stics - AX-300-USG-002-v01.00-RU

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ И ЛОГИСТИКОЙ Microsoft® Busi...

74 downloads 821 Views 10MB Size Report

This content was uploaded by our users and we assume good faith they have the permission to share this book. If you own the copyright to this book and it is wrongfully on our website, we offer a simple DMCA procedure to remove your content from our site. Start by pressing the button below!
Report copyright / DMCA form

DOWNLOAD PDF

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta®

УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ И ЛОГИСТИКОЙ Microsoft® Business Solutions–Axapta® Руководство пользователя

 Microsoft Business Solutions


ВНИМАНИЕ Материал должен использоваться исключительно в информационных целях. Компания Microsoft Business Solutions ApS не несет никакой ответственности в случае использования данного материала в иных целях. Microsoft Business Solutions ApS не несет никакой ответственности за специфический, прямой или косвенный ущерб, вызванный данной публикацией или явившейся ее следствием. Ничто в этом материале не может быть истолковано как утверждение о какого-либо рода гарантиях. Программное обеспечение, описанное в данной публикации, поставляется согласно лицензии и должно использоваться и копироваться исключительно в соответствии с условиями лицензии. ТОРГОВЫЕ МАРКИ Copyright © 2003 Microsoft Business Solutions ApS, Denmark. TRADEMARK NOTICE Microsoft, Great Plains, bCentral и Microsoft Windows 2000 являются зарегистрированными торговыми марками или торговыми марками корпорации Microsoft или Great Plains Software, Inc. в США и/или других странах. Great Plains Software, Inc. и Microsoft Business Solutions ApS являются частью корпорации Microsoft. Названия действующих компаний и продуктов, упоминаемые в данном материале, могут быть торговыми марками их владельцев. В соответствии с законодательством, воспроизведение любой части этого материала без предварительного письменного разрешения со стороны компании Microsoft Business Solutions ApS является незаконным. Информация из этого документа может быть изменена без предварительного уведомления. Все права, представление которых не оговорено настоящим особо, защищены.



Данное руководство пользователя

по управлению торговлей и логистикой в системе Microsoft

Business Solutions–Axapta версии 3.0 RU покрывает функциональность ежедневного складского учета, включая регистрацию заказов, выполнение закупок, контроль и проведение складских операций, управление складом, работу со спецификациями, а также анализ и планирование товарно-материальных потоков. Система постоянно совершенствуется, поэтому функциональность Вашей системы может отличаться от описанной. Руководство ориентировано на две категории сотрудников предприятия. Первую категорию составляют те, кто отвечает за автоматизацию операций с товарно-материальными потоками, решает, какие из описанных в руководстве технологий необходимы на данном этапе развития предприятия, и настраивает систему. Вторая категория – пользователи системы, которые могут использовать руководство как учебник на этапе освоения системы и как справочное пособие в ходе ее эксплуатации. Описание каждой операции построено следующим образом: сначала дается информация об имеющихся в системе возможностях, затем описывается последовательность настройки системы, необходимой для успешного продолжения работы, и приводятся детальные пошаговые инструкции по выполнению основных задач складского учета.



Оглавление 1. Введение ................................................................................................................................ 7 1.1. Модули логистики и их краткое описание................................................................ 8 1.2. Соглашения по терминологии (глоссарий).............................................................. 9 1.3. Взаимодействие модулей логистики...................................................................... 10 1.4. Взаимосвязь учета товарно-материальных потоков и бухгалтерского учета .... 11 1.5. Ежедневный складской учет ................................................................................... 12 2. Закупки.................................................................................................................................. 13 2.1. Введение................................................................................................................... 13 2.1.1. Потоки данных в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ ................................ 14 2.2. Настройки модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ ....................................................... 14 2.2.1. Обязательные настройки ........................................................................... 15 2.2.2. Дополнительные настройки ....................................................................... 15 2.3. Выполнение простой закупки.................................................................................. 24 2.3.1. Создание закупки ........................................................................................ 24 2.3.2. Обработка закупки ...................................................................................... 28 2.3.3. Просмотр информации о простой закупке................................................ 38 2.4. Работа с закупками в расширенном режиме......................................................... 44 2.4.1. Работа с заголовком закупки ..................................................................... 44 2.4.2. Работа со строками закупки ....................................................................... 51 2.5. Обработка неполной/избыточной закупки ............................................................. 56 2.5.1. Обработка неполной закупки ..................................................................... 57 2.5.2. Информация о недополученных закупках ................................................ 58 2.5.3. Закрытие недополученных закупок ........................................................... 59 2.6. Проверка кредитного лимита и суммарная обработка......................................... 60 2.6.1. Суммарная обработка ................................................................................ 60 2.6.2. Проверка кредитного лимита поставщика ................................................ 64 2.7. Выполнение закупок с регистрацией накладных .................................................. 65 2.8. Настройка и регистрация возврата ........................................................................ 67 2.9. Обработка закупок специальных типов ................................................................. 73 2.10. Цикл закупок с регистрацией на складе.................................................... 75 2.11. Учет накладных расходов по закупке........................................................ 78 2.11.1. Настройка расчета накладных расходов ................................ 79 2.11.2. Учет накладных расходов ........................................................ 86 2.12. Ценообразование при проведении закупок .............................................. 90 2.13. Управленческая статистика по закупкам и заказам................................. 90 3. Заказы ................................................................................................................................... 94 3.1. Потоки данных в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ .................................................... 94 3.2. Настройки модуля РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ............................................................... 95 3.2.1. Обязательные настройки ........................................................................... 96 3.2.2. Дополнительные настройки ....................................................................... 96 3.3. Выполнение простого заказа ................................................................................ 104 3.3.1. Создание заказа........................................................................................ 104 3.3.2. Обработка заказа ...................................................................................... 107 3.3.3. Просмотр информации о проводках по простейшему заказу ............... 116 3.4. Работа с заказом в расширенном режиме .......................................................... 117 3.4.1. Работа с заголовком заказа ..................................................................... 117 3.4.2. Работа со строками заказа....................................................................... 124 3.5. Продажи с резервированием товара ................................................................... 128 3.6. Частичное выполнение заказа, отправка избыточного количества .................. 130 3.6.1. Частичная обработка заказа .................................................................... 131 3.6.2. Получение информации по недовыполненным заказам....................... 134 3.6.3. Закрытие недопоставленных заказов ..................................................... 135 3.7. Проверка кредитного лимита и суммарная обработка....................................... 135 3.7.1. Суммарная обработка .............................................................................. 135 3.7.2. Проверка кредитного лимита ................................................................... 135 3.8. Регистрация возврата товара............................................................................... 137 3.9. Обработка заказов специальных типов ............................................................... 140  Microsoft Business Solutions

Система управления предприятием Microsoft Business Solutions–Axapta 3.10. 3.11.

Учет накладных расходов по заказу........................................................ 142 Ценообразование при выполнении заказов ........................................... 143 3.11.1. Ввод соглашений по ценам и скидкам .................................. 144 3.11.2. Корректировка соглашений о ценах и скидках ..................... 149 3.12. Цикл обработки заказов с комплектаций ................................................ 151 4. Управление складскими запасами................................................................................ 157 4.1. Настройка склада и номенклатурных единиц ..................................................... 157 4.1.1. Основные настройки ................................................................................. 157 4.1.2. Дополнительные настройки ..................................................................... 168 4.1.3. Создание номенклатурных единиц ......................................................... 174 4.2. Контроль и проведение складских операций ...................................................... 183 4.2.1. Создание складских журналов................................................................. 183 4.2.2. Учет операций в складских журналах ..................................................... 185 4.2.3. Проведение инвентаризации склада ...................................................... 189 4.3. Управление карантином........................................................................................ 195 4.3.1. Необходимые настройки .......................................................................... 195 4.3.2. Перемещение приходов на карантинный склад..................................... 198 4.4. Отслеживание серийных номеров и партий........................................................ 202 4.4.1. Ввод серийных номеров и номеров партий вручную............................. 202 4.4.2. Автоматическая генерация номеров серий и партий ............................ 204 4.5. Формирование и расчет себестоимости .............................................................. 207 4.5.1. Принципы учета себестоимости в Microsoft Business Solutions–Axapta207 4.5.2. Мгновенная себестоимость...................................................................... 208 4.5.3. Мгновенная средняя себестоимость во вторичной валюте.................. 210 4.5.4. Корректировка себестоимости................................................................. 211 4.5.5. Перерасчет себестоимости в конце отчетного периода ....................... 216 5. Анализ товарно-материальных потоков ..................................................................... 221 5.1. Типы складских операций ..................................................................................... 221 5.1.1. Виды прихода ............................................................................................ 221 5.1.2. Виды расхода ............................................................................................ 222 5.2. Анализ информации по отдельным товарам ...................................................... 223 5.2.1. Просмотр проводок по товару.................................................................. 223 5.2.2. Анализ уровня запасов............................................................................. 228 5.2.3. Просмотр лотов ......................................................................................... 230 5.2.4. Просмотр партий товара .......................................................................... 231 5.2.5. Анализ открытых строк закупок ............................................................... 232 5.2.6. Анализ чистых и брутто-потребностей в товаре.................................... 233 5.2.7. Анализ складской статистики................................................................... 233 5.3. Использование стандартных отчетов .................................................................. 235 5.3.1. Справочные данные по номенклатуре.................................................... 236 5.3.2. Отчеты по складскому движению ............................................................ 236 5.3.3. Отчеты по текущему состоянию товарно-материальных запасов ....... 239 5.3.4. Аналитические и статистические отчеты по логистике ......................... 241 5.3.5. Отчеты по финансовым операциям ........................................................ 243 5.3.6. Дополнительные возможности отчетов .................................................. 244 5.4. Запросы .................................................................................................................. 244 6. Контур управления складом в рамках модуля Управление запасами .................. 247 6.1. Обзор управления складом................................................................................... 247 6.1.1. Введение 247 6.1.2. Взаимодействие с другими модулями .................................................... 248 6.1.3. Складские процедуры............................................................................... 248 6.2. Предварительные настройки ................................................................................ 249 6.2.1. Настройка областей и зон хранения ....................................................... 253 6.2.2. Настройка палет........................................................................................ 258 6.2.3. Настройки для работы с контуром управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ ............................................................................... 263 6.2.4. Ячейки хранения ....................................................................................... 266 6.2.5. Палеты 270 6.3. Приемка товара...................................................................................................... 273  Microsoft Business Solutions

5


6.4.

6.5. 6.6.

6.7.

6.3.1. Работа с журналами приемки товара...................................................... 273 6.3.2. Транспортировка товара .......................................................................... 277 Отгрузка товара...................................................................................................... 281 6.4.1. Этапы отгрузки .......................................................................................... 281 6.4.2. Создание отгрузки..................................................................................... 281 6.4.3. Статусы отгрузки ....................................................................................... 285 6.4.4. Резервирование ........................................................................................ 286 6.4.5. Комплектация ............................................................................................ 286 6.4.6. Транспортировка заполненных палет ..................................................... 290 6.4.7. Отправка отгрузки ..................................................................................... 290 6.4.8. Пример обработки отгрузки...................................................................... 290 «Интерактивная» инвентаризация ....................................................................... 292 Анализ данных в контуре управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ ................................................................................................................. 293 6.6.1. Заказ на отгрузку....................................................................................... 293 6.6.2. Транспортировка палет ............................................................................ 297 6.6.3. Маршруты комплектации.......................................................................... 300 6.6.4. Транспортная накладная.......................................................................... 302 Периодические операции...................................................................................... 306

7. Работа со спецификациями товара .............................................................................. 308 7.1. Предварительные настройки ................................................................................ 308 7.2. Создание спецификации ....................................................................................... 311 7.2.1. Конструктор спецификаций ...................................................................... 316 7.3. Обработка спецификаций ..................................................................................... 318 7.4. Конфигурирование спецификаций и готовых товаров ....................................... 322 7.4.1. Конфигурирование спецификаций .......................................................... 322 7.4.2. Конфигурирование готовых товаров ....................................................... 326 7.5. Отчеты по спецификациям ................................................................................... 326 8. Сводное планирование ................................................................................................... 328 8.1. Настройка сводного планирования ...................................................................... 328 8.2. Ввод прогнозов закупок и продаж ........................................................................ 329 8.2.1. Настройка параметров прогнозирования ............................................... 330 8.2.2. Ввод прогноза продаж .............................................................................. 334 8.2.3. Ввод прогноза закупок .............................................................................. 340 8.2.4. Анализ информации о прогнозе .............................................................. 342 8.3. Расчет потребностей ............................................................................................. 346 8.3.1. Настройка покрытия (ликвидности) ......................................................... 346 8.3.2. Прогнозное планирование ....................................................................... 353 8.3.3. Просмотр результатов (брутто-потребностей)....................................... 355 8.3.4. Сводное планирование ............................................................................ 357 8.3.5. Примеры влияния параметров на расчет потребностей....................... 369

6

 Columbus IT Partner Russia, ApS


1. Введение Целью данного руководства ставится обучение пользователя применению стандартной логистической функциональности системы. Модули логистики системы Microsoft Business направления работы подразделений логистики:

Solutions–Axapta

поддерживают

следующие

• Ежедневный учет: операции по закупке, продаже, прочие складские операции, работа со спецификациями (см. пункты 2, 3, 7). • Настройку склада и номенклатурных единиц (см. пункт 4). • Организацию работы складской инфраструктуры: управление размещением и упаковкой грузов по отдельным складским ячейкам, мониторинг подъемно-транспортного оборудования, учет тары (см. пункт 6). • Анализ товарно-материальных потоков: получение информации о складских движениях и уровне запасов, использование специальных отчетов по логистике, таких как АВСклассификация и пр. (см. пункт 5). • Планирование товарно-материального движения: составление планов и работа с ними, расчет потребностей в товаре и использование его результатов, а также прогнозирование уровня складских запасов (см. пункт 8). Изложение материала в данной книге ведется в приведенной последовательности, причем основные разделы руководства можно читать независимо друг от друга. При написании документации в системе был включен ключ Россия (функциональность для различных стран), а также все ключи деревьев: Логистика, Торговля, Коммерческие соглашения, Управление складом. Учет в системе отраслевых особенностей (розничной торговли, общепита и т.п.) настраивается в соответствии с требованиями конкретной организации путем модификаций стандартных параметров. Одним из преимуществ системы является ее способность к интеграции с внешними источниками данных (например, штрих-кодовым оборудованием). Система допускает изменения существующей стандартной структуры таблиц. Таким образом, любая внешняя информация становится органичной частью базы данных системы, доступной для обработки без дополнительных изменений функциональности.


7


1.1. Модули логистики и их краткое описание

Рис. 1. Модули логистики в Microsoft Business Solutions–Axapta. Для того чтобы сформировать общее впечатление о возможностях системы, ниже приведено краткое описание модулей логистики. Модуль РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ используется для автоматизации цикла сбыта (реализации), который охватывает подготовку коммерческих предложений, регистрацию заказов, выпуск счетов, отборочных накладных, накладных и пр. В набор функций данного модуля включено управление ценообразованием, резервирование товара на складе и в ожидаемых поставках, множество управленческих отчетов по анализу деятельности и многое другое. Функциональность модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ включает создание заявок поставщикам, регистрацию поступающего по накладным товара и пр. Обратите внимание, что для использования логистической функциональности модулей РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и/или РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ необходимо наличие модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ используется для ведения складского учёта и управления запасами. Он включает такие возможности, как ведение номенклатурного справочника по товарам, услугам и спецификациям, поддержка неограниченного числа складов, расчёт себестоимости по различным методам, аналитический учет по серийным номерам, партиям, ячейкам хранения и таре, подробный учет прихода и отгрузок с привязкой к реальным координатам на складе: проходам, стеллажам и полкам. Предусмотрено управление погрузочноразгрузочными работами и комплектацией. Модули РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ также используются для ведения расчетов с контрагентами, включая регистрацию и выставление счетов, формирование платежных документов, переоценку валютной задолженности, расчет пенни и штрафов. Строго говоря, эти модули относятся к финансовому контуру системы, но самым тесным образом связаны с логистикой. Модуль СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ предоставляет дополнительные возможности планирования закупок и продаж. Он включает бюджетирование, автоматизированный расчет требуемых поставок, а также прогнозирование уровня складских запасов. Описание модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ также приведено в Руководстве пользователя по производству.

8



1.2. Соглашения по терминологии (глоссарий) В системе Microsoft Business Solutions–Axapta некоторые слова могут иметь иную смысловую нагрузку, нежели на Вашем предприятии. Рассмотрим термины, используемые в данном руководстве, во избежание возможной путаницы при изучении. Клиент: юридические и физические лица, когда-либо приобретавшие у предприятия услуги или товары. Поставщик: поставщики товаров и услуг, подрядчики, подотчетные лица, налоговые органы, а также любые физические и юридические лица, когда-либо выставлявшие предприятию задолженность. В российской функциональности для учета расчетов с подотчетными лицами используется тип счета Подотчетное лицо. Подробное описание см. в Руководстве пользователя Расчеты с персоналом. Счет клиента/поставщика, идентификатор клиента/поставщика клиента/поставщика: эти словосочетания обозначают одно и тоже.

и

код

Номенклатурная единица или товар: единица складского учета, артикул. Под товаром понимается как покупной товар на перепродажу, так и услуга, спецификация, т.е. любой вид товарноматериальной ценности, подлежащей хранению на складе. Спецификация: составная номенклатурная единица, изготовление которой производится силами собственного производства предприятия. Компонент: номенклатурная единица, являющаяся составной частью спецификации. Заказ: под собственно заказом мы будем подразумевать внутренний документ системы Microsoft Business Solutions–Axapta, представляющий заказ на продажу какого-либо товара или услуги. Другими словами, заказ – это контракт на реализацию товара клиенту, обработка которого сопровождается формированием первичной документации (счетов на оплату, накладных, счетов-фактур) и выполнением соответствующих складских и бухгалтерских проводок. Иногда заказы именуются заказами на продажу. Закупка: внутренний документ, отвечающий за поставку поставщиком товара нашему предприятию. Обработка закупки сопровождается регистрацией поступившей от поставщика первичной документации и выполнением соответствующих складских и бухгалтерских проводок. Складской журнал: журнал, позволяющий зарегистрировать произвольное складское движение товара (вне рамок заказа или закупки). Складская проводка: движение товарно-материальных ценностей (номенклатурной единицы). Различают проводки складского прихода (положительные) и складского расхода (отрицательные). Сумма складских проводок дает уровень наличных запасов. Лот: группа складских проводок, однозначно определяющая партию прихода/расхода товара по строке заказа, закупки или складского журнала. Складская аналитика: характеристика складской проводки, идентифицирующая партию товара (ее местоположение, происхождение и т.д.). Под кодом складской аналитики понимается складская аналитика или ее значение. На текущий момент в системе предусмотрено 9 кодов складской аналитики: конфигурация, размер, цвет, склад, ячейка, код палеты, номер партии, серийный номер, номер ГТД. Номер партии: вид складской аналитики или ее значение, определяющий партию товара, характеризующегося одинаковыми условиями изготовления и сроком хранения. Ячейка, складская ячейка: код складской аналитики, определяющий элементарную часть склада, имеющую заданные габариты и предназначенную для хранения заданного количества тары. Определяется комбинацией складских координат: проходом, стеллажом, полкой и позицией. Палета: любая тара: поддон, контейнер, ящик, коробка и т.д. Код палеты – это складская аналитика, сопоставляющая палету партии товара. Фактура и счет-фактура: под этими мы будем понимать одно и то же. Себестоимость: учетная стоимость товара на складе. Различают себестоимость запасов, себестоимость прихода (закупочную) и себестоимость расхода. Мы будем отделять мгновенную  Microsoft Business Solutions

9

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® себестоимость, по которой списывается расход в момент обработки заказа, от себестоимости расхода по моделям ФИФО, ЛИФО и т.д., которая рассчитывается в конце отчетного периода при выполнении операции корректировки себестоимости или закрытия склада. Закрытие склада: перерасчет себестоимости расхода по какой-либо модели. Накладные расходы: дополнительные расходы по заказу или закупке, повлекшие или не повлекшие увеличение себестоимости товара. Торговое (коммерческое) соглашение: соглашение о поставщиком/клиентом на какой-либо товар (группу товаров).

ценах

и

скидках,

заключенное

с

Регистрация: приемка товара и отправка его на хранение в свободную ячейку. Транспортировка палет: операция перемещения палеты из одной ячейки в другую. Комплектация: процедура упаковки одного или нескольких товаров на одной палете для последующей отправки клиенту. Перенос: операция перемещения товара из одного места в другое без формирования бухгалтерских проводок. Сводное планирование: формирование сводного плана закупок или производства, направленного на покрытие расхода складских запасов. Чистые потребности в номенклатуре: результаты сводного планирования, отражающие динамику изменения складских запасов товара с учетом фактических, ожидаемых, запланированных и спрогнозированных складских движений. Прогнозирование: выполняемая пользователем процедура ввода оценки валовых объемов продаж или закупок. Прогнозный план – это совокупность обработанных результатов прогнозирования, которая служит одной из отправных точек в расчете сводного плана. Прогнозное планирование – формирование прогнозного плана на основе введенных пользователем данных. Брутто-потребности: результаты прогнозного планирования, отражающие динамику изменения складских запасов с учетом только спрогнозированных складских движений. Фьючерс: рекомендация системы по изменению сроков или объемов заказов, планирование покрытия которых влечет неэффективные закупки. Действие: рекомендация системы по оптимизации сроков или объемов запланированных закупок. Физическое движение: Выполнение складских проводок по приходу/расходу номенклатурных единиц. Складские проводки выполняются при обработке отборочных накладных по заказам/закупкам и при выполнении операций в складских журналах. Финансовое движение: Выполнение проводок по Главной Книге и формирование дебиторской/ кредиторской задолженностей при обработке заказов/закупок. Проводки выполняются при обработке накладной по заказу/закупке.

1.3. Взаимодействие модулей логистики Модули РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ и УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ тесно связаны с модулем ГЛАВНАЯ КНИГА. Каждой единице аналитического учета (номенклатурной единице, клиенту или поставщику) ставится в соответствие группа, определяющая сценарий разноски проводок по Главной Книге. После того, как задана принадлежность единицы аналитического учета какой либо группе, в нужный момент система автоматически выполняет необходимые бухгалтерские проводки. Модули РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ тесно интегрированы с модулем УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Основные операции по регистрации движения товаров (отпуск и приход товаров по накладным) ведутся для удобства пользователя напрямую в модулях РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ и РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. Результаты этих операций, непосредственно затрагивающие модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, автоматически отражаются в таблицах модулей. Для проведения сугубо складских операций, не затрагивающих внешних контрагентов, можно использовать журналы модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.

10


Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Модуль СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ использует данные модулей РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ, РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ (в части ожидаемых складских движений), УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (в части данных об уровне запасов), а также производственных модулей (в части данных о складских движениях и структуре спецификаций). На выходе модуля СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ получаем запланированные закупки и производственные заказы с подробным бюджетом по складу. Модуль ПРОИЗВОДСТВО реализует полноценное управление производством. В его журналах ведется автономный учет отпуска материалов и приходование готовой продукции, он принимает во внимание сведения модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ о наличии материалов. Разноска производственных журналов отражается в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Основные взаимосвязи модулей логистики друг с другом и с остальными контурами системы Microsoft Business Solutions–Axapta иллюстрирует Рис. 2. Реально возможности Microsoft Business Solutions– Axapta намного богаче: модуль УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ может напрямую обращаться к ГЛАВНОЙ КНИГЕ, корректируя себестоимость запасов, существует метод создания закупок напрямую из заказов. Тем не менее, рисунок дает представление об основных потоках данных в контексте логистических операций.

Главная книга

Производство Сводное планиро вание Расчеты с клиентами

Расчеты с поставщиками

Управление запасами

Проект

Рис. 2. Взаимосвязи модулей логистики. Серым цветом выделены модули, относящиеся к логистическому контуру.

1.4. Взаимосвязь учета товарно-материальных потоков и бухгалтерского учета Система Microsoft Business Solutions–Axapta в большой степени ориентирована на бизнес-процесс. В ней заложены определенные схемы работы, и каждый следующий шаг зависит от результатов предыдущего. Рассмотрим, как в Microsoft Business Solutions–Axapta реализован типичный цикл закупок. Первым делом система производит планирование объемов продаж. На основе анализа потребностей система создает спланированные заказы и формирует предложения по закупкам. Одобренное  Microsoft Business Solutions

11

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® предложение переводится в статус закупки. На базе закупки автоматически формируются складские и бухгалтерские проводки. Получение отборочной накладной инициирует физическое движение товара, регистрация накладной немедленно отражается на счетах предприятия. Составлять каждый документ заново не требуется, что позволяет существенно экономить ресурсы (людские и временные) в вашей каждодневной работе. О том, как, основываясь на результатах складских операций, система создает бухгалтерские проводки, рассказано в пункте 1.5, посвященном ежедневному складскому учету. В системе реализован ряд схем автоматической бухгалтерской разноски и Вам остается только указать счета, которые должны участвовать в той или иной схеме, что осуществляется путем отнесения единицы аналитического учета к определенной группе.

1.5. Ежедневный складской учет К числу ежедневных складских операций относятся: • Выполнение закупок и контроль их проведения (см. пункт 2); • Выполнение продаж и контроль их проведения (см. пункт 3); • Учет складских движений и настройка номенклатурных единиц (см. пункт 4); • Управление складом (см. пункт 6); • Специальные возможности модулей логистики: работа с серийными номерами и партиями (см. пункт 4.3), создание спецификаций и конфигураций (см. пункт 7).

12



2. Закупки Эта глава имеет следующую структуру: • Введение (см. ниже). • Список предварительных настроек в системе, необходимых для создания закупки (см. пункт 2.2). • На базе простейшего примера показана работа системы по созданию закупки, приему товара по отборочной накладной и оплаты накладной (см. пункт 2.3). • Выполнение закупки в общем случае (включая частичное получение товара, и частичная обработка накладной) (см. пункт 2.5). • Обработка нескольких закупок, проверка кредитного лимита (см. пункт 2.6). • Выполнение закупок с регистрацией счетов (см. пункт 2.7). • Регистрация возврата товаров (см. пункт 2.8). • Обработка закупок специальных типов: предложений, журналов, подписок (см. пункт 2.9). • Закупки с учетом прихода на уровне отдельных ячеек (см. пункт 2.10). • Учет дополнительных расходов по закупке, в. т.ч. повлекших рост себестоимости (см. пункт 2.11). • Ценообразование при закупках товара (см. пункт 2.12).

2.1. Введение Данный раздел рассказывает о том, как в системе регистрируется цикл закупки от составления заявки до обработки накладной и учета возможного возврата. Функциональность модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ системы Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет Вам осуществлять следующие процессы, типичные для повседневной деятельности предприятия: • создание и ведение закупок; • учет налогов и пошлин; • проверку кредитного лимита, установленного поставщиком; • получение заказанных товаров в несколько приемов; • обработку возвратов товаров; • получение информации о закупках товаров в срезе поставщиков, заказов на закупку, товара. Основной предмет изучения в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ - это догадаться, закупка. Она является внутренним документом Microsoft Business Solutions–Axapta, заключающим в себе исчерпывающую информацию о контракте на поставку товара, заключенном с поставщиком: условия оплаты и доставки, перечень номенклатуры, сведения о налогообложении закупочных операций и многое другое. Каждая закупка проходит своего рода жизненный цикл, каждая стадия которого знаменуется оформлением (регистрацией) некоторого первичного документа. Допускается несколько сценариев обработки закупки: • создание закупки – обработка накладной; • создание закупки – обработка отборочной накладной – обработка накладной; • создание закупки – регистрация товара – обработка отборочной накладной - обработка накладной.


13


2.1.1.

Потоки данных в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ

Модуль РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ тесно интегрирован с модулем УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Основные таблицы модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ – таблицы «шапок» и строк закупки, доступные в форме Закупка. Модуль также широко использует информацию из таблицы поставщиков и номенклатуры. Так, при создании закупки и выборе поставщика система обращается к таблице поставщиков и извлекает необходимую информацию об условиях оплаты и доставки, графике платежей, условиях налогообложения и скидках по оплате. Регистрация накладной по закупке приводит к формированию кредиторской задолженности. При вводе строки закупки Вам необходимо указать код товара, после чего система получает массу данных о позиции заказа: название номенклатурной единицы, сведения о ценовых соглашениях на товар, месторасположении номенклатурной единицы, перечень и ставки налогов. Обработка отборочной накладной по закупке приводит к формированию складской проводки прихода и увеличению уровня наличных запасов, учитываемых в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. Эти и другие взаимосвязи модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ иллюстрирует следующая схема:

Расчеты с поставщиками: складская и финансовая аналитика,

Сводное планиро вание

Предложе ние по закупке

торговые соглашения, условия оплаты и поставки

Расчеты с поставщиками: управление закупками, получение статистики

Проводка кредитор ской задолжен ности

Расчеты с поставщиками: контроль платежей, одобрение счетов, мониторинг финансовой ситуации

Проводки прихода Управление запасами: контроль уровня запасов

Главная Книга

Рис. 3. Взаимосвязи модуля ЗАКУПКИ.

2.2. Настройки модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ Для того чтобы начать работу по обработке закупок в системе, необходимо провести определенную настройку функций модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. Поскольку модуль РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ тесно интегрирован с модулями ГЛАВНАЯ КНИГА и УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ, их настройка также необходима. Если для изучения системы используется демо-версия, настраивать систему не требуется. Среди параметров модуля можно выделить обязательные – те, без которых система работать не будет, и дополнительные параметры, ввод которых позволит использовать функциональность системы во всей ее полноте.

14



2.2.1.

Обязательные настройки

1. Общие настройки: настройки компании, серии документов. 2. Настройка финансовых модулей: ГЛАВНАЯ КНИГА (план счетов, валюта, налоги и пр.), РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ (группы поставщиков, поставщики, разноска и пр.). Для получения подробных сведений рекомендуется изучить Руководство пользователя по финансам. 3. Необходимо создание, по крайней мере, одной номенклатурной единицы (см. пункт 4.1.3). 4. Создание действий по возврату (см. пункт 2.8).

2.2.2.

Дополнительные настройки

Настоятельно рекомендуется выполнить следующие настройки: 1. Настройка дополнительных возможностей модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ: условий поставки и способов доставки, условий и способов оплаты, графиков оплаты (см. Руководство пользователя по финансам). 2. Создание складов (см. стр. 168). 3. Настройка единиц складского учета и правил их пересчета (см. стр. 170). 4. Создание групп цен и скидок (аналогично ведению групп цен и скидок по заказам – см. пункт 3.11). 5. Настройка групп и кодов накладных расходов (см. пункт 2.11). 6. Создание групп закупщиков (см. стр. 15). 7. Создание кластеров закупок (см. стр. 16). 8. Настройка примечаний для заявки (см. стр. 17) 9. Настройка общих параметров модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ (см. стр. 17).

Как настроить группы закупщиков Группы закупщиков ставятся в соответствие каждой создаваемой закупке, они объединяют сотрудников предприятия, отвечающих за определенный род поставок или производств. Группы закупщиков целесообразно использовать для распределения работы по оформлению и обработке большого количества закупок между сотрудниками (отделами) компании. Они могут использоваться для группировки спланированных закупок в ходе сводного планирования (см. пункт 8.3.4). 1. Выберите пункт главного меню Управление запасами/Настройки/Склад/Группы закупщиков. 2. В появившейся форме создайте группы закупщиков, указав их идентификаторы в поле Группа закупщиков и названия в поле Описание.


15


Рис. 4. Группы закупщиков. 3. В модуле РАСЧЕТЫ С ПЕРСОНАЛОМ вызовите форму Сотрудники и на вкладке Настройки этой формы выберите группу закупщиков для соответствующих сотрудников в одноименном поле. 4. Просмотреть список ответственных лиц, принадлежащих той или иной группе закупщиков, можно с помощью кнопки Сотрудник на форме Группы закупщиков.

Как создать кластеры закупок Для группировки закупок и их последующей фильтрации используются т.н. кластеры закупок. Кластеры – всего лишь произвольные свойства закупок, они не влияют на обработку закупок и складской учет полученных товаров. При формировании системы кластеров пользователь может руководствоваться любым принципом. Например, с помощью кластеров он может отделить закупки компонентов и сырья от закупок готовых товаров на продажу. 1. Вызовите форму Кластеры закупок, воспользовавшись пунктом Расчеты с поставщиками/ Настройки/ Закупка/ Кластеры закупок главного меню. 2. Создайте в этой форме строки, соответствующие кластерам, с помощью комбинации клавиш Ctrl-N или кнопки Создать инструментальной панели. В поле Кластер каждой записи занесите идентификатор кластера, а в поле Название – его краткое описание.

Рис. 5 Кластеры закупок Кластеры сопоставляются закупкам в момент их создания. По умолчанию выбирается кластер, указанный в настройках модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ (см. ниже).

16



Как настроить примечания для заявки Функциональность вывода примечаний в отчетных формах позволяет ввести примечания к заявке, отправляемой поставщику в качестве предложения на поставку товара: 1. Вызовите форму Примечания для формы (воспользовавшись пунктом меню Расчеты с поставщиками/ Настройки/ Формы/ Примечания для формы).

Рис. 6. Примечания для отчетной формы по закупке. 2. Создайте новую строчку на вкладке Обзор и выберите тип документа в поле форма: ЗакупкаЗаявка. Примечания к другим документам (накладным, счетам) в Microsoft Business Solutions– Axapta выводить нельзя, так как они отсутствуют в российских форматах. 3. В поле Язык выберите язык, на котором пишется примечание. Примечания можно ввести на любом языке. 4. На вкладке Текст введите текст примечания.

Как настроить общие параметры модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ Перед началом работы с модулем РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ рекомендуется настроить параметры модуля, управляющие работой базовой функциональности и задающие значения по умолчанию многочисленных опций закупок. 1. Откройте форму Параметры модуля Расчеты с поставщиками, выбрав пункт главного меню Расчеты с поставщиками/Настройки /Параметры. 2. Введите следующие параметры на вкладке Разное:


17


Рис. 7. Общие параметры закупки. Поле

Описание

Тип закупки

Тип по умолчанию, который используется при создании закупки. Возможны следующие варианты: Журнал: создание автономной закупки, по которой не создаются складские проводки. Закупки типа Журнал не учитываются в планировании складских запасов и сопоставлении. Предложение: закупка, информирующая клиента о предполагаемой цене товара. Предложения формируют складские проводки со статусом Приходы - предложения, которые не учитываются при планировании товарноматериальных потоков. Если предложение принимается, его можно легко трансформировать в обычную закупку. Подписка: регулярная закупка, по которой можно неоднократно регистрировать отборочные накладные и выписывать накладные. Закупка: обычная закупка товара. Возврат: документ на возврат партии товара поставщику. Контракт: поставка товара выполняется в соответствии с контрактом на поставку, заключенным с поставщиком на определенный срок. Работа с закупками различных типов описана в пункте 2.9.

Стандартное действие по возврату

Значение поля Действие по возврату по умолчанию для строки закупки типа Возврат номенклатуры (см. пункт 2.8).

Кластер закупок

Кластер по умолчанию, к которому относятся новые закупки.

Подтверждение при указании поставщика и счета накладной

Запрашивать подтверждение на перенос информации из таблицы поставщиков в закупку при выборе кода поставщика или

18



значения поля Счет на. Подтверждение переноса данных о договоре в закупку

Запрашивать подтверждение на перенос информации из договора в закупку при заполнении полей группы Договор в форме Создать закупку. Подробное описание работы с договорами см. в Руководстве пользователя по финансам.

Аннулирование вместо удаления

Аннулировать закупку вместо удаления, т.е. переместить в таблицу аннулированных закупок (Расчеты с поставщиками/ Запросы / История/ Аннулированные закупки). Функциональность работает, если включить режим Удаление закупки после обработки накладной на вкладке Обновления.

Период между поставкой и выпиской накладной

Условия оплаты, определяющие период между получением закупки и выпиской накладной поставщиком. Данный параметр влияет на планирование прогноза движения денежных средств по открытым закупкам.

3. На вкладке Обновления задаются опции автоматической разноски документов по закупке:

Рис. 8. Общие режимы обработки закупки. Поле

Описание

Допускается недопоставка

При активизации этого режима система позволяет закрыть недопоставленную закупку, последовательно оформив с соответствующими параметрами отборочную накладную и накладную (см. пункт 2.5.3).

Допускается перепоставка

Дает возможность закрыть закупку при наличии избыточного количества товара (например, при закупке сырья). Под закрытием понимается регистрация накладной на избыточное количество товара с переводом закупки в состояние Оприходовано (см. пункт 2.5.3).

Изменение отгруженных заказов

В данном поле можно выбрать режим доступа к закупке, со статусом Оприходовано. Возможны следующие варианты:


19


Не используется: модификация оприходованной закупки разрешена; Предупреждение: выдача предупреждения при попытке изменения такой закупки; Блокировано: допускается.

модификация

закрытой

закупки

не

Проводка отборочной накладной в Главную Книгу

Автоматически выполнять проводки в Главной Книге в ходе обработки отборочной накладной по закупке. При регистрации накладной эти проводки будут сторнированы.

Удаление оприходованных строк закупки, Удаление закупки после обработки накладной

При активизации этих параметров система автоматически удаляет соответственно строки или закупки после обработки накладной.

Использование даты документа

Регистрация пришедшей от поставщика накладной включает ввод даты оформления документа. Установив данный переключатель, Вы предпишете системе подставлять эту дату в качестве финансовой при проводке в Главную Книгу или по счетам поставщика. Дата изменения складской проводки (т.н. физическая дата) останется без изменений.

Тип сопоставления для кредитнот

Метод автоматического сопоставления кредит-нот: автоматическое сопоставление открытых проводок, помеченных проводок или вообще не использовать сопоставление (опция Нет).

4. На вкладке Суммарная обработка задаются параметры суммарной обработки (см. пункт 2.6) документации по закупке:

Рис. 9. Параметры суммарной обработки документации по закупке. Поле

Описание

Суммарная обработка

Значение по умолчанию одноименного поля в форме обработки

20


Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® документации по закупке: Нет: суммарная обработка отключена, документы по всем выбранным закупкам обрабатываются и печатаются раздельно. Счет на (= Поставщик в форме обработки закупки): суммарная обработка закупок у одного поставщика; документы по закупкам у одного и того же поставщика разбиваются согласно параметрам суммарной обработки. Заказ: суммарная обработка согласно параметрам; закупка, которой будет сопоставлен объединенный документ, выбирается в форме обработки закупки вручную. Автоматически: автоматическое суммирование документов согласно параметрам суммирования и настройкам поставщиков. Проверка ошибок

Уровень контроля параметров (критериев) суммарной обработки в режиме Заказ: Принять: игнорировать опциональные критерии (см. чуть ниже). Предупреждение: при нарушении опционального критерия выдавать предупреждение типа «Значения поля Кластер в суммарной обработке не совпадают. Продолжить?» Ошибка: при нарушении условий суммарной обработки выдавать сообщение об ошибках.

*

В режимах Счет на и Автоматически проверка документов на предмет соответствия условиям совместной обработки происходит в фоновом режиме. Система просто исключает неподходящую закупку из диапазона закупок, подвергаемых суммарной обработке.

5. На вкладке Цены можно выбрать механизм автоматического начисления накладных расходов и скидок: Поле

Описание

Скидка

Это поле позволяет выбрать механизм начисления скидок при одновременном существовании скидок по строке и многострочных скидок: Строка: применить только скидку по строке; Многострочная: выбрать только многострочную скидку; Максимум (По строке, Многострочная): скидку, которая больше; Минимум (По строке, Многострочная): наименьшую скидку из двух возможных;

применить

ту

применить

По строке + Многострочная: результирующая скидка складывается из скидки по строке и многострочной скидки; По строке * Многострочная: последовательное применение двух скидок; например, если скидка по строке составляет 10%, а многострочная – 10%, то итоговая скидка будет равняться 19%. Начисление накладных расходов  Microsoft Business Solutions

Автоматически начислять накладные расходы, относящиеся ко 21


по закупке

всей закупке целиком (см. п. 3.10).

Начисление накладных расходов по строке

Автоматически начислять накладные расходы по строке.

6. Вкладка Складская аналитика отвечает за отображение кодов складской аналитики (номера ГТД, серийного номера, кода палеты, ячейки, номера партии, склада, цвета, размера и конфигурации) в строках закупки. Так, выбор пункта Ячейка в списке Складская аналитика и установка флажка Строки закупки приведет к отображению складской аналитики Ячейка в строках закупки. 7. На вкладке Номерные серии Вы можете выбрать номерные серии различных документов, формируемых в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ.

Как настроить формы для работы с закупками 1. Чтобы настроить форматы документов по закупкам, откройте форму Настройка форм (Расчеты с поставщиками/ Формы/ Настройка форм). Вкладка Разное позволяет установить параметры печати документов:

Рис. 10. Параметры печати документации по закупке. Поле

Описание

Номенклатура в формах

Метод идентификации номенклатуры в документах: Собственная: использовать собственные номенклатуры.

коды

Контрагента: использовать коды номенклатуры, принятые в компании поставщика. Эти внешние описания товаров хранятся в системе отдельно от собственных кодов. Обе: выводить на печать, как собственный код, так и код поставщика.

22



Печатать код и описание номенклатуры

Печатать в документах и код и наименование номенклатуры.

Внешнее описание номенклатуры

Выбор режима печати внешних описаний номенклатуры, т.е. описаний в кодировке поставщика: вместе с обычными описаниями (опция Добавить) или поверх них (Переписать).

Печать суммы в валюте триангуляции

Помимо суммы в валюте по умолчанию печатать сумму, выраженную в валюте триангуляции.

Итоги

Выберите, на какой странице выходной формы следует печатать итоги: на первой или на последней.

Налог в валюте

Режим печати налогов в накладной по закупке: Не используется: не выводить список накладной.

налогов

в

Валюта проводки: выводить суммы налога, выраженные в валюте счета. Валюта проводки и базовая валюта: вывод налогов суммой в валюте счета и в базовой валюте компании.

с

Выделять не облагаемую налогом сумму

Установите флажок, чтобы в документах печатались облагаемые и не облагаемые налогом суммы.

Печать номенклатурной аналитики

Выберите место длея печати номенклатурной аналитики: После кода номенклатуры, В коде номенклатуры, Под кодом номенклатуры.

Укажите символ, который будет использован в качестве разделителя между кодом номенклатуры и номенклатурной аналитикой. 2. На вкладке Заявка Вы можете настроить параметры формирования Заявки.

Разделитель для номенклатурной аналитики

Формат отчёта

Выбор формата отчета: Бланк: печатать всю информацию документа; Бланк-заготовка: исключить из документов компании и контактную информацию;

логотип

Заготовка: убрать, помимо информации о компании, заголовок строк закупки; Формат российских отчетов: использовать форматы российских документов. Включать внешние документы (Заявка)

Режим печати документов, прикрепленных к строкам или шапке закупки, в заявке: Нет: не выводить на печать внешние документы; Строка: печатать документы, «привязанные» к строке закупки; Заголовок: печатать только те внешние которые привязаны к заголовку закупки;

документы,

Все: печатать внешние файлы, привязанные как к строкам закупки, так и к ее заголовку. Тип внешних документов, которые будут выведены на печать: Типы документов для печати примечания, внешние файлы, документы Word и т.д. (Заявка) 3. Настройте параметры для формирования Списка прихода, Отборочной накладной и Накладной на соответствующих вкладках формы.


23


2.3. Выполнение простой закупки Если Вы заказали 100 единиц товара и получили 100 единиц товара по отборочной накладной, а также накладную на 100 единиц товара, такую операцию можно назвать простой закупкой. Подразумевается, что система не требует регистрации товара на складе, т.е. ввода складской аналитики (см. пункт 4.1.1.2). Покажем, как с использованием Microsoft Business Solutions–Axapta выполнять следующие операции: • создавать закупку и строки закупки; • обрабатывать закупку; • просматривать информацию о проводках по простой закупке.

2.3.1.

Создание закупки

Создание закупок в системе Microsoft Business Solutions–Axapta возможно в двух режимах: упрощенном и расширенном. В расширенной форме содержится обзорная информация по всем закупкам и подробно указаны параметры товара, в упрощенной форме – только информация по конкретной закупке и поставщику. Упрощенная форма используется для быстрого и легкого создания новой закупки. Находясь в одном из указанных режимов, Вы можете беспрепятственно перейти в другой. При открытии формы Закупка система активизирует тот режим, который использовался в последний раз. Ниже рассматривается создание закупки в упрощенном режиме.

Как создать закупку в упрощенном режиме 1. Вызовите форму Закупка, выбрав пункт меню Расчеты с поставщиками/ Закупка. Если форма работает в расширенном режиме, отображая список закупок, переведите ее в упрощенный режим с помощью кнопки Упрощенно. 2. В форме отображаются параметры последней созданной закупки. Введите новую с помощью сочетания клавиш Ctrl-N или кнопки Создать инструментальной панели.

Рис. 11. Создание закупки.

24


Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 3. На экране появится форма Создание закупки. Система предложит выбрать код поставщика из ниспадающего списка в поле Код поставщика. 4. Если Вы собираетесь осуществить закупку у нового поставщика и не планируете поддерживать с ним взаимоотношения в обозримом будущем, оставьте поле Код поставщика пустым и установите флажок Разовый поставщик. Система автоматически создаст в таблице поставщиков новую запись, причем код нового поставщика зависит от номерной серии Разовый поставщик. Разумеется, в случае одноразового поставщика все поля новой закупки придется ввести вручную. Исключение составляют параметры доставки. 5. Остальные поля заполняются системой автоматически на основании информации из таблицы поставщиков, значений полей закупки по умолчанию, заданных в настройках модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ, и паспорта компании. При необходимости их значения можно модифицировать: Поле

Описание

Контактное лицо

Ответственное лицо поставщика, контролирующее взаимоотношения с нашим предприятием. Можно выбрать другое контактное лицо из списка контактных лиц поставщика.

Счет на

Код поставщика, выписывающего накладную по закупке. Закупка может производиться у одного поставщика, а кредиторская задолженность возникает у другого. По умолчанию – код поставщика закупки.

Группа договоров

Группа договоров, по договору, принадлежащему которой, создается закупка. Подробное описание работы с договорами см. в Руководстве пользователя по финансам.

Рег. номер

Код договора в системе, по которому создается закупка.

№ договора

Номер договора. Поле заполняется системой автоматически при заполнении поля Рег. номер.

Закупка

Уникальный код закупки. Как правило, формируется системой автоматически на основании параметров соответствующей номерной серии и не подлежит изменению.

Закупка (список)

Тип создаваемой закупки. Тип закупки по умолчанию определяется общими настройками модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. В нашем случае – Закупка. Обработка закупок других типов рассматривается в пунктах 2.8 и 2.9.

Валюта

Валюта, в которой вводятся все суммы и в которой будет выписана накладная. По умолчанию подставляется валюта, настроенная для поставщика.

Дата поставки

Дата, к которой поставщик должен доставить товар. По умолчанию подставляется текущая системная дата.

Поставка, Улица, Почтовый индекс, Город, Район, Регион, Страна

Соответственно название и адрес фирмы, производящей закупку, т.е. реквизиты нашей компании. Данные сведения подставляются из адреса доставки компании. Если специальный адрес доставки не указан, он берется из паспорта текущей компании.

Группа закупщиков

Группа, закупщиков нашего предприятия, ответственных за данную закупку.

Кластер

Кластер, к которому Вы относите данную закупку.

Приемщик заказа

Сотрудник, ответственный за приемку груза.

Язык

Язык оформления документов по закупке.


25

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 6. Нажмите кнопку OK. На передний план выйдет форма Закупка, в верхней части которой отображается введенная информация. Появилось два новых поля Статус и Статус документа, отображающих статус закупки:

Рис. 12. Форма Закупка. Поле

Описание

Статус

Этап обработки закупки, автоматически устанавливаемый системой. При вводе новых закупок поле автоматически устанавливается в значение Открыто; после получения закупки и обработки отборочной накладной – на значение Получено; после обработки накладной – на Оприходовано. Смена статуса происходит при регистрации очередного первичного документа с помощью кнопки Обработка.

Статус документа

Тип последнего проведенного документа закупки. Может принимать значения: Заявка, Накладная, Акт приемки и Отборочная накладная.

Как создать строку закупки в упрощенном режиме 1. Только что мы создали заголовок закупки, содержащий сведения о поставщике и условиях поставки. Настало время ввести строки закупки, т.е. список товарных позиций, которые необходимо получить от поставщика. 2. Самый быстрый способ – воспользоваться кнопкой Создание строк, при нажатии на которую на экране появляется окно одноименной формы. На вкладке Существующая номенклатура перечислены все товары, с которыми хотя бы один раз проводились операции, с указанием имеющегося на складе количества (поле Физ. доступно). Вкладка Новая номенклатура содержит неиспользованную номенклатуру. Вы можете ввести количество закупаемого товара в поле Количество, указать, при необходимости, конфигурацию номенклатуры, и нажать кнопку

26


Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Создание. Форма закроется, и новые строки будут перенесены в форму Закупка. Кнопка Применить в форме Создание строк позволяет перенести строки без закрытия формы.

Рис. 13. Массовое создание строк закупки. 3. Другой метод – ввести строки прямо в форме Закупка. Для этого следует перейти из заголовка к таблице строк в нижней части формы, воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl-PgDn, после чего нажать комбинацию Ctrl-N или кнопку Создать инструментальной панели. Далее в новой строке следует идентифицировать номенклатуру, заполнив следующие поля: Поле

Описание

Номенклатура

Это обязательное к заполнению поле определяет код закупаемой номенклатуры. При выборе номенклатуры ее описание появляется в поле Название номенклатуры.

Конфигурация

Здесь, при необходимости, задается конфигурация товара (см. пункт 7.4)

Склад

Указывается склад, на который будет оприходована номенклатура.

Количество

Количество товара, закупаемое по строке.

Единицы

Поле, определяющее единицу измерения количества товара. Обычно заполняется автоматически на основе настроек номенклатуры (п. 4.1.3).

Цена/ед.

Цена за единицу товара в валюте закупки, обычно заполняется автоматически на основании настроек номенклатуры. Как только введена цена, произведение цены и количества автоматически отображается в поле Чистая сумма.


27


Скидка

Сумма скидки, предоставленной поставщиком. Может заполняться автоматически на основе существующих коммерческих соглашений. Ввод скидки автоматически уменьшает значение поля Чистая сумма.

Скидка, %

Скидка в процентах от общей стоимости товара, предоставленная поставщиком. При изменении величины скидки синхронно пересчитывается Чистая сумма.

4. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl-S или воспользуйтесь кнопкой Сохранить для подтверждения ввода строки закупки. 5. Повторите шаги 2-4 для ввода остальных строк закупки.

2.3.2.

Обработка закупки

Как уже упоминалось, закупки в системе Microsoft Business Solutions–Axapta проходят некий жизненный цикл, в течение которого у закупки меняется статус от значения Открыто до Оприходовано или Отменено. Смена статуса происходит после обработки соответствующего первичного документа. Обработка и печать документов по закупке производится с помощью функций, активизируемых кнопкой Обработка в форме Закупка. Ниже перечислены виды документов и соответствующие им статусы закупки: Документ

Операции по обработке документа

Статус

Заявка

Формирование документа Заявка.

Открыто

Счет на оплату

Формирование документа Счет на оплату.

Акт приемки

Формирование документа Акт приемки.

Открыто

Отборочная накладная

Формирование складских проводок прихода (физический приход на склад), возможны бухгалтерские проводки по отборочной накладной.

Получено

Накладная

Учет себестоимости прихода, формирование кредиторской задолженности, создание бухгалтерских проводок по закупке (финансовый приход на склад, задолженность по кредитору, налоги), реверсирование (!) проводок по отборочной накладной, если такие были.

Оприходовано

Счет-фактура

Если состояние закупки Открыто или Получено, то в первую очередь производится обработка закупки, соответствующая обработке по кнопке Накладная, после чего формируется счет-фактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур. Если состояние закупки Оприходовано, то формируется счет-фактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур.

Оприходовано

Кредит-нота

Создание проводки списания товара со склада по мгновенной средней себестоимости, формирование дебиторской задолженности, сторнирование проводок по счету.

Отменено

Тип последнего обработанного документа отражается в поле Статус документа заголовка закупки. Далее приводятся инструкции по обработке документов перечисленных типов.

Как составить заявку на товар и задать параметры обработки документа по закупке 28


Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Заявка – это документ, ставящий поставщика в известность о нашем намерении закупить определенный объем номенклатуры. Заявка фиксирует количество товара, цены, условия доставки и оплаты. В зависимости от принятой на предприятии политики документооборота печать заявки и отправка ее поставщику может являться обязательной процедурой обработки закупки. Ниже описана стандартная последовательность действий по печати заявки. Заявка удобна тем, что по результатам ее обработки не создается никаких складских или бухгалтерских проводок, поэтому на ее примере мы разберем общие принципы работы с формой обработки документов по закупке. 1. В форме Закупка (пункт главного меню Расчеты с поставщиками/Закупка) выберите уже созданную закупку и нажмите кнопку Обработка. Из появившегося списка выберите пункт Заявка. 2. На экране появится форма Разноска заявки, в которой можно отредактировать исходные данные для заявки, настроить параметры печати и ввести некоторые сведения о документе. Аналогичный внешний вид и сходную функциональность имеют формы обработки акта приемки, отборочной накладной и накладной.

Рис. 14. Печать заявки по закупке. 3. Выбор опции Все в поле Количество приведет к включению в заявку всей номенклатуры в полном объеме. Опция Немедленное получение позволяет распечатать заявку на часть товара (подробнее см. пункт 2.5 «Обработка неполной/избыточной закупки»). Выберите опцию Все. 4. Поле Печать определяет порядок вывода на печать нескольких документов при одновременной обработке нескольких закупок. В нашем случае осуществляется обработка и печать одной заявки, поэтому значение поля Печать не влияет на порядок обработки.

*

Режим Обычн. соответствует последовательной обработке и печати документов: обработана первая заявка – напечатана первая заявка, обработана вторая – напечатана вторая и т.д. Режим После позволяет сначала обработать весь массив документов и выполнить необходимые проводки, а затем распечатать все документы сразу.


29

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 5. Убедитесь, что в поле Печать заявки установлен флажок. В противном случае вывести заявку на печать можно будет только постфактум из журнала заявок. Настройка формата бумаги и выбор принтера осуществляется с помощью кнопки Настройка принтера, пункт Заявка. 6. На вкладке Прочее задаются параметры проверки кредитного лимита и суммарной обработки. Подробнее об этих возможностях Microsoft Business Solutions–Axapta читайте в пункте 2.6. 7. Обратимся к нижней части формы. На вкладке Обзор отображаются закупки, по которым будут распечатаны документы. В нашем примере вкладка содержит единственную закупку. Выбрать дополнительные закупки можно с помощью кнопки Выбор, активизирующей запрос по закупкам. Перечислим кратко поля на вкладке Обзор: Поле

Описание В первом поле отображается значок, позволяющий оценить результаты обработки документа. Если в этом поле выводится пиктограмма , документ не будет обработан. Среди возможных причин – неверная спецификация количества (поле Количество), нарушение последовательности обработки свидетельствует о том, что по документу документов. Значок будет проведено ненулевое количество товара.

Обработка

Тип документа: заявка, акт приемки, отборочная накладная или накладная.

Закупка

Код закупки, по которой печатается документ.

Название

Название поставщика.

8. Вкладка Настройки позволяет ввести дату документа: Поле

Описание

Дата документа

Дата составления документа. При регистрации документов, поступивших от контрагентов (пример – входящие отборочные накладные и накладные), здесь вводится дата, проставленная на документе.

*

Если работает режим обработки закупок Использование даты документа (см. настройку параметров модуля РАСЧЕТ С ПОСТАВЩИКАМИ), все проводки по документу будут зарегистрированы указанной датой. Это касается, в первую очередь, отборочной накладной и накладной.

9. Скорректировать количество товара, подлежащее переносу в заявку, можно на вкладке Строки.

30



Рис. 15. Редактирование строк заявки. Здесь представлен список строк документа, перенесенных из закупки. В каждой строке присутствуют следующие поля: Поле

Описание


Код закупаемого товара.

Склад

Склад, на который будет оприходован товар.

Обработка

Количество товара, которое будет обработано. По умолчанию – количество в строке закупки в соответствии со спецификацией количества. Редактирование этого поля приведет к немедленному перерасчету суммы по строке (Чистая сумма), и, следовательно, суммы по заявке.

Чистая сумма

Сумма по строке со всеми скидками и накладными расходами, но без налогов.

Закрытие

Закрыть документ, несмотря на недопоставку/перепоставку (см. пункт 2.5.3).

Недопоставка

Вычисляемое поле, информирующее пользователя о возникновении недопоставки или перепоставки товара по строке.

10.С помощью кнопки Склад на вкладке Строки можно вывести на экран стандартные запросы по складской проводке, лежащей в основе строки: собственно параметры проводки, сведения о наличных запасах, лоте. При желании прямо в форме Разноска заявки можно зарегистрировать товар средствами модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. 11.Вкладка Детали строки позволяет задать тонкие настройки цены и количества по выбранной на вкладке Строки строке. В заявке не выводятся ценовые параметры закупки, поэтому любые изменения цены или величины скидки заявки не коснутся документа. Описание полей на вкладке Детали строки приводится ниже при описании обработки накладной по закупке. 12.По окончании ввода информации нажмите кнопки OK или Пакет (для пакетной обработки заявки). В зависимости от значения поля Печать заявки система выведет заявку на печать, а


31

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® затем сохранит запись о ней в журнале заявок (подробнее о просмотре истории документов см. в пункте 2.3.3). 13.Обратите внимание, что в поле Статус документа формы Закупки появилось сообщение Заявка. В поле Статус по-прежнему значится Открыто.

Как сформировать счет на оплату по закупке 1. Вызовите форму Закупка (Расчеты с поставщиками/ Закупка) и выберите нужную закупку. 2. Нажмите кнопку Обработка, из появившегося списка выберите пункт Счет на оплату. 3. Создание счета на оплату производится аналогично составлению заявки. Так, на первом этапе следует установить поле Количество появившейся формы в значение Все. 4. Для печати счета на оплату нужно установить переключатель Печать текущий счет на оплату и, при необходимости, задать параметры печати, воспользовавшись кнопкой Настройка принтера. 5. Скорректировать количество и ассортимент номенклатуры, которая должна быть представлена в счете на оплату, можно на вкладке Строки. Удаление строк позволяет распечатать усеченный документ. Изменение количества товара немедленно влечет пересчет чистой суммы в закупке. Итоговую сумму с учетом налогов можно получить, нажав кнопку Итоги (подробнее см.ниже). 6. По окончании ввода информации нажмите OK или Пакет (для пакетной обработки). 7. Обратите внимание на то, что статус документа в форме Закупка сменился на Счет на оплату. В поле Статус по-прежнему значится значение Открыто. Нажав кнопку Запросы и выбрав пункт Счет на оплату, можно просмотреть созданный документ.

Как распечатать акт приемки по закупке Акт приемки по закупке – некий информационный список, подобный накладной. С его помощью можно получить детальные сведения для сверки с поступившим по закупке грузом: комплектность, количество каждой номенклатуры, ячейки приемки. Использование этого документа целесообразно в цикле проведения закупок с использованием функциональности управления складом модуля УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ. 1. Вызовите форму Закупка (Расчеты с поставщиками/ Закупка) и выберите нужную закупку. 2. Нажмите кнопку Обработка, из появившегося списка выберите пункт Акт приемки. 3. Создание акта приемки производится аналогично составлению заявки. Так, на первом этапе следует установить поле Количество появившейся формы в значение Все. 4. Для печати акта приемки нужно установить переключатель Печать акта приемки и, при необходимости, задать параметры печати, воспользовавшись кнопкой Настройка принтера. 5. Скорректировать количество и ассортимент номенклатуры, которая должна быть представлена в акте приемки, можно на вкладке Строки. Удаление строк позволяет распечатать усеченный документ. Изменение количества товара немедленно влечет пересчет чистой суммы в закупке. Итоговую сумму с учетом налогов можно получить, нажав кнопку Итоги (подробнее см.ниже). 6. По окончании ввода информации нажмите OK или Пакет (для пакетной обработки). 7. Обратите внимание на то, что статус документа в форме Закупка сменился на Акт приемки. В поле Статус по-прежнему значится значение Открыто. Нажав кнопку Запросы и выбрав пункт Акт приемки, можно просмотреть созданный документ.

Как обработать поступившую отборочную накладную При поступлении заказанного товара на склад следует обработать отборочную накладную, сопровождающую груз. Обработка отборочной накладной приводит: •

32

к формированию складских проводок прихода со статусом Получено, т.е. проводок физического прихода, и расчету оценочной «физической» себестоимости прихода;


Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® •

в

зависимости

от параметров номенклатуры и настроек модуля РАСЧЕТЫ С (Проводка отборочной накладной в Главную Книгу), к формированию бухгалтерских проводок по отборочной накладной;

ПОСТАВЩИКАМИ

•

*

в случае обработки отборочной накладной на все заказанное количество товара, к смене статуса закупки на Получено.

При желании можно миновать фазу регистрации отборочной накладной и сразу обработать накладную. Необходимые складские проводки будут сформированы автоматически.

1. Вызовите форму Закупка, найдите необходимую закупку и нажмите кнопку Обработка/ Отборочная накладная в появившемся меню. 2. На экране появится форма Разноска отборочной накладной. В поле Количество установите значение Все. Значение Зарегистрировано в списке возможных значений поля Количество соответствует количеству товара, физически зарегистрированному в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ (см. пункт 2.10). 3. Задайте номер, проставленный на бланке отборочной накладной, в поле Отборочная накладная. 4. Введите дату отборочной накладной в одноименном поле на вкладке Настройки. Все проводки по документу будут зарегистрированы этой датой. Поле Дата документа (дата поступления отборочной накладной в нашу компанию) можно оставить незаполненным. 5. Параллельно с регистрацией отборочную накладную можно вывести на печать. Это делается для того, чтобы сличить ее с поступившим оригиналом и обнаружить возможные ошибки. В первую очередь, для вывода отборочной накладной на печать установите переключатель Печать отборочной накладной и выполните все необходимые настройки печати, воспользовавшись кнопкой Настройка принтера. 6. Скорректировать количество товара, подлежащее включению в отборочную накладную, можно на вкладке Строки. Изменение количества немедленно влечет пересчет чистой суммы в закупке. Итоговую сумму с учетом налогов можно получить, нажав кнопку Итоги. 7. При обработке отборочной накладной можно скорректировать не только количество поступившего товара, но и недополученное количество, которое останется после разноски отборочной накладной. Для этого выберите строку отборочной накладной на вкладке Строки, перейдите к вкладке Детали строки и в поле К поставке группы Склад введите величину остатка. При разноске отборочной накладной система соответствующим образом скорректирует значения поля К поставке строки закупки. Использование данной функциональности – еще один вариант процедуры обработки недопоставки/перепоставки. 8. По окончании ввода информации нажмите OK или Пакет. 9. Статус закупки сменился на Получено. Это свидетельствует о физическом движении товаров (услуг). Просмотреть оформленную отборочную накладную можно с помощью запроса, активизируемого кнопкой Запросы/Отборочная накладная.

Как обработать поступившую накладную На последнем этапе обработки закупки регистрируется накладная, выписанная поставщиком. Обработка накладной на весь заказанный товар приводит к закрытию закупки и выполнению следующих операций: •

к фиксации себестоимости Приобретено;

•

к формированию кредиторской задолженности по соответствующему поставщику и выполнению проводок по соответствующему счету Главной Книги;

•

к созданию бухгалтерской проводки приходования номенклатуры товара на склад, сторнированию проводок по отборочной накладной(если были соответствующие настройки) ;


товара

и

смене

статуса

складских

проводок

33

на

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® •

к смене статуса закупки на Оприходовано (в случае обработки накладной на всю закупку).

1. Откройте форму Закупка. Выберите закупку, для которой хотите зарегистрировать накладную. 2. Нажмите кнопку Обработка и выберите пункт Накладная появившегося подменю. 3. В появившейся форме Разноска накладной установите поле Количество в значение Все. Значение Отборочная накладная позволяет зарегистрировать накладную только на то количество товара, которое реально получено по отборочной накладной. 4. Введите проставленный на накладной номер в поле Накладная на вкладке Обзор. 5. Перейдите на вкладку Настройки в нижней части формы. В поле Дата накладной указывается дата составления документа (по умолчанию – текущая системная дата), которой будут оформлены проводки. Поля Одобрено содержат сведения об ответственном за регистрацию счета сотруднике. Поле Дата документа позволяет ввести дату поступления накладной, от которой отсчитывается срок начисления скидок по оплате или штрафов за просроченный платеж. 6. Также Вы можете указать способ и вариант оплаты накладной в соответствующих полях. И указать в поле Оплатить до дату, до которой накладная должен быть оплачена. 7. По кнопке Функции/ Изменить дата накладной Вы можете изменить дату накладной.

Рис. 16. Ввод дополнительных параметров счета. 8. На вкладке Должностные лица выберите из списка контактных лиц поставщика руководителя и главного бухгалтера. Эти фамилии будут напечатаны на накладной. 9. Как обычно, количество товара для обработки можно скорректировать на вкладке Строки. Теперь на вкладке Детали строки можно изменить цену товара, сумму накладных расходов, величины скидок по строке. Изменения, коснувшиеся какого-либо поля, немедленно отражаются на ожидаемой «чистой» сумме по строке и сумме по накладной. Можно отредактировать следующие поля: Поле

34

Описание



Цена/ед.

Цена за Количество (цена) единиц товара.

Количество (цена)

Количество, для которого указана цена. Обычно – 1.

К поставке

Количество товара, ожидающее поставки по накладной в единицах закупки.

Обработка

Количество товара в строке, которое будет обработано, но в единицах складского учёта.

К поставке

Информационное поле, показывающее количество товара, поступление которого ожидается по накладной, но в единицах складского учёта.

Накладные расходы

Дополнительные расходы по строке, выраженные в валюте счета и увеличивающие себестоимость товара.

Скидка, Скидка %

Скидки по строке в суммовом и процентном выражении.

Многострочная скидка, Многострочная скидка, %

Скидки по закупке (по нескольким строкам) в суммовом и процентном выражении.

Рис. 17. Корректировка данных накладной. 10.Итоговую сумму счета с учетом налогов и накладных расходов можно получить, нажав кнопку Итоги. При этом система сообщит нам следующие сведения: Поле

Описание

Валюта

Текущий курс валюты закупки. Выводится сумма в базовой валюте компании за 100 единиц валюты закупки.

Скидка по строке

Сумма многострочных скидок и скидок по строкам.

Сальдо

Чистая сумма накладной, включая скидки по строке и многострочную скидку.

Общая скидка

Сумма предоставленной в соответствии с ценовыми соглашениями общей скидки.


35



Сумма начисленных по накладной накладных расходов (см. п. 2.11). Не путать с «обычными» накладными расходами, которые включаются в чистую сумму по строке.

Налоги

Сумма налогов по накладной.

Округление

Величина, на которую округлена сумма накладной.

Сумма накладной

Сумма накладной с учетом всех скидок, накладных расходов и налогов.

Скидка по оплате

Величина предоставленной скидки по оплате.

Скидка до

Это поле определяет срок, в течение которого следует оплатить счет для получения скидки по оплате.

11.Для печати накладной установите флажок в поле Печатать накладную, после чего укажите параметры печати с помощью кнопки Настройка принтера.

*

Текущая версия Microsoft Business Solutions–Axapta поддерживает накладную типовой формы № ТОРГ-12, утвержденной Госкомстатом РФ. Для составления накладной используются параметры закупки (в части реквизитов грузоотправителя), компании (грузополучатель) и пр. Чтобы по закупке печаталась накладная типовой формы № ТОРГ-12 в форме Настройка форм (Расчеты с поставщиками/ Настройки/ Формы/ Настройка форм) на вкладке Накладная в поле Формат отчета для накладной необходимо выбрать значение Формат российских отчетов.

12.По окончании ввода информации нажмите OK (или Пакет для пакетной обработки заявки). 13.Статус закупки обретет значение Оприходовано, а в поле Статус документа будет указано: Накладная. Просмотреть зарегистрированные накладные можно, воспользовавшись кнопкой Запрос/Накладная формы Закупка.

Как обработать счет-фактуру по закупке Если статус закупки Открыто или Получено: 1. В форме Закупки нажмите кнопку Обработка, и выберите пункт Счет-фактура в ниспадающем меню. 2. В появившейся форме Обработка счета-фактуры (Рис. 18) укажите в поле Количество значение Все

36



Рис. 18. Обработка счета-фактуры и накладной одновременно 3. Введите проставленный на накладной номер в поле Накладная на вкладке Обзор и номер счета-фактуры в поле . 4. Перейдите на вкладку Настройки в нижней части формы. В поле Дата накладной указывается дата составления документа (по умолчанию – текущая системная дата), которой будут оформлены проводки. Поля Одобрено содержат сведения об ответственном за регистрацию счета сотруднике. Поле Дата документа позволяет ввести дату поступления накладной, от которой отсчитывается срок начисления скидок по оплате или штрафов за просроченный платеж. 5. Также Вы можете указать способ и вариант оплаты накладной в соответствующих полях. И указать в поле Оплатить до дату, до которой накладная должна быть оплачена. 6. Для печати счета-фактуры и/или накладной установите √ в поле Печатать счет-фактуру и/или Печатать накладную, после чего укажите параметры печати с помощью кнопки Настройка принтера. По окончании ввода информации нажмите OK (или Пакет для пакетной обработки заявки). Система напечатает счет-фактуру и/или накладную российского или стандартного формата в зависимости от настроек параметров модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. 7. Статус закупки обретет значение Оприходовано, а в поле Статус документа будет указано: Счет-фактура. Формируется счет-фактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур. Просмотреть зарегистрированные накладные и счета-фактуры можно, воспользовавшись кнопкой Запрос/ Накладная и Запрос/ Счет-фактура формы Закупка. Если статус заказа Оприходовано: 1. В форме Закупки нажмите кнопку Обработка, и выберите пункт Счет-фактура в ниспадающем меню. 2. В появившейся форме Разноска счета-фактуры (Рис. 19) в поле Фактура введите номер фактуры. Поставьте √ в поле В фактуру. 3. Из меню, появляющегося по кнопке Обработка, выберите пункт Обработка и печать или Обработка


37


Рис. 19. Обработка счета-фактуры при существующей накладной 4. После обработки счета-фактуры у закупки останется статус Оприходовано. Формируется счетфактура, идентичный накладной, который регистрируется в журнале счетов-фактур.

2.3.3.

Просмотр информации о простой закупке

По открытой закупке можно просмотреть: • итоги (суммы накладной, налогов, накладных расходов, скидок); • прогноз движения средств (ожидаемые движения по бухгалтерским счетам). По проведенной закупке система позволяет просматривать следующую информацию: • заявки, счета на оплату и акты приемки; • отборочные накладные, бухгалтерские проводки по отборочным накладным; • накладные, бухгалтерские проводки по накладным; • складские проводки по каждой строке закупки. Кроме того, Microsoft Business Solutions–Axapta позволяет отследить операции по счету поставщика, произведенные согласно накладной. Ниже описано, как получить всю эту информацию.

Как вывести итоги по закупке перед регистрацией накладной 1. Перед тем, как зарегистрировать накладную и закрыть закупку, удобно оценить общую сумму накладной со всеми налогами, накладными расходами и скидками. Для этого в форме Закупки следует нажать кнопку Запросы и выбрать пункт Итоги выпадающего меню.

38



Рис. 20. Итоги по закупке. 2. На экране появится окно Итоги, в котором для выбранного в списке Обработка разреза по количеству товара (всего заказанного количества, количества, проставленного в поле Немедленное получение, зарегистрированного или полученного по отборочной накладной количества товара) приводится следующая информация: Поле

Описание


Количество товара в соответствии с выбранным в поле Обработка разрезом.

Вес

Суммарный вес указанного количества. Рассчитывается как произведение веса-нетто номенклатурной единицы и количества товара.

Объем

Общий объем товара. Вычисляется как произведение объема одной номенклатурной единиц на количество.

Кредитный лимит

Максимальная величина кредита, который может предоставить поставщик.

Доступен кредит

Остаток кредита – разность максимально возможного кредита и суммы задолженности поставщику, включая сумму накладной по выбранной закупке.

Валюта

Текущий курс валюты закупки (ее код указан справа). Выводится сумма в базовой валюте компании за 100 единиц валюты закупки.


Сумма многострочных скидок и скидок по строкам.

Сальдо

Чистая сумма счета с учетом всех скидок.

Общая скидка

Сумма предоставленной в соответствии с ценовыми соглашениями общей скидки.


Сумма начисленных по накладной накладных расходов (см. п. 2.11), которые увеличивают сумму накладной (при разноске кредитуют счет поставщика). Не путать с «обычными» накладными расходами, которые включаются в чистую сумму по строке.

Налоги

Сумма налогов, которая будет начислена по накладной.

Округление

Величина, на которую округлена сумма накладной.


39



Сумма с учетом всех скидок, накладных расходов и налогов, которая будет выписана поставщиком по накладной.


Величина предоставленной скидки по оплате.

Как просмотреть прогноз движения средств по закупке Система Microsoft Business Solutions–Axapta обладает мощной функциональностью расчета прогноза движения средств – прогнозов бухгалтерских проводок по хозяйственным операциям. В частности, можно рассчитать прогноз движения средств по закупке. Система предвосхитит проводки прихода на склад, формирование кредиторской задолженности, проводки накладных расходов, налоговые проводки и даже ежемесячные проводки уплаты налогов (переноса задолженности перед бюджетом с 19 на 68 счет). 1. Откройте форму Закупки. Выберите закупку, по которой еще не обработаны накладные. 2. Нажмите кнопку Запросы и выберите пункт Прогноз движения средств. Система выведет на экран окно следующей формы:

Рис. 21. Прогноз движения средств по закупке. 3. В этой форме Вы можете видеть счет предполагаемой проводки, дату, когда она произойдет, тип разноски и суммы в базовой валюте и валюте закупки. Обратите внимание: если в какойлибо строке отсутствует счет, это свидетельствует о некорректной настройке разноски по номенклатуре, поставщику или налогам.

Как просмотреть заявки, счета на оплату, акты приемки, отборочные накладные, накладные и счет-фактуры Все заявки, счета на оплату, акты приемки, отборочные накладные, накладные, акты приемки и заявки просматриваются в самой форме Закупки с помощью функциональной кнопки Запросы. Существует альтернативный путь просмотра истории обработки документации по закупкам с привлечением стандартных запросов Microsoft Business Solutions–Axapta. Доступ к этим запросам открывается из папки главного меню Расчеты с поставщиками/Запросы/Журналы. Разница между запросами в форме Закупки и запросами в папке Расчеты с поставщиками/Запросы/Журналы заключается лишь в том, что последние отображают список документов по всем закупкам, а не по одной выбранной. 1. В форме Закупки установите курсор поверх интересующей закупки и нажмите кнопку Запросы. 2. Выберите один из пунктов выпадающего меню: Заявка, Счет на оплату, Акт приемки, Отборочная накладная, Накладная или Счет-фактура. 3. На экране появится журнал документов. По внешнему виду формы журналов различных документов практически не отличаются. На вкладке Обзор находится список проведенных по закупке документов. По каждому из них приводятся: код закупки (для акта приемки – и код поставщика), порядковый номер документа (поля Заявка, Счет на оплату, Акт приемки, Отборочная накладная, Накладная и Фактура соответственно), дата документа и некоторая дополнительная информация (валюта и сумма для заявки, выбранные условия и способ поставки для акта приемки и отборочной накладной).

40



Рис. 22. Журнал отборочных накладных. 4. На вкладке Строки приводится развернутая информация по каждой строке документа: номер закупки, код номенклатуры, количество. Для акта приемки и накладной для сравнения с объемом полученного товара приводится все заказанное по закупке количество. Кроме того, в строках отборочной накладной для каждой номенклатуры приводится Остаток – недопоставленное количество товара. В строках заявки можно дополнительно просмотреть стоимостные характеристики заказанного товара: цену, стоимость и включенный в сумму строки налог.

Рис. 23 Строки отборочной накладной. 5. Для просмотра дополнительной складской аналитики строк документов нужно нажать кнопку Склад, выбрать пункт меню Отображение аналитики и в появившемся диалоговом окне отметить интересующие аналитические измерения. 6. Для печати копии выбранного документа используется кнопка Просмотр на вкладке Обзор. Можно просмотреть и оригинал с помощью кнопки Просмотр/ Оригинал.

Как просмотреть накладные по закупкам 1. Список проведенных по закупке накладных выводится на экран аналогично заявкам и отборочным накладным: достаточно выбрать закупку, нажать кнопку Запросы и активизировать пункт меню Накладная. Для получения журнала всех накладных по всем закупкам можно воспользоваться пунктом меню Расчеты с поставщиками/Журналы/Запросы//Накладная.


41


Рис. 24. Журнал накладных. 2. На экране появится форма Журнал накладных, в которой представлены все накладные по выбранной закупке. Для каждой накладной система отображает: Поле

Описание

Закупка

Код закупки, по которой обработана накладная.

Дата

Дата накладной. Та самая, которая указывалась в поле Дата накладной формы Обработка накладной.

Накладная

Номер накладной.

Документ ГК

Документ Главной Книги, которому поставлены в соответствие проводки по накладной.

Валюта

Валюта накладной, в которой выражены все суммы.

Налоги

Сумма налогов по накладной, в том числе «включенные в цену».


Сумма накладной со всеми налогами и накладными расходами, увеличивающими сумму накладной.

3. На вкладке Обзор можно видеть группу кнопок, позволяющих вывести массу дополнительной информации по счету: Просмотр: вывести на печать копию накладной. Документ ГК: просмотреть бухгалтерские проводки по накладной. Накладные расходы: вывести список накладных расходов, начисленных по всей закупке целиком. Пункт меню Коррекция, появляющегося при нажатии кнопки Накладные расходы, позволяет начислить и распределить по строкам существующей накладной дополнительные накладные расходы (см. п. 2.11). Проводки: просмотреть операцию по поставщику, т.е. проводку кредиторской задолженности, возникновение которой повлекла обработка накладной. Разнесенные налоги: перечень налогов по закупке. Назначение полей формы Налоговые операции, которая появляется при нажатии этой кнопки, раскрывается в Руководстве пользователя по финансам. Налог по форме № 1099: не используется в Российской функциональности.

42


Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® Просмотр внутреннего счета: функциональность генерации внутреннего счета стран ЕС. В российской практике не используется. Обработка счета-фактуры: обработка счета-фактуры по одной или нескольким накладным. Фактура: отображение журнала фактур. 4. Для просмотра финансовой информации по отдельным строкам накладной следует перейти на вкладку Строки. Там можно видеть следующую информацию: Поле

Описание

Закупка

Код закупки, которой соответствует строка.


Код номенклатурной единицы, фигурирующей в строке накладной.

Склад

Код склада, на который были оприходованы товары по закупке.


Количество единиц, проставленное в строке накладной.

Цена/ед.

Цена товара

Скидка, Скидка, %

Скидки по строке в абсолютном и процентном выражении.

Сумма

Сумма по строке с учетом скидок, но без накладных расходов по строке и налогов, начисленных сверх облагаемой налогом суммы.

Налог, включенный в цену

Сумма налогов, проведенных по строке в режиме Цена включает налог.

5. Кнопки Накладные расходы и Склад позволяют просмотреть (но не отредактировать) список накладных расходов по строке и проводки складского лота соответственно.

Как просмотреть бухгалтерские проводки 1. Активизируйте пункт главного меню Расчеты с поставщиками/Запросы/Журналы/Накладная (или выберите закупку, нажмите кнопку Запрос и выберите пункт Накладная). 2. Нажмите кнопку Документ ГК. В стандартной форме Проводки по документу Вам будет предоставлен список всех бухгалтерских проводок по выбранной закупке. 3. Для просмотра бухгалтерских проводок по отборочной накладной следует вызвать журнал отборочных накладных и воспользоваться кнопкой Документ ГК.

Как просмотреть операции по счету поставщика 1. Проводки по поставщику можно просмотреть в форме Поставщики (пункт Расчеты с поставщиками/Поставщики главного меню), а можно – в журнале накладных модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. 2. Выбрав интересующую накладную, нажмите кнопку Проводки.

Как просмотреть складские проводки по строке 1. Откройте форму Закупка и выберите интересующую строку. 2. Нажмите кнопку Склад в нижней части формы и выберите пункт Проводки в появившемся меню. Вы увидите форму Проводки со списком партий прихода выбранного товара. В поле Приход отображается статус складской проводки (см. пункт 5.1.1): для новой закупки он имеет значение Заказано, а для оприходованной – Закуплено.

*

С помощью кнопки Склад можно вызвать и другие запросы по складским операциям, связанным со строкой закупки: запрос по наличным запасам в точке склада, обозначенной кодами складской аналитики строки закупки (пункт В наличии) и запрос по лоту (группе проводок, соответствующих строке). Складские запросы подробно описаны


43

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® в пункте 5.2.

2.4. Работа с закупками в расширенном режиме До сих пор мы затронули лишь малую часть функциональности обработки закупок в Microsoft Business Solutions–Axapta. Мы создали заголовок закупки, ввели строки, при этом мы не меняли большинства параметров закупки и строк. Их значения по умолчанию извлекаются из настроек поставщика и номенклатурных единиц. Доступ к этим дополнительным параметрам открывается в расширенном режиме работы с формой Закупка.

2.4.1.

Работа с заголовком закупки

Итак, новая закупка зарегистрирована в системе (см. пункт 2.3.1). Теперь можно просмотреть и отредактировать ее параметры. Далее описано, как работать с «шапкой» закупки: редактировать поля закупки, создавать новые строки на основе существующих и т.д. Ряд вопросов работы с закупками в расширенном режиме в части суммарной обработки, начисления накладных расходов и настройка торговых соглашений, раскрыт в пунктах 2.6.1, 2.11 и 2.12 соответственно.

Как просмотреть и отредактировать информацию о закупке 1. Вызовите форму Закупка. Если форма находится в упрощенном режиме, переведите ее в расширенный с помощью кнопки Расширенно. Перед Вами предстанет следующее окно:

Рис. 25. Просмотр развернутой информации по закупке. 2. На вкладке Обзор в верхней части формы приводится список всех закупок, зарегистрированных в системе, как открытых, так и выполненных (за исключением аннулированных, которые отображаются в форме Аннулированные закупки). Большинство полей заголовка закупки,

44


Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® приведенных на вкладке Обзор, нам уже знакомо: здесь указан код закупки, идентификатор поставщика, код кредитора, выставляющего счет и т.д. Новое поле – это Проект, в котором может отображаться код проекта, включающего закупку и Контракт, в котором может отображаться код контракта, заключенного с поставщиком. 3. В полях на вкладке Разное содержится общая информация по выбранной на вкладке Обзор закупке. Эту информацию мы ввели при создании закупки: Поле

Описание

Дата создания

Дата создания закупки (точнее, заголовка закупки).

Название

Это поле позволяет просмотреть и отредактировать название поставщика закупки, которое будет проставлено на всей документации.

Контактное лицо

Выберите контактное лицо поставщика. Для создания новых контактных лиц можно нажать кнопку Настройки, выбрать пункт меню Контактные лица и ввести новое лицо в появившейся форме. После этого можно перенести код контактного лица в закупку с помощью кнопки Перенос.

Код поставщика

Здесь можно сменить поставщика закупки. Обратите внимание: при смене поставщика система обновляет большинство полей заголовка, подставляя значения, принятые по умолчанию для выбранного поставщика.

Счет на

Код кредитора, выставляющего счет по закупке.

Разовый поставщик

Поле сигнализирует о том, что поставщик является одноразовым поставщиком закупки.

Статус

Статус закупки (подробнее см. пункт 2.3.2).

Статус документа

Тип последнего «старшего» документа, составленного по закупке. Накладная «старше» отборочной накладной, отборочная накладная «старше» акта приемки и т.д. Таким образом, данное поле информирует о том, до какого документа мы добрались в ходе обработки закупки.

Группа договоров

Группа договоров, по договору, принадлежащему которой, создается закупка. Подробное описание работы с договорами см. в Руководстве пользователя по финансам.

Рег. номер

Код договора в системе, по которому создается закупка.

№ договора

Номер договора. Поле заполняется системой автоматически при заполнении поля Рег. номер.


45


Рис. 26. Общие настройки закупки. 4. На вкладке Настройки собраны параметры сортировки, разноски и налогообложения закупки. Значения большинства этих полей извлечены из настроек поставщика: Поле

Описание

Группа закупщиков

Группа сотрудников предприятия, ответственных за выполнение данной закупки. Подробнее см. выше.

Приемщик заказа

Сотрудник, отвечающий за приемку по закупке.

Кластер

Группирует закупки.

Язык

Язык оформления документов по закупке.

Склад

Код склада, который будет подставляться в новые строки закупки. Код склада в заголовке закупки имеет приоритет перед складом закупки по умолчанию, указанном в настройках номенклатурной единицы (см. п. 4.1.3).

Профиль разноски

Профиль выполнения проводок по счету поставщика, который будет использован в момент обработки счета (см. Руководство пользователя по финансам).

Сопоставление

Режим автоматического сопоставления накладной по закупке с платежами. В зависимости от переключателя Автоматическое сопоставление в модуле РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ это поле по умолчанию принимает значения Нет или Открытые проводки. Раскроем смысл опций в этом поле: Нет: автоматическое сопоставление не осуществляется; Открытые проводки: автоматическое сопоставление с первой (по хронологии) открытой проводкой оплаты

46



поставщику; Помеченные проводки: сопоставление с проводками оплат, выбранными с помощью функции Сопоставление открытых проводок (кнопка Функции в форме Поставщики). Группа номерных серий

Выберите здесь группу совокупности номерных серий по документам для раздельной нумерации накладных и отборочных накладных по закупке.

Налоговая группа

Налоговая группа контрагента, которая будет автоматически подставлена в новые строки закупки.

Код налогового освобождения

Код группы налогового освобождения (в России не используется).

Цена включает налог?

Проставьте √, если сумма по строке закупки должна включать налог. Другими словами, в режиме Цена включает налог налог не добавляется к сумме накладной, а сокращает чистую сумму с сохранением суммы накладной. При этом величина налога рассчитывается по формуле Σ ⋅ x /(100% + x) , где х – ставка налога.

5. На вкладке Адрес задаются реквизиты компании-получателя закупки: название и адрес доставки. По умолчанию подставляется адрес нашей компании, указанный в форме Настройки компании (Основное/ Настройки/ Данные о компании). 6. Вкладка Поставка определяет условия доставки товара. Значения по умолчанию большей части полей (кроме Дата поставки, Грузоотправитель и Грузополучатель) определяются настройками поставщика: Поле

Описание


Задает крайнюю дату, на которую необходимо доставить товар.

Способ поставки

Информационное поле, определяющее способ поставки: по воздуху, по железной дороге, морским транспортом и т.д.

Условия поставки

Информационное поле, указывающее на момент перехода прав собственности по закупке. Примечания к способу и условиям поставки выводятся на форме накладной по закупке.

Грузоотправитель

Поставщик, фигурирующий в накладной в качестве грузоотправителя. Если поле не заполнено, грузоотправитель – тот же самый, что и поставщик закупки.

Грузополучатель

Клиент-получатель закупки, который будет указан в накладной. Если поле не заполнено, считается, что грузополучатель – наша компания.

UPS зона, Фрахтовщик

Параметры фрахта: зона и тип документа по фрахту. Поля используются для сортировки закупок в контексте издержек по фрахту.

7. Отредактируйте валюту, условия оплаты счета, а также скидки и дополнительные издержки при покупке товара на вкладке Цена/скидка: Поле

Описание

Валюта

Код валюты, в которой выражаются все стоимостные характеристики строк закупки. При смене валюты система переводит по текущему курсу все цены в строках закупки.


47


Ценовая группа

Здесь можно назначить или сменить ценовую группу по закупкам, активизируя соглашения о специальных ценах (см. пункт 2.12).


Здесь можно выбрать условия предоставления скидок по оплате (интервал времени, в течение которого действуют скидки), которые фиксируются при регистрации счета. Назначение этого и двух следующих полей раскрывается в Руководстве пользователя по финансам.

Условия оплаты

Код условия оплаты поставщику, указывает на срок оплаты счета и определяет порядок начисления штрафов.

Оплатить до

Дата, до которой следует произвести оплату по закупке.

Способ оплаты

Способ оплаты, выбранный для поставщика закупки.

Вариант оплаты

Укажите вариант оплаты для выбранного способа оплаты.

График оплаты

Выберите график, по которому будет производиться оплата по данной закупке. Подробное описание работы с графиками оплаты см. в Руководстве пользователя по финансам.

Группа многострочных скидок, Общая скидка

Группы поставщиков в разрезе предоставленных ими скидок. Подробнее см. 2.12.

Общая скидка в %

Здесь можно вручную ввести величину общей скидки в процентах от суммы счета без налогов. Обновляется (но не перезаписывается) автоматически при запуске функции Расчет/Общая скидка.


Группа поставщиков в разрезе скидок по строке (см. пункт 2.12).

Группа накладных расходов

Код группы накладных расходов по закупке (см. пункт 2.11).

8. На вкладке Проводки можно просмотреть сведения о проводках документов по закупке: накладных, отборочных накладных, актов приемки и пр. По каждой категории документов система отображает номер последнего проведенного документа, дату обработки и, если документ обработан в «суммарном» режиме, код закупки, к которой отнесен суммарный документ. 9. Вкладка Прочее позволяет просмотреть или ввести идентификатор возврата для закупок типа Возврат (см. п. 2.8), а также снабдить закупку сведениями о внешнеторговом аспекте операций по закупке (в российской практике не используются). 10.Наконец, на вкладке Аналитика можно сменить аналитические коды, с которыми формируются бухгалтерские проводки по закупке. Эти коды фигурируют в бухгалтерской проводке кредиторской задолженности по счету.

Как скопировать закупку Рассмотрим, как создать строки закупки и скопировать заголовок из существующих закупок, заявок, отборочных накладных и накладных. 1. Откройте форму Закупка. Выберите закупку и нажмите кнопку Функции, затем выберите пункт Копирование из всех. На экране появится следующая форма, содержащая список всех закупок и проведенных по ним заявок, отборочных накладных и накладных:

48



Рис. 27. Копирование закупки из существующих закупок или документов. 2. По каждому объекту, из которого можно скопировать информацию, приводится код закупки, идентификатор поставщика, дата и валюта (кроме отборочной накладной). Выберите подходящий источник – закупку или документ по закупке. 3. В нижней части формы появится список строк закупки (сохраненного документа) с указанием кода номенклатуры, количества, единицы изменения количества и (для закупки, заявки и накладной) стоимостных характеристик: суммы по строке, скидок в абсолютном и процентном выражении. Для того чтобы отметить строку, которая будет скопирована, установите √ в поле Маркировать этой строчки. 4. Для того чтобы перенести в закупку все строки существующей закупки/накладной/отборочной накладной, установите в соответствующей строке пометку в поле Выбрать все. На вкладке Просмотр выбранных в древовидной структуре отображаются все выбранные строки: 5. В поле Коэффициент количества введите коэффициент пересчета количества товара в строке. Например, если в этом поле ввести величину 2.0, то количество удваивается; если ввести 0.33, количество сокращается втрое. Переключатель Обратный знак предназначен для копирования строк с обратным знаком. 6. Выберите параметры заголовка закупки, которые будут скопированы в существующую закупку. Переключатель Копировать накладные расходы позволяет перенести в новую закупку все коды накладных расходов, начисленных по существующей закупке, а поле Копировать точно отвечает за копирование настроек налогов, аналитики и схем разноски. Поле Копировать заголовок заказа отвечает за перенос "шапки" закупки: условий оплаты, ценовых соглашений, аналитики, валюты и т.д. Поле Пересчет цены активизирует режим перерасчета цены реализации товара на основе текущих торговых соглашений и других настроек ценовой политики. Код поставщика не копируется. 7. Установите флажок Удаление строк закупки, если хотите стереть существующие строки закупки при копировании новых. 8. Для копирования выбранных строк нажмите кнопку ОК.

*

Описанная форма позволяет не только копировать строки закупок из существующих закупок, заявок, отборочных накладных и накладных, но и копировать строки из документов (заявок, отборочных накладных, накладных и пр.), проведенных по текущей


49

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® закупке. Для этого надо воспользоваться пунктом Копирование из журнала в меню Функции. Аналогичная форма используется для создания кредит-ноты активизируется пунктом меню Функции/ Создание кредит-ноты.

по

закупке.

Она

Как создать закупку на основании существующего заказа 1. Создайте новый заказ (работа с заказами подробно описана в разделе 3), внесите в заказ по крайней мере одну строку. После этого нажмите кнопку Функции, находящуюся в верхней части формы Заказ, и в появившемся меню выберите функцию Создание закупки. Также можно воспользоваться кнопкой Функции/Создание на основе заказов из формы Закупки. 2. Система выведет на экран окно формы Создание закупки. В поле Код поставщика должен быть указан идентификатор поставщика, у которого будет осуществляться закупка товара.

Рис. 28. Создание закупки на основе заказа 3. Теперь следует отметить строки, которые войдут в будущую закупку. Для этого в поле Включить соответсвующих строк необходимо установить пометку. Для переноса в закупку всех строк заказа активизируйте опцию Включить всех. Для переноса адреса клиента в закупку установите переключатель Перенос адреса поставки. 4. Если Вы активизировали форму Создание закупки из формы Закупки, Вам необходимо выбрать заказ, на основании которого Вы будете создавать закупку. Для выбора воспользуйтесь стандартным системным запросом, вызываемым по кнопке Выбор. 5. Нажмите кнопку OK. Результат произведенных действий можно наблюдать в форме Закупки.

Как сменить адрес доставки В качестве адреса доставки в отборочной накладной выступает адрес, указанный на вкладке Адрес закупки. По умолчанию реквизиты доставки копируются из адреса типа Поставка, заданного в настройках нашей компании (пункт меню Основное/ Настройки/ Данные о компании, кнопка Альтернативный адрес). Если такой адрес не существует, система воспользуется адресом компании по умолчанию, заданным в форме Настройки компании. В любой момент адрес доставки можно сменить с помощью функции Настройки/Альтернативный адрес. Кстати, реквизиты, которые будут проставлены в накладной, извлекаются из адреса типа Накладная. Если такого адреса не существует, система использует адрес по умолчанию.

50



2.4.2.

Работа со строками закупки

Как отредактировать строки закупки В расширенном режиме работы с закупкой становятся доступными важные поля, позволяющие настроить налогообложение закупки, обработать возврат и перепоставку. На вкладке Строки собраны уже известные нам поля, поэтому обратимся сразу к вкладке Разное.

Рис. 29. Общие параметры строки закупки. 1. Откройте форму Закупки, выберите строку закупки и перейдите на вкладку Разное таблицы строк. Здесь можно видеть ряд общих параметров строки: Поле

Описание

Текст

Описание товара, извлеченное из настроек номенклатурной единицы. В зависимости от параметра Внешние описания номенклатуры к нашему описанию могут добавляться (или записываться поверх) описания, принятые у поставщика.

Внешний

Принятый поставщиком код номенклатуры согласно настройкам описаний поставщик-номенклатура. Поставляется в отчетность в зависимости от значения параметра Номенклатура в формах модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ.

Дата создания

Дата создания закупки. Проставляется автоматически при вводе новой строки.


Дата, к которой необходимо поставить товар. Изначально копируется из заголовка закупки.

Подтверждено

Если товар получен, проставьте здесь дату получения.


51


Статус строки

Статус строки. Его возможные значения аналогичны статусу закупки. Если все строки закупки принимают одно и то же значения, этот статус присваивается самой закупке.

Блокировано

Блокировать операции по строке.

Завершено

Установка пометки в этом поле исключает регистрацию недопоставки или перепоставки номенклатуры.

Основное средство

В этом поле задается список основных средств в статусе Запланировано, которые Вы собираетесь приобрести по данной закупке. Если основного средства не существует, его можно создать путем перехода к картотеке основных средств (Ctrl-N). Поле доступно для заполнения только тогда, когда тип номенклатуры в строке – Основное средство, и используется Российский модуль ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА)

Рис. 30. Количественные параметры и настройки налогообложения в строке закупки. 2. На вкладке Настройки задаются важные количественные параметры строки, а также настройки частичной поставки и налогообложения: Поле

Описание

Номер лота

Идентификатор, группирующий складские проводки по данной строке закупки.


Заказанное у поставщика количество товара в единицах складского учета (а не в единицах учета количества закупки). Они могут различаться (например, коробки – штуки).

К поставке

Информационное поле, в котором отображается недопоставленное количество товара в единицах складского

52



учёта. Немедленное получение

Здесь можно ввести количество товара (в единицах складского учёта, а не закупки) для частичной поставки или перепоставки. Именно это количество выбирается системой при обработке документации в режиме Количество = Немедленное получение. Кроме того, это поле можно использовать для возврата товара, если указать в нем отрицательное количество.

Действие по возврату

Выберите описательное действие по возврату, если данной строкой производится возврат товара поставщику. Для закупок типа возврат номенклатуры ввод действия по возврату обязателен.

Отходы

Отправить возвращаемый товар прямо в утиль без обработки кредит-ноты.

Перепоставка

Максимальная величина перепоставки по строке в процентах от заказанного количества. Обратите внимание: перепоставка возможна, только если в параметре Допускается перепоставка модуля проставлена пометка.

Недопоставка

Максимальная величина недопоставки по строке в процентном выражении, при которой закупка может быть закрыта. Недопоставка допускается только при включенном режиме Допускается недопоставка.

Дата поставки, Подтверждено

Как на предыдущей вкладке: требуемая дата поставки по данной товарной позиции и зафиксированная дата поставки.

Бухг. счет

Счет, который будет дебетоваться на сумму покупной стоимости товара при регистрации накладной. По умолчанию система использует счет, заданный в поле Приход по закупке в настройках разноски по складу (см. п. 4.1.1.1). Не используйте здесь счет прибылей/убытков, чтобы не нарушить баланс между учтенной стоимостью запасов на складе и сальдо на счете прихода в ГЛАВНОЙ КНИГЕ.

Налоговая группа номенкл.

Налоговая группа номенклатуры, подставленная из настроек номенклатурной единицы. Налоговая группа номенклатуры объединяет все налоги, которые могут быть начислены по данной номенклатурной единице. Например, налоговая группа номенклатуры для бытовой техники должна включать код налога НДС20%, но не может одновременно содержать код НДС10%.

Налоговая группа

Налоговая группа поставщика, перенесенная по умолчанию из заголовка закупки. Пересечение налоговой группы номенклатуры и налоговой группы контрагента, определяет перечень налогов, взимаемых по строке. Просмотреть налоги, которые будет начислены в момент разноски счета, можно с помощью кнопки Настройки (пункт меню Налоги).

3. На вкладке Количество содержится сводная информация о количественных характеристиках строк. Перечислены все строки закупки, и для каждой система приводит следующие сведения: Поле

Описание


Код товара.

Немедленное получение

См. выше.

Отгружено

Количество товара, на которое получена накладная.

Остаток по накладной

Получено по отборочной накладной, но не проведено по


53


накладной. Получено

Всего получено по отборочной накладной.

К поставке

Ожидает приемки по отборочной накладной.

4. Вкладка Цена/скидка позволяет вручную ввести значения скидок, многострочных скидок и дополнительных расходов, которые немедленно отражаются на чистой сумме (без автоматически начисляемых накладных расходов и налогов): Поле

Описание

Скидка, %, Скидка

Здесь можно отредактировать скидку по строке в абсолютном и процентном выражении соответственно. При наличии соглашений о скидках по строке обновляется автоматически (об автоматически рассчитываемых скидках см. пункт 2.12).

Многострочная скидка, Многострочная скидка, %

Дополнительная скидка. Обновляется на основе существующих соглашений по многострочным скидкам с помощью кнопки Расчет, пункт меню Многострочная скидка.

Количество (цена)

Количество товара в единицах закупки, за которое взимается указанная в поле Цена/ед. цена.


Постоянные накладные расходы, включаемые в сумму по строке.

*

Изменения в любом их этих полей немедленно отражаются на чистой сумме по строке. Если задана и скидка по строке, и многострочная скидка, то расчет суммарной скидки ведется по правилам, заданным в поле Скидка параметров модуля.

5. На вкладке Прочее представлена не так часто используемая информация: Поле

Описание

Тип ссылки

Если закупка направлена на покрытие нехватки комплектующих для производства или товаров для заказа, здесь индицируется название модуля, сгенерировавшего закупку.

Номер ссылки

Код соответствующего заказа или производственного заказа.

Ссылка на лот

Номер лота в строке «родительского» заказа на реализацию или производственного заказа.

Код

Код соответствующей спланированной закупки, если данная закупка сгенерирована модулем СВОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.

Сводный план

Идентификатор сводного плана, по которому создана закупка.

Штриховой код, Настройка штрихового кода

Информационные поля, указывающие на штриховой код номенклатуры и стандарт кодирования.

Операции, Транспортировка, Статистические процедуры, Регион, Порт

Информация, ориентированная на торгово-закупочные операции в странах ЕС. В России не используются.

Основные средства

Группа полей международного модуля. Не используется.

6. На вкладке Аналитика задаются финансовые и складские аналитические измерения строки закупки: Поле

54

Описание



Отдел, Центр затрат, Цель

Финансовая аналитика проводок прихода по строке. По умолчанию сюда копируются значения аналогичных полей заголовка закупки. Если в заголовке какой-либо код не указан, система пытается подставить значение аналитического измерения, указанное в настройках номенклатурной единицы (см. п. 4.1.3). Очевидно, если аналитика строк различается, система создаст несколько отдельных проводок прихода.

Конфигурация

Конфигурация номенклатурной единицы

Размер

Идентификатор размера номенклатуры

Цвет

Идентификатор цветовых характеристик товара.

Склад

Код склада, на который поступит товар. Необходимость (и возможность) ввода этого и остальных пяти кодов складской аналитики регулируется группой складской аналитики товара (см. п. 4.1.1.2). Склад по умолчанию выбирается согласно следующему алгоритму: •

если в поле Обязательный номенклатурной единицы (Управление запасами/Номенклатурные единицы) проставлена пометка, склад извлекается из настроек номенклатурной единицы;

•

если в заголовке закупки не задан склад, он подставляется из настроек номенклатурной единицы;

•

во всех остальных случаях склад копируется из заголовка закупки (поле Склад).

Номер партии

Определяет принадлежность товара определенной партии по срокам годности, условиям изготовления и т.д. Подставляется вручную. Если номер партии не задан, он может генерироваться автоматически в соответствии с группой нумерации партии.

Ячейка

Складская ячейка, в которую попадет товар. По умолчанию подставляется Ячейка приемки по умолчанию, заданная в настройках местонахождения товара.

Код палеты

Идентификатор тары. Выбирается вручную или генерируется постфактум в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ.

Серийный номер

Серийный номер товара. Выбирается вручную или генерируется системой согласно группе нумерации серийных номеров товара.

Номер ГТД

Номер грузовой таможенной декларации партии импортного товара. Заполняется вручную на основании накладной.

Как скопировать строку закупки Копирование строк закупки происходит во многом аналогично копированию закупки (см. выше). Система позволяет скопировать параметры строки из существующих закупок и документов (кнопка Функции в нижней части формы Закупки, пункт выпадающего меню Копирование из всех), из строк документов по данной закупке (Функции/Копирование из журнала), а также из строк с определенной номенклатурой (Функции/Копирование из строк). Если копирование из закупок и документов было нами подробно рассмотрено, то функция копирования из строк требует пояснения: 1. В форме Закупка установите курсор на строке с номенклатурой, которую Вы хотите копировать. Нажмите нижнюю кнопку Функции и выберите пункт Копирование из строк. На экране появится форма Копирование из строк:


55


Рис. 31. Копирование строк закупки. 2. На вкладке Закупка перечислены все найденные открытые (не оприходованные) строки закупок у того же поставщика, в той же валюте и с тем же кодом номенклатурной единицы, как в выбранной строке. Приводятся цены, суммы, коды закупки и статусы найденных строк. Для того, чтобы скопировать открытую строку, проставьте √ в поле Маркировать. 3. Если Вы хотите скопировать строки, по которым уже обработаны накладные, перейдите на вкладку Накладная. Там отобраны строки накладных, у которых с выбранной в форме Закупки строкой совпадают: код поставщика, валюты и код номенклатуры. Если форма Копирование из строк вызвана из новой строки, в которой еще не проставлена номенклатура, система предлагает Вам все строки с подходящей валютой и поставщиком. Отметьте нужные строки. 4. В поле Копирование укажите, какую информацию копировать: только код товара, товар и количество или товар, количество и цену. 5. Нажмите кнопку ОК. Система скопирует строки в текущую закупку.

2.5. Обработка неполной/избыточной закупки В пункте 2.3 мы говорили о простейшей закупке, все заказанное количество которой приходовали за один раз. На практике зачастую все происходит не так: количество заказанного и полученного товара не совпадает, поставка происходит в несколько этапов и т. д. Обработку неполной закупки в системе Microsoft Business Solutions–Axapta рассмотрим на следующем примере: Допустим, Вы заказали 100 единиц товара. Поставщик, подтвердив поставку, товар отгрузил лишь частично и в два этапа: сначала – 20 единиц, а потом − еще 15. Накладная получена не на весь отгруженный товар, а только на 25 единиц. Ниже описаны следующие процедуры: • Обработка неполной закупки • Получение информации по недополученным закупкам • Завершение недополученной закупки

* 56

Перепоставка, т.е. ситуация, в которой поставщик прислал избыточный товар и выписал накладную на большую сумму, чем планировалась, обрабатывается аналогично недопоставке.



2.5.1.

Обработка неполной закупки

Если условия поставки прямо оговаривают получение товара в несколько этапов, обработка неполной закупки начинается с указания объемов первой партии при вводе строки закупки. Для этого используется графа Немедленное получение на вкладке Количество. При обработке отборочной накладной по такой закупке следует выбрать режим Немедленное получение. Мы же рассмотрим случай, в котором размер партии заранее не определен.

Как обработать недопоставку методом редактирования отборочной накладной

*

Приходование партий товара по частям возможно только при отключенном параметре Завершено строки закупки.

1. Создайте новую закупку с одной строкой на 100 единиц товара (см. пункт 2.3.1). 2. Учет недопоставки выполним методом редактирования отборочной накладной. Вызовите окно обработки отборочной накладной. Убедитесь, что в поле Количество значится опция Все. Укажите номер полученной отборочной накладной в поле Отборочная накладная, введите дату отборочной накладной и перейдите к вкладке Строки. 3. В графе Обработка введите объем первой поставки – 20 единиц. Обратите внимание: в поле К поставке на вкладке Детали строки система укажет недопоставленное количество товара. Завершите обработку отборочной накладной.

Рис. 32. Регистрация первой поставки. 4. Аналогично оприходуем вторую поставку, изменив значение 80, указанное по умолчанию в поле Обработка, на 15. 5. Теперь в системе значатся две проводки прихода по отборочным накладным – на 20 и 15 единиц товара соответственно. В поле К поставке строки закупки значится недопоставленный остаток – 65 штук. 6. Оформите поступление накладной на часть поставленного товара так, как это описано выше, только в поле Обработка на форме Обработка накладной проставьте количество товара, на которое надо оформить накладную − 25 единиц.  Microsoft Business Solutions

57

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® 7. Просмотрите информацию о проведенной операции, чтобы убедиться в правильности обработки поставки (кнопка Склад/Проводки в нижней части формы). Система должна сформировать 4 складские проводки, свидетельствующие о том, что 65 единиц товара остались заказанными, но не полученными, на 20 штук полученных обработана накладная, а из полученной партии в 15 единиц приобретено 5 (10 осталось в состоянии Получено).

Рис. 33 Проводки, сформированные по строке закупки Итак, по одной и той же строке закупки мы провели две отборочных накладных и одну накладную.

2.5.2.

Информация о недополученных закупках

В процессе работы у Вас может возникнуть потребность в информации о том, какие закупки у конкретного поставщика остались недовыполненными. Для этого в системе предусмотрены специальные запросы и отчеты.

Как составить запрос по недопоставленным закупкам 1. В форме Поставщики (пункт меню Расчеты с поставщиками/Поставщики) выберите нужного поставщика и нажмите кнопку Запрос, из появившегося списка выберите пункт Строки недопоставленных закупок. Альтернативный путь доступа к запросу: Расчеты с поставщиками/Запросы/Статус заказа/Строки недопоставленных закупок.

58



Рис. 34. Запрос по недопоставленным закупкам. 2. Форма предполагает два варианта просмотра информации: по складским проводкам и по строкам закупки. Установив пометку в поле Связь при смене типа просмотра, можно определить соответствие между складскими проводками и строками недопоставленных закупок. Итак, установите режим просмотра Строки закупки. 3. В конце списка можно видеть количество товара, недопоставленное в условиях взятого примера – 65 единиц. Обратите внимание, что запрос касается открытых недопоставленных закупок. Закрытые закупки с одобренной недопоставкой (см. далее) не учитываются.

Как получить информацию о недопоставленных товарах при помощи отчета 1. Для получения информации о недопоставленных/перепоставленных товарах удобнее всего использовать стандартный отчет Расхождения в поставках. В отчете перечислены все строки закупок, по которым наблюдается расхождение между заказанным и полученным количеством товара, приводится процентная доля расхождения от заказанного количества, а также разница между планируемой чистой суммой и реальной стоимостью закупки. Для вызова отчета активизируйте пункт меню Расчеты с поставщиками/ Отчеты/ Статистика/ Отклонения/ Отклонения в количестве. 2. На экране появится окно запроса, в котором можно указать критерии выборки и сортировки строк по любому полю в таблицах поставщиков, закупок или строк закупок. Если список критериев выборки данных на вкладке Условия оставить пустым, в отчете будут упомянуты все найденные расхождения как в открытых, так и в оприходованных закупках. 3. Нажмите кнопку ОК, после чего укажите параметры печати отчета. 4. Выведите отчет на печать, нажав кнопку ОК, или просмотрите его на экране с помощью кнопки Предварительный просмотр. Суть другого метода нахождения недопоставки с помощью отчета заключается в использовании отчета Строки закупки (Расчеты с поставщиками/ Отчеты/ Проводки/ Закупка/ Строки закупки) с печатью количества товара. Система выведет на экран информацию по каждой закупке, в том числе сведения о заказанном, полученном и оприходованном количестве товара. Сравнивая величины, фигурирующие в этих столбцах, можно получить представление о недопоставке.

2.5.3.

Закрытие недополученных закупок

Под закрытием понимается регистрация отборочной накладной, и обработка накладной на оставшееся количество с переводом закупки в состояние Оприходовано. С этого момента она


59

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions–Axapta® перестает фигурировать в запросах по недопоставленным закупкам. Повторная регистрация накладных по завершенным строкам не допускается.

*

Закрытие недопоставленной/перепоставленной закупки возможно только в том случае, если величина недопоставки/перепоставки не превышает допуска, заданного в поле Недопоставка (Перепоставка) строки закупки, и при включенной опции Допускается недопоставка (Допускается перепоставка) модуля РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ.

Как закрыть недополученную закупку 1. Откройте форму Закупки и выберите недопоставленную закупку, которую следует закрыть. 2. Зарегистрируйте накладную на товар с указанием полученного количества товара. Формально регистрация отборочных накладных и накладных ведется стандартным образом (см. п. 2.5.1) за тем исключением, что на вкладке Строки формы Разноска отборочной накладной необходимо устанавливать переключатель Закрытие. Следите за тем, чтобы процентная доля недопоставки не превышала максимальное значение. 3. Обработайте поступившую накладную по обычной методике регистрации частичной поставки, выбрав для удобства в поле Количество значение Отборочная накладная и установив переключатель Закрытие на вкладке Строки. 4. После нажатия кнопки ОК на форме составления накладной закупка обретет статус Оприходовано и будет закрыта.

2.6. Проверка кредитного лимита и суммарная обработка Рассмотрим некоторые «продвинутые» методики обработки закупок: регистрацию документов с параллельной проверкой кредитного лимита и суммарную обработку документации. Функциональность проверки кредитного лимита и суммарной обработки объединяет то, что они сходным образом активизируются при разноске документов.

2.6.1.

Суммарная обработка

Во всех ситуациях, разобранных выше, мы имели дело с одной закупкой. Однако система позволяет обрабатывать несколько закупок сразу, и при этом (что главное) формировать сводную документацию. Забегая вперед, укажем, что суммарная обработка может осуществляться в полуавтоматическом режиме (с вводом ведущей закупки) и в автоматическом режиме. Рассмотрим сначала суммарную обработку в полуавтоматическом режиме.

Как настроить критерии суммарной обработки 1. Откройте форму Параметры модуля Расчеты с поставщиками (пункт Расчеты поставщиками/Настройки/Параметры главного меню).

с

2. Перейдите на вкладку Суммарная обработка. Нажмите кнопку Параметры суммарной обработки для вызова одноименной формы, в которой задаются критерии суммирования закупок. 3. Форма состоит из пяти вкладок по числу документов, оформляемых по закупке: Заявка, Счет на оплату, Акт приемки, Отборочная накладная и Накладная. По умолчанию для каждого документа выбрано два критерия совместной обработки: Валюта и Счет на. Дело в том, что суммарная обработка закупок, выраженных в разных валютах или относящихся к разным поставщикам, невозможна по определению. Нельзя выставить суммарный счет двум разным поставщикам в разной валюте. 4. В правой части формы собраны всевозможные параметры закупки, которые могут выступать в качестве критерия суммарной обработки. Например, выбор критерия Кластер приведет к тому, что суммарная обработка закупок, относящихся к разным кластерам, станет невозможной. Переместите дополнительные критерии из списка Доступные в список Выбранные с помощью кнопки

stics - AX-300-USG-002-v01.00-RU

stics - Ax 3.0_ Logistics_Training (body)

Recommend Documents