Schritt für Schritt

VERSION

Schnelle Einführung in Lotus Notes

Revisionsgeschichte Original: Originalausgabe für Lotus Notes Version 4 Erste Überarbeitung: Aktualisierung für Lotus Notes Version 4.1 Zweite Überarbeitung: Aktualisierung für Lotus Notes Version 4.5 Dritte Überarbeitung: Aktualisierung für Lotus Notes Version 4.6 Vierte Überarbeitung: Aktualisierung für Lotus Notes Version 5.0 Kein Teil der Dokumentation oder Software darf kopiert, fototechnisch übertragen, reproduziert, übersetzt oder auf einem anderen elektronischen Medium gespeichert bzw. in maschinell lesbare Form gebracht werden (außer wie in der Dokumentation beschrieben). Hierzu ist in jedem Fall die ausdrückliche vorherige Zustimmung von Lotus Development Corporation einzuholen. © 1995 - 1999 Lotus Development Corporation Lotus Park, The Causeway Staines, Middlesex, TW18 3AG England Alle Rechte vorbehalten. Gedruckt in Irland. Notes ist ein Warenzeichen, und Lotus, Lotus Notes und SmartIcons sind eingetragene Warenzeichen der Lotus Development Corporation.

Inhaltsverzeichnis 1 Worum geht es in diesem Buch? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Was ist Notes?

................................................................. 2

2 Der wichtigste Teil zuerst: Einige Grundbegriffe von Notes

............ 5

3 Wie man Notes benutzt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Notes starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Notes Hilfe starten, während Sie in dem Programm arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Selbst Hilfe zu einem bestimmten Thema aufrufen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Fehler korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 SmartIcons benutzen, um Aufgaben schneller zu erledigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Notes beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

4 Lesezeichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Lesezeichen für Datenbanken erstellen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Lesezeichen für Ansichten oder Dokumente erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Über Lesezeichen auf Informationen zugreifen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Lesezeichen entfernen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

5 Briefe abschicken, ohne Briefmarken zu bezahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Eingegangene Nachrichten lesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Eine Nachricht erstellen und senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Eingegangene Nachrichten beantworten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Nachrichten an andere Personen weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Nicht mehr benötigte Nachrichten löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Eingegangene Nachrichten abspeichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Nachrichten in verschiedenen Ordnern und Ansichten anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Nachrichten sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Ein Adreßbuch führen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Inhalt iii

6 Wie Sie Informationen von Notes Datenbanken bekommen . . . . . . . . . . . 59 Datenbanken öffnen und schließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Dokumente in einer Datenbank lesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Dokumente lesen, ohne sie zuerst zu öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Dokumente in verschiedenen Ordnern und Ansichten ansehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Ein Dokument in eine Mail-Nachricht weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

7 Wie Sie die Symbole benutzen, die Sie in einem Dokument finden . . . . . . 73 Eine Datei ansehen, die an ein Dokument angehängt ist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Ein Dokument ansehen, das mit einem anderen Dokument verknüpft ist Eine komprimierte Zeile öffnen und schließen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Schaltflächen und Hotspots benutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

8 Informationen in eine Datenbank einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Ein Dokument in einer Datenbank erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Auf ein vorhandenes Dokument antworten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Ein vorhandenes Dokument bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Die Rechtschreibung in einem Dokument überprüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

9 Wie Sie Ihre Dokumente gestalten können . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Schriftart eines Textes ändern

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Die Schriftgröße ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Farbe des Textes ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Stil des Textes ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Schriftart, -größe, -farbe und Stil des Textes auf einmal ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Absätze einrücken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Den Abstand zwischen Absätzen ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Numerierte Listen erstellen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Listen mit Aufzählungszeichen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

10 Informationen aus anderen Quellen in Ihr Dokument einfügen . . . . . . . . 119 Eine Datei mit einem Dokument verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Verknüpfungen zu anderen Notes Dokumenten erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Eine Grafik in ein Dokument einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Eine URL-Verknüpfung in ein Dokument einfügen

iv

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

11 Dokumente organisieren und auf unterschiedliche Weise anzeigen

. . . 133

Einen neuen Ordner erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Dokumente zwischen Ordnern verschieben

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Dokumente in einem Ordner oder einer Ansicht sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Eine Ansicht aktualisieren, um neue Dokumente anzuzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Fenster vergrößern und verkleinern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

12 Spezifische Wörter und Satzteile in Dokumenten suchen . . . . . . . . . . . . 147 Wörter oder Satzteile in einem Dokument suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Wörter oder Satzteile in einem Dokument suchen und ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Alle Dokumente suchen, die ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Satzteil enthalten

. . 153

Dokumenttitel suchen, die ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Satzteil enthalten . . . . 156

13 Dokumente drucken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Kopfzeilen und Fußzeilen in Dokumenten erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Dokument drucken, während Sie es lesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Dokumente aus einem Ordner oder einer Ansicht drucken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Dokumenttitel aus einem Ordner oder einer Ansicht drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

14 Terminplanung mit Notes überprüfen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Den Notes Kalender öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Den Notes Kalender konfigurieren

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Dem Kalender einen Termin hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Dem Kalender eine Erinnerung hinzufügen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Dem Kalender eine Veranstaltung hinzufügen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Dem Kalender einen Jahrestag hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Eine Einladung für eine Besprechung erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 Den Kalender unterschiedlich anzeigen lassen Eine bestimmte Seite im Kalender öffnen Einen Kalendereintrag bearbeiten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Einen Eintrag aus dem Kalender löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 Den Kalender ausdrucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Aufgaben erstellen und überprüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Inhalt v

15 Surfen im Web: Von Notes aus auf das Internet zugreifen . . . . . . . . . . . . 209 Eine bekannte Web-Seite öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Informationen im Web suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Die Suche nach einer Seite vorzeitig abbrechen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Eine Web-Seite an jemanden weiterleiten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

16 Zusätzliche Anwendungsaufgaben Einen Ordner für Ihre Lesezeichen erstellen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Den Briefkopf auf Ihren Mail-Nachrichten ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Den Kommentarstift verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Einen komprimierten Abschnitt erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Eine Tabelle erstellen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Einen Volltextindex verwenden, um Dokumente zu suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Datenbankkataloge verwenden, um Datenbanken zu finden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Notes von einem anderen Standort aus verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Eine neue Ansicht für Ihre eigene Verwendung erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Eine neue Datenbank erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Ihre Mail-Nachrichten archivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Zusätzliche Hinweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

vi

1

Worum geht es in diesem Buch? Dieses Buch zeigt Ihnen, wie Sie alltägliche Aufgaben mit Lotus Notes ® lösen können, ohne daß Sie viele Details lesen müssen. Sobald Sie die Grundlagen einer Aufgabe gelernt haben, können Sie diese anwenden und dadurch weiterlernen.

Warum sollten Sie dieses Buch lesen? Das Buch vermittelt Ihnen die Grundlagen von Notes, auf denen Sie weiter aufbauen können.

Wie ist dieses Buch aufgebaut? Das Buch zeigt Ihnen alle Schritte, die zur Durchführung der grundlegenden Aufgaben innerhalb von Notes nötig sind. Dabei begleitet Sie unser Maskottchen, Sherman. Die Aufgaben sind kurz und leicht durchzuführen.

Sherman wird Sie durch jede Aufgabe führen.

1

Was ist Notes?

Schon viele Menschen haben diese Frage gestellt. Es ist nicht einfach, Notes zu definieren, da Sie es für viele Aufgaben benutzen können. Zum Beispiel: Senden und Empfangen von E-Mail-Nachrichten, auch von Internet-Mail-Konten. Lesen von neuesten Nachrichten oder Informationen über ein ganz bestimmtes Thema finden. Bestandslisten prüfen und automatisch Waren nachbestellen, wenn nicht mehr genügend vorrätig sind. Zugriff auf das Internet und Internet-Newsgroups zum Lesen und Veröffentlichen von Artikeln. Anpassen der Schlagzeilenseite durch Hinzufügen von Verknüpfungen zu den am häufigsten verwendeten Funktionen, wie zum Beispiel Mail, Kalender, Datenbanken und Aktualisierungen aus dem Internet (Aktienkurse, Wetterberichte oder Reisebuchungen). Verwenden von Lesezeichen, um Verknüpfungen zu Informationen im Internet und in Notes zu erstellen, zum Beispiel zu Datenbanken, Ansichten, Dokumenten, Web-Seiten und Newsgroups. Planen und Überwachen von komplexen Projekten. Projekt-Mitarbeit von Personen, die an verschiedenen Standorten beschäftigt sind. Dabei kann ein Projekt-Team die anstehenden Aufgaben ohne zeitliche und räumliche Einschränkungen gemeinsam planen, Berichte und Datenbanken erstellen und über Änderungen diskutieren.

2

Automatisch Unterlagen an Personen schicken, die diese begutachten und genehmigen müssen. Zum Beispiel können Sie einen Kaufvertrag anfertigen und diesen mit Hilfe von Notes automatisch an Ihren Abteilungsleiter, anschließend an die Einkaufsabteilung und schließlich weiter an den Lieferanten senden. Dies alles geschieht, ohne daß Sie Ihr Büro verlassen oder versuchen müssen, den jeweils Verantwortlichen persönlich zu sprechen. Sie können über Informationen diskutieren, die wichtig für Ihre Tätigkeit sind und diese anderen mitteilen. Das bedeutet, daß Sie weniger Konferenzen und Tagungen besuchen müssen. Überprüfen Sie Ihren Zeitplan und Ihre Aktivitätenliste. Sie können Ihren Computer mitnehmen und überall auf Informationen von Notes zugreifen, egal wo Sie sind. Dies sind ein paar Beispiele. In der Tat sind den Anwendungsmöglichkeiten praktisch keine Grenzen gesetzt. Im Grunde gibt Ihnen Notes die Möglichkeit, Informationen zu finden und zu nutzen, um viele Aufgaben einfacher und schneller zu erledigen und leichter mit anderen Personen zusammenzuarbeiten – in der Firma oder außerhalb, im Inland oder im Ausland.

3

4

2

Der wichtigste Teil zuerst: Einige Grundbegriffe von Notes Dieses Kapitel beschreibt die grundlegenden Bausteine von Notes. Im Gegensatz zu den darauffolgenden Kapiteln erklärt Ihnen dieses Kapitel nicht, wie Sie eine bestimmte Aufgabe lösen. Es erklärt nur Dinge, die Sie vor dem Gebrauch von Notes wissen sollten. Notes speichert Informationen in Datenbanken. Jede Datenbank enthält Informationen über ein bestimmtes Thema, wie zum Beispiel „Firmenpolitik“ oder „Produktinformationen“. Die Person, die die Datenbank anlegt, bestimmt die Art von Informationen, die in der Datenbank enthalten ist. Datenbanken können auch nBerichte enthalten, die zu bearbeiten sind, Firme ngen 3DUNSOlW]H regelu wie z. B. Anwesenheitslisten oder Abrechnungen. Anwendung

Name

Adresse Land

Normalerweise enthält eine Datenbank viele Dokumente. Jedes dieser Dokumente ist einem bestimmten Thema gewidmet. In einer Datenbank mit der Bezeichnung „Firmenpolitik“ kann es z. B. ein Thema über Firmenparkplätze geben, eins über die Mitarbeiter, die krankgeschrieben sind und eins über Wohltätigkeitsspenden der Firma. Einige Datenbanken ermöglichen Ihnen nur das Lesen von Informationen, während Sie in anderen auch eigene Dokumente erstellen können. Sie erstellen ein Dokument, indem Sie Informationen in eine Maske eingeben, welche in der Datenbank enthalten ist. In dieser Maske sind Lücken, die Sie ausfüllen müssen. Diese Lücken nennt man Felder. Einige Masken haben auch Tasten, die Sie anklicken können, um besondere Funktionen auszuführen. Nochmal: Um Informationen in eine Datenbank einzugeben, füllen Sie eine Maske aus und speichern Ihr Dokument in der Datenbank. Jeder andere, der Zugriff auf diese Datenbank hat, kann diese Informationen lesen und bei Bedarf zusätzliche Dokumente erstellen. Um zu lesen, was andere geschrieben haben, schauen Sie sich nur die Dokumente in der Datenbank an.

5

Klingt einfach, aber was passiert, wenn es Hunderte von Dokumenten gibt? Häufig enthält eine Datenbank so viele Dokumente, daß es schwierig sein kann, die benötigten Informationen zu finden. Notes löst dieses Problem dadurch, das es Ihnen viele verschiedene Möglichkeiten bietet, Dokumente anzusehen und zu speichern. Die Ansicht ist eine Funktion von Notes, um Dokumente in einer Datenbank darzustellen. Die Ansicht zeigt oft Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge und manchmal auch nur einen Teil der Dokumente in der Datenbank. Zum Beispiel befindet sich in einer Datenbank, in der eine Firma Personalangaben speichert, für jeden Mitarbeiter ein Dokument. Diese Datenbank könnte die folgenden Ansichten enthalten: Eine Ansicht, die die Nachnamen aller Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge zeigt. Eine Ansicht, die alle Vornamen der Mitarbeiter zeigt. Eine Ansicht, in der die Abteilung der einzelnen Mitarbeiter angezeigt wird. Eine Ansicht, die Arbeitnehmer zeigt, die Parkplätze in der Garage der Firma belegt haben. Eine Ansicht, die alle Arbeitnehmer zeigt, die weniger als ein Jahr in der Firma beschäftigt sind. Beachten Sie, daß die ersten drei Ansichten Dokumente für alle Arbeitnehmer beinhalten, aber die letzten zwei nur einige Dokumente einschließen. Sie können auch Ordner in einer Datenbank erstellen. Mit Ordnern können Sie die Ablage von Dokumenten organisieren, um diese leichter zu finden. In der Personaldatenbank könnten Sie z. B. einen Ordner erstellen, in dem häufig verwendete Dokumente gespeichert werden, beispielsweise Dokumente von IhremChef, von Kollegen und von Freunden. Wenn Sie einen Ordner öffnen, sehen Sie immer nur die Dokumente, die Sie dort abgelegt haben. Sie können Kopien desselben Dokuments in mehreren Ordnern gleichzeitig ablegen, genauso wie Dokumente in mehr als einer Ansicht erscheinen können. Der Unterschied zwischen einem Ordner und einer Ansicht besteht darin, daß Sie jedes beliebige Dokument in einem Ordner ablegen können, während eine Ansicht eine Formel enthält, die festlegt, welche Dokumente dargestellt werden. Wenn Sie ein Dokument aus einer Ansicht löschen, wird es auch aus allen anderen Ansichten entfernt, in denen es angezeigt wurde. Hingegen bleibt ein Dokument, das Sie aus einem Ordner löschen, in allen anderen Ordnern erhalten. Wenn man eine Datenbank anlegt, erstellt man gewöhnlich einige Ordner und Ansichten, um die Datenbank leichter benutzen zu können.

6

Was sehen Sie beim Start von Notes? Wenn Sie Notes zum ersten Mal starten, wird die Einführungsseite angezeigt, die etwa so aussieht: Menü SmartIcons Universelle Navigationsschaltflächen Lesezeichenleistensymbole

Lesezeichenordner

Statusleiste

Sie können das Erscheinungsbild der Einführungsseite ändern. Die Tabelle unten beschreibt die Elemente, die in der Abbildung enthalten sind. Element

Funktion

Menü

Notes Befehle auswählen. (Die Befehle im Menü ändern sich je nachdem, was Sie gerade machen.)

Universelle Navigationsschaltflächen

Zwischen Datenbanken bzw. Web-Seiten navigieren, oder zum Ausgangspunkt zurückkehren. Des weiteren können Sie aktuelle Aktionen unterbrechen, die aktuelle Seite oder Ansicht aktualisieren, Informationen suchen und eine URL öffnen.

SmartIcons®

Notes Befehle durch Klicken auf Symbole ausführen. (Die SmartIcons ändern sich manchmal je nachdem, was Sie gerade machen.)

Lesezeichenleistensymbole

Schnelles Öffnen häufig verwendeter Komponenten in Notes (Mail, Kalender, Schlagzeilen, Aufgabenliste und Adreßbuch).

Lesezeichenordner Lesezeichen speichern, verwalten und auf sie zugreifen Statusleiste

Einige Einstellungen ändern, Ihre Mail-Datenbank öffnen und laufende Informationen über Notes einsehen.

7

Aber Notes sieht anders aus, wenn Sie eine Datenbank öffnen Wenn Sie eine Datenbank öffnen, sieht Notes vielleicht auch so aus:

Aktivitätsschaltfläche Aktionsleiste Navigationsfenster

Ansichtsfenster Dokumentvorschau

Die Tabelle unten beschreibt die Elemente, die in der Abbildung enthalten sind. Element

Funktion

Aktionsleiste

Enthält Tasten, die Sie anklicken können um alltägliche Aufgaben schnell zu erledigen. Die Tasten auf der Aktionsleiste ändern sich manchmal in Abhängigkeit davon, was Sie gerade machen. Einige Datenbanken könnten auch keine Aktionsleiste haben.

Aktivitätsschaltflächen

Schnelles Wechseln zwischen Fenstern.

Navigationfenster

Verschiedene Ordner und Ansichten öffnen.

Ansichtsfenster

Dokumente auswählen und öffnen.

Dokumentvorschau

Das Dokument, das im Ansichtsfenster hervorgehoben ist, lesen, ohne das Dokument öffnen zu müssen.

Einige Datenbanken sehen möglicherweise anders aus. Die Verwendung der einzelnen Elemente bleibt jedoch gleich. Das waren die Grundbegriffe von Notes. Sie werden in den folgenden Kapiteln näher an die einzelnen Themen herangeführt und auf diese Weise Notes eingehender kennenlernen.

8

3

Wie man Notes benutzt Die meisten Bilder (Icons) und Symbole in Notes sind selbsterklärend. Und wenn Sie bereits andere Lotus Programme benutzt haben, werden Ihnen viele davon bereits vertraut vorkommen. Dieses Kapitel hilft Ihnen, mit Notes zu arbeiten, ohne daß Sie sehr viel tun müssen, zumindest jetzt noch nicht. Es zeigt Ihnen die Grundlagen, z. B. wie man das Programm startet oder wie man ein paar von den Zusätzen benutzt. Das Starten von Notes ist ziemlich einfach, dennoch wird es hier erläutert. Ferner wird erklärt, wie Sie Hilfe bekommen, während Sie mit Notes arbeiten. Des weiteren sind Informationen darüber enthalten, was Sie tun müssen, wenn Sie einen Fehler gemacht haben. Anschließend wird erläutert, wie die Icons zu benutzen sind, die Sie im oberen Teil des Bildschirms sehen. Abschließend wird noch erklärt, wie Notes zu beenden ist. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Notes starten Notes Hilfe starten, während Sie in dem Programm arbeiten. Hilfe zu einem bestimmten Thema aufrufen. Fehler korrigieren SmartIcons benutzen, um Aufgaben schneller zu erledigen. Notes beenden

9

Notes starten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie Notes öffnen, können Sie alle Merkmale benutzen, die im ersten Kapitel erwähnt wurden, und noch viel mehr. Wie Sie vielleicht bemerkt haben, ist das, was manchmal im Abschnitt „Wozu sind diese Informationen hilfreich“ erscheint, ziemlich offensichtlich. Aber es ist sehr wichtig, daß Sie diesen Teil genau lesen, weil hier der Sinn und Zweck des Abschnitts erklärt wird.

10

1

Suchen Sie im Start-Menü den Eintrag Lotus Notes und klicken darauf.

2

Nach dem Start von Notes wird die Einführungsseite angezeigt. Diese enthält Verknüpfungen zum Lesen und Erstellen von Mail, Anzeigen des Kalenders, Erstellen neuer Termine, Anzeigen der Aufgabenliste, Erstellen neuer Aufgaben sowie Anzeigen und Erstellen von Kontakten.

11

Notes Hilfe starten, während Sie in dem Programm arbeiten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Während Sie mit Notes arbeiten, benötigen Sie vielleicht Hilfe. Das Notes Hilfesystem erklärt Ihnen Begriffe und zeigt Ihnen, wie man die einzelnen Elemente anwendet. Es gibt zwei Wege, Informationen im Notes Hilfesystem zu bekommen: Sie können sich von Notes zu dem gewünschten Thema hinführen lassen, oder Sie können es selbst suchen. Wenn Sie noch nicht viel über Notes wissen, ist es wahrscheinlich besser, daß Notes Sie zum richtigen Thema führt. Der nächste Abschnitt erklärt Ihnen, wie Sie selbst ein Hilfethema finden.

12

1

Drücken Sie F1 oder wählen Sie das Hilfemenü und dann Kontextbezogene Hilfe. Daraufhin wird ein Hilfethema angezeigt.

2

Klicken Sie auf blau unterstrichenen Text, um andere Hilfethemen anzuzeigen.

HINWEIS: Sie können auf die Schaltflächen Index oder Suchen klicken, um Themen nach Schlüsselwörtern oder Begriffen zu suchen.

3

Klicken Sie auf das gewünschte Thema im Inhaltsverzeichnis. Notes zeigt den Inhalt im rechten Fenster an. Befindet sich neben dem Thema ein Dreieck, klicken Sie darauf, um das Dokument zu lesen und weitere Themen anzuzeigen.

13

4

14

Zum Schließen der Hilfe wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schließen oder drücken ESC.

Selbst Hilfe zu einem bestimmten Thema aufrufen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie selbst zu einem Thema Hilfe suchen, haben Sie zuerst die Auswahl aus allen Hilfethemen, die für Notes zur Verfügung stehen. Dies kann Sie zu Informationen führen, die Sie selbst vielleicht nicht gefunden hätten.

15

1

Wählen Sie im Hilfemenü den Befehl Hilfethemen. Daraufhin wird der Inhalt der Hilfe angezeigt.

2

3

Klicken Sie auf blau unterstrichenen Text, um andere Hilfethemen anzuzeigen.

HINWEIS:

Klicken Sie auf ein Dreieck, wird die Liste um zusätzliche Themen erweitert. Klicken Sie erneut auf das Dreieck, wird die Liste wieder komprimiert. Die zusätzlichen Themen sind nicht mehr sichtbar.

16

Klicken Sie auf das gewünschte Thema im Inhaltsverzeichnis. Notes zeigt den Inhalt im rechten Fenster an. Befindet sich neben dem Thema ein Dreieck, klicken Sie darauf, um das Dokument zu lesen und weitere Themen anzuzeigen.

4

Zum Schließen der Hilfe wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schließen oder drücken ESC.

HINWEIS: Sie können auf die Schaltflächen Index oder Suchen klicken, um das gewünschte Thema zu finden.

17

)HOHU

Fehler korrigieren Wozu sind diese Informationen hilfreich? Die meisten Schritte, die Sie in Notes ausführen, können Sie auch rückgängig machen. Aber Sie müssen dies dem Programm mitteilen, bevor Sie einen nächsten Arbeitsschritt ausführen. Notes kann nur Ihre letzte Aktion rückgängig machen.

18

1

Führen Sie einen Befehl aus, den Sie rückgängig machen wollen. (Sie brauchen nicht absichtlich einen Fehler zu machen, aber im Falle eines Falles sollten Sie den Befehl Rückgängig kennen.)

2

Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Rückgängig. (In der nebenstehenden Abbildung lautet der Befehl Rückgängig: Eingabe, da als letzte Aktion etwas eingegeben wurde.)

HINWEIS:

Der veränderliche Wortlaut des Befehls Rückgängig gibt jeweils an, welche Aktion rückgängig gemacht wird.

3

Sie können feststellen, wie sich der Befehl Rückgängig auf Ihre Arbeit auswirkt.

HINWEIS:

Wenn Sie die letzte Aktion nicht rückgängig machen können, wird der Befehl Rückgängig grau dargestellt.

19

SmartIcons benutzen, um Aufgaben schneller zu erledigen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Die SmartIcons sind eine der Erleichterungen in Notes, die Ihnen Zeit und jede Menge Mausklicks ersparen. Sie können SmartIcons dazu benutzen, mehrere Befehle gleichzeitig auszuführen. Zum Beispiel können SmartIcons mehrere Menübefehle hintereinander ausführen, für die Sie sonst mehrere Mausklicks benötigen würden. Notes legt die SmartIcons im oberen Bereich des Bildschirms ab, Sie können sie aber auch an anderer Stelle positionieren. Die SmartIcons ändern sich je nachdem, was Sie gerade machen, so daß Sie immer die SmartIcons zur Verfügung haben, die Sie gerade benötigen.

20

1

Um die SmartIcons anzuzeigen, wählen Sie Datei, dann Vorgaben und anschließend SmartIcons.

2

Klicken Sie im Abschnitt Anzeigen (am rechten Rand des Dialogfelds) auf Symbolleiste, Kontextsymbole und Beschreibungen, so daß alle drei Optionen ein Häkchen haben.

21

3

Klicken Sie auf OK.

4

5

22

Wenn Sie das Symbol mit der gewünschten Funktion gefunden haben, klicken Sie darauf. Die betreffende Aktion wird ausgeführt.

Um die Funktionen der einzelnen Symbole zu erfahren, führen Sie den Mauszeiger auf das gewünschte Symbol. Daraufhin erscheint eine Sprechblase mit einer kurzen Erklärung.

Notes beenden Wozu sind diese Informationen hilfreich? Dies ist eines der Themen, in denen diese Frage wahrscheinlich nicht notwendig ist. Aber an dieser Stelle soll immer etwas Hilfreiches erwähnt werden. Zum Beispiel können Sie Notes am Ende Ihres Arbeitstags beenden. Auf jeden Fall sollten Sie Notes beenden, bevor Sie Ihren Computer ausschalten.

23

1

Wenn Sie in einem offenen Dokument Änderungen vorgenommen haben, die Sie speichern möchten, schließen und speichern Sie die betreffenden Dokumente. (Beim Schließen eines geänderten Dokuments werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen speichern möchten.)

2

24

Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Notes beenden.

4

Lesezeichen Lesezeichen in Notes werden zum Öffnen von Datenbanken, Dokumenten, Ansichten oder Web-Seiten verwendet. Sobald Sie eines dieser Elemente mit einem Lesezeichen versehen haben, steht es Ihnen künftig schnell zur Verfügung. Sie müssen einfach nur auf das entsprechende Lesezeichen klicken, um das gewünschte Element zu öffnen. Alle Lesezeichen können Ihren Wünschen und Erfordernissen gemäß angepaßt und organisiert werden. Sie können Lesezeichen beispielsweise nach Arbeitsbereichen gruppieren und in einer für Sie sinnvollen Reihenfolge anordnen. Notes enthält bereits einige vorgegebene Lesezeichen, z. B. für Ihre Mail- und Ihre Kontaktdatenbank, Sie können jedoch weitere Lesezeichen hinzufügen, die Sie benötigen. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Lesezeichen für Datenbanken erstellen Lesezeichen für Ansichten oder Dokumente erstellen Über ein Lesezeichen auf Informationen zugreifen Lesezeichen entfernen

25

Lesezeichen für Datenbanken erstellen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie eine Datenbank öffnen, können Sie sie mit einem Lesezeichen versehen. Dadurch können Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder schnell auf die Daten zugreifen und müssen nicht lange überlegen, wo Sie die gewünschten Informationen finden.

26

1

Wählen Sie Datei, dann Datenbank und zuletzt Öffnen.

2

3

Klicken Sie auf die Datenbank, die mit einem Lesezeichen versehen werden soll, und klicken Sie auf Lesezeichen.

Übernehmen Sie im Dialogfeld Lesezeichen hinzufügen den Namen des Lesezeichens, der im Feld Name vorgegeben ist, oder geben Sie einen anderen Namen ein.

27

4

Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie das Lesezeichen speichern möchten.

5

28

Klicken Sie auf OK.

Lesezeichen für Ansichten oder Dokumente erstellen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie eine Datenbank geöffnet und die gewünschte Ansicht bzw. das Dokument gefunden haben, können Sie dieses mit einem Lesezeichen versehen. So können Sie zu einem späteren Zeitpunkt schnell auf die Ansicht oder das Dokument zugreifen und müssen nicht lange überlegen, wo Sie die gewünschten Informationen finden.

29

1

Öffnen Sie die Ansicht oder das Dokument, die bzw. das Sie mit einem Lesezeichen versehen möchten, in der Datenbank.

2

3

30

Wählen Sie Erstellen und dann Lesezeichen.

Übernehmen Sie im Dialogfeld Lesezeichen hinzufügen den Namen des Lesezeichens, der im Feld Name vorgegeben ist, oder geben Sie einen anderen Namen ein.

4

Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie das Lesezeichen speichern möchten.

5

Klicken Sie auf OK.

31

k-

an enb Da t g alo kat

Über Lesezeichen auf Informationen zugreifen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie Datenbanken, Ansichten oder Dokumente mit Lesezeichen gekennzeichnet haben, können Sie leicht auf die gewünschten Informationen zugreifen. Mit Lesezeichen finden Sie schnell benötigte Daten und können die täglichen Routinearbeiten rasch erledigen.

32

1

Klicken Sie auf den Ordner mit Lesezeichen, der das Lesezeichen enthält, das Sie öffnen möchten.

2

Suchen Sie das Lesezeichen, das Sie öffnen möchten, und klicken Sie darauf.

33

ank enb Dat log a kat

Lesezeichen entfernen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie ein Lesezeichen für Ihre tägliche Arbeit nicht mehr benötigen, sollten Sie es entfernen. Zu viele Lesezeichen erschweren das Finden der aktuell benötigten Lesezeichen. Löschen Sie daher alte Lesezeichen, um die Organisation Ihrer Ordner und Lesezeichen auf dem neuesten Stand zu halten.

34

1

Klicken Sie auf den Ordner mit Lesezeichen, der das Lesezeichen enthält, das Sie entfernen möchten.

2

3

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lesezeichen, das Sie entfernen möchten.

Wählen Sie Lesezeichen entfernen aus dem Menü.

35

36

5

Briefe abschicken, ohne Briefmarken zu bezahlen Mit Notes können Sie an andere Personen elektronisch Post elektronisch verschicken. Sie brauchen keine Umschläge, Briefmarken, Papier oder Stifte. Eine Nachricht in Notes zu schreiben ist das gleiche, wie einen normalen Brief zu schreiben, mit dem Unterschied, daß die Notes Nachricht ihr Ziel schneller erreicht. Zusätzlich können Sie die Nachricht in Notes optisch anspruchsvoller gestalten, weil Sie den Stil und die Farbe jedes beliebigen Teils des Textes ändern können. Ihre Nachricht kann Tabellen, Grafiken und Informationen von anderen Computerprogrammen beinhalten. Sie können sogar ganze Dateien hinzufügen. Und Sie können vielen Leuten dieselbe Nachricht gleichzeitig zuschicken. Notes speichert Ihre Nachricht in Ihrer persönlichen Mail-Datenbank. Wenn Sie eine Nachricht empfangen, legt sie Notes in den Ordner Eingang in Ihrer Mail-Datenbank. Nachdem Sie die Nachricht gelesen haben, können Sie sie abspeichern, löschen, sie an jemand anderen weiterleiten oder sie beantworten. Sie können Nachrichten mit Personen austauschen, die auf dem gleichen lokalen Netzwerk (Local Area Network / LAN), auf einem erweiterten Netzwerk (Wide Area Network / WAN) oder im Internet arbeiten. Wenn Sie an kein Netzwerk angeschlossen sind, wie z. B. zu Hause oder in einem Hotel, können Sie Ihre Mail mit einem Modem lesen und senden. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Eingegangene Nachrichten lesen Nachrichten erstellen und senden Eingegangene Nachrichten beantworten Nachrichten an andere Personen weiterleiten Nicht mehr benötigte Nachrichten löschen Eingegangene Nachrichten abspeichern Nachrichten in verschiedenen Ordnern und Ansichten anzeigen Nachrichten sortieren, damit Sie sie besser wiederfinden können Ein Adreßbuch führen

37

Eingegangene Nachrichten lesen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Um Mail-Nachrichten zu lesen, müssen Sie zuerst Ihre Mail-Datenbank öffnen. Während Ihre Mail-Datenbank geöffnet ist, können Sie auch neue Nachrichten erstellen, vorhandene Nachrichten sortieren, beantworten und in Ordnern ablegen, um sie leichter wiederzufinden.

38

1

Öffnen Sie Ihre Mail, indem Sie auf das Mail-Symbol klicken. Das Mail-Symbol zeigt einen Briefumschlag.

2

Doppelklicken Sie auf den Titel der Nachricht, die Sie lesen möchten.

HINWEIS: Eine ungelesene Nachricht ist durch einen Stern in der linken Spalte und eventuell durch einen Titel in einer anderen Farbe gekennzeichnet.

3

Zum Schließen der angezeigten Nachricht wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schließen oder drücken ESC. (Drücken Sie ESC erneut, wenn Sie auch die Mail-Datenbank schließen möchten.)

39

Eine Nachricht erstellen und senden Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie kommunizieren mit anderen Personen über Notes Mail, indem Sie Nachrichten erstellen und senden. Nachrichten lassen sich an jeden Teilnehmer, der an Ihr Lokales Netz angeschlossen ist, versenden. Sie können aber auch Personen außerhalb Ihres Netzwerkes Nachrichten schicken. Dabei formatieren Sie Ihre Nachrichten nach Belieben, um sie interessanter und lesbarer zu gestalten.

40

1

Wählen Sie bei geöffneter Mail-Datenbank im Menü Erstellen den Befehl Memo. Wenn Ihre Mail-Datenbank nicht geöffnet ist, wählen Sie im Menü Erstellen das Untermenü Mail und darin den Befehl Memo.

2

HINWEIS: In Ihren Nachrichten erscheint eventuell eine andere Grafik als hier abgebildet. Das hat auf die Funktionsweise jedoch keinen Einfluß.

HINWEIS: Um aus einer Liste der an Ihr Notes Netzwerk angeschlossenen Personen zu wählen, klicken Sie auf Adresse.

Geben Sie in der Zeile An den Empfänger ein, und drücken Sie die EINGABETASTE. Um die Nachricht an mehrere Empfänger zu senden, geben Sie die weiteren Namen mit Komma getrennt ein, und drücken Sie die EINGABETASTE. Dabei werden ggf. Namen aus dem Notes Netzwerk vorgeschlagen. Um einen Vorschlag zu übernehmen, drücken Sie die EINGABETASTE. Ansonsten geben Sie den gewünschten Namen weiter ein.

41

3

Klicken Sie in die Zeile Thema, und geben Sie den Betreff Ihrer Mitteilung ein. Daraus können die Empfänger das Thema bereits vor dem Öffnen der Nachricht ersehen.

4

5

42

Wenn Sie zum Senden der Nachricht bereit sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Klicken Sie zwischen die Klammern unter der Zeile Thema, und geben Sie den Mitteilungstext ein. Diesen können Sie beliebig lang oder kurz gestalten.

Eingegangene Nachrichten beantworten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Nachdem Sie eine Nachricht, die jemand an Sie geschickt hat, gelesen haben, wollen Sie vielleicht darauf antworten. Statt einer ganz neuen Nachricht können Sie eine Antwort verfassen, die schon das Thema der Nachricht und die Anschrift des ursprünglichen Senders beinhaltet. Außerdem können Sie die Originalnachricht in Ihre Antwort einfügen. Sie müssen nur den Antworttext eingeben und die Mail senden.

43

1

Klicken Sie bei angezeigter Nachricht auf die Schaltfläche Antwort.

HINWEIS: Sie können die ursprüngliche Nachricht in Ihre Antwort aufnehmen. Hierzu klicken Sie statt auf Antwort auf Antwort mit Protokoll.

2

Geben Sie den Antworttext ein. Wenn die Nachricht an zusätzliche Empfänger gehen soll, geben Sie ihre Adressen in den Zeilen An, Kopie und Blindkopie ein.

HINWEIS: Damit Ihre Antwort an alle Empfänger der ursprünglichen Nachricht gesendet wird, klicken Sie auf Antwort und dann auf Allen antworten.

3

44

Wenn Sie die Nachricht senden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Nachrichten an andere Personen weiterleiten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Nachdem Sie eine neue Nachricht gelesen haben, wollen Sie vielleicht, daß andere Personen die gleiche Nachricht lesen. Statt eine neue Nachricht zu schreiben, können Sie die Nachricht an andere Personen weiterleiten. Außerdem lassen sich auch eigene Kommentare hinzufügen.

45

1

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiterleiten, wenn eine Nachricht zum Lesen angezeigt wird oder im Ansichtsfenster markiert ist.

2

3

46

Wenn Sie der Nachricht eine eigene Mitteilung voranstellen möchten, geben Sie sie über dem Text der weiterzuleitenden Nachricht ein.

Adressieren Sie die Nachricht wie gewohnt.

4

Wenn Sie die Nachricht senden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

SIE KÖNNEN AUCH ... ... ein Dokument aus anderen Notes Datenbanken weiterleiten. Hierzu markieren oder öffnen Sie das Dokument und wählen im Menü Aktionen den Befehl Weiterleiten.

47

Nicht mehr benötigte Nachrichten löschen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Nicht mehr benötigte Nachrichten können gelöscht werden, damit Sie wichtigere Nachrichten einfacher finden können. Es spart auch Speicherplatz auf dem Notes Server, der Ihre Mail-Datenbank enthält. Das Löschen von Nachrichten beinhaltet zwei einfache Schritte: Zuerst markieren Sie die Nachrichten, die Sie löschen wollen. Anschließend bestätigen Sie den Löschvorgang.

48

1

Klicken Sie bei angezeigter Nachricht auf die Schaltfläche Löschen. Damit wird die Nachricht zum Löschen markiert und die nächste Nachricht angezeigt.

SIE KÖNNEN AUCH ... ... im Ansichtsfenster eine Nachricht zum Löschen markieren. Hierzu klicken Sie auf den Titel der Nachricht und dann auf Löschen.

2

Wenn Sie die zum Löschen markierten Nachrichten endgültig entfernen möchten, wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Aktualisieren, oder drücken Sie F9.

HINWEIS: Neben jeder zum Löschen markierten Nachricht steht ein Papierkorbsymbol. Alle zu löschenden Nachrichten sind im Papierkorbordner aufgelistet; siehe übernächsten Abschnitt.

49

Eingegangene Nachrichten abspeichern Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie können Ihre Mail einfach im Ordner Eingang liegen lassen, wo sie beim Empfang automatisch abgelegt werden. Aber die Anzahl der eingegangenen Nachrichten kann so groß werden, daß das Auffinden bestimmter Nachrichten schwierig wird. Daher ist es sinnvoll, sie in anderen Ordnern abzulegen. Sie können beliebig viele Ordner erstellen.

50

1

Klicken Sie bei angezeigter Nachricht auf die Schaltfläche In Ordner verschieben.

2

3

Wenn Notes bereits den Namen des gewünschten Ordners anzeigt, klicken Sie darauf und machen direkt mit Schritt 5 weiter. Existiert der gewünschte Ordner noch nicht, klicken Sie auf Neuen Ordner erstellen.

Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie auf OK.

SIE KÖNNEN AUCH... ...angeben, daß Sie den Ordner gemeinsam mit anderen nutzen möchten, oder daß nur Sie ihn sehen können. Wählen Sie dazu eine Option aus dem Feld Ordnertyp.

51

4

Klicken Sie auf den Namen des gerade erstellten Ordners.

5

SIE KÖNNEN AUCH... ...vom Ansichtsfenster aus eine Nachricht in einem Ordner ablegen. Hierzu klicken Sie auf den Titel und ziehen ihn in den gewünschten Ordner.

52

Klicken Sie auf Verschieben oder auf Hinzufügen. Mit Verschieben wird die Nachricht im neuen Ordner abgelegt und aus dem alten Ordner entfernt. Mit Hinzufügen wird die Nachricht sowohl im neuen Ordner abgelegt, als auch im alten Ordner beibehalten.

HINWEIS: Sie können die in einem Ordner enthaltenen Nachrichten einblenden, indem Sie im Navigatorfenster auf den Ordnernamen klicken.

Nachrichten in verschiedenen Ordnern und Ansichten anzeigen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Die Mail-Datenbank enthält mehrere Ordner und Ansichten, mit denen Sie Ihre Mail-Nachrichten auf unterschiedliche Weise sortieren können. Die Nachrichten, die Sie in einem Ordner oder einer Ansicht sehen, werden also von der Funktion des Ordners oder der Ansicht bestimmt. Dies erleichtert das Auffinden von bestimmten Nachrichten. Sie können beispielsweise Ansichten erstellen, die die Dokumente von nur einer Person enthalten, z. B. von Ihrem Chef, und Sie können Ordner anlegen, die nur Dokumente enthalten, die zu einem bestimmten Projekt gehören (z. B. dem Quartalsbericht).

53

1

Öffnen Sie Mail.

2

Klicken Sie auf den Ordner oder die Ansicht, den/die Sie einblenden möchten. Daraufhin werden die Nachrichten aus dem betreffenden Ordner bzw. der Ansicht im Ansichtsfenster angezeigt.

Folgende Tabelle beschreibt die Ordner und Ansichten der Mail-Datenbank.

54

Ordner / Ansicht

Funktion

Eingang

Speichert automatisch alle eingegangenen Nachrichten.

Entwürfe

Speichert automatisch alle Nachrichten, die Sie gesichert haben, ohne sie abzuschicken. Sie können diese Nachrichten später bearbeiten und abschicken.

Gesendet

Speichert automatisch alle Nachrichten, die Sie gesichert und abgeschickt haben.

Alle Dokumente

Zeigt alle Nachrichten, die gerade in Ihrer Mail-Datenbank sind.

Kalender

Zeigt Ihre persönliche Terminplanung einschließlich aller Besprechungen, Termine, Notizzettel, Veranstaltungen, Jahrestage und Aufgaben, die Sie in Ihren Kalender eingetragen haben.

Aufgaben

Zeigt den Status aller Aufgaben, die Sie erstellt haben, und alle Aufgaben, die andere Personen Ihnen zugewiesen haben. Zeigt auch die Nachrichten, die eine Antwort bis zu oder vor einem bestimmten Datum benötigen.

Besprechungen

Zeigt eine Liste aller Besprechungen, Termine, Erinnerungen, Veranstaltungen und Jahrestage in Ihrer Terminplanung.

Papierkorb

Speichert Nachrichten, die Sie zum Löschen markiert haben (oder direkt in diesen Ordner gelegt haben). Sie können sie löschen oder speichern.

Diskussionsbeiträge

Zeigt Nachrichten zusammen mit den dazugehörigen Antworten an. Sie können dadurch eine ganze Unterhaltung verfolgen.

Nachrichten sortieren Wozu sind diese Informationen hilfreich? Das Sortieren von Nachrichten erleichtert es Ihnen, eine bestimmte Nachricht zu finden. In der Standardeinstellung sortiert Notes Ihre Nachrichten nach dem Datum in aufsteigender Reihenfolge. Aber Sie können Nachrichten auch nach dem Datum in absteigender Reihenfolge oder alphabetisch nach dem Namen des Absenders bzw. Empfängers sortieren. Wenn Sie das ungefähre Datum oder den Absender der Nachricht kennen, können Sie sie auf diese Weise relativ einfach finden. Sie werden bemerken, daß sich neben den Spalten „Wer“ und „Datum“ kleine Dreiecke befinden. Dies bedeutet, daß Sie auf die Spalte klicken können, um die Nachrichten zu sortieren. Dabei verändert das Dreieck in dieser Spalte seine Farbe. Wenn Sie erneut auf die Spalte klicken, stellt Notes die ursprüngliche Reihenfolge der Nachrichten wieder her, und das Dreieck erscheint ebenfalls in seiner Ausgangsfarbe.

55

1

Öffnen Sie einen MailOrdner oder eine MailAnsicht (z. B. Eingang oder Alle Dokumente).

2

3

Um die Nachrichten in absteigender Reihenfolge nach dem Datum zu sortieren, klicken Sie oben in der Datumsspalte auf Datum.

HINWEIS: Um die Nachrichten wieder in der urspünglichen Reihenfolge zu sortieren, klicken Sie erneut auf den Namen der sortierten Spalte.

56

Um die Nachrichten in aufsteigender Reihenfolge nach dem Namen zu sortieren, klicken Sie oben in der Namensspalte auf Wer.

Adresse

Ein Adreßbuch führen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Möglicherweise wollen Sie Ihrem persönlichen Adreßbuch den Namen einer Person oder einer Gruppe hinzufügen, die Ihnen eine Nachricht gesendet hat. Sobald Sie das nächste Mal beginnen, den Namen einzugeben, füllt Notes den restlichen Namen ein.

57

1

Wählen Sie beim Lesen einer Nachricht Aktionen, Werkzeuge und Absender in Adreßbuch aufnehmen im Notes Menü.

HINWEIS: Sie können Ihr persönliches Adreßbuch öffnen und Namen hinzufügen bzw. Gruppen direkt in diesem erstellen.

58

SIE KÖNNEN AUCH... ...eine Verteilerliste erstellen, um eine Nachricht an alle Listeneinträge zu senden, ohne hierfür die Adresse jeder Person eingeben zu müssen. Öffnen Sie hierfür die Nachricht mit diesen Namen. Wählen Sie Empfänger, und wählen Sie dann zur neuen Gruppe im Adreßbuch hinzufügen im Notes Menü. Sie können nun einfach den Namen der Gruppe als Adresse eingeben, um eine Nachricht an alle Gruppenmitglieder senden zu lassen.

6

Wie Sie Informationen von Notes Datenbanken bekommen Wenn Ihre Firma mehrere Domino Server verwendet, enthalten diese wahrscheinlich mehr Datenbanken, als Sie jemals benutzen werden. Es kann Datenbanken zu den unterschiedlichsten Themen geben, z. B. Firmenpolitik, Industrienachrichten, Firmenprodukte, Umsatzinformationen, Marktinformationen, spezielle Projekte, Formulare für die Personalabteilung etc. – also fast jede Art von Informationen, die Sie sich vorstellen können.

,1)250$7,21(1

Wie gelangen Sie nun zu den benötigten Informationen? Zuerst finden Sie heraus, welche Datenbanken in Ihrer Firma zur Verfügung stehen. Dann öffnen Sie die gewünschten Datenbanken und lesen die Informationen, die Sie interessieren. Die meisten Datenbanken gestatten Ihnen, Informationen in verschiedenen Formen einzusehen, um schneller an diese zu gelanden. In vielen Datenbanken können Sie Informationen eingeben, in anderen wiederum können Sie spezifische Aufgaben erledigen, wie zum Beispiel Abrechnungsberichte oder Anwesenheitslisten erstellen, die genehmigt werden müssen. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Datenbanken öffnen und schließen. Dokumente in Datenbanken lesen. Dokumente lesen, ohne sie zu öffnen. Dokumente in verschiedenen Ordnern und Ansichten ansehen. Dokumente in Mail-Nachrichten weiterleiten.

59

Datenbanken öffnen und schließen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Nachdem Sie für einige Datenbanken, mit denen Sie arbeiten möchten, Lesezeichen erstellt haben, können Sie die Datenbanken nun öffnen, um die darin enthaltenen Dokumente zu lesen. Sie können auch neue Dokumente hinzufügen und vorhandene Dokumente bearbeiten, das hängt jedoch von der Zugriffsberechtigung ab, die Sie für die Datenbank haben. Eine Datenbank kann geöffnet bleiben, während Sie in anderen Datenbanken arbeiten.

60

1

Klicken Sie auf den Ordner, der das Lesezeichen für die Datenbank enthält, die Sie öffnen möchten. Wenn sich das Lesezeichen nicht in einem Ordner befindet, fahren Sie mit Schritt 2 fort.

2

3

Klicken Sie auf den Ordner, der das Lesezeichen für die zu öffnende Datenbank enthält. Klicken Sie auf das Lesezeichen, um die Datenbank zu öffnen. Die Datenbank wird geöffnet und zeigt eine Liste mit allen darin enthaltenen Ordnern und Dokumenten an.

Wenn Sie die Datenbank oder das Dokument schließen möchten, klicken Sie auf das „X“ der Schaltfläche, die den entsprechenden Namen enthält. Wenn das zu schließende Dokument bzw. die Datenbank von Notes angezeigt wird, können Sie auch Datei und anschließend Schließen wählen oder die ESC-Taste drücken.

HINWEIS:

Wenn Sie eine Datenbank schließen, werden geöffnete Dokumente dieser Datenbank nicht geschlossen. Geöffnete Dokumente werden separat geschlossen.

61

Dokumente in einer Datenbank lesen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie lesen Dokumente, um Informationen zu erhalten, die Sie interessieren. Wenn Sie ein Dokument im gegenwärtig geöffneten Ordner oder in der geöffneten Ansicht nicht finden, können Sie es in einem anderen Ordner oder in einer anderen Ansicht suchen. Es gibt zwei Methoden, ein Dokument zu lesen: Das Dokument öffnen oder in der Dokumentvorschau ansehen. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie ein Dokument öffnen, um es zu lesen. Der nachfolgende Abschnitt erklärt Ihnen, wie Sie ein Dokument in der Dokumentvorschau lesen.

62

1

Öffnen Sie die gewünschte Datenbank, indem Sie auf das zugehörige Lesezeichen klicken.

2

Doppelklicken Sie auf den Titel des Dokuments, das Sie lesen möchten.

HINWEIS:

Ein ungelesenes Dokument ist meist durch ein Sternchen gekennzeichnet, und der Titel hat möglicherweise eine andere Farbe.

3

(Optional) Um Dokumente in anderen Ordnern oder Ansichten zu lesen, klicken Sie auf einen Ordner oder eine Ansicht im Navigationsfenster. Doppelklicken Sie dann auf das Dokument, das Sie lesen möchten.

63

4

Wenn Sie das Dokument schließen möchten, klicken Sie auf das „X“ der Aktivitätsschaltfläche, die den Namen des Dokuments enthält.

HINWEIS:

Um das Dokument, das Sie gerade lesen, zu schließen und das nächste Dokument in der Datenbank zu öffnen, können Sie die EINGABETASTE drücken.

64

Dokumente lesen, ohne sie zuerst zu öffnen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Eventuell wollen Sie schnell durch die Dokumente in einer Datenbank blättern, ohne dabei jedes Dokument einzeln zu öffnen. Dazu können Sie jedes Dokument in einem besonderen Fenster – der Dokumentvorschau – ansehen. Das Vorschaufenster befindet sich im unteren Teil Ihres Bildschirms. Dokumente im Vorschaufenster lassen sich genauso behandeln wie geöffnete Dokumente. Sie können das ganze Dokument durchblättern, auf Schaltflächen klicken, und sogar das Dokument bearbeiten, wenn Sie den richtigen Zugriff haben.

65

1

Um die Dokumentvorschau zu öffnen, wählen Sie Ansicht, dann Dokumentvorschau und zuletzt Dokumentvorschau anzeigen. Das Dokument, dessen Titel im Ansichtsfenster ausgewählt ist, wird nun in der Vorschau angezeigt.

2

Um ein anderes Dokument in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf den Titel des Dokuments im Ansichtsfenster.

HINWEIS: Um die Dokumentvorschau zu schließen, wählen Sie erneut Ansicht und dann Dokumentvorschau. SIE KÖNNEN AUCH... ...die Position der Vorschau auf dem Bildschirm angeben. Wählen Sie Ansicht, dann Dokumentvorschau und zuletzt Dokumentvorschau anordnen.

66

Dokumente in verschiedenen Ordnern und Ansichten ansehen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Datenbanken können viele Ordner und Ansichten enthalten. Die Funktion des Ordners oder der Ansicht bestimmt die Dokumente, die Sie in einem Ordner oder einer Ansicht sehen. Dies hilft Ihnen, Dokumente zu finden, die Sie interessieren.

67

1

Öffnen Sie die gewünschte Datenbank.

2

68

Klicken Sie auf den Ordner oder die Ansicht, den bzw. die Sie einsehen möchten. Daraufhin werden die in dem Ordner bzw. der Ansicht enthaltenen Dokumente im Ansichtsfenster aufgelistet.

Ein Dokument in eine Mail-Nachricht weiterleiten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Während Sie ein Dokument lesen, möchten Sie diese Informationen vielleicht einer anderen Person mitteilen. Eine Möglichkeit besteht darin, das Dokument als Anhang einer Mail-Nachricht an diese Person weiterzuleiten.

69

1

Klicken Sie bei angezeigtem Dokument auf die Schaltfläche Weiterleiten. (Notes erstellt eine MailNachricht, die das von Ihnen gelesene Dokument enthält.)

2

3

70

Wenn Sie eine eigene Mitteilung in die Nachricht aufnehmen möchten, fügen Sie sie vor dem weiterzuleitenden Dokument ein.

Adressieren Sie die Nachricht wie gewohnt.

4

Wenn Sie die Nachricht senden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

71

72

7

Wie Sie die Symbole benutzen, die Sie in einem Dokument finden Sicherlich bemerken Sie einige Symbole, die in den Dokumenten verstreut sind, wie z. B. kleine Bilder, die zwischen Wörtern oder Sätzen liegen, ein kleines Dreieck, das auf eine Textzeile zeigt, ein grünes Rechteck, das ein oder mehrere Wörter umrahmt oder Symbole mit Dateinamen. Jedes dieser Symbole weist darauf hin, daß weitere Informationen für Sie verfügbar sind. Zum Beispiel stellt ein Symbol mit einem Dateinamen normalerweise einen Ordner dar, der mit dem aktuellen Dokument verknüpft ist. Sie können diesen Ordner ansehen oder ihn sogar auf Ihre Festplatte kopieren. Ein Dreieck, das auf eine Textzeile zeigt, bedeutet, daß jemand viel Text geschrieben hat, aber nicht viel Platz dafür in Anspruch nehmen wollte. Deshalb hat er den Abschnitt eine Zeile komprimiert. Sie können diesen Abschnitt des Dokuments wiederherstellen, um zu sehen, was diese Person geschrieben hat. Ein kleines Symbol könnte eine Verknüpfung zu einem anderen Notes Dokument oder einer Datenbank anzeigen. Sie können die Verknüpfung benutzen, um das andere Dokument oder die Datenbank einzusehen. Und ein grünes Rechteck, das einige Wörter umrahmt, kann darauf hinweisen, daß Sie eine Erklärung des eingeschlossenen Textes ansehen können, oder daß Sie auf den Text klicken können, um eine besondere Funktion auszuführen. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Eine Datei ansehen, die an ein Dokument angehängt ist. Ein Dokument ansehen, das mit einem anderen Dokument verknüpft ist. Eine komprimierte Zeile öffnen und schließen. Schaltflächen und Hotspots benutzen.

73

Eine Datei ansehen, die an ein Dokument angehängt ist Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie können eine Mail-Nachricht empfangen oder ein Dokument lesen, die eine angehängte Datei enthalten. Zum Beispiel hat jemand eine Nachricht über ein Budget geschrieben und eine Tabellenkalkulation, die das eigentliche Budget enthält, an die Nachricht angehängt. Im Dokument erscheint dann ein Symbol, das den verknüpften Ordner darstellt. Sie viele Dateitypen ansehen, ohne Notes verlassen zu müssen.

74

1

Doppelklicken Sie auf das Symbol der angehängten Datei. Daraufhin erscheint eine InfoBox.

2

Um den Anhang anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht.

HINWEIS

Um die angehängte Datei in dem Programm zu öffnen, mit dem sie erstellt wurde, klicken Sie auf Starten, wenn sich dieses Programm auf Ihrem Computer befindet.

3

Um zum Notes Dokument zurückzukehren, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schließen, oder drücken Sie ESC.

SIE KÖNNEN AUCH... ...die angehängte Datei auf Ihre

Festplatte kopieren, indem Sie in Schritt 2 auf Lösen statt auf Ansicht klicken. Sie müssen dann einen Namen und einen Ablageort für die Datei angeben.

75

Ein Dokument ansehen, das mit einem anderen Dokument verknüpft ist Wozu sind diese Informationen hilfreich? Vielleicht empfangen Sie eine Mail-Nachricht oder lesen ein Dokument, das noch ein anderes Dokument enthält, das mit diesem verknüpft ist. Zum Beispiel könnte ein Dokument in einer Datenbank auf Informationen in einer anderen Datenbank hinweisen. Statt die Informationen von der zweiten Datenbank zu holen, könnte das Dokument eine Verknüpfung zum anderen Dokument haben. Sie können das Dokument in der anderen Datenbank durch Doppelklicken des Verknüpfungssymbols ansehen.

76

1

Klicken Sie auf das Verknüpfungssymbol.

2

3

Lesen Sie das verknüpfte Dokument.

Um zum Ausgangsdokument zurückzukehren, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schließen oder drücken ESC.

HINWEIS:

Dokumente lassen sich auch durch „Hotspots“ verknüpfen. Näheres hierzu finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel.

77

Eine komprimierte Zeile öffnen und schließen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Einige Datenbanken können Dokumente enthalten, in denen der Autor Abschnitte verfaßt hat, die sich komprimieren und dekomprimieren lassen. In solchen Dokumenten können Sie einen Abschnitt komprimieren, um Platz auf dem Bildschirm zu sparen. Dies ermöglicht Ihnen, mehrere Themen in einem Dokument gleichzeitig anzusehen. Wenn Sie die Informationen in einem komprimierten Abschnitt sehen wollen, können Sie ihn einfach wiederherstellen (dekomprimieren). Auf diese Weise sehen Sie die Details zu diesem Thema oder Abschnitt.

78

1

Um einen komprimierten Abschnitt zu erweitern, klicken Sie auf das Dreieck links neben seinem Titel.

2

Um einen erweiterten Abschnitt zu komprimieren, klicken Sie auf das Dreieck links neben seinem Titel (genauso wie zum Erweitern des Abschnitts in Schritt 1).

HINWEIS: In den meisten Fällen können Sie zum Erweitern/Komprimieren auch auf die oberste Zeile des Abschnitts klicken.

79

Schaltflächen und Hotspots benutzen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Der Autor eines Dokuments kann eine Schaltfläche oder einen Hotspot in das Dokument einbinden. Eine Schaltfläche wird programmiert, um beim Klicken auf bestimmte Funktionen auszuführen. Ein Hotspot ist Text, der gewöhnlich von einem grünen Rechteck umgeben ist. Auch er wird für eine bestimmte Funktion programmiert, die durch Anklicken ausgelöst wird. Zum Beispiel kann ein Hotspot Text darstellen, der Erläuterungen oder Begriffserklärungen zu dem umgebenen Text enthält. Ein Hotspot kann auch auf ein anderes Dokument oder eine andere Datenbank verweisen, ähnlich wie bei den Verknüpfungen, die weiter vorne in diesem Kapitel diskutiert worden sind. Zusätzlich kann ein Hotspot als Schaltfläche fungieren.

80

1

Wenn Sie im Dokument einen Hotspot (grün eingerahmter Text oder das Symbol einer Hand) sehen, klicken Sie darauf, und halten Sie die Maustaste gedrückt.

2

Gehen Sie nach folgender Tabelle vor.

Anzeige bei Klicken auf Hotspot

Bedeutung

Anweisung

Erläuternder Text

Der Hotspot dient zur Information.

Text lesen und dann die Maustaste loslassen.

Nichts

Der Hotspot löst wie eine Befehlsschaltfläche eine Aktion aus, oder er ist mit einem anderen Dokument oder mit einer anderen Datenbank verknüpft.

Maustaste loslassen, um die Aktion auszuführen oder das verknüpfte Dokument oder die verknüpfte Datenbank anzuzeigen.

HINWEIS: Beim Bearbeiten eines Dokuments wird mit den Hotspots kein Text eingeblendet.

81

82

8

Informationen in eine Datenbank einfügen Sie haben Informationen von anderen Personen gelesen und wollen jetzt Ihre eigenen Informationen in verschiedene Datenbanken einfügen. Je nachdem, wie die Datenbank entworfen wurde und welche Zugriffsrechte Ihnen der Entwickler gegeben hat, können Sie Antworten in bestehende Dokumente schreiben oder völlig neue Themen erstellen. In einigen Fällen lassen sich die Dokumente anderer Personen bearbeiten, in den meisten Fällen können Sie jedoch nur Ihre eigenen Dokumente bearbeiten. In diesem Kapitel wird eine normale Notes Diskussionsdatenbank als Beispiel verwendet. Obwohl die Datenbanken in Ihrer Firma eventuell anders aussehen, soll Ihnen dieses allgemeine Beispiel zeigen, wie Sie Informationen in eine Datenbank einfügen. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Ein Dokument in einer Datenbank erstellen. Auf ein vorhandenes Dokument antworten. Ein vorhandenes Dokument bearbeiten. Die Rechtschreibung in einem Dokument überprüfen.

83

Ein Dokument in einer Datenbank erstellen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Nachdem Sie Informationen in einer Datenbank gelesen haben, können Sie entscheiden, ob Sie Ihre eigenen Informationen hinzufügen wollen. Um in einer Datenbank Informationen hinzuzufügen, erstellen Sie zuerst ein Dokument. Dieser Abschnitt erklärt Ihnen, wie Sie ein Dokument in einer standardmäßigen Notes Diskussionsdatenbank erstellen. Obwohl die Datenbanken in Ihrer Firma unterschiedliche Gestaltungsmerkmale haben können, soll Ihnen dieses Beispiel zeigen, wie Sie ein Dokument in den meisten Datenbanken erstellen.

84

1

Wählen Sie nach dem Öffnen einer Datenbank Erstellen aus dem Notes Menü und anschließend die Art des zu erzeugenden Dokuments. So erstellen Sie beispielsweise eine neues Thema in einer Diskussionsdatenbank, indem Sie Erstellen und anschließend Hauptthema wählen.

HINWEIS:

Diese Dokumente haben eventuell andere Namen in verschiedenen Datenbanken. Dabei können sich die Namen ändern, die Sie aus dem Menü Erstellen wählen.

2

3

Geben Sie das Thema des Dokuments ein, und fügen Sie die gewünschten Informationen ein.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

85

Auf ein vorhandenes Dokument antworten Wozu sind diese Informationen hilfreich? In einer Diskussionsdatenbank lassen sich für vorhandene Dokumente Antworten erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Meinung zu einem Thema zum Ausdruck bringen, zusätzliche Informationen zu einem Thema beitragen oder Fragen zu Äußerungen anderer Personen stellen.

86

1

Klicken Sie nach dem Öffnen einer Datenbank auf das Dokument, auf das Sie antworten wollen.

2

3

Wählen Sie Erstellen aus dem Notes Menü und anschließend entweder Antwort oder Rückantwort, je nachdem, ob Sie auf ein Hauptthema oder auf eine andere Antwort antworten.

Geben Sie das Thema des Dokuments und alle weiteren Informationen ein.

HINWEIS:

Diese Dokumente haben eventuell andere Namen in verschiedenen Datenbanken. Dabei können sich die Namen ändern, die Sie aus dem Menü Erstellen wählen.

87

4

88

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

1RWHV 7H[W

Ein vorhandenes Dokument bearbeiten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Nachdem Sie ein Dokument in eine Datenbank eingefügt haben, möchten Sie dies eventuell ändern. Das ist z. B. dann notwendig, wenn Sie neue Informationen erhalten, oder wenn sich die bisherigen Informationen geändert haben. In den meisten Datenbanken können Sie ein Dokument nur bearbeiten, wenn Sie es selbst erstellt haben. Normalerweise lassen sich Dokumente von anderen Personen nicht bearbeiten.

89

1

Öffnen Sie die Datenbank, und klicken Sie auf das Dokument, das Sie bearbeiten wollen.

2

3

90

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

Um das Dokument zum Bearbeiten zu öffnen, wählen Sie Aktionen und anschließend Dokument bearbeiten aus dem Notes Menü.

h bu c te r W ör

Die Rechtschreibung in einem Dokument überprüfen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Beim Erstellen eines Dokuments ist es oft störend und zeitraubend, Tippfehler gleich zu korrigieren. Es geht meistens schneller, einfach weiterzutippen und die Rechtschreibung nachträglich überprüfen zu lassen. Notes macht dies möglich und bietet Ihnen dabei Vorschläge für falsch geschriebene Wörter an.

91

1

Während Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten und anschließend Rechtschreibprüfung aus dem Notes Menü.

HINWEIS:

Wenn beim Starten der Rechtschreibprüfung Text hervorgehoben ist, prüft Notes nur diesen Text. Andernfalls prüft Notes das gesamte Dokument.

2

Falls ein Wort als falsch hervorgehoben wird, korrigieren Sie es im Feld Ersetzen, oder klicken Sie auf das richtige Wort im Feld Vorschlag. (Falls ein Wort markiert wird, das richtig geschrieben ist, klicken Sie auf Überspringen.)

HINWEIS:

Wenn ein Wort hervorgehoben wird und Sie auf Hinzufügen klicken, wird dieses in das Wörterbuch aufgenommen und nicht mehr als Fehler markiert.

92

3

Falls Sie bei Schritt 2 ein Wort korrigiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen. Dadurch wird das falsche Wort im Dokument korrigiert.

4

Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis Sie eine Meldung erhalten, daß die Rechtschreibprüfung abgeschlossen ist. Klicken Sie dann auf OK.

93

94

Wie Sie Ihre Dokumente gestalten können Ein Absatz mit einfachem Text nach dem anderen kann oft langweilig wirken. Ohne Abwechslung in Ihren Dokumenten können Ihre Leser schnell das Interesse verlieren. Im Zeitalter der schnellen Informationen und auffallenden Spezialeffekte haben einige Menschen manchmal eine sehr kurze Aufmerksamkeitsdauer. Was können Sie tun, um die Aufmerksamkeit von Personen auf sich zu siehen? Zum einen ist vielleicht die Gestaltung dieses Buches ein gutes Beispiel. Aber es gibt eine Vielzahl anderer Möglichkeiten. Sie können die Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe und den Schriftstil ändern, um den Text hervorzuheben sowie die Ausrichtung oder den Abstand gewisser Absätze ändern. Außerdem lassen sich Abschnitte von Dokumenten mit Titeln sowie Numerierungen und Listenpunkten versehen. Anders gesagt, Sie haben unbegrenzte Gestaltungsmöglichkeiten, um Ihre Dokumente interessanter und lesbarer zu machen.

Β

Ο

Τ

GillSans

Α

Ν

Jupiter

ΙΧ Λ

M ys tic al

9

HŒKM QRz

Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Schriftart, Größe, Farbe, und Stil des Textes ändern. Einen Absatz einrücken. Den Abstand zwischen Absätzen ändern. Eine numerierte Liste erstellen. Eine Liste mit Aufzählungszeichen erstellen.

95

Notes

4908

Schriftart eines Textes ändern Wozu sind diese Informationen hilfreich? Die Änderung der Schriftart des Textes in einem Dokument kann dem Dokument ein anderes Aussehen verleihen. Einige Schriftarten vermitteln einen formellen Eindruck, andere wiederum sind einfacher zu lesen. Zusätzlich können Sie die Schriftart einzelner Textpassagen ändern, so daß sich diese vom restlichen Dokument abheben, z. B. um bestimmte Arten von Informationen oder besonders wichtige Informationen zu kennzeichnen. Zusammen mit der Schriftart können Sie auch die Größe des Textes ändern.

96

1

Während Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, markieren Sie den zu ändernden Text.

2

3

Klicken Sie auf die Schriftartenliste in der Statusleiste. Es wird eine Liste der verfügbaren Schriftarten angezeigt.

Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Schriftart. Der hervorgehobene Text wird im Dokument in der neuen Schriftart dargestellt.

97

Notes

Notes

Die Schriftgröße ändern Wozu sind diese Informationen hilfreich? Die Änderung der Schriftgröße kann der Lesbarkeit des Textes dienen, aber auch dazu, verschiedene Textpassagen zu unterscheiden. Wenn Sie z. B. eine Fußnote einfügen, verwenden Sie in der Regel eine kleinere Schriftgröße.

98

1

Während Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, klicken Sie auf den zu ändernden Text.

2

3

Klicken Sie auf die Größenliste in der Statusleiste. Es wird eine Liste der verfügbaren Punktgrößen angezeigt.

Klicken Sie auf die gewünschte Größe. Der hervorgehobene Text wird im Dokument in der neuen Schriftgröße dargestellt.

99

Notes

Notes

Farbe des Textes ändern Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie können die Farbe des Textes ändern, um ein Dokument optisch anspruchsvoller zu gestalten, und um Text vom restlichen Dokument abzuheben. Zum Beispiel lassen sich Titel mit einer anderen Farbe versehen, um die einzelnen Abschnitte des Dokuments zu kennzeichnen. Auch wenn Sie Kommentare in Dokumente anderer Personen einfügen, ist es hilfreich, wenn Sie dafür eine andere Farbe verwenden, um vom ursprünglichen Dokument zu unterscheiden. Obwohl Farbe beim Lesen eines Dokuments auf dem Bildschirm nützlich ist, dürfen Sie nicht vergessen, daß viele Leute keinen Farbdrucker haben. Wenn Sie ein Dokument erstellen, das ausgedruckt werden soll, gibt es andere Möglichkeiten zur Auszeichnung von Text.

100

1

Während Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, markieren Sie den zu ändernden Text.

2

Wählen Sie Text und anschließed Farbe aus dem Notes Menü. Wählen Sie dann die gewünschte Farbe.

HINWEIS:

Wenn Sie Andere wählen, wird eine InfoBox angezeigt, aus der Sie eine Vielzahl von Farben wählen können. (Die Verwendung von InfoBoxen wird in der übernächsten Lektion behandelt.)

101

Notes

Notes

Stil des Textes ändern Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie können den Textstil ändern, so daß sich der Text vom restlichen Dokument abhebt. Zum Beispiel erweckt Text, der fett oder kursiv oder unterstrichen ist, Ihre Aufmerksamkeit. Dies kann auch nützlich sein, wenn Sie bestimmte Begriffe in einem Dokument definieren wollen. Wenn Sie einen Begriff das erste Mal verwenden, zeichnen Sie ihn mit einem anderen Schriftstil aus.

102

1

Während Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, markieren Sie den zu ändernden Text.

2

Wählen Sie Text aus dem Notes Menü und anschließend den gewünschten Schriftstil: Kursiv, Fett oder Unterstrichen.

SIE KÖNNEN AUCH...

...die gewählten Textstile entfernen, indem Sie in diesem Schritt Normal aus dem Menü Text wählen.

103

Notes

Notes

Schriftart, -größe, -farbe und Stil des Textes auf einmal ändern Wozu sind diese Informationen hilfreich? Notes enthält InfoBoxen, mit denen Sie mehrere Änderungen gleichzeitig machen können, ohne die Notes Menüs zu benutzen. Wenn Sie mehrere Texteigenschaften in einem Dokument ändern wollen, kann dies eventuell schneller über eine InfoBox statt über Menüs erledigt werden.

104

1

Während Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, markieren Sie den zu ändernden Text.

2

3

Wählen Sie Text und anschließend Eigenschaften: Text aus dem Notes Menü. Eine InfoBox wird angezeigt. (Falls die Box den Text verdeckt, verschieben Sie den Mauszeiger auf das Wort „Eigenschaften“, und ziehen Sie die Box an eine andere Stelle.)

Falls Sie die Schriftart ändern wollen, wählen Sie eine aus der Schriftenliste.

105

4

Falls Sie die Textgröße ändern wollen, klicken Sie auf eine andere Punktgröße im Feld Größe.

5

6

Falls Sie den Textstil ändern wollen (z. B. fett oder kursiv), können Sie auf beliebig viele Stile im Feld Stil klicken.

HINWEIS:

Durch erneutes Klicken kann ein Stil ausgeschaltet werden.

106

Falls Sie die Textfarbe ändern wollen, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil im Feld Farbe und wählen anschließend die gewünschte Farbe.

7

Wenn Sie die Attribute eines anderen Textblocks ändern wollen, markieren Sie diesen Text, und wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6.

8

Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, können Sie die InfoBox durch Klicken auf die X-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der InfoBox schließen.

HINWEIS:

Sie können die InfoBox geöffnet lassen und sie jederzeit verwenden.

107

Memo An: Notes Benutzer Von: Sherman Thema: Einen Absatz einrücken Markieren Sie den einzurückenden Absatz in einer Nachricht, indem Sie an einer beliebigen Stelle darin klicken.

Wählen Sie Text und anschließend Einrücken aus dem Notes Menü, oder drücken Sie F8. Falls Sie einen Absatz zu weit einrücken, wählen Sie Text und anschließend Ausrücken aus dem Notes Menü.

Absätze einrücken Wozu sind diese Informationen hilfreich? Das Einrücken von Absätzen kann bewirken, daß sich dieser vom restlichen Dokument abhebt. Es kann aber auch bedeuten, daß es sich bei dem Absatz um einen Unterabschnitt oder eine Erklärung des vorangehenden Textes handelt. Dieser Abschnitt erklärt Ihnen, wie Sie schnell einen Absatz in einem voreingestellten Abstand einrücken. (Sie können auch die Texteigenschaften verwenden, die im vorhergehenden Abschnitt erläutert wurden, um einen Absatz um einen bestimmten Wert einzurücken.)

108

1

Während Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, klicken Sie auf den Absatz, den Sie einrücken wollen. (Sie können an jeder beliebigen Stelle im Absatz klicken.)

2

Wählen Sie Text und anschließend Einrücken aus dem Notes Menü, oder drücken Sie F8.

HINWEIS:

Falls Sie einen Absatz zu sehr einrücken, wählen Sie Text und anschließend Ausrücken aus dem Notes Menü.

3

(Optional) Wiederholen Sie Schritt 2, bis der Absatz die gewünschte Einrückung hat.

109

Memo Notes Benutzer An: Sherman Von: Thema: Den Abstand zwischen Absätzen ändern Sie ändern den Abstand zwischen zwei Absätzen, indem Sie im oberen der beiden Absätze klicken. Wählen Sie Text und anschließend Abstand aus dem Notes Menü oder drücken Sie F8.

Wählen Sie dann den gewünschten Abstand. Dieser wird unter dem Absatz eingefügt, auf den Sie geklickt haben.

Den Abstand zwischen Absätzen ändern Wozu sind diese Informationen hilfreich? Mit Abständen zwischen Absätzen läßt sich ein Dokument auflockern und lesbarer machen. Dieser Abschnitt erklärt eine schnelle Methode, um den Abstand zwischen Absätzen zu ändern.

110

1

Um den Abstand zwischen zwei Absätzen zu ändern, während Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, klicken Sie auf den oberen der beiden Absätze. (Sie können an jeder beliebigen Stelle im Absatz klicken.)

2

Wählen Sie Text und anschließend Abstand aus dem Notes Menü. Wählen Sie dann den gewünschten Abstand. Dieser wird unterhalb des Absatzes, auf den Sie geklickt haben, eingefügt.

111

Memo Notes Benutzer An: Sherman Von: Thema: Numerierte Listen So erstellen Sie eine numerierte Liste:

1. Wählen Sie Text, dann Liste und dann Numeriert. 2. Geben Sie den ersten Punkt ein. 3. Drücken Sie die EINGABETASTE. 4. Geben Sie den nächsten Punkt ein.

Numerierte Listen erstellen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Mit Notes lassen sich schnell numerierte Listen erzeugen. Durch die Numerierung werden die Einträge einer Liste lesbarer und übersichtlicher. Gleichzeitig wird sie durch die Hervorhebung der Zahlen optisch ansprechender. Bei einer Numerierung können Sie die Einträge sequentiell oder nach ihrem Wichtigkeitsgrad aufführen.

112

1

Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Liste beginnen soll.

2

3

Wählen Sie Text, dann Liste und anschließend Numeriert aus dem Notes Menü.

Geben Sie den Text für den ersten Listenpunkt ein.

113

4

Drücken Sie die EINGABETASTE, um den nächsten Eintrag zu erzeugen, und geben Sie dann den Text ein. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Listeneintrag.

5

(Optional) Um nach der Liste weiteren Text einzugeben, erzeugen Sie eine weitere Zeile durch Drücken der EINGABETASTE. Wählen Sie dann erneut Text, dann Liste und anschließend Numeriert aus dem Notes Menü, um die Numerierung zu beenden.

SIE KÖNNEN AUCH... ...bereits eingegebene

Absätze numerieren. Markieren Sie dazu die Absätze und wählen Sie Text, dann Liste und anschließend Numeriert aus dem Notes Menü.

114

Memo Notes Benutzer An: Sherman Von: Thema: Listen mit Punkten So erstellen Sie eine Liste mit Punkten:

Wählen Sie Text, dann Liste und dann Listenpunkte. Geben Sie den ersten Punkt ein. Drücken Sie die EINGABETASTE. Geben Sie den nächsten Punkt ein.

Listen mit Aufzählungszeichen erstellen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Es gibt Listen, deren Einträge Sie hervorheben wollen, ohne sie zu numerieren. Statt dessen können Sie jeden Eintrag mit einem Aufzählungszeichen versehen. Wie bei einer Numerierung verbessern Aufzählungszeichen die Lesbarkeit und machen die Liste optisch interessanter.

115

1

Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Liste beginnen soll.

2

3

116

Geben Sie den Text für den ersten Listenpunkt ein.

Wählen Sie Text, dann Liste und anschließend Listenpunkte aus dem Notes Menü.

4

Drücken Sie die EINGABETASTE, um den nächsten Eintrag zu erzeugen, und geben Sie dann den Text ein. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Listeneintrag.

5

(Optional) Um nach der Liste weiteren Text einzugeben, erzeugen Sie eine weitere Zeile durch Drücken der EINGABETASTE. Wählen Sie dann erneut Text, dann Liste und anschließend Listenpunkte aus dem Notes Menü, um die Liste mit Punkten zu beenden.

SIE KÖNNEN AUCH... ...bereits eingegebene Absätze mit

Listenpunkten versehen. Markieren Sie dazu die Absätze, und wählen Sie Text, dann Liste und anschließend Listenpunkte aus dem Notes Menü.

117

118

10

Informationen aus anderen Quellen in Ihr Dokument einfügen

Informationen können aus einer Vielzahl von Quellen stammen. Einige davon sind in Notes Datenbanken gespeichert, andere wiederum sind in anderen Dokumenten enthalten. Wenn die Informationen in einem anderem Notes Dokument enthalten sind, kann auf dieses Dokument zugegriffen ,1)250$7,21(1 werden, während Sie gerade Ihr eigenes Dokument lesen. Wenn sich Informationen in einer Datei befinden, können Sie die Datei mit Ihrem Dokument verknüpfen, damit andere Leser ebenfalls Zugriff darauf haben oder sie auf ihre Festplatten kopieren können. Wenn die Informationen in einer Grafik enthalten sind, können Sie diese in Ihr Dokument kopieren, damit andere Leser sie ebenfalls sehen können. Dieses Kapitel behandelt die folgenden Themen: Einen Ordner mit einem Dokument verknüpfen. Verknüpfungen zu anderen Notes Dokumenten erstellen. Eine Grafik in ein Dokument einfügen. Eine URL-Verknüpfung in ein Dokument einfügen.

119

Eine Datei mit einem Dokument verknüpfen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie können eine oder mehrere Dateien mit einem Dokument verknüpfen, damit andere Personen, die das Dokument lesen, die Datei einsehen oder auf ihren eigenen Computer kopieren können. Dies ermöglicht die gemeinsame Benutzung von Informationen aus anderen Computerprogrammen. Wenn Sie eine Datei mit einem Dokument verknüpfen, wird dieser mit einem Symbol im Dokument angezeigt. Um die Datei zu benutzen, muß der Leser auf dieses Symbol nur doppelklicken.

120

1

Setzen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Dokuments den Cursor an die Stelle, an der das Symbol für den Dateianhang erscheinen soll.

2

3

Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Anhängen.

Befindet sich die gewünschte Datei nicht auf dem Laufwerk, das im Dialogfeld Anhänge erstellen angezeigt wird, wählen Sie ein anderes Laufwerk.

121

4

Wenn der Ordner (oder das Verzeichnis), der bzw. die gewünschte Datei enthält, nicht sofort angezeigt wird, wählen Sie einen anderen Ordner (bzw. ein anderes Verzeichnis).

5

6

122

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Datei.

Verknüpfungen zu anderen Notes Dokumenten erstellen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie ein Dokument erstellen, wollen Sie vielleicht Informationen in einem anderen Dokument nachschlagen. Es wäre hilfreich, wenn ein Leser tatsächlich diese Informationen sehen könnte, während er Ihr Dokument liest. Dies läßt sich durch eine Verknüpfung, die das andere Dokument darstellt, realisieren. Dabei wird ein Symbol für die Verknüpfung in Ihr Dokument eingefügt. Andere Leser können auf das Symbol doppelklicken, um das verknüpfte Dokument zu öffnen. Wenn die Leser zu Ihrem ursprünglichen Dokument zurückkehren und das verknüpfte Dokument schließen wollen, müssen sie nur auf die entsprechende Schaltfläche klicken oder die ESC-Taste drücken. In diesem Abschnitt öffnen Sie die zu verknüpfende Datenbank und erstellen dabei eine Verknüpfung. Dann kehren Sie zu Ihrem Dokument zurück und fügen dort die Verknüpfung ein.

123

1

Öffnen Sie beim Erstellen eines Dokuments die Datenbank, aus der Sie ein Dokument verknüpfen möchten.

2

3

124

Wählen Sie im Menü Bearbeiten das Untermenü Als Verknüpfung kopieren und darin den Befehl Dokumentverknüpfung.

Klicken Sie auf den Titel des Dokuments, mit dem Sie eine Verknüpfung herstellen möchten.

4

Wechseln Sie wieder zu dem Dokument, das Sie erstellen, indem Sie auf die entsprechende Aktivitätsschaltfläche klicken.

HINWEIS:

Wenn das Dokument noch keinen Titel hat, ist es als „Neu ...“ aufgeführt, z. B. „Neues Memo“ oder „Neue Antwort“.

5

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Verknüpfungssymbol erscheinen soll. Dann wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Einfügen.

125

Eine Grafik in ein Dokument einfügen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Grafiken erläutern gewisse Dinge oft besser als Wörter. Außerdem können Grafiken Ihre Dokumente ansprechender und interessanter machen. Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie eine Grafik aus einem anderen Dokument oder Programm kopieren und in Ihr Dokument einfügen.

126

1

Öffnen Sie beim Erstellen eines Dokuments die Datei oder das Dokument, das die gewünschte Grafik enthält. (Die Datei kann auch in einem anderen Progrmam geöffnet werden.)

2

3

Markieren Sie die Grafik, die Sie kopieren möchten. Möglicherweise müssen Sie auf die Grafik klicken, um sie auszuwählen.

Wählen Sie im Menü Bearbeiten des verwendeten Programms den Befehl Kopieren.

HINWEIS: Je nach verwendetem Programm kann sich der Befehl Kopieren auch in einem anderen Menü befinden.

127

4

Wechseln Sie wieder zu dem Dokument, das Sie gerade erstellen, und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Grafik erscheinen soll.

5

128

Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Einfügen.

Eine URL-Verknüpfung in ein Dokument einfügen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie können eine Verknüpfung in ein Dokument einfügen, mit der ein anderes Dokument geöffnet wird, wenn Benutzer darauf klicken. Die Verknüpfung ist in der Regel der Name des Dokuments, das beim Anklicken geöffnet werden soll. Üblicherweise wird eine Verknüpfung im Dokument blau dargestellt. Meistens werden Verknüpfungen zum Anzeigen von Seiten einer Web-Site erstellt.

129

1

Setzen Sie während des Erstellens oder Bearbeitens eines Dokuments den Cursor an die Stelle, an der Sie eine Verknüpfung erstellen möchten.

2

3

130

Markieren Sie den gerade eingegebenen Verknüpfungstext, wählen Sie Erstellen, dann Hotspot und anschließend Verknüpfungs-Hotspot.

Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Verknüpfung ein. Sie können zum Beispiel Text wie "Hier klicken, um die neuesten Firmeninformationen zu erhalten!" eingeben.

4

Wählen Sie URL als Verknüpfungstyp in der InfoBox Eigenschaften: Hotspot-Ressourcenverknüpfung.

5

6

Geben Sie die genaue Adresse der Web-Seite im Feld Wert ein.

Klicken Sie auf das „X“ oben in der InfoBox, wenn Sie fertig sind. Die Verknüpfung wird in Ihrem Dokument blau dargestellt.

131

132

11

Dokumente organisieren und auf unterschiedliche Weise anzeigen

Haben Sie je versucht, Bonbons in einem großen Gefäß zu zählen? Das kann schwierig werden. Es kann noch schwieriger werden, wenn Sie versuchen, Bonbons mit einer bestimmten Farbe oder Größe auszusortieren. Wenn Sie aber die Bonbons erst in kleinere Gruppen aufteilen, finden Sie leichter die gewünschten heraus. Angenommen, Sie wollen erst alle roten, dann alle gelben, dann aber wieder alle kleinen, dann wieder die mit Himbeergeschmack usw. heraussuchen, müßten Sie jedesmal alle Bonbons wieder in das große Gefäß schütten und von vorne anfangen. Einfacher wäre es, endlos viele „Kopien“ von allen Bonbons zu haben. Notes hilft Ihnen, Dokumente auf unterschiedliche Weise anzuzeigen. Wenn mehrere Dokumente in einer Datenbank gespeichert sind, kann es schwierig sein, die richtigen Informationen zu finden. Notes erleichtert Ihnen die Suche dadurch, daß Sie die Informationen auf unterschiedliche Weise anzeigen und Dokumente in beliebig vielen Ordnern speichern können. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Einen neuen Ordner erstellen. Dokumente zwischen Ordnern verschieben. Dokumente in einem Ordner oder einer Ansicht sortieren. Ein Ansicht aktualisieren, um neue Dokumente anzuzeigen. Fenster vergrößern und verkleinern.

133

Einen neuen Ordner erstellen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Ordner helfen Ihnen, Dokumente in einer Datenbank zu organisieren und zu kategorisieren. Sie können beliebig viele Ordner erstellen. In einer Datenbank über Fische können Sie z. B. Ordner für Süßwasserfische, Meeresfische, tropische Fische, eßbare Fische und giftige Fische erstellen. Wenn ein Dokument unter mehr als eine Kategorie fällt, können Sie es auch in mehrere Ordner stellen.

134

1

Wählen Sie Erstellen und dann Ordner im Notes Menü.

2

3

Geben Sie einen Ordnernamen ein.

Klicken Sie auf eine Option im Feld Ordnertyp. Nur Sie können private Ordner sehen. Gemeinsame Ordner können von anderen gesehen werden, die die Datenbank gemeinsam nutzen.

135

4

(Optional) Wenn Sie den neuen Ordner in einem vorhandenen Ordner erstellen wollen (als „Unterordner“), klicken Sie auf den vorhandenen Ordner im Feld Speicherort für neuen Ordner auswählen.

5

136

Klicken Sie auf OK.

16 $ ( 50 h* ( = 6+ 80

Dokumente zwischen Ordnern verschieben Wozu sind diese Informationen hilfreich? Angenommen, Sie stellen fest, daß ein Dokument, das Sie in einem bestimmten Ordner abgelegt haben, eigentlich in einen anderen Ordner gehört. Oder Sie entscheiden sich, daß ein Dokument in mehrere Ordner abgelegt werden sollte. Sie können ein Dokument in beliebig viele Ordner stellen. Auf dieses Weise können Sie das Dokument immer ansehen, wenn Sie einen beliebigen Ordner öffnen, der es enthält. Wenn Sie ein Dokument in mehr als einem Ordner ablegen, erstellt Notes immer nur eine Kopie des Originaldokuments in der Datenbank. Wenn Sie ein Dokument aus einem Ordner herausnehmen, aber es nicht aus der Datenbank löschen wollen, wählen Sie Aktionen und dann Aus Ordner entfernen im Notes Menü. Achten Sie jedoch darauf, nicht versehentllich ein Dokument aus der Datenbank zu löschen, wenn Sie es nur aus einem Ordner herausnehmen möchten.

137

1

Öffnen Sie den Ordner oder die Ansicht, die das Dokument enthalten, das Sie verschieben oder einem anderen Ordner hinzufügen wollen.

2

Klicken Sie auf das Dokument, das Sie verschieben oder kopieren wollen.

HINWEIS:

Sie können Dokumente nur aus Ordnern verschieben, nicht aus Ansichten.

3

138

Wählen Sie Aktionen, dann Ordner und dann In Ordner verschieben im Notes Menü.

4

Klicken Sie auf den Ordner, in den Sie das Dokument verschieben oder kopieren wollen.

5

Klicken Sie auf Verschieben, um das Dokument zu verschieben, oder auf Hinzufügen, um das Dokument in den neuen Ordner zu verschieben. (Im Beispiel ist Verschieben nicht aktiv, da sich das Originaldokument in einer Ansicht befindet.)

SIE KÖNNEN AUCH... ... ein Dokument in einen Ordner durch Ziehen des Titels aus der Dokumentübersicht in die Navigationsübersicht verschieben. Halten Sie dabei die STRG-Taste gedrückt, wenn Sie es kopieren wollen.

139

Dokumente in einem Ordner oder einer Ansicht sortieren Wozu sind diese Informationen hilfreich? In vielen Datenbanken können Sie Dokumente mit einem einzigen Mausklick sortieren. Wenn eine Datenbank Spalten enthält, die als Sortierspalten ausgewiesen sind, können Sie auf diese klicken, um die Dokumente nach dieser Spalte im aktuellen Ordner oder in der aktuellen Ansicht zu sortieren. Eine Sortierspalte hat ein oder zwei Dreiecke rechts vom Spaltentitel (wie unten gezeigt). Das Sortieren von Dokumenten in einem Ordner oder einer Ansicht macht es einfacher, bestimmte Dokumente zu finden, und ermöglicht es, Dokumente in einer anderen Reihenfolge anzuzeigen. Im Bild unten hat die Datumspalte links zwei Dreiecke, die Ihnen zeigen, daß Sie die Dokumente sowohl in aufsteigender als auch in absteigender Reihenfolge (nach Datum) sortieren können. Die Datumspalte rechts hat nur ein nach unten zeigendes Dreieck, was bedeutet, daß Sie die Dokumente nur in absteigender Reihenfolge (nach Datum) sortieren können.

140

1

Klicken Sie den Titel einer Spalte, um eine Datenbank zu sortieren. Das Dreieck neben der Spalte bekommt eine andere Farbe, um anzuzeigen, daß die Spalte sortiert wurde.

HINWEIS:

Zeigt das Dreieck nach unten, wurde die Spalte absteigend sortiert, zeigt es nach oben, dann aufsteigend.

2

3

Enthält die Spalte zwei Dreiecke, klicken Sie erneut auf den Spaltentitel, um die Spalten in entgegengesetzter Weise zu Schritt 1 zu sortieren. Das zweite Dreieck bekommt eine andere Farbe, das erste seine ursprüngliche.

Klicken Sie erneut auf den Spaltentitel, um die Dokumente in ihrer ursprünglichen Reihenfolge zu sortieren. Das Dreieck bekommt seine ursprüngliche Farbe zurück.

141

Eine Ansicht aktualisieren, um neue Dokumente anzuzeigen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Während Sie Informationen in einer Datenbank betrachten, können andere Personen neue Dokumente in dieser Datenbank erstellen. Durch das Aktualisieren der Anzeige werden alle neuen Dokumente angezeigt, die seit dem Öffnen der Datenbank hinzugefügt wurden.

142

1

Die Dokumentansicht muß aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob das der Fall ist, klicken Sie auf einen beliebigen Dokumenttitel in der Ansicht.

2

Wählen Sie Ansicht und dann Aktualisieren im Notes Menü, oder drücken Sie F9.

143

Fenster vergrößern und verkleinern Wozu sind diese Informationen hilfreich? Durch das Vergrößern bzw. Verkleinern von Fenstern haben Sie die Möglichkeit, Fenster auf dem Bildschirm auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Wenn Sie mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet haben, hilft Ihnen dies, zusätzliche Informationen in dem jeweils benötigten Fenster anzuzeigen. Sie können ein Fenster schließen, indem Sie es so verkleinern, daß es nicht mehr auf dem Bildschirm erscheint. Möglicherweise möchten Sie ein Fenster schließen, weil es Sie daran hindert, den Inhalt eines anderen Fensters zu lesen. Sie können auch die Dokumentvorschau schließen, um schneller durch die Dokumenttitel zu blättern. Ein Fenster, daß Sie so verkleinert haben, daß es nicht mehr sichtbar ist, können Sie jederzeit durch Vergrößern wieder sichtbar machen.

144

1

Um die Größe der Dokumentansicht zu ändern, setzen Sie den Mauszeiger auf den linken Fensterrand, bis er die Form eines Doppelpfeils annimmt. Ziehen Sie anschließend den Rahmen nach links oder rechts.

2

3

Um die Größe der Navigationsübersicht zu ändern, setzen Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand der Übersicht und ziehen den Rahmen nach links oder rechts. (Es handelt sich um den gleichen Rand wie im vorherigen Schritt.)

Um die Größe der Dokumentvorschau zu ändern, setzen Sie den Mauszeiger auf den oberen Rand der Vorschau und ziehen ihn nach oben oder unten.

145

146

12

Spezifische Wörter und Satzteile in Dokumenten suchen

Zurück zum Beispiel aus Kapitel 11, stellen Sie sich vor, Sie haben ein weiteres großes Gefäß mit Bonbons, in dem nur 3 rote Bonbons sind. Sie möchten diese 3 roten Bonbons aussortieren, sehen sie aber nicht. Sie bräuchten jetzt eine Möglichkeit, diese 3 roten Bonbons schnell und einfach herauszunehmen. In Notes können Sie nach bestimmten Wörtern in den Dokumenten einer Datenbank suchen. Diese Wörter lassen sich auch durch andere Wörter ersetzen. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Wörter oder Satzteile in einem Dokument suchen. Wörter oder Satzteile in einem Dokument suchen und ersetzen. Alle Dokumente suchen, die ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Satzteil enthalten. Dokumenttitel suchen, die ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Satzteil enthalten.

147

oksl kdlsl sldk ddf;sl dkdls lskd sl dkslsldk lskd vmcjde gnm tudn; fo mvhdrm Wort djhf fm fdkd dkwpq kdk em djmc,fdjc dfjfi dm,fjrid slkd dm fmj rjeltpo tojb wps.z xmvbt gme ytmhb vmd kdmdsle

Wörter oder Satzteile in einem Dokument suchen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Es gibt mehrere Gründe, warum sie ein bestimmtes Wort oder einen Satzteil in einem Dokument suchen wollen. Zum Beispiel wollen Sie vielleicht sehen, was in einem Dokument zu einem bestimmten Thema geschrieben steht, und Sie wissen, daß der Abschnitt über dieses Thema ein bestimmtes Wort enthält. Oder vielleicht wollen Sie den Teil eines Dokuments bearbeiten, das dieses Wort enthält. Wenn Sie nach einem bestimmten Wort oder einem Satzteil suchen, beginnt die Suche immer an dem Punkt im Dokument, wo sich der Cursor gerade befindet. Wenn Sie das gesamte Dokument durchsuchen wollen, müssen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments setzen.

148

1

Während Sie ein Dokument lesen oder erstellen, wählen Sie Bearbeiten und dann Suchen/Ersetzen im Notes Menü.

2

3

Geben Sie im Feld Suchen den Suchbegriff ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weitersuchen. Notes hebt den ersten gefundenen Text hervor.

Wenn Sie nach einer weiteren Stelle suchen wollen, in der Suchtext auftritt, klicken Sie wieder auf Weitersuchen. Klicken Sie auf Schließen, um die Suche zu beenden.

HINWEIS: Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um weitere Möglichkeiten festzulegen, wie Notes nach einem Wort sucht.

149

RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ IR PYKGUP :RUW GMKI IP IGNG GNZST NGN HP GMPFIGMF GIMIL GPIMULG VONG GP IPM UMHOWSR WRME ZSV] HUVHW]HQ [PYEW JPH \WPKE YPG NGPGVOH

Wörter oder Satzteile in einem Dokument suchen und ersetzen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Nachdem Sie ein Dokument geschrieben haben, merken Sie vielleicht, daß Ihnen ein Wort oder ein ganzer Satzteil nicht gefällt. Oder Sie haben ein Wort oder einen Satzteil mehrere Male im Dokument benutzt und wollen ein wenig Abwechslung in das Dokument bringen. Sie geben an, welches Wort zu suchen ist und mit welchem anderen Text es ersetzt werden soll. Die Suche fängt auch hier an dem Punkt im Dokument an, wo sich der Cursor gerade befindet. Wenn Sie also das gesamte Dokument durchsuchen wollen, setzen Sie den Cursor einfach an den Anfang des Dokuments.

150

1

Während Sie ein Dokument lesen oder erstellen, wählen Sie Bearbeiten und dann Suchen/Ersetzen im Notes Menü.

2

3

Geben Sie im Feld Suchen den Suchbegriff ein. Klicken Sie dann in das Feld Ersetzen, und geben Sie den neuen Text ein.

Klicken Sie auf Weitersuchen. Notes markiert die Stelle, an der der Suchbegriff das erste Mal auftritt.

151

4

Wenn Sie den markierten Text durch den Text im Feld Ersetzen ersetzen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen. Wenn nicht, überspringen Sie diesen Schritt.

SIE KÖNNEN AUCH... ...Notes automatisch alle Vorkommen dieses Worts ersetzen lassen, wenn Sie auf die Schaltfläche Alle klicken.

5

152

Wiederholen Sie Schritt 3 und 4, bis Sie alle gesuchten Stellen gefunden haben. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schließen.

RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ IR PYKGUP GMKI IP IGNG GNZST NGN HP GMPFIGMF GIMIL GPIMULG VONG GP IPM UMHOWSR WRME ZSV] [PYEW JPH \WPKE YPG NGPGVOH

Wort

Wort

RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ IR PYKGUP GMKI IP IGNG GNZST NGN HP GMPFIGMF GIMIL GPIMULG VONG GP IPM UMHOWSR WRME ZSV] [PYEW JPH \WPKE YPG NGPGVOH

RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ IR PYKGUP GMKI IP IGNG GNZST NGN HP GMPFIGMF GIMIL GPIMULG VONG GP IPM UMHOWSR WRME ZSV] [PYEW JPH \WPKE YPG NGPGVOH

Wort

RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ IR PYKGUP GMKI IP IGNG GNZST NGN HP GMPFIGMF GIMIL GPIMULG VONG GP IPM UMHOWSR WRME ZSV] [PYEW JPH \WPKE YPG NGPGVOH

Wort

RNVO NGOVO Wort

VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ IR PYKGUP GMKI IP IGNG GNZST NGN HP GMPFIGMF GIMIL GPIMULG VONG GP IPM UMHOWSR WRME ZSV] [PYEW JPH \WPKE YPG NGPGVOH

RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ IR PYKGUP GMKI IP IGNG GNZST NGN HP GMPFIGMF GIMIL GPIMULG VONG GP IPM UMHOWSR WRME ZSV] [PYEW JPH \WPKE YPG NGPGVOH

Wort

Alle Dokumente suchen, die ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Satzteil enthalten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Es gibt viele Gründe, warum Sie mehrere Dokumente nach einem bestimmten Wort oder Satzteil durchsuchen wollen. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht jedes Dokument finden, das von einem bestimmten Thema handelt. Oder Sie wollen einen Satzteil ändern, den Sie in mehreren Dokumenten gleich verwendet haben. Oder vielleicht suchen Sie nach einem bestimmten Dokument, von dem Sie wissen, daß es das einzige Dokument ist, welches einen bestimmten Satzteil enthält. Um alle Dokumente zu finden, die spezifischen Text enthalten, geben Sie diesen Text in die „Suchleiste“ ein. Das ist ein langer rechteckiger Kasten, der nur für diesen Zweck angezeigt wird. Nachdem Sie die Dokumente gefunden haben, können Sie den gesuchten Text bearbeiten.

153

1

Wenn Sie Dokumente in der Dokumentansicht angezeigt haben, wählen Sie Ansicht und dann Suchleiste im Notes Menü. Notes zeigt unter den SmartIcons die Suchleiste an.

HINWEIS:

Wird die Suchleiste bereits angezeigt, können Sie Schritt 1 überspringen.

2

3

154

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. (Notes zeigt dann nur die Titel der Dokumente an, die den Suchbegriff enthalten.)

Geben Sie in der Suchleiste in das Feld Suchen nach den Suchbegriff ein.

4

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ergebnisliste löschen, um alle Dokumenttitel anzuzeigen.

5

Um die Suchleiste zu schließen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Suchleiste auf die X-Schaltfläche.

HINWEIS:

Sie können einen Suchbegriff speichern, um ihn später wiederzuverwenden. Nachdem Sie das Wort oder den Begriff eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr und anschließend auf Suche speichern. Geben Sie einen Namen für diese Suche in das Feld Name ein, und klicken Sie auf OK.

155

grpb vm Wort RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ R PYKGUPGMKI IP IGNG GNZST GN HP GMPF IGMF GIMIL PIMULG VONG GP IPM MHOWSR WRME ZSV][PYEW JPH \WPKE PG NGPGVOH

grpb Wort vm RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ R PYKGUPGMKI IP IGNG GNZST GN HP GMPF IGMF GIMIL PIMULG VONG GP IPM MHOWSR WRME ZSV][PYEW JPH \WPKE PG NGPGVOH

Wort grpb vm RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ R PYKGUPGMKI IP IGNG GNZST GN HP GMPF IGMF GIMIL PIMULG VONG GP IPM MHOWSR WRME ZSV][PYEW JPH \WPKE PG NGPGVOH

grpb vm Wort RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ R PYKGUPGMKI IP IGNG GNZST GN HP GMPF IGMF GIMIL PIMULG VONG GP IPM MHOWSR WRME ZSV][PYEW JPH \WPKE PG NGPGVOH

grpb vm Wort RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ R PYKGUPGMKI IP IGNG GNZST GN HP GMPF IGMF GIMIL PIMULG VONG GP IPM MHOWSR WRME ZSV][PYEW JPH \WPKE PG NGPGVOH

grpb Wort vm RNVO NGOVO VOGN GGIVO GNGOV OVNG VO GNVOVOGN OVNG YPFMGH JQP WXGQ R PYKGUPGMKI IP IGNG GNZST GN HP GMPF IGMF GIMIL PIMULG VONG GP IPM MHOWSR WRME ZSV][PYEW JPH \WPKE PG NGPGVOH

Dokumenttitel suchen, die ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Satzteil enthalten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Das Suchen nach Titeln, die ein Wort oder einen Satzteil enthalten, ist eine andere Möglichkeit, Dokumente über spezifische Themen zu finden. Es ist auch möglich, auf diese Weise Text zu finden, den Sie vielleicht durch anderen Text ersetzen wollen.

156

1

Während Sie die Dokumenttitel in der Dokumentübersicht anzeigen, wählen Sie Bearbeiten und dann Suchen/Ersetzen im Notes Menü.

HINWEIS: Die Suche beginnt bei dem Titel, der in der Dokumentansicht gerade markiert ist.

2

3

Geben Sie im Feld Suchen den Suchbegriff ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weitersuchen. Notes markiert den ersten Titel, der den Suchbegriff enthält.

Wenn Sie einen weiteren Titel finden wollen, der den Suchbegriff enthält, klicken Sie erneut auf Weitersuchen. Klicken Sie auf Schließen, um die Suche zu beenden.

157

158

13

Dokumente drucken

Mit Notes können Sie die meisten Informationen auf dem Bildschirm ansehen und erstellen. Manchmal werden Sie vielleicht einige dieser Information ausdrucken, z. B. um Kopien an andere Personen zu verschicken oder Dokumente zu archivieren. Wenn Sie drucken, möchten Sie möglicherweise eine Kopfzeile oder eine Fußzeile auf jeder Seite hinzufügen. Vielleicht wollen Sie auch mehrere Dokumente drucken. Oder Sie wollen nur die Titel der Dokumente in einer Datenbank statt der Dokumente selbst ausdrucken. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen: Kopfzeilen und Fußzeilen in Dokumenten erstellen Dokumente ausdrucken Titel in einer Ansicht ausdrucken

159

Kopfzeilen und Fußzeilen in Dokumenten erstellen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie können nur bestimmte oder alle auszudruckenden Dokumente einer Datenbank mit Kopf- und Fußzeilen versehen. Kopfzeilen und Fußzeilen ermöglichen es Ihnen, Informationen oben oder unten auf jeder gedruckten Seite zu wiederholen. In den Kopf- und Fußzeilen lassen sich Seitenzahlen, das aktuelle Datum, die aktuelle Uhrzeit, der Titel des Dokuments oder jede beliebige Information einfügen.

160

1

Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Bearbeiten und dann Eigenschaften im Notes Menü. Notes zeigt eine InfoBox an.

2

3

Klicken Sie im Feld Eigenschaften auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Dokument oder Datenbank, je nachdem, ob Sie Kopf- und Fußzeile nur im aktuellen oder bei allen Dokumenten der Datenbank drucken wollen.

Klicken Sie auf das Register Drucken in der InfoBox.

161

4

Wenn Sie Text für eine Kopfzeile eingeben möchten, klicken Sie auf Kopfzeile, und geben Sie den Kopfzeilentext in das Textfeld ein. Klicken Sie danach auf das Häkchen links vom Textfeld, um sie beizubehalten. Klicken Sie auf die X-Schaltfläche, um die Änderungen zu löschen und erneut zu beginnen.

5

Verwenden Sie die folgenden Schaltflächen, um Seitenzahlen, das Datum, die Zeit oder den Titel jedes Dokuments einzugeben. (Wenn Sie auf eine Schaltfläche drücken, verwendet Notes ein Symbol, um die gewünschte Aktion darzustellen.)

Schaltfläche

Symbol

Druckt Seitenzahlen auf jede Seite

&P

Druckt das aktuelle Datum auf jede Seite

&D

Druckt die aktuelle Zeit auf jede Seite

&T

Setzt Kopf- oder Fußzeilentext rechts davon (ca. 1/3 Seitenbreite)

|

Druckt den Dokumenttitel auf jede Seite

&W

HINWEIS: Je nach gewählter Option können Sie diese Informationen in die Kopfoder Fußzeile einfügen.

162

Funktion

6

Klicken Sie auf die Schaltfläche Fußzeile, um eine Fußzeile einzufügen, und geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld ein. Sie können auch die Schaltflächen unter dem Textfeld verwenden, wie in Schritt 5 beschrieben.

7

Klicken Sie auf das X rechts oben, um die InfoBox zu schließen.

163

Dokument drucken, während Sie es lesen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Manchmal ist es einfacher, ein großes Dokument auf Papier statt auf einem Bildschirm zu lesen. Bei anderen Gelegenheiten wollen Sie vielleicht ein Dokument ausdrucken, um es einer anderen Person zu geben oder einen Ausdruck zu archivieren. Sie können ein Dokument drucken, wenn es geöffnet ist oder wenn sein Titel in einem Ordner oder einer Ansicht angezeigt wird. Sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig aus einem Ordner oder einer Ansicht drucken. Dieser Abschnitt erklärt Ihnen, wie Sie ein geöffnetes Dokument ausdrucken.

164

1

Während Sie das Dokument lesen, wählen Sie Datei und dann Drucken im Notes Menü, oder drücken Sie STRG+D.

2

(Optional) Ist der im Feld Drucken angezeigte Drucker nicht der gewünschte, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucker und wählen Sie einen anderen Drucker aus der angezeigten Liste.

SIE KÖNNEN AUCH... ...nur bestimmte Seiten zum Ausdrucken auswählen. Klicken Sie, geben Sie den Seitenbereich in die Felder Von Seite und Bis Seite ein, und klicken Sie auf OK.

3

Klicken Sie auf OK.

HINWEIS: Sie können eine Vorschau der Seiten anzeigen, die Sie drucken möchten, indem Sie auf die Schaltfläche Vorschau klicken.

165

Dokumente aus einem Ordner oder einer Ansicht drucken Wozu sind diese Informationen hilfreich? Während Dokumenttitel in einem Ordner oder einer Ansicht angezeigt werden, können Sie ein oder mehrere Dokumente ausdrucken, ohne diese zu öffnen. Auf diese Weise können Sie auch mehrere Dokumente auf einmal ausdrucken.

166

1

Während Sie die Dokumenttitel lesen, markieren Sie das zu druckende Dokument. Um mehrere Dokumente zu drucken, markieren Sie sie und drücken auf die Leertaste. Neben jedem Dokument wird eine Markierung gesetzt.

HINWEIS:

In den meisten Datenbanken können Sie Dokumente auswählen, indem Sie auf die Spalte ganz links im Ansichtsfenster klicken (wo sich die Häkchen befinden - siehe Bild oben).

2

Wählen Sie Datei und dann Drucken im Notes Menü.

167

3

(Optional) Ist der in dem Feld Drucker angezeigte Drucker nicht der gewünschte, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucker, und wählen Sie einen Drucker aus der angezeigten Liste.

4

168

Klicken Sie auf OK.

TITEL

Tit

L

E IT

ite l

el T

T

TITEL

Dokumenttitel aus einem Ordner oder einer Ansicht drucken Wozu sind diese Informationen hilfreich? Vielleicht wollen Sie alle Titel, die sich in einer Datenbank befinden, oder alle Titel, die in einem bestimmten Ordner oder einer Ansicht erscheinen, ausdrucken. Auf diese Weise kommen Sie zu einer gedruckten Inhaltsliste einer Datenbank. Diese können Sie dann als Inhaltsverzeichnis benutzen, wenn Sie alle Dokumente des entsprechenden Ordners oder einer Ansicht ausdrucken.

169

1

Öffnen Sie den Ordner oder die Ansicht, deren Titel Sie drucken wollen. (Öffnen Sie – falls in der Datenbank enthalten – die Ansicht Alle Dokumente, um alle Titel zu drucken.)

2

3

170

Klicken Sie auf Ansicht drucken im Bereich Inhalt des Dialogfelds.

Wählen Sie Datei und dann Drucken im Notes Menü.

4

(Optional) Wenn es sich bei dem im Feld Drucker angezeigten Drucker nicht um den gewünschten handelt, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucker, und wählen Sie einen anderen Drucker aus der angezeigten Liste.

5

Klicken Sie auf OK.

171

172

14

Terminplanung mit Notes überprüfen

Termine Es wird in unserer modernen Welt zunehmend schwieriger, alle Termine in Einklang zu bringen. Es müssen Besprechungen besucht, Projekte abgeschlossen, Informationen gesucht, Telefonate durchgeführt, Memos geschrieben, Seminare abgehalten und Verabredungen eingehalten werden.

Besprechungen

Seminare

Für genau diese Problematik bietet Notes eine Lösung. Das Stichwort heißt „Notes Kalender und Aufgabenüberprüfung”. Der Kalender ermöglicht Ihnen, Aktivitäten zu planen und zu überprüfen. Er erinnert Sie daran, wann Sie an welchem Ort erwartet werden. Mit der Aufgabenüberprüfung erstellen und überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste. Sie können die Elemente der Aufgabenliste auch in Ihrem Kalender anzeigen lassen. Kalender und Task-Überprüfung sind beide Bestandteil Ihrer Notes Mail-Datenbank. Sie können Ihrem Kalender folgende Eintragstypen hinzufügen: Termine: Einträge mit Beginn und Ende, z. B. Besprechungen, Telefonkonferenzen und Arzttermine. Erinnerungen: Einträge, die Sie an Aufgaben erinnern sollen, z. B. an einen Anruf, an das Senden einer Nachricht, an den Einkauf auf dem Nachhauseweg. Veranstaltungen: Einträge, die sich über einen oder mehrere Tage erstrecken, z. B. Tagungen, Kongresse und Urlaube. Jahrestage: Einträge, die Sie an ein wichtiges Datum erinnern sollen, z. B. Geburtstage, Hochzeitstage oder andere besondere Tage. Jahrestage sind grundsätzlich alle speziellen Tage, die sich regelmäßig (z. B. jährlich) wiederholen. Besprechung: Einträge, die Personen zu einer Besprechung einladen, deren Zeit und Ort festgelegt ist. Wenn Ihr Unternehmen den Notes Planer implementiert hat, können Sie die Kalender anderer Personen einsehen, um die beste Zeit für eine Besprechung zu ermitteln. In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen zu folgenden Themen: Den Kalender öffnen und konfigurieren Dem Kalender Einträge hinzufügen Den Kalender unterschiedlich anzeigen lassen Eine bestimmte Seite des Kalenders öffnen Kalendereinträge bearbeiten und löschen Den Kalender ausdrucken Die Aufgabenliste erstellen und löschen

173

17 2 :00 PM Antique Fair at Bronsfield

18

24 10:00 AM Brunch at Johnny D's with Dar & Barbara

Notes Kalender 1999 19

20

Do quarterly status Michaela 011-44-181-739-6395 Amal Naj 919-555-0954 10 :00 AM Weekly staff meeting

25 Conference call with L eslie, Afsar, and Chris Wishna Diane 416-555-3589 4:00 PM Review: Catalog mockup

21

Send printer dates to Mike!

12:30 PM Lunch with J. Burke: product specs

26 Michael's b irth day 9:00 AM Review manufacturig schedule with Andrea

27 Rough outline due to Dagmar Al Parrish 508-555-0 901 Maria & Norman

28 8:00 AM Breakfast at Peter's

22

Michael Kim 10:30 AM Tradeshow 5 08-555-4908 schedule meeting

29

30

Get car inspected! Michael Kim 2:00 PM Pricing Committee

23 2:00 PM Tennis 4 :00 PM Reco rd Convention

2:00 PM Tennis 555-4908

2:00 PM Steering Committee meeting

Den Notes Kalender öffnen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Öffnen Sie den Kalender, um Zugriff auf alle Funktionen zu erhalten.

174

1

Klicken Sie auf das Lesezeichen für den Kalender.

2

Zeigen Sie Ihren Kalender an.

175

Sun day

27

July

Mon 10:0 day 0 meet A M Wee 28 ing kly s taff

Tue sda 8:30 y budg A M et pr R evie 29 es entat w ion slide s w /Alefor x 12:0 0 PM

3

Flea

mark et Send 4 rega fax rdin to Pabl gQ 10:0 3 earno 0A ings M Wee mee 11:3 ting kly 0A s taff M Brai nsto rm w/A lice 9:00

AM

Our an

n-up As k

Larr y, Rob 11 in, and

Emil Will io Car Is aac vez Chri s toph er's

2:00 Bron PM 17 sfiel Anti que d Fair

bir thda

Do Ama quar l N terly 18 aj statu s 919555M Wee 0954 ting kly s taff

tore

Lesl 12:0

ie Zeng a

10:0 0A

6

303Elem 0 PM 555 ents Lunc nive Com -909 htim 1 e Lect rsarmunicatiof onEffective ure: y

80955561 7-55 575 5-93 7 93

Frid 4:00 ay PM Prod 1 Ops uctio 6:00 . Man n is PM ager sues D inne Satu with rw r day ith 2:00 Thie PM rry Ten 7:30 nis 2 PM High Scho ol Reu nion

for Chr n' s r es erva12 is tine Dine tion r tonig s at 9:30 ht 203 Chr A M -555 Mic publ is , and Mee -453 is hing Barbt w ith 6 8:30 hael Ven 13 mile ara: C ar los camp A M turi s tone , aign Mee 617s s tratet rega 555gy rding 4419 ad

y

Chec proj k over 14 ectio s eas ns r even 11:3 0A ue M Tap ing for TV ad

hael

a 011- 19 44-1 81-7 39-

15

2:0

6395

20 MB

s:

edits Call Justi

10:0 0A

Mic

Wed

abou t copy

at

mee

31, 199 7

5

11:0 prom0 AM otio Deb ns per rief form on in-s ance

A nnua 10 l Park clea

1-

nes 11:3 day 0 AM Rev 30 layo 3:00 iew ut PM broc Mee hure tw Thu ith Soha rsda 12:0 y abou 0 PM t party"Ma nagi Lunc 31 ng Stre htim s s" e serie

0 PM

Ten 16 nis

24

runc

h at

J ohnn y

Send Con Lesl feren ie, ce call25 Afsa r, and with Chri 4:00

moc

PM

kup

Revi

ew

: Cata

log

prin ter

21

date

12:3 prod 0 PM uct Lunc spec h with s

s Mic 9:00 hael 's A M birth26 Rev day iew

s to

Mik e

J. Burk e:

And rea

2:0 mee

Rou gh Dag outli ne 27 Al Par mar due Mar rish to ia & No 508rman 55509 01

0 PM ting

Stee

ring

Com mitte

e

8:00

AM

Brea

Mic 10:3 hael 0 A K im 22 M Trad mee 50 ting esho 8-55 w s 5-4908 ched ule

2:00 4:00 PM PM Tenn 23 Reco is rd Con vent

ion

28

kfas

t at

Pete r' s Get Mic

car

hael

insp 29 ecte d!

K im

555-

4908

2:0

0 PM

Ten 30 nis

Den Notes Kalender konfigurieren Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie müssen den Notes Kalender nicht unbedingt konfigurieren, da er bereits vorkonfiguriert ist. Vielleicht wollen Sie aber einige Vorgabeeinstellungen ändern. Diese Einstellungen befinden sich im Dokument Kalenderprofil. Das Dokument „Kalenderprofil“ teilt Notes einige Ihrer Kalendereinstellungen mit, z. B. die vorgegebene Dauer für eine Besprechung und die Vorgabe, ob Sie vor einer Besprechung benachrichtigt werden wollen. Viele andere Einstellungen des Kalenderprofils haben mit dem Zeitplanungssystem zu tun. Sie können damit die freie Zeit anderer Personen anzeigen lassen, um den optimalen Zeitpunkt für eine Besprechung zu ermitteln. Wenn Ihr Unternehmen das Zeitplanungssystem implementiert hat und Sie weitere Informationen über die Einstellungen im Kalenderprofil erhalten wollen, drücken Sie F1, während das Dokument „Kalenderprofil“ geöffnet ist.

176

1

Wählen Sie bei geöffnetem Kalender Aktionen, dann Werkzeuge, und wählen Sie anschließend Vorgaben aus dem Notes Menü.

2

Klicken Sie auf das Register Kalender, um die Kalendervorgaben zu öffnen.

177

3

Ändern Sie Einstellungen, indem Sie auf die entsprechenden Register klicken. (Viele Benutzer aktivieren die Warnmeldungen und übernehmen die vorgegebenen Einstellungen.)

4

Klicken Sie auf OK.

HINWEIS: Wenn Sie Ihre Einstellungen in den Kalendervorgaben wieder ändern möchten, führen Sie obige Schritte erneut aus.

178

1. - 31. Juli 1999 Sunday

Monday

27

3 12:00 PM Flea market

10

809-555-5757 617-555-9393

17

Hochzeitstag

303-555-9091

12:00 PM Lunchtime Lecture: Elements of Effective Communication

12

13

Call for reservations at Justin's Diner tonight Christine 203-555-4536

Michael Venturi 617-555-4419 8:30 AM Meet regarding ad campaign strategy

24

19

20

Saturday

1

2

4:00 PM Production issues with

2:00 PM Tennis

Ops. Manager 6:00 PM Dinner with Thierry

7:30 PM High School Reunion

14:00 Uhr Zahnarzttermin

8:00 AM Videoconference with Megan to discuss future projects

14

15

16

Check overseas revenue projections

2:00 PM Tennis

21 Send printer dates to Mike

Michaela 011-44-181-739-6395

22

23

Michael Kim 508-555-4908 10:30 AM Tradeshow schedule meeting

2:00 PM Tennis 4:00 PM Record Convention

12:30 PM Lunch with J. Burke: product specs

25 Conference call with Leslie, Afsar, and Chris

26 Michael's birthday 9:00 AM Review Andrea

4:00 PM Review: Catalog mockup

Friday

31

11:30 AM Taping for TV ad

10:00 AM Weekly staff meeting

10:00 AM Brunch at Johnny

Thursday

12:00 PM Lunchtime series: "Managing Stress"

9:30 AM Meet with Carlos, Chris, and Barbara: publishing milestones

18 Do quarterly status Amal Naj 919-555-0954

6 Leslie Zenga

11:00 AM Debrief on in-store promotions performance

11

Christopher's birthday

2:00 PM Antique Fair at Bronsfield

30 11:30 AM Review brochure layout 3:00 PM Meet with Soha about party

5

Ask Larry, Robin, and about copy edits Emilio Carvez Will Isaac

Wednesday

29 8:30 AM Review slides for budget presentation w/Alex

4 Send fax to Pablo regarding Q3 earnings 10:00 AM Weekly staff meeting 11:30 AM Brainstorm w/Alice

9:00 AM Annual Park clean-up

Tuesday

28 10:00 AM Weekly staff meeting

27 Rough outline due to Dagmar Al Parrish 508-555-0901 Maria & Norman

28 8:00 AM Breakfast at Peter's

29

30

Get car inspected! Michael Kim

2:00 PM Tennis 555-4908

2:00 PM Steering Committee meeting

Dem Kalender einen Termin hinzufügen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie können einen Termin erstellen, damit Sie an eine Besprechung oder eine private Verabredung erinnert werden. Termine haben einen Anfang und ein Ende.

179

1

Klicken sie in der Kalenderansicht auf Neu, und wählen Sie Termin.

SIE KÖNNEN AUCH... ...einen neuen Termin (oder einen vorgegebenen Kalendereintrag) in einer anderen Ansicht erstellen. Wählen Sie hierzu Erstellen und dann Kalendereintrag aus dem Notes Menü.

2

HINWEIS: Nur die Einträge unter „Thema“ und „Ort“ werden im Kalender angezeigt.

3

180

Geben Sie das Datum des Termins in den Feldern Beginnt und Endet ein, oder klicken Sie auf die Datumsschaltflächen, um das Datum im Pop-UpKalender auszuwählen.

Beschreiben Sie im Feld Thema kurz den Zweck des Termins. Geben Sie im Feld Ort den Treffpunkt für den Termin ein. Genauere Angaben können Sie im Feld Beschreibung hinzufügen.

4

Geben Sie die Anfangs- und Endzeit in den Uhrzeitfeldern ein, oder klicken Sie auf die zugehörigen Schaltflächen, und ziehen Sie den Indikator auf die gewünschte Uhrzeit. Klicken Sie anschließend in die Maske, um die Uhrzeit zu übernehmen.

5

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

SIE KÖNNEN AUCH... ... auf Mich benachrichtigen im Register Optionen klicken und festlegen, wann Notes eine Erinnerung an diesen Termin anzeigen soll.

181

Nicht vergessen ...

Monthly Calendar

November 1 - 30, 1996 October 1996 S M T W T F

S

1 2 3 4 5 ......................................... 6 7 8 9 10 11 12 ......................................... 13 14 15 16 17 18 19 ......................................... 20 21 22 23 24 25 26 ......................................... 27 28 29 30 31 .........................................

sherman.or3

December 1996 November 1996 S M T W T F S S M T W T F S 1 2 1 2 3 4 5 6 7. ......................................... 8 9 10 11 12 13 14 . 3 4 5 6 7 8 9 ......................................... 10 11 12 13 14 15 16 ......................................... 15 16 17 18 19 20 21 . 17 18 19 20 21 22 23 ......................................... 22 23 24 25 26 27 28 . 24 25 26 27 28 29 30 ......................................... . 29 30 31 .........................................

Calendar S unday

M onday

Tuesday

Wednesday

T hursday

27

28

29

30

31

Friday

1

S aturday

2

4 :00 PM Prod u c ti o n iss u es wit h 2 :00 PM Te nn i s 10:00 AM Wee kly st aff mee ti ng

3 12:00 PM Fl ea marke t

4 Se nd fa x t o Pablo rega rding Q3 ea rni ngs

8:30 AM R ev ie w sli de s fo r budget prese n t at io n w/Al ex

5

11 As k La rry, Robin, and Amy a bout e dits Se nd re su mes t o Chris Emilio Carvez 809-555-5757 Will Isa ac 61 7-555-9 393 Chris topher's birt hday 7:30 AM B re akfa st a t Pe t er's wit h Liz, Ka ti e, and M auree n 10:00 AM Wee kly st aff mee ti ng 1:00 PM Lunch me et in g: Disc uss Q3 e a rnings 4:30 PM In te rvi ew: Tom Ros ent hal

17 2:00 PM Ant ique Fa ir at B ronsfie ld

18 Do quart erly s ta tus Amal Naj 919-555-0954

12 C all for res erv at io n s at Jus ti n's Din er t o n ig h t Ch ris ti ne 2 03 -5 55 -4 53 6 Pe rry Crow 40 1-55 5-54 89 9:30 AM M e et wit h Ca rlo s , Ch ris , a n d Barb ara : publis hing mile st o ne s 11:00 AM M ee t wi th M o ll y, M ic hae l, R ob i n , & Liz : s oundt ra ck rev ie w 2:00 PM Bud g e t re vi ew wit h Cy nt hia, Jac q u es , & Le sl ie: Toront o proj ec t

19

24 10:00 AM Brunch a t J ohnny D's wit h Dar & Barbara

© 1996 Lotus Development Corp.

25 C on ferenc e ca ll wit h Le sli e, A fs ar, and C hris Dia ne Wis hna 416-555-3589 10:00 AM Wee kly st aff mee ti ng 4:00 PM Re vie w: Cat a log mockup

7 30 3-55 5-90 91

1 2:0 0 PM Lu n c h time Lec tu re: Ele me n ts o f Effe ct iv e Co mmu n ica ti o n

26 M ic hae l's b irt h day 9:00 AM R ev ie w manufac turig s ch e du l e wit h Andrea 3:00 PM M o n t hl y vide oconfe re n ce wit h Hea dqua rte rs

8 :00 AM Vid e o co n feren c e wit h M eg a n t o d isc u ss fut u re p roj ec ts

13 M ic h ae l Ven t u ri 6 17 -5 55 -4 41 9 8 :30 AM M e et reg a rd in g a d c amp aig n s tra te g y

14 C he ck o v erse as rev e nu e p ro jec ti o ns M arc Yang 416-555-1982 1 1:3 0 AM Tap in g fo r TV ad 4 :00 PM St ee ri ng c o mmit t ee mee ti ng

20

M ic hae la 01 1-44 -181 -739 -63 95

10:00 AM Wee kly st aff 8:00 AM Pres s Bri efin g mee ti ng 1:00 PM Op erat ions me et ing 10:30 AM Trade show sc hedule 5:00 PM Disc u ss p erfo rman c e mee ti ng revie w with A n na Ro h r

Hal lo we en 1 2:0 0 PM Lu n c h ti me se ri es : " M an agi ng St res s"

6 Le sli e Z en g a

11:00 AM Deb rief o n in -st o re promot ions pe rfo rma n ce

10:00 AM Wee kly st aff mee ti ng 11:30 AM Brai ns t orm w/Al ice

10 9:00 AM Annua l Park cle an-up

1 1:3 0 AM Re v iew b ro ch u re l ay o u t 3 :00 PM M e et wit h So ha a bo u t e q u ip me n t di st ri b ut o r

1 1:3 0 AM Re v iew b ro ch u re l ay o u t 3 :30 PM Brie f No rt h America n s ale s te am o n u p co min g p ro d uc t p ro mo ti o n

21 Se nd print er da te s t o M ike! An d rian a 2 12-5 55 -2 17 8 1 2:3 0 PM Lu n c h with J. Bu rke : p ro du c t sp e cs 2:00 PM Sal es ca ll: Locke r, In c.

27 R ou g h o u t lin e d u e t o Dag mar Al Parri sh 5 08 -5 55 -0 90 1 M a ri a & Norman 9 :30 AM Se as o n al p ro mo tio n u p d at e 2:00 PM St ee ri ng Commit t ee mee t ing

28 8 :00 AM B re ak fa st a t Pe t er's

11/11/ 96 at 1:18 PM S=Status P=Priority

Op s. M an ag e r 6 :00 PM Din n er wit h Th ie rry & M ega n

8 R evie w compet it ive a n aly s is M ic h ell e R o h r 61 7-55 5-71 93 8 :45 AM De b rie f o n mid -mo n th i n-s to re p ro mot io n s

15 Lis te n t o so u n d tra ck mi x Lia An t o na ko s 80 3-55 5 -0 29 1 8 :00 AM R ev ie w ca ta lo g mo ck u p 2:00 PM Prici ng Commit t ee 6 :00 PM Din n er wit h T. Hil l: p o s t-p ro d u ct l au n ch s tra te g y

22 M ic h ae l Kim 5 08-5 55-4 90 8 1 0:3 0 AM Trad e sh o w sc h ed u le mee t in g 2:00 PM Prici ng Commit t ee

29 Get ca r in sp e ct ed !

7 :30 PM Hig h Sc ho o l Reu n io n

9 2 :00 PM Ten n i s

16 2 :00 PM Ten n i s

23 2 :00 PM Ten n i s 4 :00 PM Re co rd Co n v en t io n

30 2 :00 PM Ten n i s

M ic hae l Kim 555-4908 2:00 PM Prici ng Commit t ee

Page 1

Dem Kalender eine Erinnerung hinzufügen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie benötigen vielleicht manchmal eine Erinnerung, um Sie an ein notwendiges Telefonat oder einen Einkauf zu erinnern. Fügen Sie Ihrem Kalender eine Erinnerung hinzu, und Sie werden bestimmt nichts mehr vergessen.

182

1

Klicken Sie in der Kalenderansicht auf Neu und anschließend auf Erinnerung.

SIE KÖNNEN AUCH... ...eine Erinnerung (oder einen anderen Kalendereintrag) erstellen, indem Sie auf ein Datum im Kalender doppelklicken.

2

3

Beschreiben Sie im Feld Thema kurz den Zweck der Erinnerung. Geben Sie im Feld Ort den Ort des Termins ein. Genauere Angaben können Sie im Feld Beschreibung hinzufügen.

Geben Sie im Feld Beginnt das Datum des Termins ein, oder klicken Sie auf die Datumsschaltfläche, um das Datum aus dem Pop-Up-Kalender auszuwählen.

183

4

Geben Sie den Anfang und das Ende in das Feld Zeit ein, oder klicken Sie auf das Zeitsymbol, und ziehen Sie den Anfang und das Ende bis zur gewünschten Zeit. Wenn dies abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Maske an beliebiger Stelle, um die Zeiten zu bestätigen.

5

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

SIE KÖNNEN AUCH... ... im Register Optionen auf Mich benachrichtigen klicken und festlegen, wann Notes eine Erinnerung für diesen Termin anzeigen soll.

184

July 1 - 31, 1997 Sunday

Monday

27

28 10:00 AM Weekly staff meeting

3 12:00 PM Flea market

4

Tuesday

5

Send fax to Pablo regarding Q3 earnings

10

11

12 Call for reservations at Justin's Diner tonight Christine 203-555-4536 809-555-5757 617-555-9393 9:30 AM Meet with Carlos, Chris, and Barbara: publishing milestones

Ask Larry, Robin, and Amy about edits Emilio Carvez Will Isaac

Christopher' s birthday

17 2:00 PM Antique Fair at Bronsfield

18

19

Do quarterly status Amal Naj 919-555-0954

Michaela 011-44-181-739-6395

24

25 Conference c all with Leslie, Afsar, and Chris Diane Wishna 416-555-3589 4:00 PM Review: Catalog mockup

31 12:00 PM Lunchtime series: "Managing Stress"

U R L A U B 6

303-555-9091

12:00 PM Lunchtime Lecture: Elements of Effective Communic ation

13

Michael Venturi 617-555-4419 8:30 AM Meet regarding ad campaign strategy

7

8:00 AM Videoconference with Megan to discuss future projec ts

Friday

Saturday

1

2

4:00 PM Production issues with

2:00 PM Tennis

Ops. Manager 6:00 PM Dinner with T hierry & Megan

7:30 PM High School Reunion

8 Review competitive analysis

9 2:00 PM Tennis

8:45 AM Debrief on mid-month in-store promotions

14

15

Check overseas revenue

16 2:00 PM Tennis

11:30 AM Taping for TV ad

20

21

Send printer dates to Mike!

22 Mic hael Kim 508-555-4908 10:30 AM Tradeshow schedule

23 2:00 PM Tennis 4:00 PM Record Convention

12:30 PM Lunch with J. Burke:

10:00 AM Weekly staff meeting

10:00 AM Brunch at Johnny D's with Dar & Barbara

Thursday

30 11:30 AM Review brochure layout 3:00 PM Meet with Soha about equipment distributor

Leslie Zenga

11:00 AM Debrief on in-store promotions performance

10:00 AM Weekly staff meeting 11:30 AM Brainstorm w/Alice

9:00 AM Annual Park clean-up

Wednesday

29 8:30 AM Review slides for budget presentation w/Alex

26 Michael' s birthday 9:00 AM Review manufacturig schedule with Andrea

27

Rough outline due to Dagmar Al Parrish 508-555-0901 Maria & Norman

28

8:00 AM Breakfast at Peter' s

29 Get car inspected!

30 2:00 PM Tennis

2:00 PM Steering Committee meeting

Dem Kalender eine Veranstaltung hinzufügen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie können Ihrem Kalender eine Veranstaltung hinzufügen, um bestimmte ganztägige Ereignisse vorzumerken, z. B. Seminare, Kongresse, Messen und Urlaube.

185

1

Klicken Sie in der Kalenderansicht auf Neu, und wählen Sie Veranstaltung.

2

3

186

Geben Sie das Datum des Termins in den Feldern Beginnt und Endet ein, oder klicken Sie auf die Datumsschaltflächen, um das Datum im Pop-UpKalender auszuwählen.

Beschreiben Sie im Feld Thema kurz den Zweck der Veranstaltung. Geben Sie im Feld Ort den Ort der Veranstaltung ein. Genauere Angaben können Sie im Feld Beschreibung hinzufügen.

4

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

SIE KÖNNEN AUCH... ... auf die Schaltfläche Mich benachrichtigen im Register Optionen klicken und festlegen, wann Notes eine Erinnerung für diese Veranstaltung anzeigen soll.

187

1. -31. Juli 1999 Sun day

Mond ay

27

28 10:00 AM Weekly staff

3 12:00 P M Flea market

4

Tuesda y

Wednes day

29 8:30 AM Review s lides for budget presentation w/Alex

30

5

S end fax to Pablo regarding Q3 earnings

11:00 AM Debrief on in-s tore promotions performance

6 Leslie Zenga

Thursda y 12:00P M Lunchtime s eries : "Managing S tres s"

11:30 AM Brainstorm w/Alice

9:00 AM Annual Park clean-up

11

12 Call for res ervations at Jus tin's Diner tonight Christine 203-555-4536 809-555-5757 617-555-9393 9:30 AM Meet with Carlos,

Christopher' s birthday

18 Do quarterly status Amal Naj 919-555-0954

13 Michael Venturi 617-555-4419 8:30 AM Meet regarding ad

24

25 Conference call with Leslie, Afsar, and Chris

4:00 PM Review: Catalog mockup

14

9 2:00 PM Tennis

15

16

Check overseas revenue

2:00 PM Tennis

11:30 AM Taping for TV ad

publishing milestones

19

20

21 Send printer dates toMike

Michaela 011-44-181-739-6395

22

23

Michael Kim 508-555-4908 10:30 AM Trades how schedule

2:00 PM Tennis 4:00 PM Record Convention

12:30 P M Lunch with J. Burke:

10:00 AM Weekly staff

10:00 AM Brunch at Johnny

8 Review competitive analys is 8:45 AM Debrief o n mid-month

Hochzeitstag

Ask Larry, Robin, and S us an Emilio Carvez Will Is aac

17 2:00 PM Antique Fair at Bronsfield

2 2:00 PM Tennis 7:30 PM High Scho ol Reunion

7 303-555-9091

Sa turday

1 4:00 PM P roduction is sues with

12:00 P M Lunchtime Lecture:

10:00 AM Weekly staff

10

Friday

31

11:30 AM Review brochure

26 Michael' s birthday 9:00 AM Review manufacturig schedule with Andrea

27 Rough outline due to Dagmar Al Parrish 508-555-0901 Maria & Norman

28 8:00 AM Breakfast at Peter' s

29

30

Get car inspected! Michael Kim

2:00 PM Tennis 555-4908

2:00 PM S teering Committee meeting

Dem Kalender einen Jahrestag hinzufügen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Ein Jahrestag ist ein Ereignis, das sich regelmäßig wiederholt. Es kann sich dabei um einen Hochzeitstag, einen Geburtstag oder einen anderen besonderen Tag handeln, der regelmäßig wiederkehrt. Fügen Sie Ihrem Kalender einen Jahrestag hinzu, damit Sie an diesen besonderen Tag erinnert werden.

188

1

Klicken Sie in der Kalenderansicht auf Neu, und wählen Sie Jahrestag.

2

3

Beschreiben Sie im Feld Thema kurz den Grund des Jahrestags. Geben Sie im Feld Ort einen Ort ein. Genauere Angaben können Sie im Feld Beschreibung hinzufügen.

Geben Sie das Datum des Jahrestags im Feld Beginnt ein, oder klicken Sie auf die Datumsschaltfläche, um das Datum im Pop-Up-Kalender auszuwählen.

SIE KÖNNEN AUCH... ... auf die Schaltfläche Mich benachrichtigen im Register Optionen klicken und festlegen, wann Notes eine Erinnerung für diesen Jahrestag anzeigen soll.

189

4

Klicken Sie auf Wiederholend. Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste Wie aus, z. B. Jährlich und Jedes Jahr. Geben Sie dann den Zeitraum an, in dem der Jahrestag wiederholt werden soll, z. B. 10 Jahre. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

5

190

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

Sie sind eingeladen

Eine Einladung für eine Besprechung erstellen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie eine Besprechung abhalten, können Sie allen Personen, die daran teilnehmen sollen, eine Einladung schicken. Mit Hilfe von Einladungen für Besprechungen können Sie die Antworten der eingeladenen Personen prüfen. Sie sehen in der Ansicht Besprechungen, wer die Einladung angenommen und wer abgesagt hat. Wenn Ihr Unternehmen den Notes Planer eingerichtet hat, kann Notes die Kalender anderer Personen einsehen und für die Besprechung eine optimale Zeit vorschlagen. Es kann sehr zeitsparend sein, auf diese Weise die Verfügbarkeit anderer Personen zu ermitteln.

191

1

Klicken Sie in der Kalenderansicht auf die Schaltfläche Besprechung planen.

2

3

192

Geben Sie Datum und Uhrzeit der Besprechung in den Feldern Beginnt und Endet ein, oder klicken Sie auf die Datums- schaltflächen, um ein Datum aus dem Pop-Up- Kalender auszuwählen.

Beschreiben Sie im Feld Thema kurz den Zweck der Besprechung. Geben Sie im Feld Ort den Ort der Besprechung ein. Genauere Angaben können Sie im Feld Beschreibung hinzufügen.

4

Geben Sie die Anfangsund Endzeiten in den Uhrzeitfeldern ein, oder klicken Sie auf die Zeitschaltflächen, und ziehen Sie den Indikator auf die gewünschte Uhrzeit. Klicken Sie dann in die Maske, um die Uhrzeit zu übernehmen.

5

Klicken Sie auf Besprechungseinladungen und Reservierungen, und geben Sie im Feld Einladen alle gewünschten Namen ein.

SIE KÖNNEN AUCH... ... auf Mich benachrichtigen im Register Optionen klicken und festlegen, wann Notes eine Erinnerung für diese Besprechung anzeigen soll.

6

(Optional) Geben Sie in den Feldern Kopie oder Blindkopie die Namen von Personen oder Gruppen ein, die an der Besprechung nicht teilnehmen müssen, jedoch darüber informiert sein sollten.

193

7

Füllen Sie die anderen Felder aus, die Sie benötigen, und klicken Sie dann auf Speichern und Einladungen senden oder auf Als Entwurf speichern, um das Dokument zu schließen, ohne die Einladungen zu versenden.

HINWEIS: Besprechung ist der vorgegebene Kalendereintragstyp. Sie können dies jedoch ändern. Wählen Sie Aktionen, dann Werkzeuge und zuletzt Vorgaben aus dem Notes Menü. Klicken Sie auf das Register Kalender. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kalendereintragstyp eine andere Kalenderoption als Vorgabe.

194

Den Kalender unterschiedlich anzeigen lassen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie den Kalender unterschiedlich anzeigen lassen, erleichtern Sie den Zugriff auf die gewünschten Informationen. Wenn Sie z. B. nur jeweils zwei Tage anzeigen lassen, sehen Sie alle Termine des heutigen und morgigen Tages. Wenn Sie jeweils einen Monat anzeigen lassen, können Sie Planungen ausführen, die sich über mehrere Tage erstrecken, z. B. einen Urlaub oder einen Kongreß. Notes ermöglicht folgende Kalenderansichten: nur einen Tag, zwei aufeinanderfolgende Tage, eine vollständige Woche, zwei aufeinanderfolgende Wochen und einen vollständigen Monat.

195

1

Um die Art der Ansicht Ihres Kalenders zu ändern, klicken Sie auf eine der kleinen runden Schaltflächen. Wenn Sie beispielsweise auf 2 klicken, wird die Zwei-Tage-Ansicht angezeigt.

2

Um zu einer anderen Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf eine andere Schaltfläche, z. B. 14 oder 31.

SIE KÖNNEN AUCH... ... zur nächsten oder vorherigen Kalenderseite wechseln, indem Sie auf die beiden schwarzen Pfeile in der unteren rechten Ecke des Kalenders klicken.

196

Inhalt

Eine bestimmte Seite im Kalender öffnen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie wollen vielleicht gelegentlich Ihre zukünftigen oder ehemaligen Termine ansehen. Mit Notes können Sie direkt auf jede Seite Ihres Kalenders zugreifen.

197

1

Wählen Sie bei geöffneter Kalenderansicht Ansicht und Gehe zu Datum im Notes Menü.

2

3

Klicken Sie auf OK.

SIE KÖNNEN AUCH... ... auf das Sonnensymbol (Gehe zu Heute) am unteren rechten Rand des Kalenders klicken, um den Kalender beim aktuellen Datum zu öffnen.

198

Geben Sie das gewünschte Datum in das Datumsfeld ein, oder klicken Sie auf das Datumssymbol, und wählen Sie ein Datum im Popup-Kalender.

Einen Kalendereintrag bearbeiten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Manchmal ändern sich Zeit und Datum eines Termins oder Sie wollen der Beschreibung einer Besprechung weitere Details hinzufügen. Sie können den Termin so bearbeiten, daß alle Änderungen berücksichtigt werden.

199

1

Doppelklicken Sie im Kalender auf den Eintrag, den Sie bearbeiten wollen.

2

3

Klicken Sie auf Speichern und schließen.

HINWEIS: Wenn Sie Änderungen an einer Besprechungseinladung vornehmen, können Sie auf die Schaltflächen Als Entwurf speichern oder Einladungen senden klicken.

200

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

1. -31. Juli 1999 S unday

M onday

27

28 10: 00 AM Wee kl y staff

T uesday

Wednesday

29 8: 30 AM R evi ew sl ides for budget pre sentat i on w/Ale x

30 11:30 AM Re vie w brochure

T hursday

F ri day

31 12:00 P M Lu nchti me s eri es: "M anagi ng St res s"

S aturday

1

2

4 : 0 0 PM Prod uc t io n iss ue s wi th

2 : 0 0 PM Ten ni s 7 : 3 0 PM Hig h Sc ho o l Reu ni o n

3 12: 00 P M Fl ea marke t

4

5

Se nd fax to Pa bl o re gardi ng Q3 earnings

6 L esl ie Ze nga

11:00 AM De bri ef on in -st ore promot i ons performance

7 303-555-9091

8

9

R ev ie w c o mpe ti ti ve a nal ys is

2 : 0 0 PM Tenn i s

12:00 P M Lunchti me L ec ture :

10: 00 AM We ekl y sta ff

8 : 4 5 AM Deb rie f o n mi d -mo n th

11:30 AM Brai nst orm w/ Al ic e

10 9: 00 AM Annual Park cl ean-up

11 Ask Larry, Robin, and Susan E mil io C arve z Wi l l Isaac

809-555-5757 617-555-9393

C hri st ophe r's birt hday

17 2: 00 PM Anti que Fa ir at B ro nsfi el d

12

13

C al l for re servat i ons at J ust i n's Di ne r to n ig ht C hri st in e 203-555-4536

M i chael Venturi 617-555-4419 8: 30 AM M ee t re garding ad

11:30 AM Tapi ng for TV ad

18

19 M i chael a 011-44-181-739-6395

25

16 2 : 0 0 PM Tenn i s

9: 30 AM M ee t wi th Carl os,

20

21 Se nd p ri n te r dat es t o M ik e

22

23

M i ch ael Ki m 5 08 -5 5 5 -4 9 0 8 1 0 : 3 0 AM Tra de sho w sch e du le

2 : 0 0 PM Tenn i s 4 : 0 0 PM Re co rd Co nv ent i on

12: 30 P M L unch wi th J. Bu rke :

10: 00 AM We ekl y sta ff

C onfere nc e c al l wit h L esl ie , Afs ar, and Ch ri s

15

publi shing m il est one s

Do qua rt erl y sta tus Amal Naj 919-555-0954

24 10: 00 AM Brunc h at Johnny

14 C he ck ove rse as reve nu e

26 M i chael 's birt hday 9: 00 AM R evi ew m anu fact uri g sch ed ul e wit h And rea

27 R ough outl ine due t o Dagmar Al Parrish 508-555-0901 M ari a & Norman

28 8: 00 AM B re akfa st at Pet er's

29

30

Ge t c ar i nsp ec t ed! M i ch ael Ki m

2 : 0 0 PM Ten ni s 5 5 5 -49 0 8

4: 00 PM Re vie w: C ata log moc kup

2: 00 PM St e ering Commi tt ee m ee ti ng

Einen Eintrag aus dem Kalender löschen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn eine Besprechung abgesagt wird, sollten Sie deren Eintrag im Kalender löschen. Sie können auch alte Einträge löschen, damit der Kalender nicht zu viele Einträge enthält und Speicherplatz gespart wird. (Kalendereinträge sind in Wirklichkeit Notes Dokumente. Sie werden deshalb in der Ansicht „Alle Dokumente“ Ihrer Mail-Datenbank aufgelistet.) Ähnlich wie bei regulären Mail-Nachrichten wird das Löschen von Kalendereinträgen in zwei Schritten durchgeführt. Zuerst teilen Sie Notes mit, welche Einträge gelöscht werden sollen. Anschließend weisen Sie Notes an, die Einträge zu löschen.

201

1

Klicken Sie in Ihrem Kalender auf den Kalendereintrag, den Sie löschen wollen.

2

3

202

Wählen Sie Bearbeiten und Löschen im Notes Menü, oder drücken Sie auf der Tastatur die Taste ENTF. (Notes zeigt den Eintrag durchgestrichen an, wodurch er zum Löschen markiert ist.)

Wenn Sie die markierten Kalendereinträge löschen wollen, wählen Sie Ansicht und dann Aktualisieren, oder drücken Sie F9.

17 2:00 PM Antique Fair at Bronsfield

18

24 10:00 AM Brunch at Johnny D's with Dar & Barbara

Notes Kalender 1999

19

20

Do quarterly status Michaela 011-44-181-739-6395 Amal Naj 919-555-0954 10:00 AM Weekly staff meeting

25

26

Conference call with Michael's birthday Leslie, Afsar, and Chris 9:00 AM Review Diane Wishna 416-555-3589 manufacturig schedule with Andrea 4:00 PM Review: Catalog mockup

21

Send printer dates to Mik e!

12:30 PM Lunch with J. Burk e: product specs

27 Rough outline due to Dagmar Al Parrish 508-555-0901 Maria & Norman

28 8:00 AM Breakfast at Peter's

22

Michael Kim 508-555-4908 10:30 AM Tradeshow schedule meeting

29 Get car inspected!

23

2:00 PM Tennis 4:00 PM Record Convention

30 2:00 PM Tennis

Michael Kim 555-4908 2:00 PM Pricing Committee

2:00 PM Steering Committee meeting

Den Kalender ausdrucken Wozu sind diese Informationen hilfreich? Möglicherweise wollen Sie die Einträge Ihres Kalenders für einen bestimmten Tag, eine Woche oder einen Monat ausdrucken. Hierdurch erhalten Sie eine gedruckte Zusammenfassung Ihrer Termine, Erinnerungen, Planungen und Jahrestage, die Sie jederzeit bei sich tragen können.

203

1

Öffnen Sie in Ihrem Kalender die Ansicht, die Sie drucken möchten.

2

3

204

Wählen Sie Datei und dann Drucken aus dem Notes Menü.

Klicken Sie im Abschnitt Inhalt des Dialogfelds auf die Dropdown-Liste, und wählen Sie einen Stil.

4

(Optional) Wenn es sich bei dem im Feld Drucker angezeigten Drucker nicht um den gewünschten handelt, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucker, und wählen Sie einen anderen Drucker aus der angezeigten Liste.

5

Klicken Sie auf OK.

SIE KÖNNEN AUCH... ... eine Liste der Kalendereinträge für einen bestimmten Datumsbereich ausdrucken. Geben Sie dazu im Dialogfeld Datei - Drucken ein Datum für Von und Bis ein.

205

Büro putzen be Anr an uf tw e ort en

Inventur

Party planen

Be ers richt te l e len

et n dg iere Bu alis tu ak

P

n io at nt e s rä

Aufgaben erstellen und überprüfen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Die meisten Personen haben viele Aufgaben, die sie durchführen müssen. Oft erstellen Sie eine Aufgabenliste, die alle Aufgaben enthält und anzeigt, welche besonders wichtig sind. Sie können Ihre Aufgabenliste direkt in Notes erstellen und bewerten. Notes enthält eine besondere Ansicht (die Aufgabenansicht), mit der Sie die Fortschritte hinsichtlich der Ausführung der aktuellen Aufgabenansehen und überprüfen können. Sie können darüber hinaus Aufgaben erstellen, die eine ganze Arbeitsgruppe betreffen, an deren Mitglieder Sie eine Kopie der Aufgabe senden können. Wenn Sie die Aufgabenansicht öffnen, weist Notes Sie darauf hin, welche Aufgaben aktuell, abgeschlossen oder überfällig sind.

206

1

Klicken Sie auf den Lesezeichenordner Aufgaben, um die Ansicht zu öffnen.

2

3

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Aufgabe.

Beschreiben Sie die Aufgabe kurz im Feld Thema. Fügen Sie Details im Feld Beschreibung hinzu.

HINWEIS: Nur der Eintrag unter „Thema“ wird in der Aufgabenansicht angezeigt.

4

Geben Sie im Feld Beginn das Datum ein, an dem Sie mit der Aufgabe beginnen möchten, oder klicken Sie auf die Datumsschaltfläche, und wählen Sie ein Datum aus dem Pop-Up-Kalender.

207

HINWEIS: Wenn Sie ein Anfangsdatum eingegeben haben, wird die Aufgabe an diesem Tag in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum eingegeben haben, wird die Aufgabe an diesem Tag angezeigt.

5

Geben Sie im Feld Fällig am an, wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll, oder wählen Sie ein Datum aus dem Pop-Up-Kalender aus.

6

HINWEIS: Sie können alle Ihre Aufgaben anzeigen lassen, indem Sie auf das Lesezeichen Aufgaben klicken.

208

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

SIE KÖNNEN AUCH... ...anzeigen, wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben. Öffnen Sie hierzu die Aufgabe, und klicken Sie auf Abgeschlossen.

15

Surfen im Web: Von Notes aus auf das Internet zugreifen

In unserer heutigen Welt sind Internet und World Wide Web die aktuellen Gesprächsthemen. Immer mehr Unternehmen setzen das Web für ihre Geschäfte ein. Auch Sie sind mit dem Web überall auf der Welt präsent und erhalten Informationen zu fast allen Themen. Auf diese Informationen können Sie mit Notes zugreifen (wenn Ihr Notes Administrator Notes so konfiguriert hat, daß Sie mit dem Internet kommunizieren können). Mit Notes können Sie im Web Informationen suchen und auf diese zugreifen. Wenn eine Web-Seite unbedingt von einer Person gelesen werden soll, können Sie die Seite oder eine Verknüpfung zu dieser Seite an die entsprechende Person weiterleiten.

In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen über folgende Themen: Eine bekannte Web-Seite öffnen Informationen im Web suchen Eine Web-Seite an jemanden weiterleiten

209

Eine bekannte Web-Seite öffnen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie die Adresse einer bestimmten Web-Seite kennen, genügt die Eingabe der Adresse, um die Seite zu besuchen. Sie können auf diese Weise Web-Seiten öffnen, deren Adressen Sie aus Radio, Fernsehen, Zeitungen und Zeitschriften erfahren. Eine Internet-Adresse wird korrekterweise „URL” (Uniform Resource Locator) genannt. Warum dieser Name gewählt wurde, ist nicht bekannt. Zweifellos klingt es aber ungleich bedeutsamer als „Adresse”.

210

1

Klicken Sie auf die Navigationsschaltfläche URL öffnen. Sie wird als Globus dargestellt.

2

Geben Sie die Adresse der Web-Seite ein (die URL), und drücken Sie die EINGABETASTE.

SIE KÖNNEN AUCH... ...auf einen URL-Hotspot klicken, um eine Web-Seite in Notes zu öffnen.

211

Informationen im Web suchen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Sie suchen im Web nach Web-Seiten, deren Themen Sie interessieren. Sie recherchieren beispielsweise für einen Bericht, den Sie erstellen sollen, oder Sie möchten in Ihrer Freizeit joggen und benötigen Informationen über geeignete Sportschuhe, oder Sie planen eine Reise ins Ausland und suchen nach Informationen über dieses Land. Wenn Sie eine Suche durchführen, zeigt Notes eine Liste der Web-Seiten an, die mit dem gesuchten Thema in Zusammenhang stehen. Sie können die von Ihnen bevorzugte Suchmaschine zu verwenden.

212

1

Klicken Sie auf den Abwärtspfeil der Schaltfläche mit dem Suchsymbol (Lupe), und wählen Sie dann eine der Suchoptionen aus.

2

Geben Sie den zu suchenden Text ein, und klicken Sie dann auf Finde!

213

P ST O

Die Suche nach einer Seite vorzeitig abbrechen Wozu sind diese Informationen hilfreich? Es kann ziemlich zeitaufwendig sein, eine Web-Seite zu öffnen oder eine Suche durchzuführen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn das System stark belastet ist oder die gesuchte Seite nicht finden kann. Wenn Sie eine Suche abbrechen, können Sie den Web Navigator für andere Aufgaben verwenden und die Suche zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen.

214

1

Starten Sie eine Suche, oder versuchen Sie, eine Web-Seite zu öffnen (indem Sie auf eine Verknüpfung der Seite klicken oder deren URL verwenden).

2

Klicken Sie während der Suche auf die Stop-Schaltfläche.

215

Eine Web-Seite an jemanden weiterleiten Wozu sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie eine Web-Seite finden, die eine andere Person ebenfalls sehen soll, können Sie die Seite an diese Person senden. Notes erstellt eine E-Mail-Nachricht, die die Web-Seite enthält. Sie können der Nachricht auch einen Kommentar hinzufügen.

216

1

Wählen Sie während des Lesens der Web-Seite Aktionen und dann Weiterleiten.

2

3

Wählen Sie Kopie der Seite weiterleiten. (Notes erstellt eine Mail-Nachricht, die auch die von Ihnen gelesene Web-Seite einbezieht.)

Adressieren Sie die Nachricht wie eine beliebige andere Mail-Nachricht.

217

4

Wenn Sie zur Nachricht einen eigenen Kommentar hinzufügen wollen, geben Sie diesen über der weiterzuleitenden Web-Seite ein.

5

Sobald die Nachricht fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

218

Herzlichen Glückwunsch! Sie sind jetzt mit den Grundlagen von Notes vertraut.

Im nächsten Kapitel werden weitere Funktionen beschrieben. 219

220

16

Zusätzliche Anwendungsaufgaben

In diesem Buch haben Sie die Grundlagen von Notes kennengelernt. Es gibt aber noch viele Funktionen von Notes, die in diesem Buch nicht beschrieben wurden. In diesem Anhang sind ein paar von diesen Dingen als Anwendungsaufgaben aufgeführt. Statt Ihnen, wie bisher, Schritt für Schritt genaue Anweisungen zu geben, werden hier nur einige Andeutungen gemacht, lassen Sie den Rest sollen Sie allein erarbeiten. Für einige dieser Aufgaben werden die Andeutungen ausreichen, für andere hingegen müssen Sie eventuell das Hilfesystem zu Rate ziehen. Durch dieses Kapitel werden Sie sicherlich noch mehr lernen. Dieses Kapitel behandelt in Kürze folgende Themen: Einen Ordner für Ihre Lesezeichen erstellen. Den Briefkopf auf Ihren E-Mail-Nachrichten ändern. Den Kommentarstift verwenden. Einen komprimierten Abschnitt erstellen. Eine Tabelle erstellen und bearbeiten. Einen Volltextindex verwenden, um Dokumente zu suchen. Datenbankkataloge verwenden, um Datenbanken zu suchen. Notes von einem anderen Standort aus verwenden. Ein neue Ansicht für Ihre eigene Verwendung erstellen. Eine neue Datenbank erstellen. Ihre Mail-Nachrichten archivieren Zusätzliche Hinweise.

221

Einen Ordner für Ihre Lesezeichen erstellen

Standardmäßig enthält Notes einige Lesezeichenordner, wie zum Beispiel Favoriten und Datenbanken. Sie können persönliche Ordner für Ihre täglichen Aufgaben erstellen und diesen Ordnern Lesezeichen hinzufügen, um Ihre Arbeit zu organisieren. Um beispielsweise dem Ordner Datenbanken ein neues Lesezeichen hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner. Wählen Sie Erstellen - Ordner im Notes Menü. Geben Sie im Dialogfeld Ordner erstellen den Namen des neuen Ordners im Textfeld Ordnername ein. Klicken Sie im Fenster Speicherort für neuen Ordner auswählen auf den gewünschten Speicherort. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Den Briefkopf auf Ihren Mail-Nachrichten ändern

Sie können aus mehr als 30 Briefköpfen für Ihre Mail-Nachrichten auswählen. Briefköpfe geben Ihren Nachrichten eine persönliche Note und machen sie interessanter. Um Briefköpfe zu ändern, wählen Sie Aktionen - Werkzeuge - Vorgaben. Klicken Sie auf das Register Briefkopf. Wählen Sie den gewünschten Briefkopf, und klicken Sie abschließend auf OK.

222

Den Kommentarstift verwenden

Mit dem Kommentarstift lassen sich Kommentare in einer anderen Farbe und einem anderen Stil einfügen, die sich vom Text in einem Dokument unterscheiden. Wenn Sie ein Dokument mit schwarzem Text erstellt haben, können Sie z. B. den Kommentarstift dazu benutzen, um Kommentare in grüner Kursivschrift zu verfassen (oder in einem beliebigen anderen Stil oder einer Farbe). Um den Kommentarstift zu benutzen, wählen Sie Text - Kommentarstift Kommentarstift verwenden aus dem Notes Menü. Um den Kommentarstift auszuschalten, wählen Sie erneut Text - Kommentarstift - Kommentarstift verwenden. In der Standardeinstellung hat der Kommentarstift folgende Attribute: Rot, Fett, Helvetica® (10). Um diese Einstellungen zu ändern, wählen Sie Text - Kommentarstift - Stil des Kommentarstifts festlegen.

Einen komprimierten Abschnitt erstellen

ABSCHNITT Wie bereits erwähnt, können Sie einen Textabschnitt komprimieren, damit er weniger Platz in einem Dokument einnimmt. Sie können diesen Abschnitt natürlich jederzeit wiederherstellen, um ihn zu lesen. Um einen solchen Abschnitt zu erstellen, markieren Sie den Text, den der Abschnitt enthalten soll. Wählen Sie dann Erstellen und Abschnitt im Notes Menü.

223

Eine Tabelle erstellen und bearbeiten

Sie können Tabellen in Ihre Notes Dokumente einfügen, um bestimmte Informationen verständlicher und lesbarer zu machen. Um eine Tabelle in ein Dokument einzufügen, wählen Sie Erstellen und dann Tabelle aus dem Notes Menü. Klicken Sie auf eine der Schaltflächen für den Tabellentyp, und akzeptieren Sie die vorgegebene Anzahl der Zeilen und Spalten, oder geben Sie eine andere Zahl ein. Klicken Sie anschließend auf OK. Wenn Sie die Tabelle bearbeiten, wird der Befehl Tabelle im Menü angezeigt, um Ihnen das Bearbeiten Ihrer Tabelle zu ermöglichen. Der Befehl Tabelle wird immer angezeigt, wenn sich der Cursor in der Tabelle befindet.

Einen Volltextindex verwenden, um Dokumente zu suchen

ex Ind

Wenn eine Datenbank über einen Volltextindex verfügt, können Sie differenzierter suchen. Sie können dann z. B. nach Dokumenten suchen, die von einem bestimmten Autor geschrieben, oder vor einem bestimmten Datum erstellt wurden. Außerdem lassen sich komplexe Suchformeln erstellen, um bestimmte Dokumente zu finden. Um herauszufinden, ob eine Datenbank einen Volltextindex hat, rufen Sie die Suchleiste auf. (Wählen Sie dazu Ansicht und dann Suchleiste aus dem Notes Menü.) Wenn oben rechts in der Suchleiste das Wort „Indiziert“ angezeigt wird, können Sie den Index für eine differenzierte Suche verwenden. Um einen Volltextindex zu erstellen, rufen Sie die Suchleiste auf, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr und dann auf Index erstellen. (Wenn sich die Datenbank auf einem Server befindet, benötigen Sie Entwickler- oder Managerzugriff auf die Datenbank, um einen Volltextindex erstellen zu können.

224

Datenbankkatalog verwenden, um Datenbanken zu finden

nknba Date log kata

Ihre Firma hat eventuell Datenbankkataloge erstellt, um Ihnen das Auffinden von Datenbanken zu erleichtern. Ein Datenbankkatalog enthält eine Liste aller verfügbaren Datenbanken mit ihrer Beschreibung. Sie können die Datenbanken direkt vom Katalog aus öffnen. Fragen Sie Ihren Notes Administrator, ob Ihre Firma Datenbankkataloge erstellt hat.

Notes von einem anderen Standort aus verwenden

Motel

Meistens benutzen Sie Notes an einem festen Ort, z. B. Ihrem Büro. Sie können es aber auch an anderen Standorten benutzen, z. B. in einem Hotelzimmer oder von zu Hause aus. Sie können Notes überall in der Welt benutzen, solange Sie einen Computer, ein Modem und einen Telefonanschluß haben. Die Einzelheiten dieser Art der Nutzung sprengen den Rahmen dieses Buches. Weitere Informationen finden Sie in der Notes Hilfe unter Hilfe - Hilfethemen. Klicken Sie dann auf den Abschnitt „Notes außerhalb des Büros“, und wählen Sie das Hilfethema, das auf Ihre Situation zutrifft.

225

Eine neue Ansicht für Ihre eigene Verwendung erstellen

Normalerweise stellt ein Datenbank-Entwickler mehrere Ansichten und Ordner in einer Datenbank zu Ihrer Verfügung. Aber was machen Sie, wenn der Entwickler keine Ansicht erstellt hat, die die Dokumenttitel so zeigt, wie Sie es wünschen? Dann können Sie Ihre eigene Ansicht erstellen, die Sie jedesmal benutzen können, wenn Sie die Datenbank öffnen. Wenn Sie eine neue Ansicht erstellen wollen, ist es oft nützlich, eine existierende Ansicht zu kopieren und sie dann zu modifizieren. Die Einzelheiten sprengen ebenfalls den Rahmen dieses Buches. Sehen Sie im Notes Hilfeverzeichnis unter „Ansichten“ nach.

Eine neue Datenbank erstellen

Notes stellt Ihnen viele Schablonen zur Verfügung, mit denen Sie neue Datenbanken erstellen können. Eine Schablone enthält die grundlegenden Gestaltungselemente einer Datenbank, wie zum Beispiel Masken, Ansichten und Ordner. Um eine Datenbank zu erstellen, wählen Sie Datei - Datenbank - Neu aus dem Notes Menü. Wählen Sie die gewünschte Schablone, geben Sie der Datenbank einen Titel sowie einen Dateinamen, und klicken Sie auf OK.

226

Ihre Mail-Nachrichten archivieren

Wenn Sie Ihre Mail-Nachrichten archivieren, verringern Sie die Größe Ihrer Mail-Datenbank, Sie können aber gleichzeitig die für Sie bedeutsamen Nachrichten aufbewahren. Eine kleinere Mail-Datenbank läßt sich leichter handhaben und beansprucht weniger Speicherplatz auf Ihrer Workstation bzw. Ihrem Mail-Server. Wenn Sie Nachrichten archivieren, werden diese in einer Archivdatenbank gespeichert. Sie können Notes so einstellen, daß Mails regelmäßig archiviert werden. Sie können diese aber auch zu jedem beliebigen Zeitpunkt manuell archivieren. Wenn Sie Ihre archivierten Nachrichten ansehen wollen, müssen Sie nur die Archivdatenbank öffnen. Um Nachrichten zu archivieren, öffnen Sie Ihre Mail-Datenbank. Wählen Sie Datei Datenbank - Eigenschaften. Klicken Sie auf das erste Register in der InfoBox Eigenschaften: Datenbank.

227

Zusätzliche Hinweise Lernen

7LSV ment Experi

9,(/ 63$66

Vielleicht haben Sie bei der Arbeit mit Notes schon einige der folgenden Punkte selbst herausgefunden, zur Sicherheit werden sie hier noch einmal erwähnt. 1. Wenn Sie auf ein Objekt oder irgendeine Stelle in Notes mit der rechten Maustaste klicken, wird ein entsprechendes Kontextmenü eingeblendet. 2. Während Sie ein Dokument in einer Datenbank lesen, können Sie die Eingabetaste drücken, um das aktuelle Dokument zu schließen und das nächste Dokument in der Datenbank anzuzeigen. Sie können auch die Tab-Taste drücken, um zum nächsten ungelesenen Dokument zu wechseln. 3. Wenn Sie etwas Neues in einer Datenbank erstellen wollen (z. B. ein Dokument, eine Tabelle oder einen Ordner), wählen Sie Erstellen im Notes Menü. Die Optionen in diesem Menü ändern sich je nachdem, welche Datenbank Sie benutzen, und welcher Teil der Datenbank aktiv ist. 4. Die Punkte im Menü Aktionen ändern sich auf diesselbe Art und Weise. 5. Experimentieren Sie, und lernen Sie dabei.

228