OpenOffice.org 2.2 - Die Office-Alternative(de)(ISBN 3827242576)(666s)

OpenOffice.org 2.2 Unser Online-Tipp für noch mehr Wissen … ... aktuelles Fachwissen rund um die Uhr – zum Probelese...

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OpenOffice.org 2.2

Unser Online-Tipp für noch mehr Wissen …

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OpenOffice.org 2.2 Die Office-Alternative MICHAEL KOLBERG

Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben, die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt. Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das ® Symbol in diesem Buch nicht verwendet. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 09 08 07

ISBN 978-3-8272-4257-0

© 2007 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Umschlaggestaltung: Marco Lindenbeck, webwo GmbH, ([email protected]) Lektorat: Jürgen Bergmoser, [email protected] Herstellung: Claudia Bäurle, [email protected] Korrektorat: Petra Kienle, Fürstenfeldbruck Satz und Layout: mediaService, Siegen (www.media-service.tv) Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Printed in Germany

INHALTSVERZEICHNIS

Inhaltsverzeichnis

1

2

3

4

6

Einführung

11

Installation und Programmpflege

17

Software beschaffen Erstinstallation von OpenOffice.org Programmzusätze Programmwartung

18 20 22 25

Die Programmoberflächen

29

Der Programmstart Die Bildschirmelemente Fensterdarstellungen Standardbefehle Programmeinstellungen Programmhilfen OpenOffice.org-Programm beenden

30 33 43 44 47 49 54

Arbeiten mit Dokumenten

55

Neues Dokument erstellen Dokument speichern Dokument schließen Dokument öffnen Versionen Vorlagen und Assistenten Eigenschaften eines Dokuments Digitale Signaturen Optionen zur Dokumentverwaltung

56 58 66 66 71 73 80 83 84

Textverarbeitung mit WRITER

87

Navigation Texte eingeben Automatisierte Eingaben Text bearbeiten Suchen und Ersetzen Sprachfunktionen Nächste Schritte

91 96 99 105 109 113 120

Inhaltsverzeichnis

5

6

Textdokumente formatieren

123

Werkzeuge Seitenformatierung Absatzformatierung Zeichenformatierung Rahmen Formatvorlagen Silbentrennung und Seitenumbruch

125 126 135 148 152 158 166

Zusätzliche Elemente im Text

171

Kopf- und Fußzeilen Feldbefehle Sonderzeichen AutoTexte Tabellen Grafikdateien Sonstige Objekte Aktualisieren von Dokumenten

7

8

Hilfsmittel zum Organisieren

209

Überarbeitungskontrolle Global- und Unterdokumente Referenzen Verzeichnisse Seriendokumente

210 215 218 220 227

Mit Webseiten arbeiten

237

Einstellungen für Webseiten Webseite erstellen Frameseiten Hyperlinks Web-Assistent

9

172 173 176 177 179 193 201 206

Tabellenkalkulation mit CALC Bildschirmelemente Blätter Zellen und Bereiche markieren Eingabe und Korrektur

238 239 241 245 250

257 258 262 270 275

7

Inhaltsverzeichnis

Zellbereiche einfügen oder löschen Weitere Schritte

10 Berechnungen durchführen Formeln Funktionen Formelüberwachung Zellen benennen Daten verschieben und kopieren Suchen und Ersetzen

11 Tabellen formatieren AutoFormat Zellenformate Zeilen und Spalten formatieren Bedingte Formatierung Formatvorlagen Druckformate

12 Methoden zur Strukturierung und Analyse Daten zusammenfassen Tabellen gliedern Was-wäre-wenn-Fragen Listen

13 Daten in Diagrammen anzeigen

284 287

289 291 294 303 306 309 316

319 321 322 333 335 337 339

347 348 350 353 358

375

Diagramm erstellen Diagramm ändern Diagramm verfeinern Diagramm löschen

376 384 387 396

14 Datenbanken mit BASE

397

Datenbanken verwalten Das Datenbankfenster Optionen für Datenbanken Nächste Schritte

8

398 401 408 409

Inhaltsverzeichnis

15 Arbeiten mit Datentabellen Tabellen definieren Tabellen-Assistent benutzen Beziehungen zwischen Tabellen Daten eingeben und bearbeiten Datensätze bearbeiten

16 Abfragen benutzen Abfragen erstellen Wichtige Abfrageaktionen Feldinhalte berechnen Beziehungen zwischen Tabellen Den Abfrage-Assistenten verwenden Abfragen nutzen

17 Formulare entwickeln Formular erstellen Steuerelemente einfügen Formularelemente formatieren In Formularen arbeiten

18 Berichte erstellen Der Berichts-Assistent Der Berichtsentwurf Der Bericht in der Datenansicht

19 Präsentationen mit IMPRESS

411 412 421 425 428 433

439 440 446 451 455 458 462

465 466 476 501 505

515 516 519 521

523

Präsentationen verwalten Bildschirmelemente Ansichten Arbeitsebenen Weitere Schritte

524 529 530 535 537

20 Folieninhalte bearbeiten

539

Folien erstellen und Layout wählen Texte eingeben Am Master arbeiten

541 542 550

9

Inhaltsverzeichnis

21 Präsentation einrichten und vorführen Arbeiten in der Ansicht Foliensortierer Zielgruppenorientierte Präsentation Folieneigenschaften Steuerung und Ablauf Druckvorbereitung für Folien und Begleitmaterial

22 Zeichnungen mit DRAW Programmelemente Zeichnungsobjekte erstellen und editieren Anordnen und Gruppieren

23 Formeln mit MATH Grundbegriffe Formeln eingeben Formatieren

24 Drucken und Versenden Seitenansicht Drucken Als PDF exportieren Im Netz versenden

25 Automatisieren mit Makros Makro erstellen Makro ausführen Makros bearbeiten Anpassen

Stichwortverzeichnis

10

561 562 564 565 572 575

579 580 586 596

603 604 605 611

615 616 619 625 626

629 630 632 633 634

645

Einführung

Einführung

Wenn sich jemand mit der Entwicklung einer neuen Bürosoftware beschäftigt, sollte er sich zunächst einmal anschauen, was die einschlägige Konkurrenz zu diesem Thema auf den Markt gebracht hat. Dann sollte er die guten Lösungsansätze der Konkurrenz übernehmen – vielleicht sogar nachahmen – und für die nicht so guten Lösungen neue Ideen entwickeln. Genau das scheinen die Leute gemacht zu haben, die für die Entwicklung von OpenOffice.org 2.2 verantwortlich zeichnen. Das ist eine Kritik im positivsten Sinn: Hier ist ein Softwarepaket entstanden, das dem Hauptkonkurrenten – Microsoft Office – leistungsmäßig in keiner Weise nachsteht und oftmals sogar besser – weil logischer – ist. An vielen Stellen sind die Techniken über die im Paket enthaltenen Programme konsistenter. Und diese Leistungsvielfalt erhalten Sie kostenlos! Die Version 2.2 von OpenOffice.org basiert auf der Version 2.0 und wartet mit zahlreichen neuen Details, Verbesserungen im Datenaustausch und in der Zusammenarbeit mit anderen Programmpaketen sowie komplett überarbeiteten und neu gestalteten Modulen auf. Sie stellt Ihnen alles zur Verfügung, was Sie zu Recht von Office-Programmen erwarten:

WRITER ist ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung professioneller Dokumente, Berichte, Newsletter und Broschüren. Sie können Bilder und Diagramme ganz einfach in Dokumente einfügen, alles Erdenkliche vom Geschäftsbrief bis zum kompletten Buch entwerfen und erstellen sowie Webinhalte entwickeln und veröffentlichen.

CALC ist eine Tabellenkalkulation mit ungeahnten Möglichkeiten, die langweilige Zahlen in ansprechende Informationen verwandeln kann. Kalkulieren, analysieren und verdeutlichen Sie Ihre Daten schnell und effektiv. Nutzen Sie die fortschrittlichen Funktionen der Tabellenkalkulation und die dazugehörigen Werkzeuge zur gehobenen Datenanalyse. Erzeugen Sie mithilfe der integrierten Diagrammwerkzeuge beeindruckende Diagramme.

BASE ist ein Datenbankmodul, das Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung stellt, die Sie für Ihre tägliche Arbeit an Datenbanken brauchen. Das Programm unterstützt auch dBASE-Datenbanken für einfache Anwendungen oder jede ODBC- oder JDBC-gestützte Datenbank für Arbeiten mit industriellem Anspruch.

IMPRESS ist der schnellste und beste Weg, um effektive Multimediapräsentationen zu erstellen. Ihre Präsentationen werden sich durch Spezialeffekte, Animationen und beeindruckende Zeichenwerkzeuge wohltuend von anderen abheben.

12

Einführung

DRAW erstellt jede Form von Zeichnung – vom einfachen Diagramm bis hin zu dynamischen 3D-Illustrationen und Spezialeffekten.

Das Programm MATH ist innerhalb von OpenOffice.org für die Darstellung von mathematischen und wissenschaftlichen Gleichungen und ähnlichen Ausdrücken verantwortlich. Wenn Sie die Arbeit mit einem anderen Office-Programm bereits kennengelernt haben, werden Sie sich bei OpenOffice.org 2.2 schnell heimisch fühlen. Der Zugriff auf bereits vorhandene Dateien ist problemlos möglich und auch die Erstellung anderer Formate zum Austausch über Office-Grenzen hinweg wird unterstützt.

Was ist neu an der Version 2.2? Bereits als OpenOffice.org in der Version 1.0 veröffentlicht wurde, zweifelten viele Leute daran, dass ein so gutes Programm frei erhältlich sein könne. Diese Zweifler waren sicherlich über den Funktionsumfang der Nachfolgeversionen 2.0 und 2.1 noch mehr erstaunt, denn diese bedeuteten einen weiteren großen Schritt nach vorne. Die aktuelle Version 2.2 basiert auf der Version 2.0 und bietet zusätzlich mehr Sicherheit, eine Erweiterung des PDF-Exports und eine Verbesserung der Kompatibilität mit Windows Vista. Die neue Version zeichnet sich auch durch ein wesentlich professionelleres Schriftbild aus. Nur noch wenige Dinge im Programmpaket sind jetzt noch identisch mit der ursprünglichen Ausgabe. Wenn Sie einen vollständigen Überblick über die Leistungsfähigkeit dieses Programms wünschen, lesen Sie dieses Buch weiter oder besuchen Sie die Website http://de.openoffice.org/.

Hinweis Mit dem Erscheinen der Version 2.2 wird auch das Schema für spätere Versionen geändert: Etwa alle sechs Monate werden künftig sogenannte Minor Releases – wie 2.3 oder 2.4 usw. – erscheinen, anstatt wie bisher vierteljährlich. Diese werden neben Fehlerbereinigungen vor allem auch neue Elemente beinhalten. Zwischen diesen Minor Releases werden Fehlerkorrekturen im Rahmen von Micro Releases – wie 2.2.1, 2.2.2 usw. – verfügbar gemacht. Diese ändern jedoch nicht die Funktionalität.

13

Einführung

Zum Buch OpenOffice.org ist für mehrere Betriebssysteme verfügbar – darunter Windows, mehrere Linux-Versionen, Mac OS und andere. Dieses Buch beschreibt die Funktion des Programmpakets unter Verwendung von Windows XP als Grundlage. Auf spezielle Eigenheiten bei der Arbeit unter Windows Vista gehen wir aber ebenfalls ein. Die Kenntnis der Grundlagen der Arbeit in einem dieser Betriebssysteme werden im Buch vorausgesetzt: Dazu gehören beispielsweise das Arbeiten mit den Elementen des Windows-Desktop und die Programmsteuerung über Menüs, Dialogfelder und Symbolleisten. Auf alle wichtigen Funktionen und Besonderheiten, die die Programme von OpenOffice.org betreffen, gehen wir aber ein.

Die ersten drei Kapitel beschäftigen sich mit einigen wesentlichen Grundlagen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich mit den Programmen des Pakets im Einzelnen beschäftigen. Es geht hier um Fragen der Installation, die wesentlichsten Elemente der Programmoberflächen und die Techniken der Verwaltung von Dokumenten – wie das Erstellen neuer, leerer Dokumente, das Speichern von Dokumenten, das Schließen von Dokumenten und das Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Auch wenn Ihnen die in diesem Teil des Buchs angesprochenen Themenbereiche schon aus anderen Anwendungen bekannt sind, sollten Sie diese Kapitel zumindest überfliegen, da hier auch auf Aspekte eingegangen wird, die spezifisch für die Programme von OpenOffice.org sind.

Die zweite Gruppe hat die Textverarbeitung mit dem Programm WRITER zum Inhalt. Dieser Teil beinhaltet fünf Kapitel, in denen die speziellen Elemente der Oberfläche des Programms, die Methoden zur Eingabe, Korrektur und Bearbeitung von Text, die Techniken der Formatierung, wichtige Werkzeuge zum Organisieren von Dokumenten und Arbeitstechniken für die Erstellung von Webseiten angesprochen werden.

Die dritte Gruppe der Kapitel zielt auf die Tabellenkalkulation mit dem Programm CALC. Auch dieser Teil verfügt über fünf Kapitel, in denen die Grundelemente des Programms, die Techniken zur Eingabe und Korrektur von Daten, das Durchführen von Berechnungen, das Formatieren von Tabellen, die Durchführung komplexerer Analysen und das Erstellen und Bearbeiten von Diagrammen behandelt werden.

Die Arbeit mit Datenbanken über das Programm BASE wird anschließend in fünf Kapiteln beschrieben. Sie finden hier Methoden zur Erstellung neuer Datenbanken, für die Arbeit mit den grundlegenden Datentabellen, für das Erstellen von Abfragen sowie Formularen und Berichten.

14

Einführung

Die fünfte Kapitelgruppe beschäftigt sich mit dem Programm IMPRESS, über das Sie Präsentationen erstellen können. Das Programm verfügt über mehrere Vorlagen, mit deren Hilfe Sie schnell zu einem Ergebnis gelangen. Diese Vorlagen können Sie erweitern oder abändern.

Den Abschluss bilden einige Kapitel, die jeweils Aspekte zusammenfassen, auf die die vorher angesprochenen Hauptprogramme von OpenOffice.org Zugriff nehmen können: Über das Programm DRAW erstellen Sie Zeichnungselemente, über MATH wissenschaftliche Formeln. Auch die Techniken zum Drucken und Versenden von Dokumenten und die Automatisierung über Makros werden hier zusammengefasst. Die Bestandteile der Programme von OpenOffice.org sind so weit modularisiert, dass Sie die wichtigsten Funktionen in allen Einzelprogrammen in derselben Weise verwenden können. Solche übergreifenden Module werden in diesem Buch immer an den Stellen intensiver behandelt, an denen sie am häufigsten verwendet werden. So finden Sie die Ausführungen zur Rechtschreibprüfung im Bereich Textverarbeitung – obwohl diese Funktion auch in den anderen Programmen des Pakets benutzt werden kann.

Zur CD-ROM Diesem Buch liegt eine CD-ROM bei, auf der Sie alles finden, was Sie zur Arbeit mit den Programmen von OpenOffice.org benötigen.

Über die Datei OOo_2.2.0_Win32Intel_install_de können Sie eine Vollversion des Programms OpenOffice 2.0 für das Betriebssystem Windows auf Ihrem Rechner installieren. Programmversionen für andere Betriebssysteme können Sie über das Internet herunterladen.

Die Datei jre-1_5_0_04-windows-i586-p-iftw beinhaltet die aktuelle Version des Programms Java von Sun Microsystems. OpenOffice.org funktioniert zwar auch ohne Java. Um aber alle Funktionalitäten – beispielsweise im Bereich Datenbanken – nutzen zu können, sollten Sie Java vorher installiert haben.

Die Datei GermanPack.zip enthält deutschsprachige Linguistikprogramme für Rechtschreibprüfung und Silbentrennung zum Programmpaket. PackFull.zip beinhaltet alle verfügbaren Sprachen.

In der Datei vorlagen_de_sissl.zip finden Sie ein Vorlagenpaket zu OpenOffice.org. Es enthält eine Sammlung von Vorlagen zu mehreren Kategorien.

15

Einführung

Stopp Bevor Sie die auf der CD-ROM vorhandenen Programme installieren, sollten Sie das Kapitel mit den Hinweisen zur Installation und Programmpflege lesen ( Kapitel 1). Hier finden Sie auch Hinweise zu Quellen mit weiteren Informationen im Internet.

Zum Autor Michael Kolberg studierte neben seiner Schulzeit Musik am Städtischen Konservatorium Berlin und nach seinem Abitur Luft- und Raumfahrttechnik an der Technischen Universität Berlin. Nach seinem Abschluss zum Dipl.-Ing. war er für zwei Jahre bei der NATO in den Bereichen Operations Research (Unternehmensforschung) und militärische Aufklärung aktiv. Nach einem Aufbaustudium in Betriebswirtschaft an der Harvard School of Business Administration arbeitete er für sieben Jahre für die Unternehmensberatungsfirma McKinsey & Co., Inc. und war kurze Zeit leitender Controller bei einem großen deutschen Einzelhandelskonzern. Anschließend wechselte er seine Karriereziele und nahm zunächst an einem einjährigen Programm zum Studium der japanischen Sprache und Geschichte an der Waseda-Universität in Tokyo teil. Dort erlernte er auch die Grundlagen des japanischen Schwertkampfs. Seit 1984 ist er als Autor selbstständig. Er hat etwa 100 Bücher bei verschiedenen Verlagen – insbesondere zu Themen im Bereich der Microsoft Office-Programme und deren Anwendung im betriebswirtschaftlichen Bereich – geschrieben. Zu seinen Lieblingsspielzeugen gehören – neben dem Computer – das Altsaxophon, der Fotoapparat, das japanische Schwert und die Schrotflinte.

Schreiben Sie uns! Autor und Verlag sind immer bemüht, Ihnen, unseren Kunden und Lesern, die optimale Information zum Thema zu bieten. Scheuen Sie sich deshalb nicht, uns über Fehler und andere Ärgernisse zu informieren. Nur so können wir laufend an der Verbesserung unserer Bücher arbeiten. Aber auch Lob, Erfolgserlebnisse und Ihre Ergebnisse interessieren uns. Schreiben Sie uns unter [email protected]. Ihr Markt+Technik-Buchlektorat

16

KAPITEL 1

Installation und Programmpflege

Kapitel 1 – Installation und Programmpflege

Viele Anwender nehmen dieses Buch wohl erst zur Hand, nachdem sie das Programm installiert haben. Mit dem Thema Installation hängen aber auch andere Aspekte – wie die Programmpflege, dessen Erweiterung durch Zusätze und die Behandlung von Updates – zusammen. Deswegen wird dieser Bereich gleich zu Anfang behandelt. Eine frühzeitige Installation der aktuellen Updates ist die Voraussetzung dafür, dass die laufenden Programme sicher und auf dem aktuellen Stand sind. Dazu sollten Sie regelmäßig die angebotenen Erweiterungen über eine entsprechende Aktualisierung herunterladen.

Software beschaffen Auch eine freie Software – wie OpenOffice.org – muss erst einmal in Ihre Hände gelangen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie laden die Software über das Internet herunter oder Sie beziehen sie auf CD.

Systemanforderungen prüfen OpenOffice.org stellt gewisse Mindestanforderungen an die Hardware Ihres Systems. Bevor Sie daran denken, sich die Software zu beschaffen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Mindestanforderungen erfüllt werden ( Tabelle 1.1). Bereich

Voraussetzungen

Betriebssystem

Windows 98, Windows ME, Windows 2000 (Service Pack 4 oder höher), Windows XP, Windows 2003, Windows Vista

Prozessor

Pentium ab 166 MHz, Pentium III wird empfohlen

Arbeitsspeicher

Mindestens 128 MB RAM

Festplatte

250 MB freier Speicher werden für die Minimalinstallation benötigt, für die Maximalinstallation 399 MB. Wenn Sie die Software über das Internet herunterladen und dann entpacken wollen, benötigen Sie – je nach den gewünschten Zusätzen – etwa 170 MB an weiterem Speicherplatz.

Grafik

Mindestens 256 Farben bei einer Auflösung von 800 x 600 oder höher

Eingabegeräte

Tastatur und Maus oder kompatibles Zeigegerät

Java

Installiertes JRE ab Version 1.4.1_01

Laufwerk

CD-ROM-Laufwerk

Tabelle 1.1: Prüfen Sie die Voraussetzungen für die Installation

18

Software beschaffen

Herunterladen Zum Herunterladen der Software über das Internet stellen Sie eine Verbindung zu http://de.OpenOffice.org/downloads/quick.html her und laden das entsprechende Installationsarchiv auf Ihren Rechner. Dazu müssen Sie vor dem Starten der Übertragung das Betriebssystem Ihres Rechners und die gewünschte Version des Programms einstellen ( Abbildung 1.1). Wählen Sie dann gegebenenfalls einen Server und starten Sie den Download. Speichern Sie das Installationsarchiv in einem Verzeichnis Ihrer Wahl.

Abbildung 1.1: Stellen Sie Betriebssystem und Version ein

Es empfiehlt sich immer, die heruntergeladenen Installationsdateien zu überprüfen, um Probleme, die auf fehlerhaften Dateien beruhen, auszuschließen. Das OpenOffice.org veröffentlicht im Rahmen der Qualitätssicherung hierfür die entsprechenden Prüfsummen für die Installationsarchive. Diese sind unter http://de.OpenOffice.org/md5sums.txt erhältlich. Allgemeine Hinweise dazu finden Sie unter http://de.OpenOffice.org/downloads/hinweise.html.

Hinweis Kontrollieren Sie auf dieser Website auch, ob zusätzliche Sicherheitspatches und sonstige Erweiterungen zur aktuellen Version angeboten werden, und laden Sie diese dann ebenfalls herunter. Sie sollten hier auch Links zu den im Hauptprogramm nicht enthaltenen Sprachdateien ( folgende Abschnitte) finden.

19


Auf CD beziehen Wenn Ihnen das Herunterladen über das Netz zu langwierig oder zu umständlich ist, können Sie OpenOffice.org auch auf CD beziehen. Das ist möglicherweise für Sie von Vorteil, weil solche CDs oft auch nützliche Zusatzsoftware enthalten, die Sie sonst selbst im Netz suchen müssten. Der Inhalt dieser CDs ist im Allgemeinen von den Herausgebern sorgfältig geprüft, sodass die enthaltenen Installationsdateien nachweislich fehlerfrei sind. Für welche Quelle Sie sich dabei konkret entscheiden, hängt mehr oder minder von Ihren persönlichen Vorlieben ab. Eine Übersicht über verfügbare CDs zu OpenOffice.org finden Sie im Allgemeinen auf der Webseite von OpenOffice.org.

Erstinstallation von OpenOffice.org Falls Sie es noch nicht getan haben, melden Sie sich für die Installation als Administrator auf Ihrem System an. Schließen Sie möglichst alle geöffneten Programme. Beginnen Sie dann die Installation. Das Installieren von OpenOffice.org 2.2 sollte in ein eigenes Verzeichnis und keinesfalls in das Verzeichnis einer eventuell vorhandenen Vorgängerversion erfolgen. Wenn Sie bei der Installation den Vorgaben folgen, ist das automatisch gewährleistet.

Wenn Sie die Software heruntergeladen haben, wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem sich die Installationsdatei befindet, und doppelklicken Sie auf das Dateisymbol OOo_2.20_Win32Intel_install_de. Sie finden diese Datei auch auf der Begleit-CD zu diesem Buch. Wenn Sie die Software auf CD von einer dritten Quelle bezogen haben, legen Sie den Datenträger in ein CD-ROM-Laufwerk und schließen es. Wenn die AutoRun-Funktion für das Laufwerk eingeschaltet ist, erscheint meist ein Startbildschirm zur Installation von OpenOffice.org. Sollte diese Funktion deaktiviert sein und kein automatischer Start erfolgen, verwenden Sie START/AUSFÜHREN und geben Sie im Feld Öffnen den Befehl zum Starten des Installationsprogramms an. Bei Windows Vista finden Sie das Programm Ausführen unter Zubehör. Einfacher ist es meist, zu dem entsprechenden Verzeichnis zu navigieren und auf dem Symbol für das Installationsprogramm einen Doppelklick auszuführen.

Die Installation wird gestartet und der Begrüßungsbildschirm des Installationsassistenten öffnet sich. Klicken Sie auf Weiter.

20

Erstinstallation von OpenOffice.org

Wählen Sie den Zielordner für das Entpacken der Installationsdateien aus und bestätigen Sie über Entpacken. Wenn genügend Platz auf der Festplatte zur Verfügung steht, gibt es eigentlich keinen Grund, vom dafür automatisch gewählten Programmvorschlag – in dem dafür ein Ordner auf dem Desktop angelegt wird – abzuweichen. Standardmäßig bleibt dieser Ordner samt Inhalt auch nach der Installation erhalten.

Nach dem Entpacken wird die Installation vorbereitet und der vorhandene Speicherplatz überprüft. Klicken Sie auf Weiter, um die Installation durchzuführen.

Lesen Sie die angezeigten Lizenzvereinbarungen durch. Sie müssen diese akzeptieren, damit die Schaltfläche Weiter aktiviert wird und Sie fortsetzen können.

Geben Sie einen Benutzernamen und einen Namen für Ihre Organisation an. Für beide Angaben werden die im Betriebssystem hinterlegten Werte vorgeschlagen, sodass ein manueller Eingriff normalerweise nicht nötig ist. Gegebenenfalls können Sie die beiden Felder auch leer lassen.

Geben Sie den gewünschten Setup-Typ an. Normalerweise können Sie die vorhandene Voreinstellung Vollständig beibehalten. Nur falls Sie selbst auf den Umfang der Installation Einfluss nehmen wollen, aktivieren Sie die Option Angepasst. Damit gelangen Sie zu einem Dialog, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen können ( folgende Abschnitte). Klicken Sie im Dialog auf Weiter.

Wenn Sie mit OpenOffice.org auch Dateiformate von Microsoft Office bearbeiten wollen, können Sie im folgenden Dialog entscheiden, wie zukünftig mit den entsprechenden Dateien verfahren werden soll: Falls Sie Microsoft Office auf Ihrem System bereits installiert haben und Sie dieses weiterhin zum Öffnen der entsprechenden Dateien verwenden wollen, müssen die entsprechenden Kontrollkästchen deaktiviert bleiben. Anderenfalls werden diese beim Öffnen über das Betriebssystem mit OpenOffice.org geöffnet. Klicken Sie wieder auf Weiter.

Die für die Installation benötigten Angaben sind dann vollständig. Falls Sie bestimmte Angaben nochmals kontrollieren oder korrigieren wollen, wählen Sie Zurück. Anderenfalls starten Sie den Installationsprozess durch Klick auf Installieren.

Das folgende Fenster zeigt Ihnen den Installationsfortschritt. Nachdem die Installation vollständig ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Klicken Sie auf Beenden, um den Installationsassistenten zu beenden. OpenOffice.org 2.2 ist nun installiert.

21


Achtung Nur nach dem ersten Start eines Programms erscheinen nacheinander mehrere Dialogfelder, in denen Sie aufgefordert werden, weitere Eingaben vorzunehmen. Folgen Sie den Anweisungen und ergänzen Sie nötigenfalls die geforderten Angaben.

Programmzusätze Je nachdem, woher Sie die Programme von OpenOffice.org beziehen, müssen Sie unter Umständen zusätzliche Komponenten, die nicht im Installationspaket enthalten sind, ebenfalls herunterladen. Dazu gehören beispielsweise die Linguistikprogramme für Rechtschreibprüfung, Silbentrennung und Thesaurus, eine Dokumentation, Vorlagen, eine SDK usw. Bei der Installation über das Internet finden Sie einen allgemeinen Zugang dazu auf der Seite http://de.OpenOffice.org/downloads/komponenten.html.

Wörterbücher Rechtschreibprüfung, Silbentrennung und Thesaurus funktionieren nur mit den entsprechenden Wörterbüchern. Diese sind nicht im Programmpaket selbst enthalten und müssen separat – online oder offline – installiert werden.

Online-Installation Den Zugriff auf eine Online-Installation haben Sie über das Internet auf der Seite http:// de.OpenOffice.org/spellcheck/about-spellcheck.html. Sie finden darin die Möglichkeit, einen Assistenten – genannt DicOOo – zu starten, über den Sie alle gewünschten Wörterbücher installieren können. Bestätigen Sie die Sicherheitswarnung, indem Sie auf Makros aktivieren klicken. Wählen Sie die gewünschte Sprache durch einen Klick auf den entsprechenden Link aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Starte DicOOo. Ein Dialogfeld wird angezeigt ( Abbildung 1.2). Bei der Installation aus dem Internet lassen Sie die Option Offline Sprachpaket Installation deaktiviert. Sie müssen auch angeben, ob Sie die Wörterbücher nur für den aktuellen Benutzer oder allgemein einrichten möchten. Die Eintragung in das Feld Übersetze DicOOo nach bezieht sich nur auf die Sprache in den Dialogfeldern des Assistenten.

22

Programmzusätze

Abbildung 1.2: Starten Sie den Download für die Wörterbücher

Nach einer Bestätigung über Weiter folgt eine Reihe von Dialogfeldern, über die Sie auswählen müssen, welche Wörterbücher Sie – getrennt für die Funktionen Rechtschreibung, Silbentrennung und Thesaurus – benutzen möchten ( Abbildung 1.3). Klicken Sie zunächst immer auf Wörterbuchliste anzeigen, um die verfügbaren Bücher anzeigen zu lassen. Markieren Sie dann die gewünschten. Sie können in jeder Liste mehrere Sprachen auswählen, indem Sie die Taste (Strg) gedrückt halten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl immer durch einen Klick auf Weiter.

Abbildung 1.3: Wählen Sie die gewünschten Wörterbücher aus

23


Nach dieser dreifachen Auswahl können Sie die Installation starten. Wenn die Installation abgeschlossen ist, beenden Sie OpenOffice.org. Starten Sie anschließend das Programm neu. Hinweise zur Nutzung der Linguistikdateien finden Sie im Kapitel über den Einstieg in die Textverarbeitung mit dem Programm WRITER ( Kapitel 4).

Offline-Installation Wenn Sie OpenOffice.org auf einer CD bezogen haben und diese CD entsprechende Wörterbücher enthält, können Sie eine Offline-Installation durchführen. Auch die diesem Buch beiliegende CD enthält eine solche Datei in gepackten Zustand. In diesem Fall müssen Sie zuerst eines der Programme des OpenOffice.org-Pakets öffnen ( Kapitel 2). Wählen Sie ASSISTENTEN im Menü DATEI und dann im Untermenü den Befehl WEITERE WÖRTERBÜCHER INSTALLIEREN. Das Programm öffnet daraufhin das im Programmordner enthaltene Textdokument DicOOo.swx, über das Sie die Installation starten können. Auch hier wählen Sie die gewünschte Sprache und klicken anschließend auf die Schaltfläche Starte DicOOo. Das Dialogfeld DicOOo 1.5.3 wird angezeigt ( Abbildung 1.2). Aktivieren Sie hier die Option Offline Sprachpaket Installation. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und navigieren Sie zu dem Laufwerk, in den sich die Begleit-CD zu diesem Buch befindet. Markieren Sie die Datei GermanPack.zip – oder eine entsprechende Datei bei CDs von anderen Vertreibern – und klicken Sie auf Öffnen. Die ebenfalls auf der Begleit-CD vorhandenen Datei PackFull.zip beinhaltet alle verfügbaren Sprachen. Die Arbeit damit wurde aber nicht getestet. Nach einem Klick auf Weiter müssen Sie wieder – wie bei der Online-Installation – die gewünschte Auswahl vornehmen und die Installation starten. Ein Wörterbuch für den Thesaurus ist allerdings hier nicht verfügbar. Starten Sie anschließend das Programm wiederum neu.

Vorlagen Für den deutschsprachigen Raum bietet OpenOffice.org eine Sammlung von Vorlagen in den Kategorien Beschriftung und Etiketten, Formulare, Fun und Werbung, Kalkulationen und Entscheidungshilfen, Korrespondenz, Präsentationen und Projektmanagement an. Das Vorlagenpaket vorlagen_de_sissl.zip ist etwa 1 MB groß. Nach dem Herunterladen müssen Sie den Inhalt dieser Datei entpacken. Sie finden diese Sammlung auch auf der Begleit-CD zu diesem Buch. Hinweise zu Installation liefern wir Ihnen, nachdem wir Sie mit den Grundelementen des Programms vertraut gemacht haben ( Kapitel 3).

24

Programmwartung

Java installieren Da wir gerade beim Installieren sind, sollten Sie – wenn noch notwendig – gleich noch die aktuelle Version von Java durchführen. OpenOffice.org funktioniert zwar auch ohne Java. Um aber alle Funktionalitäten – beispielsweise im Bereich Datenbanken – nutzen zu können, wird Java benötigt:

Falls Ihnen diese Software nicht auf einem Datenträger zur Verfügung steht, können Sie die Dateien von http://java.com/de/download/ herunterladen. Sun Microsystems stellt hier meist zwei Installationsarten bereit. Windows (Installation) installiert direkt vom Internet her. Mit Windows (Offline Installation) laden Sie zuerst alle benötigten Dateien auf Ihren Rechner herunter und installieren dann von dort aus. Die zweite Variante ist vorzuziehen, wenn Sie die Software noch auf anderen Rechnern einsetzen wollen. Auch hierfür finden Sie unter jre-6-windows-i586 eine entsprechende Installationsdatei auf der Begleit-CD. Prüfen Sie aber, ob nicht bereits eine neuere Version existiert.

Sie starten die Installation nach dem Herunterladen oder von der Begleit-CD her durch einen Doppelklick auf das Programmsymbol. Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarungen und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie den Setup-Typ aus. Es reicht, wenn Sie den Typ Standard benutzen. Nach einem weiteren Klick auf Weiter wird die Installation durchgeführt. Klicken Sie nach der Beendigung auf Fertigstellen.

Programmwartung Nach einer vollständigen Installation des Programms sind alle Komponenten von OpenOffice.org auf Ihrem System eingerichtet. Wenn Sie bestimmte Komponenten nicht benötigen, können Sie sich der Programmwartung bedienen. Solche Änderungen gegenüber den automatisch gewählten Standardeinstellungen können Sie auch bereits bei der ersten Installation vornehmen, indem Sie die Option Benutzerdefinierte Installation wählen. Um Änderungen an der Installation durchzuführen, schließen Sie alle OpenOffice.orgProgramme. Wählen Sie dann das Verzeichnis, in dem Sie die OpenOffice.org-Dateien entpackt hatten, und doppelklicken Sie auf das Programm Setup. Nach einem Klick auf Weiter wird das Dialogfeld zur Programmwartung angezeigt, das drei Optionen aufweist. Wählen Sie unter den angebotenen Optionen die gewünschte und bestätigen Sie über Weiter.

25


Die erste Option Ändern benutzen Sie, wenn Sie einzelne Programme oder Programmelemente entfernen oder später wieder hinzufügen möchten.

Reparieren kann hilfreich sein, wenn OpenOffice.org oder bestimmte Komponenten davon nicht mehr einwandfrei funktionieren.

Über die Option Entfernen können Sie die Programme komplett von der Festplatte löschen. Sie können anschließend festlegen, ob auch die Benutzerdateien entfernt werden sollen. Nach der Wahl von Ermöglicht die Auswahl der zu installierenden Programmfunktionen … können Sie neue Komponenten hinzufügen oder einzelne installierte entfernen. Dazu dient das Dialogfeld mit dem Titel Benutzerdefiniertes Setup ( Abbildung 1.4).

Abbildung 1.4: Komponenten können einzeln entfernt oder hinzugefügt werden

Hierin werden die Bestandteile des Pakets in einer hierarchischen Struktur aufgelistet ( Abbildung 1.5). Auf der obersten Ebene finden Sie das Gesamtpaket OpenOffice.org, darunter die einzelnen Programme und einige Zusätze. Diese zweite Ebene verfügt ebenfalls über verschiedene Komponenten, die Sie sichtbar machen können, indem Sie auf den Knoten mit dem Pluszeichen vor einem Programm klicken. Wenn Sie beispielsweise die Komponenten von Writer ansehen wollen, öffnen Sie den Knoten vor dieser Option. Ein Klick auf das dann angezeigte Symbol mit dem Minuszeichen schließt einen Knoten wieder.

26

Programmwartung

Abbildung 1.5: Programme – hier WRITER – verfügen über mehrere Komponenten

Über die Kästchen mit dem Festplattensymbol regeln Sie, welche Programme oder Komponenten davon Sie auf Ihrem System installiert haben möchten. Wenn Sie eine Änderung wünschen, klicken Sie bei der entsprechenden Komponente auf die nach unten zeigende Pfeilspitze im Kästchen. Wählen Sie hier die gewünschte Form der Installation ( Abbildung 1.5).

Abbildung 1.6: Die Installationsform regeln Sie über ein Dropdown-Menü

Nach der Wahl einer Installationsform wird diese im Listenfeld durch ein entsprechendes Symbol vor der Komponente angezeigt ( Tabelle 1.2). Symbol

Beschreibung Ein weiß hinterlegtes Symbol installiert die betreffende Komponente auf Ihre Festplatte. Die Komponente ist dann einsetzbar. Das rote Kreuz zeigt an, dass die Komponente und ihre Unterkomponenten nicht installiert wurden. Ein grau hinterlegtes Symbol zeigt an, dass zu dieser Komponente Unterkomponenten existieren, die nicht alle vollständig installiert wurden.

Tabelle 1.2: Die Form der Installation einer Komponente wird durch ein Symbol angezeigt

Nach einer Änderung der Installation klicken Sie auf Weiter und im anschließend angezeigten Dialogfeld auf Installieren.

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KAPITEL 2

Die Programmoberflächen

Kapitel 2 – Die Programmoberflächen

Um mit den Programmen von OpenOffice.org vernünftig arbeiten zu können, sollten Sie einige Grundlagen beherrschen, die in diesem Kapitel und dem folgenden beschrieben werden. Dazu gehören die verschiedenen Methoden zum Starten der Programme, die wichtigsten Elemente der Arbeitsfläche eines unter Windows laufenden Programms, die Techniken der Fensterdarstellung und die wichtigsten Standardbefehle – wie das Rückgängigmachen und Wiederherstellen oder das Kopieren und Einfügen oder das Einstellen des Vergrößerungsmaßstabs. Auch das Hilfesystem der verschiedenen Programme sollten Sie beherrschen. In der aktuellen Version stehen neben den gewohnten Hilferessourcen und -werkzeugen, wie die lokalen Hilfedateien, auch Informationen über das Internet zur Verfügung. Auch wenn Sie sich in WindowsAnwendungen bereits zu Hause fühlen, sollten Sie den Inhalt dieses Kapitels zumindest überfliegen, da OpenOffice.org Office einige spezifische Elemente aufweist, auf die hier eingegangen wird.

Der Programmstart Da Sie OpenOffice.org gerade mit Administratorrechten installiert haben, melden Sie sich gegebenenfalls zunächst als Benutzer auf Ihrem System an. Verwenden Sie dann die üblichen Methoden zum Starten eines Programms, die sich bei Windows XP und Windows Vista nur leicht voneinander unterscheiden:

Auf der Basis von Windows XP können Sie die einzelnen OpenOffice.org-Programme – wie alle Anwendungsprogramme – über das Windows-Menü START hochfahren: Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche START in der Taskleiste, um das Startmenü zu öffnen. Wählen Sie dann ALLE PROGRAMME, um die auf dem System installierten Programme anzuzeigen. Durch Markieren der Gruppe OPENOFFICE.ORG blenden Sie ein Untermenü mit den Namen der auf Ihrem Rechner installierten OpenOffice.org-Programme ein ( Abbildung 2.1). Suchen Sie in dieser Liste den Eintrag für das gewünschte Programm und klicken Sie dann darauf, um das Programm zu starten.

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Der Programmstart

Abbildung 2.1: Sie starten die Programme über das Windows XP-Menü START

Auch bei Windows Vista finden Sie den Zugang zu den auf dem Rechner installierten Programmen über die Schaltfläche Alle Programme im Menü START: Öffnen Sie das Menü START, indem Sie auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste klicken. Oder verwenden Sie die üblichen Tasten dazu. Führen Sie den Mauszeiger innerhalb des Menüs START auf die Schaltfläche Alle Programme und klicken Sie mit der linken Maustaste. Die Liste der auf dem Computer installierten Programme wird angezeigt. Mit Hilfe der Bildlaufleiste am rechten Rand dieses Bereichs können Sie weitere Programme anzeigen lassen. Einige Programme sind zu Gruppen zusammengefasst – beispielsweise in der Gruppe OpenOffice.org 2.2. Um den Inhalt einer Gruppe anzuzeigen, führen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und klicken Sie darauf ( Abbildung 2.2). Der Inhalt der Gruppe wird geöffnet. Sie finden darin alle von Ihnen installierten Komponenten. Hier können Sie eines dieser Programme durch einen Linksklick darauf starten.

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Abbildung 2.2: Auch bei Vista benutzen Sie das Windows-Menü START

Nur nach dem ersten Start eines Programms erscheinen nacheinander mehrere Dialogfelder, in denen Sie aufgefordert werden, weitere Eingaben vorzunehmen. Beispielsweise müssen Sie die Lizenzbedingungen akzeptieren, Sie können den Benutzernamen eingeben bzw. editieren, die Einstellungen für das automatische Update regeln und sich registrieren lassen. Folgen Sie in diesen Dialogen den Anweisungen und ergänzen Sie nötigenfalls die geforderten Angaben. Wir empfehlen sowohl ein automatisches Update als auch eine Registrierung. Nach dem Starten eines Programms der Familie wird eine Verknüpfung zum OpenOffice.org-Schnellstarter zum Autostart-Ordner im Windows-Menü START hinzugefügt. Der Schnellstarter wird automatisch im Systembereich in der Windows-Taskleiste angezeigt, nachdem Sie Windows gestartet haben. Doppelklicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Schnellstarter-Symbol und wählen Sie die OpenOffice.org-Anwendung, die Sie starten möchten. Näheres zu diesem Schnellstarter finden Sie in Kapitel 3.

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Die Bildschirmelemente

Hinweis Ob der Schnellstarter beim Systemstart geladen werden soll, lässt sich einstellen: Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter OpenOffice.org zum Bereich Arbeitsspeicher. Die Option OpenOffice.org beim Systemstart laden bestimmt, ob der Schnellstarter für OpenOffice.org geladen werden soll. Ist der Schnellstarter aktiviert, werden einige Komponenten von OpenOffice.org beim Systemstart bereits in den Speicher geladen. In der Systemablage befindet sich ein Symbol mit einem Kontextmenü.

Sollten Sie ein OpenOffice.org-Programm häufiger als andere Anwendungen verwenden, lohnt es sich, eine Verknüpfung zu diesem Programm auf dem WindowsDesktop abzulegen. Sie können dann das Programm durch einen Doppelklick auf dieses Symbol starten. Die schnellste Möglichkeit, eine Verknüpfung zu erstellen, besteht darin, über das Startmenü zum Eintrag für das Programm zu navigieren und diesen Eintrag mit gedrückter rechter Maustaste aus dem Startmenü heraus auf den Desktop zu ziehen. Im Kontextmenü, das nach dem Loslassen der Maustaste angezeigt wird, wählen Sie HIERHER KOPIEREN.

Die Bildschirmelemente Nach der Wahl des Modus wird im Allgemeinen die Oberfläche des Programms zusammen mit einem leeren Dokument angezeigt ( Abbildung 2.3). Eine Ausnahme machen hier die Programme BASE und IMPRESS, aber darauf gehen wir später noch ein. Machen Sie sich vor der Arbeit an einem Dokument zunächst mit den typischen Elementen dieser Oberfläche vertraut. Im Folgenden werden diese Elemente kurz vorgestellt, Details werden dann in den einzelnen Kapiteln im jeweiligen Funktionszusammenhang erläutert.

Das Programm wird in einem Anwendungsfenster angezeigt. Innerhalb dieses Fensters werden alle Elemente des Programms wiedergegeben. Das Fenster kann die gesamte Bildschirmfläche ausfüllen, aber auch so weit verkleinert werden, dass daneben auch andere unter Windows laufende Anwendungen auf dem Bildschirm sichtbar sind.

Die Titelleiste des Fensters enthält den Programm- und den vorläufigen Dokumentnamen – Unbenannt, zusammen mit einer daran angehängten Zahl. Ganz links fin-

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den Sie das Symbol zum Öffnen des Systemmenüs und ganz rechts die Schaltflächen zum Regeln der Fensterdarstellung sowie zum Schließen des Fensters.

Abbildung 2.3: Die Oberfläche eines OpenOffice.org-Programms – hier WRITER

Die Leisten unterhalb der Titelleiste beinhalten die Elemente zur Programmsteuerung: die Menüleisten und die Symbolleisten. Die Menüleiste enthält die Namen der Menüs, mit denen Sie Befehle zur Steuerung geben können. In den Symbolleisten darunter finden Sie diverse Schaltflächen, über die häufig verwendete Befehle durch einfaches Anklicken mit der Maus ausgeführt werden können ( unten).

In der Statusleiste am unteren Rand des Fensters werden unter anderem Hinweise zum Programmablauf – wie der Status bestimmter Tasten, die Position der Schreibmarke usw. – angezeigt. Die Elemente unterscheiden sich je nach Programm und werden später beschrieben.

Den Großteil des Bildschirms nimmt der Dokumentbereich des Programms ein. Hier geben Sie den Inhalt Ihres Dokuments ein. Mithilfe der vertikalen und der horizontalen Bildlaufleisten und der darin integrierten Bildlauffelder können Sie den im Arbeitsbereich angezeigten Bereich verschieben.

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Manche dieser Elemente der Oberfläche können Sie über das ANSICHT-Menü und das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS abschalten, wieder einschalten und auch an Ihre speziellen Arbeitsgewohnheiten anpassen.

Menüs Mit Menübefehlen übermitteln Sie Anweisungen an das Programm. OpenOffice.org benutzt zwei Grundtypen von Menüs: die Menüs in der Menüleiste und Kontextmenüs zu verschiedenen Bildschirmelementen.

Menüs der Menüleiste Über die Menüleiste können Sie die wichtigsten Befehle zur Steuerung des Programms aufrufen. Klicken Sie hierzu zunächst auf den betreffenden Menünamen in der Menüleiste. Daraufhin wird das Menü aufgeklappt und die einzelnen Befehle werden – teilweise mit den dafür gültigen Tastaturkürzeln – angezeigt ( Abbildung 2.4). Bewegen Sie nun den Mauszeiger auf den gewünschten Befehl und klicken Sie ihn dann an, um ihn auszuführen. Ansonsten gelten für die Arbeit mit den Menüs die üblichen Regeln:

Die Mehrzahl der Menübefehle wird nach dem Aufrufen sofort ausgeführt. Eine Ausnahme bilden die Befehle, die mit drei Punkten enden, nach deren Wahl ein Dialogfeld mit weiteren Optionen angezeigt wird.

Bei Menübefehlen, die rechts mit einem kleinen Dreiecksymbol versehen sind, erscheint nach der Anwahl ein Untermenü, in dem Sie den Befehl weiter spezifizieren müssen.

Einige Menübefehle dienen als Umschalter: Die erste Wahl schaltet eine Funktion ein, die zweite die Funktion wieder aus. Dass eine Funktion eingeschaltet ist, erkennen Sie an einem Häkchen neben dem Befehl.

Manche Menübefehle sind manchmal abgeblendet, das heißt etwas blasser dargestellt. Solche nicht aktiven Befehle können in der aktuellen Programmsituation nicht angesprochen werden. Was in den Menüs angezeigt wird, können Sie über den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS einstellen.

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Abbildung 2.4: Das ANSICHT-Menü beinhaltet Befehle zum Anzeigen

Kontextmenüs Für bestimmte Teile des Bildschirms können Sie so genannte Kontextmenüs einblenden lassen, in denen die wichtigsten Befehle zu diesem Programmelement zusammengefasst sind. Sie zeigen ein Kontextmenü an, indem Sie den Mauszeiger auf eine bestimmte Stelle auf der Arbeitsfläche setzen und dann mit der rechten Maustaste klicken ( Abbildung 2.5).

Abbildung 2.5: Kontextmenüs fassen die ein Element betreffenden Befehle zusammen

Dialogfelder Drei Punkte hinter einem Menübefehl zeigen an, dass der Befehl nicht unmittelbar nach dem Wählen ausgeführt, sondern zunächst ein Dialogfeld angezeigt wird. Beispiele hierfür sind die Befehle SEITE EINRICHTEN oder SPEICHERN UNTER im Menü DATEI. Solche Dialogfelder dienen dazu, verschiedene, in Gruppen zusammengefasste Einstellungen zu einem bestimmten Themenbereich vorzunehmen und diese dann gemeinsam zu bestätigen. Nach Abschluss der Einstellungen in einem Dialogfeld

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müssen Sie diese entweder durch Anklicken der Schaltfläche OK im Programm übernehmen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen ablehnen. Beim Ablehnen werden auch jene Änderungen verworfen, die Sie gegebenenfalls auf anderen Registerkarten dieses Dialogfelds vorgenommen haben.

Abbildung 2.6: Über Dialogfelder legen Sie Einstellungen fest

In einem Dialogfeld finden Sie verschiedene Möglichkeiten, Programmoptionen einzustellen: Registerkarten, Kontrollkästchen, Optionsgruppen, Textfelder, Drehfelder, Listenfelder und mehr.

Symbolleisten In einer Symbolleiste finden Sie Schaltflächen, über die häufig verwendete Befehle durch einfaches Anklicken direkt ausgeführt werden können – ohne vorher ein Menü aufklappen zu müssen. Die Bedeutung einer Schaltfläche in einer Symbolleiste erfahren Sie, wenn Sie den Mauszeiger darauf ruhen lassen – sie wird dann in einer zusätzlichen Box angezeigt ( Abbildung 2.7).

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Abbildung 2.7: Die Bedeutung der Schaltflächen wird angezeigt

Einige Symbole darin haben die Funktion eines Umschalters: Diese können aktiviert oder deaktiviert sein. Den aktivierten Zustand erkennen Sie an der hervorgehobenen Darstellung. Andere Symbole verfügen über eine kleine nach unten weisende Pfeilspitze. Nach einem Klick darauf wird eine Liste aufgeklappt, in der Sie ein Element auswählen können. Die Mehrzahl dieser Listen können Sie aus der Symbolleiste lösen, indem Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste einer solchen setzen und das Element von der Symbolleiste wegschieben. Die Liste bleibt dann für weitere Arbeit auf dem Bildschirm sichtbar. Ein Doppelklick auf die Titelleiste setzt sie zurück.

Über die kleine Schaltfläche am rechten Rand einer Symbolleiste können Sie diese aus ihrer Verankerung lösen und an eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm verschieben. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf die Marke an linken Rand der Leiste und verschieben dann die Leiste bei gedrückt gehaltener Maustaste. Eine nicht verankerte Symbolleiste können Sie beliebig auf der Arbeitsfläche bewegen. Ebenso lassen sich Breite und Höhe verändern. Um sie wieder zu verankern, doppelklicken Sie auf ihre Titelleiste.

Über die kleine Schaltfläche am rechten Rand einer Symbolleiste öffnen Sie ein Menü mit zusätzlichen Befehlen zur Leiste. Beispielsweise können Sie über SICHTBARE SCHALTFLÄCHEN regeln, welche der für die Symbolleisten verfügbaren Schaltflächen aktuell angezeigt werden sollen ( Abbildung 2.8).

Abbildung 2.8: Schaltflächen einer Symbolleiste können ein- und ausgeblendet werden

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Symbolleisten anzeigen Standardmäßig werden in den meisten OpenOffice.org-Programmen zumindest zwei Symbolleisten angezeigt – die Standard-Symbolleiste und die Format-Symbolleiste. Welche Symbolleisten für die Arbeit an einer aktuellen Aufgabe zusätzlich notwendig oder sinnvoll sind, regeln die Programme selbständig. Sie können aber die Anzeige auch selbst ein- und ausschalten. Das tun Sie über das Dialogfeld zum Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT. Aktivieren Sie im jeweiligen Listenfeld die anzuzeigenden Leisten ( Abbildung 2.9). Aktivierte Leisten werden mit einem kleinen Häkchen gekennzeichnet. Die hier gewählte Einstellung bleibt auch nach einem Neustart des Programms wirksam.

Abbildung 2.9: Symbolleisten können ausgewählt werden – hier im Programm WRITER

Die Symbolleiste Standard Die Schaltflächen der Standard-Symbolleiste bieten schnellen Zugriff auf die wichtigsten Befehle. Die darin angezeigten Schaltflächen sind im Wesentlichen bei allen Programmen des Pakets gleich, deswegen können wir sie hier allgemein abhandeln ( Tabelle 2.1). Auf Unterschiede werden wir an den entsprechenden Stellen eingehen. 39


Symbol

Name und Wirkung Neu – Ein Klick auf die Schaltfläche erstellt ein neues, leeres Dokument im aktuellen Programm. Über die dazugehörende Liste können Sie auch Dokumente für andere Programme erstellen ( Kapitel 3). Öffnen – zeigt das Dialogfeld Öffnen an, über das Sie eine gespeicherte Datei öffnen können ( Kapitel 3). Speichern – speichert das aktuelle Dokument. Das Symbol ist erst verfügbar, nachdem Sie Eingaben im Dokument gemacht haben. Im Fall eines bisher noch nicht gespeicherten Dokuments wird nach einem Klick das Dialogfeld Speichern unter angezeigt ( Kapitel 3).

Dokument als E-Mail – startet den E-Mail-Editor, über den Sie Ihr Dokument als E-Mail versenden können ( Kapitel 24). Datei bearbeiten – schaltet den Bearbeitungsmodus ein oder aus. Ist der Modus ausgeschaltet, ist das Dokument schreibgeschützt. Das Symbol ist erst nach einem ersten Speichern verfügbar. Direktes Exportieren als PDF – exportiert das aktuelle Dokument direkt als PDF -Datei. Dabei wird kein Einstellungsdialog angezeigt. Datei direkt drucken – startet den Ausdruck des aktuellen Dokuments mit den Standardeinstellungen.

Seitenansicht – zeigt das aktuelle Dokument in der Seitenansicht an. Benutzen Sie diese Darstellung vor einem Ausdruck. Rechtschreibung – startet die Prüfung des Dokuments auf Rechtschreibfehler

( Kapitel 4).

Automatisch prüfen – Rechtschreibfehler werden im Dokument rot unterstrichen. Wenn Sie den Mauszeiger auf ein so markiertes Wort setzen, können Sie das Kontextmenü öffnen und eine Liste der empfohlenen Korrekturen abrufen ( Kapitel 4).

Ausschneiden – verlagert den vorher markierten Bereich in die Zwischenablage. Erst verfügbar, wenn ein Bereich markiert ist. Kopieren – kopiert einen vorher markierten Bereich in die Zwischenablage. Erst verfügbar, wenn ein Bereich markiert ist. Einfügen – fügt den zuletzt in der Zwischenablage gespeicherten Inhalt an der Markierung ein. Erst verfügbar, wenn die Zwischenablage einen Inhalt besitzt. Über das Listenfeld können Sie verschiedene Optionen zum Einfügen auswählen.

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Symbol

Name und Wirkung Format übertragen – kopiert ein Format von einem Zellbereich auf einen anderen ( Kapitel 5). Rückgängig – macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Durch einen Klick auf den Pfeil öffnen Sie eine Liste, über die Sie mehrere der zuletzt ausgeführten Aktionen in einem Schritt rückgängig machen können.

Wiederherstellen – führt eine rückgängig gemachte Aktion wieder aus. Durch einen Klick auf den Pfeil öffnen Sie eine Liste, über die Sie mehrere der zuletzt rückgängig gemachten Aktionen in einem Schritt wiederherstellen können.

Hyperlink – fügt einen Hyperlink an der markierten Stelle ein ( Kapitel 8). Tabelle – erlaubt das Einfügen einer Tabelle durch Auswählen der gewünschten Anzahl von Zeilen und Spalten ( Kapitel 6). Zeichenfunktionen anzeigen – zeigt die Symbolleiste Zeichnen an. Nach der Wahl können Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste Linien und Formen im Dokument zeichnen ( Kapitel 22). Suchen & Ersetzen – öffnet das Dialogfeld Suchen & Ersetzen, über das Sie im Dokument nach Elementen suchen und diese durch andere ersetzen können ( Kapitel 4).

Navigator – aktiviert und deaktiviert den Navigator. Der Navigator ist ein verankerbares Fenster ( Kapitel 4). Gallery – zeigt die Gallery an, über die Sie ClipArt-, Foto-, Audio- und Videodateien in das Dokument einfügen können ( Kapitel 6). Datenquellen – führt die in OpenOffice.org verfügbaren Datenbanken auf und ermöglicht Ihnen die Verwaltung der Datenbankinhalte ( Kapitel 7). Steuerzeichen – blendet die nicht druckbaren Steuerzeichen – beispielsweise für Leerzeichen oder das Absatzende – ein oder aus ( Kapitel 4). Maßstab – öffnet das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie den Vergrößerungsmaßstab für die Bildschirmanzeige steuern können.

Tabelle 2.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Standard

Die Symbolleiste Format Auch die Symbolleiste Format wird standardmäßig in allen Programmen des Pakets angezeigt. Über die darin enthaltenen Schaltflächen regeln Sie die optischen Eigen-

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schaften des im Dokument gerade markierten Elements – beispielsweise die Schriftart. Im Gegensatz zur Symbolleiste Standard können die hier angezeigten Schaltflächen auch innerhalb eines Programms des Pakets wechseln – je nachdem, welche Art von Objekt Sie gerade markiert haben. Einige Schaltflächen finden Sie aber in fast jeder Situation ( Tabelle 2.2). Symbol

Name und Wirkung Schriftname – zeigt die an der aktuellen Cursorposition gewählte Schriftart an. Ein Klick auf den Dropdown-Pfeil öffnet ein Listenfeld mit den verfügbaren Schriftarten. Wählen Sie hier die gewünschte Schriftart aus. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um durch die Liste zu blättern. Schriftgröße – zeigt die Schriftgröße an der durch die Einfügemarke markierten Stelle an. Ein Klick auf den Dropdown-Pfeil öffnet das Listenfeld mit den verfügbaren Schriftgrößen. Wählen Sie die gewünschte Schriftgröße aus. Fett – formatiert den markierten Textbereich fett beziehungsweise entfernt dieses Format.

Kursiv – formatiert den markierten Textbereich kursiv beziehungsweise entfernt dieses Format. Unterstrichen – formatiert den markierten Textbereich unterstrichen beziehungsweise entfernt dieses Format.

Linksbündig – setzt die Ausrichtung des aktuellen Absatzes auf linksbündig.

Zentriert – setzt die Ausrichtung des aktuellen Absatzes auf zentriert. Rechtsbündig – setzt die Ausrichtung des aktuellen Absatzes auf rechtsbündig.

Blocksatz – setzt die Ausrichtung des aktuellen Absatzes auf Blocksatz. Zeichenfarbe – zeigt die Schriftfarbe an der durch die Einfügemarke markierten Stelle an. Ein Klick auf den Dropdown-Pfeil erlaubt die Wahl einer anderen Farbe.

Zeichenhintergrund – hinterlegt den markierten Bereich mit der gewählten Farbe; in der Palette, die Sie über den Dropdown-Pfeil öffnen, stehen verschiedene Farben zur Auswahl.

Tabelle 2.2: Die Funktionen einiger Schaltflächen der Symbolleiste Format

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Fensterdarstellungen

Einige dieser Schaltflächen arbeiten als Umschalter: Ein erstes Anklicken schaltet das Format ein, ein zweites schaltet es wieder aus. Beachten Sie, dass beispielsweise die Schaltflächen Fett, Kursiv und Unterstrichen nicht nur alternativ, sondern auch gleichzeitig aktiviert werden können – Sie können also auch einen unterstrichenen kursiven Fettdruck einstellen.

Ganzer Bildschirm Um den größtmöglichen Dokumentausschnitt auf dem Bildschirm anzuzeigen, können Sie die Menü- und Statusleiste sowie die im Programm angezeigten Symbolleisten kurzzeitig ausblenden. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie viel Text eingeben und sich nicht mit Aufgaben wie der Formatierung beschäftigen wollen. Wählen Sie dazu den Befehl GANZER BILDSCHIRM im Menü ANSICHT oder drücken Sie (Strg)+(ª)+(J). Die Leisten verschwinden und eine kleine Symbolleiste wird eingeblendet. Zur Rückkehr zum Standardmodus klicken Sie auf die darin enthaltene Schaltfläche Ganzer Bildschirm.

Tipp Auch in diesem Modus können Sie ein Menü aufrufen, indem Sie die (Alt)Taste zusammen mit der Taste für den Anfangsbuchstaben des Menüs drücken. Beispielsweise führt (Alt)+(A) zur Anzeige des Menüs ANSICHT.

Fensterdarstellungen Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, werden diese automatisch in separaten Fenstern angezeigt. Durch eine geeignete Anordnung unterschiedlicher Fenster auf dem Bildschirm können Sie sich viel Arbeit sparen. Die Befehle zum Arbeiten mit Fenstern sind im Menü FENSTER zusammengefasst ( Abbildung 2.10). Auch wenn Sie verschiedene Programme des Pakets geöffnet haben, werden dort in jedem Programm alle geöffneten Dokumente – unabhängig vom Programm – angezeigt. Das gerade aktive Dokument ist dort mit einem Punkt gekennzeichnet. Diese Auswahl können Sie natürlich auch über die Windows-Taskleiste vornehmen.

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Abbildung 2.10: Über das Menü FENSTER regeln Sie die Anzeige – WRITER und CALC

Mithilfe der drei Schaltflächen rechts oben in der Titelleiste eines Fensters können Sie die Anzeige zwischen den bei Windows üblichen Formen Fenster, Vollbild und Symbol wechseln.

Standardbefehle Einige Menübefehle finden Sie in allen OpenOffice.org Office-Programmen und auch bei praktisch allen unter Windows laufenden Anwendungen. Dazu gehören die Einstellung des Vergrößerungsmaßstabs zur Bildschirmanzeige sowie die Rücknahme und die Wiederherstellung von Befehlen und Aktionen.

Befehle rückgängig machen Die Programme merken sich während der Arbeit an einem Dokument Ihre durchgeführten Aktionen – wie Befehle und Eingaben. Das bedeutet, dass Sie die meisten Eingaben und Befehle auch wieder rückgängig machen können. Falls Sie also einen Befehl irrtümlich aufgerufen oder eine falsche Eingabe vorgenommen haben, können Sie dies über RÜCKGÄNGIG … im Menü BEARBEITEN widerrufen. Die zuletzt durchgeführte Aktion wird dann rückgängig gemacht. Ein weiteres Ansprechen von RÜCKGÄNGIG … widerruft die vorletzte Aktion usw. Denselben Effekt erfüllt ein Klick auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standard-Symbolleiste. Über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche können Sie auch mehrere nacheinander ausgeführte Befehle oder Eingaben in einem Arbeitsschritt widerrufen ( Abbildung 2.11). Mehrere hintereinander durchgeführte Aktionen können nur insgesamt widerrufen werden. Es ist also beispielsweise nicht möglich, lediglich die fünftletzte Aktion zu widerrufen; Sie müssen in diesem Fall alle fünf zuletzt getätigten Aktionen rückgängig machen.

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Standardbefehle

Abbildung 2.11: Sie können mehrere Befehle rückgängig machen oder wiederherstellen

Auch beim Rückgängigmachen kann man sich irren. Um den zuletzt rückgängig gemachten Befehl wieder gültig zu machen, wählen Sie WIEDERHERSTELLEN … im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste. Wie beim Rückgängigmachen können Sie über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche mehrere rückgängig gemachte Befehle in einem Schritt wiederherstellen.

Tipp Die Anzahl der Schritte, die sich OpenOffice.org zum Rückgängigmachen merken soll, können Sie einstellen: Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter OpenOffice.org zum Bereich Arbeitsspeicher. Die Option Rückgängig bestimmt, wie viele Arbeitsschritte maximal rückgängig gemacht werden können.

Der Vergrößerungsmaßstab Über die Zoomfunktion des Programms können Sie festlegen, in welchem Maße das Dokument auf dem Bildschirm vergrößert beziehungsweise verkleinert dargestellt werden soll. Wenn Sie die Anzeige vergrößern, können Sie Text und Zahlen besser lesen, wenn Sie sie verkleinern, sehen Sie mehr vom Dokument. Zum Einstellen des Vergrößerungsfaktors wählen Sie den Befehl ZOOM im Menü ANSICHT ( Abbildung 2.12). Auch über die Schaltfläche Maßstab in der Standard-Symbolleiste können Sie dieses Dialogfeld anzeigen lassen.

Die häufig verwendeten Darstellungsmodi können Sie durch Wählen von 100 %, 150 %, 75 % usw. einstellen. Im Feld Stufenlos können Sie aber auch einen Zahlenwert eingeben.

Die beiden ersten Optionen im Dialogfeld regeln den Maßstab in Abhängigkeit des eingestellten Seitenformats. Ganze Seite zeigt die aktuelle Seite vollständig

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auf dem Bildschirm an. Bei Wahl von Seitenbreite wird die aktuelle Seite in ihrer ganzen Breite angezeigt. Dabei ist der obere oder der untere Seitenrand unter Umständen nicht sichtbar.

Abbildung 2.12: Im Dialogfeld Maßstab können Sie die Vergrößerung einstellen

Kopieren und Verschieben Die Grundbegriffe des Verschiebens und Kopierens von Elementen sind Ihnen wahrscheinlich schon bekannt. Um diese Aufgaben abwickeln zu können, müssen Sie die Wirkung von drei Funktionen kennen, mit denen Sie diese Aktionen durchführen können: Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Sie finden dafür Befehle im Menü BEARBEITEN und entsprechende Schaltflächen in der Symbolleiste Standard ( Tabelle 2.3). Symbol

Name und Wirkung Ausschneiden – Wenn Sie einen markierten Bereich ausschneiden, wird dieser aus dem Dokument entfernt und in der Zwischenablage abgelegt. Kopieren – Auch beim Kopieren wird der markierte Bereich in die Zwischenablage verschoben, verbleibt aber auch – im Gegensatz zum Ausschneiden – an seiner ursprünglichen Stelle im Dokument. Einfügen – Wenn sich durch ein vorheriges Ausschneiden oder Kopieren ein Element in der Zwischenablage befindet, können Sie es an einer beliebigen Stelle im selben oder in einem anderen Dokument wieder einfügen. Über das zur Schaltfläche gehörende Listenfeld können Sie auswählen, als was der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll. Die Optionen unterscheiden sich je nach dem Inhalt der Zwischenablage.

Tabelle 2.3: Drei Schaltflächen werden zum Kopieren und Verlagern benutzt

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Programmeinstellungen

Durch Einsatz einer Kombination dieser Funktionen können Sie Bereiche verschieben oder kopieren. In jedem Fall müssen Sie den Bereich vor einer Kopieren-/Verschieben-Aktion markieren.

Um ein Element zu verschieben, wählen Sie nach dem Markieren den Befehl AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN oder Sie klicken auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Das Element verschwindet daraufhin vom Bildschirm. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle, an die der Bereich verschoben werden soll. Wählen Sie nun im Menü BEARBEITEN den Befehl EINFÜGEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Das Element erscheint daraufhin an der gewählten Stelle.

Um ein Element zu kopieren, markieren Sie es und wählen den Befehl KOPIEREN im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Klicken Sie dann auf die Stelle, an der der kopierte Bereich erscheinen soll, und wählen Sie EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Daraufhin wird eine Kopie des markierten Elements an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Wenn Sie an der Zielstelle vor dem Einfügen einen Bereich markieren, wird der im Bereich markierte Text durch den kopierten/verschobenen Text ersetzt.

Programmeinstellungen Die Angaben in diesem Buch beziehen sich im Wesentlichen auf die Grundeinstellungen, mit denen das Programm nach der Installation eingerichtet ist. Alle Programme bieten zusätzlich eine große Zahl an Möglichkeiten, die Verhaltensweisen an die Bedürfnisse Ihrer täglichen Arbeit optimal anzupassen. Die Vielfalt dieser Möglichkeiten zur Variation des Programmverhaltens ist so groß, dass auf eine ausführliche Darstellung verzichtet werden muss. Auf die wichtigsten wird aber an den entsprechenden Stellen der folgenden Kapitel hingewiesen. Den Zugang zu diesen Programmeinstellungen finden Sie in allen Programmen über die Dialogfelder zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Sie öffnen damit ein Dialogfeld, über das Sie die Programmeinstellungen für alle Programme ändern können ( Abbildung 2.13). Öffnen Sie darin die Knoten in der Liste im linken Bereich des Dialogfelds durch Klicks auf die angezeigten Schaltflächen mit den Pluszeichen. Die Einstellmöglichkeiten zu den einzelnen Bereichen werden dann rechts angezeigt. Nehmen Sie hier die gewünschten

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Änderungen vor und bestätigen Sie über OK. Eine Änderung wird in der Mehrzahl der Fälle sofort im Programm wirksam. Manchmal ist aber erst ein Neustart notwendig.

Abbildung 2.13: Auf den Registerkarten nehmen Sie die Einstellungen vor

Beispielsweise können Sie regeln, was auf dem Bildschirm wie angezeigt werden soll. Navigieren Sie dazu unter OpenOffice.org zum Bereich Ansicht ( Abbildung 2.10).

Abbildung 2.14: Zur Ansicht gibt es Optionen

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Programmhilfen

Unter Skalierung bestimmen Sie die Größe von Schriften in Dialogfeldern, Symbolbeschriftungen und anderen Anzeigen. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf den von Ihnen eingegebenen Text. Sie betrifft lediglich die in der Benutzeroberfläche angezeigten Schriften. Symbolgröße definiert eine Größe für die Symbole in der Symbolleiste. Automatisch stellt darin die Menüs in der vom System eingestellten Schriftgröße dar.

Unter Menü können Sie wählen, ob Schaltflächensymbole und momentan inaktive Menüeinträge in den Menüs mit angezeigt werden sollen.

Unter der Liste der Schriftarten können Sie angeben, dass in den Listenfeldern zu den Schaltflächen der Symbolleiste Format die Namen zur Auswahl stehender Schriften in der jeweiligen Schrift angezeigt werden. Haben Sie Benutzte Schriftarten anzeigen aktiviert, werden in den entsprechenden Auswahlfeldern ganz oben die letzten fünf Schriftarten separat angezeigt, die Sie im aktuellen Dokument zugewiesen haben.

Im Bereich Wiederherstellen können Sie über Bearbeitungsansicht fordern, dass die zuletzt verwendete Dokumentenansicht und weitere Ansichtseigenschaften in OpenOffice.org bei einem weiteren Öffnen wiederhergestellt werden sollen. Geöffnete Fenster legt fest, ob die beim Beenden aktuell geöffneten Fenster bei einem erneuten Starten von OpenOffice.org wiederhergestellt werden sollen.

Programmhilfen Denken Sie bei Problemen während Ihrer Arbeit mit OpenOffice.org immer daran, dass das Programm über ein umfangreiches Hilfesystem verfügt, das Sie jederzeit aufrufen können. Den zusammenfassenden Zugang zu den Instrumenten dieses Hilfesystems bieten die Befehle im Menü HILFE ( Abbildung 2.15).

Abbildung 2.15: Das Menü HILFE liefert den Zugang zu den Programmhilfen

Nach Wählen des Befehls OPENOFFICE.ORG HILFE oder nach Drücken von (F1) wird die Programmhilfe in einem separaten Fenster eingeblendet. Das Dialogfeld verfügt über

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mehrere Registerkarten, die Sie gezielt einsetzen sollten. Auf allen Registerkarten finden Sie in der oberen linken Ecke ein Feld, über das Sie wählen können, zu welchem der Programme in OpenOffice.org Sie Hilfe wünschen. Standardmäßig wird immer der Hilfebereich zu dem Programm angezeigt, aus dem heraus Sie die Hilfe aufgerufen haben. Sie können aber über das Listenfeld in der oberen linken Ecke des Fensters immer zu anderen Programmen des Pakets wechseln. Der Wechsel von der automatisch gewählten Einstellung ist gegebenenfalls dann notwendig, wenn Sie mehrere OpenOffice.org-Programme geöffnet haben.

Inhaltsverzeichnis zur Hilfe Die auf Ihrem Rechner vorhandenen Hilfeinformationen zu OpenOffice.org können Sie anzeigen lassen, indem Sie das Register Inhalte wählen ( Abbildung 2.16). Im linken Bereich des Fensters – dem Navigationsbereich – finden Sie eine Liste von Themen, die mit speziellen Symbolen gekennzeichnet sind. Die Trennlinie zwischen den beiden Bereichen können Sie über die Maus verschieben.

Abbildung 2.16: Das Inhaltsverzeichnis listet den Inhalt der Hilfe auf

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Programmhilfen

Ein geschlossenes Buch signalisiert, dass zu diesem Themenbereich weitere Unterthemen existieren. Doppelklicken Sie darauf, um diese anzuzeigen.

Bei einem geöffneten Buch werden die dazugehörigen Unterebenen angezeigt. Doppelklicken Sie auf das Buchsymbol, um die Unterthemen wieder auszublenden.

Das Symbol mit einem Fragezeichen steht für die unterste Ebene im Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie darauf, um das entsprechende Hilfethema im rechten Bereich des Dialogfelds anzuzeigen. Die Schaltflächen am oberen Rand des Fensters dienen zum großen Teil der Navigation im angezeigten Hilfethema ( Tabelle 2.4). Symbol

Name und Wirkung Navigationsbereich ausschalten – blendet den linken Bereich des Hilfefensters aus. Damit können Sie Hilfe- und Programmfenster gleichzeitig anzeigen lassen und so bei der Arbeit die Anweisungen lesen. Ein Klick auf Navigationsbereich anzeigen blendet ihn wieder ein. Vorherige Seite – Nachdem Sie zu einer weiteren Hilfeseite navigiert haben, können Sie darüber zur vorher angezeigten Seite zurückschalten.

Nächste Seite – schaltet zurück zur Seite, von der Sie über Vorherige Seite gewechselt haben (ist erst nach einer Ansprache von Vorherige Seite verfügbar). Startseite – zeigt die oberste Seite des Hilfesystems für das aktuelle Programm an.

Drucken – zeigt das Dialogfeld Drucken an, über das Sie die Hilfeseite zu Papier bringen können. Lesezeichen einfügen – öffnet ein kleines Dialogfeld, über das Sie eine Marke auf der aktuell gewählten Seite setzen können. Ein Klick darauf öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie der Marke einen Namen geben. Die vergebenen Marken werden dann auf der Registerkarte Lesezeichen aufgelistet. Benutzen Sie dieses Register, um schnell zu einer dieser markierten Stellen zu schalten. Auf dieser Seite suchen – öffnet das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie auf der aktuell angezeigten Seite der Hilfe nach Begriffen suchen können.

Tabelle 2.4: Die Schaltflächen im Hilfefenster dienen zur Navigation

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Suchen in der Hilfe Wenn Sie nach einem bestimmten Begriff suchen wollen, verwenden Sie die Registerkarte Suchen ( Abbildung 2.17 links).

Geben Sie in das Feld Suchbegriff einen Begriff ein, nach dem gesucht werden soll. Über die beiden Kontrollkästchen darunter können Sie angeben, ob nur nach Stellen gesucht werden soll, in denen der eingegebene Begriff als ganzes Wort – also nicht als Teil eines längeren Wortes – und/oder nur im Titel der Hilfeseiten auftaucht.

Nach einer Bestätigung über Suchen werden im Feld darunter Fundstellen angezeigt. Hier können Sie die Suche weiter präzisieren. Wählen Sie einen der hier angezeigten Themenbereiche und klicken Sie auf Anzeigen oder drücken Sie die (¢)-Taste. Die Inhalte der entsprechenden Fundstelle werden dann im rechten Fensterbereich angezeigt.

Index Wenn Sie sich bereits in der im Programm verwendeten Terminologie auskennen, führt die Registerkarte Index bei einer Suche oft eher zum gewünschten Ziel. Geben Sie unter Suchbegriff den gewünschten Begriff ein. Ist der Begriff im Index vorhanden, wird im Feld darunter die entsprechende Stelle angezeigt. Doppelklicken Sie wieder darauf, um den Inhalt im Fenster rechts anzuzeigen ( Abbildung 2.17 rechts).

Abbildung 2.17: Suchen und auch den Index können Sie zum Suchen benutzen

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Programmhilfen

Online-Hilfe Wenn Sie über die Möglichkeit der Verbindung zum Internet verfügen, stehen Ihnen zusätzliche Informationsquellen zur Verfügung: Im Fenster HILFE können Sie über den Befehl SUPPORT Hilfe und Unterstützung auf der Website www.OpenOffice.org erhalten.

Direkthilfe Nach Wahl des Befehls DIREKTHILFE im Menü HILFE wird dem Mauszeiger ein Fragezeichen hinzugefügt. Wenn Sie dann diesen Zeiger auf einen bestimmten Teil der Programmoberfläche setzen, werden zu dieser Stelle kurze Hilfeinformationen angezeigt ( Abbildung 2.18). Durch das Drücken von (Esc) können Sie diese Funktion abschalten.

Abbildung 2.18: Die Direkthilfe zeigt kurze Informationen an

Dialogfelder verfügen in der Regel über einen eigenen Zugang zur Hilfe, über den Sie Informationen zu den in diesem Dialogfeld verfügbaren Optionen erhalten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um im Hilfesystem die Seite mit vollständigen Informationen zum Inhalt des Dialogfelds zu öffnen.

Einige Dialogfelder verfügen in der Titelleiste über eine Schaltfläche mit einem Fragezeichen. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Mauszeiger zusammen mit einem Fragezeichen dargestellt. Klicken Sie dann auf die Option im Dialogfeld, zu der Sie Hilfe wünschen. Zusätzliche Hinweise werden angezeigt.

Optionen zum Hilfesystem Einige Optionen zur Funktion des Hilfesystems können Sie einstellen. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter OpenOffice.org zum Bereich Allgemein ( Abbildung 2.19).

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Abbildung 2.19: Zum Hilfesystem gibt es Optionen

Unter der Überschrift Hilfe finden Sie hier unter Tipps die Möglichkeit, dass bei bestimmten – für Sie neuen – Situationen im Programm ein Office-Assistent mit zusätzlichen Tipps in der rechten unteren Bildschirmecke angezeigt wird. Klicken Sie darauf, um die dazugehörende Hilfeseite anzeigen zu lassen. Haben Sie den Assistenten zu einer bestimmten Situation dreimal nacheinander nicht geöffnet, sondern ihn geschlossen oder automatisch schließen lassen, wird er zu dieser Situation nie wieder gezeigt. Die Situation wird aus der entsprechenden internen Liste entfernt. Mit Office-Assistent zurücksetzen können Sie die Standardliste der Situationen, bei denen der Assistent angezeigt wird, wiederherstellen.

OpenOffice.org-Programm beenden Um ein geöffnetes OpenOffice.org-Programm zu beenden, wählen Sie den Befehl BEENDEN im Menü DATEI oder Sie klicken auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste des Anwendungsfensters. Sind zu diesem Zeitpunkt OpenOffice.org-Dateien geöffnet, die noch nicht gespeicherte Daten beinhalten, müssen Sie in der eingeblendeten Abfrage festlegen, ob diese Änderungen gesichert werden sollen ( Abbildung 2.20). Mehr zum Thema Speichern erfahren Sie in Kapitel 3.

Abbildung 2.20: Vor dem Schließen wird vor einem möglichen Datenverlust gewarnt

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KAPITEL 3

Arbeiten mit Dokumenten

Kapitel 3 – Arbeiten mit Dokumenten

Die Ergebnisse Ihrer Arbeit in einem der OpenOffice.org-Programme werden in Dateien verwaltet, die als Dokumente bezeichnet werden. Die grundlegenden Techniken zum Verwalten dieser Dokumente sind bei allen Programmen (fast) identisch und entsprechen denen, die in der Arbeit mit Dokumenten in anderen Anwendungen unter Windows zur Anwendung kommen. Zu diesen Aufgaben gehören das Erstellen neuer, leerer Dokumente für weitere Aufgaben, das Speichern von Dokumenten – zusammen mit den von Ihnen eingegebenen Inhalten –, das Schließen von Dokumenten und das Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Alle Befehle für diese Verwaltungsaufgaben finden Sie im DATEI-Menü. Die am häufigsten verwendeten Verwaltungsfunktionen können Sie auch über Schaltflächen in der Symbolleiste Standard ansprechen ( Tabelle 3.1). Symbol

Name und Wirkung Neu – führt den Befehl NEU im Menü DATEI aus. Bei WRITER wird ein neues Textdokument erstellt, bei CALC eine neue Arbeitsmappe. Öffnen – führt den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI aus. Das Dialogfeld Datei öffnen wird angezeigt, aus dem Sie die gewünschte Datei auswählen können. Speichern – führt den Befehl SPEICHERN im Menü DATEI aus. Ist nur verfügbar, wenn es etwas zu speichern gibt. Bei noch nicht gespeicherten Dokumenten wird das Dialogfeld Speichern unter angezeigt.

Tabelle 3.1: Wichtige Schaltflächen zur Dokumentverwaltung in der Symbolleiste Standard

Neues Dokument erstellen Nach dem Starten eines OpenOffice.org-Programms wird in der Standardeinstellung meist ein neues, leeres Dokument angezeigt. In dieses können Sie Text oder Zahlen eingeben, Objekte einfügen etc., um es dann zu speichern und bei Bedarf beispielsweise auszudrucken. Wenn Sie während derselben Sitzung weitere Dokumente für andere Aufgaben benötigen, müssen Sie diese zuerst erstellen. Innerhalb eines OpenOffice.org-Programms können Sie zum Erstellen eines neuen Dokuments den Befehl NEU im Menü DATEI oder die gleichbedeutende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste benutzen. Dabei spielt es keime Rolle, in welchem Programm Sie gerade aktiv sind: Sie können von allen Programmen her ein neues Dokument einer beliebigen Art erzeugen. Über das Untermenü zu NEU öffnen Sie eine Liste von Alternativen für verschiedene Arten von Dokumenten. Dieselbe Liste kön-

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Neues Dokument erstellen

nen Sie durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze neben der Schaltfläche Neu anzeigen lassen ( Abbildung 3.1). Wählen Sie hierin die Art des gewünschten Dokuments aus. Ein direkter Klick auf die Schaltfläche Neu erstellt ein Dokument des Typs, an dem Sie gerade arbeiten.

Abbildung 3.1: Wählen Sie die Art des neuen Dokuments

Das Programm öffnet daraufhin ein Fenster für das Dokument, das bei OpenOffice.org standardmäßig zunächst den Namen Unbenannt mit einer daran angehängten Zahl erhält. Diese Zahl wird bei jedem neu erstellten Dokument jeweils um 1 erhöht – auf Unbenannt1 folgt Unbenannt2 usw. In den Programmen BASE und IMPRESS müssen Sie beim Erstellen neuer Dokumente noch andere Dinge beachten. Darauf werden wir später gesondert eingehen. Zum Wechsel zwischen mehreren geöffneten Dokumenten benutzen Sie die Befehle im Menü FENSTER. Statt immer mit einem leeren Dokument zu beginnen, können Sie auch eine Vorlage verwenden, in der bereits bestimmte Inhalte abgelegt sind ( folgende Abschnitte).

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Dokument speichern Um mit den in einem Dokument eingefügten Inhalten zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten zu können, müssen Sie es vor dem Schließen oder dem Beenden von OpenOffice.org speichern. Dabei müssen Sie – wie üblich – zwischen dem ersten Speichern und den weiteren Speichervorgängen unterscheiden: Beim ersten Speichern geben Sie dem Dokument einen Namen und legen fest, auf welchem Laufwerk und in welchem Ordner die Datei abgelegt werden soll; beim wiederholten Speichern sorgen Sie im Allgemeinen nur dafür, dass Erweiterungen oder Änderungen des Dokuments erhalten bleiben.

Zum ersten Mal speichern Zum ersten Speichern Ihres Dokuments wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI oder klicken auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste Standard. Legen Sie dann im Dialogfeld Speichern unter die Parameter – den Speicherort, also Laufwerk und Ordner, den Dateinamen und gegebenenfalls das Dateiformat – fest (dazu gleich mehr). Nachdem Sie das getan haben, führen Sie die Speicherung durch, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.

Der Standard unter OpenOffice.org OpenOffice.org verwendet standardmäßig eine – unserer Meinung nach gewöhnungsbedürftige – Form für die Dialogfelder zum Speichern und Öffnen von Dateien ( Abbildung 3.2).

Abbildung 3.2: Standardmäßig wird eine andere Form von Dialogfeld verwendet.

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Dokument speichern

Unter Windows XP Falls Sie sich in der Methodik, in der Microsoft unter Windows XP diese Dialogfelder organisiert, bereits auskennen, sollten Sie diese auch in OpenOffice.org verwenden – das wurde auch in diesem Buch getan ( Abbildung 3.3). Zum Ändern wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren unter OpenOffice.org zum Bereich Allgemein. Benutzen Sie die Option OpenOffice.org-Dialoge verwenden unter Öffnen/ Speichern-Dialoge, um zwischen diesen beiden Formen umzuschalten.

Abbildung 3.3: Im Dialogfeld Speichern unter legen Sie die Daten zum Speichern fest

Bei Windows XP erscheint der Speicherort in der Titelleiste des Dialogfelds und im Feld Speichern in. Standardmäßig wird der Ordner Eigene Dateien zum Speichern von Dokumenten vorgeschlagen. Dieser Ordner wird bei der Installation des Betriebssystems automatisch für jedes Benutzerkonto angelegt. Wenn Sie einen anderen Ordner als den standardmäßig eingestellten verwenden wollen, müssen Sie zuerst zu diesem navigieren. Zur Navigation zwischen Ordnern gibt es mehrere Verfahren, die sich darin unterscheiden, ob Sie zu einem untergeordneten, zu einem übergeordneten, zu einem neuen Ordner oder zu einem anderen

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Laufwerk wechseln wollen. Dabei können Sie sich in der vorhandenen Ordnerhierarchie nach oben oder nach unten bewegen und auch neue Ordner anlegen.

In der Umgebungsleiste im linken Bereich des Dialogfelds finden Sie fünf Schaltflächen, die einen schnellen Zugriff auf die Ordner ermöglichen, in denen Sie Dokumente vornehmlich speichern werden. Möchten Sie einen dieser Speicherorte verwenden, klicken Sie auf das entsprechende Symbol ( Tabelle 3.2). Symbol

Beschreibung Standardmäßig wird zunächst der Ordner Eigene Dateien gewählt. Dieser Ordner wird bei der Installation oder Einrichtung des Betriebssystems automatisch für jedes definierte Benutzerkonto angelegt. Über Zuletzt verwendete Dateien können Sie auf Dateien und Ordner zugreifen, die Sie in der letzten Zeit geöffnet hatten. Dieser Bereich ist mehr zum Öffnen von Dateien geeignet. Sie sollten den dahinter stehenden Ordner nicht zum Speichern verwenden. Über Desktop speichern Sie die Datei so, dass ihr Symbol direkt auf dem Windows-Desktop angezeigt wird. Damit können Sie diese Datei direkt vom Desktop aus per Doppelklick auf das Symbol öffnen. Allerdings führt das Speichern an diesem Ort durch die Vielzahl der Symbole schnell zu Unübersichtlichkeit. Über Arbeitsplatz wird der Inhalt des gleichnamigen Ordners im Hauptbereich des Dialogfelds angezeigt. Wahrscheinlich werden Sie diesen Systemordner selbst nicht zum Speichern benutzen. Sie können aber von hier aus schnell zu den einzelnen Speicherbereichen navigieren. Über Netzwerkumgebung können Sie Ihr Dokument unter anderem auf einem anderen Rechner innerhalb des Netzwerks sichern.

Tabelle 3.2: Über die Umgebungsleiste können Sie bestimmte Speicherorte schnell erreichen

Zur weiteren Navigation zwischen Ordnern gibt es mehrere Verfahren, die sich darin unterscheiden, ob Sie zu einem untergeordneten, zu einem übergeordneten, zu einem neuen Ordner oder zu einem anderen Laufwerk wechseln wollen. Dabei können Sie sich in der vorhandenen Ordnerhierarchie nach oben oder nach unten bewegen und auch neue Ordner anlegen ( Tabelle 3.3).

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Dokument speichern

Element

Beschreibung Die zum aktuellen Ordner vorhandenen Unterordner werden im Hauptbereich des Dialogfelds aufgelistet. Ist beispielsweise der Ordner Eigene Dateien aktuell, finden Sie hier unter anderem die Unterordner Eigene Bilder und Eigene Musik. Wollen Sie einen dieser Unterordner zum aktuellen machen, doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol. Außerdem werden hier die im aktuellen Ordner bereits gespeicherten Dokumente angezeigt. Welche Art von Dateien angezeigt wird, können Sie über das Listenfeld Dateityp festlegen. Um einen anderen Ordner oder ein anderes Laufwerk einzustellen, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil rechts neben dem Feld Speichern in. Daraufhin wird ein Listenfeld geöffnet, in dem Sie mit einem Mausklick den gewünschten Ordner oder das Laufwerk einstellen können. Wollen Sie beispielsweise einen Ordner auf einem anderen Laufwerk ansteuern, klicken Sie auf die entsprechende Laufwerksbezeichnung. Die oberste Ebene der Ordnerstruktur innerhalb dieses Laufwerks wird dann im Hauptbereich des Dialogfelds angezeigt. Wollen Sie von dort zu einer tieferen Ebene wechseln, doppelklicken Sie auf das entsprechende Ordnersymbol. Mit der Schaltfläche Eine Ebene nach oben können Sie die zum gerade aktuellen Ordner übergeordnete Ebene aktuell machen.

Zurück zeigt – nach einem Wechsel des Ordners – den zuvor gewählten Ordner wieder an. Nach dem Öffnen des zur Schaltfläche gehörenden Listenfelds können Sie auch direkt zu einem noch früher ausgewählten Ordner zurückschalten. Ein Klick auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen legt im aktuellen Ordner einen neuen Ordner an. Weisen Sie diesem anschließend einen Namen zu. Mithilfe des Menüs zur Schaltfläche Ansichten können Sie die Form der Darstellung der Ordner und Dateien im Hauptbereich des Dialogfelds ändern. Beispielsweise liefert die Ansicht Details zusätzliche Informationen zur Größe und zum Datum des letzten Speichervorgangs.

Tabelle 3.3: Die Möglichkeiten zum Navigieren im Dialogfeld Speichern unter

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Wenn Sie Ihre Dateien in der Regel in einem speziellen Ordner speichern, müssen Sie diesen Ordner bei jedem Speichervorgang immer erst anwählen, da die Programme in der Grundeinstellung den Ordner Eigene Dateien als Standardspeicherort benutzen. In einem solchen Fall sollten Sie einen anderen Standardspeicherort festlegen. Wählen Sie dazu OPTIONEN im Menü EXTRAS. Sie finden die Möglichkeiten bei OpenOffice.org im Bereich Pfade. In der Liste rechts werden die für unterschiedliche Dateitypen verwendeten Speicherorte angezeigt ( Abbildung 3.4). Um einen davon zu ändern, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf Bearbeiten. Im dann angezeigten Dialogfeld Pfad auswählen können Sie einen anderen Ort einstellen. Ein Klick auf Standard stellt die Werkseinstellungen wieder her.

Abbildung 3.4: Ändern Sie den Standardspeicherort

Unter Windows Vista Die Methoden zur Navigation zwischen den einzelnen Ebenen der Massenspeicher haben sich mit Vista im Vergleich zu XP grundlegend geändert. Microsoft hat dabei die Chance genutzt, mit dem bisherigen Chaos an kleinen Schaltflächen in den Fenstern aufzuräumen. Benutzer dieses Betriebssystem werden aber überrascht sein, dass sich auch hier das gewohnte Erscheinungsbild zeigt ( Abbildung 3.5).

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Dokument speichern

Abbildung 3.5: Im Dialogfeld Speichern unter legen Sie die Angaben zum Speichern fest

Einige kleine Unterschiede sind aber vorhanden:

In der Umgebungsleiste finden Sie statt Arbeitsplatz und Eigene Dateien hier die Bezeichnung Computer und den Namen des persönlichen Ordners des gerade aktiven Benutzers.

Standardmäßig ist der Ordner Dokumente eingestellt, der bei der Installation oder beim Einrichten der Benutzerkonten für jeden Benutzer als Unterverzeichnis zum persönlichen Ordner angelegt wurde.

Dateiname Beim Aufrufen des Dialogfelds Speichern unter wird automatisch das Feld Dateiname markiert. Sie sollten hier einen Namen eingeben, der Auskunft über den Inhalt der Datei gibt – also beispielsweise nicht Brief1, sondern besser Hausverwaltung 200506-20. Sie sollten die Option Automatische Dateinamenerweiterung aktiviert halten. Das führt dazu, dass dem Dateinamen automatisch eine Erweiterung hinzugefügt wird, die der unter Dateityp vorhandenen Voreinstellung entspricht ( folgende Abschnitte). 63


Hinweis Bei der Namensvergabe für eine neue Datei müssen Sie sich an verschiedene Regeln halten, damit Windows den neuen Namen akzeptiert: Der komplette Dateiname darf bis zu 255 Zeichen lang sein. Leerzeichen im Dateinamen sind erlaubt. Die folgenden Zeichen sind in Dateinamen nicht erlaubt: /, \, >,

Findet den Suchbegriff nur, wenn er am Wortende steht.

\
, um den Assistenten mit den Standardeinstellungen zu starten.

Dokumente wählen Im zweiten Schritt wählen Sie die Dateien, die auf der Website veröffentlicht werden sollen ( Abbildung 8.9). Die Dateien können auf einen Server oder in ein lokales Verzeichnis geladen werden.

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Web-Assistent

Abbildung 8.9: Wählen Sie die zu veröffentlichenden Dokumente

Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die Dokumente im Dialogfeld Öffnen aus. Wenn Sie die Taste (Strg) gedrückt halten, können Sie mehrere Dokumente markieren. Nach der Bestätigung werden die gewählten Dokumente im Feld Dokumentliste aufgelistet.

Der Assistent kann Dokumente vor dem Hochladen auf den Server in das HTMLund PDF-Format sowie – in einigen Fällen – in das Flash-Format konvertieren. Markieren Sie dazu das umzuwandelnde Dokument in der Liste und nutzen Sie die Optionen im Feld Exportieren im Dateiformat. Die einzelnen Dokumente können unterschiedlich konvertiert werden.

Die Reihenfolge in dieser Liste legt auch die Reihenfolge fest, in der Hyperlinks zu den Dokumenten auf der Indexseite Ihrer Website angezeigt werden. Über die beiden Schaltflächen rechts neben der Liste der Dokumente können Sie das gerade markierte Dokument innerhalb der Liste nach oben oder nach unten verschieben.

Unter Titel geben Sie für das ausgewählte Dokument einen Titel ein. Der Titel erscheint auf der Indexseite Ihrer Website als Hyperlink zum ausgewählten Dokument.

Über Zusammenfassung können Sie eine Beschreibung für das ausgewählte Dokument eingeben.

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Kapitel 8 – Mit Webseiten arbeiten

Hauptlayout Der dritte Schritt ist mit Hauptlayout überschrieben ( Abbildung 8.10). Wählen Sie hier die Dokumentvorlage, die Sie für die Formatierung des Layouts der Indexseite Ihrer Website verwenden möchten. Diese Dokumentvorlage definiert die Textformatierung und die Position von Elementen auf der Seite. Einige der verfügbaren Layouts nutzen Frames. Sie sollten die Auswahl mit Bedacht vornehmen, da Änderungen später nur schwer zu realisieren sind.

Abbildung 8.10: Wählen Sie das Hauptlayout

Layoutdetails Auf der folgenden Seite des Assistenten können Sie die Layoutoptionen für die Indexseite Ihrer Website angeben ( Abbildung 8.11). Aktivieren Sie zunächst im oberen Bereich die Elemente, die im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen. Unter Layout für Bildschirmauflösung optimieren können Sie die Webseite für die Anzeige auf bestimmte Auflösungen einstellen lassen.

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Web-Assistent

Abbildung 8.11: Geben Sie die Feinheiten des Layouts an

Formatvorlage Im folgenden Schritt wählen Sie eine Vorlage für die Indexseite ( Abbildung 8.12).

Abbildung 8.12: Legen Sie die Formate fest

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Über Formatvorlage wählen Sie das Farbschema für die Indexseite. Testen Sie einfach mehrere Alternativen aus. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Auswählen in der Zeile Hintergrundgrafik können Sie ein Hintergrundbild für die Indexseite wählen. Die Auswirkungen Ihrer Wahl werden unten im Dialogfeld skizziert.

Informationen zur Webseite Geben Sie im sechsten Schritt den Titel und Metainformationen für Ihre Website ein ( Abbildung 8.13).

Abbildung 8.13: Geben Sie weitere Informationen ein

Der eingegebene Titel wird in der Titelleiste des Webbrowsers angezeigt. Die Angaben darunter werden in einem HTML-Meta-Tag gespeichert.

Vorschau Im letzten Schritt des Assistenten geben Sie an, wo Ihre Webseite veröffentlicht werden soll. Außerdem können Sie eine Vorschau anzeigen ( Abbildung 8.14).

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Web-Assistent

Achtung Wenn Sie eine Internetverbindung über einen Proxy-Server herstellen, können Sie die FTP-Option allerdings nicht verwenden. Kontrollieren Sie die Einstellungen: Wählen Sie den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie dann zum Bereich Internet und weiter zu Proxy. Legen Sie gegebenenfalls die Einstellung im Feld Proxy-Server auf Keine fest.

Abbildung 8.14: Geben Sie an, wo veröffentlicht werden soll

Sie können die Webseite In einen lokalen Ordner, In ein ZIP-Archiv oder Auf einen Webserver per FTP speichern lassen. Dabei wird die Indexseite an dem von Ihnen angegebenen Speicherort gespeichert. Alle anderen Dateien werden innerhalb des Verzeichnisses, das die Indexseite enthält, im Verzeichnis meineWebseite, gespeichert.

Ein Klick auf Einstellen öffnet das Dialogfeld FTP-Verbindung, in dem Sie die Verbindungseinstellungen für den FTP-Server bearbeiten und testen können ( Abbildung 8.15). Unter Servername oder IP Adresse geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des FTP-Servers ein. Im Feld Benutzername geben Sie den zum Zugriff auf den FTP-Server erforderlichen Benutzernamen und unter Kennwort das Kenn-

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wort ein, das zum Zugriff auf den FTP-Server erforderlich ist. Ein Klick auf Test testet die FTP-Verbindung unter Verwendung der aktuellen Einstellungen. Über das Feld Wählen Sie ein Verzeichnis auf dem Server aus können Sie den Speicherort eines Verzeichnisses auf dem FTP-Server angeben, in dem Ihre Dateien gespeichert werden sollen.

Abbildung 8.15: Legen Sie die Einstellungen für die Übertragung zum Server fest

Ein Klick auf die Schaltfläche Vorschau öffnet Ihre Webseite im Standardwebbrowser Ihres Betriebssystems.

Wenn Sie an der Webseite später weiterarbeiten wollen, sollten Sie Einstellungen speichern … aktivieren. Damit können Sie die Einstellungen, die Sie in diesem Assistenten festgelegt haben, speichern und später wieder verwenden. Geben Sie im Feld Speichern als den Namen für die Einstellungsdatei ein. Sie können diese Einstellung bei einem weiteren Start des Assistenten im ersten Schritt auswählen. Sie brauchen dann nur noch die Schaltfläche Fertig stellen zu benutzen, um die restlichen Schritte automatisch durchführen zu lassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um die Arbeit am Assistenten zu beenden.

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KAPITEL 9

Tabellenkalkulation mit CALC

Kapitel 9 – Tabellenkalkulation mit CALC

In diesem Kapitel beginnen wir die Arbeit an der Tabellenkalkulation mit dem Programm CALC. Viele der Grundelemente dieses Programms entsprechen den schon in Kapitel 2 beschriebenen allgemeinen Elementen von OpenOffice.org. Dazu gehören beispielsweise die Menüs der Menüleiste, die Kontextmenüs, die Dialogfelder und weitere Dinge. Viele Bestandteile der Oberfläche sind natürlich an die spezielle Aufgabe dieses Programms angepasst – die Tabellenkalkulation.

Bildschirmelemente Nach dem Starten von CALC wird – nach einer kurzen Einblendung des Programmlogos – die Oberfläche des Programms in ihrer Standardeinstellung angezeigt ( Abbildung 9.1). Das Programm verfügt über einen Dokumentbereich, der eine in Spalten und Zeilen gegliederte Tabelle anzeigt. In die Zellen dieser Tabelle können Sie Texte und Zahlenwerte eingeben.

Abbildung 9.1: Die CALC-Arbeitsfläche beinhaltet diverse Elemente

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Bildschirmelemente

Die Symbolleisten Standardmäßig werden bei CALC zunächst zwei Symbolleisten angezeigt: die Standard-Symbolleiste ( Abbildung 9.2) und die Format-Symbolleiste. Andere Symbolleisten werden bei Bedarf automatisch vom Programm aktiviert. Sie können sie aber auch selbst ein- und ausschalten ( Kapitel 2).

Abbildung 9.2: Die Standard-Symbolleiste enthält häufig benutzte Funktionen

Neben den schon in Kapitel 2 angesprochenen Standardschaltflächen dieser Symbolleiste finden Sie bei CALC drei zusätzliche. Machen Sie sich zunächst deren Bedeutung vertraut ( Tabelle 9.1). Auf Details und die Besonderheiten der Symbolleiste Format werden wir später eingehen ( Kapitel 11). Symbol

Beschreibung Aufsteigend sortieren – sortiert die Daten im markierten Bereich in aufsteigender Reihenfolge ( Kapitel 12). Abfallend sortieren – sortiert die Daten im markierten Bereich in absteigender Reihenfolge ( Kapitel 12). Diagramm einfügen – fügt ein Diagramm auf Basis der vorher markierten Daten in die Tabelle ein ( Kapitel 13).

Tabelle 9.1: Die Standard-Symbolleiste verfügt bei CALC über einige zusätzliche Symbole

Der Dokumentbereich Der Bereich im Inneren des Programmfensters ist der Dokumentbereich. Er wird als Tabelle dargestellt.

Genau genommen beinhaltet ein CALC-Dokument meist nicht nur eine, sondern mehrere – standardmäßig sind es drei – Tabellen, die in einer Arbeitsmappe zusammengefasst sind. Zwischen diesen Tabellenblättern können Sie durch Klicken auf eine der Registerlaschen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 im unteren Bereich des Fensters wechseln.

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Ein Tabellenblatt selbst besteht aus einem rechteckigen Gitternetz mit 256 Spalten und 65 535 Zeilen. Die Spalten sind von links nach rechts mit den Buchstaben A bis Z beschriftet. Nach Z wird die Beschriftung mit AA bis AZ fortgeführt, dann BA bis BZ usw. bis IV. Die Zeilen sind von 1 bis 65536 nummeriert.

Die Schnittflächen der Spalten und Zeilen werden als Zellen bezeichnet. Eine Zelle ist die Grundeinheit der Tabelle. Hier werden die einzelnen Daten eingegeben. Bis zu 32 000 Zeichen können in einer Zelle eingegeben werden. Zellen werden mit den Bezeichnungen der dazugehörenden Spalte und Zeile benannt. Beispielsweise trägt die Zelle in der oberen linken Ecke – also die in der ersten Zeile der ersten Spalte – den Namen A1. Diese Angabe wird auch als Zelladresse bezeichnet.

Mindestens eine der Zellen ist immer markiert. Diese erkennen Sie an der stärkeren Umrandung. Beim Öffnen von CALC mit einer leeren Arbeitsmappe ist beispielsweise die Zelle A1 markiert. Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Zelle bewegen und dann die linke Maustaste drücken, wird diese Zelle aktiviert – und erhält eine stärkere Umrandung.

Über die Bildlaufleisten können Sie den im Fenster angezeigten Bereich der Tabelle mit den üblichen Methoden verschieben: Klicken Sie auf die entsprechende Pfeilschaltfläche, um eine weitere Zeile oder Spalte anzuzeigen; verschieben Sie das Bildlauffeld, um größere Bereiche zu überspringen. Durch Klicken auf den Bereich zwischen Bildlauffeld und Pfeilschaltflächen erreichen Sie eine Bewegung um die Breite beziehungsweise Höhe des Bildschirms. CALC stellt mehrere Ansichten für die Darstellung von Dokumenten auf dem Bildschirm zur Verfügung, die Sie in verschiedenen Stadien der Bearbeitung gezielt einsetzen können. Zwischen den jeweiligen Ansichten können Sie mithilfe der Befehle NORMAL und SEITENUMBRUCH-VORSCHAU des Menüs ANSICHT wechseln. Die beim Beenden von CALC aktive Ansicht wird auch beim erneuten Öffnen des Programms verwendet.

Die Ansicht NORMAL wird standardmäßig benutzt. Sie ist ausgerichtet auf das schnelle Arbeiten in den Tabellen auf dem Bildschirm und zeigt keine Kopf- und Fußzeilen, Seitenumbrüche und Ränder an. Diese Elemente werden im Allgemeinen erst für den Ausdruck der Tabelle wichtig.

In der Ansicht SEITENUMBRUCH-VORSCHAU werden die Seiten der Arbeitsmappe so angezeigt, wie sie gedruckt werden. Hier werden auch Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Seitenumbrüche und Ränder angezeigt ( Kapitel 11). Sie können beispielsweise Ränder und Seitenumbrüche durch Ziehen ändern.

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Bildschirmelemente

Die Statusleiste Die Statusleiste am unteren Rand des Anwendungsfensters enthält Informationen und Meldungen, die Ihnen Auskunft über den aktuellen Status des Programms geben. Machen Sie sich auch mit der Bedeutung der hier anzeigbaren Elemente – zumindest oberflächlich – vertraut ( Abbildung 9.3 und Tabelle 9.2).

Abbildung 9.3: Die Statusleiste liefert wichtige Informationen

Einige der Elemente in der Statusleiste – beispielsweise EINF oder STD – arbeiten als Umschalter. Anzeige

Name und Beschreibung Position im Dokument – zeigt die Nummer der aktuellen Tabelle in Bezug auf die Gesamtzahl der Tabellen im Tabellendokument an.

Aktuelle Seitenvorlage – zeigt die aktuelle Seitenvorlage an. Zum Bearbeiten der Formatvorlage doppelklicken Sie darauf. Zum Umschalten auf eine andere Formatvorlage klicken Sie mit der rechten Maustaste. Maßstab – zeigt den aktuellen Zoomfaktor der Seitendarstellung an. Einfügemodus – zeigt den aktuellen Einfügemodus an. Hier können Sie zwischen EINFG (für Einfügen) und ÜBER (für Überschreiben) umschalten. Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn sich der Cursor entweder in der Eingabezeile der Rechenleiste oder in einer Zelle befindet.

Auswahlmodus – zeigt den aktuellen Auswahlmodus an. Es kann zwischen STD (für Standard), ER (für Erweitern) und ERG (für Ergänzen) umgeschaltet werden.

Dokumentveränderung – Enthält das Dokument ungespeicherte Änderungen, so sehen Sie in diesem Feld ein *. Dies gilt ebenso für neue Dokumente, die noch nicht gespeichert wurden.

Standard-Formel, Datum/Zeit, Fehlermeldung – zeigt Informationen über das aktuelle Dokument an. Es wird standardmäßig die Summe der Inhalte der ausgewählten Zellen angezeigt.

Tabelle 9.2: Wichtige Anzeigen in der Statusleiste von CALC

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Blätter Bevor wir uns anschließend mit der Eingabe von Daten beschäftigen, sollten wir uns noch etwas intensiver mit den Programm- beziehungsweise Bildschirmelementen befassen, in denen Sie diese Eingaben vornehmen – den Arbeitsmappen und den Blättern darin. Die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten eines Blattes sind auch im Kontextmenü für das Blattregister zusammengefasst. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister, um es anzuzeigen ( Abbildung 9.4). Sie können darüber die Blätter benennen, kopieren und verschieben, zusätzliche Blätter einfügen oder nicht benötigte löschen.

Abbildung 9.4: Das Kontextmenü zum Blattregister beinhaltet wichtige Befehle

Navigation zwischen Blättern Von den Blättern einer Arbeitsmappe ist meist immer nur eines aktiv. Welches Blatt gerade aktiv ist, erkennen Sie an der hervorgehobenen Darstellung der Registerlasche am unteren Rand des Fensters. Nach dem Erstellen einer neuen Arbeitsmappe ist das immer das Blatt Tabelle1 ( Abbildung 9.5). Wenn Sie ein anderes Blatt anzeigen wollen – beispielsweise um darin Daten einzugeben –, müssen Sie das gewünschte Blatt über das Blattregister aktivieren, indem Sie auf die entsprechende Registerlasche klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Lasche Tabelle2, um dieses Blatt zu aktivieren und anzuzeigen.

Abbildung 9.5: Tabelle1 ist das aktive Blatt bei neuen Arbeitsmappen

262

Blätter

Aus Platzgründen sind aber am unteren Fensterrand immer nur die Registerlaschen von einigen Blättern sichtbar. Wie viele das sind, hängt auch von den Namen ab, die Sie den Blättern gegeben haben ( unten). Bei der Standardanzahl von drei Blättern pro Mappe sind alle drei Registerlaschen sichtbar. Wenn Sie später der Mappe weitere Blätter hinzufügen, sind meist einige Blattregister verdeckt. Sie können dann den Registerteiler – den kleinen senkrechten Balken vor der horizontalen Bildlaufleiste – weiter nach rechts ziehen, um mehr Blattregister anzuzeigen ( Abbildung 9.6). Das empfiehlt sich, wenn Sie beispielsweise mit vier Blättern arbeiten und oft zwischen dem ersten und dem vierten wechseln müssen.

Abbildung 9.6: Der Registerteiler ist verschiebbar

Wenn Sie aber die Registerlaschen aller Blätter in der Mappe nicht gleichzeitig anzeigen wollen, können Sie die Registerlaufpfeile benutzen, um nicht angezeigte Blattregister sichtbar zu machen ( Abbildung 9.7 und Tabelle 9.3). Diese sind aber erst dann ansprechbar, wenn Registerlaschen durch die Bildlaufleiste verdeckt werden. Das Klicken auf einen der Registerlaufpfeile verschiebt übrigens nur die in der Zeile gerade angezeigten Registerlaschen, wechselt aber nicht die aktive Tabelle. Zum endgültigen Wechseln müssen Sie anschließend noch auf die Lasche des Blattes klicken. Abbildung 9.7: Vier Schaltflächen dienen zur Navigation zwischen den Blättern Symbol

Beschreibung wählt das erste Blattregister. wählt das jeweils vorherige Blattregister (wenn vorhanden). wählt das jeweils nächste Blattregister (wenn vorhanden). wählt das letzte Blattregister.

Tabelle 9.3: Ein Klick auf ein Symbol wechselt zwischen den Blättern

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Sie können zur Wahl einer Tabelle auch den Befehl AUSWÄHLEN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN verwenden ( Abbildung 9.8).

Abbildung 9.8: Sie können die Tabelle auch über einen Menübefehl wählen

Gemeinsames Bearbeiten Sie können mehrere Blätter einer Mappe gemeinsam markieren, um sie anschließend in einem Arbeitsgang zu bearbeiten – beispielsweise löschen, ausblenden oder ein weiteres Blatt jeweils danach einfügen. Markieren Sie dazu die Blätter gemeinsam, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und dann die Registerlaschen der zu bearbeitenden Tabellen anklicken. Alle markierten Registerlaschen werden dann in weißer Farbe angezeigt ( Abbildung 9.9). Solange Sie Blätter gemeinsam markiert haben, gelten die Befehle für alle Blätter: Eine Eingabe in eine Zelle eines Blattes wird beispielsweise in allen markierten Blättern vorgenommen.

Abbildung 9.9: Mehrere Blätter können gemeinsam markiert werden

Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Blätter wieder aufzuheben und nur ein Blatt auszuwählen, klicken Sie auf die Registerlasche des gewünschten Blattes. Wollen Sie nur ein Blatt aus der gemeinsamen Markierung ausschließen, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und klicken dann auf die betreffende Registerlasche.

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Blätter

Blätter organisieren Bezüglich der Anzahl der Blätter in einer Arbeitsmappe sind Sie nicht auf die standardmäßig vorgegebene Zahl von drei beschränkt: Sie können weitere hinzufügen, aber auch nicht benötigte löschen. Außerdem können Sie Blätter kopieren und durch Verschieben in eine andere Reihenfolge bringen.

Blatt einfügen Wenn Sie ein neues Blatt in die Mappe einfügen wollen, aktivieren Sie zunächst das Blatt, vor oder nach dem Sie das neue einfügen wollen. Wählen Sie dann den Befehl TABELLE im Menü EINFÜGEN ( Abbildung 9.10).

Abbildung 9.10: Position und Anzahl können angegeben werden

Geben Sie unter Position an, ob das neue Blatt vor oder nach der aktuell markierten Tabelle eingefügt werden soll.

Unter der Überschrift Tabelle können Sie einerseits angeben, dass eine bestimmte Anzahl von Tabellen eingefügt werden soll. Andererseits können Sie über Aus Datei erstellen auch eine Tabelle aus einer Datei in die aktive Tabelle einfügen. Auswählen öffnet ein Dialogfeld für die Auswahl der gewünschten Datei. Es gleicht dem Dialogfeld Öffnen. Über die zusätzliche Option Verketten verknüpfen Sie das aktuelle Dokument mit der aus der Liste ausgewählten Tabelle.

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Das neue Tabellenblatt wird daraufhin eingefügt. Für den Namen des neuen Blattes wird die anfängliche Nummerierung fortgesetzt. Hatten Sie bisher die Blätter mit den Namen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 in Ihrer Mappe, trägt das neue den Namen Tabelle4. Wenn beim Hinzufügen eines neuen Tabellenblattes dieses an der falschen Stelle im Register erscheint, markieren Sie es zunächst und wählen dann den Befehl VERSCHIEBEN/KOPIEREN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN. Legen Sie anschließend die Stelle fest, vor der das aktuelle Blatt eingefügt werden soll ( unten).

Blatt löschen Um ein Blatt aus der Arbeitsmappe zu entfernen, aktivieren Sie dieses Blatt und wählen dann LÖSCHEN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN. Beachten Sie den anschließend angezeigten Warnhinweis, der Sie darauf aufmerksam macht, dass mit dem Blatt auch alle darin enthaltenen Daten für immer verschwinden. Mehrere Blätter können Sie in einem Arbeitsgang löschen, indem Sie sie vorher gemeinsam markieren.

Blatt verschieben oder kopieren Das Verschieben oder das Kopieren von Blättern innerhalb einer Arbeitsmappe und zwischen verschiedenen Arbeitsmappen hat meist organisatorische Gründe: Durch Verschieben können Sie die Blätter einer Mappe in die gewünschte Reihenfolge bringen – beispielsweise wichtige an den Anfang und weniger wichtige an das Ende stellen. Das Kopieren eines Blattes bietet sich an, wenn Sie bestimmte Daten in einem Blatt – beispielsweise Tabellenüberschriften – in derselben Form in weiteren Blättern verwenden wollen. Verschieben und Kopieren können Sie sowohl innerhalb einer Mappe als auch zwischen verschiedenen Mappen. In beiden Fällen können Sie direkt mit der Maus als auch mit Menübefehlen arbeiten: Zum Verschieben mit der Maus aktivieren Sie das gewünschte Blatt und verschieben es dann mittels der Maus an die gewünschte Stelle in der Blattregisterleiste. Sie können es zwischen zwei Blättern derselben oder in einer anderen geöffneten Arbeitsmappe ablegen ( Abbildung 9.11). Der zwischen den Registerlaschen angezeigte Pfeil kennzeichnet die Stelle, an der das Blatt eingefügt wird. Wollen Sie das Blatt kopieren, halten Sie während des gesamten Vorgangs die Taste (Strg) gedrückt. Dabei wird ein zusätzliches Pluszeichen neben dem Mauszeiger angezeigt.

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Blätter

Abbildung 9.11: Mit der Maus können Blätter verschoben oder kopiert werden

Zur Arbeit über das Menü markieren Sie das zu verschiebende oder zu kopierende Blatt und wählen dann den Befehl VERSCHIEBEN/KOPIEREN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN. Im Dialogfeld (fast) gleichen Namens können Sie angeben, wohin das gerade aktive Blatt kopiert oder verschoben werden soll ( Abbildung 9.12).

Abbildung 9.12: Dieselbe Aufgabe leistet das Dialogfeld Tabelle verschieben/kopieren

Über das Feld Ins Dokument können Sie angeben, welche Mappe das Blatt aufnehmen soll. Hier werden alle geöffneten Mappen angezeigt. Die zusätzliche Option neues Dokument bedeutet genau das, was Sie vermuten: Sie können darüber das Blatt in eine Arbeitsmappe verschieben oder kopieren, die dabei erst erstellt wird.

Nachdem Sie die gewünschte Mappe als Ziel ausgewählt haben, werden im Feld Einfügen vor die in dieser Mappe vorhandenen Blätter angezeigt. Markieren Sie in dieser Liste die Tabelle, vor der das Blatt eingefügt werden soll.

Ob kopiert oder verschoben werden soll, regeln Sie über das Kontrollkästchen kopieren. Ist es aktiviert, wird kopiert, anderenfalls verschoben. Nach dem Bestätigen über OK wird das Blatt entweder an die gewählte Stelle kopiert oder verschoben.

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Teilen und Fixieren Mithilfe von zwei zusätzlichen Optionen können Sie die Anzeige eines Blattes auf dem Bildschirm so verändern, dass die Eingabe und Bearbeitung von Daten in den Zellen erleichtert wird: Sie können bestimmte Zellbereiche fixieren oder das Blatt in mehrere Bereiche aufgeteilt anzeigen lassen.

Blatt teilen Sie können ein Fenster in mehrere Ausschnitte teilen und in diesen Ausschnitten unterschiedliche Bereiche des Fensters anzeigen ( Abbildung 9.13). Sie können eine solche Teilung eines Fensters über den Befehl TEILEN im Menü FENSTER bewirken. In diesem Fall müssen Sie vorher die Spalte oder Zeile beziehungsweise die Zelle markieren, an der die Teilung durchgeführt werden soll.

Abbildung 9.13: Fenster können in Ausschnitte unterteilt werden

Da die Fensterausschnitte synchronisiert sind, ist es möglich, in beiden Ausschnitten gleichzeitig einen Bildlauf durchzuführen, um die Daten in den Reihen oder Spalten zu vergleichen. In vertikal geteilten Ausschnitten wird der Bildlauf vertikal und in horizontal geteilten Ausschnitten horizontal durchgeführt. Alternativ können Sie zum Teilen die beiden Teilungsmarken unterhalb der senkrechten und rechts von der waagerechten Bildlaufleiste benutzen ( Abbildung 9.14). Wenn Sie den Mauszeiger auf eine dieser Teilungsmarken setzen, ändert sich der Zeiger in einen Doppelpfeil. Ziehen Sie dann den Fensterteiler an die gewünschte Stelle. Um die geteilten Ausschnitte anschließend zu verändern, ziehen Sie den Fensterteiler oder die Teilungsmarke an die gewünschte Stelle. Beachten Sie auch, dass mehrere Bildlaufleisten eingeblendet werden, über die Sie die in den einzelnen Ausschnitten anzuzeigenden Bereiche individuell regeln können.

268

Blätter

Abbildung 9.14: Fenster können über die Maus in Ausschnitte unterteilt werden

Um eine Teilung in einem Fenster aufzuheben, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Teil des Fensterteilers oder wählen im Menü FENSTER nochmals den Befehl TEILEN.

Bereiche fixieren Wenn Sie die Zeilen- und Spaltenüberschriften auf dem Bildschirm sehen wollen, während Sie durch eine umfangreichere Tabelle blättern, können Sie einen Ausschnitt mit den ersten Zeilen und Spalten eines Fensters auf dem Bildschirm fixieren ( Abbildung 9.15). Dazu markieren Sie in dem Blatt, in dem Sie Ausschnitte fixieren wollen, die Zelle, die unterhalb und/oder rechts von den zu fixierenden Zeilen und/ oder Spalten liegt, und wählen dann im Menü FENSTER den Befehl FIXIEREN. Als Erfolg sehen Sie zunächst nur zwei etwas stärker gezeichnete Linien in der Tabelle. Die eigentliche Wirkung erkennen Sie erst, wenn Sie zu weiter rechts und weiter unten liegenden Zellen navigieren: Die Zeilen oberhalb der Linie bleiben auf dem Bildschirm angezeigt, auch dann, wenn tiefer liegende Teile der Tabelle angezeigt werden; ebenso bleiben die Spalten links von der Linie auch dann auf dem Bildschirm angezeigt, wenn weiter rechts liegende Teile der Tabelle angezeigt werden.

Abbildung 9.15: Fixierte Bereiche bleiben immer auf dem Bildschirm angezeigt

Um eine solche Fixierung wieder aufzuheben, wählen Sie nochmals denselben Befehl im Menü FENSTER.

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Hinweis Das Fixieren von Ausschnitten hat keinen Einfluss auf das Drucken. Sie können beim Drucken aber eine ähnliche Funktion einschalten ( Kapitel 11).

Zellen und Bereiche markieren Nicht nur die Eingaben, auch viele Menübefehle beziehen sich immer auf die gerade aktive Zelle oder einen Bereich von Zellen. Durch das vorherige Markieren stellen Sie sicher, dass Sie genau die gewünschte Stelle in der Tabelle bearbeiten. Sie können eine Zelle, eine Zeile, eine Spalte, zusammenhängende Zellen, nicht zusammenhängende Zellen oder die ganze Tabelle markieren. Zum Markieren können Sie sich verschiedener Methoden bedienen.

Hinweis Durch die Verwendung der Bildlaufleisten wird zunächst nur der im Fenster angezeigte Ausschnitt der Tabelle verschoben. Um eine Zelle zu aktivieren, müssen Sie sie danach noch markieren.

Mit der Maus Am schnellsten markieren Sie eine Zelle oder einen Zellbereich mithilfe der Maus ( Abbildung 9.16). Das gilt jedenfalls dann, wenn die zu markierenden Zellen bereits in dem auf dem Bildschirm angezeigten Ausschnitt der Tabelle sichtbar sind oder sich in unmittelbarer Nachbarschaft dazu befinden.

Abbildung 9.16: Zellen und Bereiche können direkt über die Maus markiert werden

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Zellen und Bereiche markieren

Um eine einzelne Zelle zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zelle und klicken sie dann mit der linken Maustaste an. Wenn Sie mehrere Zellen, die in Form eines rechteckigen Bereichs zusammenhängen, gemeinsam markieren wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf die Zelle in einer Ecke des zu markierenden Zellbereichs und überstreichen bei gedrückt gehaltener Maustaste den gesamten Bereich.

Zum Markieren einer ganzen Zeile klicken Sie auf den Zeilenkopf – das ist das Feld in der linken Randspalte, in dem die Zeilennummer angezeigt wird. Wollen Sie mehrere aufeinander folgende Zeilen markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben dann den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Zeilen.

Zum Markieren von Spalten gehen Sie entsprechend vor: Klicken Sie auf den Spaltenkopf – also das Feld, in dem der oder die Buchstaben zur Spaltenkennung angezeigt werden. Mehrere nebeneinander liegende Spalten markieren Sie, indem Sie die Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Spalten verschieben.

Sie können auch Zellen, die nicht in Form eines rechteckigen Blocks zusammenhängen, gemeinsam markieren. Markieren Sie dazu die erste Zelle oder den ersten Bereich und drücken Sie dann (Strg). Halten Sie (Strg) gedrückt und wählen Sie mit der Maus die nächste Zelle oder den nächsten Bereich.

Um die gesamte Tabelle zu markieren, klicken Sie auf das Feld oben links in der Tabelle, in dem sich die Zeilen- und Spaltenköpfe treffen.

Über die Tastatur Mithilfe der Pfeiltasten und zusätzlichen Tastenkombinationen können Sie die Zellen ebenfalls markieren. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Zellen gemeinsam markieren wollen, halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und verwenden dieselben Tastenkombinationen wie beim Markieren einzelner Zellen ( Tabelle 9.4). Taste(n)

Wirkung

Pfeiltasten ((½), (¼), (Æ), (æ))

Bewegen um eine Zelle nach oben, unten, links oder rechts

(¢)

Bewegen um eine Zelle nach oben

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Taste(n)

Wirkung

(ÿ), (ª)+(ÿ)

Bewegen um eine Zelle nach rechts oder links

(Strg)+(Æ), (Strg)+(æ)

Bewegen um eine Fensterbreite nach rechts oder links

(Bild-¼)

Bewegen um eine Fensterhöhe nach unten

(Bild-½)

Bewegen um eine Fensterhöhe nach oben

(Pos1)

Bewegen an den Anfang des aktuellen Tabellenblattes

(Strg)+(Pos1)

Bewegen an den Anfang des ersten Tabellenblattes

Tabelle 9.4: Tasten und Tastenkombinationen zum Markieren von Zellen

Über das Namensfeld Welche Zelle oder welcher Bereich gerade markiert ist, wird im Namensfeld im linken Teil der Rechenleiste angezeigt. Einfache Adressangaben – wie beispielsweise A1 oder Z120 – zeigen die Adresse einer einfachen Zelle an. Eine längere Adressangabe mit einem Doppelpunkt oder einem Semikolon darin bedeutet, dass mehrere Zellen markiert sind. Sie können dieses Feld auch dazu benutzen, einzelne oder mehrere Zellen zu markieren, indem Sie ihre Adresse(n) darin eingeben und anschließend mit der Taste (¢) bestätigen ( Tabelle 9.5). Die betreffende Zelle wird daraufhin markiert. Diese Technik eignet sich besonders dann, wenn Sie zwischen Zellen wechseln wollen, die weit voneinander entfernt liegen. Beispiel

Beschreibung Um eine Zelle zu markieren, geben Sie deren Adresse ein. Das empfiehlt sich besonders für größere Sprünge. Um einen Bereich von mehreren Zellen zu markieren, geben Sie die Adressen zweier Eckzellen – getrennt durch einen Doppelpunkt – ein.

Tabelle 9.5: Das Namensfeld zeigt die Markierung an

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Zellen und Bereiche markieren

Hinweis Haben Sie bereits Namen für Zellen oder Zellbereiche definiert, können Sie im Namensfeld auch einen solchen Namen eingeben oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten Bereich zu markieren.

Weitere Eingabemodi Mehrere zusätzliche Eingabemodi stehen zur Verfügung. Zwischen diesen können Sie durch einen Klick auf die entsprechende Stelle in der Statusleiste oder durch Tastenkombinationen umschalten:

Durch Drücken von (F8) schalten Sie den Erweiterungsmodus ein (oder aus). Anschließend können Sie zum Erweitern der Markierung auf benachbarte Zellen wie beim Markieren einzelner Zellen arbeiten, ohne (ª) gedrückt halten zu müssen. Dass der Erweiterungsmodus eingeschaltet ist, erkennen Sie an der Anzeige ER in der Statusleiste.

Durch Drücken von (ª)+(F8) wird der Ergänzungsmodus eingeschaltet (beziehungsweise ausgeschaltet). Anschließend können Sie einzelne – auch nicht zusammenhängende – Zellen durch Anklicken der Auswahl hinzufügen, ohne dabei die (Strg)-Taste gedrückt halten zu müssen. Dass der Ergänzungsmodus eingeschaltet ist, erkennen Sie an der Anzeige ERG in der Statusleiste.

Über den Navigator Ebenfalls für weitere Sprünge – oder nachdem Namen in der Tabelle definiert wurden – eignet sich der NAVIGATOR, den Sie im Menü BEARBEITEN finden ( Abbildung 9.17). Geben Sie in den Feldern Spalte und Zeile die Adresse der Zelle ein, die markiert werden soll. Nach dem Bestätigen über die Taste (¢) wird die Markierung durchgeführt.

Abbildung 9.17: Über den Navigator können Sie schnell zu anderen Stellen springen

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Die Schaltflächen im oberen Bereich des Navigators erlauben – unter anderem – eine schnelle Navigation zu bestimmten Bereichen ( Tabelle 9.6). Symbol

Name und Wirkung Datenbereich – gibt den Datenbereich an der aktuellen Position des Zellencursors an.

Anfang – springt zur Zelle am Anfang des aktuellen Datenbereichs, den Sie mithilfe des Symbols Datenbereich hervorheben können. Ende – springt zur Zelle am Ende des aktuellen Datenbereichs, den Sie mithilfe des Symbols Datenbereich hervorheben können. Umschalten – schaltet die Inhaltsansicht ein oder aus. Nur das ausgewählte Navigator-Element und seine Unterelemente werden angezeigt. Klicken Sie erneut auf das Symbol, um wieder alle Elemente einzublenden. Inhalte – dient zum Ein- und Ausblenden des Inhalts im unteren Bereich des Navigators. Szenarien – zeigt alle verfügbaren Szenarien an. Doppelklicken Sie auf einen Namen, um das entsprechende Szenario anzuwenden. Das Ergebnis wird in der Tabelle sichtbar. Weiteres erfahren Sie in Kapitel 12.

Dragmodus – öffnet ein Untermenü zur Auswahl des Dragmodus, Der Dragmodus lässt sich auch über das Kontextmenü im Navigatorfenster aktivieren. Hier bestimmen Sie, welche Aktion erfolgt, wenn Sie ein Objekt aus dem Navigator in ein Dokument ziehen. Das Symbol spiegelt den gewählten Modus wider und zeigt an, ob das Objekt als Hyperlink, Verknüpfung oder Kopie eingefügt wird.

Tabelle 9.6: Die Schaltflächen im Navigator

Im Auswahlbereich im unteren Teil des Navigators können Sie zu bestimmten Kategorien im Dokument springen: Wenn Elemente einer Kategorie im Dokument vorhanden sind, erscheint neben dem Namen der Kategorie ein Pluszeichen. Klicken Sie auf dieses Pluszeichen, um die darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Um zu einem Element im Dokument zu springen, doppelklicken Sie auf das Element.

Die Dokumentliste am unteren Rand des Navigators zeigt die Namen aller geöffneten Dokumente an. Um auf ein anderes geöffnetes Dokument im Navigator umzuschalten, klicken Sie auf dessen Namen. Der Status des Dokuments steht in Klammern hinter dem Namen. Im Menü FENSTER können Sie den Status der Dokumente wechseln.

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Eingabe und Korrektur

Eingabe und Korrektur Nachdem diese vorbereitenden Dinge klar sind, können wir endlich zum Wesentlichen kommen: der Eingabe von Daten in die Tabelle. Eingegeben werden können zunächst einmal Textelemente, Zahlenwerte in diversen Formaten, Datums- und Uhrzeitangaben. Auf der Basis solcher Eingaben können Sie dann später mit Formeln und Funktionen Berechnungen durchführen ( Kapitel 10).

Eingaben durchführen In der Regel – aber nicht immer – wird jede Eingabe in einer anderen Zelle der Tabelle vorgenommen. Das gilt auch umgekehrt: Jede Zelle kann nur eine Eingabe aufnehmen. Markieren Sie also immer zuerst die Zelle, in der Sie die Eingabe vornehmen wollen. Der einfachste Weg dazu besteht darin, die gewünschte Zelle anzuklicken; Sie können aber auch andere der oben beschriebenen Techniken benutzen. Geben Sie dann die Daten über die Tastatur ein. Die aktuellen Eingaben werden während der Eingabe sowohl in der Rechenleiste unterhalb der Symbolleisten als auch in der gerade aktiven Zelle angezeigt ( Abbildung 9.18).

Abbildung 9.18: Eingaben werden in der Zelle und in der Eingabezeile angezeigt

Hinweis Wenn eine Eingabe nicht in der gewünschten Zelle der Tabelle erscheint, haben Sie wahrscheinlich vergessen, diese Zelle vor der Eingabe zu markieren. Ihre Eingaben werden immer in der aktuell markierten Zelle der Tabelle dargestellt!

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Jede Eingabe müssen Sie durch eine Bestätigung abschließen. Dazu können Sie sowohl die Schaltflächen in der Eingabezeile als auch die Tastatur verwenden ( Tabelle 9.7 und Tabelle 9.8). Nach dem Bestätigen werden in der Grundeinstellung Texteingaben linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig angezeigt. Symbol

Name und Wirkung Funktions-Assistent – öffnet das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie in der aktiven Zelle eine Berechnungsfunktion einfügen können ( unten). Verwerfen – Wenn Sie sich vor dem Bestätigen dazu entschließen sollten, die Eingabe doch nicht vorzunehmen, drücken Sie (Esc) oder klicken auf dieses Symbol.

Übernehmen – Durch einen Klick auf dieses Symbol oder durch Drücken einer entsprechenden Taste ( Tabelle 9.8) bestätigen Sie die Eingabe.

Tabelle 9.7: Die Schaltflächen zum Bestätigen und Verwerfen von Eingaben

Taste(n)

Beschreibung

(¢)

Bestätigen und die Zelle darunter markieren

(ÿ)

Bestätigen und die Zelle rechts daneben markieren

(ª)+(ÿ)

Bestätigen und die Zelle links daneben markieren

Pfeiltaste

Bestätigen und die Zelle in die Richtung der verwendeten Pfeiltaste markieren

Tabelle 9.8: Verschiedene Tasten dienen zum Bestätigen von Eingaben

Eingaben korrigieren Fehler bei der Text- oder Zahleneingabe können Sie während der Eingabe oder auch erst nachträglich korrigieren.

Während der Eingabe – also vor dem Bestätigen – können Sie die links vom Cursor stehenden Zeichen durch Drücken der (Rück)-Taste löschen.

Wenn Sie schon bestätigt haben, müssen Sie die Zelle mit den zu korrigierenden Daten zuerst wieder markieren. Klicken Sie dann in der Eingabezeile die zu bearbeitende Stelle an. Die Einfügemarke erscheint in Form eines senkrechten Strichs. Korrigieren Sie dann den Zellinhalt und bestätigen Sie wieder. Statt in der Eingabezeile

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können Sie Eingaben auch in der Zelle selbst korrigieren. Dazu doppelklicken Sie in der Zelle auf die gewünschte Stelle ( Abbildung 9.19).

Abbildung 9.19: Die Korrektur erfolgt entweder in der Eingabezeile oder in der Zelle

Besonderheiten von Texteingaben Texteingaben dienen meist als Titel für Tabellen oder als Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen. Auch hier gelten die üblichen Methoden zur Eingabe: Markieren Sie zuerst die gewünschte Zelle und geben Sie dann den Text ein. Ihre Eingaben erscheinen in der Eingabezeile und der vorher markierten Zelle. Beachten Sie aber eine Besonderheit: Texteingaben, die für die eingestellte Spaltenbreite zu lang sind, werden abgeschnitten, wenn sich in der Zelle rechts davon eine Eingabe befindet ( Abbildung 9.20). Ein kleines rotes Dreieck am rechten Rand der Zelle zeigt an, dass die Zelle zu kurz ist. Für eine vollständige Anzeige müssen Sie in diesem Fall die Spaltenbreite vergrößern ( Kapitel 11).

Abbildung 9.20: Zu lange Texteingaben werden abgeschnitten

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Hinweis Für Texteingaben können Sie außerdem die schon für die Textverarbeitung beschriebenen Methoden der AutoKorrektur und eine Rechtschreibprüfung vornehmen. Über den Befehl SYMBOL im Menü EINFÜGEN können Sie Symbolzeichen einfügen.

Automatisch vervollständigen Wenn Sie die Liste von Grund auf in eine Tabelle eingeben müssen, ermöglicht eine spezielle Funktion des Programms die schnelle Eingabe von sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte ( Abbildung 9.21).

Abbildung 9.21: Die Funktion hilft bei sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte

Falls die ersten Buchstaben eines neuen Spalteneintrags mit denen eines bereits vorhandenen Eintrags in dieser Spalte übereinstimmen, setzt CALC automatisch die restlichen Zeichen ein. Haben Sie beispielsweise in einer Spalte schon einmal den Ortsnamen Fürth – sonst aber keinen mit dem Buchstaben F beginnenden Ort – eingegeben, genügt bereits die Eingabe des ersten Buchstabens, um Fürth als neue Eingabe zu erzeugen. Sie müssen immer so viele Buchstaben eingeben, bis eine eindeutige Identifikation möglich ist. Um den Vorschlag des Programms zu akzeptieren, bestätigen Sie einfach mit der (¢)-Taste. Um ihn zu ignorieren, setzen Sie die Eingabe in der gewünschten Weise fort.

Besonderheiten bei Zahlenwerten Sie können in eine Tabelle Zahlen in unterschiedlichen Formaten eingeben, ohne dass Sie spezielle Formatanweisungen geben müssen. Dazu gehören sowohl normale Zahlenwerte als auch Datums- und Uhrzeitangaben. Sollten Sie das Format nachträglich ändern wollen, benutzen Sie die entsprechenden Formatierungsbefehle ( Kapitel 11).

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Normale Zahlenwerte Im Prinzip geben Sie einen Zahlenwert so über die Tastatur ein, wie er in der Tabelle dargestellt werden soll ( Abbildung 9.22). Einige Dinge sollten Sie aber zusätzlich beachten.

Abbildung 9.22: Zahlenwerte können in unterschiedlicher Form eingegeben werden

Positive Zahlen geben Sie direkt ein. Bei negativen Zahlen setzen Sie ein Minuszeichen davor.

Dezimalzahlen können mit maximal 15 Stellen hinter dem Dezimalzeichen eingegeben werden. Als Dezimalzeichen wird in der Grundeinstellung das in den Ländereinstellungen des Betriebssystems gewählte Zeichen akzeptiert. Die deutschsprachigen Installationen von Windows benutzen dafür das Komma. Wenn Sie einen Punkt verwenden, wird die Eingabe als Datumswert interpretiert. CALC zeigt aber die Stellen hinter dem Komma nur so weit wie notwendig an. Wenn Sie beispielsweise eine Dezimalzahl mit einer 0 als letzte Ziffer hinter dem Dezimalkomma eingeben, wird diese nach dem Bestätigen nicht angezeigt. Eine weitere Grenze bildet die Einstellung im Feld Dezimalstellen, auf das Sie im Bereich Berechnen unterhalb von OpenOffice.org CALC im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS zugreifen können. Standardmäßig finden Sie hier den Eintrag 2. Damit werden Dezimalzahlen nur mit zwei Stellen angezeigt und entsprechend gerundet. Haben Sie mehr Dezimalstellen eingegeben, bleibt der eingegebene Wert aber erhalten und wird auch bei Berechnungen benutzt. Das können Sie über das Eingabefeld kontrollieren. Die Anzeige der Stellen hinter dem Komma regeln Sie über die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT ( Kapitel 11). Die Anzeige in der Tabelle ist dann unabhängig davon, wie viele Ziffern Sie hinter dem Komma eingeben.

Durch Anfügen oder Voranstellen des Währungszeichens € schalten Sie das Währungsformat ein. Die Leerstelle zwischen der Zahl und dem Währungszeichen können Sie bei der Eingabe weglassen. Automatisch werden in diesem Fall bei

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mehr als dreistelligen Zahlenwerten Tausendertrennzeichen eingefügt. Eine Eingabe von 1000 € führt also zur Anzeige von 1.000 €. Auch hier ist eine beliebige Anzahl von Dezimalstellen hinter dem Komma mit den eben genannten Einschränkungen bezüglich der Anzeige möglich.

Andere Einheiten – wie beispielsweise Fremdwährungsangaben oder Mengeneinheiten – sollten Sie nicht direkt eingeben. Eingaben dieser Art erscheinen zwar in der Zelle, werden aber als Text interpretiert und mit einem solchen können Sie keine Berechnungen durchführen. Sie können aber dafür Sonderformate definieren, die die Einheit nach Eingabe des Zahlenwerts mit anzeigen.

Brüche können ebenfalls direkt eingegeben werden. Wichtig ist, dass Sie die Eingabe mit einer ganzen Zahl beginnen und zwischen dieser und dem Bruch ein Leerzeichen einfügen. Für den Wert 2/3 verwenden Sie also die Eingabe 0 2/3. Wenn bei Eingabe eines Bruchs dieser in eine Datumsangabe umgewandelt wird, haben Sie wahrscheinlich vergessen, zuerst eine führende 0 einzugeben. Setzen Sie nach der 0 eine Leerstelle und anschließend den gewünschten Bruchausdruck.

Durch Anfügen des Prozentzeichens schalten Sie das Prozentformat für diese Eingabe ein. Ein Wert von 100% entspricht dem Zahlenwert 1,00.

Auch das Format für die wissenschaftliche Darstellung – das die Eingabe von Zehnerpotenzen benutzt – können Sie direkt zur Eingabe verwenden. Um beispielsweise den Wert 1234 in diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E3 – für 1,234*103. Auch kleine Zahlen können Sie in diesem Format eingeben. Um den Wert 0,001234 in diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E-3 – für 1,234*10-3.

Wenn Sie eine Zahl als Text eingeben wollen, stellen Sie dem Wert ein einfaches Anführungszeichen (') voraus. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Eingabezeile. Auf der Basis von Zahlen im Textformat können keine numerischen Berechnungen durchgeführt werden.

Falsche Anzeige? In einigen Fällen werden Sie bemerken, dass der in der Zelle angezeigte Wert zumindest optisch nicht dem entspricht, was Sie über die Tastatur eingegeben haben. Das kann mehrere Gründe haben:

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Haben Sie für eine Zelle einmal eine Eingabe gewählt, die das Format der Zelle ändert, wird die Zelle auf dieses Format gesetzt. Haben Sie die Zelle beispielsweise durch Eingabe von 65% auf das Prozentformat gesetzt, führt eine nachfolgende Eingabe in derselben Zelle als Dezimalzahl wieder zur Anzeige im Prozentformat. Eine Eingabe von 5 wird dann als 500% angezeigt. Um das zu vermeiden, müssen Sie das Zahlenformat der Zelle über das Menü FORMAT auf STANDARDFORMATIERUNG zurücksetzen. Dazu können Sie auch die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(Leer) benutzen.

Wesentlich für die Anzeige einer eingegebenen Zahl ist auch die Breite der Zelle beziehungsweise der Spalte, zu der diese Zelle gehört. Ist diese zu klein, erfolgt die Anzeige möglicherweise in einer anderen Form als gewünscht. Wenn Sie beispielsweise in eine Zelle eine längere Zahl – etwa 1000000 – eingegeben haben, wird diese Eingabe nur in dieser Form angezeigt, wenn die Breite ausreicht – also Raum für mindestens sieben Stellen vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, erscheinen nur #-Zeichen in der Zelle ( Abbildung 9.23). Das ist aber keine Fehlermeldung, Berechnungen auf der Basis eines in dieser Form angezeigten Zahlenwerts funktionieren weiterhin wie gewünscht. Zum Ändern der Anzeige müssen Sie einfach die Spaltenbreite vergrößern ( Kapitel 11).

Abbildung 9.23: In beide Zellen wurde derselbe Zahlenwert 1000000 eingegeben

Datums- und Uhrzeitangaben Auch Datumswerte und Uhrzeitangaben können mit unterschiedlichen Formaten direkt in die Zellen der Tabelle eingegeben werden. Solche Werte werden intern als normale Zahlen verarbeitet, aber mit einem besonderen Format angezeigt. Beispielsweise entspricht das Datum 11.9.2001 der Zahl 37145, die Uhrzeitangabe 12:00 dem Wert 0,5. Normale Zahlenwerte, Datums- und Uhrzeitangaben können durch Wahl eines anderen Formats entsprechend umgewandelt werden ( Kapitel 11).

Das Datum kann in diversen Formen eingegeben werden: Sie können beispielsweise 1.9.2001, 01.09.2001, 01.09.01, 1. September 2001 oder andere Varianten benutzen. Wichtig sind die Trennzeichen als Punkte zwischen den einzelnen Ele-

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menten. Angezeigt wird ein Datum aber in der Grundeinstellung immer zweistellig – beispielsweise mit 01.09.01. Intern behandelt CALC Jahresangaben aber als vierstellige Zahl.

Auch die Uhrzeit können Sie direkt eingeben. Verwenden Sie eines der Eingabeformate Stunde:Minute oder Stunde:Minute:Sekunde. Stunde, Minute und Sekunde können als ein- oder zweistellige Zahl eingegeben werden, die Anzeige erfolgt immer zweistellig. Hinweis Über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie im Bereich Allgemein unter OpenOffice.org den Zeitraum für die richtige Interpretation zweistelliger Jahreszahlen festlegen. Die Standardeinstellung ist 1930 bis 2029. Das heißt, wenn Sie ein Datum 1.1.30 oder höher eingeben, wird es intern als 1.1.1930 oder höher behandelt. Geben Sie z. B. das Datum 1.1.20 ein, wird es zum 1.1.2020 gewandelt.

Logische Konstante Auch die beiden logischen Konstanten WAHR und FALSCH können Sie direkt in eine Zelle eingeben. Beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um Texteingaben, sondern um die Zahlenwerte 1 und 0 handelt, die in einem besonderen Format angezeigt werden. Um das auch optisch zu zeigen, werden die logischen Konstanten zentriert und in Großbuchstaben – auch wenn Sie Kleinbuchstaben zur Eingabe verwenden – angezeigt ( Abbildung 9.24).

Abbildung 9.24: Wahrheitswerte sind keine Texteingaben

Wollen Sie die Wörter Wahr oder Falsch tatsächlich als Texteingabe in einer Zelle verwenden, stellen Sie dem Wort ein einfaches Anführungszeichen (') voran. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Rechenleiste.

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Eingabeeinstellungen Für die eben beschriebenen Methoden zur Eingabe gibt es einige Optionen, die Sie kennen sollten. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie innerhalb von OpenOffice.org Calc zu Allgemein ( Abbildung 9.25).

Abbildung 9.25: Beachten Sie die Einstellungen zur Eingabe

In diesem Zusammenhang wichtig sind die Optionen unter Eingabeeinstellungen.

Über Eingabebestätigung setzt die Selektion nach können Sie bestimmen, in welche Richtung der Cursor im Tabellendokument nach Betätigung der Eingabetaste fortschreitet. Eingabetaste schaltet in den Editmodus ermöglicht es zusätzlich, die ausgewählte Zelle nach Betätigung der Eingabetaste sofort zu bearbeiten.

Wenn Formatierung ausdehnen aktiviert ist, werden die für eine Zelle festgelegten Formateinstellungen automatisch auch auf benachbarte leere Zellen angewendet. Wenn der Inhalt der ausgewählten Zelle beispielsweise fett formatiert ist, wird auch der Inhalt der benachbarten Zellen fett geschrieben. Für die Zellen außerhalb dieses Bereichs gelten die normalen Standardeinstellungen.

Die Option Referenzen beim Spalten-/Zeileneinfügen an deren Rändern ausdehnen wird wichtig, wenn Sie mit Formeln und Funktionen arbeiten. Wenn die Option aktiviert ist, wird der Bezugsbereich dieser Rechenelemente ausgedehnt, wenn Sie

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neue Spalten oder Zeilen am Rand von Bereichen einfügen, auf die Formeln oder Funktionen Bezug nehmen. Wenn Sie Zeilen oder Spalten mitten in einem Referenzbereich einfügen, wird die Referenz automatisch immer ausgedehnt.

Ist Selektion in Spalten-/Zeilenköpfen hervorheben aktiviert, werden Spaltenund Zeilenköpfe in ausgewählten Spalten und Zeilen hervorgehoben.

Aktivieren Sie Überschreibwarnung beim Einfügen von Daten anzeigen, wenn Sie wünschen, dass beim Einfügen von Zellen aus der Zwischenablage in einen nicht leeren Zellbereich eine Warnung angezeigt wird.

Zellbereiche einfügen oder löschen Falls Sie zwischen Zellen, in die Sie bereits Daten eingegeben haben, zusätzliche Eingaben vornehmen wollen, brauchen Sie die vorhandenen Eingaben nicht zu verschieben. Sie können stattdessen Spalten, Zeilen, einzelne Zellen oder Zellbereiche in die Tabelle einfügen.

Zeilen und Spalten einfügen Zum Einfügen einer neuen oder mehrerer neuer Spalten oder Zeilen markieren Sie die Spalten oder Zeilen, vor denen die neuen Spalten beziehungsweise Zeilen eingefügt werden sollen, und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl SPALTEN beziehungsweise ZEILEN.

Leere Zellen einfügen Markieren Sie einen Zellbereich links oder unterhalb der Stelle, an der Sie neue Zellen einfügen wollen. Wählen Sie dann im Menü EINFÜGEN den Befehl ZELLEN oder im Kontextmenü den Befehl ZELLEN EINFÜGEN und legen Sie dann fest, wie die bereits vorhandenen Zellen verschoben werden sollen ( Abbildung 9.26).

Abbildung 9.26: Einzelne Zellen über Menübefehl einfügen

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Zellbereiche einfügen oder löschen

Mit den ersten beiden Optionen im Dialogfeld Zellen einfügen können Sie entscheiden, ob der markierte Bereich und die daran angrenzenden Zellen nach rechts oder nach unten verschoben werden sollen.

Die beiden unteren Optionen erlauben es, eine ganze Zeile oberhalb oder eine ganze Spalte links vom markierten Bereich einzufügen. Besteht dieser markierte Bereich aus mehreren Zellen, werden entsprechend viele Spalten beziehungsweise Zeilen eingefügt.

Inhalte oder Zellbereiche löschen In Zellen eingegebene Daten können natürlich bei Bedarf wieder gelöscht werden. Sie müssen beim Löschen von Elementen einer Tabelle unterscheiden, ob Sie nur die in einem Zellbereich eingegebenen Daten oder die Zellen selbst – gegebenenfalls auch mit den dazugehörenden Spalten oder Zeilen – löschen wollen.

Zellinhalte löschen Zellinhalte können Sie über einen Menübefehl oder durch Ziehen mit der Maus löschen. In allen Fällen bleiben die Zellen als solche – ohne Inhalt – bestehen. Markieren Sie zuerst die Zellen, deren Inhalte gelöscht werden sollen.

Über Menübefehl Über das Untermenü zum Befehl INHALTE LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, welche Inhalte der vorher markierten Zellen entfernt werden sollen ( Abbildung 9.27 und Tabelle 9.9). Dieses Dialogfeld wird auch angezeigt, wenn Sie nach dem Markieren die Taste (Entf) drücken.

Abbildung 9.27: Diverse Inhalte können separat gelöscht werden

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Option

Wirkung

Alles löschen

löscht alle Inhalte aus dem ausgewählten Zellbereich.

Zeichenketten

löscht nur Zeichenketten. Formate, Formeln, Zahlen und Datumsangaben sind nicht betroffen.

Zahlen

löscht nur Zahlen. Formate und Formeln werden unverändert beibehalten.

Datum & Zeit

löscht Datums- und Uhrzeitwerte. Formate, Text, Zahlen und Formeln werden unverändert beibehalten.

Formeln

löscht Formeln. Text, Zahlen, Formate, Datums- und Uhrzeitwerte werden unverändert beibehalten.

Notizen

Wenn Sie dieses Markierfeld wählen, werden nur Notizen gelöscht, die von Ihnen den Zellen hinzugefügt wurden. Alle anderen Elemente bleiben erhalten.

Formate

löscht auf Zellen angewendete Formatattribute. Die Zellinhalte werden unverändert beibehalten.

Objekte

löscht Objekte. Die Zellinhalte werden unverändert beibehalten.

Tabelle 9.9: Inhalte können individuell gelöscht werden

Durch Ziehen mit der Maus Sie können Zellbereiche auch direkt über die Maus löschen: Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Ausfüllkästchen in der unteren rechten Ecke der Auswahl. Der Zeiger wird daraufhin als Kreuz dargestellt. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen in die obere linke Ecke des vorher markierten Bereichs. Die ganze Auswahl wird grau angezeigt. Lassen Sie die Maustaste los. Die direkten Eingaben im Bereich werden daraufhin gelöscht.

Zellbereiche löschen Statt nur die Inhalte von Zellbereichen zu löschen, können Sie Zellbereiche – auch ganze Spalten oder Zeilen – vollständig entfernen. Markieren Sie zunächst den Zellbereich, den Sie löschen wollen. Wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN oder im Kontextmenü den Befehl ZELLEN LÖSCHEN. Haben Sie eine ganze Zeile oder Spalte markiert, wird diese ohne weitere Abfrage entfernt. Anderenfalls wird das Dialogfeld Löschen angezeigt, in dem Sie angeben müssen, wie die verbleibenden Zellen verschoben werden sollen ( Abbildung 9.28).

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Weitere Schritte

Abbildung 9.28: Legen Sie fest, wie beim Löschen vorgegangen werden soll

Mit den beiden Optionen im oberen Bereich können Sie die Zellen rechts vom vorher markierten Bereich nach links beziehungsweise die darunter gelegenen Zellen nach oben rücken.

Die Optionen darunter entfernen die zu den markierten Zellen gehörenden Zeilen beziehungsweise Spalten vollständig. Die Ergebnisse eines solchen Vorgangs entsprechen nicht immer den Erwartungen. Überlegen Sie vorher genau, welche Verschiebung Sie wünschen. Formeln in Zellen, die sich auf die gelöschten Bereiche beziehen, zeigen nach dem Löschen eine Fehlermeldung.

Weitere Schritte Jetzt kennen Sie die wesentlichsten Elemente der Oberfläche von CALC und wissen, wie man in eine Tabelle Daten eingibt und diese bearbeitet. In den folgenden vier Kapiteln werden wir uns intensiver mit bestimmten Aspekten des Programms CALC beschäftigen:

Besonders wichtig sind natürlich die Techniken zur Berechnung von Zahlenwerten auf der Basis der eingegebenen Daten. Solche Berechnungen sind ja im Allgemeinen der Grund für die Verwendung eines solchen Programms. Wenn Sie beispielsweise in zwei Zellen die Werte für den Umsatz und die Kosten eingeben, können Sie in einer dritten Zelle den Gewinn – als Differenz zwischen Umsatz und Kosten – über eine Formel berechnen. Wenn sich die Ausgangsdaten für Umsatz und/oder Kosten anschließend ändern, ändert sich auch der Gewinn. CALC kann solche Berechnungen auf der Basis von eingegebenen Werten mithilfe von Formeln oder Funktionen durchführen ( Kapitel 10).

Auch das Formatieren von Tabellen ist wichtig – besonders wenn Sie daran denken, diese zu drucken. Dazu gehören sowohl Angaben für die Form der Anzeige –

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beispielsweise die Darstellung mit einem Prozent- oder Währungszeichen – als auch solche zu grafischen Fragen – wie beispielsweise die Wahl der Schriftart oder Einstellungen zur Zeilenhöhe und Spaltenbreite ( Kapitel 11). Auch andere Arbeiten, die Sie vor einem Ausdruck der Tabelle durchführen sollten, werden hier angesprochen.

Die wirkliche Leistungsfähigkeit von CALC zeigt sich besonders dann, wenn Sie in Ihren Tabellen komplexere Formen der Kalkulationen und Analysen mit speziellen Zielrichtungen durchführen. Mithilfe der Konsolidierungsfunktion können Sie eine zusammenfassende Darstellung von Daten einer oder mehrerer Tabellen bewirken. Bei größeren Tabellen können Sie mithilfe der Gliederungsfunktion wahlweise die jeweils wichtigsten Elemente oder die gesamte Tabelle anzeigen lassen. Antworten auf Was wäre wenn-Fragen liefern Mehrfachoperationen und der SzenarioManager: Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Bei einer Zielwertsuche müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt. Für einfache Datenbankaufgaben stellt CALC auch eine Reihe von interessanten Werkzeugen bereit. Diese erlauben es, Einträge zu sortieren oder zu filtern ( Kapitel 12).

Mit CALC haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten grafisch in Form von Diagrammen zu präsentieren. Diagramme sind mit den Tabellendaten verknüpft, aus denen sie erstellt wurden, und werden immer dann aktualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren ( Kapitel 13).

Um die Inhalte Ihrer Arbeitsmappen anderen Personen zugänglich zu machen, stehen Ihnen in CALC unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Daten auf einem lokalen oder einem Netzwerkdrucker ausdrucken, über ein Faxmodem an ein Faxgerät verschicken oder über das Intranet oder Internet als HTML-Datei oder als Dateianlage versenden ( Kapitel 24). Beachten Sie auch, dass Ihnen in der Tabellenkalkulation mit CALC viele der hilfreichen Werkzeuge zur Verfügung stehen, die wir schon bei der Textverarbeitung mit WRITER angesprochen haben. Dazu gehören beispielsweise die Rechtschreibprüfung, die AutoKorrektur und Ähnliches. Außerdem steht Ihnen für Tabellendokumente eine Überarbeitungsfunktion zur Verfügung, mit der sich Änderungen aufzeichnen lassen ( Kapitel 7). Aufgezeichnet werden alle Änderungen, die üblicherweise von Korrektoren vorgenommen werden, also Einfügungen, Streichungen, Textänderungen und grundlegende Formatierungen. Darauf werden wir in den jetzt folgenden Kapiteln – wenn überhaupt – nur am Rande eingehen.

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KAPITEL 10

Berechnungen durchführen

Kapitel 10 – Berechnungen durchführen

In den Zellen einer Tabelle können Sie Berechnungen durchführen und das ist die eigentliche Aufgabe eines Programms für Tabellenkalkulation: Wenn Sie beispielsweise in zwei Zellen die Werte für den Umsatz und die Kosten eingeben, können Sie in einer dritten Zelle den Gewinn – als Differenz zwischen Umsatz und Kosten – über eine Formel berechnen. Wenn sich die Ausgangsdaten für Umsatz und/oder Kosten anschließend ändern, ändert sich auch der Gewinn. CALC kann solche Berechnungen auf der Basis von eingegebenen Werten mithilfe von Formeln oder Funktionen durchführen.

Für einfachere Berechnungen verwenden Sie Formeln, in denen Werte miteinander verknüpft werden. Meist verknüpfen Sie damit Zelladressen – beispielsweise in der Form =A1+A2+A3+A4. Für die Berechnung werden dann die Inhalte dieser Adressen benutzt.

Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte – der so genannten Argumente – ausführen. Beispielsweise berechnet die Funktion SUMME die Summe mehrerer Zahlenwerte, bei denen die Adressen der zu addierenden Zellen als Argumente dienen. Noch eine kurze Vorbemerkung: Wenn Sie nur einfache Zwischenberechnungen durchführen wollen, müssen Sie dafür keine speziellen Eingaben vornehmen sondern können dazu die Funktion AutoBerechnen benutzen und das Ergebnis im rechten Bereich der Statusleiste anzeigen lassen ( Abbildung 10.1). Dazu markieren Sie einfach den Bereich in der Tabelle, für den Sie die Berechnungen durchführen möchten.

Abbildung 10.1: AutoBerechnen zeigt Zwischenergebnisse an

Standardmäßig wird die Summe der Werte in den markierten Zellen in der Statusleiste angezeigt. Welche Berechnungsfunktion verwendet wird, können Sie über das Kontextmenü einstellen, das Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf der Statusleiste anzeigen lassen können.

290

Formeln

Formeln Formeln sind Gleichungen, die Berechnungen für Werte im Arbeitsblatt durchführen. Formeln beginnen mit einem Gleichheitszeichen, gefolgt von der eigentlichen Gleichung. Eine solche Gleichung kann unterschiedliche Aufgaben und Inhalte haben. Im Allgemeinen wird sie dazu verwendet, aus den Inhalten von zwei oder mehr Zellen einen Wert zu errechnen. Die Zelle, die die Formel enthält, wird als abhängige Zelle bezeichnet, weil ihr Wert von Werten in anderen Zellen abhängt. In einem einfachen Beispiel können Sie die Inhalte zweier Zellen in einer abhängigen Zelle addieren. Wenn sich die Ausgangswerte in den Zellen A1 und A2 befinden, können Sie dazu die Formel =A1+A2 benutzen. Der Vorteil der Verwendung von Zelldressen in der Formel wird klar, wenn Sie die Werte in den Bezugszellen ändern. Die Zelle mit der Formel zeigt weiterhin das richtige Berechnungsergebnis, da sich die Formel nicht auf die Zahlenwerte, sondern auf die Adressen der Zellen bezieht, in denen diese Zahlen eingegeben wurden ( Abbildung 10.2).

Abbildung 10.2: Das Ergebnis ändert sich, wenn sich die Ausgangswerte ändern

Die Adressen, die eine Formel benutzt, werden auch als die Bezüge der Formel bezeichnet. Mithilfe solcher Bezüge können Sie Daten aus unterschiedlichen Teilen eines Arbeitsblatts in einer einzigen Formel verwenden oder den Wert einer Zelle in verschiedenen Formeln einsetzen. Sie können Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsblättern derselben Arbeitsmappe oder in anderen Arbeitsmappen definieren ( Tabelle 10.1). Anwendung

Beispiel

Im einfachsten Fall besteht die Formel aus zwei Zahlen, die durch einen Operator verknüpft sind. Sie besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und dem zu berechnenden Ausdruck.

=2003+2

Mithilfe von Übertragungsformeln können Sie Zellinhalte in andere Zellen übertragen. Den Formelausdruck sehen Sie in der Rechenleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und der Adresse der Bezugszelle. Die Übertragung funktioniert auch bei Texten als Zellinhalt.

=D2

291


Anwendung

Beispiel

Im Allgemeinen besteht der Formelausdruck aus Bezügen auf Zelladressen, die mit Operatoren verknüpft sind. Den Formelausdruck sehen Sie in der Rechenleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und den über Operatoren verknüpften Adressen der Bezugszellen.

=D2-D3

Sie können auch Texteingaben miteinander verknüpfen. Zum Verknüpfen von Textzellen verwenden Sie den Operator &. Die Verwendung eines arithmetischen Operators führt nicht zum gewünschten Ergebnis. Zusätzliche Textelemente können Sie – in Anführungszeichen eingeschlossen – einfügen.

=A2&“ und “&A4

Formeln können sich auch auf andere Tabellen derselben Arbeitsmappe beziehen. Dazu müssen Sie als Bezug vor der eigentlichen Zelladresse den Namen der Tabelle – gefolgt von einem Punkt – angeben.

=Tabelle2.D4

Tabelle 10.1: Formeln können verschiedene Aufgaben wahrnehmen

Eingeben Zur Eingabe einer Formel markieren Sie zunächst die Zelle, in die Sie die Formel eingeben wollen. Geben Sie dann ein Gleichheitszeichen und anschließend die Formel ein. Im Allgemeinen verknüpfen Sie dazu Zelladressen oder Werte mithilfe von so genannten Operatoren – beispielsweise können Sie auf diese Weise in der Zelle A3 die Summe der Werte in den Zellen A1 und A2 mit der Formel =A1+A2 berechnen ( Tabelle 10.2). Das Pluszeichen ist in diesem Fall der Operator. Bestätigen Sie die Eingabe mit den üblichen Methoden. Sollte Ihnen bei der Eingabe einer Formel ein Syntaxfehler unterlaufen sein, wird das von CALC – zusammen mit einem Korrekturvorschlag – gemeldet. Operator

Funktion

+

Addieren

–

Subtrahieren

*

Multiplizieren

/

Dividieren

^

Potenzieren

&

Texte verknüpfen

Tabelle 10.2: Operatoren verknüpfen Adressen oder Werte

292

Formeln

Alternativ können Sie die in der Formel miteinander zu verknüpfenden Zelladressen nacheinander mit der Maus auswählen. Man redet dann auch von der Methode des Zeigens. Angenommen, Sie wollen wieder in der Zelle A3 die Summe der Zellen A1 und A2 mit =A1+A2 berechnen, dann gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf die Zelle A3 und geben Sie ein Gleichheitszeichen ein. Klicken Sie dann – ohne vorher zu bestätigen – auf die Zelle A1. In der Rechenleiste steht nun =A1.

Fügen Sie über die Tastatur ein Pluszeichen hinzu und klicken Sie anschließend auf die Zelle A2.

In der Rechenleiste steht jetzt die vollständige Formel =A1+A2. Nach dem Bestätigen ist die Formel funktionsfähig. Wenn eine Formel einen falschen Wert als Ergebnis zeigt, haben Sie wahrscheinlich die Formel falsch eingegeben. CALC berechnet zusammengesetzte Ausdrücke in der üblichen Reihenfolge: Zuerst werden die Inhalte von Ausdrücken in Klammern berechnet, dann werden Exponenten berechnet, es folgen die Berechnungen von Multiplikationen und Divisionen, Additionen und Subtraktionen werden abschließend durchgeführt. Das Beispiel =(1+2)*3+4 wird also in folgender Reihenfolge berechnet: (1+2) ergibt 3, diese 3 wird mit 3 multipliziert, das ergibt 9. Zu diesem Ergebnis wird 4 addiert, was 13 ergibt.

Korrigieren Um eine Formel zu korrigieren, markieren Sie zunächst die Zelle, in der die Formel steht. Klicken Sie dann in die Rechenleiste oder drücken Sie (F2). Die einzelnen Bezugsadressen in der Formel werden daraufhin in der Rechenleiste verschiedenfarbig dargestellt. In der Tabelle werden die Zellen mit denselben Farben markiert. Auf diese Weise sehen Sie schnell, auf welche Zellen sich die Formel bezieht. Zur Korrektur können Sie zum einen in die Zelle selbst oder in die Rechenleiste an der zu bearbeitenden Stelle klicken und die Änderung manuell über die Tastatur vornehmen. Zum anderen können Sie die farbig markierten Bezugszellen mit der Maus an andere Stellen in der Tabelle verschieben. Beispielsweise können Sie eine Formel =A1+A2 in =A1+B2 ändern, indem Sie die farbige Markierung der Zelle A2 auf die Zelle B2 verschieben.

293


Funktionen Funktionen sind ein Spezialfall von Formeln. Sie erleichtern die Eingabe oder ermöglichen komplexere Formen der Berechnung. Beispielsweise ist bereits beim Addieren der Inhalte mehrerer Zellen die Eingabe einer einfachen Formel recht aufwändig – etwa mit =A1+A2+A3+A4+A5+A6. Einfacher geht es in diesem Fall mit einer Funktion: =SUMME(A1:A6). Außerdem ermöglichen Funktionen Formen von Berechnungen, die Sie über normale Formeln nicht oder nur sehr aufwändig ausführen können. Beispielsweise könnten Sie mit =SIN(PI()/2) den Sinus der Zahl p/2 berechnen. Auch eine Funktion beginnt mit einem Gleichheitszeichen, das von dem Funktionsnamen – beispielsweise SUMME – gefolgt wird. Anschließend folgen die Argumente der Funktion, die durch Semikola getrennt und zusammen in einer Klammer eingeschlossen werden müssen. Fast alle Funktionen verlangen Argumente. Argumente sind Werte oder Adressen, aus denen die Funktion den Funktionswert errechnet. Beispielsweise ist im Funktionsausdruck =SIN(A1) das Argument der Wert in der Zelladresse A1, bei =SUMME(A1:A6) sind das die Werte im Bereich A1:A6. Einige Funktionen benötigen keine Argumente, aber auch diese müssen mit zwei Klammern abgeschlossen werden: Um beispielsweise den Wert der Zahl p anzuzeigen, benutzen Sie die Funktion =PI().

Funktions-Assistent Funktionen können Sie wie normale Formeln direkt eintippen. Während Sie die Funktion eingeben, wird eine QuickInfo eingeblendet, die Sie hinsichtlich der Syntax und der Argumente unterstützt. Einfacher ist es aber, wenn Sie den Funktions-Assistenten benutzen.

Markieren Sie dazu zunächst die Zelle, in die Sie die Funktion eingeben wollen, und wählen Sie dann den Befehl FUNKTION im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Funktions-Assistent in der Rechenleiste ( Abbildung 10.3).

Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Funktion aus. Durch vorherige Wahl einer Kategorie können Sie eine Vorauswahl treffen. Die Kategorie Alle umfasst sämtliche Tabellenfunktionen. Markieren Sie die gewünschte Funktion – beispielsweise SUMME – und bestätigen Sie Ihre Wahl über Weiter.

294

Funktionen

Abbildung 10.3: Funktionen können über einen Assistenten eingefügt werden

Nach der Wahl der Funktion geben Sie im folgenden Dialogfeld des Assistenten die für die Funktion erforderlichen Argumente ein. Je nach Art der Funktion finden Sie hier im oberen Bereich ein oder mehrere Felder für diese Argumente. Sie können darin Zahlenwerte, Bezüge, Formeln oder weitere Funktionen in die Bearbeitungsfelder für die Argumente eingeben. Im unteren Bereich finden Sie Hinweise zur Natur der Funktion und der Argumente ( Abbildung 10.4).

Abbildung 10.4: Die Argumente werden festgelegt

295


Wenn Sie auf eine der Schaltflächen Verkleinern am rechten Rand eines solchen Eingabefelds klicken, wird das Dialogfeld verkleinert, sodass Sie die Bezugszellen durch Zeigen in der Tabelle markieren können. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche am rechten Rand der Zeile zum Festlegen der Argumente, um das Dialogfeld wieder komplett anzeigen zu lassen.

Ein Klick auf die Schaltfläche OK schließt die Arbeit mit dem Assistenten ab. In der Rechenleiste wird das Ergebnis der Arbeit angezeigt. Nach dem Bestätigen wird die Funktion dann in die aktive Zelle eingefügt und das Ergebnis dort angezeigt. Jeder Anwender wird aufgrund seines Aufgabenspektrums vordringlich mit bestimmten Funktionen oder Funktionskategorien arbeiten. Viele Funktionen werden Sie vielleicht nie anwenden, einige sind aber von allgemeinem Interesse:

Mathematische und trigonometrische Funktionen Viele Grundfunktionen für typische Berechnungen finden Sie beispielsweise im Bereich Mathematik ( Tabelle 10.3). Funktion

Ergebnis

ABS

Absolutwert

COS

Kosinus

EXP

Exponentialfunktion

GANZZAHL

Ganzzahliger Teil eines Zahlenwerts

LN

Natürlicher Logarithmus

LOG10

Logarithmus einer Zahl zur Basis 10

PI

Zahl p mit einer Genauigkeit von 15 Stellen

POTENZ

Potenzierte Zahl

REST

Rest einer Division

SIN

Sinus

SUMME

Summe

TAN

Tangens

VORZEICHEN

Vorzeichen

WURZEL

Quadratwurzel

Tabelle 10.3: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Mathematik

296

Funktionen

Die Funktion SUMME addiert die Daten in den Argumenten. Sie können die Funktion auch direkt über die Standard-Symbolleiste abrufen. Markieren Sie dazu die Zelle, in der die Summenformel eingegeben werden soll, und klicken Sie dann die Schaltfläche Summe in der Rechenleiste an. Wenn sich die markierte Zelle unmittelbar neben einer Zeile mit Zahlen oder unterhalb einer Spalte mit Zahlen befindet, werden automatisch die Adressen dieser Zellen als Argumente für die Funktion eingefügt. Der als Argument der Funktion automatisch gewählte Bereich wird durch einen Laufrahmen angezeigt. Sie können ihn durch Markieren der gewünschten Zellen mit der Maus ändern. Sie können auch einen anderen Bereich direkt eintippen ( Abbildung 10.5).

Abbildung 10.5: Die Schaltfläche Summe berechnet Summen

Über die Funktion POTENZ können Sie Potenzen berechnen. Beispielsweise berechnet =POTENZ(2;3) die dritte Potenz von 2. Stattdessen können Sie aber auch den Ausdruck =2^3 benutzen. Auch um Wurzeln höherer Ordnung zu berechnen, können Sie beispielsweise die Funktion POTENZ benutzen. Diese erlaubt auch den Einsatz von nicht ganzen Zahlen als Argument für die Potenz. Sie können damit beispielsweise die dritte Wurzel aus einem Argument ziehen. Höhere Wurzeln können Sie ebenfalls mit dem Potenzoperator ^ berechnen. Der Ausdruck =2^(1/3) berechnet beispielsweise die dritte Wurzel aus 2.

Logische Funktionen Die Funktionen im Bereich Logisch liefern zum großen Teil Ergebnisse in der Form WAHR oder FALSCH ( Tabelle 10.4). sb

Funktion

Beschreibung

WENN

führt eine Berechnung in Abhängigkeit von einer Bedingung durch

NICHT

kehrt den Wahrheitswert um

297


Funktion

Beschreibung

ODER

liefert WAHR, wenn ein Argument WAHR ist

UND

liefert WAHR, wenn alle Argumente WAHR sind

Tabelle 10.4: Die wichtigsten Funktionen aus der Kategorie Logisch

Eine Ausnahme in dieser Gruppe ist die Funktion WENN. Diese ermöglicht die Wahl oder die Berechnung eines Werts in Abhängigkeit davon, ob eine bestimmte Bedingung zutrifft oder nicht zutrifft. Beispielsweise können Sie die WENN-Funktion dazu verwenden, zu bestimmen, ob und in welcher Höhe Steuern zu zahlen sind ( Abbildung 10.6). Die WENN-Funktion besitzt drei Parameter.

Abbildung 10.6: Die WENN-Funktion gehört zu der Gruppe der logischen Funktionen

Im ersten Parameter wird meist ein Vergleich zweier Werte mittels eines logischen Operators formuliert ( Tabelle 10.5). Das Ergebnis eines solchen Vergleichs ist entweder true (wahr) oder false (falsch). Beispielsweise hat in der oben gezeigten Tabelle der Vergleich des Ausdrucks C4>0 den Wert false, da der Wert in der Zelle C4 kleiner als 0 ist. Der Ausdruck B4>0 dagegen ist aus entsprechenden Gründen true.

298

Operator

Vergleich

=

Gleich

Größer als

Funktionen

Operator

Vergleich

=

Größer oder gleich

Ungleich

Tabelle 10.5: Logische Operatoren ermöglichen Vergleiche

Im zweiten Parameter der WENN-Funktion – der vom ersten durch ein Semikolon getrennt ist – wird angegeben, welchen Wert die Funktion liefern soll, falls der erste Parameter den Wert true annimmt. Im oben gezeigten Beispiel heißt das: Ist Gewinn vor Steuern positiv, werden Steuern in Höhe von 50 % dieses Werts fällig. Das erreichen Sie beispielsweise in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(B4>0;0,5*B4;0).

Der dritte Parameter – vom zweiten wiederum durch ein Semikolon getrennt – gibt an, welcher Wert geliefert werden soll, falls der erste Parameter den Wert false annimmt. Ist in unserem Beispiel Gewinn vor Steuern negativ, sind keine Steuern zu zahlen. Auch das erreichen Sie in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(C4>0;0,5*C4;0).

Sonstige Funktionen Die Funktionen der anderen Bereiche sind für viele Anwender weniger, für einige Benutzer aber vielleicht besonders interessant ( Tabelle 10.6 bis Tabelle 10.9). Wir liefern Ihnen hier nur einen kurzen Überblick. Funktion

Ergebnis

BW

Barwert eines Zukunftswerts zu einem Zinssatz über einen Zeitraum

IKV

interner Zinsfuß einer Investition

RMZ

regelmäßige Zahlung über einen Zeitraum, die einem Barwert oder einem Zukunftswert zu einem Zinssatz entspricht

ZINS

Zinssatz, der notwendig ist, damit eine regelmäßige Zahlung über mehrere Perioden einem Gegenwartswert oder einem Zukunftswert entspricht

ZW

Zukunftswert eines Barwerts zu einem Zinssatz über einen Zeitraum

ZZR

Zeitraum, in dem ein Barwert bei einem Zinssatz zu einem Zukunftswert anwächst

Tabelle 10.6: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Finanz

299


Funktion

Ergebnis

DATUM

fortlaufende Zahl des angegebenen Datums

HEUTE

fortlaufende Zahl des aktuellen Datums

JAHR

Jahreszahl eines fortlaufenden Datums

JETZT

fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit

MONAT

Monatszahl eines fortlaufenden Datums

TAG

Tageszahl eines fortlaufenden Datums

WOCHENTAG

Wochentag eines fortlaufenden Datums

Tabelle 10.7: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Datum & Zeit

Funktion

Ergebnis

DM

wandelt eine Zahl in einen Text im Währungsformat um

ERSETZEN

ersetzt eine bestimmte Anzahl von Zeichen in einem Text

GLÄTTEN

löscht die Leerzeichen im Text

WERT

wandelt ein als Text angegebenes Argument in einen Zahlenwert um

Tabelle 10.8: Die wichtigsten Text-Funktionen

Funktion

Ergebnis

ANZAHL

Anzahl der Zahlenwerte unter den Argumenten

MAX

Maximum der Zahlen unter den Argumenten

MIN

Minimum der Zahlen unter den Argumenten

MITTELWERT

Mittelwert der Zahlen unter den Argumenten

STABWN

Standardabweichung der Zahlen unter den Argumenten

VARIANZ

Varianz der Zahlen unter den Argumenten

Tabelle 10.9: Die wichtigsten Funktionen im Bereich Statistik

300

Funktionen

Funktionen verschachteln In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, eine Funktion als eines der Argumente einer anderen Funktion zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise den Mittelwert mehrerer Zahlenwerte berechnen und das Ergebnis mit einem Zahlenwert vergleichen wollen, können Sie das innerhalb einer Berechnungsvorschrift erreichen, indem Sie die Funktion MITTELWERT in die Funktion WENN verschachteln.

Fehlermeldungen Fehlermeldungen in der Tabelle können eigentlich nur auftauchen, wenn Sie eine Formel oder Funktion eingeben, bei der irgendetwas nicht stimmt. Die dann von CALC angezeigten Ausdrücke – Err: mit einem angehängten Fehlercode – liefern Ihnen einen Hinweis über die mögliche Ursache des Fehlers ( Tabelle 10.10). Wenn die Zelle mit dem Fehler markiert ist, wird die Fehlermeldung in der Statusleiste angezeigt. Fehlercode

Meldung und Beschreibung

501

Ungültiges Zeichen – Ein Zeichen der Formel ist ungültig.

502

Ungültiges Argument – Das Argument ist für die Funktion nicht gültig; beispielsweise eine negative Zahl in der Wurzelfunktion.

503

Ungültige Gleitkommaoperation – Eine Division durch 0 oder eine andere Berechnung, die einen Überlauf des definierten Wertebereichs verursacht.

504

Fehler in der Parameterliste – Der Funktionsparameter ist nicht gültig; beispielsweise Text anstelle einer Zahl.

508

Fehler in der Klammerung – Es fehlt eine Klammer; beispielsweise ist eine schließende Klammer vorhanden, aber keine öffnende.

509

Fehlender Operator – Der Operator fehlt.

510

Fehlende Variable – Eine Variable fehlt.

511

Fehlende Variable – Die Funktion erfordert mehr Variablen als eingegeben.

512

Formel zu lang – Die Gesamtanzahl der Elemente in der Formel ist zu groß.

513

Zeichenkette zu lang – Ein Bezeichner in der Formel ist zu groß.

514

Interner Überlauf – Es wurde beispielsweise eine Sortieroperation an zu vielen numerischen Daten versucht.

301


Fehlercode

Meldung und Beschreibung

522

Zirkuläre Referenz – Die Formel bezieht sich direkt oder indirekt auf sich selbst, aber die Option Iterationen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS ist nicht aktiviert.

523

Rechenverfahren konvergiert nicht – Ein Zielwert fehlt in einer statistischen Finanzfunktion, oder die Iterationen von zirkulären Referenzen erreichen den minimalen Änderungswert mit den maximal zulässigen Schritten nicht.

Tabelle 10.10: Einige typische Fehlermeldungen

Optionen zum Berechnen Für die eben beschriebenen Methoden zur Berechnung gibt es einige Optionen, die Sie kennen sollten. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie innerhalb von OpenOffice.org Calc zu Berechnen ( Abbildung 10.7).

Abbildung 10.7: Beachten Sie die Optionen zum Berechnen

Unter zirkulären Referenzen versteht man Situationen, in denen das Ergebnis einer Berechnung wieder in die Werte eingeht, auf deren Basis das Ergebnis berechnet wird. Sie finden diese Struktur beispielsweise bei der schrittweisen Be-

302

Formelüberwachung

rechnung von Näherungswerten. Nach Aktivieren von Zirkuläre Referenzen können Sie die Anzahl der bei iterativen Berechnungen durchgeführten Näherungsschritte begrenzen. Darüber hinaus können Sie die Genauigkeit der Antwort festlegen: Schritte legt die maximal zulässige Anzahl von Iterationsschritten fest, Minimaler Änderungswert gibt die Differenz der Ergebnisse zweier Iterationsschritte an. Unterschreitet das Iterationsergebnis den minimalen Änderungswert, dann wird die Iteration beendet. Wenn die Option Iterationen nicht aktiviert ist, führen zirkuläre Referenzen in Tabellen zu Fehlermeldungen.

Unter Datum wählen Sie ein Anfangsdatum für die interne Konvertierung von Tagen in Zahlen. Standardmäßig ist 30.12.1899 (Standard) gesetzt. Damit wird der 30.12.1899 als Tag null eingestellt. Zwei zusätzliche Optionen sind vorhanden. Auch die Optionen in unteren Bereich des Dialogfelds sollten Sie kennen:

Groß-/Kleinschreibung beachten legt fest, ob beim Vergleich von Zellinhalten zwischen Groß- und Kleinschreibung von Text zu unterscheiden ist. Das betrifft auch die Namensgebung von Zellen und Bereichen.

Nachkommastellen gibt an, mit wie vielen Nachkommastellen Zahlen im Zahlenformat Standard dargestellt werden. Die Zahlen werden zwar gerundet angezeigt, aber nicht gerundet gespeichert. Genauigkeit wie angezeigt bestimmt aber, ob die in der Tabelle angezeigte Genauigkeit auch für Berechnungen gilt. In Diagrammen werden die angezeigten Werte wiedergegeben. Ist diese Option nicht aktiviert, so werden die Zahlen zwar gerundet angezeigt, aber intern ungerundet berechnet.

Mit der Option Suchkriterien = und müssen auf ganze Zellen zutreffen können Sie fordern, dass die ganze Zelle exakt mit dem für die Datenbankfunktionen unter CALC gewählten Suchkriterium übereinstimmen muss ( Kapitel 12). Ist die Option aktiviert, verhält sich CALC bei der Suche in Datenbankfunktionen genau wie Microsoft Excel.

Ist Reguläre Ausdrücke in Formeln ermöglichen aktiviert, sind bei der Suche sowie bei Zeichenkettenvergleichen reguläre Ausdrücke zulässig.

Formelüberwachung Bei komplexeren Berechnungen in größeren Tabellen ergeben sich Strukturen, die später – besonders für einen anderen Anwender, der nicht an der Entwicklung des Formelwerks beteiligt war – nicht immer einfach nachzuvollziehen sind. Über meh-

303


rere Funktionen zur Formelüberwachung können Sie die in einer Tabelle vorhandenen Berechnungsstrukturen sichtbar machen.

Werte hervorheben Wenn Sie im Menü ANSICHT die Option WERTE HERVORHEBEN aktivieren, werden numerische Werte in der Tabelle hervorgehoben. Textzellen werden schwarz formatiert, Zahlenzellen blau und alle übrigen Zellentypen – Formeln, Wahrheitswerte und Datumsangaben – grün.

Berechnungsstrukturen verfolgen Speziell dann, wenn Fehlerwerte ( oben) in der Tabelle auftauchen, sollten Sie die Techniken zum Verfolgen der Berechnungsstrukturen verwenden. Markieren Sie zuerst die Zelle, zu der Sie Informationen wünschen, und wählen Sie dann den geeigneten Befehl im Untermenü zu DETEKTIV im Menü EXTRAS ( Abbildung 10.8). Setzen Sie dann den Mauszeiger auf eine vom Detektiv eingezeichnete Spur. Der Mauszeiger ändert seine Form. Doppelklicken Sie auf die Spur, um die Zelle am Ende der Spur auszuwählen.

Abbildung 10.8: Die Pfeile zeigen Beziehungen zwischen Zellen an

Die SPUR ZUM NACHFOLGER kennzeichnet alle Zellen, die auf die vorher markierte Zelle Bezug nehmen, durch blaue Spurpfeile. Doppelklicken Sie auf einen solchen Spurpfeil, um die Zelle am Ende des Pfeils zu markieren. Gestrichelte Spurpfeile mit einem Symbol an der Spitze beziehen sich auf andere Tabellen.

304

Formelüberwachung

Die SPUR

ZUM VORGÄNGER kennzeichnet alle Zellen, auf die die vorher markierte Zelle Bezug nimmt. Alle im Bezug direkt vorhergehenden Zellen werden durch blaue Spurpfeile angezeigt. Doppelklicken Sie auf einen Spurpfeil, um die Zelle am Pfeilende zu markieren.

Die SPUR ZUM FEHLER erlaubt die Suche nach den Ursachen von Fehlermeldungen. Enthält eine Formel einen Bezug auf eine Zelle, in der ein Fehlerwert steht, dann erzeugt diese Formel wiederum einen Fehlerwert. Um den Ursprung einer solchen Fehlerkette zu finden, markieren Sie eine Zelle, die einen Fehlerwert enthält. Rote Spurpfeile verweisen auf den Ursprung des Fehlers. Nach einer Korrektur des Fehlers wird die Spur zum Vorgänger angezeigt.

Tipp Wenn Sie einen Überblick über die Originalspurpfeile behalten möchten, drucken Sie das Tabellenblatt mit den eingeblendeten Spurpfeilen aus, bevor Sie die Änderungen vornehmen.

Mit dem Befehl ALLE SPUREN ENTFERNEN im Untermenü zum Befehl DETEKTIV im Menü EXTRAS können Sie die angezeigten Spuren wieder ausblenden. SPUR ZUM VORGÄNGER ENTFERNEN löscht eine Ebene von Spurpfeilen, die mit dem Befehl SPUR ZUM VORGÄNGER eingefügt wurden. SPUR ZUM NACHFOLGER ENTFERNEN wirkt entsprechend.

Funktionsstrukturen Wenn Sie eine Zelle mit einer bereits eingegebenen Funktion markieren und nochmals FUNKTION im Menü EINFÜGEN wählen oder auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Rechenleiste klicken, wird die Registerkarte Struktur des Funktions-Assistenten angezeigt, über die Sie die Struktur der Funktion kontrollieren können ( Abbildung 10.9). Der Bereich Struktur im linken Teil zeigt eine hierarchische Darstellung der aktuellen Funktion an. Sie können die Argumente durch Klicken auf das Plus- oder Minuszeichen links daneben ein- oder ausblenden. Die einzelnen Argumente werden mit einem blauen Punkt dargestellt, wenn sie korrekt angegeben wurden. Ein roter Punkt weist auf einen falschen Datentyp hin. Haben Sie beispielsweise bei der Funktion SUMME als Argument einen Text eingegeben, wird das Argument rot hervorgehoben, da diese Funktion nur Zahlen als Argumente erlaubt.

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Abbildung 10.9: Sie können die Struktur einer Funktion kontrollieren

Zellen benennen Einzelne Zellen oder zusammenhängende Zellbereiche können mit einem Namen versehen werden. Beispielsweise können Sie die Zeile in der Tabelle, in der der Umsatz angegeben wird, mit dem Namen Umsatz versehen. Das Benennen von einzelnen Zellen oder Zellbereichen vereinfacht das Arbeiten. Die verwendeten Namen können Sie beispielsweise statt der Bezugsadressen in Formeln und Funktionen verwenden. Die Befehle zum Arbeiten mit Namen finden Sie im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN.

Namen einfügen und anzeigen Sie können Namen für Zellbereiche selbst definieren oder automatisch aus in der Tabelle vorhandenen Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen ableiten lassen.

Namen selbst definieren Markieren Sie den Bereich in der Tabelle, den Sie mit einem Namen versehen wollen, und wählen Sie dann den Befehl DEFINIEREN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Der von Ihnen markierte Bereich wird im Dialogfeld Namen definie-

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Zellen benennen

ren unter Zugeordnet zu angezeigt und kann dort gegebenenfalls editiert werden. Den gewünschten Namen legen Sie im Feld Name fest ( Abbildung 10.10 links).

Abbildung 10.10: Namen können eingegeben oder übernommen werden

Mit Hinzufügen legen Sie den Namen fest und lassen das Dialogfeld weiter geöffnet; die in der Tabelle bereits vergebenen Namen werden in der darunter angezeigten Liste aufgeführt. Um einen vorhandenen Namen zu entfernen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen. Mit OK wird der Name übernommen und das Dialogfeld geschlossen.

Namen übernehmen Wenn Sie Beschriftungen – besonders Zeilenbeschriftungen – in Ihrer Tabelle verwendet haben, können Sie diese als Namen für die entsprechenden Bereiche übernehmen lassen. Markieren Sie dazu den gesamten Zellbereich – inklusive der Zeilenund Spaltenbeschriftungen –, für dessen Teile Sie die Namen definieren möchten, und wählen Sie dann ÜBERNEHMEN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Namen erzeugen müssen Sie angeben, welche Beschriftungen in der Tabelle für die Namen verwendet werden sollen ( Abbildung 10.10 rechts). Wenn Sie – wie meist üblich – die Beschriftungen aus der ersten Zeile und der ersten Spalte verwenden wollen, aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen Oberer Zeile und Linker Spalte.

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Hinweis Wenn Sie die Inhalte von Zellen mit Zahlen als Namen verwenden wollen, müssen diese Zahlen als Text eingegeben worden sein – etwa in der Form '2005.

Festgelegte Namen anzeigen In manchen Fällen bedeutet es eine Arbeitserleichterung, wenn die verwendeten Namen – zusammen mit den dafür festgelegten Bereichen – direkt in der Tabelle angezeigt werden. Markieren Sie hierzu eine Zelle, die die linke obere Ecke der einzufügenden Liste sein wird. Wählen Sie dann EINFÜGEN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Namen einfügen werden die in der Tabelle vergebenen Namen aufgelistet. Sie können diese Liste vollständig an der vorher in der Tabelle markierten Stelle einfügen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche Liste einfügen klicken. Alternativ können Sie auch einen oder mehrere Einträge in der Liste auswählen und dann über OK bestätigen, um die ausgewählten Elemente einzufügen.

Achtung Vorher in der Tabelle vorhandene Einträge werden gegebenenfalls überschrieben. Die Namensliste ist in einer Tabelle zwei Spalten breit.

Namen verwenden Haben Sie in der Tabelle Namen für Zellen oder Bereiche definiert, können Sie diese benutzen, um die so benannten Elemente zu markieren oder in Formeln und Funktionen darauf Bezug zu nehmen.

Bereiche markieren Definierte Namen werden im Namensfeld links in der Rechenleiste angezeigt. Sie können diese dazu verwenden, die Zelle(n) zu markieren. Klappen Sie hierfür die Liste auf und wählen Sie dann aus dem aufgeklappten Namensfeld einen Namen aus. Der benannte Bereich wird markiert. Sie können den gewünschten Namen auch über die Tastatur direkt im vorher angeklickten Namensfeld eingeben und so den Bereich markieren.

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Daten verschieben und kopieren

Namen als Bezug verwenden Durch Namen wird auch die Eingabe von Formeln und Funktionen stark vereinfacht. Sie brauchen dann nicht mehr die Zelladressen zu verwenden, sondern benutzen einfach die Namen. Markieren Sie zuerst die Zelle, in der Sie die Formel oder Funktion einfügen wollen. Anschließend können Sie die Formel direkt über die Tastatur eingeben, indem Sie die Namen benutzen. Beispielsweise könnten Sie in einer entsprechenden Tabelle zum Berechnen des Gewinns statt der Formel =B2-B3 den Ausdruck =Umsatz-Kosten verwenden. Voraussetzung dafür wäre, dass beispielsweise der Bereich B2:C2 mit dem Namen Umsatz und der Bereich B3:C3 mit dem Namen Kosten versehen wurde ( Abbildung 10.11). Beachten Sie dabei, dass die Formel in den Zellen B4 und C4 immer =Umsatz-Kosten lautet.

Abbildung 10.11: Namen können als Bezug verwendet werden

Daten verschieben und kopieren Einträge in Zellen können Sie an andere Stellen in der Tabelle kopieren oder verschieben. Wir kommen erst jetzt zu diesen wichtigen Techniken, da sich hier wichtige Aspekte bei den eingegebenen Formeln und Funktionen ergeben, die Sie kennen müssen.

Hinweis Ist das Kontrollkästchen Überschreibwarnung beim Einfügen von Daten anzeigen im Bereich Allgemein von OpenOffice.org im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert, werden Sie in einem entsprechenden Meldungsfeld vor den Auswirkungen gewarnt.

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Menübefehle Zum Verschieben oder Kopieren von Zellbereichen können Sie – wie immer – ebenso die Zwischenablage verwenden. Markieren Sie auch in diesem Fall zunächst die Zelle(n), die verschoben oder kopiert werden soll(en), und benutzen Sie dann die Befehle KOPIEREN, AUSSCHNEIDEN und EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder die gleichbedeutenden Schaltflächen in der Symbolleiste Standard. Über die Liste zur Schaltfläche Einfügen können Sie wählen, als was der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll.

Ausfüllen Wenn die Zellen, in die kopiert werden soll, direkt neben, unter oder über den Zellen liegen, die kopiert werden sollen, können Sie den Kopierprozess einfacher gestalten, indem Sie die Ausfüllfunktion von CALC nutzen. Sie können in diesem Fall sowohl über Ziehen mit der Maus als auch mit dem Befehl AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN arbeiten. Außerdem können Sie diese Technik dazu benutzen, bestehende Datenreihen zu erweitern und damit fortzuschreiben.

AutoAusfüllen mit der Maus Die Funktion AutoAusfüllen ermöglicht ein Ausfüllen allein durch Ziehen mit der Maus. Markieren Sie die Zelle(n) mit den zu kopierenden Daten und positionieren Sie den Zeiger auf dem Ausfüllkästchen – dem schwarzen Quadrat in der rechten unteren Ecke der Auswahl. Der Zeiger wechselt zur Form eines Kreuzes. Drücken Sie die Maustaste und markieren Sie dann den Bereich, der mit Daten ausgefüllt werden soll. Lassen Sie abschließend die Maustaste los.

Abbildung 10.12: Über AUSFÜLLEN können Sie in benachbarte Zellen kopieren

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Zahlenwerte, Datums- und kombinierte Angaben werden fortgeschrieben: Zahlenwerte werden um den Wert 1 erhöht. Datumsangaben werden jeweils um einen Tag erhöht. Uhrzeitangaben werden um eine Stunde erhöht. Bei aus Texten und Zahlenwerten kombinierten Angaben wird der Zahlenteil um jeweils 1 erhöht. Wenn Sie beim Ausfüllen zusätzlich (Strg) drücken, erreichen Sie ein reines Kopieren der Eingaben. Ein zusätzliches Pluszeichen wird dann neben dem Ausfüllen-Mauszeiger angezeigt.

Texteingaben werden wie eingegeben kopiert. Ausnahmen bilden spezielle Texteingaben, wie beispielsweise Mo, Montag usw. Sie werden ebenfalls fortgeschrieben – erzeugen also beim Ausfüllen Angaben wie Di, Mi, Do oder Dienstag, Mittwoch, Donnerstag. Um diese Elemente einzusehen, wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren unter OpenOffice.org Calc zu Sortierlisten. Alle benutzerdefinierten Listen werden hier unter Listen angezeigt. Sie können auch eigene Listen definieren und bearbeiten. In Sortierlisten kann nur Text verwendet werden, Zahlen sind nicht zugelassen.

Abbildung 10.13: Listeneinträge werden fortgeschrieben

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Ausfüllen über Menübefehl Sie können dazu auch über einen Menübefehl arbeiten: Markieren Sie die Zelle(n), die kopiert werden soll(en), zusammen mit dem benachbarten Bereich, in den ausgefüllt werden soll. Wählen Sie dann den gewünschten Befehl im Untermenü zu AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN. Die ersten vier Optionen im Untermenü erlauben ein Ausfüllen in unterschiedliche Richtungen. Der Befehl RECHTS kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die rechts angrenzenden Zellen ( Abbildung 10.12). Um in die links angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl LINKS. Der Befehl UNTEN kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die darunter liegenden Zellen. Um die letzte Zeile der Auswahl in die oben angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl OBEN. Je nachdem, was Sie markiert haben, sind immer nur bestimmte Optionen verfügbar. Der Rest wird abgeblendet angezeigt. Texte und Zahlenwerte werden wie angezeigt kopiert, Formeln und Funktionen verhalten sich entsprechend der Form der verwendeten Bezüge ( unten).

Datenreihen ausfüllen Ferner können Sie mit AUSFÜLLEN auch eine Datenreihe automatisch erstellen beziehungsweise eine vorhandene ausweiten lassen. Geben Sie hierzu zumindest das erste Element der Reihe ein und markieren Sie dann den Bereich, in dem Sie die Reihe erstellen wollen. Wählen Sie anschließend den Befehl REIHE im Untermenü zu AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN. Geben Sie im Dialogfeld Reihe die Parameter für die Fortschreibung der Reihe an. Wenn Sie mehrere Spalten und Zeilen markiert haben, müssen Sie über Reihe in angeben, ob die Reihe in Spalten oder in Zeilen erstellt werden soll. Außerdem ergeben sich einige Unterschiede für reine Zahlenreihen und Reihen aus Datumswerten ( Abbildung 10.14).

Abbildung 10.14: Mit AUSFÜLLEN können Sie auch Datenreihen erstellen

312


Unter Reihentyp geben Sie die Art der Fortschreibung an. Sie legen damit fest, um welchen Wert die Daten von Feld zu Feld ansteigen sollen:

Arithmetisch bedeutet, dass der Wert von Zelle zu Zelle um einen konstanten Wert erhöht wird. Die Reihe 1, 2, 3, 4, 5 usw. ist eine lineare Reihe. Den Wert, um den die Reihe erhöht werden soll, legen Sie über Inkrement fest. Alternativ können Sie hier auch den Wert für das letzte Feld der Reihe im Feld Endwert eingeben. Das Inkrement wird dann automatisch errechnet.

Mit Geometrisch geben Sie an, dass die Reihe einer geometrischen Struktur folgen soll. Solche Reihen vervielfachen den Wert von Element zu Element – beispielsweise ist 1, 2, 4, 8, 16 usw. eine geometrische Reihe.

Wenn Sie die Option Auto-Ausfüllen wählen, wird der im Feld Inkrement eingegebene Wert ignoriert.

Wenn Sie die Option Datum aktivieren, müssen Sie in der Gruppe Zeiteinheit eine Einheit wählen. Auf diese Weise können Sie einen Datumswert tageweise, monatlich oder jahresweise fortschreiben. Die Option Wochentag bedeutet hier, dass nur die Tage von Montag bis Freitag benutzt werden. Auch hier können Sie ein Inkrement angeben – beispielsweise 3, wenn nur jeder dritte Monat in der Reihe verwendet werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Datenreihe erstellt.

Über Tabellen Der Befehl TABELLEN im Untermenü zum Befehl AUSFÜLLEN kopiert den Inhalt des im aktiven Tabellenblatt markierten Zellbereichs in denselben Zellbereich aller anderen markierten Blätter einer Gruppe. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn mehrere Blätter markiert sind.

Relative und absolute Bezüge CALC unterscheidet zwischen absoluten, relativen und gemischten Bezügen, die sich beim Kopieren der Zellinhalte unterschiedlich verhalten. Standardmäßig werden relative Bezüge verwendet.

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Eingabe Relative, absolute und gemischte Bezugsadressen können Sie natürlich einfach über die Tastatur eingeben. Sie formulieren einen Bezug als absolut, indem Sie vor dem Buchstaben für die Spalte und der Zahl für die Zeile jeweils ein $-Zeichen eingeben. Statt der Eingabe =B2 verwenden Sie also die Eingabe =$B$2. Gemischte Bezüge bilden eine Kombination aus relativen und absoluten Elementen. Zwei Typen von gemischten Bezügen sind möglich: Ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =$B2, und ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =B$2. Außerdem können Sie einen eingegebenen relativen Bezug vor dem Bestätigen in einen absoluten oder einen gemischten Bezug umwandeln, indem Sie direkt nach der Eingabe oder dem Markieren der Zelle entsprechend oft (ª)+(F4) drücken. Haben Sie beispielsweise den relativen Bezug B2 eingegeben, bewirkt ein erstes Drücken von (ª)+(F4) die Umwandlung in den absoluten Bezug $B$2. Wollen Sie diesen in einen gemischten Bezug mit relativer Spaltenadresse und absoluter Zeilenadresse umwandeln, drücken Sie nochmals (ª)+(F4). Damit erhalten Sie B$2. Wollen Sie die Form des gemischten Bezugs umkehren, drücken Sie nochmals (ª)+(F4). Das erzeugt $B2. Nochmaliges Drücken von (ª)+(F4) liefert wieder den ursprünglich eingegebenen relativen Bezug. Bestätigen Sie abschließend die Eingabe. Auf dieselbe Weise können Sie die Art des Bezugs nachträglich ändern. Sie können dazu in der Rechenleiste in einer Formel jeden einzelnen Bezug oder aber auch die gesamte Formel markieren und dann die Form der Bezüge mittels Drücken von (ª)+(F4) wechseln. Bestätigen Sie abschließend wieder die Eingabe.

Wirkung Beim Kopieren von Zellinhalten wirkt sich die Form der verwendeten Bezüge auf das Ergebnis aus:

Relative Bezüge werden beim Kopieren an die Adressen der neuen Position angepasst.

Absolute Bezüge beziehen sich nach einem Kopieren auf dieselben Zelladressen. Beim Kopieren von gemischten Bezügen wird der relative Teil der Adresse an die neue Position angepasst, der absolute Teil bleibt konstant.

314


Inhalte einfügen Über den Befehl INHALTE EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN erhalten Sie Zugriff auf eine Reihe weiterer Optionen, über die Sie bestimmte Teilelemente des gewählten Elements aus der Zwischenablage einfügen und/oder zusätzliche Operationen mit dem Einfügen verknüpfen können ( Abbildung 10.15). Sorgen Sie vor der Wahl des Befehls INHALTE EINFÜGEN dafür, dass sich CALC-Daten in der Zwischenablage befinden, indem Sie die entsprechenden Daten kopieren oder ausschneiden.

Abbildung 10.15: Elemente können in unterschiedlicher Form eingefügt werden

Im oberen linken Bereich des Dialogfelds Inhalte einfügen können Sie unter Auswahl festlegen, was von den kopierten oder ausgeschnittenen Daten eingefügt werden soll. Sie können hier beispielsweise wählen, ob Sie aus der Zwischenablage alle Inhalte, nur die Text-, Zahlen- und Formeleingaben oder bestimmte Formate übernehmen wollen ( Tabelle 10.11). Einfügen

Beschreibung

Alles einfügen

fügt alle Elemente aus der Zwischenablage ein.

Formeln

Nur Eingaben und die Ergebnisse der Berechnung der Formeln werden eingefügt; Formate werden nicht übertragen.

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Einfügen

Beschreibung

Zahlen

Vormals über Formeln oder Funktionen errechnete Werte werden durch die Ergebnisse ersetzt. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie Berechnungen mit mehreren alternativen Grunddaten durchführen und die jeweiligen Ergebnisse an einer bestimmten Stelle der Tabelle speichern wollen.

Formate

überträgt allein die Formate; Zellinhalte werden nicht mit eingefügt.

Notizen

Nur die Kommentare werden eingefügt.

Tabelle 10.11: Die einzufügenden Elemente auswählen

Die zweite Optionsgruppe unter der Überschrift Rechenoperationen ermöglicht zusätzliche Operationen der kopierten oder ausgeschnittenen Zahlenwerte mit anderen Werten. Wenn sich in dem Bereich, in dem die Daten eingefügt werden sollen, bereits Zahlenwerte befinden, können Sie die einzufügenden zu den bereits vorhandenen addieren, von ihnen subtrahieren, damit multiplizieren oder dividieren.

In allen Fällen können Sie unter Optionen zusätzlich leere Zeilen eliminieren lassen oder mit Transponieren Spalten und Zeilen vertauschen. Aktivieren Sie hierzu das beziehungsweise die entsprechenden Kontrollkästchen.

Suchen und Ersetzen Sie können eine Tabelle oder einen markierten Bereich nach Zeichen oder Zeichenfolgen durchsuchen und diese – wenn gewünscht – durch andere ersetzen lassen. Die Techniken dazu entsprechen im Prinzip denen, die schon für die Textverarbeitung unter WRITER vorgestellt wurden ( Kapitel 4). Einige Besonderheiten sollten Sie aber beachten. Zum Suchen markieren Sie in der Tabelle gegebenenfalls den Bereich, den Sie durchsuchen wollen. Falls nur eine Zelle markiert wurde, durchsucht CALC die ganze Tabelle. Wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN den Befehl SUCHEN & ERSETZEN ( Abbildung 10.16).

316

Suchen und Ersetzen

Abbildung 10.16: Sie können nach Zellinhalten suchen lassen und diese ersetzen

Geben Sie unter Suchen nach den Suchtext ein oder wählen Sie einen der aufgelisteten zuvor eingegebenen Suchbegriffe. Im Feld Ersetzen durch geben Sie den Text ein, durch den der Suchtext zu ersetzen ist, oder wählen Sie eine der aufgelisteten zuvor eingegebenen Ersetzungen.

Exakte Suche unterscheidet zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Nur ganze Zellen sucht nach Zellen, deren Inhalte den Suchkriterien exakt entsprechen. Ist der Suchbegriff nur ein Teil des Zellinhalts, wird die Zelle nicht gefunden. Gefunden werden ganze Wörter, die dem Suchtext gleichen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Mehr Optionen werden unten im Dialogfeld die verfügbaren Suchoptionen angezeigt:

Rückwärts führt die Suche ausgehend von der aktuellen Cursorposition rückwärts bis zum Dateianfang durch.

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Reguläre Ausdrücke ermöglicht den Einsatz von Platzhaltern in der Suche, Ähnlichkeitssuche ermöglicht die Suche nach Begriffen, die dem Text in Suchen nach ähnlich sind ( Kapitel 4).

Wenn Sie nach Text suchen möchten, dessen Attribute durch direkte Formatierung und Vorlagen festgelegt wurden, markieren Sie die Option einschließlich Vorlagen.

Über Suchen in können Sie festlegen, wo gesucht werden soll. Beispielsweise suchen Sie über Formeln nach Formeln und fixen – also nicht berechneten – Werten, in welchen die angegebenen Zeichen vorkommen. Beispielsweise könnten Sie nach Formeln suchen lassen, die die Funktion SUMME enthalten. Werten sucht nach Werten und Formelergebnissen, in denen die angegebenen Zeichen vorkommen. Anmerkungen sucht nach Zellennotizen, in denen die angegebenen Zeichen vorkommen.

Mit den beiden Optionen unter Suchrichtung legen Sie die Reihenfolge zum Durchsuchen der Zellen fest.

Über In allen Tabellen suchen werden alle Tabellen des aktiven Tabellendokuments durchsucht. Nachdem Sie das Dialogfeld geschlossen haben, können Sie das zuletzt eingegebene Suchkriterium mit (ª)+(Strg)+(F) weiterhin verwenden.

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KAPITEL 11

Tabellen formatieren

Kapitel 11 – Tabellen formatieren

Unter dem Begriff Formatieren einer Tabelle versteht man alle Tätigkeiten, die die optische Gestaltung der Tabelle betreffen. Dazu gehören vordringlich Angaben für die Form der Anzeige – beispielsweise die Darstellung mit einem Prozent- oder Währungszeichen –, aber auch solche zu grafischen Fragen – wie beispielsweise die Wahl der Schriftart. Die Zeilenhöhe kann – genauso wie die Spaltenbreite – verändert werden. Die Einträge in den Zellen können unterschiedlich ausgerichtet oder auch über mehrere Zellen hinweg positioniert werden. Zellbereiche können mit Rahmen und Linien sowie mit Farben und Mustern für den Hintergrund versehen werden. Nicht gewünschte Zeilen und/oder Spalten lassen sich ausblenden. Um für eine markierte Zelle oder einen Zellbereich eine vom eingestellten Standard abweichende Formatierung zu wählen, stehen Ihnen die Befehle des FORMAT-Menüs zur Verfügung. Die wichtigsten Formatierungsbefehle können Sie auch über die Schaltflächen der Format-Symbolleiste aufrufen ( Abbildung 11.1). Viele Schaltflächen darin kennen Sie schon aus den einleitenden Ausführungen und dem Programm WRITER ( Kapitel 2 und 5). Einige dieser Schaltflächen sind aber typisch für das Programm CALC ( Tabelle 11.1).

Abbildung 11.1: Benutzen Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Format

Symbol

Name und Wirkung Zellen verbinden – die vorher markierten Zellen zu einer einzigen Zelle vereinigen und den Inhalt der Zelle über mehrere Spalten zentrieren.

,

Zahlenformat: Währung – den Inhalt der Zelle im Währungsformat darstellen. Zahlenformat: Prozent – den Inhalt der Zelle im Prozentformat darstellen. Zahlenformat: Standard – schaltet zurück zum Standardformat. Zahlenformat: Dezimalstelle hinzufügen – zeigt eine weitere Dezimalstelle an. Zahlenformat: Dezimalstelle löschen – entfernt die Anzeige der letzten Dezimalstelle. Der Wert bleibt aber vollständig erhalten.

Tabelle 11.1: Die wichtigsten Befehle können Sie über die Symbolleiste ansprechen

320

AutoFormat

Hinweis Für weitere optische Verfeinerungen können Sie die Tabelle über verschiedene Optionen im Menü EINFÜGEN mit zusätzlichen Objekten – wie Textelementen, Grafiken oder Medienclips – versehen. Die Techniken dafür sind dieselben wie bei der Textverarbeitung ( Kapitel 6 und 22).

AutoFormat Der einfachste Weg, eine Tabelle zu formatieren, ist der Befehl AUTOFORMAT. Damit können Sie dem vorher markierten Bereich in einem Tabellenblatt eine Kombination von Formatierungen, ein so genanntes AutoFormat, zuweisen. Diese Funktion ermöglicht es, Tabellen oder Zellbereiche in wenigen Schritten zu formatieren. Wählen Sie im Tabellendokument zunächst die Zellen aus, die mit AutoFormat formatiert werden sollen. Fassen Sie dabei auch die entsprechenden Spalten- und Zeilenköpfe und Summenzeilen oder -spalten mit ein. Dieser Befehl steht erst ab einer Auswahl von mindestens drei Zeilen und drei Spalten zur Verfügung. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl AUTOFORMAT und bestimmen Sie das gewünschte Format ( Abbildung 11.2). Über die Bildlaufleiste können Sie weitere Alternativen anzeigen lassen. Beachten Sie bei der Wahl eines AutoFormats die in den Beispielen angezeigten Zeilen und Spalten mit der Bezeichnung Summe. Diese Zeilen und Spalten werden manchmal anders formatiert als der Rest des Tabellenbereichs. Nach dem Bestätigen wird das Format für den markierten Bereich übernommen.

Abbildung 11.2: Viele AutoFormate stehen zur Verfügung

321


Tipp Sollten Sie unter den vorhandenen AutoFormaten keines finden, das Ihren Vorstellungen vollständig entspricht, wählen Sie eines, das dem von Ihnen gewünschten sehr nahe kommt, und ändern die Formate anschließend ab. Unter Umständen wichtig ist der Bereich Formatierung am unteren Rand des Dialogfelds, der erst nach einem Klick auf die Schaltfläche Zusätze angezeigt wird. Wenn Sie vorher einzelne Elemente des Bereichs individuell formatiert hatten, werden diese Formate in der Grundeinstellung bei Anwendung des Befehls AUTOFORMAT überschrieben. Durch Deaktivieren einzelner Kontrollkästchen können Sie aber regeln, dass bestimmte Formatelemente erhalten bleiben und nicht durch die Einstellungen des AutoFormats ersetzt werden.

Zellenformate Für eine individuelle Formatierung einzelner Zellen oder Zellbereiche arbeiten Sie mit einem Dialogfeld, das Sie über den Befehl ZELLEN im Menü FORMAT auf den Bildschirm bringen. Hierüber können Sie mittels mehrerer Registerkarten das Zahlenformat, die Schrift, die Ausrichtung und weitere Elemente festlegen. Um die für eine Zelle definierten Formateinstellungen auf andere Teile der Tabelle zu übertragen, markieren Sie die Zelle mit dem gewünschten Format und klicken dann auf die Schaltfläche Format übertragen in der Standard-Symbolleiste. Klicken Sie anschließend auf die Zelle oder markieren Sie den Bereich, auf die beziehungsweise den Sie das Format übertragen wollen.

Schrift und Schrifteffekt Für Text- oder Zahleneingaben können Sie die Schriftart, den Schriftstil, die Schriftgröße, die Form der Unterstreichung, die Schriftfarbe und andere Gestaltungsoptionen festlegen. Markieren Sie den zu formatierenden Bereich und wählen Sie dann den Befehl ZELLEN im Menü FORMAT. Über die Registerkarte Schrift im Dialogfeld Zellen formatieren können Sie die Schriftart, den Schriftschnitt und die Größe der Schrift einstellen ( Abbildung 11.3). Über das Register Schrifteffekt bestimmen Sie zusätzliche Effekte. Die Wirkung der aktuell gewählten Einstellungen wird im Feld Vorschau skizziert. Die Optionen auf diesen beiden Registerkarten entsprechen denen schon vom Programm WRITER her bekannten ( Kapitel 5). 322

Zellenformate

Abbildung 11.3: Schrift und Schrifteffekt bestimmen Sie wie bei der Textverarbeitung

Die häufig verwendeten Parameter zur Zeichenformatierung – beispielsweise Schriftart, -größe und -farbe sowie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen – können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste Format einstellen. Beachten Sie, dass Sie diese Schaltflächen auch gemeinsam einsetzen können: beispielsweise können Sie eine fette, kursive und unterstrichene Darstellung erreichen. Außerdem stehen hierfür Tastenkürzel zur Verfügung, die Sie in der Programmhilfe finden.

Ausrichtung Standardmäßig werden in einer Zelle Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert ausgerichtet. Sie können diese Voreinstellungen ändern und außerdem die horizontale und vertikale Ausrichtung, den Einzug in der Zelle, den Winkel und diverse andere Parameter einstellen. Markieren Sie zunächst den zu formatierenden Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT

323


( Abbildung 11.4). Die wesentlichsten Ausrichtungsparameter können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen.

Abbildung 11.4: Die Ausrichtung der Zelleinträge kann eingestellt werden

Das wichtigste Feld ist das mit der Bezeichnung Horizontal im Bereich Textausrichtung. Hierüber stellen Sie die waagerechte Ausrichtung ein ( Tabelle 11.2). Option

Beschreibung

Standard

Grundeinstellung: Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert

Links

richtet den Zellinhalt nach links aus. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie über das Feld Einzug rechts daneben einen Wert eingeben, mit dem der Zellinhalt um diese Zahl von Punkten nach rechts eingezogen wird.

Zentriert

zentriert den Zellinhalt in der Mitte der Zelle.

Rechts

richtet den Inhalt am rechten Zellrand aus. Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um diese Zahl von Zeichen nach links eingezogen.

Block

richtet den Inhalt rechts- und linksbündig aus; ist nur bei mehrzeiligen Texteingaben relevant.

Ausgefüllt

Der Inhalt der aktiven Zelle wird wiederholt, bis der markierte Bereich gefüllt ist.

Tabelle 11.2: Bei der horizontalen Ausrichtung gibt es mehrere Alternativen

324

Zellenformate

Über das Feld Vertikal legen Sie die senkrechte Ausrichtung der Einträge in den Zellen fest. Der Effekt ist nur sichtbar, wenn Sie die Höhe der betroffenen Zeile vergrößern. Standardmäßig werden Einträge unten in der Zelle angezeigt. Sie können sie hierüber aber auch oben oder in der Mitte anzeigen lassen.

Die Einstellmöglichkeiten unter der Überschrift Textorientierung eignen sich besonders für Fälle, in denen eine Spaltenüberschrift – gemessen an den sonstigen Inhalten dieser Spalte – recht lang ist. In solchen Fällen spart es Platz, wenn Sie die Überschrift schräg oder senkrecht stellen. Senkrecht gestapelt ordnet Text vertikal an. Um den Text zu drehen, klicken Sie auf dem Rad an die Stelle, die dem gewünschten Winkel entspricht. Sie können auch einen Winkel für den Text in den ausgewählten Zellen eingeben. Bei positiven Werten wird der Text nach links, bei negativen Werten nach rechts gedreht. Die Optionen unter Bezugskante bestimmen die Zellkante, an welcher der gedrehte Text ansetzen soll ( Tabelle 11.3). Symbol

Name und Wirkung Textausdehnung von unterer Zellkante aus – Der gedrehte Text setzt an der unteren Zellkante an.

Textausdehnung von oberer Zellkante aus – Der gedrehte Text setzt an der oberen Zellkante an.

Textausdehnung nur innerhalb der Zelle – Der gedrehte Text bleibt innerhalb der Grenzen der Zelle.

Tabelle 11.3: Bestimmen Sie die Bezugskante

Weitere Optionen bieten die Kontrollkästchen im Gruppenfeld Eigenschaften: Automatischer Zeilenumbruch legt fest, ob ein Zeilenumbruch vorgenommen werden soll, wenn der Zellinhalt länger als die Spaltenbreite ist. Wenn diese Option aktiviert ist, erfolgt bei mehreren Wörtern in der Zelle der Umbruch automatisch. Bei einem langen Wort sollten Sie an einer geeigneten Stelle über die Bearbeitungsleiste einen Trennstrich einfügen. Silbentrennung aktiv ermöglicht die Silbentrennung für den Umbruch von Text in die nächste Zeile. An Zellgröße anpassen bewirkt, dass die Schriftgröße so verkleinert wird, dass die Zelle ganz ausgefüllt wird.

Tipp Um einen längeren Texteintrag in einer Zelle gezielt an einer Stelle zu umbrechen, verwenden Sie die Tastenkombination (Alt)+(¢).

325


Zahlenformate Zahlen in einer Tabelle – dazu gehören auch Datums- und Uhrzeitangaben sowie Wahrheitswerte – können in unterschiedlichen Formaten angezeigt werden. Markieren Sie zunächst den gewünschten Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT ( Abbildung 11.5). Wählen Sie hier zuerst eine Kategorie und bestimmen Sie dann die zusätzlichen Parameter durch eine Auswahl im Listenfeld Format. Wenn Sie die Kategorie Alle wählen, finden Sie in diesem Listenfeld alle zur Verfügung gestellten Formate. Ein Beispiel für das Ergebnis Ihrer Einstellungen wird in der Vorschau auf der rechten Mitte des Dialogfelds angezeigt. Einige Zahlenformate können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen.

Abbildung 11.5: Zahlen können mit mehreren Dezimalstellen angezeigt werden

Bei den meisten dieser Formate können Sie im unteren Bereich der Registerkarte zusätzliche Optionen festlegen:

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tausenderpunkt, wenn zwischen den Tausendern – in der deutschen Version – jeweils ein Punkt gesetzt werden soll. Die Form des Trennzeichens wird über die Ländereinstellung des Betriebssystems geregelt.

326

Zellenformate

Negativ in Rot bewirkt, was es sagt: Eine negative Zahl wird in roter Schriftfarbe angezeigt.

Über Führende Nullen geben Sie an, wie viele Nullen mindestens vor dem Komma angezeigt werden sollen.

Sprache bestimmt die Spracheinstellung für die ausgewählten Zellen. Ist die Sprache auf Standard eingestellt, so verwendet CALC automatisch die Zahlenformate der Standardsystemsprache. Wählen Sie eine beliebige Sprache, um die Einstellungen für die ausgewählten Zellen zu fixieren. Die Spracheinstellung gewährleistet, dass die Datums- und Währungsformate auch beim Öffnen des Dokuments unter einem Betriebssystem mit einer anderen Standardspracheinstellung beibehalten werden. Die ersten zehn Kategorien werden Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden:

Die Kategorie Zahl erlaubt die Wahl der Dezimalstellen und unterschiedliche Darstellungsformen für negative Zahlenwerte.

Die Kategorie Währung erlaubt die Wahl unterschiedlicher Währungszeichen, die Zahl der Dezimalstellen und die separate Darstellungsform von negativen Zahlenwerten. Das Tausendertrennzeichen wird bei dieser Kategorie automatisch gesetzt.

In der Kategorie Datum haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Darstellungsformen für Datumsangaben. Für die Kategorie Uhrzeit stehen entsprechende Optionen zur Verfügung. Normale Zahlenwerte können in Datums- oder Uhrzeitangaben umformatiert werden – und umgekehrt: Das Datum 1. Jul. 2000 entspricht dem Zahlenwert 36708 – der 1. 7. 2000 ist der 36708. Tag nach dem 1.1.1900. Die Uhrzeitangabe 18:30 entspricht dem Zahlenwert 0,77 – 24 Stunden entsprechen dem Wert 1. Kombinationen von Datum und Uhrzeit werden entsprechend umgerechnet.

Das Format Prozent multipliziert den Zahlenwert mit dem Faktor 100 und setzt ein %-Zeichen hinzu. Beispielsweise wird die Eingabe 0,65 im Format Prozent als 65% dargestellt. Legen Sie außerdem die Zahl der Stellen hinter dem Komma fest.

Das Format Bruch erlaubt die Darstellung als Bruchzahl. Die Eingabe 1,25 kann beispielsweise als 1 1/4 oder als 1 2/8 dargestellt werden. Legen Sie unter Typ die Form der Darstellung des Bruchs fest.

327


Benutzerdefinierte Formate Wahrscheinlich Ist Ihnen schon das Feld Format-Code unten auf der Registerkarte aufgefallen. In diesem können Sie eigene Formate definieren. Verwenden Sie dafür die Kategorie Benutzerdefiniert und geben Sie in diesem Feld einen Code ein. Dafür benutzen Sie Platzhalter ( Tabelle 11.4). Platzhalter

Bedeutung

#

zeigt keine zusätzlichen Nullen an.

0 (Null)

zeigt zusätzliche Nullen an, wenn eine Zahl weniger Stellen hat, als Nullen im Format vorliegen.

. (Punkt) oder , (Komma)

Tausenderseparator. Je nach Spracheinstellung kann entweder ein Komma oder ein Punkt als Tausenderseparator gesetzt werden.

""

Bindet einen Text in ein Zahlenformat ein. Geben Sie den Text innerhalb der Anführungszeichen ein.

[WEISS]

Die Farbe für ein Format stellen Sie ein, indem Sie den Namen der Farbe in eckigen Klammern einfügen.

Tabelle 11.4: Einige Platzhalter für Zahlenformate

Einige Beispiele machen den Einsatz und die Wirkung dieser Platzhalter wahrscheinlich klarer: Zahlen stellen Sie im Zahlenformat-Code anhand der Platzhalter 0 und # dar. # stellt nur Ziffern mit einem Zahlenwert dar, während 0 Nullen ausgibt, wo eine Zahl über weniger Stellen verfügt als das Zahlenformat. Die im Nenner und Zähler von Brüchen anzuzeigenden Stellen geben Sie mit ? an. Brüche, auf die das definierte Schema nicht anzuwenden ist, werden als Fließkommazahlen ausgegeben. Wenn eine Zahl hinter dem Komma mehr Stellen aufweist, als das Format Platzhalter enthält, wird sie entsprechend gerundet. Zahlen, die vor dem Komma mehr Stellen aufweisen, als Platzhalter im Format enthalten sind, werden vollständig angezeigt.

Wenn Sie eine Eingabe wie beispielsweise 1234,5678 als 1234,6 darstellen wollen, benutzen Sie dafür den Code ####,#.

Um die Eingabe 1,1, als 1,100 anzuzeigen, verwenden Sie #,000.

328

Zellenformate

Zur Darstellung von 13 als 13,0 und 1234,567 als 1234,57 benutzen Sie #,0#. Für die Bruchdarstellungen von 5,75 als 5 3/4 setzen Sie # ???/??? ein. Um für die Eingabe 12000 einen Punkt als Tausenderseparator zu benutzen, verwenden Sie #.###. Die Anzeige lautet dann 12.000.

Wenn Sie Text in ein Zahlenformat einbinden möchten, setzen Sie vor und hinter den Text doppelte Anführungszeichen. Wenn Sie eine Ausgabe in der Form 1,2 Kilo wünschen, benutzen Sie den Code #,# "Kilo". Handelt es sich bei dem Text um einen einzelnen Buchstaben, stellen Sie ihm einen Rückstrich voran. Geben Sie also beispielsweise #,# \m ein, wenn Sie eine Ausgabe in der Form 3,5 m wünschen. Codes für Zahlenformate dürfen aus bis zu drei durch Semikola getrennten Teilen bestehen: In zweiteiligen Zahlenformat-Codes bezieht sich der erste Teil auf positive Werte und Null und der zweite Teil auf negative Werte. In dreiteiligen ZahlenformatCodes bezieht sich der erste Teil auf positive, der zweite auf negative Werte und der dritte auf den Wert Null. Wenn Sie nur einen einteiligen Code definieren, gilt dieser für alle Zahlenwerte. Wenn Sie beispielsweise negative Werte in Rot, Nullwerte in Schwarz und positive Werte in Grün darstellen wollen, benutzen Sie einen Code wie [GRÜN]#.##0,00;[ROT]#.##0,00;[SCHWARZ]#.##0,00.

Umrandung und Hintergrund Sie können einzelne Zellen oder Zellbereiche mit Rahmen, Linien oder Mustern versehen ( Abbildung 11.6). Auf diese Weise können Sie eine optische Strukturierung der Tabellen vornehmen oder bestimmte Zellen oder Bereiche besonders betonen. Denken Sie aber auch hier an einen angemessenen Einsatz. Zu überladene Dokumente könnten die Seriosität der Aussage gefährden. Die Techniken dafür entsprechen den für die Textverarbeitung bereits vorgestellten. Die wesentlichsten Einstellungen dazu können Sie auch über Schaltflächen der Symbolleiste Format vornehmen.

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Abbildung 11.6: Über die Registerkarte Rahmen können Sie Linienelemente einfügen

Schutzfunktionen Mittels mehrerer Funktionen können Sie ein Dokument – oder Teile davon – davor schützen, dass Personen, die nicht im Besitz des entsprechenden Kennworts sind, seine Inhalte einsehen oder Änderungen darin durchführen können. Diese Schutzfunktion ist unabhängig von der schon angesprochenen Möglichkeit, das Öffnen des Dokuments durch Vergabe eines Kennworts zu erschweren ( Kapitel 2).

Stopp Wenn Sie das Kennwort für eine geschützte Datei vergessen haben, können Sie den Dateischutz nicht aufheben. Die Datei kann dann nicht wieder geöffnet werden.

330

Zellenformate

Globaler Schutz Sie können den Schutz entweder für das gesamte Dokument oder die aktuelle Tabelle einschalten. Wählen Sie dazu den entsprechenden Befehl im Untermenü DOKUMENT SCHÜTZEN des Menüs EXTRAS. Geben Sie ein aus mindestens fünf Zeichen bestehendes Kennwort ein ( Abbildung 11.7). Dabei ist die Groß-/Kleinschreibung zu beachten. Dieses Kennwort müssen Sie zur Bestätigung doppelt eingeben. Nach dem Speichern und erneuten Öffnen des Dokuments können keinerlei Änderungen am Dokument oder der geschützten Tabelle vorgenommen werden.

Abbildung 11.7: Vergeben Sie ein Kennwort

Zum Entfernen des Kennwortschutzes öffnen Sie das Dialogfeld erneut und geben das Kennwort ein.

Zellschutz Sie können diese Schutzfunktion vor dem Einschalten für einzelne Zellen oder Zellbereiche abschalten und diese damit ungeschützt lassen. Markieren Sie dazu zunächst den betreffenden Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Zellschutz im Dialogfeld zum Befehl Zellen im Menü Format ( Abbildung 11.8). Wenn Sie den Schutz vorher über einen Befehl im Untermenü DOKUMENT SCHÜTZEN des Menüs EXTRAS eingeschaltet hatten, müssen Sie diesen zunächst wieder abschalten, um auf diesen Befehl zugreifen zu können!

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Abbildung 11.8: Einzelne Zellbereiche können vom Schutz ausgenommen werden

Wenn Sie die Option Alles ausblenden aktivieren, werden Formeln und Inhalte der ausgewählten Zellen ausgeblendet.

Alle Zellen werden in der Grundeinstellung zunächst mit der Option Gesperrt formatiert. Legen Sie hierunter fest, ob der markierte Bereich gesperrt bleiben soll oder nicht.

Ist Formel ausblenden eingeschaltet, werden nur die Formeln in den ausgewählten Zellen ausgeblendet.

Wenn Sie Für Ausdruck ausblenden einschalten, verhindern Sie, dass die ausgewählten Zellen ausgedruckt werden.

Achtung Alle Einstellungen auf der Registerkarte Schutz im Dialogfeld Zellen formatieren werden nur dann wirksam, wenn die aktive Tabelle beziehungsweise das Dokument durch den entsprechenden Befehl im Menü Extras geschützt ist.

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Zeilen und Spalten formatieren

Zeilen und Spalten formatieren CALC-Tabellen besitzen zunächst einen Standardwert für die Zeilenhöhe und die Spaltenbreite, den Sie über die Formatvorlage Standard regeln können ( hierzu Abschnitt Bedingte Formatierung). Sie können diese Standardwerte mithilfe von Menübefehlen oder direkt über die Maus an die speziellen Erfordernisse der Spalten und Zeilen anpassen. Bei Spalten, deren Höhe Sie nicht speziell festgelegt haben oder die auf eine optimale Höhe eingestellt wurden, ändert sich bei der Wahl eines größeren Schriftgrads für den Zellinhalt automatisch die Zeilenhöhe. Die Höhe einer Zeile wird automatisch an die größte, in dieser Zeile verwendete Schriftart angepasst. Nachdem Sie die Höhe einer Zeile manuell geändert haben, werden größere Schriften oft nicht mehr vollständig angezeigt, da die Zeile die eingestellte Höhe behält.

Menübefehl verwenden Markieren Sie zunächst die zu ändernde(n) Zeile(n) oder Spalte(n) oder wählen Sie jeweils eine Zelle aus der zu ändernden Zeile oder Spalte. Verwenden Sie dann die Untermenüs zu den Befehlen ZEILE und SPALTE im Menü FORMAT.

Über die Befehle HÖHE und BREITE in den Untermenüs können Sie die Maße für den markierten Bereich über zwei kleine Dialogfelder einstellen ( Abbildung 11.9).

Abbildung 11.9: Zeilenhöhe und Spaltenbreite können geändert werden

Eine Tabelle nimmt den kleinsten Raum ein, wenn Sie die optimalen Einstellungen verwenden. Dabei wird die Zeilenhöhe so geändert, dass der Zellinhalt mit dem größten Schriftgrad vollständig angezeigt wird. Die Spaltenbreite wird an der Zelle mit dem längsten Eintrag ausgerichtet. Der Befehl OPTIMALE HÖHE stellt die Höhe so ein, dass die größte in dieser Zeile verwendete Schrift vollständig dargestellt wird. OPTIMALE BREITE sorgt dafür, dass die Breite der Spalte so angepasst wird, dass der längste Eintrag in der Spalte vollständig angezeigt wird ( Abbildung 11.10).

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Abbildung 11.10: Zeilenhöhe beziehungsweise Spaltenbreite kann optimiert werden

Wenn die Anzeige der Inhalte von bestimmten Zeilen oder Spalten nicht notwendig ist, können Sie diese aus- und bei Bedarf wieder einblenden. Der Inhalt ausgeblendeter Zeilen oder Spalten bleibt aber weiterhin vorhanden und wird bei entsprechenden Berechnungen mit berücksichtigt. Dazu benutzen Sie den Befehl AUSBLENDEN im Untermenü zu ZEILE beziehungsweise SPALTE. Dass eine Zeile oder Spalte ausgeblendet ist, erkennen Sie an der fehlenden Nummer beziehungsweise dem fehlenden Buchstaben und dem etwas dickeren Trennstrich zwischen den entsprechenden Zeilen- und Spaltenköpfen.

Um eine ausgeblendete Zeile oder Spalte wieder einzublenden, markieren Sie die beiden Nachbarzeilen beziehungsweise -spalten und wählen dann den Befehl EINBLENDEN im Untermenü zum Befehl ZEILE beziehungsweise SPALTE im Menü FORMAT.

Tipp Wenn man lange Zeilenbezeichnungen verwenden muss, werden die Tabellen dadurch oft übermäßig breit. Benutzen Sie in diesem Fall mehrzeilige Zellen, indem Sie auf der Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT das Kontrollkästchen Automatischer Zeilenumbruch aktivieren. Zusätzlich können Sie weniger wichtige Elemente des Textes in einer kleineren Schrift formatieren.

Mit der Maus Um mit der Maus die Zeilenhöhe/Spaltenbreite festzulegen, ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfes beziehungsweise die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfes mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Die neuen Werte für Breite beziehungsweise Höhe werden während des Ziehens angezeigt. Sie können

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Bedingte Formatierung

mit diesem Verfahren auch Spalten und Zeilen ausblenden, indem Sie eine Breite/ Höhe von 0 einstellen.

Hinweis Um die Höhe oder Breite benachbarter Zeilen oder Spalten zu ändern, markieren Sie diese vorher gemeinsam. Ziehen Sie dann die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfes, um die Spaltenbreite zu ändern, oder ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfes, um die Zeilenhöhe zu ändern.

Zum Einstellen der optimalen Einstellungen doppelklicken Sie auf die Linie rechts vom entsprechenden Spaltenkopf beziehungsweise auf die Linie unterhalb des entsprechenden Zeilenkopfes.

Eine breite Markierung im Spaltenkopf und eine fehlende Spaltenkennzeichnung zeigen an, dass ausgeblendete Spalten vorhanden sind. Positionieren Sie den Mauszeiger dort und ziehen Sie dann nach rechts, um die Spalte wieder einzublenden.

Eine breite Markierung im Zeilenkopf und eine fehlende Zeilennummer zeigen an, dass ausgeblendete Zeilen vorhanden sind. Um eine ausgeblendete Zeile wieder einzublenden, positionieren Sie den Zeiger direkt unterhalb der Markierung für die ausgeblendete Zeile und ziehen sie dann nach unten.

Bedingte Formatierung Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie erreichen, dass CALC ein Format in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen selbständig zuweist. Damit können Sie bewirken, dass Zellen, in denen Berechnungsergebnisse angezeigt werden, in Abhängigkeit von der Höhe des Ergebnisses unterschiedliche Formate zeigen. Beispielsweise lassen sich geringe Werte mit einem roten, mittlere mit einem gelben und hohe Werte mit einem grünen Hintergrund kennzeichnen ( Abbildung 11.11).

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Abbildung 11.11: Formate ändern sich in Abhängigkeit vom Wert in der Zelle

Markieren Sie den zu formatierenden Zellbereich und wählen Sie dann BEDINGTE FORMATIERUNG im Menü FORMAT. Maximal können drei Bedingungen mit den dazugehörenden Formatangaben definiert werden. Aktivieren Sie zunächst die gewünschten Kontrollkästchen mit dem Namen Bedingung … Über das Listenfeld mit den beiden Optionen Zellwert ist und Formel ist geben Sie an, ob die bedingte Formatierung von einem Zellwert oder einer Formel abhängig ist.

Wenn Sie die Option Zellwert ist gewählt haben, formulieren Sie jetzt die Bedingung. Im Feld rechts daneben, das standardmäßig den Inhalt gleich zeigt, wählen Sie die Form der Bedingung aus. Geben Sie anschließend den Vergleichswert ein oder wählen Sie eine Zelladresse aus, mit deren Inhalt verglichen werden soll. Haben Sie eine Bedingung gewählt, die zwei Parameter benötigt – beispielsweise zwischen oder nicht zwischen –, finden Sie an dieser Stelle zwei Vergleichsfelder.

Wenn Sie eine Formel als Bezug wählen, wird rechts neben diesem Feld das Zellwertbedingungsfeld eingeblendet. Für die Bedingung Formel ist geben Sie einen Zellbezug ein. Bei einem Zellbezug mit einem Wert ungleich Null ist die Bedingung erfüllt. Legen Sie dann die Formatierung fest, die benutzt werden soll, wenn die eben formulierte Bedingung zutrifft. Hier wählen Sie die Zellvorlage, die bei Eintreffen der Bedingung angewendet werden soll.

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Formatvorlagen

Achtung Wenn die bei der bedingten Formatierung angegebenen Bedingungen nicht richtig interpretiert werden, liegt die Ursache dafür meist darin, dass sich die Bedingungen überlappen: Wird bei mehreren definierten Bedingungen mehr als eine Bedingung durch den Inhalt einer Zelle erfüllt, wendet CALC nur die Formatierungseinstellungen der ersten erfüllten Bedingung an.

Formatvorlagen Sie können Kombinationen von Formatelementen – beispielsweise Zahlenformat, Schrift, Muster, Ausrichtung und Rahmen – definieren und diesen einen Namen zuweisen. Eine so definierte Formatvorlage kann später auf jeden Bereich einer beliebigen Tabelle in der Arbeitsmappe angewendet werden. Eine Änderung in der Definition eines Formats in der Vorlage wirkt sich dann automatisch auch auf alle mit diesem Format versehenen Zellen aus.

Formatvorlage zuweisen Um eine vorhandene Formatvorlage zu verwenden, markieren Sie zunächst den zu formatierenden Tabellenbereich und wählen dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste Format. Das Fenster Formatvorlagen wird angezeigt ( Abbildung 11.12). CALC verfügt über mehrere eingebaute Formatvorlagen, von denen Sie eine wählen können. Nach dieser Wahl wird die Zelle oder die Seite mit den in der Vorlage gesetzten Formaten ausgestattet. Bei allen aktivierten Elementen werden eventuell vorher gesetzte Formate in der Tabelle überschrieben.

Abbildung 11.12: Formatvorlagen liefern Standards für Zellen und Seiten

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Sie finden im Dialogfeld sowohl Formate für die Zellen als auch solche für Seiten ( Tabelle 11.5). Letztere finden vordringlich beim Ausdruck von Tabellen Verwendung ( unten). Symbol

Name und Wirkung Zellvorlagen – zeigt im Dialogfeld die verfügbaren Zellvorlagen an. Seitenvorlagen – zeigt im Dialogfeld die verfügbaren Seitenvorlagen an. Gießkannenmodus – schaltet den Gießkannenmodus ein und aus. Mit dem Farbeimer wenden Sie die im Fenster markierte Formatvorlage auf die damit überstrichenen Zellen an. Neue Vorlage aus Selektion – erstellt auf Grundlage der Formatierung eines ausgewählten Objekts eine neue Formatvorlage. Weisen Sie der Formatvorlage im Dialogfeld Vorlage erzeugen einen Namen zu.

Vorlage aktualisieren – aktualisiert die im Fenster ausgewählte Formatvorlage auf Grundlage der aktuellen Formatierung der Tabelle oder Seite.

Tabelle 11.5: Die Schaltflächen im Dialogfeld Formatvorlage

Hinweis Die Formatvorlage Standard wird für alle neu erstellten Arbeitsmappen benutzt. Wenn Sie die Einstellungen in dieser Formatvorlage ändern, werden auch alle darauf basierenden Arbeitsmappen neu formatiert!

Eigene Formatvorlage erstellen Zum Erstellen einer eigenen Vorlage – beispielsweise einer Zellvorlage – formatieren Sie zuerst eine Zelle mit allen Attributen, die die Vorlage enthalten soll. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Neue Vorlage aus Selektion und geben Sie der neuen Vorlage im Dialogfeld Vorlage erzeugen einen Namen ( Abbildung 11.13). Die neue Vorlage wird anschließend in der Liste mit angeführt und kann verwendet werden.

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Druckformate

Abbildung 11.13: Neue Formatvorlagen müssen benannt werden

Formatvorlage ändern Zum Ändern einer benutzerdefinierten Vorlage gehen Sie ähnlich vor. Formatieren Sie zuerst eine Zelle mit allen Attributen, die die neue Form der Vorlage enthalten soll. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Vorlage aktualisieren.

Druckformate Im Gegensatz zur Textverarbeitung liegt Ihr Augenmerk bei der Tabellenkalkulation meist mehr auf der Arbeit am Bildschirm. Viele Tabellen werden Sie gar nicht oder nur selten ausdrucken. Wenn Sie es aber doch tun wollen, sollten Sie – vor allem bei größeren Tabellen, die zum Ausdruck mehrere Seiten benötigen – dafür sorgen, dass die Bestandteile vernünftig auf die einzelnen Seiten verteilt werden. Ihnen stehen dafür in CALC im Prinzip dieselben Möglichkeiten zur Verfügung wie bei der Textverarbeitung: Legen Sie zunächst im Dialogfeld Seite einrichten die Optionen dafür – das Papierformat, die Seitenränder, eventuelle Kopf- und Fußzeilen sowie den zu druckenden Bereich – fest. Bestimmen Sie dann gegebenenfalls die Stellen, an denen in der Tabelle ein Seitenumbruch erfolgen soll.

Seite einrichten Bevor Sie drucken, müssen Sie bestimmen, wie die zu druckende Seite aussehen soll. Sie sollten dafür das Papierformat, die Kopf- und Fußzeilen, die Seitenränder und die Druckbereiche festlegen. Aktivieren Sie vorher das Blatt mit den auszudruckenden Daten. Wenn Sie mehrere oder alle Blätter einer Arbeitsmappe mit denselben Ein-

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stellungen versehen wollen, können Sie diese zuvor gemeinsam markieren. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl SEITE. Über die sieben Registerkarten des Dialogfelds können Sie die verschiedenen Parameter einstellen. Die Möglichkeiten und Techniken dazu entsprechen teilweise denen, die für das Textverarbeitungsprogramm WRITER schon vorgestellt wurden ( Kapitel 5):

Auf der Registerkarte Seite legen Sie das Papierformat und die Randeinstellungen für die Seite fest. Die Wirkung Ihrer Einstellungen wird in einem Beispielfeld skizziert. Unter Tabellenausrichtung können Sie zusätzlich wählen, ob die Tabelle Horizontal oder Vertikal gedruckt werden soll.

Sie können die Seite über die Registerkarten Umrandung und Hintergrund mit Rahmen, Linien oder Mustern versehen. Denken Sie aber wiederum an einen angemessenen Einsatz. Zu überladene Dokumente könnten die Seriosität der Aussage gefährden. Die Techniken dafür entsprechen den für die Textverarbeitung bereits vorgestellten.

Tipp Wenn alle Blätter einer Arbeitsmappe mit identischen Seitenformaten versehen werden sollen, klicken Sie zuerst auf das Register des ersten Blatts in der Arbeitsmappe. Halten Sie (ª) gedrückt und klicken Sie dann auf das Register des letzten Blatts. Damit haben Sie alle Blätter ausgewählt. Geben Sie anschließend die Seitenformate ein.

Kopf- und Fußzeile Auf den beiden Registerkarten Kopfzeile und Fußzeile finden Sie fast gleichnamige Optionen. Sie können darüber die Tabelle mit Zeilen versehen, die oben beziehungsweise unten auf jeder Seite des Ausdrucks angezeigt werden. Wenn Sie mit solchen Zeilen arbeiten wollen, aktivieren Sie die Optionen Kopfzeile einschalten und/oder Fußzeile einschalten ( Abbildung 11.14). Damit stehen Ihnen die restlichen Optionen auf den Registern zur Verfügung. Diese entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie schon von der Textverarbeitung mit WRITER her kennen.

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Druckformate

Abbildung 11.14: Kopf- und Fußzeilen werden auf allen Seiten ausgedruckt

Um die Zeile mit Inhalten zu versehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Über die dann angezeigten Dialogfelder Kopfzeile und Fußzeile können Sie die anzuzeigenden Elemente definieren ( Abbildung 11.15).

Abbildung 11.15: Geben Sie die Inhalte ein

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Kopf- und Fußzeilen verfügen beide über drei Bereiche, die im oberen Teil der Dialogfelder angezeigt werden: Über Linker Bereich können Sie einen Text eingeben, der am linken Rand der Kopf-/Fußzeile angezeigt werden soll, Mittlerer Bereich ist zuständig für einen Text, der zentriert in der Mitte der Kopf-/Fußzeile angezeigt werden soll, und Rechter Bereich zeigt den Text am rechten Rand der Zeile an. Sie können hierin Texte direkt eingeben oder über die entsprechenden Schaltflächen Codes für automatisierte Angaben einfügen. Setzen Sie zuerst die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im gewählten Abschnitt und klicken Sie dann auf die betreffende Schaltfläche ( Tabelle 11.6). Symbol

Name und Wirkung Textattribute – öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie neuem oder ausgewähltem Text Formate zuweisen können. Das Dialogfeld umfasst die Register Schrift, Schrifteffekt und Schriftposition. Dateiname – fügt einen Platzhalter ein, der durch den tatsächlichen Dateinamen ersetzt wird. Klicken Sie kurz, um den Titel einzufügen. Klicken Sie lang, um entweder einen Titel, Dateinamen oder Pfadnamen aus dem Untermenü auszuwählen. Wenn kein Titel festgelegt wurde, wird anstelle eines Titels der Dateiname eingefügt. Tabellenname – Hier können Sie den Platzhalter für den Tabellennamen einfügen. Dies ermöglicht die Wiedergabe des Tabellennamens in der Kopf-/Fußzeile des aktuellen Dokuments. Seite – fügt einen Platzhalter ein, der durch die Seitenzahl ersetzt wird. Diese Option ermöglicht eine fortlaufende Seitennummerierung im Dokument. Seiten – fügt einen Platzhalter ein, der durch die Gesamtanzahl der Seiten im Dokument ersetzt wird.

Datum – fügt einen Platzhalter ein, der beim Ausdruck durch das aktuelle Datum ersetzt wird. Uhrzeit – fügt einen Platzhalter ein, der beim Ausdruck durch die aktuelle Uhrzeit ersetzt wird.

Tabelle 11.6: Die Schaltflächen im Dialogfeld Kopfzeile

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Druckformate

Tabelle Auf der Registerkarte Tabelle finden Sie die Möglichkeiten zum Festlegen, welche Elemente der aktuellen Tabelle ausgedruckt werden sollen ( Abbildung 11.16). Sie können beispielsweise angeben, ob die Gitternetzlinien, Spalten- und Zeilenköpfe und die Kommentare ebenfalls ausgedruckt werden sollen. Falls ein Tabellenblatt mehr als eine Druckseite benötigt, können Sie eine Sortierreihenfolge festlegen. Das hat praktische Auswirkungen auf die mitgedruckten Seitenzahlen.

Abbildung 11.16: Für das Ausdrucken von Tabellen können viele Optionen festgelegt werden

Über den Bereich Sortierreihenfolge legen Sie fest, in welcher Reihenfolge der Ausdruck erfolgen soll. Mit dieser Reihenfolge werden auch die Inhalte der in den Kopf- und Fußzeilen gegebenenfalls gesetzten Platzhalter für die Seitennummern bestimmt. Das Feld Erste Seitenzahl erhält die erste zu benutzende Seitenzahl. Sie können hier eine von 1 abweichende Seitenzahl eingeben.

Unter Drucken legen Sie fest, was von der Tabelle gedruckt werden soll. Der Bereich unter Skalieren ist interessant, wenn eine Tabelle nicht ganz auf die Seite passt. Wählen Sie einen Skalierungsmodus im Listenfeld aus. Je nach Wahl werden zusätzliche Optionen angezeigt: Wenn Sie Ausdruck verkleinern/vergrö-

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ßern gewählt haben, können Sie einen Skalierungsfaktor für sämtliche gedruckten Seiten angeben. Bei Wahl von Druckbereich(e) auf Breite/Höhe anpassen können Sie angeben, auf wie vielen Seiten das gesamte Dokument horizontal (Breite) und vertikal (Höhe) maximal ausgedruckt werden darf. Über Druckbereich(e) an Seitenzahl anpassen geben Sie an, auf wie vielen Seiten das gesamte Dokument mit dem aktuellen Seitenformat maximal ausgedruckt werden darf. Die Skalierung wird eventuell reduziert.

Druckbereiche Wenn Sie nur Teile einer Tabelle beim Ausdruck verwenden wollen, können Sie dafür Druckbereiche definieren. Sie können ferner eine Zeile oder Spalte angeben, die auf jeder Folgeseite ausgedruckt wird. Zum Festlegen eines solchen Druckbereichs markieren Sie ihn in der Tabelle und wählen den Befehl FESTLEGEN im Untermenü Druckbereiche des Menüs FORMAT ( Abbildung 11.17). In der Ansicht NORMAL wird ein solcher Druckbereich durch durchgezogene Linien gekennzeichnet. Der Befehl AUFHEBEN löscht einen definierten Druckbereich. Über den Befehl BEARBEITEN im Untermenü DRUCKBEREICHE öffnen Sie ein Dialogfeld zum Bearbeiten des Druckbereichs. Außerdem können Sie die auf jeder Seite zu wiederholenden Zeilen oder Spalten angeben.

Abbildung 11.17: Druckbereiche können bearbeitet werden

Die beiden Felder unter der Überschrift Druckbereich dienen zum Ändern eines festgelegten Druckbereichs. Wählen Sie hier keine, um einen definierten Druckbereich für die aktuelle Tabelle zu entfernen. Wählen Sie Selektion, um den ausgewählten Bereich des Tabellendokuments als Druckbereich festzulegen. Mit der Option benutzerdefiniert können Sie einen Druckbereich angeben, den Sie bereits mit dem Befehl FESTLEGEN im Untermenü DRUCKBEREICHE des Menüs FORMAT definiert haben. Die mit diesem Befehl definierten Namen für die Druckbereiche werden im Listenfeld angezeigt und können ausgewählt werden.

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Druckformate

Über die beiden Bereiche Wiederholungszeile und Wiederholungsspalte können Sie eine oder mehrere Zeilen oder Spalten wählen, die auf jeder Seite gedruckt werden sollen. In das rechte Textfeld geben Sie den Zeilenbezug ein: Wenn Sie beispielsweise für Wiederholungszeile den Eintrag 1 vornehmen, wird auf allen Seiten die erste Zeile des Bereichs wiederholt. Der Eintrag 1:3 wiederholt die ersten drei Zeilen des Bereichs. $1:$3 wiederholt die ersten drei Zeilen der Tabelle. Entsprechendes gilt für eine Wiederholungsspalte: Hier benutzen Sie beispielsweise A, A:C oder $A:$C.

Seitenumbruch-Vorschau Der Befehl SEITENUMBRUCH-VORSCHAU im Menü ANSICHT zeigt die Seitenumbrüche und Druckbereiche in der Tabelle an ( Abbildung 11.18). Nur die hell markierten Bereiche der Tabelle werden gedruckt.

Abbildung 11.18: Die Druckbereiche werden angezeigt

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Seitenumbruch CALC führt beim Ausdrucken größerer Tabellen einen automatischen Seitenumbruch durch, der die Einstellungen im Dialogfeld Arbeitsblatt einrichten berücksichtigt. Die Stellen, an denen umbrochen wird, sind bereits vorher auf dem Bildschirm in der Ansicht SEITENUMBRÜCHE sichtbar. In einigen Fällen bewirkt diese Automatik nicht den gewünschten Effekt. Dann müssen Sie die Stellen für den Seitenumbruch manuell angeben. Dazu markieren Sie zunächst die Zelle, Zeile oder Spalte, mit der eine neue Seite beginnen soll, und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl MANUELLER UMBRUCH und im Untermenü den Befehl SEITENUMBRUCH. Beispielsweise können Sie einen horizontalen Seitenumbruch erstellen, wenn Sie vorher eine Reihe auswählen. Das Programm führt daraufhin oberhalb und links von der markierten Zelle den Seitenumbruch durch. Dieser wird in der Ansicht NORMAL durch eine etwas dünnere blaue Linie angezeigt.

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KAPITEL 12

Methoden zur Strukturierung und Analyse

Kapitel 12 – Methoden zur Strukturierung und Analyse

In den vorherigen Kapiteln – besonders in Kapitel 10 – haben Sie die Grundlagen der Technik von Berechnungen mithilfe von Formeln und Funktionen kennen gelernt. Die wirkliche Leistungsfähigkeit von CALC zeigt sich besonders dann, wenn Sie in Ihren Tabellen komplexere Formen der Kalkulationen und Analysen mit speziellen Zielrichtungen durchführen. Dieses Kapitel liefert einen Überblick darüber, was alles möglich ist: Mithilfe der Konsolidierungsfunktion können Sie eine zusammenfassende Darstellung von Daten einer oder mehrerer Tabellen bewirken. Größere Tabellen werden leicht unübersichtlich. In solchen Fällen können Sie mithilfe der Gliederungsfunktion wahlweise die jeweils wichtigsten Elemente oder die gesamte Tabelle anzeigen lassen. Antworten auf Was wäre wenn-Fragen liefern Mehrfachoperationen und der Szenario-Manager. Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Auch für einfache Datenbankaufgaben stellt CALC eine Reihe von interessanten Werkzeugen bereit. Für solche Zwecke müssen Sie Ihre Daten in eine Liste ansiedeln.

Daten zusammenfassen Besonders bei größeren Dokumenten ist die Zusammenfassung einzelner Daten oft wichtig, um zu übergeordneten Aussagen zu kommen. Beispielsweise könnten Sie die Geschäftsdaten einzelner Länder zu einer Tabelle mit Gesamtdaten zusammenfassen lassen. Das können Sie durch normale Additionsformeln erreichen, Sie können aber auch die Funktion Konsolidieren von CALC verwenden. Dabei werden Daten aus einem oder mehreren Quellbereichen in einem Zielbereich zusammengefasst. Quellbereiche und Zielbereich können sich in verschiedenen Tabellen oder Arbeitsmappen befinden. Sie können bis zu 255 Quellbereiche zu einem Zielbereich zusammenfassen. Markieren Sie zuerst einen Zielbereich für die Ergebnisse der Konsolidierung. Dieser kann sich im selben Blatt wie die zu konsolidierenden Daten, auf einem anderen Blatt oder auch in einer anderen Arbeitsmappe befinden. Wählen Sie dann den Befehl KONSOLIDIEREN im Menü DATEN und geben Sie die Adressen der zu konsolidierenden Daten ein ( Abbildung 12.1). Nach dem Bestätigen werden im zuvor markierten Zielbereich die konsolidierten Daten angezeigt.

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Daten zusammenfassen

Abbildung 12.1: Teilbereiche werden zusammengefasst

Wählen Sie zunächst unter Berechnungsvorschrift die Art, mit der die noch zu bestimmenden Quellbereiche zusammengefasst werden sollen. Über das DropdownListenfeld können Sie eine der typischen Funktionen – Summe, Anzahl, Mittelwert, Maximum, Minimum usw. – auswählen.

Anschließend müssen Sie angeben, welche Daten wo zusammengefasst werden sollen. Dazu definieren Sie unter Quelldatenbereich den Quellbereich. Wenn Sie in der Tabelle bereits Namen vergeben haben, können Sie in der Liste auswählen. Anderenfalls nutzen Sie am besten wieder die Schaltfläche Verkleinern. Ein Klick darauf minimiert das Dialogfeld, was es einfacher macht, den Bereich in der Tabelle zu markieren. Wählen Sie nach dem Festlegen eines Quellbereichs die Schaltfläche Hinzufügen. Der eingegebene Bezug wird daraufhin in das Listenfeld Konsolidierungsbereich eingefügt. Anschließend können Sie weitere Quellbereiche auf dieselbe Weise hinzufügen. Wollen Sie einen der so definierten Bereiche aus der Liste entfernen, markieren Sie ihn und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen.

Gehen Sie zur Definition des Zieldatenbereichs genauso vor. Benutzen Sie dazu die Zeile Ergebnis ausgeben ab. Bereits vergebene Namen können im linken Listenfeld benutzt werden.

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Weitere Optionen können Sie anzeigen lassen, indem Sie auf Zusätze klicken: Unter Konsolidieren nach finden Sie Optionen für die Konsolidierung von Zellbereichen, die Beschriftungen enthalten. Diese Optionen benötigen Sie nur dann, wenn die Konsolidierungsbereiche gleiche Beschriftungen enthalten, die Daten aber unterschiedlich angeordnet sind. Zeilenbeschriftung ordnet die konsolidierten Daten nach Zeilenbeschriftungen an, Spaltenbeschriftungen ordnet die konsolidierten Daten nach Spaltenbeschriftungen an.

Um die Daten im Zielbereich automatisch aktualisieren zu lassen, wenn sich die Daten in einem Quellbereich ändern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Quelldaten verbinden.

Tabellen gliedern Mit der Gliederungsfunktion von CALC können Sie erreichen, dass einzelne Bereiche – beispielsweise Zeilen oder Spalten mit untergeordneten Detailangaben – wahlweise ein- und ausgeblendet werden können. Wie eine Tabelle gegliedert wird, können Sie entweder automatisch festlegen lassen oder selbst bestimmen. Die Werkzeuge dazu finden Sie im Untermenü zum Befehl GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG im Menü DATEN. Sie können darüber eine manuelle oder eine automatische Gliederung erstellen und Detailelemente ein- und ausblenden.

AutoGliederung Automatische Gliederungen können Sie für Tabellen erstellen, in denen Zeilen andere Zeilen oder Spalten andere Spalten über Formeln zusammenfassen. Bei einer solchen Zusammenfassung wird es sich oft um ein Summieren handeln, es können aber auch andere Typen von Formeln verwendet werden. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle und wählen Sie dann den Befehl AUTOGLIEDERUNG im Untermenü zum Befehl GLIEDERUNG im Menü DATEN. Die Tabelle wird daraufhin automatisch unter Verwendung der vorhandenen Formeln und der Richtung der Bezüge gegliedert ( Abbildung 12.2). Hatten Sie sowohl spaltenweise als auch zeilenweise Zusammenfassungen eingegeben, wird sowohl nach Spalten als auch nach Zeilen gegliedert.

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Tabellen gliedern

Abbildung 12.2: Automatische Gliederungen orientieren sich an der Berechnungsstruktur

Ebenen ein- und ausblenden Nach dem Ausführen der Gliederungsfunktion werden links von den Zeilen und oberhalb der Spalten mit den Formeln Symbole angezeigt, über die Sie die untergeordneten Zeilen beziehungsweise Spalten anzeigen und ausblenden können. Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen mit dem Plus- beziehungsweise Minuszeichen oberhalb des entsprechenden Spaltenkopfes oder links von dem entsprechenden Zeilenkopf ( Abbildung 12.3).

Abbildung 12.3: Details können ein- und ausgeblendet werden

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Außerdem können Sie bestimmte Ebenen von Zeilen und Spalten für die gesamte Tabelle aus- und wieder einblenden, indem Sie in der linken oberen Ecke der Tabelle auf das Symbol mit der Nummer für die entsprechende Ebene klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Schaltflächen mit der 1, um nur die obersten Gliederungsebenen anzuzeigen.

Benutzerdefinierte Gliederung Etwas aufwendiger als bei der Anwendung der Funktion AutoGliederung müssen Sie vorgehen, wenn keine Formeln auf eine Gliederungsmöglichkeit hinweisen oder das Programm diese nicht versteht. Sie können dann eine Gliederungsstruktur selbst erstellen, indem Sie einzelne aufeinander folgende Zeilen oder Spalten zu Gruppen zusammenfassen. Markieren Sie hierzu zunächst den Bereich in der Tabelle, den Sie zu einer Ebene zusammenfassen wollen. Wählen Sie dann GRUPPIERUNG im Untermenü zum Befehl GLIEDERUNG im Menü DATEN. Wenn Sie keine vollständigen Zeilen oder Spalten markiert hatten, müssen Sie entscheiden, welche Form gewählt werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Gliederung erstellt – die markierten Elemente werden zu einer Ebene zusammengefasst ( Abbildung 12.4).

Abbildung 12.4: Gliederungsebenen können manuell erstellt werden

Um eine angezeigte Gliederung wieder aufzuheben, wählen Sie den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN im Untermenü zum Befehl GLIEDERUNG im Menü DATEN.

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Was-wäre-wenn-Fragen

Was-wäre-wenn-Fragen Antworten auf Was wäre wenn-Fragen liefern Mehrfachoperationen und der Szenario-Manager. Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Bei einer Zielwertsuche müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt.

Mehrfachoperationen Mithilfe von MEHRFACHOPERATIONEN können Sie auf einfache Weise Datentabellen erstellen, die Ergebnisse für unterschiedliche Werte einer Variablen liefern. Die Formel, mit der die Werte einer Variablen in die einer anderen umgerechnet werden, muss dazu nur einmal eingegeben werden. Die Werte für die Variable können entweder spaltenoder zeilenweise oder sowohl in Spalten als auch in Zeilen eingegeben werden.

Erstellen Sie zunächst ein Formalgerüst, das die Struktur des Problems beschreibt: Wenn Sie beispielsweise Daten für Menge, Preis, (variable) Stückkosten und Fixkosten eingegeben haben, könnten Sie den Gewinn aus der Formel Menge*(Preis – Stückkosten) – Fixkosten berechnen.

Anschließend könnten Sie die Frage stellen, für welche Mengen sich welcher Gewinn ergibt. Geben Sie dazu zunächst einen Ergebnisbereich ein, in dem die Mengen, zu denen Sie den Gewinn berechnen lassen wollen, aufgelistet sind ( Abbildung 12.5).

Abbildung 12.5: Erstellen Sie ein Gerüst und einen Zielbereich

Markieren Sie den gesamten Ergebnisbereich und wählen Sie dann MEHRFACHim Menü DATEN. Im Dialogfeld geben Sie in das Feld Formel den Bezug auf die Zelle ein, in der das gewünschte Ergebnis berechnet wird – in unseOPERATIONEN

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rem Beispiel die Adresse für die Berechnung des Gewinns. In eines der Felder Spalte oder Zeile geben Sie die Adresse der zu verwendenden Variablen ein. In unserem Beispiel wäre das der Bezug B2, der die Zelle mit dem Wert für die Menge im Gerüst beschreibt. Das bedeutet, der Inhalt von B2 – die Menge – stellt die Variable in dieser Formel dar. Sie wird durch die markierten Spaltenwerte ersetzt. Sind die Daten im Zielbereich in Spalten angeordnet, benutzen Sie das Feld Spalten, anderenfalls das Feld Zeilen ( Abbildung 12.6).

Abbildung 12.6: Geben Sie die Bezüge ein

Nach einer Bestätigung über OK werden die Ergebnisse im Zielbereich angezeigt. Die eingefügte Formel =MEHRFACHOPERATION(B$6;$B$2;$D6) sorgt dafür, dass Änderungen in den Variablen automatisch umgerechnet werden ( Abbildung 12.7).

Abbildung 12.7: Die Ergebnisse werden angezeigt

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Tipp

CALC bietet die Möglichkeit, Mehrfachoperationen für Spalten und Zeilen in so genannten Kreuztabellen gemeinsam durchzuführen. Die Formelzelle muss sich dabei sowohl auf den in Zeilen als auch auf den in Spalten angeordneten Datenbereich beziehen. Wählen Sie den aus beiden Datenbereichen bestehenden Bereich aus und rufen Sie das Dialogfeld für Mehrfachoperationen auf. Geben Sie in das Feld Formeln den Formelbezug ein. Das Feld Zeile dient als Bezug auf die erste Zelle des in Zeilen angeordneten Bereichs, das Feld Spalte als Bezug auf die erste Zelle des in Spalten angeordneten Bereichs.

Szenarien Bei der Arbeit mit Szenarien geht es um die Frage, wie sich Ergebnisse ändern, wenn bestimmte Ausgangsgrößen andere Werte annehmen. Beispielsweise können Sie bei einer Vorhersage der Gewinnentwicklung bestimmte Daten für einen pessimistischen, einen wahrscheinlichen und einen optimistischen Fall festlegen und die unterschiedlichen Ergebnisse für diese Fälle berechnen. CALC ermöglicht es, für diese Berechnungen ein und dieselbe Tabelle zu verwenden und die Annahmen für die unterschiedlichen Fälle in dieser zu speichern. Szenarien können Sie auch – zusammen mit Ansichten – in Berichten zusammenfassen ( hierzu weiter unten in diesem Kapitel).

Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der die gewünschten Zusammenhänge durch entsprechende Formeln wiedergegeben werden. Für das Beispiel einer Gewinnvorhersage erstellen Sie eine Tabelle, in der feste Werte für Umsatz und Kosten eingegeben werden und der Gewinn durch Subtraktion ermittelt wird.

Zum Erstellen eines Szenarios wählen Sie zunächst alle Zellen aus, die Daten für das Szenario enthalten. Wenn die Daten nicht in einem durchgehenden Bereich vorliegen, sondern über die Tabelle verteilt sind, können Sie auch eine Mehrfachselektion der Datenzellen mit gedrückt gehaltener (Strg)-Taste durchführen. Wählen Sie dann den Befehl SZENARIEN im Menü EXTRAS. Das Dialogfeld Szenario anlegen wird geöffnet ( Abbildung 12.8).

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Abbildung 12.8: Mithilfe von Szenarien können Sie unterschiedliche Fälle untersuchen

Tragen Sie einen Namen für das Szenario ein und lassen Sie die anderen Felder auf den Vorgaben stehen. Schließen Sie den Dialog mit OK. Ihr neues Szenario ist automatisch aktiviert.

Ändern Sie die Werte in den Rahmen auf die Werte, die für ein weiteres Szenario gelten sollen, und führen Sie die vorher angegebenen Schritte nochmals durch: Markieren Sie die Daten, wählen Sie SZENARIEN im Menü EXTRAS, geben Sie dem zweiten Szenario einen Namen und bestätigen Sie ( Abbildung 12.9).

Abbildung 12.9: Mithilfe von Szenarien können Sie unterschiedliche Fälle untersuchen

Bereiche, in denen sich Szenarien befinden, sind eingerahmt. Wählen Sie im Listenfeld am oberen Rand eines Rahmens das gewünschte Szenario. Auch im Navigator werden die definierten Szenarien mit den bei ihrer Erstellung eingegebenen Kommentaren angezeigt.

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Optimierung Bei einer Optimierung müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt. Einfachste Optimierungsaufgaben können Sie lösen, indem Sie den Wert in einer angegebenen Zelle so lange verändern lassen, bis die Formel, die – mittelbar oder unmittelbar – auf diese Zelle zurückgreift, ein gewünschtes Ergebnis liefert. Das Problem könnte darin bestehen, bei einer vorhandenen Kostenstruktur den Break-even-Wert zu bestimmen – also den Umsatz, bei dem gerade ein Gewinn von 0 erwirtschaftet wird.

Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der ein formelmäßiger Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten definiert wird. Beispielsweise können Sie den Gewinn berechnen, indem Sie vom Umsatz sowohl den Anteil der variablen Kosten als auch die fixen Kosten abziehen. Im vorliegenden Beispiel geschieht das in der Zelle B4 mit der Formel =B1-B2*B1-B3.

Wählen Sie dann den Befehl ZIELWERTSUCHE im Menü EXTRAS ( Abbildung 12.10). Geben Sie im Dialogfeld im Feld Formelzelle die Adresse der Zelle an, für die ein bestimmter Wert gefordert werden soll, und benutzen Sie das Feld Zielwert, um diesen Wert anzugeben. Das Feld Variable Zelle muss die Adresse der Zelle beinhalten, deren Wert verändert werden soll, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Abbildung 12.10: Zielzelle, Zielwert und der veränderbare Wert müssen definiert werden

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Nach dem Bestätigen wird – wenn möglich – die Lösung geliefert und in die veränderbare Zelle wird der Wert geschrieben, der die Zielvorgabe erfüllt. Über das zusätzlich angezeigte Dialogfeld Status der Zielwertsuche können Sie den Wert bestätigen oder den Vorgang abbrechen.

Listen Zum Arbeiten mit umfangreichen und komplexen Datenbanken sollten Sie das Programm BASE verwenden ( Kapitel 14 bis 18). Für einfache Datenbankaufgaben stellt aber auch CALC eine Reihe von interessanten Werkzeugen bereit. Für solche Zwecke müssen Sie Ihre Daten in eine Liste ansiedeln. Das ist ein zusammenhängender Bereich in einer Tabelle, dessen Spalten die einzelnen Felder und die darunter liegenden Zeilen die einzelnen Datensätze darstellen. In der ersten Zeile einer Liste steht die Überschriftenzeile mit den Feldnamen ( Abbildung 12.11). Jeder einzelne Auftrag darunter in dieser Liste wäre ein Datensatz beziehungsweise eine Zeile mit den entsprechenden Informationen.

Abbildung 12.11: Listen können als Datenbank verwendet werden

Sie können die Zeilen einer Liste entsprechend den Inhalten ausgewählter Spalten sortieren lassen. Verschiedene Filterfunktionen erlauben es, nur die Zeilen anzuzeigen, die einen bestimmten Wert enthalten oder eine Reihe von Kriterien erfüllen. Sie können in die Liste Teilergebniszeilen einfügen, in denen Daten der Liste zusammengefasst werden. Mithilfe des Datenpiloten können Sie interaktive Übersichtstabellen erstellen, anhand derer Sie die Daten der Liste zusammenfassen und analysieren können.

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Listen

Liste erstellen Aus einem vorhandenen Datenbestand können Sie eine Liste definieren. Notwendig ist diese Definition für die Tätigkeiten an solchen Datenblöcken nicht, sie vereinfacht aber die Arbeit damit. Außerdem sind Datenblöcke nach dem Definieren als Liste einfacher als solche erkennbar. Markieren Sie eine beliebige Zelle des Datenblocks und wählen Sie dann den Befehl LISTE ERSTELLEN im Untermenü zu LISTE im Menü DATEN. Im Dialogfeld geben Sie der Liste einen Namen und bestätigen über Hinzufügen. Sollte CALC keinen Datenblock für die Liste erkennen können – das ist beispielsweise auch der Fall, wenn Sie eine Zelle außerhalb des Datenblocks markiert haben –, können Sie vorher im Feld Bereich den für die Liste gedachten Bereich festlegen. Durch einen Klick auf Zusätze erweitern Sie das Dialogfeld um zusätzliche Optionen. Hier geben Sie auch an, ob der Datenblock eine Kopfzeile mit Spaltenbezeichnungen enthält.

Abbildung 12.12: Legen Sie den Bereich für die Liste fest

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Nach der Bestätigung ist die Liste definiert. Wenn Sie mehrere Bereiche in einer Tabelle als Listen definiert haben, können Sie den gewünschten über den Befehl BEREICH AUSWÄHLEN im Menü DATEN wählen ( Abbildung 12.13). Anschließend können Sie die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Befehle auf die Liste anwenden.

Abbildung 12.13: Wählen Sie den Bereich aus

Filtern Durch Filtern können Sie die für Sie gerade wichtigen Datensätze in der Liste anzeigen lassen. Die anderen Zeilen werden vorübergehend ausgeblendet. Zwei Filterfunktionen stehen zur Verfügung:

Über die Option AUTOFILTER können Sie solche Datensätze aus einer Liste herausfiltern, bei denen die Einträge in einer Spalte einen bestimmten Wert enthalten oder eine Reihe von Kriterien erfüllen. Ist der Datenblock als Liste definiert ( oben), wird diese Funktion automatisch eingeschaltet.

Mit dem Befehl SPEZIALFILTER haben Sie die Möglichkeit, die Daten der Liste unter Verwendung eines separaten Kriterienbereichs zu filtern. Zusätzlich können Sie die Ergebnisse der Filterung an eine andere Stelle in der Tabelle oder in eine andere Tabelle kopieren lassen.

AutoFilter Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen Sie dann AUTOFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN. Die Feldnamen der Liste werden mit DropdownPfeilen zum Öffnen von Dropdown-Menüs versehen ( Abbildung 12.14). Wählen Sie darüber die Filterkriterien aus, indem Sie das Menü für die Spalte öffnen, für die Sie die Kriterien eingeben wollen. Die Dropdown-Liste beinhaltet alle Einträge in der

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Listen

Spalte sowie zusätzliche Optionen. Durch nochmaliges Wählen von AUTOFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN können Sie die Dropdown-Pfeile ausblenden.

Abbildung 12.14: Mit dem AutoFilter filtern Sie über die Einträge in einem Listenfeld

Wenn Sie einen der aufgelisteten Feldeinträge wählen, werden die Datensätze herausgefiltert, die über diesen Eintrag verfügen. Beispielsweise können Sie im Feld Kunde nach dem Eintrag Maier filtern. Dass ein Filter noch aktiv ist, erkennen Sie an dem andersfarbigen Dropdown-Pfeil im entsprechenden Feld ( Abbildung 12.15).

Abbildung 12.15: Nur zutreffende Datensätze werden angezeigt

Die Option alle bewirkt, dass wieder alle Einträge in der Liste angezeigt werden. Mit der Option Top 10 im Dropdown-Menü können Sie die Datensätze anzeigen lassen, die die 10 größten Werte in der aktuellen Spalte zeigen. Das funktioniert aber nur bei numerischen Feldern.

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Info Wenn nach der Eingabe von Filterkriterien alle Datensätze aus der Liste verschwinden, liegt das daran, dass keiner der Datensätze die eingegebenen Filterkriterien erfüllt. Haben Sie beispielsweise im Feld Name das Kriterium Maier und im Feld Ort das Kriterium Nürnberg gewählt, verschwinden alle Sätze, wenn in der Liste in Nürnberg kein Maier existiert. Um die Daten wieder anzuzeigen, wählen Sie in den Spalten, in denen ein Filter aktiv ist, das Kriterium alle. Einen aktiven Filter erkennen Sie an einem blauen DropdownPfeil in der Überschriftenzeile.

Standardfilter Sie können über das Dropdown-Menü auch mit der Option Standard das Dialogfeld Standardfilter anzeigen lassen, in dem Sie zusätzliche Filterkriterien angeben können. Den gleichen Effekt bewirkt die Wahl von STANDARDFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN. In diesem Dialogfeld lassen sich maximal drei vergleichende Filterkriterien für eine Spalte festlegen ( Abbildung 12.16). Diese drei Kriterien können Sie durch eine Und- oder eine Oder-Bedingung verknüpfen und damit bewirken, dass die Kriterien zusammen oder alternativ wirken.

Abbildung 12.16: Ein Standardfilter kann mit drei Kriterien arbeiten

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Listen

Wählen Sie in der ersten Zeile im Feld Feldname eine Feldspalte aus, geben Sie unter Bedingung einen Vergleichsoperator ein und geben Sie rechts den Wert ein, mit dem Sie die Inhalte vergleichen möchten. Das Listenfeld Wert beinhaltet alle in der Spalte vorhandenen Daten.

Wenn Sie weitere Kriterien verwenden wollen, wählen Sie entweder die Option Und oder die Option Oder im Feld Verknüpfung und wiederholen die eben genannten Schritte in der zweiten und – wenn notwendig – in der dritten Zeile. Beispielsweise können Sie das Feld Name mit den Kriterien Kunde = Maier UND = Meier filtern.

Weitere Optionen können Sie anzeigen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche Zusätze klicken. Um sicherzustellen, dass in der Liste doppelt vorhandene Datensätze nur einmal angezeigt werden, aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen Keine Duplikate. Nach der Bestätigung werden in der Liste nur noch die Datensätze angezeigt, die den formulierten Filterkriterien entsprechen. Wenn Sie FILTER ENTFERNEN im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN wählen, werden wieder alle Datensätze angezeigt.

Spezialfilter Die Arbeit mit dem Spezialfilter ist umständlicher, bietet aber mehrere zusätzliche Möglichkeiten. Dazu müssen Sie zuerst in der Tabelle mit der Liste einen Zellbereich für die Kriterien definieren, in dem die Spaltenüberschriften zusammen mit den Auswahlkriterien angegeben werden. Am übersichtlichsten geht das oberhalb der eigentlichen Liste. Dazu fügen Sie beispielsweise zunächst oben im Tabellenblatt mehrere Zeilen ein und kopieren dann in die oberste Zeile die Zeile mit den Spaltenüberschriften. Sie können den Kriterienbereich auch an jeder anderen Stelle der Tabelle festlegen. Die Lage oberhalb der Liste hat den Vorteil, dass die Namen der Feldspalten übereinander liegen und die Liste später erweitert werden kann, ohne dass der Kriterienbereich dadurch überschrieben würde.

Geben Sie anschließend unterhalb dieser kopierten Überschriften die Filterkriterien ein. Wollen Sie beispielsweise aus einer Namensliste alle Einträge mit dem Nachnamen Maier herausfiltern, können Sie hier das Kriterium ="Maier" eingeben. Waagerecht in einer Zeile angeordnete Daten werden stets mit dem logischen UND verknüpft, senkrecht in einer Spalte angeordnete Daten mit dem logischen ODER. Bis zu acht Filterkriterien sind zulässig ( Abbildung 12.17).

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Abbildung 12.17: Ein Spezialfilter benutzt einen separaten Kriterienbereich

Markieren Sie eine Zelle in der Liste – nicht im Kriterienbereich – und wählen Sie dann SPEZIALFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN. Im Dialogfeld Spezialfilter müssen Sie unter Filterkriterien befinden sich in die Adresse des Kriterienbereichs angeben. Sie können dazu den Bereich in der Tabelle mithilfe der Maus markieren oder die Adressen selbst eintippen.

Mit den Standardeinstellungen wird die Liste mit den eingegebenen Kriterien gefiltert. Nicht den Kriterien entsprechende Datensätze werden aus der Liste ausgeblendet. Auch diesen Filter können Sie wieder ausschalten, indem Sie FILTER ENTFERNEN im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN wählen. Nach einem Klick auf Zusätze bringen Sie wieder die üblichen zusätzlichen Optionen auf den Bildschirm. Hier können Sie unter Filterergebnisse ausgeben nach auch fordern, dass die verbleibenden Datensätze nicht mehr in der Liste, sondern in einem anderen Bereich angezeigt werden sollen. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie die Ergebnisse der Filterung nicht nur anzeigen, sondern weiterverarbeiten wollen. Es reicht aus, wenn Sie dazu nach dem Einschalten auf die Zelle in der oberen linken Ecke des Zielbereichs klicken.

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Listen

Sortieren Die Einträge in einer Liste können nach drei Kriterien gleichzeitig sortiert werden. Wenn in dem Feld, nach dem zuerst sortiert wird, bei mehreren Datensätzen derselbe Eintrag vorliegt – wenn beispielsweise derselbe Name mehrfach auftritt –, tritt das zweite Sortierkriterium in Kraft. Entsprechendes gilt für das zweite und dritte Kriterium. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass die Datensätze in fast jede beliebige Reihenfolge gebracht werden können. Sortiert werden kann nach Zahlenwerten, Texteinträgen sowie Datums- und Uhrzeitangaben. Zusätzliche Sortierfolgen können Sie auf der Registerkarte Optionen wählen oder eingeben.

Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen Sie dann SORTIEREN im Menü DATEN. Wählen Sie das erste Sortierkriterium aus, indem Sie unter Sortieren nach das Feld angeben, nach dessen Einträgen sortiert werden soll. Legen Sie auch fest, ob Aufsteigend oder Absteigend sortiert werden soll ( Abbildung 12.18).

Abbildung 12.18: Sie können eine Liste nach mehreren Kriterien sortieren lassen

365


Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren wollen, nutzen Sie außer dem Feld Sortieren nach auch die Felder Anschließend nach. Wiederholen Sie dazu das oben beschriebene Vorgehen für das zweite und das dritte Sortierkriterium. Nach der Bestätigung werden die Datensätze in der Liste sortiert.

Sortieroptionen Nach Wahl der Registerkarte Optionen können Sie weitere Sortieroptionen einstellen.

Unter Bereich enthält Spaltenüberschriften geben Sie an, ob die Überschriftenzeile auch markiert wurde. Wenn Sie vor dem Aufrufen des Befehls zum Sortieren nur eine Zelle in der Liste gewählt hatten, erfolgt die Einstellung automatisch. Haben Sie aber die Überschriftenzeile markiert und deaktivieren Sie die Option, wird diese Zeile in den Sortiervorgang mit eingeschlossen.

Über Sortierergebnis ausgeben nach können Sie das Ergebnis in einen angegebenen Zellbereich kopieren lassen. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie die Ergebnisse der Sortierung nicht nur anzeigen, sondern auch weiterverarbeiten wollen.

Außerdem können Sie hier eine Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge festlegen. Wenn Sie diese Optionen aktivieren, sind bereits Kürzel für die Namen der Wochentage als Reihenfolge vorgegeben. Wählen Sie die gewünschte benutzerdefinierte Sortierreihenfolge aus. Zum Erstellen einer neuen benutzerdefinierten Sortierreihenfolge öffnen Sie das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Navigieren Sie dann zu Sortierlisten unter OpenOffice.org Calc, klicken Sie auf Neu und geben Sie die Folge unter Einträge ein. Drücken Sie nach jedem einzelnen Eintrag die Taste (¢).

Unter Richtung können Sie angeben, ob nach Spalten oder nach Zeilen sortiert werden soll. Wollen Sie die Liste nur nach einem Kriterium sortieren, können Sie dazu auch die entsprechenden Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste verwenden. Markieren Sie zunächst eine Zelle in der Spalte, nach der die Liste sortiert werden soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Aufsteigend, um aufsteigend zu sortieren, oder auf die Schaltfläche Absteigend, um absteigend zu sortieren.

366

Listen

Teilergebnisse Sie können für einzelne Spalten Teilergebniszeilen in die Liste einfügen lassen, in denen Daten der Liste zusammengefasst werden. Am Ende des Datenblocks wird dann automatisch eine Ergebniszeile eingefügt ( Abbildung 12.19). Bei jeder Änderung in der Liste werden die Teilergebnisse vom Programm aktualisiert. Außerdem können Sie Teilsummen für die Werte der Datensätze bilden, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Abbildung 12.19: Sie können Teilergebnisse berechnen lassen

Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen Sie TEILERGEBNISSE im Menü DATEN. Das gleichnamige Dialogfeld wird angezeigt. Es können Einstellungen für bis zu drei Teilergebnisgruppen festgelegt werden. Die ersten drei Register sind entsprechend identisch aufgebaut ( Abbildung 12.20).

Im Feld Gruppieren nach wählen Sie die Spalte aus, für welche die Teilergebnisse eingefügt werden sollen. Wählen Sie beispielsweise Kunde, wenn die Teilergebnisse für jeden Kunden angezeigt werden sollen.

Aktivieren Sie im Feld Teilergebnisse berechnen für die Felder für die Spalten, in denen die Teilergebnisse angezeigt werden sollen. Wollen Sie beispielsweise die Nettoumsätze getrennt nach Kunden anzeigen, aktivieren Sie das Feld Netto.

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Abbildung 12.20: Sie können Teilergebnisse berechnen lassen

Im Feld Berechnungsvorschrift wählen Sie die zur Berechnung der Teilergebnisse zu verwendende Funktion aus – beispielsweise Summe, wenn die Daten summiert werden sollen. Sie können hier aber auch das Produkt aller Werte berechnen lassen sowie statistische Größen wie den Mittelwert oder den größten oder den kleinsten numerischen Wert anzeigen lassen. Anzahl zeigt die Zahl der nicht leeren Zellen an. Zu den weiteren Optionen gehören Anzahl (nur Zahlen) – für die Anzeige der Anzahl der Zeilen mit numerischen Werten –, StAbw (Stichprobe) – für eine Schätzung der Standardabweichung für die Grundgesamtheit –, Varianz (Stichprobe) – für eine Schätzung der Varianz für eine Grundgesamtheit – oder Varianz (Grundgesamtheit) – für die Berechnung der Varianz für die Grundgesamtheit.

368

Listen

Nach dem Bestätigen über OK werden die Datensätze gruppiert und zusammen mit den Teilergebnissen angezeigt. Durch einen Klick auf die in der Spalte links von den Zeilenköpfen angezeigten Minuszeichen können Sie die Details zu einer Gruppe ausblenden lassen. Die Schaltfläche wechselt dann ihr Aussehen zu einem Pluszeichen. Ein Klick darauf blendet die Details wieder ein. Wenn Sie die Teilergebnisse nicht mehr benötigen, können Sie sie wieder löschen. Wählen Sie dazu nochmals TEILERGEBNISSE im Menü DATEN und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche LÖSCHEN. Über die zusätzliche Registerkarte Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Beispielsweise bewirkt ein Aktivieren von Neue Seite bei Gruppenwechsel das Einfügen einer Seitenwechselmarkierung nach jeder Gruppe, für die ein Teilergebnis errechnet wird. Das eignet sich vordringlich für längere Listen. Die standardmäßig aktivierte Option Bereich vorher nach Gruppen sortieren sorgt dafür, dass die in den Feldern Gruppieren nach ausgewählten Bereiche sortiert werden. Sie können auch hier eine Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge verwenden ( oben) oder wählen, ob Aufsteigend oder Absteigend sortiert werden soll.

Datenpilot Was sich hinter dem Begriff Datenpilot verbirgt, ist auf den ersten Blick nicht so leicht zu verstehen. Wenn man aber erst einmal den Sinn begriffen hat, wird man dieses Werkzeug für bestimmte Aufgaben gern einsetzen. Es handelt sich dabei um eine interaktive Übersichtstabelle, anhand derer Sie die Daten der Liste zusammenfassen und analysieren können. Durch Ziehen und Ablegen der Felder in dieser Tabelle können Sie Daten ordnen, organisieren und analysieren. Bei dem in diesem Kapitel benutzten Beispiel können Sie mit einer solchen Analyse beispielsweise eine Tabelle erzeugen, in der die einzelnen Aufträge nach Namen und Wohnort des Kunden aufgelistet werden. Der überragende Vorteil des Datenpiloten besteht darin, dass Sie die Achsen der Tabelle schnell gegen andere Spalten der Liste austauschen können. Wenn sich nach dem Erstellen einer Datenpilot-Tabelle herausstellt, dass eine andere Struktur dafür benötigt wird, können Sie zwar eine weitere Tabelle dieser Art mit der gewünschten Struktur erzeugen – Datenpilot benötigt aber viel Speicherplatz. Wenn das eine Restriktion darstellen sollte, können Sie die bestehende Tabelle abändern, indem Sie die Feldsymbole verschieben. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf ein Feldsymbol und verschieben Sie es dann an die gewünschte Stelle.

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Datenpilot-Tabelle erstellen Um eine Datenpilot-Tabelle zu erstellen, muss zunächst die Grundstruktur des Datenpiloten festgelegt werden.

Markieren Sie zumindest eine Zelle in der Liste oder dem Datenblock und wählen Sie dann den Befehl AUFRUFEN im Untermenü DATENPILOT im Menü DATEN. Geben Sie dann zunächst an, welchen Typ von Datenquelle Sie benutzen wollen ( Abbildung 12.21). Wenn die Daten bereits in einer Liste vorliegen, belassen Sie es bei der Grundeinstellung Aktuelle Selektion. Die nachfolgenden Schritte des Assistenten unterscheiden sich teilweise je nach dem hier gewählten Typ. Klicken Sie dann auf OK.

Abbildung 12.21: Legen Sie die Quelle fest

Geben Sie dann im automatisch angezeigten Dialogfeld Datenpilot an, welche Daten wie angezeigt werden sollen. Markieren Sie dazu nacheinander die Schaltflächen mit den Namen der Feldspalten in der Liste und ziehen Sie sie an die Stelle, an der sie in der fertigen Tabelle angezeigt werden sollen. Zur Ablage stehen Ihnen hier vier Bereiche zur Verfügung: Mit den Spaltenfeldern und Zeilenfeldern bilden Sie den Rahmen für die Tabelle. Den eigentlichen Tabelleninhalt – die Datenfelder – legen Sie im Hauptbereich ab ( Abbildung 12.22). Sie müssen mindestens Felder für die Spalten- und Zeilenbezeichnungen sowie für Datenfelder in der Tabelle angeben. Eine zusätzliche Dimension können Sie auf verschiedenen Seiten der Tabelle anzeigen lassen. Sie können die Lage der Feldnamen in der Tabelle jederzeit durch Ziehen mit der Maus ändern – beispielsweise ein Spaltenfeld gegen ein Zeilenfeld oder gegen ein Datenfeld austauschen – und damit die Struktur der Tabelle ändern. Sie können bereits angeordnete Symbole auch zurücksetzen, indem Sie sie aus der Tabelle herausziehen.

370

Listen

Abbildung 12.22: Felder müssen zuerst positioniert werden

Nach einem Klick auf Zusätze können Sie – unter anderem –definieren, wo die neue Tabelle angezeigt werden soll. Geben Sie hier die Adresse ein. Oft empfiehlt sich die Ablage in einer separaten Tabelle der Arbeitsmappe. Ein Klick auf die Schaltfläche Verkleinern rechts vom Feld Ausgabe ab verkleinert das Dialogfeld und erlaubt es, den Bereich mit der Maus zu markieren.

Im Datenpiloten arbeiten Auf der Basis der Position dieser Feldnamen erstellt CALC nach einem Klick auf OK dann die Datenpilot-Tabelle ( Abbildung 12.23). Die Quelldaten in der Liste bleiben dabei unverändert.

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Abbildung 12.23: Die Datenpilot-Tabelle besteht aus Spalten-, Zeilen und Datenfeldern

Sie können die in der Tabelle angezeigten Namen der Feldspalten innerhalb der Tabelle verschieben und so andere Strukturen erzeugen. Zum Hinzufügen weiterer Felder wählen Sie Anzeigen aus dem Kontextmenü zu einem Namenfeld. Im Dialogfeld Datenpilot geben Sie dann die neue Struktur an.

Ein Klick auf die oben links angezeigte Schaltfläche Filter erlaubt ein Filtern der Ergebnisse. Die Techniken dafür kennen Sie bereits vom Befehl STANDARDFILTER her.

Optionen Für die Arbeit mit Datenpiloten gibt es eine Reihe von Optionen. Diese unterscheiden sich für die Datenfelder im Bereich Daten einerseits und die Bereiche Zeile und Spalte andererseits. Zur Anzeige markieren Sie im Dialogfeld Datenpilot zuerst das Feld, zu dem Sie die Optionen einstellen wollen, und klicken auf die Schaltfläche Optionen ( Abbildung 12.24).

Abbildung 12.24: Für die gesamte Tabelle existieren viele Optionen

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Listen

Bei vorheriger Auswahl eines Datenfelds in den Bereichen Zeile oder Spalte können Sie unter Teilergebnisse einstellen, welche Teilergebnisse zu berechnen sind. Automatisch berechnet automatisch die Teilergebnisse. Wenn Sie Benutzerdefiniert aktivieren, können Sie in der darunter angezeigten Liste die gewünschte Teilergebnisart wählen. Über die zusätzliche Option Elemente ohne Daten anzeigen werden leere Spalten und Zeilen in die Ergebnistabelle aufgenommen.

Für den Bereich Daten können Sie nur den Typ der Funktion auswählen, die zur Berechnung der Elemente benutzt werden soll. Wenn das Dialogfeld über die Schaltfläche Zusätze erweitert wird, werden dem Dialog weitere Optionen hinzugefügt, über die Sie für jedes Datenfeld den Anzeigetyp detailliert festlegen können.

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KAPITEL 13

Daten in Diagrammen anzeigen

Kapitel 13 – Daten in Diagrammen anzeigen

Mit CALC haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten grafisch in Form von Diagrammen zu präsentieren. Solche Diagramme sind mit den Tabellendaten verknüpft, aus denen sie erstellt wurden, und werden immer dann aktualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren. CALC stellt Ihnen diverse Typen von Diagrammen für unterschiedliche Zwecke zur Verfügung, die Sie über einen Assistenten einsetzen können. Nach dem Erstellen eines Diagramms lassen sich praktisch alle Einstellungen, die Sie über den Assistenten festgelegt haben, ändern. Beispielsweise können Sie den Typ, die Lage und Größe oder die anzuzeigenden Daten ändern. Außerdem können Sie Verfeinerungen oder Änderungen durchführen bezüglich des Musters der Hintergrundflächen oder der darzustellenden Datenreihen, Art und Format der Beschriftungen sowie Anzeige und Format der Achsen und Gitternetzlinien.

Diagramm erstellen Bevor Sie das Diagramm erstellen, sollten Sie die Daten in der Tabelle markieren, die im Diagramm dargestellt werden sollen. Wenn Sie sich die Arbeit erleichtern wollen, sollten Sie dabei einige Dinge beachten:

Wenn Sie planen, Werte in einem Diagramm mit senkrecht aufeinander angeordneten Achsen zu erstellen – also beispielsweise als Balkendiagramm, Säulendiagramm oder Liniendiagramm –, sollten Sie immer gleich mindestens zwei Datenreihen markieren. Diese können in Zeilen oder in Spalten angeordnet sein. Die horizontale Achse wird in der Grundeinstellung bei einer zeilenförmigen Darstellung durch die oberste Zeile der Markierung, bei einer spaltenförmigen Darstellung durch die am weitesten links stehende Spalte gebildet. Die anderen markierten Zeilen oder Spalten werden dann im Diagramm in der Senkrechten angezeigt.

Kreis- und Ringdiagramme können nur eine einzelne Datenreihe wiedergeben – beispielsweise den Anteil einzelner Produkte am Gesamtumsatz. Daher sollten Sie auch in der Tabelle nur eine Datenreihe markieren.

Wenn sich in den betreffenden Zeilen oder Spalten nur Daten befinden, die auch im Diagramm dargestellt werden sollen, können Sie durch einen Klick die gesamte Zeile beziehungsweise Spalte markieren, ansonsten führen Sie eine Bereichsmarkierung durch. Auch nicht direkt aufeinander folgende Zeilen oder Spalten können Sie einzeln markieren, indem Sie die Taste (Strg) gedrückt halten.

Achten Sie darauf, dass Überschriften, die beispielsweise als Grundlage für die waagerechte Achse dienen sollen, immer auch markiert werden sollten. Texte in

376

Diagramm erstellen

Spalten- und Zeilenüberschriften können Sie ebenfalls markieren, müssen es aber nicht. Wenn Sie sie markieren, werden diese Texte automatisch als Voreinstellung für Achsenbezeichnungen und Legenden verwendet.

Wenn Sie zusätzliche Texte markieren, achten Sie darauf, dass die Zelle in der oberen linken Ecke leer ist. Andernfalls wird der Eintrag an dieser Stelle als Element der waagerechten Achse missverstanden ( Abbildung 13.1).

Abbildung 13.1: Sie können die Zahlen zusammen mit den Überschriften markieren

Verwenden Sie möglichst nur so viele Datenreihen in einem Diagramm, dass auch ein unvorbereiteter Betrachter die Aussage schnell versteht. Andernfalls geht die gewünschte Aussage des Diagramms aufgrund der vielen angezeigten Daten verloren.

Diagramm-Assistent Wählen Sie dann DIAGRAMM im Menü EINFÜGEN. Sie können auch in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Diagramm einfügen klicken. Bei diesem letzten Weg wird der Mauszeiger als Fadenkreuz mit einem kleinen Diagrammsymbol dargestellt. Ziehen Sie in der Tabelle ein Rechteck auf, das den Ort und die Größe des Diagramms angibt. Beides können Sie nachträglich noch ändern. Abschließend wird das Dialogfeld AutoFormat Diagramm angezeigt. In diesem Assistenten können Sie in mehreren Schritten das gewünschte Diagramm spezifizieren. Nehmen Sie in jedem Schritt die notwendigen Einstellungen vor und bestätigen Sie dann über Weiter. Über Zurück können Sie die vorher gemachten Angaben korrigieren.

Auswahl Im ersten Schritt können Sie den vorher markierten Datenbereich kontrollieren oder ändern ( Abbildung 13.2).

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Abbildung 13.2: Legen Sie den Datenbereich fest

Im Feld oben links wird der vorher markierte Bereich in der Tabelle wiedergegeben. Diese Angabe können Sie hier über die Tastatur korrigieren. Stellen Sie dabei sicher, dass der gesamte Bezug ausgewählt ist. Wenn Sie mehrere – in der Tabelle nicht benachbarte – Bereiche darstellen wollen, trennen Sie sie durch Semikola. Einfacher ist die Korrektur jedoch, indem Sie das Dialogfeld durch einen Klick auf die Schaltfläche Verkleinern mit dem nach oben zeigenden Pfeil am rechten Rand des Felds verkleinern und den Bereich durch Markieren von Zellen im Tabellenblatt neu definieren.

Wenn Sie Erste Zeile als Beschriftung aktivieren, werden die Einträge in der obersten Zeile der Markierung als Beschriftungen für den Datenbereich verwendet. Entsprechendes gilt für die Option Erste Spalte als Beschriftung.

Unter Ausgabe in Tabelle wählen Sie die Tabelle, in der das Diagramm erstellt werden soll. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie den Prozess über den Befehl DIAGRAMM im Menü EINFÜGEN gestartet hatten, nicht bei Verwendung der Schaltfläche in der Symbolleiste.

Diagrammtyp wählen Im zweiten Schritt wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp aus ( Abbildung 13.3). Dazu markieren Sie ihn im Listenfeld. Geben Sie auch an, ob die Datenreihen in Zeilen oder Spalten angezeigt werden sollen. Wenn Sie nicht wissen, welche Option Sie wählen sollen, probieren Sie einfach beide nacheinander aus. Die Ergebnisse können Sie über das Beispielfeld links kontrollieren. 378

Diagramm erstellen

Abbildung 13.3: Wählen Sie den Diagrammtyp aus und legen Sie den Datenbereich fest

Die Wahl eines Diagrammtyps sollte sich vordringlich an der Art der darzustellenden Aussage und nicht an ästhetischen Gesichtspunkten orientieren ( Tabelle 13.1). Diagramm

Beschreibung In einem Säulendiagramm werden die Datenbereiche als nebeneinander stehende Säulen angezeigt. Sie vermitteln den Eindruck, als würde für jeden Abschnitt der waagerechten Achse ein Wert existieren – beispielsweise ein Umsatzwert für jedes Jahr. Gestapelte Säulendiagramme eignen sich für Fälle, in denen man sowohl die Entwicklung der Summe mehrerer Werte als auch deren Zusammensetzung darstellen möchte. Achten Sie darauf, dass eine solche Summe auch einen Sinn ergibt – addieren Sie hier also beispielsweise nicht Umsatz und Gewinn. Bei der gestapelten Form eines Säulendiagramms können Sie auch eine Normierung vornehmen – also die Anteile von der Gesamtsumme anzeigen. Diese Form eignet sich besonders dann, wenn Sie die Entwicklung einer Zusammensetzung betonen wollen, die Gesamtsumme aber nur eine geringere Rolle spielt.

379


Diagramm

Beschreibung Balkendiagramme erfüllen dieselben Zwecke wie Säulendiagramme, die Elemente werden aber waagerecht angezeigt. Im üblichen Querformat erlauben sie meist die Anzeige von mehr Details. Auch diese können gestapelt und normiert werden.

Liniendiagramme werden vordringlich dazu verwendet, einen Trend über die Zeit aufzuzeigen. Sie erwecken den Eindruck einer kontinuierlichen Entwicklung. Bei einer gestapelten Darstellung eines Liniendiagramms wird sowohl die Entwicklung der Summe mehrerer Werte als auch deren Zusammensetzung dargestellt. Sie können bei Liniendiagrammen auch eine Normierung vornehmen – also die Anteile an einer festen Gesamtsumme anzeigen lassen. Diese Form eignet sich besonders dann, wenn Sie die Entwicklung einer Zusammensetzung betonen wollen, die Gesamtsumme aber nur eine geringere Rolle spielt.

Liniendiagramme mit zusätzlichen Punkten können Sie verwenden, wenn Sie beispielsweise einzelne konkrete Werte als Punkte mit einer verbindenden Linie zur Anzeige des Trends darstellen wollen. Mit Kreisdiagrammen können Sie die Verteilung von Einzelwerten im Verhältnis zu deren Summe anzeigen. Ein Kreisdiagramm eignet sich nicht zur Darstellung einer Entwicklung. Es kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden. Bei der „explodierenden“ Form eines Kreisdiagramms können entweder alle oder einzelne Elemente herausgezogen werden. Benutzen Sie diese Form, wenn Sie bestimmte Segmente des Kreises besonders betonen wollen. Bei XY-Diagrammen werden die zugrunde liegenden Werte paarweise angezeigt. Die Reihenfolge der Eingabe der Datenpaare in der Tabelle spielt keine Rolle, da die Werte im Diagramm sortiert werden. Die Punkte in einem XY-Diagramm können Sie durch verschiedene Formen von Linien interpolieren lassen. Die Punkte können dann auch weggelassen werden. Benutzen Sie diese Form, wenn Sie beispielsweise die einzelnen Messwerte und den Trend dahinter anzeigen lassen wollen.

Flächendiagramme zeigen dieselben Charakteristika wie Liniendiagramme, mit dem Unterschied, dass die Fläche unter der Linie eingefärbt wird. Damit werden kleinere Werte im Hintergrund durch größere im Vordergrund verdeckt.

380

Diagramm erstellen

Diagramm

Beschreibung Auch gestapelte Darstellungsformen sind bei Flächendiagrammen möglich. Diese eignen sich sowohl zur Darstellung der Entwicklung einer Summe mehrerer Werte als auch zum Zeigen ihrer Zusammensetzung. Die Werte können auch auf 100 % normiert werden.

Ringdiagramme erfüllen denselben Zweck wie Kreisdiagramme, zeigen jedoch ein Loch in der Mitte. Auch hier kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden.

Netzdiagramme erlauben einen Vergleich mehrerer Charakteristika relativ zu einem Zentralpunkt. Sie sind für das unerfahrene Auge etwas schwer zu lesen, besonders wenn sich im Diagramm mehrere Linien überschneiden.

Kursdiagramme ermöglichen die Darstellung von drei Werten – beispielsweise Tiefst-, Höchst- und Endstand. Dafür müssen drei Datenreihen eingegeben werden.

Tabelle 13.1: Diagrammtypen eignen sich für unterschiedliche Aufgaben

Variante wählen Jeder Diagrammtyp verfügt über mehrere Varianten. Die von Ihnen gewünschte müssen Sie im nächsten Schritt angeben ( Abbildung 13.4).

Abbildung 13.4: Wählen Sie eine Variante aus

381


Außerdem können Sie unter Gitternetzlinien festlegen, ob horizontale und/oder vertikale Hilfslinien auf der Diagrammfläche gezeichnet werden sollen. Solche Hilfslinien erleichtern später das Ablesen der Daten.

Titel und Achsenbezeichnungen angeben Im folgenden Schritt können Sie einen Titel und weitere Beschriftungen für die Achsen des Diagramms festlegen ( Abbildung 13.5). Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die anzuzeigenden Elemente und geben Sie in den Feldern rechts davon die gewünschten Texte ein. Viele dreidimensionale Typen verfügen über eine zusätzliche Z-Achse, die Sie separat beschriften können.

Abbildung 13.5: Geben Sie die Beschriftungen an

Wenn Sie Textobjekte in Vorschau darstellen aktivieren, werden die von Ihnen eingegebenen Texte im Beispiel mit angezeigt.

Erstellen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen wird das Diagramm am vorher gewählten Ort erstellt ( Abbildung 13.6). Sie können die im Assistenten festgelegten Parameter anschließend ändern und/oder die Diagrammelemente verfeinern.

382

Diagramm erstellen

Abbildung 13.6: Das Diagramm wird erstellt

Position und Größe ändern Wenn Sie die Position und Größe des Diagramms auf dem Blatt nachträglich ändern wollen, markieren Sie das Diagramm, indem Sie einen einfachen Klick darauf ausführen. Das Diagramm wird mit Ziehpunkten versehen ( Abbildung 13.7).

Abbildung 13.7: Lage und Größe können direkt über die Ziehpunkte geändert werden

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Verwenden Sie die Ziehpunkte, um die Größe und/oder die Proportionen des Diagramms mit der Maus zu ändern.

Um die Lage auf dem aktuellen Tabellenblatt zu verändern, setzen Sie den Mauszeiger auf das Diagramm. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Maus. Die neue Position beziehungsweise die neuen Maße werden durch einen gestrichelten Rahmen angezeigt.

Um das Diagramm in eine andere Tabelle zu setzen, verwenden Sie die Befehle AUSSCHNEIDEN und EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder die gleichbedeutenden Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste.

Diagramm ändern Nach dem Erstellen eines Diagramms lassen sich praktisch alle Einstellungen, die Sie über AutoFormat Diagramm festgelegt haben, ändern. Außerdem können Sie Verfeinerungen oder Änderungen durchführen bezüglich des Musters und der Schrift der Hintergrundflächen, der darzustellenden Datenreihen, Art und Format der Beschriftungen sowie der Anzeige und des Formats der Achsen und Gitternetzlinien. Um das Diagramm zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf das Diagramm. Das Diagramm erhält daraufhin graue Ränder ( Abbildung 13.8). Die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten finden Sie in der Format-Symbolleiste, die nach dem Markieren des Diagramms automatisch eingeblendet wird.

Abbildung 13.8: Zum Bearbeiten müssen Sie das Diagramm vollständig markieren

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Diagramm ändern

Weitere Klicks im Diagramm führen zur Markierung eines speziellen Elements darin ( unten). Wenn vorher bereits ein spezielles Element im Diagramm markiert war, drücken Sie (Esc), um das Diagramm wieder als Ganzes zu markieren. ( Tabelle 13.2). Symbol

Name und Wirkung Titel ein/aus – schaltet einen bereits eingegebenen Diagrammtitel ein oder aus. Legende ein/aus – schaltet die vorhandene Legende ein oder aus. Achsentitel ein/aus – schaltet die vorhandenen Achsentitel ein oder aus. Achsen ein/aus – schaltet die Anzeige der Achsen ein oder aus. Gitter horizontal ein/aus – schaltet das horizontale Gitter im Diagramm ein oder aus.

Gitter vertikal ein/aus – schaltet das vertikale Gitter im Diagramm ein oder aus. Diagrammtyp – zeigt die Liste der Diagrammtypen an und erlaubt den Wechsel des Typs. Sie finden hier die Typen Flächendiagramm, Balkendiagramm, Polardiagramm, Säulendiagramm, Blasendiagramm, Liniendiagramm, (XY)Punkt-Diagramm, Kreisdiagramm und Ringdiagramm sowie deren dreidimensionale Varianten.

AutoFormat – führt die Abfragesequenz über die Schritte im Dialogfeld Autoformat Diagramm erneut aus. Daten in Reihen – ändert die Anordnung der Diagrammdaten so, dass die Daten in Reihen angezeigt werden. Daten in Spalten – ändert die Anordnung der Diagrammdaten so, dass die Daten in Spalten angezeigt werden.

Textskalierung – Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Größe des Textes im Diagramm geändert, wenn Sie das Diagramm skalieren.

Diagramm neu anordnen – verschiebt alle Diagrammobjekte an deren Standardpositionen. Diese Funktion ändert weder den Diagrammtyp noch andere Attribute außer den Objektpositionen.

Tabelle 13.2: Die Funktionen der Schaltflächen der Format-Symbolleiste

Die Schaltfläche Diagrammdaten ist bei CALC-Diagrammen nicht ansprechbar ( Kapitel 6). Die wichtigsten Befehle zu einem Diagramm sind auch im Kontextmenü 385


zusammengefasst, das Sie – wie üblich – durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf ein Diagrammelement anzeigen lassen.

AutoFormat wiederholen Um die Einstellungen des Diagramms zu ändern, können Sie die Schritte im Dialogfeld AutoFormat Diagramm nochmals durchlaufen lassen. Dazu aktivieren Sie das Diagramm und wählen AUTOFORMAT im Menü FORMAT oder Sie klicken auf die Schaltfläche AutoFormat in der Symbolleiste Diagramm. Legen Sie dann in den Dialogfeldern die neuen Einstellungen fest ( oben). Diese Vorgehensweise empfiehlt sich aber nur, wenn Sie mehrere oder alle Parameter des Diagramms abändern möchten. Wenn Sie nur eine Einstellung verändern möchten, sollten Sie diese – wie nachfolgend beschrieben – gezielt ansprechen.

Diagrammtyp ändern Um den gewählten Typ des Diagramms zu ändern, aktivieren Sie zuerst das Diagramm und wählen DIAGRAMMTYP im Menü FORMAT oder klicken auf die Schaltfläche Diagrammtyp in der Format-Symbolleiste. Wählen Sie hier den gewünschten Typ und die gewünschte Variante aus ( Abbildung 13.9). Über die beiden Optionen unter Diagrammkategorie können Sie zwischen zwei- und dreidimensionale Formen wechseln. Für dreidimensionale Typen gelten im Prinzip dieselben Richtlinien wie für ihre zweidimensionalen Brüder. Sie sehen interessanter aus, sind aber oft schwerer zu lesen.

Abbildung 13.9: Einen anderen Typ können Sie auswählen

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Diagramm verfeinern

Titel und Achsenbeschriftungen ändern Diagramme gewinnen erst dann an Aussagekraft, wenn klar zu erkennen ist, was auf ihnen dargestellt wird. Dazu benötigt ein Diagramm einen Titel und Achsenbeschriftungen. Sollten Sie es nicht schon bei der Erstellung des Diagramms erledigt haben, können Sie das Diagramm nachträglich mit diesen Elementen versehen. Sie können die gewünschten Beschriftungen direkt im Diagramm als Text eingeben. Markieren Sie dazu zunächst das Diagrammelement, das Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie dann auf die Stelle im Text, an der Sie Änderungen durchführen wollen, und bearbeiten Sie den Text mit denselben Verfahren, die Sie zum Bearbeiten der Inhalte von Tabellenzellen verwenden. Je nach Diagrammtyp stehen unterschiedlich viele Felder zur Verfügung: Alle Diagrammtypen verfügen über das Feld Haupttitel. Bei Kreis- und Ringdiagrammen können Sie auch nur diesen Titel eingeben, da diese Diagramme keine Achsen haben. Diagramme mit Achsen verfügen zumindest über die X-Achsentitel und die Y-Achsentitel. Flächendiagramme verfügen über drei Achsen, die Sie benennen können. Haben Sie eine oder mehrere Datenreihen einer Sekundärachse zugeordnet, können Sie auch für diese separate Beschriftungen benutzen.

Diagramm verfeinern Nachdem Sie sich endgültig für einen Typ entschieden haben, können Sie die einzelnen Elemente des Diagramms noch abändern oder verfeinern. Um ein Element eines Diagramms zur Bearbeitung auszuwählen, müssen Sie es markieren. Dazu klicken Sie das gewünschte Element an. Ein Klick auf den Titel markiert diesen beispielsweise. Ein Klick auf ein Element einer Datenreihe markiert die gesamte Reihe. Ein zweiter Klick (kein Doppelklick) auf ein solches Element markiert dieses separat. Bei Textelementen können Sie mit einem zweiten Klick die Einfügemarke in den Text setzen und diesen ändern. Das ausgewählte Element eines Diagramms erkennen Sie auch an den es umgebenden Markierungspunkten ( Abbildung 13.10). Nach dem Markieren eines Elements können Sie dieses über die Befehle des Menüs FORMAT oder über die Schaltflächen der Symbolleiste ändern oder verfeinern.

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Abbildung 13.10: Die Elemente eines Diagramms können einzeln markiert werden

Diagrammflächen Alle Diagramme verfügen über eine Diagrammfläche und eine oder mehrere Diagrammwände. 2D-Diagramme verfügen über eine einzige Diagrammwand, 3D-Diagramme über zwei Wände und eine Bodenfläche. Diese Flächen können Sie individuell formatieren. Wählen Sie dazu einen der Befehle DIAGRAMMWAND, DIAGRAMMFLÄCHE oder DIAGRAMMBODEN im Menü FORMAT oder führen Sie einen Doppelklick auf der gewünschten Fläche aus. Im dann angezeigten Dialogfeld können Sie die Fläche mit einer Füllfarbe, einem Muster oder einer sich wiederholenden Grafik versehen ( Abbildung 13.11). Das Feld oben links skizziert die Wirkung der Auswahl.

Abbildung 13.11: Sie können für die Flächen Muster und Farben einstellen

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Diagramm verfeinern

Dieses Dialogfeld entspricht dem, das Sie schon von der Definition von Seitenhintergründen aus der Textverarbeitung her kennen ( Kapitel 5): Auf der Registerkarte Linie können Sie Art und Farbe einer die Fläche umgebenden Linie festlegen. Die Registerkarte Fläche erlaubt die Wahl einer Farbe, eines Farbverlaufs, einer Schraffur oder einer Grafik für die gesamte Fläche, über Transparenz können Sie die Art der Durchlässigkeit einstellen.

Tipp Die standardmäßig für die Darstellung der einzelnen Datenreihen vom Programm verwendeten Farben können Sie einstellen. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie zu Grundfarben im Bereich Diagramme. Markieren Sie dann unter Diagrammfarben die Datenreihe und bestimmen Sie ihre Farbe durch einen Klick auf eine der Farbflächen in der Palette rechts.

Datenreihen Die Formate für die einzelnen Datenreihen in einem Diagramm können Sie separat einstellen. Beispielsweise können Sie einzelnen Säulen oder einem Kreissegment bestimmte Formate zuweisen. Aktivieren Sie dazu zunächst die Datenreihe, die Sie formatieren wollen. Dazu klicken Sie das Element einmal an. Wählen Sie dann OBJEKTEIGENSCHAFTEN aus dem Menü FORMAT. Das Dialogfeld Datenreihe wird daraufhin angezeigt. Welche Formatierungsoptionen Ihnen hier jeweils zur Verfügung stehen, hängt auch vom Typ des Elements ab. Der Großteil der im Dialogfeld angezeigten Registerkarten ist für alle – zumindest aber viele – Diagrammtypen identisch.

Hinweis Wenn Sie ein Element einer Datenreihe zweimal nacheinander anklicken (kein Doppelklick), markieren Sie nur dieses Element allein – beispielsweise eine einzige Säule der Datenreihe. Sie können dann die Mehrzahl der anschließend genannten Optionen benutzen, um dieses Element abweichend von den anderen Elementen derselben Datenreihe zu formatieren.

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Linie, Fläche, Transparenz Auf den Registerkarten Linie, Fläche und Transparenz finden Sie dieselben Optionen wie beim oben beschriebenen Formatieren von Diagrammflächen. Sie dienen hier dazu, der markierten Datenreihe – beispielsweise einer Anzahl von Balken – eine umgebende Linie, eine Farbe oder ein Muster zuzuweisen.

Datenbeschriftung In manchen Fällen wird man sich dazu entscheiden, die grafischen Elemente im Diagramm zusätzlich mit Zahlenwerten zu versehen. Dadurch können Sie Informationen über die Daten angeben. Das können Sie über die Registerkarte Datenbeschriftung regeln ( Abbildung 13.12). Nach dem Aktivieren des Kontrollkästchens Wert anzeigen können Sie angeben, was an die entsprechenden Stellen geschrieben werden soll. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich wieder – zumindest teilweise – je nach Diagrammtyp. Die zusätzliche Option Beschriftungstext anzeigen zeigt zusätzlich zum y-Wert auch den x-Wert an. Die Option Legendensymbol neben Beschriftung … sorgt dafür, dass das in der Legende benutzte Symbol mit angezeigt wird.

Abbildung 13.12: Elemente können beschriftet und mit einem Fehlerbereich versehen werden

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Diagramm verfeinern

Statistik Über die Registerkarte Statistik können Sie zusätzliche Anzeigen bewirken. Nach Aktivieren von Mittelwert wird im Diagramm der Mittelwert der Werte in der Datenreihe angezeigt. Über die Optionen unter Fehlerkategorie können Sie dem Betrachter zeigen, dass es sich bei den im Diagramm dargestellten Daten nicht um genaue Zahlen, sondern um Werte innerhalb eines bestimmten Bereichs handelt. Sie haben mehrere Möglichkeiten zum Festlegen der Größe des Fehlers. Sie können diese mit Konstanter Wert als festen Wert eingeben. Die Option Prozentual zeigt bei größeren Basisdaten auch größere Fehler an. Standardabweichung verwendet für den Fehlerbetrag eine bestimmte Abweichung vom Mittel der grafisch dargestellten Werte.

Optionen Die Registerkarte Optionen liefert weitere Möglichkeiten, deren Art sich von dem Typ des aktuellen Diagramms unterscheidet ( Abbildung 13.13).

Abbildung 13.13: Elemente können beschriftet und mit einem Fehlerbereich versehen werden

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Wenn Sie im Diagramm mindestens zwei Datenreihen darstellen lassen, können Sie der Datenreihe über Sekundäre Y-Achse eine zweite Achse zuweisen. Die Sekundärachse wird auf der rechten Seite des Diagramms angezeigt und verfügt über eine separate Skalierung. Das Verwenden einer solchen zweiten Achse ist zu empfehlen, wenn in der Senkrechten verschiedene Daten mit unterschiedlichen Dimensionen – beispielsweise € und kg – und/oder starken Größenunterschieden – beispielsweise eine mit einem Maximalwert von 1000 und eine mit 1 als Maximum – dargestellt werden sollen.

Bei Balken und Säulendiagrammen können Sie außerdem den Abstand zwischen den Balken/Säulen und eine Überlappung einstellen.

Beschriftungen Natürlich lassen sich auch Beschriftungen formatieren. Markieren Sie dazu das betreffende Beschriftungselement – beispielsweise den Titel – und wählen Sie dann OBJEKTEIGENSCHAFTEN im Menü FORMAT. Sie können auch die Befehle im Untermenü TITEL im Menü FORMAT benutzen. Im Dialogfeld finden Sie unter anderem die Registerkarten Linie, Fläche, Transparenz, Zeichen und Schrifteffekt. Die Optionen darin entsprechen denen bei der Formatierung anderer Elemente eines Diagramms. Über die zusätzliche Registerkarte Ausrichtung können Sie den Text drehen ( Abbildung 13.14). Durch Klicken an eine Stelle auf dem links angezeigten Rad bestimmen Sie die Schreibrichtung. Die Buchstaben ABCD auf dem Rad spiegeln die neue Einstellung wider. Sie können den Winkel auch in das Feld Grad eintippen.

Abbildung 13.14: Texte können gedreht werden

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Diagramm verfeinern

Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im Diagramm angezeigt werden – zur Identifizierung der einzelnen Datenreihen. Für die Darstellung gibt es einige Optionen. Aktivieren Sie zunächst das Diagramm und wählen Sie dann den Befehl LEGENDENEIGENSCHAFTEN im Menü DIAGRAMM. Auf der Registerkarte Legende können Sie unter Position wählen, wo die Legende im Diagramm angezeigt werden soll ( Abbildung 13.15). Deaktivieren Sie die Option Legende anzeigen, um die Darstellung dieses Elements abzuschalten.

Abbildung 13.15: Legenden können nach Wunsch positioniert werden

Achsen Bei der Mehrzahl der Diagramme mit Achsen wird an diesen Achsen automatisch eine Skala für die angezeigten Daten eingefügt. Sie können sowohl die Achsen als auch die dazugehörenden Skalen und deren Beschriftung ein- und ausschalten sowie zusätzliche Optionen dazu einstellen. Zum Formatieren wählen Sie zunächst die gewünschte Achse über das Untermenü zu ACHSEN im Menü DIAGRAMM. Sie können die Achse auch im Diagramm markieren und dann den entsprechenden Eigenschaftenbefehl über das Kontextmenü auswählen. Es gibt gewisse Unterschiede beim Formatieren der x- und der y-Achse. Bei beiden finden Sie aber die Registerkarten Linie, Zeichen und Schrifteffekt, mit denen Sie die Farbe und Art der Achse und die Schriftparameter dafür einstellen können.

x-Achse Für die Formatierung der x-Achse finden Sie die Registerkarte Beschriftung, über die Sie angeben, ob und wo die Beschriftung an der Achse angezeigt werden soll ( Abbildung 13.16).

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Abbildung 13.16: Auch Achsen können formatiert werden

Ein Deaktivieren von Beschriftung anzeigen schaltet die Beschriftung vollständig ab. Erst nach einem Aktivieren besteht die Möglichkeit zum Zugriff auf die zusätzlichen Optionen.

Unter der Überschrift Anordnung finden Sie bei 2D-Diagrammen verschiedene Möglichkeiten zur Ausrichtung: Nebeneinander bewirkt eine normale Anordnung der Zahlen an der Achse. Hoch-tief versetzt setzt die geraden Zahlen tiefer als die ungeraden, Tief-hoch versetzt schreibt die ungeraden Zahlen tiefer als die geraden.

Unter Textfluss finden Sie zwei Alternativen: Überlappend gibt an, dass der Zellentext andere Zellen überlappen darf. Diese Option ist besonders bei Platzmangel hilfreich. Wenn unterschiedliche Titelrichtungen gewählt wurden, ist diese Option nicht verfügbar. Umbruch bewirkt – wenn erforderlich – einen Textumbruch.

Durch Klicken an eine Stelle auf dem links unter Beschriftung drehen angezeigten Rad bestimmen Sie die Schreibrichtung. Die Buchstaben ABCD auf dem Rad spiegeln die neue Einstellung wider. Sie können den Winkel auch in das Feld Grad eintippen.

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Diagramm verfeinern

y-Achse Die y-Achse verfügt neben den für die x-Achse beschriebenen Registern über weitere Registerkarten. Auf der Registerkarte Skalierung können Sie festlegen, welcher Wertebereich an der Achse angezeigt werden soll ( Abbildung 13.17).

Abbildung 13.17: Die Skalierung der y-Achse einstellen

Standardmäßig wird für die Achsenskalierung die Option Automatisch verwendet. Nach dem Deaktivieren dieser Automatik können Sie aber auch eine manuelle Skalierung vornehmen. Geben Sie in diesem Fall die Werte über die Tastatur ein. Hauptintervall und Teilintervall beschreiben den Abstand der Striche an der Achse. Achse bei gibt den Wert auf der y-Achse an, an der die x-Achse die y-Achse schneidet.

Als zusätzliche Optionen können Sie eine Logarithmische Skalierung verwenden. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie Werte verwenden, die stark voneinander abweichen. Mit der logarithmischen Skalierung erreichen Sie, dass die Abstände zwischen den Gitterlinien der Achse gleich sind, aber eine unterschiedliche Wertigkeit aufweisen.

Marken für Hauptintervalle gibt an, ob die Marken auf der Innen- oder Außenseite der Achse angebracht werden. Die beiden Optionen lassen sich auch kombinieren: Die Marken werden dann auf beiden Seiten angezeigt.

Entsprechend dient Marken für Teilintervalle zur Festlegung von Markierungsstrichen zwischen den Achsenmarkierungen.

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Die Registerkarte Zahlenformat enthält unterschiedliche Möglichkeiten für die Darstellung der Zahlen an den Achsen ( Abbildung 13.18). Diese entsprechen den schon von der Arbeit mit den Tabellen her bekannten Optionen ( Kapitel 11).

Abbildung 13.18: Die Zahlenformate wählen

Gitternetzlinien Gitternetzlinien – das sind die zusätzlichen senkrechten und waagerechten Linien auf der Zeichnungsfläche – verbessern die Lesbarkeit der im Diagramm dargestellten Größen. Sie können waagerechte und/oder senkrechte Gittenetzlinien verwenden. Zur Anzeige benutzen Sie die Schaltflächen Gitter horizontal ein/aus und Gitter vertikal ein/aus in der Symbolleiste. Zum Einstellen der Parameter dieser Gitternetzlinien wählen Sie GITTER im Menü FORMAT. Über das Untermenü können Sie wählen, welches Gitter Sie formatieren wollen. Angezeigt wird die schon bekannte Registerkarte Linie, über die Sie Stil, Farbe, Breite und Transparenz der jeweiligen Linien einstellen können.

Diagramm löschen Nicht (mehr) benötigte Diagramme können Sie jederzeit aus der Arbeitsmappe entfernen. Markieren Sie es zunächst, indem Sie darauf klicken, und drücken Sie (Entf).

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KAPITEL 14

Datenbanken mit BASE

Kapitel 14 – Datenbanken mit BASE

In BASE können Sie auf Daten zugreifen, die in einer breiten Vielfalt von Datenbankdateiformaten gespeichert sind. Das Programm unterstützt unterschiedliche Datenbankformate. Für intern erzeugte Datenbanken enthält das Programm eine vollständige Version einer HSQL-Datenbank, die Ihre Daten in XML-Dateien speichert. BASE kann ebenfalls nativ auf dBASE-Dateien für einfache Datenbankarbeiten zugreifen. Für weitergehende Ansprüche können Sie damit auch eine Verbindung mit externen relationalen Datenbanken herstellen: Viele populäre Datenbanken werden unterstützt – beispielsweise Adabas D, ADO, Microsoft Access, MySQL oder jede andere Datenbank, die kompatibel zum Industriestandard der ODBC- und JDBC-Treiber ist. Weiterhin unterstützt das Programm jedes LDAP-kompatible Adressbuch genauso wie andere übliche Formate – beispielsweise Microsoft Outlook, Microsoft Windows oder Mozilla. In diesem ersten Kapitel zu diesem Themenbereich werden Sie mit den Grundlagen der Arbeit mit OpenOffice.org BASE vertraut gemacht. In den folgenden Kapiteln werden wir beschreiben, wie man mit den innerhalb von BASE erzeugten Datenbanken arbeitet. Wenn Sie mit einer Verknüpfung zu externen Datenbanken arbeiten, ergeben sich gegebenenfalls Unterschiede in der Syntax.

Datenbanken verwalten Zum Arbeiten mit einer Datenbank wählen Sie das Programm über das START-Menü von Windows. Ist bereits ein Programm des Pakets geöffnet, benutzen Sie DATENBANK im Untermenü NEU des Menüs DATEI. Wenn Sie den OpenOffice.org-Schnellstarter verwenden, können Sie für diesen Zweck auch die Option Datenbank im Bereich Neues Dokument verwenden. OpenOffice.org BASE verhält sich nach dem Starten insofern anders als die meisten anderen Mitglieder der Office-Familie – wie beispielsweise WRITER oder CALC –, als nach dem Öffnen des Programms nicht automatisch ein neues leeres Dokument angelegt wird. Stattdessen meldet sich in der Grundeinstellung zunächst der Datenbank-Assistent auf dem Bildschirm, in dem Sie angeben müssen, ob Sie eine Neue Datenbank erstellen oder eine Bestehende Datenbank öffnen wollen ( Abbildung 14.1). Wählen Sie die gewünschte Option unterhalb der Überschrift Wie möchten Sie fortfahren.

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Datenbanken verwalten

Abbildung 14.1: Der Datenbank-Assistent erlaubt die Wahl für das weitere Vorgehen

Neue Datenbank erstellen Wenn Sie eine neue Datenbank aufbauen möchten, wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Option Neue Datenbank erstellen. Bestätigen Sie diese Entscheidung durch einen Klick auf Weiter. Es meldet sich der zweite Schritt des Assistenten, in dem Sie angeben müssen, ob die Datenbank angemeldet und wie nach dem Erstellen weiter verfahren werden soll ( Abbildung 14.2).

Wenn Sie die Option Ja, die Datenbank soll angemeldet werden aktiviert lassen, erreichen Sie, dass die Datenbank in allen Programmen des Pakets im Fenster ANSICHT unter DATENQUELLEN angezeigt wird. Die Inhalte der Datenbank können dann in anderen Programmen – beispielsweise für das Erstellen von Serienbriefen – genutzt werden.

Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie wählen, wie der nächste Schritt aussehen soll. Wenn Sie sich bereits im Programm auskennen, können Sie gleich eine erste Tabelle mithilfe des Tabellen-Assistenten erstellen lassen. Zu Beginn der Arbeit empfiehlt sich aber das Beibehalten der Option Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen.

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Abbildung 14.2: Entscheiden Sie über das weitere Vorgehen

Klicken Sie anschließend auf Fertig stellen. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt ( Abbildung 14.3). Wählen Sie gegebenenfalls den gewünschten Speicherort und geben Sie im Feld Dateiname den Namen ein, unter dem Sie die Datenbank speichern wollen. Beachten Sie aber die Einschränkungen für die Namensgebung ( Kapitel 3).

Abbildung 14.3: Geben Sie der neuen Datenbank einen Namen

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Das Datenbankfenster

Klicken Sie auf Speichern. Die Datenbank wird erstellt und auf der BASE-Arbeitsfläche wird das Datenbankfenster dazu angezeigt ( unten).

Eine Datenbank öffnen Wenn Sie an einer bereits vorhandenen Datenbank weiterarbeiten wollen, wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten die Option Bestehende Datenbank öffnen. Unter Zuletzt verwendet finden Sie dann die Namen der Datenbanken, an denen Sie in der letzten Zeit gearbeitet haben. Den Zugriff auf weitere Dateien erhalten Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird mit dem Inhalt des Standardordners – das ist in der Grundeinstellung der Ordner Eigene Dateien – angezeigt. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die gewünschte Datenbank abgelegt hatten. Doppelklicken Sie auf den Namen der Datenbank oder markieren Sie ihn und klicken auf die Schaltfläche Öffnen.

Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen Wenn Sie im ersten Schritt des Assistenten Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen gewählt haben, können Sie im Listenfeld unter dieser Option zunächst den Typ der Datenbank einstellen. Die nachfolgenden Schritte unterscheiden sich dann teilweise je nach Typ. Ein typischer Schritt besteht vielleicht darin, eine Verbindung zu der Adressdatenbank im Windows-Adressbuch oder im Microsoft Outlook-Adressbuch herzustellen. Dazu sind – außer der Wahl des entsprechenden Typs – keine weiteren Schritte notwendig. In der Mehrzahl der anderen Fälle müssen Sie die Verbindung speziell einrichten. Wenn Sie beispielsweise den Typ Microsoft Access gewählt haben, müssen Sie nach einem Klick auf Weiter den Pfad und Namen der gewünschten Datenbank angeben. Anschließend meldet sich wieder der oben beschriebene zweite Schritt des Assistenten, in dem Sie angeben müssen, ob die Datenbank angemeldet und wie nach dem Erstellen weiter verfahren werden soll. Die Datenbank müssen Sie dann speichern.

Das Datenbankfenster Nach dem Öffnen wird innerhalb des Anwendungsfensters von BASE das Datenbankfenster der Datenbank angezeigt ( Abbildung 14.4). Dieses Datenbankfenster ist das zentrale Element in OpenOffice.org BASE, von dem aus Sie zu allen Teilbereichen einer Datenbank – Tabellen, Abfragen, Formularen usw. – navigieren und in dem Sie auch neue Objekte anlegen können.

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Abbildung 14.4: In einer Datenbank finden Sie mehrere Typen von Objekten

In der mit Datenbank überschriebenen linken Spalte des Fensters finden Sie vier Schaltflächen, über die Sie die in der Datenbank vorhandenen Objekte anzeigen lassen können ( Tabelle 14.1). Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen, um die vorhandenen Objekte anzeigen zu lassen. Objekt

Zweck Tabellen bilden die Grundlage einer jeden Microsoft Access-Datenbank. In Tabellen werden die eigentlichen Daten abgelegt. Erst nachdem Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie auch Abfragen, Formulare oder Berichte erstellen, da diese auf den Daten in den Tabellen basieren. Abfragen basieren auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen. Mit Abfragen veranlassen Sie Microsoft Access dazu, spezielle Daten aus den zugrunde liegenden Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen.

Formulare ermöglichen unter anderem eine bequeme Form der Eingabe und Bearbeitung von Daten, die in einer dem Formular zugrunde liegenden Tabelle abgelegt werden. Ein Vorteil gegenüber der Bearbeitung der Daten in Tabellen selbst besteht dabei darin, dass Sie hier zusätzlich Tabellen, Grafiken, Bilder, Töne und Videos anzeigen können. Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Datensätze zusammen und werten sie gemeinsam aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Ihren Daten.

Tabelle 14.1: Vier Schaltflächen dienen zur Wahl eines Datenbankobjekts

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Standardmäßig ist im Datenbankfenster die Objektgruppe Formulare markiert, da – wohl mit Recht – angenommen wird, dass der Benutzer hauptsächlich mit den Objekten in dieser Gruppe arbeiten wird, nachdem er sie erst einmal erstellt hat.

Bei leeren Datenbanken Bei einer noch leeren neuen Datenbank finden Sie nach einer solchen Wahl im oberen Teil des Fensters jeweils nur eine Reihe von Aufgaben, die Ihnen das Erstellen eines neuen Objekts – oft unter Verwendung eines Assistenten – ermöglichen ( Tabelle 14.2). Darauf werden wir in den folgenden Kapiteln eingehen. Der Zweck dieser Aufgaben wird nach dem Markieren unter der Überschrift Beschreibung im rechten Teil des Fensters angegeben. Objekt

Aufgaben

Tabelle 14.2: Leere Datenbanken verfügen nur über verschiedene Aufgaben

Bei bestehenden Datenbanken Wenn Sie in einer Datenbank schon Objekte der eben beschriebenen Art angelegt haben, werden diese im unteren Teil des Datenbankfensters aufgelistet ( Abbildung 14.5). Um eines dieser Objekte zu nutzen – beispielsweise um weitere Daten darin einzugeben oder diese zu bearbeiten –, wählen Sie zuerst die entsprechende

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Objektgruppe in der Spalte Datenbank, dann das Objekt selbst – beispielsweise eine Tabelle oder ein Formular. Durch einen Doppelklick darauf können Sie das Objekt in der Datenansicht öffnen.

Abbildung 14.5: Vorhandene Datenbankobjekte werden aufgelistet

In diesem Fall wird zusätzlich die Symbolleiste Standard angezeigt, deren Schaltflächen ein schnelles Arbeiten ermöglichen ( Tabelle 14.3). Symbol

Name und Wirkung Kopieren – kopiert das vorher markierte Datenbankobjekt in die WindowsZwischenablage. Einfügen – fügt das vorher in der Zwischenablage abgelegte Datenbankobjekt in die aktuelle Datenbank ein. Ein Dialogfeld wird angezeigt, über das Sie der Kopie einen neuen Namen geben können. Aufsteigend sortieren – sortiert die im ausgewählten Bereich vorhandenen Objekte in aufsteigender Reihenfolge.

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Symbol

Name und Wirkung Absteigend sortieren – sortiert die im ausgewählten Bereich vorhandenen Objekte in absteigender Reihenfolge. Formular – erstellt, wenn Sie vorher eine Tabelle oder Abfrage markiert haben, standardmäßig ein neues Formular auf dieser Basis. Wenn Sie die Liste zu dieser Schaltfläche öffnen, können Sie auch einen neuen Bericht, eine neue Abfrage und andere Objekte auf dieser Basis erstellen.

Tabelle 14.3: Die Schaltflächen der Symbolleiste Standard

Rechts daneben wird eine weitere Symbolleiste angezeigt, deren Name von dem gerade markierten Datenbankobjekt abhängt ( Tabelle 14.4). Haben Sie beispielsweise Tabellen gewählt, wird die Symbolleiste Tabellen angezeigt. Die Schaltflächen darin haben zwar bei den einzelnen Objekten ein leicht unterschiedliches Aussehen, erfüllen aber immer dieselben Funktionen. Symbol

Name und Wirkung Datenbankobjekt öffnen – öffnet das markierte Datenbankobjekt in der Datenansicht. Danach können Sie Daten eingeben oder bearbeiten. Bearbeiten – öffnet das markierte Datenbankobjekt in der Entwurfsansicht. Danach können Sie die Definition ändern.

Löschen – löscht, nach einer zusätzlichen Bestätigung, das vorher markierte Objekt aus der Datenbank. Umbenennen – öffnet das Dialogfeld Umbenennen nach, über das Sie dem markierten Objekt einen neuen Namen geben können.

Tabelle 14.4: Vier Schaltflächen dienen zum Öffnen, Bearbeiten, Löschen und Umbenennen

Datenbankobjekt kopieren Über die Schaltflächen Kopieren und Einfügen oder die gleichnamigen Befehle im Menü BEARBEITEN wird ein Dialogfeld geöffnet, über das Sie der Kopie einen Namen geben und zusätzliche Optionen festlegen können ( Abbildung 14.6). Beim Kopieren einer Tabelle heißt dieses Dialogfeld Tabelle kopieren, die Funktionen darin sind aber bei allen Objekttypen im Wesentlichen identisch. Im Feld Tabellenname geben Sie hier einen Namen für die Kopie an. Zwei Objekte desselben Typs in einer Daten-

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bank müssen immer verschiedene Namen tragen. Unter Optionen können Sie festlegen, als was die Kopie eingefügt werden soll:

Abbildung 14.6: Beim Kopieren können Sie Optionen festlegen

Definition und Daten legt eine genaue Kopie der Datenbanktabelle an. Es werden sowohl die Tabellendefinition als auch die vollständigen Daten kopiert. Die Tabellendefinition umfasst die Struktur der Tabelle sowie die Formatierungen der unterschiedlichen Datenfelder inklusive spezieller Feldeigenschaften. Die Daten sind durch die Feldinhalte gegeben. Definition kopiert nur die Tabellendefinition ohne die entsprechenden Daten. Bei diesen beiden Optionen ist Primärschlüssel erzeugen ansprechbar. Damit wird automatisch ein Primärschlüsselfeld generiert und mit Werten aufgefüllt ( Kapitel 15). Der Name des Primärschlüsseldatenfelds ist optional. Durch die Option Als Tabellensicht haben Sie die Möglichkeit, eine Abfrage in einer normalen Tabellenansicht zu sehen und zu bearbeiten. Daten anhängen fügt die Daten der zu kopierenden Tabelle in eine bereits vorhandene Tabelle ein. Der Name der Zieltabelle muss im Feld Tabellenname angegeben werden. Damit die Daten kopiert werden können, müssen die Definitionen der beiden Tabellen identisch sein. Es ist nicht möglich, Daten zwischen Datenfeldern, die in Quelltabelle und Zieltabelle unterschiedlich formatiert sind, zu kopieren. Klicken Sie nach der Wahl von Daten anhängen auf die Schaltfläche Weiter. Das Dialogfeld

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Spalten zuordnen wird angezeigt, in dem Sie die Felder aus der Quelltabelle einem anderen Datenfeld in der Zieltabelle zuordnen können ( Abbildung 14.7).

Abbildung 14.7: Nicht identische Spalten müssen zugeordnet werden

Unter Quelltabelle wird eine Liste der Datenfelder in der Quelltabelle angezeigt. Die Liste unter Zieltabelle zeigt die möglichen Zieltabellendatenfelder an. Aktivieren Sie die Namen der Datenfelder in der Quelltabelle, die in die Zieltabelle übernommen werden sollen. Sie können die Markierungen einzeln ein- und ausschalten. Um alle Quelldatenfelder in die Zieltabelle zu übertragen, klicken Sie auf alle.

Bei diesem Prozess werden die Daten eines Felds der Quelltabelle in das rechts daneben stehende Feld der Zieltabelle übertragen. Gegebenenfalls müssen Sie die Reihenfolge ändern. Wenn Sie den Inhalt eines Datenfelds aus der Quelltabelle einem anderen Datenfeld in der Zieltabelle zuordnen möchten, klicken Sie zunächst auf das Datenfeld in der Quelltabellenliste und dann auf den Auf- oder den Abwärtspfeil. Sie verschieben damit den ausgewählten Eintrag in der Liste um eine Position nach oben oder nach unten. Sie schließen den Prozess ab, indem Sie auf Fertig stellen klicken.

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Hinweis Wenn die Felder der Zieltabelle kürzer sind als die der Quelltabelle, werden die Quelldatenfelder beim Kopieren automatisch auf die Feldlänge der Zieltabelle gekürzt. Sollten einige Daten nicht kopiert werden können, wird eine Liste der nicht kopierbaren Datenfelder angezeigt. Wenn Sie diesen Dialog mit OK bestätigen, werden alle nicht in der Liste aufgeführten Daten kopiert.

Optionen für Datenbanken Wie jedes Programm der Office-Familie verfügt auch OpenOffice.org BASE über einige Optionen. Wählen Sie dazu den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie zu OpenOffice.org Base. Unter Verbindungen bestimmen Sie, wie die Verbindungen zu Datenquellen aufbewahrt werden. Mit dieser Funktion können Sie festlegen, dass nicht mehr benötigte Verbindungen nicht sofort gelöscht, sondern über einen angegebenen Zeitraum freigehalten werden. Wird innerhalb dieses Zeitraums eine neue Verbindung zur Datenquelle benötigt, so kann die freigehaltene Verbindung dafür verwendet werden. Über Datenbanken können Sie registrierte Datenbanken hinzufügen, ändern oder entfernen ( Abbildung 14.8).

Abbildung 14.8: Die registrierten Datenbanken können kontrolliert werden

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Nächste Schritte

In der Liste Registrierte Datenbanken werden die Namen aller in OpenOffice.org registrierten Datenbanken aufgelistet. Doppelklicken Sie zum Bearbeiten auf einen Eintrag oder benutzen Sie die entsprechende Schaltfläche ( Abbildung 14.9). Sie können hier beispielsweise den Namen ändern, unter dem die Datenbank im Programmpaket verwendet wird.

Abbildung 14.9: Den registrierten Namen können Sie ändern

Nächste Schritte Jetzt kennen Sie die Grundstruktur einer BASE-Datenbank. In den folgenden vier Kapiteln werden wir uns mit deren Bestandteilen – den Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten – intensiver beschäftigen. Grundsätzlich müssen Sie bei jedem dieser Elemente immer zwischen zwei wesentlichen Modi unterscheiden: dem Entwurf, in dem Sie die Struktur des Elements definieren, und dem Modus der Dateneingabe.

Tabellen bilden die Grundlage einer jeden OpenOffice.org Base-Datenbank. In Tabellen werden die eigentlichen Daten abgelegt. Erst nachdem Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie auch Abfragen, Formulare oder Berichte erstellen, da diese auf den Daten in den Tabellen basieren. Mit den Techniken zum Erstellen und Bearbeiten von Tabellen werden wir uns im anschließenden Kapitel beschäftigen ( Kapitel 15).

Abfragen basieren auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen. Mit Abfragen veranlassen Sie BASE dazu, spezielle Daten aus den zugrunde liegenden Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen. Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze oder Teile davon aus Tabellen herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Man spricht dabei von einer Auswahlabfrage. Abfragen werden aber auch für andere Aufgaben einge-

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setzt: Sie können die in einem Feld der Abfrage anzuzeigenden Werte aus den Werten anderer Felder berechnen lassen oder die Inhalte mehrerer Tabellen zusammenführen ( Kapitel 16).

Formulare ermöglichen unter anderem eine bequeme Form der Eingabe und Bearbeitung von Daten, die in einer dem Formular zugrunde liegenden Tabelle abgelegt werden. Ein Vorteil gegenüber der Bearbeitung der Daten in Tabellen selbst besteht dabei darin, dass Sie hier zusätzlich Tabellen, Grafiken, Bilder, Töne und Videos anzeigen können ( Kapitel 17).

Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Datensätze zusammen und werten sie aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Ihren Daten. Sie können in einem solchen Bericht praktisch jede Information wie gewünscht darstellen. BASE stellt zur Abwicklung Assistenten bereit ( Kapitel 18).

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KAPITEL 15

Arbeiten mit Datentabellen

Kapitel 15 – Arbeiten mit Datentabellen

Tabellen bilden die Grundlage einer jeden BASE-Datenbank. Darin werden die eigentlichen Daten abgelegt, auf die sich alle anderen Datenbankobjekte beziehen. Erst nachdem Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie auch Abfragen, Formulare oder Berichte erstellen, da diese auf den Daten in den Tabellen basieren. Die in den Tabellen gespeicherten Daten sind in Feldern und Datensätzen organisiert. Wie die anderen BASE-Objekte verfügen Tabellen über zwei Modi: die Entwurfsansicht und die Datenansicht. Bevor Sie mit einer Tabelle arbeiten können, müssen Sie in der Entwurfsansicht die Struktur der Tabelle definieren – also die Namen und Eigenschaften der Felder in der Tabelle festlegen. Wir werden uns in diesem Kapitel zunächst mit dieser Definitionsphase beschäftigen und auf die Eingabe von Daten eingehen.

Tabellen definieren Zur Definition der Struktur einer Tabelle müssen Sie in BASE mehrere Aufgaben erledigen: Sie müssen eine neue leere Tabelle anlegen, in dieser Feldnamen bestimmen und sie anschließend speichern. Sie können zwar einen Assistenten benutzen; die Arbeit damit ist aber nur Anwendern zu empfehlen, die sich mit den bei Tabellen verwendeten Begriffen etwas auskennen. Aus diesem Grund werden wir uns damit erst etwas später beschäftigen und zunächst einmal den manuellen Weg beschreiten.

Eine neue Tabelle anlegen Um in einer Datenbank eine neue Tabelle anzulegen, benutzen Sie das Datenbankfenster. Wählen Sie – wenn noch notwendig – die Objektgruppe Tabellen und klicken Sie einfach auf Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen. Das Fenster Tabellenentwurf wird angezeigt ( Abbildung 15.1).

Felder definieren In diesem Fenster müssen Sie die Struktur der Tabelle definieren. Zu dieser Definition der Struktur gehören zwingend das Festlegen der Feldnamen und die dazugehörenden Feldtypen und Feldeigenschaften. Optional ist eine zusätzliche Beschreibung für die einzelnen Felder. Neue Datenfelder geben Sie von oben nach unten zeilenweise ein.

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Tabellen definieren

Abbildung 15.1: Das Fenster Tabellenentwurf dient zum Festlegen der Struktur

Beginnen Sie sinnvollerweise mit der Eintragung in der Spalte Feldname und geben Sie dem ersten Feld einen Namen. Jedes Feld einer BASE-Tabelle muss einen eindeutigen Namen erhalten; der Versuch, einen Feldnamen zweimal zu vergeben, bewirkt eine Fehlermeldung. Vergebene Namen dürfen bis zu 64 Zeichen lang sein und können aus einer – mit einigen Einschränkungen – beliebigen Kombination von Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen bestehen. Nicht zugelassen sind die Zeichen . (Punkt), ! (Ausrufezeichen), ‘ (Akzentzeichen), [ sowie ] (eckige Klammern) und die Steuerzeichen (ASCII-Werte 0 bis 32). Außerdem dürfen Namen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.

Wechseln Sie dann in derselben Zeile zur Spalte Feldtyp. Einen schnellen Wechsel dorthin bewirken Sie mit (ÿ) oder – in der Grundeinstellung des Programms – mit (¢). Hier müssen Sie für jedes Feld einen geeigneten Typ festlegen ( unten). In der Standardeinstellung wird automatisch zunächst der Feldtyp Text [VARCHAR] verwendet. Unterschiedliche Typen werden für verschiedene spezielle Typen von Daten verwendet. Darauf werden wir weiter unten noch eingehen.

Wechseln Sie mit (ÿ) oder (¢) zur Spalte Beschreibung. In dieser Spalte können Sie eine zusätzliche Erklärung zur Bedeutung des Feldnamens eingeben. Das lohnt sich beispielsweise dann, wenn Sie für die Feldnamen weniger verständliche Abkürzungen verwendet haben. Der Text der Beschreibung erscheint später in der Tabellenansicht in der Tipp-Hilfe auf den Spaltenköpfen. Geben Sie auf dieselbe Weise weitere Feldzeilen für die Tabelle ein. Zur jeweils nächsten Zeile können Sie von der Spalte Beschreibung wieder mit (ÿ) oder (¢) springen ( Abbildung 15.2).

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Abbildung 15.2: Feldnamen und Feldtypen wurden definiert

Datentypen verstehen Durch die Wahl des Feldtyps entscheiden Sie, welche Eingaben in diesem Feld akzeptiert werden ( Tabelle 15.1). In der Standardeinstellung wird automatisch zunächst der Feldtyp Text [VARCHAR] verwendet. Andere Typen können Sie über das Listenfeld wählen, das Sie zu diesem Feld öffnen können. Nach Wahl eines Feldtyps ändern sich die Angaben in dem mit Feldeigenschaften überschriebenen unteren Teil des Fensters für den Tabellenentwurf. Sie können hierin bestimmte Eigenschaften des oben definierten Feldtyps festlegen ( unten). Wichtig ist hier vor allem die Länge des Felds. Bei Textfeldern ist das die maximal zulässige Textlänge. Für Dezimalfelder ist das die maximale Länge der eingegebenen Zahl, für Binärfelder die Länge des Datenblocks ( unten). Wenn der Wert größer ist als der maximal für diese Datenbank zulässige, wird er aber korrigiert. Wenn Sie keine Tabellen mit sehr umfangreichen Datenbeständen planen, können Sie bei der Wahl des Feldtyps ruhig etwas großzügig sein. Allerdings reduziert jedes zu groß gewählte Feld etwas die Leistungsfähigkeit. Beachten Sie aber, dass für bestimmte Feldinhalte spezielle Typen zur Verfügung stehen – beispielsweise Bild [LONGVARBINARY], Ja/Nein [BOOLEAN], Datum [DATE] oder Zeit [TIME]. Feldtyp

Länge und Kommentar

Tiny Integer [TINYINT]

Länge 3, nicht veränderbar.

BigInt [BIGINT]


Bild [LONGVARBINARY]

Länge 2147483647, nicht veränderbar. Verwenden Sie den Feldtyp Bild in Fällen, in denen in anderen Programmen erstellte Objekte in ein Formular oder einen Bericht eingefügt werden sollen.

Binärfeld [VARBINARY]


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Tabellen definieren

Feldtyp

Länge und Kommentar

Binärfeld ( fix) [BINARY]


Memo [LONGVARCHAR]

Länge 2147483647, nicht veränderbar. Der Feldtyp Memo dient zur Eingabe längerer Texte.

Text (fix) [CHAR]

Länge einstellbar.

Zahl [NUMERIC]

Länge einstellbar, Vorgabe 646456993.

Dezimal [DECIMAL]


Integer [INTEGER]

Länge 10, nicht veränderbar. Eignet sich beispielsweise für Werte, die Sie mit der Eigenschaft Autowert versehen wollen ( unten).

Small Integer [SMALLINT]


Float [FLOAT]


Real [REAL]


Double[DOUBLE]


Text [VARCHAR]

Länge einstellbar, Vorgabe 50. Standardeinstellung.

Text [VARCHAR_IGNORCASE]


Ja/Nein [BOOLEAN]


Datum [DATE]

Keine Angabe.

Zeit [TIME]

Keine Angabe.

Datum/Zeit [TIMESTAMP]

Keine Angabe.

Other [OTHER]


Tabelle 15.1: Verschiedene Feldtypen für unterschiedliche Aufgaben

Feldeigenschaften verstehen Im unteren Bereich des Fensters können Sie nach Wahl des Typs die Eigenschaften für das Feld festlegen ( Abbildung 15.3). Je nach Datenbanktyp sind eventuell nicht alle genannten Eingabemöglichkeiten vorhanden. Eine kurze Hilfe zu den Feldeigenschaften wird rechts unten im Dialogfeld angezeigt, nachdem Sie das Eigenschaftenfeld markiert haben.

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Abbildung 15.3: Legen Sie die Feldeigenschaften fest

Einige Eigenschaften finden Sie bei allen Feldtypen.

Unter Eingabe erforderlich bestimmen Sie, ob dieses Datenfeld leer bleiben darf oder nicht. Stellen Sie hier Ja ein, wenn in diesem Feld keine NULL-Werte erlaubt sind.

Unter Länge geben Sie die Länge für Daten in diesem Feld an. Bei Textfeldern ist das die maximal zulässige Textlänge. Für Dezimalfelder ist das die maximale Länge der eingegebenen Zahl, für Binärfelder die Länge des Datenblocks. Wenn der Wert größer ist als der maximal für diese Datenbank zulässige, wird er entsprechend korrigiert.

Unter Defaultwert geben Sie dem Datenfeld einen Inhalt, der bei neuen Datensätzen vorgegeben ist, aber natürlich auch geändert werden kann. Geben Sie hier einen Standardwert für das Feld an. Wenn Sie später Daten in die Tabelle eingeben, wird in jedem neuen Datensatz diese Zeichenkette für das aktuelle Feld verwendet. Sie sollte deshalb der weiter unten einzugebenden Zellformatierung genügen.

Bei Feldtypen für Dezimalzahlen können Sie unter Nachkommastellen angeben, wie viel Nachkommastellen die Zahlen in diesem Feld enthalten sollen.

Bei ganzzahligen Feldern wählen Sie über die Feldeigenschaft Autowert, ob dieses Feld Autoinkrementwerte enthalten soll. Wenn Sie hierfür die Option Ja wählen, können Sie darin dann keine Daten direkt eingeben, sondern jeder neue Datensatz bekommt automatisch einen eigenen Wert (der sich durch Inkrementieren aus dem des vorigen Datensatzes ergibt) zugewiesen.

Das Format-Beispiel beschreibt ein Muster für alle Daten, die in dieses Feld eingegeben werden können. Ein Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten daneben öffnet das Dialogfeld Feldformatierung. Im Register Format stehen Ihnen – je nach dem eingestellten Feldtyp – meist unterschiedliche Kategorien, Formate und zusätzliche Optionen zur Verfügung. Die Techniken entsprechen denen, die Sie schon vom Programm CALC für die Einstellung von Zahlenformaten her

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Tabellen definieren

kennen. Im Register Ausrichtung können Sie die Ausrichtung für die Eintragung im Feld festlegen. Sie finden hier die üblichen Alternativen Standard, Links, Zentriert und Rechts. Mit Block wird der Inhalt an der rechten und linken Zellkante ausgerichtet. Ausgefüllt wiederholt den Feldinhalt (Zahlen und Text) so lange, bis der sichtbare Bereich der Zelle ausgefüllt ist.

Entwurf speichern Nachdem Sie die Felder definiert haben, können Sie zur Datenblattansicht der Tabelle wechseln und dort – wie anschließend beschrieben – die Feldinhalte eingeben. Dazu müssen Sie zuerst die Tabelle speichern. Wählen Sie Speichern im Menü Datei oder verwenden Sie die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste ( Abbildung 15.4). Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein und bestätigen Sie über OK. Der Entwurf der Tabelle ist jetzt gespeichert.

Abbildung 15.4: Geben Sie der Tabelle einen Namen

Ein Warnhinweis wird angezeigt, der Sie darauf hinweist, dass Sie noch keinen Primärschlüssel oder keinen Index definiert haben. Darauf werden wir jetzt gleich eingehen.

Index und Primärschlüssel setzen Beim Speichern des Tabellenentwurfs werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie entweder einen Index oder einen Primärschlüssel setzen müssen, um in der Tabelle später Daten eingeben zu können.

Index Um einen Index zu setzen, wählen Sie INDEXENTWURF im Menü EXTRAS oder klicken auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste; eine spezielle Feldzeile brauchen Sie vorher nicht zu markieren ( Abbildung 15.5). Das Dialogfeld Indizes wird angezeigt, das Ihnen die Möglichkeit bietet, einen Index für die aktuelle Tabelle zu setzen oder vorhandene Indizes zu bearbeiten.

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Abbildung 15.5: Definieren Sie den Index

Im oberen Bereich des Dialogfelds finden Sie mehrere Symbolleisten ( Tabelle 15.2). Davon ist beim ersten Aufruf nur die erste ansprechbar. Symbol

Name und Wirkung Neuer Index – erzeugt einen neuen Index. Aktuellen Index löschen – löscht den aktuellen Index. Aktuellen Index umbenennen – ermöglicht es, den aktuellen Index umzubenennen.

Aktuellen Index speichern – speichert den aktuellen Index in der Datenquelle. Aktuellen Index zurücksetzen – setzt den aktuellen Index auf die Einstellungen zurück, die beim Aufrufen des Dialogs für ihn galten.

Tabelle 15.2: Die Schaltflächen im Dialogfeld Indizes

Um einen Index anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Index in der kleinen integrierten Symbolleiste. Damit wird in der Tabelle ein zusätzliches Feld – beispielsweise mit dem Namen Index1 – erzeugt. Geben Sie dann auf der rechten Seite im Dialogfeld Indizes unter Index-Details die Einstellungen dafür an:

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Tabellen definieren

Durch Aktivieren von Eindeutig bestimmen Sie, ob im aktuellen Index nur eindeutige Werte zugelassen werden. Wenn Sie diese Option markieren, wird die Eingabe von doppelten Daten in das Feld verhindert und somit die Datenintegrität gewährleistet.

Im Bereich Felder wird unter Indexfeld eine Liste der Felder in der aktuellen Tabelle angezeigt. Wählen Sie hier das Feld aus, das Sie für den Schlüssel benutzen wollen. Es können auch mehrere Felder ausgewählt werden. Wenn Sie ein Feld aus der Auswahl entfernen möchten, wählen Sie den leeren Eintrag am Listenanfang aus. Unter Sortierreihenfolge legen Sie die Sortierreihenfolge fest. Anschließend können Sie durch einen Klick auf Schließen die Arbeit an diesem Dialogfeld beenden. Wenn Sie es nicht schon vorher getan haben sollten, werden Sie aufgefordert, den Indexentwurf zu speichern.

Hinweis Später werden im Dialogfeld Indizes die verfügbaren Indizes angezeigt. Wenn Sie eine Bearbeitung vornehmen möchten, wählen Sie in der Liste den gewünschten Index. Die Angaben zum ausgewählten Index werden dann auf der rechten Seite dieses Dialogs angezeigt. Es ist jedoch auch möglich, die Änderung rückgängig zu machen. Hierzu klicken Sie auf das Symbol Aktuellen Index zurücksetzen.

Primärschlüssel Um eine eindeutige Kennung der Datensätze in der Tabelle zu erleichtern, setzen Sie einen Primärschlüssel, der zur eindeutigen Kennzeichnung eines Datensatzes dient. Diese eindeutige Identifikation wird bei relationalen Datenbanken verwendet, bei denen von einer Tabelle auf die Daten einer anderen Tabelle zugegriffen werden kann. Eine Tabelle, auf die von einer anderen Tabelle aus zugegriffen wird, muss ein Datenfeld enthalten, in dem niemals identische Inhalte gespeichert werden dürfen. Die Bedingungen des eindeutigen Inhalts sind manchmal nur schwer zu erfüllen: Wenn Sie beispielsweise in einer Adressentabelle nur Felder wie Nachname, Vorname usw. benutzen, können die Eintragungen darin durchaus mehrfach vorkommen. Wenn Sie also ein Primärschlüsselfeld festlegen wollen, können Sie ein separates Feld definieren, in dem Sie die Feldeigenschaft Autowert auf Ja setzen können.

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Damit garantieren Sie, dass für jeden neuen Datensatz ein anderer Feldwert erzeugt wird. Als Feldtyp für ein solches Feld wählen Sie sinnvollerweise Integer [INTEGER].Wenn Sie vorher ein Feld mit einem eindeutigen Index erstellt hatten, können Sie auch dieses als Primärschlüsselfeld benutzen. Um dann einen Primärschlüssel für dieses Feld zu setzen, klicken Sie auf den entsprechenden Datensatzmarkierer für die Feldzeile, die Sie für den Schlüssel benutzen wollen, und wählen PRIMÄRSCHLÜSSEL aus dem Kontextmenü dazu. Diese Einstellung wird dann durch ein kleines Schlüsselsymbol im Datensatzmarkierer angezeigt.

Tabellenentwurf editieren Sie können den Entwurf für die Tabelle nachträglich editieren. Beispielsweise könnten Sie noch einige weitere Felder hinzufügen oder Feldeigenschaften ändern. Wenn Sie die Tabelle bereits geschlossen hatten, müssen Sie sie wieder in der Entwurfsansicht öffnen: Wechseln Sie – wenn notwendig – zum Datenbankfenster und wählen Sie darin die Objektgruppe Tabellen. Markieren Sie die zu öffnende Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der Symbolleiste Tabellen oder wählen Sie den gleichnamigen Befehl im Menü BEARBEITEN. Die Tabelle wird wieder im Entwurfsmodus angezeigt. Die Kontextmenüs der Zeilenköpfe enthalten mehrere Befehle zum Editieren ( Tabelle 15.3). Sie können dafür auch die gleichnamigen Befehle des Menüs BEARBEITEN benutzen. Befehl

Wirkung

AUSSCHNEIDEN

schneidet die ausgewählten Zeilen aus und speichert sie in der Zwischenablage.

KOPIEREN

kopiert die ausgewählten Zeilen in die Zwischenablage.

EINFÜGEN

fügt den Inhalt der Zwischenablage ein.

LÖSCHEN

löscht die ausgewählten Zeilen.

ZEILEN EINFÜGEN

fügt am Ende der Liste eine weitere Zeile ein.

PRIMÄRSCHLÜSSEL

Sehen Sie neben diesem Befehl ein Häkchen, so ist das Datenfeld in dieser Zeile ein Primärschlüssel. Durch Klicken auf den Befehl wird der Status abwechselnd aktiviert und deaktiviert. Der Befehl ist nur für Datenbanken sichtbar, die Primärschlüssel unterstützen.

Tabelle 15.3: Die Befehle im Kontextmenü zu einer Feldzeile

420

Tabellen-Assistent benutzen

Zum Hinzufügen weiterer Felder gehen Sie genauso vor wie oben beim Definieren von Feldern beschrieben.

Wenn Sie eine neue Zeile zwischen zwei bereits vorhandenen einfügen wollen, müssen Sie dafür zunächst eine neue Zeile einfügen.

In einigen Fällen lohnt es sich, Feldzeilen zu kopieren. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie für ein Feld komplizierte Eintragungen unter den Felddateneigenschaften vorgenommen haben und diese auch für ein weiteres Feld verwenden möchten. Denken Sie aber daran, dass eine doppelte Verwendung eines Namens in einer Tabelle nicht zulässig ist. Nach dem Kopieren müssen Sie also den Namen des Felds ändern. Andernfalls können Sie die Änderung in der Tabelle nicht speichern.

In der Tabelle nicht benötigte Felder können Sie wieder entfernen. Bestätigen Sie ggf. den Warnhinweis. Die Zeile wird aus der Liste entfernt. Bereits in der Datenblattansicht der Tabelle eingegebene Daten werden mit gelöscht.

Tabellen-Assistent benutzen Nachdem Sie jetzt alle wichtigen Elemente der Tabellendefinition kennen, können Sie es sich in Zukunft bequem machen und zum Erstellen von Tabellen für bestimmte typische Aufgaben – wie Adressen- oder Artikellisten – einen Assistenten benutzen, der Ihnen diese Aufgabe erleichtert. Dieser Tabellen-Assistent hilft Ihnen beim Erstellen einer Datenbanktabelle, indem er für verschiedene Zwecke Standardtabellen bereitstellt, die bereits unterschiedliche Felder beinhalten. Markieren Sie dazu im Datenbankfenster den Bereich Tabellen und wählen unter den Aufgaben die Option Tabelle unter Verwendung des Assistenten erstellen. Der Assistent wird gestartet. Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie Felder aus den bereitgestellten Beispieltabellen als Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer eigenen Tabelle ( Abbildung 15.6).

Unter der Überschrift Kategorie können Sie zunächst wählen, ob nur geschäftliche oder nur private Beispieltabellen angezeigt werden sollen. Wählen Sie dann eine der Beispieltabellen aus. Je nach Ihrer Wahl werden dann in der Liste Vorhandene Felder unterschiedliche Feldnamen angezeigt.

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Abbildung 15.6: Wählen Sie die Felder für die Tabelle aus

Wählen Sie dann im Listenfeld Vorhandene Felder die Felder aus, die Sie für Ihre Tabelle übernehmen möchten. Zur Auswahl markieren Sie einen Feldnamen und benutzen dann die Schaltflächen in der Mitte des Dialogfelds. Zum Auswählen mehrerer Felder klicken Sie mit gedrückter (ª)- oder (Strg)-Taste auf alle gewünschten Felder. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle gewünschten Felder ausgewählt sind. Die Felder werden in der Liste Gewählte Felder angezeigt. Symbol Wirkung überträgt das ausgewählte Datenfeld in das rechte Listenfeld. überträgt alle Datenfelder in das rechte Listenfeld. löscht das ausgewählte Datenfeld aus dem rechten Listenfeld. Es wird dann wieder im linken Listenfeld angezeigt. löscht alle Datenfelder aus dem rechten Listenfeld. verschiebt das gewählte Feld um einen Eintrag innerhalb der Liste nach oben. verschiebt das gewählte Feld um einen Eintrag innerhalb der Liste nach unten.

Tabelle 15.4: Über die Schaltflächen bewirken Sie Übernahme und Reihenfolge der Felder

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Tabellen-Assistent benutzen

Nach einem Klick auf Weiter können Sie die Formate der ausgewählten Felder kontrollieren ( Abbildung 15.7). Meist werden Sie aber hier keine weiteren Änderungen mehr vornehmen müssen. Wenn doch, markieren Sie zuerst das gewünschte Feld in der Liste Gewählte Felder. Die Feldinformationen dazu werden dann auf der rechten Seite angezeigt. Sie entsprechen den schon vom manuellen Entwurf einer Tabelle her bekannten Elementen.

Abbildung 15.7: Kontrollieren Sie die Feldtypen

Im folgenden Schritt müssen Sie angeben, ob ein Primärschlüssel erstellt und welches Feld dafür benutzt werden soll ( Abbildung 15.8). Wenn Sie einen solchen Schlüssel verwenden wollen, lassen Sie die standardmäßig eingeschaltete Option Primärschlüssel erstellen aktiviert. Sie haben dann mehrere Alternativen:

Wenn Sie Primärschlüssel automatisch hinzufügen benutzen, wird der Tabelle automatisch ein zusätzliches Feld hinzugefügt, das als Primärschlüsselfeld verwendet wird.

Über Ein bestehendes Feld als Primärschlüssel verwenden können Sie ein bereits vorhandenes Feld mit eindeutigen Werten als Primärschlüssel verwenden. Wählen Sie dann im Listenfeld Feldname den zu verwendenden Namen aus. Wenn Sie die zusätzliche Option Autowert aktivieren, wird automatisch ein Wert eingefügt und der Wert des Felds für jeden neuen Datensatz hochgezählt.

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Abbildung 15.8: Legen Sie den Primärschlüssel fest

Als dritte Möglichkeit können Sie über Primärschlüssel durch mehrere Felder definieren den Schlüssel aus einer Verkettung mehrerer vorhandener Felder erstellen. Wählen Sie dazu nacheinander mehrere Felder in der Liste Verfügbare Felder und übertragen Sie sie in die Liste Primärschlüsselfelder. Der Primärschlüssel wird automatisch als Verkettung der Felder in dieser Liste erstellt – von oben nach unten. Im vierten Schritt des Assistenten geben Sie einen Namen für die Tabelle ein und geben an, ob Sie die Tabelle nach Abschluss des Assistenten ändern möchten ( Abbildung 15.9). Je nach der benutzten Beispieltabelle finden Sie in diesem Schritt noch weitere Optionen.

Abbildung 15.9: Geben Sie die sonstigen Informationen zur Tabelle ein

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Beziehungen zwischen Tabellen

Im unteren Bereich geben Sie an, wie Sie fortfahren möchten:

Über Das Tabellendesign bearbeiten lassen Sie zunächst den Entwurf der Tabelle anzeigen. Sie können dann Ihre Angaben zur Definition noch abändern.

Daten sofort eingeben öffnet die Tabelle in der Datenansicht. Mit Ein Formular auf Basis dieser Tabelle erstellen sorgen Sie dafür, dass ein Formular auf Basis dieser Tabelle erstellt wird. Für dieses Formular werden die zuletzt verwendeten Einstellungen des Formular-Assistenten benutzt. Klicken Sie zum Abschluss der Arbeit mit dem Assistenten auf Fertig stellen. Die Tabelle wird gespeichert und in der gewünschten Ansicht geöffnet.

Beziehungen zwischen Tabellen Damit eine Datenbank möglichst effektiv arbeiten kann, sollten Sie bestrebt sein, in den Tabellen nur die Felder zu definieren, die Sie für eine korrekte Arbeitsweise benötigen. Zusätzliche Felder verringern immer die Geschwindigkeit. Aus diesem Grund wird man auch Daten, die nicht immer gemeinsam benutzt werden müssen, in verschiedene Tabellen aufspalten. Beispielsweise könnte man die Aufgaben für die Kundenverwaltung und für die Auftragsverwaltung auf zwei Tabellen verteilen:

Zur Kundenverwaltung benötigen Sie dafür einen Datensatz, in dem alle relevanten Kundendaten – wie Kundennummer, Namen, Adresse und Telefonnummer – angegeben werden müssen.

Für die Auftragsverwaltung benutzen Sie hingegen diverse auftragsbezogene Daten – wie Kundennummer, Auftragsnummer, Lieferdatum, Rechnungsbetrag usw. Eine solche Aufteilung hält die Datenbestände für jeden dieser beiden Bereiche schlank. Wenn Sie dann Daten, die Sie in verschiedenen Tabellen abgelegt haben, gemeinsam darstellen wollen, können Sie das über eine Verknüpfung der Tabellen erreichen. Notwendig dafür ist ein Feld, mit dem eine Beziehung zwischen den Datensätzen der Tabellen hergestellt werden kann. In unserem Beispiel wäre das das Feld Kundennummer, das in beiden Tabellen vorhanden ist. Dieses Feld muss in einer der beteiligten Tabellen als Primärschlüsselfeld definiert sein. Die Definition solcher Beziehungen zwischen den Daten von Tabellen können Sie direkt vom Datenbankfenster her erledigen. Wählen Sie darin den Befehl BEZIEHUNGEN im Menü EXTRAS. Im dann angezeigten Dialogfeld Tabelle hinzufügen markieren

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Sie nacheinander die benötigten Tabellen und klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen. Die Feldlisten der Tabellen werden im Relationsentwurf angezeigt ( Abbildung 15.10). Das Dialogfeld Tabelle hinzufügen können Sie anschließend schließen.

Abbildung 15.10: Wählen Sie die zu verknüpfenden Tabellen aus

Drei Schaltflächen in der angezeigten Symbolleiste Standard steuern die Arbeit ( Tabelle 15.5). Symbol

Name und Wirkung Speichern – speichert die festgelegte Beziehung. Tabelle hinzufügen – zeigt das gleichnamige Dialogfeld an oder blendet es aus. Sie können darüber weitere Tabellen hinzufügen.

Neue Relation – öffnet das Dialogfeld Relationen, über das Sie Beziehungen zwischen den Feldern der Tabellen definieren können.

Tabelle 15.5: Wichtige Schaltflächen der Symbolleiste Standard

Um die Verknüpfung zu definieren, wählen Sie NEUE RELATION im Menü EINFÜGEN oder klicken auf die gleichnamige Schaltfläche. Im dann angezeigten Dialogfeld Relationen können Sie die Beziehung definieren ( Abbildung 15.11).

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Beziehungen zwischen Tabellen

Abbildung 15.11: Legen Sie die Beziehungen fest

Unter Beteiligte Tabellen sind jeweils zwei Tabellen angezeigt, die miteinander verbunden werden können. Wenn Sie mehrere Tabellen eingefügt hatten, müssen Sie zunächst die beiden auswählen, zwischen denen die Beziehung definiert werden soll.

Über die Liste Beteiligte Felder müssen Sie dann jeweils zwei Datenfelder angeben, die durch eine Relation verbunden werden sollen. Achten Sie darauf, dass Sie dabei mindestens ein Feld benutzen, für das ein Primärschlüssel gesetzt wurde.

Unter den Update-Optionen regeln Sie, wie Beziehungen zwischen Datensätzen in verknüpften Tabellen nach einer Änderung im Primärschlüsselfeld innerhalb der verknüpften Tabelle geregelt werden sollen. Wenn Sie hier die Option Keine Aktion einstellen, wird nach einer Änderung des Eintags in einem verknüpften Feld nichts unternommen. Das führt dann meist dazu, dass die Verknüpfung für die davon betroffenen Datensätze nicht mehr existiert. Über Kask. Update erreichen Sie eine kaskadierende Aktualisierung; sämtliche Fremdschlüsselfelder werden nach einer Änderung des Werts im dazugehörigen Primärschlüsselfeld mit dem neuen Eintrag aktualisiert. Null setzen bewirkt, dass den Fremdschlüsselfeldern der Wert IS NULL zugewiesen wird, wenn der zugehörige Primärschlüssel verändert wird. Das bedeutet hierbei, dass das Datenfeld leer ist. Mit Default setzen wird den Fremdschlüsselfeldern ein Standardwert zugewiesen.

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Dieser Standardwert wurde während des Entwurfs der zugehörigen Tabelle bei Festlegung der Feldeigenschaften definiert.

Unter Löschoptionen finden Sie dieselben Möglichkeiten. Hiermit regeln Sie, was passieren soll, wenn ein Datensatz in der Tabelle mit dem Primärschlüsselfeld gelöscht wird. Achten Sie darauf, dass bei Wahl von Kask. Löschen alle Datensätze aus anderen Tabellen, die diesen Schlüssel als Fremdschlüssel aufweisen, ebenfalls gelöscht werden. Setzen Sie diese Option mit Bedacht ein. Sie kann große Teile der Datenbank löschen. Nach der Bestätigung im Dialogfeld Relationen werden im Fenster Relationsentwurf die miteinander verknüpften Felder durch eine Linie miteinander verbunden. Wenn ein Primärschlüsselfeld mit einem anderen Feld verbunden wurde, finden Sie auf der Seite des Primärschlüsselfelds den Eintrag 1, auf der anderen Seite den Eintrag n ( Abbildung 15.12). Das bedeutet, dass 1 Eintrag der einen Tabelle mit n Einträgen der anderen verbunden sein kann. Auf diese Thematik werden wir noch im folgenden Kapitel eingehen, wenn es darum geht, die Inhalte von verknüpften Tabellen in Anfragen zusammen anzeigen zu lassen.

Abbildung 15.12: Die Beziehungen wurden festgelegt

Daten eingeben und bearbeiten Nachdem Sie – wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben – die Struktur einer Tabelle entweder über den Assistenten oder manuell erstellt haben, können Sie sich daranmachen, die Tabelle mit Daten zu füllen. Daten geben Sie in der Datenblattansicht der Tabelle ein. Die Techniken dazu sind einfach zu beherrschen und Sie müssen nur einige Besonderheiten beachten, die in diesem Abschnitt angesprochen werden.

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Daten eingeben und bearbeiten

Tipp Denken Sie auch daran, dass Sie über die Verwendung von Formularen eine in den meisten Fällen weit bequemere Möglichkeit haben, Ihre Daten in eine Tabelle einzugeben ( Kapitel 17). Über den Befehl TABELLENFILTER des Menüs EXTRAS im Datenbankfenster öffnen Sie ein gleichnamiges Dialogfeld, in dem Sie festlegen können, welche Tabellen im Datenbankfenster ein- oder ausgeblendet werden sollen ( Abbildung 15.13).

Abbildung 15.13: Tabellen können im Datenbankfenster ein- und ausgeblendet werden

In der Datenblattansicht der Tabelle können Sie die Felddaten eingeben und eingegebene Felddaten korrigieren. Dazu sorgen Sie dafür, dass das Datenbankfenster angezeigt wird, und wählen die Objektgruppe Tabellen. Markieren Sie unter Tabellen die zu öffnende Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbankobjekt öffnen in der Symbolleiste Tabelle oder führen Sie einen Doppelklick auf das Symbol für die Tabelle aus. Die Tabelle wird in der Datenblattansicht angezeigt ( Abbildung 15.14). Bei einer gerade erst angelegten Tabelle finden Sie hier natürlich noch keine Eintragungen. Eine Ausnahme bilden Felder, bei denen die Eigenschaft Autowert auf Ja gesetzt wurde. Hier finden Sie den Platzhalter , der später durch eine Zahl ersetzt wird.

Abbildung 15.14: Die Tabelle ist bereit zur Aufnahme von Daten

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Verwenden Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Tabellendatenansicht, um die Datenanzeige zu steuern ( Tabelle 15.6). Symbol

Name und Wirkung Aktuellen Datensatz speichern – speichert den aktuellen Datensatz der Datenbanktabelle; ist nur verfügbar während der Eingabe oder Änderung eines Datensatzes. Daten bearbeiten – schaltet den Bearbeitungsmodus für die aktuelle Datenbanktabelle ein oder aus. Daten können nur eingegeben werden, wenn der Modus aktiviert ist.

Rückgängig – macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Sie können gezielt angeben, welcher Befehl aufzuheben ist.

Datensatz suchen – In Formularen und Datenbanktabellen können Sie Datenfelder, Listenfelder und Markierfelder nach bestimmten Werten durchsuchen.

Aktualisieren – aktualisiert die angezeigten Daten. Wenn mehrere Benutzer an derselben Datenbank arbeiten, lässt sich mit dieser Funktion stets der aktuelle Stand anzeigen.

Sortierung – dient zum Festlegen der Sortierkriterien für die Datenanzeige. Aufsteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (A–Z), numerische Felder in aufsteigender Reihenfolge (0–9) sortiert. Absteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (Z–A), numerische Felder in absteigender Reihenfolge (0–9) sortiert. AutoFilter – filtert die Datensätze nach dem Inhalt des aktuell ausgewählten Datenfelds.

Filter anwenden – schaltet zwischen gefilterter und ungefilterter Ansicht der Tabelle um.

Standardfilter – Hier können Sie die Filteroptionen festlegen. Filter/Sortierung entfernen – verwirft die Filtereinstellungen und zeigt alle Datensätze der aktuellen Tabelle an.

Tabelle 15.6: Wichtige Schaltflächen der Symbolleiste Tabellendatenansicht

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Daten eingeben und bearbeiten

Beachten Sie, dass die Schaltfläche Daten bearbeiten in der Symbolleiste Tabellendatenansicht aktiviert sein muss, wenn Sie Daten in der Tabelle eingeben oder ändern möchten.

Daten eingeben Nach dem Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht ist automatisch das erste Feld im ersten Datensatz markiert. Wenn Sie Daten in einer noch leeren Tabelle eingeben wollen, können Sie also sofort damit beginnen. Benutzen Sie die Tastatur wie bei der Textverarbeitung. Nach der ersten Eingabe in ein Feld wird der Datensatz durch ein Schreibstiftsymbol in der Markierungsspalte gekennzeichnet. Außerdem wird gleich noch ein neuer leerer Datensatz erstellt ( Abbildung 15.15). Die Breite der Spalten können Sie – wie bei der Tabellenkalkulation – über die Maus verändern.

Abbildung 15.15: Geben Sie die Daten in die Tabelle ein

Achtung Wenn Sie in der Datenansicht der Tabelle keine Daten eingeben können, kann das verschiedene Ursachen haben: Entweder haben Sie im Tabellenentwurf weder einen Primärschlüssel noch einen Index gesetzt. Dazu schließen Sie die Tabelle in der Datenansicht, öffnen sie in der Entwurfsansicht und holen das Versäumte nach. Oder Sie haben die Schaltfläche Daten bearbeiten in der Symbolleiste Tabellendatenansicht nicht aktiviert.

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Beachten Sie dabei noch die folgenden Hinweise:

Um von einem Feld zum nächsten zu wechseln, benutzen Sie die Tasten (ÿ), (¢) oder (ª)+(ÿ). Nachdem Sie die Eingaben an einem Datensatz abgeschlossen haben, kommen Sie mit diesen Tasten zum ersten Feld eines neuen Datensatzes.

Felder vom Typ Ja/Nein werden als Kontrollkästchen angezeigt. Den Wert eines solchen Kontrollkästchens können Sie durch Betätigung der Taste (Leer) umschalten.

Felder vom Typ Bild können Sie auch in der Datenansicht der Tabelle mit Daten füllen, grafische Inhalte können aber in dieser Ansicht nicht angezeigt werden. Wir werden darum erst in der Lektion über die Eingaben in Formularen darauf zu sprechen kommen ( Kapitel 17).

In einem Autowert-Feld können keine Eingaben durchgeführt werden. Diese Werte werden von BASE automatisch gesetzt. Sind bereits Datensätze in der Tabelle vorhanden, müssen Sie zunächst das Feld markieren, in dem Sie mit der Eingabe beginnen wollen. In Allgemeinen werden Sie die Daten in einem neuen Datensatz anlegen wollen. Klicken Sie dazu einfach auf das erste Feld der letzten Zeile. Nach dem Markieren eines Felds können Sie die Daten eingeben ( Abbildung 15.16).

Abbildung 15.16: Neue Datensätze werden erstellt

Daten speichern Um das Speichern der in der Datenansicht eingegebenen Elemente brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Änderungen am Inhalt eines Datensatzes werden automatisch gespeichert, sobald Sie einen anderen Datensatz auswählen. Wenn Sie Änderungen speichern, aber keinen anderen Datensatz auswählen möchten, klicken Sie auf das Symbol Aktuellen Datensatz speichern.

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Datensätze bearbeiten

Daten korrigieren Bereits eingegebene Daten können Sie nachträglich korrigieren. Haben Sie beispielsweise einen Fehler entdeckt, klicken Sie die entsprechende Stelle mit der Maus an und führen die Korrekturen durch.

Datensätze bearbeiten Mehrere Bearbeitungsvorgänge betreffen alle Felder eines Datensatzes. Sie können beispielsweise Datensätze filtern oder sortieren oder aus der Tabelle löschen. Auch ein Kopieren oder Verschieben von Datensätzen ist möglich, eine solche Aktion macht aber in Datenbanken wenig Sinn, da die Reihenfolge der Eintragungen in einer Tabelle praktisch keine Bedeutung hat.

Datensatz löschen Nicht mehr benötigte Datensätze können Sie löschen. Da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie damit vorsichtig sein. Setzen Sie die Einfügemarke in den entsprechenden Datensatz oder markieren Sie die gewünschten Datensätze. Wählen Sie Zeilen löschen über das Kontextmenü zum Zeilenkopf. Ein Warnfeld wird angezeigt. Wenn Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, bestätigen Sie durch einen Klick auf Ja.

Filtern Über einen Filter können Sie sehr einfach die Anzeige auf Datensätze beschränken, die in einem Feld bestimmte Inhalte haben. Beispielsweise könnten Sie alle Datensätze mit einem bestimmten Nachnamen herausfiltern. BASE vorfügt über mehrere Filterfunktionen. Da Sie später wahrscheinlich Ihre Datensätze vordringlich in einem Formular bearbeiten werden, werden wir diese Funktionen erst später intensiver behandeln. Zum Filtern können Sie mehrere Schaltflächen in der Symbolleiste Tabellendatenansicht einsetzen ( Tabelle 15.7).

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Symbol

Name und Wirkung AutoFilter – filtert die Datensätze nach dem Inhalt des aktuell ausgewählten Datenfelds.

Filter anwenden – schaltet zwischen gefilterter und ungefilterter Ansicht der Tabelle um.

Standardfilter – Hier können Sie die Filteroptionen festlegen. Filter/Sortierung entfernen – verwirft die Filtereinstellungen und zeigt alle Datensätze der aktuellen Tabelle an.

Tabelle 15.7: Schaltflächen zum Filtern der Symbolleiste Tabellendatenansicht

AutoFilter Sie können die Tabelle beispielsweise so filtern lassen, dass nur noch Datensätze angezeigt werden, die über den aktuell markierten Eintrag in der jeweiligen Feldspalte verfügen. Markieren Sie dazu den gewünschten Eintrag und klicken Sie auf AutoFilter in der Symbolleiste Tabellendatenansicht.

Standardfilter Mehr Möglichkeiten bietet ein Klick auf die Schaltfläche Standardfilter in der Symbolleiste Tabellendatenansicht. Sie lassen damit ein Dialogfeld anzeigen, über das Sie Bedingungen für mehrere Feldspalten eingeben, die über UND oder ODER verknüpfen können ( Abbildung 15.17). Sie definieren hierin einen Filter, indem Sie eine Verknüpfungsart, einen Feldnamen, eine logische Bedingung sowie einen Wert oder eine Kombination aus mehreren Argumenten auswählen.

Abbildung 15.17: Filter können individuell gesetzt werden

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Geben Sie in der ersten Zeile unter Feldname den Namen der gewünschten Feldspalten an. Im Listenfeld Bedingung finden Sie Vergleichsoperatoren, durch welche die Einträge in den Feldern Feldname und Wert verknüpft werden können. Unter Wert geben Sie den Wert zum Filtern des Felds an¸ Sie können auch die Einträge leer oder nicht leer auswählen. Das Listenfeld Wert enthält auch alle für das Feld bereits eingegebenen Werte. Wählen Sie hier einen Wert für den Filter.

Auf diese Weise können Sie in den Zeilen darunter weitere Filterkriterien für andere Felder oder für dasselbe Feld formulieren. Wenn die so gesetzten Kriterien alle zusammen als Filter wirken sollen, wählen Sie im Listenfeld Verknüpfung ein UND aus. Sollen sie alternativ wirksam werden, benutzen Sie ODER.

Filter an- und abschalten Nachdem Sie einen Filter definiert haben, bleiben die Einstellungen dazu erhalten, bis Sie sie ändern. Durch einen Klick auf die nun aktivierte Schaltfläche Filter anwenden in der Symbolleiste Tabellendatenansicht schalten Sie zurück zur ungefilterten Darstellung der Tabelle. Zum nochmaligen Filtern mit demselben Kriterium brauchen Sie nur noch erneut auf die Schaltfläche Filter anwenden zu klicken. Um die Wirkung eines zur Schaltfläche Filter anwenden zugeordneten Filters zu beenden, wählen Sie Filter/Sortierung entfernen.

Datensätze sortieren Sie können die Datensätze einer Tabelle auch nach den Einträgen in einem bestimmten Feld sortieren lassen. Dazu gibt es mehrere Methoden und mehrere Schaltflächen stehen für diesen Zweck in der Symbolleiste Tabellendatenansicht zur Verfügung ( Tabelle 15.8). Symbol

Name und Wirkung Sortierung – dient zum Festlegen der Sortierkriterien für die Datenanzeige. Aufsteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (A–Z), numerische Felder in aufsteigender Reihenfolge (0–9) sortiert. Absteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (Z–A), numerische Felder in absteigender Reihenfolge (0–9) sortiert.

Tabelle 15.8: Schaltflächen zum Sortieren in der Symbolleiste Tabellendatenansicht

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Nach einem Feld sortieren lassen Wenn Sie die Datensätze nur nach den Eintragungen innerhalb einer Feldspalte sortieren lassen wollen, setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld der Spalte, nach deren Inhalten die Datensätze sortiert werden sollen, oder markieren Sie die gesamte Spalte. Klicken Sie dann auf eine der Schaltflächen Aufsteigend sortieren oder Absteigend sortieren.

Komplexes Sortieren Eine etwas komplexere Form der Sortierreihenfolge können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Sortierung bewirken. Wählen Sie in der ersten Zeile des dann angezeigten Dialogfelds Sortierung unter Feldname den Namen der Feldspalte aus, nach deren Eintragungen sortiert werden soll, und geben Sie die gewünschte Reihenfolge dafür an ( Abbildung 15.18). Die Zeilen darunter kommen zur Wirkung, wenn Datensätze vorhanden sind, die in dieser Feldspalte dieselben Eintragungen aufweisen – beispielsweise dieselben Namen in einem Feld Nachname. Benutzen Sie dann beispielsweise ein Feld Vorname als weiteres Sortierkriterium.

Abbildung 15.18: Sie können nach mehreren Kriterien gleichzeitig sortieren lassen

Sortierung abschalten Um die Wirkung einer Sortierungsaktion wieder abzuschalten und zur originalen Reihenfolge der Datensätze zurückzukehren, wählen Sie Filter/Sortierung entfernen.

Tabellen drucken Wenn Sie die Daten in einer Tabelle ausdrucken wollen, lassen Sie das Datenbankfenster anzeigen, markieren Sie darin den Namen der Tabelle oder Abfrage und wählen Sie KOPIEREN im Menü BEARBEITEN oder benutzen Sie die gleichnamige Schaltfläche in der

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Symbolleiste Standard. Öffnen Sie dann ein Textdokument. Sie können auch ein Tabellendokument benutzen, wenn Sie die spezifischen Druckfunktionen von CALC bevorzugen. Wählen Sie darin EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder benutzen Sie wieder die gleichnamige Schaltfläche. Das Dialogfeld Datenbankspalten einfügen wird angezeigt ( Abbildung 15.19). Sie müssen darin entscheiden, welche Spalten, also Datenfelder, für den Ausdruck wie übernommen werden sollen.

Abbildung 15.19: Legen Sie die Parameter für die Datenübernahme fest

Unter Daten einfügen als geben Sie an, wie die Daten übernommen werden sollen. Die Option Tabelle bietet sich hier an, wenn Sie den gesamten Inhalt der Tabelle oder Abfrage als Liste drucken wollen.

Unter Datenbankspalten sind die in der Tabelle oder Abfrage vorhandenen Feldspalten aufgelistet. Wollen Sie alle Spalten für den Ausdruck übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den nach rechts weisenden doppelten Pfeilspitzen. Die Namen der Felder werden dann in die Liste Tabellenspalte(n) übernommen. Für eine Auswahl bestimmter Felder nutzen Sie die anderen Schaltflächen.

Im Bereich Format können Sie das Format bestimmen, in dem die Inhalte der Datenbankfelder in das Dokument eingefügt werden sollen: Bei Wahl von Aus Datenbank werden die Datenbankformate übernommen. Über die darunter angezeigte Option können Sie ein Format für Datenfelder wählen, deren eigene Formatinformationen nicht akzeptiert werden. Die Zuweisung eines Zahlenformats mithilfe der Auswahl-

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liste bezieht sich stets auf das im Listenfeld Datenbankspalten ausgewählte Datenbankfeld. Die hier angebotenen Formate sind nur für bestimmte Datenbankfelder – beispielsweise numerische oder boolesche Felder – verfügbar. Für Datenbankfelder im Textformat kann keines der Formate in der Liste gewählt werden. In diesem Fall wird das Textformat automatisch beibehalten.

Durch Aktivieren von Tabellenüberschrift einfügen bestimmen Sie, dass eine Überschriftzeile für die Spalten in der Texttabelle eingefügt werden soll. Wenn Sie diese Option eingeschaltet haben, können Sie über Spaltennamen übernehmen dafür sorgen, dass die Feldnamen der Datenbanktabelle als Überschrift für die einzelnen Spalten der Texttabelle verwendet werden. Alternativ können Sie über Nur Zeile erstellen eine leere Überschriftzeile in die Texttabelle einfügen lassen. Das lässt Ihnen die Möglichkeit, von den Feldnamen der Datenbank abweichende Überschriften für die Tabelle im Dokument einzugeben.

Durch einen Klick auf Eigenschaften öffnen Sie das Dialogfeld Tabellenformat, in dem Sie Tabelleneigenschaften wie Umrandung, Hintergrund und Spaltenbreite festlegen können. AutoFormat öffnet das gleichnamige Dialogfeld mit einer Auswahl an Formatvorlagen, die sich sofort auf die eingefügte Tabelle anwenden lassen. Nach der Bestätigung werden die Daten in das Zieldokument übernommen und können von dort aus gedruckt werden.

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KAPITEL 16

Abfragen benutzen

Kapitel 16 – Abfragen benutzen

Abfragen basieren auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen. Mit Abfragen veranlassen Sie BASE dazu, spezielle Daten aus den zugrunde liegenden Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen. Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze oder Teile davon aus Tabellen herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Man spricht dabei von einer Auswahlabfrage. Abfragen werden aber auch für andere Aufgaben eingesetzt: Sie können die in einem Feld der Abfrage anzuzeigenden Werte aus den Werten anderer Felder berechnen lassen oder die Inhalte mehrerer Tabellen zusammenführen. Zum Kennenlernen dieser Techniken und Elemente werden wir Abfragen zunächst manuell erstellen. Mit der vielleicht etwas bequemeren Alternative der Verwendung eines Assistenten werden wir uns später beschäftigen, wenn die Prinzipien dieses Typs von Objekt klar geworden sind.

Abfragen erstellen Um in einer Datenbank eine neue Abfrage zu erstellen, benötigen Sie zumindest eine Tabelle in der Datenbank, deren Daten als Grundlage für die Arbeit dienen können ( Kapitel 15).

Eine Abfrage anlegen Eine Abfrage erstellen Sie über das schon bekannte Datenbankfenster. Lassen Sie dieses – wenn notwendig – anzeigen und wählen Sie die Objektgruppe Abfragen. Anschließend wählen Sie ABFRAGE (ENTWURFSANSICHT) im Menü EINFÜGEN oder klicken unter Aufgaben auf die Option Abfrage in der Entwurfsansicht erstellen. Das Fenster für den Abfrageentwurf wird angezeigt ( Abbildung 16.1).

Hinweis Bei einigen Datenbanken – so auch bei den im BASE intern erzeugten Datenbanken – besteht auch die Möglichkeit, eine neue Tabellenansicht zu erstellen. Dazu dient die Aufgabe Ansicht erstellen im Bereich Tabellen. Sie öffnen damit das Fenster Ansichtsentwurf, das dem anschließend beschriebenen Fenster Abfrageentwurf ähnlich ist. Die neue Ansicht wird alphabetisch mit den Tabellen aufgelistet.

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Abfragen erstellen

Abbildung 16.1: Im Abfrageentwurf müssen Sie die Abfrage definieren

Im zusätzlich angezeigten Dialogfeld Tabelle hinzufügen werden alle bereits definierten Tabellen aufgeführt. Da die in einer Abfrage definierten Vorschriften auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen basieren können, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Elemente Sie als Grundlage für die neue Abfrage verwenden möchten. Wählen Sie im Dialogfeld mindestens ein Element aus und bestätigen Sie über Hinzufügen. Das Dialogfeld bleibt geöffnet und erlaubt so das Hinzufügen weiterer Elemente. Wenn Sie jetzt keine weiteren benötigen, beenden Sie die Auswahl durch einen Klick auf Schließen. Der Bildschirm zeigt dann ein aus zwei Teilen bestehendes Fenster. Im oberen Teil werden in individuellen Listen die in den ausgewählten Tabellen vorhandenen Feldnamen angezeigt. Im unteren Teil können Sie die Regeln der Abfrage mit der Maus zusammenstellen ( Abbildung 16.2).

Die Feldlisten der Tabellen können Sie nach Ihren Wünschen anordnen und in der Größe verändern. Um eine Tabelle zu verschieben, fassen Sie sie mit der Maus am oberen Rand und ziehen sie in die gewünschte Position. Um sie in der Darstellung zu vergrößern oder zu verkleinern, ziehen Sie den Rand oder eine Ecke.

Um eine Tabelle aus der Entwurfsansicht zu entfernen, klicken Sie auf den oberen Rand des Tabellenfensters und rufen dann das Kontextmenü auf. Mit dem Befehl

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LÖSCHEN wird die Tabelle aus der Entwurfsansicht entfernt. Alternativ können Sie auch (Entf) betätigen.

Abbildung 16.2: Im Abfrageentwurf müssen Sie die Abfrage definieren

Im oberen Teil des Fensters wird die Symbolleiste Design angezeigt, deren Schaltflächen Sie bei der Erstellung der Abfrage unterstützen ( Tabelle 16.1). Symbol

Name und Wirkung Speichern – speichert den Abfrageentwurf. Nach dem ersten Ansprechen müssen Sie der Abfrage einen Namen geben.

Datei bearbeiten – Ist diese Schaltfläche aktiviert, können Sie Änderungen im Abfrageentwurf vornehmen.

Design-Ansicht ein-/ausschalten – zeigt die Entwurfsansicht der Abfrage an. Ein Deaktivieren zeigt die Abfrage nur in der SQL-Ansicht ( unten). Abfrage ausführen – führt die Abfrage aus und zeigt das Ergebnis an. Durch Verwendung dieser Funktion wird die Abfrage nicht gespeichert. Abfrage löschen – löscht die Abfrage und entfernt alle Tabellen aus dem Entwurfsfenster.

Tabelle 16.1: Die Schaltflächen der Symbolleiste Design

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Abfragen erstellen

Darunter finden Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Abfrageentwurf ( Tabelle 16.2). Symbol

Name und Wirkung Tabelle hinzufügen – zeigt das gleichnamige Dialogfeld wieder an oder blendet es aus. Sie können darüber weitere Elemente hinzufügen ( oben). Funktionen – zeigt im unteren Bereich des Fensters die Zeile Funktion an oder blendet sie aus ( unten). Tabellenname – zeigt im unteren Bereich des Fensters die Zeile Tabelle an oder blendet sie aus.

Aliasname – zeigt im unteren Bereich des Fensters die Zeile Alias an oder blendet sie aus ( unten). Eindeutige Werte – sorgt dafür, dass der formulierte Ausdruck der Abfrage in der aktuellen Spalte um den Parameter DISTINCT erweitert wird. Dies bewirkt, dass mehrmals vorhandene identische Werte nur einmal aufgeführt werden.

Tabelle 16.2: Die Schaltflächen der Symbolleiste Abfrageentwurf

Felder übernehmen Um den Inhalt eines Felds in der Abfrage anzeigen zu lassen, müssen Sie den Feldnamen aus der Feldliste in den Entwurfsbereich übernehmen. Markieren Sie den Namen des zu übernehmenden Felds in der Feldliste und verschieben Sie den Feldnamen mit gedrückt gehaltener Maustaste in die Zeile Feld im Entwurfsbereich ( Abbildung 16.3). Der Name wird dann in der Feldzeile angezeigt. Die Zeile Tabelle zeigt die Herkunftstabelle an. Alternativ dazu können Sie den Feldnamen auch aus der Liste zu Feld auswählen.

Tipp Sie können zum Einfügen eines weiteren Felds auch einfach auf einen Feldnamen in der jeweiligen Feldliste im oberen Bereich doppelklicken. Er wird dann in die nächste freie Spalte eingefügt.

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Abbildung 16.3: Zwei Felder wurden in den Abfrageentwurf übernommen

Um alle vorhandenen Feldnamen einer Tabelle in den Abfrageentwurfsbereich zu übernehmen, können Sie das in der Liste der Feldnamen angezeigte Symbol mit dem Sternchen verwenden und dieses Element in die Spalte Feld schieben. Eine solche Aktion sorgt zwar für die Darstellung aller Inhalte, Sie können aber mit einer solchen zusammenfassenden Übernahme keine der nachfolgend beschriebenen Filter oder Auswahlaktionen durchführen.

Tipp Wenn Sie ein neues Feld im Entwurfsbereich einfügen, wird dabei auch automatisch das Kontrollkästchen in der Zeile Sichtbar aktiviert. Das sorgt dafür, dass die Inhalte dieses Felds in der Datenblattansicht angezeigt werden. Durch Deaktivieren dieses Kästchens können Sie die Anzeige der entsprechenden Feldspalte verhindern.

Wirkung kontrollieren Anders als beim Erstellen einer Tabelle können Sie bei der Abfrage das Ergebnis Ihrer Arbeit bereits im Entwurf kontrollieren – auch ohne die Struktur der Abfrage vorher speichern zu müssen. Mindestens ein Zielfeld sollte dabei in der Abfrage bereits definiert sein. Um das Ergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf Abfrage ausführen in der Symbolleiste Abfrageentwurf oder aktivieren Sie die Option VORSCHAU im Menü ANSICHT.

444

Abfragen erstellen

Oben im Fenster wird die Datenblattansicht der Abfrage angezeigt ( Abbildung 16.4). Über denselben Befehl können Sie die Vorschau auch wieder abschalten.

Abbildung 16.4: Die Vorschau wird angezeigt

Die SQL-Ansicht Sie können Ihre Abfrage auch direkt im SQL-Code formulieren. SQL steht für Structured Query Language und beschreibt Anweisungen, um relationale Datenbanken abzufragen, zu aktualisieren und zu verwalten. Beachten Sie aber, dass Sie dafür die spezielle Syntax beherrschen müssen. Einige Elemente davon werden anschließend am Rande erwähnt. Weitere Hinweise zur Arbeit in der SQL-Ansicht finden Sie im Hilfesystem unter dem Stichwort SQL. Bei BASE werden die im Abfrageentwurf erstellten Anweisungen automatisch in die entsprechende SQL-Syntax umgesetzt. Sie können sie einsehen, indem Sie auf die Schaltfläche Design-Ansicht an-/ausschalten in der Symbolleiste Abfrageentwurf klicken ( Abbildung 16.5). Oder wählen Sie den Befehl DESIGN-ANSICHT AN-/ AUSSCHALTEN im Menü ANSICHT. Sie sehen dann die SQL-Befehle der zuvor erstellten Abfrage. Änderungen, die im SQL-Fenster vorgenommen werden, erscheinen automatisch auch in der Abfrageentwurfsansicht und umgekehrt. Ein Klick auf dieselbe Schaltfläche schaltet zurück.

Abbildung 16.5: Die SQL-Ansicht wird angezeigt

445


Abfrage speichern und schließen Wenn Sie die Abfrage zu einem späteren Zeitpunkt wieder verwenden wollen, müssen Sie sie speichern. Wählen Sie SPEICHERN im Menü DATEI oder verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Geben Sie einen Namen für die Abfrage ein und bestätigen Sie über die Schaltfläche OK ( Abbildung 16.6).

Abbildung 16.6: Geben Sie der Abfrage einen Namen

Sie können dann – wenn gewünscht – die Abfrage durch einen Klick auf die übliche Schaltfläche in der Titelleiste schließen. Ein Symbol für die neu erstellte Abfrage wird im Datenbankfenster angezeigt. Von dort aus können Sie sie – wie üblich – entweder in der Entwurfs- oder der Datenblattansicht öffnen.

Anfügeabfrage Wenn Sie die Arbeit mit einem Datenbankprogramm wie Microsoft Access gewohnt sind, werden Sie vielleicht Aktionsabfragen wie die Anfügeabfrage vermissen. Diese Aufgabe können Sie aber bei BASE ebenfalls durchführen: Erstellen Sie eine Abfrage, die gewünschten Daten erzeugt. Speichern Sie sie und kopieren Sie sie im Datenbankfenster in die Zwischenablage. Wechseln Sie im Datenbankfenster zum Bereich Tabellen und wählen Sie die Tabelle, zu deren Datenbestand Sie das Ergebnis der Abfrage anfügen wollen. Wählen Sie dann EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN und aktivieren Sie im Dialogfeld Tabelle kopieren die Option Daten anhängen ( Kapitel 14). Mit ähnlichen Methoden können Sie auch Löschabfragen erzeugen.

Wichtige Abfrageaktionen Die im vorherigen Abschnitt beschriebene Abfrage ist die einfachste Form der Abfrage. Verwenden Sie diese in Fällen, in denen es beispielsweise darum geht, nur bestimmte Felder einer Tabelle anzeigen zu lassen. Meist wollen Sie aber mit einer Abfrage noch mehr erreichen: Sie könnten beispielsweise den Namen eines Felds ändern, die Daten einer Tabelle nach bestimmten Kriterien filtern oder sortieren und Kombinationen dieser genannten Fälle realisieren.

446

Wichtige Abfrageaktionen

Felder umbenennen Sie können den in der Abfrage angezeigten Namen des Felds ändern. Dazu geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Alias einen neuen Namen ein. Sie brauchen keine den Namen umschließenden Anführungszeichen zu benutzen. So kann beispielsweise ein Aliasname verwendet werden, wenn Felder aus verschiedenen Tabellen identische Namen besitzen. Auch hier können Sie den Erfolg über den Befehl VORSCHAU im Menü ANSICHT oder die gleichbedeutende Schaltfläche kontrollieren.

Eindeutige Werte Wenn Sie die Schaltfläche Eindeutige Werte in der Symbolleiste Design aktivieren, können Sie dafür sorgen, dass Datensätze mit Daten, die in den im Entwurf ausgewählten Feldern mehrmals auftreten, nur einmal im Abfrageergebnis angezeigt werden. Auch der gleichnamige Befehl im Menü BEARBEITEN sorgt dafür. Wenn beispielsweise im Feld Nachname der Tabelle mehrfach derselbe Eintrag – beispielsweise Müller – auftaucht und Sie nur das Feld Nachname in der Abfrage verwenden, wird hier Müller nur einmal angezeigt. Wenn sich die Müllers aber im Feld Vorname unterscheiden und Sie auch das Feld Vorname in der Abfrage benutzen, werden alle Müller einmal angezeigt, die verschiedene Vornamen haben. Dieser Befehl entspricht in SQL dem Prädikat DISTINCT. Andernfalls sind alle die Abfragekriterien erfüllenden Datensätze sichtbar, was in SQL dem Befehl ALL entspricht.

Daten sortieren Eines der wesentlichsten Einsatzgebiete von Abfragen besteht darin, die Werte in der zugrunde liegenden Tabelle nach bestimmten Kriterien automatisch zu sortieren. Dazu verwenden Sie die Möglichkeiten der Einstellung im Feld Sortierung im Entwurfsbereich. Geben Sie an, was sortiert werden soll, indem Sie in der entsprechenden Spalte in das Feld der Zeile Sortierung klicken. Wählen Sie die Form der Sortierung über das Listenfeld zu dieser Zeile aus. Den Erfolg einer solchen Einstellung können Sie wieder über den Befehl VORSCHAU im Menü ANSICHT kontrollieren.

Nach mehreren Feldern sortieren Wollen Sie nach mehreren Feldern sortieren lassen, bestimmt die Reihenfolge der Feldnamen im Entwurfsbereich die Sortierreihenfolge. Wollen Sie mit einer anderen Reihenfolge arbeiten, müssen Sie zusätzliche Felder einfügen und diese dann von der Anzeige ausschalten.

447


Filtern Eine weitere wichtige Aufgabe von Abfragen liegt im Filtern der Daten. Dazu verwenden Sie die Zeile Kriterium im Entwurfsbereich ( Abbildung 16.7). Sie können darin Filterbedingungen eingeben. Sie können beispielsweise einfach einen in der Tabelle verwendeten Feldinhalt eingeben – beispielsweise den Namen Müller. BASE setzt die erforderlichen Anführungszeichen davor und danach, wenn Sie sie nicht selbst eingeben. Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. Auch hier können Sie den Erfolg über den Befehl VORSCHAU im Menü ANSICHT kontrollieren.

Abbildung 16.7: Ein einfacher Filter

Für das Formulieren von weitergehenden Filterbedingungen stehen Ihnen verschiedene Operatoren und Befehle zur Verfügung. Auch diese Angaben in der Entwurfsansicht werden automatisch in die entsprechende SQL-Syntax konvertiert. Sie können SQL-Befehle aber auch direkt eingeben.

Wollen Sie nach Einträgen filtern, die nicht einem Kriterium entsprechen, sondern kleiner, größer oder einfach nur anders sind als der als Kriterium verwendete Wert, können Sie mit logischen Vergleichsoperatoren arbeiten ( Tabelle 16.3). Auf diese Weise können Sie beispielsweise nur solche Einträge anzeigen lassen, in denen die Zahlenwerte über einem bestimmten Betrag liegen – wie > 20 – oder Texteintragungen, die alphabetisch hinter einem Vergleichstext liegen – wie > "Müller". Operator

Name und Bedeutung

=

ist gleich – Der Feldinhalt ist mit dem angegebenen Ausdruck identisch.

ist ungleich – Der Feldinhalt entspricht dem angegebenen Ausdruck nicht.

>

448

ist größer – Der Feldinhalt ist größer als der angegebene Ausdruck.

Wichtige Abfrageaktionen

Operator

Name und Bedeutung

=

ist größer gleich – Der Feldinhalt ist größer oder gleich dem angegebenen Ausdruck.

angezeigt. Markieren Sie den Platzhalter und klicken Sie dann auf die Schaltfläche untere und obere Grenze in derselben Kategorie. Im Befehlsfenster finden Sie dann den Ausdruck sum from{} to{} . Ersetzen Sie darin die Platzhalter durch die einzelnen Komponenten der Formel ( Abbildung 23.5).

Abbildung 23.5: Komplexere Formeln können über die Auswahl erstellt werden

Über diese Kategorie Operatoren können Sie eine Vielzahl von Operatoren in Ihren Gleichungen verwenden. Statt dafür das Fenster Auswahl zu benutzen, können Sie aber auch im Befehlsfenster selbst den Code eingeben, der die Wahl einer Schaltfläche bewirken würde – beispielsweise sum from{} to{} zur Darstellung einer mathematischen Summenformel ( Tabelle 23.2).

608

Formeln eingeben

Schaltfläche

Name und Wirkung

Code

Limes – fügt ein Symbol für einen Grenzwert mit einem Platzhalter ein.

lim .

Summe – fügt ein Summenzeichen mit einem Platzhalter ein.

sum

Produkt – Sie fügen mit dem Symbol ein Produkt-

prod

zeichen mit einem Platzhalter ein.

Coprodukt – fügt ein Koproduktzeichen mit einem

coprod

Platzhalter ein.

untere und obere Grenze – fügt eine Bereichsangabe ein. Grenzangaben haben nur einen Sinn im Zusammenhang mit geeigneten Operatoren. Die Grenzen werden über/unter dem Summenzeichen zentriert.

{} to{}

Integral – fügt ein Integral mit einem Platzhalter ein. Es stehen auch Symbole für ein doppeltes oder dreifaches Integralzeichen zur Verfügung.

int iint iiint

untere Grenze – fügt eine Bereichsangabe für eine

from {}

untere Grenze für Integral und Summe mit Platzhaltern ein.

Kurvenintegral – fügt ein Kurvenintegral mit einem Platzhalter ein. Es stehen auch Symbole für ein doppeltes oder dreifaches Kurvenintegralzeichen zur Verfügung.

obere Grenze – fügt die Bereichsangabe obere Grenze für Integral und Summe mit Platzhaltern ein.

lint llint lllint to {}

Tabelle 23.2: Viele Operatoren stehen zur Verfügung

MATH lässt auch die Verwendung benutzerdefinierter Operatoren zu. Sie müssen hierfür nur oper in das Befehlsfenster eingeben. Anschließend können Sie den Operator über ein Sonderzeichen definieren, das Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Katalog in der Symbolleiste Werkzeuge auswählen können.

Mathematische Grenzen – wie bei einem Summen- oder einem Integralzeichen – lassen sich auch anders als zentriert über/unter dem Operator anordnen. Nutzen Sie dazu die Möglichkeiten, die Ihnen in der Kategorie Formatierungen im Fenster Auswahl zur Verfügung gestellt werden.

609

Kapitel 23 – Formeln mit MATH

Individuelle Symbole Sie können eigene Symbole erstellen und Zeichen aus fremden Zeichensätzen übernehmen. Dazu setzen Sie die Schreibmarke zunächst an die Stelle, an der das Zeichen eingefügt werden soll. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Katalog in der Symbolleiste Werkzeuge. Sie öffnen damit das Dialogfeld Symbole zur Auswahl eines Sonderzeichens, das in die Formel eingesetzt werden soll ( Abbildung 23.6 ). Wählen Sie darin zunächst den anzuzeigenden Zeichensatz über das Feld Symbolset. Wählen Sie dann in der Palette darunter das gewünschte Zeichen und klicken Sie auf Übernehmen.

Abbildung 23.6: Sonderzeichen stehen Ihnen zur Verfügung

Dem Grundkatalog können Sie beliebig viele neue hinzufügen und auch eigene, spezielle Kataloge zusammenstellen. Klicken Sie dazu im Dialogfeld Symbole auf die Schaltfläche Bearbeiten ( Abbildung 23.7).

Abbildung 23.7: Symbole können ausgetauscht werden

610

Formatieren

Formatieren Im Gegensatz zur Textverarbeitung können Sie über die Befehle des Menüs FORMAT einen vorher markierten Bereich nicht speziell formatieren. Die Befehle dieses Menüs betreffen immer das Dokument als Ganzes. Das ist meist auch praktisch für ein solches Werkzeug.

Zeichenformate Über den Befehl SCHRIFTARTEN im Menü FORMAT können Sie die Schriftarten – getrennt für Variablen, Funktionsnamen, Zahlen und Text – in Ihren Formeln festlegen ( Abbildung 23.8).

Abbildung 23.8: Schriftarten können für verschiedene Elemente ausgetauscht werden

In den Listenfeldern werden anfangs nur die vom Programm standardmäßig verwendeten Schriftarten für jeden Bereich angezeigt. Klicken Sie zum Wechseln zu einer anderen Schrift auf Ändern und wählen Sie aus der Liste das gewünschte Element aus. Im dann angezeigten Dialogfeld Schriften wählen Sie die gewünschte Schrift aus und aktivieren Sie alle gewünschten Attribute ( Abbildung 23.9 links). Bestätigen Sie dann über OK. Nach der Zuordnung einer weiteren Schrift zu einem Element können Sie diese auch über das Listenfeld zum Element auswählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Standard, um die Änderungen als Standardschrift einzustellen. Ähnlich funktioniert es mit der Größe der Schrift. Benutzen Sie dazu den Befehl SCHRIFTGRÖSSEN im Menü FORMAT ( Abbildung 23.9 rechts).

611


Abbildung 23.9: Schriftarten und -größen können für die Elemente ausgetauscht werden

Abstände und Ausrichtung Über den Befehl ABSTÄNDE im Menü FORMAT legen Sie die Einstellungen für die Abstände zwischen den einzelnen Elementen der Formel fest ( Abbildung 23.10). Das Dialogfeld zeigt immer nur eine Kategorie von Abstandsmaßen an. Welche das ist, können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Kategorie auswählen.

Abbildung 23.10: Abstände werden ebenfalls global festgelegt

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Formatieren

Ja nach Wahl der Kategorie finden Sie dann im Dialogfeld unterschiedliche Optionen zum Ändern der Abstände. Wenn Sie eines der links angezeigten Drehfelder auswählen, wird die Bedeutung des damit gewählten Abstands im Vorschaufeld angezeigt. Standardmäßig finden Sie bei allen Drehfeldern die Standardeinstellung 0%. Sie können diese verändern. Ein Klick auf Standard stellt die Grundeinstellung wieder her. Über den Befehl AUSRICHTUNG im Menü FORMAT können Sie die Formelzeile im Dokument Links, Zentriert oder Rechts ausrichten ( Abbildung 23.11).

Abbildung 23.11: Symbole können ausgetauscht werden

Individuelle Formatierung Die Befehle des Menüs FORMAT erlauben zwar nur die Wahl einer Formatierung, die alle Elemente des Dokuments betrifft. Sie können aber mithilfe zusätzlicher Befehle auch eine individuelle Formatierung für einzelne eingegebene Elemente vornehmen. Das betrifft aber nicht Formatelemente wie Schriftart oder -größe, sondern die Positionen der Elemente innerhalb der Formel. Dazu dienen die Schaltflächen in der Kategorie Formatierungen im Fenster Auswahl. Sie können damit beispielsweise Elemente auf verschiede Weisen übereinander anordnen. Eine Liste der gleichen Funktionen erhalten Sie im Befehlsfenster, wenn Sie dort das Kontextmenü aufrufen. Markieren Sie immer zuerst den zu formatierenden Bestandteil der Formel oder einen Platzhalter. Sie können stattdessen auch über einen Code im Befehlsfenster arbeiten ( Tabelle 23.3). Symbol

Name und Wirkung

Code

Superscript links – fügt eine Variable mit linkem

lsup{}

Exponenten und einem Platzhalter ein.

Superscript oben – fügt einen Exponenten direkt

csup .

über eine Variable ein.

613


Symbol

Name und Wirkung

Code

Superscript rechts– fügt eine Variable mit rechtem Exponenten ein.

^{}

vertikale Anordnung (zwei Elemente ) – fügt ein

Binom mit zwei Platzhaltern ein.

neue Zeile beginnen – fügt eine neue Zeile in Ihr

newline

Dokument ein.

Subscript links – fügt eine Variable mit linkem

lsub{.

Index und einem Platzhalter ein.

Subscript unten – fügt einen Index direkt unter

csub .

eine Variable ein.

Subscript rechts – fügt eine Variable mit Index ein.

_{}

vertikale Anordnung (drei Elemente) – fügt eine

stack {##}

senkrechte Anordnung mit drei Platzhaltern ein.

kleiner Zwischenraum – fügt ein kleines Leerzeichen mit Platzhalter ein.

`

linksbündig ausrichten – fügt den Befehl für eine linksbündige Ausrichtung mit einem Platzhalter ein.

alignl.

zentriert (horizontal) ausrichten – fügt den Befehl für eine horizontale Zentrierung mit einem Platzhalter ein.

alignc

rechtsbündig ausrichten – fügt den Befehl für

alignr

eine rechtsbündige Ausrichtung mit einem Platzhalter ein.

Matrix Anordnung – fügt eine Matrix mit vier Platzhaltern ein. Die Stellung eines Elements innerhalb dieses Schemas wird durch ein doppeltes Symbol # gekennzeichnet, wobei das erste Symbol die Zeilennummer und das zweite die Spaltennummer angibt, in der das Element steht.

{####}

Zwischenraum – fügt ein Leerzeichen mit Platz-

~

halter ein.

Tabelle 23.3: Sie können einzelne Elemente auch individuell formatieren

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KAPITEL 24

Drucken und Versenden

Kapitel 24 – Drucken und Versenden

Um die Inhalte Ihrer Dokumente anderen Personen zugänglich zu machen, stehen Ihnen in OpenOffice.org mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

Trotz der technischen Möglichkeiten, die uns elektronische Netzwerke zur Verfügung stellen, kann auf den Ausdruck von Dokumenten auf Papier nicht verzichtet werden. Je nach Konfiguration Ihres Systems können Sie ein Dokument auf einem lokalen oder einem Netzwerkdrucker ausdrucken oder über ein Faxmodem an ein Faxgerät senden. Vor dem Ausdrucken auf Papier – und das gilt auch beim Versenden über ein Faxgerät – sollten Sie Layout und Seitenumbruch des Dokuments am Bildschirm mithilfe der Seitenansicht kontrollieren. Erst wenn hier das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, führen Sie den Ausdruck durch. Durch die Überprüfung am Bildschirm stellen Sie sicher, dass der Ausdruck wie von Ihnen beabsichtigt ausfällt.

Sie können jedes OpenOffice.org-Dokument auch als PDF-Datei exportieren. Ein solches PDF-Dokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software ist installiert.

Wenn Sie über einen Zugang zum Internet verfügen, können Sie ein OpenOffice.org-Dokument auch per E-Mail versenden. Hierbei können Sie entweder den Inhalt der Datei als Nachrichtentext oder das Dokument selbst als Dateianlage im Format PDF senden.

Seitenansicht Vor dem Ausdrucken auf Papier – und das gilt auch beim Versenden über ein Faxgerät – sollten Sie Layout und Seitenumbruch des Dokuments am Bildschirm mithilfe der Seitenansicht kontrollieren. Erst wenn hier das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, führen Sie den Ausdruck durch. Wählen Sie dazu den Befehl SEITENANSICHT im Menü DATEI oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der StandardSymbolleiste. Im Fenster für die Seitenansicht wird standardmäßig eine ganzseitige Druckansicht der aktuellen Seite des Dokuments angezeigt ( Abbildung 24.1). Über die senkrechte Bildlaufleiste können Sie durch mehrseitige Dokumente blättern. Ebenso können Sie die Pfeiltasten oder die Tasten (Bild-½) und (Bild-¼) verwenden, um durch das Dokument zu scrollen. Die Genauigkeit der Anzeige im Seitenansichtsfenster hängt unter anderem auch von den verfügbaren Schriftarten, der Druckerauflösung und den verfügbaren Farben ab, die durch den gewählten Drucker vorgegeben sind.

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Seitenansicht

Abbildung 24.1: In der Seitenansicht können Sie das Dokument kontrollieren

Zusätzlich wird die Seitenansicht-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie die Anzeige steuern können ( Tabelle 24.1). Symbol

Name und Wirkung Vorige Seite – wechselt – wenn möglich – zur vorigen Seite oder zur vorherigen Gruppe von Seiten des Dokuments. Nächste Seite – wechselt – wenn möglich – zur nächsten Seite oder zur nächsten Gruppe von Seiten des Dokuments.

Zum Dokumentanfang – wechselt zur ersten Seite oder zur ersten Gruppe von Seiten.

Zum Dokumentende – wechselt zur letzten Seite oder zur letzten Gruppe von Seiten.

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Symbol

Name und Wirkung Seitenansicht: zwei Seiten – zeigt jeweils zwei Seiten des aktuellen Dokuments in der Seitenansicht an (Standardeinstellung).

Seitenansicht: mehrere Seiten – Über die dazugehörende Palette können Sie einstellen, wie viele Seiten wie auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Buchansicht – zeigt die erste Seite rechts in der Seitenvorschau. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird die erste Seite links in der Vorschau angezeigt.

Größer – zeigt die Seiten in einem größeren Maßstab an. Wenn Sie eine bestimmte Seite vergrößern wollen, sollten Sie diese zuvor markieren.

Maßstab Seitenansicht – erlaubt eine Änderung des Vergrößerungsmaßstabs über das dazugehörende Listenfeld. Kleiner – zeigt die Seiten in einem kleineren Maßstab an. Ganzer Bildschirm – blendet die für die Arbeit nicht notwendigen Programmleisten aus und vergrößert so die nutzbare Fläche des Bildschirms. Klicken Sie auf Ganzer Bildschirm, um zur Normalform zurückzuwechseln.

Seitenansicht drucken – druckt die Seitenansicht. Sie wird so ausgedruckt, wie sie auf dem Bildschirm erscheint. Damit können Sie eine Vorschau eines mehrseitigen Dokuments ausdrucken, um sich so einen Überblick zu verschaffen. Bei der Ausgabe mehrerer Dokumentseiten auf eine Druckseite kann es vorkommen, dass nicht der ganze Blattbereich für den Ausdruck genutzt wird und ein Rand bleibt. Druckoptionen Seitenansicht – öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie Einstellungen für den Druck Ihres Dokuments vornehmen können. Seitenansicht schließen – schließt die Seitenansicht.

Tabelle 24.1: Die Schaltflächen zum Steuern der Seitenansicht

Interessant ist hier vielleicht die Schaltfläche Seitenansicht drucken. Sie können darüber einen Ausdruck erstellen, der das Dokument in verkleinerter Form skizziert. Standardmäßig wird das Dokument so gedruckt, wie es in der Seitenansicht erscheint. Sie können diese Einstellungen aber auch nach einem Klick auf die Schaltfläche Druckoptionen Seitenansicht abändern ( Abbildung 24.2).

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Drucken

Unter Aufteilung können Sie angeben, wie viele Seiten des Dokuments in der verkleinerten Form pro Papierseite gedruckt werden sollen. Das Beispielfeld rechts skizziert das Ergebnis. Bei der Ausgabe mehrerer Dokumentseiten auf eine Druckseite kann es vorkommen, dass nicht der ganze Blattbereich für den Ausdruck genutzt wird und ein Rand bleibt.

Unter Ränder können Sie die Druckränder bestimmen. Mithilfe der Optionen unter der Überschrift Abstand setzen Sie einen Leerraum zwischen die Seiten.

Abbildung 24.2: Die Druckoptionen für die Seitenansicht können Sie ändern

Über die Schaltfläche Standard legen Sie fest, dass beim Drucken der Seitenansicht nicht eine feste Anzahl von Zeilen und Spalten verwendet werden soll, sondern die Einstellung, die der ursprünglichen Anzeige in der Seitenansicht entspricht.

Drucken Zum Ausdrucken eines Dokuments wählen Sie DRUCKEN im Menü DATEI. Das Dialogfeld Drucken wird angezeigt, in dem Sie die erforderlichen Parameter festlegen können ( Abbildung 24.3). Beachten Sie, dass ein Klick auf die Schaltfläche Datei direkt drucken in der Standard-Symbolleiste einen sofortigen Ausdruck bewirkt. Das Dialogfeld Drucken wird in diesem Fall nicht angezeigt. Es werden die Standardeinstellungen benutzt, die entweder über das Betriebssystem oder vorher für das Dokument festgelegt wurden.

Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie im Dropdown-Listenfeld Name den gewünschten auswählen. Haben Sie ein Faxgerät installiert, können Sie auch dieses hierüber ansteuern.

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Abbildung 24.3: Im Dialogfeld legen Sie die Einstellungen für den Druckauftrag fest

Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie druckerspezifische Parameter einstellen, wenn Sie von den in Windows als Standard gewählten Einstellungen abweichen wollen. Welche Optionen hier zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Drucker ab. Viele dieser Parameter entscheiden über die Qualität des Ausdrucks. Beispielsweise können Sie hierüber im Allgemeinen die Druckauflösung oder die Option Schwarzweiß/Farbdruck einstellen. Lesen Sie bitte bei eventuellen Problemen mit den Einstellmöglichkeiten in diesem Dialogfeld im Handbuch zu Ihrem Drucker nach.

Um die Ausgabe des Dokuments in eine Datei umzuleiten, aktivieren Sie das betreffende Kontrollkästchen. Mit dieser Datei können Sie dann beispielsweise auch einen Ausdruck von einem Rechner aus durchführen, auf dem OpenOffice.org nicht installiert ist. Wählen Sie aber vorher den richtigen Drucker aus.

Unter Druckbereich geben Sie an, was gedruckt werden soll: Wählen Sie die Option Alles, um das komplette Dokument zu drucken. Sie können auch im Feld Seiten die zu druckenden Seiten oder Seitenbereiche angeben; verwenden Sie einen Bindestrich zur Angabe von Seitenbereichen und trennen Sie einzelne Seiten oder Seitenbereiche durch ein Semikolon voneinander ab, beispielsweise in der Form 2-7; 9; 10-12. Haben Sie vorher einen Bereich markiert, können Sie nach Aktivieren von Auswahl eben diesen ausdrucken lassen.

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Drucken

Geben Sie im Bereich Kopien die Anzahl der vom aktuellen Dokument auszudruckenden Exemplare an. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken wollen, können Sie über das Kontrollkästchen Sortieren festlegen, dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird, bevor das nächste ausgegeben wird. Beachten Sie dabei aber, dass der gesamte Druckvorgang eventuell etwas länger dauern kann, da jede einzelne Dokumentseite erneut in den Drucker geladen werden muss. In manchen Fällen kann es sinnvoller sein, die Seiten von Hand zu sortieren. Starten Sie den Ausdruck durch einen Klick auf OK. Beim Drucken wird das Dokument in eine Druckwarteschlange in Windows gestellt und von dort aus im Hintergrund gedruckt. Sie können Ihre Druckaufträge jederzeit über das Druckerfenster von Windows steuern.

Zusätzliche Einstellungen Zusätzliche Einstellungen können Sie über ein Dialogfeld festlegen, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Zusätze auf den Bildschirm bringen. Die Inhalte unterscheiden Sie hier je nach Programm ein wenig:

WRITER Die größte Anzahl von Optionen finden Sie bei der Textverarbeitung mit WRITER ( Abbildung 24.4). Diese gelten beispielsweise auch für den Ausdruck von Berichten im Programm BASE.

Abbildung 24.4: In WRITER finden Sie viele Optionen für den Ausdruck

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Über die Optionen unter Inhalt können Sie festlegen, welche Dokumentinhalte ausgedruckt werden.

Unter Seiten wird festgelegt, wie mehrseitige Dokumente gedruckt werden. Standardmäßig werden linke und rechte Seiten gedruckt, sie können aber auch eine der beiden Optionen abschalten und so das Papier in zwei Durchläufen beidseitig bedrucken lassen. Ein Aktivieren von Umgekehrt führt dazu, dass das Dokument mit der letzten Seite zuerst gedruckt wird. Diese Option ist sinnvoll, wenn Ihr Drucker die Seiten beim Druck mit der bedruckten Seite nach oben stapelt. Prospekt legt fest, dass das Dokument als Broschüre gedruckt wird. Dabei drucken Sie ein Dokument im Hochformat auf einer Querseite aus, zwei gegenüberliegende Seiten werden nebeneinander ausgedruckt.

Die Optionen unter Notizen bestimmen, ob und wo Notizen gedruckt werden sollen. Dokumentende legt fest, dass zuerst die Seiten des Dokuments und anschließend die Notizen gedruckt werden. Seitenende sorgt dafür, dass die Notizen nach jeder Seite, die Notizen enthält, auf einer eigenen Seite gedruckt werden.

Mit Einzelne Druckjobs erzeugen legen Sie fest, dass jedes gedruckte Dokument auf einer neuen Papierseite beginnt, auch wenn Sie einen Duplexdrucker verwenden. Ist dieses Feld nicht gewählt, kann es bei Verwendung eines Duplexdruckers dazu kommen, dass ein Dokument auf der Rückseite des vorherigen Dokuments beginnt.

Über Papierschacht aus Druckereinstellung bestimmen Sie, dass bei Druckern mit mehreren Papierschächten der Papierschacht benutzt wird, der in den Systemeinstellungen des Druckers angegeben ist.

CALC Bei der Tabellenkalkulation mit CALC finden Sie in diesem Dialogfeld nur zwei Optionen ( Abbildung 24.5).

Abbildung 24.5: Bei CALC finden Sie nur zwei Optionen für den Ausdruck

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Drucken

Mit Ausgabe leerer Seiten unterdrücken werden leere Seiten ohne Zellinhalte oder Zeichnungsobjekte nicht ausgedruckt. Zellattribute wie die Umrandung oder die Hintergrundfarbe werden nicht als Zellinhalte betrachtet. Leere Seiten werden auch bei der Seitennummerierung nicht mitgezählt.

Wenn Sie Nur ausgewählte Tabellen drucken aktiviert haben, werden selbst dann nur die ausgewählten Tabellen ausgedruckt, wenn Sie im Dialogfeld zum Befehl DRUCKEN als Druckbereich Alles angeben. Sollten Sie Seiten als Druckbereich angegeben haben, so werden nur die innerhalb dieses Bereichs ausgewählten Seiten ausgedruckt. Zum Auswählen einer Tabelle klicken Sie mit gedrückter (Strg)-Taste auf den Tabellennamen am unteren Rand des Arbeitsbereichs.

IMPRESS Im Präsentationsprogramm IMPRESS finden Sie weitere Optionen ( Abbildung 24.6).

Abbildung 24.6: Bei IMPRESS finden Sie weitere Optionen für den Ausdruck

Unter Inhalt bestimmen Sie, welche Teile des Dokuments ausgedruckt werden sollen. Die Optionen entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie schon von Writer her kennen. Gliederung gibt an, ob eine Gliederung ausgedruckt wird.

Über den Bereich Drucken von geben Sie an, welche zusätzlichen Elemente am Seitenrand ausgedruckt werden. Einige dieser Elemente sind bei Auswahl der Option Prospekt im Bereich der Seitenoptionen nicht verfügbar.

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Unter Ausgabequalität können Sie mit Standard wählen, dass in den Originalfarben gedruckt wird. Graustufen konvertiert den gesamten Inhalt in bis zu 256 Graustufen zwischen Schwarz und Weiß. Jeder Text wird schwarz gedruckt. Schwarzweiß konvertiert den gesamten Inhalt in Schwarz und Weiß. Ein festgelegter Hintergrund wird bei den beiden zuletzt genannten Optionen nicht ausgedruckt.

Die zusätzlichen Seitenoptionen bestimmen im Wesentlichen die Größe der Seiten: Mit Standard werden die Seiten beim Drucken nicht weiter skaliert. An Seitengröße anpassen gibt an, ob Objekte außerhalb der Grenzen des aktuellen Druckers an die Größe des im Drucker befindlichen Papiers angepasst werden sollen. Bei Verwendung von Seiten kacheln werden die Seiten im Kachelformat ausgedruckt. Wählen Sie hierfür ein Seitenformat, das größer als das Papierformat ist. Wählen Sie die Option Prospekt aus, um das Dokument im Prospektformat zu drucken. Sie können dann entscheiden, ob Vorderseite, Rückseite oder beide Seiten des Prospekts gedruckt werden sollen.

Optionen zur Beschleunigung des Druckauftrags Weitere Optionen zum Drucken können Sie für das Programmpaket allgemein festlegen. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter OpenOffice.org zum Bereich Drucken ( Abbildung 24.7). Über die Optionen in diesem Dialogfeld können Sie entscheiden, ob und wie zum Druck von Dokumenten die Druckdaten reduziert werden sollen. Bestimmen Sie zunächst unter Einstellungen für, ob die Druckereinstellungen für direktes Drucken oder die Ausgabe an eine Datei gelten. Wählen Sie dann eine beliebige Kombination der vier Optionen aus und klicken Sie auf OK.

Abbildung 24.7: Optionen zum Beschleunigen des Druckauftrags

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Als PDF exportieren

Sie können Druckdaten für die Transparenz, Farbverläufe oder Bitmaps reduzieren. Auf den meisten Druckern ist nach der Druckdatenreduzierung kein Nachlassen der Druckqualität zu erkennen. Die Druckzeit ist jedoch wesentlich kürzer und beim Drucken in Dateien wird die Datei wesentlich kleiner.

Als PDF exportieren Ein PDF-Dokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software ist installiert. Sie können jedes OpenOffice.org-Dokument als PDF-Datei exportieren. Öffnen Sie das Dokument und wählen Sie EXPORTIEREN ALS PDF im Menü DATEI. Im Dialogfeld Exportieren geben Sie für die zu erzeugende Datei den Namen und den Speicherort an. Nach einer Bestätigung durch einen Klick auf Speichern müssen Sie die Optionen zur Konvertierung des aktuellen Dokuments in das PDF-Format festlegen ( Abbildung 24.8).

Abbildung 24.8: Legen Sie die Optionen für die Konvertierung in PDF fest

Unter Bereich legen Sie fest, welche Teile des Dokuments konvertiert werden sollen. Wenn Sie nur einzelne Seiten exportieren wollen, verwenden Sie dieselben Techniken wie beim Drucken.

Unter der Überschrift Grafiken können Sie gegebenenfalls im Dokument vorhandene Grafiken entweder verlustfrei – sodass alle Pixel erhalten bleiben – oder komprimiert exportieren. Mit Optimiert für JPEG-Komprimierung können Sie eine

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Stufe für die Qualität bestimmen. Bei einer hohen Qualitätsstufe bleiben beinahe alle Pixel erhalten. Bei einer niedrigen Qualitätsstufe gehen einige Pixel verloren, aber die Dateigröße wird verringert. Alternativ können Sie über Grafikauflösung verringern festlegen, dass Grafiken auf eine geringere Anzahl von Pixel pro Zentimeter neu gesampelt oder verkleinert werden.

Unter Allgemein legen Sie allgemeine PDF-Exportoptionen fest: Tagged PDF legt fest, dass Sonder-Tags in entsprechende PDF-Tags exportiert werden. Hierdurch kann die Dateigröße immens ansteigen. Notizen exportieren bestimmt, dass Notizen von WRITER- und CALC-Dokumenten als PDF-Anmerkungen exportiert werden. Bei einem Klick auf die Schaltfläche Direktes Exportieren als PDF in der Symbolleiste Standard wird das Dialogfeld PDF-Optionen nicht angezeigt. Exportiert wird mit den Standardeinstellungen bzw. mit den vorher festgelegten Optionen.

Im Netz versenden Um eine E-Mail aus OpenOffice.org heraus zu erstellen, wählen Sie den Befehl SENDEN im Menü DATEI. Im Untermenü zu diesem Befehl finden Sie zwei Optionen, mit denen Sie das DOKUMENT ALS E-MAIL oder das DOKUMENT ALS PDF-ANHANG über das Netz versenden können.

Dokument als E-Mail Wenn Sie DOKUMENT ALS E-MAIL verwenden, wird das aktuelle Dokument als Anhang zu einer Nachricht angefügt. Nach der Wahl wird Ihr Maileditor geöffnet. Wenn Sie beispielsweise Microsoft Outlook auf Ihrem System installiert haben, wird daraufhin das Formular zum Verfassen einer neuen Nachricht geöffnet ( Abbildung 24.9).

Geben Sie in den Feldern im oberen Bereich des Formulars die Adresse(n) des oder der Empfänger(s) ein. Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, an den/die die Nachricht geschickt werden soll. Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen damit den hier eingetragenen Empfängern eine Kopie der E-Mail zukommen.

Haben Sie die Daten der Empfänger bereits in Ihrem Outlook-Adressbuch (dem Ordner Kontakte) gespeichert, können Sie sie auch daraus auswählen. Klicken Sie auf eines der Felder An, Cc oder – wenn angezeigt – Bcc. Über das daraufhin angezeigte Dialogfeld Namen auswählen können Sie die gewünschten Empfänger – selektiv für die Felder – festlegen.

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Im Netz versenden

Abbildung 24.9: Das aktuelle Dokument kann als Anhang versendet werden

Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Kopie senden, um die Mail auf den Weg zu bringen.

Achtung Je nach den für Ihr Kommunikationsprogramm gewählten Sendeeinstellungen befinden sich Ihre E-Mails nach dem Abschicken gegebenenfalls erst in der Ablage des Postausgangs. Wechseln Sie in diesem Fall dorthin und senden Sie dann die Mails an den/die Empfänger.

Dokument als PDF-Anhang Ein PDF-Dokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software ist installiert. Haben Sie DOKUMENT ALS PDF-ANHANG gewählt, müssen Sie im zusätzlichen Dialogfeld PDF-Optionen die Optionen zur Konvertierung des aktuellen Dokuments in das PDF-Format angeben. Klicken Sie anschließend auf Exportieren, um die Konvertierung in das PDF-Format vorzunehmen. Anschließend wird Ihr Maileditor geöffnet. Die PDF-Datei ist als Anhang bereits eingefügt.

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KAPITEL 25

Automatisieren mit Makros

Kapitel 25 – Automatisieren mit Makros

Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle oder Eingaben –, die OpenOffice.org automatisch ausführt, nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Sie lassen sich beispielsweise für die Automatisierung von Routineaufgaben einsetzen. Beispielsweise könnten Sie bei der Tabellenkalkulation damit erreichen, dass die Breite einer Spalte nach einer Eingabe automatisch auf den optimalen Wert eingestellt wird. Um ein Makro zu erstellen, führen Sie in WRITER oder CALC – nach Wahl eines einleitenden Befehls – dem Programm einfach vor, was getan werden soll. Dabei können Sie praktisch alle Befehle benutzen, die Sie normalerweise über Tastatur oder Maus eingeben. Anschließend können Sie ein so aufgezeichnetes Makro über verschiedene Methoden ausführen lassen: Sie können es über einen Menübefehl, eine Tastenkombination oder durch einen Klick auf eine selbst definierte Schaltfläche starten. Makros können auch beim Eintreten von bestimmten Ereignissen – wie dem Öffnen oder dem Schließen des Dokuments – automatisch ausgeführt werden. Die aufgezeichneten Aktionen werden zusammen als so genannte Subprozeduren in der Programmiersprache Basic gespeichert. Sie können über den Basic-Editor das Makro korrigieren oder weitere Makros ohne den Makrorekorder direkt manuell erstellen. Dies ist auch die einzige Methode, um Makros innerhalb des Programms BASE zu deklarieren.

Makro erstellen Die einfachste Methode, ein Makro zu erstellen, besteht darin, dem Programm die Aktionen und Befehle vorzuführen, die das Makro später automatisch abarbeiten soll. Diese Makroaufzeichnungsfunktion steht – wie schon gesagt –in WRITER nur für Textdokumente und in CALC nur für Tabellendokumente zur Verfügung. Um ein Makro aufzuzeichnen, wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKROS und dann im Untermenü den Befehl MAKRO AUFZEICHNEN. Von diesem Augenblick an werden alle Ihre Aktionen, die Sie über Maus oder Tastatur ausführen, aufgezeichnet. Außerdem wird eine kleine Symbolleiste mit einer Schaltfläche eingeblendet ( Abbildung 25.1). Führen Sie dann die Aktionen aus, die Sie aufzeichnen möchten. Es spielt keine Rolle, ob Sie dabei die Maus oder die Tastatur benutzen. Abbildung 25.1: Die Symbolleiste Makro aufzeichnen

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Makro erstellen

Nachdem Sie die Aktionen ausgeführt haben, die im Makro aufgezeichnet werden sollen, klicken Sie auf Aufzeichnung beenden. Wenn Sie die Symbolleiste Makro aufzeichnen vorher aus Gründen einer besseren Übersicht geschlossen hatten, finden Sie einen gleichnamigen Befehl im Untermenü zum Befehl MAKROS. Automatisch wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie Angaben machen sollten, die zur Verwaltung des Makros dienen ( Abbildung 25.2).

Abbildung 25.2: Legen Sie die Angaben zur Verwaltung fest

Geben Sie unter Makroname einen Namen für das Makro ein oder editieren Sie die Vorgabe. Der Name sollte verständlich und eindeutig sein, sodass Sie daran die Wirkung des Makros auch dann sofort erkennen, wenn Sie mit dem Dokument längere Zeit nicht mehr gearbeitet haben. Der Name eines Makros darf nicht mehr als 255 Zeichen beinhalten. Er muss mit einem Buchstaben beginnen und darf nicht die folgenden Zeichen enthalten: Leerzeichen, Punkt, Ausrufezeichen, @, &, $ und #. Benutzen Sie auch keine Bezeichnungen, die bereits in Basic verwendet werden. Eine falsche Namensgebung wird aber angezeigt.

In der Liste Makro speichern in werden die Bibliotheken und Module angezeigt, in denen Sie Makros speichern können. Durch Wahl der Bibliothek entscheiden Sie, von welchen Dokumenten aus das Makro später benutzt werden kann. Wenn das Makro später nur im gerade aktuellen Dokument zur Verfügung stehen soll, wählen Sie hier die Bibliothek mit dem Namen des aktuellen Dokuments. Für einen allgemeinen Zugriff aus anderen Dokumenten benutzen Sie die Bibliothek Meine Makros.

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Unterhalb der Ebenen der Bibliotheken finden Sie die Ebene der Module. Sie zeigen sie an, indem Sie auf das Pluszeichen vor dem Namen der Bibliothek klicken. Nachdem Sie ein Modul durch einen Klick auf das davor stehende Pluszeichen geöffnet haben, werden im Listenfeld Vorhandene Makros in: die in diesem Modul bereits gespeicherten Makros angezeigt.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, um das aufgezeichnete Makro im gewählten Modul zu speichern.

Tipp Wenn Sie mit vielen Makros arbeiten, empfiehlt sich eine gute Organisation: Sie können über die Schaltflächen Neue Bibliothek und Neues Modul weitere Bibliotheken und Module anlegen.

Makro ausführen Um ein aufgezeichnetes Makro auszuführen, wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKROS und dann im Untermenü den Befehl MAKRO AUSFÜHREN. Das Dialogfeld MakroSelektor wird geöffnet, über das Sie das auszuführende Makro wählen können ( Abbildung 25.3).

Abbildung 25.3: Makros können über den Makro-Selektor gestartet werden

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Makros bearbeiten

Navigieren Sie hier im linken Bereich in der Liste Bibliothek zunächst zu der Bibliothek und dem Modul, in dem das auszuführende Makro abgelegt ist. Markieren Sie es in der Liste Name des Makros und klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen. Bei mehreren Makros im Modul wird spätestens an dieser Stelle klar, warum Sie dem Makro bei der Aufzeichnung einen verständlichen und eindeutigen Namen geben sollten.

Hinweis Wenn Sie ein Makro aufgezeichnet haben und dieses nach dem erneuten Öffnen des Dokuments nicht mehr funktioniert, haben Sie es wahrscheinlich in einem anderen Dokument aufgezeichnet ( oben). Die zur Verfügung stehenden Speicherorte können Sie über das Listenfeld Makros in anzeigen lassen.

Makros bearbeiten Der beim Aufzeichnen erstellte Code wird in ein Basic-Projekt aufgenommen. Zur Anzeige und/oder eventuellen Änderung wählen Sie MAKROS im Menü EXTRAS und dann im Untermenü MAKROS VERWALTEN und schließlich OPENOFFICE.ORG BASIC. Im Dialogfeld OpenOffice.org Basic Makros navigieren Sie – wie eben schon demonstriert – im linken Bereich in der Liste Makros aus zunächst zu der Bibliothek und dem Modul, in dem das zu bearbeitende Makro abgelegt ist ( Abbildung 25.4). Markieren Sie es in der Liste Vorhandene Makros in.

Abbildung 25.4: Wählen Sie ein Makro zur Bearbeitung aus

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Nach einem Klick auf Bearbeiten wird das Makro in einem Editor angezeigt ( Abbildung 25.5).

Abbildung 25.5: Der Editor zeigt den Inhalt des gewählten Makros an

Eine tiefer gehende Beschäftigung mit diesem Thema würde den Rahmen dieses Buches sprengen. Wenn Sie sich dafür interessieren, sollten Sie die Programmhilfe bemühen. Sie finden darin gut strukturierte Anweisungen für die Arbeit mit OpenOffice.org Basic. Wählen Sie im Hilfefenster im Listenfeld in der oberen linken Ecke den Eintrag OpenOffice.org Basic. Navigieren Sie dann über den Hauptbereich des Hilfefensters zu den Themen, die Sie interessieren.

Anpassen Wenn Sie viel mit einem oder mehreren Makros arbeiten, ist deren Aufruf über den Makro-Selektor etwas umständlich. In solchen Fällen empfiehlt es sich, den Start der Ausführung des Makros einem bestimmten Element zuzuordnen, auf das Sie schneller Zugriff haben – beispielsweise dem Drücken einer Tastenkombination, einer Schaltfläche oder einem Menübefehl. Sie verwenden dazu einen Bereich von OpenOffice.org, der mit Anpassen bezeichnet wird. Dieser dient ganz allgemein dazu, Menüs, Tastenkombina-

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Anpassen

tionen oder Schaltflächen zu bearbeiten. Sie können darüber Befehle hinzufügen, vorhandene Befehle ändern, die Elemente innerhalb eines Menüs umordnen, Symbolleisten mit Schaltflächen erzeugen oder ändern oder Tastenkombinationen definieren, die bestimmte Aktionen bewirken. Um derartige Dinge durchzuführen, verwenden Sie in allen Programmen des Pakets OpenOffice.org den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS. Dieser öffnet das Dialogfeld Anpassen, das bis zu vier Registerkarten enthält.

Achtung Auf allen Registerkarten des Dialogfelds Anpassen finden Sie unten das Listenfeld Speichern in. Hierüber können Sie wählen, ob die durchgeführten Anpassungen nur für das aktuell geöffnete Dokument oder für OpenOffice.org allgemein gelten sollen.

Menübefehle

Abbildung 25.6: Wählen Sie ein Makro zur Bearbeitung aus

Die Registerkarte Menüs dient allgemein zum Anpassen und Speichern aktueller Menükonfigurationen oder zum Erstellen neuer Menüs ( Abbildung 25.6). Sie kön-

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nen hierüber Befehle hinzufügen, vorhandene Befehle ändern, die Elemente innerhalb eines Menüs der Menüleiste umordnen oder Menükonfigurationen speichern und laden. Sie können hierüber auch für das gewählte Makro einen Menübefehl erzeugen. Kontextmenüs können übrigens nicht angepasst werden. Entscheiden Sie zuerst, ob Sie den Befehl zum Starten des Makros in einem bereits vorhandenen Menü hinzufügen oder ob Sie dafür ein eigenes Menü erzeugen möchten.

Neuer Menübefehl Wenn Sie ein bereits vorhandenes Menü verwenden wollen, wählen Sie über das Listenfeld Menü das Menü und Untermenü, die Sie benutzen möchten. Wenn Sie nur ein oder wenige Makros mit einem Menüzugriff ausstatten möchten, können Sie beispielsweise die Option Extras/Makros verwenden. Unter Einträge werden die im Menü bzw. Untermenü bereits vorhandenen Befehle aufgelistet. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Damit öffnen Sie das Dialogfeld Befehle hinzufügen, über das Sie festlegen müssen, welche Art von Befehl in das Menü aufgenommen werden soll ( Abbildung 25.7).

Abbildung 25.7: Wählen Sie ein Makro zum Hinzufügen aus

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Anpassen

Ganz unten in der Liste Bereich finden Sie den Eintrag OpenOffice.org Makros. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie – wie schon gewohnt – durch die vorhandenen Bibliotheken und Module navigieren. In der Liste Befehle werden dann die in einem Modul abgelegten Makros angezeigt. Markieren Sie das gewünschte und klicken Sie auf Hinzufügen. Schließen Sie dann das Dialogfeld. Im noch geöffneten Dialogfeld Anpassen wird dann der Name des gewählten Makros in der Liste Einträge angezeigt. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie ihn nach oben oder unten verschieben.

Hinweis Wenn Sie einen selbst hinzugefügten Menübefehl wieder entfernen möchten, markieren Sie ihn in der Liste, öffnen die Liste zur Schaltfläche Ändern und wählen ENTFERNEN.

Neues Menü Wenn Sie viele Makros über Menübefehle ansteuern wollen, empfiehlt sich die Einrichtung eines neuen Menüs dafür. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Neu. Das Dialogfeld Neues Menü wird angezeigt ( Abbildung 25.8).

Abbildung 25.8: Definieren Sie den Namen für ein neues Menü

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Hierin sind alle bereits vorhandenen Menüs aufgelistet. Zusätzlich finden Sie den bereits markierten Eintrag Neues Menü 1, dessen Namen Sie über das Feld Menüname editieren können. Wenn das neue Menü Befehle zum Ausführen von Makros aufnehmen soll, empfiehlt sich dafür vielleicht der Name Makros. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie einen markierten Menünamen nach oben oder unten verschieben. Damit legen Sie die Reihenfolge in der Anzeige der Elemente in der Menüleiste fest. Nach der Bestätigung über OK finden Sie das neue Menü auf der Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen in der Liste Menü. Sie können es dann auswählen und – wie oben beschrieben – ihm Befehle für die Ausführung einzelner Makros zuordnen.

Hinweis Über die Schaltfläche Ändern auf der Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen können Sie – nach dem Markieren eines Eintrags in der Liste Menü – auch Untermenüs für dieses Menü erzeugen. Wenn Sie ein selbst erstelltes Menü löschen möchten, öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Menü im selben Dialogfeld und wählen den Befehl ENTFERNEN.

Tastatur Über die Registerkarte Tastatur im Dialogfeld Anpassen können Sie Befehlen Tastenkürzel zuweisen oder diese bearbeiten ( Abbildung 25.9). Dazu gehört auch die Definition von Tastenkürzeln zum Starten der Ausführung eines Makros. Oben rechts im Register sollten Sie zuerst wählen, ob Sie die Tastenkombination von OpenOffice.org allgemein oder die der aktuell geöffneten Anwendung bearbeiten möchten.

In der Liste Tastenkombinationen werden alle bereits definierten Tastenkürzel mit den entsprechenden zugeordneten Befehlen aufgeführt. Nach dem Markieren einer Zeile darin werden im unteren Bereich des Registers die Bestandteile der Zuordnung erklärt: Bereich zeigt eine Liste der verfügbaren Kategorien an, Funktion zeigt die der Tastenkombination zugeordnete Funktion und Tasten zeigt die der ausgewählten Funktion zugewiesene Tastenkombination an.

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Anpassen

Abbildung 25.9: Sie können Tastenkürzel zur Ausführung von Befehlen definieren

Wenn Sie ein neues Tastenkürzel für eine bestimmte Aufgabe – beispielsweise zum Starten eines Makros – vereinbaren möchten, wählen Sie das Kürzel zunächst über die Liste Tastenkombinationen aus. Die Liste ist sehr lang; Sie finden darin alle vom Programm akzeptierten Kombinationen. Eine von Ihnen zum Starten eines Makros definierte Tastenkombination überschreibt eventuell in OpenOffice.org vorhandene vordefinierte Tastenkombinationen. Verzichten Sie dabei auch auf die Tastenkombinationen, die bereits vom Betriebssystem verwendet werden.

Legen Sie dann im unteren Bereich unter Funktionen die Aktion fest, die ein Drücken dieser Kombination bewirken soll. Wenn Sie beispielsweise ein Kürzel zum Starten eines Makros festlegen möchten, finden Sie ganz unten in der Liste Bereich den Eintrag OpenOffice.org Makros. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie – wie schon gewohnt – durch die vorhandenen Bibliotheken und Module navigieren. In der Liste Funktion werden dann die in einem Modul abgelegten Makros angezeigt.

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Markieren Sie das gewünschte und klicken Sie auf Ändern. Die Zuordnung wird dann in der Liste Tastenkombinationen aufgenommen. Über die Schaltfläche Löschen können Sie eine vorher markierte Zuordnung wieder entfernen.

Hinweis Wenn Sie mit unterschiedlichen Tastenbelegungen arbeiten wollen, können Sie über die Schaltfläche Speichern die aktuelle Tastenkombination unter einem eigenen Namen speichern, damit sie künftig wieder eingeladen werden kann. Über Laden öffnen Sie ein Dialogfeld, mit dem Sie vorher gespeicherte Tastenkombinationen wieder benutzen können. Dabei wird die aktuelle Tastenkombination ersetzt. Zurücksetzen setzt geänderte Werte wieder auf die Standardwerte zurück. Vor dem Zurücksetzen auf die Standardwerte erfolgt keine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie anschließend bestätigen, sind Ihre Änderungen unwiederbringlich verloren.

Schaltfläche in der Symbolleiste Das Register Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen dient zum Bearbeiten von Symbolleisten und der darin angezeigten Schaltflächen. Sie können darüber beispielsweise ein Makro mit einer Schaltfläche verbinden, auf die Sie nur zu klicken brauchen, damit das Makro ausgeführt wird. Wählen Sie zunächst den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS, erstellen Sie eine neue Symbolleiste und fügen Sie in diese eine Schaltfläche für die Ausführung das Makros ein. (Sie können natürlich auch jede andere Symbolleiste dafür benutzen.) Wählen Sie hierfür auf der Registerkarte Befehle die Kategorie Makros und ziehen Sie dann die Option Benutzerdefinierte Schaltfläche aus dem Listenfeld Befehle in die gewünschte Symbolleiste. Klicken Sie nach dem Schließen des Dialogfelds auf die Schaltfläche und weisen Sie ihr das auszuführende Makro zu ( Abbildung 25.10). Sie müssen zunächst entscheiden, ob Sie für den neuen Befehl – beispielsweise den Startbefehl für ein Makro – eine Schaltfläche in einer bereits vorhandenen Symbolleiste anlegen oder ob Sie eine neue Symbolleiste wünschen, die Sie dann anschließend mit entsprechenden Schaltflächen füllen können.

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Anpassen

Abbildung 25.10: Ein Makro kann mit einer Schaltfläche verknüpft werden

Neue Schaltfläche Zur Definition einer neuen Schaltfläche wählen Sie im Dialogfeld zunächst im Listenfeld Symbolleiste die Leiste aus, die die Schaltfläche beherbergen soll. In der Liste Befehle werden dann alle bereits vorhandenen Schaltflächen darin angezeigt. Über die davor stehenden Kontrollkästchen können Sie regeln, ob die Schaltfläche in der Symbolleiste angezeigt wird. Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen. Das öffnet wieder das schon von weiter oben her bekannte Dialogfeld Befehle hinzufügen, über das Sie festlegen müssen, welche Art von Befehl durch die Schaltfläche angesprochen werden soll. Ganz unten in der Liste Bereich finden Sie den Eintrag OpenOffice.org Makros. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie – wie schon gewohnt – durch die vorhandenen Bibliotheken und Module navigieren. In der Liste Befehle werden dann die in einem Modul abgelegten Makros angezeigt. Markieren Sie das gewünschte und klicken Sie auf Hinzufügen.

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Schließen Sie dann das Dialogfeld. Im noch geöffneten Dialogfeld Anpassen wird dann der Name des gewählten Makros in der Liste Befehle angezeigt. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie ihn nach oben oder unten verschieben. Damit regeln Sie die Lage der Schaltfläche in der Symbolleiste.

Neue Symbolleiste Die in OpenOffice.org verwendeten Symbolleisten sind oft schon sehr lang. Darum empfiehlt sich zur Aufnahme neuer Schaltflächen meist das vorherige Anlegen einer neuen Symbolleiste. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Neu. Das Dialogfeld Neues Menü wird angezeigt ( Abbildung 25.11).

Abbildung 25.11: Legen Sie eine neue Symbolleiste an

Geben Sie Unter Name der Symbolleiste dieser eine Bezeichnung. Unter diesem Namen können Sie sie später über SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT an- und abschalten. Geben Sie auf jeden Fall an, ob die Symbolleiste für das aktuell geöffnete Dokument oder in OpenOffice.org allgemein zur Verfügung stehen soll. Nach der Bestätigung über OK finden Sie die neue Symbolleiste auf der Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen in der Liste Symbolleiste. Sie können sie dann auswählen und ihr dann – wie oben beschrieben –Schaltflächen für die Ausführung einzelner Makros oder für andere Zwecke zuordnen.

Hinweis Über die Schaltfläche Ändern auf der Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen können Sie – nach dem Markieren eines Eintrags in der Liste Symbolleiste – diese umbenennen. Wenn Sie eine selbst erstellte Leiste löschen möchten, wählen Sie den Befehl ENTFERNEN.

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Anpassen

Schaltflächensymbole Das zu verwendende Schaltflächensymbol können Sie einstellen, indem Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Ändern den Befehl Symbol austauschen wählen. Im Dialogfeld finden Sie eine Auswahl unterschiedlicher Symbole. Sollten Sie hier kein geeignetes finden, können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Importieren dafür auch eine andere Grafikdatei verwenden ( Abbildung 25.12).

Abbildung 25.12: Wählen Sie ein Symbol für die neue Schaltfläche

Ereignisse Über das Register Ereignisse im Dialogfeld Anpassen können Sie vorher definierte Makros bestimmten Ereignissen – beispielsweise dem Öffnen oder dem Schließen des Dokuments – zuordnen ( Abbildung 25.13). Das gewählte Makro wird dann ausgeführt, wenn das Ereignis eintritt. In der Liste finden Sie unter Ereignis die Ereignisse, denen ein Makro zugeordnet werden kann. Diese Liste unterscheidet sich je nach dem verwendeten Programm. Zur Zuordnung markieren Sie einen Eintrag und klicken auf Zuweisen. Das schon bekannte Dialogfeld Makro-Selektor wird geöffnet, über das Sie ein Makro auswählen können. Nach der Bestätigung wird das Makro unter Zugewiesenes Makro in der Liste angezeigt. Um eine Zuweisung aufzuheben, markieren Sie die Zeile in der Liste und klicken auf Entfernen.

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Abbildung 25.13: Sie können Ereignisse und Makros verknüpfen

Geben Sie unter Speichern in auf jeden Fall an, ob die Symbolleiste für das aktuell geöffnete Dokument oder in OpenOffice.org allgemein zur Verfügung stehen soll.

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Stichwortverzeichnis Symbole =, >, (Vergleichsoperatoren) 448

Numerisch 1:1-Beziehung 457 1:n-Beziehung 458 1000er-Trennzeichen (Format) 326

A Abfallend sortieren (Schaltfläche) 259 Abfrage 402, 440 Ansichten 444 Assistenten 458 Auswahl 446 Auswertungen 452 Beziehungen zwischen Tabellen 455 Daten sortieren 447 Eindeutige Werte 447 erstellen 440 Feld umbenennen 447 Felder übernehmen 443 Feldinhalte berechnen 451 filtern 448 Parameter 450 speichern 446 SQL 445 Abfrage ausführen (Schaltfläche) 442 Abfrage löschen (Schaltfläche) 442 Abfrageassistenten 458 ABS (Funktion) 296 Absatz Abstand 136 formatieren 135 Absatzeinzug 136 Absatzformat 124

Absatzmarke (nicht druckbares Zeichen) 97 Absatzvorlagen (Schaltfläche) 160 Absender (Feldbefehl) 175 Absolute Bezüge 313 Absolutwert 296 Absteigend sortieren (Schaltfläche) 405, 430, 435, 507 Achsen 393 Achsenbeschriftung 387 Achsentitel ein/aus (Schaltfläche) 385 Ähnlichkeitssuche 110 Aktion (Eigenschaft) 487 Aktivierungsreihenfolge 500 Aktivierungsreihenfolge (Eigenschaft) 485 Aktivierungsreihenfolge (Schaltfläche) 472 Aktualisieren (Schaltfläche) 216, 430, 507 Aktuelle Seitenvorlage (Anzeige in Statusleiste) 90 Aktuellen Datensatz speichern (Schaltfläche) 430 Aktuellen Index löschen 418 speichern 418 umbenennen 418 zurücksetzen 418 Aliasname (Schaltfläche) 443 Am Raster fangen (Schaltfläche) 472 Änderungen akzeptieren 212 aufzeichnen 211 Markierungsart 212 nachverfolgen 211 verwerfen 212 Anfang (Schaltfläche) 274 Anführungszeichen 104 Angezeigten Überschriftenebenen (Schaltfläche) 94

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Anker Text (Schaltfläche) 94 Anordnen, eingefügte Objekte 596 Ansicht Ganzer Bildschirm 43 Presentations 530 Ansichten (Schaltfläche) 61 Anwendungsfenster 33 ANZAHL (Funktion) 300 Anzahl der Zeilen (Eigenschaft) 489 Arbeitsmappe 259 Arbeitsplatz (Speicherort) 60 Argument (Funktion) 294 Art des Listeninhalts (Eigenschaft) 489 Assistent 79 zur Eingabe von Funktionen 294 Assistenten an/aus (Schaltfläche) 477 Assistenten ein/aus (Schaltfläche) 481 Aufklappbar (Eigenschaft) 489 Aufklappen (Eigenschaft) 492 Aufsteigend sortieren (Schaltfläche) 259, 404, 430, 435, 507 Aufzählungsliste 143 Aufzählungsliste an/aus (Schaltfläche) 145 Aufzählungszeichen 142 Aufzählungszeichen (Schaltfläche) 125 Aus Datei (Schaltfläche) 201 Ausblenden Spalte 334 Zeile 334 Ausfüllen 310 AutoAusfüllen 310 Datenreihen 312 Ausrichtung 138, 323 Ausrichtung (Eigenschaft) 492, 504 Ausrichtung (Schaltfläche) 472 Ausschneiden 309 Ausschneiden (Schaltfläche) 40, 46 Auswahl (Schaltfläche) 471, 476 Auswahlabfrage 440, 446 Auswahlbox an-/ausschalten (Schaltfläche) 94

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Auswahlmodus (Anzeige in Statusleiste) 90 Auszeichnungen 150 AutoAusfüllen 310 AutoBerechnen 290 AutoEingabe 278 AutoFilter 360, 434, 510 benutzerdefinierter 362 AutoFilter (Schaltfläche) 430, 434, 507 AutoFormat 321 Tabelle 191 AutoFormat (Schaltfläche) 181, 385 AutoGliederung 350 AutoKorrektur 100 Ausnahmen 102 Optionen 101 Typografische Anführungszeichen 104 Wortergänzung 103 Automatisch füllen (Eigenschaft) 489 Automatisch prüfen (Schaltfläche) 40 Automatischer Kontrollelement-Fokus (Schaltfläche) 472 Autor (Feldbefehl) 175 Autor, Informationen zum 16 AutoSumme 297 AutoText 177 Auto-Wert 429 Autowert 416

B Balkendiagramm 380 Barwert 299 BASE 398 Abfragen 440 Berichte 516 Datenansicht 412 Datenbank erstellen 399 Datenbank öffnen 401 Datenbankfenster 401 Entwurfsansicht 412 Formulare 465 Tabellen 412


Bearbeiten (Schaltfläche) 216, 405 Bearbeitungsleiste 275 Beenden Programm 54 Befehl arbeiten mit 35 rückgängig machen 44 wiederherstellen 45 Benutzerwörterbuch 115 Berechnen AutoBerechnen 290 Berechnung 289, 451 Bereich benennen 306 einfügen 284 löschen 285 markieren 270 schützen 331 Bericht 402, 516 Assistent 516 Datenansicht 521 dynamischer 521 Entwurf 519 Layout 518 statischer 521 Beschreibung (Feldname) 413 Beschriftungsfeld 480 Beschriftungsfeld (Eigenschaft) 485 Beschriftungsfeld (Schaltfläche) 477 Bestätigen Eingabe 276 Bezug 291, 313 absoluter 313 Eingabe 314 gemischter 313 relativer 313 Bild aus Datei 194 einfügen 194 Graustufen 201 schwarzweiß 201

Skalierung 200 Zuschneiden 200 Bild (Datentyp) 414 Bild (Feldtyp) 432 Bildlaufleiste 260, 492 Bildlaufleiste (Schaltfläche) 490 Bildschirmelemente 33, 258 Presentations 529 Blätter 262 einfügen 265 gemeinsames bearbeiten 264 kopieren 266 löschen 266 mehrere markieren 264 navigieren zwischen 262 organisieren 265 teilen 268 verschieben 266 Blattregister 262 Blinkend 150 Blocksatz 324 Blocksatz (Schaltfläche) 42 Bruch Eingabe 280 Bruch (Format) 327 BW (Funktion) 299

C CALC 257 Berechnungen durchführen 289 Bildschirmelemente 258 Daten eingeben 276 Dokumentbereich 259 Eingabemodi 273 formatieren 319 Programmoberfläche 258 Symbolleiste 259 CALC-Diagramm einfügen 204 CALC-Tabelle einfügen 203

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CD-ROM (Hinweise dazu) 15 COS (Funktion) 296

D Datei suchen 69 Datei bearbeiten (Schaltfläche) 40, 442 Datei direkt drucken (Schaltfläche) 40 Dateiauswahl (Schaltfläche) 490 Dateiformat 64 Dateiname 63, 64 Dateiname (Feldbefehl) 175 Dateiname (Schaltfläche) 342 Daten anhängen 406 eingeben 275, 428, 431, 506 konsolidieren 348 kopieren 309 korrigieren 275, 276, 433, 506, 508 speichern 432 verschieben 309 zusammenfassen 348 Daten bearbeiten (Schaltfläche) 430 Daten in Reihen (Schaltfläche) 385 Daten in Spalten (Schaltfläche) 385 Datenbank Aufgaben 403 öffnen 401 Optionen festlegen 398, 408 Verbindung aufbauen 401 Datenbankfenster 401, 412 Datenbankobjekt erstellen 403 kopieren 405 Datenbankobjekt öffnen (Schaltfläche) 405 Datenbereich (Schaltfläche) 274 Datenblattansicht 428 Datenquelle als Tabelle (Schaltfläche) 507 Datenquellen (Schaltfläche) 41 Datenreihen ausfüllen 312

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Datensatz bearbeiten 433 filtern 433 löschen 433 sortieren 435, 513 wählen 506 Datensatz löschen (Schaltfläche) 507 Datensatz speichern (Schaltfläche) 507 Datensatz suchen (Schaltfläche) 430 Datensatznummer (Schaltfläche) 506 Datentypen 414 Datum 300 Datum (Datentyp) 414 Datum (Feldbefehl) 175 Datum (Format) 327 DATUM (Funktion) 300 Datum (Schaltfläche) 342 Datums- und Uhrzeitangabe 281 Datumsfeld 492 Datumsfeld (Schaltfläche) 490 Datumsformat (Eigenschaft) 505 Defaultwert 416 Design-Ansicht ein-/ausschalten (Schaltfläche) 442 Desktop (Speicherort) 60 Dezimalstelle 320 Dezimalzahlen 279 Dia drucken 575 Ebenen 535 Eigenschaften 565 hinzufügen, kopieren, löschen 541 Diagramm 375 Achsen 393 Achsenbeschriftungen 387 Assistent 377 bearbeiten 384 Beschriftung 378 Beschriftungen formatieren 392 Datenreihen formatieren 389 erstellen 376


Gitternetzlinien 393 Größe ändern 383 Hintergrundfläche 388 löschen 396 Position ändern 383 Titel 387 Titel und Achsenbezeichnungen 382 Typ 378 Typ ändern 386 Variante zum Typ 381 verfeinern 387 Diagramm einfügen (Schaltfläche) 259 Diagramm neu anordnen (Schaltfläche) 385 Diagrammtyp (Schaltfläche) 385 Dialogfeld 35, 36 Elemente 37 Diasortierer 562 Diaübergänge 566 Digitale Signatur 83 Direktes Exportieren als PDF (Schaltfläche) 40 Direkthilfe 53 DM (Funktion) 300 Dokument 56 drucken 619 Globaldokument 215 Index generieren 220 neues erstellen 56 öffnen 66 Optionen zur Verwaltung 84 schließen 66 speichern 58 überarbeiten 210 Unterdokument 215 zuletzt benutztes 67 Dokument als E-Mail (Schaltfläche) 40 Dokumente vergleichen 72 zusammenführen 72 Dokumenteigenschaften 80 Dokumenteigenschaften (Schaltfläche) 75

Dokumentveränderung (Anzeige in Statusleiste) 90 Dokumentvorlage 73 Dokumentvorlage (Feldbefehl) 175 Dragmodus (Schaltfläche) 93, 274 Drehfeld 491 Drehfeld (Eigenschaft) 492 Drehfeld (Schaltfläche) 490 Dreifacher Status (Eigenschaft) 486 Druckbereich 344 Drucken 619 Kopf- und Fußzeile 340 Seite einrichten 339 Seitenansicht 616 Seitenumbruch 346 Tabelle 343, 436 Drucken (Eigenschaft) 485 Drucken (Schaltfläche) 75 Druckformat 339 Durchlauf (Schaltfläche) 157 Durchstreichung (Schrifteffekt) 150

E Ebene hoch (Schaltfläche) 94 Ebene senken (Schaltfläche) 94 Eigene Dateien (Ordner) 401 Eigene Dateien (Speicherort) 60, 62 Eigenschaften Dokument 80 Ein Verzeichnis hoch (Schaltfläche) 75 Einblenden Spalte 334 Zeile 334 Eindeutige Werte 447 Eindeutige Werte (Schaltfläche) 443, 447 Eine Ebene hoch (Schaltfläche) 145 Eine Ebene nach oben (Schaltfläche) 61 Eine Ebene runter (Schaltfläche) 145 Einfügemarke 89 Einfügemarke positionieren 91 Einfügemodus (Anzeige in Statusleiste) 90

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Einfügen Inhalte 315 Zellen und Bereiche 284 Einfügen (Schaltfläche) 40, 46, 216, 404 Eingabe 275 AutoEingabe 278 bestätigen 276 Bezüge 314 Daten 275 Datums- und Uhrzeitangaben 281 falsche Anzeige 280 Formeln 291 Formular 508 kopieren 309 korrigieren 276 logische Konstante 282 Modus 273 Taste zum Bestätigen der 276 Texte 277 verschieben 309 verwerfen 276 Eingabemodi 273 Eintrag ohne Nummer einfügen (Schaltfläche) 145 Einzug 136 Einzug erhöhen (Schaltfläche) 125 Einzug verkleinern (Schaltfläche) 125 Ellipse (Schaltfläche) 587 Ellipse zeichnen 589 Ende (Schaltfläche) 274 Entwurfsmodus an/aus (Schaltfläche) 471, 476 Ereignisbehandlung 496 Ereignisse (Schaltfläche) 246 Erhaben (Schrifteffekt) 150 Err (Fehlermeldung) 301 Ersetzen 109, 113, 316 ERSETZEN (Funktion) 300 Erster (Schaltfläche) 233 Erster Datensatz (Schaltfläche) 506 Erstinstallation 20

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Erstzeileneinzug 137 Erweiterungsmodus 273 EXP (Funktion) 296 Exponentialfunktion 296

F Falsche Anzeige 280 Farbe (Schaltfläche) 201 Fehlermeldung 301 Feld Autowert 416 berechnen 451 Datentypen 414 Defaultwert 416 definieren 412 Eigenschaften 415 Index 417 Länge 416 Nachkommastellen 416 Primärschlüssel 419 Primärschlüssel setzen 417 umbenennen 447 Feld hinzufügen (Schaltfläche) 472 Feldbefehl 173 Feldname 413 Feldtyp 413 Fenster 43 Bereiche fixieren 269 Fett (Format) 550 Fett (Schaltfläche) 42 Filter 360 AutoFilter 360 Spezialfilter 363 Filter (Schaltfläche) 201 Filter anwenden (Schaltfläche) 430, 434, 507 Filter entfernen (Schaltfläche) 507 Filter/Sortierung entfernen (Schaltfläche) 430, 434


Filtern 360, 433, 448 AutoFilter 360 Spezialfilter 363 Filternavigation (Schaltfläche) 512 Filter-Navigator 512 Fixieren, Bereiche 269 Flächendiagramm 380 Fontwork 196 Objekt erstellen 197 Objekt formatieren 198 Fontwork-Ausrichtung (Schaltfläche) 199 Fontwork-Buchstaben in gleicher Höhe (Schaltfläche) 199 Fontwork-Form (Schaltfläche) 198 Fontwork-Gallery (Schaltfläche) 198 Fontwork-Zeichenabstand (Schaltfläche) 199 Form 590 erstellen 590 formatieren 199 Format benutzerdefiniertes 328 ersetzen 113 Symbolleiste 125 übertragen 166 Format übertragen (Schaltfläche) 41 Formatieren Absatz 135 Aufzählungszeichen 142 Ausrichtung 323 AutoFormat 321 Beschriftungen im Diagramm 392 Datenreihen im Diagramm 389 Form 199 Formatvorlagen 158 Grafik 199 Grundlagen 125 Nummerierung 142 Papierformat 127, 577 Rahmen 152 Schrift 322 Seite 126

Seitenumbruch 168 Silbentrennung 166 Spalten 131, 333 Stil 158 Tabelle 191 Tabulator 139 Textverarbeitung 124 Webseite 240 Zahlenformate 326 Zeichen 148 Zeilen 333 Zellen 322 Formatiertes Feld 487 Formatiertes Feld (Schaltfläche) 477 Formatierung, bedingte 335 Format-Symbolleiste 320 Formatvorlage 158, 337 ändern 339 erstellen 338 Tabellen 192 zuweisen 337 Formatvorlage (Schaltfläche) 125 Formatvorlagen und Formatierung (Schaltfläche) 125 Formel 205 Berechnungsstrukturen verfolgen 304 Eingabe durch Zeigen 293 eingeben 291 korrigieren 293 Matrix 353 Überwachung 303 Formular 402, 466 Abfrage binden 474 arbeiten darin 505 Assistent 466 erstellen 466 formatieren 501 Hintergrund 501 manuell anlegen 470 Subformular 467 Tabelle binden 474 Formular (Schaltfläche) 405, 471, 476

651


Formularbasierenden Filter anwenden (Schaltfläche) 512 Formularbasierender Filter 511 Formularentwurf (Schaltfläche) 477 Formular-Navigator 473, 495 Formular-Navigator (Schaltfläche) 471 Frame 241 Frameseite 241 erstellen 242 Führende Nullen 327 Funktion AutoSumme 297 Datum 300 eingeben 294 Finanz 299 logische 297, 298 mathematisch 296 Statistik 300 Strukturen 305 Text 300 trigonometrisch 296 verschachteln 301 Zeit 300 Funktionen (Schaltfläche) 443 Funktions-Assistent 294 Fußnote 133 Fußzeile 132, 172, 340 Fußzeile (Schaltfläche) 94

G Gallery 195 Gallery (Schaltfläche) 41 Ganz nach hinten (Schaltfläche) 158 Ganz nach vorn (Schaltfläche) 158 Ganzer Bildschirm 43 Ganzzahl 296 GANZZAHL (Funktion) 296 Gebundenes Feld (Eigenschaft) 489 Gehe zu (Befehl) 273 Gemischte Bezüge 313 Gießkannenmodus (Schaltfläche) 160, 338

652

Gitter horizontal ein/aus (Schaltfläche) 385 Gitter vertikal ein/aus (Schaltfläche) 385 Gitternetzlinien 393, 396 GLÄTTEN (Funktion) 300 Gliederung 144 AutoGliederung 350 benutzerdefinierte 352 Ebenen ein- und ausblenden 351 importieren 549 Tabelle 350 Globaldokument 215 arbeiten damit 217 erstellen 215 Grafik 172 einfügen 193 formatieren 199 Grafik (Eigenschaft) 492 Grafikmodus (Schaltfläche) 201 Grafische Schaltfläche 492 Grafische Schaltfläche (Schaltfläche) 490 Grafisches Kontrollfeld 492 Grafisches Kontrollfeld (Schaltfläche) 490 Große Änderung (Eigenschaft) 492 Gruppieren, eingefügte Objekte 596 Gruppierungsrahmen 493 Gruppierungsrahmen (Schaltfläche) 491

H HEUTE (Funktion) 300 Hilfe 49 Online 53 Hilfetext (Eigenschaft) 486 Hilfslinien beim Verschieben (Schaltfläche) 472 Hintergrund 128, 142, 329 einfärben 553 Hintergrundebene 535 Hintergrundfarbe (Eigenschaft) 504 Hintergrundfarbe (Schaltfläche) 158, 180 Hintergrundfläche (Diagramm) 388 Hinzufügemodus 273


Horizontal spiegeln (Schaltfläche) 201 Hyperlink 245 zu aktuellem Dokument 247 zu Datei 246 zu E-Mail-Adresse 248 zu neuem Dokument 247 zu Webseite 246 Hyperlink (Schaltfläche) 41 Hyperlinks bearbeiten oder aktivieren (Anzeige in Statusleiste) 90

I IKV (Funktion) 299 Im Entwurfsmodus öffnen (Schaltfläche) 472 Index 220, 417 Eindeutig 419 Eintrag erstellen 221 Inhalte einfügen 315 löschen 285 Inhalte (Schaltfläche) 274 Inhalte mitspeichern (Schaltfläche) 216 Inhaltsansicht umschalten (Schaltfläche) 94 Inhaltsverzeichnis 223 Initial 141 Installation Erstinstallation 20 Setupprogramm 18 Wartung 25 Intervall (Eigenschaft) 491

J Ja/Nein (Datentyp) 414 Ja/Nein (Feldtyp) 432 JAHR 300 Java 25 JETZT (Funktion) 300 JOIN 456

K Kachel 129 Kapitel (Feldbefehl) 175 Kapitel hinunter (Schaltfläche) 94 Kapitel hoch (Schaltfläche) 94 Kask. Löschen 428 Kennwort 65 Kleine Änderung (Eigenschaft) 492 Kombinationsfeld 482, 489 Kombinationsfeld (Schaltfläche) 477 Kommentar 213 einfügen 214 Konkordanzdatei 226 Konsolidieren 348 Kontextmenü 36 Kontrollfeld (Schaltfläche) 471, 476 Kopfzeile 132, 172, 340 Kopfzeile (Schaltfläche) 94 Kopieren 46 Blätter 266 Daten 309 Text 108 Kopieren (Schaltfläche) 40, 46, 404 Korrektur 98 AutoKorrektur 100 Rechtschreibprüfung 116 Korrigieren Eingaben 275, 276 Formeln 293 Kosinus 296 Kreis zeichnen 589 Kreisdiagramm 376, 380 explodierend 380 Kursdiagramm 381 Kursiv (Format) 550 Kursiv (Schaltfläche) 42

L Länge 416 Laufweite (Schrifteffekt) 152

653


Layoutebene 535 Leere Zeichenfolge ist NULL (Eigenschaft) 487 Leerzeichen (nicht druckbares Zeichen) 97 Legende ein/aus (Schaltfläche) 385 Letzter (Schaltfläche) 233 Letzter Datensatz (Schaltfläche) 506 Lineal 126 Linguistikdateien 113 Linie (Schaltfläche) 587 Linie mit Pfeilende (Schaltfläche) 587 Linie zeichnen 589 Liniendiagramm 380 gestapelt 380 mit Punkten 380 normiert 380 Linienstil (Schaltfläche) 158, 180 Linksbündig (Ausrichtung) 323, 550 Linksbündig (Schaltfläche) 42 Liste erstellen 359 Listenfeld 481, 489 Listenfeld (Schaltfläche) 477 Listenformatvorlagen (Schaltfläche) 160 LN (Funktion) 296 LOG10 (Funktion) 296 Logarithmus 296 Logische Konstante 282 Löschen Bereich 285 Blatt 266 Diagramm 396 Zeichen 98 Zellbereich 286 Zelle 285 Zellinhalte 285 Löschen (Schaltfläche) 216, 405

M Makro ausführen 632

654

erstellen 630 Name 631 Markieren 105, 270 Tabellenelemente 185 Text 105 über das Namensfeld 272 über die Maus 270 über die Tastatur 271 Markierfeld 486 Markierfeld (Schaltfläche) 476 Maskiertes Feld (Schaltfläche) 490 Maßstab (Anzeige in Statusleiste) 90 Maßstab (Schaltfläche) 41, 45 Master erstellen 552 Matrixformeln 353 MAX (Funktion) 300 Max. Bildlaufwert (Eigenschaft) 492 Max. Datum (Eigenschaft) 492 Max. Textlänge (Eigenschaft) 485 Max. Wert (Eigenschaft) 493 Maximum 300 Mehrfachoperationen 353 Mehrfachselektion (Eigenschaft) 489 Menü 35 Kontextmenü 36 Menübefehl abgeblendeter 35 arbeiten mit 35 Menüleiste 34, 35 Merker setzen (Schaltfläche) 94 MIN (Funktion) 300 Min. Bildlaufwert (Eigenschaft) 492 Min. Datum (Eigenschaft) 492 Min. Wert (Eigenschaft) 493 Minimum 300 Minuszeichen 279 Mit Unterpunkten hoch (Schaltfläche) 145 Mit Unterpunkten nach oben schieben (Schaltfläche) 145


Mit Unterpunkten nach unten schieben (Schaltfläche) 145 Mit Unterpunkten runter (Schaltfläche) 145 Mitte (Schaltfläche) 157, 181 Mittelwert 300 Mittelwert (Auswertungsfunktion) 452 MITTELWERT (Funktion) 300 MONAT (Funktion) 300

N Nach oben schieben (Schaltfläche) 145 Nach oben verschieben (Schaltfläche) 216 Nach unten schieben (Schaltfläche) 145 Nach unten verschieben (Schaltfläche) 216 Nachkommastellen 416 Nachkommastellen (Eigenschaft) 504 Nächste 93 Nächste (Schaltfläche) 91 Nächster (Schaltfläche) 233 Nächster Datensatz (Schaltfläche) 506 Name 306 als Bezug 309 anzeigen 308 einfügen 306 übernehmen 307 verwenden 308 zum Markieren verwenden 308 Name (Eigenschaft) 485 Namenserweiterung 64 Namensfeld 272, 308 Navigation (Schaltfläche) 91, 93, 95 Navigationsleiste (Schaltfläche) 491 Navigator 92, 215 Navigator (Schaltfläche) 41 Navigieren im Formular 507 Netzdiagramm 381 Netzwerkumgebung (Speicherort) 60 Neu (Schaltfläche) 40, 56 Neue Relation 426 Neue Vorlage (Schaltfläche) 160

Neue Vorlage aus Selektion (Schaltfläche) 338 Neuen Ordner erstellen (Schaltfläche) 61 Neuer Datensatz (Schaltfläche) 507 Neuer Index 418 Neuheiten der Version 2.0 13 NICHT (Funktion) 297 Nicht druckbare Zeichen 97 Notizen 575 Numerisches Feld 493 Nummerierte Liste 143 Nummerierung 142 Nummerierung (Schaltfläche) 125 Nummerierung an/aus (Schaltfläche) 145 Nummerierung aus (Schaltfläche) 145 Nummerierung neue beginnen (Schaltfläche) 145 Nummerierung und Aufzählungszeichen (Schaltfläche) 145 Nur lesen (Eigenschaft) 485

O Oben (Schaltfläche) 157, 181 Objekt 172 einfügen 201 ODER (Funktion) 298 ODER (Verknüpfung) 450 Öffnen Datenbank 401 Dokument 66, 67 Tabelle 429 Öffnen (Schaltfläche) 40, 56 Online-Hilfe 53 OpenOffice.org BASE 398 Bildschirmelemente 33 CALC 257 Neuheiten der Version 2.0 13 Programmeinstellungen 47 Programmhilfen 49 Programmoberflächen 29

655


Programmstart 30 Programmzusätze 22 Schnellstarter 32 WRITER 87 Operatoren arithmetische 453 logisch 299 Optimieren (Schaltfläche) 181 Optimierung 357 Optionen Datenbank 398, 408 Pivot-Tabelle 372 Sortieren 366 Optionsfeld 488 Optionsfeld (Schaltfläche) 477

Programm beenden 54 starten 30 Programmeinstellungen 47 Programmhilfen 49 Direkthilfe 53 Index 52 Inhaltsverzeichnis 50 Suchen darin 52 Programmleiste 34 Programmoberfläche 29, 258 Programmwartung 25 Programmzusätze 22 Prozent (Format) 327 Prozentformat 280 Punkt (Maßeinheit) 148

P Paarweises Kerning (Schrifteffekt) 152 Papierformat 127, 577 Papierzufuhr 128 Parameterabfrage 450 PI 296 Pivot-Tabelle 369 erstellen 370 Optionen 372 Platzhalter 449 Position (Schrifteffekt) 151 Position und Größe (Schaltfläche) 472 Potenz 296, 297 POTENZ (Funktion) 296 Präsentation Diaübergänge 566 erstellen 524 Steuerung und Ablauf 572 verwalten 524 zielgruppenorientierte 564 Presentations Ansichten 530 Bildschirmelemente 529 Ebenen 535 Primärschlüssel 417, 419

656

Q Quadratwurzel 296

R Rahmen 152 einfügen 156 Typ 152 Umlauf 154 Zusätze 155 Rahmen (Eigenschaft) 504 Rahmen Eigenschaften (Schaltfläche) 158 Rahmenlinienfarbe (Schaltfläche) 158, 180 Rahmenvorlagen 160 Raster sichtbar (Schaltfläche) 472 Rechteck (Schaltfläche) 587 Rechteck zeichnen 589 Rechtsbündig (Ausrichtung) 323, 550 Rechtsbündig (Schaltfläche) 42 Rechtschreibprüfung 116 Optionen 118 Rechtschreibung 23 Rechtschreibung (Schaltfläche) 40 Referenz 218 Index und Verzeichnisse 220


Verweis eingeben 219 Ziel markieren 218 Referenzwert aus (Eigenschaft) 486, 489 Referenzwert ein (Eigenschaft) 486, 489 Registerlasche 262 Relative Bezüge 313 Relief (Schrifteffekt) 150 REST 296 Rest einer Division 296 Ringdiagramm 376, 381 RMZ (Funktion) 299 Rotation (Schrifteffekt) 151 Rückgängig (Schaltfläche) 41, 44, 430, 507 Rückgängig machen Aktionen 44 Eingabe 276

S Säulendiagramm 379 gestapelt 379 normiert 379 Scanner, Bild einfügen von 194 Schaltfläche 487 Schaltfläche (Schaltfläche) 477 Schatten (Schrifteffekt) 150 Schließen Dokument 66 Schnellstarter 32 Schrift 322 Schrift (Eigenschaft) 504 Schriftart 148, 322, 550 Schrifteffekt 149 Schriftfarbe 150 Schriftfarbe (Schaltfläche) 125 Schriftgrad 148 Schriftgröße 148, 322, 550 Schriftgröße (Schaltfläche) 42 Schriftname (Schaltfläche) 42 Schriftschnitt 148 Schriftstil 322

Schutz Bereiche 331 Schutzfunktionen 330 Seite (Feldbefehl) 175 Seite (Schaltfläche) 342 Seite einrichten 126, 339 Seiten (Schaltfläche) 342 Seitenansicht 616 Seitenansicht (Schaltfläche) 40 Seitenansicht-Symbolleiste 617 Seiteneinstellungen 127 Seitenformat 124, 127 Seitennummer (Anzeige in Statusleiste) 90 Seitennummer (Schaltfläche) 93 Seitenränder 128 Seitenumbruch 168, 346 Seitenumbruch-Vorschau 345 Seitenumlauf (Schaltfläche) 157 Seitenvorlagen (Schaltfläche) 160, 338 Senden an 626 Serienbrief-Assistent 228 Seriendokument 227 Setupprogramm 18 Silbentrennung 23, 166 automatische 167 SIN (Funktion) 296 Sinus 294, 296 Skalieren (Eigenschaft) 492 Skalierung 200 Software beschaffen 18 Sonderzeichen einfügen 176 Sortieren 192, 365, 510, 513 Abfrage 447 Optionen 366 Sortieren (Schaltfläche) 181, 259, 507 Sortierung (Schaltfläche) 430, 435 Spalte 131, 260 ausblenden 334 einblenden 334 formatieren 333 Spalte einfügen (Schaltfläche) 181

657


Spalte löschen (Schaltfläche) 181 Spaltenbreite (Tabellen) 185 Spaltenkopf 271 Speichern 426 Daten 432 Dokument 58 erneut 65 zusätzliche Optionen 65 Speichern (Schaltfläche) 40, 56, 58, 442 Spezialfilter 363 Sprache 148 Sprachfunktionen 113 Sprachmodule 114 Sprungziel im Dokument (Schaltfläche) 246 Spur zum Fehler 305 zum Nachfolger 304 zum Vorgänger 305 SQL-Ansicht 445 STABWN (Funktion) 300 Standardabweichung 300 Standardbefehle 44 Standarddatum (Eigenschaft) 492 Standardfilter 434 Standardfilter (Schaltfläche) 430, 434 Standardschaltfläche (Eigenschaft) 488 Standardselektion (Eigenschaft) 489 Standardstatus (Eigenschaft) 489 Standard-Symbolleiste 259 Standardwert 486 Standardwert (Eigenschaft) 493 Standardzeit (Eigenschaft) 493 Start-Menü 31 Statistik (Feldbefehl) 175 Statistische Auswertung 452 Statusleiste CALC 261 WRITER 89 Steuerelement 476 binden 479 editieren 501

658

Eigenschaften 483 Größe ändern 503 verschieben 503 Steuerzeichen (Schaltfläche) 41, 89 Stichwortverzeichnis 220, 224 Stil 158 bearbeiten 165 definieren 161 organisieren 165 zuweisen 159 Suchen 109, 316 Attribute 112 Dateien 69 Format 112 Optionen 110 Platzhalter 111 Suchen & Ersetzen (Schaltfläche) 41 Suchen (Schaltfläche) 506 Summe 296 SUMME (Funktion) 296, 297 Summe (Schaltfläche) 181 Symbol einfügen 176 voranstellen 493 Symbolleiste 34, 37 Abfrageentwurf 443 ändern 640 anzeigen 39 Bild 201 Design 442 Foliensortiertisch 563 Fontwork 198, 199 Format 41, 125, 259, 320, 384 Formularentwurf 470 Formular-Filter 511 Formular-Navigation 506 Formular-Steuerelemente 476 Linie und Füllung 593 Makro aufzeichnen 630 Master Ansicht 552, 584 Navigation 93, 95


Nummerierung und Aufzählungszeichen 144 Outline 548 Rahmen 157, 158 Seitenansicht 617 Standard 39, 89, 259, 405, 426 Tabellen 405 Tabellen und Rahmen 180 Tabellendatenansicht 430 Text Format 545 Verbinder 600 Weitere Steuerelemente 491 Werkzeuge 605 Zeichnen 193, 196, 587 Systemanforderungen 18 Szenarien (Schaltfläche) 274 Szenario 355

T Tabelle 179, 260, 262, 402, 412 anlegen 412 Assistent 421 aus Text erstellen 183 AutoFilter 434 AutoFormat 191 bearbeiten 185 Beziehungen 425 Daten eingeben 428, 431 Daten korrigieren 433 Daten speichern 432 Datensätze bearbeiten 433 Datentypen 414 definieren 412 drucken 343, 436 editieren 420 Eigenschaften 188 Eingaben darin 184 Elemente markieren 185 Entwurf speichern 417 erstellen 182 Feldeigenschaften 415

Felder definieren 412 Feldtyp 413 formatieren 191, 319 gliedern 350 hinzufügen 426 in Text umwandeln 184 Index 417 Kask. Löschen 428 öffnen 429 Primärschlüssel 419 Schutz 330 sortieren 192 Spalten darin 190 Spalten einfügen 187 Spalten löschen 187 Spaltenbreite 185 Standardfilter 434 Update-Optionen 427 Werkzeuge 180 Zeilen einfügen 187 Zeilen löschen 187 Zeilenhöhe 185 Zellen einfügen 187 Zellen löschen 187 Zellen teilen 187 Zellen verbinden 187 Tabelle (Schaltfläche) 41, 89, 180 Tabelle hinzufügen (Schaltfläche) 443 Tabellen und Rahmen-Symbolleiste 180 Tabellenassistent 458 Tabelleneigenschaften (Schaltfläche) 181 Tabellenformatvorlage 192 Tabellenkalkulation 257 Tabellenkontrollfeld (Schaltfläche) 491 Tabellenname (Schaltfläche) 342, 443 Tabstop (Eigenschaft) 485 Tabstopp 139 Symbole im Lineal 140 Tabulatorsprung (nicht druckbares Zeichen) 97 TAG (Funktion) 300

659


TAN (Funktion) 296 Tangens 296 Tastenkombinationen Feld wechseln 432 Kombinationsfeld 508 Kontrollkästchen 508 Kontrollkästchen ändern 432 Navigation 507 Optionsfeld 508 spezielle Eingaben 508 zum Löschen 99 zum Markieren 107 Tausendertrennzeichen 326 Tausender-Trennzeichen (Eigenschaft) 505 Teilen, Blätter 268 Teilergebnisse 367 Teilsummen 367 Text automatisierte Eingabe 99 bearbeiten 105 eingeben 96 eingeben (Presentations) 542, 546 ersetzen 109, 113 formatieren 123 formatieren (Presentations) 549 in Gliederung 546 in Tabelle umwandeln 183 kopieren 108 korrigieren 98 löschen 98 markieren 105 markieren (Presentations) 547 sortieren 192 Suchen 109 überschreiben 99 verschieben 108 Text (Schaltfläche) 588 Textattribute (Schaltfläche) 342 Textausdehnung nur innerhalb der Zelle (Schaltfläche) 325

660

von oberer Zellkante aus (Schaltfläche) 325 von unterer Zellkante aus (Schaltfläche) 325 Textbaustein 177 anlegen 177 einfügen 178 Texteingaben 277 Textfeld 479 Textfeld (Schaltfläche) 477 Textfluss 189 Textmarke 178 Textskalierung (Schaltfläche) 385 Texttyp (Eigenschaft) 486 Textverarbeitung 87 Thesaurus 23, 119 Titel (Diagramm) 387 Titel (Eigenschaft) 493 Titel ein/aus (Schaltfläche) 385 Titelleiste 33 Transparenz (Schaltfläche) 201 Typografische Anführungszeichen 104

U Überarbeitungsfunktionen 210 Überschreibmodus 99 Übertragen, Format 166 Übertragen, Format (Schaltfläche) 41 Uhrzeit 175 Uhrzeit (Format) 327 Uhrzeit (Schaltfläche) 342 Umbenennen (Schaltfläche) 405 Umbruch Tastenkombinationen 325 Umlauf aus (Schaltfläche) 157 Umrandung 130, 142, 329 Umrandung (Schaltfläche) 158, 180 Umrandungsfarbe (Eigenschaft) 504 Umschalten (Eigenschaft) 488 Umschalten (Schaltfläche) 216, 274 Umschaltfläche (Steuerelement) 487


Unbenannt (Dokumentenname) 57 UND (Funktion) 298 UND (Verknüpfung) 450 Unten (Schaltfläche) 157, 181 Unterdokument 215 arbeiten damit 217 einfügen 216 Unterformular (Steuerelement) 493 Unterstreichung 150 Unterstrichen (Format) 550 Unterstrichen (Schaltfläche) 42 Update-Optionen 427

V Varianz 300 VARIANZ (Funktion) 300 Verankerung wechseln (Schaltfläche) 158, 472 Vergleichen und zusammenführen, Dokumente 72 Vergleichsoperatoren 448 Vergrößerungsmaßstab 45 Verketten (Schaltfläche) 158 Verkettung lösen (Schaltfläche) 158 Verknüpfen (Texte) 453 Verknüpfen nach (Eigenschaft) 496 Verknüpfen von (Eigenschaft) 496 Verknüpfung zum Programm auf dem Desktop erstellen 33 Versalie 141 Versalien (Schrifteffekt) 150 Verschieben 46 Blätter 266 Daten 309 Text 108 Versenden 626 Version 71 anlegen 71 öffnen 72 vergleichen 72 zusammenführen 213

Versteckt (Schrifteffekt) 150 Vertieft (Schrifteffekt) 150 Vertikal spiegeln (Schaltfläche) 201 Verzeichnis 220 erstellen 222, 227 formatieren 227 Vorherige (Schaltfläche) 91, 93 Vorheriger Datensatz (Schaltfläche) 506 Voriger (Schaltfläche) 233 Vorlage 24, 73 anpassen 76 benutzen 76 eigene erstellen 76 installieren 73 Standard 77 wählen 74 Vorlage aktualisieren (Schaltfläche) 338 Vorlage anwenden (Schaltfläche) 157 Vorschau (Schaltfläche) 75 Vorzeichen 296 VORZEICHEN (Funktion) 296

W Währung (Format) 327 Währungsfeld 493 Währungsfeld (Schaltfläche) 490 Währungsformat 279 Währungssymbol 493 Web-Assistent 250 Webseite 238 erstellen 239 formatieren 240 Frames 241 Hyperlinks einfügen 245 Inhalte eingeben 239 Weitere Steuerelemente 490 Weitere Steuerelemente (Schaltfläche) 477 WENN (Funktion) 297, 298 WERT (Funktion) 300 Werte hervorheben 304 Wie (Ausdruck) 449

661


Wiederherstellen rückgängig gemachte Aktionen 45 Wiederherstellen (Schaltfläche) 41, 45 Wingdings (Schrift) 176 WOCHENTAG (Funktion) 300 Wörter zählen 98 Wörterbuch 22 Wortergänzung 103 WRITER 87 Wurzel 297 WURZEL (Funktion) 296 WWW-Browser (Schaltfläche) 246

X X-Achse 387 XY-Diagramm 380

Y Y-Achse 387

Z Zahl (Format) 327 Zahlenformat 326 Dezimalstelle hinzufügen (Schaltfläche) 320 Dezimalstelle lösche (Schaltfläche)n 320 Prozent (Schaltfläche) 320 Standard (Schaltfläche) 320 Währung (Schaltfläche) 320 Zahlung 299 Zehnerpotenz 280 Zeichen einfügen 99 löschen 98 nicht druckbare 97 überschreiben 99 Zeichen für Passwörter (Eigenschaft) 486 Zeichenfarbe 150 Zeichenfarbe (Schaltfläche) 42

662

Zeichenformat 124 Zeichenformatierung 148 Zeichenfunktionen anzeigen (Schaltfläche) 41 Zeichenhintergrund (Schaltfläche) 42 Zeichenvorlagen (Schaltfläche) 160 Zeichnen-Symbolleiste 587 Zeichnungsobjekt einfaches 589 Formen 590 Größe ändern 590 Position ändern 590 Zeile 260 ausblenden 334 einblenden 334 einfügen 284 formatieren 333 Zeile einfügen (Schaltfläche) 181 Zeile löschen (Schaltfläche) 181 Zeilenabstand 136, 137 Zeilenhöhe (Tabellen) 185 Zeilenkopf 271 Zeilenumbruch 325 Zeit (Datentyp) 414 Zeitfeld 493 Zeitfeld (Schaltfläche) 490 Zelladresse 260 Zelle 260 abhängige 291 Adresse 260 aktive 260 benennen 306 Bezug 291 einfügen 284 formatieren 322 löschen 285 markieren 270 teilen 187 verbinden 187 Zelle teilen (Schaltfläche) 181 Zellen (Tabellen) 179


Zellen verbinden (Schaltfläche) 180, 320 Zellvorlagen (Schaltfläche) 338 Zentriert (Ausrichtung) 323, 550 Zentriert (Schaltfläche) 42 Ziehpunkt 591 Zielgruppenorientierte Präsentation 564 ZINS 299 Zinsfuß 299 Zinssatz 299 Zukunftswert 299

Zuletzt verwendet (Ordner) 70 Zuletzt verwendet (Systemordner) 60 Zurück (Schaltfläche) 61, 75 Zusammenfassen, Daten 348 Zusammenführen, Dokumente 72 Zusatzinformation (Eigenschaft) 486 Zuschneiden 200 ZW (Funktion) 299 ZZR (Funktion) 299

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Copyright Daten, Texte, Design und Grafiken dieses eBooks, sowie die eventuell angebotenen eBook-Zusatzdaten sind urheberrechtlich geschützt. Dieses eBook stellen wir lediglich als persönliche Einzelplatz-Lizenz zur Verfügung! Jede andere Verwendung dieses eBooks oder zugehöriger Materialien und Informationen, einschliesslich •

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OpenOffice.org 2.2 - Die Office-Alternative(de)(ISBN 3827242576)(666s)

22

22

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WAS IST WAS, Band 22: Die Zeit

Уловка-22

Уловка-22

22"

Уловка-22

Catch-22

Уловка-22

Catch-22

Catch-22

Paragraf 22

22 г

Catch-22

Catch-22

Catch-22

22 Nights

Catch-22

Параграф 22

Wife 22

Catch-22

Catch-22

Catch 22

Chapter 22

Catch-22

CATCH-22

oz-22

Hitch-22

Hitch-22

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WAS IST WAS, Band 22: Die Zeit

Уловка-22

Уловка-22

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Catch-22

Уловка-22

Catch-22

Catch-22

Paragraf 22

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Catch-22

Catch-22

Catch-22

22 Nights

Catch-22

Параграф 22

Wife 22

Catch-22

Catch-22

Catch 22

Chapter 22

Catch-22

CATCH-22

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Hitch-22

Hitch-22

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