MS Word 2000 Zweiter Band

Band KAMI PRINT VERLAG 2 Peter Schießl Microsoft Word 2000 ZWEITER BAND Schulungsbuch mit Übungen KAMI P RINT VE...

Author: Schießl Peter

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Band

KAMI PRINT VERLAG

2

Peter Schießl

Microsoft

Word 2000 ZWEITER BAND

Schulungsbuch mit Übungen

KAMI P RINT VERLAG PETER SCHIEßL

MICROSOFT

Word 2000 ZWEITER BAND

SCHULUNGSBUCH MIT ÜBUNGEN

Kami Print Verlag ISBN 3-931857-42-5  Dipl.-Ing. Peter Schießl Ravensburger Ring 21 • 81243 München Alle Rechte vorbehalten. Sowohl die Vervielfältigung einzelner Seiten, die Speicherung auf Datenträgern, als auch jede andere Nutzung z.B. die Verwendung des Buches oder der Übungen bei einem Computerkurs, sofern nicht jeder Teilnehmer das Buch erworben hat, bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch den Autor. Gerichtsstand ist München. Dieses Buch wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch kann weder Verlag noch Autor aufgrund der Vielfalt der Soft- und Hardware irgendeine Haftung für Schäden durch Fehler des Buches oder der beschriebenen Programme übernehmen. Produktänderungen und Korrekturen vorbehalten. Alle erwähnten Namen von Programmen sind überwiegend eingetragene Markenzeichen der jeweiligen Hersteller.

Inhaltsverzeichnis 1. VORWORT............................................. 7 1.1 Die drei Stufen zur Wordheit ....................................... 7 1.2 Über diesen Band...................................................... 8 1.3 Prüfen Sie Ihr Wissen.................................................. 8

2. FORMATVORLAGEN ............................. 9 2.1 Was sind Formatvorlagen ........................................... 9 2.2 Formatvorlagen und Absatz ...................................... 10 2.3 Formatvorlagen zuweisen ......................................... 10 2.4 Formatvorlagen einstellen......................................... 11

3. AUFBAUEN UND AKTUALISIEREN ..... 13 3.1 Formatvorlagen aufbauen ........................................ 13 3.2 Automatisch aktualisieren ......................................... 14

4. WEITERE FORMATVORLAGEN ............ 16 4.1 Eine neue Formatvorlage.......................................... 16 4.2 Existierende Formatvorlagen ..................................... 18 4.3 Rahmen und Linien einrücken ................................... 19

5. BESONDERE FORMATVORLAGEN ...... 20 5.1 Hängender Absatz ................................................... 20 5.2 Numerierter Absatz .................................................. 21 5.3 Beliebiges Aufzählungszeichen .................................. 22

6. DIE SYMBOLLEISTEN EINSTELLEN...... 24 6.1 Neue Symbole ergänzen........................................... 24 6.2 Symbolleiste verschieben .......................................... 25 6.3 Symbolleisten aktivieren............................................ 26

7. DIE WORD-OPTIONEN....................... 27 7.1 Die Ansicht einstellen ............................................... 27 7.1.1 Welche Elemente anzeigen?.......................... 28 7.1.2 Die Formatierungszeichen ............................. 28 7.1.3 Spezielle Ansichtsarten einstellen.................... 29 7.2 Speichern einstellen ................................................. 30 7.3 Die Dateiablage ...................................................... 31

8. KORREKTUREN ................................... 32 8.1 Die AutoKorrektur.................................................... 32 8.2 Korrekturen anzeigen ............................................... 33 8.3 Neues in Word 2000 ............................................... 34

9. ZEICHNEN IM WORD ......................... 35 9.1 Die Symbolleiste ...................................................... 35 9.2 Zeichnen und AutoFormen........................................ 36 9.3 Größe ändern, verschieben und löschen .................... 37 9.4 Übung Rohr ............................................................ 38 9.5 Übung Weihnachtskarte ........................................... 39

10. BILDER EINFÜGEN ............................ 41 10.1 Übung Silvester...................................................... 41 10.2 ClipArt einfügen .................................................... 42 10.3 Bilder bearbeiten ................................................... 43 10.4 Die Grafik–Symbolleiste.......................................... 43 10.5 Problem abgeschnittene Bilder................................. 44 10.6 Übersicht Einfügen ................................................. 44

11. BRIEF MIT GRAFIKELEMENTEN......... 45 11.1 Die Kopfzeile......................................................... 45 11.2 Zeichnungsteile fest anordnen ................................. 46 11.3 Bild als Wasserzeichen............................................ 46 11.4 Objekte und OLE................................................... 48 11.4.1 Übung zu OLE .......................................... 48

12. EINE PRÄSENTATION ........................ 50 12.1 Spalten erstellen .................................................... 50 12.2 Text formatieren ..................................................... 51 12.3 Die Tabelle............................................................ 53 12.3.1 Text in Tabelle umwandeln .......................... 53 12.3.2 Tabelle einstellen ....................................... 54 12.3.3 Füllung und Linien ..................................... 54 12.3.4 Die Spaltenbreite ....................................... 55 12.4 Die Bilder einfügen ................................................ 56 12.4.1 Das Diagramm.......................................... 56 12.4.2 Das Firmenlogo......................................... 57 12.5 Die Kopfzeile......................................................... 58 12.6 Überschriften am Spaltenanfang .............................. 58

13. EIN INHALTSVERZEICHNIS ............... 60 13.1 Text formatieren ..................................................... 60 13.2 Suchen und Ersetzen .............................................. 61 13.3 Inhaltsverzeichnis erstellen....................................... 62 13.3.1 Inhaltsverzeichnis aktualisieren .................... 63 13.3.2 Inhaltsverzeichnis formatieren...................... 63 13.4 Überschriften numerieren........................................ 64 13.4.1 Numerierung anpassen .............................. 65 13.5 Fehler beim Inhaltsverzeichnis.................................. 66 13.5.1 Leere Absätze im Inhaltsverzeichnis .............. 66 13.5.2 Falsche Seitenzahlen .................................. 66

14. KOPFZEILE, ABSCHNITTSWECHSEL .. 67 14.1 Ein Abschnittswechsel ............................................. 67 14.2 Die Kopfzeile......................................................... 67 14.2.1 Übung Kopfzeilenfunktionen ....................... 68 14.2.2 Die Kopf- und Fußzeile einrichten ................ 69 14.2.3 Die Kopfzeilenposition................................ 70 14.2.4 Formatvorlage Kopfzeile ............................. 71 14.3 Seitenzahlen in der Fußzeile .................................... 71

15. FUßNOTEN ........................................ 72 15.1 Fußnoten einfügen ................................................. 72 15.2 Umwandeln in Endnoten......................................... 73 15.3 Fußnoten formatieren ............................................. 74 15.3.1 Fußnotenzahlen einstellen........................... 75 15.4 Formatvorlagen für Fuß- und Endnoten .................... 75

16. SERIENBRIEFE.................................... 76 16.1 Zur Veranschaulichung ........................................... 77 16.2 Das Hauptdokument .............................................. 77 16.3 Eine Datenbank erstellen ........................................ 78 16.4 Die Datenbank ergänzen ........................................ 80 16.5 Die Seriendruck–Symbolleiste .................................. 81 16.6 Seriendruck starten................................................. 82 16.7 Die Abfrage-Optionen ........................................... 83 16.8 Daten übernehmen ................................................ 84

17. ETIKETTEN ERSTELLEN ...................... 85 17.1 Etiketten drucken ................................................... 87 17.2 Etiketten einrichten ................................................. 87 17.3 Umschläge und einzelne Etiketten ............................ 88 17.4 Visitenkarten drucken ............................................. 90 17.4.1 Visitenkarten gestalten................................ 91

18. DIE VORLAGEN VON WORD ............ 92 18.1 Für einen neuen Text .............................................. 92 18.2 Die Dateiendung ................................................... 93 18.3 Die Wirkung einer Dokumentvorlage........................ 93 18.4 Für einen bestehenden Text ..................................... 93 18.5 Faxvorlage erstellen ............................................... 96 18.6 Die Dokumentvorlage normal.dot............................ 96

19. EIN FORMULAR ERSTELLEN .............. 97 19.1 Die Maske erstellen................................................ 98 19.2 Die Formular–Symbolleiste...................................... 99 19.3 Textfelder oder Kästchen einfügen ............................ 99 19.4 Die Optionen ...................................................... 100

19.5 Formular speichern .............................................. 101 19.6 Formular schützen................................................ 101 19.7 Daten eingeben................................................... 102 19.8 Dropdown–Formularfeld ....................................... 102

20. BERECHNUNGEN ............................ 104 20.1 Erstes Beispiel...................................................... 104 20.2 Aktualisieren und Fehlerursachen........................... 105 20.3 Kindergarten ....................................................... 106

21. EIN MAKRO ..................................... 107 21.1 Makro erstellen.................................................... 108 21.2 Makros organisieren ............................................ 109 21.3 Makros rationalisieren .......................................... 110 21.4 Makro zum Datenabgleich.................................... 110

22. INDEX .............................................. 112 23. ÜBERSICHT ...................................... 116 24. EINIGE SHORTCUTS ........................ 118

Kapitel

1

1. Vorwort

Der Aufbau dieser dreigeteilten Buchreihe soll es Ihnen ermöglichen, MS Word nicht nur sehr gut, sondern vor allem ohne die sonst üblichen Frustrationserlebnisse Schritt für Schritt zu erlernen. Denn das mit Word sehr vieles möglich ist, haben Sie schon im ersten Band gesehen, etwa bei WordArt, WordArt Tabellen und Tabulatoren oder den unterschiedlichen Farben für Text oder Rahmen. Gerade weil Word so außerordentlich viele Möglichkeiten bietet, muß bei der Schulung besonders systematisch vorgegangen werden.

1.1 Die drei Stufen zur Wordheit 1. Buch

2. Buch

3. Buch

Einführung in Word Bedienung und Programmaufbau, grundlegende Textverarbeitung (Schrift SchriftSchrift- und Absatzeinstellung), Absatzeinstellung Text gestalten mit Rahmen, Farbe, Numerierungen und Aufzählungen, Tabulatoren und Tabellen, Tabellen Rechtschreibprüfung, Silbentrennung, WordArt … Kursziel: kurze Texte ansprechend gestalten, z.B. einen Geschäftsbrief oder eine Geburtstagseinladung.

Textverarbeitung für Fortgeschrittene mit Formatvorlagen, Formatvorlagen Kopfzeilen, Fußnoten, InhaltsverzeichInhaltsverzeichnis, nis Vertiefung der Grundfunktionen, Zeichnen, Grafiken einfügen, Tabellen, Suchen und Ersetzen, Visitenkarten, Serienbriefe und Etiketten.

Word für Spezialisten: Unterschiedliche KopfKopf- oder Fußzeilen in einem Text, Inhaltsverzeichnis anpassen, Index, Index automatische Numerierung, eigene Wörterbücher erstellen, rationelles Arbeiten mit Shortcuts, SatzgrundlaSatzgrundlagen, gen umfangreiche Dokumente aufteilen, weitere Makros … Kursziel: Broschüren, Präsentationen oder Doktorarbeiten mit Index und unterschiedlichen Kopfzeilen perfekt gestalten.

Kursziel: Kursziel: längere Texte effektiv bearbeiten und gestalten, z.B. einen Geschäftsbericht oder ein dreispaltiges Rundschreiben.

♦ Beachten Sie unsere Sonderausgaben: ª Serienbriefe/Etiketten. Der jeweilige Stoff wurde aus Band 2 und 3 zusammengestellt und durch zusätzliche Übungen erweitert. ª Wie Webseiten mit Word erstellt werden können, ist in unserem Homepage-Buch beschrieben. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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WORD 2000 – BAND 2

1 . K A P. : V O R W O R T

1.2 Über diesen Band ♦ Textverarbeitung für Fortgeschrittene heißt, daß umfangreiche Texte bearbeitet werden. Das wichtigste Thema dieses Bandes sind darum die ª Formatvorlagen als unerläßliche Grundlage, um längere Texte zu formatieren (=einzustellen). Außerdem kann ein automatisches Inhaltsverzeichnis nur mittels Formatvorlagen generiert werden. ♦ Auch wenn Sie nicht vorhaben, die Symbolleisten absichtlich zu verschieben, so wird es irgendwann versehentlich passieren. Damit daraus keine Katastrophe wird, werden Sie mehr über den sicheren Umgang mit Word lernen, z.B. ª Symbolleisten verschieben, neue Symbole ergänzen oder Word individuell einstellen, z.B. Autospeichern, Dateiablage … ♦ Und dann interessieren natürlich die praktischen Funktionen, mit denen Word eine Menge Arbeit für uns übernimmt: ª Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen, Kopfzeilen einrichten, automatische Seitennumerierung, Fußnoten, Quellenangaben, ein Makro, Serienbriefe, Etiketten usw.

Î

In diesem Buch wird mehr beschrieben, als in einem Kurs durchgenommen werden kann. Formatvorlagen, KopfKopf- und Fußzeilen, FußFuß - und Endnoten sowie Serienbrie Serienbriefe/Etiketten sollten das Grundgerüst sein.

1.3 Prüfen Sie Ihr Wissen Beantworten Sie folgende Fragen, und Sie wissen, welcher Kurs, bzw. welches Buch für Sie optimal ist: ♦ Können Sie einen Geschäftsbrief schreiben und dabei die Schriftart und -größe einstellen? Haben Sie schon einmal einen Absatz in einen Rahmen gesetzt oder die Textfarbe geändert? Tabellen und Tabulatoren sind für Sie kein Problem? ª Diese Grundlagen werden in Band 1 behandelt. Beherrschen Sie diese Funktionen, dann sind Sie hier bei Band 2 richtig. ♦ Sie können bereits mit Formatvorlagen einen mehrseitigen Text neu formatieren? Sie haben schon ein Inhaltsverzeichnis erfolgreich erstellt und angepaßt? Sie kennen sich mit Fuß- und Endnoten sowie Suchen und Ersetzen aus, wissen wie Grafiken eingefügt und wie die Symbolleisten angepaßt werden können? ª Dann wird Band Band 3 für Sie sehr interessant sein.

Notizen:

........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................

KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

8

Kapitel

2. Formatvorlagen

2

2.1 Was sind Formatvorlagen Im ersten Band haben Sie gelernt, mit Word umzugehen und kurze Texte von Hand einzustellen. Diese Methode ist bei längeren Texten zu umständlich. Bei einem 30-SeitenBericht mit 22 Überschriften müßten Sie jede Überschrift markieren und eine größere Schrift, fett, Numerierung, Abstand vor/nach einstellen. Eine zeitraubende Angelegenheit, wenn es nicht die Formatvorlagen gäbe. ♦ Denn diese Formatierungen brauchen nur einmal in der sogenannten Formatvorlage abgespeichert zu werden. ♦ Die Formatvorlagen werden anschließend den Absätzen zugewiesen und alle Einstellungen sind da. Dabei macht man sich zunutze, daß jeder Text aus den gleichen Elementen aufgebaut ist: Titel auf dem Titelblatt, Überschrift 1 = Kapitelüberschrift, Überschrift 2 = Unterüberschrift, Überschrift 3 = kleine Unterüberschrift, Standard = der normale Schreibtext, Zitat oder Eingerückt für Text, der hervorgehoben werden soll. Das sind gleich die Namen der Formatvorlagen, so daß z.B. die Formatvorlage Überschrift 1 nur einmal eingerichtet und während dem Schreiben allen Hauptüberschriften zugewiesen wird. Weitere Vorlagen können nach Belieben ergänzt werden. Vorteile der Formatvorlagen: ♦ Selbst beliebig lange Texte können mit geringstem Aufwand jederzeit anders formatiert werden! Nur dadurch ist ein gutes Design oder die Anpassung auf andere Druckmedien überhaupt möglich. ª Wünschen Sie z.B. eine andere Schrift für die Kapitelüberschriften, so wird die Änderung nur einmal in der Formatvorlage Überschrift 1 eingestellt und alle Überschriften sind im ganzen Text einheitlich geändert! ♦ Unterschiedliche Einstellungen, z.B. weil Sie einen Absatz übersehen oder nach einigen Seiten die Einstellungen nicht mehr richtig im Kopf haben, werden vermieden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 . K A P. : F O R M AT V O R L A G E N

Formatvorlagen gibt es in jedem besseren Textverarbeitungsprogramm, allerdings mit unterschiedlichen Namen: Stile (Corel Ventura), Druckformat (bis MS Word 5 und Adobe PageMaker), Absatzlayout (Lotus Ami Pro) usw.

2.2 Formatvorlagen und Absatz Formatvorlagen gelten in der Regel für einen Absatz. Der nächste Absatz kann die gleiche oder eine andere Formatvorlage erhalten.

¶ ↵

Deshalb ist nun die Unterscheidung zwischen ♦ Absatzmarke (¶ durch [Return]) und ♦ Zeilenschaltung (↵ [Umschalt]-[Return]) überaus wichtig, so daß Sie die Absatzmarken (¶) mit dem Symbol oder bei ♦ ExtrasExtras- Optionen (Karteikarte Ansicht, siehe erster Band sowie ab Seite 27) einschalten sollten, falls diese bei Ihnen noch nicht angezeigt werden. Beachten Sie Sie folgendes: ♦ Wurde Text markiert, gelten Formatvorlagen für den markierten Text. ♦ Wenn jedoch nur der Cursor in dem Absatz blinkt, aber kein Text markiert ist, gilt die Formatvorlage automatisch für den ganzen Absatz! ª Darum vorerst auf keinem Fall Text markieren, wenn Sie eine Formatvorlage zuweisen!

2.3 Formatvorlagen zuweisen Auf der Diskette finden Sie einen Übungstext, den wir nun schrittweise mittels Formatvorlagen formatieren werden. Alle Übungen befinden sich in dem Ordner A:\Word-Bd2: ¾Öffnen

Sie die Datei Vorlagen.

Die Formatvorlagen Standard, Überschrift 1, 2 und 3 gibt es bereits bei jedem Text. Diese brauchen nur zugewiesen zu werden. Das geht sehr einfach: ¾ Klicken Sie einmal in die erste Überschrift.

Neben der Schriftart und -größe wird die Formatvorlage des aktuellen Absatzes angezeigt, jetzt noch Standard. Standard Drücken Sie den Pfeil und wählen Sie stattdessen Überschrift 1 aus. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Automatisch übernimmt der Text die Einstellungen der Formatvorlage ÜberÜberschrift 1 und müßte folgendermaßen aussehen: Klicken Sie auf die Überschrift, dann in den Text und beobachten Sie, wie die jeweilige Formatvorlage angezeigt wird.

Überschrift 1 Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text -

Text Text Text Text Text Text

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¾ Weisen Sie dem restlichen Text die Formatvorlagen Überschrift 1, 2 und 3 zu (beachten Sie die Hinweise in Klammern).

2.4 Formatvorlagen einstellen Jetzt können wir die Überschriften anpassen. ¾ Eine Überschrift1 anklicken, dann den Befehl Format-Formatvorlage wählen:

Überschrift1

Überschrift 1 auswählen, weil diese eingestellt werden soll! Überschrift 2 erscheint hier, sobald Sie diese einem Absatz zugewiesen haben.

Im Vorschaufenster werden die EinstellunEinstellungen angezeigt.

Mit Bearbeiten geht es zu den Einstellungen weiter. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Ein Hinweis aus der Praxis: ♦ Besser ist es, zuerst den Absatz anzuklicken, dessen Formatvorlage geändert werden soll, anschließend FormatFormat-Formatvorlage. Formatvorlage ª Dann kann nicht versehentlich eine andere Formatvorlage bearbeitet werden, weil die richtige Formatvorlage bereits in dem Menü ausgewählt ist. ¾ Mit Bearbeiten geht es weiter zu den Einstellungen: Bearbeiten Sie wirklich die richtige Formatvorlage?

Hier finden Sie alle gewohnten Einstellmöglichkeiten, nur daß hier alles für die ganze FormatFormatvorlage gilt.

¾ Drücken Sie auf Format. ¾ Stellen Sie die Formatvorlage Überschrift 1 folgendermaßen ein: Schrift Arial Black, 22 pt, fett, gesperrt 2pt (Format FormatFormat-Zeichen…, sperren auf der Karteikarte Abstand), Abstand Absatzabstand vor 24 pt, nach 6 pt (Format FormatFormat-Absatz…), Absatz… Linie unten mit Abstand 3 pt (Format FormatRahmen…). Rahmen… Format ¾ Schließen Sie das Menü und kontrollieren Sie das Ergebnis. Diese Formatierungen sind im ersten Band ausführlicher beschrieben. Bitte vergegenwärtigen Sie sich: ♦ Bisher haben Sie mit FormatFormat-Zeichen, -Absatz usw. den vorher markierten Text „von Hand“ geändert. ♦ Die gleichen Einstellmöglichkeiten finden Sie hier, jedoch gelten die Änderungen für die gewählte Formatvorlage, damit für alle Textabsätze, denen diese Formatvorlage zugewiesen wurde. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Kapitel

3

3. Aufbauen und aktualisieren 3.1 Formatvorlagen aufbauen

¾ Jetzt Überschrift 2 im Text zuweisen und wieder FormatFormat-FormatFormatvorlage aufrufen, diesmal aber mit einer kleinen Änderung:

Automa Automatisch aktualiisieren aktual Überschrift1 Stellen Sie statt ª basiert auf: Standard ª basiert auf: Überschrift 1 ein.

Mit „Automatisch aktualisieren“ wird die Formatvorlage bei Änderungen im Text aktualisiert (siehe nächstes Kapitel).

Mit basiert auf: Überschrift 1 werden alle Einstellungen von der Formatvorlage Überschrift 1 übernommen. ♦ Wenn Sie später eine andere Schrift für Überschrift 1 wählen, wird die Schrift automatisch bei den Überschriften 2, 3 usw. eingestellt, da diese auf der Überschrift 1 aufbauen. ª So müssen nur noch die Unterschiede zwischen den Überschriften eingestellt werden, z.B. eine kleinere Schrift für Überschrift 2. Damit haben wir zwei Formatvorlagen-Linien, da in der Regel eine Schrift für den Text und eine dickere für die Überschriften verwendet wird: ª Überschrift 1 – Überschrift 2 … (basierend auf Überschrift 1), ª Standard – Zitat – Aufzählung (basierend auf Standard). KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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3 . K A P. : A U F B A U E N U N D A K T U A L I S I E R E N

Formatieren Sie die Überschriften: ¾ Stellen Sie die Formatvorlage Überschrift 2 ein: keine Linie, Schriftgröße 16 pt, um 1 pt gesperrt, Abstand vor 18 pt. ¾ Ebenso Überschrift 3 formatieren: basiert auf: Überschrift 2, Schrift Arial Narrow mit 14 pt, kursiv, fett, Abstand vor: 12 pt. ¾ Als letztes stellen Sie den Text über die Formatvorlage Standard ein: Schrift Times New Roman, 11 pt, Blocksatz, Abstand vor und nach 3 pt.

3.2 Automatisch aktualisieren Diese Funktion (Abb. siehe vorige Seite) soll den Weg zu dem Menü For FormatmatFormatvorlage ersparen. ♦ Ist dies eingestellt und Sie ändern einen Absatz im Text, so wird diese Änderung automatisch in die Formatvorlage übernommen. ª Damit sind alle anderen Absätze mit dieser Formatvorlage ebenfalls geändert. ♦ Nachteil: Nachteil ª Ausnahmen für einen einzelnen Absatz sind mit dieser Einstellung nicht möglich, z.B. wenn eine besonders lange Überschrift etwas gestaucht werden soll, da diese Änderung ebenfalls in die Formatvorlage aufgenommen werden würde. Aus diesem Grund müssen Sie unbedingt wissen, ob automatisch aktualisieren eingeschaltet ist oder nicht.

Der Text sollte bei Ihnen ungefähr so aussehen:



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3 . K A P. : A U F B A U E N U N D A K T U A L I S I E R E N



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Überschrift 2 Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text –

¾ Kontrollieren Sie, ob die automatische Silbentrennung aktiviert ist (Extras ExtrasExtras-Spra Spracheche-Silbentrennung). Silbentrennung

1 gleich 1000! Sie brauchen nur einmal

die Formatvorlage zu ändern, und alle Absätze mit dieser Formatvorlage werden aktualisiert. Die Voraussetzung, um längere Texte zu gestalteten.


15

Kapitel

4. Weitere Formatvorlagen

4

4.1 Eine neue Formatvorlage Halt! Jetzt kommt das Zitat, Zitat für das es noch keine Formatvorlage gibt. ¾ Klicken Sie in den Absatz Zitat, um diesen auszuwählen, dann ¾ FormatFormat-FormatvorlageFormatvorlage-Neu: Hier Zitat als Name für die neue Formatvorlage schreiben.

Formatvorlage1

Nach einem Zitat folgt in der Regel weiterer Text. Wenn Sie hier Standard wählen und weiterschreiben, erhält der nächste Absatz automatisch die Formatvorlage Standard. Hiermit wird die Änderung in der Dokumentvorlage normal.dot gespeichert und gilt damit für jeden neuen Text !!!

¾ Formatieren Sie die Formatvorlage Zitat folgendermaßen: kursiv, Textfarbe dunkelrot, Eingerückt links und rechts um einen Zentimeter, Abstand vor und nach 18 pt, Rahmen mit Schatten, Abstand zum Text 3 pt, Rahmenfarbe rot, feine Doppellinie, 5% Füllung (Rahmen). Weisen Sie dem zweiten Zitat die neue Formatvorlage zu, ebenso den restlichen Überschriften, bis der Text fertig ist. Hinweis: eine Formatvorlage wird nur einmal neu erstellt, dann kann diese beliebig oft zugewiesen oder geändert werden. Jetzt also nicht mehr neu erstellen, nur die gerade erstellte Formatvorlage Zitat den anderen Zitaten zuweisen (siehe S. 10)! KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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4 . K A P. : W E I T E R E F O R M AT V O R L A G E N

Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat -

Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text -

Überschrift 1 Regelmä Regelmäßig spei speichern!


Überschrift 2 Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat


Überschrift 2 Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text -


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Dr. Müller Dieser Absatz kommt nur einmal vor, deshalb das Symbol rechtsbündig drücken (=von Hand formatieren). KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Formatieren Sie nur noch über Formatvorlagen!

Einzelfälle können weiterhin von Hand eingestellt werden. Diese Ausnahmen bleiben bestehen, wenn Sie die Formatvorlage ändern!

4.2 Existierende Formatvorlagen Abschließend wird an den Anfang des Textes der Titel gesetzt. So sollte es werden:

Übung Formatvorlagen Titel mittels Formatvorlage einstellen: ¾ Gehen Sie mit [Strg] [Strg]rg]-[Pos1] an den Anfang des Textes. Fügen Sie durch Return eine Leerzeile ein. ¾ Schreiben Sie den Titeltext und erzeugen Sie eine neue Formatvorlage Titel. ª Pech gehabt, Word meldet, daß es diese Formatvorlage schon geben soll, obwohl sie nicht angezeigt wird. ¾ Wählen Sie Abbrechen. Die Lösung liegt an dieser Stelle:

Überschrift1

In Word sind bereits viel mehr Formatvorlagen angelegt. Damit es nicht zu unübersichtlich wird, werden normalerweise nur die benutzten Vorlagen angezeigt.

Benutzte Formatvorla Formatvorlagen


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¾ Schalten Sie Alle Formatvorlagen ein und wählen Sie Titel aus. ¾ Formatieren Sie die Titel-Vorlage folgendermaßen: Schrift Arial Black, 32 pt, 3pt gesperrt, Abstand vor: 48 pt, nach: 64 pt, linksbündig, Rahmen blau, Doppellinie, Abstand 8 pt, Schraffur Zyan mit 5 %. ¾ Schalten Sie anschließend wieder zurück auf „Anzeigen: Benutzte Formatvorlagen“. Das war gut zur Übung, vor allem, um die weiteren, bereits vorhandenen Formatvorlagen kennenzulernen. Da der Titel ein Einzelfall ist und nur einmal im ganzen Text vorkommt, könnte dieser natürlich schneller von Hand eingestellt werden (markieren und Schrift ändern).

Formatvorlagen sollten nur für öfter wiederkehrende Textteile eingesetzt werden.

4.3 Rahmen und Linien einrücken Rahmen und Linien können Sie zwar auch für eine Formatvorlage einstellen, jedoch nur so breit wie der ganze Absatz. ♦ Die Option „Anwenden auf: Text (statt Absatz)“ kann ª nur für markierten Text (Format-Rahmen…) gewählt werden, ª nicht jedoch bei einer Formatvorlage (Format-Formatvorlage-Bearbeiten-Format-Rahmen…). Da der Text einmal länger, einmal kürzer ist, kann der Absatz nicht generell über die Formatvorlage eingerückt werden. Es bleibt nichts anderes übrig, als die Linien und Rahmen von Hand einzustellen, wenn diese nicht über die volle Spaltenbreite gehen sollen. ¾ Absatz markieren und im Lineal mittels den Schiebern einrücken, damit der Rahmen oder die Linie kürzer wird.

Übung Formatvorlagen


19

Kapitel

5

5. Besondere Formatvorlagen 5.1 Hängender Absatz

Neben den erwähnten Formatvorlagen für die Überschriften, den Text und ein Zitat ist ein hängender Absatz sehr häufig. Alle weiteren Zeilen hängen an der ersten Zeile. Sehr sinnvoll z.B. für eine Quellenangabe, Quellenangabe weil nach dem Namen leichter gesucht werden kann. ¾ Schließen und speichern Sie den ersten Übungstext Vorlagen. ¾ Öffnen Sie den Übungstext Besondere. ¾ Weisen Sie der Überschrift die Formatvorlage Überschrift 1 zu. Der hängende Absatz über die Formatvorlage: ¾ Erstellen Sie eine neue Formatvorlage Hängend. ¾ Der hängende Absatz kann bei Format Formatmat-Absatz (in der Formatvorlage!) eingestellt werden.

Damit mehrere Zeilen entstehen, rücken Sie den Absatz links und rechts um 4 cm ein.

(ohne)

Hier hängend wählen und den Abstand auf 0,5 cm einstellen.

Den Abstand vor und nach auf 0 pt ausschalten, weil der hängende Absatz für genügend Übersichtlichkeit sorgt.


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5 . K A P. : B E S O N D E R E F O R M AT V O R L A G E N

¾ Anschließend alle drei Absätze markieren (im linken Seitenrand) und von Standard auf hängend umschalten. So sollte es werden:

Literaturverzeichnis Literaturverzeichnis

Müller, Karla: Schloßgeschichten. Eine Studie zum Werk Theodor Fontanes. München 1986 (S. 96-103). Müller-Seidel, Walter: Theodor Fontane. Soziale Romankunst in Deutschland. Stuttgart 1975 (S. 181-196). Nürnberger, Helmuth: Theodor Fontane, »Cécile«. Unbekannte Skizze zu einem Roman. In: Süddeutsche Zeitung, 11./12. November 1978.1 Geteilter Rahmen

Hinweis: Der Rahmen geht um alle Absätze, sofern diese identische Einstellungen (Abstand vor, nach, Einrückung …) aufweisen.

5.2 Numerierter Absatz Der hängende Absatz ist auch für Numerierungen verwendbar. ♦ Obwohl das sehr schnell über das Symbol Numerieren (siehe erster Band) möglich wäre, ist eine neue Formatvorlage von Vorteil. ª Wenn mehrere Aufzählungen in dem Text vorkommen, sind diese hundertprozentig identisch formatiert, weil die gleichen Einstellungen der Formatvorlage gelten! ¾ Erstellen Sie eine neue Formatvorlage Zahl. ¾ Die Numerierung in der Formatvorlage Zahl aktivieren:

Auf die Karteikarte Numerierung umschalten. Wählen Sie hier ein Nummernformat.

Siehe nächstes Kapitel.

1

Zitiert aus: Theodor Fontane: Cécile, dtv-Verlag, August 1995, ISBN 3-423-02361-9, S. 276-277


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¾ Weisen Sie die neue Formatvorlage Zahl den vier Absätzen zu:

Merkzettel zum Computerkauf 1. Prozessor, Arbeitsspeicher, Festplatte? Zusatzausstattung (CD-Laufwerk, Modem, Soundkarte)? Komplett und betriebsfertig, oder fehlt etwa die Maus? 2. Schafft die Kombination Bildschirm und Grafikkarte eine flimmerfreie Darstellung, d.h. mindestens 72 Hz Bildwiederholrate bei einer Auflösung von 1600x1200 Punkten und 64.000 Farben? 3. Welche Programme werden benötigt? 4. Wie lange ist die Garantiezeit und wird in dem Geschäft repariert? Wie lange dauert eine Reparatur? Reparatur Gibt es telefonische Unterstützung?

5.3 Beliebiges Aufzählungszeichen Hervorragend ist die Möglichkeit, jedes Sonderzeichen als Aufzählungszeichen zu verwenden. Genügend solcher Sonderzeichen finden Sie z.B. in der Windows-Spezialschrift Wingdings (Windows-Dinge). Je nach installierten Programmen sind weitere Spezialschriften vorhanden. ¾ Erstellen Sie eine neue Formatvorlage Aufzählung, dann bei ¾ FormatFormat-Numerierung auf Anpassen drücken:

Sie könnten ein Standardsymbol nehmen oder Anpassen wählen.


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Es erscheint dieses Fenster:

Auch Größe, Farbe, Einzug … kann variiert werden.

Erst bei Zeichen gibt es die große Auswahl, indem das SonderzeichenSonderzeichenFenster erscheint, welches Sie über Einfügen-Sonderzeichen kennen: Zuerst eine Symbolschrift mit Bildern statt Buchstaben, z.B. Wingdings suchen, dann ein Zeichen durch Doppelklicken auswählen.

Formatvorlage zuweisen und Sie haben ein anderes Bullet eingestellt:

Merkzettel zum Computerkauf ¾ Prozessor, Arbeitsspeicher, Festplatte? Zusatzausstattung (CD-Laufwerk, Modem, Soundkarte)? Komplett und betriebsfertig, oder fehlt etwa die Maus? ¾ Schafft die Kombination Bildschirm und Grafikkarte eine flimmerfreie Darstellung, d.h. mindestens 72 Hz Bildwiederholrate bei 1600x1200 Punkten? ¾ Welche Programme sind dabei? ¾ Wie lange ist die Garantiezeit und wird in dem Geschäft repariert? Wie lange dauert eine Reparatur? Gibt es telefonische Unterstützung? KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Kapitel

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6. Die Symbolleisten einstellen

Es wird Zeit, daß Sie die vielfältigen Einstellmöglichkeiten von Word kennenlernen, denn durch deren Kenntnis läßt sich vieles rationeller erledigen. Wie der Text mittels dem Zoom-Fenster vergrößert oder verkleinert wird, haben Sie im ersten Band gelernt. Bei einem großen Bildschirm sind jedoch meistens zwei Darstellungsgrößen vollauf ausreichend: Seitenbreite zum Schreiben und „Eine Seite“ zur Kontrolle vor dem Druck.

6.1 Neue Symbole ergänzen Sparen wir uns den Weg zum Zoom-Fenster, indem wir diese zwei Symbole für Sei Seitenbreite und „Eine Seite“ in die Symbolleiste aufnehmen. ¾ Öffnen Sie: Extras-Anpassen. Hier sind die Icons genauso in die Gruppen Datei, Bearbeiten… einsortiert wie oben die Befehle.

An Fenster anpassen = Seitenbreite = Text plus Seitenrand in der Breite in den Bildschirm einpassen.

Ansicht

Beschrei Beschreibung

Bei Beschreibung finden Sie weitere Erläuterungen zu einem ausgewählten Symbol. Änderungen werden in der Dokumentvorlage normal.dot gespeichert und sind damit in jedem neuen Text vorhanden.


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6 . K A P. : D I E S Y M B O L L E I S T E N E I N S T E L L E N

Die Bedienung: ♦ Ziehen Sie das Symbol mit der Maus an die gewünschte Position in der Symbolleiste, schon ist es eingefügt. ♦ Solange dieses Anpassen-Fenster geöffnet ist, können Sie ª jedes Icon in der Symbolleiste an eine andere Stelle ziehen und ª ein Symbol aus der Symbolleiste wegziehen, um dieses zu löschen löschen. hen

Entfernte Symbole können jederzeit aus dem Anpassen-Menü wieder eingefügt werden. ¾ Ergänzen Sie die Symbole für Seitenbreite und „Eine Seite“. Entfernen Sie das veraltete Symbol Seitenansicht.

Seitenbreite

Eine Seite.

Symbol Seitenansicht aus der Symbolleiste entfernen. Einfach wegziehen und loslassen.

¾ Probieren Sie die Umschaltung zwischen Seitenbreite und ganze Seite und ZoomZoom-zwei Seiten aus. Wenn Sie einen Befehl sehr häufig über das Befehlsmenü verwenden, sollten Sie nach einem Symbol suchen.

6.2 Symbolleiste verschieben Die ganze Symbolleiste kann mit der Maus an eine andere Position gezogen werden. Links außen bei den vertikalen Strichen können Sie die Symbolleiste anfassen und in den Textbereich ziehen. Die Symbolleiste wird zu einem eigenen Fenster, das wie jedes Windows-Fenster verschoben und in der Größe angepaßt werden kann. Im Balken sehen Sie den Namen der Symbolleiste. Mit dem : können Sie die Leiste schließen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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6 . K A P. : D I E S Y M B O L L E I S T E N E I N S T E L L E N

6.3 Symbolleisten aktivieren Ist eine Symbolleiste als Fenster dargestellt, wird diese häufig versehentlich geschlossen, ist damit deaktiviert, was wir deshalb absichtlich nachvollziehen. ¾ Schließen Sie die Symbolleiste Standard mit dem :. ♦ Symbolleisten können Sie im Word 97 an zwei Stellen einschalten: ª bei AnsichtAnsicht-Symbolleisten oder bei ª ExtrasExtras-Anpassen auf der ersten Karteikarte Symbolleisten:

Als Voreinstellung sind die Symbolleisten Standard und Format eingeschaltet.

Standard Umbenen Umbenennen Löschen

Häkchen setzen, um weitere Symbolleisten zu aktivieren.

Die anderen Schaltflächen bedeuten: ♦ Neu: Eine neue Symbolleiste mit individuellen Icons zusammenstellen. ♦ Umbenennen: einen anderen Namen für die ausgewählte Symbolleiste vergeben. ♦ Mit Löschen eine gewählte Symbolleiste ganz entfernen. ª Diese beiden Befehle Umbenennen und Löschen sind nur für selbstgemachte Symbolleisten anwendbar. ♦ Zurücksetzen setzt alle Änderungen einer Symbolleiste auf die Standardeinstellungen zurück. ♦ Tastatur: statt einem Symbol eine Tastaturabkürzung (Shortcut) vergeben.

¾ Schieben Sie die Symbolleiste wieder zurück an die alte Position im Menübereich.


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Kapitel

7

7. Die Word-Optionen

Bei Extras-Anpassen können die Symbolleisten angepaßt werden. Darunter befindet sich Extras-Optionen, um die Word-Grundeinstellungen zu verändern.

7.1 Die Ansicht einstellen Hier gibt es zahlreiche Karteikarten, Karteikarten von denen jedoch nur manche wichtig sind, so z.B. Ansicht, Ansicht um die Anzeige-Optionen zu bestimmen: Fensterelemente ein- oder ausschalten. Auf einem großen Bildschirm brauchen Sie die horizontale Bildlaufleiste möglicherweise nicht. Durch Ausblenden haben Sie mehr von Ihrem Bildschirm.

Klicken Sie auf das Fragezeichen und dann auf die Option, zu der Sie eine Erläuterung wünschen.

Das vertikale Lineal kann in der Regel abgeschaltet werden.

Formatierungszeichen werden nicht gedruckt und erfüllen bestimmte Funktionen im Word, etwa Tabulatoren oder Absatzmarken, Absatzmarken die Sie deshalb am Bildschirm sehen sollten. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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7 . K A P. : D I E W O R D - O P T I O N E N

7.1.1 Welche Elemente anzeigen?

♦ Hervorhebung: Hervorhebung sollte die Funktion Hervorhebung bei Ihnen nicht mehr gehen, so wurde die Anzeige hier versehentlich deaktiviert. ♦ Textmarken: wird ein Querverweis, z.B. »siehe siehe Seite 99« gesetzt, so muß auf Seite 99 zuerst eine Textmarke eingefügt werden, die hiermit angezeigt wird. Das wird im dritten Band ausführlich erläutert. ♦ Die Statusleiste unten am Bildschirmrand könnte hier ausgeblendet werden.

♦ QuickInfo: QuickInfo mit Einfügen-Kommentar gesetzte Kommentare anzeigen. ♦ Animierter Text: die bei Format-Zeichen auf der Karteikarte Animationen einstellbaren Texteffekte (z.B. blinkender Text) werden angezeigt. ♦ Die horizontale Bildlaufleiste ist auf großen Bildschirmen nicht mehr unbedingt erforderlich. ♦ Platzhalter für Grafiken Grafiken: statt dem Bild wird nur ein leeres Kästchen in der gleichen Größe (=Platzhalter) angezeigt. War früher bei langsamen Rechnern sinnvoll. ♦ Feldfunktionen: Feldfunktionen Felder sind durch Word berechnete Einträge, z.B. ein generiertes Inhaltsverzeichnis. Felder werden durch eine graue Hinterlegung angezeigt, wenn diese ausgewählt (angeklickt) werden.

7.1.2 Die Formatierungszeichen Formatierungszeichen hießen bei den vorherigen Word-Versionen nichtdruckbare Zeichen. Das sind Steuerzeichen, die zwar am Bildschirm angezeigt, aber nicht mit ausgedruckt werden. Hier können Sie wählen, welche Formatierungszeichen Sie sehen wollen:

♦ Fehler durch doppelte Tabstoppzeichen (=Tabulatoren) oder Leerzeichen sowie in die Zeilenmitte verschobene bedingte Trennstriche (siehe erster Band) lassen sich schnell korrigieren, wenn diese Zeichen angezeigt werden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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♦ Absatzmarken, damit auch Zeilenschaltungen, sind bei Verwendung von Formatvorlagen äußerst wichtig und sollten deshalb sichtbar sein. ♦ Ausgeblendeter Text (früher verborgener Text): Wörter, die in ein Stichwortverzeichnis aufgenommen werden sollen, müssen irgendwie im Text markiert werden. Dafür gibt es diesen verborgenen Text, der nicht gedruckt, aber angezeigt werden kann. Mehr zu einem Index im dritten Band. Alle Zeichen können auch mit dem links abg. Symbol ein- oder ausgeschaltet werden.

7.1.3 Spezielle Ansichtsarten einstellen Für die SeitenSeiten- und WeblayoutWeblayout-Ansicht:

♦ Eingefügte ClipArts und Zeichnungen sollen natürlich sichtbar sein. ♦ Objektanker:: Jedes eingefügte Objekt, damit vor allem ClipArts, hängen mit einem Anker an einem Textabsatz und verschieben sich deshalb mit diesem. Mehr hierzu ab Seite 35. ♦ Textbegrenzungen sind die Seitenränder oder Spaltenlinien. ♦ Das vertikale Lineal wird in der Regel nicht benötigt und kann daher ausgeschaltet werden, um mehr Platz für den Text in der Seitenlayout-Ansicht zu gewinnen. Für die GliederungsGliederungs- und Normalansicht:

♦ Mit „Auf Fensterbreite umbrechen“ wird der Text am rechten Bildschirmrand in die nächste Zeile umgebrochen, so daß kein Text im Randbereich unsichtbar ist. Allerdings wird dann der Text anders angezeigt als gedruckt. Ein Notbehelf auf kleinen Bildschirmen, wenn reine Textbearbeitung ohne schöne Gestaltungsmöglichkeiten ausreicht, sonst ist generell die Seitenlayout-Ansicht zu empfehlen. ♦ Breite der Formatvorlagenanzeige: ist hier ein Wert eingestellt, werden in der Normalansicht die Formatvorlagen am linken Rand eingeblendet. ♦ Konzeptschriftart zeigt nicht die eigentliche Schriftart an. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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7.2 Speichern einstellen ¾ Schalten Sie um zu Speichern:

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Die wichtigen Felder bedeuten: ♦ Sicherungskopie immer erstellen erstellen: bei jedem Speichern wird eine Sicherungskopie mit dem vorletzten Stand des Textes aufgehoben. ª Das Original erhält die Dateiendung doc für Dokument, die Kopie wird als »Sicherungskopie Sicherungskopie von Da Dateiname.wbk« teiname.wbk gespeichert. ª Nur der vorletzte Stand ist in dieser Datei gesichert! Besser ist es daher, diese Option auszuschalten und dafür regelmäßig auf ein anderes Sicherungsmedium Kopien zu erstellen. ♦ Schnellspeicherung…: Word speichert nicht die ganze Datei neu, sondern die Änderungen werden an die bestehende Datei angehängt. ª Geht daher schneller, ist ebenso sicher, aber die Dateien können durch das Angehängte vorübergehend viel größer werden. ♦ Automatische Anfrage für Dateieigenschaften: ª Zu jedem Text können Zusatzinformationen gespeichert werden. ª Nach diesen Angaben, z. B. der Verfasser des Textes, kann später gesucht werden. ª Kreuzen Sie dieses Feld an, so wird beim ersten Speichern jedes Textes das Fenster für die Dateieigenschaften eingeblendet. ♦ AutoWiederherstellen-Info: Hier können Sie einstellen, daß Word z.B. alle zehn Minuten die Änderungen am aktuellen Text automatisch sichert. ª Sollte der Rechner abstürzen, rekonstruiert Word selbständig den Stand dieser Sicherung, was jedoch nicht der aktuelle Stand ist! KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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7.3 Die Dateiablage ¾ Wechseln Sie zu der Karteikarte Speicherort:

Benutzervorlagen

C:\…\Microsoft\Vorlagen

Erst im Fenster die Dateiart, Dateiart z.B. Dokumente für Texte, anklicken, dann mit Ändern einen anderen Ordner als Voreinstellung wählen.

In diesem Fenster sind die Suchwege voreingestellt: ♦ Dokumente: wenn Sie auf Datei öffnen drücken, so werden die Dateien des hier eingestellten Ordners angezeigt. ª Haben Sie einen eigenen Ordner für Ihre Texte, so sparen Sie sich viel Tastendrückerei, wenn Sie hier Ihren Texte-Ordner angeben. ♦ ClipArt-Grafiken: mit MS Word werden einige Bilder geliefert. ª Voreingestellt auf die dem Word oder Office-Paket mitgelieferten ClipArts. ª Verwenden Sie überwiegend andere Bilder, können Sie hier den Pfad angeben. ♦ AutoWiederherstellen-Dateien: sofern die AutoWiederherstel AutoWiederherstellenlenFunktion eingeschaltet ist, können Sie hier einen Ordner angeben, in dem diese Zwischenspeicherungen abgelegt werden. ª Es handelt sich um Dateien mit der Endung tmp für temporäre Dateien, die automatisch gelöscht werden, sobald Sie den normalen Speicherbefehl verwenden oder Word verlassen. ª Darum können Sie diese Dateien in das Verzeichnis für temporäre Dateien ablegen: C:\ C:\Windows\ Windows\temp. temp ª Kein Eintrag heißt, die Dateien werden im gleichen Ordner wie der geöffnete Text gespeichert. Für die anderen Einstellmöglichkeiten können Sie jederzeit die Hilfe-Texte mit dem Fragezeichen aufrufen.


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Kapitel

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8. Korrekturen 8.1 Die AutoKorrektur

Die AutoKorrektur korrigiert Standardfehler während dem Schreiben — eine nützliche Hilfe, die aber zuweilen Probleme verursachen kann. ¾ Öffnen Sie Extras-Autokorrektur: Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen heißt: nach jedem Punkt, so auch nach Abkürzungen, weshalb diese als Ausnahmen separat vermerkt werden.

Ergänzen Sie hier Wörter, die ebenfalls ersetzt werden sollen, dann unten auf Hinzufügen drücken. Manche Ersetzungen können stören, z.B. IDE oder Dei durch die die. Solche Wörter markieren und aus der Liste löschen.

♦ Sollte MS Word eine Abkürzung nicht kennen, so wird nach dem Punkt der Abkürzung automatisch groß geschrieben. ª Ergänzen Sie diese Abkürzung in folgende Liste oder ª deaktivieren Sie die Funktion „Jeden Jeden Satz mit Großbuchstaben bebeginnen“. ginnen KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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8 . K A P. : K O R R E K T U R E N

¾ Drücken Sie auf Ausnahmen:

Sollte die Funktion Hinzufügen deaktiviert sein, ist diese Abkürzung bereits in der Liste enthalten.

8.2 Korrekturen anzeigen Diese Funktion hat nichts mit der Rechtschreibprüfung oder der AutoKorrektur zu tun, sondern hierbei geht es darum, daß alle an einem Text vorgenommenen Korrekturen farbig gekennzeichnet werden. Das ist zuweilen nützlich, wenn in einem langen Text Korrekturen eingetragen werden. ¾ Wählen Sie bei einem der Übungstexte ExtrasExtras-Änderungen verfol verfolgengenÄnderungen hervorhe hervorheben. ben ¾ Aktivieren Sie die Funktion „Änderungen während der Bearbeitung markieren“. ¾ Ändern Sie ein paar Wörter. Alle Änderungen werden nun markiert. Die Farben der Markierung könnten im obigen Menü bei Optionen sowie bei ExtrasExtras- OptionenOptionen-Änderungen verfolgen geändert werden. ¾ Nach dem Korrekturdurchgang ist eine Entscheidung erforderlich: bei ExtrasExtras-Änderungen verfolgenverfolgen-Änderungen akzeptieren oder ablehnen.

Alle Korrekturen annehmen oder ablehnen, wenn Sie sich ganz sicher sind, sonst

mit Suchen die Änderungen durchgehen und einzeln annehmen oder ablehnen. lehnen


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8 . K A P. : K O R R E K T U R E N

8.3 Neues in Word 2000 Word 2000 bietet gegenüber Word 97 nur wenige neue Funktionen: ♦ Sind mehrere Texte im Word 2000 geöffnet, so wird jeder Text in einem eigenen Programmfenster angezeigt. Dadurch kann mit den WindowsTasten [Alt]-[Tab] zwischen Texten gewechselt werden. ♦ Die grafischen Möglichkeiten wurden überall etwas erweitert, so stehen z.B. mehr Farben oder mehr Varianten für Unterstreichungen zur Verfügung. ♦ Web-Seiten (Umwandlung in HTML) können jetzt auch mit Frames (in Rahmen eingeteilte Seiten) erstellt werden (siehe HomepageHomepage-Buch). Buch Ein Zustandsbericht aus der Praxis: Praxis: ♦ Nur die benutzten Befehle werden oben im Befehlsmenü angezeigt, einige Zeit nicht verwendete werden selbständig ausgeblendet. ª Dadurch sollte das Menü übersichtlicher werden, dieses schaut jedoch immer anders aus, verwirrt so mehr. ♦ Die beiden Symbolleisten Standard und Format sind nebeneinander, nicht untereinander gesetzt. ª Dadurch wird zwar etwas mehr Platz für den Text freigemacht, jedoch können selbst bei einem 21-Zoll-Bildschirm nicht alle Symbole in einer Reihe angezeigt werden, so daß einige ausgeblendet werden müssen. ♦ Die Hilfe wurde umgestellt. Der praktische Index ist nur noch über eine vorhergehende Frage an den Assistenten erreichbar (siehe ersten Band). ♦ Die Silbentrennung und Rechtschreibprüfung wurde optimiert, so daß gravierende Trennungsfehler die Regel sind und viele falsche Korrekturvorschläge in der Rechtschreibprüfung angezeigt werden. Fragwürdige Neuerungen ab Word 97: ♦ Der Ordner Eigene Dateien und der Ordner Favoriten: ª Jeder Anwender muß genau wissen, wo seine Texte gespeichert sind. ª Beste Lösung: ein wirklich eigener Ordner (z.B. Texte) mit Unterordnern (Briefe, Studium, Berichte, Protokolle, Ausschreibungen usw.). ♦ MS Office Indexerstellung. ª Die Indexerstellung wird bei jedem Windows-Start geladen. ª Dieses Programm soll das Öffnen von MS Office-Dateien beschleunigen. ª Allerdings ist diese Indexerstellung immer aktiv, selbst wenn Sie mit keinem Microsoft-Programm arbeiten, also Ballast für Windows. Tip: Schalten Sie die Indexerstellung ab, indem Sie dessen Programm-Aufruf aus StartStart-ProgrammeProgramme-Autostart entfernen (siehe Windows 95/98-Buch). Im Windows ist es wichtiger, unnötigen Ballast jeder Art zu vermeiden. Die meisten Programmfehler (z.B. falsche Silbentrennungen und Korrekturvorschläge) werden irgendwann bei einem übers Internet erhältlichen Update zu Office 2000 sowie bei neueren Ausgaben behoben sein. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Kapitel

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9. Zeichnen im Word

Im Word können wir einfache Bilder malen, aber auch fertige Bilder in den Text einfügen oder als Hintergrund verwenden. Zunächst zum Zeichnen.

9.1 Die Symbolleiste Die Symbolleiste Zeichnen können Sie mit diesem Symbol ein- oder ausschalten.

Am praktischsten ist es, diese Symbolleiste direkt neben die Zeichnung in den Bildschirm zu ziehen. Die Funktionen bedeuten:

Ellipse und Kreis. Recht Rechteck Pfeil

Elemente auswäh auswählen.

Linie

Linie mit Pfei Pfeilen. Linienart, z.B. punktiert. Schatten

Linien Liniendicke

Dre Drehen

Text Textfarbe

Ein Textfeld Textfeld, um Zeichnungen zu beschriften. WordArt (siehe Band 1). ClipArt einfügen.

Linienfar Linienfarbe Füll Füllfarbe Räumlich ausdehnen.

♦ Bei den Symbolen mit Pfeil klappen Untermenüs auf, in denen mit weiteren Bildern die wählbaren Optionen veranschaulicht werden. ♦ Wenn Sie die Maus kurze Zeit auf einem Symbol nicht bewegen, wird die Bedeutung angezeigt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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9 . K A P. : Z E I C H N E N I M W O R D

9.2 Zeichnen und AutoFormen Bei Zeichnen und AutoFormen verbergen sich viele wichtige Funktionen: Bei Zeichnen::

Mehrere gezeichnete Elemente zu einem Objekt zusammenfassen (Gruppierung). Markierte Elemente vor oder hinter den Text oder andere Zeichnungen setzen. Gitternetz (=Raster) z.B. alle 5 mm einstellen, dann wird alles Weitere im 5mm Abstand gezeichnet. Bei Ausrichten können Zeichnungselemente wie Text z.B. zentriert angeordnet werden.

Drehen ist klar, AutoForm siehe nächsten Abschnitt. Hier kann eine AutoForm nachträglich geändert werden. Bei AutoForm:: AutoFormen sind vorgefertigte Grafikelemente, wie Sie aus der nächsten Abbildung ersehen können. Gut zur Beschriftung von Zeichnungen oder für spezielle Effekte, etwa um ein Flußdiagramm in einen Text einzubauen.

Hier bei Linie finden Sie die Freihandfigur. Die anderen Formen einmal anschauen.

Legenden zur Beschriftung von Zeichnungen, wie diese hier, die Sie gerade lesen.

♦ Immer das gleiche Prinzip: ª eine Form auswählen, ª dann im Text mit gedrückter Maus ziehen, bis die Größe paßt. ª Anschließend anklicken und an den Anfasserpunkten in der Größe ändern oder an einer Linie verschieben (siehe nächste Seite). ♦ Tip: Mit gedrückter [Umschalt]–Taste können Sie ª Kreise statt Ellipsen, Quadrate statt Rechtecke zeichnen und ª Linien mit genau 0°, 30°, 45°, 60° oder 90° Grad ziehen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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9.3 Größe ändern, verschieben und löschen Es ist egal, was Sie zeichnen: ob eine Linie oder ein Rechteck oder eine AutoForm, alles muß erst auf die richtige Größe angepaßt und an die richtige Stelle geschoben werden. Zum Bearbeiten gilt immer: ♦ Element anklicken, anklicken damit die Anfasserpunkte erscheinen. ª jetzt können Sie an den Anfasserpunkten die Größe ändern oder ª auf einer Linie zwischen den Anfasserpunkten verschie verschieben oder ª das ausgewählte Teil mit [Entf] löschen. Probieren Sie es aus: ¾Zeichnen Sie eine Linie (Maus gedrückt halten). ¾ Verlängern Sie die Linie. ¾ Drehen Sie die Linie: Symbol Drehen anklicken, dann die Linie an einem Anfasserpunkt drehen, danach die Funktion Drehen durch Klick auf das Symbol abschalten. abschalten ¾ Verschieben Sie die Linie. ¾ Ändern Sie die Linienfarbe auf rot. rot ¾ Wählen Sie eine 3pt dicke gestrichelte Linie. ¾ Löschen Sie die Linie. ¾Zeichnen Sie ein Rechteck. ¾ Klicken Sie auf das neue Rechteck. ¾ Vergrößern Sie das Rechteck nach rechts. ¾ Ändern Sie die Linienfarbe auf blau und die Füllfarbe auf gelb. ¾ Wählen Sie eine dünne Doppellinie für das Rechteck. ¾ Auch das Rechteck wieder löschen. löschen

Beachten Sie die Anfasserpunkte. Wenn die Anfasserpunkte sichtbar sind, ist der Rahmen markiert und Sie können den Rahmen positionieren: An den Eckpunkten in beide Achsen zugleich vergrößern oder verkleinern.

Auf der Linie zwischen den Anfassern Rahmen verschieben.

An diesem Punkt nach rechts breiter oder schmaler einstellen.


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9.4 Übung Rohr Malen Sie folgenden Briefkopf:

CVTS

ROHRLEITUNGSSYSTEME

Kreis und Linien: ¾Öffnen Sie einen neuen Text. ¾Erstellen Sie den Kreis. Gelbe Füllung mit dem Farbeimer zuweisen. ¾Malen Sie die Linien. Damit die Linien horizontal, bzw. im richtigen Winkel sind, die [Umschalt]–Taste beim Ziehen der Linien drücken. ¾Alles bisher gezeichnete mit dem Auswahlpfeil markieren und gruppieren (Zeichnen-Gruppierung). Zum Markieren mit dem Auswahlpfeil gibt es zwei Möglichkeiten: ♦ entweder mit dem Auswahlpfeil einen großen Rahmen um die Objekte ziehen – alle Elemente innerhalb des Rahmens sind markiert – ♦ oder mit der [Umschalt]– [Umschalt]–Taste die Elemente einzeln anklicken. ª Die Markierung wird durch erneutes Anklicken entfernt. ª Was markiert ist, ist an den Anfasserpunkten erkennbar. Denken Sie daran, den Auswahlpfeil wieder abzuschalten,

um zur Textbearbeitung zurückzukehren.

Text im Rahmen: ¾Wählen Sie das abgerundete Rechteck aus AutoForm– AutoForm–StandardStandardformen. formen Formatieren Sie dieses mit einer schattierten, blauen Linie passender Größe, ¾dann rechte Maustaste auf dem Rechteck und Text hinzufügen. Text eintragen und wie bei normalem Text die Größe und Farbe passend einstellen (hier Umriß + Schattiert). ¾Das zweite Textfeld genauso erstellen, jedoch mit einem Rechteck ohne abgerundete Ecken, anschließend bei „Linienfarbe: Linienfarbe: Keine Linie Linie“ wählen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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9.5 Übung Weihnachtskarte So sollte es werden: ¾Verwenden Sie das Papierformat Briefumschlag C5:

F r o h e We i h n a c h t e n Wünschen Euch Nina & Norbert .

¾Ein abgerundetes Rechteck (AutoForm) für den großen Rahmen mit Farbverlaufsfüllung. Die Farbverlaufsfüllung können Sie so einstellen: ¾Doppelklicken auf dem Rechteck, dann auf der Karteikarte „Farben und Linien“ aus der Abrolliste bei Farbe ganz unten Fülleffekte wählen und folgendermaßen definieren: Schauen Sie sich auch die anderen Karteikarten an.

Bei zweifarbig kann ein Farbverlauf gewählt werden, darunter bei SchattierungsarSchattierungsarten die Richtung.


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¾ Weitere Rahmen nach dem gleichen Schema für den Text. ¾ Bei Frohe Weihnachten den gleichen Farbverlauf mit vertauschten Farben. ¾ Die Papierrolle finden Sie bei AutoFormen AutoFormen–Sterne und Banner. Banner Der Baum: ¾Malen Sie eine Baumkrone mit dem Freihandwerkzeug, Freihandwerkzeug das Sie bei AutoFormentoFormen-Linien finden. ¾ Erst grob zeichnen, am Ende zum Anfangspunkt, ¾ dann zur Korrektur Zeichnen–Punkte bearbeiten einschalten und die Punkte der Krone verschieben, bis es paßt. ¾ Stellen Sie eine grüne Füllung ein. ¾Malen Sie den Stamm mit dunkelroter Füllung dazu, als letztes den Schmuck (gefüllte Kreise: einmal zeichnen, dann mehrfach kopieren). Baum zu einem Element gruppieren und verdoppeln: ¾Markieren Sie den ganzen Baum, indem Sie mit dem Auswahlpfeil ein großes Rechteck um den ganzen Baum ziehen, ¾ dann Zeichnen–Gruppierung. ¾ Jetzt [Strg][Strg]-C drücken, um den Baum zu kopieren, mit [Strg]– [Strg]–V haben Sie einen zweiten Baum. ¾ Schieben Sie den zweiten Baum auf die andere Seite. ¾ Spiegeln Sie den neuen Baum vertikal (Zeichnen– (Zeichnen–drehen und kipkippen– kippen). pen–vertikal kippen ¾Zeichnen Sie die Geschenke, jedes mit einer anderen Füll- und Linienfarbe als gefüllte Rechtecke. Setzen Sie die Geschenke der Vorlage entsprechend nach vorn oder nach hinten. ¾Abschließend alle Geschenke auswählen und mit dem Symbol aus der Zeichnen–Symbolleiste (ganz rechts) räumliche 3D–Objekte erzeugen:

Notizen:

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Kapitel

10. Bilder einfügen

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Jetzt soll ein fertiges Bild (ClipArt ClipArt) ClipArt eingefügt werden. Auch dem MS Word sind zahlreiche ClipArt’s beigegeben, die Sie in Texten verwenden können.

10.1 Übung Silvester Die Zeichenwerkzeuge finden Sie auf Seite 35 beschrieben. ¾Zuerst das Seitenformat bei Datei–Seite einrichten auf DIN A5 quer, Seitenrand oben 3 cm, sonst 2 cm, einstellen. ¾ Die Überschrift Silvester– Silvester–Party schreiben, ungefähr wie abgebildet formatieren und Text etwas strecken und skalieren. Die Füllung können Sie mit Format– Format–Rahmen Rahmen und Schattierung einstellen. Dort finden Sie ganz unten bei Schattierung– Schattierung–Linienart ein quergestreiftes Linienmuster. ¾Den restlichen Text in zwei Textfeldern anordnen und Linienfarbe und Schriftart einstellen. Damit die Textfelder nicht sichtbar sind, Füllung und Linienfarbe für diese ausschalten (Fülleimer). ¾ Internet–Adresse als WordArt einfügen. ¾Abschließend ClipArt positionieren und die Textgröße so weit variieren, bis die Aufteilung paßt. So wird es werden:

Silvester–Party in der Volkshochschule am 31.12.99 ab 21 Uhr im Computerraum.

Hacker bitte Online teilnehmen unter


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1 0 . K A P. : B I L D E R E I N F Ü G E N

10.2 ClipArt einfügen Wenn das Office– Office–Paket auf Ihrem Rechner geladen ist, haben Sie zwei Optionen: ♦ Mit Einfügen-Grafik-ClipArt wird die Microsoft Office ClipArtGalerie gestartet. ª Das ist ein elektronischer Katalog mit kleinen Übersichtsbildern, in dem Sie sich die Bilder vor dem Einfügen ansehen können. ♦ Aus Datei:: ein beliebiges Bild ohne Voreinstellung einfügen. ClipArt So geht es: ¾Wählen Sie Einfügen–Grafik–ClipArt. ¾Wählen Sie z.B. aus der Kategorie „Besondere Anlässe“ ein für eine Partyeinladung passendes Bild:

Hiermit geht es zu den vorigen Fenstern.

Im Internet Bilder suchen geht natürlich nur bei aktiver Verbindung (online). Besser ist es, eine richtige Suchmaschine zu verwenden.

Wie wäre es mit diesem Bild?

ClipArts einfügen: ♦ Sie können ein ClipArt mit gedrückter linker Maustaste in den Textbereich herüberziehen. ♦ Genauso möglich: Rechte Maustaste, dann Einfügen oder ♦ mit linker Maustaste anklicken und in der erscheinenden Symbolleiste das erste Symbol wählen.


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10.3 Bilder bearbeiten Auch das kann Word. Selbst fertige ClipArts können geändert werden. ¾ Um Bilder zu bearbeiten, auf der Grafik die rechte Maustaste drücken, dann Bearbeiten wählen. Leider dauert es bei Word 2000 eine Weile, bis das integrierte Grafikprogramm geladen ist. Hier stehen Ihnen alle Befehle zur Verfügung, die Sie bereits beim Zeichnen kennengelernt haben. ¾Markieren Sie die einzelnen Elemente und wechseln Sie die Farben,, indem Sie die Füllfarbe mit dem Farbeimer ändern. Ebenso können Sie Elemente verschieben, kopieren, löschen oder die Größe ändern. ♦ Also aufgepaßt, daß Sie die Grafik nicht versehentlich verunstalten. ª Dann sofort Rückgängig anklicken oder mit Schließen den ª Zeichenmodus verlassen, ClipArt löschen und neu einfügen.

10.4 Die Grafik–Symbolleiste ¾Klicken Sie das eingefügte ClipArt an. Jetzt erscheint die Symbolleiste: ª Sollte die Symbolleiste nicht automatisch erscheinen, können Sie diese über „rechte rechte Maustasteanzeigen nzeigen“ Maustaste- Grafiksymbolleiste a nzeigen einblenden. Heller oder dunkler.

Mehr oder weniger Kontrast.

Alle Einstellungen zurücksetzen..

Anderes Bild einfügen.

Eine Farbe anklicken, die ausgeblendet werden soll.

Bildsteuerung.

Grafik formatieren formatieren: ein Menü mit allen Einstellmöglichkeiten erscheint.

Hiermit können die Bildränder abgeschnitten werden. Liniendicke

Textfluß einstellen: kleine Bilder verdeutlichen die Wirkung.

Bei der Bildsteuerung finden Sie diese interessanten Optionen: ♦ Automatisch: Automatisch Word stellt die Farben optimal ein. ♦ Graustufe: Graustufe alle Farben werden durch entsprechende Grautöne ersetzt. ♦ Schwarzweiß: Schwarzweiß statt Farben oder Grautönen nur noch schwarz und weiß. ♦ Wasserzeichen: Wasserzeichen das Bild wird stark erhellt und blaß eingestellt, so daß es wie ein aufgedrucktes Wasserzeichen wirkt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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10.5 Problem abgeschnittene Bilder Word zeigt Ihnen manchmal nicht die ganze importierte Grafik an, sondern nur den unteren Rand. Wenn nicht „Über den Text legen“ aktiviert wurde, ist jede Grafik einem Absatz zugeordnet, auch wenn dieser nicht angezeigt wird. Damit können Sie für eine markierte Grafik bei Format– Format–Absatz alles wie gewohnt einstellen: Abstand vor oder nach, Rahmen außen herum usw. ♦ Das können Sie so umgehen: ª Grafik anklicken, Format– Format–Absatz wählen und ª Zeilenabstand einfach einstellen!!! Ist der Zeilenabstand mit Genau z.B. auf 15 pt eingestellt, so zeigt Word bei der Grafik wirklich nur 15 pt an. Der Rest des Bildes wird abgeschnitten.

10.6 Übersicht Einfügen Diesmal haben wir ein Bild geladen, im nächsten Kapitel werden wir ein Bild als Objekt einfügen. Bilder können direkt mittels Importieren geladen werden, Objekte (in anderen Programmen erstellte Bilder, Diagramme, Tabellen usw.) können durch den OLE-Standard ausgetauscht werden. Im großen und ganzen gibt es damit folgende Möglichkeiten: ♦ Beide Programme öffnen, das Bild oder Objekt (z.B. Diagramm) markieren, kopieren und in Word einfügen. ♦ Mit Einfügen-Grafik ein auf Datenträger gespeichertes Bild laden. ♦ Mit Einfügen-Objekt ein auf Datenträger gespeichertes Bild oder Objekt einfügen (Karteikarte „aus Datei erstellen“). ♦ Mit Einfügen-Objekt die Befehle des anderen Programmes in Word einblenden, um ein neues Bild oder Objekt zu erstellen (Karteikarte „neu erstellen“). Wegen Kompatibilitätsproblemen ist die praktische Anwendung ganz einfach: alle Wege in der oben angegebenen Reihenfolge probieren, bis es klappt. Sollte das Bild oder Objekt von Word trotzdem nicht erkannt werden, kann dieses in dem Originalprogramm mittels „Speichern unter“ in einem älteren oder kompatibleren Dateiformat gespeichert werden. Für Word optimal sind wmf-Vektordateien oder Bilder im jpg-Format. Sie sehen, die Dateiendungen sollten auf Rechnern für fortgeschrittene Anwendungen unbedingt sichtbar sein.


44

Kapitel

11

11. Brief mit Grafikelementen

Brief ist nicht gleich Brief. Ein paar einfache Linien verwandeln den Brief zu einem Design. Den Briefkopf, der sich, falls der Text zwei oder mehr Seiten lang wird, auf jeder neuen Seite wiederholen soll, setzen wir in die Kopfzeile. Eine Abbildung finden Sie nach der Beschreibung.

11.1 Die Kopfzeile Der Briefkopf wird in die Kopfzeile gesetzt. Kopf Kopfzeile

Die KopfKopf- oder Fußzeile: ♦ was in der Kopf- oder Fußzeile eingetragen wird, wiederholt sich automatisch auf jeder Seite. ª Nur beim ersten Mal mit Ansicht– Ansicht–KopfKopf- und Fußzeile öffnen, ª danach genügt Doppelklicken auf die Kopf- oder Fußzeile zum Öffnen, ª zum Verlassen in der Symbolleiste Schließen drücken oder im Textbereich doppelklicken. ♦ Bei Datei– Datei–Seite einrichten ist der Abstand der Kopf- oder Fußzeile zum Papierrand angegeben. ª Die tatsächliche Größe der Kopf- oder Fußzeile richtet sich nach dem eingetragenen Text. Zur Übung: ¾Mit Ansicht–Kopfzeile gelangen Sie in die Kopfzeile. ¾Dort mit WordArt das Firmenlogo erstellen, darunter die Adresse mit Kapitälchen und Sonderzeichen zentriert schreiben.

Abbildung auf der nächsten Seite.

¾Kopfzeile schließen und die Adressenwiederholung ganz klein auf 8 pt Schriftgröße einstellen. ¾Zeichnen Sie die Linien und die Dreiecke (AutoFormenStandardformen) zur Abgrenzung. ¾Den Dreiecken eine Farbverlaufsfüllung zuweisen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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11 . K A P. : B R I E F M I T G R A F I K E L E M E N T E N

11.2 Zeichnungsteile fest anordnen Die beiden gefüllten Dreiecke sollen sich nicht mit dem Text verschieben: ¾ rechte Maustaste auf Dreieck, AutoForm formatieren wählen und ¾ auf der Karteikarte Layout die Schaltfläche Weitere drücken, ¾ dort „Objekt Objekt mit Text verschieben“ verschieben ausschalten.

Hier „Objekt mit Text verschieben“ abschalten, damit die Grafiken Ihre Position nicht verändern.

♦ Objekt mit Text verschieben: das ClipArt hängt mit einem Anker an dem Absatz davor und verschiebt sich mit diesem. ♦ Durch Verankern wird der Anker diesem Absatz fest zugeordnet und bleibt dort, auch wenn Sie das Bild verschieben. ª Nur für Problemfälle, z.B. bei mehrspaltigem Text, erforderlich.

11.3 Bild als Wasserzeichen Jetzt muß das Bild in die Mitte des runden WordArt– WordArt–Textes. ¾ Einfügen–Grafik–ClipArt, dann bei „Clips suchen: Segelboote“ eintragen und mit Return bestätigen. ¾ Ein Segelboot einfügen, vergrößern, in die Mitte des Briefes schieben. ¾ In der Grafik–Symbolleiste mit Bildsteuerung– Bildsteuerung–Wasserzeichen das Bild stark erhellen. ¾ Rechte Maustaste auf dem Bild, dann Reihenfolge und sowohl in den Hintergrund als auch hinter den Text anordnen. Speichern nicht vergessen! Der Brief wird später noch einmal gebraucht. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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PLATSCHSTR. 56 Â 89333 SINKEN (567) 5 66 77 Â (567) 5 77 88 Segel- und Surfverein am Nassen See Platschstr. 56 Â 89333 Sinken

«Vorname» «Name» «Adresse1» «Postleitzahl» «Ort»

Als Abgrenzung für das Adressenfenster eine dünne Linie mit der [Umschalt]– [Umschalt]–Taste genau waagerecht.

Ein Dreieck mit Farbverlauf. Farbverlauf Ein Dreieck finden Sie bei den AutoFormen-Standardformen. Sehr geehrte Damen und Herren,

Eine Lücke für den Text. Vergessen Sie nicht, vor dem Ausfüllen den Brief mit Speichern unter neu zu sichern.

Mit freundlichen Grüßen

Die Fußzeile wird mit einer blauen Linie vom übrigen Brief getrennt. Vorstand: Dr. Müller Ente Heinz–Michael Wasserblau

Eine horizontal und vertikal gespiegelte Kopie. Bankverbindung: Wellenbank, BLZ 555 34 22 Kt.–Nr. 123 455 56


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11.4 Objekte und OLE ♦ Grafiken können Sie mit Einfügen–Grafik in den Text laden, ª eine Tabelle oder eine Datenbank mit Einfügen–Objekt. ♦ Das geht, weil es für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen einen Standard gibt: ª OLE (Object Linking and Embedding ~ Objekte einfügen). Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein: ♦ Beide Programme müssen den OLE–Standard für den Dateiaustausch unterstützen und ♦ beide Programme müssen auf dem Rechner installiert sein, denn die Programme teilen sich die Arbeit: ª Das Programm liest die Daten im standardisierten OLE–Format aus, ª so daß Word diese anschließend importieren kann, ohne für jedes Programm einen passenden Importfilter haben zu müssen.

11.4.1 Übung zu OLE ¾Beginnen Sie einen neuen Text mit dem Seitenformat 15x15 cm.

Flohmarkt am Samstag, den 13.3.93 im Bräukeller


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Bild malen als OLE– OLE–Objekt: Das Bild werden wir nicht im Word, sondern im Windows–Malprogramm Paint erstellen, um den Dateiaustausch zu üben. ¾Wählen Sie Einfügen–Objekt–Bitmap:

Hier können Sie zu jedem auf Ihrem Rechner installierten Programm wechseln, das dem OLE–Standard entspricht. Bitmap ruft das Windows–Malprogramm Paint auf.

Bitmap

Damit werden im Word die Befehle des Malprogrammes Paint eingeblendet: ¾Jetzt können Sie ein kleines Bild mit den Malwerkzeugen am linken Rand, z.B. dem Pinsel, malen. ¾Beachten Sie die Bildlaufleisten, evtl. den Bildrahmen insgesamt vergrößern, wechseln Sie unten links die Farben und malen Sie mit den Malwerkzeugen, z.B. der Sprühdose. Mehr im Windows-Buch. Bild schließen und öffnen: ¾ Wenn Sie außerhalb des Bildes im Text klicken, ist das Malprogramm verlassen und das Bild in den Word–Text übernommen. ¾ Weitermalen geht durch Doppelklicken auf das Bild. Der Text und Hintergrund: ¾Kunst als WordArt erstellen, zweimal kopieren und nur den Text ändern zu »&« und Krempel. ¾ Größe mit der Maus anpassen und richtig anordnen. ¾Den anderen Text in eine AutoForm (Rechteck) setzen. ¾Ein Rechteck mit Struktur– Struktur–Füllung über die ganze Seite. ¾ Rechte Maustaste und Anordnen– Hintergrund. Anordnen–in den Hintergrund


49

Kapitel

12. Eine Präsentation

12

In diesem Kapitel dürfen Sie die Formatvorlagen anwenden. Außerdem werden wir Spalten erstellen, eine Kopfzeile bestimmen sowie Bilder und Tabellen einfügen. Die fertige Übung finden Sie am Ende dieses Kapitels auf Seite 59 abgedruckt.2

12.1 Spalten erstellen Der Text ist gleich da. Als erstes stellen wir das Seitenformat ein: ¾ Öffnen Sie den Übungstext Zucker. ¾ Wählen Sie Datei–Seite einrichten:

¾ Querformat ist diesmal erwünscht. ¾ Oben 3 cm Seitenrand, weil dort die Überschrift in die Kopfzeile gesetzt wird, sonst die Seitenränder auf 1 cm reduzieren. Jetzt fehlen noch die drei Spalten.

2

Dieser Zuckerhut–Text ist ein leicht modifizierter Beispieltext von MS Word.


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1 2 . K A P. : E I N E P R Ä S E N TAT I O N

¾ Wählen Sie Format–Spalten, dort 3 Spalten einstellen und den Abstand zwischen den Spalten reduzieren.

Eine Linie zwischen den Spalten? 3

Mehr als drei Spalten könnten hier eingestellt werden.

Oben drei Spalten wählen, dann hier den Abstand reduzieren. Dadurch werden die Spalten automatisch gleich groß.

Die Spalten sollen für das gesamte Dokument gelten, nicht für markierten Text.

Wenn nur ein Absatz mehrspaltig eingestellt werden soll:

Absatz markieren und „Anwenden auf: Markierten Text.“

12.2 Text formatieren Jetzt haben Sie drei gleich große Spalten. Aus dem Rohtext wird mit FormatFormatvorlagen schnell ein druckfertiges Dokument. Wie in fast jedem Text gibt es folgende Textblöcke: Überschriften: normaler Text: spezieller Text:

Titel– Titel–Überschrift 1– 1–Überschrift 2, Standard, Bullet.

Der Titel kann auch ohne Formatvorlage eingestellt werden, da es sich um einen Einzelfall handelt. ¾ Weisen Sie den Hauptüberschriften die Formatvorlage Überschrift 1 und den Tabellenüberschriften Überschrift 2 zu.

[Alt][Alt]-1, 2, 3

Für die Formatvorlagen Überschrift 1, 2 und 3 sind

bereits die Shortcuts [Alt]–1, 2 und 3 eingerichtet. Sparen Sie sich Arbeit, indem Sie diese Shortcuts benutzen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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¾ Stellen Sie in der Formatvorlage für die Überschrift 1 ein: Standard + Arial 14 pt, fett, Farbe Blau, linksbündig, Zeilenabstand einfach, Abstand vor 18 pt, nach 6 pt. ¾ Überschrift 2 für die Tabellenüberschriften so formatieren: basiert auf: Überschrift 1, Schriftgröße auf 12 pt, Abstand vor/nach auf 6 pt reduzieren. Fast jeder Text kommt mit folgenden Formatvorlagen aus: Standard, ÜberÜberschrift 1, 2, 3 und ein oder zwei Spezialabsätze, z.B. hängend hängend oder Zitat. Zitat Gehen Sie der Reihe nach vor: ¾ Stellen Sie die Formatvorlage Standard für den normalem Text ein: Times New Roman, 11 pt, Blocksatz, ZA einfach. ¾ Kontrollieren Sie, ob die Silbentrennung aktiviert ist, damit die Zeilen durch den Blocksatz nicht zu weit auseinandergezogen werden (Extras Extras– Extras–Sprache– Sprache–Silbentren Silbentrennung). nung ¾ Erstellen Sie die Formatvorlage Bullet für die Absätze mit den Aufzählungszeichen (=Bullet): Standard + Hängend 0,5 cm, ZA genau 13 pt, Abstand nach 6 pt. Wählen Sie ein schönes Aufzählungszeichen. ¾ Weisen Sie Bullet den entsprechenden Absätzen zu. ª Wenn Sie die drei zusammenstehenden Absätze markieren, brauchen Sie nur einmal auf Bullet umzuschalten. ª Hinweis: die Absätze müssen nicht vollständig markiert sein. Formatvorlagen haben Sie bereits bei der ersten Übung eingestellt. Also nutzen wir die Gelegenheit, um ein paar neue und nützliche Funktionen zu erklären:

Wenn Sie Return drücken, erhält der neue Absatz automatisch die Formatvorlage Standard. Standard

Immer dasselbe Schema: Format Formatvorlage– orlage–Bearbeiten, Bearbeiten Format–Formatv oder [Alt]–t–v, und Sie können hier alles einstellen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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12.3 Die Tabelle Jetzt wird es Zeit für die erste Tabelle. Der Text ist lediglich durch Tabulatoren getrennt. ♦ Das ist ein häufiges Phänomen: ª wenn Sie z.B. aus zehn Referaten einer Fachtagung eine Broschüre erstellen sollen, so sind einige Tabellen nur mit Tabulatoren eingestellt, ª oder wenn Daten aus anderen Programmen übernommen werden, sind anstelle der Spalten oft Trennzeichen (Tabulatoren, Strichpunkt, Komma) zwischen den Spalten vorhanden.

12.3.1 Text in Tabelle umwandeln Kein Problem für Word, denn wir können Text in eine Tabelle und umgekehrt umwandeln. ¾ Markieren Sie den Text, der in die Tabelle gehört. ¾ Wählen Sie: Tabelle-Umwandeln-Text in Tabelle:

Wir benötigen 4 Spalten und 6 Zeilen.

Das Tabellenformat kann bereits an dieser Stelle bestimmt werden.

Hier könnte ein anderes Trennzeichen gewählt werden. Unsere Tabelle ist durch Tabulatoren getrennt.

Wenn Sie eine Tabelle markiert haben,

finden Sie im Menü Tabelle den Rückweg: Umwandeln-Tabelle in Text.


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12.3.2 Tabelle einstellen Jetzt wird die Tabelle fertig formatiert: Verkäufe pro Monat Verkaufsvorhersage Gesamtverkäufe Gesamtvorhersage

Januar

Februar

März

40

65

65

45

78

45

40

106

172

45

123

169

Die Trennungen stimmen in Tabellen oft nicht und müssen von Hand eingestellt werden.

Genau über der Spaltenlinie wechselt der Mauspfeil. Dann kann die Spaltenbreite durch Ziehen mit der Maus verändert werden. Markieren Sie diese Zeile. Mit Tabelle–Zellen verbinden wird es eine große Zelle. Danach bei Format– Format–Rahmen und Schattierung eine Füllung einstellen.

Tabelle oder nur die Zahlen markieren, dann rechte Maustaste darauf und bei „Zellausrichtung“ vertikal zentrieren wählen.

12.3.3 Füllung und Linien Tabelle– Tabelle–Autoformat übernimmt fast alle Einstellarbeiten für uns. ♦ Trotzdem kann jede markierte Zeile oder Spalte mit Format– Rahmen und Schattierung individuell eingestellt werden: ª je nach Drucker sind hellere oder dunklere Füllungen erforderlich. ª Das Ergebnis sollten Sie mit Probeausdrucken kontrollieren, denn gerade bei Füllungen wirkt der Ausdruck oft anders als auf dem Bildschirm angezeigt. Für Rahmen und Schattierungen gibt es eine Symbolleiste, die mit diesem Symbol eingeschaltet wird: Tabelle zeichnen, daneben radieren, eher unpraktisch. Linientyp

Liniendicke Linienfarbe

Text senkrecht.

Füllfarbe Zellen verbinden, teilen. Textausrichtung

AutoFormat Zeilen, Spalten ausrichten.

Welche Linie wird gewünscht? Dieses Symbol finden Sie ebenfalls in der Symbolleiste Standard. Damit wird das auf der folgenden Seite abgebildete Fenster geöffnet.

Sortieren und Summe einfügen.


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Generelles Vorgehen: ♦ zuerst Zellen markieren, markieren die geändert werden sollen, ♦ dann Linientyp, -dicke und -farbe einstel einstellen, len

♦ zum Schluß im rechts abgebildeten Fenster auswählen, für welche Linien die Einstellungen gelten sollen, z.B. Kasten außen. ª Noch einmal klicken schaltet die Linien wieder ab. Das Symbol für Gitternetzlinien. Diese werden zwar am Bildschirm angezeigt, aber nicht ausgedruckt.

Eine horizontale Linie, daneben schräge Linien mitten durch eine Zelle.

♦ Praktisch: ª In der Symbolleiste werden die aktuellen Einstellungen angezeigt angezeigt, sobald Sie in die betreffende Zelle klicken.

12.3.4 Die Spaltenbreite Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Breite der Spalten zu verändern: ♦ Die Spaltenbreite kann am einfachsten mit der Maus eingestellt werden: die Spaltenlinie verschieben. ª Wenn Zellen markiert sind, so wird nur die Spaltenbreite dieser Zellen geändert! ª Tabelle–Autoformat paßt die Spaltenbreite an den Text an, sofern die Funktion optimale Spaltenbreite angekreuzt ist. ª Dritte Möglichkeit: Tabelle oder einzustellende Spalten markieren, rechte Maustaste und Tabelleneigenschaften:

Zuerst passende Karteikarten wählen.

Für jede Spalte kann die Breite ganz genau eingestellt werden. Andere Spalten formatieren.


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12.4 Die Bilder einfügen 12.4.1 Das Diagramm Der Text stimmt nun halbwegs, jetzt fehlen nur noch die beiden Bilder. Das erste ist ein Diagramm, hier in einem anderen Programm erstellt und in das zu Word kompatible WMF-Format umgewandelt. ¾ Wählen Sie: Einfügen–Objekt. Dort zu der Karteikarte „Aus Datei erstellen“ wechseln. Unser Diagramm gibt es bereits, gespeichert als Datei auf der Diskette:

Der Unterschied: ♦ Neu erstellen: Sie wollen jetzt ein Bild malen oder eine Kalkulation erstellen. ª Die Befehle des anderen Programms (Paint, Excel…) werden in Word eingeblendet. ª Sobald Sie das Programm verlassen, ist das Bild oder die Kalkulation usw. in Word übernommen. ♦ Aus Datei erstellen: Sie wollen eine bereits existierende Datei (Bild, Tabelle, Kalkulation …), die in einem anderen Programm erstellt wurde, in Word übernehmen. Es bedeutet: ♦ Verknüpfen: wird das Original geändert, so wird ebenfalls die Kopie im Text aktualisiert. ª Das geschieht jedesmal, wenn Sie den Text öffnen. öffnen ª Die Aktualisierung kann so von Hand gestartet werden: verknüpftes Objekt anklicken, dann Bearbeiten-Verknüpfungen…, dort im Menü die Schaltfläche Jetzt aktualisie aktualisieren wählen. ª Gut z.B. für Monatsberichte, damit jeden Monat die aktuellen Firmendaten in dem Text erscheinen. ♦ Als Symbol anzeigen: am Bildschirm wird nicht das Original angezeigt, sondern nur ein Symbol als Platzhalter. ª Diese Option war früher erforderlich, um den Bildaufbau bei langsamen Rechnern zu beschleunigen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Objekt einfügen: ¾ Wählen Sie Durchsuchen, um die Datei „A: A:\ A:\WordWord-Bd2\ Bd2\Zuckerhut Umsatzgrafik“ auszuwählen. Verknüpfen ja, „Als Symbol anzeigen“ nicht, mit OK bestätigen. ¾ Schieben Sie das Diagramm an die richtige Position und passen Sie die Größe an. ¾ Wenn Sie die Grafik frei verschieben wollen, rechte Maustaste darauf, dann Objekt formatieren und auf der Karteikarte Layout „Rechteck“ wählen. Jetzt muß der Text in den ersten beiden Spalten angepaßt werden: werden: ¾ Verändern Sie Schriftgröße, Zeilenabstand und Absatzabstand (nur in der jeweiligen Formatvorlage!), bis die Anordnung wie auf der Vorlage erreicht ist.

12.4.2 Das Firmenlogo ist zusammengesetzt aus einem ClipArt (= der Rahmen) und dem Text, der in ein Textfeld gesetzt ist, um diesen in die Mitte des Rahmens schieben zu können. ¾ Wählen Sie: Einfügen–Grafik-Aus Datei, um das Bild plaket1.wmf von der Diskette einzufügen. ¾ Schieben Sie das Bild an die richtige Stelle am Ende des Textes. Verbreitern Sie das noch runde Bild zu dem abgebildeten Rahmen. Den Text ergänzen: ¾ Ziehen Sie ein Textfeld (Zeichensymbolleiste) und schreiben Sie ZukZukkerhut GmbH hinein. ª Textfeld, Textgröße und -farbe wie abgebildet einstellen, vor allem die Linie des Textfeldes mit „Linienfarbe: Keine Linie“ ausblenden. ♦ Sie können auch die Grafik mit Doppelklicken zum Bearbeiten öffnen und dann den Text direkt eintragen, natürlich wieder mittels eines Textfeldes. ª Mit letzterer Methode ist der Text und die Grafik nach dem Schließen des Bearbeitungsmodus ein Element.

Notizen:

........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................


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12.5 Die Kopfzeile ¾ Die Kopfzeile wird beim ersten Mal mit Ansicht–Kopf- und Fußzeile aktiviert. ¾ Schreiben Sie Zuckerhut GmbH in die Kopfzeile. ¾ Stellen Sie die Schriftgröße entweder von Hand oder über die bereits vorhandene Formatvorlage Kopfzeile entsprechend groß ein: Schrift 48 pt, fett, gesperrt 3pt, blau, zentriert. Text weit sperren (5 pt) und die Textfarbe ändern (blau). ¾ Wählen Sie Format–Rahmen und Schattierung, um den Hintergrund einzufärben. Als Vorschlag: Rahmen mit Muster 20% blau.

Alles erledigt? Dann Kopfzeile schließen. Beachten Sie:

♦ Entweder hiermit die Kopfzeile schließen oder ♦ mit Doppelklicken: ª Doppelklicken auf den Textbereich schließt die Kopfzeile, ª Doppelklicken auf die Kopfzeile öffnet diese wieder.

12.6 Überschriften am Spaltenanfang Steht die Überschrift am Anfang einer Spalte, so wird der Abstand vor dem Absatz leider ebenso eingehalten. Soll die Überschrift ganz oben anfangen, dann entweder von Hand nur bei diesem Absatz den Abstand vor auf 0 setzen oder dies bei den Word–Voreinstellungen generell ändern. Den Abstand beim Beginn einer Spalte können Sie an dieser Stelle automatisch ausschalten: ¾ Extras–Optionen–Karteikarte Kompatibilität–Option „Abstand vor nach Seiten- oder Spaltenwechsel unterdrücken“ aktivieren.

Bei der nächsten Übung werden wir uns noch gründlicher mit den Kopfzeilen beschäftigen. Außerdem wird ein Inhaltsverzeichnis erstellt, die Seiten werden numeriert und die bei längeren Texten sehr nützliche Funktion Suchen und Ersetzen wird vorgestellt.


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Zuckerhut GmbH

nkte/Haupterfolge

rz überstiegen die Verkaufsresultasere geplanten Einnahmen. Ein Monatsrekord also! Dieses außernlich gute Ergebnis verdanken wir em unserer Ladenwerbung und der ragenden Leistung unseres Verersonals.

Geschäftsbericht

Auch die Verkäufe des Monats März reflektieren die Tendenz zu steigenden Umsätzen in diesem Vierteljahr. Erstmals dieses Jahr haben wir das Soll überschritten: Revidierte Aufstellung der Marktanteile:

März: Die neue Strategie und Proanung wurde dem stellvertretenden äftsführer unterbreitet. Eine Zuenfassung der Kommentare dieser g erhalten Sie von Paul Brach.

Erstes Quartal Febru Februar

März

40

65

65

45

78

45

¾ Aufgrund der verbesserten tate im letzten Monat in R entsprechender Vorhersage hut Schokoladen, sehen w Jahresende ein Gesamtv 1000 Einheiten pro Monat steht Zuckerhut Schokolad Stelle!

¾ Aufgrund der verbesserten tate in Region 4 und e Vorhersagen für Zuckerhut sehen wir nun für das Ja Gesamtvolumen von 1000 Monat voraus. Damit ste Schokoladen an erster Stell

Versand einer Spezialausgabe des hrskatalogs wurden die regionalen fe um 50% erhöht.

Janu Januar

Perspektiven

Tabelle 2: Zweites Quartal

GESAMT ESAMTVERKÄUFE

¾ Die voraussichtliche Um unserer Konkurrenten dür unserer Steigerung nicht Wir haben soeben den en kaufsbericht erhalten und ankündigen zu können, d Jahr Rekordverkäufe erzielt

pro Region 40

106

172

45

123

169

Region 1 Region 2 Region 3 Region 4

306 312 115 235

Z uckerh Gm bH

Kapitel

13

13. Ein Inhaltsverzeichnis

Word kann ein Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen und ansprechend formatieren — eine sehr große Erleichterung, gerade weil das Inhaltsverzeichnis nach jeder Textänderung aktualisiert werden kann.

13.1 Text formatieren Auch diese Übung ist nicht fertig eingerichtet, sondern Sie sollen zuerst den Text formatieren. ¾Öffnen

Sie den Übungstext Inhaltsv.doc.

¾ Gehen Sie den Text durch und weisen Sie die Formatvorlagen Überschrift 1, 2 und 3 wie angegeben mit den Shortcuts zu.

♦ Benutzen Sie die Shortcuts, die für die Überschriften bereits eingerichtet sind: ª Überschrift 1 mit [Alt]–1, ª Überschrift 2 mit [Alt]–2, ª Überschrift 3 mit [Alt]–3.

Shortcuts sind Tastatur–Abkürzungen.

Stellen Sie die Überschriften folgendermaßen ein: ¾ Überschrift 1 1: Schrift Arial mit 20 pt Schriftgröße, fett, Abstand vor 30 pt, nach 12 pt, Linie unten mit 3 pt Abstand, Text und Linienfarbe dunkelblau. ¾ Überschrift 2 2: basierend auf Überschrift 1, aber ohne Linie und mit nur 16 pt Schriftgröße, Abstand vor: 18 pt, nach 6 pt. ¾ Überschrift 3 3: basierend auf Überschrift 2, 14 pt, fett + kursiv, Abstand vor 12 pt, nach 4 pt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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1 3 . K A P. : E I N I N H A LT S V E R Z E I C H N I S

13.2 Suchen und Ersetzen Sie werden sicherlich schon bemerkt haben, daß die Überschriften falsch geschrieben sind. Kein Schreib-, sondern ein häufiger Umwandlungsfehler, da der Text aus einem anderen Programm übernommen wurde. ¾Wählen Sie Bearbeiten–Suchen (oder das Symbol „Fernglas“)

Mit Erweitern klappen die im nächsten Menü abgebildeten Zusatzoptionen auf, bei denen Sie z.B. gezielt nach oben oder unten suchen lassen können.

¾ Tragen Sie als Suchtext Pberschrift ein. Drücken Sie Weitersuchen, damit das erste Wort gefunden wird, das nun korrigiert werden soll. ¾ Erweitern Sie das Fenster und wechseln Sie zu der Karteikarte Ersetzen. Geben Sie das richtige Wort „Überschrift“ bei Ersetzen durch an:

Pberschrift Überschrift

Drücken Sie Ersetzen, bis Sie sicher sind, daß nur der gewünschte Text ausgetauscht wird, dann erst Alle Ersetzen wählen. Jetzt arbeitet Word den ganzen Text ohne weitere Frage durch. Klappt die Optionen wieder ein.

♦ Wenn Sie während dem Ersetzen noch einen anderen Fehler finden, können Sie diesen direkt korrigieren: korrigieren ª mit der Maus zweimal auf den Text klicken, Fehler ausbessern. ª Anschließend das noch geöffnete Suchen–Fenster anklicken und die Suche fortsetzen, evtl. nur mit Suchen: nach unten. Die weiteren raffinierten Möglichkeiten, etwas ersetzen zu lassen, werden im dritten Band vorgestellt.


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13.3 Inhaltsverzeichnis erstellen Als Vorbereitung fügen wir eine leere Seite, auf die das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll, nach dem Titelblatt ein. ¾ Gehen Sie an das Ende des Titelblattes. Mit [Strg]–[Return] wird ein zusätzlicher Seitenumbruch eingefügt, so daß nun eine leere zweite Seite vorhanden ist. Die Überschrift für das Inhaltsverzeichnis: ¾ Schreiben Sie Inhaltsverzeichnis über das Inhaltsverzeichnis und stellen Sie dieses ein: 20 pt und fett fett. ª Weil diese Überschrift nicht in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll, dürfen Sie keinesfalls die Formatvorlage Überschrift verwenden, ª deshalb markieren und Schrift von Hand ändern. Das Verzeichnis generieren: ¾ Jetzt setzen Sie den Cursor auf die leere Seite und wählen Einfügen– Index und Verzeichnisse…: ¾ Holen Sie die Karteikarte Inhaltsverzeichnis nach vorne:

………

Diese Formate sind bereits voreingestellt und stehen zur Auswahl. Klicken Sie eines an, und Sie können mit der Richtungstaste nach unten/oben am schnellsten durchblättern. Wenn Ihnen ein Muster aus dem Vorschaufenster gefällt, mit OK die Aktion starten.


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13.3.1 Inhaltsverzeichnis aktualisieren Wenn Sie die Überschriften im Text geändert haben, generieren Sie das Inhaltsverzeichnis neu: ¾ Einfügen–Index und Verzeichnisse wählen, bei der ¾ Karteikarte Inhaltsverzeichnis als Format Von Vorlage einstellen, um die Formatierungen von dem alten Verzeichnis beizubehalten ¾ oder eine andere Vorlage wählen und ¾ nach OK das existierende Verzeichnis ersetzen. Diese Operation können Sie von jeder beliebigen Textposition aus durchführen, weil sich Word das existierende Inhaltsverzeichnis sucht. Andere Möglichkeit: ¾ Über dem Inhaltsverzeichnis die rechte Maustaste Maustaste drücken, ¾ dann Felder aktuali aktualisieren wählen. ¾ Sie werden anschließend gefragt, ob Sie nur die Seitenzahlen aktualiaktualisieren oder ein neues Verzeichnis erstellen lassen wollen.

13.3.2 Inhaltsverzeichnis formatieren Wenn Word ein Inhaltsverzeichnis erstellt, durchsucht es den Text nach den Formatvorlagen Überschrift 1, 2 und 3 3. Diese Texte werden kopiert und am Textanfang zusammengestellt.

Ein Inhaltsverzeichnis kann nur automatisch erstellt werden, wenn die Überschriften–Formatvorlagen verwendet wurden! Nun sollen die Überschriften im Inhaltsverzeichnis nicht mit einer ebenso großen und fetten Schrift gedruckt werden, wie es im Text eingestellt ist. Deshalb werden die Formatvorlagen für das Inhaltsverzeichnis nach diesem Schema ersetzt: im Text

im Inhaltsverzeichnis

Überschrift 1

Verzeichnis 1

Überschrift 2

Verzeichnis 2

Überschrift 3

Verzeichnis 3

Damit kann das Inhaltsverzeichnis über diese Formatvorlagen „Verzeichnis Verzeichnis“ Verzeichnis unabhängig vom restlichen Text formatiert werden. Zur Übung sollen die Überschriften 1 im Inhaltsverzeichnis invers (weißer Text auf schwarzem Hintergrund) eingestellt werden: ♦ Stellen Sie in der Formatvorlage Verzeichnis 1 ein: Schattierung 100% schwarz. ª Wenn bei Textfarbe Auto eingestellt ist, wird der Text automatisch weiß. ª 100% Füllung für Laserdrucker, auf Tintenstrahldruckern empfiehlt sich eine Schattierung von 60 bis 70%. Bei schattierten Werten ist Textfarbe weiß statt Auto erforderlich. Ausprobieren. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Bei Word 2000 wird die Formatvorlage “ angezeigt: Formatvorlage „Hyperlink“ „ ♦ Hyperlinks kommen aus dem Internet und sind Querverweise. Hyperlink

ª Durch Anklicken kann zu einer anderen Stelle oder Seite gesprungen werden. ♦ Hier beim Inhaltsverzeichnis bietet das den Vorteil, daß Sie durch Anklicken der Überschrift im Inhaltsverzeichnis zu der Überschrift im Text springen können. ª Beim Einstellen müssen Sie jedoch darauf achten, die richtige Formatvorlage „Verzeichnis X“ zu wählen.

13.4 Überschriften numerieren Wahrscheinlich sind in Ihrem Inhaltsverzeichnis zwar die Seitenzahlen eingetragen, doch die Numerierung der Überschriften fehlt noch. Die Numerierung der Überschriften wird natürlich in den Formatvorlagen „Überschrift“ eingestellt. ¾ Eine Überschrift 1 anklicken, dann Format– ormat–Formatvorlage, Formatvorlage ¾ dort Bearbeiten– Bearbeiten–Format– Format–Numerierung wählen. ¾ Um Überschriften zu numerieren, wechseln Sie zu der Karteikarte Gliederung.

In diesem Fenster eine NummernNummernvorlage wählen, dann diese bei Anpassen wie gewünscht einstellen.

Anpassen ist wichtig, weil das Numerieren in der Regel nicht problemlos funktioniert. Das Anpassen-Fenster ist nicht schwer, aber man muß das Prinzip verstanden haben, um mit der Bedienung zurechtzukommen. Darum folgt eine ausführliche Beschreibung auf der nächsten Seite. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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13.4.1 Numerierung anpassen Bei Ebene die jeweilige Überschriften-Ebene wählen, die eingestellt werden soll, z.B. Ebene 1, um die Numerierung für die Überschrift 1 vorzunehmen.

1

3

Hier kann die Zahl eingestellt werden, z.B. bei Ebene 2 statt 1.1. den Punkt löschen zu: 1.1 Punkte, Kommas usw. können einfach geschrieben werden, andere Nummern dürfen jedoch nur darunter bei Formatvorlage ausgewählt werden, damit diese als Feld eingefügt werden und Word im Text weiter zählt. Bei Ebene 2 soll auch die Nummer der Ebene 1 erscheinen, z.B. 1.1 Darum Vorherige Gliederungsebene = Ebene 1.

Vorherige Gliederungsebene

2

Jede Ebene muß mit der passenden Formatvorlage verbunden werden, z.B. Ebene 1 mit der Formatvorlage Überschrift 1, Ebene 2 mit Überschrift 2 usw.

Bei Nummernposition die Lage der Zahlen und des Textes einstellen. Zum Beispiel sind in diesem Buch alle Überschriften so eingestellt: ª Nummernposition rechts, ª Ausrichtung (für die Zahl) –0,2 negative Werte lassen sich hier nicht mit den Pfeilen wählen, darum 0,2 eintragen und ein Minus per Tastatur davor setzen. ª Textposition bei 0. Damit beginnen alle Überschriften links, die Nummern haben gleichen Abstand. Zuerst für die Formatvorlage Überschrift 1, Fenster schließen, dann für Überschrift 2, danach für Überschrift 3 einstellen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Sobald Sie die Numerierung eingestellt haben, können Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, um die Nummern auch in das Inhaltsverzeichnis aufzunehmen.

13.5 Fehler beim Inhaltsverzeichnis 13.5.1 Leere Absätze im Inhaltsverzeichnis Sie haben eine leere Absatzmarke mit Überschrift 1, 2 oder 3 im Text stehen. Spätestens sobald die Überschriften numeriert sind, werden diese leeren Absatzmarken ordnungsgemäß mit Kapitelnummer und Seitenzahl in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen. ♦ Abhilfe: ª Leere Absätze daher von vornherein nur mit der Formatvorlage Standard verwenden. ª Leeren Absätzen mit einer Formatvorlage Überschrift wieder die Formatvorlage Standard zuweisen, dann das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Wenn Sie auf eine Überschrift im Inhaltsverzeichnis

klicken, springt Word zu dieser Seite im Text.

13.5.2 Falsche Seitenzahlen Der Grund: ♦ Word überprüft die Seitenzahlen des Inhaltsverzeichnisses nur noch beim Öffnen eines Textes. ª Ändern Sie den Text oder z.B. die Schriftart, so daß sich die Seiten verschieben, stimmen die Seitenzahlen nicht mehr mit dem Inhaltsverzeichnis überein. ♦ Darum sollten Sie vor jedem Drucken die Seitenzahlen überprüfen. Stimmen die Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis nicht, können Sie diese folgendermaßen von Hand aktualisieren: ª Rechte Maustaste auf dem Verzeichnis, Felder aktualisieren und im Abrollmenü „Nur Seitenzahlen aktualisieren“ wählen. Natürlich könnte bei Extras-Optionen auf der Karteikarte Drucken generell vorgegeben werden, daß Felder vor dem Drucken aktualisiert werden sollen. Dann dauert es jedoch bei jedem Druck länger, da zuerst alle Felder neu berechnet werden.


66

Kapitel

14

14. Kopfzeile, Abschnittswechsel 14.1 Ein Abschnittswechsel

Die ersten beiden Seiten, Titelblatt und Inhaltsverzeichnis, sollen bei jedem Text ohne Kopfzeile bleiben, weshalb wir den Abschnittswechsel einführen. Im dritten Band werden wir uns gründlicher damit beschäftigen. ♦ Ein Abschnittswechsel heißt für Word, ª daß der Text mit einer anderen Kopf- oder Fußzeile weitergeht. ª Auch die Spalteneinstellung oder das Seitenformat kann in einem neuen Abschnitt anders eingestellt werden. ¾ Gehen Sie ans Ende des Inhaltsverzeichnisses. ¾ Löschen Sie den Seitenumbruch. ¾ Mit Einfügen–Manueller Wechsel kann ein Abschnittswechsel auf die nächste Seite gesetzt werden. ª Das ist ein Abschnittswechsel kombiniert mit einem Seitenumbruch. Hier einen Abschnittswechsel auf die nächste Seite auswählen.

Jetzt haben wir zwei Abschnitte in dem Text. In dem zweiten Abschnitt soll die Kopfzeile erscheinen, im ersten nicht.

Beachten Sie, daß unten links neben der Seitenzahl Ab 2 für Abschnitt 2 angezeigt wird.

14.2 Die Kopfzeile Eine Kopfzeile wird auf den folgenden Seiten wiederholt, bzw. bis zu einem Abschnittswechsel, genauso unten die Fußzeile. ¾ Gehen Sie auf die dritte Seite nach dem Inhaltsverzeichnis. Dies ist die erste Seite, auf der eine Kopfzeile erscheinen soll. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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1 4 . K A P. : K O P F Z E I L E , A B S C H N I T T S W E C H S E L

¾ Wechseln Sie zur Kopfzeile mit Ansicht–Kopf– und Fußzeile. Die Kopfzeilen–Symbolleiste erscheint, die wir uns nun näher anschauen: Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln.

Uhrzeit

Seitenzahlen einfügen.

Vor- oder Zurückblättern.

Datum

Zu Seite einrich einrichten. ten Den normalen Text ausblenden.

Kopf- oder Fußzeile verlassen.

Wie vorige ausschalten für unterschiedliche Kopfzeilen in einem Text.

¾ !!!!!!!!!! Wichtig !!!!!!!!!! Als Allererstes schalten Sie Wie vorige aus! Denn unsere Kopfzeile soll ja gerade anders werden als die leeren Kopfzeilen auf den ersten Seiten. Genaueres folgt im dritten Band.

14.2.1 Übung Kopfzeilenfunktionen ¾ Damit Sie mit den vielen Schaltern ein wenig vertraut werden, sollten Sie folgende Kopfzeile erstellen: Schreiben Sie: Seite von Seiten, Seiten dann dazwischen aus der Kopfzeilen– Symbolleiste Seitenzahl und Anzahl der Seiten einfügen. Seite 1 von 19 Seiten

Druckdatum: 23.07.97 um 13:49 Uhr F:\ F:\Kurse\ Kurse\Word8\ Word8\INHALTSV.DOC

Text Druckdatum:, um und Uhr wieder schreiben, dazwischen Datum und Uhrzeit einfügen.

Neue Zeile, dann bei AutoText einfügen, Dateiname und Pfad auswählen.

¾ Mit Tabulatoren (rechtsbündig) sowie einer Linie unter dem Absatz passend einstellen. Weitere Möglichkeiten: ¾ Löschen Sie alles und setzen Sie diesmal folgendes in die Kopfzeile: Peter Schießl

Seite 3

23.07.97

¾ Das geht mit AutoText einfügen– Datum. einfügen–Erstellt von, Seite, Datum ª Den Namen übernimmt Word aus den Dokumenteigenschaften und wenn dort nichts vermerkt ist, aus den Benutzerdaten, die bei der Windows– Windows–Installation eingegeben wurden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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14.2.2 Die Kopf- und Fußzeile einrichten ¾ Mit dem Symbol aus der Kopfzeilen–Symbolleiste starten Sie direkt die bekannte Funktion Seite einrichten. Das gleiche Menü wie bei Datei– Datei–Seite einrichten erscheint:

Wir wollen mit unserem Computerdrucker das Papier einseitig bedrucken. Schalten Sie daher Gerade/ungerade anders aus, ebenso Erste Seite anders deaktivieren, weil wir dafür bereits den Abschnittswechsel eingefügt haben. Es bedeutet: ♦ Erste Seite anders heißt, daß Sie auf dieser Seite eine andere Kopfzeile (oder gar keine) eintragen können. ª Die Kopfzeile ab ab der zweiten Seite wird im restlichen Dokument wiederholt. ª Da Sie bei jedem längeren Text am Anfang mehrere Seiten ohne Kopfzeile haben (Titel, Inhaltsverzeichnis, Impressum usw.), ist der Abschnittswech Abschnittswechsel wie hier angewendet meistens notwendig. Gerade und ungerade Seiten: ♦ Schlagen Sie ein Buch auf: Gerade Seiten mit geraden Seitenzahlen 2, 4, 6 usw. sind die linken Seiten.

4

5

Ungerade Seiten mit ungeraden Seitenzahlen 1, 3, 5 usw. sind die rechten Seiten.

Mit unseren Einstellungen haben wir eine einheitliche Kopfzeile auf jeder Seite, die ersten beiden Seiten ausgenommen. Unterschiedliche Kopfzeilen für Bücher und Broschüren werden im dritten Band vorgestellt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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14.2.3 Die Kopfzeilenposition Ist die Kopfzeile größer, weil diese viel Text enthält, verringert sich der Platz für den normalen Text automatisch, denn dieser beginnt immer unterhalb der Kopfzeile. Für die Kopfzeile wird deshalb nur der Abstand vom Papierrand angegeben, nicht die Größe. ♦ Auf der Karteikarte Seitenränder können Sie die Anfangsposition der Kopf- oder Fußzeile angeben. ♦ Wie groß die Kopf- oder Fußzeile ist, richtet sich nach dem eingetragenen Inhalt. ª Bei viel Text oder großer Schrift steht entsprechend weniger Platz für den Text zur Verfügung. Übersicht KopfKopf- und Fußzeilenabstand:

Kopfzeile

Abstand der Kopfzeile vom Papierrand.

Papier Textbereich, definiert durch den Seitenrand.

Fußzeile

Hier wird die Kopf- oder Fußzeile eingestellt. Der Platz für die Kopfzeile ist somit dieser Abstand bis zum Textbereich. Ist dieser Zwischenraum zu klein, wird automatisch der Seitenrand zum Text vergrößert. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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14.2.4 Formatvorlage Kopfzeile ¾ Bestätigen Sie mit OK. ¾ Kontrollieren Sie noch einmal, ob Wie vorige in der Kopfzeile ausgeschaltet ist, dann ersetzen Sie alle Kopfzeilenversuche durch: Geschäftsbericht Zuckerhut GmbH. ¾ Für die Kopfzeile existiert bereits die Formatvorlage Kopfzeile. Stellen Sie dort ein: Kapitälchen 9 pt, ge linksbündig. gesperrt 1 pt, linksbündig ª Bei nur einer Kopfzeile kann diese natürlich von Hand eingestellt werden. Die Formatvorlage lohnt sich, wenn mittels Abschnittswechsel mehrere verschiedene Kopfzeilen existieren. Schließen Sie die Kopfzeile. Kontrollieren Sie den Text von der ersten Seite an, ob die Kopfzeile auf den richtigen Seiten erscheint. Wir wollen jetzt das aktuelle Datum ergänzen. Wie vorige ausschalten!

¾ Öffnen Sie die Kopfzeile wieder durch Doppelklicken. Setzen Sie in der Formatvorlage einen rechtsbündigen Tabulator, den Sie ganz nach rechts schieben. Fügen Sie dort das Datum ein (Symbol in der Kopfzeilen–Symbolleiste). ¾ Ergänzen Sie in der Formatvorlage Kopfzeile eine Linie unten mit 2 pt Abstand. Als Farbe für Linie und Text z.B. dunkelblau. Das Ergebnis in der Kopfzeile ab Seite drei soll so aussehen: GESCHÄFTSBERICHT ZUCKERHUT GMBH

29.4.01

14.3 Seitenzahlen in der Fußzeile Die Seitenzahlen sollen in der Fußzeile rechts außen angeordnet werden: ¾ Öffnen Sie die Kopfzeile gegebenenfalls wieder. Wechseln Sie mit dem Symbol zu der Fußzeile. ¾ Wichtig! Schalten Sie wieder Wie vorige aus, damit die Seitenzahlen nicht auf den ersten beiden Seiten erscheinen! ¾ Drücken Sie das Symbol für Seitenzahl, anschließend auf rechtsbündig, damit diese nach rechts außen gesetzt wird. ¾ Formatieren Sie die Seitenzahl: Arial, Schriftgröße 14 pt, fett kursiv, gesperrt 1pt (falls zwei Stellen: 10, 11 …), Magenta, Linie oben, stellen Sie über das Lineal die Linienlänge auf ca. 1,5 cm ein.

3 Kontrollieren Sie wieder, ob alles stimmt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Kapitel

15. Fußnoten

15

Fußnoten stehen am Ende der Seite, Endnoten am Ende des Textes, erfüllen sonst die gleiche Funktion für Anmerkungen, Quellenangaben oder andere Zusatzinformationen.

15.1 Fußnoten einfügen Wir bleiben bei der Übung des vorigen Kapitels. ¾ Setzen Sie den Cursor hinter Einstein (im ersten Absatz). ¾ Wählen Sie: Einfügen–Fußnote.

Fuß- oder Endnote?

Andere Zahlenformate nicht hier bei Benutzerdefiniert, sondern bei Optionen einstellen.

¾ Mit OK sind Sie in der Fußnote und können den Anmerkungstext schreiben. ¾ Suchen Sie anschließend die weiteren rot markierten Wörter und ergänzen Sie einige Fußnoten–Texte.

Mit Doppelklicken auf die Fußnotenzahl

können Sie zwischen Text und Fußnoten springen.


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1 5 . K A P. : F U ß N O T E N

Meistens werden Quellenangaben als Endnoten gesetzt. Hier einige Textvorschläge, falls Ihnen nichts einfällt und Ihnen diese Anmerkungen nicht zu lang sind: 1. Albert Einstein entwickelte die Relativitätstheorie. Statt festen Körpern Umwandlung zwischen Energie und Materie. Statt fester, unabänderlicher Erkenntnis eine Beziehung zwischen dem erkennenden Mensch und dem betrachteten Objekt. Der eigene Standpunkt wird wichtig, die Veränderung wird berücksichtigt. 2. Charles Darwin, Begründer der Evolutionstheorie, die die Entstehung der Lebewesen als fortschreitende Entwicklung aus einem Urwesen beschreibt. Wechselwirkung zwischen Umwelt und Lebensformen. 3. Universalgelehrter, 1646–1716, entwickelte das duale Zahlensystem, mit dem heute jeder Computer rechnet. Entwarf eine mechanische Rechenmaschine. Versuchte in seiner philosophischen Monadenlehre die unsterbliche „christliche“ Seele mit biologischen und mathematischen Erkenntnissen seiner Zeit in Einklang zu bringen. 4. 1844–1900, deutscher Philosoph, definierte auch die Moral als Mittel zur Macht und Durchsetzung. Nahm den Gedanken der Veränderung und der Wiedergeburt auf. 5. „Und auf einmal war die Welt ganz anders, als sie wahr.“ 6. von Michel Foucoult: eine bestimmte Art zu reden, die z.B. in einer Berufsgruppe oder in einem Kulturkreis üblich ist. Bestimmte Fachwörter, Themen und nicht erwähnte Themen. Der Konsens in einer Gemeinschaft als die Wahrheit dieser Gemeinschaft. 7. Redeform und Nährboden der Philosophen. Drei Merkmale: So viel reden (schreiben), damit Normalmenschen keine Zeit haben, sich damit zu befassen, so kompliziert reden (schreiben), damit Normalmenschen es nicht verstehen (des Kaisers neue Kleider–Effekt), so widersprüchlich und unklar schreiben, damit die nächsten Philosophengenerationen genügend Stoff für ihre Diskurse haben. Wahr ist der Streit um die Wahrheit.

15.2 Umwandeln in Endnoten ♦ Jetzt haben Sie Fußnoten unter jeder Seite. Sehr praktisch ist die Möglichkeit, Fußnoten in Endnoten umzuwandeln und umgekehrt. ª Damit können Sie z.B. Quellenangaben gleich auf der Seite eingeben, haben einen guten Überblick, ª und wandeln diese am Schluß in Endnoten um, die am Textende zusammengefaßt sind. Eine Fußnote umwandeln: ♦ Entweder eine Fußnote komplett markieren, rechte Maustaste darüber und in Endnote umwandeln wählen oder folgender Weg: Alle Fußnoten umwandeln: ¾ Erneut Einfügen–Fußnote wählen und im Menü diesmal ¾ die Schaltfläche Optionen für weitere Einstellvarianten wählen: KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Seitenende Seitenende

1 5 . K A P. : F U ß N O T E N

Hier können Sie andere Zahlen, z.B. I, II, III usw. wählen. Die Anfangszahl, bei unserem Beispiel ist Seite 3 erforderlich. Fortlaufend weiter zählen oder bei jedem Abschnitt / jeder Seite wieder mit 1 anfangen? In Endnoten umwan umwandeln. deln

¾ Wandeln Sie alle Fußnoten in Endnoten um, Ergebnis kontrollieren. ª Natürlich können Sie auch solche Aktionen rückgängig machen oder anschließend Endnoten wieder in Fußnoten verwandeln. Bei Position können Sie wählen: ♦ Fußnoten am Seitenende oder Textende. ♦ Endnoten am Ende eines Abschnitts oder des ganzen Dokumentes. ª Bei umfangreichen Texten (Büchern, Broschüren usw.) ist in der Regel jedes Kapitel ein eigener Abschnitt, damit unterschiedliche Einträge in der Kopfzeile möglich sind. ª Dann stehen Endnoten am Abschnittsende folglich am Kapitelende.

15.3 Fußnoten formatieren Auch für Fußnoten existiert eine eigene Formatvorlage namens Fußnotentext. Daher sollten Sie die Fußnoten über diese Formatvorlage einstellen: ¾ Ändern Sie die Formatvorlage Fußnotentext folgendermaßen: Schriftgröße 8pt, Abstand vor/nach 2 pt, einzeiliger Zeilenabstand. ¾ Stellen Sie den hängenden Einzug in der Formatvorlage Fußzeile auf der Karteikarte Absatz ein.

Der hängende Einzug

darf nicht über Numerierung eingerichtet werden, weil die Zahlen doppelt da wären. Deshalb muß der Einzug von Hand eingestellt werden.


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1 5 . K A P. : F U ß N O T E N

Damit der Text genau untereinander ausgerichtet ist, muß zusätzlich ein Tabulator gesetzt werden. ¾ Dafür im Absatz–Menü Tabulator drücken. Es gilt:: hängend hängend um 0,3 cm, daher Tabulator auch bei 0,3 cm. ¾ Setzen Sie hinter jede Fußnotenzahl einen Tabulator. Nur durch den Tabulator sind die Textzeilen präzise untereinander ausgerichtet.

1 Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Text – Formatvorlage Fußnotenzeichen.

Formatvorlage Fußnotentext.

15.3.1 Fußnotenzahlen einstellen Eine kleine Spezialität gibt es noch. Denn auch die Zahlen haben eine eigene Formatvorlage Fußnotenzeichen. Deshalb können Sie für die Zahlen eine andere Schriftgröße oder sogar eine andere Farbe wählen. ¾ Sie haben einen Farbdrucker? Ändern Sie die Farbe der Zahlen in rot (hochgestellt bleibt natürlich), die Schriftgröße einen Punkt größer.

15.4 Formatvorlagen für Fuß- und Endnoten Folgende Formatvorlagen sind für FußFuß - und Endnoten vorhanden: ♦ Fußnotentext: Fußnoten stehen am Ende der Seite. ª Fußnotenzeichen: Formatvorlage für die Zahlen der Fußnoten. ♦ Endnotentext: Endnoten stehen am Ende des Textes oder Abschnittes. Abschnittswechsel werden in Band 3 ausführlich vorgestellt. ª Endnotenzeichen: Formatvorlage für die Zahlen der Endnoten. Auf der letzten Seite finden Sie einige Shortcuts, Shortcuts mit denen Sie sich gerade bei längeren Texten die Arbeit sehr erleichtern können.

Notizen:

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Kapitel

16. Serienbriefe

16

Angst vor Serienbriefen? Nicht mehr lange. ¾ Öffnen Sie unseren Übungsbrief von Seite 45. Diesen werden wir nun zu einem Serienbrief erweitern. ¾ Wählen Sie: Extras–Seriendruck.

Wenn Sie den Aufbau des Seriendruck-Managers verstanden haben, ist das Ganze kein Problem mehr:

Das Hauptdokument ist unser Brief, in den Erstellen

Daten importieren

Ausführen

Notizen:

aus der Datenquelle die Adressen eingefügt werden sollen. Diese Aktion wird mit

Ausführen gestartet: Die Adressen werden in den Brief eingefügt.

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1 6 . K A P. : S E R I E N B R I E F E

16.1 Zur Veranschaulichung Die Datenbank Name

Vorname

Straße

Beispiel

Walter

Allee 31

Müller

Anton

Seestr. 44

Mit Ausführen wird eine Adresse (ein Datensatz) Datensatz in einen Brief gesetzt und gedruckt. Im Brief stehen Felder (»Name« …) als Platzhalter.

Der Brief (Hauptdokument) »Vorname« »Name« «Straße» «PLZ» «Ort» Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text …

Deshalb sind diese drei Schritte nacheinander nacheinander auszuführen: ♦ Das Hauptdokument, also den eigentlichen Serienbrief, dann die ♦ Datenquelle mit den Adressen erstellen oder öffnen und zuletzt mit ♦ Verbinden jeweils eine Adresse in einen Brief setzten und drucken.

16.2 Das Hauptdokument ¾ Drücken Sie auf Erstellen und wählen Sie Serienbriefe. Diese Frage erscheint:

Das aktive Fenster ist unser geöffneter Brief.

Falls wir einen anderen, noch nicht geöffneten Text zu einem Serienbrief erweitern wollen.

Wenn Sie zuerst den Text öffnen,

der zum Serienbrief umgearbeitet werden soll, ist dieser Text (in dem aktiven Fenster) das Hauptdokument.


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Beachten Sie zur Kontrol Kontrolle le die Anzeige:

Erstellen

Bearbeiten

Jetzt ist unser Text hier eingetragen.

Daten importieren Ausführen

16.3 Eine Datenbank erstellen Welche Adressen sollen mit dem Brief gemischt werden? Zur Übung werden wir eine kleine Datenbank im Word neu erstellen. ¾ Drücken Sie auf Daten importieren, ¾ anschließend Datenquelle erstellen. ¾ Es erscheint die folgende Maske, in der überflüssige Felder gelöscht und andere ergänzt werden können.

Tel_geschäftlich

Als Alternative Datenquelle öffnen:

Hier können Sie die Reihenfolge verändern.

♦ Gibt es Ihre Datenbank bereits, bei Datenquelle öffnen diese Datenbank auswählen. ª Alle weiteren nun beschriebenen Schritte, um eine Datenbank im Word zu erstellen, sind dann nicht mehr erforderlich. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Es sollen nur noch die vordem abgebildeten Felder übrigbleiben: ¾ Wählen Sie die anderen Felder aus, dann Feldnamen löschen. ¾ Ziehen Sie das Feld Name nach vorne, da fast immer nach dem Namen gesucht wird. Über die Felder: ♦ Neue Felder können ergänzt werden, indem Sie bei Feldname den Namen schreiben und auf Hinzufügen drücken. ♦ Sie sollten bei jeder Datenbank vorher überlegen, welche Felder wahrscheinlich benötigt werden. Zu viele Felder sorgen für große Unübersichtlichkeit. Fehlende Felder können nachträglich ergänzt werden. Felder sind Platzhalter:

in das Feld Name wird jeweils der Name aus der Datenbank eingefügt, in Straße die Straße usw. Eine zusammengehörende Adresse ist ein Datensatz. ¾ Nach OK werden Sie aufgefordert, die Datenbank zu speichern. ¾ Anschließend erscheint das folgende Fenster. Nach Datenquelle bearbeiten können Sie die ersten Daten eingeben:

Datenquelle bearbeiten

Hauptdokument bearbeiten

¾ Tragen Sie zur Übung drei Adressen in dieser Eingabemaske ein.

Zum letzten Datensatz. Sobald mehrere Datensätze eingegeben sind, können Sie hier vor- und zurückblättern. Jetzt ist eine Adresse angegeben, also ein Datensatz. ¾ Drücken Sie auf Neuer Datensatz, um anschließend eine zweite und dritte Adresse einzugeben. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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16.4 Die Datenbank ergänzen Im Word ist Ihre Datenbank eine ganz normale Tabelle. ¾ Drücken Sie im vorigen Fenster auf Datenquelle, um die Datenbank als Tabelle zu öffnen: Jede Zeile ist ein Datensatz. Name Mustermann Müller Oberwasser

Vorna Vorname Walter Gerd Helga

Anrede Herr Dr. Herr Frau

Die Spaltenüberschrift ist der Feldname. Straße Schnapstr. 33 Ballweg 56 Waldweg 45

Plz 43555 34566 89333

Ort Bräustedt München Sinken

Tel_geschäftlich (567) 445 33 22 23 42 33 33 23 33 45 77

♦ In dieser Tabelle können Sie wie in jeder anderen Tabelle arbeiten: ª neue Zeilen (=Datensätze) ergänzen, ª Zeilen löschen, Daten ändern usw. ª Damit die Tabelle schöner wird und eventuell ausgedruckt werden kann, können Sie sogar Tabelle– Tabelle–Autoformat ausführen. ♦ Wenn Sie eine neue Spalte, in der Datenbanksprache also ein neues Feld einfügen, müssen Sie lediglich daran denken, ª in die erste Zeile den Namen des neuen Feldes zu schreiben. ª Sie können hier auch Feldnamen (=Spaltenüberschriften) ändern. Ist das Feld bereits in einem Dokument verwendet, dort den alten Feldnamen löschen und neu einfügen. Zur Übung: ¾ Ergänzen Sie zwei weitere Datensätze, indem Sie zwei Zeilen einfügen. ¾ Ergänzen Sie ein neues Feld (=eine neue Spalte) namens Fax am Ende der Tabelle und ein Feld am Anfang namens Kd.–Nr. ¾ Verschönern Sie die Tabelle mit AutoFormat. ¾ Sortieren Sie die Tabelle nach der Postleitzahl, dann drucken. ¾ Speichern Sie die Tabelle. Ihre Datenbank ist damit eine ganz normale Datei, die diese Tabelle enthält! ¾ Schließen Sie die Tabelle und öffnen Sie diese erneut mit Datei– Datei–öff öffnen. nen Wichtig ist, daß Sie den Überblick behalten.

Darum müssen Sie die Daten regelmäßig ausdrucken, ausdrucken wobei sich Querformat anbietet.


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16.5 Die Seriendruck–Symbolleiste Genug Adressen geschrieben? OK und sich überraschen lassen. Sie sind anscheinend wieder in dem Brief, nur — es ist eine Symbolleiste hinzugekommen: Die beste Option, um Serienbriefe zu erstellen, da hier der Seriendruck eingestellt werden kann, z.B. Daten zum Drukker oder in neues Dokument schicken, welche Datensätze usw. Serienbriefe direkt druc drucken. ken In neues Dokument ausgeben.

Vorschau des Seriendrucks anzeigen. SeriendruckSeriendruck-Manager = das Menü von Seite 76 öffnen. ¾ Setzen Sie den Cursor an die Stelle in dem Brief, an der die Adresse eingefügt werden soll.

Fehlerprüfung Datensatz suchen suchen, z.B. im Feld Name nach Mustermann. Datenquelle in der Eingabemaske bear bearbeiten. beiten

¾ Drücken Sie Seriendruckfeld einfügen, dann das erste Feld «Vorname» auswählen. ¾ Damit später eine Leertaste zwischen Vorname und Name steht, wird hinter das Feld «Vorname» eine Leertaste gesetzt, dahinter das Feld «Name» eingefügt: «Vorna «Vorname»_«Name». ¾ Weiter geht es: neue Zeile und Feld «Straße» einfügen, ¾ eine Leerzeile «Postleitzahl», Leertaste und «Ort» setzen, fertig ist das Adressenfeld. «Vorname» «Name» «Straße» Wissenswertes über Felder:

«Postleitzahl» «Ort»

♦ Felder, z.B. «Name» ª Sie müssen die Felder lediglich so setzten, als wenn es eine richtige Adresse wäre. ♦ Sie können Felder wie einen ganz normalen Namen behandeln, also sogar ausschneiden und an anderer Stelle wieder einfügen. ª Wichtig ist nur, daß Sie immer die «»–Feldzeichen mitnehmen. ♦ Wenn Sie ein Feld markieren, z.B. »Postleitzahl«, und eine größere Schrift einstellen einstellen, gilt dies für alle Postleitzahlen der Serienbriefe. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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16.6 Seriendruck starten Abschließend bleibt übrig, den Seriendruck auszuführen auszuführen. Dabei wird jeweils eine Adresse in einen Brief eingefügt und gedruckt, automatisch folgt die nächste Adresse usw. (=Verbinden Verbinden der Adressen mit dem Brief). ¾ Wählen Sie das Menü, um den Seriendruck einzustellen:

Neues Dokument

Seriendruck in: ♦ Seriendruck in neues Dokument: ª Es wird nicht gedruckt, sondern ein neuer Text erzeugt, den Sie sich zur Überprüfung anschauen können. ª Nicht hier korrigieren, sondern immer im Original–Brief, danach den Seriendruck neu starten. ª Gut zur Kontrolle, weil immer wieder Fehler auffallen. ♦ Seriendruck in Drucker: der Serienbrief wird direkt gedruckt. ª Meistens finden Sie nach dreißig Seiten weitere Fehler und fangen von vorne an. Daher zunächst die folgende Option benutzen. Zu verbindende Datensätze: ♦ Wir haben drei Adressen in unserer Datenbank eingegeben, also drei Datensätze. ª Drucken Sie beim ersten Mal immer nur den ersten Datensatz. ª Diesen Ausdruck gründlich anschauen, am besten über Nacht liegen lassen und am nächsten Tag noch einmal prüfen, denn ª die Frustration und der Zeitverlust sind riesengroß, wenn hunderte Serienbriefe gedruckt wurden, die wegen kleiner Fehler zum Altpapier wandern müssen! Beim Verbinden der Datensätze Leerzeilen auslassen: ♦ Wenn z.B. bei vielen Kunden das Feld Anrede nicht ausgefüllt ist, wird die Leerzeile unterdrückt. ª Störende Leerzeilen werden so zwar vermieden, jedoch variiert die Länge des Briefes dadurch, was bei mehrseitigem Text zu Umbruchproblemen führen kann. Abhilfe im dritten Band. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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♦ Tip bei großen Serienbrief–Aktionen:: ª Besonders wenn Sie Bilder oder Linien verwendet haben, kann der Ausdruck sehr lange dauern. ª Wenn der Rechner zwei Stunden druckt, dann abstürzt, abstürzt fängt das mühevolle Suchen an, welche Adresse als letzte gedruckt wurde. ª Das geht etwas einfacher, wenn Sie in Etappen und sortiert in ein neues Dokument drucken (z.B. PLZ von 80000 bis 85000). Wie das geht, wird im folgenden bei den Abfrage-Optionen erläutert. ª In diesem Dokument können im Fall des Falles die bereits gedruckten Briefe gelöscht werden.

16.7 Die Abfrage-Optionen sind manchmal sehr hilfreich einzusetzen. Das soll an folgenden Beispielen gezeigt werden: ♦ Sie können z.B. wie abgebildet angeben, daß nur die Adressen verwendet werden, bei denen der Ort gleich München ist.

♦ Oder Sie fügen ein zusätzliches Feld in Ihre Datenbank, z.B. Beitrag. ª Jedes Vereinsmitglied, das seinen Mitgliedsbeitrag bezahlt hat, bekommt dort das Datum der Zahlung eingetragen. ª Für die anderen Mitglieder können Sie mit Feld: Beitrag und VerVergleich: ist leer die Mahnungen automatisch drucken. ♦ Beachten Sie, daß Sie bei der Karteikarte „Datensätze sortieren“ die Reihenfolge der Serienbriefe einstellen können, z.B. sortiert nach Name oder Stadt. Stadt

¾ Drucken Sie alle Datensätze sortiert nach Name als Serienbrief, zuerst in eine neue Datei, dann auf Papier.


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16.8 Daten übernehmen geht aus fast allen Programmen, entweder indem Sie die Datei normal öffnen oder mit Einfügen– Einfügen–Datei. tei Zur Sicherheit vor dem Einfügen eine Sicherungskopie

Ihrer Datenbank erstellen, denn möglicherweise werden Fehler erst lange Zeit später erkannt.

Meistens ist es notwendig, die Daten anzupassen. Damit Sie die Daten in Ihre Datenbank einfügen können, müssen z.B. die Felder (=Spalten) genau übereinstimmen, sonst verschieben sich die Daten und stehen in falschen Spalten. ♦ Darum sollten Sie die neuen Daten zuerst in ein neues, leeres DokuDokument einfügen, nicht in eine bereits bestehende Word–Datenbank! ª In diesem neuen Dokument die Tabelle mit Ihrer Datentabelle abgleichen, bis die Spalten und auch deren Reihenfolge genau übereinstimmt. ♦ Sollten die neuen Daten durch Trennzeichen, z.B. durch Strichpunkt, getrennt sein, können Sie diese im Word in eine Tabelle um umwandeln. wandeln ♦ Zum Schluß erst die neuen Daten an Ihre Datenbank anfügen: ª die Felder (=Spalten und Spaltenüberschriften) beider Tabellen müssen genau übereinstimmen, eventuell vorher leere Spalten einfügen. ª durch Kopieren unter Ihre Tabelle setzen und mit Tabelle– Tabelle–Verbinden eine Tabelle daraus machen. ª Abschließend mit TabelleTabelle-Sortieren… die Reihenfolge optimieren.

Notizen:

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Kapitel

17. Etiketten erstellen

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♦ Bei dem Serienbrief haben wir einen Datensatz mit einem Brief zusammengefügt. ª Für Etiketten werden nur die Datensätze anders zusammengestellt, und zwar genau passend auf die Etiketten–Aufkleber. ♦ Weil im Word alle handelsüblichen Etiketten– Etiketten–Formate bereits gespeichert sind, brauchen Sie im Regelfall nur den von Ihnen verwendeten Etiketten–Typ anzugeben. ª Die umständliche Arbeit, den Ausdruck auf die Etiketten anzupassen, entfällt damit.

Der Anfang, ein Hauptdokument für Adreßetiketten: ¾ Beginnen Sie ein neues Dokument. ¾ Starten Sie: Extras–Seriendruck. ¾ Bei Hauptdokument– Hauptdokument–erstellen wählen Sie diesmal Adreßetiketten. ¾ Als Hauptdokument gilt wieder das aktive Fenster, denn unser neu angelegtes Dokument soll das Etiketten–Formular werden.

Zweiter Schritt, Datenquelle wählen: ¾ Jetzt kommt wieder der Reihe nach Daten importieren, dann ¾ bei Datenquelle öffnen die bei der vorigen Serienbrief– Serienbrief–Übung erstellte Datenbank auswählen.

Mit Hauptdokument Hauptdokument einrichten geht es weiter:


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1 7 . K A P. : E T I K E T T E N E R S T E L L E N

In diesem Fenster wird der richtige Etikettentyp angegeben:

¾ Zuerst den Hersteller, Hersteller dann darunter den Etiketten– Etiketten–Typ auswählen. Das Etikett ist damit bereits fertig eingerichtet. Nach OK müssen nur noch die Felder an die Stellen gesetzt werden, an denen die Daten gedruckt werden sollen.

Hier sind wieder alle Felder wählbar. Setzen Sie die Felder so, wie auf das Etikett gedruckt werden soll, also mit neuen Zeilen, Leertasten und den gewünschten Schrifteinstellungen. Natürlich kann auch normaler Text eingetragen werden, z.B. „Absender: Walter Beispiel…“

Rechte Maustaste auf markierten Feldern und Sie können Zeichen oder Absatz wählen, somit sogar einen Absatzabstand oder eine Einrückung einstellen. Sie können hier sogar z.B. Postleitzahl und Ort markieren und eine größere Schrift sowie fett einstellen. Jede Adresse wird so gedruckt. Keine zu große Schrift verwenden, damit auch die langen Ortsnamen noch Platz auf dem Etikett haben. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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17.1 Etiketten drucken Jetzt ist das Etikett eingerichtet und Sie können den Ausdruck wie bei dem Serienbrief über Ausführen starten. ♦ Drucken Sie zuerst in ein neues Dokument, da bei Etiketten erfahrungsgemäß immer Fehler auftreten, z.B. zu lange Namen, die über das Etikett hinausragen. ª Dann entweder die Daten korrigieren, z.B. ein neues Feld für Namenszusätze, oder eine kleinere Schrift beim Etikett einstellen. ¾ Drucken Sie die Etiketten in ein neues Dokument. ¾ Vergessen Sie nicht, ein eingestelltes Etikett zu speichern: bei dem Etiketten–Formular speichern wählen. ª Nicht einen Ausdruck in Datei speichern, da Sie diesen jederzeit neu erstellen können! ª Vergeben Sie als Dateinamen die Nummer des Etiketts, z.B. ZweckZweckform E2922. E2922 ª Wenn Sie alle Etiketten in einen Ordner zusammen speichern, finden Sie diese ohne Probleme wieder. ª Damit brauchen Sie die Etiketten nicht jedesmal neu einzurichten, sondern nur die gespeicherte Datei aufzurufen.

17.2 Etiketten einrichten ♦ In dem Menü Etiketten einrichten bei Details können Sie die Einstellungen eines Etiketts ändern. ª Zu dem Menü kommen Sie jederzeit über den Seriendruckmanager, dort die Schaltfläche Bearbeiten bei Hauptdokument drücken.

Bei „Neues Etikett“ kann ein Format von Hand eingestellt werden. Das ist mit sehr viel Arbeit verbunden!


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17.3 Umschläge und einzelne Etiketten Bisher haben wir den Seriendruck behandelt. Seriendruck erspart sehr viel Arbeit z.B. bei Rundschreiben an alle Vereinsmitglieder oder um Werbesendungen zu erstellen. Manchmal soll nur ein einzelner Brief gedruckt werden, etwa an ein gerade neu aufgenommenes Vereinsmitglied. Dann können Sie: ♦ entweder einen Briefumschlag mit Sichtfenster verwenden und Ihre Absenderadresse ganz klein über die Adresse setzen, wie wir es bei unserem Übungsbrief gemacht haben, oder ♦ einzelne Etiketten, bzw. einen einzelnen Briefumschlag bedrucken, ohne die Adresse doppelt schreiben zu müssen. Gut für Umschläge ohne Sichtfenster. Die einfachste Lösung aus der Praxis für bedruckte Briefumschläge: ♦ Brief einmal einrichten (Papierformat, Adresse in Textfeld), ª als Datei in einem eigenen Ordner „Briefumschläge Briefumschläge“ Briefumschläge speichern, ª mit „Speichern Speichern unter unter“ kopieren und Adresse jeweils überschreiben. ¾ Öffnen Sie unseren Übungsbrief. Ersetzen Sie die Adresse durch: Walter Beispiel Zeppelinstr. 54 83445 Neustadt ¾ Einmal geschrieben reicht. Adresse markieren und kopieren. ¾ Wählen Sie Extras–Umschläge und Etiketten: Ihre bei Extras–Optionen–Benutzer Informationen eingetragene Anschrift als Absender drucken?

Hier die kopierte Adresse einfügen und passend einstellen.

Eine ganze Seite oder nur ein Etikett drucken? Dann können Sie darunter auswählen, daß z.B. das zweite Etikett in der dritten Zeile gedruckt wird. Sonst wäre mit einem verbrauchten Etikett das ganze Blatt Abfall. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Um Briefumschläge zu bedrucken, zur Karteikarte Umschläge wechseln: Soll der Umschlag automatisch mit dem Brief gedruckt werden?

Die zuvor kopierte Adresse einfügen.

Brief ohne Absender?

Ihre Computerdaten als Absender. Ändern Sie den Text nicht hier, sondern bei Extras– Extras–Optionen– Optionen–Benut Benutzer Info. Info

Hier kann das Format des Briefumschlages gewählt werden.

Genormte Umschlagformate.

Die Schrifteinstellungen können für Adresse und Absender gesondert bestimmt werden, ebenso die Anordnung auf dem Umschlag. Vorschau beachten!


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17.4 Visitenkarten drucken Wenn schon Etiketten gedruckt werden können, ist es ebenso möglich, Visitenkarten zu erstellen. Die grafischen Möglichkeiten von Word sind erstaunlich. Mit farbig vorgedruckten Visitenkarten lassen sich perfekte Karten erstellen, die durch Perforierung leicht herausgetrennt werden können. ¾ Beginnen Sie ein neues, leeres Dokument. ¾ Die einfachste Möglichkeit, solche Karten zu bedrucken, ist der vorhin besprochene Befehl bei Extras–Umschläge und Etiketten:

n

o Die

Standard–Absenderadresse resultiert aus Ihrer Angabe bei Extras– Extras– Optionen– Info. Optionen–Benutzer Info Diese Adresse können Sie hier natürlich beliebig erweitern, z.B. mit einer Fax–Nummer.

Wechseln Sie zu Ihrer Standard–Absenderadresse.

p Auch

die Schrifteinstellungen und die Textfarbe können Sie ändern: ª markieren, rechte Maustaste, Zeichen wählen.

q Bei

Optionen müssen Sie wieder den Visitenkarten–Typ angeben.

r Wenn alles richtig eingestellt ist, drucken Sie in ein neues Dokument. Sie erhalten einen Text, den Sie speichern und abschließend schön formatieren können, wie es im nächstem Abschnitt beschrieben wird. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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17.4.1 Visitenkarten gestalten Größe anpassen: Der neue Text besteht aus einer Tabelle. Dadurch können Sie das Kartenformat sehr einfach anpassen. ¾ Probeausdruck auf Schmierpapier anfertigen und über das Visitenkarten–Papier legen. ª Passen Sie die Spalten und Zeilen der Tabelle so lange von Hand an, bis alles paßt. Natürlich nicht mit Tabelle–Autoformat, sondern: ª Zeile oder Spalte markieren, rechte Maustaste, dann bei Tabelleneigenschaften alles wie gewünscht einstellen. ª Mit Probeausdrucken systematisch vergleichen, damit Sie sich an das Originalformat annähern. ª Wenn die Tabellengröße für Ihr Visitenkarten–Papier paßt, können Sie dieses schon einmal für alle Zeiten speichern. Wollen Sie eine neue Visitenkarte erstellen, darauf zurückgreifen. Design verändern: Als zweites sollte nun der Text der Visitenkarte optimiert werden. Der Weg, die Etikettenvorlage neu zu erstellen, ist viel umständlicher als folgender: ¾ Das erste Etikett ansprechend gestalten. ♦ Verwenden Sie alle Ihre Kenntnisse: ª z.B. Schriftgröße, -farbe, kursiv oder fett, ª Text invers oder mit WordArt verschönern, ª evtl. Kapitälchen, gesperrt, Zeilenabstand, ª Sonderzeichen, Grafikelemente wie Linien oder Dreiecke usw. ¾ Abschließend dieses eine Etikett markieren, mit [Strg]-C kopieren und in die anderen Felder mit [Strg]-V einfügen. Erst kopieren, wenn wirklich alles paßt! Das stellt sich nur nach einem Probeausdruck heraus.

WordArt oder Texteffekt.

WAALLTTEERR BEEIISSPPIIEELL Allgemeine Straße 55 33555 Dorfen Tel.: 34555 / 23 42 34 Fax: 34555 / 23 42 35

Entweder ein Rechteck zeichnen und hinter den Text setzen (rechte Maustaste–Reihenfolge Reihenfolge– Reihenfolge–Hinter Text bringen) oder mit Rahmen und Schattierung einstellen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Kapitel

18

18. Die Vorlagen von Word

Fertige Layout-Vorlagen erst ganz am Schluß? Klar, denn es ist zu einfach, diese Vorlagen zu verwenden. Außerdem ist das Grundwissen um die Formatvorlagen unerläßlich, weil auch die Dokumentvorlagen auf den Formatvorlagen aufbauen. ♦ Dokumentvorlagen sind vorformatierte Texte, ª die Ihnen Einstellarbeiten ersparen und ª zu professionell gestalteten Dokumenten verhelfen.

18.1 Für einen neuen Text Wenn Sie einen neuen Text beginnen, können Sie die Dokumentvorlagen über Datei– Datei–Öffnen auswählen. ¾ Allerdings nicht wie gewohnt über das Symbol Öffnen, sondern nur, indem Sie zuerst oben auf den Befehl Datei, dann auf Neu klicken. Dieses Auswahlfenster erscheint: Die Vorlagen sind nach Themengebieten sortiert.

Hier finden Sie u.a. schöne Vorlagen für einen Lebenslauf.

Aktueller Brief

Beachten Sie das Vorschaufen Vorschaufenster. ster

♦ Dokument: einen Text mit den Voreinstellungen der Dokumentvorlage öffnen. ♦ Vorlage: diese bearbeiten (siehe dritter Band). ¾ Wählen Sie als Beispiel die Broschüre oder eine andere Dokumentvorlage mit Dop Doppelklicken oder OK aus. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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1 8 . K A P. : D I E V O R L A G E N V O N W O R D

18.2 Die Dateiendung Vorlagen müssen sich von normalen Dokumenten unterscheiden: ♦ Dokumente erhalten die Dateiendung doc für document. ♦ Vorlagen sind an der Dateiendung dot von document layout erkennbar, sofern die Dateiendungen auf Ihrem Rechner angezeigt werden (siehe Windows 95/98-Buch).

18.3 Die Wirkung einer Dokumentvorlage ♦ Das Seitenformat ist eingestellt, z.B. bei der Broschüre (Karteikarte Publikationen) ein dreispaltiges Faltblatt. ♦ Der Mustertext in dem Dokument ist einerseits richtig formatiert, so daß Sie diesen nur durch Ihren Text zu überschreiben haben, andererseits zugleich die Anleitung, wie Sie die Vorlage verwenden können. Dokumentvorlagen bieten damit eine Hilfe, Dokumente mit professionellem Design zu erstellen. Das im folgenden beschriebene Problem können Sie z.B. umgehen, indem Sie die Dokumentvorlagen nur als Anregung benutzen, die Formatierungen in Ihrem Dokument jedoch neu erstellen. Probleme durch zu viele Formatvorlagen: ♦ Zahlreiche Formatvorlagen sind vorhanden, was das Hauptproblem bei der Verwendung der Dokumentvorlagen ist: ª z.B. sind bei der Broschüre ca. 100 verschiedene Formatvorlagen aktiviert – leider! leider Viel zu viele, um den Überblick zu behalten! ª Das Löschen und Aussortieren ist ebenfalls mit großem Aufwand verbunden, zumal Sie am Anfang nicht wissen, welche Formatvorlagen Sie nicht benötigen werden. ♦ Tips zum Umgang mit den vielen Formatvorlagen: ª Wenn Sie z.B. die Formatvorlage Blockzitat zuweisen wollen, dann links oben den Pfeil bei den Formatvorlagen drücken und B schreiben, damit Sie zu den Formatvorlagen mit B gelangen. ª Datei– Datei–Drucken wählen und statt dem Dokument die Formatvorlagen ausdrucken. Anhand dieser Liste können Sie die nicht verwendeten Formatvorlagen löschen.

18.4 Für einen bestehenden Text ♦ Sie kennen das Hauptproblem bei den Dokumentvorlagen: ª viel zu viele Formatvorlagen sind vorhanden – ª eine große Gefahr, wenn Sie einem vorhandenen Text eine andere Dokumentvorlage zuweisen!


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Also auf keinem Fall mit dem Original experimentieren, sondern den Text zuerst kopieren! ¾ Kopieren Sie einen Übungstext mit Speichern unter. Wenn einem vorhandenen Text eine andere Dokumentvorlage zugewiesen werden soll, ist dieser Weg einzuschlagen: ¾ Bei der Kopie Format–Design wählen.

Übergänge

Eine Vorlage wählen, dann das Vorschaufenster beachten.

Pech gehabt: ♦ Diese schönen Vorlagen, neu bei Word 2000, sind nur für Internet-Seiten gedacht. ª Deshalb wechselt Word nach dem Zuweisen automatisch zu Ansicht-Weblayout und das schöne Muster wird nicht ausgedruckt und ist verschwunden, wenn Sie zu Ansicht-Normal oder AnsichtSeitenlayout zurück wechseln. ♦ Druckbare Dokumentvorlagen finden Sie hinter der Schaltfläche Formatvorlagenkatalog… verborgen. Leider etwas irreführend, daß es nicht Dokumentvorlagen– Dokumentvorlagen–Katalog heißt (Abb. s. nächste Seite). KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Professionelles Memo Fluggesellschaft Weite Welt Profess. Memo

♦ Bei Dokument wird im Beispielfenster Ihr aktueller Text mit dem neuen Format angezeigt, ♦ bei Beispiel ein Beispieltext und ♦ bei Muster besteht dieser Beispieltext aus den Formatvorlagen. ª Für die meisten Dokumentvorlagen sind weder Beispiel und Muster vorhanden, worauf die Meldung „Für Für diese Dokumentvorlage exiexistiert kein Mu Muster“ ster hinweist.

¾ Schauen Sie sich die Liste der Dokumentvorlagen an. ¾ Wählen Sie eine Vorlage aus und schauen Sie nach, wie viele Formatvorlagen es jetzt gibt. ¾ Den kopierten Text schließen und löschen. Noch einmal die Gefahr bei Dokumentvorlagen Dokumentvorlagen für bestehende Texte: Chaos total

♦ Bei Format-Design-Formatvorlagenkatalog kann einem bestehenden Text eine andere Dokumentvorlage zugewiesen werden. ª Zahlreiche Formatvorlagen ohne Muster sind die Folge. ª Nicht übernommen wird jedoch der Beispieltext. Sie sehen also nicht, wie die Formatvorlagen verwendet werden sollen. Für einen bereits bestehenden Text

kann es daher zu einer Katastrophe führen, zu einer anderen Dokumentvorlage umzuschalten.


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Doch als Vorlage für neue Texte helfen Ihnen die Dokumentvorlagen: Dokumentvorlagen: ♦ Bei dem Befehl Datei, dann neu, kann eine Dokumentvorlage mit Mustertext geöffnet werden. ª Hierbei braucht der Text nur mit den eigenen Daten überschrieben zu werden.

18.5 Faxvorlage erstellen ¾ Wählen Sie ein neues Dokument und suchen Sie eine Faxvorlage aus. ¾ Richten Sie das Dokument mit Ihren Daten gebrauchsfertig ein. ¾ Als normalen Text speichern, den Sie später mit „Speichern Speichern unter“ kopieren können, falls Sie die erstellten Faxe nach dem Verschicken speichern wollen.

18.6 Die Dokumentvorlage normal.dot Zur Information: ♦ Bisher haben Sie bei jedem neuen Text automatisch die Dokumentvorlage normal.dot benutzt. ª In dieser sind die Formatvorlagen Standard, Überschrift 1, 2 und 3 aktiviert. ♦ Die Dokumentvorlage normal.dot können Sie ebenfalls als Vorlage öffnen und so die Voreinstellungen für alle neuen Texte bestimmen, z.B. indem Sie weitere Formatvorlagen ergänzen. ª Am besten im Windows bei Start-Suchen nach normal.dot suchen, da je nach Word-Version ein anderer Speicherort üblich war. Dokumentvorlagen werden im dritten Band ausführlich behandelt, um mit diesem Wissen professionelle Broschüren, Faltblätter und Bücher zu erstellen.

Notizen:

........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................


96

Kapitel

19

19. Ein Formular erstellen

Bei einem Formular soll die Maske (z.B. Name:, Straße: usw.) immer gleich sein. Die Daten können nur in vorbereitete Felder eingegeben werden. Das wird durch folgende Schritte erreicht: ♦ Die Maske wird als neue Dokumentvorlage gespeichert und geschützt: schützt ª Wenn Sie das Formular ausfüllen wollen, öffnen Sie einen neuen Text, basierend auf dieser Dokumentvorlage. ª Durch den Schutz können nur noch die Felder ausgefüllt werden, während die Maske selbst nicht verändert werden kann. Damit Daten in die Maske eingegeben werden können, werden Felder als Platzhalter eingefügt. Die Datenmaske mit den Bezeichnungen der Felder.

Name:

Micky Mouse Feld zur Dateneingabe.

Sie können Formulare auf diese zwei Arten nutzen: ♦ Sie drucken das Formular aus, um es zu verschicken. ª Die zurückkommenden Daten werden von Ihnen in den Computer eingegeben, meist nicht in das Formular, sondern in eine Datenbank zur Auswertung. ♦ Die Formulare werden direkt am Computer ausgefüllt, ª z.B. für von der Straße eingeladene Testpersonen eines Marktforschungsinstitutes oder ª Sie verschicken die Formulare elektronisch als Email (oder als Datei, die einem Email angehängt wird) und erhalten die Antworten auf dem gleichen Wege.


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1 9 . K A P. : E I N F O R M U L A R E R S T E L L E N

19.1 Die Maske erstellen Zur Übung werden wir einen Aufnahmeantrag erstellen. ¾ Wir brauchen eine neue Dokumentvorlage. Klicken Sie auf Datei, dann auf neu:

Leeres Dokument Schalten Sie hier um auf Vorlage.

♦ Jetzt bearbeiten Sie eine Dokumentvorlage, Dokumentvorlage die beim Speichern die Endung dot erhält. ª Diese Dokumentvorlage kann wie ein normaler Text bearbeitet werden. Zur Übung: ¾ Stellen Sie das Papierformat auf DIN A5 ein, ¾ Seitenränder je 1,5 cm. ¾ Schreiben und formatieren Sie den Kopf des Formulars:

Deutscher Vereinsverein zur Förderung der Vereinsmeierei e.V.

Vorsitzender: Prof. Dr. Andreas Holzwurm, Prof. Dr. Großmann Geschäftsstelle: Wahlstr. 57 — 99999 Tausendstadt Tel.: 345/345345 — Fax: 345/345346

Aufnahme–Antrag

¾ Weiter geht es mit dem eigentlichen Formular. Ergänzen Sie und stellen Sie die Position mit Tabulatoren über das Lineal ein:

als ordentliches Mitglied

als unordentliches Mitglied


98



19.2 Die Formular–Symbolleiste ¾ Um Felder einzufügen, brauchen Sie die Symbolleiste für Formulare, die Sie bei Ansicht–Symbolleisten–Formular aktivieren können. Die Formularfelder einstel einstellen. len

Dropdown Formularfeld. Kontrollkästchen einfügen.

Formularfelder grau hinterlegen oder nicht.

Ein Textformularfeld für die spätere Eingabe von Text.

Formular schützen: dann können nur noch die Felder ausgefüllt werden.

Tabelle zeichnen.

Einen Positionsrahmen einfügen, um in diesem Rahmen Text oder eine Grafik beliebig auf die Seite zu schieben.

Eine Tabelle einfügen.

19.3 Textfelder oder Kästchen einfügen Vor die zwei Mitglieder–Alternativen sollen zwei Kästchen zum Ankreuzen. ¾ Cursor vor „als ordentliches Mitglied“ Mitglied“, dann mittels der Symbolleiste ein Kontrollkästchen einfügen, ebenso vor „als unordentliches Mi Mittglied“ ein Kontrollkästchen setzen. Weiter geht es mit dem Formular. Jetzt brauchen Sie nach den Fragen jeweils ein Textformularfeld. ¾ Cursor an die richtige Stelle, dann die Textformularfelder einfügen. ¾ Mit einem Dezimaltabulator für die Beiträge, einem rechtsbündigen für die Angaben und einem linksbündigen für die Textformularfelder die Spalten passend ausrichten: Mitgliedsbeitrag:

Dezimaltabulator

120,- DM pro Jahr für ordentliche Mitglieder 190,- DM pro Jahr für unordentliche Mitglieder 60,- DM pro Jahr ermäßigter Beitrag auf Antrag

Name: Vorname: Geburtsort: Staatsangehörigkeit: Familienstand: Straße: PLZ Ort: Tel.:

Rechtsbündiger Tabulator

[°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°]

Hier Textformularfelder für die spätere Dateneingabe einfügen.

Datum: Unterschrift


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19.4 Die Optionen ♦ Sie können jedes Textformularfeld einstellen. ª Das Menü erhalten Sie durch Doppelklicken auf das Feld ª oder rechte Maustaste auf dem Feld, dann Eigenschaften oder ª mit der Schaltfläche aus der Symbolleiste. ♦ Je nachdem, ob Sie ein Textformularfeld oder ein Kästchen ausgewählt haben, finden Sie unterschiedliche Einstellmöglichkeiten vor. Für Textformularfelder::

Um Schreibarbeit zu sparen, können Sie häufig wiederkehrende Texte vorbestim vorbestimmen. men

Soll Text in das Feld oder z.B. das aktuelle Datum?

Z.B. nur Großbuchsta Großbuchstaben?

Eine Anleitung ergänzen.

Auch die maximale Wortlänge können Sie bestimmen.

Hier könnte ein Makro angegeben werden, das beim Öffnen oder beim Verlassen des Formulars ausgeführt wird. Die Makros müssen bereits existieren.

Klar doch, daß wir die Formulare ausfüllen wollen.

Und diese Möglichkeiten gibt es für Kontrollkästchen:

Bei Aktiviert ist das Kästchen von vornherein angekreuzt. Nützlich, wenn dies die übliche Alternative ist. So heißt das Kästchen.

Bei Automatisch ist die Kontrollkästchengröße an die Schriftgröße angepaßt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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19.5 Formular speichern ♦ Dieses Formular muß nun zu den anderen Dokumentvorlagen in den Ordner Windows\ Windows\Anwendungsdaten\ Anwendungsdaten\Microsoft\ Microsoft\Vorlagen gespeichert werden, damit Sie es bei Datei– Datei–öffnen als Vorlage auswählen können. ª Beim Speichern einer Vorlage wird automatisch der Ordner mit den Vorlagen angezeigt. ª Wenn Sie mehrere unterschiedliche Formulare benötigen, sollten Sie sich in dem Ordner Vorlagen einen Unterordner Formulare erstellen. ª Sie können Vorlagen natürlich auch in Ihren Ordner für die Texte ablegen, müssen dann aber zur Verwendung der Vorlage den Ordner wechseln.

Vergessen Sie selbst erstellte oder modifizierte Vorlagen nicht bei der Datensicherung!

19.6 Formular schützen ♦ Beim letzten Speichern, aber erst, wenn das Formular wirklich fertig ist, muß die Formularmaske geschützt werden, ª damit fortan nur noch die Felder ausgefüllt, Schützen

ª aber nicht mehr das Formular an sich verändert werden kann. ª Das ist schließlich der ganze Zweck von einem Formular.

Aktivieren Sie vor dem letzten Speichern dieses Schloß. Schloß ♦ Jetzt kann das Formular nur geändert werden, wenn die Dokumentvorlage erneut als Vorlage Vorlage geöffnet wird.


101



19.7 Daten eingeben Wenn das Formular als dot– dot–Dokumentvorlage gespeichert ist und vorher geschützt wurde, können Sie folgendermaßen damit arbeiten: ¾ Drücken Sie auf Datei, dann neu. ¾ Wählen Sie als Dokumentvorlage das Formular aus. Kurze Erläuterung: Erläuterung: ♦ Der neue Text (=doc–Datei, document) basiert auf der Vorlage des Formulars (dot–Dokumentvorlage), weshalb alle eingerichteten Felder und die Texte vorhanden sind. ♦ Weil das Formular geschützt ist, kann der Text nur noch in die Felder eingetragen werden, was deshalb ganz einfach ist. Felder ausfüllen: ¾ Wenn Sie auf ein Kästchen mit der Maus klicken, ist dieses angekreuzt. Nochmal klicken und das Kreuz ist wieder abgeschaltet. ¾ In die Textfelder können Sie die Daten eingeben. ª Der Cursor springt automatisch zu dem nächsten Feld, wenn Sie die [Tabulator Tabulator]–Taste drücken, zusammen mit der [Umschalt Umschalt]–Taste geht Tabulator Umschalt es ein Feld zurück. ª Andere Möglichkeiten: die Felder mit der Maus anklicken oder mit den Richtungstasten springen. Neue Mitglieder: ♦ Wenn Sie neue Mitglieder aufnehmen, müssen Sie jeden Aufnahmeantrag als eigene Datei speichern oder ausdrucken und abheften. ª Erstellen Sie sich einen Ordner namens Aufnahme, dann brauchen Sie Aufnahme nicht in jedem Dateinamen anzugeben. ª Verwenden Sie präzise Dateinamen, z.B. „Müller, Heinz, München“ und „Müller, Evi, Berlin“, damit Sie bei jeder Datei sofort Bescheid wissen.

19.8 Dropdown–Formularfeld ♦ Wenn Sie die Schriftart auswählen, benutzen Sie bereits ein Dropdown– Dropdown– Formularfeld: eine Liste mit Vorgaben klappt herunter, sobald Sie den Pfeil drücken. ª Genauso können bei Dropdown– Dropdown–Formularfeldern Eingabetexte aus einer Liste gewählt werden.


mögliche

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¾ Öffnen Sie den Übungstext Hbeitrag.dot. ª Beachten Sie, daß dies eine dot– dot–Vorlagendatei ist, deshalb zum Öffnen auf dot oder alle (*.* *.*) *.* Dateien umschalten.

Ergänzen Sie wie unten abgebildet mit diesem Symbol ein Dropdown– Dropdown– Formu Formularfeld. larfeld Als Grund liegt vor: XXXXXXXX Jetzt müssen die Vorgabetexte erstellt werden. ¾ Doppelklicken auf das Dropdown–Formularfeld startet das erforderliche Fenster:

Tragen Sie hier die Texte ein, die zur Auswahl stehen sollen. Jeder Text darf maximal 25 Buchstaben lang sein. Dann auf Hinzufügen drücken.

Guter Wille

Einen ausgewählten Text vorziehen oder nach hinten setzen.

Leider können die eingegebenen Texte nicht korrigiert werden. Der Eintrag muß bei Änderungen ganz gelöscht und komplett neu eingegeben werden.

Das Dropdown–Feld wird eine Abrolliste, sobald Sie

das Formular schützen. Danach können Sie den Pfeil drücken und die fertigen Texte auswählen.


103

Kapitel

20. Berechnungen

20

Berechnungen können nur in einer Tabelle durchgeführt werden. ♦ In einer Tabelle können Sie z.B. die Summe, die Mehrwertsteuer oder einen Rabattbetrag ausrechnen lassen. ♦ Rechenfehler gehören der Vergangenheit an, ♦ lästiges Nachrechnen und Neurechnen nach Ergänzungen ebenfalls: rechte Maustaste und „Feld Feld aktualisieren“ aktualisieren reicht aus.

20.1 Erstes Beispiel In einer Händlerpreisliste sollen die Endpreise ermittelt werden: Vierrädriges Auto, Modell XK Turbo, Preisbeispiel Grundpreis:

19.877,56 DM

Sonderausstattung Lenkrad:

666,89 DM

Einstiegstüren, abschließbar:

2.222,99 DM

Kofferraumöffnung ausgefräst:

3.444,78 DM

Paket Sicherheit: ABS, Airbag:

4.555,99 DM

Paket Sauber: Duschvorhang, Kotflügel, Scheibenreiniger:

1.987,65 DM

Metalliclackierung:

1.898,89 DM

E n d p r e i s :

Am Ende fehlt die Summe: ¾ Öffnen Sie die Übung Car Center Nirwana und setzen Sie den Cursor zu Endpreis. ¾ Für eine einfache Summe könnten Sie aus der Tabellen-Symbolleiste das Symbol Formel verwenden. Mehr Möglichkeiten gibt es in dem Menü über Tabelle–Formel (Abbildung nächste Seite). KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 0 . K A P. : B E R E C H N U N G E N

Hier können Sie die Formel Summe auswählen.

Sum () bei Funktion auswählen und „über“ in die Klammern schreiben, um die Summe aus allen oberhalb stehenden Zahlen zu berechnen.

Wählen Sie dieses Zahlenformat, damit zwei Stellen nach dem Komma und ein DM angezeigt werden: 99,99 DM DM. Das war es. Sofern bei Ihnen auch 34.654,75 DM angezeigt werden, tickt Ihr Rechner richtig. Wenn nicht, folgende Regeln für Berechnungen überprüfen.

20.2 Aktualisieren und Fehlerursachen Aktualisieren

Bei Änderungen kann der Wert sehr einfach aktualisiert werden: ¾ rechte Maustaste über der Zahl drücken, Felder aktualisieren wählen. ¾ Genauso mit der rechten Maustaste und Feldfunktion ein/aus können Sie die Formel statt dem Ergebnis anzeigen. Es wird Sum(über) eingeblendet.

FehlerFehlerquellen

Einige der häufigsten Fehlerursachen Fehlerursachen bei Berechnungen im Word: ♦ Wichtig: Bei Berechnungen darf die letzte Zeile nicht verbundene Zellen enthalten! ♦ Leere Zellen müssen bei Addition mit „0“ und „1“ bei Multiplikation ausgefüllt werden. ♦ Zusatzberechnungen in einer Tabelle führen zu falschen Ergebnissen. Deshalb in separaten Tabellen oder mit dem Taschenrechner (Start– Programme–Zubehör) von Hand erstellen. Bei umfangreichen Berechnungen ist Excel,

das Kalkulationsprogramm von Microsoft, besser geeignet. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 0 . K A P. : B E R E C H N U N G E N

20.3 Kindergarten Etwas größeres Beispiel: Für die Raumplanung sollen die nutzbaren Quadratmeter aus den Zimmermaßen ermittelt werden. Dafür müssen die von Heizkörpern und Schränken belegten Flächen abgezogen werden, was automatisch durchgeführt werden soll: Neubau einer Kindertagesstätte und Kinderkrippe Vorberechnungen: Quadratmeterzahl - nicht nutzbarer Raum Kiga-Gr. 1

Länge

Breite

Fläche

Raum

7,76

7,01

54,4

minus

-1,45

1,23

-1,78

minus

-0,92

0,24

-0,22

minus

-1,45

0,06

-0,09

minus

-0,32

2,25

-0,72

Ergebnis:

51,59

¾ Öffnen Sie die Übung: A:\Word-Bd2\Kindergarten. ¾Tragen

Sie bei Fläche folgende Formel ein: Product(links)

¾ Diese Formel kopieren und in die anderen Zeilen einfügen, dann auf ¾ den kopierten Formeln rechte Maustaste und Feld aktualisieren. ¾ Bei Ergebnis Sum(über) ergänzen.

Weil das Minus bei der Spalte Länge eingetragen wurde, ist das Produkt automatisch negativ, so daß die gleiche Formel in allen Spalten benutzt werden kann.

Sie sehen, daß noch sehr viele andere Berechnungen möglich sind! Selbst Verweise auf berechnete Werte sind möglich, um ein Ergebnis an anderer Stelle einzufügen. Mehr darüber im dritten Band dieser Reihe.


106

Kapitel

21. Ein Makro

21

Normalerweise führen Sie einen einzigen Befehl aus. Oft wiederholen sich diese Befehle, so daß Sie immer wieder identische Befehlsfolgen eingeben müssen. Das kann Word für Sie übernehmen, indem Sie diese Befehle als Makro abspeichern. Wenn dieses Makro ausgeführt wird, wiederholt Word den ganzen Ablauf genauso, wie Sie die Befehle eingegeben haben. Wofür Makros? ♦ Häufig, um Datenbestände umzuformatieren oder um Texte, die in anderen Programmen erstellt wurden, auf Word anzupassen: ª um Steuerzeichen, Steuerzeichen die Word nicht erkennt, durch die passenden Formatierungen zu ersetzen. ♦ Das kann zwar mit dem inzwischen sehr leistungsfähigen Suchen und Ersetzen– Ersetzen–Befehl ebenso erledigt werden, ª aber ein Makro lohnt sich, wenn Umformatierungen regelmäßig erforderlich sind, z.B. weil Sie immer wieder solche Texte von einer anderen Firma erhalten. ♦ Sie haben einen Farbdrucker gekauft, und möchten nun alle bisher nur schwarzweiß eingerichteten Texte auf Farbe umstellen. ª Das können etliche Aktionen sein, z.B. Kopfzeile und Seitenzahlen farbig, Überschriften farbig, Formatvorlage Zitat mit farbigem Hintergrund und Rahmen, Aufzählungszeichen in einer anderen Farbe usw. ª Natürlich werden die Änderungen in den Formatvorlagen eingetragen, aber anstatt bei jedem Text diese Schritte von Hand auszuführen, kann ein Makro erstellt werden, das die Änderungen in den Formatvorlagen vornimmt. ª Dieses Makro wird, sobald Sie einen alten Text aufrufen, einmal ausgeführt, und die Formatvorlagen sind farbig angepaßt. ♦ Wenn die Serienbrief– Serienbrief–Funktion nicht einsetzbar ist, weil die Daten aus verschiedenen Datenquellen stammen. ª Hier kann eine Spezialkonstruktion mit einem Makro helfen, was an dem zweiten Beispiel veranschaulicht wird.


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2 1 . K A P. : E I N M A K R O

21.1 Makro erstellen Gehen wir davon aus, daß Sie sich einen Farbdrucker gekauft haben und jetzt sollen die vormals grau eingestellten Rahmen und Schattierungen farbig eingestellt werden. Damit Sie diesen Vorgang nicht bei jedem Text neu durchführen müssen, wird ein Makro erstellt. ¾ Öffnen Sie den Beispieltext Makro. Wir wollen folgendes einstellen: ♦ Die Überschriften sollen dunkelblau eingestellt werden – also in der Formatvorlage Überschrift 1 auf dunkelblau wechseln. ♦ Die Absätze mit der Formatvorlage Zitat sollen dunkelrote Schrift erhalten und eine gelbe Rahmenlinie. Vorgehen: ¾Wählen Sie Extras–Makro–Aufzeichnen:

Tragen Sie den Makronamen ein, z.B. Farbdruck. Es dürfen keine Leertasten im Makronamen vorkommen!

Normal.dot, Normal.dot wenn das Makro in allen Dokumenten zugänglich sein soll, oder umschalten auf aktuellen Text Text.

¾Eine neue Symbolleiste zeigt an, daß nun das Makro aufgenommen wird. ¾Jetzt nehmen Sie die Formatierungen Formatierungen wie üblich vor, bloß mit dem Unterschied, daß nun jeder Schritt in dem Makro festgehalten wird, bis Sie die Aufzeichnung beenden. ¾ Format–Formatvorlage–Überschrift1–Bearbeiten– Format–Zeichen–Schriftfarbe dunkel dunkelblau. blau ¾ Format–Formatvorlage–Zitat–Bearbeiten–Format– Zeichen: Textfarbe rot; rot Rahmenfarbe gelb. gelb Alles erledigt, dann zum Abschluß auf Beenden drücken. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

Pau Pause

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2 1 . K A P. : E I N M A K R O

Makro ausprobieren: ¾Der Text wurde mit dem Erstellen des Makros bereits formatiert. Damit wir das Makro ausprobieren können, schließen Sie den Übungstext – ohne zu speichern – und öffnen den Text erneut. ¾ Extras–Makro–Makros drücken, ¾ das Makro Farbdruck auswählen und auf Ausführen drücken. Jetzt wird der Text automatisch wie in dem Makro angegeben formatiert.

21.2 Makros organisieren Gerade haben Sie das Menü kennengelernt, in dem Sie Makros löschen, bearbeiten bearbeiten oder umbenennen können. ¾Wählen Sie noch einmal Extras–Makro–Makros. ¾In dem Menü finden Sie Ihr neues Makro und können einen der rechts aufgeführten Befehle anwenden, z.B. das Makro erneut ausführen oder löschen. löschen

Farbdruck

Farbdruck

♦ Bei Organisieren könnten Sie ein Makro zu anderen Dokumentvorlagen kopieren. Makros werden üblicherweise in der Dokumentvorlage normal.dot gespeichert.

Wenn Sie Makros erstellt haben, sollten Sie die Dokumentvorlagen in die Datensicherung einbeziehen, damit die Makros nach einer Neuinstallation nicht verloren sind! ♦ Mit Doppelklicken auf das Makro, Schrittweise prüfen und Bearbeiten gelangen Sie zu dem Visual Basic–Editor und könnten dort das Makro ändern, wenn Sie Visual Basic–Kenntnisse besitzen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 1 . K A P. : E I N M A K R O

21.3 Makros rationalisieren Um ein Makro beliebig oft zu starten, empfiehlt es sich, eine Tastaturabkürzung (Shortcut) für das Makro zu vergeben. ♦ Das geht entweder bereits vor dem Aufzeichnen mit der Schaltfläche Tasta Tastatur oder bei Extras– Extras–Anpassen. Nachträglich eine Tastaturabkürzung Tastaturabkürzung zuweisen: ¾ Wählen Sie bei Extras–Anpassen die Karteikarte Befehle. Befehle ¾ Ganz unten die Schaltfläche Tastatur drücken. Auf der linken Seite die Kategorie Makros wählen, dann rechts das aktuelle Makro markieren.

Makros

Zuordnen nicht vergessen, damit der Shortcut zugewiesen wird.

Zuordnen

ALT-F

Jetzt können Sie hier einen Shortcut ([Alt] oder [Strg] und einen Buchstaben) eingeben.

Hier wird angezeigt, falls der eingegebene Shortcut bereits vergeben wurde. Shortcuts, die Sie nie verwenden würden, können Sie natürlich neu zuordnen.

21.4 Makro zum Datenabgleich ♦ Für einen Berufsgruppen–Kalender müssen jedes Jahr die Adressen aktualisiert und gegebenenfalls korrigiert werden. ª Aus diesem Grund werden alle Institutionen und Personen, deren Adressen abgedruckt werden, angeschrieben. ª Der Adresseneintrag des letzten Kalenders muß natürlich auf dem Anschreiben gedruckt werden, damit dieser überprüft werden kann. ♦ Weil der im Katalog abgedruckte Text nicht nur die Adresse, sondern zusätzliche Informationen aus einer zweiten Datenbank enthält, müssen die Daten für jeden Serienbrief aus zwei verschiedenen Datenbänken entnommen werden – zuviel für die normale Serienbrief–Funktion. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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2 1 . K A P. : E I N M A K R O

Makro erstellen: ¾Kopieren Sie den Ordner Makro zu Kopie von Makro, da wir bei der Ausführung Daten löschen werden. ¾Öffnen Sie aus dem kopierten Ordner Kopie von Makro alle drei Texte: Brief K Ka atalog, Adressen Katalog und Eintrag Katalog. Eintrag Katalog Jetzt wird die erste Adresse eingefügt. Gehen Sie wie folgt vor: ¾Startposition einnehmen: Im Brief Katalog ganz oben an den Zeilenanfang gehen. ¾Extras–Makro und das Makro Katalog aufzeichnen. ¾Wechseln Sie bei Fenster zu der Datei Adressen Katalog. ¾Markieren Sie den ersten Adressen–Absatz mit [Strg]– [Strg]–[Umschalt]– [Umschalt]– Richtungstaste nach unten unten, dann diesen Absatz mit [Strg]–X in den Arbeitsspeicher ausschneiden. ¾Jetzt bei Fenster zu dem Brief Katalog wechseln. ¾Acht Mal mit Richtungstaste nach unten zu der Adresse wandern, diese mit [Strg]– [Strg]–[Umschalt]– [Umschalt]–Richtungstaste nach unten markieren und mit [Strg]–V mit der aktuellen Adresse überschreiben. Nach der ersten Adresse folgt der Katalogeintrag: Das war der erste Teil, die Adresse. Wir wählen immer Ausschneiden statt Kopieren, damit anschließend die nächste Katalogadresse eingefügt wird. Jetzt folgt der Katalogeintrag: ¾Wechseln Sie bei Fenster zu Eintrag Katalog. ¾Wieder mit [Strg]– [Strg]–[Umschalt]– [Umschalt]–Richtungstaste nach unten den ersten Eintrag markieren und ausschneiden ([Strg]–X). ¾Bei Fenster zu dem Brief Katalog zurück wechseln. ¾15 Mal nach unten, damit Sie genau am Anfang des Katalogeintrages sind, diesen komplett durch mit [Strg]– [Strg]–[Umschalt]– [Umschalt]–Richtungstaste nach unten markieren und mit dem Arbeitsspeicherinhalt überschreiben ([Strg]–V). ¾Der Brief ist nun fertig konfektioniert, die Adresse und der Text sind eingetragen, so daß wir diesen Brief nun über das Drucken–Symbol ausdrucken können. ¾Zum Abschluß mit [Strg]– [Strg]–[Pos1] wieder die Startposition einnehmen, damit der nächste Durchlauf genauso abläuft, dann Makro beenden. Leider sind Sie beim Bearbeiten des Makros sofort im Visual Basic-Editor, einer nicht gerade einfachen Programmiersprache. Auf diese Art können Sie jedoch ein Makro trotzdem mehrfach ausführen: ¾Erstellen Sie einfach ein weiteres Makro, welches das erste Makro z.B. zehnmal startet. Diesem Makro einen Shortcut zuweisen, damit das Makro leicht gestartet werden kann. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

111

Kapitel

22

22. Index [

B

[Alt]......................... 51, 60, 110 [Strg] ...................................110 -[Pos1] .......................18, 111 -[Return] .............................62 -[Umschalt].......................111 -C, V ...........................40, 91

A Absatz -Abstand vor .......................58 -hängend ...........................20 -layout ...............................10 -marke ...............................10 -markieren........................111 -numeriert ..........................21 Abschnittswechsel ...................67 Adressen................................78 Änderungen hervorheben ........33 Anfasserpunkte .......................37 Anker ............. Siehe Objektanker Ansicht -Ganzer Bildschirm..............25 -Kopf- und Fußzeile . 45, 58, 68 -Symbolleiste Formular.........99 -Symbolleisten.....................26 Aufzählungszeichen.................22 Auswahlpfeil...........................38 AutoForm...............................36 AutoKorrektur .........................32 Automatisches Speichern .........30

Benutzer Info.......................... 88 Berechnung ......................... 104 -Produkt ........................... 106 -Summe ........................... 105 Bild ......................... Siehe Grafik Brief...................................... 45 -Briefumschlag.............. 88–89 -kopf ................................. 38 Buch 3 .................................... 8 Bullet .................................... 23

C ClipArt .................... Siehe Grafik Computerkauf.................. 22, 23 Cursor................................... 10

D Dateiablage........................... 31 Datenbank............................. 78 -bearbeiten......................... 80 -Datensätze sortieren ........... 83 -zu verbindende Datensätze.. 82 Dokumentvorlage ............. 92–96 Druck -format .............................. 10 -vorschau ........................... 25


112


E Eigene Dateien .......................34 Einfügen -Fußnote ............................72 -Grafik...............................42 -Index und Verzeichnisse.......62 -Manueller Wechsel .............67 -Objekt ........................48, 56 Eingabemaske........................79 Einrücken...............................19 Endnote........................... 72–75 Etikett drucken..................87, 88 Extras -Anpassen ....................24, 27 -Optionen ..........................27 -Seriendruck .......................76

2 2 . K A P. : I N D E X

Grafik ............................. 41–44 -anzeigen........................... 28 -beschriften ........................ 36 -Pfad vorbestimmen............. 31 -positionieren ..................... 46 -Wasserzeichen ................... 46

H Hängender Absatz .................. 20 Hauptdokument ..................... 77 Hervorhebung anzeigen .......... 28 Homepage ........................ 7, 34

I F Favoriten ...............................34 Faxvorlage .............................96 Feld ......................................79 -aktualisieren ....................105 -anzeigen .........................105 -funktion.............................28 -Seriendruck-Feld ..........78, 81 Formatierungszeichen..............28 Formatvorlage ..........................9 -anzeigen ...........................19 -aufbauen ..........................13 -automatisch aktualisieren ....14 -basiert auf .........................13 -einstellen...........................11 -Fußnotenzeichen ................74 -Fußzeile ............................74 -Katalog.............................93 -neu...................................16 -Verzeichnis.........................63 -zuweisen ...........................10 Formular........................ 97–103 Fülleffekte ..............................39 Fußnote ........................... 72–75 Fußzeile ............... Siehe Kopfzeile

Indizierung............................. 34 Inhaltsverzeichnis.............. 62–64 Internet.............................. 7, 34

K Kommentar............................ 28 Kontrollkästchen ..................... 99 Kopfzeile ................... 45, 67–71 -einschalten........................ 58 Korrekturen anzeigen .............. 33

L Layout ..... Siehe Dokumentvorlage Lineal.................................... 19 Literaturverzeichnis.................. 21

M Makro ........................... 107–11 Malen ................. Siehe Zeichnen

G Ganzer Bildschirm...................25 Gliederung ............................64 KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

113


N Neues in Word 2000 ..............34 Normal.dot ............................96 Numerierung..........................21

O Objekt..................48–49, 56–57 Objektanker...........................29 OLE-Standard ........................48 Ordner für Texte .....................34

P Papierformat ..........................50 Platzhalter ..............................28

Q

2 2 . K A P. : I N D E X

Speichern einstellen ................ 30 Speicherort ............................ 31 Sperren ................................. 12 Spezialschrift .......................... 22 Standard ................................. 9 Stile ...................................... 10 Suchen und Ersetzen ............... 61 Suchwege .............................. 31 Symbolleiste -einschalten........................ 26 -ergänzen........................... 24 -Formular........................... 99 -Grafik............................... 43 -Kopf- und Fußzeile ....... 58, 68 -Rahmen und Schattierung ... 54 -Seitenbreite ....................... 25 -Seriendruck ....................... 81 -Standard........................... 26 -Tabelle .............................. 54 -verschieben ....................... 25 -Zeichnen........................... 35

T

Quellenangabe ....Siehe Endnoten Querverweis...........................28 Quickinfo ..............................28

R Rechteck als Hintergrund .........49

S Schnellspeicherung .................30 Seite -einrichten ..........................50 -Seitenansicht .....................25 -Seitenbreite .......................25 -Seitenzahlen einfügen .........71 Seriendruck.................. 7, 76–84 Shortcuts..........................51, 60 Sicherungskopie .....................30 Silbentrennung .................15, 52 Spalten ..................................50 -anfang..............................58 -breite ................................55 -gleiche Spaltenbreite ..........51

Tabelle ............................ 53–55 -Berechnung..................... 104 Tastaturabkürzung............. 51, 60 Temporäre Dateien ................. 31 Text -begrenzungen.................... 29 -farbe Auto......................... 63 -feld ...................... 35, 57, 99 -formatieren ....................... 51 -in Tabelle umwandeln......... 53 -marke............................... 28 -sperren ............................. 12 -um Grafik ......................... 43 Titel .................................. 9, 18

Ü Überschrift -Formatvorlage ............... 9, 19 -numerieren........................ 64 Übersicht -Anfasserpunkte .................. 37 -die Word-Bände .................. 7 -Einfügen ........................... 44 -Formatvorlage ..................... 9


114


-Kopf- und Fußzeile .............70 -Seriendruck .......................77 -zweiter Band ........................8 Übung -Abschnittswechsel...............67 -Aufzählungszeichen ............22 -Berechnungen..................104 -Brief .................................45 -Briefkopf Rohr....................38 -Briefumschlag ....................88 -Car Center ......................104 -Datenbank ........................78 -Dokumentvorlagen.............92 -Etiketten ............................85 -Faxvorlage ........................96 -Formatvorlagen..................10 -Formular ...........................98 -hängender Absatz ..............20 -Inhaltsverzeichnis................60 -Kindergarten....................106 -Kopfzeile ...........................68 -Korrekturen anzeigen..........33 -Kunst & Krempel ................49 -Makro.............................108 -numerierter Absatz..............21 -Objekt einfügen.................49 -Präsentation.......................50 -Seitenzahlen ......................71 -Seriendruck .......................76 -Spalten .............................50 -Symbole ergänzen..............24 -Symbolleiste verschieben.....25

2 2 . K A P. : I N D E X

-Visitenkarten ...................... 90 -Weihnachtskarte................. 39 -Zeichnen-Grundlagen ........ 37 -Zuckerhut.......................... 50

V Verankern .............................. 46 Visitenkarten .......................... 90 Vollbild.................................. 25 Vorlage ... Siehe Dokumentvorlage

W Wasserzeichen.................. 43, 46 Weihnachtskarte ..................... 39 Wingdings ............................. 22 Word einstellen ...................... 27

Z Zeichnen ......................... 35–40 -Dreieck............................. 45 Zitat ...................................... 16


115

Kapitel

23

23. Übersicht Â In Ordner + Unterordner aufgeräumt speichern und auf geeignetes Sicherungsmedium (z.B. Bandlaufwerk) regelmäßig sichern!

Formatvorlagen: Â Vorteile: - einmal formatieren, beliebig oft zuweisen, jederzeit umformatieren! - nötig für Inhaltsverzeichnis, Â in jedem Text vordefiniert (normal.dot): - Standard, Überschrift 1, 2 und 3, Â einstellen bei Format–Formatvorlage, - basiert auf: Formatvorlagen aufbauen, - anzeigen: üblicherweise werden nur die im Text benutzen Formatvorlagen aufgelistet. Â Numerierung und Aufzählungen Aufzählungen: - hängender Absatz Absatz, wenn erstes Wort = Suchwort, - numerierte Absätze für Aufzählungen.

Einstellungen: Â Extras–Optionen, um Word einzustellen. - bei Dateiablage die Suchpfade voreinstellen Â Extras–Anpassen, um Symbolleisten zu ändern. - Symbole umstellen, löschen oder neue ergänzen. - Die Icons sind in Gruppen einsortiert, die den Menübefehlen Datei, Bearbeiten … entsprechen. - Shortcuts vergeben bei Karteikarte Tasta Tastatur. tur Â Ansicht–Symbolleisten, um diese einzuschalten, - die Symbolleisten können mit der Maus ganz links angefaßt und verschoben werden, - Symbolleisten Standard und Format. Format

Zeichnen und Grafiken: Â Wichtig: Linie, Rechteck, Ellipse, Textfenster und Auswahlwerkzeug, - Quadrat, Kreis mit [Umschalt]– [Umschalt]–Taste, Taste - Farbeimer für die Füllfarbe, Pinsel zum Ändern der Linienfarben. Â Gruppieren: mehrere Elemente zusammenfassen. - Anordnen: nach vorn/hinten, vor/hinter Text. - Textfeld: Text beliebig anordnen. Â Einfügen–Grafik für ClipArt’s oder Bilder. Â Einfügen–Objekt für Tabellen, Charts, Grafiken usw., die dem OLE–Standard entsprechen. Â AutoForm, darauf rechte Maustaste, Text hinzufügen. hinzufügen

Spezielle Form Formatierungen: atierungen: Â Format–Spalten, evtl. anwenden auf markierten Text, Â Ansicht–Kopf-und Fußzeile, Â neue Formatvorlage Bullet, Zitat oder hängend, Â Format–Rahmen und Schattierung oder Rahmen–Symbolleiste aktivieren, auch für Linien unter, über, links, rechts von einem Absatz oder für

Tabellen: Â Linien und Füllungen individuell einstellen, Â optimale Spaltenbreite oder Zeilenhö Zeilenhö he. he

Inhaltsverzeichnis, Abschnittswechsel: Â Einfügen–Index und Verzeichnisse, - geht nur, wenn Formatvorlagen Überschrift 1, 2 oder 3 im Text verwendet wurden! - Inhaltsverzeichnis–Typ auswählen,


116


2 3 . K A P. : Ü B E R S I C H T

anschließend evtl. über die Formatvorlagen Verrzeichnis 1, 2 und 3 anpassen, Ve - aktualisieren mit rechter Maustaste auf Inhaltsverzeichnis oder erneut Einfügen– Einfügen– Index und Ver Verzeichnisse… Â Einfügen–Manueller Wechsel, um im Text Kopfzeile, Seitenzahlen oder das Seitenformat zu wechseln. - Auf neue Seite ist Abschnitts- und Seitenwechsel in einem, Â Einfügen–Fußnote: - Anmerkungen am Seitenende oder Endnoten am Textende für Quellenangaben, - umwandeln in End- oder Fußnoten möglich, - Formatvorlagen: Fußnotentext, -zeichen und End Endnotentext, -zeichen. -

Seriendruck und Etiketten: Â Extras–Seriendruck oder Umschlägen und Etiketten, Â Hauptdokument (Text, Brief), Datenquelle (Adressen), Verbinden (Adressen in Brief einfügen und drucken), Â die Datenquelle ist eine Tabelle, in der die Adressen eingetragen werden, die - Spaltenüberschrift ist der Feldname, Feldname welcher - als Platzhalter in den Brief eingefügt wird.

Â Formular erstellen: Dokumentvorlage, Text und Felder eintragen, dann schützen, - Textfelder, Kontrollkästchen oder Dropdown– Formularfelder, - wird diese geschützte Dokumentvorlage mit Datei, Datei dann Neu, als Text geöffnet, können nur die Felder ausgefüllt werden.

Dateiendungen von Word: -

doc = document = Word–Text, dot = Dokumentvorlage, wmf = Windows–Metafile, günstiges Grafikformat für Word, ebenso jpg.

Berechnungen: Â gehen nur in Tabellen, wenn: - keine verbundenen Zellen vorhanden sind, - leere Felder mit 0 bei Addition, 1 bei Multiplikation aufgefüllt werden und - ohne Querberechnungen. Â Tabelle–Formel, dann Typ wählen, z.B. Sum(über) (=oberhalb stehenden Zahlen addieren), Â auf berechnete Zahl, rechte Maustaste und Feld aktualisieren.

Makros:

Â Sich wiederholende Befehlsfolgen können in einem Makro gespeichert werden. Â mit [Strg]–X, C, V Ausschneiden, Kopieren, Â Extras–Makro–Aufzeichnen wählen, dann Einfügen, - Makroname vergeben (ohne Leertasten!) und - aufzeichnen: aufzeichnen Befehle wie gewohnt einmal Â markieren und [Entf] zum Löschen einer durchführen, zum Abschluß Symbol Datei, „Makro beenden“ drücken, Â doppelklicken startet, zweimal mit Pause - alle Abläufe sind nun in dem Makro klicken ermöglicht umbenennen von Dateifestgehalten und können beliebig oft en oder Ordnern, wiederholt werden. Â Anzeige mit den Symbolen einstellen, Â Makro ausführen über das Menü bei Â sortieren nach Name, Datum usw. bei Anzeige - Extras–Makros–Makro oder einen Details durch Klicken auf Spaltenüberschrift. - Shortcut vergeben. Dafür Â Extras–Anpassen wählen, dort kann in der - Kategorie Makros ein neuer Dokumentvorlagen Dokumentvorlagen und Formulare: - Shortcut für ein Makro vergeben werden, Â Normalerweise wird die Dokumentvorlage - für Shortcuts ist die [Alt]– [Alt]–Taste plus ein normal.dot verwendet, mit Datei, dann beliebiger Buchstabe günstig, da bei der neu, kann eine andere Dokumentvorlage [Strg]–Taste bereits fast alle Buchstaben gewählt werden: belegt sind. - empfehlenswert sind die Assistenten, Formatvorlagenkatalog - Risiko: Risiko mit Format–Formatvorlagenkatalog eine andere Dokumentvorlage zuweisen.

Datei– Datei–Öffnen:


117

Kapitel

24

24. Einige Shortcuts Shortcuts für längere Texte [Strg]–[Pos 1]

Zum Anfang.

[Strg]–[Ende]

Zum Ende des Textes.

[Strg]–[Return]

Seitenwechsel einfügen.

[Alt]–e-w

Manueller Abschnittswechsel.

[Strg][Strg]-Bindestrich

Manuelle Silbentrennung.

Markieren: [Umschalt] –Richtungstasten –Bildtasten

Markieren (von der aktuellen Cursorposition aus).

[Strg]– [Umschalt]–[Pos 1] / –[Ende]

von der aktuellen Cursorposition bis zum Textanfang, bzw. -ende markieren.

[Strg]–A

Alles markieren.

Wichtige Fenster: [Strg]–g

Öffnet das Gehe zu zu–Fenster.

[Strg]–f

Öffnet das Suchen–Fenster. Suchen

[Strg]–h

Öffnet das Ersetzen–Fenster. Ersetzen

Formatvorlagen: [Alt]–t–v

Öffnet das Formatvorlagen–Menü.

[Alt]–1, –2, –3

Weist die Formatvorlagen Überschrift 1, 2 oder 3 zu.

Standard– Standard–Shortcuts: [Strg]– [Strg]–n [Strg]– [Strg]–o [Strg]– [Strg]–s [Strg]– [Strg]–p [Strg]– [Strg]–z

Neuen Text Text öffnen Speichern Drucken-Menü öffnen. Rückgängig

[Strg]– [Strg]–x [Strg]– [Strg]–c [Strg]– [Strg]–v F1 oder ?

Ausschneiden Kopieren Einfügen Hilfe


Team Elements

118

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