελλινγ τηε στορψ. Ποιντ σηιφτ:

Τηε βοσσ σαιδ τηατ ωηεν Ι ρεαδ τηε ρεπορτ οφ τηε αυδιτορσ, ψου χουλδ σεε τηε οβϖιουσ ερρορσ τηατ ωε ηαδ βεεν µακινγ.

Ριγητ ον ποιντ: Τηε βοσσ σαιδ τηατ ωηεν σηε ρεαδ τηε αυδιτορ’σ ρεπορτ σηε χουλδ σεε τηε οβϖιουσ ερρορσ τηατ τηε χοµπανψ ηαδ βεεν µακινγ.

Τηε φιρστ εξαµπλε σηιφτσ φροµ τηε βοσσ το Ι το ψου ανδ βαχκ το ωε, ανδ τηε ρεαδερ φαλλσ βετωεεν τηε χραχκσ, υναβλε το δεχιδε ωηο ισ ιν χηαργε οφ τηισ σεντενχε. Ιν τηε σεχονδ εξαµπλε, ιτ ισ χλεαρ τηατ τηε βοσσ ισ ιν χηαργε. Τηε ποιντ οφ ϖιεω χλεαρλψ ισ ηερ οων. Σηιφτσ ιν ποιντ οφ ϖιεω αρε χοµµον, παρτιχυλαρλψ ιν λονγερ πιεχεσ οφ ωριτινγ. Τηεσε σηιφτσ υσυαλλψ οχχυρ ωηεν τηε ωριτερ λοσεσ σιγητ οφ ωηο’σ τελλινγ τηε στορψ ανδ τηε ιντενδεδ εφφεχτ. Κεεπ ψουρ ωριτινγ ον τραχκ τηρουγη προοφρεαδινγ ανδ βψ ασκινγ ψουρσελφ: Ωηο ισ τελλινγ τηε στορψ?

53

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Γενδερ−Βιασεδ Λανγυαγε Ωορδσ λικε βυσινεσσµαν, χηαιρµαν, ωορκµαν, ανδ οτηερσ λικε τηεµ χρεεπ ιντο ουρ ωριτινγ ανδ ρεφλεχτ α µαλε βιασ, παρτιχυλαρλψ ιν τηε βυσινεσσ ωορλδ. Τηεσε γενδερ−βιασεδ ωορδσ πρεσυµε τηατ µεν δοµινατε τηε ωορκπλαχε. Γενδερ−βιασεδ λανγυαγε δενιεσ ωοµεν τηειρ ριγητφυλ στατυσ, ανδ ιτ σηουλδ βε σχρυπυλουσλψ αϖοιδεδ. Ηερε αρε σοµε τιπσ τηατ ωιλλ ηελπ: Αϖοιδ Γενδερ−∆οµινατεδ Ιδιοµσ • • • • •

α µαν−σιζεδ ϕοβ α ρεαλ ηε−µαν α ωεακ σιστερ τηε µανλψ τηινγ το δο α ωοµαν’σ τουχη

Υσε Πλυραλ Συβϕεχτσ το Αϖοιδ Γενδερ−Βιασεδ Προνουνσ Νοτ:

Εαχη εδιτορ τοοκ ηισ ρεπορτερσ το µεετ τηε πυβλισηερ φορ τηε φιρστ τιµε.

Βυτ:

Αλλ τηε εδιτορσ τοοκ τηειρ ρεπορτερσ το µεετ τηε πυβλισηερ φορ τηε φιρστ τιµε.

54

∆ον’τ Σηιφτ Νυµβερ, Τενσε, ςοιχε, Συβϕεχτ, ορ Ποιντ οφ ςιεω

Αϖοιδ Μαλε−∆οµινατεδ Τιτλεσ Νοτ

Βυτ

Πολιχεµαν

Πολιχε οφφιχερ

Χηαιρµαν

Χηαιρπερσον

Ωορκµαν

Ωορκερ

Υσε ϑοβ Τιτλεσ το Αϖοιδ Σερϖιλε Γενδερ Ρολεσ Νοτ: Τηε ωοµαν βεηινδ τηε χουντερ οφφερεδ ηερ ηελπ βψ γιϖινγ διρεχτιονσ το τηε χυστοµερ. Βυτ: Τηε αττενδαντ ηελπεδ βψ γιϖινγ διρεχτιονσ το τηε χυστοµερ.

Οµιτ τηε Προνουν Ωηερε Ποσσιβλε Νοτ:

Ιφ τρεατεδ ωελλ βψ µαναγεµεντ, τηε Αµεριχαν ωορκερ δοεσ ηισ βεστ ον τηε ϕοβ.

Βυτ:

Ιφ τρεατεδ ωελλ βψ µαναγεµεντ, τηε Αµεριχαν ωορκερ δοεσ ϖερψ ωελλ ον τηε ϕοβ.

55

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Υσε Ηε ανδ Σηε ορ Ηε/Σηε ιφ Ψου Μυστ Υσε τηισ τεχηνιθυε ονλψ ασ α λαστ ρεσορτ βεχαυσε ιτ ισ αωκωαρδ ανδ χοντριϖεδ. Ηοωεϖερ, ιτ’σ φαρ βεττερ τηαν α γενδερ−βιασεδ αλτερνατιϖε. Νοτ:

Εαχη ωορκερ τυρνεδ ιν ηισ ηουρσ το τηε τιµεκεεπερ.

Βυτ:

Εαχη ωορκερ τυρνεδ ιν ηισ ορ ηερ ηουρσ το τηε τιµεκεεπερ.

Βεττερ ψετ:

Τηε ωορκερσ τυρνεδ ιν τηειρ ηουρσ το τηε τιµεκεεπερ.

Λαστ Ωορδ ον Σηιφτσ Τηερε αρε α λοτ οφ σηιφτσ ιν λιφε. Τηερε αρε σηιφτσ ιν τηε τιδε ανδ σηιφτσ ιν τηε λανδ. Ωε ωορκ διφφερεντ σηιφτσ ανδ οφτεν σηιφτ ποσιτιονσ το γετ χοµφορταβλε δυρινγ α βορινγ µεετινγ. Ωε κνοω σηιφτψ βυσινεσσπεοπλε ανδ τρψ το αϖοιδ τηεµ. Ωε εξπεριενχε ϖιολεντ σηιφτσ ιν τηε στοχκ µαρκετ ανδ τρψ το εσχαπε ωιτη ουρ σκιν. Τηερε αρε σηιφτσ ιν φοοτβαλλ, χαρσ, τραινσ, πλανεσ, ανδ βυσεσ. Ωε σηιφτ, τηεψ σηιφτ, ανδ ψου προβαβλψ σηιφτ, τοο. Βυτ εϖερψ τιµε

56

∆ον’τ Σηιφτ Νυµβερ, Τενσε, ςοιχε, Συβϕεχτ, ορ Ποιντ οφ ςιεω

ψου σεε α σηιφτ, τηερε ισ γρεατ ποτεντιαλ φορ α σλιπ. Ωηεν ψου φεελ α σηιφτ χοµινγ ον ιν ψουρ ωριτινγ, ρεµεµβερ: Τηε σλιπ ψου σαϖε µαψ βε ψουρ οων. Σταµπ ουτ σηιφτσ ιν ουρ τιµε: Αϖοιδ σηιφτσ ιν νυµβερ, τενσε, ϖοιχε, συβϕεχτ, ανδ ποιντ οφ ϖιεω—ανδ αϖοιδ υσινγ σηιφτλεσσ γενδερ−βιασεδ λανγυαγε.

57

ΧΗΑΠΤΕΡ 6 ΣΤΡΥΧΤΥΡΕ ΨΟΥΡ ΩΡΙΤΙΝΓ

Στρυχτυρε Ψουρ Ωριτινγ

Ιφ ψου ηαϖε εϖερ τακεν τηε τιµε το ρεϖιεω ψουρ χοµπανψ’σ οργανιζατιον, ψου ηαϖε προβαβλψ νοτιχεδ σεϖεραλ τηινγσ αβουτ ιτσ στρυχτυρε. Φιρστ, ψου µαψ ηαϖε οβσερϖεδ τηε χοµπλεξιτψ οφ τηε χορπορατιον. Εϖεν τηε στρυχτυρε οφ µιδ−σιζεδ Υ.Σ. χορπορα− τιονσ χαν βε ρεµαρκαβλψ ιντριχατε ανδ σπεχιαλιζεδ. Σεχονδ, ψου µαψ ηαϖε νοτιχεδ τηατ τηε ηιεραρχηιχαλ ορδερ οφ τηε στρυχτυρε µακεσ ιτ εασψ φορ ψου το δετερµινε βοτη τηε χορπορατε ποωερ στρυχτυρε ανδ περσοννελ φυνχτιονσ. Ανδ, τηιρδ, ψου προβαβλψ ρεαλιζεδ ηοω φαρ µοστ οφ υσ ηαϖε το γο το µακε ιτ το τηε τοπ.

Παραλλελισµ Ανψ γοοδ χορπορατε οργανιζατιον χηαρτ ισ βυιλτ ον α σιµπλε, εφφεχτιϖε φουνδατιον: παραλλελισµ. ∆επαρτµεντ ηεαδσ στανδ νεξτ το οτηερ δεπαρτµεντ ηεαδσ ανδ ϖιχε πρεσιδεντσ στανδ ωιτη οτηερ ςΠσ. Ιν ωριτινγ, τηε βασιχ πρινχιπλε οφ παραλλελισµ ισ τηισ: Σιµιλαρ ανδ λογιχαλλψ ρελατεδ ιδεασ µυστ βε εξπρεσσεδ ιν τηε σαµε γραµµατιχαλ στρυχτυρε. Παραλλελισµ πυµπσ ϖιταλιτψ ιντο ανψ γοοδ πιεχε οφ ωριτινγ βεχαυσε ιτ λεαδσ τηε ρεαδερ διρεχτλψ φροµ λικενεσσ ιν φορµ το τηε λικενεσσ ιν βοτη χοντεντ ανδ φυνχτιον. Χονσιδερ ηοω θυιχκλψ ψου χαν τελλ ωηο’σ ωηο ιν ψουρ χορπορατιον ϕυστ βψ τηειρ ποσιτιονσ ιν τηε οργανιζατιοναλ χηαρτ.

61

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Παραλλελισµ µακεσ ωριτινγ µορε εφφεχτιϖε ανδ εφφιχιεντ βεχαυσε ιτ: • Φορχεσ τηε ωριτερ το τηινκ λογιχαλλψ • Γιϖεσ στρυχτυρε το ωριτινγ • Μακεσ σενσε το ρεαδερσ Μοστ ιµπορταντλψ, παραλλελισµ µακεσ ωριτινγ εασιερ το υνδερστανδ. Υνπαραλλελ λινεσ:

Τηε λινε συπερϖισορσ’ ρεσπονσιβιλιτιεσ αρε τραινινγ οφ νεω σαλεσπεοπλε, το δεϖελοπ νεω χυστοµερσ, ανδ συππορτ υππερ−λεϖελ µαναγεµεντ’σ δεχισιονσ.

Παραλλελ λινεσ:

Τηε λινε συπερϖισορ’σ ρεσπονσιβιλιτιεσ αρε το τραιν νεω σαλεσπεοπλε, το δεϖελοπ νεω χυστοµερσ, ανδ το συππορτ υππερ− λεϖελ µαναγεµεντ’σ δεχισιονσ.

Ιν τηε φιρστ εξαµπλε, τηε γραµµατιχαλ φορµσ οφ τηε τηρεε ρεσπονσιβιλιτιεσ αρε διφφερεντ ανδ χονφυσινγ: τραινινγ, το δεϖελοπ, ανδ (το) συππορτ. Νοτε τηατ αλλ αρε ϖερβ φορµσ τηατ αχτ ασ νουνσ, βυτ βεχαυσε τηεψ λοοκ ανδ σουνδ διφφερεντ, ρεαδερσ χαννοτ εασιλψ υνδερστανδ ηοω το ορδερ ορ εϖαλυατε τηε ρεσπονσιβιλιτιεσ οφ τηε λινε συπερϖισορσ. Τηε σεχονδ εξαµπλε κεεπσ τηε ρεσπονσιβιλιτιεσ παραλλελ ανδ χρεατεσ τηε ιµµεδιατε ιµπρεσσιον τηατ εαχη ηασ εθυαλ ωειγητ, ανδ εαχη ισ χριτιχαλ το τηε ϕοβ: το τραιν, το δεϖελοπ, ανδ το συππορτ.

62

Στρυχτυρε Ψουρ Ωριτινγ

Ηερε αρε σοµε θυιχκ τιπσ δεσιγνεδ το κεεπ ψουρ ωριτινγ ιν λινε: Κεεπ ελεµεντσ ιν α σεριεσ παραλλελ: Νοτ: Τηε µαναγερ ισ ψουνγ, ηασ λιττλε εξπεριενχε, ανδ ισ νοτ ϖερψ πατιεντ. Βυτ: Τηε νεω µαναγερ ισ ψουνγ, ινεξπεριενχεδ, ανδ ιµπατιεντ. Φολλοω χορρελατιϖε χονϕυνχτιονσ (νοτ ονλψ/βυτ αλσο, ειτηερ/ορ, νειτηερ/νορ, ετχ.) ωιτη παραλλελ φορµσ: Νοτ: Τηε νεω χορπορατε τρεασυρερ ωασ κνοων νοτ ονλψ φορ κεεν ωιτ βυτ ασ α φινανχιαλ ωιζαρδ. Βυτ: Τηε νεω χορπορατε τρεασυρερ ωασ κνοων νοτ ονλψ ασ α κεεν ωιτ βυτ αλσο ασ α φινανχιαλ ωιζαρδ. Υσε τηε παραλλελ στρυχτυρε ωιτη χοορδινατινγ χονϕυνχτιονσ (ανδ, βυτ, ψετ, ετχ.): Νοτ: Σηε λικεσ το πλαψ τεννισ ανδ ρυννινγ. Βυτ: Σηε λικεσ τεννισ ανδ ρυννινγ.

63

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Ωηερε αππροπριατε, ρεπεατ πρεποσιτιονσ, ϖερβσ, ορ χονϕυνχτιονσ το µαινταιν παραλλελ χονστρυχτιον ανδ το χλαριφψ µεανινγ. Νοτ: Τηε νεω αχχουντ µαναγερ ωασ γιϖεν τιπσ βψ οτηερ χοµπανψ εξεχυτιϖεσ ωηο λικεδ ηερ ανδ τηε ϖιχε πρεσιδεντ ωηο ωασ ηερ µοτηερ. Βυτ: Τηε νεω αχχουντ µαναγερ ωασ γιϖεν τιπσ βψ οτηερ χοµπανψ εξεχυτιϖεσ, ωηο λικεδ ηερ, ανδ βψ τηε ϖιχε πρεσιδεντ, ωηο ωασ ηερ µοτηερ.

Παραλλελισµ βρινγσ µορε τηαν ορδερ το βυσινεσσ ωριτινγ. Ιτ βρινγσ ελεγανχε βψ χρεατινγ ρηψτηµσ ανδ λανγυαγε παττερνσ τηατ ηαϖε αν αλµοστ λψριχαλ, µυσιχαλ αππεαλ. Υνπαραλλελ στρυχτυρεσ, βψ χοντραστ, ηαϖε αβουτ ασ µυχη τοναλ αππεαλ ασ αν υν−τυνεδ βανϕο. Σολιδ οργανιζατιον ηασ α στρονγ εφφεχτ ον τηε ρεαδερ’σ οπινιον οφ βοτη τηε ωριτερ ανδ τηε ωριτερ’σ ιδεασ. Ιφ ψου πρεσεντ α λογιχαλ αργυµεντ, τηε ρεαδερ ωιλλ µορε λικελψ προνουνχε ιτ σενσιβλε ανδ συππορτ ιτ, εϖεν ιφ ιτ ισ νοτ τηε βεστ αργυµεντ. Βψ χοντραστ, ιφ ψου οφφερ αν ιλλογιχαλ πλαν, λαχκινγ α χοηερεντ στρυχτυρε, τηε ρεαδερ ωιλλ ασσυµε ιτ ισ ιλλ−χονχειϖεδ ανδ υνωορκαβλε, εϖεν ιφ ιτ ισ α συπερβ πλαν.

Οργανιζατιον Αλλ ωριτινγ µυστ βεγιν ανδ ενδ, ρεγαρδλεσσ οφ ιτσ ορδερ ιν βετωεεν. Ηοωεϖερ, ρεαδερσ ηαϖε χερταιν εξπεχτατιονσ οφ ορδερ

64

Στρυχτυρε Ψουρ Ωριτινγ

ανδ χοµπλετιον τηατ τηε ωριτερ µυστ µεετ το βε εφφεχτιϖε. Ιν γενεραλ, ονε βασιχ φορµατ σερϖεσ ανψ αππροαχη ωελλ: Ωηερε ποσσιβλε, ηαϖε α βεγιννινγ, α µιδδλε, ανδ αν ενδ. Τηε Βεγιννινγ Ψουρ οπενινγ παραγραπη σηουλδ δραω ρεαδερσ διρεχτλψ ιντο τηε ωριτινγ. Ιτ σηουλδ βε ιντερεστινγ ανδ ινϖιτινγ, ανδ ιτ σηουλδ σετ τηε ρηψτηµσ ανδ παττερνσ οφ τηε πιεχε τηατ ωιλλ φολλοω. Ιτ σηουλδ ηαϖε αν αττεντιον γεττερ—α χοµε−ον τηατ ισ προϖοχατιϖε ανδ προµισεσ σοµε παψοφφ—ανδ ιτ σηουλδ αλσο ιντροδυχε ψουρ τηεσισ ορ µαιν ιδεα. Ιν συµ, τηε οπενινγ παραγραπη σετσ υπ τηε βασισ ανδ διρεχτιον φορ τηε ρεστ οφ τηε χοµποσιτιον βψ ινϖιτινγ τηε ρεαδερ το χοντινυε ρεαδινγ ανδ βψ ιντροδυχινγ τηε χεντραλ ιδεα, τηε τηεσισ. Χονσιδερ τηισ βεγιννινγ οφ α βριεφ στορψ αβουτ α νεω εδιτορ: Τηε νεω εδιτορ ωαλκεδ τηρουγη τηε νεωσροοµ τοδαψ. Αφτερ σπεακινγ το εαχη οφ τηε δεσκ εδιτορσ ανδ γρεετινγ σοµε οφ τηε ρεπορτερσ, ηε ωεντ ιντο ηισ γλασσ−παρτιτιονεδ οφφιχε. Ηε χαρεφυλλψ τοοκ οφφ ηισ συιτ ϕαχκετ ανδ νεατλψ ηυνγ ιτ ον τηε χοατ ραχκ. Αφτερ µετηοδιχαλλψ αρρανγινγ ηισ δεσκ, ρολλινγ υπ ηισ σηιρτ σλεεϖεσ, ανδ σηαρπενινγ τωο πενχιλσ το φινε ποιντσ, ηε σατ στραιγητ ασ αν αρροω ανδ βεγαν τψπινγ λικε α µαχηινε γυννερ. Τηε ρεπορτερσ, ωατχηινγ τηισ ουτ οφ τηε χορνερ οφ τηειρ εψεσ, βεγαν το ρερεαδ τηειρ στοριεσ χαρεφυλλψ βεχαυσε τηε εδιτορ’σ ρεπυτατιον ηαδ πρεχεδεδ ηιµ.

65

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τηισ οπενινγ παραγραπη ιντροδυχεσ σοµεονε ωηοµ νειτηερ τηε ρεπορτερσ νορ τηε ρεαδερσ κνοω—ψετ. Βεινγ νεω αυτοµατιχαλλψ ινϖιτεσ χυριοσιτψ ανδ ηυµαν ινθυιρψ. Τηε ρεαδερ ωαντσ το κνοω µορε, εσπεχιαλλψ ιφ τηε εδιτορ ισ ασ τουγη ασ ηισ ρεπυτατιον, ωηιχη, βψ τηε ωαψ, ισ τηε στορψ’σ τηεσισ. Τηε Μιδδλε Τηε µιδδλε σεχτιον σηουλδ δεϖελοπ τηε τηεσισ. Ψου µαψ χηοοσε ψουρ οων διρεχτιον, βυτ ιν σοµε ωαψ ψου µυστ κεεπ τηε ρεαδερ ιντερεστεδ ανδ ινφορµεδ. Γενεραλλψ, τηε µιδδλε παραγραπησ χαν δεϖελοπ τηε τηεσισ τηρουγη οπινιονσ, βοτη προ ανδ χον, σπεχιφιχ δεταιλσ, στατιστιχσ, ορ ανψ ρελατιϖε ινφορµατιον τηατ ωιλλ σερϖε το ινφορµ, εντερταιν, περσυαδε, ορ µοτιϖατε τηε ρεαδερ. Τηεσε παραγραπησ χαρρψ τηε βυλκ οφ τηε ωριτινγ, ανδ τηεψ µυστ βε ωελλ δονε, ορ τηεψ ωιλλ λοσε τηε ρεαδερ’σ ιντερεστ. Μακε συρε τηεσε παραγραπησ αρε χοννεχτεδ ωιτη γοοδ τρανσιτιον σεντενχεσ σο τηατ τηε ρεαδερ ισ νοτ διστραχτεδ αλονγ τηε ωαψ. Σεε ηοω τηε φολλοωινγ µιδδλε παραγραπησ οφ τηε στορψ αβουτ τηε νεω εδιτορ δεϖελοπ τηε τηεσισ τηρουγη σπεχιφιχ δεταιλσ:

66

Στρυχτυρε Ψουρ Ωριτινγ

Τηε φιρστ χολυµν το ρεαχη τηε νεω εδιτορ’σ δεσκ ϖια ε−µαιλ ωασ τηε σοχιαλ παγε. Τραδιτιοναλλψ τηε σαχρεδ χοω οφ τηε παπερ, τηισ χολυµν ηαδ ενϕοψεδ εδιτοριαλ ιµµυνιτψ φορ ψεαρσ. Βυτ τηισ εδιτορ ωασ οβϖιουσλψ νο τιµιδ νοταρψ. Φεαρ χρεπτ ιντο τηε ηεαρτσ οφ τηε αωαιτινγ ρεπορτερσ ασ τηεψ ωατχηεδ ηιµ βεαρ δοων ον ηισ χοµπυτερ σχρεεν ανδ βεγιν τψπινγ. Ωηεν ηε φινισηεδ, ηε σµιλεδ ανδ ηιτ τηε σενδ βυττον ανδ γραββεδ ηισ χοφφεε χυπ. Εϖερψονε τενσελψ ωατχηεδ τηε σοχιαλ ρεπορτερ χαλλ υπ τηε εδιτσ ον ηισ χοµπυτερ ανδ ρεαδ τηε εδιτοριαλ χοµµεντσ. Σοον ηε βεγαν το σµιλε, τηεν οπενλψ χηυχκλεδ. Ηε πυσηεδ αωαψ φροµ ηισ δεσκ ανδ ηεαδεδ φορ τηε χαφετερια φορ ηισ µιδ−µορνινγ χυπ οφ χοφφεε.

Τηεσε τωο παραγραπησ χλεαρλψ συππορτ τηε τηεσισ τηατ τηισ νεω εδιτορ ισ µετηοδιχαλ: ωε ηαϖε ωατχηεδ ηιµ βεαρ δοων ον ηισ χοµπυτερ ανδ ηιτ τηε σενδ βυττον, τηυσ, προµπτλψ ρετυρνινγ τηε µαρκεδ−υπ χοπψ το τηε σοχιαλ ρεπορτερ. Σο, τηε νεω εδιτορ χερταινλψ σεεµσ το βε λιϖινγ υπ το ηισ ρεπυτατιον ασ α πυνχτυαλ ανδ εξαχτινγ εδιτορ. Βυτ ωηψ ισ τηε ρεπορτερ σµιλινγ ατ συχη ρυτηλεσσνεσσ? Τηε ρεαδερ µυστ γο ον—χυριοσιτψ, ψου κνοω.

67

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τηε Ενδ Τηε φιναλ παραγραπη σηουλδ βρινγ τηε τηεσισ το σοµε σορτ οφ ρεσολυτιον. Ρεµεµβερ τηατ τηε ρεαδερ ηασ ινϖεστεδ τιµε ιν ψουρ ωριτινγ ανδ ισ λοοκινγ φορ σοµε σορτ οφ παψοφφ. Νοω λετ’σ σεε ωηατ ηαππενσ το ουρ στορψ ασ ωε γετ τηε παψοφφ: Γραδυαλλψ, σεϖεραλ οφ τηε µορε ινθυισιτιϖε ρεπορτερσ χρεατεδ α ρεασον το δριφτ οϖερ το τηε σοχιαλ ρεπορτερ’σ δεσκ. Τηεψ νοτιχεδ τηε παγε, στιλλ υπ ον τηε χοµπυτερ σχρεεν, ωασ χοϖερεδ ωιτη ρεδ εδιτινγ νοτατιονσ, βυτ τηε φιναλ χοµµεντσ ατ τηε βοττοµ οφ τηε παγε σηοωεδ α διφφερεντ σιδε οφ τηε εδιτορ: Πετε, Ι ηαϖε αλωαψσ βεεν α φαν οφ ψουρσ. Ψου γετ τηε σχοοπ εϖεν βεφορε µψ ωιφε δοεσ, ανδ τηατ ισ νο σµαλλ τασκ. Ιφ Ι διδ νοτ εδιτ τηισ χλοσελψ, ηοωεϖερ, ψου χαν βετ ωε ωουλδ βοτη γετ α χαλλ φροµ ηερ!

Τηε φιναλ παραγραπη ρεινφορχεσ τηε τηεσισ τηατ ουρ νεω εδιτορ ισ ινδεεδ τουγη, βυτ ιτ αλσο ρεϖεαλσ α σεχρετ: ηε ηασ γοτ α γοοδ σενσε οφ ηυµορ—ανδ ανψονε χαν λιϖε ωιτη τηατ. Ρεαδερσ ενϕοψ α νιχε συρπρισε, µυχη λικε α βονυσ διϖιδενδ φορ τηειρ τιµε ινϖεστµεντ ιν ψουρ ωριτινγ.

68

Στρυχτυρε Ψουρ Ωριτινγ

Γενεραλ το Σπεχιφιχ Ωηεν ψου ωαντ το ηιτ τηε ρεαδερ βετωεεν τηε εψεσ, πρεσεντ ψουρ χονχλυσιον φιρστ. Βψ δοινγ σο, ψου δεϖελοπ α σηοω−µε αττιτυδε αµονγ ψουρ ρεαδερσ τηατ φοχυσεσ αττεντιον ον ψουρ χεντραλ ιδεα ορ τηεσισ. Ιν εφφεχτ, ψου τηροω δοων αν ινιτιαλ χηαλλενγε βετωεεν ψουρσελφ ανδ ψουρ ρεαδερσ. Ιφ ψου χαν συβσταντιατε ψουρ υπ−φροντ χονχλυσιον ωιτη φαχτσ τηατ χονϖινχε τηε ρεαδερ, ψου ωιλλ βε συχχεσσφυλ. Ασ αν εξαµπλε, ιφ ψου ωερε τρψινγ το χονϖινχε α χυστοµερ το βυψ α λαπτοπ χοµπυτερ, ψου µιγητ σταρτ βψ ωριτινγ: “Τηισ λαπτοπ ισ ονε οφ τηε τοπ φιϖε µοστ ηιγηλψ ρατεδ λαπτοπσ ον τηε µαρκετ.” Οφ χουρσε τηε ρεαδερ τηινκσ, “Τοπ φιϖε, ηυη? Ωηο σαψσ σο βεσιδεσ ψου?” Ιφ ψου χαν σηοω τηε ρεαδερ α χρεδιβλε αυτηοριτψ ωηο σαψσ σο, ψου ωιλλ ηαϖε α ποωερφυλ σαλεσ δοχυµεντ. Λεαδινγ ωιτη τηε χονχλυσιον ονλψ ηολδσ τηε ρεαδερ φορ α σηορτ σπαν οφ τιµε. Ψου ηαϖε το βε αβλε το βαχκ ιτ υπ ωιτη θυιχκ ανδ χονϖινχινγ φαχτσ, ορ ψουρ λεαδ ωιλλ βε οϖερτακεν βψ δισβελιεφ ανδ βορεδοµ. Σο, περηαπσ ψου χουλδ φολλοω υπ ψουρ λεαδ ωιτη τηε φολλοωινγ ιφ ιτ ωερε τρυε: “Αχχορδινγ το Αλπηα− Νετ ανδ ΠΧ Υνιϖερσε, τηισ λαπτοπ ηασ χονσιστεντλψ βεεν τηε εδιτορ’σ πιχκ φορ τωο ψεαρσ ιν α ροω.” ∆ονε δεαλ, ασσυµινγ τηεσε τωο φιχτιοναλ αυτηοριτιεσ ωερε ρεαλ ανδ ωελλ ρεσπεχτεδ ιν τηε τεχηνιχαλ ωορλδ.

69

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Σπεχιφιχ το Γενεραλ Ηαϖε ψου εϖερ ηαδ το βρεακ αν απποιντµεντ? Σαψ “νο” το σοµεονε? Ρεφυτε αν αργυµεντ? Ιφ ψου ηαϖε, χηανχεσ αρε ψου υσεδ τηε σπεχιφιχ−το−γενεραλ αππροαχη. Τηισ τεχηνιθυε γενερατεσ α περσυασιϖε αργυµεντ ανδ ισ µοστ εφφεχτιϖε ωηεν ψου αντιχιπατε α σκεπτιχαλ ορ νεγατιϖε ρεαχτιον. Βψ γραδυαλλψ βυιλδινγ υπ το τηε χονχλυσιον ωιτη φαχτ υπον φαχτ, ψου ιναδϖερτεντλψ προγραµ ρεαδερσ το αχχεπτ ψουρ χονχλυσιον. Μορε συβτλε ανδ λεσσ εµοτιοναλ τηαν α διρεχτ στατεµεντ, τηισ τεχηνιθυε σηουλδ βε εµπλοψεδ φορ οχχασιονσ τηατ ρεθυιρε λεττερσ οφ ρεφυσαλ ανδ λεττερσ οφ ρεγρετ. Φορ εξαµπλε: Τηανκσ φορ ψουρ ινϖιτατιον το σπεακ ατ ψουρ αννυαλ χονφερενχε. Ι ηαϖε ηιγη ρεγαρδ φορ ψου ανδ ψουρ ασσοχι− ατιον ανδ ηαϖε δονατεδ το ιτ φορ µανψ ψεαρσ. Ρεγρετταβλψ, βεχαυσε οφ πρεσσινγ βυσινεσσ δεµανδσ ανδ τραϖελ, Ι ωιλλ νοτ βε αβλε το σπεακ. Πλεασε εξτενδ µψ ωαρµεστ ωισηεσ το αλλ.

Τηισ λεττερ οφ ρεγρετ ωιλλ λικελψ γετ ηιγη µαρκσ ανδ µαψ εϖεν γετ ρεαδ το αττενδεεσ ατ τηισ χονφερενχε. Ιτ σαψσ “νο” βυτ ωιτη στψλε.

70

Στρυχτυρε Ψουρ Ωριτινγ

Τηε Χηρονολογιχαλ Μετηοδ Τηε χηρονολογιχαλ µετηοδ ισ ποπυλαρ βεχαυσε ηυµανσ λιϖε ιν τιµε, ρεµεµβερ τηινγσ ασ τηεψ ηαππενεδ ιν τιµε, ανδ λικε το ορδερ εϖεντσ ιν τιµε. Τηισ µετηοδ υσυαλλψ βεγινσ ωιτη τηε εαρλιεστ σιγνιφιχαντ δατε οφ αν εϖεντ ανδ ωορκσ φορωαρδ το τηε µοστ ρεχεντ δατε. ∆ατε σεθυενχε, ορ χηρονολογψ, προϖιδεσ στραιγητ ηιστορψ το τηε ρεαδερ ανδ σηουλδ βε υσεδ φορ α βαχκγρουνδ ορ αν οϖερϖιεω πιεχε οφ ωριτινγ. Τηισ τεχηνιθυε εφφεχτιϖελψ ωορκσ ωηεν ψου αρε χρεατινγ ηιστοριχαλ φιλεσ, δοχυµεντινγ περσοννελ φολδερσ, ορ ωριτινγ προγρεσσ λεττερσ. Τηε χηρονολογιχαλ µετηοδ χονϖεψσ α σενσε οφ ηιστορψ ανδ ισ βεστ υσεδ το δοχυµεντ τηε σεθυενχε οφ εϖεντσ. Ωηιλε γενεραλλψ εασψ το φολλοω, α χηρονολογψ σηουλδ βε πρεσεντεδ ιν δισχρεετ, λογιχαλ σεγµεντσ. Ιφ ψου δο νοτ λιµιτ ψουρ τιµε φραµε, ψου ωιλλ λοσε ψουρ ρεαδερ σοµεωηερε ιν τηε παστ. Ωηεν ψου αρε γοινγ το ταλκ αβουτ τηε στατε οφ µοδερν ρελατιονσηιπσ βετωεεν µεν ανδ ωοµεν, δο νοτ σταρτ ωιτη τηε χρεατιον οφ µαν ιφ ψου εξπεχτ ρεαδερσ το βε αωακε βψ τηε τιµε ψου γετ το τηε 21στ χεντυρψ. Ιν Σεπτεµβερ, ωε ηιρεδ τωο σαλεσπεοπλε. Ιν Οχτοβερ, ωε αδδεδ φιϖε σαλεσπεοπλε. Ανδ τηισ ωεεκ, ωε ηιρεδ τηρεε µορε—βρινγινγ τηε τοταλ το τεν πεοπλε ον ουρ σαλεσ φορχε.

71

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τηε Ρεϖερσε Χηρονολογιχαλ Μετηοδ Τηισ µετηοδ σταρτσ φροµ τηε µοστ ρεχεντ εϖεντ ανδ µοϖεσ βαχκωαρδ ιν τιµε. Ιτ ισ βεστ υσεδ το ϕογ τηε ρεαδερ’σ µεµορψ; ψου µιγητ υσε ιτ ιν µεµορανδα ωηεν ψου αρε τρψινγ το ρεµινδ τηε βοσσ αβουτ σοµετηινγ ιν τηε παστ. Ωε νοω ηαϖε τεν πεοπλε ον ουρ σαλεσ φορχε. Ψου µαψ ρεχαλλ τηατ τηισ παστ ωεεκ ωε ηιρεδ τηρεε σαλεσπεοπλε; ιν Οχτοβερ, ωε ηιρεδ φιϖε; ανδ ιν Σεπτεµβερ, ωε ηιρεδ τωο.

Χαϖεατ ον Στρυχτυρε Ρεµεµβερ, στρυχτυρε δοεσ νοτ χοµµανδ; ιτ αχτσ ασ α γυιδε. Ψου χαν ουτλινε α στρυχτυρε ανδ τηεν φιλλ ιν τηε δεταιλσ. Ορ, ψου χαν ωριτε οφφ τηε τοπ οφ ψουρ ηεαδ ανδ τηεν εξτραχτ ψουρ στρυχτυρε. Μανψ ωριτερσ δο νοτ κνοω ωηατ τηεψ µεαν υντιλ τηεψ σεε ωηατ τηεψ σαιδ. Αβοϖε αλλ, δο νοτ λοχκ ψουρσελφ ιντο ϕυστ ονε φορµυλα, ορ ψου ωιλλ βε ασ βορεδ βψ ωριτινγ ασ ψουρ ωριτινγ βορεσ οτηερσ. Βυτ το ηελπ βρινγ ορδερ ανδ χλαριτψ το ψουρ ωριτινγ, υσε στρυχτυρεδ αππροαχηεσ λικε γενεραλ το σπεχιφιχ, σπεχιφιχ το γενεραλ, χηρονολογιχαλ, ανδ ρεϖερσε χηρονολογιχαλ,

72

Στρυχτυρε Ψουρ Ωριτινγ

ασ ωελλ ασ στρυχτυρινγ δεϖιχεσ λικε υνδερλινινγ, χαπιταλιζατιον, ηεαδινγσ, νυµβερεδ παραγραπησ, ινδεντατιον, χολυµνσ, ανδ βυλλετσ. Λοοκ ατ τηε φολλοωινγ εξαµπλε: Βροκεν πριντερ: Ι αµ πλεασεδ το οφφερ ψου σοµε σολυτιονσ το ψουρ βροκεν πριντερ. Ωε χαν ρεφυνδ ψουρ µονεψ, ωηιχη µεανσ τηατ ωε χουλδ δεβιτ ψουρ αχχουντ ωιτη υσ ορ σενδ τηε ρεφυνδ το ψου. Ωε χουλδ σενδ ψου α ρεπλαχεµεντ πριντερ, βυτ ωουλδ δεβιτ ιτ το ψουρ αχχουντ υντιλ ψου ρετυρν τηε βροκεν ονε. Τηεν αγαιν, ωε χουλδ σενδ α ρεπαιρπερσον το ψουρ ηοµε, ωηιχη µιγητ τακε σεϖεραλ ωεεκσ. Ψου µαψ ωαντ το χονσιδερ τηεσε οπτιονσ. Πλεασε λετ υσ κνοω ανδ τηανκσ φορ ψουρ πατιενχε. Φιξινγ τηε πριντερ: Το φιξ ψουρ πριντερ προβλεµ, ωε χαν δο ανψ οφ τηε φολλοωινγ: •

Ρεφυνδ ψουρ µονεψ. Ωε χουλδ δεβιτ ψουρ αχχουντ ωιτη υσ ορ σενδ τηε ρεφυνδ το ψου.

•

Σηιπ ψου α νεω πριντερ. Ωε ωουλδ νοτ δεβιτ ιτ το ψουρ αχχουντ υντιλ ψου ρετυρν τηε βροκεν ονε.

•

Σενδ α ρεπαιρπερσον το ψουρ ηοµε. Τηισ µιγητ τακε σεϖεραλ ωεεκσ.

Πλεασε λετ υσ κνοω ψουρ χηοιχε, ανδ τηανκσ φορ ψουρ πατιενχε.

73

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Α φιναλ ωορδ ον ορδερ: ∆ον’τ λετ ορδερ ορ στρυχτυρε βεχοµε ψουρ µαστερ. Τηε βεστ αδϖιχε µιγητ βε τηε αδαγε, “Αλλ τηινγσ ιν µοδερατιον.”

74

ΧΗΑΠΤΕΡ 7 ΩΡΙΤΕ ΩΙΤΗ ΣΤΨΛΕ

Ωριτε ωιτη Στψλε

Μοστ ινεξπεριενχεδ ωριτερσ τηινκ τηατ γρεατ αυτηορσ ρεχειϖε ελοθυεντ λανγυαγε φροµ σοµε διϖινε φορχε ιν τηε υνιϖερσε. Γρεατ αυτηορσ, τηεψ τηινκ, σιτ εντρανχεδ ατ τηειρ δεσκσ ασ ωελλ− πολισηεδ σεντενχεσ φλοω φροµ τηειρ φινγερσ. Φαχτ: ωριτινγ ισ α σκιλλ, λεαρνεδ ανδ ρεφινεδ τηρουγη πραχτιχε ανδ ηαρδ ωορκ. Ιφ, τηεν, αν εξπεριενχεδ ωριτερ ωορκσ εασιλψ βεχαυσε οφ χονσταντ πραχτιχε, ινεξπεριενχεδ ωριτερσ σηουλδ ρεαχτ το τηειρ οων διφφιχυλτιεσ βψ πραχτιχινγ—νοτ βψ µυµβλινγ αβουτ Γοδ−γιϖεν γιφτσ.

Τηε Ωριτινγ Προχεσσ Ωριτινγ ισ νοτ α ονε−τιµε ορ συδδεν εϖεντ, βυτ ρατηερ α προχεσσ—α σεριεσ οφ στεπσ νεχεσσαρψ το αχηιεϖε α φινισηεδ πιεχε οφ εφφεχτιϖε ωριτινγ. Χολλεχτιϖελψ, τηεσε στεπσ µακε υπ τηε προχεσσ οφ ωριτινγ: Σελεχτινγ Φιρστ, ψου µυστ σελεχτ αν ιδεα τηατ ωιλλ ιντερεστ ψου. Τηισ ιδεα σηουλδ ρεαδιλψ λινκ ωιτη ψου πρεϖιουσ εξπεριενχεσ, ιδεασ, ανδ ιντερεστσ, ανδ ιτ σηουλδ στρικε α νερϖε δεεπ ωιτηιν ψου. Ιν οτηερ ωορδσ, ψου µυστ σελεχτ αν ιδεα τηατ ηασ ενουγη µεανινγ το ψου τηατ ιτ ωιλλ στιµυλατε ψουρ ιντερεστ φορ α συσταινεδ περιοδ οφ τιµε. Οφ χουρσε, ιν βυσινεσσ, νεχεσσιτψ ορ ψουρ βοσσ µιγητ ωελλ διχτατε ωηιχη τοπιχ ψου σελεχτ. Εξπλορινγ Ονχε ψου ηαϖε σελεχτεδ ορ βεεν ασσιγνεδ τηε τοπιχ, γιϖε ιτ το ψουρ υνχονσχιουσ µινδ φορ α δαψ ορ τωο—ιφ ψου ηαϖε τηε λυξυρψ οφ τιµε. Στρανγερ τηαν φιχτιον, τηισ υνχονσχιουσ 77

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

τεχηνιθυε ισ αν εφφεχτιϖε ονε. Βψ χηοοσινγ α τοπιχ φιρµλψ, τηεν ιγνορινγ ιτ, ιτ ωιλλ ραττλε αρουνδ φρεελψ ιν ψουρ µινδ ανδ λινκ υπ ωιτη χοννεχτεδ, βυτ φοργοττεν, δατα ιν ψουρ βραιν’σ δεεπ στοραγε. Σοον τηεσε υνχονσχιουσ φραγµεντσ ωιλλ βεγιν το συρφαχε ιν ψουρ χονσχιουσ µινδ. Ατ τηε µοστ υνεξπεχτεδ µοµεντσ, ψου ωιλλ βε στρυχκ βψ ρελατιονσηιπσ βετωεεν νεω ιδεασ ανδ ολδ εξπεριενχεσ. Ασ τηεψ οχχυρ το ψου, ρεχορδ τηεσε ρελατιονσηιπσ ασ νοτεσ, ιν ουτλινε φορµ, ορ εϖεν ασ λονγ, ωινδψ παραγραπησ. Σοµετιµεσ τηεσε ιδεασ ωιλλ ωορκ ανδ σοµετιµεσ νοτ, βυτ τηεψ ωιλλ αλωαψσ γιϖε ψου α γοοδ πλαχε το σταρτ. Τηισ στεπ εξπλορεσ τηατ µαρϖελουσ χοµπυτερ χαλλεδ ψουρ βραιν. Ιν ωριτινγ, α σχαν σεαρχη οφ ψουρ υνχονσχιουσ µινδ τακεσ αδϖανταγε οφ ψουρ τοταλ λιφε εξπεριενχεσ. Σχραωλινγ Νοω φορ σοµε φυν: Σιτ δοων ατ ψουρ χοµπυτερ ορ ωιτη α παδ οφ παπερ—ωηατεϖερ ισ ψουρ πρεφερρεδ µεδιυµ—ανδ τψπε ορ ωριτε ανψτηινγ τηατ χοµεσ ιντο ψουρ ηεαδ ρεγαρδινγ ψουρ τοπιχ. ∆ον’τ στοπ ορ ηεσιτατε φορ νεατ τψπινγ ορ χορρεχτ πενµανσηιπ. ∆ον’τ στοπ το χορρεχτ σπελλινγ, το πυνχτυατε, ορ το χοµπλετε σεντενχεσ; ϕυστ γετ ψουρ ιδεασ ον παπερ. Ι χαλλ τηισ στεπ “σχραωλινγ” βεχαυσε ιτ ισ σοµεωηερε βενεατη ωριτινγ, ανδ ιτ δεσχριβεσ τηε κινδ οφ φρεε−φλοωινγ, φρεε ωριτινγ αχτιϖιτψ τηατ Ι ηοπε ψου ωιλλ ηαϖε τηε χουραγε το τρψ. Ονχε ψου ηαϖε γοττεν τηε ηανγ οφ ιτ, ψου’λλ ενϕοψ ιτ, ανδ ψου ωιλλ δισχοϖερ ψου ηαϖε µορε ανδ βεττερ ιδεασ τηαν ψου εϖερ ωουλδ ηαϖε γυεσσεδ. Ρεµεµβερ: Ψουρ βραιν ισ αν αµαζινγ τοολ. Ηοωεϖερ, ιφ ψου αρε υσεδ το εδιτινγ ψουρ ωριτινγ ωορδ βψ ωορδ ορ λινε βψ λινε, ατ φιρστ ψου µαψ φινδ ιτ διφφιχυλτ το σχραωλ. Λεττινγ α µισσπελλεδ ωορδ ορ αν

78

Ωριτε ωιτη Στψλε

ινχοµπλετε σεντενχε στανδ υντιλ τηε ωηολε ιδεα γετσ λαιδ ουτ ισ µοστ διφφιχυλτ, ατ φιρστ, φορ σοµε πεοπλε. Ηοωεϖερ, ψου ωιλλ βενεφιτ φροµ τηισ τεχηνιθυε ιφ ονλψ βεχαυσε ιτ ψιελδσ χονχρετε φορµσ φροµ ϖαγυε ιδεασ. Τηινκ αβουτ ιτ: Ιφ ψου ηαδ το φιξ α φαυλτψ ωιδγετ, ωουλδ ψου ρατηερ ηαϖε τηε ωιδγετ ιν ψουρ ηανδσ το φεελ ανδ ινσπεχτ ορ ηεαρ α ϖαγυε, γενεραλ δεσχριπτιον οφ α ωιδγετ? Συρϖεψινγ Νοω, συρϖεψ ωηατ ψου ηαϖε ωριττεν ανδ βεγιν το λοοκ φορ ινφορµατιοναλ ηολεσ—πλαχεσ ιν ψουρ σχραωλινγ τηατ λαχκ δεπτη ορ συβστανχε. Εδιτ τηε σχραωλινγ φιρστ ον α γρανδ σχαλε. Λαβελ σιµιλαρ γρουπσ οφ ιδεασ ωιτη τηε σαµε λεττερ ορ νυµβερ το ηελπ ψου εσταβλιση ηοω µυχη ινφορµατιον ψου ηαϖε ιν α χερταιν αρεα. Τηισ τεχηνιθυε ωιλλ σηοω ψου γραπηιχαλλψ ανδ θυιχκλψ ωηερε ψου νεεδ ωορκ. Φορ εξαµπλε, ιφ ψου ονλψ ηαϖε α φεω λεττερσ ορ νυµβερσ ιν αν ιµπορταντ αρεα, ψου ωιλλ νεεδ µορε ρεσεαρχη τηερε. Ηυντινγ Το φιλλ τηε ηολεσ ψου δο φινδ ιν ψουρ ωριτινγ, ηυντ ουτ βοοκσ, µαγαζινεσ, παπερσ, ανδ δοχυµεντσ. Γο το χολλεαγυεσ, συβϕεχτ µαττερ εξπερτσ, ανδ οτηερσ το φινδ τηε ινφορµατιον ψου νεεδ. Ψου µαψ ρεαλιζε τηατ ψουρ ιδεα ισ τοο λαργε ορ τοο σµαλλ φορ ψουρ παρτιχυλαρ πυρποσε. Ψου µαψ φινδ τηατ ψου ωιλλ ηαϖε το λιµιτ ψουρ τοπιχ, ωιδεν ιτ, ορ ιν σοµε ωαψ ρεσηαπε ιτ. Ιφ ψου τακε τηε τιµε το ηυντ προπερλψ, ψου ωιλλ δεφινε ψουρ λιµιτσ νοω ανδ πρεϖεντ α λοτ οφ ωαστεδ τιµε ανδ ωριτινγ λατερ.

79

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Ωριτινγ Ονχε ψου ηαϖε γατηερεδ αλλ ψουρ δοχυµεντατιον, σταρτ ωριτινγ. Αγαιν, ωριτε θυιχκλψ το γετ τηε ιδεασ ον παπερ. Βεχαυσε ψου αρε αρµεδ ωιτη φαχτσ τηισ τιµε, ψουρ ωριτινγ ωιλλ βε µορε συβσταντιϖε. Τηε ρεσυλτ ωιλλ βε ψουρ φιρστ δραφτ ανδ ρεθυιρε λοτσ οφ εδιτινγ, σο λεαϖε ωιδε µαργινσ αλλ αρουνδ ανδ δουβλε, εϖεν τριπλε, σπαχε τηισ δραφτ. Ωηεν ψου φινιση τηε δραφτ, λετ ιτ σιτ φορ α δαψ ορ τωο ιφ ψου ηαϖε τηε τιµε. Τιµε γιϖεσ ψου οβϕεχτιϖιτψ ανδ εναβλεσ ψου το σεε ψουρ δραφτ ωιτη τηε χοολερ εψε οφ αν εδιτορ. Εδιτινγ Εδιτ ψουρ ινιτιαλ δραφτ το γετ α µορε χονχισε, αχχυρατε, ανδ ρελιαβλε εξπρεσσιον οφ ψουρ ιδεασ. Σχριββλε νοτεσ υπ ανδ δοων τηε παγε; χροσσ ουτ πηρασεσ ανδ εντιρε σεντενχεσ; δραω αρροωσ οϖερ, αρουνδ, ανδ τηρουγη ωορδσ. Τηεν πυτ ψουρ ωριτινγ ασιδε φορ αωηιλε—αγαιν το γετ α λιττλε διστανχε φροµ ιτ. Ψου νεεδ τηε διστανχε το χλεαρ ψουρ µινδ ανδ το πρεπαρε ψου το µακε µορε χηανγεσ. Ρεωριτινγ Ρεωριτινγ ισ ασ αρδυουσ ασ ιτ ισ προδυχτιϖε. Ασ α ρυλε, τηε θυαλιτψ οφ ωριτινγ ιµπροϖεσ ιν προπορτιον το τηε νυµβερ οφ τιµεσ α πιεχε γετσ ρεωριττεν. Νεϖερτηελεσσ, βοτη τηε εδιτινγ ανδ ρεωριτινγ προχεσσεσ αρε παινφυλ βεχαυσε τηεψ φορχε ψου το γιϖε υπ ωριτινγ τηατ ψου λικε βυτ τηατ δοεσ νοτ φιτ. Σαψινγ γοοδβψε το ωελλ−χραφτεδ πηρασεσ ορ ωιττψ ιδεασ ισν’τ εασψ. Αλσο, ρεµεµβερ τηατ τηε λονγερ ψου ωορκ ωιτη α πιεχε οφ ωριτινγ, τηε ηαρδερ ιτ ωιλλ βε φορ ψου το γιϖε ανψ οφ ιτ υπ.

80

Ωριτε ωιτη Στψλε

Τεστινγ Νοω, τεστ ψουρ ωριτινγ ωιτη πεοπλε ωηοσε οπινιον ψου ρεσπεχτ—τηε µορε πεοπλε τηε βεττερ. Βε χαρεφυλ νοτ το οϖερ− πρεπαρε ορ ινφλυενχε τηε µεµβερσ οφ ψουρ τεστ γρουπ βεφορε τηεψ ρεαδ τηε πιεχε, ανδ τελλ τηεµ το βε ηονεστ, διρεχτ, ανδ χριτιχαλ. Ωηεν ψου γετ βαχκ τηειρ εδιτσ, ψου δεχιδε ον ωηατ σταψσ, γοεσ, ορ νεεδσ το βε ρεωριττεν. Οφτεν νεγλεχτεδ βψ νεω ωριτερσ, τηισ στεπ ισ σελδοµ φοργοττεν βψ εξπεριενχεδ ωριτερσ. Ρεπεατ τηισ στεπ αφτερ διφφερεντ δραφτσ ανδ ασ οφτεν ασ ποσσιβλε βεφορε τηε δεαδλινε. Ενδινγ Ατ σοµε ποιντ, ψου ηαϖε το φινιση τηε ωριτινγ το µεετ α δεαδλινε. Ιφ τηερε ωερε νο δεαδλινεσ, µανψ ωριτερσ ωουλδ ρεωριτε ινδεφινιτελψ. Ρεωριτινγ ισ ονλψ λιµιτεδ βψ ψουρ πατιενχε. Ηοωεϖερ, ασ α ρυλε οφ τηυµβ, ωηεν ψουρ ωριτινγ βεγινσ το χοµε βαχκ ωιτη φεω ορ νο εδιτινγ ρεµαρκσ φροµ οτηερ ρεαδερσ, ιτ ισ προβαβλψ ρεαδψ φορ τηε φιναλ δραφτ, προοφρεαδινγ, ανδ πυβλιχατιον. ∆ον’τ βε συρπρισεδ ιφ ψου ηαϖε µιξεδ φεελινγσ ωηεν ψου συβµιτ ιτ.

81

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τιπσ φορ Συχχεσσφυλ Ωριτινγ Νοω τηατ ψου αρε αωαρε οφ τηε ωριτινγ προχεσσ ιν γενεραλ, χονσιδερ σοµε πραχτιχαλ τιπσ φορ ωριτινγ τηατ γετσ τηε ϕοβ δονε ατ ωορκ: Κνοω Ωηατ Ψου Ωαντ Τακε α µοµεντ βεφορε ψου βεγιν ανδ ρεδυχε ψουρ ωριτινγ πυρποσε το α σιµπλε σεντενχε: “Ι ωαντ τηισ χυστοµερ το κνοω τηατ ουρ χοµπανψ ισ σορρψ φορ ουρ µιστακε,” ορ “Ι ωαντ ουρ µανυφαχτυρερ το κνοω τηατ ωε αρε υπσετ ηε µισσεδ ουρ δεαδλινε βεχαυσε ιτ χοστ υσ µονεψ.” Βψ δοινγ τηισ, ψου ωιλλ χλαριφψ ψουρ πυρποσε ανδ στιχκ το τηε µισσιον ατ ηανδ. Τηισ πυρποσε σεντενχε γιϖεσ διρεχτιον το ψουρ ωριτινγ. Ρεσπεχτ τηε Ρεαδερ’σ Τιµε Βυσινεσσπεοπλε αρε πυσηεδ φορ τιµε. Τηεψ ηαϖε µανψ ανδ χον− σταντ δεµανδσ πλαχεδ ον τηεµ. ∆ον’τ χοντριβυτε το τηειρ στρεσσ βψ δραφτινγ α χοµµυνιχατιον τηατ ρεθυιρεσ α ∃100 ινϖεστµεντ φορ α 10−χεντ προβλεµ. Κεεπ ψουρ ωριτινγ χλεαρ, χονχισε, ανδ το τηε ποιντ. Ιφ νοτ, χηανχεσ αρε ιτ µιγητ ϕυστ ενδ υπ ατ τηε βοττοµ οφ τηε πιλε ορ, ωορσε ψετ, υνρεαδ ιν τηε τραση χαν. Κεεπ τηε Ρεαδερ’σ Νεεδσ ιν Μινδ Ιφ ψου ωαντ ψουρ ωριτινγ το βε υνδερστοοδ, αλωαψσ κεεπ τηε ρεαδερ’σ νεεδσ, δεµανδσ, χονχερνσ, ανδ ποιντ οφ ϖιεω ιν µινδ ασ ψου ωριτε. Αϖοιδ υνφαµιλιαρ λανγυαγε ορ τερµσ, ανδ αδδρεσσ

82

Ωριτε ωιτη Στψλε

θυεστιονσ ψου κνοω τηε ρεαδερ ωιλλ λογιχαλλψ ηαϖε αβουτ ψουρ συβϕεχτ. Ιν σηορτ, φολλοω τηε γολδεν ρυλε οφ ωριτινγ: Ωριτε φορ οτηερσ ασ ψου ωουλδ ηαϖε τηεµ ωριτε φορ ψου. Σπεακ ∆ιρεχτλψ το τηε Ρεαδερ Το αϖοιδ στιλτεδ ανδ φορµαλ λανγυαγε τηατ χαν πυτ οφφ τηε ρεαδερ, πρετενδ τηατ ψου αρε σπεακινγ διρεχτλψ το τηε ρεαδερ. Α ταπε ρεχορδερ µαψ βε υσεφυλ το ηελπ ψου γετ σταρτεδ ον αν εαρλψ δραφτ. Βε χαρεφυλ, ηοωεϖερ. ∆ον’τ φοργετ το εδιτ ψουρ χονϖερσατιον στριχτλψ βεχαυσε τρανσχριβεδ σπεεχη, ωιτηουτ τηε βενεφιτ οφ αχχοµπανψινγ γεστυρεσ, χαν βε τοο ινφορµαλ, τοο χηαττψ, ανδ τοο σλοππψ. Λεαδ ωιτη τηε Μαιν Ποιντ Λεαδ ωιτη ψουρ στρονγ ποιντ. ∆ον’τ µακε τηε ρεαδερ γο ον α τρεασυρε ηυντ το φινδ ψουρ γεµ. ∆ον’τ βυρψ τηε µαιν ποιντ ιν τηε µιδδλε οφ α παραγραπη, ορ τηε ρεαδερ µιγητ µισσ ιτ. Το δισχοϖερ ωηατ ψουρ µαιν ποιντ ορ µαιν σεντενχε ισ, ρεαδ α παραγραπη. Νοω δεχιδε ωηιχη σεντενχε ωουλδ βε τηε ϖερψ λαστ ονε ψου ωουλδ τοσσ ουτ. Υσε τηατ σεντενχε ασ ψουρ µαιν ποιντ οφ τηε παραγραπη ανδ λεαδ ωιτη ιτ.

83

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Μακε Ωριτινγ Εασψ το Ρεαδ Μακε ψουρ ωριτινγ πλεασαντ το ρεαδ βψ υσινγ σοµε σιµπλε τεχηνιθυεσ: • Υνδερλινε φορ εξτρα στρεσσ • Υσε λιστσ ανδ βυλλετσ • ∆ο νοτ φιλλ τηε παγε ωιτη τψπινγ; υσε ωηιτε σπαχε το ρεστ τηε ρεαδερ’σ εψεσ. Φορ εξαµπλε, σκιπ λινεσ βετωεεν παραγραπησ • Υσε συβηεαδινγσ το βρεακ σπαχε ανδ ενσυρε χλαριτψ Τηινκ οφ τηινγσ ψου ηαϖε ρεαδ τηατ αππεαλ το ψου. Σαϖε τηοσε εξαµπλεσ, στυδψ τηεµ, ανδ υσε τηε δεϖιχεσ ψου λικε ιν τηεµ. ∆ον’τ Οϖερωριτε Χονσιδερ τηε ιµπαχτ οφ τηε ∆εχλαρατιον οφ Ινδεπενδενχε, τηε Πρεαµβλε οφ τηε Χονστιτυτιον, τηε Λορδ’σ Πραψερ, ανδ τηε Γεττψσβυργ Αδδρεσσ. Αλλ οφ τηεσε ωριττεν πιεχεσ αρε σηορτ βυτ ποωερφυλ. ∆ον’τ βε αφραιδ το χυτ. Κεεπ Ιτ Σιµπλε Νεϖερ υσε τωο ωορδσ ωηεν ονε ωιλλ ωορκ νορ υσε α παραγραπη ωηεν α σεντενχε ωιλλ ωορκ. Στριϖε φορ βρεϖιτψ ανδ σιµπλιχιτψ, εσπεχιαλλψ ιν βυσινεσσ ωριτινγ.

84

Ωριτε ωιτη Στψλε

∆ον’τ Ωριτε Αλονε Αλωαψσ γετ σοµεονε ελσε το χριτιχιζε ψουρ ωριτινγ οβϕεχτιϖελψ βεφορε ψου συβµιτ ιτ. Τηε µορε ψου ωορκ ωιτη ψουρ ωριτινγ, τηε λεσσ οβϕεχτιϖε ψου βεχοµε; σο ασκ σοµεονε ελσε το ρεαδ σπεχιφιχαλλψ φορ χλαριτψ ανδ αχχυραχψ. Τηε ονλψ τηινγ βεττερ τηαν ονε περσον εδιτινγ ισ τωο πεοπλε εδιτινγ. Ψου δον’τ λιϖε ιν α ϖαχυυµ, σο ωηψ ωριτε ιν ονε? Αϖοιδ Ινϕεχτινγ Ψουρ Οπινιον Στιχκ το τηε φαχτσ ιν βυσινεσσ ωριτινγ. Ραρελψ δοεσ τηε ρεαδερ ωαντ ψουρ γρατυιτουσ οπινιον ον α παρτιχυλαρ µαττερ, εσπεχιαλλψ ιφ νοτ ροοτεδ δεεπλψ ιν φαχτσ. ∆εαλ ωιτη φαχτσ ανδ αϖοιδ τηε υνµιστακαβλε µαρκ οφ εγοτισµ ιν ψουρ ωριτινγ. Αϖοιδ Θυαλιφιερσ ανδ ςαγυε Μοδιφιερσ ∆ον’τ υσε µοδιφιερσ τηατ αλµοστ σαψ ωηατ ψου ωαντ ωηεν ψου χαν φινδ ονεσ τηατ αρε εξαχτ. Χλοσε

Εξαχτ

Τηε σηιρτ ωασ ϖερψ εξπενσιϖε.

Τηε σηιρτ χοστ ∃300.

Τηε τραιν ωασ ϖερψ λατε.

Τηε τραιν ωασ φουρ ηουρσ λατε.

85

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

∆ον’τ Υσε Χλιχησ Ωορν−ουτ εξπρεσσιονσ χαν ωεαρ α ρεαδερ’σ πατιενχε τηιν. Αϖοιδ ηαχκνεψεδ πηρασεσ ανδ υσε διρεχτ, φρεση λανγυαγε: Τριτε

Νατυραλ

Φιρστ ανδ φορεµοστ

Φιρστ

Αλλ αρουνδ τηε µυλβερρψ βυση

Εϖερψωηερε

Αϖοιδ Εξαγγερατιον Αϖοιδ τηε συπερλατιϖε ωηεν ψου ωριτε. “Τηε γρεατεστ,” “τηε ωορστ,” “τηε πρεττιεστ” αλλ λεαϖε ψου οπεν το εξχεπτιον. Το αϖοιδ λεαϖινγ αργυµεντσ ιν τηε ρεαδερ’σ µινδ, αϖοιδ οϖερ− στατινγ ψουρ ποσιτιον. Συµ Ιτ Υπ Τηε λαστ παραγραπη σηουλδ συµµαριζε ωηατ ψου ηαϖε βεεν δισχυσσινγ. Αλσο, α συµµαρψ παραγραπη σηουλδ τελλ τηε ρεαδερ ωηατ ψου ωαντ δονε ορ ωηατ ψου ωιλλ δο. Ιτ’σ α χαλλ το αχτιον.

86

Ωριτε ωιτη Στψλε

Σπεακινγ οφ συµµινγ ιτ υπ, δον’τ φοργετ τηεσε τιπσ ον ωριτινγ: • Κνοω ωηατ ψου ωαντ • Ρεσπεχτ τηε ρεαδερ’σ τιµε • Κεεπ τηε ρεαδερ’σ νεεδσ ιν µινδ • Σπεακ διρεχτλψ το τηε ρεαδερ • Λεαδ ωιτη ψουρ µαιν ποιντ • Μακε ωριτινγ εασψ το ρεαδ • ∆ον’τ οϖερωριτε • Κεεπ ωριτινγ σιµπλε • ∆ον’τ ωριτε αλονε • Αϖοιδ ινϕεχτινγ ψουρ οπινιον • Αϖοιδ θυαλιφιερσ ορ ϖαγυε µοδιφιερσ • ∆ον’τ υσε χλιχησ ορ τριτε εξπρεσσιονσ • Αϖοιδ εξαγγερατιον • Συµ ιτ υπ

87

ΧΗΑΠΤΕΡ 8 ΛΕΑΡΝ ΗΟΩ ΤΟ ΒΕΧΟΜΕ Α ΓΟΟ∆ Ε∆ΙΤΟΡ

Λεαρν Ηοω το Βεχοµε α Γοοδ Εδιτορ

Εϖεντυαλλψ, αλλ ωριτερσ ηαϖε το λεαρν το εδιτ—βοτη τηειρ οων ωριτινγ ανδ τηατ οφ οτηερσ. Ιτ χοµεσ ωιτη τηε τερριτορψ. Ιν φαχτ, µοστ ωριτερσ ωον’τ ιµπροϖε τηειρ ωριτινγ σιγνιφιχαντλψ υντιλ τηεψ σταρτ εδιτινγ—υσινγ χριτιχαλ τηινκινγ σκιλλσ. Ηοωεϖερ, χριτιθυινγ τηε ωριτινγ οφ οτηερ ωριτερσ νοτ ονλψ ρεθυιρεσ σκιλλ βυτ αλσο διπλοµαχψ. Εδιτινγ χαν βε α τραυµατιχ εξπεριενχε φορ βοτη ωριτερ ανδ εδιτορ. Τηουγη ωριτερσ µαψ τελλ ψου τηεψ δον’τ µινδ ψουρ χηανγεσ, ψου χαν βε ασσυρεδ τηατ τηεψ ωελλ µαψ µινδ ανψ χηανγεσ. Βεχαυσε ωριτινγ εξπρεσσεσ αν ινδιϖιδυαλ περσοναλιτψ, ωριτερσ τακε περσοναλ νοτιχε ατ συγγεστεδ χηανγεσ. Τηυσ, εδιτορσ µαψ σεε τηειρ ωελλ−ιντενδεδ ρεµαρκσ ρεβυφφεδ, εϖεν µαλιγνεδ, ανδ ωονδερ ωηψ τηεψ βοτηερεδ το ηελπ.

Γενεραλ Γυιδανχε Βεφορε λιστινγ σοµε σπεχιφιχ εδιτινγ τεχηνιθυεσ, λετ’σ λοοκ ατ σεϖεραλ γενεραλ γυιδελινεσ αβουτ τηε προχεσσ. Βε Γεντλε Υσε υνεµοτιοναλ ωορδσ υνλεσσ ψου αρε πραισινγ τηε ωορκ. ∆ον’τ υσε ωορδσ λικε αωφυλ ορ τερριβλε. Τρεατ ωριτινγ ασ ιφ ιτ ωερε τηε ωριτερ’σ χηιλδ. Υσε πηρασεσ λικε πλεασε χλαριφψ ορ εξπανδ τηισ ιδεα. Ιφ ψου τακε ουτ τηε εµοτιον, τενσιον ωιλλ σταψ λοω ανδ προδυχτιϖιτψ ηιγη. Υσε Π−Θ−Π Φιρστ, οφφερ πραισε (Π); τελλ τηε ωριτερ ωηατ ψου λικε αβουτ τηε ωριτινγ. “Ι λικε τηε ωαψ ψου ινχλυδεδ συχη ριχη δεταιλ τηρουγηουτ τηε πιεχε.” Σεχονδ, ασκ θυεστιονσ (Θ); ασκ τηε

91

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

ωριτερ το χλαριφψ χερταιν θυεστιονσ τηατ τηε ωριτινγ ραισεδ, ορ ασκ θυεστιονσ το στιµυλατε τηε ωριτερ’σ τηινκινγ, συχη ασ: “Ωηατ δο ψου µεαν ωηεν ψου σαιδ ‘τηινγσ’? Χαν ψου βε µορε σπεχιφιχ? Ορ, διδ ψου χονσιδερ δεσχριβινγ τηε ινχιδεντ ιν µορε δεταιλ το µακε ιτ χοµε αλιϖε?” Τηιρδ, οφφερ πολιση (Π)—τηατ’σ πολιση λικε ωηατ ψου δο το φυρνιτυρε, νοτ Πολιση, ασ ιν φροµ Πολανδ! Ηελπ τηε ωριτερ βψ οφφερινγ σπεχιφιχ ηελπ το πολιση τηε ωριτινγ εϖεν µορε, συχη ασ: “Ψου µιγητ ωαντ το χονσιδερ αδδινγ αν εϖεν στρονγερ αττεντιον−γεττινγ οπενερ το ψουρ πιεχε.” Υσινγ Π−Θ−Π ενσυρεσ τηατ ασ αν εδιτορ, ψουρ χοµµεντσ ωιλλ γετ τηε ρεσπεχτ ανδ αττεντιον τηεψ δεσερϖε. Ψου’λλ αλσο προϖιδε χριτιχισµ τηατ ωιλλ ηελπ ανδ νοτ δεστροψ τηε ωριτερ’σ χονφιδενχε. Ωορκ Χολλαβορατιϖελψ Ωορκινγ τογετηερ, τηε εδιτορ ανδ τηε ωριτερ φορµ α ποωερφυλ ανδ εφφεχτιϖε τεαµ. Κεεπ τηε εδιτινγ προχεσσ χολλαβορατιϖε ανδ ενϕοψ τηε φρυιτσ οφ µυτυαλ συχχεσσ. Υσε α Στψλεβοοκ Α νυµβερ οφ εξχελλεντ ωριτινγ στψλεβοοκσ αρε αϖαιλαβλε ον τηε µαρκετ. Υσε τηε στψλεβοοκ οφ τηε Ωασηινγτον Ποστ, τηε Νεω Ψορκ Τιµεσ, ορ σοµε στανδαρδ, ανδ υσε ιτ τηρουγηουτ ψουρ οργανιζατιον. Βε συρε εϖερψονε ηασ α χοπψ ανδ ινσιστ εϖερψονε χοµπλψ ωιτη ιτ. Χονφορµανχε το α στανδαρδ στψλεβοοκ ωιλλ γιϖε ψουρ βυσινεσσ α διστινχτιϖε ανδ εφφεχτιϖε ωριτινγ ϖοιχε.

92

Λεαρν Ηοω το Βεχοµε α Γοοδ Εδιτορ

Εδιτινγ Τιπσ Ωηεν ψου εδιτ σοµεονε ελσε’σ ωριτινγ, ρεµεµβερ τηεσε σιµπλε βυτ εφφεχτιϖε τεχηνιθυεσ: Εδιτ φορ Χλαριτψ Αλλ ωριτερσ ηαϖε τηειρ οων παρτιχυλαρ στψλε. Εδιτ στψλε ονλψ ιφ χλαριτψ ισ ατ στακε. Εδιτ φορ Χονφορµιτψ Ασ α ρεϖιεωινγ οφφιχιαλ, ψου µυστ υνδερστανδ ανδ ενφορχε χοµ− πανψ πραχτιχεσ, στανδαρδσ, ανδ πολιχιεσ. Το ενσυρε χονφορµιτψ, χλοσελψ ρεϖιεω τηε ωριτινγ οφ νεωερ, λεσσ εξπεριενχεδ εµπλοψεεσ. Εδιτ φορ Τονε Εξτραχτ εµοτιοναλλψ χηαργεδ ωορδσ φροµ τηε τεξτ. Κεεπ τηε τονε οφ βυσινεσσ χοµµυνιχατιον φορτηριγητ, ρεασονεδ, ανδ προ− φεσσιοναλ. Εµοτιοναλ ωριτινγ ινϖιτεσ οϖερρεαχτιον ανδ χαυσεσ προβλεµσ. Εδιτ φορ Οργανιζατιον Ρεαδερσ, βεινγ ηυµαν, υνδερστανδ ανδ εξπεχτ λογιχ. Τηε στρυχτυρε οφ α πιεχε οφ ωριτινγ µυστ, τηερεφορε, οργανιζε ανδ συσταιν τηε ιδεασ ιν ιτ. Εδιτ στρυχτυρε το ενσυρε τηατ τηε ωριτινγ ιν ιτ ωιλλ βε υνδερστοοδ βψ τηε γρεατεστ ποσσιβλε νυµβερ οφ πεοπλε.

93

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Εδιτ φορ Φαχτ Χηαλλενγε θυεστιοναβλε µαττερσ οφ φαχτ βεχαυσε ψου χαν βε συρε ρεαδερσ ωιλλ. Βοτη ωριτερ ανδ εδιτορ µυστ γυαραντεε τηε αχχυραχψ οφ φαχτσ.

Στανδαρδ Προοφρεαδινγ Σψµβολσ Τηε φολλοωινγ προοφρεαδινγ σψµβολσ ωερε δεϖισεδ ασ σηορτ− φορµ διρεχτιονσ το τηε πριντερσ. Τηεψ αρε στανδαρδσ ανδ ωιλλ µακε ψουρ ϕοβ εδιτινγ ινφινιτελψ εασιερ: Σψµβολσ

Ρεσυλτσ

(χοντινυεδ) 94

Λεαρν Ηοω το Βεχοµε α Γοοδ Εδιτορ

Σψµβολσ

Ρεσυλτσ

(χοντινυεδ)

95

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Σψµβολσ

96

Ρεσυλτσ

ΧΗΑΠΤΕΡ 9 ΜΟΡΕ ΑΒΟΥΤ Ε∆ΙΤΙΝΓ

Μορε Αβουτ Εδιτινγ

Ωηεν µοστ πεοπλε αρε ασκεδ το εδιτ α πιεχε οφ ωριτινγ, τηεψ ηαϖε διφφιχυλτψ κνοωινγ εξαχτλψ ωηερε το σταρτ. Σο, χονσιδερ αππροαχηινγ εδιτινγ φροµ τωο διφφερεντ λεϖελσ: µαχροσχοπιχ (ΒΙΓ ΣΤΥΦΦ) ανδ µιχροσχοπιχ (σµαλλ στυφφ). Πλεασε νοτε: Ωε’ϖε πρεϖιουσλψ δισχυσσεδ α νυµβερ οφ τηε φολλοωινγ τοπιχσ, βυτ νοω ρεγαρδ τηεµ ασ αν εδιτορ, νοτ σιµπλψ α ωριτερ, βεχαυσε α γοοδ ωριτερ σηουλδ αλσο βεχοµε α γοοδ εδιτορ.

Μαχροσχοπιχ Εδιτινγ Μαχροσχοπιχ εδιτινγ λοοκσ ατ ωριτινγ φροµ αν οϖερϖιεω περσπεχτιϖε. Ιτ ηοϖερσ αβοϖε τηε τεξτ ανδ χονσιδερσ ιτσ οϖεραλλ στρενγτησ ανδ ωεακνεσσεσ. Ωηατ φολλοωσ αρε σοµε µαχροσχοπιχ τιπσ φορ εδιτορσ. Χηεχκ τηε Βασιχ Στρυχτυρε Ωηεν ψου εδιτ α τεξτ, ασκ ψουρσελφ ιφ τηε πιεχε ηασ α βεγιννινγ, α µιδδλε, ανδ αν ενδ—τηε βασιχσ οφ ρηετοριχαλ στρυχτυρε. ∆οεσ τηε ωριτερ τελλ τηε ρεαδερ ωηατ σηε’λλ τελλ ηιµ (ιντροδυχτιον), τηεν τελλ ηιµ τηε δεταιλσ (τηε βοδψ), ανδ τηεν τελλ ηιµ ωηατ σηε τολδ ηιµ (τηε χονχλυσιον)? Αλσο, διδ τηε ωριτερ εµπλοψ ανψ ρυλεσ οφ προπορτιον το τηε τεξτ? Τψπιχαλλψ, τηε ιντροδυχτιον χονσυµεσ 15 περχεντ οφ τηε τεξτ, τηε βοδψ αβουτ 75 περχεντ, ανδ τηε χονχλυσιον αβουτ 15 περχεντ οφ τηε τεξτ. Τηυσ, ιν α 10−παγε δοχυµεντ, 1.5 παγεσ ωιλλ βε δεδιχατεδ το ιντροδυχινγ τηε τοπιχ; 7.5 παγεσ (βροκεν ιντο σεϖεραλ µαιν αρεασ οφ ρελατιϖε προπορτιοναλ λενγτη) ωιλλ χοµποσε τηε βοδψ οφ τηε τεξτ; ανδ 1 παγε ωιλλ δο ιτ φορ τηε χονχλυσιον.

99

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Ποσιτιον τηε Βοττοµ Λινε Ωηεν α πιεχε οφ ωριτινγ οφφερσ γοοδ νεωσ, µακε συρε τηε ωριτερ πυτσ ηερ βεστ φοοτ φορωαρδ: Πυτ τηε βοττοµ λινε φιρστ. “Ουρ τεαµ ρεαχηεδ αλλ ουρ γοαλσ τηισ ψεαρ. Σπεχιφιχαλλψ, ωε. . . .” Σηουλδ τηε ωριτερ ηαϖε βαδ νεωσ το ρεπορτ, µακε συρε σηε δελαψσ τηε βοττοµ λινε σο τηατ τηε ρεαδερ ηασ τιµε το γετ υσεδ το τηε ιδεα φιρστ. “Λαστ ψεαρ ουρ τεαµ ωασ χυτ βψ 33 περχεντ, ανδ ουρ οπερατινγ βυδγετ ωασ χυτ βψ νεαρλψ 50 περχεντ. Τηε ρεσυλτ οφ συχη χοστ σαϖινγσ ηαδ αν υνδερστανδαβλε βυτ υνφορτυνατε ιµπαχτ ον ουρ ρεϖενυεσ ασ ωελλ.” Χυτ Λονγ Σεντενχεσ Σχαν τηε δραφτ θυιχκλψ ανδ λοοκ φορ µορε τηαν τηρεε λινεσ οφ χοπψ ωιτηουτ α τερµιναλ πιεχε οφ πυνχτυατιον: α περιοδ, χοµµα, ορ θυεστιον µαρκ. Υσυαλλψ ωηεν ψου δο φινδ συχη σεντενχεσ, ψου’λλ οφτεν φινδ χονφυσιον τηατ χαν στανδ εδιτινγ ανδ σιµπλιφψινγ. Ρεµεµβερ τηε Ρυλε οφ Τηιρτψ ωε δισχυσσεδ πρεϖιουσλψ. Ινσερτ Παραγραπησ Ωηιλε ψου’ρε σχαννινγ τηε δραφτ φορ λενγτηψ σεντενχεσ, αλσο σχουρ ιτ φορ παγεσ ωιτηουτ παραγραπη βρεακσ, βεχαυσε λονγ βλοχκσ οφ υνοργανιζεδ τεξτ χονφυσε ρεαδερσ. Ασ α ρυλε οφ τηυµβ, α γοοδ παραγραπη ηασ α λεαδ ορ τοπιχ σεντενχε τηατ λινκσ ιτσελφ το τηε πρεχεδινγ παραγραπη, οφφερσ αν οϖερϖιεω οφ τηε δεταιλσ το φολλοω, τηεν οφφερσ σεϖεραλ σεντενχεσ ωιτη δεταιλσ συππορτινγ τηε τοπιχ σεντενχε. Φιναλλψ, τηε λαστ σεντενχε οφ α παραγραπη λεαδσ το τηε νεξτ παραγραπη.

100

Μορε Αβουτ Εδιτινγ

Υσε Τρανσιτιονσ Το κεεπ ρεαδερσ ον τραχκ, λινκ σεντενχε το σεντενχε ανδ παρα− γραπη το παραγραπη. Ηερε αρε σοµε ωαψσ: Α χοηερεντ τεξτ χαν βε λινκεδ βψ ρεπεατεδ ωορδσ. Τηε βλαχκ Χορϖεττε ωασ παρκεδ ατ τηε χυρβ. Αππροαχηινγ τηε Χορϖεττε, ϑαχκ ωαλκεδ σλοωλψ. Ψου χαν λινκ τεξτ βψ υσινγ α σιµπλε προνουν. Α µαν αππροαχηεδ τηε Χορϖεττε. Ασ ηε γοτ χλοσε, ηε στοππεδ. Φιναλλψ, ψου χαν υσε τρανσιτιον ωορδσ το σιγναλ ψουρ διρεχτιον το τηε ρεαδερ. Ιτ’σ λικε τυρνινγ ον ψουρ βλινκερ ον τηε ηιγηωαψ το λετ τηε χαρ βεηινδ κνοω ωηερε ψου’ρε ηεαδεδ. Αππροαχηινγ τηε Χορϖεττε, ϑαχκ ωαλκεδ σλοωλψ. Ωηεν ηε γοτ χλοσε, ηε στοππεδ. Τηεν, ηε σταρεδ ιντο τηε δριϖερ’σ ωινδοω, ονλψ το φινδ ουτ τηερε ωασ α µαννεθυιν ιν τηε δριϖερ’σ σεατ.

101

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Χηεχκ ςοιχε ανδ ∆ιχτιον Ωηο ναρρατεσ τηε αχτιον ιν ψουρ ωριτινγ (ϖοιχε) ανδ τηε ωορδσ τηε ναρρατορ χηοοσεσ (διχτιον) µακε α βιγ διφφερενχε ιν τηε πρεσεντατιον. Ονε ςοιχε:

Ωηεν ϑαχκ χαµε ιν, τηε πλαχε ωεντ θυιετ ενουγη το ηεαρ α πιν δροπ ον τηε φλοορ.

Ανοτηερ ϖοιχε:

Ωηεν ϑαχκ χαµε ιν, Ι χουλδ ηεαρ α πιν δροπ ον τηε φλοορ.

Ωηεν ψου µακε ωορδ χηοιχεσ (διχτιον), τηατ λανγυαγε χαν βε λοαδεδ εµοτιοναλλψ. Χονσιδερ τηεσε τωο σεντενχεσ φορ διφφερενχεσ ιν διχτιον: Σεντενχε 1:

ϑαχκ εξπλοδεδ ιντο τηε ροοµ λικε α ηανδ γρεναδε.

Σεντενχε 2:

ϑαχκ χαµε ιντο τηε ροοµ φολλοωινγ σοµε ψελλινγ ανδ βανγινγ ον τηε δοορ.

Τρψ Ηοριζονταλ Εδιτινγ Σεθυεντιαλλψ λαψ ουτ τηε παπερ ον α δεσκ ορ σοµε αχχοµµο− δατινγ συρφαχε (ηοριζονταλ εδιτινγ) ανδ λοοκ φορ προπορτιοναλιτψ τηρουγηουτ τηε τεξτ. Ρουγηλψ χαλχυλατε ηοω µανψ παραγραπησ ορ παγεσ ωερε υσεδ ιν εαχη σεχτιον. Οφτεν ωριτερσ σπενδ α λοτ οφ τιµε ανδ σπαχε ωριτινγ αβουτ ωηατ τηεψ κνοω, βυτ λιγητλψ σκιπ

102

Μορε Αβουτ Εδιτινγ

οϖερ υν−ρεσεαρχηεδ σεχτιονσ. Βυτ ιτ’σ εασιερ το σεε προπορτιον ιν α τεξτ ωηεν ψου πηψσιχαλλψ λαψ ιτ ουτ ηοριζονταλλψ ον α συρφαχε, ωηιχη αλλοωσ ψου το ϖιεω τεξτ στρετχηεδ ουτ βεφορε ψου. Εδιτ Ψουρσελφ Ωηεν ψου µυστ σελφ εδιτ, τρψ τηεσε τιπσ: Γιϖε τηε ωριτινγ τιµε— σετ τηε δραφτ αωαψ φορ αν ηουρ ορ α δαψ, ιφ ποσσιβλε, το γιϖε ψου α φρεση σετ οφ εψεσ. Ρεαδ ιτ ουτ λουδ. Ωηερεϖερ ψου στυµβλε, ψου’λλ υσυαλλψ φινδ τηε ωριτινγ φαλτερινγ. Ρεφορµατ Ψουρ ∆οχυµεντ Ηερε’σ α γρεατ τεχηνιθυε. Χηανγε τηε παγε λαψουτ φροµ ονε χολυµν το τωο χολυµνσ. Τηε νεω φορµαττινγ αχτυαλλψ τριχκσ τηε βραιν ανδ µακεσ ιτ τηινκ τηατ τηε ωριτινγ ισ νεω, αλλοωινγ ψου το ρεϖιεω ιτ ωιτη φρεση εψεσ.

Μιχροσχοπιχ Εδιτινγ Μιχροσχοπιχ εδιτινγ λοοκσ ατ ωριτινγ φροµ αν υπ−χλοσε περσπεχτιϖε; τηισ αππροαχη χονσιδερσ εαχη ωορδ’σ οϖεραλλ στρενγτησ ανδ ωεακνεσσεσ. Μανψ οφ τηεσε τιπσ ωερε µεντιονεδ εαρλιερ ιν τηισ βοοκ ωηεν δισχυσσινγ γοοδ ωριτινγ, ανδ τηεψ αρε χριτιχαλ το γοοδ εδιτινγ ασ ωελλ. Ηερε αρε σοµε µιχροσχοπιχ τιπσ ωηεν ψου ηαϖε το εδιτ:

103

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Υσε Αχτιον ςερβσ Ασ µεντιονεδ εαρλιερ, αχτιον ϖερβσ χρεατε στρονγ πιχτυρεσ. Σο εδιτ ιν αχτιον ϖερβσ. Νοτ:

Τηε ΧΕΟ σεεµεδ υπσετ.

Βυτ:

Τηε ΧΕΟ σχοωλεδ, βανγεδ ηισ οακ δεσκ, ανδ ψελλεδ, “Νο!” ατ τηε σαλεσ µαναγερ.

Αϖοιδ τηε ςερβ ισ Σχουρ τηε τεξτ φορ οϖερυσε οφ λινκινγ ϖερβσ συχη ασ ισ (ωασ, ωερε), σεεµ, αππεαρ, λοοκ, ταστε, σµελλ, ανδ οτηερσ. Τηεσε ϖερβσ λεαδ το υσινγ αδϕεχτιϖεσ τηατ οφτεν λεσσεν τηε ιµπαχτ οφ τηε ιµαγε. Ινστεαδ, ινϕεχτ α µορε αχτιϖε ϖερβ. Σταρτ βψ λοχατινγ αλλ τηε ισ’σ, ωασ’σ, ανδ ωερε’σ. Σεε ιφ ψου χαν ρεπλαχε τηεµ ωιτη αχτιϖε ϖερβσ. Νοτ:

Τηε δαψ ωασ γλοοµψ.

Βυτ:

Χλουδσ χοϖερεδ τηε σκψ, ανδ ραιν πελτεδ τηε στρεετ.

104

Μορε Αβουτ Εδιτινγ

Κεεπ Ρελατεδ Ωορδσ Τογετηερ Τηισ ωασ µεντιονεδ βεφορε, βυτ βεαρσ ρεπεατινγ εσπεχιαλλψ φορ εδιτορσ. Ωηεν ψου φινδ µοδιφιερσ ιν τηε τεξτ, µοϖε τηεµ χλοσε το τηε ωορδσ τηεψ µοδιφψ. Νοτ:

Χρψινγ ανδ στοµπινγ ηισ φεετ, τηε µαναγερ οβσερϖεδ τηε ψουνγ βοψ ον ηισ σεχυριτψ µονιτορ.

Βυτ:

Υσινγ ηισ σεχυριτψ µονιτορ, τηε µαναγερ οβσερϖεδ τηε ψουνγ βοψ χρψινγ ανδ στοµπινγ ηισ φεετ.

Πυτ Ιµπορταντ Ωορδσ Φιρστ ορ Λαστ Πεοπλε ρεµεµβερ ωηατ τηεψ ηεαρ φιρστ (ρυλε οφ πριµαχψ) ορ ωηατ τηεψ ηεαρ λαστ (ρυλε οφ ρεχενχψ). Σο ιφ ψου ηεαρδ α στρινγ οφ νινε νυµβερσ. . . . 7, 3, 2, 5, 9, 1, 8, 4, 6. . . . ανδ τηεν ωερε ασκεδ το ρεχιτε τηε φιρστ ορ λαστ νυµβερσ, ψου’δ λικελψ βε αβλε το. Ηοωεϖερ, ιφ ασκεδ το ρεχιτε τηε µιδδλε νυµβερ, ψου’δ βε ηαρδ πρεσσεδ. Εδιτ αχχορδινγλψ. Νοτ:

Τηε γιρλ γαϖε τηε πρεσιδεντ α κισσ ον τηε χηεεκ.

Βυτ:

Τηε γιρλ κισσεδ τηε χηεεκ οφ τηε πρεσιδεντ. Ορ: Τηε πρεσιδεντ ωασ κισσεδ ον τηε χηεεκ βψ τηε γιρλ.

Νοτε τηατ ωηιλε ψου µαψ ηαϖε το υσε τηε πασσιϖε ϖοιχε ιν χασεσ λικε τηισ, ιτ’σ ωορτη τηε τραδεοφφ το εµπηασιζε τηε πρεσιδεντ.

105

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Αϖοιδ Σηιφτσ ιν Νυµβερ Τενσε ορ Ποιντ οφ ςοιχε Τηισ ωασ δισχυσσεδ εαρλιερ. Μοστ οφ υσ ϖιεω χονσιστενχψ ασ δεσιραβλε ανδ ινχονσιστενχψ ασ υντρυστωορτηψ. Τακε χαρε ωηεν εδιτινγ. Νοτ:

Τηε ωορκερσ εατσ ηισ λυνχη.

Βυτ:

Τηε ωορκερσ εατ τηειρ λυνχηεσ.

Νοτ:

Ι ωαλκ ιντο τηε εξεχυτιϖε οφφιχεσ, ανδ Ι γοτ µψ βονυσ ηανδεδ το µε ωιτηουτ α ωορδ.

Βυτ:

Ι ωαλκ ιντο τηε εξεχυτιϖε οφφιχεσ, ανδ τηε βοσσ γαϖε µε µψ βονυσ ωιτηουτ σαψινγ α ωορδ.

Αϖοιδ ιτ ισ ανδ τηερε αρε Συχη οπενινγσ αρε χοµµον, βυτ χαν δετραχτ φροµ στρονγ ωριτινγ. Νοτ:

Τηερε αρε α λοτ οφ ρεασονσ ωηψ τηε ΧΕΟ φιρεδ τηε µαναγινγ διρεχτορ.

Βυτ:

Τηε ΧΕΟ ηαδ α λοτ οφ ρεασονσ το φιρε τηε µαναγινγ διρεχτορ.

106

Μορε Αβουτ Εδιτινγ

Υσε Προπερ Πυνχτυατιον Πυνχτυατιον—εσπεχιαλλψ χοµµασ—χαυσε πεοπλε προβλεµσ. Ηερε’σ α λιστ οφ χοµµα ρυλεσ το ηελπ ψου:

,

•

Αφτερ αν ιντροδυχτορψ ελεµεντ λικε τηισ υσε α χοµµα.

•

Χοµµασ σηουλδ σετ οφφ αδδιτιοναλ ινφορµατιον ωηιχη µιγητ ηελπ τηε ρεαδερ βυτ µαψ νοτ βε νεχεσσαρψ.

•

Υσε χοµµασ ιν α σεριεσ βετωεεν ωορδσ πηρασεσ ορ χλαυσεσ.

•

Χοµµασ βελονγ βετωεεν σεπαρατε εθυαλ εθυιϖαλεντ µοδιφιερσ.

•

Χοµµασ αρε υσεδ ασ ψου µιγητ συσπεχτ το σετ οφφ παρεντηετιχαλ ινφορµατιον.

•

Χοµµασ σετ οφφ χοντραστ νοτ σιµιλαριτψ.

•

ϑαχκ υσε α χοµµα ιν διρεχτ αδδρεσσ.

•

“Υσε α χοµµα ωιτη θυοτατιονσ ” ηε σαιδ.

•

Υσε χοµµασ ωιτη νυµβερσ (2 700) ανδ δατεσ (ϑυλψ 1 2005).

•

,

,

,

,

,

,

,

,

,

,

,

, Φιναλλψ, σπαρινγλψ υσε α χοµµα το αϖοιδ χονφυσιον,

ρατηερ τηαν ϕυστ υσινγ ιτ ωιλλψ νιλλψ.

107

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Χηεχκ Ουτ Σοµε Φυν Εδιτινγ Τιπσ •

Αϖοιδ νοτ υσινγ νο δουβλε νεγατιϖεσ.

•

Χηεχκ σπελινγ.

•

Φορ ωηατ ιτ’σ ωορτη, αϖοιδ χλιχησ ατ αλλ χοστσ.

•

Βε χαρεφυλ νοτ το ιναδϖερτεντλψ ορ οτηερωισε σπλιτ ινφινιτιϖεσ.

•

Αϖοιδ ϕαργον ΑΣΑΠ. Ρογερ τηατ.

•

Ρυν−ον σεντενχεσ ρεθυιρε πυνχτυατιον τηεψ’ρε αωκωαρδ οτηερωισε ανδ χονφυσε ρεαδερσ τηεψ δεσερϖε βεττερ.

•

Αββρσ. σηουλδ βε κεπτ το µιν . . . ΟΚ?

•

“Υσε α χοµµα ωιτη θυοτατιονσ ” ηε σαιδ.

•

Υσε α διχτιονερψ.

•

Α ωριτερ σηουλδ κεεπ ηισ λανγυαγε γενδερ νευτραλ.

•

Ι σηουλδ νοτ σηιφτ ψουρ ποιντ οφ ϖιεω.

•

Παραλλελ χονστρυχτιον, ηελπσ χλαριφψ, το οργανιζε ανδ ορδερινγ.

•

Σεντενχε φραγµεντσ.

,

108

ΧΗΑΠΤΕΡ 10 ΩΡΙΤΕ ΤΟ ΨΟΥΡ ΑΥ∆ΙΕΝΧΕ

Ωριτε το Ψουρ Αυδιενχε

Ωριτινγ χοµµυνιχατεσ ιδεασ βετωεεν πεοπλε. Βυτ ιτ ισ νοτ υντιλ σοµεονε ρεαδσ τηε ωριτινγ τηατ τηε προχεσσ ισ χοµπλετε. ∆εσπιτε τηισ, ρεαδερσ αρε οφτεν φοργοττεν βψ ωριτερσ. Τηισ χηαπτερ ωιλλ προφιλε τηε αυδιενχε οφ ωριττεν βυσινεσσ χοµµυνιχατιον ανδ δεφινε τηε κινδ οφ ρελατιονσηιπ τηατ σηουλδ εξιστ βετωεεν τηε ωριτερ ανδ τηε ρεαδερσ.

Πυτ Πεοπλε ιν Ψουρ Ωριτινγ Πεοπλε δο τηινγσ. Πεοπλε τακε αχτιον, ρεσπονδ, ανδ χοµπλψ ωιτη ρεγυλατιονσ. Ανδ χοµπανιεσ χαν βε τηουγητ οφ ασ γατηερινγσ οφ πεοπλε αχτινγ τογετηερ το προδυχε α προδυχτ ορ σερϖιχε. Υνφορτυνατελψ, ωηεν χοµπανιεσ ωριτε το οτηερ χοµπανιεσ, τηεψ υσε στεριλε λανγυαγε τηατ δεηυµανιζεσ τηε χοµµυνιχατιον— µακεσ ιτ χολδ, λιφελεσσ, ανδ βορινγ. Ιτ’σ ινχρεδιβλε ωηεν ψου τηινκ αβουτ ιτ. Ωε τρψ το ινφορµ, εξπλαιν, ορ µοτιϖατε, ψετ ωε λινγυιστιχαλλψ αππροαχη τηε σιτυατιον ασ ιφ ιτ ωερε α ραρε δισεασε ρεθυιρινγ α συργιχαλλψ στεριλε ισολατιον. Ωε πυτ ον µασκσ, στεριλε γλοϖεσ, ανδ γοωνσ το ηιδε ουρσελϖεσ, ανδ εϖεν δραπε τηε πατιεντ (ουρ ωριτινγ) σο τηατ βοτη πατιεντ ανδ συργεον ηαϖε χοµπλετελψ λοστ τηειρ ιδεντιτιεσ. Τηεν, ωε αττεµπτ το εντερ ιντο ονε οφ τηε µοστ ιντιµατε αχτσ: χοµµυνιχατιον. Βυτ ωηεν ωε σπεακ το πεοπλε, ωε υνχονσχιουσλψ υσε α ϖερψ περσοναλ τουχη. Ωε αδδρεσσ τηε περσον, νοτ τηε χοµπανψ. Ωε γετ το κνοω πεοπλε α λιττλε βεφορε ωε µακε δεµανδσ οφ τηεµ. Ωε ασσιµιλατε κνοωλεδγε αβουτ τηεµ τηατ ηελπσ υσ σηαπε ουρ χοµµυνιχατιον αππροαχη το µεετ τηειρ νεεδσ. Ωε λοοκ ατ ηοω τηεψ δρεσσ, ανδ ωε λιστεν το ωηατ τηεψ σαψ ανδ ηοω τηεψ σαψ ιτ (διαλεχτ, ιντονατιον, διχτιον). Ιν φαχτ, ωε αβσορβ α ρεµαρκαβλε αµουντ οφ ινφορµατιον αβουτ αν ινδιϖιδυαλ βεφορε ωε εϖερ 111

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

σπεακ α ωορδ. Τηε εντιρε προχεσσ ονλψ τακεσ σεχονδσ, βυτ ιτ ηαππενσ νονετηελεσσ ανδ χρυχιαλλψ εφφεχτσ γοοδ χοµµυνιχα− τιον. Ιν γενεραλ, τηε µορε τιµε ψου ηαϖε το ασσεσσ ψουρ αυδιενχε, τηε βεττερ χηανχε ψου ηαϖε το µακε ψουρ ποιντ. Ηοωεϖερ, ιν ωριτινγ, ωε οφτεν ιγνορε τηε ρεαδερ ανδ φοχυσ ον ουρ τηεµε—ουρ µαιν ποιντ. Βυτ ωηατ ωε ωαντ ισ νοτ νεχεσσαριλψ ωηατ τηε ρεαδερ ειτηερ ωαντσ ορ νεεδσ. Ηερε, ωριτινγ φαιλσ. Χονσιδερ ηοω εασιλψ τηε προβλεµ χαν βε χορρεχτεδ: Ωριτε το α Περσον Αϖοιδ αδδρεσσινγ α λεττερ το “∆εαρ Σιρ,” “Γεντλεµεν,” ορ “∆εαρ Μαδαµ.” Τηεσε πεοπλε αρε αλλ δεαδ—ιν φαχτ, τηεψ νεϖερ λιϖεδ. Τηεψ αρε χιπηερσ, νονεντιτιεσ, ανδ τηεψ δεηυµανιζε τηε περσον ωηο ρεχειϖεσ τηε λεττερ. Τακε τηε τιµε το φινδ ουτ α ναµε ανδ σενδ ψουρ λεττερ το α ρεαλ περσον: “∆εαρ Μρ. ϑοηνσον,” “∆εαρ Ηαρρψ,” “∆εαρ Σοµεβοδψ.” Βε α Σοµεβοδψ Λετ τηε ρεαδερ κνοω ψου αρε α ρεαλ περσον ωιτη α ναµε, α σενσε οφ ηυµορ, ανδ ιδεασ. Ρελατε το ψουρ ρεαδερ ιν ηυµαν τερµσ ϕυστ ασ ψου ωουλδ ατ α σοχιαλ γατηερινγ. Ψουρ λανγυαγε σηουλδ ρεφλεχτ ψουρ περσοναλιτψ. Τελλ στοριεσ ανδ ρελατε ιντερεστινγ σιτυατιονσ, εσπεχιαλλψ ηυµορουσ ονεσ, το ιλλυστρατε α ποιντ. ∆ο νοτ σηψ αωαψ φροµ υσινγ ωορδσ λικε Ι, µε, ορ ωε. Βυτ αϖοιδ ρεφερρινγ το ψουρσελφ ασ “τηε χοµπανψ”; τηε χοµπανψ ισ αν “ιτ.”

112

Ωριτε το Ψουρ Αυδιενχε

Ασσεσσ Αυδιενχε Νεεδσ Μοστ πεοπλε ωιλλ αχχεπτ ορ δο σοµετηινγ τηατ ηασ α παψουτ φορ τηεµ. Μοτιϖατιον βεγινσ ατ ηοµε. Ιφ ψου ηαϖε δονε ψουρ ηοµεωορκ βεφορε ψου ωριτε, ψου σηουλδ ηαϖε σοµε ιδεα αβουτ ωηατ µοτιϖατεσ ψουρ ρεαδερσ ανδ ωηατ δοεσ νοτ. Αρµεδ ωιτη συχη ιντελλιγενχε, ψου χαν ωριτε το τηειρ νεεδσ ανδ βε συρε οφ α βεττερ ρεχεπτιον. Κνοω Ωηατ Ψου Ωαντ ∆εχιδε ιν α νυτσηελλ ωηατ ψου ωαντ ψουρ χοµµυνιχατιον το αχχοµπλιση ανδ ωηατ αχτιον ψου ωαντ ρεαδερσ το τακε. Τηεν, ασκ τηεµ ιν πλαιν Ενγλιση. Χαλλ ψουρ ρεαδερσ το αχτιον. Ασκ τηεµ το φιλλ ουτ α συρϖεψ ανδ ρετυρν ιτ, το ϖισιτ ψουρ χοµπανψ’σ Ωεβ σιτε, το χαλλ ψου—το ∆Ο σοµετηινγ ψου χαν µεασυρε. Νοτ:

Ηαϖε α γρεατ δαψ.

Βυτ:

Χαλλ µε ατ 1−800−876−5432 φορ µορε ινφορµατιον ανδ α 30 περχεντ δισχουντ ον ψουρ φιρστ ορδερ.

Υσε Αππροπριατε Λανγυαγε ϑυστ ασ ψου ωουλδ νεϖερ σενδ α λεττερ ωριττεν ιν Ενγλιση το α ρεαδερ ωηο δοεσ νοτ σπεακ τηε λανγυαγε, ψου σηουλδ αλσο νεϖερ σενδ α µεσσαγε το αν αυδιενχε ωριττεν ιν ηιγη−βροω λανγυαγε τηεψ µαψ νοτ υνδερστανδ. Αϖοιδ φλοωερψ ανδ πρετεντιουσ λανγυαγε. Υσε λανγυαγε τηατ ψουρ ρεαδερσ υσε. Ψου χαν φινδ ουτ τηε αππροπριατε στψλε βψ ρεαδινγ ανδ στυδψινγ σοµε οφ τηειρ χορρεσπονδενχε. Βεχοµε α βιτ οφ α δετεχτιϖε. Ιφ ψου ηαϖε νο

113

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

ωριτινγ σαµπλεσ, µακε νοτεσ τηε νεξτ τιµε ψου σπεακ ωιτη τηεµ. Ψου ωιλλ ηεαρ ιδιοµσ, ρηψτηµσ, ανδ ρεγιοναλ εξπρεσσιϖε στψλε αφτερ ωηιχη ψου χαν παττερν ψουρ οων ωριτινγ. Ιφ ψουρ ρεαδερσ ιδεντιφψ ωιτη ψου, εϖεν στψλιστιχαλλψ, τηεψ ωιλλ γιϖε ψουρ προποσαλσ γρεατερ χονσιδερατιον. Νοτ:

Ψουρ γραχιουσ χονσιδερατιον οφ ουρ προφφερ ωιλλ βε πυνχτυαλλψ αχκνοωλεδγεδ.

Βυτ:

Τηανκσ φορ χονσιδερινγ ουρ οφφερ. Ωε’λλ ρεσπονδ το ψουρ δεχισιον προµπτλψ.

Το συµ υπ, τηεσε ινιτιαλ στεπσ ωιλλ ηελπ πυτ πεοπλε ιν ψουρ ωριτινγ: • Ωριτε το α περσον, νοτ α χοµπανψ. • Ιδεντιφψ ψουρσελφ ασ α περσον, νοτ α χοµπανψ. • Ασσεσσ ανδ µεετ τηε ρεαδερσ’ νεεδσ. • Κνοω ωηατ ψου ωαντ. • Υσε αππροπριατε λανγυαγε.

Αυδιενχε Τψπεσ Ηοω µανψ αυδιενχεσ αρε τηερε? Ασ µανψ ασ τηερε αρε πεοπλε ανδ γρουπσ οφ πεοπλε. Ιν βυσινεσσ, ηοωεϖερ, χορρεσπονδεντσ φαλλ ιντο τωο γενεραλ τψπεσ: ιντερναλ ανδ εξτερναλ. Ιντερναλ αυδιενχεσ αρε τηοσε πεοπλε ινσιδε ψουρ οργανιζατιον το ωηοµ ψου µυστ

114

Ωριτε το Ψουρ Αυδιενχε

χοµµυνιχατε: συπεριορσ, πεερσ, ανδ συβορδινατεσ. Εξτερναλ αυδιενχεσ αρε τηοσε πεοπλε ουτσιδε ψουρ οργανιζατιον το ωηοµ ψου ωριτε: χονσυµερσ, ϖενδορσ, χοµπετιτορσ, ανδ τηε νεωσ µεδια.

Ωριτινγ Ινσιδε τηε Οργανιζατιον Λετ υσ βεγιν ινσιδε βεφορε ωε ϖεντυρε ουτσιδε. Ωριτινγ το Συπεριορσ Χοµµυνιχατινγ ωιτη ψουρ συπερϖισορ ισ εσσεντιαλ το ψουρ συρϖιϖαλ ιν τηε χοµπανψ. Μανψ οφ υσ µυστ χοµµυνιχατε δαιλψ ωιτη τηε βοσσ ον α νυµβερ οφ πρεσσινγ συβϕεχτσ. Ηοω ωελλ ωε χοµµυνιχατε ουρ ιδεασ το ηερ ορ ηιµ—ωηετηερ ιν ωριττεν ορ σποκεν λανγυαγε—δετερµινεσ ουρ συχχεσσ ιν τηε οργανιζατιον. Ωηεν ωριτινγ το συπερϖισορσ, κεεπ ιν µινδ τηε γενεραλ τιπσ ον ωριτινγ: Ωηατ’σ ψουρ ρελατιονσηιπ? Ηοω φορµαλ ορ ινφορµαλ ισ τηε ρελατιονσηιπ? Ωηατ δο τηεψ λικε? ∆ο τηεψ ηαϖε α σενσε οφ ηυµορ, ανδ ιφ σο, ωηατ τψπε? Τηε βεττερ ψου κνοω ψουρ συπεριορσ, τηε βεττερ ψου χαν µατχη ψουρ λανγυαγε.

115

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Τιπσ φορ Ωριτινγ το Ψουρ Συπερϖισορ: •

Ασκ α τηιρδ παρτψ ωηο κνοωσ ψουρ βοσσ το ρεαδ ψουρ µεµο ανδ το γιϖε ψου α ρεαχτιον.

•

Ενλιστ ψουρ βοσσ’σ ασσισταντ ορ σταφφερ ωηο µαψ γιϖε ψου ϖαλυαβλε ινσιγητ ιντο ηερ µοοδσ, νεεδσ, ανδ ωαντσ.

•

Ρεαδ ψουρ βοσσ’σ µοστ ρεχεντ µεµοσ το γετ α σενσε οφ διχτιον, στψλε, ανδ τονε φροµ τηεµ.

•

Λοοκ ατ ψουρ βοσσ’σ βοοκσηελϖεσ ανδ ατ πιχτυρεσ ορ σαψινγσ ηανγινγ ον τηε ωαλλ οφ ηισ οφφιχε. Τηεσε χαν γιϖε ψου γοοδ περσοναλιτψ χλυεσ τηατ ψου νεεδ, εσπεχιαλλψ ιφ τηε βοσσ ισ νεω ανδ νοτ ωελλ κνοων.

Ωριτινγ το Πεερσ Χοµµυνιχατινγ λατεραλλψ ιν αν οργανιζατιον οφτεν πρεσεντσ α παρτιχυλαρ χηαλλενγε βεχαυσε ωε ηαϖε βεεν χονδιτιονεδ το χοµπετε, νοτ χοµµυνιχατε, ωιτη ουρ πεερσ. Λικε σπορτσ, βυσινεσσ πρεσεντσ α χοµπετιτιϖε αρενα, ανδ αφτερ αλλ τηοσε ψεαρσ ον τηε ατηλετιχ φιελδ, ωε αρε τραινεδ το βεατ τηε οτηερ περσον, το σεεκ τηε αδϖανταγε, ανδ αλωαψσ το κεεπ σχορε. Ηοωεϖερ, ιφ ψου δον’τ µοδερατε τηατ χοµπετιτιϖε, ωιν−λοσε αππροαχη ωιτη ψουρ πεερσ, ψου’λλ φινδ ψουρσελφ ον τηε λοσινγ σιδε.

116

Ωριτε το Ψουρ Αυδιενχε

Τιπσ φορ Ωριτινγ το Πεερσ: •

Γετ το κνοω ψουρ πεερσ. Εσταβλιση α ρελατιονσηιπ ωιτη τηεµ βεφορε ψου ενλιστ τηειρ αιδ.

•

Ρεµεµβερ: Φριενδσ ηελπ φριενδσ.

•

Κεεπ ψουρ λανγυαγε διρεχτ ανδ φορτηριγητ.

•

Εσταβλιση ωηατ ψου ωαντ ανδ ηοω γεττινγ ιτ ωιλλ βενεφιτ ψουρ πεερσ. Ψουρ πεερσ ωιλλ ρεαχτ νεγατιϖελψ το α σαλεσ ϕοβ. Ηιτ τηεµ στραιγητ ωιτη ωηατ ψου ωαντ το αϖοιδ αρουσινγ τηειρ χοµπετιτιϖε ινστινχτσ.

•

Ωορκ χολλαβορατιϖελψ ωιτη πεερσ. Ιφ ψου χαν περσυαδε ποτεντιαλ χοµπετιτορσ το ϕοιν ψου ιν α προϕεχτ, ιτ ωιλλ βε δουβλψ συχχεσσφυλ; ψου ωιλλ ηαϖε τηειρ συππορτ ινστεαδ οφ τηειρ ρεσιστανχε.

•

Φιναλλψ, οφφερ αλτερνατιϖεσ ιν χασε ψουρ φιρστ ιδεα ισ ρεϕεχτεδ. Νοτ:

Πλεασε ενδορσε µψ νεω πλαν το ρεδιστριχτ τηε σαλεσ τερριτοριεσ.

Βυτ:

Τηισ νεω σαλεσ ρεδιστριχτινγ πλαν γετσ ψου αν εξτρα σαλεσπερσον ανδ κεεπσ µψ διστριχτ µαναγερ φροµ ηαϖινγ το τραϖελ σο µυχη.

117

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Ωριτινγ το Συβορδινατεσ Ωηατ’σ τηε βοττοµ λινε ιν βυσινεσσ? Σιµπλε: Το µακε α προφιτ. Νεϖερτηελεσσ, τηε ωαψ µαναγερσ µοτιϖατε συβορδινατεσ το δο τηε ϕοβ δετερµινεσ ωηιχη µαναγερσ αρε συχχεσσφυλ. Μαναγερσ ωριτε το συβορδινατεσ φορ τωο πριµαρψ ρεασονσ: (1) το σετ ουτ α τασκ ανδ (2) το δοχυµεντ ινστρυχτιονσ. Βεχαυσε µοστ φορµσ οφ περφορµανχε ρατινγ αρε βασεδ ον ωριττεν δοχυµεντατιον, µαναγερσ µυστ πυτ τασκσ ανδ ινστρυχτιονσ ον παπερ. Ηοωεϖερ, µαναγερσ αλσο ηαϖε το βυιλδ ρελατιονσηιπσ το ηελπ µακε τηοσε τασκσ γετ δονε εασιερ ανδ µορε εφφεχτιϖελψ. Τιπσ φορ Ωριτινγ το Συβορδινατεσ: •

Ωριτε χολλεχτιϖελψ. Ινχλυδε τηε συβορδινατεσ ον ψουρ τεαµ. Υσε ωορδσ λικε ωε, υσ, ανδ ουρ.

•

Ινστιλλ α σενσε οφ χορπορατε οωνερσηιπ. Χονϖινχε συβορ− δινατεσ τηατ τηειρ ρολε ισ ιντεγραλ το τηε οϖεραλλ περφορµανχε οφ τηε χοµπανψ.

•

Βε πολιτε, νοτ πατρονιζινγ. Σιµπλε ωορδσ οφ χουρτεσψ ηελπ γετ τηε ωορκ δονε. Τηανκ συβορδινατεσ φορ τηειρ ωορκ, ασκ φορ τηειρ ηελπ, ανδ σεεκ ουτ τηειρ ιδεασ.

•

Ωριτε ουτ πραισε. Ιφ συβορδινατεσ ηαϖε δονε α γοοδ ϕοβ φορ ψου, λετ τηεµ κνοω ιτ ιν ωριτινγ. Βε σπεχιφιχ ωιτη ψουρ πραισε σο τηατ ψου δο νοτ σουνδ λικε αν ινσινχερε βαχκσλαππερ.

118

Ωριτε το Ψουρ Αυδιενχε

•

Τελλ τηεµ ωηεν ψου αρε νοτ πλεασεδ. Τηε σωορδ χυτσ βοτη ωαψσ, βυτ ωηεν ψου χριτιχιζε, βε σπεχιφιχ ανδ αδδρεσσ ονλψ σπεχιφιχ αχτσ, νοτ γενεραλ περσοναλιτψ τραιτσ. Σπεχιφιχσ ηελπ εµπλοψεεσ φοχυσ ον ανδ χορρεχτ ερρορσ ανδ αϖοιδ τακινγ χριτιχισµ περσοναλλψ.

•

Υσε ηυµορ; σαϖε τηε σοµβερ στυφφ φορ τηοσε τιµεσ τηατ δεµανδ ιτ.

•

Βε χρεατιϖε ιν εϖερψδαψ ωριτινγ. Σηορτ µεµοσ ανδ νοτεσ το εµπλοψεεσ χαν βε χρεατιϖε. ∆ον’τ µισσ τηε οππορτυνιτψ το εξερχισε ψουρ µινδ ανδ ψουρ πεν. Τρψ το φινδ διφφερεντ ωαψσ οφ σαψινγ τηινγσ. Τρψ α νεω στψλε ορ υσε α νεω ωορδ ϕυστ το πραχτιχε ιτ. Βυτ, κεεπ ιτ σιµπλε ανδ διρεχτ. Νοτ:

Γετ τηε ρεπορτ ιν βψ νοον τοδαψ.

Βυτ:

ϑαχκ, ωε’ρε ρυννινγ υπ αγαινστ τηε προποσαλ δεαδλινε. Πλεασε γετ ιτ το µε βψ νοον τοδαψ.

Νοτ:

ϑαχκ, Ι’µ ϖερψ δισαπποιντεδ αβουτ τηε δεαδλινε.

Βυτ:

Βψ νοτ µεετινγ τηε προποσαλ δεαδλινε, ουρ χοµπανψ διδ νοτ γετ τηε χοντραχτ. Ι’µ νοτ πλεασεδ ανδ ωαντ το δισχυσσ ιτ ωιτη ψου.

Νοτ:

Τηανκσ.

Βυτ:

Ι αππρεχιατε ψουρ ωορκ ον τηε Σµιτη αχχουντ. Τηε ρεσεαρχη ωασ εσπεχιαλλψ συπερβ. Τηανκσ.

119

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Ωριτινγ το συβορδινατεσ χαν βε αν ινδισπενσαβλε µαναγεριαλ τοολ. Τοο οφτεν ωε αϖοιδ ωριτινγ ανδ µισσ τηατ οππορτυνιτψ.

Ωριτινγ το τηε Πυβλιχ Ασ ψου χλιµβ τηε χορπορατε λαδδερ, ψου’λλ ωριτε ινχρεασινγλψ το πεοπλε ουτσιδε τηε χοµπανψ. Ιν φαχτ, τηε ηιγηερ ψου χλιµβ, τηε µορε ψου ωιλλ αφφεχτ τηε ωορλδ αρουνδ ψου, ανδ τηε µορε ψου ωιλλ νεεδ το χορρεσπονδ ωιτη τηατ ωορλδ. Οφ τηε νυµερουσ εξτερναλ αυδιενχεσ ωιτη ωηοµ ψου µιγητ ηαϖε το χορρεσπονδ, ηερε αρε ϕυστ α φεω. Χυστοµερσ Χυστοµερσ αρε συρελψ ονε οφ τηε µοστ ιµπορταντ γρουπσ ωιτη ωηοµ ψου χοµµυνιχατε. Ωιτηουτ τηεµ, βυσινεσσ δοεσ νοτ ηαππεν. Ωηεν ρεσπονδινγ το χονσυµερσ, βε διρεχτ, φορτηριγητ, ανδ αχχυρατε; ενσυρε τηατ ανσωερσ το σπεχιφιχ προβλεµσ αρε χορρεχτ ανδ χουρτεουσ. Βε συρε νοτ το υσε πατρονιζινγ λανγυαγε, ορ ψου µιγητ λοσε ψουρ µοστ ϖαλυαβλε ασσετ, α χαση−παψινγ χυστοµερ. Αϖοιδ ιµπερσοναλ ανσωερσ ανδ ρεµεµβερ τηατ τηε χονσυµερ ισ α περσον ϕυστ λικε ψου. Νοτ:

Χοµπανψ πολιχψ δεµανδσ παψµεντ ον πυρχηασε.

Βυτ:

Βψ πολιχψ, ουρ χοµπανψ ρεθυιρεσ παψµεντ ον πυρχηασε.

120

Ωριτε το Ψουρ Αυδιενχε

ςενδορσ Συππλιερσ οφ τηε δαιλψ γοοδσ νεχεσσαρψ το ψουρ χοµπανψ αρε αλσο ϖιταλ ανδ σηουλδ βε τρεατεδ περσοναλλψ. Ωηεν ωριτινγ το τηεµ, ρεµεµβερ τηατ εϖεν τηουγη, λικε εµπλοψεεσ, τηεψ αρε παιδ φορ τηειρ σερϖιχεσ, τηεψ αλσο νεεδ το βε τολδ ωηεν τηεψ δο ωελλ ανδ ωηεν τηεψ δο νοτ περφορµ. Ωριτινγ προϖιδεσ τηε οχχασιον ανδ µεανσ το εξπρεσσ πλεασυρε ορ δισπλεασυρε. Οφ χουρσε, ψουρ διχτιον µαψ ϖαρψ, δεπενδινγ υπον ψουρ ρελατιον− σηιπ ωιτη τηε ϖενδορ. Χερταινλψ, ψουρ διχτιον µαψ ϖαρψ φροµ δεαλινγ ωιτη α νεω ϖενδορ το ονε ωιτη ωηοµ ψου ηαϖε βεεν ασσοχιατεδ φορ ψεαρσ. Νοτ:

Γοοδσ ρεχειϖεδ.

Βυτ:

Συσαν, ωε γοτ τηε σηιπµεντ ον τιµε ανδ υνδερ βυδγετ. Τηανκσ, αγαιν.

Νεωσ Μεδια Τηε Φουρτη Εστατε, οτηερωισε κνοων ασ τηε νεωσ µεδια, χαν µακε ορ βρεακ ψουρ χοµπανψ. Ηανδλινγ τηε µεδια ηασ βεχοµε α ωελλ−δεφινεδ σκιλλ νεχεσσαρψ το χορπορατε συρϖιϖαλ ιν τοδαψ’σ νεωσ−ηυνγρψ σοχιετψ. Ηοω ψουρ χοµπανψ ρεσπονδσ— εσπεχιαλλψ δυρινγ α χρισισ λικε α στρικε, α προδυχτ ρεχαλλ, ορ α δισαστερ—µαψ βε τηε πυβλιχ’σ ονλψ ϖιεω οφ ψουρ οπερατιον βεσιδεσ βυψινγ ψουρ προδυχτσ. Τηε ιµαγε ψου προϕεχτ ωιλλ δετερµινε ιφ ψουρ πυβλιχ λικεσ ορ δισλικεσ ψου, ωηιχη χαν µεαν α σωινγ ιν προφιτσ. Αλωαψσ πρεπαρε βεφορε ψου µεετ τηε πρεσσ. Ωριτε ουτ ιν δεταιλ ωελλ−χονσιδερεδ ρεσπονσεσ το αντιχιπατεδ

121

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

θυεστιονσ. Ηαϖε σοµεονε ινσιδε τηε χοµπανψ πλαψ τηε δεϖιλ’σ αδϖοχατε ανδ ασκ ψου τουγη θυεστιονσ. Ρεηεαρσε ψουρ ρεσ− πονσεσ. Σποντανειτψ ισ α ποορ συβστιτυτε φορ σολιδ πρεπαρατιον. Μακε συρε τηατ ψουρ ρεσπονσεσ αρε ηονεστλψ ωηατ ψου βελιεϖε, ανδ τηεν ρεηεαρσε ψουρ δελιϖερψ. Ανδ, αϖοιδ “νο χοµµεντ” λικε τηε πλαγυε. Ιφ ψου χαν’τ χοµµεντ, τελλ τηε µεδια ωηψ. Ρεµεµβερ τηατ ψουρ δελιϖερψ ιν τηισ χασε ισ ασ ιµπορταντ ασ ψουρ ωριττεν πρεπαρατιον. Ωηεν ρεπορτερσ τακε νοτεσ ορ ωηεν τηε χαµερασ ανδ ταπε ρεχορδερσ ωηιρ, µακε συρε ψου’ρε πρεπαρεδ. Ρεµεµβερ το κεεπ α ποσιτιϖε τονε το αλλ χοµµυνι− χατιονσ ανδ χονσιδερ τηε µεδια’σ νεεδ φορ ινφορµατιον. Νοτ:

Τηε υνιον ισ βεινγ χοµπλετελψ υνρεασοναβλε δυρινγ νεγοτιατιονσ, σο ωε ϕυστ χαν’τ µακε ανψ προγρεσσ.

Βυτ:

∆εσπιτε σλοω προγρεσσ, ωε αρε νεγοτιατινγ ιν γοοδ φαιτη ωιτη ουρ υνιον ανδ αρε χονφιδεντ τηατ ωε χαν χοµε το σοµε αγρεεµεντ.

Νοτ:

Νο χοµµεντ.

Βυτ:

Υνφορτυνατελψ, Ι χαν’τ χοµµεντ ον τηε σπεχιφιχσ οφ τηατ σιτυατιον δυε το αδϖιχε φροµ χουνσελ. Ηοωεϖερ, ουρ χοµπανψ ισ ωορκινγ το ρεσολϖε τηατ ισσυε ωιτηιν τηε ωεεκ. Ι’λλ γετ βαχκ το ψου ασ σοον ασ ωε δο ρεσολϖε ιτ.

122

Ωριτε το Ψουρ Αυδιενχε

Εξτερναλ αυδιενχεσ αρε ϖαριεδ ανδ µανψ. Αλλ οφ τηεµ ηαϖε σοµε βεαρινγ ον ψουρ χοµπανψ’σ ηεαλτη ανδ ωελφαρε ανδ, τηερεφορε, µυστ βε εφφεχτιϖελψ χοµµυνιχατεδ ωιτη. Ωηεν ωριτινγ το ανψ συχη αυδιενχε, ωηετηερ ασ βιγ ασ τηε γοϖερνµεντ ορ ασ σµαλλ ασ α ονε−περσον βυσινεσσ, ωριτερσ χοµπετε φορ α ρεαδερ’σ ϖαλυαβλε τιµε. Το βε α ωιννερ ανδ αν εφφεχτιϖε χοµµυνιχατορ, α ωριτερ µυστ στρικε α βονδ ωιτη τηε ρεαδερ. Το χρεατε τηισ βονδ, ιτ ισ τηε ωριτερ’σ ϕοβ το δο σοµε βαχκγρουνδ ινϖεστιγατιον ον τηε αυδιενχε ωελλ βεφορε πυττινγ πεν το παπερ.

123

ΧΗΑΠΤΕΡ 11 ΩΡΙΤΙΝΓ Ε−ΜΑΙΛ

Ωριτινγ Ε−µαιλ

Ωιτηουτ α δουβτ, τηε µοστ ποτεντ αππλιχατιον οφ τηε Ιντερνετ ηασ το βε ε−µαιλ. Ιτ∋σ νοτ ονλψ τηε ωαψ τηατ φριενδσ κεεπ υπ ωιτη εαχη οτηερ, βυτ αλσο ηασ βεχοµε τηε βαχκβονε οφ βυσινεσσ. Βοτη ιντερναλ ανδ εξτερναλ βυσινεσσ τρανσαχτιονσ τακε πλαχε ωιτη αµαζινγ σπεεδ ανδ εφφιχιενχψ βψ υσινγ ε−µαιλ. Ηοωεϖερ, ψου χαν εασιλψ ανδ ιναδϖερτεντλψ στεπ ον σοµεονε’σ χψβερ τοεσ ανδ ασ α ρεσυλτ δαµαγε ψουρ χρεδιβιλιτψ θυιχκλψ ιφ ψου∋ρε νοτ χαρεφυλ. Σο λοοκ ατ τηεσε σιµπλε οβσερϖατιονσ ανδ τιπσ αβουτ ε−µαιλ βεφορε ψου τριπ οϖερ αν ε−µαιλ φαυξ πασ.

Ε−µαιλ ιν Γενεραλ Ηερε αρε σοµε γενεραλ οβσερϖατιονσ αβουτ ε−µαιλ. Φαστ Ωιτη τηε χλιχκ οφ τηε σενδ βυττον, ε−µαιλ ισ γονε. Τηατ∋σ γοοδ ανδ βαδ. Ωηεν ρεπλψινγ το αν ε−µαιλ, τακε τιµε βεφορε ψου χλιχκ τηε σενδ βυττον ανδ χαρεφυλλψ ρεαδ το ωηοµ ψου∋ρε αχτυαλλψ ρεπλψινγ. Σοµετιµεσ ψου µαψ νοτ ωαντ ψουρ µεσσαγε το γο το εϖερψονε στιλλ λεφτ ον τηε ρεπλψ λινε. Ιν φαχτ, βε χαρεφυλ τηατ ψου σενδ τηε ε−µαιλ ονλψ το τηοσε ψου ωαντ το ρεχειϖε ιτ. Χηεχκ τηε “Το:” λινε ϖερψ χλοσελψ εϖερψ τιµε βεφορε ηιττινγ τηε σενδ βυττον. Ψου ωουλδ νοτ ωαντ το σενδ α ϖερψ περσοναλ ε−µαιλ το α βυσινεσσ αχθυαιντανχε σιµπλψ βεχαυσε ψου µισσ− χλιχκεδ ιν ψουρ αδδρεσσ βοοκ. Νοτε τηε διφφερενχε ιν ε−µαιλ βετωεεν “ρεπλψ” ανδ “ρεπλψ αλλ.” “Ρεπλψ” σενδσ α ρεσπονσε βαχκ το τηε οριγινατορ οφ ψουρ ινχοµινγ µεσσαγε, ρεγαρδλεσσ οφ ηοω µανψ πεοπλε µαψ ηαϖε

127

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

βεεν χοπιεδ. “Ρεπλψ αλλ” σενδσ ψουρ ρεσπονσε το εϖερψονε— ινχλυδινγ τηε λονγ λιστ χοπιεδ ον τηε οριγιναλ. Οφτεν ψου µαψ νοτ ωαντ το δο τηατ. Βοττοµ λινε: Τακε χαρε βεφορε ψου ηιτ τηε σενδ βυττον. Αλωαψσ. Σλοππψ Σοµε πεοπλε τενδ το τρεατ ε−µαιλ λικε α φαστ νοτε ανδ νοτ α ωελλ− τηουγητ−ουτ, ρεφινεδ δοχυµεντ. Ασ α ρεσυλτ, σοµετιµεσ τηεψ σενδ σλοππψ ωριτινγ το πεοπλε ωηο µαττερ µοστ το τηεµ ορ τηειρ βυσινεσσ. Τακε ηεεδ το σενδ ινφορµαλλψ ωριττεν ε−µαιλσ το φριενδσ ανδ µορε χαρεφυλλψ ωριττεν (ανδ εδιτεδ) ονεσ το βυσινεσσ ασσοχιατεσ ανδ χυστοµερσ. Α Βροαδχαστ Μεδιυµ Υνλικε α λεττερ, αν ε−µαιλ χαν βε φορωαρδεδ βψ τηε ρεχιπιεντ το τηουσανδσ οφ πεοπλε, ποστεδ ον α υσερ γρουπ, ορ στορεδ φορ α λατερ δατε—ιν σοµε χασεσ φορεϖερ. Τηισ µακεσ ε−µαιλ βοτη α µορε ποτεντ ανδ µορε δανγερουσ φορµ οφ χοµµυνιχατιον. Βε χαρεφυλ ωηατ ψου ωριτε ιν ψουρ ε−µαιλ βεχαυσε ψου µαψ ηαϖε λιττλε χοντρολ ιν ωηο ενδσ υπ ρεαδινγ ιτ. Φεελσ Πριϖατε Ιν µοστ σψστεµσ, τηε νετωορκ αδµινιστρατορ ηασ φυλλ αβιλιτψ το ρεαδ εϖερψ ε−µαιλ ψου σενδ, σο βε χαρεφυλ. Σοµε χοµπανιεσ µονιτορ εµπλοψεε ε−µαιλ φορ σεχυριτψ ανδ χοντρολ ισσυεσ. Ωηιλε ψου µαψ φινδ τηατ δραχονιαν, ιτ∋σ α ρεαλιτψ. Αλσο, πεοπλε χαν φορωαρδ ωηατ ψου σαιδ, ανδ σοφτωαρε χαν γο φλυκψ ανδ σενδ ψουρ στυφφ το χραζψ δεστινατιονσ ψου νεϖερ πλαννεδ. Ρεµεµβερ τηατ τηερε ισ νο συχη τηινγ ασ πριϖαχψ ον ε−µαιλ.

128

Ωριτινγ Ε−µαιλ

Χοπψριγητεδ Σινχε 1990, ανψτηινγ πεοπλε ωριτε ισ χονσιδερεδ χοπψριγητεδ. Τηυσ, εσπεχιαλλψ ιν φορµαλ σιτυατιονσ ορ ωηερε ψου δον∋τ κνοω πεοπλε ωελλ, ψου σηουλδ γετ τηειρ περµισσιον βεφορε φορωαρδινγ. Ασ α χουρτεσψ, τρεατ ε−µαιλ λικε α βοοκ δραφτ: Θυοτε ιτ ανδ γετ περµισσιον παρτιχυλαρλψ σινχε ψου νεϖερ κνοω ψουρσελφ ωηερε ιτ ωιλλ υλτιµατελψ ενδ υπ.

Ε−µαιλ ∆ο∋σ ανδ ∆ον∋τσ Ηερε αρε α λιστ οφ δο’σ ανδ δον’τσ το σαϖε ψου υννεχεσσαρψ ηεαρτβυρν ωηεν ωριτινγ ε−µαιλσ. Κεεπ ιτ Βριεφ Ε−µαιλ’σ τοπ αδϖανταγε ρεµαινσ ιτσ σπεεδ ανδ χονχισενεσσ. ∆ον∋τ σθυανδερ αωαψ τηισ αδϖανταγε ωιτη λονγ, ραµβλινγ µεσσαγεσ. ∆οινγ σο ινσυλτσ τηε ρεαδερ ανδ γετσ ψουρ ε−µαιλ φιλτερεδ ουτ το α φιλε ιν οβσχυριτψ ορ πριντεδ ουτ ανδ πυτ ιν α ηολδ βιν φορ λατερ ρεαδινγ τηατ µαψ νεϖερ ηαππεν. Ρεσπονδ το Μεσσαγεσ Τρψ το βε ρεσπονσιϖε το ε−µαιλ ρεθυεστσ, βυτ τακε τιµε ωηεν τηεψ∋ρε ιµπορταντ. Τρψ το ρεσπονδ δαιλψ το ε−µαιλσ, βυτ ιτ∋σ περφεχτλψ φινε το τακε α δαψ ορ τωο το τηινκ αβουτ ωηατ ψου∋ρε γοινγ το σαψ, παρτιχυλαρλψ ιφ τηε ρεσυλτσ χουλδ ηελπ ορ ηυρτ ψου. Ιφ νεεδ βε, χονσιδερ αν ιντεριµ ρεσπονσε λικε, “Ι∋λλ γετ βαχκ το ψου ιν α φεω δαψσ ωηεν Ι∋ϖε ηαδ τιµε το τηινκ τηρουγη τηε οπτιονσ.∀

129

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

∆ον∋τ Ωριτε ωιτη Εµοτιον Εµοτιονσ χαν µακε ψου σαψ τηινγσ θυιχκλψ τηατ ψου µαψ νοτ ωαντ ρεχορδεδ. Φορ εξαµπλε, ιφ ψου ηαϖε φιναλλψ γοττεν α µαργιναλ εµπλοψεε το αχτυαλλψ δο σοµετηινγ, ανδ ψου∋ρε ελατεδ, ψου µιγητ βε τεµπτεδ το σαψ οϖερλψ χοµπλιµενταρψ τηινγσ. Βε χαρεφυλ: Ψου∋λλ σεε τηατ εφφυσιϖε πραισε ατ α περφορµανχε µεετινγ ωηερε ψου µιγητ βε τρψινγ το δισµισσ τηατ περσον. Ον τηε οτηερ ηανδ, ωηεν ψου∋ρε ανγρψ ανδ αρε τεµπτεδ το φιρε ουτ αν εµοτιοναλλψ χηαργεδ ρεσπονσε, δον∋τ. Ψου∋λλ ρεγρετ ιτ— γυαραντεεδ. Ωριτε αλλ ψου ωαντ το ϖεντ ψουρ φρυστρατιον, βυτ σαϖε ιτ ασ α δραφτ δοχυµεντ ανδ ωαιτ ατ λεαστ α δαψ ορ τωο. Ψου∋λλ λικελψ νεϖερ σενδ συχη α φλαµινγ δοχυµεντ ανδ σαϖε ψουρσελφ ενδλεσσ γριεφ. Στιχκ το τηε Ποιντ Κεεπ ε−µαιλ φοχυσεδ ον ονε τοπιχ ανδ ιφ ποσσιβλε α σινγλε σχρεεν. Βριεφερ ισ βεττερ ιν τηισ φλαση−λικε µεδιυµ. ϑυστ ασ σηορτ µεµοσ τενδ το γετ ρεαδ φιρστ, τηε σαµε ισ τρυε ωιτη ε−µαιλ. Ιφ τηε ρεαδερ χαν σεε τηε σταρτ ανδ φινιση ον ονε σχρεεν, ψουρ ε−µαιλ’σ χηανχεσ φορ γεττινγ ρεαδ ινχρεασε εξπονεντιαλλψ. Αϖοιδ Αββρεϖιατιονσ Το χοµµυνιχατε φαστερ, ε−µαιλερσ ηαϖε δεϖελοπεδ τηειρ οων αββρεϖιατιονσ λικε ΒΤΩ (βψ τηε ωαψ), ΦΩΙΩ (φορ ωηατ ιτ∋σ ωορτη), ΤΤΦΝ (τα τα φορ νοω), ΤΝΣΤΑΑΦΛ (τηερε∋σ νο συχη τηινγ ασ α φρεε λυνχη), ανδ σο ον. Τηεσε χαν βε ενδλεσσ ανδ αννοψινγ, εσπεχιαλλψ ιφ τηε ρεαδερ δοεσν’τ κνοω τηε χοδε. Υσε τηεµ σπαρινγλψ ανδ ονλψ ωιτη φολκσ ψου κνοω ωιλλ υνδερστανδ ψου. 130

Ωριτινγ Ε−µαιλ

Φροων ον Σµιλιεσ !∀ Ιφ ψου υσε τηεσε λιττλε χηαραχτερσ το εξπρεσσ εµοτιον ∀ ψου µιγητ µακε πεοπλε σχρεαµ :−Ο. Τηεψ∋ρε φυν ανδ εξπρεσσ εµοτιον, βυτ τηεψ χαν βε διστραχτινγ ανδ χηιλδιση, ανδ δετραχτ φροµ ψουρ µεσσαγε (εσπεχιαλλψ ωηεν πεοπλε δον∋τ κνοω τηε χονϖεντιον). Ιφ ψου ωαντ το υσε τηεµ, σενδ τηεµ ονλψ το φριενδσ ∀, νοτ ιν βυσινεσσ ωριτινγ !. Υσε Θυοτεσ Ωηεν Ρεσπονδινγ ∆ον∋τ ϕυστ σενδ α µεσσαγε βαχκ τηατ σαψσ ∀ΟΚ ωιτη µε∀ ωιτηουτ σοµε χοντεξτ φορ τηε ρεχιπιεντ ωηο µαψ ηαϖε σεντ ουτ 100 ε−µαιλσ τηατ δαψ. Οφφερ σοµε θυοτε βαχκ φορ χοντεξτ, νοτ νεχεσσαριλψ τηε εντιρε µεσσαγε. Ανδ ανσωερ ατ τηε τοπ οφ ψουρ µεσσαγε, νοτ τηε βοττοµ, το αϖοιδ ρεθυιρινγ ρεαδερσ το σορτ αλλ τηε ωαψ τηρουγη τηε πιεχε. Ηερε∋σ αν εξαµπλε: ϑοε, Ι αγρεε. Βυψ τηε 1,000 σηαρεσ οφ ΑΒΧ. >Ιφ ψου αγρεε ωιτη τηε προποσαλ τηατ ωε βυψ 1,000 σηαρεσ οφ στοχκ ιν ΑΒΧ χορπορατιον, λετ µε κνοω ΑΣΑΠ. >

Αϖοιδ Φλαµινγ Φλαµινγ εθυατεσ το αν ονλινε σηουτινγ µατχη. Σοµε σιµπλε αδϖιχε: ∆ον’τ ωριτε ανγρψ µεσσαγεσ. Ανδ το αϖοιδ γεττινγ φλαµεδ ψουρσελφ, ∆ΟΝ∋Τ ΩΡΙΤΕ ΙΝ ΑΛΛ ΧΑΠΣ; ιτ∋σ τηε ε−µαιλ εθυιϖαλεντ το ΣΧΡΕΑΜΙΝΓ ατ πεοπλε. ∆ον∋τ σενδ α µασσ µαιλινγ αδϖερτισεµεντ (ιτ∋σ χονσιδερεδ ϕυνκ µαιλ) το πεοπλε ψου 131

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

δον’τ κνοω; ιτ χαν εϖοκε α φλαµινγ ρεσπονσε. ∆ον∋τ χορρεχτ ορ ρεπριµανδ σοµεονε ιν αν ε−µαιλ ανδ χοπψ ιτ το α νυµβερ οφ οτηερσ. Τηατ∋σ τηε εθυιϖαλεντ οφ ψελλινγ ατ σοµεονε ιν πυβλιχ ανδ ισ αλωαψσ λικελψ το γετ αν ινσταντ ρεβυκε—ιφ ονλψ το σαϖε φαχε. ∆ον∋τ Χοντινυουσλψ Ρεαδ Ε−µαιλ Τηισ τιπ ωιλλ ηελπ ψου µαναγε ψουρ τιµε ανδ ψουρ ωριτινγ. Ιφ ψου κεεπ ψουρ ε−µαιλ ον αλλ δαψ, ψου∋λλ τενδ το χηεχκ ιτ χονσταντλψ. Ρατηερ, πλαν το χηεχκ ιτ τηρεε ορ φουρ τιµεσ α δαψ. Τηατ∋σ συφφιχιεντ το κεεπ ψου υπ το δατε, βυτ νοτ χονσταντλψ διστραχτεδ. Ατ α µινιµυµ, χηεχκ ιτ ωηεν ψου βεγιν ανδ ενδ ψουρ δαψ. Ρε−ρεαδ βεφορε Σενδινγ Σπελλ χηεχκ ανδ ρε−ρεαδ εϖερψ ε−µαιλ βεφορε εϖερ ηιττινγ τηε σενδ βυττον. Ωιτη ιµπορταντ ε−µαιλσ, ρεαδ τηεµ ουτ λουδ. Τηε ινφορµαλιτψ οφ ε−µαιλ χαν λυλλ ψου ιντο α φαλσε σενσε οφ σεχυριτψ. Σταψ ον γυαρδ το σενδινγ ουτ σοµετηινγ τηατ χουλδ εµβαρρασσ ψου λατερ. Ανδ αγαιν, δουβλε χηεχκ τηε “Το” λινε. ∆ον∋τ Σενδ Χηαιν Ε−µαιλ ϑυστ ασ χηαιν λεττερσ αρε ιλλεγαλ ιν τηε Υ.Σ. µαιλ (σναιλ µαιλ), χηαιν ε−µαιλσ αρε νοτ περµιττεδ ον ϖιρτυαλλψ ανψ νετωορκ σψστεµ ανδ χαν γετ ψου ρεµοϖεδ φροµ α σψστεµ. Τψπιχαλλψ, συχη χηαιν ε−µαιλσ προµισε ωεαλτη, φαµε, ορ δισαστερ ιφ ψου δον’τ πασσ τηεµ ον. Τρυστ µε, δελετε τηεµ ανδ δον∋τ πασσ τηεµ ον, ορ ψου∋λλ εξπεριενχε δισαστερ σοονερ ορ λατερ.

132

Ωριτινγ Ε−µαιλ

Τηε γοοδ νεωσ ισ τηατ ε−µαιλ ισ φαστ ανδ εφφεχτιϖε. Ιτ ηασ ρεϖολυτιονιζεδ ουρ σπεεδ ανδ εφφιχιενχψ ατ ωορκ. Τοδαψ ψου χαν λιτεραλλψ πυβλιση ψουρ ιδεασ το ηυνδρεδσ ορ τηουσανδσ οφ πεοπλε ωιτη τηε κεψστροκε οφ τηε σενδ βυττον ον ψουρ ε−µαιλ σψστεµ. Ψου χαν ρεπλψ ανψ τιµε ανδ ανψ πλαχε, ανδ ψου χαν πριντ ουτ δοχυµεντσ ον δεµανδ. Ωε∋ϖε βεχοµε µυχη µορε εφφεχτιϖε βεχαυσε οφ ε−µαιλ. Τηε βαδ νεωσ ισ τηατ ωε∋ϖε αλσο γοττεν µυχη σλοππιερ ιν ωηατ ωε ωριτε ανδ το ωηοµ ωε σενδ συχη σλοπ. Ωε χονσιδερ ε− µαιλ σοµεωηερε βετωεεν ταλκινγ ανδ ωριτινγ. Τηε προβλεµ ισ τηατ µοστ οφ υσ ωουλδ νοτ ωαντ α χηανχε χασυαλ χονϖερσατιον το βε ρεδυχεδ το παπερ ανδ τηεν λατερ ρεαδ βαχκ το υσ, ορ ωορσε, ρεαδ το µανψ πεοπλε ωηο ωε δον∋τ κνοω. Ε−µαιλ ηασ τηατ λατεντ, υναττραχτιϖε χαπαχιτψ. Ε−µαιλ ισ τηε κιλλερ αππλιχατιον οφ τηε Ιντερνετ. Υσε ιτ ωισελψ ανδ ενϕοψ ιτ.

133

ΧΗΑΠΤΕΡ 12 ΦΙΝΑΛ ΩΟΡ∆Σ

Φιναλ Ωορδσ

Ι’ϖε βεεν α ωριτερ µοστ οφ µψ λιφε. Ιτ’σ βεεν α λονγ πατη ωιτη σοµε συχχεσσεσ ανδ σοµε φαιλυρεσ. Σο Ι δεχιδεδ το µακε α λιστ οφ µψ τοπ τεν ωριτινγ τιπσ.

Τοπ Τεν Τιπσ 1. Ασκ Τωο Θυεστιονσ Ωηενεϖερ ψου σταρτ το ωριτε, ασκ τωο θυεστιονσ: Ωηο ισ τηε αυδιενχε? Ωηατ’σ τηε πυρποσε? Τηεσε τωο σιµπλε θυεστιονσ ωιλλ θυιχκλψ φοχυσ ψουρ ωριτινγ. Ψου’λλ φινδ τηατ τηεσε αρε νοτ αλωαψσ εασψ θυεστιονσ το ανσωερ. Βυτ ονχε ψου δο, τηε πατη ισ χλεαρερ ανδ σωιφτερ—φορ ψου ανδ τηε ρεαδερ. 2. ∆ο Ψουρ Οων Ρεσεαρχη Αχχοµπλισηεδ λαωψερσ ωαρν νεω λαωψερσ: “∆ο ψουρ οων ρεσεαρχη.” Ψου µυστ οων τηε µατεριαλ το ωριτε αβουτ ιτ, ανδ τηερε ισ νο συβστιτυτε φορ τηε λεαρνινγ προχεσσ ασ α ωριτερ. Ιν φαχτ, “ωριτινγ το λεαρν” ισ ασ βασιχ το α ωριτερ ασ βρεατηινγ. Ψου σιµπλψ ηαϖε το σιτ δοων, λοχατε τηε ρελεϖαντ µατεριαλ, ανδ µαστερ ιτ. 3. Βε Βριεφ ∆ον’τ τακε α παγε το σαψ ωηατ ψου χαν ιν α παραγραπη ορ τακε α παραγραπη το σαψ ωηατ χαν βε σαιδ ιν α σεντενχε. Μακε εαχη ωορδ χουντ.

137

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

4. Κεεπ Ψουρ Στψλε Σιµπλε ανδ ∆ιρεχτ Ωελλ−εδυχατεδ πεοπλε αρε οφτεν χοµπελλεδ το υσε χοµπλεξ, οϖερ−βλοων λανγυαγε. ∆ον’τ. Ιτ’σ λικε τρψινγ το τεαχη α πιγ το σινγ: Ηε’λλ νεϖερ λεαρν ηοω, ανδ ψου’λλ ονλψ αννοψ τηε πιγ. 5. Μακε Ωριτινγ ςισυαλ Νοβοδψ λικεσ το σταρε α λονγ δοχυµεντ ιν τηε φαχε. Ιν βυσινεσσ, εξεχυτιϖεσ πυση συχη τοµεσ το τηε σιδε το βε ρεαδ λατερ—µυχη λατερ. Μακε ψουρ δοχυµεντσ αττραχτιϖε ανδ εασψ το φολλοω. Υσε συβηεαδσ το βρεακ υπ τηε τεξτ. Προϖιδε τηε ρεαδερ ωιτη “ϖισυαλ οασεσ,” νατυραλ πλαχεσ το στοπ ανδ ρεστ. Υσε τρανσιτιονσ το µοϖε τηε ρεαδερ ιν τηε διρεχτιον ψου’ϖε ηεαδεδ. Ανδ υσε βυλλετσ, βολδφαχε, ανδ ιταλιχσ το εµπηασιζε ιµπορταντ ινφορµατιον ανδ χρεατε α ϖισυαλλψ αππεαλινγ δοχυµεντ. 6. Οργανιζε Ψουρ Ωριτινγ Οργανιζατιον ηασ βεεν µεντιονεδ ρεπεατεδλψ ιν τηισ τεξτ βεχαυσε ιτ’σ σο ιµπορταντ. Αδδ ορδερ το ωριτινγ. Ηερε αρε σοµε σιµπλε ωαψσ: Ιφ ψου’ρε ιν α ηυρρψ, νυµβερ τηε παραγραπησ. Τηισ αλονε µακεσ ιτ οργανιζεδ. Νεξτ, ηαϖε αν ιντροδυχτιον, α βοδψ, ανδ α χονχλυσιον. Φιναλλψ, τρψ το υσε α χηρονολογιχαλ αππροαχη: Ον Μονδαψ, τηεν Τυεσδαψ, ετχ. Προϖιδε ορδερ, ανδ ρεαδερσ ωιλλ φολλοω.

138

Φιναλ Ωορδσ

7. Πλαν το Ρεϖισε Ρεϖισε ψουρ ωριτινγ—περιοδ. Ωριτινγ ισ αλωαψσ α ωορκ ιν προγρεσσ υντιλ ψου σενδ ιτ οφφ το τηε ρεαδερ. Πλαν τιµε το ρεϖισε βεφορε ψου σενδ ωριτινγ το α χριτιχαλ αυδιενχε. Ρατηερ τηαν α σιγν οφ ινεξπεριενχε ανδ ωεακνεσσ, ρεϖισιον σηοωσ µατυριτψ ανδ στρενγτη. Οφτεν ον δεαδλινε, ιτ’σ διφφιχυλτ το φινδ σοµεονε το ωορκ ωιτη ψου ανδ ψουρ ωριτινγ. Σο ρεµεµβερ σοµε ηιντσ αλρεαδψ µεντιονεδ ιν τηισ βοοκ: Ονε ωαψ το λοοκ ατ ψουρ ωριτινγ ιν α διφφερεντ ωαψ ισ το ρεαδ ιτ αλουδ. Βψ λιστενινγ το ωηατ ψου’ϖε ωριττεν, ψου οφτεν ηεαρ ωηερε τηε ερρορσ ανδ ρουγη σποτσ αρε. Ανοτηερ ωαψ ισ το ρεφορµατ τηε τεξτ. Ιφ τηε οριγιναλ δραφτ ισ σινγλε σπαχεδ, τηεν δουβλε σπαχε ιτ ορ πλαχε ιτ ιν τωο χολυµνσ. Τηε ϖισυαλ διφφερενχε ηελπσ γιϖε ψου διστανχε ανδ αν οβϕεχτιϖε εψε. 8. Ασκ Οτηερσ το Ρεϖιεω Νο µαττερ ηοω συχχεσσφυλ α ωριτερ ψου αρε, ψου ηαϖε α ηοστ οφ περσοναλ βιασεσ ανδ βλινδ σποτσ ιν ψουρ τηινκινγ—εϖερψονε δοεσ. Το φιλτερ τηεµ ουτ, ασκ οτηερσ το ρεαδ ψουρ ωριτινγ βεφορε λαυνχηινγ ιτ ον ψουρ ρεαδερσ. Λοοκ φορ πεοπλε το ρεϖιεω ψουρ ωριτινγ, εσπεχιαλλψ πεοπλε ωηο τηινκ διφφερεντλψ τηαν ψου. Γεττινγ α ϖαριετψ οφ οπινιονσ ρεφινεσ ψουρ ωριτινγ ανδ αϖοιδσ εµβαρρασσινγ γαφφεσ.

139

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

9. ϑυστ Ωριτε Ωριτε ιφ ψου ωαντ το ιµπροϖε. Τηερε’σ νο συβστιτυτε. Ιφ ψου ωαντ το γετ βεττερ ατ γολφ, τεννισ, σωιµµινγ, ορ ανψ σκιλλ, ψου ηαϖε το δο ιτ. Νικε’σ χοµµερχιαλ ηιτσ ιτ ον τηε ηεαδ: “ϑυστ ∆ο Ιτ!” 10. Γοοδ Λυχκ! Χονσιδερ τηισ ολδ σαψινγ: Τηε ηαρδερ Ι ωορκ, τηε λυχκιερ Ι γετ. Τηισ αδαγε ρινγσ εσπεχιαλλψ τρυε ιν ωριτινγ. Σο γοοδ λυχκ ανδ “ϑυστ Ωριτε Ιτ!”

140

ΑΒΟΥΤ ΤΗΕ ΑΥΤΗΟΡ Στεϖε Γλαδισ, Πη.∆. Υνιϖερσιτψ οφ ςιργινια Τηε ϖαριεδ χαρεερ οφ Στεϖε Γλαδισ ινχλυδεσ αχαδεµιχ, γοϖερνµεντ, µιλι− ταρψ, ανδ χιϖιχ σερϖιχε. Ρεγαρδεδ ασ αν εδυχατιοναλ εντρεπρενευρ, ∆ρ. Γλαδισ ηασ α στρατεγιχ γοαλ φορ τηε Υνιϖερσιτψ οφ ςιργινια ιν Νορτηερν ςιργινια: το λινκ χορπορατε νεεδσ ωιτη αχαδεµιχ ρεσουρχεσ το βεττερ σερϖε τηε χοµµυν− ιτψ, τηε στατε, ανδ τηε χουντρψ. ∆ρ. Γλαδισ ισ α µεµβερ οφ τηε Υνιϖερσιτψ οφ ςιργινια’σ φαχυλτψ ανδ σερϖεσ ασ βοτη αν ασσοχιατε δεαν ιν τηε Σχηοολ οφ Χοντινυινγ ανδ Προφεσσιοναλ Στυδιεσ ασ ωελλ ασ τηε διρεχτορ οφ τηε Υνιϖερσιτψ’σ Νορτηερν ςιργινια Χεντερ, ωηιχη σερϖεσ τηουσανδσ οφ στυδεντσ τηρουγη ηυνδρεδσ οφ χουρσεσ ανδ προγραµσ. Ιν ηισ πρεϖιουσ χαρεερ, ∆ρ. Γλαδισ σερϖεδ ασ α Σπεχιαλ Αγεντ ιν τηε ΦΒΙ. Ηε ωασ τηε χηιεφ οφ τηε Λαω Ενφορχεµεντ Χοµ− µυνιχατιον Υνιτ ατ τηε ΦΒΙ Αχαδεµψ ανδ ωασ αλσο τηε εδιτορ οφ τηε ΦΒΙ Λαω Ενφορχεµεντ Βυλλετιν, τηε µοστ ωιδελψ ρεαδ λαω ενφορχεµεντ µοντηλψ ϕουρναλ ιν τηε ωορλδ. Πριορ το τηε Αχαδεµψ, ηε σερϖεδ ασ τηε χηιεφ οφ σπεεχη ωριτινγ φορ τηε διρεχτορ οφ τηε ΦΒΙ ανδ ηελδ α νυµβερ οφ βοτη ηεαδθυαρτερσ ανδ φιελδ−αγεντ ασσιγνµεντσ αρουνδ τηε χουντρψ. Ηε ισ αλσο α φορµερ Υ.Σ. Μαρινε Χορπσ οφφιχερ ανδ α ςιετναµ ϖετεραν.

141

Συρϖιϖαλ Ωριτινγ φορ Βυσινεσσ

Ηε ηασ πυβλισηεδ νυµερουσ µαγαζινε ανδ ϕουρναλ αρτιχλεσ, ασ ωελλ ασ 11 βοοκσ, ινχλυδινγ ΩριτεΤψπε: Περσοναλιτψ Τψπεσ ανδ Ωριτινγ Στψλεσ, Συρϖιϖινγ τηε Φιρστ Ψεαρ οφ Χολλεγε, Εφφεχτιϖε Ωριτινγ, Πυβλιχ Πρεσεντατιονσ, ανδ Προχεσσ Ωριτινγ. Α ρεγυλαρ λεχτυρερ ανδ σπεακερ, ∆ρ. Γλαδισ χονσυλτσ ωιτη χορπορατιονσ ανδ οργανιζατιονσ ιν τηε αρεα οφ τραινινγ ανδ δεϖελοπµεντ. Α χοµµιττεδ χιϖιχ ανδ αχαδεµιχ λεαδερ, ∆ρ. Γλαδισ σερϖεσ ον τηε Εξεχυτιϖε Βοαρδ οφ τηε Φαιρφαξ Χουντψ Χηαµβερ οφ Χοµµερχε, ισ Χηαιρµαν Εµεριτυσ οφ τηε Ωασηινγτον Ματη Σχιενχε Τεχηνολογψ Πυβλιχ Χηαρτερ Ηιγη Σχηοολ, ανδ ισ α µεµβερ οφ τηε Υνιϖερσιτψ οφ ςιργινια’σ Φαχυλτψ Σενατε.

142